# Den Europæiske Unions C 202/18.

| | ISSN 1725-2393 |
| --- | --- |
| Den Europæiske Unions
  Tidende | C 202 |
| | |
| Dansk udgave | Meddelelser og oplysninger | 48. årgang18. august 2005 |

ISSN 1725-2393

Den Europæiske Unions

Tidende

C 202

Dansk udgave

Meddelelser og oplysninger

48. årgang18. august 2005

---

| Informationsnummer | Indhold | Side |
| --- | --- | --- |
| | I   Meddelelser |
| | Revisionsretten |
| 2005/C 202/1 | Særberetning nr. 1/2005 om forvaltningen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), med Kommissionens svar | 1 |
| 2005/C 202/2 | Udtalelse nr. 6/2005 om forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) | 33 |

Informationsnummer

Indhold

Side

I   Meddelelser

Revisionsretten

2005/C 202/1

Særberetning nr. 1/2005 om forvaltningen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), med Kommissionens svar

1

2005/C 202/2

Udtalelse nr. 6/2005 om forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

33

| DA | |
| --- | --- |

DA

---

I Meddelelser

Revisionsretten

| 18.8.2005 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | C 202/1 |
| --- | --- | --- | --- |

18.8.2005

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 202/1

---

SÆRBERETNING Nr. 1/2005

om forvaltningen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), med Kommissionens svar

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, EF)

(2005/C 202/01)

INDHOLD

FORKORTELSER

| I-XI | RESUMÉ |
| --- | --- |

I-XI

| 1-11 | INDLEDNING |
| --- | --- |

1-11

| 1-5 | OLAF's opgave |
| --- | --- |

1-5

| 6-7 | OLAF's opbygning |
| --- | --- |

6-7

| 8-11 | Rettens revision |
| --- | --- |

8-11

| 12-43 | OLAF'S UNDERSØGELSER |
| --- | --- |

12-43

| 12-17 | Undersøgelsesprocedurerne |
| --- | --- |

12-17

| 18-19 | Fastsættelse af prioriteter for undersøgelsesarbejdet |
| --- | --- |

18-19

| 20-22 | Vurderingsfasen |
| --- | --- |

20-22

| 23-29 | Efterforskningsfasen |
| --- | --- |

23-29

| 30-32 | Opfølgningsfasen |
| --- | --- |

30-32

| 33-43 | Kvalitetskontrolprocedurerne |
| --- | --- |

33-43

| 34 | OLAF's håndbog |
| --- | --- |

34

| 35-37 | Ledelsens overvågning af undersøgelserne |
| --- | --- |

35-37

| 38-39 | Intern revision |
| --- | --- |

38-39

| 40-41 | OLAF's ledelsesteam (Board) |
| --- | --- |

40-41

| 42-43 | Aktivitetsrapporterne |
| --- | --- |

42-43

| 44-65 | DE FORSKELLIGE TJENESTERS BIDRAG TIL OLAF'S UNDERSØGELSESARBEJDE |
| --- | --- |

44-65

| 44 | Indledning |
| --- | --- |

44

| 45-50 | Efterforskning, operationel strategi og informationsteknologi |
| --- | --- |

45-50

| 51-55 | Politik, lovgivning og retlige anliggender |
| --- | --- |

51-55

| 56-61 | De enheder, der er direkte tilknyttet Kontorets direktør |
| --- | --- |

56-61

| 57-58 | Retsembedsmændene |
| --- | --- |

57-58

| 59-60 | Den enhed, der tager sig af uddannelse og støtte til kandidatlandene |
| --- | --- |

59-60

| 61 | Enheden med ansvar for budget og personale |
| --- | --- |

61

| 62-65 | Kontorets personaleressourcer |
| --- | --- |

62-65

| 66-72 | OVERVÅGNINGSUDVALGET |
| --- | --- |

66-72

| 73-94 | KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER |
| --- | --- |

73-94

| 74-88 | Undersøgelsernes produktivitet og effektivitet |
| --- | --- |

74-88

| 89-92 | Tilvejebringelse af ressourcer til støtte for undersøgelserne |
| --- | --- |

89-92

| 93 | Forholdet mellem OLAF og overvågningsudvalget |
| --- | --- |

93

| 94 | Omprioritering af Kontorets virksomhed: øget vægt på undersøgelsesarbejdet |
| --- | --- |

94

BILAG I: Organisationsdiagram for OLAF

BILAG II: Væsentligste svagheder konstateret under revisionen af en stikprøve af undersøgelser

Kommissionens svar

FORKORTELSER

| AFIS | AFIS-systemet (Anti Fraud Information System) |
| --- | --- |
| CMS | Sagsstyringssystem (Case Management System) |
| ECR | Elektronisk sagsregistreringssystem (Electronic Case Registration) |
| EIB | Den Europæiske Investeringsbank |
| EU | Den Europæiske Union |
| GD | Generaldirektorat |
| IDOC | Kommissionens undersøgelses- og disciplinærkontor |
| OLAF | Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig |
| UCLAF | Enheden for Koordinering af Bedrageribekæmpelse |
| UNE | Udsendte nationale eksperter |

AFIS

AFIS-systemet (Anti Fraud Information System)

CMS

Sagsstyringssystem (Case Management System)

ECR

Elektronisk sagsregistreringssystem (Electronic Case Registration)

EIB

Den Europæiske Investeringsbank

EU

Den Europæiske Union

GD

Generaldirektorat

IDOC

Kommissionens undersøgelses- og disciplinærkontor

OLAF

Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig

UCLAF

Enheden for Koordinering af Bedrageribekæmpelse

UNE

Udsendte nationale eksperter

RESUMÉ

| I. | I april 1999 afløste Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Enheden for Koordinering af Bedrageribekæmpelse (UCLAF) med en styrket status og et udvidet mandat, som omfattede alle Den Europæiske Unions institutioner og organer. Det har været et møjsommeligt arbejde at få etableret Kontoret, navnlig på grund den uorden, der herskede i de sager, det fik overdraget, og virkningerne af omstruktureringen begyndte først at kunne mærkes ved udgangen af 2003. I midten af 2004 var der dog endnu behov for at forbedre mange aspekter ved forvaltningen af undersøgelserne. |
| --- | --- |

I.

I april 1999 afløste Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) Enheden for Koordinering af Bedrageribekæmpelse (UCLAF) med en styrket status og et udvidet mandat, som omfattede alle Den Europæiske Unions institutioner og organer. Det har været et møjsommeligt arbejde at få etableret Kontoret, navnlig på grund den uorden, der herskede i de sager, det fik overdraget, og virkningerne af omstruktureringen begyndte først at kunne mærkes ved udgangen af 2003. I midten af 2004 var der dog endnu behov for at forbedre mange aspekter ved forvaltningen af undersøgelserne.

| II. | Det har ikke været til skade for undersøgelsesarbejdets uafhængighed, at Kontoret har en hybrid status og er uafhængigt med hensyn til sine undersøgelser, men underlagt Kommissionen for så vidt angår de øvrige funktioner. At Kontoret er tilknyttet Kommissionen, har ikke kun betydet, at det har fået solid administrativ og logistisk støtte, men også at det har kunnet anvende bestemmelserne om bedrageribekæmpelse til fordel for Kommissionens tjenester. Der synes derfor ikke at være nogen grund til at ændre på Kontorets status (1). |
| --- | --- |

II.

Det har ikke været til skade for undersøgelsesarbejdets uafhængighed, at Kontoret har en hybrid status og er uafhængigt med hensyn til sine undersøgelser, men underlagt Kommissionen for så vidt angår de øvrige funktioner. At Kontoret er tilknyttet Kommissionen, har ikke kun betydet, at det har fået solid administrativ og logistisk støtte, men også at det har kunnet anvende bestemmelserne om bedrageribekæmpelse til fordel for Kommissionens tjenester. Der synes derfor ikke at være nogen grund til at ændre på Kontorets status (1).

| III. | Kontoret har ressourcer nok til, at det kan behandle alle de seriøse anmeldelser, som det modtager. På den baggrund er de prioriteter, det opstiller i forbindelse med sin undersøgelsespolitik, kun af teoretisk betydning. |
| --- | --- |

III.

Kontoret har ressourcer nok til, at det kan behandle alle de seriøse anmeldelser, som det modtager. På den baggrund er de prioriteter, det opstiller i forbindelse med sin undersøgelsespolitik, kun af teoretisk betydning.

| IV. | Kontoret skelner ikke skarpt nok mellem undersøgelser (interne og eksterne) og støtte- og koordineringsaktiviteter. Det arbejde, der skal udføres på hvert af disse områder, er af meget forskellig art, og det er derfor til gene for forvaltningen af ressourcerne, at disse opgaver ikke holdes adskilt. |
| --- | --- |

IV.

Kontoret skelner ikke skarpt nok mellem undersøgelser (interne og eksterne) og støtte- og koordineringsaktiviteter. Det arbejde, der skal udføres på hvert af disse områder, er af meget forskellig art, og det er derfor til gene for forvaltningen af ressourcerne, at disse opgaver ikke holdes adskilt.

| V. | Oprettelsen af et justitskontor og et elektronisk sagsstyringssystem har betydet en bedre registrering af aktiviteterne og en afklaring af ansvarsområderne, men ledelsens overvågning er fortsat utilstrækkelig, hvilket medfører væsentlige forsinkelser i sagsbehandlingen, aflevering af lidet overbevisende rapporter og resultater, som vanskeligt lader sig indkredse. Hver gang, der indledes en undersøgelse, bør der fastsættes en frist for, hvornår den senest skal være afsluttet, så man undgår ubegrundede forsinkelser. |
| --- | --- |

V.

Oprettelsen af et justitskontor og et elektronisk sagsstyringssystem har betydet en bedre registrering af aktiviteterne og en afklaring af ansvarsområderne, men ledelsens overvågning er fortsat utilstrækkelig, hvilket medfører væsentlige forsinkelser i sagsbehandlingen, aflevering af lidet overbevisende rapporter og resultater, som vanskeligt lader sig indkredse. Hver gang, der indledes en undersøgelse, bør der fastsættes en frist for, hvornår den senest skal være afsluttet, så man undgår ubegrundede forsinkelser.

| VI. | I alt for mange tilfælde har undersøgelsesakternes udformning og opfølgningen af dem været mangelfuld. Efterforskernes mål har været uklare med hensyn til de beviser, der skulle indsamles, og de midler, der skulle tilvejebringes. Når der ses bort fra toldområdet, skal der fortsat gøres en væsentlig indsats for at få samarbejdet med medlemsstaterne til at fungere. Det gælder både på de områder, som Kommissionen forvalter direkte, og på dem, hvor forvaltningen deles med medlemsstaterne. |
| --- | --- |

VI.

I alt for mange tilfælde har undersøgelsesakternes udformning og opfølgningen af dem været mangelfuld. Efterforskernes mål har været uklare med hensyn til de beviser, der skulle indsamles, og de midler, der skulle tilvejebringes. Når der ses bort fra toldområdet, skal der fortsat gøres en væsentlig indsats for at få samarbejdet med medlemsstaterne til at fungere. Det gælder både på de områder, som Kommissionen forvalter direkte, og på dem, hvor forvaltningen deles med medlemsstaterne.

| VII. | På det seneste er procedurerne for rapportering blevet bedre, men oplysningerne i beretningerne vedrører især omfanget af de iværksatte foranstaltninger og ikke så meget de konkrete resultater i form af faktiske tilbagebetalinger af misbrugte midler eller disciplinære eller strafferetlige sanktioner over for dem, der har begået svig. Systemet til måling af resultater på grundlag af relevante indikatorer bør styrkes yderligere. |
| --- | --- |

VII.

På det seneste er procedurerne for rapportering blevet bedre, men oplysningerne i beretningerne vedrører især omfanget af de iværksatte foranstaltninger og ikke så meget de konkrete resultater i form af faktiske tilbagebetalinger af misbrugte midler eller disciplinære eller strafferetlige sanktioner over for dem, der har begået svig. Systemet til måling af resultater på grundlag af relevante indikatorer bør styrkes yderligere.

| VIII. | De bestemmelser, der blev vedtaget i 2001 for at sikre Kontoret et personale, som kunne varetage arbejdet som efterforskere, er ikke længere hensigtsmæssige. Et meget stort antal medarbejdere er ansat på kontrakter, som ikke kan forlænges ud over en bestemt periode (seks eller otte år afhængigt af de enkelte kontrakter), og denne situation begynder at være til skade for konsolideringen af knowhow. På den baggrund er Kontorets videreuddannelsesforanstaltninger utilstrækkelige. |
| --- | --- |

VIII.

De bestemmelser, der blev vedtaget i 2001 for at sikre Kontoret et personale, som kunne varetage arbejdet som efterforskere, er ikke længere hensigtsmæssige. Et meget stort antal medarbejdere er ansat på kontrakter, som ikke kan forlænges ud over en bestemt periode (seks eller otte år afhængigt af de enkelte kontrakter), og denne situation begynder at være til skade for konsolideringen af knowhow. På den baggrund er Kontorets videreuddannelsesforanstaltninger utilstrækkelige.

| IX. | Der foretages ingen uafhængig prøvelse af undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser, og der er ikke sikret uafhængig kontrol af overholdelsen af de personers grundlæggende rettigheder, hvis forhold efterforskes. Det er en kilde til tvister, at undersøgelsesakterne ikke er klart kodificeret. Bestemmelserne på dette område har vist sig at være utilstrækkelige. |
| --- | --- |

IX.

Der foretages ingen uafhængig prøvelse af undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser, og der er ikke sikret uafhængig kontrol af overholdelsen af de personers grundlæggende rettigheder, hvis forhold efterforskes. Det er en kilde til tvister, at undersøgelsesakterne ikke er klart kodificeret. Bestemmelserne på dette område har vist sig at være utilstrækkelige.

| X. | Forholdet mellem Kontoret og overvågningsudvalget er vanskeligt. De aspekter ved bestemmelserne, som vedrører Kontorets forvaltningspraksis (governance), bør i vid udstrækning omarbejdes. |
| --- | --- |

X.

Forholdet mellem Kontoret og overvågningsudvalget er vanskeligt. De aspekter ved bestemmelserne, som vedrører Kontorets forvaltningspraksis (governance), bør i vid udstrækning omarbejdes.

| XI. | For at undgå at Kontorets arbejde spredes ud på aktiviteter, som, selv om de har med bedrageribekæmpelse at gøre, ikke berører undersøgelserne direkte, og for at garantere, at alle Kontorets ressourcer anvendes til effektivt at bekæmpe svig, som skader Den Europæiske Unions finansielle interesser, bør de opgaver, Kontoret har fået tildelt, tages op til fornyet og indgående overvejelse. Hvis Kontoret omfokuserede sine aktiviteter og prioriterede undersøgelsesarbejdet højere, ville det kunne udnytte sine ressourcer bedre og f.eks. iværksætte målrettede undersøgelser på de områder, hvor risikoen for svig må anses for at være størst. |
| --- | --- |

XI.

For at undgå at Kontorets arbejde spredes ud på aktiviteter, som, selv om de har med bedrageribekæmpelse at gøre, ikke berører undersøgelserne direkte, og for at garantere, at alle Kontorets ressourcer anvendes til effektivt at bekæmpe svig, som skader Den Europæiske Unions finansielle interesser, bør de opgaver, Kontoret har fået tildelt, tages op til fornyet og indgående overvejelse. Hvis Kontoret omfokuserede sine aktiviteter og prioriterede undersøgelsesarbejdet højere, ville det kunne udnytte sine ressourcer bedre og f.eks. iværksætte målrettede undersøgelser på de områder, hvor risikoen for svig må anses for at være størst.

INDLEDNING

OLAF's opgave

| 1. | Med oprettelsen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (2) ønskede de europæiske institutioner at gøre bekæmpelsen af ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, mere effektiv. Kontoret fik derfor tildelt nye beføjelser i forhold til de beføjelser, dets forgængere havde haft (3). Det fik specielt til opgave at foretage administrative undersøgelser i alle Den Europæiske Unions institutioner og organer. Det har styrket undersøgelsesarbejdet, at der er givet garanti for, at det kan udføres uafhængigt. Denne uafhængighed skulle være styrket ved, at der er blevet oprettet et overvågningsudvalg sammensat af fremtrædende personer, som ikke kommer fra fællesskabsinstitutionerne. Kontorets direktør, som tiltrådte sin stilling i marts 2000, har fået beføjelse til selv at udnævne sine medarbejdere, og det skulle gøre det nemmere for ham at opfylde Kontorets særlige behov i forbindelse med undersøgelserne. |
| --- | --- |

1.

Med oprettelsen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (2) ønskede de europæiske institutioner at gøre bekæmpelsen af ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, mere effektiv. Kontoret fik derfor tildelt nye beføjelser i forhold til de beføjelser, dets forgængere havde haft (3). Det fik specielt til opgave at foretage administrative undersøgelser i alle Den Europæiske Unions institutioner og organer. Det har styrket undersøgelsesarbejdet, at der er givet garanti for, at det kan udføres uafhængigt. Denne uafhængighed skulle være styrket ved, at der er blevet oprettet et overvågningsudvalg sammensat af fremtrædende personer, som ikke kommer fra fællesskabsinstitutionerne. Kontorets direktør, som tiltrådte sin stilling i marts 2000, har fået beføjelse til selv at udnævne sine medarbejdere, og det skulle gøre det nemmere for ham at opfylde Kontorets særlige behov i forbindelse med undersøgelserne.

| 2. | Samtidig med at Kommissionen understreger undersøgelsesarbejdets betydning (jf. punkt 12), har den også givet OLAF til opgave at gennemføre en bred vifte af aktiviteter, der skal beskytte Den Europæiske Unions finansielle interesser (4). Disse aktiviteter, hvoraf en del er samlet i det, som Kontoret har kaldt en »serviceplatform«, omfatter:






  a) | den bistand, Kommissionen yder medlemsstaterne i forbindelse med bekæmpelsen af svig |
| --- | --- | --- |

2.

Samtidig med at Kommissionen understreger undersøgelsesarbejdets betydning (jf. punkt 12), har den også givet OLAF til opgave at gennemføre en bred vifte af aktiviteter, der skal beskytte Den Europæiske Unions finansielle interesser (4). Disse aktiviteter, hvoraf en del er samlet i det, som Kontoret har kaldt en »serviceplatform«, omfatter:

a)

den bistand, Kommissionen yder medlemsstaterne i forbindelse med bekæmpelsen af svig

| b) | udvikling af en strategi for bekæmpelse af svig inden for rammerne af Fællesskabets politik for beskyttelse af de finansielle interesser (artikel 280 i traktaten) |
| --- | --- |

b)

udvikling af en strategi for bekæmpelse af svig inden for rammerne af Fællesskabets politik for beskyttelse af de finansielle interesser (artikel 280 i traktaten)

| c) | forberedelse af Kommissionens initiativer med hensyn til lovgivning og andre retsforskrifter med henblik på bekæmpelse af svig |
| --- | --- |

c)

forberedelse af Kommissionens initiativer med hensyn til lovgivning og andre retsforskrifter med henblik på bekæmpelse af svig

| d) | udvikling af de nødvendige midler til bekæmpelse af svig |
| --- | --- |

d)

udvikling af de nødvendige midler til bekæmpelse af svig

| e) | indsamling og udnyttelse af oplysninger |
| --- | --- |

e)

indsamling og udnyttelse af oplysninger

| f) | ydelse af teknisk bistand til de øvrige institutioner og organer og til de kompetente myndigheder i medlemsstaterne, bl.a. med hensyn til uddannelse. |
| --- | --- |

f)

ydelse af teknisk bistand til de øvrige institutioner og organer og til de kompetente myndigheder i medlemsstaterne, bl.a. med hensyn til uddannelse.

I retsforskrifterne er der ingen kriterier for, hvordan disse aktiviteter skal prioriteres indbyrdes.

| 3. | Kontoret fungerer i en kompleks institutionel ramme, og det befinder sig i centrum af en gruppe af andre aktører, som direkte eller indirekte deltager i bekæmpelsen af svig. Kompetencefordelingen mellem disse aktører er ikke altid klar, og det skaber både risiko for overlapning og for, at der kan opstå lakuner. Aktørerne på dette område kan inddeles i tre grupper:






  a) | aktører i medlemsstaterne eller i tredjelande, f.eks. politiet og retlige eller administrative myndigheder, som håndhæver bestemmelserne om bekæmpelse af svig |
| --- | --- | --- |

3.

Kontoret fungerer i en kompleks institutionel ramme, og det befinder sig i centrum af en gruppe af andre aktører, som direkte eller indirekte deltager i bekæmpelsen af svig. Kompetencefordelingen mellem disse aktører er ikke altid klar, og det skaber både risiko for overlapning og for, at der kan opstå lakuner. Aktørerne på dette område kan inddeles i tre grupper:

a)

aktører i medlemsstaterne eller i tredjelande, f.eks. politiet og retlige eller administrative myndigheder, som håndhæver bestemmelserne om bekæmpelse af svig

| b) | aktører på fællesskabsplan som Undersøgelses- og Disciplinærkontoret (IDOC) (5), institutionernes interne revisionstjenester, Den Europæiske Ombudsmand, de enheder i Kommissionen, som kontrollerer de operationelle tjenestegrene, og OLAF's overvågningsudvalg |
| --- | --- |

b)

aktører på fællesskabsplan som Undersøgelses- og Disciplinærkontoret (IDOC) (5), institutionernes interne revisionstjenester, Den Europæiske Ombudsmand, de enheder i Kommissionen, som kontrollerer de operationelle tjenestegrene, og OLAF's overvågningsudvalg

| c) | andre mellemstatslige organer, som tager sig af bekæmpelse af kriminalitet, f.eks. Europol og Eurojust. |
| --- | --- |

c)

andre mellemstatslige organer, som tager sig af bekæmpelse af kriminalitet, f.eks. Europol og Eurojust.

| 4. | 80 % af Den Europæiske Unions udgifter forvaltes af medlemsstaterne, og det er derfor indlysende, at Kontoret kun kan fungere effektivt, hvis det samarbejder snævert med myndighederne i medlemsstaterne (politiet, toldvæsenet, retsmyndighederne mv.). Det gør Kontorets opgave mere kompliceret. Hertil kommer, at det, når der er tale om strafferetssager, er medlemsstaterne, som, hver gang det er nødvendigt, skal anlægge sag. Medlemsstaternes retssystemer er indbyrdes meget forskellige, og det komplicerer Kontorets opgave yderligere. |
| --- | --- |

4.

80 % af Den Europæiske Unions udgifter forvaltes af medlemsstaterne, og det er derfor indlysende, at Kontoret kun kan fungere effektivt, hvis det samarbejder snævert med myndighederne i medlemsstaterne (politiet, toldvæsenet, retsmyndighederne mv.). Det gør Kontorets opgave mere kompliceret. Hertil kommer, at det, når der er tale om strafferetssager, er medlemsstaterne, som, hver gang det er nødvendigt, skal anlægge sag. Medlemsstaternes retssystemer er indbyrdes meget forskellige, og det komplicerer Kontorets opgave yderligere.

| 5. | OLAF er et nyt organ, men det har skullet fortsætte det arbejde, der var iværksat af dets forgænger UCLAF. Det har således påtaget sig 1 400 igangværende sager (6), hvilket har været en tung byrde på grund af det rod, der herskede i mange af disse undersøgelser (7). Samtidig blev hele UCLAF's personale samlet overført til Kontoret, hvilket begrænsede den ny direktørs spillerum, indtil stillingsfortegnelsen blev ændret i 2001 (8). |
| --- | --- |

5.

OLAF er et nyt organ, men det har skullet fortsætte det arbejde, der var iværksat af dets forgænger UCLAF. Det har således påtaget sig 1 400 igangværende sager (6), hvilket har været en tung byrde på grund af det rod, der herskede i mange af disse undersøgelser (7). Samtidig blev hele UCLAF's personale samlet overført til Kontoret, hvilket begrænsede den ny direktørs spillerum, indtil stillingsfortegnelsen blev ændret i 2001 (8).

OLAF's opbygning

| 6. | Kontoret har en dobbelt status: Det er uafhængigt med hensyn til sine undersøgelser, men det er underlagt Kommissionens myndighed med hensyn til sit øvrige arbejde. Denne hybride status har ikke skadet undersøgelsesarbejdets uafhængighed, og den indebærer visse fordele. Juridisk set har Kontoret, som er en del af Kommissionen, således kunnet gøre brug af dennes beføjelser, bl.a. til at foretage stedlig kontrol i medlemsstaterne i medfør af forskellige generelle og sektorspecifikke forordninger (9). OLAF's tilknytning til Kommissionen har også gjort den løbende drift lettere, fordi OLAF har kunnet trække på administrativ støtte fra Kommissionens generelle tjenestegrene. |
| --- | --- |

6.

Kontoret har en dobbelt status: Det er uafhængigt med hensyn til sine undersøgelser, men det er underlagt Kommissionens myndighed med hensyn til sit øvrige arbejde. Denne hybride status har ikke skadet undersøgelsesarbejdets uafhængighed, og den indebærer visse fordele. Juridisk set har Kontoret, som er en del af Kommissionen, således kunnet gøre brug af dennes beføjelser, bl.a. til at foretage stedlig kontrol i medlemsstaterne i medfør af forskellige generelle og sektorspecifikke forordninger (9). OLAF's tilknytning til Kommissionen har også gjort den løbende drift lettere, fordi OLAF har kunnet trække på administrativ støtte fra Kommissionens generelle tjenestegrene.

| 7. | Kontorets organisationsdiagram fra maj 2004 vises i bilag I. Siden 2001 har Kontoret haft en stillingsfortegnelse med ca. 300 stillinger, hvilket er dobbelt så mange som i UCLAF (10). I 2004 var der i det direktorat, der foretager efterforskninger (direktorat B), ansat 126 efterforskere (11) og 13 administratorer. De 193 resterende stilllinger var fordelt på Kontorets andre tjenester: Direktoratet for Politik, Lovgivning & Retlige Anliggender (direktorat A) og Direktoratet for Efterretning, Operationel Strategi & Informationsteknologi (direktorat C). |
| --- | --- |

7.

Kontorets organisationsdiagram fra maj 2004 vises i bilag I. Siden 2001 har Kontoret haft en stillingsfortegnelse med ca. 300 stillinger, hvilket er dobbelt så mange som i UCLAF (10). I 2004 var der i det direktorat, der foretager efterforskninger (direktorat B), ansat 126 efterforskere (11) og 13 administratorer. De 193 resterende stilllinger var fordelt på Kontorets andre tjenester: Direktoratet for Politik, Lovgivning & Retlige Anliggender (direktorat A) og Direktoratet for Efterretning, Operationel Strategi & Informationsteknologi (direktorat C).

Rettens revision

| 8. | Formålet med Rettens revision var at bedømme kvaliteten af OLAF's forvaltning i forbindelse med undersøgelserne og:






  a) | vurdere, hvordan Kontoret havde udført sit undersøgelsesarbejde |
| --- | --- | --- |

8.

Formålet med Rettens revision var at bedømme kvaliteten af OLAF's forvaltning i forbindelse med undersøgelserne og:

a)

vurdere, hvordan Kontoret havde udført sit undersøgelsesarbejde

| b) | evaluere de enkelte tjenesters bidrag til OLAF's undersøgelsesarbejde. |
| --- | --- |

b)

evaluere de enkelte tjenesters bidrag til OLAF's undersøgelsesarbejde.

Det har ikke været muligt at bedømme, hvor effektivt Kontorets arbejde i sidste ende har været, da dataene om, hvordan undersøgelserne konkret er blevet fulgt op, ikke er tilstrækkeligt pålidelige.

| 9. | Rettens beretning supplerer den evaluering, som Kommissionen afleverede i april 2003, og som i alt væsentligt omhandlede retsgrundlaget for Kontorets virksomhed (12). Den supplerer også en anden og mere kvantitativ evaluering, som Kommissionen forelagde i oktober 2004 (13). |
| --- | --- |

9.

Rettens beretning supplerer den evaluering, som Kommissionen afleverede i april 2003, og som i alt væsentligt omhandlede retsgrundlaget for Kontorets virksomhed (12). Den supplerer også en anden og mere kvantitativ evaluering, som Kommissionen forelagde i oktober 2004 (13).

| 10. | For så vidt angår undersøgelserne, tog revisionen, som blev gennemført mellem april og oktober 2004, sit udgangspunkt i de bemærkninger, som Retten tidligere havde fremsat (14). Den vedrørte systemerne, strukturerne og bestemmelserne om personalet. Retten gennemgik også aktiviteterne i de af OLAF's tjenester, som ikke er direkte involveret i undersøgelserne. Revisorerne undersøgte Kontorets seneste opbygning og kontrollerede en stikprøve på 117 operationer gennemført eller afsluttet sidst i 2003, og det kom også frem, at Kontoret på dette tidspunkt endnu ikke var færdigt med at afslutte en lang række sager, som dets forgænger havde påbegyndt, og at de første resultater af den omstrukturering, som var sat i gang i perioden 2002-2003, først lige var begyndt at vise sig. De mangler, der blev påvist under revisionen, er anført i bilag II. |
| --- | --- |

10.

For så vidt angår undersøgelserne, tog revisionen, som blev gennemført mellem april og oktober 2004, sit udgangspunkt i de bemærkninger, som Retten tidligere havde fremsat (14). Den vedrørte systemerne, strukturerne og bestemmelserne om personalet. Retten gennemgik også aktiviteterne i de af OLAF's tjenester, som ikke er direkte involveret i undersøgelserne. Revisorerne undersøgte Kontorets seneste opbygning og kontrollerede en stikprøve på 117 operationer gennemført eller afsluttet sidst i 2003, og det kom også frem, at Kontoret på dette tidspunkt endnu ikke var færdigt med at afslutte en lang række sager, som dets forgænger havde påbegyndt, og at de første resultater af den omstrukturering, som var sat i gang i perioden 2002-2003, først lige var begyndt at vise sig. De mangler, der blev påvist under revisionen, er anført i bilag II.

| 11. | Mens denne beretning blev udarbejdet, fremlagde Kommissionen et forslag til ændring af forordningen om undersøgelser, der foretages af OLAF (15). Om dette forslag har Retten afgivet en udtalelse, hvori der tages hensyn til de konklusioner og anbefalinger, der blev fremsat på grundlag af revisionen. |
| --- | --- |

11.

Mens denne beretning blev udarbejdet, fremlagde Kommissionen et forslag til ændring af forordningen om undersøgelser, der foretages af OLAF (15). Om dette forslag har Retten afgivet en udtalelse, hvori der tages hensyn til de konklusioner og anbefalinger, der blev fremsat på grundlag af revisionen.

OLAF'S UNDERSØGELSER

Undersøgelsesprocedurerne

| 12. | Ud over koordineringsoperationerne skelnes der i forordning (EF) nr. 1073/1999 mellem eksterne undersøgelser (artikel 3) og interne undersøgelser (artikel 4). Kontoret selv inddeler sine sager i fem kategorier:






  a) | interne undersøgelser (efterforskning af korruption inden for institutionerne eller andre dermed sidestillede organer) |
| --- | --- | --- |

12.

Ud over koordineringsoperationerne skelnes der i forordning (EF) nr. 1073/1999 mellem eksterne undersøgelser (artikel 3) og interne undersøgelser (artikel 4). Kontoret selv inddeler sine sager i fem kategorier:

a)

interne undersøgelser (efterforskning af korruption inden for institutionerne eller andre dermed sidestillede organer)

| b) | eksterne undersøgelser (direkte efterforskninger vedrørende tredjeparter, hvis virksomhed er knyttet til aktiviteter, der finansieres over Unionens budget) |
| --- | --- |

b)

eksterne undersøgelser (direkte efterforskninger vedrørende tredjeparter, hvis virksomhed er knyttet til aktiviteter, der finansieres over Unionens budget)

| c) | retshjælp (støtte til de nationale myndigheder i forbindelse med strafferetssager) |
| --- | --- |

c)

retshjælp (støtte til de nationale myndigheder i forbindelse med strafferetssager)

| d) | koordinering (støtte til medlemsstaterne i forbindelse med efterforskninger, der vedrører flere lande) |
| --- | --- |

d)

koordinering (støtte til medlemsstaterne i forbindelse med efterforskninger, der vedrører flere lande)

| e) | overvågningssager (i forbindelse med vigtige sager skal Kontoret have mulighed for at overvåge, om medlemsstaterne opfylder deres forpligtelser i medfør af traktatens artikel 280). |
| --- | --- |

e)

overvågningssager (i forbindelse med vigtige sager skal Kontoret have mulighed for at overvåge, om medlemsstaterne opfylder deres forpligtelser i medfør af traktatens artikel 280).

| 13. | De sager, der er under aktiv efterforskning (475 pr. 30. september 2004), omfatter de egentlige undersøgelser (252) og koordinerings- og støtteoperationerne (223). Der er særlig mange koordineringsoperationer på områderne indtægter og udgifter med delt forvaltning. Fire af de 23 sager, der indgik i revisionen på områderne told og handel, var undersøgelser, der var foretaget af Kontoret. |
| --- | --- |

13.

De sager, der er under aktiv efterforskning (475 pr. 30. september 2004), omfatter de egentlige undersøgelser (252) og koordinerings- og støtteoperationerne (223). Der er særlig mange koordineringsoperationer på områderne indtægter og udgifter med delt forvaltning. Fire af de 23 sager, der indgik i revisionen på områderne told og handel, var undersøgelser, der var foretaget af Kontoret.

| 14. | Det er til gene for forvaltningen af ressourcerne, at undersøgelserne og koordinerings- og støtteoperationerne foretages i de samme enheder i direktoratet for efterforskninger. Kontorets rolle i de to tilfælde er nemlig slet ikke den samme. Når der er tale om en undersøgelse, skal hver enkelt etape i proceduren dokumenteres, begrundes og registreres, så akterne kan anvendes som bevis over for retsmyndighederne. Når der derimod er tale om koordinerings- og støtteoperationer, skal Kontoret yde de nationale myndigheder hurtig og effektiv støtte uden at være underlagt strenge procedurekrav. I disse tilfælde er det ikke altid hensigtsmæssigt at anvende efterforskningsprocedurer. Det kræver ressourcer, som ellers ville kunne anvendes til undersøgelser, og medfører risiko for overlapning med nogle af opfølgningsenhedernes arbejdsområder. |
| --- | --- |

14.

Det er til gene for forvaltningen af ressourcerne, at undersøgelserne og koordinerings- og støtteoperationerne foretages i de samme enheder i direktoratet for efterforskninger. Kontorets rolle i de to tilfælde er nemlig slet ikke den samme. Når der er tale om en undersøgelse, skal hver enkelt etape i proceduren dokumenteres, begrundes og registreres, så akterne kan anvendes som bevis over for retsmyndighederne. Når der derimod er tale om koordinerings- og støtteoperationer, skal Kontoret yde de nationale myndigheder hurtig og effektiv støtte uden at være underlagt strenge procedurekrav. I disse tilfælde er det ikke altid hensigtsmæssigt at anvende efterforskningsprocedurer. Det kræver ressourcer, som ellers ville kunne anvendes til undersøgelser, og medfører risiko for overlapning med nogle af opfølgningsenhedernes arbejdsområder.

| 15. | Kontoret kan kun foretage administrative undersøgelser, og det kan ikke foretage alle de handlinger, der kræver politibeføjelser. Selv om det f.eks. kan tage kopi af dokumenter, der befinder sig i lokalerne hos erhvervsvirksomheder, kan det ikke gennemsøge ejernes eller personalets bolig, heller ikke hvis vigtige beviser kan befinde sig der. Det kan heller ikke få adgang til en erhvervsdrivendes eller en privatpersons bankkonti, heller ikke hvis den pågældende er ansat i en fællesskabsinstitution. Der er således klare grænser for de handlinger, Kontoret kan foretage i forbindelse med en undersøgelse, og det indvirker på den vægt, konklusionerne kan få. Dertil kommer, at efterforskningen i praksis risikerer at blive mindre effektiv, hvis medlemsstaterne ikke giver Kontoret den støtte, de bliver bedt om. |
| --- | --- |

15.

Kontoret kan kun foretage administrative undersøgelser, og det kan ikke foretage alle de handlinger, der kræver politibeføjelser. Selv om det f.eks. kan tage kopi af dokumenter, der befinder sig i lokalerne hos erhvervsvirksomheder, kan det ikke gennemsøge ejernes eller personalets bolig, heller ikke hvis vigtige beviser kan befinde sig der. Det kan heller ikke få adgang til en erhvervsdrivendes eller en privatpersons bankkonti, heller ikke hvis den pågældende er ansat i en fællesskabsinstitution. Der er således klare grænser for de handlinger, Kontoret kan foretage i forbindelse med en undersøgelse, og det indvirker på den vægt, konklusionerne kan få. Dertil kommer, at efterforskningen i praksis risikerer at blive mindre effektiv, hvis medlemsstaterne ikke giver Kontoret den støtte, de bliver bedt om.

| 16. | Kontorets undersøgelser sættes normalt i gang på grundlag af oplysninger, som det modtager fra tredjeparter. Der er tale om anmeldelser, som andre tjenestegrene i Kommissionen, andre EU-institutioner, myndighederne i medlemsstaterne eller almindelige borgere og erhvervsdrivende indsender. Når Kontoret modtager sådanne oplysninger, oprettes der en ny sag i Kontorets register (16). Undersøgelsesarbejdet foregår så i tre større etaper:






  a) | Vurderingsfasen, som munder ud i, at direktoratet for efterforskninger fremlægger en kort rapport (17), hvori det foreslås, at der indledes en undersøgelse, hvis påstandene ser ud til at være tilstrækkeligt holdbare (18). Vurderingsrapporten forelægges et ledelsesteam sammensat af repræsentanter for de enheder, der har med Kontorets undersøgelser at gøre, til udtalelse. Derefter er det Kontorets direktør, som beslutter, om der er grund til at indlede en undersøgelse. Pr. 30. september 2004 var 194 sager under vurdering (jf. tabel 1). |
| --- | --- | --- |

16.

Kontorets undersøgelser sættes normalt i gang på grundlag af oplysninger, som det modtager fra tredjeparter. Der er tale om anmeldelser, som andre tjenestegrene i Kommissionen, andre EU-institutioner, myndighederne i medlemsstaterne eller almindelige borgere og erhvervsdrivende indsender. Når Kontoret modtager sådanne oplysninger, oprettes der en ny sag i Kontorets register (16). Undersøgelsesarbejdet foregår så i tre større etaper:

a)

Vurderingsfasen, som munder ud i, at direktoratet for efterforskninger fremlægger en kort rapport (17), hvori det foreslås, at der indledes en undersøgelse, hvis påstandene ser ud til at være tilstrækkeligt holdbare (18). Vurderingsrapporten forelægges et ledelsesteam sammensat af repræsentanter for de enheder, der har med Kontorets undersøgelser at gøre, til udtalelse. Derefter er det Kontorets direktør, som beslutter, om der er grund til at indlede en undersøgelse. Pr. 30. september 2004 var 194 sager under vurdering (jf. tabel 1).

| b) | Efterforskningsfasen, hvor sagen behandles i overensstemmelse med de procedurer, der er fastsat i Kontorets håndbog, og som i princippet sikrer, at både de elementer, der kan begrunde en anklage, og dem, der kan begrunde, at anklagen frafaldes, efterforskes. Når efterforskerne har afsluttet deres arbejde, afleverer de et udkast til rapport til ledelsesteamet, som vurderer, om der vil være grund til at indbringe sagen for de retlige eller de administrative myndigheder, om den skal følges op med henblik på inddrivelse, eller om den skal henlægges. Det er direktøren, som træffer afgørelsen efter at have set udtalelsen fra ledelsesteamet. Pr. 30. september 2004 var 475 sager under aktiv efterforskning. |
| --- | --- |

b)

Efterforskningsfasen, hvor sagen behandles i overensstemmelse med de procedurer, der er fastsat i Kontorets håndbog, og som i princippet sikrer, at både de elementer, der kan begrunde en anklage, og dem, der kan begrunde, at anklagen frafaldes, efterforskes. Når efterforskerne har afsluttet deres arbejde, afleverer de et udkast til rapport til ledelsesteamet, som vurderer, om der vil være grund til at indbringe sagen for de retlige eller de administrative myndigheder, om den skal følges op med henblik på inddrivelse, eller om den skal henlægges. Det er direktøren, som træffer afgørelsen efter at have set udtalelsen fra ledelsesteamet. Pr. 30. september 2004 var 475 sager under aktiv efterforskning.

| c) | I en tredje fase, som ikke gennemføres i direktoratet for efterforskninger, følges der eventuelt op på sager, som er indbragt for retsmyndighederne, og sager, hvor der skal inddrives midler. Mange af sagerne afsluttes uden opfølgning. Pr. 30. september 2004 befandt 649 sager sig i denne opfølgningsfase. |
| --- | --- |

c)

I en tredje fase, som ikke gennemføres i direktoratet for efterforskninger, følges der eventuelt op på sager, som er indbragt for retsmyndighederne, og sager, hvor der skal inddrives midler. Mange af sagerne afsluttes uden opfølgning. Pr. 30. september 2004 befandt 649 sager sig i denne opfølgningsfase.

Tabel 1

Antal sager i hver fase ved udgangen af september 2004

| Faser i gennemførelsen
  Sektorer | Antal sager under vurdering | Antal sager under efterforskning | Antal sager under opfølgning |
| --- | --- | --- | --- |
| Bekæmpelse af bestikkelse | 28 | 57 | 48 |
| Direkte udgifter | 33 | 42 | 78 |
| Bistand til tredjelande | 53 | 81 | 84 |
| Landbrug | 21 | 86 | 59 |
| Strukturfonde | 41 | 48 | 202 |
| Told | 18 | 161 | 178 |
| I alt | 194 | 475 | 649 |
| Kilde: OLAF's sagsstyringssystem, statistikker pr. 30.9.2004. |

Faser i gennemførelsen

Sektorer

Antal sager under vurdering

Antal sager under efterforskning

Antal sager under opfølgning

Bekæmpelse af bestikkelse

28

57

48

Direkte udgifter

33

42

78

Bistand til tredjelande

53

81

84

Landbrug

21

86

59

Strukturfonde

41

48

202

Told

18

161

178

I alt

194

475

649

Kilde: OLAF's sagsstyringssystem, statistikker pr. 30.9.2004.

| 17. | I 2002 oprettede Kontoret et sagsstyringssystem (Case Management System, CMS), og det har betydet en bedre registrering af undersøgelserne (19). Der er ganske vist sket forbedringer i 2003, men oplysningerne fra dette system bør behandles med stor forsigtighed, for revisionen viste, at sagsbehandlingen eller opdateringen i forbindelse med et stort antal sager var forsinket, og at de finansielle data ikke var sammenhængende og heller ikke altid var blevet bekræftet. Det sker således, at en undersøgelse bliver registreret blandt operationer, som endnu er under gennemførelse, selv om sagen ikke længere efterforskes og burde have været afsluttet med eller uden opfølgning. Det sker også, at en sag afsluttes, uden at de pågældende beløb er blevet opgjort. I nogle tilfælde har det vist sig, at efterforskerne havde udskudt afslutningen af en undersøgelse for selv at kunne tage sig af opfølgningen, selv om det i princippet ikke er deres opgave. |
| --- | --- |

17.

I 2002 oprettede Kontoret et sagsstyringssystem (Case Management System, CMS), og det har betydet en bedre registrering af undersøgelserne (19). Der er ganske vist sket forbedringer i 2003, men oplysningerne fra dette system bør behandles med stor forsigtighed, for revisionen viste, at sagsbehandlingen eller opdateringen i forbindelse med et stort antal sager var forsinket, og at de finansielle data ikke var sammenhængende og heller ikke altid var blevet bekræftet. Det sker således, at en undersøgelse bliver registreret blandt operationer, som endnu er under gennemførelse, selv om sagen ikke længere efterforskes og burde have været afsluttet med eller uden opfølgning. Det sker også, at en sag afsluttes, uden at de pågældende beløb er blevet opgjort. I nogle tilfælde har det vist sig, at efterforskerne havde udskudt afslutningen af en undersøgelse for selv at kunne tage sig af opfølgningen, selv om det i princippet ikke er deres opgave.

Fastsættelse af prioriteter for undersøgelsesarbejdet

| 18. | Ifølge OLAF's ledelse er det Kontorets politik at prioritere de interne undersøgelser og de direkte udgifter, f.eks. i forbindelse med udvidelsen, højest. |
| --- | --- |

18.

Ifølge OLAF's ledelse er det Kontorets politik at prioritere de interne undersøgelser og de direkte udgifter, f.eks. i forbindelse med udvidelsen, højest.

| 19. | I virkeligheden har Kontoret ressourcer nok til, at det kan behandle alle de seriøse anmeldelser, som det modtager, og det er derfor ikke et spørgsmål om at være nødt til at vælge mellem flere forskellige undersøgelser. Det gennemsnitlige antal anmeldelser pr. måned vises i tabel 2.
  Tabel 2
  Sager indbragt for Kontoret i perioden august 2003 til september 2004







  Sektor | Antal månedlige anmeldelser i gennemsnit | Månedlige anmeldelser |
| --- | --- | --- | --- |
| Bekæmpelse af bestikkelse | 5 | 9 % |
| Direkte udgifter | 8 | 15 % |
| Bistand til tredjelande | 12 | 23 % |
| Landbrug | 12 | 23 % |
| Strukturfonde | 7 | 13 % |
| Told | 9 | 17 % |
| I alt | 53 | 100 % |
| Kilde: OLAF's CMS-system, statistikker pr. 30.9.2004. |

19.

I virkeligheden har Kontoret ressourcer nok til, at det kan behandle alle de seriøse anmeldelser, som det modtager, og det er derfor ikke et spørgsmål om at være nødt til at vælge mellem flere forskellige undersøgelser. Det gennemsnitlige antal anmeldelser pr. måned vises i tabel 2.

Tabel 2

Sager indbragt for Kontoret i perioden august 2003 til september 2004

Sektor

Antal månedlige anmeldelser i gennemsnit

Månedlige anmeldelser

Bekæmpelse af bestikkelse

5

9 %

Direkte udgifter

8

15 %

Bistand til tredjelande

12

23 %

Landbrug

12

23 %

Strukturfonde

7

13 %

Told

9

17 %

I alt

53

100 %

Kilde: OLAF's CMS-system, statistikker pr. 30.9.2004.

Vurderingsfasen

| 20. | Generelt set har Kontoret nedbragt den tid, det bruger på vurderinger, væsentligt. Det er sket ved, at det nu sætter sig en standardfrist på 15 dage at regne fra udnævnelsen af en evaluator. Selv om andelen af sager, som har været under vurdering i mere end fire måneder, er faldet betydeligt fra oktober 2002 til september 2004 — nemlig fra 62 % til 35 % — så var der endnu tale om 68. For de områder, hvor den dokumentation, der er nødvendig for at kunne udarbejde en vurderingsrapport, skal indhentes uden for fællesskabsinstitutionerne, synes standardfristen på 15 dage at være for kort (20). I de fleste af de undersøgte vurderinger var beslutningen om at indlede en undersøgelse velbegrundet ud fra de kriterier, Kontoret har opstillet. Revisionen viste dog, at visse praksis (jf. bilag II) kunne forbedres:






  a) | I en tredjedel af de undersøgte vurderinger var de mål, der var sat for undersøgelserne, ikke præcist formuleret. |
| --- | --- | --- |

20.

Generelt set har Kontoret nedbragt den tid, det bruger på vurderinger, væsentligt. Det er sket ved, at det nu sætter sig en standardfrist på 15 dage at regne fra udnævnelsen af en evaluator. Selv om andelen af sager, som har været under vurdering i mere end fire måneder, er faldet betydeligt fra oktober 2002 til september 2004 — nemlig fra 62 % til 35 % — så var der endnu tale om 68. For de områder, hvor den dokumentation, der er nødvendig for at kunne udarbejde en vurderingsrapport, skal indhentes uden for fællesskabsinstitutionerne, synes standardfristen på 15 dage at være for kort (20). I de fleste af de undersøgte vurderinger var beslutningen om at indlede en undersøgelse velbegrundet ud fra de kriterier, Kontoret har opstillet. Revisionen viste dog, at visse praksis (jf. bilag II) kunne forbedres:

a)

I en tredjedel af de undersøgte vurderinger var de mål, der var sat for undersøgelserne, ikke præcist formuleret.

| b) | I en tredjedel af vurderingerne var ledelsens overvågning mangelfuld. |
| --- | --- |

b)

I en tredjedel af vurderingerne var ledelsens overvågning mangelfuld.

| c) | Halvdelen af de undersøgte vurderinger var betydeligt forsinkede, men det var ikke forklaret hvorfor. |
| --- | --- |

c)

Halvdelen af de undersøgte vurderinger var betydeligt forsinkede, men det var ikke forklaret hvorfor.

| 21. | Det er rigtigt, at Kontoret først og fremmest skal tage sig af finansiel svig. Den strafferetlige dimension er imidlertid ofte blevet prioriteret højest. Den potentielle finansielle effekt — som f.eks. opgørelse af misbrugte midler — der kunne have været anvendt som grundlag for opstilling af retningslinjer for undersøgelsesarbejdet, er blevet betragtet som mindre væsentlig. |
| --- | --- |

21.

Det er rigtigt, at Kontoret først og fremmest skal tage sig af finansiel svig. Den strafferetlige dimension er imidlertid ofte blevet prioriteret højest. Den potentielle finansielle effekt — som f.eks. opgørelse af misbrugte midler — der kunne have været anvendt som grundlag for opstilling af retningslinjer for undersøgelsesarbejdet, er blevet betragtet som mindre væsentlig.

| 22. | OLAF's undersøgelser er af en sådan art, at det er umuligt at forudse alle aspekter ved hver enkelt etape, men det er ikke desto mindre hensigtsmæssigt at opstille en ramme for undersøgelsernes struktur og planlægge dem i store træk, så man undgår ressourcespild. Vurderingsrapporterne har i mange tilfælde kun indeholdt meget rudimentære planlægningselementer, og der er ikke på et senere stadium i undersøgelsen udarbejdet mere detaljerede arbejdsplaner til kompensation herfor. Nogle vurderinger ville have været bedre, hvis opfølgningstjenesterne og enheden Anklagere & Juridiske Rådgivere allerede fra begyndelsen var blevet konsulteret med hensyn til, hvilke mål og hvilken strategi der skulle opstilles, og hvilke midler der skulle tilvejebringes til undersøgelsen. I nogle tilfælde ville efterforskerne ligeledes have kunnet udnytte de disponible tekniske efterretningsmidler bedre, hvis direktorat C (efterretninger og analyse) var blevet konsulteret (jf. bilag II). |
| --- | --- |

22.

OLAF's undersøgelser er af en sådan art, at det er umuligt at forudse alle aspekter ved hver enkelt etape, men det er ikke desto mindre hensigtsmæssigt at opstille en ramme for undersøgelsernes struktur og planlægge dem i store træk, så man undgår ressourcespild. Vurderingsrapporterne har i mange tilfælde kun indeholdt meget rudimentære planlægningselementer, og der er ikke på et senere stadium i undersøgelsen udarbejdet mere detaljerede arbejdsplaner til kompensation herfor. Nogle vurderinger ville have været bedre, hvis opfølgningstjenesterne og enheden Anklagere & Juridiske Rådgivere allerede fra begyndelsen var blevet konsulteret med hensyn til, hvilke mål og hvilken strategi der skulle opstilles, og hvilke midler der skulle tilvejebringes til undersøgelsen. I nogle tilfælde ville efterforskerne ligeledes have kunnet udnytte de disponible tekniske efterretningsmidler bedre, hvis direktorat C (efterretninger og analyse) var blevet konsulteret (jf. bilag II).

Efterforskningsfasen

| 23. | I oktober 2002 havde 51 % af undersøgelserne været under gennemførelse i mere end 12 måneder, i september 2004 var der tale om 62 %, selv om den gennemsnitlige varighed af undersøgelserne var blevet kortere, fordi gamle sager fra UCLAF var blevet afsluttet. Ligesom det var tilfældet i forbindelse med vurderingerne, skyldtes forsinkelserne i mange tilfælde den tid, medlemsstaterne skulle bruge til at fremsende den dokumentation, Kontoret havde anmodet om (21) (jf. bilag II). Det medførte også forsinkelser, at OLAF — i lighed med andre af Kommissionens tjenestegrene — i forbindelse med sine meddelelser har valgt at følge en i mange tilfælde bureaukratisk fremgangsmåde, som har resulteret i lange døde perioder, som kunne have været undgået med et besøg hos de berørte tjenester. Revisionen viste, at nogle forsinkelser bundede i behersket initiativ fra efterforskernes side og det på trods af, at det i forordning (EF) nr. 1073/1999, artikel 6, stk. 5, hedder, at Kontorets undersøgelser skal gennemføres »uopholdeligt«. |
| --- | --- |

23.

I oktober 2002 havde 51 % af undersøgelserne været under gennemførelse i mere end 12 måneder, i september 2004 var der tale om 62 %, selv om den gennemsnitlige varighed af undersøgelserne var blevet kortere, fordi gamle sager fra UCLAF var blevet afsluttet. Ligesom det var tilfældet i forbindelse med vurderingerne, skyldtes forsinkelserne i mange tilfælde den tid, medlemsstaterne skulle bruge til at fremsende den dokumentation, Kontoret havde anmodet om (21) (jf. bilag II). Det medførte også forsinkelser, at OLAF — i lighed med andre af Kommissionens tjenestegrene — i forbindelse med sine meddelelser har valgt at følge en i mange tilfælde bureaukratisk fremgangsmåde, som har resulteret i lange døde perioder, som kunne have været undgået med et besøg hos de berørte tjenester. Revisionen viste, at nogle forsinkelser bundede i behersket initiativ fra efterforskernes side og det på trods af, at det i forordning (EF) nr. 1073/1999, artikel 6, stk. 5, hedder, at Kontorets undersøgelser skal gennemføres »uopholdeligt«.

| 24. | Kontorets ledelse har ikke kontrolleret undersøgelsernes varighed særlig indgående. Man kunne have forventet, at årsagerne til forsinkelserne var angivet i de forskellige undersøgelsesakter, men det er ikke tilfældet. De rapporter, som Kontoret skal sende til overvågningsudvalget efter ni måneders undersøgelse, giver nogle oplysninger om forsinkelserne, men efter denne dato er der ikke længere nogen forpligtelse til at forklare undersøgelsernes varighed, uanset hvor lang tid der går, og der skal heller ikke regelmæssigt aflægges rapport til ledelsesteamet. I mange tilfælde er forsinkelserne uforklarlige. |
| --- | --- |

24.

Kontorets ledelse har ikke kontrolleret undersøgelsernes varighed særlig indgående. Man kunne have forventet, at årsagerne til forsinkelserne var angivet i de forskellige undersøgelsesakter, men det er ikke tilfældet. De rapporter, som Kontoret skal sende til overvågningsudvalget efter ni måneders undersøgelse, giver nogle oplysninger om forsinkelserne, men efter denne dato er der ikke længere nogen forpligtelse til at forklare undersøgelsernes varighed, uanset hvor lang tid der går, og der skal heller ikke regelmæssigt aflægges rapport til ledelsesteamet. I mange tilfælde er forsinkelserne uforklarlige.

| 25. | I vurderingsrapporterne klassificeres undersøgelserne i princippet i forhold til, hvor meget sagerne haster. Det er ikke klart, hvordan denne klassificering indvirker på det videre arbejde. Der er nemlig ingen normer, der angiver, hvordan ressourceallokeringen til en undersøgelse skal foretages i forhold til, hvor hastende en sag der er tale om, og heller ikke for, hvornår arbejdet formodes at være afsluttet. |
| --- | --- |

25.

I vurderingsrapporterne klassificeres undersøgelserne i princippet i forhold til, hvor meget sagerne haster. Det er ikke klart, hvordan denne klassificering indvirker på det videre arbejde. Der er nemlig ingen normer, der angiver, hvordan ressourceallokeringen til en undersøgelse skal foretages i forhold til, hvor hastende en sag der er tale om, og heller ikke for, hvornår arbejdet formodes at være afsluttet.

| 26. | Tidsregistrering er et helt nødvendigt forvaltningsredskab til kontrol af efterforskernes gennemførelse af undersøgelserne. Retten har allerede tidligere anbefalet, at der indføres et sådant system (22), men Kontoret har stadig ikke gjort det. Der er endvidere ikke noget generaliseret instrument til analyse af efterforskernes arbejdsbyrde i direktorat B. |
| --- | --- |

26.

Tidsregistrering er et helt nødvendigt forvaltningsredskab til kontrol af efterforskernes gennemførelse af undersøgelserne. Retten har allerede tidligere anbefalet, at der indføres et sådant system (22), men Kontoret har stadig ikke gjort det. Der er endvidere ikke noget generaliseret instrument til analyse af efterforskernes arbejdsbyrde i direktorat B.

| 27. | Kontorets efterforskninger har lidt under, at undersøgelsesakterne ikke er kodificeret. En sådan kodificering er imidlertid nødvendig både for efterforskerne og for de retsundergivne (23), særlig når der er tale om interne undersøgelser. De manglende regler på dette område betyder en dobbelt risiko: risiko for konflikt mellem forskellige procedurer under undersøgelsen med de personer, hvis forhold efterforskes, og risiko for, at de retssager, der anlægges efter en undersøgelse, ikke kan gennemføres, fordi de procedurer, der skal sikre, at princippet om klarhed og åbenhed og det kontradiktoriske princip anvendes, ikke er overholdt (24). |
| --- | --- |

27.

Kontorets efterforskninger har lidt under, at undersøgelsesakterne ikke er kodificeret. En sådan kodificering er imidlertid nødvendig både for efterforskerne og for de retsundergivne (23), særlig når der er tale om interne undersøgelser. De manglende regler på dette område betyder en dobbelt risiko: risiko for konflikt mellem forskellige procedurer under undersøgelsen med de personer, hvis forhold efterforskes, og risiko for, at de retssager, der anlægges efter en undersøgelse, ikke kan gennemføres, fordi de procedurer, der skal sikre, at princippet om klarhed og åbenhed og det kontradiktoriske princip anvendes, ikke er overholdt (24).

| 28. | Mere generelt, og som det var tilfældet for vurderingerne, viste den stikprøve af undersøgelser, som Retten kontrollerede, at OLAF's reelle efterforskningsarbejde i mange tilfælde fortsat er ret begrænset. Det er stadig kun i undtagelsestilfælde, at Kontoret gør brug af sine beføjelser til at foretage kontrol på stedet, afhøre vidner og udspørge mistænkte. Det er på toldområdet, at man oftest har foretaget disse specifikke efterforskningshandlinger. Til gengæld retter Kontoret temmelig ofte henvendelse til efterforskningstjenesterne i bestemte medlemsstater, f.eks. i Italien, og anmoder om oplysninger. Når der er tale om undersøgelser vedrørende udgifter med delt forvaltning, får Kontoret således normalt tilsendt de oplysninger, det mener er nødvendige, hvorefter det gennemgår og analyserer dem, eventuelt på stedet (25). Selv når der er tale om undersøgelser på de områder, hvor Kommissionen forvalter udgifterne direkte, og hvor Kontoret leder efterforskningen, nøjes det i mange tilfælde med at analysere den dokumentation, det indhenter hos Kommissionens forvaltningstjenester, og støtter sig bl.a. til rapporterne fra de uafhængige revisorer, der udfører deres arbejde i henhold til de finansieringsaftaler, der er indgået. I sådanne tilfælde udformer Kontoret sagsakterne og forklarer, hvilke akter der skal sendes til retsmyndighederne i medlemsstaterne, men kommer ikke med supplerende beviser ud over dem, forvaltningstjenesterne allerede ligger inde med. Arbejdet med at udforme sagsakterne er i de fleste tilfælde blevet udført med støtte fra enheden Anklagere & Juridiske Rådgivere. |
| --- | --- |

28.

Mere generelt, og som det var tilfældet for vurderingerne, viste den stikprøve af undersøgelser, som Retten kontrollerede, at OLAF's reelle efterforskningsarbejde i mange tilfælde fortsat er ret begrænset. Det er stadig kun i undtagelsestilfælde, at Kontoret gør brug af sine beføjelser til at foretage kontrol på stedet, afhøre vidner og udspørge mistænkte. Det er på toldområdet, at man oftest har foretaget disse specifikke efterforskningshandlinger. Til gengæld retter Kontoret temmelig ofte henvendelse til efterforskningstjenesterne i bestemte medlemsstater, f.eks. i Italien, og anmoder om oplysninger. Når der er tale om undersøgelser vedrørende udgifter med delt forvaltning, får Kontoret således normalt tilsendt de oplysninger, det mener er nødvendige, hvorefter det gennemgår og analyserer dem, eventuelt på stedet (25). Selv når der er tale om undersøgelser på de områder, hvor Kommissionen forvalter udgifterne direkte, og hvor Kontoret leder efterforskningen, nøjes det i mange tilfælde med at analysere den dokumentation, det indhenter hos Kommissionens forvaltningstjenester, og støtter sig bl.a. til rapporterne fra de uafhængige revisorer, der udfører deres arbejde i henhold til de finansieringsaftaler, der er indgået. I sådanne tilfælde udformer Kontoret sagsakterne og forklarer, hvilke akter der skal sendes til retsmyndighederne i medlemsstaterne, men kommer ikke med supplerende beviser ud over dem, forvaltningstjenesterne allerede ligger inde med. Arbejdet med at udforme sagsakterne er i de fleste tilfælde blevet udført med støtte fra enheden Anklagere & Juridiske Rådgivere.

| 29. | De rapporter, Kontoret afgiver ved afslutningen af en undersøgelse, skal kunne fremlægges i en retssag, og hvis der er tale om operationer på områder med delt forvaltning, sendes de til forvaltningsmyndighederne i medlemsstaterne (toldvæsenet, udbetalende organer mv.). Sagsfremstillingen i rapporterne skal derfor være klar og konklusionerne relevante, præcise og afbalancerede. I mange af sagerne i den stikprøve, Retten undersøgte, var slutrapporternes kvalitet ikke god nok. Den hyppigste svaghed var, at den pågældende svig ikke var kvantificeret, selv om de fleste af undersøgelserne ellers netop drejede sig om misbrug af midler. |
| --- | --- |

29.

De rapporter, Kontoret afgiver ved afslutningen af en undersøgelse, skal kunne fremlægges i en retssag, og hvis der er tale om operationer på områder med delt forvaltning, sendes de til forvaltningsmyndighederne i medlemsstaterne (toldvæsenet, udbetalende organer mv.). Sagsfremstillingen i rapporterne skal derfor være klar og konklusionerne relevante, præcise og afbalancerede. I mange af sagerne i den stikprøve, Retten undersøgte, var slutrapporternes kvalitet ikke god nok. Den hyppigste svaghed var, at den pågældende svig ikke var kvantificeret, selv om de fleste af undersøgelserne ellers netop drejede sig om misbrug af midler.

Opfølgningsfasen

| 30. | OLAF skelner mellem fem former for opfølgning:






  a) | finansiel opfølgning, hvor formålet er at få tilbagebetalt midler, der uberettiget er betalt over Fællesskabsbudgettet |
| --- | --- | --- |

30.

OLAF skelner mellem fem former for opfølgning:

a)

finansiel opfølgning, hvor formålet er at få tilbagebetalt midler, der uberettiget er betalt over Fællesskabsbudgettet

| b) | administrativ opfølgning, hvor formålet er at bidrage til at forbedre procedurerne for forvaltning af budgetindtægter og -udgifter |
| --- | --- |

b)

administrativ opfølgning, hvor formålet er at bidrage til at forbedre procedurerne for forvaltning af budgetindtægter og -udgifter

| c) | retlig opfølgning, hvor formålet er at holde sig informeret om, hvordan en strafferetssag skrider frem, og om institutionernes eventuelle indtræden som civil part |
| --- | --- |

c)

retlig opfølgning, hvor formålet er at holde sig informeret om, hvordan en strafferetssag skrider frem, og om institutionernes eventuelle indtræden som civil part

| d) | disciplinær opfølgning, som består i, at Kontoret undersøger, hvordan de berørte institutioner har fulgt op på Kontorets anbefalinger (26) |
| --- | --- |

d)

disciplinær opfølgning, som består i, at Kontoret undersøger, hvordan de berørte institutioner har fulgt op på Kontorets anbefalinger (26)

| e) | lovgivningsmæssig opfølgning, hvor formålet er at tilpasse fælleskabsforskrifterne, så risikoen for svig mindskes. |
| --- | --- |

e)

lovgivningsmæssig opfølgning, hvor formålet er at tilpasse fælleskabsforskrifterne, så risikoen for svig mindskes.

| 31. | Det var vanskeligt at finde ud af, hvor meget tid der faktisk anvendes til opfølgning. De oplysninger, Retten indsamlede i de berørte enheder, viser imidlertid, at det ikke var deres hovedaktivitet. Merværdien af Kontorets opfølgning har generelt været ringe, navnlig når der var tale om koordinering eller støtte (jf. bilag II). For så vidt angår finansiel opfølgning burde Kontoret udelukkende koncentrere sig om at opgøre de beløb, der skal inddrives. Når fordringerne er sikre, er det de anvisningsberettigede i de operationelle generaldirektorater og myndighederne i medlemsstaterne, der skal udstede indtægtsordrerne, og sikre sig, at beløbene inkasseres inden for den fastsatte frist. GD for Budget skal så garantere, at indtægtsordrerne registreres, så snart de er udstedt, og overvåge, at de anvisningsberettigede overholder tidsplanen for opkrævningen. Gør de ikke det, skal Kontoret indbringe sagen for IDOC. OLAF's intervention ud over at opgøre de beløb, der skal inddrives, overlapper således i vid udstrækning det arbejde, der udføres af de anvisningsberettigede. |
| --- | --- |

31.

Det var vanskeligt at finde ud af, hvor meget tid der faktisk anvendes til opfølgning. De oplysninger, Retten indsamlede i de berørte enheder, viser imidlertid, at det ikke var deres hovedaktivitet. Merværdien af Kontorets opfølgning har generelt været ringe, navnlig når der var tale om koordinering eller støtte (jf. bilag II). For så vidt angår finansiel opfølgning burde Kontoret udelukkende koncentrere sig om at opgøre de beløb, der skal inddrives. Når fordringerne er sikre, er det de anvisningsberettigede i de operationelle generaldirektorater og myndighederne i medlemsstaterne, der skal udstede indtægtsordrerne, og sikre sig, at beløbene inkasseres inden for den fastsatte frist. GD for Budget skal så garantere, at indtægtsordrerne registreres, så snart de er udstedt, og overvåge, at de anvisningsberettigede overholder tidsplanen for opkrævningen. Gør de ikke det, skal Kontoret indbringe sagen for IDOC. OLAF's intervention ud over at opgøre de beløb, der skal inddrives, overlapper således i vid udstrækning det arbejde, der udføres af de anvisningsberettigede.

| 32. | For så vidt angår den særlige procedure for gensidig bistand på told- og på landbrugsområdet (27) har Kontorets opfølgning ikke været systematisk. Kontoret har ikke fastsat regler for konstant og sammenhængende overvågning af de fremskridt, der registreres inden for rammerne af procedurerne for gensidig bistand mellem medlemsstaterne, og resultaterne af de iværksatte aktioner er vanskelige at identificere. |
| --- | --- |

32.

For så vidt angår den særlige procedure for gensidig bistand på told- og på landbrugsområdet (27) har Kontorets opfølgning ikke været systematisk. Kontoret har ikke fastsat regler for konstant og sammenhængende overvågning af de fremskridt, der registreres inden for rammerne af procedurerne for gensidig bistand mellem medlemsstaterne, og resultaterne af de iværksatte aktioner er vanskelige at identificere.

Kvalitetskontrolprocedurerne

| 33. | På grundlag af de svagheder, der gøres opmærksom på i de foregående punkter, kan der sættes spørgsmålstegn ved, om Kontorets kvalitetskontrolsystemer er effektive. |
| --- | --- |

33.

På grundlag af de svagheder, der gøres opmærksom på i de foregående punkter, kan der sættes spørgsmålstegn ved, om Kontorets kvalitetskontrolsystemer er effektive.

OLAF's håndbog

| 34. | OLAF's håndbog beskriver hver enkelt tjenestes arbejdsopgaver og de fleste af de gældende administrative procedurer. Kun en mindre del af håndbogen omhandler efterforskningsarbejdet og beskriver de eksisterende praksis, særlig med henvisning til de forskellige etaper i det system, der anvendes til dokumentation af undersøgelserne (CMS). Der lægges uforholdsmæssig stor vægt på de rent juridiske aspekter ved operationerne, og det går ud over praktiske aspekter som undersøgelsernes struktur og gennemførelse, den rolle, de involverede parter forventes at spille, herunder navnlig tjenesterne i medlemsstaterne og især Kontorets ledelse. Det gælder i særlig grad ledelsesteamet, som er et centralt element i styringen af undersøgelserne, og dets rolle bør være helt klart defineret. |
| --- | --- |

34.

OLAF's håndbog beskriver hver enkelt tjenestes arbejdsopgaver og de fleste af de gældende administrative procedurer. Kun en mindre del af håndbogen omhandler efterforskningsarbejdet og beskriver de eksisterende praksis, særlig med henvisning til de forskellige etaper i det system, der anvendes til dokumentation af undersøgelserne (CMS). Der lægges uforholdsmæssig stor vægt på de rent juridiske aspekter ved operationerne, og det går ud over praktiske aspekter som undersøgelsernes struktur og gennemførelse, den rolle, de involverede parter forventes at spille, herunder navnlig tjenesterne i medlemsstaterne og især Kontorets ledelse. Det gælder i særlig grad ledelsesteamet, som er et centralt element i styringen af undersøgelserne, og dets rolle bør være helt klart defineret.

Ledelsens overvågning af undersøgelserne

| 35. | OLAF har overtaget UCLAF's organisationskultur, hvor efterforskerne gennemfører de fleste af deres efterforskninger alene uden egentlig overvågning. Selv om det er rigtigt, at hemmeligholdelse er påkrævet i forbindelse med efterforskning, så det undgås, at efterforskerne udsættes for pres, som kan skade undersøgelserne, så er det ikke desto mindre af afgørende betydning, at ledelsen i et undersøgelseskontor overvåger arbejdet og ikke kun kontrollerer, at efterforskerne forfølger de fastsatte mål, men også at de behandler sagerne med den fornødne omhu. Det har ikke altid været tilfældet. En sådan overvågning er også helt nødvendig til sikring af en forsvarlig ressourceanvendelse. |
| --- | --- |

35.

OLAF har overtaget UCLAF's organisationskultur, hvor efterforskerne gennemfører de fleste af deres efterforskninger alene uden egentlig overvågning. Selv om det er rigtigt, at hemmeligholdelse er påkrævet i forbindelse med efterforskning, så det undgås, at efterforskerne udsættes for pres, som kan skade undersøgelserne, så er det ikke desto mindre af afgørende betydning, at ledelsen i et undersøgelseskontor overvåger arbejdet og ikke kun kontrollerer, at efterforskerne forfølger de fastsatte mål, men også at de behandler sagerne med den fornødne omhu. Det har ikke altid været tilfældet. En sådan overvågning er også helt nødvendig til sikring af en forsvarlig ressourceanvendelse.

| 36. | Det nye sagsstyringssystem (CMS) og oprettelsen af et justitskontor har betydet, at der nu er bragt orden i sagsakternes registrering, fysiske lokalisering og struktur. Nu mangler der kun, at systemet bliver et egentligt styringsredskab, så de ansvarlige i direktoratet for efterforskninger bedre kan se, hvor langt fremme de operationer, som de har ansvaret for, er, forberede de foranstaltninger, der skal iværksættes, og sikre sig, at de gennemføres inden for de fastsatte frister. Praksis med månedlige resultattavler, som forsøgsvis er iværksat i nogle af direktoratets enheder, bør indføres i dem alle, så man ikke blot kan følge efterforskernes arbejdsbyrde, men også de afsluttede undersøgelsers faktiske finansielle effekt. |
| --- | --- |

36.

Det nye sagsstyringssystem (CMS) og oprettelsen af et justitskontor har betydet, at der nu er bragt orden i sagsakternes registrering, fysiske lokalisering og struktur. Nu mangler der kun, at systemet bliver et egentligt styringsredskab, så de ansvarlige i direktoratet for efterforskninger bedre kan se, hvor langt fremme de operationer, som de har ansvaret for, er, forberede de foranstaltninger, der skal iværksættes, og sikre sig, at de gennemføres inden for de fastsatte frister. Praksis med månedlige resultattavler, som forsøgsvis er iværksat i nogle af direktoratets enheder, bør indføres i dem alle, så man ikke blot kan følge efterforskernes arbejdsbyrde, men også de afsluttede undersøgelsers faktiske finansielle effekt.

| 37. | Et spørgsmål, der endnu ikke er afgjort tilfredsstillende, er, hvordan man sikrer sig, at undersøgelserne giver resultat. Det, at der følges op på en sag, er ikke ensbetydende med, at man opnår et konkret resultat (28) (tilbagebetaling eller strafferetlig eller disciplinær sanktion). Med andre ord er indledningen af en opfølgning ikke en relevant resultatindikator. Fremsendelse af sagsakterne til retsmyndighederne er heller ikke signifikant. De nationale myndigheder kan nemlig vurdere, at de beviselementer, Kontoret fremlægger, ikke er tilstrækkelige, og det objektive indhold i sagen kan være forældet. Når der er tale om interne undersøgelser, hvor Kontoret har kunnet indsamle beviser på overtrædelser begået af ansatte i fællesskabsinstitutionerne, har det i mange tilfælde været meget vanskeligt at få retsmyndighederne i de lande, hvor institutionerne arbejder, eller hvor overtrædelserne var begået (29), til at behandle sagerne, enten fordi de pågældende myndigheder ikke har klare procedurer for, hvilken domstol sådanne sager skal henvises til, eller fordi de ikke giver dem den ønskede prioritet (30). I Bruxelles og i Luxembourg, som er institutionernes vigtigste arbejdssteder, ville det være en god idé, hvis Kontoret og de pågældende retsmyndigheder igen får afklaret, hvilke praktiske procedurer der skal følges for at sikre, at de sager, Kontoret indberetter, ikke tabes af syne. Endvidere følger de berørte institutioner eller organer ikke altid Kontorets anbefalinger med hensyn til disciplinære foranstaltninger. |
| --- | --- |

37.

Et spørgsmål, der endnu ikke er afgjort tilfredsstillende, er, hvordan man sikrer sig, at undersøgelserne giver resultat. Det, at der følges op på en sag, er ikke ensbetydende med, at man opnår et konkret resultat (28) (tilbagebetaling eller strafferetlig eller disciplinær sanktion). Med andre ord er indledningen af en opfølgning ikke en relevant resultatindikator. Fremsendelse af sagsakterne til retsmyndighederne er heller ikke signifikant. De nationale myndigheder kan nemlig vurdere, at de beviselementer, Kontoret fremlægger, ikke er tilstrækkelige, og det objektive indhold i sagen kan være forældet. Når der er tale om interne undersøgelser, hvor Kontoret har kunnet indsamle beviser på overtrædelser begået af ansatte i fællesskabsinstitutionerne, har det i mange tilfælde været meget vanskeligt at få retsmyndighederne i de lande, hvor institutionerne arbejder, eller hvor overtrædelserne var begået (29), til at behandle sagerne, enten fordi de pågældende myndigheder ikke har klare procedurer for, hvilken domstol sådanne sager skal henvises til, eller fordi de ikke giver dem den ønskede prioritet (30). I Bruxelles og i Luxembourg, som er institutionernes vigtigste arbejdssteder, ville det være en god idé, hvis Kontoret og de pågældende retsmyndigheder igen får afklaret, hvilke praktiske procedurer der skal følges for at sikre, at de sager, Kontoret indberetter, ikke tabes af syne. Endvidere følger de berørte institutioner eller organer ikke altid Kontorets anbefalinger med hensyn til disciplinære foranstaltninger.

Intern revision

| 38. | Den interne revision består af to midlertidigt ansatte og er direkte tilknyttet Kontorets direktør. Enhedens vigtigste opgave er at informere direktøren om de interne kontrolprocedurers effektivitet. Siden enheden blev oprettet i 2001, har dens interventioner i alt væsentligt vedrørt aspekter ved Kontorets administrative ledelse og de af Kontorets aktiviteter, der ikke har med undersøgelserne at gøre. Den er endvidere blevet bedt om at yde forskellige former for støtte til direktionen samt til den taskforce, der blev oprettet for at behandle Eurostat-sagen fra juli 2003. |
| --- | --- |

38.

Den interne revision består af to midlertidigt ansatte og er direkte tilknyttet Kontorets direktør. Enhedens vigtigste opgave er at informere direktøren om de interne kontrolprocedurers effektivitet. Siden enheden blev oprettet i 2001, har dens interventioner i alt væsentligt vedrørt aspekter ved Kontorets administrative ledelse og de af Kontorets aktiviteter, der ikke har med undersøgelserne at gøre. Den er endvidere blevet bedt om at yde forskellige former for støtte til direktionen samt til den taskforce, der blev oprettet for at behandle Eurostat-sagen fra juli 2003.

| 39. | Den interne revision har ikke afleveret nogen rapport om undersøgelsesarbejdet, hvori den f.eks. kommer med en vurdering af, hvorvidt sagsstyringssystemet CMS fungerer, som det skal, eller om resultatindikatorerne er pålidelige og relevante. Ved udgangen af 2004 havde den interne revisionstjeneste på trods af sine egne risikoanalyser endnu ikke bidraget væsentligt til forbedringen af undersøgelsesfunktionens styringssystemer. |
| --- | --- |

39.

Den interne revision har ikke afleveret nogen rapport om undersøgelsesarbejdet, hvori den f.eks. kommer med en vurdering af, hvorvidt sagsstyringssystemet CMS fungerer, som det skal, eller om resultatindikatorerne er pålidelige og relevante. Ved udgangen af 2004 havde den interne revisionstjeneste på trods af sine egne risikoanalyser endnu ikke bidraget væsentligt til forbedringen af undersøgelsesfunktionens styringssystemer.

OLAF's ledelsesteam (Board)

| 40. | I 2002 blev der oprettet et ledelsesteam, som direktøren for efterforskninger er formand for, og som er sammensat af de fleste af de kontorchefer, som direkte eller indirekte er ansvarlige for undersøgelsernes gennemførelse. Ledelsesteamet mødes en gang om ugen for at gennemgå de rapporter, som efterforskerne afleverer efter hver enkelt fase i undersøgelserne (vurdering, afslutning, opfølgning). Ledelsesteamet skulle opfylde to væsentlige mål:






  a) | forbedre rapporternes kvalitet ved at udnytte de erfaringer, der var indhøstet i de forskellige tjenester |
| --- | --- | --- |

40.

I 2002 blev der oprettet et ledelsesteam, som direktøren for efterforskninger er formand for, og som er sammensat af de fleste af de kontorchefer, som direkte eller indirekte er ansvarlige for undersøgelsernes gennemførelse. Ledelsesteamet mødes en gang om ugen for at gennemgå de rapporter, som efterforskerne afleverer efter hver enkelt fase i undersøgelserne (vurdering, afslutning, opfølgning). Ledelsesteamet skulle opfylde to væsentlige mål:

a)

forbedre rapporternes kvalitet ved at udnytte de erfaringer, der var indhøstet i de forskellige tjenester

| b) | sikre sammenhæng i de forslag til beslutninger, som de forskellige efterforskningshold forelægger for Kontorets direktør. |
| --- | --- |

b)

sikre sammenhæng i de forslag til beslutninger, som de forskellige efterforskningshold forelægger for Kontorets direktør.

| 41. | Denne nyskabelse har ubestrideligt været et fremskridt for så vidt angår behandlingen af sagerne, men som redskab til styring af undersøgelsernes forvaltning har ledelsesteamet været en blandet succes, bl.a. fordi medlemmerne ikke har tid nok til at gennemgå alle sagsakterne. På trods af ledelsesteamets intervention er der således blevet indledt undersøgelser på grundlag af utilstrækkelige vurderinger, forsinkelser i gennemførelsen er kun blevet indberettet til overvågningsudvalget, og der er ikke foretaget yderligere opfølgning, selv om undersøgelser kan videresendes til opfølgningsenhederne, også selv om noget af arbejdet med at indhente beviser ikke er afsluttet. |
| --- | --- |

41.

Denne nyskabelse har ubestrideligt været et fremskridt for så vidt angår behandlingen af sagerne, men som redskab til styring af undersøgelsernes forvaltning har ledelsesteamet været en blandet succes, bl.a. fordi medlemmerne ikke har tid nok til at gennemgå alle sagsakterne. På trods af ledelsesteamets intervention er der således blevet indledt undersøgelser på grundlag af utilstrækkelige vurderinger, forsinkelser i gennemførelsen er kun blevet indberettet til overvågningsudvalget, og der er ikke foretaget yderligere opfølgning, selv om undersøgelser kan videresendes til opfølgningsenhederne, også selv om noget af arbejdet med at indhente beviser ikke er afsluttet.

Aktivitetsrapporterne

| 42. | Der udarbejdes forskellige rapporter om bekæmpelse af svig, som alle bidrager til den eksterne overvågning af OLAF, eftersom de er stilet til Rådet og Europa-Parlamentet. Kontoret indsender en årlig beretning om sin virksomhed, Kommissionen forelægger hvert år en beretning om gennemførelsen af sin politik for beskyttelse af de finansielle interesser. OLAF's overvågningsudvalg udarbejder en årsberetning, og i henhold til artikel 15 i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal Kontorets aktiviteter evalueres tre år efter dets oprettelse. |
| --- | --- |

42.

Der udarbejdes forskellige rapporter om bekæmpelse af svig, som alle bidrager til den eksterne overvågning af OLAF, eftersom de er stilet til Rådet og Europa-Parlamentet. Kontoret indsender en årlig beretning om sin virksomhed, Kommissionen forelægger hvert år en beretning om gennemførelsen af sin politik for beskyttelse af de finansielle interesser. OLAF's overvågningsudvalg udarbejder en årsberetning, og i henhold til artikel 15 i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal Kontorets aktiviteter evalueres tre år efter dets oprettelse.

| 43. | Beretningerne om Kontorets virksomhed er med årene blevet bedre. Beretningerne er nu underbygget med statistiske data fra CMS, og det har gjort redegørelserne klarere. Det er nu ikke længere så meget juridiske spørgsmål og politikken for undersøgelserne, der behandles, men i højere grad de enkelte sager, der analyseres. De statistiske data er endnu ikke pålidelige nok, og det bør der gøres noget ved. I den henseende bør operationerne registreres mere nøjagtigt, og sagerne bør hurtigere ajourføres. I de seneste beretninger er det i højere grad aktiviteternes omfang, end det er resultaterne af dem, der analyseres, og her vil der også kunne ske forbedringer i overensstemmelse med artikel 12, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1073/1999, hvori det hedder, at direktøren aflægger »rapport ... om resultaterne af Kontorets undersøgelser«. Informationerne om inddrivelser er ikke særlig pålidelige, da oplysningerne fra medlemsstaterne hverken er ensartede eller bekræftede (31). For så vidt angår sagernes behandling ved domstolene har der ikke været tid til at vurdere, hvor effektivt Kontorets arbejde har været, og de interne undersøgelser har endnu kun givet anledning til få disciplinærsager. Hvis Kontoret skal kunne gøre rede for sine aktiviteter på en måde, som både er gennemsigtig og relevant, bør det opstille og løbende ajourføre indikatorer ikke kun for omfanget af aktiviteterne, men også for resultaterne (succes eller fiasko) af sine undersøgelser (32) (jf. punkt 39), herunder også dem, der gennemføres i samarbejde med tjenesterne i medlemsstaterne. Det er stadig vanskeligt at pege på konkrete resultater af undersøgelserne. |
| --- | --- |

43.

Beretningerne om Kontorets virksomhed er med årene blevet bedre. Beretningerne er nu underbygget med statistiske data fra CMS, og det har gjort redegørelserne klarere. Det er nu ikke længere så meget juridiske spørgsmål og politikken for undersøgelserne, der behandles, men i højere grad de enkelte sager, der analyseres. De statistiske data er endnu ikke pålidelige nok, og det bør der gøres noget ved. I den henseende bør operationerne registreres mere nøjagtigt, og sagerne bør hurtigere ajourføres. I de seneste beretninger er det i højere grad aktiviteternes omfang, end det er resultaterne af dem, der analyseres, og her vil der også kunne ske forbedringer i overensstemmelse med artikel 12, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1073/1999, hvori det hedder, at direktøren aflægger »rapport ... om resultaterne af Kontorets undersøgelser«. Informationerne om inddrivelser er ikke særlig pålidelige, da oplysningerne fra medlemsstaterne hverken er ensartede eller bekræftede (31). For så vidt angår sagernes behandling ved domstolene har der ikke været tid til at vurdere, hvor effektivt Kontorets arbejde har været, og de interne undersøgelser har endnu kun givet anledning til få disciplinærsager. Hvis Kontoret skal kunne gøre rede for sine aktiviteter på en måde, som både er gennemsigtig og relevant, bør det opstille og løbende ajourføre indikatorer ikke kun for omfanget af aktiviteterne, men også for resultaterne (succes eller fiasko) af sine undersøgelser (32) (jf. punkt 39), herunder også dem, der gennemføres i samarbejde med tjenesterne i medlemsstaterne. Det er stadig vanskeligt at pege på konkrete resultater af undersøgelserne.

DE FORSKELLIGE TJENESTERS BIDRAG TIL OLAF'S UNDERSØGELSESARBEJDE

Indledning

| 44. | Anden del i denne beretning har til formål at vurdere, hvordan OLAF's forskellige tjenester konkret har bidraget til Kontorets undersøgelsesarbejde. Der skal her mindes om, at Kommissionens formand i november 2003 havde planer om at omprioritere OLAF's aktiviteter og lægge større vægt på undersøgelsesarbejdet (33). |
| --- | --- |

44.

Anden del i denne beretning har til formål at vurdere, hvordan OLAF's forskellige tjenester konkret har bidraget til Kontorets undersøgelsesarbejde. Der skal her mindes om, at Kommissionens formand i november 2003 havde planer om at omprioritere OLAF's aktiviteter og lægge større vægt på undersøgelsesarbejdet (33).

Efterforskning, operationel strategi og informationsteknologi

| 45. | Der er tre enheder i direktorat C (jf. bilag I). Den første tager sig af strategiske spørgsmål i forbindelse med bedrageribekæmpelse, analyserer tendenser og risici på langt sigt og er ansvarlig for databaserne med de oplysninger om uregelmæssigheder, som medlemsstaterne indberetter. Den anden enhed har ansvaret for informationsteknologi og for justitskontoret. Det er også denne enhed, som har installeret sagsstyringssystemet CMS, og som varetager dets drift (jf. punkt 17). Den tredje enhed har til opgave at yde støtte i form af tekniske redskaber og programmel til efterforskerne i direktoratet for efterforskninger. Det kan ligeledes yde operationel støtte (34) til medlemsstaternes efterforskningstjenester. |
| --- | --- |

45.

Der er tre enheder i direktorat C (jf. bilag I). Den første tager sig af strategiske spørgsmål i forbindelse med bedrageribekæmpelse, analyserer tendenser og risici på langt sigt og er ansvarlig for databaserne med de oplysninger om uregelmæssigheder, som medlemsstaterne indberetter. Den anden enhed har ansvaret for informationsteknologi og for justitskontoret. Det er også denne enhed, som har installeret sagsstyringssystemet CMS, og som varetager dets drift (jf. punkt 17). Den tredje enhed har til opgave at yde støtte i form af tekniske redskaber og programmel til efterforskerne i direktoratet for efterforskninger. Det kan ligeledes yde operationel støtte (34) til medlemsstaternes efterforskningstjenester.

| 46. | Den enhed, der foretager den strategiske analyse, burde kunne gøre det muligt, at OLAF ikke længere kun iværksætter sine undersøgelser på grundlag af anmeldelser, men også på grundlag af målrettede risikoanalyser, som Kontoret selv foretager, eventuelt i samarbejde med ligestillede organer i medlemsstaterne. Denne enhed har nu eksisteret i to år, men dens arbejde har ikke bidraget direkte til undersøgelsesarbejdet (35). |
| --- | --- |

46.

Den enhed, der foretager den strategiske analyse, burde kunne gøre det muligt, at OLAF ikke længere kun iværksætter sine undersøgelser på grundlag af anmeldelser, men også på grundlag af målrettede risikoanalyser, som Kontoret selv foretager, eventuelt i samarbejde med ligestillede organer i medlemsstaterne. Denne enhed har nu eksisteret i to år, men dens arbejde har ikke bidraget direkte til undersøgelsesarbejdet (35).

| 47. | Enheden har undersøgt, hvilke elementer der vil kunne anvendes som grundlag for, at der indledes en undersøgelse, og har i den forbindelse gennemgået de oplysninger om konstaterede uregelmæssigheder på landbrugs- og på strukturfondsområdet, som medlemsstaterne indsender i henhold til forordning (EØF) nr. 595/91 (36) og forordning (EF) nr. 1681/94. Konklusionen var, at de indberettede data generelt ikke var gode nok til, at de kunne udnyttes. |
| --- | --- |

47.

Enheden har undersøgt, hvilke elementer der vil kunne anvendes som grundlag for, at der indledes en undersøgelse, og har i den forbindelse gennemgået de oplysninger om konstaterede uregelmæssigheder på landbrugs- og på strukturfondsområdet, som medlemsstaterne indsender i henhold til forordning (EØF) nr. 595/91 (36) og forordning (EF) nr. 1681/94. Konklusionen var, at de indberettede data generelt ikke var gode nok til, at de kunne udnyttes.

| 48. | Når enheden vil foretage strategiske analyser, har den problemer med at få adgang til forskellige databaser i institutionerne. Her gives der nemlig udtryk for bekymring med hensyn til, hvordan Kontoret vil kunne anvende personlige oplysninger, hvis det får generel adgang til databaser, som er underlagt bestemmelserne om beskyttelse af personoplysninger (forordning (EF) nr. 45/2001). Dette følsomme spørgsmål er ikke blevet drøftet indgående med overvågningsudvalget, selv om det er af helt afgørende betydning, hvis Kontoret skal kunne gå mere systematisk og inkvisitorisk til værks, når det indleder en intern undersøgelse. |
| --- | --- |

48.

Når enheden vil foretage strategiske analyser, har den problemer med at få adgang til forskellige databaser i institutionerne. Her gives der nemlig udtryk for bekymring med hensyn til, hvordan Kontoret vil kunne anvende personlige oplysninger, hvis det får generel adgang til databaser, som er underlagt bestemmelserne om beskyttelse af personoplysninger (forordning (EF) nr. 45/2001). Dette følsomme spørgsmål er ikke blevet drøftet indgående med overvågningsudvalget, selv om det er af helt afgørende betydning, hvis Kontoret skal kunne gå mere systematisk og inkvisitorisk til værks, når det indleder en intern undersøgelse.

| 49. | Efterforskningstjenesterne anmoder i stigende grad om støtte hos enheden for operationel analyse. Selv om det først er på det seneste, at antallet af anmodninger er steget, ser det ud, som om der er tale om en jævn stigning, særlig i antallet af anmodninger om søgning i databaser. Ved midten af 2004 vedrørte de fleste af denne enheds interventioner undersøgelser på landbrugs- og på toldområdet, som ikke hører til de prioriteter, der er opstillet af OLAF's direktør. |
| --- | --- |

49.

Efterforskningstjenesterne anmoder i stigende grad om støtte hos enheden for operationel analyse. Selv om det først er på det seneste, at antallet af anmodninger er steget, ser det ud, som om der er tale om en jævn stigning, særlig i antallet af anmodninger om søgning i databaser. Ved midten af 2004 vedrørte de fleste af denne enheds interventioner undersøgelser på landbrugs- og på toldområdet, som ikke hører til de prioriteter, der er opstillet af OLAF's direktør.

| 50. | Inden for rammerne af det, som Kontoret kalder sin serviceplatform, anvender enheden for operationel analyse en væsentlig del af sine ressourcer til at yde støtte til medlemsstaterne på told- og på landbrugsområdet. Følgende aktiviteter på disse områder ville kunne udføres bedre i andre af Kommissionens tjenester:






  a) | driften af AFIS-systemet, hvorigennem medlemsstaterne og OLAF kan modtage og videreformidle informationer om svig (37) |
| --- | --- | --- |

50.

Inden for rammerne af det, som Kontoret kalder sin serviceplatform, anvender enheden for operationel analyse en væsentlig del af sine ressourcer til at yde støtte til medlemsstaterne på told- og på landbrugsområdet. Følgende aktiviteter på disse områder ville kunne udføres bedre i andre af Kommissionens tjenester:

a)

driften af AFIS-systemet, hvorigennem medlemsstaterne og OLAF kan modtage og videreformidle informationer om svig (37)

| b) | forvaltningen af programmer med det formål at yde støtte til udstyr til toldtjenesterne i medlemsstaterne, og som finansieres over Den Europæiske Unions almindelige budget. |
| --- | --- |

b)

forvaltningen af programmer med det formål at yde støtte til udstyr til toldtjenesterne i medlemsstaterne, og som finansieres over Den Europæiske Unions almindelige budget.

Politik, lovgivning og retlige anliggender

| 51. | Der er seks enheder i direktorat A (jf. bilag I). Tre af enhederne gennemfører opfølgningsoperationer (jf. punkt 30-32) og bistår efterforskerne i spørgsmål vedrørende sektorlovgivning. Selv om disse enheders præcise rolle afhænger af, hvilke sektorer de er ansvarlige for, så har de alle to funktioner, hvoraf den ene har at gøre med undersøgelserne, og den anden består i at give støtte til Kommissionens operationelle generaldirektorater inden for rammerne af politikken for beskyttelse af de finansielle interesser. |
| --- | --- |

51.

Der er seks enheder i direktorat A (jf. bilag I). Tre af enhederne gennemfører opfølgningsoperationer (jf. punkt 30-32) og bistår efterforskerne i spørgsmål vedrørende sektorlovgivning. Selv om disse enheders præcise rolle afhænger af, hvilke sektorer de er ansvarlige for, så har de alle to funktioner, hvoraf den ene har at gøre med undersøgelserne, og den anden består i at give støtte til Kommissionens operationelle generaldirektorater inden for rammerne af politikken for beskyttelse af de finansielle interesser.

| 52. | For så vidt angår undersøgelserne leverer disse tre enheder analyser af de sektorspecifikke bestemmelser. De sørger endvidere for at følge op på de uregelmæssigheder, medlemsstaterne indberetter til Kommissionen. Disse enheders udtalelser om juridiske og finansielle spørgsmål, særlig dem, de har afgivet i vurderingsfasen, har medvirket til at forbedre undersøgelsernes kvalitet, særlig på områderne direkte udgifter og eksterne aktioner. |
| --- | --- |

52.

For så vidt angår undersøgelserne leverer disse tre enheder analyser af de sektorspecifikke bestemmelser. De sørger endvidere for at følge op på de uregelmæssigheder, medlemsstaterne indberetter til Kommissionen. Disse enheders udtalelser om juridiske og finansielle spørgsmål, særlig dem, de har afgivet i vurderingsfasen, har medvirket til at forbedre undersøgelsernes kvalitet, særlig på områderne direkte udgifter og eksterne aktioner.

| 53. | Disse enheder støtter de operationelle generaldirektorater i Kommissionen ved, at de medvirker ved vurderingen af lovtekster ud fra synsvinklen »fraud-proofing« (beskyttelse af lovteksterne mod risikoen for svig). Deres rolle består i at foreslå forebyggelsesmekanismer, som udnytter de erfaringer, Kontoret har indhøstet i forbindelse med sine undersøgelser. |
| --- | --- |

53.

Disse enheder støtter de operationelle generaldirektorater i Kommissionen ved, at de medvirker ved vurderingen af lovtekster ud fra synsvinklen »fraud-proofing« (beskyttelse af lovteksterne mod risikoen for svig). Deres rolle består i at foreslå forebyggelsesmekanismer, som udnytter de erfaringer, Kontoret har indhøstet i forbindelse med sine undersøgelser.

| 54. | I punkt 53 i sin særberetning om inddrivelse af uregelmæssigt udbetalte beløb under den fælles landbrugspolitik (38) konkluderede Retten, at OLAF's rolle i forbindelse med opfølgningen af de uregelmæssigheder, medlemsstaterne indberetter, ikke er afklaret, fordi ansvarsfordelingen mellem GD for Landbrug og Kontoret er uklar, hvilket har gjort mekanismen til inddrivelse af beløb, der uberettiget er betalt over fællesskabsbudgettet, mindre effektiv. Selv om Rettens revision kun i begrænset omfang vedrørte opfølgningen af indberettede uregelmæssigheder på toldområdet og i forbindelse med strukturfondene, konstaterede den her de samme forhold for så vidt angår ansvarsfordelingen. Når der gennemføres opfølgningsoperationer er det, der sker, generelt set det, at ressourcer, som Kontoret kunne have brugt til sit undersøgelsesarbejde, i stedet går til de operationelle generaldirektorater i Kommissionen. |
| --- | --- |

54.

I punkt 53 i sin særberetning om inddrivelse af uregelmæssigt udbetalte beløb under den fælles landbrugspolitik (38) konkluderede Retten, at OLAF's rolle i forbindelse med opfølgningen af de uregelmæssigheder, medlemsstaterne indberetter, ikke er afklaret, fordi ansvarsfordelingen mellem GD for Landbrug og Kontoret er uklar, hvilket har gjort mekanismen til inddrivelse af beløb, der uberettiget er betalt over fællesskabsbudgettet, mindre effektiv. Selv om Rettens revision kun i begrænset omfang vedrørte opfølgningen af indberettede uregelmæssigheder på toldområdet og i forbindelse med strukturfondene, konstaterede den her de samme forhold for så vidt angår ansvarsfordelingen. Når der gennemføres opfølgningsoperationer er det, der sker, generelt set det, at ressourcer, som Kontoret kunne have brugt til sit undersøgelsesarbejde, i stedet går til de operationelle generaldirektorater i Kommissionen.

| 55. | Med hensyn til de tre andre enheder i direktorat A er ca. en tredjedel af ressourcerne i den enhed, der tager sig af retlige anliggender (12 medarbejdere), afsat til generel (ikke sektorbestemt) juridisk rådgivning til direktoratet for efterforskninger. Det er en nyttig opgave, som supplerer de sektorbestemte udtalelser, opfølgningsenhederne afgiver. Det er dog mindre klart, hvordan enhedens øvrige arbejdsopgaver, f.eks. arbejdet i forbindelse med strategien for beskyttelse af de finansielle interesser, stemmer overens med Kontorets hovedopgave, og om Kontoret virkelig er den tjeneste i Kommissionen, der bedst er i stand til at tage sig af dette spørgsmål. Det samme gælder de to andre enheder (beskyttelse af euroen og support til de rådgivende komitéer med hensyn til beskyttelsen af de finansielle interesser). |
| --- | --- |

55.

Med hensyn til de tre andre enheder i direktorat A er ca. en tredjedel af ressourcerne i den enhed, der tager sig af retlige anliggender (12 medarbejdere), afsat til generel (ikke sektorbestemt) juridisk rådgivning til direktoratet for efterforskninger. Det er en nyttig opgave, som supplerer de sektorbestemte udtalelser, opfølgningsenhederne afgiver. Det er dog mindre klart, hvordan enhedens øvrige arbejdsopgaver, f.eks. arbejdet i forbindelse med strategien for beskyttelse af de finansielle interesser, stemmer overens med Kontorets hovedopgave, og om Kontoret virkelig er den tjeneste i Kommissionen, der bedst er i stand til at tage sig af dette spørgsmål. Det samme gælder de to andre enheder (beskyttelse af euroen og support til de rådgivende komitéer med hensyn til beskyttelsen af de finansielle interesser).

De enheder, der er direkte tilknyttet Kontorets direktør

| 56. | Når der ses bort fra den interne revisionstjeneste, er der fire enheder, som hører direkte under Kontorets direktør (jf. bilag I). |
| --- | --- |

56.

Når der ses bort fra den interne revisionstjeneste, er der fire enheder, som hører direkte under Kontorets direktør (jf. bilag I).

Retsembedsmændene

| 57. | Selv om enheden Anklagere & Juridiske Rådgivere er tilknyttet Kontorets direktør, skal den varetage følgende to opgaver, som er snævert forbundet med undersøgelsesarbejdet:






  a) | støtte undersøgelserne i spørgsmål, der har at gøre med specielle forhold i selve medlemsstaternes retssystemer |
| --- | --- | --- |

57.

Selv om enheden Anklagere & Juridiske Rådgivere er tilknyttet Kontorets direktør, skal den varetage følgende to opgaver, som er snævert forbundet med undersøgelsesarbejdet:

a)

støtte undersøgelserne i spørgsmål, der har at gøre med specielle forhold i selve medlemsstaternes retssystemer

| b) | sikre, at Kontorets akter i sager, der indberettes til de nationale retsmyndigheder, bliver indbragt for anklagemyndigheden i det pågældende land, uden at der opstår problemer undervejs. |
| --- | --- |

b)

sikre, at Kontorets akter i sager, der indberettes til de nationale retsmyndigheder, bliver indbragt for anklagemyndigheden i det pågældende land, uden at der opstår problemer undervejs.

| 58. | Denne enhed har kun i ringe udstrækning været involveret i vurderingsfasen og i undersøgelsesarbejdet. Da den i mange tilfælde først er blevet inddraget på et sent tidspunkt, har det ikke altid været muligt at udnytte den disponible kompetence, og det har indvirket på nogle af undersøgelsesrapporternes kvalitet. På området direkte udgifter er enheden fra andet halvår i 2003 blevet inddraget i efterforskernes arbejde, så snart der er indledt en undersøgelse. Hvis denne praksis blev indført på alle de områder, hvor Kontoret arbejder, ville det blive nemmere at afgøre, om de foreliggende beviselementer er tilstrækkelige, eller om der er behov for supplerende beviser, så undersøgelsen vil kunne afsluttes med, at sagen med gode chancer for et heldigt udfald videresendes til de administrative eller retslige myndigheder. |
| --- | --- |

58.

Denne enhed har kun i ringe udstrækning været involveret i vurderingsfasen og i undersøgelsesarbejdet. Da den i mange tilfælde først er blevet inddraget på et sent tidspunkt, har det ikke altid været muligt at udnytte den disponible kompetence, og det har indvirket på nogle af undersøgelsesrapporternes kvalitet. På området direkte udgifter er enheden fra andet halvår i 2003 blevet inddraget i efterforskernes arbejde, så snart der er indledt en undersøgelse. Hvis denne praksis blev indført på alle de områder, hvor Kontoret arbejder, ville det blive nemmere at afgøre, om de foreliggende beviselementer er tilstrækkelige, eller om der er behov for supplerende beviser, så undersøgelsen vil kunne afsluttes med, at sagen med gode chancer for et heldigt udfald videresendes til de administrative eller retslige myndigheder.

Den enhed, der tager sig af uddannelse og støtte til kandidatlandene

| 59. | I forbindelse med udvidelsen af Unionen blev der oprettet en særlig enhed, som fik til opgave at gennemføre et program til 15 millioner euro finansieret over Phare-programmet. Dette arbejde skal i princippet fortsætte frem til 2006. I 2004 fik enheden overdraget et andet program for støtte til de nye medlemsstater (Herkules-programmet: 11,7 millioner euro). På samme måde, som når der er tale om bekæmpelse af pengefalsk, er Kontoret heller ikke gearet til at skulle forvalte udgiftsprogrammer. |
| --- | --- |

59.

I forbindelse med udvidelsen af Unionen blev der oprettet en særlig enhed, som fik til opgave at gennemføre et program til 15 millioner euro finansieret over Phare-programmet. Dette arbejde skal i princippet fortsætte frem til 2006. I 2004 fik enheden overdraget et andet program for støtte til de nye medlemsstater (Herkules-programmet: 11,7 millioner euro). På samme måde, som når der er tale om bekæmpelse af pengefalsk, er Kontoret heller ikke gearet til at skulle forvalte udgiftsprogrammer.

| 60. | Enheden er i princippet også ansvarlig for Kontorets videreuddannelsesforanstaltninger. Det ser imidlertid ud, som om denne opgave er blevet forsømt. Personaletildelingen til denne enhed bør tages op til nyvurdering. |
| --- | --- |

60.

Enheden er i princippet også ansvarlig for Kontorets videreuddannelsesforanstaltninger. Det ser imidlertid ud, som om denne opgave er blevet forsømt. Personaletildelingen til denne enhed bør tages op til nyvurdering.

Enheden med ansvar for budget og personale

| 61. | Denne enhed er mindre, og OLAF's administrationsudgifter generelt færre, end det ville have været tilfældet, hvis Kontoret administrativt set ikke var tilknyttet Kommissionen. Det betyder således en væsentlig besparelse for OLAF, at det kan trække på mange af tjenesterne i Generaldirektoratet for Administration, uden at det dermed går ud over undersøgelsesarbejdets uafhængighed. |
| --- | --- |

61.

Denne enhed er mindre, og OLAF's administrationsudgifter generelt færre, end det ville have været tilfældet, hvis Kontoret administrativt set ikke var tilknyttet Kommissionen. Det betyder således en væsentlig besparelse for OLAF, at det kan trække på mange af tjenesterne i Generaldirektoratet for Administration, uden at det dermed går ud over undersøgelsesarbejdets uafhængighed.

Kontorets personaleressourcer

| 62. | Den kraftige stigning i antallet af stillinger siden 1999 afspejler budgetmyndighedens ønske om at styrke Kontorets undersøgelsesarbejde. De nye stillinger er imidlertid ikke blevet tildelt på grundlag af en undersøgelse af Kontorets behov beregnet i forhold til dets strategi og arbejdsbyrde. |
| --- | --- |

62.

Den kraftige stigning i antallet af stillinger siden 1999 afspejler budgetmyndighedens ønske om at styrke Kontorets undersøgelsesarbejde. De nye stillinger er imidlertid ikke blevet tildelt på grundlag af en undersøgelse af Kontorets behov beregnet i forhold til dets strategi og arbejdsbyrde.

| 63. | En stor del af de nye stillinger er midlertidige stillinger. Antallet af midlertidige stillinger i kategori A og B er således steget fra 12 i 1999 til 127 i 2001. I stillingsfortegnelsen for 2004 svarede sådanne stillinger til 55 % af samtlige ansatte i kategori A og B. Mange af de midlertidige stillinger blev oprettet i forbindelse med budgetproceduren for regnskabsåret 2001, hvor de ledende medarbejdere i undersøgelsesfunktionen, som kom fra UCLAF, skulle erstattes (39). Dette mål er nået, og situationen, som den er i dag, giver nu flere ulemper end fordele:






  a) | Mange af de efterforskere, der er ansat, kommer fra medlemsstaternes kontroltjenester, og en stor del af dem har derfor skullet sætte sig ind i retsgrundlaget, den institutionelle ramme og de særlige procedurer, der gælder for gennemførelsen af fællesskabsbudgettet. Dette er yderligere blevet vanskeliggjort af, at de uddannelseskurser, nyansatte efterforskere i OLAF får tilbudt, ikke er særlig omfattende til forskel fra den praksis, der konstateredes i generaldirektoraterne for Handel og Konkurrence (40). |
| --- | --- | --- |

63.

En stor del af de nye stillinger er midlertidige stillinger. Antallet af midlertidige stillinger i kategori A og B er således steget fra 12 i 1999 til 127 i 2001. I stillingsfortegnelsen for 2004 svarede sådanne stillinger til 55 % af samtlige ansatte i kategori A og B. Mange af de midlertidige stillinger blev oprettet i forbindelse med budgetproceduren for regnskabsåret 2001, hvor de ledende medarbejdere i undersøgelsesfunktionen, som kom fra UCLAF, skulle erstattes (39). Dette mål er nået, og situationen, som den er i dag, giver nu flere ulemper end fordele:

a)

Mange af de efterforskere, der er ansat, kommer fra medlemsstaternes kontroltjenester, og en stor del af dem har derfor skullet sætte sig ind i retsgrundlaget, den institutionelle ramme og de særlige procedurer, der gælder for gennemførelsen af fællesskabsbudgettet. Dette er yderligere blevet vanskeliggjort af, at de uddannelseskurser, nyansatte efterforskere i OLAF får tilbudt, ikke er særlig omfattende til forskel fra den praksis, der konstateredes i generaldirektoraterne for Handel og Konkurrence (40).

| b) | De fleste af de midlertidige kontrakter, der for øjeblikket er gældende, er allerede blevet forlænget en gang for en periode af tre år og vil ikke mere kunne forlænges, når de udløber mellem 2007 og 2009 (41). Når de pågældende ansatte bliver nødt til at forlade Kontoret, vil der være stor risiko for, at de indhøstede erfaringer og den knowhow, der er udviklet, i løbet af kort tid går tabt. |
| --- | --- |

b)

De fleste af de midlertidige kontrakter, der for øjeblikket er gældende, er allerede blevet forlænget en gang for en periode af tre år og vil ikke mere kunne forlænges, når de udløber mellem 2007 og 2009 (41). Når de pågældende ansatte bliver nødt til at forlade Kontoret, vil der være stor risiko for, at de indhøstede erfaringer og den knowhow, der er udviklet, i løbet af kort tid går tabt.

| 64. | På grund de komplicerede forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet, skal efterforskerne kunne udføre mange forskellige typer opgaver og være gode til at tilpasse sig. Det er ikke nemt at finde personer, som kan alt dette, og det er en meget god grund til, at man for fremtiden bør prioritere ansættelsesstabilitet og uddannelsesprogrammer højere. Det vil i den forbindelse være en god idé at tage stillingsfortegnelsen op til nyvurdering, så efterforskerne tilbydes mindre usikre forhold og reelle karrieremuligheder. Dette vil lidt efter lidt kunne gennemføres ved, at man under de kommende budgetprocedurer ændrer bestemte stillinger. |
| --- | --- |

64.

På grund de komplicerede forhold, der gør sig gældende i Fællesskabet, skal efterforskerne kunne udføre mange forskellige typer opgaver og være gode til at tilpasse sig. Det er ikke nemt at finde personer, som kan alt dette, og det er en meget god grund til, at man for fremtiden bør prioritere ansættelsesstabilitet og uddannelsesprogrammer højere. Det vil i den forbindelse være en god idé at tage stillingsfortegnelsen op til nyvurdering, så efterforskerne tilbydes mindre usikre forhold og reelle karrieremuligheder. Dette vil lidt efter lidt kunne gennemføres ved, at man under de kommende budgetprocedurer ændrer bestemte stillinger.

| 65. | Samtidig hermed bør man fremme muligheden for, at flere nationale eksperter fra de administrationer, der er mest berørt af problematikken vedrørende svig og beskyttelsen at Den Europæiske Unions finansielle interesser, stilles til rådighed for Kontorets analysetjenester (efterretning). Der bør især arbejdes på, at de tjenester i medlemsstaterne, der skal samarbejde med OLAF, udsender sådanne eksperter. |
| --- | --- |

65.

Samtidig hermed bør man fremme muligheden for, at flere nationale eksperter fra de administrationer, der er mest berørt af problematikken vedrørende svig og beskyttelsen at Den Europæiske Unions finansielle interesser, stilles til rådighed for Kontorets analysetjenester (efterretning). Der bør især arbejdes på, at de tjenester i medlemsstaterne, der skal samarbejde med OLAF, udsender sådanne eksperter.

OVERVÅGNINGSUDVALGET

| 66. | Overvågningsudvalget blev nedsat i henhold til de retsakter, hvorved OLAF blev oprettet (42): »Overvågningsudvalget styrker kontorets uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen« (43). Det skulle også » ... på anmodning af direktøren eller på eget initiativ [afgive] udtalelser til direktøren om kontorets virksomhed, uden dog at gribe ind i de igangværende undersøgelsers forløb« (). Ved at tage udgangspunkt i betragtning 10 til forordning (EF) nr. 1073/1999 har udvalget i praksis baseret sit arbejde på en bestemmelse i sin egen forretningsorden, hvori det hedder, at udvalget skal sørge for, at Kontoret overholder menneskerettighederne og de grundlæggende frihedsrettigheder, særlig i forbindelse med interne undersøgelser (44). |
| --- | --- |

66.

Overvågningsudvalget blev nedsat i henhold til de retsakter, hvorved OLAF blev oprettet (42): »Overvågningsudvalget styrker kontorets uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen« (43). Det skulle også » ... på anmodning af direktøren eller på eget initiativ [afgive] udtalelser til direktøren om kontorets virksomhed, uden dog at gribe ind i de igangværende undersøgelsers forløb« (). Ved at tage udgangspunkt i betragtning 10 til forordning (EF) nr. 1073/1999 har udvalget i praksis baseret sit arbejde på en bestemmelse i sin egen forretningsorden, hvori det hedder, at udvalget skal sørge for, at Kontoret overholder menneskerettighederne og de grundlæggende frihedsrettigheder, særlig i forbindelse med interne undersøgelser (44).

| 67. | Udvalgets opgave er på mange måder vanskelig. Det skal både være garant for Kontorets uafhængighed og for de retsundergivnes rettigheder, men det har ingen beslutningsbeføjelse i henhold til lovgivningen. Dets udtalelser omhandler kun principielle spørgsmål og kommer derved til at fungere som læresætninger uden direkte effekt på undersøgelserne. Hertil kommer, at udvalget på ingen måde kan fungere som et led i prøvelsen af undersøgelsesakternes lovlighed, da det ikke kan gribe ind i de igangværende undersøgelsers forløb. |
| --- | --- |

67.

Udvalgets opgave er på mange måder vanskelig. Det skal både være garant for Kontorets uafhængighed og for de retsundergivnes rettigheder, men det har ingen beslutningsbeføjelse i henhold til lovgivningen. Dets udtalelser omhandler kun principielle spørgsmål og kommer derved til at fungere som læresætninger uden direkte effekt på undersøgelserne. Hertil kommer, at udvalget på ingen måde kan fungere som et led i prøvelsen af undersøgelsesakternes lovlighed, da det ikke kan gribe ind i de igangværende undersøgelsers forløb.

| 68. | For så vidt angår kontrollen af den procedure, der følges i forbindelse med Kontorets undersøgelser, viser flere nyere sager, at overvågningsudvalgets og Ombudsmandens arbejde overlapper hinanden. Mellem september 2003 og maj 2004 har udvalget således drøftet Ombudsmandens indgriben i konkrete undersøgelser på syv af sine møder. Hertil kommer, at klager fra de retsundergivne til Kontorets direktør, ikke indbringes for udvalget, og direktøren kan således selv vurdere, hvordan de skal behandles. |
| --- | --- |

68.

For så vidt angår kontrollen af den procedure, der følges i forbindelse med Kontorets undersøgelser, viser flere nyere sager, at overvågningsudvalgets og Ombudsmandens arbejde overlapper hinanden. Mellem september 2003 og maj 2004 har udvalget således drøftet Ombudsmandens indgriben i konkrete undersøgelser på syv af sine møder. Hertil kommer, at klager fra de retsundergivne til Kontorets direktør, ikke indbringes for udvalget, og direktøren kan således selv vurdere, hvordan de skal behandles.

| 69. | Udvalget må ikke blande sig i Kontorets forvaltning, det vil sige, at det ikke kan gribe ind i de aktiviteter, Kontoret udfører uden for undersøgelserne, og heller ikke i gennemførelsen af undersøgelserne. Men:






  a) | det skal informeres om undersøgelser, som ikke er afsluttet, senest ni måneder efter, at de er indledt; i praksis har disse oplysninger i de fleste tilfælde ingen konkret effekt |
| --- | --- | --- |

69.

Udvalget må ikke blande sig i Kontorets forvaltning, det vil sige, at det ikke kan gribe ind i de aktiviteter, Kontoret udfører uden for undersøgelserne, og heller ikke i gennemførelsen af undersøgelserne. Men:

a)

det skal informeres om undersøgelser, som ikke er afsluttet, senest ni måneder efter, at de er indledt; i praksis har disse oplysninger i de fleste tilfælde ingen konkret effekt

| b) | det skal hvert år gennemgå Kontorets budget i detaljer (45), selv om budgettet også vedrører andre aktiviteter end undersøgelser; der er i vid udstrækning tale om en rent formel gennemgang, for udvalget, som ikke er en del af budgetmyndigheden, har intet ansvar på dette område |
| --- | --- |

b)

det skal hvert år gennemgå Kontorets budget i detaljer (45), selv om budgettet også vedrører andre aktiviteter end undersøgelser; der er i vid udstrækning tale om en rent formel gennemgang, for udvalget, som ikke er en del af budgetmyndigheden, har intet ansvar på dette område

| c) | det har bedt om på forhånd at blive informeret om de sager, der fremsendes til de nationale retsmyndigheder (46). Da sagernes fremsendelse til retsmyndighederne imidlertid ofte udgør en etape i selve undersøgelsen, som videreføres med disses støtte, og da det alene er Kontorets direktør, der er beføjet til at fremsende sagerne, kan det, at sagerne på forhånd skal sendes til udvalget, afstedkomme indgriben i undersøgelsernes afvikling |
| --- | --- |

c)

det har bedt om på forhånd at blive informeret om de sager, der fremsendes til de nationale retsmyndigheder (46). Da sagernes fremsendelse til retsmyndighederne imidlertid ofte udgør en etape i selve undersøgelsen, som videreføres med disses støtte, og da det alene er Kontorets direktør, der er beføjet til at fremsende sagerne, kan det, at sagerne på forhånd skal sendes til udvalget, afstedkomme indgriben i undersøgelsernes afvikling

| d) | i forretningsordenen henstiller udvalget, at Kontorets direktør anerkender, at det har en række rettigheder, som går videre end dem, det er tilkendt i oprettelsesdokumenterne (det skal underrettes om klager, der indbringes for direktøren (47), det skal underrettes om Kontorets lovgivningsmæssige og forskriftsmæssige initiativer med henblik på at forbedre bekæmpelsen af svig og beskyttelse af de finansielle interesser (48), det skal sikres adgang til alle dokumenter og dossierer, der opbevares af OLAF (49), det råder over egne budgetmidler (50), der udnævnes personale til dets sekretariat (51), det fastsætter sekretariatets hjemsted (52) mv.). |
| --- | --- |

d)

i forretningsordenen henstiller udvalget, at Kontorets direktør anerkender, at det har en række rettigheder, som går videre end dem, det er tilkendt i oprettelsesdokumenterne (det skal underrettes om klager, der indbringes for direktøren (47), det skal underrettes om Kontorets lovgivningsmæssige og forskriftsmæssige initiativer med henblik på at forbedre bekæmpelsen af svig og beskyttelse af de finansielle interesser (48), det skal sikres adgang til alle dokumenter og dossierer, der opbevares af OLAF (49), det råder over egne budgetmidler (50), der udnævnes personale til dets sekretariat (51), det fastsætter sekretariatets hjemsted (52) mv.).

| 70. | Siden udnævnelsen af Kontorets direktør har dennes uafhængighed aldrig for alvor været truet (53). I praksis har udvalget i vid udstrækning koncentreret sig om spørgsmål vedrørende Kontorets overholdelse af personrettigheder i forbindelse med interne undersøgelser og har beklaget, at der ikke findes procedureregler med uomtvistelige regler for undersøgelsesakterne. Det, at udvalget har koncentreret sit arbejde om de interne undersøgelser og respekten for personrettighederne, har påvirket forholdet mellem Kontorets direktion og udvalget. |
| --- | --- |

70.

Siden udnævnelsen af Kontorets direktør har dennes uafhængighed aldrig for alvor været truet (53). I praksis har udvalget i vid udstrækning koncentreret sig om spørgsmål vedrørende Kontorets overholdelse af personrettigheder i forbindelse med interne undersøgelser og har beklaget, at der ikke findes procedureregler med uomtvistelige regler for undersøgelsesakterne. Det, at udvalget har koncentreret sit arbejde om de interne undersøgelser og respekten for personrettighederne, har påvirket forholdet mellem Kontorets direktion og udvalget.

| 71. | I overensstemmelse med den linje, som Kontoret har valgt at følge, har overvågningsudvalget prioriteret den strafferetlige retning i de interne undersøgelser højest, og det er gået ud over de eksterne undersøgelser på trods af, at bekæmpelsen af svig, der skader Fællesskabets finansielle interesser, rækker langt videre end til kun at omfatte institutionerne, og at der begås mange bedragerier, som de ansatte i institutionerne eller dermed sidestillede organer på ingen måde er indblandet i. Selv om det i forordning (EF) nr. 1073/1999, artikel 7, stk. 1 og stk. 3, hedder: »Institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne meddeler omgående kontoret alle oplysninger om eventuelle tilfælde af svig eller bestikkelse« og » ... medlemsstaterne i det omfang, national ret tillader det, fremsender [...] alle andre dokumenter og oplysninger, der anses for at være relevante [...], om bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, som skader Fællesskabernes finansielle interesser«, har overvågningsudvalget aldrig undersøgt, hvordan organerne og medlemsstaterne opfylder denne forpligtelse, som ellers er af altafgørende betydning for Kontorets undersøgelsesarbejde (54). |
| --- | --- |

71.

I overensstemmelse med den linje, som Kontoret har valgt at følge, har overvågningsudvalget prioriteret den strafferetlige retning i de interne undersøgelser højest, og det er gået ud over de eksterne undersøgelser på trods af, at bekæmpelsen af svig, der skader Fællesskabets finansielle interesser, rækker langt videre end til kun at omfatte institutionerne, og at der begås mange bedragerier, som de ansatte i institutionerne eller dermed sidestillede organer på ingen måde er indblandet i. Selv om det i forordning (EF) nr. 1073/1999, artikel 7, stk. 1 og stk. 3, hedder: »Institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne meddeler omgående kontoret alle oplysninger om eventuelle tilfælde af svig eller bestikkelse« og » ... medlemsstaterne i det omfang, national ret tillader det, fremsender [...] alle andre dokumenter og oplysninger, der anses for at være relevante [...], om bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, som skader Fællesskabernes finansielle interesser«, har overvågningsudvalget aldrig undersøgt, hvordan organerne og medlemsstaterne opfylder denne forpligtelse, som ellers er af altafgørende betydning for Kontorets undersøgelsesarbejde (54).

| 72. | For på kvalificeret vis at kunne drøfte spørgsmål vedrørende undersøgelsernes forløb gennemgår udvalgets sekretariat sagsakterne i afsluttede undersøgelser. Disse sager udvælges efter kriterier, som er fastsat i forståelse med formanden. På det seneste har sekretariatet således i 2003 gennemgået sagsakterne i 17 sager (55) og i 7 i det første halvår af 2004. På grundlag af gennemgangen udarbejdes der et detaljeret evalueringsnotat, i mange tilfælde med relevante anbefalinger eller seriøse principielle spørgsmål. Disse notater sendes ikke til Kontoret. En større åbenhed ville ikke bare kunne gøre forholdet mellem tjenesterne bedre, men kunne også være med til at indføre bedre praksis og derved bidrage til at styrke undersøgelsesarbejdet. |
| --- | --- |

72.

For på kvalificeret vis at kunne drøfte spørgsmål vedrørende undersøgelsernes forløb gennemgår udvalgets sekretariat sagsakterne i afsluttede undersøgelser. Disse sager udvælges efter kriterier, som er fastsat i forståelse med formanden. På det seneste har sekretariatet således i 2003 gennemgået sagsakterne i 17 sager (55) og i 7 i det første halvår af 2004. På grundlag af gennemgangen udarbejdes der et detaljeret evalueringsnotat, i mange tilfælde med relevante anbefalinger eller seriøse principielle spørgsmål. Disse notater sendes ikke til Kontoret. En større åbenhed ville ikke bare kunne gøre forholdet mellem tjenesterne bedre, men kunne også være med til at indføre bedre praksis og derved bidrage til at styrke undersøgelsesarbejdet.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

| 73. | I november 2003 traf Kontoret omfattende foranstaltninger til omlægning af sine aktiviteter. Under revisionen kom det frem, at det ved begyndelsen af 2004 endnu ikke var færdigt med at afslutte de mange sager, som dets forgænger UCLAF havde efterladt sig, og at de nye foranstaltninger først lige var begyndt at få effekt (jf. punkt 10). |
| --- | --- |

73.

I november 2003 traf Kontoret omfattende foranstaltninger til omlægning af sine aktiviteter. Under revisionen kom det frem, at det ved begyndelsen af 2004 endnu ikke var færdigt med at afslutte de mange sager, som dets forgænger UCLAF havde efterladt sig, og at de nye foranstaltninger først lige var begyndt at få effekt (jf. punkt 10).

Undersøgelsernes produktivitet og effektivitet

| 74. | Kontorets undersøgelsespolitik er fortsat uklar. Det gælder både spørgsmålet om Kontorets iværksættelse af undersøgelser på eget initiativ, dets prioritetsstyring, hvordan samarbejdet med myndighederne i medlemsstaterne skal tilrettelægges og kontrol med frister. Retningslinjerne med hensyn til de resultater, der skal nås, er også upræcise, da de finansielle eller disciplinære aspekter ved undersøgelserne kan tilsidesættes til fordel for retlige procedurer, som det i mange tilfælde tager lang tid at gennemføre, og hvis udfald er usikkert (jf. punkt 19, 20 og 25).

  Når Kontoret først har præciseret de ledende principper for sine undersøgelser formuleret som resultater, der skal nås, og ikke længere kun som de områder, hvor dets aktiviteter skal koncentreres, vil det på grundlag af resultatindikatorer (som er bedre egnede end rene aktivitetsindikatorer) kunne vurdere, om de valg, det har truffet, er berettigede. |
| --- | --- |

74.

Kontorets undersøgelsespolitik er fortsat uklar. Det gælder både spørgsmålet om Kontorets iværksættelse af undersøgelser på eget initiativ, dets prioritetsstyring, hvordan samarbejdet med myndighederne i medlemsstaterne skal tilrettelægges og kontrol med frister. Retningslinjerne med hensyn til de resultater, der skal nås, er også upræcise, da de finansielle eller disciplinære aspekter ved undersøgelserne kan tilsidesættes til fordel for retlige procedurer, som det i mange tilfælde tager lang tid at gennemføre, og hvis udfald er usikkert (jf. punkt 19, 20 og 25).

Når Kontoret først har præciseret de ledende principper for sine undersøgelser formuleret som resultater, der skal nås, og ikke længere kun som de områder, hvor dets aktiviteter skal koncentreres, vil det på grundlag af resultatindikatorer (som er bedre egnede end rene aktivitetsindikatorer) kunne vurdere, om de valg, det har truffet, er berettigede.

| 75. | Beslutningsprocedurerne i de forskellige faser i undersøgelserne er blevet klarere (jf. punkt 16). Det skyldes i vid udstrækning ledelsesteamets arbejde og indførelsen af standardrapporter (jf. punkt 41). |
| --- | --- |

75.

Beslutningsprocedurerne i de forskellige faser i undersøgelserne er blevet klarere (jf. punkt 16). Det skyldes i vid udstrækning ledelsesteamets arbejde og indførelsen af standardrapporter (jf. punkt 41).

| 76. | Ressourcestyringen vanskeliggøres af, at støtte- og koordineringsoperationerne sidestilles med undersøgelser, hvilket medfører, at CMS-systemet anvendes på en måde, som er tidskrævende, selv om Kontoret ikke skal indsamle og udarbejde beviselementer, når der er tale om koordinerings- og støtteoperationer (jf. punkt 13 og 14).

  Kontoret burde tage sin struktur op til nyvurdering og undersøge, om der ikke burde oprettes en særlig enhed for koordinerings- og støtteoperationer, som indgår i dets serviceplatform. |
| --- | --- |

76.

Ressourcestyringen vanskeliggøres af, at støtte- og koordineringsoperationerne sidestilles med undersøgelser, hvilket medfører, at CMS-systemet anvendes på en måde, som er tidskrævende, selv om Kontoret ikke skal indsamle og udarbejde beviselementer, når der er tale om koordinerings- og støtteoperationer (jf. punkt 13 og 14).

Kontoret burde tage sin struktur op til nyvurdering og undersøge, om der ikke burde oprettes en særlig enhed for koordinerings- og støtteoperationer, som indgår i dets serviceplatform.

| 77. | For så vidt angår det indledende arbejde (vurderingerne), har der kun været tale om rudimentære analyser. Supportenhederne (juridisk rådgivning, opfølgning, operationel analyse) har kun i mindre grad medvirket til at definere målene og lægge en strategi for de enkelte undersøgelser. Ledelsesteamet har ikke insisteret nok på at få opstillet klare mål og på at få defineret, hvilke resultater undersøgelserne formodedes at skulle give (jf. punkt 20 og 22).

  Nogle af undersøgelsesakterne er endnu ikke begrundet godt nok, og det bør i hvert enkelt tilfælde afklares, hvilke mål efterforskerne skal forfølge, og der bør insisteres på, at de beslutninger, der foreslås truffet, skal underbygges med arbejdsplaner. Det bør overvejes, om ledelsesteamet kunne opdeles i mindre grupper, som behandler sager med samme karakteristika (56). En sådan fremgangsmåde vil lette arbejdsbyrden for deltagerne, som vil skulle gennemgå færre sagsakter, og det vil dermed blive nemmere at foretage en tilbundsgående analyse af udkastene til beslutning. Med en sådan fremgangsmåde vil man også kunne foretage en samlet overvågning af de igangværende sager og af prioritetsstyringen. Alle ledelsesteamets grupper vil om fornødent kunne samles, når der er tale om principielle spørgsmål, som vedrører samtlige tjenester. |
| --- | --- |

77.

For så vidt angår det indledende arbejde (vurderingerne), har der kun været tale om rudimentære analyser. Supportenhederne (juridisk rådgivning, opfølgning, operationel analyse) har kun i mindre grad medvirket til at definere målene og lægge en strategi for de enkelte undersøgelser. Ledelsesteamet har ikke insisteret nok på at få opstillet klare mål og på at få defineret, hvilke resultater undersøgelserne formodedes at skulle give (jf. punkt 20 og 22).

Nogle af undersøgelsesakterne er endnu ikke begrundet godt nok, og det bør i hvert enkelt tilfælde afklares, hvilke mål efterforskerne skal forfølge, og der bør insisteres på, at de beslutninger, der foreslås truffet, skal underbygges med arbejdsplaner. Det bør overvejes, om ledelsesteamet kunne opdeles i mindre grupper, som behandler sager med samme karakteristika (56). En sådan fremgangsmåde vil lette arbejdsbyrden for deltagerne, som vil skulle gennemgå færre sagsakter, og det vil dermed blive nemmere at foretage en tilbundsgående analyse af udkastene til beslutning. Med en sådan fremgangsmåde vil man også kunne foretage en samlet overvågning af de igangværende sager og af prioritetsstyringen. Alle ledelsesteamets grupper vil om fornødent kunne samles, når der er tale om principielle spørgsmål, som vedrører samtlige tjenester.

| 78. | Ledelsens overvågning af Kontorets undersøgelser har generelt været utilstrækkelig (jf. punkt 28, 35 og 36). Der var ikke styr på undersøgelsernes varighed (jf. punkt 24).

  Kontorcheferne bør sørge for, at prioriteringerne overholdes, og at efterforskernes reelle arbejdsbyrde er defineret og bliver kontrolleret. Mens undersøgelserne står på, bør tilvejebringelse af beviser prioriteres højere end indsamling af allerede tilgængelige oplysninger. Kontoret bør her udnytte de midler, det råder over, bedre (afhøring af vidner, besøg på stedet og indsamling af bilag, operationelle analyser mv.). |
| --- | --- |

78.

Ledelsens overvågning af Kontorets undersøgelser har generelt været utilstrækkelig (jf. punkt 28, 35 og 36). Der var ikke styr på undersøgelsernes varighed (jf. punkt 24).

Kontorcheferne bør sørge for, at prioriteringerne overholdes, og at efterforskernes reelle arbejdsbyrde er defineret og bliver kontrolleret. Mens undersøgelserne står på, bør tilvejebringelse af beviser prioriteres højere end indsamling af allerede tilgængelige oplysninger. Kontoret bør her udnytte de midler, det råder over, bedre (afhøring af vidner, besøg på stedet og indsamling af bilag, operationelle analyser mv.).

| 79. | Der er intet system, som kan anvendes til måling af efterforskernes reelle arbejdsbyrde eller til måling af den tid, de anvender på deres undersøgelser (jf. punkt 26).

  Et tidsregistreringssystem ville anvendt sammen med arbejdsplaner med overslag over tidsforbruget kunne udgøre et af grundlagene for en bedre regulering af arbejdsbyrden i forhold til de disponible ressourcer i de forskellige enheder i direktoratet for efterforskninger og gøre det muligt at undgå forsinkelser. |
| --- | --- |

79.

Der er intet system, som kan anvendes til måling af efterforskernes reelle arbejdsbyrde eller til måling af den tid, de anvender på deres undersøgelser (jf. punkt 26).

Et tidsregistreringssystem ville anvendt sammen med arbejdsplaner med overslag over tidsforbruget kunne udgøre et af grundlagene for en bedre regulering af arbejdsbyrden i forhold til de disponible ressourcer i de forskellige enheder i direktoratet for efterforskninger og gøre det muligt at undgå forsinkelser.

| 80. | Det har ikke haft nogen nævneværdig effekt, at det skal indbringes for overvågningsudvalget, når en undersøgelse har varet mere end ni måneder (jf. punkt 24).

  Eftersom der er fastsat forældelsesfrister i medlemsstaternes (straffe)lovgivning og i fællesskabslovgivningen (f.eks. artikel 3 i forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95), vil fastsættelsen af en maksimumsfrist for undersøgelserne kunne øge undersøgelsernes effektivitet. |
| --- | --- |

80.

Det har ikke haft nogen nævneværdig effekt, at det skal indbringes for overvågningsudvalget, når en undersøgelse har varet mere end ni måneder (jf. punkt 24).

Eftersom der er fastsat forældelsesfrister i medlemsstaternes (straffe)lovgivning og i fællesskabslovgivningen (f.eks. artikel 3 i forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95), vil fastsættelsen af en maksimumsfrist for undersøgelserne kunne øge undersøgelsernes effektivitet.

| 81. | Det er vanskeligt at identificere resultaterne af undersøgelserne. For så vidt angår de interne undersøgelser, er der kun sket få fremskridt med hensyn til anvendelse af sanktioner siden 1998. De retslige og disciplinære foranstaltninger har i vid udstrækning været ineffektive (jf. punkt 37). |
| --- | --- |

81.

Det er vanskeligt at identificere resultaterne af undersøgelserne. For så vidt angår de interne undersøgelser, er der kun sket få fremskridt med hensyn til anvendelse af sanktioner siden 1998. De retslige og disciplinære foranstaltninger har i vid udstrækning været ineffektive (jf. punkt 37).

| 82. | Kontorets finansovervågningsoperationer tærer på dets ressourcer (jf. punkt 31 og 54). Den retlige opfølgning tilføjer ikke de afgivne konklusioner megen reel merværdi (jf. punkt 43).

  Kontoret burde ikke varetage den finansielle opfølgning. Det er de anvisningsberettigede i Kommissionen og i medlemsstaterne, som skal sørge for, at de beløb, der er opgjort på grundlag af undersøgelserne, inddrives. De anvisningsberettigede og medlemsstaterne bør straks informere OLAF, når de har inddrevet beløb eller afskrevet konstaterede fordringer. Der bør kun foretages retlig opfølgning i de sager, hvor den, der oprindeligt har anvist den pågældende udgift til betaling, efter afslutningen af en strafferetssag skal anlægge en civil retssag for at få pengene tilbagebetalt. Den lovgivningsmæssige opfølgning bør varetages af de operationelle generaldirektorater på grundlag at de sammenfattende noter, som Kontoret sender til dem. |
| --- | --- |

82.

Kontorets finansovervågningsoperationer tærer på dets ressourcer (jf. punkt 31 og 54). Den retlige opfølgning tilføjer ikke de afgivne konklusioner megen reel merværdi (jf. punkt 43).

Kontoret burde ikke varetage den finansielle opfølgning. Det er de anvisningsberettigede i Kommissionen og i medlemsstaterne, som skal sørge for, at de beløb, der er opgjort på grundlag af undersøgelserne, inddrives. De anvisningsberettigede og medlemsstaterne bør straks informere OLAF, når de har inddrevet beløb eller afskrevet konstaterede fordringer. Der bør kun foretages retlig opfølgning i de sager, hvor den, der oprindeligt har anvist den pågældende udgift til betaling, efter afslutningen af en strafferetssag skal anlægge en civil retssag for at få pengene tilbagebetalt. Den lovgivningsmæssige opfølgning bør varetages af de operationelle generaldirektorater på grundlag at de sammenfattende noter, som Kontoret sender til dem.

| 83. | Der foretages ingen uafhængig prøvelse af lovligheden af akterne vedrørende de igangværende undersøgelser (57). Procedureakterne vedrørende undersøgelserne er fortsat ikke tilstrækkeligt kodificeret (jf. punkt 27).

  Procedurerne bør kodificeres for at garantere, at undersøgelsesakterne er udformet efter modeller, som på forhånd er kendt, at der er bestemte frister for afhøringerne, at forsvarets rettigheder under hver enkelt af de centrale etaper i undersøgelsen respekteres, og at der er adgang til sagsakterne. En sådan kodeks skal også sikre, at princippet om hemmeligholdelse i forbindelse med efterforskning overholdes, og angive de kontrolmidler, der skal anvendes til prøvelse af undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser. Kodeksen skal have retsgyldighed, offentliggøres og sikre, at de grundlæggende principper for OLAF's undersøgelser anvendes klart og åbent, herunder særlig princippet om klarhed og åbenhed og det kontradiktoriske princip. |
| --- | --- |

83.

Der foretages ingen uafhængig prøvelse af lovligheden af akterne vedrørende de igangværende undersøgelser (57). Procedureakterne vedrørende undersøgelserne er fortsat ikke tilstrækkeligt kodificeret (jf. punkt 27).

Procedurerne bør kodificeres for at garantere, at undersøgelsesakterne er udformet efter modeller, som på forhånd er kendt, at der er bestemte frister for afhøringerne, at forsvarets rettigheder under hver enkelt af de centrale etaper i undersøgelsen respekteres, og at der er adgang til sagsakterne. En sådan kodeks skal også sikre, at princippet om hemmeligholdelse i forbindelse med efterforskning overholdes, og angive de kontrolmidler, der skal anvendes til prøvelse af undersøgelsesakternes lovlighed ved igangværende undersøgelser. Kodeksen skal have retsgyldighed, offentliggøres og sikre, at de grundlæggende principper for OLAF's undersøgelser anvendes klart og åbent, herunder særlig princippet om klarhed og åbenhed og det kontradiktoriske princip.

| 84. | På området direkte udgifter er Kontoret afhængigt af samarbejdet med de nationale tjenester. Nogle medlemsstater er mere villige end andre til at støtte Kontoret, og Kontoret selv kan ikke anvende alle de midler, der kunne gøre det muligt for det at bevise bestemte forhold (jf. punkt 15 og 37). |
| --- | --- |

84.

På området direkte udgifter er Kontoret afhængigt af samarbejdet med de nationale tjenester. Nogle medlemsstater er mere villige end andre til at støtte Kontoret, og Kontoret selv kan ikke anvende alle de midler, der kunne gøre det muligt for det at bevise bestemte forhold (jf. punkt 15 og 37).

| 85. | I forbindelse med de egne indtægter og udgifter på områder med delt forvaltning er samarbejdet med medlemsstaterne inden for rammerne af procedurerne for gensidig bistand og ad hoc-bestemmelserne (forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96) ofte ikke særlig godt (jf. punkt 15 og 32).

  For at få afklaret, hvordan samarbejdet med myndighederne i medlemsstaterne skal foregå, ville det være en god idé, hvis man enten fik vedtaget en specifik rådsforordning, hvori bestemmelserne for dette samarbejde var præciseret (jf. forslagene til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999), eller indgik aftaler herom med de af de nationale efterforskningstjenester, der bedst vil kunne bistå Kontoret (58). |
| --- | --- |

85.

I forbindelse med de egne indtægter og udgifter på områder med delt forvaltning er samarbejdet med medlemsstaterne inden for rammerne af procedurerne for gensidig bistand og ad hoc-bestemmelserne (forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96) ofte ikke særlig godt (jf. punkt 15 og 32).

For at få afklaret, hvordan samarbejdet med myndighederne i medlemsstaterne skal foregå, ville det være en god idé, hvis man enten fik vedtaget en specifik rådsforordning, hvori bestemmelserne for dette samarbejde var præciseret (jf. forslagene til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999), eller indgik aftaler herom med de af de nationale efterforskningstjenester, der bedst vil kunne bistå Kontoret (58).

| 86. | Det system til styring af efterforskningerne (CMS-systemet og justitskontoret), Kontoret har oprettet, er et klart fremskridt med hensyn til dokumentations- og sagsstyring (jf. punkt 17). |
| --- | --- |

86.

Det system til styring af efterforskningerne (CMS-systemet og justitskontoret), Kontoret har oprettet, er et klart fremskridt med hensyn til dokumentations- og sagsstyring (jf. punkt 17).

| 87. | Databaserne i CMS-systemet udnyttes ikke til oprettelse af et egentligt system til styring af efterforskningerne og til støtte for beslutningstagningen, selv om et sådant system er et nødvendigt redskab for ledelsen af direktoratet for efterforskninger (jf. punkt 34 og 36).

  Databaserne i CMS-systemet burde anvendes som grundlag for at ændre dokumentationssystemet og gøre det til et egentligt system til styring af efterforskningerne og til støtte for beslutningstagningen. Sammen med en afklaring af rammerne for efterforskernes arbejde ville et sådant system kunne gøre undersøgelserne mere effektive og forebygge forsinkelser. OLAF's håndbog bør suppleres, og ledelsens opgaver og ansvar bør præciseres på disse punkter. For at gøre håndbogen mere funktionel bør alle instrukser om undersøgelsernes tilrettelæggelse, gennemførelse og overvågning samles i et særskilt bind. Der bør også gøres en særlig indsats med henblik på at uddanne efterforskere (efterforskningsteknikker, sektorlovgivning, national lovgivning og fællesskabslovgivning, udtryksfærdighed mv.). |
| --- | --- |

87.

Databaserne i CMS-systemet udnyttes ikke til oprettelse af et egentligt system til styring af efterforskningerne og til støtte for beslutningstagningen, selv om et sådant system er et nødvendigt redskab for ledelsen af direktoratet for efterforskninger (jf. punkt 34 og 36).

Databaserne i CMS-systemet burde anvendes som grundlag for at ændre dokumentationssystemet og gøre det til et egentligt system til styring af efterforskningerne og til støtte for beslutningstagningen. Sammen med en afklaring af rammerne for efterforskernes arbejde ville et sådant system kunne gøre undersøgelserne mere effektive og forebygge forsinkelser. OLAF's håndbog bør suppleres, og ledelsens opgaver og ansvar bør præciseres på disse punkter. For at gøre håndbogen mere funktionel bør alle instrukser om undersøgelsernes tilrettelæggelse, gennemførelse og overvågning samles i et særskilt bind. Der bør også gøres en særlig indsats med henblik på at uddanne efterforskere (efterforskningsteknikker, sektorlovgivning, national lovgivning og fællesskabslovgivning, udtryksfærdighed mv.).

| 88. | Rapporteringen sluger en betragtelig del af ressourcerne, men oplysningerne er ikke altid så klare, at de kan anvendes som grundlag for at bedømme Kontorets effektivitet, fordi der ikke er opstillet relevante resultatindikatorer (jf. punkt 37, 39 og 43).

  Antallet af beretninger, der skal afgives, bør mindskes, og der bør gøres mere ud af beretningernes informative værdi. De statistiske data bør være mere pålidelige og relevante, så der vil kunne foretages sammenligninger over tid. Udvikling af resultatorienterede præstationsindikatorer, som fokuserer på faktiske og ikke på potentielle resultater, burde kunne bidrage til mere klarhed. |
| --- | --- |

88.

Rapporteringen sluger en betragtelig del af ressourcerne, men oplysningerne er ikke altid så klare, at de kan anvendes som grundlag for at bedømme Kontorets effektivitet, fordi der ikke er opstillet relevante resultatindikatorer (jf. punkt 37, 39 og 43).

Antallet af beretninger, der skal afgives, bør mindskes, og der bør gøres mere ud af beretningernes informative værdi. De statistiske data bør være mere pålidelige og relevante, så der vil kunne foretages sammenligninger over tid. Udvikling af resultatorienterede præstationsindikatorer, som fokuserer på faktiske og ikke på potentielle resultater, burde kunne bidrage til mere klarhed.

Tilvejebringelse af ressourcer til støtte for undersøgelserne

| 89. | På grund af sin reaktive undersøgelsespolitik har Kontoret svært ved at forudse sin arbejdsbyrde og sammensætte sine efterforskningshold i overensstemmelse hermed (jf. punkt 26 og 62). Fordelingen af de ansatte på de forskellige enheder i direktoratet for efterforskninger er ikke særlig gennemsigtig. Personaleforvaltningen kompliceres ved den manglende ansættelsesstabilitet, som igen skyldes, at der er uforholdsmæssigt mange midlertidigt ansatte (jf. punkt 63 og 64).

  Det ville være ønskeligt, hvis man kunne iværksætte en overvågning af tjenesternes arbejdsbyrde og udarbejde en egentlig generalplan for administrationen af personalet og på den måde få løst de strukturbetingede problemer på dette område. En forsvarlig forvaltning af efterforskningsholdene ville endvidere være et argument for, at enhederne fik et mere fornuftigt antal medarbejdere, så kontorcheferne kunne overvåge undersøgelserne tæt. |
| --- | --- |

89.

På grund af sin reaktive undersøgelsespolitik har Kontoret svært ved at forudse sin arbejdsbyrde og sammensætte sine efterforskningshold i overensstemmelse hermed (jf. punkt 26 og 62). Fordelingen af de ansatte på de forskellige enheder i direktoratet for efterforskninger er ikke særlig gennemsigtig. Personaleforvaltningen kompliceres ved den manglende ansættelsesstabilitet, som igen skyldes, at der er uforholdsmæssigt mange midlertidigt ansatte (jf. punkt 63 og 64).

Det ville være ønskeligt, hvis man kunne iværksætte en overvågning af tjenesternes arbejdsbyrde og udarbejde en egentlig generalplan for administrationen af personalet og på den måde få løst de strukturbetingede problemer på dette område. En forsvarlig forvaltning af efterforskningsholdene ville endvidere være et argument for, at enhederne fik et mere fornuftigt antal medarbejdere, så kontorcheferne kunne overvåge undersøgelserne tæt.

| 90. | De enheder, der foretager strategisk analyse, har kun i ubetydelig grad bidraget til efterforskningsdirektoratets arbejde. For så vidt angår risikoanalyserne har deres bidrag været begrænset (jf. punkt 46).

  Arbejdsopgaverne i de tjenester, der foretager den strategiske analyse, bør tages op til nyvurdering, så det sikres, at de virkelig bidrager til at finde frem til situationer, som fører til, at der indledes eksterne undersøgelser i de sektorer, der er forbundet med de største risici. De burde i den forbindelse arbejde på at de uregelmæssigheder, medlemsstaterne indberetter, fremsendes i et bedre format, samt at det præciseres mere klart, hvilken type uregelmæssigheder der er tale om, så der vil kunne oprettes databaser, som kan anvendes til at identificere usædvanlige forhold og iværksætte undersøgelser. |
| --- | --- |

90.

De enheder, der foretager strategisk analyse, har kun i ubetydelig grad bidraget til efterforskningsdirektoratets arbejde. For så vidt angår risikoanalyserne har deres bidrag været begrænset (jf. punkt 46).

Arbejdsopgaverne i de tjenester, der foretager den strategiske analyse, bør tages op til nyvurdering, så det sikres, at de virkelig bidrager til at finde frem til situationer, som fører til, at der indledes eksterne undersøgelser i de sektorer, der er forbundet med de største risici. De burde i den forbindelse arbejde på at de uregelmæssigheder, medlemsstaterne indberetter, fremsendes i et bedre format, samt at det præciseres mere klart, hvilken type uregelmæssigheder der er tale om, så der vil kunne oprettes databaser, som kan anvendes til at identificere usædvanlige forhold og iværksætte undersøgelser.

| 91. | På grund af de vanskeligheder, nogle af Fællesskabets retsforskrifter frembyder, er det nyttigt at yde juridisk bistand. Her er der tale om regulær støtte til efterforskningstjenesterne. Til gengæld kan der sættes spørgsmålstegn ved, hvad det arbejde, der udføres i relation til strategien for beskyttelse af de finansielle interesser, bidrager til Kontorets undersøgelser med (jf. punkt 53 og 55).

  Det arbejde, der udføres i relation til strategien for beskyttelse af de finansielle interesser, har ingen direkte effekt på afviklingen af undersøgelserne, og sådanne analyser kunne derfor bedre udføres i andre af Kommissionens tjenester. |
| --- | --- |

91.

På grund af de vanskeligheder, nogle af Fællesskabets retsforskrifter frembyder, er det nyttigt at yde juridisk bistand. Her er der tale om regulær støtte til efterforskningstjenesterne. Til gengæld kan der sættes spørgsmålstegn ved, hvad det arbejde, der udføres i relation til strategien for beskyttelse af de finansielle interesser, bidrager til Kontorets undersøgelser med (jf. punkt 53 og 55).

Det arbejde, der udføres i relation til strategien for beskyttelse af de finansielle interesser, har ingen direkte effekt på afviklingen af undersøgelserne, og sådanne analyser kunne derfor bedre udføres i andre af Kommissionens tjenester.

| 92. | Bistandsoperationerne er nyttige, når der er tale om at give medlemsstaterne konkret støtte til koordinering eller analyse i forbindelse med grænseoverskridende undersøgelser. Kontorets perifere aktiviteter, f.eks. de operationer, der har at gøre med beskyttelsen af de finansielle interesser i bred forstand, virker forstyrrende på ledelsens overvågning af undersøgelsesarbejdet og på dens ledsagefunktion. Til varetagelse af opgaver, som normalt udføres i de operationelle tjenestegrene i Kommissionen (f.eks. forvaltning af programmer), er anvendelsen af Kontorets ressourcer ikke den bedste løsning (jf. punkt 55 og 59).

  Programforvaltning hører hjemme i Kommissionens operationelle tjenestegrene, som bedre end Kontoret er rustet til at kunne klare dette arbejde. |
| --- | --- |

92.

Bistandsoperationerne er nyttige, når der er tale om at give medlemsstaterne konkret støtte til koordinering eller analyse i forbindelse med grænseoverskridende undersøgelser. Kontorets perifere aktiviteter, f.eks. de operationer, der har at gøre med beskyttelsen af de finansielle interesser i bred forstand, virker forstyrrende på ledelsens overvågning af undersøgelsesarbejdet og på dens ledsagefunktion. Til varetagelse af opgaver, som normalt udføres i de operationelle tjenestegrene i Kommissionen (f.eks. forvaltning af programmer), er anvendelsen af Kontorets ressourcer ikke den bedste løsning (jf. punkt 55 og 59).

Programforvaltning hører hjemme i Kommissionens operationelle tjenestegrene, som bedre end Kontoret er rustet til at kunne klare dette arbejde.

Forholdet mellem OLAF og overvågningsudvalget

| 93. | For at kunne administrere et organ som OLAF skal ansvarsfordelingen mellem forvaltningen og overvågningsfunktionen være klar. Overvågningsudvalgets mandat er blevet uklart. Hertil kommer, at overvågningsudvalget ikke yder Kontorets ledelse al den støtte, det kunne have brug for. (jf. punkt 70).

  Overvågningsudvalgets funktion bør tages op til fornyet overvejelse, så enhver risiko for indblanding i igangværende undersøgelser undgås. |
| --- | --- |

93.

For at kunne administrere et organ som OLAF skal ansvarsfordelingen mellem forvaltningen og overvågningsfunktionen være klar. Overvågningsudvalgets mandat er blevet uklart. Hertil kommer, at overvågningsudvalget ikke yder Kontorets ledelse al den støtte, det kunne have brug for. (jf. punkt 70).

Overvågningsudvalgets funktion bør tages op til fornyet overvejelse, så enhver risiko for indblanding i igangværende undersøgelser undgås.

Omprioritering af Kontorets virksomhed: øget vægt på undersøgelsesarbejdet

| 94. | Det har ikke bragt uafhængigheden af OLAF's undersøgelsesarbejde i fare, at Kontoret er tilknyttet Kommissionen, selv om der konstateredes visse kommunikationsproblemer. Retten mener derfor, at der ikke er nogen grund til at ændre på Kontorets status. Til gengæld burde der have været lagt større vægt på rammerne for udførelsen af undersøgelsesarbejdet, så man sikrede sig, at de opnåede resultater var af den fornødne kvalitet, og så man undgik overlapning med det arbejde, der udføres i andre af Kommissionens tjenestegrene. Erfaringerne fra de første fem år, hvor Kontoret har fungeret, synes således at vise, at der er behov for, at man sætter sig ned og overvejer, hvordan det bedre vil kunne garanteres, at undersøgelserne også fører til konkrete resultater enten i form af tilbagebetaling af de misbrugte midler eller ved, at der rent faktisk idømmes disciplinære eller strafferetlige sanktioner.

  Af det foregående fremgår det, at Kontoret, hvis det omprioriterede sine aktiviteter og lagde mere vægt på undersøgelsesarbejdet i overensstemmelse med kommissionsformandens udtalelse i november 2003, ville kunne gøre sine efterforskninger mere effektive og overlade de forebyggende eller lovgivningsmæssige foranstaltninger til andre instanser. Kontorets forvaltningspraksis (governance) vil så skulle tilpasses denne omfokusering, og det vil kræve, at der foretages ændringer i retsforskrifterne (59). |
| --- | --- |

94.

Det har ikke bragt uafhængigheden af OLAF's undersøgelsesarbejde i fare, at Kontoret er tilknyttet Kommissionen, selv om der konstateredes visse kommunikationsproblemer. Retten mener derfor, at der ikke er nogen grund til at ændre på Kontorets status. Til gengæld burde der have været lagt større vægt på rammerne for udførelsen af undersøgelsesarbejdet, så man sikrede sig, at de opnåede resultater var af den fornødne kvalitet, og så man undgik overlapning med det arbejde, der udføres i andre af Kommissionens tjenestegrene. Erfaringerne fra de første fem år, hvor Kontoret har fungeret, synes således at vise, at der er behov for, at man sætter sig ned og overvejer, hvordan det bedre vil kunne garanteres, at undersøgelserne også fører til konkrete resultater enten i form af tilbagebetaling af de misbrugte midler eller ved, at der rent faktisk idømmes disciplinære eller strafferetlige sanktioner.

Af det foregående fremgår det, at Kontoret, hvis det omprioriterede sine aktiviteter og lagde mere vægt på undersøgelsesarbejdet i overensstemmelse med kommissionsformandens udtalelse i november 2003, ville kunne gøre sine efterforskninger mere effektive og overlade de forebyggende eller lovgivningsmæssige foranstaltninger til andre instanser. Kontorets forvaltningspraksis (governance) vil så skulle tilpasses denne omfokusering, og det vil kræve, at der foretages ændringer i retsforskrifterne (59).

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 9. juni 2005.

På Revisionsrettens vegne

Hubert WEBER

Formand

---

(1)  Jf. rapport om evaluering af OLAF's aktiviteter (artikel 15), KOM(2003) 154 endelig af 2. april 2003.

1

(2)  Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1).

2

(3)  Taskforcen for Koordinering af Svigbekæmpelse (indtil 1987) og Enheden for Koordinering af Bedrageribekæmpelse (UCLAF) (1987-1999). Se også Rettens særberetning nr. 8/98 (EFT C 230 af 22.7.1998), hvis konklusioner var med til at danne grundlag for oprettelsen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.

3

(4)  Afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, artikel 2, stk. 3-7. Inden for rammerne af de aktiviteter, der er forbundet med beskyttelsen af Den Europæiske Unions finansielle interesser, har Kommissionen udpeget OLAF til at være hovedansvarlig for 31 af de 37 aktioner i handlingsplanen for 2004-2005.

4

(5)  Oprettet i februar 2002 med henblik på at foretage undersøgelser og indlede disciplinærsager i Kommissionen (IDOC: Investigation and Discipline Office of the Commission). Der skulle indgås en aftale om forbindelserne mellem Kontoret og IDOC, men den er stadig under udarbejdelse.

5

(6)  Jf. tabel nr. 3 i den supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter, SEK(2004) 1370 af 26.10.2004. Ifølge denne tabel var ni sager endnu ikke afsluttet pr. 30. juni 2004, og 280 befandt sig i opfølgningsfasen.

6

(7)  Jf. punkt 1.6 i særberetning nr. 8/98 (EFT C 230 af 22.7.1998).

7

(8)  Jf. punkt 7.42 i Rettens årsberetning for regnskabsåret 2000 (EFT C 359 af 15.12.2001).

8

(9)  For eksempel Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 (EFT L 312 af 23.12.1995, s. 1) for så vidt angår administrative sanktioner i forbindelse med uregelmæssigheder, Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2) om kontrol og inspektion på stedet og særforordninger om de egne indtægter, strukturfondene, De Europæiske Udviklingsfonde mv.

9

(10)  I begyndelsen af 1999 havde UCLAF en stillingsfortegnelse med 149 stillinger.

10

(11)  Heraf 13 udsendte nationale eksperter (UNE).

11

(12)  Evaluering foretaget i medfør af bestemmelserne i artikel 15 i forordning (EF) nr. 1073/1999.

12

(13)  Evaluation complémentaire des activités d'OLAF, SEK(2004) 1370 af 26.10.2004.

13

(14)  Navnlig i særberetning nr. 8/98 (EFT C 230 af 22.7.1998) og bemærkningerne i kapitel 7 i Rettens årsberetning for regnskabsåret 2000 (EFT C 359 af 15.12.2001).

14

(15)  KOM(2004) 103 endelig af 10.2.2004.

15

(16)  Sagsstyringssystem (Case Management System, CMS).

16

(17)  Rapporterne indeholder typisk følgende punkter: 1. baggrund; 2. påstand; 3. informationernes troværdighed, kilde og sandsynlige rigtighed; 4. OLAF's kompetence; 5. den fremgangsmåde, der skal følges; 6. finansiel indvirkning og muligheder for inddrivelse; 7. prioritet; 8. forslag til arbejdsplan; 9. ressourceallokering.

17

(18)  Når påstandene er så svage, at der ikke engang er grund til at foretage en undersøgelse, henlægges sagerne (prima facie non case).

18

(19)  Jf. punkt 1.5 og 1.6 i Rettens særberetning nr. 8/98 (EFT C 230 af 22.7.1998).

19

(20)  Strukturfondene udgør et særligt problem, fordi dokumentationen og de detaljerede finansielle data, hverken kan fås på fællesskabsniveau eller på nationalt niveau, men kun på regionalt niveau.

20

(21)  I artikel 7 i forordning (EF) nr. 1073/1999 er det udtrykkeligt fastsat, at myndighederne i medlemsstaterne fremsender oplysninger.

21

(22)  Årsberetningen for regnskabsåret 2000, punkt 7.49 (EFT C 359 af 15.12.2001).

22

(23)  Bestemmelserne vedrørende undersøgelsesprocedurerne findes i forskellige tekster, og det ville være en god idé at samle dem i ét dokument (forordning (EF) nr. 1073/1999; forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96; forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95; interinstitutionelle aftaler; IDOC's memorandum og vedtægten for tjenestemænd).

23

(24)  I den anden anbefaling i evalueringsrapporten fra oktober 2003 foreslår Kommissionen, at der udarbejdes et sæt administrative regler, hvor procedurerne for undersøgelsesforanstaltningerne præciseres.

24

(25)  I artikel 7 i forordning (EF) nr. 1073/1999 er det udtrykkeligt fastsat, at de oplysninger, der er nødvendige for OLAF's undersøgelser, skal sendes til Kontoret.

25

(26)  Ifølge artikel 9, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Kontoret, skal Fællesskabets institutioner eller organer informere Kontoret om, hvilke disciplinære skridt de har taget for at følge op på dets anbefalinger.

26

(27)  Rådets forordning (EF) nr. 515/97 af 13. marts 1997 (EFT L 82 af 22.3.1997, s. 1).

27

(28)  Jf. dom afsagt af De Europæiske Fællesskabers Domstol den 10. juli 2003, Kommissionen mod EIB, punkt 164.

28

(29)  F.eks. Belgien og Luxembourg.

29

(30)  Jf. Kontorets analyse i punkt 1.3.2 i den supplerende evalueringsrapport (SEK(2004) 1370 af 26.10.2004).

30

(31)  I årsberetningen for regnskabsåret 2000 gjorde Retten opmærksom på (punkt 7.49), at der ikke var et system til registrering af resultaterne af samtlige efterforskninger og af samtlige inkasserede beløb.

31

(32)  Der bør her skelnes mellem anbefalingerne i undersøgelsesrapporterne og de retssager eller disciplinærsager, der rejses på grundlag af disse. Ligesom der også bør skelnes mellem tilbagesøgte beløb og beløb, der faktisk er inddrevet.

32

(33)  Kommissionsformand Prodis redegørelse på mødet i Europa-Parlamentets budgetkontroludvalg den 18. november 2003.

33

(34)  Gennem sin forvaltning af de systemer, der anvendes til registrering og videreformidling af svig konstateret af medlemsstaterne (AFIS-systemet, det elektroniske sagsregistreringssystem, ECR, mv.).

34

(35)  Femte beretning fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (juli 2003-juni 2004), punkt 3.1.1.

35

(36)  Jf. særberetning nr. 3/2004 af 10. juni 2004 (EUT C 269 af 4.11.2004).

36

(37)  C.2-enheden medvirker ved den tekniske forvaltning af AFIS-systemet, som Kontoret burde kunne få adgang til, også selv om det blev forvaltet af en anden af Kommissionens tjenestegrene.

37

(38)  Jf. særberetning nr. 3/2004.

38

(39)  Endvidere er antallet af faste stillinger i kategori A og B steget fra 107 i 1999 til 143 i 2000, hvorefter det i 2001 igen faldt til 109.

39

(40)  Disse generaldirektorater anvender i meget vid udstrækning efterforskningshold med højtkvalificerede efterforskere.

40

(41)  I særberetning nr. 8/98 havde Retten allerede gjort opmærksom på, at den store andel af midlertidigt ansatte medførte manglende kontinuitet i organisationen.

41

(42)  Afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, artikel 4.

42

(43)  Forordning (EF) nr. 1073/1999, artikel 11, stk. 1.

43

(44)  Forretningsorden af 17. november 1999, artikel 2 (EFT L 41 af 15.2.2000).

44

(45)  I henhold til artikel 6, stk. 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom skal direktøren høre overvågningsudvalget, men der er intet krav om en formel udtalelse.

45

(46)  I forordning (EF) nr. 1073/1999 er det fastsat, at Kontorets direktør fremsender sager til retsmyndighederne, men det præciseres ikke, hvornår sagerne fremsendes. I udvalgets forretningsorden fastslås det derimod som et princip, at sagerne forinden sendes til udvalget (artikel 22, stk. 5).

46

(47)  Artikel 22, stk. 6.

47

(48)  Artikel 22, stk. 7.

48

(49)  Artikel 3, litra b).

49

(50)  Artikel 4, stk. 5, artikel 19, stk. 7, og artikel 25.

50

(51)  Artikel 19, stk. 1 og 2.

51

(52)  Artikel 19, stk. 4.

52

(53)  Selv i 2003, da Eurostat-krisen var på sit højeste, sørgede Kommissionen for ikke at gribe ind i undersøgelsernes afvikling.

53

(54)  Jf. også artikel 9 i forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95, som pålægger medlemsstaterne at yde Kommissionen al den hjælp, den har behov i forbindelse med beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser.

54

(55)  Heraf 14 interne undersøgelser.

55

(56)  F. eks. indtægter og udgifter på områder med delt forvaltning, udgifter, som Kommissionen forvalter direkte, interne undersøgelser mv.

56

(57)  Jf. artikel 14 i forordning (EF) nr. 1073/1999. Artikel 90a i den nye vedtægt løser ikke problemet med uafhængig behandling af klager over Kontorets undersøgelsesakter, inden de indbringes for de kompetente instanser til behandling af tvister.

57

(58)  Der er indgået en sådan aftale med Guardia di finanza i Italien.

58

(59)  Forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Kontoret. Afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom om oprettelse af Kontoret og Kommissionens afgørelse 1999/396/EF, EKSF, Euratom om betingelser og regler for interne undersøgelser (EFT L 149 af 16.6.1999, s. 57).

59

---

BILAG I

ORGANISATIONSDIAGRAM FOR OLAF

Image

---

BILAG II

VÆSENTLIGSTE SVAGHEDER KONSTATERET UNDER REVISIONEN AF EN STIKPRØVE AF UNDERSØGELSER

| Vurderinger (30 operationer) |
| --- |
| Forsinket gennemførelse | 16 sager |
| Utilstrækkelig overvågning | 13 sager |
| Målene for undersøgelsen ikke præciseret | 12 sager |
| Ufuldstændige sagsakter i CMS | 15 sager |
| Efterforskninger (62 operationer) |
| Forsinket gennemførelse | 34 sager |
| Utilstrækkelig overvågning | 24 sager |
| Efterforskningsarbejdet begrænset | 10 sager |
| Rapportens kvalitet utilstrækkelig | 15 sager |
| De forfulgte mål ikke præciseret | 28 sager |
| Ufuldstændig dokumentation i CMS | 13 sager |
| Opfølgning (25 operationer) |
| Forsinket gennemførelse | 22 sager |
| Opfølgningens brugbarhed begrænset | 8 sager |
| Utilstrækkelig overvågning | 7 sager |
| Ufuldstændig dokumentation i CMS | 6 sager |
| Opfølgningsarbejdet begrænset | 5 sager |

Vurderinger (30 operationer)

Forsinket gennemførelse

16 sager

Utilstrækkelig overvågning

13 sager

Målene for undersøgelsen ikke præciseret

12 sager

Ufuldstændige sagsakter i CMS

15 sager

Efterforskninger (62 operationer)

Forsinket gennemførelse

34 sager

Utilstrækkelig overvågning

24 sager

Efterforskningsarbejdet begrænset

10 sager

Rapportens kvalitet utilstrækkelig

15 sager

De forfulgte mål ikke præciseret

28 sager

Ufuldstændig dokumentation i CMS

13 sager

Opfølgning (25 operationer)

Forsinket gennemførelse

22 sager

Opfølgningens brugbarhed begrænset

8 sager

Utilstrækkelig overvågning

7 sager

Ufuldstændig dokumentation i CMS

6 sager

Opfølgningsarbejdet begrænset

5 sager

Image

---

KOMMISSIONENS SVAR

Som bilag til sine svar fremsender Kommissionen svarene fra OLAF's Overvågningsudvalg til punkt 66-72 og punkt 93. Kommissionen og OLAF skal gøre opmærksom på, at de ikke deler visse af de synspunkter, udvalget giver udtryk for.

RESUMÉ

| III. | OLAF har i øjeblikket, takket være sin sortering af oplysninger (1), kapacitet til at behandle alle seriøse anmeldelser, Kontoret modtager. I fremtiden har Kontoret til hensigt at øge effektiviteten og forbedre opfølgningen af undersøgelserne ved at udvikle en mere avanceret strategisk analyse, således at nye prioriteter vil kunne inddrages. |
| --- | --- |

III.

OLAF har i øjeblikket, takket være sin sortering af oplysninger (1), kapacitet til at behandle alle seriøse anmeldelser, Kontoret modtager. I fremtiden har Kontoret til hensigt at øge effektiviteten og forbedre opfølgningen af undersøgelserne ved at udvikle en mere avanceret strategisk analyse, således at nye prioriteter vil kunne inddrages.

| IV. | Undersøgelser og støtte- og koordineringsaktiviteter har samme formål, nemlig at beskytte Fællesskabets finansielle interesser. Sondringen mellem aktiviteterne er klar, idet den er baseret på forordning (EF) nr. 1073/1999. Den kommer til udtryk gennem Kontorets rolle (som er en funktion af dets muligheder, beføjelser og uafhængighed). I forbindelse med en eventuel reform af Kontorets struktur, som institutionerne måtte beslutte (2), vil det kunne overvejes at præcisere sondringen mellem disse forskellige kategorier på det organisatoriske plan. |
| --- | --- |

IV.

Undersøgelser og støtte- og koordineringsaktiviteter har samme formål, nemlig at beskytte Fællesskabets finansielle interesser. Sondringen mellem aktiviteterne er klar, idet den er baseret på forordning (EF) nr. 1073/1999. Den kommer til udtryk gennem Kontorets rolle (som er en funktion af dets muligheder, beføjelser og uafhængighed). I forbindelse med en eventuel reform af Kontorets struktur, som institutionerne måtte beslutte (2), vil det kunne overvejes at præcisere sondringen mellem disse forskellige kategorier på det organisatoriske plan.

| V. | Resultaterne vedrørende ledelsens overvågning må henføres til de udvalgte sager, som Retten har undersøgt. Styringen af disse sager afspejler endnu ikke de fremskridt, der er gjort siden 2003. Således bør Rettens bemærkning vedrørende utilstrækkelig overvågning nuanceres (fra juli 2000 til juni 2003 er 957 sager, der var overtaget fra UCLAF, blev afsluttet, og i løbet af de sidste tre år er undersøgelsernes gennemsnitlige varighed faldet fra 33 til 22 måneder (2004)). I øvrigt bør det bemærkes, at Kommissionens forslag indebærer tvingende frister for undersøgelserne (se forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999 (3)). |
| --- | --- |

V.

Resultaterne vedrørende ledelsens overvågning må henføres til de udvalgte sager, som Retten har undersøgt. Styringen af disse sager afspejler endnu ikke de fremskridt, der er gjort siden 2003. Således bør Rettens bemærkning vedrørende utilstrækkelig overvågning nuanceres (fra juli 2000 til juni 2003 er 957 sager, der var overtaget fra UCLAF, blev afsluttet, og i løbet af de sidste tre år er undersøgelsernes gennemsnitlige varighed faldet fra 33 til 22 måneder (2004)). I øvrigt bør det bemærkes, at Kommissionens forslag indebærer tvingende frister for undersøgelserne (se forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999 (3)).

| VI. | Efter den første fase, som er gennemført via OLAF's dokumentregister (greffe), kan OLAF nu sikre, at kvaliteten og lovligheden af dens operationer kontrolleres af de forvaltningsansvarlige, dets ledelsesteam samt af enhederne »retsembedsmænd« og »opfølgning«. Desuden lægger Kontoret nu større vægt på planlægningen af sine undersøgelsesaktiviteter gennem anvendelse af arbejdsplaner.
  Samarbejdet med medlemsstaterne kræver en løbende og støt indsats fra begge sider. OLAF har defineret dette samarbejde som et prioriteret område, der skal forbedres. Også Kommissionen lægger vægt på dette samarbejde, og det er blevet beskrevet som en tværfaglig serviceplatform i Kommissionens henstilling nr. 14 i rapporten om evaluering af OLAF's aktiviteter (4). |
| --- | --- |

VI.

Efter den første fase, som er gennemført via OLAF's dokumentregister (greffe), kan OLAF nu sikre, at kvaliteten og lovligheden af dens operationer kontrolleres af de forvaltningsansvarlige, dets ledelsesteam samt af enhederne »retsembedsmænd« og »opfølgning«. Desuden lægger Kontoret nu større vægt på planlægningen af sine undersøgelsesaktiviteter gennem anvendelse af arbejdsplaner.

Samarbejdet med medlemsstaterne kræver en løbende og støt indsats fra begge sider. OLAF har defineret dette samarbejde som et prioriteret område, der skal forbedres. Også Kommissionen lægger vægt på dette samarbejde, og det er blevet beskrevet som en tværfaglig serviceplatform i Kommissionens henstilling nr. 14 i rapporten om evaluering af OLAF's aktiviteter (4).

| VII. | OLAF's effektivitet kan kun vurderes delvis på grundlag af den konkrete opfølgning af undersøgelserne, såsom inddrivelse af midler eller retsforfølgelse. Således er det op til de nationale myndigheder og i visse tilfælde til fællesskabsinstitutionerne at træffe beslutning om yderligere skridt, som OLAF ikke har beføjelser til.
  Da fastlæggelsen og anvendelsen af resultatindikatorer er kompliceret, har OLAF indledt overvejelser over dette spørgsmål, hvor Kontoret delvis trækker på erfaringerne i de nationale efterforskningsenheder. OLAF undersøger muligheden for at opnå feedback fra medlemsstaternes myndigheder om anvendeligheden af Kontorets rapporter. |
| --- | --- |

VII.

OLAF's effektivitet kan kun vurderes delvis på grundlag af den konkrete opfølgning af undersøgelserne, såsom inddrivelse af midler eller retsforfølgelse. Således er det op til de nationale myndigheder og i visse tilfælde til fællesskabsinstitutionerne at træffe beslutning om yderligere skridt, som OLAF ikke har beføjelser til.

Da fastlæggelsen og anvendelsen af resultatindikatorer er kompliceret, har OLAF indledt overvejelser over dette spørgsmål, hvor Kontoret delvis trækker på erfaringerne i de nationale efterforskningsenheder. OLAF undersøger muligheden for at opnå feedback fra medlemsstaternes myndigheder om anvendeligheden af Kontorets rapporter.

| VIII. | Det betydelige antal midlertidige stillinger i OLAF's stillingsfortegnelse har gjort det muligt for Kontoret at ansætte erfarne efterforskere allerede under etableringen af tjenesten. Kontoret er bevidst om den risiko, som Retten nævner, og den har derfor til hensigt, med forbehold af budgetmyndighedens godkendelse, gradvis at konvertere en betydelig del af disse midlertidige stillinger til faste stillinger, hvilket skulle sikre, at den opnåede ekspertise bevares. I øvrigt vil Kontoret fremover lægge særlige vægt på uddannelse af personalet, bl.a. af efterforskere og nyansatte. |
| --- | --- |

VIII.

Det betydelige antal midlertidige stillinger i OLAF's stillingsfortegnelse har gjort det muligt for Kontoret at ansætte erfarne efterforskere allerede under etableringen af tjenesten. Kontoret er bevidst om den risiko, som Retten nævner, og den har derfor til hensigt, med forbehold af budgetmyndighedens godkendelse, gradvis at konvertere en betydelig del af disse midlertidige stillinger til faste stillinger, hvilket skulle sikre, at den opnåede ekspertise bevares. I øvrigt vil Kontoret fremover lægge særlige vægt på uddannelse af personalet, bl.a. af efterforskere og nyansatte.

| IX. | OLAF's nuværende retsgrundlag omfatter allerede vigtige bestemmelser til sikring af menneskerettighederne. Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 (5) stadfæster de berørte personers ret til forsvar. Den interne kontrol af kvalitet og lovlighed påhviler i øjeblikket de forvaltningsansvarlige og ledelsesteamet; der vil dog blive foretaget yderligere overvejelser over den interne kontrol.
  For bedre at sikre undersøgelsernes lovlighed i praksis og for at gøre Kontorets procedurer mere gennemsigtige omfatter den nye version af OLAF's procedurehåndbog et sæt administrative regler (som vil kunne udbygges separat fra den nuværende håndbog). |
| --- | --- |

IX.

OLAF's nuværende retsgrundlag omfatter allerede vigtige bestemmelser til sikring af menneskerettighederne. Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 (5) stadfæster de berørte personers ret til forsvar. Den interne kontrol af kvalitet og lovlighed påhviler i øjeblikket de forvaltningsansvarlige og ledelsesteamet; der vil dog blive foretaget yderligere overvejelser over den interne kontrol.

For bedre at sikre undersøgelsernes lovlighed i praksis og for at gøre Kontorets procedurer mere gennemsigtige omfatter den nye version af OLAF's procedurehåndbog et sæt administrative regler (som vil kunne udbygges separat fra den nuværende håndbog).

| X. | Kommissionen deler Rettens synspunkt med hensyn til nødvendigheden af en revision af Kontorets forvaltningspraksis, og den har foreslået en række løsninger i forbindelse med sit forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999. |
| --- | --- |

X.

Kommissionen deler Rettens synspunkt med hensyn til nødvendigheden af en revision af Kontorets forvaltningspraksis, og den har foreslået en række løsninger i forbindelse med sit forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999.

| XI. | OLAF's aktiviteter er koncentreret om beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser som helhed. I relation til denne målsætning har mobiliseringen af operationelle ressourcer den højeste prioritet. Retten konstaterer i øvrigt under punkt III, at Kontoret på nuværende tidspunkt med de ressourcer, det råder over, er i stand til at klare de operative udfordringer, det stilles over for.
  Kommissionen er glad for Rettens bemærkninger, selv om den må tage forbehold for alle kommende revurderinger, den måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar på dens tjenester, bl.a. i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser. |
| --- | --- |

XI.

OLAF's aktiviteter er koncentreret om beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser som helhed. I relation til denne målsætning har mobiliseringen af operationelle ressourcer den højeste prioritet. Retten konstaterer i øvrigt under punkt III, at Kontoret på nuværende tidspunkt med de ressourcer, det råder over, er i stand til at klare de operative udfordringer, det stilles over for.

Kommissionen er glad for Rettens bemærkninger, selv om den må tage forbehold for alle kommende revurderinger, den måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar på dens tjenester, bl.a. i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.

INDLEDNING

| 4. | Kontoret har taget højde for, at det for at kunne udføre sine opgaver er nødvendigt, at det arbejder sammen med de forskellige myndigheder i medlemsstaterne. Det har derfor lagt vægt på at etablere de nødvendige koordinerings- og samarbejdsforanstaltninger, ligesom det rekrutterer ansatte fra de nationale specialiserede forvaltninger. |
| --- | --- |

4.

Kontoret har taget højde for, at det for at kunne udføre sine opgaver er nødvendigt, at det arbejder sammen med de forskellige myndigheder i medlemsstaterne. Det har derfor lagt vægt på at etablere de nødvendige koordinerings- og samarbejdsforanstaltninger, ligesom det rekrutterer ansatte fra de nationale specialiserede forvaltninger.

| 7. | OLAF henviser til den supplerende evaluering af Kontorets aktiviteter (2004) (6), ifølge hvilken ca. 60 % af ressourcerne anvendes til operationelle opgaver. Dette skyldes, at en stor del af de ressourcer, der er tildelt enhederne uden for Direktoratet for Undersøgelser og Operationer (B) er tæt forbundet med undersøgelsesaktiviteterne. |
| --- | --- |

7.

OLAF henviser til den supplerende evaluering af Kontorets aktiviteter (2004) (6), ifølge hvilken ca. 60 % af ressourcerne anvendes til operationelle opgaver. Dette skyldes, at en stor del af de ressourcer, der er tildelt enhederne uden for Direktoratet for Undersøgelser og Operationer (B) er tæt forbundet med undersøgelsesaktiviteterne.

| 8. | Kommissionen er enig i, at det på nuværende tidspunkt kan være vanskeligt at vurdere, hvor effektivt OLAF's arbejde har været. Oprindeligt havde Kontoret ikke de redskaber, der er nødvendige for at foretage en sådan vurdering, men indførelsen af et system til styring af undersøgelser, det såkaldte Case Management System (CMS), har gjort det muligt fremover at få en oversigt over OLAF's indsats. Dette har igen gjort det muligt at give en første beskrivelse af de opnåede resultater med hensyn til finansiel virkning og samarbejde med retsmyndighederne (se den supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter (7)). Imidlertid er det på grund af den tid, de nationale procedurer tager, ikke muligt hurtigt at fastslå, hvilke konkrete opfølgningsforanstaltninger der er truffet som resultat af OLAF's undersøgelser. Dette er grunden til, at OLAF ønsker at identificere de bedst egnede resultatindikatorer under hensyntagen til erfaringerne i de nationale tjenester, således at Kontoret mere præcist kan evaluere sit arbejde. Det er dog vanskeligt at evaluerede forebyggende og afskrækkende foranstaltninger, som er vigtige resultater af OLAF's indsats. |
| --- | --- |

8.

Kommissionen er enig i, at det på nuværende tidspunkt kan være vanskeligt at vurdere, hvor effektivt OLAF's arbejde har været. Oprindeligt havde Kontoret ikke de redskaber, der er nødvendige for at foretage en sådan vurdering, men indførelsen af et system til styring af undersøgelser, det såkaldte Case Management System (CMS), har gjort det muligt fremover at få en oversigt over OLAF's indsats. Dette har igen gjort det muligt at give en første beskrivelse af de opnåede resultater med hensyn til finansiel virkning og samarbejde med retsmyndighederne (se den supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter (7)). Imidlertid er det på grund af den tid, de nationale procedurer tager, ikke muligt hurtigt at fastslå, hvilke konkrete opfølgningsforanstaltninger der er truffet som resultat af OLAF's undersøgelser. Dette er grunden til, at OLAF ønsker at identificere de bedst egnede resultatindikatorer under hensyntagen til erfaringerne i de nationale tjenester, således at Kontoret mere præcist kan evaluere sit arbejde. Det er dog vanskeligt at evaluerede forebyggende og afskrækkende foranstaltninger, som er vigtige resultater af OLAF's indsats.

| 10. | Kommissionen har allerede understreget virkningerne af, at det har været nødvendigt at afslutte tidligere operationer, og de forsinkelser, der af forskellige grunde er opstået i forbindelse med Kontorets etablering (se Rettens årsberetning 2000 — punkt 7.41); det er derfor ikke overraskende, at konsekvenserne heraf stadig kunne mærkes i 2004 (se punkt 73). De mangler, der er opregnet i bilag II, bør derfor relativiseres, idet de hovedsagelig vedrører sager, der er indledt inden omstruktureringen af Kontoret i novemer 2003.
  Endelig har Kontoret taget hensyn til Rettens tidligere bemærkninger, og etableringen af det såkaldte Case Management System (CMS) er et eksempel på de fremskridt, OLAF har gjort i relation til henstillingerne i Rettens særberetning nr. 8/98. |
| --- | --- |

10.

Kommissionen har allerede understreget virkningerne af, at det har været nødvendigt at afslutte tidligere operationer, og de forsinkelser, der af forskellige grunde er opstået i forbindelse med Kontorets etablering (se Rettens årsberetning 2000 — punkt 7.41); det er derfor ikke overraskende, at konsekvenserne heraf stadig kunne mærkes i 2004 (se punkt 73). De mangler, der er opregnet i bilag II, bør derfor relativiseres, idet de hovedsagelig vedrører sager, der er indledt inden omstruktureringen af Kontoret i novemer 2003.

Endelig har Kontoret taget hensyn til Rettens tidligere bemærkninger, og etableringen af det såkaldte Case Management System (CMS) er et eksempel på de fremskridt, OLAF har gjort i relation til henstillingerne i Rettens særberetning nr. 8/98.

OLAF'S UNDERSØGELSER

| 13. | Forskellen mellem undersøgelser og operationer afspejles i OLAF's funktion (afhængigt af dets muligheder/beføjelser). Det er den retlige ramme, inden for hvilken OLAF's indsats foregår, der er årsagen til, at direkte indgriben i form af en efterforskning kan være mindre hyppig inden for områderne told og handel (se svarene under punkt IV, 4 og 12). |
| --- | --- |

13.

Forskellen mellem undersøgelser og operationer afspejles i OLAF's funktion (afhængigt af dets muligheder/beføjelser). Det er den retlige ramme, inden for hvilken OLAF's indsats foregår, der er årsagen til, at direkte indgriben i form af en efterforskning kan være mindre hyppig inden for områderne told og handel (se svarene under punkt IV, 4 og 12).

| 14. | Koordinerings- og støtteoperationerne gennemføres med den målsætning, der er fastsat af lovgivningsmyndigheden, dvs. at sikre en effektiv beskyttelse af EU's finansielle interesser. Kontorets målsætning er at identificere de procedurer, der er egnede i hvert specifikt tilfælde. Der er ikke nogen foretrukken form for indgriben, og der kan ikke være tale om at anvende ressourcer til skade for undersøgelserne. Da disse operationer ofte er komplicerede og inddrager flere medlemsstater, er det absolut nødvendigt at følge strenge procedurer. Den omstændighed, at alle OLAF's operationelle aktiviteter er undergivet samme interne rapporteringsprocedurer, sikrer også en større gennemsigtighed (se svaret til punkt 76). Der kan imidlertid forudses en forenklet procedure i sager vedrørende gensidig bistand. |
| --- | --- |

14.

Koordinerings- og støtteoperationerne gennemføres med den målsætning, der er fastsat af lovgivningsmyndigheden, dvs. at sikre en effektiv beskyttelse af EU's finansielle interesser. Kontorets målsætning er at identificere de procedurer, der er egnede i hvert specifikt tilfælde. Der er ikke nogen foretrukken form for indgriben, og der kan ikke være tale om at anvende ressourcer til skade for undersøgelserne. Da disse operationer ofte er komplicerede og inddrager flere medlemsstater, er det absolut nødvendigt at følge strenge procedurer. Den omstændighed, at alle OLAF's operationelle aktiviteter er undergivet samme interne rapporteringsprocedurer, sikrer også en større gennemsigtighed (se svaret til punkt 76). Der kan imidlertid forudses en forenklet procedure i sager vedrørende gensidig bistand.

| 15. | Samarbejdet med de nationale myndigheder kræver en gensidig tillid, som er baseret på og udvikler sig gennem den støtte (koordinering og bistand), som Kontoret kan give medlemsstaterne. Kontoret følger en politik for forbedring af de operationelle kontakter og har gjort dette til en af sine prioriteter for 2005. |
| --- | --- |

15.

Samarbejdet med de nationale myndigheder kræver en gensidig tillid, som er baseret på og udvikler sig gennem den støtte (koordinering og bistand), som Kontoret kan give medlemsstaterne. Kontoret følger en politik for forbedring af de operationelle kontakter og har gjort dette til en af sine prioriteter for 2005.

| 16. | a) | Ved vurderingen af oplysningerne sikrer Kontoret sig, at en mistanke, der opstår på baggrund af oplysningerne: i) vedrører overtrædelser, der henhører under OLAF's kompetenceområde, ii) er af tilstrækkelig alvorlig karakter (8), iii) vedrører begivenheder, hvis art svarer til forud fastlagte operationelle prioriteter (9). Prioriteringen af undersøgelser foretages på baggrund af en grundig overvejelse fra Kontorets side og af en dialog med Overvågningsudvalget. |
| --- | --- | --- |

16.

a)

Ved vurderingen af oplysningerne sikrer Kontoret sig, at en mistanke, der opstår på baggrund af oplysningerne: i) vedrører overtrædelser, der henhører under OLAF's kompetenceområde, ii) er af tilstrækkelig alvorlig karakter (8), iii) vedrører begivenheder, hvis art svarer til forud fastlagte operationelle prioriteter (9). Prioriteringen af undersøgelser foretages på baggrund af en grundig overvejelse fra Kontorets side og af en dialog med Overvågningsudvalget.

| c) | En beslutning fra Kontorets side om henlæggelse af en sag uden opfølgning er i sig selv en vigtig konklusion både for de berørte personer og for den berørte institution, da den medfører, at de oprindelige påstande kan afvises. |
| --- | --- |

c)

En beslutning fra Kontorets side om henlæggelse af en sag uden opfølgning er i sig selv en vigtig konklusion både for de berørte personer og for den berørte institution, da den medfører, at de oprindelige påstande kan afvises.

| 17. | OLAF foretog en række vigtige ændringer af CMS i begyndelsen af 2003, hvilket har medført en betydelig forbedring af systemets funktion og af oplysningernes pålidelighed. Den forudgående vurdering af de finansielle virkninger er vanskelig at foretage, og derfor har OLAF til hensigt at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af eksperter, som skal revidere retningslinjerne for den vurdering af »skade, der påføres EU's finansielle interesser«, som foretages ved begyndelsen af en undersøgelse. De beløb, der fremgår af CMS, repræsenterer det bedste overslag ved afslutningen af undersøgelsen; det påhviler den pågældende anvisningsberettigede at fastsætte det nøjagtige beløb og at udstede indtægtsordren. |
| --- | --- |

17.

OLAF foretog en række vigtige ændringer af CMS i begyndelsen af 2003, hvilket har medført en betydelig forbedring af systemets funktion og af oplysningernes pålidelighed. Den forudgående vurdering af de finansielle virkninger er vanskelig at foretage, og derfor har OLAF til hensigt at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af eksperter, som skal revidere retningslinjerne for den vurdering af »skade, der påføres EU's finansielle interesser«, som foretages ved begyndelsen af en undersøgelse. De beløb, der fremgår af CMS, repræsenterer det bedste overslag ved afslutningen af undersøgelsen; det påhviler den pågældende anvisningsberettigede at fastsætte det nøjagtige beløb og at udstede indtægtsordren.

| 19. | Andelen af sager, som Kontoret har henlagt, er steget betydeligt siden 2002, som følge af indførelsen af et prioriteringssystem, der finder anvendelse fra modtagelsen af anmeldelserne (se svarene til punkt 16 a og punkt III).
  Den egentlige udfordring består i at forsyne OLAF med kvalitetsoplysninger fra begyndelsen (dvs. substantielle fakta, som vil kunne føre til undersøgelser, der giver reelle resultater).
  OLAF planlægger at udvikle mere proaktive, efterretningsbaserede undersøgelser og operationer i overensstemmelse med den nye forordning (EF) nr. 1073/1999 (se svaret til punkt 74). |
| --- | --- |

19.

Andelen af sager, som Kontoret har henlagt, er steget betydeligt siden 2002, som følge af indførelsen af et prioriteringssystem, der finder anvendelse fra modtagelsen af anmeldelserne (se svarene til punkt 16 a og punkt III).

Den egentlige udfordring består i at forsyne OLAF med kvalitetsoplysninger fra begyndelsen (dvs. substantielle fakta, som vil kunne føre til undersøgelser, der giver reelle resultater).

OLAF planlægger at udvikle mere proaktive, efterretningsbaserede undersøgelser og operationer i overensstemmelse med den nye forordning (EF) nr. 1073/1999 (se svaret til punkt 74).

| 20. | OLAF's nye håndbog, som blev godkendt den 25. februar 2005, tager højde for, at det ikke er muligt at gennemføre en vurdering på 15 dage inden for visse områder, som kræver et samarbejde med medlemsstaterne. Dette er grunden til, at den forudsete frist for vurdering nu er på to måneder (10), med mulighed for forlængelse efter tilsagn fra de pågældende kontorchefer.






  b) | Rettens bemærkninger vedrørende ledelsens overvågning bør nuanceres, idet der bør tages hensyn til de betingelser, under hvilke ledelsen har måttet arbejde. Først efter at arbejdsbyrden fra tidligere er blevet afviklet, har det været muligt for Kontoret at påbegynde en fase med uddannelse af ledelsen. |
| --- | --- | --- |

20.

OLAF's nye håndbog, som blev godkendt den 25. februar 2005, tager højde for, at det ikke er muligt at gennemføre en vurdering på 15 dage inden for visse områder, som kræver et samarbejde med medlemsstaterne. Dette er grunden til, at den forudsete frist for vurdering nu er på to måneder (10), med mulighed for forlængelse efter tilsagn fra de pågældende kontorchefer.

b)

Rettens bemærkninger vedrørende ledelsens overvågning bør nuanceres, idet der bør tages hensyn til de betingelser, under hvilke ledelsen har måttet arbejde. Først efter at arbejdsbyrden fra tidligere er blevet afviklet, har det været muligt for Kontoret at påbegynde en fase med uddannelse af ledelsen.

| c) | Ligeledes hvad angår de nævnte forsinkelser, skal der mindes om, at der er anvendt store ressourcer på at afvikle tidligere sager (mellem juli 2000 og juni 2003 er der afsluttet 957 »UCLAF-sager«). |
| --- | --- |

c)

Ligeledes hvad angår de nævnte forsinkelser, skal der mindes om, at der er anvendt store ressourcer på at afvikle tidligere sager (mellem juli 2000 og juni 2003 er der afsluttet 957 »UCLAF-sager«).

| 21. | Fra det tidspunkt, hvor en sag vurderes, tager Kontoret højde for dens finansielle virkning, som er et af de kriterier, der er anført i svaret til punkt 16 a. OLAF's målsætninger er parallelle, idet dets strategier er både finansielle (inddrivelse af fordringer) og repressive (administrative, disciplinære eller strafferetlige sanktioner). Desuden leverer Kontoret, på grundlag af den mekanisme for samarbejde mellem Kommissionen og OLAF, som blev implementeret i 2003, de nødvendige oplysninger til, at der kan træffes retsbevarende foranstaltninger (11) i løbet af undersøgelserne med henblik på at beskytte EU's finansielle interesser. |
| --- | --- |

21.

Fra det tidspunkt, hvor en sag vurderes, tager Kontoret højde for dens finansielle virkning, som er et af de kriterier, der er anført i svaret til punkt 16 a. OLAF's målsætninger er parallelle, idet dets strategier er både finansielle (inddrivelse af fordringer) og repressive (administrative, disciplinære eller strafferetlige sanktioner). Desuden leverer Kontoret, på grundlag af den mekanisme for samarbejde mellem Kommissionen og OLAF, som blev implementeret i 2003, de nødvendige oplysninger til, at der kan træffes retsbevarende foranstaltninger (11) i løbet af undersøgelserne med henblik på at beskytte EU's finansielle interesser.

| 22. | Målsætningen med at forlænge frisen for vurdering, som fastsat i den nye version af håndbogen (se svaret på punkt 20) er at forbedre planlægningen af arbejdet.
  Siden 2005 har det været reglen at konsultere dommerne og opfølgningsenhederne lige fra vurderingsstadiet, og analyse- og efterretningsenhederne er i stigende grad blevet anmodet om bistand. |
| --- | --- |

22.

Målsætningen med at forlænge frisen for vurdering, som fastsat i den nye version af håndbogen (se svaret på punkt 20) er at forbedre planlægningen af arbejdet.

Siden 2005 har det været reglen at konsultere dommerne og opfølgningsenhederne lige fra vurderingsstadiet, og analyse- og efterretningsenhederne er i stigende grad blevet anmodet om bistand.

| 23. | Som anført i den supplerende evaluering (12), er den gennemsnitlige varighed af OLAF's undersøgelser faldet fra 33 måneder i 2002 til 22 måneder i 2004 (se svaret til punkt 78). |
| --- | --- |

23.

Som anført i den supplerende evaluering (12), er den gennemsnitlige varighed af OLAF's undersøgelser faldet fra 33 måneder i 2002 til 22 måneder i 2004 (se svaret til punkt 78).

| 24. | I forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999 (artikel 6, stk. 7) foreslår Kommissionen at stadfæste styringen af undersøgelserne ved at indføre maksimale tidsfrister for undersøgelsernes gennemførelse. Desuden har OLAF til hensigt i sin aktivitetsplan for 2005 at indføre et system til overvågning af anvendelsen af efterforskernes tid, hvilket vil gøre det muligt i højere grad at overholde fristerne for undersøgelserne (se svar til punkt 26 og 80). |
| --- | --- |

24.

I forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999 (artikel 6, stk. 7) foreslår Kommissionen at stadfæste styringen af undersøgelserne ved at indføre maksimale tidsfrister for undersøgelsernes gennemførelse. Desuden har OLAF til hensigt i sin aktivitetsplan for 2005 at indføre et system til overvågning af anvendelsen af efterforskernes tid, hvilket vil gøre det muligt i højere grad at overholde fristerne for undersøgelserne (se svar til punkt 26 og 80).

| 25. | Denne overvågning af personalets tidsforbrug vil også bidrage til at fokusere mere på, hvor hastende undersøgelserne er. |
| --- | --- |

25.

Denne overvågning af personalets tidsforbrug vil også bidrage til at fokusere mere på, hvor hastende undersøgelserne er.

| 26. | Med henblik på at etablere et system for tidsovervågning, som er tilpasset en undersøgelsestjeneste, undersøger OLAF erfaringerne i de nationale tjenester inden for området. Parallelt hermed er man ved at afprøve en registrering af arbejdstiden i efterforskningsenhederne. Det skal dog bemærkes, at CMS gør det muligt at kende antallet af sager pr. efterforsker. |
| --- | --- |

26.

Med henblik på at etablere et system for tidsovervågning, som er tilpasset en undersøgelsestjeneste, undersøger OLAF erfaringerne i de nationale tjenester inden for området. Parallelt hermed er man ved at afprøve en registrering af arbejdstiden i efterforskningsenhederne. Det skal dog bemærkes, at CMS gør det muligt at kende antallet af sager pr. efterforsker.

| 27. | Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 indebærer en stadfæstelse af de berørte personers ret til forsvar. Desuden omfatter de administrative bestemmelser i den nye OLAF-håndbog de allerede gældende interne regler, som regulerer Kontorets udøvelse af sine beføjelser, og som tager højde for de grundlæggende rettigheder under undersøgelserne. I januar 2005 bestilte Kontoret ligeledes en sammenlignende undersøgelse vedrørende otte medlemsstater for at kunne finde frem til et passende garantiniveau for undersøgelser. |
| --- | --- |

27.

Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 indebærer en stadfæstelse af de berørte personers ret til forsvar. Desuden omfatter de administrative bestemmelser i den nye OLAF-håndbog de allerede gældende interne regler, som regulerer Kontorets udøvelse af sine beføjelser, og som tager højde for de grundlæggende rettigheder under undersøgelserne. I januar 2005 bestilte Kontoret ligeledes en sammenlignende undersøgelse vedrørende otte medlemsstater for at kunne finde frem til et passende garantiniveau for undersøgelser.

| 28. | For så vidt angår Kontorets beføjelser, er det vigtigt at foretage en sondring mellem beføjelserne vedrørende interne undersøgelser og beføjelserne vedrørende eksterne undersøgelser. I sager, der vedrører landbrug og told, giver forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 ikke OLAF nogen retshåndhævende myndighed i relation til drøftelser med økonomiske operatører. Derfor må OLAF trække på støtte fra medlemsstaterne og andre tjenester, der har passende instrumenter til deres rådighed.
  Endelig er OLAF's rolle med hensyn til forberedelse af sager, inden de sendes til de nationale retsmyndigheder, meget vigtig for, at sagerne kan behandles optimalt af de pågældende myndigheder. |
| --- | --- |

28.

For så vidt angår Kontorets beføjelser, er det vigtigt at foretage en sondring mellem beføjelserne vedrørende interne undersøgelser og beføjelserne vedrørende eksterne undersøgelser. I sager, der vedrører landbrug og told, giver forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 ikke OLAF nogen retshåndhævende myndighed i relation til drøftelser med økonomiske operatører. Derfor må OLAF trække på støtte fra medlemsstaterne og andre tjenester, der har passende instrumenter til deres rådighed.

Endelig er OLAF's rolle med hensyn til forberedelse af sager, inden de sendes til de nationale retsmyndigheder, meget vigtig for, at sagerne kan behandles optimalt af de pågældende myndigheder.

| 29. | For 2005 har OLAF organiseret særlige uddannelsesprogrammer for efterforskere for at forbedre undersøgelsesrapporternes kvalitet. Det nye format for den endelige rapport, som er fastlagt i den håndbog, der blev godkendt i februar 2005, omfatter en kvantificering af den finansielle virkning (selv om det er vanskeligt at foretage en nøjagtig vurdering, som det er understreget i svaret til punkt 17) og en kvalificering af den uregelmæssige adfærd i relation til dens strafferetlige, administrative eller disciplinære følger. |
| --- | --- |

29.

For 2005 har OLAF organiseret særlige uddannelsesprogrammer for efterforskere for at forbedre undersøgelsesrapporternes kvalitet. Det nye format for den endelige rapport, som er fastlagt i den håndbog, der blev godkendt i februar 2005, omfatter en kvantificering af den finansielle virkning (selv om det er vanskeligt at foretage en nøjagtig vurdering, som det er understreget i svaret til punkt 17) og en kvalificering af den uregelmæssige adfærd i relation til dens strafferetlige, administrative eller disciplinære følger.

| 31. | For så vidt angår den finansielle opfølgning, mener Kommissionen, at fordelingen af ansvar mellem OLAF og de øvrige berørte tjenester i Kommissionen (anvisningsberettigede, Generaldirektoratet for Budget og Juridisk Tjeneste) er klar, og at der ikke er nogen overlapninger (se reglerne om inddrivelse (13)). Dette er med forbehold af eventuelle fremtidige revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar mellem dens tjenester, specielt i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.
  For så vidt angår landbrugsudgifter, eksisterer der allerede en mekanisme, ifølge hvilken opfølgningen af inddrivelsen af midler, som er udbetalt ulovligt, foretages af Generaldirektoratet for Landbrug gennem proceduren for regnskabsafslutning.
  OLAF's opfølgningsenheder har fået tildelt andre specifikke opgaver vedrørende bekæmpelse af svig (disse vedrører toldinformationssystemet, gensidig administrativ bistand, protokoller med tredjelande, taskforcen for inddrivelse på landbrugsområdet, afslutning af strukturforanstaltningsprogrammer, som har forbindelse til visse operationelle OLAF-sager, debitorsøgning på vegne af de anvisningsberettigede). |
| --- | --- |

31.

For så vidt angår den finansielle opfølgning, mener Kommissionen, at fordelingen af ansvar mellem OLAF og de øvrige berørte tjenester i Kommissionen (anvisningsberettigede, Generaldirektoratet for Budget og Juridisk Tjeneste) er klar, og at der ikke er nogen overlapninger (se reglerne om inddrivelse (13)). Dette er med forbehold af eventuelle fremtidige revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar mellem dens tjenester, specielt i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.

For så vidt angår landbrugsudgifter, eksisterer der allerede en mekanisme, ifølge hvilken opfølgningen af inddrivelsen af midler, som er udbetalt ulovligt, foretages af Generaldirektoratet for Landbrug gennem proceduren for regnskabsafslutning.

OLAF's opfølgningsenheder har fået tildelt andre specifikke opgaver vedrørende bekæmpelse af svig (disse vedrører toldinformationssystemet, gensidig administrativ bistand, protokoller med tredjelande, taskforcen for inddrivelse på landbrugsområdet, afslutning af strukturforanstaltningsprogrammer, som har forbindelse til visse operationelle OLAF-sager, debitorsøgning på vegne af de anvisningsberettigede).

| 32. | Hvad angår gensidig bistand, er OLAF for tiden ved at udvikle et modul for elektroniske meddelelser, som forventes i høj grad at forbedre sagsbehandling og -opfølgning. |
| --- | --- |

32.

Hvad angår gensidig bistand, er OLAF for tiden ved at udvikle et modul for elektroniske meddelelser, som forventes i høj grad at forbedre sagsbehandling og -opfølgning.

| 33. | OLAF har sat kvalitetskontrol som en af sine prioriteringer for 2005 og har fastlagt uddannelsesforanstaltninger inden for området (se svaret til punkt 29). Ledelsesteamet foretager i stigende grad kontrol af kvalitet, og i fremtiden vil den interne revisionstjeneste blive mere involveret i overvågning af kvalitetskontrollen (se svaret til punkt 39). |
| --- | --- |

33.

OLAF har sat kvalitetskontrol som en af sine prioriteringer for 2005 og har fastlagt uddannelsesforanstaltninger inden for området (se svaret til punkt 29). Ledelsesteamet foretager i stigende grad kontrol af kvalitet, og i fremtiden vil den interne revisionstjeneste blive mere involveret i overvågning af kvalitetskontrollen (se svaret til punkt 39).

| 34. | De retlige aspekter af undersøgelserne er med vilje fremhævet i håndbogen, eftersom en manglende overholdelse af OLAF's retlige forpligtelser vil være til skade for de efterfølgende resultater.
  OLAF-håndbogen bliver løbende ajourført og forbedret. Den nye OLAF-håndbog (fra 25. februar 2005) giver en yderligere belysning af de fleste af de spørgsmål, Retten omtaler, herunder ledelsens rolle. En ny CMS-håndbog er for tiden under udarbejdelse med henblik på at få en dybtgående beskrivelse af CMS-systemet, der er separat fra beskrivelsen i OLAF-håndbogen. På samme måde vil OLAF overveje at placere alt materiale vedrørende gennemførelsen af efterforskning i en separat håndbog. |
| --- | --- |

34.

De retlige aspekter af undersøgelserne er med vilje fremhævet i håndbogen, eftersom en manglende overholdelse af OLAF's retlige forpligtelser vil være til skade for de efterfølgende resultater.

OLAF-håndbogen bliver løbende ajourført og forbedret. Den nye OLAF-håndbog (fra 25. februar 2005) giver en yderligere belysning af de fleste af de spørgsmål, Retten omtaler, herunder ledelsens rolle. En ny CMS-håndbog er for tiden under udarbejdelse med henblik på at få en dybtgående beskrivelse af CMS-systemet, der er separat fra beskrivelsen i OLAF-håndbogen. På samme måde vil OLAF overveje at placere alt materiale vedrørende gennemførelsen af efterforskning i en separat håndbog.

| 35. | Ledelsen sikrer den løbende styring af sagerne. I 2004 var dokumentationen vedrørende denne overvågning endnu ikke blevet standardiseret, men der er udviklet mekanismer, specielt i forbindelse med Case Management System (CMS) for at samordne og lette overvågningen ved hjælp af resultattavler. |
| --- | --- |

35.

Ledelsen sikrer den løbende styring af sagerne. I 2004 var dokumentationen vedrørende denne overvågning endnu ikke blevet standardiseret, men der er udviklet mekanismer, specielt i forbindelse med Case Management System (CMS) for at samordne og lette overvågningen ved hjælp af resultattavler.

| 36. | Kontoret erkender, at CMS tidligere har været fokuseret på en korrekt arkivering og registrering af oplysninger. Dette har været OLAF's første prioritet på grund af de svagheder, som Retten har konstateret i denne henseende (jf. beretning nr. 8/98). Siden er der gjort betydelige fremskridt. Beskrivelsen af CMS i den nye OLAF-håndbog viser, at mange af Rettens indvendinger allerede er blevet fulgt op. Ledelsen modtager månedlige rapporter med angivelse af de sager, der eventuelt kræver deres indgriben. Der er også udviklet nye moduler, som anvendes til behandling af anmodninger om støtte til efterforskning. Der er udviklet et system for meddelelser om gensidig bisand, og for tiden afprøves et lignende modul, som skal anvendes i forbindelse med anmodninger om juridisk rådgivning. CMS-systemet er således ved at udvikle sig fra et enkelt sagsforvaltningssystem (som beskrevet af Retten) til et egentligt styringsredskab. |
| --- | --- |

36.

Kontoret erkender, at CMS tidligere har været fokuseret på en korrekt arkivering og registrering af oplysninger. Dette har været OLAF's første prioritet på grund af de svagheder, som Retten har konstateret i denne henseende (jf. beretning nr. 8/98). Siden er der gjort betydelige fremskridt. Beskrivelsen af CMS i den nye OLAF-håndbog viser, at mange af Rettens indvendinger allerede er blevet fulgt op. Ledelsen modtager månedlige rapporter med angivelse af de sager, der eventuelt kræver deres indgriben. Der er også udviklet nye moduler, som anvendes til behandling af anmodninger om støtte til efterforskning. Der er udviklet et system for meddelelser om gensidig bisand, og for tiden afprøves et lignende modul, som skal anvendes i forbindelse med anmodninger om juridisk rådgivning. CMS-systemet er således ved at udvikle sig fra et enkelt sagsforvaltningssystem (som beskrevet af Retten) til et egentligt styringsredskab.

| 37. | Beslutningen om, at efterforskningen skal føre til, at der sker yderligere opfølgning fra de relevante myndigheders side, bør tages i betragtning, når man evaluerer de aktiviteter, Kontoret iværksætter, efter at det har vurderet, at der har fundet svig/uregelmæssigheder sted. Men hvorvidt opfølgningen bliver vellykket afhænger af flere variable faktorer, der er uden for OLAF's kontrol. Imidlertid har OLAF allerede etableret en regelmæssig og tæt kontakt til de belgiske og luxembourgske retsmyndigheder, samtidig med at Kontoret fuldt respekterer deres uafhængighed med hensyn til at træffe beslutninger. Yderligere initiativer er blevet gennemført sammen med de belgiske myndigheder (udnævnelse af den belgiske føderale offentlige anklager til kontaktperson for OLAF-sager og vedtagelse af et cirkulære af 22. maj 2003 sammen med det belgiske kollegium af statsadvokater) samt uddannelse (i 2005) af statsadvokater, der er specialiseret i økonomisk kriminalitet, og som arbejder sammen med OLAF.
  For så vidt angår retsforfølgning og sanktioner, råder institutionerne over en lang række beslutningsmuligheder baseret på det nye bilag IX til personalevedtægten.
  »Nultolerance«-politikken skal anvendes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og retten til forsvar, idet hvert enkelt tilfælde giver anledning til ikke blot en reaktion fra ansættelsesmyndighedens side, men også en sanktion, der er tilpasset de særlige omstændigheder ved det enkelte tilfælde. |
| --- | --- |

37.

Beslutningen om, at efterforskningen skal føre til, at der sker yderligere opfølgning fra de relevante myndigheders side, bør tages i betragtning, når man evaluerer de aktiviteter, Kontoret iværksætter, efter at det har vurderet, at der har fundet svig/uregelmæssigheder sted. Men hvorvidt opfølgningen bliver vellykket afhænger af flere variable faktorer, der er uden for OLAF's kontrol. Imidlertid har OLAF allerede etableret en regelmæssig og tæt kontakt til de belgiske og luxembourgske retsmyndigheder, samtidig med at Kontoret fuldt respekterer deres uafhængighed med hensyn til at træffe beslutninger. Yderligere initiativer er blevet gennemført sammen med de belgiske myndigheder (udnævnelse af den belgiske føderale offentlige anklager til kontaktperson for OLAF-sager og vedtagelse af et cirkulære af 22. maj 2003 sammen med det belgiske kollegium af statsadvokater) samt uddannelse (i 2005) af statsadvokater, der er specialiseret i økonomisk kriminalitet, og som arbejder sammen med OLAF.

For så vidt angår retsforfølgning og sanktioner, råder institutionerne over en lang række beslutningsmuligheder baseret på det nye bilag IX til personalevedtægten.

»Nultolerance«-politikken skal anvendes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og retten til forsvar, idet hvert enkelt tilfælde giver anledning til ikke blot en reaktion fra ansættelsesmyndighedens side, men også en sanktion, der er tilpasset de særlige omstændigheder ved det enkelte tilfælde.

| 39. | OLAF's interne revisionstjeneste vil fremover revidere procedurernes gennemførelse og kontrollen af efterforskningen, og den vil foretage kvalitetsrevision af sagerne (de procedurale aspekter) ved stikprøvekontrol. |
| --- | --- |

39.

OLAF's interne revisionstjeneste vil fremover revidere procedurernes gennemførelse og kontrollen af efterforskningen, og den vil foretage kvalitetsrevision af sagerne (de procedurale aspekter) ved stikprøvekontrol.

| 41. | For at gøre det muligt for ledelsesteamet at kontrollere rapporternes kvalitet og at sikre en større åbenhed i forbindelse med beslutningerne vedrørende de operationelle aktiviteter blev der indført en elektronisk CMS-formular i januar 2005. Imidlertid udelukker OLAF ikke muligheden af at omstrukturere ledelsesteamet for at gøre høringsproceduren mere effektiv (se svaret til punkt 77 og 58). |
| --- | --- |

41.

For at gøre det muligt for ledelsesteamet at kontrollere rapporternes kvalitet og at sikre en større åbenhed i forbindelse med beslutningerne vedrørende de operationelle aktiviteter blev der indført en elektronisk CMS-formular i januar 2005. Imidlertid udelukker OLAF ikke muligheden af at omstrukturere ledelsesteamet for at gøre høringsproceduren mere effektiv (se svaret til punkt 77 og 58).

| 42. | Kommissionen mener, at der bør tages hensyn til de forskellige målsætninger med Kontorets aktivitetsrapporter, som fremgår af de respektive retsgrundlag. Systemet kan rationalises, og det første skridt i denne retning er allerede taget med den foreslåede justering af datoer og perioder i nogle af beretningerne. Kommissionen og Kontoret er villige til at fortsætte drøftelserne om disse anliggender med de berørte institutioner. |
| --- | --- |

42.

Kommissionen mener, at der bør tages hensyn til de forskellige målsætninger med Kontorets aktivitetsrapporter, som fremgår af de respektive retsgrundlag. Systemet kan rationalises, og det første skridt i denne retning er allerede taget med den foreslåede justering af datoer og perioder i nogle af beretningerne. Kommissionen og Kontoret er villige til at fortsætte drøftelserne om disse anliggender med de berørte institutioner.

| 43. | For at forbedre sine aktivitetsrapporter gennemfører OLAF en detaljeret undersøgelse med henblik på at fastslå, hvilke resultatindikatorer der er mest relevante, under hensyntagen til erfaringerne i de nationale undersøgelsesenheder. Når det f.eks. gælder interne undersøgelser, kan en succesindikator baseres på de foranstaltninger, institutionerne har truffet for at følge op på OLAF's aktiviteter (retsbevarende foranstaltninger eller foranstaltninger, der muliggør en bedre kontrol). Dette ville supplere de oplysninger, der fremstår på baggrund af antallet af disciplinære foranstaltninger og deres resultater.
  For at give et tydeligere billede af den retlige opfølgning af OLAF's henstillinger er de relevante oplysninger vedrørende den retlige og disciplinære opfølgning og resultaterne heraf siden 2004 blevet givet på en sammenhængende måde i CMS ved slutningen af opfølgningsproceduren (se også svaret til punkt 37 vedrørende OLAF's manglende kontrol over nationale procedurer og disciplinære procedurer).
  Den supplerende evaluering af Kontorets aktiviteter giver en første angivelse af OLAF's resultater i relation til operationer, finansiel virkning og samarbejde med retsmyndighederne (14) (se svaret til punkt 8). |
| --- | --- |

43.

For at forbedre sine aktivitetsrapporter gennemfører OLAF en detaljeret undersøgelse med henblik på at fastslå, hvilke resultatindikatorer der er mest relevante, under hensyntagen til erfaringerne i de nationale undersøgelsesenheder. Når det f.eks. gælder interne undersøgelser, kan en succesindikator baseres på de foranstaltninger, institutionerne har truffet for at følge op på OLAF's aktiviteter (retsbevarende foranstaltninger eller foranstaltninger, der muliggør en bedre kontrol). Dette ville supplere de oplysninger, der fremstår på baggrund af antallet af disciplinære foranstaltninger og deres resultater.

For at give et tydeligere billede af den retlige opfølgning af OLAF's henstillinger er de relevante oplysninger vedrørende den retlige og disciplinære opfølgning og resultaterne heraf siden 2004 blevet givet på en sammenhængende måde i CMS ved slutningen af opfølgningsproceduren (se også svaret til punkt 37 vedrørende OLAF's manglende kontrol over nationale procedurer og disciplinære procedurer).

Den supplerende evaluering af Kontorets aktiviteter giver en første angivelse af OLAF's resultater i relation til operationer, finansiel virkning og samarbejde med retsmyndighederne (14) (se svaret til punkt 8).

DE FORSKELLIGE TJENESTERS BIDRAG TIL OLAF'S UNDERSØGELSESARBEJDE

| 46. | Hovedformålet med enheden for strategisk efterforskning er at øge forståelsen af fænomenet svig, specielt gennem risikoanalyse. Dette forbedrer OLAF's bidrag til politikudformningen og lovgivningsprocessen. Identificeringen af eventuelle nye undersøgelser er et biprodukt af denne proces. Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999 vil præcisere OLAF’s muligheder for at prioritere undersøgelser baseret på sådanne analyser (se svaret til punkt 90). |
| --- | --- |

46.

Hovedformålet med enheden for strategisk efterforskning er at øge forståelsen af fænomenet svig, specielt gennem risikoanalyse. Dette forbedrer OLAF's bidrag til politikudformningen og lovgivningsprocessen. Identificeringen af eventuelle nye undersøgelser er et biprodukt af denne proces. Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999 vil præcisere OLAF’s muligheder for at prioritere undersøgelser baseret på sådanne analyser (se svaret til punkt 90).

| 47. | Som et resultat af forbedringen af kommunikationssystemets kvalitet er data vedrørende uregelmæssigheder, der indberettes af medlemsstaterne, blevet udnyttet siden 2004 med henblik på risikoanalyse. Det skal understreges, at når medlemsstaterne har konstateret, at der kan være tale om svig (i modsætning til de fleste andre uregelmæssigheder, som skyldes fejl og ikke svig), er det de nationale myndigheder, der skal træffe de nødvendige foranstaltninger. |
| --- | --- |

47.

Som et resultat af forbedringen af kommunikationssystemets kvalitet er data vedrørende uregelmæssigheder, der indberettes af medlemsstaterne, blevet udnyttet siden 2004 med henblik på risikoanalyse. Det skal understreges, at når medlemsstaterne har konstateret, at der kan være tale om svig (i modsætning til de fleste andre uregelmæssigheder, som skyldes fejl og ikke svig), er det de nationale myndigheder, der skal træffe de nødvendige foranstaltninger.

| 50. | a) | OLAF anvender AFIS-systemet som et sikkert værktøj til kommunikation med dets eksterne partnere (toldmyndighederne eller andre retshåndhævende myndigheder) som led i koordineringen af efterforskningsopgaver i tredjelande, som omhandlet i forordning (EF) nr. 515/97. |
| --- | --- | --- |

50.

a)

OLAF anvender AFIS-systemet som et sikkert værktøj til kommunikation med dets eksterne partnere (toldmyndighederne eller andre retshåndhævende myndigheder) som led i koordineringen af efterforskningsopgaver i tredjelande, som omhandlet i forordning (EF) nr. 515/97.

| b) | OLAF mener, at det er nødvendigt, at Kontoret er involveret i styrkelsen af infrastrukturen i medlemsstaternes toldtjenester, da dette kræver en speciel teknisk ekspertise og et sikkert miljø, som Kontoret råder over. |
| --- | --- |

b)

OLAF mener, at det er nødvendigt, at Kontoret er involveret i styrkelsen af infrastrukturen i medlemsstaternes toldtjenester, da dette kræver en speciel teknisk ekspertise og et sikkert miljø, som Kontoret råder over.

| 54. | Med hensyn til inddrivelse og opfølgning af uregelmæssigheder mener Kommissionen, at fordelingen af ansvar mellem generaldirektoraterne og OLAF er tilstrækkelig klar.
  Dette berører dog ikke eventuelle kommende revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende ansvarsfordelingen mellem sine tjenester, bl.a. i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.
  Inden for landbrugssektoren (i forbindelse med den fælles landbrugspolitik) er ansvarsfordelingen mellem OLAF og Generaldirektoratet for Landbrug fastslået i bilag 2 til Kommissionens meddelelse SEK(1995) 249 af 10. februar 1995 (se også Kommissionens svar på Revisionsrettens særberetning nr. 3/2004). OLAF er i øjeblikket ansvarligt for inddrivelsesanliggender vedrørende alle uregelmæssigheder på landbrugsområdet, der indberettes af medlemsstaterne i henhold til forordning (EØF) nr. 595/91. Enhver beslutning om afskrivning af uinddrivelige beløb skal træffes af Kommissionen via EUGFL-proceduren for regnskabsafslutning, som gennemføres af Generaldirektoratet for Landbrug, og hvori OLAF medvirker på de forskellige stadier.
  Hvad angår områderne strukturforanstaltninger og told, er ansvaret også klart fordelt mellem tjenesterne. Med hensyn til strukturforanstaltninger, er OLAF også ansvarligt for behandlingen af meddelelser om uregelmæssigheder fra medlemsstaterne i henhold til forordning (EF) nr. 1681/94 og (EF) nr. 1831/94, og OLAF arbejder sammen med de anvisningsberettigede generaldirektorater (Landbrug og Udvikling af Landdistrikter, Regionalpolitik, Beskæftigelse, Sociale Anliggender, Arbejdsmarkedsforhold og Ligestilling og Fiskeri og Maritime Anliggender). På toldområdet har Kommissionens beslutninger fra 1995 og 1999 klart fastslået beføjelserne for UCLAF/OLAF og Generaldirektoratet for Beskatning og Toldunion.
  De funktioner, der varetages af opfølgningsenhederne gør det muligt for efterforskerne udelukkende at koncentrere sig om deres opgaver uden at skulle varetage de administrative opgaver, der er nødvendige for den finansielle, administrative eller lovgivningsmæssige opfølgning (se svar til punkt 82). |
| --- | --- |

54.

Med hensyn til inddrivelse og opfølgning af uregelmæssigheder mener Kommissionen, at fordelingen af ansvar mellem generaldirektoraterne og OLAF er tilstrækkelig klar.

Dette berører dog ikke eventuelle kommende revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende ansvarsfordelingen mellem sine tjenester, bl.a. i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.

Inden for landbrugssektoren (i forbindelse med den fælles landbrugspolitik) er ansvarsfordelingen mellem OLAF og Generaldirektoratet for Landbrug fastslået i bilag 2 til Kommissionens meddelelse SEK(1995) 249 af 10. februar 1995 (se også Kommissionens svar på Revisionsrettens særberetning nr. 3/2004). OLAF er i øjeblikket ansvarligt for inddrivelsesanliggender vedrørende alle uregelmæssigheder på landbrugsområdet, der indberettes af medlemsstaterne i henhold til forordning (EØF) nr. 595/91. Enhver beslutning om afskrivning af uinddrivelige beløb skal træffes af Kommissionen via EUGFL-proceduren for regnskabsafslutning, som gennemføres af Generaldirektoratet for Landbrug, og hvori OLAF medvirker på de forskellige stadier.

Hvad angår områderne strukturforanstaltninger og told, er ansvaret også klart fordelt mellem tjenesterne. Med hensyn til strukturforanstaltninger, er OLAF også ansvarligt for behandlingen af meddelelser om uregelmæssigheder fra medlemsstaterne i henhold til forordning (EF) nr. 1681/94 og (EF) nr. 1831/94, og OLAF arbejder sammen med de anvisningsberettigede generaldirektorater (Landbrug og Udvikling af Landdistrikter, Regionalpolitik, Beskæftigelse, Sociale Anliggender, Arbejdsmarkedsforhold og Ligestilling og Fiskeri og Maritime Anliggender). På toldområdet har Kommissionens beslutninger fra 1995 og 1999 klart fastslået beføjelserne for UCLAF/OLAF og Generaldirektoratet for Beskatning og Toldunion.

De funktioner, der varetages af opfølgningsenhederne gør det muligt for efterforskerne udelukkende at koncentrere sig om deres opgaver uden at skulle varetage de administrative opgaver, der er nødvendige for den finansielle, administrative eller lovgivningsmæssige opfølgning (se svar til punkt 82).

| 55. | Kommissionen har betroet OLAF den opgave at fastlægge Kontorets strategi for bekæmpelse af svig. Dets efterforskningsfunktion, som er dets væsentligste opgave, er et konkret bidrag til udformningen af en strategi for bekæmpelse af svig. Det er hensigtsmæssigt at bevare en tæt forbindelse i marken med de myndigheder, der er ansvarlige for bekæmpelse af de forskellige former for kriminalitet, fordi et godt kendskab til de nationale fremgangsmåder gavner OLAF's aktiviteter. To eksempler kan illustrere synergifordelene ved udviklings-/efterforskningsfunktionerne: 1) udformningen af forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 om »kontrol på stedet« gav anledning til udvikling af en strategi; 2) overvejelserne om den europæiske offentlige anklager fik input gennem OLAF's nuværende praksis og nødvendigheden af at tage hensyn til de principper, der ligger til grund for efterforskningen af kriminalitet (f.eks. beskyttelsen af retten til forsvar) (se svaret til punkt 91). |
| --- | --- |

55.

Kommissionen har betroet OLAF den opgave at fastlægge Kontorets strategi for bekæmpelse af svig. Dets efterforskningsfunktion, som er dets væsentligste opgave, er et konkret bidrag til udformningen af en strategi for bekæmpelse af svig. Det er hensigtsmæssigt at bevare en tæt forbindelse i marken med de myndigheder, der er ansvarlige for bekæmpelse af de forskellige former for kriminalitet, fordi et godt kendskab til de nationale fremgangsmåder gavner OLAF's aktiviteter. To eksempler kan illustrere synergifordelene ved udviklings-/efterforskningsfunktionerne: 1) udformningen af forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 om »kontrol på stedet« gav anledning til udvikling af en strategi; 2) overvejelserne om den europæiske offentlige anklager fik input gennem OLAF's nuværende praksis og nødvendigheden af at tage hensyn til de principper, der ligger til grund for efterforskningen af kriminalitet (f.eks. beskyttelsen af retten til forsvar) (se svaret til punkt 91).

| 58. | Enheden af retsembedsmænd inddrages nu ved begyndelsen af evalueringen af sager inden for alle sektorer, når de pågældende sager forventes at medføre en strafferetlig procedure (se svaret til punkt 77). |
| --- | --- |

58.

Enheden af retsembedsmænd inddrages nu ved begyndelsen af evalueringen af sager inden for alle sektorer, når de pågældende sager forventes at medføre en strafferetlig procedure (se svaret til punkt 77).

| 59. | OLAF bistår Generaldirektoratet for Udvidelse, som er administrator for Phare-programmet, gennem etablering af strukturer til bekæmpelse af svig og gennem udvikling af uddannelsesprogrammer.
  OLAF's erfaring er nyttig, når det drejer sig om at bistå kandidatlandene med at få vedtaget den gældende fællesskabsret vedrørende beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser, jf. EF-traktatens artikel 280. Hercule- og Pericles-programmet, som OLAF er ansvarligt for, kræver ikke de store hverken finansielle eller menneskelige ressourcer. Hvis de overføres til andre tjenester, ville det kunne gøre Kontoret mere skade end gavn. Imidlertid vil Kommissionen kunne inddrage området i forbindelse med sine overvejelser om OLAF's aktiviteter. |
| --- | --- |

59.

OLAF bistår Generaldirektoratet for Udvidelse, som er administrator for Phare-programmet, gennem etablering af strukturer til bekæmpelse af svig og gennem udvikling af uddannelsesprogrammer.

OLAF's erfaring er nyttig, når det drejer sig om at bistå kandidatlandene med at få vedtaget den gældende fællesskabsret vedrørende beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser, jf. EF-traktatens artikel 280. Hercule- og Pericles-programmet, som OLAF er ansvarligt for, kræver ikke de store hverken finansielle eller menneskelige ressourcer. Hvis de overføres til andre tjenester, ville det kunne gøre Kontoret mere skade end gavn. Imidlertid vil Kommissionen kunne inddrage området i forbindelse med sine overvejelser om OLAF's aktiviteter.

| 60. | I 2005 er der lagt særlig vægt på uddannelsen af nyt personale (se svaret til punkt 63 a), men OLAF har til hensigt at give intern uddannelse højere prioritet, og Kontoret planlægger at gøre uddannelsesfunktionen mere synlig i sin struktur. |
| --- | --- |

60.

I 2005 er der lagt særlig vægt på uddannelsen af nyt personale (se svaret til punkt 63 a), men OLAF har til hensigt at give intern uddannelse højere prioritet, og Kontoret planlægger at gøre uddannelsesfunktionen mere synlig i sin struktur.

| 63. | Kommissionen er klar over, at et stort antal af de ansatte i OLAF er midlertidigt ansatte, og den har foreslået betydelige ændringer af Kontorets stillingsfortegnelse i forbindelse med forberedelsen af det foreløbige budgetforslag for 2006, ændringer, der går i den retning, Retten omtaler.






  a) | I 2005 har OLAF givet organiseret indledende uddannelse af nye efterforskere samt løbende uddannelse. Uddannelsen omfatter bl.a. offentlige indkøb, specialsprog og juridiske spørgsmål, workshops om efterforskningsteknik og løbende uddannelse i rapportskrivning. I 2005 har kontorcheferne også deltaget i ledelseskurser arrangeret af Kommissionen. |
| --- | --- | --- |

63.

Kommissionen er klar over, at et stort antal af de ansatte i OLAF er midlertidigt ansatte, og den har foreslået betydelige ændringer af Kontorets stillingsfortegnelse i forbindelse med forberedelsen af det foreløbige budgetforslag for 2006, ændringer, der går i den retning, Retten omtaler.

a)

I 2005 har OLAF givet organiseret indledende uddannelse af nye efterforskere samt løbende uddannelse. Uddannelsen omfatter bl.a. offentlige indkøb, specialsprog og juridiske spørgsmål, workshops om efterforskningsteknik og løbende uddannelse i rapportskrivning. I 2005 har kontorcheferne også deltaget i ledelseskurser arrangeret af Kommissionen.

| b) | Kommissionen er klar over den potentielle fare ved, at midlertidigt ansatte fratræder i bølger ved udløbet af deres kontrakt, og Kontoret har derfor forudset kontrakter med en gennemsnitlig varighed af otte år, hvilket vil give Kontoret tid til at organisere særlige ansættelsesprøver og til samtidig at ændre stillingsfortegnelsen (se svarene til punkt 63 og 64). |
| --- | --- |

b)

Kommissionen er klar over den potentielle fare ved, at midlertidigt ansatte fratræder i bølger ved udløbet af deres kontrakt, og Kontoret har derfor forudset kontrakter med en gennemsnitlig varighed af otte år, hvilket vil give Kontoret tid til at organisere særlige ansættelsesprøver og til samtidig at ændre stillingsfortegnelsen (se svarene til punkt 63 og 64).

Kommissionen er åben for dialog med henblik på at finde en balance mellem OLAF's specifikke behov og bestemmelserne i personalevedtægten.

| 64. | Kontoret har til hensigt at organisere særlige interne ansættelsesprøver vedrørende bekæmpelse af svig, som vil give de mest kvalificerede ansatte mulighed for at blive tjenestemænd; derved vil Kontoret kunne fastholde den opnåede ekspertise. |
| --- | --- |

64.

Kontoret har til hensigt at organisere særlige interne ansættelsesprøver vedrørende bekæmpelse af svig, som vil give de mest kvalificerede ansatte mulighed for at blive tjenestemænd; derved vil Kontoret kunne fastholde den opnåede ekspertise.

| 65. | Kontoret beskæftiger i øjeblikket 25 nationale udsendte eksperter. En forøgelse af dette antal er ikke udelukket, men det skal understreges, at qua deres status kan udsendte eksperter ikke varetage visse følsomme funktioner.
  Endvidere er det OLAF’s erfaring, at det er mere hensigtsmæssigt at ansætte specialister som midlertidigt ansatte til efterforskningsarbejde, eftersom medlemsstaterne ikke er tilstrækkelig forberedte til at kunne stille personale til rådighed som udsendte eksperter, og den nødvendige ekspertise vedrørende direkte udgiftsprogrammer ikke kan findes i de medlemsstater, hvis myndigheder normalt accepterer at udsende eksperter. Der ville også være et problem med geografisk balance. |
| --- | --- |

65.

Kontoret beskæftiger i øjeblikket 25 nationale udsendte eksperter. En forøgelse af dette antal er ikke udelukket, men det skal understreges, at qua deres status kan udsendte eksperter ikke varetage visse følsomme funktioner.

Endvidere er det OLAF’s erfaring, at det er mere hensigtsmæssigt at ansætte specialister som midlertidigt ansatte til efterforskningsarbejde, eftersom medlemsstaterne ikke er tilstrækkelig forberedte til at kunne stille personale til rådighed som udsendte eksperter, og den nødvendige ekspertise vedrørende direkte udgiftsprogrammer ikke kan findes i de medlemsstater, hvis myndigheder normalt accepterer at udsende eksperter. Der ville også være et problem med geografisk balance.

OVERVÅGNINGSUDVALGET

| 66. | Hvad angår Overvågningsudvalget, har Kommissionen i sin rapport om evalueringen af OLAF's aktiviteter (15) fastslået, »at der på det organisatoriske plan er opstået visse problemer, herunder om gennemførelsen af driftsbevillinger og om arbejdsstedet for Overvågningsudvalgets sekretariat. Kommissionen og [det nye] Overvågningsudvalg bør kunne løse disse problemer i en konstruktiv og pragmatisk ånd og under fuld respekt for retsteksterne.« |
| --- | --- |

66.

Hvad angår Overvågningsudvalget, har Kommissionen i sin rapport om evalueringen af OLAF's aktiviteter (15) fastslået, »at der på det organisatoriske plan er opstået visse problemer, herunder om gennemførelsen af driftsbevillinger og om arbejdsstedet for Overvågningsudvalgets sekretariat. Kommissionen og [det nye] Overvågningsudvalg bør kunne løse disse problemer i en konstruktiv og pragmatisk ånd og under fuld respekt for retsteksterne.«

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

| 74. | De nuværende lovgivningsmæssige rammer for OLAF's arbejde og selve arbejdets karakter gør det vanskeligt at foretage prioritetsstyring og at give retningslinjer vedrørende resultater. Ikke desto mindre har Kommissionen anmodet de relevante organer om at overveje Kontorets strategiske prioriteter (se anbefaling nr. 11 i rapporten om evaluering af Kontorets aktiviteter) (16). Dette spørgsmål vil også blive taget op af Kommissionen under de igangværende drøftelser om reformen af Kontorets arbejdsmetoder. Med hensyn til retningslinjer vedrørende resultater, søger OLAF at fremme de eksisterende synergier mellem de forskellige procedurer (retlige procedurer, inddrivelses- og disciplinærprocedurer), samtidig med at det vil træffe de nødvendige retsbevarende foranstaltninger og bestræbe sig på at forfølge de mest effektive politikker til beskyttelse af Fællesskabets finansielle interesser.

  Kommissionen skal understrege, at begrebet resultatindikatorer, der skal kunne måle Kontorets resultater, er et kompliceret spørgsmål, som kræver dybtgående overvejelser, især fordi Kontoret ikke kontrollerer alle de faktorer, der er afgørende for succes i de tilfælde, hvor opfølgningen henhører under de berørte nationale myndigheder eller fællesskabsinstitutioner. OLAF har foretaget en indledende undersøgelse af sine resultater i den supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter (2004). Kontoret har til hensigt at uddybe denne analyse og at overveje, hvilke resultatindikatorer der vil være mest egnede i lyset af de erfaringer vedrørende bedste praksis, der er opnået i de nationale organer (se svarene til punkt VII og 8). |
| --- | --- |

74.

De nuværende lovgivningsmæssige rammer for OLAF's arbejde og selve arbejdets karakter gør det vanskeligt at foretage prioritetsstyring og at give retningslinjer vedrørende resultater. Ikke desto mindre har Kommissionen anmodet de relevante organer om at overveje Kontorets strategiske prioriteter (se anbefaling nr. 11 i rapporten om evaluering af Kontorets aktiviteter) (16). Dette spørgsmål vil også blive taget op af Kommissionen under de igangværende drøftelser om reformen af Kontorets arbejdsmetoder. Med hensyn til retningslinjer vedrørende resultater, søger OLAF at fremme de eksisterende synergier mellem de forskellige procedurer (retlige procedurer, inddrivelses- og disciplinærprocedurer), samtidig med at det vil træffe de nødvendige retsbevarende foranstaltninger og bestræbe sig på at forfølge de mest effektive politikker til beskyttelse af Fællesskabets finansielle interesser.

Kommissionen skal understrege, at begrebet resultatindikatorer, der skal kunne måle Kontorets resultater, er et kompliceret spørgsmål, som kræver dybtgående overvejelser, især fordi Kontoret ikke kontrollerer alle de faktorer, der er afgørende for succes i de tilfælde, hvor opfølgningen henhører under de berørte nationale myndigheder eller fællesskabsinstitutioner. OLAF har foretaget en indledende undersøgelse af sine resultater i den supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter (2004). Kontoret har til hensigt at uddybe denne analyse og at overveje, hvilke resultatindikatorer der vil være mest egnede i lyset af de erfaringer vedrørende bedste praksis, der er opnået i de nationale organer (se svarene til punkt VII og 8).

| 76. | Kontoret mener, at det er nødvendigt, at styringen af alle OLAF's operationelle aktiviteter er undergivet de samme interne procedurer for at sikre en gennemsigtig rapportering og for at skabe en fælles kultur og praksis internt. Dette vil sikre en fleksibel udnyttelse af ressourcerne, når det er nødvendigt at overføre ressourcer fra én sektor til en anden, og forhindre en opsplitning af de forskellige operationelle sektorer. Desuden kræver bistands- og koordineringsaktiviteterne, som ofte er komplicerede, at der anvendes stramme interne procedurer (se svarene til punkt 13 og 14).

  Som led i arbejdet med henblik på en reform af OLAF's arbejdsmetoder og organisation vil OLAF kunne overveje en administrativ struktur, der bedre vil kunne afspejle sondringen mellem bistands- og koordineringsaktiviteter og undersøgelser. |
| --- | --- |

76.

Kontoret mener, at det er nødvendigt, at styringen af alle OLAF's operationelle aktiviteter er undergivet de samme interne procedurer for at sikre en gennemsigtig rapportering og for at skabe en fælles kultur og praksis internt. Dette vil sikre en fleksibel udnyttelse af ressourcerne, når det er nødvendigt at overføre ressourcer fra én sektor til en anden, og forhindre en opsplitning af de forskellige operationelle sektorer. Desuden kræver bistands- og koordineringsaktiviteterne, som ofte er komplicerede, at der anvendes stramme interne procedurer (se svarene til punkt 13 og 14).

Som led i arbejdet med henblik på en reform af OLAF's arbejdsmetoder og organisation vil OLAF kunne overveje en administrativ struktur, der bedre vil kunne afspejle sondringen mellem bistands- og koordineringsaktiviteter og undersøgelser.

| 77. | Siden slutningen af 2003 har OLAF tilskyndet til, at opfølgningsenhederne og retsembedsmændene involveres i åbningen, gennemførelsen og afslutningen af efterforskningerne, eftersom dette har en positiv indvirkning på efterforskningens effektivitet og den efterfølgende opfølgning. Det CMS-modul, der er etableret i 2005, letter denne deltagelse.

  OLAF har allerede taget hensyn til Rettens bemærkninger vedrørende begrundelsen for efterforskningsaktiviteter, og siden 2005 har alle sagsvurderingsrapporter indeholdt en arbejdsplan. Med hensyn til omorganisering af ledelsesteamet, er OLAF rede til at overveje en opdeling i mindre grupper, som vil kunne målrette aktiviteterne mere effektivt (se svarene til punkt 41 og 58). |
| --- | --- |

77.

Siden slutningen af 2003 har OLAF tilskyndet til, at opfølgningsenhederne og retsembedsmændene involveres i åbningen, gennemførelsen og afslutningen af efterforskningerne, eftersom dette har en positiv indvirkning på efterforskningens effektivitet og den efterfølgende opfølgning. Det CMS-modul, der er etableret i 2005, letter denne deltagelse.

OLAF har allerede taget hensyn til Rettens bemærkninger vedrørende begrundelsen for efterforskningsaktiviteter, og siden 2005 har alle sagsvurderingsrapporter indeholdt en arbejdsplan. Med hensyn til omorganisering af ledelsesteamet, er OLAF rede til at overveje en opdeling i mindre grupper, som vil kunne målrette aktiviteterne mere effektivt (se svarene til punkt 41 og 58).

| 78. | Fra 2004 har CMS-systemet gjort det lettere for ledelsen at overvåge og styre sagerne. Den gennemsnitlige varighed af efterforskningerne er således faldet støt (22 måneder i 2004). (Se svarene til punkt V, 20 b, 23, 33, 35, 36 og 87).

  For at sætte kontorcheferne i stand til at styre efterforskningerne mere effektivt undersøger OLAF muligheden for at etablere et system til registrering af, hvorledes efterforskernes tid anvendes (se svarene til punkt 25 og 79). Kontoret har også iværksat uddannelsesprogrammer for nyansatte og løbende specialiseret uddannelse for at sætte efterforskerne i stand til yderligere at forbedre kvaliteten af deres arbejde; de får derved et øget kendskab til redskaber, der vil kunne gøre deres arbejde mere effektivt (se svarene til punkt 29 og 63 a). |
| --- | --- |

78.

Fra 2004 har CMS-systemet gjort det lettere for ledelsen at overvåge og styre sagerne. Den gennemsnitlige varighed af efterforskningerne er således faldet støt (22 måneder i 2004). (Se svarene til punkt V, 20 b, 23, 33, 35, 36 og 87).

For at sætte kontorcheferne i stand til at styre efterforskningerne mere effektivt undersøger OLAF muligheden for at etablere et system til registrering af, hvorledes efterforskernes tid anvendes (se svarene til punkt 25 og 79). Kontoret har også iværksat uddannelsesprogrammer for nyansatte og løbende specialiseret uddannelse for at sætte efterforskerne i stand til yderligere at forbedre kvaliteten af deres arbejde; de får derved et øget kendskab til redskaber, der vil kunne gøre deres arbejde mere effektivt (se svarene til punkt 29 og 63 a).

| 79. | Allerede i 2004 gjorde CMS-systemet det muligt at fastslå antallet af sager, som var under behandling af den enkelte efterforsker (se svarene til punkt 26 og 14).

  I 2005 vil OLAF undersøge de nationale efterforskningstjenesters erfaringer i forbindelse med registrering af anvendelsen af efterforskernes tid, inden Kontoret indfører et system, som tager hensyn til efterforskningernes forventede varighed, som den fremgår af arbejdsplanen. Samtidig afprøves et system til registrering af opfølgningsenhedernes arbejdstid (se svarene til punkt 24-26). |
| --- | --- |

79.

Allerede i 2004 gjorde CMS-systemet det muligt at fastslå antallet af sager, som var under behandling af den enkelte efterforsker (se svarene til punkt 26 og 14).

I 2005 vil OLAF undersøge de nationale efterforskningstjenesters erfaringer i forbindelse med registrering af anvendelsen af efterforskernes tid, inden Kontoret indfører et system, som tager hensyn til efterforskningernes forventede varighed, som den fremgår af arbejdsplanen. Samtidig afprøves et system til registrering af opfølgningsenhedernes arbejdstid (se svarene til punkt 24-26).

| 80. | Kommissionen har beskæftiget sig med spørgsmålet om en maksimumperiode for efterforskninger i sit forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999 (17); der forudses en periode på 12 måneder med mulighed for flere forlængelser af seks måneder, som kan besluttes af Kontorets direktør efter høring af Overvågningsudvalget. |
| --- | --- |

80.

| 81. | Se svarene til punkt 37 og 43.
  Kontoret kan ikke blive holdt ansvarligt for de retlige og disciplinære myndigheders opfølgning, men OLAF bestræber sig på at forbedre samarbejdet (jf. oprettelsen af Kommissionens undersøgelses- og disciplinærkontor IDOC i 2002, med hvilket OLAF har indgået et aftalememorandum). Både Kommissionen og OLAF mener, at samarbejdet med IDOC fungerer tilfredsstillende.
  Se også svaret til punkt 29. |
| --- | --- |

81.

Se svarene til punkt 37 og 43.

Kontoret kan ikke blive holdt ansvarligt for de retlige og disciplinære myndigheders opfølgning, men OLAF bestræber sig på at forbedre samarbejdet (jf. oprettelsen af Kommissionens undersøgelses- og disciplinærkontor IDOC i 2002, med hvilket OLAF har indgået et aftalememorandum). Både Kommissionen og OLAF mener, at samarbejdet med IDOC fungerer tilfredsstillende.

Se også svaret til punkt 29.

| 82. | Merværdien ved den retlige opfølgning består ikke kun i det bidrag, retsembedsmændene yder, når de videresender sagerne til retsmyndighederne; den opstår derimod i forbindelse med alle de supplerende spørgsmål, der er knyttet til de disciplinære eller retlige procedurer (anmodninger om ophævelse af immunitet eller af tjenestemændenes tavshedspligt, anmodninger om retlig bistand).

  Hvad angår visse opgaver i forbindelse med den finansielle opfølgning, har Kommissionen valgt at sammenlægge OLAF's ekspertise med de anvisningsberettigedes ekspertise inden for f.eks. inddrivelse af fordringer. Se svarene til punkt 31 og 54.


  Dette er med forbehold af eventuelle fremtidige revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar mellem dens tjenester, specielt i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.


  Hvad angår landbrugsudgifter, findes der allerede en mekanisme, hvorved opfølgningen af inddrivelsen af midler, der konstateres at være ulovligt udbetalt, foretages af Generaldirektoratet for Landbrug via proceduren for regnskabsafslutning.


  Den retlige opfølgning kan ikke udelukkende begrænses til sager, hvor den anvisningsberettigede, der har tilladt den oprindelige udgift, efter en strafferetlig procedure skal iværksætte en civilretlig inddrivelsesprocedure. De forskellige myndigheder, som sagerne fremsendes til, anmoder Kontoret om at hjælpe dem med at kommunikere med institutionerne. For at Kontoret kan evaluere og forbedre sit arbejde er det desuden nødvendigt, at det følger de sager, der er fremsendt til de forskellige myndigheder, således at det kender sagernes udfald.


  Hvad angår den lovgivningsmæssige opfølgning, tilfalder det ganske rigtigt de operationelle generaldirektorater at træffe de nødvendige initiativer inden for deres områder som svar på de henstillinger, der fremsættes efter OLAF's efterforskning. Kontoret understreger, at det er involveret fra begyndelsen af lovgivningsprocessen via den såkaldte »fraudproofing« (se svaret til punkt 91). |
| --- | --- |

82.

Merværdien ved den retlige opfølgning består ikke kun i det bidrag, retsembedsmændene yder, når de videresender sagerne til retsmyndighederne; den opstår derimod i forbindelse med alle de supplerende spørgsmål, der er knyttet til de disciplinære eller retlige procedurer (anmodninger om ophævelse af immunitet eller af tjenestemændenes tavshedspligt, anmodninger om retlig bistand).

Hvad angår visse opgaver i forbindelse med den finansielle opfølgning, har Kommissionen valgt at sammenlægge OLAF's ekspertise med de anvisningsberettigedes ekspertise inden for f.eks. inddrivelse af fordringer. Se svarene til punkt 31 og 54.

Dette er med forbehold af eventuelle fremtidige revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar mellem dens tjenester, specielt i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.

Hvad angår landbrugsudgifter, findes der allerede en mekanisme, hvorved opfølgningen af inddrivelsen af midler, der konstateres at være ulovligt udbetalt, foretages af Generaldirektoratet for Landbrug via proceduren for regnskabsafslutning.

Den retlige opfølgning kan ikke udelukkende begrænses til sager, hvor den anvisningsberettigede, der har tilladt den oprindelige udgift, efter en strafferetlig procedure skal iværksætte en civilretlig inddrivelsesprocedure. De forskellige myndigheder, som sagerne fremsendes til, anmoder Kontoret om at hjælpe dem med at kommunikere med institutionerne. For at Kontoret kan evaluere og forbedre sit arbejde er det desuden nødvendigt, at det følger de sager, der er fremsendt til de forskellige myndigheder, således at det kender sagernes udfald.

Hvad angår den lovgivningsmæssige opfølgning, tilfalder det ganske rigtigt de operationelle generaldirektorater at træffe de nødvendige initiativer inden for deres områder som svar på de henstillinger, der fremsættes efter OLAF's efterforskning. Kontoret understreger, at det er involveret fra begyndelsen af lovgivningsprocessen via den såkaldte »fraudproofing« (se svaret til punkt 91).

| 83. | Kontoret understreger, at det er normal praksis, at en klage vedrørende en administrativ afgørelse sendes til den pågældende administration, inden en retlig procedure iværksættes.

  Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 (18) indeholder en stadfæstelse af de berørte personers ret til forsvar, bl.a. retten til at blive hørt, samt andre vigtige præciseringer vedrørende OLAF's undersøgelsesprocedurer. |
| --- | --- |

83.

Kontoret understreger, at det er normal praksis, at en klage vedrørende en administrativ afgørelse sendes til den pågældende administration, inden en retlig procedure iværksættes.

Forslaget til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 (18) indeholder en stadfæstelse af de berørte personers ret til forsvar, bl.a. retten til at blive hørt, samt andre vigtige præciseringer vedrørende OLAF's undersøgelsesprocedurer.

| 84. | OLAF mener, at det ville være muligt at fastlægge de operationelle forbindelser med medlemsstaterne og med tredjelande; henstilling nr. 6 i Kommissionens »artikel 15«-rapport foreslår retningslinjer for samarbejde med henblik på at øge den rådgivende funktions og den retlige opfølgnings effektivitet. Kontoret har fastslået, at forbedringen af de operationelle kontakter vil være en af dets prioriteringer for 2005 (se svarene til punkt 15 og 37). |
| --- | --- |

84.

OLAF mener, at det ville være muligt at fastlægge de operationelle forbindelser med medlemsstaterne og med tredjelande; henstilling nr. 6 i Kommissionens »artikel 15«-rapport foreslår retningslinjer for samarbejde med henblik på at øge den rådgivende funktions og den retlige opfølgnings effektivitet. Kontoret har fastslået, at forbedringen af de operationelle kontakter vil være en af dets prioriteringer for 2005 (se svarene til punkt 15 og 37).

| 85. | Det forslag, Kommissionen forelagde i juli 2004 vedrørende gensidig bistand med henblik på beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser mod svig og andre ulovlige aktiviteter, har til formål at standardisere forbindelserne mellem Kommissionen (OLAF) og de nationale myndigheder. Forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 er af afgørende betydning for at kunne gennemføre efterforskninger og gør det muligt at inddrive betydelige beløb. Imidlertid er de beføjelser, der er tillagt Kommissionen, ikke automatisk de samme som dem, der er tillagt tilsvarende organer gennem den nationale lovgivning, hvilket komplicerer forordningens anvendelse.

  Det er OLAF's hensigt at forbedre samarbejdet med medlemsstaterne; dette forudsætter en støt indsats fra begge sider. Artikel 3 i det forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999, som blev forelagt i februar 2004, og henstilling nr. 5 i Kommissionens »artikel 15«-rapport (forlængelse af de pågældende aftalememoranda mellem OLAF og de nationale myndigheder) går i denne retning. |
| --- | --- |

85.

Det forslag, Kommissionen forelagde i juli 2004 vedrørende gensidig bistand med henblik på beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser mod svig og andre ulovlige aktiviteter, har til formål at standardisere forbindelserne mellem Kommissionen (OLAF) og de nationale myndigheder. Forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 er af afgørende betydning for at kunne gennemføre efterforskninger og gør det muligt at inddrive betydelige beløb. Imidlertid er de beføjelser, der er tillagt Kommissionen, ikke automatisk de samme som dem, der er tillagt tilsvarende organer gennem den nationale lovgivning, hvilket komplicerer forordningens anvendelse.

Det er OLAF's hensigt at forbedre samarbejdet med medlemsstaterne; dette forudsætter en støt indsats fra begge sider. Artikel 3 i det forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999, som blev forelagt i februar 2004, og henstilling nr. 5 i Kommissionens »artikel 15«-rapport (forlængelse af de pågældende aftalememoranda mellem OLAF og de nationale myndigheder) går i denne retning.

| 87. | CMS-systemet muliggør en løbende styring af undersøgelserne, og CMS-resultattavlerne har været operationelle siden 2003. Selv om hovedformålet med CMS tidligere var at registrere og klassificere oplysninger vedrørende sagerne, er systemet til stadighed under udvikling, og det er nu blevet et vigtigt sagsforvaltningsværktøj (se svaret til punkt 36).

  CMS omfatter de nødvendige funktioner til, at det kan blive et egentligt redskab til løbende styring af sagerne, men måden, hvorpå det anvendes, bør forbedres (se svaret til punkt 17).


  Hvad angår OLAF-håndbogen, er der allerede foretaget forbedringer i den version, der blev vedtaget i februar 2005. OLAF vil også overveje at samle alt materiale vedrørende gennemførelsen af efterforskninger i et særskilt dokument (se svaret til punkt 34).


  Endelig er der gjort en særlig indsats med hensyn til uddannelse (se svaret til punkt 63 a). |
| --- | --- |

87.

CMS-systemet muliggør en løbende styring af undersøgelserne, og CMS-resultattavlerne har været operationelle siden 2003. Selv om hovedformålet med CMS tidligere var at registrere og klassificere oplysninger vedrørende sagerne, er systemet til stadighed under udvikling, og det er nu blevet et vigtigt sagsforvaltningsværktøj (se svaret til punkt 36).

CMS omfatter de nødvendige funktioner til, at det kan blive et egentligt redskab til løbende styring af sagerne, men måden, hvorpå det anvendes, bør forbedres (se svaret til punkt 17).

Hvad angår OLAF-håndbogen, er der allerede foretaget forbedringer i den version, der blev vedtaget i februar 2005. OLAF vil også overveje at samle alt materiale vedrørende gennemførelsen af efterforskninger i et særskilt dokument (se svaret til punkt 34).

Endelig er der gjort en særlig indsats med hensyn til uddannelse (se svaret til punkt 63 a).

| 88. | Med henblik på at forbedre kvaliteten af sine aktivitetsrapporter og for at kunne evaluere sin effektivitet har OLAF iværksat en undersøgelse af resultatindikatorer, hvor den trækker på de nationale efterforskningstjenesters erfaringer (se svarene til punkt 8 og 37).

  Som nævnt i svaret til punkt 42 er Kontoret og Kommissionen rede til at fortsætte dialogen med de berørte institutioner vedrørende indhold og rationalisering af de forskellige rapporter, der udarbejdes af OLAF. |
| --- | --- |

88.

Med henblik på at forbedre kvaliteten af sine aktivitetsrapporter og for at kunne evaluere sin effektivitet har OLAF iværksat en undersøgelse af resultatindikatorer, hvor den trækker på de nationale efterforskningstjenesters erfaringer (se svarene til punkt 8 og 37).

Som nævnt i svaret til punkt 42 er Kontoret og Kommissionen rede til at fortsætte dialogen med de berørte institutioner vedrørende indhold og rationalisering af de forskellige rapporter, der udarbejdes af OLAF.

| 89. | Kontorets operationelle aktivitet er reaktiv, især fordi det, ligesom de fleste nationale undersøgelsestjenester, hovedsagelig besvarer anmodninger udefra, som det ikke altid kan forudse.
  For at sikre et stabilt personale har Kontoret til hensigt at arrangere særlige interne ansættelsesprøver for således at fastholde den knowhow og ekspertise, som de bedst kvalificerede ansatte besidder, og for at få ændret Kontorets stillingsfortegnelse i overensstemmelse med Rettens ønsker (se svarene til punkt 63 og 64).

  Kontoret har fastlagt sin arbejdsplan for 2005, i hvilken det tildeler ressourcer til de forskellige enheder på grundlag af den forudsete arbejdsbyrde. Afhængigt af størrelsen af deres enheder bliver kontorcheferne bistået af operationsledere for at sikre, at efterforskningerne overvåges tæt. |
| --- | --- |

89.

Kontorets operationelle aktivitet er reaktiv, især fordi det, ligesom de fleste nationale undersøgelsestjenester, hovedsagelig besvarer anmodninger udefra, som det ikke altid kan forudse.

For at sikre et stabilt personale har Kontoret til hensigt at arrangere særlige interne ansættelsesprøver for således at fastholde den knowhow og ekspertise, som de bedst kvalificerede ansatte besidder, og for at få ændret Kontorets stillingsfortegnelse i overensstemmelse med Rettens ønsker (se svarene til punkt 63 og 64).

Kontoret har fastlagt sin arbejdsplan for 2005, i hvilken det tildeler ressourcer til de forskellige enheder på grundlag af den forudsete arbejdsbyrde. Afhængigt af størrelsen af deres enheder bliver kontorcheferne bistået af operationsledere for at sikre, at efterforskningerne overvåges tæt.

| 90. | På nuværende tidspunkt sætter enheden for strategisk efterforskning OLAF i stand til at udpege risikoområder, og den vil på længere sigt gøre det lettere at tildele ressourcer til de forskellige sektorer (se svaret til punkt 19). Denne enhed vil i fremtiden kunne bidrage mere direkte til undersøgelsesaktiviteten, bl.a. i forbindelse med styringen af Kontorets prioriteter (se svaret til punkt 46).

  Kommissionens forslag til ændring af forordning (EF) nr. 10731/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999, som belyser spørgsmålet om, hvorvidt Kontoret skal iværksætte undersøgelser, vil sætte OLAF i stand til at prioritere områder, der af enhederne for strategisk analyse anses for at være højrisikoområder. Rettens henstilling vedrørende dette emne ligger på linje med henstilling nr. 5 i rapporten om evaluering af OLAF's aktiviteter (19).


  Hvad angår uregelmæssigheder, der indberettes af medlemsstaterne, bliver disse oplysninger, efter at der er sket en klar kvalitativ forbedring af indberetning og evaluering, nu udnyttet til risikoanalyseformål (se svaret til punkt 47). |
| --- | --- |

90.

På nuværende tidspunkt sætter enheden for strategisk efterforskning OLAF i stand til at udpege risikoområder, og den vil på længere sigt gøre det lettere at tildele ressourcer til de forskellige sektorer (se svaret til punkt 19). Denne enhed vil i fremtiden kunne bidrage mere direkte til undersøgelsesaktiviteten, bl.a. i forbindelse med styringen af Kontorets prioriteter (se svaret til punkt 46).

Kommissionens forslag til ændring af forordning (EF) nr. 10731/1999 og (Euratom) nr. 1074/1999, som belyser spørgsmålet om, hvorvidt Kontoret skal iværksætte undersøgelser, vil sætte OLAF i stand til at prioritere områder, der af enhederne for strategisk analyse anses for at være højrisikoområder. Rettens henstilling vedrørende dette emne ligger på linje med henstilling nr. 5 i rapporten om evaluering af OLAF's aktiviteter (19).

Hvad angår uregelmæssigheder, der indberettes af medlemsstaterne, bliver disse oplysninger, efter at der er sket en klar kvalitativ forbedring af indberetning og evaluering, nu udnyttet til risikoanalyseformål (se svaret til punkt 47).

| 91. | Hvad angår beskyttelsen mod svig i lovgivningen, har Fællesskabets lovgivere konstateret synergier mellem OLAF's operationelle aktiviteter og dets arbejde med at finde frem til metoder til bekæmpelse af svig (se forordning (EF) nr. 1073/1999).

  Kommissionens meddelelse om beskyttelse mod svig i lovgivningen (SEK(2001) 2029) tildeler OLAF en specifik koordinerende og rådgivende rolle (se svaret til punkt 55). Spørgsmålet om overlapninger i forbindelse med OLAF's funktioner vil blive taget op under Europa-Parlamentets offentlige høring om reformen af OLAF. |
| --- | --- |

91.

Hvad angår beskyttelsen mod svig i lovgivningen, har Fællesskabets lovgivere konstateret synergier mellem OLAF's operationelle aktiviteter og dets arbejde med at finde frem til metoder til bekæmpelse af svig (se forordning (EF) nr. 1073/1999).

Kommissionens meddelelse om beskyttelse mod svig i lovgivningen (SEK(2001) 2029) tildeler OLAF en specifik koordinerende og rådgivende rolle (se svaret til punkt 55). Spørgsmålet om overlapninger i forbindelse med OLAF's funktioner vil blive taget op under Europa-Parlamentets offentlige høring om reformen af OLAF.

| 92. | De menneskelige ressourcer, der anvendes til at forvalte OLAF's programmer, er minimale, og de finansielle ressourcer er ubetydelige. De fordele, OLAF tilfører disse programmer, og de fordele, som Kontoret har af dem, er reelle, specielt med hensyn til samarbejde. Kommissionen vil imidlertid kunne foretage generelle overvejelser over OLAF's ansvar i relation til disse programmer. |
| --- | --- |

92.

| 93. | Hvad angår Overvågningsudvalget, er Kommissionen enig med Retten i, at det er nødvendigt at tage Kontorets forvaltningspraksis op til fornyet overvejelse.

  Kommissionen har i sit forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999, som den har forelagt til drøftelse i institutionerne, fremlagt en række mulige løsninger, som vil medføre en mere præcis definition af Overvågningsudvalgets funktion og gøre det muligt at uddybe overvejelserne herom. |
| --- | --- |

93.

Hvad angår Overvågningsudvalget, er Kommissionen enig med Retten i, at det er nødvendigt at tage Kontorets forvaltningspraksis op til fornyet overvejelse.

Kommissionen har i sit forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999, som den har forelagt til drøftelse i institutionerne, fremlagt en række mulige løsninger, som vil medføre en mere præcis definition af Overvågningsudvalgets funktion og gøre det muligt at uddybe overvejelserne herom.

| 94. | En gennemførelse af Rettens henstillinger vil kræve detaljerede undersøgelser og vil kunne resultere i, at OLAF organiseres på en måde, som identificerer dets forskellige funktioner mere præcist og sikrer synergien imellem dem, således at Kontorets hovedaktivitet, undersøgelsesarbejdet, udføres med den nødvendige effektivitet.

  Strategien for bekæmpelse af svig bør være global og således omfatte analyse og politikudvikling, forslag til nye retsakter og udvikling af samarbejdet med andre organer og på internationalt plan. Den naturlige kerne i hver enkelt strategi forbliver dog selve undersøgelserne og den operative indsats. Dette er med forbehold af eventuelle fremtidige revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar mellem dens tjenester, specielt i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser. |
| --- | --- |

94.

En gennemførelse af Rettens henstillinger vil kræve detaljerede undersøgelser og vil kunne resultere i, at OLAF organiseres på en måde, som identificerer dets forskellige funktioner mere præcist og sikrer synergien imellem dem, således at Kontorets hovedaktivitet, undersøgelsesarbejdet, udføres med den nødvendige effektivitet.

Strategien for bekæmpelse af svig bør være global og således omfatte analyse og politikudvikling, forslag til nye retsakter og udvikling af samarbejdet med andre organer og på internationalt plan. Den naturlige kerne i hver enkelt strategi forbliver dog selve undersøgelserne og den operative indsats. Dette er med forbehold af eventuelle fremtidige revurderinger, som Kommissionen måtte foretage vedrørende fordelingen af ansvar mellem dens tjenester, specielt i forbindelse med evalueringen af OLAF's opgaver/beføjelser.

BILAG

SVAR FRA OLAF-OVERVÅGNINGSUDVALGET

Overvågningsudvalgets rolle (punkt 66)

Overvågningsudvalgets kontrol vedrører den måde, hvorpå undersøgelsesarbejdet udføres: »under fuld respekt for menneskerettighederne og de grundlæggende frihedsrettigheder, specielt for rimelighedsprincippet, den berørte persons ret til at udtale sig om de forhold, der vedrører ham, og for princippet om, at kun forhold, som har beviskraft, kan danne grundlag for en undersøgelse« (jf. betragtning 10 i grundforordningen). Disse meget præcise anvisninger gør det muligt at udlede nogle principper vedrørende procedurereglerne for undersøgelser. Udvalget har desuden til opgave at føre tilsyn med anvendelsen af bestemmelserne vedrørende fortrolighed og databeskyttelse.

A.   Overvågningsudvalget og Kontorets uafhængighed (punkt 67 og 70)

Den uafhængighed, som Kontoret og dets direktør har fået i forbindelse med udøvelsen af undersøgelsesfunktionen, er en af de væsentligste nyskabelser, der blev indført ved forordning (EF) nr. 1073/1999. For at styrke denne uafhængighed, som kan drages i tvivl på grund af pression og uformel indflydelse snarere end på grund af direkte instrukser fra en institutionel enhed, er udvalget nødt til at udvise permanent årvågenhed, som er det eneste middel til at forhindre ethvert angreb på denne uafhængighed.

B.   Overvågningsudvalget og de retsundergivnes rettigheder (punkt 67, 68 og 70)

Udvalgets rolle er ikke at foretage en egentlig kontrol af undersøgelsernes lovlighed.

Ombudsmandens arbejde er, selv om det er meget vigtigt, ikke tilstrækkeligt i sig selv og udgør ikke en kontrol af lovligheden i juridisk forstand. Udvalget er af den opfattelse, at dette arbejde, som tager sigte på at afdække eventuelle »uregelmæssigheder«, bør følges op af handling fra den lovgivende myndigheds side. I sine årsrapporter har Overvågningsudvalget, bl.a. efter udveksling af synspunkter med CoCoBu, ikke undladt at redegøre for sine forslag på området med henblik på at oprette en europæisk anklagemyndighed. I sin rapport fra 2004 har Overvågningsudvalget foreslået, at der udnævnes »en advokat til beskyttelse af borgernes rettigheder«.

Overvågningsudvalget er klar over, at respekten for de grundlæggende rettigheder på én gang udgør en garanti for de retsundergivne og en forudsætning for OLAF-undersøgelsernes effektivitet.

For at undgå indblanding i OLAF's undersøgelser har Overvågningsudvalget, lige siden det påbegyndte sit arbejde, afslået at gribe ind i enkeltsager. Det har heller aldrig imødekommet nogen af de mange anmodninger, som det har modtaget fra privatpersoner, der var part i OLAF's undersøgelser, og hvoraf nogle ligefrem bad om at blive hørt af udvalget i overværelse af en advokat. Denne fremgangsmåde har lige fra begyndelsen gjort det muligt at eliminere enhver risiko for overlapning med Ombudsmandens arbejde.

Ikke desto mindre har Overvågningsudvalget benyttet sig af de nævnte anmodninger fra privatpersoner til at udlede de generelle problemer. Udvalget har drøftet disse problemer nøje på sine møder (hvor det samtidigt undersøgte Ombudsmandens afgørelser), og det har udvekslet synspunkter med OLAF herom.

Spørgsmålet om procedureregler er blevet drøftet på adskillige møder med Kontorets direktør og direktøren for undersøgelserne. Der blev hurtigt opnået positive resultater på visse områder, f.eks. indførelse af referater af høringerne. Spørgsmålet om, hvorvidt der skal udarbejdes egentlige interne procedureregler for Kontoret, er stadig ikke afgjort. Overvågningsudvalget har gentagne gange understreget behovet for sådanne regler. Indtil videre har Kontorets direktør ikke udtrykt noget ønske om at vedtage sådanne regler, selv på ren intern basis.

C.   Overvågningsudvalget og den regelmæssige kontrol af undersøgelsesfunktionen (punkt 69)

I den indledende fase — som uden tvivl varede for længe — måtte udvalget afsætte en uforholdsmæssig stor del af sin tid til at indføre nye strukturer og arbejdsmetoder i OLAF. Først derefter kunne udvalget tage fat på de operationelle spørgsmål og udøve sine beføjelser hvad angår kontrol af undersøgelsesfunktionen (jf. kapitel I i seneste årsrapport).

| 1. | Indførelse af nye strukturer (69 b)
  Som opfølgning af en af Revisionsrettens henstillinger er der siden første halvår 2001 indført et registreringssystem for samtlige sagsakter, et »
  sagsstyringssystem
  «, som løbende forbedres, samt et arkiv (greffe). |
| --- | --- |

1.

Som opfølgning af en af Revisionsrettens henstillinger er der siden første halvår 2001 indført et registreringssystem for samtlige sagsakter, et »
  sagsstyringssystem
  «, som løbende forbedres, samt et arkiv (greffe).

| 2. | Underretning om de undersøgelser, der varer over ni måneder (69 a)
  Underretningen fra OLAF's direktør om de undersøgelser, der endnu ikke er afsluttet ni måneder efter, at de blev indledt, jf. grundforordningens artikel 11, stk. 7, har vist sig at være en meget nyttig informationskilde for udvalget og et værdifuldt kontrolredskab. I praksis har disse oplysninger givet anledning til frugtbare udvekslinger af synspunkter med direktøren for undersøgelserne, hvad angår undersøgelsernes forløb og de mere generelle spørgsmål. |
| --- | --- |

2.

Underretningen fra OLAF's direktør om de undersøgelser, der endnu ikke er afsluttet ni måneder efter, at de blev indledt, jf. grundforordningens artikel 11, stk. 7, har vist sig at være en meget nyttig informationskilde for udvalget og et værdifuldt kontrolredskab. I praksis har disse oplysninger givet anledning til frugtbare udvekslinger af synspunkter med direktøren for undersøgelserne, hvad angår undersøgelsernes forløb og de mere generelle spørgsmål.

| 3. | Forudgående underretning om fremsendelse af oplysninger til en medlemsstats retsmyndigheder (69 c og d)
  I grundforordningens artikel 11, stk. 7, sidste punktum, er det fastsat, at »direktøren underretter udvalget om de tilfælde, hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til en medlemsstats retslige myndigheder«. Overvågningsudvalget har i artikel 22, stk. 5, i sin forretningsorden (offentliggjort i EFT L 41 den 15. februar 2000 og vedtaget på grundlag af en tekst udarbejdet af hr. Da Cunha Rodriguez, der på det tidspunkt var medlem af Overvågningsudvalget og senere blev udnævnt til dommer ved EF-Domstolen) fortolket udtrykket »hvor det er nødvendigt"« i den retning, at det indebærer en forudgående underretning.
  Denne fortolkning er blevet anvendt konsekvent og har aldrig givet anledning til hverken indvendinger eller problemer.
  I et enkelt følsomt tilfælde og uden nogen henvisning til den pågældende sag spurgte direktøren for undersøgelserne Overvågningsudvalget, om OLAF kunne underrette udvalget, efter at oplysningerne var fremsendt til de nationale retsmyndigheder. Udvalget gav sit samtykke hertil. |
| --- | --- |

3.

I grundforordningens artikel 11, stk. 7, sidste punktum, er det fastsat, at »direktøren underretter udvalget om de tilfælde, hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til en medlemsstats retslige myndigheder«. Overvågningsudvalget har i artikel 22, stk. 5, i sin forretningsorden (offentliggjort i EFT L 41 den 15. februar 2000 og vedtaget på grundlag af en tekst udarbejdet af hr. Da Cunha Rodriguez, der på det tidspunkt var medlem af Overvågningsudvalget og senere blev udnævnt til dommer ved EF-Domstolen) fortolket udtrykket »hvor det er nødvendigt"« i den retning, at det indebærer en forudgående underretning.

Denne fortolkning er blevet anvendt konsekvent og har aldrig givet anledning til hverken indvendinger eller problemer.

I et enkelt følsomt tilfælde og uden nogen henvisning til den pågældende sag spurgte direktøren for undersøgelserne Overvågningsudvalget, om OLAF kunne underrette udvalget, efter at oplysningerne var fremsendt til de nationale retsmyndigheder. Udvalget gav sit samtykke hertil.

| 4. | Interne og eksterne undersøgelser (punkt 71)
  På tidspunktet for de begivenheder, der førte til Santer-Kommissionens fratræden, fokuserede institutionerne især på interne undersøgelser. Grundforordningens betragtning 1 og 7 samt artikel 1, stk. 3, afspejler dette. Det bør i den forbindelse bemærkes, at eksterne undersøgelser i realiteten er i medlemsstaternes hænder, da de udfører det egentlige undersøgelsesarbejde, medens Kontoret nøjes med at yde materiel støtte og tilrettelægge koordineringsmøder.
  Efter en gennemgang af alle sager og af sagsstyringssystemet viser det sig dog, at det i praksis absolut ikke er tilfældet, at Kontoret eller Overvågningsudvalget, som baserer sit arbejde på de af Kontoret udførte undersøgelser, har prioriteret den strafferetlige dimension i de interne undersøgelser på bekostning af de eksterne undersøgelser. Det faktum, at Kontoret, Overvågningsudvalget (hvilket fremgår af referaterne af dets møder) og endda pressen ofte har fokuseret på de interne undersøgelser, som i sagens natur er ømtålelige, er absolut ikke ensbetydende med, at de eksterne undersøgelser er blevet skubbet i baggrunden. Det bør i øvrigt bemærkes, at Kontoret ud over de eksterne undersøgelser har ydet omfattende bistand til medlemsstaterne, og denne bistand har udvalget sat stor pris på (jf. kapitel II i årsrapporten). |
| --- | --- |

4.

På tidspunktet for de begivenheder, der førte til Santer-Kommissionens fratræden, fokuserede institutionerne især på interne undersøgelser. Grundforordningens betragtning 1 og 7 samt artikel 1, stk. 3, afspejler dette. Det bør i den forbindelse bemærkes, at eksterne undersøgelser i realiteten er i medlemsstaternes hænder, da de udfører det egentlige undersøgelsesarbejde, medens Kontoret nøjes med at yde materiel støtte og tilrettelægge koordineringsmøder.

Efter en gennemgang af alle sager og af sagsstyringssystemet viser det sig dog, at det i praksis absolut ikke er tilfældet, at Kontoret eller Overvågningsudvalget, som baserer sit arbejde på de af Kontoret udførte undersøgelser, har prioriteret den strafferetlige dimension i de interne undersøgelser på bekostning af de eksterne undersøgelser. Det faktum, at Kontoret, Overvågningsudvalget (hvilket fremgår af referaterne af dets møder) og endda pressen ofte har fokuseret på de interne undersøgelser, som i sagens natur er ømtålelige, er absolut ikke ensbetydende med, at de eksterne undersøgelser er blevet skubbet i baggrunden. Det bør i øvrigt bemærkes, at Kontoret ud over de eksterne undersøgelser har ydet omfattende bistand til medlemsstaterne, og denne bistand har udvalget sat stor pris på (jf. kapitel II i årsrapporten).

| 5. | Gennemgang af sagsakterne i afsluttede undersøgelser og evalueringsnotater (punkt 72)
  Overvågningsudvalget har lagt særlig vægt på afsluttede undersøgelser og har givet sit sekretariat instrukser om at gennemgå så mange sagsakter som muligt og udarbejde evalueringsnotater i betydningsfulde sager. Beslutningen om udelukkende at beskæftige sig med allerede afsluttede sager har gjort det muligt at undgå enhver risiko for indblanding i igangværende undersøgelser. Da de notater, der udarbejdes af Overvågningsudvalgets sekretariat, udelukkende er til intern brug, har de kunnet bruges til at påpege alle eventuelle problemer, man er stødt på. Disse notater er derefter blevet nøje analyseret af udvalget. Overvågningsudvalget har haft konstruktive drøftelser med Kontorets direktør eller direktøren for undersøgelserne om de principielle problemer, som har vist sig, bl.a. proceduremæssige problemer og problemer i forbindelse med gennemgangen af resultatet af strafferetlige sager i medlemsstaterne. Referaterne af Overvågningsudvalgets møder afspejler ikke altid fuldt ud de bemærkninger, der er fremsat under udvalgets møder, da flere sager, som var afsluttet i OLAF, var ved at blive undersøgt i medlemsstaterne. |
| --- | --- |

5.

Overvågningsudvalget har lagt særlig vægt på afsluttede undersøgelser og har givet sit sekretariat instrukser om at gennemgå så mange sagsakter som muligt og udarbejde evalueringsnotater i betydningsfulde sager. Beslutningen om udelukkende at beskæftige sig med allerede afsluttede sager har gjort det muligt at undgå enhver risiko for indblanding i igangværende undersøgelser. Da de notater, der udarbejdes af Overvågningsudvalgets sekretariat, udelukkende er til intern brug, har de kunnet bruges til at påpege alle eventuelle problemer, man er stødt på. Disse notater er derefter blevet nøje analyseret af udvalget. Overvågningsudvalget har haft konstruktive drøftelser med Kontorets direktør eller direktøren for undersøgelserne om de principielle problemer, som har vist sig, bl.a. proceduremæssige problemer og problemer i forbindelse med gennemgangen af resultatet af strafferetlige sager i medlemsstaterne. Referaterne af Overvågningsudvalgets møder afspejler ikke altid fuldt ud de bemærkninger, der er fremsat under udvalgets møder, da flere sager, som var afsluttet i OLAF, var ved at blive undersøgt i medlemsstaterne.

D.   Konklusioner (punkt 93)

Det kan konkluderes, at Overvågningsudvalget har givet sin fulde støtte til Kontoret og — når det var nødvendigt — har tilskyndet til indførelse af nye strukturer eller metoder. Denne indstilling har ført til konkrete, positive resultater med hensyn til arkivet, systemet til registrering af sagsakterne og sagsstyringssystemet, hvorimod Kontorets direktør indtil videre ikke har fulgt op på Overvågningsudvalgets presserende og gentagne henstilling om, at der bør vedtages egentlige procedureregler.

Der foreligger ingen tilfælde, hvor Overvågningsudvalget kunne have været indblandet i igangværende undersøgelser. De månedlige møder med Kontorets direktør og direktørerne for de forskellige direktorater har netop været en gunstig lejlighed til at drøfte de principielle spørgsmål og spørgsmål af generel art, som kunne rejses for Overvågningsudvalget.

---

(1)  Baseret på kriterier, der afspejler den prioritering, der er foretaget i OLAF's aktivitetsprogram.

(2)  Forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999, KOM(2004) 103 endelig af 10.2.2004.

(3)  Artikel 6, stk. 7, som vedrører undersøgelsernes varighed; den foreslåede ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999, KOM(2004) 103 endelig af 10.2.2004.

(4)  Rapport om evaluering af OLAF's aktiviteter, KOM(2003) 154 endelig.

(5)  KOM(2004) 103 af 10.2.2004.

(6)  Rapport om en supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter, SEK(2004) 1370 af 26.10.2004.

(7)  Rapport om en supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter, punkt 1.3.2, SEK(2004) 1370 af 26.10.2004.

(8)  Jf. sag C-15/00, Kommissionen mod EIB, Sml. 2003 I, s. 7281, præmis 164.

(9)  Jf. punkt 3.2 i OLAF-håndbogen.

(10)  Jf. punkt 3.3.3 i OLAF-håndbogen (25.2.2005).

(11)  EWS (Early Warning System), (SEK(2005) 310).

(12)  Supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter, SEK(2004) 1370 af 26.10.2004.

(13)  Vedrørende sektoren for direkte udgifter, se dok. KOM(2002) 671 endelig, SEK(2000) 2204/3 og bestemmelserne om Kommissionens interne procedurer for tilbagekrævning af fordringer opstået i forbindelse med den direkte forvaltning, C(2002) 5048/4. — Se punkt 54 i denne rapport vedrørende landbrugssektoren, strukturforanstaltninger og told.

(14)  Jf. punkt 1.3 i rapporten om supplerende evaluering af OLAF's aktiviteter, SEK(2004) 1370 af 26.10.2004.

(15)  KOM(2003) 154 endelig.

(16)  Kommissionens rapport »Evaluering af OLAF's (Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig) aktiviteter«, KOM(2003) 154 endelig.

(17)  Se forslagets artikel 6, stk. 7 — KOM(2004) 103 endelig af 10.2.2004.

(18)  KOM(2004) 103 endelig af 10.2.2004.

(19)  KOM(2003) 154 endelig.

---

| 18.8.2005 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | C 202/33 |
| --- | --- | --- | --- |

18.8.2005

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 202/33

---

UDTALELSE Nr. 6/2005

om forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, og artikel 279, stk. 2, EF)

(2005/C 202/02)

REVISIONSRETTEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR —

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 280, stk. 4,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 160 C,

under henvisning til forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom) nr. 1074/1999,

under henvisning til Rådets anmodning af 8. marts 2004 om en udtalelse fra Revisionsretten —

VEDTAGET FØLGENDE UDTALELSE:

Baggrunden for forslaget

| 1. | Forslaget er baseret på den evalueringsrapport, som Kommissionen forelagde i april 2003 i medfør af artikel 15 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af OLAF (1). Forslaget er også en opfølgning af et løfte, som Kommissionens formand gav Budgetkontroludvalget den 18. november 2003, da Kommissionens lovgivnings- og arbejdsprogram for 2004 blev forelagt. Formålet med Kommissionens forslag er at gøre OLAF's konkrete indsats mere effektiv ved, at der gives Kontoret konkret mulighed for, at det kan koncentrere sig om sine prioriteter, og at afklare visse procedurer, så det kan gennemføre sine undersøgelser hurtigere. Formandens erklæring gik imidlertid længere end Kommissionens forslag; ud over ændringer af undersøgelsesprocedurerne stillede han nemlig også en omorganisering af selve Kontoret i udsigt. |
| --- | --- |

1.

Forslaget er baseret på den evalueringsrapport, som Kommissionen forelagde i april 2003 i medfør af artikel 15 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af OLAF (1). Forslaget er også en opfølgning af et løfte, som Kommissionens formand gav Budgetkontroludvalget den 18. november 2003, da Kommissionens lovgivnings- og arbejdsprogram for 2004 blev forelagt. Formålet med Kommissionens forslag er at gøre OLAF's konkrete indsats mere effektiv ved, at der gives Kontoret konkret mulighed for, at det kan koncentrere sig om sine prioriteter, og at afklare visse procedurer, så det kan gennemføre sine undersøgelser hurtigere. Formandens erklæring gik imidlertid længere end Kommissionens forslag; ud over ændringer af undersøgelsesprocedurerne stillede han nemlig også en omorganisering af selve Kontoret i udsigt.

| 2. | Kommissionens formand havde nemlig anført, at en omfokusering af OLAF's aktiviteter betød, at det måske ville være hensigtsmæssigt, at Kommissionens tjenester igen fik pålagt visse horisontale opgaver, som ikke vedrørte undersøgelserne, og at det ville blive nødvendigt at tage OLAF's forvaltningspraksis (governance) (2) op til fornyet overvejelse. Da OLAF nu har en større arbejdsbyrde med den udvidede Union, foreslog han endelig at forbedre Kontorets effektivitet ved at øge personaleressourcerne og omfokusere opgaverne, så der i højere grad lægges vægt på undersøgelsesarbejdet, og at tilpasse forordningen mv. Kun det sidste af de forslag, Kommissionens formand fremsatte, (tilpasning af forordningen) er omfattet af forslaget om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999. En omfokusering af Kontorets nuværende opgaver ville have krævet en ændring af Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (3). |
| --- | --- |

2.

Kommissionens formand havde nemlig anført, at en omfokusering af OLAF's aktiviteter betød, at det måske ville være hensigtsmæssigt, at Kommissionens tjenester igen fik pålagt visse horisontale opgaver, som ikke vedrørte undersøgelserne, og at det ville blive nødvendigt at tage OLAF's forvaltningspraksis (governance) (2) op til fornyet overvejelse. Da OLAF nu har en større arbejdsbyrde med den udvidede Union, foreslog han endelig at forbedre Kontorets effektivitet ved at øge personaleressourcerne og omfokusere opgaverne, så der i højere grad lægges vægt på undersøgelsesarbejdet, og at tilpasse forordningen mv. Kun det sidste af de forslag, Kommissionens formand fremsatte, (tilpasning af forordningen) er omfattet af forslaget om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999. En omfokusering af Kontorets nuværende opgaver ville have krævet en ændring af Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (3).

| 3. | Det fremgår af præamblen, at formålet med forslaget er at ændre forordningen på fem vigtige områder, uden at medlemsstaternes beføjelser og ansvar på nogen måde drages i tvivl og under overholdelse af nærhedsprincippet og proportionalitetsprincippet. Det drejer sig om følgende fem områder:






  a) | Det skal være op til Kontoret selv på grundlag af sine prioriterede aktiviteter at afgøre, om der skal indledes en undersøgelse eller ej (håndhævelse af princippet om hensigtsmæssighed, dvs. at Kontoret frit kan vælge, om der skal indledes en undersøgelse). |
| --- | --- | --- |

3.

Det fremgår af præamblen, at formålet med forslaget er at ændre forordningen på fem vigtige områder, uden at medlemsstaternes beføjelser og ansvar på nogen måde drages i tvivl og under overholdelse af nærhedsprincippet og proportionalitetsprincippet. Det drejer sig om følgende fem områder:

a)

Det skal være op til Kontoret selv på grundlag af sine prioriterede aktiviteter at afgøre, om der skal indledes en undersøgelse eller ej (håndhævelse af princippet om hensigtsmæssighed, dvs. at Kontoret frit kan vælge, om der skal indledes en undersøgelse).

| b) | Ved interne undersøgelser (administrative undersøgelser i institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne) skal Kontoret underrette institutionerne eller organerne om, at der er indledt en undersøgelse, eller om, at der eventuelt vil skulle træffes administrative foranstaltninger for at beskytte Unionens interesser. |
| --- | --- |

b)

Ved interne undersøgelser (administrative undersøgelser i institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne) skal Kontoret underrette institutionerne eller organerne om, at der er indledt en undersøgelse, eller om, at der eventuelt vil skulle træffes administrative foranstaltninger for at beskytte Unionens interesser.

| c) | Som led i interne undersøgelser og i tilfælde af svig i tilknytning til kontrakter vedrørende fællesskabsmidler (direkte udgifter hører under eksterne undersøgelser) bør Kontoret kunne foretage undersøgelser hos erhvervsvirksomheder i medlemsstaterne efter bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96. I forbindelse med eksterne undersøgelser bør Kontoret også have uhindret adgang til de oplysninger, som Fællesskabets institutioner og organer ligger inde med. |
| --- | --- |

c)

Som led i interne undersøgelser og i tilfælde af svig i tilknytning til kontrakter vedrørende fællesskabsmidler (direkte udgifter hører under eksterne undersøgelser) bør Kontoret kunne foretage undersøgelser hos erhvervsvirksomheder i medlemsstaterne efter bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96. I forbindelse med eksterne undersøgelser bør Kontoret også have uhindret adgang til de oplysninger, som Fællesskabets institutioner og organer ligger inde med.

| d) | Af billighedsgrunde og af hensyn til retssikkerheden bør de proceduremæssige garantier vedrørende de involverede personers rettigheder gøres klarere i forbindelse med såvel interne som eksterne undersøgelser. |
| --- | --- |

d)

Af billighedsgrunde og af hensyn til retssikkerheden bør de proceduremæssige garantier vedrørende de involverede personers rettigheder gøres klarere i forbindelse med såvel interne som eksterne undersøgelser.

| e) | Overvågningsudvalgets rolle bør udvides, således at det også skal overvåge varigheden af undersøgelserne og beskytte de involverede personers rettigheder ved såvel interne som eksterne undersøgelser. Det foreslås derfor, at antallet af medlemmer af Overvågningsudvalget forhøjes med to. Kommissionen foreslår også, at et medlem af udvalget skal have ansvar for at forberede udvalgets arbejde vedrørende Kontorets overholdelse af den enkeltes rettigheder. |
| --- | --- |

e)

Overvågningsudvalgets rolle bør udvides, således at det også skal overvåge varigheden af undersøgelserne og beskytte de involverede personers rettigheder ved såvel interne som eksterne undersøgelser. Det foreslås derfor, at antallet af medlemmer af Overvågningsudvalget forhøjes med to. Kommissionen foreslår også, at et medlem af udvalget skal have ansvar for at forberede udvalgets arbejde vedrørende Kontorets overholdelse af den enkeltes rettigheder.

| 4. | I nedenstående bemærkninger tages resultaterne af den revision af Kontoret i betragtning, som er omhandlet i Revisionsrettens særberetning nr. 1/2005. |
| --- | --- |

4.

I nedenstående bemærkninger tages resultaterne af den revision af Kontoret i betragtning, som er omhandlet i Revisionsrettens særberetning nr. 1/2005.

Anvendelse af princippet om hensigtsmæssighed i forbindelse med indledning af en undersøgelse

| 5. | Anvendelsen af princippet om hensigtsmæssighed i forbindelse med indledning af en undersøgelse kan betragtes som et spørgsmål om effektivitet, og Retten hilser denne ændring velkommen. Den umiddelbare praktiske effekt vil imidlertid være begrænset. Som det fremgår af særberetningen, er antallet af seriøse anmeldelser, som Kontoret modtager, nemlig ikke så stort, at det er nødt til at vælge mellem flere forskellige undersøgelser. |
| --- | --- |

5.

Anvendelsen af princippet om hensigtsmæssighed i forbindelse med indledning af en undersøgelse kan betragtes som et spørgsmål om effektivitet, og Retten hilser denne ændring velkommen. Den umiddelbare praktiske effekt vil imidlertid være begrænset. Som det fremgår af særberetningen, er antallet af seriøse anmeldelser, som Kontoret modtager, nemlig ikke så stort, at det er nødt til at vælge mellem flere forskellige undersøgelser.

| 6. | At fastsætte prioriteter og lægge en tidsplan hænger sammen. Erfaringen har vist, at mange af de undersøgelser, Kontoret foretager, tager længere tid, end det er rimeligt (12-18 måneder). Det ville derfor være hensigtsmæssigt at sætte en frist for, hvornår en undersøgelse skal være afsluttet. |
| --- | --- |

6.

At fastsætte prioriteter og lægge en tidsplan hænger sammen. Erfaringen har vist, at mange af de undersøgelser, Kontoret foretager, tager længere tid, end det er rimeligt (12-18 måneder). Det ville derfor være hensigtsmæssigt at sætte en frist for, hvornår en undersøgelse skal være afsluttet.

Underretningspligt

| 7. | Retten støtter forslaget om, at Kontoret i højere grad skal være forpligtet til at informere de pågældende institutioner eller organer om igangværende undersøgelser. Ophævelsen af retten til at udsætte denne underretning i den nuværende forordnings artikel 4, stk. 5, medfører imidlertid en vis uklarhed. Det, at der ikke er nogen bestemmelse om dette spørgsmål, betyder, at det ikke er udelukket, at man kan tilbageholde oplysninger. Kommissionens forslag bør ændres, så det sikres, at underretningspligten ikke tilsidesættes uberettiget med det påskud, at undersøgelsen kræver fortrolighed for, at man kan sikre en effektiv gennemførelse heraf. |
| --- | --- |

7.

Retten støtter forslaget om, at Kontoret i højere grad skal være forpligtet til at informere de pågældende institutioner eller organer om igangværende undersøgelser. Ophævelsen af retten til at udsætte denne underretning i den nuværende forordnings artikel 4, stk. 5, medfører imidlertid en vis uklarhed. Det, at der ikke er nogen bestemmelse om dette spørgsmål, betyder, at det ikke er udelukket, at man kan tilbageholde oplysninger. Kommissionens forslag bør ændres, så det sikres, at underretningspligten ikke tilsidesættes uberettiget med det påskud, at undersøgelsen kræver fortrolighed for, at man kan sikre en effektiv gennemførelse heraf.

Udvidet brug af inspektionsprocedurerne i forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (4)

| 8. | På områderne landbrugsstøtte, strukturfondene og egne indtægter giver forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 Kommissionen ret til »kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser«. |
| --- | --- |

8.

På områderne landbrugsstøtte, strukturfondene og egne indtægter giver forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 Kommissionen ret til »kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser«.

| 9. | I forslaget udvides denne forordnings anvendelsesområde til også at omfatte direkte udgifter (interne politikker, bistand til tredjelande osv.). Kontoret skulle dermed få mulighed for at vælge mellem flere interventionsforanstaltninger, navnlig med hensyn til samarbejdet med de nationale myndigheder. Rettens revision har bekræftet, at der er svagheder på dette område. Retten hilser derfor Kommissionens forslag velkommen. |
| --- | --- |

9.

I forslaget udvides denne forordnings anvendelsesområde til også at omfatte direkte udgifter (interne politikker, bistand til tredjelande osv.). Kontoret skulle dermed få mulighed for at vælge mellem flere interventionsforanstaltninger, navnlig med hensyn til samarbejdet med de nationale myndigheder. Rettens revision har bekræftet, at der er svagheder på dette område. Retten hilser derfor Kommissionens forslag velkommen.

Styrkelse af proceduregarantierne

| 10. | Kommissionen finder det hensigtsmæssigt, at de grundlæggende principper, der bør gælde for undersøgelserne, anføres i forordningen. Retten tilslutter sig denne opfattelse. |
| --- | --- |

10.

Kommissionen finder det hensigtsmæssigt, at de grundlæggende principper, der bør gælde for undersøgelserne, anføres i forordningen. Retten tilslutter sig denne opfattelse.

Overvågningsudvalgets rolle og antallet af medlemmer

| 11. | Det skal sikres, at retsreglerne vedrørende undersøgelser overholdes. I henhold til artikel 14 i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal klager, der indbringes under en igangværende undersøgelse, og som vedrører undersøgelser, der foretages af OLAFs efterforskere, indbringes for Kontorets direktør. Det er ikke en tilfredsstillende løsning, da det ikke sikrer klageren en uafhængig behandling af sagen. Nogle af de personer, som har været genstand for en undersøgelse, har derfor i stedet valgt at gå til Ombudsmanden, når de mente, at deres grundlæggende rettigheder var blevet overtrådt. Denne procedure har vist sig at være utilfredsstillende, og den har undertiden ført til situationer, hvor Ombudsmanden er blevet anset for at blande sig i en igangværende undersøgelse. I Kommissionens forslag får Overvågningsudvalget til opgave at kontrollere efterforskernes handlemåde. Denne løsning er ikke bedre, da den er i strid med princippet om, at udvalget ikke må gribe ind i igangværende undersøgelsers forløb. |
| --- | --- |

11.

Det skal sikres, at retsreglerne vedrørende undersøgelser overholdes. I henhold til artikel 14 i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal klager, der indbringes under en igangværende undersøgelse, og som vedrører undersøgelser, der foretages af OLAFs efterforskere, indbringes for Kontorets direktør. Det er ikke en tilfredsstillende løsning, da det ikke sikrer klageren en uafhængig behandling af sagen. Nogle af de personer, som har været genstand for en undersøgelse, har derfor i stedet valgt at gå til Ombudsmanden, når de mente, at deres grundlæggende rettigheder var blevet overtrådt. Denne procedure har vist sig at være utilfredsstillende, og den har undertiden ført til situationer, hvor Ombudsmanden er blevet anset for at blande sig i en igangværende undersøgelse. I Kommissionens forslag får Overvågningsudvalget til opgave at kontrollere efterforskernes handlemåde. Denne løsning er ikke bedre, da den er i strid med princippet om, at udvalget ikke må gribe ind i igangværende undersøgelsers forløb.

| 12. | Ansvaret for at kontrollere undersøgelsesakternes lovlighed bør gives til et organ, som er upartisk, og som ikke på grund af andre aspekter ved dets mandat kan blive involveret i undersøgelsernes forløb. |
| --- | --- |

12.

Ansvaret for at kontrollere undersøgelsesakternes lovlighed bør gives til et organ, som er upartisk, og som ikke på grund af andre aspekter ved dets mandat kan blive involveret i undersøgelsernes forløb.

| 13. | Kommissionens forslag afklarer ikke Overvågningsudvalgets rolle med hensyn til foreneligheden mellem princippet om, at udvalget ikke må gribe ind i igangværende undersøgelser, og Kontorets pligt til at indhente en udtalelse fra udvalget i forbindelse med en igangværende undersøgelse, når fristen på tolv måneder er overskredet, eller når udvalget skal informeres om, at en sag sendes videre til de retlige myndigheder. Det er derfor nødvendigt at gøre det endnu mere klart, at Overvågningsudvalget ikke må gribe ind i igangværende undersøgelser. |
| --- | --- |

13.

Kommissionens forslag afklarer ikke Overvågningsudvalgets rolle med hensyn til foreneligheden mellem princippet om, at udvalget ikke må gribe ind i igangværende undersøgelser, og Kontorets pligt til at indhente en udtalelse fra udvalget i forbindelse med en igangværende undersøgelse, når fristen på tolv måneder er overskredet, eller når udvalget skal informeres om, at en sag sendes videre til de retlige myndigheder. Det er derfor nødvendigt at gøre det endnu mere klart, at Overvågningsudvalget ikke må gribe ind i igangværende undersøgelser.

| 14. | Kommissionen foreslår, at antallet af medlemmer i Overvågningsudvalget hæves fra fem til syv. Dette forslag er ikke baseret på en objektiv analyse af udvalgets opgaver og funktionsmåde. Medlemmernes opgaver er sporadiske, og de kan derfor ikke foretage en tilbundsgående undersøgelse af sagsakterne. For at give medlemmerne mulighed for at arbejde mere effektivt ville det være at foretrække, at i det mindste nogle af dem havde erfaring fra fællesskabssager, og navnlig fra undersøgelser. |
| --- | --- |

14.

Kommissionen foreslår, at antallet af medlemmer i Overvågningsudvalget hæves fra fem til syv. Dette forslag er ikke baseret på en objektiv analyse af udvalgets opgaver og funktionsmåde. Medlemmernes opgaver er sporadiske, og de kan derfor ikke foretage en tilbundsgående undersøgelse af sagsakterne. For at give medlemmerne mulighed for at arbejde mere effektivt ville det være at foretrække, at i det mindste nogle af dem havde erfaring fra fællesskabssager, og navnlig fra undersøgelser.

| 15. | I henhold til artikel 11, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal Overvågningsudvalget holde mindst ti møder om året. Men hvis udvalget skal koncentrere sig om at beskytte uafhængigheden af OLAF's undersøgelsesfunktion, burde der ikke stilles krav til det om, at det skal afholde møde næsten hver måned. Endvidere burde en gennemgang af Overvågningsudvalgets rolle og funktionsmåde medføre en nedskæring i antallet af stillinger i dets sekretariat. |
| --- | --- |

15.

I henhold til artikel 11, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal Overvågningsudvalget holde mindst ti møder om året. Men hvis udvalget skal koncentrere sig om at beskytte uafhængigheden af OLAF's undersøgelsesfunktion, burde der ikke stilles krav til det om, at det skal afholde møde næsten hver måned. Endvidere burde en gennemgang af Overvågningsudvalgets rolle og funktionsmåde medføre en nedskæring i antallet af stillinger i dets sekretariat.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 9. juni 2005.

På Revisionsrettens vegne

Hubert WEBER

Formand

---

(1)  KOM(2003) 154 endelig af 2.4.2003.

1

(2)  Ved »governance« skal forstås ikke bare forvaltningsordningerne, men også overvågningsordningerne (Overvågningsudvalget).

2

(3)  EFT L 136 af 31.5.1999.

3

(4)  EFT L 292 af 15.11.1996.

4

---