----

----

II Besluiten waarvan de publicatie niet voorwaarde is voor de toepassing

Commissie

----

BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 20 januari 2006

houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de subsidiabiliteit van uitgaven in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties die in de lidstaten worden uitgevoerd

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/1)

(Alleen de teksten in de Tsjechische, Nederlandse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Duitse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Zweedse, Letse, Litouwse, Poolse, Portugese, Slowaakse, Sloveense en Spaanse taal zijn authentiek)

(2006/399/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 2004/904/EG van de Raad van 2 december 2004 tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2005-2010 (1), en met name op artikel 21, lid 3,

Na raadpleging van het bij artikel 11, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG ingestelde comité,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING VASTGESTELD:

Artikel 1

Deze beschikking is van toepassing op de medefinanciering van de in de artikelen 5, 6 en 7 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde acties die door de lidstaten worden beheerd.

Artikel 2

In deze beschikking wordt verstaan onder:

Artikel 3

1.   Om de subsidiabiliteit van de uitgaven voor acties die worden gefinancierd uit hoofde van de in artikel 16 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde jaarprogramma's te bepalen, gelden de in de bijlage van deze beschikking vervatte regels.

2.   Het staat de lidstaten vrij striktere nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.

Artikel 4

Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.

Gedaan te Brussel, 20 januari 2006.

Voor de Commissie

Franco FRATTINI

Vice-voorzitter

----

(1)PB L 381 van 28.12.2004, blz. 52.

----

BIJLAGE

SUBSIDIABILITEIT VAN UITGAVEN UIT HOOFDE VAN HET EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS (2005-2010)

1.   ALGEMENE REGELS

Regel nr. 1

De kosten moeten rechtstreeks verband houden met de doelstellingen omschreven in artikel 1 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad.

Regel nr. 2

De kosten moeten betrekking hebben op de projecten op de gebieden die in de artikelen 4 tot 7 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad worden omschreven.

Regel nr. 3

De kosten moeten betrekking hebben op projecten ten gunste van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bepaalde doelgroepen.

Regel nr. 4

De kosten moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de projecten die bestreken worden door de meerjaren- en jaarprogramma's, zoals goedgekeurd door de Commissie.

Regel nr. 5

De kosten moeten redelijk zijn en in overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer, in het bijzonder op het gebied van rendement en kosten-batenverhouding (zo moeten personeelskosten in verband met beheer en tenuitvoerlegging van het project in verhouding staan tot de omvang van het project). Kosten komen geheel of gedeeltelijk in aanmerking voor subsidiëring, afhankelijk van het feit of zij geheel of slechts ten dele werden veroorzaakt door het project.

Regel nr. 6

De kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt, overeenstemmen met betalingen die de begunstigde heeft verricht, zijn opgenomen in de rekeningen of belastingsbewijzen van de begunstigde en identificeerbaar en controleerbaar zijn.

Als regel geldt dat de betalingen van de begunstigden moeten worden gestaafd door gekwiteerde facturen. Indien dit niet mogelijk is, moeten de betalingen worden gestaafd door boekhoudbescheiden of documenten met gelijke bewijswaarde.

De begunstigde dient een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige code te gebruiken.

Regel nr. 7

De projecten die uit het fonds worden gefinancierd, worden medegefinancierd uit publieke of particuliere middelen en komen niet in aanmerking voor financiering uit andere bronnen die onder de gemeenschapsbegroting vallen. De inkomsten van het project zullen bestaan uit financiële bijdragen die voor het project worden verleend door het fonds en door openbare of particuliere bronnen, inclusief de eigen bijdrage van de begunstigde, alsmede uit alle ontvangsten die het project genereert.

„Ontvangsten” wordt in deze regel begrepen als de opbrengsten van een project uit verkoop, verhuur, diensten, inschrijvingsgelden en dergelijke gedurende de periode die onder de medefinanciering van het fonds valt; tevens inbegrepen is de rente op betaalde voorfinanciering uit communautaire middelen voor het project.

Door het fonds gesteunde projecten mogen geen winstoogmerk hebben. Indien de inkomsten, waaronder ontvangsten, aan het einde van het project het bedrag van de uitgaven overtreffen, zal de bijdrage van het Europees Vluchtelingenfonds met het verschil worden verminderd.

Alle bronnen van inkomsten moeten in de rekeningen of belastingdocumenten van de begunstigde worden opgenomen, en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.

2.   CATEGORIEËN VAN SUBSIDIABELE KOSTEN (OP PROJECTNIVEAU)

2.1.   Subsidiabele directe kosten

De subsidiabele directe kosten voor een project zijn de kosten die, gelet op de hierboven in punt 1 vermelde algemene subsidiabiliteitsvoorwaarden, identificeerbaar zijn als specifieke kosten die direct verband houden met de uitvoering van het project en die daarom direct daarvoor kunnen worden geboekt. Met name de onderstaande directe kosten zijn subsidiabele kosten:

Regel nr. 8

Personeelskosten

De kosten van het voor het project toegewezen personeel, te weten de kosten in verband met salarissen plus socialezekerheidslasten en andere met de beloning verband houdende kosten, komen in aanmerking. De personeelskosten mogen niet meer bedragen dan de salarissen en andere arbeidskosten die normaliter door de begunstigde worden gedragen, en mogen evenmin hoger zijn dan de op de relevante markt algemeen toegepaste voordeligste niveaus. Heffingen en belastingen of lasten (met name directe belastingen en sociale lasten op lonen en salarissen) die voortvloeien uit projecten die door het Europees Vluchtelingenfonds worden medegefinancierd, komen evenwel enkel in aanmerking voor steun wanneer zij feitelijk en definitief zijn betaald door de subsidieontvanger.

Personeelskosten voor overheidsambtenaren komen slechts in aanmerking in geval van activiteiten die geen deel uitmaken van hun normale werkzaamheden, en voor taken die specifiek samenhangen met de tenuitvoerlegging van het project, en wel onder de volgende voorwaarden:

Regel nr. 9

Reis- en verblijfkosten

Reiskosten komen in aanmerking op grond van de werkelijk opgelopen kosten.

De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste vorm van openbaar vervoer; vliegtuigreizen zijn in de regel pas toegelaten voor reizen van meer dan 800 km heen en terug, behalve indien luchtvervoer op grond van de plaats van bestemming gerechtvaardigd is. Wanneer van een particulier voertuig gebruik wordt gemaakt, gebeurt de vergoeding normaliter ofwel op basis van de kosten voor openbaar vervoer, ofwel op basis van kilometertarieven in overeenstemming met gepubliceerde officiële regels in de betrokken lidstaat.

Verblijfkosten komen in aanmerking op grond van reële kosten of dagvergoedingen. Dagvergoedingen waarvoor een organisatie haar eigen tarieven heeft, moeten worden toegepast binnen de grenzen die door de lidstaat overeenkomstig de nationale wetgeving en praktijken zijn vastgesteld. Dagvergoedingen zijn normaliter bestemd voor plaatselijk vervoer (inclusief taxi's), huisvesting, maaltijden, plaatselijke telefoongesprekken en diversen.

Regel nr. 10

Aankoop grond

De kosten van de aankoop van onbebouwde grond komen voor medefinanciering in aanmerking onder de volgende drie voorwaarden, zonder dat daarbij afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

Regel nr. 11

Aankoop, bouw, renovatie of huur van onroerend goed

Aankoop van onroerend goed, dat is reeds bestaande gebouwen en grond waarop deze zijn opgericht, of opbouw of renovatie van onroerend goed, komen voor medefinanciering in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de aankoop en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

In geval van renovatie zijn enkel de voorwaarden c) en d) hierboven van toepassing.

De huur van onroerend goed komt voor medefinanciering in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de huur en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

Zowel bij aankoop of bouw als bij renovatie of huur, dient onroerend goed te beantwoorden aan de technische kenmerken die noodzakelijk zijn voor het project en aan de geldende normen en standaarden.

De huur van kantoorruimte voor de normale werkzaamheden van de begunstigde dient te worden beschouwd als indirecte kosten (zie regel nr. 22).

Regel nr. 12

Aankoop van materieel

Voor materieel (bijvoorbeeld PC's, meubelen, voertuigen, enz.) wordt in het algemeen de voorkeur gegeven aan leasing of huur (regel nr. 13).

Indien dit niet mogelijk is wegens de korte duur van het project of de snelle waardevermindering kunnen aankoopkosten in aanmerking komen.

De technische eigenschappen van het materieel moeten in overeenstemming zijn met de eisen van de actie en met de geldende normen en standaarden;

Aankoopkosten voor materieel komen in aanmerking mits deze overeenstemmen met de normale marktkosten, en de waarde van de betrokken voorwerpen wordt afgeschreven overeenkomstig de belasting- en boekhoudregels die voor de begunstigde gelden. Slechts het aandeel van de afschrijving van het voorwerp die overeenstemt met de duur van het project, mag in aanmerking worden genomen.

Onverminderd de toepassing van strengere nationale bepalingen, kunnen de aankoopkosten van tweedehands materieel als in aanmerking komende kosten worden beschouwd wanneer de volgende twee voorwaarden zijn vervuld:

Regel nr. 13

Leasing

Uitgaven in verband met leasing komen op de in de hiernavolgende punten A en B genoemde voorwaarden in aanmerking voor medefinanciering uit het Europees Vluchtelingenfonds.

A.   STEUN VIA DE LEASINGGEVER

A.1.   De leasinggever is de indirecte ontvanger van de communautaire medefinanciering die wordt gebruikt ter verlaging van de bedragen die door de leasingnemer moeten worden betaald voor de onder de leasingovereenkomst vallende goederen.

A.2.   De leasingovereenkomst waarvoor de communautaire steun wordt verleend, moet voorzien in een koopoptie of in een minimale leasingperiode die overeenkomt met de nuttige levensduur van het geleasde goed.

A.3.   De leasinggever moet zich ertoe verbinden om in geval van een niet door de bevoegde autoriteiten goedgekeurde beëindiging van de overeenkomst vóór het verstrijken van de minimale leasingperiode, het deel van de communautaire subsidie dat overeenkomt met de resterende duur van de leasingperiode aan de betrokken nationale autoriteiten terug te betalen (voor rekening van het Europees Vluchtelingenfonds).

A.4.   De voor medefinanciering in aanmerking komende uitgave is de aankoop van het goed door de leasinggever zoals gestaafd door een vereffende factuur of boekhoudbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht. Voor communautaire medefinanciering kan geen hoger bedrag in aanmerking komen dan de marktwaarde van het geleasde goed.

A.5.   Andere dan de in punt A.4 bedoelde kosten in verband met de leasingovereenkomst (met name belastingen, winstmarge van de leasinggever, rentefinancieringskosten, overheadkosten, verzekeringskosten) zijn niet-subsidiabele uitgaven.

A.6.   De aan de leasinggever betaalde communautaire steun moet volledig ten voordele van de leasingnemer worden gebruikt door alle gedurende de leasingperiode bij wijze van leasingprijs te betalen bedragen op uniforme wijze te verlagen.

A.7.   De leasinggever moet aantonen dat het voordeel van de communautaire steun volledig ten goede komt aan de leasingnemer. Daartoe moet hij de in het kader van de leasingovereenkomst verrichte betalingen uitsplitsen of gebruikmaken van een alternatieve methode die dezelfde garantie geeft.

A.8.   De in punt A.5 bedoelde kosten, de uit de leasingoperatie voortvloeiende belastingvoordelen en de andere voorwaarden van de overeenkomst moeten dezelfde zijn als die welke gelden wanneer geen communautaire steun wordt verleend.

B.   STEUN AAN DE LEASINGNEMER

B.1.   De leasingnemer is de rechtstreekse ontvanger van de communautaire cofinanciering.

B.2.   De voor cofinanciering in aanmerking komende uitgave is de door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs zoals deze blijkt uit een vereffende factuur of uit boekhoudbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht.

B.3.   Wanneer de leasingovereenkomst voorziet in een koopoptie of in een minimale leasingperiode die overeenkomt met de nuttige levensduur van het geleasde goed, kan voor communautaire cofinanciering geen hoger bedrag in aanmerking komen dan de marktwaarde van het geleasde goed. Andere kosten in verband met de leasingovereenkomst (belasting, winstmarge van de leasinggever, rentefinancieringskosten, overheadkosten, verzekeringskosten, enz.) zijn niet-subsidiabele uitgaven.

B.4.   De communautaire bijstand uit hoofde van de in punt B.3 bedoelde leasingovereenkomsten wordt in een of meer tranches aan de leasingnemer betaald op basis van de daadwerkelijk bij wijze van leasingprijs betaalde bedragen. Indien de leasingovereenkomst nog doorloopt na de uiterste datum van het project dat onder de communautaire medefinanciering valt, kunnen alleen uitgaven in verband met de leasingprijs welke de leasingnemer tot en met de einddatum van het project verschuldigd was en heeft betaald, als subsidiabel worden beschouwd.

B.5.   Als de leasingovereenkomst niet in een koopoptie voorziet en de leasingperiode korter is dan de nuttige levensduur van het geleasde goed, komt de leasingprijs voor communautaire cofinanciering in aanmerking in verhouding tot de duur van het subsidiabele project. De leasingnemer moet evenwel het bewijs kunnen leveren dat leasing de meest rendabele methode was om het gebruik van het materiaal te verkrijgen. Zouden de kosten lager zijn geweest wanneer van een alternatieve methode gebruik was gemaakt (bijvoorbeeld door het materiaal te huren), dan worden de extra kosten op de subsidiabele uitgaven in mindering gebracht.

Regel nr. 14

Kosten van consumptiegoederen en leveringen

De kosten van verbruiksgoederen en benodigdheden zijn subsidiabel, mits zij identificeerbaar zijn en rechtstreeks aan het project kunnen worden toegeschreven. Verbruiksgoederen bestaan uit materieel of bijstand verstrekt aan personen die tot de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bepaalde doelgroepen behoren, bijvoorbeeld voedsel, kleding, medische bijstand, materiaal voor wederopbouw of renovatie van onroerend goed, enz. Tot de benodigdheden behoren voedselvoorraden voor personen die tot de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bepaalde doelgroepen behoren.

Kosten zoals kantoorbenodigdheden (pennen, papier, mappen, inktpatronen, diskettes enz.), elektriciteit voor kantoren, telefoon- en postdiensten, internetgebruik en software moeten evenwel worden beschouwd als indirecte kosten wanneer deze diensten worden verleend aan het team dat het project uitvoert (zie regel nr. 22).

Regel nr. 15

Kosten van uitbesteding

Als algemene regel moeten begunstigden in staat zijn de werkzaamheden zelf uit te voeren. Onderaanneming is een afwijking van deze regel en blijft beperkt tot specifieke gevallen.

Onderaanneming mag slechts betrekking hebben op een beperkt deel van het project. Derhalve komen kernelementen van het project over het algemeen niet in aanmerking voor onderaanneming.

Voor alle onderaannemingscontracten dienen de onderaannemers de beheers- en controleorganen alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming gegeven activiteiten te verschaffen.

Indien de regels voor openbare uitbesteding van toepassing zijn, dient de uitbesteding van delen van het project door de begunstigden te geschieden overeenkomstig deze regels.

De begunstigden dienen de opdracht te gunnen aan de inschrijver met de uit economisch oogpunt voordeligste aanbieding, dat wil zeggen de inschrijver die de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt, in overeenstemming met de beginselen van transparantie en gelijke behandeling voor potentiële contractanten, waarbij iedere belangentegenstelling dient te worden vermeden.

Onverminderd de toepassing van strengere nationale bepalingen, komen uitgaven in verband met de volgende onderaannemingscontracten niet voor medefinanciering uit het Europees Vluchtelingenfonds in aanmerking:

Regel nr. 16

Kosten die rechtstreeks voortkomen uit de vereisten in verband met EU-medefinanciering

Kosten in verband met publiciteit voor het project en de EU-medefinanciering (verspreiding van informatie, specifieke evaluatie van het project, vertaling, reproductie, enz.) komen in aanmerking.

Regel nr. 17

Bankkosten die zijn verbonden aan rekeningen

Als met het oog op de medefinanciering door het Europees Vluchtelingenfonds voor de tenuitvoerlegging van een project een afzonderlijke bankrekening of -rekeningen moet(en) worden geopend, komen de bankkosten die verbonden zijn aan het openen en vervolgens het houden van de rekening(en), voor medefinanciering in aanmerking.

Regel nr. 18

Honoraria van deskundigen

Kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise of onafhankelijke evaluatie en boekhoud- of auditkosten zijn subsidiabel als zij rechtstreeks betrekking hebben op het project en noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of uitvoering ervan, of als zij betrekking hebben op de door de verantwoordelijke autoriteit opgelegde voorwaarden.

Regel nr. 19

Kosten van door een bank of een andere financiële instelling verstrekte garanties

Deze kosten zijn subsidiabel voorzover de garanties vereist zijn ingevolge de nationale of de communautaire wetgeving of ingevolge het besluit van de Commissie tot goedkeuring van de medefinanciering.

Regel nr. 20

BTW en andere belastingen en heffingen

De BTW vormt geen subsidiabele uitgave, behalve wanneer zij effectief en definitief door de eindbegunstigde of door de individuele ontvanger wordt gedragen in het kader van de steunmaatregelen uit hoofde van artikel 87 van het Verdrag en in het geval van steunverlening door een door de lidstaat aangewezen instantie. BTW die op enigerlei wijze kan worden teruggevorderd, kan, zelfs wanneer zij niet daadwerkelijk door de eindbegunstigde of door de individuele ontvanger wordt teruggevorderd, niet als subsidiabel worden beschouwd.

Wanneer de eindbegunstigde of de individuele ontvanger onderworpen is aan een forfaitaire regeling in het kader van Titel XIV van de zesde richtlijn van de Raad 77/388/EEG van 17 mei 1977 betreffende de harmonisatie van de wetgevingen der lidstaten inzake omzetbelasting — Gemeenschappelijk stelsel van belasting over de toegevoegde waarde: uniforme grondslag (1), wordt de betaalde BTW in de zin van punt a) als terugvorderbaar beschouwd.

Regel nr. 21

Uitgaven van overheidsdiensten die betrekking hebben op de uitvoering van de acties

De volgende uitgaven van overheidsdiensten komen in aanmerking voor medefinanciering, wanneer zij betrekking hebben op de uitvoering van een project en mits zij niet voortvloeien uit de wettelijke verantwoordelijkheden van de overheidsinstantie of uit de dagelijkse beheers-, toezicht- en controleopdrachten van de instantie, op andere wijze dan via technische bijstand:

2.2.   Subsidiabele indirecte kosten

Regel nr. 22

Indirecte kosten

Een vastgelegd percentage van de overheadkosten tot ten hoogste 7 % van het totale bedrag van de in aanmerking komende directe kosten komt in aanmerking als indirecte kosten, op voorwaarde dat het betrokken bedrag is opgenomen in de voorlopige begroting van het project. Indirecte kosten komen in aanmerking op voorwaarde dat zij niet de kosten omvatten met betrekking tot een ander begrotingsonderdeel voor het project, dat zij niet rechtstreeks kunnen worden aangerekend en dat zij niet worden gefinancierd uit andere bronnen. Indirecte kosten komen niet in aanmerking ingeval de subsidieovereenkomst die of het gelijkwaardige rechtsinstrument dat met de begunstigde is gesloten, betrekking heeft op de financiering van een project van een instantie die reeds een werkingssubsidie ontvangt van de Commissie en/of een nationale autoriteit.

3.   NIET-SUBIDIABELE UITGAVEN

Regel nr. 23

Niet-subsidiabele kosten

Regel nr. 24

Bijdragen in natura

Bijdragen in natura zijn normaliter geen subsidiabele kosten.

Bijdragen in natura worden financieel getaxeerd. Ditzelfde bedrag wordt opgenomen bij de kosten van het project als niet-subsidiabele kosten en bij de ontvangsten van de actie.

In naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen kan de medefinanciering van het project evenwel gedeeltelijk bestaan uit bijdragen in natura van derden. Deze bijdragen mogen niet meer dan 30 % van de subsidiabele kosten van het project uitmaken (20 % voor lidstaten die onder het Cohesiefonds vallen).

In dit geval gelden de volgende regels:

4.   VOOR FINANCIERING IN DE VORM VAN „TECHNISCHE EN ADMINISTRATIEVE BIJSTAND” IN AANMERKING KOMENDE CATEGORIEËN UITGAVEN VOOR BEHEER, UITVOERING, TOEZICHT EN CONTROLE

De volgende kosten komen in aanmerking voor financiering in het kader van de technische bijstand, zoals bedoeld in artikel 18 van Besluit 2004/904/EG van de Raad:

De uitgaven in verband met bezoldigingen, met inbegrip van socialezekerheidsbijdragen, komen enkel voor financiering in aanmerking wanneer het gaat om:

De periode van de detachering of van het dienstverband mag de in het door de Commissie aangenomen medefinancieringsbesluit vastgestelde einddatum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven niet overschrijden.

Uitgaven voor de salarissen van overheidsambtenaren en andere openbare ambtenaren in verband met de uitvoering van dergelijke acties, komen niet in aanmerking indien deze acties voortvloeien uit de wettelijke verantwoordelijkheden of de dagelijkse beheers-, toezicht- en controleopdrachten van de overheidsinstantie.

----

(1)PB L 145 van 13.6.1977, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2005/92/EG (PB L 345 van 28.12.2005, blz. 19).

----

----

BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 20 januari 2006

houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de procedures inzake financiële correcties in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/2)

(Alleen de teksten in de Tsjechische, Nederlandse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Duitse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Zweedse, Letse, Litouwse, Poolse, Portugese, Slowaakse, Sloveense en Spaanse taal zijn authentiek)

(2006/400/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 2004/904/EG van de Raad van 2 december 2004 tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2005-2010 (1), en met name op artikel 25, lid 3, en artikel 26, lid 5,

Na raadpleging van het bij artikel 11, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG ingestelde comité,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:

Artikel 1

1.   Onderzoek van stelselmatige onregelmatigheden op grond van artikel 26, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG moet betrekking hebben op alle projecten waarop die onregelmatigheden van invloed kunnen zijn.

2.   Wanneer een lidstaat de bijdrage van de Gemeenschap geheel of gedeeltelijk intrekt, moet hij rekening houden met de aard en de ernst van de onregelmatigheden en met het financiële verlies voor het Fonds.

3.   De lidstaten zenden de Commissie als bijlage bij het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verslag, een lijst toe van de in het voorgaande jaar ingeleide intrekkingsprocedures.

Artikel 2

1.   Wanneer bedragen naar aanleiding van een intrekking op grond van artikel 25, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG moeten worden teruggevorderd, leidt de bevoegde dienst of instantie de procedures daarvoor in en stelt de verantwoordelijke autoriteit daarvan in kennis. Teruggevorderde bedragen worden aan de Commissie gemeld en worden geboekt overeenkomstig artikel 3 van onderhavige beschikking.

2.   De lidstaten stellen de Commissie in het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verslag in kennis van hun beslissingen of voorstellen tot hergebruik van de ingetrokken bedragen.

Artikel 3

1.   Elk functioneel orgaan van de lidstaat of door de lidstaat krachtens artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG aangewezen nationale overheidsinstantie of organisatie (hierna „verantwoordelijke autoriteit”) houdt een rekening bij van de terug te vorderen bedragen aan reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat deze bedragen onverwijld worden ingevorderd. Na de invordering verlaagt de verantwoordelijke autoriteit haar eerstvolgende uitgavendeclaratie aan de Commissie met de ingevorderde bedragen, of, indien dit bedrag ontoereikend is, verricht zij een terugbetaling aan de Gemeenschap. Op de terug te vorderen bedragen wordt vanaf de vervaldag ervan rente berekend tegen de rentevoet die is vastgesteld in overeenstemming met artikel 86 van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.

2.   Bij het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verslag zenden de lidstaten de Commissie een overzicht toe van de ontdekte onregelmatigheden, met vermelding van de teruggevorderde of nog in te vorderen bedragen en van de eventuele administratieve en gerechtelijke procedures die zijn ingeleid om ten onrechte betaalde bedragen terug te vorderen.

Artikel 4

1.   Het bedrag van de door de Commissie op grond van artikel 26, lid 3, onder b), van Beschikking 2004/904/EG toegepaste financiële correcties voor incidentele of structurele onregelmatigheden wordt, waar mogelijk en uitvoerbaar, op basis van individuele dossiers bepaald en is gelijk aan het bedrag van de uitgaven dat ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht, rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel.

2.   Wanneer het niet mogelijk of uitvoerbaar is het bedrag van de onregelmatige uitgaven nauwkeurig te kwantificeren of wanneer het buitenproportioneel zou zijn de betrokken bedragen volledig in te trekken, stelt de Commissie de financiële correcties vast op basis van:

3.   Wanneer de Commissie haar standpunt baseert op feiten die zijn vastgesteld door andere auditeurs dan die van haar eigen diensten, trekt zij met betrekking tot de financiële consequenties haar eigen conclusies, na onderzoek van de op grond van artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG door de betrokken lidstaat genomen maatregelen.

4.   De termijn waarbinnen de betrokken lidstaat kan reageren op een verzoek uit hoofde van artikel 26, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG is vastgesteld op twee maanden. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie een langere periode toestaan.

5.   Wanneer de Commissie een financiële correctie voorstelt op basis van extrapolatie of tegen een forfaitair percentage, wordt de lidstaat in de gelegenheid gesteld op grond van een onderzoek van de betrokken dossiers aan te tonen dat de werkelijke omvang van de onregelmatigheid kleiner was dan door de Commissie geschat. In overeenstemming met de Commissie mag de lidstaat de omvang van zijn onderzoek beperken tot een passend gedeelte of een passende steekproef van de betrokken dossiers. Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voor dit onderzoek toegestane aanvullende periode niet meer bedragen dan twee maanden volgend op de periode van twee maanden bedoeld in lid 4. De Commissie houdt rekening met al het door de lidstaat binnen de bovenvermelde termijnen verstrekte bewijsmateriaal.

6.   In gevallen waarin de Commissie op grond van artikel 26, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG betalingen heeft opgeschort of indien de motieven voor de opschorting na afloop van de in lid 4 bedoelde termijn blijven bestaan, of indien de betrokken lidstaat de Commissie niet in kennis heeft gesteld van de maatregelen die zijn genomen om de onregelmatigheden te corrigeren, is artikel 26, lid 3, van toepassing.

7.   In de bijlage bij deze beschikking zijn de richtsnoeren opgenomen betreffende de principes, de criteria en de indicatieve schalen die de diensten van de Commissie bij de vaststelling van financiële correcties moeten toepassen.

Artikel 5

1.   Elke ingevolge artikel 26, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG aan de Commissie te verrichten terugbetaling geschiedt vóór de datum die is vastgesteld in de inningsopdracht die is opgesteld overeenkomstig artikel 81 van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.

2.   Elke vertraging van de terugbetaling geeft aanleiding tot rente wegens te late betaling, te rekenen vanaf de in lid 1 bedoelde datum tot de datum van de feitelijke terugbetaling. De toegepaste rentevoet is die bedoeld in artikel 3, lid 1, van deze beschikking.

3.   Een financiële correctie op grond van artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG laat de verplichting van de lidstaat tot terugvordering van bedragen op grond van artikel 25, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG en van artikel 2, lid 1, van onderhavige beschikking, alsmede die tot terugvordering van staatssteun op grond van artikel 14 van Verordening (EG) nr. 659/1999 onverlet.

Artikel 6

Het staat de lidstaten vrij striktere nationale controlebepalingen toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat

Artikel 7

Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.

Gedaan te Brussel, 20 januari 2006.

Voor de Commissie

Franco FRATTINI

Vicevoorzitter

----

(1)PB L 381 van 28.12.2004, blz. 52.

(2)PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1; verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1261/2005 (PB L 201 van 2.8.2005, blz. 3).

----

BIJLAGE

RICHTSNOEREN BETREFFENDE DE PRINCIPES, DE CRITERIA EN DE INDICATIEVE SCHALEN DIE DOOR DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE MOETEN WORDEN TOEGEPAST BIJ DE VASTSTELLING VAN FINANCIËLE CORRECTIES OP GROND VAN DE ARTIKELEN 25 EN 26 VAN BESCHIKKING 2004/904/EG

1.   BEGINSELEN

Met financiële correcties wordt beoogd een situatie te herstellen waarin de voor medefinanciering uit het Fonds gedeclareerde uitgaven voor 100 % zijn gedaan in overeenstemming met de geldende nationale en communautaire voorschriften. Hiervan uitgaande kunnen enkele grondbeginselen worden geformuleerd die de diensten van de Commissie bij de vaststelling van financiële correcties moeten toepassen:

2.   CRITERIA EN SCHALEN VOOR FORFAITAIRE CORRECTIES

2.1.   Criteria

Zoals in punt 1, onder c), is vermeld, kunnen forfaitaire correcties worden overwogen als de uit het onderzoek voortgekomen informatie niet de mogelijkheid biedt de financiële impact van een incidentele onregelmatigheid of verscheidene onregelmatigheden met statistische middelen of aan de hand van andere verifieerbare gegevens nauwkeurig te evalueren, maar wel leidt tot de conclusie dat de lidstaat heeft verzuimd om de subsidiabiliteit van uitgaven waarvoor een verzoek om betaling is gedaan, op adequate wijze te verifiëren.

Forfaitaire correcties moeten worden overwogen wanneer de Commissie constateert dat is nagelaten om op adequate wijze uitvoering te geven aan welke controle ook die door de regelgeving expliciet is voorgeschreven of die impliciet vereist is voor de naleving van een expliciet voorschrift (bijvoorbeeld beperking van de steunverlening tot een bepaald type projecten), en het verzuim ervan zou kunnen leiden tot een structurele onregelmatigheid. Dergelijke correcties moeten eveneens worden overwogen wanneer de Commissie ernstige tekortkomingen van beheers- en controlesystemen constateert die tot gevolg hebben dat geldende voorschriften op grote schaal worden overtreden, of wanneer zij incidentele inbreuken ontdekt. Forfaitaire correcties kunnen ook passend zijn als de eigen controlediensten van de lidstaat dergelijke onregelmatigheden ontdekken maar de lidstaat verzuimt om binnen een redelijke termijn passende correctiemaatregelen te nemen.

Om uit te maken of een forfaitaire financiële correctie nodig is, en zo ja, hoe groot deze moet zijn, moet in het algemeen worden nagegaan hoe groot het risico was dat de communautaire middelen verlies zouden lijden als gevolg van de gebrekkige controle. De correctie moet dus in overeenstemming zijn met het proportionaliteitsbeginsel. De specifieke elementen waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer de volgende:

2.2.   Indeling van de elementen van beheers- en controlesystemen ten behoeve van de toepassing van forfaitaire financiële correcties in verband met tekortkomingen van de systemen of incidentele inbreuken

Beheers- en controlesystemen voor het Fonds bestaan uit verschillende elementen of functies die een belangrijke of minder belangrijke rol spelen in het garanderen van de wettigheid, regelmatigheid en subsidiabiliteit van de voor medefinanciering gedeclareerde uitgaven. Met het oog op de bepaling van forfaitaire correcties in verband met tekortkomingen van dergelijke systemen of met incidentele onregelmatigheden, is het nuttig de functies van beheers- en controlesystemen in te delen in essentiële elementen en aanvullende elementen.

Essentiële elementen zijn ontworpen en onontbeerlijk om de wettigheid en regelmatigheid en uiteindelijk het bestaan van de door het Fonds ondersteunde projecten te kunnen garanderen, terwijl aanvullende elementen tot de kwaliteit van een beheers- en controlesysteem bijdragen en ervoor zorgen dat het systeem zijn essentiële functies naar behoren blijft vervullen.

De onderstaande lijst bevat de meeste elementen van goede beheers- en controlesystemen en goede auditmethoden. De ernst van tekortkomingen en incidentele inbreuken is zeer verschillend en daarom zullen de gevallen door de Commissie worden beoordeeld, rekening houdend in het bijzonder met punt 2.4. hieronder.

2.2.1.   Essentiële elementen om de subsidiabiliteit te waarborgen

2.2.2.   Aanvullende elementen

2.3.   Indicatieve schalen voor de forfaitaire correcties

Correctie van 100 %

De correctie kan op 100 % worden vastgesteld wanneer het beheers- en controlesysteem van de lidstaat zulke ernstige tekortkomingen vertoont dat deze ertoe leiden dat de communautaire voorschriften in het geheel niet in acht zijn genomen, waardoor alle betalingen onregelmatig zijn. Hetzelfde geldt in geval van incidentele onregelmatigheden van vergelijkbare ernst.

Correctie van 25 %

Wanneer de toepassing van de beheers- en controlesysteem van een lidstaat ernstige tekortkomingen vertoont en er aanwijzingen zijn van wijdverbreide onregelmatigheden en nalatigheid bij het tegengaan van onregelmatige of frauduleuze praktijken, is een correctie van 25 % gerechtvaardigd, omdat in een dergelijk geval redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de mogelijkheid om straffeloos onregelmatige aanvragen in te dienen tot buitengewoon grote verliezen voor het Fonds zal leiden. Een correctie van 25 % is ook passend voor incidentele onregelmatigheden die even ernstig zijn maar niet het hele project ondeugdelijk maken.

Correctie van 10 %

Wanneer één of meer essentiële elementen van het systeem niet functioneren of zo slecht of zelden functioneren dat zij in het geheel niet effectief zijn als het erom gaat uit te maken of de aanvraag subsidiabel is dan wel een onregelmatigheid te voorkomen, is een correctie van 10 % gerechtvaardigd, omdat dan redelijkerwijs mag worden geconcludeerd dat er een groot risico van wijdverbreide verliezen voor het Fonds bestaat. Een correctie van 10 % is ook passend voor vrij ernstige incidentele onregelmatigheden in verband met essentiële elementen van het systeem.

Correctie van 5 %

Wanneer alle essentiële elementen van het systeem functioneren, maar dit niet gebeurt met de consistentie, frequentie of grondigheid als voorgeschreven bij de wetgeving, is een correctie van 5 % gerechtvaardigd, aangezien dan redelijkerwijs mag worden geconcludeerd dat onder deze omstandigheden niet voldoende zekerheid is geboden wat de regelmatigheid van de aanvragen betreft en dat het risico voor het Fonds aanzienlijk is. Een correctie van 5 % kan ook passend zijn indien bij afzonderlijke projecten sprake is van minder ernstige onregelmatigheden in verband met essentiële elementen.

Het feit dat de wijze waarop een systeem functioneert, voor verbetering vatbaar is, levert op zich niet voldoende gronden voor een financiële correctie op. Er moet sprake zijn van een ernstige tekortkoming ten aanzien van de naleving van expliciete communautaire voorschriften of van normen inzake goede praktijken, en die tekortkoming moet het Fonds blootstellen aan een werkelijk risico dat een verlies zal worden geleden of een onregelmatigheid zal plaatsvinden.

Correctie van 2 %

Wanneer adequate prestaties zijn geleverd wat de essentiële elementen van het systeem betreft, maar een of meer aanvullende elementen absoluut niet hebben gefunctioneerd, is een correctie van 2 % gerechtvaardigd gezien het kleinere risico van verliezen voor het Fonds en de geringere ernst van de inbreuk.

Een correctie van 2 % wordt tot 5 % verhoogd wanneer dezelfde tekortkoming wordt geconstateerd met betrekking tot uitgaven die zijn gedaan na de datum waarop de eerste correctie is opgelegd, en de lidstaat na die eerste correctie heeft verzuimd adequate corrigerende maatregelen te nemen ten aanzien van het gedeelte van het systeem waarbij de betrokken tekortkoming is geconstateerd.

Een correctie van 2 % is ook gerechtvaardigd wanneer de Commissie, zonder enige correctie op te leggen, de lidstaat erover heeft geïnformeerd dat verbeteringen moeten worden aangebracht in aanvullende elementen van het systeem die, hoewel zij wel degelijk bestaan, niet op bevredigende wijze functioneren, en de lidstaat de nodige maatregelen achterwege heeft gelaten.

Correcties in verband met tekortkomingen van aanvullende elementen van beheers- en controlesystemen worden uitsluitend opgelegd wanneer geen tekortkomingen zijn geconstateerd bij essentiële elementen. Als zowel essentiële als aanvullende elementen tekortkomingen vertonen, blijven de correcties beperkt tot het percentage dat voor de essentiële elementen geldt.

2.4.   Grensgevallen

Als de correctie die voortvloeit uit een strikte toepassing van deze richtsnoeren duidelijk onevenredig zou zijn, mag een lager correctiepercentage worden voorgesteld.

Zo kan met verzachtende omstandigheden rekening worden gehouden en een kleinere of geen correctie worden voorgesteld wanneer de tekortkomingen verband houden met problemen bij de interpretatie van communautaire voorschriften of vereisten (tenzij redelijkerwijs mag worden verwacht dat de lidstaat die problemen aan de Commissie zal voorleggen) en de nationale autoriteiten doeltreffende maatregelen hebben genomen om de tekortkomingen te verhelpen zodra deze waren gebleken. Evenzo moet voldoende rekening worden gehouden met de behoefte aan rechtszekerheid wanneer het gaat om tekortkomingen die bij eerdere audits van de diensten van de Commissie niet waren gemeld.

In het algemeen wordt het feit dat in gebrekkige beheers- of controlesystemen verbetering is gebracht onmiddellijk nadat de tekortkomingen aan de lidstaat waren meegedeeld, niet als een verzachtende omstandigheid beschouwd bij het beoordelen van de financiële impact die de structurele onregelmatigheden hebben gehad voordat de verbetering werd aangebracht.

2.5.   Beoordelingsgrond

Telkens wanneer de situatie in andere lidstaten bekend is, maakt de Commissie een vergelijking (dient een vergelijking te worden gemaakt) om een gelijke behandeling bij de bepaling van de correctiepercentages te garanderen.

Het correctiepercentage moet worden toegepast op dat deel van de uitgaven waarop het risico betrekking heeft. Wanneer de tekortkoming het gevolg is van het feit dat de lidstaat heeft verzuimd een passend controlesysteem in te voeren, dan moet de correctie worden toegepast op alle uitgaven waarvoor dat controlesysteem vereist was. Zijn er redenen om aan te nemen dat de tekortkoming beperkt is gebleven tot de toepassing van het door de lidstaat ingevoerde controlesysteem door een bepaalde autoriteit of regio, dan dient ook de correctie beperkt te blijven tot de door die autoriteit of regio gecontroleerde uitgaven. Heeft de tekortkoming bijvoorbeeld betrekking op de controle om na te gaan of is voldaan aan de criteria om voor een hoger steunpercentage in aanmerking te komen, dan moet de correctie worden gebaseerd op het verschil tussen het hogere en het lagere steunpercentage.

De correctie moet normaliter betrekking hebben op de uitgaven voor de maatregel in de onderzochte periode, bijvoorbeeld één begrotingsjaar. Is de onregelmatigheid echter het gevolg van structurele tekortkomingen die klaarblijkelijk al lang bestaan en van invloed zijn op de uitgaven van verscheidene begrotingsjaren, dient de correctie betrekking te hebben op alle uitgaven die de lidstaat heeft gedeclareerd tijdens de periode waarin de tekortkoming van het systeem bestond, tot de maand waarin deze is verholpen.

Blijkt hetzelfde systeem verscheidene tekortkomingen te vertonen, dan worden de forfaitaire correctiepercentages niet gecumuleerd, maar wordt de ernstigste tekortkoming geacht een indicatie te geven van de risico's die door het gebrekkige controlesysteem als geheel zijn ontstaan (2). De forfaitaire correctiepercentages worden toegepast op de uitgaven die resteren na aftrek van de voor individuele dossiers afgewezen bedragen. Zijn de door de communautaire bepalingen voorgeschreven sancties niet toegepast, dan moet de financiële correctie gelijk zijn aan het bedrag van de niet toegepaste sancties, plus 2 % van de overige aanvragen, aangezien niet-toepassing van de sancties het risico vergroot dat onregelmatige aanvragen worden ingediend.

3.   TOEPASSING EN EFFECT VAN NETTO FINANCIËLE CORRECTIES

Wanneer de lidstaat de volgens de procedure van artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG voorgestelde financiële correctie heeft verricht, hoeft de Commissie geen nettoverlaging van de bijdrage van het Fonds toe te passen, maar kan zij de lidstaat toestaan de vrijgekomen bedragen opnieuw te gebruiken. Financiële correcties die door de Commissie krachtens artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG worden opgelegd na de voltooiing van de procedure van artikel 26, leden 3 en 4, van genoemde beschikking, zullen echter in alle gevallen een nettoverlaging met zich brengen van het bedrag van de indicatieve vastlegging van het Fonds.

Er wordt in elk geval een nettocorrectie toegepast als de Commissie van oordeel is dat de lidstaat heeft nagelaten het nodige gevolg te geven aan de bevindingen inzake door nationale of communautaire instanties ontdekte onregelmatigheden, en/of als de onregelmatigheid te wijten is aan een ernstige tekortkoming van het beheers- of controlesysteem van de lidstaat, de beheers- of de betalingsautoriteit.

Op elk bedrag dat ingevolge nettocorrecties aan de Commissie moet worden terugbetaald, moet op grond van artikel 26, lid 4, van Beschikking 2004/904/EG en overeenkomstig artikel 3, lid 1, van onderhavige beschikking rente worden betaald.

----

(1)PB L 312 van 23.12.1995, blz. 1.

(2)  Zie ook punt 2.3. (correctie met 2 %).

----

----

BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 20 januari 2006

houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen van de lidstaten alsmede met betrekking tot regels voor het administratief en financieel beheer van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde projecten

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/3)

(Alleen de teksten in de Tsjechische, Nederlandse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Duitse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Zweedse, Letse, Litouwse, Poolse, Portugese, Slowaakse, Sloveense en Spaanse taal zijn authentiek)

(2006/401/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 2004/904/EG van de Raad van 2 december 2004 tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2005-2010 (1), en met name op artikel 13, lid 5,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I

TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES

Artikel 1

Bij deze beschikking worden uitvoeringsbepalingen van Beschikking 2004/904/EG vastgesteld met betrekking tot de beheers- en controlesystemen en de regels voor het administratief en financieel beheer voor de bijstand die uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds (hierna „het fonds”) wordt toegekend en door de lidstaten wordt beheerd.

Artikel 2

Voor de toepassing van deze beschikking wordt verstaan onder:

HOOFDSTUK II

BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN

Artikel 3

Algemene beginselen

De door de lidstaten opgezette beheers- en controlesystemen voorzien in:

Artikel 4

Aanwijzing van instanties

1.   De lidstaten wijzen het volgende aan:

2.   Onverminderd de bepalingen van deze beschikking, regelt de lidstaat formeel de betrekkingen tussen deze instanties, waarvan het optreden ten volle zal beantwoorden aan de institutionele, juridische en financiële stelsels van de betrokken lidstaat.

3.   Onverminderd het bepaalde in artikel 3, lid 2, kunnen de beheers-, controle- en certificeringstaken geheel of gedeeltelijk binnen dezelfde instantie worden uitgevoerd.

Artikel 5

Verantwoordelijke autoriteit

1.   De verantwoordelijke autoriteit is bevoegd voor het doelmatig, doeltreffend en correct beheren en uitvoeren van uit het fonds gefinancierde meerjaren- en jaarprogramma's en in het bijzonder voor:

2.   De verantwoordelijke autoriteit stelt procedures in om te garanderen dat alle documenten met betrekking tot uitgaven en controles die nodig zijn om voor een toereikend controlespoor te zorgen, worden bijgehouden overeenkomstig artikel 9.

3.   De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat de controleautoriteit met het oog op de in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde controles de nodige informatie ontvangt over de beheersprocedures die worden toegepast en de projecten die uit het fonds worden medegefinancierd.

4.   De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat de certificeringsinstantie met het oog op de uitvoering van haar taken de nodige informatie ontvangt over de beheersprocedures die worden toegepast, de projecten die uit het fonds worden medegefinancierd en de resultaten van de door de controleautoriteit uitgevoerde controles.

5.   De verantwoordelijke autoriteit ontvangt de betalingen van de Commissie en is bevoegd voor het verrichten van betalingen aan de begunstigden. Zij zal bij de Commissie de betalingsverzoeken indienen die zijn opgesteld in overeenstemming met bijlage 5 en die zo nodig vergezeld gaan van het voortgangs- of eindverslag waarvoor modellen beschikbaar zijn in bijlagen 3 en 4, en van de overeenkomstig bijlage 6 opgestelde uitgavendeclaratie, gecertificeerd door de certificeringsinstantie.

6.   De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat verslagen over de tenuitvoerlegging en de evaluatie van door het fonds medegefinancierde acties worden ingediend in overeenstemming met het in artikel 28 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde tijdschema.

Artikel 6

Delegatie van taken door de verantwoordelijke autoriteit

Indien de taken van de verantwoordelijke autoriteit geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een andere instantie, legt de verantwoordelijke autoriteit nauwkeurig vast wat de gedelegeerde taken inhouden en volgens welke procedures zij moeten worden uitgevoerd, waarbij de voorwaarden van artikel 3 in acht worden genomen.

Deze procedures omvatten het regelmatig verstrekken van informatie over de uitvoering van de gedelegeerde taken en van een beschrijving van de gebruikte middelen aan de verantwoordelijke autoriteit.

De door de verantwoordelijke autoriteit overgedragen taken zullen worden meegedeeld aan en erkend door de instantie waaraan deze taken zijn overgedragen.

Artikel 7

Controleautoriteit

1.   De controleautoriteit is bevoegd voor de organisatie van de in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde controles in overeenstemming met internationale normen.

2.   De in lid 1 vermelde controles hebben betrekking op een steekproef van de medegefinancierde projecten, die op grond van een risicoanalyse worden geselecteerd en ten minste 10 % van de totale subsidiabele uitgaven van elk jaarprogramma bestrijken. De steekproef beantwoordt aan de volgende vereisten:

3.   Bij de uitvoering van de controles gaat de controleautoriteit na of:

4.   Het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma bevat de resultaten van alle door de controleautoriteit verrichte controles en een beschrijving van de maatregelen van de verantwoordelijke autoriteit ten aanzien van de vastgestelde afwijkingen en onregelmatigheden.

Artikel 8

Certificeringsinstantie

De certificeringsinstantie is bevoegd voor het certificeren van de uitgavendeclaraties die de verantwoordelijke autoriteit overeenkomstig artikel 24 van Beschikking 2004/904/EG opstelt met behulp van het in bijlage 6 weergegeven model.

De certificering waarborgt dat:

Artikel 9

Controlespoor

1.   De beheers- en controlesystemen van de lidstaten bieden een toereikend controlespoor.

2.   Onder een toereikend controlespoor wordt een controlespoor verstaan dat het mogelijk maakt:

3.   De verantwoordelijke autoriteit zorgt voor procedures die garanderen dat de plaats waar alle documenten worden bewaard die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds, wordt geregistreerd en dat de documenten ter inspectie kunnen worden overgelegd op verzoek van:

4.   De verantwoordelijke autoriteit houdt gedurende de vijf jaren die volgen op de betaling door de Commissie van het eindsaldo voor een jaarprogramma, alle bewijsstukken – hetzij de originele stukken, hetzij voor authentiek gewaarmerkte afschriften op algemeen aanvaarde gegevensdragers – van de met het project verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en de Europese Rekenkamer. In geval van gerechtelijke vervolging of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn opgeschort.

HOOFDSTUK III

REGELS VOOR HET ADMINISTRATIEF EN FINANCIEEL BEHEER VAN PROJECTEN DOOR DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT

Artikel 10

Procedures voor selectie en toekenning

De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedures voor de selectie van de door het fonds mede te financieren acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken:

Artikel 11

Procedures voor het administratief, contractueel en financieel beheer van de acties

1.   De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedures voor het beheer van acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken:

2.   In de in lid 1, onder a), vermelde contracten of subsidieovereenkomsten wordt onder meer het volgende vastgesteld:

3.   De verantwoordelijke autoriteit stelt een systeem in om gedetailleerde boekhoudkundige gegevens over ieder project in het kader van de jaarprogramma's in elektronische vorm te registreren en te bewaren en zorgt ervoor dat de gegevens over de uitvoering van de projecten die nodig zijn voor het financiële beheer, het toezicht, de controle en de evaluatie, worden verzameld.

HOOFDSTUK IV

CONTROLE

Artikel 12

Verantwoordelijkheden van de lidstaten

1.   De lidstaten zijn verantwoordelijk voor het goed financieel beheer van door het fonds gefinancierde acties en voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende transacties. Zij zien erop toe dat de verantwoordelijke autoriteiten en de instanties waaraan taken zijn overgedragen, de certificeringsinstanties, de controleautoriteiten en alle andere betrokken instanties adequate richtsnoeren ontvangen voor het opzetten van beheers- en controlesystemen, die garanderen dat de middelen van de Gemeenschap doelmatig en correct worden gebruikt.

2.   De lidstaten zorgen ervoor dat de beheers- en controlesystemen zijn opgezet overeenkomstig de vereisten van de artikelen 3 tot en met 11. Zij zijn verantwoordelijk voor de efficiënte werking van deze systemen gedurende de hele uitvoeringsperiode van door het fonds gefinancierde acties.

3.   Tegelijk met het voorstel voor het jaarprogramma 2005 dienen de lidstaten bij de Commissie overeenkomstig de in de artikelen 3 tot en met 11 vastgestelde vereisten een beschrijving van de systemen in, die de organisatie en de procedures van de verantwoordelijke autoriteit, alle instanties waaraan taken worden overgedragen, de certificeringsinstantie en de controleautoriteit bestrijkt.

4.   De lidstaten verstrekken een geactualiseerde beschrijving van de beheers- en controlesystemen telkens wanneer substantiële wijzigingen aan de systemen en procedures worden aangebracht.

Artikel 13

Verantwoordelijkheden van de Commissie

1.   Binnen 12 maanden na de ontvangst van de in artikel 12, lid 3, bedoelde beschrijving voert de Commissie een documentencontrole van de door de lidstaat ingestelde beheers- en controlesystemen uit, evenals een controle ter plaatse van de procedures voor de uitvoering van deze beschikking, de controlesystemen, de boekhoudsystemen en de procedures voor het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies die worden gevolgd door de verantwoordelijke autoriteit en de instanties waaraan zij taken heeft overgedragen. De Commissie stelt de lidstaat in kennis van alle vastgestelde tekortkomingen of gebreken van de systemen en verklaart welke corrigerende maatregelen vereist zijn.

2.   Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad verricht de Commissie een nieuw onderzoek bij ingrijpende wijzigingen in de procedures of systemen van de lidstaten.

Artikel 14

Samenwerking met de controleautoriteiten van de lidstaten

1.   De Commissie werkt met de door de lidstaten aangewezen controleautoriteiten samen om hun respectievelijke controleplannen en -methoden te coördineren en zij wisselt onmiddellijk de resultaten van de controles van de beheers- en controlesystemen uit om zo goed mogelijk gebruik te maken van de voor de controle beschikbare middelen en om dubbel werk te voorkomen.

2.   De Commissie en de controleautoriteiten komen regelmatig en minstens eens per jaar bijeen om samen de resultaten van de controles die zijn opgenomen in de krachtens artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG ingediende jaarverslagen, en om overleg te plegen over andere kwesties in verband met de verbetering van de beheers- en controlesystemen.

HOOFDSTUK V

REGELINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE EURO

Artikel 15

Meerjaren- en jaarprogramma's

1.   De in artikel 16 van Beschikking 2004/904/EG vermelde voorstellen van meerjaren- en jaarprogramma's worden bij de Commissie ingediend in euro.

2.   Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma's geven de in bijlagen 1 en 2 van deze beschikking bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de nationale munteenheid. Voor de omzetting van de nationale munteenheid in euro wordt de dagkoers gebruikt die is gepubliceerd in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma's aan de Commissie wordt voorgelegd.

Artikel 16

Verslagen, uitgavendeclaraties en betalingsaanvragen

1.   De in Beschikking 2004/904/EG vermelde voortgangsverslagen, eindverslagen, uitgavendeclaraties en betalingsverzoeken worden bij de Commissie ingediend in euro.

2.   Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van de verslagen kunnen de in bijlagen 3, 4 en 6 bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de nationale munteenheid geven. Bij uitgaven in de nationale munteenheid wordt voor de omzetting in euro de dagkoers gebruikt die is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de uitgave is geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autoriteit.

3.   Wanneer de euro de munteenheid van een lidstaat wordt, die de in het vorige lid beschreven omzettingsprocedure heeft toegepast, blijft deze procedure geldig voor alle uitgaven die zijn geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autoriteit vóór de datum van de inwerkingtreding van de vaste koers voor de omrekening van de nationale munteenheid en de euro.

HOOFDSTUK VI

GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN

Artikel 17

Goedkeuring van de rekeningen

1.   Uiterlijk negen maanden na de in het jaarlijkse financieringsbesluit vastgestelde uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven dient de verantwoordelijke autoriteit de volgende documenten in bij de Commissie:

2.   De in lid 1 genoemde termijn van negen maanden wordt onderbroken indien de Commissie een besluit tot opschorting van de betalingen voor de medefinanciering van het betrokken jaarprogramma heeft genomen overeenkomstig artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG. De termijn loopt verder vanaf de datum waarop het in artikel 26, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde besluit van de Commissie is meegedeeld aan de lidstaat.

3.   Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschikking 2004/904/EG laat de Commissie de lidstaat binnen zes maanden na de ontvangst van de in lid 1 bedoelde documenten weten welk bedrag zij ten laste van het fonds aanvaardt en welke financiële correcties eventueel worden toegepast als gevolg van het verschil tussen de gedeclareerde uitgaven en de ten laste van de begroting aanvaarde uitgaven. De lidstaat heeft drie maanden de tijd om te reageren.

4.   Binnen drie maanden na ontvangst van de opmerkingen van de lidstaat beslist de Commissie welk bedrag zij aanvaardt ten laste van het fonds en vordert zij het verschil tussen de uiteindelijk aanvaarde uitgaven en het reeds aan de lidstaat betaalde bedrag terug.

5.   Indien de verantwoordelijke autoriteit de in lid 1 bedoelde documenten niet tijdig in een aanvaardbaar formaat verstrekt, schrapt de Commissie ambtshalve de medefinanciering door het fonds voor de periode waarvoor het medefinancieringsbesluit geldt, geeft een inningsopdracht voor alle bedragen die krachtens het medefinancieringsbesluit reeds zijn betaald, en maakt alle betrokken uitstaande bedragen weer vrij.

6.   De in lid 5 bedoelde procedure voor het ambtshalve vrijmaken van de kredieten wordt voor het bedrag dat met de betrokken projecten overeenkomt, geschorst indien op het moment dat de in lid 1 bedoelde documenten worden ingediend, in de lidstaat een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking loopt. De lidstaat verstrekt in het gedeeltelijke eindverslag uitvoerige informatie over dergelijke projecten en dient elke zes maanden een voortgangsverslag in. Uiterlijk drie maanden na de afronding van de gerechtelijke procedure of het administratief beroep dient de lidstaat voor het betrokken project de in lid 1 genoemde documenten in.

HOOFDSTUK VII

SLOTBEPALINGEN

Artikel 18

Slotbepalingen

Het staat de lidstaten vrij striktere nationale controleregels toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat

Artikel 19

Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.

Gedaan te Brussel, op 20 januari 2006.

Voor de Commissie

Franco FRATTINI

Vice-voorzitter

----

(1)PB L 381 van 28.12.2004, blz. 52.

----

BIJLAGE 1

EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS

ONTWERP MEERJARENPROGRAMMA (2005-2007)

1.   LIDSTAAT

...

2.   VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 13 VAN DE EVF-BESCHIKKING (EEN FUNCTIONEEL ORGAAN VAN DE LIDSTAAT OF EEN NATIONALE OVERHEIDSINSTANTIE)

De verantwoordelijke autoriteit als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG

Naam: ...

Adres: ...

Naam van de verantwoordelijke persoon: ...

Contactpersoon: ...

Functie van de contactpersoon: ...

Tel: ...

Fax: ...

E-mail: ...

De instantie waaraan taken zijn overgedragen als bedoeld in artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG (indien van toepassing)

(voeg het officieel document bij, waarbij de verantwoordelijke autoriteit de verantwoordelijkheid voor het ten uitvoer leggen van EVF-acties heeft overgedragen aan deze instantie)

Naam: ...

Adres: ...

Naam van de verantwoordelijke persoon: ...

Contactpersoon: ...

Functie van de contactpersoon: ...

Tel: ...

Fax: ...

E-mail: ...

3.   SITUATIE IN DE LIDSTAAT

Geef een beschrijving van de actuele situatie in uw lidstaat met betrekking tot regelingen in verband met opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer voor de doelgroepen die zijn vermeld in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG. Deze beschrijving dient het volgende te omvatten:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

4.   ANALYSE VAN DE BEHOEFTEN IN DE LIDSTAAT

Geef een analyse van de behoeften in uw land op het gebied van opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer, alsmede een indicatie van de operationele doelstellingen om in de loop van de programmeringsperiode (2005-2007) in deze behoeften te voorzien, daarbij rekening houdend met de richtsnoeren van de Commissie betreffende prioriteiten voor meerjarenplanning in, zoals hieronder omschreven:

Prioriteit 1

Tenuitvoerlegging van de belangrijkste acties (waaronder die in verband met integratie) die zijn beschreven in:

...

...

...

Prioriteit 2

de voorbereiding van de tenuitvoerlegging van beginselen en maatregelen uit de richtlijn van de Raad betreffende minimumnormen voor de procedures in de lidstaten voor de toekenning of intrekking van de vluchtelingenstatus, die in 2005 zal worden vastgesteld.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Prioriteit 3

de tenuitvoerlegging van maatregelen die erop gericht zijn de kwaliteit van procedures voor het behandelen van verzoeken tot internationale bescherming in lidstaten te verbeteren, bijvoorbeeld door:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Prioriteit 4

de tenuitvoerlegging van maatregelen die betrekking hebben op asielzoekers, vluchtelingen of de begunstigden van tijdelijke of aanvullende bescherming, minderjarigen, met eerbiediging van het beginsel van het belang van het kind.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Prioriteit 5 (facultatief)

voor lidstaten die hervestigingsregelingen hebben vastgesteld of voornemers zijn die vast te stellen, maatregelen die in het bijzonder gericht zijn op de opvang en voorlichting van personen die onder dergelijke regelingen tot de lidstaten worden toegelaten en op het beheer van dergelijke regelingen.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

5.   STRATEGIE OM DEZE DOELSTELLINGEN TE BEREIKEN

6.   COMPATIBILITEIT MET ANDERE INSTRUMENTEN

Geef aan of en hoe deze strategie strookt met andere regionale, nationale en communautaire instrumenten.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

7.   INDICATIEF FINANCIERINGSPLAN

Stel een indicatief financieringsplan op waarin per jaar en per actie de geplande financiële bijdrage van het fonds staat vermeld, alsmede het totaalbedrag van de publieke en/of particuliere medefinanciering.

Indicatief financieringsplan (meerjarenplanning voor een periode van 3 jaar)

Zie artikel 15 van deze beschikking.

8.   ZICHTBAARHEID VAN DE EVF-MEDEFINANCIERING

De EVF-financiering moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle activiteiten die verband houden met de in het kader van het programma gefinancierde acties. Dit kan worden gegarandeerd door:

Voor de EVF-medefinanciering wordt de volgende vermelding gebruikt: „door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierd project”.

Het EU-logo kan worden gedownload van: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_nl.htm

In iedere publicatie waarin de EVF-medefinanciering wordt vermeld, moet worden gespecificeerd dat de publicatie de mening van de auteur weergeeft en dat de Commissie niet aansprakelijk is voor het gebruik dat eventueel van de informatie wordt gemaakt.

----

(1)PB L 50 van 25.2.2003, blz. 1.

(2)PB L 316 van 15.12.2000, blz. 1.

(3)PB L 62 van 5.3.2002, blz. 1.

(4)PB L 212 van 7.8.2001, blz. 12.

(5)PB L 31 van 6.2.2003, blz. 18.

(6)PB L 251 van 3.10.2003, blz. 12.

(7)PB L 304 van 30.9.2004, blz. 12.

Bijlage (i)

bij het ontwerp van jaarprogramma 2005

Beschrijving van het beheers- en controlesysteem dat de lidstaat heeft ingesteld voor de tenuitvoerlegging van EVF II

De lidstaat is overeenkomstig artikel 12, lid 2, onder c), verantwoordelijk voor het beheer van de door het EVF gesteunde projecten. Beschrijf het systeem voor de tenuitvoerlegging dat in dat verband is ingesteld om a) te zorgen voor de coördinatie en de consistentie van de acties, b) projecten te selecteren en de transparantie van de selectieprocedure te waarborgen en c) de projecten te beheren en erop toe te zien, ze te controleren en te evalueren en audits uit te voeren.

Bij de tenuitvoerlegging dienen de toepassingsbepalingen in acht te worden genomen die door de Commissie zijn goedgekeurd overeenkomstig artikel 13, lid 5, van Beschikking 2004/904/EG.

Maak voor uw beschrijving van het tenuitvoerleggingssysteem gebruik van de vragenlijst in Bijlage (i). Dien de ingevulde vragenlijst samen met het voorstel voor het jaarprogramma 2005 in.

Denk eraan dat een geactualiseerde beschrijving van de beheers- en controlesystemen bij de Commissie moet worden ingediend telkens wanneer substantiële wijzigingen aan de systemen en procedures worden aangebracht.

Datum:

1.   ACTIEKADER

1.1.   Wettelijk kader

(Geef aan welke wetgeving en nationale regelgeving geldt voor de procedures inzake het beheer en de controle van de EVF-acties)

Nationale wetgeving die van toepassing is op het beheer van het EVF

...

...

...

...

...

...

Specifieke nationale regels, aangenomen met het oog op het beheer van het EVF

...

...

...

...

...

1.2.   Verantwoordelijke autoriteit en instantie waaraan taken zijn overgedragen

De verantwoordelijke autoriteit als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG

(voeg het officieel document toe waarbij de betrokken openbare instantie wordt aangewezen als „verantwoordelijke autoriteit” voor het beheer van het EVF)

Naam: ...

Adres: ...

Naam van de verantwoordelijke persoon: ...

Contactpersoon: ...

Functie van de contactpersoon: ...

Tel: ...

Fax: ...

E-mail: ...

De instantie waaraan taken zijn overgedragen als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG (indien van toepassing)

(voeg het officieel document bij, waarbij de verantwoordelijke autoriteit de verantwoordelijkheid voor de tenuitvoerlegging van de acties van het EVF delegeert aan deze instantie)

Naam: ...

Adres: ...

Naam van de verantwoordelijke persoon: ...

Contactpersoon: ...

Functie van de contactpersoon: ...

Tel: ...

Fax: ...

E-mail: ...

2.   STRUCTUUR EN MIDDELEN VAN DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT/INSTANTIE WAARAAN TAKEN ZIJN OVERGEDRAGEN

Voeg een gedetailleerd organisatieschema bij met een korte beschrijving van de functies. Voeg ook een organisatieschema en een korte beschrijving van de functies toe voor iedere instantie waaraan de tenuitvoerlegging van het EVF is overgedragen.

2.1.   Status van de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen

Wat is de rechtsstatus van de verantwoordelijke autoriteit?

Wat is de rechtsstatus van de instantie waaraan taken zijn overgedragen?

2.2.   Lijst van het personeel

Verantwoordelijke autoriteit (belangrijkste personeelsleden die bij het beheer van de EVF-fondsen betrokken zijn)

Instantie waaraan taken zijn overgedragen (indien van toepassing)

2.3.   Het inschakelen van externe entiteiten

(geef aan of de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, externe entiteiten inschakelt voor de uitvoering van één of meerdere taken en, zo ja, op welke manier)

...

...

...

...

3.   BESCHRIJVING VAN DE FUNCTIES DIE INHERENT ZIJN AAN DE BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN

3.1.   Verdeling van de taken

3.2.   Scheiding van de functies

(wanneer het beheer, de betaling en de controle worden verricht binnen dezelfde entiteit (dienst), specificeren of deze functies duidelijk van elkaar gescheiden zijn)

...

...

...

...

...

...

...

Vastlegging in de boekhouding van de EVF-ontvangsten en -uitgaven

3.2.1.   Vastlegging in de boekhouding

Op welke boekhoudkundige basis worden de kredieten van het EVF vastgelegd?

3.2.2.   Traject voor de terbeschikkingstelling en overschrijving van de middelen van de rekening waar deze worden gestort in de lidstaat tot aan de specifieke rekening van de eindbegunstigde

Stemt deze procedure voor de goedkeuring van de EVF-betalingen overeen met die welke wordt toegepast voor betalingen in het kader van de nationale begroting?

Zo neen, de verschillen beschrijven en de redenen hiervoor aangeven

...

...

...

...

...

...

3.2.3.   Beschrijving van de voorschriften inzake de overdracht van kredieten die van toepassing zijn op het EVF voor de EVF-kredieten en voor de kredieten inzake nationale medefinanciering wanneer het gaat om overheidsmiddelen

...

...

...

...

...

...

...

...

4.   ANALYSE VAN DE BEHEERSPROCESSEN — BESCHRIJVING VAN DE TRAJECTEN EN PROCEDURES

4.1.   Opstellen van het meerjaren- en jaarprogramma

Wie stelt het bij de Commissie in te dienen meerjaren- en jaarprogramma op?

...

...

...

...

Hoe worden met name de in deze programma's opgenomen financiële plannen opgesteld?

...

...

...

...

...

...

Houdt deze voorbereiding contacten in met geschikte partners om het meerjarenwerkprogramma op te stellen, of met potentiële begunstigden, voordat het jaarprogramma wordt vastgesteld (aankondiging van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling, oproep tot het indienen van voorstellen, aanbestedingsprocedure)?

...

...

...

...

4.2.   Oproepen tot het indienen van voorstellen en selectie van de voorstellen/aanbestedingsprocedures

Bestaan er documenten (handboeken, rondzendbrieven, handleidingen voor de procedures) die de verantwoordelijke autoriteit/de instantie waaraan taken zijn overgedragen, heeft goedgekeurd en waarin de hieronder omschreven procedures formeel zijn vastgelegd?

4.2.1.   Opstelling van de oproepen tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding

4.2.2.   Publicatie van de oproep tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding

4.2.3.   Steunverlening aan de aanvragers bij de voorbereiding van de voorstellen/offertes (b.v. documenten of diensten om de oproepen tot het indienen van voorstellen nader toe te lichten, zoals de leidraad voor aanvragers)

4.2.4.   Ontvangst en registratie van de voorstellen/offertes

4.2.5.   Analyse van voorstellen/offertes

4.2.6.   Verhouding tot andere communautaire initiatieven of programma's

In hoeverre wordt nagegaan of er een overlapping is met acties/projecten die in uw lidstaat worden gefinancierd in het kader van andere communautaire initiatieven of programma's, bij voorbeeld EQUAL?

4.2.7.   Evaluatie en selectie van de voorstellen/aanbestedingsprocedures

Beschrijf de bij de evaluatie van de ingediende voorstellen/offertes betrokken partijen (interne evaluatie, externe beoordelaars, evaluatiecomités)

...

...

...

...

...

4.2.8.   Beslissing om de voorstellen/offertes te selecteren/af te wijzen

Wie is officieel bevoegd om te beslissen welke voorstellen worden geselecteerd of afgewezen?

4.2.9.   Kennisgeving van de beslissing om de voorstellen/offertes af te wijzen

Wordt aan de aanvrager/inschrijver gemeld dat het voorstel/de offerte wordt afgewezen?

Zijn de redenen voor de afwijzing vermeld in het schrijven?

4.2.10.   Aanvaarding van het project/financieringsbesluit/gunning van de opdracht

Boekhoudkundige regeling voor geselecteerde projecten

Wie ondertekent de financieringsovereenkomst/het besluit tot gunning van de opdracht namens de verantwoordelijke autoriteit/de instantie waaraan taken zijn overgedragen?

(voeg een exemplaar bij van een typeovereenkomst en van een model van de aan de begunstigden toegestuurde verslagen)

4.3.   Beheer en betaling van de subsidie

4.3.1.   Betalingsvoorwaarden zoals vastgesteld in de met de begunstigde gesloten subsidieovereenkomst(en)

Werden er ten behoeve van de begunstigden modellen van voortgangs- en eindevaluatieverslagen vastgesteld? (voeg de modellen van voortgangs- en evaluatieverslagen bij)

Zijn er ten behoeve van de begunstigden modellen van financiële verslagen/betalingsaanvragen vastgesteld? (voeg modellen van financiële verslagen en betalingsaanvragen bij)

4.3.2.   Toezicht op de uitvoering van de projecten

Omvat deze follow-upcontroles ter plaatse?

Zo ja, welke regelingen werden er getroffen (periodiciteit, controle van de projectactiviteiten/financiële aspecten, enz.)?

...

...

...

...

4.3.3.   Ontvangst en analyse van de in het kader van projecten ingediende betalingsaanvragen

Omvat de analyse van de betalingsaanvragen de volgende controles:

4.3.4.   Initiatief voor betaling/invordering van begunstigden

4.3.5.   Opdracht tot betaling/invordering

4.3.6.   Uitvoering van de betaling/invordering

Omvat de uitvoering van de betalingen/invorderingen de volgende controles?

4.3.7.   Wijze van betaling

Hoe worden de begunstigden betaald?

4.3.8.   Follow-up van de invorderingen

(Welke maatregelen worden genomen om de daadwerkelijke terugbetaling van de ten aanzien van de projecten in de inningsopdrachten vermelde bedragen te garanderen en te volgen?)

...

...

...

...

...

...

...

...

4.3.9.   Procedures voor een nieuwe verdeling van de in het kader van het EVF terugbetaalde middelen (in voorkomend geval)

...

...

...

...

...

...

...

...

4.4.   Uitgavendeclaraties en betalingsaanvragen van de lidstaat

4.4.1.   Uitgavendeclaratie

Welke dienst/instantie stelt de uitgavendeclaraties op die aan de Europese Commissie worden toegezonden?

Welke autoriteit certificeert de uitgavendeclaraties die aan de Europese Commissie worden toegezonden?

4.4.2.   Verzoek om betaling

Welke dienst stelt de betalingsverzoeken op die aan de Europese Commissie worden toegezonden (artikel ...)?

5.   VERIFICATIES, CONTROLE EN AUDIT

5.1.   Bevoegde diensten voor steekproeven (als bedoeld in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG)

5.2.   Kernmerken van de controle van de projecten

De controleactiviteiten omvatten:

5.3.   Follow-up van het controleproces

5.4.   Controle van de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen

Wordt de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, aan een audit onderworpen?

Welke diensten of autoriteiten kunnen deze audit uitoefenen?

Werd een dergelijke controle reeds uitgevoerd sinds de inwerkingtreding van Beschikking 2004/904/EG van de Raad?

Zo ja:

Wanneer? ...

Door welke autoriteit? ...

Beschikbaarheid van het verslag/de verslagen? ...

Welk gevolg werd aan dit verslag gegeven?

...

...

...

...

...

...

...

6.   CONTROLESPOOR

Waar worden de volgende documenten bijgehouden?

7.   EVALUATIE

7.1.   Met de evaluatie belaste diensten

7.2.   Evaluatietijdschema

Hoe vaak zullen de EVF-acties worden geëvalueerd?

7.3.   Indicatoren

Zijn indicatoren vastgesteld met het oog op het toezicht op en de evaluatie van projecten en nationale programma's en worden deze verzameld tijdens de beheersfase?

Werden gedetailleerde indicatoren vastgesteld voor elke in de artikelen 4, 5, 6 en 7 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde soort actie?

----

(1)  In voorkomend geval de externe consultants vermelden.

(2)  Verificaties van de acties die, met het oog op controle (artikel 25, lid 1, onder a)) door de verantwoordelijke autoriteit of onder haar verantwoordelijkheid worden uitgevoerd (externe auditeurs, overheidsdiensten), d.w.z. die niet rechtstreeks verband houden met de gebruikelijke verificaties in het kader van het projectbeheer (analyse en besluit, betalingsaanvragen, enz.).

(3)  Geef ook de gevallen aan waarin een extern orgaan gewoonlijk de controles uitvoerde.

(4)  In voorkomend geval ook de externe consultants vermelden.

----

BIJLAGE 2

EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS

ONTWERP JAARPROGRAMMA 2005

1.   LIDSTAAT

...

2.   ALGEMENE SELECTIEVOORWAARDEN VOOR DE PROJECTEN DIE WORDEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN HET JAARPROGRAMMA

Stemmen de algemene selectievoorwaarden voor de projecten die worden gefinancierd in het kader van het jaarprogramma, overeen met de in het meerjarenprogramma vastgestelde regels? Beschrijf gedetailleerd de eventuele verschillen.

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

3.   ACTIES

3.1.   Actie A): Voorwaarden voor opvang en asielprocedures

3.2.   Actie B): De integratie van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen wier verblijf in de betrokken lidstaat een duurzaam en stabiel karakter draagt

3.3.   Actie C): De vrijwillige terugkeer van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen, mits deze personen geen nieuwe nationaliteit hebben verworven en het grondgebied van de lidstaat niet hebben verlaten

4.   TECHNISCHE BIJSTAND

5.   INDICATIEF JAARLIJKS FINANCIERINGSPLAN (5)

----

(1)  Zie artikel 15 van deze beschikking.

(2)  Zie artikel 15 van deze beschikking.

(3)  Zie artikel 15 van deze beschikking.

(4)  Max. 7 % van de jaarlijkse door de lidstaat toegekende middelen, plus 30 000 EUR. Niet verplicht voor medefinanciering. Zie artikel 15 van deze beschikking.

(5)  Zie artikel 15 van deze beschikking.

----

BIJLAGE 3

MODEL VOORTGANGSVERSLAG

(Artikel 23, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG)

Te zenden naar:

Europese Commissie

Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid

Administratieve eenheid B/4 Europees Vluchtelingenfonds

B-1049 Brussel

Lidstaat: ...Jaarprogramma: ...Verantwoordelijke autoriteit: ...(naam van contactpersoon, dienst of instantie, adres, fax, telefoon, e-mail)Uiterste termijn: wanneer 70 % van het bedrag van de eerste voorfinanciering is uitgegeven door de eindbegunstigde.

A.   ADMINISTRATIE EN BEHEER VAN HET PROGRAMMA

1)   Beschrijving van de beheersstructuren, de financiële kanalen, de methodologie en criteria voor de selectie van projecten en het toezichtsysteem van het jaarprogramma (indien identiek met de gegevens die zijn verstrekt in de aanvraag voor medefinanciering: verwijs slechts naar die aanvraag);

2)   Selectie van projecten: genomen maatregelen en resultaten (bv. datum publicatie oproep tot het indienen van voorstellen, aantal aanvragers, aantal geselecteerde projecten, gemiddelde kostprijs van de geselecteerde projecten). Beschrijving van werkzaamheden inzake technische bijstand in het kader van de tenuitvoerlegging van het programma;

3)   Voorlichting en publiciteit: uitgevoerde werkzaamheden. Gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop de aandacht werd gevestigd op de medefinanciering door de Gemeenschap. Op de documentatie en de publicaties van het project moet altijd de medefinanciering door de EU worden vermeld („Dit project wordt medegefinancierd door het Europees Vluchtelingenfonds”);

4)   Gegevens betreffende de controles die zijn uitgevoerd overeenkomstig artikel 25, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG;

5)   Gegevens betreffende de risico's in verband met de activiteiten (een risico is de mogelijkheid dat iets gebeurt dat gevolgen heeft voor het bereiken van de doelstellingen);

B.   TENUITVOERLEGGING VAN HET PROGRAMMA

1)   Tijdschema

2)   Financiële aspecten

Tabel van het financieel verslag (vermeld de datum – niet meer dan één maand voor de indiening van het samenvattend verslag)

FINANCIEEL VERSLAG

(Voortgangsverslag art. 23, lid 3)

UITGAVENDECLARATIE JAARPROGRAMMA EVF

(Artikel 23, lid 3, en 24 van de Beschikking van de Raad)

Referentienummer van de Commissie:

Land:

Datum:

b)   Van de Commissie ontvangen betalingen met de desbetreffende data;

3)   Uitvoering van acties in het kader van het programma

a)   Belangrijkste doelstellingen van de geselecteerde projecten per activiteit (gebruik de gepaste indicatoren, zoals beschreven in de aanvraag tot medefinanciering: geef voorbeelden van geselecteerde projecten);

b)   Kwantificering van de verwachte resultaten (actualiseer de in de aanvraag tot medefinanciering vervatte kwantificering van de indicatoren per maatregel);

c)   Moeilijkheden bij de tenuitvoerlegging van het nationaal jaarprogramma;

d)   Overige opmerkingen betreffende de uitvoering.

----

BIJLAGE 4

MODEL EINDVERSLAG

(Artikel 23, lid 4, van Beschikking 2004/904/EG)

Te zenden naar:

Europese Commissie

Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid

Administratieve eenheid B/4 Europees Vluchtelingenfonds

B-1049 Brussel

Lidstaat: ...Jaarprogramma:Verantwoordelijke autoriteit: ...(naam van contactpersoon, dienst of instantie, adres, fax, telefoon, e-mail)Uiterste termijn: negen maanden na de einddatum van de subsidiabiliteit van het jaarprogramma.

A.   OPERATIONELE CONTEXT

1)   Beschrijving van alle significante ontwikkelingen wat betreft de situatie in de lidstaat, in vergelijking met de in het jaarprogramma beschreven toestand;

2)   Gevolgen van deze ontwikkelingen op de uitvoering van het programma;

3)   Maatregelen die zijn genomen om de samenhang en de complementariteit met andere soortgelijke beleidsmaatregelen op nationaal of Europees niveau te waarborgen (ondermeer beleid inzake mededinging, openbare aanbestedingen, gelijke kansen en milieu).

B.   ADMINISTRATIE EN BEHEER VAN HET PROGRAMMA

1)   Beschrijving van de beheersstructuren, de financiële kanalen, de methodologie en criteria voor de selectie van projecten en het toezichtsysteem van het programma (indien identiek met de gegevens die zijn verstrekt in de aanvraag voor medefinanciering: verwijs slechts naar die aanvraag);

2)   Gedetailleerde gegevens over alle wijzigingen aan de systemen voor het beheer van en het toezicht op het programma;

3)   Beschrijving van activiteiten inzake technische bijstand in het kader van de tenuitvoerlegging van het programma – verkregen resultaten;

4)   Voorlichting en publiciteit: uitgevoerde werkzaamheden. Gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop de aandacht werd gevestigd op de medefinanciering door de Gemeenschap. Op de documentatie en de publicaties van het project moet altijd de medefinanciering door de EU worden vermeld („Dit project wordt medegefinancierd door het Europees Vluchtelingenfonds”). (Voeg een kopie toe van alle publicaties, persartikelen, enz. in verband met het project);

5)   Gegevens betreffende de controles die zijn uitgevoerd in overeenstemming met artikel 24, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG, inclusief een toelichting over de kosten-batenaspecten van de steekproefmethode overeenkomstig artikel 7, lid 2, van onderhavige beschikking;

6)   Gegevens betreffende de risico's in verband met de activiteiten (een risico is de mogelijkheid dat iets gebeurt dat gevolgen heeft voor het bereiken van de doelstellingen).

C.   TENUITVOERLEGGING VAN HET PROGRAMMA

1)   Tijdschema

2)   Financiële aspecten

Tabel van het financieel verslag (vermeld de datum – niet meer dan één maand voor de indiening van het samenvattend verslag).

FINANCIEEL VERSLAG

(Eindverslag art. 23, lid 4, art. 23, lid 3 en art. 28, lid 2)

DEFINITIEVE UITGAVENDECLARATIE JAARPROGRAMMA EVF

(Artikel 23, lid 3, en 24, lid 3, van de Beschikking van de Raad)

Referentienummer van de Commissie:

Land:

Datum:

Aanhangsel bij de uitgavendeclaratie

Ingevorderde bedragen die in deze declaratie zijn opgenomen

b)   Van de Commissie ontvangen betalingen met de desbetreffende data:

3)   Uitvoering van acties in het kader van het programma

a)   Praktische en concrete beschrijving van de middelen die zijn gebruikt om de acties uit te voeren waarin het nationaal jaarprogramma voorziet:

Voorbeeld:

b)   Bereikte resultaten en effecten (kwalitatieve en kwantitatieve beschrijving met behulp van desbetreffende indicatoren, zoals bepaald in het verzoek om medefinanciering), beoordeling van doelmatigheid (in vergelijking met ramingen) en kosteneffectiviteit;

c)   Overige opmerkingen betreffende de uitvoering.

4)   Beschrijving van eventuele grensoverschrijdende werkzaamheden en/of gevolgen van het programma;

5)   Gedetailleerde beschrijving van moeilijkheden bij de tenuitvoerlegging van het nationaal jaarprogramma.

E.   VERSLAG VAN DE CONTROLEAUTORITEIT

1)   Gedetailleerde gegevens over alle wijzigingen aan het controlesysteem;

2)   Resultaten van deze activiteiten, ontdekte en gemelde onregelmatigheden, maatregelen van de verantwoordelijke autoriteit;

3)   Gepaste maatregelen van de verantwoordelijke autoriteit na opmerkingen naar aanleiding van controlebezoeken van de Europese Unie (Rekenkamer, Europese Commissie);

4)   Gedetailleerde gegevens over ontdekte onregelmatigheden waarbij fraude wordt vermoed en extra maatregelen kunnen worden overwogen.

BIJLAGEN BIJ HET EINDVERSLAG

A.   lijst van goedgekeurde projecten per activiteit

B.   Beknopte beschrijving van afzonderlijke projecten (telkens een halve bladzijde), beknopte financiële indicatoren, vastgelegd budget per project in tabelvorm, definitieve uitgaven per project.

C.   Onafhankelijke evaluatie.

----

BIJLAGE 5

EUROPESE COMMISSIE

EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS

VERZOEK OM BETALING

(langs officiële weg toe te zenden aan Eenheid B4 van DG Justitie, vrijheid en veiligheid, LX 46, B-1049 Brussel)

Naam van het programma:

Beschikking van het Commissie nr ... van ...

Krachtens artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG verzoek ik, ondergetekende (naam in hoofdletters, stempel, functie en handtekening van de bevoegde autoriteit), die de autoriteit vertegenwoordigt die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de door het Europees Vluchtelingenfonds gesteunde acties, om de betaling van ... EUR als tweede voorfinanciering/saldobetaling. Dit betalingsverzoek beantwoordt aan alle ontvankelijkheidsvereisten omdat:

De betaling moet worden overgemaakt aan:

----

BIJLAGE 6

EUROPESE COMMISSIE

EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS

MODEL VOOR DE UITGAVENDECLARATIE (artikel 25)

Aan de Europese Commissie, Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid

VERKLARING VAN DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT

(langs officiële weg toe te zenden aan Eenheid B4 van DG Justitie, vrijheid en veiligheid, LX 46, B-1049 Brussel)

UITGAVEN PER ACTIVITEIT

Referentienummer van de Commissie:

Naam:

Datum:

Aanhangsel bij de uitgavendeclaratie

Sinds de laatste uitgavendeclaratie ingevorderde bedragen die in deze declaratie zijn opgenomen (gebundeld per maatregel)

CERTIFICERING

Ik, ... (naam in hoofdletters, titel en dienst) heb de definitieve uitgavendeclaratie voor het Europees Vluchtelingenfonds in ... (bestreken periode) alsmede de aanvraag aan de Commissie voor de betaling van het saldo onderzocht.

BEREIK VAN HET ONDERZOEK

Met de certificering wordt beoogd te waarborgen dat:

BEVINDINGEN

CONCLUSIE

Hetzij:

Indien bij het onderzoek geen belemmeringen werden ervaren, er weinig fouten zijn vastgesteld en alle problemen op bevredigende wijze zijn opgelost:

Hetzij:

Indien bij het onderzoek bepaalde belemmeringen werden ervaren maar weinig fouten zijn vastgesteld, of indien sommige problemen niet op bevredigende wijze zijn opgelost:

Hetzij:

Indien bij het onderzoek aanzienlijke belemmeringen werden ervaren of veel fouten zijn vastgesteld, ook al werden de gemelde fouten/onregelmatigheden op bevredigende wijze opgelost:

----

(1)  Zie artikel 16 van deze beschikking.

----

----

BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 9 februari 2006

tot vaststelling van het werkprogramma inzake communautaire milieukeuren

(Voor de EER relevante tekst)

(2006/402/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gezien Verordening (EG) nr. 1980/2000 van het Europees Parlement en de Raad van 17 juli 2000 inzake een herzien communautair systeem voor de toekenning van milieukeuren (1), en met name artikel 5,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:

Artikel 1

Het herziene werkprogramma inzake de communautaire milieukeur voor de periode van 1 januari 2005 tot en met 31 december 2007, zoals uiteengezet in de bijlage, wordt vastgesteld.

Artikel 2

Met een herziening van het werkprogramma wordt vóór 31 december 2007 begonnen.

Artikel 3

Deze beschikking is gericht tot de lidstaten.

Gedaan te Brussel, 9 februari 2006.

Voor de Commissie

Stavros DIMAS

Lid van de Commissie

----

(1)PB L 237 van 21.9.2000, blz. 1.

(2)PB L 7 van 11.1.2002, blz. 28.

----

BIJLAGE

WERKPROGRAMMA INZAKE COMMUNAUTAIRE MILIEUKEUREN

INLEIDING

De communautaire milieukeur werd in 1992 ingevoerd om bedrijven aan te zetten tot het ontwikkelen van producten en diensten die gedurende hun volledige levenscyclus minder negatieve milieueffecten hebben en om consumenten beter over deze milieueffecten te informeren.

Het systeem van communautaire milieukeuren vormt onderdeel van een bredere strategie ter bevordering van duurzame productie en consumptie. Dit doel kan worden bereikt in het kader van een geïntegreerd productbeleid waarbij de levenscyclus centraal staat, zoals aangegeven in het zesde milieuactieprogramma (6MAP). De voornaamste doelstellingen zijn het verzekeren van een hoog beschermingsniveau en het verbreken van de koppeling tussen milieudruk en economische groei, een en ander in overeenstemming met de beleidslijnen van de Lissabonstrategie van de EU inzake economische en sociale vernieuwing (2000) (1) en de duurzameontwikkelingsstrategie (Gothenburg, 2001) (2).

Meer in het bijzonder wordt in de mededeling van de Commissie inzake een geïntegreerd productbeleid (3) (IPP) een nieuwe strategie voorgesteld ter versterking en heroriëntering van productgerelateerde milieubeleidsmaatregelen en ter ontwikkeling van de markt voor groenere producten. De communautaire milieukeur is een van de instrumenten met behulp waarvan dit doel kan worden bereikt. Binnen het milieukeursysteem is een aanzienlijke hoeveelheid informatie en kennis vergaard over een productbeleid dat op levenscycli is gebaseerd. Deze informatie en kennis dienen beschikbaar te worden gesteld aan de belanghebbenden die bij de verdere ontwikkeling van geïntegreerd productbeleid zijn betrokken.

In het kader van de verschuiving naar duurzame productie en consumptie worden in de nieuwe richtlijnen inzake overheidsopdrachten (4), waarmee milieuoverwegingen in het beleid op het vlak van overheidsopdrachten worden geïntegreerd, en in het onlangs gepubliceerde handboek inzake groene overheidsopdrachten nieuwe kansen voor de communautaire milieukeur geboden. Ook al vragen overheidsaankopers bij hun aanbestedingen niet uitdrukkelijk om producten en diensten met een communautaire milieukeur, de nieuwe richtlijnen voorzien in de mogelijkheid om bij de formulering van prestatiegerichte of functionele milieuvereisten, in het kader van het systeem neergelegde of gelijkwaardige criteria te gebruiken. Dit zou overheden ertoe moeten aanmoedigen het politieke besluit te nemen hun opdrachten te „groenen” door middel van de communautaire milieukeur en de hiertoe gehanteerde criteria of via andere gelijkwaardige systemen die in degelijke productinformatie voorzien.

De communautaire milieukeur heeft ook raakvlakken met een grote verscheidenheid van instrumenten die gericht zijn op een schonere productie, een schonere ontwikkeling en een schoner gebruik van milieutechnologieën. De structuren en proceduren van de milieukeur en de hieraan ten grondslag liggende kennis worden erkend als een solide uitgangspunt voor het uitwerken van de maatregelen ter uitvoering van de voorgestelde richtlijn over het ecologisch ontwerp voor energieverbruikende producten. Met het oog op de prioritaire activiteiten in het kader van het actieplan inzake milieutechnologieën (ETAP), namelijk ontwerp en implementatie van prestatiestreefwaarden, moet de relatie worden onderzocht tussen het concept van prestatiestreefwaarden en de milieuprestaties van goederen en diensten die het voorwerp zijn van EU-initiatieven als de communautaire milieukeur.

Door de uitbreiding met 10 nieuwe lidstaten in mei 2004 zijn er nieuwe voorwaarden ontstaan voor de ontwikkeling van de communautaire milieukeur en voor bijdragen aan communicatie en bewustmaking op milieugebied. Met een duidelijke, pan-Europese milieukeur als de Bloem zou het voor de consument veel gemakkelijker worden om in geheel Europa groen te kopen, terwijl dit bij hen ook bijdraagt tot een beter begrip van milieukeuren van type I.

Goed ontworpen, op de markt gebaseerde milieukeursystemen blijven voor de consument aantrekkelijk vanwege de onmiddellijke relevantie en eenvoud ervan en omdat zij de burger meer en beter toegang geven tot milieu-informatie. Verder zijn zij bedrijfsvriendelijk omdat zij een productverbeterend effect hebben met marketingvoordelen op het verkooppunt, voor zover zij in partnerschap met fabrikanten worden ontwikkeld en geen onredelijke kosten voor het bedrijf met zich meebrengen.

Duidelijk is dat met de communautaire milieukeur nog geen bevredigende mate van marktpenetratie is bereikt. Maar de zaken staan er beter voor dan ooit, met een voordurend groter en diverser wordend aantal productgroepen (met inbegrip van goederen en diensten) en met een gestage toevloed van nieuwe toepassingen; niettemin blijkt dat het systeem moet worden herzien, wil het de oorspronkelijke doelstellingen behoorlijk kunnen realiseren en in het bijzonder daadwerkelijk door het bedrijfsleven worden geaccepteerd. Met het oog op de herziening van het systeem van communautaire milieukeuren wordt er een evaluatiestudie verricht ter beoordeling van de algehele werkzaamheid van het systeem ten aanzien van een vermindering van negatieve milieueffecten. Hierbij zal de bijdrage van het systeem tot de duurzaamheid van productie en verbruik worden geëvalueerd en zullen voorstellen worden gedaan voor manieren waarop, middels een herziening van het systeem, het vraagstuk van de bevordering van duurzame ontwikkeling in Europa het best kan worden aangepakt, en het systeem voor marktsubjecten en met name voor KMO’s aantrekkelijker kan worden gemaakt. Dit werkprogramma zou de evaluatie van het systeem en de herziening ervan ten volle moeten steunen, zonder op enigerlei wijze te verhinderen dat er, wanneer de verordening wordt herzien, nog veranderingen in het milieukeursysteem kunnen worden aangebracht.

Het fundamentele doel van dit herziene werkprogramma is daarom voort te bouwen op de uit de werking van het milieukeursysteem getrokken lering en de hiermee opgedane ervaring en het werkprogramma voor de volgende drie jaar vast te stellen, met inachtneming van onderstaande beleidslijnen:

STRATEGIE VOOR DE ONTWIKKELING VAN HET SYSTEEM

2005-2007

1.   Beleid en strategie ter herziening van de milieukeurverordening

Het beleid rond de communautaire milieukeur evolueert voortdurend en past steeds zijn strategie en langetermijndoelstellingen aan. Het moet strak met de aan de gang zijnde besprekingen en de werkzaamheden i.v.m. de uitvoering van de mededeling inzake een geïntegreerd productbeleid van de EU worden geïntegreerd, en evenzo met andere wetgevingsinstrumenten in ontwikkeling, zoals de voorgestelde richtlijn ecologisch ontwerp voor energieverbruikende producten, Kaderrichtlijn 92/75/EEG betreffende het energieverbruik van huishoudelijke apparaten en het besluit van de Raad inzake het energie-efficiëntie-etiketteringsprogramma voor kantoorapparatuur, de tenuitvoerlegging van het actieplan inzake milieutechnologieën (ETAP), het zesde milieuactieprogramma en de duurzameontwikkelingsstrategie van de Gemeenschap. Met de communautaire milieukeur moet men ook de bredere ontwikkelingen rond de milieuetikettering van producten, ethische, kwaliteits- en gezondheidsetikettering op de voet volgen, door er tevens voor te zorgen dat de verschillende wetenschappelijke comités op een passende wijze bij deze materie worden betrokken, teneinde de wetenschappelijke basis van de milieucriteria verder te kunnen verbeteren. Van even groot belang zijn de ontwikkelingen op het vlak van milieubeheersystemen, in het bijzonder met betrekking tot het communautaire milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS).

Om de verschillende hiermee samenhangende discussies en informatiestromen effectiever te beheren, zowel binnen het systeem als met betrekking tot externe forums, en het debat over de toekomst van het systeem voor te bereiden en te leiden, is er in het kader van het eerste milieukeurwerkprogramma een actieve stuurgroep beleidsontwikkeling opgericht. Deze stuurgroep heeft een zeer waardevolle bijdrage geleverd tot het beleid en de strategie van het systeem in de toekomst, door aandacht te besteden aan de problematiek van de integratie met andere milieubeleidssectoren, synergieën met andere informatie-instrumenten en een breed scala aan beleidskwesties op lange termijn. Zij heeft duidelijk aangegeven wat de voornaamste uitdagingen zijn waarvoor het systeem momenteel wordt gesteld en heeft aan de discussie ter zake bijgedragen door tal van ideeën over de evaluatie en herziening van het systeem te ontwikkelen. Deze ideeën zouden in de discussies over de herziening van het systeem moeten worden ingebracht, waarbij vergaderingen met belanghebbenden als prioriteit zouden moeten gelden.

Doelstelling

Het zou een prioriteit van het BMEU, de lidstaten en de Commissie moeten zijn het beleid en de strategie van het milieukeursysteem op lange termijn te ontwikkelen en aan te passen in het licht van de op handen zijnde herziening van de verordening. Zij zouden tevens een bijdrage moeten leveren tot de integratie van de milieukeur in de verschillende beleidsontwikkelingen die zich voordoen rond duurzame consumptie (zoals IPP, energieverbruikende producten, groene overheidsopdrachten, een breder opgezet etiketteringssyteem, lagere belasting op groene producten, ETAP, enz.).

Acties

Het BMEU, de lidstaten en de Commissie zouden hun bijdrage aan de evaluatie en herziening van het milieukeursysteem tot een prioriteit moeten maken om het beleid en de strategie hiervan op lange termijn te helpen ontwikkelen en aanpassen. Deze bijdrage zou de vorm moeten aannemen van speciale vergaderingen, onderzoek en de mobilisatie van kennis na de publicatie van de resultaten van de studie.

2.   Doelstellingen voor milieuverbetering en marktpenetratie

De doelstellingen voor milieuverbetering en marktpenetratie zullen in het licht van de herziening van het systeem worden vastgesteld. Zij zullen meer in het bijzonder het volgende omvatten:

a)   Ontwikkeling van productgroepen

Momenteel zijn er criteria goedgekeurd voor 23 productgroepen (tissuepapierproducten, vaatwassers, bodemverbeteraars, matrassen, verf en vernis voor gebruik binnenshuis, schoeisel, textielproducten, personal computers, wasmiddelen, machineafwasmiddelen, kopieerpapier, lampen, draagbare computers, koelapparaten, wasmachines, allesreinigers en sanitairreinigers, handafwasmiddelen, televisietoestellen, harde vloerbedekkingen, stofzuigers, toeristische accommodatie, kampeergelegenheid en smeermiddelen).

Een productgroep wordt pas als prioritair voor de communautaire milieukeur beschouwd als aan allerlei voorwaarden is voldaan. Met name in artikel 2, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1980/2000 zijn enkele belangrijke voorwaarden geformuleerd waaraan een productgroep moet voldoen om voor de milieukeur in aanmerking te komen. Het product moet significant zijn op de interne markt en voor eindconsumptie zijn bestemd. Het moet significante milieuverbeteringen in het vooruitzicht stellen doordat het de consument in zijn keuze kan beïnvloeden, en fabrikanten en detailhandelaren moeten bereid zijn om de milieukeur voor hun producten te voeren.

Op basis van een check-list van vragen uit het eerste werkprogramma is een prioritiseringsstudie (6) verricht en de hieruit resulterende lijst van prioritaire productgroepen is opgenomen in aanhangsel 1. In het licht van de herziening van het systeem moeten het BMEU en de lidstaten de methoden voor de prioritisering van productgroepen op basis van de studie en volgens de in de studie vervatte aanbevelingen voor verdere werkzaamheden en verbeteringen blijven ontwikkelen. Tevens moeten zij meer werk maken van de evaluatie van de milieuvoordelen van en marktvooruitzichten voor de mogelijk in aanmerking komende productgroepen. De speciale vereisten voor de beoordeling van de prioriteitsgraad van diensten moeten ook verder worden geanalyseerd.

Met de verbeterde methoden zou een objectieve manier moeten worden geboden om prioritaire productgroepen voor goederen en diensten aan te wijzen. Ook dient hierbij rekening te worden gehouden met de vraag of bepaalde goederen of diensten duidelijke relaties met de bestaande productgroepen hebben.

Er dient een ad hoc-beheersgroep te worden ingesteld om op objectieve en transparante wijze de topprioriteiten onder de productgroepen aan te wijzen.

Het met betrekking tot de ontwikkeling van productgroepen gedane werk mag echter niet afdoen aan de mogelijkheid om veranderingen aan te brengen in de manier waarop productgroepen bij de herziening van het milieukeursysteem worden behandeld.

Doelstelling

In het licht van de herziening van het systeem een aantal productgroepen vaststellen welke tezamen een productengamma vormen dat compleet en handzaam genoeg is om voor detailhandelaren, fabrikanten, met inbegrip van het MKB en consumenten, aantrekkelijk te zijn.

Optimaal gebruik maken van de middelen die aan productgroepontwikkeling zijn toegewezen door de aandacht te richten op die productgroepen welke het meest geschikt zijn voor de communautaire milieukeur.

Binnen vijf jaar dient het aantal vastgestelde productgroepen te zijn uitgebreid tot 30-35.

Acties

De lijst van prioritaire productgroepen zou geregeld, in overleg met het BMEU, moeten worden bijgewerkt. Wanneer een productgroep wordt herzien, moet de prioriteit ervan door het BMEU opnieuw worden beoordeeld.

Rekening houdend met de tijdens het voorgaande werkprogramma verrichte prioritiseringsstudie zouden de bevoegde instanties en het BMEU de prioritiseringsmethoden moeten blijven verbeteren en daarbij in het bijzonder moeten proberen tot een passende weging van de „prioritiseringsvragen” in de studie te komen. Hierbij zou ondermeer moeten worden gekeken naar het welslagen of falen van de gevestigde productgroepen, de milieuvoordelen van de mogelijk in aanmerking komende productgroepen en de bijzondere vereisten voor de beoordeling van de prioriteitsgraad voor diensten, zulks in het licht van de resultaten en beleidslijnen die de doorlopende evaluatie van het systeem oplevert.

De Commissie, het BMEU en de lidstaten zouden er, naast de herzieningen die zij moeten uitvoeren, naar moeten streven, elk jaar twee nieuwe productgroepen vast te stellen. Productgroepcriteria zouden in het algemeen gedurende vier tot vijf jaar geldig moeten zijn (hoewel deze voorgestelde periode per geval moet worden bekeken).

Er zou een ad hoc-stuurgroep van het BMEU moeten worden ingesteld, die eenmaal per jaar bijeenkomt om aanbevelingen te doen met betrekking tot de meest prioritaire productgroepen en om het tijschema voor de herziening van productgroepen vast te stellen. Deze groep moet dan ook een methode vaststellen om, rekening houdend met de technische ontwikkelingen op de desbetreffende terreinen, te bepalen hoe spoedeisend de herzieningscriteria zijn.

Met de ontwikkeling van nieuwe productgroepen zou het echter niet mogen gebeuren dat er minder tijd en middelen in de herziening van het milieukeursysteem zouden worden geïnvesteerd.

b)   Marktpenetratie, zichtbaarheid en bewustmaking van de consument

Er zijn vier parameters waarmee de zichtbaarheid van de milieukeur kan worden gemeten:

Momenteel (mei 2005) zijn er meer dan 250 bedrijven die op enige honderden van hun producten de communautaire milieukeur voeren (vergeleken met 87 in augustus 2001). Textielproducten, verf en vernis, en toeristische accommodatie zijn veruit de meest succesvolle productgroepen in termen van het aantal aanvragers. Het aantal houders van de communautaire milieukeur en hun producten is nog altijd vrij ongelijk over de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte verdeeld, maar vergeleken met het verleden is er toch sprake van een veel betere en meer evenwichtige spreiding over het aantal producten.

De waarde van het aantal in 2004 verkochte artikelen met de communautaire milieukeur wordt op zo’n 400 miljoen geschat (vergeleken met 54 miljoen in 2001), met een verkoopwaarde af fabriek die geraamd wordt op 700 miljoen euro (vergeleken met 114 miljoen euro in 2001).

Wat de werkelijke marktpenetratie betreft, nemen producten met een communautaire milieukeur nog steeds een relatief onbeduidende plaats in: ze vertegenwoordigen veel minder dan 1 % van de totale markt voor de verschillende productgroepen.

Hoofddoel moet zijn het systeem veel aantrekkelijker voor de marktdeelnemers te maken en het aantal producten dat de milieukeur voert aanzienlijk te vergroten, ten einde de communautaire milieukeur zichtbaarheid op de markt te geven en het positieve milieueffect ervan te vergroten. Tegelijkertijd gaat het erom deze zichtbaarheid voortdurend te vergroten en het theoretische potentieel voor marktpenetratie van de milieukeur optimaal te gaan benutten (in het algemeen tussen 5 % en 25 % van de totale markt, afhankelijk van de betrokken productgroep en de selectiviteit van de voor de betrokken milieukeur gehanteerde criteria).

Wat dit betreft, zouden de voor de milieukeur bevoegde instanties verder moeten gaan met de aanwijzing van productgroepen in elke lidstaat die voor de milieukeur in aanmerking zouden kunnen komen. Met een geïntegreerde marketingstrategie zou men de keuze van de consument veel beter kunnen beïnvloeden en zouden de producten in kwestie voor deze veel aantrekkelijker kunnen worden gemaakt, zoals de Week van de Europese Bloem in oktober 2004 zo goed heeft bewezen.

De opgedane ervaring heeft uitgewezen dat de vraagzijde in dit verband proactiever in aanmerking moet worden genomen, terwijl uit de recente ervaringen met de Week van de Europese Bloem van 2004 blijkt dat een gecombineerde vraag-aanbodstrategie de doorslag zou kunnen geven.

Het is zeer belangrijk de erkenning van de EU-milieukeur in alle lidstaten te promoten en bedrijven ertoe aan te moedigen deze aan te vragen en de voor hen hieruit voortvloeiende praktische voordelen te benadrukken.

Uit de werkzaamheden van de marketingstuurgroep tijdens de tenuitvoerlegging van het eerste werkprogramma is de noodzaak naar voren gekomen van een gemeenschappelijke methodologie voor consumentenonderzoeken. Deze onderzoeken zijn nodig om te kunnen nagaan in hoeverre de milieukeur erkenning vindt en hoe de bewustwording van de consument verloopt. Het is belangrijk de erkenning van de communautaire milieukeur in alle lidstaten te bevorderen en terzelfder tijd tussen de „oude” en de „nieuwe” lidstaten de ervaringen uit te wisselen die met de implementatie van de milieukeur zijn opgedaan.

De Commissie heeft een aantal brochures in voorbereiding waarin de doelstellingen en betekenis van de milieukeur voor specifieke productgroepen worden uitgelegd. Deze horen bij producten met een milieukeur die door de consument worden gekocht. Tevens is er een verscheidenheid van brochures ontwikkeld om producenten en detailhandelaren de nodige informatie over de belangrijkste productgroepcriteria (algemeen, textielproducten, schoeisel, wasmiddelen, verven en vernissen) te verschaffen. Dit materiaal moet nu verder worden verbeterd en systematisch door de leden van het BMEU worden verspreid.

Om het gebruik van marketingmiddelen te optimaliseren, zouden de lidstaten met de producenten moeten samenwerken en zo in elk land met hen gezamenlijke marketingcampagnes moeten opzetten.

Doelstellingen

Jaarlijkse stijging met ten minste 50 % van de waarde en/of het aantal artikelen met een milieukeur.

Voor het einde van het werkprogramma een minimale mate van zichtbaarheid in alle lidstaten realiseren en een methode ontwikkelen om deze op kosteneffectieve wijze te meten.

Alle betrokken fabrikanten en detailhandelaren moeten van het bestaan van de communautaire milieukeur bewust worden gemaakt en op lange termijn zou meer dan de helft van alle Europese consumenten het logo van de communautaire milieukeur moeten erkennen als symbool van een hoogstaande productgerichte milieuzorg.

Acties

Voordat het eerste jaar van dit werkprogramma is verstreken, moet de marketingstuurgroep, met input van de lidstaten, aanbevelingen doen over de manier waaraan „marktpenetratie, zichtbaarheid en bewustmaking van de consument” kan worden afgemeten en over de voor deze bewustmaking vast te stellen streefniveaus, een en ander aan de hand van de ervaring opgedaan tijdens de Week van de Bloem in 2004.

Het BMEU zou de reeds bestaande rapportagemechanismen moeten verbeteren en jaarstatistieken moeten gaan opstellen om deze marktpenetratie voor de verschillende productgroepen bij te kunnen houden.

Het BMEU, de lidstaten en de Commissie dienen de communautaire milieukeur te promoten om de onderling overeengekomen streefcijfers te kunnen halen. De acties moeten met name worden gericht op detailhandelaren en op inkopers in de publieke sector (zie hieronder). Voorts moet ten minste eenmaal per jaar, tijdens de vergaderingen van het BMEU, verslag over deze acties worden uitgebracht (waarbij dan ook informatie moet worden uitgewisseld). Tegelijkertijd moet systematisch feedback van belanghebbenden worden gevraagd en dient hiermee rekening te worden gehouden.

Te dien einde moeten alle lidstaten een marketingstrategie ontwikkelen waarin de verschillende activiteiten in volgorde van prioriteit worden ondergebracht.

Met alle belanghebbenden (waaronder NGO’s, producenten, consumentenorganisaties en detailhandelaren) moeten passende samenwerkingsverbanden worden opgebouwd, ten einde de kennis die deze organisaties van het systeem hebben te vergroten en de marketing van de Bloem via hun contactnetwerken te promoten.

Het BMEU, de lidstaten en de Commissie zouden het nodige moeten doen om te bevorderen dat de bij de implementatie van de milieukeur opgedane ervaring tussen de „oude” en de „nieuwe” lidstaten wordt gedeeld, waarbij bijvoorbeeld aan georganiseerde lesbijeenkomsten kan worden gedacht.

Zie ook gezamenlijke promotieacties (punt 4, onder b), en punt 5).

c)   Milieuvoordelen

De milieukeur heeft globaal tot doel producten te bevorderen die, in vergelijking met andere producten in dezelfde productgroep, negatieve milieueffecten potentieel zullen verlichten, een en ander op basis van wetenschappelijk feitenmateriaal en in overeenstemming met artikel 1, lid 4, van de Milieukeurverordening ((EG) nr. 1980/2000), en aldus bijdragen tot een efficiënt gebruik van middelen en een hoog niveau van milieubescherming. Daarmee wordt een bijdrage geleverd aan de verduurzaming van de consumptie en de beleidsdoelstellingen die zijn uiteengezet in de communautaire strategie voor duurzame ontwikkeling (bijvoorbeeld op het gebied van klimaatverandering, efficiënt beheer van hulpbronnen en ecotoxiciteit), het zesde milieuactieprogramma en de mededeling over geïntegreerd productbeleid.

Uit eerdere studies en verslagen is gebleken dat de specifieke milieuvoordelen van milieukeuren moeilijk kunnen worden berekend doordat het lastig is om ze geïsoleerd te meten naast de milieuvoordelen die via andere milieumaatregelen zijn gerealiseerd. Terwijl de rechtstreekse voordelen voornamelijk samenhangen met de milieukostenbesparingen die mogelijk zijn indien het marktaandeel van producten met een milieukeur toeneemt, gaat het bij de indirecte voordelen om andere positieve effecten die de milieukeur heeft en in de toekomst zou kunnen hebben. Uit de onlangs afgeronde studie over de directe en indirecte voordelen van de communautaire milieukeur blijkt dat deze, met een toename van de marktacceptatie van 20 %, dankzij de hieraan verbonden indirecte voordelen, tot een aanzienlijke besparing zou kunnen leiden en, vergeleken met een waaier van andere beleids- en programma-activiteiten, potentieel één van de meest kostenefficiënte instrumenten voor de vermindering van de CO2-uitstoot zou kunnen zijn.

Overheidsopdrachten nemen ongeveer 16 % (7) van het totale BBP van de EU voor hun rekening en inkopers van overheidsbedrijven en gouvernementele en niet-gouvernementele organisaties zouden er meer stelselmatig toe moeten worden aangemoedigd bij hun aanbestedingen milieukeurcriteria of degelijke te hanteren. Met het onlangs gepubliceerde Handboek inzake groene overheidsopdrachten wordt een belangrijke stap in de goede richting gezet.

Het bewustzijn van inkopers is echter nog onvoldoende om significante effecten op de markt te hebben. Eén specifieke doelstelling moet er derhalve op zijn gericht om met name de vraag van inkopers in de publieke sector naar groene producten in de komende drie jaar uit te breiden. Er zouden maatregelen moeten worden onderzocht om deze vraag te vergroten.

Doelstellingen

Duurzame consumptie bevorderen en de beleidsdoelstellingen versterken, zoals aangegeven in de duurzameontwikkelingsstrategie van de Gemeenschap, het zesde milieuactieprogramma en de mededeling inzake IPP.

Inkopers in de publieke sector zouden zo snel mogelijk moeten worden geïnformeerd over de mogelijkheden van het gebruik van de communautaire milieukeurcriteria of gelijkwaardige criteria bij hun aanbestedingen.

Acties

Het BMEU moet de directe en indirecte milieuvoordelen van de milieukeur als geheel blijven evalueren. Tevens zouden de potentiële voordelen van alle nieuwe of herziene productgroepcriteria stelselmatig moeten worden geëvalueerd.

Het BMEU, de lidstaten en de Commissie moeten openbare en particuliere inkopers informeren omtrent de kansen die hun worden geboden indien zij de communautaire milieukeurcriteria of gelijkwaardige criteria bij hun aanbestedingen gebruiken.

d)   Synergieën tussen de communautaire milieukeur en EMAS

De manieren waarop de communautaire milieukeur en EMAS elkaar onderling aanvullen en ondersteunen moeten worden geanalyseerd en, in het licht van de herziening van beide systemen, tot een echte partnerschap worden opgewaardeerd. Een nauwe samenwerking en een duidelijk begrip van de wijze waarop deze samenwerking zal verlopen, is van essentieel belang om het succes van beide systemen te kunnen verzekeren. Zoals in het vorige werkprogramma werd aangegeven, wordt een bedrijf dat EMAS of ISO 14001 implementeert onmiskenbaar systematisch vanuit milieuoogpunt beheerd en streeft het er doorlopend naar de milieuvriendelijke bedrijfsvoering te verbeteren zodat het ruimschoots aan de wettelijk gestelde minimumvoorwaarden voldoet. Een product met een milieukeur is duidelijk een van de beste producten uit milieuoogpunt. Een bedrijf met EMAS heeft er voordeel bij als het de milieukeurcriteria in zijn milieubeleid gebruikt als een duidelijke en positieve doelstelling voor zijn producten. Duidelijke milieuprestatiestreefwaarden kunnen aan de implementatie van de milieukeurcriteria worden ontleend. Een bedrijf dat de milieukeur op zijn producten voert of wil voeren doet er goed aan EMAS te gebruiken om zich aan de desbetreffende criteria te conformeren en deze conformiteit op peil te houden, en tegelijkertijd van de uitgebreide marketingmogelijkheden profijt te trekken. In het kader van het communautaire milieukeursysteem zijn verschillende kostenverlagingen mogelijk geworden voor bijvoorbeeld EMAS- en ISO 14001-gecertificeerde bedrijven, kleine en middelgrote ondernemingen en startende bedrijven.

3.   Samenwerking, coördinatie en raakpunten tussen het EU-systeem en andere milieukeursystemen van type I in de lidstaten

Zoals in het voorgaande werkprogramma is aangegeven, zouden de coördinatie en de samenwerking tussen de communautaire milieukeur en de andere milieukeuren in de lidstaten geleidelijk aan systematischer en meer omvattend moeten worden. Dit zou de economische efficiëntie van het systeem ten goede kunnen komen en zou helpen om potentieel concurrentievervalsende handelseffecten te verminderen. Om deze reden is de permanente stuurgroep samenwerking en coördinatie (Co-operation and Co-ordination Management Group) in het leven geroepen, die tot dusver vier maal per jaar bijeen is gekomen.

In het licht van de gedurende de laatste drie jaar in de stuurgroep opgedane ervaring zijn de doelstellingen op het vlak van samenwerking en coördinatie nog steeds actueel. De groep heeft haar theoretische potentieel nog niet verwezenlijkt.

De voornaamste positieve resultaten zijn dat er een grote hoeveelheid informatie is verzameld over de werkwijzen van de bevoegde instanties en dat er, als gevolg hiervan, maatregelen zijn genomen om de procedures van de verschillende bevoegde instanties te harmoniseren. Dit is een belangrijke stap vooruit, daar het voor de geloofwaardigheid van het systeem noodzakelijk is dat alle bevoegde instanties homogene procedures hanteren.

Niettemin hebben samenwerking en coördinatie tussen de communautaire milieukeur en andere milieukeursystemen in de lidstaten duidelijk nog een lange weg voor de boeg, want een hoge mate van samenwerking van alle partijen vergt een hoge mate van inzet.

Om verbetering in deze situatie te brengen zijn in het kader van het voorgaande werkprogramma verscheidene maatregelen getroffen, zoals het actief contacteren van de nationale milieukeursystemen om deze tot verdere samenwerking met de communautaire milieukeur aan te moedigen. Van de door de stuurgroep samenwerking en coördinatie ontplooide initiatieven moeten onder andere worden genoemd het organiseren van een ontmoeting tussen de communautaire milieukeur en de voorzitters of vertegenwoordigers van de nationale milieukeursystemen, alsook het zoeken naar overeenkomsten tussen de communautaire milieukeur en de nationale keursystemen op het stuk van participatie en toezicht van belanghebbenden. Andere maatregelen betreffen verkennend onderzoek naar de harmonisatie van productgroepcriteria, met bemoedigende resultaten in sommige lidstaten, waaronder Oostenrijk. Er wordt op dit terrein nog belangrijk werk verricht.

Zoals in het voorgaande werkprogramma is aangegeven, zal men door de ontwikkeling van de productgroepen beter te coördineren flink op de benodigde middelen kunnen besparen.

En dan is er ook nog het feit dat er met de 10 nieuwe lidstaten een aantal nieuwe nationale milieukeuren bijgekomen is, waardoor er nieuwe samenwerkingsmogelijkheden worden geboden, alsook nieuwe uitdagingen onder ogen moeten worden gezien.

Doelstelling

De synergieën tussen de communautaire milieukeur en andere milieukeuren in de lidstaten benutten door de onderlinge samenwerking, coördinatie en contacten geleidelijk en systematisch op te voeren, specifiek met het oog op de herziening van het milieukeursysteem.

Acties

De stuurgroep samenwerking en coördinatie dient een strategie voor te bereiden en uit te voeren om de nationale milieukeuren van ISO-type I ertoe aan te moedigen de samenwerking en de contacten met de communautaire milieukeur verder te intensiveren.

a)   Coördinatie van de ontwikkeling van productgroepen

De communautaire milieukeur en de overige keuren moeten systematisch gegevens over hun bestaande productgroepen en hun programma's voor productgroepontwikkeling uitwisselen en moeten waar nodig hun inspanningen, gezamenlijke middelen, kennis en resultaten coördineren. Dit zou ertoe kunnen leiden dat wederzijdse besparingen mogelijk worden, de respectieve functies van de verschillende systemen duidelijker worden en de harmonisatie wordt vereenvoudigd (in gevallen waarin voor vergelijkbare keuren vergelijkbare doelen zijn gesteld). Alle betrokken instanties moeten zich, in het licht van de op handen zijnde herziening van de Milieukeurverordening, beraden over de best mogelijke interactie van de communautaire milieukeur en andere keuren op lange termijn.

Tijdens het voorgaande werkprogramma is dit ook gedaan (bijvoorbeeld met de „Noordse zwaan” en de Stichting Milieukeur), maar van systematische samenwerking is geen sprake geweest en er moet nog meer worden gedaan om aan een harmonisatieminimum te geraken. De inspanningen om tot coördinatie tussen de communautaire milieukeur en de nationale keursystemen te komen zullen thans worden toegespitst op de ontwikkeling van prioritaire productgroepen, convergentie, bewustmaking met aandacht voor specifieke behoeften en omstandigheden op nationaal niveau – steeds met de bedoeling materiaal voor de herziening van de Milieukeurverordening aan te dragen.

Om het coördinatieproces duidelijker en systematischer te laten verlopen, moeten de lidstaten aan het begin van de ontwikkeling of herziening van de productgroep uitdrukkelijk aangeven welk standpunt zij betreffende de strategie met betrekking tot de relevante nationale systemen innemen. In het bijzonder moeten, wanneer er voor een productgroep reeds communautaire milieukeurcriteria bestaan en de lidstaat in kwestie eigener beweging besluit nieuwe criteria voor zijn nationale keur uit te werken, de hieraan ten grondslag liggende redenen en de specifieke nationale omstandigheden die deze nieuwe criteria nodig maken, door het BMEU worden besproken.

Doelstelling

De coördinatie van de ontwikkeling van productgroepen in de verschillende keursystemen in de EU geleidelijk verbeteren, zulks met name in het licht van de herziening van het milieukeursysteem.

Acties

Het BMEU dient samenwerking met de nationale keuren aan te moedigen met het oog op het herzien en catalogiseren van alle onder de milieukeuren in de EU vallende productgroepen en het werk in verband met de aanleg en bijwerking van een centraal register van deze productgroepen en de hiervoor geldende criteria voort te zetten. Dit werk moeten worden benut om na te kunnen gaan hoe de herziening van de communautaire Milieukeurverordening tot een betere coördinatie met nationale en internationale keuren kan bijdragen.

Het BMEU en de keuren in de lidstaten dienen hun werkprogramma’s geleidelijk te coördineren en stelselmatig informatie uit te wisselen.

Het BMEU dient rekening te houden met relevante werkzaamheden die tezamen met het Global Ecolabelling Network (GEN) worden verricht, en dit, ook hier, in het licht van de herziening van het milieukeursysteem.

b)   Gezamenlijke acties om het communautaire milieukeursysteem en andere milieukeursystemen in de lidstaten en de betrokken producten met een milieukeur onder de aandacht te brengen en zo de bewustwording van de consument en het inzicht in de gemeenschappelijke en onderling complementaire functies van de systemen te verbeteren

Zoals in het vorige werkprogramma werd aangegeven, moeten de belanghebbenden informatie en uitleg krijgen over de milieuwaarde van de verschillende milieukeuren in Europa, waarbij betrokken keursystemen niet als onderling concurrerend maar als onderling aanvullend worden voorgesteld.

Er moet uitgebreid van gedachten worden gewisseld tussen de communautaire milieukeur en de nationale keuren, zodat deze overeenstemming kunnen bereiken over een gezamenlijke presentatie van de systemen en hun gemeenschappelijke en onderling complementaire doelstellingen en functies.

Er zou verder onderzoek moeten worden gedaan naar gezamenlijk opgezette promotiecampagnes voor gemeenschappelijke productgroepen, een gezamenlijke website/database, mechanismen voor wederzijdse erkenning en speciale tarieven voor producenten die tot beide keursystemen een aanvraag richten.

Doelstelling

Voorbeelden bestuderen van gevallen waarin de communautaire milieukeur en andere milieukeuren in de lidstaten elkaar in belangrijke mate aanvullen en de mogelijkheid van gezamenlijke acties onderzoeken.

Acties

De stuurgroep samenwerking en coördinatie, de Commissie, de lidstaten en de milieukeuren in de lidstaten moeten gezamenlijk een lijst opstellen van functies en doelstellingen die de nationale keuren en de communautaire milieukeur met elkaar gemeen hebben.

Het BMEU en de overige keuren in de lidstaten dienen te bestuderen welke mogelijkheden er bestaan voor een gezamenlijke „groene winkel” voor producten met een milieukeur op het internet (en/of hiermee samenhangende acties). Eventueel zou men hiervoor ook een tijdschema en een begroting moeten voorstellen.

De Commissie heeft, in overleg met het BMEU, de tariefstructuur voor de communautaire milieukeur zo aangepast dat aanvragers die zowel de de communautaire milieukeur als een of meer andere keuren in de lidstaten op hun producten wensen te voeren een passende korting krijgen aangeboden (8). De overige keuren in de lidstaten moeten ertoe worden aangemoedigd hetzelfde te doen.

4.   Gezamenlijke promotieactiviteiten

Een vrijwillig systeem kan alleen succesvol zijn en een wezenlijk effect op de markt hebben als het een economische prikkel voor potentiële aanvragers verschaft en door voldoende marketing- en promotieactiviteiten wordt ondersteund. In artikel 10 van de herziene Verordening (EG) nr. 1980/2000 wordt een beroep gedaan op de lidstaten en de Commissie om in samenwerking met de leden van het BMEU het gebruik van de communautaire keur te bevorderen via bewustmakings- en informatiecampagnes die op consumenten, fabrikanten, handelaren, detailhandelaren en het grote publiek zijn gericht. De betrokkenheid van de verschillende belanghebbenden, met name als ze op hun beurt de informatie ook weer doorgeven (zoals de detailhandel en niet-gouvernementele consumenten- en milieuorganisaties), is van essentieel belang.

Het BMEU moet op gezette tijden, en ten minste twee maal per jaar, vergaderingen van de stuurgroep marketing blijven organiseren, waarbij voornamelijk over marketing, promotieactiviteiten en strategische ontwikekling zal worden gepraat.

Door de bestaande middelen gezamenlijk te gebruiken, moet men in staat zijn ambitieuzere campagnes ten behoeve van de consument, zoals de „Week van de Bloem” in oktober 2004 op te zetten.

Doelstelling

Het BMEU, de Commissie en de lidstaten moeten tot op gepaste hoogte hun marketinginspanningen coördineren en gezamenlijke acties ontwikkelen en ten uitvoer leggen.

Acties

De stuurgroep marketing moet ten minste twee maal per jaar bijeenkomen om in de context van de strategische ontwikkeling van het systeem over marketing en promotie van gedachten te wisselen.

Zoals in het vorige werkprogramma werd aangegeven, dienen het BMEU, de Commissie en de lidstaten gezamenlijk de verschillende doelgroepen te identificeren en voor elke groep een strategie vast te stellen en ten uitvoer te leggen.

a)   Gezamenlijke promotieactiviteiten om het bewustzijn van belanghebbenden te verbeteren

De belangrijkste doelstelling is om fabrikanten, consumenten en informatieverspreiders (detailhandel en NGO's), dus alle belanghebbenden, doorlopend te informeren over de communautaire milieukeur en de ontwikkelingen terzake. Gedrukt materiaal (brochures, nieuwsbrieven, artikelen) en de website zijn bijvoorbeeld geschikte middelen. Tegelijkertijd moet systematisch feedback van belanghebbenden worden gevraagd en dient hiermee rekening te worden gehouden.

Door de Commissie en een aantal bevoegde instanties is een complete reeks brochures ontwikkeld, die systematisch onder de aandacht van belanghebbenden worden gebracht. Deze brochures worden geregeld bijgewerkt en verbeterd. De afgelopen drie jaar heeft men geprobeerd beter gebruik te maken van de beperkte middelen die voorhanden zijn voor de ontwikkeling van brochures, nieuwsbrieven en ander informatiemateriaal en deze systematischer onder de voornaamste doelgroepen te verspreiden.

Verder heeft de regelmatig bijgewerkte website van de communautaire milieukeur (http://europa.eu.int/ecolabel) velen aan de gewenste informatie kunnen helpen. Het aantal bezoekers op deze website vertoont een voortdurend stijgende lijn en situeert zich momtenteel rond 75 000 per maand. Alle belanghebbenden, inclusief niet-gouvernementele industriële-, consumenten- en milieuorganisaties, moeten worden aangemoedigd om regelmatig een bijdrage te leveren teneinde de geloofwaardigheid en transparantie van de website te verbeteren. Het is belangrijk dat deze manier van werken wordt voortgezet en dat men de website verder ontwikkelt om het potentieel ervan ten volle te kunnen realiseren.

Naast het bieden van de adequate informatiemiddelen mogen ook bijvoorbeeld tentoonstellingen en beurzen niet worden vergeten, omdat bij dergelijke evenementen de communautaire milieukeur onder de aandacht van een breder publiek kan worden gebracht. Tot dusver is er geen systematisch onderzoek verricht naar de tentoonstellingen of beurzen die het meest geschikt zijn om het systeem te promoten, ofschoon dit wel ad hoc is gedaan, voornamelijk tijdens de gerichte marketingactiviteiten. Nog een belangrijk aspect dat is onderzocht, is de mogelijkheid om producten met een milieukeur te gebruiken ter gelegenheid van „mega-evenementen” als wereldkampioenschappen, de Olympische Spelen of festivals, enz., een en ander met zeer positieve resultaten, zoals tijdens de Olympische Spelen van 2004 te Athene en (naar verwacht wordt) bij de komende Olympische Winterspelen van 2006 te Turijn.

De in het vorige werkprogramma aangegeven doelstellingen en uitvoeringsmaatregelen blijven ook voor het herziene werkprogramma geldig.

Doelstelling

Alle belanghebbenden doorlopend informeren over de communautaire milieukeur en de ontwikkelingen terzake. Tegelijkertijd moet systematisch feedback van belanghebbenden worden gevraagd en dient hiermee rekening te worden gehouden.

Acties

Het BMEU en de lidstaten moeten nauw met de Commissie samenwerken om:

Het BMEU moet een onderzoek instellen naar bijkomende informatiemiddelen (databases, richtsnoeren, enz.) die ter beschikking van aanvragers kunnen worden gesteld.

De bevoegde instanties moeten samen met de helpdesk bij iedere vergunninghouder navragen waar hun producten worden verkocht.

b)   Gezamenlijke promotieactiviteiten om het bewustzijn van inkopers in de publieke en particuliere sector te verbeteren

Ten behoeve van inkopers is er informatie over zowel het wettelijk kader (hoe een inkoper de milieukeurcriteria in zijn aanbestedingen kan verwerken) als de vereisten aangaande milieuprestaties, zoals beschreven in de documenten over de milieukeurcriteria voor de verschillende productgroepen. De milieukeurwebsite speelt in dit opzicht een belangrijke rol. Ter vergemakkelijking van het gebruik van de communautaire milieukeurcriteria bij overheidsopdrachten moeten er passende hulpmiddelen worden ontwikkeld, zoals vereenvoudigde check-lists voor alle productgroepen. Er moeten gezamenlijke bijeenkomsten tussen het BMEU en inkopers in de publieke sector worden georganiseerd en ook moet worden nagedacht over nationale en/of regionale campagnes.

Doelstelling

Op korte termijn moeten inkopers in de publieke sector worden geïnformeerd over de mogelijkheden om de milieukeurcriteria of daarmee gelijkwaardige criteria bij hun aanbestedingen te gebruiken.

Acties

Het BMEU, de Commissie en de lidstaten moeten, in samenwerking met de voor groene overheidsopdrachten verantwoordelijke functionarissen, een gezamenlijke strategie en een reeks gezamenlijke acties uitwerken ter bevordering van het gebruik van de communautaire milieukeurcriteria of daarmee gelijkwaardige criteria bij aankopen door overheidsinstanties of particuliere bedrijven.

Het BMEU, de Commissie en de lidstaten moeten zorgen voor de grootst mogelijke verspreiding van het handboek voor inkopers in de overheidssector en relevant materiaal ontwikkelen. Tevens dienen zij, in samenwerking met EMAS, opleidings- en informatiedagen en andere relevante acties te organiseren en moet er op de website van de milieukeur relevante informatie worden gepubliceerd.

c)   Gezamenlijke promotie en ondersteuning van MKB en distributeurs

De afgelopen drie jaar is de deelneming van het MKB aan de algemene vergaderingen, alsook aan de werkgroepen die de criteria voor de verschillende productgroepen ontwikkelen, een van de hoofdprioriteiten van de communautaire milieukeur geweest. Het MKB beschikt niet altijd over de juiste middelen of informatie om van de mogelijkheden die de milieukeur biedt te kunnen profiteren, en een succesvolle aanvraag voor te bereiden. Het MKB moet worden ondersteund via netwerken van andere aanvragers, belangengroeperingen, bevoegde organen en andere relevante organisaties, zoals bedrijfsfederaties of regionale overheden.

Detailhandelaren spelen als schakel tussen fabrikanten en consumenten eveneens een belangrijke rol. Zij kunnen bijvoorbeeld met de milieukeur het kwaliteitsimago van hun eigen merkproducten verbeteren en zoeken naar mogelijkheden om andere producten met een milieukeur aan te bieden aan hun klanten. Derhalve moet prioriteit worden gegeven aan het ontwikkelen van strategische partnerschappen met detailhandelaren.

Acties

Het BMEU dient een strategie en acties te ontwikkelen om ten behoeve van het MKB netwerken ter ondersteuning van milieukeuren op te zetten.

De bevoegde organen van het BMEU moeten met de detailhandelaren strategische partnerschappen ontwikkelen.

5.   Planning van de financiering van het systeem

Omdat zo veel organisaties, met inbegrip van overheidsinstanties, bij dit proces betrokken zijn (de begroting van de Commissie, bijvoorbeeld, wordt jaarlijks vastgesteld), is het moeilijk voor de laatste drie jaar precieze begrotingen vast te stellen.

Niettemin kunnen de voorwaarden van het milieukeursysteem in twee hoofdgroepen worden ingedeeld: de middelen voor productgroepontwikkeling en de middelen voor marketing en promotie.

In 2003 is er naar schatting (voor Commissie plus lidstaten) 3,2 miljoen euro voor het systeem uitgetrokken (exclusief salarissen). Vergoedingen brachten zo’n 370 000 euro op, oftewel 11,5 %. Aldus ligt de zelffinancieringscapaciteit van het systeem iets boven 10 %, hetgeen wil zeggen dat de langetermijndoelstelling nog lang niet wordt gehaald.

De aan het systeem toegewezen middelen zijn voldoende geweest voor de ontwikkeling en herziening van de productgroepen over de afgelopen drie jaar. Zij zijn op zeer doeltreffende wijze aangewend. Het toenemende aantal productgroepen en de hieruit voortvloeiende groei van de relevante marketing zal logischerwijze leiden tot een toename van de budgettaire behoeften van het systeem. De begroting van het systeem moet daarom in de context van de globale strategie van de ontwikkeling van productgroepcriteria worden geanalyseerd.

Doelstelling

Op lange termijn moet worden gestreefd naar zelffinanciering van het systeem en er moeten haalbare kortetermijndoelstellingen worden vastgesteld, waarbij de gemaakte vooruitgang moet worden gevolgd om te verzekeren dat deze ook worden gerealiseerd.

Acties

Voordat het huidige werkprogramma verstrijkt, dient er door het BMEU een analyse te worden verricht met het oog op de uitstippeling van een coherente en realistische strategie om het systeem zelffinancierend te kunnen maken. Deze strategie moet gemeenschappelijke meetmethoden omvatten voor de bepaling, door elke lidstaat, van de uitgaven en opbrengsten van het milieukeursysteem en voor de hiermee samenhangende financiële rapportage.

----

(1)  COM 2000/7: http://europa.eu.int/growthandjobs/key/index_en.htm.

(2)  COM(2001)264 def.: http://europa.eu.int/eur-lex/nl/com/cnc/2001/com2001_0264nl01.pdf.

(3)  COM(2003)302 def.: http://europa.eu.int/eur-lex/nl/com/cnc/2003/com2003_0302nl01.pdf.

(4)PB L 134 van 30.4.2004, blz. 1 en 114.

(5)  Opmerking: De Commissie verzorgt het secretariaat van het BMEU en neemt aan al diens activiteiten deel.

(6)  AEAT in Confidence, Prioritisation of New Ecolabel Product Groups, A Report for the European Commission, DG Environment, May 2004.

http://europa.eu.int/comm/environment/ecolabel/product/pg_prioritisation_en.htm.

(7)  Verslag van de Commissie over de economische gevolgen van overheidsopdrachten: „Een verslag over het functioneren van de markten voor overheidsopdrachten in de EU: voordelen van de toepassing van de EU-richtlijnen en uitdagingen voor de toekomst”, van 3.2.2004.

http://europa.eu.int/comm/internal_market/publicprocurement/docs/public-proc-market-final-report_en.pdf.

(8)  Beschikking 2000/728/EG van de Commissie van 10 november 2000 tot vaststelling van de aanvraagkosten en de jaarlijkse vergoedingen voor de communautaire milieukeur (PB L 293 van 22.11.2000, blz. 18). Beschikking 2003/393/EG van de Commissie van 22 mei 2003 tot wijziging van Beschikking 2000/728/EG tot vaststelling van de aanvraagkosten en de jaarlijkse vergoedingen voor de communautaire milieukeur (PB L 135 van 3.6.2003, blz. 31).

Bijlage 1

Open lijst van prioritaire productgroepen (1)

Mogelijke nieuwe productgroepen:

----

(1)  Benadrukt moet worden dat het hier, zoals bepaald in artikel 5 van Verordening (EG) nr. 1980/2000, een open lijst betreft. De Commissie kan het BMEU te allen tijde een mandaat geven om de milieucriteria en de voorwaarden inzake beoordeling en verificatie te ontwikkelen en periodiek te herzien voor een productiegroep die niet in aanhangsel 1 is vermeld. De lijst kan (moet) ook worden bijgewerkt tijdens de looptijd van dit herziene werkprogramma (overeenkomstig de procedure in artikel 17 van Verordening (EG) nr. 1980/2000), en er kunnen nieuwe productgroepen aan worden toegevoegd.

----