# Publicatieblad C 188/2011

| | ISSN 1725-2474
  doi:10.3000/17252474.C_2011.188.nld |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 188 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 54e jaargang28 juni 2011 |

ISSN 1725-2474

doi:10.3000/17252474.C_2011.188.nld

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 188

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

54e jaargang28 juni 2011

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informatie |
| | INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE |
| | OLAF |
| 2011/C 188/01 | Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF (Juni 2009-december 2010) | 1 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

IV   Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

OLAF

2011/C 188/01

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF (Juni 2009-december 2010)

1

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

IV Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

OLAF

| 28.6.2011 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 188/1 |
| --- | --- | --- | --- |

28.6.2011

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 188/1

---

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF

Juni 2009-december 2010

2011/C 188/01

Leden van het Comité van toezicht van OLAF

| | Peter STRÖMBERG

  Voorzitter
  Directeur van de Raad van toezicht voor accountants, Zweden |
| --- | --- |

Peter STRÖMBERG

Voorzitter

Directeur van de Raad van toezicht voor accountants, Zweden

| | Kálmán GYÖRGYI

  Procureur-generaal van Hongarije (gepensioneerd), Hongarije |
| --- | --- |

Kálmán GYÖRGYI

Procureur-generaal van Hongarije (gepensioneerd), Hongarije

| | Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

  Openbaar aanklager bij het Hooggerechtshof, Spanje |
| --- | --- |

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Openbaar aanklager bij het Hooggerechtshof, Spanje

| | Diemut R. THEATO

  Voormalig lid van het Europees Parlement
  Voormalig voorzitter van de commissie Begrotingscontrole, Duitsland |
| --- | --- |

Diemut R. THEATO

Voormalig lid van het Europees Parlement

Voormalig voorzitter van de commissie Begrotingscontrole, Duitsland

| | Rosalind WRIGHT

  Voorzitter van het Fraud Advisory Panel, Verenigd Koninkrijk |
| --- | --- |

Rosalind WRIGHT

Voorzitter van het Fraud Advisory Panel, Verenigd Koninkrijk

INHOUD

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

| 1. | INLEIDING |
| --- | --- |

1.

| 2. | WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | Bijeenkomsten |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | Rapporteurs en adviezen |
| --- | --- |

2.2.

| 2.3. | Secretariaat |
| --- | --- |

2.3.

| 3. | DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | De controle van de onderzoekstaak van OLAF |
| --- | --- |

3.1.

| 3.1.1. | Waarborgen van de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF |
| --- | --- |

3.1.1.

| 3.1.2. | Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken |
| --- | --- |

3.1.2.

| 3.1.3. | Aanbevelingen aan de instellingen |
| --- | --- |

3.1.3.

| 3.1.4. | Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties: weerslag van de uitspraak van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05 |
| --- | --- |

3.1.4.

| 3.1.5. | Nieuwe werkmethoden |
| --- | --- |

3.1.5.

| 3.2. | Follow-up van Advies nr. 5/2008 — Over het de-minimisbeleid van OLAF |
| --- | --- |

3.2.

| 3.3. | Geregeld toezicht op initiatief van het Cvt |
| --- | --- |

3.3.

| 3.3.1. | Planning en strategische aansturing van onderzoeken |
| --- | --- |

3.3.1.

| 3.3.2. | Eerbiediging van grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF |
| --- | --- |

3.3.2.

| 3.4. | De procedurele onderzoeksregels van OLAF en het Handboek operationele procedures van OLAF |
| --- | --- |

3.4.

| 3.5. | Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF |
| --- | --- |

3.5.

| 3.5.1. | Administratieve organisatie en personeelsbeleid |
| --- | --- |

3.5.1.

| 3.5.2. | Begroting |
| --- | --- |

3.5.2.

| 4. | BETREKKINGEN MET OLAF, DE EU-INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF |
| --- | --- |

4.

| 4.1. | Betrekkingen met OLAF |
| --- | --- |

4.1.

| 4.2. | Betrekkingen met de EU-instellingen |
| --- | --- |

4.2.

| 4.2.1. | Betrekkingen met de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie |
| --- | --- |

4.2.1.

| 4.2.2. | Betrekkingen met de Europese Rekenkamer |
| --- | --- |

4.2.2.

| 4.2.3. | Bijdrage aan de discussie over de hervorming van OLAF |
| --- | --- |

4.2.3.

| 4.3. | Selectieprocedure voor de directeur-generaal van OLAF |
| --- | --- |

4.3.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| BIJLAGE 1: | Overzicht bijeenkomsten van het Comité van toezicht |
| --- | --- |

BIJLAGE 1:

| BIJLAGE 2: | Advies nr. 1/2010 inzake het voorontwerp van begroting 2011 van OLAF |
| --- | --- |

BIJLAGE 2:

| BIJLAGE 3: | Advies nr. 2/2010 inzake de benoeming van de directeur-generaal van OLAF |
| --- | --- |

BIJLAGE 3:

| BIJLAGE 4: | Advies nr. 3/2010 inzake de discussienota over de hervorming van OLAF |
| --- | --- |

BIJLAGE 4:

| BIJLAGE 5: | Advies nr. 4/2010 inzake het plannen van onderzoeken |
| --- | --- |

BIJLAGE 5:

| BIJLAGE 6: | Advies nr. 5/2010 inzake de toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF |
| --- | --- |

BIJLAGE 6:

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

Dit vierde activiteitenverslag van het comité bestrijkt de periode van juni 2009 tot december 2010, een periode die bovenal in het teken stond van het overlijden van de heer Franz-Hermann Brüner begin januari 2010. Een organisatie die plotseling en in dergelijke droevige omstandigheden haar topman verliest, ondervindt daarvan op alle niveaus de weerslag. Het spreekt voor OLAF dat het zijn taken onverkort is blijven vervullen en daarmee een passend eerbetoon heeft gebracht aan Franz-Hermann Brüner.

OLAF is in de verslagperiode het toneel geweest van diverse initiatieven die beogen verandering tot stand te brengen. Eén daarvan was de procedure voor de benoeming van een nieuwe directeur-generaal van OLAF, die in april 2010 met de publicatie van de formele aankondiging van de vacature op gang werd gebracht. Het Comité van toezicht werd nauw betrokken bij deze procedure en bracht op 23 september 2010 zijn advies uit. Op 14 december werd de heer Giovanni Kessler door de Commissie benoemd. Het comité juicht de benoeming van de heer Kessler toe en verheugt zich op een nauwe en vruchtbare samenwerking met hem.

Een ander op verandering gericht initiatief is de voorgestelde herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999. Het comité heeft zich naarmate dit voorstel zich ontwikkelde meermaals uitgesproken over verschillende aspecten ervan, en meest recentelijk in een advies over de discussienota van commissaris Šemeta van enkele maanden geleden. Het Comité van toezicht neemt actief aan het debat deel, in het bijzonder omdat de uitkomst ervan rechtstreeks gevolgen zal hebben voor zijn eigen werkzaamheden en positie, maar eerst en vooral vanwege de onmiddellijke weerslag ervan op het functioneren van OLAF. De hoogste prioriteit van het comité is altijd geweest en zal altijd zijn de onderzoeksbevoegdheden en het onafhankelijke optreden van OLAF te versterken.

Het Comité van toezicht heeft tot taak de onafhankelijkheid van OLAF te waarborgen door de uitvoering van zijn onderzoekswerkzaamheden aan geregelde controles te onderwerpen en de directeur-generaal bij te staan bij het vervullen van zijn opdracht. Dit comité kwijt zich inmiddels ruim vijf jaar van deze taak. Het kan bogen op de collectieve ervaring van gezaghebbende personaliteiten bij staatsinstellingen en politieke lichamen die zich bezighouden met het leiden, beheren en uitvoeren van strafrechtelijke en administratieve onderzoeken. Gesterkt door die ervaring, verstrekt het Comité van toezicht formele adviezen en standpunten waarbij het zich door drie evenwaardige grondbeginselen laat leiden.

Het eerste beginsel is zich altijd te baseren op de feitelijke informatie, zoals die vervat is in het dossier van een zaak, het Case Management System, de diverse verslagen die door OLAF worden opgesteld voordat een onderzoek wordt geopend en de verslagen die OLAF ten behoeve van het comité opstelt (bijv. de negenmaandenverslagen).

Het tweede beginsel is de absolute onafhankelijkheid van het comité en van zijn individuele leden.

Het derde beginsel, dat te maken heeft met de persoonlijke achtergrond van de leden, is de eerbiediging van de onafhankelijkheid van OLAF en niet-inmenging in lopende onderzoeken, ook niet wanneer de leden dossiers en materiaal betreffende dergelijke onderzoeken te bestuderen krijgen.

Ik wens hierbij ook mijn grote persoonlijke erkentelijkheid en die van het hele comité uit te spreken voor het uitstekende werk van het secretariaat van het Comité van toezicht, zonder hetwelk het comité zich niet van zijn taak had kunnen kwijten.

1.   INLEIDING

Het Comité van toezicht (Cvt) van OLAF is volgens Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 (1) opgericht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken en te waarborgen, alsmede om de directeur-generaal bij te staan bij de vervulling van diens taken. Het Cvt dient de instellingen jaarlijks verslag uit te brengen van zijn activiteiten. Het Cvt heeft in de verslagperiode vijf adviezen aangenomen (zie bijlage bij dit verslag) en deze aan de instellingen en aan de directeur-generaal van OLAF doen toekomen.

In de verslagperiode was de heer Luis López Sanz-Aranguez voorzitter van het Cvt tot november 2009, waarna hij werd opgevolgd door de heer Peter Strömberg. Het mandaat van de heer Strömberg werd in november 2010 met een jaar verlengd.

Er zij opgemerkt dat na het overlijden van de heer Brüner op 9 januari 2010 bij OLAF geen directeur-generaal is aangesteld volgens de ad-hocprocedure van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

In afwachting van de benoeming van een nieuwe directeur-generaal waren de aanwezigheid en de de steun van het Cvt gedurende 2010 van bijzonder belang voor de continuïteit van het functioneren van OLAF.

In april 2010 startte de Europese Commissie de procedure voor de aanwerving van een nieuwe directeur-generaal voor het Bureau. Deze werd afgesloten met de benoeming van de heer Giovanni Kessler op 14 december 2010. Het Cvt verheugt zich op een nauwe en vruchtbare samenwerking met de toekomstige directeur-generaal van OLAF.

Het Cvt hoopt met dit verslag niet alleen een overzicht te verschaffen van de activiteiten in het voorbije jaar, maar ook de nieuwe directeur-generaal behulpzaam te zijn bij het analyseren van de uitdagingen waarmee het Bureau te maken heeft en het uitstippelen van de beleidskoers van OLAF ter bescherming van de financiële belangen van de EU.

De nieuwe directeur-generaal wacht de uitdagende taak de doeltreffendheid van het optreden van OLAF te vergroten en ervoor te zorgen dat OLAF zich volledig toelegt op een beter gefocuste strijd tegen fraude. Daarbij wenst het Cvt nadruk te leggen op de volgende uitdagingen: het inkorten van de duur van OLAF-onderzoeken en het doorvoeren van de noodzakelijke organisatorische veranderingen om de beperkte beschikbare middelen optimaal en ten behoeve van de kernonderzoekstaken van OLAF in te zetten. Het voorliggende verslag heeft onder andere tot doel de nieuwe directeur-generaal enkele suggesties aan te reiken om de focus en de lengte van onderzoeken te verbeteren.

2.   WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2.1.   
  Bijeenkomsten

Het Cvt heeft 16 plenaire bijeenkomsten gehouden in Brussel (2). De notulen daarvan worden meegedeeld aan OLAF en aan de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie, omwille van de transparantie en om hen op de hoogte te houden van de werkzaamheden van het Cvt.

Zoals in de vorige verslagperiode heeft het Cvt de directeur-generaal, de waarnemend directeur-generaal en een aantal personeelsleden van OLAF uitgenodigd om zijn bijeenkomsten bij te wonen. Deze bijeenkomsten boden OLAF de gelegenheid het Cvt in te lichten over voor zijn werkzaamheden relevante aangelegenheden en vice versa. De eenheid Gerechtelijk en juridisch advies heeft de vergaderingen van het Cvt in de verslagperiode regelmatig bezocht om de zaken te presenteren die aan de nationale gerechtelijke instanties waren overgedragen. Er was een aantal grote terreinen die het Cvt op zijn vergaderingen actief heeft besproken met de directeur-generaal en het management van OLAF. Het Cvt richtte zich in het bijzonder op de operationele aspecten van OLAF's werkzaamheden, en met name op de follow-up van de adviezen van het Cvt betreffende het jaarlijks beheersplan, de ontwerpen van begroting, de negenmaandenverslagen en het personeelsbeleid van OLAF. Er zijn gesprekken gevoerd met directeur-generaal Brüner over het voorstel van de Commissie om OLAF te externaliseren en er heeft een informele gedachtewisseling plaatsgevonden over de coördinatie tussen OLAF en internationale organisaties. Daarnaast zijn er presentaties en discussies gewijd aan de praktische kanten van OLAF's werkzaamheden, zoals de registratie en opslag van OLAF-documenten door de diensten van de Commissie en de toegang van OLAF tot gegevens die in het bezit zijn van de EU-instellingen. De uitgebreide presentatie die OLAF verzorgde over een bijzonder complexe en belangrijke grensoverschrijdende fraudezaak viel in goede aarde bij het Cvt, zeker toen het vaststelde dat OLAF zijn onderzoekspraktijken in het licht van de opgedane ervaring had aangepast (zie punt 3.1.5).

2.2.   
  Rapporteurs en adviezen

Het Cvt heeft in de verslagperiode vijf adviezen goedgekeurd (zie bijlagen). Het gebruik om rapporteurs (3) aan te wijzen werd voortgezet, om te zorgen voor een doeltreffender voorbereiding en follow-up van de zaken waar het Cvt specifiek belang in stelde. Het Cvt heeft zich met name bezig gehouden met het opstellen van het advies over de begroting, het advies over de discussienota over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999, het advies over onderzoeksplanning, het advies over de toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij OLAF-onderzoeken en het advies over de benoeming van de directeur-generaal van OLAF.

2.3.   
  Secretariaat

De verantwoordelijkheden van het secretariaat van het comité zijn vastgesteld in het Reglement van orde van het comité (4), waarin staat welke rol het secretariaat speelt door de uitvoering van alle taken die het comité op zich neemt te vergemakkelijken en te ondersteunen, en door ervoor te zorgen dat het comité zijn wettelijk mandaat in volstrekte onafhankelijkheid kan uitvoeren.

Na de bekendmaking van de post van het hoofd van het secretariaat, die in juli 2009 vacant werd, werd met de heer Brüner overeengekomen dat het Cvt zich zou kunnen uitspreken voordat tot de aanstelling zou worden overgegaan. Na een selectieprocedure stelde de waarnemend directeur-generaal van OLAF, als het tot aanstelling bevoegd gezag, Isabelle Jegouzo aan als hoofd van het secretariaat van het Cvt, met instemming van het Cvt. Zij trad op 16 juni 2010 in functie.

In november 2009 verliet één lid het secretariaat van het Cvt en in februari trad een nieuwe ambtenaar tot het team toe. Momenteel is er nog één post vacant, die zo spoedig mogelijk dient te worden vervuld.

Zoals bekend, dienen benoemingen van leden van het Comitésecretariaat door het Cvt te worden goedgekeurd ter waarborging van de volledige onafhankelijkheid van het comité in de uitvoering van zijn taken. OLAF en de Commissie hebben aanvaard dat het comité bij de indienstnemingen moet worden betrokken.

Het Cvt is van mening dat het ook moet worden betrokken bij de jaarlijkse beoordeling van het secretariaatspersoneel, omdat het secretariaat onder zijn rechtstreeks gezag staat.

3.   DE ONDERZOEKSTAAK VAN OLAF

3.1.   
  De controle van de onderzoekstaak van OLAF

3.1.1.   Waarborgen van de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF

De kerntaak van het Cvt bestaat erin toezicht uit te oefenen op de onderzoekstaak van OLAF ter waarborging van zijn onafhankelijkheid. Daarbij respect voor de positie van de directeur-generaal van het grootste belang.

Na het overlijden van de heer Brüner ging de Europese Commissie er in haar besluit van 13 januari 2010 van uit dat de heer Nicholas Ilett, die krachtens een besluit van de Commissie sinds juli 2005 adjunct-directeur-generaal was, automatisch de rol van waarnemend directeur-generaal op zich zou nemen. Naar aanleiding van dit besluit vond een intensieve discussie plaats tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie. In dit kader stuurde de voorzitter van het Cvt een brief aan vicevoorzitter Kallas, en een kopie aan het Europees Parlement en de Raad, waarin hij schreef:

„Om ervoor te zorgen dat het dagelijks beheer van OLAF in de interimperiode, met name wat betreft het instellen, verrichten en sluiten van OLAF-onderzoeken, in volledige onafhankelijkheid verloopt, acht het Comité van toezicht het van groot belang dat de hoogste leidinggevende van het Bureau niet wordt belemmerd in de uitoefening van zijn of haar bevoegdheden.

Het Comité van toezicht is dan ook van mening dat er in het Europees Parlement, de Raad en de Commissie consensus moet zijn over de persoon die de rol van waarnemend directeur-generaal gedurende de interimperiode vervult. De betrokkene moet met legitiem gezag zijn bekleed en onafhankelijk zijn.”.

Het Cvt hecht eraan dat het Bureau wordt geleid door iemand die is aangesteld op grond van interinstitutionele consensus en die de steun van alle instellingen geniet. Dit komt de dagelijkse werkzaamheden van OLAF ten goede.

3.1.2.   Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

Toezicht op de duur van OLAF-onderzoeken

De directeur-generaal van OLAF brengt maandelijks verslag uit aan het Cvt aan de hand van een samenvatting van elk onderzoek dat al meer dan negen maanden loopt („negenmaandenverslagen”). In negenmaandenverslagen wordt uiteengezet waarom de onderzoeken nog niet zijn afgerond en wanneer elk van deze zaken vermoedelijk wordt gesloten. Het Cvt en zijn secretariaat analyseren deze verslagen voortdurend.

Het Cvt benadrukt eens te meer (5) het belang van deze verslagen, die niet alleen een wettelijke verplichting zijn, maar ook tot doeltreffender onderzoek zouden moeten leiden.

5

Gedurende de verslagperiode heeft het Cvt met name aandacht besteed aan de termijn waarop OLAF volgens de negenmaandenverslagen verwachtte onderzoeken te zullen voltooien. Het Cvt onderzocht het tijdschema dat was opgenomen in 164 negenmaandenverslagen die in de periode van juni 2009 tot en met juli 2010 werden ontvangen. In 14 van de 164 verslagen werd in het geheel geen verwachte termijn vermeld. Van de overige 150 verslagen bleek de zaak in 71 gevallen verscheidene maanden later te zijn gesloten dan was voorzien (gaande van 4 tot 12 maanden). Het Cvt stelt vast dat dit een verbetering is ten opzichte van de vorige verslagperiode, waarin circa 23 % van de 275 onderzochte negenmaandenverslagen geen verwachte termijn voor afhandeling vermeldde. Niettemin is het Cvt van oordeel dat in de negenmaandenverslagen nauwkeuriger moet worden aangegeven waarom niet is vastgehouden aan het aanvankelijke tijdschema.

3.1.3.   Aanbevelingen aan de instellingen

Aanbevelingen aan de instellingen

De directeur-generaal is ertoe gehouden het Cvt in kennis te stellen van gevallen waarin de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF (6).

6

Gedurende deze verslagperiode heeft het Cvt geen verslagen ontvangen met aanwijzingen dat de aanbevelingen en conclusies van OLAF door een instelling, orgaan of instantie niet ter harte zijn genomen.

3.1.4.   Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties: weerslag van de uitspraak van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05

Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties: weerslag van de uitspraak van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05

Gedurende de verslagperiode heeft het Cvt 43 zaken bestudeerd die OLAF voorlegde vóór de gegevens werden doorgegeven aan de nationale gerechtelijke instanties (NGI).

Naar aanleiding van het arrest in de zaak Franchet en Byk (7) oordeelde het Gerecht van eerste aanleg dat OLAF op grond van Verordening (EG) nr. 1073/1999 verplicht is „het Comité van toezicht te raadplegen alvorens het gegevens verstrekt aan de nationale gerechtelijke autoriteiten”. Verder is deze plicht „onvoorwaardelijk, en laat hij OLAF geen enkele beoordelingsmarge”.

7

Het Cvt en OLAF hebben nieuwe werkmethoden vastgesteld om uitvoering te geven aan de beslissing van het Hof. Zo informeert OLAF het Cvt vijf werkdagen voor de overdracht aan de NGI en verstrekken de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies het Cvt een toelichting over de wijze waarop in de aan de NGI overgedragen zaken is gehandeld met betrekking tot de grondrechten en de procedurele waarborgen. Wat de procedurele waarborgen betreft, vermeldt deze toelichting of de betrokken persoon ervan op de hoogte is gesteld dat er een onderzoek is ingesteld en of hij in de gelegenheid is gesteld om zijn standpunt kenbaar te maken aan OLAF. Ook wordt de uitkomst van het onderzoek vermeld (feitelijke conclusies, juridische beoordeling, bevoegde gerechtelijke instantie, mogelijke verjaringstermijnen en de aanbeveling van OLAF).

Het Cvt maakt vervolgens een voorlopige analyse van de ontvangen informatie, zodat het met OLAF kan overleggen over punten als de eerbiediging van de rechten van de personen waarop de onderzoeken betrekking hebben, de juridische beoordeling van de feiten, de bevoegdheid van de benaderde NGI, de duur van de onderzoeken en mogelijke verjaringstermijnen. Voor zover het Cvt zich niet in lopende zaken mengt, mag het aan de analyse van deze zaken algemene conclusies verbinden en die doorgeven aan de directeur-generaal van OLAF teneinde de huidige praktijk te verbeteren. In Advies nr. 5/2010 (8) heeft het Cvt met name conclusies getrokken over de toepassing van de grondrechten en de procedurele waarborgen bij de onderzoeken van OLAF.

8

Hoewel het Cvt uit deze samenvattingen van de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies kan opmaken welke aspecten en procedurele kwesties uit elk onderzoek naar voren komen, is het Cvt van mening dat er strikter op zou moeten worden toegezien dat de ontvangen gegevens volledig en juist zijn. De samenvattingen zijn namelijk niet altijd compleet (aanbevelingen of mogelijke verjaringstermijnen ontbreken, de wijze waarop is gehandeld met betrekking tot de grondrechten en de procedurele waarborgen wordt onvolledig of niet voor elke betrokkene afzonderlijk vermeld) of bevatten materiële fouten (bijv. in de naam van het onderzoek of in belangrijke data). Voorts betreurt het Cvt het dat de onderzoekswerkzaamheden niet stelselmatig in elke fase aan een juridische toetsing worden onderworpen. Bij de bestudeerde zaken heeft het feit dat er bij het onderzoek niet voortdurend op de juridische aspecten werd toegezien, ertoe geleid dat procedurevoorschriften niet altijd zijn nageleefd.

In Advies nr. 5/2010 reikte het Cvt OLAF een analyseschema aan voor de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen in elke onderzoeksfase. Dit schema bevat ook suggesties voor de beoordeling van de bewijskracht van het bewijsmateriaal waarop de onderzoeksconclusies berusten en voor de naleving van de regels van de betrokken lidstaat.

Het Cvt beveelt aan om de samenvattingen zoals die momenteel door de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies worden opgesteld met betrekking tot de grondrechten en de procedurele waarborgen aan te passen, bijvoorbeeld op basis van dit analyseschema.

Het Cvt stelt vast dat de kwaliteit van de meeste verslagen van aan de NGI overgedragen onderzoeken over het algemeen voor aanzienlijke verbetering vatbaar is, zowel wat betreft structuur, helderheid en analyse van de betrokken strafbare feiten, als uit taalkundig oogpunt. Bovendien constateerde het Cvt dat twee verslagen respectievelijk 16 en 24 maanden na sluiting van het onderzoek aan de NGI waren overgedragen. Het Cvt is van mening dat OLAF de invoering van een elektronisch waarschuwingssysteem dient te overwegen om dergelijke situaties te voorkomen.

3.1.5.   Nieuwe werkmethoden

Nieuwe werkmethoden

In mei 2010 leidde de voorzitter van het Cvt een conferentie over operationele samenwerking tussen OLAF en andere directoraten-generaal van de Commissie. Dit vervolg op een soortgelijke conferentie in 2007 werd gehouden op initiatief van OLAF. Met deze conferenties werd beoogd de operationele samenwerking tussen OLAF en de andere DG's te verbeteren en overeenstemming te bereiken.

Het Cvt is van mening dat OLAF alleen een leidende rol kan spelen bij het analyseren van risico's en het opsporen en bestrijden van fraude als de DG's van de Commissie regelmatig gegevens uitwisselen. Sinds 2007 wordt hier extra op gelet en in 2008-2009 zijn met een aantal DG's gezamenlijke fraudepreventiestrategieën ontwikkeld. Dit heeft geleid tot een nieuwe operationele aanpak van grote en complexere zaken, waarbij de DG's nauwer bij het onderzoek worden betrokken en een proactieve, op inlichtingen gebaseerde aanpak wordt gevolgd.

Op het gebied van directe uitgaven, waarvoor alleen OLAF onderzoeksbevoegdheid heeft, werd gebruikgemaakt van deze methode bij één DG waarvan de interne controleurs nauw bij het onderzoek betrokken werden en tijdens de controles ter plaatse optraden als deskundigen van OLAF. Ook ontwikkelden het betrokken DG en OLAF samen nieuwe IT-instrumenten voor inlichtingenwerk, om risicogebieden beter te kunnen identificeren.

Het Cvt juicht deze nieuwe werkmethode toe en hoopt dat deze verder zal worden ontwikkeld. Zo kan OLAF zich namelijk richten op de ernstige en complexe zaken, terwijl kleinere onregelmatigheden op een ander niveau door de diensten van de Commissie kunnen worden afgehandeld.

De financiële situatie van de EU is de laatste twee jaar ingrijpend veranderd. Door de financiële crisis heeft de Commissie maatregelen moeten nemen om de steun en de geldstromen in bepaalde sectoren op te voeren. Dit zou ook tot meer fraude en financiële onregelmatigheden kunnen leiden. Het Cvt is van mening dat er nieuwe werkmethoden en krachtige controlemechanismen voor het uitgavenbeheer nodig zijn en dat er nu echt werk moet worden gemaakt van de operationele samenwerking tussen OLAF en de andere DG's.

3.2.   
  Follow-up van Advies nr. 5/2008 — Over het de-minimisbeleid van OLAF

Follow-up van Advies nr. 5/2008 — Over het de-minimisbeleid van OLAF

Naar aanleiding van het advies van het Cvt over het de-minimisbeleid van OLAF en de prioritering van onderzoekswerkzaamheden (9) zijn er onlangs de-minimisregels toegevoegd aan het handboek voor onderzoekers.

9

Het Cvt is er voorstander van de uitvoering van het de-minimisbeleid toe te lichten door middel van operationele richtsnoeren. Deze richtsnoeren moeten echter worden gecombineerd met de indicatieve drempels voor interne en externe onderzoeken en voor de instelling van nieuwe financiële follow-upfasen, zoals vastgesteld in het jaarlijks beheersplan van OLAF.

Het Cvt is ingenomen met de de-minimisbijlage met de verschillende criteria aan de hand waarvan de directie moet beslissen al dan niet een extern onderzoek in te stellen. Het zal de doorzichtigheid van de besluitvorming ten goede komen.

Het Cvt zou graag zien dat OLAF een jaar na de introductie van het de-minimisbeleid een volledige analyse maakt van de uitvoering daarvan, ook wat betreft de betrekkingen met het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC).

3.3.   
  Geregeld toezicht op initiatief van het Cvt

Geregeld toezicht op initiatief van het Cvt

3.3.1.   Planning en strategische aansturing van onderzoeken

Planning en strategische aansturing van onderzoeken

Op 12 oktober 2010 nam het Cvt Advies nr. 4/2010 over onderzoeksplanning (10) aan.

10

Bij de regelmatige analyse van de onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen constateerde het Cvt een „gebrek aan onderzoeksmethode en nauwkeurigheid en nood aan verbetering op het vlak van het interne beheer en controle van onderzoeken” (11).

11

Na zorgvuldige analyse van een steekproef van zaken bij de directoraten A en B, stelde het Cvt teleurgesteld vast dat de onderzoekswerkzaamheden binnen de operationele directoraten op een weinig coherente manier werden gepland en beheerd. Het advies bevat de aanbeveling om vóór elk onderzoek een gedetailleerd plan uit te werken, met daarin de onderzoeksdoelstellingen, de middelen die waarschijnlijk nodig zijn en de geraamde kosten. Het plan dient dynamisch en grondig genoeg te zijn om de raming van een datum voor het eindbesluit mogelijk te maken. De onderzoeksplannen dienen ten behoeve van het directiecomité te worden opgesteld en vervolgens regelmatig te worden bijgewerkt. In deze plannen moet elke beoogde stap in het onderzoek worden vermeld. Voor elke stap moet een voorlopig tijdschema worden opgegeven. Deze plannen moeten schriftelijk worden vastgesteld en systematisch worden opgenomen in het dossier, opdat de herziening en raadpleging ervan vlotter kunnen verlopen wanneer de onderzoekers geconfronteerd worden met verzoeken tot uitstel en andere vertragingen. Het management op eenheidsniveau moet de onderzoeksplannen op gezette termijn raadplegen bij de opvolging en — in voorkomend geval — de sturing van het verloop van de zaken.

Het Cvt stelde tevreden vast dat kort voordat het zijn advies uitbracht, een aantal ideeën voor een betere planning door OLAF in praktijk waren gebracht.

Voorts raadt het Cvt de leiding van OLAF aan om, naast het plannen van onderzoeken, nieuwe procedures in te stellen om in behandeling zijnde zaken beter te prioriteren. Deze procedures zouden moeten kunnen worden afgestemd op de beschikbare middelen.

Het Cvt rekent op een duidelijke reactie van OLAF wat deze belangrijke aangelegenheid betreft en hoopt dat dergelijke voorschriften in een volgende editie van het handboek worden opgenomen.

3.3.2.   Eerbiediging van grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF

Eerbiediging van grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF

Er is een direct verband tussen de eerbiediging van de grondrechten en procedurele grondrechten bij onderzoeken door OLAF en de onafhankelijkheid en doeltreffendheid daarvan. Uit de zaken die bij het Europees Hof van Justitie aanhangig zijn gemaakt, bleek dat OLAF bij zijn onderzoekswerkzaamheden steken had laten vallen (12). Derhalve besloot het Cvt na te gaan hoe OLAF ervoor zorgt dat deze rechten en waarborgen in acht worden genomen.

12

Het Cvt baseerde zijn Advies nr. 5/2010 over de toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door OLAF (13) op de analyse van 28 zaken die in de periode van december 2009 (14) tot en met oktober 2010 aan de nationale gerechtelijke instanties waren overgedragen. Hiertoe is zowel het bestaande juridische kader voor het onderzoek van OLAF (wetgeving en jurisprudentie) als de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen bestudeerd.

13

14

Het Cvt stelde vast dat personen naar wie een intern onderzoek loopt, worden beschermd door regels die in verschillende rechtsinstrumenten zijn vastgelegd. Voor externe onderzoeken gelden echter geen specifieke regels en kan de bescherming die de nationale wetgeving inzake controles ter plaatse waarborgt per lidstaat verschillen.

Het Cvt is van oordeel dat OLAF de grondrechten en procedurele waarborgen van de betrokkenen over het algemeen eerbiedigt. Voor zover het Cvt specifieke problemen constateerde, zijn aan OLAF aanbevelingen gedaan om de huidige praktijk te verbeteren. Zo is OLAF met name aanbevolen om het handboek aan te passen en toe te zien op de naleving van de daarin vervatte voorschriften.

Ook constateerde het Cvt dat het ontbreken van duidelijke procedureregels, met name voor externe onderzoeken, ertoe leidt dat er binnen OLAF op verschillende manieren te werk wordt gegaan. De herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dient te worden benut om het juridisch kader te verduidelijken, met name wat betreft externe onderzoeken. OLAF's onderzoeksbevoegdheden moeten worden versterkt; dit geldt met name voor de noodzakelijke ondervragingen. Het Cvt tekende daarbij aan dat verduidelijking niet tot overregulering mag leiden. De wetgever moet rekening houden met de specifieke administratieve aard van de OLAF-onderzoeken, die slechts een eerste fase vormen van een uitgebreidere follow-upprocedure, in het kader waarvan het recht van verweer van de betrokkenen gewaarborgd is. Het opleggen aan OLAF van procedurele verplichtingen zonder deze specifieke aard en de verschillen tussen interne en externe onderzoeken in aanmerking te nemen, zou de doeltreffendheid van de fraudebestrijding beperken, terwijl de eerbiediging van de grondrechten er niet noodzakelijkerwijs door zou worden bevorderd.

Het Cvt inventariseerde de algemene beginselen voor het verrichten van onderzoeken, alsmede de grondrechten en procedurele waarborgen die OLAF moet eerbiedigen. Het Cvt beval aan om de controlemechanismen voor de onpartijdigheid, de vertrouwelijkheid en de duur van onderzoeken te versterken. Verder droeg het Cvt maatregelen aan die OLAF zou moeten nemen om de eerbiediging van de grondrechten en de procedurele waarborgen in elke fase van een onderzoek te bevorderen. Ten slotte reikte het Cvt OLAF een analyseschema aan inzake de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen. Het is de bedoeling dat dit wordt gebruikt door de onderzoekers bij onderzoeken en door het hogere kader bij het controleren van de wettigheid van de onderzoeken.

Het Cvt betreurt het dat OLAF onvoldoende rekening heeft gehouden met zijn eerdere aanbevelingen (met name aanbeveling XI van het activiteitenverslag 2008-2009) om de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies meer en eerder bij de onderzoekswerkzaamheden te betrekken. Het Cvt stelt nog eens met klem dat de leden van deze eenheid juridisch advies moeten kunnen verschaffen in alle fasen en gevallen waarin dit nodig is, met name wanneer het gaat om de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen van partijen bij een onderzoek. In het nieuwe Handboek operationele procedures van OLAF dienen deze aanbevelingen duidelijk in voorschriften te worden vertaald.

In aanbeveling X van zijn verslag 2008-2009 maakte het Cvt de wens kenbaar „op de hoogte te worden gesteld van alle klachten van betrokken partijen bij het onderzoek die OLAF heeft ontvangen of heeft onderzocht en mogelijk schending van grondrechten en procedurele waarborgen betreffen”. Dit verzoek heeft niet alleen betrekking op zaken die aan gerechtelijke instanties zijn overgedragen, maar op alle zaken. Het Cvt heeft in de verslagperiode twee meldingen van OLAF ontvangen en één rechtstreekse melding van bij een zaak betrokken partijen.

3.4.   
  De procedurele onderzoeksregels van OLAF en het Handboek operationele procedures van OLAF

De procedurele onderzoeksregels van OLAF en het Handboek operationele procedures van OLAF

Het Cvt heeft de verschillende ontwikkelingen rond het OLAF-handboek met belangstelling gevolgd en OLAF bij het redactieproces een aanzienlijk aantal schriftelijke opmerkingen doen toekomen.

Het Cvt waardeert de formele en inhoudelijke verbeteringen van het nieuwe handboek. Wat de operationele procedures betreft, laat deze meest recente versie wat het Cvt betreft echter te wensen over. Het gaat namelijk niet om bindende en onherroepelijke regels voor elke onderzoeksfase.

Herhaaldelijk heeft het Cvt erop gewezen dat uit operationele procedures voor elk soort onderzoek duidelijk moet blijken welke procedurele stappen er van het begin tot het eind moeten worden gezet. Het Cvt heeft ook zijn zorg uitgesproken over de „beoordeling van eerste informatie”, omdat er vóór de beslissing tot instelling van een onderzoek geen duidelijke termijnen gelden. In deze fase zou moeten worden vastgesteld of er voldoende ernstige verdenkingen zijn; er zou nauw op moeten worden toegezien dat er in dit stadium geen operationele activiteiten plaatsvinden. Het Cvt heeft dan ook aangedrongen op meer duidelijkheid over de zogeheten voorbereidende onderzoeksmissie, die niet mag samenvallen met of vooruitlopen op het eigenlijke onderzoek. Het Cvt betreurt het dat OLAF deze opmerkingen uiteindelijk niet in zijn handboek heeft opgenomen.

Overigens is het Cvt van mening dat het handboek een dynamisch document zou moeten zijn, dat te allen tijde kan worden bijgewerkt en als een praktische leidraad bij onderzoeken dient te fungeren. Het Cvt is van oordeel dat zijn aanbevelingen inzake onderzoeksplanning, de bescherming van de grondrechten en de eerbiediging van procedurele waarborgen in het handboek moeten worden verwerkt.

Er moet regelmatig grondige opleiding over het handboek worden aangeboden.

Het Cvt pleit niet alleen voor een beter wettelijk kader, maar is ook van oordeel dat OLAF een eenvoudig pakket regels dient op te stellen dat zowel ingaat op de verschillende onderzoeksfasen als rekening houdt met de rechten van de betrokken personen, de gegevensbeschermingsregels en de voorschriften inzake controles ter plaatse. Het handboek moet vervolgens worden aangepast aan deze regels teneinde de onderzoekers duidelijke instructies aan te reiken.

Dit handboek dient ook voorbeelden te omvatten van beproefde methoden die zijn ontwikkeld bij de verschillende soorten onderzoeken, zoals door de directie van OLAF gevalideerde modellen waarop nieuwe onderzoekers zich zouden kunnen baseren.

3.5.   
  Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF

Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF

3.5.1.   Administratieve organisatie en personeelsbeleid

Administratieve organisatie en personeelsbeleid

Hooggekwalificeerd personeel is essentieel voor een geslaagd onderzoeksbeleid. Als toezichthouder acht het Cvt het zijn taak ervoor te zorgen dat OLAF een personeelsbeleid voert waarmee het zijn opdracht doeltreffend kan uitvoeren (15).

15

Het Cvt is van mening dat het uitwerken van een alomvattende personeelsstrategie een van de eerste prioriteiten van de nieuwe directeur-generaal moet zijn.

Vaststelling van interne prioriteiten

Vaststelling van interne prioriteiten

OLAF dient zijn eigen interne prioriteiten grondig te analyseren om een personeelsstrategie te kunnen ontwikkelen die aansluit bij zijn behoeften. Het Cvt zou er in dit verband eens te meer op willen hameren dat OLAF zich sterker op zijn kernactiviteit moet richten en zijn onderzoekscapaciteit moet opvoeren. Het Cvt raadt de nieuwe directeur-generaal aan om bij de toewijzing van de middelen binnen OLAF te zorgen voor een evenwichtige verdeling van personele middelen over enerzijds de operationele directoraten A en B, en anderzijds directoraat D, dat in de eerste plaats de onderzoekswerkzaamheden van OLAF dient te ondersteunen.

Bovendien is het Cvt van mening dat OLAF bij de prioritering van zijn onderzoekswerkzaamheden rekening moet houden met mogelijke synergie met andere diensten van de Commissie of met de lidstaten. Het Cvt juicht toe dat OLAF zich recentelijk meer is gaan richten op grotere en complexere fraudezaken, waarbij nauw moet worden samengewerkt met het betrokken directoraat-generaal en gebruik wordt gemaakt van IT-inlichtingen.

Ontwikkeling van een alomvattend personeelsbeleid

Ontwikkeling van een alomvattend personeelsbeleid

Op grond van een analyse en omschrijving van de kernactiviteit van OLAF (zoals die hierboven is opgenomen) dienen de middelen te worden aangepast en gebundeld, opdat er werk kan worden gemaakt van de prioriteiten. Bij het uitwerken van zijn personeelsbeleid dient OLAF met name rekening te houden met de volgende punten:

| i) | het personeel waarvan de hoofdtaken onder de verantwoordelijkheid van OLAF vallen, moet over passende kwalificaties beschikken. OLAF profiteert op dit moment van de zeer diverse beroepskwalificaties van zijn personeel (zoals juristen, onderzoekers, douaneambtenaren, forensisch en IT-specialisten). Deze kennisbasis is een uiterst waardevolle en rijke bron van deskundigheid, waarvan de synergie beter dient te worden benut; |
| --- | --- |

i)

het personeel waarvan de hoofdtaken onder de verantwoordelijkheid van OLAF vallen, moet over passende kwalificaties beschikken. OLAF profiteert op dit moment van de zeer diverse beroepskwalificaties van zijn personeel (zoals juristen, onderzoekers, douaneambtenaren, forensisch en IT-specialisten). Deze kennisbasis is een uiterst waardevolle en rijke bron van deskundigheid, waarvan de synergie beter dient te worden benut;

| ii) | het is van belang een mobiliteitsbeleid te ontwikkelen waardoor enerzijds het OLAF-personeel de kans krijgt om een loopbaan op te bouwen binnen alle instellingen en anderzijds OLAF kan profiteren van de brede ervaring die binnen en buiten de instellingen beschikbaar is. Initiatieven ter bevordering van de mobiliteit van het OLAF-personeel kunnen reken op steun van het Cvt; |
| --- | --- |

ii)

het is van belang een mobiliteitsbeleid te ontwikkelen waardoor enerzijds het OLAF-personeel de kans krijgt om een loopbaan op te bouwen binnen alle instellingen en anderzijds OLAF kan profiteren van de brede ervaring die binnen en buiten de instellingen beschikbaar is. Initiatieven ter bevordering van de mobiliteit van het OLAF-personeel kunnen reken op steun van het Cvt;

| iii) | gelet op de kenmerken van OLAF's onderzoekstaken is een beleid van alomvattende opleiding van groot belang. Dit beleid dient in te spelen op een regelmatig personeelsverloop, om te voorkomen dat competenties verloren gaan, met name op onderzoeksgebied; |
| --- | --- |

iii)

gelet op de kenmerken van OLAF's onderzoekstaken is een beleid van alomvattende opleiding van groot belang. Dit beleid dient in te spelen op een regelmatig personeelsverloop, om te voorkomen dat competenties verloren gaan, met name op onderzoeksgebied;

| iv) | er moet een duidelijk beleid worden ontwikkeld voor de aanwerving van tijdelijk personeel met brede en specifieke onderzoekservaring in de lidstaten. |
| --- | --- |

iv)

er moet een duidelijk beleid worden ontwikkeld voor de aanwerving van tijdelijk personeel met brede en specifieke onderzoekservaring in de lidstaten.

Voorts beveelt het Cvt OLAF aan om optimaal gebruik te maken van de aanwervingsmogelijkheden die de recente vergelijkende onderzoeken bieden. Het Cvt stelt verheugd vast dat de geldigheidsduur van de kandidatenlijst onlangs is verlengd, maar betreurt de lengte van de aanwervingsprocedures.

Bovendien wijst het Cvt erop dat OLAF zijn beleid inzake tijdelijk personeel moet toelichten. Alle personeelsleden dienen duidelijkheid te hebben wat hun situatie en carrièremogelijkheden betreft. Het Cvt betreurt de vaagheid die op dit gebied heerst en waardoor de laatste jaren een aantal personeelsleden van OLAF in ernstige persoonlijke moeilijkheden is gekomen.

De eerste helft van 2010 bezocht de voorzitter van het Cvt de diverse eenheden en directoraten binnen OLAF. Bij deze bezoeken werd onder meer aandacht gevraagd voor de zware administratieve belasting van OLAF-onderzoekers. Er moet verder over worden nagedacht hoe onderzoekers zich zoveel mogelijk kunnen toeleggen op hun hoofdtaak, nl. onderzoek verrichten.

3.5.2.   Begroting

Begroting

Het Cvt stelt vast dat de dienstreizen en reiskosten inmiddels wat beter worden beheerd. Het zou goed zijn dit beleid uit te breiden en stelselmatig te beoordelen of een dienstreis nodig is om de onderzoekswerkzaamheden te verrichten. Ook moet er worden gekeken naar IT-oplossingen als videoconferenties, die omslachtige en dure reizen overbodig maken.

4.   BETREKKINGEN MET OLAF, DE EU-INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF

BETREKKINGEN MET OLAF, DE EU-INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN OLAF

4.1.   
  Betrekkingen met OLAF

Betrekkingen met OLAF

Het Cvt heeft de constructieve betrekkingen met het hogere kader en het personeel van OLAF gedurende de verslagperiode verder ontwikkeld. Tijdens tal van formele en informele ontmoetingen zijn nuttige gesprekken gevoerd en is kennis uitgewisseld.

De voorzitter van het Cvt is in februari, maart, april, mei en juni 2010 bij verschillende gelegenheden bijeengekomen met leden van de eenheden van het directoraat Onderzoek en operationele taken en van het directoraat Operationele en beleidsondersteuning. Deze bijeenkomsten hadden ten doel de nauwe banden met de operationele sectoren van OLAF te onderhouden en te vernemen hoe de onderzoeksfunctie zou kunnen worden verbeterd.

Bij deze bezoeken ontmoette de voorzitter de meeste teamleden en alle hoofden van de dertien eenheden. Er werd onder meer gesproken over:

| i) | de beperkingen van de rechtsgrondslag voor OLAF's werk in bepaalde sectoren en de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999; |
| --- | --- |

i)

de beperkingen van de rechtsgrondslag voor OLAF's werk in bepaalde sectoren en de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999;

| ii) | de grote administratieve rompslomp en bureaucratische belasting voor onderzoekers; |
| --- | --- |

ii)

de grote administratieve rompslomp en bureaucratische belasting voor onderzoekers;

| iii) | de behoefte aan een proactief onderzoeksbeleid; |
| --- | --- |

iii)

de behoefte aan een proactief onderzoeksbeleid;

| iv) | de knelpunten in de werkrelaties tussen OLAF en de instellingen, de lidstaten en derde landen. |
| --- | --- |

iv)

de knelpunten in de werkrelaties tussen OLAF en de instellingen, de lidstaten en derde landen.

Met de nieuwe directeur-generaal van OLAF zal een memorandum van het bezoek worden besproken.

In de verslagperiode hebben personeelsleden van OLAF, onder wie verschillende keren ook de directeur-generaal en later de waarnemend directeur-generaal, vergaderingen van het comité bijgewoond.

In september en november 2010 beschreef OLAF het Cvt de moeilijkheden die het Bureau had ondervonden om een naar zijn oordeel redelijke mate van toegang te verkrijgen tot delen van bepaalde databases van de Commissie. Dit probleem speelt al vanaf 2007. OLAF is van mening dat deze problemen bij de toegang tot databases van de Commissie het Bureau zouden kunnen beletten om zijn onderzoeken doeltreffend en onafhankelijk te verrichten. In november 2010 vroeg OLAF het Cvt hierover een formeel advies uit te brengen. Er is binnen het Cvt een rapporteur aangewezen om zich als eerste over dit vraagstuk te buigen.

Alle vijf leden van het Cvt woonden op 12 oktober 2009 de conferentie bij naar aanleiding van het tienjarig bestaan van OLAF; de voorzitter en een lid van het comité hielden beiden een toespraak.

Het Cvt nam deel aan de conferentie over een eventuele Europees openbaar aanklager („Protecting the financial and fundamental interests of the Union”), 11 februari 2010, Hof van Cassatie, Parijs, aan het tiende seminar van het OAFCN, Boedapest, 13-15 oktober 2010 en aan de conferentie voor fraudebestrijders, Parijs, 18 en 19 november.

4.2.   
  Betrekkingen met de EU-instellingen

Betrekkingen met de EU-instellingen

4.2.1.   Betrekkingen met de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie

Betrekkingen met de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie

Als interinstitutioneel orgaan hecht het Cvt groot belang aan nauwe samenwerking met de Commissie, het Parlement en de Raad.

Sinds het aantreden van een nieuw Europees Parlement in het voorjaar van 2009 en de benoeming van een nieuwe Commissie in februari 2010 heeft het Cvt zijn banden met de pas geïnstalleerde institutionele partners aangehaald.

Het Cvt stelt verheugd vast dat de nieuwe Europees commissaris die verantwoordelijk is voor OLAF streeft naar een vruchtbare samenwerking met het Cvt. De heer Šemeta was aanwezig bij de vergaderingen van het Cvt in maart en juli 2010 en die in september, oktober en november werden bijgewoond door een lid van zijn kabinet. Deze bijeenkomsten waren van wederzijds belang voor wat de projecten voor de hervorming van OLAF betreft. Het Cvt stelt de ondersteuning die commissaris Šemeta en zijn kabinet OLAF en het comité zelf bieden bijzonder op prijs.

Binnen de verslagperiode vielen ook de ontmoetingen van het Cvt met de adjunct-secretaris-generaal van de Commissie, de heer Alexander Italianer, op 21 oktober 2009, en de voorzitter van commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement (COCOBU), de heer Luigi de Magistris, op 17 november 2009. Het Cvt heeft op 25 november 2009 zijn activiteitenverslag 2008-2009 gepresenteerd aan de werkgroep van de Raad inzake fraudebestrijding tijdens het Zweedse voorzitterschap en op 3 december 2009 aan de commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement. Het Cvt heeft ook schriftelijk geantwoord op vragen die het Europees Parlement bij deze gelegenheid stelde. Het comité is dankbaar voor de positieve feedback en steun die het mocht ontvangen. Op 15 december 2010 ontving het Cvt de secretaris-generaal van de Commissie, mevrouw Catherine Day, om OLAF's toegang tot databases van de Commissie, personele middelen en andere zaken te bespreken.

4.2.2.   Betrekkingen met de Europese Rekenkamer

Betrekkingen met de Europese Rekenkamer

De rapporteur van het Cvt heeft op 21 september 2009 in Luxemburg met de Rekenkamer gesproken over zaken van gemeenschappelijk belang en de betrokkenheid van het Cvt bij de geplande controle van OLAF.

In februari 2010 hebben vertegenwoordigers van de Rekenkamer de vergadering van het Cvt bijgewoond om de reikwijdte te schetsen en te bespreken van de follow-up van Speciaal verslag nr. 1/2005 over OLAF. Dat zelfde jaar werd het secretariaat van het Cvt bezocht door de verantwoordelijke controleurs die kopieën opvroegen van zowel de notulen van de vergaderingen van het Cvt als de meest recente adviezen van het Cvt. Op verzoek van de controleurs werden in oktober 2010 aanvullende stukken verstrekt.

4.2.3.   Bijdrage aan de discussie over de hervorming van OLAF

Bijdrage aan de discussie over de hervorming van OLAF

Commissaris Šemeta besloot de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 weer op de agenda te zetten, die op dat moment nog in behandeling was bij de Raad en het Parlement. Om de interinstitutionele discussie weer vlot te trekken nam de Commissie op 7 juli 2010 een discussienota (16) aan die als uitgangspunt zou dienen voor het verdere hervormingsproces.

16

Op 14 juli 2010 woonde commissaris Šemeta de vergadering van het Cvt bij om deze nota te presenteren. Het Cvt stelde het op prijs dat de Commissie het Cvt verzocht om aan het lopende debat en het stuk van de Commissie bij te dragen. Op 23 september 2010 hechtte het Cvt dan ook zijn goedkeuring aan Advies nr. 3/10 over de discussienota over de hervorming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (17).

17

In dit advies betoonde het Cvt zich ingenomen met het voornemen van de Commissie om door te gaan met de hervorming van OLAF teneinde de financiële belangen van de EU beter te beschermen, zeker gelet op de heersende economische en financiële crisis. Het nam er nota van dat de Commissie ervoor koos om de antifraudewetgeving pas in een later stadium in één wettelijk kader te consolideren en eerst met name de besprekingen over de instelling van een Europees openbaar ministerie af te wachten.

Het Cvt was het ermee eens dat het bestuur van OLAF moest worden hervormd om de efficiëntie te vergroten, maar betreurde het dat er in de discussienota niet meer de nadruk werd gelegd op de onderzoekscompetentie van OLAF, ondanks de nieuwe mogelijkheden die het Verdrag van Lissabon biedt. Verder hamerde het Cvt erop dat de leiding van OLAF meer verantwoordelijkheid moet krijgen met betrekking tot het verrichten en controleren van onderzoeken, en wel met name om de duur van de onderzoeken te verkorten en de slagkracht van OLAF te vergroten.

Wat betreft het voorstel om een interinstitutionele dialoog op te zetten, erkende het Cvt dat een dergelijke dialoog OLAF meer institutionele steun bij het bestrijden van fraude zou kunnen opleveren. Het tekende hier echter bij aan dat deze dialoog onder geen beding mag leiden tot politieke inmenging in onderzoeken. Het CvT heeft als bewaker van de onafhankelijkheid van OLAF voorgesteld het voortouw te nemen wat het aansturen van deze dialoog betreft.

Het Cvt heeft ernstige twijfels geuit over het voorstel om de functie van adviseur-revisor in te voeren. Deze maatregel zou de administratieve belasting van OLAF namelijk kunnen verzwaren en tot overlapping met of zelfs ondermijning van de kerntaken van het Cvt kunnen leiden. Het Cvt heeft zich wel uitgesproken voor de invoering van de functie van interne klachtenfunctionaris (binnen OLAF) als eerste contactpunt voor personen die klachten hebben over de wijze waarop een onderzoek naar hen is verricht.

Het Cvt stelde verheugd vast dat alle EU-instellingen zijn rol wilden versterken, maar had ernstige bezwaren tegen het voorstel in de discussienota dat het comité alleen statistische gegevens zou ontvangen om zijn werk te verrichten. Het Cvt stemt er volkomen mee in dat het zich niet dient te mengen in de operationele werkzaamheden van OLAF. Ter vrijwaring van de onafhankelijkheid van OLAF is het echter onontbeerlijk dat het CvT volledige inzage in dossiers heeft en kan toezien op de efficiëntie en de effectiviteit van de onderzoeksprocedures.

Het Cvt heeft zijn advies tijdens twee vergaderingen van de Raad gepresenteerd. Het Cvt is groot voorstander van het plan van de Commissie om deze hervorming door te zetten zodat OLAF zijn onderzoekstaak doeltreffender en in grotere onafhankelijkheid kan uitoefenen. Het zal dan ook met genoegen blijven bijdragen aan de discussie.

4.3.   
  Selectieprocedure voor de directeur-generaal van OLAF

Selectieprocedure voor de directeur-generaal van OLAF

Krachtens artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dient de Europese Commissie, na gunstig advies van het Comité van toezicht, de lijst op te stellen van de kandidaten die over de nodige kwalificaties beschikken.

Om aan deze bepaling te voldoen, werd het Cvt vanaf het eerste begin bij de selectieprocedure betrokken. Het analyseerde de cv's van de kandidaten en één lid van het comité was begin juli 2010 als waarnemer aanwezig bij de vergadering van het voorselectiepanel en op 10 september 2010 bij de vergadering van het Raadgevend Comité Benoemingen. Op zijn vergadering van 23 september 2010 hechtte het Cvt zijn goedkeuring aan Advies nr. 2/2010 (18) over de zes kandidaten wier namen door de Europese Commissie waren doorgegeven. Dit advies werd aan de Commissie en de andere instellingen meegedeeld.

18

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| I. | Het Cvt heeft in 164 zaken het tijdschema voor het sluiten van het onderzoek bestudeerd en moet helaas vaststellen dat — eerdere aanbevelingen ten spijt — OLAF nog steeds geen gebruikmaakt van stelselmatige en doeltreffende werkmethoden en interne controles om onnodige vertragingen bij zijn onderzoeken te voorkomen. Hoewel er deze verslagperiode minder gevallen waren waarin de verwachte afhandelingstermijn niet werd vermeld, heeft OLAF nog steeds geen duidelijke verklaring voor deze vertragingen gegeven. |
| --- | --- |

I.

Het Cvt heeft in 164 zaken het tijdschema voor het sluiten van het onderzoek bestudeerd en moet helaas vaststellen dat — eerdere aanbevelingen ten spijt — OLAF nog steeds geen gebruikmaakt van stelselmatige en doeltreffende werkmethoden en interne controles om onnodige vertragingen bij zijn onderzoeken te voorkomen. Hoewel er deze verslagperiode minder gevallen waren waarin de verwachte afhandelingstermijn niet werd vermeld, heeft OLAF nog steeds geen duidelijke verklaring voor deze vertragingen gegeven.

| II. | Het Cvt herhaalt dat werk moet worden gemaakt van de volgende punten: i) beter toezicht op verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen; ii) invoering van een systeem dat het Cvt er na het verstrijken van de verwachte afhandelingstermijn regelmatig op wijst dat een onderzoek al langer dan negen maanden loopt; iii) introductie van een waarschuwingsmechanisme in het Case Management System (CMS) om bij perioden van inactiviteit van meer dan drie maanden te beoordelen wat de redenen hiervoor zijn. Strikte bewaking van de onderzoeksduur is ook geboden om twijfels over de onafhankelijkheid van het onderzoek weg te nemen — een cruciaal punt voor het Cvt. |
| --- | --- |

II.

Het Cvt herhaalt dat werk moet worden gemaakt van de volgende punten: i) beter toezicht op verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen; ii) invoering van een systeem dat het Cvt er na het verstrijken van de verwachte afhandelingstermijn regelmatig op wijst dat een onderzoek al langer dan negen maanden loopt; iii) introductie van een waarschuwingsmechanisme in het Case Management System (CMS) om bij perioden van inactiviteit van meer dan drie maanden te beoordelen wat de redenen hiervoor zijn. Strikte bewaking van de onderzoeksduur is ook geboden om twijfels over de onafhankelijkheid van het onderzoek weg te nemen — een cruciaal punt voor het Cvt.

| III. | Het Cvt heeft 40 zaken van de twee directoraten Onderzoek en operationele taken van OLAF bestudeerd. Daarbij constateerde het herhaaldelijk een gebrek aan onderzoeksplanning, hetgeen zijn weerslag heeft op de doeltreffendheid van OLAF's werkzaamheden en de duur van zijn onderzoeken. Het Handboek operationele procedures van OLAF reikt wel richtsnoeren aan voor het formuleren van eerste voorstellen voor een werkplan in de beoordelingsfase, maar bevat geen volledig plan voor de werkzaamheden na de eigenlijke start van een onderzoek. |
| --- | --- |

III.

Het Cvt heeft 40 zaken van de twee directoraten Onderzoek en operationele taken van OLAF bestudeerd. Daarbij constateerde het herhaaldelijk een gebrek aan onderzoeksplanning, hetgeen zijn weerslag heeft op de doeltreffendheid van OLAF's werkzaamheden en de duur van zijn onderzoeken. Het Handboek operationele procedures van OLAF reikt wel richtsnoeren aan voor het formuleren van eerste voorstellen voor een werkplan in de beoordelingsfase, maar bevat geen volledig plan voor de werkzaamheden na de eigenlijke start van een onderzoek.

| IV. | Het Cvt heeft OLAF aanbevolen een beleid te voeren waarbij alle onderzoeksfasen volledig worden gepland, met regelmatige controles, realistische tijdschema's en periodieke actualiseringen om te waarborgen dat de regels worden nageleefd. OLAF is zich er door het werk van het Cvt bewust van geworden dat er een gemeenschappelijke aanpak van de strategische onderzoeksplanning moet worden vastgesteld en het Bureau werkt inmiddels aan gedetailleerde plannen voor de werkzaamheden na de eigenlijke start van een onderzoek. Momenteel beoordeelt het Cvt de doeltreffendheid van de door OLAF getroffen maatregelen. |
| --- | --- |

IV.

Het Cvt heeft OLAF aanbevolen een beleid te voeren waarbij alle onderzoeksfasen volledig worden gepland, met regelmatige controles, realistische tijdschema's en periodieke actualiseringen om te waarborgen dat de regels worden nageleefd. OLAF is zich er door het werk van het Cvt bewust van geworden dat er een gemeenschappelijke aanpak van de strategische onderzoeksplanning moet worden vastgesteld en het Bureau werkt inmiddels aan gedetailleerde plannen voor de werkzaamheden na de eigenlijke start van een onderzoek. Momenteel beoordeelt het Cvt de doeltreffendheid van de door OLAF getroffen maatregelen.

| V. | Het Cvt is van mening dat OLAF inzake de prioritering van onderzoekswerkzaamheden een duidelijk beleid moet voeren. Het Cvt stelt verheugd vast dat OLAF bereid is om kleine zaken, die wellicht met tuchtrechtelijke sancties kunnen worden afgehandeld, te verwijzen naar andere bevoegde instanties (IDOC). Er zou echter meer moeten gebeuren om objectieve criteria voor verwijzing vast te stellen. OLAF dient zijn de-minimisbeleid duidelijk te beschrijven in zijn handboek. |
| --- | --- |

V.

Het Cvt is van mening dat OLAF inzake de prioritering van onderzoekswerkzaamheden een duidelijk beleid moet voeren. Het Cvt stelt verheugd vast dat OLAF bereid is om kleine zaken, die wellicht met tuchtrechtelijke sancties kunnen worden afgehandeld, te verwijzen naar andere bevoegde instanties (IDOC). Er zou echter meer moeten gebeuren om objectieve criteria voor verwijzing vast te stellen. OLAF dient zijn de-minimisbeleid duidelijk te beschrijven in zijn handboek.

| VI. | Het Cvt is voorstander van de initiatieven van OLAF om risico's op het gebied van fraudebestrijding te ontdekken en analyseren op basis van regelmatige informatie-uitwisseling met andere directoraten-generaal van de Europese Commissie. Deze werkmethode maakt het mogelijk een proactief onderzoeksbeleid te voeren en prioriteit te geven aan de ernstigste en meest complexe zaken. Het Cvt pleit er dan ook voor om deze mechanismen zo snel mogelijk te ontwikkelen, gelet op de economische situatie waarin de Europese Unie momenteel verkeert. |
| --- | --- |

VI.

Het Cvt is voorstander van de initiatieven van OLAF om risico's op het gebied van fraudebestrijding te ontdekken en analyseren op basis van regelmatige informatie-uitwisseling met andere directoraten-generaal van de Europese Commissie. Deze werkmethode maakt het mogelijk een proactief onderzoeksbeleid te voeren en prioriteit te geven aan de ernstigste en meest complexe zaken. Het Cvt pleit er dan ook voor om deze mechanismen zo snel mogelijk te ontwikkelen, gelet op de economische situatie waarin de Europese Unie momenteel verkeert.

| VII. | Het Cvt is van mening dat het operationele handboek van OLAF op een aantal punten moet worden gewijzigd om de huidige praktijk en de specifieke vereisten die voortvloeien uit de jurisprudentie en de vigerende wetgeving hierin te verwerken. Het gaat met name om: i) een betere afbakening van elke onderzoeksfase, om te zorgen voor volledige eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen en om de onderzoekers nuttige richtsnoeren aan te reiken; ii) een precieze afbakening van de eerste beoordelingsperiode en de lengte daarvan. Er moet regelmatig grondige opleiding over het handboek worden aangeboden. |
| --- | --- |

VII.

Het Cvt is van mening dat het operationele handboek van OLAF op een aantal punten moet worden gewijzigd om de huidige praktijk en de specifieke vereisten die voortvloeien uit de jurisprudentie en de vigerende wetgeving hierin te verwerken. Het gaat met name om: i) een betere afbakening van elke onderzoeksfase, om te zorgen voor volledige eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen en om de onderzoekers nuttige richtsnoeren aan te reiken; ii) een precieze afbakening van de eerste beoordelingsperiode en de lengte daarvan. Er moet regelmatig grondige opleiding over het handboek worden aangeboden.

| VIII. | Het Cvt acht de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen van essentieel belang voor de onafhankelijkheid van OLAF. Het Cvt heeft 43 onderzoeken bestudeerd voordat OLAF daarover informatie toezond aan de nationale gerechtelijke instanties; voor elk onderzoek is nagegaan of de grondrechten en de procedurele waarborgen werden geëerbiedigd. Het Cvt is van oordeel dat OLAF deze rechten en waarborgen over het algemeen eerbiedigt. Niettemin heeft het specifieke aanbevelingen geformuleerd ter versterking van de bestaande mechanismen voor toezicht op de procedurele beginselen, met name wat betreft onpartijdigheid, vertrouwelijkheid en een redelijke onderzoekstermijn. |
| --- | --- |

VIII.

Het Cvt acht de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen van essentieel belang voor de onafhankelijkheid van OLAF. Het Cvt heeft 43 onderzoeken bestudeerd voordat OLAF daarover informatie toezond aan de nationale gerechtelijke instanties; voor elk onderzoek is nagegaan of de grondrechten en de procedurele waarborgen werden geëerbiedigd. Het Cvt is van oordeel dat OLAF deze rechten en waarborgen over het algemeen eerbiedigt. Niettemin heeft het specifieke aanbevelingen geformuleerd ter versterking van de bestaande mechanismen voor toezicht op de procedurele beginselen, met name wat betreft onpartijdigheid, vertrouwelijkheid en een redelijke onderzoekstermijn.

| IX. | Het Cvt stelt zich op het standpunt dat er bij de grondrechten en procedurele waarborgen rekening moet worden gehouden met het verschil tussen interne en externe onderzoeken. De eerbiediging van deze rechten moet in verhouding staan tot de aard, doelstellingen en doeltreffendheid van het onderzoek. Het Cvt heeft de procedurele waarborgen bestudeerd die op grond van de huidige wetgeving en jurisprudentie voor de onderzoeken van OLAF gelden en vervolgens een formulier opgesteld dat bedoeld is als een nuttig richtsnoer voor alle fasen van het onderzoek. |
| --- | --- |

IX.

Het Cvt stelt zich op het standpunt dat er bij de grondrechten en procedurele waarborgen rekening moet worden gehouden met het verschil tussen interne en externe onderzoeken. De eerbiediging van deze rechten moet in verhouding staan tot de aard, doelstellingen en doeltreffendheid van het onderzoek. Het Cvt heeft de procedurele waarborgen bestudeerd die op grond van de huidige wetgeving en jurisprudentie voor de onderzoeken van OLAF gelden en vervolgens een formulier opgesteld dat bedoeld is als een nuttig richtsnoer voor alle fasen van het onderzoek.

| X. | Het Cvt stelt met klem dat de wettigheid van de onderzoeken moet worden gecontroleerd om te waarborgen dat de grondrechten en de procedurele waarborgen daadwerkelijk worden geëerbiedigd. Dit vereist grotere en voortdurende betrokkenheid van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies. Gedurende zijn mandaat heeft het Cvt steeds aanbevolen om deze eenheid te versterken en veel eerder bij het onderzoeksproces te betrekken. Het Cvt betreurt dat er niet stelselmatig in elke fase wettelijke controle op de onderzoekswerkzaamheden wordt uitgeoefend. Het feit dat onderzoeken niet constant aan juridische toetsing zijn onderworpen, heeft ertoe geleid dat de procedurevoorschriften niet altijd zijn nageleefd. Overigens zou de nieuwe directeur-generaal de nodige aandacht moeten schenken aan de structuur en organisatie van deze eenheid. |
| --- | --- |

X.

Het Cvt stelt met klem dat de wettigheid van de onderzoeken moet worden gecontroleerd om te waarborgen dat de grondrechten en de procedurele waarborgen daadwerkelijk worden geëerbiedigd. Dit vereist grotere en voortdurende betrokkenheid van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies. Gedurende zijn mandaat heeft het Cvt steeds aanbevolen om deze eenheid te versterken en veel eerder bij het onderzoeksproces te betrekken. Het Cvt betreurt dat er niet stelselmatig in elke fase wettelijke controle op de onderzoekswerkzaamheden wordt uitgeoefend. Het feit dat onderzoeken niet constant aan juridische toetsing zijn onderworpen, heeft ertoe geleid dat de procedurevoorschriften niet altijd zijn nageleefd. Overigens zou de nieuwe directeur-generaal de nodige aandacht moeten schenken aan de structuur en organisatie van deze eenheid.

| XI. | Het Cvt beveelt aan om op basis van een grondige analyse van OLAF's prioriteiten en werkmethoden een alomvattende personeelsstrategie te ontwikkelen. Deze strategie moet gericht zijn op: i) betere toewijzing van middelen binnen OLAF om de belangrijkste onderzoekstaken gerichter te vervullen; ii) beter gebruik van synergieën binnen OLAF, met name door de brede kwalificaties van het personeel te benutten; iii) passende administratieve ondersteuning van onderzoeksactiviteiten; iv) meer mobiliteit binnen OLAF en de Commissie; v) betere ontwikkeling van het opleidingsbeleid, zodat toenemende mobiliteit niet ten koste gaat van de onderzoekskwaliteit. |
| --- | --- |

XI.

Het Cvt beveelt aan om op basis van een grondige analyse van OLAF's prioriteiten en werkmethoden een alomvattende personeelsstrategie te ontwikkelen. Deze strategie moet gericht zijn op: i) betere toewijzing van middelen binnen OLAF om de belangrijkste onderzoekstaken gerichter te vervullen; ii) beter gebruik van synergieën binnen OLAF, met name door de brede kwalificaties van het personeel te benutten; iii) passende administratieve ondersteuning van onderzoeksactiviteiten; iv) meer mobiliteit binnen OLAF en de Commissie; v) betere ontwikkeling van het opleidingsbeleid, zodat toenemende mobiliteit niet ten koste gaat van de onderzoekskwaliteit.

| XII. | Het Cvt beveelt aan dat de instellingen de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 gebruiken om de interimsituatie voor de post van directeur-generaal van OLAF te regelen, zodat duidelijk wordt wat de bevoegdheden zijn van een waarnemend directeur-generaal in de periode tussen het vertrek (om welke reden dan ook) van de ene en de benoeming van een volgende directeur-generaal. Een dergelijke regeling zou in overeenstemming zijn met de consensus tussen alle instellingen om de wettigheid en onafhankelijkheid van OLAF's werkzaamheden in dergelijke overgangsperioden te waarborgen. |
| --- | --- |

XII.

Het Cvt beveelt aan dat de instellingen de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 gebruiken om de interimsituatie voor de post van directeur-generaal van OLAF te regelen, zodat duidelijk wordt wat de bevoegdheden zijn van een waarnemend directeur-generaal in de periode tussen het vertrek (om welke reden dan ook) van de ene en de benoeming van een volgende directeur-generaal. Een dergelijke regeling zou in overeenstemming zijn met de consensus tussen alle instellingen om de wettigheid en onafhankelijkheid van OLAF's werkzaamheden in dergelijke overgangsperioden te waarborgen.

| XIII. | Het Cvt beveelt aan dat de instellingen de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 gebruiken om het juridische kader waarbinnen OLAF werkt te verduidelijken, zijn onderzoeksbevoegdheden en onafhankelijkheid te versterken en te zorgen voor welomschreven procedureregels. Het Cvt benadrukt dat OLAF's operationele onafhankelijkheid van essentieel belang is en verklaart zich andermaal bereid om zijn ervaring in dienst van dit hervormingsproces te stellen. |
| --- | --- |

XIII.

Het Cvt beveelt aan dat de instellingen de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 gebruiken om het juridische kader waarbinnen OLAF werkt te verduidelijken, zijn onderzoeksbevoegdheden en onafhankelijkheid te versterken en te zorgen voor welomschreven procedureregels. Het Cvt benadrukt dat OLAF's operationele onafhankelijkheid van essentieel belang is en verklaart zich andermaal bereid om zijn ervaring in dienst van dit hervormingsproces te stellen.

---

(1)  PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

1

(2)  Zie bijlage 1: Overzicht bijeenkomsten van het Comité van toezicht

2

(3)  Artikel 8 van het Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF (PB L 33 van 7.2.2007, blz. 7).

3

(4)  Het Reglement is door het comité vastgesteld in augustus 2006 en gepubliceerd in februari 2007 (Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF, PB L 33 van 7.2.2007, blz. 7).

4

(5)  Zie met name Advies nr. 4/2010 over onderzoeksplanning (bijlage 5) en Advies nr. 5/2010 over de toepassing van grondrechten en procedurele waarborgen (bijlage 6).

5

(6)  Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

6

(7)  Franchet en Byck/Commissie, zaak T-48/05, punt 168-170.

7

(8)  Zie bijlage 6.

8

(9)  Advies nr. 5/2008, PB C 314 van 22.12.2009, blz. 15.

9

(10)  Zie bijlage 5.

10

(11)  Zie met name Advies nr. 2/2009, PB C 314 van 22.12.2009, blz. 22.

11

(12)  Zie zaak T-309/03, Camos Grau/Commissie, 6 april 2006; zaak T-259/03, Nikolaou/Commissie, 12 september 2007; zaak T-48/05, Franchet en Byck/Commissie, 8 juli 2008.

12

(13)  Zie bijlage 6.

13

(14)  Het nieuwe handboek van OLAF werd op 1 december 2009 van kracht.

14

(15)  Zie bijlage 2: Advies nr. 1/2010 — Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2011.

15

(16)  SEC(2010) 859.

16

(17)  Zie bijlage 4.

17

(18)  Zie bijlage 3.

18

---

BIJLAGE 1

OVERZICHT BIJEENKOMSTEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2009

| Maand | Datum bijeenkomst |
| --- | --- |
| JUNI | dinsdag 9 - woensdag 10 |
| JULI | dinsdag 7 - woensdag 8 |
| SEPTEMBER | woensdag 23 - donderdag 24 |
| OKTOBER | dinsdag 20 - woensdag 21 |
| NOVEMBER | dinsdag 17 - woensdag 18 |
| DECEMBER | dinsdag 15 - woensdag 16 |

Maand

Datum bijeenkomst

JUNI

dinsdag 9 - woensdag 10

JULI

dinsdag 7 - woensdag 8

SEPTEMBER

woensdag 23 - donderdag 24

OKTOBER

dinsdag 20 - woensdag 21

NOVEMBER

dinsdag 17 - woensdag 18

DECEMBER

dinsdag 15 - woensdag 16

2010

| Maand | Datum bijeenkomst |
| --- | --- |
| JANUARI | dinsdag 12 - woensdag 13 |
| FEBRUARI | dinsdag 9 - woensdag 10 |
| MAART | dinsdag 16 - woensdag 17 |
| APRIL | dinsdag 27 - woensdag 28 |
| JUNI | dinsdag 1 - woensdag 2 |
| JULI | dinsdag 13 - woensdag 14 |
| SEPTEMBER | donderdag 2 (hele dag) |
| SEPTEMBER | donderdag 23 (hele dag) |
| OKTOBER | dinsdag 12 - woensdag 13 |
| NOVEMBER | dinsdag 9 - woensdag 10 |
| DECEMBER | dinsdag 14 - woensdag 15 |

Maand

Datum bijeenkomst

JANUARI

dinsdag 12 - woensdag 13

FEBRUARI

dinsdag 9 - woensdag 10

MAART

dinsdag 16 - woensdag 17

APRIL

dinsdag 27 - woensdag 28

JUNI

dinsdag 1 - woensdag 2

JULI

dinsdag 13 - woensdag 14

SEPTEMBER

donderdag 2 (hele dag)

SEPTEMBER

donderdag 23 (hele dag)

OKTOBER

dinsdag 12 - woensdag 13

NOVEMBER

dinsdag 9 - woensdag 10

DECEMBER

dinsdag 14 - woensdag 15

---

BIJLAGE 2

ADVIES Nr. 1/2010

Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2011

Brussel, 30 juni 2010

Tijdens de vergaderingen van 27 en 28 april en 1 en 2 juni 2010 heeft het Comité van toezicht van OLAF het voorontwerp van begroting van het Bureau voor 2011 onderzocht en daarover het volgende advies uitgebracht.

I.   Indiening van de voorlopige begroting 2011

Zoals ieder jaar heeft het Bureau aan het Comité de hoofdlijnen voorgesteld van de voorlopige begroting voor het volgende jaar. Het Comité stelt vast dat het voor het begrotingsjaar 2011 om een overgangsbudget gaat in verband met de huidige interim-periode als gevolg van het overlijden in januari 2010 van de heer Franz-Herman BRÜNER, directeur-generaal van het Bureau. Gelet op de bevoegdheden van de waarnemend directeur-generaal, die beperkt zijn tot de afhandeling van lopende zaken, was het voor hem niet mogelijk om besluiten te nemen of verplichtingen aan te gaan die de toekomstige, door de Instellingen gekozen directeur-generaal zouden kunnen binden.

Het Comité constateert dat de voorlopige begroting als geheel met 3,19 % stijgt ten opzichte van 2010. Het Comité zou graag zien dat OLAF meer de nadruk legt op de opleiding van al zijn personeel. Het Comité stelt vast dat het budget voor missies naar het buitenland met een percentage stijgt dat vergelijkbaar is met de stijging van de kosten van het levensonderhoud en verlangt dat de eenheidshoofden en directeuren van het Bureau dit hoofdstuk effectief onder controle houden.

Het aan het Comité toegekende budget is stabiel ten opzichte van 2009 en 2010.

Het Comité stelt vast dat de personeelsbezetting van OLAF stabiel blijft, met 384 personeelsleden en dat het bedrag voor uitgaven matig stijgt. De voorlopige kredieten voor de salarissen en vergoedingen van het personeel stijgen in totaal met 4,13 %; de salarisaanpassingen zijn in dit bedrag inbegrepen.

II.   Toewijzing en beheer van OLAF-personeel

Het Comité van toezicht stelt vast dat het aantal vacatures daalt. In 2010 waren er 24 vacatures en dit aantal zou in 2011 18 moeten zijn. Het Comité juicht deze positieve ontwikkeling, die ertoe bijdraagt dat OLAF zijn activiteiten doeltreffender kan verrichten, toe.

Wat het tijdelijke personeel betreft, verheugt het Comité van toezicht zich over een bepaald aantal positieve ontwikkelingen die in 2008, 2009 en 2010 hebben plaatsgevonden, met name het houden van externe en interne vergelijkende onderzoeken op het gebied van fraudebestrijding en de publicatie van de resultaten daarvan. Hierdoor heeft het Bureau reeds begin 2010 11 voormalige tijdelijke functionarissen (negen tijdelijke functionarissen met een contract voor onbepaalde tijd en twee tijdelijke functionarissen met een contract voor bepaalde tijd), die waren geslaagd voor externe onderzoeken, als ambtenaar kunnen aanwerven. Dit kon gebeuren door een aanpassing van de personeelsformatie en na onderhandeling over een begrotingswijzing met de begrotingsautoriteit.

In aansluiting op de recente bekendmaking van de resultaten van interne vergelijkende onderzoeken zou het Bureau een vergelijkbare aanpak moeten volgen om de geslaagden een baan als ambtenaar aan te bieden. Dit zou OLAF in staat moeten stellen om in de loop van 2010 13 tijdelijke functionarissen met een contract voor onbepaalde tijd en twee functionarissen met een contract voor bepaalde tijd aan te werven. Bovendien zijn drie voormalige tijdelijke functionarissen die waren geslaagd voor externe vergelijkende onderzoeken geslaagd voor een intern vergelijkend onderzoek op een hoger niveau.

Hoewel het houden van deze vergelijkende onderzoeken belangrijk was en in overeenstemming was met de door OLAF aangegane verplichtingen, blijft het algehele resultaat voor de 92 tijdelijke functionarissen van het Bureau op wie deze operatie betrekking had, evenwel beperkt aangezien slechts 21 van hen voor een van de onderzoeken slaagden. Bovendien hebben ook vier tijdelijke functionarissen met een contract voor bepaalde tijd profijt gehad van deze vergelijkende onderzoeken. Tot op heden hebben 63 tijdelijke functionarissen waarop de onderhandelingen van 2007 betrekking hadden, geen profijt kunnen hebben van deze vergelijkende onderzoeken, hetzij omdat zij niet slaagden, hetzij omdat zij er niet aan deel hebben kunnen of willen nemen. Door de rangen waarvoor deze vergelijkende onderzoeken werden gehouden, maar ook door de vereiste diploma's en de voorrang van deze diploma's boven de beroepservaring, konden immers niet meer tijdelijke functionarissen zich voor deze onderzoeken inschrijven.

In dit verband benadrukt het Comité van toezicht dat het uiterst wenselijk zou zijn dat deze tijdelijke functionarissen hun vaardigheden en kennis blijven inzetten voor het Bureau en dat hun spoedig daadwerkelijke loopbaanvooruitzichten zouden moeten worden geboden. Er mag niet worden vergeten dat de tijdelijke functionarissen met de meeste anciënniteit al meer dan 10 jaar bij het Bureau werken. Het zou terecht zijn hun het voordeel van een nieuwe indeling te geven.

Daarnaast zou het ook wenselijk zijn dat het Bureau EPSO verzoekt om voor zijn rekening vergelijkende onderzoeken te organiseren die speciaal zijn gericht op het aantrekken van de zeer specifieke deskundigen waaraan OLAF behoefte heeft. Het zou immers voor de doelmatigheid van het Bureau in de toekomst — en derhalve ook voor de onafhankelijkheid daarvan — bijzonder jammer zijn wanneer deze specialisten niet behouden zouden kunnen worden. Het zou vooral zeer lang duren en kostbaar zijn om nieuwe gespecialiseerde personeelsleden op te leiden mocht de huidige situatie sommige ertoe aanzetten het Bureau te verlaten omdat zij er geen chte vooruitzichten hebben.

Het Comité stelt vast dat er bij OLAF nog steeds tijdelijke functionarissen met een contract voor bepaalde tijd zijn van wie men het contract niet heeft kunnen — en niet zal kunnen — verlengen. Dit zorgt voor situaties die vanuit menselijk oogpunt onprettig zijn omdat het contract onherroepelijk zal eindigen. Het Comité herhaalt nog eens zijn wens dat OLAF zo snel mogelijk een echt aanwervings- en stabilisatiebeleid voor zijn onderzoekspersoneel vaststelt en invoert, waarbij met name uit de lidstaten afkomstige onderzoeksspecialisten voor een gebruikelijke duur worden aangeworven. Een dergelijk aanwervingsbeleid zal OLAF in staat stellen de beste krachten uit de nationale diensten aan te trekken en aldus de kennis van de aanwezige onderzoekers te actualiseren en vooral ook de onderzoekstechnieken bij te stellen en te verbeteren. De door de Europese Commissie beoogde verhouding van 80 % ambtenaren en 20 % tijdelijke functionarissen moet slechts als wenselijk en niet als eem verplichting worden beschouwd. OLAF moet zijn capaciteit om in de strijd tegen fraude specialisten te werven nooit beperken of opgeven. De onafhankelijkheid van het Bureau bij zijn onderzoekstaken is geen kwestie van procentuele verdeling tussen ambtenaren en tijdelijke functionarissen, maar van onderzoekscompetentie en van de ambitie om de beste onderzoekstechnieken toe te passen. De aanwerving van tijdelijke functionarissen zou het Bureau ook in staat moeten stellen om efficiënter te werken en om de samenwerking tussen de autoriteiten van de lidstaten en OLAF te verbeteren.

Het Comité stelt vast dat het organigram van OLAF vanaf 1 april 2010 nog maar één functie van eenheidshoofd kent, die wordt uitgeoefend door een tijdelijke functionaris. Op termijn zal zonder twijfel ook op dit gebied moeten worden gekeken naar het noodzakelijke evenwicht dat tussen ambtenaren en tijdelijke functionarissen.

Het Comité betreurt het dat het Bureau nog steeds geen echt personeelsbeleid heeft uitgestippeld en dat in weerwil van de aanbevelingen die het in zijn adviezen over de eerdere begrotingen heeft gedaan (Advies nr. 2/2007 — Advies nr. 3/2008 — Advies nr. 3/2009).

Zo benadrukt het Comité net als in voorgaande jaren ook de noodzaak grondig na te denken over een adequate afstemming van middelen voor de prioritaire missies van OLAF. Het Comité heeft ter dege nota genomen van de opmerkingen van OLAF over het ondeelbare karakter van zijn taken en over de bijdrage van alle diensten van het Bureau daaraan; het is echter niettemin van mening dat in het bijzonder moet worden nagedacht over het aandeel van de middelen dat rechtstreeks voor de onderzoeksactiviteiten wordt aangewend. Net als in zijn vorige advies acht het Comité het noodzakelijk dat de verschillende activiteiten van het Bureau en het respectievelijke belang daarvan in hun totaliteit worden beoordeeld en dat prioriteiten worden aangegeven.

Aanbevelingen:

Het Comité raadt OLAF met nadruk aan om zo snel mogelijk een personeelsstrategie vast te stellen die is gebaseerd op een analyse van de prioritaire opdrachten en op een adequate toewijzing van middelen. Deze strategie zou reële arbeidsperspectieven op korte en middellange termijn moeten bieden.

Het Comité beveelt OLAF aan om bijzondere aandacht te schenken aan de situatie van de verschillende categorieën van tijdelijke functionarissen die thans bij het Bureau werken en ernaar te streven voor deze situaties de meest geschikte oplossingen te vinden, waaronder/met name wat de mogelijkheden van herindeling betreft.

III.   Secretariaat van het Comité van toezicht

Het personeelsbestand van het Comité van toezicht bestaat in theorie uit 8 personeelsleden. Op 1 februari 2010 is een nieuwe administrateur op een vacante vaste post in dienst getreden. Sinds eind november 2009 is een functie van tijdelijk AST-functionaris vacant, die moet worden vervangen door een functie van ambtenaar.

Bovendien is in juni 2009 een kennisgeving van een vacature voor de functie van hoofd van het secretariaat gepubliceerd, vooruitlopend op het vertrek met pensioen van de vroegere verantwoordelijke eind juli 2009. Het nieuwe hoofd van het secretariaat is op 16 juni 2010 in dienst getreden.

Het huidige personeelsbestand van het secretariaat zal toereikend zijn voor de taken die thans aan het Comité zijn opgedragen wanneer alle arbeidsplaatsen zullen zijn vervuld. Wanneer er echter wijzingen in de toepasselijke regelgeving, met name wijzingen als die welke het Europees Parlement op 20 november 2008 in het kader van de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 heeft goedgekeurd, van kracht mochten worden, dan zal de opdracht van het Comité daardoor worden verzwaard en zal een dienovereenkomstige uitbreiding van de personeelsbezetting van het secretariaat nodig zijn. Alleen een dergelijke uitbreiding van het personeelsbestand van het secretariaat kan de daadwerkelijke onafhankelijkheid waarborgen van het Comité, dat zelf een essentiële factor is voor de vrijwaring van de onafhankelijkheid van OLAF.

Aanbeveling

OLAF dient daadwerkelijk 8 medewerkers aan te stellen bij het secretariaat.

Wanneer in het kader van de hervorming van de op het Bureau toepasselijke regelgeving de taken die aan het Comité van toezicht zijn opgedragen, mochten toenemen, dan is het noodzakelijk dat de middelen van het secretariaat dienovereenkomstig toenemen zodat het Comité effectief en efficiënt kan blijven functioneren.

IV.   Conclusies

Het Comité is het ermee eens dat de lopende overgangsperiode tot uitdrukking komt in deze voorlopige begroting.

Het Comité uit echter de wens dat de nieuwe directeur-generaal van OLAF meteen bij zijn ambtsaanvaarding de begrotingsautoriteit om de nodige middelen verzoekt, met name wat het beheer van het Bureau, het onderzoeksbeleid en het personeelsaanwervingsbeleid betreft.

Het Comité van toezicht ondersteunt het voorstel voor de begroting van OLAF voor 2011 en wenst dat de hiervoor genoemde aanbevelingen in overweging worden genomen.

---

BIJLAGE 3

ADVIES Nr. 2/2010

ter attentie van de Europese Commissie

(uitgebracht overeenkomstig artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF))

Brussel, 23 september 2010

Juridisch kader:

In artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), wordt bepaald dat het Comité van toezicht een gunstig advies uitbrengt over de lijst van kandidaten voor de functie van directeur van OLAF, die door de Commissie voor overleg wordt toegezonden aan de Raad en het Europees Parlement.

In artikel 15 van het reglement van orde van het Comité van toezicht van OLAF wordt bepaald dat het Comité van toezicht, „na de sollicitaties voor de functie van directeur-generaal van het OLAF te hebben bestudeerd, advies uitbrengt met een toelichting waarin de criteria worden vermeld op grond waarvan de verdiensten van de kandidaten worden beoordeeld” en dat „tevens het advies van het comité over de kandidaten bevat (...)”.

Procedure:

Op 17 maart 2010 besloot de Commissie om een vacature voor de functie van directeur-generaal van OLAF intern (conform artikel 29, lid 1, onder a), i) en iii), van het Statuut) en extern (conform artikel 29, lid 2, van het Statuut) bekend te maken. De vacature werd bijgevolg intern (kennisgeving van een vacature COM/2010/842 van 9 april 2010) en extern (kennisgeving van een vacature COM/2010/10255, onder meer gepubliceerd in PB C 91A van 9 april 2010) bekendgemaakt. In beide gevallen was de uiterste datum voor de indiening van een sollicitatie 7 mei 2010. In de kennisgeving werd verwezen naar een functie van „directeur-generaal” aangezien de bekendgemaakte vacature met die rang overeenkomt.

Op 12 mei 2010 besloot de Commissie de selectieprocedure voor de functie van directeur-generaal van OLAF vast te stellen. Een lid van het Comité van toezicht maakte als waarnemer deel uit van het preselectiepanel en het CCA.

Op 21 september deed de Commissie een lijst met zes namen aan het Comité van toezicht toekomen.

Volgens artikel 12, lid 2, van de Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG) nr. 1074/1999 „stelt de Commissie (...) na gunstig advies van het Comité van toezicht, de lijst op van de kandidaten die over de nodige kwalificaties beschikken”. Bijgevolg is het Comité van toezicht van mening dat het er in de procedure vooral op moet toezien dat de geselecteerde kandidaten over de nodige kwalificaties beschikken om de functie van directeur-generaal uit te oefenen.

Advies van het Comité van toezicht

Volgens het Comité van toezicht moet de directeur-generaal van OLAF in staat zijn om vastberaden een complexe en multifunctionele organisatie in een multinationale context te leiden teneinde concrete resultaten te boeken bij de bestrijding van fraude en corruptie in Europa. Hij of zij moet op dat gebied voldoende ervaring hebben om de loyaliteit en het respect te winnen van een zeer gespecialiseerd team en om de geloofwaardigheid binnen en buiten OLAF te garanderen. Hij of zij moet over uitstekende managementcapaciteiten beschikken om de uitdagingen van OLAF aan te gaan, die door het Comité van toezicht vaak zijn beschreven in zijn diverse adviezen. Hij of zij moet over voldoende beroepservaring in een internationale en multiculturele context beschikken om snel te kunnen inspelen op de specifieke uitdagingen van een dergelijke complexe institutionele omgeving. Als hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF hecht het Comité van toezicht van OLAF bovendien bijzonder belang aan kandidaten die de onafhankelijkheid van de organisatie verdedigen alsook aan hun visie op de specifieke rol van OLAF binnen de Europese instellingen.

Al deze vereisten zijn in de betrokken kennisgeving van een vacature nauwkeurig opgesomd.

Na onderzoek van de door de betrokken personen ingediende sollicitaties en de verslagen van het preselectiepanel en van het CCA brengt het Comité van toezicht van OLAF unaniem een gunstig advies uit over de kandidatuur van drie kandidaten en brengt het met meerderheid van stemmen een gunstig advies uit over de drie resterende kandidaten.

Voor het Comité van toezicht van OLAF

Image

De voorzitter

---

BIJLAGE 4

ADVIES Nr. 3/2010

inzake de discussienota over de hervorming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)

Brussel, 23 september 2010

INLEIDING

Het Comité van toezicht (Cvt) bedankt de Commissie voor de discussienota van 6 juli 2010 en schaart zich achter haar wens om de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 weer op te nemen.

Het Cvt wenst het belang van het stellen van nieuwe ambities voor het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) te onderstrepen, alsook de noodzaak van een hervorming ervan in het licht van de ingrijpende veranderingen op het gebied van de Europese openbare financiën in de afgelopen twee jaar. De financiële crisis heeft de Europese instellingen, en de Commissie in het bijzonder, ertoe genoopt maatregelen te nemen om sommige sectoren meer financiële middelen te geven. Ter flankering van dit beleid moeten nu maatregelen worden genomen om na te gaan waar het Europese overheidsgeld naartoe is gegaan en hoe het wordt gebruikt. De Europese burger moet eropaan kunnen dat OLAF over de nodige middelen beschikt om een eventuele toename van fraude, corruptie of andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden, te bestrijden.

Het Cvt neemt er nota van dat de consolidatie van de antifraudewetgeving in één wettelijk kader in een later stadium zal worden bestudeerd en zal worden gekoppeld aan de besprekingen over de instelling van een Europees openbaar ministerie.

Het Cvt neemt nota van het voorstel om de interinstitutionele dialoog te versterken en is van mening dat dit een middel zou kunnen zijn om zich van een breed politiek draagvlak voor de strijd van OLAF tegen fraude te verzekeren. Deze dialoog mag in geen geval leiden tot politieke aansturing van onderzoeken. Het Cvt is als bewaker van de onafhankelijkheid van OLAF bereid het voortouw te nemen wat de organisatie van deze dialoog betreft.

Het Cvt neemt er nota van dat in de discussienota nadruk wordt gelegd op governance-aspecten en is het ermee eens dat oplossingen vereist zijn om de efficiëntie van het optreden van OLAF te vergroten en de duur van de procedures te verkorten. Dergelijke oplossingen moeten evenwel verder gaan dan het aanpassen van de organisatiestructuur en het Cvt betreurt dat de discussienota geen voorstellen bevat met betrekking tot de bevoegdheid van OLAF in interne en externe onderzoeken. Het Cvt wenst in dit verband de nieuwe mogelijkheden te onderstrepen die worden geboden door artikel 325 VWEU, dat een oproep bevat „om in de lidstaten alsmede in de instellingen, de organen en de instanties van de Unie een doeltreffende en gelijkwaardige bescherming te bieden”.

Het Cvt benadrukt dat de geplande hervorming in geen geval de operationele onafhankelijkheid van OLAF mag beknotten en dat de huidige institutionele architectuur in stand moet worden gehouden: wezenlijke kenmerken moeten worden behouden, zoals de integratie van OLAF in de Commissie, de onafhankelijkheid van de directeur-generaal in de uitoefening van zijn onderzoekstaak en toezicht op de onafhankelijkheid van OLAF door een Cvt bestaande uit deskundigen van buiten de instellingen. Anderzijds vreest het Cvt dat het voorstel om de functie van adviseur-revisor in te stellen meer administratieve lasten voor OLAF zal meebrengen en de essentiële taken van het Cvt zal uithollen. De status van dit nieuwe orgaan is vaag.

Het Cvt verheugt zich erover dat alle EU-instellingen zeggen zijn rol te willen versterken, maar wenst niettemin te onderstrepen dat het voorstel zoals het in de discussienota is opgenomen (Cvt ontvangt uitsluitend statistische gegevens om zijn werkzaamheden te verrichten), het comité alle middelen zou ontnemen om adequaat toezicht uit te oefenen op OLAF. Het is ter vrijwaring van de onafhankelijkheid van OLAF onontbeerlijk dat het Cvt volledige inzage in dossiers heeft en kan toezien op de efficiëntie en de effectiviteit van de onderzoeksprocedures.

Het Cvt waarschuwt in de context van het hervormingsproces ook voor „overregulering” en het ontnemen van de nodige bewegingsvrijheid aan OLAF. Daarenboven kunnen nieuwe juridische verplichtingen in een later stadium aanleiding geven tot betwisting voor de rechter. Het Cvt deelt de bezorgdheid van de Commissie wat betreft de lengte van de onderzoeken en de noodzaak van een betere bescherming van de grondrechten. Zoals verderop nader wordt toegelicht, vindt het Cvt dat het de taak van de leiding van OLAF is de onderzoeken zodanig te beheren dat een tijdige afhandeling en volledige eerbiediging van de procedurerechten gewaarborgd zijn, en dat het de taak van het Cvt is hierop toezicht te houden. Tevens vindt het Cvt dat de volgende directeur-generaal van OLAF over deze hervorming moet worden geraadpleegd.

Dit document, waarin rekening is gehouden met de interinstitutionele besprekingen die reeds hebben plaatsgevonden, is een bijdrage van het Cvt aan het debat en verwoordt zijn standpunten over de hoofdpunten van de discussienota. Vertrekkende van een analyse van de opties om de efficiëntie van de onderzoeken te vergroten (deel I), worden voorstellen gedaan met betrekking tot de organisatorische aspecten van OLAF (deel II).

1.   OLAF-ONDERZOEKEN DOELTREFFENDER MAKEN

1.1.   OLAF ruimere onderzoeksbevoegdheden geven

Het Cvt vindt het essentieel voor de hervorming dat de bepalingen betreffende externe en interne onderzoeken worden aangescherpt. De drie instellingen hebben voor dit cruciale punt alternatieve voorstellen gedaan die zorgvuldig moeten worden bestudeerd.

In het bijzonder is nadere verduidelijking vereist wat betreft de bevoegdheden van OLAF om op grond van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 controles en verificaties ter plaatse uit te voeren bij fraude, corruptie of onregelmatigheden in verband met contracten, subsidieovereenkomsten en besluiten waarbij financiële middelen van de EU worden toegekend.

Het Cvt is voorstander van een duidelijke afbakening van de bevoegdheden van OLAF in elk stadium van de onderzoeken. De voorgestelde hervorming, waarbij alle stadia gedetailleerd worden beschreven, is een verbetering, maar er is nog meer vooruitgang mogelijk:

| — | er dient uitdrukkelijk te worden voorzien in analytisch inlichtingenwerk („intelligence analysis”); |
| --- | --- |

—

er dient uitdrukkelijk te worden voorzien in analytisch inlichtingenwerk („intelligence analysis”);

| — | wat het „openen van onderzoeken” betreft, is het Cvt voor een gedifferentieerde benadering van interne en externe onderzoeken; |
| --- | --- |

—

wat het „openen van onderzoeken” betreft, is het Cvt voor een gedifferentieerde benadering van interne en externe onderzoeken;

| — | opdat OLAF zich op de ernstigste zaken zou kunnen concentreren, dient de toekomstige verordening in een de-minimisbeleid te voorzien; |
| --- | --- |

—

opdat OLAF zich op de ernstigste zaken zou kunnen concentreren, dient de toekomstige verordening in een de-minimisbeleid te voorzien;

| — | het stadium van de „onderzoeksprocedure” moet juridisch meer worden gestructureerd en de desbetreffende bepalingen zouden opnieuw kunnen worden bekeken. |
| --- | --- |

—

het stadium van de „onderzoeksprocedure” moet juridisch meer worden gestructureerd en de desbetreffende bepalingen zouden opnieuw kunnen worden bekeken.

Het Cvt wijst er tevens op dat artikel 325 VWEU voorziet in doeltreffende en gelijkwaardige bescherming van de financiële belangen van de EU in alle lidstaten en in de instellingen, de organen en de instanties van de Unie. Daarenboven sluit dit artikel, in tegenstelling tot het vroegere artikel 280 VEG, niet langer uit dat maatregelen worden aangenomen die betrekking hebben op de toepassing van het nationale strafrecht of de nationale rechtsbedeling. De nieuwe mogelijkheden die het Verdrag van Lissabon biedt, moeten worden benut om bepalingen op te nemen die de samenwerking tussen OLAF en de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten versterken en verbeteren. Met het oog op een meer gelijkwaardige bescherming van de financiële belangen overal in de EU moet bijvoorbeeld worden overwogen om de juridische waarde van OLAF-bewijsmateriaal binnen de EU nader te onderzoeken. Voorts dient met betrekking tot interne onderzoeken door de nieuwe verordening te worden gewaarborgd dat voor alle instellingen, organen en instanties dezelfde procedures gelden.

1.2.   Duur van de onderzoeken

Het Cvt heeft met een zekere regelmaat gewezen op de buitensporige duur van de onderzoeken en juicht alle maatregelen toe die verbetering kunnen brengen in de situatie.

Het Cvt vindt dat rechtstreekse controle over de duur van onderzoeken in eerste instantie een zaak is van degenen die binnen de organisatie hoofdverantwoordelijk zijn, namelijk het management van OLAF en de directeur-generaal. Het Cvt moet dit aspect van de werkzaamheden van OLAF regelmatig volgen en het toezicht van de directeur-generaal van OLAF op de termijnen ondersteunen.

Het Cvt staat in het algemeen gunstig tegenover de mechanismen die in de discussienota worden voorgesteld om op geregelde tijdstippen in de verschillende stadia van de procedure informatie te verstrekken. Deze informatieverstrekking is uitermate belangrijk voor het Cvt om de onafhankelijkheid van OLAF te waarborgen: hiermee kan worden voorkomen dat de onpartijdigheid van het onderzoek wordt geschaad door inmenging van buitenaf en dat het beoogde resultaat van een onderzoek door vertragingen, waarmee bijvoorbeeld op verjaring wordt aangestuurd, in het gedrang wordt gebracht.

Het Cvt juicht eveneens toe dat een termijn wordt ingevoerd voor de evaluatieperiode en vindt dat het comité in de regel ook voor het toezicht op dit eerste stadium van het onderzoek bevoegd zou moeten zijn, wat een additionele garantie zou vormen voor de operationele onafhankelijkheid van OLAF wat betreft het openen van onderzoeken.

De verordening zou in dit verband moeten bepalen dat de volgende informatie aan het Cvt wordt verstrekt:

| 1. | verslagen over onderzoeken die niet binnen een termijn van 12 maanden (de evaluatieperiode daarin begrepen) zijn afgesloten. In het verslag wordt toegelicht waarom het onderzoek niet is afgerond en wordt een schatting gegeven van de voor de voltooiing benodigde tijd. Er dient te worden gezorgd voor adequate follow-upmechanismen; |
| --- | --- |

1.

verslagen over onderzoeken die niet binnen een termijn van 12 maanden (de evaluatieperiode daarin begrepen) zijn afgesloten. In het verslag wordt toegelicht waarom het onderzoek niet is afgerond en wordt een schatting gegeven van de voor de voltooiing benodigde tijd. Er dient te worden gezorgd voor adequate follow-upmechanismen;

| 2. | voor dossiers die meer dan 30 maanden in behandeling zijn, verstrekt OLAF het Cvt om de zes maanden een verslag over de voortgang van de onderzoekswerkzaamheden waarin opgave wordt gedaan van de ter afronding ondernomen acties; |
| --- | --- |

2.

voor dossiers die meer dan 30 maanden in behandeling zijn, verstrekt OLAF het Cvt om de zes maanden een verslag over de voortgang van de onderzoekswerkzaamheden waarin opgave wordt gedaan van de ter afronding ondernomen acties;

| 3. | door het Cvt als extra instrument in het kader van zijn toezicht te gebruiken statistische verslagen over de operaties van OLAF, bevattende o.a. prestatie-indicatoren die op kwaliteitsparameters zijn gebaseerd. |
| --- | --- |

3.

door het Cvt als extra instrument in het kader van zijn toezicht te gebruiken statistische verslagen over de operaties van OLAF, bevattende o.a. prestatie-indicatoren die op kwaliteitsparameters zijn gebaseerd.

1.3.   Het versterken van de rechten van de verdediging

In de discussienota wordt terecht gewezen op de behoefte het toezicht op de onderzoeken van OLAF te verscherpen, in het bijzonder ten aanzien van de eerbiediging van de grondrechten en de procedurele garanties. Het Cvt vindt in dit verband dat, enerzijds, de op de onderzoeken van OLAF toepasselijke regels dienen te worden verduidelijkt wat de rechten van de verdediging betreft en, anderzijds, OLAF meer verantwoording dient af te leggen over de naleving van de interne procedures die voor de uitoefening van die rechten zijn ingesteld.

1.3.1.   De regels verduidelijken

Het Cvt verheugt zich erover dat de instellingen meer duidelijkheid willen scheppen wat betreft de rechten en de verplichtingen van personen tegen wie een onderzoek loopt en de rechten en de verplichtingen van OLAF, de instellingen en de lidstaten voor, tijdens en na onderzoeken.

Het Cvt zal nadere voorstellen doen in zijn toekomstige advies over dit onderwerp.

1.3.2.   De procedures versterken

Het Cvt vindt dat het allereerst de verantwoordelijkheid van de directeur-generaal van OLAF en van het managementteam is om te besluiten al dan niet een onderzoek te openen, en toe te zien op de eerbiediging van de grondrechten van personen tegen wie een onderzoek loopt.

Het behoort tot de taak van de directeur-generaal van OLAF om adequate internecontrole- en toezichtmechanismen in te stellen. Het Cvt heeft in dit verband ernstige bedenkingen bij het invoeren van de functie van adviseur-revisor.

Het Cvt vindt het statuut en de bevoegdheden van de adviseur-revisor vaag. Hij/zij kan als door de directeur-generaal van OLAF aangestelde ambtenaar niet onafhankelijk zijn. Daarnaast kan de invoering van de functie van adviseur-revisor aanleiding geven tot:

| — | een verschuiving in het institutionele evenwicht van OLAF, doordat de invoering van deze functie het Cvt kan hinderen bij de uitoefening van zijn taak en de toegang kan ontzeggen tot informatie die essentieel is voor zijn toezichthoudende rol; |
| --- | --- |

—

een verschuiving in het institutionele evenwicht van OLAF, doordat de invoering van deze functie het Cvt kan hinderen bij de uitoefening van zijn taak en de toegang kan ontzeggen tot informatie die essentieel is voor zijn toezichthoudende rol;

| — | het risico dat reeds te lang durende onderzoeken nog langer worden; |
| --- | --- |

—

het risico dat reeds te lang durende onderzoeken nog langer worden;

| — | een substantieel risico dat het OLAF-management aan betrokkenheid bij en verantwoordelijkheid voor het toezicht op de eerbiediging van de grondrechten inboet; |
| --- | --- |

—

een substantieel risico dat het OLAF-management aan betrokkenheid bij en verantwoordelijkheid voor het toezicht op de eerbiediging van de grondrechten inboet;

| — | duplicering van andere bestaande mechanismen (ombudsman, rechterlijke toetsing achteraf, enz.); |
| --- | --- |

—

duplicering van andere bestaande mechanismen (ombudsman, rechterlijke toetsing achteraf, enz.);

| — | potentiële extra kosten ten laste van de EU-begroting. |
| --- | --- |

—

potentiële extra kosten ten laste van de EU-begroting.

Aangezien het belangrijk is dat de grondrechten binnen OLAF naar behoren worden gerespecteerd, is het Cvt bereid de invoering te bestuderen van de functie van „klachtenfunctionaris”, die klachten tegen OLAF zou onderzoeken en daarover advies zou uitbrengen aan de directeur-generaal. Een dergelijke functie is in de lidstaten niet uitzonderlijk en OLAF zou zich op bestaande goede werkmethoden kunnen baseren. Een „toetsingscommissie” zoals in de discussienota wordt voorgesteld, is een andere mogelijkheid. Deze nieuwe functie en de bevoegdheden en taken van het Cvt mogen elkaar in geen geval overlappen, en het Cvt dient van alle klachten in kennis te worden gesteld.

Het Cvt heeft er begrip voor dat de Commissie onafhankelijke en externe controlemechanismen wil installeren, maar is niettemin van mening dat het Cvt binnen de totale organisatiestructuur van OLAF het enige orgaan is dat aan die eisen voldoet. Daarom stelt het Cvt voor zijn rol bij het toezicht op de naleving van de procedures, in het bijzonder wat de eerbiediging van de grondrechten en de inachtneming van de onderzoekstermijnen betreft, als volgt te versterken:

| — | de verordening zou kunnen bepalen dat het Cvt jaarlijks (eventueel in het kader van zijn jaarverslag) een analyse van de OLAF-onderzoeken verricht vanuit het oogpunt van de eerbiediging van de grondrechten. Het Cvt zou zich daarvoor kunnen baseren op de van OLAF ontvangen informatie over de acties die zijn ondernomen om te waarborgen dat de grondrechten volledig worden geëerbiedigd en op zijn eigen toezichthoudende werkzaamheden; |
| --- | --- |

—

de verordening zou kunnen bepalen dat het Cvt jaarlijks (eventueel in het kader van zijn jaarverslag) een analyse van de OLAF-onderzoeken verricht vanuit het oogpunt van de eerbiediging van de grondrechten. Het Cvt zou zich daarvoor kunnen baseren op de van OLAF ontvangen informatie over de acties die zijn ondernomen om te waarborgen dat de grondrechten volledig worden geëerbiedigd en op zijn eigen toezichthoudende werkzaamheden;

| — | wanneer hij zulks nodig acht, zou de directeur-generaal in uitzonderlijke omstandigheden het Cvt kunnen vragen bijzondere naspeuringen te verrichten met betrekking tot ernstige tekortkomingen die hem/haar gedurende een onderzoek worden gesignaleerd. De bevindingen daarvan zouden uitsluitend aan de directeur-generaal van OLAF worden meegedeeld. |
| --- | --- |

—

wanneer hij zulks nodig acht, zou de directeur-generaal in uitzonderlijke omstandigheden het Cvt kunnen vragen bijzondere naspeuringen te verrichten met betrekking tot ernstige tekortkomingen die hem/haar gedurende een onderzoek worden gesignaleerd. De bevindingen daarvan zouden uitsluitend aan de directeur-generaal van OLAF worden meegedeeld.

1.4.   Samenwerking van OLAF met de instellingen, organen en instanties voor zijn onderzoekstaak

Het Cvt bepleit een verduidelijking in de verordening van de rechten en de verplichtingen die in het kader van de fraudebestrijding op OLAF en de instellingen rusten. Dit is des te meer van belang omdat de Commissie aansprakelijk kan worden gesteld voor het optreden van OLAF.

1.4.1.   Informatieverstrekking aan de betrokken instellingen, organen en instanties

OLAF is verplicht om de instellingen, organen en instanties zo spoedig mogelijk na de opening van een onderzoek alle nodige inlichtingen te verstrekken betreffende frauduleus gedrag door statutair personeel of door medewerkers van een instelling of een delegatie. Er zou kunnen worden overwogen om die informatieplicht ook uit te breiden tot economische subjecten die subsidies of opdrachten hebben gekregen welke direct of indirect uit de EU-begroting worden betaald. Aan de informatieverstrekking zouden vertrouwelijkheidsvoorwaarden kunnen worden gekoppeld om het onderzoek te beschermen. De informatieverstrekking is bedoeld om een instelling in staat te stellen de financiële en administratieve gevolgen van de bovenbedoelde gedragingen zoveel mogelijk onder controle te houden om de financiële schade te beperken. Terwijl een onderzoek loopt, zou OLAF nog altijd voor de betrokken instelling nuttige aanvullende informatie kunnen verstrekken. Nadat zijn onderzoekingen zijn afgesloten, deelt OLAF zijn bevindingen en aanbevelingen aan de betrokken instelling mee.

Het Cvt staat gunstig tegenover het in de discussienota geopperde idee om zijn rol te vergroten wat betreft het toezicht op de uitwisseling van informatie tussen OLAF en de instellingen. Om het Cvt in staat te stellen deze rol te vervullen, zou OLAF het comité regelmatig (bijvoorbeeld om de drie of zes maanden) moeten meedelen welke informatie in lopende zaken aan de instellingen is verstrekt. Daarnaast zou het Cvt ook op de hoogte moeten worden gebracht van gevallen waarin de vertrouwelijkheid niet is gerespecteerd.

Voorts dient OLAF een mechanisme op te zetten om gevallen waarin instellingen, organen en instanties aanbevelingen van OLAF naast zich hebben neergelegd, systematisch aan het Cvt te melden. OLAF zou tevens alle eindverslagen van onderzoeken en verslagen over de afsluiting van de follow-up moeten meedelen, alsmede een jaarverslag opstellen waarin samengevat wordt weergegeven welke follow-up de administratieve en gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten en eventueel van derde landen aan de ontvangen verslagen hebben gegeven.

1.4.2.   Toegang van OLAF tot informatie die in het bezit is van EU-instellingen, -organen en -instanties

OLAF ondervindt vanaf het begin moeilijkheden om toegang te krijgen tot informatie van sommige instellingen en in het bijzonder tot sommige databanken. Dit bemoeilijkt het inlichtingenwerk van OLAF. Het Cvt vindt dat meer aandacht moet worden geschonken aan deze kwestie, die een reële bedreiging voor de onafhankelijkheid van OLAF zou kunnen vormen.

OLAF moet het Cvt systematisch informatie verstrekken over het niet of met vertraging melden van fraudegevallen, alsook over gevallen waarin instellingen, organen en instanties de toegang weigeren tot informatie waarover zij beschikken.

1.5.   Samenwerking tussen OLAF en de lidstaten

Het Cvt juicht toe dat de samenwerking wordt versterkt door aan de lidstaten de verplichting op te leggen OLAF bijstand en steun te verlenen bij het voeren van onderzoeken, alle stukken te bezorgen die dienstig kunnen zijn voor een onderzoek en aan OLAF verslag uit te brengen over de na ontvangst van zijn onderzoeksverslag genomen maatregelen. Het Cvt vindt het systematisch rapporteren van de nationale autoriteiten aan OLAF over de voortgang een goede zaak. Gevallen waarin de nationale autoriteiten onvoldoende medewerking verlenen, zouden door OLAF systematisch ter kennis van het Cvt moeten worden gebracht.

Het Cvt is zich ervan bewust dat OLAF vaak moeilijkheden heeft ondervonden om bevoegde contactpersonen te vinden die zijn onderzoekers konden bijstaan in de lidstaten (bijv. voor controles ter plaatse inzake directe uitgaven) en bevestigt dat het nodig is dat alle lidstaten in hun nationale diensten aanspreekpunten voor OLAF aanwijzen.

De lidstaten dienen de gegevens van de nationale OLAF-contactpersonen aan OLAF mee te delen. Het is de taak van OLAF te informeren en, waar zulks nodig is en voor zover OLAF over de capaciteit beschikt, het personeel van die nationale diensten op te leiden om de kennis van de EU-procedures en van de behoeften van OLAF te verbeteren. Dit zal tot meer synergie tussen de diensten leiden en de effectiviteit van de onderzoeken van OLAF vergroten. Het Cvt wijst erop dat OLAF over beperkte middelen beschikt en niet alle gesignaleerde fraudegevallen kan behandelen, en dat het daarom mogelijk zou moeten zijn sommige over te dragen aan de nationale diensten, met inachtneming van de drempels die door OLAF zijn vastgesteld voor het openen van onderzoeken op verschillende gebieden.

1.6.   Samenwerking tussen OLAF en Eurojust, Europol, internationale organisaties en derde landen

OLAF dient over de wettelijke middelen te beschikken om onder auspiciën van de Commissie samenwerkingsovereenkomsten te sluiten met agentschappen, diensten van de lidstaten en van derde landen en internationale organisaties om haar werkzaamheden te bespoedigen en de strijd tegen fraude doeltreffender te maken.

In alle financieringsovereenkomsten, ook als de EU-begroting niet de enige financieringsbron is, moeten bepalingen worden opgenomen die voorzien in controles door de Commissie (of de andere betrokken instellingen, organen en instanties) en OLAF.

1.7.   Het statuut en de rol van het OLAF-management versterken

1.7.1.   Statuut, benoeming en bevoegdheden van de directeur-generaal van OLAF

Zoals eerder in dit advies gezegd, is het Cvt van mening dat de werking van OLAF het best kan worden verbeterd door de directeur-generaal voldoende bevoegdheden en gezag te geven om de doeltreffendheid van de onderzoeken en de volledige eerbiediging van de grondrechten te waarborgen. Dit kan alleen worden bewerkstelligd door aan de directeur-generaal van OLAF een volwaardig statuut van topambtenaar van de Commissie en meer autonomie, functionele onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid te geven.

| — | Titel:
  Het Cvt stelt daarom voor de huidige titel van directeur van OLAF te vervangen door de titel van directeur-generaal, waardoor hij/zij hiërarchisch op voet van gelijkheid zou komen te staan met de hoogste ambtenaar van andere directoraten-generaal. |
| --- | --- |

—

Titel:

Het Cvt stelt daarom voor de huidige titel van directeur van OLAF te vervangen door de titel van directeur-generaal, waardoor hij/zij hiërarchisch op voet van gelijkheid zou komen te staan met de hoogste ambtenaar van andere directoraten-generaal.

| — | Ambtstermijn:
  Het Cvt is voorstander van een niet-verlengbare ambtstermijn om de onafhankelijkheid van de directeur-generaal te vergroten. |
| --- | --- |

—

Ambtstermijn:

Het Cvt is voorstander van een niet-verlengbare ambtstermijn om de onafhankelijkheid van de directeur-generaal te vergroten.

| — | Benoemingsprocedure:






  — | Het Cvt vindt dat de thans in de verordening vastgestelde benoemingsprocedure dient te worden behouden. |
| --- | --- | --- |

—

Benoemingsprocedure:

—

Het Cvt vindt dat de thans in de verordening vastgestelde benoemingsprocedure dient te worden behouden.

| — | Het Cvt is het met het EP eens dat vertragingen in de benoemingsprocedure moeten worden vermeden. Omdat het Cvt de werking en de behoeften van OLAF door en door kent, dient het bindende karakter van het advies van het Cvt over de kandidaten te worden gehandhaafd. De kennis van het Cvt is uniek en waardevol waar het gaat om het aanstellen van een nieuwe directeur-generaal; zijn betrokkenheid is een belangrijke factor voor het waarborgen van de onafhankelijkheid van de directeur-generaal. |
| --- | --- |

—

Het Cvt is het met het EP eens dat vertragingen in de benoemingsprocedure moeten worden vermeden. Omdat het Cvt de werking en de behoeften van OLAF door en door kent, dient het bindende karakter van het advies van het Cvt over de kandidaten te worden gehandhaafd. De kennis van het Cvt is uniek en waardevol waar het gaat om het aanstellen van een nieuwe directeur-generaal; zijn betrokkenheid is een belangrijke factor voor het waarborgen van de onafhankelijkheid van de directeur-generaal.

| — | Optreden van OLAF in procedures voor de nationale rechter:
  Het Cvt vindt dat alle EU-lidstaten het mogelijk zouden moeten maken dat OLAF, zoals in sommige lidstaten reeds het geval is, als erkend onderzoeksdeskundige optreedt in procedures voor de nationale rechter. Dit zou de zichtbaarheid van OLAF vergroten en bij de nationale gerechtelijke instanties voor een beter begrip van de resultaten van OLAF-onderzoeken zorgen. |
| --- | --- |

—

Optreden van OLAF in procedures voor de nationale rechter:

Het Cvt vindt dat alle EU-lidstaten het mogelijk zouden moeten maken dat OLAF, zoals in sommige lidstaten reeds het geval is, als erkend onderzoeksdeskundige optreedt in procedures voor de nationale rechter. Dit zou de zichtbaarheid van OLAF vergroten en bij de nationale gerechtelijke instanties voor een beter begrip van de resultaten van OLAF-onderzoeken zorgen.

| — | Optreden van de directeur-generaal in procedures voor het Europees Hof van Justitie (EHvJ):
  De in artikel 12, lid 3, omschreven procedure moet worden behouden. OLAF heeft geen locus standi en kan daarom niet deelnemen aan gerechtelijke procedures voor het EHvJ. Wanneer een OLAF-onderzoek of de uitkomst daarvan voor een EU-rechtscollege worden betwist, is het evenwel belangrijk dat dat rechtscollege adequaat geïnformeerd wordt en dat OLAF in de gelegenheid wordt gesteld zijn argumenten of motiveringen naar voren te brengen in de preliminaire fase van de procedure en tijdens de rechtszitting voor het EHvJ. |
| --- | --- |

—

Optreden van de directeur-generaal in procedures voor het Europees Hof van Justitie (EHvJ):

De in artikel 12, lid 3, omschreven procedure moet worden behouden. OLAF heeft geen locus standi en kan daarom niet deelnemen aan gerechtelijke procedures voor het EHvJ. Wanneer een OLAF-onderzoek of de uitkomst daarvan voor een EU-rechtscollege worden betwist, is het evenwel belangrijk dat dat rechtscollege adequaat geïnformeerd wordt en dat OLAF in de gelegenheid wordt gesteld zijn argumenten of motiveringen naar voren te brengen in de preliminaire fase van de procedure en tijdens de rechtszitting voor het EHvJ.

1.7.2.   Benoeming en statuut van de hoogste ambtenaren van OLAF

De verordening moet specifieke bepalingen bevatten om de continuïteit van de werking van OLAF te waarborgen wanneer de directeur-generaal niet aanwezig of niet beschikbaar is. Die bepalingen moeten ook waarborgen dat de operationele onafhankelijkheid van OLAF in dergelijke gevallen gevrijwaard is en dat er een zekere mate van interinstitutionele consensus is over de procedure voor de vervanging van de directeur-generaal.

De vervanging kan, overeenkomstig de daarvoor binnen de Commissie geldende regels, geschieden door de directeur-generaal te machtigen om bevoegdheden te delegeren, rekening houdende met de bijzondere positie van OLAF, namelijk onafhankelijkheid bij het verrichten van onderzoeken en de behoefte aan een zekere mate van interinstitutionele consensus. Een andere mogelijkheid is het instellen van de functie van plaatsvervangend directeur-generaal, waarvoor tot op zekere hoogte dezelfde benoemingsprocedure als voor de directeur-generaal gevolgd zou kunnen worden. Dit zou onafhankelijkheid en de betrokkenheid van de drie instellingen waarborgen. Er zou ook rekening worden gehouden met het advies van de directeur-generaal, om eventuele conflicten tussen beiden te voorkomen.

2.   POLITIEKE GOVERNANCE EN DIALOOG MET DE INSTELLINGEN: VERSTERKING VAN DE ONAFHANKELIJKHEID

2.1.   Interinstitutionele dialoog

Het Cvt zou zijn goedkeuring kunnen hechten aan de instelling van een geregelde interinstitutionele dialoog over fraude- en corruptiebestrijding. Volgens het Cvt kan dit een manier zijn om een stevig politiek draagvlak tot stand te brengen voor de bescherming van de financiële belangen van de EU en kunnen dergelijke regelmatige contacten een steun betekenen voor de werkzaamheden van OLAF. In geen geval mag volgens het Cvt van deze gelegenheid worden gebruikgemaakt om afbreuk te doen aan de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Daarom stelt het Cvt, als belangrijkste hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF, voor dat het de taak krijgt om deze dialoog in goede banen te leiden.

Zodoende zouden de instellingen op uitnodiging van het Cvt regelmatig bijeen kunnen komen om de prioriteiten van de strijd tegen fraude te bespreken. Het is niet de bedoeling de bestaande bilaterale relaties tussen OLAF en de instellingen, noch die tussen het Cvt en de instellingen te vervangen.

2.2.   Het Comité van toezicht

Het Cvt verheugt zich erover dat alle Europese instellingen vinden dat het Cvt een belangrijke rol speelt en meer bevoegdheden moet krijgen.

2.2.1.   Rol van het Cvt

Het Cvt is het eens met het in de discussienota geformuleerde standpunt dat aan het Cvt extra taken moeten worden toevertrouwd. Vanuit zijn ervaring beschouwt het Cvt het als zijn rol erop toe te zien — door de operaties van OLAF te superviseren — dat OLAF onafhankelijk en efficiënt kan werken en dat de onderzoeksregels en de grondrechten worden geëerbiedigd, en zodoende de directeur-generaal van OLAF bij te staan.

Het Cvt zal op eigen initiatief of op verzoek van de directeur-generaal van OLAF adviezen uitbrengen, in het bijzonder over de duur en de effectiviteit van onderzoeken, de procedurele garanties en de inachtneming van vooraf vastgestelde standaardcriteria voor het (niet-)openen van onderzoeken, of over de instructies voor operaties, met name die welke in het handboek van OLAF zijn neergelegd.

Het Cvt bevestigt zijn standpunt dat het zich niet moet mengen in lopende onderzoeken. Wanneer het comité in een verslag of een dossier betreffende een zaak echter stuit op een ernstige of potentieel ernstige procedurele onregelmatigheid of op een fout met misschien nadelige gevolgen voor OLAF en/of de Europese instellingen, moet de voorzitter van het Cvt de directeur-generaal van OLAF daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen.

2.2.2.   Samenstelling en benoemingsprocedure

Het Cvt vindt het een goed idee om zijn leden gefaseerd te benoemen en te vernieuwen om de continuïteit van zijn werkzaamheden te waarborgen en deskundigheid te bewaren.

2.2.3.   De werkmiddelen van het Cvt

—   Informatieverstrekking aan het Cvt door OLAF en toegang tot gegevens

Het Cvt is uitermate bezorgd over de in de discussienota uiteengezette ideeën betreffende de toegang van het Cvt tot documenten, in het bijzonder het idee om de toegang te beperken tot „statistische gegevens”. De discussienota lijkt met zichzelf in tegenspraak te zijn: enerzijds vindt men dat de rol van het Cvt moet worden versterkt, maar anderzijds wordt de toegang tot informatie beperkt. Dit zou het voor het Cvt onmogelijk maken om een effectieve controle uit te oefenen op de werkzaamheden van OLAF. Het voorstel zoals het in de discussienota staat, zou het Cvt zijn belangrijkste taak en werkmiddel afnemen, namelijk de onafhankelijkheid van OLAF waarborgen door stelselmatig toezicht te houden op zijn onderzoeken.

De in de discussienota voorgestelde beperking van de toegang tot gegevens, lijkt eensdeels ingegeven te zijn door de vrees dat het Cvt zich zou mengen in de manier waarop OLAF onderzoeken voert en anderdeels door de vereisten van de gegevensbeschermingswetgeving. Wat het eerste betreft, wenst het Cvt te onderstrepen dat er gedurende zijn ambtsperiode geen sprake is geweest van inmenging en dat het altijd strikt de hand heeft gehouden aan de regels. Wat het aspect gegevensbescherming betreft, is het Cvt het in het algemeen eens met het idee uitsluitend toegang te verlenen tot strikt noodzakelijke informatie („need-to-know”). Het afnemen van de toegang tot dienstige informatie zou het Cvt evenwel verhinderen om zijn toezichthoudende taak te vervullen.

Het is onmogelijk deze toezichthoudende taak uit te voeren met behulp van statistieken alleen. Het Cvt ontvangt van OLAF regelmatig statistieken die een hulpmiddel zijn voor zijn analyses, maar nooit kunnen volstaan om zijn taken naar behoren te vervullen. Voor een effectief toezicht is het noodzakelijk inzage te hebben in documenten die het voorwerp van een onderzoek uitmaken.

Dit toezicht is een waarborg voor onafhankelijke onderzoeken, alsmede voor de betrokken personen (in het bijzonder wat betreft de duur van onderzoeken en de bescherming van hun grondrechten) en voor de Europese instellingen. Stelselmatig toezicht door het Cvt op de manier waarop de onderzoeksfunctie wordt vervuld, staat borg voor de onafhankelijkheid van OLAF en voor de eerbiediging van de grondrechten van de betrokken personen. Gelet op de intentie van de Europese instellingen een interinstitutionele dialoog over de werking van OLAF en fraudebestrijding tot stand te brengen — een dialoog die door het Cvt in goede banen zou kunnen worden geleid, is het met elkaar in tegenspraak om enerzijds zijn advies te vragen en anderzijds alle middelen af te nemen om tot een dergelijk advies te komen.

Het Cvt vindt dat de toekomstige verordening de regels inzake toegang tot informatie vanuit het oogpunt van het toezicht op onderzoeken dient te verduidelijken.

In de nieuwe verordening moet met name nader worden bepaald welke informatie aan het Cvt dient te worden verstrekt:

| — | naast de onder 1.2, 1.4 en 1.5 vermelde verslagen en inlichtingen, zou OLAF het Cvt alle dossiers moeten bezorgen die aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten worden overgedragen en alle dossiers waarbij strafbare feiten worden vermoed, maar die niet worden overgedragen vanwege verjaringstermijnen in de toepasselijke nationale wetgeving; |
| --- | --- |

—

naast de onder 1.2, 1.4 en 1.5 vermelde verslagen en inlichtingen, zou OLAF het Cvt alle dossiers moeten bezorgen die aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten worden overgedragen en alle dossiers waarbij strafbare feiten worden vermoed, maar die niet worden overgedragen vanwege verjaringstermijnen in de toepasselijke nationale wetgeving;

| — | het Cvt zou op schriftelijk verzoek en eventueel met opgave van redenen ook toegang moeten krijgen tot eender welk dossier. |
| --- | --- |

—

het Cvt zou op schriftelijk verzoek en eventueel met opgave van redenen ook toegang moeten krijgen tot eender welk dossier.

—   Secretariaatsdiensten

Het secretariaat van het Cvt krijgt ondersteuning van OLAF en de leden ervan worden door het tot aanstelling bevoegde gezag in overleg met het Cvt aangesteld. Het secretariaat moet over voldoende personeel beschikken om alle toevertrouwde taken te kunnen uitvoeren.

Bijlage bij het advies van het Cvt betreffende de discussienota over de hervorming van OLAF

Deze bijlage is gebaseerd op het advies van het Cvt en vat de antwoorden van het Cvt samen op de in bijlage 1 bij de discussienota gestelde vragen

| | Hoofdpunten van de Discussienota | Standpunt van het Cvt |
| --- | --- | --- |
| 1. | Governance en dialoog met de instellingen


  (zie punt 2.1 van het advies van het Cvt) | Soort dialoog en deelnemers







  — | Het Cvt zou zijn goedkeuring kunnen hechten aan de instelling van een geregelde interinstitutionele dialoog, mits dit op geen enkele wijze afbreuk doet aan de operationele onafhankelijkheid van OLAF. |

Hoofdpunten van de Discussienota

Standpunt van het Cvt

1.

Governance en dialoog met de instellingen

(zie punt 2.1 van het advies van het Cvt)

Soort dialoog en deelnemers

—

Het Cvt zou zijn goedkeuring kunnen hechten aan de instelling van een geregelde interinstitutionele dialoog, mits dit op geen enkele wijze afbreuk doet aan de operationele onafhankelijkheid van OLAF.

| — | Deze dialoog zou een stevig politiek draagvlak voor de activiteiten van OLAF tot stand moeten brengen. |
| --- | --- |

—

Deze dialoog zou een stevig politiek draagvlak voor de activiteiten van OLAF tot stand moeten brengen.

| — | Als hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF zou het Cvt deze dialoog in goede banen moeten leiden. |
| --- | --- |

—

Als hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF zou het Cvt deze dialoog in goede banen moeten leiden.

Inhoud van de dialoog

De dialoog moet het mogelijk maken de prioriteiten van de fraudebestrijding te bespreken; het is niet de bedoeling de bilaterale relaties tussen OLAF en de instellingen, noch die tussen het Cvt en de instellingen te vervangen.

2.

Rol van het Cvt

(zie punten 1.2, 1.3 en 2.2 van het advies van het Cvt)

2.1.   Bevoegdheden van de leden

| — | Het Cvt beschouwt het als zijn taak erop toe te zien — door de operaties van OLAF te superviseren — dat OLAF onafhankelijk en efficiënt kan werken en dat de onderzoeksregels en de grondrechten worden geëerbiedigd, en zodoende de directeur-generaal van OLAF bij te staan. |
| --- | --- |

—

Het Cvt beschouwt het als zijn taak erop toe te zien — door de operaties van OLAF te superviseren — dat OLAF onafhankelijk en efficiënt kan werken en dat de onderzoeksregels en de grondrechten worden geëerbiedigd, en zodoende de directeur-generaal van OLAF bij te staan.

| — | Het Cvt dient op eigen initiatief of op verzoek van de directeur-generaal adviezen uit te brengen. |
| --- | --- |

—

Het Cvt dient op eigen initiatief of op verzoek van de directeur-generaal adviezen uit te brengen.

| — | Het Cvt behoort zich niet te mengen in lopende onderzoeken. Indien het in een dossier echter een ernstige procedurele onregelmatigheid constateert, moet de voorzitter van het Cvt de directeur-generaal van OLAF daarvan in kennis stellen. |
| --- | --- |

—

Het Cvt behoort zich niet te mengen in lopende onderzoeken. Indien het in een dossier echter een ernstige procedurele onregelmatigheid constateert, moet de voorzitter van het Cvt de directeur-generaal van OLAF daarvan in kennis stellen.

2.2.   De duur van de ambtsperiode

| — | Het Cvt is er voorstander van dat niet alle leden ineens worden vervangen, om de continuïteit van zijn werkzaamheden te waarborgen en deskundigheid te bewaren. |
| --- | --- |

—

Het Cvt is er voorstander van dat niet alle leden ineens worden vervangen, om de continuïteit van zijn werkzaamheden te waarborgen en deskundigheid te bewaren.

2.3.   Werkmiddelen (nieuw punt)

| — | Het Cvt is bezorgd over het voorstel alleen toegang te geven tot statistische gegevens, wat het Cvt zijn belangrijkste taak en werkmiddel zou afnemen. |
| --- | --- |

—

Het Cvt is bezorgd over het voorstel alleen toegang te geven tot statistische gegevens, wat het Cvt zijn belangrijkste taak en werkmiddel zou afnemen.

| — | Er moeten duidelijke regels worden vastgesteld wat betreft de informatieverstrekking van OLAF aan het Cvt en de toegang van het Cvt tot gegevens. |
| --- | --- |

—

Er moeten duidelijke regels worden vastgesteld wat betreft de informatieverstrekking van OLAF aan het Cvt en de toegang van het Cvt tot gegevens.

| — | OLAF moet regelmatig verslag uitbrengen aan het Cvt (zie punten 1.2, 1.4 en 1.5 van het advies van het Cvt). |
| --- | --- |

—

OLAF moet regelmatig verslag uitbrengen aan het Cvt (zie punten 1.2, 1.4 en 1.5 van het advies van het Cvt).

| — | Het secretariaat van het Cvt moet over voldoende personeel beschikken. |
| --- | --- |

—

Het secretariaat van het Cvt moet over voldoende personeel beschikken.

3.

Benoeming en statuut van de directeur-generaal van OLAF

3.1.   Benoemingsprocedure voor de directeur-generaal van OLAF (zie punt 1.7.1 van het advies van het Cvt)

Aan de directeur-generaal moeten voldoende bevoegdheden en gezag worden gegeven om de doeltreffendheid van de onderzoeken en de volledige eerbiediging van de grondrechten te waarborgen; hij/zij moet daarom enerzijds een volwaardig statuut van topambtenaar van de Commissie en anderzijds meer autonomie, functionele onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid krijgen.

—   Statuut (nieuw punt): de directeur-generaal moet hiërarchisch op voet van gelijkheid komen te staan met de hoogste ambtenaar van andere directoraten-generaal van de Commissie.

—   Ambtstermijn: het Cvt is voorstander van een niet-verlengbare ambtstermijn.

—   De benoemingsprocedure bespoedigen: de huidige benoemingsprocedure moet worden behouden. Het bindende karakter van het advies van het Cvt over de kandidaten dient te worden gehandhaafd, als waarborg voor de onafhankelijkheid van de directeur-generaal.

—   Continuïteit waarborgen: regels voor plaatsvervanging (zie punt 1.7.2 van het advies van het Cvt);

de verordening moet specifieke bepalingen bevatten om de continuïteit van de werkzaamheden van OLAF te waarborgen wanneer de directeur-generaal niet aanwezig of niet beschikbaar is, en om te zorgen dat de operationele onafhankelijkheid van OLAF in dergelijke gevallen gewaarborgd is en dat er een zekere mate van interinstitutionele consensus is over de procedure voor de vervanging van de directeur-generaal.

3.2.   Bevoegdheden van de directeur-generaal

| — | Optreden van de directeur-generaal voor het EhvJ: (zie punt 1.7.1 van het advies van het Cvt);






  — | de in artikel 12, lid 3, omschreven procedure moet worden behouden; |
| --- | --- | --- |

—

Optreden van de directeur-generaal voor het EhvJ: (zie punt 1.7.1 van het advies van het Cvt);

—

de in artikel 12, lid 3, omschreven procedure moet worden behouden;

| — | wanneer een OLAF-onderzoek voor een EU-rechtscollege worden betwist, dient OLAF in de gelegenheid te worden gesteld zijn argumenten naar voren te brengen; |
| --- | --- |

—

wanneer een OLAF-onderzoek voor een EU-rechtscollege worden betwist, dient OLAF in de gelegenheid te worden gesteld zijn argumenten naar voren te brengen;

| — | Optreden van de directeur-generaal voor de nationale rechter: (zie punt 1.7.1 van het advies van het Cvt). |
| --- | --- |

—

Optreden van de directeur-generaal voor de nationale rechter: (zie punt 1.7.1 van het advies van het Cvt).

| — | Alle EU-lidstaten zouden het mogelijk moeten maken dat OLAF als erkend onderzoeksdeskundige optreedt. |
| --- | --- |

—

Alle EU-lidstaten zouden het mogelijk moeten maken dat OLAF als erkend onderzoeksdeskundige optreedt.

4.

Procedurele waarborgen voor betrokkenen bij een onderzoek

(zie punt 1.3.1 van het advies van het Cvt)

| — | De verordening moet meer duidelijkheid scheppen wat betreft de rechten en de verplichtingen van personen tegen wie een onderzoek loopt en de rechten en de verplichtingen van OLAF, de instellingen en de lidstaten. |
| --- | --- |

—

De verordening moet meer duidelijkheid scheppen wat betreft de rechten en de verplichtingen van personen tegen wie een onderzoek loopt en de rechten en de verplichtingen van OLAF, de instellingen en de lidstaten.

| — | Het Cvt zal nadere voorstellen doen in haar toekomstige advies over dit onderwerp. |
| --- | --- |

—

Het Cvt zal nadere voorstellen doen in haar toekomstige advies over dit onderwerp.

5.

Wettigheids-toetsing

(zie punt 1.3.2 van het advies van het Cvt)

| — | Het is allereerst de verantwoordelijkheid van de directeur-generaal van OLAF en van het managementteam is om te besluiten al dan niet een onderzoek te openen, en toe te zien op de eerbiediging van de grondrechten en de inachtneming van de procedurele waarborgen. |
| --- | --- |

—

Het is allereerst de verantwoordelijkheid van de directeur-generaal van OLAF en van het managementteam is om te besluiten al dan niet een onderzoek te openen, en toe te zien op de eerbiediging van de grondrechten en de inachtneming van de procedurele waarborgen.

| — | Het Cvt heeft ernstige bedenkingen omtrent het invoeren van de functie van adviseur-revisor (zie argumentatie in punt 1.3.2). |
| --- | --- |

—

Het Cvt heeft ernstige bedenkingen omtrent het invoeren van de functie van adviseur-revisor (zie argumentatie in punt 1.3.2).

| — | De directeur-generaal kan adequate internecontrole- en toezichtmechanismen instellen, zoals een „klachtenfunctionaris” of een „toetsingscommissie”, waarvan de taken en bevoegdheden niet met die van het Cvt mogen overlappen. Alle klachten moeten aan het Cvt worden meegedeeld. |
| --- | --- |

—

De directeur-generaal kan adequate internecontrole- en toezichtmechanismen instellen, zoals een „klachtenfunctionaris” of een „toetsingscommissie”, waarvan de taken en bevoegdheden niet met die van het Cvt mogen overlappen. Alle klachten moeten aan het Cvt worden meegedeeld.

| — | Met het oog op een onafhankelijke controle zou het Cvt:






  i) | jaarlijks een analyse van de OLAF-onderzoeken kunnen maken vanuit het oogpunt van de eerbiediging van de grondrechten; |
| --- | --- | --- |

—

Met het oog op een onafhankelijke controle zou het Cvt:

i)

jaarlijks een analyse van de OLAF-onderzoeken kunnen maken vanuit het oogpunt van de eerbiediging van de grondrechten;

| ii) | wanneer zulks nodig wordt geacht in uitzonderlijke omstandigheden, op verzoek van de directeur-generaal, bijzondere naspeuringen kunnen verrichten met betrekking tot ernstige tekortkomingen in een onderzoek. |
| --- | --- |

ii)

wanneer zulks nodig wordt geacht in uitzonderlijke omstandigheden, op verzoek van de directeur-generaal, bijzondere naspeuringen kunnen verrichten met betrekking tot ernstige tekortkomingen in een onderzoek.

6.

Nauwere samenwerking met EU-instellingen en organen en efficiëntere onderzoeken

(zie punten 1.1, 1.2 en 1.4 van het advies van het Cvt)

Ruimere onderzoeksbevoegdheden voor OLAF (nieuw punt) (zie punt 1.1 van het advies van het Cvt)

| — | Bepalingen betreffende externe en interne onderzoeken moeten worden aangescherpt. |
| --- | --- |

—

Bepalingen betreffende externe en interne onderzoeken moeten worden aangescherpt.

| — | Er is behoefte aan een duidelijke afbakening van de bevoegdheden van OLAF in elk stadium van de onderzoeken (uitdrukkelijk voorzien in analytisch inlichtingenwerk, verduidelijking van de regels voor het openen van interne en externe onderzoeken ...). |
| --- | --- |

—

Er is behoefte aan een duidelijke afbakening van de bevoegdheden van OLAF in elk stadium van de onderzoeken (uitdrukkelijk voorzien in analytisch inlichtingenwerk, verduidelijking van de regels voor het openen van interne en externe onderzoeken ...).

| — | De nieuwe mogelijkheden die het Verdrag van Lissabon biedt (artikel 325 VWEU), zouden kunnen worden benut om bepalingen op te nemen die de samenwerking tussen OLAF en de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten versterken en verbeteren. |
| --- | --- |

—

De nieuwe mogelijkheden die het Verdrag van Lissabon biedt (artikel 325 VWEU), zouden kunnen worden benut om bepalingen op te nemen die de samenwerking tussen OLAF en de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten versterken en verbeteren.

| — | Met betrekking tot interne onderzoeken dienen voor alle instellingen, organen en instanties dezelfde procedures te gelden. |
| --- | --- |

—

Met betrekking tot interne onderzoeken dienen voor alle instellingen, organen en instanties dezelfde procedures te gelden.

Informatieverstrekking aan de betrokken instellingen en organen (zie punt 1.4 van het advies van het Cvt)

| — | Het Cvt vindt het een goed idee om toezicht uit te oefenen op de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen op basis van regelmatige verslagen van OLAF, waarbij het vertrouwelijke karakter van de onderzoeken volledig wordt gerespecteerd. |
| --- | --- |

—

Het Cvt vindt het een goed idee om toezicht uit te oefenen op de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen op basis van regelmatige verslagen van OLAF, waarbij het vertrouwelijke karakter van de onderzoeken volledig wordt gerespecteerd.

| — | OLAF dient gevallen waarin instellingen, organen en instanties aanbevelingen van OLAF naast zich hebben neergelegd, systematisch aan het Cvt te melden. |
| --- | --- |

—

OLAF dient gevallen waarin instellingen, organen en instanties aanbevelingen van OLAF naast zich hebben neergelegd, systematisch aan het Cvt te melden.

Toegang van OLAF tot informatie in het bezit van EU-instellingen en -organen (zie punt 1.4 van het advies van het Cvt)

| — | Passende maatregelen moeten worden genomen opdat OLAF toegang zou hebben tot informatie die in het bezit is van EU-instellingen, -organen en -instanties. |
| --- | --- |

—

Passende maatregelen moeten worden genomen opdat OLAF toegang zou hebben tot informatie die in het bezit is van EU-instellingen, -organen en -instanties.

| — | OLAF moet het Cvt systematisch informatie verstrekken over het niet of met vertraging melden van fraudegevallen, alsook over gevallen waarin instellingen, organen en instanties de toegang weigeren tot informatie waarover zij beschikken. |
| --- | --- |

—

OLAF moet het Cvt systematisch informatie verstrekken over het niet of met vertraging melden van fraudegevallen, alsook over gevallen waarin instellingen, organen en instanties de toegang weigeren tot informatie waarover zij beschikken.

Duur van de onderzoeken (zie punt 1.2 van het advies van het Cvt)

| — | De directeur-generaal en het management van OLAF moeten systematisch waken over de duur van de onderzoeken. |
| --- | --- |

—

De directeur-generaal en het management van OLAF moeten systematisch waken over de duur van de onderzoeken.

| — | Het Cvt moet dit aspect van de werkzaamheden van OLAF regelmatig volgen en het toezicht van de directeur-generaal van OLAF op de termijnen ondersteunen. |
| --- | --- |

—

Het Cvt moet dit aspect van de werkzaamheden van OLAF regelmatig volgen en het toezicht van de directeur-generaal van OLAF op de termijnen ondersteunen.

| — | Het Cvt is het in het algemeen eens met de in de discussienota geformuleerde voorstellen. |
| --- | --- |

—

Het Cvt is het in het algemeen eens met de in de discussienota geformuleerde voorstellen.

| — | Het Cvt moet in de verschillende stadia van de procedure systematisch worden geïnformeerd (zie punt 1.2). |
| --- | --- |

—

Het Cvt moet in de verschillende stadia van de procedure systematisch worden geïnformeerd (zie punt 1.2).

| — | Het Cvt juicht toe dat een termijn wordt ingevoerd voor de evaluatieperiode en vindt dat het comité in de regel ook voor het toezicht op dit eerste stadium van het onderzoek bevoegd zou moeten zijn. |
| --- | --- |

—

Het Cvt juicht toe dat een termijn wordt ingevoerd voor de evaluatieperiode en vindt dat het comité in de regel ook voor het toezicht op dit eerste stadium van het onderzoek bevoegd zou moeten zijn.

7.

Nauwere samenwerking met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten

(zie punten 1.1, 1.4 en 1.5 van het advies van het Cvt)

Follow-up van OLAF-zaken

(zie punten 1.4 en 1.5 van het advies van het Cvt)

Zaken zonder of met slechts beperkte financiële gevolgen

Het Cvt is het met de voorstellen in de discussienota eens (codificatie van het beginsel van een de-minimisbeleid, overdracht van „kleine” zaken aan het IDOC of andere vergelijkbare organen). (zie punt 1.1 van het advies van het Cvt)

Behoefte aan nauwere samenwerking (nieuw punt)

| — | De verplichting OLAF bijstand en steun te verlenen bij zijn werkzaamheden, moet worden versterkt (zie punt 1.5 van het advies van het Cvt). |
| --- | --- |

—

De verplichting OLAF bijstand en steun te verlenen bij zijn werkzaamheden, moet worden versterkt (zie punt 1.5 van het advies van het Cvt).

| — | Gevallen waarin de nationale autoriteiten onvoldoende medewerking verlenen, moeten door OLAF systematisch ter kennis van het Cvt worden gebracht. |
| --- | --- |

—

Gevallen waarin de nationale autoriteiten onvoldoende medewerking verlenen, moeten door OLAF systematisch ter kennis van het Cvt worden gebracht.

| — | De verordening dient te bepalen dat de lidstaten de nodige aanspreekpunten voor OLAF in hun nationale diensten aanstellen en hun gegevens meedelen. |
| --- | --- |

—

De verordening dient te bepalen dat de lidstaten de nodige aanspreekpunten voor OLAF in hun nationale diensten aanstellen en hun gegevens meedelen.

8.

Overeenkomsten met Europol en Eurojust, internationale organisaties en derde landen

(zie punt 1.6 van het advies van het Cvt)

| — | OLAF dient over de wettelijke middelen te beschikken om onder auspiciën van de Commissie samenwerkingsovereenkomsten te sluiten om haar werkzaamheden te bespoedigen en de strijd tegen fraude doeltreffender te maken. |
| --- | --- |

—

OLAF dient over de wettelijke middelen te beschikken om onder auspiciën van de Commissie samenwerkingsovereenkomsten te sluiten om haar werkzaamheden te bespoedigen en de strijd tegen fraude doeltreffender te maken.

| — | In alle financieringsovereenkomsten moeten bepalingen worden opgenomen die voorzien in controles door de Commissie (of de andere betrokken instellingen, organen en instanties) en OLAF. |
| --- | --- |

—

In alle financieringsovereenkomsten moeten bepalingen worden opgenomen die voorzien in controles door de Commissie (of de andere betrokken instellingen, organen en instanties) en OLAF.

---

BIJLAGE 5

ADVIES Nr. 4/2010

Planning van onderzoeken

Brussel, 12 oktober 2010

1.   Samenvatting

| 1.1. | Om te zorgen dat onderzoeken (kosten)effectief en doeltreffend verlopen en de beschikbare middelen optimaal worden gebruikt, is het noodzakelijk om bij het begin van elk onderzoek een onderzoeksplan op te stellen en dat plan gedurende de onderzoekscyclus te herzien en zo nodig bij te stellen in het licht van het verloop van de onderzoekingen. |
| --- | --- |

1.1.

Om te zorgen dat onderzoeken (kosten)effectief en doeltreffend verlopen en de beschikbare middelen optimaal worden gebruikt, is het noodzakelijk om bij het begin van elk onderzoek een onderzoeksplan op te stellen en dat plan gedurende de onderzoekscyclus te herzien en zo nodig bij te stellen in het licht van het verloop van de onderzoekingen.

| 1.2. | Overeenkomstig de bij Verordening (EG) nr. 1073/1999 aan het Comité van toezicht opgelegde taak om de onderzoekswerkzaamheden van OLAF te controleren, heeft het comité 40 willekeurig geselecteerde dossiers van de directoraten A en B onderzocht om na te gaan of en in welke mate de planning van de onderzoeken OLAF helpt bij het vervullen van zijn onderzoeksfunctie. Zoals in het activiteitenverslag van het Comité van toezicht voor 2008/2009 werd opgemerkt, is het onderzoeken van de onderzoeksplanning en -strategie een wezenlijk onderdeel van de toezichthoudende werkzaamheden van het comité, dat erop gericht is na te gaan of OLAF doeltreffend werkt en zijn beperkte middelen optimaal gebruikt. |
| --- | --- |

1.2.

Overeenkomstig de bij Verordening (EG) nr. 1073/1999 aan het Comité van toezicht opgelegde taak om de onderzoekswerkzaamheden van OLAF te controleren, heeft het comité 40 willekeurig geselecteerde dossiers van de directoraten A en B onderzocht om na te gaan of en in welke mate de planning van de onderzoeken OLAF helpt bij het vervullen van zijn onderzoeksfunctie. Zoals in het activiteitenverslag van het Comité van toezicht voor 2008/2009 werd opgemerkt, is het onderzoeken van de onderzoeksplanning en -strategie een wezenlijk onderdeel van de toezichthoudende werkzaamheden van het comité, dat erop gericht is na te gaan of OLAF doeltreffend werkt en zijn beperkte middelen optimaal gebruikt.

2.   Achtergrond

| 2.1. | Onderzoeksplannen hebben een drieledig doel: ten eerste, het doel van het onderzoek scherp af te lijnen voor de betrokkenen (directeur, hoofd van de eenheid, onderzoekers); ten tweede, een tijdschema voor het onderzoek vast te stellen en adequate middelen toe te wijzen; ten derde, te zorgen voor een kader aan de hand waarvan leidinggevenden kunnen nagaan hoe ver een onderzoek gevorderd is, of het onnodige vertraging heeft opgelopen en er moet worden ingegrepen, of het onderzoek ten opzichte van de oorspronkelijke beoordeling een andere richting is uitgegaan, dan wel of het onderzoek moet worden stopgezet. |
| --- | --- |

2.1.

Onderzoeksplannen hebben een drieledig doel: ten eerste, het doel van het onderzoek scherp af te lijnen voor de betrokkenen (directeur, hoofd van de eenheid, onderzoekers); ten tweede, een tijdschema voor het onderzoek vast te stellen en adequate middelen toe te wijzen; ten derde, te zorgen voor een kader aan de hand waarvan leidinggevenden kunnen nagaan hoe ver een onderzoek gevorderd is, of het onnodige vertraging heeft opgelopen en er moet worden ingegrepen, of het onderzoek ten opzichte van de oorspronkelijke beoordeling een andere richting is uitgegaan, dan wel of het onderzoek moet worden stopgezet.

| 2.2. | In onderzoeken waarbij niet voor alle stadia van de zaak een degelijke planning is opgesteld, bestaat altijd het gevaar dat de onderzoekers van de oorspronkelijke doelstellingen van het onderzoek afwijken, wat de verantwoording ervan ondermijnt, en dat aldus de onafhankelijkheid van het onderzoek zelf in het gedrang komt. |
| --- | --- |

2.2.

In onderzoeken waarbij niet voor alle stadia van de zaak een degelijke planning is opgesteld, bestaat altijd het gevaar dat de onderzoekers van de oorspronkelijke doelstellingen van het onderzoek afwijken, wat de verantwoording ervan ondermijnt, en dat aldus de onafhankelijkheid van het onderzoek zelf in het gedrang komt.

| 2.3. | Hét volmaakte modelplan voor onderzoeken bestaat niet en elke zaak is uniek. Er zijn evenwel grote voordelen verbonden aan het procesmatig als „project” benaderen en beheren van elke geopende zaak: een dergelijk praktisch en pragmatisch systeem stelt hoofden van eenheden in staat de controle over elk onderzoek te bewaren, de voortgang ervan te volgen en op de hoogte te blijven van de werkplanning van elke onderzoeker in zijn eenheid, en zodoende de beschikbare middelen efficiënt in te zetten in verhouding tot de werklast van de eenheid. Het doel van een effectieve planning is alle onnodige administratieve lasten voor onderzoekers en hoofden van eenheden weg te nemen, en niet er nieuwe in het leven te roepen. |
| --- | --- |

2.3.

Hét volmaakte modelplan voor onderzoeken bestaat niet en elke zaak is uniek. Er zijn evenwel grote voordelen verbonden aan het procesmatig als „project” benaderen en beheren van elke geopende zaak: een dergelijk praktisch en pragmatisch systeem stelt hoofden van eenheden in staat de controle over elk onderzoek te bewaren, de voortgang ervan te volgen en op de hoogte te blijven van de werkplanning van elke onderzoeker in zijn eenheid, en zodoende de beschikbare middelen efficiënt in te zetten in verhouding tot de werklast van de eenheid. Het doel van een effectieve planning is alle onnodige administratieve lasten voor onderzoekers en hoofden van eenheden weg te nemen, en niet er nieuwe in het leven te roepen.

| 2.4. | Het Comité van toezicht merkt ook op dat een goed evenwicht moet worden gevonden tussen enerzijds „overcontrole” van het werk van de onderzoekers — ervaren professionals — en anderzijds een minder strakke leiding en beheer van de zaken. Onderzoekers moeten gemotiveerd zijn en gestimuleerd worden om hun deskundigheid en ervaring te gebruiken om onderzoeken op een doeltreffende manier te voeren, maar anderzijds moeten hoofden van eenheden ook effectief de leiding van het onderzoek kunnen nemen. |
| --- | --- |

2.4.

Het Comité van toezicht merkt ook op dat een goed evenwicht moet worden gevonden tussen enerzijds „overcontrole” van het werk van de onderzoekers — ervaren professionals — en anderzijds een minder strakke leiding en beheer van de zaken. Onderzoekers moeten gemotiveerd zijn en gestimuleerd worden om hun deskundigheid en ervaring te gebruiken om onderzoeken op een doeltreffende manier te voeren, maar anderzijds moeten hoofden van eenheden ook effectief de leiding van het onderzoek kunnen nemen.

| 2.5. | De zaken die OLAF in behandeling heeft, zijn zeer uiteenlopend, gaande van eenvoudige, ongecompliceerde interne zaken met één of twee mogelijke „daders” die verdacht worden van fraude of financiële onregelmatigheden met bijvoorbeeld de vergoeding van ziektekosten of andere voordelen, tot en met uiterst complexe externe zaken die naspeuringen in verschillende rechtsgebieden vereisen. Daarnaast zijn er in toenemende mate complexe zaken op het gebied van monitoring, coördinatie en bijstandsverlening, die geen zuivere OLAF-onderzoekswerkzaamheden zijn, maar die vaak wel een langdurige inbreng vereisen en waarover OLAF weinig controle heeft. Elk type zaak heeft dus verschillende kenmerken wat betreft de benodigde onderzoeksmiddelen en -tijd en het beoogde terug te winnen bedrag. |
| --- | --- |

2.5.

De zaken die OLAF in behandeling heeft, zijn zeer uiteenlopend, gaande van eenvoudige, ongecompliceerde interne zaken met één of twee mogelijke „daders” die verdacht worden van fraude of financiële onregelmatigheden met bijvoorbeeld de vergoeding van ziektekosten of andere voordelen, tot en met uiterst complexe externe zaken die naspeuringen in verschillende rechtsgebieden vereisen. Daarnaast zijn er in toenemende mate complexe zaken op het gebied van monitoring, coördinatie en bijstandsverlening, die geen zuivere OLAF-onderzoekswerkzaamheden zijn, maar die vaak wel een langdurige inbreng vereisen en waarover OLAF weinig controle heeft. Elk type zaak heeft dus verschillende kenmerken wat betreft de benodigde onderzoeksmiddelen en -tijd en het beoogde terug te winnen bedrag.

| 2.6. | De onderzoeken worden naargelang van het voorwerp hetzij door directoraat A, hetzij door directoraat B verricht, waarbij directoraat A (eenheden A.1 en A.2) zich bezighoudt met alle interne onderzoeken en directoraat B hoofdzakelijk met douane- en coördinatiezaken. |
| --- | --- |

2.6.

De onderzoeken worden naargelang van het voorwerp hetzij door directoraat A, hetzij door directoraat B verricht, waarbij directoraat A (eenheden A.1 en A.2) zich bezighoudt met alle interne onderzoeken en directoraat B hoofdzakelijk met douane- en coördinatiezaken.

| 2.7. | Het gaat het Comité van toezicht erom te garanderen dat OLAF de beperkte beschikbare middelen optimaal gebruikt om alle ingestelde onderzoeken zo doeltreffend en economisch mogelijk af te handelen. Er is vrij algemeen, ook buiten het Comité van toezicht, bezorgdheid geuit over het feit dat sommige onderzoeken te veel tijd in beslag nemen (het Comité van toezicht heeft er reeds op gewezen (1) dat van de onderzoeken die in december 2008 in behandeling waren, ruim 78 % al langer dan negen maanden liep) en dat de resultaten, in het bijzonder wat gerecupereerde geldbedragen betreft, niet in verhouding staan tot de investeringen en dat daaruit niet blijkt dat onderzoeken doeltreffend worden uitgevoerd. Het Comité van toezicht is van mening dat door onderzoeken effectief te plannen, krachtiger kan worden gefocust op de beoogde doelen, de lengte van onderzoeken kan worden beperkt en te frequente dienstreizen kunnen worden vermeden. De opzet van deze exercitie is na te gaan of OLAF onderzoeken planmatig aanpakt, of deze aanpak consequent wordt gevolgd door alle directoraten en onderzoekseenheden en of beproefde werkmethoden worden verspreid. |
| --- | --- |

2.7.

Het gaat het Comité van toezicht erom te garanderen dat OLAF de beperkte beschikbare middelen optimaal gebruikt om alle ingestelde onderzoeken zo doeltreffend en economisch mogelijk af te handelen. Er is vrij algemeen, ook buiten het Comité van toezicht, bezorgdheid geuit over het feit dat sommige onderzoeken te veel tijd in beslag nemen (het Comité van toezicht heeft er reeds op gewezen (1) dat van de onderzoeken die in december 2008 in behandeling waren, ruim 78 % al langer dan negen maanden liep) en dat de resultaten, in het bijzonder wat gerecupereerde geldbedragen betreft, niet in verhouding staan tot de investeringen en dat daaruit niet blijkt dat onderzoeken doeltreffend worden uitgevoerd. Het Comité van toezicht is van mening dat door onderzoeken effectief te plannen, krachtiger kan worden gefocust op de beoogde doelen, de lengte van onderzoeken kan worden beperkt en te frequente dienstreizen kunnen worden vermeden. De opzet van deze exercitie is na te gaan of OLAF onderzoeken planmatig aanpakt, of deze aanpak consequent wordt gevolgd door alle directoraten en onderzoekseenheden en of beproefde werkmethoden worden verspreid.

| 2.8. | Een goede planning biedt onderzoekers het voordeel dat zij weten wat de contouren en de beoogde doelen van voorgenomen onderzoeken zijn en welke de verwachte duur is. Opdat leidinggevenden op de hoogte zijn van de voortgang van onderzoeken en hun onderzoekers optimaal kunnen inzetten, is het essentieel dat zij op elk moment weten waarmee alle leden van hun team bezig zijn en wanneer deze laatsten verwachten met hun werkzaamheden klaar te zijn, zodat zij hen voor een andere opdracht kunnen inzetten. Dankzij goede managementprocessen binnen OLAF kunnen leidinggevenden de leiding over hun dossiers behouden en weten onderzoekers welke richting hun onderzoeken uit moeten. |
| --- | --- |

2.8.

Een goede planning biedt onderzoekers het voordeel dat zij weten wat de contouren en de beoogde doelen van voorgenomen onderzoeken zijn en welke de verwachte duur is. Opdat leidinggevenden op de hoogte zijn van de voortgang van onderzoeken en hun onderzoekers optimaal kunnen inzetten, is het essentieel dat zij op elk moment weten waarmee alle leden van hun team bezig zijn en wanneer deze laatsten verwachten met hun werkzaamheden klaar te zijn, zodat zij hen voor een andere opdracht kunnen inzetten. Dankzij goede managementprocessen binnen OLAF kunnen leidinggevenden de leiding over hun dossiers behouden en weten onderzoekers welke richting hun onderzoeken uit moeten.

| 2.9. | Er moet een verband worden gelegd tussen de doelstellingen van een onderzoek en het waarschijnlijke resultaat. Zo moeten de doelstellingen bij zaken die waarschijnlijk zullen worden doorgegeven aan nationale gerechtelijke instanties, in overeenstemming zijn met het juridisch advies van de nationale deskundigen van directoraat C en bij zaken waar een terugvordering in het vooruitzicht wordt gesteld, in overeenstemming zijn met het bedrag dat kan worden teruggevorderd en de vereiste middelen. Dit zal de leden van de eenheden C 2 en C 3 die de werkzaamheden moeten verrichten, behulpzaam zijn. |
| --- | --- |

2.9.

Er moet een verband worden gelegd tussen de doelstellingen van een onderzoek en het waarschijnlijke resultaat. Zo moeten de doelstellingen bij zaken die waarschijnlijk zullen worden doorgegeven aan nationale gerechtelijke instanties, in overeenstemming zijn met het juridisch advies van de nationale deskundigen van directoraat C en bij zaken waar een terugvordering in het vooruitzicht wordt gesteld, in overeenstemming zijn met het bedrag dat kan worden teruggevorderd en de vereiste middelen. Dit zal de leden van de eenheden C 2 en C 3 die de werkzaamheden moeten verrichten, behulpzaam zijn.

| 2.10. | In haar Speciaal verslag nr. 1/2005 stelde de Europese Rekenkamer het volgende:






  „77. | Wat betreft de voorbereidende werkzaamheden (evaluaties) zijn de analyses rudimentair gebleven. De ondersteunende eenheden (magistraten, follow-up, operationele analyse) hebben nauwelijks de hand gehad in de omschrijving van doelen en de uitwerking van de in elk onderzoek te volgen strategie. De uitvoerende raad heeft niet nadrukkelijk genoeg gewezen op de noodzaak van een duidelijke formulering van de doelstellingen en verwachte resultaten van de onderzoeken (zie de paragrafen 20 en 22).
  Sommige onderzoekshandelingen moeten nog beter worden gemotiveerd, de doelstellingen die de onderzoekers moeten nastreven dienen per geval te worden verduidelijkt, en er moet op aangedrongen worden dat de voorgestelde beslissingen worden onderbouwd door werkplannen. Wat de uitvoerende raad betreft zou moeten worden overwogen kleinere groepen te vormen, waarin al diegenen bijeengebracht worden die leiding geven bij de behandeling van dossiers met gemeenschappelijke kenmerken (3). Door de last van de dossierstudie voor de deelnemers te verlichten, zou een diepgaandere analyse van de ontwerpbesluiten worden bevorderd. Ook zou de invoering van een alomvattende follow-up van de portefeuille met lopende zaken mogelijk gemaakt worden, evenals een prioriteitenbeleid. Zo nodig zouden alle groepen van de uitvoerende raad bijeen kunnen komen om principiële kwesties te behandelen die alle diensten aangaan. |
| --- | --- | --- |

2.10.

In haar Speciaal verslag nr. 1/2005 stelde de Europese Rekenkamer het volgende:

„77.

Wat betreft de voorbereidende werkzaamheden (evaluaties) zijn de analyses rudimentair gebleven. De ondersteunende eenheden (magistraten, follow-up, operationele analyse) hebben nauwelijks de hand gehad in de omschrijving van doelen en de uitwerking van de in elk onderzoek te volgen strategie. De uitvoerende raad heeft niet nadrukkelijk genoeg gewezen op de noodzaak van een duidelijke formulering van de doelstellingen en verwachte resultaten van de onderzoeken (zie de paragrafen 20 en 22).

Sommige onderzoekshandelingen moeten nog beter worden gemotiveerd, de doelstellingen die de onderzoekers moeten nastreven dienen per geval te worden verduidelijkt, en er moet op aangedrongen worden dat de voorgestelde beslissingen worden onderbouwd door werkplannen. Wat de uitvoerende raad betreft zou moeten worden overwogen kleinere groepen te vormen, waarin al diegenen bijeengebracht worden die leiding geven bij de behandeling van dossiers met gemeenschappelijke kenmerken (3). Door de last van de dossierstudie voor de deelnemers te verlichten, zou een diepgaandere analyse van de ontwerpbesluiten worden bevorderd. Ook zou de invoering van een alomvattende follow-up van de portefeuille met lopende zaken mogelijk gemaakt worden, evenals een prioriteitenbeleid. Zo nodig zouden alle groepen van de uitvoerende raad bijeen kunnen komen om principiële kwesties te behandelen die alle diensten aangaan.

| 78. | De leiding van OLAF bleek doorgaans onvoldoende toe te zien op de onderzoeken (zie de paragrafen 28, 35 en 36). Aan de duur van de onderzoeken werd niet de hand gehouden (zie paragraaf 24).
  De hoofden van de eenheden moeten ervoor zorgen dat de prioriteiten in acht worden genomen en dat de werkelijke werklast van de onderzoekers bekend is en onder controle blijft. In de loop van een onderzoek moet het vergaren van bewijzen voorrang hebben op het louter vergelijken van reeds bestaande gegevens. Daartoe moet OLAF de middelen waarover het beschikt (getuigenverhoor, bezoeken ter plaatse en opvragen van stukken, operationele analyses enz.) beter benutten.”. |
| --- | --- |

78.

De leiding van OLAF bleek doorgaans onvoldoende toe te zien op de onderzoeken (zie de paragrafen 28, 35 en 36). Aan de duur van de onderzoeken werd niet de hand gehouden (zie paragraaf 24).

De hoofden van de eenheden moeten ervoor zorgen dat de prioriteiten in acht worden genomen en dat de werkelijke werklast van de onderzoekers bekend is en onder controle blijft. In de loop van een onderzoek moet het vergaren van bewijzen voorrang hebben op het louter vergelijken van reeds bestaande gegevens. Daartoe moet OLAF de middelen waarover het beschikt (getuigenverhoor, bezoeken ter plaatse en opvragen van stukken, operationele analyses enz.) beter benutten.”.

| 2.11. | Het Comité van toezicht heeft op de behoefte aan een planning van onderzoeken gewezen in zijn Advies nr. 2/2009 betreffende de „negenmaandenverslagen”:

  II —   Gebrek aan onderzoeksmethode en nauwkeurigheid en nood aan verbetering op het vlak van het interne beheer en controle van onderzoeken. | Voor succesvolle en gerichte onderzoeken is een goede onderzoeksplanning noodzakelijk. |
| --- | --- | --- |

2.11.

Het Comité van toezicht heeft op de behoefte aan een planning van onderzoeken gewezen in zijn Advies nr. 2/2009 betreffende de „negenmaandenverslagen”:

II —   Gebrek aan onderzoeksmethode en nauwkeurigheid en nood aan verbetering op het vlak van het interne beheer en controle van onderzoeken.

Voor succesvolle en gerichte onderzoeken is een goede onderzoeksplanning noodzakelijk.

| | Bij de aanvang van elk onderzoek moet het onderzoeksteam een gedetailleerd onderzoeksplan opstellen, dat grondig genoeg moet zijn om een raming te kunnen maken van een datum voor het eindbesluit. De vermelding van de „verwachte termijn voor afhandeling” is niet alleen een wettelijke verplichting van OLAF ten opzichte van het Comité van toezicht, maar ook een essentieel instrument voor het beheer van onderzoeken en het voorkomen van de negatieve gevolgen van een buitensporig lange termijn. |
| --- | --- |

Bij de aanvang van elk onderzoek moet het onderzoeksteam een gedetailleerd onderzoeksplan opstellen, dat grondig genoeg moet zijn om een raming te kunnen maken van een datum voor het eindbesluit. De vermelding van de „verwachte termijn voor afhandeling” is niet alleen een wettelijke verplichting van OLAF ten opzichte van het Comité van toezicht, maar ook een essentieel instrument voor het beheer van onderzoeken en het voorkomen van de negatieve gevolgen van een buitensporig lange termijn.

| | In dit plan moet elke beoogde stap in het onderzoek worden vermeld. Voor elke stap moet een voorafgaand tijdschema worden opgegeven. Deze planning moet schriftelijk zijn en systematisch worden opgenomen in het dossier, waardoor de herziening en raadpleging vlotter kunnen verlopen wanneer de onderzoekers geconfronteerd worden met verzoeken tot uitstel en andere vertragingen. |
| --- | --- |

In dit plan moet elke beoogde stap in het onderzoek worden vermeld. Voor elke stap moet een voorafgaand tijdschema worden opgegeven. Deze planning moet schriftelijk zijn en systematisch worden opgenomen in het dossier, waardoor de herziening en raadpleging vlotter kunnen verlopen wanneer de onderzoekers geconfronteerd worden met verzoeken tot uitstel en andere vertragingen.

| | Het management op eenheidsniveau moet de onderzoeksplannen op gezette termijn raadplegen bij de opvolging en in voorkomend geval bij de sturing van het verloop van de zaken. |
| --- | --- |

Het management op eenheidsniveau moet de onderzoeksplannen op gezette termijn raadplegen bij de opvolging en in voorkomend geval bij de sturing van het verloop van de zaken.

In de aanbevelingen van het jongste activiteitenverslag van het Comité van toezicht over 2008-2009 luidt het insgelijks:

Conclusie IV. Het Comité van toezicht heeft opgemerkt dat het toezicht op en de controle van het dagelijks onderzoeksbeheer tekort schieten. OLAF dient hierin verandering te brengen. Voor elk onderzoek moeten er nauwkeurige plannen worden opgesteld. Er moeten tijdschema's en termijnen voor alle stadia van de onderzoekscyclus, waaronder evaluaties en follow-upactiviteiten, worden overeengekomen en opgezet, alsmede een systeem om de uitkomsten te beoordelen, gebaseerd op belangrijke prestatie-indicatoren.

3.   De huidige praktijk

| 3.1. | In het Handboek operationele procedures van OLAF worden raadgevingen aan onderzoekers verstrekt voor een in de beoordelingsfase van een zaak op te stellen eerste werkplan. | 3.2.2.2. (7)
  Eerste werkplanaanbevelingen



  In dit deel dienen het voorwerp en de belangrijkste stappen van het onderzoek te worden opgegeven, voor zover zulks in dit stadium van de procedure mogelijk is. Om het directiecomité van de belangrijkste aspecten van het onderzoek op de hoogte te brengen, dienen de volgende gegevens te worden verstrekt:







  — | de in beslag te nemen data, inlichtingen en documenten; |
| --- | --- | --- | --- |

3.1.

In het Handboek operationele procedures van OLAF worden raadgevingen aan onderzoekers verstrekt voor een in de beoordelingsfase van een zaak op te stellen eerste werkplan.

3.2.2.2. (7)
  Eerste werkplanaanbevelingen

In dit deel dienen het voorwerp en de belangrijkste stappen van het onderzoek te worden opgegeven, voor zover zulks in dit stadium van de procedure mogelijk is. Om het directiecomité van de belangrijkste aspecten van het onderzoek op de hoogte te brengen, dienen de volgende gegevens te worden verstrekt:

—

de in beslag te nemen data, inlichtingen en documenten;

| — | andere te verkrijgen inlichtingen en de bron; |
| --- | --- |

—

andere te verkrijgen inlichtingen en de bron;

| — | te ondernemen onderzoeksactiviteiten; |
| --- | --- |

—

te ondernemen onderzoeksactiviteiten;

| — | een kosten-batenanalyse van de geplande acties. |
| --- | --- |

—

een kosten-batenanalyse van de geplande acties.

De verantwoordelijke zaakbeheerder dient samen met de inlichtingenfunctionaris een plan op te stellen dat betrekking heeft op de reikwijdte van de naspeuringen, de technische en (computer)forensische aspecten van het speurwerk ...

| | 3.2.2.2. (9)
  Herziening van het eerste werkplan



  Alle herzieningen van het werkplan moeten worden gedocumenteerd.... |
| --- | --- |

3.2.2.2. (9)
  Herziening van het eerste werkplan

Alle herzieningen van het werkplan moeten worden gedocumenteerd....

3.3.6.4.   
  Informatieverstrekking aan het Comité van toezicht van OLAF ...

(2)   
  Verplicht aan het Comité van toezicht te verstrekken informatie

(a)   
  Negenmaandenverslagen

Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt: „Loopt een onderzoek langer dan negen maanden, dan deelt de directeur het comité mede waarom het onderzoek nog niet kon worden afgesloten en hoeveel tijd wellicht nog nodig is om het te voltooien.”. In dit verslag, dat ook als instrument voor het toezicht wordt gebruikt, wordt zo nodig verwezen naar een herzien werkplan (nadruk van de redactie) dat elke voorgenomen stap in het onderzoek en waar mogelijk een tijdschema voor elke stap omvat. Extern uitgevoerde werkzaamheden moeten in het verslag duidelijk worden vermeld ...

| 3.2. | In het Handboek wordt verder nergens verwezen naar een werkplan, laat staan naar een in een later stadium na de opening van een onderzoek te volgen volledig onderzoeksplan. Het doel van het eerste, in de beoordelingsfase opgestelde werkplan is het directiecomité (de Executive Board) een indicatie te geven van de aanpak van het onderzoek die de voor de beoordeling verantwoordelijke onderzoeker in gedachten heeft. Deze aanpak omvat in de regel de meest voor de hand liggende taken die uit een analyse van de feiten in het kader van de beoordeling naar voren komen. |
| --- | --- |

3.2.

In het Handboek wordt verder nergens verwezen naar een werkplan, laat staan naar een in een later stadium na de opening van een onderzoek te volgen volledig onderzoeksplan. Het doel van het eerste, in de beoordelingsfase opgestelde werkplan is het directiecomité (de Executive Board) een indicatie te geven van de aanpak van het onderzoek die de voor de beoordeling verantwoordelijke onderzoeker in gedachten heeft. Deze aanpak omvat in de regel de meest voor de hand liggende taken die uit een analyse van de feiten in het kader van de beoordeling naar voren komen.

| 3.3. | Een onderzoek van de dossiers (zie punt 1.2) leert het Comité van toezicht dat de meeste eerste werkplannen geen, of in sommige gevallen slechts enkele van de in punt 3.2.2.2 (7) van het Handboek aanbevolen elementen bevatten. |
| --- | --- |

3.3.

Een onderzoek van de dossiers (zie punt 1.2) leert het Comité van toezicht dat de meeste eerste werkplannen geen, of in sommige gevallen slechts enkele van de in punt 3.2.2.2 (7) van het Handboek aanbevolen elementen bevatten.

| 3.4. | Wanneer een zaak wordt geopend, verwacht het Comité van toezicht dat de verantwoordelijke onderzoekers in overleg met hun hoofd van eenheid een volwaardig onderzoeksplan opstellen met alle in punt 2.4 en de punten 6.8 en 6.9 genoemde elementen. |
| --- | --- |

3.4.

Wanneer een zaak wordt geopend, verwacht het Comité van toezicht dat de verantwoordelijke onderzoekers in overleg met hun hoofd van eenheid een volwaardig onderzoeksplan opstellen met alle in punt 2.4 en de punten 6.8 en 6.9 genoemde elementen.

| 3.5. | Bij het opstellen van dit advies is de directeuren van de directoraten A en B en de hoofden van de eenheden A.1, A.2, A.4, B.2 en B.3 van die directoraten gevraagd naar hun ervaring met het opstellen van eerste werkplannen en onderzoeksplannen. Daaruit is gebleken dat er van een coherente praktijk of van schriftelijke richtsnoeren (afgezien van het bovenvermelde Handboek) bij de verschillende onderzoekseenheden, laat staan bij de twee onderzoeksdirectoraten, geen sprake is. |
| --- | --- |

3.5.

Bij het opstellen van dit advies is de directeuren van de directoraten A en B en de hoofden van de eenheden A.1, A.2, A.4, B.2 en B.3 van die directoraten gevraagd naar hun ervaring met het opstellen van eerste werkplannen en onderzoeksplannen. Daaruit is gebleken dat er van een coherente praktijk of van schriftelijke richtsnoeren (afgezien van het bovenvermelde Handboek) bij de verschillende onderzoekseenheden, laat staan bij de twee onderzoeksdirectoraten, geen sprake is.

| 3.6. | Evident goede werkmethoden, zoals het bijhouden van duidelijke tijdsroosters door sommige hoofden van eenheden (voornamelijk in directoraat B) en het opstellen en regelmatig herzien van kwartaalverslagen van zaken (eveneens in directoraat B), zijn niet consequent overgenomen door directoraat A. |
| --- | --- |

3.6.

Evident goede werkmethoden, zoals het bijhouden van duidelijke tijdsroosters door sommige hoofden van eenheden (voornamelijk in directoraat B) en het opstellen en regelmatig herzien van kwartaalverslagen van zaken (eveneens in directoraat B), zijn niet consequent overgenomen door directoraat A.

| 3.7. | In het algemeen is geen of onvoldoende inspanning geleverd door de directoraten om goede werkmethoden onderling uit te wisselen en de toepassing ervan te bevorderen. |
| --- | --- |

3.7.

In het algemeen is geen of onvoldoende inspanning geleverd door de directoraten om goede werkmethoden onderling uit te wisselen en de toepassing ervan te bevorderen.

| 3.8. | Het tijdsbeheersysteem wordt niet of nauwelijks gebruikt. Die terughoudendheid heeft te maken met de opvatting dat het om historische gegevens gaat (die dus betrekking hebben op voorbije gebeurtenissen), die niet nuttig zijn voor het beheer van zaken. |
| --- | --- |

3.8.

Het tijdsbeheersysteem wordt niet of nauwelijks gebruikt. Die terughoudendheid heeft te maken met de opvatting dat het om historische gegevens gaat (die dus betrekking hebben op voorbije gebeurtenissen), die niet nuttig zijn voor het beheer van zaken.

| 3.9. | Er zijn tal van internationale voorbeelden van goede werkmethoden inzake het opstellen en bezigen van onderzoeksplannen (o.a. de Verenigde Naties, het Serious Fraud Office (VK), het City of London Police Economic Crime Department), die door ons zijn bekeken. |
| --- | --- |

3.9.

Er zijn tal van internationale voorbeelden van goede werkmethoden inzake het opstellen en bezigen van onderzoeksplannen (o.a. de Verenigde Naties, het Serious Fraud Office (VK), het City of London Police Economic Crime Department), die door ons zijn bekeken.

4.   De perceptie van de hoofden van eenheden

| 4.1. | Bij de raadpleging van de hoofden van eenheden in directoraten A en B viel op dat de hoofden van eenheden in directoraat B (in het bijzonder van eenheden B2 en B3) het doen en laten van hun onderzoekers van nabij volgden en snel konden zeggen welke medewerkers inzetbaar waren voor nieuwe taken en welke nog gedurende enige tijd volop met een zaak bezig zouden zijn. Dit kwam tot uiting in de kwartaalverslagen die onderzoekers in directoraat B van elke zaak moeten opstellen en met hun hoofd van eenheid moeten bespreken. Deze verslagen omvatten een „stand van zaken” van het onderzoek, een opgave van de in het achterliggende kwartaal ondernomen acties, een opgaven van de voor het komende kwartaal geplande acties en een geactualiseerde raming van de datum van voltooiing van het onderzoek. |
| --- | --- |

4.1.

Bij de raadpleging van de hoofden van eenheden in directoraten A en B viel op dat de hoofden van eenheden in directoraat B (in het bijzonder van eenheden B2 en B3) het doen en laten van hun onderzoekers van nabij volgden en snel konden zeggen welke medewerkers inzetbaar waren voor nieuwe taken en welke nog gedurende enige tijd volop met een zaak bezig zouden zijn. Dit kwam tot uiting in de kwartaalverslagen die onderzoekers in directoraat B van elke zaak moeten opstellen en met hun hoofd van eenheid moeten bespreken. Deze verslagen omvatten een „stand van zaken” van het onderzoek, een opgave van de in het achterliggende kwartaal ondernomen acties, een opgaven van de voor het komende kwartaal geplande acties en een geactualiseerde raming van de datum van voltooiing van het onderzoek.

| 4.2. | Daarentegen vond het Comité van toezicht wat directoraat A betreft in de onderzochte dossiers weinig schriftelijk bewijs dat in het verleden überhaupt aan planning van de onderzoeken was gedaan. |
| --- | --- |

4.2.

Daarentegen vond het Comité van toezicht wat directoraat A betreft in de onderzochte dossiers weinig schriftelijk bewijs dat in het verleden überhaupt aan planning van de onderzoeken was gedaan.

| 4.3. | De directeur van directoraat A heeft recentelijk (juni 2010) ten behoeve van zijn personeel „Action Point 13” uitgevaardigd, waarin wordt aangedrongen op een „significante verbetering van het plannen van onderzoeken en het opstellen van tijdschema's” voor zaken in zijn directoraat. Overeenkomstig dit actiepunt moeten alle beoordelingsverslagen waarbij wordt voorgesteld een intern of extern onderzoek te openen, „een gedetailleerd, coherent en volledig werkplan bevatten,.een beschrijving van elke afzonderlijke activiteit en een toelichting van de doelstellingen”. En het bepaalt voorts dat „wanneer het onderzoek eenmaal is geopend, het door het directiecomité goedgekeurde werkplan verder moet worden uitgewerkt met een tijdschema voor elk van de specifieke onderzoeksstappen”. Dit werkplan moet worden ondertekend door de verantwoordelijke onderzoeker, het hoofd van de eenheid en vertegenwoordigers van eventuele andere betrokken eenheden. |
| --- | --- |

4.3.

De directeur van directoraat A heeft recentelijk (juni 2010) ten behoeve van zijn personeel „Action Point 13” uitgevaardigd, waarin wordt aangedrongen op een „significante verbetering van het plannen van onderzoeken en het opstellen van tijdschema's” voor zaken in zijn directoraat. Overeenkomstig dit actiepunt moeten alle beoordelingsverslagen waarbij wordt voorgesteld een intern of extern onderzoek te openen, „een gedetailleerd, coherent en volledig werkplan bevatten,.een beschrijving van elke afzonderlijke activiteit en een toelichting van de doelstellingen”. En het bepaalt voorts dat „wanneer het onderzoek eenmaal is geopend, het door het directiecomité goedgekeurde werkplan verder moet worden uitgewerkt met een tijdschema voor elk van de specifieke onderzoeksstappen”. Dit werkplan moet worden ondertekend door de verantwoordelijke onderzoeker, het hoofd van de eenheid en vertegenwoordigers van eventuele andere betrokken eenheden.

| 4.4. | In het actiepunt wordt eveneens voorgeschreven om voorgenomen buitenlandse dienstreizen aan een kosten-batenanalyse te onderwerpen en wordt aanbevolen „dienstreizen te beperken tot wat strikt noodzakelijk is voor het onderzoek” en „het herhalen van dienstreizen te vermijden, tenzij er echt nieuwe elementen zijn die OLAF daartoe nopen”. |
| --- | --- |

4.4.

In het actiepunt wordt eveneens voorgeschreven om voorgenomen buitenlandse dienstreizen aan een kosten-batenanalyse te onderwerpen en wordt aanbevolen „dienstreizen te beperken tot wat strikt noodzakelijk is voor het onderzoek” en „het herhalen van dienstreizen te vermijden, tenzij er echt nieuwe elementen zijn die OLAF daartoe nopen”.

5.   Analyse van dossiers

| 5.1. | Er zijn 40 door directoraten A en B behandelde dossiers willekeurig uitgekozen voor nadere bestudering. Hieruit is gebleken dat, op één uitzondering na (zie punt 5.7), in geen van beide directoraten formele onderzoeksplannen werden opgesteld. Alle of zo goed als alle dossiers (zie bijlage) bevatten eerste werkplanaanbevelingen, zoals voorgeschreven in de punten 3.2.2.2 (7) en (9) van het Handboek (zie punt 3.1 ). Dit gezegd zijnde, werd er weinig moeite gedaan om de in het Handboek vermelde inlichtingen te verstrekken en in sommige gevallen ontbraken die zelfs volledig. In een aantal gevallen werden slechts elementaire, vage „suggesties” geformuleerd, zoals:






  — | een intern onderzoek openen; |
| --- | --- | --- |

5.1.

Er zijn 40 door directoraten A en B behandelde dossiers willekeurig uitgekozen voor nadere bestudering. Hieruit is gebleken dat, op één uitzondering na (zie punt 5.7), in geen van beide directoraten formele onderzoeksplannen werden opgesteld. Alle of zo goed als alle dossiers (zie bijlage) bevatten eerste werkplanaanbevelingen, zoals voorgeschreven in de punten 3.2.2.2 (7) en (9) van het Handboek (zie punt 3.1 ). Dit gezegd zijnde, werd er weinig moeite gedaan om de in het Handboek vermelde inlichtingen te verstrekken en in sommige gevallen ontbraken die zelfs volledig. In een aantal gevallen werden slechts elementaire, vage „suggesties” geformuleerd, zoals:

—

een intern onderzoek openen;

| — | (verdachte) interviewen als betrokken partij. „Daarna zal worden beoordeeld of verdere onderzoeksstappen nodig zijn, en zo ja welke” (zaak nr. 5 in de bijlage). |
| --- | --- |

—

(verdachte) interviewen als betrokken partij. „Daarna zal worden beoordeeld of verdere onderzoeksstappen nodig zijn, en zo ja welke” (zaak nr. 5 in de bijlage).

| 5.2. | De meeste aanbevelingen van een eerste werkplan gingen niet verder dan „X interviewen, Y interviewen”, zonder verdere toelichting van welk bewijs men van de getuigen wilde verkrijgen of wat het doel van het interview was. Soms (zie zaken nr. 11, nr. 23, nr. 24, nr. 25 en nr. 26 in de bijlage) gebruikte de onderzoeker de formulering „om vast te stellen ...”, maar dat was meer uitzondering dan regel. |
| --- | --- |

5.2.

De meeste aanbevelingen van een eerste werkplan gingen niet verder dan „X interviewen, Y interviewen”, zonder verdere toelichting van welk bewijs men van de getuigen wilde verkrijgen of wat het doel van het interview was. Soms (zie zaken nr. 11, nr. 23, nr. 24, nr. 25 en nr. 26 in de bijlage) gebruikte de onderzoeker de formulering „om vast te stellen ...”, maar dat was meer uitzondering dan regel.

| 5.3. | Maar zelden werden termijnen voor de voltooiing van onderzoeken vooropgesteld of tijdschema's opgegeven; waar dat wel het geval was, bleken deze willekeurig en onrealistisch te zijn. Zo werd in een geval (zie zaak nr. 9 in de bijlage) een raming van „twee onderzoekers/10 mensdagen” vermeld, zonder verdere toelichting. Uiteindelijk namen de werkzaamheden 10 maanden in beslag. De praktijk om een raming van de duur op te nemen in de eerste beoordeling van een zaak is nu grotendeels stopgezet. |
| --- | --- |

5.3.

Maar zelden werden termijnen voor de voltooiing van onderzoeken vooropgesteld of tijdschema's opgegeven; waar dat wel het geval was, bleken deze willekeurig en onrealistisch te zijn. Zo werd in een geval (zie zaak nr. 9 in de bijlage) een raming van „twee onderzoekers/10 mensdagen” vermeld, zonder verdere toelichting. Uiteindelijk namen de werkzaamheden 10 maanden in beslag. De praktijk om een raming van de duur op te nemen in de eerste beoordeling van een zaak is nu grotendeels stopgezet.

| 5.4. | Het ontbreken van follow-upinformatie over de uitvoering van de eerste werkplannen was opmerkelijk. De dossiers bevatten geen opmerkingen of aantekeningen van het management of het directiecomité. Dit wijst erop dat het eerste werkplan zijn doel, namelijk de besluitvorming door het management te ondersteunen, niet bereikt. Daarbij moet worden aangetekend dat de eerste werkplanaanbevelingen, overeenkomstig het bovenvermelde Handboek, bedoeld zijn om het directiecomité te helpen in de fase waarin wordt beoordeeld of OLAF al dan niet een onderzoek moet openen en niet om het volledige verloop van een onderzoek te sturen. |
| --- | --- |

5.4.

Het ontbreken van follow-upinformatie over de uitvoering van de eerste werkplannen was opmerkelijk. De dossiers bevatten geen opmerkingen of aantekeningen van het management of het directiecomité. Dit wijst erop dat het eerste werkplan zijn doel, namelijk de besluitvorming door het management te ondersteunen, niet bereikt. Daarbij moet worden aangetekend dat de eerste werkplanaanbevelingen, overeenkomstig het bovenvermelde Handboek, bedoeld zijn om het directiecomité te helpen in de fase waarin wordt beoordeeld of OLAF al dan niet een onderzoek moet openen en niet om het volledige verloop van een onderzoek te sturen.

| 5.5. | Op basis van de onderzochte dossiers lijkt er, nadat het directiecomité een zaak ontvankelijk heeft verklaard, niets meer te worden ondernomen om het verdere verloop van het onderzoek te plannen. |
| --- | --- |

5.5.

Op basis van de onderzochte dossiers lijkt er, nadat het directiecomité een zaak ontvankelijk heeft verklaard, niets meer te worden ondernomen om het verdere verloop van het onderzoek te plannen.

| 5.6. | Wat betreft de dossiers op het gebied van monitoring, bijstandsverlening of coördinatie, waarvan er veel zijn in directoraat B en een aantal in directoraat A, is het duidelijk dat de criteria die in het Handboek, punten 3.2.2.2 (7) en (9), zijn bepaald voor het invullen van het beoordelingsformulier betreffende de eerste informatie, ongeschikt zijn en dat er geen gevolg aan wordt gegeven wanneer aan deze criteria niet de hand is gehouden. |
| --- | --- |

5.6.

Wat betreft de dossiers op het gebied van monitoring, bijstandsverlening of coördinatie, waarvan er veel zijn in directoraat B en een aantal in directoraat A, is het duidelijk dat de criteria die in het Handboek, punten 3.2.2.2 (7) en (9), zijn bepaald voor het invullen van het beoordelingsformulier betreffende de eerste informatie, ongeschikt zijn en dat er geen gevolg aan wordt gegeven wanneer aan deze criteria niet de hand is gehouden.

| 5.7. | Het is opmerkelijk dat het Comité van toezicht in geen van de dossiers, noch van directoraat A, noch van directoraat B, een onderzoeksplan heeft aangetroffen nadat een zaak was geopend. Wel worden in directoraat B elk kwartaal voortgangsverslagen opgesteld om de hoofden van eenheden op de hoogte te brengen van de stand van het onderzoek. |
| --- | --- |

5.7.

Het is opmerkelijk dat het Comité van toezicht in geen van de dossiers, noch van directoraat A, noch van directoraat B, een onderzoeksplan heeft aangetroffen nadat een zaak was geopend. Wel worden in directoraat B elk kwartaal voortgangsverslagen opgesteld om de hoofden van eenheden op de hoogte te brengen van de stand van het onderzoek.

| 5.8. | De enige uitzondering waar het dossier een modelonderzoeksplan bevatte, was dossier nr. 41 in de bijlage. Dit dossier kan als voorbeeld dienen voor andere: het bevat de gedetailleerde beschuldigingen, het voorwerp van het onderzoek, een realistische raming van de termijnen en een constructief eerste werkplan waarin de onderzoekswerkzaamheden nader worden bepaald. Dit werkplan werd naar behoren bijgewerkt naarmate het onderzoek vorderde, met vermelding van de voltooide en nog te verrichten werkzaamheden, en aangevuld met nieuwe taken. Bovenaan dit document staat weliswaar „Werkplan”, maar het gaat in feite om een volwaardig onderzoeksplan van het type dat het Comité van toezicht graag deel zou zien uitmaken van elk dossier. |
| --- | --- |

5.8.

De enige uitzondering waar het dossier een modelonderzoeksplan bevatte, was dossier nr. 41 in de bijlage. Dit dossier kan als voorbeeld dienen voor andere: het bevat de gedetailleerde beschuldigingen, het voorwerp van het onderzoek, een realistische raming van de termijnen en een constructief eerste werkplan waarin de onderzoekswerkzaamheden nader worden bepaald. Dit werkplan werd naar behoren bijgewerkt naarmate het onderzoek vorderde, met vermelding van de voltooide en nog te verrichten werkzaamheden, en aangevuld met nieuwe taken. Bovenaan dit document staat weliswaar „Werkplan”, maar het gaat in feite om een volwaardig onderzoeksplan van het type dat het Comité van toezicht graag deel zou zien uitmaken van elk dossier.

| 5.9. | Het Comité van toezicht wenst te onderstrepen dat het feit dat in de dossiers geen onderzoeksplannen werden gevonden, behalve in het in punt 5.8 genoemde geval, niet betekent dat onderzoeken niet met de nodige methodiek en grondigheid zijn uitgevoerd. Het is duidelijk dat de zaken vaak wel goed waren onderzocht en tot resultaten leidden. Het punt is volgens het Comité van toezicht dat onderzoeken wat de duur en de focus ervan betreft gebaat zijn bij een dynamische planning vanaf het begin en werkplannen die worden bijgewerkt naarmate de onderzoeken vorderen. |
| --- | --- |

5.9.

Het Comité van toezicht wenst te onderstrepen dat het feit dat in de dossiers geen onderzoeksplannen werden gevonden, behalve in het in punt 5.8 genoemde geval, niet betekent dat onderzoeken niet met de nodige methodiek en grondigheid zijn uitgevoerd. Het is duidelijk dat de zaken vaak wel goed waren onderzocht en tot resultaten leidden. Het punt is volgens het Comité van toezicht dat onderzoeken wat de duur en de focus ervan betreft gebaat zijn bij een dynamische planning vanaf het begin en werkplannen die worden bijgewerkt naarmate de onderzoeken vorderen.

| 5.10. | Volgens het Comité van toezicht kan aan de meeste van de in dit advies geformuleerde op- en aanmerkingen worden tegemoetgekomen als het protocol dat is vervat in het aan de eenheden van directoraat A gerichte „Action Point 13” (zie punten 4.3 en 4.4 hierboven) overal in OLAF wordt goedgekeurd en toegepast. Als die maatregel in de praktijk haar nut bewijst — wat het Comité van toezicht wel verwacht — dan zal deze hopelijk als verplichte procedure in het Handboek worden opgenomen. Het is aan de directeur-generaal om dat te beslissen. |
| --- | --- |

5.10.

Volgens het Comité van toezicht kan aan de meeste van de in dit advies geformuleerde op- en aanmerkingen worden tegemoetgekomen als het protocol dat is vervat in het aan de eenheden van directoraat A gerichte „Action Point 13” (zie punten 4.3 en 4.4 hierboven) overal in OLAF wordt goedgekeurd en toegepast. Als die maatregel in de praktijk haar nut bewijst — wat het Comité van toezicht wel verwacht — dan zal deze hopelijk als verplichte procedure in het Handboek worden opgenomen. Het is aan de directeur-generaal om dat te beslissen.

6.   Aanbevelingen

| 6.1. | Het Comité van toezicht beveelt aan om in alle operationele directoraten op een coherente, zo niet uniforme, manier aan strategische onderzoeksplanning te doen. |
| --- | --- |

6.1.

Het Comité van toezicht beveelt aan om in alle operationele directoraten op een coherente, zo niet uniforme, manier aan strategische onderzoeksplanning te doen.

| 6.2. | Het Comité van toezicht beveelt aan dat OLAF nagaat welke informatie het bureau nodig heeft om van een zaak een eerste beoordeling te maken op grond waarvan het directiecomité met kennis van zaken kan besluiten dat de zaak al dan niet ontvankelijk is, en dat het desbetreffende formulier dit weerspiegelt. Het al dan niet invullen van het formulier wordt momenteel aan de individuele beoordelaar en het hoofd van de eenheid overgelaten, en het formulier weerspiegelt nauwelijks de in het Handboek vastgestelde criteria en wordt de facto niet door het directiecomité gebruikt. |
| --- | --- |

6.2.

Het Comité van toezicht beveelt aan dat OLAF nagaat welke informatie het bureau nodig heeft om van een zaak een eerste beoordeling te maken op grond waarvan het directiecomité met kennis van zaken kan besluiten dat de zaak al dan niet ontvankelijk is, en dat het desbetreffende formulier dit weerspiegelt. Het al dan niet invullen van het formulier wordt momenteel aan de individuele beoordelaar en het hoofd van de eenheid overgelaten, en het formulier weerspiegelt nauwelijks de in het Handboek vastgestelde criteria en wordt de facto niet door het directiecomité gebruikt.

| 6.3. | Het Comité van toezicht beveelt aan dat het directiecomité de eerste werkplannen grondiger en zorgvuldiger bestudeert, en constructieve aanbevelingen doet voor latere stappen in het onderzoek. |
| --- | --- |

6.3.

Het Comité van toezicht beveelt aan dat het directiecomité de eerste werkplannen grondiger en zorgvuldiger bestudeert, en constructieve aanbevelingen doet voor latere stappen in het onderzoek.

| 6.4. | OLAF zou er in het algemeen goed aan doen een tweefasenaanpak voor het plannen van onderzoeken te volgen, bestaande uit een fase van eerste beoordeling en een fase waarin een veel gedetailleerder plan wordt opgesteld nadat een zaak geopend is. |
| --- | --- |

6.4.

OLAF zou er in het algemeen goed aan doen een tweefasenaanpak voor het plannen van onderzoeken te volgen, bestaande uit een fase van eerste beoordeling en een fase waarin een veel gedetailleerder plan wordt opgesteld nadat een zaak geopend is.

| 6.5. | Het Comité van toezicht beveelt aan dat OLAF een model van onderzoeksplan opstelt en is van oordeel dat, ook al zijn geen twee onderzoeken helemaal gelijk, er voldoende gemeenschappelijke elementen zijn die in elk onderzoeksplan zouden moeten voorkomen. Deze elementen zullen anders zijn voor de beoordelingsfase dan voor de fase waarin het onderzoek is geopend. Voor de beoordelingsfase kan worden gedacht aan de volgende elementen:






  i. | De doelstellingen en het voorwerp van het onderzoek:






  — | Om welke vermoedelijke fraude/onregelmatigheid gaat het? |
| --- | --- | --- | --- |

6.5.

Het Comité van toezicht beveelt aan dat OLAF een model van onderzoeksplan opstelt en is van oordeel dat, ook al zijn geen twee onderzoeken helemaal gelijk, er voldoende gemeenschappelijke elementen zijn die in elk onderzoeksplan zouden moeten voorkomen. Deze elementen zullen anders zijn voor de beoordelingsfase dan voor de fase waarin het onderzoek is geopend. Voor de beoordelingsfase kan worden gedacht aan de volgende elementen:

i.

De doelstellingen en het voorwerp van het onderzoek:

—

Om welke vermoedelijke fraude/onregelmatigheid gaat het?

| — | Gaat het om een strafrechtelijk, tuchtrechtelijk of administratief onderzoek? |
| --- | --- |

—

Gaat het om een strafrechtelijk, tuchtrechtelijk of administratief onderzoek?

| — | Welk bewijsmateriaal is nodig om de informatie hetzij hard te maken, hetzij zonder gevolg te laten? |
| --- | --- |

—

Welk bewijsmateriaal is nodig om de informatie hetzij hard te maken, hetzij zonder gevolg te laten?

| — | Waar kan dat bewijsmateriaal worden gevonden? |
| --- | --- |

—

Waar kan dat bewijsmateriaal worden gevonden?

| ii. | Welke geldsom kan worden gerecupereerd en welke materiële bewijzen zijn daarvoor nodig (en wat zijn de eventuele beperkingen)? |
| --- | --- |

ii.

Welke geldsom kan worden gerecupereerd en welke materiële bewijzen zijn daarvoor nodig (en wat zijn de eventuele beperkingen)?

| iii. | Hoeveel onderzoekers, inlichtingenfunctionarissen en juristen moeten voor het onderzoek worden ingezet? |
| --- | --- |

iii.

Hoeveel onderzoekers, inlichtingenfunctionarissen en juristen moeten voor het onderzoek worden ingezet?

| iv. | Wat is de vermoedelijke onderzoeksduur, rekening houdende, wanneer een dossier waarschijnlijk aan de nationale rechter zal worden doorgegeven, met nationale verjaringstermijnen die vervolging in de weg kunnen staan? |
| --- | --- |

iv.

Wat is de vermoedelijke onderzoeksduur, rekening houdende, wanneer een dossier waarschijnlijk aan de nationale rechter zal worden doorgegeven, met nationale verjaringstermijnen die vervolging in de weg kunnen staan?

| 6.6. | Het Comité van toezicht beveelt aan dat onderzoeksplannen opnieuw worden bekeken nadat het directiecomité tot opening van een zaak heeft besloten. De plannen zullen in dat geval waarschijnlijk een meer gedetailleerde omschrijving van de taken en tijdschema's voor elke stap van het onderzoek moeten bevatten, naast een opgave van de vermoedelijke kosten en werkzaamheden. |
| --- | --- |

6.6.

Het Comité van toezicht beveelt aan dat onderzoeksplannen opnieuw worden bekeken nadat het directiecomité tot opening van een zaak heeft besloten. De plannen zullen in dat geval waarschijnlijk een meer gedetailleerde omschrijving van de taken en tijdschema's voor elke stap van het onderzoek moeten bevatten, naast een opgave van de vermoedelijke kosten en werkzaamheden.

| 6.7. | Als het plan dienstreizen omvat, moet er in de planningfase op worden toegezien dat de middelen van de Unie zo doeltreffend mogelijk worden gebruikt. Bovendien moet bij de opstelling van onderzoeksplannen rekening worden gehouden met prioritaire zaken en met de beschikbare middelen. |
| --- | --- |

6.7.

Als het plan dienstreizen omvat, moet er in de planningfase op worden toegezien dat de middelen van de Unie zo doeltreffend mogelijk worden gebruikt. Bovendien moet bij de opstelling van onderzoeksplannen rekening worden gehouden met prioritaire zaken en met de beschikbare middelen.

| 6.8. | Er moet worden benadrukt dat een onderzoeksplan een dynamisch document is dat moet worden herzien wanneer ontwikkelingen in het onderzoek zelf daartoe nopen. Onderzoekers, hoofden van eenheden en directeuren moeten aan de hand van het plan gemakkelijk kunnen vaststellen of een zaak goed gaat of fout loopt. Met een goed onderzoeksplan kan een hoofd van een eenheid in één oogopslag zien:






  — | in welk stadium het onderzoek zich bevindt; |
| --- | --- | --- |

6.8.

Er moet worden benadrukt dat een onderzoeksplan een dynamisch document is dat moet worden herzien wanneer ontwikkelingen in het onderzoek zelf daartoe nopen. Onderzoekers, hoofden van eenheden en directeuren moeten aan de hand van het plan gemakkelijk kunnen vaststellen of een zaak goed gaat of fout loopt. Met een goed onderzoeksplan kan een hoofd van een eenheid in één oogopslag zien:

—

in welk stadium het onderzoek zich bevindt;

| — | of de termijnen worden gerespecteerd; |
| --- | --- |

—

of de termijnen worden gerespecteerd;

| — | of de termijnen moeten worden aangepast in geval van nieuwe prioriteiten; |
| --- | --- |

—

of de termijnen moeten worden aangepast in geval van nieuwe prioriteiten;

| — | of alle onderzoekers de geplande taken hebben uitgevoerd; |
| --- | --- |

—

of alle onderzoekers de geplande taken hebben uitgevoerd;

| — | of er taken voor de komende weken zijn gepland voor elke onderzoeker. |
| --- | --- |

—

of er taken voor de komende weken zijn gepland voor elke onderzoeker.

| 6.9. | Het Comité van toezicht hoopt voor het einde van zijn mandaat te evalueren of en in welke mate door OLAF in de praktijk gevolg is gegeven aan deze aanbevelingen betreffende het plannen van onderzoeken. |
| --- | --- |

6.9.

Het Comité van toezicht hoopt voor het einde van zijn mandaat te evalueren of en in welke mate door OLAF in de praktijk gevolg is gegeven aan deze aanbevelingen betreffende het plannen van onderzoeken.

---

(1)  In Advies nr. 2/2009

1

---

BIJLAGE 6

ADVIES Nr. 5/2010

Toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding

Brussel, 29 november 2010

INHOUD

| 1. | Inleiding |
| --- | --- |

1.

| 1.1. | Voorwerp van het advies en methode |
| --- | --- |

1.1.

| 2. | Door OLAF in acht te nemen algemene beginselen |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | De verplichting om onderzoeken onpartijdig uit te voeren |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | Redelijke termijn |
| --- | --- |

2.2.

| 2.3. | Vertrouwelijkheid van het onderzoek |
| --- | --- |

2.3.

| 3. | Procedurele waarborgen |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Interne onderzoeken |
| --- | --- |

3.1.

| 3.1.1. | Openingsfase van een onderzoek |
| --- | --- |

3.1.1.

| 3.1.1.1. | Recht van de betrokkene ingelicht te worden over zijn betrokkenheid bij een onderzoek |
| --- | --- |

3.1.1.1.

| 3.1.2. | Uitvoeringsfase van een onderzoek |
| --- | --- |

3.1.2.

| 3.1.2.1. | Verplichte machtiging van OLAF-functionarissen |
| --- | --- |

3.1.2.1.

| 3.1.2.2. | Recht van de betrokkene zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken |
| --- | --- |

3.1.2.2.

| 3.1.2.3. | Recht om zich uit te drukken in de officiële taal van zijn keuze |
| --- | --- |

3.1.2.3.

| 3.1.2.4. | Recht zich te laten bijstaan door een persoon van zijn keuze |
| --- | --- |

3.1.2.4.

| 3.1.2.5. | Recht om niet tegen zichzelf te getuigen |
| --- | --- |

3.1.2.5.

| 3.1.2.6. | Recht op bescherming van persoonsgegevens |
| --- | --- |

3.1.2.6.

| 3.1.2.7. | Recht om de onderzoeksdocumenten en/of het eindverslag in te zien |
| --- | --- |

3.1.2.7.

| 3.1.3. | Afsluitingsfase van het onderzoek |
| --- | --- |

3.1.3.

| 3.1.3.1. | Verplichting in de na afronding van het onderzoek getrokken conclusies te verwijzen naar de opmerkingen van de betrokkene |
| --- | --- |

3.1.3.1.

| 3.1.3.2. | Recht van de betrokkene van de afsluiting van het onderzoek op de hoogte te worden gesteld |
| --- | --- |

3.1.3.2.

| 3.2. | Externe onderzoeken |
| --- | --- |

3.2.

| 3.2.1. | Openingsfase van een onderzoek |
| --- | --- |

3.2.1.

| 3.2.1.1. | Informatieverstrekking aan de betrokkene |
| --- | --- |

3.2.1.1.

| 3.2.2. | Uitvoeringsfase van een onderzoek |
| --- | --- |

3.2.2.

| 3.2.2.1 | Verplichte machtiging van OLAF-functionarissen |
| --- | --- |

3.2.2.1

| 3.2.2.2. | Gelegenheid voor de betrokkene zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken |
| --- | --- |

3.2.2.2.

| 3.2.2.3. | Recht om zich uit te drukken in de officiële taal van zijn keuze |
| --- | --- |

3.2.2.3.

| 3.2.2.4. | Recht zich te laten bijstaan door een persoon van zijn keuze en vertrouwelijk karakter van de briefwisseling tussen advocaat en cliënt |
| --- | --- |

3.2.2.4.

| 3.2.2.5. | Recht om niet tegen zichzelf te getuigen |
| --- | --- |

3.2.2.5.

| 3.2.3. | Afsluitingsfase van het onderzoek |
| --- | --- |

3.2.3.

| 3.2.3.1. | Mogelijkheid om van de afsluiting van het onderzoek in kennis te worden gesteld |
| --- | --- |

3.2.3.1.

BIJLAGE

1.   INLEIDING

| 1. | Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (hierna „OLAF” genoemd) beschikt ter bestrijding van fraude, corruptie en alle andere illegale activiteiten waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad over uitgebreide bevoegdheden om administratieve onderzoeken te verrichten. Bij de uitoefening van deze bevoegdheden staat wel de eerbiediging van de mensenrechten en de fundamentele vrijheden voorop (1). Het Verdrag van Lissabon heeft deze verplichting nog aangescherpt door het Handvest van de grondrechten (hierna „het Handvest” genoemd) verbindend te maken. Het EU-recht en met name het Protocol inzake de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, evenals het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden, moeten eveneens worden nageleefd. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (hierna „OLAF” genoemd) beschikt ter bestrijding van fraude, corruptie en alle andere illegale activiteiten waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad over uitgebreide bevoegdheden om administratieve onderzoeken te verrichten. Bij de uitoefening van deze bevoegdheden staat wel de eerbiediging van de mensenrechten en de fundamentele vrijheden voorop (1). Het Verdrag van Lissabon heeft deze verplichting nog aangescherpt door het Handvest van de grondrechten (hierna „het Handvest” genoemd) verbindend te maken. Het EU-recht en met name het Protocol inzake de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, evenals het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden, moeten eveneens worden nageleefd.

| 2. | Het Comité van toezicht (hierna afgekort „het Cvt”) vestigt de aandacht op de bijzondere kenmerken van OLAF: OLAF is een dienst die onderzoeken verricht; zijn optreden vindt plaats binnen een administratief kader en kan in voorkomend geval uitmonden in gerechtelijke, financiële of tuchtrechtelijke procedures, waarbij de grondrechten onverkort moeten worden gewaarborgd. In de rechtspraak van de EU zijn sommige onderzoekshandelingen van OLAF daarom aangemerkt als voorbereidende handelingen die niet bezwaren kunnen zijn en die derhalve niet voor nietigverklaring in aanmerking komen (2). Wezenlijke vormfouten bij voorbereidende onderzoeken kunnen echter de wettigheid aantasten van het op grond van de OLAF-werkzaamheden genomen eindbesluit (3). Bovendien kan de Commissie daarvoor aansprakelijk worden gesteld. |
| --- | --- |

2.

Het Comité van toezicht (hierna afgekort „het Cvt”) vestigt de aandacht op de bijzondere kenmerken van OLAF: OLAF is een dienst die onderzoeken verricht; zijn optreden vindt plaats binnen een administratief kader en kan in voorkomend geval uitmonden in gerechtelijke, financiële of tuchtrechtelijke procedures, waarbij de grondrechten onverkort moeten worden gewaarborgd. In de rechtspraak van de EU zijn sommige onderzoekshandelingen van OLAF daarom aangemerkt als voorbereidende handelingen die niet bezwaren kunnen zijn en die derhalve niet voor nietigverklaring in aanmerking komen (2). Wezenlijke vormfouten bij voorbereidende onderzoeken kunnen echter de wettigheid aantasten van het op grond van de OLAF-werkzaamheden genomen eindbesluit (3). Bovendien kan de Commissie daarvoor aansprakelijk worden gesteld.

| 3. | Daarom is het van wezenlijk belang dat de procedurele waarborgen in de administratieve fase van OLAF-onderzoeken in acht worden genomen. Het Cvt is bovendien van mening dat de effectiviteit en de doeltreffendheid van het OLAF-optreden rechtstreeks afhangen van de eerbiediging van de grondrechten en de procedurele waarborgen. Ook de reputatie van OLAF is hierbij in het geding. Twijfels over zijn geloofwaardigheid kunnen OLAF immers vatbaarder maken voor pressie van buitenaf en ondermijning van zijn onafhankelijkheid. |
| --- | --- |

3.

Daarom is het van wezenlijk belang dat de procedurele waarborgen in de administratieve fase van OLAF-onderzoeken in acht worden genomen. Het Cvt is bovendien van mening dat de effectiviteit en de doeltreffendheid van het OLAF-optreden rechtstreeks afhangen van de eerbiediging van de grondrechten en de procedurele waarborgen. Ook de reputatie van OLAF is hierbij in het geding. Twijfels over zijn geloofwaardigheid kunnen OLAF immers vatbaarder maken voor pressie van buitenaf en ondermijning van zijn onafhankelijkheid.

1.1.   
  Voorwerp van het advies en methode

| 4. | Het Cvt heeft steeds gewezen op de noodzaak van voldoende nauwkeurige en aan de verschillende stadia van een onderzoek aangepaste procedurevoorschriften. De inachtneming van een stel duidelijke regels waarborgt niet alleen de kwaliteit, de doeltreffendheid, de transparantie en de onafhankelijkheid van onderzoeken, maar ook de wettigheid ervan en de rechtszekerheid. |
| --- | --- |

4.

Het Cvt heeft steeds gewezen op de noodzaak van voldoende nauwkeurige en aan de verschillende stadia van een onderzoek aangepaste procedurevoorschriften. De inachtneming van een stel duidelijke regels waarborgt niet alleen de kwaliteit, de doeltreffendheid, de transparantie en de onafhankelijkheid van onderzoeken, maar ook de wettigheid ervan en de rechtszekerheid.

| 5. | Deze regels zijn ten dele vervat in de huidige wetgeving en in de instructies van het Handboek operationele procedures van OLAF (hierna „het handboek” genoemd). De toepasselijke beginselen zijn evenwel versnipperd (Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG, Euratom) nr. 2185/96, Interinstitutioneel Akkoord, Statuut, enz.) en dienen te worden verduidelijkt. Het Cvt vindt het dan ook zeer belangrijk dat de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt aangegrepen om juridische duidelijkheid te scheppen in de bevoegdheden van OLAF (4). Het Cvt hoopt met dit advies een bijdrage te leveren aan het debat. |
| --- | --- |

5.

Deze regels zijn ten dele vervat in de huidige wetgeving en in de instructies van het Handboek operationele procedures van OLAF (hierna „het handboek” genoemd). De toepasselijke beginselen zijn evenwel versnipperd (Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG, Euratom) nr. 2185/96, Interinstitutioneel Akkoord, Statuut, enz.) en dienen te worden verduidelijkt. Het Cvt vindt het dan ook zeer belangrijk dat de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt aangegrepen om juridische duidelijkheid te scheppen in de bevoegdheden van OLAF (4). Het Cvt hoopt met dit advies een bijdrage te leveren aan het debat.

| 6. | Gesterkt door de ervaring van de geregelde controles op de uitvoering van onderzoeken en door de erkenning van zijn rol door het Gerecht van de EU in het arrest Franchet en Byk/Commissie (5), heeft het Cvt 28 onderzoeken bekeken waarbij OLAF in de periode december 2009-oktober 2010 inlichtingen moest doorspelen aan de nationale gerechtelijke instanties (6), met name onderzoeksverslagen en door de eenheid „Gerechtelijk en juridisch advies” opgestelde samenvattingen betreffende de wijze waarop tijdens het onderzoek sommige procedurele waarborgen in acht zijn genomen (7). Het Cvt heeft tevens het huidige juridische en operationele kader geanalyseerd, alsook de bestaande wetgevingsvoorstellen voor de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (8). |
| --- | --- |

6.

Gesterkt door de ervaring van de geregelde controles op de uitvoering van onderzoeken en door de erkenning van zijn rol door het Gerecht van de EU in het arrest Franchet en Byk/Commissie (5), heeft het Cvt 28 onderzoeken bekeken waarbij OLAF in de periode december 2009-oktober 2010 inlichtingen moest doorspelen aan de nationale gerechtelijke instanties (6), met name onderzoeksverslagen en door de eenheid „Gerechtelijk en juridisch advies” opgestelde samenvattingen betreffende de wijze waarop tijdens het onderzoek sommige procedurele waarborgen in acht zijn genomen (7). Het Cvt heeft tevens het huidige juridische en operationele kader geanalyseerd, alsook de bestaande wetgevingsvoorstellen voor de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (8).

| 7. | Het Cvt verstrekt via dit advies verduidelijkende aanbevelingen voor de toepassing van de algemene beginselen waardoor OLAF zich bij de uitoefening van zijn bevoegdheden moet laten leiden, en van de procedurele waarborgen in de verschillende fasen van het onderzoek. Dit advies gaat voorts vergezeld van een aantal bijlagen, in het bijzonder van een voorstel voor een checklist die als leidraad zou kunnen dienen voor onderzoekers met betrekking tot de toepassing van de grondrechten en de procedurele waarborgen (9). |
| --- | --- |

7.

Het Cvt verstrekt via dit advies verduidelijkende aanbevelingen voor de toepassing van de algemene beginselen waardoor OLAF zich bij de uitoefening van zijn bevoegdheden moet laten leiden, en van de procedurele waarborgen in de verschillende fasen van het onderzoek. Dit advies gaat voorts vergezeld van een aantal bijlagen, in het bijzonder van een voorstel voor een checklist die als leidraad zou kunnen dienen voor onderzoekers met betrekking tot de toepassing van de grondrechten en de procedurele waarborgen (9).

2.   DOOR OLAF IN ACHT TE NEMEN ALGEMENE BEGINSELEN

| 8. | OLAF dient zijn onderzoeken uit te voeren met inachtneming van de regels en beginselen van wettigheid, evenredigheid, onpartijdigheid, objectiviteit, billijkheid, redelijke duur, eerbiediging van het vermoeden van onschuld, vertrouwelijkheid en geheimhouding enz. Het Cvt heeft ervoor gekozen alleen de beginselen te onderzoeken die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid en waarvoor een vaste rechtspraak met betrekking tot OLAF bestaat. |
| --- | --- |

8.

OLAF dient zijn onderzoeken uit te voeren met inachtneming van de regels en beginselen van wettigheid, evenredigheid, onpartijdigheid, objectiviteit, billijkheid, redelijke duur, eerbiediging van het vermoeden van onschuld, vertrouwelijkheid en geheimhouding enz. Het Cvt heeft ervoor gekozen alleen de beginselen te onderzoeken die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid en waarvoor een vaste rechtspraak met betrekking tot OLAF bestaat.

| 9. | Het Cvt wenst tevens erop te wijzen dat OLAF-functionarissen zich tot de voorzitter van het Cvt kunnen wenden met feiten- of bewijsmateriaal betreffende mogelijke onwettige activiteiten of ernstig plichtsverzuim binnen OLAF waarvan zij kennis hebben gekregen (10). |
| --- | --- |

9.

Het Cvt wenst tevens erop te wijzen dat OLAF-functionarissen zich tot de voorzitter van het Cvt kunnen wenden met feiten- of bewijsmateriaal betreffende mogelijke onwettige activiteiten of ernstig plichtsverzuim binnen OLAF waarvan zij kennis hebben gekregen (10).

2.1.   
  De verplichting om onderzoeken onpartijdig uit te voeren

| 10. | De verplichting om onderzoeken onpartijdig uit te voeren is gekoppeld aan de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Dit houdt in dat functionarissen onbevooroordeeld en zonder enig belangenconflict handelen (11). De rechter van de Unie heeft aan dit laatste begrip een ruime interpretatie gegeven en het omschreven als elke omstandigheid ten aanzien waarvan de functionaris die over een zaak moet oordelen redelijkerwijze de inschatting moet maken dat deze door derden als een mogelijke aantasting van zijn onafhankelijkheid in de zaak in kwestie kan worden opgevat (12). |
| --- | --- |

10.

De verplichting om onderzoeken onpartijdig uit te voeren is gekoppeld aan de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Dit houdt in dat functionarissen onbevooroordeeld en zonder enig belangenconflict handelen (11). De rechter van de Unie heeft aan dit laatste begrip een ruime interpretatie gegeven en het omschreven als elke omstandigheid ten aanzien waarvan de functionaris die over een zaak moet oordelen redelijkerwijze de inschatting moet maken dat deze door derden als een mogelijke aantasting van zijn onafhankelijkheid in de zaak in kwestie kan worden opgevat (12).

| 11. | Het Cvt betreurt dat, ondanks zijn herhaalde aanbevelingen (13), de maatregelen die OLAF heeft genomen om strenge internecontroleprocedures in te voeren om ieder geval van belangenverstrengeling uit te sluiten dat de onafhankelijkheid van het onderzoek en de goede naam van het OLAF in het gedrang zou kunnen brengen, ontoereikend blijven. Het Handboek bepaalt dat onderzoekers verplicht zijn mogelijke conflicten aan de directeur-generaal te melden, maar bevat niet de uitdrukkelijke verplichting om conclusies die het onderzoeksverslag partijdig zouden kunnen maken, uit het dossier te weren (14). Het Cvt heeft vastgesteld dat onderzoekers soms in de loop van een onderzoek zonder motivering van hun opdracht zijn ontheven. Een dergelijke motivering is volgens het Cvt essentieel om kennis te hebben van de redenen waarom een onderzoeker van een onderzoek kan worden afgehaald. |
| --- | --- |

11.

Het Cvt betreurt dat, ondanks zijn herhaalde aanbevelingen (13), de maatregelen die OLAF heeft genomen om strenge internecontroleprocedures in te voeren om ieder geval van belangenverstrengeling uit te sluiten dat de onafhankelijkheid van het onderzoek en de goede naam van het OLAF in het gedrang zou kunnen brengen, ontoereikend blijven. Het Handboek bepaalt dat onderzoekers verplicht zijn mogelijke conflicten aan de directeur-generaal te melden, maar bevat niet de uitdrukkelijke verplichting om conclusies die het onderzoeksverslag partijdig zouden kunnen maken, uit het dossier te weren (14). Het Cvt heeft vastgesteld dat onderzoekers soms in de loop van een onderzoek zonder motivering van hun opdracht zijn ontheven. Een dergelijke motivering is volgens het Cvt essentieel om kennis te hebben van de redenen waarom een onderzoeker van een onderzoek kan worden afgehaald.

De huidige procedures voor controle op onpartijdigheid bij de uitvoering van onderzoeken moeten worden versterkt:

| i) | alle besluiten om OLAF-functionarissen lopende een onderzoek van hun opdracht te ontheffen, moeten met redenen worden omkleed; |
| --- | --- |

i)

alle besluiten om OLAF-functionarissen lopende een onderzoek van hun opdracht te ontheffen, moeten met redenen worden omkleed;

| ii) | voor gevallen waarin een belangenconflict wordt vastgesteld, moet in het Handboek de verplichting worden opgenomen om mogelijkerwijze „gekleurde” conclusies uit het dossier te weren. |
| --- | --- |

ii)

voor gevallen waarin een belangenconflict wordt vastgesteld, moet in het Handboek de verplichting worden opgenomen om mogelijkerwijze „gekleurde” conclusies uit het dossier te weren.

Het Cvt verheugt zich erover dat het beginsel van onpartijdigheid is opgenomen bij de waarborgen die in de voorstellen tot herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (15) worden opgesomd.

2.2.   
  Redelijke termijn

| 12. | Het recht voor betrokkenen op behandeling van hun zaak door OLAF binnen een redelijke termijn wordt gewaarborgd door artikel 41 van het Handvest. |
| --- | --- |

12.

Het recht voor betrokkenen op behandeling van hun zaak door OLAF binnen een redelijke termijn wordt gewaarborgd door artikel 41 van het Handvest.

| 13. | Een duur die niet in verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van een zaak kan ernstige nadelige gevolgen hebben, zowel voor de rechten van de verdediging van de betrokkenen als voor het succesvol afronden van een onderzoek. In het geval van inspecties van de Commissie in concurrentiezaken bijvoorbeeld, is door de rechter geoordeeld dat het naarmate er meer tijd verstrijkt moeilijk of zelfs nagenoeg onmogelijk kan worden om bewijzen te verzamelen, met name getuigenverklaringen à décharge (16). Ook kan de administratieve, disciplinaire of gerechtelijke follow-up in het gedrang komen, met name vanwege verjaring van de feiten (17), het wegvallen van elke motivering bij de nationale gerechtelijke instanties — in landen die het opportuniteitsbeginsel kennen — om al te oude feiten te vervolgen of de overschrijding van de redelijke termijn in administratieve procedures (18). |
| --- | --- |

13.

Een duur die niet in verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van een zaak kan ernstige nadelige gevolgen hebben, zowel voor de rechten van de verdediging van de betrokkenen als voor het succesvol afronden van een onderzoek. In het geval van inspecties van de Commissie in concurrentiezaken bijvoorbeeld, is door de rechter geoordeeld dat het naarmate er meer tijd verstrijkt moeilijk of zelfs nagenoeg onmogelijk kan worden om bewijzen te verzamelen, met name getuigenverklaringen à décharge (16). Ook kan de administratieve, disciplinaire of gerechtelijke follow-up in het gedrang komen, met name vanwege verjaring van de feiten (17), het wegvallen van elke motivering bij de nationale gerechtelijke instanties — in landen die het opportuniteitsbeginsel kennen — om al te oude feiten te vervolgen of de overschrijding van de redelijke termijn in administratieve procedures (18).

| 14. | Het Cvt heeft opgemerkt dat de langere duur van onderzoeken te wijten is aan verschillende factoren:






  a) | een gebrekkig beheer van sommige onderzoeken, zoals opeenvolgende personeelswisselingen. Het Cvt is zich terdege ervan bewust dat OLAF geconfronteerd kan worden met administratieve problemen, maar benadrukt dat zulks geen consequenties mag hebben voor personen die het voorwerp van een onderzoek zijn (19); |
| --- | --- | --- |

14.

Het Cvt heeft opgemerkt dat de langere duur van onderzoeken te wijten is aan verschillende factoren:

a)

een gebrekkig beheer van sommige onderzoeken, zoals opeenvolgende personeelswisselingen. Het Cvt is zich terdege ervan bewust dat OLAF geconfronteerd kan worden met administratieve problemen, maar benadrukt dat zulks geen consequenties mag hebben voor personen die het voorwerp van een onderzoek zijn (19);

| b) | onvoldoende toezicht door het management op de achterliggende redenen voor het aanslepen van onderzoeken (20), op de raming van de termijn waarbinnen het onderzoek kan worden afgerond, op de programmering van de nog te verrichten onderzoekshandelingen (21) of op het effectieve verloop van onderzoeken (zo heeft het Cvt in sommige onderzoeken bijvoorbeeld „dode” periodes vastgesteld die, zonder opgave van redenen, tot één jaar beliepen (22). |
| --- | --- |

b)

onvoldoende toezicht door het management op de achterliggende redenen voor het aanslepen van onderzoeken (20), op de raming van de termijn waarbinnen het onderzoek kan worden afgerond, op de programmering van de nog te verrichten onderzoekshandelingen (21) of op het effectieve verloop van onderzoeken (zo heeft het Cvt in sommige onderzoeken bijvoorbeeld „dode” periodes vastgesteld die, zonder opgave van redenen, tot één jaar beliepen (22).

| 15. | Het Cvt heeft eveneens vastgesteld dat in sommige dossiers periodieke verslagen (over perioden van 3 maanden of 18 maanden) zijn opgesteld over de voortgang van het onderzoek. Deze verslagen bestrijken evenwel niet de volledige onderzoeksperiode en de raming van de voor afronding benodigde tijd is soms heel erg speculatief (23). |
| --- | --- |

15.

Het Cvt heeft eveneens vastgesteld dat in sommige dossiers periodieke verslagen (over perioden van 3 maanden of 18 maanden) zijn opgesteld over de voortgang van het onderzoek. Deze verslagen bestrijken evenwel niet de volledige onderzoeksperiode en de raming van de voor afronding benodigde tijd is soms heel erg speculatief (23).

Het Cvt stelt vast dat, ondanks zijn herhaalde aanbevelingen, de maatregelen die zijn genomen om tot een regelmatig toezicht op de duur van onderzoeken te komen onvoldoende stelselmatig worden toegepast.

Het Cvt benadrukt dat het noodzakelijk is:

| i) | scherper toezicht te houden op de opstelling van de negenmaandenverslagen (24) en een systeem van regelmatige verslaglegging na het verstrijken van de termijn van negen maanden in te stellen; |
| --- | --- |

i)

scherper toezicht te houden op de opstelling van de negenmaandenverslagen (24) en een systeem van regelmatige verslaglegging na het verstrijken van de termijn van negen maanden in te stellen;

| ii) | een waarschuwingsmechanisme in te voeren voor periodes van operationele inactiviteit van meer dan drie maanden (bestaande uit een „driemaandenlijst” (25) en een automatische waarschuwing in het Case Management System — CMS). |
| --- | --- |

ii)

een waarschuwingsmechanisme in te voeren voor periodes van operationele inactiviteit van meer dan drie maanden (bestaande uit een „driemaandenlijst” (25) en een automatische waarschuwing in het Case Management System — CMS).

Het Cvt merkt op dat het houden van operationele vergaderingen op gezette tijden tot het beheersen van de duur van onderzoeken heeft bijgedragen (26) en moedigt deze praktijk aan.

Het Cvt verheugt zich erover dat de redelijke termijn van onderzoeken is opgenomen bij de waarborgen die in de voorstellen tot herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (27) worden opgesomd.

2.3.   
  Vertrouwelijkheid van het onderzoek

| 16. | De vertrouwelijkheidsregel is vervat in artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1073/1999. Deze regel vloeit ook voort uit het beginsel van goed bestuur dat door het Handvest wordt gewaarborgd (het recht van betrokkenen te verwachten dat de hen betreffende onderzoeken vertrouwelijk worden behandeld (28). Het doel ervan is het geheim van het onderzoek te waarborgen, het vermoeden van onschuld (in het bijzonder wat betreft de goede naam van de bij OLAF-onderzoeken betrokken ambtenaren of personeelsleden (29) veilig te stellen en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te beschermen (30). |
| --- | --- |

16.

De vertrouwelijkheidsregel is vervat in artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1073/1999. Deze regel vloeit ook voort uit het beginsel van goed bestuur dat door het Handvest wordt gewaarborgd (het recht van betrokkenen te verwachten dat de hen betreffende onderzoeken vertrouwelijk worden behandeld (28). Het doel ervan is het geheim van het onderzoek te waarborgen, het vermoeden van onschuld (in het bijzonder wat betreft de goede naam van de bij OLAF-onderzoeken betrokken ambtenaren of personeelsleden (29) veilig te stellen en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te beschermen (30).

| 17. | Het Cvt merkt op dat het Handboek geen duidelijke instructies bevat met betrekking tot de concrete invulling van de vertrouwelijkheidsplicht. |
| --- | --- |

17.

Het Cvt merkt op dat het Handboek geen duidelijke instructies bevat met betrekking tot de concrete invulling van de vertrouwelijkheidsplicht.

| 18. | Wat met name het verstrekken van informatie betreft, dienen twee soorten situaties te worden onderscheiden: situaties waarin OLAF informatie moet verstrekken aan de instellingen en/of aan de nationale autoriteiten en situaties waarin OLAF moet antwoorden op een verzoek om informatie van derden. |
| --- | --- |

18.

Wat met name het verstrekken van informatie betreft, dienen twee soorten situaties te worden onderscheiden: situaties waarin OLAF informatie moet verstrekken aan de instellingen en/of aan de nationale autoriteiten en situaties waarin OLAF moet antwoorden op een verzoek om informatie van derden.

—   Overdracht van informatie door OLAF

| 19. | Opdat gegevens van OLAF-onderzoeken kunnen worden meegedeeld, moet tegelijkertijd aan twee voorwaarden voldaan zijn: i) het „need-to-know”-beginsel voor degene voor wie de informatie bestemd is en ii) het beginsel van doelbinding van de overdracht (bijv. de informatie is bedoeld om de follow-up van het onderzoek mogelijk te maken of om een economisch subject te registreren in het systeem voor vroegtijdige waarschuwing) (31). |
| --- | --- |

19.

Opdat gegevens van OLAF-onderzoeken kunnen worden meegedeeld, moet tegelijkertijd aan twee voorwaarden voldaan zijn: i) het „need-to-know”-beginsel voor degene voor wie de informatie bestemd is en ii) het beginsel van doelbinding van de overdracht (bijv. de informatie is bedoeld om de follow-up van het onderzoek mogelijk te maken of om een economisch subject te registreren in het systeem voor vroegtijdige waarschuwing) (31).

| 20. | Het Cvt merkt op dat het gebrek aan duidelijke instructies aanleiding geeft tot een niet-uniforme praktijk wat betreft de opstelling van de „dissemination sheets” waarin de personen worden aangewezen die binnen de instellingen of in de lidstaten ambtshalve bevoegd zijn om kennis te nemen van inlichtingen die in het kader van OLAF-onderzoeken worden meegedeeld of verkregen. Deze documenten worden niet bij alle onderzoeken opgesteld en bestrijken niet alle meegedeelde inlichtingen. |
| --- | --- |

20.

Het Cvt merkt op dat het gebrek aan duidelijke instructies aanleiding geeft tot een niet-uniforme praktijk wat betreft de opstelling van de „dissemination sheets” waarin de personen worden aangewezen die binnen de instellingen of in de lidstaten ambtshalve bevoegd zijn om kennis te nemen van inlichtingen die in het kader van OLAF-onderzoeken worden meegedeeld of verkregen. Deze documenten worden niet bij alle onderzoeken opgesteld en bestrijken niet alle meegedeelde inlichtingen.

| 21. | Het Cvt heeft eveneens fouten in de overdracht van inlichtingen vastgesteld (32). |
| --- | --- |

21.

Het Cvt heeft eveneens fouten in de overdracht van inlichtingen vastgesteld (32).

—   Antwoord van OLAF op een verzoek om inlichtingen/toegang tot documenten van derden

| 22. | OLAF krijgt vaak verzoeken om inlichtingen of om toegang tot documenten van derden in verband met lopende of afgesloten zaken. De rechter van de Unie heeft in een recente zaak geoordeeld dat wanneer een op Verordening (EG) nr. 1049/2001 gebaseerd verzoek strekt tot het verkrijgen van toegang tot documenten die persoonsgegevens bevatten, de bepalingen van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in volle omvang van toepassing worden (33). |
| --- | --- |

22.

OLAF krijgt vaak verzoeken om inlichtingen of om toegang tot documenten van derden in verband met lopende of afgesloten zaken. De rechter van de Unie heeft in een recente zaak geoordeeld dat wanneer een op Verordening (EG) nr. 1049/2001 gebaseerd verzoek strekt tot het verkrijgen van toegang tot documenten die persoonsgegevens bevatten, de bepalingen van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in volle omvang van toepassing worden (33).

| 23. | Het Cvt merkt daarenboven op dat de rechter van de Unie, waar het gaat om staatssteun, heeft erkend dat in het algemeen mag worden aangenomen dat de documenten betreffende de onderzoekswerkzaamheden van de Commissie vertrouwelijk zijn. Op grond van deze aanname behoeft de Commissie niet voor elke weigering van toegang tot documenten document per document te motiveren waarom de toegang concreet en effectief de onderzoekswerkzaamheden zou schaden en kan zij zich voor een bepaalde categorie documenten van dezelfde aard op een gemeenschappelijke motivering beroepen (34). Het Cvt vraagt zich af of deze redenering ook op de onderzoeken van OLAF kan worden toegepast. |
| --- | --- |

23.

Het Cvt merkt daarenboven op dat de rechter van de Unie, waar het gaat om staatssteun, heeft erkend dat in het algemeen mag worden aangenomen dat de documenten betreffende de onderzoekswerkzaamheden van de Commissie vertrouwelijk zijn. Op grond van deze aanname behoeft de Commissie niet voor elke weigering van toegang tot documenten document per document te motiveren waarom de toegang concreet en effectief de onderzoekswerkzaamheden zou schaden en kan zij zich voor een bepaalde categorie documenten van dezelfde aard op een gemeenschappelijke motivering beroepen (34). Het Cvt vraagt zich af of deze redenering ook op de onderzoeken van OLAF kan worden toegepast.

Het Cvt is van mening dat OLAF systematisch, met het oog op het toezicht op de inachtneming van de vertrouwelijkheid, in elk geval waarin inlichtingen worden overgedragen een „dissemination sheet” moet opstellen waarin wordt vermeld i) welke personen binnen de instellingen of in de lidstaten ambtshalve bevoegd zijn om kennis te nemen van de inlichtingen en ii) wat het doel van de overdracht is.

Het Cvt wenst kennis te krijgen van die documenten om zich te kwijten van de hem bij artikel 8, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 opgelegde taak om toe te zien op de inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Wanneer derden verzoeken om inlichtingen of om toegang tot documenten betreffende onderzoeken, moet OLAF dit toetsen aan de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

3.   PROCEDURELE WAARBORGEN

| 24. | De meeste onderzoeken van OLAF hebben betrekking op zwaarwegende feiten met mogelijkerwijze ernstige consequenties, tot strafvervolging toe, voor de betrokkenen. Daarom is het zowel ten behoeve van de betrokken personen als voor een doeltreffende follow-up van de onderzoeken door de bevoegde autoriteiten noodzakelijk dat de in elke fase van het onderzoek in acht te nemen procedurele waarborgen worden verduidelijkt en beter worden geëerbiedigd. |
| --- | --- |

24.

De meeste onderzoeken van OLAF hebben betrekking op zwaarwegende feiten met mogelijkerwijze ernstige consequenties, tot strafvervolging toe, voor de betrokkenen. Daarom is het zowel ten behoeve van de betrokken personen als voor een doeltreffende follow-up van de onderzoeken door de bevoegde autoriteiten noodzakelijk dat de in elke fase van het onderzoek in acht te nemen procedurele waarborgen worden verduidelijkt en beter worden geëerbiedigd.

| 25. | Het Cvt heeft in zijn analyse een onderscheid gemaakt tussen interne en externe onderzoeken vanwege de verschillen bij de invulling van de toepasselijke procedurele waarborgen. |
| --- | --- |

25.

Het Cvt heeft in zijn analyse een onderscheid gemaakt tussen interne en externe onderzoeken vanwege de verschillen bij de invulling van de toepasselijke procedurele waarborgen.

3.1.   
  Interne onderzoeken

3.1.1.   Openingsfase van een onderzoek

3.1.1.1.   Recht van de betrokkene ingelicht te worden over zijn betrokkenheid bij een onderzoek

| 26. | Kennisgevingstermijn — De betrokkene moet „spoedig” worden ingelicht of „zodra” het onderzoek zijn mogelijke betrokkenheid aan het licht brengt (35). In de onderzochte zaken bedroeg de termijn waarbinnen betrokkenen zijn ingelicht van twee/drie weken tot twee maanden. Deze termijn is redelijk te noemen. |
| --- | --- |

26.

Kennisgevingstermijn — De betrokkene moet „spoedig” worden ingelicht of „zodra” het onderzoek zijn mogelijke betrokkenheid aan het licht brengt (35). In de onderzochte zaken bedroeg de termijn waarbinnen betrokkenen zijn ingelicht van twee/drie weken tot twee maanden. Deze termijn is redelijk te noemen.

| 27. | Besluit om de kennisgeving uit te stellen — De kennisgeving kan worden uitgesteld als het onderzoek daardoor geschaad dreigt te worden. Het vereiste van schriftelijke motivering (36) is een middel om te controleren of de redenen voor de uitzondering gegrond zijn en steek houden, en om elke vorm van willekeur uit te sluiten. |
| --- | --- |

27.

Besluit om de kennisgeving uit te stellen — De kennisgeving kan worden uitgesteld als het onderzoek daardoor geschaad dreigt te worden. Het vereiste van schriftelijke motivering (36) is een middel om te controleren of de redenen voor de uitzondering gegrond zijn en steek houden, en om elke vorm van willekeur uit te sluiten.

Het recht van betrokkenen bij een onderzoek om daarover te worden ingelicht, wordt geconcretiseerd door de brief waarin de opening van een onderzoek en de hun betreffende feiten worden meegedeeld. Het Cvt vindt het een goede zaak dat het Handboek voorschrijft dat besluiten om de kennisgeving uit te stellen schriftelijk moeten worden gemotiveerd.

3.1.2.   Uitvoeringsfase van een onderzoek

3.1.2.1.   Verplichte machtiging van OLAF-functionarissen

| 28. | Volgens artikel 6, leden 2 en 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 moeten OLAF-onderzoekers voor elk optreden beschikken over een schriftelijke machtiging, waarin het voorwerp van het onderzoek is vermeld (37). Voor controles ter plaatse in het kader van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 is naast de schriftelijke machtiging ook een document vereist waarin het voorwerp en het doel van de controles worden vermeld (38). |
| --- | --- |

28.

Volgens artikel 6, leden 2 en 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 moeten OLAF-onderzoekers voor elk optreden beschikken over een schriftelijke machtiging, waarin het voorwerp van het onderzoek is vermeld (37). Voor controles ter plaatse in het kader van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 is naast de schriftelijke machtiging ook een document vereist waarin het voorwerp en het doel van de controles worden vermeld (38).

3.1.2.2.   Recht van de betrokkene zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken

| 29. | Na afloop van het onderzoek kunnen geen conclusies worden getrokken waarin een persoon met name wordt genoemd zonder dat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken (39). |
| --- | --- |

29.

Na afloop van het onderzoek kunnen geen conclusies worden getrokken waarin een persoon met name wordt genoemd zonder dat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken (39).

| 30. | Verplichting de betrokkene in te lichten — Om het recht zich uit te spreken daadwerkelijk te kunnen uitoefenen, moet de betrokkene kennis hebben van alle hem of haar betreffende feiten. OLAF heeft zodoende de plicht om de feiten mondeling of schriftelijk uiteen te zetten en, daarmee samenhangend, de plicht om de opmerkingen van de betrokkene in ontvangst te nemen (40). |
| --- | --- |

30.

Verplichting de betrokkene in te lichten — Om het recht zich uit te spreken daadwerkelijk te kunnen uitoefenen, moet de betrokkene kennis hebben van alle hem of haar betreffende feiten. OLAF heeft zodoende de plicht om de feiten mondeling of schriftelijk uiteen te zetten en, daarmee samenhangend, de plicht om de opmerkingen van de betrokkene in ontvangst te nemen (40).

| 31. | De informatie moet zijn. Zo moet de betrokkene, wanneer in de loop van het onderzoek nieuwe aantijgingen worden geuit, daarvan uiterlijk de dag van de ondervraging in kennis worden gesteld. Hij/zij kan eventueel achteraf schriftelijk toelichtingen verstrekken of verzoeken om nog eens gehoord te worden (41). Deze situatie wordt in het Handboek niet behandeld. |
| --- | --- |

31.

De informatie moet zijn. Zo moet de betrokkene, wanneer in de loop van het onderzoek nieuwe aantijgingen worden geuit, daarvan uiterlijk de dag van de ondervraging in kennis worden gesteld. Hij/zij kan eventueel achteraf schriftelijk toelichtingen verstrekken of verzoeken om nog eens gehoord te worden (41). Deze situatie wordt in het Handboek niet behandeld.

| 32. | Nieuwe aantijgingen moeten door de onderzoekers worden geformuleerd om ze te onderscheiden van de eerder geuite aantijgingen (42). De Commissie is reeds veroordeeld in een zaak waarin de rechter van de Unie oordeelde dat de betrokkene niet in kennis was gesteld van een afzonderlijke en specifieke aantijging die in de loop van het onderzoek was geuit en die door OLAF was onderzocht en in zijn eindverslag vermeld (43). |
| --- | --- |

32.

Nieuwe aantijgingen moeten door de onderzoekers worden geformuleerd om ze te onderscheiden van de eerder geuite aantijgingen (42). De Commissie is reeds veroordeeld in een zaak waarin de rechter van de Unie oordeelde dat de betrokkene niet in kennis was gesteld van een afzonderlijke en specifieke aantijging die in de loop van het onderzoek was geuit en die door OLAF was onderzocht en in zijn eindverslag vermeld (43).

| 33. | Verplichting de betrokkene in de gelegenheid te stellen zich uit te spreken — OLAF moet al het nodige doen om de betrokkene in de gelegenheid te stellen zich vóór, tijdens en na de ondervraging uit te spreken:






  a) | vóór de ondervraging:






  — | toezending van de uitnodigingsbrief binnen een redelijke termijn die de betrokkene in staat stelt zich te laten vergezellen van een persoon van zijn keuze en/of zijn taalkeuze mee te delen; |
| --- | --- | --- | --- |

33.

Verplichting de betrokkene in de gelegenheid te stellen zich uit te spreken — OLAF moet al het nodige doen om de betrokkene in de gelegenheid te stellen zich vóór, tijdens en na de ondervraging uit te spreken:

a)

vóór de ondervraging:

—

toezending van de uitnodigingsbrief binnen een redelijke termijn die de betrokkene in staat stelt zich te laten vergezellen van een persoon van zijn keuze en/of zijn taalkeuze mee te delen;

| — | voldoende nauwkeurige inhoud van die brief, met name wat de ten laste gelegde feiten betreft; |
| --- | --- |

—

voldoende nauwkeurige inhoud van die brief, met name wat de ten laste gelegde feiten betreft;

| — | brief gesteld in de moedertaal van de betrokkene of in een taal die hij/zij goed beheerst; |
| --- | --- |

—

brief gesteld in de moedertaal van de betrokkene of in een taal die hij/zij goed beheerst;

| b) | tijdens de ondervraging:






  — | heldere formulering van de aantijgingen, met name als er meerdere zijn; |
| --- | --- | --- |

b)

tijdens de ondervraging:

—

heldere formulering van de aantijgingen, met name als er meerdere zijn;

| c) | na de ondervraging:






  — | effectieve mogelijkheid voor de ondervraagde het proces-verbaal van de ondervraging te lezen en opmerkingen te maken, er alle documenten in zijn/haar bezit aan toe te voegen en een afschrift ervan te krijgen. |
| --- | --- | --- |

c)

na de ondervraging:

—

effectieve mogelijkheid voor de ondervraagde het proces-verbaal van de ondervraging te lezen en opmerkingen te maken, er alle documenten in zijn/haar bezit aan toe te voegen en een afschrift ervan te krijgen.

| 34. | Het Cvt acht de daartoe door OLAF uitgevaardigde regels ontoereikend. Noch in het Handboek, noch in de modelbrief voor de ondervraging wordt melding gemaakt van de verplichting om de betrokkene een nieuwe samenvatting van de aantijgingen te doen toekomen wanneer naast die waarvan hij/zij bij de opening van het onderzoek in kennis is gesteld, nieuwe aantijgingen worden geuit. Het Handboek vermeldt evenmin in welke taal de uitnodigingsbrief voor de ondervraging moet worden gesteld. |
| --- | --- |

34.

Het Cvt acht de daartoe door OLAF uitgevaardigde regels ontoereikend. Noch in het Handboek, noch in de modelbrief voor de ondervraging wordt melding gemaakt van de verplichting om de betrokkene een nieuwe samenvatting van de aantijgingen te doen toekomen wanneer naast die waarvan hij/zij bij de opening van het onderzoek in kennis is gesteld, nieuwe aantijgingen worden geuit. Het Handboek vermeldt evenmin in welke taal de uitnodigingsbrief voor de ondervraging moet worden gesteld.

| 35. | Het Cvt heeft bovendien in de praktijk vormfouten vastgesteld (44). |
| --- | --- |

35.

Het Cvt heeft bovendien in de praktijk vormfouten vastgesteld (44).

| 36. | Besluit om het horen van de betrokkene uit te stellen — Het Cvt merkt op dat OLAF in beperkte mate van deze uitzondering gebruik heeft gemaakt, in naar behoren gemotiveerde gevallen en met de voorafgaande instemming van de secretaris-generaal of de voorzitter van de betrokken instelling (45). |
| --- | --- |

36.

Besluit om het horen van de betrokkene uit te stellen — Het Cvt merkt op dat OLAF in beperkte mate van deze uitzondering gebruik heeft gemaakt, in naar behoren gemotiveerde gevallen en met de voorafgaande instemming van de secretaris-generaal of de voorzitter van de betrokken instelling (45).

| 37. | Deze voorafgaande instemming is een waarborg voor de rechten van de verdediging (46). Gelet op het feit dat de verantwoordelijkheid voor het besluit wordt gedeeld met de voorzitter of de secretaris-generaal van een instelling, orgaan of instantie en dat OLAF zijn onderzoek pas kan voortzetten nadat deze instemming is verkregen, wenst het Cvt de aandacht te vestigen op de risico's die zijn verbonden aan dit vereiste, dat de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF kan aantasten, in het bijzonder indien de instemming wordt geweigerd of met vertraging wordt gegeven. Deze procedure kan immers heel wat tijd in beslag nemen, met alle risico's van dien dat het onderzoek in een impasse geraakt en de feiten verjaren. In twee recente gevallen heeft het Cvt een vertraging met respectievelijk vijf maanden en één jaar vastgesteld. Deze vertraging heeft het doorgeven van de onderzoeksverslagen aan de nationale gerechtelijke autoriteiten belemmerd (47). Het Cvt vindt die termijnen daarom buitensporig. |
| --- | --- |

37.

Deze voorafgaande instemming is een waarborg voor de rechten van de verdediging (46). Gelet op het feit dat de verantwoordelijkheid voor het besluit wordt gedeeld met de voorzitter of de secretaris-generaal van een instelling, orgaan of instantie en dat OLAF zijn onderzoek pas kan voortzetten nadat deze instemming is verkregen, wenst het Cvt de aandacht te vestigen op de risico's die zijn verbonden aan dit vereiste, dat de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF kan aantasten, in het bijzonder indien de instemming wordt geweigerd of met vertraging wordt gegeven. Deze procedure kan immers heel wat tijd in beslag nemen, met alle risico's van dien dat het onderzoek in een impasse geraakt en de feiten verjaren. In twee recente gevallen heeft het Cvt een vertraging met respectievelijk vijf maanden en één jaar vastgesteld. Deze vertraging heeft het doorgeven van de onderzoeksverslagen aan de nationale gerechtelijke autoriteiten belemmerd (47). Het Cvt vindt die termijnen daarom buitensporig.

Het Cvt is in het algemeen tevreden met de regels van het Handboek (48), maar stelt enkele praktische problemen vast.

Het comité beveelt OLAF aan:

| i) | bijzondere aandacht te schenken aan het helder formuleren van de aantijgingen; |
| --- | --- |

i)

bijzondere aandacht te schenken aan het helder formuleren van de aantijgingen;

| ii) | in het proces-verbaal van de ondervraging te vermelden of de betrokkene de gelegenheid heeft gehad een afschrift daarvan te krijgen, en het eventuele uitstel te motiveren in een besluit dat bij het dossier wordt gevoegd. |
| --- | --- |

ii)

in het proces-verbaal van de ondervraging te vermelden of de betrokkene de gelegenheid heeft gehad een afschrift daarvan te krijgen, en het eventuele uitstel te motiveren in een besluit dat bij het dossier wordt gevoegd.

Het Cvt is wat betreft het uitstellen van de ondervraging van een betrokkene van mening dat de weigering van de voorzitter of de secretaris-generaal van een instelling om zijn instemming te geven of het met vertraging geven van die instemming afbreuk kan doen aan de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Het Cvt is voorstander van de in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 voorgestelde wijziging, namelijk om de verplichting te beperken tot het informeren van de betrokken instelling (49).

Als toezichthouder op de onafhankelijkheid van OLAF wenst het Cvt systematisch in kennis te worden gesteld van alle gevallen waarin de instellingen hebben geweigerd in te stemmen met het uitstellen van het horen van een betrokkene of hun instemming met vertraging hebben gegeven.

3.1.2.3.   Recht om zich uit te drukken in de officiële taal van zijn keuze

| 38. | Het Cvt stelt vast dat de vrije taalkeuze momenteel weliswaar geen wettelijk recht is, maar dat betrokkenen in de praktijk in de gelegenheid worden gesteld om zich in de officiële taal van hun keuze uit te drukken. Er moet hen evenwel een voldoende lange termijn worden geboden om hun keuze kenbaar te maken. |
| --- | --- |

38.

Het Cvt stelt vast dat de vrije taalkeuze momenteel weliswaar geen wettelijk recht is, maar dat betrokkenen in de praktijk in de gelegenheid worden gesteld om zich in de officiële taal van hun keuze uit te drukken. Er moet hen evenwel een voldoende lange termijn worden geboden om hun keuze kenbaar te maken.

| 39. | Wanneer betrokkenen ermee hebben ingestemd om zich in een andere dan hun moedertaal uit te drukken, wordt dit uitdrukkelijk in het proces-verbaal van de ondervraging vermeld, ook al is dit geen voorschrift van het Handboek. Deze goede werkmethode om de instemming schriftelijk te documenteren stelt OLAF in staat ondubbelzinnig aan te tonen dat de betrokkene van zijn recht heeft afgezien. |
| --- | --- |

39.

Wanneer betrokkenen ermee hebben ingestemd om zich in een andere dan hun moedertaal uit te drukken, wordt dit uitdrukkelijk in het proces-verbaal van de ondervraging vermeld, ook al is dit geen voorschrift van het Handboek. Deze goede werkmethode om de instemming schriftelijk te documenteren stelt OLAF in staat ondubbelzinnig aan te tonen dat de betrokkene van zijn recht heeft afgezien.

Het Cvt vindt het vermelden van de taalkeuze van de betrokkene in het proces-verbaal van de ondervraging, zoals thans gebeurt, een goede werkmethode. Het Handboek zou dienovereenkomstig aangepast moeten worden.

Het Cvt beveelt aan de termijn voor het toezenden van de uitnodigingsbrief voor een ondervraging in acht te nemen, opdat betrokkenen hun recht inzake vrije taalkeuze kunnen uitoefenen.

Het Cvt vindt het een goede zaak dat dit recht uitdrukkelijk wordt opgenomen in het voorstel tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en merkt op dat daarbij eveneens de mogelijkheid wordt overwogen om van ambtenaren en andere personeelsleden van de EU te verlangen dat zij zich uitdrukken in een officiële taal die zij grondig beheersen.

3.1.2.4.   Recht zich te laten bijstaan door een persoon van zijn keuze

| 40. | Dit is momenteel geen wettelijk recht. In de praktijk stelt OLAF de betrokkenen doorgaans evenwel in de gelegenheid zich door een persoon van hun keuze te laten bijstaan. Het Cvt steunt dan ook het voorstel van de drie instellingen om dit recht op te nemen in de procedurele waarborgen die bij onderzoeken door OLAF in acht moeten worden genomen (50). |
| --- | --- |

40.

Dit is momenteel geen wettelijk recht. In de praktijk stelt OLAF de betrokkenen doorgaans evenwel in de gelegenheid zich door een persoon van hun keuze te laten bijstaan. Het Cvt steunt dan ook het voorstel van de drie instellingen om dit recht op te nemen in de procedurele waarborgen die bij onderzoeken door OLAF in acht moeten worden genomen (50).

| 41. | Het Cvt vindt het een goede zaak dat de wijze waarop de betrokkene wordt ingelicht van de mogelijkheid om dit recht uit te oefenen, in het Handboek is vastgelegd (51). Het Cvt vindt dat ook de mogelijkheid om afstand te doen van dit recht, uitdrukkelijk moet worden vermeld, wat trouwens meestal ook het geval is. Met deze goede werkmethode kunnen de functionarissen die aan de ondervraging deelnemen zich ervan verzekeren dat de voorschriften in acht zijn genomen die bepalen dat de afstand van een recht ondubbelzinnig moet zijn vastgesteld, en met kennis van zaken, dat wil zeggen met geïnformeerde toestemming (52), en uit vrije wil (53) moet zijn genomen. |
| --- | --- |

41.

Het Cvt vindt het een goede zaak dat de wijze waarop de betrokkene wordt ingelicht van de mogelijkheid om dit recht uit te oefenen, in het Handboek is vastgelegd (51). Het Cvt vindt dat ook de mogelijkheid om afstand te doen van dit recht, uitdrukkelijk moet worden vermeld, wat trouwens meestal ook het geval is. Met deze goede werkmethode kunnen de functionarissen die aan de ondervraging deelnemen zich ervan verzekeren dat de voorschriften in acht zijn genomen die bepalen dat de afstand van een recht ondubbelzinnig moet zijn vastgesteld, en met kennis van zaken, dat wil zeggen met geïnformeerde toestemming (52), en uit vrije wil (53) moet zijn genomen.

Het Cvt beveelt aan om een eventuele afstand van het recht zich door een raadsman van zijn keuze te laten bijstaan ondubbelzinnig in het proces-verbaal van de ondervraging te vermelden en dit door de betrokkene te laten ondertekenen. Het Handboek zou dienovereenkomstig aangepast moeten worden.

3.1.2.5.   Recht om niet tegen zichzelf te getuigen

| 42. | De ambtenaren en andere personeelsleden zijn verplicht ten volle mee te werken met OLAF en alle voor het onderzoek benodigde bijstand te verlenen. Daartoe dienen zij OLAF alle terzake dienende gegevens en uitleg te verstrekken (54). Volgens het Handboek hebben zij als betrokkenen anderzijds ook het recht om niet tegen zichzelf te getuigen (55). Beide beginselen moeten samengaan, waarbij het recht om niet tegen zichzelf te getuigen primeert. Zo mag de betrokkene niet worden gedwongen te bekennen dat hij/zij een onregelmatigheid heeft gepleegd, maar mag zijn/haar loyauteitsplicht anderzijds geen motivering zijn om te weigeren te verschijnen wanneer OLAF hem/haar daartoe uitnodigt. |
| --- | --- |

42.

De ambtenaren en andere personeelsleden zijn verplicht ten volle mee te werken met OLAF en alle voor het onderzoek benodigde bijstand te verlenen. Daartoe dienen zij OLAF alle terzake dienende gegevens en uitleg te verstrekken (54). Volgens het Handboek hebben zij als betrokkenen anderzijds ook het recht om niet tegen zichzelf te getuigen (55). Beide beginselen moeten samengaan, waarbij het recht om niet tegen zichzelf te getuigen primeert. Zo mag de betrokkene niet worden gedwongen te bekennen dat hij/zij een onregelmatigheid heeft gepleegd, maar mag zijn/haar loyauteitsplicht anderzijds geen motivering zijn om te weigeren te verschijnen wanneer OLAF hem/haar daartoe uitnodigt.

Het Cvt juicht de uitdrukkelijke opneming van dit recht in het voorstel tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 goed.

3.1.2.6.   Recht op bescherming van persoonsgegevens

| 43. | Dit recht is verankerd in artikel 8 van het Handvest en in het Europees Verdrag voor de rechten van de mens, alsook in artikel 8 van de Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG, Euratom) nr. 2185/96 en in Verordening (EG) nr. 45/2001. Het Cvt is van oordeel dat het belang van dit aspect een grondigere reflectie verdient, die het kader van dit advies overstijgt. |
| --- | --- |

43.

Dit recht is verankerd in artikel 8 van het Handvest en in het Europees Verdrag voor de rechten van de mens, alsook in artikel 8 van de Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG, Euratom) nr. 2185/96 en in Verordening (EG) nr. 45/2001. Het Cvt is van oordeel dat het belang van dit aspect een grondigere reflectie verdient, die het kader van dit advies overstijgt.

3.1.2.7.   Recht om de onderzoeksdocumenten en/of het eindverslag in te zien

| 44. | Volgens de rechtspraak kan de betrokkene zich niet beroepen op de rechten van de verdediging noch op artikel 41 van het Handvest (het recht van eenieder om toegang te krijgen tot het dossier hem betreffende) om de onderzoeksdocumenten en/of het eindverslag in te zien. Volgens een constante EU-rechtspraak zouden de doeltreffendheid en de vertrouwelijkheid van de aan OLAF opgedragen taak alsook de onafhankelijkheid van OLAF in gevaar kunnen komen als toegang zou worden verleend tot de documenten vóór een voor de betrokkene bezwarende eindbeslissing (56). Aangezien onderzoeksverslagen van OLAF of besluiten om het dossier door te geven aan de nationale gerechtelijke autoriteiten door de rechtspraak niet als bezwarend worden beschouwd, is OLAF niet verplicht om toegang tot het dossier te verlenen voordat een eindbesluit is vastgesteld. De rechter heeft dit recht terecht ingeperkt omdat de eerbiediging ervan volledig gewaarborgd is in de latere fasen van het onderzoek (gerechtelijke, tuchtrechtelijke of financiële follow-up). |
| --- | --- |

44.

Volgens de rechtspraak kan de betrokkene zich niet beroepen op de rechten van de verdediging noch op artikel 41 van het Handvest (het recht van eenieder om toegang te krijgen tot het dossier hem betreffende) om de onderzoeksdocumenten en/of het eindverslag in te zien. Volgens een constante EU-rechtspraak zouden de doeltreffendheid en de vertrouwelijkheid van de aan OLAF opgedragen taak alsook de onafhankelijkheid van OLAF in gevaar kunnen komen als toegang zou worden verleend tot de documenten vóór een voor de betrokkene bezwarende eindbeslissing (56). Aangezien onderzoeksverslagen van OLAF of besluiten om het dossier door te geven aan de nationale gerechtelijke autoriteiten door de rechtspraak niet als bezwarend worden beschouwd, is OLAF niet verplicht om toegang tot het dossier te verlenen voordat een eindbesluit is vastgesteld. De rechter heeft dit recht terecht ingeperkt omdat de eerbiediging ervan volledig gewaarborgd is in de latere fasen van het onderzoek (gerechtelijke, tuchtrechtelijke of financiële follow-up).

| 45. | Dit neemt niet weg dat door betrokkenen verzoeken om toegang tot documenten van de Commissie en dus van OLAF worden ingediend op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Deze verordening betreft weliswaar de toegang van het publiek tot documenten van de instellingen, maar sluit de toegang van personen tot het hun betreffende dossier niet uit, te meer omdat verzoeken niet dienen te worden gemotiveerd. OLAF kan de toegang tot zijn documenten evenwel weigeren op grond van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, in het bijzonder wanneer een onderzoek nog loopt, maar ook wanneer dit afgerond is zonder dat een besluit is genomen over de vervolgactie. Deze weigering moet met redenen worden omkleed, na een concreet en afzonderlijk onderzoek van elk gevraagd document, en er moet een reële en niet louter theoretische behoefte aan bescherming worden aangetoond (57). |
| --- | --- |

45.

Dit neemt niet weg dat door betrokkenen verzoeken om toegang tot documenten van de Commissie en dus van OLAF worden ingediend op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Deze verordening betreft weliswaar de toegang van het publiek tot documenten van de instellingen, maar sluit de toegang van personen tot het hun betreffende dossier niet uit, te meer omdat verzoeken niet dienen te worden gemotiveerd. OLAF kan de toegang tot zijn documenten evenwel weigeren op grond van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, in het bijzonder wanneer een onderzoek nog loopt, maar ook wanneer dit afgerond is zonder dat een besluit is genomen over de vervolgactie. Deze weigering moet met redenen worden omkleed, na een concreet en afzonderlijk onderzoek van elk gevraagd document, en er moet een reële en niet louter theoretische behoefte aan bescherming worden aangetoond (57).

| 46. | Het Cvt bespeurt hier een duidelijke contradictie, aangezien de EU-rechtspraak, waarbij de vaste interpretatie wordt gevolgd dat artikel 4 van het modelbesluit geen verplichting voor OLAF in het leven roept om toegang tot zijn documenten te verlenen (58), eenvoudig kan worden gecounterd met Verordening (EG) nr. 1049/2001. Zoals uit de overwegingen bij die verordening blijkt, was het de wetgever erom te doen het recht van het publiek op toegang tot documenten een zo groot mogelijk toepassingsgebied te geven om de werkzaamheden van de EU-instellingen transparanter te maken en niet specifiek om aan betrokkenen het recht te geven hun eigen dossier in te zien. Het Handvast maakt overigens ook dit onderscheid en behandelt het recht van eenieder om toegang te krijgen tot het dossier hem betreffende en het recht van iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat op toegang tot documenten van de instellingen, organen en instanties van de Unie respectievelijk in artikel 41, lid 2, en artikel 42. Er dient grondiger te worden nagedacht over het oplossen van de contradictie tussen deze verschillende beginselen. |
| --- | --- |

46.

Het Cvt bespeurt hier een duidelijke contradictie, aangezien de EU-rechtspraak, waarbij de vaste interpretatie wordt gevolgd dat artikel 4 van het modelbesluit geen verplichting voor OLAF in het leven roept om toegang tot zijn documenten te verlenen (58), eenvoudig kan worden gecounterd met Verordening (EG) nr. 1049/2001. Zoals uit de overwegingen bij die verordening blijkt, was het de wetgever erom te doen het recht van het publiek op toegang tot documenten een zo groot mogelijk toepassingsgebied te geven om de werkzaamheden van de EU-instellingen transparanter te maken en niet specifiek om aan betrokkenen het recht te geven hun eigen dossier in te zien. Het Handvast maakt overigens ook dit onderscheid en behandelt het recht van eenieder om toegang te krijgen tot het dossier hem betreffende en het recht van iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat op toegang tot documenten van de instellingen, organen en instanties van de Unie respectievelijk in artikel 41, lid 2, en artikel 42. Er dient grondiger te worden nagedacht over het oplossen van de contradictie tussen deze verschillende beginselen.

| 47. | Het Cvt heeft in de praktijk vastgesteld dat de meeste verzoeken om toegang tot documenten zijn geweigerd door OLAF op grond van de uitzonderingen waarin artikel 4, lid 1, onder b), en artikel 4, leden 2 en 3, van vorengenoemde verordening voorzien. Het Cvt steunt OLAF hierin. OLAF moet zijn weigeringsbesluiten degelijk en omstandig motiveren om te voorkomen dat zij achteraf door de rechter van de Unie worden vernietigd (59). |
| --- | --- |

47.

Het Cvt heeft in de praktijk vastgesteld dat de meeste verzoeken om toegang tot documenten zijn geweigerd door OLAF op grond van de uitzonderingen waarin artikel 4, lid 1, onder b), en artikel 4, leden 2 en 3, van vorengenoemde verordening voorzien. Het Cvt steunt OLAF hierin. OLAF moet zijn weigeringsbesluiten degelijk en omstandig motiveren om te voorkomen dat zij achteraf door de rechter van de Unie worden vernietigd (59).

| 48. | Verzoeken om op grond van Verordening (EG) nr. 45/2001 toegang te krijgen tot persoonsgegevens kan een indirecte manier zijn om documenten van OLAF in te zien. Zoals hiervoor is aangegeven, houdt het Cvt zijn advies over het aspect van de persoonsgegevens in beraad. |
| --- | --- |

48.

Verzoeken om op grond van Verordening (EG) nr. 45/2001 toegang te krijgen tot persoonsgegevens kan een indirecte manier zijn om documenten van OLAF in te zien. Zoals hiervoor is aangegeven, houdt het Cvt zijn advies over het aspect van de persoonsgegevens in beraad.

Het Cvt is van mening dat slechts in naar behoren gemotiveerde gevallen na een concreet en afzonderlijk onderzoek van elk document toegang moet worden verleend tot de vertrouwelijke documenten van OLAF. In geen geval mag deze toegang belemmeren dat OLAF zijn opdracht in volledige onafhankelijkheid uitvoert.

Er dient een diepgaandere reflectie plaats te vinden over hoe de behoefte aan bescherming van de vertrouwelijkheid van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF en de mogelijkheid voor de betrokkenen om toegang tot de onderzoeksdocumenten te vragen, met elkaar kunnen worden verzoend.

3.1.3.   Afsluitingsfase van het onderzoek

3.1.3.1.   Verplichting in de na afronding van het onderzoek getrokken conclusies te verwijzen naar de opmerkingen van de betrokkene

| 49. | Het Cvt betreurt dat deze statutaire verplichting (60) niet in het Handboek is opgenomen en in de praktijk niet altijd wordt nagekomen (61). |
| --- | --- |

49.

Het Cvt betreurt dat deze statutaire verplichting (60) niet in het Handboek is opgenomen en in de praktijk niet altijd wordt nagekomen (61).

3.1.3.2.   Recht van de betrokkene van de afsluiting van het onderzoek op de hoogte te worden gesteld

| 50. | Formeel gezien heeft de betrokkene hierop slechts recht als het onderzoek zonder verder gevolg wordt afgesloten (62). Het Cvt heeft echter vastgesteld dat de betrokkenen in de onderzochte zaken waaraan wel een gevolg is gegeven, systematisch op de hoogte zijn gesteld van de afsluiting van het onderzoek en van de doorgifteaanbevelingen van OLAF, en vindt dit positief. De doorgifte van een dossier komt immers overeen met een verwerking van persoonsgegevens in de zin van Verordening (EG) nr. 45/2001, wat de informatieverstrekking aan de betrokkene kan rechtvaardigen. Het Cvt wenst niettemin dat de wetgever deze kwestie in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 verduidelijkt en vindt dat uitzonderingen mogelijk moeten blijven wanneer het bewaren van de vertrouwelijkheid vereist is. |
| --- | --- |

50.

Formeel gezien heeft de betrokkene hierop slechts recht als het onderzoek zonder verder gevolg wordt afgesloten (62). Het Cvt heeft echter vastgesteld dat de betrokkenen in de onderzochte zaken waaraan wel een gevolg is gegeven, systematisch op de hoogte zijn gesteld van de afsluiting van het onderzoek en van de doorgifteaanbevelingen van OLAF, en vindt dit positief. De doorgifte van een dossier komt immers overeen met een verwerking van persoonsgegevens in de zin van Verordening (EG) nr. 45/2001, wat de informatieverstrekking aan de betrokkene kan rechtvaardigen. Het Cvt wenst niettemin dat de wetgever deze kwestie in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 verduidelijkt en vindt dat uitzonderingen mogelijk moeten blijven wanneer het bewaren van de vertrouwelijkheid vereist is.

| 51. | Het Cvt vindt het een goede zaak dat de verplichting voor OLAF om zijn conclusies en aanbevelingen voor te leggen aan de betrokkene voordat het eindverslag aan de bevoegde autoriteiten wordt bezorgd, in het voorstel tot herziening van Verordening(EG) nr. 1073/1999 wordt opgenomen, op voorwaarde dat geheimhouding om het vervolg van het onderzoek niet in gevaar te brengen mogelijk blijft. Het Cvt is daarentegen minder overtuigd van de noodzaak de instemming van de instellingen, organen of instanties te vragen om de informatieverstrekking aan de betrokkene uit te stellen (63). |
| --- | --- |

51.

Het Cvt vindt het een goede zaak dat de verplichting voor OLAF om zijn conclusies en aanbevelingen voor te leggen aan de betrokkene voordat het eindverslag aan de bevoegde autoriteiten wordt bezorgd, in het voorstel tot herziening van Verordening(EG) nr. 1073/1999 wordt opgenomen, op voorwaarde dat geheimhouding om het vervolg van het onderzoek niet in gevaar te brengen mogelijk blijft. Het Cvt is daarentegen minder overtuigd van de noodzaak de instemming van de instellingen, organen of instanties te vragen om de informatieverstrekking aan de betrokkene uit te stellen (63).

De verplichting om in de conclusies van het onderzoek te verwijzen naar de opmerkingen van de betrokkene moet in het Handboek worden vermeld en in de praktijk worden nagekomen.

Het Cvt vindt dat de wetgeving inzake door OLAF verrichte onderzoeken zou moeten voorschrijven dat betrokkenen op de hoogte worden gesteld van de afsluiting van het onderzoek, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen. Besluiten van OLAF om deze informatieverstrekking uit te stellen, zouden aan de bevoegde instellingen, organen of instanties uitsluitend ter kennis moeten worden gebracht.

3.2.   
  Externe onderzoeken

| 52. | Personen die het voorwerp uitmaken van een extern onderzoek genieten op dezelfde wijze als de betrokkenen bij een intern onderzoek een aantal rechten (toegang tot documenten, bescherming van persoonsgegevens, enz.). Omdat de voorschriften over de wijze waarop deze rechten moeten worden toegepast dezelfde zijn ongeacht het soort onderzoek, verwijst het Cvt naar zijn vorige overwegingen. |
| --- | --- |

52.

Personen die het voorwerp uitmaken van een extern onderzoek genieten op dezelfde wijze als de betrokkenen bij een intern onderzoek een aantal rechten (toegang tot documenten, bescherming van persoonsgegevens, enz.). Omdat de voorschriften over de wijze waarop deze rechten moeten worden toegepast dezelfde zijn ongeacht het soort onderzoek, verwijst het Cvt naar zijn vorige overwegingen.

| 53. | Het Cvt stelt in het algemeen vast dat de bestaande wettelijke bepalingen van de Unie inzake procedurele waarborgen bij externe onderzoeken van OLAF ontoereikend zijn. De manier waarop externe onderzoeken worden gevoerd, hangt in belangrijke mate af van de nationale rechtsregels (64). De toepassing van de nationale rechtsregels kan in sommige gevallen evenwel afbreuk doen aan het in artikel 325 van het Verdrag van Lissabon vervatte beginsel van gelijkwaardigheid van de daadwerkelijke bescherming tegen fraude. De herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 moet worden aangegrepen om een en ander te verduidelijken (65). |
| --- | --- |

53.

Het Cvt stelt in het algemeen vast dat de bestaande wettelijke bepalingen van de Unie inzake procedurele waarborgen bij externe onderzoeken van OLAF ontoereikend zijn. De manier waarop externe onderzoeken worden gevoerd, hangt in belangrijke mate af van de nationale rechtsregels (64). De toepassing van de nationale rechtsregels kan in sommige gevallen evenwel afbreuk doen aan het in artikel 325 van het Verdrag van Lissabon vervatte beginsel van gelijkwaardigheid van de daadwerkelijke bescherming tegen fraude. De herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 moet worden aangegrepen om een en ander te verduidelijken (65).

| 54. | Het Cvt merkt op dat het ontbreken van duidelijke regels in de Verordeningen (EG, Euratom) nr. 2988/95, (EG, Euratom) nr. 2185/96 en (EG) nr. 1073/1999 ertoe heeft geleid dat binnen OLAF uiteenlopende werkmethoden bestaan. De door het Handboek gegeven richtsnoeren lijken niet toereikend te zijn om de verschillende benaderingen van de operationele eenheden te harmoniseren. De diversiteit van de nationale rechtsregels is een goede reden om een vademecum ten behoeve van de onderzoekers op te stellen. |
| --- | --- |

54.

Het Cvt merkt op dat het ontbreken van duidelijke regels in de Verordeningen (EG, Euratom) nr. 2988/95, (EG, Euratom) nr. 2185/96 en (EG) nr. 1073/1999 ertoe heeft geleid dat binnen OLAF uiteenlopende werkmethoden bestaan. De door het Handboek gegeven richtsnoeren lijken niet toereikend te zijn om de verschillende benaderingen van de operationele eenheden te harmoniseren. De diversiteit van de nationale rechtsregels is een goede reden om een vademecum ten behoeve van de onderzoekers op te stellen.

| 55. | Het Cvt stelt tevens hiaten in de wetgeving vast waar het gaat om het verrichten van externe onderzoeken op het gebied van de directe uitgaven. Bij projecten die niet onder gedeeld beheer met de lidstaten vallen, maar exclusief door de Europese Unie worden gefinancierd, is het voor OLAF vaak lastig om te weten op welke nationale administratieve autoriteiten het een beroep kan doen voor controles ter plaatse. Anderzijds zijn de onderzoeksbevoegdheden van OLAF waarvan sprake in artikel 7 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 onvoldoende duidelijk afgebakend. Het Cvt heeft kennis gekregen van situaties waarin die hiaten het onderzoek hebben vertraagd of ernstig hebben bemoeilijkt. Het Cvt is daarom van mening dat op dit specifieke gebied duidelijkheid moet worden geschapen bij de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999. |
| --- | --- |

55.

Het Cvt stelt tevens hiaten in de wetgeving vast waar het gaat om het verrichten van externe onderzoeken op het gebied van de directe uitgaven. Bij projecten die niet onder gedeeld beheer met de lidstaten vallen, maar exclusief door de Europese Unie worden gefinancierd, is het voor OLAF vaak lastig om te weten op welke nationale administratieve autoriteiten het een beroep kan doen voor controles ter plaatse. Anderzijds zijn de onderzoeksbevoegdheden van OLAF waarvan sprake in artikel 7 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 onvoldoende duidelijk afgebakend. Het Cvt heeft kennis gekregen van situaties waarin die hiaten het onderzoek hebben vertraagd of ernstig hebben bemoeilijkt. Het Cvt is daarom van mening dat op dit specifieke gebied duidelijkheid moet worden geschapen bij de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

| 56. | Met de inwerkingtreding van het Handvest is de aandacht voor de grondrechten en de procedurele waarborgen, ongeacht het soort onderzoek, gegroeid. De bijzondere aard van OLAF als administratieve onderzoeksdienst mag daarbij evenwel niet uit het oog worden verloren. De bij externe onderzoeken na te leven procedurele verplichtingen zonder meer overnemen van die welke bij interne onderzoeken gelden, zou een miskenning zijn van de respectieve aard van beide soorten onderzoek en de doeltreffendheid van de onderzoeken ernstig kunnen aantasten, zonder dat de rechten van betrokkenen daardoor substantieel beter worden beschermd. |
| --- | --- |

56.

Met de inwerkingtreding van het Handvest is de aandacht voor de grondrechten en de procedurele waarborgen, ongeacht het soort onderzoek, gegroeid. De bijzondere aard van OLAF als administratieve onderzoeksdienst mag daarbij evenwel niet uit het oog worden verloren. De bij externe onderzoeken na te leven procedurele verplichtingen zonder meer overnemen van die welke bij interne onderzoeken gelden, zou een miskenning zijn van de respectieve aard van beide soorten onderzoek en de doeltreffendheid van de onderzoeken ernstig kunnen aantasten, zonder dat de rechten van betrokkenen daardoor substantieel beter worden beschermd.

3.2.1.   Openingsfase van een onderzoek

3.2.1.1.   Informatieverstrekking aan de betrokkene

| 57. | Er is momenteel geen wettelijke verplichting voor OLAF om personen erover in te lichten dat zij bij een onderzoek betrokken zijn. De reden om geen informatie te verstrekken, is steeds dat het onderzoek zulks vereist. Met name controles ter plaatse worden immers vaak onverwacht uitgevoerd. De betrokken lidstaat van tevoren in kennis stellen van een ophanden zijnde controle ter plaatse (maar niet van het feit dat een onderzoek is geopend) gebeurt om praktische redenen, conform het beginsel van loyale samenwerking (66). Die kennisgeving moet „voldoende lang” vóór de controle plaatsvinden. Het Handboek schrijft daarentegen voor dat de betrokkene wordt ingelicht wanneer er geen gevaar is dat het onderzoek daardoor in gevaar wordt gebracht (67). Deze benadering wordt ook gevolgd in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999. |
| --- | --- |

57.

Er is momenteel geen wettelijke verplichting voor OLAF om personen erover in te lichten dat zij bij een onderzoek betrokken zijn. De reden om geen informatie te verstrekken, is steeds dat het onderzoek zulks vereist. Met name controles ter plaatse worden immers vaak onverwacht uitgevoerd. De betrokken lidstaat van tevoren in kennis stellen van een ophanden zijnde controle ter plaatse (maar niet van het feit dat een onderzoek is geopend) gebeurt om praktische redenen, conform het beginsel van loyale samenwerking (66). Die kennisgeving moet „voldoende lang” vóór de controle plaatsvinden. Het Handboek schrijft daarentegen voor dat de betrokkene wordt ingelicht wanneer er geen gevaar is dat het onderzoek daardoor in gevaar wordt gebracht (67). Deze benadering wordt ook gevolgd in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

| 58. | Het Cvt heeft vastgesteld dat bij het merendeel van de externe onderzoeken de betrokken natuurlijke en/of rechtspersonen werden geïnformeerd, via een kennisgeving van de opening van het onderzoek of een aankondiging van een controle ter plaatse, dan wel bij de controles ter plaatse zelf. Besluiten om de betrokkene niet in te lichten, werden doorgaans gemotiveerd. Deze motiveringen zijn evenwel slechts te vinden in de naar aanleiding van de doorgifte van informatie aan de nationale gerechtelijke autoriteiten opgestelde documenten. |
| --- | --- |

58.

Het Cvt heeft vastgesteld dat bij het merendeel van de externe onderzoeken de betrokken natuurlijke en/of rechtspersonen werden geïnformeerd, via een kennisgeving van de opening van het onderzoek of een aankondiging van een controle ter plaatse, dan wel bij de controles ter plaatse zelf. Besluiten om de betrokkene niet in te lichten, werden doorgaans gemotiveerd. Deze motiveringen zijn evenwel slechts te vinden in de naar aanleiding van de doorgifte van informatie aan de nationale gerechtelijke autoriteiten opgestelde documenten.

Het Cvt is van mening dat voorafgaande kennisgeving van de opening van een onderzoek aan de betrokkene in sommige gevallen de doeltreffendheid ervan (en met name die van controles ter plaatse) kan schaden en de procedurelast voor OLAF kan verzwaren. Bij de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dient met dit risico rekening worden gehouden. Voordat het inlichten van de betrokkene verplicht wordt gesteld, moeten de eventuele gevolgen daarvan voor de doeltreffendheid van het onderzoek grondiger worden bestudeerd.

3.2.2.   Uitvoeringsfase van een onderzoek

3.2.2.1   Verplichte machtiging van OLAF-functionarissen

| 59. | Bij controles ter plaatse in het kader van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 moeten de onderzoekers een schriftelijke bevoegdheidsverklaring voorleggen, waarin hun identiteit en hoedanigheid zijn vermeld, waarbij een document is gevoegd waarop het voorwerp en het doel van de controle of verificatie ter plaatse zijn vermeld (68). Deze laatste verplichting moet de rechten van de verdediging vrijwaren (69). |
| --- | --- |

59.

Bij controles ter plaatse in het kader van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 moeten de onderzoekers een schriftelijke bevoegdheidsverklaring voorleggen, waarin hun identiteit en hoedanigheid zijn vermeld, waarbij een document is gevoegd waarop het voorwerp en het doel van de controle of verificatie ter plaatse zijn vermeld (68). Deze laatste verplichting moet de rechten van de verdediging vrijwaren (69).

| 60. | Het Cvt stelt vast dat deze bepalingen niet eenvormig worden toegepast. De schriftelijke bevoegdheidsverklaring (artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999) heeft de vorm van een door het eenheidshoofd ondertekend „besluit tot aanstelling” van de personen die gemachtigd zijn het onderzoek uit te voeren. De schriftelijke machtiging (artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999) moet altijd het voorwerp en het doel van het onderzoek vermelden, maar in sommige gevallen is de naam van de aangewezen functionarissen niet vermeld en in andere is bij de machtiging een ontvangstbewijs gevoegd dat moet worden afgetekend door de marktdeelnemer die het voorwerp van een controle ter plaatse uitmaakt. Daarenboven wordt in het proces-verbaal van ondervragingen of controles ter plaatse niet systematisch vermeld of de OLAF-functionarissen hun machtiging effectief hebben laten zien, hoewel dat betwistingen achteraf zou kunnen voorkomen. |
| --- | --- |

60.

Het Cvt stelt vast dat deze bepalingen niet eenvormig worden toegepast. De schriftelijke bevoegdheidsverklaring (artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999) heeft de vorm van een door het eenheidshoofd ondertekend „besluit tot aanstelling” van de personen die gemachtigd zijn het onderzoek uit te voeren. De schriftelijke machtiging (artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999) moet altijd het voorwerp en het doel van het onderzoek vermelden, maar in sommige gevallen is de naam van de aangewezen functionarissen niet vermeld en in andere is bij de machtiging een ontvangstbewijs gevoegd dat moet worden afgetekend door de marktdeelnemer die het voorwerp van een controle ter plaatse uitmaakt. Daarenboven wordt in het proces-verbaal van ondervragingen of controles ter plaatse niet systematisch vermeld of de OLAF-functionarissen hun machtiging effectief hebben laten zien, hoewel dat betwistingen achteraf zou kunnen voorkomen.

Het Cvt beveelt aan de praktijk inzake toewijzing van opdrachten aan OLAF-functionarissen te harmoniseren en duidelijke regels te hanteren.

In het proces-verbaal van controles ter plaatse en/of ondervragingen moet uitdrukkelijk worden vermeld of de onderzoekers hun machtiging hebben laten zien, om betwistingen achteraf te voorkomen.

3.2.2.2.   Gelegenheid voor de betrokkene zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken

| 61. | Anders dan bij interne onderzoeken, kent de wetgeving van de Unie aan de betrokkene geen formeel recht toe om zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken. Volgens het Handboek kan de betrokkene evenwel in de gelegenheid worden gesteld zich uit te spreken voordat slotconclusies worden getrokken (70). |
| --- | --- |

61.

Anders dan bij interne onderzoeken, kent de wetgeving van de Unie aan de betrokkene geen formeel recht toe om zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken. Volgens het Handboek kan de betrokkene evenwel in de gelegenheid worden gesteld zich uit te spreken voordat slotconclusies worden getrokken (70).

| 62. | In artikel 7 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 worden de bevoegdheden van OLAF bij controles ter plaatse opgesomd. De opsomming is niet exhaustief en vermeldt niet uitdrukkelijk de bevoegdheid om formele ondervragingen te verrichten of mondelinge toelichtingen te vragen bij controles ter plaatse (71). Deze bevoegdheid om door middel van een controle ter plaatse toegang te krijgen „tot alle gegevens betreffende de betrokken transacties” kan evenwel op grond van de nationale wetgeving worden uitgeoefend. Het Cvt heeft bij zijn analyse van de onderzoeken vastgesteld dat soms formele ondervragingen hebben plaatsgevonden, terwijl de betrokkenen in andere gevallen bij controles ter plaatse in de gelegenheid zijn gesteld zich uit te spreken, maar zonder dat er sprake was van een formele ondervraging. Als er geen ondervraging heeft plaatsgevonden, wordt dit tot dusver overigens pas bij de doorgifte van de informatie aan de nationale gerechtelijke autoriteiten gemotiveerd. |
| --- | --- |

62.

In artikel 7 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 worden de bevoegdheden van OLAF bij controles ter plaatse opgesomd. De opsomming is niet exhaustief en vermeldt niet uitdrukkelijk de bevoegdheid om formele ondervragingen te verrichten of mondelinge toelichtingen te vragen bij controles ter plaatse (71). Deze bevoegdheid om door middel van een controle ter plaatse toegang te krijgen „tot alle gegevens betreffende de betrokken transacties” kan evenwel op grond van de nationale wetgeving worden uitgeoefend. Het Cvt heeft bij zijn analyse van de onderzoeken vastgesteld dat soms formele ondervragingen hebben plaatsgevonden, terwijl de betrokkenen in andere gevallen bij controles ter plaatse in de gelegenheid zijn gesteld zich uit te spreken, maar zonder dat er sprake was van een formele ondervraging. Als er geen ondervraging heeft plaatsgevonden, wordt dit tot dusver overigens pas bij de doorgifte van de informatie aan de nationale gerechtelijke autoriteiten gemotiveerd.

| 63. | Het Cvt merkt op dat in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt voorgesteld OLAF te verplichten de betrokkenen te horen, met mogelijkheid tot uitstel in uitzonderingsgevallen. Het Cvt vindt het noodzakelijk onderzoeksbevoegdheden zoals het overgaan tot ondervraging of het vragen van mondelinge toelichtingen uitdrukkelijk te regelen in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 om de rechtszekerheid en een coherente en uniforme toepassing van de procedureregels te waarborgen. |
| --- | --- |

63.

Het Cvt merkt op dat in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt voorgesteld OLAF te verplichten de betrokkenen te horen, met mogelijkheid tot uitstel in uitzonderingsgevallen. Het Cvt vindt het noodzakelijk onderzoeksbevoegdheden zoals het overgaan tot ondervraging of het vragen van mondelinge toelichtingen uitdrukkelijk te regelen in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 om de rechtszekerheid en een coherente en uniforme toepassing van de procedureregels te waarborgen.

| 64. | Het Cvt vindt evenwel dat overregulering moet worden vermeden en dat een dergelijke verduidelijking van de onderzoeksbevoegdheden niet noodzakelijkerwijs tot stand moet worden gebracht via een verplichting voor OLAF om de betrokkenen te horen, teneinde het onderzoek niet te bemoeilijken en de reeds te lange procedure niet nog langer te maken. Het administratieve onderzoek van OLAF is immers maar de voorbereidende fase van een omvangrijker proces. De inachtneming van de rechten van de verdediging moet worden bezien in het licht van het geheel van het onderzoek, dat wil zeggen rekening houdende met het administratieve, tuchtrechtelijke of gerechtelijke vervolg van het onderzoek, waarin het beginsel van hoor en wederhoor volledig wordt gewaarborgd. Bovendien worden, in de huidige stand van de rechtspraak van de Unie, de onderzoekshandelingen van OLAF niet als bezwarende besluiten beschouwd en tast de verkorte toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor en van de rechten van de verdediging in dit stadium in principe dus niet de rechtspositie van de betrokkenen aan (72). |
| --- | --- |

64.

Het Cvt vindt evenwel dat overregulering moet worden vermeden en dat een dergelijke verduidelijking van de onderzoeksbevoegdheden niet noodzakelijkerwijs tot stand moet worden gebracht via een verplichting voor OLAF om de betrokkenen te horen, teneinde het onderzoek niet te bemoeilijken en de reeds te lange procedure niet nog langer te maken. Het administratieve onderzoek van OLAF is immers maar de voorbereidende fase van een omvangrijker proces. De inachtneming van de rechten van de verdediging moet worden bezien in het licht van het geheel van het onderzoek, dat wil zeggen rekening houdende met het administratieve, tuchtrechtelijke of gerechtelijke vervolg van het onderzoek, waarin het beginsel van hoor en wederhoor volledig wordt gewaarborgd. Bovendien worden, in de huidige stand van de rechtspraak van de Unie, de onderzoekshandelingen van OLAF niet als bezwarende besluiten beschouwd en tast de verkorte toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor en van de rechten van de verdediging in dit stadium in principe dus niet de rechtspositie van de betrokkenen aan (72).

3.2.2.3.   Recht om zich uit te drukken in de officiële taal van zijn keuze

| 65. | Overeenkomstig Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 moeten de onderzoeksverslagen worden opgesteld met inachtneming van de nationale procedurevoorschriften. Dit betekent dat de mondelinge toelichtingen die betrokkenen verstrekken bij controles ter plaatse moeten worden genoteerd in de taal van de lidstaat waar de controle plaatsvindt. Het Cvt heeft vastgesteld dat dit voorschrift door OLAF steeds is nageleefd. Bij formele ondervragingen zijn de betrokkenen bovendien in de gelegenheid gesteld zich in de taal van hun keuze uit te drukken. |
| --- | --- |

65.

Overeenkomstig Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 moeten de onderzoeksverslagen worden opgesteld met inachtneming van de nationale procedurevoorschriften. Dit betekent dat de mondelinge toelichtingen die betrokkenen verstrekken bij controles ter plaatse moeten worden genoteerd in de taal van de lidstaat waar de controle plaatsvindt. Het Cvt heeft vastgesteld dat dit voorschrift door OLAF steeds is nageleefd. Bij formele ondervragingen zijn de betrokkenen bovendien in de gelegenheid gesteld zich in de taal van hun keuze uit te drukken.

3.2.2.4.   Recht zich te laten bijstaan door een persoon van zijn keuze en vertrouwelijk karakter van de briefwisseling tussen advocaat en cliënt

| 66. | Bijstand door een persoon van zijn keuze is momenteel geen wettelijk recht. Het Cvt steunt dan ook het voorstel van de drie instellingen om dit recht op te nemen bij de procedurele waarborgen die bij onderzoeken door OLAF in acht moeten worden genomen (73). Dit recht zou ook kunnen worden verleend aan marktdeelnemers bij controles ter plaatse, met name wanneer de nationale wetgeving daarin voorziet. |
| --- | --- |

66.

Bijstand door een persoon van zijn keuze is momenteel geen wettelijk recht. Het Cvt steunt dan ook het voorstel van de drie instellingen om dit recht op te nemen bij de procedurele waarborgen die bij onderzoeken door OLAF in acht moeten worden genomen (73). Dit recht zou ook kunnen worden verleend aan marktdeelnemers bij controles ter plaatse, met name wanneer de nationale wetgeving daarin voorziet.

| 67. | Het Cvt verwijst in dit verband naar de rechtspraak van de Unie betreffende de bevoegdheden van de Commissie om de naleving van de mededingingsregels te controleren. De onderzoeken op dat gebied hebben met de onderzoeken van OLAF gemeen dat zij erop gericht zijn bewijzen te verzamelen om de juistheid en de strekking van een bepaalde feitelijke of rechtstoestand na te gaan. Het is constante rechtspraak van de rechter van de Unie dat de rechten van de verdediging weliswaar slechts gelden in administratieve procedures die tot de oplegging van sancties kunnen leiden, maar dat daarnaast moet worden vermeden dat die rechten onherstelbare schade lijden in het kader van een voorafgaand onderzoek, met name bij verificaties, daar deze beslissend kunnen zijn voor de totstandkoming van het bewijs van de onrechtmatigheid van gedragingen van ondernemingen, waarvoor deze aansprakelijk zijn. Ook al komen derhalve bepaalde rechten van de verdediging enkel aan de orde in procedures op tegenspraak, [...], andere rechten, zoals het recht op rechtsbijstand en het recht op eerbiediging van het vertrouwelijk karakter van de briefwisseling tussen advocaat en cliënt moeten ook reeds in het voorafgaand onderzoek worden geëerbiedigd (74). |
| --- | --- |

67.

Het Cvt verwijst in dit verband naar de rechtspraak van de Unie betreffende de bevoegdheden van de Commissie om de naleving van de mededingingsregels te controleren. De onderzoeken op dat gebied hebben met de onderzoeken van OLAF gemeen dat zij erop gericht zijn bewijzen te verzamelen om de juistheid en de strekking van een bepaalde feitelijke of rechtstoestand na te gaan. Het is constante rechtspraak van de rechter van de Unie dat de rechten van de verdediging weliswaar slechts gelden in administratieve procedures die tot de oplegging van sancties kunnen leiden, maar dat daarnaast moet worden vermeden dat die rechten onherstelbare schade lijden in het kader van een voorafgaand onderzoek, met name bij verificaties, daar deze beslissend kunnen zijn voor de totstandkoming van het bewijs van de onrechtmatigheid van gedragingen van ondernemingen, waarvoor deze aansprakelijk zijn. Ook al komen derhalve bepaalde rechten van de verdediging enkel aan de orde in procedures op tegenspraak, [...], andere rechten, zoals het recht op rechtsbijstand en het recht op eerbiediging van het vertrouwelijk karakter van de briefwisseling tussen advocaat en cliënt moeten ook reeds in het voorafgaand onderzoek worden geëerbiedigd (74).

Het Cvt vindt het een goede zaak dat het recht zich te laten bijstaan door een persoon van zijn keuze bij de procedurele waarborgen wordt opgenomen in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en is van mening dat dit recht zowel bij ondervragingen als bij controles ter plaatse zou moeten gelden.

3.2.2.5.   Recht om niet tegen zichzelf te getuigen

| 68. | Evenmin als voor interne onderzoeken, bestaat er voor externe onderzoeken van OLAF specifieke rechtspraak met betrekking tot dit recht en de toepassing ervan. Het maakt evenwel deel uit van de procedurele waarborgen die in het Handboek worden genoemd en waarvan de invoering in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt overwogen. |
| --- | --- |

68.

Evenmin als voor interne onderzoeken, bestaat er voor externe onderzoeken van OLAF specifieke rechtspraak met betrekking tot dit recht en de toepassing ervan. Het maakt evenwel deel uit van de procedurele waarborgen die in het Handboek worden genoemd en waarvan de invoering in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt overwogen.

| 69. | Het Cvt verwijst opnieuw naar de rechtspraak op mededingingsgebied en merkt op dat de rechter van de Unie heeft geoordeeld dat het recht van ondernemingen om zichzelf niet te beschuldigen moet worden geëerbiedigd vanaf het vooronderzoek dat de contradictoire fase van de procedure bij de Commissie voorafgaat. Ondernemingen kunnen worden verplicht om alle noodzakelijke inlichtingen te verstrekken over feiten waarvan zij eventueel kennis hebben, en om in hun bezit zijnde documenten die vervolgens tegen hen of tegen andere ondernemingen kunnen worden gebruikt, over te leggen (75). Zij kunnen evenwel niet worden verplicht antwoorden te geven waardoor zij het bestaan van een inbreuk, die de Commissie heeft te bewijzen, zouden moeten erkennen (76). |
| --- | --- |

69.

Het Cvt verwijst opnieuw naar de rechtspraak op mededingingsgebied en merkt op dat de rechter van de Unie heeft geoordeeld dat het recht van ondernemingen om zichzelf niet te beschuldigen moet worden geëerbiedigd vanaf het vooronderzoek dat de contradictoire fase van de procedure bij de Commissie voorafgaat. Ondernemingen kunnen worden verplicht om alle noodzakelijke inlichtingen te verstrekken over feiten waarvan zij eventueel kennis hebben, en om in hun bezit zijnde documenten die vervolgens tegen hen of tegen andere ondernemingen kunnen worden gebruikt, over te leggen (75). Zij kunnen evenwel niet worden verplicht antwoorden te geven waardoor zij het bestaan van een inbreuk, die de Commissie heeft te bewijzen, zouden moeten erkennen (76).

| 70. | Het Cvt vraagt zich echter af of deze beginselen op de onderzoeken van OLAF kunnen worden toegepast. In tegenstelling tot de Commissie op mededingingsgebied, beschikt OLAF immers niet over eigen sanctiebevoegdheden, maar kan zij, wanneer marktdeelnemers zich tegen een controle of verificatie ter plaatse verzetten, met inachtneming van de nationale voorschriften een beroep doen op de assistentie van de betrokken lidstaat. |
| --- | --- |

70.

Het Cvt vraagt zich echter af of deze beginselen op de onderzoeken van OLAF kunnen worden toegepast. In tegenstelling tot de Commissie op mededingingsgebied, beschikt OLAF immers niet over eigen sanctiebevoegdheden, maar kan zij, wanneer marktdeelnemers zich tegen een controle of verificatie ter plaatse verzetten, met inachtneming van de nationale voorschriften een beroep doen op de assistentie van de betrokken lidstaat.

3.2.3.   Afsluitingsfase van het onderzoek

3.2.3.1.   Mogelijkheid om van de afsluiting van het onderzoek in kennis te worden gesteld

| 71. | OLAF is niet verplicht de betrokkenen in kennis te stellen van de afsluiting van het onderzoek en/of van zijn conclusies en aanbevelingen. Het Handboek schrijft een dergelijke kennisgeving voor, tenzij zulks het vervolg van het onderzoek kan schaden. In de praktijk echter, wordt in de bestudeerde onderzoeken zelden melding gemaakt van die kennisgeving. Met betrekking tot onderzoeken naar uitgaven die door de Commissie direct aan de begunstigden worden gedaan, is de praktijk van OLAF niet uniform. |
| --- | --- |

71.

OLAF is niet verplicht de betrokkenen in kennis te stellen van de afsluiting van het onderzoek en/of van zijn conclusies en aanbevelingen. Het Handboek schrijft een dergelijke kennisgeving voor, tenzij zulks het vervolg van het onderzoek kan schaden. In de praktijk echter, wordt in de bestudeerde onderzoeken zelden melding gemaakt van die kennisgeving. Met betrekking tot onderzoeken naar uitgaven die door de Commissie direct aan de begunstigden worden gedaan, is de praktijk van OLAF niet uniform.

| 72. | Het Cvt is zich ervan bewust, waar het gaat om onderzoeken naar uitgaven van de Unie die via de lidstaten worden doorgestort, dat OLAF de lidstaat van de afsluiting van een onderzoek in kennis stelt door hem het eindverslag toe te zenden. Aangezien het onderzoek een vervolg op nationaal niveau kan krijgen, zou het volgens het Cvt passend zijn dat de bevoegde nationale autoriteiten worden geraadpleegd voordat een besluit wordt genomen om de betrokkene al dan niet van de afsluiting ervan in kennis te stellen (77). |
| --- | --- |

72.

Het Cvt is zich ervan bewust, waar het gaat om onderzoeken naar uitgaven van de Unie die via de lidstaten worden doorgestort, dat OLAF de lidstaat van de afsluiting van een onderzoek in kennis stelt door hem het eindverslag toe te zenden. Aangezien het onderzoek een vervolg op nationaal niveau kan krijgen, zou het volgens het Cvt passend zijn dat de bevoegde nationale autoriteiten worden geraadpleegd voordat een besluit wordt genomen om de betrokkene al dan niet van de afsluiting ervan in kennis te stellen (77).

Het Cvt is van mening dat de in het kader van de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 overwogen verplichting voor OLAF om de betrokkenen in kennis te stellen van zijn conclusies en aanbevelingen voordat het eindverslag aan de bevoegde autoriteiten van de Unie en de lidstaten wordt bezorgd, moet sporen met de procedurevoorschriften van de lidstaat die voor de vervolgactie verantwoordelijk is.

BIJLAGE

Aangehaalde wetgevingshandelingen

| 1. | Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1). |
| --- | --- |

1.

Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1).

| 2. | Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Commissie van de Europese Gemeenschappen betreffende de interne onderzoeken van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 15). |
| --- | --- |

2.

Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Commissie van de Europese Gemeenschappen betreffende de interne onderzoeken van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 15).

| 3. | Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificatie ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden (PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2). |
| --- | --- |

3.

Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificatie ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden (PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2).

| 4. | Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 van de Raad van 18 december 1995 betreffende de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen (PB L 312 van 23.12.1995, blz. 1). |
| --- | --- |

4.

Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 van de Raad van 18 december 1995 betreffende de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen (PB L 312 van 23.12.1995, blz. 1).

| 5. | Besluit van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (1999/352/EG, EGKS, Euratom) (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20). |
| --- | --- |

5.

Besluit van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (1999/352/EG, EGKS, Euratom) (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

| 6. | Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA), tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB 45 van 14.6.1962, blz. 1385), en alle latere wijzigingen. |
| --- | --- |

6.

Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA), tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB 45 van 14.6.1962, blz. 1385), en alle latere wijzigingen.

| 7. | Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43). |
| --- | --- |

7.

Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).

| 8. | Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de bescherming van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1). |
| --- | --- |

8.

Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de bescherming van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

Aangehaalde wetgevingsvoorstellen tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999

| 1. | Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (SEC(2006) 638) /* COM(2006) 244 definitief — COD 2006/0084. |
| --- | --- |

1.

Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (SEC(2006) 638) /* COM(2006) 244 definitief — COD 2006/0084.

| 2. | Wetgevingsresolutie van het Europees Parlement van 20 november 2008 over het voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (COM(2006) 244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)), PB C 16E van 22.1.2010, blz. 201. |
| --- | --- |

2.

Wetgevingsresolutie van het Europees Parlement van 20 november 2008 over het voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (COM(2006) 244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)), PB C 16E van 22.1.2010, blz. 201.

Aangehaalde jurisprudentie

Rechtscolleges van de Europese Unie:

| 1. | 21 september 1989, Hoechst AG/Commissie, gevoegde zaken 46/87 en 227/88; |
| --- | --- |

1.

21 september 1989, Hoechst AG/Commissie, gevoegde zaken 46/87 en 227/88;

| 2. | 17 oktober 1989, Dow Benelux NV/Commissie, zaak 85/87; |
| --- | --- |

2.

17 oktober 1989, Dow Benelux NV/Commissie, zaak 85/87;

| 3. | 18 oktober 1989, Orkem/Commissie, zaak 374/87; |
| --- | --- |

3.

18 oktober 1989, Orkem/Commissie, zaak 374/87;

| 4. | 11 september 2002, Willeme/Commissie, zaak T-89/01; |
| --- | --- |

4.

11 september 2002, Willeme/Commissie, zaak T-89/01;

| 5. | 10 juli 2003, Commissie/ CE, zaak C-11/00; |
| --- | --- |

5.

10 juli 2003, Commissie/ CE, zaak C-11/00;

| 6. | 18 december 2003, Gómez-Reino/Commission, zaak T-215/02; |
| --- | --- |

6.

18 december 2003, Gómez-Reino/Commission, zaak T-215/02;

| 7. | 7 januari 2004, Aalborg Portland A/S e.a./Commissie, gevoegde zaken C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P en C-219/00 P; |
| --- | --- |

7.

7 januari 2004, Aalborg Portland A/S e.a./Commissie, gevoegde zaken C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P en C-219/00 P;

| 8. | 9 juni 2004, Camós Grau/Commissie, zaak T-96/03; |
| --- | --- |

8.

9 juni 2004, Camós Grau/Commissie, zaak T-96/03;

| 9. | 13 juli 2004, Comunidad Autónoma de Andalucía/Commissie, zaak T-29/03; |
| --- | --- |

9.

13 juli 2004, Comunidad Autónoma de Andalucía/Commissie, zaak T-29/03;

| 10. | 6 april 2006, Camos Grau/Commissie, zaak T-309/03; |
| --- | --- |

10.

6 april 2006, Camos Grau/Commissie, zaak T-309/03;

| 11. | 6 juli 2006, Franchet en Byk/Commissie (nr. 1), gevoegde zaken T-391/03 en T-70/04; |
| --- | --- |

11.

6 juli 2006, Franchet en Byk/Commissie (nr. 1), gevoegde zaken T-391/03 en T-70/04;

| 12. | 21 september 2006, Technische Unie BV/Commissie, zaak C-113/04 P; |
| --- | --- |

12.

21 september 2006, Technische Unie BV/Commissie, zaak C-113/04 P;

| 13. | 2 mei 2007, Giraudy/Commissie, zaak F-23/05; |
| --- | --- |

13.

2 mei 2007, Giraudy/Commissie, zaak F-23/05;

| 14. | 12 september 2007, Nikolaou/Commission, zaak T-259/03; |
| --- | --- |

14.

12 september 2007, Nikolaou/Commission, zaak T-259/03;

| 15. | 8 juli 2008, Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), zaak T-48/05; |
| --- | --- |

15.

8 juli 2008, Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), zaak T-48/05;

| 16. | 28 april 2010, Amann & Söhne GmbH & Co. KG en Cousin Filterie SAS/Commissie, zaak T-446/05. |
| --- | --- |

16.

28 april 2010, Amann & Söhne GmbH & Co. KG en Cousin Filterie SAS/Commissie, zaak T-446/05.

| 17. | 20 mei 2010, Commissie/Violetti e.a., zaak T-261/09 P; |
| --- | --- |

17.

20 mei 2010, Commissie/Violetti e.a., zaak T-261/09 P;

| 18. | 29 juni 2010, Commissie/The Bavarian Lager Co. Ltd, zaak C-28/08 P; |
| --- | --- |

18.

29 juni 2010, Commissie/The Bavarian Lager Co. Ltd, zaak C-28/08 P;

| 19. | 29 juin 2010, Commissie/Technische Glaswerke Ilmenau GmbH, zaak C-139/07 P. |
| --- | --- |

19.

29 juin 2010, Commissie/Technische Glaswerke Ilmenau GmbH, zaak C-139/07 P.

Europees Hof voor de rechten van de mens (EHRM):

| 1. | 27 februari 1980, Deweer/België reeks A nr. 35; |
| --- | --- |

1.

27 februari 1980, Deweer/België reeks A nr. 35;

| 2. | 25 februari 1992, Pfeifer en Plankl/Oostenrijk, reeks A nr. 227. |
| --- | --- |

2.

25 februari 1992, Pfeifer en Plankl/Oostenrijk, reeks A nr. 227.

---

(1)  Artikel 2, lid 1, van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom bepaalt, voor wat de onderzoekstaak betreft, dat het Bureau de door de communautaire wetgever toebedeelde bevoegdheden uitoefent binnen de grenzen en onder de voorwaarden welke die heeft vastgesteld. Zie ook overweging 10 van Verordening (EG) nr. 1073/1999. Het Hof van Justitie heeft tevens aan dit vereiste herinnerd in zaak C-11/00, Commissie/tegen BCE, van 10 juli 2003, § 139.

1

(2)  Zie laatstelijk in dat verband het arrest van het Gerecht van 20 mei 2010 in zaak T-261/09 P, Commissie/Violetti e.a.

2

(3)  Beschikking van het Gerecht in zaak T-215/02, Gómez-Reino/Commissie, van 18 december 2003, punt 65. Zie ook de beschikking van 9 juni 2004 in zaak T-96/03, Camós Grau/Commissie, waarin het Gerecht van eerste aanleg erop wijst dat het feit dat tegen louter voorbereidende handelingen geen beroep tot nietigverklaring mogelijk is, niet belet dat eventueel daarbij gepleegde schendingen van de rechten kunnen worden aangevoerd in het kader van een beroep tegen het eindbesluit dat op die handelingen gebaseerd is (punt 31).

3

(4)  Zie ook het Advies nr. 3/2010 van het Cvt over de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

4

(5)  Arrest van het Gerecht in zaak T-48/05 van 8 juli 2008, Franchet en Byk/Commissie, nr. 2, dat de aan OLAF opgelegde verplichting bevestigt om het Cvt te raadplegen alvorens het gegevens verstrekt aan nationale gerechtelijke autoriteiten, met het oog op de bescherming van de grondrechten.

5

(6)  Zie bijlage 4 (vertrouwelijk).

6

(7)  Zie bijlage 2 (intern OLAF-document).

7

(8)  Zie bijlage 1. Inzake de herziening van Verordening (EG) nr. 1073/1999 zie de discussienota van de Europese Commissie van 6 juli 2010 en de bijlage II daarvan, waarin de wetgevingsresolutie van het Europees Parlement van 20 november 2008 en het standpunt van de Europese Raad zijn opgenomen.

8

(9)  Zie bijlage 3 (intern Cvt-document).

9

(10)  Zie artikel 22 bis van het Statuut en de nota aan OLAF-functionarissen van 10 november 2008.

10

(11)  Zie artikel 11 van het Statuut en het arrest Camos Grau/Commissie in zaak T-309/03.

11

(12)  Arrest van het Gerecht van 11 september 2002 in zaak T-89/01, Willeme/Commissie, punt 47.

12

(13)  Zie het Jaarverslag 2005-2007 van het Cvt (PB C 123 van 20.5.2008, blz. 7) en het Jaarverslag 2008-2009 van het Cvt (PB C 314 van 22.12.2009, blz. 38).

13

(14)  Camos Grau/Commissie, punten 104-141. Het Handboek verwijst naar dit arrest, maar leidt daaruit geen uitdrukkelijke regel voor onderzoekers af. Bovendien is het formulier dat onderzoekers moeten invullen niet up-to-date wat de rechtsgrondslag betreft (zie nota O/F1).

14

(15)  Zie de voorstellen van de Raad en het Europees Parlement (artikel 7 bis).

15

(16)  Voor een toepassing mutatis mutandis, zie het arrest van 21 september 2006 in zaak C-113/04 P, Technische Unie BV/Commissie, betreffende de duur van een administratieve procedure inzake mededingingsregelingen die tot het opleggen van geldboeten aan de betrokken ondernemingen had geleid. Het Hof van Justitie stelt dat het vereiste van de redelijke termijn ook geldt voor de onderzoeksfase, de eerste fase van de administratieve procedure, en dat de buitensporige duur van die fase van invloed kan zijn op de toekomstige mogelijkheden van de betrokken ondernemingen om zich te verweren, met name door een vermindering van de doeltreffendheid van de rechten van de verdediging wanneer daarop in de tweede fase van de procedure een beroep wordt gedaan (punten 54-55).

16

(17)  Zie bijv. de verjaringstermijnen voor de onregelmatigheden als bedoeld in Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95.

17

(18)  De rechtspraak van de Unie heeft in dit verband duidelijk gesteld, met betrekking tot de mededingingsregelgeving, dat overschrijding van de redelijke termijn een reden voor nietigverklaring van een beschikking houdende vaststelling van een inbreuk kan zijn, wanneer is aangetoond dat door de schending van dit beginsel inbreuk is gemaakt op het recht van verdediging van de betrokken ondernemingen (vorengenoemd arrest Technische Unie BV/Commissie, punt 47).

18

(19)  Zie zaken nrs. 9 en 20, die respectievelijk twee en drie jaar in beslag hebben genomen ondanks de vrij beperkte duur van de werkzaamheden, en mutatis mutandis de vorengenoemde zaak Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), punt 280.

19

(20)  Met name in de negenmaandenverslagen (zie Advies nr. 2/2009 van het Cvt, PB C 314 van 22.12.2009, blz. 22).

20

(21)  Zie in dit verband Advies nr. 4/2010 van het Cvt over de planning van onderzoeken.

21

(22)  Zie zaak nr. 9; zie ook zaak nr. 17, waar de beoordelingsperiode tien maanden heeft geduurd, gedurende welke slechts één vergadering met een dienst van de Commissie en naspeuringen door de Operationele inlichtingendienst hebben plaatsgevonden. Het onderzoek heeft na de formele opening nog zeven maanden in beslag genomen, waarin geen enkele operationele activiteit werd verricht.

22

(23)  Zie zaken nrs. 5, 6, 7, 24 en 28, waar de „driemaandenverslagen” niet de volledige onderzoeksperiode bestrijken; De zaken nrs. 7, 24 en 28 zijn gemiddeld zes maanden na de geraamde datum afgesloten, zonder dat enige operationele activiteit plaatsvond en zonder opgave van redenen voor deze vertraging; in zaak nr. 28 zijn vier „driemaandenverslagen” opgesteld, volgens welke tijdens de verslagperiodes de documentatie van het onderzochte project is bestudeerd en het eindverslag is geschreven.

23

(24)  Het Cvt heeft vastgesteld dat in verschillende gevallen niet is voldaan aan de wettelijke verplichting om deze verslagen op te stellen.

24

(25)  Zie Advies nr. 2/2009 van het Cvt (PB C 314 van 22.12.2009, blz. 39).

25

(26)  Zie zaak nr. 13.

26

(27)  Zie het voorstel van de Raad (artikel 7 bis).

27

(28)  Vorengenoemd arrest van het Gerecht in zaak Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), punt 218.

28

(29)  Zie arrest Giraudy/Commissie, punt 161, waarin de rechter van de Unie aan dit beginsel een ruime interpretatie geeft tegen de achtergrond van overweging 10 van Verordening (EG) nr. 1073/1999; zie ook vorengenoemd arrest Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), waarin de rechter van de Unie inzake het beginsel van het vermoeden van onschuld heeft gesteld: „Een uitvloeisel van dit beginsel is de krachtens artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 op OLAF rustende vertrouwelijkheidsplicht” (punt 213).

29

(30)  Arrest van het Gerecht in zaak Nikolaou/Commissie, punten 189-216.

30

(31)  Artikel 8, lid 2, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 8, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96.

31

(32)  Zo heeft het Cvt vastgesteld dat i) OLAF betreffende een persoon over wie verschillende onderzoeksverslagen waren opgesteld, aan de diensten en/of nationale autoriteiten bij vergissing een ander verslag had toegestuurd dan dat waaraan zij gevolg moesten geven en ii) een brief met informatie over een onderzoek aan een derde is verstuurd zonder opgave van het doel van de zending (zie zaken nrs. 9 en 13).

32

(33)  Arrest van 29 juni 2010 in zaak C-28/08 P, Commissie/The Bavarian Lager Co. Ltd.

33

(34)  Arrest van 29 juni 2010 in zaak C-139/07 P, Commissie/Technische Glaswerke Ilmenau GmbH.

34

(35)  Zie artikel 4 van het modelbesluit bij het Interinstitutioneel Akkoord en van de besluiten van elke instelling en instantie, alsook artikel 1 van bijlage IX bij het Statuut van de ambtenaren.

35

(36)  Punt 5.1.1.1 van het Handboek.

36

(37)  Volgens het Handboek gelden bijzondere onderzoeksbevoegdheden bij de volgende werkzaamheden: ondervraging van de betrokkene en van getuigen, toegang tot het persoonlijk dossier van een personeelslid van een instelling van de Unie, inspectie in de gebouwen van de instellingen, onderzoek van de computers, controle ter plaatse (zie punt 3.2.2). Het Cvt heeft voor één van de onderzoeken vastgesteld dat de onderzoeker en de functionaris belast met het onderzoeken van een computer pas waren aangesteld nadat zij de onderzoekswerkzaamheden waarop de machtiging betrekking had, hadden uitgevoerd (zie geval nr. 23).

37

(38)  Zie punt 5.2 van het Handboek.

38

(39)  Artikel 4 van het modelbesluit.

39

(40)  Arrest van het Gerecht in zaak Nikolaou/Commissie, punt 238.

40

(41)  Dat was het geval in de onderzoeken nrs. 3 en 20.

41

(42)  Zo is bij een onderzoek (zie zaak nr. 9) een nieuwe aantijging voor het eerst bij de ondervraging ter kennis van de betrokkene gebracht in de vorm van een vaag geformuleerde en voor interpretatie vatbare vraag.

42

(43)  Arrest van het Gerecht in zaak Nikolaou/Commissie, punten 255-265.

43

(44)  Bijvoorbeeld toezending van de uitnodiging voor de ondervraging na het verstrijken van de termijn waarover de betrokkene beschikt om zijn taalkeuze bekend te maken (zaak nr. 9); onvolledige vermelding in deze brief en daarna van alle aantijgingen die OLAF zou onderzoeken en dubbelzinnige vraagstelling tijdens de ondervraging, met een voor interpretatie vatbaar antwoord als gevolg (zaak nr. 9); geen toezending van het proces-verbaal van de ondervraging, ondanks de uitdrukkelijke mededeling dat zulks na de afsluiting van het onderzoek zou gebeuren (zaak nr. 3).

44

(45)  In twee van de bestudeerde interne onderzoeken (zie zaken nrs. 16 en 27) is van deze uitzondering gebruikgemaakt.

45

(46)  Vorengenoemd arrest van het Gerecht in zaak Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), punt 151.

46

(47)  Zie de zaken nrs. 16 en 27.

47

(48)  Zie punt 3.3.3 van het Handboek en de regels betreffende de uitnodigingsbrief voor de ondervraging, het verloop van de ondervraging en het registreren van verklaringen.

48

(49)  Zie het voorstel van het Europees Parlement (artikel 7 bis).

49

(50)  Zie artikel 7 bis, lid 2, van de drie voorstellen.

50

(51)  Handboek van OLAF, punten 3.3.2.2.2., 3.3.3.3, 3.3.3.4 en 5.1.3.

51

(52)  EHRM, Pfeifer en Plankl/Oostenrijk, arrest van 25 februari 1992, serie A nr. 227, punten 37-38.

52

(53)  EHRM, Deweer/België, arrest van 27 februari 1980, serie A nr. 35, punt 51.

53

(54)  Zie artikel 1 van het modelbesluit en artikel 4, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

54

(55)  Handboek van OLAF, punten 3.3.3.4, 5.1.1.1 en 5.1.3.

55

(56)  Vorengenoemd arrest van het Gerecht in zaak Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), punten 255-262; vorengenoemd arrest van het Gerecht in zaak Nikolaou/Commissie, punten 240-246; vorengenoemde beschikking van het Gerecht in zaak T-215/02, Gómez-Reino/Commissie, punt 65.

56

(57)  Zie voor het specifieke geval van een verzoek om toegang tot documenten nadat OLAF zijn onderzoek heeft afgerond en voor de voorwaarden die op dergelijke verzoeken van toepassing zijn het arrest van 6 juli 2006 in zaak Franchet en Byk/Commissie (nr. 1), gevoegde zaken T-391/03 en T-70/04.

57

(58)  Zie het arrest in voetnoot 56.

58

(59)  Onvoldoende gemotivereerde besluiten kunnen eveneens als gevallen van onbehoorlijk bestuur worden beschouwd door de Europese ombudsman: zie met betrekking tot externe onderzoeken het besluit van de ombudsman van de Unie in de gevoegde zaken 723/2005/OV en 790/2005/OV.

59

(60)  Artikel 1, lid 1, van bijlage IX bij het Statuut.

60

(61)  Zie zaak nr. 26.

61

(62)  Zie artikel 5 van het modelbesluit en artikel 1, lid 3, van bijlage X bij het Statuut.

62

(63)  Zie het voorstel van de Raad (artikel 8 bis). zie ook punt 3.1.2.2 van dit advies.

63

(64)  De diversiteit van de nationale wet- en regelgevingen is recentelijk nog onder de aandacht gebracht in het Jaarverslag 2009 van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad — Bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen — Fraudebestrijding (COM(2010) 382 definitief 2).

64

(65)  Zie met name de voorstellen in Advies nr. 3/2010 van het Cvt.

65

(66)  Zie artikel 4 van het Verdrag van Lissabon.

66

(67)  Punt 5.1.1.2.

67

(68)  Artikel 6, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96.

68

(69)  De rechter van de Unie heeft dit tweeledig vereiste als volgt gemotiveerd: „Zo vormt de verplichting van de Commissie om voorwerp en doel van de verificatie te vermelden, een fundamenteel vereiste, niet alleen om het voor de betrokken ondernemingen duidelijk te maken, dat de voorgenomen ingreep gerechtvaardigd is, maar ook om hun inzicht te geven in de omvang van hun verplichting tot medewerking en tegelijk hun recht van verweer veilig te stellen” (arrest Hoechst AG/Commissie van 21 september 1989, gevoegde zaken 46/87 en 227/88, punt 29).

69

(70)  Punt 5.1.2.2 van het Handboek.

70

(71)  Volgens het Handboek is de ondervragingsbevoegdheid van OLAF gestoeld op artikel 7 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2185/96 en artikel 2 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (zie punten 3.3.2.2.2 en 3.3.3.2).

71

(72)  Zie, mutatis mutandis, Nikolaou/Commissie, punt 246; zie ook de beschikking van 13 juli 2004 in zaak T-29/03, Comunidad Autónoma de Andalucía/Commissie.

72

(73)  Zie artikel 7 bis, lid 2, van de drie voorstellen.

73

(74)  HvJEG, 17 oktober 1989, Dow Benelux NV/Commissie, zaak 85/87, punten 26-27.

74

(75)  Zie het arrest van 18 oktober 1989 in zaak 374/87, Orkem/Commissie, punten 33-35; voor een recentere toepassing, zie het arrest van 7 januari 2004 in de gevoegde zaken C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P en C-219/00 P, Aalborg Portland A/S e.a./Commissie, punten 61-65, of het arrest van 28 april 2010 in zaak T-446/05, Amann & Söhne en Cousin Filterie/Commissie, punten 325-329.

75

(76)  Vorengenoemd arrest Orkem/Commissie, punten 34-35.

76

(77)  Zie in dat verband het voorstel van de Raad voor een artikel 8 bis van de herziene Verordening (EG) nr. 1073/1999.

77

---