# Den Europæiske Unions C 188/2011

| | ISSN 1725-2393
  doi:10.3000/17252393.C_2011.188.dan |
| --- | --- |
| Den Europæiske Unions
  Tidende | C 188 |
| | |
| Dansk udgave | Meddelelser og oplysninger | 54. årgang28. juni 2011 |

ISSN 1725-2393

doi:10.3000/17252393.C_2011.188.dan

Den Europæiske Unions

Tidende

C 188

Dansk udgave

Meddelelser og oplysninger

54. årgang28. juni 2011

---

| Informationsnummer | Indhold | Side |
| --- | --- | --- |
| | IV   Oplysninger |
| | OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER |
| | Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) |
| 2011/C 188/01 | OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport (Juni 2009-december 2010) | 1 |

Informationsnummer

Indhold

Side

IV   Oplysninger

OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER

Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

2011/C 188/01

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport (Juni 2009-december 2010)

1

| DA | |
| --- | --- |

DA

---

IV Oplysninger

OPLYSNINGER FRA DEN EUROPÆISKE UNIONS INSTITUTIONER, ORGANER, KONTORER OG AGENTURER

Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

| 28.6.2011 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | C 188/1 |
| --- | --- | --- | --- |

28.6.2011

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 188/1

---

OLAF-Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport

Juni 2009-december 2010

2011/C 188/01

OLAF-Overvågningsudvalgets medlemmer

| | Peter STRÖMBERG

  Formand
  Direktør for det svenske revisortilsyn, Revisornämden, Sverige |
| --- | --- |

Peter STRÖMBERG

Formand

Direktør for det svenske revisortilsyn, Revisornämden, Sverige

| | Kálmán GYÖRGYI

  Statsadvokat for Republikken Ungarn (nu pensioneret), Ungarn |
| --- | --- |

Kálmán GYÖRGYI

Statsadvokat for Republikken Ungarn (nu pensioneret), Ungarn

| | Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

  Offentlig anklager ved Højesteret, Spanien |
| --- | --- |

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Offentlig anklager ved Højesteret, Spanien

| | Diemut R. THEATO

  Tidligere medlem af Europa-Parlamentet
  Tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, Tyskland |
| --- | --- |

Diemut R. THEATO

Tidligere medlem af Europa-Parlamentet

Tidligere formand for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg, Tyskland

| | Rosalind WRIGHT

  Formand for The Fraud Advisory Panel, Det Forenede Kongerige |
| --- | --- |

Rosalind WRIGHT

Formand for The Fraud Advisory Panel, Det Forenede Kongerige

INDHOLDSFORTEGNELSE

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

| 1. | INDLEDNING |
| --- | --- |

1.

| 2. | OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | Møder |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | Ordførere og udtalelser |
| --- | --- |

2.2.

| 2.3. | Sekretariatet |
| --- | --- |

2.3.

| 3. | OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Kontrol af OLAF’s undersøgelsesfunktion |
| --- | --- |

3.1.

| 3.1.1. | Sikring af OLAF's generaldirektørs uafhængighed |
| --- | --- |

3.1.1.

| 3.1.2. | Kontrol af længden af OLAF's undersøgelser |
| --- | --- |

3.1.2.

| 3.1.3. | Henstillinger til institutionerne |
| --- | --- |

3.1.3.

| 3.1.4. | Sager, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retslige myndigheder — virkningerne af Førsteinstansrettens dom i sag T-48/05 |
| --- | --- |

3.1.4.

| 3.1.5. | Nye arbejdsmetoder |
| --- | --- |

3.1.5.

| 3.2. | Opfølgning på Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2008 — om gennemførelsen af OLAF's de minimis-politik |
| --- | --- |

3.2.

| 3.3. | Regelmæssige tilsyn på Overvågningsudvalgets initiativ |
| --- | --- |

3.3.

| 3.3.1. | Planlægning af undersøgelserne — deres strategiske sigte |
| --- | --- |

3.3.1.

| 3.3.2. | Gennemførelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i OLAF's undersøgelser |
| --- | --- |

3.3.2.

| 3.4. | OLAF’s proceduremæssige regler for undersøgelserne og OLAF-håndbogen om arbejdsprocedurer |
| --- | --- |

3.4.

| 3.5. | Den administrative organisation, budget og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion |
| --- | --- |

3.5.

| 3.5.1. | Administrativ organisation og personalepolitik |
| --- | --- |

3.5.1.

| 3.5.2. | Budget |
| --- | --- |

3.5.2.

| 4. | FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF's PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER |
| --- | --- |

4.

| 4.1. | Forholdet til OLAF |
| --- | --- |

4.1.

| 4.2. | Forholdet til EU-institutionerne |
| --- | --- |

4.2.

| 4.2.1. | Forholdet til Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union |
| --- | --- |

4.2.1.

| 4.2.2. | Forholdet til Revisionsretten |
| --- | --- |

4.2.2.

| 4.2.3. | Bidraget til overvejelserne vedrørende reformen af OLAF |
| --- | --- |

4.2.3.

| 4.3. | Udvælgelsesproceduren for OLAF's generaldirektør |
| --- | --- |

4.3.

KONKLUSIONER

| BILAG 1 | Overvågningsudvalgets mødekalender |
| --- | --- |

BILAG 1

| BILAG 2 | Udtalelse nr. 1/2010 OLAF's foreløbige budgetforslag for 2011 |
| --- | --- |

BILAG 2

| BILAG 3 | Udtalelse nr. 2/2010 — Udtalelse om udnævnelsen af OLAF's generaldirektør |
| --- | --- |

BILAG 3

| BILAG 4 | Udtalelse nr. 3/2010 om refleksionspapiret om en reform af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) |
| --- | --- |

BILAG 4

| BILAG 5 | Udtalelse nr. 4/2010 Planlægning af undersøgelser |
| --- | --- |

BILAG 5

| BILAG 6 | Udtalelse nr. 5/2010 Anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i forbindelse med undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig |
| --- | --- |

BILAG 6

FORMANDENS FORORD TIL OVERVÅGNINGSUDVALGETS AKTIVITETSRAPPORT

Denne aktivitetsrapport, der er udvalgets fjerde, dækker perioden fra juni 2009 til december 2010, der var en periode stærkt mærket af Franz-Hermann Brüners død tidligt i januar 2010. Når en organisation uventet mister sin leder under så triste omstændigheder, har det en stor indvirkning på arbejdet på alle niveauer. Vi har med tilfredshed bemærket, at OLAF fortsatte sit virke som vanligt, hvilket er den bedste måde at mindes Franz-Hermann Brüner på.

I denne periode har OLAF været i centrum for en række initiativer, der sigter på at ændre tingenes tilstand. Et af disse er den procedure, der skal lede til udnævnelsen af en ny generaldirektør for OLAF, og som blev iværksat i april dette år, da stillingen blev opslået. Overvågningsudvalget har været tæt involveret i denne procedure og afgav en udtalelse den 23. september 2010. Giovanni Kessler blev endelig udnævnt af Kommissionen den 14. december. Overvågningsudvalget glæder sig over udnævnelsen af Giovanni Kessler og ser frem til et tæt og frugtbart samarbejde med ham.

Et andet projekt, der vil medføre ændringer, er den foreslåede reform af forordning (EF) nr. 1073/1999. Overvågningsudvalget har ved flere lejligheder givet sin holdning til kende vedrørende forskellige aspekter af forslaget, efterhånden som det har udviklet sig — senest i en udtalelse om det refleksionspapir, som Kommissær Šemeta fremlagde for nogle måneder siden. Overvågningsudvalget er stærkt engageret i debatten, navnlig da udvalgets arbejde og status vil blive direkte påvirket af resultatet, men også og vigtigst på grund af de umiddelbare virkninger, det vil have på den måde, som OLAF fungerer. Udvalgets førsteprioritet har altid været og vil altid være styrkelsen af OLAF's efterforskningsmuligheder og uafhængighed i undersøgelserne.

Overvågningsudvalget sikrer OLAF's uafhængighed med regelmæssig kontrol af OLAF's undersøgelsesfunktioner og støtte til generaldirektøren i varetagelsen af dennes opgaver. Udvalget har nu i en periode af over fem år koncentreret sig om denne opgave. Udvalget sidder inde med en fælles ledelseserfaring fra statslige myndigheder og politiske organer vedrørende styring, forvaltning og gennemførelse af strafferetlige undersøgelser og administrative undersøgelser. Det er ud fra disse erfaringer, at Overvågningsudvalget baserer sine formelle udtalelser og holdninger på tre lige vigtige grundregler.

Den første er altid at vende tilbage til kilden til oplysningerne, dvs. sagsakterne, sagsstyringssystemet, de forskellige rapporter, som OLAF har udarbejdet før indledningen af undersøgelserne, og OLAF's rapporter til udvalget (fx nimånedersrapporterne).

Den anden regel er udvalgets totale uafhængighed og de enkelte medlemmers uafhængighed.

Den tredje regel, der udspringer af medlemmernes egne erfaringer, er respekten for OLAF's uafhængighed og en stærk forpligtelse til ikke at påvirke igangværende undersøgelser, selv når der undersøges sagsakter og materiale i forbindelse med igangværende undersøgelser.

Jeg ønsker personligt og på Overvågningsudvalget vegne at takke Overvågningsudvalgets sekretariat, uden hvis bistand ingen af overvågningsudvalgets aktiviteter ville være mulige.

1.   INDLEDNING

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 (1) af 25. maj 1999 fastsætter, at OLAF-Overvågningsudvalgets rolle er at styrke og sikre OLAF's uafhængighed og at bistå generaldirektøren med at løse dennes opgaver. Overvågningsudvalget skal årligt aflægge rapport til institutionerne om dets aktiviteter. I den periode, som denne rapport dækker, vedtog Overvågningsudvalget fem udtalelser, der blev fremsendt til institutionerne og til generaldirektøren for OLAF. De er vedlagt denne rapport.

I den periode, som denne rapport dækker, var Luis López Sanz-Aranguez formand for Overvågningsudvalget indtil november 2009, hvor han blev afløst af Peter Strömberg, hvis mandat blev forlænget med yderligere et år i november 2010.

Det er vigtigt at fremhæve, at siden Franz-Hermann Brüners død den 9. januar 2010 har OLAF fungeret uden en generaldirektør, der er udnævnt i henhold til den ad hoc-procedure, der er fastlagt i forordning (EF) nr. 1073/1999.

I løbet af 2010 og i ventetiden indtil udnævnelsen af en ny generaldirektør var Overvågningsudvalgets tilstedeværelse og støtte særlig vigtig for OLAF's fortsatte arbejde.

I april 2010 iværksatte Europa-Kommissionen proceduren for ansættelse af en ny generaldirektør for kontoret. Denne procedure blev afsluttet med udnævnelsen af Giovanni Kessler den 14. december 2010. Overvågningsudvalget ser frem til et tæt og frugtbart samarbejde med den fremtidige generaldirektør for OLAF.

Overvågningsudvalget håber, at denne rapport ud over at resumere sidste års aktiviteter vil være værdifuld for den kommende generaldirektør både med hensyn til analysen af de udfordringer, som institutionen for tiden står over for, og i fastlæggelsen af hovedlinjerne i OLAF's politik til beskyttelse af EU's finansielle interesser.

Den nye generaldirektør skal tackle mange udfordringer for at styrke OLAF's effektivitet og for at sikre, at OLAF lægger alle sine kræfter i en mere målrettet bekæmpelse af svig. Blandt de udfordringer, som den nye generaldirektør står over for, ønsker Overvågningsudvalget at fremhæve nødvendigheden af at forkorte varigheden af OLAF's undersøgelser og at foretage de nødvendige ændringer i organisationen for at sikre, at de begrænsede ressourcer anvendes på den bedst mulige måde og afsættes til OLAF's centrale undersøgelsesopgaver. Et af målene i denne rapport er at give den nye generaldirektør forslag til, hvordan der kan fokuseres bedre på undersøgelserne, og hvordan tiden, der bruges på undersøgelserne, kan forkortes.

2.   OVERVÅGNINGSUDVALGETS ARBEJDSMETODER

2.1.   
  Møder

Overvågningsudvalget afholdt 16 plenarmøder i Bruxelles (2). OLAF, Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union har adgang til mødereferaterne af hensyn til kravet om åbenhed, og så de regelmæssigt kan blive oplyst om Overvågningsudvalgets aktiviteter.

Som i den foregående rapporteringsperiode fortsatte Overvågningsudvalget praksis med at indbyde OLAF's generaldirektør eller den fungerende generaldirektør og et udsnit af OLAF's personale til at deltage i møderne. Disse møder var en mulighed for OLAF til at oplyse Overvågningsudvalget om emner af relevans for Overvågningsudvalgets arbejde og for Overvågningsudvalget til at informere OLAF om sine aktiviteter. Ud over at OLAF's kontor for juridisk rådgivning regelmæssigt var til stede ved Overvågningsudvalgets møder, hvor det fremlagde sager, der var sendt til de nationale retsmyndigheder, blev der på Overvågningsudvalgets møder i den periode, som rapporten dækker, aktivt diskuteret et antal brede områder sammen med OLAF's generaldirektør og ledelsen. Overvågningsudvalget fokuserede navnlig på de operationelle aspekter af OLAF's arbejde, navnlig i forhold til opfølgningen på Overvågningsudvalgets udtalelser om OLAF's årlige forvaltningsplan, budgetudkast, OLAF's nimånedersrapporter og OLAF's personalepolitik. Der var diskussioner med OLAF's generaldirektør Franz-Hermann Brüner om Kommissionens forslag om at eksternalisere OLAF, og der fandt uformelle meningsudvekslinger sted vedrørende samarbejdet mellem OLAF og de internationale organisationer. Der fandt fremlæggelser sted, og der blev diskuteret om OLAF's daglige arbejde, for eksempel om Kommissionens tjenestegrenes procedurer for registrering og arkivering af dokumenter fra OLAF og om OLAF's adgang til EU-institutionernes dokumenter. Overvågningsudvalget glædede sig over at have fået en grundig orientering af OLAF om en særlig indviklet og grænseoverskridende sag om svig og om de praktiske foranstaltninger, der på baggrund af de indhøstede erfaringer var truffet for at tilpasse OLAF's undersøgelsesfunktioner (se nedenfor 3.1.5).

2.2.   
  Ordførere og udtalelser

Overvågningsudvalget vedtog fem udtalelser i referenceperioden (se bilag). Praksissen med at udnævne en ordfører (3) blev fortsat for at gøre det forberedende arbejde og opfølgningen på konkrete spørgsmål af interesse for Overvågningsudvalget mere effektiv. De vigtigste områder af Overvågningsudvalgets arbejde i denne periode vedrørte udarbejdelsen af udtalelsen om budgettet, udtalelsen om refleksionspapiret om en reform af forordning (EF) nr. 1073/1999, udtalelsen om planlægning af undersøgelser, udtalelsen om anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i forbindelse med undersøgelser foretaget af OLAF og udtalelsen om udnævnelsen af generaldirektøren for OLAF.

2.3.   
  Sekretariatet

Opgaverne, som Overvågningsudvalgets sekretariat skal varetage, er fastlagt i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (4), der fastsætter, at sekretariatet skal lette og bidrage til alle opgaver, som Overvågningsudvalget har fået overdraget, og sikre, at Overvågningsudvalget kan udføre de opgaver, det er blevet pålagt i henhold til reglerne, i fuld uafhængighed.

I denne periode og efter opslag af stillingen som sekretariatschef, der blev ledig i juli 2009, blev det aftalt med Franz-Hermann Brüner, at ingen ville blive udnævnt til denne stilling uden Overvågningsudvalgets godkendelse. Efter en udvælgelsesprocedure udnævnte den fungerende generaldirektør for OLAF i sin egenskab af ansættelsesmyndighed og i forståelse med Overågningsudvalget Isabelle Jegouzo som chef for Overvågningsudvalgets sekretariat. Hun startede den 16. juni 2010.

I november 2009 forlod en medarbejder Overvågningsudvalgets sekretariat, og i februar 2010 startede en ny tjenestemand. I dag er der en ledig stilling, der bør besættes hurtigst muligt.

Som det har været tilfældet indtil nu, bør udnævnelsen af medarbejderne i Overvågningsudvalgets sekretariat altid ske efter enighed med Overvågningsudvalget, hvilket sikrer, at Overvågningsudvalget er fuldt uafhængigt i udførelsen af dets opgaver. OLAF og Kommissionen har accepteret, at Overvågningsudvalget nødvendigvis skal inddrages i ansættelsesprocessen.

Overvågningsudvalget er også af den opfattelse, at det bør involveres i den årlige evalueringsprocedure for ansatte i sekretariatet, da sekretariatet arbejder under dets direkte myndighed.

3.   OLAF'S UNDERSØGELSESFUNKTION

3.1.   
  Kontrol af OLAF’s undersøgelsesfunktion

3.1.1.   Sikring af OLAF's generaldirektørs uafhængighed

Overvågningsudvalgets vigtigste opgave er at kontrollere OLAF's undersøgelsesfunktion for at sikre, at dets uafhængighed ikke undergraves. På denne baggrund er det yderst vigtigt at garantere, at generaldirektørens status respekteres.

Efter Franz-Hermann Brüners død bekendtgjorde Europa-Kommissionen i sin afgørelse af 13. januar 2010, at Nicholas Ilett, der havde været vicegeneraldirektør i kraft af en afgørelse fra Kommissionen i juli 2005, automatisk blev fungerende generaldirektør. Efter denne afgørelse fandt der en heftig diskussion sted mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen. På denne baggrund sendte formanden for udvalget den 14. januar 2010 et brev til næstformand Siim Kallas med kopi til Europa-Parlamentet og Rådet, hvor han skrev, at:

»Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at for at OLAF's daglige arbejde i overgangsperioden og navnlig indledningen, udførelsen og afslutningen af OLAF's undersøgelser kan foregå i fuld uafhængighed, er det yderst vigtigt, at kontorets øverste myndighed ikke er bundet i udførelsen af sine opgaver.

Med tanke på dette er Overvågningsudvalget af den opfattelse, at den person, der udfylder rollen som fungerende generaldirektør i overgangsperioden, bør have Europa-Parlamentet, Rådets og Kommissionens accept. Denne person bør have al den nødvendige legitime autoritet og uafhængige status.«

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det er vigtigt, at der er enighed blandt institutionerne om udnævnelsen af kontorets chef, og at denne har institutionernes opbakning. Dette er vigtigt for at støtte OLAF's daglige arbejde.

3.1.2.   Kontrol af længden af OLAF's undersøgelser

Kontrol af længden af OLAF's undersøgelser

OLAF's generaldirektør aflægger en månedlig rapport til Overvågningsudvalget med et resumé af alle undersøgelser, der har været i gang i mere end ni måneder (nimånedersrapporterne). Nimånedersrapporterne angiver årsagerne til, at undersøgelserne ikke er afsluttet og giver et tidspunkt for den forventede afslutning i hver enkelt sag. Disse rapporter analyseres fortløbende af Overvågningsudvalget og Overvågningsudvalgets sekretariat.

Overvågningsudvalget ønsker stadig (5) at fremhæve betydningen af disse rapporter, der ikke kun udarbejdes for at overholde de lovgivningsmæssige krav, men som også bør være et værdifuldt redskab til at forbedre undersøgelsernes effektivitet.

5

I denne rapporteringsperiode har Overvågningsudvalget været særlig opmærksom på de forventede tidspunkter for undersøgelsernes afslutning, som OLAF fremlagde i nimånedersrapporterne. Overvågningsudvalget gennemgik de forventede afslutningstidspunkter for sagerne i 164 nimånedersrapporter, der blev modtaget mellem juni 2009 og juli 2010. I 14 af de 164 rapporter var der ikke angivet et forventet tidspunkt for afslutning af sagerne. Af de resterende 150 rapporter blev sagerne i 71 tilfælde lukket flere måneder senere end forventet (fra 4 til 12 måneder). Overvågningsudvalget bemærker, at der er gjort fremskridt i forhold til den forrige rapport, hvor ca. 23 % af 275 nimånedersrapporter slet ikke angav nogen prognose for afslutning af sagen. Det er dog af den opfattelse, at nimånedersrapporterne stadig bør være mere præcise, med hensyn til, hvorfor de oprindelige tidsplaner ikke er blevet overholdt.

3.1.3.   Henstillinger til institutionerne

Henstillinger til institutionerne

Generaldirektøren for OLAF er forpligtet til at informere Overvågningsudvalget i sager, hvor en institution, et organ, eller et agentur ikke har fulgt OLAF's henstillinger (6).

6

I denne periode har Overvågningsudvalget ikke modtaget nogen rapporter, der angiver, at en institution, et organ eller et agentur ikke har fulgt OLAF's henstillinger og konklusioner.

3.1.4.   Sager, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retslige myndigheder — virkningerne af Førsteinstansrettens dom i sag T-48/05

Sager, hvor der skal fremsendes oplysninger til de nationale retslige myndigheder — virkningerne af Førsteinstansrettens dom i sag T-48/05

Overvågningsudvalget har i rapporteringsperioden behandlet 43 sager, som OLAF har indberettet til Overvågningsudvalget, før det sendte oplysninger til de nationale retsmyndigheder.

I Franchet og Byk-dommen (7) afsagde Førsteinstansretten, at i henhold til forordning (EF) nr. 1073/1999 skal OLAF »underrette dettes Overvågningsudvalg inden fremsendelsen af informationer til de nationale retsmyndigheder«, og at dette krav er »en ubetinget forpligtelse og ikke overlader noget skøn«.

7

Der er blevet udarbejdet nye arbejdsmetoder mellem Overvågningsudvalget og OLAF for at gennemføre Rettens dom: OLAF informerer Overvågningsudvalget fem dage inden, det sender informationerne til de nationale retsmyndigheder. Medlemmerne af kontoret for juridisk rådgivning udarbejder en note til Overvågningsudvalget, der opsummerer, hvordan spørgsmålet om de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier er blevet tacklet i de sager, der er fremsendt til de nationale retsmyndigheder. Hvad angår de processuelle garantier, angiver noten, hvorvidt den pågældende person er blevet informeret om åbningen af en undersøgelse, og hvorvidt han/hun har fået mulighed for at give udtryk for sine synspunkter over for OLAF. Den angiver også udfaldet af undersøgelsen (kendsgerninger, juridisk vurdering, den kompetente retsmyndighed, spørgsmålet om forældelse og OLAF's henstilling).

Overvågningsudvalget udarbejder derefter en foreløbig analyse af de modtagne oplysninger, så det er i stand til i samarbejde med OLAF at diskutere spørgsmål om f.eks. overholdelse af de undersøgte personers rettigheder, den juridiske vurdering af kendsgerningerne, den nationale retsmyndigheds kompetence, undersøgelsernes varighed og spørgsmålet om forældelse. Uden at blande sig i igangværende sager kan Overvågningsudvalget drage generelle konklusioner ud fra analysen af disse sager og kommunikere dette til generaldirektøren for OLAF med henblik på at forbedre gældende praksis. Overvågningsudvalget drog navnlig med udtalelse nr. 5/2010 konklusioner med hensyn til sikringen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i OLAF's undersøgelser (8).

8

Selv om disse resuméer, der udarbejdes af kontoret juridisk rådgivning gør Overvågningsudvalget i stand til i hver enkelt sag at forstå baggrunden for sagen og procedurerne, er Overvågningsudvalget af den opfattelse, at der bør lægges større vægt på, at de oplysninger, som Overvågningsudvalget modtager, er udtømmende og nøjagtige. Nogle gange er resuméerne ikke fuldstændige (ingen overvejelser vedrørende forældelse eller henstillingerne mangler, behandlingen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er mangelfuld eller ikke tilstrækkeligt detaljeret for hver enkelt person) eller er behæftet med fejl (f.eks. overskriften på undersøgelserne eller relevante data). Desuden beklager Overvågningsudvalget, at den juridiske kontrol af undersøgelserne ikke ser ud til at blive udført systematisk på hvert enkelt trin. I de sager, der er blevet undersøgt, har manglen på løbende juridisk vurdering af undersøgelserne ført til fejl i forbindelse med overholdelsen af procedurekravene.

I sin udtalelse nr. 5/2010 gav Overvågningsudvalget en analysemodel til OLAF, der kan bruges på hvert trin i undersøgelserne til at tjekke forholdene omkring de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier. Modellen indeholder også forslag til en evaluering af, hvor meget de forhold og beviser, der ligger til grund for undersøgelsens konklusioner, er værd, og af overholdelsen af den pågældende medlemsstats regler.

Overvågningsudvalget anbefaler, at de resuméer, der løbende udarbejdes af kontoret for juridisk rådgivning om de grundlæggende rettigheder og proceduregarantier, revideres, og foreslår, at det kan ske med udgangspunkt i denne model.

Overvågningsudvalget bemærker, at generelt kan kvaliteten af de undersøgelsesrapporter, som fremsendes til de nationale retsmyndigheder, forbedres væsentligt, og navnlig med hensyn til struktur, klarhed, analyse af elementerne i den strafbare handling og også sprogligt. Desuden bemærkede Overvågningsudvalget, at to sager blev fremsendt til de nationale retsmyndigheder henholdsvis 16 og 24 måneder efter afslutningen af undersøgelserne. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF bør overveje at indføre et elektronisk varslingssystem for at undgå sådanne situationer.

3.1.5.   Nye arbejdsmetoder

Nye arbejdsmetoder

I maj 2010 ledte Overvågningsudvalgets formand en opfølgning på konferencen fra 2007 om operationelt samarbejde mellem OLAF og andre af Kommissionens generaldirektorater, der var organiseret på OLAF's initiativ. Den udtrykkelige hensigt med at organisere disse konferencer var at forbedre OLAF's samarbejde med Kommissionens generaldirektorater på det operationelle niveau for at nå bedre resultater og nå til en fælles forståelse.

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF's førende rolle i afsløring af svig, risikoanalyser og bekæmpelse af svig kræver, at der regelmæssigt udveksles oplysninger mellem Kommissionens generaldirektorater. Der blev gjort en særlig indsats i 2007, og i 2008-2009 blev der med nogle generaldirektorater udarbejdet fælles strategier til bekæmpelse af svig. Resultatet blev, at der blev udarbejdet en ny operationel tilgang til store og indviklede sager, at generaldirektoraterne deltager mere aktivt i undersøgelserne, og at der er indført en proaktiv efterretningsbaseret undersøgelsestilgang.

På området for direkte udgifter, hvor OLAF alene har ansvaret for at lede undersøgelserne, blev denne metode anvendt med ét generaldirektorat, hvor de interne revisorer blev tæt knyttet til arbejdet og fungerede som OLAF's eksperter, når der blev foretaget kontroller på stedet. Der blev også udviklet nye smarte it-værktøjer i et samarbejde mellem det pågældende generaldirektorat og OLAF med henblik på bedre at fastlægge risikoområderne.

Overvågningsudvalget glæder sig over denne nye arbejdsmetode og ser gerne, at den udvikles yderligere, da den gør det muligt for OLAF at fokusere på mere alvorlige og indviklede sager, mens mindre alvorlige tilfælde behandles af Kommissionens tjenestegrene på et andet niveau.

Den finansielle situation i EU har ændret sig voldsomt i de sidste to år. Finanskrisen har ført til, at Europa-Kommissionen har vedtaget foranstaltninger med henblik på at øge støtten og pengestrømmen i visse sektorer, hvilket også kan føre til en stigning i tilfælde af svig og økonomiske uregelmæssigheder. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det er nødvendigt med nye arbejdsmetoder med henblik på at indføre strenge kontrolmekanismer vedrørende fondsudgifterne, og at det nu er vigtigt, at der er et seriøst operationelt samarbejde mellem Kommissionens generaldirektorater og OLAF.

3.2.   
  Opfølgning på Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2008 — om gennemførelsen af OLAF's de minimis-politik

Opfølgning på Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 5/2008 — om gennemførelsen af OLAF's de minimis-politik

Efter Overvågningsudvalgets udtalelse om OLAF's de minimis-politik og prioriteringen af sagerne (9) er OLAF's de minimis-regler for nylig blevet føjet til håndbogen og er nu tilgængelige for efterforskerne.

9

Overvågningsudvalget glæder sig over det initiativ, der med praktiske retningslinjer sigter mod at afklare brugen af de-minimis-politikken. Det er dog nødvendigt, at disse retningslinjer anvendes under overholdelse af de vejledende grænseværdier i forbindelse med interne og eksterne undersøgelser og iværksættelse af finansielle opfølgninger som specificeret i OLAF's årlige forvaltningsplan.

Overvågningsudvalget glæder sig over udarbejdelsen af et de minimis-bilag, der opstiller de forskellige kriterier, som ledelsen skal tage højde for, når den skal beslutte, om der skal indledes en ekstern undersøgelse, og som udgør en forbedring af gennemsigtigheden i beslutningsprocessen.

Overvågningsudvalget ser gerne, at OLAF udarbejder en fuld analyse om gennemførelsen af de minimus-politikken — herunder forbindelserne til Undersøgelses- og Disciplinærkontoret — i det første år efter indførelsen af denne politik.

3.3.   
  Regelmæssige tilsyn på Overvågningsudvalgets initiativ

Regelmæssige tilsyn på Overvågningsudvalgets initiativ

3.3.1.   Planlægning af undersøgelserne — deres strategiske sigte

Planlægning af undersøgelserne — deres strategiske sigte

Den 12. oktober 2010 vedtog Overvågningsudvalget sin udtalelse nr. 4/2010 om planlægning af undersøgelser (10).

10

Overvågningsudvalget bemærkede i sin regelmæssige analyse af undersøgelser, der havde varet længere end ni måneder, at »Undersøgelserne udviser mangel på metode og disciplin, og den interne sagsforvaltning og -kontrol bør forbedres« (11).

11

Overvågningsudvalget måtte efter at have analyseret et udsnit af sager i direktorat A og direktorat B skuffende konstatere en mangel på sammenhæng i de operationelle direktoraters tilgang til sagerne, hvad planlægningen og styringen af undersøgelserne angår. I udtalelsen blev det anbefalet, at der ved starten på hver undersøgelse bliver udarbejdet en detaljeret undersøgelsesplan, der angiver målet med undersøgelsen, vurderingen af de nødvendige ressourcer indtil afslutningen af undersøgelsen og en vurdering over de samlede omkostninger. Undersøgelsesplanen bør være dynamisk og tilstrækkelig gennemarbejdet, så det er muligt at angive et forventet tidspunkt for den endelige afgørelse. Undersøgelsesplanerne bør udarbejdes for ledelsesteamet og derefter ajourføres regelmæssig. Undersøgelsesplanerne bør omfatte samtlige forventede efterforskningstiltag og en foreløbig tidsplan for de enkelte tiltag. Planerne bør være skriftlige og bør systematisk vedlægges sagsakterne, således at de nemt kan konsulteres og tilpasses i tilfælde af, at efterforskerne anmodes om udsættelser, eller der forekommer andre forsinkelser. Kontorernes ledelse bør regelmæssigt konsultere undersøgelsesplanerne for at følge med i og om nødvendigt styre sagernes forløb.

Overvågningsudvalget bemærker med glæde, at OLAF gennemførte nogle idéer til forbedring af planlægningen, umiddelbart før udtalelsen blev afgivet.

Overvågningsudvalget anbefaler — ud over udarbejdelsen af en undersøgelsesplan i hvert enkelt tilfælde — at OLAF's ledelse bør udarbejde og indføre procedurer, så det bliver lettere at prioritere igangværende undersøgelser under hensyntagen til de til rådighed stående ressourcer.

Overvågningsudvalget forventer et klart svar fra OLAF om dette vigtige spørgsmål og ser gerne, at den ajourførte håndbog kommer til at indeholde bestemmelser herom.

3.3.2.   Gennemførelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i OLAF's undersøgelser

Gennemførelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i OLAF's undersøgelser

Uafhængigheden og effektiviteten af OLAF's arbejde er direkte afhængig af, at OLAF overholder de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i løbet af undersøgelserne. Af de sager, der blev bragt for Domstolen, fremgik det, at der var visse fejl og svagheder i måden, som OLAF udførte undersøgelserne på (12). Derfor besluttede Overvågningsudvalget at vurdere den måde, hvorpå OLAF sikrer disse rettigheder og garantier.

12

Overvågningsudvalget afgav sin udtalelse nr. 5/2010 om anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i undersøgelser udført af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (13) baseret på en analyse af 28 sager, der var blevet fremsendt til nationale retsmyndigheder mellem december 2009 (14) og oktober 2010. Overvågningsudvalget udførte en analyse af den lovgivning, der gælder for OLAF's undersøgelser (lovgivning og retspraksis), og en analyse af gennemførelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier.

13

14

Overvågningsudvalget bemærkede, at de personer, der er berørt af de interne undersøgelser, beskyttes af en række regler, som en række juridiske instrumenter har fastlagt. Situation er anderledes, når det angår eksterne undersøgelser, hvor der ikke eksisterer konkrete regler, og hvor den beskyttelse, der garanteres af den nationale lovgivning om kontroller på stedet, kan variere fra medlemsstat til medlemsstat.

Overvågningsudvalget var af den opfattelse, at OLAF generelt sikrer de berørte personers grundlæggende rettigheder og følger de processuelle garantier. I de tilfælde, hvor Overvågningsudvalget fandt frem til konkrete problemer, udarbejdede det en henstilling til OLAF med henblik på at forbedre den gældende praksis. Overvågningsudvalget henstillede navnlig til OLAF, at håndbogen burde ændres, og at det burde sikres, at bestemmelserne i håndbogen blev fulgt.

Overvågningsudvalget bemærkede også, at manglen på klare procedureregler, navnlig vedrørende eksterne undersøgelser, førte til forskellige praksisser inden for OLAF. Reformen af forordning (EF) nr. 1073/1)99 bør udnyttes til at afklare de lovgivningsmæssige rammer, navnlig med hensyn til eksterne undersøgelser. OLAF's undersøgelsesbeføjelser bør styrkes, navnlig med hensyn til behovet for at gennemføre interviews. Overvågningsudvalget fremhævede, at denne afklaring ikke bør føre til overregulering. Lovgiverne bør tage højde for OLAF-undersøgelsernes særlige karakter, da disse er administrative og kun en foreløbig etape i en større procedure, hvor den berørte persons forsvarsrettigheder sikres i opfølgningsprocedurerne. Hvis OLAF får påtvunget proceduremæssige krav, uden at der tages hensyn til de interne og eksterne undersøgelsers særlige karakter og forskelle, vil det mindske effektiviteten i kampen mod svig, uden at det nødvendigvis fører til en bedre overholdelse af de grundlæggende rettigheder.

Overvågningsudvalget anførte de generelle principper, der skal ligge til grund for undersøgelserne, og de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier, som OLAF skal sikre. Overvågningsudvalget anbefalede, at kontrolmekanismerne vedrørende undersøgelsernes upartiskhed og fortrolighed såvel som vedrørende undersøgelsernes varighed blev styrket. Derudover foreslog Overvågningsudvalget en række foranstaltninger, som OLAF burde træffe med henblik på en bedre overholdelse af grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i hver fase af undersøgelserne. Endelig gav Overvågningsudvalget OLAF en analysemodel, der kan anvendes til at sikre de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i undersøgelserne, og som kan anvendes på ledelsesplan til at kontrollere lovligheden af undersøgelserne.

Overvågningsudvalget beklager også, at dets tidligere henstillinger (navnlig henstilling XI i aktivitetsrapporten for 2008-2009) angående en bedre og tidligere inddragelse af kontoret for juridisk rådgivning i undersøgelsesprocesserne ikke har fået tilstrækkelig opmærksomhed fra OLAF's side. Overvågningsudvalget er stadig af den opfattelse, at medarbejderne fra dette kontor burde have mulighed for at give juridisk rådgivning i alle faser og i alle de tilfælde, hvor det er nødvendigt, navnlig i sager, der vedrører sikring af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier for parterne i en undersøgelse. I den nye OLAF-håndbog om operationelle procedurer bør disse henstillinger fremgå klart, som det var tilfældet førhen.

Overvågningsudvalget udtrykte i henstilling X i dets rapport for 2008-2009, at det ønskede at blive holdt underrettet om alle klager, som OLAF behandler eller modtager fra parter, der er genstand for undersøgelse, i alle tilfælde, hvor de grundlæggende rettigheder eller processuelle garantier hævdes at være blevet krænket. Dette ønske vedrørte ikke kun tilfælde, der var blevet fremsendt til de retslige myndigheder, men alle tilfælde. Overvågningsudvalget modtog to meddelelser fra OLAF i den periode, som denne rapport dækker. I et tilfælde i den periode, som denne rapport dækker, henvendte de involverede parter sig direkte til overvågningsudvalget.

3.4.   
  OLAF’s proceduremæssige regler for undersøgelserne og OLAF-håndbogen om arbejdsprocedurer

OLAF’s proceduremæssige regler for undersøgelserne og OLAF-håndbogen om arbejdsprocedurer

Overvågningsudvalget har fulgt arbejdet med OLAF-håndbogen med interesse og har fremsendt et betydeligt antal skriftlige kommentarer til OLAF i perioden, hvor håndbogen var under udarbejdning.

Overvågningsudvalget glæder sig over, at den nye håndbog er blevet bedre, både hvad angår formen og indholdet, men hvad angår arbejdsprocedurerne, lever den nyeste version ikke op til Overvågningsudvalgets forventninger, idet den ikke indeholder et sæt af bestemte og faste regler, som efterforskerne kan anvende i alle undersøgelsernes faser.

Overvågningsudvalget har gentagne gange givet udtryk for, at det er vigtigt, at sagsbehandlingen for hver type undersøgelse tydeligt angiver de forskellige proceshandlinger fra start til slut i en undersøgelse. Overvågningsudvalget har også givet udtryk for, at vurderingen af de indledende oplysninger er problematisk, idet der ikke eksisterer klare frister for beslutningen om at indlede en undersøgelse. Formålet med denne fase er at bestemme, hvorvidt der eksisterer en tilstrækkelig alvorlig mistanke, og der er blevet lagt stor vægt på, at der ikke i denne fase udføres operationelle aktiviteter. I tråd med dette krævede Overvågningsudvalget en afklaring vedrørende den forberedende indhentning af oplysninger, der på ingen måde skulle overlappe eller forudbestemme de faktiske undersøgelser. Overvågningsudvalget beklager, at disse bemærkninger, der blev fremsendt til OLAF, ikke er blevet optaget i den OLAF-håndbog, der endte med at blive vedtaget.

Overvågningsudvalget er desuden af den opfattelse, at håndbogen bør være et dynamisk dokument, som kan ajourføres når som helst, og at den af efterforskerne bør kunne bruges som et vademecum, som de kan slå op i under efterforskningerne. Overvågningsudvalget ser især gerne, at dets henstillinger med hensyn til planlægning af undersøgelserne, beskyttelsen af de grundlæggende rettigheder og overholdelsen af de processuelle garantier, indarbejdes i håndbogen.

Der bør regelmæssigt organiseres grundig efteruddannelse i brugen af håndbogen.

Ud over at Overvågningsudvalget ønsker en forbedring af de lovgivningsmæssige rammer, mener det, at OLAF bør udarbejde et enkelt regelsæt, der hovedsagelig fokuserer på de forskellige faser i undersøgelserne, men som også tager højde for individuelle personers rettigheder, kravene til databeskyttelse og kravene til kontroller på stedet. Håndbogen bør derefter tilpasses, og regelsættet bør anvendes til at give efterforskerne en klar vejledning.

Håndbogen bør også indeholde eksempler på god praksis fra de forskellige typer undersøgelser, herunder skabeloner, der er godkendt af OLAFs ledelse, beregnet for bl.a. nye efterforskere.

3.5.   
  Den administrative organisation, budget og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion

Den administrative organisation, budget og personalepolitik i forbindelse med OLAF's undersøgelsesfunktion

3.5.1.   Administrativ organisation og personalepolitik

Administrativ organisation og personalepolitik

Nøglen til en god undersøgelsespolitik er et godt uddannet personale. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det på baggrund af dets tilsyn med OLAF's undersøgelsesfunktion har pligt til at sikre, at OLAF's personalepolitik er gearet således, at OLAF kan udføre sine opgaver effektivt (15).

15

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at den nye generaldirektør som en af sine første prioriteringer bør udarbejde en omfattende personalestrategi.

Fastlæggelse af interne prioriteringer

Fastlæggelse af interne prioriteringer

For at kunne udarbejde en strategi for menneskelige ressourcer, der er tilpasset behovene, bør OLAF udføre en grundig analyse af dets egne interne prioriteringer. Overvågningsudvalget understreger i denne henseende nok engang, at OLAF bør fokusere på sin hovedaktivitet og styrke sine undersøgelseskapaciteter. Overvågningsudvalget anbefaler, at den nye generaldirektør tager passende hensyn til fordelingen af menneskelige ressourcer i OLAF for at sikre balance mellem de operationelle direktorater A og B og direktorat D, der hovedsagelig bør støtte OLAF's undersøgelsesaktiviteter.

Overvågningsudvalget er endvidere af den opfattelse, at OLAF bør prioritere sit undersøgelsesarbejde ud fra de mulige synergier, der kan opnås med andre dele af Kommissionen eller medlemsstaterne. Overvågningsudvalget glæder sig over OLAF's nylige politik om at fokusere på de større og mere indviklede sager vedrørende svig, der skal undersøges i tæt samarbejde med det pågældende generaldirektorat og med anvendelse af it-efterretningsmetoder.

Udarbejdelse af en omfattende politik for menneskelige ressourcer

Udarbejdelse af en omfattende politik for menneskelige ressourcer

På baggrund af en analyse og definitionen af OLAF's hovedaktiviteter, jf. ovenfor, bør ressourcerne tilpasses og samles, så det er muligt at fokusere på de prioriterede opgaver. OLAF bør i udarbejdelsen af sin politik for menneskelige ressourcer navnlig tage følgende i betragtning:

| i) | Hvorvidt det personale, hvis hovedopgaver er under OLAF's ansvar, har de rette kvalifikationer. OLAF har i dag personale ansat med mange forskellige kvalifikationer (bl.a. juridiske eksperter, efterforskere, toldembedsmænd, kriminaltekniske specialister og it-specialister). OLAF råder derved over ansatte og eksperter, der besidder særlig værdifuld viden, og der er muligheder for synergi, der bør udnyttes bedre. |
| --- | --- |

i)

Hvorvidt det personale, hvis hovedopgaver er under OLAF's ansvar, har de rette kvalifikationer. OLAF har i dag personale ansat med mange forskellige kvalifikationer (bl.a. juridiske eksperter, efterforskere, toldembedsmænd, kriminaltekniske specialister og it-specialister). OLAF råder derved over ansatte og eksperter, der besidder særlig værdifuld viden, og der er muligheder for synergi, der bør udnyttes bedre.

| ii) | Det er vigtigt at udarbejde en politik for mobilitet, der gør det muligt for de ansatte at forfølge deres karriere i alle institutioner og for OLAF at drage fordel af den forskelligartede erfaring i og uden for institutionerne. I den henseende vil Overvågningsudvalget støtte et initiativ til at fremme og øge mobiliteten for OLAF's ansatte. |
| --- | --- |

ii)

Det er vigtigt at udarbejde en politik for mobilitet, der gør det muligt for de ansatte at forfølge deres karriere i alle institutioner og for OLAF at drage fordel af den forskelligartede erfaring i og uden for institutionerne. I den henseende vil Overvågningsudvalget støtte et initiativ til at fremme og øge mobiliteten for OLAF's ansatte.

| iii) | Det er vigtigt med en omfattende uddannelsespolitik, der navnlig lægger vægt på OLAF's særlige undersøgelsesopgaver. Denne politik bør tilpasses den regelmæssige udvikling i personalesituationen, så det forhindres, at kontoret mister kompetencer, navnlig kompetencer, der er vigtige for undersøgelserne. |
| --- | --- |

iii)

Det er vigtigt med en omfattende uddannelsespolitik, der navnlig lægger vægt på OLAF's særlige undersøgelsesopgaver. Denne politik bør tilpasses den regelmæssige udvikling i personalesituationen, så det forhindres, at kontoret mister kompetencer, navnlig kompetencer, der er vigtige for undersøgelserne.

| iv) | Der er et behov for at udforme en klar politik for ansættelse af midlertidigt ansatte med stor undersøgelseserfaring fra medlemsstaterne. |
| --- | --- |

iv)

Der er et behov for at udforme en klar politik for ansættelse af midlertidigt ansatte med stor undersøgelseserfaring fra medlemsstaterne.

Overvågningsudvalget anbefaler også, at OLAF på bedst mulig måde udnytter de ansættelsesmuligheder, der er opstået med de nylige udvælgelsesprøver. Overvågningsudvalget glæder sig over, at gyldighedsperioden for listen over ansøgere er forlænget, men beklager, at proceduren for ansættelse af ansøgere er så langvarig.

Desuden fremhæver Overvågningsudvalget, at der er behov for at afklare OLAF's politik med hensyn til midlertidigt ansatte. Alle ansatte bør have klarhed over deres status og kende til deres karrieremuligheder. Overvågningsudvalget beklager manglen på klarhed i denne henseende, der i de seneste år undertiden har ført til alvorlige individuelle vanskeligheder for de ansatte i OLAF.

I første halvdel af 2010 besøgte formanden for Overvågningsudvalget forskellige kontorer og direktorater i OLAF. Besøgene gjorde det blandt andet klart, at OLAF's efterforskere er pålagt en stor administrativ byrde. Det bør overvejes, hvad der kan gøres for at sikre efterforskerne maksimal tid til at udføre deres undersøgelsesopgaver.

3.5.2.   Budget

Budget

Overvågningsudvalget bemærker, at forvaltningen af udgifterne i forbindelse med tjenesterejser og rejseudgifter er blevet noget forbedret. Det anbefaler, at denne politik udvides yderligere, og at det systematisk vurderes, hvor vigtige tjenesterejserne er for undersøgelserne. Der bør også tages behørigt hensyn til mulighederne for at anvende it-redskaber som videokonferencer, så behovet for indviklede og dyre rejser ikke opstår.

4.   FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF'S PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

FORHOLDET TIL OLAF, EU-INSTITUTIONERNE OG OLAF'S PARTNERE OG ANDRE INTERESSENTER

4.1.   
  Forholdet til OLAF

Forholdet til OLAF

Overvågningsudvalget har i den periode, som denne rapport dækker, fortsat arbejdet med at skabe et konstruktivt forhold til ledelsen i OLAF og til tjenestemændene i OLAF. Et antal formelle og uformelle møder har været anledningen til værdifulde udvekslinger af synspunkter og af oplysninger.

Ved flere lejligheder i februar, marts, april, maj og juni 2010 mødte formanden for Overvågningsudvalget nogle af de ansatte i OLAF's kontorer for undersøgelser og operationer og for operationel og politisk støtte. Målet med disse møder var at opretholde en tæt tilknytning til OLAF's operationelle områder og at få kommentarer og forslag til, hvordan undersøgelsesfunktionen kan forbedres yderligere.

På disse møder mødte formanden for Overvågningsudvalget de fleste af medarbejderne i de 13 kontorer og alle kontorcheferne. De punkter, der blev diskuteret, var blandt andet:

| i) | begrænsningerne i retsgrundlaget for OLAF's arbejde i nogle sektorer og reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 |
| --- | --- |

i)

begrænsningerne i retsgrundlaget for OLAF's arbejde i nogle sektorer og reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999

| ii) | efterforskernes tunge administrative byrde og store bureaukratiske opgaver |
| --- | --- |

ii)

efterforskernes tunge administrative byrde og store bureaukratiske opgaver

| iii) | behovet for en proaktiv undersøgelsespolitik |
| --- | --- |

iii)

behovet for en proaktiv undersøgelsespolitik

| iv) | hindringerne i OLAF's samarbejde med institutionerne, medlemsstaterne og tredjelande. |
| --- | --- |

iv)

hindringerne i OLAF's samarbejde med institutionerne, medlemsstaterne og tredjelande.

Et memorandum om disse besøg vil blive diskuteret med OLAF's nye generaldirektør.

I perioden, som denne rapport dækker, deltog flere af de ansatte i OLAF, herunder ved flere lejligheder generaldirektøren, og sidenhen den fungerende generaldirektør i Overvågningsudvalgets møder.

I september og november 2010 forklarede OLAF for Overvågningsudvalget de vanskeligheder, kontoret havde haft med at opnå, hvad det betragter som et rimeligt niveau for adgangen til Kommissionens databaser. Dette har været et problem siden 2007. OLAF er af den opfattelse, at vanskelighederne med at få adgang til Kommissionens databaser potentielt kan mindske dets muligheder for at udføre undersøgelserne effektivt og uafhængigt, og i november 2010 anmodede OLAF Overvågningsudvalget om at udarbejde en officiel udtalelse. Der blev udpeget en ordfører i Overvågningsudvalget til at arbejde på dette.

Alle fem medlemmer af Overvågningsudvalget deltog i OLAF's tiende konference den 12. oktober 2009, og formanden og et medlem af udvalget holdt en tale.

Overvågningsudvalget deltog i kassationsretten i Paris den 11. februar 2010 i konferencen med titlen » Protecting the financial and fundamental interests of the Union« om perspektiverne for en europæisk offentlig anklager, i OAFCN's tiende seminar i Budapest den 13.-15. oktober 2010 og i Paris den 18. og 19. november 2010 i en konference med titlen »Fraud Prosecutors' Conference«.

4.2.   
  Forholdet til EU-institutionerne

Forholdet til EU-institutionerne

4.2.1.   Forholdet til Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union

Forholdet til Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union

Da Overvågningsudvalget er et interinstitutionelt organ, er det særlig forpligtet til at arbejde tæt sammen med Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.

Valget af et nyt Europa-Parlament i 2009 og udpegelsen af en ny Kommission i 2010 gjorde det muligt for OLAF at starte med at opbygge nye og tættere bånd til de nyligt udnævnte institutionelle partnere.

Overvågningsudvalget glæder sig over, at kommissær Algirdas Šemeta som ny kommissær med ansvar for OLAF har udtrykt ønske om et frugtbart samarbejde med Overvågningsudvalget. Han deltog i Overvågningsudvalgets møder i marts og juli 2010, og et medlem af hans kabinet deltog i Overvågningsudvalgets møder i september, oktober og november. Disse møder var til gensidig gavn med hensyn til de projekter, der vedrører reformen af OLAF. Overvågningsudvalget sætter stor pris på den støtte, kommissær Šemeta og hans kabinet yder til OLAF og dets eget arbejde.

Overvågningsudvalget mødtes i rapporteringsperioden også med Kommissionens vicegeneralsekretær, Alexander Italianer, den 21. oktober 2009, og formanden for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (COCOBU), Luigi de Magistris, den 17. november 2009. Overvågningsudvalget fremlagde sin aktivitetsrapport for 2008-2009 for Rådets arbejdsgruppe for bekæmpelse af svig under det svenske formandskab den 25. november 2009 og for Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg (COCOBU) den 3. december. Overvågningsudvalget gav ved denne lejlighed også et skriftligt svar på spørgsmål fra Europa-Parlamentet. Overvågningsudvalget er taknemmelig for den positive feedback og støtte, det modtog. Den 15. december 2010 modtog Overvågningsudvalget Kommissionens generalsekretær Catherine Day; blandt de behandlede emner var OLAF's adgang til Kommissionens databaser og personale.

4.2.2.   Forholdet til Revisionsretten

Forholdet til Revisionsretten

Overvågningsudvalgets ordfører mødtes med Revisionsretten i Luxembourg den 21. september 2009 for at diskutere spørgsmål af fælles interesse og Overvågningsudvalgets rolle med hensyn til den planlagte audit af OLAF.

I februar 2010 deltog repræsentanter fra Revisionsretten i Overvågningsudvalgets møde for at fremlægge og diskutere omfanget af opfølgningen på særberetning nr. 1/2005 om OLAF. I juni samme år fik OLAF's sekretariat besøg af de ansvarlige revisorer, der krævede en kopi af referaterne fra Overvågningsudvalgets møder og af de seneste udtalelser fra Overvågningsudvalget. På deres anmodning fik de overdraget nogle yderligere dokumenter i oktober 2010.

4.2.3.   Bidraget til overvejelserne vedrørende reformen af OLAF

Bidraget til overvejelserne vedrørende reformen af OLAF

Kommissær Algirdas Šemeta traf efter sin udnævnelse den beslutning at genoplive reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, der på det tidspunkt stadig var under behandling i Rådet og i Europa-Parlamentet. For på ny at få sat gang i drøftelserne mellem institutionerne vedtog Kommissionen den 7. juli 2010 et refleksionspapir (16), der kan anvendes som udgangspunkt for yderligere fremskridt i reformprocessen.

16

Algirdas Šemeta deltog den 14. juli 2010 i Overvågningsudvalgets møde, hvor han fremlagde refleksionspapiret, og Overvågningsudvalget tog godt imod kommissærens opfordring til at komme med bidrag til den igangværende debat og til refleksionspapiret. Følgelig vedtog Overvågningsudvalget den 23. september 2010 udtalelse nr. 3/2010 om refleksionspapiret om reformen af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig(OLAF) (17).

17

Overvågningsudvalget udtrykte i sin udtalelse glæde over, at Kommissionen med reformen af OLAF var fast besluttet på at styrke beskyttelsen af EU's finansielle interesser, navnlig på baggrund af den nuværende økonomiske og finansielle krise. Det bemærkede, at Kommissionens tilgang var at udskyde konsolideringen af lovgivningen om bekæmpelse af svig i et enkelt regelsæt, da den bl.a. ville vente på resultatet af debatten om oprettelsen af en europæisk offentlig anklagemyndighed.

Overvågningsudvalget var enigt i, at der er behov for at reformere ledelsen af OLAF med henblik på at forbedre OLAF's effektivitet, men beklagede, at refleksionspapiret ikke lagde mere vægt på OLAF's undersøgelseskompetencer, selv om der med Lissabontraktaten er skabt nye muligheder. Desuden fremhævede Overvågningsudvalget, at der er et behov for at styrke OLAF-ledelsens ansvar med hensyn til udførelsen af undersøgelserne og kontrollen med disse, navnlig med det mål at forkorte undersøgelsernes varighed og forbedre OLAF's effektivitet.

Med hensyn til forslaget om at oprette en interinstitutionel dialog var Overvågningsudvalget enigt i, at en sådan dialog kan forbedre den institutionelle støtte til OLAF's bekæmpelse af svig, men understregede, at denne dialog under ingen omstændigheder skulle føre til politisk indblanding i undersøgelserne. Som vogter af OLAF's uafhængighed foreslog Overvågningsudvalget at styre organisationen af disse dialoger.

Overvågningsudvalget udtrykte sin store bekymring med hensyn til forslaget om at skabe en stilling som høringskonsulent, hvilket kunne have den virkning, at den administrative byrde for OLAF blev øget, og skabe opgaver, der er de samme som Overvågningsudvalgets hovedopgaver og muligvis endda undergrave disse. Overvågningsudvalget støttede dog oprettelsen af en stilling som klagebehandler internt i OLAF, der skal være første kontakt i behandlingen af klager fra personer, der er genstand for en undersøgelse, vedrørende undersøgelsens forløb.

Overvågningsudvalget glædede sig over, at der er en vilje fra alle institutioners side til at styrke dets rolle, men er stærkt uenig i refleksionspapirets forslag om, at Overvågningsudvalget kun vil modtage statistiske oplysninger til udførelsen af sit arbejde. Overvågningsudvalget er fuldt enigt i, at det ikke bør blande sig i OLAF's operationelle arbejde, men mener, at det er afgørende, at det har fuld adgang til alle sagsdokumenter, så det kan sikre OLAF's uafhængighed gennem kontrol af undersøgelsesprocedurernes effektivitet og optimale udnyttelse af ressourcerne.

Overvågningsudvalget deltog i to møder i Rådet for at fremlægge sin udtalelse. Overvågningsudvalget støtter stærkt Kommissionen i dennes ønske om at skride fremad med reformen med henblik på at styrke effektiviteten og uafhængigheden af OLAF's undersøgelsesfunktion og bidrager gerne til de fremtidige faser i debatten.

4.3.   
  Udvælgelsesproceduren for OLAF's generaldirektør

Udvælgelsesproceduren for OLAF's generaldirektør

Artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 fastlægger, at Kommissionen udarbejder en liste over kandidater med de fornødne kvalifikationer efter positiv udtalelse fra Overvågningsudvalget.

For at opfylde dette krav deltog Overvågningsudvalget indgående i de første faser af udvælgelsesproceduren. Det analyserede alle ansøgernes cv'er, og et medlem af Overvågningsudvalget deltog i det udvalg, der foreslog en første udvælgelse, og som mødtes i begyndelsen af juli 2010, og deltog desuden som observatør i Det Rådgivende Udvalg for Udnævnelser, der holdt møde den 10. september 2010. På Overvågningsudvalgets møde den 23. september 2010 afgav det udtalelse nr. 2/2010 (18) om de seks ansøgere, hvis navne Europa-Kommissionen havde oplyst. Denne udtalelse blev fremsendt til Kommissionen og de andre institutioner.

18

KONKLUSIONER

KONKLUSIONER

| I. | Overvågningsudvalget undersøgte fristerne for undersøgelsernes afslutning i 164 sager og bemærkede med skuffelse, at OLAF trods Overvågningsudvalgets tidligere anbefalinger stadig ikke anvender systematiske og effektive arbejdsmetoder og intern kontrol til at undgå uberettigede forsinkelser i undersøgelserne. Selv om varigheden i forhold til den tidligere periode er mindsket i de sager, hvor der ikke er angivet noget forventet tidspunkt for undersøgelsernes afslutning, har OLAF stadig ikke givet præcise forklaringer på disse forsinkelser. |
| --- | --- |

I.

Overvågningsudvalget undersøgte fristerne for undersøgelsernes afslutning i 164 sager og bemærkede med skuffelse, at OLAF trods Overvågningsudvalgets tidligere anbefalinger stadig ikke anvender systematiske og effektive arbejdsmetoder og intern kontrol til at undgå uberettigede forsinkelser i undersøgelserne. Selv om varigheden i forhold til den tidligere periode er mindsket i de sager, hvor der ikke er angivet noget forventet tidspunkt for undersøgelsernes afslutning, har OLAF stadig ikke givet præcise forklaringer på disse forsinkelser.

| II. | Overvågningsudvalget er stadig af den opfattelse, at der er behov for: i) større kontrol med rapporterne i sager, der varer mere end ni måneder, ii) et system, hvorved Overvågningsudvalget regelmæssigt bliver informeret om de tilfælde, hvor undersøgelserne har varet ni måneder, og hvor den forventede tidsfrist for afslutning af undersøgelsen er overskredet, iii) en alarmfunktion i sagsbehandlingssystemet (CSM), der gør opmærksom på sager, hvor der ikke har været nogen aktivitet i tre måneder, så grundene hertil kan undersøges. Det er også nødvendigt at føre streng kontrol med varigheden af undersøgelserne for at undgå tvivl om undersøgelsernes uafhængighed, hvilket ligger Overvågningsudvalget stærkt på sinde. |
| --- | --- |

II.

Overvågningsudvalget er stadig af den opfattelse, at der er behov for: i) større kontrol med rapporterne i sager, der varer mere end ni måneder, ii) et system, hvorved Overvågningsudvalget regelmæssigt bliver informeret om de tilfælde, hvor undersøgelserne har varet ni måneder, og hvor den forventede tidsfrist for afslutning af undersøgelsen er overskredet, iii) en alarmfunktion i sagsbehandlingssystemet (CSM), der gør opmærksom på sager, hvor der ikke har været nogen aktivitet i tre måneder, så grundene hertil kan undersøges. Det er også nødvendigt at føre streng kontrol med varigheden af undersøgelserne for at undgå tvivl om undersøgelsernes uafhængighed, hvilket ligger Overvågningsudvalget stærkt på sinde.

| III. | Overvågningsudvalget har undersøgt 40 sager, der er blevet ledet af OLAF's to direktorater for undersøgelser og operationer, og har gentagne gange konstateret en mangel på egentlig planlægning af undersøgelserne, hvilket har haft negative indvirkninger på OLAF's arbejde og længden af dets undersøgelser. OLAF's håndbog i operationelle procedurer indeholder retningslinjer for udarbejdelsen af en foreløbig arbejdsplan i vurderingsfasen, men siger intet om, at der skal udarbejdes en fuldstændig undersøgelsesplan ved undersøgelsens start. |
| --- | --- |

III.

Overvågningsudvalget har undersøgt 40 sager, der er blevet ledet af OLAF's to direktorater for undersøgelser og operationer, og har gentagne gange konstateret en mangel på egentlig planlægning af undersøgelserne, hvilket har haft negative indvirkninger på OLAF's arbejde og længden af dets undersøgelser. OLAF's håndbog i operationelle procedurer indeholder retningslinjer for udarbejdelsen af en foreløbig arbejdsplan i vurderingsfasen, men siger intet om, at der skal udarbejdes en fuldstændig undersøgelsesplan ved undersøgelsens start.

| IV. | Overvågningsudvalget har anbefalet OLAF at indføre en omfattende planlægningspolitik for alle faser af undersøgelserne med regelmæssige kontroller, realistiske tidsplaner og periodiske ajourføringer for at sikre overensstemmelse. Som et resultat af Overvågningsudvalgets arbejde på dette område er OLAF blevet klar over, at det er nødvendigt at anlægge en fælles holdning til den strategiske planlægning af sagerne, og er begyndt at udarbejde detaljerede arbejdsplaner, efter at en sag er åbnet. Overvågningsudvalget er for tiden ved at evaluere effektiviteten af de foranstaltninger, som OLAF har truffet. |
| --- | --- |

IV.

Overvågningsudvalget har anbefalet OLAF at indføre en omfattende planlægningspolitik for alle faser af undersøgelserne med regelmæssige kontroller, realistiske tidsplaner og periodiske ajourføringer for at sikre overensstemmelse. Som et resultat af Overvågningsudvalgets arbejde på dette område er OLAF blevet klar over, at det er nødvendigt at anlægge en fælles holdning til den strategiske planlægning af sagerne, og er begyndt at udarbejde detaljerede arbejdsplaner, efter at en sag er åbnet. Overvågningsudvalget er for tiden ved at evaluere effektiviteten af de foranstaltninger, som OLAF har truffet.

| V. | Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF bør følge en klar politik for prioritering af sagerne. Overvågningsudvalget glæder sig på dette punkt over OLAF's vilje til at overdrage mindre sager, der kan klares af andre kompetente organer med disciplinlære foranstaltninger (Undersøgelses- og Disciplinærkontoret, IDOC). Overvågningsudvalget anbefaler dog, at der arbejdes yderligere på at udarbejde objektive kriterier for sådanne overdragelser. Håndbogen bør ændres, så den klart angiver OLAF's de minimis-politik. |
| --- | --- |

V.

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF bør følge en klar politik for prioritering af sagerne. Overvågningsudvalget glæder sig på dette punkt over OLAF's vilje til at overdrage mindre sager, der kan klares af andre kompetente organer med disciplinlære foranstaltninger (Undersøgelses- og Disciplinærkontoret, IDOC). Overvågningsudvalget anbefaler dog, at der arbejdes yderligere på at udarbejde objektive kriterier for sådanne overdragelser. Håndbogen bør ændres, så den klart angiver OLAF's de minimis-politik.

| VI. | Overvågningsudvalget støtter OLAF's initiativer med henblik på at spore og analysere risiciene i bekæmpelsen af svig på grundlag af regelmæssige udvekslinger af oplysninger med andre af Europa-Kommissionens generaldirektorater. Denne arbejdsmetode gør det muligt at indføre en proaktiv undersøgelsespolitik og fokusere på de alvorligste og mest indviklede sager. Overvågningsudvalget henstiller derfor indtrængende til, at disse mekanismer udarbejdes så hurtigt som muligt på grund af den nuværende økonomiske situation i EU. |
| --- | --- |

VI.

Overvågningsudvalget støtter OLAF's initiativer med henblik på at spore og analysere risiciene i bekæmpelsen af svig på grundlag af regelmæssige udvekslinger af oplysninger med andre af Europa-Kommissionens generaldirektorater. Denne arbejdsmetode gør det muligt at indføre en proaktiv undersøgelsespolitik og fokusere på de alvorligste og mest indviklede sager. Overvågningsudvalget henstiller derfor indtrængende til, at disse mekanismer udarbejdes så hurtigt som muligt på grund af den nuværende økonomiske situation i EU.

| VII. | Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det er nødvendigt at ændre OLAF's håndbog på visse punkter af hensyn til nuværende praksis og forskellige konkrete krav fra retspraksissen eller lovgivningen. Bl.a. i) bedre definition af de enkelte faser i undersøgelsen af hensyn til fuld overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier og for at sikre efterforskerne god vejledning og ii) en præcis definition af den foreløbige evalueringsperiode og dens varighed. Der bør regelmæssigt organiseres efteruddannelse i håndbogens brug. |
| --- | --- |

VII.

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at det er nødvendigt at ændre OLAF's håndbog på visse punkter af hensyn til nuværende praksis og forskellige konkrete krav fra retspraksissen eller lovgivningen. Bl.a. i) bedre definition af de enkelte faser i undersøgelsen af hensyn til fuld overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier og for at sikre efterforskerne god vejledning og ii) en præcis definition af den foreløbige evalueringsperiode og dens varighed. Der bør regelmæssigt organiseres efteruddannelse i håndbogens brug.

| VIII. | Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at overholdelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er af afgørende betydning for OLAF's uafhængighed. Overvågningsudvalget har undersøgt 43 undersøgelser, før OLAF sendte oplysninger om disse til de nationale retsmyndigheder, og har i hvert enkelt tilfælde analyseret, hvorvidt de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er overholdt. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF generelt sikrer disse rettigheder og garantier. Det har dog udarbejdet konkrete anbefalinger med henblik på at styrke de nuværende mekanismer for kontrol med de proceduremæssige principper, navnlig vedrørende uafhængighed, fortrolighed og rimelig varighed af sagsbehandlingen. |
| --- | --- |

VIII.

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at overholdelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er af afgørende betydning for OLAF's uafhængighed. Overvågningsudvalget har undersøgt 43 undersøgelser, før OLAF sendte oplysninger om disse til de nationale retsmyndigheder, og har i hvert enkelt tilfælde analyseret, hvorvidt de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er overholdt. Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at OLAF generelt sikrer disse rettigheder og garantier. Det har dog udarbejdet konkrete anbefalinger med henblik på at styrke de nuværende mekanismer for kontrol med de proceduremæssige principper, navnlig vedrørende uafhængighed, fortrolighed og rimelig varighed af sagsbehandlingen.

| IX. | Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at der bør tages højde for forskellen mellem OLAF's interne og eksterne undersøgelser, når det drejer sig om grundlæggende rettigheder og processuelle garantier. Overholdelsen af disse principper bør være proportional med undersøgelsernes karakter, mål og effektivitet. Ud over at have analyseret de processuelle garantier, der gælder for OLAF's undersøgelser, på baggrund af den nuværende lovgivning og retspraksis, har Overvågningsudvalget udarbejdet et skema, som efterforskerne kan bruge i hver fase af undersøgelserne. |
| --- | --- |

IX.

Overvågningsudvalget er af den opfattelse, at der bør tages højde for forskellen mellem OLAF's interne og eksterne undersøgelser, når det drejer sig om grundlæggende rettigheder og processuelle garantier. Overholdelsen af disse principper bør være proportional med undersøgelsernes karakter, mål og effektivitet. Ud over at have analyseret de processuelle garantier, der gælder for OLAF's undersøgelser, på baggrund af den nuværende lovgivning og retspraksis, har Overvågningsudvalget udarbejdet et skema, som efterforskerne kan bruge i hver fase af undersøgelserne.

| X. | Overvågningsudvalget insisterer på, at for at sikre den effektive overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er det nødvendigt at kontrollere, om undersøgelserne er lovmedholdelige gennem større og løbende inddragelse af kontoret for juridisk rådgivning. Overvågningsudvalget har i hele sin mandatperiode anbefalet, at dette kontor styrkes, og at det inddrages meget tidligere i undersøgelserne. Overvågningsudvalget beklager, at der ikke systematisk foregår en juridisk kontrol af undersøgelserne i hver fase. Denne mangel på fortsat juridisk kontrol i undersøgelserne har ført til, at de proceduremæssige krav ikke er blevet overholdt. Overvågningsudvalget anbefaler også, at den nye generaldirektør overvejer dette kontors struktur og organisation. |
| --- | --- |

X.

Overvågningsudvalget insisterer på, at for at sikre den effektive overholdelse af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier er det nødvendigt at kontrollere, om undersøgelserne er lovmedholdelige gennem større og løbende inddragelse af kontoret for juridisk rådgivning. Overvågningsudvalget har i hele sin mandatperiode anbefalet, at dette kontor styrkes, og at det inddrages meget tidligere i undersøgelserne. Overvågningsudvalget beklager, at der ikke systematisk foregår en juridisk kontrol af undersøgelserne i hver fase. Denne mangel på fortsat juridisk kontrol i undersøgelserne har ført til, at de proceduremæssige krav ikke er blevet overholdt. Overvågningsudvalget anbefaler også, at den nye generaldirektør overvejer dette kontors struktur og organisation.

| XI. | Overvågningsudvalget anbefaler, at der udarbejdes en omfattende strategi for OLAF's menneskelige ressourcer, efter at der er foretaget en tilbundsgående analyse af OLAF's prioriteringer og arbejdsmetoder. Denne strategi bør omhandle: i) bedre fordeling af ressourcerne i OLAF for bedre at fokusere på hovedopgaverne i forbindelse med undersøgelser, ii) bedre udnyttelse af synergimulighederne i OLAF, navnlig ved at udnytte de kvalifikationer, som personalet i OLAF besidder, iii) hensigtsmæssig administrativ støtte til undersøgelsesaktiviteterne, iv) øget mobilitet i OLAF og i Kommissionen, v) bedre politik for efteruddannelse, så mobiliteten kan fremmes, uden at det skader undersøgelsernes kvalitet. |
| --- | --- |

XI.

Overvågningsudvalget anbefaler, at der udarbejdes en omfattende strategi for OLAF's menneskelige ressourcer, efter at der er foretaget en tilbundsgående analyse af OLAF's prioriteringer og arbejdsmetoder. Denne strategi bør omhandle: i) bedre fordeling af ressourcerne i OLAF for bedre at fokusere på hovedopgaverne i forbindelse med undersøgelser, ii) bedre udnyttelse af synergimulighederne i OLAF, navnlig ved at udnytte de kvalifikationer, som personalet i OLAF besidder, iii) hensigtsmæssig administrativ støtte til undersøgelsesaktiviteterne, iv) øget mobilitet i OLAF og i Kommissionen, v) bedre politik for efteruddannelse, så mobiliteten kan fremmes, uden at det skader undersøgelsernes kvalitet.

| XII. | Overvågningsudvalget anbefaler, at institutionerne benytter sig af de muligheder, som reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 skaber, til at afklare situationen vedrørende stillingen som generaldirektør for OLAF i overgangsperioder, så vicegeneraldirektørens beføjelser er klart fastlagte i de tilfælde, hvor der går en vis tid mellem en generaldirektørs afgang af hvilken årsag det end måtte være til udnævnelsen af en anden. Afklaringen skal ske under hensyntagen til institutionernes aftale om at sikre OLAF's legitimitet og uafhængighed i overgangsperioder. |
| --- | --- |

XII.

Overvågningsudvalget anbefaler, at institutionerne benytter sig af de muligheder, som reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 skaber, til at afklare situationen vedrørende stillingen som generaldirektør for OLAF i overgangsperioder, så vicegeneraldirektørens beføjelser er klart fastlagte i de tilfælde, hvor der går en vis tid mellem en generaldirektørs afgang af hvilken årsag det end måtte være til udnævnelsen af en anden. Afklaringen skal ske under hensyntagen til institutionernes aftale om at sikre OLAF's legitimitet og uafhængighed i overgangsperioder.

| XIII. | Overvågningsudvalget anbefaler, at institutionerne benytter sig af de muligheder, som reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 skaber, til at afklare de lovgivningsmæssige rammer for OLAF, styrke OLAF's undersøgelsesbeføjelser og uafhængighed og give OLAF præcise proceduremæssige regler. Overvågningsudvalget understreger, at det er vigtigt, at OLAF er operationelt uafhængig, og det bekræfter endnu en gang, at det gerne stiller sin erfaring til rådighed for denne reformproces. |
| --- | --- |

XIII.

Overvågningsudvalget anbefaler, at institutionerne benytter sig af de muligheder, som reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 skaber, til at afklare de lovgivningsmæssige rammer for OLAF, styrke OLAF's undersøgelsesbeføjelser og uafhængighed og give OLAF præcise proceduremæssige regler. Overvågningsudvalget understreger, at det er vigtigt, at OLAF er operationelt uafhængig, og det bekræfter endnu en gang, at det gerne stiller sin erfaring til rådighed for denne reformproces.

---

(1)  EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1.

1

(2)  Jf. bilag I: Overvågningsudvalgets mødekalender.

2

(3)  Artikel 8 i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007, s. 7).

3

(4)  Forretningsordenen blev vedtaget af Overvågningsudvalget i august 2006 og offentliggjort i februar 2007 (Forretningsorden for OLAF-Overvågningsudvalget (EUT L 33 af 7.2.2007, s. 7)).

4

(5)  Jf. navnlig udtalelse nr. 4/2010 om planlægning af undersøgelserne (bilag 5) og nr. 5/2010 om anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier (bilag 6).

5

(6)  Artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

6

(7)  Franchet og Byk mod Kommissionen, sag T-48/05, præmis 168-170.

7

(8)  Jf. bilag 6.

8

(9)  Jf. udtalelse nr. 5/2008 (EUT C 314 af 22.12.2009, s. 15).

9

(10)  Jf. bilag 5.

10

(11)  Se navnlig udtalelse nr. 2/2009 (EUT C 314 af 22.12.2009, s. 22.).

11

(12)  Jf. Camos Grau mod Kommissionen af 6.4.2006, sag T-309/03, Nikolaou mod Kommissionen af 12.9.2007, sag T-259/03, Franchet og Byk mod Kommissionen af 8.7.2008, sag T-48/05.

12

(13)  Jf. bilag 6.

13

(14)  Den nye OLAF-håndbog trådte i kraft 1.12.2009.

14

(15)  Jf. bilag 2: Udtalelse nr. 1/2010 om OLAF's foreløbige budgetforslag for 2011.

15

(16)  SEK (2010) 859.

16

(17)  Jf. bilag 4.

17

(18)  Jf. bilag 3.

18

---

BILAG 1

OVERVÅGNINGSUDVALGETS MØDEKALENDER

2009

| Måned | Mødedato |
| --- | --- |
| JUNI | tirsdag den 9.-onsdag den 10. |
| JULI | tirsdag den 7.-onsdag den 8. |
| SEPTEMBER | onsdag den 23.-torsdag den 24. |
| OKTOBER | tirsdag den 20.-onsdag den 21. |
| NOVEMBER | tirsdag den 17.-onsdag den 18. |
| DECEMBER | tirsdag den 15.-onsdag den 16. |

Måned

Mødedato

JUNI

tirsdag den 9.-onsdag den 10.

JULI

tirsdag den 7.-onsdag den 8.

SEPTEMBER

onsdag den 23.-torsdag den 24.

OKTOBER

tirsdag den 20.-onsdag den 21.

NOVEMBER

tirsdag den 17.-onsdag den 18.

DECEMBER

tirsdag den 15.-onsdag den 16.

2010

| Måned | Mødedato |
| --- | --- |
| JANUAR | tirsdag den 12.-onsdag den 13. |
| FEBRUAR | tirsdag den 9.-onsdag den 10. |
| MARTS | tirsdag den 16.-onsdag den 17. |
| APRIL | tirsdag den 27.-onsdag den 28. |
| JUNI | tirsdag den 1.-onsdag den 2. |
| JULI | tirsdag den 13.-onsdag den 14. |
| SEPTEMBER | torsdag den 2. (hele dagen) |
| SEPTEMBER | torsdag den 23. (hele dagen) |
| OKTOBER | tirsdag den 12.-onsdag den 13. |
| NOVEMBER | tirsdag den 9.-onsdag den 10. |
| DECEMBER | tirsdag den 14.-onsdag den 15. |

Måned

Mødedato

JANUAR

tirsdag den 12.-onsdag den 13.

FEBRUAR

tirsdag den 9.-onsdag den 10.

MARTS

tirsdag den 16.-onsdag den 17.

APRIL

tirsdag den 27.-onsdag den 28.

JUNI

tirsdag den 1.-onsdag den 2.

JULI

tirsdag den 13.-onsdag den 14.

SEPTEMBER

torsdag den 2. (hele dagen)

SEPTEMBER

torsdag den 23. (hele dagen)

OKTOBER

tirsdag den 12.-onsdag den 13.

NOVEMBER

tirsdag den 9.-onsdag den 10.

DECEMBER

tirsdag den 14.-onsdag den 15.

---

BILAG 2

UDTALELSE Nr. 1/2010

OLAF’s foreløbige budgetforslag for 2011

Bruxelles, den 30. juni 2010

På sine møder den 27.-28. april og 1.-2. juni 2010 undersøgte OLAF-Overvågningsudvalget det foreløbige budgetforslag for 2011 og vedtog følgende udtalelse:

I.   Fremlæggelse af budgetforslaget for 2011

Udvalget har som hvert år af kontoret fået fremlagt de store linjer i forslaget til budget for det følgende år. Vedrørende regnskabsåret 2011 konstaterer udvalget, at det er et overgangsbudget, der er udarbejdet for den nuværende overgangsperiode, efter at OLAF’s generaldirektør Franz-Herman Brüner døde i januar 2010. Da den fungerende generaldirektør kun har beføjelser til at videreføre kontorets løbende forretninger, kan han ikke træffe beslutninger, der er bindende for den generaldirektør, der vil blive udpeget af institutionerne.

Udvalget noterer sig, at det samlede foreløbige budget er steget med 3,19 % i forhold til 2010. Udvalget ønsker, at OLAF lægger mere vægt på videreuddannelse af hele personalet. Udvalget konstaterer, at budgettet for tjenesterejser i udlandet stiger med samme procentsats som leveomkostningerne og ønsker, at kontorcheferne eller kontorets direktører foretager en reel kontrol af denne post.

Budgetposten til udvalget er uændret i forhold til 2009 og 2010.

Udvalget konstaterer, at OLAF’s personale forbliver uændret på 384 ansatte og at udgifterne stiger i begrænset omfang. De foreløbige bevillinger til personalelønninger og -godtgørelser stiger i alt med 4,13 %, hvilket omfatter tilpasning af lønningerne.

II.   Tildeling og forvaltning af OLAF’s menneskelige ressourcer

Overvågningsudvalget konstaterer, at antallet af ledige stillinger er faldende. Der var 24 ledige stillinger i 2010, og der forventes at være 18 ledige stillinger i 2011. Udvalget glæder sig over denne udvikling, der bidrager til at øge OLAF’s kapacitet til effektivt at udføre dets aktiviteter.

Hvad angår midlertidigt ansatte, glæder overvågningsudvalget sig over en række positive udviklinger, der fandt sted i 2008, 2009 og 2010, navnlig iværksættelsen af og offentliggørelsen af resultaterne af eksterne og interne udvælgelsesprøver på området for bekæmpelse af svig. Dette har gjort det muligt for kontoret at ansætte 11 tidligere midlertidigt ansatte (ni på tidsubegrænset kontrakt, to på tidsbegrænset kontrakt) som tjenestemænd, da disse bestod den eksterne udvælgelsesprøve. Dette var muligt som følge af en ændring i stillingsfortegnelsen og efter forhandlinger med budgetmyndigheden om et ændringsbudget.

Resultaterne for den interne udvælgelsesprøve er nyligt blevet offentliggjort, og kontoret vil iværksætte en lignende fremgangsmåde for at kunne tilbyde en tjenestemandsstilling til dem, der har bestået. Det vil gøre det muligt for OLAF i 2010 at ansætte 13 midlertidigt ansatte i tidsubegrænsede stillinger og to i tidsbegrænsede stillinger. Derudover har tre tidligere midlertidigt ansatte, som har bestået den eksterne udvælgelsesprøve, bestået en intern udvælgelsesprøve på et højere niveau.

Organiseringen af udvælgelsesprøverne var en omfattende sag, hvormed OLAF ganske vist levede op til de engagementer, det havde truffet, men det samlede resultat for de 92 tidligere midlertidigt ansatte i kontoret, som prøverne berørte, var en begrænset succes, da kun 21 af disse bestod en af udvælgelsesprøverne. Fire midlertidigt ansatte på tidsbegrænsede kontrakter havde også mulighed for at deltage i prøverne. Men 63 kontraktansatte, der var omfattet af forhandlingerne i 2007, fik intet ud af prøverne, enten fordi de ikke bestod, eller fordi de ikke kunne eller ikke ønskede at deltage i prøverne. Prøverne var kun åbne for nogle lønklasser, og da visse diplomer var nødvendige for at deltage, og det blev krævet at erfaringen skulle ligge efter uddannelsens afslutning, var der ikke flere kontraktansatte, der kunne tilmelde sig prøverne. Overvågningsudvalget minder i denne henseende om, at det er yderst ønskeligt, at disse midlertidigt ansatte fortsat kan bidrage med deres kompetencer og viden til kontoret, og at det vil være hensigtsmæssigt snarligt at tilbyde dem reelle muligheder for forfremmelser og for at gøre karriere. Det skal ikke glemmes, at de mest erfarne midlertidigt ansatte har arbejdet for kontoret i mere end 10 år. De har en berettiget forventning om at blive indplaceret på ny.

På den anden side bør kontoret også opfordre EPSO til på OLAF’s vegne at organisere udvælgelsesprøver, hvormed OLAF kan sikre sig at ansætte de personer med de specifikke kompetencer, som det har brug for. Det vil være skadeligt for OLAF’s fremtidige effektivitet — og derved også for dets uafhængighed — hvis det ikke kan beholde disse specialister. Det vil især være svært og dyrt at uddanne nye specialiserede ansatte, hvis den nuværende situation tilskynder ansatte til at forlade kontoret på grund af manglen på egentlige fremtidsudsigter.

Udvalget konstaterer, at OLAF fortsat beskæftiger midlertidigt ansatte på tidsbegrænsede kontrakter, der ikke tidligere har kunnet og heller ikke fremover vil kunne forlænges. Dette er en menneskeligt set vanskelig situation for de berørte, da kontrakten uundgåelig vil ophøre en dag. Udvalget ser fortsat gerne, at OLAF hurtigst muligt udarbejder og iværksætter en reel politik for ansættelse af dets inspektører og stabiliserer disses situation med en ansættelsesprocedure, hvis varighed harmoniseres, og navnlig angående de specialiserede inspektører fra medlemsstaterne. En sådan ansættelsespolitik vil have den fordel, at OLAF vil kunne tiltrække de bedste personer fra de nationale tjenester, hvorved dets inspektører kan ajourføre deres viden, navnlig med hensyn til ændringer og forbedringer i efterforskningsmetoderne. Den fordeling, som Kommissionen ser som ønskelig, med 80 % tjenestemænd og 20 % midlertidigt ansatte, skal netop ses som et ønske og ikke et ufravigeligt krav. OLAF bør aldrig begrænse eller give afkald på mulighederne for at ansætte specialister i kampen mod svig. Kontorets uafhængighed med hensyn til efterforskningerne skal ikke være et spørgsmål om den procentvise fordeling mellem tjenestemænd og midlertidigt ansatte, men om kompetence inden for områderne og vilje til at benytte sig af de bedste efterforskningsmetoder. Ansættelsen af midlertidigt ansatte vil også give kontoret mulighed for at arbejde mere effektivt og forbedre samarbejdet mellem medlemsstaternes myndigheder og OLAF.

Udvalget konstaterer, at OLAF’s organisationsplan siden 1. april 2010 kun omfatter én stilling som kontorchef, der er besat af en midlertidig ansat. Det vil uden tvivl i fremtiden være hensigtsmæssigt at foretage overvejelser om den nødvendige ligevægt mellem tjenestemænd og midlertidigt ansatte på dette område også.

Udvalget beklager, at OLAF ikke altid har ført en reel personalepolitik på trods af udvalgets henstillinger i forbindelse med de foregående års budgetter (udtalelse nr. 2/2007 — udtalelse nr. 3/2008 — udtalelse nr. 3/2009). Udvalget insisterer ligeledes som i de foregående år på nødvendigheden af at foretage en omfattende overvejelse af, hvordan personalet i passende omfang afsættes til OLAF’s hovedopgaver. Udvalget noterer sig OLAF’s bemærkninger med hensyn til det forhold, at dets opgaver udgør et hele, og at alle dets tjenestegrene bidrager til dets opgaver, men udvalget er ikke desto mindre af den opfattelse, at den andel af personalet, der er direkte beskæftiget med efterforskninger, bør være genstand for særlige overvejelser. Som i sin tidligere udtalelse er udvalget af den opfattelse, at der bør foretages en generel vurdering og prioritering af kontorets forskellige aktivitetsområder og deres respektive betydning.

Henstillinger:

Udvalget anbefaler indtrængende OLAF til så hurtigt som muligt at udarbejde en strategi for dets menneskelige ressourcer på grundlag af en analyse af hovedopgaverne og en hensigtsmæssig personaletildeling. Denne strategi skal indeholde forslag til udviklingen i personalesituationen, der er realistiske på kort og mellemlang sigt.

Udvalget anbefaler OLAF at være særlig opmærksom på de forskellige kategorier af midlertidigt ansatte, der for tiden arbejder i kontoret, og anbefaler OLAF, at det så vidt muligt forsøger at finde passende løsninger på disse problemer, herunder hvad angår mulighederne for at give disse ansatte mulighed for en ny indplacering.

III.   Overvågningsudvalgets sekretariat

Teoretisk er personalet i overvågningsudvalgets sekretariat på otte ansatte. Den 1. februar 2010 blev en ny AD ansat i en ledig stilling. Siden slutningen af november 2009 har der været en ledig stilling som midlertidigt ansat AST, og den vil blive erstattet af en tjenestemandsstilling.

I juni 2009 blev stillingen som leder af sekretariatet opslået ledig, da den tidligere chef skulle gå på pension i slutningen af juli 2009. Der blev den 16. juni 2010 ansat en ny leder af sekretariatet.

Antallet af stillinger i sekretariatet er tilstrækkeligt til, at der kan tages vare på de opgaver, der for nuværende tilfalder udvalget, når alle stillinger er besat. Men hvis den gældende lovgivning ændres, navnlig i lyset af Europa-Parlamentets afstemning den 20. november 2008 om reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, vil udvalget få større opgaver, og det vil være nødvendigt at øge antallet af ansatte i sekretariatet. Kun en sådan stigning i antallet af stillinger i sekretariatet kan sikre udvalgets uafhængighed, hvilket er en væsentlig del af OLAF’s uafhængighed.

Henstilling:

OLAF bør ansætte otte medarbejdere i sekretariatet.

Hvis reformen af lovgivningen for OLAF medfører, at udvalget får flere opgaver, vil det være nødvendigt, at sekretariatets ressourcer også stiger, for at udvalget fortsat kan arbejde effektivt og virkningsfuldt.

IV.   Konklusion

Udvalget accepterer, at det fremlagte foreløbige budget er en afspejling af den nuværende overgangsperiode.

Men udvalget ønsker, at den nye generaldirektør for OLAF, straks efter sin tiltrædelse, anmoder budgetmyndigheden om de nødvendige midler bl.a. til forvaltningen af kontoret, til at udføre efterforskningerne og til ansættelse af personale.

Overvågningsudvalget støtter OLAF’s budgetforslag for 2011 og ønsker, at de ovennævnte henstillinger tages i betragtning.

---

BILAG 3

UDTALELSE NR. 2/2010

til Europa-Kommissionen

(afgivet i overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig

Bruxelles, den 23. september 2010

Retsgrundlag

I henhold til artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1073/1999 (i det følgende benævnt forordning 1073/1999) om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), skal Overvågningsudvalget afgive en positiv udtalelse om listen over kandidater til stillingen som direktør for OLAF. Kommissionen videregiver udtalelsen med henblik på samråd med Europa-Parlamentet og Rådet.

Af artikel 15 i forretningsordenen for OLAF-Overvågningsudvalget fremgår det, at »efter at have gennemgået ansøgningerne om stillingen som generaldirektør for OLAF afgiver Overvågningsudvalget en udtalelse, som indeholder en begrundelse, hvori der redegøres for de kriterier, som er blevet brugt til at vurdere ansøgernes kvalifikationer«, og »den skal også indeholde udvalgets udtalelse om ansøgerne ...«.

Procedure

Kommissionen besluttede den 17. marts 2010 at opslå stillingen som generaldirektør for OLAF internt i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 29, stk. 1, litra a), nr. i) og iii), samt eksternt (i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 29, stk. 2). Stillingen blev i overensstemmelse hermed opslået internt (meddelelse om ledig stilling KOM/2010/842 offentliggjort i april 2010) og eksternt (meddelelse om ledig stilling KOM/2010/10255, bl.a. offentliggjort i EUT C 91 A af 9.4.2010). Ansøgningsfristen var i begge tilfælde den 7. maj 2010. Der er tale om en stilling som »generaldirektør«, og stillingen er slået op i den tilsvarende lønklasse.

Kommissionen besluttede den 12. maj 2010 at vedtage den procedure, der skulle følges ved besættelse af stillingen som OLAF's generaldirektør. Et medlem af Overvågningsudvalget var med i udvælgelseskomitéen og deltog som observatør i Det Rådgivende Udvalg for Udnævnelser.

Den 21. september sendte Kommissionen en liste med seks navne til Overvågningsudvalget.

I henhold til artikel 12, stk. 2, i forordning 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 »udarbejder Kommissionen en liste over kandidater med de fornødne kvalifikationer ... efter positiv udtalelse fra Overvågningsudvalget«. Overvågningsudvalget betragter det derfor som sin vigtigste opgave i proceduren at sikre, at de udvalgte kandidater har de fornødne kvalifikationer til at varetage stillingen som generaldirektør.

Overvågningsudvalgets udtalelse

Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at generaldirektøren for OLAF både skal kunne og ville lede en kompleks organisation med mange forskellige opgaver i et multinationalt miljø og skabe konkrete resultater i bekæmpelsen af svig og korruption i EU. Personen bør have tilstrækkelig erfaring på området til at opnå et yderst specialiseret teams loyalitet og respekt og til at sikre troværdighed både inden for og uden for OLAF. Personen bør kunne dokumentere særdeles gode ledelsesevner med henblik på at imødegå OLAF's aktuelle udfordringer, som Overvågningsudvalget ofte har beskrevet i sine forskellige udtalelser. Personen bør have tilstrækkelig arbejdserfaring i et internationalt og multikulturelt miljø for hurtigt at kunne håndtere en så kompleks institutions særlige udfordringer. Som vogter af OLAF's uafhængighed lægger Overvågningsudvalget desuden særlig vægt på kandidaternes respekt for organisationens uafhængighed samt deres vision med hensyn til OLAF's særlige rolle inden for EU-institutionerne.

Alle disse krav er på behørig vis opført i stillingsopslaget.

Efter at have gennemgået ansøgningerne fra de udvalgte personer og rapporterne fra udvælgelseskomitéen og Det Rådgivende Udvalg for Udnævnelser afgiver OLAF-Overvågningsudvalget enstemmig positiv udtalelse om tre af ansøgerne og positiv flertalsudtalelse om de resterende tre ansøgere.

På vegne af OLAF-Overvågningsudvalget

Image

Formand

---

BILAG 4

UDTALELSE Nr. 3/2010

om refleksionspapiret om en reform af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

Bruxelles, den 23. september 2010

INDLEDNING

Overvågningsudvalget vil gerne takke Kommissionen for refleksionspapiret (i det følgende benævnt »RP«) af 6. juli 2010 og støtter opfordringen heri til at relancere reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999.

Overvågningsudvalget vil gerne understrege, at det er vigtigt at fastlægge nye ambitioner for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og nødvendigt at reformere kontoret i kølvandet på de dramatiske ændringer, der har fundet sted inden for de offentlige finanser i Europa i de seneste to år. Finanskrisen har fået EU-institutionerne og især Kommissionen til at vedtage foranstaltninger, der skal øge de finansielle ressourcer inden for visse sektorer. Denne politik skal nu følges op af foranstaltninger til kontrol af forpligtelsen og anvendelsen af europæiske offentlige udgifter. Europæiske borgere skal kunne regne med, at OLAF har de nødvendige midler til at bekæmpe øget svig, korruption eller enhver anden ulovlig aktivitet, der risikerer at skade EU’s finansielle interesser.

Overvågningsudvalget bemærker, at konsolideringen af lovgivningen til bekæmpelse af svig i en enkelt juridisk ramme vil blive overvejet på et senere tidspunkt og kædet sammen med drøftelserne om oprettelsen af en europæisk anklagemyndighed.

Overvågningsudvalget tager forslaget om at forbedre dialogen mellem EU-institutionerne til efterretning og mener, at en sådan dialog kan bidrage til at sikre bred politisk støtte til OLAF’s kamp mod svig. Dialogen må dog ikke indebære politisk styring af undersøgelserne. Som vogter af OLAF’s uafhængighed er Overvågningsudvalget klar til at tage teten i tilrettelæggelsen af dialogen.

Overvågningsudvalget bemærker, at RP lægger vægt på spørgsmålet om styreformer for OLAF og er enigt i, at det er nødvendigt at finde midler til at forbedre OLAF’s effektivitet og begrænse procedurernes varighed. Det er dog ikke tilstrækkeligt blot at gennemføre organisatoriske ændringer, og Overvågningsudvalget beklager, at RP ikke stiller forslag vedrørende OLAF’s kompetence i både interne og eksterne undersøgelser. I den sammenhæng vil Overvågningsudvalget gerne fremhæve de nye muligheder i henhold til artikel 325 (TEUF), hvori der opfordres til en »effektiv og ensartet beskyttelse i medlemsstaterne samt i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer«.

Overvågningsudvalget understreger, at den planlagte reform under ingen omstændigheder må begrænse OLAF’s operationelle uafhængighed. Udvalget insisterer på, at den nuværende institutionelle struktur skal bibeholdes: Integration af OLAF i Kommissionen, generaldirektørens uafhængighed i hans/hendes undersøgelsesfunktion og kontrol af OLAF’s uafhængighed foretaget af et overvågningsudvalg, der består af eksterne eksperter, er alle afgørende træk, der skal bevares. Overvågningsudvalget er imidlertid bekymret for, at forslaget om en høringskonsulent kan øge den administrative byrde for OLAF og underminere Overvågningsudvalgets grundlæggende funktioner. Det er uklart, hvilken status dette nye organ skal have.

Overvågningsudvalget sætter pris på alle EU-institutionernes vilje til at styrke udvalgets rolle, men ønsker ikke desto mindre at understrege, at forslaget i RP om, at Overvågningsudvalget kun skal modtage statistiske data med henblik på at varetage sine opgaver, ville berøve udvalget dets mulighed for at kontrollere OLAF på en hensigtsmæssig måde. Det er afgørende, at Overvågningsudvalget har fuld adgang til sagsakterne med henblik på at beskytte OLAF’s uafhængighed ved at kontrollere effektiviteten i kontorets undersøgelsesprocedurer.

I forbindelse med reformprocessen advarer Overvågningsudvalget endvidere mod risikoen for »overregulering«, der ville fratage OLAF det nødvendige spillerum i kontorets arbejde. Derudover kan eventuelle yderligere lovgivningskrav i forordningen på et senere tidspunkt give anledning til domstolskontrol. Overvågningsudvalget deler Kommissionens bekymring, for så vidt angår undersøgelsernes varighed og behovet for bedre beskyttelse af de grundlæggende rettigheder. Som beskrevet nedenfor mener Overvågningsudvalget, at det er OLAF-ledelsens ansvar at håndtere undersøgelserne på en sådan måde, at der bibeholdes og sikres hurtig behandling og fuld respekt for proceduremæssige rettigheder, mens Overvågningsudvalget har en kontrolfunktion i denne henseende. Overvågningsudvalget mener endvidere, at OLAF’s kommende generaldirektør bør høres om reformen.

Nærværende dokument er Overvågningsudvalgets bidrag til drøftelserne. Det tager de interinstitutionelle drøftelser, der allerede har fundet sted, i betragtning og redegør for Overvågningsudvalgets holdninger til hovedpunkterne i RP. På grundlag af en analyse af, hvordan undersøgelsernes effektivitet kan forbedres (del I), vil der blive stillet forslag til de organisatoriske aspekter af OLAF (del II).

1.   STYRKELSE AF EFFEKTIVITETEN I OLAF’S UNDERSØGELSESFUNKTION

1.1.   Styrkelse af OLAF’s undersøgelsesbeføjelser

Overvågningsudvalget mener, at det er afgørende for reformen, at bestemmelserne om eksterne og interne undersøgelser styrkes. De tre institutioner har stillet forskellige forslag på dette nøgleområde, og de bør undersøges nøje.

Der er navnlig brug for yderligere præcisering af OLAF’s beføjelser til at gennemføre kontrol og inspektion på stedet, jf. forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, i tilfælde af svig, korruption eller ulovlige aktiviteter i forbindelse med kontrakter, tilskudsaftaler og afgørelser om EU-støtte.

Overvågningsudvalget går ind for en klar definition af OLAF’s beføjelser i alle faser af kontorets undersøgelser. Fremskridtene i reformen, som beskriver disse faser i detaljer, er bemærkelsesværdige, men kan forbedres yderligere:

| — | Forordningen bør indeholde en eksplicit henvisning til efterretningsanalyse. |
| --- | --- |

—

Forordningen bør indeholde en eksplicit henvisning til efterretningsanalyse.

| — | For så vidt angår »indledning af undersøgelser«, ønsker Overvågningsudvalget, at der skelnes mellem interne og eksterne undersøgelser. |
| --- | --- |

—

For så vidt angår »indledning af undersøgelser«, ønsker Overvågningsudvalget, at der skelnes mellem interne og eksterne undersøgelser.

| — | Med henblik på at give OLAF mulighed for at koncentrere sig om de mest alvorlige sager bør der indføres en de minimis-politik i den kommende forordning. |
| --- | --- |

—

Med henblik på at give OLAF mulighed for at koncentrere sig om de mest alvorlige sager bør der indføres en de minimis-politik i den kommende forordning.

| — | »Undersøgelsesprocedure«-fasen kræver en mere struktureret juridisk tilgang, og de tilknyttede bestemmelser bør tages op til fornyet overvejelse. |
| --- | --- |

—

»Undersøgelsesprocedure«-fasen kræver en mere struktureret juridisk tilgang, og de tilknyttede bestemmelser bør tages op til fornyet overvejelse.

Overvågningsudvalget understreger endvidere, at der i artikel 325 (TEUF) opfordres til en effektiv og ensartet beskyttelse af EU’s finansielle interesser i alle medlemsstater og alle Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer. Derudover udelukker artikel 325 (TEUF) i modsætning til den tidligere artikel 280 (TEF) ikke længere vedtagelsen af foranstaltninger, der berører anvendelsen af medlemsstaternes strafferet eller retsplejeregler. De nye muligheder i henhold til Lissabontraktaten bør udnyttes til at indføre bestemmelser, der vil gøre det muligt at øge og forbedre samarbejdet mellem OLAF og medlemsstaternes retslige myndigheder. Eksempelvis bør det for bedre at kunne sikre ensartet beskyttelse af finansielle interesser i hele EU overvejes at evaluere OLAF-bevisers juridiske værdi inden for EU yderligere. Derudover bør den nye forordning, for så vidt angår interne undersøgelser, sikre, at samme procedurer finder anvendelse på alle institutioner, organer, kontorer og agenturer.

1.2.   Undersøgelsernes varighed

Overvågningsudvalget har gentagne gange fremhævet undersøgelsernes lange varighed og bifalder samtlige tiltag, der kan forbedre situationen.

Overvågningsudvalget mener, at direkte kontrol med undersøgelsernes varighed først bør gennemføres internt af de hovedansvarlige, dvs. OLAF’s ledelse og generaldirektør. Overvågningsudvalget bør løbende kontrollere dette aspekt af OLAF’s aktiviteter og støtte generaldirektørens kontrol med overholdelsen af tidsfrister.

Generelt støtter Overvågningsudvalget de mekanismer, der foreslås i RP, for så vidt angår løbende fremsendelse af oplysninger i de forskellige faser af proceduren. Denne fremsendelse er yderst vigtig for Overvågningsudvalget, når det gælder om at sikre respekten for OLAF’s uafhængighed ved at udelukke indblanding udefra i den uvildige gennemførelse af undersøgelserne og sikre, at forsinkelser ikke hindrer, at undersøgelserne bringes til den forventede afslutning, f.eks. fordi en tidsfrist overskrides.

Overvågningsudvalget bifalder endvidere indførelsen af en frist for vurderingsperioden og mener som hovedregel, at første del af undersøgelsen også bør falde ind under udvalgets kontrolansvar, hvilket i højere grad vil sikre OLAF’s operationelle uafhængighed, for så vidt angår indledningen af undersøgelser.

I denne henseende bør forordningen sikre, at Overvågningsudvalget modtager følgende oplysninger:

| 1) | Rapporter om undersøgelser, der ikke er blevet afsluttet efter 12 måneder (inklusive vurderingsperioden); i rapporten skal der gøres rede for, hvorfor undersøgelsen ikke er afsluttet, og der skal gives et skøn over tidsrammen for afslutningen af undersøgelsen. Der bør indføres tilstrækkelige opfølgningsmekanismer. |
| --- | --- |

1)

Rapporter om undersøgelser, der ikke er blevet afsluttet efter 12 måneder (inklusive vurderingsperioden); i rapporten skal der gøres rede for, hvorfor undersøgelsen ikke er afsluttet, og der skal gives et skøn over tidsrammen for afslutningen af undersøgelsen. Der bør indføres tilstrækkelige opfølgningsmekanismer.

| 2) | I forbindelse med sager, der varer længere end 30 måneder, skal OLAF hver sjette måned sende en overordnet evalueringsrapport om undersøgelserne til Overvågningsudvalget med de foranstaltninger, der træffes for at afslutte sagerne. |
| --- | --- |

2)

I forbindelse med sager, der varer længere end 30 måneder, skal OLAF hver sjette måned sende en overordnet evalueringsrapport om undersøgelserne til Overvågningsudvalget med de foranstaltninger, der træffes for at afslutte sagerne.

| 3) | Statistiske rapporter om OLAF’s operationelle aktiviteter, herunder resultatindikatorer baseret på kvalitative parametre, der kan anvendes af Overvågningsudvalget som supplerende redskab i forbindelse med kontrollen. |
| --- | --- |

3)

Statistiske rapporter om OLAF’s operationelle aktiviteter, herunder resultatindikatorer baseret på kvalitative parametre, der kan anvendes af Overvågningsudvalget som supplerende redskab i forbindelse med kontrollen.

1.3.   Styrkelse af retten til at forsvare sig

RP fremhæver med rette behovet for at styrke kontrollen af OLAF’s undersøgelser, navnlig for så vidt angår respekten for de grundlæggende rettigheder og proceduremæssige rettigheder. I denne henseende mener Overvågningsudvalget på den ene side, at reglerne for OLAF’s undersøgelser bør præciseres, for så vidt angår retten til at forsvare sig, og på den anden side, at OLAF’s ansvarlighed bør øges, for så vidt angår de interne procedurer for gennemførelsen af disse rettigheder.

1.3.1.   Præcisering af reglerne

Overvågningsudvalget bifalder institutionernes vilje til at præcisere rettighederne og forpligtelserne for personer, der undersøges, samt OLAF’s, institutionernes og medlemsstaternes rettigheder og forpligtelser før, under og efter en undersøgelse.

Overvågningsudvalget vil stille yderligere forslag i sin kommende udtalelse om emnet.

1.3.2.   Forbedring af procedurerne

Overvågningsudvalget mener, at det først og fremmest er OLAF’s generaldirektørs og ledelses ansvar at afgøre, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse, og sikre respekten for de grundlæggende rettigheder for personer, der undersøges.

Det henhører under OLAF’s generaldirektørs ansvarsområde at indføre hensigtsmæssige interne kontrol- og overvågningsmekanismer. I denne henseende ønsker Overvågningsudvalget at give udtryk for sin store betænkelighed ved forslaget om at udpege en høringskonsulent.

Overvågningsudvalget mener, at høringskonsulentens status og kompetence er uklar. Som tjenestemand udpeget af OLAF’s generaldirektør kan han/hun ikke være uafhængig. Derudover ville indførelsen af en høringskonsulent give anledning til følgende problemstillinger:

| — | en forskydning i OLAF’s institutionelle balance, eftersom tilføjelsen af en høringskonsulent risikerer både at begrænse Overvågningsudvalgets rolle og samtidig fratage udvalget adgang til oplysninger, der er afgørende for dets kontrolfunktion |
| --- | --- |

—

en forskydning i OLAF’s institutionelle balance, eftersom tilføjelsen af en høringskonsulent risikerer både at begrænse Overvågningsudvalgets rolle og samtidig fratage udvalget adgang til oplysninger, der er afgørende for dets kontrolfunktion

| — | risiko for øgede forsinkelser i allerede for lange undersøgelser |
| --- | --- |

—

risiko for øgede forsinkelser i allerede for lange undersøgelser

| — | en betydelig risiko for, at OLAF’s ledelse mister ansvarsfølelsen i forhold til kontrollen med respekten for de grundlæggende rettigheder |
| --- | --- |

—

en betydelig risiko for, at OLAF’s ledelse mister ansvarsfølelsen i forhold til kontrollen med respekten for de grundlæggende rettigheder

| — | overlapning med andre eksisterende mekanismer (Ombudsmanden, efterfølgende domstolskontrol osv.) |
| --- | --- |

—

overlapning med andre eksisterende mekanismer (Ombudsmanden, efterfølgende domstolskontrol osv.)

| — | potentielt flere udgifter på EU-budgettet. |
| --- | --- |

—

potentielt flere udgifter på EU-budgettet.

Da det er vigtigt at sikre respekt for de grundlæggende rettigheder i OLAF, er Overvågningsudvalget parat til at overveje udpegelsen af en klageansvarlig, som skal behandle klager over OLAF og rådgive OLAF’s generaldirektør i denne henseende. En sådan funktion eksisterer i mange nationale myndigheder, og OLAF vil kunne følge allerede eksisterende bedste praksis. Et »høringspanel« som foreslået i RP kunne også være en mulighed. Under alle omstændigheder bør oprettelsen af denne funktion ikke overlappe Overvågningsudvalgets beføjelser og ansvar, og Overvågningsudvalget bør under alle omstændigheder underrettes om alle klager.

Overvågningsudvalget bifalder Kommissionens ønske om at indføre uafhængige og eksterne kontrolmekanismer, men mener ikke desto mindre, at Overvågningsudvalget inden for OLAF’s generelle organisatoriske struktur er det eneste organ, der opfylder dette krav. Overvågningsudvalget foreslår derfor, at dets rolle i kontrollen af procedurerne, navnlig for så vidt angår respekten for de grundlæggende rettigheder, og for så vidt angår forsinkelser i undersøgelserne, styrkes på følgende måde:

| — | Det kunne i forordningen fastsættes, at Overvågningsudvalget årligt (eventuelt som led i sin årsberetning) skal udarbejde en analyse af OLAF’s respekt for de grundlæggende rettigheder i forbindelse med undersøgelserne. Denne rapport vil være baseret på de oplysninger, som OLAF har sendt til Overvågningsudvalget, om de foranstaltninger, der er truffet for at sikre fuld respekt for de grundlæggende rettigheder, og på Overvågningsudvalgets egne kontrolaktiviteter. |
| --- | --- |

—

Det kunne i forordningen fastsættes, at Overvågningsudvalget årligt (eventuelt som led i sin årsberetning) skal udarbejde en analyse af OLAF’s respekt for de grundlæggende rettigheder i forbindelse med undersøgelserne. Denne rapport vil være baseret på de oplysninger, som OLAF har sendt til Overvågningsudvalget, om de foranstaltninger, der er truffet for at sikre fuld respekt for de grundlæggende rettigheder, og på Overvågningsudvalgets egne kontrolaktiviteter.

| — | Hvis det er nødvendigt og under ekstraordinære omstændigheder, kan generaldirektøren anmode Overvågningsudvalget om at gennemføre særlige kontroller, når han/hun bliver gjort opmærksom på alvorlige mangler i forbindelse med en undersøgelse. Resultaterne af denne kontrol vil udelukkende blive meddelt til OLAF’s generaldirektør. |
| --- | --- |

—

Hvis det er nødvendigt og under ekstraordinære omstændigheder, kan generaldirektøren anmode Overvågningsudvalget om at gennemføre særlige kontroller, når han/hun bliver gjort opmærksom på alvorlige mangler i forbindelse med en undersøgelse. Resultaterne af denne kontrol vil udelukkende blive meddelt til OLAF’s generaldirektør.

1.4.   Samarbejde mellem OLAF og Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer om OLAF’s undersøgelsesfunktion

Overvågningsudvalget ønsker, at de rettigheder og forpligtelser, der finder anvendelse på OLAF og institutionerne som led i kampen mod svig, præciseres i forordningen. Det er særlig vigtigt, da Kommissionen kan stilles til ansvar for OLAF’s aktiviteter.

1.4.1.   Information til de berørte institutioner og organer

OLAF er forpligtet til så hurtigt som muligt i starten af sine undersøgelser at meddele institutioner, organer, kontorer og agenturer nødvendige oplysninger om svigagtig adfærd hos personer, der er underlagt vedtægterne, samt personer, der arbejder for en institution eller en delegation. En sådan pligt til at informere institutionen kunne også vurderes at finde anvendelse på økonomiske aktører, der modtager tilskud eller kontrakter, som direkte eller indirekte finansieres over EU-budgettet. Meddelelse af disse oplysninger kan underkastes fortrolighedsbestemmelser med henblik på at beskytte undersøgelsen. Meddelelserne sigter mod at gøre det muligt for institutionen så vidt muligt at håndtere de finansielle og administrative følger af denne adfærd med henblik på at begrænse de finansielle konsekvenser. Under en undersøgelse vil OLAF stadig kunne meddele yderligere oplysninger, der måtte være nyttige for den pågældende institution. Når undersøgelserne er afsluttet, meddeler OLAF den berørte institution sine resultater og henstillinger.

Overvågningsudvalget bifalder tanken i RP om at udvide udvalgets rolle, for så vidt angår kontrollen med udvekslingen af oplysninger mellem OLAF og institutionerne. Med henblik på at gøre det muligt for Overvågningsudvalget at varetage denne opgave bør OLAF regelmæssigt (f.eks. hver tredje eller sjette måned) meddele Overvågningsudvalget, hvilke oplysninger der er sendt til institutionerne i igangværende sager. Overvågningsudvalget bør samtidig underrettes om sager, hvor fortroligheden er brudt.

OLAF bør endvidere etablere et system med løbende rapportering til Overvågningsudvalget i sager, hvor en institution, et organ, et kontor eller et agentur ikke har fulgt OLAF’s henstillinger. OLAF bør også overdrage alle endelige rapporter om undersøgelser og om afslutning af opfølgning samt en årsberetning, der beskriver den opfølgning, som medlemsstaternes og eventuelt tredjelandes administrative myndigheder og retslige myndigheder har gennemført, på de overførsler, som de har modtaget.

1.4.2.   OLAF’s adgang til oplysninger fra Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer

Siden sin oprettelse har OLAF haft problemer med at opnå adgang til oplysninger fra visse institutioner og navnlig adgang til visse databaser. Det er et problem i forbindelse med efterretningsaspektet af OLAF’s aktiviteter. Overvågningsudvalget mener, at der bør rettes større opmærksomhed mod spørgsmålet, der kan være en reel trussel mod OLAF’s uafhængighed.

OLAF bør systematisk sende oplysninger til Overvågningsudvalget om forsinkelser i rapporteringen eller manglende indberetning af tilfælde af svig samt en institutions, et organs, et kontors eller et agenturs afvisning af at give adgang til oplysninger, som de måtte være i besiddelse af.

1.5.   Samarbejde mellem OLAF og medlemsstaterne

Overvågningsudvalget er enigt i, at samarbejdet skal styrkes ved at pålægge medlemsstaterne en forpligtelse til at bistå og støtte OLAF i forbindelse med undersøgelser, til at sende dokumenter, der kan være nyttige i relation til en undersøgelse, og til at indberette foranstaltninger, der træffes efter modtagelse af undersøgelsesrapporten, til OLAF. Overvågningsudvalget støtter løbende rapportering om de fremskridt, som medlemsstaterne har gjort, til OLAF, og OLAF bør systematisk underrette Overvågningsudvalget om tilfælde, hvor medlemsstaternes myndigheder ikke samarbejder.

Overvågningsudvalget er klar over, at OLAF ofte har haft problemer med at få identificeret kompetente kontaktpersoner, som kan yde bistand i forbindelse med undersøgelserne i medlemsstaterne (f.eks. kontrol på stedet vedrørende direkte udgifter), og bekræfter, at det er nødvendigt, at hver medlemsstat udpeger hensigtsmæssige kontaktpunkter for OLAF i deres myndigheder.

Medlemsstaterne bør give OLAF kontaktoplysninger om de nationale kontaktpersoner for OLAF. Det er OLAF’s opgave at informere og, hvis det er relevant og afhængigt af kontorets kapacitet, at uddanne personalet i de pågældende nationale myndigheder med henblik på at fremme bedre forståelse af EU-procedurer og OLAF’s behov. Det vil skabe en bedre synergi mellem tjenesterne og sikre større effektivitet i OLAF’s undersøgelser. Overvågningsudvalget minder om, at OLAF som følge af sine begrænsede ressourcer ikke kan behandle alle de tilfælde af svig, som kontoret gøres opmærksom på, og at det derfor bør være muligt at overdrage visse af dem til medlemsstaternes myndigheder, idet der navnlig tages hensyn til de tærskler, som OLAF har vedtaget for indledning af undersøgelser på de pågældende områder.

1.6.   Samarbejde mellem OLAF og Eurojust, Europol, internationale organisationer og tredjelande

OLAF bør have juridiske beføjelser til i Kommissionens regi at indgå samarbejdsaftaler med agenturer, medlemsstaternes myndigheder, tjenester i tredjelande og internationale organisationer med henblik på at fremskynde undersøgelserne og sikre større effektivitet i kampen mod svig.

Alle finansieringskontrakter skal indeholde bestemmelser om kontrol foretaget af Kommissionen (eller berørte institutioner, organer, kontorer eller agenturer) og OLAF, selv når de ikke udelukkende finansieres over EU-budgettet.

1.7.   Forbedring af OLAF-ledelsens status og rolle

1.7.1.   OLAF’s generaldirektør — status, udpegelse og beføjelser

Som nævnt mener Overvågningsudvalget, at den bedste metode til at forbedre OLAF’s funktion er at give generaldirektøren tilstrækkelige beføjelser og tilstrækkelig autoritet til at sikre, at undersøgelserne gennemføres effektivt, samt til at sikre fuld respekt for de grundlæggende rettigheder. Det kan kun opnås, hvis OLAF’s generaldirektør dels bliver fuldgyldigt medlem af Kommissionens øverste ledelse og dels tildeles større selvstændighed, funktionel uafhængighed og ansvar.

| — | Titel:
  Overvågningsudvalget foreslår således, at den nuværende titel, nemlig direktør, erstattes af titlen generaldirektør, hvilket vil sikre, at han eller hun placeres på samme hierarkiske niveau som sine kolleger i Kommissionens generaldirektorater. |
| --- | --- |

—

Titel:

Overvågningsudvalget foreslår således, at den nuværende titel, nemlig direktør, erstattes af titlen generaldirektør, hvilket vil sikre, at han eller hun placeres på samme hierarkiske niveau som sine kolleger i Kommissionens generaldirektorater.

| — | Mandatets varighed:
  Overvågningsudvalget mener ikke, at mandatet skal kunne fornys. Det vil styrke OLAF’s generaldirektørs uafhængighed. |
| --- | --- |

—

Mandatets varighed:

Overvågningsudvalget mener ikke, at mandatet skal kunne fornys. Det vil styrke OLAF’s generaldirektørs uafhængighed.

| — | Udpegelsesprocedure:






  — | Overvågningsudvalget mener, at den udpegelsesprocedure, der er fastlagt i forordningen, bør bibeholdes. |
| --- | --- | --- |

—

Udpegelsesprocedure:

—

Overvågningsudvalget mener, at den udpegelsesprocedure, der er fastlagt i forordningen, bør bibeholdes.

| — | Overvågningsudvalget er enigt med Europa-Parlamentet i, at forsinkelser i udpegelsesproceduren skal undgås. Eftersom Overvågningsudvalget har indgående kendskab til OLAF’s funktion og behov, bør den bindende karakter af Overvågningsudvalgets udtalelse om kandidaterne bevares. Overvågningsudvalgets viden er unik og værdifuld, når det gælder udpegelsen af en ny generaldirektør. Inddragelsen af udvalget er et vigtigt element i at sikre generaldirektørens uafhængighed. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget er enigt med Europa-Parlamentet i, at forsinkelser i udpegelsesproceduren skal undgås. Eftersom Overvågningsudvalget har indgående kendskab til OLAF’s funktion og behov, bør den bindende karakter af Overvågningsudvalgets udtalelse om kandidaterne bevares. Overvågningsudvalgets viden er unik og værdifuld, når det gælder udpegelsen af en ny generaldirektør. Inddragelsen af udvalget er et vigtigt element i at sikre generaldirektørens uafhængighed.

| — | OLAF’s deltagelse i sager ved medlemsstaternes retslige myndigheder:
  Overvågningsudvalget mener, at OLAF’s deltagelse i sager ved medlemsstaternes retslige myndigheder som anerkendt undersøgelsesekspert, der allerede er mulig i visse medlemsstater, bør være mulig i samtlige EU-medlemsstater. Det vil øge OLAF’s synlighed og sikre, at de nationale retslige myndigheder opnår en bedre forståelse af resultaterne af OLAF’s undersøgelser. |
| --- | --- |

—

OLAF’s deltagelse i sager ved medlemsstaternes retslige myndigheder:

Overvågningsudvalget mener, at OLAF’s deltagelse i sager ved medlemsstaternes retslige myndigheder som anerkendt undersøgelsesekspert, der allerede er mulig i visse medlemsstater, bør være mulig i samtlige EU-medlemsstater. Det vil øge OLAF’s synlighed og sikre, at de nationale retslige myndigheder opnår en bedre forståelse af resultaterne af OLAF’s undersøgelser.

| — | Generaldirektørens deltagelse i sager ved EU-Domstolen:
  Den i artikel 12, stk. 3, fastsatte procedure skal bibeholdes. OLAF har ikke søgsmålskompetence og kan derfor ikke deltage i retssager ved EU-Domstolen. Hvis en OLAF-undersøgelse eller resultaterne af en undersøgelse anfægtes ved en af Fællesskabets retsinstanser, er det vigtigt at sikre, at den pågældende retsinstans er korrekt informeret, og give OLAF mulighed for at fremsætte sine argumenter eller sin begrundelse i den indledende fase af sagen og under retsmødet ved EU-Domstolen. |
| --- | --- |

—

Generaldirektørens deltagelse i sager ved EU-Domstolen:

Den i artikel 12, stk. 3, fastsatte procedure skal bibeholdes. OLAF har ikke søgsmålskompetence og kan derfor ikke deltage i retssager ved EU-Domstolen. Hvis en OLAF-undersøgelse eller resultaterne af en undersøgelse anfægtes ved en af Fællesskabets retsinstanser, er det vigtigt at sikre, at den pågældende retsinstans er korrekt informeret, og give OLAF mulighed for at fremsætte sine argumenter eller sin begrundelse i den indledende fase af sagen og under retsmødet ved EU-Domstolen.

1.7.2.   OLAF’s øverste ledelse — udpegelse og status

Forordningen bør fastsætte specifikke regler, som sikrer kontinuitet i OLAF’s aktiviteter, hvis generaldirektøren er fraværende eller utilgængelig. Disse regler skal sikre, at OLAF’s operationelle uafhængighed opretholdes i sådanne tilfælde, og at der er en vis grad af interinstitutionel konsensus bag proceduren for afløsning af generaldirektøren.

Afløsningen kan finde sted ved, at generaldirektøren, i overensstemmelse med de gældende bestemmelser om fuldmagt i Kommissionen, overdrager beføjelser, idet der tages hensyn til OLAF’s særlige profil, navnlig uafhængigheden i undersøgelsesfunktionen og nødvendigheden af at have end vis grad af interinstitutionel konsensus. Det er endvidere muligt at oprette en specifik vicegeneraldirektørstilling, hvor udpegelsesproceduren til en vis grad ville være sammenlignelig med udpegelsen af generaldirektøren. Det ville sikre uafhængighed og respekt for inddragelsen af de tre institutioner, idet der tages hensyn til generaldirektørens holdning med henblik på at undgå potentielle konflikter mellem dem.

2.   POLITISK STYRING OG DIALOG MED INSTITUTIONERNE: STYRKELSE AF UAFHÆNGIGHEDEN

2.1.   Interinstitutionel dialog

Overvågningsudvalget kan acceptere, at der lanceres en løbende interinstitutionel dialog om bekæmpelse af svig og korruption. Overvågningsudvalget mener, at det kunne give mulighed for at opnå stærk politisk konsensus vedrørende beskyttelsen af EU’s finansielle interesser, og at løbende dialog kan støtte OLAF’s aktiviteter. Overvågningsudvalget mener dog, at dialogen under ingen omstændigheder må underminere OLAF’s operationelle uafhængighed. Overvågningsudvalget foreslår således at styre dialogen i sin egenskab af primær vogter af OLAF’s uafhængighed.

Det bør gøre det muligt for institutionerne at mødes løbende på Overvågningsudvalgets initiativ og drøfte prioriteterne i kampen mod svig. Dialogen bør hverken erstatte de eksisterende bilaterale forbindelser mellem OLAF og institutionerne eller mellem Overvågningsudvalget og institutionerne.

2.2.   Overvågningsudvalget

Overvågningsudvalget bifalder erklæringen om, at alle de europæiske institutioner er enige om, at udvalget spiller en vigtig rolle, og at dets beføjelser bør styrkes.

2.2.1.   Overvågningsudvalgets rolle

Overvågningsudvalget bifalder erklæringen i RP om, at udvalget bør tildeles flere opgaver. På baggrund af sin erfaring mener Overvågningsudvalget, at dets rolle er at sikre respekt for OLAF’s uafhængighed ved at kontrollere OLAF’s operationelle aktiviteter og arbejdets effektivitet samt sikre overholdelse af reglerne for OLAF’s undersøgelser og respekt for de grundlæggende rettigheder og således yde støtte til OLAF’s generaldirektør.

Overvågningsudvalget afgiver udtalelser på eget initiativ eller på anmodning af OLAF’s generaldirektør, navnlig om undersøgelsernes varighed og effektivitet, proceduremæssige rettigheder og overholdelse af fastlagte standardiserede kriterier for indledning eller afvisning af at indlede en undersøgelse eller for operationelle instrukser, navnlig dem, der er fastsat i OLAF-manualen.

Overvågningsudvalget er klar over og bekræfter, at det ikke må gribe ind i igangværende undersøgelser. Såfremt udvalget i en sagsrapport eller -fil måtte identificere en alvorlig eller potentielt alvorlig proceduremæssig uregelmæssighed eller fejl, der risikerer at få negative konsekvenser for OLAF og/eller de europæiske institutioner, skal formanden for Overvågningsudvalget imidlertid omgående informere OLAF herom.

2.2.2.   Sammensætning og udpegelsesprocedure

Overvågningsudvalget støtter tanken om at udnævne medlemmerne og forny deres mandat i etaper med henblik på at sikre kontinuitet i udvalgets arbejde og bevare ekspertise.

2.2.3.   Overvågningsudvalgets ressourcer

OLAF’s fremsendelse af oplysninger til Overvågningsudvalget og udvalgets adgang til data

Overvågningsudvalget er stærkt bekymret over de holdninger, der kommer til udtryk i RP, til Overvågningsudvalgets adgang til dokumenter, navnlig forslaget om at begrænse adgangen til data til udelukkende at omfatte »statistiske data«. Der lader til at være modstridende holdninger i RP, ifølge hvilket Overvågningsudvalgets rolle skal styrkes, mens udvalgets adgang til data samtidig begrænses. Resultatet vil være, at Overvågningsudvalget ikke vil kunne føre effektiv kontrol med OLAF’s aktiviteter. Forslaget i RP ville fratage Overvågningsudvalget dets primære opgave og redskab, nemlig opretholdelse af OLAF’s uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af kontorets undersøgelser.

Begrænsningen af Overvågningsudvalgets adgang til data, som foreslået i RP, lader til dels at skyldes frygten for, at Overvågningsudvalget griber ind i OLAF’s gennemførelse af undersøgelserne, og dels kravene i lovgivningen om databeskyttelse. For så vidt angår første punkt, skal Overvågningsudvalget understrege, at ingen indgreb af den karakter har fundet sted under udvalgets mandat, og at udvalget altid har overholdt sine forpligtelser i denne henseende til punkt og prikke. For så vidt angår databeskyttelse, støtter Overvågningsudvalget generelt tanken om, at der kun gives adgang til nødvendige data. Det mener ikke desto mindre, at det ikke ville kunne varetage sin kontrolfunktion, hvis det blev frataget adgang til relevante oplysninger.

Denne kontrolfunktion kan ikke varetages udelukkende på grundlag af statistikker. Overvågningsudvalget modtager løbende statistikker fra OLAF til støtte for sine analyser, men de ville under ingen omstændigheder være tilstrækkelige til, at udvalget kan varetage sine opgaver. Effektiv kontrol kan kun finde sted på grundlag af behandling af dokumenter, der er en del af undersøgelsen.

Kontrollen sikrer uafhængighed i gennemførelsen af undersøgelser og er en garanti for de berørte personer (særlig for så vidt angår undersøgelsernes varighed og beskyttelsen af deres grundlæggende rettigheder) og for de europæiske institutioner. Overvågningsudvalgets regelmæssige kontrol af varetagelsen af undersøgelsesfunktionen sikrer OLAF’s uafhængighed og respekten for de berørte personers grundlæggende rettigheder. De europæiske institutioner agter at etablere en interinstitutionel dialog om OLAF’s funktion og kampen mod svig — en dialog, der kan styres af Overvågningsudvalget — men det er selvmodsigende at anmode om udvalgets udtalelse og samtidig berøve det enhver mulighed for at danne sig en holdning.

Overvågningsudvalget mener derfor, at den kommende forordning bør præcisere reglerne for adgang til data, der er relevante for kontrollen af undersøgelserne.

Den nye forordning bør indeholde en tydeligere angivelse af, hvilke oplysninger der skal fremsendes til Overvågningsudvalget:

| — | Ud over de rapporter og oplysninger, der er beskrevet i punkt 1.2, 1.4 og 1.5, bør OLAF sende alle de sager, der skal overdrages til de nationale retslige myndigheder, til Overvågningsudvalget samt alle de sager, hvor der er mistanke om en lovovertrædelse, men som ikke overdrages, fordi en tidsfrist i henhold til gældende national lovgivning er overskredet. |
| --- | --- |

—

Ud over de rapporter og oplysninger, der er beskrevet i punkt 1.2, 1.4 og 1.5, bør OLAF sende alle de sager, der skal overdrages til de nationale retslige myndigheder, til Overvågningsudvalget samt alle de sager, hvor der er mistanke om en lovovertrædelse, men som ikke overdrages, fordi en tidsfrist i henhold til gældende national lovgivning er overskredet.

| — | Overvågningsudvalget bør endvidere efter skriftlig anmodning kunne få adgang til sagsmapper, eventuelt med begrundelse. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget bør endvidere efter skriftlig anmodning kunne få adgang til sagsmapper, eventuelt med begrundelse.

Sekretariatstjenester

Overvågningsudvalgets sekretariat bistås af OLAF, og medlemmerne af sekretariatet udnævnes af ansættelsesmyndigheden efter aftale med Overvågningsudvalget. Sekretariatet skal have tilstrækkeligt personale til, at det kan varetage alle sine opgaver.

Bilag til Overvågningsudvalgets udtalelse om refleksionspapiret om en reform af OLAF

Dette dokument er baseret på Overvågningsudvalgets udtalelse og opsummerer udvalgets svar på spørgsmålene i bilag 1 til RP.

| | Hovedpunkter i refleksionspapiret | Overvågningsudvalgets holdning |
| --- | --- | --- |
| 1. | Styreform og dialog med institutionerne


  (jf. punkt 2.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse) | Type dialog og deltagere







  — | Overvågningsudvalget kan acceptere, at der lanceres en interinstitutionel dialog, hvis den under ingen omstændigheder griber ind i OLAF’s operationelle uafhængighed. |

Hovedpunkter i refleksionspapiret

Overvågningsudvalgets holdning

1.

Styreform og dialog med institutionerne

(jf. punkt 2.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

Type dialog og deltagere

—

Overvågningsudvalget kan acceptere, at der lanceres en interinstitutionel dialog, hvis den under ingen omstændigheder griber ind i OLAF’s operationelle uafhængighed.

| — | Dialogen bør sikre stærk politisk konsensus til støtte for OLAF’s aktiviteter. |
| --- | --- |

—

Dialogen bør sikre stærk politisk konsensus til støtte for OLAF’s aktiviteter.

| — | Som vogter af OLAF’s uafhængighed bør Overvågningsudvalget styre dialogen. |
| --- | --- |

—

Som vogter af OLAF’s uafhængighed bør Overvågningsudvalget styre dialogen.

Dialogens indhold

Dialogen bør give mulighed for debat om prioriteterne i kampen mod svig og bør hverken erstatte de eksisterende bilaterale forbindelser mellem OLAF og institutionerne eller mellem Overvågningsudvalget og institutionerne.

2.

Overvågningsudvalgets rolle

(jf. punkt 1.2, 1.3 og 2.2 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

2.1.   Medlemmernes ansvar

| — | Overvågningsudvalget mener, at dets rolle er at sikre respekt for OLAF’s uafhængighed ved at kontrollere OLAF’s operationelle aktiviteter og arbejdets effektivitet samt sikre overholdelse af reglerne for OLAF’s undersøgelser og respekt for de grundlæggende rettigheder og således yde støtte til OLAF’s generaldirektør. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget mener, at dets rolle er at sikre respekt for OLAF’s uafhængighed ved at kontrollere OLAF’s operationelle aktiviteter og arbejdets effektivitet samt sikre overholdelse af reglerne for OLAF’s undersøgelser og respekt for de grundlæggende rettigheder og således yde støtte til OLAF’s generaldirektør.

| — | Overvågningsudvalget bør afgive udtalelser på eget initiativ eller på anmodning af generaldirektøren. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget bør afgive udtalelser på eget initiativ eller på anmodning af generaldirektøren.

| — | Overvågningsudvalget må ikke gribe ind i igangværende undersøgelser. Såfremt Overvågningsudvalget måtte identificere en alvorlig proceduremæssig uregelmæssighed i forbindelse med en sag, skal formanden for Overvågningsudvalget dog omgående informere OLAF herom. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget må ikke gribe ind i igangværende undersøgelser. Såfremt Overvågningsudvalget måtte identificere en alvorlig proceduremæssig uregelmæssighed i forbindelse med en sag, skal formanden for Overvågningsudvalget dog omgående informere OLAF herom.

2.2.   Mandatets varighed

| — | Overvågningsudvalget støtter en delvis udskiftning af medlemmerne med henblik på at sikre kontinuitet i udvalgets arbejde og bevare ekspertise. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget støtter en delvis udskiftning af medlemmerne med henblik på at sikre kontinuitet i udvalgets arbejde og bevare ekspertise.

2.3.   Ressourcer (nyt emne)

| — | Overvågningsudvalget er bekymret over forslaget om at begrænse adgangen til data til udelukkende at omfatte statistiske data, hvilket ville fratage Overvågningsudvalget dets primære opgave og redskab. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget er bekymret over forslaget om at begrænse adgangen til data til udelukkende at omfatte statistiske data, hvilket ville fratage Overvågningsudvalget dets primære opgave og redskab.

| — | Der bør fastlægges klare regler for OLAF’s fremsendelse af oplysninger til Overvågningsudvalget og for udvalgets adgang til data. |
| --- | --- |

—

Der bør fastlægges klare regler for OLAF’s fremsendelse af oplysninger til Overvågningsudvalget og for udvalgets adgang til data.

| — | OLAF bør løbende sende rapporter til Overvågningsudvalget (jf. punkt 1.2, 1.4 og 1.5 i Overvågningsudvalgets udtalelse). |
| --- | --- |

—

OLAF bør løbende sende rapporter til Overvågningsudvalget (jf. punkt 1.2, 1.4 og 1.5 i Overvågningsudvalgets udtalelse).

| — | Overvågningsudvalgets sekretariat bør have tilstrækkeligt personale. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalgets sekretariat bør have tilstrækkeligt personale.

3.

OLAF’s generaldirektør — udpegelse og status

3.1.   Udpegelsesprocedure for OLAF’s generaldirektør (jf. punkt 1.7.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

Generaldirektøren skal besidde tilstrækkelige beføjelser og tilstrækkelig autoritet til at sikre, at undersøgelserne gennemføres effektivt, samt til at sikre fuld respekt for de grundlæggende rettigheder; han/hun bør derfor dels blive fuldgyldigt medlem af Kommissionens øverste ledelse og dels tildeles større selvstændighed, funktionel uafhængighed og ansvar.

—   Status (nyt emne): Generaldirektøren skal placeres på samme hierarkiske niveau som hans/hendes kolleger i Kommissionens generaldirektorater.

—   Mandatets varighed: Overvågningsudvalget mener ikke, at mandatet skal kunne fornys.

—   Fremskyndelse af udpegelsesproceduren: Den nuværende udpegelsesprocedure bør bibeholdes. Den bindende karakter af Overvågningsudvalgets udtalelse om kandidaterne bør bevares som garanti for generaldirektørens uafhængighed.

—   Sikring af kontinuitet: bestemmelser om afløsning (jf. punkt 1.7.2 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

der bør fastlægges specifikke bestemmelser i forordningen, som sikrer kontinuitet i OLAF’s aktiviteter, hvis generaldirektøren er fraværende eller utilgængelig, således at OLAF’s operationelle uafhængighed bevares, og at der er en vis grad af interinstitutionel konsensus bag proceduren for afløsning af generaldirektøren.

3.2.   Generaldirektørens beføjelser

| — | Generaldirektørens deltagelse i sager ved EU-Domstolen (jf. punkt 1.7.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)







  — | Den i artikel 12, stk. 3, fastsatte procedure skal bibeholdes. |
| --- | --- | --- |

—

Generaldirektørens deltagelse i sager ved EU-Domstolen (jf. punkt 1.7.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

—

Den i artikel 12, stk. 3, fastsatte procedure skal bibeholdes.

| — | Hvis en OLAF-undersøgelse anfægtes ved en af Fællesskabets retsinstanser, bør OLAF have mulighed for at fremsætte sine argumenter ved EU-Domstolen. |
| --- | --- |

—

Hvis en OLAF-undersøgelse anfægtes ved en af Fællesskabets retsinstanser, bør OLAF have mulighed for at fremsætte sine argumenter ved EU-Domstolen.

| — | Generaldirektørens deltagelse i sager ved nationale domstole (jf. punkt 1.7.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse) |
| --- | --- |

—

Generaldirektørens deltagelse i sager ved nationale domstole (jf. punkt 1.7.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | OLAF’s deltagelse i sager som anerkendt undersøgelsesekspert bør være mulig i alle medlemsstater. |
| --- | --- |

—

OLAF’s deltagelse i sager som anerkendt undersøgelsesekspert bør være mulig i alle medlemsstater.

4.

Proceduremæssige rettigheder for personer, der undersøges

(jf. punkt 1.3.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | Reglerne for OLAF’s undersøgelser, for så vidt angår rettighederne og forpligtelserne for personer, der undersøges, samt OLAF’s, institutionernes og medlemsstaternes rettigheder og forpligtelser, bør præciseres i forordningen. |
| --- | --- |

—

Reglerne for OLAF’s undersøgelser, for så vidt angår rettighederne og forpligtelserne for personer, der undersøges, samt OLAF’s, institutionernes og medlemsstaternes rettigheder og forpligtelser, bør præciseres i forordningen.

| — | Overvågningsudvalget vil stille yderligere forslag i sin kommende udtalelse om emnet. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget vil stille yderligere forslag i sin kommende udtalelse om emnet.

5.

Kontrol af lovlighed

(jf. punkt 1.3.2 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | Beslutningen om, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse, samt kontrollen med respekten for de grundlæggende rettigheder og proceduremæssige rettigheder er først og fremmest OLAF’s generaldirektørs og ledelses ansvar. |
| --- | --- |

—

Beslutningen om, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse, samt kontrollen med respekten for de grundlæggende rettigheder og proceduremæssige rettigheder er først og fremmest OLAF’s generaldirektørs og ledelses ansvar.

| — | Overvågningsudvalget er meget betænkeligt ved forslaget om at udpege en høringskonsulent (jf. argumenterne i punkt 1.3.2). |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget er meget betænkeligt ved forslaget om at udpege en høringskonsulent (jf. argumenterne i punkt 1.3.2).

| — | Generaldirektøren kan eventuelt indføre hensigtsmæssige interne kontrol- og overvågningsmekanismer, såsom en »klageansvarlig« eller et »høringspanel«, hvor der ikke vil være tale om overlapninger med Overvågningsudvalgets beføjelser og ansvar. Overvågningsudvalget bør underrettes om alle klager. |
| --- | --- |

—

Generaldirektøren kan eventuelt indføre hensigtsmæssige interne kontrol- og overvågningsmekanismer, såsom en »klageansvarlig« eller et »høringspanel«, hvor der ikke vil være tale om overlapninger med Overvågningsudvalgets beføjelser og ansvar. Overvågningsudvalget bør underrettes om alle klager.

| — | Med henblik på at sikre uafhængig kontrol kan Overvågningsudvalget:






  i) | årligt udarbejde en analyse af OLAF’s overholdelse af bestemmelserne om respekt for de grundlæggende rettigheder i forbindelse med kontorets undersøgelser |
| --- | --- | --- |

—

Med henblik på at sikre uafhængig kontrol kan Overvågningsudvalget:

i)

årligt udarbejde en analyse af OLAF’s overholdelse af bestemmelserne om respekt for de grundlæggende rettigheder i forbindelse med kontorets undersøgelser

| ii) | hvis det er nødvendigt og under ekstraordinære omstændigheder, på generaldirektørens anmodning gennemføre særlige kontroller vedrørende potentielle mangler i forbindelse med en undersøgelse. |
| --- | --- |

ii)

hvis det er nødvendigt og under ekstraordinære omstændigheder, på generaldirektørens anmodning gennemføre særlige kontroller vedrørende potentielle mangler i forbindelse med en undersøgelse.

6.

Styrket samarbejde med EU-institutioner og -organer og øget effektivitet i undersøgelserne

(jf. punkt 1.1, 1.2 og 1.4 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

Styrkelse af OLAF’s undersøgelsesbeføjelser (nyt emne — jf. punkt 1.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | Bestemmelserne om eksterne og interne undersøgelser bør styrkes. |
| --- | --- |

—

Bestemmelserne om eksterne og interne undersøgelser bør styrkes.

| — | Der er brug for en klar definition af OLAF’s beføjelser i alle faser af kontorets undersøgelser (tilføjelse af en eksplicit henvisning til efterretningsanalyse, præcisering af interne og eksterne undersøgelser, for så vidt angår indledningen heraf ...). |
| --- | --- |

—

Der er brug for en klar definition af OLAF’s beføjelser i alle faser af kontorets undersøgelser (tilføjelse af en eksplicit henvisning til efterretningsanalyse, præcisering af interne og eksterne undersøgelser, for så vidt angår indledningen heraf ...).

| — | De nye muligheder i henhold til Lissabontraktaten (artikel 325 TEUF) kan udnyttes til at indføre bestemmelser, der vil gøre det muligt at øge og forbedre samarbejdet mellem OLAF og medlemsstaternes retslige myndigheder. |
| --- | --- |

—

De nye muligheder i henhold til Lissabontraktaten (artikel 325 TEUF) kan udnyttes til at indføre bestemmelser, der vil gøre det muligt at øge og forbedre samarbejdet mellem OLAF og medlemsstaternes retslige myndigheder.

| — | Ensartede procedurer for interne undersøgelser bør finde anvendelse på alle institutioner, organer, kontorer og agenturer. |
| --- | --- |

—

Ensartede procedurer for interne undersøgelser bør finde anvendelse på alle institutioner, organer, kontorer og agenturer.

Information til de berørte institutioner og organer (jf. punkt 1.4 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | Overvågningsudvalget bifalder tanken om at kontrollere udvekslingen af oplysninger mellem OLAF og institutionerne på grundlag af regelmæssige rapporter fra OLAF under fuld iagttagelse af fortroligheden i forbindelse med undersøgelserne. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget bifalder tanken om at kontrollere udvekslingen af oplysninger mellem OLAF og institutionerne på grundlag af regelmæssige rapporter fra OLAF under fuld iagttagelse af fortroligheden i forbindelse med undersøgelserne.

| — | OLAF bør løbende rapportere til Overvågningsudvalget i sager, hvor en institution, et organ, et kontor eller et agentur ikke har fulgt OLAF’s henstillinger. |
| --- | --- |

—

OLAF bør løbende rapportere til Overvågningsudvalget i sager, hvor en institution, et organ, et kontor eller et agentur ikke har fulgt OLAF’s henstillinger.

OLAF’s adgang til oplysninger fra EU-institutioner og -organer (jf. punkt 1.4 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | Der bør træffes hensigtsmæssige foranstaltninger for at give OLAF adgang til oplysninger fra alle Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer. |
| --- | --- |

—

Der bør træffes hensigtsmæssige foranstaltninger for at give OLAF adgang til oplysninger fra alle Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer.

| — | OLAF bør underrette Overvågningsudvalget om alle forsinkelser i rapporteringen eller manglende indberetning af tilfælde af svig samt tilfælde, hvor institutioner har nægtet OLAF adgang til oplysninger. |
| --- | --- |

—

OLAF bør underrette Overvågningsudvalget om alle forsinkelser i rapporteringen eller manglende indberetning af tilfælde af svig samt tilfælde, hvor institutioner har nægtet OLAF adgang til oplysninger.

Undersøgelsernes varighed (jf. punkt 1.2 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | OLAF’s generaldirektør og ledelse bør gennemføre regelmæssig kontrol af undersøgelsernes varighed. |
| --- | --- |

—

OLAF’s generaldirektør og ledelse bør gennemføre regelmæssig kontrol af undersøgelsernes varighed.

| — | Overvågningsudvalget bør løbende kontrollere dette aspekt af OLAF’s aktiviteter og støtte generaldirektørens kontrol med overholdelsen af tidsfrister. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget bør løbende kontrollere dette aspekt af OLAF’s aktiviteter og støtte generaldirektørens kontrol med overholdelsen af tidsfrister.

| — | Overvågningsudvalget støtter generelt forslagene i RP. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget støtter generelt forslagene i RP.

| — | Overvågningsudvalget bør løbende modtage oplysninger i de forskellige faser af proceduren (jf. punkt 1.2). |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget bør løbende modtage oplysninger i de forskellige faser af proceduren (jf. punkt 1.2).

| — | Overvågningsudvalget bifalder indførelsen af frister for vurderingsperioden, som også bør høre under Overvågningsudvalgets kontrol. |
| --- | --- |

—

Overvågningsudvalget bifalder indførelsen af frister for vurderingsperioden, som også bør høre under Overvågningsudvalgets kontrol.

7.

Styrket samarbejde med medlemsstaternes kompetente myndigheder

(jf. punkt 1.1, 1.4 og 1.5 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

Opfølgning på OLAF-sager

(jf. punkt 1.4 og 1.5 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

Sager uden eller med kun begrænsede finansielle konsekvenser

Overvågningsudvalget støtter forslagene i RP (kodificering af princippet om en de minimis-politik, overdragelse af »mindre« sager til IDOC eller andre tilsvarende organer) (jf. punkt 1.1 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

Behov for styrket samarbejde (nyt emne)

| — | Forpligtelsen til at yde bistand til og støtte OLAF’s aktiviteter bør styrkes (jf. punkt 1.5 i Overvågningsudvalgets udtalelse). |
| --- | --- |

—

Forpligtelsen til at yde bistand til og støtte OLAF’s aktiviteter bør styrkes (jf. punkt 1.5 i Overvågningsudvalgets udtalelse).

| — | OLAF bør systematisk underrette Overvågningsudvalget om tilfælde, hvor medlemsstaternes myndigheder ikke samarbejder. |
| --- | --- |

—

OLAF bør systematisk underrette Overvågningsudvalget om tilfælde, hvor medlemsstaternes myndigheder ikke samarbejder.

| — | Det bør fastlægges i forordningen, at medlemsstaterne skal oprette og udpege hensigtsmæssige kontaktpunkter for OLAF i deres myndigheder. |
| --- | --- |

—

Det bør fastlægges i forordningen, at medlemsstaterne skal oprette og udpege hensigtsmæssige kontaktpunkter for OLAF i deres myndigheder.

8.

Aftaler med Europol, Eurojust, internationale organisationer og tredjelande

(jf. punkt 1.6 i Overvågningsudvalgets udtalelse)

| — | OLAF bør have juridiske beføjelser til i Kommissionens regi at indgå samarbejdsaftaler med henblik på at fremskynde undersøgelserne og sikre større effektivitet i kampen mod svig. |
| --- | --- |

—

OLAF bør have juridiske beføjelser til i Kommissionens regi at indgå samarbejdsaftaler med henblik på at fremskynde undersøgelserne og sikre større effektivitet i kampen mod svig.

| — | Alle finansieringskontrakter skal indeholde bestemmelser om kontrol foretaget af Kommissionen (eller berørte institutioner, organer, kontorer eller agenturer) og OLAF. |
| --- | --- |

—

Alle finansieringskontrakter skal indeholde bestemmelser om kontrol foretaget af Kommissionen (eller berørte institutioner, organer, kontorer eller agenturer) og OLAF.

---

BILAG 5

UDTALELSE Nr. 4/2010

Planlægning af undersøgelser

Bruxelles, den 12. oktober 2010

1.   Resumé

| 1.1. | For at kunne gennemføre effektive undersøgelser, der opfylder deres mål, er omkostningseffektive og sikrer en optimal udnyttelse af ressourcerne, er det vigtigt at udarbejde undersøgelsesplaner ved indledningen af en undersøgelse og løbende gennemgå planerne og vurdere, hvilke ændringer der er nødvendige i takt med, at arbejdet skrider frem. |
| --- | --- |

1.1.

For at kunne gennemføre effektive undersøgelser, der opfylder deres mål, er omkostningseffektive og sikrer en optimal udnyttelse af ressourcerne, er det vigtigt at udarbejde undersøgelsesplaner ved indledningen af en undersøgelse og løbende gennemgå planerne og vurdere, hvilke ændringer der er nødvendige i takt med, at arbejdet skrider frem.

| 1.2. | Overvågningsudvalget, som jf. forordning (EF) nr. 1073/1999 har til opgave at kontrollere OLAF’s undersøgelsesfunktion, har undersøgt 40 tilfældigt udvalgte sager fra direktorat A og B for at fastslå, hvorvidt og i hvilket omfang undersøgelsesplaner støtter OLAF ved gennemførelsen af undersøgelser. Som det blev påpeget i Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport for 2008-2009, er undersøgelser af sagsplanlægningen og sagernes strategiske sigte en væsentlig del af Overvågningsudvalgets kontrolarbejde, når det skal vurdere, hvorvidt OLAF arbejder effektivt og udnytter sine begrænsede ressourcer optimalt. |
| --- | --- |

1.2.

Overvågningsudvalget, som jf. forordning (EF) nr. 1073/1999 har til opgave at kontrollere OLAF’s undersøgelsesfunktion, har undersøgt 40 tilfældigt udvalgte sager fra direktorat A og B for at fastslå, hvorvidt og i hvilket omfang undersøgelsesplaner støtter OLAF ved gennemførelsen af undersøgelser. Som det blev påpeget i Overvågningsudvalgets aktivitetsrapport for 2008-2009, er undersøgelser af sagsplanlægningen og sagernes strategiske sigte en væsentlig del af Overvågningsudvalgets kontrolarbejde, når det skal vurdere, hvorvidt OLAF arbejder effektivt og udnytter sine begrænsede ressourcer optimalt.

2.   Baggrund

| 2.1. | En undersøgelsesplan tjener tre formål: for det første at sikre, at direktøren, kontorchefen og efterforskerne har fokus på formålet med undersøgelsen, for det andet at fastsætte en tidshorisont for undersøgelsen og afsætte passende ressourcer til dens gennemførelse, og for det tredje at sikre en struktur, der sætter lederne i stand til at vurdere, hvor langt undersøgelsen er kommet, om der er nogen urimelige eller uheldige forsinkelser i undersøgelsen, der skal tages hånd om, eller om undersøgelsen går i en anden retning i forhold til den oprindelige vurdering, og hvorvidt undersøgelsen bør indstilles. |
| --- | --- |

2.1.

En undersøgelsesplan tjener tre formål: for det første at sikre, at direktøren, kontorchefen og efterforskerne har fokus på formålet med undersøgelsen, for det andet at fastsætte en tidshorisont for undersøgelsen og afsætte passende ressourcer til dens gennemførelse, og for det tredje at sikre en struktur, der sætter lederne i stand til at vurdere, hvor langt undersøgelsen er kommet, om der er nogen urimelige eller uheldige forsinkelser i undersøgelsen, der skal tages hånd om, eller om undersøgelsen går i en anden retning i forhold til den oprindelige vurdering, og hvorvidt undersøgelsen bør indstilles.

| 2.2. | Hvis undersøgelserne mangler en ordentlig planlægning af de enkelte faser i sagen, er der konstant fare for, at efterforskernes aktiviteter kan afvige fra de mål, der blev fastsat ved indledningen af undersøgelsen, hvilket kan føre til manglende ansvarlighed og dermed drage selve undersøgelsens uafhængighed i tvivl. |
| --- | --- |

2.2.

Hvis undersøgelserne mangler en ordentlig planlægning af de enkelte faser i sagen, er der konstant fare for, at efterforskernes aktiviteter kan afvige fra de mål, der blev fastsat ved indledningen af undersøgelsen, hvilket kan føre til manglende ansvarlighed og dermed drage selve undersøgelsens uafhængighed i tvivl.

| 2.3. | Der er ingen ideel skabelon for en undersøgelsesplan, og hver sag er naturligvis unik. Der er imidlertid mange fordele ved at anvende en projektstyringstilgang og -proces i forbindelse med den enkelte sag, idet det giver kontorcheferne et mere brugbart og praktisk system til at fastholde kontrollen med den enkelte undersøgelse, vurdere fremskridtene og kende den enkelte efterforskers forventede arbejdsplan i vedkommendes kontor og dermed kunne anvende ressourcerne hensigtsmæssigt i forbindelse med kontorets sagsbehov. Formålet med effektiv planlægning er at snarere end at pålægge efterforskerne og kontorcheferne unødvendige administrative byrder. |
| --- | --- |

2.3.

Der er ingen ideel skabelon for en undersøgelsesplan, og hver sag er naturligvis unik. Der er imidlertid mange fordele ved at anvende en projektstyringstilgang og -proces i forbindelse med den enkelte sag, idet det giver kontorcheferne et mere brugbart og praktisk system til at fastholde kontrollen med den enkelte undersøgelse, vurdere fremskridtene og kende den enkelte efterforskers forventede arbejdsplan i vedkommendes kontor og dermed kunne anvende ressourcerne hensigtsmæssigt i forbindelse med kontorets sagsbehov. Formålet med effektiv planlægning er at snarere end at pålægge efterforskerne og kontorcheferne unødvendige administrative byrder.

| 2.4. | Overvågningsudvalget holder også øje med, at der opnås en fin balance mellem en for normgiven kontrol med de aktiviteter, som efterforskerne, der trods alt er erfarne fagfolk, udfører, og en mangel på styring og håndtering af sagerne. Det er afgørende, at efterforskerne motiveres og tilskyndes til at anvende deres ekspertise og erfaring til at foretage undersøgelserne effektivt. Det er samtidig lige så vigtigt, at kontorcheferne håndterer sagerne effektivt. |
| --- | --- |

2.4.

Overvågningsudvalget holder også øje med, at der opnås en fin balance mellem en for normgiven kontrol med de aktiviteter, som efterforskerne, der trods alt er erfarne fagfolk, udfører, og en mangel på styring og håndtering af sagerne. Det er afgørende, at efterforskerne motiveres og tilskyndes til at anvende deres ekspertise og erfaring til at foretage undersøgelserne effektivt. Det er samtidig lige så vigtigt, at kontorcheferne håndterer sagerne effektivt.

| 2.5. | OLAF er i gang med at undersøge en bred vifte af sager fra simple og ukomplicerede interne sager, der involverer en eller to potentielle »overtrædere«, som er under mistanke for svig eller økonomiske uregelmæssigheder i forbindelse med eksempelvis anmodninger om godtgørelse af udgifter til lægebehandling eller andre ydelser, til bl.a. eksterne meget komplicerede sager, der involverer undersøgelser i flere jurisdiktioner. På den anden side kræver et stigende antal sager, som involverer kompliceret kontrol, koordination og bistand og ikke udelukkende omfatter OLAF-undersøgelsesarbejde, ofte en langsigtet indsats, som OLAF ikke har megen kontrol med. Den enkelte sagstype stiller således forskellige krav med hensyn til påkrævede ressourcer, forventet tidshorisont for undersøgelsen og det beløb, der muligvis vil kunne inddrives. |
| --- | --- |

2.5.

OLAF er i gang med at undersøge en bred vifte af sager fra simple og ukomplicerede interne sager, der involverer en eller to potentielle »overtrædere«, som er under mistanke for svig eller økonomiske uregelmæssigheder i forbindelse med eksempelvis anmodninger om godtgørelse af udgifter til lægebehandling eller andre ydelser, til bl.a. eksterne meget komplicerede sager, der involverer undersøgelser i flere jurisdiktioner. På den anden side kræver et stigende antal sager, som involverer kompliceret kontrol, koordination og bistand og ikke udelukkende omfatter OLAF-undersøgelsesarbejde, ofte en langsigtet indsats, som OLAF ikke har megen kontrol med. Den enkelte sagstype stiller således forskellige krav med hensyn til påkrævede ressourcer, forventet tidshorisont for undersøgelsen og det beløb, der muligvis vil kunne inddrives.

| 2.6. | De undersøgelser, der foretages af direktorat A og B, adskiller sig med hensyn til de områder, der dækkes af de respektive direktorater, navnlig i og med, at alle interne undersøgelser foretages af direktorat A (kontor A1 og A2), og told- og koordineringssager hovedsageligt varetages af direktorat B. |
| --- | --- |

2.6.

De undersøgelser, der foretages af direktorat A og B, adskiller sig med hensyn til de områder, der dækkes af de respektive direktorater, navnlig i og med, at alle interne undersøgelser foretages af direktorat A (kontor A1 og A2), og told- og koordineringssager hovedsageligt varetages af direktorat B.

| 2.7. | Overvågningsudvalget ønsker at sikre, at OLAF bedst muligt udnytter de begrænsede tilgængelige ressourcer, så alle de undersøgelser, som OLAF foretager, gennemføres effektivt og så økonomisk som muligt. Der er generelt udtrykt bekymring over, bl.a. fra kilder uden for Overvågningsudvalget, at nogle undersøgelser tager for lang tid (Overvågningsudvalget har allerede bemærket (1), at over 78 % af undersøgelserne fra december 2008 stadig var igangværende ni måneder efter, at de var blevet indledt), og at inddrivelserne, særlig med hensyn til inddrevne pengebeløb, ikke er udtryk for valuta for pengene eller for effektivitet i forbindelse med håndteringen af undersøgelserne. Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at en effektiv planlægning af undersøgelserne kan føre til et mere præcist fokus på formålet med en undersøgelse, afkorte undersøgelsesperioden og forhindre dobbeltarbejde. Denne undersøgelse blev foretaget for at vurdere, hvorvidt OLAF anvender planlægning af undersøgelser, om den er konsekvent i alle direktorater og undersøgelsesenheder, og hvorvidt god praksis udbredes. |
| --- | --- |

2.7.

Overvågningsudvalget ønsker at sikre, at OLAF bedst muligt udnytter de begrænsede tilgængelige ressourcer, så alle de undersøgelser, som OLAF foretager, gennemføres effektivt og så økonomisk som muligt. Der er generelt udtrykt bekymring over, bl.a. fra kilder uden for Overvågningsudvalget, at nogle undersøgelser tager for lang tid (Overvågningsudvalget har allerede bemærket (1), at over 78 % af undersøgelserne fra december 2008 stadig var igangværende ni måneder efter, at de var blevet indledt), og at inddrivelserne, særlig med hensyn til inddrevne pengebeløb, ikke er udtryk for valuta for pengene eller for effektivitet i forbindelse med håndteringen af undersøgelserne. Det er Overvågningsudvalgets opfattelse, at en effektiv planlægning af undersøgelserne kan føre til et mere præcist fokus på formålet med en undersøgelse, afkorte undersøgelsesperioden og forhindre dobbeltarbejde. Denne undersøgelse blev foretaget for at vurdere, hvorvidt OLAF anvender planlægning af undersøgelser, om den er konsekvent i alle direktorater og undersøgelsesenheder, og hvorvidt god praksis udbredes.

| 2.8. | Fordelene ved god planlægning sætter efterforskerne i stand til at gennemgå de påtænkte undersøgelser, fastsætte de mål, der skal nås, og fastlægge, hvor lang tid undersøgelserne forventes at tage. For at sikre, at administratorerne underrettes om de fremskridt, der gøres i en given undersøgelse, og for at deres efterforskningspersonale kan anvendes bedst muligt, er det samtidig vigtigt, at de ved, hvad det enkelte medlem af teamet arbejder med på et givet tidspunkt, og hvornår de forventer at afslutte arbejdet, så de kan anvendes i forbindelse med en anden opgave. En god relevant administrativ proces inden for OLAF sætter administratorer i stand til at holde trit med deres sager og efterforskere i stand til at styre undersøgelsernes retning. |
| --- | --- |

2.8.

Fordelene ved god planlægning sætter efterforskerne i stand til at gennemgå de påtænkte undersøgelser, fastsætte de mål, der skal nås, og fastlægge, hvor lang tid undersøgelserne forventes at tage. For at sikre, at administratorerne underrettes om de fremskridt, der gøres i en given undersøgelse, og for at deres efterforskningspersonale kan anvendes bedst muligt, er det samtidig vigtigt, at de ved, hvad det enkelte medlem af teamet arbejder med på et givet tidspunkt, og hvornår de forventer at afslutte arbejdet, så de kan anvendes i forbindelse med en anden opgave. En god relevant administrativ proces inden for OLAF sætter administratorer i stand til at holde trit med deres sager og efterforskere i stand til at styre undersøgelsernes retning.

| 2.9. | Formålet med undersøgelserne skal også omfatte det forventede resultat af den enkelte sag. Med hensyn til eksempelvis sager, som sandsynligvis vil blive videresendt til de nationale retlige myndigheder, skal formålet afspejle den juridiske rådgivning fra nationale eksperter i direktorat C, og i de sager, hvor der planlægges inddrivelse, bør målene omfatte det beløb, der forventes at kunne inddrives, og de nødvendige foranstaltninger i den henseende. Dette vil hjælpe medlemmerne af kontor C.2 og C.3, som skal arbejde videre med dette. |
| --- | --- |

2.9.

Formålet med undersøgelserne skal også omfatte det forventede resultat af den enkelte sag. Med hensyn til eksempelvis sager, som sandsynligvis vil blive videresendt til de nationale retlige myndigheder, skal formålet afspejle den juridiske rådgivning fra nationale eksperter i direktorat C, og i de sager, hvor der planlægges inddrivelse, bør målene omfatte det beløb, der forventes at kunne inddrives, og de nødvendige foranstaltninger i den henseende. Dette vil hjælpe medlemmerne af kontor C.2 og C.3, som skal arbejde videre med dette.

| 2.10. | I Den Europæiske Revisionsrets særberetning 1/2005 anføres følgende:






  »77. | For så vidt angår det indledende arbejde (vurderingerne), har der kun været tale om rudimentære analyser. Supportenhederne (juridisk rådgivning, opfølgning, operationel analyse) har kun i mindre grad medvirket til at definere målene og lægge en strategi for de enkelte undersøgelser. Ledelsesteamet har ikke insisteret nok på at få opstillet klare mål og på at få defineret, hvilke resultater undersøgelserne formodedes at skulle give (jf. punkt 20 og 22).
  Nogle af undersøgelsesakterne er endnu ikke begrundet godt nok, og det bør i hvert enkelt tilfælde afklares, hvilke mål efterforskerne skal forfølge, og der bør insisteres på, at de beslutninger, der foreslås truffet, skal underbygges med arbejdsplaner. Det bør overvejes, om ledelsesteamet kunne opdeles i mindre grupper, som behandler sager med samme karakteristika (3). En sådan fremgangsmåde vil lette arbejdsbyrden for deltagerne, som vil skulle gennemgå færre sagsakter, og det vil dermed blive nemmere at foretage en tilbundsgående analyse af udkastene til beslutning. Med en sådan fremgangsmåde vil man også kunne foretage en samlet overvågning af de igangværende sager og af prioritetsstyringen. Alle ledelsesteamets grupper vil om fornødent kunne samles, når der er tale om principielle spørgsmål, som vedrører samtlige tjenester. |
| --- | --- | --- |

2.10.

I Den Europæiske Revisionsrets særberetning 1/2005 anføres følgende:

»77.

For så vidt angår det indledende arbejde (vurderingerne), har der kun været tale om rudimentære analyser. Supportenhederne (juridisk rådgivning, opfølgning, operationel analyse) har kun i mindre grad medvirket til at definere målene og lægge en strategi for de enkelte undersøgelser. Ledelsesteamet har ikke insisteret nok på at få opstillet klare mål og på at få defineret, hvilke resultater undersøgelserne formodedes at skulle give (jf. punkt 20 og 22).

Nogle af undersøgelsesakterne er endnu ikke begrundet godt nok, og det bør i hvert enkelt tilfælde afklares, hvilke mål efterforskerne skal forfølge, og der bør insisteres på, at de beslutninger, der foreslås truffet, skal underbygges med arbejdsplaner. Det bør overvejes, om ledelsesteamet kunne opdeles i mindre grupper, som behandler sager med samme karakteristika (3). En sådan fremgangsmåde vil lette arbejdsbyrden for deltagerne, som vil skulle gennemgå færre sagsakter, og det vil dermed blive nemmere at foretage en tilbundsgående analyse af udkastene til beslutning. Med en sådan fremgangsmåde vil man også kunne foretage en samlet overvågning af de igangværende sager og af prioritetsstyringen. Alle ledelsesteamets grupper vil om fornødent kunne samles, når der er tale om principielle spørgsmål, som vedrører samtlige tjenester.

| 78. | Ledelsens overvågning af Kontorets undersøgelser har generelt været utilstrækkelig (jf. punkt 28, 35 og 36). Der var ikke styr på undersøgelsernes varighed (jf. punkt 24).
  Kontorcheferne bør sørge for, at prioriteringerne overholdes, og at efterforskernes reelle arbejdsbyrde er defineret og bliver kontrolleret. Mens undersøgelserne står på, bør tilvejebringelse af beviser prioriteres højere end indsamling af allerede tilgængelige oplysninger. Kontoret bør her udnytte de midler, det råder over, bedre (afhøring af vidner, besøg på stedet og indsamling af bilag, operationelle analyser mv.).« |
| --- | --- |

78.

Ledelsens overvågning af Kontorets undersøgelser har generelt været utilstrækkelig (jf. punkt 28, 35 og 36). Der var ikke styr på undersøgelsernes varighed (jf. punkt 24).

Kontorcheferne bør sørge for, at prioriteringerne overholdes, og at efterforskernes reelle arbejdsbyrde er defineret og bliver kontrolleret. Mens undersøgelserne står på, bør tilvejebringelse af beviser prioriteres højere end indsamling af allerede tilgængelige oplysninger. Kontoret bør her udnytte de midler, det råder over, bedre (afhøring af vidner, besøg på stedet og indsamling af bilag, operationelle analyser mv.).«

| 2.11. | Overvågningsudvalget nævnte behovet for planlægning af undersøgelserne i sin udtalelse nr. 2/2009 om undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder: | Nøglen til en vellykket og velfokuseret undersøgelse er en god planlægning. |
| --- | --- | --- |

2.11.

Overvågningsudvalget nævnte behovet for planlægning af undersøgelserne i sin udtalelse nr. 2/2009 om undersøgelser, der har varet i mere end ni måneder:

Nøglen til en vellykket og velfokuseret undersøgelse er en god planlægning.

| | Ved starten på hver undersøgelse bør efterforskningsholdet udarbejde en detaljeret undersøgelsesplan; den bør være så gennemarbejdet, at der kan opstilles et forventet tidspunkt for den endelige afgørelse. Angivelsen af et forventet afslutningstidspunkt er ikke blot et spørgsmål om OLAF’s retlige forpligtelse over for Overvågningsudvalget, men bør også ses som et vigtigt redskab i forvaltningen af undersøgelserne og bestræbelserne på at undgå de negative følger af, at de varer for længe. |
| --- | --- |

Ved starten på hver undersøgelse bør efterforskningsholdet udarbejde en detaljeret undersøgelsesplan; den bør være så gennemarbejdet, at der kan opstilles et forventet tidspunkt for den endelige afgørelse. Angivelsen af et forventet afslutningstidspunkt er ikke blot et spørgsmål om OLAF’s retlige forpligtelse over for Overvågningsudvalget, men bør også ses som et vigtigt redskab i forvaltningen af undersøgelserne og bestræbelserne på at undgå de negative følger af, at de varer for længe.

| | Undersøgelsesplanen bør omfatte samtlige forventede efterforskningstiltag og en foreløbig tidsplan for de enkelte tiltag. Planen bør være skriftlig og bør systematisk vedlægges sagsakterne, således at den nemt kan konsulteres og tilpasses i tilfælde af, at efterforskerne anmodes om udsættelser, eller der forekommer andre forsinkelser. |
| --- | --- |

Undersøgelsesplanen bør omfatte samtlige forventede efterforskningstiltag og en foreløbig tidsplan for de enkelte tiltag. Planen bør være skriftlig og bør systematisk vedlægges sagsakterne, således at den nemt kan konsulteres og tilpasses i tilfælde af, at efterforskerne anmodes om udsættelser, eller der forekommer andre forsinkelser.

| | Kontorets ledelse bør regelmæssigt konsultere undersøgelsesplanerne for at følge med i — og om nødvendigt styre — sagernes afvikling. |
| --- | --- |

Kontorets ledelse bør regelmæssigt konsultere undersøgelsesplanerne for at følge med i — og om nødvendigt styre — sagernes afvikling.

I sin aktivitetsrapport for 2008-2009 anbefaler Overvågningsudvalget på samme måde følgende:

Overvågningsudvalget har konstateret, at tilsynet med administrationen af undersøgelserne er utilstrækkeligt, og det samme gælder den daglige kontrol; dette bør tages op af OLAF. For hver undersøgelse, der iværksættes, bør der opstilles en detaljeret undersøgelsesplan med tidsfrister for samtlige faser af undersøgelsesarbejdet, herunder evaluering og opfølgning, samt et system for vurdering af udfaldet på basis af resultatindikatorer.

3.   Nuværende praksis

| 3.1. | OLAF-håndbogen om operationelle procedurer indeholder vejledning til efterforskerne, hvad angår den foreløbige arbejdsplan, af en sag. | 3.2.2.2 (7)
  Forslag til foreløbig arbejdsplan



  Hensigten med dette afsnit er at beskrive rækkevidden og de vigtigste efterforskningstiltag, for så vidt som de kan forudses på dette tidspunkt i proceduren. Følgende emner, som har til formål at informere ledelsesteamet om de vigtigste aspekter af undersøgelsen, bør være omfattet:







  — | data, informationer og dokumenter, der skal indhentes |
| --- | --- | --- | --- |

3.1.

OLAF-håndbogen om operationelle procedurer indeholder vejledning til efterforskerne, hvad angår den foreløbige arbejdsplan, af en sag.

3.2.2.2 (7)
  Forslag til foreløbig arbejdsplan

Hensigten med dette afsnit er at beskrive rækkevidden og de vigtigste efterforskningstiltag, for så vidt som de kan forudses på dette tidspunkt i proceduren. Følgende emner, som har til formål at informere ledelsesteamet om de vigtigste aspekter af undersøgelsen, bør være omfattet:

—

data, informationer og dokumenter, der skal indhentes

| — | andre oplysninger, der skal indhentes og fra hvilke kilder |
| --- | --- |

—

andre oplysninger, der skal indhentes og fra hvilke kilder

| — | de undersøgelsesaktiviteter, der skal foretages |
| --- | --- |

—

de undersøgelsesaktiviteter, der skal foretages

| — | fingerpeg om de omkostninger og fordele, der er forbundet med de planlagte tiltag. |
| --- | --- |

—

fingerpeg om de omkostninger og fordele, der er forbundet med de planlagte tiltag.

Sagsbehandleren og efterretningsmedarbejderen bør planlægge og fastlægge efterretningernes omfang og de tekniske og computertekniske krav, der er fastlagt i forbindelse med undersøgelsesdelen af sagsbehandlingen. ...

| | 3.2.2.2 (9)
  Ændring af den foreløbige arbejdsplan



  Enhver ændring af arbejdsplanen skal dokumenteres. ... |
| --- | --- |

3.2.2.2 (9)
  Ændring af den foreløbige arbejdsplan

Enhver ændring af arbejdsplanen skal dokumenteres. ...

3.3.6.4   
  Videregivelse af oplysninger til OLAF-Overvågningsudvalget ...

2)   
  Lovpligtige oplysninger til Overvågningsudvalget

a)   
  Nimånedersrapport

Hvis en undersøgelse har varet mere end ni måneder, underretter direktøren, jf. artikel 11, stk. 7, i forordning (EF) nr. 1073/1999, Overvågningsudvalget om grundene til, at det endnu ikke har været muligt at afslutte undersøgelsen, og om, hvornår det forventes at kunne ske. Denne rapport anvendes også som et overvågningsværktøj og henviser om nødvendigt til (vores fremhævelse), der omfatter samtlige forventede efterforskningstiltag og om muligt en tidsplan for de enkelte tiltag. Er arbejdet blevet udført eksternt, bør det klart fremgå af rapporten. ...

| 3.2. | I håndbogen er der ikke yderligere henvisninger til en arbejdsplan og i endnu mindre grad til en undersøgelsesplan til brug på et senere tidspunkt, når en undersøgelse er blevet indledt. Formålet med den foreløbige arbejdsplan, som udarbejdes i evalueringsfasen, er at give ledelsesteamet en indikator for, at den efterforsker, der er ansvarlig for evalueringen, allerede har overvejet, hvordan undersøgelsen skal foretages. Det vil i reglen involvere de mest åbenlyse opgaver, der fremgår af en analyse af sagens kendsgerninger, som foretages i forbindelse med evalueringen. |
| --- | --- |

3.2.

I håndbogen er der ikke yderligere henvisninger til en arbejdsplan og i endnu mindre grad til en undersøgelsesplan til brug på et senere tidspunkt, når en undersøgelse er blevet indledt. Formålet med den foreløbige arbejdsplan, som udarbejdes i evalueringsfasen, er at give ledelsesteamet en indikator for, at den efterforsker, der er ansvarlig for evalueringen, allerede har overvejet, hvordan undersøgelsen skal foretages. Det vil i reglen involvere de mest åbenlyse opgaver, der fremgår af en analyse af sagens kendsgerninger, som foretages i forbindelse med evalueringen.

| 3.3. | På grundlag af en undersøgelse af sagsakterne (punkt 1.2 ovenfor) noterer Overvågningsudvalget, at de foreløbige arbejdsplaner konsekvent ikke indeholder alle og i visse tilfælde stort set ingen af de oplysninger, der anbefales i håndbogens punkt 3.2.2.2 (7). |
| --- | --- |

3.3.

På grundlag af en undersøgelse af sagsakterne (punkt 1.2 ovenfor) noterer Overvågningsudvalget, at de foreløbige arbejdsplaner konsekvent ikke indeholder alle og i visse tilfælde stort set ingen af de oplysninger, der anbefales i håndbogens punkt 3.2.2.2 (7).

| 3.4. | Når en sag indledes, er det Overvågningsudvalgets forventning, at de efterforskere, der er ansvarlige for sagen, i samråd med deres kontorchef udarbejder en fuldstændig undersøgelsesplan, der indeholder alle de oplysninger, der henvises til i punkt 2.4 ovenfor og punkt 6.8 og 6.9 nedenfor. |
| --- | --- |

3.4.

Når en sag indledes, er det Overvågningsudvalgets forventning, at de efterforskere, der er ansvarlige for sagen, i samråd med deres kontorchef udarbejder en fuldstændig undersøgelsesplan, der indeholder alle de oplysninger, der henvises til i punkt 2.4 ovenfor og punkt 6.8 og 6.9 nedenfor.

| 3.5. | Under udarbejdelsen af denne udtalelse blev direktørerne for direktorat A og B samt kontorcheferne (A1, A2 og A4, B2 og B3) i direktorat A og B hørt om deres erfaring med udarbejdelse af foreløbige arbejdsplaner og undersøgelsesplaner. Der forekom ikke at være nogen konsekvent praksis eller skriftlige retningslinjer (bortset fra henvisningen til håndbogen ovenfor) i undersøgelsesenhederne og i endnu mindre grad i de to undersøgelsesdirektorater. |
| --- | --- |

3.5.

Under udarbejdelsen af denne udtalelse blev direktørerne for direktorat A og B samt kontorcheferne (A1, A2 og A4, B2 og B3) i direktorat A og B hørt om deres erfaring med udarbejdelse af foreløbige arbejdsplaner og undersøgelsesplaner. Der forekom ikke at være nogen konsekvent praksis eller skriftlige retningslinjer (bortset fra henvisningen til håndbogen ovenfor) i undersøgelsesenhederne og i endnu mindre grad i de to undersøgelsesdirektorater.

| 3.6. | Selv om der tydeligvis var en god praksis, i og med at nogle af kontorcheferne førte regnskab med tidsplanlægningen (primært i direktorat B) og kvartalsmæssigt udarbejdede og reviderede sagsrapporter (ligeledes i direktorat B), blev denne praksis ikke konsekvent indført i direktorat A. |
| --- | --- |

3.6.

Selv om der tydeligvis var en god praksis, i og med at nogle af kontorcheferne førte regnskab med tidsplanlægningen (primært i direktorat B) og kvartalsmæssigt udarbejdede og reviderede sagsrapporter (ligeledes i direktorat B), blev denne praksis ikke konsekvent indført i direktorat A.

| 3.7. | Generelt var der intet eller intet tilstrækkeligt forsøg på at videreformidle og udbrede god praksis i begge direktorater og sørge for at fremme den. |
| --- | --- |

3.7.

Generelt var der intet eller intet tilstrækkeligt forsøg på at videreformidle og udbrede god praksis i begge direktorater og sørge for at fremme den.

| 3.8. | Tidsstyringssystemet forekommer at blive anvendt for lidt, om overhovedet. Utilbøjeligheden til at anvende det kan skyldes en opfattelse af, at de data, der lagres i systemet, er historiske data (dvs. det opregner tidligere begivenheder) og betragtes ikke som nyttigt i forbindelse med sagsadministration. |
| --- | --- |

3.8.

Tidsstyringssystemet forekommer at blive anvendt for lidt, om overhovedet. Utilbøjeligheden til at anvende det kan skyldes en opfattelse af, at de data, der lagres i systemet, er historiske data (dvs. det opregner tidligere begivenheder) og betragtes ikke som nyttigt i forbindelse med sagsadministration.

| 3.9. | Vi har undersøgt mange internationale eksempler på god praksis med at udarbejde og anvende undersøgelsesplaner (f.eks. FN, Serious Fraud Office (kontor for grov svig), afdelingen for økonomisk kriminalitet ved City of London Police m.fl.). |
| --- | --- |

3.9.

Vi har undersøgt mange internationale eksempler på god praksis med at udarbejde og anvende undersøgelsesplaner (f.eks. FN, Serious Fraud Office (kontor for grov svig), afdelingen for økonomisk kriminalitet ved City of London Police m.fl.).

4.   Kontorchefernes opfattelse

| 4.1. | Under høringen af kontorcheferne i direktorat A og B var det værd at bemærke, at kontorcheferne (navnlig i B2 og B3) i direktorat B uden tvivl nøje kontrollerede deres efterforskere og de opgaver, de blev tildelt, og med det samme kunne se, hvilke medarbejdere der var til rådighed og kunne tildeles nye arbejdsopgaver, og hvilke der var fuldt beskæftiget med en bestemt sag inden for et overskueligt tidsrum. Det fremgår af de kvartalsmæssige sagsrapporter, som den enkelte efterforsker har pligt til at udarbejde og drøfte med den respektive kontorchef i direktorat B. Disse rapporter omfatter en kort beskrivelse af »status« i undersøgelsen, de tiltag, der forventes i næste kvartal, og en ajourføring af den forventede dato for undersøgelsens afslutning. |
| --- | --- |

4.1.

Under høringen af kontorcheferne i direktorat A og B var det værd at bemærke, at kontorcheferne (navnlig i B2 og B3) i direktorat B uden tvivl nøje kontrollerede deres efterforskere og de opgaver, de blev tildelt, og med det samme kunne se, hvilke medarbejdere der var til rådighed og kunne tildeles nye arbejdsopgaver, og hvilke der var fuldt beskæftiget med en bestemt sag inden for et overskueligt tidsrum. Det fremgår af de kvartalsmæssige sagsrapporter, som den enkelte efterforsker har pligt til at udarbejde og drøfte med den respektive kontorchef i direktorat B. Disse rapporter omfatter en kort beskrivelse af »status« i undersøgelsen, de tiltag, der forventes i næste kvartal, og en ajourføring af den forventede dato for undersøgelsens afslutning.

| 4.2. | I direktorat A fandt Overvågningsudvalget til gengæld på grundlag af de undersøgte historiske sagsakter kun få indikationer af skriftlig dokumentation for, at planlægning af undersøgelser overhovedet havde fundet sted tidligere. |
| --- | --- |

4.2.

I direktorat A fandt Overvågningsudvalget til gengæld på grundlag af de undersøgte historiske sagsakter kun få indikationer af skriftlig dokumentation for, at planlægning af undersøgelser overhovedet havde fundet sted tidligere.

| 4.3. | Direktøren for direktorat A offentliggjorde for nylig (juni 2010) »indsatsområde 13« for sine medarbejdere vedrørende behovet for at indføre væsentlige forbedringer af planlægningen af undersøgelserne og tidsplanlægningen i direktoratets sager. Ifølge beskrivelsen af indsatsområdet skal alle vurderingsrapporter, hvis konklusion er, at der bør indledes en intern eller ekstern undersøgelse, indeholde en detaljeret, konsekvent og omfattende arbejdsplan med en beskrivelse af den enkelte aktivitet og en redegørelse for det forventede resultat. Det fremgår desuden, at når en sag er blevet indledt, skal arbejdsplanen som godkendt af ledelsesteamet ajourføres løbende i henhold til en tidsplan for det enkelte undersøgelsesaktiviteter og underskrives af den efterforsker, der er ansvarlig for sagen, kontorchefen og repræsentanterne fra andre eventuelt involverede kontorer. |
| --- | --- |

4.3.

Direktøren for direktorat A offentliggjorde for nylig (juni 2010) »indsatsområde 13« for sine medarbejdere vedrørende behovet for at indføre væsentlige forbedringer af planlægningen af undersøgelserne og tidsplanlægningen i direktoratets sager. Ifølge beskrivelsen af indsatsområdet skal alle vurderingsrapporter, hvis konklusion er, at der bør indledes en intern eller ekstern undersøgelse, indeholde en detaljeret, konsekvent og omfattende arbejdsplan med en beskrivelse af den enkelte aktivitet og en redegørelse for det forventede resultat. Det fremgår desuden, at når en sag er blevet indledt, skal arbejdsplanen som godkendt af ledelsesteamet ajourføres løbende i henhold til en tidsplan for det enkelte undersøgelsesaktiviteter og underskrives af den efterforsker, der er ansvarlig for sagen, kontorchefen og repræsentanterne fra andre eventuelt involverede kontorer.

| 4.4. | Der påpeges også et behov for at foretage en cost-benefit-analyse i de tilfælde, hvor der forventes udenlandske tjenesterejser, og det foreslås, at tjenesterejser kun foretages, hvis de er strengt nødvendige for undersøgelsen, og at gentagne tjenesterejser skal undgås, medmindre helt nye forhold fører til, at OLAF må foretage den samme tjenesterejse igen. |
| --- | --- |

4.4.

Der påpeges også et behov for at foretage en cost-benefit-analyse i de tilfælde, hvor der forventes udenlandske tjenesterejser, og det foreslås, at tjenesterejser kun foretages, hvis de er strengt nødvendige for undersøgelsen, og at gentagne tjenesterejser skal undgås, medmindre helt nye forhold fører til, at OLAF må foretage den samme tjenesterejse igen.

5.   Analyse af sagsakter

| 5.1. | 40 sager fra direktorat A og B blev vilkårligt udvalgt med henblik på analyse. Det fremgik af analysen af disse sager, at der med én undtagelse (se punkt 5.7 nedenfor) ikke var blevet udarbejdet nogen formelle undersøgelsesplaner for sager i begge direktorater. Der var forslag til foreløbige arbejdsplaner som foreskrevet i punkt 3.2.2.2 (7) og (9) i håndbogen (se punkt 3.1 ovenfor) i alle eller stort set alle sagsakter (se bilag). Selv da blev der imidlertid gjort meget lidt for at give mange eller i nogle tilfælde nogen af de oplysninger, der foreslås i håndbogen. I flere tilfælde (se bilag) var der kun korte og vage »forslag« såsom:






  — | åbne en intern undersøgelse |
| --- | --- | --- |

5.1.

40 sager fra direktorat A og B blev vilkårligt udvalgt med henblik på analyse. Det fremgik af analysen af disse sager, at der med én undtagelse (se punkt 5.7 nedenfor) ikke var blevet udarbejdet nogen formelle undersøgelsesplaner for sager i begge direktorater. Der var forslag til foreløbige arbejdsplaner som foreskrevet i punkt 3.2.2.2 (7) og (9) i håndbogen (se punkt 3.1 ovenfor) i alle eller stort set alle sagsakter (se bilag). Selv da blev der imidlertid gjort meget lidt for at give mange eller i nogle tilfælde nogen af de oplysninger, der foreslås i håndbogen. I flere tilfælde (se bilag) var der kun korte og vage »forslag« såsom:

—

åbne en intern undersøgelse

| — | udspørge (den mistænkte) som en interesseret part. Det vurderes efterfølgende, om og hvilke yderligere undersøgelsesskridt der er påkrævet (sag 5 i bilaget). |
| --- | --- |

—

udspørge (den mistænkte) som en interesseret part. Det vurderes efterfølgende, om og hvilke yderligere undersøgelsesskridt der er påkrævet (sag 5 i bilaget).

| 5.2. | I de fleste af forslagene til foreløbige arbejdsplaner står der blot »udspørg X og udspørg Y« uden nogen angivelse af, hvilke oplysninger det forventes at få fra disse vidner, eller hvilket formål samtalen forventes at tjene. I nogle sager (se sag nr. 11, 23, 24, 25 og 26 i bilaget) har evaluatoren medtaget ordene »med henblik på at fastslå...«, men der er tale om undtagelser, snarere end reglen. |
| --- | --- |

5.2.

I de fleste af forslagene til foreløbige arbejdsplaner står der blot »udspørg X og udspørg Y« uden nogen angivelse af, hvilke oplysninger det forventes at få fra disse vidner, eller hvilket formål samtalen forventes at tjene. I nogle sager (se sag nr. 11, 23, 24, 25 og 26 i bilaget) har evaluatoren medtaget ordene »med henblik på at fastslå...«, men der er tale om undtagelser, snarere end reglen.

| 5.3. | Der var sjældent fastsat datoer for den forventede afslutning af efterforskningen eller en tidshorisont for undersøgelsen. Når de var medtaget, forekom de at være vilkårlige og urealistiske. I en af sagerne (se sag nr. 9 i bilaget) var der beregnet »to efterforskere/10 manddage« uden nogen begrundelse for denne beregning. I det pågældende tilfælde tog det 10 måneder at færdiggøre arbejdet. Praksis med at medtage et overslag over arbejdstiden i indledende sagsvurderinger er i vidt omfang ophørt. |
| --- | --- |

5.3.

Der var sjældent fastsat datoer for den forventede afslutning af efterforskningen eller en tidshorisont for undersøgelsen. Når de var medtaget, forekom de at være vilkårlige og urealistiske. I en af sagerne (se sag nr. 9 i bilaget) var der beregnet »to efterforskere/10 manddage« uden nogen begrundelse for denne beregning. I det pågældende tilfælde tog det 10 måneder at færdiggøre arbejdet. Praksis med at medtage et overslag over arbejdstiden i indledende sagsvurderinger er i vidt omfang ophørt.

| 5.4. | Manglen på dokumentation i forbindelse med den måde, som foreløbige arbejdsplaner behandles på, er værd at bemærke. Der blev i sagsakterne ikke konstateret nogen kommentarer eller bemærkninger fra ledelsen eller ledelsesteamet. Det antyder, at den foreløbige arbejdsplan ikke opfylder sit formål med at styre beslutningsprocessen på ledelsesplan. Det bør påpeges, at de forslag til foreløbig arbejdsplan, der er fastsat i håndbogen, som angivet ovenfor, har til formål at vejlede ledelsesteamet, når det skal evaluere en sag og vurdere, om den skal godkendes eller afvises med henblik på en OLAF-undersøgelse, og ikke skal være retningsgivende for undersøgelsen som helhed. |
| --- | --- |

5.4.

Manglen på dokumentation i forbindelse med den måde, som foreløbige arbejdsplaner behandles på, er værd at bemærke. Der blev i sagsakterne ikke konstateret nogen kommentarer eller bemærkninger fra ledelsen eller ledelsesteamet. Det antyder, at den foreløbige arbejdsplan ikke opfylder sit formål med at styre beslutningsprocessen på ledelsesplan. Det bør påpeges, at de forslag til foreløbig arbejdsplan, der er fastsat i håndbogen, som angivet ovenfor, har til formål at vejlede ledelsesteamet, når det skal evaluere en sag og vurdere, om den skal godkendes eller afvises med henblik på en OLAF-undersøgelse, og ikke skal være retningsgivende for undersøgelsen som helhed.

| 5.5. | Når ledelsesteamet har godkendt en sag, forekommer det på baggrund af sagsakterne, at der ikke gøres noget yderligere forsøg på at planlægge undersøgelsens videre forløb. |
| --- | --- |

5.5.

Når ledelsesteamet har godkendt en sag, forekommer det på baggrund af sagsakterne, at der ikke gøres noget yderligere forsøg på at planlægge undersøgelsens videre forløb.

| 5.6. | I de sager, som var overvågnings-, bistands- og koordinationssager, hvilket mange sager er i direktorat B og også i et vist omfang i direktorat A, er det klart, at de kriterier, der er fastsat i håndbogens punkt 3.2.2.2 (7) og (9) med henblik på udfyldelse af skemaet vedrørende vurdering af de foreløbige oplysninger, ikke er relevante, og der er i sådanne tilfælde ikke rejst kritik af den manglende overholdelse af disse kriterier. |
| --- | --- |

5.6.

I de sager, som var overvågnings-, bistands- og koordinationssager, hvilket mange sager er i direktorat B og også i et vist omfang i direktorat A, er det klart, at de kriterier, der er fastsat i håndbogens punkt 3.2.2.2 (7) og (9) med henblik på udfyldelse af skemaet vedrørende vurdering af de foreløbige oplysninger, ikke er relevante, og der er i sådanne tilfælde ikke rejst kritik af den manglende overholdelse af disse kriterier.

| 5.7. | Det er værd at bemærke, at Overvågningsudvalget blandt sagsakterne ikke fandt nogen formelle planer for undersøgelsen af sager, efter at sagerne var blevet indledt, hverken i direktorat A eller B. I direktorat B blev der imidlertid udarbejdet statusrapporter hver tredje måned for at holde kontorchefen underrettet om de fremskridt, der var blevet gjort i forbindelse med hver enkelt undersøgelse. |
| --- | --- |

5.7.

Det er værd at bemærke, at Overvågningsudvalget blandt sagsakterne ikke fandt nogen formelle planer for undersøgelsen af sager, efter at sagerne var blevet indledt, hverken i direktorat A eller B. I direktorat B blev der imidlertid udarbejdet statusrapporter hver tredje måned for at holde kontorchefen underrettet om de fremskridt, der var blevet gjort i forbindelse med hver enkelt undersøgelse.

| 5.8. | Den ene undtagelse, hvor der blandt sagsakterne var en model for en undersøgelsesplan, var sag nr. 41 i bilaget. Denne sag kunne fungere som forbillede for andre sagsakter. Den indeholder de fuldstændige detaljer over alle fremsatte påstande, målet med undersøgelsen, realistiske tidsfrister og en konstruktiv foreløbig arbejdsplan, der i detaljer beskriver de efterforskningsaktiviteter, der skal gennemføres. Denne arbejdsplan blev behørigt ajourført, i takt med at undersøgelsen skred frem, med angivelse af, hvilke opgaver der var blevet afsluttet, og hvilke opgaver der stadig manglede at blive udført, samt tilføjelse af nye opgaver. Selv om dette dokuments overskrift er »arbejdsplan«, er det reelt en fuldstændig undersøgelsesplan af præcis den type, som Overvågningsudvalget gerne så blev knyttet til hver eneste sag. |
| --- | --- |

5.8.

Den ene undtagelse, hvor der blandt sagsakterne var en model for en undersøgelsesplan, var sag nr. 41 i bilaget. Denne sag kunne fungere som forbillede for andre sagsakter. Den indeholder de fuldstændige detaljer over alle fremsatte påstande, målet med undersøgelsen, realistiske tidsfrister og en konstruktiv foreløbig arbejdsplan, der i detaljer beskriver de efterforskningsaktiviteter, der skal gennemføres. Denne arbejdsplan blev behørigt ajourført, i takt med at undersøgelsen skred frem, med angivelse af, hvilke opgaver der var blevet afsluttet, og hvilke opgaver der stadig manglede at blive udført, samt tilføjelse af nye opgaver. Selv om dette dokuments overskrift er »arbejdsplan«, er det reelt en fuldstændig undersøgelsesplan af præcis den type, som Overvågningsudvalget gerne så blev knyttet til hver eneste sag.

| 5.9. | Det skal påpeges, at selv om Overvågningsudvalget ikke var i stand til at finde nogen dokumenterede undersøgelsesplaner med den undtagelse, der er omtalt i punkt 5.7 ovenfor, betyder dette ikke, at undersøgelsen i alle sager ikke blev gennemført med stringens og omhu. Det står i mange tilfælde klart, at sagerne blev ordentligt undersøgt og skabte resultater. Overvågningsudvalget er dog af den opfattelse, at en aktiv planlægning fra indledningen af den enkelte undersøgelse med arbejdsplaner, der ajourføres, i takt med at undersøgelsen skrider frem, vil være nyttig, hvad angår fristoverholdelse og fokus i forbindelse med undersøgelserne. |
| --- | --- |

5.9.

Det skal påpeges, at selv om Overvågningsudvalget ikke var i stand til at finde nogen dokumenterede undersøgelsesplaner med den undtagelse, der er omtalt i punkt 5.7 ovenfor, betyder dette ikke, at undersøgelsen i alle sager ikke blev gennemført med stringens og omhu. Det står i mange tilfælde klart, at sagerne blev ordentligt undersøgt og skabte resultater. Overvågningsudvalget er dog af den opfattelse, at en aktiv planlægning fra indledningen af den enkelte undersøgelse med arbejdsplaner, der ajourføres, i takt med at undersøgelsen skrider frem, vil være nyttig, hvad angår fristoverholdelse og fokus i forbindelse med undersøgelserne.

| 5.10. | Overvågningsudvalget noterer, at hvis den protokol, der er nævnt under indsatsområde 13, for kontorer i direktorat A (omhandlet i punkt 4.3 og 4.4 ovenfor) vedtages og gennemføres i hele OLAF, vil der være taget hånd om de fleste af de bekymringer, der er givet udtryk for i denne udtalelse. Hvis det viser sig, at denne foranstaltning er nyttig i praksis, hvilket Overvågningsudvalget forventer den vil være, er det håbet, at den vil blive indføjet i håndbogen som en obligatorisk procedure. Det bør generaldirektøren sørge for. |
| --- | --- |

5.10.

Overvågningsudvalget noterer, at hvis den protokol, der er nævnt under indsatsområde 13, for kontorer i direktorat A (omhandlet i punkt 4.3 og 4.4 ovenfor) vedtages og gennemføres i hele OLAF, vil der være taget hånd om de fleste af de bekymringer, der er givet udtryk for i denne udtalelse. Hvis det viser sig, at denne foranstaltning er nyttig i praksis, hvilket Overvågningsudvalget forventer den vil være, er det håbet, at den vil blive indføjet i håndbogen som en obligatorisk procedure. Det bør generaldirektøren sørge for.

6.   Anbefalinger

| 6.1. | Overvågningsudvalget anbefaler, at der indføres en konsekvent om ikke ensartet tilgang til strategisk planlægning af sager i alle operationelle direktorater. |
| --- | --- |

6.1.

Overvågningsudvalget anbefaler, at der indføres en konsekvent om ikke ensartet tilgang til strategisk planlægning af sager i alle operationelle direktorater.

| 6.2. | Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF undersøger, hvilke oplysninger kontoret behøver for at kunne foretage en indledende vurdering af en sag, der sætter ledelsesteamet i stand til at træffe en velfunderet beslutning om, hvorvidt en sag bør godkendes eller ej, hvilket skemaet bør afspejle. Det er for nuværende op til den enkelte evaluator og kontorchefen at udfylde skemaet, og det minder meget lidt, om overhovedet, om kriterierne i håndbogen, navnlig eftersom ledelsesteamet ikke effektivt udnytter det. |
| --- | --- |

6.2.

Overvågningsudvalget anbefaler, at OLAF undersøger, hvilke oplysninger kontoret behøver for at kunne foretage en indledende vurdering af en sag, der sætter ledelsesteamet i stand til at træffe en velfunderet beslutning om, hvorvidt en sag bør godkendes eller ej, hvilket skemaet bør afspejle. Det er for nuværende op til den enkelte evaluator og kontorchefen at udfylde skemaet, og det minder meget lidt, om overhovedet, om kriterierne i håndbogen, navnlig eftersom ledelsesteamet ikke effektivt udnytter det.

| 6.3. | Overvågningsudvalget anbefaler, at ledelsesteamet på mere detaljeret vis og nøjere undersøger den foreløbige arbejdsplan og fremsætter konstruktive forslag, som kan anvendes på et senere tidspunkt i undersøgelsen. |
| --- | --- |

6.3.

Overvågningsudvalget anbefaler, at ledelsesteamet på mere detaljeret vis og nøjere undersøger den foreløbige arbejdsplan og fremsætter konstruktive forslag, som kan anvendes på et senere tidspunkt i undersøgelsen.

| 6.4. | OLAF bør generelt overveje at vedtage en tilgang med to faser i planlægningen af undersøgelser — en indledende vurderingsfase og en langt mere detaljeret plan, når først sagen er blevet indledt. |
| --- | --- |

6.4.

OLAF bør generelt overveje at vedtage en tilgang med to faser i planlægningen af undersøgelser — en indledende vurderingsfase og en langt mere detaljeret plan, når først sagen er blevet indledt.

| 6.5. | Overvågningsudvalget anbefaler generelt, at OLAF udformer en skabelon for en undersøgelsesplan, og selv om der ikke er to undersøgelser, der er helt ens, er der tilstrækkeligt mange fælles spørgsmål, som bør indgå i enhver undersøgelsesplan. De vil være forskellige i evalueringsfasen fra det tidspunkt, hvor det besluttes at efterforske en sag. I evalueringsfasen vil de forhold, der kunne overvejes, bl.a. være følgende:






  i) | Undersøgelsens formål og omfang:






  — | Hvilken form for formodet svig/uregelmæssighed skal undersøges? |
| --- | --- | --- | --- |

6.5.

Overvågningsudvalget anbefaler generelt, at OLAF udformer en skabelon for en undersøgelsesplan, og selv om der ikke er to undersøgelser, der er helt ens, er der tilstrækkeligt mange fælles spørgsmål, som bør indgå i enhver undersøgelsesplan. De vil være forskellige i evalueringsfasen fra det tidspunkt, hvor det besluttes at efterforske en sag. I evalueringsfasen vil de forhold, der kunne overvejes, bl.a. være følgende:

i)

Undersøgelsens formål og omfang:

—

Hvilken form for formodet svig/uregelmæssighed skal undersøges?

| — | Kan sagen forventes at have strafferetlig, disciplinær eller administrativ karakter? |
| --- | --- |

—

Kan sagen forventes at have strafferetlig, disciplinær eller administrativ karakter?

| — | Hvilken type dokumentation vil det være nødvendigt at indsamle til støtte for og/eller afvisning af oplysningerne? |
| --- | --- |

—

Hvilken type dokumentation vil det være nødvendigt at indsamle til støtte for og/eller afvisning af oplysningerne?

| — | Hvor vil der kunne findes dokumentation? |
| --- | --- |

—

Hvor vil der kunne findes dokumentation?

| ii) | Hvilket pengebeløb er på spil og forventes at kunne inddrives, og hvilket skriftligt bevismateriale (og mulige begrænsninger) til støtte herfor vil være påkrævet? |
| --- | --- |

ii)

Hvilket pengebeløb er på spil og forventes at kunne inddrives, og hvilket skriftligt bevismateriale (og mulige begrænsninger) til støtte herfor vil være påkrævet?

| iii) | Hvor mange efterforskere, efterretningsmedarbejdere og juridiske rådgivere forventes der at skulle anvendes i undersøgelsen? |
| --- | --- |

iii)

Hvor mange efterforskere, efterretningsmedarbejdere og juridiske rådgivere forventes der at skulle anvendes i undersøgelsen?

| iv) | Undersøgelsens forventede tidshorisont under hensyntagen til, at såfremt en sag kan forventes at blive overdraget til nationale retlige myndigheder, kan der være tidsfrister i national lovgivning, som reelt kan indebære en frist for retsforfølgelse. |
| --- | --- |

iv)

Undersøgelsens forventede tidshorisont under hensyntagen til, at såfremt en sag kan forventes at blive overdraget til nationale retlige myndigheder, kan der være tidsfrister i national lovgivning, som reelt kan indebære en frist for retsforfølgelse.

| 6.6. | Overvågningsudvalget anbefaler, at undersøgelsesplanen gennemgås igen, efter at ledelsesteamet har besluttet at indlede sagen. Undersøgelsesplanen forventes at bestå af langt mere normgivende og detaljerede opgaver og tidsfrister for hver fase af undersøgelsen samt de forventede omkostninger og foreslåede aktiviteter i hver fase af undersøgelsen. |
| --- | --- |

6.6.

Overvågningsudvalget anbefaler, at undersøgelsesplanen gennemgås igen, efter at ledelsesteamet har besluttet at indlede sagen. Undersøgelsesplanen forventes at bestå af langt mere normgivende og detaljerede opgaver og tidsfrister for hver fase af undersøgelsen samt de forventede omkostninger og foreslåede aktiviteter i hver fase af undersøgelsen.

| 6.7. | Hvis der skal foretages missioner, bør de nøje overvejes i planlægningsfasen for at sikre den mest effektive udnyttelse af EU-midlerne. Undersøgelsesplanen bør desuden udarbejdes under hensyntagen til prioriteringen af sagerne og de tilgængelige ressourcer. |
| --- | --- |

6.7.

Hvis der skal foretages missioner, bør de nøje overvejes i planlægningsfasen for at sikre den mest effektive udnyttelse af EU-midlerne. Undersøgelsesplanen bør desuden udarbejdes under hensyntagen til prioriteringen af sagerne og de tilgængelige ressourcer.

| 6.8. | Det bør understreges, at undersøgelsesplanen er et dynamisk dokument, som regelmæssigt skal revideres og ajourføres i lyset af udviklingen i selve undersøgelsen. Efterforskeren samt kontorchefen og direktøren vil ud fra planen umiddelbart kunne se, om en sag skrider planmæssigt frem eller er ved at løbe ind i vanskeligheder. En god undersøgelsesplan vil gøre det muligt for den enkelte kontorchef hurtig at se:






  — | hvor langt undersøgelsen er nået |
| --- | --- | --- |

6.8.

Det bør understreges, at undersøgelsesplanen er et dynamisk dokument, som regelmæssigt skal revideres og ajourføres i lyset af udviklingen i selve undersøgelsen. Efterforskeren samt kontorchefen og direktøren vil ud fra planen umiddelbart kunne se, om en sag skrider planmæssigt frem eller er ved at løbe ind i vanskeligheder. En god undersøgelsesplan vil gøre det muligt for den enkelte kontorchef hurtig at se:

—

hvor langt undersøgelsen er nået

| — | om fristerne overholdes |
| --- | --- |

—

om fristerne overholdes

| — | om fristerne bør ændres, hvis der fastsættes nye prioriteter |
| --- | --- |

—

om fristerne bør ændres, hvis der fastsættes nye prioriteter

| — | om den enkelte efterforsker har udført de planlagte opgaver |
| --- | --- |

—

om den enkelte efterforsker har udført de planlagte opgaver

| — | om den enkelte efterforsker har planlagte opgaver i de kommende uger. |
| --- | --- |

—

om den enkelte efterforsker har planlagte opgaver i de kommende uger.

| 6.9. | Overvågningsudvalget håber inden udløbet af sit mandat at kunne vurdere, hvorvidt og i hvilket omfang OLAF har fulgt disse anbefalinger vedrørende planlægning af undersøgelser. |
| --- | --- |

6.9.

Overvågningsudvalget håber inden udløbet af sit mandat at kunne vurdere, hvorvidt og i hvilket omfang OLAF har fulgt disse anbefalinger vedrørende planlægning af undersøgelser.

---

(1)  Udtalelse nr. 2/2009.

1

---

BILAG 6

UDTALELSE Nr. 5/2010

Anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og processuelle garantier i forbindelse med undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig

Bruxelles, den 29. november 2010

INDHOLDSFORTEGNELSE

| 1. | Indledning |
| --- | --- |

1.

| 1.1. | Formålet med udtalelsen og metode |
| --- | --- |

1.1.

| 2. | Generelle principper, som OLAF skal overholde |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | Kravet om upartiskhed i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelser |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | Rimelig undersøgelsesvarighed |
| --- | --- |

2.2.

| 2.3. | Fortrolighed i forbindelse med undersøgelsen |
| --- | --- |

2.3.

| 3. | Processuelle garantier |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Eksterne undersøgelser |
| --- | --- |

3.1.

| 3.1.1. | Indledning af en undersøgelse |
| --- | --- |

3.1.1.

| 3.1.1.1. | Den berørte persons ret til at blive underrettet om sin personlige involvering i undersøgelse |
| --- | --- |

3.1.1.1.

| 3.1.2. | Gennemførelse af en undersøgelse |
| --- | --- |

3.1.2.

| 3.1.2.1. | Pligt til at bemyndige OLAF's ansatte |
| --- | --- |

3.1.2.1.

| 3.1.2.2. | Den berørte parts ret til at udtale sig om forhold, der vedrører den pågældende |
| --- | --- |

3.1.2.2.

| 3.1.2.3. | Ret til at udtrykke sig på et officielt sprog efter eget valg |
| --- | --- |

3.1.2.3.

| 3.1.2.4. | Ret til at blive bistået af en person efter eget valg |
| --- | --- |

3.1.2.4.

| 3.1.2.5. | Retten til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for en selv |
| --- | --- |

3.1.2.5.

| 3.1.2.6. | Ret til beskyttelse af personoplysninger |
| --- | --- |

3.1.2.6.

| 3.1.2.7. | Ret til aktindsigt i dokumenter vedrørende undersøgelsen og/eller den endelige rapport |
| --- | --- |

3.1.2.7.

| 3.1.3. | Afslutning af en undersøgelse |
| --- | --- |

3.1.3.

| 3.1.3.1. | Pligt til at nævne den berørte persons bemærkninger i de konklusioner, der drages ved undersøgelsens afslutning |
| --- | --- |

3.1.3.1.

| 3.1.3.2. | Den berørte persons ret til at blive underrettet om indstilling af undersøgelsen |
| --- | --- |

3.1.3.2.

| 3.2. | Eksterne undersøgelser |
| --- | --- |

3.2.

| 3.2.1. | Indledning af en undersøgelse |
| --- | --- |

3.2.1.

| 3.2.1.1. | Underretning af den berørte person |
| --- | --- |

3.2.1.1.

| 3.2.2. | Gennemførelse af en undersøgelse |
| --- | --- |

3.2.2.

| 3.2.2.1. | Pligt til at bemyndige OLAF's ansatte |
| --- | --- |

3.2.2.1.

| 3.2.2.2. | Den berørte parts mulighed til at udtale sig om forhold, der vedrører den pågældende |
| --- | --- |

3.2.2.2.

| 3.2.2.3. | Ret til at udtrykke sig på et officielt sprog efter eget valg |
| --- | --- |

3.2.2.3.

| 3.2.2.4. | Ret til at blive bistået af en person efter eget valg og fortroligheden omkring korrespondance mellem en klient og dennes advokat |
| --- | --- |

3.2.2.4.

| 3.2.2.5. | Retten til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for en selv |
| --- | --- |

3.2.2.5.

| 3.2.3. | Afslutning af en undersøgelse |
| --- | --- |

3.2.3.

| 3.2.3.1. | Mulighed for at blive underrettet om afslutningen af en undersøgelse |
| --- | --- |

3.2.3.1.

BILAG

1.   INDLEDNING

| 1. | Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (herefter »OLAF«) råder over omfattende beføjelser, hvad angår gennemførelse af administrative undersøgelser, med henblik på at bekæmpe svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader EU's finansielle interesser. Ved udøvelsen af disse beføjelser skal navnlig respekten for menneskerettighederne og de grundlæggende rettigheder (1) sikres. Med Lissabontraktatens ikrafttræden, hvorved chartret om grundlæggende rettigheder (herefter »chartret«) blev juridisk bindende, blev dette krav yderligere skærpet. EU-rettens regler, bl.a. protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter og vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, skal ligeledes overholdes. |
| --- | --- |

1.

Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (herefter »OLAF«) råder over omfattende beføjelser, hvad angår gennemførelse af administrative undersøgelser, med henblik på at bekæmpe svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader EU's finansielle interesser. Ved udøvelsen af disse beføjelser skal navnlig respekten for menneskerettighederne og de grundlæggende rettigheder (1) sikres. Med Lissabontraktatens ikrafttræden, hvorved chartret om grundlæggende rettigheder (herefter »chartret«) blev juridisk bindende, blev dette krav yderligere skærpet. EU-rettens regler, bl.a. protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter og vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, skal ligeledes overholdes.

| 2. | Overvågningsudvalget minder i den forbindelse om de særlige kendetegn ved OLAF, nemlig at der er tale om en undersøgelsestjeneste, hvis indsats først og fremmest er af administrativ art, og som om nødvendigt kan have retslige, finansielle eller disciplinære følger, og i den forbindelse finder garantierne for, at de grundlæggende rettigheder overholdes, fuldt ud anvendelse. I konsekvens heraf anses visse af OLAF's undersøgelsesaktiviteter i Den Europæiske Unions Domstols retspraksis for at være forberedende aktiviteter, som ikke er bebyrdende for nogen og følgelig heller ikke kan anfægtes (2). Væsentlige formelle mangler ved de forberedende undersøgelser kan dog rokke ved lovligheden af den endelige afgørelse, der træffes på grundlag af OLAF's undersøgelser (3). De kan desuden være ansvarspådragende for Kommissionen. |
| --- | --- |

2.

Overvågningsudvalget minder i den forbindelse om de særlige kendetegn ved OLAF, nemlig at der er tale om en undersøgelsestjeneste, hvis indsats først og fremmest er af administrativ art, og som om nødvendigt kan have retslige, finansielle eller disciplinære følger, og i den forbindelse finder garantierne for, at de grundlæggende rettigheder overholdes, fuldt ud anvendelse. I konsekvens heraf anses visse af OLAF's undersøgelsesaktiviteter i Den Europæiske Unions Domstols retspraksis for at være forberedende aktiviteter, som ikke er bebyrdende for nogen og følgelig heller ikke kan anfægtes (2). Væsentlige formelle mangler ved de forberedende undersøgelser kan dog rokke ved lovligheden af den endelige afgørelse, der træffes på grundlag af OLAF's undersøgelser (3). De kan desuden være ansvarspådragende for Kommissionen.

| 3. | Det er derfor vigtigt, at de processuelle garantier overholdes i den administrative fase af OLAF's undersøgelser. Overvågningsudvalget finder desuden, at effektiviteten af OLAF's indsats direkte er afhængig af, at de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier overholdes. Det er desuden vigtigt for OLAF's omdømme. Hvis der kan stilles spørgsmålstegn ved OLAF's pålidelighed, er der større risiko for, at kontoret udsættes for pression, hvilket kan påvirke dets uafhængighed. |
| --- | --- |

3.

Det er derfor vigtigt, at de processuelle garantier overholdes i den administrative fase af OLAF's undersøgelser. Overvågningsudvalget finder desuden, at effektiviteten af OLAF's indsats direkte er afhængig af, at de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier overholdes. Det er desuden vigtigt for OLAF's omdømme. Hvis der kan stilles spørgsmålstegn ved OLAF's pålidelighed, er der større risiko for, at kontoret udsættes for pression, hvilket kan påvirke dets uafhængighed.

1.1.   
  Formålet med udtalelsen og metode

| 4. | Overvågningsudvalget har hele tiden understreget, at det er nødvendigt, at der findes tilstrækkeligt præcise procedureregler, der er tilpasset undersøgelsens forskellige faser. Et klart regelsæt, der overholdes, er med til at sikre såvel kvaliteten, effektiviteten, gennemsigtigheden og uafhængigheden i forbindelse med undersøgelser som overholdelsen af legalitetsprincippet og retssikkerheden. |
| --- | --- |

4.

Overvågningsudvalget har hele tiden understreget, at det er nødvendigt, at der findes tilstrækkeligt præcise procedureregler, der er tilpasset undersøgelsens forskellige faser. Et klart regelsæt, der overholdes, er med til at sikre såvel kvaliteten, effektiviteten, gennemsigtigheden og uafhængigheden i forbindelse med undersøgelser som overholdelsen af legalitetsprincippet og retssikkerheden.

| 5. | Disse regler findes delvis i den nuværende lovgivning og i instrukserne i OLAF-vejledningen om operationelle procedurer (herefter benævnt »OLAF-vejledningen«). De principper, der finder anvendelse, er imidlertid spredt ud på forskellige dokumenter (forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, den interinstitutionelle aftale, tjenestemandsvedtægten m.m.) og det er derfor nødvendigt med en præcisering heraf. Overvågningsudvalget finder det med henblik herpå meget vigtigt, at der i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 sikres en retlig præcisering af OLAF's beføjelser (4). Overvågningsudvalget ønsker med denne udtalelse at bidrage til denne debat. |
| --- | --- |

5.

Disse regler findes delvis i den nuværende lovgivning og i instrukserne i OLAF-vejledningen om operationelle procedurer (herefter benævnt »OLAF-vejledningen«). De principper, der finder anvendelse, er imidlertid spredt ud på forskellige dokumenter (forordning (EF) nr. 1073/1999 og forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, den interinstitutionelle aftale, tjenestemandsvedtægten m.m.) og det er derfor nødvendigt med en præcisering heraf. Overvågningsudvalget finder det med henblik herpå meget vigtigt, at der i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 sikres en retlig præcisering af OLAF's beføjelser (4). Overvågningsudvalget ønsker med denne udtalelse at bidrage til denne debat.

| 6. | Undersøgelsesudvalget, der har opnået stor erfaring via den regelmæssige kontrol af undersøgelser, og hvis rolle blev anerkendt af Retten i forbindelse med sag Franchet og Byk mod Kommissionen (5), har set nærmere på 28 undersøgelser i tidsrummet december 2009-oktober 2010 (6), hvor det var nødvendigt, at OLAF sendte oplysninger til de nationale retsmyndigheder, bl.a. undersøgelsesrapporter og referater udarbejdet af kontoret for juridisk rådgivning, som indeholdt et resumé af den måde, hvorpå visse processuelle garantier var blevet sikret under undersøgelserne (7). Overvågningsudvalget har desuden analyseret den nuværende retlige og praktiske ramme samt de eksisterende forslag til retsakter vedrørende reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 (8). |
| --- | --- |

6.

Undersøgelsesudvalget, der har opnået stor erfaring via den regelmæssige kontrol af undersøgelser, og hvis rolle blev anerkendt af Retten i forbindelse med sag Franchet og Byk mod Kommissionen (5), har set nærmere på 28 undersøgelser i tidsrummet december 2009-oktober 2010 (6), hvor det var nødvendigt, at OLAF sendte oplysninger til de nationale retsmyndigheder, bl.a. undersøgelsesrapporter og referater udarbejdet af kontoret for juridisk rådgivning, som indeholdt et resumé af den måde, hvorpå visse processuelle garantier var blevet sikret under undersøgelserne (7). Overvågningsudvalget har desuden analyseret den nuværende retlige og praktiske ramme samt de eksisterende forslag til retsakter vedrørende reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 (8).

| 7. | Overvågningsudvalget fremsætter i denne udtalelse en række henstillinger, der har til formål at tydeliggøre anvendelsen af de generelle principper, der skal gælde for OLAF's udøvelse af sine beføjelser samt de processuelle garantier i undersøgelsens forskellige faser. Denne udtalelse ledsages af flere bilag, navnlig forslaget til en skematisk oversigt over anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier, der kan tjene som vejledning for inspektørerne (9). |
| --- | --- |

7.

Overvågningsudvalget fremsætter i denne udtalelse en række henstillinger, der har til formål at tydeliggøre anvendelsen af de generelle principper, der skal gælde for OLAF's udøvelse af sine beføjelser samt de processuelle garantier i undersøgelsens forskellige faser. Denne udtalelse ledsages af flere bilag, navnlig forslaget til en skematisk oversigt over anvendelsen af de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier, der kan tjene som vejledning for inspektørerne (9).

2.   GENERELLE PRINCIPPER, SOM OLAF SKAL OVERHOLDE

| 8. | OLAF's undersøgelser skal gennemføres i overensstemmelse med en række regler og principper: legalitetsprincippet, proportionalitetsprincippet, princippet om upartiskhed og objektivitet, billighedsprincippet, undersøgelsens varighed, overholdelsen af uskyldsformodningen, fortrolighed og tavshedspligt m.m. Overvågningsudvalget har valgt kun at se nærmere på de sager, der kan have indflydelse på OLAF's uafhængighed, og i forbindelse med hvilke der eksisterer en fast retspraksis, hvad angår OLAF. |
| --- | --- |

8.

OLAF's undersøgelser skal gennemføres i overensstemmelse med en række regler og principper: legalitetsprincippet, proportionalitetsprincippet, princippet om upartiskhed og objektivitet, billighedsprincippet, undersøgelsens varighed, overholdelsen af uskyldsformodningen, fortrolighed og tavshedspligt m.m. Overvågningsudvalget har valgt kun at se nærmere på de sager, der kan have indflydelse på OLAF's uafhængighed, og i forbindelse med hvilke der eksisterer en fast retspraksis, hvad angår OLAF.

| 9. | Overvågningsudvalget ønsker desuden at minde om, at OLAF's ansatte har mulighed for at forelægge Overvågningsudvalgets formand alle faktuelle oplysninger eller beviser vedrørende eventuelle ulovlige aktiviteter og forhold i tilknytning til OLAF's udøvelse af sine professionelle aktiviteter, som de måtte have fået kendskab til (10). |
| --- | --- |

9.

Overvågningsudvalget ønsker desuden at minde om, at OLAF's ansatte har mulighed for at forelægge Overvågningsudvalgets formand alle faktuelle oplysninger eller beviser vedrørende eventuelle ulovlige aktiviteter og forhold i tilknytning til OLAF's udøvelse af sine professionelle aktiviteter, som de måtte have fået kendskab til (10).

2.1.   
  Kravet om upartiskhed i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelser

| 10. | Kravet om upartiskhed i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelser er tæt knyttet til OLAF's operationelle uafhængighed. Det indebærer, at inspektørerne på ingen måde er forudindtaget eller omfattet af en interessekonflikt (11). Domstolen har foretaget en bred fortolkning af sidstnævnte begreb, der defineres som »ethvert forhold, som det er rimeligt at forvente, at en tjenestemand, der skal træffe afgørelse i en sag, vil forstå, at tredjemand eventuelt vil se som en grund til, at tjenestemanden muligvis ikke er helt upartisk i sagen« (12). |
| --- | --- |

10.

Kravet om upartiskhed i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelser er tæt knyttet til OLAF's operationelle uafhængighed. Det indebærer, at inspektørerne på ingen måde er forudindtaget eller omfattet af en interessekonflikt (11). Domstolen har foretaget en bred fortolkning af sidstnævnte begreb, der defineres som »ethvert forhold, som det er rimeligt at forvente, at en tjenestemand, der skal træffe afgørelse i en sag, vil forstå, at tredjemand eventuelt vil se som en grund til, at tjenestemanden muligvis ikke er helt upartisk i sagen« (12).

| 11. | Overvågningsudvalget beklager, at de foranstaltninger, OLAF har truffet for at indføre de strenge interne kontrolmekanismer, der er nødvendige for at undgå enhver form for interessekonflikt, der vil kunne skade OLAF's uafhængighed og omdømme, trods udvalgets gentagne henstillinger (13) fortsat er utilstrækkelige. Ifølge OLAF-vejledningen har inspektørerne pligt til at gøre generaldirektøren opmærksom på eventuelle interessekonflikter, men det nævnes ikke, at de har pligt til at fjerne eventuelle konklusioner fra sagsakterne, der vil kunne forvanske undersøgelsesrapporten (14). Overvågningsudvalget har konstateret, at der er tilfælde, hvor inspektørerne er blevet sat fra deres opgave under undersøgelsen, uden at der er givet en begrundelse herfor. Overvågningsudvalget finder, at det er vigtigt at kende begrundelsen for, at en inspektør bliver sat fra sin opgave. |
| --- | --- |

11.

Overvågningsudvalget beklager, at de foranstaltninger, OLAF har truffet for at indføre de strenge interne kontrolmekanismer, der er nødvendige for at undgå enhver form for interessekonflikt, der vil kunne skade OLAF's uafhængighed og omdømme, trods udvalgets gentagne henstillinger (13) fortsat er utilstrækkelige. Ifølge OLAF-vejledningen har inspektørerne pligt til at gøre generaldirektøren opmærksom på eventuelle interessekonflikter, men det nævnes ikke, at de har pligt til at fjerne eventuelle konklusioner fra sagsakterne, der vil kunne forvanske undersøgelsesrapporten (14). Overvågningsudvalget har konstateret, at der er tilfælde, hvor inspektørerne er blevet sat fra deres opgave under undersøgelsen, uden at der er givet en begrundelse herfor. Overvågningsudvalget finder, at det er vigtigt at kende begrundelsen for, at en inspektør bliver sat fra sin opgave.

De nuværende kontrolmekanismer, der skal sikre upartiskheden i forbindelse med undersøgelserne, bør derfor styrkes:

| i) | Alle beslutninger om at sætte OLAF's inspektører fra deres opgave under en undersøgelse skal behørigt begrundes. |
| --- | --- |

i)

Alle beslutninger om at sætte OLAF's inspektører fra deres opgave under en undersøgelse skal behørigt begrundes.

| ii) | Når der viser sig at være en interessekonflikt, bør det ifølge OLAF-vejledningen være obligatorisk at fjerne de konklusioner fra sagsakterne, der vil kunne være forvanskede. |
| --- | --- |

ii)

Når der viser sig at være en interessekonflikt, bør det ifølge OLAF-vejledningen være obligatorisk at fjerne de konklusioner fra sagsakterne, der vil kunne være forvanskede.

Overvågningsudvalget er tilfreds med, at princippet om upartiskhed er medtaget blandt de garantier, der er opstillet i forslagene til reform af forordning (EF) nr. 1073/1999 (15).

2.2.   
  Rimelig undersøgelsesvarighed

| 12. | De berørte personers ret til at få deres sag behandlet af OLAF inden for en rimelig frist er garanteret i chartrets artikel 41. |
| --- | --- |

12.

De berørte personers ret til at få deres sag behandlet af OLAF inden for en rimelig frist er garanteret i chartrets artikel 41.

| 13. | Hvis en sag varer uforholdsmæssigt længe i forhold til dens omstændigheder og kompleksitet, kan det have alvorlige negative konsekvenser for de berørte personers ret til kontradiktion og opfølgningen af undersøgelserne. Det er således apropos Kommissionens inspektion på konkurrenceområdet blevet vurderet, at hvis der går for lang tid, kan det blive svært eller endda umuligt at indsamle beviser, bl.a. diskulperende vidneudsagn (16). Den administrative, disciplinære eller retslige opfølgning kan ligeledes påvirkes negativt, navnlig som følge af forældelsesfristens udløb (17), manglende begrundelse for, at de nationale retsmyndigheder skal forfølge forhold, der er forældede i stater, hvor der er mulighed for retsforfølgning, eller overskridelse af den rimelige frist for administrative procedurer (18). |
| --- | --- |

13.

Hvis en sag varer uforholdsmæssigt længe i forhold til dens omstændigheder og kompleksitet, kan det have alvorlige negative konsekvenser for de berørte personers ret til kontradiktion og opfølgningen af undersøgelserne. Det er således apropos Kommissionens inspektion på konkurrenceområdet blevet vurderet, at hvis der går for lang tid, kan det blive svært eller endda umuligt at indsamle beviser, bl.a. diskulperende vidneudsagn (16). Den administrative, disciplinære eller retslige opfølgning kan ligeledes påvirkes negativt, navnlig som følge af forældelsesfristens udløb (17), manglende begrundelse for, at de nationale retsmyndigheder skal forfølge forhold, der er forældede i stater, hvor der er mulighed for retsforfølgning, eller overskridelse af den rimelige frist for administrative procedurer (18).

| 14. | Overvågningsudvalget har bemærket, at flere faktorer har indvirkning på undersøgelsernes varighed:






  a) | Mangler i forbindelse med forvaltningen af visse undersøgelser, f.eks. at de ansvarlige for sagen flere gange udskiftes. Overvågningsudvalget stiller ikke spørgsmålstegn ved de administrative problemer, OLAF kan støde på, men minder om, at de personer, der er berørt af undersøgelserne, ikke bør påvirkes negativt heraf (19). |
| --- | --- | --- |

14.

Overvågningsudvalget har bemærket, at flere faktorer har indvirkning på undersøgelsernes varighed:

a)

Mangler i forbindelse med forvaltningen af visse undersøgelser, f.eks. at de ansvarlige for sagen flere gange udskiftes. Overvågningsudvalget stiller ikke spørgsmålstegn ved de administrative problemer, OLAF kan støde på, men minder om, at de personer, der er berørt af undersøgelserne, ikke bør påvirkes negativt heraf (19).

| b) | En utilstrækkelig kontrol fra ledelsens side af den reelle begrundelse for undersøgelsernes varighed (20), de skønnede frister for afslutningen af undersøgelserne, programmeringen af de undersøgelsesmæssige foranstaltninger, der skal træffes (21), eller af, at undersøgelserne gennemføres effektivt (Overvågningsudvalget har f.eks. i forbindelse med visse undersøgelser konstateret, at der er tidsrum på op til et år, hvor der ikke arbejdes på undersøgelsen (22)). |
| --- | --- |

b)

En utilstrækkelig kontrol fra ledelsens side af den reelle begrundelse for undersøgelsernes varighed (20), de skønnede frister for afslutningen af undersøgelserne, programmeringen af de undersøgelsesmæssige foranstaltninger, der skal træffes (21), eller af, at undersøgelserne gennemføres effektivt (Overvågningsudvalget har f.eks. i forbindelse med visse undersøgelser konstateret, at der er tidsrum på op til et år, hvor der ikke arbejdes på undersøgelsen (22)).

| 15. | Overvågningsudvalget har ligeledes konstateret, at der i forbindelse med visse sager er blevet udarbejdet regelmæssige rapporter (der omfatter tidsrum på 3 eller 18 måneder) for at følge, hvordan undersøgelsen skrider fremad. De omfatter imidlertid ikke altid hele undersøgelsesperioden, og den skønnede frist for afslutningen af undersøgelsen er undertiden for urealistisk (23). |
| --- | --- |

15.

Overvågningsudvalget har ligeledes konstateret, at der i forbindelse med visse sager er blevet udarbejdet regelmæssige rapporter (der omfatter tidsrum på 3 eller 18 måneder) for at følge, hvordan undersøgelsen skrider fremad. De omfatter imidlertid ikke altid hele undersøgelsesperioden, og den skønnede frist for afslutningen af undersøgelsen er undertiden for urealistisk (23).

Overvågningsudvalget konstaterede, at der trods Overvågningsudvalgets gentagne henstillinger ikke systematisk blev truffet foranstaltninger for at sikre en regelmæssig kontrol af undersøgelsernes varighed.

Overvågningsudvalget mindede om behovet for:

| i) | øget kontrol med udarbejdelsen af nimånedersrapporter (24) og systematisk indførelse af et system til regelmæssig rapportering, når fristen for undersøgelsen er overskredet |
| --- | --- |

i)

øget kontrol med udarbejdelsen af nimånedersrapporter (24) og systematisk indførelse af et system til regelmæssig rapportering, når fristen for undersøgelsen er overskredet

| ii) | indførelse af en mekanisme, hvorved der gøres opmærksom på sager, der ikke er blevet arbejdet på i perioder på over tre måneder (»listen over sager uden aktiviteter i tre måneder« (25) ledsaget af en automatisk indberetning i CMS-systemet (Case Management System). |
| --- | --- |

ii)

indførelse af en mekanisme, hvorved der gøres opmærksom på sager, der ikke er blevet arbejdet på i perioder på over tre måneder (»listen over sager uden aktiviteter i tre måneder« (25) ledsaget af en automatisk indberetning i CMS-systemet (Case Management System).

Undersøgelsesudvalget konstaterer, at regelmæssige operationelle møder er med til at sikre en god forvaltning af undersøgelsernes varighed (26) og fremme anvendelsen heraf.

Overvågningsudvalget er tilfreds med, at sikringen af, at undersøgelsernes varighed er rimelig, er medtaget blandt de garantier, der er opstillet i forslagene til reform af forordning (EF) nr. 1073/1999 (27).

2.3.   
  Fortrolighed i forbindelse med undersøgelsen

| 16. | Reglen om fortrolighed i forbindelse med undersøgelser er fastsat i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999. Den følger også af princippet om god forvaltning, der er garanteret af chartret (retten til at få behandlet sin sag under overholdelse af princippet om fortrolighed (28)). Den har til formål at sikre, at det hemmeligholdes, at undersøgelsen pågår, og at garantere princippet om uskyldsformodning (navnlig hvad angår de tjenestemænds og ansattes omdømme, som er berørt af OLAF's undersøgelser (29)) og beskyttelsen af personoplysninger (30). |
| --- | --- |

16.

Reglen om fortrolighed i forbindelse med undersøgelser er fastsat i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999. Den følger også af princippet om god forvaltning, der er garanteret af chartret (retten til at få behandlet sin sag under overholdelse af princippet om fortrolighed (28)). Den har til formål at sikre, at det hemmeligholdes, at undersøgelsen pågår, og at garantere princippet om uskyldsformodning (navnlig hvad angår de tjenestemænds og ansattes omdømme, som er berørt af OLAF's undersøgelser (29)) og beskyttelsen af personoplysninger (30).

| 17. | Overvågningsudvalget konstaterer, at OLAF-vejledningen ikke giver klare instrukser, hvad angår konkrete retningslinjer for, hvordan tavshedspligten overholdes. |
| --- | --- |

17.

Overvågningsudvalget konstaterer, at OLAF-vejledningen ikke giver klare instrukser, hvad angår konkrete retningslinjer for, hvordan tavshedspligten overholdes.

| 18. | I forbindelse med fremsendelse af oplysninger er det nærmere bestemt nødvendigt at sondre mellem to typer situationer, nemlig de tilfælde, hvor OLAF skal fremsende oplysninger til institutionerne og/eller de nationale myndigheder, og de tilfælde, hvor OLAF skal besvare en anmodning om oplysninger fra tredjemand. |
| --- | --- |

18.

I forbindelse med fremsendelse af oplysninger er det nærmere bestemt nødvendigt at sondre mellem to typer situationer, nemlig de tilfælde, hvor OLAF skal fremsende oplysninger til institutionerne og/eller de nationale myndigheder, og de tilfælde, hvor OLAF skal besvare en anmodning om oplysninger fra tredjemand.

—   OLAF's fremsendelse af oplysninger

| 19. | Der er to kumulative betingelser vedrørende fremsendelsen af oplysninger, der er indhentet i forbindelse med OLAF's undersøgelser, der skal respekteres: i) princippet om, hvad modtager i kraft af sit arbejde har brug for at vide (»need to know«), og ii) det præcise formål med fremsendelsen af oplysninger (f.eks. for at sikre opfølgningen af undersøgelsen eller for at gøre det muligt at registrere en virksomhed i systemet for tidlig varsling) (31). |
| --- | --- |

19.

Der er to kumulative betingelser vedrørende fremsendelsen af oplysninger, der er indhentet i forbindelse med OLAF's undersøgelser, der skal respekteres: i) princippet om, hvad modtager i kraft af sit arbejde har brug for at vide (»need to know«), og ii) det præcise formål med fremsendelsen af oplysninger (f.eks. for at sikre opfølgningen af undersøgelsen eller for at gøre det muligt at registrere en virksomhed i systemet for tidlig varsling) (31).

| 20. | Overvågningsudvalget konstaterer, at denne mangel på klarhed medfører en uensartet praksis ved udarbejdelsen af de såkaldte »dissemination sheets«, hvorpå det er anført, hvem i institutionerne eller medlemsstaterne der i kraft af deres arbejde har brug for at kende de oplysninger, der fremsendes eller indhentes i forbindelse med OLAF's undersøgelser. Der udarbejdes ikke sådanne »dissemination sheets« i forbindelse med alle undersøgelser, og de omfatter ikke alle de oplysninger, der fremsendes. |
| --- | --- |

20.

Overvågningsudvalget konstaterer, at denne mangel på klarhed medfører en uensartet praksis ved udarbejdelsen af de såkaldte »dissemination sheets«, hvorpå det er anført, hvem i institutionerne eller medlemsstaterne der i kraft af deres arbejde har brug for at kende de oplysninger, der fremsendes eller indhentes i forbindelse med OLAF's undersøgelser. Der udarbejdes ikke sådanne »dissemination sheets« i forbindelse med alle undersøgelser, og de omfatter ikke alle de oplysninger, der fremsendes.

| 21. | Overvågningsudvalget har desuden konstateret, at der sker fejl ved fremsendelsen af oplysninger (32). |
| --- | --- |

21.

Overvågningsudvalget har desuden konstateret, at der sker fejl ved fremsendelsen af oplysninger (32).

—   OLAF's besvarelse af en anmodning fra tredjepart om oplysninger/aktindsigt i dokumenter

| 22. | OLAF modtager ofte anmodninger om oplysninger eller aktindsigt fra tredjeparter vedrørende igangværende sager eller sager, der er afsluttet. Domstolen fastslog for nylig, at når en anmodning er baseret på forordning (EF) nr. 1049/2001 og har til formål at opnå aktindsigt i dokumenter, der indeholder personoplysninger, finder bestemmelserne i forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger fuldt ud anvendelse (33). |
| --- | --- |

22.

OLAF modtager ofte anmodninger om oplysninger eller aktindsigt fra tredjeparter vedrørende igangværende sager eller sager, der er afsluttet. Domstolen fastslog for nylig, at når en anmodning er baseret på forordning (EF) nr. 1049/2001 og har til formål at opnå aktindsigt i dokumenter, der indeholder personoplysninger, finder bestemmelserne i forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger fuldt ud anvendelse (33).

| 23. | Overvågningsudvalget bemærker desuden, at hvad angår statsstøtte, har Domstolen anerkendt, at der er en generel formodning om, at dokumenter vedrørende Kommissionens undersøgelsesaktiviteter er fortrolige. Denne formodning kan, når den giver afslag på en anmodning om aktindsigt i dokumenter, fritage den for at forklare sig, hvad angår hvert enkelt dokument, for at begrunde, hvordan aktindsigten i dette dokument konkret og effektivt kan skade undersøgelsesaktiviteterne, og giver den ret til at basere sig på en fælles forklaring for en kategori dokumenter af samme art (34). Overvågningsudvalget stiller spørgsmålstegn ved, om dette argument også kan anvendes på OLAF's undersøgelser. |
| --- | --- |

23.

Overvågningsudvalget bemærker desuden, at hvad angår statsstøtte, har Domstolen anerkendt, at der er en generel formodning om, at dokumenter vedrørende Kommissionens undersøgelsesaktiviteter er fortrolige. Denne formodning kan, når den giver afslag på en anmodning om aktindsigt i dokumenter, fritage den for at forklare sig, hvad angår hvert enkelt dokument, for at begrunde, hvordan aktindsigten i dette dokument konkret og effektivt kan skade undersøgelsesaktiviteterne, og giver den ret til at basere sig på en fælles forklaring for en kategori dokumenter af samme art (34). Overvågningsudvalget stiller spørgsmålstegn ved, om dette argument også kan anvendes på OLAF's undersøgelser.

Overvågningsudvalget finder, at OLAF systematisk bør udarbejde »dissemination sheets« hver gang, der videresendes oplysninger, ved at anføre, i) hvilke personer inden for institutionerne eller i medlemsstaterne, der i kraft af deres arbejde har brug for at få kendskab til oplysningerne, og ii) formålet med en sådan fremsendelse for derved at kontrollere, at reglen om fortrolighed overholdes.

Overvågningsudvalget ønsker at få kendskab til disse »dissemination sheets«, således at det kan udføre sin opgave med at overvåge, at princippet om fortrolighed overholdes, jf. artikel 8, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

Når tredjemand anmoder om oplysninger om eller aktindsigt i dokumenter vedrørende undersøgelser, skal OLAF tage hensyn til, at det er nødvendigt at overholde lovgivningen vedrørende beskyttelse af personoplysninger.

3.   PROCESSUELLE GARANTIER

| 24. | De forhold, der er genstand for OLAF's undersøgelser, er ofte alvorlige og kan have alvorlige følger for de berørte personer, idet de kan gå så vidt som til straffeforfølgelse. Det er derfor såvel i de berørte personers interesse som af hensyn til sikringen af, at de kompetente myndigheder følger op på undersøgelserne, nødvendigt at præcisere og øge respekten for de processuelle garantier, der finder anvendelse i de forskellige undersøgelsesetaper. |
| --- | --- |

24.

De forhold, der er genstand for OLAF's undersøgelser, er ofte alvorlige og kan have alvorlige følger for de berørte personer, idet de kan gå så vidt som til straffeforfølgelse. Det er derfor såvel i de berørte personers interesse som af hensyn til sikringen af, at de kompetente myndigheder følger op på undersøgelserne, nødvendigt at præcisere og øge respekten for de processuelle garantier, der finder anvendelse i de forskellige undersøgelsesetaper.

| 25. | Som følge af de forskellige retningslinjer for anvendelsen af de processuelle garantier på interne og eksterne undersøgelser har Overvågningsudvalget i sin undersøgelse sondret mellem disse to typer undersøgelser. |
| --- | --- |

25.

Som følge af de forskellige retningslinjer for anvendelsen af de processuelle garantier på interne og eksterne undersøgelser har Overvågningsudvalget i sin undersøgelse sondret mellem disse to typer undersøgelser.

3.1.   
  Eksterne undersøgelser

3.1.1.   Indledning af en undersøgelse

3.1.1.1.   Den berørte persons ret til at blive underrettet om sin personlige involvering i undersøgelsen

| 26. | Frist for underretning — Den berørte person skal underrettes »hurtigt« eller »så snart« undersøgelsen viser, at den pågældende kan være personligt involveret (35). I de sager, Overvågningsudvalget har set nærmere på, har fristen for at underrette de berørte personer været på fra 2-3 uger til 2 måneder. Denne frist kan anses for at være rimelig. |
| --- | --- |

26.

Frist for underretning — Den berørte person skal underrettes »hurtigt« eller »så snart« undersøgelsen viser, at den pågældende kan være personligt involveret (35). I de sager, Overvågningsudvalget har set nærmere på, har fristen for at underrette de berørte personer været på fra 2-3 uger til 2 måneder. Denne frist kan anses for at være rimelig.

| 27. | Beslutning om at udsætte underretningen — Retten til at blive underrettet kan udsættes, hvis det kan skade undersøgelsen. Kravet om, at der skal gives en skriftlig begrundelse (36), gør det muligt at kontrollere, om begrundelsen er reel og relevant, når denne undtagelse finder anvendelse og derved undgå enhver risiko for vilkårlighed. |
| --- | --- |

27.

Beslutning om at udsætte underretningen — Retten til at blive underrettet kan udsættes, hvis det kan skade undersøgelsen. Kravet om, at der skal gives en skriftlig begrundelse (36), gør det muligt at kontrollere, om begrundelsen er reel og relevant, når denne undtagelse finder anvendelse og derved undgå enhver risiko for vilkårlighed.

Brevet, der underretter de berørte personer om, at der indledes en undersøgelse, og om de forhold, der vedrører dem, skal sikre, at deres ret til at blive underrettet respekteres. Overvågningsudvalget er tilfreds med, at det i OLAF-vejledningen kræves, at en beslutning om at udsætte underretningen af den berørte person skal ledsages af en skriftlig begrundelse.

3.1.2.   Gennemførelse af en undersøgelse

3.1.2.1.   Pligt til at bemyndige OLAF's ansatte

| 28. | I henhold til artikel 6, stk. 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal OLAF's ansatte have skriftlig bemyndigelse til at deltage i en undersøgelse og skal have en fuldmagt, hvori formålet med undersøgelsen er angivet, inden de kan indlede en undersøgelse (37). Hvad angår kontrol på stedet inden for rammerne af forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, skal den skriftlige bemyndigelse ledsages af et dokument, der angiver formålet med kontrollen (38). |
| --- | --- |

28.

I henhold til artikel 6, stk. 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1073/1999 skal OLAF's ansatte have skriftlig bemyndigelse til at deltage i en undersøgelse og skal have en fuldmagt, hvori formålet med undersøgelsen er angivet, inden de kan indlede en undersøgelse (37). Hvad angår kontrol på stedet inden for rammerne af forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, skal den skriftlige bemyndigelse ledsages af et dokument, der angiver formålet med kontrollen (38).

3.1.2.2.   Den berørte parts ret til at udtale sig om forhold, der vedrører den pågældende

| 29. | Inden der ved en undersøgelses afslutning kan drages konklusioner, der ved navns nævnelse vedrører en person, skal denne person have haft mulighed for at udtale sig om alle de forhold, der vedrører den pågældende (39). |
| --- | --- |

29.

Inden der ved en undersøgelses afslutning kan drages konklusioner, der ved navns nævnelse vedrører en person, skal denne person have haft mulighed for at udtale sig om alle de forhold, der vedrører den pågældende (39).

| 30. | Pligt til at underrette den berørte person — for effektivt at kunne udøve sin ret til at udtale sig skal den berørte person underrettes om alle forhold, der vedrører den pågældende. OLAF har derfor pligt til mundtligt eller skriftligt at fremlægge disse forhold for den pågældende, hvilket hænger sammen med pligten til at indhente den pågældendes bemærkninger (40). |
| --- | --- |

30.

Pligt til at underrette den berørte person — for effektivt at kunne udøve sin ret til at udtale sig skal den berørte person underrettes om alle forhold, der vedrører den pågældende. OLAF har derfor pligt til mundtligt eller skriftligt at fremlægge disse forhold for den pågældende, hvilket hænger sammen med pligten til at indhente den pågældendes bemærkninger (40).

| 31. | Underretningen af den berørte person skal være . Når der under en undersøgelse fremkommer nye påstande, skal den berørte person underrettes herom senest den dag, hvor den pågældende er indkaldt til samtale. Den berørte person kan derefter eventuelt sende sine forklaringer skriftligt eller anmode om at blive hørt endnu en gang (41). Denne situation er ikke forudset i OLAF-vejledningen. |
| --- | --- |

31.

Underretningen af den berørte person skal være . Når der under en undersøgelse fremkommer nye påstande, skal den berørte person underrettes herom senest den dag, hvor den pågældende er indkaldt til samtale. Den berørte person kan derefter eventuelt sende sine forklaringer skriftligt eller anmode om at blive hørt endnu en gang (41). Denne situation er ikke forudset i OLAF-vejledningen.

| 32. | Hvis der fremkommer nye påstande, skal inspektørerne formulere disse , således at det er muligt at sondre mellem disse og tidligere påstande (42). Kommissionen er allerede blevet dømt i en sag, hvor Domstolen fandt, at den berørte person ikke var blevet underrettet om en særskilt og konkret påstand, som blev fremført mod vedkommende under undersøgelsen, og som OLAF undersøgte og efterfølgende nævnte i sin afsluttende rapport (43). |
| --- | --- |

32.

Hvis der fremkommer nye påstande, skal inspektørerne formulere disse , således at det er muligt at sondre mellem disse og tidligere påstande (42). Kommissionen er allerede blevet dømt i en sag, hvor Domstolen fandt, at den berørte person ikke var blevet underrettet om en særskilt og konkret påstand, som blev fremført mod vedkommende under undersøgelsen, og som OLAF undersøgte og efterfølgende nævnte i sin afsluttende rapport (43).

| 33. | Pligt til at sætte den berørte person i stand til at udtale sig — OLAF skal træffe alle nødvendige foranstaltninger for at sætte den berørte person i stand til at udtale sig før, under og efter samtalen.






  a) | Før samtalen:






  — | Indkaldelsen skal sendes med en passende frist, således at den berørte person har mulighed for at træffe passende foranstaltninger for at være ledsaget af en person efter eget valg og/eller give meddelelse om, hvilket sprog den pågældende ønsker at udtrykke sig på. |
| --- | --- | --- | --- |

33.

Pligt til at sætte den berørte person i stand til at udtale sig — OLAF skal træffe alle nødvendige foranstaltninger for at sætte den berørte person i stand til at udtale sig før, under og efter samtalen.

a)

Før samtalen:

—

Indkaldelsen skal sendes med en passende frist, således at den berørte person har mulighed for at træffe passende foranstaltninger for at være ledsaget af en person efter eget valg og/eller give meddelelse om, hvilket sprog den pågældende ønsker at udtrykke sig på.

| — | Indkaldelsens indhold skal være tilstrækkeligt præcist, bl.a. hvad angår de påklagede forhold. |
| --- | --- |

—

Indkaldelsens indhold skal være tilstrækkeligt præcist, bl.a. hvad angår de påklagede forhold.

| — | Indkaldelsen skal udfærdiges på den berørte persons modersmål eller på et sprog, som den pågældende har et tilbundsgående kendskab til. |
| --- | --- |

—

Indkaldelsen skal udfærdiges på den berørte persons modersmål eller på et sprog, som den pågældende har et tilbundsgående kendskab til.

| b) | Under samtalen:






  — | Påstandene skal formuleres klart, bl.a. når der er tale om flere påstande. |
| --- | --- | --- |

b)

Under samtalen:

—

Påstandene skal formuleres klart, bl.a. når der er tale om flere påstande.

| c) | Efter samtalen:






  — | Den hørte person skal have reel mulighed for at læse samtalereferatet og fremkomme med sine bemærkninger hertil, vedlægge et hvilket som helst dokument, som den pågældende er i besiddelse af samt få en kopi af referatet. |
| --- | --- | --- |

c)

Efter samtalen:

—

Den hørte person skal have reel mulighed for at læse samtalereferatet og fremkomme med sine bemærkninger hertil, vedlægge et hvilket som helst dokument, som den pågældende er i besiddelse af samt få en kopi af referatet.

| 34. | Overvågningsudvalget finder, at de regler, OLAF har indført med henblik herpå, er utilstrækkelige. Hverken i OLAF-vejledningen eller i standardindkaldelsen til samtale anføres det, at det er obligatorisk at sende en ny kort redegørelse for påstandene mod den berørte person, hvis der tilføjes nye påstande til dem, som den pågældende blev underrettet om ved indledningen af undersøgelsen. I OLAF-vejledningen nævnes det desuden heller ikke, hvilket sprog indkaldelsen skal udfærdiges på. |
| --- | --- |

34.

Overvågningsudvalget finder, at de regler, OLAF har indført med henblik herpå, er utilstrækkelige. Hverken i OLAF-vejledningen eller i standardindkaldelsen til samtale anføres det, at det er obligatorisk at sende en ny kort redegørelse for påstandene mod den berørte person, hvis der tilføjes nye påstande til dem, som den pågældende blev underrettet om ved indledningen af undersøgelsen. I OLAF-vejledningen nævnes det desuden heller ikke, hvilket sprog indkaldelsen skal udfærdiges på.

| 35. | Overvågningsudvalget har konstateret visse formelle mangler i den anvendte praksis (44). |
| --- | --- |

35.

Overvågningsudvalget har konstateret visse formelle mangler i den anvendte praksis (44).

| 36. | Udsættelse af samtalen med den berørte person — Overvågningsudvalget bemærker, at OLAF kun i ganske få tilfælde har benyttet sig af denne undtagelse, hvor dette var behørigt begrundet og efter forud herfor at have indhentet samtykke fra generalsekretæren eller formanden for den berørte institution (45). |
| --- | --- |

36.

Udsættelse af samtalen med den berørte person — Overvågningsudvalget bemærker, at OLAF kun i ganske få tilfælde har benyttet sig af denne undtagelse, hvor dette var behørigt begrundet og efter forud herfor at have indhentet samtykke fra generalsekretæren eller formanden for den berørte institution (45).

| 37. | Dette forudgående samtykke synes at udgøre en garanti for den berørte persons ret til kontradiktion (46). Overvågningsudvalget ønsker dog at henlede opmærksomheden på, at når ansvaret for denne beslutning deles med formanden eller generalsekretæren for en institution, et organ eller et kontor, og OLAF's mulighed for at fortsætte undersøgelsen suspenderes som følge af kravet om først at indhente dette samtykke, kan det påvirke OLAF's generaldirektørs uafhængighed negativt, navnlig i tilfælde af manglende samtykke eller forsinkelse. Denne procedure kan medføre betydelige forsinkelser, hvilket risikerer at lamme undersøgelsen og påvirke forældelsesfristerne for de pågældende forhold. I to nyere sager har Overvågningsudvalget konstateret, at fristerne gik fra henholdsvis 5 måneder til et år. Disse frister blokerer for fremsendelsen af undersøgelsesrapporterne til de nationale retsmyndigheder (47). Overvågningsudvalget finder disse frister for lange. |
| --- | --- |

37.

Dette forudgående samtykke synes at udgøre en garanti for den berørte persons ret til kontradiktion (46). Overvågningsudvalget ønsker dog at henlede opmærksomheden på, at når ansvaret for denne beslutning deles med formanden eller generalsekretæren for en institution, et organ eller et kontor, og OLAF's mulighed for at fortsætte undersøgelsen suspenderes som følge af kravet om først at indhente dette samtykke, kan det påvirke OLAF's generaldirektørs uafhængighed negativt, navnlig i tilfælde af manglende samtykke eller forsinkelse. Denne procedure kan medføre betydelige forsinkelser, hvilket risikerer at lamme undersøgelsen og påvirke forældelsesfristerne for de pågældende forhold. I to nyere sager har Overvågningsudvalget konstateret, at fristerne gik fra henholdsvis 5 måneder til et år. Disse frister blokerer for fremsendelsen af undersøgelsesrapporterne til de nationale retsmyndigheder (47). Overvågningsudvalget finder disse frister for lange.

Overvågningsudvalget er generelt tilfreds med reglerne i OLAF-vejledningen (48), men har konstateret visse problemer i praksis.

Det henstiller til OLAF:

| i) | at lægge særlig vægt på at formulere påstandene klart |
| --- | --- |

i)

at lægge særlig vægt på at formulere påstandene klart

| ii) | i samtalereferatet at præcisere, om den berørte person har haft mulighed for at få en kopi heraf, og at begrunde en eventuel udsættelse af fremsendelsen heraf i en beslutning, der vedlægges dossieret. |
| --- | --- |

ii)

i samtalereferatet at præcisere, om den berørte person har haft mulighed for at få en kopi heraf, og at begrunde en eventuel udsættelse af fremsendelsen heraf i en beslutning, der vedlægges dossieret.

Overvågningsudvalget finder, at det forhold, at formanden eller generalsekretæren for en institution nægter at give sit samtykke for derved at udsætte samtalen med en person eller giver sit samtykke med forsinkelse, kan skade OLAF's operationelle uafhængighed. Overvågningsudvalget går ind for at ændre forordning (EF) nr. 1073/1999 som foreslået i forbindelse med reformen heraf og kun fastsætte krav om, at den berørte institution informeres (49).

Overvågningsudvalget ønsker som garant for OLAF's uafhængighed systematisk at blive informeret om alle sager, hvor institutionerne har nægtet at give deres samtykke for derved at udsætte samtalen med den berørte person og/eller har givet deres samtykke med forsinkelse.

3.1.2.3.   Ret til at udtrykke sig på et officielt sprog efter eget valg

| 38. | Selv om denne ret ikke udtrykkeligt er fastsat i den nuværende lovgivning, har Overvågningsudvalget bemærket, at de berørte personer i praksis har haft mulighed for at udtrykke sig på et officielt sprog efter eget valg. De skal dog have en tilstrækkelig lang frist til at meddele deres sprogvalg. |
| --- | --- |

38.

Selv om denne ret ikke udtrykkeligt er fastsat i den nuværende lovgivning, har Overvågningsudvalget bemærket, at de berørte personer i praksis har haft mulighed for at udtrykke sig på et officielt sprog efter eget valg. De skal dog have en tilstrækkelig lang frist til at meddele deres sprogvalg.

| 39. | Når de har indvilget i at udtrykke sig på et andet sprog end deres modersmål, skal dette udtrykkeligt anføres i samtalereferatet, også selv om det ikke er fastsat i OLAF-vejledningen. En sådan praksis gør det muligt for OLAF at have skriftlig dokumentation for samtykket og bevise, at de berørte personer entydigt har givet afkald på at udøve denne ret. |
| --- | --- |

39.

Når de har indvilget i at udtrykke sig på et andet sprog end deres modersmål, skal dette udtrykkeligt anføres i samtalereferatet, også selv om det ikke er fastsat i OLAF-vejledningen. En sådan praksis gør det muligt for OLAF at have skriftlig dokumentation for samtykket og bevise, at de berørte personer entydigt har givet afkald på at udøve denne ret.

Overvågningsudvalget er tilfreds med den nuværende praksis, som består i at anføre den berørte persons sprogvalg i høringsrapporten. OLAF-vejledningen bør ændres på tilsvarende vis.

Overvågningsudvalget henstiller, at fristen for fremsendelse af indkaldelser til høring respekteres, således at de berørte personer kan gøre deres ret til at vælge det sprog, de ønsker at udtale sig på, gældende.

Overvågningsudvalget er tilfreds med, at denne ret udtrykkeligt nævnes i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 og bemærker, at der heri også er fastsat bestemmelse om at give EU-tjenestemænd og andre ansatte mulighed for at udtrykke sig på et officielt sprog, som de behersker godt.

3.1.2.4.   Ret til at blive bistået af en person efter eget valg

| 40. | Denne ret er ikke udtrykkeligt fastsat i den nuværende lovgivning. I praksis giver OLAF dog generelt de berørte personer mulighed for at blive bistået af en person efter eget valg. Overvågningsudvalget støtter de tre institutioners forslag om at indføje denne ret blandt de processuelle garantier, der finder anvendelse på OLAF's undersøgelser (50). |
| --- | --- |

40.

Denne ret er ikke udtrykkeligt fastsat i den nuværende lovgivning. I praksis giver OLAF dog generelt de berørte personer mulighed for at blive bistået af en person efter eget valg. Overvågningsudvalget støtter de tre institutioners forslag om at indføje denne ret blandt de processuelle garantier, der finder anvendelse på OLAF's undersøgelser (50).

| 41. | Overvågningsudvalget er tilfreds med OLAF-vejledningens regler vedrørende den måde, hvorpå de berørte personer skal informeres om muligheden for at udøve denne ret (51). Det finder, at det også udtrykkeligt skal nævnes, når de berørte personer vælger at give afkald på denne ret, hvilket i øvrigt oftest er tilfældet. Denne gode praksis gør det muligt for de ansatte, der deltager i høringen, at sikre sig, at kravet om, at når der gives afkald på denne ret, skal det ske på entydig vis på et kvalificeret beslutningsgrundlag, dvs. ved informeret samtykke (52), og uden brug af tvang, overholdes (53). |
| --- | --- |

41.

Overvågningsudvalget er tilfreds med OLAF-vejledningens regler vedrørende den måde, hvorpå de berørte personer skal informeres om muligheden for at udøve denne ret (51). Det finder, at det også udtrykkeligt skal nævnes, når de berørte personer vælger at give afkald på denne ret, hvilket i øvrigt oftest er tilfældet. Denne gode praksis gør det muligt for de ansatte, der deltager i høringen, at sikre sig, at kravet om, at når der gives afkald på denne ret, skal det ske på entydig vis på et kvalificeret beslutningsgrundlag, dvs. ved informeret samtykke (52), og uden brug af tvang, overholdes (53).

Overvågningsudvalget henstiller, at hvis en berørt person eventuelt giver afkald på retten til at blive bistået af en rådgiver efter eget valg, skal det entydigt indføres i samtalereferatet, som skal behørigt underskrives af den berørte person. OLAF-vejledningen bør ændres på tilsvarende vis.

3.1.2.5.   Retten til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for en selv

| 42. | Tjenestemænd og andre ansatte har pligt til fuldt ud at samarbejde med OLAF og yde al nødvendig bistand til undersøgelsen. De skal med henblik herpå give de ansatte i OLAF alle nyttige oplysninger og forklaringer (54). Ifølge OLAF-vejledningen har de også som berørte personer ret til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for dem selv (55). Disse to principper bør finde anvendelse, selv om retten til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for en selv, har fortrinsret. Det følger heraf, at den berørte person således ikke kan være tvunget til at indrømme, at vedkommende har begået en uregelmæssighed, men den pågældendes loyalitetspligt forhindrer f.eks., at vedkommende kan nægte ikke at møde op efter indkaldelse af OLAF. |
| --- | --- |

42.

Tjenestemænd og andre ansatte har pligt til fuldt ud at samarbejde med OLAF og yde al nødvendig bistand til undersøgelsen. De skal med henblik herpå give de ansatte i OLAF alle nyttige oplysninger og forklaringer (54). Ifølge OLAF-vejledningen har de også som berørte personer ret til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for dem selv (55). Disse to principper bør finde anvendelse, selv om retten til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for en selv, har fortrinsret. Det følger heraf, at den berørte person således ikke kan være tvunget til at indrømme, at vedkommende har begået en uregelmæssighed, men den pågældendes loyalitetspligt forhindrer f.eks., at vedkommende kan nægte ikke at møde op efter indkaldelse af OLAF.

Overvågningsudvalget er tilfreds med, at der udtrykkeligt fastsættes bestemmelse om denne ret i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999.

3.1.2.6.   Ret til beskyttelse af personoplysninger

| 43. | Denne ret er garanteret i artikel 8 i chartret og den europæiske menneskerettighedskonvention samt i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999, forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 samt forordning (EF) nr. 45/2001. Overvågningsudvalget finder, at dette spørgsmål er så vigtigt, at det kræver en mere tilbundsgående overvejelse, som går ud over rammerne for denne udtalelse. |
| --- | --- |

43.

Denne ret er garanteret i artikel 8 i chartret og den europæiske menneskerettighedskonvention samt i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1073/1999, forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 samt forordning (EF) nr. 45/2001. Overvågningsudvalget finder, at dette spørgsmål er så vigtigt, at det kræver en mere tilbundsgående overvejelse, som går ud over rammerne for denne udtalelse.

3.1.2.7.   Ret til aktindsigt i dokumenter vedrørende undersøgelsen og/eller den endelige rapport

| 44. | Ifølge retspraksis kan den berørte person ikke påberåbe sig hverken princippet om overholdelse af retten til kontradiktion eller artikel 41 i chartret (retten for enhver til aktindsigt i de akter, der vedrører den pågældende) for at få aktindsigt i dokumenter vedrørende undersøgelsen og/eller den endelige rapport. Ifølge EU-rettens faste retspraksis kan effektiviteten og fortroligheden af den opgave, der er overdraget OLAF, samt kontorets uafhængighed blive hæmmet, hvis der gives aktindsigt i disse dokumenter, inden der træffes en endelig afgørelse, der er bebyrdende for den pågældende (56). Hvis OLAF's undersøgelsesrapporter eller de beslutninger, der sendes til de nationale retsmyndigheder, ikke anses for bebyrdende for den berørte person, er OLAF ikke forpligtet til at give aktindsigt, inden der træffes sådanne foranstaltninger. Retspraksis har netop begrænset denne ret, eftersom den fuldt ud sikres i undersøgelsens efterfølgende faser (retslig, disciplinær eller finansiel opfølgning). |
| --- | --- |

44.

Ifølge retspraksis kan den berørte person ikke påberåbe sig hverken princippet om overholdelse af retten til kontradiktion eller artikel 41 i chartret (retten for enhver til aktindsigt i de akter, der vedrører den pågældende) for at få aktindsigt i dokumenter vedrørende undersøgelsen og/eller den endelige rapport. Ifølge EU-rettens faste retspraksis kan effektiviteten og fortroligheden af den opgave, der er overdraget OLAF, samt kontorets uafhængighed blive hæmmet, hvis der gives aktindsigt i disse dokumenter, inden der træffes en endelig afgørelse, der er bebyrdende for den pågældende (56). Hvis OLAF's undersøgelsesrapporter eller de beslutninger, der sendes til de nationale retsmyndigheder, ikke anses for bebyrdende for den berørte person, er OLAF ikke forpligtet til at give aktindsigt, inden der træffes sådanne foranstaltninger. Retspraksis har netop begrænset denne ret, eftersom den fuldt ud sikres i undersøgelsens efterfølgende faser (retslig, disciplinær eller finansiel opfølgning).

| 45. | De berørte personer anmoder dog om aktindsigt i Kommissionens og dermed OLAF's dokumenter i medfør af forordning (EF) nr. 1049/2001. Selv om forordningen vedrører offentlighedens aktindsigt i institutionernes dokumenter, udelukker den ikke personers aktindsigt i dokumenter, som vedrører dem selv, så meget desto mere som de pågældende ikke skal begrunde deres anmodning. OLAF kan dog nægte aktindsigt i sine dokumenter på grundlag af artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, navnlig under undersøgelsen, men også når denne er afsluttet, uden at der endnu er vedtaget opfølgende foranstaltninger. Dette afslag skal behørigt begrundes, efter at der er set nærmere på hver enkelt dokument, der ønskes aktindsigt i, og begrundelsen skal skyldes et reelt behov og ikke kun en hypotetisk beskyttelse (57). |
| --- | --- |

45.

De berørte personer anmoder dog om aktindsigt i Kommissionens og dermed OLAF's dokumenter i medfør af forordning (EF) nr. 1049/2001. Selv om forordningen vedrører offentlighedens aktindsigt i institutionernes dokumenter, udelukker den ikke personers aktindsigt i dokumenter, som vedrører dem selv, så meget desto mere som de pågældende ikke skal begrunde deres anmodning. OLAF kan dog nægte aktindsigt i sine dokumenter på grundlag af artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, navnlig under undersøgelsen, men også når denne er afsluttet, uden at der endnu er vedtaget opfølgende foranstaltninger. Dette afslag skal behørigt begrundes, efter at der er set nærmere på hver enkelt dokument, der ønskes aktindsigt i, og begrundelsen skal skyldes et reelt behov og ikke kun en hypotetisk beskyttelse (57).

| 46. | Overvågningsudvalget har her konstateret en vis modsigelse, for så vidt som det er fast EU-retspraksis at tolke artikel 4 i standardafgørelsen således, at OLAF ikke har pligt til at give aktindsigt i sine dokumenter (58), hvilket let kan tilbagevises under henvisning til forordning (EF) nr. 1049/2001. Lovgiverens hensigt, således som det fremgår af betragtningerne i denne forordning, var at sikre den bredest mulige ret til aktindsigt i dokumenter for at sikre større åbenhed omkring EU-institutionernes arbejde og ikke specifikt at anerkende de berørte personers ret til aktindsigt i deres eget dossier. I chartret sondres der i øvrigt også sådan, idet der i henholdsvis artikel 41, stk. 2, og artikel 42 fastsættes bestemmelse om en persons aktindsigt i dokumenter, der vedrører den pågældende, og den ret, enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat har til at få aktindsigt i dokumenter fra EU's institutioner, organer og kontorer. Det er nødvendigt med mere tilbundsgående overvejelser vedrørende denne modsigelse mellem disse forskellige principper, og der bør findes løsninger herpå. |
| --- | --- |

46.

Overvågningsudvalget har her konstateret en vis modsigelse, for så vidt som det er fast EU-retspraksis at tolke artikel 4 i standardafgørelsen således, at OLAF ikke har pligt til at give aktindsigt i sine dokumenter (58), hvilket let kan tilbagevises under henvisning til forordning (EF) nr. 1049/2001. Lovgiverens hensigt, således som det fremgår af betragtningerne i denne forordning, var at sikre den bredest mulige ret til aktindsigt i dokumenter for at sikre større åbenhed omkring EU-institutionernes arbejde og ikke specifikt at anerkende de berørte personers ret til aktindsigt i deres eget dossier. I chartret sondres der i øvrigt også sådan, idet der i henholdsvis artikel 41, stk. 2, og artikel 42 fastsættes bestemmelse om en persons aktindsigt i dokumenter, der vedrører den pågældende, og den ret, enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat har til at få aktindsigt i dokumenter fra EU's institutioner, organer og kontorer. Det er nødvendigt med mere tilbundsgående overvejelser vedrørende denne modsigelse mellem disse forskellige principper, og der bør findes løsninger herpå.

| 47. | Overvågningsudvalget har konstateret, at OLAF i praksis har givet afslag på de fleste anmodninger om aktindsigt i medfør af de undtagelser, der er fastsat i artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2 og 3, i nævnte forordning. Overvågningsudvalget støtter denne holdning. OLAF bør dog begrunde sine beslutninger om afslag på hensigtsmæssig vis og i tilstrækkelig grad for derved at undgå, at de ikke annulleres af EU's retspraksis (59). |
| --- | --- |

47.

Overvågningsudvalget har konstateret, at OLAF i praksis har givet afslag på de fleste anmodninger om aktindsigt i medfør af de undtagelser, der er fastsat i artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 2 og 3, i nævnte forordning. Overvågningsudvalget støtter denne holdning. OLAF bør dog begrunde sine beslutninger om afslag på hensigtsmæssig vis og i tilstrækkelig grad for derved at undgå, at de ikke annulleres af EU's retspraksis (59).

| 48. | En anmodning om aktindsigt i personoplysninger i medfør af forordning (EF) nr. 45/2001 kan ligeledes udgøre en indirekte måde at få adgang til OLAF's dokumenter på. Som anført ovenfor forbeholder Overvågningsudvalget sig ret til udtale sig herom. |
| --- | --- |

48.

En anmodning om aktindsigt i personoplysninger i medfør af forordning (EF) nr. 45/2001 kan ligeledes udgøre en indirekte måde at få adgang til OLAF's dokumenter på. Som anført ovenfor forbeholder Overvågningsudvalget sig ret til udtale sig herom.

Overvågningsudvalget finder, at der kun bør gives aktindsigt i OLAF's fortrolige dokumenter i behørigt begrundede tilfælde, og efter at der konkret og individuelt er blevet set nærmere på hvert enkelt dokument. Under alle omstændigheder må aktindsigten ikke udgøre en hindring for OLAF's udøvelse af alle former for uafhængighed i forbindelse med sine opgaver.

Det er nødvendigt med mere tilbundsgående overvejelser, hvad angår behovet for at bevare fortroligheden omkring OLAF's undersøgelsesaktiviteter med mulighed for de berørte personer for at anmode om aktindsigt i undersøgelsesdokumenterne.

3.1.3.   Afslutning af en undersøgelse

3.1.3.1.   Pligt til at nævne den berørte persons bemærkninger i de konklusioner, der drages ved undersøgelsens afslutning

| 49. | Overvågningsudvalget beklager, at den vedtægtsmæssige forpligtelse (60) ikke er medtaget i OLAF-vejledningen eller fuldt ud respekteres i praksis (61). |
| --- | --- |

49.

Overvågningsudvalget beklager, at den vedtægtsmæssige forpligtelse (60) ikke er medtaget i OLAF-vejledningen eller fuldt ud respekteres i praksis (61).

3.1.3.2.   Den berørte persons ret til at blive underrettet om indstilling af undersøgelsen

| 50. | Den berørte persons ret til at blive underrettet, når undersøgelsen indstilles uden yderligere foranstaltninger, er formelt fastsat (62). I de sager, der er blevet set nærmere på, og som har været genstand for opfølgning, har Overvågningsudvalget med tilfredshed konstateret, at de berørte personer systematisk er blevet underrettet om, at undersøgelsen er indstillet, og om de henstillinger, OLAF har sendt. Sådanne fremsendelser af henstillinger kan nemlig sidestilles med behandling af personoplysninger i betydningen i forordning (EF) nr. 45/2001, hvilket kan begrunde, at den berørte person skal informeres. Overvågningsudvalget ønsker dog, at lovgiveren i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 præciserer dette spørgsmål og overvejer muligheden for en undtagelse herfra i de tilfælde, hvor det er nødvendigt at holde oplysningerne fortrolige. |
| --- | --- |

50.

Den berørte persons ret til at blive underrettet, når undersøgelsen indstilles uden yderligere foranstaltninger, er formelt fastsat (62). I de sager, der er blevet set nærmere på, og som har været genstand for opfølgning, har Overvågningsudvalget med tilfredshed konstateret, at de berørte personer systematisk er blevet underrettet om, at undersøgelsen er indstillet, og om de henstillinger, OLAF har sendt. Sådanne fremsendelser af henstillinger kan nemlig sidestilles med behandling af personoplysninger i betydningen i forordning (EF) nr. 45/2001, hvilket kan begrunde, at den berørte person skal informeres. Overvågningsudvalget ønsker dog, at lovgiveren i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 præciserer dette spørgsmål og overvejer muligheden for en undtagelse herfra i de tilfælde, hvor det er nødvendigt at holde oplysningerne fortrolige.

| 51. | Overvågningsudvalget er tilfreds med, at der i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 indføres pligt for OLAF til at fremlægge sine konklusioner og henstillinger for den berørte person, inden den endelige rapport sendes til de kompetente myndigheder med forbehold af de tilfælde, hvor det er nødvendigt at holde oplysningerne fortrolige for ikke at skade opfølgningen af undersøgelsen. Overvågningsudvalget er til gengæld forbeholden, hvad angår behovet for at indhente institutionernes, organernes, kontorernes eller agenturernes samtykke til at udsætte informeringen af den berørte person (63). |
| --- | --- |

51.

Overvågningsudvalget er tilfreds med, at der i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 indføres pligt for OLAF til at fremlægge sine konklusioner og henstillinger for den berørte person, inden den endelige rapport sendes til de kompetente myndigheder med forbehold af de tilfælde, hvor det er nødvendigt at holde oplysningerne fortrolige for ikke at skade opfølgningen af undersøgelsen. Overvågningsudvalget er til gengæld forbeholden, hvad angår behovet for at indhente institutionernes, organernes, kontorernes eller agenturernes samtykke til at udsætte informeringen af den berørte person (63).

Forpligtelsen til at nævne den berørte persons bemærkninger i de konklusioner, der drages på grundlag af undersøgelsen, bør præciseres i OLAF-vejledningen og respekteres i praksis.

Overvågningsudvalget finder, at det i de retlige bestemmelser vedrørende OLAF's undersøgelser bør fastsættes, at de berørte personer underrettes ved undersøgelsens afslutning undtagen i behørigt begrundede tilfælde. Når OLAF beslutter at udsætte denne underretning, bør det kun informere de relevante institutioner, organer, kontorer eller agenturer herom.

3.2.   
  Eksterne undersøgelser

| 52. | De personer, der er berørt af eksterne undersøgelser, har også visse rettigheder i lighed med personer, der er berørt af interne undersøgelser (ret til aktindsigt, beskyttelse af personoplysninger m.m.). Da reglerne for anvendelsen af disse rettigheder er de samme, uanset hvilken type undersøgelse der er tale om, henviser Overvågningsudvalget til sine foregående overvejelser. |
| --- | --- |

52.

De personer, der er berørt af eksterne undersøgelser, har også visse rettigheder i lighed med personer, der er berørt af interne undersøgelser (ret til aktindsigt, beskyttelse af personoplysninger m.m.). Da reglerne for anvendelsen af disse rettigheder er de samme, uanset hvilken type undersøgelse der er tale om, henviser Overvågningsudvalget til sine foregående overvejelser.

| 53. | Generelt har Overvågningsudvalget konstateret, at de eksisterende EU-bestemmelser, hvad angår de processuelle garantier i forbindelse med OLAF's eksterne undersøgelser, er utilstrækkelige. Gennemførelsen af eksterne undersøgelser afhænger i høj grad af gældende national lovgivning (64). Denne afhængighed kan dog undertiden stå i vejen for princippet om samme beskyttelse mod svig, jf. artikel 325 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 bør udgøre en lejlighed til at sikre den nødvendige præcisering (65). |
| --- | --- |

53.

Generelt har Overvågningsudvalget konstateret, at de eksisterende EU-bestemmelser, hvad angår de processuelle garantier i forbindelse med OLAF's eksterne undersøgelser, er utilstrækkelige. Gennemførelsen af eksterne undersøgelser afhænger i høj grad af gældende national lovgivning (64). Denne afhængighed kan dog undertiden stå i vejen for princippet om samme beskyttelse mod svig, jf. artikel 325 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 bør udgøre en lejlighed til at sikre den nødvendige præcisering (65).

| 54. | Overvågningsudvalget har bemærket, at de manglende tydelige regler i forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95, forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96 og forordning (EF) nr. 1073/1999 har medført forskellig praksis internt i OLAF. OLAF-vejledningens retningslinjer synes ikke at være tilstrækkelige til at harmonisere de forskellige fremgangsmåder, der anvendes i de operationelle kontorer. Da det er forskellige nationale regler, der finder anvendelse, kunne det begrunde, at der udarbejdes et hjælpekompendium til inspektørerne. |
| --- | --- |

54.

Overvågningsudvalget har bemærket, at de manglende tydelige regler i forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95, forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96 og forordning (EF) nr. 1073/1999 har medført forskellig praksis internt i OLAF. OLAF-vejledningens retningslinjer synes ikke at være tilstrækkelige til at harmonisere de forskellige fremgangsmåder, der anvendes i de operationelle kontorer. Da det er forskellige nationale regler, der finder anvendelse, kunne det begrunde, at der udarbejdes et hjælpekompendium til inspektørerne.

| 55. | Overvågningsudvalget har desuden bemærket en række retlige mangler, hvad angår gennemførelsen af eksterne undersøgelser på området direkte udgifter. Hvad angår projekter, der udelukkende finansieres af EU og ikke samforvaltes med medlemsstaterne, er det ofte svært for OLAF at finde frem til, hvilke nationale administrative myndigheder kontoret kan henvende sig til under udførelsen af kontrol på stedet. Desuden er omfanget af OLAF's undersøgelsesbeføjelser, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96, ikke klart defineret. Overvågningsudvalget er blevet bekendt med situationer, hvor disse mangler har ført til forsinkelser eller alvorlige problemer i forbindelse med en undersøgelse. Overvågningsudvalget finder derfor, at det i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 er nødvendigt med en tydeliggørelse på navnlig dette område. |
| --- | --- |

55.

Overvågningsudvalget har desuden bemærket en række retlige mangler, hvad angår gennemførelsen af eksterne undersøgelser på området direkte udgifter. Hvad angår projekter, der udelukkende finansieres af EU og ikke samforvaltes med medlemsstaterne, er det ofte svært for OLAF at finde frem til, hvilke nationale administrative myndigheder kontoret kan henvende sig til under udførelsen af kontrol på stedet. Desuden er omfanget af OLAF's undersøgelsesbeføjelser, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96, ikke klart defineret. Overvågningsudvalget er blevet bekendt med situationer, hvor disse mangler har ført til forsinkelser eller alvorlige problemer i forbindelse med en undersøgelse. Overvågningsudvalget finder derfor, at det i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 er nødvendigt med en tydeliggørelse på navnlig dette område.

| 56. | Chartrets ikrafttrædelse har styrket bevidstheden om betydningen af de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier, uanset hvilken type undersøgelse der er tale om. Der skal dog tages hensyn til de særlige kendetegn ved OLAF i egenskab af en administrativ undersøgelsestjeneste. Hvis man ene og alene afpasser de processuelle forpligtelser i forbindelse med eksterne undersøgelser efter de processuelle forpligtelser i forbindelse med interne undersøgelser, ser man bort fra, at de to typer undersøgelser er af forskellig art, og det vil i høj grad kunne skade undersøgelsernes effektivitet, uden at de berørte personers rettigheder derved på meningsfuld vis og i væsentlig grad styrkes. |
| --- | --- |

56.

Chartrets ikrafttrædelse har styrket bevidstheden om betydningen af de grundlæggende rettigheder og de processuelle garantier, uanset hvilken type undersøgelse der er tale om. Der skal dog tages hensyn til de særlige kendetegn ved OLAF i egenskab af en administrativ undersøgelsestjeneste. Hvis man ene og alene afpasser de processuelle forpligtelser i forbindelse med eksterne undersøgelser efter de processuelle forpligtelser i forbindelse med interne undersøgelser, ser man bort fra, at de to typer undersøgelser er af forskellig art, og det vil i høj grad kunne skade undersøgelsernes effektivitet, uden at de berørte personers rettigheder derved på meningsfuld vis og i væsentlig grad styrkes.

3.2.1.   Indledning af en undersøgelse

3.2.1.1.   Underretning af den berørte person

| 57. | I den nuværende lovgivning er der ikke fastsat bestemmelser om, at OLAF har pligt til at underrette den berørte person om dennes involvering i undersøgelsen. Den manglende underretning kan begrundes ud fra hensynet til undersøgelsen. Navnlig kontrol og tilsyn på stedet sker ofte uanmeldt. Den forudgående underretning af den berørte medlemsstat om, at der vil blive foretaget kontrol på stedet (men ikke om, at der vil blive indledt en undersøgelse), er et praktisk krav, der er i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde (66). Dette skal ske »i god tid« inden kontrollen på stedet. I OLAF-vejledningen er det derimod fastsat, at den berørte person skal underrettes, når dette ikke risikerer at skade undersøgelsen (67). Det er den fremgangsmåde, der er vedtaget i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999. |
| --- | --- |

57.

I den nuværende lovgivning er der ikke fastsat bestemmelser om, at OLAF har pligt til at underrette den berørte person om dennes involvering i undersøgelsen. Den manglende underretning kan begrundes ud fra hensynet til undersøgelsen. Navnlig kontrol og tilsyn på stedet sker ofte uanmeldt. Den forudgående underretning af den berørte medlemsstat om, at der vil blive foretaget kontrol på stedet (men ikke om, at der vil blive indledt en undersøgelse), er et praktisk krav, der er i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde (66). Dette skal ske »i god tid« inden kontrollen på stedet. I OLAF-vejledningen er det derimod fastsat, at den berørte person skal underrettes, når dette ikke risikerer at skade undersøgelsen (67). Det er den fremgangsmåde, der er vedtaget i forbindelse med reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999.

| 58. | Overvågningsudvalget har konstateret, at i forbindelse med de fleste eksterne undersøgelser er de berørte fysiske og/eller juridiske personer blevet underrettet enten ved hjælp af en meddelelse om, at der indledes en undersøgelse eller foretages kontrol på stedet, eller under kontrollen på stedet. Når det besluttes ikke at underrette den berørte person, er denne beslutning generelt blevet begrundet. Begrundelserne findes dog kun i de dokumenter, der udarbejdes for at fremsende oplysninger til de nationale retsmyndigheder. |
| --- | --- |

58.

Overvågningsudvalget har konstateret, at i forbindelse med de fleste eksterne undersøgelser er de berørte fysiske og/eller juridiske personer blevet underrettet enten ved hjælp af en meddelelse om, at der indledes en undersøgelse eller foretages kontrol på stedet, eller under kontrollen på stedet. Når det besluttes ikke at underrette den berørte person, er denne beslutning generelt blevet begrundet. Begrundelserne findes dog kun i de dokumenter, der udarbejdes for at fremsende oplysninger til de nationale retsmyndigheder.

Overvågningsudvalget finder, at hvis den berørte person informeres på forhånd om, at der indledes en undersøgelse, risikerer det undertiden at skade effektiviteten af denne (bl.a. effektiviteten af kontrol på stedet) og øge OLAF's proceduremæssige byrde. I reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 bør der tages hensyn til denne risiko. Inden der indføres pligt til at informere den berørte person, vil det være nødvendigt at gennemføre en mere tilbundsgående undersøgelse af eventuelle konsekvenser heraf for undersøgelsens effektivitet.

3.2.2.   Gennemførelse af en undersøgelse

3.2.2.1.   Pligt til at bemyndige OLAF's ansatte

| 59. | I forbindelse med den kontrol på stedet, der er fastsat i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96, skal inspektørerne forevise en skriftlig bemyndigelse, hvoraf deres identitet og funktion fremgår, og et mandat vedrørende formålet med undersøgelsen (68). Sidstnævnte forpligtelse gør det muligt at beskytte retten til kontradiktion (69). |
| --- | --- |

59.

I forbindelse med den kontrol på stedet, der er fastsat i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96, skal inspektørerne forevise en skriftlig bemyndigelse, hvoraf deres identitet og funktion fremgår, og et mandat vedrørende formålet med undersøgelsen (68). Sidstnævnte forpligtelse gør det muligt at beskytte retten til kontradiktion (69).

| 60. | I praksis har Overvågningsudvalget konstateret, at disse regler ikke anvendes ensartet. Den skriftlige bemyndigelse har form af en »beslutning om at udpege« de personer, der er bemyndiget til at gennemføre undersøgelsen, og dokumentet undertegnes af kontorchefen. I fuldmagten angives undersøgelsens formål altid, men i visse tilfælde er inspektørernes navne ikke nævnt, og i andre tilfælde ledsages fuldmagten af en kvittering for modtagelsen, som skal underskrives af den virksomhed, der er genstand for kontrollen på stedet. I samtalereferatet eller rapporterne vedrørende kontrol på stedet nævnes det desuden ikke systematisk, om OLAF's ansatte reelt har forevist deres mandat, hvilket imidlertid ville kunne forhindre alle senere protester. |
| --- | --- |

60.

I praksis har Overvågningsudvalget konstateret, at disse regler ikke anvendes ensartet. Den skriftlige bemyndigelse har form af en »beslutning om at udpege« de personer, der er bemyndiget til at gennemføre undersøgelsen, og dokumentet undertegnes af kontorchefen. I fuldmagten angives undersøgelsens formål altid, men i visse tilfælde er inspektørernes navne ikke nævnt, og i andre tilfælde ledsages fuldmagten af en kvittering for modtagelsen, som skal underskrives af den virksomhed, der er genstand for kontrollen på stedet. I samtalereferatet eller rapporterne vedrørende kontrol på stedet nævnes det desuden ikke systematisk, om OLAF's ansatte reelt har forevist deres mandat, hvilket imidlertid ville kunne forhindre alle senere protester.

Overvågningsudvalget anbefaler, at praksis med at give OLAF's ansatte en fuldmagt harmoniseres, og at der anvendes klare regler.

I rapporterne om kontrol på stedet og/eller høringsrapporterne bør det udtrykkeligt nævnes, om inspektørerne har forevist deres mandat for derved at undgå alle senere protester

3.2.2.2.   Den berørte parts mulighed til at udtale sig om forhold, der vedrører den pågældende

| 61. | I den nuværende EU-ret anerkendes den berørte parts ret til at fremkomme med bemærkninger til alle de forhold, der vedrører den pågældende, ikke udtrykkeligt, således som det er fastsat i forbindelse med interne undersøgelser. Ifølge OLAF-vejledningen er der dog mulighed for at give den berørte person mulighed for at fremkomme med sine bemærkninger, inden de endelige konklusioner drages (70). |
| --- | --- |

61.

I den nuværende EU-ret anerkendes den berørte parts ret til at fremkomme med bemærkninger til alle de forhold, der vedrører den pågældende, ikke udtrykkeligt, således som det er fastsat i forbindelse med interne undersøgelser. Ifølge OLAF-vejledningen er der dog mulighed for at give den berørte person mulighed for at fremkomme med sine bemærkninger, inden de endelige konklusioner drages (70).

| 62. | I artikel 7 i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96 nævnes OLAF's beføjelser ved kontrol på stedet. Denne liste er ikke udtømmende, og der henvises ikke eksplicit til OLAF's beføjelser til at foretage formelle høringer eller anmode om mundtlige forklaringer under kontrolbesøg på stedet (71). Disse beføjelser til at få adgang »til alle oplysninger ... om de pågældende transaktioner gennem kontrol på stedet skal udøves i henhold til national lovgivning«. Da Overvågningsudvalget så nærmere på undersøgelserne, konstaterede det, at der undertiden fandt formelle samtaler sted, mens de berørte personer i andre tilfælde havde mulighed for at fremkomme med deres bemærkninger under kontrollen på stedet, men uden at det havde form af en samtale. Den manglende høring blev desuden først begrundet, når der blev sendt oplysninger til de nationale retsmyndigheder. |
| --- | --- |

62.

I artikel 7 i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96 nævnes OLAF's beføjelser ved kontrol på stedet. Denne liste er ikke udtømmende, og der henvises ikke eksplicit til OLAF's beføjelser til at foretage formelle høringer eller anmode om mundtlige forklaringer under kontrolbesøg på stedet (71). Disse beføjelser til at få adgang »til alle oplysninger ... om de pågældende transaktioner gennem kontrol på stedet skal udøves i henhold til national lovgivning«. Da Overvågningsudvalget så nærmere på undersøgelserne, konstaterede det, at der undertiden fandt formelle samtaler sted, mens de berørte personer i andre tilfælde havde mulighed for at fremkomme med deres bemærkninger under kontrollen på stedet, men uden at det havde form af en samtale. Den manglende høring blev desuden først begrundet, når der blev sendt oplysninger til de nationale retsmyndigheder.

| 63. | Overvågningsudvalget bemærkede, at det i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 foreslås, at OLAF får pligt til at have en samtale med de berørte personer undtagen i de tilfælde, hvor det kan begrundes, at dette udsættes. Overvågningsudvalget finder, at den udtrykkelige medtagelse i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 af OLAF's undersøgelsesbeføjelser såsom muligheden for at indkalde til samtaler eller anmode om mundtlige forklaringer er nødvendig af hensyn til retssikkerheden og for at garantere en sammenhængende og ensartet anvendelse af procedurereglerne. |
| --- | --- |

63.

Overvågningsudvalget bemærkede, at det i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 foreslås, at OLAF får pligt til at have en samtale med de berørte personer undtagen i de tilfælde, hvor det kan begrundes, at dette udsættes. Overvågningsudvalget finder, at den udtrykkelige medtagelse i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999 af OLAF's undersøgelsesbeføjelser såsom muligheden for at indkalde til samtaler eller anmode om mundtlige forklaringer er nødvendig af hensyn til retssikkerheden og for at garantere en sammenhængende og ensartet anvendelse af procedurereglerne.

| 64. | Overvågningsudvalget er imidlertid af den opfattelse, at en præcisering af undersøgelsesbeføjelserne ikke nødvendigvis skal føre til, at OLAF får pligt til at have en samtale med de berørte personer, for gennem overregulering ikke at besværliggøre undersøgelsen og forlænge proceduren, der allerede er for lang. OLAF's administrative undersøgelse er kun den indledende del af en længere procedure. Respekten for retten til kontradiktion skal vurderes i lyset af hele undersøgelsen, dvs. under hensyntagen til den administrative, disciplinære eller retslige opfølgning af undersøgelser, i forbindelse med hvilke princippet om kontradiktion fuldt ud respekteres. I medfør af gældende EU-retspraksis fører OLAF's undersøgelser ikke til udarbejdelsen af dokumenter, der er bebyrdende for de berørte personer, og den manglende fulde og hele anvendelse af princippet om kontradiktion og retten til kontradiktion i denne fase er principielt ikke til skade for de berørte personer (72). |
| --- | --- |

64.

Overvågningsudvalget er imidlertid af den opfattelse, at en præcisering af undersøgelsesbeføjelserne ikke nødvendigvis skal føre til, at OLAF får pligt til at have en samtale med de berørte personer, for gennem overregulering ikke at besværliggøre undersøgelsen og forlænge proceduren, der allerede er for lang. OLAF's administrative undersøgelse er kun den indledende del af en længere procedure. Respekten for retten til kontradiktion skal vurderes i lyset af hele undersøgelsen, dvs. under hensyntagen til den administrative, disciplinære eller retslige opfølgning af undersøgelser, i forbindelse med hvilke princippet om kontradiktion fuldt ud respekteres. I medfør af gældende EU-retspraksis fører OLAF's undersøgelser ikke til udarbejdelsen af dokumenter, der er bebyrdende for de berørte personer, og den manglende fulde og hele anvendelse af princippet om kontradiktion og retten til kontradiktion i denne fase er principielt ikke til skade for de berørte personer (72).

3.2.2.3.   Ret til at udtrykke sig på et officielt sprog efter eget valg

| 65. | I medfør af forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96 skal der ved udarbejdelsen af undersøgelsesrapporterne tages hensyn til de nationale procesregler. De mundtlige forklaringer, som de berørte personer afgiver ved kontrol på stedet, skal derfor føres til protokols på sproget i den medlemsstat, på hvis område kontrollen finder sted. Overvågningsudvalget har konstateret, at OLAF opfylder denne forpligtelse. Under formelle samtaler har de berørte personer desuden haft mulighed for at udtrykke sig på et sprog efter eget valg. |
| --- | --- |

65.

I medfør af forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96 skal der ved udarbejdelsen af undersøgelsesrapporterne tages hensyn til de nationale procesregler. De mundtlige forklaringer, som de berørte personer afgiver ved kontrol på stedet, skal derfor føres til protokols på sproget i den medlemsstat, på hvis område kontrollen finder sted. Overvågningsudvalget har konstateret, at OLAF opfylder denne forpligtelse. Under formelle samtaler har de berørte personer desuden haft mulighed for at udtrykke sig på et sprog efter eget valg.

3.2.2.4.   Ret til at blive bistået af en person efter eget valg og fortroligheden omkring korrespondance mellem en klient og dennes advokat

| 66. | Retten til at blive bistået af en person efter eget valg er ikke udtrykkeligt fastsat i gældende lovgivning. Overvågningsudvalget støtter de tre institutioners forslag om at indføje denne ret blandt de processuelle garantier, der finder anvendelse på OLAF's undersøgelser (73). Denne ret kan også udvides til at omfatte virksomheder i forbindelse med kontrol på stedet, bl.a. når det er fastsat i den nationale lovgivning. |
| --- | --- |

66.

Retten til at blive bistået af en person efter eget valg er ikke udtrykkeligt fastsat i gældende lovgivning. Overvågningsudvalget støtter de tre institutioners forslag om at indføje denne ret blandt de processuelle garantier, der finder anvendelse på OLAF's undersøgelser (73). Denne ret kan også udvides til at omfatte virksomheder i forbindelse med kontrol på stedet, bl.a. når det er fastsat i den nationale lovgivning.

| 67. | Overvågningsudvalget henviser i den forbindelse til EU's retspraksis vedrørende Kommissionens kontrolbeføjelser på konkurrenceområdet. Undersøgelserne på dette område har det til fælles med OLAF's undersøgelser, at de skal anvendes til at indsamle beviser for at kontrollere en sags realitet og konstatere, at der består en bestemt faktisk og retlig situation. Ifølge Domstolens faste praksis gælder det, at selv om retten til kontradiktion kun finder anvendelse i forbindelse med administrative procedurer, der kan føre til sanktioner, er det ikke desto mindre vigtigt at undgå, at disse rettigheder ikke undergraves på uoprettelig måde i forbindelse med de forudgående høringsprocedurer, herunder kontrolundersøgelser, som kan være afgørende for tilvejebringelse af bevismateriale, der godtgør, at virksomheder har handlet retsstridigt på en sådan måde, at de ifalder ansvar. Selv om visse rettigheder i henhold til kontradiktionsprincippet således kun gælder i forbindelse med kontradiktoriske procedurer, [...] skal andre rettigheder, f.eks. retten til at lade sig bistå af en juridisk sagkyndig og retten til at bevare den fortrolige karakter af en korrespondance mellem advokat og klient, indrømmes allerede under en indledende undersøgelse (74). |
| --- | --- |

67.

Overvågningsudvalget henviser i den forbindelse til EU's retspraksis vedrørende Kommissionens kontrolbeføjelser på konkurrenceområdet. Undersøgelserne på dette område har det til fælles med OLAF's undersøgelser, at de skal anvendes til at indsamle beviser for at kontrollere en sags realitet og konstatere, at der består en bestemt faktisk og retlig situation. Ifølge Domstolens faste praksis gælder det, at selv om retten til kontradiktion kun finder anvendelse i forbindelse med administrative procedurer, der kan føre til sanktioner, er det ikke desto mindre vigtigt at undgå, at disse rettigheder ikke undergraves på uoprettelig måde i forbindelse med de forudgående høringsprocedurer, herunder kontrolundersøgelser, som kan være afgørende for tilvejebringelse af bevismateriale, der godtgør, at virksomheder har handlet retsstridigt på en sådan måde, at de ifalder ansvar. Selv om visse rettigheder i henhold til kontradiktionsprincippet således kun gælder i forbindelse med kontradiktoriske procedurer, [...] skal andre rettigheder, f.eks. retten til at lade sig bistå af en juridisk sagkyndig og retten til at bevare den fortrolige karakter af en korrespondance mellem advokat og klient, indrømmes allerede under en indledende undersøgelse (74).

Overvågningsudvalget er tilfreds med, at retten til at blive bistået af en person efter eget valg er medtaget i de processuelle garantier, der er medtaget i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, og det finder, at den ret bør finde anvendelse både under samtaler og kontrol på stedet.

3.2.2.5.   Retten til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for en selv

| 68. | I lighed med de interne undersøgelser findes der ingen særlig retspraksis vedrørende denne ret og anvendelsen heraf i forbindelse med OLAF's eksterne undersøgelser. Den indgår imidlertid som en del af de processuelle garantier, der er nævnt i OLAF-vejledningen og som er medtaget i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999. |
| --- | --- |

68.

I lighed med de interne undersøgelser findes der ingen særlig retspraksis vedrørende denne ret og anvendelsen heraf i forbindelse med OLAF's eksterne undersøgelser. Den indgår imidlertid som en del af de processuelle garantier, der er nævnt i OLAF-vejledningen og som er medtaget i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999.

| 69. | Overvågningsudvalget henviser igen til retspraksis på konkurrenceområdet og har bemærket, at Domstolen på dette område har fastholdt, at virksomheders ret til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for dem selv, skal respekteres lige fra indledningen af den undersøgelse, der går forud for den kontradiktoriske fase i proceduren i Kommissionen. En virksomhed kan således være forpligtet til dels at meddele alle nødvendige oplysninger om de omstændigheder, som virksomheden kan tænkes at være bekendt med, dels at fremlægge de dokumenter om disse omstændigheder, som virksomheden er i besiddelse af, selv om de pågældende oplysninger eller dokumenter vil kunne anvendes mod den eller mod en anden virksomhed (75). Virksomheden kan dog ikke være forpligtet til at besvare spørgsmål, såfremt virksomheden derved tvinges til at afgive tilståelse om at have begået retsstridige handlinger, som det påhviler Kommissionen at føre bevis for (76). |
| --- | --- |

69.

Overvågningsudvalget henviser igen til retspraksis på konkurrenceområdet og har bemærket, at Domstolen på dette område har fastholdt, at virksomheders ret til ikke at afgive erklæringer, som er belastende for dem selv, skal respekteres lige fra indledningen af den undersøgelse, der går forud for den kontradiktoriske fase i proceduren i Kommissionen. En virksomhed kan således være forpligtet til dels at meddele alle nødvendige oplysninger om de omstændigheder, som virksomheden kan tænkes at være bekendt med, dels at fremlægge de dokumenter om disse omstændigheder, som virksomheden er i besiddelse af, selv om de pågældende oplysninger eller dokumenter vil kunne anvendes mod den eller mod en anden virksomhed (75). Virksomheden kan dog ikke være forpligtet til at besvare spørgsmål, såfremt virksomheden derved tvinges til at afgive tilståelse om at have begået retsstridige handlinger, som det påhviler Kommissionen at føre bevis for (76).

| 70. | Overvågningsudvalget stiller dog spørgsmålstegn ved, om disse principper kan overføres på OLAF's undersøgelser. I modsætning til Kommissionen på konkurrenceområdet råder OLAF ikke over egne sanktionsmidler, men kan, hvis en virksomhed modsætter sig kontrol på stedet, få bistand fra den pågældende medlemsstat i overensstemmelse med de nationale bestemmelser. |
| --- | --- |

70.

Overvågningsudvalget stiller dog spørgsmålstegn ved, om disse principper kan overføres på OLAF's undersøgelser. I modsætning til Kommissionen på konkurrenceområdet råder OLAF ikke over egne sanktionsmidler, men kan, hvis en virksomhed modsætter sig kontrol på stedet, få bistand fra den pågældende medlemsstat i overensstemmelse med de nationale bestemmelser.

3.2.3.   Afslutning af en undersøgelse

3.2.3.1.   Mulighed for at blive underrettet om afslutningen af en undersøgelse

| 71. | OLAF har ikke pligt til at underrette de berørte personer om en undersøgelses afslutning og/eller om sine konklusioner eller henstillinger. I OLAF-vejledningen er det fastsat, at der er pligt hertil, undtagen hvis det risikerer at skade opfølgningen af undersøgelsen. Af de sager, der er blevet set nærmere på, fremgår det, at det i praksis er sjældent, at den berørte part bliver underrettet. I forbindelse med undersøgelser vedrørende direkte udgifter, hvor Kommissionen har udbetalt midler direkte til støttemodtagere, er OLAF's praksis ikke ensartet. |
| --- | --- |

71.

OLAF har ikke pligt til at underrette de berørte personer om en undersøgelses afslutning og/eller om sine konklusioner eller henstillinger. I OLAF-vejledningen er det fastsat, at der er pligt hertil, undtagen hvis det risikerer at skade opfølgningen af undersøgelsen. Af de sager, der er blevet set nærmere på, fremgår det, at det i praksis er sjældent, at den berørte part bliver underrettet. I forbindelse med undersøgelser vedrørende direkte udgifter, hvor Kommissionen har udbetalt midler direkte til støttemodtagere, er OLAF's praksis ikke ensartet.

| 72. | Overvågningsudvalget er opmærksomt på, at OLAF informerer medlemsstaten om undersøgelsens afslutning, når den i forbindelse med undersøgelser vedrørende EU-midler, der er udbetalt via medlemsstaterne, fremsender den endelige rapport. For så vidt som en undersøgelse kan følges op på nationalt plan finder Overvågningsudvalget, at det vil være god praksis at høre de kompetente nationale myndigheder, inden det besluttes, hvorvidt den berørte person skal underrettes om undersøgelsens afslutning eller ej (77). |
| --- | --- |

72.

Overvågningsudvalget er opmærksomt på, at OLAF informerer medlemsstaten om undersøgelsens afslutning, når den i forbindelse med undersøgelser vedrørende EU-midler, der er udbetalt via medlemsstaterne, fremsender den endelige rapport. For så vidt som en undersøgelse kan følges op på nationalt plan finder Overvågningsudvalget, at det vil være god praksis at høre de kompetente nationale myndigheder, inden det besluttes, hvorvidt den berørte person skal underrettes om undersøgelsens afslutning eller ej (77).

Overvågningsudvalget finder, at OLAF's pligt til at informere de berørte personer om dets konklusioner og henstillinger, inden kontoret sender den endelige rapport til de kompetente EU-myndigheder og nationale myndigheder, således som det er planlagt i reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, bør være i overensstemmelse med procesreglerne i den medlemsstat, der forestår opfølgningen.

BILAG

Nævnte retsakter:

| 1. | Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1-7). |
| --- | --- |

1.

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 1-7).

| 2. | Interinstitutionel aftale af 25. maj 1999 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber om de interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 15-19). |
| --- | --- |

2.

Interinstitutionel aftale af 25. maj 1999 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber om de interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 15-19).

| 3. | Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2-5). |
| --- | --- |

3.

Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2-5).

| 4. | Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 af 18. december 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT L 312 af 23.12.1995, s. 1-4). |
| --- | --- |

4.

Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 af 18. december 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (EFT L 312 af 23.12.1995, s. 1-4).

| 5. | Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20-22). |
| --- | --- |

5.

Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20-22).

| 6. | Forordning nr. 31 (EØF), nr. 11 (Euratom) om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385/62) med alle senere ændringer. |
| --- | --- |

6.

Forordning nr. 31 (EØF), nr. 11 (Euratom) om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385/62) med alle senere ændringer.

| 7. | Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43-48). |
| --- | --- |

7.

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43-48).

| 8. | Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 handler om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1-22). |
| --- | --- |

8.

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 handler om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1-22).

Nævnte forslag til ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999:

| 1. | Forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) {SEK(2006) 638}/*KOM(2006) 244 endelig — COD 2006/0084. |
| --- | --- |

1.

Forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) {SEK(2006) 638}/*KOM(2006) 244 endelig — COD 2006/0084.

| 2. | Europa-Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning af 20. november 2008 om forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (KOM(2006) 244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)) (EUT C 16 E af 22.1.2010, s. 201-222). |
| --- | --- |

2.

Europa-Parlamentets lovgivningsmæssige beslutning af 20. november 2008 om forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning om ændring af forordning (EF) nr. 1073/1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (KOM(2006) 244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)) (EUT C 16 E af 22.1.2010, s. 201-222).

Retspraksis, der nævnes (i kronologisk orden):

EU-domstolene:

| 1. | 21.9.1989, Hoechst AG mod Kommissionen, forenede sager 46/87 og 227/88 |
| --- | --- |

1.

21.9.1989, Hoechst AG mod Kommissionen, forenede sager 46/87 og 227/88

| 2. | 17.10.1989, Dow Benelux NV mod Kommissionen, sag 85/87 |
| --- | --- |

2.

17.10.1989, Dow Benelux NV mod Kommissionen, sag 85/87

| 3. | 18.10.1989, Orkem mod Kommissionen, sag 374/87 |
| --- | --- |

3.

18.10.1989, Orkem mod Kommissionen, sag 374/87

| 4. | 11.9.2002, Willeme mod Kommissionen, sag T-89/01 |
| --- | --- |

4.

11.9.2002, Willeme mod Kommissionen, sag T-89/01

| 5. | 10.7.2003, Kommissionen mod ECB, sag C-11/00 |
| --- | --- |

5.

10.7.2003, Kommissionen mod ECB, sag C-11/00

| 6. | 18.12.2003, Gómez-Reino mod Kommissionen, sag T-215/02 |
| --- | --- |

6.

18.12.2003, Gómez-Reino mod Kommissionen, sag T-215/02

| 7. | 7.1.2004, Aalborg Portland A/S m.fl. mod Kommissionen, forenede sager C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P og C-219/00 P |
| --- | --- |

7.

7.1.2004, Aalborg Portland A/S m.fl. mod Kommissionen, forenede sager C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P og C-219/00 P

| 8. | 9.6.2004, Camós Grau mod Kommissionen, sag T-96/03 |
| --- | --- |

8.

9.6.2004, Camós Grau mod Kommissionen, sag T-96/03

| 9. | 13.7.2004, Comunidad Autónoma de Andalucía mod Kommissionen, sag T-29/03 |
| --- | --- |

9.

13.7.2004, Comunidad Autónoma de Andalucía mod Kommissionen, sag T-29/03

| 10. | 6.4.2006, Camós Grau mod Kommissionen, sag T-309/03 |
| --- | --- |

10.

6.4.2006, Camós Grau mod Kommissionen, sag T-309/03

| 11. | 6.7.2006, Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 1), forenede sager T-391/03 og T-70/04 |
| --- | --- |

11.

6.7.2006, Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 1), forenede sager T-391/03 og T-70/04

| 12. | 21.9.2006, Technische Unie BV mod Kommissionen, sag C-113/04 P |
| --- | --- |

12.

21.9.2006, Technische Unie BV mod Kommissionen, sag C-113/04 P

| 13. | 2.5.2007, Giraudy mod Kommissionen, sag F-23/05 |
| --- | --- |

13.

2.5.2007, Giraudy mod Kommissionen, sag F-23/05

| 14. | 12.9.2007, Nikolaou mod Kommissionen, sag T-259/03 |
| --- | --- |

14.

12.9.2007, Nikolaou mod Kommissionen, sag T-259/03

| 15. | 8.7.2008, Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), sag T-48/05 |
| --- | --- |

15.

8.7.2008, Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), sag T-48/05

| 16. | 28.4.2010, Amann & Söhne GmbH & Co. KG og Cousin Filterie SAS mod Kommissionen, sag T-446/05 |
| --- | --- |

16.

28.4.2010, Amann & Söhne GmbH & Co. KG og Cousin Filterie SAS mod Kommissionen, sag T-446/05

| 17. | 20.5.2010, Kommissionen mod Violetti m.fl., sag T-261/09 P |
| --- | --- |

17.

20.5.2010, Kommissionen mod Violetti m.fl., sag T-261/09 P

| 18. | 29.6.2010, Kommissionen mod The Bavarian Lager Co. Ltd, sag C-28/08 P |
| --- | --- |

18.

29.6.2010, Kommissionen mod The Bavarian Lager Co. Ltd, sag C-28/08 P

| 19. | 29.6.2010, Kommissionen mod Technische Glaswerke Ilmenau GmbHm sag C-139/07 P. |
| --- | --- |

19.

29.6.2010, Kommissionen mod Technische Glaswerke Ilmenau GmbHm sag C-139/07 P.

Menneskerettighedsdomstolen

| 1. | 27.2.1980, Deweer mod Belgien, serie A nr. 35 |
| --- | --- |

1.

27.2.1980, Deweer mod Belgien, serie A nr. 35

| 2. | 25.2.1992, Pfeifer et Plankl mod Østrig, serie A nr. 227. |
| --- | --- |

2.

25.2.1992, Pfeifer et Plankl mod Østrig, serie A nr. 227.

---

(1)  I artikel 2, stk.1, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom om oprettelse af OLAF fastsættes det, at kontoret med henblik på undersøgelsesfunktionen udøver de beføjelser, det er tillagt i kraft af fællesskabslovgivningen, inden for de grænser og på de betingelser, som er fastsat i denne lovgivning. Se ligeledes betragtning 10 i forordning (EF) nr. 1073/1999. Domstolen mindede også om dette krav i sag C-11/00, Kommissionen mod ECB, 10.7.2003, præmis 139.

1

(2)  Se i den forbindelse Rettens dom af 20.5.2010, Kommissionen mod Violetti m.fl., sag T-261/09 P.

2

(3)  Retten, Gómez-Reino mod Kommissionen, 18.12.2003, sag T-215/02, præmis 65. Se også kendelse af 9.6.2004 i sag T-96/03, Camós Grau mod Kommissionen, hvor Retten mindede om, at selv om rent forberedende foranstaltninger ikke som sådan kan anfægtes under et annullationssøgsmål, kan de mangler, som foranstaltningerne måtte være behæftet med, ifølge fast retspraksis gøres gældende under en sag til prøvelse af den endelige beslutning, som foranstaltningerne er et led i forberedelsen af (præmis 31).

3

(4)  Se også Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 3/2010 om reformen af forordning nr. 1073/1999.

4

(5)  Førsteinstansrettens dom af 8.7.2008 i sag sag T-48/05, Franchet et Byk mod Kommissionen (nr. 2), bekræftede, at OLAF med henblik på beskyttelsen af de grundlæggende rettigheder har pligt til at høre Overvågningsudvalget inden fremsendelsen af oplysninger til de nationale retsmyndigheder.

5

(6)  Se bilag nr. 4 (fortroligt).

6

(7)  Se bilag nr. 2 (internt OLAF-dokument).

7

(8)  Se bilag nr. 1. Hvad angår reformen af forordning (EF) nr. 1073/1999, se Kommissionens debatoplæg af 6.7.2010 og bilag II, der indeholder Europa-Parlamentets beslutning af 20.11.2008 og Det Europæiske Råds holdning.

8

(9)  Se bilag nr. 3 (et af Overvågningsudvalgets interne dokumenter).

9

(10)  Se artikel 22a i tjenestemandsvedtægten og noten af 10.11.2008 til OLAF's inspektører.

10

(11)  Se artikel 11 i tjenestemandsvedtægten samt dommen i sag T-309/03, Camós Grau mod Kommissionen.

11

(12)  Førsteinstansrettens dom af 11.9.2002 i sag T-89/01, Willeme mod Kommissionen, præmis 47.

12

(13)  Se Overvågningsudvalgets rapport, 2005-2007 (EUT C 123 af 20.5.2008, s. 7). Overvågningsudvalgets rapport, 2008-2009 (EUT C 314 af 22.12.2009, s. 38).

13

(14)  Camós Grau mod Kommissionen, præmis 104-141. Dommen nævnes i OLAF-vejledningen, men uden at der opstilles en eksplicit regel for inspektører. Desuden er den formular, som inspektørerne skal udfylde, ikke ajourført, hvad angår retsgrundlaget herfor (se note O/F1).

14

(15)  Se Rådets og Europa-Parlamentets forslag (artikel 7, litra a)).

15

(16)  Hvad angår en tilsvarende anvendelse, se Domstolens dom af 21.9.2006 i sag C-113/04 P, Technische Unie BV mod Kommissionen, der vedrører varigheden af en administrativ procedure på konkurrenceområdet, og som førte til, at de berørte virksomheder blev pålagt bøder. Domstolen bekræftede, at kravet om en rimelig frist også finder anvendelse i undersøgelsesfasen, og at den udstrakte varighed af den administrative procedures første fase kan påvirke de berørte virksomheders fremtidige muligheder for forsvar, navnlig ved at formindske virkningen af retten til kontradiktion, når den påberåbes under procedurens anden fase (præmis 54-55).

16

(17)  Se forældelsesfristerne for de uregelmæssigheder, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95.

17

(18)  Det skal i den forbindelse bemærkes, at EU-Domstolens retspraksis, hvad angår konkurrencereglerne, klart har bekræftet, at overskridelsen af en vis rimelig frist kan udgøre en grund til annullation af en beslutning om konstatering af en overtrædelse, såfremt det er godtgjort, at tilsidesættelsen af dette princip har påvirket de pågældende virksomheders ret til kontradiktion (dom i sag Technische Unie BV mod Kommissionen, nævnt ovenfor, præmis 47).

18

(19)  Se sag nr. 9 og 20, der varede henholdsvis to og tre år, selv om det arbejde, der blev gjort, varede relativ kort tid, og tilsvarende sag Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), nævnt ovenfor, præmis 280.

19

(20)  Navnlig i nimånedersrapporterne (se Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 2/2009, EUT C 314 af 22.12.2009, s. 22).

20

(21)  Hvad angår dette punkt, henvises til Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 4/2010 om planlægning af undersøgelserne.

21

(22)  Se sag nr 9. Se også sag nr. 17, hvor evalueringsperioden varede ti måneder. I dette tidsrum blev der kun afholdt et enkelt møde med Kommissionens tjenestegrene, og den operationelle efterretningsenhed foretog kontrol. Derefter varede undersøgelsen endnu syv måneder, hvor der ingen operationelle aktiviteter fandt sted.

22

(23)  Se sag nr. 5, 6, 7, 24 og 28, hvor tremånedersrapporterne ikke dækker hele undersøgelsens varighed. Sag nr. 7, 24 og 28 blev i gennemsnit afsluttet seks måneder efter den skønnede dato, uden at der blev gennemført nogen operationelle aktiviteter, og uden at der blev givet en forklaring på denne forsinkelse. I sag nr. 28 blev der udarbejdet fire tremånedersrapporter, ifølge hvilke de aktiviteter, der blev gennemført i de tidsrum, rapporterne dækkede, var en dokumentationsundersøgelser vedrørende det projekt, der var genstand for undersøgelsen, og udarbejdelsen af den endelige undersøgelsesrapport.

23

(24)  Overvågningsudvalget har ved flere lejligheder konstateret, at den retlige forpligtelse til at udarbejde disse rapporter ikke er blevet overholdt.

24

(25)  Se Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 2/2009 (EUT C 314 af 22.12.2009, s. 39).

25

(26)  Se sag nr. 13.

26

(27)  Se Rådets forslag (artikel 7, litra a)).

27

(28)  Førsteinstansretten, ovennævnte sag, Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), præmis 218.

28

(29)  Se ovennævnte dom i sag Giraudy mod Kommissionen, præmis 161, hvor Personaleretten fortolkede denne regel bredt i lyset af betragtning 10 i forordning (EF) nr. 1073/1999. Se også dommen i sag Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), der er nævnt ovenfor, hvor Førsteinstansretten bekræftede, at princippet om uskyldsformodning »har sit modstykke i tavshedspligten, der påhviler OLAF i henhold til artikel 8, stk. 2, i forordning nr. 1073/1999« (præmis 213).

29

(30)  Førsteinstansretten, ovennævnte sag Nikolaou mod Kommissionen, præmis 189-216.

30

(31)  Artikel 8, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1073/1999 og artikel 8, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 2185/96.

31

(32)  Overvågningsudvalget har således konstateret, at i) i forbindelse med flere undersøgelsesrapporter vedrørende samme person har OLAF ved en fejl fremsendt de nationale tjenester og/eller myndigheder en anden rapport end den, de skulle sikre opfølgningen af, og ii) at et brev med oplysninger vedrørende en undersøgelse er blevet sendt til tredjemand, uden at det er blevet præciseret, hvad formålet med denne fremsendelse var (se undersøgelse nr. 9 og 13).

32

(33)  Kommissionen mod The Bavarian Lager Co. Ltd, sag C-28/08 P, dom af 29.6.2010.

33

(34)  Kommissionen mod Technische Glaswerke Ilmenau GmbHm, sag C-139/07 P, dom af 29.6.2010.

34

(35)  Se artikel 4 i standardafgørelsen i den interinstitutionelle aftale og afgørelserne for hver institution og hvert agentur samt artikel 1 i bilag IX til tjenestemandsvedtægten.

35

(36)  Punkt 5.1.1.1. i OLAF-vejledningen.

36

(37)  Ifølge OLAF-vejledningen udøves der en række specifikke undersøgelsesbeføjelser i forbindelse med samtaler med de berørte personer og vidner, når en ansat ved en af EU-institutionerne får aktindsigt i dokumenter vedrørende den pågældende og ved kontrol i institutionernes lokaler, undersøgelser af computere og kontrol på stedet (se punkt 3.2.2). Overvågningsudvalget har i forbindelse med en af undersøgelserne konstateret, at inspektøren og den ansatte, der havde til opgave at undersøge en computer, blev udpeget, efter at de havde udført undersøgelsesaktiviteter, som de havde bemyndigelse til (se sag nr. 23).

37

(38)  Se punkt 5.2 nedenfor.

38

(39)  Artikel 4 i standardafgørelsen.

39

(40)  Førsteinstansretten, ovennævnte sag, Nikolaou mod Kommissionen, præmis 238.

40

(41)  Det var tilfældet i undersøgelse nr. 3 og 20.

41

(42)  I forbindelse med en undersøgelse, hvor den berørte person fik kendskab til en ny påstand for første gang, mens vedkommende blev hørt, skete dette f.eks. ved hjælp af et enkelt tvetydigt spørgsmål, hvis formulering gav plads til fortolkning (se sag nr. 9).

42

(43)  Førsteinstansretten, ovennævnte sag, Nikolaou mod Kommissionen, præmis 255-265.

43

(44)  F.eks. at indkaldelsen til samtale fremsendes efter udløbet af den frist, den berørte person har fået til at meddele, hvilket sprog den pågældende ønsker at udtrykke sig på (sag nr. 9); ufuldstændig redegørelse i indkaldelsen og senere for alle de påstande, som OLAF ville undersøge, og tvetydig formulering af spørgsmål under samtalen, hvilket førte til forvanskede svar (sag nr. 9); manglende fremsendelse af samtalereferatet, selv om det udtrykkeligt er fastsat, at dette skal ske efter undersøgelsens afslutning (sag nr. 3).

44

(45)  Denne undtagelse er blevet anvendt i to interne undersøgelser, som Overvågningsudvalget har set nærmere på (se sag nr. 16 og 27).

45

(46)  Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), præmis 151.

46

(47)  Se sag nr. 16 og 27.

47

(48)  Se punkt 3.3.3 i OLAF-vejledningen og reglerne vedrørende indkaldelsen til samtale, samtalens forløb og registreringen af erklæringer.

48

(49)  Se Europa-Parlamentets forslag (artikel 7, litra a)).

49

(50)  Se artikel 7a, stk. 2, i de tre forslag.

50

(51)  OLAF-vejledningen, punkt 3.3.2.2.2., 3.3.3.3, 3.3.3.4 og 5.1.3.

51

(52)  Menneskerettighedsdomstolen, Pfeifer og Plankl mod Østrig, dom af 25.2.1992, serie A nr. 227, præmis 37-38.

52

(53)  Menneskerettighedsdomstolen, Deweer mod Belgien, dom af 27.2.1980, serie A nr. 35, præmis 51.

53

(54)  Se artikel 1 i standardafgørelsen og artikel 4, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1073/1999.

54

(55)  OLAF-vejledningen, punkt 3.3.3.4, 5.1.1.1 og 5.1.3.

55

(56)  Ovennævnte sag Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 2), præmis 255-262. Ovennævnte sag, Nikolaou mod Kommissionen, præmis 240-246; ovennævnte dom i sag Gómez-Reino mod Kommissionen, sag T-215/02, præmis 65.

56

(57)  Hvad angår den specifikke anmodning om aktindsigt, efter at OLAF har afsluttet undersøgelsen, og de vilkår, der gælder for behandlingen af sådanne anmodninger, se sag Franchet og Byk mod Kommissionen (nr. 1), forenede sager T-391/03 og T-70/04, dom af 6.7.2006.

57

(58)  Se den i fodnote 56 nævnte retspraksis.

58

(59)  Utilstrækkeligt begrundede beslutninger kan af Den Europæiske Ombudsmand også betragtes som eksempler på dårlig administration: se i forbindelse med eksterne undersøgelser Den Europæiske Ombudsmands afgørelse i forenede sager 723/2005/OV og 790/2005/OV.

59

(60)  Artikel 1, stk. 1, i bilag IX til tjenestemandsvedtægten.

60

(61)  Se sag nr. 26.

61

(62)  Se artikel 5 i standardafgørelsen og artikel 1, stk. 3, i bilag IX til tjenestemandsvedtægten.

62

(63)  Se Rådets forslag (artikel 8, litra a)). Se også punkt 3.1.2.2 i denne udtalelse.

63

(64)  Forskellene i de nationale lovgivninger er for nylig blevet beskrevet i rapporten fra 2009 fra Kommissionen til Rådet og Europa-Parlamentet om beskyttelse af Den Europæiske Unions finansielle interesser og bekæmpelse af svig (KOM(2010) 382 endelig 2).

64

(65)  Se bl.a. forslagene i Overvågningsudvalgets udtalelse nr. 3/2010.

65

(66)  Se artikel 4 i Lissabontraktaten.

66

(67)  Punkt 5.1.1.2.

67

(68)  Artikel 6, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/1996.

68

(69)  Domstolen forklarer årsagen til dette dobbelte krav således: »Kommissionens pligt til at angive (...) genstand og formål (...), som ikke alene har til formål at klarlægge, hvorfor det påtænkte indgreb inden for den pågældende virksomhed er berettiget, men også at skabe et grundlag for, at virksomheden bliver bekendt med omfanget af dens samarbejdspligt, samtidig med at dens ret til kontradiktion bevares« (Domstolens dom af 21.9.1989, Hoechst AG mod Kommissionen, forenede sager 46/87 og 227/88, præmis 29).

69

(70)  OLAF-vejledningen, punkt 5.1.2.2.

70

(71)  Ifølge OLAF-vejledningn er OLAF's beføjelser til at foretage høringer afledt af artikel 7 i forordning (EF, Euratom) nr. 2185/96 sammenholdt med artikel 2 i forordning (EF) nr. 1073/1999 (se punkt 3.3.2.2.2 og 3.3.3.2).

71

(72)  Se tilsvarende Nikolaou mod Kommissionen, præmis 246. Se ligeledes sag T-29/03, Comunidad Autónoma de Andalucía mod Kommissionen, dom af 13.7.2004.

72

(73)  Se artikel 7a, stk. 2, i de tre forslag.

73

(74)  Domstolen s dom af 17.10.1989, Dow Benelux NV mod Kommissionen, sag 85/87, præmis 26-27.

74

(75)  Se Domstolens dom af 18.10.1989 i sag 374/87, Orkem mod Kommissionen, præmis 33-35. Hvad angår en senere anvendelse heraf, henvises til dom af 7.1.2004 i forenede sager C-204/00-P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P og C-219/00 P, Aalborg Portland A/S m.fl. mod Kommissionen, præmis 61-65, eller dom af 28.4.2010 i sag T-446/05, Amann & Söhne et Cousin Filterie mod Kommissionen, præmis 325-329.

75

(76)  Ovennævnte sag, Orkem mod Kommissionen, præmis 34-35.

76

(77)  Se i den forbindelse Rådets forslag vedrørende artikel 8a i udkastet til reform af forordning (EF) nr. 1073/1999.

77

---