# Gazzetta ufficiale C 188/2011

| | ISSN 1725-2466
  doi:10.3000/17252466.C_2011.188.ita |
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| Gazzetta ufficiale
  dell'Unione europea | C 188 |
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| Edizione in lingua italiana | Comunicazioni e informazioni | 54o anno28 giugno 2011 |

ISSN 1725-2466

doi:10.3000/17252466.C_2011.188.ita

Gazzetta ufficiale

dell'Unione europea

C 188

Edizione in lingua italiana

Comunicazioni e informazioni

54o anno28 giugno 2011

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| Numero d'informazione | Sommario | pagina |
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| | IV   Informazioni |
| | INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA |
| | OLAF |
| 2011/C 188/01 | Relazione di attività del comitato di vigilanza dell’OLAF (giugno 2009–dicembre 2010) | 1 |

Numero d'informazione

Sommario

pagina

IV   Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

OLAF

2011/C 188/01

Relazione di attività del comitato di vigilanza dell’OLAF (giugno 2009–dicembre 2010)

1

| IT | |
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IT

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IV Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

OLAF

| 28.6.2011 | IT | Gazzetta ufficiale dell'Unione europea | C 188/1 |
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28.6.2011

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 188/1

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Relazione di attività del comitato di vigilanza dell’OLAF

giugno 2009–dicembre 2010

2011/C 188/01

Membri del comitato di vigilanza dell’OLAF

| | Peter STRÖMBERG

  Presidente
  Direttore del Consiglio di vigilanza dei commercialisti, Svezia |
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Peter STRÖMBERG

Presidente

Direttore del Consiglio di vigilanza dei commercialisti, Svezia

| | Kálmán GYÖRGYI

  Procuratore generale della Repubblica di Ungheria (in pensione), Ungheria |
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Kálmán GYÖRGYI

Procuratore generale della Repubblica di Ungheria (in pensione), Ungheria

| | Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

  Procuratore della Corte suprema, Spagna |
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Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Procuratore della Corte suprema, Spagna

| | Diemut R. THEATO

  Ex deputato del Parlamento europeo
  Ex presidente della Commissione per il controllo dei bilanci, Germania |
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Diemut R. THEATO

Ex deputato del Parlamento europeo

Ex presidente della Commissione per il controllo dei bilanci, Germania

| | Rosalind WRIGHT

  Presidente del Gruppo consultivo antifrode, Regno Unito |
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Rosalind WRIGHT

Presidente del Gruppo consultivo antifrode, Regno Unito

INDICE

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE ALLA RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA

| 1. | INTRODUZIONE |
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1.

| 2. | I METODI DI LAVORO DEL COMITATO DI VIGILANZA |
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2.

| 2.1. | Le riunioni |
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2.1.

| 2.2. | Relatori e pareri |
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2.2.

| 2.3. | Il segretariato |
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2.3.

| 3. | LA FUNZIONE INVESTIGATIVA DELL’OLAF |
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3.

| 3.1. | Controllo della funzione investigativa dell’OLAF |
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3.1.

| 3.1.1. | Garantire l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF |
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3.1.1.

| 3.1.2. | Monitoraggio della durata delle indagini dell’OLAF |
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3.1.2.

| 3.1.3. | Raccomandazioni alle istituzioni |
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3.1.3.

| 3.1.4. | Casi sui quali si devono trasmettere le informazioni alle autorità giudiziarie nazionali: gli effetti della sentenza del Tribunale di primo grado nella causa T-48/05 |
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3.1.4.

| 3.1.5. | Nuovi metodi di lavoro |
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3.1.5.

| 3.2. | Seguito del parere n. 5/2008 del comitato di vigilanza sull’attuazione della politica «de minimis» dell’OLAF |
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3.2.

| 3.3. | Controllo regolare su iniziativa del comitato di vigilanza |
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3.3.

| 3.3.1. | Pianificazione e direzione strategica delle indagini |
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3.3.1.

| 3.3.2. | Attuazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini dell’OLAF |
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3.3.2.

| 3.4. | Le norme procedurali per le indagini dell’OLAF e il manuale delle procedure operative dell’OLAF |
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3.4.

| 3.5. | Organizzazione amministrativa, politica di bilancio e del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF |
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3.5.

| 3.5.1. | Organizzazione amministrativa e politica del personale |
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3.5.1.

| 3.5.2. | Bilancio |
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3.5.2.

| 4. | RELAZIONI CON L’OLAF, LE ISTITUZIONI UE, I PARTNER DELL’OLAF E LE PARTI INTERESSATE |
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4.

| 4.1. | Le relazioni con l’OLAF |
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4.1.

| 4.2. | Relazioni con le istituzioni dell’UE |
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4.2.

| 4.2.1. | Relazioni con la Commissione europea, il Parlamento europeo e il Consiglio dell’Unione europea |
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4.2.1.

| 4.2.2. | Relazioni con la Corte dei conti europea |
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4.2.2.

| 4.2.3. | Contributo alla riflessione sulla riforma dell’OLAF |
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4.2.3.

| 4.3. | Procedura di selezione del direttore generale dell’OLAF |
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4.3.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

| ALLEGATO 1 | Calendario delle riunioni del comitato di vigilanza |
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ALLEGATO 1

| ALLEGATO 2 | Parere n. 1/2010 Progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2011 |
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ALLEGATO 2

| ALLEGATO 3 | Parere n. 2/2010 Parere sulla nomina del direttore generale dell’OLAF |
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ALLEGATO 3

| ALLEGATO 4 | Parere n. 3/2010 sul documento di riflessione sulla riforma dell’OLAF |
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ALLEGATO 4

| ALLEGATO 5 | Parere n. 4/2010 Pianificazione investigativa |
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ALLEGATO 5

| ALLEGATO 6 | Parere n. 5/2010 Rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini dell’OLAF |
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ALLEGATO 6

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE ALLA RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA

La presente relazione di attività, che costituisce la quarta relazione del comitato, riguarda il periodo che va da giugno 2009 a dicembre 2010, un periodo profondamente segnato dalla morte di Franz–Hermann Brüner all’inizio di gennaio 2010. Quando un’organizzazione si trova inaspettatamente senza il suo leader, ciò ha un profondo impatto sulle sue attività a tutti i livelli. Abbiamo notato con soddisfazione che l’OLAF ha continuato normalmente le sue attività, il che è stato il modo migliore per commemorare la memoria di Brüner.

Durante tale periodo, l’OLAF è stata al centro di numerose iniziative diverse volte al cambiamento. Una di queste è la procedura che ha portato alla nomina di un nuovo direttore generale dell’OLAF, avviata nell’aprile di quest’anno con la pubblicazione di un formale avviso di posto vacante. Il comitato di vigilanza è stato fortemente coinvolto in tale procedura e ha formulato il suo parere il 23 settembre 2010. Giovanni Kessler è stato nominato dalla Commissione il 14 dicembre. Il comitato si congratula con Giovanni Kessler e si augura una stretta e proficua collaborazione con lui.

Un altro progetto volto al cambiamento è la proposta di riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999. In diverse occasioni il comitato ha fornito il suo parere su diversi aspetti della proposta così come si è sviluppata nel tempo, recentemente in un parere sul documento di riflessione pubblicato dal commissario Šemeta alcuni mesi fa. Il comitato di vigilanza è profondamente coinvolto nel dibattito, soprattutto perché il suo esito inciderà direttamente sulle sue attività e sul suo status, ma anche, cosa più importante, a causa degli effetti immediati che questo avrà sulle modalità di funzionamento dell’OLAF. La priorità del comitato è sempre stata e sarà sempre il rafforzamento dei poteri investigativi dell’OLAF e della sua indipendenza nelle indagini.

Il comitato di vigilanza garantisce l’indipendenza dell’OLAF mediante il controllo regolare delle sue funzioni investigative e l’assistenza al direttore generale nell’assolvimento delle sue responsabilità. Il comitato si dedica per oltre cinque anni a tale compito. Esso costituisce un’esperienza collettiva di leadership delle autorità statali nonché degli organismi politici nello svolgere, gestire e portare a termine indagini amministrative e penali. Sulla base di tale esperienza, il comitato di vigilanza fonda i suoi pareri formali e le sue opinioni su tre regole fondamentali ugualmente importanti.

La prima è quella di fare sempre riferimento alle fonti delle informazioni, ovvero i fascicoli effettivi, il sistema di gestione dei casi (Case Management System), le diverse relazioni preparatorie preparate dall’OLAF prima dell’avvio delle indagini e le relazioni redatte dall’OLAF per il comitato (per esempio le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi).

La seconda regola è l’indipendenza assoluta del comitato e dei suoi singoli membri.

La terza, che deriva dalle singole esperienze dei membri, è il rispetto dell’indipendenza dell’OLAF e l’impegno risoluto a non influenzare le indagini in corso, anche durante l’analisi dei fascicoli e dei materiali legati a tali indagini.

Desidero esprimere la mia profonda gratitudine e quella del comitato al segretariato del comitato di vigilanza senza il cui eccellente lavoro non sarebbe stata possibile alcuna attività.

1.   INTRODUZIONE

Il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999 (1), afferma che il ruolo del comitato di vigilanza dell’OLAF è quello di rafforzare e garantire l’indipendenza dell’OLAF nonché di assistere il direttore generale nell’assolvimento delle sue responsabilità. Il comitato deve presentare ogni anno alle istituzioni una relazione sulla sua attività. Durante il periodo oggetto della presente relazione, il comitato ha adottato cinque pareri che sono stati inviati alle istituzioni e al direttore generale dell’OLAF e che sono allegati alla presente relazione.

Nel periodo oggetto della presente relazione, Luis López Sanz-Aranguez è stato il presidente del comitato di vigilanza fino a novembre 2009, quando gli è succeduto Peter Strömberg. Il mandato di Strömberg è stato prorogato di un anno nel novembre 2010.

È importante ricordare che dalla morte di Brüner, avvenuta il 9 gennaio 2010, l’OLAF ha continuato la sua attività senza un direttore generale nominato ai sensi della procedura ad hoc di cui al regolamento (CE) n. 1073/1999.

Durante il 2010, in attesa della nomina di un nuovo direttore generale, la presenza e il sostegno del comitato di vigilanza sono stati particolarmente importanti per la continuità delle attività dell’OLAF.

Nell’aprile 2010 la Commissione europea ha avviato la procedura per l’assunzione di un nuovo direttore generale dell’Ufficio. La procedura si è conclusa con la nomina di Giovanni Kessler il 14 dicembre 2010. Il comitato di vigilanza si augura una stretta e proficua collaborazione con il futuro direttore generale dell’OLAF.

Oltre a costituire una sintesi delle attività dello scorso anno, il comitato si augura che la presente relazione sarà di aiuto al nuovo direttore generale, sia per l’analisi delle sfide attualmente affrontate dall’istituzione, sia per la definizione degli orientamenti principali delle politiche dell’OLAF per la tutela degli interessi finanziari dell’UE.

Il nuovo direttore generale dovrà far fronte a molte sfide per potenziare l’efficienza dell’OLAF e garantire che l’OLAF concentri tutti i suoi sforzi sulla lotta antifrode. Tra le sfide che il nuovo direttore generale dell’OLAF si trova ad affrontare, il comitato desidera sottolineare la necessità di abbreviare la durata delle indagini dell’OLAF ed effettuare i cambiamenti necessari nell’organizzazione al fine di garantire che le limitate risorse disponibili siano utilizzate in modo ottimale e siano destinate ai compiti investigativi centrali dell’OLAF. Uno degli obiettivi della presente relazione è quello di fornire al nuovo direttore generale alcuni consigli per migliorare il fulcro delle indagini e tempi per il loro completamento.

2.   I METODI DI LAVORO DEL COMITATO DI VIGILANZA

2.1.   
  Le riunioni

Il comitato ha tenuto 16 riunioni plenarie a Bruxelles (2). I verbali di tali riunioni sono messi a disposizione dell’OLAF e della Commissione europea, del Parlamento europeo e del Consiglio dell’Unione europea ai fini della trasparenza e allo scopo d’informarli regolarmente sulle attività del comitato di vigilanza.

Come nel periodo oggetto della precedente relazione, il comitato di vigilanza ha mantenuto la prassi d’invitare alle riunioni il direttore generale dell’OLAF o il direttore generale facente funzioni e alcuni membri del personale dell’OLAF. Tali riunioni hanno rappresentato l’occasione per l’OLAF di informare il comitato di ogni questione pertinente ai lavori del comitato di vigilanza, nonché per informare l’OLAF delle attività del comitato di vigilanza. Oltre alla partecipazione regolare alle riunioni del comitato da parte dell’unità di consulenza giudiziaria e legale dell’OLAF al fine di presentare casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali, nel corso delle riunioni del comitato sono state discusse diverse questioni generali con il direttore generale e la dirigenza dell’OLAF durante il periodo oggetto della presente relazione. Il comitato di vigilanza si è in particolare soffermato sugli aspetti operativi dei lavori dell’OLAF, in particolare in relazione al seguito dato ai pareri del comitato nei settori del piano annuale di gestione dell’OLAF, dei progetti di bilancio, delle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi dell’OLAF e della politica del personale dell’OLAF. Si è discusso con il direttore generale dell’OLAF, Franz–Hermann Brüner, sulla proposta della Commissione di esternalizzare l’OLAF e vi è stato uno scambio informale di opinioni sulla questione del coordinamento tra l’OLAF e le organizzazioni internazionali. Inoltre, sono state effettuate delle presentazioni e si è discusso sugli elementi quotidiani dell’attività dell’OLAF: per esempio il processo per la registrazione e l’archiviazione da parte dei servizi della Commissione dei documenti dell’OLAF o l’accesso da parte dell’OLAF ai dati in possesso delle istituzioni dell’UE. Il comitato di vigilanza ha accolto con piacere la presentazione approfondita dell’OLAF su un importante caso di frode transfrontaliera particolarmente complesso e ha giudicato positive le misure pratiche adottate al fine di adeguare le prassi investigative dell’OLAF alla luce delle esperienze maturate (cfr. punto 3.1.5).

2.2.   
  Relatori e pareri

Il comitato di vigilanza ha approvato cinque pareri durante il periodo di riferimento (cfr. allegati). Si è continuato a nominare relatori (3) nell’intento di rendere più efficaci la preparazione e il seguito di specifici temi d’interesse del comitato di vigilanza. I principali ambiti dell’attività del comitato nel periodo in esame riguardano la preparazione del parere sul bilancio, il parere sul documento di riflessione sulla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, il parere sulla pianificazione delle indagini, il parere sull’attuazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini OLAF, nonché il parere sulla nomina del direttore generale dell’OLAF.

2.3.   
  Il segretariato

Le responsabilità del segretariato del comitato di vigilanza sono definite nel regolamento interno del comitato (4). A norma del regolamento, il segretariato occupa un ruolo chiave nell’agevolare e coadiuvare l’adempimento di tutti i compiti del comitato di vigilanza, garantendo inoltre che il comitato possa adempiere al suo mandato giuridico in piena indipendenza.

Durante il periodo in esame, a seguito della pubblicazione del posto di capo del segretariato, vacante da luglio 2009, è stato deciso con Franz–Hermann Brüner che la nomina a tale funzione poteva avvenire solo con il consenso del comitato di vigilanza. Dopo la procedura di selezione, il direttore generale dell’OLAF facente funzioni, in qualità di APN, ha nominato a capo del segretariato del comitato, con il consenso del comitato di vigilanza, Isabelle Jegouzo, che ha assunto le sue funzioni il 16 giugno 2010.

Nel novembre 2009 un membro ha lasciato il segretariato del comitato di vigilanza e nel febbraio 2010 un nuovo funzionario si è unito al team. Ad oggi rimane vacante un posto, che dovrebbe essere coperto il prima possibile.

Come è avvenuto finora, i membri del personale del segretariato del comitato dovrebbero sempre essere nominati di concerto con il comitato di vigilanza per garantire la piena indipendenza del comitato nell’adempimento delle proprie funzioni. La necessità di coinvolgere il comitato di vigilanza nel processo di assunzione è stata riconosciuta dall’OLAF e dalla Commissione.

Il comitato ritiene inoltre che dovrebbe essere coinvolto nella valutazione annuale del personale del segretariato dato che questo opera sotto la sua diretta autorità.

3.   LA FUNZIONE INVESTIGATIVA DELL’OLAF

3.1.   
  Controllo della funzione investigativa dell’OLAF

3.1.1.   Garantire l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF

La funzione principale del comitato di vigilanza consiste nel sorvegliare la funzione investigativa dell’OLAF per garantire che la sua indipendenza non venga compromessa. In tale contesto, è di fondamentale importanza garantire il rispetto dello status del direttore generale.

A seguito della morte di Franz–Hermann Brüner, la Commissione europea ha stabilito, con decisione del 13 gennaio 2010, che Nicholas Ilett, che era stato il vicedirettore generale in forza della decisione adottata dalla Commissione nel luglio 2005, avrebbe automaticamente assunto l’incarico di direttore generale facente funzioni. Tale decisione ha scatenato un intenso dibattito tra il Parlamento europeo e la Commissione europea. In tale contesto, il 14 gennaio 2010, il presidente del comitato ha inviato una lettera al vicepresidente Kallas, con copia al Parlamento europeo e al Consiglio, in cui affermava:

«Il comitato di vigilanza è del parere che per la gestione quotidiana dell’OLAF nel periodo di transizione e, in particolare, per l’avvio, lo svolgimento e la chiusura delle indagini dell’OLAF, che devono essere svolte in piena indipendenza, è fondamentale che l’autorità principale dell’Ufficio non sia ostacolata nell’esercizio dei suoi poteri.

In tale contesto il comitato di vigilanza ritiene che la persona che ricopre l’incarico di direttore generale facente funzioni durante il periodo di transizione debba avere il consenso del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione. Tale persona deve disporre dell’autorità legittima e dello status di indipendenza necessari».

Il comitato ritiene che sia importante avere a capo dell’Ufficio una persona nominata con il consenso interistituzionale e sostenuta da tutte le istituzioni. Ciò è importante per sostenere l’attività quotidiana dell’OLAF.

3.1.2.   Monitoraggio della durata delle indagini dell’OLAF

Monitoraggio della durata delle indagini dell’OLAF

Il direttore generale dell’OLAF trasmette al comitato di vigilanza una relazione mensile contenente una sintesi di tutte le indagini in corso da oltre nove mesi. Queste relazioni espongono le ragioni del mancato completamento delle indagini e indicano il periodo previsto per la chiusura di ciascun caso. Esse sono soggette ad analisi continua da parte del comitato e del suo segretariato.

Il comitato sottolinea ancora una volta (5) l’importanza di tali relazioni, che non sono solo obbligatorie per legge ma costituiscono altresì uno strumento utile per rendere più efficienti le indagini.

5

Durante il periodo oggetto della presente relazione, il comitato di vigilanza ha prestato particolare attenzione alle previsioni dell’OLAF in merito ai tempi previsti per il completamento delle indagini contenute nelle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi. Il comitato ha esaminato i tempi previsti per la chiusura dei casi in 164 relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi ricevute tra giugno 2009 e luglio 2010. In 14 di queste 164 relazioni non sono state fornite stime dei tempi previsti per il completamento. Delle 150 relazioni rimanenti, in 71 casi il ritardo nella chiusura è stato superiore al previsto di diversi mesi (da 4 a 12 mesi). Il comitato di vigilanza sottolinea il miglioramento rispetto al periodo oggetto della precedente relazione, durante il quale il 23 % circa delle 275 relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi esaminate non riportava i tempi previsti per il completamento. Ritiene tuttavia che le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi debbano riportare con maggiore precisione i motivi del mancato rispetto dei tempi inizialmente previsti.

3.1.3.   Raccomandazioni alle istituzioni

Raccomandazioni alle istituzioni

Il direttore generale dell’OLAF è tenuto a informare il comitato di vigilanza in merito ai casi in cui l’istituzione, l’organo o l’organismo interessato non abbiano dato seguito alle raccomandazioni dell’OLAF (6).

6

Nel periodo oggetto della relazione il comitato non ha ricevuto alcuna segnalazione di casi in cui un’istituzione, un organo o un organismo non abbiano dato seguito alle raccomandazioni e alle conclusioni dell’OLAF.

3.1.4.   Casi sui quali si devono trasmettere le informazioni alle autorità giudiziarie nazionali: gli effetti della sentenza del Tribunale di primo grado nella causa T-48/05

Casi sui quali si devono trasmettere le informazioni alle autorità giudiziarie nazionali: gli effetti della sentenza del Tribunale di primo grado nella causa T-48/05

Durante il periodo oggetto della relazione, il comitato ha esaminato 43 casi rinviatigli dall’OLAF prima della loro trasmissione alle autorità giudiziarie nazionali.

Con la sentenza Franchet e Byk
   (7), il Tribunale di primo grado ha affermato che il regolamento (CE) n. 1073/1999 impone all’OLAF «di consultare [il comitato di vigilanza] prima di trasmettere le informazioni alle autorità giudiziarie nazionali» e che tale obbligo è «incondizionato e non lascia alcun margine di discrezionalità».

Franchet e Byk

7

Sono state istituite nuove prassi operative tra il comitato di vigilanza e l’OLAF al fine di dare esecuzione alla decisione del Tribunale: l’OLAF informa il comitato cinque giorni lavorativi prima della trasmissione alle autorità giudiziarie nazionali; i membri dell’unità di consulenza giudiziaria e legale forniscono al comitato una nota che sintetizza la gestione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nei casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali. Per quanto riguarda le garanzie procedurali, tale nota indica se la persona interessata è stata informata dell’avvio dell’indagine e se le è stata offerta l’opportunità di esprimere le proprie opinioni all’OLAF. Indica inoltre l’esito dell’indagine (le conclusioni fattuali, la valutazione giuridica, l’autorità giudiziaria competente, le considerazioni sulla prescrizione e la raccomandazione dell’OLAF).

Il comitato effettua poi un’analisi preliminare delle informazioni ricevute che gli consente di discutere con l’OLAF questioni quali il rispetto dei diritti delle persone indagate, la valutazione giuridica dei fatti, la competenza dell’autorità giudiziaria nazionale destinataria, la durata delle indagini e la questione della prescrizione. Senza interferire nei casi in corso, il comitato può trarre conclusioni generali dall’analisi di tali casi e comunicarle al direttore generale dell’OLAF al fine di migliorare le prassi correnti. In particolare, nel suo parere n. 5/2010 (8), il comitato ha tratto conclusioni relative al rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nell’ambito delle indagini dell’OLAF.

8

Anche se le sintesi elaborate dai membri dell’unità di consulenza giudiziaria e legale consentono al comitato di vigilanza di comprendere i meriti e le questioni procedurali derivanti da ogni caso, il comitato ritiene che andrebbe rivolta maggiore attenzione alla completezza e all’esattezza delle informazioni ricevute. Talvolta le sintesi non sono esaustive (mancano le considerazioni sulla prescrizione o le raccomandazioni, la gestione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali è incompleta o non dettagliata per ogni persona interessata) o contengono errori materiali (per esempio, il titolo dell’indagine o alcune date importanti). Inoltre, il comitato di vigilanza si rammarica che il controllo giuridico dell’attività investigativa non sembri essere effettuato in modo sistematico in ogni fase. Dai casi esaminati risulta che la mancanza di un controllo giuridico continuo durante le indagini può comportare il mancato rispetto dei requisiti procedurali.

Nel suo parere n. 5/2010, il comitato di vigilanza ha fornito all’OLAF una griglia d’analisi del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali in ogni fase dell’indagine. La griglia contiene altresì suggerimenti relativi alla valutazione del valore probatorio degli elementi su cui si basano le conclusioni dell’indagine e al rispetto delle norme dello Stato membro interessato.

Il comitato raccomanda la revisione delle sintesi attualmente elaborate dai membri dell’unità di consulenza giudiziaria e legale relative ai diritti fondamentali e alle garanzie procedurali, che potrebbe essere basarsi sul modello di tale griglia.

Il comitato di vigilanza osserva che, in generale, la qualità di gran parte delle relazioni sulle indagini trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali potrebbe essere sostanzialmente migliorata, soprattutto per quanto riguarda la loro struttura, chiarezza, analisi degli elementi dei vari illeciti penali e anche dal punto di vista linguistico. Inoltre, il comitato ha osservato che due relazioni su casi sono state trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali rispettivamente 16 e 24 mesi dopo la chiusura delle indagini. Il comitato ritiene che l’OLAF dovrebbe considerare l’istituzione di un sistema di avviso elettronico per evitare tali situazioni.

3.1.5.   Nuovi metodi di lavoro

Nuovi metodi di lavoro

Nel maggio 2010, il presidente del comitato di vigilanza ha presieduto la conferenza «Operational Cooperation between OLAF and other European Commission Directorate Generals (DGs) — Follow up of the 2007 Conference» [Cooperazione operativa tra l’OLAF e altre direzioni generali (DG) della Commissione europea — Seguito della conferenza 2007], organizzata su iniziativa dell’OLAF. L’obiettivo dichiarato di tali conferenze era quello di migliorare la cooperazione tra OLAF e le direzioni generali (DG) della Commissione a livello operativo al fine di raggiungere migliori risultati e un’intesa comune.

Il comitato di vigilanza ritiene che il ruolo centrale dell’OLAF in materia di rilevamento, analisi dei rischi e lotta antifrode richieda lo scambio regolare di informazioni pertinenti tra le DG della Commissione. Dal 2007 sono stati compiuti sforzi particolari in questo senso e nel 2008-2009 sono state elaborate con alcune DG strategie comuni di prevenzione delle frodi. Ne è scaturito un nuovo approccio operativo per i casi più importanti e complessi, con un maggiore coinvolgimento delle DG nelle indagini e l’introduzione di un approccio più proattivo e basato sulle informazioni.

Nel settore delle spese dirette, ambito in cui la condizione delle indagini è di competenza esclusiva dell’OLAF, tale metodo è stato seguito con una DG, i cui revisori interni sono stati coinvolti attivamente e hanno agito in qualità di esperti dell’OLAF durante le verifiche sul posto. Sono stati inoltre elaborati nuovi strumenti informatici d’informazione insieme alla DG interessata e all’OLAF al fine di individuare meglio le aree di rischio.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore tale nuovo metodo di lavoro e auspica che venga ulteriormente sviluppato poiché consente all’OLAF di concentrarsi sui casi più gravi e complessi lasciando che le malversazioni di minore entità vengano gestite dai servizi della Commissione a un altro livello.

La situazione finanziaria dell’UE è cambiata enormemente negli ultimi due anni. La crisi finanziaria ha portato la Commissione europea ad adottare misure volte a intensificare gli aiuti e il flusso di capitale in alcuni settori, il che potrebbe altresì comportare un aumento delle frodi e delle irregolarità finanziarie. Il comitato di vigilanza ritiene che occorrano nuovi metodi di lavoro per applicare meccanismi che consentano un controllo rigoroso della spesa dei fondi e che sia ormai fondamentale una stretta cooperazione operativa tra le DG della Commissione e l’OLAF.

3.2.   
  Seguito del parere n. 5/2008 del comitato di vigilanza sull’attuazione della politica «de minimis» dell’OLAF

Seguito del parere n. 5/2008 del comitato di vigilanza sull’attuazione della politica «de minimis» dell’OLAF

A seguito del parere del comitato di vigilanza riguardante la politica «de minimis» dell’OLAF e la definizione delle priorità per i casi (9), le norme «de minimis» dell’OLAF sono state recentemente inserite nel manuale e possono ormai essere applicate dagli investigatori.

9

Il comitato di vigilanza accoglie con favore l’iniziativa di chiarire l’attuazione della politica «de minimis» mediante orientamenti operativi. Tali orientamenti devono tuttavia essere interpretati anche alla luce delle soglie indicative per le indagini interne ed esterne e per l’avvio di procedure di monitoraggio finanziario come indicato nel piano annuale di gestione dell’OLAF.

orientamenti operativi

Il comitato di vigilanza accoglie con favore la creazione di un allegato «de minimis» che elenca i diversi criteri che la dirigenza deve prendere in considerazione nel decidere se avviare un’indagine esterna e che rappresenta un passo avanti nell’ambito della trasparenza del processo decisionale.

Il comitato auspica che l’OLAF prepari, nell’anno successivo all’introduzione della politica, un’analisi esaustiva dell’attuazione della politica «de minimis», compresi i rapporti con l’IDOC.

3.3.   
  Controllo regolare su iniziativa del comitato di vigilanza

Controllo regolare su iniziativa del comitato di vigilanza

3.3.1.   Pianificazione e direzione strategica delle indagini

Pianificazione e direzione strategica delle indagini

Il 12 ottobre 2010 il comitato di vigilanza ha approvato il suo parere n. 4/2010 sulla pianificazione delle indagini (10).

10

Nella sua analisi regolare delle indagini in corso da oltre nove mesi, il comitato ha osservato «la carenza di metodologia e rigore investigativi e la necessità di migliorare i livelli interni di gestione e controllo delle indagini» (11).

11

A seguito di un’attenta analisi di un campione di casi nella direzione A e nella direzione B, il comitato si rammarica di dover osservare una mancanza di coerenza nell’approccio adottato all’interno delle direzioni operative nei confronti della pianificazione e della gestione delle indagini. Il parere raccomanda di elaborare un piano investigativo dettagliato all’inizio di ogni indagine, fissando gli obiettivi dell’indagine, le risorse probabilmente necessarie per il suo completamento e i costi previsti. Il piano dovrebbe essere dinamico e abbastanza completo da consentire di prevedere una data per la decisione definitiva. I piani investigativi andrebbero elaborati dalla dirigenza e successivamente aggiornati in modo regolare. Essi dovrebbero riguardare tutte le fasi investigative previste e dovrebbero essere corredati di un calendario preliminare per ciascuna fase. Dovrebbero inoltre essere redatti per iscritto ed essere sistematicamente acclusi al fascicolo, agevolandone così la revisione e la consultazione nel caso di richieste di rinvio o di altri tipi di ritardi. La dirigenza, a livello di unità, dovrebbe esaminare i piani investigativi con regolarità per seguire e, laddove opportuno, orientare l’evoluzione dei casi.

Il comitato di vigilanza ha osservato con piacere che, poco prima della pubblicazione del suo parere, l’OLAF ha attuato alcune idee sul miglioramento della pianificazione.

Oltre alla pianificazione delle indagini, il comitato raccomanda ai dirigenti dell’OLAF di elaborare e attuare procedure volte a definire meglio le priorità dei casi aperti, che possano essere adeguate in funzione delle risorse disponibili.

Il comitato di vigilanza auspica una risposta chiara da parte dell’OLAF su questa importante questione e guarda con favore all’inserimento di tali disposizioni nell’aggiornamento del manuale.

3.3.2.   Attuazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini dell’OLAF

Attuazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini dell’OLAF

Il rispetto da parte dell’OLAF dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nello svolgimento delle indagini è direttamente collegato all’indipendenza e all’efficienza della sua attività. I casi presentati alla Corte di giustizia dell’UE hanno rilevato alcune carenze e punti di debolezza nello svolgimento delle indagini dell’OLAF (12). Il comitato ha pertanto deciso di valutare il modo in cui l’OLAF garantisce il rispetto di tali diritti e garanzie.

12

Il comitato ha rilasciato il suo parere n. 5/2010 sull’applicazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (13) sulla base dell’analisi di 28 casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali da dicembre 2009 (14) a ottobre 2010. Ha effettuato un’analisi dell’attuale quadro giuridico applicabile alle indagini dell’OLAF (legislazione e giurisprudenza), nonché dell’attuazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali.

13

14

Il comitato ha osservato che le persone interessate dalle indagini interne sono tutelate da un insieme di norme stabilite in diversi strumenti giuridici. La situazione è diversa nell’ambito delle indagini esterne, dove non vi sono norme specifiche e la tutela garantita dalla legislazione nazionale applicabile alle verifiche sul posto può differire da uno Stato membro all’altro.

Il comitato di vigilanza ha osservato che l’OLAF rispetta generalmente i diritti fondamentali e le garanzie procedurali delle persone interessate. Laddove ha individuato problemi specifici, il comitato ha formulato raccomandazioni all’OLAF volte al miglioramento delle prassi correnti. In particolare, il comitato ha raccomandato all’OLAF di modificare il manuale e garantire l’applicazione delle sue disposizioni.

Il comitato ha inoltre osservato che la mancanza di norme chiare di procedura, soprattutto per quanto riguarda le indagini esterne, comporta una variazione delle prassi all’interno dell’OLAF. La riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 dovrebbe rappresentare l’occasione per chiarire il quadro giuridico, in particolare per quanto riguarda le indagini esterne. È necessario rafforzare i poteri investigativi dell’OLAF, specialmente per quanto concerne la necessità di procedere ad audizioni. Il comitato ha sottolineato che tale chiarimento non deve portare a una regolamentazione eccessiva. Il legislatore deve tenere conto della natura specifica delle indagini dell’OLAF, che sono amministrative e costituiscono solo una fase preliminare di una procedura più ampia, in cui il rispetto dei diritti di difesa delle persone coinvolte viene garantito durante le procedure di follow-up. Imporre all’OLAF obblighi procedurali senza tenere conto di tale natura specifica nonché della diversità delle indagini interne ed esterne limiterebbe l’efficacia della lotta alle frodi senza necessariamente migliorare il rispetto dei diritti fondamentali.

Il comitato ha elencato i principi generali alla base dello svolgimento delle indagini, nonché i diritti fondamentali e le garanzie procedurali che l’OLAF deve rispettare. Il comitato ha raccomandato di potenziare i meccanismi di controllo dell’imparzialità e della riservatezza delle indagini, nonché della loro durata. Inoltre, esso ha suggerito alcune misure che l’OLAF dovrebbe adottare per rafforzare il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali durante tutte le fasi di un’indagine. Infine, il comitato ha fornito all’OLAF una griglia d’analisi del metodo di attuazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali che gli investigatori devono utilizzare durante le indagini e che i dirigenti devono applicare per controllare la legittimità di queste ultime.

Il comitato di vigilanza si rammarica inoltre del fatto che l’OLAF non abbia tenuto sufficientemente conto delle raccomandazioni precedenti (si veda in particolare la raccomandazione XI della relazione di attività 2008-2009) relative alla necessità di un maggiore coinvolgimento iniziale dei membri dell’unità di consulenza giudiziaria e legale nel processo investigativo. Il comitato ribadisce che i membri di questa unità dovrebbero poter fornire consulenze legali durante tutte le fasi e in tutti i casi, laddove richiesto, in particolare per questioni riguardanti il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali delle parti di un’indagine. Come in passato, disposizioni di questo tipo dovrebbero essere esposte chiaramente nel nuovo manuale delle procedure operative dell’OLAF.

Nella raccomandazione X della sua relazione 2008-2009, il comitato ha espresso il desiderio di «essere informato di tutte le denunce presentate dalle parti interessate dall’indagine, ricevute o esaminate dall’OLAF, dalle quali potrebbe risultare che le garanzie procedurali e i diritti fondamentali sono stati compromessi». Tale richiesta non comprende solo i casi trasmessi alle autorità giudiziarie ma riguarda tutti i casi. Il comitato di vigilanza ha ricevuto due notifiche dall’OLAF durante il periodo oggetto della presente relazione. Ha inoltre ricevuto una notifica diretta dalle parti coinvolte in un caso.

3.4.   
  Le norme procedurali per le indagini dell’OLAF e il manuale delle procedure operative dell’OLAF

Le norme procedurali per le indagini dell’OLAF e il manuale delle procedure operative dell’OLAF

Il comitato di vigilanza ha seguito con interesse gli sviluppi successivi relativi al manuale dell’OLAF e ha comunicato all’OLAF numerose osservazioni scritte durante il processo di redazione.

Il comitato apprezza i miglioramenti apportati alla forma e al contenuto del nuovo manuale; tuttavia, per quanto riguarda le procedure operative, quest’ultima versione non soddisfa le sue aspettative poiché non costituisce un insieme di norme categoriche volte a guidare gli investigatori in tutte le fasi delle indagini.

Il comitato ha più volte osservato che è importante che le norme di procedura indichino in modo chiaro per ogni tipo di indagine le diverse misure procedurali dall’avvio alla conclusione. Il comitato ha inoltre espresso preoccupazione per quanto riguarda la «valutazione delle informazioni iniziali» a causa dell’assenza di scadenze chiare prima della decisione di aprire un caso. L’obiettivo di tale fase era quello di determinare l’esistenza di sospetti sufficientemente seri stando attenti a non svolgere attività operative durante tale fase. In linea con tale idea il comitato ha richiesto ulteriori chiarimenti per quanto riguarda la cosiddetta missione d’inchiesta preparatoria che non dovrebbe anticipare l’indagine effettiva o sovrapporvisi. Il comitato si rammarica del fatto che tali commenti rivolti all’OLAF non siano stati inseriti nel manuale dell’OLAF adottato.

Inoltre, il comitato ritiene che il manuale dovrebbe essere un documento dinamico, che può essere aggiornato in qualsiasi momento e che dovrebbe fungere da vademecum per gli investigatori, che possono farvi riferimento durante le loro indagini. In particolare, il comitato ritiene che le sue raccomandazioni relative alla pianificazione delle indagini, alla tutela dei diritti fondamentali e al rispetto delle garanzie procedurali debbano essere inserite nel manuale.

È inoltre necessario proseguire in modo regolare una formazione approfondita sul manuale.

Oltre a un miglioramento del quadro legislativo, il comitato ritiene che l’OLAF dovrebbe elaborare un insieme semplice di norme imperniate principalmente sulle diverse fasi delle indagini ma che tengano altresì conto dei diritti dei singoli individui, degli obblighi di protezione dei dati e degli obblighi relativi alle verifiche sul posto. Il manuale andrebbe successivamente modificato sulla base di tale insieme di norme al fine di fornire istruzioni chiare agli investigatori.

Il manuale dovrebbe inoltre comprendere esempi di buone prassi elaborate nei diversi tipi di indagine, compresi modelli approvati dalla dirigenza dell’OLAF a cui ciascun investigatore può fare riferimento.

3.5.   
  Organizzazione amministrativa, politica di bilancio e del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF

Organizzazione amministrativa, politica di bilancio e del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF

3.5.1.   Organizzazione amministrativa e politica del personale

Organizzazione amministrativa e politica del personale

Un personale altamente qualificato è fondamentale per assicurare la riuscita della politica investigativa. Nel quadro della sua missione di controllo della funzione investigativa dell’OLAF, il comitato di vigilanza ritiene che sia suo dovere garantire che la politica dell’OLAF in materia di risorse umane gli consenta di adempiere efficacemente alla sua missione (15).

15

Il comitato ritiene che la definizione di una strategia complessiva delle risorse umane dovrebbe essere una delle priorità del nuovo direttore generale.

Determinazione di priorità interne

Determinazione di priorità interne

Al fine di elaborare una strategia delle risorse umane adatta alle sue esigenze, l’OLAF dovrebbe effettuare un’analisi approfondita delle sue priorità interne. A tal proposito, il comitato sottolinea ancora una volta la necessità che l’OLAF si concentri sulla sua attività centrale e rinforzi le sue capacità investigative. Il comitato raccomanda al nuovo direttore generale di tenere in debito conto la ripartizione delle risorse all’interno dell’OLAF per affrontare la questione dell’equilibrio del personale tra le direzioni operative A e B nel loro insieme e la direzione D, che dovrebbe fungere principalmente da sostegno alle attività investigative dell’OLAF.

Il comitato ritiene inoltre che, nell’ambito dell’attività investigativa dell’OLAF, le priorità debbano essere fissate tenendo conto delle possibili sinergie con altre parti della Commissione o con gli Stati membri. Il comitato accoglie con favore la recente politica dell’OLAF di concentrarsi su casi di frode di vasta entità e più complessi, con la stretta collaborazione della direzione generale interessata e con il sostegno delle informazioni informatiche.

Elaborazione di una politica globale delle risorse umane

Elaborazione di una politica globale delle risorse umane

Sulla base dell’analisi e della definizione dell’attività centrale dell’OLAF sopra descritta, le risorse dovrebbero essere adeguate e concentrate per consentire di tener conto delle priorità fissate. Nella definizione della politica delle risorse umane, l’OLAF dovrebbe in particolare prendere in considerazione:

| i) | l’adeguatezza delle qualifiche del personale, i cui compiti principali sono di responsabilità dell’OLAF. L’OLAF beneficia attualmente di un’ampia varietà di qualifiche professionali tra il suo personale (tra cui legali, investigatori, funzionari doganali, esperti giudiziari e informatici). Tale insieme di conoscenze rappresenta una fonte particolarmente preziosa e ricca di competenze, le cui sinergie dovrebbero essere meglio sfruttate; |
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i)

l’adeguatezza delle qualifiche del personale, i cui compiti principali sono di responsabilità dell’OLAF. L’OLAF beneficia attualmente di un’ampia varietà di qualifiche professionali tra il suo personale (tra cui legali, investigatori, funzionari doganali, esperti giudiziari e informatici). Tale insieme di conoscenze rappresenta una fonte particolarmente preziosa e ricca di competenze, le cui sinergie dovrebbero essere meglio sfruttate;

| ii) | l’importanza dello sviluppo di una politica in materia di mobilità che consenta al personale dell’OLAF di avanzare nella propria carriera all’interno di tutte le istituzioni e che permetta all’OLAF di beneficiare delle diverse esperienze all’interno e all’esterno delle istituzioni. A tal proposito, il comitato è pronto a sostenere un’iniziativa volta a promuovere e incrementare la mobilità del personale dell’OLAF; |
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ii)

l’importanza dello sviluppo di una politica in materia di mobilità che consenta al personale dell’OLAF di avanzare nella propria carriera all’interno di tutte le istituzioni e che permetta all’OLAF di beneficiare delle diverse esperienze all’interno e all’esterno delle istituzioni. A tal proposito, il comitato è pronto a sostenere un’iniziativa volta a promuovere e incrementare la mobilità del personale dell’OLAF;

| iii) | l’importanza di una politica di formazione complessiva, che tenga conto in particolare delle caratteristiche dei compiti investigativi dell’OLAF. Tale politica dovrebbe essere adeguata a un ricambio regolare del personale al fine di evitare perdite di competenze, in particolare per quando riguarda la funzione investigativa; |
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iii)

l’importanza di una politica di formazione complessiva, che tenga conto in particolare delle caratteristiche dei compiti investigativi dell’OLAF. Tale politica dovrebbe essere adeguata a un ricambio regolare del personale al fine di evitare perdite di competenze, in particolare per quando riguarda la funzione investigativa;

| iv) | la necessità di elaborare una politica chiara in materia di assunzione di agenti temporanei che abbiano maturato una vasta esperienza specifica negli Stati membri nell’ambito delle indagini. |
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iv)

la necessità di elaborare una politica chiara in materia di assunzione di agenti temporanei che abbiano maturato una vasta esperienza specifica negli Stati membri nell’ambito delle indagini.

Il comitato di vigilanza raccomanda inoltre all’OLAF di utilizzare al meglio le possibilità di assunzione offerte dai recenti concorsi. Il comitato accoglie con favore la recente proroga della data di validità dell’elenco di candidati ma si rammarica della durata delle procedure di assunzione dei candidati.

Il comitato sottolinea inoltre la necessità di chiarire la politica dell’OLAF in materia di personale temporaneo. Tutti i membri del personale dovrebbero poter avere una chiara visione del loro status e dello sviluppo potenziale delle loro carriere. Il comitato si rammarica della mancanza di chiarezza a tale riguardo che, negli ultimi anni, ha talvolta comportato gravi difficoltà personali per i membri del personale dell’OLAF.

Durante la prima metà del 2010, il presidente del comitato di vigilanza ha visitato le varie unità e direzioni dell’OLAF. Tali visite hanno messo in luce, tra le altre cose, il pesante onere amministrativo che grava sugli investigatori dell’OLAF. È opportuna a tal proposito una maggiore riflessione per concedere agli investigatori il maggior tempo possibile per concentrarsi sulla propria funzione investigativa.

3.5.2.   Bilancio

Bilancio

Il comitato rileva un certo miglioramento della gestione delle spese per missioni e trasferte. Raccomanda di ampliare ulteriormente tale politica e di effettuare una valutazione sistematica della necessità delle missioni nel quadro delle indagini. Occorre altresì tenere in debito conto le opzioni fornite dalle tecnologie dell’informazione, quali le videoconferenze, al fine di evitare trasferte complesse e costose.

4.   RELAZIONI CON L’OLAF, LE ISTITUZIONI UE, I PARTNER DELL’OLAF E LE PARTI INTERESSATE

RELAZIONI CON L’OLAF, LE ISTITUZIONI UE, I PARTNER DELL’OLAF E LE PARTI INTERESSATE

4.1   
  Le relazioni con l’OLAF

Le relazioni con l’OLAF

Durante il periodo oggetto della presente relazione, il comitato di vigilanza ha continuato a coltivare relazioni costruttive con i dirigenti e i funzionari dell’OLAF. Numerose riunioni formali e informali hanno rappresentato l’occasione per scambi preziosi di opinioni e per la condivisione delle informazioni.

In diverse occasioni in febbraio, marzo, aprile, maggio e giugno 2010, il presidente del comitato ha incontrato i membri del personale delle unità Indagini e Operazioni dell’OLAF e delle unità operative e di sostegno delle politiche. L’obiettivo di tali riunioni era quello di mantenere uno stretto legame con i settori operativi dell’OLAF e ascoltare i commenti e i suggerimenti su come migliorare la funzione investigativa.

Durante la sua visita, il presidente ha incontrato gran parte dei membri delle tredici unità e tutti i capi unità. Tra le questioni discusse figurano:

| i) | le limitazioni della base giuridica dell’attività dell’OLAF in alcuni settori e la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999; |
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i)

le limitazioni della base giuridica dell’attività dell’OLAF in alcuni settori e la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999;

| ii) | i pesanti oneri amministrativi e il carico di lavoro burocratico per gli investigatori; |
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ii)

i pesanti oneri amministrativi e il carico di lavoro burocratico per gli investigatori;

| iii) | la necessità di una politica investigativa proattiva; |
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iii)

la necessità di una politica investigativa proattiva;

| iv) | gli ostacoli nelle relazioni di lavoro tra l’OLAF e le istituzioni, gli Stati membri e i paesi terzi. |
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iv)

gli ostacoli nelle relazioni di lavoro tra l’OLAF e le istituzioni, gli Stati membri e i paesi terzi.

Un memorandum sulla visita verrà discusso con il nuovo direttore generale dell’OLAF.

I membri del personale dell’OLAF e tra questi, in diverse occasioni, lo stesso direttore generale e successivamente il direttore generale facente funzioni, hanno partecipato alle riunioni del comitato nel periodo oggetto della presente relazione.

In settembre e novembre 2010, l’OLAF ha presentato al comitato di vigilanza le difficoltà incontrate nel raggiungimento di quello che considera un livello ragionevole di accesso alle sezioni di alcune banche dati della Commissione. Tale questione si protrae dal 2007. L’OLAF ritiene che la difficoltà di accesso alle banche dati della Commissione potrebbe potenzialmente ridurre la sua capacità di svolgere le indagini in modo efficace e indipendente e nel novembre 2010 ha chiesto al comitato di formulare un parere formale. È stato nominato un relatore all’interno del comitato per avviare lo studio di tale dossier.

Tutti e cinque i membri del comitato hanno partecipato alla conferenza per il 10o anniversario dell’OLAF tenutasi il 12 ottobre 2009, durante la quale il presidente e un membro del comitato hanno tenuto un discorso.

o

Il comitato di vigilanza ha partecipato alla conferenza sulle prospettive di un procuratore pubblico europeo «Protecting the financial and fundamental interests of the Union» («Tutelare gli interessi finanziari e fondamentali dell’Unione»), tenutasi presso la Corte di cassazione a Parigi l’11 febbraio 2010, al 10o seminario OAFCN svoltosi a Budapest il 13-15 ottobre 2010 e alla conferenza dei magistrati inquirenti nei casi di frode tenutasi a Parigi il 18 e il 19 novembre.

o

4.2.   
  Relazioni con le istituzioni dell’UE

Relazioni con le istituzioni dell’UE

4.2.1.   Relazioni con la Commissione europea, il Parlamento europeo e il Consiglio dell’Unione europea

Relazioni con la Commissione europea, il Parlamento europeo e il Consiglio dell’Unione europea

Il comitato di vigilanza, essendo un organo interistituzionale, è particolarmente impegnato a sostenere strette relazioni di lavoro con la Commissione, il Parlamento e il Consiglio.

Il rinnovo del Parlamento nella primavera 2009 e la nomina della nuova Commissione nel febbraio 2010 hanno consentito al comitato di instaurare nuovi, più stretti legami con i nuovi partner istituzionali nominati.

Il comitato accoglie con favore l’impegno del commissario Šemeta, il nuovo commissario responsabile dell’OLAF, di costruire relazioni proficue con il comitato di vigilanza. Il commissario ha partecipato alle riunioni del comitato nel marzo e nel luglio 2010 e un membro del suo gabinetto ha partecipato alle riunioni del comitato in settembre, ottobre e novembre. Tali riunioni hanno portato vantaggi reciproci per quanto riguarda i progetti relativi alla riforma dell’OLAF. Il comitato apprezza molto il sostegno offerto dal commissario Šemeta e dal suo gabinetto all’OLAF e alla sua attività.

Durante il periodo oggetto della presente relazione, il comitato ha inoltre incontrato il vicesegretario generale della Commissione, Alexander Italianer, il 21 ottobre 2009 e il presidente della commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (COCOBU), Luigi de Magistris, il 17 novembre 2009. Il comitato ha presentato la sua relazione di attività 2008-2009 al gruppo di lavoro del Consiglio per la lotta antifrode durante la presidenza svedese il 25 novembre 2009 e alla commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (COCOBU) il 3 dicembre. Il comitato ha inoltre inviato una risposta scritta a domande rivolte dal Parlamento europeo in tale occasione. Il comitato esprime la propria soddisfazione per l’apprezzamento e il sostegno ricevuto. Il 15 dicembre 2010 il comitato ha ricevuto Catherine Day, segretaria generale della Commissione; in tale occasione sono state discusse tra l’altro le questioni relative all’accesso dell’OLAF alle banche dati della Commissione e alle risorse umane.

4.2.2.   Relazioni con la Corte dei conti europea

Relazioni con la Corte dei conti europea

Il relatore del comitato di vigilanza si è incontrato con rappresentanti della Corte dei conti europea a Lussemburgo il 21 settembre 2009 per discutere questioni di interesse comune e il coinvolgimento del comitato nel previsto audit dell’OLAF.

Nel febbraio 2010 rappresentanti della Corte dei conti hanno partecipato alla riunione del comitato per discutere e presentare il campo d’applicazione del loro seguito alla relazione speciale 1/2005 sull’OLAF. Nel giugno dello stesso anno, il segretariato del comitato ha ricevuto la visita dei revisori responsabili che hanno richiesto copie dei verbali delle riunioni del comitato insieme ai pareri più recenti del comitato. Su loro richiesta, sono stati inoltre consegnati altri documenti nell’ottobre 2010.

4.2.3.   Contributo alla riflessione sulla riforma dell’OLAF

Contributo alla riflessione sulla riforma dell’OLAF

Successivamente alla sua nomina, il commissario Šemeta ha preso la decisione di rilanciare la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, al tempo ancora in attesa di approvazione da parte del Consiglio e del Parlamento. Al fine di sbloccare le discussioni tra le istituzioni, il 7 luglio 2010 la Commissione ha adottato un documento di riflessione (16) che consentirà ulteriori passi avanti nel processo di riforma.

16

Il 14 luglio 2010 il commissario Šemeta ha partecipato alla riunione del comitato di vigilanza, durante la quale ha presentato il documento, e il comitato ha accolto con favore la volontà del commissario di richiedere il contributo del comitato al dibattito in corso e al documento della Commissione. Il comitato ha quindi adottato il suo parere n. 3/2010 sul documento di riflessione sulla riforma dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (17) il 23 settembre 2010.

17

Nel suo parere, il comitato ha accolto con favore la determinazione della Commissione di proseguire con la riforma dell’OLAF per rafforzare la tutela degli interessi finanziari dell’UE, in particolare nel contesto dell’attuale crisi economica e finanziaria. Ha rilevato l’approccio della Commissione di rinviare a una fase successiva il consolidamento della legislazione antifrode in un unico quadro giuridico, al fine di attendere, in particolare, il dibattito sulla creazione di una procura europea.

Il comitato ha concordato con la necessità di riformare la governance dell’OLAF al fine di migliorare la sua efficienza ma si è rammaricata del fatto che il documento di riflessione non abbia dato maggiore rilievo alle competenze investigative dell’OLAF, nonostante le nuove opportunità offerte dal trattato di Lisbona. Inoltre, il comitato ha sottolineato la necessità di rafforzare la responsabilità della dirigenza dell’OLAF nello svolgimento e nel controllo delle indagini, principalmente con l’intento di ridurne la durata e di migliorare l’efficienza dell’OLAF.

Per quanto riguarda la proposta di avviare un dialogo interistituzionale, il comitato ha riconosciuto che tale dialogo potrebbe migliorare il sostegno istituzionale alla lotta dell’OLAF contro le frodi ma ha anche sottolineato che esso non dovrebbe in alcun caso portare a ingerenze politiche nelle indagini. In quanto garante dell’indipendenza dell’OLAF, il comitato ha proposto di assumere un ruolo guida nella gestione di tale dialogo.

Il comitato ha espresso forti preoccupazioni in merito alla proposta di istituire la figura di un consigliere revisore che potrebbe appesantire l’onere amministrativo che grava sull’OLAF nonché sovrapporsi alle funzioni essenziali del comitato di vigilanza o addirittura minarle. Il comitato ha tuttavia sostenuto l’istituzione di un responsabile interno per i reclami dell’OLAF, che funga da primo contatto per i reclami presentati dalle persone oggetto di indagine relativamente alle modalità di gestione dell’indagine.

Il comitato ha accolto con favore la volontà, espressa da tutte le istituzioni dell’UE, di rafforzare il suo ruolo, ma non condivide affatto la proposta, descritta nel documento di riflessione, secondo cui il comitato dovrebbe ricevere solo dati statistici per svolgere le sue attività. Il comitato condivide appieno le opinioni secondo cui non dovrebbe interferire con l’attività operativa dell’OLAF ma ritiene che il pieno accesso ai fascicoli sia fondamentale per salvaguardare l’indipendenza dell’OLAF tramite il controllo dell’efficienza e dell’efficacia delle sue procedure investigative.

Il comitato di vigilanza ha partecipato a due riunioni presso il Consiglio per presentare il suo parere. Il comitato sostiene appieno l’intenzione della Commissione di procedere con la riforma, con l’obiettivo di rafforzare l’efficacia e l’indipendenza della funzione investigativa dell’OLAF, ed è lieta di contribuire alle fasi successive dei dibattiti.

4.3   
  Procedura di selezione del direttore generale dell’OLAF

Procedura di selezione del direttore generale dell’OLAF

L’articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 stabilisce che la Commissione europea, previo parere favorevole del comitato di vigilanza, costituisce un elenco dei candidati in possesso dei requisiti necessari.

Al fine di soddisfare tale requisito, il comitato è stato coinvolto attivamente nelle prime fasi della procedura di selezione. Ha analizzato i CV dei candidati e un membro del comitato ha partecipato in veste di osservatore alla riunione della commissione di preselezione svoltasi all’inizio di luglio 2010 e a quella del comitato consultivo per le nomine tenutasi il 10 settembre 2010. Nella riunione del 23 settembre 2010 il comitato ha presentato il suo parere n. 2/2010 (18) sui sei candidati i cui nomi erano stati comunicati dalla Commissione europea. Tale parere è stato comunicato alla Commissione e alle altre istituzioni.

18

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

| I. | Il comitato di vigilanza ha esaminato i tempi di chiusura delle indagini in 164 casi e ha rilevato con disappunto che, nonostante le raccomandazioni precedenti, l’OLAF continua a non applicare in modo sistematico ed efficiente i metodi di lavoro e le verifiche interne per evitare ritardi ingiustificati nelle sue indagini. Sebbene, rispetto al periodo precedente, sia diminuito il numero di casi in cui non viene menzionata la data prevista di completamento dell’indagine, l’OLAF non ha ancora fornito spiegazioni precise delle ragioni di tali ritardi. |
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I.

Il comitato di vigilanza ha esaminato i tempi di chiusura delle indagini in 164 casi e ha rilevato con disappunto che, nonostante le raccomandazioni precedenti, l’OLAF continua a non applicare in modo sistematico ed efficiente i metodi di lavoro e le verifiche interne per evitare ritardi ingiustificati nelle sue indagini. Sebbene, rispetto al periodo precedente, sia diminuito il numero di casi in cui non viene menzionata la data prevista di completamento dell’indagine, l’OLAF non ha ancora fornito spiegazioni precise delle ragioni di tali ritardi.

| II. | Il comitato di vigilanza ribadisce la necessità di: i) assicurare una maggiore supervisione delle relazioni su casi che durano oltre nove mesi; ii) istituire un sistema che, trascorsi nove mesi dall’avvio delle indagini, informi in modo regolare il comitato del superamento dei tempi previsti per il completamento; iii) introdurre un sistema di avviso nel sistema di gestione dei casi (Case Management System) per esaminare le ragioni dei periodi di inattività superiori a 3 mesi. È inoltre necessario procedere a un controllo rigoroso della durata delle indagini al fine di dissipare i dubbi relativi alla loro indipendenza; il comitato ritiene tale questione fondamentale. |
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II.

Il comitato di vigilanza ribadisce la necessità di: i) assicurare una maggiore supervisione delle relazioni su casi che durano oltre nove mesi; ii) istituire un sistema che, trascorsi nove mesi dall’avvio delle indagini, informi in modo regolare il comitato del superamento dei tempi previsti per il completamento; iii) introdurre un sistema di avviso nel sistema di gestione dei casi (Case Management System) per esaminare le ragioni dei periodi di inattività superiori a 3 mesi. È inoltre necessario procedere a un controllo rigoroso della durata delle indagini al fine di dissipare i dubbi relativi alla loro indipendenza; il comitato ritiene tale questione fondamentale.

| III. | Il comitato di vigilanza ha esaminato 40 casi condotti dalle due direzioni Indagini e Operazioni dell’OLAF e ha ripetutamente rilevato la mancanza di una pianificazione adeguata delle indagini, con un impatto negativo sull’efficacia dell’attività dell’OLAF e sulla durata delle indagini. Il manuale delle procedure operative dell’OLAF fornisce orientamenti per l’elaborazione di un piano di lavoro iniziale nella fase di valutazione, ma non riporta disposizioni per un piano investigativo completo una volta avviata l’indagine. |
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III.

Il comitato di vigilanza ha esaminato 40 casi condotti dalle due direzioni Indagini e Operazioni dell’OLAF e ha ripetutamente rilevato la mancanza di una pianificazione adeguata delle indagini, con un impatto negativo sull’efficacia dell’attività dell’OLAF e sulla durata delle indagini. Il manuale delle procedure operative dell’OLAF fornisce orientamenti per l’elaborazione di un piano di lavoro iniziale nella fase di valutazione, ma non riporta disposizioni per un piano investigativo completo una volta avviata l’indagine.

| IV. | Il comitato di vigilanza ha raccomandato all’OLAF di adottare una politica di pianificazione completa di tutte le fasi delle indagini, con verifiche regolari, tempi realistici e aggiornamenti periodici per garantire la conformità. A seguito dell’attività del comitato in quest’ambito, l’OLAF è consapevole della necessità di adottare un approccio comune alla pianificazione strategica dei casi e ha iniziato a elaborare piani di lavoro dettagliati una volta avviato il caso. Il comitato sta attualmente valutando l’efficacia delle misure adottate dall’OLAF. |
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IV.

Il comitato di vigilanza ha raccomandato all’OLAF di adottare una politica di pianificazione completa di tutte le fasi delle indagini, con verifiche regolari, tempi realistici e aggiornamenti periodici per garantire la conformità. A seguito dell’attività del comitato in quest’ambito, l’OLAF è consapevole della necessità di adottare un approccio comune alla pianificazione strategica dei casi e ha iniziato a elaborare piani di lavoro dettagliati una volta avviato il caso. Il comitato sta attualmente valutando l’efficacia delle misure adottate dall’OLAF.

| V. | Il comitato di vigilanza ritiene che l’OLAF dovrebbe adottare una chiara politica di definizione delle priorità per i casi. A tal proposito, il comitato giudica positivamente la volontà dell’OLAF di rinviare ad altri organi competenti (IDOC) casi di minore entità che potrebbero essere adeguatamente risolti con misure disciplinari. Il comitato raccomanda tuttavia di continuare ad adoperarsi per stabilire in modo oggettivo i criteri di tale rinvio. Il manuale dovrebbe essere modificato al fine di definire chiaramente la politica de minimis dell’OLAF. |
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V.

Il comitato di vigilanza ritiene che l’OLAF dovrebbe adottare una chiara politica di definizione delle priorità per i casi. A tal proposito, il comitato giudica positivamente la volontà dell’OLAF di rinviare ad altri organi competenti (IDOC) casi di minore entità che potrebbero essere adeguatamente risolti con misure disciplinari. Il comitato raccomanda tuttavia di continuare ad adoperarsi per stabilire in modo oggettivo i criteri di tale rinvio. Il manuale dovrebbe essere modificato al fine di definire chiaramente la politica de minimis dell’OLAF.

| VI. | Il comitato di vigilanza sostiene le iniziative dell’OLAF per il rilevamento e l’analisi dei rischi nella lotta antifrode sulla base di uno scambio regolare di informazioni con altre direzioni generali della Commissione europea. Tale prassi lavorativa permette di adottare una politica investigativa proattiva e di concentrarsi sui casi più gravi e più complessi. Il comitato invita pertanto a sviluppare tali meccanismi il più presto possibile a causa dell’attuale situazione economica nell’Unione europea. |
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VI.

Il comitato di vigilanza sostiene le iniziative dell’OLAF per il rilevamento e l’analisi dei rischi nella lotta antifrode sulla base di uno scambio regolare di informazioni con altre direzioni generali della Commissione europea. Tale prassi lavorativa permette di adottare una politica investigativa proattiva e di concentrarsi sui casi più gravi e più complessi. Il comitato invita pertanto a sviluppare tali meccanismi il più presto possibile a causa dell’attuale situazione economica nell’Unione europea.

| VII. | Il comitato ritiene che siano necessarie alcune modifiche del manuale operativo dell’OLAF al fine di integrare le prassi attuali, nonché requisiti specifici derivanti dalla giurisprudenza costante o dalla legislazione vigente. In particolare: i) una migliore definizione di ciascuna fase dell’indagine al fine di garantire il pieno rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali e fornire orientamenti utili agli investigatori; ii) una definizione precisa del periodo di valutazione iniziale e della sua durata. È inoltre necessario proseguire in modo regolare una formazione approfondita sul manuale. |
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VII.

Il comitato ritiene che siano necessarie alcune modifiche del manuale operativo dell’OLAF al fine di integrare le prassi attuali, nonché requisiti specifici derivanti dalla giurisprudenza costante o dalla legislazione vigente. In particolare: i) una migliore definizione di ciascuna fase dell’indagine al fine di garantire il pieno rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali e fornire orientamenti utili agli investigatori; ii) una definizione precisa del periodo di valutazione iniziale e della sua durata. È inoltre necessario proseguire in modo regolare una formazione approfondita sul manuale.

| VIII. | Il comitato di vigilanza ritiene che il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali sia fondamentale per l’indipendenza dell’OLAF. Il comitato ha esaminato 43 indagini prima dell’invio da parte dell’OLAF delle relative informazioni alle autorità giudiziarie nazionali e ha effettuato un’analisi del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali in ogni singolo caso. Il comitato ritiene che in generale l’OLAF rispetti tali diritti e garanzie. Tuttavia, ha formulato raccomandazioni specifiche per rafforzare gli attuali meccanismi di controllo dei principi procedurali, in particolare i principi di imparzialità, riservatezza e durata ragionevole delle indagini. |
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VIII.

Il comitato di vigilanza ritiene che il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali sia fondamentale per l’indipendenza dell’OLAF. Il comitato ha esaminato 43 indagini prima dell’invio da parte dell’OLAF delle relative informazioni alle autorità giudiziarie nazionali e ha effettuato un’analisi del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali in ogni singolo caso. Il comitato ritiene che in generale l’OLAF rispetti tali diritti e garanzie. Tuttavia, ha formulato raccomandazioni specifiche per rafforzare gli attuali meccanismi di controllo dei principi procedurali, in particolare i principi di imparzialità, riservatezza e durata ragionevole delle indagini.

| IX. | Il comitato di vigilanza ritiene che la differenza tra le indagini interne ed esterne dell’OLAF debba essere presa in considerazione nell’affrontare la questione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. Il rispetto di tali diritti deve essere commisurato alla natura, agli obiettivi e all’efficacia dell’indagine. Oltre all’analisi delle garanzie procedurali applicabili alle indagini dell’OLAF alla luce della legislazione e della giurisprudenza attuali, il comitato ha elaborato un modulo che costituisce un’utile guida per gli investigatori in ogni fase dell’indagine. |
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IX.

Il comitato di vigilanza ritiene che la differenza tra le indagini interne ed esterne dell’OLAF debba essere presa in considerazione nell’affrontare la questione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. Il rispetto di tali diritti deve essere commisurato alla natura, agli obiettivi e all’efficacia dell’indagine. Oltre all’analisi delle garanzie procedurali applicabili alle indagini dell’OLAF alla luce della legislazione e della giurisprudenza attuali, il comitato ha elaborato un modulo che costituisce un’utile guida per gli investigatori in ogni fase dell’indagine.

| X. | Il comitato di vigilanza insiste sul fatto che, al fine di garantire il rispetto effettivo dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali, occorre prevedere verifiche della legittimità delle indagini, sulla base di un maggiore e continuo coinvolgimento dell’unità di consulenza giudiziaria e legale. Durante tutto il suo mandato, il comitato ha raccomandato di rafforzare tale unità e di coinvolgerla fin dall’inizio nel processo investigativo. Il comitato si rammarica che il controllo giuridico dell’attività investigativa non sia effettuato in modo sistematico in ogni fase. L’assenza di un esame giuridico continuo durante le indagini ha comportato talvolta il mancato rispetto dei requisiti procedurali. Il comitato raccomanda inoltre al nuovo direttore generale di avviare una riflessione sulla struttura e sull’organizzazione di tale unità. |
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X.

Il comitato di vigilanza insiste sul fatto che, al fine di garantire il rispetto effettivo dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali, occorre prevedere verifiche della legittimità delle indagini, sulla base di un maggiore e continuo coinvolgimento dell’unità di consulenza giudiziaria e legale. Durante tutto il suo mandato, il comitato ha raccomandato di rafforzare tale unità e di coinvolgerla fin dall’inizio nel processo investigativo. Il comitato si rammarica che il controllo giuridico dell’attività investigativa non sia effettuato in modo sistematico in ogni fase. L’assenza di un esame giuridico continuo durante le indagini ha comportato talvolta il mancato rispetto dei requisiti procedurali. Il comitato raccomanda inoltre al nuovo direttore generale di avviare una riflessione sulla struttura e sull’organizzazione di tale unità.

| XI. | Il comitato di vigilanza raccomanda di prevedere una strategia complessiva delle risorse umane a seguito di un’analisi approfondita delle priorità e dei metodi di lavoro dell’OLAF. Tale strategia dovrebbe prevedere: i) una migliore ripartizione delle risorse all’interno dell’OLAF al fine di potersi concentrare maggiormente sui compiti investigativi principali; ii) un uso migliore delle sinergie all’interno dell’OLAF, in particolare sulla base delle diverse qualifiche del suo personale; iii) un adeguato sostegno amministrativo alle attività investigative; iv) una maggiore mobilità all’interno dell’OLAF e della Commissione; v) un migliore sviluppo della politica di formazione per consentire un aumento della mobilità senza pregiudicare la qualità delle indagini. |
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XI.

Il comitato di vigilanza raccomanda di prevedere una strategia complessiva delle risorse umane a seguito di un’analisi approfondita delle priorità e dei metodi di lavoro dell’OLAF. Tale strategia dovrebbe prevedere: i) una migliore ripartizione delle risorse all’interno dell’OLAF al fine di potersi concentrare maggiormente sui compiti investigativi principali; ii) un uso migliore delle sinergie all’interno dell’OLAF, in particolare sulla base delle diverse qualifiche del suo personale; iii) un adeguato sostegno amministrativo alle attività investigative; iv) una maggiore mobilità all’interno dell’OLAF e della Commissione; v) un migliore sviluppo della politica di formazione per consentire un aumento della mobilità senza pregiudicare la qualità delle indagini.

| XII. | Il comitato di vigilanza raccomanda alle istituzioni di approfittare della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 al fine di regolamentare la situazione transitoria riguardante il posto di direttore generale dell’OLAF affinché nel periodo di tempo tra il termine dell’incarico di un direttore generale, dovuto a qualsiasi motivo, e la nomina di un altro, i poteri del direttore generale facente funzioni siano chiaramente definiti. Tale norma rispetterebbe l’accordo tra tutte le istituzioni di garantire la legittimità e l’indipendenza dell’OLAF durante tali periodi di transizione. |
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XII.

Il comitato di vigilanza raccomanda alle istituzioni di approfittare della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 al fine di regolamentare la situazione transitoria riguardante il posto di direttore generale dell’OLAF affinché nel periodo di tempo tra il termine dell’incarico di un direttore generale, dovuto a qualsiasi motivo, e la nomina di un altro, i poteri del direttore generale facente funzioni siano chiaramente definiti. Tale norma rispetterebbe l’accordo tra tutte le istituzioni di garantire la legittimità e l’indipendenza dell’OLAF durante tali periodi di transizione.

| XIII. | Il comitato di vigilanza raccomanda alle istituzioni di approfittare della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 al fine di chiarire il quadro giuridico in cui opera l’OLAF, rafforzare i suoi poteri investigativi e la sua indipendenza e fornirgli norme procedurali precise. Il comitato sottolinea che è fondamentale che l’OLAF sia indipendente dal punto vista operativo e ribadisce la sua volontà di mettere a disposizione la sua esperienza in tale processo di riforma. |
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XIII.

Il comitato di vigilanza raccomanda alle istituzioni di approfittare della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 al fine di chiarire il quadro giuridico in cui opera l’OLAF, rafforzare i suoi poteri investigativi e la sua indipendenza e fornirgli norme procedurali precise. Il comitato sottolinea che è fondamentale che l’OLAF sia indipendente dal punto vista operativo e ribadisce la sua volontà di mettere a disposizione la sua esperienza in tale processo di riforma.

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(1)  GU L 136 del 31.5.1999, pag. 1

1

(2)  Cfr. allegato 1: calendario delle riunioni del comitato di vigilanza.

2

(3)  Articolo 8 del regolamento interno del comitato di vigilanza dell’OLAF (GU L 33 del 7.2.2007, pag. 7).

3

(4)  Il regolamento interno è stato adottato dal comitato di vigilanza nell’agosto 2006 e pubblicato nel febbraio 2007 [Regolamento interno del comitato di vigilanza dell’OLAF (GU L 33 del 7.2.2007, pag. 7)].

4

(5)  Cfr. in particolare il parere n. 4/2010 sulla pianificazione delle indagini (allegato 5) e il parere n. 5/2010 sul rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali (allegato 6).

5

(6)  Articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

6

(7)  Franchet e Byk/Commissione, causa T-48/05, punti 168-170.

7

Franchet e Byk/Commissione

(8)  Cfr. allegato 6.

8

(9)  Cfr. parere n. 5/2008 (GU C 314 del 22.12.2009, pag. 15).

9

(10)  Cfr. allegato 5.

10

(11)  Cfr. in particolare il parere n. 2/2009 (GU C 314 del 22.12.2009, pag. 22).

11

(12)  Cfr. Camos Grau/Commissione, 6 aprile 2006, causa T-309/03; Nikolaou/Commissione, 12 settembre 2007, causa T-259/03; Franchet e Byk/Commissione, 8 luglio 2008, causa T-48/05.

12

Camos Grau/Commissione

Nikolaou/Commissione

Franchet e Byk/Commissione

(13)  Cfr. allegato 6.

13

(14)  Il nuovo manuale dell’OLAF è entrato in vigore il 1o dicembre 2009.

14

o

(15)  Cfr. allegato 2: parere n. 1/2010 — Progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2011.

15

(16)  SEC (2010)859.

16

(17)  Cfr. allegato 4.

17

(18)  Cfr. allegato 3.

18

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ALLEGATO 1

CALENDARIO DELLE RIUNIONI DEL COMITATO DI VIGILANZA

2009

| Mese | Data della riunione |
| --- | --- |
| GIUGNO | martedì 9 — mercoledì 10 |
| LUGLIO | martedì 7 — mercoledì 8 |
| SETTEMBRE | mercoledì 23 — giovedì 24 |
| OTTOBRE | martedì 20 — mercoledì 21 |
| NOVEMBRE | martedì 17 — mercoledì 18 |
| DICEMBRE | martedì 15 — mercoledì 16 |

Mese

Data della riunione

GIUGNO

martedì 9 — mercoledì 10

LUGLIO

martedì 7 — mercoledì 8

SETTEMBRE

mercoledì 23 — giovedì 24

OTTOBRE

martedì 20 — mercoledì 21

NOVEMBRE

martedì 17 — mercoledì 18

DICEMBRE

martedì 15 — mercoledì 16

2010

| Mese | Data della riunione |
| --- | --- |
| GENNAIO | martedì 12 — mercoledì 13 |
| FEBBRAIO | martedì 9 — mercoledì 10 |
| MARZO | martedì 16 — mercoledì 17 |
| APRILE | martedì 27 — mercoledì 28 |
| GIUGNO | martedì 1 — mercoledì 2 |
| LUGLIO | martedì 13 — mercoledì 14 |
| SETTEMBRE | giovedì 2 (tutto il giorno) |
| SETTEMBRE | giovedì 23 (tutto il giorno) |
| OTTOBRE | martedì 12 — mercoledì 13 |
| NOVEMBRE | martedì 9 — mercoledì 10 |
| DICEMBRE | martedì 14 — mercoledì 15 |

Mese

Data della riunione

GENNAIO

martedì 12 — mercoledì 13

FEBBRAIO

martedì 9 — mercoledì 10

MARZO

martedì 16 — mercoledì 17

APRILE

martedì 27 — mercoledì 28

GIUGNO

martedì 1 — mercoledì 2

LUGLIO

martedì 13 — mercoledì 14

SETTEMBRE

giovedì 2 (tutto il giorno)

SETTEMBRE

giovedì 23 (tutto il giorno)

OTTOBRE

martedì 12 — mercoledì 13

NOVEMBRE

martedì 9 — mercoledì 10

DICEMBRE

martedì 14 — mercoledì 15

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ALLEGATO 2

PARERE N. 1/2010

Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'anno 2011

Bruxelles, 30 giugno 2010

Nelle riunioni del 27-28 aprile e dell'1-2 giugno 2010 il comitato di vigilanza dell'OLAF ha esaminato il progetto preliminare di bilancio dell'Ufficio per il 2011, e ha adottato il parere seguente.

I.   Presentazione del bilancio previsionale 2011

Come avviene ogni anno, l'Ufficio ha presentato al comitato per sommi capi il bilancio previsionale per l'esercizio successivo. Per il 2011, il comitato rileva che si tratta di un bilancio di transizione connesso con l'attuale periodo interinale che fa seguito al decesso di Franz-Herman Brüner, direttore generale dell'Ufficio, intervenuto nel gennaio 2010. Il direttore generale facente funzioni, stante che i suoi poteri si limitano al disbrigo della gestione corrente, non è abilitato a prendere decisioni o impegni che possano vincolare il futuro direttore generale quando le istituzioni lo avranno scelto.

Il comitato prende atto del fatto che il volume complessivo del bilancio previsionale segna un incremento del 3,19 % rispetto al 2010. Il comitato auspicherebbe un maggiore impegno dell'OLAF nella formazione di tutto il suo personale. Esso rileva che il bilancio per le missioni all'estero aumenta in proporzione comparabile all'aumento del costo della vita, e auspica che tale capitolo continui a formare oggetto di effettivo controllo da parte dei capi unità e dei direttori dell'Ufficio.

L'ammontare della linea di bilancio assegnata al comitato non varia rispetto al 2009 e al 2010.

Il comitato rileva che l'organico dell'OLAF resta stabile con 384 agenti e che l'importo destinato alle spese è in lieve aumento. Gli stanziamenti previsionali per stipendi e indennità del personale salgono al 4,13 %, percentuale che comprende gli adeguamenti retributivi.

II.   Assegnazione e gestione delle risorse umane dell'OLAF

Il comitato di vigilanza rileva un calo nel numero di posti vacanti, che passano da 24 nel 2010 a una previsione di 18 nel 2011. Esso si rallegra per questa tendenza positiva, che contribuisce ad aumentare la capacità dell'OLAF di espletare efficacemente le proprie attività.

Quanto al problema del personale temporaneo, il comitato di vigilanza si compiace per alcuni sviluppi positivi intervenuti nel 2008, nel 2009 e nel 2010, in particolare per i concorsi esterni e interni banditi nel settore della lotta contro le frodi, e per la pubblicazione dei relativi risultati. Questo ha già permesso all'Ufficio di assumere, all'inizio del 2010, con la qualifica di funzionari, 11 ex-agenti temporanei (nove agenti temporanei a durata indeterminata e due agenti temporanei a durata determinata) che hanno superato concorsi esterni. Ciò è stato reso possibile da una modifica nell'iter di definizione e di negoziazione, presso l'autorità competente, di un bilancio rettificativo.

In seguito alla recente pubblicazione del risultato dei concorsi interni, l'Ufficio dovrebbe procedere a un esercizio analogo per proporre agli idonei posti di funzionari. In tal modo l'OLAF dovrebbe essere in grado di assumere nel corso del 2010 tredici agenti temporanei a durata indeterminata e due a durata determinata. Inoltre tre ex-agenti temporanei, vincitori di concorsi esterni, hanno superato un concorso esterno per un grado più elevato.

Se l'organizzazione di questi concorsi ha costituito un esercizio di rilievo, conforme agli impegni assunti dall'OLAF, il risultato complessivo per i 92 ex-agenti temporanei dell'Ufficio interessati dall'operazione resta comunque limitato, in quanto solo 21 hanno superato uno dei concorsi. Inoltre, quattro agenti temporanei a durata determinata hanno potuto beneficiare a loro volta dei concorsi. A tutt'oggi, 63 agenti temporanei interessati dall'accordo del 2007 non hanno potuto beneficiare di questi concorsi, in quanto non li hanno superati oppure non hanno potuto o desiderato parteciparvi. I gradi per i quali questi concorsi erano stati banditi, ma anche i titoli richiesti, oltre al requisito della loro anteriorità rispetto all'esperienza professionale, non hanno permesso a un numero più elevato di AT di iscriversi a questi concorsi.

In proposito, il comitato di vigilanza rammenta che sarebbe estremamente auspicabile che quegli agenti temporanei continuino ad apportare all'Ufficio le proprie competenze e conoscenze, e che sarebbe opportuno offrire loro rapidamente autentiche prospettive di promozione e di carriera. Occorre non perdere di vista che gli agenti temporanei più anziani lavorano presso l'Ufficio da oltre dieci anni. Sarebbe legittimo permettere loro di beneficiare di un inquadramento più favorevole.

Sarebbe d'altro canto auspicabile altresì che l'Ufficio inviti EPSO a organizzare per proprio conto concorsi mirati a candidati in grado di svolgere mansioni molto specialistiche di cui l'OLAF ha bisogno. Risulterebbe in effetti molto pregiudizievole per l'efficienza futura — e di conseguenza per la stessa indipendenza — dell'Ufficio non riuscire a trattenere questi specialisti. Ma soprattutto sarebbe molto lungo ed estremamente costoso formare nuovi agenti specializzati qualora la situazione attuale dovesse indurre alcuni collaboratori a lasciare l'Ufficio a causa dell'impossibilità di trovare prospettive valide.

Il comitato rileva che all'interno dell'OLAF continuano a esserci agenti temporanei a durata determinata i cui contratti non hanno potuto — né potranno — formare oggetto di proroga. Si tratta di situazioni umanamente difficili, in quanto la scadenza finirà per arrivare inesorabilmente. Il comitato esorta ancora una volta l'OLAF a definire e porre in essere al più presto un'autentica politica di assunzione e di stabilizzazione del proprio personale investigativo per una durata uniforme, in particolare di inquirenti specializzati provenienti dalle amministrazioni nazionali. Una strategia di assunzione del genere avrà il vantaggio di offrire all'OLAF la possibilità di attrarre i migliori elementi formatisi nei servizi nazionali e di permettere in tal modo un aggiornamento delle conoscenze per tutto il proprio personale, con particolare riferimento alle modifiche e ai perfezionamenti nelle tecniche investigative. La ripartizione in 80 % di funzionari e 20 % di agenti temporanei perseguita dalla Commissione europea va vista solo come un auspicio, non una tagliola. L'OLAF non deve mai limitare o abbandonare la propria capacità ad assumere specialisti della lotta antifrode. L'indipendenza dell'Ufficio nelle proprie attività investigative non dipende da una percentuale tra funzionari e agenti temporanei, ma dalla competenza degli agenti in campo investigativo e dalla volontà di attivare le migliori tecniche d'indagine. Assumere agenti temporanei dovrebbe inoltre permettere all'Ufficio di lavorare più efficacemente e di migliorare la collaborazione tra le autorità degli Stati membri e l'OLAF.

Il comitato rileva che al 1o aprile 2010 l'organigramma dell'OLAF registra ancora un unico posto di capo unità ricoperto da un agente temporaneo. A termine occorrerà senz'altro interrogarsi sul necessario equilibrio che anche a questo livello va ricercato tra funzionari e agenti temporanei.

Il comitato deplora che l'Ufficio a tutt'oggi non abbia definito un'autentica politica delle risorse umane, a dispetto delle raccomandazioni che esso ha formulato nei propri pareri relativi ai precedenti bilanci (parere n. 2/2007 — parere n. 3/2008 — parere n. 3/2009).

Analogamente, come negli anni precedenti, il comitato insiste sulla necessità di un'approfondita riflessione affinché alle missioni prioritarie dell'OLAF possano essere destinate risorse confacenti. Il comitato ha sì preso atto delle osservazioni dell'OLAF circa l'indivisibilità dei suoi compiti e la partecipazione di tutti i suoi servizi alle proprie missioni, ma considera che una riflessione specifica andrebbe condotta sulla percentuale relativa dell'organico da impegnare direttamente nelle attività investigative. Come nel suo parere precedente, il comitato considera che un lavoro generale di valutazione e di definizione delle priorità andrebbe condotto per i vari campi d'attività dell'Ufficio, onde determinarne la rispettiva rilevanza.

Raccomandazioni

Il comitato consiglia vivamente all'OLAF di elaborare quanto prima una strategia di assegnazione delle risorse umane fondata su un'analisi delle missioni prioritarie e sulla congruenza delle risorse a esse destinate. Questa strategia dovrebbe proporre prospettive di lavoro realistiche nel breve e nel medio periodo.

Il comitato raccomanda all'OLAF di prestare speciale attenzione alla situazione delle varie categorie di agenti temporanei che attualmente lavorano all'interno dell'Ufficio, cercando di individuare, nei limiti del possibile, soluzioni commisurate a queste situazioni, con particolare riferimento alle possibilità di nuovo inquadramento.

III.   Segreteria del comitato di vigilanza

L'organico teorico della segreteria del comitato di vigilanza è di 8 agenti. Al 1o febbraio 2010 un nuovo amministratore ha raggiunto le sue fila a copertura di un posto vacante. Da fine novembre 2009 un posto di agente temporaneo AST è vacante e dovrebbe essere sostituito con un posto di funzionario.

D'altro canto, un avviso di posto vacante per le mansioni di capo della segreteria è stato bandito nel giugno 2009, onde precorrere il pensionamento dell'ex-responsabile che sarebbe intervenuto alla fine del luglio di quell'anno. L'assunzione del nuovo capo della segreteria è effettiva dal 16 giugno 2010.

L'organico attuale della segreteria sarà commisurato agli attuali compiti demandati al comitato quando tutti i posti avranno potuto essere coperti. Se invece dovessero entrare in vigore modifiche della normativa applicabile, in particolare del genere di quelle votate dal Parlamento europeo il 20 novembre 2008, nel quadro della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, la missione del comitato ne risulterebbe potenziata e avrebbe bisogno di un corrispondente incremento d'organico della propria segreteria. Solo un aumento di questo organico sarebbe in grado di garantire una vera indipendenza del comitato, la quale costituisce un elemento indispensabile per salvaguardare la stessa indipendenza dell'OLAF.

Raccomandazione

L'OLAF dovrebbe procedere all'assegnazione di 8 collaboratori alla segreteria del comitato.

Se nel quadro della riforma della normativa applicabile all'Ufficio i compiti assegnati al comitato di vigilanza dovessero essere potenziati, risulterebbe indispensabile un aumento corrispondente delle risorse della segreteria, affinché il comitato possa continuare a lavorare in modo efficace e incisivo.

IV.   Conclusioni

Il comitato accetta l'idea che il presente bilancio previsionale rispecchi l'attuale periodo di transizione.

Esso formula però l'auspicio che il nuovo direttore generale dell'OLAF, non appena prenderà servizio, chieda all'autorità di bilancio i mezzi necessari, soprattutto in materia di gestione dell'Ufficio, di politica investigativa e di politica di assunzione del personale.

Il comitato di vigilanza sostiene la proposta di bilancio dell'OLAF per il 2011 e auspica che le raccomandazioni qui formulate possano essere prese in considerazione.

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ALLEGATO 3

PARERE N. 2/2010

all’attenzione della Commissione europea

[formulato in conformità dell’articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode]

Bruxelles, 23 settembre 2010

Quadro giuridico

Ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 (in appresso denominato «regolamento n. 1073/1999») relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF), il comitato di vigilanza esprime parere favorevole in merito all’elenco di candidati al posto di direttore dell’OLAF, trasmesso dalla Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio a fini di consultazione.

A norma dell’articolo 15 del regolamento interno del Comitato di vigilanza dell’OLAF, «dopo aver esaminato le candidature per la carica di Direttore generale dell’OLAF, il comitato di vigilanza formula un parere nel quale sono esposti i criteri utilizzati per valutare le qualità dei candidati», che «espone inoltre il giudizio del comitato sui candidati [...]».

Procedura

Con decisione del 17 marzo 2010, la Commissione ha deciso di pubblicare il posto di direttore generale dell’OLAF a livello interno [conformemente all’articolo 29, paragrafo 1, lettera a), punti i) e iii), dello statuto], nonché a livello esterno (conformemente all’articolo 29, paragrafo 2, dello statuto). Il posto è stato pertanto oggetto di una pubblicazione interna (avviso di posto vacante COM/2010/842 del 9 aprile 2010) ed esterna (avviso di posto vacante COM/2010/10255, pubblicato tra l’altro sulla GU C 91A del 9 aprile 2010). In entrambi i casi, il termine ultimo per la presentazione della candidatura era il 7 maggio 2010. La pubblicazione riguardava un posto di «direttore generale», dato che il posto pubblicato corrisponde a tale grado.

Il 12 maggio 2010, la Commissione ha deciso di adottare la procedura di selezione da seguire per il posto di direttore generale dell’OLAF. Un membro del comitato di vigilanza ha assistito ai lavori della commissione di preselezione e del Comitato consultivo per le nomine (CCN) in veste di osservatore.

Il 21 settembre 2010 la Commissione ha trasmesso al comitato di vigilanza un elenco di sei nomi.

Ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 2, dei regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom) n. 1074/1999, «previo parere favorevole del comitato di vigilanza, la Commissione costituisce un elenco dei candidati in possesso dei requisiti necessari». Il comitato di vigilanza ritiene pertanto che il suo ruolo principale nella procedura consista nel garantire che i candidati selezionati posseggano i requisiti necessari per occupare il posto di direttore generale.

Parere del comitato di vigilanza

Il comitato di vigilanza ritiene che il direttore generale dell’OLAF debba avere la capacità e la determinazione necessarie per guidare un’organizzazione complessa e polivalente in un contesto multinazionale per conseguire risultati concreti in materia di lotta contro la frode e la corruzione in Europa. Il candidato prescelto dovrebbe possedere sufficienti conoscenze del settore per conquistarsi il rispetto e la lealtà di un’équipe altamente specializzata, nonché per garantire la credibilità all’interno e all’esterno dell’OLAF. Dovrebbe dar prova di eccezionali capacità di gestione per far fronte alle difficoltà correnti dell’OLAF, spesso descritte dal comitato di vigilanza nei suoi diversi pareri. Dovrebbe vantare una sufficiente esperienza professionale in un contesto internazionale e multiculturale per poter cogliere rapidamente le sfide specifiche di un contesto istituzionale tanto complesso. Inoltre, in qualità di custode dell’indipendenza dell’OLAF, il comitato di vigilanza annette particolare importanza all’impegno dei candidati a favore dell’indipendenza dell’organizzazione, nonché alla loro concezione del ruolo specifico dell’OLAF all’interno delle istituzioni europee.

Tutti i suddetti requisiti sono adeguatamente elencati nell’avviso di posto vacante.

Dopo aver esaminato le candidature presentate dalle persone interessate, nonché le relazioni della commissione di preselezione e del CCN, il comitato di vigilanza dell’OLAF adotta all’unanimità un parere favorevole sulla candidatura di tre candidati e adotta a maggioranza un parere favorevole riguardo ai tre candidati rimasti.

Per il comitato di vigilanza dell’OLAF

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Il presidente

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ALLEGATO 4

PARERE N. 3/2010

relativo al documento di riflessione sulla riforma dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)

Bruxelles, 23 settembre 2010

INTRODUZIONE

Il Comitato di vigilanza desidera ringraziare la Commissione per il documento di riflessione (in prosieguo «DR») del 6 luglio 2010 ed esprimere il proprio sostegno all’idea della Commissione di rilanciare la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999.

Il Comitato di vigilanza desidera anche sottolineare l’importanza di definire nuove ambizioni per l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), nonché la necessità di riformare tale organismo alla luce dei notevoli cambiamenti che si sono susseguiti nel settore della finanza pubblica europea negli ultimi due anni. La crisi finanziaria ha costretto le istituzioni europee, e la Commissione in particolare, ad adottare una serie di misure per accrescere le risorse finanziarie in taluni settori. Adesso questa politica dev’essere accompagnata da provvedimenti volti a monitorare l’impegno e l’impiego della spesa pubblica europea. I cittadini europei devono avere la certezza che l’OLAF sia dotato degli strumenti necessari per combattere un eventuale aumento delle frodi, della corruzione o di qualsiasi altra attività illecita che possa minacciare gli interessi finanziari dell’UE.

Il Comitato di vigilanza osserva che il consolidamento della legislazione in materia di lotta antifrode in un unico quadro giuridico sarà valutato in una fase successiva e sarà agganciato al dibattito sulla creazione di una Procura europea.

Prende nota altresì della proposta di valorizzare il dialogo interistituzionale e ritiene che esso possa rappresentare uno strumento per garantire un ampio sostegno politico per le attività di lotta antifrode dell’OLAF. Tuttavia, sviluppare un siffatto dialogo non può significare conferire un orientamento politico alle indagini. Nella sua veste di custode dell’indipendenza dell’OLAF, il Comitato di vigilanza è disposto ad assumersi la responsabilità di organizzare questo dialogo.

Il Comitato di vigilanza rileva che il DR mette in luce aspetti che riguardano la governance dell’OLAF e concorda con la necessità di individuare rimedi al fine di migliorare l’efficienza dell’OLAF e di ridurre la durata delle procedure. Tali rimedi, tuttavia, non possono meramente consistere nell’introduzione di modifiche della struttura organizzativa e il Comitato di vigilanza si rammarica che il DR non contenga proposte in merito alla competenza dell’OLAF nelle indagini interne ed esterne. A tale riguardo, il Comitato di vigilanza desidera sottolineare le nuove opportunità offerte dall’articolo 325 del TFUE, il quale auspica una «protezione efficace ed equivalente in tutti gli Stati membri e nelle istituzioni, organi e organismi dell’Unione».

Il Comitato precisa che la riforma in programma non deve in alcun modo limitare l’indipendenza operativa dell’OLAF. Dichiara fermamente che l’attuale architettura istituzionale dev’essere mantenuta: l’integrazione dell’OLAF nella Commissione, l’indipendenza del direttore generale nella sua funzione investigativa e il controllo dell’indipendenza dell’OLAF da parte di un Comitato di vigilanza costituito da esperti reclutati al di fuori del mondo delle istituzioni sono tutte caratteristiche fondamentali che devono restare inalterate. Al contrario, il Comitato di vigilanza teme che la proposta di introdurre un consigliere revisore possa accrescere l’onere amministrativo per l’OLAF e pregiudicare le funzioni essenziali del Comitato stesso. Lo status di questo nuovo organo non è chiaro.

Se, da un lato, il Comitato di vigilanza apprezza la volontà manifestata da tutte le istituzioni dell’UE di rafforzare il suo ruolo, dall’altro lato desidera sottolineare che la proposta formulata nel DR, in base alla quale il Comitato riceverebbe esclusivamente dati statistici per svolgere le proprie attività, priverebbe il Comitato stesso di qualsiasi mezzo atto a esercitare un controllo adeguato dell’OLAF. Per salvaguardare l’indipendenza dell’OLAF, monitorando l’efficienza e l’efficacia delle sue procedure investigative, è fondamentale che il Comitato di vigilanza abbia pieno accesso agli archivi dei casi.

In riferimento al processo di riforma, il Comitato di vigilanza mette in guardia anche dal rischio di una «eccessiva regolamentazione», che priverebbe l’OLAF del necessario margine di manovra nelle sue attività. Oltretutto, qualsiasi ulteriore obbligo giuridico inserito nel regolamento potrebbe, in un secondo momento, dare adito a un controllo giurisdizionale. Il Comitato di vigilanza condivide i timori espressi dalla Commissione in relazione alla durata eccessiva delle indagini e alla necessità di garantire una migliore protezione dei diritti fondamentali. Come si evince dal parere riportato di seguito, il Comitato di vigilanza è dell’idea che spetti alla dirigenza dell’OLAF gestire le indagini in maniera tale da mantenere e garantire una rapida gestione e il pieno rispetto dei diritti procedurali, sotto la vigilanza del Comitato stesso. Il Comitato di vigilanza ritiene altresì che il nuovo direttore generale dell’OLAF debba essere consultato in merito a questa riforma.

Il presente documento vuole essere un contributo del Comitato di vigilanza al dibattito in corso. Esso tiene conto delle discussioni che si sono tenute in precedenza a livello interistituzionale e ha lo scopo di dar voce alle opinioni del Comitato di vigilanza sui principali punti sviluppati nel DR. Analizzando in che modo si potrebbe migliorare l’efficienza delle indagini (Parte I), avanza proposte in relazione agli aspetti organizzativi dell’OLAF (Parte II).

1.   RENDERE PIÙ EFFICIENTE LA FUNZIONE INVESTIGATIVA DELL’OLAF

1.1.   Rafforzare i poteri d’indagine dell’OLAF

Il Comitato di vigilanza ritiene indispensabile per la riforma rafforzare le disposizioni in materia di indagini interne ed esterne. Le tre istituzioni hanno già avanzato proposte alternative per risolvere tale questione fondamentale che merita uno studio attento.

In particolare, è necessario fare maggior chiarezza sui poteri dell’OLAF di effettuare controlli e verifiche sul posto previsti dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 in caso di frode, corruzione o attività illecite concernenti contratti, convenzioni di sovvenzione e decisioni correlate ai finanziamenti dell’UE.

Il Comitato di vigilanza auspica che i poteri dell’OLAF in qualsiasi fase delle sue indagini siano chiaramente definiti. I progressi compiuti nell’ambito del processo di riforma in relazione alla descrizione dettagliata di queste fasi sono notevoli, ma potrebbero essere ulteriormente migliorati:

| — | si dovrebbe fare esplicito riferimento alle analisi di intelligence, |
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si dovrebbe fare esplicito riferimento alle analisi di intelligence,

| — | in merito all’«avvio delle indagini» il Comitato di vigilanza ritiene auspicabile distinguere tra indagini interne ed esterne, |
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in merito all’«avvio delle indagini» il Comitato di vigilanza ritiene auspicabile distinguere tra indagini interne ed esterne,

| — | per consentire all’OLAF di concentrarsi sui casi più gravi, nel futuro regolamento dovrebbe essere prevista una politica «de minimis», |
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per consentire all’OLAF di concentrarsi sui casi più gravi, nel futuro regolamento dovrebbe essere prevista una politica «de minimis»,

| — | la fase della «procedura d’indagine» richiede un approccio giuridico più strutturato e le relative disposizioni potrebbero essere riviste. |
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la fase della «procedura d’indagine» richiede un approccio giuridico più strutturato e le relative disposizioni potrebbero essere riviste.

Il Comitato di vigilanza sottolinea altresì che l’articolo 325 del TFUE prevede un livello di protezione efficace ed equivalente degli interessi finanziari dell’Unione europea in tutti gli Stati membri e nelle istituzioni, organi e organismi dell’Unione. Inoltre, contrariamente a quanto stabilito dal precedente articolo 280 TCE, l’articolo 325 del TFUE non esclude più l’adozione di misure che contemplano l’applicazione del diritto penale nazionale o l’amministrazione nazionale della giustizia. Le nuove opzioni offerte dal Trattato di Lisbona dovrebbero essere sfruttate per introdurre disposizioni che permettano la valorizzazione e il miglioramento della cooperazione tra l’OLAF e le autorità giudiziarie nazionali. Per esempio, al fine di garantire più efficacemente un livello equivalente di protezione degli interessi finanziari sull’intero territorio dell’UE, si dovrebbe considerare la possibilità di valutare ulteriormente il valore legale delle prove raccolte dall’OLAF nell’UE. Il nuovo regolamento dovrebbe altresì garantire, in relazione alle indagini interne, che le stesse procedure si applichino a tutte le istituzioni, organi e organismi dell’Unione.

1.2.   Durata delle indagini

Il Comitato di vigilanza, avendo già in passato fatto periodicamente notare l’eccessiva durata delle indagini, accoglie favorevolmente qualsivoglia misura che possa contribuire a migliorare lo status quo.

Il Comitato ritiene che il controllo diretto della durata delle indagini spetti in primis alle figure investite di responsabilità in seno all’OLAF, ossia la dirigenza dell’OLAF e il direttore generale. Il Comitato di vigilanza dovrebbe monitorare questo aspetto delle attività dell’OLAF con regolarità e aiutare il direttore generale dell’OLAF a verificare il rispetto delle scadenze.

Nel complesso, il Comitato di vigilanza concorda con i meccanismi proposti dal DR in relazione alla periodica trasmissione di informazioni nelle varie fasi della procedura. È estremamente importante che ciò avvenga se si desidera che il Comitato garantisca il rispetto dell’indipendenza dell’OLAF escludendo che vi siano ingerenze esterne nella conduzione imparziale delle indagini e assicurando che eventuali ritardi non impediscano il risultato atteso di un’indagine, ad esempio, incorrendo in problemi di prescrizione.

Il Comitato accoglie favorevolmente anche l’idea di fissare un termine ultimo per il periodo di valutazione ed è del parere che, in generale, anche questa parte dell’indagine dovrebbe essere posta sotto la sua vigilanza, così da offrire un’ulteriore garanzia dell’indipendenza operativa dell’OLAF in relazione all’avvio delle indagini.

A tale proposito, il regolamento dovrebbe prescrivere la trasmissione al Comitato di vigilanza delle seguenti informazioni:

| 1) | relazioni sulle indagini che non sono state concluse nell’arco di 12 mesi (compreso il periodo di valutazione); la relazione dovrà spiegare le ragioni del ritardo e definire un nuovo calendario per la conclusione delle indagini; dovrebbero essere garantiti meccanismi sufficienti di follow-up; |
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1)

relazioni sulle indagini che non sono state concluse nell’arco di 12 mesi (compreso il periodo di valutazione); la relazione dovrà spiegare le ragioni del ritardo e definire un nuovo calendario per la conclusione delle indagini; dovrebbero essere garantiti meccanismi sufficienti di follow-up;

| 2) | per i casi di durata superiore a 30 mesi, l’OLAF dovrebbe trasmettere al Comitato di vigilanza, con cadenza semestrale, una relazione generale sull’andamento delle indagini che specifichi le misure intraprese per archiviare i casi; |
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2)

per i casi di durata superiore a 30 mesi, l’OLAF dovrebbe trasmettere al Comitato di vigilanza, con cadenza semestrale, una relazione generale sull’andamento delle indagini che specifichi le misure intraprese per archiviare i casi;

| 3) | relazioni statistiche sulle attività operative dell’OLAF, tra cui indicatori di rendimento basati su parametri qualitativi, che possano essere utilizzate dal Comitato di vigilanza come un ulteriore strumento di monitoraggio. |
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3)

relazioni statistiche sulle attività operative dell’OLAF, tra cui indicatori di rendimento basati su parametri qualitativi, che possano essere utilizzate dal Comitato di vigilanza come un ulteriore strumento di monitoraggio.

1.3.   Consolidamento dei diritti di difesa

Il DR sottolinea giustamente la necessità di rafforzare il controllo delle indagini dell’OLAF, in particolare per quanto concerne il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. A tale proposito, il Comitato di vigilanza ritiene che, da un lato, le norme che disciplinano le indagini dell’OLAF debbano essere chiarite per quanto attiene ai diritti di difesa e che, dall’altro lato, la responsabilizzazione dell’OLAF debba essere accresciuta in riferimento alle procedure interne poste in atto per l’attuazione di tali diritti.

1.3.1.   Chiarire le norme

Il Comitato di vigilanza accoglie di buon grado il desiderio delle istituzioni di definire con maggior chiarezza sia i diritti e gli obblighi delle persone indagate, sia i diritti e gli obblighi dell’OLAF, delle istituzioni e degli Stati membri prima, durante e dopo un’indagine.

Il Comitato avanzerà ulteriori proposte nel suo prossimo parere su tale argomento.

1.3.2.   Ottimizzare le procedure

Il Comitato di vigilanza ritiene che la prima e più importante responsabilità del direttore generale dell’OLAF e della sua dirigenza sia decidere se avviare o meno un’indagine e assicurare il rispetto dei diritti fondamentali delle persone indagate.

Rientra tra le competenze del direttore generale dell’OLAF il compito predisporre adeguati controlli interni e meccanismi di monitoraggio. Al riguardo il Comitato di vigilanza desidera esprimere la sua profonda preoccupazione per la creazione della figura del consigliere revisore.

Il Comitato ritiene che lo status e le competenze del consigliere revisore siano poco chiari. In qualità di funzionario designato dal direttore generale dell’OLAF, il consigliere revisore non può essere indipendente. Inoltre, la creazione di questa figura potrebbe far nascere i seguenti problemi:

| — | uno sconvolgimento dell’equilibrio istituzionale dell’OLAF, poiché l’aggiunta di un consigliere revisore potrebbe ostacolare il ruolo del Comitato di vigilanza e, al tempo stesso, privare quest’ultimo dell’accesso a informazioni essenziali per il suo ruolo di vigilanza, |
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uno sconvolgimento dell’equilibrio istituzionale dell’OLAF, poiché l’aggiunta di un consigliere revisore potrebbe ostacolare il ruolo del Comitato di vigilanza e, al tempo stesso, privare quest’ultimo dell’accesso a informazioni essenziali per il suo ruolo di vigilanza,

| — | il rischio di accumulare ulteriori ritardi nel corso di indagini di per sé già eccessivamente lunghe, |
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il rischio di accumulare ulteriori ritardi nel corso di indagini di per sé già eccessivamente lunghe,

| — | il significativo rischio che la dirigenza dell’OLAF perda la titolarità e la responsabilità delle attività di controllo del rispetto dei diritti fondamentali, |
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il significativo rischio che la dirigenza dell’OLAF perda la titolarità e la responsabilità delle attività di controllo del rispetto dei diritti fondamentali,

| — | la duplicazione di altri meccanismi esistenti (il Mediatore europeo, il controllo giurisdizionale a posteriori, ecc.), |
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la duplicazione di altri meccanismi esistenti (il Mediatore europeo, il controllo giurisdizionale a posteriori, ecc.),

| — | una potenziale spesa aggiuntiva a carico del bilancio dell’UE. |
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una potenziale spesa aggiuntiva a carico del bilancio dell’UE.

Consapevole dell’importanza di garantire un adeguato rispetto dei diritti fondamentali in seno all’OLAF, il Comitato di vigilanza è disposto invece a valutare l’opportunità di creare la figura del funzionario per i reclami, incaricato di esaminare i reclami pervenuti nei confronti dell’OLAF e di dare suggerimenti al direttore generale dell’OLAF al riguardo. Questa figura esiste in molte amministrazioni nazionali e l’OLAF potrebbe seguire alcune delle migliori prassi esistenti. Un’altra possibilità potrebbe essere quella proposta nel DR di istituire un «comitato di controllo». In ogni caso, la creazione di questa nuova figura non dovrebbe comportare sovrapposizioni con i poteri e le responsabilità del Comitato di vigilanza e il Comitato di vigilanza dovrebbe in ogni caso essere messo al corrente di tutti i reclami pervenuti.

Se, da un lato, il Comitato di vigilanza comprende il desiderio della Commissione di istituire meccanismi di controllo esterni e indipendenti, dall’altro lato fa notare che, all’interno dell’architettura generale che regge l’organizzazione dell’OLAF, il Comitato è l’unico organo a soddisfare tali requisiti. Pertanto, il Comitato di vigilanza suggerisce che le sue funzioni di controllo delle procedure, soprattutto per quanto concerne il rispetto dei diritti fondamentali e i ritardi nelle indagini, siano così rafforzate:

| — | il regolamento dovrebbe prevedere che il Comitato di vigilanza trasmetta, con cadenza annuale (possibilmente nel quadro della sua relazione annuale), un’analisi dell’ottemperanza da parte dell’OLAF del rispetto dei diritti fondamentali nelle sue indagini. La relazione dovrebbe essere redatta sulla base delle informazioni inviate dall’OLAF al Comitato di vigilanza concernenti le azioni adottate dall’ufficio per garantire il pieno rispetto dei diritti fondamentali, nonché delle attività di controllo svolte dal Comitato stesso, |
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il regolamento dovrebbe prevedere che il Comitato di vigilanza trasmetta, con cadenza annuale (possibilmente nel quadro della sua relazione annuale), un’analisi dell’ottemperanza da parte dell’OLAF del rispetto dei diritti fondamentali nelle sue indagini. La relazione dovrebbe essere redatta sulla base delle informazioni inviate dall’OLAF al Comitato di vigilanza concernenti le azioni adottate dall’ufficio per garantire il pieno rispetto dei diritti fondamentali, nonché delle attività di controllo svolte dal Comitato stesso,

| — | se necessario, e in circostanze del tutto eccezionali, il direttore generale potrebbe invitare il Comitato di vigilanza a eseguire verifiche ad hoc ogniqualvolta sia messo al corrente di gravi mancanze occorse nel corso di un’indagine. L’esito di tale verifica sarebbe comunicato esclusivamente al direttore generale dell’OLAF. |
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se necessario, e in circostanze del tutto eccezionali, il direttore generale potrebbe invitare il Comitato di vigilanza a eseguire verifiche ad hoc ogniqualvolta sia messo al corrente di gravi mancanze occorse nel corso di un’indagine. L’esito di tale verifica sarebbe comunicato esclusivamente al direttore generale dell’OLAF.

1.4.   Cooperazione tra l’OLAF e le istituzioni, gli organi e gli organismi in merito alla sua funzione investigativa

Il Comitato di vigilanza condivide la necessità di chiarire, nel testo del regolamento, quali sono i diritti e gli obblighi che spettano e incombono all’OLAF e alle istituzioni nel quadro della lotta antifrode. Ciò è particolarmente importante se si considera che la Commissione potrebbe essere considerata responsabile delle attività dell’OLAF.

1.4.1.   Informazioni alle istituzioni e agli organismi interessati

L’OLAF ha il dovere di comunicare alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell’UE, il prima possibile all’inizio di un’indagine, tutte le informazioni necessarie riguardanti il comportamento fraudolento di persone soggette allo statuto, ossia di persone che lavorano per un’istituzione o una delegazione. Quest’obbligo di informare l’istituzione potrebbe anche essere esteso agli operatori economici che ricevono sovvenzioni o firmano contratti finanziati direttamente o indirettamente dal bilancio dell’UE. La comunicazione di tali informazioni potrebbe essere soggetta a misure di riservatezza, al fine di proteggere le indagini. Scopo di queste comunicazioni è consentire all’istituzione di gestire, per quanto possibile, le conseguenze finanziarie e amministrative di tale comportamento, così da limitarne le ripercussioni a livello finanziario. Nel corso di un’indagine, l’OLAF dovrebbe altresì trasmettere informazioni aggiuntive che potrebbero essere utili per l’istituzione interessata. Al termine delle indagini, l’OLAF comunicherebbe all’istituzione interessata l’esito delle stesse e formulerebbe le proprie raccomandazioni.

Il Comitato di vigilanza è d’accordo con la proposta del DR di estendere le sue competenze alla supervisione dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le istituzioni. Per consentire al Comitato di svolgere questo ruolo, l’OLAF dovrebbe regolarmente notificare al Comitato di vigilanza (per esempio, ogni tre o sei mesi) quali informazioni sono state trasmesse alle istituzioni nei casi in corso. Al tempo stesso il Comitato di vigilanza dovrebbe essere messo al corrente di qualsiasi caso in cui non sia stata rispettata la dovuta riservatezza.

L’OLAF dovrebbe altresì prevedere un sistema di segnalazione periodica al Comitato di vigilanza dei casi in cui un’istituzione, un organismo o un organo non abbiano agito attenendosi alle raccomandazioni dell’OLAF. Infine, l’OLAF dovrebbe trasmettere tutte le relazioni finali sulle indagini e sulla conclusione del follow-up nonché una relazione annuale che riferisca in sintesi il seguito dato dalle autorità amministrative e dalle autorità giudiziarie degli Stati membri nonché, se del caso, dei paesi terzi alle trasmissioni da questi ricevute.

1.4.2.   Accesso da parte dell’OLAF a informazioni custodite presso le istituzioni, gli organismi e gli organi dell’UE

Fin dall’epoca della sua creazione, l’OLAF ha avuto difficoltà a ottenere l’autorizzazione ad accedere alle informazioni di alcune istituzioni e, in particolare, ad alcune banche dati. Ciò rende problematico l’aspetto di intelligence delle attività dell’OLAF. Il Comitato di vigilanza è del parere che debba essere prestata maggiore attenzione a questo problema, che potrebbe rappresentare una vera e propria minaccia per l’indipendenza dell’OLAF.

L’OLAF dovrebbe inviare sistematicamente al Comitato di vigilanza qualsiasi informazione concernente ritardi nella segnalazione o la mancata segnalazione di casi di frode, nonché il rifiuto posto da un’istituzione, organismo o organo dell’UE di autorizzare l’accesso alle informazioni in suo possesso.

1.5.   Cooperazione tra l’OLAF e gli Stati membri

Il Comitato di vigilanza condivide la proposta di intensificare la collaborazione con gli Stati membri imponendo a questi ultimi l’obbligo di assistere e sostenere l’OLAF nello svolgimento delle indagini, di inviare qualsiasi documento che potrebbe risultare utile per un’indagine e di riferire all’OLAF le azioni intraprese successivamente al ricevimento della sua relazione d’indagine. Il Comitato di vigilanza è d’accordo sul fatto che le autorità degli Stati membri riferiscano regolarmente all’OLAF in merito ai progressi compiuti e ritiene che l’OLAF dovrebbe informare sistematicamente il Comitato stesso qualora rilevasse una scarsa cooperazione da parte delle autorità degli Stati membri.

Il Comitato di vigilanza è al corrente delle frequenti difficoltà incontrate dall’OLAF in relazione all’identificazione delle persone di riferimento competenti in grado di assisterlo nelle indagini svolte negli Stati membri (per esempio, verifiche sul posto in relazione alle spese dirette) e conferma la necessità che ogni Stato membro designi dei punti di contatto idonei per l’OLAF all’interno delle amministrazioni nazionali.

Gli Stati membri dovrebbero comunicare all’OLAF le generalità delle persone di contatto dell’OLAF a livello nazionale. Spetterà quindi all’OLAF informare e, se del caso e in funzione delle sue capacità, formare il personale presso tali amministrazioni nazionali al fine di promuovere una migliore comprensione delle procedure dell’UE e delle esigenze dell’OLAF. In questo modo si potrà creare una maggiore sinergia tra i servizi e rendere le indagini dell’OLAF più efficaci. Non va dimenticato che, in considerazione delle sue limitate risorse, l’OLAF non è in grado di gestire tutti i casi di frode portati alla sua attenzione e che, pertanto, è possibile che alcuni di questi casi siano trasferiti alle amministrazioni nazionali, tenendo conto soprattutto delle soglie stabilite dall’OLAF per l’avvio delle indagini nei settori interessati.

1.6.   Cooperazione tra l’OLAF, Eurojust ed Europol, organizzazioni internazionali e paesi terzi

L’OLAF dovrebbe disporre dei mezzi giuridici per concludere, sotto l’egida della Commissione, accordi di cooperazione con agenzie, amministrazioni degli Stati membri, servizi dei paesi terzi e organizzazioni internazionali allo scopo di accelerare i suoi procedimenti e dare maggiore efficacia alla lotta contro la frode.

In tutti i contratti finanziari, compresi i casi in cui il bilancio dell’UE non costituisca l’unico organismo finanziatore, devono essere inserite clausole che prevedano verifiche da parte della Commissione (o dell’istituzione, organismo o organo interessato) e dell’OLAF.

1.7.   Valorizzare lo statuto e il ruolo della dirigenza dell’OLAF

1.7.1.   Status, nomina e poteri del direttore generale dell’OLAF

Come si è già detto nel presente parere, il Comitato di vigilanza ritiene che il miglior modo per ottimizzare il funzionamento dell’OLAF sia garantire al suo direttore generale poteri e autorità sufficienti per assicurare uno svolgimento efficiente delle indagini unitamente al pieno rispetto dei diritti fondamentali. Ciò sarà possibile soltanto se saranno assicurati al direttore generale dell’OLAF, da un lato, la piena appartenenza al personale dirigente della Commissione e, dall’altro lato, una maggiore autonomia, indipendenza funzionale e responsabilità.

| — | Titolo
  Il Comitato di vigilanza propone pertanto che l’attuale titolo del direttore dell’OLAF sia sostituito dal titolo di direttore generale, che gli consentirebbe di accedere al medesimo livello gerarchico dei suoi colleghi delle altre direzioni generali. |
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Titolo

Il Comitato di vigilanza propone pertanto che l’attuale titolo del direttore dell’OLAF sia sostituito dal titolo di direttore generale, che gli consentirebbe di accedere al medesimo livello gerarchico dei suoi colleghi delle altre direzioni generali.

| — | Durata del mandato
  Il Comitato di vigilanza è favorevole alla proposta di un mandato non rinnovabile, in modo da rafforzare l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF. |
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Durata del mandato

Il Comitato di vigilanza è favorevole alla proposta di un mandato non rinnovabile, in modo da rafforzare l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF.

| — | Procedura di nomina






  — | Il Comitato di vigilanza ritiene che la procedura di nomina attualmente prevista dal regolamento debba essere mantenuta. |
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Procedura di nomina

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Il Comitato di vigilanza ritiene che la procedura di nomina attualmente prevista dal regolamento debba essere mantenuta.

| — | Il Comitato di vigilanza concorda con il DR che è necessario evitare ritardi nella procedura di nomina. Poiché il Comitato di vigilanza conosce a fondo il funzionamento e le esigenze dell’OLAF, la natura vincolante del suo parere riguardo ai candidati andrebbe preservata. Al momento della nomina di un nuovo direttore generale le conoscenze del Comitato di vigilanza sono uniche e preziose: il suo coinvolgimento rappresenta pertanto un elemento importante che garantisce l’indipendenza del direttore generale. |
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Il Comitato di vigilanza concorda con il DR che è necessario evitare ritardi nella procedura di nomina. Poiché il Comitato di vigilanza conosce a fondo il funzionamento e le esigenze dell’OLAF, la natura vincolante del suo parere riguardo ai candidati andrebbe preservata. Al momento della nomina di un nuovo direttore generale le conoscenze del Comitato di vigilanza sono uniche e preziose: il suo coinvolgimento rappresenta pertanto un elemento importante che garantisce l’indipendenza del direttore generale.

| — | Intervento da parte dell’OLAF nei procedimenti dinanzi alle autorità giudiziarie nazionali
  Il Comitato di vigilanza è dell’idea che il potenziale coinvolgimento dell’OLAF nei procedimenti dinanzi alle autorità giudiziarie nazionali, in qualità di indiscusso esperto in materia di indagini, come già avviene peraltro in alcuni Stati membri, dovrebbe essere possibile in tutti i paesi dell’UE. Ciò accrescerebbe la visibilità dell’OLAF e permetterebbe alle autorità giudiziarie nazionali di comprendere meglio l’esito delle sue indagini. |
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Intervento da parte dell’OLAF nei procedimenti dinanzi alle autorità giudiziarie nazionali

Il Comitato di vigilanza è dell’idea che il potenziale coinvolgimento dell’OLAF nei procedimenti dinanzi alle autorità giudiziarie nazionali, in qualità di indiscusso esperto in materia di indagini, come già avviene peraltro in alcuni Stati membri, dovrebbe essere possibile in tutti i paesi dell’UE. Ciò accrescerebbe la visibilità dell’OLAF e permetterebbe alle autorità giudiziarie nazionali di comprendere meglio l’esito delle sue indagini.

| — | Intervento del direttore generale nei procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea
  La procedura prevista dall’articolo 12, paragrafo 3, dev’essere riconfermata. L’OLAF non è legittimato a partecipare ai procedimenti giudiziari condotti presso un tribunale dell’Unione europea. Tuttavia, nel caso in cui le indagini dell’OLAF o l’esito di un’indagine siano impugnati dinanzi a un giudice dell’UE, sarebbe importante assicurare che il giudice sia correttamente informato, nonché consentire all’OLAF di presentare le proprie argomentazioni o motivazioni, nella fase preliminare del procedimento e nel contesto delle udienze dinanzi alla Corte di giustizia. |
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Intervento del direttore generale nei procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea

La procedura prevista dall’articolo 12, paragrafo 3, dev’essere riconfermata. L’OLAF non è legittimato a partecipare ai procedimenti giudiziari condotti presso un tribunale dell’Unione europea. Tuttavia, nel caso in cui le indagini dell’OLAF o l’esito di un’indagine siano impugnati dinanzi a un giudice dell’UE, sarebbe importante assicurare che il giudice sia correttamente informato, nonché consentire all’OLAF di presentare le proprie argomentazioni o motivazioni, nella fase preliminare del procedimento e nel contesto delle udienze dinanzi alla Corte di giustizia.

1.7.2.   Nomina e status dei dirigenti dell’OLAF

Il regolamento dovrebbe prevedere norme specifiche che garantiscano la continuità delle attività dell’OLAF, in caso di assenza o indisponibilità del direttore generale. Tali norme dovrebbero altresì garantire che, in questi casi, sia mantenuta l’indipendenza operativa dell’OLAF e che la procedura adottata per la sostituzione del direttore generale riscuota un certo consenso interistituzionale.

Per procedere alla sostituzione si potrebbe permettere al direttore generale di delegare poteri, in linea con le norme applicabili alla delega in seno alla Commissione, tenendo conto al tempo stesso del profilo particolare dell’OLAF, vale a dire della sua indipendenza nella funzione investigativa e della necessità di ottenere un certo consenso interistituzionale. È anche possibile prevedere una posizione specifica del vicedirettore generale, la cui procedura di nomina sarebbe in certa misura paragonabile alla procedura di nomina del direttore generale. In tal modo sarebbe garantita l’indipendenza e, contemporaneamente, sarebbe rispettato il coinvolgimento delle tre istituzioni, tenendo conto al tempo stesso del parere del direttore generale onde evitare potenziali conflitti tra loro.

2.   GOVERNANCE POLITICA E DIALOGO CON LE ISTITUZIONI: RAFFORZARE L’INDIPENDENZA

2.1.   Dialogo interistituzionale

Il Comitato di vigilanza potrebbe condividere l’idea di avviare un regolare dialogo interistituzionale che abbia come oggetto la lotta alla frode e alla corruzione. Il Comitato di vigilanza ritiene che questa potrebbe essere l’occasione per raggiungere un forte consenso politico sulla protezione degli interessi finanziari dell’UE e che questi scambi periodici potrebbero giovare alle attività dell’OLAF. Al tempo stesso il Comitato di vigilanza è dell’idea che tale dialogo non debba in alcun modo diventare un’occasione per minare l’indipendenza operativa dell’OLAF. È per questa ragione che il Comitato di vigilanza si propone, in qualità di principale custode dell’indipendenza dell’OLAF, per gestire questo dialogo.

Esso dovrebbe permettere alle istituzioni di incontrarsi periodicamente, su convocazione del Comitato di vigilanza, per discutere le priorità della lotta alla frode. Non dovrebbe tuttavia sostituire né le relazioni bilaterali esistenti tra la DG OLAF e le istituzioni né quelle tra il Comitato di vigilanza e le istituzioni.

2.2.   Il Comitato di vigilanza

Il Comitato di vigilanza rileva con soddisfazione che tutte le istituzioni europee considerano importante il ruolo da esso svolto e concordano sulla necessità di rafforzarne i poteri.

2.2.1.   Il ruolo del Comitato di vigilanza

Il Comitato di vigilanza approva quanto riportato nel DR in merito all’opportunità di assegnargli ulteriori funzioni. A fronte della sua esperienza, il Comitato di vigilanza ritiene che il suo ruolo sia garantire il rispetto dell’indipendenza dell’OLAF monitorando le sue attività operative, l’efficacia del suo operato, la conformità alle norme sulle indagini e il rispetto dei diritti fondamentali, e pertanto fornire sostegno al direttore generale dell’OLAF.

Il Comitato di vigilanza elaborerà pareri su iniziativa propria o su richiesta del direttore generale dell’OLAF, in particolare in relazione alla durata e all’efficacia delle indagini, alle garanzie procedurali e alla conformità con criteri standard prestabiliti riguardo all’avvio di un’indagine o al rifiuto di avviare un’indagine, ovvero alle istruzioni operative, in particolare quelle riportate nel Manuale dell’OLAF.

Il Comitato di vigilanza è consapevole di non essere autorizzato a interferire in un’indagine in corso e ribadisce la sua volontà di ottemperare a tale obbligo. Tuttavia, qualora individuasse nella relazione o nel fascicolo di un caso un’irregolarità procedurale grave o potenzialmente grave o una prassi scadente che può avere implicazioni negative per l’OLAF e/o per le istituzioni europee, il presidente del Comitato di vigilanza è tenuto a darne immediata comunicazione al direttore generale dell’OLAF.

2.2.2.   Composizione e procedura di nomina

Il Comitato di vigilanza concorda con la proposta di nominare e rinnovare i suoi membri in momenti diversi, così da garantire la continuità delle sue attività e mantenere l’esperienza acquisita.

2.2.3.   Le risorse del Comitato di vigilanza

Trasmissione di informazioni da parte dell’OLAF al Comitato di vigilanza e accesso ai dati

Il Comitato di vigilanza è estremamente preoccupato per le opinioni espresse nel DR sull’accesso del Comitato stesso ai documenti, in particolare per quanto concerne l’idea di limitare il suo accesso ai soli «dati statistici». Sembra emergere una contraddizione nel DR, dove da un lato si sottolinea che il ruolo del Comitato di vigilanza andrebbe valorizzato, mentre dall’altro si propone di limitarne l’accesso alle informazioni. Se così accadesse, il Comitato di vigilanza sarebbe impossibilitato a esercitare un controllo effettivo sulle attività dell’OLAF. La proposta espressa nel DR priverebbe il Comitato di vigilanza della sua funzione principale e del suo principale strumento d’azione: mantenere l’indipendenza dell’OLAF attraverso il monitoraggio periodico delle sue indagini.

La proposta contenuta nel DR di limitare l’accesso del Comitato di vigilanza ai dati sembra motivata, da un lato, dal timore che il Comitato di vigilanza possa interferire con lo svolgimento delle indagini da parte dell’OLAF e, dall’altro, dalla necessità di ottemperare ai requisiti prescritti dalla normativa sulla protezione dei dati. In merito al primo punto, il Comitato di vigilanza desidera sottolineare che, nel corso del suo mandato, non vi è stata alcuna interferenza e che il Comitato ha sempre adempiuto ai propri obblighi al riguardo con la massima rigorosità. Quanto alla protezione dei dati, il Comitato di vigilanza concorda, in linea di principio, con l’idea di accedere alle informazioni quando «ve ne sia il bisogno». Tuttavia ritiene che, nel caso in cui gli fosse negato l’accesso alle informazioni adeguate, non gli sarebbe possibile svolgere le sue mansioni di controllo.

Questa funzione di controllo non può essere svolta soltanto sulla base di dati statistici. Il Comitato di vigilanza riceve regolarmente dall’OLAF statistiche che possono supportare le sue analisi, ma tali dati non sono assolutamente sufficienti per consentire al Comitato di vigilanza di espletare le sue funzioni. Un controllo efficace può essere svolto soltanto grazie all’esame della documentazione che forma parte integrante delle indagini.

Questo controllo è una garanzia dello svolgimento indipendente delle indagini e rappresenta altresì una garanzia per le persone interessate (in particolare, per ciò che riguarda la durata delle indagini e la potenziale tutela dei loro diritti fondamentali) e per le istituzioni europee. Il regolare controllo effettuato dal Comitato di vigilanza sull’attuazione della funzione investigativa garantisce l’indipendenza dell’OLAF e il rispetto dei diritti fondamentali delle persone interessate. Oltretutto, data l’intenzione delle istituzioni europee di avviare un dialogo interistituzionale sul funzionamento dell’OLAF e sulla lotta contro la frode, un dialogo che potrebbe essere presieduto dal Comitato di vigilanza, sarebbe del tutto contradditorio richiedere un parere al Comitato e al tempo stesso privarlo di tutti i mezzi che gli sono necessari per elaborare tale parere.

Il Comitato di vigilanza ritiene pertanto che il futuro regolamento debba chiarire le norme in materia di accesso alle informazioni pertinenti per il controllo delle indagini.

Il nuovo regolamento dovrebbe specificare con maggiore chiarezza il tipo di informazioni che devono essere trasmesse al Comitato di vigilanza:

| — | oltre alle relazioni e alle informazioni descritte ai punti 1.2, 1.4 e 1.5, l’OLAF dovrebbe trasmettere al Comitato di vigilanza tutti i casi che dovranno essere trasferiti alle autorità giudiziarie nazionali e tutti i casi che, nonostante il sospetto che possa essere stato commesso un reato penale, non saranno trasferiti in considerazione dei limiti di prescrizione ai sensi della legislazione nazionale applicabile, |
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oltre alle relazioni e alle informazioni descritte ai punti 1.2, 1.4 e 1.5, l’OLAF dovrebbe trasmettere al Comitato di vigilanza tutti i casi che dovranno essere trasferiti alle autorità giudiziarie nazionali e tutti i casi che, nonostante il sospetto che possa essere stato commesso un reato penale, non saranno trasferiti in considerazione dei limiti di prescrizione ai sensi della legislazione nazionale applicabile,

| — | il Comitato di vigilanza dovrebbe inoltre avere accesso, su richiesta scritta, agli archivi dei casi, motivando la propria richiesta se necessario. |
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—

il Comitato di vigilanza dovrebbe inoltre avere accesso, su richiesta scritta, agli archivi dei casi, motivando la propria richiesta se necessario.

Servizi di segreteria

I servizi di assistenza per la segreteria del Comitato di vigilanza sono forniti dall’OLAF e i membri della segreteria sono nominati dall’autorità con potere di nomina, di concerto con il Comitato di vigilanza. La segreteria dovrebbe avere un organico adeguato, che le consenta di svolgere tutti gli incarichi di sua competenza.

Allegato al parere del Comitato di vigilanza concernente il documento di riflessione sulla riforma dell’OLAF

Il presente documento trae spunto dal parere del Comitato di vigilanza e riporta in sintesi le risposte del Comitato alle domande formulate nell’allegato 1 del DR.

| | Principali questioni trattate nel documento di riflessione | Posizione del Comitato di vigilanza |
| --- | --- | --- |
| 1. | Governance e dialogo con le istituzioni


  (cfr. il punto 2.1 del parere del Comitato) | Tipo di dialogo e partecipanti







  — | Il Comitato di vigilanza potrebbe essere d’accordo con la proposta di avviare un dialogo interistituzionale, purché non interferisca in alcun modo con l’indipendenza operativa dell’OLAF. |

Principali questioni trattate nel documento di riflessione

Posizione del Comitato di vigilanza

1.

Governance e dialogo con le istituzioni

(cfr. il punto 2.1 del parere del Comitato)

Tipo di dialogo e partecipanti

—

Il Comitato di vigilanza potrebbe essere d’accordo con la proposta di avviare un dialogo interistituzionale, purché non interferisca in alcun modo con l’indipendenza operativa dell’OLAF.

| — | Il dialogo interistituzionale dovrebbe consentire il raggiungimento di un forte consenso politico al fine di sostenere le attività dell’OLAF. |
| --- | --- |

—

Il dialogo interistituzionale dovrebbe consentire il raggiungimento di un forte consenso politico al fine di sostenere le attività dell’OLAF.

| — | In qualità di custode dell’indipendenza dell’OLAF, il Comitato di vigilanza dovrebbe gestire questo dialogo. |
| --- | --- |

—

In qualità di custode dell’indipendenza dell’OLAF, il Comitato di vigilanza dovrebbe gestire questo dialogo.

Contenuti del dialogo

Il dialogo dovrebbe dare spazio a un dibattito sulle priorità della lotta contro le frodi e non dovrebbe sostituire né le relazioni bilaterali esistenti tra la DG OLAF e le istituzioni né quelle tra il Comitato di vigilanza e le istituzioni.

2.

Ruolo del Comitato di vigilanza

(cfr. i punti 1.2, 1.3, 2.2 del parere del Comitato)

2.1.   Responsabilità dei membri

| — | Il Comitato di vigilanza ritiene che il suo ruolo sia garantire il rispetto dell’indipendenza dell’OLAF monitorando le sue attività operative, l’efficacia del suo operato, la conformità alle norme sulle indagini e il rispetto dei diritti fondamentali, e pertanto fornire sostegno al direttore generale dell’OLAF. |
| --- | --- |

—

Il Comitato di vigilanza ritiene che il suo ruolo sia garantire il rispetto dell’indipendenza dell’OLAF monitorando le sue attività operative, l’efficacia del suo operato, la conformità alle norme sulle indagini e il rispetto dei diritti fondamentali, e pertanto fornire sostegno al direttore generale dell’OLAF.

| — | Il Comitato di vigilanza dovrebbe formulare pareri su iniziativa propria o su richiesta del direttore generale. |
| --- | --- |

—

Il Comitato di vigilanza dovrebbe formulare pareri su iniziativa propria o su richiesta del direttore generale.

| — | Il Comitato di vigilanza non dovrebbe interferire con le indagini in corso. E tuttavia, nell’eventualità in cui rilevi una grave irregolarità procedurale in un fascicolo, il presidente del Comitato di vigilanza è tenuto a darne comunicazione al direttore generale dell’OLAF. |
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—

Il Comitato di vigilanza non dovrebbe interferire con le indagini in corso. E tuttavia, nell’eventualità in cui rilevi una grave irregolarità procedurale in un fascicolo, il presidente del Comitato di vigilanza è tenuto a darne comunicazione al direttore generale dell’OLAF.

2.2.   Durata del mandato

| — | Il Comitato di vigilanza è favorevole a un parziale rinnovamento dei suoi membri per garantire la continuità delle sue attività e mantenere l’esperienza acquisita. |
| --- | --- |

—

Il Comitato di vigilanza è favorevole a un parziale rinnovamento dei suoi membri per garantire la continuità delle sue attività e mantenere l’esperienza acquisita.

2.3.   Risorse (nuovo aspetto)

| — | Il Comitato di vigilanza accoglie con forte preoccupazione la proposta di limitare l’accesso del Comitato ai soli dati statistici, poiché in questo modo il Comitato perderebbe la sua funzione principale oltre che il suo più importante strumento d’azione. |
| --- | --- |

—

Il Comitato di vigilanza accoglie con forte preoccupazione la proposta di limitare l’accesso del Comitato ai soli dati statistici, poiché in questo modo il Comitato perderebbe la sua funzione principale oltre che il suo più importante strumento d’azione.

| — | Devono essere definite norme chiare sulla trasmissione delle informazioni da parte dell’OLAF al Comitato di vigilanza e sull’accesso del Comitato alle informazioni. |
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—

Devono essere definite norme chiare sulla trasmissione delle informazioni da parte dell’OLAF al Comitato di vigilanza e sull’accesso del Comitato alle informazioni.

| — | L’OLAF dovrebbe periodicamente inviare relazioni al Comitato (cfr. i punti 1.2, 1.4, 1.5, del parere del Comitato). |
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—

L’OLAF dovrebbe periodicamente inviare relazioni al Comitato (cfr. i punti 1.2, 1.4, 1.5, del parere del Comitato).

| — | La segreteria del Comitato di vigilanza dovrebbe poter usufruire di un organico adeguato. |
| --- | --- |

—

La segreteria del Comitato di vigilanza dovrebbe poter usufruire di un organico adeguato.

3.

Nomina e status del direttore generale dell’OLAF

3.1.   Procedura di nomina del direttore generale dell’OLAF (cfr. il punto 1.7.1 del parere del Comitato)

Il direttore generale deve poter esercitare poteri sufficienti e disporre dell’autorità necessaria per garantire un funzionamento efficiente delle indagini, nonché il pieno rispetto dei diritti fondamentali; per tale ragione, da un lato, dovrebbe essergli riconosciuta la piena appartenenza al personale dirigente della Commissione e, dall’altro lato, il direttore dovrebbe godere di una più ampia autonomia, indipendenza funzionale e responsabilità.

—   Status (nuovo aspetto): il direttore generale dovrebbe accedere al medesimo livello gerarchico dei suoi colleghi delle altre direzioni generali della Commissione europea e ottenere quindi il medesimo titolo.

—   Durata del mandato: il Comitato di vigilanza è favorevole alla proposta di un mandato non rinnovabile.

—   Accelerare la procedura di nomina: la procedura di nomina attuale dovrebbe essere mantenuta tal quale. La natura vincolante del parere del Comitato di vigilanza sui candidati dovrebbe essere riconfermata, a garanzia dell’indipendenza del direttore generale.

—   Garantire la continuità: norme di supplenza (cfr. il punto 1.7.2 del parere del Comitato)

Il regolamento dovrebbe prevedere norme specifiche che garantiscano la continuità delle attività dell’OLAF in caso di assenza o indisponibilità del direttore generale, purché l’indipendenza operativa dell’OLAF sia preservata e che la procedura prevista per la sostituzione del direttore generale goda di un certo consenso interistituzionale.

3.2.   Poteri del DG

| — | Intervento del direttore generale dinanzi alla Corte di giustizia europea: (cfr. il punto 1.7.1 del parere del Comitato)







  — | La procedura prevista dall’articolo 12, paragrafo 3, dev’essere riconfermata. |
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—

Intervento del direttore generale dinanzi alla Corte di giustizia europea: (cfr. il punto 1.7.1 del parere del Comitato)

—

La procedura prevista dall’articolo 12, paragrafo 3, dev’essere riconfermata.

| — | Ogniqualvolta un’indagine dell’OLAF sia impugnata dinanzi a un giudice dell’UE, l’OLAF dovrebbe poter presentare alla Corte di giustizia europea le proprie argomentazioni. |
| --- | --- |

—

Ogniqualvolta un’indagine dell’OLAF sia impugnata dinanzi a un giudice dell’UE, l’OLAF dovrebbe poter presentare alla Corte di giustizia europea le proprie argomentazioni.

| — | Intervento del direttore generale dinanzi ai giudici nazionali (cfr. il punto 1.7.1 del parere del Comitato) |
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—

Intervento del direttore generale dinanzi ai giudici nazionali (cfr. il punto 1.7.1 del parere del Comitato)

| — | L’intervento dell’OLAF, in qualità di indiscusso esperto in materia di indagini, dovrebbe essere possibile in tutti gli Stati membri. |
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—

L’intervento dell’OLAF, in qualità di indiscusso esperto in materia di indagini, dovrebbe essere possibile in tutti gli Stati membri.

4.

Garanzie procedurali delle persone interessate dalle indagini

(cfr. il punto 1.3.1 del parere del Comitato)

| — | Il regolamento dovrebbe specificare con chiarezza le norme che disciplinano le indagini dell’OLAF in riferimento a diritti e obblighi delle persone indagate, nonché a diritti e obblighi dell’OLAF, delle istituzioni e degli Stati membri. |
| --- | --- |

—

Il regolamento dovrebbe specificare con chiarezza le norme che disciplinano le indagini dell’OLAF in riferimento a diritti e obblighi delle persone indagate, nonché a diritti e obblighi dell’OLAF, delle istituzioni e degli Stati membri.

| — | Il Comitato avanzerà ulteriori proposte nel suo prossimo parere su tale argomento. |
| --- | --- |

—

Il Comitato avanzerà ulteriori proposte nel suo prossimo parere su tale argomento.

5.

Controlli di legittimità

(cfr. il punto 1.3.2 del parere del Comitato)

| — | La decisione di avviare o meno un’indagine nonché il controllo del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali sono in primo luogo una responsabilità del direttore generale dell’OLAF e della sua dirigenza. |
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La decisione di avviare o meno un’indagine nonché il controllo del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali sono in primo luogo una responsabilità del direttore generale dell’OLAF e della sua dirigenza.

| — | Il Comitato di vigilanza è seriamente preoccupato per la creazione della figura del consigliere revisore (cfr. le argomentazioni al punto 1.3.2). |
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—

Il Comitato di vigilanza è seriamente preoccupato per la creazione della figura del consigliere revisore (cfr. le argomentazioni al punto 1.3.2).

| — | Il direttore generale potrebbe predisporre controlli interni adeguati e meccanismi di monitoraggio come un «funzionario per i reclami» o un «comitato di controllo», che non dovrebbero sovrapporsi ai poteri e alle responsabilità del Comitato di vigilanza. Tutti i reclami dovrebbero essere notificati al Comitato di vigilanza. |
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—

Il direttore generale potrebbe predisporre controlli interni adeguati e meccanismi di monitoraggio come un «funzionario per i reclami» o un «comitato di controllo», che non dovrebbero sovrapporsi ai poteri e alle responsabilità del Comitato di vigilanza. Tutti i reclami dovrebbero essere notificati al Comitato di vigilanza.

| — | Per garantire un controllo indipendente, il Comitato di vigilanza potrebbe:






  i) | trasmettere ogni anno un’analisi dell’ottemperanza, da parte dell’OLAF, alle norme riguardanti il rispetto dei diritti fondamentali nelle sue indagini; |
| --- | --- | --- |

—

Per garantire un controllo indipendente, il Comitato di vigilanza potrebbe:

i)

trasmettere ogni anno un’analisi dell’ottemperanza, da parte dell’OLAF, alle norme riguardanti il rispetto dei diritti fondamentali nelle sue indagini;

| ii) | se del caso e in circostanze eccezionali, il Comitato di vigilanza potrebbe effettuare, su richiesta del direttore generale, verifiche mirate su eventuali lacune emerse nel corso di un’indagine. |
| --- | --- |

ii)

se del caso e in circostanze eccezionali, il Comitato di vigilanza potrebbe effettuare, su richiesta del direttore generale, verifiche mirate su eventuali lacune emerse nel corso di un’indagine.

6.

Rafforzamento della cooperazione con le istituzioni e gli organismi dell’UE e maggiore efficienza delle indagini

(cfr. i punti 1.1, 1.2 e 1.4 del parere del Comitato)

Rafforzamento dei poteri d’indagine dell’OLAF (nuovo aspetto) (cfr. il punto 1.1 del parere del Comitato)

| — | Le disposizioni relative alle indagini interne ed esterne dovrebbero essere rafforzate. |
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—

Le disposizioni relative alle indagini interne ed esterne dovrebbero essere rafforzate.

| — | È necessaria una chiara definizione dei poteri dell’OLAF in ciascuna fase delle indagini (aggiunta di un esplicito riferimento all’analisi di intelligence, precisazione sulle indagini interne ed esterne con particolare riguardo all’avvio delle indagini...). |
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È necessaria una chiara definizione dei poteri dell’OLAF in ciascuna fase delle indagini (aggiunta di un esplicito riferimento all’analisi di intelligence, precisazione sulle indagini interne ed esterne con particolare riguardo all’avvio delle indagini...).

| — | Le nuove opzioni offerte dal Trattato di Lisbona (articolo 325 TFUE) potrebbero essere sfruttate per introdurre disposizioni che permettano la valorizzazione e il miglioramento della cooperazione tra l’OLAF e le autorità giudiziarie nazionali. |
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—

Le nuove opzioni offerte dal Trattato di Lisbona (articolo 325 TFUE) potrebbero essere sfruttate per introdurre disposizioni che permettano la valorizzazione e il miglioramento della cooperazione tra l’OLAF e le autorità giudiziarie nazionali.

| — | Per quanto riguarda le indagini interne, si dovrebbero applicare procedure uniformi a tutte le istituzioni, gli organismi e gli organi dell’UE. |
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Per quanto riguarda le indagini interne, si dovrebbero applicare procedure uniformi a tutte le istituzioni, gli organismi e gli organi dell’UE.

Informazioni alle istituzioni e agli organismi interessati (cfr. il punto 1.4 del parere del Comitato)

| — | Il Comitato di vigilanza accoglie favorevolmente l’idea di monitorare lo scambio di informazioni tra l’OLAF e le istituzioni tramite periodiche relazioni trasmesse dall’OLAF, nel pieno rispetto della riservatezza delle indagini. |
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Il Comitato di vigilanza accoglie favorevolmente l’idea di monitorare lo scambio di informazioni tra l’OLAF e le istituzioni tramite periodiche relazioni trasmesse dall’OLAF, nel pieno rispetto della riservatezza delle indagini.

| — | L’OLAF dovrebbe inoltre segnalare periodicamente al Comitato di vigilanza i casi in cui un’istituzione, un organismo o un organo non abbiano agito attenendosi alle raccomandazioni dell’OLAF. |
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L’OLAF dovrebbe inoltre segnalare periodicamente al Comitato di vigilanza i casi in cui un’istituzione, un organismo o un organo non abbiano agito attenendosi alle raccomandazioni dell’OLAF.

Accesso dell’OLAF alle informazioni custodite presso le istituzioni e gli organismi dell’UE (cfr. il punto 1.4 del parere del Comitato)

| — | Dovrebbero essere adottate misure appropriate per consentire all’OLAF di accedere alle informazioni custodite presso tutte le istituzioni, gli organismi e gli organi dell’UE. |
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—

Dovrebbero essere adottate misure appropriate per consentire all’OLAF di accedere alle informazioni custodite presso tutte le istituzioni, gli organismi e gli organi dell’UE.

| — | L’OLAF dovrebbe informare il Comitato di vigilanza di tutti i casi in cui vi siano stati ritardi nella segnalazione di casi di frode o tali casi non siano stati segnalati, nonché i casi in cui le istituzioni abbiano rifiutato all’OLAF l’accesso alle informazioni. |
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L’OLAF dovrebbe informare il Comitato di vigilanza di tutti i casi in cui vi siano stati ritardi nella segnalazione di casi di frode o tali casi non siano stati segnalati, nonché i casi in cui le istituzioni abbiano rifiutato all’OLAF l’accesso alle informazioni.

Durata delle indagini (cfr. il punto 1.2 del parere del Comitato)

| — | Il monitoraggio costante della durata delle indagini dovrebbe rientrare tra le mansioni del direttore generale dell’OLAF e della sua dirigenza. |
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Il monitoraggio costante della durata delle indagini dovrebbe rientrare tra le mansioni del direttore generale dell’OLAF e della sua dirigenza.

| — | Il Comitato di vigilanza dovrebbe periodicamente monitorare questo aspetto delle attività dell’OLAF e aiutare il direttore generale dell’OLAF a verificare il rispetto delle scadenze. |
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—

Il Comitato di vigilanza dovrebbe periodicamente monitorare questo aspetto delle attività dell’OLAF e aiutare il direttore generale dell’OLAF a verificare il rispetto delle scadenze.

| — | Il Comitato di vigilanza concorda, in generale, con le proposte formulate nel DR. |
| --- | --- |

—

Il Comitato di vigilanza concorda, in generale, con le proposte formulate nel DR.

| — | Nelle varie fasi della procedura si dovrebbe garantire la trasmissione periodica di informazioni al Comitato di vigilanza (cfr. il punto 1.2). |
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—

Nelle varie fasi della procedura si dovrebbe garantire la trasmissione periodica di informazioni al Comitato di vigilanza (cfr. il punto 1.2).

| — | Il Comitato di vigilanza accoglie favorevolmente la proposta di definire scadenze per il periodo di valutazione, proponendo che il rispetto di tali scadenze sia fatto rientrare tra le funzioni di controllo del Comitato. |
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—

Il Comitato di vigilanza accoglie favorevolmente la proposta di definire scadenze per il periodo di valutazione, proponendo che il rispetto di tali scadenze sia fatto rientrare tra le funzioni di controllo del Comitato.

7.

Rafforzamento della collaborazione con le autorità competenti degli Stati membri

(cfr. i punti 1.1, 1.4 e 1.5 del parere del Comitato)

Follow-up dei casi dell’OLAF

(cfr. i punti 1.4 e 1.5 del parere del Comitato)

Casi senza incidenza finanziaria o aventi incidenza finanziaria limitata

Il Comitato di vigilanza condivide le proposte formulate nel DR (codificazione del principio della politica «de minimis», trasmissione dei casi di minore entità all’IDOC o ad altri organismi analoghi) (cfr. il punto 1.1 del parere del Comitato)

Necessità di rafforzare la cooperazione (nuovo punto)

| — | Si dovrebbe rafforzare l’obbligo di assistere l’OLAF e di sostenerne le attività (cfr. il punto 1.5 del parere del Comitato). |
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Si dovrebbe rafforzare l’obbligo di assistere l’OLAF e di sostenerne le attività (cfr. il punto 1.5 del parere del Comitato).

| — | L’OLAF dovrebbe sistematicamente notificare al Comitato di vigilanza i casi di mancata collaborazione da parte delle autorità degli Stati membri. |
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L’OLAF dovrebbe sistematicamente notificare al Comitato di vigilanza i casi di mancata collaborazione da parte delle autorità degli Stati membri.

| — | Il regolamento dovrebbe prescrivere che gli Stati membri istituiscano e designino punti di contatto adeguati per l’OLAF presso le amministrazioni nazionali. |
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Il regolamento dovrebbe prescrivere che gli Stati membri istituiscano e designino punti di contatto adeguati per l’OLAF presso le amministrazioni nazionali.

8.

Accordi con Eurojust ed Europol, organizzazioni internazionali e paesi terzi

(cfr. il punto 1.6 del parere del Comitato)

| — | L’OLAF dovrebbe poter disporre degli strumenti giuridici per concludere, sotto l’egida della Commissione europea, accordi di cooperazione al fine di accelerare i suoi procedimenti e rendere più efficace la lotta alla frode. |
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—

L’OLAF dovrebbe poter disporre degli strumenti giuridici per concludere, sotto l’egida della Commissione europea, accordi di cooperazione al fine di accelerare i suoi procedimenti e rendere più efficace la lotta alla frode.

| — | In tutti i contratti finanziari devono essere inserite clausole che prevedano verifiche da parte della Commissione (o dell’istituzione, organismo o organo interessato) e dell’OLAF. |
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In tutti i contratti finanziari devono essere inserite clausole che prevedano verifiche da parte della Commissione (o dell’istituzione, organismo o organo interessato) e dell’OLAF.

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ALLEGATO 5

PARERE N. 4/2010

Pianificazione delle indagini

Bruxelles, 12 ottobre 2010

1.   Sintesi

| 1.1. | Per svolgere indagini efficaci, che conseguano gli obiettivi fissati, siano efficienti in termini di costi e utilizzino al meglio le risorse disponibili, è essenziale elaborare dei piani all’inizio di ciascuna indagine e riesaminarli nel corso della stessa per valutare se la sua evoluzione imponga modifiche. |
| --- | --- |

1.1.

Per svolgere indagini efficaci, che conseguano gli obiettivi fissati, siano efficienti in termini di costi e utilizzino al meglio le risorse disponibili, è essenziale elaborare dei piani all’inizio di ciascuna indagine e riesaminarli nel corso della stessa per valutare se la sua evoluzione imponga modifiche.

| 1.2. | Il comitato di vigilanza, che ai sensi del regolamento (CE) n. 1073/1999 è tenuto a controllare la funzione di indagine dell’OLAF, ha esaminato un campione casuale di 40 casi di competenza delle direzioni A e B per stabilire se e in quale misura la pianificazione delle indagini aiutasse l’OLAF nello svolgimento di queste. Come sottolineato nella relazione di attività del comitato di vigilanza per il periodo 2008/2009, l’analisi della pianificazione e della direzione strategica dei casi è parte integrante dell’attività di controllo delle inchieste da parte del comitato per stabilire se l’OLAF operi in maniera efficiente ottimizzando l’impiego delle risorse limitate di cui dispone. |
| --- | --- |

1.2.

Il comitato di vigilanza, che ai sensi del regolamento (CE) n. 1073/1999 è tenuto a controllare la funzione di indagine dell’OLAF, ha esaminato un campione casuale di 40 casi di competenza delle direzioni A e B per stabilire se e in quale misura la pianificazione delle indagini aiutasse l’OLAF nello svolgimento di queste. Come sottolineato nella relazione di attività del comitato di vigilanza per il periodo 2008/2009, l’analisi della pianificazione e della direzione strategica dei casi è parte integrante dell’attività di controllo delle inchieste da parte del comitato per stabilire se l’OLAF operi in maniera efficiente ottimizzando l’impiego delle risorse limitate di cui dispone.

2.   Contesto

| 2.1. | Un piano d’indagine persegue un triplice obiettivo. Esso deve innanzitutto concentrare l’attenzione del direttore, del capo unità e degli investigatori sull’obiettivo dell’indagine. In secondo luogo, deve stabilire tempi di attuazione per l’indagine e destinare a quest’ultima risorse adeguate. Infine, deve garantire l’esistenza di una struttura nel cui ambito i quadri possano valutare l’avanzamento dell’indagine, eventuali ritardi eccessivi o anomali che richiedono un intervento oppure un eventuale cambiamento nella conduzione dell’indagine rispetto alla valutazione iniziale e l’opportunità o meno di interromperla. |
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2.1.

Un piano d’indagine persegue un triplice obiettivo. Esso deve innanzitutto concentrare l’attenzione del direttore, del capo unità e degli investigatori sull’obiettivo dell’indagine. In secondo luogo, deve stabilire tempi di attuazione per l’indagine e destinare a quest’ultima risorse adeguate. Infine, deve garantire l’esistenza di una struttura nel cui ambito i quadri possano valutare l’avanzamento dell’indagine, eventuali ritardi eccessivi o anomali che richiedono un intervento oppure un eventuale cambiamento nella conduzione dell’indagine rispetto alla valutazione iniziale e l’opportunità o meno di interromperla.

| 2.2. | Se manca un’adeguata pianificazione in ciascuna fase delle indagini, si corre costantemente il rischio che le attività degli investigatori si scostino dagli obiettivi fissati all’inizio dell’indagine, il che comporta una mancanza di responsabilità e mette quindi in dubbio l’indipendenza dell’indagine stessa. |
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2.2.

Se manca un’adeguata pianificazione in ciascuna fase delle indagini, si corre costantemente il rischio che le attività degli investigatori si scostino dagli obiettivi fissati all’inizio dell’indagine, il che comporta una mancanza di responsabilità e mette quindi in dubbio l’indipendenza dell’indagine stessa.

| 2.3. | Non esiste un modello ideale di piano d’indagine, dato che ciascun caso è chiaramente unico. L’adozione di un’impostazione e di una procedura di gestione del progetto per ciascun caso aperto risulterebbe però estremamente utile, giacché fornirebbe ai capi unità un sistema realizzabile e pratico che consenta di mantenere il controllo su ogni indagine, valutarne l’avanzamento e conoscere il piano di lavoro previsto da ciascun investigatore della propria unità, onde poter procedere a un’adeguata distribuzione delle risorse in funzione delle indagini in corso nell’unità. Scopo di una pianificazione efficace è , piuttosto che aumentare, eventuali oneri amministrativi inutili che gravano su investigatori e capi unità. |
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2.3.

Non esiste un modello ideale di piano d’indagine, dato che ciascun caso è chiaramente unico. L’adozione di un’impostazione e di una procedura di gestione del progetto per ciascun caso aperto risulterebbe però estremamente utile, giacché fornirebbe ai capi unità un sistema realizzabile e pratico che consenta di mantenere il controllo su ogni indagine, valutarne l’avanzamento e conoscere il piano di lavoro previsto da ciascun investigatore della propria unità, onde poter procedere a un’adeguata distribuzione delle risorse in funzione delle indagini in corso nell’unità. Scopo di una pianificazione efficace è , piuttosto che aumentare, eventuali oneri amministrativi inutili che gravano su investigatori e capi unità.

| 2.4. | Il comitato di vigilanza rileva altresì la necessità di trovare il giusto equilibrio tra un controllo troppo prescrittivo delle attività di investigatori che, dopo tutto, sono professionisti esperti, e una mancanza di orientamento e gestione dei casi. È essenziale che gli investigatori siano motivati e incoraggiati a utilizzare la propria competenza ed esperienza per condurre le indagini in maniera efficiente. Al tempo stesso, è altrettanto importante che i capi unità gestiscano efficacemente i casi. |
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2.4.

Il comitato di vigilanza rileva altresì la necessità di trovare il giusto equilibrio tra un controllo troppo prescrittivo delle attività di investigatori che, dopo tutto, sono professionisti esperti, e una mancanza di orientamento e gestione dei casi. È essenziale che gli investigatori siano motivati e incoraggiati a utilizzare la propria competenza ed esperienza per condurre le indagini in maniera efficiente. Al tempo stesso, è altrettanto importante che i capi unità gestiscano efficacemente i casi.

| 2.5. | L’OLAF indaga su una vasta serie di casi, che vanno da semplici casi interni nei quali sono coinvolti uno o due potenziali «trasgressori» sospettati di frode o di irregolarità finanziarie riguardanti, ad esempio, richieste di rimborso di spese mediche o altre indennità, fino a indagini esterne estremamente complesse, che comportano procedimenti in diverse giurisdizioni. D’altro lato, un numero crescente di casi complessi di controllo, coordinamento e assistenza, che non implicano attività puramente investigative dell’OLAF, richiedono spesso un coinvolgimento a lungo termine, sul quale l’OLAF non ha molto controllo. Ciascun tipo di caso presenta quindi esigenze diverse in termini di risorse necessarie, probabile tempo dedicato all’indagine e importo previsto dei fondi che si potrebbero recuperare. |
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2.5.

L’OLAF indaga su una vasta serie di casi, che vanno da semplici casi interni nei quali sono coinvolti uno o due potenziali «trasgressori» sospettati di frode o di irregolarità finanziarie riguardanti, ad esempio, richieste di rimborso di spese mediche o altre indennità, fino a indagini esterne estremamente complesse, che comportano procedimenti in diverse giurisdizioni. D’altro lato, un numero crescente di casi complessi di controllo, coordinamento e assistenza, che non implicano attività puramente investigative dell’OLAF, richiedono spesso un coinvolgimento a lungo termine, sul quale l’OLAF non ha molto controllo. Ciascun tipo di caso presenta quindi esigenze diverse in termini di risorse necessarie, probabile tempo dedicato all’indagine e importo previsto dei fondi che si potrebbero recuperare.

| 2.6. | Le indagini svolte dalle direzioni A e B differiscono in funzione dei loro settori di competenza e, in particolare, se si tiene conto del fatto che tutte le indagini interne sono affidate alla direzione A (Unità A1 e A2) mentre i casi relativi a dogane e coordinamento sono trattati prevalentemente dalla direzione B. |
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2.6.

Le indagini svolte dalle direzioni A e B differiscono in funzione dei loro settori di competenza e, in particolare, se si tiene conto del fatto che tutte le indagini interne sono affidate alla direzione A (Unità A1 e A2) mentre i casi relativi a dogane e coordinamento sono trattati prevalentemente dalla direzione B.

| 2.7. | Il comitato di vigilanza vuole garantire che l’OLAF utilizzi al meglio le limitate risorse di cui dispone per condurre tutte le indagini avviate in maniera efficace ed efficiente e nel modo più economico possibile. Più in generale è stata espressa preoccupazione — anche all’esterno del comitato di vigilanza — per l’eccessiva durata di alcune indagini [il comitato di vigilanza aveva già rilevato (1) che nel dicembre 2008 oltre il 78 % delle indagini era ancora in corso nove mesi dopo l’avvio] e per il fatto che i risultati non presentano alcuna convenienza economica, soprattutto in termini di fondi recuperati, né dimostrano che le indagini sono state condotte in maniera efficiente. Il comitato di vigilanza ritiene che una pianificazione efficace delle indagini permetterebbe di concentrarsi maggiormente sugli obiettivi di queste, ridurne la durata ed evitare ripetute missioni. La presente analisi è stata realizzata per determinare se l’OLAF pianifichi le indagini, se tale pianificazione sia coerente nelle diverse direzioni e unità investigative e se le buone prassi vengano diffuse. |
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2.7.

Il comitato di vigilanza vuole garantire che l’OLAF utilizzi al meglio le limitate risorse di cui dispone per condurre tutte le indagini avviate in maniera efficace ed efficiente e nel modo più economico possibile. Più in generale è stata espressa preoccupazione — anche all’esterno del comitato di vigilanza — per l’eccessiva durata di alcune indagini [il comitato di vigilanza aveva già rilevato (1) che nel dicembre 2008 oltre il 78 % delle indagini era ancora in corso nove mesi dopo l’avvio] e per il fatto che i risultati non presentano alcuna convenienza economica, soprattutto in termini di fondi recuperati, né dimostrano che le indagini sono state condotte in maniera efficiente. Il comitato di vigilanza ritiene che una pianificazione efficace delle indagini permetterebbe di concentrarsi maggiormente sugli obiettivi di queste, ridurne la durata ed evitare ripetute missioni. La presente analisi è stata realizzata per determinare se l’OLAF pianifichi le indagini, se tale pianificazione sia coerente nelle diverse direzioni e unità investigative e se le buone prassi vengano diffuse.

| 2.8. | Una buona pianificazione consente agli investigatori di circoscrivere l’ambito delle indagini previste, fissare gli obiettivi da conseguire e determinare la presunta durata delle indagini. Al tempo stesso, per garantire che i quadri siano informati dei progressi compiuti nell’ambito di qualsiasi indagine e possano utilizzare in modo ottimale i loro investigatori, è essenziale che essi siano sempre al corrente delle attività in cui è impegnato ciascun membro della propria squadra e del momento in cui essi prevedono di portarle a temine, per poter affidare loro un altro incarico. Metodi adeguati di gestione dei casi all’interno dell’OLAF consentono ai quadri di seguirne l’evoluzione e forniscono agli investigatori orientamenti per lo svolgimento dell’indagine. |
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2.8.

Una buona pianificazione consente agli investigatori di circoscrivere l’ambito delle indagini previste, fissare gli obiettivi da conseguire e determinare la presunta durata delle indagini. Al tempo stesso, per garantire che i quadri siano informati dei progressi compiuti nell’ambito di qualsiasi indagine e possano utilizzare in modo ottimale i loro investigatori, è essenziale che essi siano sempre al corrente delle attività in cui è impegnato ciascun membro della propria squadra e del momento in cui essi prevedono di portarle a temine, per poter affidare loro un altro incarico. Metodi adeguati di gestione dei casi all’interno dell’OLAF consentono ai quadri di seguirne l’evoluzione e forniscono agli investigatori orientamenti per lo svolgimento dell’indagine.

| 2.9. | Gli obiettivi delle indagini devono tener conto altresì del probabile esito di ciascun caso. Ad esempio, per casi che verranno probabilmente trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali, gli obiettivi devono rispecchiare il parere legale di esperti nazionali della direzione C, e per i casi in cui è previsto il recupero di fondi, gli obiettivi dovrebbero tener conto del probabile importo da recuperare e degli elementi necessari a tal fine. Tali elementi aiuteranno il personale delle unità C2 e C3 incaricato dell’attività. |
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2.9.

Gli obiettivi delle indagini devono tener conto altresì del probabile esito di ciascun caso. Ad esempio, per casi che verranno probabilmente trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali, gli obiettivi devono rispecchiare il parere legale di esperti nazionali della direzione C, e per i casi in cui è previsto il recupero di fondi, gli obiettivi dovrebbero tener conto del probabile importo da recuperare e degli elementi necessari a tal fine. Tali elementi aiuteranno il personale delle unità C2 e C3 incaricato dell’attività.

| 2.10. | Nella sua relazione speciale n. 1/2005, la Corte dei conti ha dichiarato quanto segue.






  «77. | Per quanto riguarda i lavori preliminari (valutazioni), le analisi sono ancora rudimentali. Le unità di sostegno (magistrati, seguito, analisi operativa) hanno contribuito poco alla definizione degli obiettivi e all’elaborazione della strategia da seguire per ogni indagine. Il comitato esecutivo non ha insistito abbastanza sulla necessità di formulare chiaramente gli obiettivi delle indagini ed i risultati attesi (cfr. paragrafi 20 e 22).
  È necessario motivare meglio alcuni atti d’indagine, chiarire gli obiettivi che gli investigatori devono conseguire per ciascun caso e insistere affinché le decisioni proposte siano corroborate da piani di lavoro. Quanto al comitato esecutivo, sarebbe opportuno prevedere attività di formazione più circoscritte che riuniscano ogni volta i responsabili incaricati del trattamento di fascicoli simili (3). Tale approccio, riducendo la gravosità dell’analisi dei fascicoli per i partecipanti, favorirebbe un’analisi più approfondita dei progetti di decisione. Ciò permetterebbe inoltre di istituire un seguito generale sul complesso dei fascicoli in corso e di gestire le priorità. In caso di necessità, si potrebbero riunire tutte le formazioni del comitato esecutivo per trattare questioni di principio riguardanti tutti i servizi. |
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2.10.

Nella sua relazione speciale n. 1/2005, la Corte dei conti ha dichiarato quanto segue.

«77.

Per quanto riguarda i lavori preliminari (valutazioni), le analisi sono ancora rudimentali. Le unità di sostegno (magistrati, seguito, analisi operativa) hanno contribuito poco alla definizione degli obiettivi e all’elaborazione della strategia da seguire per ogni indagine. Il comitato esecutivo non ha insistito abbastanza sulla necessità di formulare chiaramente gli obiettivi delle indagini ed i risultati attesi (cfr. paragrafi 20 e 22).

È necessario motivare meglio alcuni atti d’indagine, chiarire gli obiettivi che gli investigatori devono conseguire per ciascun caso e insistere affinché le decisioni proposte siano corroborate da piani di lavoro. Quanto al comitato esecutivo, sarebbe opportuno prevedere attività di formazione più circoscritte che riuniscano ogni volta i responsabili incaricati del trattamento di fascicoli simili (3). Tale approccio, riducendo la gravosità dell’analisi dei fascicoli per i partecipanti, favorirebbe un’analisi più approfondita dei progetti di decisione. Ciò permetterebbe inoltre di istituire un seguito generale sul complesso dei fascicoli in corso e di gestire le priorità. In caso di necessità, si potrebbero riunire tutte le formazioni del comitato esecutivo per trattare questioni di principio riguardanti tutti i servizi.

| 78. | La supervisione delle indagini dell’Ufficio da parte dei responsabili si è rivelata complessivamente carente (cfr. paragrafi 28, 35 e 36). La durata delle indagini non è sotto controllo (cfr. paragrafo 24).
  I capi unità devono accertarsi del rispetto delle priorità e devono conoscere e controllare al tempo stesso l’effettivo carico di lavoro degli investigatori. Nel corso dell’indagine, la ricerca di elementi probatori deve essere anteposta alla semplice raccolta di informazioni già disponibili. In tale ottica, l’Ufficio deve utilizzare meglio i mezzi di cui dispone (audizione di testimoni, missioni sul posto e raccolta di documenti, analisi operative, ecc.).» |
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78.

La supervisione delle indagini dell’Ufficio da parte dei responsabili si è rivelata complessivamente carente (cfr. paragrafi 28, 35 e 36). La durata delle indagini non è sotto controllo (cfr. paragrafo 24).

I capi unità devono accertarsi del rispetto delle priorità e devono conoscere e controllare al tempo stesso l’effettivo carico di lavoro degli investigatori. Nel corso dell’indagine, la ricerca di elementi probatori deve essere anteposta alla semplice raccolta di informazioni già disponibili. In tale ottica, l’Ufficio deve utilizzare meglio i mezzi di cui dispone (audizione di testimoni, missioni sul posto e raccolta di documenti, analisi operative, ecc.).»

| 2.11. | Il comitato di vigilanza ha accennato alla necessità di pianificare le indagini nel suo parere n. 2/2009 riguardante le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi: | L’elemento fondamentale per realizzare indagini puntuali e riuscite è una buona pianificazione investigativa. |
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2.11.

Il comitato di vigilanza ha accennato alla necessità di pianificare le indagini nel suo parere n. 2/2009 riguardante le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi:

L’elemento fondamentale per realizzare indagini puntuali e riuscite è una buona pianificazione investigativa.

| | All’inizio di ogni singola indagine la squadra investigativa dovrebbe elaborare un piano investigativo dettagliato e sufficientemente approfondito da consentire di prevedere una data per la decisione definitiva. L’indicazione dei «tempi previsti per la chiusura» non è solo un obbligo giuridico dell’OLAF nei confronti del comitato di vigilanza, ma anche uno strumento essenziale per gestire le indagini ed evitare le ripercussioni negative di una loro durata eccessiva. |
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All’inizio di ogni singola indagine la squadra investigativa dovrebbe elaborare un piano investigativo dettagliato e sufficientemente approfondito da consentire di prevedere una data per la decisione definitiva. L’indicazione dei «tempi previsti per la chiusura» non è solo un obbligo giuridico dell’OLAF nei confronti del comitato di vigilanza, ma anche uno strumento essenziale per gestire le indagini ed evitare le ripercussioni negative di una loro durata eccessiva.

| | Questo piano dovrebbe riguardare tutte le fasi investigative previste ed essere associato a un calendario preliminare per ciascuna fase. Tale pianificazione dovrebbe avvenire per iscritto ed essere sistematicamente acclusa al fascicolo, agevolandone la revisione e la consultazione nel caso di richieste di rinvio o di altri tipi di ritardi. |
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Questo piano dovrebbe riguardare tutte le fasi investigative previste ed essere associato a un calendario preliminare per ciascuna fase. Tale pianificazione dovrebbe avvenire per iscritto ed essere sistematicamente acclusa al fascicolo, agevolandone la revisione e la consultazione nel caso di richieste di rinvio o di altri tipi di ritardi.

| | La dirigenza, a livello di unità, dovrebbe esaminare i piani investigativi con regolarità per seguire e, laddove opportuno, guidare l’evoluzione dei casi. |
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La dirigenza, a livello di unità, dovrebbe esaminare i piani investigativi con regolarità per seguire e, laddove opportuno, guidare l’evoluzione dei casi.

Analogamente, nelle raccomandazioni formulate nell’ultima relazione di attività (2008-2009) del comitato di vigilanza figura quanto segue.

Il Comitato ha rilevato un livello di sorveglianza e controllo inadeguato nella gestione quotidiana delle indagini, problema che l’OLAF dovrebbe affrontare. Il Comitato raccomanda la predisposizione di piani investigativi dettagliati per ciascuna indagine avviata, la cui durata e il cui termine siano stati concordati e fissati per ciascuna fase del ciclo investigativo. Tali piani dovrebbero prevedere attività di valutazione e follow-up e un sistema di valutazione dei risultati, basato su indicatori chiave di rendimento.

3.   Prassi corrente

| 3.1. | Il manuale delle procedure operative dell’OLAF fornisce all’investigatore orientamenti in merito alla di un piano di lavoro iniziale di un caso. | 3.2.2.2, punto 7)
  Proposte sul piano di lavoro iniziale



  Questa sezione dovrebbe descrivere la portata e le principali fasi dell’indagine nella misura in cui possano essere previste in questo stadio della procedura. Dovrebbero essere compresi i seguenti elementi, volti ad informare il consiglio in merito ai principali aspetti dell’indagine:







  — | dati, informazioni e documenti da ottenere, |
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3.1.

Il manuale delle procedure operative dell’OLAF fornisce all’investigatore orientamenti in merito alla di un piano di lavoro iniziale di un caso.

3.2.2.2, punto 7)
  Proposte sul piano di lavoro iniziale

Questa sezione dovrebbe descrivere la portata e le principali fasi dell’indagine nella misura in cui possano essere previste in questo stadio della procedura. Dovrebbero essere compresi i seguenti elementi, volti ad informare il consiglio in merito ai principali aspetti dell’indagine:

—

dati, informazioni e documenti da ottenere,

| — | altre informazioni da ottenere e fonte di provenienza, |
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—

altre informazioni da ottenere e fonte di provenienza,

| — | attività investigative da avviare, |
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—

attività investigative da avviare,

| — | indicazione di costi e benefici delle azioni previste. |
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—

indicazione di costi e benefici delle azioni previste.

Il responsabile del caso, unitamente al funzionario competente in materia di intelligence, dovrebbe pianificare e individuare la portata dei requisiti in materia di intelligence e informatica forense, nonché tecnici, previsti per la fase d’indagine dei casi trattati ....

| | 3.2.2.2, punto 9)
  Revisione del piano di lavoro iniziale



  Ogni revisione del piano di lavoro va documentata ... |
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3.2.2.2, punto 9)
  Revisione del piano di lavoro iniziale

Ogni revisione del piano di lavoro va documentata ...

3.3.6.4   
  Trasmissione di informazioni al comitato di vigilanza dell’OLAF ....

2)   
  Informazioni obbligatorie da trasmettere al comitato di vigilanza

a)   
  Relazione sulle indagini in corso da oltre nove mesi

L’articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999 prevede che nei casi in cui un’indagine sia in corso da più di nove mesi il direttore generale informi il comitato di vigilanza delle ragioni che non permettono ancora di concludere l’indagine e del prevedibile periodo di tempo necessario per concluderla. Questa relazione viene utilizzata anche come strumento di controllo e, all’occorrenza, fa riferimento a (nostra sottolineatura) riguardante ciascuna fase dell’indagine prevista e, quando possibile, un calendario per ogni fase. Le attività svolte all’esterno dovrebbero essere chiaramente indicate nella relazione ...

| 3.2. | Il manuale non contiene altri riferimenti a un piano di lavoro e ancor meno a un piano d’indagine completo da utilizzare in una fase successiva, dopo l’avvio dell’indagine. Scopo del piano di lavoro iniziale elaborato nel corso della fase di valutazione, è mostrare al consiglio che l’investigatore incaricato della valutazione ha già riflettuto su come avviare l’indagine. Di norma, ciò comporterebbe i compiti più ovvi indicati da un’analisi dei fatti effettuata nel quadro della valutazione. |
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3.2.

Il manuale non contiene altri riferimenti a un piano di lavoro e ancor meno a un piano d’indagine completo da utilizzare in una fase successiva, dopo l’avvio dell’indagine. Scopo del piano di lavoro iniziale elaborato nel corso della fase di valutazione, è mostrare al consiglio che l’investigatore incaricato della valutazione ha già riflettuto su come avviare l’indagine. Di norma, ciò comporterebbe i compiti più ovvi indicati da un’analisi dei fatti effettuata nel quadro della valutazione.

| 3.3. | Da un esame dei fascicoli (punto 1.2), il comitato di vigilanza rileva che sistematicamente i piani di lavoro iniziali non comprendono tutti gli elementi raccomandati al punto 3.2.2.2, punto 7, del manuale, e talvolta non ne contengono quasi nessuno. |
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3.3.

Da un esame dei fascicoli (punto 1.2), il comitato di vigilanza rileva che sistematicamente i piani di lavoro iniziali non comprendono tutti gli elementi raccomandati al punto 3.2.2.2, punto 7, del manuale, e talvolta non ne contengono quasi nessuno.

| 3.4. | Quando il caso è aperto, il comitato di vigilanza si aspetterebbe che gli investigatori competenti elaborassero, previa consultazione dei rispettivi capi unità, un piano d’indagine completo che illustrasse tutti gli elementi di cui ai punti 2.4, 6.8 e 6.9. |
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3.4.

Quando il caso è aperto, il comitato di vigilanza si aspetterebbe che gli investigatori competenti elaborassero, previa consultazione dei rispettivi capi unità, un piano d’indagine completo che illustrasse tutti gli elementi di cui ai punti 2.4, 6.8 e 6.9.

| 3.5. | Durante l’elaborazione del presente parere, sono stati consultati i direttori delle direzioni A e B, unitamente ai capi unità (A1, A2 e A4, B2 e B3) delle stesse, per poter attingere alla loro esperienza in materia di elaborazione di piani di lavoro iniziali e di piani di indagine. Non sono stati rilevati prassi comuni o orientamenti scritti (ad eccezione del riferimento al manuale di cui sopra) a livello di unità investigative e ancor meno tra le due direzioni investigative. |
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3.5.

Durante l’elaborazione del presente parere, sono stati consultati i direttori delle direzioni A e B, unitamente ai capi unità (A1, A2 e A4, B2 e B3) delle stesse, per poter attingere alla loro esperienza in materia di elaborazione di piani di lavoro iniziali e di piani di indagine. Non sono stati rilevati prassi comuni o orientamenti scritti (ad eccezione del riferimento al manuale di cui sopra) a livello di unità investigative e ancor meno tra le due direzioni investigative.

| 3.6. | Laddove si sono riscontrate buone prassi, come la tenuta di tabelle chiare di gestione del tempo da parte di alcuni capi unità (soprattutto nella direzione B), nonché l’elaborazione e il riesame periodico di relazioni trimestrali sui casi, sempre nella direzione B, esse non sono state adottate sistematicamente nella direzione A. |
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3.6.

Laddove si sono riscontrate buone prassi, come la tenuta di tabelle chiare di gestione del tempo da parte di alcuni capi unità (soprattutto nella direzione B), nonché l’elaborazione e il riesame periodico di relazioni trimestrali sui casi, sempre nella direzione B, esse non sono state adottate sistematicamente nella direzione A.

| 3.7. | Nel complesso, non ci si è adoperati — o non abbastanza — per comunicare e diffondere le buone prassi in entrambe le direzioni e garantirne l’adozione. |
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3.7.

Nel complesso, non ci si è adoperati — o non abbastanza — per comunicare e diffondere le buone prassi in entrambe le direzioni e garantirne l’adozione.

| 3.8. | Il sistema di gestione del tempo (Time Management System — TMS) risulta poco o affatto utilizzato. La riluttanza nei confronti del suo impiego deriva dal preconcetto che i dati prodotti nel TMS siano «storici» (il sistema registra cioè avvenimenti passati) e non vengano considerati utili per la gestione dei casi. |
| --- | --- |

3.8.

Il sistema di gestione del tempo (Time Management System — TMS) risulta poco o affatto utilizzato. La riluttanza nei confronti del suo impiego deriva dal preconcetto che i dati prodotti nel TMS siano «storici» (il sistema registra cioè avvenimenti passati) e non vengano considerati utili per la gestione dei casi.

| 3.9. | Sono stati esaminati numerosi esempi a livello internazionale di buone prassi nella stesura e nell’impiego di piani d’indagine [ad esempio presso l’ONU, il Serious Fraud Office (l’ufficio britannico per le grandi frodi finanziarie), il dipartimento criminalità economica della polizia della città di Londra ed altri]. |
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3.9.

Sono stati esaminati numerosi esempi a livello internazionale di buone prassi nella stesura e nell’impiego di piani d’indagine [ad esempio presso l’ONU, il Serious Fraud Office (l’ufficio britannico per le grandi frodi finanziarie), il dipartimento criminalità economica della polizia della città di Londra ed altri].

4.   Pareri dei capi unità

| 4.1. | Dalle consultazioni con i capi unità delle direzioni A e B, risulta che i capi unità della direzione B (in particolare quelli delle unità B2 e B3) esercitano chiaramente un rigido controllo sui movimenti dei loro investigatori e sui compiti loro assegnati e sono stati in grado di individuare immediatamente chi era disponibile e poteva essere assegnato ad altre attività e chi era completamente impegnato in un determinato caso per un periodo di tempo prevedibile. Tale situazione è stata confermata dalle relazioni trimestrali sui casi in corso che ogni investigatore deve redigere e discutere col rispettivo capo unità della direzione B. Dette relazioni comprendono una breve descrizione dello «stato attuale» dell’indagine, delle azioni avviate nel precedente trimestre e delle azioni previste per il trimestre successivo, nonché una previsione aggiornata della data di conclusione dell’indagine. |
| --- | --- |

4.1.

Dalle consultazioni con i capi unità delle direzioni A e B, risulta che i capi unità della direzione B (in particolare quelli delle unità B2 e B3) esercitano chiaramente un rigido controllo sui movimenti dei loro investigatori e sui compiti loro assegnati e sono stati in grado di individuare immediatamente chi era disponibile e poteva essere assegnato ad altre attività e chi era completamente impegnato in un determinato caso per un periodo di tempo prevedibile. Tale situazione è stata confermata dalle relazioni trimestrali sui casi in corso che ogni investigatore deve redigere e discutere col rispettivo capo unità della direzione B. Dette relazioni comprendono una breve descrizione dello «stato attuale» dell’indagine, delle azioni avviate nel precedente trimestre e delle azioni previste per il trimestre successivo, nonché una previsione aggiornata della data di conclusione dell’indagine.

| 4.2. | Nella direzione A, invece, il comitato di vigilanza ha riscontrato, sulla base dell’esame di fascicoli di casi precedenti, scarse prove scritte di un’effettiva pianificazione delle indagini in passato. |
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4.2.

Nella direzione A, invece, il comitato di vigilanza ha riscontrato, sulla base dell’esame di fascicoli di casi precedenti, scarse prove scritte di un’effettiva pianificazione delle indagini in passato.

| 4.3. | Il direttore della direzione A ha pubblicato di recente (giugno 2010) una nota rivolta al suo personale (la «raccomandazione 13»), che affronta la necessità di procedere a un miglioramento significativo della pianificazione e del calendario delle indagini per i casi di competenza di tale direzione. Questa raccomandazione precisa che tutte le relazioni di valutazione che propongono l’avvio di un’indagine interna o esterna devono contenere un piano di lavoro dettagliato, coerente e completo ... descrivere ogni attività specifica e illustrarne i risultati attesi. Essa aggiunge che una volta che il caso è stato aperto, bisogna che il piano di lavoro, quale adottato dal consiglio, sia sviluppato secondo un calendario per ciascuna delle attività specifiche d’indagine, che sarà firmato dall’investigatore responsabile del caso, dal capo unità e da rappresentanti di altre unità, se interessati. |
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4.3.

Il direttore della direzione A ha pubblicato di recente (giugno 2010) una nota rivolta al suo personale (la «raccomandazione 13»), che affronta la necessità di procedere a un miglioramento significativo della pianificazione e del calendario delle indagini per i casi di competenza di tale direzione. Questa raccomandazione precisa che tutte le relazioni di valutazione che propongono l’avvio di un’indagine interna o esterna devono contenere un piano di lavoro dettagliato, coerente e completo ... descrivere ogni attività specifica e illustrarne i risultati attesi. Essa aggiunge che una volta che il caso è stato aperto, bisogna che il piano di lavoro, quale adottato dal consiglio, sia sviluppato secondo un calendario per ciascuna delle attività specifiche d’indagine, che sarà firmato dall’investigatore responsabile del caso, dal capo unità e da rappresentanti di altre unità, se interessati.

| 4.4. | La raccomandazione affronta altresì la necessità di effettuare un’analisi costi-benefici qualora siano previste missioni al di fuori dell’UE e suggerisce che le missioni siano limitate alle strette necessità dell’indagine e che siano evitate missioni ripetute [a meno che] emergano effettivamente nuovi elementi che inducono l’OLAF a ripetere la stessa missione. |
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4.4.

La raccomandazione affronta altresì la necessità di effettuare un’analisi costi-benefici qualora siano previste missioni al di fuori dell’UE e suggerisce che le missioni siano limitate alle strette necessità dell’indagine e che siano evitate missioni ripetute [a meno che] emergano effettivamente nuovi elementi che inducono l’OLAF a ripetere la stessa missione.

5.   Analisi dei fascicoli

| 5.1. | 40 casi delle direzioni A e B sono stati selezionati casualmente per essere esaminati. L’analisi ha rivelato che, con un’eccezione (si veda il punto 5.7), in nessuna delle direzioni era stato elaborato un piano d’indagine formale per tali casi. Tutti – o quasi – i fascicoli (si veda l’allegato) contenevano proposte su un piano di lavoro iniziale, conformemente al punto 3.2.2.2, punti 7 e 9 del manuale (si veda il punto 3.1). Anche in questo caso, tuttavia, non si è fatto molto per fornire gran parte, o in alcuni casi, alcuna, delle informazioni previste nel manuale. Diversi casi (si veda l’allegato) consistevano unicamente in brevi e vaghe «proposte», quali:






  — | avviare un’indagine interna, |
| --- | --- | --- |

5.1.

40 casi delle direzioni A e B sono stati selezionati casualmente per essere esaminati. L’analisi ha rivelato che, con un’eccezione (si veda il punto 5.7), in nessuna delle direzioni era stato elaborato un piano d’indagine formale per tali casi. Tutti – o quasi – i fascicoli (si veda l’allegato) contenevano proposte su un piano di lavoro iniziale, conformemente al punto 3.2.2.2, punti 7 e 9 del manuale (si veda il punto 3.1). Anche in questo caso, tuttavia, non si è fatto molto per fornire gran parte, o in alcuni casi, alcuna, delle informazioni previste nel manuale. Diversi casi (si veda l’allegato) consistevano unicamente in brevi e vaghe «proposte», quali:

—

avviare un’indagine interna,

| — | ascoltare (il sospetto) quale parte interessata. Si valuterà successivamente se siano giustificate altre misure d’indagine, e quali (caso 5 dell’allegato). |
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—

ascoltare (il sospetto) quale parte interessata. Si valuterà successivamente se siano giustificate altre misure d’indagine, e quali (caso 5 dell’allegato).

| 5.2. | La maggior parte delle proposte relative al piano di lavoro iniziale riporta semplicemente «ascoltare X, ascoltare Y», senza indicare quali prove si vogliano ottenere da tali testimoni o quale sia lo scopo dell’audizione. In alcuni casi (si vedano i casi n. 11, 23, 24, 25 e 26 dell’allegato), il valutatore ha inserito le parole «al fine di stabilire ...», ma si tratta di un’eccezione, non della regola. |
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5.2.

La maggior parte delle proposte relative al piano di lavoro iniziale riporta semplicemente «ascoltare X, ascoltare Y», senza indicare quali prove si vogliano ottenere da tali testimoni o quale sia lo scopo dell’audizione. In alcuni casi (si vedano i casi n. 11, 23, 24, 25 e 26 dell’allegato), il valutatore ha inserito le parole «al fine di stabilire ...», ma si tratta di un’eccezione, non della regola.

| 5.3. | I fascicoli indicavano raramente le date del previsto completamento delle indagini o i tempi d’esecuzione delle stesse; quando disponibili, tali informazioni risultavano arbitrarie e irrealistiche. In un caso (si veda il caso n. 9 dell’allegato), ad esempio, era fornita una stima di «due investigatori/10 giorni/uomo», senza alcuna spiegazione; in realtà, ci sono voluti 10 mesi per concludere il lavoro. La prassi di inserire una stima del tempo necessario per l’esecuzione del lavoro nelle valutazioni iniziali dei casi è stata ormai in gran parte abbandonata. |
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5.3.

I fascicoli indicavano raramente le date del previsto completamento delle indagini o i tempi d’esecuzione delle stesse; quando disponibili, tali informazioni risultavano arbitrarie e irrealistiche. In un caso (si veda il caso n. 9 dell’allegato), ad esempio, era fornita una stima di «due investigatori/10 giorni/uomo», senza alcuna spiegazione; in realtà, ci sono voluti 10 mesi per concludere il lavoro. La prassi di inserire una stima del tempo necessario per l’esecuzione del lavoro nelle valutazioni iniziali dei casi è stata ormai in gran parte abbandonata.

| 5.4. | Vale la pena sottolineare la mancanza di elementi di prova relativi al modo in cui vengono trattati i piani di lavoro iniziali. I fascicoli non contenevano alcuna osservazione o commento della gerarchia o del consiglio. Ciò dimostra che il piano di lavoro iniziale non serve lo scopo fissato, che consiste nell’orientare l’adozione di decisioni da parte della direzione. Si osservi che, come detto in precedenza, le proposte sul piano di lavoro iniziale contenute nel manuale intendono orientare il consiglio al momento della valutazione dell’eventuale avvio di un’indagine dell’OLAF e non il corso dell’intera indagine. |
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5.4.

Vale la pena sottolineare la mancanza di elementi di prova relativi al modo in cui vengono trattati i piani di lavoro iniziali. I fascicoli non contenevano alcuna osservazione o commento della gerarchia o del consiglio. Ciò dimostra che il piano di lavoro iniziale non serve lo scopo fissato, che consiste nell’orientare l’adozione di decisioni da parte della direzione. Si osservi che, come detto in precedenza, le proposte sul piano di lavoro iniziale contenute nel manuale intendono orientare il consiglio al momento della valutazione dell’eventuale avvio di un’indagine dell’OLAF e non il corso dell’intera indagine.

| 5.5. | Una volta che un caso è stato accolto dal consiglio, non risultano dai fascicoli altri tentativi di pianificare il corso dell’indagine. |
| --- | --- |

5.5.

Una volta che un caso è stato accolto dal consiglio, non risultano dai fascicoli altri tentativi di pianificare il corso dell’indagine.

| 5.6. | Quando i fascicoli riguardavano casi di controllo, assistenza o coordinamento, come avviene spesso nella direzione B e talvolta nella direzione A, risulta evidente che i criteri stabiliti al punto 3.2.2.2, punti 7 e 9, del manuale per la compilazione del modulo di valutazione delle informazioni iniziali non sono adeguati e che il loro mancato rispetto in tali casi non viene criticato. |
| --- | --- |

5.6.

Quando i fascicoli riguardavano casi di controllo, assistenza o coordinamento, come avviene spesso nella direzione B e talvolta nella direzione A, risulta evidente che i criteri stabiliti al punto 3.2.2.2, punti 7 e 9, del manuale per la compilazione del modulo di valutazione delle informazioni iniziali non sono adeguati e che il loro mancato rispetto in tali casi non viene criticato.

| 5.7. | Va segnalato che il comitato di vigilanza non ha trovato alcun piano d’indagine formale elaborato dopo l’apertura dei casi, tanto presso le direzione A quanto presso la direzione B. Presso quest’ultima, tuttavia, vengono elaborate ogni tre mesi relazioni di aggiornamento sui casi per comunicare al capo unità i progressi compiuti in ciascuna indagine. |
| --- | --- |

5.7.

Va segnalato che il comitato di vigilanza non ha trovato alcun piano d’indagine formale elaborato dopo l’apertura dei casi, tanto presso le direzione A quanto presso la direzione B. Presso quest’ultima, tuttavia, vengono elaborate ogni tre mesi relazioni di aggiornamento sui casi per comunicare al capo unità i progressi compiuti in ciascuna indagine.

| 5.8. | L’unica eccezione riguardante la presenza di un modello di piano d’indagine nel fascicolo consiste nel caso 41 dell’allegato. Tale caso potrebbe servire da modello per altri fascicoli: contiene una descrizione dettagliata delle asserzioni formulate, precisa l’obiettivo dell’indagine, fornisce indicazioni realistiche dei tempi di attuazione e comprende un piano di lavoro iniziale costruttivo che descrive in dettaglio le attività investigative da avviare. Tale piano di lavoro è stato opportunamente aggiornato nel corso dello svolgimento dell’indagine, con annotazioni relative alle attività portate a termine e a quelle non ancora eseguite e con l’aggiunta di nuovi compiti. Pur essendo intitolato «piano di lavoro», il documento è in realtà un piano d’indagine completo, del tutto conforme a quello che il comitato di vigilanza vorrebbe fosse inserito in ciascun caso. |
| --- | --- |

5.8.

L’unica eccezione riguardante la presenza di un modello di piano d’indagine nel fascicolo consiste nel caso 41 dell’allegato. Tale caso potrebbe servire da modello per altri fascicoli: contiene una descrizione dettagliata delle asserzioni formulate, precisa l’obiettivo dell’indagine, fornisce indicazioni realistiche dei tempi di attuazione e comprende un piano di lavoro iniziale costruttivo che descrive in dettaglio le attività investigative da avviare. Tale piano di lavoro è stato opportunamente aggiornato nel corso dello svolgimento dell’indagine, con annotazioni relative alle attività portate a termine e a quelle non ancora eseguite e con l’aggiunta di nuovi compiti. Pur essendo intitolato «piano di lavoro», il documento è in realtà un piano d’indagine completo, del tutto conforme a quello che il comitato di vigilanza vorrebbe fosse inserito in ciascun caso.

| 5.9. | È opportuno evidenziare che il fatto che il comitato di vigilanza non sia riuscito a trovare alcun piano d’indagine documentato, ad eccezione di quello di cui al punto 5.7, non significa che in tutti gli altri casi l’indagine non sia stata svolta con rigore e precisione: in molti casi, infatti, è chiaro che l’indagine è stata ben condotta e ha fornito risultati. Il comitato di vigilanza pensa tuttavia che una pianificazione attiva all’inizio di ciascuna indagine, unitamente all’aggiornamento dei piani di lavoro nel corso dell’indagine stessa, gioverebbe alla sua tempestività e alle sue finalità. |
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5.9.

È opportuno evidenziare che il fatto che il comitato di vigilanza non sia riuscito a trovare alcun piano d’indagine documentato, ad eccezione di quello di cui al punto 5.7, non significa che in tutti gli altri casi l’indagine non sia stata svolta con rigore e precisione: in molti casi, infatti, è chiaro che l’indagine è stata ben condotta e ha fornito risultati. Il comitato di vigilanza pensa tuttavia che una pianificazione attiva all’inizio di ciascuna indagine, unitamente all’aggiornamento dei piani di lavoro nel corso dell’indagine stessa, gioverebbe alla sua tempestività e alle sue finalità.

| 5.10. | Il comitato di vigilanza osserva che la maggior parte delle preoccupazioni espresse nella presente opinione sarà dissipata se verrà adottato e attuato in tutti i servizi dell’OLAF il protocollo descritto nella «raccomandazione 13» rivolta alle unità della direzione A, di cui ai punti 4.3 e 4.4. Se tale misura risultasse utile nella pratica, come presume il comitato di vigilanza, essa dovrebbe venire inserita nel manuale quale procedura obbligatoria. Tale compito spetta al direttore generale. |
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5.10.

Il comitato di vigilanza osserva che la maggior parte delle preoccupazioni espresse nella presente opinione sarà dissipata se verrà adottato e attuato in tutti i servizi dell’OLAF il protocollo descritto nella «raccomandazione 13» rivolta alle unità della direzione A, di cui ai punti 4.3 e 4.4. Se tale misura risultasse utile nella pratica, come presume il comitato di vigilanza, essa dovrebbe venire inserita nel manuale quale procedura obbligatoria. Tale compito spetta al direttore generale.

6.   Raccomandazioni

| 6.1. | Il comitato di vigilanza raccomanda l’adozione nelle direzioni operative di un’impostazione coerente, se non uniforme, in materia di pianificazione strategica dei casi. |
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6.1.

Il comitato di vigilanza raccomanda l’adozione nelle direzioni operative di un’impostazione coerente, se non uniforme, in materia di pianificazione strategica dei casi.

| 6.2. | Il comitato di vigilanza raccomanda che l’OLAF verifichi quali informazioni gli servano per procedere a una valutazione iniziale di un caso, onde consentire al consiglio di decidere con cognizione di causa se un caso debba essere accolto o meno, e ciò dovrebbe figurare nel modulo. Allo stato attuale, la compilazione del modulo è affidata al giudizio del singolo valutatore e capo unità e soddisfa poco, o affatto, i criteri stabiliti nel manuale, soprattutto poiché tale strumento non viene effettivamente utilizzato dal consiglio. |
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6.2.

Il comitato di vigilanza raccomanda che l’OLAF verifichi quali informazioni gli servano per procedere a una valutazione iniziale di un caso, onde consentire al consiglio di decidere con cognizione di causa se un caso debba essere accolto o meno, e ciò dovrebbe figurare nel modulo. Allo stato attuale, la compilazione del modulo è affidata al giudizio del singolo valutatore e capo unità e soddisfa poco, o affatto, i criteri stabiliti nel manuale, soprattutto poiché tale strumento non viene effettivamente utilizzato dal consiglio.

| 6.3. | Il comitato di vigilanza raccomanda che il consiglio proceda a un esame più attento e minuzioso del piano di lavoro iniziale e formuli proposte costruttive che possano dimostrarsi utili in una fase successiva dell’indagine. |
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6.3.

Il comitato di vigilanza raccomanda che il consiglio proceda a un esame più attento e minuzioso del piano di lavoro iniziale e formuli proposte costruttive che possano dimostrarsi utili in una fase successiva dell’indagine.

| 6.4. | Nel complesso, l’OLAF dovrebbe valutare la possibilità di adottare un’impostazione strutturata in due fasi per la pianificazione delle indagini: una fase di valutazione iniziale e un piano molto più dettagliato dopo l’apertura del caso. |
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6.4.

Nel complesso, l’OLAF dovrebbe valutare la possibilità di adottare un’impostazione strutturata in due fasi per la pianificazione delle indagini: una fase di valutazione iniziale e un piano molto più dettagliato dopo l’apertura del caso.

| 6.5. | Il comitato di vigilanza raccomanda che l’OLAF stabilisca un modello di piano d’indagine e, benché tutte le indagini siano diverse, ciascun piano d’indagine dovrebbe contenere abbastanza elementi comuni. Tali elementi saranno diversi nella fase di valutazione e nella fase in cui il caso viene investigato. Nella fase di valutazione si potrebbero prendere in considerazione gli elementi seguenti.






  i) | Obiettivi e portata dell’indagine:






  — | Su quale presunta frode/irregolarità occorre indagare? |
| --- | --- | --- | --- |

6.5.

Il comitato di vigilanza raccomanda che l’OLAF stabilisca un modello di piano d’indagine e, benché tutte le indagini siano diverse, ciascun piano d’indagine dovrebbe contenere abbastanza elementi comuni. Tali elementi saranno diversi nella fase di valutazione e nella fase in cui il caso viene investigato. Nella fase di valutazione si potrebbero prendere in considerazione gli elementi seguenti.

i)

Obiettivi e portata dell’indagine:

—

Su quale presunta frode/irregolarità occorre indagare?

| — | Si tratterà di un procedimento penale, disciplinare o amministrativo? |
| --- | --- |

—

Si tratterà di un procedimento penale, disciplinare o amministrativo?

| — | Quale tipo di prove occorrerà raccogliere per suffragare e/o respingere le informazioni? |
| --- | --- |

—

Quale tipo di prove occorrerà raccogliere per suffragare e/o respingere le informazioni?

| — | Dov’è probabile trovare le prove? |
| --- | --- |

—

Dov’è probabile trovare le prove?

| ii) | Importo in causa e ritenuto recuperabile e necessarie prove documentarie giustificative (ed eventuali limitazioni). |
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ii)

Importo in causa e ritenuto recuperabile e necessarie prove documentarie giustificative (ed eventuali limitazioni).

| iii) | Probabile numero di investigatori, funzionari competenti in materia di intelligence e consulenti legali cui affidare l’indagine. |
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iii)

Probabile numero di investigatori, funzionari competenti in materia di intelligence e consulenti legali cui affidare l’indagine.

| iv) | Probabili tempi di attuazione dell’indagine, tenendo conto del fatto che se è probabile che un caso venga trasmesso alle autorità giudiziarie nazionali, la normativa nazionale potrebbe prevedere termini tali da comportare la prescrizione di un procedimento giudiziario per decadenza dei termini. |
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iv)

Probabili tempi di attuazione dell’indagine, tenendo conto del fatto che se è probabile che un caso venga trasmesso alle autorità giudiziarie nazionali, la normativa nazionale potrebbe prevedere termini tali da comportare la prescrizione di un procedimento giudiziario per decadenza dei termini.

| 6.6. | Il comitato di vigilanza raccomanda di procedere a un riesame del piano d’indagine dopo che il consiglio ha deciso di aprire il caso. Il piano d’indagine dovrebbe prevedere compiti e tempi d’attuazione ben più prescrittivi e dettagliati per ciascuna fase dell’indagine, unitamente a stime probabili dei costi, e proporre attività da realizzare in ciascuna fase di un’indagine. |
| --- | --- |

6.6.

Il comitato di vigilanza raccomanda di procedere a un riesame del piano d’indagine dopo che il consiglio ha deciso di aprire il caso. Il piano d’indagine dovrebbe prevedere compiti e tempi d’attuazione ben più prescrittivi e dettagliati per ciascuna fase dell’indagine, unitamente a stime probabili dei costi, e proporre attività da realizzare in ciascuna fase di un’indagine.

| 6.7. | Se si devono prevedere missioni, occorre procedere durante la fase di pianificazione a un attento esame che permetta di ottimizzare l’impiego dei fondi dell’Unione. Inoltre, il piano d’indagine dev’essere elaborato tenendo presenti i casi da privilegiare e le risorse disponibili. |
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6.7.

Se si devono prevedere missioni, occorre procedere durante la fase di pianificazione a un attento esame che permetta di ottimizzare l’impiego dei fondi dell’Unione. Inoltre, il piano d’indagine dev’essere elaborato tenendo presenti i casi da privilegiare e le risorse disponibili.

| 6.8. | È opportuno sottolineare che il piano d’indagine è un documento dinamico, che va periodicamente riesaminato e aggiornato per tener conto dell’evoluzione dell’indagine. Il piano dovrà permettere all’investigatore, al capo unità e al direttore di valutare immediatamente se l’indagine proceda bene o incontri difficoltà. Un buon piano d’indagine permette a ciascun capo unità di verificare subito quanto segue:






  — | a che punto è l’indagine, |
| --- | --- | --- |

6.8.

È opportuno sottolineare che il piano d’indagine è un documento dinamico, che va periodicamente riesaminato e aggiornato per tener conto dell’evoluzione dell’indagine. Il piano dovrà permettere all’investigatore, al capo unità e al direttore di valutare immediatamente se l’indagine proceda bene o incontri difficoltà. Un buon piano d’indagine permette a ciascun capo unità di verificare subito quanto segue:

—

a che punto è l’indagine,

| — | se i termini sono rispettati, |
| --- | --- |

—

se i termini sono rispettati,

| — | se occorra modificare i termini in caso di nuove priorità, |
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—

se occorra modificare i termini in caso di nuove priorità,

| — | se ciascun investigatore abbia eseguito i compiti previsti, |
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—

se ciascun investigatore abbia eseguito i compiti previsti,

| — | se ciascun investigatore abbia attività previste per le settimane successive. |
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—

se ciascun investigatore abbia attività previste per le settimane successive.

| 6.9. | Il comitato di vigilanza spera di valutare, prima del termine del suo mandato, se e in quale misura l’OLAF abbia seguito queste raccomandazioni sulla pianificazione delle indagini. |
| --- | --- |

6.9.

Il comitato di vigilanza spera di valutare, prima del termine del suo mandato, se e in quale misura l’OLAF abbia seguito queste raccomandazioni sulla pianificazione delle indagini.

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(1)  Parere n. 2/2009.

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ALLEGATO 6

PARERE N. 5/2010

L'applicazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode

Bruxelles, 29 novembre 2010

INDICE

| 1. | Introduzione |
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1.

| 1.1. | Scopo e metodologia del Parere |
| --- | --- |

1.1.

| 2. | Principi generali cui l’OLAF deve attenersi |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | Dovere d’imparzialità nello svolgimento delle indagini |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | Durata ragionevole delle indagini |
| --- | --- |

2.2.

| 2.3. | Riservatezza dell’indagine |
| --- | --- |

2.3.

| 3. | Garanzie procedurali |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Indagini Interne |
| --- | --- |

3.1.

| 3.1.1. | Fase di avvio dell'indagine |
| --- | --- |

3.1.1.

| 3.1.1.1. | Diritto dell’interessato di essere informato in merito al proprio coinvolgimento personale in un’indagine |
| --- | --- |

3.1.1.1.

| 3.1.2. | Fase di svolgimento dell'indagine |
| --- | --- |

3.1.2.

| 3.1.2.1. | Obbligo di autorizzare gli agenti dell’OLAF a svolgere l’indagine |
| --- | --- |

3.1.2.1.

| 3.1.2.2. | Diritto dell’interessato a esprimere il proprio parere su tutti i fatti che lo riguardano |
| --- | --- |

3.1.2.2.

| 3.1.2.3. | Diritto di esprimersi nella lingua ufficiale di propria scelta |
| --- | --- |

3.1.2.3.

| 3.1.2.4. | Diritto di essere assistiti da una persona di propria scelta |
| --- | --- |

3.1.2.4.

| 3.1.2.5. | Principio «nemo tenetur se detegere» |
| --- | --- |

3.1.2.5.

| 3.1.2.6. | Diritto alla protezione dei dati personali |
| --- | --- |

3.1.2.6.

| 3.1.2.7. | Diritto di accedere ai documenti dell’indagine e/o alla relazione finale |
| --- | --- |

3.1.2.7.

| 3.1.3. | Fase di chiusura dell'indagine |
| --- | --- |

3.1.3.

| 3.1.3.1. | Obbligo di riferire le osservazioni della persona interessata nelle conclusioni finali dell'indagine |
| --- | --- |

3.1.3.1.

| 3.1.3.2. | Diritto dell’interessato di essere informato in merito alla chiusura dell’indagine |
| --- | --- |

3.1.3.2.

| 3.2. | Indagini Esterne |
| --- | --- |

3.2.

| 3.2.1. | Fase di apertura dell'indagine |
| --- | --- |

3.2.1.

| 3.2.1.1. | Informazione dell’interessato |
| --- | --- |

3.2.1.1.

| 3.2.2. | Fase di svolgimento dell'indagine |
| --- | --- |

3.2.2.

| 3.2.2.1 | Obbligo di autorizzare gli agenti dell’OLAF a svolgere l’indagine |
| --- | --- |

3.2.2.1

| 3.2.2.2. | Possibilità dell’interessato di esprimere il proprio parere su tutti i fatti che lo riguardano |
| --- | --- |

3.2.2.2.

| 3.2.2.3. | Diritto di esprimersi nella lingua ufficiale di propria scelta |
| --- | --- |

3.2.2.3.

| 3.2.2.4. | Diritto di essere assistiti da una persona di propria scelta e riservatezza della corrispondenza tra cliente e avvocato |
| --- | --- |

3.2.2.4.

| 3.2.2.5. | Principio «nemo tenetur se detegere» |
| --- | --- |

3.2.2.5.

| 3.2.3. | Fase di chiusura dell'indagine |
| --- | --- |

3.2.3.

| 3.2.3.1. | Possibilità di essere informati in merito alla chiusura dell’indagine |
| --- | --- |

3.2.3.1.

ALLEGATO

1.   INTRODUZIONE

| 1. | L’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in appresso «OLAF») dispone di importanti poteri in materia di indagini amministrative allo scopo di lottare in modo efficace contro la frode, la corruzione e tutte le altre attività illecite lesive degli interessi finanziari dell’UE. L’esercizio di tali poteri è subordinato in particolare al rispetto dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali (1), un obbligo che il trattato di Lisbona ha ulteriormente rafforzato, rendendo vincolante la Carta dei diritti fondamentali (in appresso la «Carta»). L’OLAF deve ugualmente rispettare le norme del diritto dell’Unione, comprese quelle previste dal protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea, dallo statuto dei funzionari e dal regime applicabile agli agenti dell'Unione europea. |
| --- | --- |

1.

L’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in appresso «OLAF») dispone di importanti poteri in materia di indagini amministrative allo scopo di lottare in modo efficace contro la frode, la corruzione e tutte le altre attività illecite lesive degli interessi finanziari dell’UE. L’esercizio di tali poteri è subordinato in particolare al rispetto dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali (1), un obbligo che il trattato di Lisbona ha ulteriormente rafforzato, rendendo vincolante la Carta dei diritti fondamentali (in appresso la «Carta»). L’OLAF deve ugualmente rispettare le norme del diritto dell’Unione, comprese quelle previste dal protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea, dallo statuto dei funzionari e dal regime applicabile agli agenti dell'Unione europea.

| 2. | Il comitato di vigilanza ricorda che è un servizio investigativo la cui attività, riguardante soprattutto l’ambito amministrativo, può eventualmente dare origine a procedimenti giudiziari, finanziari o disciplinari, nel corso dei quali le garanzie relative ai diritti fondamentali trovano piena applicazione. La giurisprudenza dell’Unione ha pertanto qualificato alcuni atti investigativi dell’OLAF come atti preparatori che non recano pregiudizio e, quindi, non suscettibili di annullamento (2). Eventuali violazioni di forme sostanziali commesse nell’ambito delle indagini preparatorie potrebbero tuttavia inficiare la legittimità di una decisione finale adottata sulla base delle indagini dell’OLAF (3). Tali violazioni sarebbero inoltre di natura tale da far sorgere la responsabilità della Commissione. |
| --- | --- |

2.

Il comitato di vigilanza ricorda che è un servizio investigativo la cui attività, riguardante soprattutto l’ambito amministrativo, può eventualmente dare origine a procedimenti giudiziari, finanziari o disciplinari, nel corso dei quali le garanzie relative ai diritti fondamentali trovano piena applicazione. La giurisprudenza dell’Unione ha pertanto qualificato alcuni atti investigativi dell’OLAF come atti preparatori che non recano pregiudizio e, quindi, non suscettibili di annullamento (2). Eventuali violazioni di forme sostanziali commesse nell’ambito delle indagini preparatorie potrebbero tuttavia inficiare la legittimità di una decisione finale adottata sulla base delle indagini dell’OLAF (3). Tali violazioni sarebbero inoltre di natura tale da far sorgere la responsabilità della Commissione.

| 3. | Il rispetto delle garanzie procedurali nella fase amministrativa delle indagini dell’OLAF è pertanto essenziale. Il comitato di vigilanza ritiene inoltre che l’efficienza e l’efficacia dell’azione dell’OLAF dipendano direttamente dal rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. Ciò è del resto fondamentale anche per la reputazione dell’OLAF: un OLAF la cui credibilità sia messa in discussione è più soggetto a subire pressioni e attacchi alla sua indipendenza. |
| --- | --- |

3.

Il rispetto delle garanzie procedurali nella fase amministrativa delle indagini dell’OLAF è pertanto essenziale. Il comitato di vigilanza ritiene inoltre che l’efficienza e l’efficacia dell’azione dell’OLAF dipendano direttamente dal rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. Ciò è del resto fondamentale anche per la reputazione dell’OLAF: un OLAF la cui credibilità sia messa in discussione è più soggetto a subire pressioni e attacchi alla sua indipendenza.

1.1.   
  Scopo e metodologia del parere

| 4. | Il comitato di vigilanza ha costantemente sottolineato la necessità di norme procedurali sufficientemente precise e adeguate alle diverse fasi dell'indagine. Il rispetto di un corpus di norme chiare permette infatti di assicurare sia la qualità, l'efficacia, la trasparenza e l'indipendenza delle indagini che il rispetto della legalità e della certezza del diritto. |
| --- | --- |

4.

Il comitato di vigilanza ha costantemente sottolineato la necessità di norme procedurali sufficientemente precise e adeguate alle diverse fasi dell'indagine. Il rispetto di un corpus di norme chiare permette infatti di assicurare sia la qualità, l'efficacia, la trasparenza e l'indipendenza delle indagini che il rispetto della legalità e della certezza del diritto.

| 5. | Dette norme sono contenute in parte nelle disposizioni in vigore e nel manuale operativo dell’OLAF (in appresso il «manuale»), ma i principi applicabili sono sparsi nelle diverse normative [regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom, CE) 2185/96, accordo interistituzionale, statuto dei funzionari, ecc.] e sono necessari chiarimenti. Al riguardo, il comitato di vigilanza ritiene che sarebbe fondamentale procedere a un chiarimento giuridico circa i poteri dell'OLAF in occasione della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (4) e auspica che il presente parere contribuisca al dibattito sul tema. |
| --- | --- |

5.

Dette norme sono contenute in parte nelle disposizioni in vigore e nel manuale operativo dell’OLAF (in appresso il «manuale»), ma i principi applicabili sono sparsi nelle diverse normative [regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom, CE) 2185/96, accordo interistituzionale, statuto dei funzionari, ecc.] e sono necessari chiarimenti. Al riguardo, il comitato di vigilanza ritiene che sarebbe fondamentale procedere a un chiarimento giuridico circa i poteri dell'OLAF in occasione della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (4) e auspica che il presente parere contribuisca al dibattito sul tema.

| 6. | Forte dell’esperienza acquisita nello svolgimento del regolare controllo delle indagini e in virtù del ruolo che gli è stato riconosciuto dal Tribunale dell’Unione nella sentenza Franchet e Byk/Commissione
   (5), il comitato di vigilanza ha analizzato 28 indagini, nel cui ambito ha trasmesso informazioni alle autorità giudiziarie nazionali dal dicembre 2009 all’ottobre 2010 (6), esaminando in particolare le relazioni sulle indagini e le relative sintesi elaborate dall'unità di assistenza giudiziaria e giuridica, che vertono sulle modalità messe in atto per rispettare determinate garanzie procedurali nel corso delle indagini (7). Il comitato di vigilanza ha inoltre analizzato il quadro giuridico in vigore, le prassi attuali e le proposte legislative esistenti per la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (8). |
| --- | --- |

6.

Forte dell’esperienza acquisita nello svolgimento del regolare controllo delle indagini e in virtù del ruolo che gli è stato riconosciuto dal Tribunale dell’Unione nella sentenza Franchet e Byk/Commissione
   (5), il comitato di vigilanza ha analizzato 28 indagini, nel cui ambito ha trasmesso informazioni alle autorità giudiziarie nazionali dal dicembre 2009 all’ottobre 2010 (6), esaminando in particolare le relazioni sulle indagini e le relative sintesi elaborate dall'unità di assistenza giudiziaria e giuridica, che vertono sulle modalità messe in atto per rispettare determinate garanzie procedurali nel corso delle indagini (7). Il comitato di vigilanza ha inoltre analizzato il quadro giuridico in vigore, le prassi attuali e le proposte legislative esistenti per la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (8).

| 7. | Le raccomandazioni del comitato di vigilanza espresse nel presente parere intendono chiarire l’applicazione dei principi generali per l'esercizio delle prerogative dell'OLAF e delle garanzie procedurali nelle diverse fasi dell'indagine. Il presente parere è corredato da alcuni allegati, tra cui una proposta per una griglia di analisi relativa all’applicazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali che potrebbe servire da orientamento per gli inquirenti (9). |
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7.

Le raccomandazioni del comitato di vigilanza espresse nel presente parere intendono chiarire l’applicazione dei principi generali per l'esercizio delle prerogative dell'OLAF e delle garanzie procedurali nelle diverse fasi dell'indagine. Il presente parere è corredato da alcuni allegati, tra cui una proposta per una griglia di analisi relativa all’applicazione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali che potrebbe servire da orientamento per gli inquirenti (9).

2.   PRINCIPI GENERALI CUI L’OLAF DEVE ATTENERSI

| 8. | Le indagini dell’OLAF devono essere svolte conformemente a una serie di norme e di principi: legalità, proporzionalità, imparzialità, obiettività, equità, durata ragionevole dei casi, rispetto della presunzione di innocenza, riservatezza e segreto professionale, ecc. Il comitato di vigilanza ha limitato la sua analisi ai principi che possono avere conseguenze sull’indipendenza dell’indagine e sui quali esiste già una giurisprudenza consolidata riguardante l’OLAF. |
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8.

Le indagini dell’OLAF devono essere svolte conformemente a una serie di norme e di principi: legalità, proporzionalità, imparzialità, obiettività, equità, durata ragionevole dei casi, rispetto della presunzione di innocenza, riservatezza e segreto professionale, ecc. Il comitato di vigilanza ha limitato la sua analisi ai principi che possono avere conseguenze sull’indipendenza dell’indagine e sui quali esiste già una giurisprudenza consolidata riguardante l’OLAF.

| 9. | Il comitato di vigilanza desidera evidenziare la possibilità per gli agenti dell’OLAF di comunicare al suo presidente informazioni concrete o prove riguardanti eventuali attività illecite o fatti gravi legati all’esercizio delle attività professionali dell’OLAF di cui siano a conoscenza (10). |
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9.

Il comitato di vigilanza desidera evidenziare la possibilità per gli agenti dell’OLAF di comunicare al suo presidente informazioni concrete o prove riguardanti eventuali attività illecite o fatti gravi legati all’esercizio delle attività professionali dell’OLAF di cui siano a conoscenza (10).

2.1.   
  Dovere d’imparzialità nello svolgimento delle indagini

| 10. | Il dovere d’imparzialità nello svolgimento delle indagini è strettamente connesso con l’indipendenza operativa dell’OLAF e implica l’assenza di pregiudizio o di conflitto d’interessi da parte degli agenti dell’OLAF (11). Il tribunale dell'Unione ha dato un'interpretazione estensiva di quest'ultima nozione definita come qualsiasi circostanza che il funzionario che si trova a trattare una questione deve ragionevolmente ritenere di natura tale da apparire, agli occhi di terzi, come suscettibile di compromettere la sua indipendenza in materia (12). |
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10.

Il dovere d’imparzialità nello svolgimento delle indagini è strettamente connesso con l’indipendenza operativa dell’OLAF e implica l’assenza di pregiudizio o di conflitto d’interessi da parte degli agenti dell’OLAF (11). Il tribunale dell'Unione ha dato un'interpretazione estensiva di quest'ultima nozione definita come qualsiasi circostanza che il funzionario che si trova a trattare una questione deve ragionevolmente ritenere di natura tale da apparire, agli occhi di terzi, come suscettibile di compromettere la sua indipendenza in materia (12).

| 11. | Il comitato di vigilanza deplora che, nonostante le sue ripetute raccomandazioni (13), le misure adottate dall’OLAF allo scopo di istituire rigorosi meccanismi di controllo interno, necessari per evitare eventuali conflitti di interesse che potrebbero compromettere l’indipendenza e la reputazione dell’OLAF, risultino tuttora insufficienti. Il manuale prevede l’obbligo per gli investigatori di segnalare un conflitto potenziale al direttore generale, ma non menziona l’obbligo di eliminare dal fascicolo le eventuali conclusioni che potrebbero falsare la relazione d’indagine (14). Il comitato di vigilanza ha constatato l’esistenza di casi in cui gli investigatori sono stati destituiti dalle loro funzioni in corso d'indagine senza fornire una motivazione. Il comitato di vigilanza ritiene che siffatta motivazione sia fondamentale per conoscere le ragioni dell’allontanamento di un investigatore da un’indagine. |
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11.

Il comitato di vigilanza deplora che, nonostante le sue ripetute raccomandazioni (13), le misure adottate dall’OLAF allo scopo di istituire rigorosi meccanismi di controllo interno, necessari per evitare eventuali conflitti di interesse che potrebbero compromettere l’indipendenza e la reputazione dell’OLAF, risultino tuttora insufficienti. Il manuale prevede l’obbligo per gli investigatori di segnalare un conflitto potenziale al direttore generale, ma non menziona l’obbligo di eliminare dal fascicolo le eventuali conclusioni che potrebbero falsare la relazione d’indagine (14). Il comitato di vigilanza ha constatato l’esistenza di casi in cui gli investigatori sono stati destituiti dalle loro funzioni in corso d'indagine senza fornire una motivazione. Il comitato di vigilanza ritiene che siffatta motivazione sia fondamentale per conoscere le ragioni dell’allontanamento di un investigatore da un’indagine.

Gli attuali meccanismi di controllo dell’imparzialità delle indagini devono essere potenziati:

| i) | ogni decisione di destituire gli agenti dell’OLAF dalle loro funzioni in corso d’indagine deve essere debitamente motivata; |
| --- | --- |

i)

ogni decisione di destituire gli agenti dell’OLAF dalle loro funzioni in corso d’indagine deve essere debitamente motivata;

| ii) | qualora si sia manifestato un conflitto d’interessi, il manuale deve prevedere l’obbligo di eliminare dal fascicolo dell'indagine le conclusioni che potrebbero essere viziate. |
| --- | --- |

ii)

qualora si sia manifestato un conflitto d’interessi, il manuale deve prevedere l’obbligo di eliminare dal fascicolo dell'indagine le conclusioni che potrebbero essere viziate.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore l’integrazione del principio di imparzialità tra le garanzie elencate nelle proposte di riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (15).

2.2.   
  Durata ragionevole delle indagini

| 12. | Il diritto degli interessati al trattamento del loro caso da parte dell’OLAF entro un termine ragionevole è garantito dall’articolo 41 della Carta. |
| --- | --- |

12.

Il diritto degli interessati al trattamento del loro caso da parte dell’OLAF entro un termine ragionevole è garantito dall’articolo 41 della Carta.

| 13. | Una durata sproporzionata rispetto alle circostanze e alla complessità del caso può avere gravi conseguenze sia per i diritti della difesa degli interessati che per lo svolgimento dell’indagine. Per le indagini svolte dalla Commissione nel settore della concorrenza è stato infatti stabilito che il passare del tempo può rendere più difficile o addirittura improbabile la raccolta delle prove e in particolare delle dichiarazioni dei testimoni a discarico (16). Anche il seguito amministrativo, disciplinare o giudiziario dell’indagine può essere compromesso a causa della prescrizione dei fatti (17), perché le autorità giudiziarie nazionali non possono motivare il perseguimento di fatti avvenuti troppo indietro nel tempo negli Stati membri che dispongono dell’opportunità dell’azione penale oppure a causa del superamento del termine ragionevole per un procedimento amministrativo (18). |
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13.

Una durata sproporzionata rispetto alle circostanze e alla complessità del caso può avere gravi conseguenze sia per i diritti della difesa degli interessati che per lo svolgimento dell’indagine. Per le indagini svolte dalla Commissione nel settore della concorrenza è stato infatti stabilito che il passare del tempo può rendere più difficile o addirittura improbabile la raccolta delle prove e in particolare delle dichiarazioni dei testimoni a discarico (16). Anche il seguito amministrativo, disciplinare o giudiziario dell’indagine può essere compromesso a causa della prescrizione dei fatti (17), perché le autorità giudiziarie nazionali non possono motivare il perseguimento di fatti avvenuti troppo indietro nel tempo negli Stati membri che dispongono dell’opportunità dell’azione penale oppure a causa del superamento del termine ragionevole per un procedimento amministrativo (18).

| 14. | Il comitato di vigilanza osserva che il prolungarsi della durata delle indagini dipende da più fattori:






  a) | disfunzioni nella gestione di alcune indagini quali, ad esempio, la ripetuta sostituzione delle persone incaricate di svolgere le indagini. Il comitato di vigilanza non mette in dubbio che l’OLAF debba far fronte a difficoltà amministrative, ma rammenta che le persone interessate dalle indagini non devono subirne le conseguenze (19); |
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14.

Il comitato di vigilanza osserva che il prolungarsi della durata delle indagini dipende da più fattori:

a)

disfunzioni nella gestione di alcune indagini quali, ad esempio, la ripetuta sostituzione delle persone incaricate di svolgere le indagini. Il comitato di vigilanza non mette in dubbio che l’OLAF debba far fronte a difficoltà amministrative, ma rammenta che le persone interessate dalle indagini non devono subirne le conseguenze (19);

| b) | un controllo insufficiente da parte della gerarchia sulle reali motivazioni della durata delle indagini (20), sulla stima dei tempi necessari per portarle a termine, sulla programmazione delle operazioni investigative da effettuare (21) o sullo svolgimento effettivo delle indagini [il comitato di vigilanza ha ad esempio constatato, in relazione a certe indagini, periodi ingiustificati di inattività che arrivano fino a un anno (22)]. |
| --- | --- |

b)

un controllo insufficiente da parte della gerarchia sulle reali motivazioni della durata delle indagini (20), sulla stima dei tempi necessari per portarle a termine, sulla programmazione delle operazioni investigative da effettuare (21) o sullo svolgimento effettivo delle indagini [il comitato di vigilanza ha ad esempio constatato, in relazione a certe indagini, periodi ingiustificati di inattività che arrivano fino a un anno (22)].

| 15. | Il comitato di vigilanza ha inoltre constatato che, per certi fascicoli, sono state stilate relazioni periodiche (riguardanti tre o diciotto mesi di attività) al fine di controllare l'avanzamento delle indagini. Non sempre, però, tali relazioni coprono tutta la durata dell'indagine e la stima del periodo necessario per portare a termine l'indagine è talvolta troppo teorica (23). |
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15.

Il comitato di vigilanza ha inoltre constatato che, per certi fascicoli, sono state stilate relazioni periodiche (riguardanti tre o diciotto mesi di attività) al fine di controllare l'avanzamento delle indagini. Non sempre, però, tali relazioni coprono tutta la durata dell'indagine e la stima del periodo necessario per portare a termine l'indagine è talvolta troppo teorica (23).

Il comitato di vigilanza constata che, nonostante le sue ripetute raccomandazioni, le misure adottate affinché sia svolto un controllo regolare della durata delle indagini non vengono applicate in modo sufficientemente sistematico.

Il comitato di vigilanza evidenzia la necessità:

| i) | di un maggior controllo in merito alla stesura delle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi (24) e, superato questo termine, la sistematica predisposizione di un sistema di rendicontazione regolare; |
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i)

di un maggior controllo in merito alla stesura delle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi (24) e, superato questo termine, la sistematica predisposizione di un sistema di rendicontazione regolare;

| ii) | dell’attuazione di un meccanismo che segnali i periodi di inattività operativa superiori a tre mesi [«l’elenco dei tre mesi» (25) più segnalazione automatica nel sistema di gestione dei casi, Case Management System – CMS]. |
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ii)

dell’attuazione di un meccanismo che segnali i periodi di inattività operativa superiori a tre mesi [«l’elenco dei tre mesi» (25) più segnalazione automatica nel sistema di gestione dei casi, Case Management System – CMS].

Il comitato di vigilanza constata che lo svolgimento di riunioni operative periodiche ha contribuito a una buona gestione della durata delle indagini (26) e incoraggia tale prassi.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore l’integrazione del principio della durata ragionevole delle indagini tra le garanzie figuranti nelle proposte di riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (27).

2.3.   
  Riservatezza dell’indagine

| 16. | Il principio della riservatezza delle indagini è sancito dall’articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999 e deriva anche dal diritto a una buona amministrazione garantito dalla Carta [diritto che le questioni personali siano trattate con riservatezza (28)]. Scopo di tale principio è proteggere la segretezza delle indagini e tutelare la presunzione di innocenza [con riferimento soprattutto alla reputazione dei funzionari e degli agenti interessati dalle indagini dell'OLAF (29)] e la riservatezza dei dati personali (30). |
| --- | --- |

16.

Il principio della riservatezza delle indagini è sancito dall’articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999 e deriva anche dal diritto a una buona amministrazione garantito dalla Carta [diritto che le questioni personali siano trattate con riservatezza (28)]. Scopo di tale principio è proteggere la segretezza delle indagini e tutelare la presunzione di innocenza [con riferimento soprattutto alla reputazione dei funzionari e degli agenti interessati dalle indagini dell'OLAF (29)] e la riservatezza dei dati personali (30).

| 17. | Il comitato di vigilanza constata che il manuale non fornisce istruzioni chiare in merito alle modalità concrete per l’attuazione dell’obbligo di riservatezza. |
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17.

Il comitato di vigilanza constata che il manuale non fornisce istruzioni chiare in merito alle modalità concrete per l’attuazione dell’obbligo di riservatezza.

| 18. | In particolare, si distinguono due tipi di trasmissione delle informazioni: i casi in cui l’OLAF deve trasmettere informazioni alle istituzioni e/o alle autorità nazionali e i casi in cui l’OLAF deve rispondere a una richiesta d’informazioni presentata da terzi. |
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18.

In particolare, si distinguono due tipi di trasmissione delle informazioni: i casi in cui l’OLAF deve trasmettere informazioni alle istituzioni e/o alle autorità nazionali e i casi in cui l’OLAF deve rispondere a una richiesta d’informazioni presentata da terzi.

—   Trasmissione di informazioni da parte dell'OLAF

| 19. | Due condizioni cumulative devono essere soddisfatte per quanto riguarda la comunicazione delle informazioni relative alle indagini dell’OLAF: i) il principio della «necessità di conoscenza» (need to know) del destinatario, e ii) la precisazione dello scopo della trasmissione (ad esempio: assicurare il follow-up di un'indagine, consentire di inserire un operatore economico nel sistema di allarme rapido, ecc.) (31). |
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19.

Due condizioni cumulative devono essere soddisfatte per quanto riguarda la comunicazione delle informazioni relative alle indagini dell’OLAF: i) il principio della «necessità di conoscenza» (need to know) del destinatario, e ii) la precisazione dello scopo della trasmissione (ad esempio: assicurare il follow-up di un'indagine, consentire di inserire un operatore economico nel sistema di allarme rapido, ecc.) (31).

| 20. | Il comitato di vigilanza constata che tale mancanza di chiarezza ha dato origine a una prassi non uniforme per la stesura delle note di diffusione (dissemination sheet) specificanti coloro che in virtù delle loro funzioni, nelle istituzioni o negli Stati membri, sono tenuti a conoscere le informazioni comunicate o emerse nell’ambito delle indagini dell’OLAF. Tali note non vengono stilate per tutte le indagini e non riguardano tutte le informazioni trasmesse. |
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20.

Il comitato di vigilanza constata che tale mancanza di chiarezza ha dato origine a una prassi non uniforme per la stesura delle note di diffusione (dissemination sheet) specificanti coloro che in virtù delle loro funzioni, nelle istituzioni o negli Stati membri, sono tenuti a conoscere le informazioni comunicate o emerse nell’ambito delle indagini dell’OLAF. Tali note non vengono stilate per tutte le indagini e non riguardano tutte le informazioni trasmesse.

| 21. | Il comitato di vigilanza constata inoltre l’esistenza di errori nella trasmissione delle informazioni (32). |
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21.

Il comitato di vigilanza constata inoltre l’esistenza di errori nella trasmissione delle informazioni (32).

—   Risposta dell’OLAF a una richiesta d'informazioni/di accesso ai documenti presentata da terzi

| 22. | L’OLAF riceve spesso da terzi richieste di informazioni o di accesso ai documenti che riguardano casi in corso o archiviati. Di recente la Corte di giustizia dell’Unione europea ha stabilito che in caso di richiesta, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, di accesso a documenti che contengono dati personali, sono integralmente applicabili le disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari (33). |
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22.

L’OLAF riceve spesso da terzi richieste di informazioni o di accesso ai documenti che riguardano casi in corso o archiviati. Di recente la Corte di giustizia dell’Unione europea ha stabilito che in caso di richiesta, a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, di accesso a documenti che contengono dati personali, sono integralmente applicabili le disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari (33).

| 23. | Inoltre, il comitato di vigilanza osserva che, in materia di aiuti di Stato, la Corte di giustizia ha riconosciuto l’esistenza di una presunzione generale di riservatezza dei documenti relativi alle attività investigative svolte dalla Commissione. Tale presunzione può dispensare la Commissione, se respinge una domanda di accesso ai documenti, dallo spiegare nel dettaglio in che modo l'accesso a ogni singolo documento comprometterebbe concretamente ed effettivamente le attività investigative e l'autorizza a fornire una spiegazione comune a una categoria di documenti della stessa natura (34). Il comitato di vigilanza si chiede se tale ragionamento non sia applicabile anche alle indagini dell’OLAF. |
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23.

Inoltre, il comitato di vigilanza osserva che, in materia di aiuti di Stato, la Corte di giustizia ha riconosciuto l’esistenza di una presunzione generale di riservatezza dei documenti relativi alle attività investigative svolte dalla Commissione. Tale presunzione può dispensare la Commissione, se respinge una domanda di accesso ai documenti, dallo spiegare nel dettaglio in che modo l'accesso a ogni singolo documento comprometterebbe concretamente ed effettivamente le attività investigative e l'autorizza a fornire una spiegazione comune a una categoria di documenti della stessa natura (34). Il comitato di vigilanza si chiede se tale ragionamento non sia applicabile anche alle indagini dell’OLAF.

Il comitato di vigilanza ritiene che l’OLAF dovrebbe sistematicamente stilare note di diffusione ogni qual volta vengano trasmesse informazioni, indicando i) coloro che, nelle istituzioni o negli Stati membri, sono tenuti a conoscerle in virtù delle loro funzioni e ii) lo scopo dell’invio, affinché sia possibile controllare il rispetto del principio di riservatezza.

Il comitato di vigilanza desidera essere messo a conoscenza di tali note, onde poter adempiere alla funzione di vigilare sul rispetto del principio di riservatezza, conferitagli in forza dell'articolo 8, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

Qualora terzi richiedano informazioni o l’accesso ai documenti relativi alle indagini, l’OLAF deve tener presente la necessità di osservare la normativa in materia di protezione dei dati personali.

3.   GARANZIE PROCEDURALI

| 24. | Spesso le indagini dell’OLAF riguardano fatti gravi, che possono avere conseguenze serie per le persone interessate, fino a dare origine ad azioni penali. Nell’interesse delle persone coinvolte e affinché le autorità competenti possano dare un seguito efficace alle indagini, è necessario precisare le garanzie procedurali applicabili nelle diverse fasi dell’indagine e potenziarne il rispetto. |
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24.

Spesso le indagini dell’OLAF riguardano fatti gravi, che possono avere conseguenze serie per le persone interessate, fino a dare origine ad azioni penali. Nell’interesse delle persone coinvolte e affinché le autorità competenti possano dare un seguito efficace alle indagini, è necessario precisare le garanzie procedurali applicabili nelle diverse fasi dell’indagine e potenziarne il rispetto.

| 25. | Nella sua analisi, il comitato di vigilanza ha operato una distinzione tra le indagini interne e le indagini esterne in base alle diverse modalità d’applicazione delle garanzie procedurali che le regolano. |
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25.

Nella sua analisi, il comitato di vigilanza ha operato una distinzione tra le indagini interne e le indagini esterne in base alle diverse modalità d’applicazione delle garanzie procedurali che le regolano.

3.1.   
  Indagini interne

3.1.1.   Fase di avvio dell'indagine

3.1.1.1.   Diritto dell’interessato di essere informato in merito al proprio coinvolgimento personale in un’indagine

| 26. | Termine per l'informazione — L'interessato deve essere informato «prontamente» o «non appena» l'indagine riveli un suo possibile coinvolgimento (35). Nei casi esaminati, i termini per l’informazione degli interessati hanno variato da due/tre settimane a due mesi. Ciò è da considerarsi un termine ragionevole. |
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26.

Termine per l'informazione — L'interessato deve essere informato «prontamente» o «non appena» l'indagine riveli un suo possibile coinvolgimento (35). Nei casi esaminati, i termini per l’informazione degli interessati hanno variato da due/tre settimane a due mesi. Ciò è da considerarsi un termine ragionevole.

| 27. | Decisione di differire l’informazione — Il diritto di essere informati può essere differito se rischia di compromettere le indagini. L’obbligo di una motivazione scritta (36) permette di controllare la validità e la pertinenza delle ragioni per l’applicazione di tale deroga, eliminando ogni rischio di arbitrarietà. |
| --- | --- |

27.

Decisione di differire l’informazione — Il diritto di essere informati può essere differito se rischia di compromettere le indagini. L’obbligo di una motivazione scritta (36) permette di controllare la validità e la pertinenza delle ragioni per l’applicazione di tale deroga, eliminando ogni rischio di arbitrarietà.

La lettera che informa gli interessati in merito all’avvio di un’indagine o a fatti che li riguardano è di natura tale da assicurare il rispetto del diritto a essere informati. Il comitato di vigilanza valuta positivamente il fatto che il manuale richieda di motivare per iscritto la decisione di differire l’informazione dell’interessato.

3.1.2.   Fase di svolgimento dell'indagine

3.1.2.1.   Obbligo di autorizzare gli agenti dell’OLAF a svolgere l’indagine

| 28. | Ai sensi dell’articolo 6, paragrafi 2) e 3), del regolamento (CE) n. 1073/1999, gli agenti dell’OLAF devono disporre di una procura scritta per partecipare a un'indagine e devono aver ricevuto, prima di ogni intervento, un mandato indicante l’oggetto del medesimo (37). Per i controlli in loco nel quadro del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, la procura scritta deve essere accompagnata da un documento che ne indichi l’oggetto e lo scopo (38). |
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28.

Ai sensi dell’articolo 6, paragrafi 2) e 3), del regolamento (CE) n. 1073/1999, gli agenti dell’OLAF devono disporre di una procura scritta per partecipare a un'indagine e devono aver ricevuto, prima di ogni intervento, un mandato indicante l’oggetto del medesimo (37). Per i controlli in loco nel quadro del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, la procura scritta deve essere accompagnata da un documento che ne indichi l’oggetto e lo scopo (38).

3.1.2.2.   Diritto dell’interessato a esprimere il proprio parere su tutti i fatti che lo riguardano

| 29. | Una volta completata un’indagine non è possibile trarre conclusioni che facciano nominativamente riferimento a una persona, senza averle dato prima l’opportunità di esprimere il proprio parere su tutti i fatti che la riguardano (39). |
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29.

Una volta completata un’indagine non è possibile trarre conclusioni che facciano nominativamente riferimento a una persona, senza averle dato prima l’opportunità di esprimere il proprio parere su tutti i fatti che la riguardano (39).

| 30. | Obbligo di informare la persona interessata — Per esercitare effettivamente il diritto a esprimere il proprio parere, la persona interessata deve essere a conoscenza di tutti i fatti che la riguardano. Da ciò deriva l’obbligo per l’OLAF di esporle tali fatti, oralmente o per iscritto, nonché l’obbligo di registrare le osservazioni formulate dalla persona interessata (40). |
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30.

Obbligo di informare la persona interessata — Per esercitare effettivamente il diritto a esprimere il proprio parere, la persona interessata deve essere a conoscenza di tutti i fatti che la riguardano. Da ciò deriva l’obbligo per l’OLAF di esporle tali fatti, oralmente o per iscritto, nonché l’obbligo di registrare le osservazioni formulate dalla persona interessata (40).

| 31. | L’informazione deve essere . Se nel corso dell’indagine emergono nuove accuse, l’interessato deve esserne informato al più tardi il giorno dell’audizione. Egli potrà trasmettere in seguito eventuali chiarimenti scritti o chiedere di essere nuovamente sentito (41). Tale ipotesi non è prevista dal manuale. |
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31.

L’informazione deve essere . Se nel corso dell’indagine emergono nuove accuse, l’interessato deve esserne informato al più tardi il giorno dell’audizione. Egli potrà trasmettere in seguito eventuali chiarimenti scritti o chiedere di essere nuovamente sentito (41). Tale ipotesi non è prevista dal manuale.

| 32. | Se emergono nuove accuse, gli investigatori devono formularle in onde distinguerle dalle accuse precedenti (42). La Commissione ha già perso una causa perché il giudice dell'Unione europea ha ritenuto che l’interessato non fosse stato informato in merito a un'accusa, distinta e specifica, sollevata contro di lui nel corso dell'indagine, che l'OLAF aveva esaminato e su cui aveva riferito nella relazione finale (43). |
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32.

Se emergono nuove accuse, gli investigatori devono formularle in onde distinguerle dalle accuse precedenti (42). La Commissione ha già perso una causa perché il giudice dell'Unione europea ha ritenuto che l’interessato non fosse stato informato in merito a un'accusa, distinta e specifica, sollevata contro di lui nel corso dell'indagine, che l'OLAF aveva esaminato e su cui aveva riferito nella relazione finale (43).

| 33. | Obbligo di consentire alla persona interessata di esprimere il proprio parere — L’OLAF deve adottare tutte le misure necessarie per consentire all'interessato di esprimere il proprio parere prima dell’audizione, nonché durante e dopo.






  a) | Prima dell’audizione:






  — | invio di una lettera d’invito entro un termine ragionevole, che consenta all’interessato di prendere le misure appropriate per essere accompagnato da una persona di sua scelta e/o per esprimere una scelta in merito alla lingua da utilizzare, |
| --- | --- | --- | --- |

33.

Obbligo di consentire alla persona interessata di esprimere il proprio parere — L’OLAF deve adottare tutte le misure necessarie per consentire all'interessato di esprimere il proprio parere prima dell’audizione, nonché durante e dopo.

a)

Prima dell’audizione:

—

invio di una lettera d’invito entro un termine ragionevole, che consenta all’interessato di prendere le misure appropriate per essere accompagnato da una persona di sua scelta e/o per esprimere una scelta in merito alla lingua da utilizzare,

| — | contenuto sufficientemente preciso della lettera, in particolare per quanto riguarda i fatti contestati, |
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—

contenuto sufficientemente preciso della lettera, in particolare per quanto riguarda i fatti contestati,

| — | stesura della lettera nella lingua madre dell’interessato o in una lingua di cui possieda una conoscenza approfondita; |
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—

stesura della lettera nella lingua madre dell’interessato o in una lingua di cui possieda una conoscenza approfondita;

| b) | durante l’audizione:






  — | chiara formulazione delle accuse, in particolare in caso di accuse multiple; |
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b)

durante l’audizione:

—

chiara formulazione delle accuse, in particolare in caso di accuse multiple;

| c) | dopo l’audizione:






  — | possibilità effettiva per la persona sentita di consultare il resoconto dell’audizione, di formulare le sue osservazioni in merito, di allegarvi qualsiasi documento in suo possesso e di ottenere una copia del resoconto. |
| --- | --- | --- |

c)

dopo l’audizione:

—

possibilità effettiva per la persona sentita di consultare il resoconto dell’audizione, di formulare le sue osservazioni in merito, di allegarvi qualsiasi documento in suo possesso e di ottenere una copia del resoconto.

| 34. | Il comitato di vigilanza ritiene insufficienti le norme adottate in questo senso dall’OLAF. Né il manuale, né il modello della lettera d’invito all’audizione fanno riferimento all’obbligo di inviare una nuova sintesi delle accuse alla persona interessata qualora vengano mosse nuove accuse oltre a quelle comunicatele all'avvio dell'indagine. Il manuale non menziona nemmeno la lingua nella quale deve essere stilata la lettera d’invito all'audizione. |
| --- | --- |

34.

Il comitato di vigilanza ritiene insufficienti le norme adottate in questo senso dall’OLAF. Né il manuale, né il modello della lettera d’invito all’audizione fanno riferimento all’obbligo di inviare una nuova sintesi delle accuse alla persona interessata qualora vengano mosse nuove accuse oltre a quelle comunicatele all'avvio dell'indagine. Il manuale non menziona nemmeno la lingua nella quale deve essere stilata la lettera d’invito all'audizione.

| 35. | Il comitato di vigilanza ha inoltre constatato il sussistere nella prassi di alcuni vizi formali (44). |
| --- | --- |

35.

Il comitato di vigilanza ha inoltre constatato il sussistere nella prassi di alcuni vizi formali (44).

| 36. | Decisione di differire l’obbligo di sentire la persona interessata — Il comitato di vigilanza osserva che l’OLAF è ricorso marginalmente all'applicazione di questa deroga, in casi debitamente giustificati, e previo accordo del segretario generale o del presidente dell'istituzione interessata (45). |
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36.

Decisione di differire l’obbligo di sentire la persona interessata — Il comitato di vigilanza osserva che l’OLAF è ricorso marginalmente all'applicazione di questa deroga, in casi debitamente giustificati, e previo accordo del segretario generale o del presidente dell'istituzione interessata (45).

| 37. | L’accordo preventivo è stato interpretato come garanzia dei diritti della difesa (46). Tuttavia, essendo la responsabilità della decisione condivisa con il presidente o il segretario generale di un'istituzione, di un organo o di un organismo e poiché la possibilità dell'OLAF di proseguire l'indagine è subordinata a tale accordo preventivo, il comitato di vigilanza desidera attirare l’attenzione sui rischi connessi a tale obbligo formale, che può compromettere l'indipendenza del direttore generale dell'OLAF, soprattutto in caso di rifiuto o di ritardo. Tale procedura può infatti causare ritardi importanti che rischiano di paralizzare l’indagine e di aver conseguenze in termini di prescrizione dei fatti. In due casi recenti, il comitato di vigilanza ha rilevato termini dai 5 mesi a un anno che hanno bloccato la trasmissione delle relazioni d’indagine alle autorità giudiziarie nazionali (47). Il comitato di vigilanza ritiene che tali termini siano eccessivi. |
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37.

L’accordo preventivo è stato interpretato come garanzia dei diritti della difesa (46). Tuttavia, essendo la responsabilità della decisione condivisa con il presidente o il segretario generale di un'istituzione, di un organo o di un organismo e poiché la possibilità dell'OLAF di proseguire l'indagine è subordinata a tale accordo preventivo, il comitato di vigilanza desidera attirare l’attenzione sui rischi connessi a tale obbligo formale, che può compromettere l'indipendenza del direttore generale dell'OLAF, soprattutto in caso di rifiuto o di ritardo. Tale procedura può infatti causare ritardi importanti che rischiano di paralizzare l’indagine e di aver conseguenze in termini di prescrizione dei fatti. In due casi recenti, il comitato di vigilanza ha rilevato termini dai 5 mesi a un anno che hanno bloccato la trasmissione delle relazioni d’indagine alle autorità giudiziarie nazionali (47). Il comitato di vigilanza ritiene che tali termini siano eccessivi.

Il comitato di vigilanza è complessivamente soddisfatto delle norme previste dal manuale (48), ma constata l’esistenza di alcuni problemi nella prassi.

Il comitato di vigilanza raccomanda all’OLAF:

| i) | di prestare particolare attenzione a una chiara formulazione delle accuse; |
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i)

di prestare particolare attenzione a una chiara formulazione delle accuse;

| ii) | di precisare nel verbale dell'audizione se la persona interessata ha avuto la possibilità di ricevere una copia del resoconto e di indicare eventualmente, in una decisione allegata al fascicolo, la ragione per rimandare la trasmissione del resoconto. |
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ii)

di precisare nel verbale dell'audizione se la persona interessata ha avuto la possibilità di ricevere una copia del resoconto e di indicare eventualmente, in una decisione allegata al fascicolo, la ragione per rimandare la trasmissione del resoconto.

Il comitato di vigilanza ritiene che l’indipendenza operativa dell’OLAF rischi di essere messa in pericolo se il presidente o il segretario generale di un’istituzione nega o ritarda il proprio accordo per differire l’audizione di una persona interessata. Il comitato di vigilanza è favorevole alla modifica del regolamento (CE) n. 1073/1999 proposta nel quadro della riforma di quest’ultimo, che prevede esclusivamente l’obbligo di informare l’organo interessato (49).

In quanto custode dell’indipendenza dell’OLAF, il comitato di vigilanza desidera essere sistematicamente informato in merito a tutti i casi in cui le istituzioni hanno rifiutato e/o ritardato il proprio accordo per differire l’obbligo di sentire la persona interessata.

3.1.2.3.   Diritto di esprimersi nella lingua ufficiale di propria scelta

| 38. | Benché questo diritto non sia esplicitamente previsto dalla legislazione in vigore, il comitato di vigilanza osserva che, nella prassi, le persone interessate hanno avuto la possibilità di esprimersi nella lingua ufficiale di loro scelta. Deve però essere accordato loro un termine sufficiente per comunicare tale scelta. |
| --- | --- |

38.

Benché questo diritto non sia esplicitamente previsto dalla legislazione in vigore, il comitato di vigilanza osserva che, nella prassi, le persone interessate hanno avuto la possibilità di esprimersi nella lingua ufficiale di loro scelta. Deve però essere accordato loro un termine sufficiente per comunicare tale scelta.

| 39. | I casi in cui gli interessati hanno acconsentito a esprimersi in una lingua diversa dalla lingua materna sono stati espressamente segnalati nel verbale dell’audizione, anche se ciò non era previsto dal manuale. Si tratta di una buona prassi che consente all’OLAF di documentare per iscritto il consenso dell’interessato e di provare che questi ha rinunciato in modo inequivocabile all’esercizio del diritto in questione. |
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39.

I casi in cui gli interessati hanno acconsentito a esprimersi in una lingua diversa dalla lingua materna sono stati espressamente segnalati nel verbale dell’audizione, anche se ciò non era previsto dal manuale. Si tratta di una buona prassi che consente all’OLAF di documentare per iscritto il consenso dell’interessato e di provare che questi ha rinunciato in modo inequivocabile all’esercizio del diritto in questione.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore la prassi attuale che consente di registrare nel verbale dell’audizione la scelta della lingua operata dall’interessato. Il manuale dovrebbe venire modificato in tal senso.

Il comitato di vigilanza raccomanda che il termine per l’invio delle lettere d'invito a un’audizione sia rispettato, onde consentire agli interessati di far valere il loro diritto alla scelta della lingua nella quale desiderano esprimersi.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore il fatto che detto diritto sia esplicitamente menzionato nella riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, la quale prevede inoltre la possibilità di invitare i funzionari e gli altri agenti dell'Unione europea a esprimersi in una lingua ufficiale di cui hanno una conoscenza approfondita.

3.1.2.4.   Diritto di essere assistiti da una persona di propria scelta

| 40. | Questo diritto non è previsto espressamente dall'attuale normativa. Tuttavia, nella prassi l’OLAF dà generalmente agli interessati la possibilità di essere assistiti da una persona di loro scelta. Il comitato di vigilanza sostiene la proposta delle tre istituzioni di integrare tale diritto nelle garanzie procedurali applicabili alle indagini dell’OLAF (50). |
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40.

Questo diritto non è previsto espressamente dall'attuale normativa. Tuttavia, nella prassi l’OLAF dà generalmente agli interessati la possibilità di essere assistiti da una persona di loro scelta. Il comitato di vigilanza sostiene la proposta delle tre istituzioni di integrare tale diritto nelle garanzie procedurali applicabili alle indagini dell’OLAF (50).

| 41. | Il comitato di vigilanza valuta positivamente le norme previste dal manuale riguardo alle modalità per informare l’interessato della possibilità di esercitare il diritto in questione (51) e ritiene che la rinuncia al suo esercizio debba essere espressamente menzionata. Il comitato di vigilanza constata che ciò si verifica già nella maggioranza dei casi. Questa buona prassi permette agli agenti che partecipano all'audizione di accertarsi che sia rispettato l’obbligo secondo cui la rinuncia a un diritto deve essere espressa in modo inequivocabile, deve effettuarsi con cognizione di causa, ossia sulla base di un consenso informato (52), e senza costrizioni (53). |
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41.

Il comitato di vigilanza valuta positivamente le norme previste dal manuale riguardo alle modalità per informare l’interessato della possibilità di esercitare il diritto in questione (51) e ritiene che la rinuncia al suo esercizio debba essere espressamente menzionata. Il comitato di vigilanza constata che ciò si verifica già nella maggioranza dei casi. Questa buona prassi permette agli agenti che partecipano all'audizione di accertarsi che sia rispettato l’obbligo secondo cui la rinuncia a un diritto deve essere espressa in modo inequivocabile, deve effettuarsi con cognizione di causa, ossia sulla base di un consenso informato (52), e senza costrizioni (53).

Il comitato di vigilanza raccomanda che l'eventuale rinuncia al diritto a essere assistiti da un consulente di propria scelta sia registrata in maniera inequivocabile nel verbale dell’audizione e debitamente firmata dalla persona interessata. Il manuale dovrebbe venire modificato di conseguenza.

3.1.2.5.   Principio «nemo tenetur se detegere»

| 42. | I funzionari e gli agenti sottostanno all'obbligo di cooperare pienamente con l’OLAF e di sostenere le indagini in ogni modo. A tal fine devono fornire agli agenti dell’OLAF tutte le informazioni e i chiarimenti necessari (54). Secondo il manuale, in quanto persona interessata, ai funzionari e agli agenti si applica il principio «nemo tenetur se detegere» (55). I principi di cui sopra coesistono, benché il diritto all’autodifesa passiva sia preminente. La persona interessata non può essere costretta a confessare di aver commesso un’irregolarità ma, in osservanza del dovere di lealtà, non può ad esempio rifiutare di presentarsi alle convocazioni dell’OLAF. |
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42.

I funzionari e gli agenti sottostanno all'obbligo di cooperare pienamente con l’OLAF e di sostenere le indagini in ogni modo. A tal fine devono fornire agli agenti dell’OLAF tutte le informazioni e i chiarimenti necessari (54). Secondo il manuale, in quanto persona interessata, ai funzionari e agli agenti si applica il principio «nemo tenetur se detegere» (55). I principi di cui sopra coesistono, benché il diritto all’autodifesa passiva sia preminente. La persona interessata non può essere costretta a confessare di aver commesso un’irregolarità ma, in osservanza del dovere di lealtà, non può ad esempio rifiutare di presentarsi alle convocazioni dell’OLAF.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore il fatto che tale diritto venga esplicitamente integrato nella riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999.

3.1.2.6.   Diritto alla protezione dei dati personali

| 43. | Questo diritto è tutelato dall’articolo 8 della Carta, dalla Convenzione europea dei diritti dell'uomo, dall'articolo 8 dei regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom, CE) n. 2185/96 e dal regolamento (CE) n. 45/2001. Il comitato di vigilanza ritiene che l’importanza della questione meriti una riflessione più approfondita che esula dall’ambito del presente parere. |
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43.

Questo diritto è tutelato dall’articolo 8 della Carta, dalla Convenzione europea dei diritti dell'uomo, dall'articolo 8 dei regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom, CE) n. 2185/96 e dal regolamento (CE) n. 45/2001. Il comitato di vigilanza ritiene che l’importanza della questione meriti una riflessione più approfondita che esula dall’ambito del presente parere.

3.1.2.7.   Diritto di accedere ai documenti dell’indagine e/o alla relazione finale

| 44. | Secondo la giurisprudenza, la persona interessata non può utilmente invocare né il principio del rispetto dei diritti della difesa, né l’articolo 41 della Carta (diritto di ogni persona di accedere al fascicolo che la riguarda) al fine di ottenere l'accesso ai documenti dell'indagine e/o alla relazione finale. La Corte di giustizia dell’Unione europea ha infatti costantemente ritenuto che l’efficacia e la riservatezza dei compiti conferiti all’OLAF e la sua indipendenza potrebbero essere compromesse se la persona interessata avesse accesso a detti documenti prima dell’adozione di una decisione finale che gli arrechi pregiudizio (56). Poiché si è ritenuto che le relazioni d’indagine dell’OLAF o le decisioni in merito alla loro trasmissione alle autorità giudiziarie nazionali non arrecassero pregiudizio, l’OLAF non è obbligato a concedere l'accesso al fascicolo prima dell'adozione di detti atti. La giurisprudenza ha a giusto titolo limitato tale diritto, essendo quest’ultimo pienamente assicurato nelle fasi ulteriori dell'indagine (giudiziaria, disciplinare o finanziaria). |
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44.

Secondo la giurisprudenza, la persona interessata non può utilmente invocare né il principio del rispetto dei diritti della difesa, né l’articolo 41 della Carta (diritto di ogni persona di accedere al fascicolo che la riguarda) al fine di ottenere l'accesso ai documenti dell'indagine e/o alla relazione finale. La Corte di giustizia dell’Unione europea ha infatti costantemente ritenuto che l’efficacia e la riservatezza dei compiti conferiti all’OLAF e la sua indipendenza potrebbero essere compromesse se la persona interessata avesse accesso a detti documenti prima dell’adozione di una decisione finale che gli arrechi pregiudizio (56). Poiché si è ritenuto che le relazioni d’indagine dell’OLAF o le decisioni in merito alla loro trasmissione alle autorità giudiziarie nazionali non arrecassero pregiudizio, l’OLAF non è obbligato a concedere l'accesso al fascicolo prima dell'adozione di detti atti. La giurisprudenza ha a giusto titolo limitato tale diritto, essendo quest’ultimo pienamente assicurato nelle fasi ulteriori dell'indagine (giudiziaria, disciplinare o finanziaria).

| 45. | Gli interessati presentano però domande di accesso ai documenti della Commissione, e quindi anche dell’OLAF, ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. Detto regolamento, che regola l’accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni, non esclude l’accesso di una persona al fascicolo che la riguarda, tanto più che quest’ultima non è nemmeno tenuta a motivare la richiesta. L’OLAF può nondimeno rifiutare l’accesso ai propri documenti in forza dell’articolo 4 del richiamato regolamento (CE) n. 1049/2001, soprattutto se le indagini sono ancora in corso, ma anche dopo la loro conclusione finché non sono state decise le azioni da intraprendere. Il rifiuto della domanda deve essere debitamente motivato, esaminando concretamente e singolarmente ogni documento richiesto e giustificando per quale motivo effettivo (e non solo ipotetico) il documento debba essere protetto (57). |
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45.

Gli interessati presentano però domande di accesso ai documenti della Commissione, e quindi anche dell’OLAF, ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. Detto regolamento, che regola l’accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni, non esclude l’accesso di una persona al fascicolo che la riguarda, tanto più che quest’ultima non è nemmeno tenuta a motivare la richiesta. L’OLAF può nondimeno rifiutare l’accesso ai propri documenti in forza dell’articolo 4 del richiamato regolamento (CE) n. 1049/2001, soprattutto se le indagini sono ancora in corso, ma anche dopo la loro conclusione finché non sono state decise le azioni da intraprendere. Il rifiuto della domanda deve essere debitamente motivato, esaminando concretamente e singolarmente ogni documento richiesto e giustificando per quale motivo effettivo (e non solo ipotetico) il documento debba essere protetto (57).

| 46. | Al riguardo il comitato di vigilanza rileva una chiara contraddizione nella misura in cui la giurisprudenza dell’Unione che ha costantemente interpretato l’articolo 4 del modello di decisione come non implicante l'obbligo per l’OLAF di concedere l’accesso ai suoi documenti (58), può essere facilmente aggirata invocando il regolamento (CE) n. 1049/2001. La volontà del legislatore, così come espressa nei considerando del regolamento, era di conferire il massimo effetto possibile al diritto di accesso del pubblico ai documenti al fine di garantire una maggiore trasparenza nel lavoro delle istituzioni dell'Unione e non allo scopo di riconoscere agli interessati il diritto di accedere al proprio fascicolo. Del resto anche la Carta opera questa distinzione menzionando all’articolo 41, paragrafo 2, e all’articolo 42, rispettivamente il diritto di ogni persona di accedere al fascicolo che la riguarda e il diritto di ogni cittadino dell'Unione, nonché di ogni persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro, di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione. È necessaria una riflessione più approfondita sulla contraddizione esistente tra questi diversi principi e vanno individuate soluzioni adeguate. |
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46.

Al riguardo il comitato di vigilanza rileva una chiara contraddizione nella misura in cui la giurisprudenza dell’Unione che ha costantemente interpretato l’articolo 4 del modello di decisione come non implicante l'obbligo per l’OLAF di concedere l’accesso ai suoi documenti (58), può essere facilmente aggirata invocando il regolamento (CE) n. 1049/2001. La volontà del legislatore, così come espressa nei considerando del regolamento, era di conferire il massimo effetto possibile al diritto di accesso del pubblico ai documenti al fine di garantire una maggiore trasparenza nel lavoro delle istituzioni dell'Unione e non allo scopo di riconoscere agli interessati il diritto di accedere al proprio fascicolo. Del resto anche la Carta opera questa distinzione menzionando all’articolo 41, paragrafo 2, e all’articolo 42, rispettivamente il diritto di ogni persona di accedere al fascicolo che la riguarda e il diritto di ogni cittadino dell'Unione, nonché di ogni persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro, di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione. È necessaria una riflessione più approfondita sulla contraddizione esistente tra questi diversi principi e vanno individuate soluzioni adeguate.

| 47. | In pratica il comitato di vigilanza constata che la maggior parte delle domande di accesso ai documenti è stata rifiutata dall’OLAF in applicazione delle deroghe previste all’articolo 4, paragrafo 1, lettera b), e all'articolo 4, paragrafo 2 e paragrafo 3, del richiamato regolamento. Il comitato di vigilanza sostiene la posizione dell’OLAF. Tuttavia l’OLAF deve motivare in modo appropriato e sufficiente le sue decisioni di rifiuto onde evitare che siano annullate dai tribunali dell’Unione (59). |
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47.

In pratica il comitato di vigilanza constata che la maggior parte delle domande di accesso ai documenti è stata rifiutata dall’OLAF in applicazione delle deroghe previste all’articolo 4, paragrafo 1, lettera b), e all'articolo 4, paragrafo 2 e paragrafo 3, del richiamato regolamento. Il comitato di vigilanza sostiene la posizione dell’OLAF. Tuttavia l’OLAF deve motivare in modo appropriato e sufficiente le sue decisioni di rifiuto onde evitare che siano annullate dai tribunali dell’Unione (59).

| 48. | Anche una domanda di accesso ai dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 può costituire una modalità indiretta di accesso ai documenti dell’OLAF. Come precedentemente menzionato, il comitato di vigilanza si riserva di esprimere il proprio parere sull’argomento. |
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48.

Anche una domanda di accesso ai dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 può costituire una modalità indiretta di accesso ai documenti dell’OLAF. Come precedentemente menzionato, il comitato di vigilanza si riserva di esprimere il proprio parere sull’argomento.

Il comitato di vigilanza ritiene che l’accesso ai documenti riservati dell’OLAF debba essere accordato sono in casi debitamente giustificati e dopo un esame concreto e individuale di ogni documento. In ogni caso, tale accesso non deve costituire un impedimento all’esercizio, in piena indipendenza, delle attività dell’OLAF.

Occorre procedere a una riflessione più approfondita su come conciliare la necessità di garantire la riservatezza dell’attività investigativa dell’OLAF con la possibilità, per le persone interessate, di domandare l’accesso ai documenti dell’indagine.

3.1.3.   Fase di chiusura dell'indagine

3.1.3.1.   Obbligo di riferire le osservazioni della persona interessata nelle conclusioni finali dell'indagine

| 49. | Il comitato di vigilanza deplora che tale obbligo statutario (60) non sia né previsto dal manuale né rispettato pienamente nella prassi (61). |
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49.

Il comitato di vigilanza deplora che tale obbligo statutario (60) non sia né previsto dal manuale né rispettato pienamente nella prassi (61).

3.1.3.2.   Diritto dell’interessato di essere informato in merito alla chiusura dell’indagine

| 50. | Il diritto dell’interessato di essere informato è previsto formalmente solo in caso di archiviazione definitiva dell’indagine (62). Tuttavia, nei casi esaminati oggetto di follow-up, il comitato di vigilanza constata con soddisfazione che le persone interessate sono state sistematicamente informate della chiusura dell’indagine e delle raccomandazioni dell’OLAF relative alla trasmissione. Questo genere di trasmissione è infatti analogo al trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001, e ciò può giustificare l'informazione dell'interessato. Il comitato di vigilanza auspica tuttavia che il legislatore chiarisca tale questione nell’ambito della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 e ritiene che debba essere mantenuta l’opzione di deroga per i casi in cui occorre mantenere la riservatezza. |
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50.

Il diritto dell’interessato di essere informato è previsto formalmente solo in caso di archiviazione definitiva dell’indagine (62). Tuttavia, nei casi esaminati oggetto di follow-up, il comitato di vigilanza constata con soddisfazione che le persone interessate sono state sistematicamente informate della chiusura dell’indagine e delle raccomandazioni dell’OLAF relative alla trasmissione. Questo genere di trasmissione è infatti analogo al trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001, e ciò può giustificare l'informazione dell'interessato. Il comitato di vigilanza auspica tuttavia che il legislatore chiarisca tale questione nell’ambito della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 e ritiene che debba essere mantenuta l’opzione di deroga per i casi in cui occorre mantenere la riservatezza.

| 51. | Il comitato di vigilanza apprezza che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 introduca l’obbligo per l’OLAF di sottoporre le proprie osservazioni e conclusioni alla persona interessata prima che la relazione finale sia trasmessa alle autorità competenti, fatta salva la necessità di mantenere il segreto per non compromettere il seguito dell'indagine. Il comitato di vigilanza nutre invece riserve circa la necessità di ottenere l'accordo delle istituzioni, organi od organismi per differire l'informazione dell'interessato (63). |
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51.

Il comitato di vigilanza apprezza che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 introduca l’obbligo per l’OLAF di sottoporre le proprie osservazioni e conclusioni alla persona interessata prima che la relazione finale sia trasmessa alle autorità competenti, fatta salva la necessità di mantenere il segreto per non compromettere il seguito dell'indagine. Il comitato di vigilanza nutre invece riserve circa la necessità di ottenere l'accordo delle istituzioni, organi od organismi per differire l'informazione dell'interessato (63).

L’obbligo di riferire le osservazioni della persona interessata nelle conclusioni dell'indagine dovrebbe essere specificato nel manuale e rispettato nella prassi.

Il comitato di vigilanza ritiene che le disposizioni legislative relative alle indagini dell’OLAF debbano prevedere l’informazione delle persone interessate in merito alla chiusura dell’indagine, fatti salvi i casi debitamente giustificati. Nei casi in cui l’OLAF decide di differire questa informazione, dovrebbe informare solo le istituzioni, gli organi o gli organismi competenti.

3.2.   
  Indagini esterne

| 52. | Analogamente alle persone interessate dalle indagini interne, anche le persone interessate dalle indagini esterne godono di determinati diritti (diritto di accesso ai documenti, diritto al rispetto dei dati personali...). Poiché le norme d’applicazione di tali diritti sono le medesime a prescindere dal tipo di indagine, il comitato di vigilanza rimanda alle considerazioni precedenti. |
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52.

Analogamente alle persone interessate dalle indagini interne, anche le persone interessate dalle indagini esterne godono di determinati diritti (diritto di accesso ai documenti, diritto al rispetto dei dati personali...). Poiché le norme d’applicazione di tali diritti sono le medesime a prescindere dal tipo di indagine, il comitato di vigilanza rimanda alle considerazioni precedenti.

| 53. | Il comitato di vigilanza constata in generale che le disposizioni legislative vigenti dell’Unione in materia di garanzie procedurali per le indagini esterne dell’OLAF sono insufficienti. Le indagini esterne dipendono in larga misura dalla situazione delle legislazioni nazionali (64). Tuttavia, il rinvio alle legislazioni nazionali può talvolta compromettere il principio dell’equivalenza relativamente alla protezione efficace contro la frode, sancito dall’articolo 325 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. La riforma del regolamento (CE) n. 1073/99 deve essere l’occasione per un necessario chiarimento della questione (65). |
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53.

Il comitato di vigilanza constata in generale che le disposizioni legislative vigenti dell’Unione in materia di garanzie procedurali per le indagini esterne dell’OLAF sono insufficienti. Le indagini esterne dipendono in larga misura dalla situazione delle legislazioni nazionali (64). Tuttavia, il rinvio alle legislazioni nazionali può talvolta compromettere il principio dell’equivalenza relativamente alla protezione efficace contro la frode, sancito dall’articolo 325 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. La riforma del regolamento (CE) n. 1073/99 deve essere l’occasione per un necessario chiarimento della questione (65).

| 54. | Il comitato di vigilanza osserva che, data l'assenza di regole chiare nei regolamenti (Euratom, CE) n. 2988/95, (Euratom, CE) n. 2185/96 e (CE) n. 1073/1999, pratiche diverse coesistono all’interno dell’OLAF. Gli orientamenti forniti dal manuale non sembrano sufficienti ad armonizzare i diversi metodi adottati dalle unità operative. La diversità delle norme nazionali applicabili potrebbe giustificare l’elaborazione di un compendio a uso degli investigatori. |
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54.

Il comitato di vigilanza osserva che, data l'assenza di regole chiare nei regolamenti (Euratom, CE) n. 2988/95, (Euratom, CE) n. 2185/96 e (CE) n. 1073/1999, pratiche diverse coesistono all’interno dell’OLAF. Gli orientamenti forniti dal manuale non sembrano sufficienti ad armonizzare i diversi metodi adottati dalle unità operative. La diversità delle norme nazionali applicabili potrebbe giustificare l’elaborazione di un compendio a uso degli investigatori.

| 55. | Il comitato di vigilanza rileva inoltre alcune lacune legislative riguardanti la conduzione delle indagini esterne nel settore delle spese dirette. Trattandosi di progetti finanziati esclusivamente dall’Unione europea e non cogestiti dagli Stati membri, spesso è difficile per l’OLAF individuare le autorità amministrative nazionali a cui rivolgersi per l’esecuzione dei controlli in loco. Del resto, non è chiaramente definita la portata dei poteri d’indagine dell’OLAF, cui fa riferimento l’articolo 7 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96. Il comitato di vigilanza ha constatato alcune situazioni nelle quali tali lacune hanno causato ritardi o serie difficoltà per l’indagine. Di conseguenza, ritiene che in occasione della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 sia necessario un chiarimento relativamente al settore in questione. |
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55.

Il comitato di vigilanza rileva inoltre alcune lacune legislative riguardanti la conduzione delle indagini esterne nel settore delle spese dirette. Trattandosi di progetti finanziati esclusivamente dall’Unione europea e non cogestiti dagli Stati membri, spesso è difficile per l’OLAF individuare le autorità amministrative nazionali a cui rivolgersi per l’esecuzione dei controlli in loco. Del resto, non è chiaramente definita la portata dei poteri d’indagine dell’OLAF, cui fa riferimento l’articolo 7 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96. Il comitato di vigilanza ha constatato alcune situazioni nelle quali tali lacune hanno causato ritardi o serie difficoltà per l’indagine. Di conseguenza, ritiene che in occasione della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 sia necessario un chiarimento relativamente al settore in questione.

| 56. | L’entrata in vigore della Carta ha sensibilizzato più che mai circa l’importanza rivestita dai diritti fondamentali e dalle garanzie procedurali in tutti i tipi di indagine. Occorre tuttavia tener conto delle peculiarità dell’OLAF in quanto servizio amministrativo investigativo. Equiparare semplicemente gli obblighi procedurali relativi alle indagini esterne a quelli esistenti per le indagini interne significherebbe sottovalutarne la diversa natura, rischiando di compromettere gravemente l’efficacia delle indagini senza tuttavia rafforzare i diritti delle persone in modo utile e significativo. |
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56.

L’entrata in vigore della Carta ha sensibilizzato più che mai circa l’importanza rivestita dai diritti fondamentali e dalle garanzie procedurali in tutti i tipi di indagine. Occorre tuttavia tener conto delle peculiarità dell’OLAF in quanto servizio amministrativo investigativo. Equiparare semplicemente gli obblighi procedurali relativi alle indagini esterne a quelli esistenti per le indagini interne significherebbe sottovalutarne la diversa natura, rischiando di compromettere gravemente l’efficacia delle indagini senza tuttavia rafforzare i diritti delle persone in modo utile e significativo.

3.2.1.   Fase di apertura dell'indagine

3.2.1.1.   Informazione dell’interessato

| 57. | La legislazione in vigore non prevede l’obbligo per l'OLAF di informare l’interessato del suo coinvolgimento in un’indagine. La mancata informazione è giustificata dalle esigenze dell’indagine. Soprattutto i controlli e le verifiche in loco sono spesso effettuati senza preavviso. L’informazione preventiva dello Stato membro interessato in merito ai controlli in loco (ma non all’apertura di un’indagine) riflette invece un’esigenza di ordine pratico, conforme al principio di leale cooperazione (66) e deve avvenire in «tempo utile» prima del controllo in loco. Il manuale prevede invece l'informazione dell'interessato, sempre che ciò non influisca negativamente sull’indagine (67). La riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 segue la medesima impostazione. |
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57.

La legislazione in vigore non prevede l’obbligo per l'OLAF di informare l’interessato del suo coinvolgimento in un’indagine. La mancata informazione è giustificata dalle esigenze dell’indagine. Soprattutto i controlli e le verifiche in loco sono spesso effettuati senza preavviso. L’informazione preventiva dello Stato membro interessato in merito ai controlli in loco (ma non all’apertura di un’indagine) riflette invece un’esigenza di ordine pratico, conforme al principio di leale cooperazione (66) e deve avvenire in «tempo utile» prima del controllo in loco. Il manuale prevede invece l'informazione dell'interessato, sempre che ciò non influisca negativamente sull’indagine (67). La riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 segue la medesima impostazione.

| 58. | Il comitato di vigilanza constata che, nella maggioranza delle indagini esterne, le persone fisiche e/o giuridiche interessate hanno ricevuto una notifica che le informava dell’apertura dell’indagine o di un controllo sul posto, o sono state informate al momento del controllo sul posto. Quando è stato deciso di non informare l’interessato, la decisione è stata in genere motivata. Tali motivazioni, tuttavia, figurano solo nei documenti stilati per la trasmissione delle informazioni alle autorità giudiziarie nazionali. |
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58.

Il comitato di vigilanza constata che, nella maggioranza delle indagini esterne, le persone fisiche e/o giuridiche interessate hanno ricevuto una notifica che le informava dell’apertura dell’indagine o di un controllo sul posto, o sono state informate al momento del controllo sul posto. Quando è stato deciso di non informare l’interessato, la decisione è stata in genere motivata. Tali motivazioni, tuttavia, figurano solo nei documenti stilati per la trasmissione delle informazioni alle autorità giudiziarie nazionali.

Il comitato di vigilanza ritiene che l’informazione preventiva dell’interessato in merito all’apertura dell’indagine rischi talvolta di comprometterne l’efficacia (in particolare l’efficacia dei controlli in loco) e di aggravare gli oneri procedurali che gravano sull’OLAF. La riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 dovrebbe tener conto di tale rischio. Prima di istituire l'obbligo di informare la persona interessata, è necessario condurre uno studio più approfondito delle eventuali conseguenze in termini di efficacia dell'indagine.

3.2.2.   Fase di svolgimento dell'indagine

3.2.2.1.   Obbligo di autorizzare gli agenti dell’OLAF a svolgere l’indagine

| 59. | Nell'ambito dei controlli in loco previsti dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, gli investigatori devono presentare una procura scritta, indicante la loro identità e qualifica e un mandato indicante l’oggetto e lo scopo dell’indagine (68). Tale obbligo consente di tutelare i diritti della difesa (69). |
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59.

Nell'ambito dei controlli in loco previsti dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, gli investigatori devono presentare una procura scritta, indicante la loro identità e qualifica e un mandato indicante l’oggetto e lo scopo dell’indagine (68). Tale obbligo consente di tutelare i diritti della difesa (69).

| 60. | Il comitato di vigilanza osserva che nella prassi dette norme non sono applicate in modo uniforme. La procura scritta [articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999] assume la forma di una «decisione di nomina» delle persone autorizzare a svolgere l’indagine, firmata dal capo unità. Il mandato [articolo 6, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1073/1999] indica sempre l’oggetto e lo scopo dell’indagine ma, in alcuni casi, i nomi degli agenti designati non sono menzionati, mentre in altri il mandato è corredato da una ricevuta di ritorno che deve essere firmata dall’operatore economico oggetto del controllo in loco. Inoltre, i verbali dell’audizione o del controllo in loco non menzionano sistematicamente se gli agenti dell’OLAF hanno effettivamente presentato il mandato, il che eviterebbe contestazioni successive. |
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60.

Il comitato di vigilanza osserva che nella prassi dette norme non sono applicate in modo uniforme. La procura scritta [articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999] assume la forma di una «decisione di nomina» delle persone autorizzare a svolgere l’indagine, firmata dal capo unità. Il mandato [articolo 6, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1073/1999] indica sempre l’oggetto e lo scopo dell’indagine ma, in alcuni casi, i nomi degli agenti designati non sono menzionati, mentre in altri il mandato è corredato da una ricevuta di ritorno che deve essere firmata dall’operatore economico oggetto del controllo in loco. Inoltre, i verbali dell’audizione o del controllo in loco non menzionano sistematicamente se gli agenti dell’OLAF hanno effettivamente presentato il mandato, il che eviterebbe contestazioni successive.

Il comitato di vigilanza raccomanda l’armonizzazione delle prassi per il conferimento dei mandati agli agenti dell’OLAF e l’applicazione di regole chiare.

Onde evitare contestazioni successive, i verbali dei controlli in loco e/o delle audizioni dovrebbero indicare espressamente se gli investigatori hanno presentato il loro mandato.

3.2.2.2.   Possibilità dell’interessato di esprimere il proprio parere su tutti i fatti che lo riguardano

| 61. | L’attuale legislazione dell’Unione non riconosce esplicitamente agli interessati il diritto di esprimere il proprio parere su tutti i fatti che li riguardano, come invece previsto per le indagini interne. Nel manuale è nondimeno prevista l’opzione di concedere all'interessato la possibilità di esprimere il proprio parere prima della formulazione delle conclusioni finali (70). |
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61.

L’attuale legislazione dell’Unione non riconosce esplicitamente agli interessati il diritto di esprimere il proprio parere su tutti i fatti che li riguardano, come invece previsto per le indagini interne. Nel manuale è nondimeno prevista l’opzione di concedere all'interessato la possibilità di esprimere il proprio parere prima della formulazione delle conclusioni finali (70).

| 62. | L’articolo 7 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 elenca i poteri di cui l'OLAF dispone per i controlli in loco. L’elenco non è esaustivo e non fa esplicito riferimento alla competenza dell’OLAF di procedere ad audizioni formali o di chiedere chiarimenti orali durante i controlli in loco (71). Tuttavia, il potere di accedere «a tutte le informazioni e alla documentazione relative alle operazioni di cui trattasi» necessario allo svolgimento dei controlli sul posto può essere esercitato in virtù dell’applicazione delle legislazioni nazionali. Analizzando le indagini, il comitato di vigilanza ha constatato che in alcuni casi si è proceduto alle audizioni formali, mentre in altri le persone interessate hanno avuto la possibilità di esprimere il proprio parere nel corso del controllo in loco, senza che ciò però assumesse la forma di un’audizione. Inoltre, il mancato svolgimento dell'audizione è stato motivato solo al momento della trasmissione delle informazioni alle autorità giudiziarie nazionali. |
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62.

L’articolo 7 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 elenca i poteri di cui l'OLAF dispone per i controlli in loco. L’elenco non è esaustivo e non fa esplicito riferimento alla competenza dell’OLAF di procedere ad audizioni formali o di chiedere chiarimenti orali durante i controlli in loco (71). Tuttavia, il potere di accedere «a tutte le informazioni e alla documentazione relative alle operazioni di cui trattasi» necessario allo svolgimento dei controlli sul posto può essere esercitato in virtù dell’applicazione delle legislazioni nazionali. Analizzando le indagini, il comitato di vigilanza ha constatato che in alcuni casi si è proceduto alle audizioni formali, mentre in altri le persone interessate hanno avuto la possibilità di esprimere il proprio parere nel corso del controllo in loco, senza che ciò però assumesse la forma di un’audizione. Inoltre, il mancato svolgimento dell'audizione è stato motivato solo al momento della trasmissione delle informazioni alle autorità giudiziarie nazionali.

| 63. | Il comitato di vigilanza osserva che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 propone di imporre all’OLAF l’obbligo di sentire le persone interessate, fatte salve le deroghe che giustifichino un differimento. Il comitato di vigilanza ritiene necessario integrare espressamente nella riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 alcuni poteri d’indagine quali la possibilità di svolgere audizioni o di chiedere chiarimenti orali, al fine di assicurare la certezza del diritto e l’applicazione coerente e uniforme delle norme procedurali. |
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63.

Il comitato di vigilanza osserva che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 propone di imporre all’OLAF l’obbligo di sentire le persone interessate, fatte salve le deroghe che giustifichino un differimento. Il comitato di vigilanza ritiene necessario integrare espressamente nella riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 alcuni poteri d’indagine quali la possibilità di svolgere audizioni o di chiedere chiarimenti orali, al fine di assicurare la certezza del diritto e l’applicazione coerente e uniforme delle norme procedurali.

| 64. | Al fine di non appesantire le indagini, prolungando così con una regolamentazione eccessiva un procedimento di per sé già troppo lungo, il comitato di vigilanza ritiene che la precisazione dei poteri d’indagine non debba necessariamente comportare l'obbligo per l'OLAF di sentire le persone interessate. L’indagine amministrativa dell’OLAF è infatti solo la parte preliminare di un procedimento più ampio. Il rispetto dei diritti della difesa deve essere valutato in relazione all’indagine nel suo complesso, tenendo cioè conto del seguito amministrativo, disciplinare o giudiziario riservato alle indagini, nel cui corso il principio del contraddittorio è pienamente assicurato. Inoltre, allo stato attuale della giurisprudenza dell’Unione, le indagini dell’OLAF non conducono ad atti che arrecano pregiudizio, cosicché se il principio del contraddittorio e dei diritti della difesa in questa fase non sono applicati pienamente ed esaustivamente, in linea di massima ciò non è pregiudizievole alle persone interessate (72). |
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64.

Al fine di non appesantire le indagini, prolungando così con una regolamentazione eccessiva un procedimento di per sé già troppo lungo, il comitato di vigilanza ritiene che la precisazione dei poteri d’indagine non debba necessariamente comportare l'obbligo per l'OLAF di sentire le persone interessate. L’indagine amministrativa dell’OLAF è infatti solo la parte preliminare di un procedimento più ampio. Il rispetto dei diritti della difesa deve essere valutato in relazione all’indagine nel suo complesso, tenendo cioè conto del seguito amministrativo, disciplinare o giudiziario riservato alle indagini, nel cui corso il principio del contraddittorio è pienamente assicurato. Inoltre, allo stato attuale della giurisprudenza dell’Unione, le indagini dell’OLAF non conducono ad atti che arrecano pregiudizio, cosicché se il principio del contraddittorio e dei diritti della difesa in questa fase non sono applicati pienamente ed esaustivamente, in linea di massima ciò non è pregiudizievole alle persone interessate (72).

3.2.2.3.   Diritto di esprimersi nella lingua ufficiale di propria scelta

| 65. | Il regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 prevede che le relazioni sulle indagini siano elaborate tenendo conto delle norme che regolano i procedimenti nazionali. I chiarimenti orali dati dalle persone interessate durante i controlli in loco devono essere rilasciati nella lingua dello Stato membro sul cui territorio si svolge il controllo. Il comitato di vigilanza ha constatato che tale obbligo è stato rispettato dall’OLAF. Inoltre, laddove si siano svolte audizioni formali, le persone interessate hanno avuto la possibilità di esprimersi nella lingua di loro scelta. |
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65.

Il regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 prevede che le relazioni sulle indagini siano elaborate tenendo conto delle norme che regolano i procedimenti nazionali. I chiarimenti orali dati dalle persone interessate durante i controlli in loco devono essere rilasciati nella lingua dello Stato membro sul cui territorio si svolge il controllo. Il comitato di vigilanza ha constatato che tale obbligo è stato rispettato dall’OLAF. Inoltre, laddove si siano svolte audizioni formali, le persone interessate hanno avuto la possibilità di esprimersi nella lingua di loro scelta.

3.2.2.4.   Diritto di essere assistiti da una persona di propria scelta e riservatezza della corrispondenza tra cliente e avvocato

| 66. | Il diritto di essere assistiti da una persona di propria scelta non è espressamente previsto dalla legislazione in vigore. Il comitato di vigilanza sostiene la proposta presentata dalle tre istituzioni di integrare tale diritto nelle garanzie procedurali applicabili alle indagini dell’OLAF (73). Tale diritto potrebbe essere esteso anche agli operatori economici nel corso dei controlli in loco, in particolare qualora le legislazioni nazionali lo prevedano. |
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66.

Il diritto di essere assistiti da una persona di propria scelta non è espressamente previsto dalla legislazione in vigore. Il comitato di vigilanza sostiene la proposta presentata dalle tre istituzioni di integrare tale diritto nelle garanzie procedurali applicabili alle indagini dell’OLAF (73). Tale diritto potrebbe essere esteso anche agli operatori economici nel corso dei controlli in loco, in particolare qualora le legislazioni nazionali lo prevedano.

| 67. | Al riguardo, il comitato di vigilanza rimanda alla giurisprudenza dell’Unione relativa ai poteri di verifica della Commissione in materia di concorrenza. Le indagini in questo settore, come le indagini dell’OLAF, hanno lo scopo di raccogliere prove onde verificare di fatto e di diritto l'esistenza e la portata di una determinata situazione. La Corte di giustizia dell’Unione europea ha costantemente affermato che, se è vero che i diritti della difesa sono applicabili solo ai procedimenti amministrativi che possono comportare sanzioni, occorre nondimeno evitare che tali diritti siano irrimediabilmente compromessi nell'ambito di procedure d’indagine previa, in particolare nel corso delle verifiche, le quali possono essere determinanti per raccogliere prove del comportamento illecito tenuto dalle imprese, coinvolgendone così la responsabilità. Pertanto, se determinati diritti della difesa riguardano solo procedure in contradditorio, occorre rispettare fin dalla fase dell'indagine previa una serie di altri diritti, quali ad esempio il diritto all'assistenza giuridica o alla riservatezza della corrispondenza tra cliente e avvocato (74). |
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67.

Al riguardo, il comitato di vigilanza rimanda alla giurisprudenza dell’Unione relativa ai poteri di verifica della Commissione in materia di concorrenza. Le indagini in questo settore, come le indagini dell’OLAF, hanno lo scopo di raccogliere prove onde verificare di fatto e di diritto l'esistenza e la portata di una determinata situazione. La Corte di giustizia dell’Unione europea ha costantemente affermato che, se è vero che i diritti della difesa sono applicabili solo ai procedimenti amministrativi che possono comportare sanzioni, occorre nondimeno evitare che tali diritti siano irrimediabilmente compromessi nell'ambito di procedure d’indagine previa, in particolare nel corso delle verifiche, le quali possono essere determinanti per raccogliere prove del comportamento illecito tenuto dalle imprese, coinvolgendone così la responsabilità. Pertanto, se determinati diritti della difesa riguardano solo procedure in contradditorio, occorre rispettare fin dalla fase dell'indagine previa una serie di altri diritti, quali ad esempio il diritto all'assistenza giuridica o alla riservatezza della corrispondenza tra cliente e avvocato (74).

Il comitato di vigilanza accoglie con favore il fatto che il diritto di essere accompagnati da una persona di propria scelta figuri tra le garanzie procedurali previste dalla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 e ritiene che tale diritto debba applicarsi sia nel corso delle audizioni che nei controlli in loco.

3.2.2.5.   Principio «nemo tenetur se detegere»

| 68. | Come per le indagini interne, non esiste giurisprudenza specifica relativa a questo diritto e alla sua applicazione nelle indagini esterne dell’OLAF. Eppure tale principio fa parte delle garanzie procedurali citate nel manuale e previste dalla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999. |
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68.

Come per le indagini interne, non esiste giurisprudenza specifica relativa a questo diritto e alla sua applicazione nelle indagini esterne dell’OLAF. Eppure tale principio fa parte delle garanzie procedurali citate nel manuale e previste dalla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999.

| 69. | Il comitato di vigilanza rimanda ancora una volta alla giurisprudenza in materia di concorrenza e osserva che in questo campo la Corte di giustizia dell’Unione europea ha stabilito che il diritto degli operatori economici di non testimoniare contro se stessi deve essere rispettato fin dalla fase delle indagini preliminari che precede la fase del contraddittorio del procedimento dinanzi alla Commissione. L’operatore economico può pertanto essere obbligato a fornire tutte le informazioni necessarie riguardanti i fatti di cui può essere a conoscenza e a trasmettere i documenti in suo possesso che possono essere utilizzati contro di lui o contro altri operatori economici (75). Non può però essere obbligato a fornire risposte che lo costringerebbero ad ammettere un’irregolarità, la cui esistenza deve essere dimostrata dalla Commissione (76). |
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69.

Il comitato di vigilanza rimanda ancora una volta alla giurisprudenza in materia di concorrenza e osserva che in questo campo la Corte di giustizia dell’Unione europea ha stabilito che il diritto degli operatori economici di non testimoniare contro se stessi deve essere rispettato fin dalla fase delle indagini preliminari che precede la fase del contraddittorio del procedimento dinanzi alla Commissione. L’operatore economico può pertanto essere obbligato a fornire tutte le informazioni necessarie riguardanti i fatti di cui può essere a conoscenza e a trasmettere i documenti in suo possesso che possono essere utilizzati contro di lui o contro altri operatori economici (75). Non può però essere obbligato a fornire risposte che lo costringerebbero ad ammettere un’irregolarità, la cui esistenza deve essere dimostrata dalla Commissione (76).

| 70. | Il comitato di vigilanza si chiede se tali principi possano essere applicati anche alle indagini dell'OLAF. Contrariamente ai poteri di cui dispone la Commissione in materia di concorrenza, l’OLAF non ha il potere di imporre sanzioni ma, qualora gli operatori economici si oppongano ai controlli o alle verifiche sul posto, può ricorrere all'assistenza dello Stato membro interessato, in conformità con le disposizioni nazionali. |
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70.

Il comitato di vigilanza si chiede se tali principi possano essere applicati anche alle indagini dell'OLAF. Contrariamente ai poteri di cui dispone la Commissione in materia di concorrenza, l’OLAF non ha il potere di imporre sanzioni ma, qualora gli operatori economici si oppongano ai controlli o alle verifiche sul posto, può ricorrere all'assistenza dello Stato membro interessato, in conformità con le disposizioni nazionali.

3.2.3.   Fase di chiusura dell'indagine

3.2.3.1.   Possibilità di essere informati in merito alla chiusura dell’indagine

| 71. | L’OLAF non ha l’obbligo di informare le persone interessate in merito alla chiusura dell'indagine e/o alle sue conclusioni e raccomandazioni. Il manuale prevede un obbligo del genere sempre che ciò non comprometta il seguito dell'indagine. Tali informazioni figurano però raramente nelle indagini esaminate. Nell’ambito delle indagini riguardanti le spese dirette che la Commissione ha erogato direttamente ai beneficiari la prassi seguita dall’OLAF non è uniforme. |
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71.

L’OLAF non ha l’obbligo di informare le persone interessate in merito alla chiusura dell'indagine e/o alle sue conclusioni e raccomandazioni. Il manuale prevede un obbligo del genere sempre che ciò non comprometta il seguito dell'indagine. Tali informazioni figurano però raramente nelle indagini esaminate. Nell’ambito delle indagini riguardanti le spese dirette che la Commissione ha erogato direttamente ai beneficiari la prassi seguita dall’OLAF non è uniforme.

| 72. | Il comitato di vigilanza è a conoscenza del fatto che l'OLAF informa lo Stato membro interessato della chiusura dell’indagine mediante l’invio della relazione finale nel quadro delle indagini riguardanti le spese dell’Unione erogate attraverso gli Stati membri. Nella misura in cui l’indagine può essere oggetto di un controllo a livello nazionale, il comitato di vigilanza ritiene che sarebbe buona pratica consultare le autorità nazionali competenti prima di decidere se informare o meno l'interessato della chiusura dell'indagine (77). |
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72.

Il comitato di vigilanza è a conoscenza del fatto che l'OLAF informa lo Stato membro interessato della chiusura dell’indagine mediante l’invio della relazione finale nel quadro delle indagini riguardanti le spese dell’Unione erogate attraverso gli Stati membri. Nella misura in cui l’indagine può essere oggetto di un controllo a livello nazionale, il comitato di vigilanza ritiene che sarebbe buona pratica consultare le autorità nazionali competenti prima di decidere se informare o meno l'interessato della chiusura dell'indagine (77).

Il comitato di vigilanza ritiene che l’obbligo per l’OLAF di informare gli interessati delle sue conclusioni e raccomandazioni prima dell’invio della relazione finale alle autorità dell’Unione e alle autorità nazionali competenti, previsto dalla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, dovrebbe tener conto delle norme procedurali dello Stato membro che assicura il seguito dell’indagine.

ALLEGATO

Atti legislativi citati

| 1. | Regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (GU L 136 del 31.5.1999, pagg. 1-7). |
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1.

Regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (GU L 136 del 31.5.1999, pagg. 1-7).

| 2. | Accordo interistituzionale, del 25 maggio 1999, tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell'Unione europea e la Commissione delle Comunità europee relativo alle indagini interne svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (GU L 136 del 31.5.1999, pagg. 15-19). |
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2.

Accordo interistituzionale, del 25 maggio 1999, tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell'Unione europea e la Commissione delle Comunità europee relativo alle indagini interne svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (GU L 136 del 31.5.1999, pagg. 15-19).

| 3. | Regolamento (Euratom, CE) n. 2185/95 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità (GU L 292 del 15.11.1996, pagg. 2-5). |
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3.

Regolamento (Euratom, CE) n. 2185/95 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità (GU L 292 del 15.11.1996, pagg. 2-5).

| 4. | Regolamento (Euratom, CE) n. 2988/95 del Consiglio, del 18 dicembre 1995, relativo alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità (GU L 312 del 23.12.1995, pagg. 1-4). |
| --- | --- |

4.

Regolamento (Euratom, CE) n. 2988/95 del Consiglio, del 18 dicembre 1995, relativo alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità (GU L 312 del 23.12.1995, pagg. 1-4).

| 5. | Decisione della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (1999/352/CE, CECA, Euratom) (GU L 136 del 31.5.1999, pagg. 20-22). |
| --- | --- |

5.

Decisione della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (1999/352/CE, CECA, Euratom) (GU L 136 del 31.5.1999, pagg. 20-22).

| 6. | Regolamento n. 31 (CEE), n. 11 (CEEA), relativo allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità Economica Europea e della Comunità Europea dell’Energia Atomica (GU 45 del 14.6.1962, pag. 1385, e successive modifiche). |
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6.

Regolamento n. 31 (CEE), n. 11 (CEEA), relativo allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità Economica Europea e della Comunità Europea dell’Energia Atomica (GU 45 del 14.6.1962, pag. 1385, e successive modifiche).

| 7. | Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pagg. 43-48). |
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7.

Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pagg. 43-48).

| 8. | Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pagg. 1-22). |
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8.

Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pagg. 1-22).

Proposte legislative citate riguardanti la modifica del regolamento (CE) n. 1073/1999

| 1. | Proposta di regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) {SEC(2006) 638 } /* COM/2006/0244 definitivo — COD 2006/0084. |
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1.

Proposta di regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) {SEC(2006) 638 } /* COM/2006/0244 definitivo — COD 2006/0084.

| 2. | Risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 20 novembre 2008 sulla proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) [COM(2006) 0244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)] (GU C 16E del 22.1.2010, pagg. 201-222). |
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2.

Risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 20 novembre 2008 sulla proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) [COM(2006) 0244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)] (GU C 16E del 22.1.2010, pagg. 201-222).

Giurisprudenza citata (in ordine cronologico)

Tribunali dell'Unione europea

| 1. | 21 settembre 1989, Hoechst AG/Commissione, cause riunite 46/87 e 227/88. |
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1.

21 settembre 1989, Hoechst AG/Commissione, cause riunite 46/87 e 227/88.

| 2. | 17 ottobre 1989, Dow Benelux NV/ Commissione, causa 85/87. |
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2.

17 ottobre 1989, Dow Benelux NV/ Commissione, causa 85/87.

| 3. | 18 ottobre 1989, Orkem/Commissione, causa 374/87l. |
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3.

18 ottobre 1989, Orkem/Commissione, causa 374/87l.

| 4. | 11 settembre 2002, Willeme/Commissione, causa T-89/01. |
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4.

11 settembre 2002, Willeme/Commissione, causa T-89/01.

| 5. | 10 luglio 2003, Commissione/BCE, causa C-11/00. |
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5.

10 luglio 2003, Commissione/BCE, causa C-11/00.

| 6. | 18 dicembre 2003, Gómez-Reino/Commissione, causa T-215/02. |
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6.

18 dicembre 2003, Gómez-Reino/Commissione, causa T-215/02.

| 7. | 7 gennaio 2004, Aalborg Portland A/S e al/Commissione, cause riunite C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P e C-219/00 P. |
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7.

7 gennaio 2004, Aalborg Portland A/S e al/Commissione, cause riunite C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P e C-219/00 P.

| 8. | 9 giugno 2004, Camós Grau/Commissione, causa T-96/03. |
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8.

9 giugno 2004, Camós Grau/Commissione, causa T-96/03.

| 9. | 13 luglio 2004, Comunidad Autónoma de Andalucía/Commissione, causa T-29/03. |
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9.

13 luglio 2004, Comunidad Autónoma de Andalucía/Commissione, causa T-29/03.

| 10. | 6 aprile 2006, Camos Grau/Commissione, causa T-309/03. |
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10.

6 aprile 2006, Camos Grau/Commissione, causa T-309/03.

| 11. | 6 luglio 2006, Franchet e Byk/Commissione (n. 1), cause congiunte T-391/03 e T-70/04. |
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11.

6 luglio 2006, Franchet e Byk/Commissione (n. 1), cause congiunte T-391/03 e T-70/04.

| 12. | 21 settembre 2006, Technische Unie BV/Commissione, causa C-113/04 P. |
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12.

21 settembre 2006, Technische Unie BV/Commissione, causa C-113/04 P.

| 13. | 2 maggio 2007, Giraudy/Commissione, causa F-23/05. |
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13.

2 maggio 2007, Giraudy/Commissione, causa F-23/05.

| 14. | 12 settembre 2007, Nikolaou/Commissione, causa T-259/03. |
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14.

12 settembre 2007, Nikolaou/Commissione, causa T-259/03.

| 15. | 8 luglio 2008, Franchet e Byk/Commissione (n. 2), causa T-48/05. |
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15.

8 luglio 2008, Franchet e Byk/Commissione (n. 2), causa T-48/05.

| 16. | 28 aprile 2010, Amann & Söhne GmbH & Co. KG e Cousin Filterie SAS/Commissione, causa T-446/05. |
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16.

28 aprile 2010, Amann & Söhne GmbH & Co. KG e Cousin Filterie SAS/Commissione, causa T-446/05.

| 17. | 20 maggio 2010, Commissione/Violetti et al., causa T-261/09 P. |
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17.

20 maggio 2010, Commissione/Violetti et al., causa T-261/09 P.

| 18. | 29 giugno 2010, Commissione/The Bavarian Lager Co. Ltd., causa C-28/08 P. |
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18.

29 giugno 2010, Commissione/The Bavarian Lager Co. Ltd., causa C-28/08 P.

| 19. | 29 giugno 2010, Commissione/Technische Glaswerke Ilmenau GmbH, causa C-139/07 P. |
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19.

29 giugno 2010, Commissione/Technische Glaswerke Ilmenau GmbH, causa C-139/07 P.

Corte europea dei diritti dell’uomo

| 1. | 27 febbraio 1980, Deweer/Belgio, serie A n. 35. |
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1.

27 febbraio 1980, Deweer/Belgio, serie A n. 35.

| 2. | 25 febbraio 1992, Pfeifer e Plankl/Austria, serie A n. 227. |
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2.

25 febbraio 1992, Pfeifer e Plankl/Austria, serie A n. 227.

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(1)  L’articolo 2, paragrafo 1, della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom, che istituisce l’OLAF, prevede, relativamente alla funzione investigativa, che l'Ufficio eserciti le competenze attribuitegli dal legislatore comunitario, nei limiti e alle condizioni determinati da quest'ultimo. Al riguardo cfr. anche il considerando n. 10 del regolamento (CE) n. 1073/1999. Tale esigenza è stata evidenziata anche dalla Corte di giustizia, causa C-11/00, Commissione/BCE, 10 luglio 2003, punto 139.

1

Commissione/BCE

(2)  Al riguardo cfr., da ultimo, la sentenza emessa il 20 maggio 2010 dal Tribunale di primo grado, Commissione/Violetti et al., causa T-261/09 P.

2

Commissione/Violetti et al

(3)  Tribunale di primo grado, Gómez-Reino/Commissione, 18 dicembre 2003, causa T-215/02, punto 65. Cfr. anche l’ordinanza emessa il 9 giugno 2004 nella causa T-96/03, Camós Grau/Commissione, in cui il Tribunale di primo grado osserva che, benché il provvedimento avente natura meramente preparatoria non sia impugnabile in quanto tale con un’azione di annullamento, i suoi eventuali vizi possono essere fatti valere nel ricorso diretto contro l'atto definitivo della cui elaborazione l’atto costituisce un momento preparatorio.

3

Gómez-Reino/Commissione

Camós Grau/Commissione

(4)  Cfr. anche il parere n. 3/2010 del comitato di vigilanza sulla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999.

4

(5)  Cfr. Tribunale di primo grado, Franchet e Byk/Commissione (n. 2), 8 luglio 2008, causa T-48/05, che ha sancito l’obbligo per l’OLAF di consultare il comitato di vigilanza prima di qualsiasi trasmissione di informazioni alle autorità giudiziarie nazionali, in nome della tutela dei diritti fondamentali.

5

Franchet e Byk/Commissione

(6)  Cfr. l’allegato n. 4 (riservato).

6

(7)  Cfr. l’allegato n. 2 (documento interno dell’OLAF).

7

(8)  Cfr. l’allegato n. 1; per la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 cfr. il documento di riflessione della Commissione europea del 6 luglio 2010 e l’allegato II che riproduce la risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 20 novembre 2008 e la posizione del Consiglio europeo.

8

(9)  Cfr. l’allegato n. 3 (documento interno del comitato di vigilanza).

9

(10)  Cfr. l’articolo 22 bis dello statuto dei funzionari e la nota agli agenti dell’OLAF del 10 novembre 2008.

10

bis

(11)  Cfr. l’articolo 11 dello statuto dei funzionari e la sentenza Camos Grau/Commissione, causa T-309/03.

11

Camos Grau/Commissione

(12)  Tribunale di primo grado, Willeme/Commissione, 11 settembre 2002, causa T-89/01, punto 47.

12

Willeme/Commissione

(13)  Cfr. la relazione di attività del comitato di vigilanza 2005-2007 (GU C 123 del 20.5.2008, pag. 7) e la relazione di attività del comitato di vigilanza 2008-2009 (GU C 314 del 22.12.2009, pag. 38).

13

(14)  Camos Grau/Commissione, punti 104-141. Il manuale cita questa sentenza senza tuttavia indicare una regola esplicita per gli investigatori. Per di più, non è stata aggiornata la base giuridica del modulo che gli investigatori devono compilare (cfr. nota O/F1).

14

Camos Grau/Commissione

(15)  Cfr. le proposte del Consiglio e del Parlamento europeo (articolo 7 bis).

15

bis

(16)  Per un’applicazione mutatis mutandis, cfr. la sentenza del 21 settembre 2006 nel caso C-113/04 P, Technische Unie BV/Commissione, relativo alla durata di un procedimento amministrativo in materia di concorrenza, che aveva condotto all’imposizione di ammende alle imprese interessate. La Corte di giustizia ha confermato che il principio del termine ragionevole si applica anche alla fase istruttoria, che è la prima fase del procedimento amministrativo, la cui durata eccessiva può influire sulle future possibilità di difesa delle imprese interessate, in particolare riducendo l’efficacia dei diritti della difesa, qualora questi vengano invocati nella seconda fase del procedimento (punti 54-55).

16

Technische Unie BV/Commissione

(17)  Cfr. i termini di prescrizione delle azioni giudiziarie per quanto riguarda le irregolarità previste dal regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95.

17

(18)  In merito va ricordato che la giurisprudenza dell’Unione ha chiaramente affermato, in materia di norme sulla concorrenza, che il superamento del termine ragionevole può costituire un motivo d'annullamento di una decisione che constata infrazione e che applica sanzioni, qualora la violazione di tale principio abbia inciso sui diritti della difesa delle imprese interessate (sentenza Technische Unie BV/Commissione, cit., punto 47).

18

Technische Unie BV/Commissione

(19)  Cfr. i casi n. 9 e n. 20, che hanno avuto una durata rispettivamente di due e tre anni a fronte di un periodo relativamente breve necessario per svolgere le indagini nonché, mutatis mutandis, la causa Franchet e Byk/Commissione (n. 2), cit., punto 280.

19

Franchet e Byk/Commissione

(20)  In particolare le indagini in corso da oltre nove mesi (cfr. il parere del comitato di vigilanza n. 2/2009 (GU C 314 del 22.12.2009, pag. 22).

20

(21)  Cfr. su questo aspetto il parere del comitato di vigilanza n. 4/2010, relativo alla programmazione delle indagini.

21

(22)  Cfr. il caso n. 9; cfr. inoltre il caso n. 17, il cui periodo di valutazione è durato dieci mesi, nel corso dei quali si è svolta un’unica riunione con i servizi della Commissione, più alcune verifiche da parte dell'unità di intelligence operativa. Nei sette mesi successivi all’avvio delle indagini non si sono inoltre registrate attività operative.

22

(23)  Cfr. i casi nn. 5, 6, 7, 24 e 28, in cui le relazioni sui «periodi di tre mesi» non coprono tutta la durata delle indagini; i casi nn. 7, 24 e 28 sono stati chiusi in media sei mesi dopo il termine stimato, senza che fossero state effettuate attività operative o fosse stata fornita una spiegazione per tale ritardo; nel caso n. 28 sono state stilate quattro relazioni concernenti ciascuna un periodo di tre mesi, stando alle quali in detti periodi si è proceduto semplicemente allo studio della documentazione relativa al caso indagato e all’elaborazione della relazione finale.

23

(24)  Il comitato di vigilanza ha constatato che in più casi l’obbligo legale di elaborare tali relazioni non è rispettato.

24

(25)  Cfr. il parere del comitato di vigilanza n. 2/2009 (GU C 314 del 22.12.2009, pag. 39).

25

(26)  Cfr. il caso n. 13.

26

(27)  Cfr. la proposta del Consiglio (articolo 7 bis).

27

bis

(28)  Tribunale di primo grado, Franchet e Byk/Commissione (n. 2), cit., punto 218.

28

Franchet e Byk/Commissione

(29)  Cfr. la sentenza Giraudy/Commissione, punto 161, in cui il Tribunale della Funzione pubblica dell'Unione europea ha interpretato tale norma in modo estensivo, alla luce del considerando 10 del regolamento (CE) n. 1073/1999; cfr. anche la sentenza Franchet e Byk/Commissione (n. 2), cit., nella quale il giudice afferma che il principio della presunzione d’innocenza trova il suo corollario nell’obbligo di riservatezza cui l’OLAF deve attenersi, conformemente all’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 (cfr. punto 213).

29

Giraudy/Commissione

Franchet e Byk/Commissione

(30)  Tribunale di primo grado, Nikolaou/Commissione, cit., punti 189-216.

30

Nikolaou/Commissione

(31)  Articolo 8, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e articolo 8, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96.

31

(32)  Il comitato di vigilanza ha infatti constatato che i) nel quadro di più relazioni d'indagine riguardanti la stessa persona, l'OLAF ha erroneamente trasmesso ai servizi e/o alle autorità nazionali una relazione diversa da quella di cui dovevano assicurare il seguito; e ii) che una lettera contenente informazioni relative a un’indagine è stata inviata a un terzo senza precisare lo scopo dell’invio (cfr. le indagini n. 9 e n. 13.).

32

(33)  Commissione/The Bavarian Lager Co. Ltd, causa C-28/08 P, sentenza del 29 giugno 2010.

33

Commissione/The Bavarian Lager Co. Ltd

(34)  Commissione/Technische Glaswerke Ilmenau GmbH, causa C-139/07 P, sentenza del 29 giugno 2010.

34

Commissione/Technische Glaswerke Ilmenau GmbH

(35)  Cfr. l’articolo 4 del modello di decisione contenuto nell'accordo interistituzionale e le decisioni adottate da ciascuna istituzione e agenzia nonché l'articolo 1 dell'allegato IX dello statuto dei funzionari.

35

(36)  Cfr. il punto 5.1.1.1 del manuale.

36

(37)  Secondo il manuale, poteri investigativi specifici sono esercitati nel caso gli agenti svolgano le seguenti attività: audizione della persona interessata e di testimoni, accesso al fascicolo personale di un agente di un’istituzione dell’Unione, verifica nei locali delle istituzioni, esame dei computer, controllo in loco (cfr. punto 3.2.2). Relativamente a un'indagine il comitato di vigilanza ha riscontrato che l’investigatore e l’agente incaricati di esaminare un computer sono stati designati dopo che avevano effettuato le attività per le quali avevano ricevuto il mandato (cfr. il caso n. 23).

37

(38)  Cfr. oltre, punto 5.2.

38

(39)  Art. 4 del modello di decisione.

39

(40)  Tribunale di primo grado, Nikolaou/Commissione, cit., punto 238.

40

Nikolaou/Commissione

(41)  È quanto si è verificato nelle indagini n. 3 e n. 20.

41

(42)  Si è verificato ad esempio il caso di un’indagine in cui una nuova accusa è stata portata a conoscenza della persona interessata per la prima volta nel corso di un’audizione mediante una sola domanda, formulata in modo ambiguo e che si prestava a diverse interpretazioni (cfr. il caso n. 9).

42

(43)  Tribunale di primo grado, Nikolaou/Commissione, cit., punti 255-265.

43

Nikolaou/Commissione

(44)  Ad esempio: invio della lettera d’invito all’audizione dopo la scadenza del termine impartito all'interessato per la scelta della lingua (caso n. 9); menzione incompleta in questa lettera e anche in seguito di tutti i capi di accusa che l’OLAF intendeva esaminare e formulazione ambigua delle domande durante l’audizione con conseguente imprecisione delle risposte (caso n. 9); mancato invio del resoconto dell’audizione, nonostante fosse stato esplicitamente annunciato che l’invio avrebbe avuto luogo dopo la chiusura dell'indagine (caso n. 3).

44

(45)  La deroga è stata applicata a due delle indagini interne esaminate (cfr. i casi n. 16 e n. 27).

45

(46)  Franchet e Byk/Commissione (n. 2), cit., punto 151.

46

Franchet e Byk/Commissione

(47)  Cfr. i casi n. 16 e n. 27.

47

(48)  Cfr. il punto 3.3.3 del manuale e le norme riguardanti la lettera d’invito all’audizione, il suo svolgimento e la registrazione delle dichiarazioni.

48

(49)  Cfr. la proposta del Parlamento europeo, articolo 7 bis.

49

bis

(50)  Cfr. l’articolo 7 bis, paragrafo 2, delle tre proposte.

50

bis

(51)  Manuale OLAF, punti 3.3.2.2.2, 3.3.3.3, 3.3.3.4 e 5.1.3.

51

(52)  Cfr. Corte europea dei diritti dell’uomo, Pfeifer e Plankl/Autriche, sentenza del 25 febbraio 1992, serie A n. 227, punti 37-38.

52

Pfeifer e Plankl/Autriche

(53)  Cfr. Corte europea dei diritti dell’uomo, Deweer/Belgique, sentenza del 27 febbraio 1980, serie A n. 35, punto 51.

53

Deweer/Belgique

(54)  Cfr. l’articolo 1 del modello di decisione e l’articolo 4, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

54

(55)  Manuale OLAF, punti 3.3.3.4, 5.1.1.1 e 5.1.3.

55

(56)  Franchet e Byk/Commissione (n. 2), cit., punti 255-262; Nikolaou/Commissione, cit., punti 240-246; ordinanza Gómez-Reino/Commissione, cit., causa T-215/02, punto 65.

56

Franchet e Byk/Commissione

Nikolaou/Commissione

Gómez-Reino/Commissione

(57)  Per il caso specifico di una domanda di accesso ai documenti dopo la conclusione dell’indagine dell’OLAF e per le condizioni che disciplinano il trattamento di tali domande, cfr. la causa Franchet e Byk/Commissione (n. 1), cause riunite T-391/03 e T-70/04, sentenza del 6 luglio 2006.

57

Franchet e Byk/Commissione

(58)  Cfr. la giurisprudenza citata alla nota 56.

58

(59)  Una decisione motivata in modo insufficiente può essere considerata dal mediatore europeo come un caso di cattiva amministrazione: cfr. in relazione alle indagini esterne la decisione del mediatore europeo riguardante le cause riunite 723/2005/OV e 790/2005/OV.

59

(60)  Articolo 1, paragrafo 1, dell’allegato IX dello statuto dei funzionari.

60

(61)  Cfr. il caso n. 26.

61

(62)  Cfr. l’articolo 5 del modello di decisione e l’articolo 1, paragrafo 3, dell’allegato IX dello statuto dei funzionari.

62

(63)  Cfr. la proposta del Consiglio (articolo 8 bis); cfr. anche il punto 3.1.2.2 del presente parere.

63

bis

(64)  La diversità delle normative è stata evidenziata di recente dalla relazione annuale 2009 della Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio sulla tutela degli interessi finanziari dell’Unione europea e la lotta contro la frode [COM(2010) 382 definitivo 2].

64

(65)  Cfr. in particolare le proposte contenute nel parere n. 3/2010 del comitato di vigilanza.

65

(66)  Cfr. l'articolo 4 del trattato di Lisbona.

66

(67)  Punto 5.1.1.2.

67

(68)  Articolo 6, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/1996.

68

(69)  Il motivo di questo duplice obbligo è spiegato anche nella giurisprudenza dell’Unione: «(...) l’obbligo imposto alla Commissione di indicare l’oggetto e lo scopo dell'accertamento (...) costituisce un'esigenza fondamentale allo scopo non solo di evidenziare il carattere motivato dell'azione prevista all'interno delle imprese interessate, ma anche di consentire a esse di comprendere la portata del loro dovere di collaborazione pur facendo salvi al contempo i loro diritti di difesa» (sentenza Hoechst AG/Commissione del 21 settembre 1989, cause riunite 46/87 e 227/88, punto 29.)

69

Hoechst AG/Commissione

(70)  Manuale, punto 5.1.2.2.

70

(71)  Secondo il manuale, il potere dell’OLAF di svolgere audizioni deriva dall’articolo 7 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, in combinato disposto con l’articolo 2 del regolamento (CE) n. 1073/1999 (cfr. i punti 3.3.2.2.2 e 3.3.3.2).

71

(72)  Cfr., mutatis mutandis, Nikolaou/Commissione, punto 246; cfr. anche la causa T-29/03, Comunidad Autónoma de Andalucía/Commission, ordinanza del 13 luglio 2004.

72

Nikolaou/Commissione

Comunidad Autónoma de Andalucía/Commission

(73)  Cfr. l’articolo 7 bis, paragrafo 2, delle tre proposte.

73

bis

(74)  Corte di giustizia delle Comunità europee, 17 ottobre 1989, Dow Benelux/Commissione, causa 85/87, punti 26-27.

74

Dow Benelux/Commissione

(75)  Cfr. la sentenza del 18 ottobre 1989 nella causa 374/87, Orkem/Commissione, punti 33-35.; per un’applicazione più recente, cfr. la sentenza pronunciata il 7 gennaio 2004 nelle cause riunite C-204/00 P, C-205/00 P, C-211/00 P, C-213/00 P, C-217/00 P e C-219/00 P, Aalborg Portland A/S et al./Commissione, punti 61-65, o la sentenza pronunciata il 28 aprile 2010 nella causa T-446/05, Amann & Söhne e Cousin Filteriec/Commissione, punti 325-329.

75

Orkem/Commissione

Aalborg Portland A/S et al./Commissione

Amann & Söhne e Cousin Filteriec/Commissione

(76)  Orkem/Commission, cit., punti 34-35.

76

Orkem/Commission

(77)  Cfr. al riguardo la proposta del Consiglio relativa all’articolo 8 bis del progetto di riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999.

77

bis

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