S y s t e m A ud i t o f t h e A m b ie n t M o n i to r i n g Pr og r am: C a li f o r n i a A i r R e s o u r ce s B o a rd
J un e

- S e p t e m b e r , 2011

C o ndu c t e d b y:

A ir Q u a li t y A n a l y s i s O f f i c e Q u a li ty A s s u r a n c e O f f ice
A ir D i v i s i o n M a n a g e m e n t a nd T e c hn i c a l
S e r v i ce s D i v i s i on

U S E P A R e g i o n 9
75 H a w t h o r n e S t re et
S a n Fr a n c i s c o, C a li f

o r n i a 94105

F i n a l R e p o r t : O c to b e r 2012i P A GE

G L O S S A RY O F ACR O N Y M S

........ . ................ . ................ . ................ . ........... .. ii

E X E C U T I V E S U M M AR Y

........ . ................ . ........ . ..... . ................ . ................ . .....1

T SA AC T I V I T I E S

........................ . ................ . ................ . ............ . ................ . .....5

O V E RV I E W O F S T A T E A IR MO N I T O R IN G P R O G R A M

........ . ........ . ....10

O V E RV I E W O F L O C A L D I S T RI C T A IR M O N I T O R I N G P R OG R A MS

I MP E R IA L C O UN T Y A P CD

........ . ................ . .. . .............. . ................ . .26

M E N D O CI N O C O U N T Y A Q M D

........ . ........... . ............ . ................ . ....29
S AN J O A Q U I N V A L L E Y A P C D

........ . ............. . ... . ................ . ............32

F I N D IN G S

......... ...... ......... . ......... . ................ . ............... . ........ . ................ . ...35

A P P E ND I X A
, Su mm a r y o f F i nd i n g s

........ . ...... . ........ . ........... . ................ . .....145

A P P E ND I X B, Or ga n i z at i o n a l C h a r t

... ......... ... .......... . ........ . ................ . ..152

A P P E ND I X C
, C A R B D ata V a li d at i o n D o c u m e n t s

....... . ........ . ................ . . . 1 55ii G L O S S A RY O F ACR O N Y MS

A D A M

................ . .......... . ...... . A e r o m e t r i c D at a a nd M a n a g e me nt
A m AP C D

... . ...................... . ... . A ma dor Cou n t y A i r P o ll u ti on C o n t r o l D i s t r i ct
A M N S

...... . ................ . ........... . A i r M on it or i n g N or t h e r n S e c ti on A MSS

............. . ...................... . A i r M on it or i n g S ou t h e r n S e c ti on A n A Q M D

......... . ............ . .... . . . A n tel op e V a l l e y A i r Q u ali t y M a n a g e m e n t D i s t r i ct
A P C D

......... . ................ . ......... . A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r ict

A Q A S

............ . ................ . ...... . A i r Q u ali t y A n a l y s i s S e cti on A Q DA

..... . ................ . ..... . ...... . A i r Q u ali t y D a ta A c ti on A Q DA S

............... . .......... . ...... . A i r Q u ali t y D a ta A c q u i s iti on S y s t em A Q D B

. . ................ . ......... . ...... . A i r Q u ali t y D a ta B r a n ch

A Q M D

................ . .......... . ...... . A i r Q u ali t y M a n a g e m e n t D i s t r i ct
A Q S

. ................ . ................ . ... . A i r Q u ali t y S y s t em A Q S B........

. ................ . ... . ...... . A i r Q u ali t y S ur v e ill a n c e B r a n ch

A T P

.......... . ................ . ........... . A c ce p t a n ce Te s t P ro c e d u re B AM

. ................ . ............ . .... . . . B e t a A tte n u a ti on M a ss M on it or ( c o n t i n uou s PM 2 .5 )

B AAQ M D

....... . ........ . ..... . ...... . B a y A r e a A i r Q u al i t y M a n a g e m e n t D i s t r ict
BC A Q M D

................ . ..... . .......Bu tt e C oun t y A i r Q u a li t y M a n a g em e n t D i s t r ict
C A A

....... . ................ . ............. . C le an A i r A ct
C a C A P C D

.... . ................ . ....... . C al a v e r a s C oun t y A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r ict
C A RB............

. ................ . ...... . C ali f o r n ia A i r R e s our c e s Bo a rd
CB S A

..... . ................ . ............. . C o r e -b a s e d S tati s ti c al A r ea C O

............ . ................ . ........... . C a rbon M ono x i de
C o C.......

. ................. . ...... . ...... . C h a i n of C u s t o dy
C o C A P C D

........ . ............ . .. . ... . C o l u s a Coun t y A i r P o ll u ti on Co n t r o l D i s t r i ct
C F R

.......... . ................ . ........... . C o d e of F e d e r al R e g u l a ti ons D Q O

.......... . ................ . ... . ...... . D at a Q u ali t y O b je c ti ve E C.....

. ................ . ................ . . . El e m e n t al C a r b on E D C A Q M D

........ . .......... . ...... . E l D o r a do C oun t y A i r Q u ali t y M a n a g em e n t D i s t r i ct
E KA P C D

......... . ................ . ... . E a s t e rn K e rn A i r P o ll u ti o n Con t ro l D i s t r i ct
E P A

.......... . .................. . ........ . E nv i ron m e n tal P r o te c ti on A g e n cy F E M

... . ................ . .......... . ...... . F e d e r al E qu i v a l e n t M e t h od

F R A Q M D

......... . ............ . .... . . . F e at h e r R i v e r A i r Q u a lit y M a n a g e me n t D i s t r i ct
F R M

....... . ................ . ............. . F e d e r al R e f e r e n c e M e t h od
G B UA P C D

....... . ............ . .... . . . G r e at B a s i n U n i f ie d A i r P o ll u ti on C o n t r o l D i s t r i ct
G C A P C D

............. . ................ . G le nn Co u n t y A i r Q u ali t y M a n a g em e n t D i s t r i ctiv

G PS

....... . ................ . .............. . G l ob al P o s iti on i ng S y s tem
I C AP C D

. . ................ . ...... . ...... . I m p e r i a l C oun t y AP CD

I Z S

. . ................ . .............. . .. . ... . I n te rn a l Z e ro / S p an La k e C A Q M D

................ .. ...... . La k e Coun t y A i r Q u a li t y M a n a g e me n t D i s t r ict

La ss e n C A P C D

........ . ............. . L a ss e n C o un t y A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r ict

L C....

. ................ . ............ . .... . . . L o ca l Cond iti ons L I MS

....... . ................ . ..... . ...... . La b o r a t o r y I nfor m a ti on M a n a g e me n t S y s tem
M a C A Q M D

........ . .......... . ...... . M a r i po s a C oun t y A i r Q u a li t y M a n a g e m e n t D i s t r i ct
M B U A P C D

.... . ............... . . . .... . M on t e r e y B a y U n i f i e d A i r P o ll u ti on C o n t ro l D i s t r ict

M e C A Q M D

.... . .............. . .. . ... . M e ndo ci no C o un t y AQ MD

M DA Q MD

. ................ . ... . ...... . M o j a v e D e s e r t A i r Q u ali t y M a n a g em e n t D i s t r i ct
M F E

... . ................ . .......... . ...... . M a s s F l o w El e m e nt
M L D

............. . ................ .. ...... . M on it or i n g a n d L a b o r a t or y D i v i s i on M oC A P C D

..... . ....................... M odo c C oun t y A i r P o ll u ti on Con t ro l D i s t r i ct MS A

........... . ................ . ......... . M e t ropo lit a n S tat i s ti c al A r ea N A AQ S

....... . ................ . . . ...... . N ati on a l A m b i e n t A i r Q u ali t y S t a nd a rd

N C or e

........ . ................ . ... . ...... . N ati on a l C o r e m u lt i -po ll u ta n t m on it or i n g s t ati on s N C UA Q M D

............... . ... . ...... . N or t h C o a s t U n i f i e d A i r Q u a li t y M a n a g e m e n t D i s t r i ct
N E L A C

. ................ . ............... . N ati on a l E nv i ron m e n t al La b o r a t o r y A cc r e d it a ti on C o n f e r e n ce N I S T

............. . ................ .. ...... . N ati on a l I n s t it u te fo r S t a nd a rd s a nd Tec hno l ogy N L B................

. .............. . .. . ... . N or t h e r n L a b or a t o r y B r a n ch

N P A P

.. . ................ . ................ . N ati on a l P e rfor m a n c e A ud it P ro g r am N S A Q M D

............. . ............... . N or t h e r n S ie r r a A i r Q u a l i t y M a n a g e me n t D i s t r ict

N S C AQ M D

..... . ................ . ... . N or t h e r n S o no m a C oun t y A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r ict
O 3

........ . ................ . ................ . O z one O C

............ . ................ . ........... . O r g a n i c C a r b on O M B

. ................ . ............ . .... . . . O ff i ce o f M a n a g e me n t a nd Bu d g et
O P A S

.. . ................ . ................ . O p e r a ti on s , P l a nn i n g , a nd As s e s s me n t s S e c ti on O SS

....... . ................ . .............. . O p e r a ti on s S u ppor t S ec ti on P A MS

............. . ...................... . P ho t o c h e mi c al A s s e s s m e n t M on it or i n g S t a ti ons P b........

. ................ . ................ . L e ad

P C AP C D

... . ............ . ....... . ...... . P l a c e r Cou n t y A i r P o ll u t i on C o n t r o l D i s t r i ct
P E P

. ................ . ...................... . P e rfor m a n ce E v a l u a ti o n P ro g r am PM

................ . ................ . ....... . P ar ti c u lat e m a tter
PM 2 .5

........ . ................ . .... . ...... . P ar ti c u l a te m a tt e r 2.5 m i c ron s o r le s s i n ae r o d y n ami c d i a met er PM 10

........ . ................ . ..... . ...... . P ar ti c u lat e m a tte r 1 0 mic ron s or l e s s i n a e ro d y n amic
d i a met er P O C

.............. . ................ . ....... . P ar a met e r O c c u rr e n ce C ode

P QA O

............ . . . ........ . ............ . P r im a r y Q u alit y A s s u r a n c e O r g a n iz a ti on P T S D

............ . ................ . ....... . P l ann i ng a nd Tec hn i c a l S u ppor t D i v i s i on Q A

............... . ................ . . . ...... . Q u ali t y A s s u r a n ce Q A P P

.. . ................ . ................ . Q u alit y A s s ur a n ce P r o ject P l anv

Q A S

. ................ . ................ . ... . Q u ali t y A s s u r a n c e S e cti on Q C

............ . ................ . ........... . Q u ali t y Co n t rol Q M B

. ................ . ............ . .... . . . Q u ali t y M a n a g em e n t B r a n ch Q MP

........... . ................ . . ........ . Q u ali t y M a n a g e m e n t P lan

R H

............ . ................ . ........... . R el a ti v e H u mi d i ty S B C A P C D

........... . ................ . S an ta B a r b a r a Co u n t y A i r P o ll u ti on C on t r o l D i s t r ict
S C A Q M D

.......... . ................ . . . S ou t h C o a s t A i r Q u a l i t y M a n a g e m e n t D i s t r ict
S D C A P C D

......... . ........... . ... . . . S an D i e g o C oun t y A i r P o ll u ti on C o n t ro l D i s t r i ct S hC A Q M D

........ . ................ . . . S h a s t a C oun t y A i r Q u a lit y M a n a g e m e n t D i s t r i ct
S i C A P C D

... . ................ . .. . ...... . S i s k i y ou C o un t y A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r ict
SJV AP C D

.............. . .............. . S an J o a qu i n V a ll e y A P CD
S L A M S

. ................ . ........ . ...... . S t a t e o r L o c a l A i r M on i t or i n g S t a ti on S L O C AP C D

.. . ................ . ...... . S an L u i s O b i s po C o un t y A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r ict
SM AQ M D

....... . ............. . ...... . S a c r am e n t o M e t ro A i r Q u a li t y M a n a g e m e n t D i s t r i ct S O P

....... . ................ . .............. . S t and a rd O p e r a t i n g P r o c e dure
SP M

. . ................ . ............ . .. . ... . S p e ci a l P urpo s e M on it or SO 2

........ . ................ . ....... . ...... . S u l f u r D i o x i de
S T P

. ................ . ...................... . S t and a rd T em p e r a t ur e a n d P r e s s ure T AD

... . ................ . .......... . ...... . T ec h n i ca l A s s i s t a n c e D o c u m e nt
T e C A P C D

. ................ . .......... . T e h am a C o un t y A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r i ct
T S A

................. . ................ . .... . T ec h n i ca l S y s t e m A ud it

T S P

. ................ . ...................... . T o t a l S u s p e nd e d P a r ti c u la te
T u A P C D

............ . ................ . . . T uo l u m n e Coun t y A i r P o l l u ti on Co n t ro l D i s t r i ct
V C A P C D

............. . ................ . V e n t ur a C oun t y A i r P o ll u ti on D i s t r i ct
V O C.......

. ................ . ............. . V o latil e O r g a n i c C o m p o und

Y

- S AQ M D

. . ................ . .. . ....... Y o l o- S o l a n o A i r Q u a li t y M a n a g e me n t D i s t r i ct1 E X E C U T I V E S U M M ARY

T h i s d o c u m e n t i s a r e por t o f t h e f i nd i n g s m a d e b y E P A w h il e c o ndu c ti n g a T e c hn ic a l
S y s t e m s A ud it ( T SA ) o n t h e a i r m o n i t o r i ng pr o g r a m of t h e C a li forn i a A i r R e s o u r c e s B o a r d (C A RB )

. A T SA i s a n o n

- s i te r e v i e w a nd i n s p e ct i on of a s t a t e or l o c a l a m b ie n t a i r m on it or i n g
progr a m t o a s s e s s it s c o m p lia n ce w it h e s t a b l i s h e d r e g u lati on s go v e rn i n g t h e c o ll e cti on, a n a l y s i s ,

v a li d ati on, an d r e por ti n g of a m b ie n t a i r qu a li t y d a t a

. T h i s T SA m ee t s t h e r e q u i r em e n t s fo r E P A

a u d i t s of C A RB’ s m on it or i n g o rg a n iz a ti o n a s d e s c r i b e d i n 4 0 C F R P a r t 5 8

, A pp e nd i x A

, S e c ti on 2.5.

Ke y F i nd i n g s f

r o m T S A:

F i n d i n g P o t e n t i a l I m p a c t R e c o mm e nd e d C o r re c t i v e A c t i on N e e d t o for m a lize P QA O ( P r ima ry Q u a li t y A s s ur a n c e O r g a n iz a ti on) s t

ru ct ur e o f
C A RB P QAO L a c k o f c oord i n a ti on a n d

ov e r s i g h t r e s u lti n g i n

c o m p r o mi s e d d a t a q u a li ty C A RB a nd l o ca l d i s t r i ct s

w it h i n C A R B P Q A O n ee d t o i d e n t i f y a m e c h a n i s m t o d e f

i n e

a n d f o r mal l y im p l e me n t t h e
p a r t n e r s h ip

L a c k o f a pprov e d

/a dop t e d

qu al i t y s y s t e m do c u m e n ts D at a d e f e n s i b ili t y
qu e s ti on ed

I n c on s i s te n t op e r at i o n of

a m b i e n t a i r m on it or i n g

n e t w ork w it h i n C A RB a n d

w it h i n t h e C A R B P Q AO C A RB i s f i n a l i z i n g it s upd at e d qu ali t y s y s t e m do c u m e n ts

L o ca l d i s t r i c t s can a dop t
C A RB’ s or p r e p a r e t h e i r

o wn C A RB n e e d s e f

f ecti v e

m e c h a n i s m t o s h a r e upd at e s / c h a n g e s / a dd iti on s
t o qu ali t y s y s t e m do c u m e n t s s u c h a s S O Ps

N et w ork m an a g e me n t

, w h i c h
i n c l u d e s n e t w ork p la n s ,

n e t w ork a s s e ss m e n t s , s i t e

c l o s ur e s , a nd d a t a

c e r ti f icati on, h a v e b ee n i n c o n s i s t e n t l y ma n a g e d a c ro s s

a i r a g e n c ie s i n C a li forn ia I n a b ili t y t o a ppro v e n et w ork

p l a ns
L a c k o f un d e r s t a nd i n g o f

n e t w ork r e qu i r e m e n ts

R e g u l a t o r y d e c i s i on s h i nd e r e d b y l o s s o f r e q u i r e d

s i te s a nd l a c k of d a t a

c e r ti f icati on M or e c o o r d i n ati on a n d

ov e r s i g h t b y C A R B on

n e t w ork p l a n s a nd

d a t a

c e r ti f icati on
I m pro v e a n a l y s e s a nd

c o o r d i n a ti on for t h e 5

- y ea r N et w ork A s s e s s m e nt

B e tt e r c oord i n ati on w it h

E P A on s it e c l o s ur es2

D at a v a li d ati on : l a c k of

c o o r d i n a ti on an d t r ai n i n g h a s

r e s u lt e d i n i n a d e qu a t e and
i n c o n s i s t e n t d a t a v a li d ati on E r ron e ou s d a t a i n t

h e F e d e r al

r e g u lat o r y a i r d a t a s y s tem T r ai n i n g on d a t a v ali d a t i on
D e f i n e ro l e s / r e s pon s i b iliti es for d a t a v a li d a ti on
D at a a u d i t s b y C A RB

I n c on s i s te n t f

i e l d op e r ati ons L o s s of d a ta

E r ron e ou s d a ta

D e f e n s i b ili t y of d a t a

c o m p r o mi s ed C o m pr e h e n s i v e t r a i n i ng A u d i t s b y E P A a nd C A RB

E s ta b li s h a f

iel d op e r a t o r

n e t w ork

C o o r d i n a ti on b et w e e n C A R B

an d l o ca l d i s t r i c t s n ee d s t o b e im prov ed A ll t h e i s s u e s a bove P QA O li s t s e rv

C AP C O A A i r M o n it o r i n g M a n a g e r s C o mmitt ee S t a nd a rd c on f

e r e n ce

c all s /m e eti n g s f

o r C A R B

P QAO

C A RB, an org an izat i o n u nd e r t h e u m br e ll a o f t h e C a li forn i a E nv i ron me n tal P ro t ec ti on A g e n c y , i s t h e gov e r

n m e n t a l a g e n c y d e le g at e d u nd e r S t a t e la w w it h t h e a u t hor i t y a nd

r e s pon s i b i l i t y f

or c o lle c ti n g am b i e n t ai r q u a li t y d a t a a s d i r ec t e d b y t h e C l e a n A i r A c t ( C AA ) o f
1977 and C AA A m e nd m e n t s of 19 9 0. C A RB a nd l o c a l a i r po ll u ti on c on t ro l d i s t r i c t s (h e r e a f te r

r e f e rr e d t o a s “l o ca l d i s t r i c t s ” ) op e r a t e am b i e n t m o n it o r i n g s tat i o n s t hrou g h ou t t h e S t a te . C A RB
i s d e s i gn a t e d a s t h e P r im ar y Q u al i t y As s ur a n c e O rg a n iz a ti on ( P Q A O ) f o r t h e e n ti r e S ta t e w it h

t h e e x c e p ti on of t h e am b i e n t ai r m o n it o r i ng pr o g r a m s o f t h e B a y A r ea A i r Q u a li t y M a n a g e me n t
D i s t r ict ( B A A Q M D ), t h e S ou t h C o a s t A i r Q u alit y M a n a g em e n t D i s t r i c t ( S C A Q MD ), a nd t h e S an D i e g o C oun t y A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r i ct ( S D AQ M D ). M a n y o f t h e s mall e s t l o ca l

D i s t r ict s d o no t h a v e ac t i v e a i r m on it or i n g p r o g r a m s a n d r e l y s o l e l y o n C A R B for t h e o p e r a ti on of m on it or i n g s t a ti on s w it h i n t h ei r j ur i s d i c ti on s.

T h e T S A w a s c ond

u c t e d b y E P A R e g i on 9 s t a f

f fr o m J un e t o S e p tem b e r, 2011. T h e a ud it

e v al u a te s a ll ai r m on it or i n g a c ti v itie s s i n c e t h e pr e v i o u s E P A T S A

, w h ic h w a s c o ndu cte d d u r i n g
t h e s u mme r o f

2 0 07. T h e a

u d it t ea m i n te rv i e w e d m a n a g e m e n t a nd s ta f f o n s p e c i f

i c a s p e ct s of t h e

a m b i e n t a i r m on it or i n g p rogr am i n c l ud i n g n e t w o r k d e s i g n, f i el d op e r a ti on s , l a

b o r at o r y
op e r ati on s , d a t a h a nd li ng, qu ali t y a s s u r a n ce a nd q u a li t y c on t ro l pr o c e du r e s

. T h e a ud it te a m a l s o i n s p ec te d s o m e of t h e C A R B

- op e r at e d m on it or i n g s it e s

. T h e s i t e i n s p e c ti on s c o n s i s t e d of a n i n t e rv ie w w it h t h e s it e o p e r a t or w h e n po s s i b le

, r e v i e w o f s t a ti on a nd i n s t r u m e n t l o g bo o k s , a nd

e v al u a ti on o f t h e s tati on s iti n g w it h r e s p ec t t o E P A r e qu i r e m e n t s for p r ob e s i ti ng ( 4 0 C F R58,
A p p e nd i x E ). T h e l a

b o r a t ory i n s p e c ti on i n cl ud e d a r e v i e w o f t h e p a r ti c u la t e m a tte r p r o g r am f o r

m a s s d e t e r mi n a t i o n s , la b or a t o r y an a l y s i s f o r v o l a t il e org a n i c c o m pound s ( V O C), O rg a n i c C a rbon /El e m e n ta l C a rb o n ( O C /E C )

, h e x a v al e n t c h r o mi u m , a nd c a rbo n y l s a m p le a n a l y s i s

.

S i n c e C A R B ov e r s e e s t h e qu alit y of d a t a c o lle c t e d b y l o c a l d i s t r i c t s w it h i n t h e C A RB

P QA O

, E P A a l s o r e v i e w e d f i e l d o p e r a ti on s , d a t a m a n a g em e n t a nd qu a li t y a s s ur a n c e a cti v it i e s at l o c al d i s t r ict s

. F or t h i s T S A

, it w a s no t po s s i b le t o e v al u a t e all of t h e 2 1 l o cal d i s t r i c t s w it h i n t h e C A RB P QA O t h a t c o l lect a m b i e n t a i r qu alit y d a ta; t h e a ud it te a m r e v i e w e d op e r ati on s at t hr e e l o c al d i s t r i c t s : S an J o a qu i n V a ll e y A i r P o ll u ti on Con t ro l D i s t r ict ( SJ V A P C D ), I m p e r ial Coun t y3

A i r P o ll u ti on C on t ro l D i s t r ict ( I C A P C D )

, a nd M e n do ci no C o un t y A i r Q u alit y M a n a g em e n t
D i s t r ict ( M e C A Q M D ). T h e l o c al d i s t r i c t s i n c l u d e d i n t h e C A R B PQ AO h a v e t h ei r o w n
org an i z a ti on a l s t ru c t ur e s an d t h e s e v a r y d e p e nd i ng on t h e s i z e o f t h e l o c a l d i s t r i c t pro g r a m

. S J VAP C D w a s c ho s e n f

o r r e v i e w b ec a

u s e i t i s t h e la rg e s t l o c a l d i s t r i ct i n t h e C A R B P Q A O an d
h a s t h e m o s t s i g n i f

i ca n t a i r q u a li t y i s s u e s

. I C AP C D w a s c ho s e n a s a n e x a m p l e of a me d i u m s iz e
org an i z a ti on a nd a l s o b e c a u s e of t h e un i qu e a i r qu a li t y p r o b l e m s t h a t e x i s t i n t h a t ai r b a s i n

. F i n a l l y , M e C A Q M D w a s c ho s e n t o b e r e p r e s e n t a ti v e o f t h e s mall e r d i s t r ict s

.

T h e T S A i s p ar t o f t h e o v e r s i g h t s y s t e m b y w h ic h E P A e n s ur e s t h a t d a t a c o l l e c t e d b y

s t at e , l o c a l

, an d t r i b al a g e n c i e s me e t c e r t a i n mi n im u m d a t a qu a li t y ob jecti v e s

. O t h e r a s s e s s me n t s,

s u c h a s n et w ork r e v i e w s a nd p e rf o r m a n ce e v al u a ti on s , a r e a l s o u s e d t o c o ll e ct i nfo r m a ti on on t h e
qu al i t y of a m b i e n t ai r m on it or i n g d a ta

. T h e s e a ss e s s m e n t s e n a b l e a g e n c i e s t o i d e n ti f

y a nd c o r r e ct

t ho s e progr a m el e m e n t s w h i c h m a y b e a dv e r s e l y a ff

e c ti n g t h e qu a li t y o f a m b i e n t ai r d at a

. T h e

r e s u lt s of t h e T SA ar e s u mm ar iz e d h e r e a nd fu l l y d e s c r i b e d i n t h i s r e p o r t

, a l on g w it h

r ec o mm e nd e d ac ti o n s t o a ddr e s s t h e f i nd i n g s

. T h e s p e ci f

i c ac t i o n s t o b e t a k e n b y

C A R B w ill b e d e te r mi n e d t hro u g h n e g o ti a ti o n s b et w e e n E PA a n d C A RB a n d w ill b e d o c u m e n t e d i n a

c orr ecti v e acti on p l an p r e p ar e d b y C A R B

.

E P A w ou l d l i k e t o t h a nk a ll t h e s t a ff a n d m a n a g em e n t o f C A R B a n d t h e l o c al d i s t r i c t s for

t h e i r s uppor t an d c oop e r ati on dur i n g t h e a u d i t.

A

. P r o g r a m S t re n gt hs:

C A RB h a s e x te n s i v e e x p e r ie n c e a nd e x p e r ti s e i n am b i e n t a i r m on it or i n g. C A RB op e r ate s a robu s t a ud it progr a m , w h ic h b e n e f it s t h e e n ti r e S t a t e o f

C a li forn ia.

L o ca l d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B PQ AO a r e c o mmitt e d t o a d d r e s s i n g a i r qu a lit y c on c e rn s i n t h e i r a r e a s and s e e m on it or i n g a s t h e mea n s b y w h i c h t o a s s e s s a i r qu a lit y. C A RB and t h e l o c al d i s t r i c t s t h a t p a r ti c i p a t e d i n t h i s T SA a r e d e d ic a te d t o c o lle c ti n g

c r e d i b l e an d d e f

e n s i b l e ai r qu ali t y

d a ta.
C A RB h a s d e v el o p e d g o od i nfr a s t r u ct u r e for c o n du cti n g a m b i e n t a i r m on it or i n g.

B

. P r o g r a m M ajo r F i nd i n g s: C A RB n e e d s t o c o m p l e te t h e pro ce s s o f pu tti n g a f

o r ma l P QA O i n t o p la ce

. [ F i nd i n g G 1]

T h e Q A M an a g em e n t Br a n c h d o e s no t h a v e t h e s t r u c t ur e a n d s uff

i c i e n t s ta ff t o ma n a g e Q A ov e r s i gh t of t h e P Q A O d i s t r i c t s

. [ F i nd i n g G 2]

W h i le pro g r e s s h a s b e e n ma d e on u pd a ti n g t h e C A R B QA M a n u al w it h a Q M P a nd Q A P Ps or e qu i v a l e n t d o c u m e n t s , t h e p r o ce s s i s b e h i n d s c h e du le . [ F i nd i n g G 3]

L o ca l d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B PQ AO do n o t h a v e upd a te d qu a l i t y s y s t e m do c u m e n ta t i o n f

o r all a c ti v itie s

. [ F i nd i n g G 4]

C o o r d i n a ti on b et w e e n C A R B

, t h e l o ca l d i s t r ict s a n d E PA n ee d s t o b e im p r ov e d. [ F i nd i ng G 6]

N o t all a g e n c i e s w it h i n t h e C A RB P QA O h a v e a n a pprov e d n e t w ork p l a n

. T h e c urr e n t

a p p r o a c h t o n e t w ork p l an s do e s no t prov i d e for a d e te r m i n a ti on of n e t

w ork a d e qu a c y on a

s t at e w i d e b a s i s

. [ F i nd i n g N M 1 ]

F i e l d s it e s ar e o p e r at e d i n c on s i s t e n t l y at bo t h C A RB a nd non-C A RB s ite s t hrou g h o u t t h e P QA O

. [ F i n d i n g s F O 1-8

, I MP 5 -8, M E N 4 -10, S J V 5-8)4 D at a w it h i n t h e C A RB P QA O a r e n o t v a li d a te d u s i ng c on s i s te n t pro c e d u r e s . ( F i nd i n g s D M 2, S J V 9, I MP 10, an d M E N 11)

T h e r e a r e nu me rou s d e f

i c ie n c i e s i n t h e d a t a ce r ti f ic a ti on pro c e s s f

o r t h e C A RB P QA O

, i n c l u d i n g :

o N o t all NA A Q S

- c o m p lia n t d a ta w it h i n t h e C A R B PQ AO a r e rou ti n e l y c e r ti f i e d

.

o D at a ce r

ti f i e d b y C A RB f or l o c a l d i s t r ict s a r e no t t y p ic a l l y r e v i e w e d o r v a l i d at e d.

o D at a ar e rou ti n e l y ce r ti f i e d b y l o ca l a g e n ci e s , bu t r e s pon s i b ili t y h a s no t b ee n for m a l l y d ele g a t e d t o an y l o c a l a g e n c ie s w it h i n t h e S t a te of C a l i forn i a

. [ F i nd i n g D M 6]

D at a up l o a d e d for l o cal d i s t r i c t s b y C A RB’ s A i r Q u a li t y A n a l y s i s S ec ti o n a r e no t

c o n s i s t e n t l y

v al i d a t e d. E r ron e ou s d a ta h a v e b ee n e n te r e d i n t o A QS . [ F i n d i n g s D M 5,

I M P 1 0

, M E N 1 1]

T h e i nd i v i d u a l f

i nd i n g s a r e r e p o r

te d i n t h e t o p i c s e c ti on s of t h i s d o c u me n t a nd a r e a l s o

s u mm ar iz e d i n A pp e nd i x A

.5 T SA AC T I V I T I ES

I n t h e s u mm e r

of 2 0 11, E P A R e g i on 9 c o nd u c te d a T ec h n i ca l S y s t e m A ud it ( T S A ) of t h e

a m b i e n t m on it or i n g pr o gr a m op e r a te d b y a n d o v e r s e e n b y C A R B

. E P A s t a f

f i n t e rv i e w e d

m an a g e me n t and s ta ff i n t hr e e br a n c h e s o f C A RB M on it or i n g a nd L a b o r a t or y D i v i s i on ( M L D )

an d on e br an c h of t h e P l a nn i n g an d Te c hn i c a l S uppor t D i v i s i on ( P T S D )

. T h e T S A c ov e r e d t h e

ar e a s o f A i r M on it or i n g N et w ork M an a g e m e n t

, F iel d O p e r ati on s , L a b o r a t o r y O p e r at i o n s , D a t a

an d D a ta M a n a g e m e n t

, a nd Q u ali t y A s s u r a n c e

. I n a d d iti on, t h e E P A s t a ff r e v i e w e d t h e s e s a me

ar e a s a s im p lem e n te d b y t hr ee l o ca l d i s t r i c t s : S J V A P C D

, I C AP C D

, a nd M e C A Q M D.

C A RB m an a g e r s a nd s t a f f w e r e v e r y ac c o mm od a t i ng t o t h e E P A a u d it t ea m , m a k i n g
t h e m s e l v e s a nd t h e i r s ta ff a v a il a b le f o r ma n y i n t e r v ie ws , p r o c e d u r a l r e v i e ws a nd m o n it o r i n g s it e

v i s i t s . B r a n c h C h i e f

s i n te rv i e w e d w e r e: K e n S t r o ud

– C h i e f, A i r Q u a l i t y S u r v eill a n ce B r a n c h ( AQ S B )

, M LD

M i c h a el M i g u e l

– C h i e f, Q u a li t y M a n a g e me n t B r a n c h ( Q M B ), M LD
C i nd y C a s t ronov o

– C h ie f, N or t h e rn L a bo r a t or y Br a n c h, M LD

K a r e n M a g li ano

– C h i e f

, A i r Q u a l i t y D a t a Br a n c h ( A Q D B), P T SD

M an y o t h e r i nd i v i du a l s ect i o n m an a g e r s a nd s t a f f w e r e i n t e r

v ie w e d i n S a c r a me n t o a nd i n t h e f i e l d. W e a

p p r e c i a te t h e f

a c t t h a t C A RB g a v e t h e E P A a u d it t e am ac c e s s t o all k e y p e r s onn el
i nvo l v e d i n t h e c o ll e c t i o n and qu a li t y a s s ur a n c e of am b i e n t ai r qu a li t y d a ta.

T h e E P A r e g i o n a l s ta ff mem b e r s c ondu cti n g t h e T S A w e r e El f e g o F e li x , M i c h a e l F la gg, K at h e r i n e H o a g , M e r e d it h Kurp i u s , a nd G w e n Y o s h im ur a o f t h e E P A R e g i on 9’ s A i r Q u a li t y A n a l y s i s O ff

i ce , a nd M a t h e w P l a t e a nd S t e v e R e m al e y of t h e E PA R e g i on 9 Q u alit y A s s u r a n c e O ff i ce

. I n a dd iti on t o t h e E PA A ud it T e am , M att h e w La k i n a nd E u g e n i a M c N a u g h t on, M a n a g e r s of E P A R e g i on 9 's A i r Q u a li t y A n a l y s i s O f f i c e a n d Q u a li t y A s s u r a n c e O f f i c e , r e s p ec ti v e l y ,
a tte nd e d t h e op e n i n g an d cl o s i n g m ee ti n g r e p r e s e n ti n g E P A m a n a g e m e n t.

T h e T S A b e g an w i t h a g e n e r a l meeti n g w it h C A R B m a n a g e r s a nd s t a f f o n J u n e 7, 2 0 11

a t t h e M o n it o r i n g and L a b o r at o r y D i v i s i o n of f ic e i n S a c r ame n t o, C A a n d c on ti nu e d dur i n g t h e

m on t h s of J u n e , J u l y , A u gu s t

, a nd S e p tem b e r, 20 1 1. T h e T SA c ov e r e d t h e f o ll o w i ng p r o g r am

ar e a s: G e n e r a l / Q u a li t y M an a g em e n t.

- P ro g r a m o r g an iz a ti on.

- F a cil i tie s.

- I n d e p e nd e n t qu a li t y a s s u r a n ce a nd qu ali t y c on t ro l.

- P l ann i ng do c u me n t s ( i n c l ud i n g Q MP

, QA PPs

, & S O P s ).

- G e n e r a l do c u m e n tati on p o li c ie s.

- T r ai n i n g.

- C o r r e cti v e a c ti on.

- Q u ali t y im prov e me n t.

- E x t e rn a l p e r f

or ma n ce a u d it s.
N et w ork M an a g em e n t / F ie l d O p e r a ti o n s.

- N et w ork d e s i g n.

- C h an g e s t o t h e n e t w o r k s i n c e t h e la s t a

u d i t.

- P ropo s e d c h an g e s t o t h e n e t w ork.6 - F i e l d s uppor t.

La b o r a t o r y O p e r a ti on s : t o x i c s a nd p a r ti c u l a te m a tt e r.

- R o u ti n e op e r ati on s.

- Q u ali t y c on t ro l.

- La b o r a t o r y p r e v e n ti v e m a i n t e n a n c e.

- La b o r a t o r y r e c o rd k e e p i n g.

- La b o r a t o r y d at a ac qu i s i ti o n a nd h a nd li n g.

- S p e ci f

ic po ll u t an t s : PM 10 , PM 2 .5 , a n d t o x i c s.
D at a an d D a ta M a n a g e m e n t.

- D at a h an d li n g.

- S of t w ar e do c u m e n t a ti on.

- D at a v a li d ati on an d c orr e c ti on.

- D at a pro ce s s i n g.

- I n te rn a l r e p o r

ti n g.

- E x t e rn a l r e p o r

ti ng

. A s p ar t of t h e T S A

, E PA t r a c k e d s upp o r ti n g d o c u m e n t a ti on for d a t a po i n t s / s e t s f r o m ca le n d a r

y e a r 2010.

T h i s r e p o r

t i s d i v i d e d t h e fo ll o w i ng s e c ti on s :
E x ec u t i v e S u mm ar y

– d e s c r i b e s t h e purpo s e of t h e T S A a n d s u mma r i z e s t h e ma j o r f i nd i n g s.
T S A A ct i v i t ie s

– ou tli n e s t h e timi n g of t h i s T S A a nd t h e p r o g r am s t h at w e r e c ov e r e d.

O v e rv i e w o f A i r M on it o r i n g P r o g r a m

– d e s c r i b e s t h e D i s t r i c t ’ s A i r M on it o r i n g P r o g r a m.
F i nd i n g s

– c o lle c ti on of f i nd i n g s a nd r e c o mme nd ati on s t h a t i n cl ud e s d e t a il s a s s o ci a t e d

w it h f i nd i ng s. A p p e nd i x A

– li s t o f

f i n d i ng s. A p p e nd i x B

– C A RB o r g an izati on a l c h a r t s. A pp e nd i x C

– C A RB d a ta v a li d a ti o n pro ce d u r e s.

T h e f i nd i n g s an d r e c o m me nd a ti on s i n t h i s r e por t a r e g rou p e d b y pr o g r a m a r ea

. R e c o mme nd e d a c ti on s t o a d d r e s s f i nd i n g s a r e pr o v i d e d t o g i v e s o m e i n d ic a ti on o f E P A ’ s

e xp ec ta t i o n s

. I f C A R B o r l o ca l d i s t r i c t s h a v e o t h e r a ppro ac h e s or alte rn a ti v e s t o a d d r e s s t h e

c o n ce rn s i d e n ti f

i e d, E PA w i l l c on s i d e r t h e m , p r o v i d e d t h e c orr e c ti v e a c ti on a d e qu at e l y a d d r e s s e s
t h e f i nd i ng.

N e t w o r k M a n ag e m e nt
E P A i n t e rv i e w e d K ar e n M a g li a n o, G a y l e S w e i g e r t a nd P h e n g Lee

, a nd r e v i e w e d
C A R B ’ s A nn u a l N e t w o r k P l an an d A nnu al N e t w o r k As s e s s me n t a s p a r t of t h i s T S A

. T h e m o s t

r ec e n t A nn u a l N e t w o rk P l an w a s s ub mitt e d i n J u l y , 2 011. C A RB s u b mitt e d a f i v e

- y ea r A nn u al

N et w ork A s s e s s m e n t a s r e qu i r e d b y 40 C F R 58. 10

. B o t h do c u me n t s a dd r e ss a p o r ti o n of t h e

m on it or i n g n et w ork of C ali f o r n ia ; t h e y p r e s e n t i n f

o r mati on fro m t h e s m a lle r a g e n c i e s t h at do no t produ c e t h e i r o w n r e p o r t s a s w e ll a s C A R B s it e s

. W h ile bo t h do c u m e n t s i n c l u d e t h e i nfor m a ti o n
t h a t i s r e qu i r e d p e r C F R

, and w e r e a p p r ov e d i n 2 01 0 a nd 2 011 a s me e ti n g all of t h e r e qu i r e m e n t s for annu al n e t w o r

k p l an s , t h e c u r

r e n t s t ru c t ur e d o e s n o t prov i d e for a d e t e r mi n a ti on of n et w ork

a d e qu a c y or robu s t n e s s o f s tat e

- l e v el n e t w o r k p l a n n i n g

. T o r e v ie w n et w o rk a d e qu a c y , E PA

r e v ie w e d all t h e n e t

w ork p l an s a v ail a

b le f o r t h e C A RB P QAO

, i n a dd iti on t o s it e li s t s t h at E PA7

h a s c o m p il e d. E P A r e v ie w e d t h e S L A M S m o n i t o r i ng n e t w o rk for t h e C A R B P Q A O a n d
d e te r mi n e d t h at t h e n e t w ork i s a d e qu at e for a ll a r ea s w i t h i n t h e C A RB P QA O.

F i e l d O p e r a t i o ns T h e C A RB s i t e t e c hn i c i a n s i n t e rv i e w e d w e r e B o b L a nd a nd R i c k R i g s b y

. Bo t h
d e m on s t r a te d a t horo u g h kno w le dg e of t h e m on it o r i n g e qu i p m e n t for w h i c h t h e y w e r e

r e s pon s i b l e.

E P A v i s i t e d f

i v e of C A RB’ s m o n i t o r i ng s t a ti o n s ( Co l u s a , S u t te r B u tt e s , T u s c a n Bu tt e s , Will o w s , a nd Y ub a C i t y )

. A m or e t h o r ou g h e v al u a ti on w a s p e r f o r me d a t C o l u s a , Will o w s , a nd

Y ub a C i t y

. T h e e v al u a ti o n at t h e s e s i t e s i n cl ud e d i n s p e c ti on of t h e i n l et ma n i fo l d s , e x ami n a ti on of s tati on an d i n s t ru m e n t l o g book s , an d a n e v a l u a t i on a s t o w h e t h e r a p p rop r i a t e Q C c h ec k s an d Q A a ud it s w e r e b e i n g p e r for m e d

. A ll v i s i b l e i n l e t ma n i f o l d s a pp ear e d t o b e cl ean. S tati on l o g bo o k s a nd i n s t

ru me n t l o g boo k s w e r e no t c o n s i s t e n t l y u s e d, a nd e n t r i e s o f

t e n d i d no t fo ll o w a for m a l pro t o c o l

. S o m e Q C c h e c k s w e r e n o t b e i n g c on s i s t e n t l y r e c or d e d

, a n d prob lem s w e r e no t

s y s tem a tic a l l y

d o c u me n t e d. G e n e r a l l y w e found t h a t t h e s t a ti on o p e r a t or s w e r e v e r y kno w l e dg e a

b l e , b u t r e c or dk e e p i n g , c orr e cti v e a c t i on, t r a i n i n g , a nd o v e r s i gh t c o u l d b e im prov e d.

O n J un e 27, 2011 E P A c ondu ct e d a r e v i e w of C A RB’ s i n s t r u me n t t e s ti n g , c e r

ti f icati on,

an d r e p a i r pro ce dur e s

. D ur i n g t h e r e v i e w , E P A h a d t h e op p o r t u n it y t o i n t e r v i e w C A R B ’ s O p e r a ti on S uppor t S e cti o n M an a g e r, R e g g i e S mit h, a s w ell a s v i s it t h e i n s t ru m e n t l a bor a t o r y an d

s t o c kroo m for s p ar e p a r t s , bo t h of w h ic h a r e l o ca t e d a t t h e C A R B M L D m a i n la bor a t o r y

. I n
g e n e r a l

, c o n s i d e r i n g t h e e x te n t of C A RB ’ s n e t w o r k

, E PA f o u nd t h a t t h e a g e n c y mai n t a i n s a n

e x c e ll e n t i n s t ru m e n t te s t i n g , c e r ti f ic a ti on, a nd r e p ai r s pr o g r a m

. S o me im p r ov e me n t s c ou l d b e

m a d e t o t r ac k m a l fun c t i on i n g e qu i p me n t s o t h at t h e y m a y b e r e p a i r e d a nd r e i n s tall e d i n ord e r t o

r e du c e o ff

li n e time.

D ata M a n ag e m e nt
T h i s s e ct i o n c ov e r s d a t a m an a g e me n t f o r c r ite r i a po ll u t a n t s (O 3 , C O

, NO 2 , SO 2 , PM 2 .5 ,
an d PM 10 ) ; non- c r it e r i a p o ll u t an t d at a a r e a ddr e ss e d i n t h e la bor a t o r y s e c ti on. T h e f o l l o w i n g

m an a g e r s / s t a f

f w ho h a v e d a t a ma n a g em e n t r e s po n s i b i l itie s w e r e i n t e rv ie w e d : N or ma M o n t ez - A i r P o ll u ti on S p e c i a li s t , d a t a v a li d a t or for c o n t i n uou s d a t a for C A RB

s i tes G a y l e S w e i g e r t

- A Q S d at a e n t r y f o r n o n-C A RB s i te s , d a ta c e r ti f i ca ti on P h e ng L e e an d Dw i g h t O d a - A Q S d a t a e n t r y f

o r no n-C A RB s ite s , d a ta c e r t i f i ca ti on M i c h a el We r s t

- PM f

ilte r d ata

Q u a li ty A s s u r a n c e /Q u a li ty C o n t r ol
E P A i n t e rv i e w e d t h e M L D Q u a li t y M a n a g e m e n t B r a n c h Ch ie f

, M L D A i r Q u a li t y S urv e ill an ce Br an c h Ch i e f, Q u a li t y A s s u r a n ce S e c ti on ( Q A S ) M a n a g e r, O p e r a ti on s P la nn i n g a nd

A s s e s s m e n t S e c ti on M an a g e r, A i r M on it or i n g N or t h S e c t i o n M a n a g e r , a nd s t a f f i n t h e Q u ali t y A s s ur a n c e S e c ti on. E P A e v a l u a te d a Q AS p e r fo r m a n c e a ud it a nd s ite e v al u a ti on a t t h e Y ub a C i t y

m on it or i n g s it e

. M e m b e r s of t h e a ud it t ea m i n t e r v i e w e d s t a ff o f a nd r e v ie w e d p r o c e d u r e s f o r t h e C A RB S t and a r d s La

b o r at o r y.8 C A RB’ s qu alit y m an a g em e n t s y s t e m me e t s t h e b a s i c E P A r e qu i r em e n t s . C A R B h a s a Q A M a nu a l t h at h a s b ee n a pprov e d an d i s c urr e n tl y b e i n g up d a te d. C A RB’ s c or e p r o g r am

c o n f or m s t o or e x c ee d s t h e m e t hod qu a li t y ob jecti v e s s y s t e m at i c a l l y d e v e l o p e d b y E P A for

c r it e r i a p o ll u t an t s

. E PA a nd C A RB p e r f o r m n a ti o n a l p e rfor m a n c e a n d t ec h n ic a l e v a l u a ti on s of

t h e m on it or i n g n e t w o r

k.

M a n a g e r s an d s t a ff i n te r v i e w e d i n cl ud e d:

M i k e M i g u e l

, QM B Ch i ef

K e n S t r o ud, AQ S B C h i ef

M e rr i n W r i g h t

, Q AS M a n a g er J o e G u e rr e r o , A i r M o n i t o r i n g N o r t h S ec ti o n ( AMN S ) M a n a g er J e f f W r i g h t

, O p e r ati on s P la nn i n g a n d A s s e ss m e n t s S e c ti on ( O PA S ) M a n a g er C h r i s D e i d r ic k, QA S S t a ff

H ie n T r a n, Q A S S t a ff

P a t r i c k R a i n e y , QA S S ta ff

H a r n e k N ijj ar, Q A S S t a ff

P a r t i c u l at e M a t t e r L a b o r ato ry E P A v i s i te d t w o g r a v imet r i c p a r tic u l a t e matte r l a

b or a t or i e s a n d i n te rv i e w e d t h e fo ll o w i n g

s t a f f a s p a r t o f t h e a

ud it:

M i c h a el We r s t

- I no r g an i c La bo r a t o r y S e c ti on M a n a g e r, R a n jit A hu j a

- A i r P o ll u t i on S p e c i a li s t

, l ea d PM 10 la b o r at o r y te c hn ici a n, B r e n d a S a l d an a

- A i r P o ll u ti on S p e c i a li s t

, l ea d PM 2 .5 l a b o r at ory te c hn icia n, a nd

M i c h e lle F r i s t o e

- A i r P o ll u ti on S p e c i a li s t , b a c kup PM 2 .5 l a b o r at ory t e c hn i ci a n

.

W h i le t h e la bor a t o r y

f a c iliti e s a r e p r ima r i l y u s e d t o pro ce ss a nd w e i g h PM 10 a n d PM 2.5 f ilt e r s , b a c k

- up PM 10 an d PM 2 .5 b a la n c e s a r e m a i n t a i n e d a t b o t h f a c iliti e s s o t h a t f

il t e r s m a y b e

w ei g h e d i n eit h e r l a

b o r at o ry i f i s s u e s a r i s e at t h e pr im a r y la bor a t o r y l o c ati o n. B o t h o f t h e
p ar ti c u l a t e matt e r l a

bor a t or i e s w e r e w e l l

- m a i n tai n e d, n e a t

, a nd w e l l

- o r g a n i z e d. G e n e r a l l y , t h e PM 10 an d PM 2 .5 l a

b o r at o ry me a s ur e me n t s a r e p e r f o r me d w it h v e r y g ood le v el of t e c hn ic a l

e xp e r ti s e.

T o x i c s La b o r a t o r y O p e r at i o ns T h e a n a l y s t s / c h e mi s t s w e r e f o und t o b e kno w l e d g e a

b l e , s k i l le d, a n d d e d icat e d. C A R B i s i n c o m p li an c e w it h r e s p ect t o p e rfor mi n g a n a l y s e s a c c ord i n g t o E P A m e t h o d s i n m o s t a r ea s of

t h e la bor a t o r y

. A n a l y s t s i n t h e f o ll o w i n g pr o gr a m s w e r e i n te rv i e w e d:

Q u ali t y A s s u r a n ce A ll t h e l a bor a t o r y s t a f

f a nd ma n a g e r s w e r e a s k e d a b ou t qu a li t y a s s u r a n ce i n t h e l a b o r at o r y

. T h e l a

bor a t o ry d o e s no t h a v e a d e d i ca t e d QA o f f i c e r , bu t m o s t m e t hod qu a li t y

a s s u r a n c e a c ti v iti e s ar e b ei n g rou ti n e l y p e r f o r me d t hrou g hou t t h e i nd i v i du al d e p a r tme n t s

. S o m e c orr e c ti v e ac ti on s f r o m t h e pr e v i o u s T S A w e r e ob s e rv e d, a n d t h e r e w e r e s o m e

r e p e a t f i nd i n g s

. S t a f

f a p p e a r e d v e r y r e c e p ti v e t o Q A f i nd i n g s a n d s u gg e s ti on s

.

C a n i s te r C l e a n i n g

- M L D 0209 S a m p le Cu s t od i an J u d y H od g k i n s ( A i r P o ll u ti on S p e c i a li s t ) w a s i n t e rv i e w e d. C a n i s te r

c le an i n g i s g e n e r a l l y

b e i ng p e rfo r

m e d a d e qu a te l y i n a c c or d a n c e w it h a c c e p t e d pro t o c o l s

. F i nd i n g s i n t h i s d e p a r

tme n t m o s t l y f

o c u s e d on ou t d a t e d SO P s t h a t d o no t r e f l ec t c u r r e n t

pro c e du r e

. P ro c e d ur e s t o i m p r o v e qu ali t y a s s u r a n ce w e r e d i s c u ss e d.

C a rbo n y l s D e p a r

tme n t

- M L D 022
J o hn M e d i n a i s an an a l y s t w it h ma n y y ea r s of a n a l y t i c a l e x p e r i e n ce bu t i s n e w t o

c a r b o n y l s a n a l y s i s

. S o m e d e v iati on s fro m met hod a n d C A R B p r o t o c o l s w e r e i d e n ti f ie d.

H e x a v a l e n t C h r o mi u m

- M L D 039

H o w ard B a k e s i s r e s pon s i b l e for t h e h e x a v al e n t c h r o m i u m a n al y s i s

. T h e s e a n al y s e s a r e
g e n e r a l l y b e i n g p e rf

o r me d a c c ord i n g t o e s t a b li s h e d pro t o c o l s

. T h e p ee r r e v i e w p r o ce s s d e s c r i b e d w a s e x em p l ar y

.

A ro mat i c and H a l og e n a t e d Co m po u nd s

- M L D 0 66 & O x y g e n a te d H y d r o c a rbon s a nd

N it r il e s ( M L S 058)
S t e v e M a dd e n a nd J ohn B r i c ar e ll o w e r e i n t e rv i e w e d. T h e s e met hod s w e r e d e v e l op e d b y C A RB and a r e g e n e r a l l y p e rfor m e d ac c ord i n g t o p ro t o c o l

. S o me oppor t un iti e s t o im prov e do c u m e n ta t i o n w e r e i d e n ti f i e d.

R e v i e w of A g e n ci e s w i t h i n t h e C AR B P Q AO

S i n c e C A R B ov e r s e e s t h e qu alit y a s s ur a n c e of d a ta c o lle c t e d b y l o c a l d i s t r icts 1 w it h i n t h e C A RB P QA O

, E PA a l s o r e v i e w e d f i e l d op e r ati on s , d a t a ma n a g em e n t a n d q u a li t y a s s u r a n c e

a cti v iti e s at l o c al d i s t r ict s

. A s it w a s no t p o s s i b l e t o e v a l u at e a ll o f t h e 2 0 l o c al d i s t r i c t s w it h i n
t h e C A R B P Q A O t h a t c o ll e c t a m b i e n t ai r qu a li t y d at a , t h e a ud it t e am r e v ie w e d op e r ati on s at

t hr e e l o ca l d i s t r i c t s : S J V A P C D

, I C AP C D

, a nd M e C A Q M D.

E ac h o f t h e l o c al d i s t r i c t s i n c l ud e d i n t h e C A R B PQ AO h a s it s un i qu e o r g a n iz a ti on al

s t ru ct ur e

. SJAP C D w a s c ho s e n for r e v i e w b ec a u s e it i s t h e l a r g e s t l o cal d i s t r i c t i n t h e C A RB

P QA O and h a s t

h e m o s t s i g n i f

i c a n t a i r qu a l i t y i s s u e s

. I C A P C D w a s c h o s e n a s a n e x a m p l e o f a

m e d i u m s ize or g an i z a ti on a nd a l s o b e c a u s e of t h e u n i qu e a i r qu a li t y p rob lem s t h a t e x i s t i n t h at

a i r b a s i n. F i n al l y , M e C A Q M D w a s c ho s e n t o b e r e p r e s e n t a ti v e o f t h e s ma l l d i s t r i c t s

.

1 A c c o r d i ng t o t h e C a l i f o r n i a S t a t e a nd L o c a l A i r M o n it o r i ng N e t w o r k P l a n ( 2 0 1 1 ) , p r e p ar e d b y t h e C A R B

P l a n n i n g a n d T e c h n i c a l S u

p p o r t D i v i s i o n , A i r Q u a lit y D a t a B r a n c h, 2 1 l o c a l D i s t r i c t s o p e ra t e a i r m o n it o r i ng

s t a ti o n s i n t h e C A R B P Q A O.10 O V E RV I E W O F T H E S T A T E A IR M O N I T O R I N G P R O G R AM

S tat e a nd Lo c a l M o n i to ri n g A g e n ci e s w i t h i n t h e S tat e o f C a l i f o r n ia

C A RB, an o r g an iz a ti on un d e r t h e u m b r ell a o f t h e C a li forn i a E nv i ron m e n tal P r o t ec ti on A g e n c y , i s t h e gov e rn me n tal a g e n c y d ele g a te d u n d e r S ta t e l a w w it h t h e a u t hor i t y a nd

r e s pon s i b i l i t y f

or c o lle c ti n g am b i e n t ai r q u a li t y d a t a a s d i r ec t e d b y t h e C AA o f 1977 a n d C AA
A me nd m e n t s of 1990. S p ec i f i c a l l y , C A A S e c ti on 110( a ) ( 2 ) ( B ) ( i ) d i r ec t s t h e S t a te t o “ prov i d e f o r

e s t a b li s h m e n t a nd op e r at i on of a ppropr i a te d e v i c e s , m e t hod s , s y s t e m s , a n d pro ce d u r e s n ec e s s a r y
t o...( i ) m on it or, c o m p il e , a nd an a l y z e d a t a on am b i e n t ai r q u a li t y

... ”

T h e r e a r e 35 l o cal a i r po l l u ti on c on t ro l d i s t r i c t s i n t h e s t a te o f C a li forn i a ( T a b le 1 )

. T h r e e of t h e s e l o c a l a i r d i s t r ict s , B AA QMD

, S C A Q M D

, a nd SD C A P C D a r e PQAOs

. T w e n t y -on e o f

t h e r em a i n i n g ai r

d i s t r i c t s a nd C A RB, c o m p r i s i n g t h e C A R B PQ A O

, c o ll e c t a m b i e n t a i r

m on it or i n g d ata.

A PQ AO i s a m on it or i ng o r g a n iz a ti o n or a c o o r d i n at e d a g g r e g a ti o n o f s u c h o r g a n izati on s
t h a t i s r e s pon s i b l e for a s et of s tat i o n s t h at m on it o r s t h e s am e po ll u ta n t a n d for w h i c h d a t a qu a li t y

a s s e s s m e n t s c a n l o g i c al l y b e poo le d b e c a u s e t h e y h a v e s i m i la r qu a li t y s y s t e m s i n p l a c e

. S p e ci f ic a l l y , 40 C F R P a r t 5 0 A pp e nd i x A S e cti on 3 r e qu i r e s t h a t e a c h a m b i e n t a i r m on it or i n g P QA O c onfor m t o c e r t a i n qu alit y m an a g e m e n t pr a c ti c e s

. T h e s e i n cl ud e:
H a v i n g a d o c u m e n t e d qu al i t y s y s t e m t h at m ee t s E P A r e qu i r e me n t s f o r Q M P s a nd Q A P Ps.

H a v i n g a q u a li t y m an a g eme n t fun c ti on t h at i s i nd e p e nd e n t of a i r m on it or i n g o p e r a ti on s.
D e v e l op i n g o r a dop ti n g D QO s , or e qu i v a l e n t s y s t em a ti c p la nn i n g pro ce du r e s , fo r all

m on it or i n g pr o g r am s.
P ar ti c i p ati n g i n N ati on a l P e rfor m a n ce E v a l u a ti on P ro g r am s , w h i c h c o n s i s t of

p e rfor m an c e a

u d it s u s e d t o i n d e p e n d e n t l y d et e r m i n e pr o g r a m a d e qu ac y , n a ti on a l

m on it or i n g n et w ork p e r f

or m an c e , a n d n a ti on al c o n s i s te n c y. U n d e r g o i n g Te c h n i ca l S y s t e m s A ud it s b y E P A a t a f r e qu e n c y of e v e r y t h r e e y e a r s or l e s s

a s n e e d e d.

U s i n g ce r t i f

i e d r e f e r e n c e m a t e r i a l s t o s t a nd a rd i z e m on it or i n g e qu i p m e n t.
E P A v i e w s t h e s e qu a li t y ma n a g e m e n t s y s t e m c o m pon e n t s a s i n d i s p e n s i b le t o m a i n tai n a c r e d i b l e

m on it or i n g pr o g r am

. I n s uff i c i e n t q u a li t y m a n a g eme n t a nd c on t ro l h a s b e e n c it e d a s r ati on a l e t o

s uppor t l e g a l c h a lle n g e s t o NA A Q S d e s i g n a ti o n d ec i s i on s

.

C A RB ov e r s e e s t h e q u a l it y a s s u r a n ce o f d at a c o l l e c t e d b y l o c al d i s t r i c t s w it h i n t h e C A RB P QA O

. A lt ho u g h bo t h C A RB a nd l o ca l ai r p o l l u t i o n c on t ro l d i s t r ict s o p e r a t e am b i e n t

m on it or i n g s t a ti on s t hrou g hou t t h e s tat e , r e s pon s i b il i t y f o r am b i e n t ai r m o n i t o r i ng u ltim a t e l y

r e s t s w it h C A R B

. F ur t h e r , it i s t h e r e s pon s i b ili t y o f C A RB t o prov i d e Q A o v e r s i g h t t o e n s u r e
t h a t d a t a qu ali t y w it h i n t h e C A R B P Q AO m e e t s C F R r e qu i r e me n t s a nd c onfo r m s t o qu ali t y

s t a nd ard s a

ppro v e d i n t h e QA PP.11

T a b le 1. L i s t o f A i r P o ll u t i o n C o n t r o l A g e n c ie s i n C a li f o r n ia

A ir P o ll u t i o n C o n t r o l D i s t r ic t A m b i e n t A ir M o n i to r i n g b y A g e n c y f o r N AA Q S C o m p li a n c e* P Q AO

A ma dor Cou n t y ( A m ) A P C D N C A RB

A n tel op e V a ll e y

( A n) A QM D Y C A RB

B a y A r e a (B A ) A QM D Y B AAQ MD

Bu tt e C o un t y ( B C ) A Q M D N C A RB
C al a v e r a s C oun t y

(C a C ) A P C D N C A RB
C A R B Y C A RB
C o l u s a Coun t y ( C oC) A P C D N C A RB
El D or a do Coun t y ( E D C ) A Q M D N C A RB

F e at h e r R i v e r ( F R ) A Q M D N C A RB
G le nn Co u n t y

( G C ) A P C D N C A RB
G r e at B a s i n U n i f

ie d ( G B U ) A P C D Y C A RB

I m p e r i a l C oun t y

( I C) A P C D Y C A RB

E a s t e rn K e rn ( E K ) A P C D Y C A RB

La k e Coun t y ( La k e C) A Q M D Y C A RB

La ss e n Coun t y ( La s s e n C ) A P C D N C A RB

M ar i po s a Co u n t y ( M a C ) AQ M D N C A RB

M e ndo ci no C o un t y

( M e C) AQ M D Y C A RB

M odo c C oun t y

( M o C ) AP C D N C A RB

M o j a v e D e s e r t ( M D ) A Q M D Y C A RB

M on t e r e y B a y U n i f

i e d ( M B U ) A P C D Y C A RB

N or t h C o a s t U n i f

i e d ( N C U ) AQ M D Y C A RB

N or t h e r n S ie r r a ( NS ) A Q M D Y C A RB

N or t h e r n S o no m a C oun t y ( N S C) A P CD Y C A RB

P l a c e r Cou n t y ( P C ) A P C D Y C A RB
S a c r am e n t o M e t ro ( S M ) A Q M D Y C A RB
S an D i e g o C oun t y

( S D C ) AP C D Y S D C A P CD

S an J o a qu i n V a ll e y

( S J V ) A P C D Y C A RB
S an L u i s O b i s po C o un t y ( S L O C) A P CD Y C A RB

S an ta B a r b a r a Co u n t y

( S BC) A P C D Y C A RB
S h a s t a C oun t y

( S hC) AQ M D Y C A RB
S i s k i y ou C o un t y

( S i C ) AP C D Y C A RB
S ou t h C o a s t ( S C ) AQ M D Y S C A Q MD

T e h am a C o un t y ( T e C ) AP C D Y C A RB

T uo l u m n e Coun t y ( T u) AP C D N C A RB

V e n t ur a C o un t y ( V C) A P C D Y C A RB

Y o l o

- S o l an o ( Y

- S ) AQ M D Y C A RB

* I n s o m e c a s e s C A R B a n d l o ca l a g e n c i e s s h a re a m b i e n t a i r m o n i t o r i n g re spo n s i b il i ti e s f o r a rea s a nd s it e s w i t h i n a l o c a l a g e n c y ’ s j u r i s d i c t i on.12 T h e am b i e n t a i r m o n i t o r i ng p r o g r am i n t h e S tat e o f C ali f orn ia e n c o m p a s s e s m a n y a i r
qu al i t y a s s e s s m e n t a cti v it i e s , i n c l ud i n g c o lle c ti n g a nd a n a l y zi n g d a t a for f e d e r al c r it e r i a
po ll u ta n t s a nd m an y

o t h e r a i r po ll u ta n t s of c o n c e r n ; c o ll ec ti n g d a ta f r o m s p e ci a l s t ud i e s a s d i r e c t e d b y t h e B o a r d ; a ss e s s i ng m on it or i n g m e t ho d s t h at a r e u s e d b y t h e S t a t e a nd l o c a l d i s t r i c t s i n c o m p li an c e w it h f

e d e r al an d s t a te r e g u lat i o n s ; c ondu c ti ng a nn u al p e r for ma n c e a ud it s of a ll

m on it or i n g e qu i p m e n t w i t h i n t h e PQ A O ; im p l e m e n t i n g a cali br a ti on a n d ce r ti f i ca ti o n o f

m e a s ur em e n t s t an d ard s p rogr a m; an d c ond u c ti n g t r a i n i n g i n t

h e o p e r ati on o f a m b ie n t a i r

m on it or i n g i n s t ru m e n t s

.

O r g a n i z at i o n o f CAR B ’ s A m b ie n t A i r M o n i to r i n g P r og r am

R e s p o n s i b ili t y

for o v e r s ee i n g t h e am b i e n t a i r m o n it or i n g pr o g r a m for C A R B r e s i d e s

w it h i n t h e fo ll o w i n g br a n c h e s:

B r a n c h D i v i s i on A i r Q u ali t y S ur v e ill an c e B r a n c h ( AQ S B ) M on it or i n g a n d L a b o r a t or y D i v i s i on ( M L D)

N or t h e r n L a b or a t o r y B r a n c h ( N L B ) M on it or i n g a n d L a b o r a t or y D i v i s i on ( M L D) Q u ali t y M an a g e m e n t B r a n c h ( Q M B ) M on it or i n g a n d L a b o r a t or y D i v i s i on ( M L D)

A i r Q u ali t y D a ta B r an c h ( AQ D B ) P l a nn i ng a nd Tec hn i c a l S u ppor t ( P T S D)

Q A r e s p o n s i b ili t y

f o r C A RB i s c ov e r e d p r ima r i l y b y t h e Q u a li t y M a n a g e m e n t B r a n c h ( Q M B ). M i c h a el M i gu e l i s t h e Q M B B r a n c h Ch ie f

. T h e Q M B ov e r s e e s t h e d e v el op m e n t of

qu al i t y m an a g e m e n t d o c u me n t s w it h c on t r i bu ti on s f ro m o t h e r b r a n c h e s , c o ndu ct s o n

- s i te a ud it s ,

r e v ie ws p r e c i s i o n and a c c ur a c y d a ta

, a nd i n itiat e s c orr e c ti v e a c ti on r e q u e s t s ( i

. e. , A Q DA s ),

a m o n g o t h e r du tie s

. T h e A i r Q u a li t y S ur v e ill a n ce Br a n c h ( AQS B ) a n d A i r Q u a li t y D a t a B r a n c h ( AQ D B ) c on t r i bu te t o Q A a c ti v iti e s pr im a r i l y t h r ou g h d a t a v al i d a ti on a ct i v iti e s

. Q C

r e s pon s i b i l i t y i s h a nd l e d pr im ar i l y b y t h e A QS B

, w h i c h i n c l u d e s f iel d op e r a ti on s , c ali br a ti on s ,
an d r e p a i r , p r e c i s i on and a cc u r a c y d at a r e v i e w / s ub mittal

, i n s t ru me n t ac c e p t a n ce te s ti n g , d e te r mi n a ti on of C A RB F e d e r al/ S tat e a m b i e n t m on it or i n g met hod s , d e v e l op m e n t of S O Ps

, i n t e rpr e tati on of C F R s p e r tai n i n g t o m on it or i n g c r ite r i a/m e t hod s , a n d a v a r i et y of o t h er

m on it or i n g fun cti on s.

T h e ma n a g e m e n t of Q A / Q C for l o c al d i s t r i c t s w it h i n t h e C A RB P Q AO i s s p ec i f i c t o e ac h
l o c al d i s t r i c t

. T h e C A R B PQ AO do e s h a v e c o mm on Q A ov e r s i g h t for i n s t r u m e n t a ud it s , s i n c e C A RB c on d u c t s a

ud it s o f all s ite s w it h i n C a li forn i a , b u t o t h e r a s p e c t s o f Q A / Q C a r e s p eci f ic t o
t h e r el a ti on s h i p t h a t C A RB h a s w it h ea c h l o ca l d i s t r i c t

. I n m o s t ca s e s t h e l o c a l d i s t r ic t i s

r e s pon s i b l e for Q C a s p ect s o f t h e a i r m on it or i n g p r o g r am ( e

. g. , z e r o / p r e c i s i o n / s p a n c h e c k s ,
c ali b r ati on, an d r e g u l ar on

- s i t e r e v ie w a nd m a i n te n a n ce ). C A R B r e p ai r s / r e p l a c e s i n s t ru m e n t s for

s o m e d i s t r ict s , w h il e o t h e r s do t h i s l o c a l l y

. E x c e p t for i n s t ru me n t a ud it s , t h e a ppro a c h t o QA i s

v ar ia b l e

. M an y l o c a l d i s t r ict s h a v e t h e i r o w n qu a li t y m a n a g em e n t d o c u m e n t s ; o t h e r s r e f e r e n c e
t h e C A R B qu a li t y m an a g e me n t do c u m e n t s

. C A R B v a li d a t e s t h e d a t a t h at i t g e n e r at e s ( i

. e. , d at a fro m t h e i r o w n s it e s and a n y f ilt e r s t h e y w e i g h ), b u t e x p e c t s t h a t d a ta g e n e r at e d b y l o ca l d i s t r i c t s h a s b e e n v a li d a t e d b y t

h e l o c al d i s t r i c t

, e v e n i n t h e c a s e s w h e r e C A R B e n t e r s t h e d a t a i n t o A Q S

. F or d a ta c e r ti f

i ca ti on , C A R B ce r ti f

ie s it s d a ta ( i

. e. , c o n ti nuou s d a t a c o ll ec t e d b y C A R B t h a t a r e limit e d t o C A R B s it e s , and f ilt e r s w e i g h e d b y C A RB, w h i c h i n c l u d e s C A R B a nd no n

- C A R B13

s i te s ) an d a l s o d a ta f

o r ai r d i s t r i c t s for w h i c h i t e n t e r s d a t a i n t o AQ S

. C A RB e xp ec t s t h a t a l l

o t h e r d at a i s ce r

ti f i e d b y t h e l o c a l d i s t r ict.

N e t w o r k M a n ag e m e nt
R e s p o n s i b ili t y

for n e t w o r k m a n a g e m e n t l i e s i n t h e A i r Q u ali t y D a ta B r a n c h ( AQ D B).

K a r e n M a g li ano i s t h e A QD B B r an c h C h i e f. N e t w ork m a n a g e m e n t r e s po n s i b iliti e s i n c l u d e

n e t w ork a s s e ss m e n t an d n e t w ork p l a n p r e p a r ati on, a n a l y s e s a nd d e ci s i o n

- m a k i n g f o r C A R B

s y s tem m od i f

i ca ti on s , and r e v i e w o f r e q u e s t s b y l o c a l a g e n c ie s w i t h i n t h e C A RB P QA O fo r

s y s tem m od i f

i ca ti on s

. N e t w ork m an a g e me n t fo r n on-C A RB s ite s h a s t r a d i t i on al l y b ee n m a n a g e d
b y t h e l o ca l a g e n c y.

T h e s t a t e n e t w ork c o n s i s t s of m on it or i n g s t a ti on s op e r at e d b y C A R B a nd t h e l o c a l
d i s t r ict s

. T h e n e t w ork c ov e r s 15 ai r b a s i n s

. T h e f o ur P Q A Os i n t

h e S t a t e of C a li forn i a

op e r a t e

m on it or i n g n e t w ork s t h a t prov i d e d at a f ro m a ll t h e ai r b a s i n s

. T h e t h r e e l o cal d i s t r i c t PQ AO s
op e r at e t h e i r o w n m on it or i n g n e t w ork s t h at prov i d e d at a

f o r t h e fo ll o w i n g ai r b a s i n s : S a n F r an c i s c o B a y , S a n D ie g o Cou n t y , S ou t h C o a s t

, a nd S a lt o n S ea 2

. T h e C A RB P Q A O op e r at e s

m u lti p l e m on it or i n g n e t w o r k s t h at c ov e r t h e f

o ll o w i n g a i r b a s i n s : G r eat B a s i n, L a k e Co u n t y , La k e T a h o e , M o

j a v e D e s e r t

, M oun t a i n Coun tie s , N o r t h C e n t r a l Co a s t

, N o r t h C o a s t

, N or t h e a s t
P l a t e a u, S a c r a m e n t o V a l l e y , S alt on S ea , S a n J o a q u i n V a lle y , a nd S ou t h C e n t r a l Co a s t

. I n s o m e i n s t an c e s , s e v e r a l l o c al d i s t r i c t s op e r a t e t h e m o n it o r i ng n e t w ork s i n a g i v e n a i r b a s i n. F ur t h e r m o r e , t h e bound a r ie s of met r o p o lit a n a n d mi c ropo lit a n s t a ti s ti ca l a r e a s ( MS A s ), w h i c h

ar e e s t a b li s h e d b y t h e U S C e n s u s Bu r e a u , m a y a l s o o v e r l a

p a i r b a s i n s a nd l o c al m on it or i n g d i s t r ict s

. E P A u s e s t h e po p u l a ti on s t a ti s tic s of M S A s t o d e t e r mi n e t h e mi n im u m S L A M S

m on it or i n g r e q u i r em e n t s f o r c r i t e r ia po ll u t a n t s

.

T a b l e 2 s u mm ar iz e s t h e n u m b e r of c r ite r i a p o ll u t a n t m on it or i n g s it e s op e r a te d i n t h e C A RB P QA O.

T a b l e 2: Su m m a r y o f C r i t e ri a P o ll u ta n t M o n i to r s i n t h e C A R B P Q AO
O p e r at i n g A g e n c y O z o n e C O NO 2 SO 2 PM 2 .5 3 PM 10 T SP

L e ad
C A R B 34 4 5 12 5 2 3 8 2 4 2

A n A P C D 1 1 1 0 1 1 0

BC A P C D 0 0 0 0 1 0 0

G B UA P C D 0 0 0 0 1 1 7 0

I C A P C D 3 1 1 0 2 6 0

E KA P C D 0 0 0 0 1 1 0

La k e C A Q M D 1 0 0 0 1 0 0

M e C A Q M D 1 0 0 0 2 1 0

M D A Q M D 5 2 3 2 1 5 0

M B UA P C D 5 1 1 0 6 2 0

2 S o u t h C o a s t AQ M D c o ll e c t s a m b i e nt a i r m on it o r i n g d a t a i n C o a c h e ll a V a l l e y w h i c h i s p ar t o f t h e S a lt o n S ea A i r Ba s i n.
3 I n c l ud e s a l l F R M / F E M i ns t r u m e n t s a nd a l so non -F EM B A M i n s t r u m e n t s.
4 I n c l ud e s A

r v i n

– D i G i o r g i o ( 0 6 0 2 9 5 0 0 2 ) a n d S h af t er ( 0 6029 6 001 ).

5 I n c l ud e s S h a f

t er ( 0 6 0296 0 1)14

N C UA Q M D 2 2 2 2 3 5 0

N S A Q M D 1 0 1 0 9 0 0

N S C A P C D 1 0 0 0 0 3 0

P C AP C D 2 0 0 0 3 3 0
SM AQ M D 7 6 4 5 1 5 5 1

SJV AP C D 1 3 4 9 0 1 5 7 0
S L O C A P C D 5 0 3 1 3 4 0

S BC AP C D 10 7 5 8 11 9 6 10 2 5 11 0
S hC A Q M D 2 0 0 0 4 5 0

S i C A P C D 1 0 0 0 1 1 0

T e C A P C D 1 0 0 0 1 1 0

V C A P C D 5 0 2 0 9 3 0

Y

- S AQ M D 2 0 0 0 1 3 0

T O T A L S 10 2 2 5 5 1 1 4 11 0 10 2 3

S o u rc e : C A RB / P T S D / A Q DB

E P A r e v i e w e d t h e m on it or i n g n e t w ork w it h i n t h e C A RB P QA O a nd foun d t h a t t h e

nu m b e r o f s it e s m e et s mi n im u m m on it or i n g r e qu i r e me n t s p e r 40 C F R58, A p p e nd i x D.

I n 200 6

, E P A a dd e d a r e q u i r em e n t for A nn u a l M on it or i n g N e t w o rk P l a n s a nd F i v e

- y e a r N et w ork A s s e s s m e n t s ( 4 0 C F R58.10). A t t h e tim e w h e n t h e f i r s t n et w ork p l a n w a s du e ( J u l y , 2007), n u m e rou s l o ca l a g e n ci e s w it h i n t h e C A R B P Q A O e x pr e s s e d a n i n t e r e s t i n s ub mi t ti ng
t h e i r o w n p l an. O n t h i s b a s i s , an a g r e e m e n t w a s r ea c h e d b e t w e e n E P A

, C A RB a nd l o ca l d i s t r i ct s

w h e r e i n a g e n c ie s w it h i n t h e C A R B P Q AO t h at w a n t e d t o s ub mit t h e i r o w n p l a n c ou l d fo ll o w t h e
pro c e s s and s ub mit a n e t w ork p la n d i r e c t l y t o E P A

. C A R B s ub mitt e d a n et w ork p l a n t o c ov e r
t ho s e a g e n c ie s t h at d i d no t c h oo s e t o s u b mit a p l a n ( T a b l e 3). T h e f

i v e

- y ea r n e t w ork a s s e s s me n t

t h a t w a s du e i n 2010 fo l l o w e d a s imil ar pro ce s s

. T h e n et w ork p l a n p e r 40 C F R58.1 4 ( a ) m u s t i n c l u d e r ec o mm e n d at i o n s fro m t h e n e t w ork a s s e ss m e n t.

6 I n c l ud e s n e w l y e s t a

b li s h e d L i n c o l n s it e ( A Q S I D 06

- 0 6 1

- 2 0 0 1 ).

7 I n c l ud e s 6 l o n g

- t e r m P S D m o n i t o r s t h a t a r e o v er s e e n b y S a n t a B a r b a ra C ou n t y A P C D bu t o p e r a t e d b y c o n t ra c t o r s ( AQ S I D s : 06

- 0 83

- 1 0 2 1 , 06

- 0 8 3

- 1 0 1 3

, 0 6

- 0 8 3

- 102 5

, 0 6

- 083

- 1 0 1 8

, 0 6

- 0 8 3

- 1 0 1 4 , 06

- 0 8 3

- 4 0 03 ).

8 I n c l ud e s 3 l o n g

- t e r m P S D m o n i t o r s t h a t are ov e r s e e n b y S a n t a Ba r b ar a C o u n t y A P C D b u

t o p e ra t e d b y c o n t ra c t o r s ( AQ S I D s : 06

- 0 83

- 1 0 2 5 , 06

- 0 8 3

- 1 0 0 8

, a n d 06

- 0 83

- 400 3 ).

9 I n c l ud e s 8 l o n g

- t e r m P S D m o n i t o r s t h a t are ov e r s e e n b y S a n t a Ba r b ar a C o u n t y A P C D b u

t op era t e d b y c on t r a c t o r s ( AQ S I D s : 06

- 0 83

- 1 0 2 5 , 06

- 0 8 3

- 1 0 2 1

, 0 6

- 0 8 3

- 101 8

, 0 6

- 083

- 1 0 1 3

, 0 6

- 0 8 3

- 2 0 0 4 , 06

- 0 8 3

- 1 0 1 4

, 0 6

- 08 3

- 0 0 1 1

, 0 6

- 0 83

- 1 0 08, a n d 0 6

- 083

- 4 0 0 3 ).

10 I n c l ud e s 4 l o n g

- t e r m P S D m o n i t o r s t h a t are ov e r s e e n b y S a n t a Ba r b ar a C o u n t y A P C D b u

t op era t e d b y c on t r a c t o r s ( AQ S I D s : 0 6

- 0 83

- 1 0 2 5 , 06

- 0 8 3

- 1 0 1 3

, 0 6

- 0 8 3

- 400 3

, a n d 06

- 0 8 3

- 1 0 2 0 ).

11 I n c l ud e s 2 l o n g

- t e r m P S D m o n i t o r s t h a t are ov e r s e e n b y S a n t a Ba r b ar a C o u n t y A P C D b u

t op era t e d b y c on t r a c t o r s ( AQ S I D s : 0 6

- 0 83

- 1 0 2 5 a n d 0 6

- 0 8 3

- 4 0 0 3 ).15

T a b le 3. L i s t o f A g e n ci e s D r a f t i n g A nnu a l N e t w o r k P l a n s i n C a li fo r n i a.

S o u rc e : C A R B 2 0 1 2 A nn u a l M o n i t o r i ng N e t w o r k P l a n f o r S m a l l D i s t r i c t s.

R e qu i r em e n t s f

o r d e v e l o p i ng an a d e qu ate n e t w or k a r e no t b a s e d on a g e n c y j u r i s d i c ti on, bu t r a t h e r on C or e -B a s e d S t a ti s tic a l A r e as 12 (CB S As ) or P QA O s

. A c o ll a b or a ti v e a ppro ac h
b e t w ee n C A R B

, E P A

, a n d l o c al d i s t r i c t s i s n ee d e d t o e v al u a te w h e t h e r t h e r e qu i r e me n t s for an

a d e qu a te n e t w o r

k c on ti n u e t o b e met.

R e qu e s t s for c h an g e s t o t h e n e t w o r k m a y o c c ur o u t s i d e t h e n et w ork p l a n pr o ce s s b y t h e

s ub mi s s i on of a lett e r t o E P A

. I n r e ce n t y e a r s , C A RB a nd E P A h a v e d i s c u s s e d propo s e d s it e

c h a n g e s v i a c o n f

e r e n ce c a ll s

. O n c e a d e c i s i on i s m a d e , C A RB s e nd s a for m a l r e qu e s t t o E P A for

12 T h e d ef i n iti o n o f a C o r e- Ba s e d S t a ti s ti c a l A re a c a n b e f ou n d a t h t t

p :/ / ww w

. ce nsus

. g ov : M e t r o p o lit a n a n d
mi c r o p o lit a n s t a t i s t i c a l ar e a s ( m e t r o a n d m i cr o are a s ) ar e g e og r a ph i c e n t i ti e s d e f i n e d b y t h e Of

f i c e o f

M a n a g e m e n t a n d B u dg e t ( O M B ) f o r u s e b y F e d e r a l s t a ti s t i c a l a g e n c i e s i n c o ll ec ti ng, t a bu l a t i ng, a n d pub li s h i n g F e d er a l s t a t i s t i c s. T h e t er m " C o re Ba s e d S t a ti s ti c a l A rea" ( C BS A ) i s a c o ll ec t i v e t e r m f o r b o t h m e t r o a nd mi c r o

ar e a s. A m e t r o a rea c o n t a i n s a c o re u r b a n ar e a o f

5 0

, 0 0 0 o r m o re p o pu l a t i o n , a nd a m i cr o ar e a c on t a i n s a n u r b a n

c o re o f a t l ea s t

1 0 ,000 ( b u

t l e s s t h a n 5 0 ,0 0 0 ) p o p u l a ti o n . E ac h m e t r o o r m i c r o a re a c o n s i s ts o f o n e o r m o re

c o u n ti e s a nd i n c l u d e s t h e c o u n ti e s c on t a i n i n g t h e c o r e u r b a n a re a , a s w e ll a s a n y a d j a ce n t c o un t i e s t h a t h a v e a h i g h d e g re e o f so c i a l a n d e c o n o mi c i nt e g ra ti o n (a s m e a s u r e d b y c o m m u t i ng t o w o r k ) w i t h t h e u r b a n c o r e.16

a p p r o v a l

. W h e n a l o c a l d i s t r ict w i s h e s t o m od i f y it s n e t w ork, e

. g. , s hu tti n g do w n o r r el o c a ti ng an

e x i s ti n g s it e or e s t a

b li s h i n g a n e w on e , it w ill of te n c on s u lt w it h C A R B i nfor m a l l y b e for e

s ub mitti n g a

r e qu e s t t o E PA , bu t t h e p r o c e s s for l o c al d i s t r i c t s h a s b e e n g e n e r al l y l e s s c on s i s t e n t.

F i e l d O p e r a t i o ns N et w ork op e r at i o n s at C A R B a r e pr im a r i l y p e rfo r m e d b y t h e M L D AQ S B

. K e n S t r o ud i s
t h e B r an c h Ch ie f o f A Q S B

. A Q S B d u ti e s i n c l ud e t h e o p e r a ti on of C A R B m on it or i n g s it e s ,

m on it or i n g s uppor t for C A RB s p e c i a l s t ud i e s , a nd g e n e r a l ai r m on it or i n g s u ppor t

, s u c h a s r e p a i r

an d ca li br a ti o n f

a c iliti e s

. AQ S B a l s o a s s i s t s l o c a l d i s t r ic t s w it h i n s t ru m e n t t roub le

- s hoo ti n g a n d

r e p ai r a s r e s ou r ce s a ll o w

. T h i s s e c ti on of t h e T SA r e por t a dd r e s s e s A Q S B 's g e n e r a l o p e r a ti on s , t h e c a li br a ti on p r o gr am , and f i e l d op e r a ti on s of t h e A Q S B at C A R B-op e r a t e d c r it e r i a p o ll u t a n t

m on it or i n g s it e s

.

P rov i d i n g t r a i n i n g and p e r for mi n g i n s t ru m e n t c e r t i f ic a ti on s a r e t h e r e s pon s i b i litie s of t h e O p e r a ti on s S u ppor t S ec ti on ( O S S ) w it h i n AQ S B. T h e O SS a l s o prov i d e s i nd e p e nd e n t r e v i e w

an d a pprov a l o f

f i e l d SOP s

. O t h e r r e s p on s i b iliti e s i n c l u d e i n s t r u m e n t r e p ai r a nd t e c hn ic a l

s uppor t

. W h ile s up p o r

t ( e

. g. , t r a i n i n g , f

i e l d pro c e d ur e s , a nd o t

h e r t ec h n ic a l s uppor t ) i s a v a il a b le

t o t h e a ll l o c al d i s t r i c t s i n C ali f orn ia

, t h e A Q S B d o e s n o t ac ti v e l y m a n a g e t h e l o ca l d i s t r i c t s ’ f i e l d

m on it or i n g qu a li t y s y s tem s nor do e s it h a v e t h e r e s o u r c e s t o do s o

.

L a b o r ato r y O p e r at i o ns A n a l y tic a l la bor a t o r i e s p r ov i d e s uppor t for m ea s ur e me n t m e t hod s t h a t a r e eit h e r t oo c o m p l e x o r

s e n s i ti v e t o p e rfor m i n t h e f iel d e nv i ron me n t

. I n o rd e r t o prov i d e t h e s e s e r v i ce s , l a bor a t o r i e s h a v e h i g h l y t r a i n e d s t a f

f i n c h ar g e o f t h e c o m p l e x i n s t ru m e n tati on

. I f a n a l y s e s a r e t o b e u s e d for

r e g u lat o r y

purpo s e s , t h e y m u s t m ee t t h e fo ll o w i ng c r ite r ia:

E qu i p m e n t m u s t b e f

r e qu e n t l y a nd p rop e r l y c a li b r a t e d a nd mai n t a i n e d.

P e r s onn e l m u s t b e q u a li f

i e d t o ma k e t h e a n a l y s i s

. A n a l y tic a l p r o c e dur e s m u s t b e i n a cc or d a n c e w i t h ac c e p t e d p r a c ti c e

. C o m p l e t e a nd a c c u r a te r e c ord s m u s t b e k e p t

.

T h e C A RB M L D N o r t h e rn La bor at or y Br a n c h (

N L B) 13 i s d i v i d e d i n t o t h r e e s ec ti on s : t h e I n or g an ic L a bor a t o r y S e c t i o n, O rg an ic L a bo r a t o r y S e cti on, a nd t h e S p e ci a l A n a l y s i s S ec ti o n

. C i nd y C a s t r o n ovo i s t h e B r a n c h C h i e f of N L B

. T h e l a bor a t o r y f a ci l i t y i s a d e qu a te f

o r N L B ’ s

n e e d s

. T h e l a

b o r a t or y p ro v i d e s an a l y

t i c a l s u ppor t f

o r t h e c r ite r i a

po ll u ta n t s PM 10 a n d PM 2 .5

. A d d i ti o n a l l y , t h e l a

bo r a t o r y s upp o r t s t h e E P A P M S p e c i a ti o n T r e n d s N e t w ork ( S T N ), t h e C ali f o r n ia A i r T o x i c s M o n i t o r i ng N e t w o r k, a nd S p e ci a l S t u d y M on it or i n g

. C A R B ’ s N L B
l a b o r at o r y f a c ili t y i s l o c ate d i n S ac r am e n t o, C a li f o rn i a

. A n a l y s e s a r e p e rf

or m e d i n

- hou s e b y l a b o r at o r y s t a f

f.

P ar ti c u lat e M a tt e r L a bo r a t o r y ( G r a v im e t r i c La bor a t o r y)

T h e gr a v im e t r i c l a

bor a t o ry o p e r a ti on s a r e ma n a g e d b y M i c h a el W e r s t

, I no r g a n i c La b o r a t o r y S e c ti on M an a g e r. A n a l y s e s a r e p e rf or m e d i n-hou s e b y l a

bor a t or y s ta ff. T h e

1 3 C A R B a l s o h a s a S o u t h e r n L a b o ra t o r y B ra n c h b u t t h i s l a b o r a t o r y d o e s n o t h a nd l e a m b i e n t a i r m o n i t o r i ng

s a m p l e a n d a n a l y s e s b u

t r a t h er s o u

rc e t e s t i n g a nd o t h er n o n

- a m b i e n t s a m p l e s.17

p ar ti c u l a t e matt e r l a

bor a t o r y i s r e s p on s i b le f

o r t h e h a nd li n g of P M f

ilt e r s , w h i c h i n c l u d e s
pr e p a r ati on, w e i g h i n g , t r ac k i n g , and s t or i n g PM 2 .5 a n d PM 10 f ilt e r s

.

T o x i c s La bor a t o ry I n a d d i ti o n t o P M r e s pon s i b iliti e s , t h e l a b o r at o r y i s al s o r e s pon s i b l e for a i r t o x i c s

m on it or i n g a n a l y s i s

. T h i s T SA f o c u s e d on t h e fo l l o w i n g c o m pound s:

C a rbo n y l s ( M e t h od M L D 0 22 M E K

, a cet a l d e h y d e ).

H e x a v a l e n t c hro mi u m. A ro mat i c and h a l o g e n a te d c o m pound s. O x y g e n a te d h y d ro c a rbo n s a nd n it r il e s.

T h e r e a r e a

nu m b e r of a d d iti on al ac ti v iti e s t h a t t h e l a bor at o r y und e r t a k e s t o s uppor t t h e

c o lle c ti on a nd an a l y s i s o f a i r po ll u ta n t s

. T h e s e i n c l ud e c a n i s t e r c l e a n i n g a n d p r e p a r a ti on, d a t a

v a li d ati on, an d s am p l e s t o r a g e

.

D ata M a n ag e m e nt
D at a m an a g e me n t g e n e r a l l y i nvo l v e s d at a c o ll e c ti on a n d v a li d ati on s uppor t e d b y a d a ta

m an a g e me n t s y s t e m

. A p r im ar y g o al o f t h e E P A ’ s Q u a li t y S y s t em i s “t o e n s ur e t h at

e n v i r o n m e n t a l pr o g r am s a nd d e ci s i on s a r e s uppor t e d b y d a ta o f t

h e t y p e a n d qu ali t y

n ee d e d f o r
t h e i r i n te nd e d u s e

... ” ( E P A Q u alit y M a n u a l for E nv i ron m e n tal P rogr am s , E P A O rd e r 5 3 60 A 1 [ E P A , 2000 a ] )

. A c h i e v em e n t of t h i s g o a l i nvo l v e s p l a n n i n g , im p l e me n t a t i on a nd a s s e s s m e n t of

t h e d a t a c o ll ec ti on p r o c e s s

. D a t a v e r i f i c ati on a n d v a li d a ti o n a r e k e y s t e p s i n t h e a s s e s s m e n t of

e n v i r o n m e n t a l me a s ur e m e n t s

. E P A d e f i n e s d a t a v e r i f

i ca ti on a s t h e p ro c e s s of e v a l u ati n g

c o m p l e t e n e s s , c o r r e c t n e ss an d c o m p li an c e o f a d ata s et a g a i n s t t h e m e t hod r e q u i r em e n t s

. D a t a

v a li d ati on e x te nd s t

h e v e r i f i c at i o n pro c e s s t o d e t e r mi n e t h e a n a l y ti c a l qu a li t y of a d a t a s e t

. A s a
p ar t of t h i s T SA

, E PA e v a l u a t e d C A R B ’ s p r o c e s s of d at a h a n d li n g , v e r i f

i c ati on , v a li d a ti o n ,
s t or a g e and u

p l o a d t o A Q S of a m b ie n t m on it or i n g mea s ur e me n t s.

O n- g o i n g d a t a c o lle c te d f r o m a m b i e n t ai r m on it or i n g s tati on s c a n ei t h e r b e g e n e r a t e d b y a n

an a l y z e r i n s i tu ( c on ti nu o u s d at a ) or b y s ub s e qu e n t la bor a t o r y a n a l y s e s of a s a m p l e ( l a b or a t o ry d a ta ). C h oo s i ng an a

p p r o p r iat e d a t a m a n a g e me n t pro ce s s d e p e n d s on w h e t h e r t h e d a ta a r e
g e n e r a t e d c o n t i n uou s l y o n s it e or i n t h e l a b o r at o r y. Wit h i n t h e C A R B PQ A O

, t h e d i f f e r e n t

a g e n c ie s c o l l e c t an d g e n e r at e a i r qu ali t y d a t a

. I n a dd iti on t o t h e on- g o i n g c o ll e c t i o n of a i r qu alit y d a ta , p e r i od ic Q C c h e c k s g e n e r a t e d a t a t h at m u s t a l s o b e m a n a g e d. T a b l e 4 li s t s w h ic h t y

p e s of
d a ta ar e u p l o a d e d b y w h i c h a g e n c y:18

T a b le 4. Su mm a r y o f d ata up l oa d a n d c e r t i f ic at i o n re sp o n s i b i l i t i e s f o r t h e S tat e o f
C a li f o r n i a.
A g en c y O p e rat i ng S ite A g en c y

U p l oad i n g C o n ti nuo u s D a ta C e r t i f i e d B y ? A g en c y

U p l oad i n g P M
F i l t er

- ba s e d
Labo r a t o r y D a ta C e r t i f i e d B y?

A n A P C D M D A Q M D N o t ce r t i f i e d * M D A Q M D N o t ce r t i f i ed

C A R B C A RB ( M LDA Q SB C A RB ( A Q A S ) C A RB ( N LB ) /
VC A P C D

- PM 2.5 ( 2 C A RB
si t e s ) / S D C A P C D ( 1 C A RB si t e) C A RB ( A Q A S )/

n o t c e r t i fi e d / n o t

c e r t i fi ed

G BU A P C D G BU A PC D G BU A PC D G BU A PC D G BU A PCD
IC A PC D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( N LB )
- PM 10 / S DC A PC D
-PM 2.5 C A RB

( A Q A S )/ P M 2

. 5-

n o t c e r t i fi ed
LakeC A Q M D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S)

M e CA Q M D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) N/ A N/A

M D A PC D M D A PC D N o t ce r t i f i e d * M D A P C D N o t ce r t i f i ed

N CU A Q M D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S )-

PM 10 + / ( Ba y A r e a)

- PM 2.5 C A RB ( A Q A S )/

PM 2.5 - n o t c e r

t i fi ed

N S AQ M D N S AQ M D N S AQ M D C A RB ( N LB ) C A RB ( A Q A S)

M B U A P C D M B U A P C D M B U A PC D B A A Q M D N o t ce r t i f i ed

N S Cou n t y

A PC D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S )-

PM 10 C A RB ( A Q A S)

PC A PC D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) N/ A N/A

S M A PC D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( N LB )
– PM 2.5 a n d PM 10

c o ar s e / C A R

B ( A Q A S )

– PM 10 + C A RB ( A Q A S )

PM 2.5 , PM 10 coar s e

a n d PM 10 +

S J VA PC D S J VA P C D S J V A P C D V C A PC D N o t ce r t i f i ed

SL OC A P C D SL O C A P C D SL O C A P C D N/ A N/A

SBC A P C D SBC A P C D SBC A P C D SBC A P CD x S BC A P CD
S h C A Q M D ShC A Q M D ShC A Q M D C A RB ( N LB ) C A RB ( A Q A S)

S i C A PC D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( N LB ) C A RB ( A Q A S)

T eC A P C D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( N LB ) C A RB ( A Q A S)

VCA P C D VCA P C D VCA P C D VCA P C D VCA P CD

Y

- S A Q M D C A RB ( A Q A S ) C A RB ( A Q A S ) C A RB ( N LB ) C A RB ( A Q A S)

* O 3 d a t a f

o r 20 0 9

- 2 0 1 1 w a s c e r

t i f i e d b y t h e l o c a l d i s t r i c t i n 2 0 1 1 on l y.

+ T h e s e d a t a a re w e i g h e d b y l o ca l d i s t r i c t b u t u p l o a d e d b y C A RB ( A Q A S)

x A p p li e s on l y t o f

ilt e r- b a s e d PM 10 m e a s u

r e m e n t s. C o n t i n

u ous s a mp l i n g w i l l b e g i n i n 2 0 12.19 C ali f o r n ia h a s f i v e or g an i z a ti on a l un it s i n t w o d i f f e r e n t D i v i s i on s o f C A R B, a nd 26

s e p ar a t e A i r P o ll u ti on Con t r o l D i s t r i c t s t hrou g h w h i c h a m b i e n t m on it or i n g d a ta e n t e r s E P A ’ s A Q S d a t a b a s e . R e s pon s i b ili t y

f o r m an a g i n g t h e s t a t e ’ s C A A

- r e qu i r e d a m b i e n t m on it or i n g d a ta i s d i v i d e d b e t w e e n t h e fo ll o w i n g g roup s (d e s c r i p ti on s o f ea c h group’ s ro l e fo l l o w s t h e li s t ):

1

. C o n ti nuou s d a ta f

ro m C A RB-op e r at e d f

i e l d m on it or i n g s t ati on s

– M L D / A Q S B, K e n S t roud, A QS B C h i e f.
2

. C A RB l a

b o r at o r y an a l y t ic a l d a ta f o r b o t h C A R B a nd no n

- C A RB S it e s

– M L D / N L B,
C i nd y C a s t ronov o , N L B C h i e f .
3

. Q u ali t y a ss u r a n c e p e r fo r m an c e a ud it pr o gr a m d a t a

– M L D / QA S

, M e rr i n W r i g h t

, Q AS

M an a g e r . 4

. S p e ci a l purpo s e m on it or i n g pro je c t s a n d S t a nd a r d s L a

b o r a t o r y

– Q M B / O P A S

, J e f

f

W r i g h t

, OP A S M an a g e r ; an d M L D / S p e ci a l P urpo s e M on it or i n g S ec ti o n ( S P M S ), M ac M c D o u g a ll

, SPM S M an a g e r. 5

. L o ca l d i s t r i c t s i te d a ta: o p e r a te d b y l o cal d i s t r i c t b u t AQ S -up l o a d e d b y C A R B
– P T S D / AQ AS

, G a y l e Sw ei g e r t

, AQA S M a n a g e r . 6

. L o ca l d i s t r i c t s it e d a ta: o p e r at e d a n d AQ S -up l o a d e d b y l o c al d i s t r i c t

– v a r i ou s l o c al a i r
po ll u ti on c on t ro l a g e n c i e s. 7

. L o ca l D i s t r i c t S it e D a t a : O p e r a t e d b y L o ca l D i s t r i c t w it h L a b o r a t o r y A n a l y s e s b y a D i ff e r e n t La b o r at o r y t h a t i s no t C A R B – r e s pon s i b i l i t y i s v a r ia b l e a n d u n c le a r.

1

. C o n ti nuou s D a ta f

ro m C A R B -op e r at e d F i e l d M on it or i n g S t a ti ons

C o n ti nuou s d a t a c o lle c te d at C A RB-op e r at e d f i e l d m o n i t o r i ng s t a ti o n s i n c l u d e s d a t a fro m

a ll c on ti nuou s a i r qu a l i t y an a l y z e r s (O 3 , NO 2 , C O

, SO 2 , a n d non-f ilt e r b a s e d PM ) a nd

m e te oro l o g y d a t a

. T h e C A RB-op e r at e d a m b i e n t m on it or i n g s t a ti on s a r e ma n a g e d b y K e n S t roud,

A Q S B C h i e f. T h e r e ar e t w o r e g i on al S up e rv i s o r s , J o e G u e rr e r o ( A MN S ), a nd F e rn a n d o A m a d o r ( A i r M o n it o r i n g S ou t h e r n S e cti on [ A M SS ] ). A i r qu alit y d a t a m ea s u r e d b y t h e c on ti n u ou s

an a l y z e r s a t t h e f

iel d s tat i on s o p e r a t e d a nd ma i n t a i n e d b y C A R B a r e s t o r e d i n d a ta l ogg e r s a nd

s t ati on c o m pu t e r s

. Ea c h s t ati on i s po ll e d ho u r l y b y m od e m a nd t h e d a t a a r e t r a n s mi t te d d i r ec t l y
t o C A RB’ s c e n t r a l c o m p u t e r s y s t e m i n S ac r a me n t o. T h e c o m pu t e r s y s t e m c on s i s t s o f a s e rv e r l o c at e d w i t h i n a l e a s e d f

a c ili t y an d a b a c kup s e rv e r l o c a t e d i n a s e p a r a te l e a s e d f a cili t y

. T h e d a t a

ar e c o llec t e d i n t h e A QDAS

, w h i c h w a s d e v el op e d b y E M C

, I n c

. T h e A Q D A S ( n o w AQ D A S

- I I)
i s C A R B ’ s pr i m ar y m an a g e m e n t t oo l fo r d a t a c o ll ec ti on , v a li d a ti o n , a nd r e p o r ti n g of d a ta ob ta i n e d a t C A R B

- o p e r a t e d s t a ti on s

. D a ta a r e r e t a i n e d i n A Q DA S -I I f or 1 80 d a y s w it h i n w h i c h
tim e t h e y a r e up l o a d e d t o A Q S

. O n c e s ub mitt e d t o A Q S

, t h e d a t a a r e do w n l o a d e d t o t h e C A RB
d a ta b a s e A i r D at a M an a g e m e n t S y s t e m ( A DA M )

. ADA M i s C A R B ’ s of f i ci a l s t at e d at a

b a s e for

a m b i e n t a i r qu alit y d a t a

. C h ar t r e c o r d e r s a nd d a ta l og g e r s l o ca te d a t e a c h s t a ti on prov i d e a

s upp l e me n t a l r ec o r d for t h e d a t a v ali d a ti o n pr o c e ss ; t h e pr i n t ou t s a r e s t or e d for four y ea r s a s
pr im ar y d at a r ec o rd s

.

A t t h e tim e of t h e a

ud it

, t h e upd a te d S O P fo r d a t a v ali d a ti on h a d no t b e e n f i n a lize d bu t

t h e A i r P o l l u t i o n S p ec ial i s t

, w ho c on d u c t s t h e s ec o n d

- l e v el r e v i e w , prov i d e d s o m e o v e rv i e w

s h ee t s t h a t d e s c r i b e t h e d at a r e v i e w pro ce s s ( s ee A pp e n d i x C). T h e f i r s t r e v i e w (f

i r s t

- l e v el

v a li d ati on) of t h e d at a i s p e r f o r me d b y t h e C A R B s t a ti on o p e r a t or s

. E a c h f i e l d op e r a t or h a s
p a ss w ord-pro t e ct e d a cce s s t o d a t a fro m h i s / h e r o w n f

ie l d s it e s

. I f d a ta r e q u i r e c o r r e cti on, t h e

s t ati on op e r at or m a k e s a n o t a ti on on t h e d a ta l ogg e r or c h a r t r e c or d e r a t t h e s tati on a nd e d it s t h e20

d a ta s et

. T h e n e e d f

o r d a t a c orr e c ti on m a y

or i g i n a t e fro m t h e QA S i n t h e f o r m o f a n A i r Q u alit y D at a A cti on ( AQD A )

. I n t h e s e c a s e s , t h e f i e l d op e r at or r e v i e w s t h e d a t a a n d d e te r mi n e s a nd j u s t i f ie s t h e a ppropr i a t e a c ti on.

T h e s ec o nd- l e v el r e v i e w i s don e b y a n A i r P o ll u ti on S p e ci a li s t a nd / or a n A i r R e s our ce s E n g i n ee r ; t h i s i n c l u d e s a r e v i e w of d a t a f l a g s , c o m p l e t e n e s s , Q C c h a r t s , a u d it r e s u lt s , m on t h l y

m a x /mi n s , a nd m a i n te n an c e c h e c k s h eet s

. T h e o v e rv i e w s h eet s for t h e s e c ond- l e v el r e v i e w ( A pp e nd i x C) i nd ic a t e t h at t h e s ec o nd- l e v el r e v i e w s hou l d i n c l ud e d a t a c o m p a r i s o n s , s u c h a s
t r ac k i n g of po ll u t an t s , NO 2 x , PM 2 .5 < PM 10 , e tc

. N o for m a l pro c e ss of d a t a c o m p a r i s on ( e

. g. , c h a r t s , f

i g ur e s , c alc u l a ti on s ) w a s ob s e r v e d. In s te a d, t h e s e c on d

- l e v el r e v i e w e r s c a n s
pr i n t ou t s of d a t a a nd s po t c h e c k s s t r i p c h a r t s

. A n y d a t a c o r r e c ti on s i d e n ti f ie d i n t h e f i r s t

- l e v el

r e v ie w a r e r e v i e w e d and c onf i r m e d b y t h e A i r P o l l u ti on S p e ci a li s t

. I n g e n e r a l

, t h e A i r P o ll u ti on S p e ci a li s t l o o k s at d a i l y qu ali t y c on t ro l c h ec k s , r e qu i r e d QA c h ec k s ( e

. g. , a u d it s ), m on t h l y

m a i n te n an c e c h ec k s , an d ou tli e r s

. W e d i d n o t ob s e rv e a n y r e v i e w s o f c o n ce n t r a ti on p a tt e rn s ( e

. g. , s ea s o n a l o r

d i u r n al ) o r le v e l s , nor a n y r e v i e w of i n s t r u m e n t dr i f

t

. T h e d a ta s t r e am t h e n
pro c e e d s t o t h e n e x t l e v el o f r e v i e w ( t h i rd- l e v el v ali d a ti o n ) b y t h e a p p ropr i a t e S e cti on M a n a g e r ( N or t h e rn o r S ou t h e r

n S e c ti on) w h o r e v ie w s d at a f or c o m p let e n e s s a nd c on s i d e r s a n y s i g n i f i c a n t i s s u e s t h a t h a v e b ee n i d e n ti f i e d b y p r e v i ou s

- l e v el r e v i e w

.

A t t h i s po i n t

, a f

i n al d a ta v a li d a ti o n s u mma ry r e p o r t

, t h e m on t h l y

d a ta r e p o r t

, i s produ c e d i n t h e f

o r m o f a m e m o t o t h e A Q S B Br a n c h C h i e f i d e n ti f y i n g a n y s i g n i f

i can t i ss u e s f

o r

e a c h s it e a n d r e por ti n g o n c o m p l e t e n e s s for a ll p a r a m e t e r s

. U p o n a ppro v a l b y t h e A Q S B B r a n c h
C h i e f, t h e d at a a r e s t or e d i n t h e s t at e a r c h i v e s y s t em a nd s ub mitt e d t o t h e E P A AQ S d a t a b a s e

. A Q S i s s ub mitt e d b y t h e d at a v a li d a t or, N o r ma M o n t e z , t hrough a

p a s s w o r d

- pro t e ct e d s y s tem on h e r c o m pu t e r. I n s u mm ar y , d a t a v a li d ati on for c o n ti nuo u s po ll u ta n t s g o e s t hrou g h t h e fo ll o w i n g

s t e p s: 1

. R e v i e w b y s tati on op e r at o r. 2

. R e v i e w b y A i r P o ll u ti on S p e ci a li s t a nd / or A i r R e s o u r c e s E n g i n ee r. 3

. R e v i e w b y S ec ti o n M a n a g e r. 4

. R e v i e w b y AQ S B B r an c h C h i e f.

5

. U p l o a d t o A QS b y N or m a M on tez.

O v e r a ll , C A RB s ub m i t s a ll r e q u i r e d d a ta t o t h e E P A A QS d a t a b a s e , i n c l u d i ng

c o n ce n t r a ti o n s for a ll c r i t e r i a p o ll u t an t s , a nd s up p or ti n g p r e c i s i o n a nd a cc u r a c y i nfor m a ti on. C A RB c e r

ti f i e s t h e s e d ata ann u a l l y a s r e qu i r e d b y r e g u l a ti on ( 40 C F R 5 8. 1 5).

2

. C A RB La

bo r a t o r y A n a l y

tica l M e t h od s for bo t h C A R B a nd N on-C A R B S it es

O v e rv i e w: D at a f l o w i n t h e l a

b o r a t or y b e g i n s w it h t h e c h e m i s t

, w ho run s t h e a n a l y ti c a l m e t hod a n d

g e n e r a t e s t h e d at a

( g r a v i me t

r ic o r c h e mic a l a n a l y s i s ). O n c e c o llect e d, all l a bor a t o r y d at a a r e

s t o r e d i n C A RB’ s La

b or a t o r y I nfor m a ti on M a n a g e me n t S y s tem ( L I MS )

. T h e or i g i n a l L I MS w a s

a p r o d u c t pu r c h a s e d f

r o m P e r k i n- Elm e r, bu t t h e s y s t e m h a s h a d m a n y m od i f i ca ti o n s t o c u s t o mi z e it for u s e b y

C A RB ov e r t h e y e ar s

. T h e L I MS d a t a b a s e , ho u s e d i n t h e M on i t or i n g a n d

La b o r a t o r y D i v i s i on, i s b a c k e d u p t o t a p e on c e p e r w e e k. I t i s a c c e s s i b l e t o a ll c h emi s t s a nd

m an a g e r s

. T h e s y s t e m m a k e s u s e of limit e d ac c e ss a nd p a s s w ord

- p ro t e ct i o n f o r s e c u r i t y

. T h e21

r aw d a t a i n t h e s y s t e m a r e s t or e d f o r f i v e y e a r s

. L I MS a s s i g n s Q C f la g s a s d e f

i n e d b y C A R B
S O Ps

. A ll d a ta ar e s ub

j e c t e d t o p e e r

- r e v ie w fo r l e v e l

- t w o d a t a v ali d a ti on, w h i c h i s f

o l l o w e d b y

r e v ie w i n g an d ‘ l o c k i n g ’ of t h e d a ta b y l a b o r at o r y m a n a g e r s

. D a t a

p e e r-r e v i e w g roup s a r e
org an i z e d a r o u nd t h e a n a l y ti c al m e t hod s : PM 10 , PM 2 .5 , PM 2

. 5 s p ec iati on, a nd T SP

- l e a d. T h e Q C

c r it e r i a a s w r itte n i n t h e la bor a t o r y and a n a l y ti c a l m e t h o d s a r e u s e d for d a t a v ali d a ti on.

G r a v i m e t r i c ( PM ) L a b or at o r y: PM 10 an d PM 2

. 5 f

ilt e r s a r r i v e a t t h e N L B w it h a Ch ai n of Cu s t o d y (C o C) f o r m

. T h e
g r a v imet r ic l a

bo r a t o r y h a nd l e s f il t e r s fro m bo t h C A R B a n d l o c a l d i s t r i c t s

. S a m p l e s a r e li n k e d

w it h a b ar c o d e , w h ic h i s r e a d w it h a b a r c o d e r e a d e r

. M a s s d a t a t h a t a r e li n k e d t o i t s b a r c od e a r e

e n te r e d a u t o m a ti c a l l y f

r o m t h e b a la n ce

. T h e c h e mi s t e n te r s f i e l d i nfor m a ti o n fro m t h e Co C fo r m

m an u a l l y , w h ic h do e s n o t i n cl ud e t h e m a s s d at a

. F l a g s ca n b e i d e n ti f i e d b y a n y o n e o n t h e C o C

. T h e PM d a ta m an a g e me n t p r o c e s s i n cl ud e s ma n y u s e fu l f e a t u r e s i n c l ud i ng: A u t o m a ti c c h ec k s on p a r am e te r s s u c h a s f l o w a nd pr e s s ur e a nd ou tli e r v al u e s a r e h i g h li g h te d .

H o l d t ime s for f

ilt e r s a r e t r ac k e d a nd p r i or i t y of u s e i nd ic a t e d b a s e d on ho l d t i m e s

. A s c h e du li n g r e p o r t i d e n t i f y i n g mi s s i n g s a m p le s.

T h e f i e l d o p e r a t or s r e v ie w i n s t ru m e n t op e r a ti on a n d no t e a n y n e e d t o f l a g d at a on t h e C o C. T h e f

i r s t le v e l of d a t a v a li d ati on i s d on e b y t h e s tati on op e r at o r

. F o r s a m p le v a li d at i o n, t h e

c h emi s t w ho w ei gh s t h e f i lte r s do e s t h e s e c ond le v e l of d a ta v a li d a t i o n. T h e c h emi s t v e r i f i e s

s a m p l e r ec e i p t s , i nfor m a t i on on C oC, c orr ec t l o gg i n g of d a t a i n t o L I MS

, a n d Q C d at a

. A

m on t h l y d a t a

p a c k a g e i s g e n e r a t e d an d prov i d e d t o a p e e r c h e mi s t ( i

. e. , s o m e on e no t i nvo l v e d i n
t h e d a t a g e n e r a ti on) f

o r t h e t h i r d

- l e v el d a t a v a li d ati on

. A f t e r t h e t h i rd- l e v el d a t a v a li d a ti on i s don e , t h e m o n t h l y

d a t a p ac k a g e , al o n g w it h a n y n o te s on t h e d a ta

, i s prov i d e d t o t h e I n o r g a n i c La b o r a t o r y S e c ti on M an a g e r fo r four t h

- l e v el r e v ie w

. T h e N L B C h i e f a pp r ov e s t h e d a ta

. T h e

c o v e r s h e e t o n t h e m on t h l y d a t a p ac k a g e i n cl ud e s a s u mm a r y of t h e r e s u lt s of ea c h l e v e l o f

r e v ie w

. O n c e d a t a ar e a p prov e d b y m an a g e m e n t

, t h e y a r e l o c k e d a nd c a n o n l y b e c h a n g e d w it h

m an a g e me n t a

p p rov al

. D a ta ar e up l o a d e d t o AQ S a f t e r a pprov a l b y N L B Ch i e f.

A ll PM d a ta w e i g h e d and e n t e r e d b y t h e C A R B l a bor a t o r y i s ce r ti f ie d b y C A RB a n nu a l l y

a s r e qu i r e d b y r e g u l a ti o n ( 4 0 C F R 58.15).

T o x i c s La bor a t o r y: T h e t o x ic s la bor a t o r y fo ll o w s t h e s a m e g e n e r a l p r o t o c o l s for d at a e n t r y a nd v a li d ati on a s
t h e r e s t of t h e l a b o r a t o r y

.

3. C A R B Q u a li t y A s s u r a n ce D a t a

Q u ali t y a s s u r an c e p e rfo r m an ce d a t a i n c l u d e s t a t e

- w i d e a nnu al p e rfor m a n c e a ud it s

c o n du c t e d b y

C A RB an d a c o m p ar i s on b e t w e e n C A RB a nd E P A ’ s a ud it s y s tem s f

i nd i n g s

. T h e Q u ali t y A s s u r an c e S e cti on i n t h e M L D c ondu c t s p e rfor m a n c e e v al u a ti on a u d it s a nd t e c hn i c a l

s y s tem a ud it s a t a m b i e n t a i r m on it or i n g s t a ti on s t hrou g hou t t h e s ta t e

. P e rfo r m a n c e a u d i t s of e a c h
l o c al a i r po ll u ti on c on t ro l d i s t r i c t ar e c ond u ct e d a n nu a l l y

f o r g a s e ou s c r it e r i a

po ll u ta n t

m on it or i n g a nd p a r ti c u l at e m a tte r m o n it o r i n g f l o w

. T h e r e s u lt s o f t h e a

ud it s a r e mai n t a i n e d

on li n e on t h e C A R B w e b s ite and a r e up l o a d e d b y C A R B t o A Q S i n m o s t ca s e s

. I n s o m e22

i n s t an c e s , C A R B h a s no t r e ce i v e d upd a te r i gh t s t o s o m e l o ca l d i s t r i ct ’ s s c r e e n i n g f i le s i n A Q S;
i n t h e s e c a s e s t h e l o c a l d i s t r ict or E PA up l o a d s t h e d a t a

. E P A c ondu c t s a n a nnu a l c o m p a r i s on

w it h t h e C A RB a

ud it v e h i c l e s t o e n s ur e c o m p a r a b i li t y w it h E PA ’ s N ati on a l P e rfor m a n c e A ud it

P ro g r a m ( N P A P ) an d P e r f o r ma n c e E v al u a ti on P r o g r a m ( P E P ) ; t h e s e d at a a r e up l o a d e d t o AQS
b y C A R B.

I n a d d i ti o n t o c o ll e cti n g an d m a n a g i n g d a ta f ro m a ud it s , t h e Q A S r e v i e w s qu a li t y

a s s u r a n c e d a t a for t h e e n t i r e s tat e

. A t le a s t on c e a qu a r t e r, Q A S s ta f f r e t r i e v e A MP 255 r e por t s fro m AQ S for a ll C a li fo r n i a s i t e s a nd a ll p o l l u t a n t s

. QA S s t a f f r e v i e w t h e r e por t for
i n c o n s i s t e n c ie s a nd w or k w i t h ea c h a g e n c y t o a d d r e s s a n y i s s u e s

. QA S al s o v e r i f ie s a n d v a li d a t e s
t h e A M P 2 5 5 r e por t s for t h e d a t a c e r ti f ic a ti on pr o c e s s.

4

. C A RB S p e c i al P urpo s e M o n i t o r i ng

S p e ci a l P urpo s e M on it or i n g i s c ond u c t e d on a n a s -n e e d e d b a s i s b y t h e f o l l o w i n g t w o

s ec ti on s w it h i n M L D : t h e O p e r a ti on s P l a nn i ng a n d A s s e s s m e n t S e c ti on, i n t h e Q u ali t y M an a g e m e n t Br an c h

, an d t h e S p ec ial P urpo s e M o n i t o r i ng S e c ti on, i n A QS B

. T h e y a r e

r e s pon s i b l e for e m e r g i n g ai r m on it or i n g i s s u e s

. I n m o s t ca s e s , t h e d at a a r e u p l o a d e d t o AQ S

. E P A d i d no t i n te rv i e w s t a ff i n t h i s s e cti on a bo u t d a t a ma n a g em e n t pr acti c e s.

5

. C o l l e c t e d b y L o c al D i s t r ic t /up l o a d e d t o A Q S b y C A RB

T h e A i r Q u a li t y A n a l y s i s S ec ti o n ( A QA S ) i n t h e P la nn i n g a nd T ec hn i c a l S uppor t
D i v i s i o n i s r e s pon s i b l e for up l o a d i n g c o n t i n uou s ai r qu a li t y d at a (O 3 , NO 2 , C O

, SO 2 , a n d nonf ilt e r b a s e d PM ), P M d a t a w e i g h e d b y t h e l o c a l d i s t r i c t

, a nd me t e oro l og y d at a f r o m t ho s e l o ca l
d i s t r ict s w it h o u t d i r e c t ac c e s s t o AQ S

. T h e s e d i s t r i c t s i n c l ud e : I C A P C D

, L a kC A Q M D

, M e C A Q M D

, N C U AQ M D

, N S C A P C D

, P C AP C D

, SM AQ M D

, S i C A P C D

, T e C A P C D

, a n d YS A QM D ( T a

b l e 4 )

. T h e A QA S i s l o ca te d a t t h e C a l E P A H ea d qu a r t e r s b u il d i n g i n S a c r a m e n t o, C A and i s m an a g e d b y G a y le S w e i g e r t

. A QA S u p l o a d s c o n ti nuou s P M d a t a fro m l o c a l d i s t r i c t s ,
a s w el l a s PM f

ilt e r s d ata t h a t ar e w ei g h e d b y La k e C A Q M D

, N C AQ MD

, N S C A P C D a n d
SM A P C D

. PM f

ilte r s t h a t a r e c o ll e c t e d b y l o ca l d i s t r i c t s a nd t h e n w e i g h e d b y C A R B a re

m an a g e d b y t h e C A R B M L D N o r t h e rn L a bor a t or y B r a n c h.

D at a ar e r e ce i v e d e l e c t r on i ca l l y b y em a il or a s h a r d c op y t h ro u g h t h e m a il f ro m t h e te n l o c al d i s t r i c t s li s te d i n t h e pr e v i ou s p ar a g r a p h. L o c al d i s t r i c t s t y

p ica l l y s e n d t h e i r d a ta m on t h l y i n
t h e for m of an e l e ct r o n ic f i l e

. W h e n d a ta a r r i v e a t A QA S

, t h e y a r e l o g g e d i n a nd up l o a d e d t o A Q S

, w h ic h run s t h e m t hrou g h A Q S r e v i e w p ro t o c o l s

. S t a f f s e n d s a n e m a il t o t

h e d i s t r ict s t a ff

c o n f i r mi n g t h e up l o a d

, w h i c h h a s a tt ac h e d t h e A QS r a w d a t a r e p o r t a nd t h e r a w d a ta i n v e n t o r y

r e por t

. I f t h e A Q S r e v i e w p r o t o c o l s i d e n ti f y a p o t e n ti a l i s s u e , AQ AS s ta ff c on t a ct s t h e d i s t r i c t t o

r e s o l v e it

. A c c o rd i n g t o t h e C A R B S O P

, A Q A S s t a f f m a y no t al t e r d a ta w i t hou t c on s e n t f r o m t h e d i s t r ict

. AQ A S s t a ff do n o t v ali d a t e t h e d a ta . C A R B a s s u me s t h at t h e d a ta t o b e u p l o a d e d t o A Q A S fo r l o ca l d i s t r i c t s h a v e b e e n fu l l y v a li d at e d

, a nd c a rr y t h e a p p ropr i a t e f

l a g s.

D at a up l o a d e d b y AQA S for t h e te n d i s t r ic t s li s te d a

b o v e a r e c e r ti f

i e d b y C A R B

an n u a l l y , a s r e qu i r e d b y r e g u l a t i o n ( 4 0 C F R58.1 5 ).23

6

. C o l l e c t e d and U p l o a d e d t o A Q S b y L o cal D i s t r ict

T h e fo ll o w i ng d i s t r i c t s h a v e ac ce s s a nd a u t h o r i t y t o u p l o a d t h ei r d a t a t o A Q S : G B UA P C D

, M D AQ M D ( i n cl ud e s A n A P C D ), N S A Q MD

, M B U A P C D

, S h C AQ M D

, S J VA P C D

, S L O C AP C D

, S BC AP C D

, a nd V C A P C D ( s e e T a b l e 4). T h e r e por t i n g of d a t a i n t o AQ S b y t h e s e l o c al d i s t r i c t s w a s a gr e e d upo n and c o mm e m or a t e d i n d i s t r ict

- s p ec i f i c M em o r a ndu m s of

U n d e r s t an d i n g s i gn e d b y t h e d i s t r i c t s , C A RB, a n d E P A s t a r ti n g i n 2 002. A l l l e v e l s o f d a t a

m an a g e me n t a r e h a nd l e d b y t h e l o c a l d i s t r ic t s ; C A RB i s n eit h e r i nvo l v e d nor f a mili a r w it h d a t a

m an a g e me n t pro t o c o l s o f d i s t r i c t s t h a t s ub mit t h ei r o w n d a ta . C A RB e x p e c t s t h e d a ta t h a t it do e s

no t up l o a d t o b e ce r ti f

i e d p e r r e g u l a ti on (40 C F R 5 8 .15) b y e it h e r t h e l o ca l d i s t r i c t c o ll ec ti n g t h e d a ta or b y t h e a g e n c y

up l o a d i n g t h e d at a.

7. C o ll ec te d b y L o c al D i s t r i c t / L a bo r at o r y A n a l y s e s P e rfor m e d b y a La b o r a t o r y O t h e r T h a n C A RB

A ll c on ti nuou s d a ta c o ll e c ti on i s m a n a g e d b y e ac h l o c al d i s t r i c t; C A RB up l o a d s d a t a for

t e n o f t h e d i s t r i c t s ( s e e T a b l e 4 )

. D a t a g e n e r a ti o n a nd ma n a g e m e n t for P M f ilt e r-b a s e d

d a t a a r e

no t on l y d i s t r i c t

- s p ec i f

i c , bu t c an e v e n b e s it e

- s p e c i f i c

. S o me d i s t r i c t s w e i gh t h e i r f ilt e r s a nd

up l o a d and ce r ti f

y t h e i r P M d a t a

. O t h e r d i s t r i c t s c o lle c t t h e f ilt e r s a nd s e nd t h e m t o C A RB for

w ei g h i n g , v al i d a ti on, up l o a d, an d c e r ti f i ca ti o n

. O t h e r d i s t r ict s c o ll ec t t h e f i l te r s a n d s e nd t h e m t o

an o t h e r l o c a l d i s t r i c t t h at h a s a w e i g h l a b o r a t or y ; r e s pon s i b ili t y

f o r d a t a v a li d a ti on, u p l o a d, a nd

c e r ti f icati on i n t h e s e c a s e s i s no t al w a y s c l e a r l y d e f i n e d. F i n al l y , s o m e d i s t r ict s m a y s e nd f ilt e r s fro m s o me s ite s t o C A R B a nd f i l te r s fro m o t h e r s it e s t o a d i ff e r e n t l o ca l d i s t r i c t t h a t m a y b e m o r e

c o n v e n i e n t t o t h e s it e

. I n t h e c a s e w h e r e a ll f ilt e r s a r e s e n t t o a d i f

f e r e n t l o c a l d i s t r i ct

,
r e s pon s i b i l i t y f

or d a t a v ali d ati on, up l o a d, a n d ce r t i f i ca ti on o f t h e f

il t e r s i s n o t a l w a y s c l e a r l y d e f i n e d. F or e x a m p l e , u n til 2011

, f ilte r s f r o m a C A RB s ite i n t h e S a n J o a qu i n V alle y w e r e b e i n g

s e n t t o an d w e i g h e d b y V C A P C D.

Q u a li ty A s s u r a n c e / Q u a li ty C o n t r ol

A n o r g a n iza t i o n ’ s qu al i t y m an a g e m e n t s y s t e m i n c l u d e s qu a li t y a ss u r a n ce , q u a li t y c on t r o l

,
an d qu al i t y im prov e m e n t ac ti v iti e s

. E P A r e qu i r e s t h a t am b i e n t ai r m on it or i n g a g e n c i e s h a v e a
qu al i t y m an a g e m e n t s y s t e m t h a t c onfor m s t o 4 0 C F R P a r t 58 A pp e nd i x A a nd t h e E P A qu a li t y
po lic y ( E P A O r d e r C I O 2106.0). A d d i t i o n a l l y , E P A g r a n t r e gu l a ti on s s p e c i f i ca l l y r e qu i r e e a c h

g r an te e t o prov i d e f

o r Q A a cti v iti e s (40 C F R P a r t 3 1.45). S p e c i f

i c al l y , 40 C F R P a r t 58 A pp e n d i x A S e c ti on 2 r e q u i r e s t h at ea c h a m b ie n t a i r m on it or i n g P Q A O c o n f or m s t o ce r

tai n qu a li t y

m an a g e me n t p r ac tic e s

. T h e s e i n c l ud e: A do c u m e n te d qu a li t y s y s t e m t h a t m e et s E P A r e q u i r em e n t s f or Q M Ps a nd Q A PP s. A qu al i t y m an a g e m e n t f

u n cti on t h a t i s i nd e p e nd e n t o f ai r m on it or i n g op e r ati o n s. S t a te d d a ta qu a li t y

ob j e c t i v e s or e qu i v a l e n t s y s te m a ti c p l a nn i n g p ro c e d u r e s fo r a ll

m on it or i n g pr o g r am s.
P ar ti c i p ati on i n N ati on a l P e r for m a n c e E v a l u ati on P ro g r a m s , w h i c h c on s i s t of

p e rfor m an c e a

u d it s t o i nd e p e nd e n t l y

d e t e r m i n e p r o g r a m a d e qu a c y , n ati on al m on it or i n g

n e t w ork p e r for m an c e , an d n a ti on a l c on s i s t e n c y. E P A

- l e d Te c hn ical S y s t e m s A ud it s e v e r y t h r e e y e a r s or l e ss. U s e of ce r

ti f i e d r e f e r e n ce m a t e r i a l s t o s t a n d a rd iz e m o n it o r i ng e qu i p me n t.24

E P A v i e w s t h e s e qu a li t y ma n a g e m e n t s y s t e m c o m pon e n t s a s b e i n g i n te g r al t o m a i n ta i n i n g a

c r e d i b l e m on it or i n g pr o gr a m

. I n s uff i c i e n t qu a li t y m a n a g e me n t a nd c on t ro l h a s b e e n c it e d i n

s uppor t of le g al c h a lle n g e s t o N A AQ S d e s i g n ati o n d e ci s i on s

.

Q u ali t y a s s u r an c e a nd qu a li t y c on t ro l a r e t h e t w o c o m pon e n t s of a qu a li t y m a n a g e me n t

s y s tem f o r a m on it or i n g progr a m t h at s e r v e t o do c u m e n t t h e a s s e r ti on t h at t h e d at a c o ll e c t e d

r e pr e s e n t t h e t r

u e a i r qu a l i t y o f t h e a r ea

. T h e y a r e t h e m e a n s b y w h i c h a n o r g a n i z a ti on ma n a g e s it s q u a li t y a s p e ct s i n a s y s t e mati c , o r g an i z e d ma n n e r t o prov i d e a fr a m e w o r k f o r p la nn i n g , im p l e me n ti n g , a nd a ss e s s i n g w ork p e r f o r m e d b y a n o r g a n iz a ti o n

. A prop e r l y d e v e l op e d Q A / Q C

progr a m e n c o m p a s s e s a v a r ie t y of te c h n i c a l a n d a d mi n i s t r ati v e el e m e n t s , i n c l u d i n g po li c ie s a nd
ob je c ti v e s , o r g an i z a ti on al a u t hor i t y , r e s pon s i b ilit i e s , a cc ou n t a b ili t y , a n d p r o ce d

u r e s a nd

pr a ct i c e s

. Q u a l i t y a s s ur a n c e i s a m an a g e me n t or o v e r s i gh t f u n c ti on s e tti n g po li c y a nd o v e r s e e i n g

an a d mi n i s t r ati v e s y s t em of m an a g e m e n t c on t ro l s t h at c ov e r p l a nn i n g , im p l e m e n tati on, t h e

r e v ie w of d a ta c o llect i o n ac ti v itie s , a nd t h e u s e o f d at a i n d e c i s i o n m a k i n g

. Q u a li t y c on t ro l i s a
t e c hn i c a l f

u n cti on t h a t i n cl ud e s a ll t h e s c i e n ti f i c p r e c a u ti on s , s u c h a s c ali b r a ti on s a nd dup lic a ti on s n ee d e d t o a c qu i r e d at a of kn o w n a nd a d e qu at e qu al i t y

.

T h e C A RB Q u ali t y M a n a g em e n t B r a n c h ( Q M B ) i s c o m p o s e d of t w o s ec t i on s : t h e Q u ali t y A s s u r an c e S e cti on ( QA S ) an d t h e O p e r a ti on s P la nn i n g a n d A s s e s s m e n t S e cti on ( O P A S ),

w h ic h i n c l ud e s t h e S t an d a r d s La bo r a t o r y

. T h e Q AS ’ s p r ima ry r e s po n s i b iliti e s i n c l ud e: C o ndu c ti n g p e r f

o r ma n c e a ud it s o f M L D a nd d i s t r i c t m on it or i n g i n s t ru me n t s. A s s i s ti n g w it h s y s t e m a

ud i t s of C ali f

o r n ia a i r d i s t

r i c t s. U p d a ti n g s t a n d ard o p e r a t i n g pro ce du r e s ( SO P s ) s p e c i f i c t o t h e QA S ’ s ac ti v iti e s. V ali d a ti n g M L D ’ s f

i e l d g e n e r a t e d m on it or i n g d a t a ( a cc ur a c y a s s e s s m e n t s ).

P r e p ar i n g a nn u a l r e por t s on t h e s tat u s of Q A ac t i v i tie s o c c urr i n g i n M L D.

P r e p ar i n g d a t a

qu ali t y s u m m ar y r e por t s f o r R e po r ti n g O r g a n i z a ti on s a nd d i s t r i c t s i n C ali f o r n ia

. T h e O P A s e c ti on i s r e s p o n s i b le f or prov i d i n g r e c o mme nd a ti on s t o M L D la bor a t or ie s t o e n s u r e
t h e d e f e n s i b ilit y of t h e la b o r at o r y

d a t a

. T h e S t a n d a rd s La

bo r a t o r y r e s i d e s i n O P A a nd p e r f o r m s

s t a nd ar d s c e r ti f

i ca ti o n s f or a ll M L D g a s e ou s , O 3 , f l o w , a nd m e te oro l o g ic a l t r a n s f e r s t a n d a rd s

. M o s t d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B P Q A O c h o o s e t o e m p l o y t h e s e s e r v ic e s a s w e ll

.

Q C -r e l a te d fun c ti on s ar e p e r f or me d b y t h e A i r Q u a li t y S urv e illa n c e Br a n c h ( A Q S B ). T h e A Q S B p e r for m s s e v e r al qu a li t y ma n a g em e n t fun cti on s

. T h e s e i n cl ud e :

D e v e l op i n g and a d mi n i s te r i n g t h e t r a i n i n g pr o g r a m f

or i n s t ru m e n t op e r a t o r s.
P e rfor mi n g i n s t

ru me n t a c ce p ta n c e te s ti ng. V ali d a ti n g M L D f

i e l d g e n e r a t e d m on it or i n g d a ta.

D e v e l op i n g , p r e p ar i n g a n d r e v i e w i n g S O P s f or C A RB’ s ai r m o n it o r i n g p r o g r a m. D et e r mi n i n g m on it or i n g met hod s u s e d i n C A RB ’ s a m b i e n t a i r m on it or i n g n et w ork.

Q A -r e l a te d fun c ti on s i n t h e N or t h e rn L a bo r a t o r y B r a n c h i n cl ud e:
D e v e l op i n g l a bor a t o r y an d a m b ie n t a i r c o ll e cti on t e s t pro c e du r e s. C o ndu c ti n g an a l y s e s of am b ie n t a i r s am p l e s a nd c on s u m e r produ c t s.25 P e rfor mi n g s el f- a s s e s s m e n t s qu a r te r l y a nd p rodu c i n g a qu ali t y c on t ro l s u m m a r y r e p o r t for t h e D i v i s i on C h i e f.

Q A

- r e l a te d fun c ti on s a r e d i v i d e d a m o n g C A R B ’ s a i r m on it or i n g o p e r a ti o n s

. A s a r e s u lt

, it c a n b e d i ff

i c u lt f o r t h e Q M B t o c o o r d i n at e Q A a c ti v itie s

. M or e ov e r , t h e s c op e a nd o r g a n iz a ti on of t h e v ar i ou s Q A a cti v iti e s a r e no t fu l l y und e r s t ood b y t h e QM B. Wit h t h e e x c e p ti on of A Q DA
for m s t h at ar e i s s u e d p r im ar i l y ou t of t h e QA S a nd t h e S t a nd a rd s La b o r at o ry i n O PA

, a n d t h e
t e c hn i c a l bu ll e ti n s f

ro m t h e AQ S B, c orr ec ti v e ac t i o n i s limit e d

. T h e pro c e ss w ou l d b e n e f it f r o m

e xp an s i o n i n s c op e a nd do c u m e n tat i o n. C A RB h a s a ll t h e n ec e s s a r y c o m po n e n t s fo r a n e ff e c ti v e

an d r o bu s t Q A s y s t e m

. E ac h d i v i s i on i nvo l v e d i n t h e c o ll e c t i o n a nd r e p o r t i ng o f am b i e n t ai r d a t a und e r s t an d s an d p e rfor m s t h e r el e v an t Q A fun c t i o n s

. E x p a nd i n g t h e ov e r s i g h t a u t hor i t y of t h e Q M B

, and d e v e l op i n g an d im p lem e n ti n g a n e x p a n d e d c orr e c ti v e a c ti on pr o c e s s w o u l d e nh a n ce C A RB’ s Q A s y s t e m.

T h e Q M B s t a f

f a r e no t a w ar e o f t h e e x t e n t t o w h i c h QA acti v iti e s a r e p e r f or m e d at t h e l o c al d i s t r i c t s

. T h e d i s t r ict s i n t h e C A RB P QAO a r e e xp ec t e d t o fo ll o w t h e M L D Q u a li t y A s s ur a n c e P rogr a m P la n ( QA PP ).26

O V E RV I E W O F I M P E R I A L C O UN T Y A I R PO L L U T I O N C O N T R O L DI S T R I C T A I R

M O NI T O R I N G P R O G R AM

A s p ar t of t h e C A R B T S A

, E P A r e v ie w e d t h e a m b ie n t a i r m on it or i n g a c ti v iti e s of

I C A P C D

. I C A P C D i s c u r r e n t l y p ar t of C A R B P Q AO , b u t t h i s a ud it i n c l ud e d a n a g e n c y

- s p ec i f i c

a s s e s s m e n t of n et w ork d e s i g n, f i e l d o p e r a ti on s , d a ta h a nd li n g , qu a li t y a ss u r a n c e a nd qu ali t y

c o n t r o l p r o c e d

u r e s

. E P A s ta f

f i n te r v i e w e d I C A P C D m a n a g e me n t a nd s t a ff a nd v i s it e d all t h e

m on it or i n g s it e s l o ca te d i n I m p e r i a l C oun t y : C a l e x ic o Et h e l

, N ila nd, B r a w le y , W e s tm or l a nd, a nd
El C e n t r o.

I C A P C D ma n a g e r s and s t a ff w e r e v e r y ac c o mm o d ati n g , m a k i n g t h e m s e l v e s a v a il a b le f o r

m an y i n t e rv i e w s , pro ce d ur a l r e v i e ws a nd m on it o r i n g s it e v i s it s

. M a n a g e m e n t a nd s t a ff
i n t e rv ie w e d w e r e:

B r a d P o i r i ez

– A i r P o ll u ti on C on t ro l O ff i cer R e y e s R o me ro

– A s s i s t a n t A i r P o ll u ti on C o n t ro l O ff i cer J e s u s R a m e r iz

– A i r P o ll u ti on C on t ro l D i v i s i on M a n a g er M on i c a S o u c i e r

– A i r P o ll u ti on C on t ro l D i v i s i on M a n a g er M i c h a el G r ee n

– A i r P o ll u ti on C on t ro l T e c hn ici an J o n B a r r o g a

– A i r P o ll u ti on C on t ro l T e c hn ici an Emm anu a l S an c h e z

– A i r P o ll u ti on C on t ro l E n v i r o n m e n ta l Coord i n a t o r

O v e r a ll

, t h e m o n it o r i n g s t a ff i s v e r y d e d ic a t e d , kn o w le dg ea b l e , a n d op e r a te s t h e

m on it or i n g n et w ork t o t h e b e s t of t h e i r a b ili t y

. A s d e s c r i b e d i n t h e att ac h e d f i nd i n g s , t h e m a

j o r d e f ic i e n c y i n t h e m on it or i n g pr o g r a m i s t h e l a c k o f a qu ali t y s y s t e m for a m b i e n t a i r m on it or i n g

. A qu a li t y s y s t e m i s t h e m ea n s b y w h i c h a n o r g a n izati on m a n a g e s t h e qu a li t y of t h e m o n i t o r i n g i nfor m a ti on it produ c e s i n a s y s te m a ti c , o r g a n ize d m a nn e r ; it prov i d e s a f r a m e w ork for p l a nn i ng im p l e me n ti n g , a s s e s s i n g a nd r e por ti n g w o r k p e r f o r me d b y a n or g a n izati on a nd for ca rr y i n g ou t

r e qu i r e d qu a li t y a ss ur a n ce and qu ali t y c on t ro l a c ti v iti e s.

S o m e o f t h e f

i nd i n g s i n t h i s T S A p e r

tai n t o C A RB’ s ro l e a s a P QAO a nd i t s r el a ti on s h ip

an d ov e r s i gh t r e s p o n s i b iliti e s t o l o c al d i s t r i c t s

. I n c r e a s e d c o mm u n i ca ti on a n d c o o r d i n a ti on b e t w ee n I C A P C D a nd C A R B i s n ee d e d t o e f f e cti v e l y m a i n t ai n t h e am b i e n t ai r m o n it o r i ng

n e t w ork i n I m p e r i a l C o u n t y.

N e t w o r k M a n ag e m e nt

T h e r e a r e f

i v e m on it or i n g s it e s i n I m p e r i a l C oun t y

. F our s it e s a r e op e r at e d b y I C A P C D ( T a b l e 2).

I C A P C D s ub mit s i t s A n n u a l M on it or i n g N et w o rk P l a n d i r e ct l y t o E P A

. I f a l o c al d i s t r i c t

w it h i n t h e C A RB P QAO

, s u c h a s I C A P C D

, s ee k s t o ma k e c h a n g e s t o it s n e t w ork o u t s i d e t h e A n n u a l M on it or i n g N et w ork P l an pro c e s s , t h e s u g g e s t e d p ro ce s s i s fo r t h e d i s t r ict t o f i r s t w ork

w it h C A R B t o r e s o l v e p o t e n ti a l i s s u e s a n d t h e n s ub mit it s r e qu e s t t o E P A p e r 4 0 C F R 58.14 w it h

a c o p y t o C A R B.27 T h e mi n im u m m on it or i ng r e qu i r e me n t s a s o u t l i n e d i n 40 C F R 5 8

, A p p e nd i x D f o r PM 10 , PM 2 .5 an d O 3 ar e b e i n g me t for I m p e r i a l C o un t y.

F i e l d O p e r a t i o ns

S o m e q u a li t y c o n t r o l c h ec k s a nd m a i n te n a n c e a r e p e r f or me d i n a c c o rd a n c e w it h E P A

r e g u lati on s

. F iel d te c h n ici an s ar e r e s pon s i b l e for d a y

- t o

- d a y o p e r a ti on s , a s w el l a s mi nor i n s t r u me n t r e p a i r a nd p r elimi n ar y d a t a v ali d a ti on. T h e m o n it or i n g s tat i o n s o p e r a t e d b y t h e d i s t r ict ar e s e t up t o p e r for m a u t o m a te d n i g h t l y i n t e rn al z e ro / s p a n s ( I Z S ). O n e -po i n t pr eci s i on

c h e c k s f o r O 3 ar e p e r f

o r me d m anu al l y , bu t PM 10 a n d PM 2 .5 f l o w v e r i f i c a t i o n s a r e no t p e rfor m e d
b y I C A P C D op e r a t or s

.

I C A P C D d o e s n o t h a v e it s o w n S O Ps ; s t a ff s t at e d t h at t h e y u s e C A R B S O Ps

. H a r d c op i e s of t h e SO P s ar e k e p t a t t h e s ite s a nd on li n e v i a t h e C A R B w e b s i t e

. O p e r at o r s k e e p t r a c k o f

unu s u a l e v e n t s or ano ma l i e s f or c on ti nuou s i n s t ru me n t s i n t h e s tati on l o g , t ho u g h r ec ord s a t t h e

s i te s a r e g e n e r a l l y

no t s u f f ici e n t l y d e t ail e d or o r g a n i z e d. A n y s p e c ial e v e n t s or a n o m a li e s fo r PM 10 an d PM 2

. 5 f

i l t e r s a r e r ec or d e d on t h e C o C s h e e t a nd s e n t t o C A R B a nd S D C A P C D w it h t h e f ilt e r, r e s p e c ti v el y ( s e e L a bor a t o r y O p e r ati on s ). A l t h ou g h s t a nd a r d l o g boo k s a r e no t i n p l a ce ,
a lte r n ati v e do c u m e n t a ti on m e t hod s ar e u tili z e d s u c h a s no te s on t h e s tati o n c a l e nd a r a nd m on t h l y

m a i n te n an c e s h ee t s.

C o r r e cti v e a c ti on s and r e p ai r /mai n t e n a n c e a r e d e a lt w it h on a ca s e

- b y

- c a s e b a s i s

. G e n e r a l l y , mi n o r e qu i p m e n t r e p a i r s a r e p e rf o r m e d b y I C A P C D

, w h il e m a j o r r e p a i r s a r e
p e rfor m e d b y t h e C A RB S ou t h e rn C a li forn i a off ic e i n E l M on te.

L a b o r ato r y O p e r at i o ns

I C A P C D d o e s n o t op e r a t e a PM l a bor a t o r y ; i t s e n d s PM 10 f

ilt e r s t o C A R B a nd PM 2 .5 f ilt e r s t o SD C A P C D

. I C AP C D u s e s C A RB l a bo r a t or ie s for t h e fo ll o w i ng a n a l y s e s : O 3 pr im a r y

s t a nd ard v e r i f

ic a ti on, pr o t o c o l g a s ce r ti f ic a ti on , f l o w , a nd met e oro l o g i c a l t r a n s f e r s t a n d a rd

c ali b r ati on, i n s t r

u m e n t c a li b r ati on , an d m a j or i n s t ru me n t r e p a i r.

D ata M a n ag e m e nt

C u r r e n tl y , n e it h e r I C A P C D nor C A R B a r e a s s e s s i n g w h et h e r t h e r e q u i r e d d a ta qu a li t y ob je c ti v e s and m ea s u r e m e n t q u a li t y ob j e c ti v e s h a v e b e e n ac h i e v e d.

I C A P C D s t a ti on o p e r a t o r s p e r f or m a p r e limi n a r y a ss e s s m e n t o f t h e g a s e ou s a n d

c o n t i n uou s PM 10 r aw d a t a , t ho u g h t h i s p r o c e s s i s g e n e r a l l y no t do c u m e n te d or p e rf

o r m e d
fo ll o w i n g a n S O P or o t h e r pro c e d u r e s ou tli n e d i n a r e l e v a n t Q AP P

. A f te r i n iti a l e d iti n g i s
p e rfor m e d, r a w t e x t f

il e s ar e s e n t t o C A R B for s ub mi s s i on t o A Q S

. N eit h e r I C A P C D nor C A RB

p e rfor m f u r t h e r ( i

. e. Le v e l I I ) v a li d ati on of t h e d a t a

.

F ilt e r b a s e d PM 10 an d PM 2

. 5 d a ta a r e pro c e s s e d

, v a li d a te d, a nd s ub mitte d t o AQ S b y C A RB N or t h e rn L a b o r at ory B r an c h an d SD C A P C D , r e s p e cti v e l y , a n d fo l l o w pro c e du r es

ou tli n e d i n a g e n c y- s p e c i f i c Q A PP s a nd S O Ps.28

Q A /QC

I C A P C D c ond

u c t s s o m e Q A / Q C a c ti v iti e s a nd r e l i e s o n C A R B t o s up p o r t o t h e r s

. Q A / Q C

a cti v iti e s c ondu ct e d b y I C A P C D i n c l ud e on e

- po i n t Q C c h ec k s for g a s e ou s m on it or s

. I C A P C D

r e li e s on a C A R B s it e o p e r a t or t o p e rfor m t h e r e q u i r e d f l o w v e r i f i c at i o n s f or PM 1 0 a n d PM 2 .5

. I C A P C D s hou l d b e c on du c ti n g t h e s e a c ti v iti e s , bu t do e s n o t h a v e t h e e q u i p m e n t r e qu i r e d t o
p e rfor m t h e r e qu i r e d c h e c k s . C A RB a l s o c ond u ct s t h e f o ll o w i n g QA / Q C a cti v iti e s : g a s e ou s

an n u a l p e rfor m an c e e v a l u at i o n s a nd s emi

- a n n u a l f l o w r a te a ud it s f o r PM 10 a n d PM 2

. 5

, a n d f

l o w ,
m e te oro l o g i c a l o z on e , an d g a s e ou s s t and a rd v e r i f i ca ti on s a n d c e r ti f

i ca ti ons

. E P A c o n t

r a c t or s v i s it

t h e s it e s ann u a l l y , m a k i n g c a li br a t i o n c h e c k s on t h e PM m on it or s , a s w e ll a s c o ndu cti ng

c o m p ar i s on m on it or i n g u s i n g E PA f iel d e qu i p m e n t.

A lt ho u g h I C A P C D s t a f

f s t a te d t h a t t h e y a r e u s i n g C A RB Q u alit y M a n a g e m e n t do c u m e n t s , t h i s a ud it i nd i c at e d t h at I C A P C D i s n o t c urr e n t l y fo ll o w i n g a

p p rov e d C A R B Q A PP s , S O Ps , or a

pprov e d e qu i v al e n t s

. I C A P C D do e s no t h a v e a Q A ma n a g e r , a f or m a l c orr e ct i v e

a cti on pro c e s s , o r an i nd e p e nd e n t a ud it pr o g r am.29

O V E RV I E W O F M E N D O C I N O C O UN T Y A I R P O L L U T I O N C O N T R O L D I S T R I C T
A I R MO N I T O R I N G P R O G RAM

A s p ar t of t h e C A R B T S A

, E P A r e v ie w e d t h e a m b ie n t a i r m on it or i n g a c ti v iti e s of

M e C A Q M D

. M e C A Q M D i s c urr e n t l y p a r t of t h e C A R B PQ AO

. M e C AQM D fund s t h e bu l k o f
it s m on it or i n g progr a m w it h d i s t r i c t fund s

. T h e d i s t r ict do e s no t r e c e i v e a n y d i r e c t s uppor t fund i n g f o r it s m on it or i n g pr o gr a m fro m C A R B. M e C AP C D ’ s s o u r c e s o f fun d i n g f o r a i r

m on it or i n g a c ti v iti e s ar e E P A ’ s C A A 103 gr a n t s u ppor t for PM 2 .5 ($5000 p e r s it e ), p e r mi t f e e s ,
an d v e h ic l e f

ee s

. S i n c e 2 000, t h e r e h a s b e e n a s ub s ta n ti a l drop i n p e r mit r e v e nu e , w h i c h h a s

r e s u lt e d i n a 40% r e du c t i o n i n s ta f f i n g , i n c l ud i n g t h e e limi n a ti o n of on e fu ll tim e ai r qu a li t y

m on it or i n g te c hn ic i a n.

T h i s a ud it i n c l ud e d an a g e n c y

- s p e c i f i c a s s e s s me n t of n e t w ork d e s i g n , f i el d op e r a ti o n s , d a ta h an d l i n g, qu a li t y a s s ur an c e and q u a li t y c o n t r o l pro c e du r e s

. I n J u l y 20 1 1, E P A s t a ff
i n t e rv ie w e d M e C A Q MD m an a g e me n t a nd s ta ff a nd v i s it e d all f o u r o f t h e m on it or i n g s it e s l o c at e d i n M e n d o c i no Co un t y : t h e U k i a h A Q M D ( 06-04 5

- 0008), U k i a h L i b r a r y (0 6 -045-0006),
Will i t s (06-045-2002), a nd F or t Br a gg ( 06

- 04 5

- 0 002).

T h e M C A Q M D m an a g e r an d s t a ff w e r e v e r y ac c o mm od ati n g , m a k i n g t h em s e l v e s a n d t h e i r

s t a f f a v a il a b le fo r i n t e r v i e w s , pro ce dur a l r e v i e w s a nd m on it or i n g s it e v i s it s

. M a n a g e me n t a nd

s t a f f i n te rv i e w e d w e r e:

C h r i s t oph e r D

. B r o w n

– A i r P o ll u ti on C on t ro l O ff i cer R o b e r t S c a g l i o n e

– S e n i or A i r Q u a li t y S p e ci a li st

O v e r a ll

, t h e s t a f

f and m a n a g e r w e r e d e d i c a t e d a n d prof e s s i o n a l

, a n d v e r y k no w l e dg e a b l e

a b o u t t h e c oun t y an d po t e n ti a l p o ll u ti on s o u r c e s

. A s d e s c r i b e d i n t h e a ttac h e d f i nd i ng s , t h e

m a j or d e f i ci e n c y i n t h e m o n i t o r i ng p r o gr am i s t h e l a c k of a s t ru ct ur e d a n d fo r

maliz e d f r a m e w ork

t h a t i s i nh e r e n t t o a

fun cti o n i n g qu a l i t y s y s t e m r e q u i r e d f o r am b i e n t ai r m on i t o r i ng. S o m e of t h e f i nd i n g s i n t h i s T S A p e r t a i n t o C A RB’ s ro l e a s a P QAO a nd it s r el a ti on s h i p a n d ov e r s i gh t

r e s pon s i b i l itie s t o l o c a l d i s t r ict s

. I n c r ea s e d c o m m un i c ati on a n d c oord i n a ti on b e t w e e n M e C A Q M D an d C A R B i s n e e d e d t o e f f e c ti v e l y m a i n t a i n t h e a m b ie n t a i r m on it or i n g n et w ork i n M e ndo ci no C o un t y.

N e t w o r k M a n ag e m e nt

T h e r e a r e fou r m on it or i n g s ite s i n M e n d o c i no Co un t y , a s i d e n ti f i e d i n T a b le 5. A l l four

s i te s a r e op e r a t e d b y M e C A Q M D.30

T a b le 5. A m b ie n t A i r M o n i to r i n g N e t w o r k i n M e nd o c i n o C o un t y , C a li f o r n ia

A Q S I D S tat i o n O 3 PM 10 c o n t i nu o u s PM 2

. 5 c o n t i nu o us
06-045-000 2 F or t Br a g g X ( P O C 2)

06-045-0006 U k ia h

L i b r ar y X ( P O C 3)

06-045-0008 U k i ah

A Q M D ( G obb i ) X ( P O C 3)

06-045-200 2 Will i t s X ( P O C 1)

T h e M e C A Q M D n e t

w or k i s i n cl ud e d i n C A R B ’ s A nnu al M on it or i n g N e t w ork P la n. I f a
l o c al d i s t r i c t w it h i n t h e C A RB P Q A O

, s u c h a s M e C A Q M D

, s ee k s t o ma k e c h a n g e s t o it s

n e t w ork ou t s i d e t h e A n n u a l M on it or i n g N et w o rk P l a n pro c e s s , t h e s u g g e s t e d pro ce s s i s f o r t h e d i s t r ict t o f

i r s t w ork w it h C A R B t o r e s o l v e po t e n t i a l i s s u e s a nd t h e n s ub m i t it s r e qu e s t t o E P A

p e r 4 0 C F R 58.14 w it h a c o p y t o C A R B.

T h e mi n im u m m on it or i ng r e qu i r e me n t s , a s o u tl i n e d i n 4 0 C F R58, A pp e n d i x D fo r PM 10 , PM 2

. 5 an d O 3 ar e b e i n g m e t i n M e ndo ci no C oun t y.

F i e l d O p e r a t i o ns

M C A Q M D op e r a te s a n et w ork of O 3 a n d P M m o n i t o r i ng i n s t ru m e n t s

. T h e ma n a g e r a nd

s t a f f r e s pon s i b l e for f

i e l d op e r ati on s ar e C h r i s t oph e r D

. B ro w n ( A i r P o ll u ti on C o n t r o l O f f ic e r )

an d Rob e r

t S ca g li on e ( S e n i or A i r Q u a li t y S p e c i a l i s t ).

T h e f i e l d te c hn icia n e xh i b i t e d a t h o r o u g h kn o w l e d g e o f e qu i p m e n t op e r a t i on s

. S o m e
qu al i t y c on t ro l c h e c k s an d mai n t e n a n ce a r e p e rf or m e d i n a cc o r d a n ce w it h E P A r e g u l a ti o n s

. T h e f i e l d te c h n i c i an i s r e s p o n s i b le f o r d a y

- t o

- d a y

op e r a ti on s a s w e l l a s i n s t ru m e n t r e p a i r a nd

m a i n te n an c e a t t h e a s s i gn e d s tati on s

. C A R B p e rfor m s c al i b r ati on s o f all i n s t ru m e n t s t w ic e a

y e a r and p e r f

o r m s a ud it s t w i c e a y e ar.

T h e m o n i t o r i ng s t a ti o n s op e r at e d b y t h e d i s t r i c t a r e s e t u

p t o p e rf o r m a u t o ma t e d Q C

c h e c k s

. Z e ro / s p a n c h e c k s f o r O 3 ar e p r o g r amm e d t o o cc ur w e e k l y at 3 a

. m

. , a nd on e

- po i n t

pr e ci s i on c h e c k s ar e p e r f o r me d m an u a l l y a

b o u t o n c e a w e e k. L ea k c h e c k s o f P M i n s t r u m e n t s

ar e p e r f o r m e d on c e p e r m on t h. M C A Q M D do e s no t c on s i s t e n t l y c o m p lete a nd d o c u me n t

m on t h l y f l o w c h ec k s on P M i n s t ru m e n t s

.

M e C A Q M D u s e s C A R B SO P s , ho w e v e r, h a r d c op i e s o f t h e S O P s w e r e n o t a v a ila b l e an d

t h e s t a ff d i d no t kn o w w h e r e e l e c t ron i c v e r s i on s w e r e k e p t

. T h e s it e op e r a t o r h a s t h e i n s t ru m e n t

m an u a l s bu t no t t h e SOP s

. S e v e r a l t y p e s of d o c u m e n t s a r e u s e d t o t r a c k p e r for m a n c e a n d

m a i n te n an c e a t t h e four s it e s , i n c l u d i n g s tati on l og s , a m on t h l y m a i n t e n a n c e a nd s e rv ice l o g for

t h e PM s i t e s , a w e e k l y QA / Q C c h e c k li s t a n d s e p a r a t e m a i n te n a n ce l o g f o r t h e O 3 s i te

. L o g s and

c h e c k li s t s a r e ar c h i v e d i n t o b i nd e r s a t t h e U k i a h M e C A Q M D off ic e

. I f a n y t h i n g unu s u a l i s

no te d, t h i s i nfor m a ti o n i s p a s s e d al o n g t o C A RB d a ta v a li d a t o r s w it h t h e em a il t h at c onv e y s t h e d a ta.31 C o r r e cti v e a c ti on s and r e p ai r /m a i n t e n a n ce a r e d ealt w it h on a c a s e

- b y

- c a s e b a s i s

. G e n e r a l l y , mi n o r e qu i p m e n t r e p a i r s a r e p e rf o r m e d b y M e C A Q M D

, w h ile m a j or r e p ai r s a r e
p e rfor m e d b y

C A R B.

L a b o r ato r y O p e r at i o ns

M e C A Q M D r e li e s on C A RB for l a b o r a t o r y , c a l i br a ti on, a nd a u d i t s upp o r t

.

D ata M a n ag e m e nt

C u r r e n tl y , n e it h e r M e C A Q M D nor C A RB a r e a s s e s s i n g w h e t h e r t h e r e qu i r e d d at a qu ali t y ob je c ti v e s and m ea s u r e m e n t q u a li t y ob j e c ti v e s h a v e b e e n ac h i e v e d.

M e C A Q M D s t a ti on op e r at or s p e r f o r m a p r elimi n a r y a s s e s s m e n t of t h e g a s e ou s a nd

c o n t i n uou s PM 10 an d PM 2

. 5 r aw d a t a , t ho u g h t h i s p r o ce s s i s g e n e r al l y no t do c u m e n te d or

p e rfor m e d w it h a

pr e d e f i n e d s e t of S O Ps o r o t h e r pro ce d ur e s o u tl i n e d i n a r el e v a n t QA PP

. R aw
t e x t f il e s ar e s e n t t o C A R B for s ub mi s s i on t o A Q S

, a l ong w it h a n y r el e v a n t no t e s

. A f t e r AQ A S

s t a f f h a s u p l o a d e d t h e d a t a t o A QS

, a c o n f i r m a ti o n e mail i s s e n t t o d i s t r i c t s t a f f

, w h i c h h a s t h e A Q S r a w d a t a r e p o r t an d r a w d a ta i n v e n t o r y r e p o r t a tta c h e d. M C A Q M D d o e s no t h a v e a cc e s s t o A Q S and t h e r e f

o r e d o e s no t s ub s e qu e n t l y c h e c k w h a t i s u p l o a d e d i n t o A Q S

.

Q A /QC

M e C A Q M D c o ndu c t s s o me QA / Q C a c ti v iti e s , w h il e r e l y i n g on C A R B t o s uppor t o t h e r s. Q A / Q C a c ti v iti e s c on d u ct e d b y M e C A Q M D i n c l ud e on e

- po i n t Q C c h e c k s f or i t s O 3 m on it or. M e C A Q M D do e s n o t a l w a y s p e rfor m m on t h l y f l o w v e r i f ic a ti on s for PM 10 a n d PM 2.5

. C A RB

c o n du c t s t h e fo ll o w i n g Q A / Q C a ct i v i t ie s : s e m i

- a n n u a l c ali b r ati on s , s e m i

- a n n u a l a u d i t s for O 3 , PM 10 an d PM 2 .5 , an d O 3 , f l o w , a nd g a s e o u s c e r t i f

i c ati on s a nd c a li b r a ti on s l a b s e rv ic e s

. E P A

c o n t r a c t or s al s o c ondu c t a nnu a l s it e v i s it s a n d c ali b r ati on c h e c k s on t h e P M m on it or s , a s w e ll a s

c o m p ar i s on m on it or i n g w it h E P A f i e l d e q u i p m e n t.32 O V E RV I E W O F S A N J O A Q UI N VA L L E Y A I R P O L L U T I O N C O N T R O L

D IS T R I C T A I R M O N I T O R I N G P R O G R AM

A s p ar t of t h e C A R B T S A

, E P A al s o r e v ie w e d t h e a m b ie n t a i r m on it or i n g a c ti v itie s of
SJV AP C D

. S J V AP C D i s c u r r e n t l y p a r t of t h e C A RB P QA O bu t t h i s a ud it i n c l u d e d a n a g e n c ys p ec i f i c a s s e s s me n t of n et w ork d e s i g n , f iel d op e r ati o n s , d at a

h a n d li n g , qu ali t y a s s ur a n c e a n d

qu al i t y c on t ro l pr o c e du r e s

. E PA s t a ff i n t e rv i e w e d S J VAP C D m a n a g e m e n t a n d s t a ff a n d

p e rfor m e d s it e e v a l u a ti o n s a t F r e s n o

- D ru mm o n d, C l ov i s , T r a nqu ili t y , a nd H a n f ord, a nd m a d e

s i te v i s it s t o H uron a nd C o r c or an.

T h e S J VA P C D m an a g e r s and s t a ff w e r e v e r y a c c o mm od a t i n g , m a k i n g t h em s e l v e s a nd

t h e i r s t a ff a v a ila b l e fo r m an y i n te rv i e w s , p r o c e du r a l r e v i e w s a nd m o n it o r i ng s it e v i s it s

. M an a g e m e n t a nd s t a f

f i n te rv i e w e d w e r e:

M i c h a el C a r

r e r a

– C e n t r al R e g i on C o m p li a n c e M a n a g er N at h an T r e v i no

– S up e r v i s i n g A i r Q u a li t y I n s t ru m e n t T e c hn ic i an A s h le y R o s s

– A i r Q u alit y I n s t ru m e n t T e c hn i c i an O la n B ail e y

– A i r Q u ali t y I n s t ru m e n t T e c hn i c i an E r ro l V il l e g a s

– A i r Q u ali t y P l ann i n g M a n a g er S t e v e S h aw

– S up e rv i s i n g A i r Q u a li t y S p eci a li s t

, A i r Q u a li t y A n a l y s i s G r o up P e te r B i s ca y

– A i r Q u alit y S p e ciali s t

, A i r Q u a li t y A n a l y s i s G roup J e nn i f e r R i d g w a y

– A i r Q u ali t y S p ec i ali s t

, A i r Q u a li t y A n a l y s i s G roup

O v e r a ll

, t h e m o n it o r i n g a nd d at a a n a l y s i s s t a f f a r e v e r y d e d ic a te d a nd k no w l e d g ea b le

, op e r ati n g t h e m o n it o r i ng n e t w ork a nd prod u ci n g d a ta o f k no w n qu a li t y t o t h e b e s t o f t h ei r

a b ili t y

. As d e s c r i b e d i n t h e f i n d i n g s , t h e m a

j or d e f ici e n c y i n t h e m o n i t o r i ng p r o g r am i s t h e l a c k
of a s t ru c t u r e d a nd f

o r maliz e d f

r am e w ork t h at i s i nh e r e n t t o a fu n cti on i n g qu alit y s y s t e m

r e qu i r e d f o r am b i e n t a i r m o n i t o r i n g

. S o m e of t h e f i nd i ng s i n t h i s T S A p e r t a i n t o C A R B ’ s ro l e a s
t h e PQ AO a nd it s r e l ati o n s h i p and o v e r s i g h t r e s p on s i b iliti e s t o l o ca l d i s t r ic t s

. I n c r ea s e d

c o m m un i ca ti o n and c oo r d i n a ti on b et w e e n SJV A P C D a nd C A RB i s n ee d e d t o e ff ec t i v e l y

m a i n tai n t h e am b i e n t ai r m o n it o r i ng n e t w o r k i n t h e S a n J o a qu i n V a lle y.

N e t w o r k M a n ag e m e nt

A t t h e tim e of t h i s T SA

, t h e r e w e r e 31 m o n i t o r i n g s it e s i n t h e S a n J o a qu i n V a ll e y. T w e n t y

- on e s it e s a r e o p e r a t e d b y SJV A P D , 8 s it e s a r e op e r at e d b y C A R B a nd 2 s it e s a r e
op e r at e d j o i n t l y b y

C A R B a nd SJV A P C D ( T a b l e 2). I n a d d i t i o n, t h e r e a r e t w o s it e s op e r a te d b y
t h e N a ti on al P a rk S e rv ic e and on e s ite op e r a te d b y t h e T a c h i Y ok u t T r i b e o n t h e S a n t a

R o s a R a n c h e r i a.

SJV AP C D s ub m i t s i t s o w n A n nu a l M on it or i n g N et w ork P l a n d i r e c t l y t o E P A t h a t

a d d r e s s e s a ll t h e s it e s w it h i n it s j u r i s d i c ti on

. I n g e n e r a l , C A RB a nd S J VAP C D h a v e w or k e d
i nfor m a l l y t o a d d r e s s s o m e n et w ork m od i f i c at i on s ; f i nd i n g S J V 4 a ddr e s s e s t h e d e f i c i e n ci e s i n
t h i s p r o ce s s

. I f a l o c al d i s t r i c t w i t h i n t h e C A RB P QA O

, s u c h a s SJV A P C D

, s ee k s t o ma k e

c h a n g e s t o it s n e t w ork o u t s i d e t h e A n n u a l M on it or i n g N e t w o rk P l a n pro c e s s , t h e s u g g e s t e d33

pro c e s s i s for t h e d i s t r i c t t o f i r s t w o r k w it h C A RB t o r e s o l v e po te n ti a l i s s u e s a nd t h e n s ub mit it s

r e qu e s t t o E P A p e r 40 C F R58.14 w it h a c o p y t o C A RB.

T h e mi n im u m m on it or i ng r e qu i r e me n t s a s o u t l i n e d i n 40 C F R 58

, A pp e n d i x D for O 3

, NO 2 , C O

, PM 2.5 , PM 10 , PA MS an d N Cor e a r e b e i n g m e t i n t h e S a n J o a qu i n V a ll e y

. H o w e v e r , t h e r e a r e ou t s t and i n g n e t w ork m o d i f ic a ti on s t h a t h a v e no t b e e n a p p r o v e d f or t h e fo ll o w i n g s ite s : C o r c or an, B a k e r s f

iel d

- G o l d e n S t a t e H i g h w a y , a n d A rv i n

- B e a r M oun t a i n R o a d ( C A RB s i t e ).

F i e l d O p e r a t i o ns

SJV AP C D op e r a te s a n e t w ork o f O 3

, NO 2 , C O

, PM 2 .5 , PM 10 , a n d P A M S m on it or i n g i n s t r u me n t s

. T h e fo ll o w i n g ma n a g e r( s ) a nd s t a f f a r e r e s p on s i b le f

o r F i e l d O p e r a t i o n s: M i c h a el C a r

r e r a

– C e n t r al R e g i on C o m p li a n c e M a n a g er N at h an T r e v i no

– S up e r v i s i n g A i r Q u a li t y I n s t ru m e n t T e c hn ic i an

SJV AP C D f

iel d t e c hn i c i an s i n t e rv ie w e d e x h i b it e d a t horo u g h kn o w l e d g e of e qu i p me n t

op e r ati on s a nd an i n te r e s t i n p r o du c i n g h i gh qu a li t y d a t a t h at m ee t all t h e r e g u lat o r y

r e qu i r em e n t s

. M o s t qu ali t y c on t ro l c h e c k s a nd m ai n t e n a n ce a r e p e rf o r m e d i n a cc o r d a n c e w it h

E P A r e g u lat i o n s

. F iel d t ec h n i c i an s a r e r e s pon s i b l e for d a y

- t o

- d a y o p e r a ti o n s a s w e l l a s i n s t r u me n t pr e v e n ti v e m a i n t e n an c e a nd mi nor r e p ai r s a t t h e i r a s s i g n e d s t a ti on s

. I f t h e r e p a i r s a r e

m a j or a nd c a nno t b e c o m p l e te d b y t h e s t a ff a t t h e h e a dqu a r t e r s o f f i c e , t h e i n s t ru m e n t s a r e s e n t t o
t h e m anuf

a c t u r e r

. T h e s e n i or a i r qu a li t y i n s t ru m e n t te c hn i c ia n p e r for m s c a li br a ti on s of t h e

m on it or s a t t h e r e qu i r e d f r e qu e n c y

. T h e m o n it or i n g g roup s c h e du l e s rou ti n e mai n t e n a n c e a nd

c ali b r ati on s t o g e t h e r t o r e d u ce i n s t ru m e n t d o w n t i m e b et w e e n m od i f ic a ti o n s t o a n i n s t ru me n t and

t h e r e qu i r e d fo ll o w

- up c ali br a ti on. S J VA P C D r e li e s pr im a r i l y on C A R B ’ s S ta nd a rd s L a bo r a t o r y for O 3 , f l o w , a nd g a s e ou s c e r

ti f icati on s a nd c ali b r a ti on s a nd i n s t r u m e n t m a n u f

a c t u r e r s f o r m aj or i n s t r u me n t r e p a i r.

T h e m o n i t o r i ng s t a ti o n s op e r at e d b y t h e d i s t r ict a r e s e t up t o p e r f o r m d ai l y a

u t o mat e d Q C

c h e c k s on g a s e o u s i n s t r

u m e n t s u s i ng c e r ti f

i e d s ta nd a r d s , w h ic h e x cee d s E PA r e qu i r e m e n t s

. F l o w v e r i f

i c a ti on s ar e p e rfor m e d q u a r t e r l y f o r ma nu a l PM 10 s a m p l e r s , s emi a nnu al l y f o r m a nu a l

PM 2 .5 s a m p l e r s , and b i w ee k l y f o r c on ti nuou s PM 2 .5 a n d PM 10 s a m p l e r s

.

A ll s t a ti on s m a i n ta i n l o g book s t o do c u m e n t s it e v i s it s , pr e v e n ti v e m a i n te n a n c e ,

r e s o l u ti on of op e r ati on a l prob l e m s , a nd c o r r ec ti v e ac ti o n s t a k e n. L o g bo o k s w e r e g e n e r a l l y d e tail e d, bu t w h a t i s r e c o rd e d c ou l d b e m o r e s t a n d a r d i z e d. O p e r a t or s a r c h i v e s t a ti on l o g book s a t

t h e c e n t r a l m o n it o r i n g off ic e

. O t h e r s t a ti on r e c or d s i n c l u d e Q C c h e c k li s t s a n d m a i n t e n a n ce

s h ee t s t h a t a r e a l s o ar c h i v e d a t t h e m on it or i n g s t a t i on a n d a t t h e c e n t r a l off i ce

. A ll n e c e s s a r y

c ali b r ati on i nfor m a ti on i s a v ail a b l e t o t h e f

i e l d o p e r at o r s.

C o r r e cti v e a c ti on s and r e p ai r /mai n t e n a n c e a r e d e a lt w it h on a ca s e

- b y

- c a s e b a s i s i n a tim e l y f a s h i on ; h o w e v e r , t

h e r e i s no for m a lize d c o rr ec ti v e ac ti on p r o c e s s t o d o c u me n t d ec i s i on s

or s o l u ti on s a nd h e l p c o mm un ic a t e t h em t o a ll f i e l d p e r s on n e l.

T h e S J VA P C D do e s no t o p e r a t e a l a bo r a t o r y ; i t r eli e s on V C A P C D for PM w e i g h i n g l a b o r at o r y s up p o r

t a nd o n a c on t r act l a

bor a t o r y f

o r P A MS a n a l y s e s

.34

D ata M a n ag e m e nt

SJV AP C D m an a g e s a ll of t h e am b i e n t m o n i t o r i ng d a t a g e n e r a te d a nd u p l o a d e d t o AQ S
b y t h e d i s t r i c t

. D a t a q u a l i t y ob je c ti v e s a nd m ea s u r e m e n t q u a li t y ob j e c ti v e s h a v e b ee n d e f

i n e d
for SJ V AP C D ’ s pro g r a m

. S t a ti on o p e r a t or s p e rf o r m d a t a c o ll ec ti on a nd s am p l e h a nd li n g

a c c ord i n g t o s p eci f

ic SOP s for m o s t po ll u t a n t s a n d t h e f i r s t l e v el d a ta v a li d a ti o n f or t h ei r

s t ati on s

. S e n i o r s t a ff an d s up e rv i s or ob s e r v e a cti v iti e s on a n on g o i n g b a s i s t o e n s ur e fu ll
im p l e me n t a ti on o f c urr e n t and r e c e n t l y c h a n g e d pr o ce d u r e s.

T h e s up e rv i s i n g a i r qu ali t y i n s t ru m e n t t ec hn ici a n v e r i f i e s a n d v a li d a te s d a t a t hrou g h le v e l

t w o a nd t h e s up e r

v i s i n g a i r qu a li t y s p e c ia l i s t a n d s t a ff i n t h e A i r Q u a li t y A n a l y s i s g rou p p e rfo r m l e v el t hr ee v ali d a ti on. B a s e d o n a M e m o r a n d u m of U nd e r s t a nd i n g w it h t h e d i s t r i c t , C A RB and

E P A

, S JV A P C D s ub m i t s g a s e o u s a nd c on ti n u ou s PM d a ta t o AQ S

. P r i or t o s ub mitti n g t h e d a t a
t o A QS

, A i r Q u a l i t y an a l y s i s s t a ff c o m p let e a t w o-p a g e c h e c k li s t t o do c u m e n t t h e r e v i e w

e lem e n t s

. F ilt e r b a s e d PM 10 an d PM 2 .5 d a ta a r e p ro c e s s e d

, v a li d a te d, a nd s ub mitte d t o AQ S b y V C A P C D t h a t fo ll o w s pro c e dur e s ou tli n e d i n it s a g e n c y s p e c i f ic QA PPs a n d S O Ps.

Q A /QC
SJV AP C D c ond

u c t s s o m e QA / Q C a cti v iti e s w h ile r e l y i n g on C A R B t o s uppor t o t h e r s

. Q A / Q C a c ti v iti e s c on d u ct e d b y SJ V AP C D i n cl ud e : z e ro, pr e ci s i on a nd s p a n c h e c k s , rou ti n e

m a i n te n an c e an d ca li b r a t i o n s

. C A RB c o ndu c t s t h e fo ll o w i ng QA / Q C a cti v it i e s : a nnu a l

p e rfor m an c e a

u d it s an d N P A P a

u d it s for g a s e ou s i n s t ru me n t s a nd on e o f t h e s emi a nn u a l f l o w

a u d i t s of PM i n s t ru m e n t s

. E P A ’ s c on t r ac t o r p e rfo r m s t h e r e mai n i n g s emi a n nu al f l o w a u d i t a nd

t h e PM 2 .5 - P E P a

ud it s

. S tar ti n g i n J a nu a r y 2 0 12, C A RB b e g a n t o c o n du c t b o t h o f t h e s emi a nnu al
f l o w a ud it s

. T h e S J VAP C D fo ll o w s it s o w n S OP s , bu t do e s no t h a v e SOP s for s o m e a cti v it i e s ,
nor u p

- t o

- d a te Q MP or Q A PP s

. T h e S JV A P C D d o e s no t h a v e a n i n d e p e n d e n t Q A m a n a g e r

r e s pon s i b l e for o v e r s e e i n g t h e a g e n c y ’ s Q u a li t y S y s t e m

. H o w e v e r, t h e d i s t r ict do e s prov i d e

s o m e i nd e p e nd e n c e i n t h e a cti v iti e s t h a t w ou l d t yp i ca l l y f

a l l t o a Q A m a n a g e r b y

h a v i n g
op e r ati on s an d cali b r ati o n s p e r f o r me d b y d i ff e r e n t p e op l e

. I n a dd iti on, t h e t h i rd le v e l d at a r e v i e w

an d v a li d a ti o n ar e s e p ar ate d f r o m f iel d op e r a ti o n s a nd d a ta c o llecti on b y t w o le v e l s of

m an a g e me n t . C A R B ’ s a u d i t s , w h ic h i n c l u d e s iti ng e v a l u ati on s , a nd T S A s t o b e p e r f or m e d b y C A RB a l s o prov i d e i n d e p e n d e n t ov e r s i g h t of t h e d i s t r i c t ’ s o p e r a ti on s.35 F I N D IN GS

Pr o g r a m A r e a F i n d i n g N u m b ers E P A C o n t a ct

G e n e r a l G 1

- G 6 A u d i t Te a m , M e r e d it h

K urp i u s ( l ea d)

N et w ork M an a g em e n t N M 1- N M 3 M e r e d it h Ku r p i us F i e l d O p e r a ti on s FO 1

- FO 1 7 G w e n Y o s h im ura D at a M an a g e m e n t D M 1- D M 9 M e r e d it h Ku r p i us Q A M a n a g em e n t Q A 1- Q A 7 M a t h e w P l a te
PM L a bo r a t o r y PM 1- PM 4 M i c h a el F la gg T o x i c s La bor a t o r y T L 1- T L 2 1 S t e v e R em a l ey I C A P C D I M P 1- I M P 1 0 M i c h a el F la gg M e C A Q M D M E N 1- M E N 1 2 G w e n Y o s h im ura SJV AP C D SJV 1- S JV 1 2 K at e H o ag36

F i n d i n g # G1

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: G e n e r al

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g M 1] C A R B n ee d s t o c o m p l e t e t h e pro c e s s o f p u t t i n g a f

o r m a l P Q A O i n t o
p l a c e

. D e s c r i p t i o n: C A RB h a s t a k e n s te p s t o s t r e n g t h e n t h e C A R B P Q A O b y: A p p o i n ti n g a PQ AO c o n t ac t.

I m prov i n g t h e f

iel d a ud i t a nd t e c hn ic a l a ud it pr o g r a m of P Q A O d i s t r ict s. B e g i nn i n g t o p r o v i d e Q A t r ai n i n g.
R e v i e w i n g P Q AO d i s t r ict s ’ q u a li t y c o n t r o l d a t a p r i or t o rou ti n e d a t a c e r ti f i c a ti on s. B e g i nn i n g t o r e v ie w PQ AO d i s t r ict s ’ S O Ps.

S t ar ti n g a p r o ce s s t o p u t i n p l a c e a gr e e m e n t s w it h P Q A O d i s t r ict s. E v a l u at i n g and c on t ro lli n g t h e s t a n d a rd s u s e d b y t h e P Q A O t hro u g h t h e s t a nd a rd s l a b o r at o r y and d

u r i n g t ec hn ic a l a

u d i t s.

T h e C A RB P Q A O i s a b l e t o prod u ce d at a of kn o w n qu a li t y t h at c a n w it h s ta nd l e g al a nd

t e c hn i c a l c h a lle n g e s t o s tat e an d F e d e r a l r e gu l a t o r y d eci s i on s.

I n o rd e r t o c o m p l e t e t h e pro c e s s of i n te gr a ti n g C A R B ’ s PQ AO d i s t r ict s i n t o a f o r mal P QAO

, t h e
org an i z a ti on s hou l d b e d e f i n e d i n g r e a t e r d et a il

. I t s h o u l d b e n o t e d t h a t a P QA O can on l y b e

c r e a t e d a nd m a i n tai n e d i f t h e o r g a n iz a ti o n c onfo r m s t o t h e f i v e c r ite r ia d e f

i n e d b y E PA

r e g u lati o n ( s e e 40 C F R 58

, A pp e n d i x A

, 3 .1).

C A RB h a s b e g u n t o d e f

i n e t h e o r g an i z a ti on of t h e P Q AO b y i d e n ti f y i n g c o n t ac t s a n d p e r fo r

mi n g

ou t r e a c h t o t h e P Q A O d i s t r i c t s

. I n o rd e r t o fu l l y d e f i n e t h e P QA O C A R B m u s t:

F or m a l l y i d e n ti f

y w h i c h d i s t r i c t s , m on it or i n g s i te s , a nd po ll u ta n t s a r e i n c l u d e d.

C o m p l e t e t h e pro c e s s of h a v i n g f o r m a l a g r ee me n t s i n p l ac e b e t w e e n t h e d i s t r i c t s a nd
C A RB.

D e v e l op a nd im p l e me n t an o r g a n iz e d a nd c o m p r e h e n s i v e t r a i n i n g pr o g r a m t o s uppor t t h e C A RB P QA O.

C o m p l e t e t h e C A RB Q u a li t y M a n a g e me n t P l a n t h at d e f i n e s P QA O o rg a n i z a ti on , r o le s ,
an d ac ti v itie s.

I n o rd e r t o s t r e n g t h e n t h e P QA O s o t h a t it produ c e s d at a

of kno w n a nd c on s i s t e n t q u a li t y , C A R B

s hou l d c o n t i n u e w o r

k i ng t o m e e t t

h e f i v e c r it e r ia

. B e l o w i s a s u mm a r y o f t h e w o r k t o w h i c h
C A RB h a s c o mmitte d t o a c h i e v e t h i s g o al

.

(1) A lt hou g h a ll f

i e l d op e r at o r s ar e n o t C A RB s t a f f, C A RB can c on ti nu e t o t a k e s t e p s t o e n s ur e
t h a t all P QAO f

iel d op e r a t or s h a v e t h e b e n e f it of ac c e s s t o b a c k g roun d i nfor mati on a nd s uppor t37

b y:
I m p l e me n ti n g rou ti n e t r ai n i ng pr o g r a m s t h a t a r e a v a il a

b l e t o a ll p e r s on n e l i n t h e PQ AO.

I n c r ea s i n g t h e l e v el o f t e c hn ic a l s uppor t t h a t i s a v a ila b l e t o P Q A O d i s t r ict s. E nh an ci n g c o m m un i ca t i o n b e t w e e n C A R B a n d t h e P QA O d i s t r i c t s.

(2) T h e C A RB P Q A O h a s a “ u n i v e r s al” QA PP a n d S O P s

. I n ord e r t o e n s ur e t h at t h e pr o c e du r e s d e s c r i b e d ar e c o n s i s t e n tl y fo ll o w e d t hro u g hou t t h e P QA O , C A R B s hou l d:

C o n ti nu e t o u

p d a t e t h e s e do c u me n t s a nd i nfor m a n d t r ai n P QAO s t a ff on c h a ng e s. C o n ti nu e t o r e v i e w a nd a pprov e S O P s fro m P Q A O D i s t r ict s a nd m a k e t h e s e S O Ps

a v ail a b l e t o t h e e n t i r e P QA O.

C o n ti nu e t o e v a l u at e a d h e r e n ce of P QAO d i s t r i c t s t o t h e Q APP a nd S O Ps.

(3) T h e C A RB P Q A O h a s a s ta nd ard s l a b o r a t o r y t h at i s a v a il a

b le t o a ll d i s t r i ct s , b u t s o me P QA O

s t a nd ard s ar e c e r ti f

ie d b y ou t s i d e s our c e s

. T o e n s ur e c o m p a r a b le s ta n d a rd s t h r o u g hou t t h e P QA O , C A RB s ho u l d:

C o n ti nu e t o i n v e n t o r y a l l t h e s ta nd a rd s a nd t h e i r t r a ce a b i li t y u s e d b y t h e P Q AO.

C o n ti nu e t o e v a l u at e t h e p e r f or ma n ce o f s t a nd a r d s s e n t t o t h e s ta nd a rd s l a b or a t o r y a nd
i s s u e c orr e c ti v e a c ti on s a s n e c e s s a r y.
D et e r mi n e t h e n ee d t o c o n s o li d at e s o m e of t h e s ta n d a rd s / s t a nd a r d ce r ti f ic a t i on s u s e d b y
t h e PQ AO i n o r d e r t o pr o m o t e c on s i s t e n c y a nd s a v e r e s o u r c e s.

(4) T h e C A RB P Q A O h a s a c o m m on QA / Q C e v a l u a ti on gr o up. H o w e v e r, m o s t of t h e PQ AO
d i s t r ict s do n o t h a v e QA s uppor t s t a f f e x c e p t t ho s e a v a il a

b le f ro m C A R B

. I n o rd e r t o m e e t t h e

c r it e r i a f o r a c o mm on Q A

, C A RB n e e d s t o: Cr e a t e a li n e o f Q A c o m m un ic a ti on b et w e e n PQ A O s t a ff a nd QA s t a f f t h a t i s s e p a r a t e fro m t h e a ud it pro c e ss. C o n ti nu e t o w ork on c orr e cti v e acti on pro c e s s e s t h a t P QA O d i s t r ict s t a ff c a n u s e t o

e le v a t e Q A i s s u e s t o C A RB’ s Q A pr o gr a m.
E n s ur e t h a t c o n s i s t e n t d ata v a li d ati on pro ce du r e s a r e i n p l a c e.

(5) T h e C A RB P Q A O d o e s no t h a v e s u ppor t of c o mm on ma n a g em e n t , h ea dqu a r t e r s , or l a b o r at o r y f a c iliti e s , w it h t h e e x c e p ti on of s o m e a n a l y tica l l a bor a t o r y a n a l y s e s p e r f o r me d b y t h e M L D l a b o r a t o r y for s o m e d i s t r ict s

. C A R B s hou l d pro m o te c o mm on m a n a g e m e n t p r a c ti ce s b y: Cr e a ti n g s t an d a r d s f

o r o v e r s i gh t o f m on it or i n g s ta t i on s a nd op e r ati on s. P rov i d i n g t r a i n i n g t o m on it or i n g m a n a g e r s. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x A

, S e cti on 3.1:

P r im ar y Q u alit y A s s u r an c e O r g a n iz a ti on. A pr im a r y qu alit y a s s u r a n c e o r g a n i z a ti on i s d e f i n e d a s

a m o n it o r i n g o r g an izati on or a c oord i n a t e d a g g r e g ati on of s u c h o r g a n i z a ti on s t h a t i s r e s p o n s i b le
for a s e t of s tati on s t h a t m on it or s t h e s a m e p o l l u t a n t a n d f

or w h i c h d at a

qu a li t y a s s e s s me n t s c an l o g ic a l l y b e p oo l e d. E a c h c r it e r i a

po ll u ta n t s am p le r

/m on it or a t a m on it or i ng s t a ti on i n t h e S L A M S n e t w ork m u s t b e a s s o c iat e d w it h o n e , a n d on l y on e , p r im a r y

qu a l it y a ss ur a n c e
org an i z a ti on.

40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x A

, S e cti on 3.1. 1:38

E ac h p r ima r y

qu a li t y a s s ur an c e or g an izati on s h a ll b e d e f i n e d s u c h t h at m e a s ur e me n t un c e r tai n t y

a m o n g a ll s t a ti on s i n t h e org a n iz a ti on c a n b e e x p e c t e d t o b e r ea s on a b l y h o m o g e n e ou s , a s a r e s u lt
of c o m m on f

ac t or s . Co m m o n f

a c t or s t h a t s hou l d b e c on s i d e r e d b y m on it or i n g o r g a n i z a ti on s i n d e f i n i ng p r ima r y

qu a li t y a s s ur an ce o r g a n izati on s i n c l ud e: ( a ) O p e r ati on b y a c o mm on te a m of f i e l d o p e r a t o r s a cc ord i n g t o a c o mm on s et of pro ce d u r e s; (b) U s e of a c o mm on Q APP or s ta nd ard op e r a ti n g pro c e du r e s; ( c ) C o mm on c ali b r ati on f ac iliti e s an d s t a n d a rd s; (d) O v e r s i g h t b y a c o mm on q u a li t y a s s u r a n ce o r g a n iza t i o n ; a nd ( e ) S uppor t b y a c o mm o n m an a g e m e n t

, la bo r a t o r y or h e a dqu a r t e r s.

Q A H an d book V o l u m e I I

, S ec t i o n 4.2:
A p p r o p r iat e t r a i n i n g s h o u l d b e a v ai l a b l e t o em p l o y e e s s uppor ti n g t h e A m b i e n t A i r Q u a li t y M on it or i n g P r o g r a m , c o mm e n s ur a t e w it h t h e i r d u ti e s

. S u c h t r a i n i n g m a y c on s i s t of c l a ss r oo m l e ct u r e s , w ork s ho p s , w e b -b a s e d c o u r s e s , tele c onf e r e n ce s , v e n dor prov i d e d, a nd on- t h e

- j ob

t r a i n i n g. R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d fo r

m a liz e t h e P QA O and d e v e l op r e g u l a r c o m m un i ca ti o n s w it h t h e l o c al d i s t r ict s
t o e n s ur e t h at t h e f

i v e P Q AO c r ite r i a ar e b ei n g m e t.39

F i n d i n g # G2

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2011

Pr o g r a m A r e a: G e n e r al

F i n d i n g: T h e Q M B d o e s no t h a v e t h e s t ru c t u r e a nd s t a ff t o m a n a g e Q A o v e r s i g h t of t h e P Q A O d i s t r ict s. D e s c r i p t i o n: C A RB s h o u l d prov i d e Q A ov e r s i g h t of l o c al d i s t r i c t ai r m o n it o r i n g pr o gr am s

. T h e d e s i g n a ti on o f

t h e Q M B C h i e f a s t h e p r i ma ry QA c on t ac t for t h e P Q AO d i s t r ict s w o u l d c l e a r l y i n d i ca te t h a t t h e

a u t h o r i t y l ie s w it h C A R B

. F o r mal a g r e em e n t s b e t w e e n t h e d i s t r i c t s a nd C A R B a r e n e e d e d t o

s uppor t t h i s a u t hor i t y , a s no t e d i n F i nd i n g G 1

. I n o r d e r t o m ee t t h e s e n e e d s , t h e Q M B w ill n e e d

t o d e v e l op a c o r r e s pond i n g o r g a n iz a ti on al s t ru c t ur e a nd s t a f f e x p e r ti s e.
R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x A:
2. 2 I n d e p e n d e n c e o f Q u a li t y A s s u r an ce

. T h e m o n it or i n g o r g a n i z a ti on m u s t prov i d e for a qu a li t y

a s s u r a n c e m an a g em e n t f

un ct i o n

- t h a t a s p e c t of t h e o v e r a ll m a n a g e me n t s y s t e m o f t h e
org an i z a ti on t h at d e t e r mi n e s a nd im p l e me n t s t h e q u a li t y p o li c y d e f i n e d i n a m o n i t o r i ng
org an i z a ti on 's Q MP

. Q u a li t y m an a g e m e n t i n c l ud e s s t r at e g i c p l a nn i n g , all o c a ti o n o f r e s ou r c e s

an d o t h e r s y s t e m a ti c p la n n i n g a c ti v iti e s ( e

. g. , p la n n i n g , im p l e m e n t a ti on, a ss e s s i ng a nd r e p o r ti n g )

p e r ta i n i n g t o t h e qu a li t y s y s tem

. T h e qu a li t y a s s ur a n c e m a n a g e me n t f u n c ti o n m u s t h a v e

s u f f i c ie n t t ec h n ic a l e x p e r ti s e and ma n a g em e n t a u t hor it y t o c on d u c t i nd e p e nd e n t ov e r s i gh t a nd

a ss ur e t h e im p l e me n t a ti o n of t h e org an izat i o n ' s qu a li t y s y s tem r e l a ti v e t o t h e am b i e n t a i r qu ali t y

m on it or i n g pr o g r am and s hou l d b e org a n izati on a ll y i n d e p e n d e n t of e n v i ro n me n t a l d at a
g e n e r a ti on a c ti v iti e s. R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e Q M B s h o u l d d e v el o p t h e e x p e r ti s e , org a n i z a ti on, a nd t oo l s t o ov e r s ee t h e C A RB P Q AO

e ff ec t i v e l y

. C o r

r ecti v e acti on t o a ddr e s s t h i s f i n d i n g c ou l d i n c l u d e , bu t i s n o t l imite d t o, h i r i n g a P QA O c oord i n at o r , a s s i gn i n g C A R B s ta ff r e s po n s i b iliti e s of ov e r s ee i n g ac t i v iti e s w i t h i n t h e C A RB P QA O

, c ond

u c ti n g T S As o f t h e l o c al d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B PQ AO

, a nd d e v e l op i n g

n e t w ork p l ann i n g and d a t a v a l i d a ti on t oo l s fo r u s e b y C A RB a nd l o c a l d i s t r i c t s w it h i n t h e C A RB

P QA O.40

F i n d i n g # G3

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: G e n e r al

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g M 6] W h il e prog r e s s h a s b e e n m a d e on upd ati n g t h e C A R B Q A M a n u a l w i t h a Q MP and QA PP s o r e qu i v a le n t do c u m e n t s , t h e p r o c e s s i s b e h i nd s c h e du l e. D e s c r i p t i o n: T h e C A RB Q A M a nu a l w a s r e gu la r l y upd at e d u n ti l 2007

. B a s e d on E P A ’ s T S A f i nd i n g i n 2007

, C A R B a g r e e d t o u pd a te o r r e p l a ce t h e Q A M a nu a l w it h a do c u m e n t t h at c onfor m e d t o t h e

r e qu i r e me n t s o f t h e E P A QA s y s t e m

. I n ord e r for C A RB ’ s s y s t e m t o b e u p

- t o

- d a te

, c o m p l ete

,
an d u s e f u l

, c u rr e n t Q A p l ann i n g do c u m e n t s a r e n e e d e d. I n a d d it i o n, QA PPs / S O P s s hou l d b e

r e v i s e d w h e n s t and a r d s o r i n s t ru me n t s c h a n g e. R e f e re n c e s: I n a c c o rd a n c e w it h 4 0 C F R P ar t s 31 and 35, g r a n t r ec i p ie n t s a r e r e qu i r e d t o d o c u m e n t t h e i r
qu al i t y s y s t e m s

. S p e ci f

i c a m b i e n t a i r m on it or i n g r e q u i r e me n t s a r e f o und i n 40 C F R, P a r

t 5 8

, A p p e nd i x A

, S e c ti on 2

. 1, “ E P A R e qu i r e me n t s for Q u alit y M a n a g em e n t P la n s ( QA / R -2) ”

, E P A / 240 / B-01 / 00 2

, M a r c h 2001 a nd “ E P A R e qu i r e me n t s for QA P r o j e c t P l a n s ( QA / R

- 5) ”

, E P A / 240 / B-01 / 00 3

, M a r c h 2001.

R e c o mm e nd at i o n to Add re ss F i nd i n g: C A RB s h o u l d c o m p let e upd ati n g Q A p l a nn i n g d o c u me n t s a s s o on a s po s s i b l e

. S O Ps s h o u l d b e upd at e d a nd s ub mit t e d w it h u p d a t e d Q A PP s , fo ll o w i n g a cl e a r tim e li n e

. T h e Q MP a n d QA PP s

s hou l d b e r e v i e w e d and r e s ub mitte d t o E P A fo r a p prov a l e v e r y 5 y ea r s.41

F i n d i n g # G4

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: G e n e r al

F i n d i n g: L o ca l d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B PQ AO do n o t a l w a y s h a v e u p d a t e d q u a li t y s y s tem do c u m e n ta t i o n f

o r all a c ti v itie s. D e s c r i p t i o n: Q u ali t y s y s t e m d o c u m e n t s i n c l u d e Q u alit y M a n a g em e n t P l a n s ( Q MP s ), Q u alit y A s s u r a n c e P ro j ec t P la n s ( Q AP P s ), a nd S ta nd ard O p e r a ti n g P r o c e dur e s ( S O Ps ). L o ca l d i s t r ict s w i t h i n t h e C A RB P QA O ca n eit h e r a d o p t C A R B ’ s qu a li t y s y s t em do c u m e n t s or pr e p a r e t h ei r o w n. N o t a ll
l o c al d i s t r i c t s w i t h i n t h e C A R B PQ AO h a v e t h ei r o w n a p p r o v e d qu al i t y s y s t e m do c u m e n t s or

u s e C A RB’ s ( s e e F i nd i n g s M E N 1, I M P 1, a nd SJV 2)

R e f e re n c e s: 40 C F R 58 A pp. A 2.0, Q u alit y S y s tem R e q u i r e m e n ts Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

40 C F R 58 A pp. A 2.1, Q u alit y M a n a g em e n t P la n s a n d Q u a li t y A s s ur a n ce P r o j e c t P l a ns Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

F ur t h e r g u i d a n ce o n d e v e l op i n g Q AP P s c a n b e fo u n d i n t h e g u i d a n c e do c u me n t s “E P A

R e qu i r e me n t s for Q u ali t y A s s ur an c e P ro j e ct P l a n s , ” E P A / 240 / B-01 / 00 3

, M a r c h 2001, a n d

“ G u i d an c e for Q u a li t y A s s ur an c e P r o je c t P l a n s , ” E P A / 2 4 0 / R

- 02 / 00 9

, D e c e m b e r 2 0 02

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: E ac h l o ca l d i s t r i c t w it h i n t h e C A RB P Q AO s hou l d h a v e it s o w n qu al i t y s y s t e m do c u m e n t s

a p p r o v e d b y C A R B o r f

o r m a l l y a dop t t h e C A R B qu alit y s y s t e m d o c u m e n t s

. C A RB s h ou l d

ov e r s e e a dop ti on a nd a

pp r o v a l of qu a li t y s y s t e m do c u m e n t s.42

F i n d i n g # G5

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: G e n e r al

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g s QM 1 and M 3 ] QA A u t hor i t y a nd i n t e r ac ti on s b e t w e e n Q M B a n d t h e o t h e r br an c h e s s ho u l d b e e x p and e d and for m a l i z e d. T h e c orr e c ti v e a c ti on s y s t em s h ou l d b e d e v e l o p e d

t o i n c l u d e a cti on s t a k e n, i n a dd iti on t o r e por t s i s s u e d b y t h e Q A a u d it or s a n d t h e c a li br a ti on l a b o r at o r y. D e s c r i p t i o n: B a s e d on f

e e d b ac k and o b s e rv at i o n s ma d e dur i n g t h e a ud it

, C A R B M L D i s r e l y i n g on t h e Q M B

t o prov i d e i nd e p e nd e n t Q A l e a d e r s h i p

. I n o r d e r f o r t h e Q M B t o fu l f

ill t h i s r o le

, t h e o t h e r M L D
br an c h e s s ho u l d ac k no w l e dg e t h e Q M B ’ s QA a u t h o r i t y a nd s ta ff p e op l e s hou l d b e a b l e t o r a i s e Q A i s s u e s t o t h e Q M B. T h e Q M B s hou l d b e a b l e t o e x e r ci s e QA a u t h o r i t y a nd o v e r s i g h t i n a j ud i c i o u s a nd c oo p e r a ti v e ma nn e r.

T h e Q M B s h o u l d b e i nv o l v e d i n:
P l ann i ng a i r m on it or i n g a cti v iti e s a nd p r o g r am s. O v e r s eei n g t h e im p l eme n tat i o n of m on it or i n g.
E v a l u at i n g m on it or i n g d at a an d p r o g r am s.

I n a d d i ti o n t o QA / Q C s uppor t

, t h e s p e ci f ic t a s k s t h at m u s t b e c o n du c t e d b y t h e Q A
i nd e p e nd e n t l y ar e:
I m p l e me n t a ti on of t h e QMP.

R e v i e w and a p p rov a l of QA PPs a nd o t h e r m on it or i n g p la n s. R e v i e w and a p p rov a l of Q A c o m po n e n t s o f SOP s. A p p r o v a l of f

o r mal c o r r e c ti v e ac ti o n s. Q A s y s t e m t r a i n i ng.
D o c u m e n tati on of r e qu i r e d t r a i n i ng.
P e rfor mi n g p e r i od ic i n t e r n a l a ud it s (p e rf o r m a n c e , t e c hn i c al

, a nd d at a ).

R e v i e w of d at a

qu alit y s u mma r i e s a nd

/ or c on t ro l c h a r t s ( i n c l u d i n g A MP 255 r e por t s ).

E v a l u at i o n of d a t a v a li d a ti on p r o c e s s / r e por t s.
E v a l u at i o n of f

i n a l d a ta u s e d t o m a k e r e g u l a t or y d ec i s i on s.

S e v e r al s p e c i f

i c i s s u e s w e r e no t e d t h a t s hou l d b e a ddr e s s e d a nd ma y b e i n d i c ati v e of t h e b r o a d e r i s s u e o f t h e Q M B’ s r o l e i n prov i d i n g i n d e p e nd e n t Q A.

T h e Q M B Ch i e f w a s no t fu l l y e x e r ci s i n g t h e fu ll e x t e n t o f h i s a u t h o r i t y a n d ov e r s i g h t

ov e r t h e AQ S B.

T h e A Q S B w a s h e s ita n t t o c h a r a c t e r ize t h e QM B’ s ro l e i n s p e ci a l pro ject s a s ov e r s i g h t.

T h e Q M B d o e s no t h a v e a p p r o v a l a u t h o r i t y f o r S O Ps produ c e d b y t h e o t h e r M L D
br an c h e s. U p d a t e s t o t h e n e w Q AP P s e cti on s r e qu e s t e d b y Q M B f r o m t h e o t h e r b r a n c h e s h a v e no t43

b e e n c o m p l e t e d.

N e w m on it or i n g p ro

je c t s w e r e i n iti a te d w it hou t Q M B i nvo l v em e n t i n t h e p l a n n i n g
pro c e s s.
D ur i n g f i e l d a ud it s , t h e a u d it o r s p e r for m i n s t r u m e n t a l ta s k s t h a t a r e t h e r e s pon s i b il i t y of

t h e s t a ti on o p e r a t or s

.

T h e C A RB Q M B h a s e x p an d e d t h e c o rr e c ti v e ac t i on ( A QDA ) p ro c e s s t o i n c l u d e c ali br ati on l a b o r at o r y and s iti n g

. H o w e v e r, t h e C A R B P QA O h a s n o t e s t a b li s h e d a c orr e c ti v e a c ti on
pro c e s s t h a t i s c o m pr e h e n s i v e an d ca n b e i n iti a te d b y C A RB o r d i s t r i c t s t a f f. W h e n a s i g n i f

ic an t

qu al i t y prob l e m or ar ea f

o r i m p r o v e m e n t i s i d e n t i f ie d, t h e r e s hou l d b e a

fo r m a l pro c e s s t o e n s ur e
t h a t t h e prob l e m i s a d d r e s s e d t hrou g h o u t t h e P Q A O

. T h e pro c e s s s hou l d b e “ b li nd ” t o t h e i n iti a t or ; it s hou l d a ll o w f o r b o tt o m -up, n o n

- pun iti v e i n iti a ti on of for m a l c o r r e cti v e a cti on s.

S e v e r a l i s s u e s i d e n ti f

i e d b y s ta ff s hou l d h a v e b e e n e l e v a te d a s f o r m a l c o rr e c ti v e a c ti on s r e qu i r i n g

s y s tem a ti c c h an g e s ( s e e s p ec i f i c f i nd i n g s ).

R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x A

S e e F i nd i n g 2, R e f

e r e n c es

E P A Q A / R -2

3.11 Q UA L I T Y I M P R O V E M E NT
P u r p o s e

– T o d o c u m e n t ho w t h e o r g a n iz a ti on w il l i m p r o v e t h e org a n izat i on’ s q u a li t y s y s tem.

Sp ec i f i c a t i o ns

– I d e n ti f

y w h o (org an izat i o n a l l y ) i s r e s pon s i b l e for i d e n t i f y i ng, p l a nn i n g, im p l e me n ti n g , a nd e v al u a ti n g t h e e f f ec ti v e n e s s o f

qu al i t y im prov e me n t a c t i v iti e s a n d d e s c r i b e
t h e p r o c e s s t o e n s u r e c o n ti nuo u s qu alit y im pro v eme n t

, i n cl ud i n g t h e r o le s a nd r e s pon s i b ilitie s of

m an a g e me n t and s ta ff, f

o r e n s u r i n g t h a t c o nd iti on s a dv e r s e t o qu ali t y a r e p r e v e n t e d a nd
i d e n t i f i e d pro m p t l y i n c l u d i n g a d et e r mi n a ti on of t h e n a t ur e a nd e x te n t of t h e prob lem.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e Q M B r o l e / a

u t hor i t y , i n cl ud i n g it s i nd e p e nd e n c e , s hou l d b e f o r maliz e d a nd d e tail e d i n t h e C A RB Q MP

. A dd iti on al l y , it i s r e c o mm e nd e d t h a t t h e Q M B a

p p ro a c h QA ta s k s i n a m a n n e r
t h a t b a l an c e s i nd e p e nd e n c e and c oop e r ati on.44

F i n d i n g # G6

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: G e n e r al

F i n d i n g: C o o r d i n a ti on b et w e e n C A R B and d i s t r ict s a nd E P A s hou l d b e i m p r o v e d.

D e s c r i p t i o n: S e v e r al f i nd i n g s i d e n ti f

ie d dur i n g t h i s T S A r e l a t e t o i n s uff i c ie n t c oord i n a t i o n a nd

c o m m un i ca ti o n b e t w e e n C A RB and t h e l o c al d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B PQ AO

, i n cl ud i n g:
P r e v i ou s l y

un r e p o r te d, b u t v a li d PM 2.5 s a m p l e s f o r I C A P C D w e r e found a t S D C A MD

t h a t im p ac te d a r e g u lat ory d e c i s i on.
I s s u e s w it h C A RB d a t a v a li d ati on w e r e i d e n ti f i e d for I C A P C D a n d M e C AQ M D.

D i s t r i c t s t a ff s o m e tim e s l a c k e d kno w l e d g e o f Q M P

, Q A PP s , SO P s.

C A RB and t h e l o c al a g e n c i e s m u s t ta k e o w n e r s h i p of t h e d a ta qu a li t y a nd w ork t og e t h e r t o d e v e l op pro ce s s e s t o a v o i d t h e r ec u rr e n c e of prob l em s

. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d d e v el op a

p r o c e s s t o rou ti n e l y s h a r e i nfor m a ti on w it h d i s t r i c t s ( e

. g. , a P Q AO
li s t s e rv e ). C A RB and t h e l o c al d i s t r i c t s s h o u l d c r e a t e a m e c h a n i s m for r e s o l v i n g i s s u e s b e t w e e n
t h e a g e n c i e s i n a w ell -d o c u m e n t e d and t r a n s p a r e n t m a nn e r a n d a r ti c u l a te c l e a r e x p e ct a ti on s of

t h e ro le s a nd r e s p on s i b ili t y o f all t h e a g e n c i e s i n t h e P QA O t h r ou g h a n M O U

, a s s u gg e s te d b y E P A R e g i on 9’ s P QA O s t r a t e g y , t o prov i d e a fr a m e w o r k f o r d e v e l op i n g s u c h pro ce ss e s.45

F i n d i n g # N M1

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2011

Pr o g r a m A r e a: N et w ork M an a g em e nt

F i n d i n g: N o t all a g e n c i e s w it h i n t h e C A RB P QA O h a v e a p prov e d n e t w o r

k p l a n s s i n c e t h i s b ec a m e a

r e qu i r e me n t i n 200 6

. T h e c urr e n t a p p r o a c h t o n e t w ork p l a n s do e s no t p r o v i d e for a d e te r mi n a ti on of n e t w ork a d e q u a c y on a s t a te w i d e b a s i s

. D e s c r i p t i o n: T h e r e a r e 35 l o cal a i r po l l u ti on c on t ro l d i s t r i c t s i n t h e s t a te o f C a li forn i a ( s e e T a b l e 1 ) i n a dd iti on
t o C A RB. T hr ee o f t h e s e l o ca l ai r d i s t r i c t s , B AAQM D

, S C A Q M D

, a n d S D C A P C D a r e t h e i r o w n P QA O and s ub mit a nnu al m o n i t or i n g n et w ork p la n s

. T h e r e mai n i n g 32 d i s t r i c t s a r e w it h i n t h e C A RB P QA O

. T w e n t y -on e a i r d i s t r ict s p l u s C A RB c o lle c t a m b ie n t a i r m on it or i n g d at a un d e r
t h e C A R B P Q A O

. I n 2 0 1 2 , n i n e of t h e d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B PQ AO pr e p a r e d a nd

s ub mitt e d t h ei r

o w n an n u a l m on it or i n g n e t w o r k p l a n. C A RB pr e p a r e d a nd s ub mitt e d a n a nnu a l

m on it or i n g n et w ork p l an f o r t h e r e m a i n i ng l o c a l d i s t r i c t s i n C a li forn i a a nd f or it s n et w ork. A ll
d i s t r ict s i n C a li forn i a e x c e p t for M DA QM D / A V AP C D w e r e c o v e r e d i n a n et w ork p l a n i n 2011.

I n t h e p a s t

, n o t a ll l o c al d i s t r i c t s w it h i n t h e C A RB P Q AO t h at h a d a s s u m e d r e s pon s i b ili t y for

s ub mitti n g an a nnu a l m o n it or i n g n e t w o r k p l a n h a v e fu l f

il l e d t h e o b li g a ti on ( e

. g. , N SA Q M D

, M DA Q MD

, and AV A P C D ). A s a r e s u lt

, r e g u la t ory m on it or s i n t h e s e a r ea s h a v e b ee n op e r a te d
for s o me p e r i od w i t h ou t an a pprov e d a nnu a l m o n i t o r i ng n e t w o rk p l a n. H o w e v e r , d at a qu ali t y d i d

no t a pp e a r t o b e c o m p r o mi s e d for t h e s e p e r i od s.

A lt ho u g h t h e n et w o rk p l an s for C ali f orn ia h a v e b ee n a

ppro v e d b y

R e g i on 9, t h e c urr e n t s y s tem of m u lti p l e n e t w ork p la n s produ c e s i nfo r m ati on t h a t c a nno t b e e a s i l y c o m b i n e d. S i n c e

m on it or i n g n et w ork r e qu i r e me n t s o f te n s p a n m u lti p l e d i s t r i c t s , p l a n s t h a t c on t a i n i n c on s i s t e n t i nfor m a ti on d o no t prov i d e for a d e t e r mi n a ti o n o f n e t w ork a d e q u a c y on a s tat e w i d e b a s i s , w h i c h
i s r e qu i r e d a s p ar t of t h e annu al m on it or i n g n e t w o r k p l a n pro c e s s

. R e f e re n c e s: 40 C F R 58

. 10( a ) a d d r e ss e s n et w ork p l a n r e qu i r e m e n t s. R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s hou l d c o m p il e a n o v e r l a y of i nf o r m a ti on fro m t h e a nnu al m on it or i n g n et w o rk p l a n s t h a t

ar e s ub mitte d b y l o c al d i s t r i c t s i n t h e S tat e of C ali f orn ia

. T o a c c o m p li s h t

h i s , it i s s u g g e s te d t h a t:
A ll l o c a l d i s t r ict s t h a t s ub mit a nnu a l m o n it o r i ng n e t w o r k p l a n s f or t h e S t a t e of C a li fo r

n i a
prov i d e a c o p y t o C A RB no l a te r t h a n t h e tim e of t h e a nnu al m on it or i n g n et w ork p l a n

s ub mitt a l.

C A RB c o m p ile i nfo r

m a t i on fro m t h e p la n s a dd r e ss i n g k e y r e qu i r e me n t s t h at a pp l y a c ro s s

m u lti p l e d i s t r i c t s ( e

. g. , m i n im u m m on it or i n g r e qu i r e me n t s a nd c o

- l o c ati on r e qu i r e me n t s ).

o T h e s u mma r y s hou l d b e c r e a t e d b e t w ee n t h e d e a d li n e f o r A nnu a l N e t w ork P l a n

s ub mitt a l ( J u l y 1 ) and 3 0 d a y s p r i o r t o a nnu a l m o n it or i n g n e t w o r k p l a n a p p r o v a l ( N ov. 1 ).

o A f t e r r ec ei v i n g n e t w o r

k p l a n s , C A RB s hou l d w o r k w it h d i s t r i ct s t o r e du c e mi s s i n g / d e f

ici e n t i nfor m a ti on.46 o I f t h e s u mm ar y c o n tai n s i nfor ma t i o n t h a t i s d i f f e r e n t f ro m t h a t s u b mitt e d i n

an n u a l m on it or i n g n e t w o rk p la n s , C A R B s hou l d prov i d e a n op p o r t u n i t y f o r p u b li c

c o m m e n t.

E P A r e v i e w t h e s ub mitte d p l a n s a nd t h e C A R B s u mma ry a nd do c u m e n t t h e b a s i s for

a p p r o v a l/ d i s a pprov a l d eci s i o n s.
I f a d i s t r ict w it h r e s pon s i b ili t y f o r s ub mitti n g a p la n do e s no t fu l f ill it s o b li g a ti on, C A R B

prov i d e t h e r e qu i r e d i n f

o r mati on fo r t

h a t y e a r.47

F i n d i n g # N M2

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: N et w ork M an a g em e nt

F i n d i n g: T h e n e t w ork a s s e s s m e n t do e s no t m e et a ll C F Rr e qu i r e me n t s. D e s c r i p t i o n: S e v e r al d i s t r i c t s s u b mit s e p ar a t e n e t w ork a s s e s s m e n t s for t h e S t a te of C a li f orn i a

. S i n c e

r e qu i r e me n t s f

o r t h e a m b i e n t ai r m on it or i n g n e t w o r k e x t e n d b e y on d t h e bo un d a r i e s of l o c a l
d i s t r i c t s , t h e a ss e s s m e n t m u s t b e don e at a m u lti

- j ur i s d icti on a l l e v e l

. A t t h e tim e t h e r e por t w a s dr a f t e d, C A R B ’ s n e t w o r k a s s e s s me n t f o r s m a ll a g e n c ie s foun d t h a t t h e m i n im u m m on it or i n g

r e qu i r e me n t s w e r e m et

, t h e m on it or i n g o b j ec ti v e s d e f

i n e d i n a pp e nd i x D w e r e met

, a ll o p e r a ti n g

s i te s w e r e c r iti c al fo r t h e im p l e me n t a ti on of S t a te a nd f e d e r a l a i r qu alit y s t a nd a rd s , a nd no n e

w e r e p ropo s e d t o b e d i s c on ti nu e d. T h e C A RB n e t w ork a s s e s s m e n t f o r s mall a g e n c ie s d i d no t

a d d r e s s w h e t

h e r n e w s ite s w e r e n ee d e d, w h et h e r e x i s t i n g s ite s w e r e no l o ng e r n ee d e d a n d c ou l d
b e t e r mi n a t e d

, o r w h e t h e r n e w t e c hno l o g ie s w e r e a p p r o p r ia t e fo r i n c orp o r ati on i n t o t h e a m b ie n t

a i r m on it or i n g n e t w o rk, a s r e qu i r e d b y C F R.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58

. 10(d ) a dd r e ss e s n e t w ork a ss e s s m e n t s a nd s t a t e s:

“ T h e S tat e , or w h e r e a

p p lic a b l e l o ca l

, a g e n c y s h a l l p e rfo r m a nd s ub mit t o t h e E P A R e g i on a l

A d mi n i s t r a t or an a s s e ss me n t of t h e a i r qu a li t y s u rv eill a n c e s y s t e m e v e r y 5 y e a r s t o d e te r mi n e , a t

a mi n i m u m , i f t h e n e t

w ork m e et s t h e m on it or i n g o b j e cti v e s d e f

i n e d i n a p p e nd i x D t o t h i s p a r t

,

w h et h e r n e w s ite s ar e n e e d e d, w h et h e r e x i s ti n g s it e s a r e no l o ng e r n e e d e d a n d can b e te r mi n a t e d,

an d w h e t h e r n e w t e c hno l og i e s a r e a ppropr i a t e fo r i n c orpor a ti on i n t o t h e a m b ie n t a i r m on it or i n g

n e t w ork.”

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i n d i n g: C A RB s h o u l d c on d u c t it s o w n s t a te

- w i d e a s s e ss m e n t

. A lte r n a ti v e l y , C A R B c ou l d d e v el op a
pro c e s s t o c o m p i l e and s y n t h e s ize i nfor m a ti on fr o m n e t w o r k p l a n s f ro m l o ca l d i s t r ict s i n t o a

c o m p r e h e n s i v e n et w ork p l an t h a t a d d r e s s e s t h e C F R r e qu i r e me n t s.48

F i n d i n g # N M3

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: N et w ork M an a g em e nt

F i n d i n g: T h e r e a r e PM 10 m on it or s li s t e d i n l o ca l c ond iti on s ( L C ; p a r a mete r c od e 85 1 01), bu t no t S t a nd a rd

T e m p e r at ur e and P r e ss ur e ( S T P ; p ar am e te r c o d e 8 110 2 i n A Q S ), a s r e qu i r e d fo r F R M / F E M
i n s t r u me n t s

. D e s c r i p t i o n: A ll PM 10 m e a s ur em e n t s c o ll e ct e d w it h F R M / F E M i n s t ru me n t s a r e r e qu i r e d t o b e e n te r e d i n t o A Q S a s S T P (p ar a mete r c od e 81102). I t i s a c c e p t a b le t o r e por t d a ta und e r bo t h L C a nd S T P

p ar am e te r c o d e s

. T h e f

o l l o w i n g C A RB m on it or s w e r e i d e n ti f i e d a s e n te r e d und e r on l y t h e L C

c o d e: S ou t h L a k e T aho e (06 01 70011), P O C 2.

M o j a v e

– P oo l e (06 0 29 0 011), P O C 3.

B a k e r s f iel d

– C ali f

o r n ia (06029001 4 )

, PO C 5.

P a s o R o b l e s ( 0 6 0792004), P O C 2.

S an L u i s O b i s po (0607 9 4 0 02), P O C 3.

S an ta B a r b a r a (0608300 1 1 )

, P O C 1.

S an ta M a r ia (06083100 8 )

, PO C 2.

T h e fo ll o w i ng no n -C A RB s ite s t h at ar e w it h i n t h e C A RB P QA O w e r e i d e n ti f ie d a s b e i n g e n t e r e d
und e r on l y t h e L C c od e:
B r a w l e y (060 2 50007), P O C 3, I m p e r i a l C oun t y A P C D.

N ila nd (0602540 0 4), PO C 3, I m p e r i a l C oun t y A P C D.

C o r c or an (06031 0 00 4 ), P O C 7

, S a n J o a qu i n V a ll e y A P C D.

M a d e r a ( 0 6 0392010), P O C 3, S a n J o a qu i n V a l le y A P C D.

La k e po r t ( 06 0 33300 1 ), P O C 2, L a k e Cou n t y A QM D.

A n d e r s on S pr i n g s (060 3 33 0 10), P O C 1

, L a k e C oun t y A Q M D.

G le nbrook (0603 3 3011), P O C 1, L a k e Co u n t y A QM D.

N i po m o ( 0 6079400 2 )

, PO C 2, S a n L u i s O b i s po C oun t y AP C D.

R e f e re n c e s: 40 C F R 50

, A pp e n d i x J

, S e c ti on 2. 2 ( N o t e t h a t t

h e r e a r e no C F R r e g u l a ti o n s t h a t s p e ci f y
op e r ati on a nd d a t a t r e at m e n t of PM 10 F E M i n s t r u m e n t s

. I n t h e a b s e n ce of r e g u l a ti on s s p ec i f i c t o PM 10 F E M i n s t ru m e n t s , t h e y m u s t a d h e r e t o r e q u i r em e n t s fo r F R M i n s t ru m e n t s , un le s s s tat e d

o t h e r w i s e .)

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d c h a n g e o r a d d t h e p a r am e t e r c od e f or t h e C A R B s it e s l i s t e d a bov e t o S T P ( i .e ., p ar am e te r c o d e 8110 2 )

. C A R B s hou l d w o r k w it h no n -C A RB d i s t r i c t s w it h i n it s P QA O t o h a v e
t h e n on-C A RB s ite s li s t e d a b ov e c h an g e d t o S T P.49

F i n d i n g # FO1

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e ld

F i n d i n g: [ R e l at e d P r e v i o u s F i n d i n g s G B3, SJV 3, & N S 2 ] D o c u m e n tati on a t t h e C A R B f iel d s it e s i s i n a d e qu a te and n o t r e v ie w e d b y ma n a g em e n t.

D e s c r i p t i o n: T h e le v e l an d c on s i s t e n c y of d o c u m e n ta t i o n a t t h e A Q S B m a n a g e d f i e l d s tati on s w a s i n a d e qu a te

t o r e c on s t ru c t t

h e m on it o r i n g t h at w a s c ondu c t e d a nd t o r e s o l v e d e f i n iti v e l y t h e d at a

qu ali t y i s s u e s i d e n t i f

ie d.

A Q S B s i t e op e r a t o r s u s e a v a r i e t y of d i f f e r e n t do c u m e n t s t o r ec ord i nfor m ati on p e r t a i n i n g t o s it e
op e r ati on s

. T h e s e i n c l ud e s t a ti o n l o g book s , s tati on m a i n te n a n c e s h ee t s , p a p e r s t r i p c h a r t s , a n d
d a ta r e p o r t s h ee t s

. F i e l d s t a f f a l s o d o no t c o n s i s t e n t l y

do c u m e n t w h e n t h e y no ti c e s o met h i n g ou t of t h e o r d i n a r y a

bou t t h e s ite t h a t c o u l d im p a ct r ea d i n g s ( c on s t r u c ti on, w e a t h e r ).

S e v e r al s p e c i f

i c i s s u e s r e g a r d i n g d o c u m e n t a ti on w e r e n o t e d:

T h e r e i s no cle ar d i r e cti o n a s t o w h e r e i n fo r m a ti o n r e g a r d i n g i n s t ru me n t i ss u e s t h a t c o u l d
im p a ct t h e v ali d i t y

of d a ta i s r e c o r d e d a n d h o w s u c h i nfor m a ti o n i s t r a n s mitt e d t o t h e d a ta

v a li d at or s.
I t i s n o t c lea r t h at i nfo r

m ati on r ec o r d e d b y t h e s ite o p e r a t or s on m on t h l y d a t a r e por t s i s

r e t a i n e d a s an o f

f i c ial r e c ord.

T h e r e i s no t r ec e n t e v i d e n c e
t h a t t h e r e h a s b e en

m an a g e me n t r e v i e w of t h e do c u m e n ta t i o n produ c e d

b y
t h e s t a ti on o p e r a t or s.
I n iti a l s do no t rou ti n e l y

a c c o m p a n y e n t r i e s. U s e of p e n c il an d e r a s i ng of

r ec o r d s w a s ob s e r v e d.

U s e of w h i t e -ou t on Ch a i n o f
C u s t o d y f or m s w a s ob s e r v e d.

E n t r i e s i n l o g book s ar e i n c o m p l e t e , w it hou t s u f

f i c ie n t i nfor m a ti on a s t o w h o w a s pr e s e n t a t t h e s it e , s e r ial

nu m b e r s of prob l e m a ti c i n s t r u m e n t s , d e s c r i p ti on s o f a c ti on s t a k e n, a n d h o w m u c h d a ta

c o u l d b e im p a c t e d.

T h e r e a r e no f

i e l d mai n te n an ce l o g b ook s f o r i n s t r u m e n t s

. L o g s a r e k e p t at t h e r e p a i r

s hop.

M L D s h o u l d d e v el op a c on s i s t e n t a ppro ac h t o s ite d o c u me n t a ti on a nd r e v i e w

. T h i s ma y i nvo l v e50

a s hor t

- t e r m s o l u ti on t o im prov e do c u m e n ta t i o n c on s i s te n c y a nd c o m p lete n e ss a nd a l o n g t e r m

s o l u ti on t o c o n v e r t a ll s i te do c u m e n t a ti o n t o e l e c t r o n i c r ec o r d s t h a t c a n b e m or e e ff i c i e n tl y produ c e d, r e v ie w e d, a nd i n c o r p o r at e d i n t o t h e d a t a v a li d a ti on p r o ce s s. R e f e re n c e s: Q A H an d book V o l u m e I I

, S ec t i o n 5

2003 N E L A C S t and a rd ( Q u a li t y S y s t e m s S ec ti on )

, w h i c h s ugg e s t s do c u me n t a ti o n r e qu i r e d f o r

a ll a s p e c t s o f am b i e n t ai r m o n it o r i n g op e r a ti o n s , prov i d e s t h e fo ll o w i n g g u i d a n c e:

5.5.5

. 5 T h e l a

bor a t or y s h a l l m a i n t a i n r e c ord s o f ea c h maj or it e m of e qu i p m e n t a n d it s s of t w a r e

s i gn i f ic an t t o t h e e nv i ro n me n t t e s t s p e r for m e d

. T h e r ec o rd s s h all i n c l ud e a t l e a s t t h e f o l l o w i n g:

a ) T h e i d e n ti t y

of t h e it e m o f e qu i p me n t a nd it s s of t w a r e

. b ) T h e ma nuf

a c t ur e r’ s n a m e , t y

p e i d e n t i f i c ati on, a nd s e r ial nu m b e r or o t h e r u n i qu e i d e n t i f i c ati on.

c ) C h ec k s t h a t e qu i p m e n t c o m p li e s w it h t h e s p e c i f ic a ti o n ( s e e 5.5.5.2).
d ) T h e c u r

r e n t l o ca ti o n.

e ) T h e ma nuf

a c t ur e r’ s i n s t r u c ti on s , i f a v ai l a b l e , or r e f e r e n ce t o t h e i r l o c a ti on. f ) D at e s , r e s u lt s and c op i e s of r e por t s a nd c e r ti f i c at e s o f all c ali b r ati on s , a d j u s t m e n t s ,
a cc e p ta n ce c r it e r i a , an d t h e du e d a t e o f n e x t c ali br ati on.
g ) T h e mai n t e n an c e p la n, w h e r e a p p ropr i a te

, a nd ma i n t e n a n ce c a r r i e d ou t t o d at e; do c u m e n ta t i o n on a ll ro u ti n e a nd n o n-rou ti n e ma i n t e n a n ce a c ti v iti e s a nd r e f e r e n c e

m a te r ial v e r i f

i ca ti o n s. h ) A n y d a ma g e , m a l fu n cti on, m od i f i c at i o n or r e p a i r t o t h e e qu i p me n t. i ) I f a v a ila b l e , c o nd iti on w h e n r e cei v e d ( e

. g

. , n e w , u s e d

, r e c ond iti on e d).

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: F i e l d d o c u m e n t a ti on s h o u l d b e i m p r o v e d a nd a pr o c e s s d e v e l o p e d a nd im p l e me n t e d t o p r o v i d e d e f e n s i b le e l e ct r o n i c d o c u m e n t a ti on. S e e F i nd i n g S J V 7 D e s c r i p ti on s e c ti on for r e c o m m e nd a t i o n s

a s t o t h e t y

p e o f s t and a r d i nfor m a ti o n t h a t c o u l d b e i n cl ud e d i n l o g book s.51

F i n d i n g # FO2

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A re a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: M an a g e m e n t o v e r s i g h t o f s it e op e r a t or s n e e d s s t r e ng t h e n i n g. D e s c r i p t i o n: A s s tat e d i n F i nd i ng FO 1

, t h e s it e o p e r a t or s a r e n o t c o n s i s t e n t l y fo ll o w i ng E PA g u i d a n c e f o r

r e g u lat o r y a m b i e n t a i r qu a li t y d at a c o lle c ti on. D u e i n p a r t t o t h e g e o g r a ph i c e x te n t of t h e

n e t w ork, m an a g e me n t o v e r s i gh t o f t h e s i t e op e r a t i o n s i s e s p ec ial l y c h all e n g i n g

. N on e t h el e s s , pro c e du r e s f

or m a n a g e m e n t c o n t r o l s a r e n ee d e d t o e n s ur e t h at s it e o p e r a t i on s produ c e robu s t d a t a for r e g u l a t o r y

d e c i s i on s.
R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: E P A r ec o mm e nd s t h a t m a n a g e r s d e v el op c h e c k li s t s a n d c ond u c t r e g u l a r s it e v i s it s

. I t m a y b e h e l p f u l for t h e m an a g e r s t o p a r t ici p a t e i n r o u t i n e t r a i n i n g f o r f i e l d op e r at or s s o t h e kn o w l e d g e b a s e i s s im i l ar. E P A a l s o r e c o mm e nd s u s i n g t h e l o gbook s a nd o t h e r r e c ord s ( e

. g. , ma i n t e n a n c e l o g s and c a li br a ti on s h e e t s ) a s ov e r s i g h t a i d s

. T o t h i s e nd, e l e c t ron i c r e c o r d s m a y b e u s e fu l.52

F i n d i n g # FO3

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r ati ons

F i n d i n g: C A RB f i e l d op e r at o r s h a v e no t b e e n t r a i n e d on n e w S O P s. D e s c r i p t i o n: C A RB f i e l d op e r at o r s w e r e g e n e r al l y prof i c i e n t w it h t h e pro c e du r e s t h e y u s e t o c ondu c t t

h e i r

m on it or i n g a c ti v iti e s ; ho w e v e r, f i e l d op e r at or s d i d n o t a l w a y s un d e r s ta nd w h y it w a s im por t a n t

t o fo ll o w s p e ci f

ic pro t o c o l s and w e r e found t o b e l a x i n f o ll o w i n g r e qu i r eme n t s i n s o me i n s t an c e s

. F u r t h e r , it w a s no t e d t h at t r ai n i n g a n d / or d e m on s t r ati on of prof i c i e n c y w a s no t

a d e qu a te l y

d o c u m e n t e d.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd a t i o n to A dd re ss F i nd i n g: C A RB s h o u l d d e v el op a for m a l s y s t e m t o e n s ur e a nd do c u m e n t t h at a ll s t a f f a r e f amili a r w it h t h e
qu al i t y m an a g e m e n t s y s t e m an d ar e t r a i n e d a nd p r of i c ie n t a t t h e m on it or i ng t a s k s t h a t t h e y a r e
p e rfor mi n g

. S u c h a s y s t e m c ou l d i n c l u d e t r a i n i ng s for f i e l d s t a f f w h e n S O P s a r e d e v e l op e d or

r e v i s e d ; p e r i o d i c r e f

r e s h e r c our s e s ; m o n t h l y s ite o p e r a t or m e e ti n g s ; r e g u l a r m a n a g e r v i s it s t o

s i te s ; s t and a r d l o g book s t h a t g et c h e c k e d a nd s i g n e d off on r e gu l a r l y

.53

F i n d i n g # FO4

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: R e s i d e n c e tim e c a l c u l a ti on s w e r e no t a v a il a b le a t a n y C A R B s ite s v i s it e d.

D e s c r i p t i o n: R e s i d e n c e tim e i s d e f

i n e d a s t h e a m oun t o f time it t a k e s for a s a m p l e o f a i r t o t r a v e l fro m t he

op e n i n g o f t h e c an e t o t h e i n l e t o f t h e i n s t ru me n t . 40 C F R P a r t 58, A pp e n d i x E S e c ti on 9 s t a t e s
t h a t for t h e r e ac ti v e g a s e s (O 3 , NO 2 , an d SO 2 ) r e s i d e n c e tim e s m u s t b e l e s s t h a n 20 s ec o n d s

. A d d i ti o n a l l y , it i s r e c o m me nd e d t h at t h e r e s i d e n c e tim e w it h i n t h e m a n i fo l d a n d s am p l e li n e s t o
t h e i n s t ru m e n t s i s le s s t h an 10 s e c ond s

. T h e s t a ti on te c hn ic i a n s s hou l d ca l c u l a t e t h e r e s i d e n ce tim e , d o c u me n t it i n t h e s t a ti on l o g b ook, a n d p e r i od i c all y v e r i f y t h e d at a

.

T h e r e w e r e no cl e a r r e c o r d s of r e s i d e n c e tim e o f t h e s a m p li ng li n e s a t e a c h s it e

. T h e s it e
op e r at o r s d i d n o t kno w h o w r e ce n t l y t h e r e s i d e n ce tim e h a d b e e n r ec a l c u l a t e d. A t a mi n im u m , t h e r e s i d e n c e time s ho u l d b e c a l c u l at e d for ea c h i n s t ru me n t a f t e r a n y c h a ng e i s m a d e t o t h e

s a m p li n g t r a i n, s u c h a s t h e r e m ov al or a dd iti on of o t h e r i n s t ru m e n t s , a nd p o s t e d a t e ac h s it e

.

T h e s t a ti on te c hn i c ia n s s hou l d c a l c u lat e t h e r e s i d e n ce time , do c u m e n t it i n t h e s t a ti o n l o g book or

o t h e r for m a v a il a

b le a t t h e s it e , a nd p e r i od i c a l l y v e r i f y t h e m e a s ur e m e n t

. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x E S e c ti on 9

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d c a lc u l a t e r e s i d e n c e time s f o r a ll g a s e o u s m on it or s , m od i f y s it e s w it h r e s i d e n ce tim e s i n e x c e s s of 20 s e c ond s , w it h a g o a l of 1 0 s e c ond s , a n d e v a l u at e a n y im p a c t on c o m p lia n ce d a ta du e t o e x c e s s i v e r e s i d e n c e tim e s

. C A RB s h o u l d a l s o h a v e r e s i d e n c e t i m e c al c u l a te d a nd

po s t e d or ac c e s s i b l e o n

- s ite.54

F i n d i n g # FO5

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: D el a y i n s e nd i n g PM 2 .5 s a m p l e s h a s r e s u lt e d i n l o s s o f d a t a. D e s c r i p t i o n: PM 2 .5 s a m p l e s ar e s ub

j e c t t o a ma x im u m of a 3 0

- d a y ho l d f ro m t h e time t h e s a m p l e s a r e ta k e n t o

w h e n t h e y ar e c o n d iti on e d a nd w e i gh e d. I f s am p le s a r e no t mai n t a i n e d a t t e m p e r a t ur e s b e l o w t h e

a v e r a g e am b i e n t t em p e r at ur e dur i n g s am p li n g , t h e ho l d tim e i s li m it e d t o 10 d a y s

. S a m p le s at

on e s it e , Y ub a C i t y , w e r e h e l d t o o l on g a t t h e s t at i on po s t

- c o lle c ti on. I n s o m e c a s e s t h e d e l a y h a s

r e s u lt e d i n t h e n e e d f

o r i mm e d iat e c o nd iti on i n g / w ei g h i n g i n la bor at o r y ( e .g. , 12 / 4 / 10) a nd i n

o t h e r c a s e s h a s r e s u lt e d i n i nv a l i d a ti on ( e

. g. , 9 / 22 / 10 a nd 6 / 17 / 1 0 t hrou g h 6 / 20 / 1 0 ).

R e f e re n c e s: 40 C F R 50

, A pp e n d i x L

, S e c ti on 8

. 3.6

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: PM 2 .5 s a m p l e s s h ou l d b e s e n t t o t h e l a b o r at o r y w i t h i n 15 d a y s o f s a m p l e c o lle c ti on. F i e l d

op e r ati on m an a g e r s s ho u l d e n s u r e t h a t t h e p r o t o c o l i s f o l l o w e d.55

F i n d i n g # FO6

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: PM m a k e -up s a m p le s a r e no t b e i ng t a k e n i n a cc or d a n c e w it h E P A g u i d a n c e. D e s c r i p t i o n: A c c ord i n g t o E P A ’ s A p r il 1999 G u i d e li n e o n D a t a H a n d l i n g Con v e n ti on s f o r t h e P M N AA QS

, PM 10 m a k e up s a m p le s m a y c oun t t o w a rd c o m p l e t e n e s s w h e n c o ll e ct e d n o m o r e t h a n 7 d a y s

a f t e r a s c h e du l e d s a m p l e or i f t h e y a r e c o ll e c t e d b e t w e e n t h e mi s s e d s a m p le d a y a nd t h e n e x t

s c h e d u l e d s a m p li n g d at e

. F or e x am p l e , a mi s s e d s a m p le f o r a 1

- i n-6 d a y s c h e du le c ou l d b e m a d e up b e fo r e t h e n e x t s c h e du le d s am p l e d a y or t h e d a y fo ll o w i n g t h e n e x t s c h e du l e d s a m p le d a y. R e f e re n c e s: h ttp :// e p a

. g ov / t t n c aa a 1 /t 1 / m e m or and a/

p m f i n a l .pdf

, p g 3 2 -33

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e n s ur e t h at t h e PM 10 Q A P P / SO P d e s c r i b e s t h i s s it u a ti on, a nd t h a t t h e f i e l d

op e r at o r s a r e aw ar e o f t

h i s prov i s i on.56

F i n d i n g # FO7

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 20 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: PM 10 Q C c h e c k s ar e no t c on s i s t e n t l y r e c or d e d. T h e r e i s no do c u me n t i n w h ic h f iel d op e r a t o r s ar e d i r e c t e d t o r e c o r d t

h i s i n f or m a ti on. D e s c r i p t i o n: PM 10 Q C c h e c k s ar e b ei n g c arr i e d o u t b y C A R B f iel d op e r a t or s , bu t t h e c h e c k s a r e no t

c o n s i s t e n t l y

do c u m e n t e d

. T h e m on t h l y c h e c k s h e e t do e s n o t h a v e a m on t h l y f l o w r at e

v e r i f i c a t i o n e n t r y. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d i n c l u d e PM 10 Q C c h e c k s on t h e m on t h l y c h e c k s h e et o r i n s o me o t h e r do c u m e nt

an d e n s ur e t h a t f

i e l d o p e r a t or s c on s i s t e n t l y r e c o rd t h e i n f

or mat i o n.57

F i n d i n g # FO8

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: C A RB f i e l d s t a ff do no t c h ec k d a t a a f t e r s e n d i n g i nfor m a ti on t o t h e C A R B off i c e s

. D e s c r i p t i o n: S t a ti on o p e r a t or s w e r e u n a b l e t o ac c o u n t f o r s o m e d a t a i n A Q S

. E P A fo u nd a n i n s ta n ce w h e r e
t h e s t a ti on o p e r a t or m a d e an i n c orr e c t no te

, w h i c h r e s u lte d i n a d at a po i n t b ei n g e n te r e d i n t o A Q S t h a t s h ou l d h a v e b ee n i nv a li d at e d

.

S t a ti on o p e r a t or s m a k e no t e s i n t h e s t a ti on l o g , on m on t h l y c h e c k s h e et s , on s t r i p c h a r t s , a nd on

t h e m on t h l y

d a ta r e por t

. T h e y m a k e no te s o n a ll f l a g s c on t a i n e d i n t h e m o n t h l y d at a r e por t

, e d i t

t h e d a t a , a nd t h e n s e n d e v e r y t h i n g t o t h e d at a

v a l i d at or , w h o r e v i e w s t h e i n for m a ti o n a nd c a ll s

w it h a n y qu e s ti on s

.

T h e s t a ti on op e r a t or s d o no t r e v i e w t h e d a t a a f t e r t h e d a t a

v ali d a t or m a k e s c h a n g e s , a nd do n o t l ook at t h e d at a e n t e r e d i n t o A QS

. T h e y o f t e n a r e no t a w a r e t h at t h e r e h a s b e e n a p r o b l e m , do

no t kn o w w h y ce r t a i n f

la g s h a v e b e e n e n te r e d or w h y d a t a w e r e i nv a l i d a te d.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d r e v ie w t h e d a ta v a li d ati on S O P a n d d e t e r mi n e i f t h e r e s h ou l d b e a n a dd iti o n a l s te p

w h e r e s tati on op e r at o r s r e v ie w t h e d a t a v a li d a t or ’ s c h a n g e s o r t h e AQ S d a t a e n t r y.58

F i n d i n g # FO9

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: T h e Y ub a C it y s ite h a s s e v e r a l s i gn i f i c a n t s iti n g i s s u e s t h a t n e e d t o b e r e s o l v e d.

D e s c r i p t i o n: T h e Y ub a C it y s ite m on i t or s for t h e fo ll o w i n g p o ll u t an t s f

o r c o m p ar i s on
t o t h e NAA QS : O 3 , NO 2 , PM 10 (h i g h vo l . f

ilt e r

- b a s e d)

, PM 2

. 5 (f

i lte rb a s e d)

T h e s it e a l s o h a s a PM 2 .5 B AM t h a t i s u s e d for non- N A AQ S purpo s e s.

T h e m o n i t o r s ar e o n t h e r oof of a

s m a ll c o m m e r c i a l b u i l d i n g i n a
g e n e r a l l y r e s i d e n ti a l n e i ghborhoo d

. T h e g a s e ou s p r o b e i s o n t h e

nor t h e a s te r

n po r ti o n of t h e roof.

T h e p a r tic u l a t e m o n it o r s ar e on t h e

s ou t h e rn por ti on of t h e r o o f a nd t h e B AM i n l e t i s o n t h e nor t h w e s te r n
por ti on of t h e r o o f.

T h e g a s e ou s p r o b e i s w it h i n 3 m e te r s of t r e e s a nd 4 m e t e r s f ro m t h e r o a d w a y

. T h i s p r o b e m u s t b e a t l e a s t 10 mete r s fr o m t h e r o a d w a y a nd t h e d r i p li n e of a d ja ce n t t r e e s

. T h i s c o u l d b e r e s o l v e d
b y m o v i n g t h e prob e t o t h e s ou t h a nd t r immi n g t h e a d j a ce n t t r ee s.

T h e p a r tic u l a t e m o n it o r s ar e w it h i n 6 met e r s o f a t r e e ( s ) t o t h e ea s t a nd 1 0 m e t e r s of a t r ee t o t h e

s ou t h w e s t

. T h e i n s t ru m e n t s m u s t b e a t le a s t 10 m e te r s f r o m a d j a c e n t t r e e s ( a

d i s t a n c e o f 20

m e te r s i s p r e f

e r a b l e ). T h i s c ou l d b e r e s o l v e d b y t r immi n g t r e e s.59

T h e met e oro l o g ical t o w e r i s t oo s h o r t for t h e s urr o und i n g t

r e e s a nd bu il d i n g s

. I t i s r e c o mme nd e d

t h a t t h i s t o w e r b e e le v a te d t o 10 m e te r s a b o v e t h e r o o f

h e i g h t

, i f po s s i b l e

. I f t h e t o w e r c a nno t b e

a d j u s t e d

, t h e d a t a s h ou l d b e u s e d w it h c a u ti on. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58 A pp e n d i x E

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d r e s o l v e s iti n g i s s u e s b y m ov i n g p r o b e s /m on it or s a nd / or t r immi n g t r e e s.60

F i n d i n g # FO 10

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: R e c ord s i nd i c at e t h a t c a l i br a ti on s of g a s e ou s po ll u t a n t i n s t ru m e n t s a r e n o t c on s i s te n t l y do n e

a c c ord i n g t o a s c h e du le.

D e s c r i p t i o n: S t a ff and ma n a g em e n t i n d ic a t e d t h a t c a l i b r ati on s a r e p e rfor m e d e v e r y s i x m on t h s

. C a li br a t i o n s

w e r e t y p icall y do n e w it h i n t h e s i x

- m on t h t ime f r am e , bu t t h e r e w e r e i n s ta n c e s w h e n i n s t ru me n t s

w e r e no t cali b r at e d for 9 -16 m o n t h s. R e f e re n c e s: Q u ali t y A s s u r an c e H a n d book f or A i r P o ll u ti on M e a s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u me 2

S e ct i o n 12.3

A p p e nd i x D

, O 3 V ali d a t i on T e m p late

R e c o mm e nd at i o n to A dd re ss F i nd i n g: E P A r ec o mm e nd s c a li br a t i n g i n s t ru me n t s e v e r y s i x m on t h s i f z e ro / s p a n c h e c k s a r e do n e b i w e e k l y a nd ann u a l l y i f z e ro / s p an c h e c k s a r e do n e d a i l y.61

F i n d i n g # FO 11

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r ati ons

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g A Q S B 7 ] T h e nu m b e r of NO 2 tit r a ti on po i n t s t a k e n dur i n g cali br a ti on do e s n o t

m e et r e g u l a t o r y r e q u i r em e n t s. D e s c r i p t i o n: E P A r e g u lat i o n r e qu i r e s t h a t NO 2 c ali b r ati on s b e v e r i f i e d w it h a mi n im u m o f 3 po i n t s ; 5 po i n t s

ar e r e c o mm e nd e d. T h e AQ S B c a li br a ti on g r o up on l y t a k e s 2 NO 2 tit r a ti on po i n t s

. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 50

, A pp e n d i x F d e s c r i b e s t h e r e qu i r e m e n t s f o r NO 2 c ali b r ati o n. S e ct i o n 1.5.9.4 s t a te s : “ M a i n t ai n i n g t h e s a m e F N O

, F O

, a nd F D a s i n s e c t i on 1.5

. 9.1, a d j u s t t h e O 3 g e n e r a t or t o ob ta i n s e v e r a l o t h e r c on ce n t r ati o n s o f NO 2 ov e r t h e NO 2 r a n g e ( at l ea s t f i v e

e v e n l y s p a ce d po i n t s ac r o s s t h e r e m a i n i ng s c a l e a r e s u gg e s te d) .”

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d a dd at l ea s t on e m o r e tit r ati on po i n t t o NO 2 c ali b r ati on s.62

F i n d i n g # FO 12

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: M u lti -po i n t c a li br a ti on s of PM 2

. 5 i n s t r u m e n t s a r e no t do n e rou ti n e l y. D e s c r i p t i o n: T h e A Q S B c a li br a ti on g r oup p e r f o r m s s i n g le po i n t c a l i b r ati on s of PM 2 .5 i n s t r u m e n t s e v e r y s i x

m on t h s

. T h e r e i s no pr o v i s i on for t h e s e i n s t r u m e n t s t o b e c h ec k e d w it h a m u lti -po i n t c a li br a ti on

on a r e g u la r b a s i s , a s r e q u i r e d b y 4 0 C F R P a r t 50

, A pp e nd i x L

. I t i s r e c o m m e n d e d t h a t m u ltipo i n t c h e c k s b e p e r for m e d annu all y f o r s a m p l e r

f l o w

. M u lti -po i n t c h ec k s of t h e PM 2

. 5 s a m p l e r
t e m p e r a t u r e an d p r e s s ur e s e n s or s s hou l d al s o b e p e rfor m e d i f p h y s i ca l l y po s s i b l e.
R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 50

, A pp e n d i x L

9.1.1 M u lti po i n t c a li br a t i on a nd s i n g l e

- po i n t v e r i f i ca ti on o f t h e s am p l e r ' s f

l o w r a t e m e a s ur e m e n t d e v i ce m u s t b e p e r f

o r m e d p e r i od ic a l l y t o e s t a

b li s h a n d m a i n t a i n t r ac e a b il i t y of s ub s e qu e n t f l o w

m e a s ur em e n t s t o a f

l o w r a te s t an d ard.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d im p l e m e n t rou ti n e m u l t i p o i n t c a li br a ti on s of PM 2

. 5 i n s t r u m e n t s.63

F i n d i n g # FO 13

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g A Q S B 8 ] AQ S B i s n o t f o r mal l y do c u m e n ti n g t h e qu a li t y of z e ro a i r b e i n g

u s e d i n t h e pr o g r a m. D e s c r i p t i o n: Z e ro a i r s c rubb e r s ar e u s e d i n p l a c e o f ce r ti f i e d ze r o a i r f

o r i n s t ru m e n t c a l i br a ti on s

. T h i s i s a

c o m m on pr ac tic e an d a c c e p t a b l e . B ec a u s e z e ro a i r i s u s e d t o g e n e r a t e t h e z e ro p o i n t a nd t h e

c ali b r ati on mi x e s , it m u s t b e t r e at e d a s a s t a n d a rd. A s s u c h, z e ro a i r s c rubb e r m a i n t e n a n c e a n d

v e r i f i c a t i o n m u s t b e do c u m e n t e d.

R e f e re n c e s: Q A H a n db oo k V o l u m e II

40 C F R P a r t 50, A pp e nd i x F
1.3. 2 Z e ro a i r. A i r, f

r ee o f c on t a mi n a n t s w h i c h w i l l c a u s e a d et ec ta b l e r e s p o n s e on t h e N O / NO X / NO 2 an a l y z e r o r w h ic h mi g h t r e a ct w it h eit h e r N O , O 3 , or NO 2 i n t h e g a s ph a s e tit r a ti on. R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d do c u m e n t t h e qu a li t y of ze ro a i r w h e n m a i n t e n a n ce i s p e r f or m e d on t h e z e ro a i r

s c rubb e r s and o n a

p e r i o d ic b a s i s.64

F i n d i n g # FO 14

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e ld

F i n d i n g: S p an and pr e ci s i on g a s e s u s e d i n t h e f i e l d a r e no t b e i ng ca li br a te d rou ti n e l y. D e s c r i p t i o n: I n o rd e r t o r e d

u c e t h e n u m b e r of g a s e o u s s t a nd a r d s t h a t a r e r ec e r ti f i e d

, A QS B h a s no t h a d t h e f i e l d s t and a r d s u s e d for s p a n an d pr e c i s i on c h e c k s of C O

, NO 2 , a n d SO 2 c e r ti f i e d r o u t i n e l y

. E P A

r e g u lati on s r e q u i r e t h a t s t and a r d s u s e d t o p e r for m t h e r e qu i r e d Q C c h e c k s e v e r y t w o w e e k s m u s t b e ce r ti f i e d. A QS B c on ti nu e d t o u s e c e r ti f i e d g a s e s for r o u ti n e i n s t ru m e n t c a li br a ti on s

. R e f e re n c e s: Q A H a n db oo k V o l u m e II

40 C F R P a r t 50, A pp e nd i x F
1.3. 1 N O c on c e n t r a ti on s t and a r d : G a s c y li n d e r s t a nd a rd c on t a i n i n g 5 0 t o 1 00 pp m NO i n N 2 w it h le s s t h an 1 pp m NO 2

. T h i s s t a n d a rd m u s t b e t r a ce a b l e t o a N ati on a l B ur ea u of
S t and a rd s ( N B S ) N O i n N 2 S t and a rd R e f e r e n ce M a te r i al ( S R M 1683 or S R M 16 8 4 )

, a n N B S NO 2 S t and a rd R e f

e r e n ce M a t e r i al ( S R M 1629), or a n N B S /E P A

- a p p ro v e d

c o m m e r c i a l l y a v a il a

b l e C e r ti f i e d R e f e r e n c e M a t e r ial ( C R M ).

40 C F R P a r t 58, A pp e nd i x A
3.2. 1 O n e

- P o i n t Q u ali t y Co n t r o l C h e c k fo r SO 2 , NO 2 , O 3 , a n d C O

. . . . T h e s t a nd a r d s fro m w h i c h c h e c k c o n ce n t r a ti on s a r e o b t a i n e d m u s t me e t t h e s p e ci f i c a ti on s of s e c ti on 2.6
of t h i s a pp e n d i x.

2.6. 1 G a s e ou s p o l l u t an t c o n ce n t r a ti o n s t a n d a rd s ( p e r me a ti on d e v ic e s or c y li nd e r s of

c o m p r e s s e d g a s ) u s e d t o o b t a i n t e s t c on c e n t r a ti on s for C O

, SO 2 , N O

, a nd NO 2 m u s t b e
t r ac e a b l e t o e it h e r a N a t i on al I

n s tit u t e of S t a n d a r d s a nd T ec h no l og y ( N I S T ) T r a ce a b l e R e f e r e n c e M at e r i a l ( N T R M ) or a N I S T

- c e r ti f i e d G a s M a nu f

ac t ur e r 's I n t e r n a l S t a n d a rd ( G M I S ), ce r ti f

ie d i n a c c o rd an c e w it h o n e of t h e p r o c e dur e s g i v e n i n r e f e r e n c e 4 of t h i s

a p p e nd i x

. V e ndor s a dv e r ti s i n g c e r ti f icati on w it h t h e pro ce d

u r e s prov i d e d i n r e f

e r e n c e 4
of t h i s a pp e n d i x and d i s t r i bu ti n g g a s s e s a s “E P A P r o t o c o l G a s ” m u s t p a r ti c i p at e i n t h e E P A P ro t o c o l G a s V e r i f

ic a ti on P rogr a m o r

n o t u s e “ E P A ” i n a n y for m of a dv e r ti s i n g.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A R B s hou l d c e r ti f

y a ll f i e l d g a s e s u s e d t o p e rfor m Q C c h ec k s.65

F i n d i n g # FO 15

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti on s

– I n s t r u me n t T e s ti ng, C e r ti f

ic a ti o n , a nd R e p air

F i n d i n g: I n s t ru m e n t s r e m ov e d f

r o m t h e f i e l d a r e no t a l w a y s e ff

i c i e n t l y t r a c k e d a nd r et u r n e d t o t h e r e p a i r l a b o r at o r y f a c ili t y for d ia g no s i s , r e p a i r, a nd r e u s e

. L o s s of d a t a h a s o cc u r r e d du e t o un a v ail a b ili t y of s p ar e i n s t r

u m e n t s. D e s c r i p t i o n: T h e i n s t ru m e n t t r a c k i n g /i nfo r m a ti on s y s tem h a s a t l e a s t t hr e e d i f f e r e n t c o m p o n e n t s : 1) a n

e le c t ron i c d at a

b a s e i n te n d e d t o k ee p b a s i c t r ac k i n g i n f o r m ati on fo r a ll of t h e a g e n c y’ s s u pp li e s

an d e qu i p me n t; 2) a

h a r d c o p y P a r t s and S up p l i e s b i n d e r k e p t i n t h e M L D S t o c kroo m t h at a t t h e tim e of t h e a

ud it d i s p la y e d a la s t r e v i s i on d a t e of A u g u s t 2009 ; a nd 3) a n i n s t ru m e n t f ili n g

c a b i n e t k e p t i n t h e M L D i n s t r u m e n t l a b o r at o r y , w i t h t h e i n t e n ti on t h at ea c h i n s t ru me n t h a v e it s

o w n i nd i v i du a l fo l d e r w it h d e tai l e d i nfor m a ti on a b ou t a c ce p t a n ce t e s t s , r e p ai r s , a nd o t h e r

r e l e v an t h i s t o r y

. I t i s li k e l y t h at a ll of t h e s e s our ce s t o g et h e r c on tai n m o s t o f t h e u s e fu l a nd

n e c e s s a r y i n f

or mat i o n n ee d e d t o ac c o m p a n y a n i n s t ru m e n t

. I t m a y b ec o m e d i ff i c u lt t o f i nd a n d

c orr e l at e i nfor m a ti on f

r o m t h e t hr e e d i ff

e r e n t s y s t e m s

. A b e tt e r a

p p r o a c h w ou l d b e t o c o m b i n e

a ll t hr e e i n t o on e c e n t r a l iz e d s y s tem s p e c i f i c t o m o n i t o r i ng e qu i p me n t.

T h e op e r a ti on s s upp o r

t ma n a g e r s t a t e d t h a t r e p l a ce d i n s t ru m e n t s a r e s o metime s le f t at s it e s a n d

ma y g o unno ti c e d un til t h e r e i s a s h o r t f a ll i n t h e l a

bor a t or y

. I n s u c h c a s e s , t h e a ppro a c h u s e d t o f i nd t h e s e mi s s i ng i n s t r

u m e n t s c a n b e r at h e r t e d i o u s , i nvo l v i ng ca lli n g m u l t i p l e s ite s b e fo re f i nd i n g t h e orp h an e d i n s t ru me n t

. T h e i n s t ru me n t t r ac k i n g s y s t e m mai n t a i n e d b y t h e a g e n c y i s no t

e ff i c i e n t and h a s t h e po te n tia l t o im p ac t d a t a c o m p l e t e n e s s

. I n on e i n s t a n ce , d a ta c o m p let e n e ss

w a s im p a c t e d a t t h e S u tte r B u tte s s it e dur i n g t h e s u m m e r of 2011 w h e n a mal fun c ti on i n g O 3 i n s t r u me n t w a s no t p r o m p tl y r e p lac e d d u e t o t h e la c k of a s p a r e

. C A R B s h ou l d d e v e l op a s y s t e m
t h a t t r a c k s i n s t ru m e n t s s o t h a t t h e y ar e d i a g no s e d a n d r e p a i r e d pro m p t l y t o b e a v a il a b le f o r r e u s e. R e f e re n c e s: Q u ali t y A s s u r an c e H a n d boo k f or A i r P o ll u ti on M e a s u r e m e n t S y s t e m s V o l u m e II : A m b i e n t A i r Q u ali t y M o n it o r i n g P r og r am ( D e c em b e r 200 8 )

, S e c ti on s 11 & 13.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e s t a b li s h and im p lem e n t a r o b u s t a n d ce n t r aliz e d m o n it o r i ng e qu i p me n t t r ac k i ng

s y s tem t h a t a ll o w s for pr o m p t an d ac c u r a t e t r ac k i n g c o n tai n i n g a ll r e l e v a n t i nfor m a ti o n ( i

. e.

r e p ai r s , cal i b r ati on s , et c .) of i n s t ru me n t s

. G i v e n l ong d i s ta n c e s b e t w e e n l o c a ti on s i n t h e s t a te and

a s s o c i a t e d s h i pp i n g c o s t s a nd tim e , C A R B m a y c h oo s e t o e x p l or e t h e e s t a b li s h m e n t of a s e c ond
i n s t r u me n t l a bor at o r y f

a cili t y t o s e rv e t h e S ou t h e r n C a li fo r n i a r e g i on.66

F i n d i n g # FO 16

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: 2011

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti ons

P o s i t i v e F i nd i n g: C A RB i s w ork i n g t o im p rov e c o mm un ic a ti on w it h f i e l d s t a ff.

D e s c r i p t i o n: C A RB’ s m on it or i n g f

i e l d op e r a ti on s m a n a g e r i s i n s tit u ti n g q u a r t e r l y m e eti n g s w it h a ll f i e l d s t a f f
i n ord e r t o im p r o v e c o m m u n i ca ti on s

. E P A s uppor t s t h i s a s a w a y t o im prov e c on s i s te n c y a nd

c o o r d i n a ti on b e t

w e e n t h e f

i e l d s t a ff ac r o s s C a li fo r n i a. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: N /A67

F i n d i n g # FO 17

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: F i e l d O p e r a ti on s

– I n s t r u me n t T e s ti ng, C e r ti f

ic a ti o n , a nd R e p air

P o s i t i v e F i nd i n g: C A RB m a i n tai n s a w ell

- e qu i pp e d s t o c kroo m o f s p a r e p a r t s , mai n t a i n s a la rg e e qu i p me n t

pur c h a s e o rd e r h i s t or y , a nd d e v e l op s t horo u g h e q u i p m e n t te s ti n g p r o c e du r e s t h a t a r e r e g u la r l y upd at e d.

D e s c r i p t i o n: C A RB m a i n tai n s a s t o c k r o o m w it h i n t h e M L D f acilit i e s t h at i s w e ll e qu i p p e d w it h a ll t y p e s o f

r e p lac e me n t p ar t s a nd s p ar e s

. T h i s u s u a l l y all o ws f or timel y p r e v e n ti v e car e a nd op e r a ti on of t h e

m on it or i n g n et w ork.

D ur i n g t h e a

ud it

, C A R B w a s a b l e t o p r o v i d e m o s t of t h e do c u m e n tat i o n for la r g e e qu i p m e n t

pur c h a s e s i n cl ud i n g b i d i n g s p e c i f i c ati on s b a s e d o n E P A r e g u lati on s , p u r c h a s e r ec e i p t s a nd

c o n d iti on r e por t s , c on t r a c t m anuf a c t u r e r s e rv i c e a g r e em e n t s , a nd p r o c e d ur e s / c on d i ti o n s for t h e

r e l e a s e of f

u n d s t o t h e m anuf

a c t u r e r.

C A RB d e v el op s e x t e n s i v e pro c e d u r e s t o t e s t a ll n e w l y ac qu i r e d i n s t ru m e n t s

. S e v e r al of t h e s e A c ce p t a n ce Te s t P ro c e d

u r e s ( A T P ) w e r e e x a mi n e d dur i n g t h e a ud it

. C A R B d e v e l op s t h e s e for m s

s p ec i f i c t o e a c h i n s t ru me n t m od e l

. T h e A T P for m s c on tai n d e t a ile d pr o c e d u r e s a nd s p e c i f i c ati on s
t h a t s hop te c hn ic i a n s s h o u l d c h e c k w h e n i n s t ru me n t s a r e f i r s t r e ce i v e d. T h e A T P for m s all o w for

r e v ie w and a ppro v a l b y t h e O p e r a ti on s S uppor t M a n a g e r , a s w e ll a s t h e A i r Q u a li t y S urv e illa n c e B r a n c h C h i e f.

R e f e re n c e s: Q u ali t y A s s u r an c e H a n d book f or A i r P o ll u ti on M e a s ur e m e n t S y s t e m s V o l u m e I I : A m b ie n t A i r Q u ali t y M o n it o r i n g P r og r am ( D e c em b e r 200 8 )

, S e c ti on s 11.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: N /A68

F i n d i n g # D M1

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: T h e d at a v a li d a ti on an d r e v i e w / v e r i f i c a ti on pro c e dur e s p e r for m e d b y A Q S B

, N L B, a n d A Q A S

ar e no t f o r m al l y pub li s h e d i n a c on t ro l

- c o p i e d SOP.

D e s c r i p t i o n: S O Ps d e t a il t h e w ork pr o c e dur e s t h a t a r e t o b e c o n du c te d or f o ll o w e d w it h i n a n o r g a n iz a ti o n

. S O Ps do c u me n t t h e w a y a cti v iti e s ar e t o b e p e rf or m e d t o e n s u r e c on s i s te n t c onfor m a n c e t o
t e c hn i c a l a nd qu alit y s y s t e m r e q u i r e m e n t s a nd t o s uppor t d at a qu alit y

. S O P s a r e i n t e nd e d t o b e

s p ec i f i c t o t h e o r g an i z a ti on or f

a c i li t y w ho s e acti v it i e s a r e d e s c r i b e d a nd a s s i s t t h a t o rg a n iz a ti o n
t o ma i n t a i n t h e i r q u a li t y c on t ro l and qu a li t y a ss ur a n c e p r o ce s s e s a nd e n s u r e c o m p li a n c e w it h

g ov e r n m e n t a l r e gu l a ti on s

. We l l

- w r itt e n SO P s c a n a l s o s e rv e a s t r a i n i n g m at e r i a l s a nd a s

r e f e r e n c e s f or s ta ff, p a r ti c u la r l y i f t h e y a r e up d a t e d r e gu l a r l y ( t h e r e c o mme nd a t i o n i s e v e r y t hr e e

y e a r s ). S O Ps s ho u l d b e d i s t r i b u t e d i n a m a nn e r t h a t e n s ur e s t h a t on l y t h e m o s t r e ce n t v e r s i on s ar e

u s e d a nd t h a t h i s t or i ca l S O P r e v i s i on s a r e r e tai n e d ( t h e s e a r e s o m e tim e s ca l le d “ c on t r o l l e dc o p i e s ” ). S O P s s hou l d al s o b e d e v el op e d t o e n a b l e i nd i v i du al s t o t r a n s iti o n i n t o n e w po s iti on s

. D e v i a ti on s and c h an g e s f ro m S O Ps s ho u l d b e d at e d, do c u m e n te d, a n d k e p t i n a bound or

e le c t ron i c d o c u m e n t rou t i n e l y acc e s s e d b y a n d a cc e s s i b l e t o a ll s ta f f.

R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58 A pp e n d i x A S e ct i o n 3.1.1 s t a t e s t h at “ E a c h p r im a r y qu ali t y a s s ur a n c e
org an i z a ti on s h a ll b e d e f

i n e d s u c h t h a t m e a s u r eme n t un c e r t a i n t y a m o n g a ll s t a ti on s i n t h e
org an i z a ti on c an b e e x p ect e d t o b e r e a s on a b l y h o m o g e n e ou s , a s a r e s u lt o f c o mm o n f a c t or s

. C o mm on f

ac t o r s

... i n c l u d e u s e of a c o mm on Q A PP or s ta nd a rd op e r ati n g p ro c e du r e s ”.

G u i d a n c e f

o r P r e p a r i n g S t and a r d O p e r a ti n g P ro ce dur e s "

, E P A / 240 / B-01 / 0 04

, M a r c h 2001

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d f

i n a li z e c o n t r o l

- c o p i e d S O Ps f o r t h e d a ta v a li d a ti o n a nd r e v i e w / v e r i f ic a ti o n
pro c e du r e s i n t h e A Q S B.69

F i n d i n g # D M2

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g M 7] D a t a s ub mitt e d b y l o c a l d i s t r i ct s w it h i n t h e C A RB P QAO a r e no t

v a li d at e d u s i n g c on s i s t e n t pro c e du r e s . ( S e e F i nd i ng s S J V 9, I MP 10, a nd M E N 1 1)

D e s c r i p t i o n: I n o rd e r t o mai n t a i n a c o n s i s t e n t d a t a s e t

, a P QA O s hou l d h a v e a s ta n d a r d for r o u ti n e d at a

v a li d ati on. H o w e v e r , t h e C A RB QA M a n u a l d o e s no t r e qu i r e a s p ec i f i c v ali d a ti on s c h em e for

e a c h of t h e c r ite r i a

po ll u ta n t s

. T h i s r e s u lt s i n d a ta v a li d ati on t h a t i s i n c on s i s te n t a nd h a s t h e

a p p ear an c e of b e i n g arb it r ar y , w h ic h i s o f s p e ci a l c o n ce rn w h e n d ata a r e u s e d for N A AQ S
d e te r mi n a ti on.

I t i s u n c lea r t o a g e n ci e s w it h i n t h e C A R B P Q A O w h at t h e ro l e s a n d r e s po n s i b iliti e s a r e f or d a ta

v a li d ati on an d s ub mittal

. F or e x a m p l e , C A RB / A Q A S u p l o a d s c on ti nu o u s d at a for t w o of t h e l o c al d i s t r i c t s w e a

ud ite d a s p ar t of t h i s T SA

. T h e s e d i s t r ict s e x p e c t e d t h a t C A R B w ou l d v a li d at e
t h e i r d at a a s p ar t of t h i s pro ce s s

. I n f a ct , C A RB / A QA S d o e s no t v al i d a t e d a t a for a n y a g e n c y

. T h i s mi s und e r s t and i ng h a s r e s u lte d i n unv ali d a t e d a nd s o m e tim e s e rro n e ou s d at a b e i n g e n te r e d
i n t o A QS.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB and l o ca l d i s t r i ct s s hou l d e s t a b l i s h S O Ps f

o r d a t a v a li d a ti on. T h e y s h ou l d e s t a b l i s h for m a l
do c u m e n ta t i o n t h a t ou tli n e s ro l e s an d r e s po n s i b iliti e s fo r d a t a r e v i e w a n d s ub mi t tal

. A ll C A RB

P QA O a g e n c i e s s h ou l d r ec ei v e d at a v a li d ati on t r ai n i n g

.70

F i n d i n g # D M3

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e me nt

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g D M 5 ] AQ AS do e s no t e n s ur e t h at l o ca l d i s t r i c t d a t a a r e v ali d a t e d p r i o r t o
up l o a d t o A Q S.

D e s c r i p t i o n: C A RB / AQ A S up l o a d s c on ti n u ou s d at a for t e n l o c a l d i s t r ict s

. C A RB h a s a n S OP f o r it s s ta f f w ho

up l o a d d i s t r ict d a ta i n t o A Q S

, bu t t h e r e i s no fo r m a l do c u m e n tati on t h a t g u i d e s r o le s a nd

r e s pon s i b i l itie s for e n s ur i n g t h a t a p p ropr i a t e d at a v al i d a ti on a n d s ub mi t tal pro ce d ur e s a r e fo ll o w e d b y t h e l o ca l d i s t r ict s

. S e v e r a l l o c a l d i s t r i c t s a r e no t v a li d at i n g d a t a p r i or t o s ub mitt a l t o C A RB / AQ A S f

or up l o a d

. T ho s e l o c al d i s t r i c t s t h at do v a li d a te t h e i r d a ta a r e no t fo ll o w i n g a n y

c o n s i s t e n t a

p p r o a c h.

R e f e re n c e s: C A RB / P T S D S OP f

o r A m b i e n t A i r Q u a li t y D at a M a n a g e m e n t

, 2009.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e n s u r e t h at a l l l o ca l d i s t r i ct s h a v i ng t h e r e s p o n s i b ili t y for s ub mitt i n g d a ta d i r e c t l y
t o A QS f o l l o w i n g c o n s i s te n t pro c e d u r e s f o r r e v i e w i n g a nd v a li d ati n g d a ta b e for e t h e y a r e

s ub mitt e d t o A Q S

. F or m a l do c u m e n tati on s h o u l d b e d e v e l op e d t h a t d e f i n e ro l e s a nd

r e s pon s i b iliti e s for d at a r e v i e w and s ub mitt a l b e t w e e n C A RB a nd e ac h l o ca l d i s t r i c t w it h i n t h e C A RB P QA O.71

F i n d i n g # D M4

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: A f e w i n s ta n c e s of e rro n e o u s c on ti nuou s d a t a w e r e i d e n ti f i e d i n A QS f

o r C A R B s it e s. D e s c r i p t i o n: C A RB’ s A QS B v al i d a t e s c on ti nu o u s d at a for C A RB s it e s , w h ic h i nvo l v e s r e v ie w i n g >50,0 0 0
d a ta po i n t s p e r m on t h. D a t a r e v ie w p e r for m e d du r i n g t h e a ud it i d e n ti f

ie d m i s s i n g d at a t h a t

s hou l d no t h a v e b e e n i n v ali d a te d an d i n c o r r ec t d at a t h a t w e r e no t i d e n ti f i e d a n d c orr ec te d. T h e

e rron e o u s d at a w e r e no t i d e n t i f i e d b y a n y l e v e l o f r e v ie w. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d org an i z e d a ta v a li d at i o n t r ai n i n g a n d f i n a liz e SOP s t o e s t a

b li s h a p p r o p r iat e
pro c e du r e s f

or d at a v a li d ati on ( s e e p r e v i o u s f i nd i n g s on d a t a

v a li d ati on). A dd iti on al t oo l s a nd / or

r e s our c e s s h ou l d b e a s s i gn e d t o d a t a v a li d a ti on. F o r e x a m p le , d e v el op i n g d ata v i s u aliz a ti on t o o l s
t o a ss i s t i n r e v ie w i n g la r g e s et s of d a t a m a y m a k e t h e r e v i e w o f C A RB c o n ti n u ou s d a t a m or e

e ff i c i e n t and e ff

e cti v e

. D at a a

u d it s b y a n i nd e p e n d e n t s e cti on of C A RB ( e

. g. , Q u a li t y M an a g e m e n t Br an c h ) w o u l d h e l p i d e n ti f y s y s t e m a ti c d e f

ici e n c i e s w it h d a t a v ali d a ti on a s w e ll a s

s p ec i f i c d a t a i s s u e s

. C A R B s hou l d d e v e l op d a t a t oo l s ( e

. g. , f la g s , f i g u r e s , ta b l e s ) t o c ond

u c t

e ff ec t i v e a nd e f

f ici e n t d ata a

ud it s.72

F i n d i n g # D M5

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: E r ron e ou s c on ti nuo u s d a t a w e r e i d e n ti f i e d i n A Q S for non-C A RB s ite s w i t h i n t h e C A RB P QA O.

D e s c r i p t i o n: E ac h d i s t r i c t w it h i n t h e C A RB P QA O i s e x p ec te d t o v a li d at e it s o w n d at a ; ho w e v e r, t h i s i s n o t don e c on s i s te n t l y

( s e e F i nd i n g s I MP 10, M E N 11, a nd SJV 10). E PA i d e n ti f ie d i n c orr e c t d a t a b e i n g c o ll e ct e d b y l o cal d i s t r i c t s and s ub mitte d t o AQ S.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d org an i z e d a ta v a li d at i o n t r ai n i n g a n d f i n a liz e SOP s t o e s t a

b li s h a pprop r iat e
pro c e du r e s f

or d at a v a li d ati on ( s e e F i nd i n g D M 2 )

. E a c h l o c a l d i s t r i c t s hou l d eit h e r a dop t C A RB
S O Ps or d e v e l o p t h e i r o w n. C A R B a nd ea c h l o c al d i s t r i c t s hou l d for m a l l y a gr ee on c on s i s te n t d a ta v a li d ati on pro c e d u r e s

. A ud it s b y a n i nd e p e n d e n t s e c ti on of C A RB ( e

. g. , Q u a li t y M an a g e m e n t Br an c h ) w o u l d h e l p i d e n ti f y s y s t e m a ti c d e f

ici e n c i e s w it h d at a v al i d a ti on a s w ell a s

s p ec i f i c d a t a i s s u e s

. C A R B s hou l d d e v e l op t oo l s ( e .g. , f l a g s , f i g ur e s , t a b l e s ) t o c ond

u c t e f f ec ti v e

an d e f f i ci e n t d at a a

u d i t s.73

F i n d i n g # D M6

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i nd i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g D M 6 ] T h e r e ar e nu me rou s d e f i c ie n c i e s i n t h e d a t a ce r ti f ic a ti on pro c e s s f

o r t h e C A RB P QA O

, i n c l ud i ng:
N o t all NA A Q S

- c o m p lia n t d a ta w it h i n t h e C A R B PQ AO a r e rou ti n e l y ce r ti f ie d.

D at a ce r ti f i e d b y C A RB f or l o c a l d i s t r ict s a r e no t t y p i c al l y r e v i e w e d o r v a l i d at e d.

D at a ar e rou ti n e l y ce r

ti f i e d b y a g e n c i e s , bu t r e s p o n s i b il i t y h a s no t b ee n fo r m a l l y d e l e g a te d t o an y l o c a l a g e n c ie s w i t h i n t h e S t a te o f C a li forn i a. D e s c r i p t i o n: N u me rou s a g e n ci e s c o llec t

, an a l y z e , a nd s ub mit r e g u l a t o r y am b i e n t a i r m o n it or i n g d a t a

. O f te n
t h e s a me a g e n c y

do e s n o t p e rfo r

m a ll of t h e s e acti v iti e s a nd s o it i s n o t c l e a r w h i c h a g e n c y

s hou l d c e r

ti f y d at a

. U lt i mat e a

u t h o r i t y for ce r t i f

y i ng d a t a r e s t s w it h t h e S ta t e , bu t c a n b e d e l e g a te d t o l o c a l a g e n c i e s

. H i s t o r ic a l l y , t h e r e s p o n s i b ili t y for c e r ti f y i n g d a t a h a s no t h a d for m a l
d e l e g a ti on. T h e a

ud it r e v e al e d ca s e s w h e r e r e g u l a t o r y d a ta s ub mitte d t o A QS h a d no t b e e n

c e r ti f i e d b y an y a g e n c y ( s e e T a b l e 3 ). T h e l a c k of a f

or mal s t ru c t u r e f

or d a t a c e r

ti f i c ati on w it h i n
t h e S tat e h a s r e s u lt e d i n i n c o m p let e an d i n a ppro pr i a te d a t a c e r ti f

ic a ti on w it h t h e po te n ti a l t o j e o p ard iz e r e gu l a t o r y d e c i s i on s

. A d d i t i o n a l l y , C A RB s ub mit s d at a for t e n d i s t r i ct s w it h i n t h e C A RB P QA O and c e r ti f

i e s t h e s e d a t a w i t

h ou t r e v i e w i n g o r v e r i f

y i n g t h a t t h e d i s t r i c t v a li d at e d

t h e d a t a

. A s a r e s u lt

, s o m e u nv a li d a t e d, e rron e o u s d at a h a v e b e e n c e r

ti f i e d b y C A RB a nd

s ub mitt e d t o A Q S.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58

. 15

E P A g u i d a n ce o n d a t a c e r ti f i ca ti on s t a t e s:

“ 2. W h at ty p e s o f m o n i t o r i n g o r g a n i z at i o n s m u s t c e r t i f y t h e i r d ata?
S t a t e and l o c a l g ov e r

n m e n t m on it or i n g o r g a n iz a ti on s m u s t ce r ti f y t h e i r d at a

. A s t a te o f

f i c ial

s hou l d c e r

ti f y all d a t a s u b mitt e d f

or a f f e ct e d m o n it or s i n t h a t s t a t e , e x c e p t w h e r e

r e s pon s i b i l i t y f

or c o m p l i an c e w it h 4 0 C F R P a r t 5 8 r e qu i r e me n t s h a s b e e n d e l e g a t e d t o a l o cal

m on it or i n g a g e n c y

. N o te t h a t e v e n i f m u lti p l e m o n it o r i ng o r g a n izati on s a r e c on s i d e r e d t o b e

w it h a s i ng l e P r i m ar y Q u a l i t y As s u r an c e O r g a n i z ati on, t h e c e r ti f i c a t i o n m u s t c o m e fro m t h e s t a te l e v el , or f r o m e ac h l o c a l a g e n c y w h i c h h a s d e l e g at e d r e s p o n s i b iliti e s for c o m p li a n ce w i t h 40
C F R P ar t 58.”

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e s t a

b li s h a for m a l s t r

u c t ur e for d a t a c e r ti f

ic a ti on. T h i s i n c l ud e s i d e n ti f ic a ti on of a l l
d a ta t o b e c e r ti f

i e d an d t h e p ar ti e s r e s pon s i b l e for c e r ti f icat i o n a nd for m a l d e le g ati on t o t ho s e
p ar ti e s

. I n a d d it i o n, C A RB and l o c a l d i s t r ict s s hou l d e s t a b li s h for m a l ro l e s a nd r e s pon s i b iliti e s s o
t h a t n o unv a li d at e d d at a ar e c e r ti f i e d a n d e n t e r e d i n t o AQ S.74

F i n d i n g # D M7

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: D at a , i n c l u d i n g t ho s e for d e s i g n v a l u e s ite s , h a v e b e e n c h a n g e d a f t e r t h e y a r e c e r

ti f i e d a nd

s ub s e qu e n t l y n o t r ec e r

ti f i e d.

D e s c r i p t i o n: T h e A Q D B o c c a s i on al l y r e qu e s t s c h ang e s t o d a t a , b a s e d on c ont i nu e d h i g h e r l e v e l a n a l y s e s , a f t e r

c e r ti f icati on. T h e d at a ar e n o t r ec e r ti f i e d.

40 C F R P a r t 58

. 15 r e qu i r e s d a ta b e c e r ti f i e d b y M a y

1 o f e a c h y e a r. S i n c e t h e d a t a a r e c on s i d e r e d

c e r ti f i e d

, t h e y a r e o f

f ic i a l

, and no t s ub

j e c t t o c h a n g e a f

te r s ub mitt a l of t h e ce r ti f

ic a ti on let t e r. C h an g i n g d a t a a f

te r ce r t i f ic a ti o n i s a s i gn i f

i c a n t c o n ce rn, a s t h e e x p e c t a ti o n i s t h a t t h e d a ta w ill

no t c h an g e and m a y

b e u s e d f or a t tai n m e n t a nd d eci s i on m a k i n g p u r po s e s

. D at a

v e r i f i ca ti o n

s hou l d t a k e p l a c e b e fo r e u p l o a d t o A Q S , no t a f

te r , w h e n t h e y m a y im p ac t n u m e rou s d ec i s i on s

a l r e a d y m a d e b y s e v e r al o r g an izati on s

. A n y c h a n g e s t o d ata t h a t o c c u r s ub s e qu e n t t o d a t a

c e r ti f icati on m u s t b e r e ce r ti f

ie d. U n ce r t i f

ie d d a t a c a nno t b e u s e d f

o r r e g u l a t o r y d ec i s i on s. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58.15

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: A ll d at a c h an g e s an d c e r t i f i ca ti on s hou l d ta k e p lac e c on s i s t e n t w it h d e a d li n e s e s ta b li s h e d i n P ar t
58.1 5

. I f d at a n e e d t o b e c h an g e d a f t e r t h e y a r e ce r ti f

ie d, t h e y s hou l d b e r e c e r t i f i e d.75

F i n d i n g # D M8

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: S o m e l o ca l d i s t r i ct s w it h i n t h e C A R B P Q A O a r e li s t e d a s t h ei r o w n P QA O i n AQ S.

D e s c r i p t i o n: T h e fo ll o w i ng a g e n c i e s , w h i c h ar e w it h i n t h e C A RB P QA O

, a r e li s t e d a s t h e i r o w n P Q A O s i n A Q S:

G B UA P CD

M e C AP CD

SJV AP CD

S B C A P CD

S i C A P CD

T C A P CD

I n s o m e c a s e s s o m e p a r a m e t e r s / s it e s for t h e l o c a l d i s t r ic t s a r e und e r t h e C A R B PQ AO a n d o t h e r
p ar am e te r s / s it e s ar e u nd e r t h e i r o w n P Q AO.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58

, A pp e n d i x A

, S e cti on 3.1

R e c o mm e nd a t i o n to A dd re ss F i nd i n g: C A RB s h o u l d i d e n ti f

y t h e ca s e s w h e r e d a t a i n AQS fro m a g e n c i e s w it h i n t h e C A RB P Q AO a r e li s te d a s a d i ff e r e n t PQA O an d w ork w it h t h e d i s t r i c t s t o h a v e d at a li s te d u nd e r t h e C A RB

P QA O

. E P A c a n c h an g e t h e P Q AO d e s i g n a ti on w it h a pprov a l fro m t h e l o c a l d i s t r i c t a n d C A R B.76

F i n d i n g # D M9

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: T h e r e w e r e s e v e r a l i n s ta n c e s of C A R B alt e r i n g d a ta c o ll e ct e d b y l o ca l d i s t r i c t s w it hou t

c o m m un i ca ti ng w it h t h e d i s t r i c t.

D e s c r i p t i o n: C A RB / AQ A S e n t e r s c o n ti nuou s d a t a for t e n l o c al d i s t r i c t s

. L o c a l d i s t r i c t s a r e e x p ec te d t o

v a li d at e t h ei r

d at a an d s u b m i t t h e m for d i r ec t up l o a d t o A QS

. AQ AS r u n s a r o u t i n e AQ S r e por t

t h a t d e t e c t s ou tli e r s

. If a n y ou tli e r s a r e i d e n ti f ie d, A Q A S s t a f

f m u s t r e qu e s t t h at t h e d i s t r ict

r e v ie w t h e o u t l ie r s , an d r e v i s e t h e d at a ou tli e r s i f n ec e s s a r y

. I t i s A QA S p o li c y , a s s p e c i f i e d i n
t h e D a t a SOP , no t t o r e v i s e l o c a l d i s t r i c t d a t a w i t h ou t t h e d i s t r i ct ’ s c o n s e n t

.

A Q A S up l o a d s c on ti nuou s d a t a for t w o of t h e d i s t r i c t s t h a t E P A v i s it e d dur i n g t h i s T S A

. Wit h i n
t h e p a s t y e ar, for bo t h d i s t r ict s t h e r e w e r e i n s t a n ce s w h e r e d a t a h a d b e e n a l t e r e d w it hou t A QA S

c o m m un i ca ti ng w it h t h e l o ca l d i s t r i ct.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A R B an d l o ca l d i s t r i c t s s hou l d e s ta b li s h for m a l d o c u me n t a ti on t o e s t a b l i s h ro l e s a nd

r e s pon s i b i l itie s for d a ta r e v i e w and s ub mitt a l

. C A R B / A Q A S s h o u l d fo ll o w it s po lic y t o h a v e

e a c h l o c a l a g e n c y

r e v i s e it s o w n d a t a.77

F i n d i n g # Q A1

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: T h e Q A A ud it g rou

p h a s m a d e an e ffor t t o im pro v e it s do c u m e n t a ti o n pro c e s s ; ho w e v e r, s e v e r al
i n c o n s i s t e n c ie s w e r e no t e d.

D e s c r i p t i o n: D ur i n g t h e c e r

ti f i c at i o n p ro ce s s f

o r C A RB’ s N a ti on a l P e r for m a n c e A ud it P rogr a m , it w a s no t e d

t h a t t h e Q M B p e r f

or ma n ce a ud it g roup s hou l d m a k e s e v e r a l im p r o v e m e n t s t o it s a ud it
do c u m e n ta t i o n pro ce s s

. T h e s e r e c o mme nd a ti on s h a v e b ee n p a r ti a l l y im p l e m e n te d t hrou g h
im prov e m e n t s t o f

iel d do c u m e n t a ti on a nd l o g b o o k s.

S e v e r a l d i s c r e p a n c i e s w e r e no t e d:

T h e a ud it t r ail e r l o g boo k e n t r i e s a r e i n c o m p l e t e a n d w r itt e n i n p e n c il.

T h e r e i s no i nd ic a ti on t h a t t h e t r a il e r l o g b o ok w a s r ec e n t l y r e v i e w e d b y m a n a g em e n t.

T h e e qu i p m e n t mai n t e n a n ce r e c ord s w e r e no t c urr e n t.

F i e l d s h e et s a r e f

ill e d o u t i n p e n ci l a nd t r a n s f e rr e d t o e le c t ron i c d o c u m e n t s

. A s t h e s e

s h ee t s m a y b e m a i n tai n e d a s off i c i a l r e c ord s for t h e d a t a

v ali d a t or, t h e y s h ou l d b e

c o m p l e t e d i n i n d e li b l e i n k.

I n o rd e r t o e n s u r e t h e d a ta produ c e d b y t h e am b ie n t ai r m on it or i n g n e t w o r k c a n w it h s t a nd le g a l

c h all e n g e , d o c u me n t a ti on m u s t b e c o m p let e , d e f i n iti v e a nd s uf

f ici e n t t o b e u s e d a s e v i d e n ce f o r C A RB / E PA d e s i g n a ti on d e c i s i on s. R e f e re n c e s: Q A H a n db oo k
, V o l u m e I I
, C h a p t e r 5

E P A ’ s A P T I C o u r s e 44 4, A ir P o ll u t i o n E n f o r ce m e n t S t ud e n t M a n u a l
, C h a p t e r 8
E v i d e n c e an d d o c u me n tati on a r e no t n ec e s s a r i l y t h e s am e t h i n g

. E v i d e n ce i s u s e d t o

e s t a b li s h t h e t ru t h for an i s s u e b e i n g c on te s t e d i n c our t or a for m a l h e a r i n g

. G o od
do c u m e n ta t i o n m a y

b e c o me e v i d e n c e or s uppor t e v i d e n c e

. B a d do c u m e n t a t i on w i ll o n l y

r a i s e m or e qu e s ti o n s an d of t e n c a u s e s t h e t r

u t h t o b e l o s t.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e p e r f o r m an c e a ud it g r oup s hou l d c o n ti nu e im prov i n g i t s do c u m e n ta t i on pro ce d u r e s.78

F i n d i n g # Q A2

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: T h e a ud it t r ail e r e v al u a te d w a s u s i ng o n e e x p i r e d g a s c y li n d e r a l o n g w it h o t h e r s t h a t h a d no t b e e n ce r ti f i e d ann u a l l y a s r e qu i r e d f o r t h e E P A N ati on a l P e rfor m a n c e A u d i t P ro g r a m ( NP A P )

. D e s c r i p t i o n: O f t h e g a s c y l i nd e r s b e i n g u s e d i n t h e a ud it v a n, o n l y t h e h i g h c o n c e n t r a ti o n m u lti

- b l e n d g a s h a d
b e e n ce r ti f i e d w it h i n t h e la s t y e ar. T h e l o w c on c e n t r a ti on C O c y li n d e r h a d no t b ee n ce r ti f i e d i n

ov e r t hr e e y e a r s an d w a s pr e s u m a b l y p a s t it s c e r

ti f i c a t i o n p e r i od.

T h e N P A P p r o g r am s tate s t h at g a s e s s h o u l d b e ce r ti f ie d a nnu al l y

. B e ca

u s e t h e C A RB a

ud it

progr a m p e r f

or m s N P A P a ud it s , t h i s c r it e r i on m u s t b e m e t a s p a r t of t h e C A R B NP A P pr o g r a m. R e f e re n c e s: N P A P F iel d S O P 4 / 7 / 11

3.1.7

. 4 A nnu a l G a s C y l i nd er C er t i f i c at i o n NP A P m ob ile a

ud it la bor a t o r y c o m p r e s s e d g a s s ta nd a r d s s hou l d b e c e r ti f ie d a n nu a l l y

u s i n g t h e E P A C ali br a ti on G a s T r a c e a b ili t y P ro t o c o l

. T h i s c ou l d b e don e t hro u g h C A RB’ s S t a n d a rd s La b o r a t o r y , a n y

of t h e g a s v e ndor s , E PA R e g i o n 2, 7 or O A Q PS s u p por t c o n t r a ct or. R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d c e r ti f

y g a s e s u s e d for a

ud it s a t l e a s t a nnu a l l y.79

F i n d i n g # Q A3

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: T h e Q A S ec ti o n i s no t t r ac k i n g m on it or s t o e n s ur e t h a t 2 5 % o f m on it or s a r e b e i n g a ud it e d p e r

c al e nd a r qu ar t e r. D e s c r i p t i o n: E P A r e g u lat i o n r e qu i r e s t h a t a t le a s t 25% of S L A M S m on it or s a r e a ud it e d e ac h c a l e nd a r qu a r t e r

an d t h a t e v e r y m on it or i s e v a l u at e d a t le a s t on ce p e r y e a r

. T h e Q A S h a s b e e n me e ti n g t h i s

s c h e d u l e b y d i s t r i b u ti n g s ite a

ud it s t hrou g hou t t h e y ea r

. I t i s r ec o mme nd e d t h a t t h e e v a l u at i o n s b e t r a c k e d b y d i v i d i n g t h e nu m b e r

of m o n i t o r s a

u d ite d e a c h qu a r

te r b y t h e t o ta l m on it or s i n t h e

n e t w ork. W h ile t h e r e i s no r e qu i r e m e n t t o s c h e du l e e v al u a t i on s t r ac k i n g ea c h of t h e four

g a s e o u s c r ite r ia po ll u t an t s , it i s r e c o mm e n d e d t h a t t h i s b e a s ec on d a r y g o a l of t h e pr o g r a m. R e f e re n c e s:

40 C F R P a r t 58, A pp e nd i x A

“ 3

. 2. 2 A n n u a l p e rfor ma n c e e v al u a ti on for SO 2 , NO 2 , O 3 , or C O

. E ac h ca l e n d a r qu a r t e r (dur i ng

w h ic h an a l y

z e r s a r e op e r at e d), e v a l u a te a t lea s t 25 p e r ce n t o f t h e S L A M S a n a l y ze r s t h a t m on it or for SO 2 , NO 2 , O 3 , or C O s u c h t h a t e a c h a n a l y z e r i s e v a l u at e d a t le a s t on c e p e r y e a r

. I f t h e r e a r e f e w e r t h an four an a l y

z e r s f o r a po ll u t an t w it h i n a p r im a r y q u a li t y a s s ur a n c e org a n i z a ti on, it i s

s ug g e s t e d t o r an do m l y e v al u a t e on e or m o r e a n a l y z e r s s o t h a t at le a s t on e a n a l y z e r fo r t h a t

po ll u ta n t i s e v a l u a te d e a c h c al e nd a r qu a r t e r. T h e e v al u a ti on s hou l d b e c on d u c t e d b y a t r a i n e d,

e xp e r i e n c e d tec hn i c i an o t h e r t h a n t h e r o u ti n e s i t e o p e r a t o r .”

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: E v a l u at e t h e c u rr e n t s y s t e m s w it h r e g a rd t o t h e i r c o m p li a n c e w it h t h e r e qu i r e m e n t t o a ud it 25%
of m on it or s p e r qu ar te r.80

F i n d i n g # Q A4

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: T h e c onn ect i o n t o t h e i n let on t h e a ud it t r a il e r c ou l d pu ll i n ou t do o r ai r

. D e s c r i p t i o n: T h e prob e c onn e c ti on b e i n g u s e d b y Q A S mi g h t b e c r e a ti ng a V e n t ur i e ff

e c t , br i n g i n g i n ou t door a i r. W h e n t h e d i a m e te r o r

s i z e of a t ub e or p i p e i s i n c r e a s e d t h e r e i s a r e s u lt i n g p r e ss u r e drop t h at can o v e r c o me t h e i nh e r e n t p r e s s ur e d i f f e r e n tial a nd

c a u s e a V e n t ur i e f

f e c t t h a t ma y

ov e r c o m e e x ce ss s y s t e m
pr e s s ur e.

B y r e c onf i g ur i n g t h e d e s i g n of t h e i n let a tt a c h m e n t

, t h e
po s s i b ili t y of br i n g i n g i n o u t d oor a i r can b e s i g n i f i c a n t l y

r e du c e d. N o t e t h a t e x c e ss f l o w f r o m t h e v e n t s h o u l d a l w a y s b e v e r i f ie d.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d r e c onf

i g ur e t h e i n let h ard w a r e t o r e du c e t h e p o s s i b ili t y of V e n t u r i pu m p i ng a nd

v e r i f y e x ce s s f l o w b e fo r e and a f

te r e ac h a ud it

, o r v e r i f

y t h a t a m b ie n t a i r i s n o t b e i n g p u l l e d i n.81

F i n d i n g # Q A5

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: A u d i t o r s do no t r e v i e w a l l a pp li c a b l e s iti n g i nfor m a ti on i n AQ S pr i or t o a n a ud it.

D e s c r i p t i o n: I t w a s found t h at t h e G P S c oord i n a t e s for t h e s it e w h e r e t h e a ud it pr o g r a m w a s r e v i e w e d w e r e i n c o r r ect i n AQ S

. T h e Q A S w a s u n aw a r e of t h i s d i s c r e p a n c y a s s t a f f h a d no t e v a l u at e d t h e

a c c u r a c y o f t h e A Q S s iti n g i nfor m a ti on. B ec a u s e A QS i s t h e r e po s i t o ry o f off i c ial i n f o r mati on

on e ac h m on it or i n g s ite a nd t h e i nfo r mati on i s u s e d b y E P A t o m a k e r e g u l a t ory d e c i s i on s a nd i n

r e s e a r c h s t ud ie s , it s hou l d b e p e r i od i c al l y v e r i f i e d.

R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

§ 58.1 6 D ata sub m i t ta l a nd a r c h i v i n g r e q u ir e m e n t s.

( a) T h e S t at e , o r wh e re a p p r o p r i at e , l o c a l ag e n c y, s h a ll r e p o r t to t h e Ad m i n i s t r ato r , v ia
A Q S a ll a m b ie n t a i r qu a l i t y d a t a a nd a s s o ci a t e d q u a li t y a s s u r a n ce d a t a f o r SO 2 , C O , O 3 , NO 2 , N O

, NO Y , NO X , P b- T S P m a s s c on c e n t r a ti on, P b- PM 10 m a s s c on c e n t r a ti on, PM 10 m a s s

c o n ce n t r a ti o n , and PM 2 .5 m a s s c on c e n t r a ti on ; for f ilte r

- b a s e d PM 2 .5 F R M / F E M t h e f i e l d b l a n k

m a s s , s a m p l e r

- g e n e r a t e d a v e r a g e d a i l y tem p e r a t u r e , a nd s a m p l e r- g e n e r a t e d a v e r a g e d a i l y
pr e s s ur e ; c h e mic a l l y s p e c iat e d PM 2 .5 m a s s c on c e n t r a ti on d at a ; PM 1 0– 2 .5 ma ss c on c e n t r a ti on ;

c h emi c a l l y s p e c i a t e d PM 1 0

– 2 .5 m a s s c on c e n t r a ti on d at a ; m e te o r o l o g i ca l d ata fro m N C or e a nd

P A MS s ite s ; a v e r a g e d a i l y t e m p e r a t u r e a n d a v e r a g e d a i l y p r e s s u r e for P b s ite s i f no t al r e a dy

r e por t e d fro m s a m p le r

g e n e r a te d r ec o rd s ; a nd m e t a d ata r e c o r ds a nd i n f o r m a t i o n s p e c i f

i e d b y
t h e A Q S D ata C o d i n g M a n u al ( h ttp :// w w w

. e p a

. g ov /tt n / a i r s / a i r s a q s /m a n u a l s / m a nu a l s .h tm ).

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB a ud it or s s hou l d v e r i f y t h a t s it e i nfor m a ti o n i n A Q S i s c orr e c t.82

F i n d i n g # Q A6

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g s M 4 & O P A 2 ] Q u alit y a s s ur a n c e for s p e c i a l pro j e c t s i s no t d e v e l op e d i n a
pro c e s s c on s i s te n t w it h E P A qu ali t y s y s t em r e qu i r e me n t s

. D e s c r i p t i o n: W h e n E P A g r an t fund s a r e u s e d b y C A RB t o c o lle c t e n v i ron m e n t a l d at a , o r w h e n d a ta a r e u s e d

t o s uppor t an E P A r e gu lat o r y d eci s i on, d a t a c o llecti on a nd u s e m u s t b e c o v e r e d b y a qu ali t y

s y s tem t h a t m e et s E P A r e qu i r em e n t s.

M L D d o e s no t h a v e o v e r s i g h t a u t hor i t y f or m o n it o r i ng p r o

je c t s t h a t a r e c o ndu ct e d e n ti r e l y or i n iti a te d b y

o t h e r C A R B D i v i s i on s or C a li forn i a A i r D i s t r i c t s

. T h e qu ali t y a s s ur a n c e p la nn i n g

an d im p l e m e n t a ti on for t h e s e pro ject s i s g e n e r al l y

no t t r a n s p a r e n t t o M L D or E P A

.

A Q S B do e s im p lem e n t q u ali t y a s s u r an c e p l a nn i ng for s p e c i a l p ro je c t s w h e r e M L D p l a y s a

s i gn i f ic an t ro l e

. T h e s e p r o

j ec t s m a y or m a y no t i n c l u d e p l a n n i n g a nd i m p l e m e n tati on r e v i e w b y
t h e Q M B.

R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t s 31 a n d 35

G r an t r e c i p ie n t s a r e r e qu i r e d t o do c u me n t t h e i r qu a li t y s y s t e m s.

C I O 2105. 0 ( f

o r m e r l y 5 3 6 0.1 A 2)

A pp r o va l D at e : M ay 5, 2000

5

. S C OP E A ND F I E L D OF A P P L I C A T I ON

.

a

. S c ope

. T h i s O r d e r d e f

i n e s t h e mi n i m u m r e qu i r eme n t s for qu a li t y s y s t e m s s upp o r ti ng E P A

e n v i r o n m e n tal pr o g r a m s t h a t e n c o m p a ss :

(1) t h e c o lle c ti on, e v a l u a t i o n, and u s e o f e nv i ron m e n tal d a t a b y or fo r E P A

, a nd

(2) t h e d e s i g n, c on s t r

u cti on, an d op e r a ti on o f e nv i ron m e n tal t ec hn o l og y b y E P A

.

b

. A p p l ic a

b ili t y t o E nv i r on me n t a l P ro g r a ms

. T h i s O rd e r a pp l i e s t o (bu t i s no t limit e d t o) t h e fo ll o w i n g e nv i ron m e n tal progr a m s :

(1) t h e c h a r a c te r i z a ti on of e n v i r o n m e n t a l o r e c o l o g i c a l s y s t e m s a n d t h e h ealt h of hu ma n

popu lati on s ;83

(2) t h e d i r ect m ea s u r e me n t o f e nv i ron m e n t a l c on d i ti o n s or r e le a s e s , i n cl ud i n g s a m p l e c o ll ec ti o n ,
an a l y s i s , e v al u a ti on, a nd r e por ti n g of e nv i ron m e n tal d a t a ;

(3) t h e u s e of e n v i r o n me n t a l d a t a c o ll ec te d f o r o t h e r purpo s e s o r fro m o t h e r s our c e s ( a l s o t e r m e d

“ s e c ond a r y

d ata ” ), i n c l ud i n g lit e r a t u r e , i n du s t r y s urv e y s , c o m p ilati on s fro m c o m pu te r iz e d d a t a b a s e s an d i n f

o r m ati on s y s t e m s , r e s u lt s fro m c o m pu t e r iz e d o r m a t h e mati ca l m o d e l s o f

e n v i r o n m e n t a l pro c e s s e s an d c ond iti on s ; a nd

(4) t h e c o lle c ti on a nd u s e of e n v i ron m e n t a l d a t a p e r ta i n i n g t o t h e o c c up ati o n a l h e a lt h a n d s a f e t y of p e r s onn e l i n E P A f

ac iliti e s ( e

. g. , i ndo o r ai r q u a l i t y m e a s u r em e n t s ) a nd i n t h e f iel d ( e

. g. ,
c h emi c a l do s imet r y , r a d i a ti on do s im e t r y ).

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d d e v el op a

p r o c e s s i n t h e Q MP t o e n s ur e t h a t s p e ci a l p ro j e ct s c o ll ec t m o n i t o r i ng d a ta s u i t a b le fo r t h e i r i n t e nd e d u s e an d i n cl ud e i n d e p e n d e n t qu al i t y a s s u r a n c e p l a n n i n g , im p l e me n t a ti on a nd a s s e s s m e n t s uppor t

. Q M B s h ou l d w ork w it h o t h e r C A R B d i v i s i on s t o
pro m o t e g ood qu alit y a ss ur an c e p r acti ce s fo r all d a t a c o ll e ct i o n a c ti v itie s.84

F i n d i n g # Q A7

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: M a s s f l o w el e m e n t s ( MF E s ) a r e u s e d t o e s t a b li s h c ali b r ati on po i n t s ou t s i d e of t h e i r c ali br at e d

r an g e

. D e s c r i p t i o n: T h e f act o r y ca li b r a ti o n r a n g e for t h e M F E f o r t h e B G I Tet r a ca l d e v ice s g o e s do w n t o 1.8

s t a nd ard lite r s p e r mi nu t e ( s lm ). H o w e v e r, t h e l o w e s t c ali b r ati on po i n t u s e d i n t h i s c ali br a ti on i s 0.2 s lm

. W h i l e t h i s i s s i g n i f i c an t l y b el o w t h e c a li br a te d r a n g e , t h e M F E ’ s l i n ear r a n g e s h ou l d

e x te nd w ell b e l o w t h i s f

l o w r at e

. T h e M F E s h o u l d b e c a li br a t e d b e l o w 0

. 2 s lm s o t h a t s t a b ili t y of t h e s t and a rd i s o b

j e c ti v e l y me a s ur e d a c ro s s it s li n e a r r a n g e. R e f e re n c e s: N I S T H an d book 15 0 -2 G

, N a ti on al V o l un t a r y La b o r at o r y A cc r e d it a ti on P r o g r a m , C a li br a ti o n La b o r a t or i e s , T ec h n ic a l G u i d e for M e c h a n ic a l M e a s ur e m e n t s , S e c ti on 2.6

2.6.5 .3 A l a

b o r at o r y t h a t c e r

ti f i e s a r ti f ac t s t o t o l e r a n ce s s h o u l d d e m o n s t r a t e a

m e a s ur em e n t u n c e r t a i n t y w h i c h do e s no t e x c e e d 5 0% of t h e t o l e r a n c e

. E x c e p ti o n s t o t h i s

r a ti o w ill b e a cc e p te d f

o r me a s u r em e n t s y s tem s w h i c h a r e d o c u me n t e d t o b e s t at e -o f

- t h ear t.

N E L A C S ta nd ard 20 0 3 ( Q u a li t y S y s t e m s S ec ti on ):

5.5.5

. 2.2.1 I n iti a l I n s t r

u me n t C ali b r ati on T h e fo ll o w i ng it e m s a r e e s s e n ti a l e lem e n t s of i n iti a l i n s t r u me n t c ali b r ati on: f ) T h e l o w e s t c a li b r a ti on s t an d ard s h all b e t h e l o w e s t c on c e n t r a ti on f o r w h i c h qu a n tit a ti v e d a ta ar e t o b e r e por t e d ( s ee A pp e n d i x C). A n y d a t a r e p o r t e d b e l o w t h e l o w e r limit o f

qu a n tit a ti on s hou l d b e c on s i d e r e d t o h a v e a n i n c r ea s e d qu a n titati v e un c e r t a i n t y a nd s h all
b e r e por t e d u s i n g d e f

i n e d qu a l i f

i e r s or f l a g s o r e x p l a i n e d i n t h e c a s e n a rr a ti v e.
g ) T h e h i g h e s t c a li br a ti on s t and a rd s h all b e t h e h i g h e s t c on c e n t r a ti on f o r w h i c h qu a n t itati v e d a ta ar e t o b e r e por t e d ( s ee A pp e n d i x C). A n y d a t a r e p o r t e d a bo v e t h i s h i gh e s t s ta nd a rd

s hou l d b e c on s i d e r e d t o h a v e a n i n c r e a s e d qu a n t i t a ti v e un c e r t a i n t y a nd s h a ll b e r e p o r t e d

u s i n g d e f i n e d qu a li f

i e r s o r f la g s or e x p l a i n e d i n t h e c a s e n a rr a ti v e. R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e f l o w c a li br a ti on la b o r a t o r y s h ou l d a d j u s t t h e M F E s c a li b r a ti on r a n g e t o b e b e l o w t h e l o w e s t f l o w r an g e s e x p e ct e d.85

F i n d i n g # PM1

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: PM L a bo r a t o ry

F i n d i n g: C o mm un i c at i o n of po s t

- w ei g h i n f or m a ti on a nd t r a n s m i ss i o n of do c u me n tati on t o l o ca l d i s t r i ct s

s hou l d b e i m prov e d.

D e s c r i p t i o n: T h e PM La

bor a t o r y s up p or t s f

ilt e r w e i g h i n g o p e r ati on s f or a nu m b e r of d i s t r ict s t hrou g h ou t
C ali f o r n ia

. S o m e a g e n c i e s h a v e i n d i ca te d t h a t po s t

- w e i g h P M d a t a h a v e no t al w a y s b e e n
t r an s mitt e d i n a tim e l y

f a s h i on. C o mm un i c ati on o f P M d a t a t o l o c a l d i s t r i c t s s hou l d b e

c o n s i d e r e d tim e c r iti c al

, e s p ec ial l y w h e n t h e r e a r e e x c e e d a n c e s of t h e s t a n d a r d.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d for m a lize c o mm u n i ca ti on p r o ce d ur e s i n ord e r t o m a i n t a i n time l y t r a n s m i ss i on of

po s t

- w ei g h P M d a t a t h at i s c on s i s t e n t w i t h t h e e x p ec tati on s a nd n ee d s o f t h e l o c al d i s t r i c t s.86

F i n d i n g # PM2

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: PM L a bo r a t o ry

F i n d i n g: T h e PM La

bor a t o r y d o e s n o t h a v e a

f o r m a l c o r r e c t i v e a cti on pro c e s s for a d d r e s s i n g i s s u e s w it h

PM f ilte r c o ll ec ti o n. D e s c r i p t i o n: C u r r e n tl y , t h e e x i s ti n g c o r

r e c ti v e a c ti on pro ce s s f

o r C A R B i s limit e d t o t h e Q M B p e r f or ma n ce

a u d i t p r o g r am and S ta n d ard s L a bo r a t o r y cali b r at i on s e rv i ce s

. A s imil a r p r o c e s s s ho u l d b e a pp lied

t o t h e P M L a

b o r at o r y

. T h e P M L a

bo r at o r y s u

p p o r t s f ilt e r w e i gh i n g op e r a t i o n s for a n u m b e r o f
d i s t r ict s t hrou g h o u t C a l i f orn i a a nd of

t e n r ec e i v e s f

ilt e r s t h at h a v e b ee n d a m a g e d or d e e m e d
i nv a l i d du e t o o t h e r op e r a ti on al i s s u e s ( i

. e. f ilt e r s r e c e i v e d a f

t e r r e qu i r e d w e i g h i n g p e r i od).
C u r r e n tl y , t h e s e i s s u e s ar e c o mm un ic a t e d i n f o r m a l l y v i a e mail or pho n e ca l l c onv e r s ati on s

. D u e
t o t h e r e c u r r i n g n a t ur e o f t h e s e i s s u e s , w h ic h r e s u lt i n d a t a l o s s , t h e PM L a bor a t o r y s hou l d
d e v e l op a me c h a n i s m t o mi n im i z e t h e s e l o s s e s t hrou g h a c orr ec ti v e ac ti on p r o ce s s. R e f e re n c e s: E P A qu a l i t y m an a g e m e n t s t and a rd s ( E P A Q A / R- 2, Q u a li t y I m pro v e me n t S ec ti on) r e q u i r e t h a t

m an a g e me n t and s ta ff “e n s ur e t h at c on d i ti o n s a d v e r s e t o qu a li t y a r e” p r e v e n t e d, i d e n ti f i e d

pro m p t l y , fu l l y

d e f i n e d

, c o r r ect e d, p r e v e n t e d fr o m r e c u r r i n g , a nd do c u me n te d a s c orr ec ti v e

a cti on s w h i c h a r e t r a c k e d t o c l o s ur e .”

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e s t a b li s h a for m a l c o r r e cti v e a cti on pro ce ss f o r t h e P M La

b or at ory.87

F i n d i n g # PM3

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: PM L a bo r a t o ry

F i n d i n g: D o c u m e n tati on of a c ti v itie s i n t h e PM 10 a n d PM 2.5 l a bor a t or i e s s hou l d b e i m p r o v e d.

D e s c r i p t i o n: A lt ho u g h t h e maj or i t y

of ac ti v iti e s i n t h e P M L a b o r at o r y a r e a d e qu a te l y t r a c k e d a nd
do c u m e n te d, t h e r e ar e s o m e ar ea s w h e r e im prov e m e n t s s h o u l d b e ma d e

. S p e c i f i c e x am p l e s i n c l u d e:
T h e PM 10 L a

bo r a t o r y do e s no t m a i n ta i n a g e n e r a l l a

b o r at o r y l o g book.

E x p i r a ti on an d r e p l a c e m e n t o f el ec t ro s t a ti c s t r i p s a r e no t do c u m e n t e d.

P o s t

- w ei g h c on d i t i o n i n g tim e s a r e n o t e d on p o s t

- i t no te s a nd no t for ma l l y d o c u me n t e d.

H o n e y w ell c h ar t s ar e pr i m ar y r ec o r d s t h at a r e acc o m p a n i e d b y a d i g it a l D i c k s on l ogg e r , bu t R H /T e m p e r a t u r e ar e n o t t r a n s f e r r e d o r t r a c k e d i n L I MS.

P o s t

- i t no te s ar e p la ce d on ar c h i v e d H o n e y w e ll c h a r t s w h e n R H /T e m p e r a t u r e g o e s ou t o f

s p e ci f i ca ti o n an d i s no t f

or m a l l y do c u m e n t e d.

T e m p e r at ur e of t h e r e f

r i g e r a t or u s e d for c o l d s t o r a g e o f f ilte r s i s n o t do c u m e n t e d.

R em ov a l o f

f ilt e r s f ro m c o l d s t o r a g e i s no t do c u m e n t e d.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to Add re ss F i nd i n g: C A RB s h o u l d im p l e m e n t or im prov e d o c u me n t a t i on of i d e n t i f ie d ac ti v itie s.88

F i n d i n g # PM4

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: PM L a bo r a t o ry

F i n d i n g: PM 10 t r i p b l ank s ar e no t b e i n g u s e d t o a s s e s s po te n tia l b i a s f ro m f ilt e r t r a n s por t a nd h a nd li n g. D e s c r i p t i o n: T r i p b l ank s c on t ro l s ar e u s e fu l i n a s s e s s i n g p o te n ti a l c o n t a mi n a ti o n of f ilte r s f r o m t r a n s p o r

t a nd
l a b o r at o r y h and li n g.
R e f e re n c e s: T a b l e 10.1 i n S e cti on 10.2 : I n te rn al v s

. E x te r n al Q u a li t y Con t ro l of t h e Q A H a ndbo o k f o r A i r P o ll u ti on M e a s ur e me n t S y s tem s , V o l u m e I I

, E P A

- 454 /b-08-002, D e cem b e r 200 8 i d e n ti f i e s t r i p b l an k s a s a m e t hod for a s s e s s i n g b i a s du e t o c on t a mi n a ti on or op e r a t or e rr o r. R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A R B s hou l d c o ll e ct PM 10 t r i p b l an k s p e r i o d i c al l y.89

F i n d i n g # T L1

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a n i s te r C l e a n i ng

F i n d i n g: T h e c an i s t e r c l e a n i n g SOP do e s no t r e f le c t t h e c u r r e n t c l e a n i n g p ro c e d u r e. D e s c r i p t i o n: T h e nu m b e r of c l e a n i ng c y c l e s f o r a n e w l y ac qu i r e d c l e a n i n g s y s t e m h a s b ee n r e d u c e d f ro m n i n e ,
a s s tat e d i n t h e S O P

, t o f

i v e

. S t a ff s tat e d t h e S OP i s b ei n g r e

- w r itt e n.

S O Ps do c u me n t an a g e n c y ' s o f f ici a l po li c ie s a nd p ro c e dur e s t o w h i c h s t a f f s ho u l d a dh e r e t o ob ta i n c on s i s te n t an d r el i a b l e d a t a

. T h e y a r e r e qu i r e d a s p a r t of a n a g e n c y 's a pprov e d Q A PP

. S O Ps ar e u s e d i n t r a i n i n g s ta f f i n a g e n c y a cc e p t e d a n a l y t i c a l m e t h o do l o g y a nd h e l p d e m on s t r at e d a ta d e f e n s i b ili t y. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x A

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d upd a t e S O P s t o r e f l e c t c u rr e n t pr a c t i c e t o b e c o m p li a n t w it h 40 C F R P a r t 58,
A p p e nd i x A

. I t i s r e c o mm e nd e d t h a t S O Ps b e r e v i e w e d a nn u all y a t a m i n im u m a nd u pd a t e d a s

n e e d e d. I t i s f

u r t h e r s u g g e s te d t h a t a n a l y s t s i n iti a l t h e S O P s t o i nd ic a t e t h at t h e y h a v e r e a d a nd
und e r s t an d t h e S O P a nd h a v e h a d a n oppor t un i t y t o d i s c u s s t h e m w it h t h e i r s up e rv i s or.90

F i n d i n g # T L2

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a n i s te r C l e a n i ng

F i n d i n g: A n SOP i s no t do c u m e n t e d f or t h e b a t c h c e r ti f

i ca t i on o f cl ean e d c a n i s t e r s

. T h e c a n i s te r cl ean i n g S O P li s t s c le an i n g c r i t e r ia fo r t h e M L D 058 m e t h od, bu t no t for t h e M L D 06 6 m e t hod.

D e s c r i p t i o n: C A RB s ta f

f s t a t e d t h a t c urr e n t c r it e r ia a r e do c u m e n te d i n t h e Q u ali t y A s s u r a n ce M a n u a l ( Q A M ),
bu t no t i n t h e S O P

. I t i s un c le ar w h y t h e r e a r e d i f f e r e n t cl ean i n g c r it e r i a

f o r t h e t w o m e t hod s

. R e f e r t o p r e v i ou s f

i nd i ng. R e f e re n c e s: 40 C F R 58

, A pp e n d i x A

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C o n s i s t e n c y a c ro s s met h od s w ou l d f a cilit a t e t h e u s e of t h e Q A M a s a r e f e r e n c e

. A n a l y s t s ’ i n i tial s

on S O Ps w ou l d do c u me n t t h a t t h e y und e r s t a nd a p prov e d c u r r e n t pr o ce d ur e s

.91

F i n d i n g # T L3

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a n i s te r C l e a n i ng

F i n d i n g: T h e b at c h ce r t i f

icati on of c le an e d c an i s t e r s d e s c r i b e d b y s ta ff f o r met hod s M L D 0 5 8 a nd M L D
066 d i ff e r s fro m e x i s ti n g VO C g u i d an ce. D e s c r i p t i o n: P A MS g u i d an ce r e c o m m e n d s t h a t on e c l e a n e d c a n i s t e r ou t of ei g h t b e ce r ti f ie d a nd M e t h o d T O15

, on w h i c h t h e s e m e t h od s ar e b a s e d, r e c o mme n d s ce r ti f y i n g e v e r y c a n i s t e r. C A RB c u rr e n t l y
t e s t s o n e c le an e d ca n i s te r of t w e l v e fo r r e s i du al c o n tami n a ti on a s p a r t of t h e ce r ti f

ic a ti o n p r o ce s s.

B a t c h c e r ti f

i c a ti on c an i d e n t i f

y e x ce ss i v e l y

d i r t y ca n i s te r s or a mal fu n c ti on of t h e c l e a n i n g

s y s tem dur i n g t h e c l ea n i ng c y cle , bu t m a y b e i n a d e qu a t e t o ce r

ti f y t h at e v e r y c a n i s te r i n a

b at c h
i s ac t u all y c l e a n. A n a l y

z i n g o n e ou t of t w el v e i n s t ea d o f e i g h t ca n i s te r s i n t r odu c e s e v e n gr eat e r

un c e r t a i n t y

. T h e un ce r t ai n t y i n c r ea s e s i f t h e d i r ti e s t c a n i s te r i n a

b a tc h i s n o t s e l e c t e d a s t

h e

c e r ti f icati on c a n i s t e r. R e f e re n c e s: P A MS T A D

, M e t hod T O -15.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e it h e r ce r t i f y m or e of t h e c a n i s t e r s i n e ac h c l ean i n g b a t c h i n ac c or d a n c e w it h

c urr e n t V O C m e t hod g u i d an c e f o r t h e s e m od i f

i e d met hod s o r c ondu ct s t ud ie s t o d em on s t r at e t h e b a tc h c e r ti f i c ati on pro c e s s i s e ff

e cti v e for t h e s p eci f

i c c on t a mi n a n t s i n t h e s e m e t h o d s b y

an a l y zi n g e v e r y ca n i s te r i n a

b a tc h for a

p e r i od o f time . Conf

i d e n c e t h at t h e c u r

r e n t p r a c ti c e i s

a d e qu a te w ou l d b e i n c r e a s e d i f t h e nu m b e r o f c a n i s t e r s t h at f ail e d c e r t i f

ic a t i on i s m a i n t a i n e d i n a l o g

. D e v e l o p i n g a t r e n d c h ar t of t h e le v e l of c on t a mi n a ti o n d e t e ct e d dur i n g c a n i s t e r c e r ti f i c a t i o n

ma y a l s o s e rv e t o a l e r t s t a f f t h at c l e a n i n g e q u i p me n t mai n t e n a n ce i s n ee d e d

.92

F i n d i n g # T L4

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a n i s te r C l e a n i ng

F i n d i n g: [ R e l at e d t o P r e v i o u s F i nd i ng O L 19 ]

. P r e

- c l e a n i n g c o n c e n t r ati on s a r e no t r ec o r d e d i n a l ogbook

t o a ll o w fo r t

h e s e le c ti o n of t h e m o s t h i g h l y c on tami n a t e d c a n i s te r f o r b a t c h c e r

ti f icat i o n. D e s c r i p t i o n: C a n i s te r s ar e r a ndo m l y s e l e ct e d f o r c e r ti f i ca ti o n

. A s a

r e s u lt of a f

i nd i n g f r o m t h e p r e v i ou s T S A

, C A RB h a s i n iti a t e d a s y s t e m o f m ark i n g c a n i s t e r s t h a t h a v e b e e n s e l e c t e d f or t e s ti n g a s p a r t of

t h e b a t c h c e r ti f

ic a ti on t o e n s ur e t h a t e v e n t u a l l y all can i s t e r s a r e t e s t e d.

C e r t i f y i n g t h e c a n i s te r w i t h t h e m o s t h i g h l y c on t ami n at e d s a m p le c on ce n t r a ti on s dur i n g b a t c h

c e r ti f icati on i n a cc o r d a n ce w it h g u i d a n ce w ou l d p r ov i d e a h i g h e r le v e l of c o n f

i d e n c e t h a t t h e

e n ti r e b a t c h o f c an i s t e r s h a s b e e n e f f ecti v e l y c l e a n e d.

R e f e re n c e s: P A MS T A D

, S e c . 2.5.2.3

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d s el ec t t h e m o s t h i g h l y c o n tami n a t e d c a n i s t e r s c lea n e d i n a b a tc h fo r a n a l y s i s t o

c e r ti f y t h at t h e b a t c h i s f

r e e of c on t ami n a ti on.93

F i n d i n g # T L5

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a n i s te r C l e a n i ng

F i n d i n g: C a n i s te r s ar e no t rou ti n e l y lea k t e s t e d a s p r e s c r i b e d i n gu i d a n c e

. I n s t e a d, ca n i s te r s a r e v ac u u m l e a k t e s t e d on l y w h e n g r o s s le a k s ar e s u s p ec te d.

D e s c r i p t i o n: C a n i s te r s c a n b ec o m e c o n t a mi n at e d ov e r time f r o m l e a k s a nd m i c ro le a k s , w h i c h a r e no t obv i ou s fro m m on it or i n g ca n i s te r g a u g e r e a d i n g s

. M e t hod T O

- 15, o n w h i c h m e t ho d s M L D 066 a nd M L D
058 a r e b a s e d, d e s c r i b e s t h e pro c e s s f o r le a k t e s ti n g c a n i s te r s i n S e c . 8.4.1. 1 a nd e s t a b li s h e s a

c r it e r i on of

+ 2 p s i g , b e y o nd w h ic h t h e pr e ss ur e s ho u l d no t v a r y

. C a n i s te r s ma y a l s o b e c o m e

c o n t a mi n a te d ov e r time t h r o u g h mic ro le a k s

. T h e P A MS T A D

, S e ct i o n 2.5.3.6, s t a te s t h at

“

... obv i ou s l ea k s m a y

b e c h ec k e d b y s ub m e r g i n g c a n i s t e r s i n w a te r, bu t t o c h e c k f o r mi c ro le a k s , t h e c an i s t e r s h ou l d b e e v ac u a t e d a nd it s p r e s s ur e ob s e rv e d f o r s e v e r a l d a y s w it h a s e n s iti v e

a b s o l u t e p r e s s u r e g a u g e c o nn ec te d ."

R e f e re n c e s: M e t hod T O -15, S e c . 8.4

. 1

. 1 ; P AM S T A D

, S ec

. 2.5.3.6

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e s t a

b li s h a progr a m o f m o n it o r i n g f o r le a k s a nd mic r o l ea k s a s pr e s c r i b e d i n M e t hod T O -1 5 an d t h e P A MS T AD.94

F i n d i n g # T L6

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a n i s te r C l e a n i ng

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g O L 21 ]

. A r e t e n ti on tim e p o lic y for r e

- c l e a n i n g a nd b l a n k i n g c a n i s t e r s on c e
t h e y h a v e b e e n c e r ti f

i e d c le an h a s n o t b e e n e s ta b l i s h e d.

D e s c r i p t i o n : T h e C an i s t e r Cu s t od i an c onf i r m e d t h a t s h e ob s e r

v e s r e a p p e a r a n ce of c on t ami n a ti on i n c l e a n e d

c a n i s te r s ov e r time . C a n i s te r s ma y b ec o m e c o n tami n a te d ov e r tim e t h r o u gh s mall l ea k s or mi c ro l e a k s t h at m a y

no t b e o b v i o u s fro m m on it or i n g ca n i s te r g a u g e r e a d i n g s ( s e e D e s c r i p ti on, F i n d i n g 5)

. A d d i ti o n a l l y , P A MS T AD

, S e c ti on 2.5. 3 .2 s tat e s t h a t "

... c a n i s t e r s m a y a p p ear

un c on t a mi n at e d imm e d iat e l y a f te r cl ean i n g , bu t w ill ou t

- g a s c o n t a mi n a n t s upo n s t or a g e fo r

s e v e r a l w ee k s

. A ll c an i s t e r s i n u s e s hou l d b e b l a nk e d c h e c k e d f r e qu e n t l y a nd p a r

ti c u l a r l y a f

t e r

e x te nd e d p e r i od s o f s t or a g e , t o e n s ur e t h a t s i g n i f ic a n t c on t a m i n a ti on do e s n o t a pp e a r

. " E P A
ob s e rv e d p r o b a

b l e o u t

- g a ss e d c o n t a mi n a n t s fro m c a n i s t e r s ur f a ce s i n a r e c e n t P A MS P E S t u d y o f

A i r D i s t r i ct l a

bor a t o r ie s c o ndu c te d b y t h e R e g i o n 9 QA O f f ice.

R e f e re n c e s : P A MS T A D

, S e cti on 2.5.3 .6

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e s t a

b li s h a r e te n ti on tim e for c lea n e d a nd c e r ti f i e d can i s t e r s a f

te r w h i c h t h e y m u s t b e r e

- c le an e d and c e r ti f

i e d. A r e t e n ti on tim e of 30 d a y s h a s b ee n a dop t e d b y t h e E P A R e g i on 9

La b o r a t o r y a nd o t h e r la b or a t or i e s

.95

F i n d i n g # T L7

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a n i s te r C l e a n i ng

F i nd i n g: T h e C A RB S O P s t a t e s t h a t o l d ca n i s t e r s a r e r ec o n d it i o n e d, b u t t h i s i s i n c o n s i s te n t l y p r a c t i c e d.

D e s c r i p t i o n : S t a ff s tat e d t h a t t h e r ec o n d it i o n i n g pro c e d u r e w a s d et e r mi n e d t o b e i n e ff ec t i v e a n d h a s b e e n d i s c on ti nu e d. S imil ar i nfor m a ti on w a s p r e s e n t e d at t h e 2011 A i r Conf e r e n c e i n D a ll a s , T e x a s

.

A pro c e d u r e f o r r e c ond iti o n i n g b a s e d o n b e s t a v a i l a b l e i nfor m a ti on d o e s no t c urr e n t l y e x i s t.

R e f e re n c e s : 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x A

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e C A RB S O P r e l a ti n g t o r e c ond iti on i n g of can i s t e r s s hou l d b e r e v i s e d or d el e t e d, s i n c e t h e S O P do e s n o t r e f

le c t c u rr e n t p r a c tice o r r e c o mm e n d e d pro c e d u r e

. C A R B ma y w i s h t o im p l e me n t

a p r o c e d u r e i n i t s p l a c e f

or e v al u a ti n g o l d c a n i s te r s for r e p lac e me n t

, a s it h a s b ee n ob s e rv e d t h at

c o ati n g s on o l d e r ca n i s te r s ar e m or e s ub j ec t t o r e tai n i n g a n d ou t

- g a ss i n g r e s i d u a l c on tami n a n t s

ov e r time.96

F i n d i n g # T L8

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a r

b o n y ls

F i n d i n g: C A RB h a s no t e s t a

b li s h e d a ho l d i n g time fo r c a r t r i d g e s on ce s am p l e s h a v e b ee n c o lle c te d for

e x t r a cti on or an a l y s i s. D e s c r i p t i o n : C a r t r i dg e s a r e k e p t for s o m e w ee k s i n t h e f i e l d b e f or e s h i pp i n g t h em t o t h e la bor a t o r y

. S t a ff

s t at e d t h at ca r t r i d g e s ar e g e n e r a l l y a n a l y z e d w it h i n t h e four w ee k s r e c o mm e n d e d b y t h e ca r t r i d g e

v e n dor ( W a t e r s )

, bu t no t w it h i n 1 4 d a y s a s s p ec i f i e d i n M e t h od T O -11 or 3 0 d a y s f o l l o w i n g

e x t r a cti on s p ec i f

i e d i n t h e me t

h od.

E x ce e d i n g met hod p r e s c r i b e d h o l d i n g tim e s can r e s u lt i n d a t a b ei n g qu a l i f

i e d du e t o po t e n t i al
l o s s of s a m p l e o r a r i s k o f c on t a mi n a t i o n f ro m e x t r a n e o u s s ou r ce s , e v e n u n d e r r e f r i g e r a ti o n. E x ce e d i n g p r e s c r i b e d met hod h o l d i n g tim e s can r e s u lt i n d at a t h at a r e m or e v u l n e r a b le t o

c h all e n g e

. R e f e re n c e s : M e t hod T O -11

R e c o mm e nd a t i o n to A dd re ss F i nd i n g: C A RB s h o u l d e s t a

b li s h a po li c y f o r h o l d i n g tim e b a s e d on t h e T O -11 met hod ho l d i ng tim e (pr e f e rr e d) or, i f

n e ce s s ar y , c o n d

u c t an d do c u m e n t i n t e rn a l r e s ea r c h d em o n s t r a ti ng t h a t a

v ar ia n c e fro m t h e pub li s h e d ho l d i n g t ime i s j u s ti f i e d

.97

F i n d i n g # T L9

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a r

b o n y ls

F i n d i n g: T h e la bor a t o r y

d o e s no t a s s i g n e x p i r a ti o n d a t e s t o n e w s am p li n g c a r t r i d g e s a nd a ll o w s ca r t r i d g e s
t o b e u s e d b e y o nd t h e 9 0 d a y s p r e s c r i b e d b y t h e m et hod.

D e s c r i p t i o n : M e t hod T O -11 s t a t e s i n it s d i s c u s s i on of t h e pr e p a r a ti on of D N P H ca r t r i d g e s “t h a t c a r

t r i d g e s w i ll

m a i n tai n t h e i r i n t e g r i t y f

or up t o 9 0 d a y s s t o r e d i n r e f r i g e r a t e d, c a

p p e d s h i p p i n g t ub e s ” ( T O

- 11

no te

, s e c . 9.5.2

. 16). I n iti a l b l an k l o t c on c e n t r a ti on s a r e p r o v i d e d w it h c o mm e r c ial l y pu r c h a s e d

c a r t r i d g e s

. G i v e n t h e s i gn i f

i c a n t c on c e rn e x pr e s s e d t hrou g h o u t M et hod T O -11 o v e r po t e n tial
l a b o r at o r y c on t a m i n a ti on, it i s prud e n t t o b e a le r t t o p o t e n ti a l c on t a mi n ati on dur i n g s t o r a g e

. O n e of t h e ai r d i s t r i c t s a s s i g n s a s i x m on t h e x p i r ati on d a t e t o c a r t r i dg e s

. A c o m me r ci a l l a

bo r a t or y ( AA C La bo r a t o r y , V e n t u r a , C A ) c o n f i r m e d t h at it rou ti n e l y m o n i t o r s a n d o b s e r v e s t h a t b l a n k

c o n ce n t r a ti o n s i n c r e a s e o v e r time

, a lt hou g h no t p a s t c r it e r i a le v e l s

. T h e l e v el of c on t a m i n a ti on

w ill d e p e nd o n ho w t h e c ar t r i d g e s a r e s t or e d a nd i f t h e y b e c o m e e x po s e d t o c o n t a mi n a n t s

. T h e r e f o r e , u n u s e d c a r t r i d g e l o t s a r e p r o b a b l y b e s t r e ce r t i f

ie d f o r Q A do c u m e n t a ti o n purpo s e s

a f t e r 90 d a y s , a s s u gg e s t e d b y g u i d an c e

. R e f e re n c e s : M e t hod T O -11, N o t e i n s ec

. 9.5.2.16

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: A s r ec o m m e n d e d i n M et hod T O

- 11 a nd c o n f i r me d b y l a

b o r a t o r y e x p e r i e n c e , it s hou l d b e

v e r i f i e d t h at c ar t r i d g e s m e et b l ank c e r ti f ic a ti on r e qu i r em e n t s b y a n a l y zi n g a b l a n k c a r t r i d g e b e for e u s i n g t h em p a s t t h e 9 0 -d a y P AM S s e a s on.98

F i n d i n g # T L 10

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a r

b o n y ls

F i n d i n g: C A RB ' s p ro ce d

u r e f o r a n a l y z i n g DN PH l o t b l a nk s d i f f e r s f ro m t h e SOP.

D e s c r i p t i o n : T h e S O P s t a t e s t h a t 5 % o f n e w D N P H c a r t r i d g e s w i l l b e a n a l y

ze d a s l o t b l a nk s

. S t a ff s tat e d t h e
pr a ct i c e h a s b e e n c h an g e d t o on e c ar t r i d g e p e r l o t r a t h e r t h a n o n e p e r bo x

.

T h e S O P s hou l d b e upd at e d t o r e f lect c u r r e n t pr actic e

. S O P s do c u m e n t a n a g e n c y ’ s o ff i c ial

po li c ie s a nd pro ce dur e s t h a t s ta f f a r e t o a d h e r e t o ob tai n c on s i s te n t a nd r e l i a b l e d a t a a nd a r e

r e qu i r e d a s p ar t of an a g e n c y ’ s a ppro v e d QA PP a s r e qu i r e d b y 40 C F R 58 A pp e n d i x A.

R e f e re n c e s : 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x A

R e c o mm e nd at i o n t o Add re s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d upd a t e t h e S O P t o r e f le c t c u rr e n t p r a c ti c e

.99

F i n d i n g # T L 11

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a r

b o n y ls

F i n d i n g: N o c r i t e r i on i s prov i d e d i n t h e C A R B SO P for p a s s i n g D N P H l o t ca r t r i d g e b l a n k s

. D e s c r i p t i o n : C a rbo n y l M e t hod T O -1 1 pr e s c r i b e s a c ce p t a n c e c r it e r i a for l o t b l a nk s of l e s s t h a n 0.15

μ g / c a r t r i dg e ( f o r m a l d e h y d e ) a nd l e s s t h a n 0.10 μ g /c a r t r i d g e ( a cet a l d e h y d e )

. T h e S O P s hou l d b e

c o n s i s t e n t w it h p r a cti ce

. F ur t h e r m o r e , t h e c r it e r i o n u s e d b y C A R B of 2 X R L i s no t a p p r o p r ia t e

. T h e R L m u s t b e h i g h e r t h a n t h e b la nk c on tami n a t i on. R e f e re n c e s : M e t hod T O -11, s e c . 5.8

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e s t a

b li s h a ppropr i a te a c c e p t a n ce c r i t e r i a for c a r t r i d g e b l a nk s c o n s i s t e n t w it h t h e

m e t h o d pr e s c r i b e d c r it e r i a and t h e S O P s h o u l d b e u p d a t e d t o r e f

l e c t c u r r e n t p r a c ti c e

.100

F i n d i n g # T L 12

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a r

b o n y ls

F i n d i n g: G l ov e s a r e no t w o r

n a s a c on tami n a ti on pro te c ti o n m e a s ur e w h e n h a nd li n g c a r t r i d g e s

. A

n it ro g e n -pu r g e d g l ov e b a g i s n o t u s e d for e x t r ac ti on s

. D e s c r i p t i o n : M e t hod T O -11 c a

u ti on s a g ai n s t t h e un i n t e n ti on al c on tami n a ti on of el u t e d s a m p l e s du e t o

a l d e h y d e an d k e t on e c on t a m i n a ti on i n la bor a t o r y ai r, i nk s , a dh e s i v e s , p a c k a g i n g , a n d v i a l s w it h

p l a s ti c c a p s

. T h e u s e of g l ov e s i s p r e s c r i b e d w h e n h a n d l i n g t h e c a r t r i dg e s

. E x t r a cti n g t h e

c a r t r i d g e s i n a n it r o g e n

- p urg e d g l ov e f u r t h e r r e du c e s t h e r i s k o f c on t a mi n at i on. F oo d a nd dr i nk

r e s i du e on h and s ca n a l s o p r e s e n t a c on t a mi n a t i o n prob l e m , i n a dd iti on t o s a f e t y i s s u e s r e l at e d to

w ork i ng w it h a c e t on it r ile w it ho u t p r o p e r pro t ec ti on

. T h e u s e of a g l o v e bo x w i l l v a r y w it h t h e l a b o r at o r y a i r e nv i ron m e n t; w ork i n g i n a v e r y cle a n h o od m a y b e s uff i c ie n t

. R e f e re n c e s : M e t hod T O -11, S e c . 10. 7

, 11.2

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d e v al u a t e i t s c urr e n t pr o c e du r e s t o e n s ur e t h at c u r r e n t c o n t a m i n a ti on c on t ro l

m e a s ur e s a r e a d e qu a t e.101

F i n d i n g # T L 13

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a r

b o n y ls

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g O L 3 ] S t a ff s ta t e d t h a t f i e l d b la nk s a r e no t b e i n g a n a l y z e d a t a f r e q u e n c y o f
10% of f i e l d s a m p le s , a s s p e c i f

i e d i n M et hod T O -11, n o r i s t h e r e a n S O P d e s c r i b i n g t h e
pro c e du r e for t h e s ub mi s s i on of f i e l d b la nk s

. D e s c r i p t i o n : D ur i n g t h e pr e v i ou s T SA

, s ta f f s t a t e d t h a t C A RB w a s c o rr e cti n g s am p l e r e s u lt s b a s e d on a n

a v e r a g e o f

f i e l d b l ank r e s u lt s fro m a s t u d y p e r f or m e d 15 y e a r s p r i or. T h e s t ud y w a s ou t d a t e d and

s a m p l e r e s u lt s s ho u l d no t b e c orr e c t e d. D ur i n g t h e c urr e n t T SA

, s t a f f s t a t e d t h at s am p l e r e s u lt s

ar e no l o n g e r b ei n g s u b t r a c t e d

, bu t t h a t f i e l d b l a n k s a r e no t b ei n g c o ll e c t e d a s p r e s c r i b e d i n t h e

m e t h o d. F i e l d b la nk s i n c r ea s e t h e l e v el of c o n f i d e n ce t h a t s am p l e c on t a mi n a t i o n d e t e ct e d i s no t fro m e x t r a n e ou s s our ce s

. R e f e re n c e s : M e t hod T O -11, S e c . 13. 3

. 1 T a b l e 5-3

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i ng : C A RB s h o u l d u s e f

i e l d b l an k s at t h e m e t h od pr e s c r i b e d fr e qu e n c y o f 10% o f f i e l d s a m p l e s

c o lle c t e d ; a mi n im u m of on e f i e l d b l an k p e r s am p l e c o ll ec ti on b a t c h i s r ec o m m e nd e d. D a ta f o r f i e l d b la nk s a nd s a m p l e r e s u lt s s ho u l d b e r e p o r te d s e p a r a t e l y

.102

F i n d i n g # T L 14

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

– C a r bo n y ls

F i n d i n g: C A RB do e s no t a n a l y

z e t r i p b l ank s w h e n n ee d e d.

D e s c r i p t i o n : M e t hod T O -11 s t a t e s t h at it i s d e s i r a b l e t o c o ll e c t t

r i p b la nk s a t a

f r e qu e n c y of 1 0 % o f

f i e l d

s a m p l e s

. I n a d d i ti o n t o f

i el d b l an k s a nd l a

bo r a t o r y b la nk s , i f f

i e l d b l a nk a n a l y s i s s ho w

c o n t a mi n a ti on , t r i p b l a nk s s ho u l d b e c o ll ec t e d a n d a n a l y ze d t o d i s ti n g u i s h b e t w e e n s ou r ce s of

c o n t a mi n a ti on

. R e f e re n c e s : M e t hod T O -11, S e c . 13. 3

. 1 & T a b l e 5 -3

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i ng : C A RB s h o u l d r e v i e w it s p o lic y f o r b la nk s a nd c o n s i d e r t h e v a l u e of c o ll e cti n g a nd a n a l y z i n g t r i p b l an k s i n a dd iti on t o l a

b o r at o r y and f

i e l d b l a nk s i f a n a l y

t i c a l r e s u lt s i nd ic a te b la nk

c o n t a mi n a ti on

.103

F i n d i n g # T L 15

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

– C a r bo n y ls

F i n d i n g: M e t hod T O -11 s t a t e s t h at s a m p le s s hou l d b e r e

- a n a l y ze d w h e n r e s u lt s a r e 10 % a b o v e t h e

c r it e r i o n , bu t t h e a n a l y s t w a s no t a w a r e o f t h i s c r it e r i on. D e s c r i p t i o n : U p

- t o

- d a te S O P s h e l p t r ai n a n a l y s t s n e w t o a c ce p te d la bor a t o r y p ro c e d u r e s

. H a v i n g a n a l y s t s i n iti a l S O Ps ann u a l l y t o i nd ic a t e t h at t h e y h a v e r e a d t h e S O Ps a n d h a v e h a d a n oppor t un i t y t o d i s c u s s t h em w it h t h e i r s up e rv i s or i s a l s o v al u a b le

. S o m e l a

b o r at o r ie s a d m i n i s te r a w r itt e n te s t t o
qu al i f y a n an a l y s t t o p e rf

or m a n e w m e t h o d. K e e p i n g c h a r t s of t h e dup li ca t e r e s u l t s w it h c on t ro l
li n e s i nd i c ati n g t h e c r i te r i o n ca n e n s ur e t h a t la bor at o r y Q C c r it e r i a a r e g i v e n a d e qu a t e a tt e n t i o n a t

t h e time of an a l y s i s. R e f e re n c e s : M e t hod T O -11, S e c . 13. 4

. 1 & T a b l e 5 -3, M L D 0 2 2 S e c . 9.6

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i ng ; C A RB s h o u l d r e v i e w t h e s y s tem of qu a li f y i n g a n a l y s t s t o p e r f

o r m met hod s n e w t o t h e m a n d

s hou l d im p l e me n t pro c e d ur e s t o e n s ur e t h e y a r e k no w l e dg e a b l e c on c e rn i n g a ll r e qu i r e d Q C.104

F i n d i n g # T L 16

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- C a r

b o n y ls

F i n d i n g: W o r k i ng s ta nd ard s ar e t r ac k e d an d u s e d f o r s i x m on t h s , w h i le t h e C A R B S O P s t at e s t h a t

s t a nd ard s s h ou l d b e r e tai n e d for fo u r m on t h s und e r r e f r i g e r a ti on. D e s c r i p t i o n : P e r i od i c r e v i e w s b y t h e s up e rv i s or of l o g boo k s a n d i n t e rn a l a ud it s o r r e v i e w s b y a Q u a li t y A s s ur a n c e O f

f i c e r w ou l d h el p e n s ur e t h a t r e p l a c e m e n t s c h e d u l e s a r e k e p t

. Us i n g e x p i r e d

s t a nd ard s c a n r e s u lt i n i n ac c ur at e d a t a a nd l e g a l c h a ll e n g e s

. R e f er e n c e s : C A RB S O P ; M e t hod T O

- 11 ; G LP

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i ng : C A RB s h o u l d im p l e me n t a po li c y t o e n s ur e t h at s t a n d a rd s u s e d f or i n s t ru m e n t c a li br a ti on a r e

r e p lac e d b e f

o r e t h e y e x ce e d ho l d i n g t ime s

.105

F i n d i n g # T L 17

A g e n c y: C A RB

D at e o f A ud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- H e x a v a l e n t C h r o mi um

F i n d i n g: S it e n am e an d s am p li n g d a te s a r e r e c ord e d on a p ie ce o f ta p e l oo s e l y s t u c k t o s a m p l e c a r t r i d g e s;
t h e ta p e o cc a s i on a l l y

f a l l s off, m a k i n g i t d i f

f i c u lt t o i d e n ti f

y s am p l e s

. D e s c r i p t i o n : A b ett e r s y s t e m for l a

b e li n g s a m p l e s i s n e e d e d t o i n c r e a s e c onf i d e n ce t h at a d at a

po i n t i s

a p p r o p r iat e l y i d e n t i f

i e d w it h a p ar ti c u l a r s a m p l e

. R e f e re n c e s :

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s h o u l d d e v i s e a p e r m an e n t s y s t e m for l a b e li n g c a r t r i d g e s.106

F i n d i n g # T L 18

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- H e x a v a l e n t C h r o mi um

P o s i t i v e F i nd i n g: H e x a v a l e n t c hro mi u m d ata und e r g o p e e r r e v i e w , s u p e rv i s o r y r e v ie w , r e v i e w b y t h e B r a n c h
C h i e f, and a f

i n a l r e v i e w b e for e g o i n g t o A Q S.

D e s c r i p t i o n : D at a g o t hro u g h a m u lt i

- t i e r e d r e v i e w pr o c e s s

. T h e d at a r e v i e w pr o ce d ur e d e s c r i b e d r e pr e s e n t s a b e s t pr a ct i c e. R e f e re n c e s :

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: N /A107

F i n d i n g # T L 19

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- M L D 058, A ro mati c & H al o g e n at e d C o m pound s , V O C s ( M o d i f ie d T O -15)

F i n d i n g: [ P r e v i ou s F i n d i n g O L 5 ] T h e r e i s no s e c on d a r y r e v i e w o f l o g book s. D e s c r i p t i o n : S e c ond ar y r e v i e w o f l ogbook s b y s up e rv i s o r y or QA s t a ff can h e l p e n s ur e t h at prop e r pro t o c o l i s b e i n g f o ll o w e d.

R e f e re n c e s :

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: I n s t ru m e n t run l o g book s s hou l d rou ti n e l y b e r e v i e w e d a nd s i gn e d b y s up e rv i s o r y or QA s t a ff.108

F i nd i n g # T L 20

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- M L D 058, A ro mati c & H al o g e n at e d C o m pound s , V O C s ( M o d i f ie d T O -15)

F i n d i n g: C A RB do e s no t a n a l y

z e a ud it s a m p le s or t hro u g h

- t h e -prob e a ud it s a m p l e s a s s u g g e s t e d i n S ec

. 9.7 of t h e C A RB S OP

. D e s c r i p t i on : A u d i t s a m p l e s a r e an im p o r ta n t qu a li t y a s s u r a n ce t oo l t o e n s ur e t h e ac c u r a c y o f a n a l y tic a l d a t a

. T hrou g h

- t h e

- p rob e a ud i t s h e l p do c u m e n t t h at t h e s a m p l e a nd a n a l y s i s s y s tem a r e w i t h i n

a cc e p ta b l e c on t r o l limi t s

. S t a ff s t a te d t h a t t h e S O P t o a n a l y ze a ud it s a m p l e s h a d b ee n f

o l l o w e d i n
t h e p a s t

, and h a v e r e qu e s te d t h a t t h i s b e r e i n s tit u t e d.

R e f e re n c e s : C A RB S O P

, S e ct i o n 9.7

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB i s e n c ou r a g e d t o u s e a ud it s am p l e s a nd t h r ough t h e p r o b e a u d i t s a m p l e s w h e n p o s s i b l e , a s

s ug g e s t e d i n t h e C A R B S O P , or C A RB s hou l d r e v i s e it s S O P t o r e f le c t a ct u a l pr a c t i c e s

.109

F i n d i n g # T L 21

A g e n c y: C A RB

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: T o x i c s La bor a t o r y

- M L D 066 O x y g e n a t e d H y d r o c a rbon s & N it r il e s ( M o d i f ie d T O -15)

F i n d i n g: A p p e nd i x V i n t h e C A R

B S O P li s t s t h e s t a n d a rd s t h at w e r e u s e d i n 2003 a nd h a s no t b e e n upd at e d t o r e f

l e ct t h e s ta nd a r d s c u r r e n t l y b e i n g u s e d.

D e s c r i p t i o n : S t a ff s tat e d c u rr e n t s t an d a rd s a r e f o und i n t h e Q C r e por t

. O u t d a t e d i nf o r mati o n i n a n S O P c a n l e a d t o mi s u nd e r s ta nd i ng i n pr a c ti ce and w o u l d r e pr e s e n t a v u l n e r a b ili t y i f d a ta a r e c h a ll e n g e d.
S O Ps s ho u l d b e up d a t e d t o r e f le c t p r ac ti c e.
R e f e re n c e s : 40 C F R 58

, A pp e n d i x A ( S O Ps)

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i n d i n g: S O Ps s ho u l d r e pr e s e n t c urr e n t p r a c ti ce s a n d b e u p d a t e d o n a r e g u la r s c h e d u l e or a s n e e d e d i n

a c c or d an c e w it h 40 C F R58, A p p e nd i x A.110

F i n d i n g # I M P1

A g e n c y: C A RB

- I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

– G e n e r al

F i n d i n g: T h e I C AP C D am b i e n t a i r m on it or i n g pr o g r a m i s no t op e r at i n g un d e r a n a p prov e d QA PP.

D e s c r i p t i o n: E P A r e qu i r e s t h a t o r g a n iz a ti on s d e v e l op a QA PP for e ac h t y p e o f am b i e n t p o l l u t a n t b e i ng

m e a s ur e d. T h e Q A P P i n te gr a t e s a ll t e c hn i c a l a nd qu ali t y a s p e c t s of a p ro j e c t

, i n c l u d i n g p l a nn i n g, im p l e me n t a ti on, a nd a ss e s s m e n t

. T h e purpo s e of t h e Q A PP i s t o d o c u m e n t p l a nn i n g r e s u lt s f o r

e n v i r o n m e n t a l d at a

o p e r a ti on s a nd t o prov i d e a p r o j e ct

- s p ec i f

i c “ b l u e pr i n t” for ob tai n i n g t h e t y p e

an d qu a li t y

of e nv i r o n me n t a l d a t a

n e e d e d fo r a s p e c i f

i c d e c i s i o n or u s e

. T h e QA PP d o c u m e n t s
t h e q u a li t y a ss ur a n c e an d qu alit y c on t ro l t h a t a r e a p p l i e d t o a n e nv i ron me n t a l d a ta op e r a ti on t o

a s s u r e t h e r e s u lt s o b t a i n e d a r e of t h e t y p e a nd qu a li t y

n e e d e d a nd e x p ec te d.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58 A pp. A 2. 1

, Q u a li t y M an a g e me n t P la n s a nd Q u a li t y A s s u r a n c e P ro je c t P l a n s, Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

F ur t h e r g u i d a n ce o n d e v e l op i n g Q AP P s c a n b e fo u n d i n t h e g u i d a n c e do c u me n t s “E P A

R e qu i r e me n t s for Q u ali t y A s s ur an c e P ro j e c t P la n s , ” E PA / 240 / B-01 / 00 3

, M a r c h 2001, a n d

“ G u i d an c e for Q u a li t y A s s ur an c e P r o je c t P l a n s , ” E P A / 2 4 0 / R

- 02 / 00 9

, D e c e m b e r 2 0 02

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: I C A P C D i s c urr e n t l y p a r t o f t h e C A RB P QAO

, w h i c h i s r e s pon s i b l e for m a i n t a i n i n g c on s i s te n c y i n t h e c o ll e cti on and a s s e s s me n t of a m b ie n t a i r qu a li t y d at a t hro u g h o u t t h e S t a te of C a li forn i a s o
t h a t t h e d a ta m a y

b e c o m b i n e d t o g i v e me a n i n gf u l i n f o r mati on.

I C A P C D s hou l d d e v e l o p a g e n c y s p e c i f i c QAPP s t h a t a r e c o n s i s t e n t w it h e x i s t i n g C A RB QA PP s or for m a l l y a d op t t h e a p p li ca b le e x i s ti n g C A RB Q A PPs

.111

F i n d i n g # I M P2

A g e n c y: C A RB

- I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- G e n e r al

F i n d i n g: I C A P C D h a s n o t e s ta b li s h e d an a ppro p r i a t e qu a lit y s y s t e m f or am b i e n t a i r m on it or i n g. D e s c r i p t i o n: A qu a li t y s y s t e m i s t h e m ea n s b y w h i c h a n o r g a n izati on m a n a g e s t h e qu a li t y of t h e m o n i t o r i n g i nfor m a ti on it produ c e s i n a s y s te m a ti c , o r g a n ize d m a nn e r

. I t prov i d e s a fr a m e w ork for p l a n n i n g im p l e me n ti n g , a s s e s s i n g a nd r e por ti n g w o r k p e r f o r me d b y a n o r g a n izati on a n d f or c a rr y i n g ou t

r e qu i r e d qu a li t y a ss ur a n ce and qu ali t y c on t ro l a c ti v iti e s

. W h il e t h e m on it o r i n g s t a ff a t I C A P C D
i s v e r y kn o w l e d g ea b l e a n d op e r a te s t h e a m b ie n t a i r m on it or i n g n et w ork d il i g e n t l y , t h e lac k of a

s t ru ct ur e d q u a li t y s y s t e m i s n e e d e d t o e f f ec ti v e l y a nd a ppropr i a t e l y im p lem e n t am b i e n t a i r

m on it or i n g r e q u i r em e n t s

. M aj or c o m po n e n t s o f a qu a li t y s y s t e m i n c l u d e:
I n d e p e nd e n c e o f Q u a li t y A s s ur a n c e. Q MP s a nd Q AP P s.
D at a Q u ali t y P e r f

o r ma n ce R e q u i r em e n t s ( D a t a Q u a li t y O b je c ti v e s , D Q O s ). Q A / Q C A c ti v iti e s. R e f e re n c e s: 40 C F R 58 A pp. A 2.0, Q u alit y S y s tem R e q u i r e m e n ts Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: I C A P C D s hou l d im p lem e n t a qu a li t y s y s t em c on s i s te n t w it h E P A r e qu i r em e n t s a nd a pp li ca b l e
g u i d a n ce.112

F i n d i n g # I M P3

A g e n c y: C A RB

- I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- N et w ork M a n a g em e nt

F i n d i n g: A s s e s s m e n t of PM 1 0 or PM 2

. 5 s a m p li n g fr e qu e n c y t hroughou t t h e I C A P C D n e t w ork h a s n o t b e e n
p e rfor m e d a s r e q u i r e d.

D e s c r i p t i o n: T h e mi n im u m r e qu i r e d m on it or i n g s c h e du l e s for PM 10 i n t h e a r ea o f e x p ect e d m a x i m u m

c o n ce n t r a ti o n s hou l d b e b a s e d on t h e r e lati v e l e v el of t h a t m o n i t o r i n g s it e c on c e n t r ati on w it h

r e s p ec t t o t h e 24-ho u r s ta nd ard, a s ill u s t r a t e d i n F i gur e 1 of 40 C F R 58. 1 2. T h e m o s t r e ce n t y e ar of d a ta m u s t b e c o n s i d e r e d t o e s tim a t e t h e a i r qu a l it y s t a t u s a t t h e s ite n e a r t h e a r e a o f ma x im u m

c o n ce n t r a ti o n no l e s s fr e qu e n t l y t h an a s p a r t o f e a c h 5

- y ea r n e t w or k a s s e ss m e n t

.

F or P M 2 .5, r e qu i r e d s it e s t h a t me e t t h e fo ll o w i n g c r it e r i a a r e r e qu i r e d t o s am p le a t a 1

- i n-3 d a y

s a m p li n g f

r e qu e n c y:
D e s i g n v a l u e s it e s t h a t ar e w it h i n + 10% of t h e N AA QS.

S it e s w h e r e on e o r m o r e 24-hour v al u e s h a v e e x c e e d e d t h e N A AQ S ea c h y e a r f o r a

c o n s e c u ti v e p e r i o d of a t l e a s t 3 y e a r s

. I n a d d i ti o n , r e qu i r e d d e s i g n v al u e s i te s t h a t a r e w it h i n 5 % of t h e N AA Q m u s t mai n t a i n a n

e v e r y d a y s a m p le s c h e du l e.

E P A ma y no t b e a b l e t o ma k e a ttai n m e n t d ete r mi n a ti on s f r o m s it e w h e r e a ppropr i a t e s a m p li n g fr e qu e n c y i s no t a c h i e v e d.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58

. 12 ( e)
40 C F R 58

. 12 (d ) ( ii ) an d ( iii)

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB and I C A P C D s ho u l d p e rfor m t h e r e qu i r e d a n a l y s i s t o e n s u r e PM 10 a n d PM 2 .5 m o n it or i n g i n I m p e r i a l C oun t y o p e r at e at t h e a ppro p r i a te s a m p li n g fr e qu e n c y

. N ec e s s a ry c h a n g e s t o

s a m p li n g s c h e du l e s s ho u l d b e ma d e a s e xp e d iti ou s l y a s po s s i b l e

.113

F i n d i n g # I M P4

A g e n c y: C A RB

- I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- N et w ork M a n a g em e nt

F i n d i n g: N ei g hb o rhood s c al e m a y b e i n a p p r o p r ia t e for PM 10 a t t h e We s tm or l a n d s it e

. D e s c r i p t i o n: T h e a r e a s u r

rou n d i n g t h e W e s tm or l a nd m on it or i ng s it e i s m o s tl y r e s i d e n tial s u r

rou n d e d b y a c ti v e

a gr ic u lt u r al f

iel d s , b u t i s l o c a t e d o n t h e W e s t m o r la nd Wa s te w a t e r T r e a tme n t prop e r t y a n d m a y b e i n f l u e n c e d b y l o c al acti v i t y a nd no t r e p r e s e n t a t i v e of a n e i g hborho o d s p ati a l s ca l e f o r PM 10

. T h e a r e a d i r ec t l y a d

j a c e n t t o t h e m on it or i n g s i te i s mai n l y c o m p r i s e d o f u np a v e d a r ea s t h a t a r e d i s t u r b e d b y v e h i c le t r a f

f i c a nd h e a v y e q u i p m e n t

. D u e t o s imil a r s u r f ac e c o nd iti on s t h r o u g hou t

t h e a r e a , t h e PM 10 m on it or i s a ppropr i a te l y s ite d, bu t ma y b e m o r e a p p rop r i a t e l y c h a r a ct e r iz e d a s

a h a v i n g a mi dd l e s ca l e o f r e p r e s e n t a ti on.

N ei g hb o rhood s c ale d e f

i n e s c o n ce n t r a ti o n s w it h i n s o me e x t e n d e d a r e a of t h e ci t y t h a t h a s

r e l a ti v e l y un i for m l and u s e w it h d im e n s i on s i n t h e 0. 5 t o 4.0 k m r a n g e

. T h e n ei g hbo r hood a nd
urb an s c a l e s l i s t e d b e l o w h a v e t h e po t e n tial t o ov e r l a p i n a pp li c ati on s t

h a t c on c e rn s e c o n d a r i l y for m e d or ho m o g e n e o u s l y d i s t r i bu t e d ai r p o ll u t a n t s , w h il e mi d d l e s c a l e d e f i n e s t h e

c o n ce n t r a ti o n s t y

p i c a l of ar e a s up t o s e v e r a l c i t y b l o c k s i n s i z e w it h d ime n s i o n s r a n g i n g f r o m

a b o u t 100 m t o 0

. 5 k m. R e f e re n c e s: 40 C F R A pp. D 1. 2 ( b)
40 C F R A pp. D 4. 6 ( b)

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: I C A P C D s hou l d e v al u a t e t h e s p a ti a l s ca le s a s s o c iate d w it h PM 10 m on it or i ng at W e s tm or l a nd a nd

m a k e c h a n g e s t o A Q S an d t h e n e x t an nu a l n et w o r k p l a n, i f a ppropr i a t e.114

F i n d i n g # I M P5

A g e n c y: C A RB

– I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- F i e l d O p e r a ti o ns

F i n d i n g: O n e -po i n t f

l o w r a t e v e r i f

i ca ti o n s for PM 10 a n d PM 2

. 5 a r e no t p e rfor m e d b y I C A P C D a s r e qu i r e d

an d ar e no t w e ll do c u me n t e d.

D e s c r i p t i o n: I C A P C D h a s n o t pu r c h a s e d f l o w r a t e t r a n s f

e r s t a nd a rd s , a nd t h e r e f

o r e t h e m on it or i n g s t a ff d o e s

no t p e rfor m on e -po i n t f

l o w r at e v e r i f

i ca ti o n s a s r e qu i r e d . Curr e n t l y , a n earb y C A R B s it e
op e r at o r , r e s po n s i b l e f

or t h e C a le x i c o Et h e l m o n i t or i n g s ite , p e rfo r m s a ll f l o w r at e v e r i f

i c a t i o n s

on a n “ a s n e e d e d ” b a s i s

. B a s e d o n t h e a v ail a b l e d o c u me n t a ti on a t t h e m on i t or i n g s it e s , t h e s e

c h e c k s h a v e b ee n mi s s e d i n t h e p a s t an d h a v e no t b e e n w e ll d o c u m e n te d. M a n y r e c o rd s w e r e

ou t d at e d or i n c o m p l e t e

. A l s o, f l o w r at e t r a n s f

e r s t a n d a rd ce r

ti f ica t i o n r e c or d s a r e no t mai n t a i n e d
b y I C A P C D

. D u e t o a l a c k of c on s i s te n t do c u me n t ati on, it i s un c le a r w h e n f l o w r a t e v e r i f

i c ati on s h a v e b ee n p e r for m e d a n d w h et h e r t h e f l o w r at e t r a n s f

e r s t a n d a rd u s e d t o p e rfor m t h e c h e c k s h a s b e e n ce r ti f i e d r el a ti v e t o a n a

u t h o r itati v e s t a nd a rd a s r e qu i r e d.

A o n e -po i n t f

l o w r a t e v e r i f

i ca ti o n c h e c k m u s t b e p e r f o r me d a t le a s t o n c e e v e r y m on t h o n ea c h

a u t o m a t e d a n a l y

z e r u s e d t o m e a s ur e PM 10 a n d PM 2 .5

. F or I C A P C D

, t h e s e s ho u l d b e p e r f o r m e d

m on t h l y on t h e PM 10 B AM 1 020’ s o p e r a ti n g a t N i l a nd a nd B r a w le y a nd f i l t e r b a s e d PM 2

. 5

m on it or s a t El C e n t r o

. T h e s am e i s s u e s a r e pr e s e n t f o r h i gh-vo l u me PM 10 s a m p l e r s , w h i c h a r e

r e qu i r e d t o h a v e on e

- po i n t f l o w r a t e v e r i f

i ca ti o n s p e r for m e d on a

qu a r te r l y b a s i s

.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58 A pp. A 2.6
40 C F R 58 A pp. A 3.2.3
40 C F R 58 A pp. A 3.3.2

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i n d i n g: I C A P C D s hou l d ob ta i n t h e a ppropr i a t e f l o w r at e t r a n s f

e r s t a n d a rd s for a

u t o m a t e d PM 10

an a l y z e r s , f ilt e r b a s e d PM 2 .5 s a m p l e r s , a nd h i gh

- vo l u me PM 10 s a m p l e r s a nd p e r f or m f l o w r a t e

v e r i f i c a t i o n s a s r e qu i r e d

b y r e g u lati on. A l s o, t h e s e a c ti v iti e s s ho u l d b e c o n s i s t e n t l y d o c u me n t e d
b y I C A P C D

.115

F i n d i n g # I M P6

A g e n c y: C A RB

– I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- F i e l d O p e r a ti o ns

F i n d i n g: R e s i d e n c e tim e for g a s e o u s m on it or s o p e r a t e d b y IC A P C D i s no t e s t a b li s h e d.

D e s c r i p t i o n: T h e r e s i d e n ce time i s d e f i n e d a s t h e am oun t of tim e t h at it t a k e s for a s a m p l e o f ai r t o t r a v e l fro m
t h e o p e n i n g o f t h e c an e t o t h e i n l e t of t h e i n s t ru m e n t . 4 0 C F R P a r t 58, A p p e nd i x E S ec ti on 9

s t at e s t h a t for t h e r e a c ti v e g a s e s (O 3 , NO 2 , a n d SO 2 ) r e s i d e n c e tim e s m u s t b e l e s s t h a n 20

s ec on d s

. A dd iti on a l l y , i t i s r ec o m m e nd e d t h a t t h e r e s i d e n c e time w it h i n t h e m a n i fo l d a n d

s a m p l e li n e s t o t h e i n s t

ru me n t s s hou l d b e l e s s t h a n 10 s ec o nd s

. T h e s tati o n t ec h n i c i a n s s h ou l d

c al c u l a te t h e r e s i d e n c e t i m e , d o c u me n t it i n t h e s t a ti o n l o g book, a nd p e r i o d ic a l l y v e r i f y t h e d a t a

.

T h e r e w a s no t a c l e ar r e c ord of r e s i d e n c e tim e o f t h e s am p li n g li n e s a t e ac h s it e

. A l s o, t h e s ite

op e r at o r s d i d n o t kno w h o w r e ce n t l y t h e r e s i d e n ce tim e h a d b e e n r ec a l c u l a t e d. A t a mi n im u m , t h e r e s i d e n ce tim e s hou l d b e ca lc u l a t e d f or e ac h i n s t ru m e n t a f

te r a n y c h a n g e i s m a d e t o t h e

s a m p li n g t r a i n, s u c h a s t h e r e m ov al or a dd iti on o f o t h e r i n s t ru m e n t s , a nd p o s t e d a t e ac h s it e

.

T h e s t a ti on te c hn i c ia n s s hou l d c a l c u lat e t h e r e s i d e n ce time , do c u m e n t i t i n t h e s t a ti o n l o g book or

o t h e r for m a v a il a

b le a t t h e s it e , a nd p e r i od i c a l l y v e r i f y t h e d a t a

. R e f e re n c e s: 40 C F R 58 A pp. E 9 ( c)

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: I n o rd e r limit t h e p o t e n ti a l for s i gn i f ic a n t l o s s e s o f O 3 t hrou g h t h e s am p li n g li n e , r e s i d e n ce tim e s

s hou l d b e ca lc u l a t e d, do c u m e n t e d, an d t r a c k e d. I f r e s i d e n c e tim e s a r e h i g h e r t h a n t h o s e r e qu i r e d
b y r e gu l a ti on, I C AP C D s hou l d ma k e t h e n e c e s s a r y c h a n g e s t o t h e s am p li n g t r a i n t o r e d u c e t h e

r e s i d e n ce tim e

.116

F i n d i n g # I M P7

A g e n c y: C A RB

– I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- F i e l d O p e r a ti o ns

F i n d i n g: I C A P C D i s i n t e rn a l l y po s t w ei g h i n g h i g h -vo l u m e PM 10 f ilt e r s w i t h ou t pr o p e r PM l a

b or qu ali t y

c o n t r o l me a s ur e s. D e s c r i p t i o n: T r a d iti on a l l y , all h i g h v o l u me PM 10 f ilt e r s a r e pr o c e s s e d a n d w e i g h e d b y C A RB i n a p p r o p r i at e l y

c o n t r o lle d e nv i ron me n t s a nd n e c e s s a r y q u a li t y c on t r o l a nd qu alit y a s s u r a n c e t e c hn i qu e s

. I C A P C D s t a t e d t h a t of

te n t h e po s t

- w e i g h i nfor mati on i s no t t r a n s mit t e d b ac k t o I C AP C D f ro m C A RB i n a time l y ma n n e r

. A s a r e s u lt

, I C A P C D h a s im p l e me n t e d a p o s t

- w ei g h pr o c e d u r e f o r PM 10 h i g h-vo l u me f

i lte r s i n ord e r t o g e t a

p r e limi n a r y a s s e s s m e n t of w h et h e r t h e s a m p le r s a r e

m e a s ur i n g e x c e e d an c e s o f t h e s t and ard, s o t h a t t h e a p p r o p r iat e p l a n n i n g ac t i o n s a n d pr e p a r a t i on

c a n o cc ur imm e d i a te l y a f t e r t h e s a m p le h a s b e e n c o ll e ct e d.

T h e s e pr e limi n a r y

po s t

- w ei g h i n g p ro c e d

u r e s a r e no t p e r f

or me d i n a c on t r o l l e d e n v i r o n m e n t nor do t h e y f o ll o w t h e r e qu i r e d qu alit y c on t ro l pro ce d ur e s

. F u r t h e r m o r e , t h e w e i g h i n g a nd

s ub s e qu e n t h a nd li n g o f t h e s e f ilte r s pr i or t o t h e of

f i c i a l C A R B p o s t

- w e i g h ma y i n t rod u c e b ia s i n
t h e s a m p l e

. R e f e re n c e s: M e t hod 2

. 12 S ec

. 7

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: I C A P C D s hou l d d i s c on ti n u e t h e i n t e rn a l po s t

- w ei g h i n g pr act i c e s a nd w or k w it h C A RB t o

e s ta b li s h an a ppropr iat e pro c e du r e for t h e timel y t r a n s mittal of C A R B p o s t

- w e i g h i nfor m a ti on t o I C A P C D.117

F i n d i n g # I M P8

A g e n c y: C A RB

– I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

– F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: D o c u m e n tati on of I C A P C D a i r m o n it or i n g acti v iti e s i s no t c o m p l e te.

D e s c r i p t i o n: A c c u r a t e and c o m p l e t e do c u m e n t a ti on i s e s s e n tial t o t h e c o ll ec ti on o f ai r q u a li t y d at a u s e d for

r e g u lat o r y

purpo s e s

. A p p ropr i a t e do c u m e n tati on i n c l ud e s , b u t i s no t limit e d t o, s t a nd a rd

op e r ati n g pro ce du r e s f

or a l l a s p e c t s of a n or g a n izati on 's pr o g r a m , d a t a q u a l it y a s s e s s m e n t s , l o g bo o k s t r ac k i n g a ct u a l d a y

- t o -d a y o p e r a ti on s , a nd r e c ord s o f qu a li t y c on t r o l

, qu a li t y a s s ur a n c e ,
an d m a i n t e n an ce c h ec k s

. O v e r s i gh t of p e r s o n n e l a n d ac ti v itie s i nvo l v e d i n t h e c o lle c ti on , pro c e s s i n g an d s ub mittal of d a t a i s f a c ilit a te d b y p ro c e du r e s t h a t a r e s t a n d a rd iz e d a nd r e s pon s i b l e
p e r s onn e l r e c ord t h e i r c o m p li an c e w it h t h e s e p r o c e dur e s.

C u r r e n tl y , I C A P C D do e s no t h a v e a f o r mal or c o n s i s te n t pro ce s s for d o c u m e n ti n g a i r qu a li t y

m on it or i n g a c ti v iti e s

. F o r e x a m p l e , m a n y r ec ord s a r e mai n t a i n e d on l oo s e

- l e a f p a p e r or po s t

- it

no te s ( i n s t ru me n t m a i n te n an c e r ec o rd s , PM 10 m a k e -up s a m p le d a t e s , PM 10 m o t or r e p ai r , a nd

no te s on c h an g e s ma d e t o t h e d a ta i n t h e d at a b a s e ). M a n y

r ec ord s o r e n t r ie s i n l o g bo o k s a r e

m a d e i n p e n c il , no t i n iti a le d, an d w e r e limite d i n i nfor m a ti on or s p ec i f i c i t y

.

I n r e s pon s e t o a d at a t r ac k i n g r e qu e s t , do c u m e n ta t i o n of f l o w r a t e v e r i f

icati on s a nd c ali br a ti on s of PM 10 an a l y

ze r s c o u l d no t b e l o c a t e d

, a nd d o c u m e n tati o n s uppor ti n g d a t a i nv a li d ati on w a s no t

pr e s e n t

. R e f e re n c e s: Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: I C A P C D s hou l d d e v e l o p a nd im p l e m e n t pro c e d ur e s f or mai n t a i n i n g a d e qu at e do c u me n t a ti o n o f

a m b i e n t a i r m on it or i n g a c ti v iti e s.118

F i n d i n g # I M P9

A g e n c y: C A RB

- I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- N et w ork M a n a g em e nt

F i n d i n g: T h e r e a r e po t e n tial s iti ng i s s u e s at t h e C al e x i c o E t h el s ite.

D e s c r i p t i o n: T h e C al e x ic o E t

h e l m on it or i n g s it e i s l o ca te d i n t h e p a rk i n g l o t of a h i gh s c hoo l i n a m o s t l y

r e s i d e n ti a l a r e a

. T h e p r i ma ry c on ce rn i s t h e d i s t a n ce o f t h e m on it or i n g s it e t o n e a r b y t r ee s

. T r e e s

c a n ac t a s o b s t ru c ti o n s i n c a s e s w h e r e t h e y a r e l o c a t e d b e t w ee n t h e a i r po l l u ta n t s our c e s o r s ou r c e

ar e a s a nd t h e m on it or i n g s ite

, and w h e r e t h e t r e e s a r e of a s uf f ic i e n t h e i g h t a nd le a f c a no p y d e n s i t y t o i n te r f

e r e w it h t h e n o r

m a l a i rf l o w a roun d t h e prob e , i n l e t , or m on it or i n g p at h. T h e

s ca v e n g i n g e ff

ect of t r e e s i s g r eat e r f

o r O 3 t h a n f o r o t h e r c r ite r i a

po ll u ta n t s a nd m on it or i n g

a g e n c ie s m u s t t a k e s t e p s t o c on s i d e r t h e im p a c t of t r ee s on O 3 m on it or i n g s i t e s

. T o r e du c e t h e
po te n ti a l i n t e rf

e r e n c e / ob s t r

u cti on, t h e p r o b e o r i n let m u s t b e a t l e a s t 10 m o r fur t h e r f ro m t h e d r i p li n e o f t r e e s

.

O t h e r po t e n ti a l i s s u e s i n cl ud e m o n it o r s p a c i n g on t h e roof a nd t h e d i s ta n ce o f t h e c o ll o c a t e d

PM 2

. 5 m on it or s t o t h e t r ai le r

. G e n e r al l y , t h e d i s t a n c e fro m t h e o b s tacl e t o t h e prob e , i n let , or

m on it or i n g p at h m u s t b e a t le a s t t w i c e t h e h e i gh t t h a t t h e ob s t ac le p r o t r u d e s a bov e t h e pro b e o r i n l e t.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58 A pp. D 4 ( a)
40 C F R 58 A pp. D 5
40 C F R 48 A pp. A 3.2.6 .3

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: C A RB s ta f

f h a v e b e e n w ork i ng w it h E P A a n d I C A P C D t o r e l o c at e t h e s ite

. E P A r e c o mme nd s

c o n t i n u i n g t h i s e f

f o r t i n a tim e l y ma nn e r.119

F i n d i n g # I M P 10

A g e n c y: C A RB

- I C A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: I m p e r i a l

- D at a M a n a g e m e nt

F i n d i n g: I C A P C D i s no t a d e qu a t el y r e v i e w i n g and e d iti n g d a t a

. D e s c r i p t i o n: ( S ee F i n d i n g DM 2)

T h e c u r r e n t d a t a b a s e do e s no t a ll o w s ta f

f t o a d e qu at e l y r e v ie w a nd e d it d a t a

. I C A P C D u s e s a Wi n C o l l e ct d a t a m an a g e m e n t s y s t em d e v el op e d b y E c o t e c h f

o r d a t a a c qu i s i ti o n , s t or a g e , a n d

pro c e s s i n g

. M on it or i n g s ta f f h a s i n d i ca t e d t h a t t h e c urr e n t s y s t e m i s h a rd t o w ork w it h, a nd t h a t d a ta r e v ie w and e d iti n g a r e c u m b e r s o m e a n d tim e c o n s u mi ng t a s k s

. F or e x am p l e , t h e d a ta s y s t e m

c a n on l y a u t o m a ti c al l y a s s i g n o n e f l a g ( A Y : “ Q C Con t ro l P o i n t s ” ) t o t h e r a w d a ta

. A s a r e s u lt

,
m on it or i n g s t a ff m u s t m a nu a l l y e d it h o ur l y t e x t f il e s t o m a k e a n y a d

j u s tme n t s

. T h i s pro c e s s i n t rodu c e s t h e po t e n t ial f

o r e r r o r s i n t h e d at a a n d r e du c e s m o n i t o r i n g s t a f f ’ s a b ilit y t o e f

f ec ti v e l y

r e v ie w and e d it d a ta a

p pr opr i a tel y.

I C A P C D s t a ff h a s c on t a ct e d E c o t e c h a bou t t h e s e i s s u e s , b u t h a v e a d i f f ic u l t tim e im p l e m e n ti n g

c h a n g e s t o t h e s y s t e m , a s E c o te c h h a s b e e n la r g e l y unr e s pon s i v e.

I C A P C D w ou l d b e n e f

i t fro m d at a

v a l i d a ti on t r a i n i n g. R e f e re n c e s: Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i n d i n g: I C A P C D s hou l d w o r

k w i t h C A RB t o im p l e me n t a m or e e f f i ci e n t a n d c o m p r e h e n s i v e d a ta

m an a g e me n t s y s t e m a nd t o ob tai n d a ta v a li d a ti o n t r ai n i n g.120

F i n d i n g # M E N1

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci n o – Q A M a n a g e m e nt

F i n d i n g: M e C A Q M D s t a f

f w a s n o t f

a mili ar w it h t h e C A R B Q MP or i n s t ru me n t S OPs

. D e s c r i p t i o n: S t a ff a pp e ar e d t o b e t r a i n e d a nd prof i c i e n t w it h t h e pro c e d

u r e s t h a t a r e u s e d t o c o ndu c t h i s

m on it or i n g a c ti v iti e s

. H o w e v e r, it w a s n o t e d t h a t t h i s t r a i n i n g a nd / or d e m o n s t r a ti on o f prof i c i e n c y w a s no t a d e q u at e l y d o c u m e n te d.

M e C A Q M D s t a f

f s t a t e d t h a t t h e d i s t r i c t op e r at e s u nd e r C A R B ’ s Q M P a nd S O Ps

. T h e s t a f f w a s

no t a w ar e w h e r e e l e c t ro n i c o r h a rd c op ie s of Q M P or S O P s c ou l d b e found

. A lt ho u g h t h e s t a f f

w a s no t a b l e t o f

i nd t h e s e do c u me n t s w h e n E P A w a s on s ite

, t h e y w e r e l a te r l o c a t e d i n M e C A Q M D f

il e s and ac c e s s i b l e on li n e

. M e C AQ M D no t e d t h a t C A RB ’ s S O Ps a r e no t e n ti r e l y

r e l e v an t t o t h e M e C A Q M D s it e s s i n ce t h e y r e f e r t o d i f f e r e n t d ata a c qu i s i ti on s y s t em s t h a t a r e n o t

u s e d b y M e C A Q MD.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d r e v i e w C A RB Q MP a nd r e l e v a n t S O Ps ( s e e h ttp :// w w w

. arb. c a

. g ov / a a q m/ q a / p q a o / pq a o.h tm)

. M e C A P C D s hou l d d e v e l op a fo r m a l s y s t e m t o

e n s ur e a nd d o c u m e n t t h at all s ta f f ar e f amili a r w i t h t h e qu a li t y ma n a g e m e n t s y s t e m a nd a r e
t r a i n e d and pr o f

i c ie n t a t t h e m on it or i n g t a s k s t h at t h e y a r e p e rf o r mi n g

. M e C AP C D s hou l d al s o

e n s ur e t h at f

iel d o p e r a t o r s h a v e a cc e s s t o i nfor mati o n i n r e l e v a n t S O P s at t h e f i e l d s t a ti on , e it h e r i n h a r d c o p y

or e l e c t ron i c al l y

. F i n a l l y , M e C AQ M D s hou l d d e v e l op SOP s for ac ti v i tie s t h at a r e

no t c ov e r e d b y

C A R B S OP s.121

F i n d i n g # M E N2

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

– N et w ork M a n a g em e nt

F i n d i n g: M e C A Q M D h a s b e e n p a r t of t h e C A R B PQ AO s i n c e P Q AO s w e r e c r e a te d i n 2006 b u t i s

e rron e o u s l y li s t e d a s it s o w n P Q A O i n A QS.

D e s c r i p t i o n: 40 C F R 58

. 1 d e f

i n e s a P Q A O a s “a m on it or i n g or g a n i z a ti on or o t h e r o rg a n iza t i o n t h a t i s

r e s pon s i b l e for a s e t of s t at i o n s t h a t m on it or t h e s a m e po ll u t a n t a nd for w h i c h d a ta qu a li t y

a s s e s s m e n t s c a n b e po o le d. E a c h c r it e r i a po ll u ta n t s am p l e r

/m on it or a t a m on it or i n g s t ati on i n t h e S L A M S and SPM n e t w ork s m u s t b e a s s o c i a te d w i t h on e , a nd o n l y o n e , p r i ma ry

qu a li t y

a s s u r a n c e o r g a n izati on. ” M an y r e qu i r e m e n t s s p e ci f i e d i n 40 C F R58, s u c h a s t ho s e for

c o ll o c a ti on, Q A PP s , Q M Ps

, and a ud it s , a r e d ete r mi n e d on a P QA O b a s i s.

M e C A Q M D i s p ar t of C A R B ’ s P QA O , no t it s o w n P QA O.

R e f e re n c e s: 40 C F R 58 .1

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d b e r e p l a c e d b y C A R B a s t h e o f

f ici a l P QA O li s ti n g i n A Q S for a ll

M e C A Q M D d a t a i n or d e r t o r e f lect t h e c u rr e n t P Q AO s t ru c t u r e i n C a li fo r n ia

. A lt ho u g h E P A
do e s no t e n c ou r a g e M e C A Q M D t o do s o, i f it w i s h e s t o b e c o m e it s o w n PQ AO or j o i n a no t h e r P QA O

, M e C A Q M D s ho u l d fo ll o w t h e p r o ce d u r e ou tli n e d i n E P A R e g i o n 9 ’ s P Q A O S t r ate g y t o

e n s ur e t h at a ll r e g u lat o r y r e qu i r e m e n t s c o n t i n u e t o b e m e t.122

F i n d i n g # M E N3

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

– F i e l d O p e r a ti ons

P o s i t i v e F i nd i n g: M e C A Q M D s t a ti on s w e r e w e ll

- m a i n tai n e d. S ta ff a n d m a n a g e r w e r e p r o f e ss i on a l a nd h e l pfu l

,
an d v e r y kno w l e d g e a

b l e a bou t t h e c oun t y a nd po t e n t ial po ll u ti o n s our ce s

. T h e s t a ti on op e r a t or

w a s pro a c ti v e a bou t t ro u b l e s hoo ti n g i n s t ru m e n t i s s u e s

. D e s c r i p t i o n:

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: N /A123

F i n d i n g # M E N4

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

- F i e l d O p e r ati ons

F i n d i n g: O n e -po i n t Q C c h e c k s ( f

l o w v e r i f ic a ti on s ) fo r PM 10 a n d PM 2

. 5 a r e no t c on s i s te n t l y p e r for m e d b y
t h e M e C A Q M D s i t e op e r a t o r. D e s c r i p t i o n: M e ndo ci no s ite op e r a t o r s m a i n tai n “ M a i n t e n a n ce a nd S e r v ic e L o g ” s h e et s at ea c h PM 10 a n d

PM 2

. 5 s i te

. T h e s e i n c l u d e a li n e fo r m on t h l y f l o w r a te v e r i f

i c a ti on s

. T h e s e a r e no t r e gu l a r l y

no ta t e d a s h a v i n g o cc u r

r e d ( s e e pho t o b el o w ). M e C A QM D i nd i c at e d t h a t r e s our c e c on s t r a i n t s
pr e v e n t t h i s r e qu i r em e n t fro m b e i n g m e t c o n s i s t e n t l y

.

R e f e re n c e s: 40 C F R p a r

t 5 8 A pp e nd i x A

, s e c t i o n 3.2.3. “ F l o w R a t e V e r i f i c a ti on for P a r ti c u lat e M a tte r.”

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d c on d u ct and l og m on t h l y f l o w r a te v e r i f

i ca ti on s a t e ac h PM s it e e v e r y

m on t h.124

F i n d i n g # M E N5

A g e n c y: C ali f

o r n ia A i r R e s our c e s Bo a rd

– M e ndo ci no Co u n t y AQ MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

– F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: M e C A Q M D l o g b o ok e n t r i e s ar e n o t c on s i s t e n t l y m a d e a nd a r e no t c on s i s t e n t l y i n t h e m o s t d e f e n s i b le f o r m

. H and w r itt e n no t e s ar e o c ca s i on a ll y ill e g i b l e du e t o w ate r (r a i n ) ma r k s. D e s c r i p t i o n: L o g book s s hou l d b e i n t h e f or m of bo u nd l o g bo ok s w it h nu m b e r e d p a g e s a n d a ll e n t r i e s i n iti a le d

an d m a d e i n i nd e li b le i nk. Corr e cti on s s hou l d b e m a d e b y dr a w i n g a s i n g l e li n e t hrou g h t h e i nfor m a ti on, i n itiali n g and d a ti ng. I n for m a ti on s u c h a s i n s t ru m e n t do w n tim e s s hou l d b e i n c l u d e d.

R e f e re n c e s: S e ct i o n 5 of t h e Q A H a n dbook s t a t e s t h a t r e c o rd s s uppor ti n g t h e op e r a ti o n of a i r m on it or i n g

m e a s ur em e n t s y s tem s s h ou l d b e r et a i n e d f or at le a s t t hr ee y e a r s o r , i f t h e r e c ord s a r e p a r t of a n y liti g a ti on, c l a im , n e g o ti a ti o n , e tc

., t h e r ec ord s s h o u l d b e k e p t u n til t h e i s s u e h a s b ee n r e s o l v e d.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d c r ea t e an d fo ll o w a l o gbook e n t r y c on v e n t i o n t o e n s ur e t horou g h a nd
d e f e n s i b le r e c or d -k e e p i n g

. T h e r ec o r d s mai n t a i n e d b y i nd i v i du al s s hou l d b e p e r i od i c al l y

e v al u a te d t o e n s u r e t h e y ar e c o n s i s t e n t

, s e c ur e , r e g u l a r l y ma i n t a i n e d, a nd ( fo r e le c t ron ic r e c ord s )
b a c k e d -up. M e C AQ M D s hou l d ta k e s t e p s t o pr e v e n t w a t e r d ama g e t o e n t r i e s or l o s s of
i nfor m a ti on d

u e t o mi s p l ac e d s i n g l e l o g s h e e t s.125

F i n d i n g # M E N6

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

- F i e l d O p e r ati ons

F i n d i n g: R e s i d e n c e tim e c a l c u l a ti on s w e r e no t a v a il a b l e a t t h e U k i a h G o bb i s ite.

D e s c r i p t i o n: T h e r e s i d e n c e tim e i s d e f i n e d a s t h e a m oun t of tim e t h at it t a k e s for a s a m p l e o f ai r t o t r a v e l fro m
t h e o p e n i n g o f t h e c an e t o t h e i n l e t of t h e i n s t ru m e n t . 4 0 C F R P a r t 58, A p p e nd i x E S ec ti on 9

s t at e s t h a t for t h e r e a c ti v e g a s e s (O 3 , NO 2 , a n d SO 2 ) r e s i d e n c e tim e s m u s t b e l e s s t h a n 20

s ec on d s

. A dd iti on a l l y , it i s r e c o mm e nd e d t h a t t h e r e s i d e n ce t i m e w it h i n t h e m a n i fo l d a nd

s a m p l e li n e s t o t h e i n s t

ru me n t s s hou l d b e l e s s t h a n 10 s ec o nd s

. T h e s ta t i o n t ec h n i ci a n s hou l d

c al c u l a te t h e r e s i d e n c e t i m e , d o c u me n t it i n t h e s t a ti on l o g b ook, a n d p e r i o d i c all y v e r i f y t h e d at a

.

T h e r e w a s no t a c l e ar r e c ord of r e s i d e n c e tim e o f t h e s am p li n g li n e s a t t h e G obb i s it e

. T h e s it e
op e r at o r d i d no t kno w h o w r e c e n t l y t h e r e s i d e n ce time h a d b ee n r ec a l c u l a te d. A t a mi n im u m , t h e

r e s i d e n ce tim e s hou l d b e ca lc u l a t e d f or t h e i n s t r

u m e n t a f te r a n y c h a n g e i s ma d e t o t h e s am p li n g
t r a i n, s u c h a s t h e r e m ov al o r a dd iti on of o t h e r i n s t ru m e n t s , a n d po s te d a t e a c h s it e

.

T h e s t a ti on te c hn i c ia n s ho u l d c a l c u l a t e t h e r e s i d e n c e tim e , d o c u m e n t it i n t h e s t a ti on l o g bo o k or

o t h e r for m a v a il a

b le a t t h e s it e , a nd p e r i od i c a l l y v e r i f y t h e d a t a ( e

. g. , a n nu al l y ).

R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x E S e c ti on 9

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d c alc u l a te r e s i d e n c e tim e s f or a l l g a s e ou s m on it or s

. M e C AQ M D s hou l d

m od i f y s it e s w it h r e s i d e n c e time s i n e x ce s s o f 2 0 s e c ond s w it h a g o a l of 10 s e c ond s , a nd e v a l u a te

an y im p a c t o n c o m p lia n c e d a t a du e t o e x c e s s i v e r e s i d e n ce time s

. R e s i d e n c e tim e s s h ou l d b e
po s t e d or ac c e s s i b l e o n

- s ite.126

F i n d i n g # M E N7

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mme r 2 011

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

- F i e l d O p e r ati ons

F i n d i n g: T r e e s a t t h e U k ia h G ob b i a nd U k i a h L i br a r y s ite s s hou l d b e e v a l u a t e d a g a i n s t s iti n g

r e qu i r e me n t s. D e s c r i p t i o n: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x E

, S e c ti on 5 s t a te s “ t r e e s can p r o v i d e s u r f

a c e s f o r SO 2 , O 3 , NO 2

a d s orp ti on or r ea c ti on s , a nd s ur f ac e s for p a r ti c l e d e po s it i o n . . . t o r e d u ce t h i s po s s i b le
i n t e rf e r e n c e / ob s t r

u c ti on, t h e prob e , i n le t

, o r a t le a s t 90 p e r ce n t of t h e m on it or i n g p a t h m u s t b e a t l e a s t 10 m e t e r s f

ro m t h e dr i p li n e of t r ee s

. ”

T h e t r e e d r i p li n e a t G o b b i i s c o mi n g cl o s e t o t h e 10 m d i s ta n ce

. T h e t r e e s a t t h e L i b r a r y s it e

a p p ear e d t o m ee t s iti n g r e qu i r e me n t s at t h e time o f t h e T S A , bu t s hou l d b e m on it or e d o v e r tim e. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x E

, S e c ti on 5

R e c o mm e nd a t i o n to A dd re ss F i nd i n g: M e C AP C D s hou l d v e r i fy t h a t t r ee s ar e m ee ti n g s iti n g r e qu i r e me n t s , a nd c h ec k r e gu l a r l y.127

F i n d i n g # M E N8

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

- F i e l d O p e r ati ons

F i n d i n g: T h e i n te r n al s h elte r t h e r m o s t a t i s no t op e r at i n g c orr ec t l y a t t he U k ia h G o b b i s it e a nd h a s no t b e e n

a d d r e s s e d t o prov i d e d e f

e n s i b l e d at a. D e s c r i p t i o n: T h e U k i ah G o bb i s ite o p e r a t or d e t e r mi n e d t h at t h e i n t e rn al s h elt e r t e m p e r a t u r e i s off b y

4 °

, a n d i s

m an u a l l y c o r

r e cti n g t h e d a t a

. T h e i ss u e a n d c orr e c ti on h a v e n o t b ee n f or m all y do c u m e n t e d.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e i s s u e s h o u l d b e a dd r e s s e d u s i n g a c o r r e c ti v e a c ti o n f o r m

. T h e r e s o l u ti o n s ho u l d b e d e f e n s i b le and w e ll -do c u m e n t e d

. D a ta t h a t c o u l d h a v e b e e n a f f e c t e d b y e rr on e ou s t em p e r a t u r e

r ea d i n g s s hou l d b e c h e c k e d and f la gg e d or i nv a li d at e d i f a

p p r o p r iat e.128

F i n d i n g # M E N9

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

– F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: M e C A Q M D h a s n o s y s t e m f o r t r a c k i n g a nd c on t r o lli n g s t a ti on a nd i n s t ru me n t l o g boo k s. D e s c r i p t i o n: F i e l d pro c e dur e s r e qu i r e t h at l o g book s b e k e p t

. H o w e v e r , t h e s e l o g book s w e r e no t t r ac k e d,
i d e n t i f i e d

, and a r c h i v e d i n a m an n e r t o e n s u r e t h a t t h e c r iti c a l do c u me n t a ti on t h e y c on ta i n w ill b e

a cc e s s i b le and d e f

e n s i b le.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d d e v el op a s t an d ard iz e d pro ce dur e f o r c r e a ti n g , l a b e li n g , a nd a r c h i v i n g l o g bo o k s.129

F i n d i n g # M E N 10

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

– F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: M e C A Q M D s hou l d h a v e for m a lize d t r ai n i n g r e qu i r e m e n t s f or a l l a i r m on i t or i n g s t a f

f.

D e s c r i p t i o n: M e C A Q M D m a k e s an e f for t t o p ar ti c i p at e i n t r a i n i n g s w h e n opp o r t un itie s a r i s e

. H o w e v e r , t h e re i s no fo r m a l pr o g r a m t o e n s ur e t h a t s t a f f a r e t r ai n e d o n pro ce d

u r e s a nd d e m o n s t r a t e p r o f icie n c y

on ta s k s d i r ec t l y r e l a t e d t o t h ei r j o b fun c ti on s

.

T h e Q A H an dbook, S e c t i on 4 d i s c u s s e s t h e n ee d f or a f or mal i z e d t r a i n i n g p r o g r am

. E P A

r ec o g n iz e s t h a t fun d i n g i s limit e d an d it i s of t e n d i f f ic u lt t o s e nd p e o p l e t o t r a i n i n g s

. D e v e l op i n g

a for m a li z e d t r a i n i n g p r o gr am ca n h e l p a g e n c ie s i d e n ti f y w h a t t r a i n i n g s a r e n e e d e d, w h a t t h e h i g h e s t pr i or i t y i s s u e s ar e , and w h a t r e s ou r ce s a r e a v a il a b le

. I f it i s no t po s s i b l e t o fu l f ill t h e
t r a i n i n g n e e d imme d i a t e l y , t h e t r a i n i n g p l a n a ll o w s a g e n c ie s t o l o ok fo r fu t ur e f u n d i n g or o t h e r
oppor t un itie s

.

E P A a l s o e n c ou r a g e s a g e n c ie s t o for m a li z e a n d d o c u me n t on- t h e

- j ob t r a i n i n g s

. T r a i n i n g s c ou l d
b e g i v e n b y s t a ff t o pro v i d e c o mm on und e r s t a nd i n g a nd c o m p e t e n c y a nd mi n i m i z e fu t ur e prob l e m s a n d qu e s ti on s

. I n -hou s e t r a i n i n g s c ou l d i n c l ud e i nfor m a ti on on t h e E nv i s ta pr o g r a m;
t r a i n i n g f o r s i t e op e r a t o r s , d a ta u s e r s , a n d d a ta v a l i d a t or s on A QS f l a g s a nd w h y t

h e y a r e im por t an t; n e w Q APP / SO P t r a i n i n g ; d at a v a li d ati on a n d a n a l y s i s ; i n s t ru m e n t o p e r a ti on a nd

m a i n te n an c e t r a i n i n g.

M e C A Q M D s hou l d c o o rd i n at e w it h C A R B o n t r a i n i n g s. R e f e re n c e s: T h e Q A H an dbook, S e c t i on 4

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d d e v el op a f or mal t r a i n i n g p r o gr am a nd t r ac k i n g s y s t e m t o e n s ur e t h a t all

s t a f f a nd m an a g e me n t a r e f

a milia r w it h t h e r e le v a n t Q APP s a n d S O P s r e l at e d t o p r o d u c i n g d at a i n t h e f iel d, d a ta m an a g em e n t a nd t r ac k i n g , qu a li t y a s s u r a n ce , a nd a ll d a t a s y s t e m s

.130

F i n d i n g # M E N 11

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

– D at a M a n a g e m e nt

F i n d i n g: M e C A Q M D do e s no t p ro v i d e C A RB AQ AS w it h d a ta s et s t h a t h a v e b ee n f u l l y q u a li t y a s s u r e d

an d r e a d y for up l o a d t o A Q S.

D e s c r i p t i o n: M e C A Q M D w a s u n a b l e t o a cc ou n t f or s o m e d at a i n A Q S

. F or e x am p l e , i n s t a n c e s w e r e ob s e rv e d w h e r e A Q S w a s mi s s i n g a d a ta po i n t , o r h a d a v a l u e w h e n t h e Co un t y s ho w e d a s p an

c h e c k w it h no a s s o ci a t e d v a l u e

. M e C A Q M D g i v e s C A R B a n A QS -f o r m a tte d f

il e w it h e

- m a ile d

no te s

. T h e l o c a l a g e n c y l e a v e s it t o C A RB ’ s d i s c r e ti on w h e t h e r t h e e

- m a il e d no t e s s h ou l d r e s u lt
i n f l a gg e d d a ta

. T h e r e i s no S O P for c ond u c ti n g d at a

r e v ie w a nd v ali d a ti o n , a nd d a ta a r e n o t

c h e c k e d a f

te r t h e y a r e s e n t t o C A RB for e n t r y i n t o A QS.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i n d i n g: C A RB s h o u l d e n s ur e t h at all l o c al a g e n c ie s un d e r t h e P QA O h a v e a d at a v a l i d a ti on S O P

, a n d

M e C A Q M D an d C A R B s hou l d w ork t o g e t h e r t o e n s ur e t h a t a n S O P i s i n p l ac e f o r M e C A Q M Dc o lle c t e d d a ta

. T h e S O P s hou l d i n c l ud e a pro c e du r e w h e r e b y t h e l o c a l a g e n c y c h ec k s a n y

c h a n g e s , i n c l u d i n g f

la g g i n g , t h a t C A R B ma k e s t o t h e d at a , e it h e r b e fo r e or a f t e r po s ti n g , a s w ell

a s a pro c e dur e t o d i s c u s s an y i s s u e s t h e a g e n c y m a y h a v e w it h t h e c h a n g e s

. T h e l o ca l a g e n c y

s hou l d k e e p c o r r e s pond e n ce a nd d a t a t h e y s e nd t o C A RB w h e r e i t can b e ea s i l y r e t r i e v e d a nd

r e v ie w e d. T h i s S O P s h o u l d a l s o i n c l ud e pro c e d u r e s t o e n s u r e t h a t d at a a r e p r o v i d e d t o C A RB i n

a for m an d c ond iti o n t h a t i s r e a d y for d i r ec t u p l o a d. S e e F i nd i n g D M 2.131

F i n d i n g # M E N 12

A g e n c y: C A RB

- M e C A Q MD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: M e ndo ci no

- Q A M a n a g e m e nt

F i n d i n g: M e C A Q M D do e s no t u s e a for m a l c orr e c ti v e a c ti on s y s t em. D e s c r i p t i o n: M e C A Q M D s t a ff d o e s a c on s i d e r a b l e a m oun t of t roub le s hoo ti ng. Bu t i n f o r mati on a s t o w h at t h e i n iti a l prob lem w a s , w h e n t h e i s s u e w a s f i r s t no t e d

, w h at s te p s w e r e t a k e n t o r e s o l v e t h e i s s u e ,
an d w h e n i t w a s r e s o l v e d i s no t c on s i s te n t l y r ec or d e d a n d i s k e p t i n d i f f e r e n t l o c a t i o n s

.

E P A qu a l i t y m an a g e m e n t s t and a rd s ( E P A Q A / R- 2, Q u a li t y I m pro v e me n t S ec ti on) r e qu i r e t h a t

m an a g e me n t and s ta ff “ e n s ur e t h a t c o n d it i o n s a d v e r s e t o qu al i t y a r e ” p r e v e n t e d, i d e n ti f ie d

pro m p t l y , fu l l y

d e f i n e d, c o r r ect e d, p r e v e n t e d fr o m r e c u r r i n g , a nd do c u me n te d a s c orr ec ti v e

a cti on s w h i c h a r e t r a c k e d t o c l o s ur e

. T h e r e i s a c o rr e c ti v e a c ti on pro c e s s f o r t h e p e r f

o r m a n c e

a u d i t p r o g r am

. T h e r e s h o u l d a l s o b e a for m a l , d o c u m e n te d m e c h a n i s m f o r el e v a ti n g po t e n tia l l y

s i gn i f ic an t c o r r e cti v e a c ti on s o r i g i n a ti n g fro m t h e l a bor a t o r y s t a f f or f i e l d o p e r a t or s. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to Add re ss F i nd i n g: M e C A Q M D s hou l d i n s ti t u t e a for m a l c orr e c ti v e a cti on pro c e s s for prob l e m s or i g i n a ti n g i n t h e f i e l d or l a b o r at or y.132

F i n d i n g # SJV1

A g e n c y: C A R B

– SJV A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- G e n e r al

P o s i t i v e F i nd i n g: I n g e n e r a l

, t h e S J VA P C D m o n i t o r i ng p r o g r am i s rob u s t a n d t h e a g e n c y s ta ff a n d m a n a g e r s i nvo l v e d i n t h e p r o g r am ar e c o mmitt e d t o t h e ob jecti v e of produ c i n g d e f

e n s i b l e d a t a

of kn o w n
qu al i t y

. D e s c r i p t i o n: S p e ci f ic e x am p l e s o f go o d pr a ct i c e s ob s e rv e d d u r i n g t h i s a

ud it i n cl ud e:

1

. M an a g e m e n t a nd s t a f f at a ll l e v el s a r e ac ti v e l y e ng a g e d i n im p r o v i n g t h e p rogr am , i n c l u d i n g

m on it or i n g s y s t e m s a nd o t h e r d a t a c o lle c ti on p r o c e s s e s. 2

. S t a ff a nd ma n a g e r s t h a t p ar ti c i p at e d w e r e p rof e s s i on al a nd h el pfu l dur i n g t h e a ud it.
3

. F i e l d op e r at or s a r e s k ill e d and kn o w l e d g e a b le.

4

. S it e o p e r a t or s r e c ei v e g o od h and s -on t r a i n i n g w it h fr e qu e n t i n f o r mati on s h a r i n g a nd i s s u e s

c o m m un i ca ti o n v i a me e ti n g s h e l d e v e r y o t h e r M o nd a y. 5

. A n e w s y s t e m i s b e i n g d e v e l op e d f o r v e r i f y i n g z e r o ai r g e n e r at o r s. 6

. T h e r e a r e t h r ee l e v e l s of i nd e p e nd e n t d at a r e v ie w a n d t h e pro ce s s i s w e ll do c u m e n t e d.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: N /A133

F i n d i n g # SJV2

A g e n c y: C A R B

– SJV A P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: SJV AP C D do e s no t h a v e upd at e d qu a li t y s y s t e m d o c u me n t a ti on for a ll acti v iti e s. D e s c r i p t i o n: A qu a li t y s y s t e m i s t h e m ea n s b y w h i c h a n o r g a n izati on m a n a g e s t h e qu a li t y of t h e m o n i t o r i n g i nfor m a ti on it produ c e s i n a s y s te m a ti c , o r g a n ize d m a nn e r

. I t pro v i d e s a f r ame w ork for p l a nn i n g im p l e me n ti n g , a s s e s s i n g a nd r e por ti n g w o r k p e r f o r me d b y a n or g a n izati on a nd for ca rr y i n g ou t

r e qu i r e d qu a li t y a ss ur a n ce and qu ali t y c on t ro l a c ti v iti e s

. W h il e t h e m on it o r i n g s t a ff a t SJV A P C D
i s v e r y kn o w l e d g ea b l e a n d op e r a te s t h e am b i e n t a i r m on it or i n g n e t w o r k d ili g e n t l y , t h e la c k o f a

s t ru ct ur e d qu ali t y s y s t e m r e du c e s it s a b i l i t y t o im p l e me n t a m b ie n t a i r m on it or i n g r e qu i r em e n ts

e ff ec t i v e l y an d a

p p ropr iat e l y

. M a

j or c o m p on e n t s of a

qu ali t y s y s t e m i n cl u d e:
I n d e p e nd e n c e o f Q u a li t y A s s ur a n c e. Q MP

, Q A P P s an d S O P s.
D at a Q u ali t y P e r f

o r ma n ce R e q u i r em e n t s ( D a t a Q u a li t y O b je c ti v e s , D Q O s ). Q A / Q C a c ti v iti e s. R e f e re n c e s: 40 C F R 58 A pp. A 2.0, Q u alit y S y s tem R e q u i r e m e n ts Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

40 C F R 58 A pp. A 2.1, Q u alit y M a n a g em e n t P la n s a n d Q u a li t y A s s ur a n ce P r o j e c t P l a ns Q A H an d book f

o r A i r P o ll u ti on M ea s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, E PA

- 4 54 /b-08-002

F ur t h e r g u i d a n ce o n d e v e l op i n g Q AP P s c a n b e fo u n d i n t h e g u i d a n c e do c u me n t s “E P A

R e qu i r e me n t s for Q u ali t y A s s ur an c e P ro j e ct P la n s , ” E P A / 240 / B-01 / 00 3

, M a r c h 2001, a n d

“ G u i d an c e for Q u a li t y A s s ur an c e P r o je c t P l a n s , ” E P A / 2 4 0 / R

- 02 / 00 9

, D e c e m b e r 2 0 02

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D m an a g e m e n t ma y a dop t C A R B ’ s Q u a li t y S y s t e m do c u m e n tati on, d e v e l op it s o w n , or

a d o p t C A R B ’ s w it h c h an g e s t o mat c h it s pr o gr a m

. A n y d e v i ati on fro m t h e C A RB Q MP or Q A P Ps do c u m e n t a ti o n m u s t b e for m a l l y a p p r o v e d b y C A R B a s t h e l e a d a g e n c y i n t h e P Q A O.134

F i n d i n g # SJV3

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- N et w ork M an a g e m e nt

F i n d i n g: SJV AP C D h a s e x p e r ie n c e d s i g n i f ica n t d a ta l o s s e s a t r e qu i r e d m on it or i n g s ite s , i n cl ud i n g s it e s

c r iti c al f o r d em on s t r ati ng c o m p lia n ce w it h t h e NA AQ S.

D e s c r i p t i o n: T h e r e h a v e b e e n s e v e r al r e c e n t e x am p l e s o f s i g n i f i c a n t d a t a l o s s du e t o do w n tim e for t e m p o r a r y

s i te c l o s ur e s f

or r e p ai r s a n d s it e r el o ca ti on s , i n c l u d i n g t h e C or c o r a n a nd B a k e r s f iel d

- G o l d e n S t a t e H i g h w a y s ite s

. T h e upgr a d e s w e r e n e c e s s a ry f o r s a f e t y a nd l o n g

- t e r m l on g e v i t y of a

s t ati on, a nd t h e s it e r e l o c a ti on s i n qu e s ti on w e r e la rg e l y d r i v e n b y ci r c u m s ta n ce s b e y ond
SJV AP C D ’ s c o n t r o l

. H o w e v e r, t h e s e m o d i f ic a ti o n s c ou l d b e im p l e me n t e d i n a m a nn e r t h a t

w o u l d mi n im i z e t h e a m o u n t of d a t a l o s s , i n c l ud i ng b e tte r c o m m un i ca ti o n or t h e c o n s t ru c ti on of

t e m p o r a r y s it e s t o c o v e r d a ta c o ll e cti on dur i n g s i t e c l o s ur e. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D s ho u l d d e v el op a pro c e s s t o e n s ur e t h at r o u t i n e s ite m a i n te n a n c e or un e xp ec t e d s it e

r e l o c a ti on s do no t c o m pr o mi s e d a t a c o m p l e te n e s s.135

F i n d i n g # SJV4

A g e n c y: C A R B - SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- N et w ork M an a g e m e nt

F i n d i n g: SJV AP C D h a s i n iti a t e d n e t w ork m o d i f ic a ti on s f or s e v e r al r e qu i r e d s it e s w i t hou t s ee k i ng E PA

a p p r o v a l a s r e qu i r e d b y 4 0 C F R58.1 4.

D e s c r i p t i o n: M on it or i n g a g e n c i e s a r e r e qu i r e d p e r 40 C F R 58

. 14 t o s ee k E P A ’ s a ppro v al f o r n et w or k

m od i f i c ati on s , i n cl ud i n g s it e c l o s ur e or r e l o c a ti on

. S J VAP C D h a s of t e n i nfor m a l l y

c o m m un i ca te d n e t w o r

k c h an g e s bu t h a s no t a l w a y s f o l l o w e d t h e fo r

m a l pr o c e s s a s r e qu i r e d b y 40 C F R 58

. 14. T h e r e qu e s t s ub mitt e d t o E P A m u s t a ddr e s s ho w t h e c r it e r i a i n 40 C F R58.14 a r e

m e t

. E a r l y c o mm un ic a t i on b e t w ee n a g e n c i e s i s p a r

tic u l a r l y c ru c ial f

o r h i gh c on c e n t r a ti on or d e s i g n v al u e s it e s i n ord e r t o d e v el op a c ce p ta b l e p l a n s f or c on c u rr e n t m on i t or i n g at t h e o l d a nd

n e w s ite s i n ord e r t o meet fu t ur e d at a n e e d s. R e f e re n c e s: 40 C F R 58

. 14

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D s ho u l d w ork w it h C A R B a nd E P A t o d e v e l op a p l a n f o r s ite c l o s u r e or r el o c a t i o n t h a t

m e et s a g e n c i e s ’ n e e d s an d f e d e r a l r e qu i r e m e n t s.136

F i n d i n g # SJV5

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: T h e r e s i d e n c e tim e o f

f l o w b e t w e e n t h e i n l e t a nd e ac h i n s t ru m e n t w a s no t p o s t e d at ea c h
SJV AP C D s i t e. D e s c r i p t i o n: T h e r e s i d e n c e tim e i s d e f i n e d a s t h e a m oun t of tim e t h at it t a k e s for a s am p l e of ai r t o t r a v e l fro m
t h e o p e n i n g o f t h e c an e t o t h e i n l e t of t h e i n s t ru m e n t . 4 0 C F R P a r t 58, A p p e nd i x E S ec ti on 9

s t at e s t h a t for t h e r e a c ti v e g a s e s (O 3 , NO 2 , a n d SO 2 ) r e s i d e n c e tim e s m u s t b e l e s s t h a n 20

s ec on d s

. A dd iti on a l l y , i t i s r ec o m m e nd e d t h a t t h e r e s i d e n c e time w it h i n t h e m a n i fo l d a n d

s a m p l e li n e s t o t h e i n s t

ru me n t s s hou l d b e l e s s t h a n 10 s ec o nd s

. T h e s tati o n t ec h n i c i a n s s h ou l d

c al c u l a te t h e r e s i d e n c e t i m e , do c u m e n t it i n t h e s t ati on l o g bo o k, a nd p e r i o d i ca l l y v e r i f y t h e d a ta

.

T h e r e w a s no t a c l e ar r e c ord of r e s i d e n c e tim e o f t h e s am p li n g li n e s a t e ac h s it e

. A l s o, t h e s ite

op e r at o r s d i d n o t kno w h o w r e ce n t l y t h e r e s i d e n ce tim e h a d b e e n r ec a l c u la t e d. A t a mi n im u m , t h e r e s i d e n c e time s ho u l d b e c a l c u l at e d for ea c h i n s t ru me n t a f t e r a n y c h a ng e i s m a d e t o t h e

s a m p li n g t r a i n, s u c h a s t h e r e m ov al or a dd iti on o f o t h e r i n s t ru m e n t s , a nd p o s t e d a t e ac h s it e

.

T h e s t a ti on te c hn i c ia n s s hou l d c a l c u lat e t h e r e s i d e n c e tim e , d o c u m e n t i t i n t h e s t a ti on l o g b o ok or

o t h e r for m a v a il a

b le a t t h e s it e , a nd p e r i od i c a l l y v e r i f y t h e d a t a

. R e f e re n c e s: 40 C F R P a r t 58

, A pp e n d i x E S e c ti on 9

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D s ho u l d ca lc u l a t e r e s i d e n ce time s for a l l g a s e ou s m o n it o r s

. S J VA P C D s h o u l d m od i f y

s i te s w it h r e s i d e n c e time s i n e x c e s s of 20 s e c ond s , w it h a g o a l o f 1 0 s e c o n d s , a n d e v al u a t e a n y im p a ct on c o m p li an c e d ata du e t o e x ce ss i v e r e s i d e n c e tim e s . R e s i d e n ce t i me s s hou l d b e po s t e d

or a cc e s s i b le on- s it e

. Eac h tim e a m od i f i ca ti on i s m a d e t o t h e s a m p li n g t r a i n, t h e r e s i d e n c e time

s hou l d b e r ec a lc u l a t e d a n d po s t e d.137

F i n d i n g # SJV6

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

– F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: S o m e S J VA P C D s it e l o g b o ok s la c k e d s p e c i f i c i n f or m a ti on a bou t t h e d at e o r t y p e o f m a i n t e n a n c e
p e rfor m e d o n an i n s t r

u me n t

. D e s c r i p t i o n: I n g e n e r a l , do c u m e n t a ti on s hou l d s ho w d a ta a r e o f a d e qu ate qu a li t y , a s w ell a s a n y r e l a t e d

unu s u a l ci r c u m s ta n ce s

. D o c u m e n t ati on of t h e a c t i v iti e s o c c urr i n g a t m on it or i n g s t a ti on s s h o u l d
b e c on s i s t e n t t

h r o u g hou t t h e n e t w ork a nd s h ou l d, a t a mi n im u m , i n c l u d e a ll r e p a i r s , c a li br a ti on s ,
a u d i t s , or o t h e r mai n t e n a n ce p e r f or me d. M a i n t a i n i n g c o m p l e t e l o g bo o k s w ill h e l p t o d e v e l op a

c o m p r e h e n s i v e h i s t o r y

o f t h e s t a ti on. T h i s w ill a i d f ie l d t ec h n i ci a n s p i npo i n t a nd a s s e s s prob l e m s
t h a t m a y ar i s e w it h t h e s t at i o n and p r o v i d e im por t a n t i nfor m a ti on for d a t a v a li d a t i o n.

O v e r a ll do c u m e n t a ti on at s ite s w a s g e n e r a l l y t h o r o u g h ; ho w e v e r, m o r e s p e c i f ic s s hou l d b e i n c l u d e d i n l o g b ook s a t t h e s it e

. F or e x am p l e , a n e n t r y n o t i n g t h a t ma i n t e n a n c e w a s p e r f or me d

on a ce r t a i n d a t e s hou l d i d e n ti f y t h e i n s t r u m e n t a nd e it h e r w h a t s p e c i f i c a c t i v iti e s w e r e
p e rfor m e d o r w h e r e t h at i n f o r mati on c a n b e found

. C u r r e n tl y , SJ V AP C D do e s no t h a v e a

s t a nd ard s y s t em i n p l a c e t o e n s ur e c on s i s t e n c y o f do c u m e n t a ti o n

.

S t and a rd izi n g l o g b ook e n t r i e s t o i n c l u d e t h e fo ll o w i n g m a y b e h e l p f u l

. T h i s mi g h t i n c l u d e :
D at e , tim e a nd i n iti a l s of t h e p e r s on( s ) w ho h a v e a rr i v e d a t t h e s i te.
V i s it or s.
B r ie f d e s c r i p ti o n of t h e w e a t h e r ( e

. g. , c le a r, b r ee z y , s un n y , r a i n i n g ).

B r ie f d e s c r i p ti o n of e x t e r i or of t h e s it e

. A n y c h a n g e s t h a t m i g h t a f f e c t t h e d a t a s hou l d b e

r ec o r d e d

– for i n s ta n ce , i f s o m e on e i s p a rk i n g a t r u c k or t r a c t or n e a r t h e s ite

, t h i s ma y

e xp l ai n h i g h NO X v a l u e s. A n y unu s u a l no i s e s , v i br a ti on s , or a n y t h i n g ou t o f t h e ord i n a r y. R e c ord s of an y s t a ti on mai n t e n a n c e or rou ti n e o p e r a ti on s p e rfor m e d.

D e s c r i p ti on o f t h e w o rk a cc o m p l i s h e d a t t h e s it e ( e .g. , c ali b r at e d i n s t ru m e n t s , r e p a i r e d

an a l y z e r ).

D at e s t h a t i n s t ru me n t a ti on w e r e r e p ai r e d or c h a n g e d a nd s e r ial nu m b e r s of r e p l a c e m e n t i n s t r u me n t s.
D et a il e d i nfor m a ti o n a

b o u t t h e i n s t ru me n t s t h at m a y b e n ee d e d f o r r e p a i r s o r
t roub l e s hoo ti ng. O t h e r p e r ti n e n t i nf

o r m a ti on r e c or d e d i n o t h e r l o g b ook s. R e f e re n c e s: Q A H an d book V o l u m e I I

, S e c ti on 1 1 .2.3, I n s t ru me n t a nd S ite L o gs138

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D s ho u l d h a v e a m or e c on s i s t e n t p o lic y a s t o w h at s tat i o n op e r a t o r s e n te r i n t o t h e s t a ti on l o g bo o k, i n c l ud i n g r o u ti n e m a i n t e n an c e , i n s t ru me n t r e p a i r, a ud it s a nd c a li b r a ti on s , a n d l o g book

c l o s e o u t c o mm e n t s

. L o gbo o k s s hou l d b e rou ti n e l y r e v ie w e d t o e n s u r e t h a t p e r ti n e n t i nfor m a ti on i s b e i n g r e c or d e d.139

F i n d i n g # SJV7

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: T h e r e i s no do c u m e n t ati on of m an a g e m e n t r e v i e w o f s t a ti on l ogbook s a nd o t h e r s it e a c ti v iti e s fo r SJV AP C D op e r a te d s ite s. D e s c r i p t i o n: T h e m o n i t o r i ng m an a g e r p la y s a v e r y ac ti v e ov e r s i g h t ro l e , i n c l u d i n g i n- p e r s on s i te v i s it s a n d

c h e c k s of l o g boo k s an d m a i n t e n an c e s h e e t s

. T h i s pr a ct i c e i s v e r y u s e fu l a nd s hou l d b e do c u m e n te d b y i n iti a li ng t h e s ite l o g book o r mai n t e n a n ce s h e et

, t o i nd ic a t e w h at w a s r e v i e w e d.

I f t h e v a ca n t p o s iti on of s e n i or t e c hn i c ia n w e r e f ill e d

, t h a t p e r s o n c o u l d a s s u me s o me of t h e

r e s pon s i b i l itie s c u r

r e n t l y p e rfor m e d b y t h e m a n a g e r, i n c l ud i n g t h i s o v e r s i gh t ro le.

R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e S J VA P C D m on i t or i n g ma n a g e r o r s e n i or te c hn i c ia n s h o u l d i n iti a l l o g bo o k or m a i n t e n a n ce

s h e et an d i nd i ca te w h a t

d a t e s w e r e r e v i e w e d.140

F i n d i n g # SJV8

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: SJV AP C D s it e op e r a t or s do no t h a v e a qu i c k v i s u al w a y t o i d e n ti f y c h a n g e s i n i n s t ru m e n t

p e rfor m an c e o r Q C c h e c k s t h a t w o u l d i nd i c at e i n s t r u me n t i s s u e s , nor do t h e y h a v e t h e a b ili t y t o

r e m o tel y c h ec k on d at a o r s i te op e r a ti o n s. D e s c r i p t i o n: T h e S J V m on it or i n g n et w ork c o v e r s a l a r g e g e o gr a ph i c a r ea , s o i d e n ti f

y i n g e f f ici e n c ie s for s i t e
op e r at o r s i n t h e i r rou ti n e s it e mai n t e n a n ce i s c r iti c al f or r e s o u r c e m a n a g e m e n t

. O p e r a t o r s s p e nd

m u c h tim e v e r i f

y i n g d a t a

. P rov i d i n g r e m o t e a cc e s s c a p a b ili t y t o r e al

- tim e s it e d at a or i n s t ru me n t

m e ta -d a ta w o u l d h e l p i d e n ti f y pr i or i t y i s s u e s a nd ma k e t h e op e r a t or’ s t r i p s t o t h e s it e s m or e

e ff i c i e n t

. V i s u a l t oo l s t o t r a c k i n s t ru m e n t p e r for ma n ce or Q C c h e c k s w o u l d a l s o r e du c e t h e

a m o un t of tim e n e e d e d

f or l e v e l 1 d a t a v a li d ati on r e v i e w

. R e f e re n c e s: T h e u s e of c o n t r o l c h ar t s t o m on it or qu a li t y c on t r o l p a r a m e te r s i s r e c o mm e nd e d i n t h e QA

H a ndbook for A i r P o ll u t i on M e a s ur e m e n t S y s t e m s , V o l u m e I I

, A m b i e n t A i r Q u alit y M o n it o r i n g P ro g r a m , D ec e m b e r 20 0 8.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: T h e d i s t r i ct i s c urr e n t l y d e v el op i n g a d a t a m a n a g e m e n t s y s tem

, a nd s hou l d c on s i d e r t h e po t e n ti a l
b e n e f it of h a v i n g a s y s t em c a

p a b l e of r e m o t e a c c e s s a nd d i f f e r e n t t y p e s of d a t a v i s u a li z a ti on. A s SJV AP C D d e v el op s n e w t oo l s for d a t a ac c e s s a n d r e v i e w , t h e u s e of c on t r o l c h a r t s t o t r a c k l o n gt e r m p e r f o r m an c e of t h e i n s t ru m e n t s g r a ph ic a l l y s h ou l d b e c on s i d e r e d.141

F i n d i n g # SJV9

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

– F i e l d O p e r a ti ons

F i n d i n g: SJV AP C D e x p e r ie n ce s d a t a l o s s du e t o i n s t ru me n t m a l fun c ti o n. D e s c r i p t i o n: E v e n t h o u g h rou ti n e ma i n t e n a n ce a nd cali br a ti on s a r e s c h e du l e d t o mi n imiz e it

, s i g n i f i can t do w n tim e o c c ur s , p o s s i b l y t h e r e s u lt o f runn i n g i n s t ru m e n t s b e y o nd t h e e x p ec te d li f e c y cl e , a nd

p a s t t h e time w h e n s u

p p o r t fro m t h e m a nu f

a ct ur e r i s a v a il a

b le

. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D s ho u l d bud g et f or e qu i p m e n t r e p l ac e m e n t a c c o rd i n g t o t h e li f e e xp ec t a n c y o f t h e

m on it or an d h a v e b ac ku

p i n s t ru me n t a ti on r e a d y

f o r f iel d d e p l o y m e n t i n t h e ca s e of a p r o l o n g e d
i n s t r u me n t br e a kdo w n.

SJV AP C D s ho u l d a l s o c o m p ile a li s t o f e qu i p me n t r e p l ac e m e n t n e e d s a n d s h a r e i t w it h E P A i n
t h e e v e n t t h at e qu i p m e n t r e p l a c e me n t f u n d s b e c o me a v a ila b l e.142

F i n d i n g # SJV 10

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

– D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: I t i s u n c lea r w h e t h e r S J VA P C D i s u s i n g a ppropr iat e c r i te r ia t o i nv a li d at e or f l a g PM 10 d a ta

. D e s c r i p t i o n: SJV AP C D h a s a t horoug h

, m u lti

- l e v el d a ta v a li d ati on p r o ce s s , b u t it i s un cl ear t h a t a p p ropr i a t e

c r it e r i a a r e b e i ng u s e d t o i nv a li d at e or f la g d at a , s p ec i f

i c al l y i n t h e c a s e o f c on ti nuou s P M d a t a

. S t and a rd d a t a r e v i e w a n d v a li d ati on pro c e du r e s s h ou l d b e do c u m e n t e d i n d e tail

, i n c l u d i n g t h e

c r it e r i a u s e d t o f

l a g and i n v a li d a te d a t a.

R e f e re n c e s: G u i d a n c e f

o r P r e p a r i n g S t and a r d O p e r a ti n g P ro ce dur e s ( Q A / G -6) E P A 60 0 / B -07 / 00 1 / A pr il 2007.

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D s ho u l d d e v el op s te p- b y

- s t e p i n s t r u cti o n s for d at a r e v i e w a nd v al i d a ti on i n SOP s or Q A P Ps

, i n c l u d i n g s p ec i f

i c c r ite r i a f

o r a ppropr i a t e f

l a gg i n g o f d a t a

.143

F i n d i n g # SJV 11

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e o f A ud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- D at a M an a g e m e nt

F i n d i n g: SJV AP C D e x p e r ie n ce s s i g n i f i c an t r e s ou r ce i n e f

f i c i e n c ie s for s t a f

f a nd m a n a g e me n t a s t h e

c urr e n t d a t a ma n a g em e n t s y s tem r eli e s s o l e l y on m a n u a l i npu t s. D e s c r i p t i o n: W h i le S JV A P C D ’ s c urr e n t t hr ee

- l e v el d a t a r e v i e w pro c e s s i s v e r y t horo u g h

, p e rfo r mi n g t h i s
pro c e s s e n ti r e l y b y h and i s i n e ff i c i e n t a nd v e r y t ime

- c o n s u mi ng. Im p l e m e n ti ng a n e w d a t a

m an a g e me n t s y s t e m s h o u l d d ec r ea s e t h e a m o un t of tim e n e e d e d for t h i s ta s k a nd fr ee up m u c hn e e d e d r e s our ce s

. I n d e v e l op i ng a n e w s y s t e m , al l s t a f f i nvo l v e d i n t h e c u r r e n t r e v i e w p ro ce ss

s hou l d p ar ti c i p a te

, a s w ell a s t a l k i ng t o o t h e r m on i t o r i n g a g e n c i e s t h a t h a v e r e c e n t l y d e v e l op e d

t h e s e s y s tem s , t o e n s ur e t h a t a n y s y s t e m und e r c on s i d e r ati on e n c o m p a ss e s all n e ce ss a r y f ea t u r e s. R e f e re n c e s:

R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: SJV AP C D s ho u l d c on ti n

u e t o w ork o n u

p g r a d i n g t h e d a ta m a n a g e m e n t s y s t e m , i d e n t i f y i n g t h e

c o m pon e n t s t h a t a r e n e c e s s ar y for a c c o m p li s h i n g SJV AP C D ’ s m on it or i n g progr am g o al s.144

F i n d i n g # SJV 12

A g e n c y: C A RB

- SJ VA P CD

D at e of Aud i t: S u mm e r 2 0 11

Pr o g r a m A r e a: SJV

- Q A M a n a g em e nt

F i n d i n g: S V J AP C D do e s no t h a v e a f or ma l c o rr e c ti v e ac ti o n p r o c e s s i n p lac e. D e s c r i p t i o n: E P A qu a l i t y m an a g e m e n t s t and a rd s ( E P A Q A / R- 2, Q u a li t y I m pro v e me n t S ec ti o n ) r e qu i r e t h a t

m an a g e me n t and s ta ff “ e n s ur e t h a t c o n d it i o n s a d v e r s e t o qu al i t y a r e” p r e v e n t e d, i d e n ti f ie d

pro m p t l y , fu l l y

d e f i n e d, c o r r ect e d, p r e v e n t e d fr o m r e c u r r i n g , a nd do c u me n te d a s c orr ec ti v e

a cti on s t h a t ar e t

r a c k e d t o c l o s u r e

.

W h i le c orr ec ti v e act i o n s e e m s t o b e o c c u rr i n g i n a time l y f a s h i on f o r m o s t i s s u e s , a f

o r mal

c orr ecti v e acti on pro c e s s w ou l d s e rv e a s d o c u m e n tati on for t h e i s s u e s b ei n g r e s o l v e d, c a p t ur e t h e
pro c e s s and k ee p it c on s i s t e n t t hrough s ta ff or ma n a g e me n t t urnov e r, a nd s h a r e t h e r e s u lt s of t h e

c orr ecti v e acti on w it h s t a f f.

R e f e re n c e s: E P A Q A / R -2, Q u a li t y I m prov e me n t S ec ti on R e c o mm e nd at i o n to A dd r e s s F i nd i n g: S V J AP C D s ho u l d i n s t i t ute a c o rr e cti v e a cti on pr o c e s s t o prov i d e a fo r m a l

, do c u m e n t e d

m e c h an i s m for e l e v ati n g po t e n t i al l y s i gn i f ic a n t c o r r e cti v e a cti on s o r i g i n a ti n g f ro m f i el d or d a t a

r e v ie w op e r a ti o n s.145 A P P E ND I X A : S U M M AR Y O F F I ND IN GS

G 1 : [ P r e v i ou s F i nd i n g M 1 ] C A RB n e e d s t o c o m p l e t e t h e pro c e s s o f p u tti ng a for m a l P Q A O i n t o
p l a c e.

G 2 : T h e Q M B d o e s no t h a v e t h e s t ru c t u r e a nd s ta f f t o m a n a g e Q A ov e r s i g h t o f t h e P QA O
d i s t r ict s.

G 3 : [ P r e v i ou s F i nd i n g M 6 ] W h i le pro g r e s s h a s b e e n ma d e on u p d a ti n g t h e C A R B QA M a nu al

w it h a Q MP and Q A PP s or e qu i v a l e n t do c u me n t s , t h e pro ce ss i s b e h i nd s c h e d u l e.

G 4 : L o c a l d i s t

r ic t s w it h i n t h e C A RB P QA O do n o t a l w a y s h a v e up d a te d q u a li t y s y s t e m do c u m e n ta t i o n f

o r all a c ti v itie s.

G 5 : [ P r e v i ou s F i nd i n g s Q M 1 an d M 3 ] Q A A u t hor i t y a nd i n te r a cti on s b e t w e e n Q M B a nd t h e

o t h e r b r an c h e s s hou l d b e e xp and e d and for m a li z e d

. T h e c orr e c ti v e a cti on s y s t e m s hou l d b e d e v e l op e d t o i n c l ud e ac ti o n s t a k e n, i n a dd iti on t o r e por t s i s s u e d b y t h e Q A a ud it or s a nd t h e

c ali b r ati on l a

b o r at or y.

G 6 : C oord i n a ti o n b e t w ee n C A R B an d d i s t r ict s a n d E PA s ho u l d b e im prov e d.

N M 1 : N o t all a g e n c i e s w it h i n t h e C A RB P Q AO h a v e a ppro v e d n e t w o rk p l a n s s i n ce t h i s b e ca m e

a r e qu i r em e n t i n 2 006. T h e c u r r e n t a p p r o a c h t o n et w ork p l a n s do e s no t p r o v i d e for a d e te r mi n a ti on of n et w or k a d e qu a c y on a s t a t e w i d e b a s i s.

N M 2 : T h e n et w ork a s s e ss m e n t d o e s n o t m ee t all C F R r e qu i r e m e n t s.

N M 3 : T h e r e a r e PM 10 m on it or s li s t e d i n l o ca l c ond iti on s ( L C ; p a r a me t e r c od e 85101), bu t no t
S t and a rd T em p e r a t ur e an d P r e s s ur e ( S T P ; p a r a m et e r c od e 8110 2 i n A Q S ), a s r e qu i r e d f o r F R M / F E M i n s t ru m e n t s

.

FO 1 : [R e l a t e d P r e v i ou s F i n d i n g s G B 3, S J V 3, & NS 2] D o c u m e n tati on a t t h e C A RB f iel d s ite s i s i n a d e qu a te and n o t r e v ie w e d b y ma n a g em e n t.

FO 2 : M an a g e me n t ov e r s i g h t of s ite op e r a t or s n e e d s s t r e n g t h e n i ng.

FO 3 : C A R B f

i e l d o p e r a t or s h a v e n o t b e e n t r ai n e d on n e w S O Ps.

FO 4 : R e s i d e n c e tim e c a l c u lati on s w e r e no t a v a il a b l e at a n y C A R B s it e v i s it e d.

FO 5 : D e l a y i n s e n d i n g PM 2 .5 s a m p l e s h a s r e s u lt e d i n l o s s o f d a t a.

FO 6 : PM m a k e -up s a m p l e s a r e no t b e i ng t a k e n i n ac c or d a n ce w it h E P A g u i d a n c e.146

FO 7 : PM 10 Q C c h e c k s ar e no t c on s i s t e n t l y r e c or d e d. T h e r e i s no do c u me n t i n w h ic h f i e l d

op e r at o r s a r e d i r e c t e d t o r e c ord t h i s i n f o r mati on.

FO 8 : C A R B f

i e l d s ta ff d o no t c h ec k d a t a a f t e r s e nd i n g i nfo r

m a ti on t o C A RB off

ic e s.

FO 9 : T h e Y ub a C i t y s i t e h a s s e v e r a l s i g n i f ic a n t s iti n g i s s u e s t h at n ee d t o b e r e s o l v e d.

FO 10 : R e c o r d s i nd i c a t e t h a t c a li br a ti on s of g a s e o u s po ll u ta n t i n s t ru m e n t s a r e no t c on s i s t e n t l y don e a cc ord i n g t o a s c h e du l e.

FO 11 : [ P r e v i ou s F i nd i ng A Q S B 7 ] T h e nu m b e r of NO 2 tit r a ti on po i n t s t a k e n dur i n g c a li br a ti on do e s no t me e t r e g u l at o r y r e qu i r e me n t s.

FO 12 : M u lti -po i n t c a li br a ti on s of PM 2

. 5 i n s t r u m e n t s a r e no t do n e rou ti n e l y.

FO 13 : [ P r e v i ou s F i nd i ng A Q S B 8 ] A Q S B i s no t f o r m a l l y do c u m e n ti ng t h e qu alit y of z e ro a i r b e i n g u s e d i n t h e p r o g r a m.

FO 14 : S p a n an d pr e c i s i o n g a s e s u s e d i n t h e f iel d a r e no t b e i n g cali b r at e d r ou ti n e l y.

FO 15 : I n s t ru m e n t s r em ov e d f ro m t h e f i e l d a r e n o t a l w a y s e ff

i c ie n t l y t r a c k e d a nd r et u r n e d t o t h e

r e p ai r la b o r a t o r y f

ac ili t y for d ia g n o s i s , r e p a i r, a nd r e u s e

. L o s s of d a ta h a s o c c u r r e d du e t o

un a v a il a b ili t y o f s p ar e i n s t ru m e n t s.

FO 16 ( P o s iti v e ) : C A RB i s w o rk i n g t o i m p r o v e c o m m un i ca ti o n w it h f i e l d s t a f f.

FO 17 ( P o s iti v e ) : C A RB m a i n t a i n s a w e ll e q u i pp e d s t o c kroo m o f s p a r e p a r t s , mai n t a i n s a l a r g e

e qu i p m e n t pur c h a s e ord e r h i s t ory , and d e v e l op s t h orou g h e qu i p m e n t t e s ti n g p r o ce du r e s t h a t ar e

r e g u la r l y upd a t e d.

DM 1 : T h e d a ta v a li d ati o n and r e v i e w / v e r i f icati on p e rfor m e d b y A Q S B, N L B

, a nd A QA S

, a r e

no t for m a l l y p ub li s h e d i n a c on t ro l

- c o p ie d S O P.

D M 2 : [ P r e v i ou s F i nd i n g M 7 ] D a ta s ub mitte d b y l o c a l d i s t r i c t s w it h i n t h e C A RB P QAO a r e no t

v a li d at e d u s i n g c on s i s t e n t pro c e d u r e s . ( S e e F i nd i n g s S J V 9, I MP 10, a nd M E N 1 1)

D M 3 : [ P r e v i ou s F i nd i n g D M 5 ] AQ AS do e s no t e n s ur e t h at l o c a l d i s t r i c t d a t a a r e v a li d a t e d pr i o r
t o up l o a d t o A QS.

D M 4 : A f e w i n s ta n ce s o f e rron e o u s c on ti nuou s d at a w e r e i d e n ti f ie d i n A Q S f

or C A RB s i t e s.

D M 5 : E rron e ou s c on ti nu ou s d a t a w e r e i d e n t i f i e d i n AQ S for non-C A RB s i t e s w it h i n t h e C A RB

P QA O.

D M 6 : [ P r e v i ou s F i nd i n g D M 6 ] T h e r e a r e nu m e r o u s d e f i c ie n c i e s i n t h e d a t a c e r ti f i c a ti on pro ce s s for t h e C A RB P QA O

, i n c l ud i ng:147 N o t all NA A Q S

- c o m p lia n t d a ta w it h i n t h e C A RB P Q A O a r e rou ti n e l y c e r ti f i e d.

D at a ce r ti f i e d b y C A RB f or l o c a l d i s t r ict s a r e no t t y p ic a l l y r e v i e w e d o r v a l i d a t e d.

D at a ar e rou ti n e l y ce r

ti f i e d b y a g e n c i e s w it h i n t h e S t a t e of C a li fo r n i a , bu t r e s pon s i b ili t y h a s no t b e e n f

o r m a l l y d el e g at e d t o a n y l o c a l a g e n ci e s w it h i n t h e S t a t e o f C a li forn i a.

D M 7 : D a ta

, i n c l ud i ng t h o s e u s e d fo r d e s i gn v a l u e s it e s , h a v e b e e n c h a n g e d a f t e r t h e y a r e

c e r ti f i e d and s ub s e qu e n t l y no t r ece r ti f ie d.

D M 8 : S o m e l o ca l d i s t r i c t s w it h i n t h e C A R B P Q A O a r e li s t e d a s P Q A O s i n AQ S.

D M 9 : T h e r e w e r e s e v e r al i n s t an c e s of C A R B alte r i n g d a t a c o ll e c t e d b y l o c a l d i s t r i c t s w it hou t

c o m m un i ca ti ng w it h t h e d i s t r i c t.

Q A 1 : T h e Q A A ud it g r o up h a s ma d e a n e ff o r t t o im p r o v e it s do c u me n t a ti on pro c e s s ; ho w e v e r,

s e v e r a l i n c on s i s t e n ci e s w e r e n o t e d.

Q A 2 : T h e a

ud it t r a il e r e v a l u a te d w a s u s i n g on e e x p i r e d g a s c y li nd e r a l o n g w it h o t h e r s t h a t h a d

no t b e e n ce r ti f

ie d ann u all y a s r e qu i r e d for t h e E PA N a ti on a l P e r for m a n ce A ud it P r og r am ( N P A P ).

Q A 3 : T h e Q A S e c ti on i s no t t r ac k i n g m on it or s t o e n s u r e t h a t 2 5 % a r e b ei n g a ud it e d p e r c a l e n d a r
qu a r te r.

Q A 4 : T h e c o nn ec ti on t o t h e i n l e t o n t h e a ud it t r ail e r c ou l d p u ll i n ou t door ai r.

Q A 5 : A ud it or s do no t r e v ie w a ll a pp li ca b l e s iti n g i n f

or mat i o n i n AQ S p r i or t o a n a ud it.

Q A 6 : [ P r e v i o u s F i nd i ng s M 4 & O PA 2] Q u a li t y a ss ur a n c e f o r s p eci a l pro

ject s i s no t d e v el op e d i n

a p r o c e s s c on s i s t e n t w it h E P A q u a li t y s y s tem r e qu i r e m e n t s.

Q A 7 : M a s s f

l o w e lem e n t s ( M F E s ) a r e u s e d t o e s t a b li s h ca li br a ti o n po i n t s o u t s i d e of t h e i r

c ali b r at e d r an g e.

PM 1 : Co mm u n i ca ti on o f p o s t

- w ei g h i n for m a ti on a n d t r a n s m i ss i o n of do c u me n t a ti on t o l o ca l
d i s t r ict s s hou l d b e im prov e d.

PM 2 : T h e P M la bor a t o r y do e s n o t h a v e a fo r

m a l c orr e c t i v e a ct i o n pro c e s s for a ddr e s s i n g i s s u e s

w it h PM f

ilt e r c o ll e cti on.

PM 3 : D o c u m e n t a ti on o f a c ti v iti e s i n t h e PM 10 a n d PM 2

. 5 l a b or a t or i e s s h ou l d b e im p r o v e d.

PM 4 : PM 10 t r i p b l ank s ar e no t b e i n g u s e d t o a s s e ss po t e n tia l b i a s f ro m f ilt e r t r a n s por t a nd
h an d li n g.

T L 1 : T h e c an i s te r c l e a n i n g S O P do e s no t r e f le c t t h e c urr e n t c l e a n i n g p ro ce dur e.148

T L 2 : A n SOP i s no t d o c u m e n t e d for t h e b a tc h c e r t i f i ca ti o n of c l e a n e d ca n i s te r s

. T h e c a n i s t e r

c le an i n g SO P li s t s cl ea n i n g c r it e r i a f o r t h e M L D 0 58 met hod, bu t n o t f o r t h e M L D 066 m e t h o d.

T L 3 : T h e b at c h ce r t i f

icati on of c le an e d c a n i s t e r s d e s c r i b e d b y s ta ff f o r met hod s M L D 0 5 8 a nd

M L D 066 d i f

f e r s fro m e x i s ti n g V O C g u i d a n c e

.

T L 4 : [ P r e v i ou s F i n d i n g 1 9 ]

. P r e

- c le an i n g c on ce n t r ati on s a r e no t r e c o r d e d i n a l o g book t o all o w for t h e s e lecti on of t h e m o s t h i g h l y c on t a mi n at e d c a n i s te r f o r b at c h c e r

ti f icati on.

T L 5 : C a n i s te r s ar e no t r o u ti n e l y le a k t e s t e d a s p r e s c r i b e d i n g u i d a n c e

. I n s t ea d, c a n i s t e r s a r e

v a c uu m l e a k t e s t e d on l y w h e n g r o ss l ea k s a r e s u s p ec te d.

T L 6 : [ P r e v i ou s F i n d i n g 2 1 ]

. A r e te n ti on tim e p o l i c y for r e

- c l e a n i n g a nd b l a n k i n g can i s t e r s on ce
t h e y h a v e b e e n c e r ti f

i e d c le an h a s no t b e e n e s t a b l i s h e d.

T L 7 : T h e C A R B S O P s t a t e s t h a t o l d c a n i s t e r s a r e r ec o n d it i o n e d, b u t t h i s i s i n c on s i s te n tl y
pr a ct i c e d.

T L 8 : C A RB h a s no t e s ta b li s h e d a ho l d i n g time f o r c a r t r i d g e s on c e s a m p l e s h a v e b e e n c o ll ec te d
for e x t r a c t i o n or an a l y s i s.

T L 9 : T h e l a

b or a t o r y d o e s no t a s s i g n e x p i r ati on d ate s t o n e w s a m p li n g c a r t r i d g e s a n d al l o ws

c a r t r i d g e s t o b e u s e d b e yond t h e 9 0 d a y s pr e s c r i b e d b y t h e m e t h od.

T L 1 0 : C A R B ' s p ro ce d

u r e f o r a n a l y z i n g DN PH l o t b l a nk s d i f f e r s f ro m t h e S O P

.

T L 1 1 : N o c r i te r i o n i s pr o v i d e d i n t h e C A R B SO P f or p a s s i n g D N P H l o t c a r t r i d g e b l a nk s

.

T L 1 2 : G l ov e s a r e no t w o rn a s a c on t ami n a ti on pro te c ti on m e a s ur e w h e n h a nd li n g ca r t r i d g e s

. A

n it ro g e n -pu r g e d g l ov e b a g i s n o t u s e d for e x t r ac ti on s

.

T L 1 3 : [ P r e v i ou s F i n d i n g O L 3 ] S t a ff s t a te d t h a t f i e l d b la nk s a r e no t b e i n g a n a l y z e d at a fr e qu e n c y of 10% o f f

i e l d s a m p le s , a s s p ec i f

i e d i n M et hod T O -11, n o r i s t h e r e a n S O P d e s c r i b i n g
t h e p r o c e d

u r e f o r t h e s ub mi s s i o n of f

iel d b l a nk s

.

T L 1 4 : C A RB d o e s no t a n a l y ze t r i p b l ank s w h e n n ee d e d.

T L 1 5 : M e t hod T O -11 s tat e s t h a t s a m p le s s hou l d b e r e

- a n a l y z e d w h e n r e s u l t s a r e 1 0 % a b ov e t h e

c r it e r i on, b u t t h e an a l y s t w a s no t aw a r e of t h i s c r it e r i on.

T L 1 6 : W o r

k i ng s t an d ar d s a r e t r a c k e d a n d u s e d f o r s i x m on t h s , w h i le t h e C A RB S O P s t a t e s t h a t

s t a nd ard s s h ou l d b e r e t a i n e d for f ou r m o n t h s u n d e r r e f

r i g e r a ti on.

T L 1 7 : S it e n am e an d s a m p li n g d a te s a r e r e c or d e d on a p ie ce o f ta p e l oo s e l y s t u c k t o s a m p l e

c a r t r i d g e s ; t h e t a

p e o c c a s i on all y f

all s o f f, m a k i n g it d i f

f ic u lt t o i d e n ti f

y s a m p l e s.149

T L 1 8 ( P o s iti v e ) : H e x a v ale n t c hro mi u m d a ta und e r g o p e e r r e v i e w , s up e rv i s o r y r e v i e w , r e v i e w b y
t h e B r an c h Ch ie f

, a nd a f i n al r e v i e w b e fo r e g o i n g t o A Q S

.

T L 1 9 : [ P r e v i ou s F i n d i n g O L 5 ] T h e r e i s no s e c on d a r y r e v i e w o f l o g book s.

T L 2 0 : C A RB d o e s no t a n a l y ze a ud it s a m p le s or t hrou g h

- t h e

- pro b e a ud it s a m p l e s a s s u g g e s t e d i n S e c . 9.7 of t h e C A R B S O P

.

T L 2 1 : A p p e nd i x V i n t h e C A RB S O P li s t s t h e s t a n d a rd s t h at w e r e u s e d i n 2003 a nd h a s no t b e e n upd at e d t o r e f

l e ct t h e s ta nd a r d s c u r r e n t l y b e i n g u s e d.

I M P 1 : T h e I C A P C D a m b ie n t a i r m on it or i n g p ro gr a m i s no t op e r a ti n g und e r a n a p p r ov e d Q AP P.

I M P 2 : I C A P C D h a s no t e s t a b li s h e d a n a

ppro p r i a t e qu a li t y s y s t em f o r a m b i e n t ai r m on it or i n g.

I M P 3 : A s s e s s m e n t of PM 1 0 or PM 2

. 5 s a m p li n g fr e qu e n c y t hro u ghou t t h e I C A P C D n e t w ork h a s

no t b e e n p e rfor m e d a s r e qu i r e d.

I M P 4 : N e i g hborhood s c ale ma y b e i n a p p r o p r iat e f

or PM 10 a t t h e We s tm or lan d s it e.

I M P 5 : O n e

- po i n t f

l o w r a t e v e r i f

ic a ti o n s for PM 10 a n d PM 2

. 5 a r e no t p e rfo r m e d b y I C A P C D a s

r e qu i r e d and a r e no t w e l l d o c u me n t e d.

I M P 6 : R e s i d e n ce t i m e f

o r g a s e ou s m on it or s op e r a t e d b y I C A P C D i s no t e s t a b li s h e d.

I M P 7 : I C A P C D i s i n t e rn a l l y p o s t w e i g h i n g h i g h

- vo l u me PM 10 f ilt e r s w i t hou t prop e r PM l a

b or

qu al i t y c on t ro l mea s ur e s.

I M P 8 : D o c u m e n t ati on of I C A P C D a i r m on it or i n g a c ti v iti e s i s n o t c o m p let e.

I M P 9 : T h e r e a r e po te n tial s i ti ng i s s u e s a t t h e C ale x i c o E t h el s ite.

I M P 1 0 : I C A P C D i s no t a d e qu a te l y r e v i e w i n g a nd e d iti n g d a t a.

M E N 1 : M e C A P C D s t a ff w a s no t f a milia r w it h t h e C A RB Q MP or i n s t ru me n t S O P s.

M E N 2 : M e C A QM D h a s b e e n p ar t o f t h e C A R B P Q A O s i n ce PQ AO s w e r e c r e a t e d i n 2006 b u t i s e rr o n e ou s l y li s te d a s it s o w n P QA O i n AQ S.

M E N 3 ( P o s iti v e ) : M e C AQ M D s t a ti on s w e r e w e ll

- m a i n tai n e d. S ta f f a n d t h e ma n a g e r w e r e prof e s s i on al and h el pfu l

, and v e r y kno w l e d g e a b l e a

b o u t t h e c oun t y a n d po t e n ti a l p o ll u ti on

s our ce s

. T h e s t a ti on op e r at or w a s p ro a cti v e a bou t t roub l e s hoo ti n g i n s t ru m e n t i s s u e s

.

M E N 4 : O n e -po i n t Q C c h ec k s ( f l o w v e r i f ic a ti on s ) fo r PM 10 a n d PM 2

. 5 a r e no t c on s i s te n t l y
p e rfor m e d b y M e C A P C D s it e op e r at o r s.150

M E N 5 : M e C A P C D l o g b ook e n t r i e s ar e n o t c on s i s te n t l y m a d e a nd a r e no t a l w a y s i n t h e m o s t d e f e n s i b le f o r m

. H and w r itte n no t e s ar e o c ca s i o n al l y i lle g i b l e d u e t o w ate r ( r a i n ) m a rk s.

M E N 6 : R e s i d e n ce time c a lc u l a ti on s w e r e no t a v a i l a b l e at t h e U k ia h G ob b i s it e.

M E N 7 : T r e e s at t h e U k ia h G o bb i and L i b r a r y s it e s s hou l d b e e v a l u a te d a g a i n s t s iti n g

r e qu i r e me n t s.

M E N 8 : T h e i n t e rn al s h elte r t h e r m o s tat i s n o t op e r a ti n g c o rr e c t l y a t t h e U k i a h G obb i s it e a nd t h e i s s u e h a s no t b e e n a d d r e s s e d t o prov i d e d e f e n s i b le d at a.

M E N 9 : M e C A P C D h a s n o s y s t e m for t r ac k i n g a n d c on t ro ll i n g s tati on a nd i n s t ru me n t l o g boo k s.

M E N 10 : M e C A Q M D s h ou l d h a v e for m a liz e d t r a i n i n g r e qu i r e me n t s for a ll a i r m on it or i n g s t a f f.

M E N 11 : M e C A Q M D d o e s no t prov i d e C A RB A Q A S w it h d a ta s e t s t h a t h a v e b e e n fu l l y qu a li t y

a s s u r e d and r e a d y for up l o a d t o AQ S.

M E N 12 : M e C A Q M D d o e s n o t u s e a for m a l c orr e c ti v e a c ti on s y s t em.

SJV 1 ( P o s iti v e ) : I n g e n e r a l

, t h e SJ V AP C D m o n it o r i n g pr o gr a m i s r o bu s t a n d t h e a g e n c y s t a f f

an d m an a g e r s i nv o l v e d i n t h e pr o g r a m a r e c o mm i tt e d t o p r o du c i n g d e f e n s i b l e d a ta of kno w n
qu al i t y.

SJV 2 : S JV A P C D do e s n o t h a v e upd at e d qu al i t y s y s t e m do c u m e n t ati on for a ll a c t i v i tie s.

SJV 3 : S JV A P C D h a s e xp e r ie n c e d s i g n i f i c a n t d a t a l o s s e s a t r e qu i r e d m o n it o r i n g s ite s , i n cl ud i n g

s i te s c r itic a l for d e m on s t r a ti n g c o m p li a n c e w it h t h e NA A Q S.

SJV 4 : S JV A P C D h a s i n i t i a t e d n et w ork m o d i f ic a ti on s for s e v e r a l r e qu i r e d s it e s w it hou t s e e k i n g E P A a p p r o v a l r e qu i r e d b y 40 C F R58.14.

SJV 5 : T h e r e s i d e n c e tim e of f l o w b e t w e e n t h e i n l et a nd ea c h i n s t ru m e n t w a s no t po s t e d a t e v e r y SJV AP C D s it e.

SJV 6 : S o m e S J VA P C D s i t e l o g boo k s l a c k e d s p e c i f ic i nfor m a ti on a bou t t h e d a t e o r t y p e of

m a i n te n an c e p e r f

o r m e d o n an i n s t r

u me n t.

SJV 7 : T h e r e i s no do c u m e n t a ti o n of m a n a g e m e n t r e v i e w of s t a ti on l o g b o o k s a nd o t h e r s it e

a cti v iti e s for S J VA P C D op e r at e d s i t e s.

SJV 8 : S JV A P C D s it e o p e r a t or s do no t h a v e a q u i c k v i s u a l w a y t o i d e n ti f y c h a n g e s i n i n s t ru me n t

p e rfor m an c e o r Q C c h e c k s t h a t w o u l d i nd i ca te i n s t ru me n t i s s u e s , nor do t h e y h a v e t h e a b ili t y t o

r e m o tel y c h ec k on d at a o r s i te op e r a ti o n s.

SJV 9 : S JV A P C D e x p e r ie n ce s d a ta l o s s du e t o i n s t ru m e n t m a l fun c ti on.151

SJV 10 : I t i s u n c l e a r w h e t h e r S J VA P C D i s u s i n g a ppropr i a t e c r ite r ia t o i nv ali d at e or f la g PM 10 d a ta.

SJV 11 : S JV A P C D e x p e r ie n ce s s i gn i f ic a n t r e s our c e i n e f

f ic i e n c ie s f

o r s ta f f a nd m a n a g e me n t a s
t h e c urr e n t d a ta m an a g em e n t s y s t e m r e li e s s o l e l y on ma nu a l i n p u t s.

SJV 12 : S V J A P C D do e s no t h a v e a f o r mal c o r r ec t i v e ac ti on p r o c e s s i n p lac e.152 A P P E ND I X B: C A R B O R G AN I Z A T I O NA L C H A R TS

O r g a n iz a ti on o f C A R B ’ s D i v i s i on s an d O f f ic es153

O r g a n iz a ti on al Ch a r

t for C A RB’ s M on it or i n g a n d L a b o r a t o r y D i v i s i on ( M L D)154

O r g a n iz a ti on al Ch a r t fo r

C A R B ’ s P la nn i n g a nd Te c hn ic a l S uppor t D i v i s i on155

A P P E ND I X C : C A R B D A T A V A L ID A T I O N D O C U M E N T S P R O V ID E D B Y D A T A

V A L I DA T I O N S T A FF 14

1 4 C A R B ’ s Q A PP i s t h e f o r m a l d o c u m e n t t h a t o u

tl i n e s d a t a v a li d a ti o n p r o c e d u re s f o r C A R B.156157158159160