# Официален вестник L 7/2008

| | ISSN 1830-3617 |
| --- | --- |
| Официален вестник
  на Европейския съюз | L 7 |
| | |
| Издание на български език | Законодателство | Година 5110 януари 2008 г. |

ISSN 1830-3617

Официален вестник

на Европейския съюз

L 7

Издание на български език

Законодателство

Година 5110 януари 2008 г.

---

| Съдържание | | II   Актове, приети по силата на договорите за ЕО/Евратом, чието публикуване не е задължително | Страница |
| --- | --- | --- | --- |
| | | РЕШЕНИЯ |
| | | Комисия |
| | | 2008/22/ЕО |
| | * | Решение на Комисията от 19 декември 2007 година за определяне на правилата за изпълнение на Решение No 573/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за бежанци за периода от 2008 до 2013 г. като част от общата програма Солидарност и управление на миграционните потоци относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходи за проекти, съфинансирани от Фонда
  (нотифицирано под номер C(2007) 6396) | 1 |

Съдържание

II   Актове, приети по силата на договорите за ЕО/Евратом, чието публикуване не е задължително

Страница

РЕШЕНИЯ

Комисия

2008/22/ЕО

*

Решение на Комисията от 19 декември 2007 година за определяне на правилата за изпълнение на Решение No 573/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за бежанци за периода от 2008 до 2013 г. като част от общата програма Солидарност и управление на миграционните потоци относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходи за проекти, съфинансирани от Фонда
  (нотифицирано под номер C(2007) 6396)

(нотифицирано под номер C(2007) 6396)

1

| BG | Актовете, чиито заглавия се отпечатват с нормален шрифт, са актове по текущо управление на селскостопанската политика и имат кратък срок на действие.
  Заглавията на всички останали актове се отпечатват с удебелен шрифт и се предшестват от звезда. |
| --- | --- |

BG

Актовете, чиито заглавия се отпечатват с нормален шрифт, са актове по текущо управление на селскостопанската политика и имат кратък срок на действие.

Заглавията на всички останали актове се отпечатват с удебелен шрифт и се предшестват от звезда.

---

II Актове, приети по силата на договорите за ЕО/Евратом, чието публикуване не е задължително

РЕШЕНИЯ

Комисия

| 10.1.2008 | BG | Официален вестник на Европейския съюз | L 7/1 |
| --- | --- | --- | --- |

10.1.2008

BG

Официален вестник на Европейския съюз

L 7/1

---

РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА

от 19 декември 2007 година

за определяне на правилата за изпълнение на Решение No 573/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за бежанци за периода от 2008 до 2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходи за проекти, съфинансирани от Фонда

(нотифицирано под номер C(2007) 6396)

(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)

(2008/22/ЕО)

КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,

като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,

като взе предвид Решение No 573/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за бежанци за периода от 2008 до 2013 г. като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ и за отмяна на Решение 2004/904/ЕО на Съвета (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,

като има предвид, че:

| (1) | Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на Фонда, по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите, като също така следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи. |
| --- | --- |

(1)

Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на Фонда, по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите, като също така следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи.

| (2) | Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за Фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение. |
| --- | --- |

(2)

Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за Фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение.

| (3) | Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти. |
| --- | --- |

(3)

Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти.

| (4) | За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъде счетени за достатъчни. |
| --- | --- |

(4)

За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъде счетени за достатъчни.

| (5) | Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи. |
| --- | --- |

(5)

Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи.

| (6) | Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е един от главните основи, на които Комисията разчита, в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа. |
| --- | --- |

(6)

Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е един от главните основи, на които Комисията разчита, в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа.

| (7) | С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на Фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите. |
| --- | --- |

(7)

С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на Фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите.

| (8) | Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от Фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията. |
| --- | --- |

(8)

Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от Фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията.

| (9) | Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация. |
| --- | --- |

(9)

Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация.

| (10) | С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез Фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на Фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти. |
| --- | --- |

(10)

С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез Фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на Фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти.

| (11) | Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (2) и Регламент (ЕО) No 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), необходимо е да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни. |
| --- | --- |

(11)

Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (2) и Регламент (ЕО) No 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), необходимо е да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни.

| (12) | Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система от Комисията. |
| --- | --- |

(12)

Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система от Комисията.

| (13) | За да се осигури ефективно прилагане на Фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от Фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи. |
| --- | --- |

(13)

За да се осигури ефективно прилагане на Фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от Фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи.

| (14) | В съответствие с член 3 на Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение. |
| --- | --- |

(14)

В съответствие с член 3 на Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.

| (15) | В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение. |
| --- | --- |

(15)

В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.

| (16) | В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага. |
| --- | --- |

(16)

В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага.

| (17) | Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на Фонда, |
| --- | --- |

(17)

Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на Фонда,

РЕШИ:

СЪДЪРЖАНИЕ

| Част I | Въведение |
| --- | --- |

Част I

| Глава 1 | Предмет и определения |
| --- | --- |

Глава 1

| Член 1 | Предмет |
| --- | --- |

Член 1

| Член 2 | Определения |
| --- | --- |

Член 2

| Част II | Общи разпоредби за четирите фонда |
| --- | --- |

Част II

| Глава 1 | Определени органи |
| --- | --- |

Глава 1

| Член 3 | Общи органи |
| --- | --- |

Член 3

| Член 4 | Упълномощен орган |
| --- | --- |

Член 4

| Член 5 | Възлагане на задачи на външни изпълнители |
| --- | --- |

Член 5

| Глава 2 | Системи за управление и контрол |
| --- | --- |

Глава 2

| Член 6 | Процедурен наръчник |
| --- | --- |

Член 6

| Член 7 | Изпълнение на дейностите на Фонда от отговорния органи |
| --- | --- |

Член 7

| Член 8 | Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган |
| --- | --- |

Член 8

| Член 9 | Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства |
| --- | --- |

Член 9

| Член 10 | Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства |
| --- | --- |

Член 10

| Член 11 | Договори за изпълнение |
| --- | --- |

Член 11

| Член 12 | Определяне на окончателния размер на приноса на Общността |
| --- | --- |

Член 12

| Член 13 | Техническа помощ |
| --- | --- |

Член 13

| Член 14 | Разходи за техническа помощ при случай на общ орган |
| --- | --- |

Член 14

| Член 15 | Проверки от отговорния орган |
| --- | --- |

Член 15

| Член 16 | Одитна пътека |
| --- | --- |

Член 16

| Член 17 | Одити на системи и одити на проекти |
| --- | --- |

Член 17

| Член 18 | Проверки от сертифициращия орган |
| --- | --- |

Член 18

| Глава 3 | Информация, която трябва да се представи относно използването на Фонда |
| --- | --- |

Глава 3

| Член 19 | Принцип на пропорционалност |
| --- | --- |

Член 19

| Член 20 | Описание на системите за управление и контрол |
| --- | --- |

Член 20

| Член 21 | Изменение на описанието на системите за управление и контрол |
| --- | --- |

Член 21

| Член 22 | Програмни документи |
| --- | --- |

Член 22

| Член 23 | Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми |
| --- | --- |

Член 23

| Член 24 | Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми |
| --- | --- |

Член 24

| Член 25 | Документи, съставени от одитния орган |
| --- | --- |

Член 25

| Член 26 | Документи, съставени от сертифициращия орган |
| --- | --- |

Член 26

| Глава 4 | Докладване на нередности |
| --- | --- |

Глава 4

| Член 27 | Начално докладване — дерогации |
| --- | --- |

Член 27

| Член 28 | Докладване на последващи действия — отказ от връщане |
| --- | --- |

Член 28

| Член 29 | Контакти с държавите-членки |
| --- | --- |

Член 29

| Член 30 | Използване на информацията |
| --- | --- |

Член 30

| Глава 5 | Информиране и публичност |
| --- | --- |

Глава 5

| Член 31 | Информация за потенциални крайни бенефициери |
| --- | --- |

Член 31

| Член 32 | Информация за крайни бенефициери |
| --- | --- |

Член 32

| Член 33 | Отговорности на отговорните органи по отношение на информацията и публичността за широката общественост |
| --- | --- |

Член 33

| Член 34 | Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост |
| --- | --- |

Член 34

| Член 35 | Технически характеристики на информацията и публичността за операцията |
| --- | --- |

Член 35

| Глава 6 | Лични данни |
| --- | --- |

Глава 6

| Член 36 | Защита на личните данни |
| --- | --- |

Член 36

| Глава 7 | Електронен обмен на документи |
| --- | --- |

Глава 7

| Член 37 | Електронен обмен на документи |
| --- | --- |

Член 37

| Член 38 | Компютърна система за обмен на документи |
| --- | --- |

Член 38

| Част III | Специфични разпоредби за Европейския фонд за бежанците |
| --- | --- |

Част III

| Глава 1 | Правила за допустимост |
| --- | --- |

Глава 1

| Член 39 | Правила за допустимост |
| --- | --- |

Член 39

| Глава 2 | Системи за управление и контрол |
| --- | --- |

Глава 2

| Член 40 | Спешни мерки |
| --- | --- |

Член 40

| Член 41 | Фиксирана сума за презаселени лица |
| --- | --- |

Член 41

| Член 42 | Изпълнение на годишните програми |
| --- | --- |

Член 42

| Част IV | Заключителни разпоредби |
| --- | --- |

Част IV

| Член 43 | Адресати |
| --- | --- |

Член 43

| ПРИЛОЖЕНИЯ | |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЯ

ЧАСТ I

ВЪВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1

Предмет и определения

Член 1

Предмет

1.   Настоящото решение определя правила за прилагане на Фонда по отношение на:

| а) | определените органи; |
| --- | --- |

а)

определените органи;

| б) | системите за управление и контрол; |
| --- | --- |

б)

системите за управление и контрол;

| в) | информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на Фонда; |
| --- | --- |

в)

информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на Фонда;

| г) | докладването на нередности; |
| --- | --- |

г)

докладването на нередности;

| д) | информирането и публичността; |
| --- | --- |

д)

информирането и публичността;

| е) | личните данни; |
| --- | --- |

е)

личните данни;

| ж) | електронния обмен на документи. |
| --- | --- |

ж)

електронния обмен на документи.

2.   Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Евратом, ЕО) No 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).

Член 2

Определения

За целите на това Решение се прилагат следните определения:

| — | „основен акт“: Решение No 573/2007/ЕО, |
| --- | --- |

—

„основен акт“: Решение No 573/2007/ЕО,

| — | „Фонд“: Европейският фонд за бежанците, както е създаден от основния акт, |
| --- | --- |

—

„Фонд“: Европейският фонд за бежанците, както е създаден от основния акт,

| — | „четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение No 573/2007/ЕО, Решение No 574/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5), Решение No 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6) и Решение 2007/435/ЕО на Съвета (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“, |
| --- | --- |

—

„четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение No 573/2007/ЕО, Решение No 574/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5), Решение No 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6) и Решение 2007/435/ЕО на Съвета (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“,

| — | „отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт, |
| --- | --- |

—

„отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт,

| — | „сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква б) от основния акт, |
| --- | --- |

—

„сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква б) от основния акт,

| — | „одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт, |
| --- | --- |

—

„одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт,

| — | „упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт, |
| --- | --- |

—

„упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт,

| — | „определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт, |
| --- | --- |

—

„определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт,

| — | „дейност“: дейност в рамките на Фонда, съгласно посоченото в членове 3 и 5 от основния акт, |
| --- | --- |

—

„дейност“: дейност в рамките на Фонда, съгласно посоченото в членове 3 и 5 от основния акт,

| — | „проект“: специфични, практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите, |
| --- | --- |

—

„проект“: специфични, практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите,

| — | „краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации, |
| --- | --- |

—

„краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации,

| — | „партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер, |
| --- | --- |

—

„партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер,

| — | „стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на Фонда съгласно Решение 2007/815/ЕО на Комисията (8), |
| --- | --- |

—

„стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на Фонда съгласно Решение 2007/815/ЕО на Комисията (8),

| — | „приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки, |
| --- | --- |

—

„приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки,

| — | „специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 14, параграф 4 от основния акт, |
| --- | --- |

—

„специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 14, параграф 4 от основния акт,

| — | „първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство, |
| --- | --- |

—

„първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство,

| — | „нередност“: всяко нарушение на разпоредба на законодателството на Общността, което произтича от действие или пропуск от страна на стопанския субект, което има или би имало като резултат накърняване на общия бюджет на Европейския съюз чрез искане да се заплати неправомерен разход от общия бюджет, |
| --- | --- |

—

„нередност“: всяко нарушение на разпоредба на законодателството на Общността, което произтича от действие или пропуск от страна на стопанския субект, което има или би имало като резултат накърняване на общия бюджет на Европейския съюз чрез искане да се заплати неправомерен разход от общия бюджет,

| — | „подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности (9), на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз, |
| --- | --- |

—

„подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности (9), на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз,

| — | „несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква а) от Регламент (ЕО) No 1346/2000 на Съвета (10), |
| --- | --- |

—

„несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква а) от Регламент (ЕО) No 1346/2000 на Съвета (10),

| — | „споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на Фонда. |
| --- | --- |

—

„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на Фонда.

ЧАСТ II

ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЧЕТИРИТЕ ФОНДА

ГЛАВА 1

Определени органи

Член 3

Общи органи

Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.

Член 4

Упълномощен орган

1.   Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността.Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.

2.   Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи, се представят официално в писмена форма.

Актът на упълномощаване включва най-малко:

| а) | позовавания на съответното законодателство на Общността; |
| --- | --- |

а)

позовавания на съответното законодателство на Общността;

| б) | задачата, поверена на упълномощения орган; |
| --- | --- |

б)

задачата, поверена на упълномощения орган;

| в) | правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема; |
| --- | --- |

в)

правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема;

| г) | задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения; |
| --- | --- |

г)

задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения;

| д) | осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи. |
| --- | --- |

д)

осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи.

3.   Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква а) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.

4.   Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.

5.   Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.

6.   В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.

Член 5

Възлагане на задачи на външни изпълнители

Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 на основния акт.

ГЛАВА 2

Системи за управление и контрол

Член 6

Процедурен наръчник

В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:

| а) | функционирането на определените органи; |
| --- | --- |

а)

функционирането на определените органи;

| б) | условия и ред, гарантиращи подходящо разделение на функциите; |
| --- | --- |

б)

условия и ред, гарантиращи подходящо разделение на функциите;

| в) | където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители; |
| --- | --- |

в)

където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители;

| г) | създаването на многогодишни и годишни програми; |
| --- | --- |

г)

създаването на многогодишни и годишни програми;

| д) | създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове; |
| --- | --- |

д)

създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове;

| е) | подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите; |
| --- | --- |

е)

подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите;

| ж) | управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми; |
| --- | --- |

ж)

управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми;

| з) | подготовката и изпълнението на одитни мисии; |
| --- | --- |

з)

подготовката и изпълнението на одитни мисии;

| и) | съставяне на одитни доклади и декларации; |
| --- | --- |

и)

съставяне на одитни доклади и декларации;

| й) | сертифицирането на разходи; |
| --- | --- |

й)

сертифицирането на разходи;

| к) | оценката на програмата; |
| --- | --- |

к)

оценката на програмата;

| л) | отчитането пред Комисията; |
| --- | --- |

л)

отчитането пред Комисията;

| м) | одитна пътека. |
| --- | --- |

м)

одитна пътека.

Член 7

Изпълнение на дейностите на Фонда от отговорния орган

1.   За изпълнение дейностите на Фонда отговорният орган може да действа като орган отпускащ безвъзмездни средства и/или като изпълнителен орган.

2.   Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства в случаите, когато изпълнява проектите, като правило, въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.

Нито отговорния орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.

В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 14, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения, или в спешни ситуации безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.

3.   Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.

Член 8

Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган

1.   Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.

2.   При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.

3.   Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3 пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.

4.   Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на Фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.

5.   Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.

6.   Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от Фонда:

| а) | одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част; |
| --- | --- |

а)

одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част;

| б) | задачите на отговорния орган, съгласно посоченото в член 27 на основния акт, не се променят, когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти. |
| --- | --- |

б)

задачите на отговорния орган, съгласно посоченото в член 27 на основния акт, не се променят, когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти.

7.   Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от Фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.

Член 9

Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства

1.   Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.

В поканите за подаване на предложения се определят:

| а) | целите; |
| --- | --- |

а)

целите;

| б) | критериите за подбор, които са в съответствие с член 14, параграф 5 на основния акт и на съответните подкрепящи документи; |
| --- | --- |

б)

критериите за подбор, които са в съответствие с член 14, параграф 5 на основния акт и на съответните подкрепящи документи;

| в) | условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране; |
| --- | --- |

в)

условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране;

| г) | условията и реда и крайната дата за представяне на предложения. |
| --- | --- |

г)

условията и реда и крайната дата за представяне на предложения.

2.   За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:

| а) | правилата за допустимост на разходите; |
| --- | --- |

а)

правилата за допустимост на разходите;

| б) | крайният срок за изпълнение; и |
| --- | --- |

б)

крайният срок за изпълнение; и

| в) | финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава. |
| --- | --- |

в)

финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава.

Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.

3.   Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка, като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.

4.   Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси за избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.

5.   В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималния размер на съфинансиране от Фонда и максималния процент на съфинансиране от общите допустими разходи.

6.   На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.

Член 10

Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства

1.   Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:

| а) | подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери; |
| --- | --- |

а)

подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери;

| б) | проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.). |
| --- | --- |

б)

проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.).

2.   Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:

| а) | максималната сума на безвъзмездните средства; |
| --- | --- |

а)

максималната сума на безвъзмездните средства;

| б) | максималният процент на приноса на Общността в съответствие с член 14, параграф 4 или член 21, параграф 3 от основния акт; |
| --- | --- |

б)

максималният процент на приноса на Общността в съответствие с член 14, параграф 4 или член 21, параграф 3 от основния акт;

| в) | подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект; |
| --- | --- |

в)

подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект;

| г) | ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни; |
| --- | --- |

г)

ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни;

| д) | съгласуваният предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксираният процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение 11 относно правилата за допустимост на разходите; |
| --- | --- |

д)

съгласуваният предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксираният процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение 11 относно правилата за допустимост на разходите;

| е) | графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване); |
| --- | --- |

е)

графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване);

| ж) | оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват; |
| --- | --- |

ж)

оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват;

| з) | определението на допустимите разходи; |
| --- | --- |

з)

определението на допустимите разходи;

| и) | условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания; |
| --- | --- |

и)

условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания;

| й) | условията, отнасящи се до одитната пътека; |
| --- | --- |

й)

условията, отнасящи се до одитната пътека;

| к) | съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните; |
| --- | --- |

к)

съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните;

| л) | съответните разпоредби, отнасящи се до публичността. |
| --- | --- |

л)

съответните разпоредби, отнасящи се до публичността.

3.   Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.

Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.

4.   Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.

Член 11

Договори за изпълнение

Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност, по-малка от 5 000 евро, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.

Член 12

Определяне на окончателния размер на приноса на Общността

За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:

| а) | максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства; |
| --- | --- |

а)

максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;

| б) | максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 14, параграф 4 и член 21, параграф 3 на основния акт (т.е. 50 %, 75 % или 80 %); и |
| --- | --- |

б)

максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 14, параграф 4 и член 21, параграф 3 на основния акт (т.е. 50 %, 75 % или 80 %); и

| в) | сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба, съгласно посоченото в точка I.3.3 на приложение 11. |
| --- | --- |

в)

сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба, съгласно посоченото в точка I.3.3 на приложение 11.

Член 13

Техническа помощ

1.   Техническата помощ по инициатива на Комисията, съгласно посоченото в член 15 от основния акт, може да бъде финансирана до 100 % от Фонда.

2.   Техническата помощ по инициатива на държавите-членки, съгласно посоченото в член 16 от основния акт, може да бъде финансирана до 100 % от Фонда.

3.   Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи, предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.

Член 14

Разходи за техническа помощ в случай на общ орган

1.   Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят, частично или цялостно.

2.   Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.

Член 15

Проверки от отговорния орган

1.   Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.

Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 14 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.

Освен това проверките включват:

| а) | административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери; |
| --- | --- |

а)

административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери;

| б) | проверки, въз основа най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички редове на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от целеви приходи, декларирани от крайните бенефициери; |
| --- | --- |

б)

проверки, въз основа най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички редове на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от целеви приходи, декларирани от крайните бенефициери;

| в) | проверки на място на отделни проекти, въз основа най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им трансакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган. |
| --- | --- |

в)

проверки на място на отделни проекти, въз основа най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им трансакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган.

Проверките, посочени в букви а) и б) не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).

2.   От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.

3.   В случаи когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.

Член 16

Одитна пътека

1.   По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) на основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:

| а) | дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на Фонда; |
| --- | --- |

а)

дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на Фонда;

| б) | дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, на разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на Фонда и на източниците на съфинансиране на проекта; |
| --- | --- |

б)

дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, на разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на Фонда и на източниците на съфинансиране на проекта;

| в) | позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма; |
| --- | --- |

в)

позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма;

| г) | съдържа, по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки и доклади за проведените проверки и одити. |
| --- | --- |

г)

съдържа, по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки и доклади за проведените проверки и одити.

2.   Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на Фонда.

Член 17

Одити на системи и одити на проекти

1.   Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) на основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.

Методът на извадката:

| а) | включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти; |
| --- | --- |

а)

включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти;

| б) | взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи—ползи на проверките. |
| --- | --- |

б)

взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи—ползи на проверките.

Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.

Методът, използван за избор на извадка се документира.

2.   Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.

3.   Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:

| а) | проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат; |
| --- | --- |

а)

проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат;

| б) | декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган; |
| --- | --- |

б)

декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган;

| в) | разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение 11, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността; |
| --- | --- |

в)

разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение 11, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността;

| г) | ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 3, 5 и 16 на основния акт и, където е приложимо, включва целевото население; |
| --- | --- |

г)

ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 3, 5 и 16 на основния акт и, където е приложимо, включва целевото население;

| д) | общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 14, параграф 2 на основния акт; |
| --- | --- |

д)

общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 14, параграф 2 на основния акт;

| е) | има надеждна одитна пътека; |
| --- | --- |

е)

има надеждна одитна пътека;

| ж) | няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта. |
| --- | --- |

ж)

няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта.

4.   За целите на член 30, параграф 1, буква б) на основния акт, единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.

5.   Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащаба на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.

6.   Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.

Член 18

Проверки от сертифициращия орган

1.   Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.

2.   Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.

ГЛАВА 3

Информация, която трябва да се представи относно използването на Фонда

Член 19

Принцип на пропорционалност

1.   Съгласно член 9, параграф 2 на основния акт, степента, до която наличната информация за използването на Фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.

2.   Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.

Член 20

Описание на системите за управление и контрол

1.   Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение 1.

2.   Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.

3.   При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители.

4.   Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.

Член 21

Изменение на описанието на системите за управление и контрол

1.   Отговорният орган:

| а) | докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма; |
| --- | --- |

а)

докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма;

| б) | уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена; |
| --- | --- |

б)

уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена;

| в) | по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени. |
| --- | --- |

в)

по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени.

2.   Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.

3.   Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.

Член 22

Програмни документи

1.   Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 18 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение 2.

2.   Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 20 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение 3.

3.   Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.

Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 3, параграф 1 от основния акт, с позоваване на приоритетите.

Член 23

Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми

1.   За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 20, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 20, параграф 5 от основния акт.

2.   Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на Фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.

Член 24

Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми

1.   Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение 4.

2.   Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение 5.

3.   Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък и окончателните доклади, представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 3, параграф 1 от основния акт.

Член 25

Документи, съставяни от одитния орган

1.   Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение 6.

2.   Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение 6. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.

3.   Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква а) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.

4.   Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение 7.В.

5.   Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) на основния акт, или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.

Член 26

Документи, съставяни от сертифициращия орган

1.   Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение 8.

2.   Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение 9.

ГЛАВА 4

Докладване за нередности

Член 27

Начално докладване — дерогации

1.   В съответствие с образците в приложения 4 и 5 държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.

Докладът включва:

| а) | Фонда, годишната програма и съответния проект; |
| --- | --- |

а)

Фонда, годишната програма и съответния проект;

| б) | разпоредбата, която е нарушена; |
| --- | --- |

б)

разпоредбата, която е нарушена;

| в) | датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност; |
| --- | --- |

в)

датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност;

| г) | използваните практики при допускане на нередностите; |
| --- | --- |

г)

използваните практики при допускане на нередностите;

| д) | където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама; |
| --- | --- |

д)

където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама;

| е) | начина, по който са открити нередностите; |
| --- | --- |

е)

начина, по който са открити нередностите;

| ж) | размера на вноската на Общността, за която се отнася. |
| --- | --- |

ж)

размера на вноската на Общността, за която се отнася.

Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:

| а) | случаи, в които нередностите се отнасят до суми по-малки от 10 000 евро за сметка на общия бюджет на Европейските общности; |
| --- | --- |

а)

случаи, в които нередностите се отнасят до суми по-малки от 10 000 евро за сметка на общия бюджет на Европейските общности;

| б) | случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма, поради несъстоятелност на крайния бенефициер; |
| --- | --- |

б)

случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма, поради несъстоятелност на крайния бенефициер;

| в) | случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска; |
| --- | --- |

в)

случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска;

| г) | случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията. |
| --- | --- |

г)

случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията.

2.   По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят допълнителни подробности относно:

| а) | където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави; |
| --- | --- |

а)

където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави;

| б) | периода, през който или момента, в който са извършени нередностите; |
| --- | --- |

б)

периода, през който или момента, в който са извършени нередностите;

| в) | националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол; |
| --- | --- |

в)

националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол;

| г) | датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред; |
| --- | --- |

г)

датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред;

| д) | самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност; |
| --- | --- |

д)

самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност;

| е) | общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността; |
| --- | --- |

е)

общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността;

| ж) | размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск; |
| --- | --- |

ж)

размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск;

| з) | в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в буква ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита; |
| --- | --- |

з)

в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в буква ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита;

| и) | временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите; |
| --- | --- |

и)

временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите;

| й) | естеството на нередовните разходи. |
| --- | --- |

й)

естеството на нередовните разходи.

3.   Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.

Член 28

Докладване на последващи действие — отказ на възстановяване

1.   Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения 4 и 5.

Докладът посочва сумите, които са или се очаква да бъдат възстановени.

2.   По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:

| а) | всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно; |
| --- | --- |

а)

всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно;

| б) | всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции; |
| --- | --- |

б)

всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции;

| в) | причините за прекратяване на процедури за възстановяване; |
| --- | --- |

в)

причините за прекратяване на процедури за възстановяване;

| г) | причините за прекратяване на съдебно преследване. |
| --- | --- |

г)

причините за прекратяване на съдебно преследване.

Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях, и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.

Член 29

Контакти с държавите-членки

1.   Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27 и относно процедурите, посочени в член 28 за възможностите за възстановяване.

2.   Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.

Член 30

Използване на информация

1.   Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може, въз основа на получената информация, да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.

2.   Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.

ГЛАВА 5

Информиране и публичност

Член 31

Информация за потенциални крайни бенефициери

1.   Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.

Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.

2.   Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:

| а) | условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма; |
| --- | --- |

а)

условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма;

| б) | описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време; |
| --- | --- |

б)

описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време;

| в) | критериите за подбор на проектите за финансиране; |
| --- | --- |

в)

критериите за подбор на проектите за финансиране;

| г) | лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми. |
| --- | --- |

г)

лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми.

Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).

Член 32

Информация за крайните бенефициери

Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).

Член 33

Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост

1.   Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.

2.   Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:

| а) | най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и; |
| --- | --- |

а)

най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и;

| б) | годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 6 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията. |
| --- | --- |

б)

годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 6 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията.

Член 34

Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост

1.   Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от Фонда.

2.   Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:

| а) | общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 евро; и |
| --- | --- |

а)

общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 евро; и

| б) | операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти. |
| --- | --- |

б)

операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти.

Паното показва типа и името на проекта, като информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от него.

3.   Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от Фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.

4.   Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти, включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от Фонда.

Член 35

Технически характеристики на информацията и публичността за действието

Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:

| 1. | емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение 10, и позоваване на Европейския съюз; |
| --- | --- |

1.

емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение 10, и позоваване на Европейския съюз;

| 2. | позоваване на Фонда; |
| --- | --- |

2.

позоваване на Фонда;

| 3. | изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността. |
| --- | --- |

3.

изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността.

За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки първа и трета не се прилагат.

ГЛАВА 6

Лични данни

Член 36

Защита на личните данни

1.   Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.

2.   Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.

ГЛАВА 7

Електронен обмен на документи

Член 37

Електронен обмен на документи

Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.

Член 38

Компютърна система за обмен на документи

1.   Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на Фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.

2.   Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, записват документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.

3.   Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.

4.   Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 16 на основния акт.

ЧАСТ III

СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА БЕЖАНЦИ

ГЛАВА 1

Правила за допустимост

Член 39

Правила за допустимост

1.   Правилата съгласно приложение 11 се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.

2.   Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.

3.   Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.

Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.

ГЛАВА 2

Системи за управление и контрол

Член 40

Спешни мерки

1.   Заявки за спешни мерки се представят от отговорния орган в съответствие с образеца в приложение 12.

2.   Всяко приемане на спешни мерки от Комисията води до изменения на решението за финансиране, с което се одобрява годишната програма на съответната държава-членка. Изменението посочва сумата, отпусната на съответната държава-членка, периода, за който разходите са допустими и, при целесъобразност, дерогацията от правилата за допустимост на разходите, посочени в приложение 11 във връзка с дейностите, изброени в член 5 от основния акт.

3.   Докладът относно изпълнението на тези мерки се включва в докладите за напредък и окончателните доклади за изпълнението на съответната годишна програма.

4.   Първо авансово плащане на държавата-членка, равняващо се на 80 % от отпусната сума за спешни мерки, се извършва в рамките на 60 дни след приемане на решението, посочено в параграф 2. Остатъкът се изплаща, когато същото плащане се извършва за съответната годишна програма.

Член 41

Фиксирана сума за презаселени лица

1.   За фиксираната сума за презаселени лица, предвидена в член 13, параграф 3 от основния акт, през периода, посочен в член 43 от основния акт, отговорният орган:

| а) | съхранява необходимата информация, за да се извърши правилна идентификация на презаселените лица и на датата на тяхното презаселване; |
| --- | --- |

а)

съхранява необходимата информация, за да се извърши правилна идентификация на презаселените лица и на датата на тяхното презаселване;

| б) | съхранява необходимите доказателства, че тези лица спадат към една от четирите категории, посочени в член 13, параграф 3 от основния акт. |
| --- | --- |

б)

съхранява необходимите доказателства, че тези лица спадат към една от четирите категории, посочени в член 13, параграф 3 от основния акт.

2.   Лицата се презаселват през календарната година, съответстваща на годишната програма.

3.   Докладите за напредък и окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми отбелязват броя на презаселените лица според четирите категории, посочени в член 13, параграф 3 от основния акт.

Член 42

Изпълнение на годишните програми

1.   Като изключение от член 23, при изпълнението на годишната програма:

| а) | вноската на Общността, предназначена за презаселените лица, определена в член 13, параграф 3 от основния акт, не се използва за други дейности; |
| --- | --- |

а)

вноската на Общността, предназначена за презаселените лица, определена в член 13, параграф 3 от основния акт, не се използва за други дейности;

| б) | вноската на Общността, предназначена за спешни мерки, посочена в член 21 от основния акт, не се използва за други дейности. |
| --- | --- |

б)

вноската на Общността, предназначена за спешни мерки, посочена в член 21 от основния акт, не се използва за други дейности.

2.   Общата сума на годишните средства, отбелязана в член 14, параграф 7 от основния акт относно 15 %-ния праг за дейности, изпълнявани в рамките на член 3, параграф 4 от настоящото решение, се изчислява с позоваване на сумата, определена в решението на Комисията, с което се приема годишната програма, без да се вземат предвид никакви допълнителни средства, отпуснати за спешни мерки.

ЧАСТ IV

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Член 43

Адресати

Това решение е адресирано до Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Ирландия, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Италианска република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото Херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.

Съставено в Брюксел на 19 декември 2007 година.

За Комисията

Franco FRATTINI

Заместник-председател

---

(1)  ОВ L 144, 6.6.2007 г., стр. 1.

1

(2)  ОВ L 281, 23.11.1995 г., стр. 31. Директива, изменена с Регламент (ЕО) No 1882/2003 (ОВ L 284, 31.10.2003 г., стр. 1).

2

(3)  ОВ L 8, 12.1.2001 г., стр. 1.

3

(4)  ОВ L 292, 15.11.1996 г., стр. 2.

4

(5)  ОВ L 144, 6.6.2007 г., стр. 22.

5

(6)  ОВ L 144, 6.6.2007 г., стр. 45.

6

(7)  ОВ L 168, 28.6.2007 г., стр. 18.

7

(8)  ОВ L 326, 12.12.2007 г., стр. 29.

8

(9)  ОВ С 316, 27.11.1995 г., стр. 49.

9

(10)  ОВ L 160, 30.6.2000 г., стр. 1. Регламент, последно изменен с Регламент (ЕО) No 681/2007 (ОВ L 159, 20.6.2007 г., стр. 1).

10

---

ПРИЛОЖЕНИЯ

| ПРИЛОЖЕНИЕ 1 | Образец на описание на системите за управление и контрол |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

| ПРИЛОЖЕНИЕ 2 | Образец на многогодишна програма |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

| ПРИЛОЖЕНИЕ 3 | Образец на годишна програма |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

| ПРИЛОЖЕНИЕ 4 | Образец на доклад за напредък при изпълнението на годишната програма |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

| A. | Технически доклад |
| --- | --- |

A.

| Б. | Искане за второ авансово плащане |
| --- | --- |

Б.

| ПРИЛОЖЕНИЕ 5 | Образец на окончателен доклад за изпълнение на годишната програма |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

| A. | Технически доклад |
| --- | --- |

A.

| Б. | Искане за балансово плащане/Заявление за възстановяване на суми |
| --- | --- |

Б.

| ПРИЛОЖЕНИЕ 6 | Образец на одитна стратегия |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Приложение(я) към одитната стратегия: годишни планове

| ПРИЛОЖЕНИЕ 7 | Образец на доклад от одитния орган |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

| A. | Годишен одитен доклад |
| --- | --- |

A.

| Б. | Становище относно функционирането на системите за управление и контрол |
| --- | --- |

Б.

| В. | Утвърждаване на молбата за плащане |
| --- | --- |

В.

| ПРИЛОЖЕНИЕ 8 | Образец на декларация за разходите за второ авансово плащане |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

| ПРИЛОЖЕНИЕ 9 | Образец на декларация за разходите за балансово плащане |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

| ПРИЛОЖЕНИЕ 10 | Инструкции относно емблемата и определението на стандартизираните цветове |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

| ПРИЛОЖЕНИЕ 11 | Правила относно допустимостта на разходите в рамките на Европейския фонд за бежанци |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

| ПРИЛОЖЕНИЕ 12 | Молба за спешни мерки |
| --- | --- |

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ОБРАЗЕЦ НА ОПИСАНИЕ НА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

|  | първоначална версия |
| --- | --- |
|  | ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията |
|  | версия, ревизирана по други причини |



първоначална версия



ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията



версия, ревизирана по други причини

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД(ОВЕ):

ОСНОВНА ТОЧКА ЗА КОНТАКТ:

ПРЕДОСТАВЕНАТА ИНФОРМАЦИЯ ОПИСВА СИТУАЦИЯТА ПО: ...

1.   ИДЕНТИФИКАЦИЯ НА ОПРЕДЕЛЕНИТЕ ОРГАНИ

1.1.   Обща информация относно определените органи

1.1.1.   Кратко описание на процедурата по определяне на различните органи

1.1.2.   Посочване дали тези системи за управление и контрол са функциониращи

Ако не са, посочване на датата, от която ще започнат да функционират

1.1.3.   Посочване дали тези системи за управление и контрол са били акредитирани от Комисията за други финансови инструменти на Общността (ако е приложимо).

1.2.   Органиграма(и) за цялостната(те) инстанция(и), в рамките на която (които) функционират определените органи

1.3.   Отговорен орган

1.3.1.   Дата и форма на официалното конституиране на отговорния орган

1.3.2.   Правен статут на отговорния орган

1.3.3.   Уточняване на функциите, извършвани пряко от отговорния орган и (ако е приложимо и/или предвидено) от други инстанции под ръководството на отговорния орган (прехвърляне на задачи на външни подизпълнители, с изключение на задачите, поверени на определения(те) орган(и) по точка 1.4)

1.3.4.   Органиграма и уточняване на функциите на екипите (включително показателния брой на разпределените длъжности)

1.3.5.   Информация дали отговорният орган може да действа също като изпълнителен орган за проектите, съфинансирани от фонда

1.3.6.   Ако отговорният орган е един и същ за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.4.   Упълномощен(и) орган(и)

1.4.1.   Причините за създаване на даден упълномощен орган

1.4.2.   Дата и форма на официалното конституиране на упълномощения(ите) орган(и)

1.4.3.   Правен статут на упълномощения(ите) орган(и)

1.4.4.   Уточняване на функциите, изпълнявани пряко от упълномощения(ите) орган(и) и (ако е приложимо и/или предвидено) от други органи под ръководството на упълномощения(ите) орган(и) (прехвърляне на задачи на външни подизпълнители)

1.4.5.   Органиграма и уточняване на функциите на екипите (включително показателния брой на разпределените длъжности)

1.4.6.   Информация дали упълномощеният(ите) орган(и) може също така да действа като изпълнителен орган за проектите, съфинансирани от фонда

1.4.7.   Ако упълномощеният(ите) орган(и) е (са) един и същи за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.5.   Сертифициращ орган

1.5.1.   Дата и форма на официалното конституиране на сертифициращия орган

1.5.2.   Правен статут на сертифициращия орган

1.5.3.   Уточняване на функциите, извършвани пряко от сертифициращия орган и (ако е приложимо и/или предвидено) от други органи под ръководството на сертифициращия орган (възлагане на задачи на подизпълнители)

1.5.4.   Органиграма и уточняване на функциите на екипите (включително показателния брой на разпределените длъжности)

1.5.5.   Ако сертифициращият орган е един и същ за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.6.   Одитен орган

1.6.1.   Дата и форма на формалното конституиране на одитния орган

1.6.2.   Правен статут на одитния орган

1.6.3.   Уточняване на функциите, извършвани пряко от одитния орган и (ако е приложимо и/или предвидено) от други органи под ръководството на одитния орган (възлагане на задачи на подизпълнители)

1.6.4.   Органиграма и уточняване на функциите на екипите (включително показателния брой на разпределените длъжности)

1.6.5.   Квалификации на персонала на одитния орган и (ако е приложимо и/или предвидено) на другите органи, от които се очаква да извършват одит (възлагане на задачи на подизпълнители)

1.6.6.   Ако одитният орган е един и същ за повече от един от четирите фонда, описание на общите функции и системи

1.6.7.   Ако отговорен орган може също така да действа като изпълнителен орган за проектите, съфинансирани от фонда, описание на механизмите, гарантиращи независимата позиция на одитния орган съгласно член 8.

Насоки за раздели от 2 до 4 включително

1-ва част от всяка таблица

Описанието на процесите трябва да включва задачите, извършвани от всеки от определените органи (или инстанции, намиращи се под тяхна отговорност) и взаимодействието между тях. Описанието трябва да бъде кратко, но независимо от това да позволява ясно да се разбере как процесът би работил на практика.

2-ра част от всяка таблица

Списъкът следва да се попълни, като се посочи дали всяка цел е била постигната или не и се предостави всякаква относима информация. Ако целта не е била постигната, моля представете обяснение и, по целесъобразност, посочете очакваната дата на завършване.

Ако процедурите са официални, следва да се включи препратка към документа.

2.   ФУНКЦИОНИРАНЕ НА ОПРЕДЕЛЕНИТЕ ОРГАНИ

| 2.1.   Конституиране и надзор на определените органи |
| --- |
| Кратко описание на процеса на създаване на всеки от определените органи

  [описанието трябва да включва всички органи] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Правилата за отношенията между държавите-членки и определените органи определят съответните отговорности | ДА/НЕ | |
| 2 | Държавите-членки са осигурили насоки на определените органи, с оглед гарантиране на стабилно финансово управление (чрез обучение и/или наръчници) | ДА/НЕ | |
| 3 | Всеки орган ще уведоми членовете на своя персонал за мандата на организацията, с описание на техните длъжности и очаквани резултати | ДА/НЕ | |
| 4 | Взети са мерки за гарантиране, че отделните органи разполагат с достатъчно персонал по отношение на брой, йерархия и опит за изпълнение на техните функции | ДА/НЕ | |

Конституиране и надзор на определените органи

Кратко описание на процеса на създаване на всеки от определените органи

[описанието трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Правилата за отношенията между държавите-членки и определените органи определят съответните отговорности

ДА/НЕ

2

Държавите-членки са осигурили насоки на определените органи, с оглед гарантиране на стабилно финансово управление (чрез обучение и/или наръчници)

ДА/НЕ

3

Всеки орган ще уведоми членовете на своя персонал за мандата на организацията, с описание на техните длъжности и очаквани резултати

ДА/НЕ

4

Взети са мерки за гарантиране, че отделните органи разполагат с достатъчно персонал по отношение на брой, йерархия и опит за изпълнение на техните функции

ДА/НЕ

| 2.2.   Разделение на функции |
| --- |
| Кратко описание на определените механизми, с оглед да се гарантира подходящо разделение на функциите

  [описанието трябва да включва всички органи] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Определят се правила за гарантиране на подходящо разделение на функции между участници в рамките на отговорния орган за подписване на договори/ споразумения за безвъзмездна помощ | ДА/НЕ | |
| 2 | Определят се правила за гарантиране на подходящо разделение на функции между участници в рамките на отговорния орган за започване, проверка и одобрение на финансови трансакции | ДА/НЕ | |
| 3 | Одитният орган ще бъде функционално независим от отговорния орган и от сертифициращия орган. | ДА/НЕ | |
| 4 | Сертифициращият орган няма да участва в подбора, извършването и финансовите трансакции, свързани с ресурси на Общността | ДА/НЕ | |

Разделение на функции

Кратко описание на определените механизми, с оглед да се гарантира подходящо разделение на функциите

[описанието трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Определят се правила за гарантиране на подходящо разделение на функции между участници в рамките на отговорния орган за подписване на договори/ споразумения за безвъзмездна помощ

ДА/НЕ

2

Определят се правила за гарантиране на подходящо разделение на функции между участници в рамките на отговорния орган за започване, проверка и одобрение на финансови трансакции

ДА/НЕ

3

Одитният орган ще бъде функционално независим от отговорния орган и от сертифициращия орган.

ДА/НЕ

4

Сертифициращият орган няма да участва в подбора, извършването и финансовите трансакции, свързани с ресурси на Общността

ДА/НЕ

| 2.3.   Мониторинг на упълномощен(и) орган(и) — ако е приложимо |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Задачите за делегиране са ясно определени | ДА/НЕ | |
| 2 | Установени са процедури относно делегираните задачи и тяхната съвместимост с правилата, определени в основния акт/ правилата за изпълнение са били проверени. | ДА/НЕ | |
| 3 | Ще бъде упражнен надзорен контрол, за да се гарантира, че задачите се извършват в съответствие с установените процедури | ДА/НЕ | |

Мониторинг на упълномощен(и) орган(и) — ако е приложимо

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Задачите за делегиране са ясно определени

ДА/НЕ

2

Установени са процедури относно делегираните задачи и тяхната съвместимост с правилата, определени в основния акт/ правилата за изпълнение са били проверени.

ДА/НЕ

3

Ще бъде упражнен надзорен контрол, за да се гарантира, че задачите се извършват в съответствие с установените процедури

ДА/НЕ

| 2.4.   Мониторинг на други задачи, които не се извършват от самите органи — ако е приложимо |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва всички органи] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | В случай на инстанции, действащи под ръководството на отговорния орган (и които не се считат за упълномощени органи), са въведени надзорни механизми, за да се гарантира стабилно финансово управление | ДА/НЕ | |
| 2 | При възлагане на одити на подизпълнители и в случай на инстанции, действащи под ръководството на одитния орган, са въведени надзорни механизми, за да се гарантира обща методология за извършване на одит и съгласуваност на одитната дейност | ДА/НЕ | |
| 3 | При възлагане на сертифициращи дейности на подизпълнители и в случай на инстанции, действащи под ръководството на сертифициращия орган, са въведени надзорни механизми, за да се гарантира общ подход на сертифициране | ДА/НЕ | |
| 4 | При наемане като подизпълнители на частни органи, неизпълняващи обществени функции, се определят механизми, за да се гарантира, че задачите, които могат да се поверят, не включват упражняване на обществена власт или налагат използването на дискреционни съдебни правомощия | ДА/НЕ | |

Мониторинг на други задачи, които не се извършват от самите органи — ако е приложимо

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

В случай на инстанции, действащи под ръководството на отговорния орган (и които не се считат за упълномощени органи), са въведени надзорни механизми, за да се гарантира стабилно финансово управление

ДА/НЕ

2

При възлагане на одити на подизпълнители и в случай на инстанции, действащи под ръководството на одитния орган, са въведени надзорни механизми, за да се гарантира обща методология за извършване на одит и съгласуваност на одитната дейност

ДА/НЕ

3

При възлагане на сертифициращи дейности на подизпълнители и в случай на инстанции, действащи под ръководството на сертифициращия орган, са въведени надзорни механизми, за да се гарантира общ подход на сертифициране

ДА/НЕ

4

При наемане като подизпълнители на частни органи, неизпълняващи обществени функции, се определят механизми, за да се гарантира, че задачите, които могат да се поверят, не включват упражняване на обществена власт или налагат използването на дискреционни съдебни правомощия

ДА/НЕ

3.   ОПЕРАТИВНИ И ФИНАНСОВИ ПРОЦЕСИ

| 3.1.   Създаване на многогодишни програми |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Предвиждат се механизми, които да гарантират прилагането на принципа на партньорство съгласно сегашните национални норми и практики | ДА/НЕ | |
| 2 | Определят се процедури, за да се провери дали многогодишната програма съответства на стратегическите насоки и е съобразена с правото на Общността, по-специално с правото на Общността, целящо да гарантира свободното движение на хора във връзка с пряко свързаните военни мерки по отношение на контрола на външните граници, убежищата и имиграцията | ДА/НЕ | |
| 3 | Многогодишната програма ще бъде одобрена от надлежно упълномощено лице | ДА/НЕ | |

Създаване на многогодишни програми

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Предвиждат се механизми, които да гарантират прилагането на принципа на партньорство съгласно сегашните национални норми и практики

ДА/НЕ

2

Определят се процедури, за да се провери дали многогодишната програма съответства на стратегическите насоки и е съобразена с правото на Общността, по-специално с правото на Общността, целящо да гарантира свободното движение на хора във връзка с пряко свързаните военни мерки по отношение на контрола на външните граници, убежищата и имиграцията

ДА/НЕ

3

Многогодишната програма ще бъде одобрена от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

| 3.2.   Създаване на годишни програми |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Установяват се процедури, за да се гарантира:






  — | съответствие между годишните програми и многогодишната програма; |

Създаване на годишни програми

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Установяват се процедури, за да се гарантира:

—

съответствие между годишните програми и многогодишната програма;

| — | допустимостта на действията, предвидени в годишните програми; |
| --- | --- |

—

допустимостта на действията, предвидени в годишните програми;

| — | съответствие и допълване на тези действия с други национални и общностни инструменти; |
| --- | --- |

—

съответствие и допълване на тези действия с други национални и общностни инструменти;

| — | съобразяване с правилата, засягащи процента на съфинансиране; |
| --- | --- |

—

съобразяване с правилата, засягащи процента на съфинансиране;

| — | съответствие с приоритетите/ специфичните приоритети, посочени в стратегическите насоки. |
| --- | --- |

—

съответствие с приоритетите/ специфичните приоритети, посочени в стратегическите насоки.

ДА/НЕ

2

Установяват се процедури, за да се позволи ревизирането на дадена годишна програма в случай на подходящо обосновани аварийни ситуации, както е описано в основния акт (ако е приложимо)

ДА/НЕ

3

Установяват се процедури, за да се позволи представянето на изменение на дадена годишна програма, когато това се изисква съгласно член 23, параграф 1 от това решение

ДА/НЕ

4

Документира се всяко изменение на финансовото разпределение на дадена годишна програма и причините за него

ДА/НЕ

5

Документира се всяко изменение в изпълнението на годишната програма, което не е свързано с финансовото разпределение (например относно естеството и времевия аспект на поканите за подаване на предложения или относно обсега на техническото съдействие) и причината за него

ДА/НЕ

| 3.3.   Изработване на одитната стратегия и на годишните одитни планове |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание касае одитния орган] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Определят се правила за гарантиране на прозрачна и подходяща комуникация между отговорния орган и одитния орган относно изпълнените процедури за управление и относно проекти преди и по време на програмния период | ДА/НЕ | |
| 2 | Създават се процедури за определяне на годишните одитни планове (които се прилагат всяка година към одитната стратегия), които да се изпращат своевременно на Комисията (ако е приложимо) | ДА/НЕ | |
| 3 | Одитната стратегия и годишните одитни планове се одобряват от надлежно упълномощено лице | ДА/НЕ | |

Изработване на одитната стратегия и на годишните одитни планове

Кратко описание на процеса

[това описание касае одитния орган]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Определят се правила за гарантиране на прозрачна и подходяща комуникация между отговорния орган и одитния орган относно изпълнените процедури за управление и относно проекти преди и по време на програмния период

ДА/НЕ

2

Създават се процедури за определяне на годишните одитни планове (които се прилагат всяка година към одитната стратегия), които да се изпращат своевременно на Комисията (ако е приложимо)

ДА/НЕ

3

Одитната стратегия и годишните одитни планове се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

| 3.4.   Отговорен орган, действащ като изпълнителен орган — ако е приложимо |
| --- |
| Кратко описание на причините, поради които отговорният орган изпълнява проекти пряко и специфичните механизми, предвидени за засилване на системите за управление и контрол

  [това описание трябва да включва всички органи] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Обосновката на необходимостта отговорният орган да изпълнява проекти се документира и одобрява на съответното ниво | ДА/НЕ | |
| 2 | Въвеждат се специфични механизми, за да се гарантира, че естеството и целите на проектите отговарят на разпоредбите, определени за фонда | ДА/НЕ | |
| 3 | Въвеждат се специфични механизми, за да се предотврати конфликт на интереси за проектите, изпълнявани от отговорния орган | ДА/НЕ | |
| 4 | Въвеждат се специфични механизми, за да се гарантира, че принципът на икономическа целесъобразност се зачита при изпълнението на проекти от отговорния орган | ДА/НЕ | |
| 5 | Определят се процедури, за да се гарантира, че договорните условия, ръководещи тези проекти, са ясни и пълни, по-специално що се касае до условията за финансиране, условията за разплащане, правилата за допустимост и задълженията по отношение на работните и финансови отчети | ДА/НЕ | |
| 6 | Въвеждат се специфични механизми с оглед да се гарантира, че основните функции на отговорния орган, така както са предвидени в основния акт, не са засегнати във връзка с проектите, изпълнени от отговорния орган | ДА/НЕ | |
| 7 | Когато отговорният орган действа като изпълнителен орган, одитните правомощия се прехвърлят на друга инстанция, различна от отговорния орган (в противен случай, моля, посочете въведените допълнителни гаранции, които осигуряват достатъчната независимост на одитния орган) | ДА/НЕ | |
| 8 | Одитната стратегия ще обхваща специфичните рискове, които могат да бъдат свързани с изпълнението на проекти от страна на отговорния орган | ДА/НЕ | |

Отговорен орган, действащ като изпълнителен орган — ако е приложимо

Кратко описание на причините, поради които отговорният орган изпълнява проекти пряко и специфичните механизми, предвидени за засилване на системите за управление и контрол

[това описание трябва да включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Обосновката на необходимостта отговорният орган да изпълнява проекти се документира и одобрява на съответното ниво

ДА/НЕ

2

Въвеждат се специфични механизми, за да се гарантира, че естеството и целите на проектите отговарят на разпоредбите, определени за фонда

ДА/НЕ

3

Въвеждат се специфични механизми, за да се предотврати конфликт на интереси за проектите, изпълнявани от отговорния орган

ДА/НЕ

4

Въвеждат се специфични механизми, за да се гарантира, че принципът на икономическа целесъобразност се зачита при изпълнението на проекти от отговорния орган

ДА/НЕ

5

Определят се процедури, за да се гарантира, че договорните условия, ръководещи тези проекти, са ясни и пълни, по-специално що се касае до условията за финансиране, условията за разплащане, правилата за допустимост и задълженията по отношение на работните и финансови отчети

ДА/НЕ

6

Въвеждат се специфични механизми с оглед да се гарантира, че основните функции на отговорния орган, така както са предвидени в основния акт, не са засегнати във връзка с проектите, изпълнени от отговорния орган

ДА/НЕ

7

Когато отговорният орган действа като изпълнителен орган, одитните правомощия се прехвърлят на друга инстанция, различна от отговорния орган (в противен случай, моля, посочете въведените допълнителни гаранции, които осигуряват достатъчната независимост на одитния орган)

ДА/НЕ

8

Одитната стратегия ще обхваща специфичните рискове, които могат да бъдат свързани с изпълнението на проекти от страна на отговорния орган

ДА/НЕ

| 3.5.   Подбор и изпълнение на проекти (отговорен орган, действащ като възлагащ орган) |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | При покана за подаване на предложения (или оферти), се определят правила, за да се гарантира открита конкуренция и адекватна публичност | ДА/НЕ | |
| 2 | Критериите за подбор ще се съобразяват с минималните критерии, определени в основния акт | ДА/НЕ | |
| 3 | Определят се процедури за приемане на предложения (или оферти) | ДА/НЕ | |
| 4 | Определят се процедури, за да се гарантира, че предложенията (или офертите) се оценяват според предварително определени правила и критерии по прозрачен и недискриминационен начин | ДА/НЕ | |
| 5 | Решенията за възлагане и договорите/ споразуменията за безвъзмездна помощ ще се одобряват от надлежно упълномощено лице | ДА/НЕ | |
| 6 | Определят се процедури, за да се гарантира последваща адекватна информация за резултатите от процеса на подбор на кандидатите | ДА/НЕ | |
| 7 | Определят се процедури, за да се гарантира мониторинг на изпълнението на споразумения за безвъзмездна помощ/ договори съгласно договорните условия | ДА/НЕ | |

Подбор и изпълнение на проекти (отговорен орган, действащ като възлагащ орган)

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

При покана за подаване на предложения (или оферти), се определят правила, за да се гарантира открита конкуренция и адекватна публичност

ДА/НЕ

2

Критериите за подбор ще се съобразяват с минималните критерии, определени в основния акт

ДА/НЕ

3

Определят се процедури за приемане на предложения (или оферти)

ДА/НЕ

4

Определят се процедури, за да се гарантира, че предложенията (или офертите) се оценяват според предварително определени правила и критерии по прозрачен и недискриминационен начин

ДА/НЕ

5

Решенията за възлагане и договорите/ споразуменията за безвъзмездна помощ ще се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

6

Определят се процедури, за да се гарантира последваща адекватна информация за резултатите от процеса на подбор на кандидатите

ДА/НЕ

7

Определят се процедури, за да се гарантира мониторинг на изпълнението на споразумения за безвъзмездна помощ/ договори съгласно договорните условия

ДА/НЕ

| 3.6.   Мониторинг на проекти, изпълнявани от крайните бенефициери |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | За всеки проект се създават, наблюдават и съобщават на отговорния орган ключови оперативни и финансови индикатори | ДА/НЕ | |
| 2 | Предвиждат се проверки на място от страна на отговорния орган, за да се позволи мониторинг (както на работния, така и на финансовия аспект) на проектите | ДА/НЕ | |
| 3 | Отговорният орган ще гарантира, че крайните бенефициери използват подходяща счетоводна система в компютризирана форма | ДА/НЕ | |
| 4 | Отговорният орган ще гарантира, че крайните бенефициери изпълняват разпоредбите относно прозрачността на финансирането от ЕС | ДА/НЕ | |

Мониторинг на проекти, изпълнявани от крайните бенефициери

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

За всеки проект се създават, наблюдават и съобщават на отговорния орган ключови оперативни и финансови индикатори

ДА/НЕ

2

Предвиждат се проверки на място от страна на отговорния орган, за да се позволи мониторинг (както на работния, така и на финансовия аспект) на проектите

ДА/НЕ

3

Отговорният орган ще гарантира, че крайните бенефициери използват подходяща счетоводна система в компютризирана форма

ДА/НЕ

4

Отговорният орган ще гарантира, че крайните бенефициери изпълняват разпоредбите относно прозрачността на финансирането от ЕС

ДА/НЕ

| 3.7.   Финансово управление на проекта |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [засяга отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Финансовите трансакции ще се одобряват от надлежно упълномощени лица | ДА/НЕ | |
| 2 | Преди извършването на плащания/ вземания, ще се правят проверки, по-специално с оглед да се наблюдават:






  — | точността и редовността на молбата за плащане по отношение на правилата за допустимост, отнасящи се за фонда(овете); |

Финансово управление на проекта

Кратко описание на процеса

[засяга отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Финансовите трансакции ще се одобряват от надлежно упълномощени лица

ДА/НЕ

2

Преди извършването на плащания/ вземания, ще се правят проверки, по-специално с оглед да се наблюдават:

—

точността и редовността на молбата за плащане по отношение на правилата за допустимост, отнасящи се за фонда(овете);

| — | че продуктите и/или услугите, съфинансирани по проекта, действително са били доставени; |
| --- | --- |

—

че продуктите и/или услугите, съфинансирани по проекта, действително са били доставени;

| — | точността, пълнотата и ефективното плащане на други вноски, получени от държавни или частни източници; |
| --- | --- |

—

точността, пълнотата и ефективното плащане на други вноски, получени от държавни или частни източници;

| — | че резултатите от всеки одит са били взети под внимание. |
| --- | --- |

—

че резултатите от всеки одит са били взети под внимание.

ДА/НЕ

3

Ще се извършват проверки с цел осигуряване в разумни граници на законността и редовността на основните трансакции

ДА/НЕ

4

Ще се извършва надзорен контрол през целия програмен период, за да се гарантира, че се спазват установените финансови процедури

ДА/НЕ

5

Ще се извършват проверки на допълването с други финансови програми на Общността, с оглед избягване на двойно финансиране

ДА/НЕ

| 3.8.   Нередности, корекции и вземания |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва отговорния орган, упълномощения(ите) орган(и) и сертифициращия орган] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Определенията за нередности се създават и съобразяват с изискванията на Общността | ДА/НЕ | |
| 2 | Въвеждат се механизми, за да се гарантира своевременното откриване и коригиране на нередностите чрез незабавни мерки | ДА/НЕ | |
| 3 | Въвеждат се процедури, за да се гарантира, че Комисията е уведомена за открити нередности и, по целесъобразност, за всякакви коригиращи мерки, предприети съгласно задълженията, посочени в това решение | ДА/НЕ | |
| 4 | Въвеждат се процедури, за да се гарантира вземането на уместни мерки след издаването на нареждания за събиране на вземания и, ако е приложимо, на наказателна лихва | ДА/НЕ | |
| 5 | В случай, че нарежданията за събиране на вземания не могат да бъдат изпълнени, се определят причините за това, за да се прецени дали държавите-членки следва да възстановят средствата в бюджета на Общността или не. | ДА/НЕ | |

Нередности, корекции и вземания

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва отговорния орган, упълномощения(ите) орган(и) и сертифициращия орган]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Определенията за нередности се създават и съобразяват с изискванията на Общността

ДА/НЕ

2

Въвеждат се механизми, за да се гарантира своевременното откриване и коригиране на нередностите чрез незабавни мерки

ДА/НЕ

3

Въвеждат се процедури, за да се гарантира, че Комисията е уведомена за открити нередности и, по целесъобразност, за всякакви коригиращи мерки, предприети съгласно задълженията, посочени в това решение

ДА/НЕ

4

Въвеждат се процедури, за да се гарантира вземането на уместни мерки след издаването на нареждания за събиране на вземания и, ако е приложимо, на наказателна лихва

ДА/НЕ

5

В случай, че нарежданията за събиране на вземания не могат да бъдат изпълнени, се определят причините за това, за да се прецени дали държавите-членки следва да възстановят средствата в бюджета на Общността или не.

ДА/НЕ

| 3.9.   Подготовка и изпълнение на одитните задачи |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва одитния орган, като потенциално подлежащи на одит отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и) и, като реципиент на заключенията, сертифициращия орган] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Практиката на одит е съобразена с международно приети стандарти | ДА/НЕ | |
| 2 | Създава се одиторски наръчник за ползване от одиторите на базата на изискванията, определени в основния акт | ДА/НЕ | |
| 3 | Извършват се одити, за да се потвърди ефективното функциониране на системите за управление и контрол | ДА/НЕ | |
| 4 | Извършваните проверки по допустимите разходи се базират на подходяща извадка от поне 10 % от допустимите разходи | ДА/НЕ | |
| 5 | Удостоверяването на допустимите разходи потвърждава най-малко спазването, ефективността и ефикасността на следните елементи: процедура на подбор, цели на проекта, реалност на постиженията, допустимост на разходите, валидни документи, доказващи разходите, национално съфинансиране, одитна пътека | ДА/НЕ | |
| 6 | Редовно ще се вземат мерки на базата на по-ранни препоръки | ДА/НЕ | |
| 7 | На строг надзор ще бъдат подлагани проектите, изпълнени от отговорния орган | ДА/НЕ | |

Подготовка и изпълнение на одитните задачи

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва одитния орган, като потенциално подлежащи на одит отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и) и, като реципиент на заключенията, сертифициращия орган]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Практиката на одит е съобразена с международно приети стандарти

ДА/НЕ

2

Създава се одиторски наръчник за ползване от одиторите на базата на изискванията, определени в основния акт

ДА/НЕ

3

Извършват се одити, за да се потвърди ефективното функциониране на системите за управление и контрол

ДА/НЕ

4

Извършваните проверки по допустимите разходи се базират на подходяща извадка от поне 10 % от допустимите разходи

ДА/НЕ

5

Удостоверяването на допустимите разходи потвърждава най-малко спазването, ефективността и ефикасността на следните елементи: процедура на подбор, цели на проекта, реалност на постиженията, допустимост на разходите, валидни документи, доказващи разходите, национално съфинансиране, одитна пътека

ДА/НЕ

6

Редовно ще се вземат мерки на базата на по-ранни препоръки

ДА/НЕ

7

На строг надзор ще бъдат подлагани проектите, изпълнени от отговорния орган

ДА/НЕ

| 3.10.   Одиторски доклад по годишните програми и свързани с него декларации |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [това описание трябва да включва одитния орган] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Създават се процедури за консолидиране на заключенията от одита на системите и одита на проектите за всяка годишна програма | ДА/НЕ | |
| 2 | Извършват се проверки, за да се оцени валидността на молбите за плащане | ДА/НЕ | |
| 3 | Предприема се допълнително проучване в случай на откриване на системни грешки или грешки над материалния праг | ДА/НЕ | |
| 4 | Докладът и свързаните с него декларации се одобряват от надлежно упълномощено лице | ДА/НЕ | |

Одиторски доклад по годишните програми и свързани с него декларации

Кратко описание на процеса

[това описание трябва да включва одитния орган]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Създават се процедури за консолидиране на заключенията от одита на системите и одита на проектите за всяка годишна програма

ДА/НЕ

2

Извършват се проверки, за да се оцени валидността на молбите за плащане

ДА/НЕ

3

Предприема се допълнително проучване в случай на откриване на системни грешки или грешки над материалния праг

ДА/НЕ

4

Докладът и свързаните с него декларации се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

| 3.11.   Сертифициране на разходи |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [засяга най-вече сертифициращия орган, но също така отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Създават се процедури, за да се гарантира, че необходимата информация е получена от отговорния орган с цел сертифициране | ДА/НЕ | |
| 2 | Създават се процедури, за да се гарантира, че одиторският доклад за всяка годишна програма и свързаните с него декларации се получават от одитния орган | ДА/НЕ | |
| 3 | Създават се процедури, за да се гарантира, че вземанията са взети предвид при окончателната декларация за разходите и за да се следват текущи съдебни производства или административни обжалвания със суспензивно действие по отношение на вземанията | ДА/НЕ | |
| 4 | Ще бъдат извършвани проверки за да се осигури точността и пълнотата на декларацията за разходи. (по-специално, и на всяка лихва, генерирана от предварителното финансиране от страна на Комисията, както и нейното ефективно използване като национална вноска) | ДА/НЕ | |
| 5 | В случай на местна валута, методите, използвани за изчисляване в евро, се съгласуват с определените правила от Комисията | ДА/НЕ | |

Сертифициране на разходи

Кратко описание на процеса

[засяга най-вече сертифициращия орган, но също така отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Създават се процедури, за да се гарантира, че необходимата информация е получена от отговорния орган с цел сертифициране

ДА/НЕ

2

Създават се процедури, за да се гарантира, че одиторският доклад за всяка годишна програма и свързаните с него декларации се получават от одитния орган

ДА/НЕ

3

Създават се процедури, за да се гарантира, че вземанията са взети предвид при окончателната декларация за разходите и за да се следват текущи съдебни производства или административни обжалвания със суспензивно действие по отношение на вземанията

ДА/НЕ

4

Ще бъдат извършвани проверки за да се осигури точността и пълнотата на декларацията за разходи. (по-специално, и на всяка лихва, генерирана от предварителното финансиране от страна на Комисията, както и нейното ефективно използване като национална вноска)

ДА/НЕ

5

В случай на местна валута, методите, използвани за изчисляване в евро, се съгласуват с определените правила от Комисията

ДА/НЕ

| 3.12.   Оценяване на програмата |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [засяга отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Ръководните документи от Комисията за оценяването широко разпространени и са достъпни за всички потенциални крайни бенефициери и други заинтересовани страни | ДА/НЕ | |
| 2 | Документират се ключовите работни и финансови индикатори, представени от крайните бенефициери, за измерване на постиженията на проекта | ДА/НЕ | |
| 3 | Отговорният орган (и/или упълномощените органи) гарантират, че представените индикатори са подходящи за измерване на крайния изход и резултатите от всеки проект | ДА/НЕ | |
| 4 | Въвеждат се процедури, за да се гарантира, че необходимото оценяване ще бъде извършено според изискванията в основния акт | ДА/НЕ | |

Оценяване на програмата

Кратко описание на процеса

[засяга отговорния орган и упълномощения(ите) орган(и)]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Ръководните документи от Комисията за оценяването широко разпространени и са достъпни за всички потенциални крайни бенефициери и други заинтересовани страни

ДА/НЕ

2

Документират се ключовите работни и финансови индикатори, представени от крайните бенефициери, за измерване на постиженията на проекта

ДА/НЕ

3

Отговорният орган (и/или упълномощените органи) гарантират, че представените индикатори са подходящи за измерване на крайния изход и резултатите от всеки проект

ДА/НЕ

4

Въвеждат се процедури, за да се гарантира, че необходимото оценяване ще бъде извършено според изискванията в основния акт

ДА/НЕ

4.   УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА

| 4.1.   Документация по процедурите |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [включва всички органи] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Органите гарантират, че създадените процедури, посочени в член 7 от това решение, са в съответствие с националното право и правото на Общността (например процедура за обществена поръчка, счетоводни норми и други) | ДА/НЕ | |
| 2 | Процедурите се одобряват от надлежно упълномощено лице | ДА/НЕ | |
| 3 | Създадените процедури дават ясни инструкции относно всяка от основните операции и поясняват схемите за вземане на решение, що се касае до изпълнението на функциите | ДА/НЕ | |
| 4 | Въвеждат се механизми, за да се гарантира, че целият съответен персонал е уведомен за създадените процедури | ДА/НЕ | |
| 5 | По целесъобразност тези процедури включват използването на списъци, обобщаващи ключовите контролни дейности, които ще се изпълняват | ДА/НЕ | |
| 6 | Въвеждат се механизми, за да се гарантира защитата на личните данни | ДА/НЕ | |

Документация по процедурите

Кратко описание на процеса

[включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Органите гарантират, че създадените процедури, посочени в член 7 от това решение, са в съответствие с националното право и правото на Общността (например процедура за обществена поръчка, счетоводни норми и други)

ДА/НЕ

2

Процедурите се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

3

Създадените процедури дават ясни инструкции относно всяка от основните операции и поясняват схемите за вземане на решение, що се касае до изпълнението на функциите

ДА/НЕ

4

Въвеждат се механизми, за да се гарантира, че целият съответен персонал е уведомен за създадените процедури

ДА/НЕ

5

По целесъобразност тези процедури включват използването на списъци, обобщаващи ключовите контролни дейности, които ще се изпълняват

ДА/НЕ

6

Въвеждат се механизми, за да се гарантира защитата на личните данни

ДА/НЕ

| 4.2.   Финансова отчетност и счетоводство |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [включва отговорния орган, упълномощения(ите) орган(и) и сертифициращия орган] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Въвеждат се механизми, които гарантират, че счетоводните данни са пълни, надеждни и точни. По-специално, счетоводната система ще позволи:






  — | пълно проследяване на ресурсите на Общността на нивото на крайните бенефициери и проекти; |

Финансова отчетност и счетоводство

Кратко описание на процеса

[включва отговорния орган, упълномощения(ите) орган(и) и сертифициращия орган]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Въвеждат се механизми, които гарантират, че счетоводните данни са пълни, надеждни и точни. По-специално, счетоводната система ще позволи:

—

пълно проследяване на ресурсите на Общността на нивото на крайните бенефициери и проекти;

| — | определянето на всякаква лихва, генерирана от предварително финансиране, получено от Комисията; |
| --- | --- |

—

определянето на всякаква лихва, генерирана от предварително финансиране, получено от Комисията;

| — | определянето на издадени нареждания за събиране на вземания и, ако е приложимо, дали са били извършени. |
| --- | --- |

—

определянето на издадени нареждания за събиране на вземания и, ако е приложимо, дали са били извършени.

ДА/НЕ

2

Системата на счетоводство и финансово отчитане се съгласува с националното законодателство за защита на данни

ДА/НЕ

3

Използваната система на счетоводство и финансово отчитане е в компютризирана форма

ДА/НЕ

4

Налице е резервна архивираща система, за да се гарантира непрекъсваемост на операциите, ако възникне нужда

ДА/НЕ

5

В случай на местна валута, методите, използвани за изчисляване в евро, се съгласуват с определените правила от Комисията

ДА/НЕ

| 4.3.   Докладване на Комисията |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [включва всички органи] |
| | Ключови цели | Постигнати? | Забележки |
| 1 | Задълженията за докладване, както и за посочване на ресурси, са били определени | ДА/НЕ | |
| 2 | Създадените процедури позволяват подходящо, навременно и цялостно въвеждане на данни от определените органи | ДА/НЕ | |
| 3 | Докладите се одобряват от надлежно упълномощено лице | ДА/НЕ | |

Докладване на Комисията

Кратко описание на процеса

[включва всички органи]

Ключови цели

Постигнати?

Забележки

1

Задълженията за докладване, както и за посочване на ресурси, са били определени

ДА/НЕ

2

Създадените процедури позволяват подходящо, навременно и цялостно въвеждане на данни от определените органи

ДА/НЕ

3

Докладите се одобряват от надлежно упълномощено лице

ДА/НЕ

| 4.4.   Одитна пътека |
| --- |
| Кратко описание на процеса

  [включва всички органи] |
| Къде се съхраняват следните документи? | Отговорен орган/звено | За колко време? |
| Описание на системите за управление и контрол, включително процедурното(ите) ръководство(а) | | |
| Одитна стратегия | | |
| Национална многогодишна програма и евентуални ревизии | | |
| Национални годишни програми и евентуални ревизии | | |
| Решения на Европейската комисия относно многогодишни и годишни програми | | |
| Покани за подаване на предложения/покани за оферти | | |
| Документи на кандидати/документи за договори | | |
| Административен, технически и финансов анализ на получени предложения/оферти (таблици за оценка) и доклади на комисията за оценка | | |
| Решения или откази за финансиране | | |
| Споразумения за финансиране на проекти | | |
| Решения за финансов ангажимент за всеки от проектите | | |
| Доклади за напредък и окончателни доклади, предадени от реципиенти на финансиране | | |
| Финансови доклади и молби за заплащане, предадени по финансиран проект | | |
| Допълнителна документация за разходи и приходи по финансиран проект | | |
| Пълномощни за плащане/вземане на средства (доказателство за извършено удостоверяване) | | |
| Нареждания за плащане/вземания на средства | | |
| Доказателство за плащане/вземания на средства | | |
| Документация, свързана с методологията на извадка за одитна дейност | | |
| Одиторски доклади за проекти | | |
| Доклади от одити, извършвани на национално ниво по системи за управление и контрол | | |
| Одиторски доклади за годишни програми | | |
| Одиторски становища за системи за управление и контрол | | |
| Одиторски декларации относно валидността на молбите за плащане | | |
| Молби за плащане, изпратени до Европейската комисия | | |
| Сертификати за разходи, изпратени до Европейската комисия | | |
| Доклади за осъществяване на напредък, изпратени до Европейската комисия | | |
| Доклади за окончателно изпълнение, изпратени до Европейската комисия | | |
| Доказателство за плащане, получено от Европейската комисия | | |
| Доклади за оценка, изпратени до Европейската комисия | | |

Одитна пътека

Кратко описание на процеса

[включва всички органи]

Къде се съхраняват следните документи?

Отговорен орган/звено

За колко време?

Описание на системите за управление и контрол, включително процедурното(ите) ръководство(а)

Одитна стратегия

Национална многогодишна програма и евентуални ревизии

Национални годишни програми и евентуални ревизии

Решения на Европейската комисия относно многогодишни и годишни програми

Покани за подаване на предложения/покани за оферти

Документи на кандидати/документи за договори

Административен, технически и финансов анализ на получени предложения/оферти (таблици за оценка) и доклади на комисията за оценка

Решения или откази за финансиране

Споразумения за финансиране на проекти

Решения за финансов ангажимент за всеки от проектите

Доклади за напредък и окончателни доклади, предадени от реципиенти на финансиране

Финансови доклади и молби за заплащане, предадени по финансиран проект

Допълнителна документация за разходи и приходи по финансиран проект

Пълномощни за плащане/вземане на средства (доказателство за извършено удостоверяване)

Нареждания за плащане/вземания на средства

Доказателство за плащане/вземания на средства

Документация, свързана с методологията на извадка за одитна дейност

Одиторски доклади за проекти

Доклади от одити, извършвани на национално ниво по системи за управление и контрол

Одиторски доклади за годишни програми

Одиторски становища за системи за управление и контрол

Одиторски декларации относно валидността на молбите за плащане

Молби за плащане, изпратени до Европейската комисия

Сертификати за разходи, изпратени до Европейската комисия

Доклади за осъществяване на напредък, изпратени до Европейската комисия

Доклади за окончателно изпълнение, изпратени до Европейската комисия

Доказателство за плащане, получено от Европейската комисия

Доклади за оценка, изпратени до Европейската комисия

5.   ОДОБРЯВАНЕ НА ОПИСАНИЕТО НА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

| Орган | Декларация | Дата и подпис |
| --- | --- | --- |
| Отговорен орган | Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на отговорния орган | Име:
  Длъжност:
  Дата:

  подпис |
| Сертифициращ орган | Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на сертифициращия орган | Име:
  Длъжност:
  Дата:

  подпис |
| Одитен орган | Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на одитиращия орган
  и
  мога да потвърдя, че описаното представя надеждно състоянието на всички системи за управление и контрол. | Име:
  Длъжност:
  Дата:

  подпис |

Орган

Декларация

Дата и подпис

Отговорен орган

Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на отговорния орган

Име:

Длъжност:

Дата:

подпис

Сертифициращ орган

Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на сертифициращия орган

Име:

Длъжност:

Дата:

подпис

Одитен орган

Удостоверявам точността и пълнотата на информацията относно системите за идентификация и вътрешен контрол на одитиращия орган

и

мога да потвърдя, че описаното представя надеждно състоянието на всички системи за управление и контрол.

Име:

Длъжност:

Дата:

подпис

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ОБРАЗЕЦ НА МНОГОГОДИШНА ПРОГРАМА

|  | първоначална версия |
| --- | --- |
|  | ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията |
|  | версия, ревизирана в съответствие с оценките и/или в резултат на трудности при изпълнението |
|  | версия, ревизирана в резултат на ревизията на стратегическите насоки |



първоначална версия



ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията



версия, ревизирана в съответствие с оценките и/или в резултат на трудности при изпълнението



версия, ревизирана в резултат на ревизията на стратегическите насоки

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

ПЕРИОД:

1.   СИТУАЦИЯ В ДЪРЖАВИТЕ-ЧЛЕНКИ

Описание на първоначалното положение на политиката, предмет на целите на фонда в държавите-членки.

1.1.   Ситуация в държавата на национално ниво и влияние на миграционните потоци.

1.2.   Предприети до този момент мерки от държавите-членки.

1.3.   Общата сума на заделените национални ресурси.

2.   АНАЛИЗ НА НУЖДИТЕ В ДЪРЖАВИТЕ-ЧЛЕНКИ

2.1.   Нужди в държавите-членки с оглед на първоначалното положение.

2.2.   Оперативни цели на държавите-членки, в отговор на тези нужди.

3.   СТРАТЕГИЯ ЗА ПОСТИГАНЕ НА ЦЕЛИТЕ

Описание на начина, по който фондът допринася за посрещането на тези нужди и обосновка на избраните приоритети.

3.1.   Приоритет 1.

3.2.   Приоритет 2.

3.3.   и т. н.

Разбивка по приоритети, при предоставяне на информация за техния избор.

| а) | Целта/целите на стратегията и примери за ключови действия; |
| --- | --- |

а)

Целта/целите на стратегията и примери за ключови действия;

| б) | Описание на съответния/ите планиран/и резултат(и) и използваните показатели; |
| --- | --- |

б)

Описание на съответния/ите планиран/и резултат(и) и използваните показатели;

| в) | Ако е необходимо, посочване на ключовите действия, разчетени в изпълнение на конкретните основни задачи в рамките на избрания приоритет. |
| --- | --- |

в)

Ако е необходимо, посочване на ключовите действия, разчетени в изпълнение на конкретните основни задачи в рамките на избрания приоритет.

4.   СЪВМЕСТИМОСТ С ДРУГИ ИНСТРУМЕНТИ

Посочване на съвместимостта на тази стратегия с други регионални, национални и общностни инструменти.

4.1.   Приоритет 1.

4.2.   Приоритет 2.

4.3.   и т. н.

5.   РАМКА ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА СТРАТЕГИЯТА

5.1.   Публикуване на програмата.

5.2.   Избран подход за прилагане на принципа на партньорство.

6.   ПРИМЕРЕН ФИНАНСОВ ПЛАН

6.1.   Общностно подпомагане.

6.1.1.   Таблица.

Многогодишна програма — проект на финансов план

Таблица 1

Общностно подпомагане

Държава-членка: [...]

Фонд: [...]

| (в хиляди евро — текущи цени) | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | Общо |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Приоритет 1: [...] | | | | | | | | 0 |
| Приоритет 2: [...] | | | | | | | | 0 |
| Приоритет 3: [...] | | | | | | | | 0 |
| Приоритет...: [...] | | | | | | | | 0 |
| Техническа помощ | | | | | | | | 0 |
| Общо | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

(в хиляди евро — текущи цени)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Общо

Приоритет 1: [...]

0

Приоритет 2: [...]

0

Приоритет 3: [...]

0

Приоритет...: [...]

0

Техническа помощ

0

Общо

0

0

0

0

0

0

0

0

6.1.2.   Коментари относно данните/тенденциите.

6.2.   Общ финансов план.

6.2.1.   Таблица.

Многогодишна програма — проект на финансов план

Таблица 2

Общ финансов план

Държава-членка: [...]

Фонд: [...]

| (в хиляди евро — текущи цени) | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | Общо |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Общностно подпомагане | | | | | | | | |
| Публично съфинансиране | | | | | | | | |
| Частно съфинансиране | | | | | | | | |
| Общо | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| % Общностно подпомагане | % | % | % | % | % | % | % | % |

(в хиляди евро — текущи цени)

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Общо

Общностно подпомагане

Публично съфинансиране

Частно съфинансиране

Общо

0

0

0

0

0

0

0

0

% Общностно подпомагане

%

%

%

%

%

%

%

%

6.2.2.   Коментари относно данните/тенденциите

(подпис на отговорното лице)

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ОБРАЗЕЦ НА ГОДИШНА ПРОГРАМА

|  | първоначална версия |
| --- | --- |
|  | ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията |
|  | версия, ревизирана по други причини |



първоначална версия



ревизирана версия (номер, дата дд/мм/година) след диалог с Комисията



версия, ревизирана по други причини

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

ГОДИНА:

1.   ОБЩИ ПРАВИЛА ЗА ИЗБИРАНЕ НА ПРОЕКТИТЕ, КОИТО ДА СЕ ФИНАНСИРАТ ПО ПРОГРАМАТА

2.   ПРОМЕНИ В СИСТЕМИТЕ НА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ (ако е уместно)

3.   ДЕЙСТВИЯ, КОИТО ДА БЪДАТ ПОДКРЕПЕНИ ОТ ПРОГРАМАТА ПО ИЗБРАНИТЕ ПРИОРИТЕТИ

3.1.   Действия в изпълнение на приоритет 1

3.2.   Действия в изпълнение на приоритет 2

3.3.   и т. н.

Когато се представят действията по точки 3.1 и т.н., където е уместно да се представи разбивка, съгласно описанието на категориите действия в основния акт.

Характеристики на представеното действие при описанието на отделните действия по точки 3.1 и т.н.

| 1. | Цел и обхват на действието. |
| --- | --- |

1.

Цел и обхват на действието.

| 2. | Очаквани получатели на помощта. |
| --- | --- |

2.

Очаквани получатели на помощта.

| 3. | Ако е необходимо, посочване на основание за пряко изпълнение на проекта/проектите от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган. |
| --- | --- |

3.

Ако е необходимо, посочване на основание за пряко изпълнение на проекта/проектите от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган.

| 4. | Очаквани количествени резултати и използвани показатели. |
| --- | --- |

4.

Очаквани количествени резултати и използвани показатели.

| 5. | Прозрачност на финансирането от ЕО. |
| --- | --- |

5.

Прозрачност на финансирането от ЕО.

| 6. | Взаимно допълване с подобни действия, финансирани от други инструменти на ЕО, ако е уместно. |
| --- | --- |

6.

Взаимно допълване с подобни действия, финансирани от други инструменти на ЕО, ако е уместно.

| 7. | Финансова информация. |
| --- | --- |

7.

Финансова информация.

4.   ТЕХНИЧЕСКА ПОМОЩ

4.1.   Цел на техническата помощ.

4.2.   Очаквани количествени резултати.

4.3.   Прозрачност на финансирането от ЕО.

5.   ПРЕДВАРИТЕЛЕН ФИНАНСОВ ПЛАН

Годишна програма — проект на финансов план

Таблица 1

Общ преглед

Държава-членка: [...]

Съответна годишна програма: [...]

Фонд: [...]

| (всички данни в евро) | Във вр. с приоритет | Във вр. с специфичен приоритет (1) | Общностно подпомагане
  (а) | Публичен дял
  (б) | Частен дял
  (в) | Общо
  (г= а+б+в) | % ЕО
  (д=а/г) | Дял от общото
  (г/общо г) |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Действие 1: [...] | | | | | | 0 | | |
| Действие 2: [...] | | | | | | 0 | | |
| Действие 3: [...] | | | | | | 0 | | |
| Действие 4: [...] | | | | | | 0 | | |
| Действие 5: [...] | | | | | | 0 | | |
| Действие ...: [...] | | | | | | 0 | | |
| Действие ...: [...] | | | | | | 0 | | |
| Техническа помощ | | | | | | 0 | | |
| Други действия (2) | | | | | | 0 | | |
| Общо | | | 0 | 0 | 0 | 0 | % | 100 % |

(всички данни в евро)

Във вр. с приоритет

Във вр. с специфичен приоритет (1)

Общностно подпомагане

(а)

Публичен дял

(б)

Частен дял

(в)

Общо

(г= а+б+в)

% ЕО

(д=а/г)

Дял от общото

(г/общо г)

Действие 1: [...]

0

Действие 2: [...]

0

Действие 3: [...]

0

Действие 4: [...]

0

Действие 5: [...]

0

Действие ...: [...]

0

Действие ...: [...]

0

Техническа помощ

0

Други действия (2)

0

Общо

0

0

0

0

%

100 %

(подпис на отговорното лице)

---

(1)  Когато е приложимо.

(2)  Когато е уместно, специфични мерки, определени в основния акт като спешни мерки.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ОБРАЗЕЦ НА ДОКЛАД ЗА НАПРЕДЪКА НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ГОДИШНАТА ПРОГРАМА

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

ГОДИНА, ЗА КОЯТО СЕ ОТНАСЯ:

A.   Технически доклад

1.   ОПЕРАТИВНО ИЗПЪЛНЕНИЕ

1.1.   График за изпълнение на програмата

1.2.   Описание на организацията на подбора на проекти и търгове и резултатите от тях

1.3.   Напредък, постигнат при изпълнение на действията на програмата по избраните приоритети

1.3.1.   Действия за изпълнение на приоритет 1

1.3.2.   Действия за изпълнение на приоритет 2

1.3.3.   и т.н.

1.4.   Използване на техническа помощ

1.5.   Възникнали проблеми и предприети мерки

2.   ФИНАНСОВО ИЗПЪЛНЕНИЕ

Образец на доклад за изпълнението на годишната програма

Таблица 1

Финансов доклад

Държава-членка [...]

Годишна програма, за която се отнася: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Авансово плащане (плащания), получено от ЕО: [сума]

| (всички цифри са посочени в евро) | Приоритет, за който се отнася | Специф. приоритет, за който се отнася (1) | Планирани ДЧ | Сума, за която е поет ангажимент на равнище на ДЧ | Вноска на ЕО, платена от ДЧ на крайни бенефициери | Общо допустими разходи, направени до момента от крайни бенефициери |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Общо планирани разходи
  (а) | Принос на ЕО
  (б) | % от ЕО
  (в = б/а) | Общо допустими разходи
  (г) | Вноска на ЕО
  (д) | % от ЕО
  (е = д/е) |
| Действие 1: [...] | | | | | | | | | | |
| Действие 2: [...] | | | | | | | | | | |
| Действие 3: [...] | | | | | | | | | | |
| Действие 4: [...] | | | | | | | | | | |
| Действие 5: [...] | | | | | | | | | | |
| Действие N: [...] | | | | | | | | | | |
| Техническа помощ | | | | | | | | | | |
| Други дейности (2) | | | | | | | | | | |
| ОБЩО: | | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

(всички цифри са посочени в евро)

Приоритет, за който се отнася

Специф. приоритет, за който се отнася (1)

Планирани ДЧ

Сума, за която е поет ангажимент на равнище на ДЧ

Вноска на ЕО, платена от ДЧ на крайни бенефициери

Общо допустими разходи, направени до момента от крайни бенефициери

Общо планирани разходи

(а)

Принос на ЕО

(б)

% от ЕО

(в = б/а)

Общо допустими разходи

(г)

Вноска на ЕО

(д)

% от ЕО

(е = д/е)

Действие 1: [...]

Действие 2: [...]

Действие 3: [...]

Действие 4: [...]

Действие 5: [...]

Действие N: [...]

Техническа помощ

Други дейности (2)

ОБЩО:

0

0

0

0

0

0

0

0

| | ↓ | ↓ |
| --- | --- | --- |
| | > 60 % от полученото(ите) авансово(и) плащане (плащания)? |
| | Да/Не | Да/Не |

↓

↓

> 60 % от полученото(ите) авансово(и) плащане (плащания)?

Да/Не

Да/Не

3.   ДОКЛАДВАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ

| Уведомяване за нови нередности (3)? | Не | Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 2) |
| --- | --- | --- |

Уведомяване за нови нередности (3)?

Не

Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 2)

Доклад за напредъка на изпълнението на годишната програма

Таблица 2

Първоначално докладване за нередности

| Държава-членка: [...] |
| --- |
| Състояние на: [ден/месец/година] |
| Фонд: [...] |
| Референция | Годишна програма | Проект | Нарушена разпоредба | Тип нередност | Дата/Източник на първоначалната информация | Метод на откриване | Възможна измама
  (Да/Не) | Посочена сума в евро
  (вноска на Общността) |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |

Държава-членка: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Фонд: [...]

Референция

Годишна програма

Проект

Нарушена разпоредба

Тип нередност

Дата/Източник на първоначалната информация

Метод на откриване

Възможна измама

(Да/Не)

Посочена сума в евро

(вноска на Общността)

| Проследяване на последващи действия по отношение на предишни нередности? | Не | Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 3) |
| --- | --- | --- |

Проследяване на последващи действия по отношение на предишни нередности?

Не

Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 3)

Доклад за напредъка на изпълнението на годишната програма

Таблица 3

Докладване на последици от нередности

| Държава-членка: [...] |
| --- |
| Състояние на: [ден/месец/година] |
| Фонд: [...] |
| Референция | Годишна програма | Проект | Нарушена разпоредба | Посочена сума (вноска ЕО) в евро | Предприети действия | Нареждане за събиране на вземанията
  (суми в евро) | Отмяна на вноската на ЕО |
| Издадено | Платено | Лихва за забавяне | Отказано |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |

Държава-членка: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Фонд: [...]

Референция

Годишна програма

Проект

Нарушена разпоредба

Посочена сума (вноска ЕО) в евро

Предприети действия

Нареждане за събиране на вземанията

(суми в евро)

Отмяна на вноската на ЕО

Издадено

Платено

Лихва за забавяне

Отказано

Б.   Искане за второ авансово плащане

Аз, долуподписаният [име с главни букви на отговорното лицe],

представляващ отговорния орган за управление и изпълнение на [име на фонда] моля за плащане на следната сума като второ авансово плащане.

| EUR (4) | |
| --- | --- |
| [точна цифра до втория десетичен знак] |

EUR (4)

[точна цифра до втория десетичен знак]

Това искане за плащане е приемливо защото:

| a) | докладът за напредъка на изпълнението на годишната програма е представен на Комисията или е приложен; |
| --- | --- |

a)

докладът за напредъка на изпълнението на годишната програма е представен на Комисията или е приложен;

| б) | заверена изготвена декларация за разход за отчитане на поне 60 % от размера на първото авансов плащане е представена или приложена; |
| --- | --- |

б)

заверена изготвена декларация за разход за отчитане на поне 60 % от размера на първото авансов плащане е представена или приложена;

| в) | годишната програма се изпълнява в съответствие с принципа на разумното финансово управление и съществува обоснована сигурност, че свързаните с това трансакции са законосъобразни и редовни; |
| --- | --- |

в)

годишната програма се изпълнява в съответствие с принципа на разумното финансово управление и съществува обоснована сигурност, че свързаните с това трансакции са законосъобразни и редовни;

| г) | няма обосновано становище от Комисията относно нарушение на член 226 от Договора, по отношение на действията, за които разходът е деклариран в искането. |
| --- | --- |

г)

няма обосновано становище от Комисията относно нарушение на член 226 от Договора, по отношение на действията, за които разходът е деклариран в искането.

Плащането трябва да бъде извършено от Комисията на:

| Институция, отговорна за получаване на плащания | |
| --- | --- |
| Банка | |
| No на банкова сметка | |
| Титуляр на сметката (ако е различен от отговорната институция за получаване на плащания) | |

Институция, отговорна за получаване на плащания

Банка

No на банкова сметка

Титуляр на сметката (ако е различен от отговорната институция за получаване на плащания)

Дата

Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на компетентен орган

---

(1)  Ако е приложимо.

(2)  Където е подходящо, специфични мерки, определени от правното основание, като спешни мерки или презаселени лица.

(3)  От последния доклад за напредъка/окончателен доклад, изпратен до Комисията.

(4)  Общ размер, изискан за допълване на първото авансово плащане.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ОБРАЗЕЦ ЗА ОКОНЧАТЕЛЕН ДОКЛАД ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ГОДИШНАТА ПРОГРАМА

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

ГОДИНА, ЗА КОЯТО СЕ ОТНАСЯ:

A.   Технически доклад

1.   ОПЕРАТИВНО ИЗПЪЛНЕНИЕ

1.1.   График за изпълнение на програмата

1.2.   Ако е приложимо, актуализация на доклада за напредъка по отношение на описанието на организирането на подбора на проекти и търгове и на резултатите от тях

1.3.   Постиженията при изпълнение на действията на програмата по избраните приоритети

1.3.1.   Действия за изпълнение на приоритет 1

1.3.2.   Действия за изпълнение на приоритет 2

1.3.3.   и т.н.

Аспекти на действието, представени при описание на всяко действие по точка 1.3 до т.н.

| 1. | Цел и обхват на действието |
| --- | --- |

1.

Цел и обхват на действието

| 2. | Промени спрямо програмата, одобрена от Комисията (ако е уместно) |
| --- | --- |

2.

Промени спрямо програмата, одобрена от Комисията (ако е уместно)

| 3. | Дейности по мониторинг, предприети по време на и след изпълнението |
| --- | --- |

3.

Дейности по мониторинг, предприети по време на и след изпълнението

| 4. | Действителни резултати |
| --- | --- |

4.

Действителни резултати

| 5. | Оценка на действителните резултати в сравнение с целите и показателите, посочени в програмата |
| --- | --- |

5.

Оценка на действителните резултати в сравнение с целите и показателите, посочени в програмата

1.4.   Резултатите от техническата помощ

1.5.   Възникнали проблеми и предприети мерки за изпълнение на програмата

1.6.   Приложени процедури, когато отговорният орган е изпълнявал проект(и), при който/които е действал директно като изпълнителен орган (ако е уместно)

1.7.   Съгласуваност и допълняемост с други инструменти

2.   ОЦЕНКА НА НАПРЕДЪКА, НАПРАВЕН ПРИ ИЗПЪЛНЕНИЕ НА МНОГОГОДИШНАТА ПРОГРАМА

3.   МЕРКИ ЗА ОСИГУРЯВАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ЗА ПРОГРАМАТА

3.1.   Предприети мерки за популяризиране на многогодишната (1) и годишната програма

3.2.   Изпълнение на принципа за прозрачност

4.   ФИНАНСОВО ИЗПЪЛНЕНИЕ

Окончателен доклад на напредъка в изпълнението на годишната програма

Таблица 1

Подробен финансов доклад

Държава-членка: [...]

Годишна програма, за която се отнася [...]

Приоритет/Други действия: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

| (всички цифри са посочени в евро) | Планирани от ДЧ | Сума, за която е поет ангажимент на равнище на ДЧ | Действителни цифри, приети от отговорния орган (ОО)
  (разходи, извършени от бенефициерите и окончателна вноска от страна на ЕО) |
| --- | --- | --- | --- |
| Действия: | Проекти | Приоритет, за който се отнася | Специф. приоритет, за който се отнася (2) | Общо планирани разходи
  (а) | Вноска на ЕО
  (б) | % на вноската от ЕО
  (в = б/а) | Общо допустими разходи
  (г) | Вноска на ЕО
  (д) | % на вноската от ЕО
  (е = д/г) | Общо допустими разходи
  (ж) | Дължима вноска на ЕО
  (з) | % на вноската от ЕО
  (и = з/ж) | Платена вноска на ЕО
  (к) | ЕО остава да плаща/възстановява от ОО
  (л = з–к) |
| Действие 1 [...] | проект 1: [...] | | | | | | | | | | | | | |
| проект N: [...] | | | | | | | | | | | | | |
| Общо за действие 1 | | | | | | | | | | | |
| Действие ...: [...] | проект 1: [...] | | | | | | | | | | | | | |
| проект N: [...] | | | | | | | | | | | | | |
| Общо за действие ...: [...] | | | | | | | | | | | |
| Действие N: [...] | проект 1: [...] | | | | | | | | | | | | | |
| проект N: [...] | | | | | | | | | | | | | |
| Общо за действие N | | | | | | | | | | | |
| Техническа помощ | | | | | | | | | | | |
| Други дейности (3) | | | | | | | | | | | |
| ОБЩО: | 0 | 0 | 0 % | 0 | 0 | 0 % | 0 | 0 | 0 % | 0 | 0 |

(всички цифри са посочени в евро)

Планирани от ДЧ

Сума, за която е поет ангажимент на равнище на ДЧ

Действителни цифри, приети от отговорния орган (ОО)

(разходи, извършени от бенефициерите и окончателна вноска от страна на ЕО)

Действия:

Проекти

Приоритет, за който се отнася

Специф. приоритет, за който се отнася (2)

Общо планирани разходи

(а)

Вноска на ЕО

(б)

% на вноската от ЕО

(в = б/а)

Общо допустими разходи

(г)

Вноска на ЕО

(д)

% на вноската от ЕО

(е = д/г)

Общо допустими разходи

(ж)

Дължима вноска на ЕО

(з)

% на вноската от ЕО

(и = з/ж)

Платена вноска на ЕО

(к)

ЕО остава да плаща/възстановява от ОО

(л = з–к)

Действие 1 [...]

проект 1: [...]

проект N: [...]

Общо за действие 1

Действие ...: [...]

проект 1: [...]

проект N: [...]

Общо за действие ...: [...]

Действие N: [...]

проект 1: [...]

проект N: [...]

Общо за действие N

Техническа помощ

Други дейности (3)

ОБЩО:

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

4.1.   Списък на всички предстоящи вземания към 30 юни на година N + 2 (N = година на настоящата годишна програма)

Окончателен доклад за изпълнение на годишната програма

Таблица 2

Списък на предстоящите нареждания за събиране на вземания

| Държава-членка: [...] |
| --- |
| Фонд: [...] |
| Състояние на: [ден/месец/година] |
| Референция | Годишна програма | Проект | Обща възстановена сума | Възстановена вноска на ЕО | Извлечено от съответния финансов доклад
  (Да/Не) | Причини за възстановяване |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |

Държава-членка: [...]

Фонд: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Референция

Годишна програма

Проект

Обща възстановена сума

Възстановена вноска на ЕО

Извлечено от съответния финансов доклад

(Да/Не)

Причини за възстановяване

4.2.   Списък на нарежданията за събиране на вземания, които
  не
  са включени във финансовите доклади на предишните годишни програми (ако е уместно)

Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма

Таблица 3

Списък на нарежданията за събиране на вземания, които още не са приспаднати от предишни декларации за разходите

| Държава-членка: [...] |
| --- |
| Фонд: [...] |
| Състояние на: [ден/месец/година] |
| Референция | Годишна програма | Проект | Обща сума за възстановяване: | Вноска на ЕО за възстановяване | Дата на възстановяване: | Причини за възстановяване |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |

Държава-членка: [...]

Фонд: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Референция

Годишна програма

Проект

Обща сума за възстановяване:

Вноска на ЕО за възстановяване

Дата на възстановяване:

Причини за възстановяване

5.   ДОКЛАДВАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ

| Уведомяване за нови нередности (4)? | Не | Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 4) |
| --- | --- | --- |

Уведомяване за нови нередности (4)?

Не

Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 4)

Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма

Таблица 4

Първоначално докладване за нередности

| Държава-членка: [...] |
| --- |
| Състояние на: [ден/месец/година] |
| Фонд: [...] |
| Референция | Годишна програма | Проект | Нарушена разпоредба | Вид нередност | Дата/Източник на първоначалната информация | Метод на откриване | Възможна измама
  (Да/Не) | Сума, за която се отнася в евро
  (вноска на Общността) |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |

Държава-членка: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Фонд: [...]

Референция

Годишна програма

Проект

Нарушена разпоредба

Вид нередност

Дата/Източник на първоначалната информация

Метод на откриване

Възможна измама

(Да/Не)

Сума, за която се отнася в евро

(вноска на Общността)

| Проследяване на последващи действия по отношение на предишни нередности? | Не | Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 5) |
| --- | --- | --- |

Проследяване на последващи действия по отношение на предишни нередности?

Не

Да (ако сте отбелязали „Да“, попълнете таблица 5)

Окончателен доклад за изпълнението на годишната програма

Таблица 5

Докладване на последици от нередности

| Държава-членка: [...] |
| --- |
| Състояние на: [ден/месец/година] |
| Фонд: [...] |
| Референция | Годишна програма | Проект | Нарушена разпоредба | Размер на сумата
  (вноска на ЕО) в евро | Последващи действия | Нареждане за събиране на вземанията
  (размер в евро) | Отмяна на вноската на ЕО |
| Издадено | Платено | Лихва за забавяне | Отказано |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |

Държава-членка: [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Фонд: [...]

Референция

Годишна програма

Проект

Нарушена разпоредба

Размер на сумата

(вноска на ЕО) в евро

Последващи действия

Нареждане за събиране на вземанията

(размер в евро)

Отмяна на вноската на ЕО

Издадено

Платено

Лихва за забавяне

Отказано

6.   ПРИЛОЖЕНИЯ

Обобщено описание на отделните проекти (по една страница на проект), представящо цели, постижения, съответни показатели, финансова таблица.

Image

Б.   Искане за окончателно плащане/Декларация за възстановяване на суми

Аз, долуподписаният [име с главни букви на отговорното лице],

представляващ отговорния орган за [име на фонда]

| — | моля за плащане на следната сума:






  EUR (5) | + |
| --- | --- | --- |
| [точна цифра до втория десетичен знак] |

—

моля за плащане на следната сума:

EUR (5)

+

[точна цифра до втория десетичен знак]

или

| — | декларирам за възстановяване следната сума:






  EUR (6) | – |
| --- | --- | --- |
| [точна цифра до втория десетичен знак] |

—

декларирам за възстановяване следната сума:

EUR (6)

–

[точна цифра до втория десетичен знак]

Тази сума е резултат от баланса между общия размер на авансовото плащане(плащания), получено за настоящата годишна програма и декларираните действителни разходи.

Това искане за плащане е допустимо защото:

| а) | окончателен доклад за изпълнението на годишната програма е представен на Комисията или е приложен; |
| --- | --- |

а)

окончателен доклад за изпълнението на годишната програма е представен на Комисията или е приложен;

| б) | заверена декларация за разходи е представена или е приложена; |
| --- | --- |

б)

заверена декларация за разходи е представена или е приложена;

| в) | годишен одитен доклад, становище за функциониране на системата за управление и контрол и декларация за валидността на искането за плащане, изготвена от одитния орган са представени или приложени; |
| --- | --- |

в)

годишен одитен доклад, становище за функциониране на системата за управление и контрол и декларация за валидността на искането за плащане, изготвена от одитния орган са представени или приложени;

| г) | всички лихви, натрупани от авансовите плащания, са изпратени към годишната програма, приемайки се за национален принос и се вземат предвид в декларацията за разходите; |
| --- | --- |

г)

всички лихви, натрупани от авансовите плащания, са изпратени към годишната програма, приемайки се за национален принос и се вземат предвид в декларацията за разходите;

| д) | годишната програма е изпълнена в съответствие с принципа на разумното финансово управление и съществува обоснована сигурност, че свързаните с това трансакции са законосъобразни и редовни; |
| --- | --- |

д)

годишната програма е изпълнена в съответствие с принципа на разумното финансово управление и съществува обоснована сигурност, че свързаните с това трансакции са законосъобразни и редовни;

| е) | няма обосновано становище от Комисията относно нарушение на член 226 от Договора, по отношение на действията, за които разходът е деклариран в искането. |
| --- | --- |

е)

няма обосновано становище от Комисията относно нарушение на член 226 от Договора, по отношение на действията, за които разходът е деклариран в искането.

Плащането следва да бъде извършено от Комисията на:

| Орган, отговорен за получаване на плащания | |
| --- | --- |
| Банка | |
| No на банкова сметка | |
| Титуляр на сметката (ако е различен от органа, отговорен за получаване на плащанията) | |

Орган, отговорен за получаване на плащания

Банка

No на банкова сметка

Титуляр на сметката (ако е различен от органа, отговорен за получаване на плащанията)

Дата

Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на компетентен орган

---

(1)  Приложимо само за окончателния доклад за изпълнението на първата годишна програма.

(2)  Ако е уместно.

(3)  Където е приложимо, специфични мерки, определени в основния акт като спешни мерки или презаселени лица.

(4)  От последния доклад за напредъка/окончателен доклад, изпратен до Комисията.

(5)  Общ размер, изискан за допълване на авансовото(ите) плащане(ния).

(6)  Общ размер за възстановяване след клиъринг на авансовото(ите) плащане(ния).

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ОБРАЗЕЦ ЗА ОДИТНА СТРАТЕГИЯ

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД (ФОНДОВЕ):

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

1.   ОБХВАТ НА ОДИТА

1.1.   Обхват на стратегията (включени фондове)

1.2.   Период на стратегията

1.3.   Приложени одитни стандарти

2.   ОЦЕНКА НА РИСКА

2.1.   Идентифициране и оценяване на риска

2.2.   Реакция на риска и остатъчен риск

3.   ЦЕЛИ И ПРИОРИТЕТИ

3.1.   Цели на одитите

3.2.   Приоритети за одитите

4.   ОДИТЕН ПОДХОД

4.1.   Системни одити

4.1.1.   Отговорна/и служба/и за одитната работа

4.1.2.   Органи, подлежащи на одит

4.1.3.   Хоризонтални въпроси, които следва да бъдат обхванати от системния одит

4.1.4.   Индикативен многогодишен план за системни одити (ако е възможно)

4.2.   Одити на проекти

4.2.1.   Отговорна/и служба/и за одитната работа

4.2.2.   Описание на методологията за определяне на извадката

5.   ОДИТНИ ПЛАНОВЕ, ВКЛЮЧВАЩИ 2007 И 2008 КАЛЕНДАРНА ГОДИНА

5.1.   2007 година (1)

2007 година

Системни одити

| Фондове | Засегнати служби | Засегнати процеси | Обхват на одита | Човекодни | Планиране |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |

Фондове

Засегнати служби

Засегнати процеси

Обхват на одита

Човекодни

Планиране

Одити на проекти

| Фондове | Програмна година | Приоритет | Проект | Краен бенефициер | Общ размер на допустимите разходи на проекта | Разходи, подлежащи на одит | Човекодни | Планиране |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |

Фондове

Програмна година

Приоритет

Проект

Краен бенефициер

Общ размер на допустимите разходи на проекта

Разходи, подлежащи на одит

Човекодни

Планиране

5.2.   2008 година

Въведете данните, като използвате примерната таблица, определена за 2007 година

Приложение(я) към одитната стратегия (2): Годишни планове

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

КАЛЕНДАРНА ГОДИНА, ЗА КОЯТО СЕ ОТНАСЯ:

1.   ПРОМЕНИ В ОДИТНАТА СТРАТЕГИЯ, КЪДЕТО Е ПРИЛОЖИМО

2.   ОСНОВНИ РЕЗУЛТАТИ ОТ ОДИТИ ОТ ПРЕДИШНАТА ГОДИНА

3.   ОДИТЕН ПЛАН ЗА 20XX ГОДИНА

Въведете данните като използвате примерната таблица, определена за 2007 година.

---

(1)  Ако е приложимо.

(2)  Да се представи след одитната стратегия, в съответствие с член 25, параграф 2.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

ОБРАЗЕЦ НА ДОКЛАД ОТ ОДИТНИЯ ОРГАН

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

ГОДИШНА ПРОГРАМА, ОБХВАНАТА В ДОКЛАДА: ...

A.   Годишен одитен доклад

1.   ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

1.1.   Служби, участвали в изготвянето на доклада

1.2.   Идентификация и обосновка на основните промени в изпълнението на одитните планове, отнасящи се до определената годишна програма

1.3.   Обобщена таблица за резултатите от одитите

Одитен доклад

Държава-членка: [...]

Годишна програма, за която се отнася [...]

Състояние на: [ден/месец/година]

Системни одити, приключили след последния доклад

| Фонд(ове) | Засегнати служби | Засегнати процеси | Обхват на одита | Изразходвани човекодни | Дата на окончателния доклад |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |

Фонд(ове)

Засегнати служби

Засегнати процеси

Обхват на одита

Изразходвани човекодни

Дата на окончателния доклад

Одити на проекти, свързани с годишната програма за 20xx

| Фонд(ове) | Проект | Краен бенефициер | Общо допустими разходи
  (а) | Одитирани допустими разходи
  (б) | Финансова корекция
  (в) | Процент на грешки
  (г=в/б) |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| Общо: | 0 | 0 | 0 | % |
| Общо за годишната програма | (д) | (е) | Процент на обхват
  (=е/д) |

Фонд(ове)

Проект

Краен бенефициер

Общо допустими разходи

(а)

Одитирани допустими разходи

(б)

Финансова корекция

(в)

Процент на грешки

(г=в/б)

Общо:

0

0

0

%

Общо за годишната програма

(д)

(е)

Процент на обхват

(=е/д)

2.   Системни одити

2.1.   Служби, извършили одити

2.2.   Обобщен списък на извършените одити

2.3.   Основни констатации, препоръки и заключения, произтичащи от одита на системите за управление и контрол

2.4.   Финансово въздействие на констатациите от одита

2.5.   Допълнителна работа, където е уместно

2.6.   Посочване дали някои идентифицирани проблеми са смятани за системни по природа и предприетите мерки, включително количествено изражение на всякакви финансови корекции

2.7.   Информация за последващи действия от препоръките на одита

3.   ОДИТИ НА ПРОЕКТИ

3.1.   Служби, извършили одитите

3.2.   Обобщен списък на извършените одити и процента на проверени разходи отнесен към общите допустими разходи, декларирани пред Комисията

3.3.   Основни констатации, препоръки и заключение от одитите по отношение на изпълнените проекти

3.4.   Заключенията, направени от резултатите на одитите по отношение на ефективността на системата за управление и контрол

3.5.   Финансово въздействие на констатациите от одита

3.6.   Допълнителна работа, където е уместно

3.7.   Информация за последващи действия от препоръките на одита

3.8.   Посочване дали някои идентифицирани проблеми са смятани за системни по природа и предприетите мерки, включително количествено изражение на всякакви финансови корекции

4.   ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ ОТ ОДИТНА ДЕЙНОСТ, ОБХВАНАТА ОТ ПРЕДИШНИ ДОКЛАДИ, АКО Е УМЕСТНО

4.1.   Информация за последващи действия от препоръки на предишен системен одит

4.2.   Информация за резултати от одити на действия от системен характер от предишни годишни програми

[подпис на отговорното лице]

Б.   Становище относно функционирането на системите за управление и контрол

До Европейската комисия

1.   ВЪВЕДЕНИЕ

Аз, долуподписаният, представляващ [име на одитния орган, определен от държавата-членка], направих преглед на функционирането на системите за управление и контрол в [наименование на фонда] по отношение на действията, изпълнени в рамките на Годишната програма за [20XX] година, с цел да изготвя становище, в което да посоча дали системите са функционирали ефективно и да дам основателна гаранция за точността на представените на Комисията декларации за разходите, както и за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

2.   ОБХВАТ НА ПРЕГЛЕДА

Прегледът е направен в съответствие с одитната стратегия по отношение на този фонд за периода от [дд/мм/година] до [дд/мм/година] и е представен в годишния одиторски доклад, раздел А.

Или

Обхватът на прегледа е без ограничения.

или

Обхватът на прегледа беше ограничен от следните фактори:

| а) | [...] |
| --- | --- |

а)

[...]

| б) | [...] |
| --- | --- |

б)

[...]

| в) | и т.н. |
| --- | --- |

в)

и т.н.

(Да се посочи всяко ограничение на обхвата на прегледа, например всякакви системни проблеми, слабости в системата на управление и контрол, липса на оправдателни документи, дела в процес на съдебно производство и др., и да се оцени размерът на разходите и съответния принос на Общността. Ако одитният орган не счита, че ограниченията имат въздействие върху декларираните разходи, това следва да се заяви.)

3.   СТАНОВИЩЕ

Или (безусловно становище)

Въз основа на горепосочения преглед, моето мнение е, че за гореспоменатата Годишна програма, системите за управление и контрол, установени за [име на фонда] са били в съответствие с приложимите изисквания на основния акт [референция] [и Решение No XXX/2007/ЕО на Комисията] и са функционирали ефективно, така че да дават основателна гаранция за точността на представените пред Комисията отчети на разходите и от там за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

Или (становище с резерви)

Въз основа на горепосочения преглед, моето мнение е, че за гореупоменатата Годишна програма, системите за управление и контрол, установени за [име на фонда] са били в съответствие с приложимите изисквания на основния акт [референция] [и Решение No XXX/2007/ЕО на Комисията] и са функционирали ефективно, така че да дават основателна гаранция за точността на декларациите за разходи, представени на Комисията и оттам, за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

| а) | [...] |
| --- | --- |

а)

[...]

| б) | [...] |
| --- | --- |

б)

[...]

| в) | и т.н. |
| --- | --- |

в)

и т.н.

Причините, поради които считам, че този или тези аспекти на системите не са съответствали на изискванията и/или не са работили по такъв начин, че да дават основателна гаранция за точността на декларациите за разходи, представени на Комисията, са следните:

| а) | [...] |
| --- | --- |

а)

[...]

| б) | [...] |
| --- | --- |

б)

[...]

| в) | и т.н. |
| --- | --- |

в)

и т.н.

По моя преценка отражението на ограничението(ята) е [...] % от общите декларирани разходи. Следователно засегнатият принос на Общността възлиза на [...]

Или (Отрицателно мнение)

Въз основа на гореупоменатия преглед, моето мнение е, че за гореспоменатата Годишна програма, системите за управление и контрол, установени за [име на фонда] не са били в съответствие с изискванията на основния акт [референция] [и Решение No XXX/2007/ЕО на Комисията] и не са функционирали ефективно, така че не дават основателна гаранция за точността на декларациите за разходи, представени на Комисията и оттам, за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях транзакции.

Настоящото отрицателно мнение се основава на:

| а) | [...] |
| --- | --- |

а)

[...]

| б) | [...] |
| --- | --- |

б)

[...]

| в) | и т.н. |
| --- | --- |

в)

и т.н.

Дата

Подпис

[подпис на отговорното лице]

В.   Утвърждаване на искането за плащане

До Европейската комисия

1.   ВЪВЕДЕНИЕ

Аз, долуподписаният, представляващ [име на одитния орган, определен от държавата-членка], направих, за годишната програма за [20XX] на [име на фонда], преглед на резултатите от проведения одит на тази годишна програма [и извърших допълнителна работа, която счетох за необходима, както е посочено в доклада].

Планирах и извърших тази работа с цел да се уверя в точността и валидността на искането за плащане на баланса от приноса на Общността към годишната програма за [20XX], както и в законосъобразността и правомерността на трансакциите, включени в декларациите за разходи.

2.   ОБХВАТ НА ПРЕГЛЕДА

Или

Обхватът на прегледа е без ограничения.

или

Обхватът на прегледа бе ограничен от следните фактори:

| а) | [...] |
| --- | --- |

а)

[...]

| б) | [...] |
| --- | --- |

б)

[...]

| в) | и т.н. |
| --- | --- |

в)

и т.н.

3.   СТАНОВИЩЕ

(Неквалифицирано одиторско мнение)

Въз основа на горепосочения преглед, декларирам, че декларациите за разходи отразяват вярно по всички основни точки извършените разходи по линия на годишната програма и че искането за плащане на баланса от вноската на Общността за тази годишна програма, е обосновано.

(Квалифицирано одиторско мнение)

Въз основа на посоченото горепосочения преглед, декларирам, че декларациите за разходи отразяват вярно по всички основни точки извършените разходи по линия на годишната програма и че искането за плащане на баланса от вноската на Общността за тази годишна програма, е обосновано, с изключение на следните точки:

| а) | [...] |
| --- | --- |

а)

[...]

| б) | [...] |
| --- | --- |

б)

[...]

| в) | и т.н. |
| --- | --- |

в)

и т.н.

Оценявам отражението на това ограничение/тези ограничения на ... % от общите декларирани разходи. Следователно, размерът на засегнатия принос на Общността, възлиза на ...

(Отрицателно мнение)

Въз основа на горепосочения преглед, декларирам, че декларациите за разходите не отразяват вярно по всички основни точки извършените разходи по линия на годишната програма и че, вследствие на това искането за плащане на баланса от приноса на Общността за тази годишна програма, не е валидно.

Дата

Подпис

[подпис на отговорното лице]

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

ОБРАЗЕЦ НА ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА РАЗХОДИТЕ ЗА ВТОРО АВАНСОВО ПЛАЩАНЕ

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

СЕРТИФИЦИРАЩ ОРГАН:

ГОДИШНА ПРОГРАМА, ОБХВАНАТА ОТ СЕРТИФИЦИРАНЕТО:

Аз, долуподписаният [име на отговорното лице],

представляващ сертифициращия орган, определен за [име на Фонда]

с настоящото удостоверявам, че всички разходи, включени в доклада за напредъка по изпълнението на годишната програма, възлизат на:

| EUR (1) | |
| --- | --- |
| [точна цифра до втория десетичен знак] |

EUR (1)

[точна цифра до втория десетичен знак]

Удостоверявам, също така, че действията се изпълняват в съответствие с целите, определени в Решение на Комисията за приемане на годишната програма и в съответствие с основния акт и правилата за изпълнението му, и по-специално, че:

| 1. | декларацията за разходите е точна, произтича от надеждни системи за счетоводна отчетност и се основава на проверяеми оправдателни документи; |
| --- | --- |

1.

декларацията за разходите е точна, произтича от надеждни системи за счетоводна отчетност и се основава на проверяеми оправдателни документи;

| 2. | декларираните разходи са в съответствие с приложимите общностни и национални правила и са извършени съобразно действия, избрани за финансиране в съответствие с приложимите критерии към годишната програма и приложимите общностни и национални правила, по-специално с правилата за обществени поръчки; |
| --- | --- |

2.

декларираните разходи са в съответствие с приложимите общностни и национални правила и са извършени съобразно действия, избрани за финансиране в съответствие с приложимите критерии към годишната програма и приложимите общностни и национални правила, по-специално с правилата за обществени поръчки;

| 3. | за целите на сертифицирането получих подходяща информация от отговорния орган по процедурите и проверките, проведени по отношение на разходите, включени в отчета за разходите; |
| --- | --- |

3.

за целите на сертифицирането получих подходяща информация от отговорния орган по процедурите и проверките, проведени по отношение на разходите, включени в отчета за разходите;

| 4. | декларацията за разходите и искането за второ авансово плащане вземат предвид, където е приложимо, всички възстановени суми и всички лихви получени по настоящата годишна програма. |
| --- | --- |

4.

декларацията за разходите и искането за второ авансово плащане вземат предвид, където е приложимо, всички възстановени суми и всички лихви получени по настоящата годишна програма.

Настоящата декларация за разходите е основана на отчети, временно закрити на [дд/мм/20гг]

В съответствие с член 43 от основния акт, оправдателните документи са и ще продължат да бъдат на разположение поне пет години след приключване на годишната програма от Комисията.

Дата:

Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на сертифициращ орган

---

(1)  Общ размер на допустимите разходи, платени от крайните бенефициери или използвани за техническа помощ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

ОБРАЗЕЦ НА ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА РАЗХОДИТЕ ЗА БАЛАНСОВО ПЛАЩАНЕ

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ФОНД:

СЕРТИФИЦИРАЩ ОРГАН:

ГОДИШНА ПРОГРАМА, ОБХВАНАТА ОТ СЕРТИФИЦИРАНЕТО:

Аз, долуподписаният [име с главни букви на отговорното лице],

представляващ сертифициращия орган, определен за [име на фонда]

с настоящото удостоверявам, че всички разходи, включени в окончателния отчет за изпълнението на годишната програма, възлизат на:

| EUR (1) | |
| --- | --- |
| [точна цифра до втория десетичен знак] |

EUR (1)

[точна цифра до втория десетичен знак]

Удостоверявам, също така, че действията се изпълняват в съответствие с целите, описани в Решение на Комисията за приемане на годишната програма и в съответствие с основния акт, и по-специално, че:

| 1. | декларацията за разходите е точна, произтича от надеждни системи за счетоводна отчетност и се основава на проверяеми оправдателни документи; |
| --- | --- |

1.

декларацията за разходите е точна, произтича от надеждни системи за счетоводна отчетност и се основава на проверяеми оправдателни документи;

| 2. | декларираните разходи са в съответствие с приложимите общностни и национални правила и са извършени съобразно действия, избрани за финансиране в съответствие с приложимите критерии за годишната програма и приложимите общностни и национални правила, по-специално с правилата за обществени поръчки; |
| --- | --- |

2.

декларираните разходи са в съответствие с приложимите общностни и национални правила и са извършени съобразно действия, избрани за финансиране в съответствие с приложимите критерии за годишната програма и приложимите общностни и национални правила, по-специално с правилата за обществени поръчки;

| 3. | мога да дам обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях трансакции; |
| --- | --- |

3.

мога да дам обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на свързаните с тях трансакции;

| 4. | за целите на сертифицирането получих подходяща информация от отговорния орган по процедурите и проверките, извършени по отношение на разходите, включени в отчета за разходите; |
| --- | --- |

4.

за целите на сертифицирането получих подходяща информация от отговорния орган по процедурите и проверките, извършени по отношение на разходите, включени в отчета за разходите;

| 5. | резултатите от всички одити, извършени от или от името на одитния орган са надлежно взети предвид; |
| --- | --- |

5.

резултатите от всички одити, извършени от или от името на одитния орган са надлежно взети предвид;

| 6. | декларацията за разходите и искането за балансово плащане вземат предвид, където е приложимо, всички възстановени суми и всички лихви, получени по настоящата годишна програма. |
| --- | --- |

6.

декларацията за разходите и искането за балансово плащане вземат предвид, където е приложимо, всички възстановени суми и всички лихви, получени по настоящата годишна програма.

Настоящата декларация за разходите е основана на отчети, закрити на [дд/мм/20гг].

В съответствие с член 43 от основния акт, оправдателните документи са и ще продължат да бъдат на разположение поне пет години след приключване на годишната програма от Комисията.

Дата:

Име с главни букви, печат, длъжност и подпис на сертифициращ орган

---

(1)  Общ размер на допустимите разходи, платени от крайните бенефициери или използвани за техническата помощ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

УКАЗАНИЯ ОТНОСНО ЕМБЛЕМАТА И ОПРЕДЕЛЯНЕ НА СТАНДАРТНИ ЦВЕТОВЕ

Описание на символиката

На небесносин фон дванадесет златни звезди образуват кръг, изобразяващ съюза на народите на Европа. Броят на звездите е постоянен, като дванадесет е символ на съвършенството и единството.

Описание на хералдиката

На небесносин фон кръг от дванадесет златни петолъчки, чиито върхове не се допират.

Описание на геометрията

Image

Емблемата има формата на син правоъгълен флаг с крило един път и половина височината на флага. Дванадесетте златни звезди, разположени на равни интервали оформят невидима окръжност, чийто център е в точката на пресичане на диагоналите на правоъгълника. Радиусът на кръга е равен на една трета от височината на флага. Всяка от звездите има пет върха, които са разположени върху окръжност на невидим кръг, чийто радиус е равен на една осемнадесета част от височината на флага. Всички звезди са разположени вертикално, т.е. с един от лъчите сочещ нагоре и два от лъчите опиращи се на невидима линия, под прав ъгъл на пилона на флага. Кръгът е подреден така, че звездите се разполагат като цифри по часовников циферблат. Техният брой е непроменлив.

Регламентирани цветове

Цветовете на емблемата са следните: PANTONE REFLEX BLUE за повърхността на правоъгълника; PANTONE YELLOW за звездите.

Възпроизвеждане по четирицветната технология

Когато се използва печатна четирицветна технология, двата стандартизирани цвята трябва да се възпроизведат с използването на четирите цвята от четирицветната технология. PANTONE YELLOW се получава, като се използва 100 % „Process Yellow“. PANTONE REFLEX BLUE се получава при смесването на 100 % „Process Cyan“ и 80 % „Process Magenta“.

Интернет

В Интернет палитрата PANTONE REFLEX BLUE съответства на цвета RGB:0/0/153 (шестнадесетично: 000099) и PANTONE YELLOW на цвят RGB:255/204/0 (шестнадесетично: FFCC00).

Възпроизвеждане по монохромна технология

С черно: да се очертае повърхността на правоъгълника с черна линия и да се отпечатат звездите, също в черно на бял фон.

Image

Със синьо (Reflex Blue): този цвят се използва 100 % за фон, а звездите се оставят като бял негатив.

Image

Възпроизвеждане на цветен фон

Когато е невъзможно да се избегне цветния фон, правоъгълникът се очертава с бяла линия с дебелина равна на една двадесет и пета част от височината на правоъгълника.

Image

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

ПРАВИЛА ЗА ДОПУСТИМОСТ НА РАЗХОДИТЕ

ЕВРОПЕЙСКИ ФОНД ЗА БЕЖАНЦИТЕ

I.   Общи принципи

I.1.   ОСНОВНИ ПРИНЦИПИ

| 1. | В съответствие с основния акт, за да бъдат допустими, разходите трябва да бъдат:






  а) | в рамките на Фонда и в рамките на неговите цели, както са описани в членове 1 и 2 на основния акт; |
| --- | --- | --- |

1.

В съответствие с основния акт, за да бъдат допустими, разходите трябва да бъдат:

а)

в рамките на Фонда и в рамките на неговите цели, както са описани в членове 1 и 2 на основния акт;

| б) | в рамките на допустимите действия, изброени в член 3 от основния акт или в случай на спешни мерки, свързан с допустимите действия, включени в член 5 на основния акт; |
| --- | --- |

б)

в рамките на допустимите действия, изброени в член 3 от основния акт или в случай на спешни мерки, свързан с допустимите действия, включени в член 5 на основния акт;

| в) | необходими за извършване на действията, включени в проект, образуващи част от многогодишната и годишните програми, както са одобрени от Комисията или включени в спешните мерки, както са определени от член 5 на основния акт, където те представляват изменение на съответната годишна програма; |
| --- | --- |

в)

необходими за извършване на действията, включени в проект, образуващи част от многогодишната и годишните програми, както са одобрени от Комисията или включени в спешните мерки, както са определени от член 5 на основния акт, където те представляват изменение на съответната годишна програма;

| г) | разумни и съответстващи на принципите на разумното финансово управление, по-специално, по-добра стойност за вложените средства и икономическа ефективност; |
| --- | --- |

г)

разумни и съответстващи на принципите на разумното финансово управление, по-специално, по-добра стойност за вложените средства и икономическа ефективност;

| д) | извършени от крайния бенефициер и/или партньорите по проекта, които следва да бъдат установени и регистрирани в държава-членка, освен в случай на международни правителствени организации, които преследват същите цели като описаните в основния акт. С оглед на член 39, параграф 2 от настоящото Решение правилата, приложими към крайния бенефициер следва да се прилагат mutatis mutandis към партньорите по проекта; |
| --- | --- |

д)

извършени от крайния бенефициер и/или партньорите по проекта, които следва да бъдат установени и регистрирани в държава-членка, освен в случай на международни правителствени организации, които преследват същите цели като описаните в основния акт. С оглед на член 39, параграф 2 от настоящото Решение правилата, приложими към крайния бенефициер следва да се прилагат mutatis mutandis към партньорите по проекта;

| е) | свързани с целевите групи, определени в член 6 на основния акт; |
| --- | --- |

е)

свързани с целевите групи, определени в член 6 на основния акт;

| ж) | извършени в съответствие със специфичните разпоредби на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. |
| --- | --- |

ж)

извършени в съответствие със специфичните разпоредби на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

| 2. | В случая с многогодишни действия по смисъла на член 14, параграф 6 от основния акт, само частта от действието, съфинансирана от годишна програма се разглежда като проект, към който се прилагат настоящите правила за допустимост. |
| --- | --- |

2.

В случая с многогодишни действия по смисъла на член 14, параграф 6 от основния акт, само частта от действието, съфинансирана от годишна програма се разглежда като проект, към който се прилагат настоящите правила за допустимост.

| 3. | Не се допуска проектите, подкрепяни от фонда, да бъдат финансирани от други източници, включени в бюджета на Общността. Проектите, подкрепяни от фонда, следва да бъдат съфинансирани от публични и частни източници. |
| --- | --- |

3.

Не се допуска проектите, подкрепяни от фонда, да бъдат финансирани от други източници, включени в бюджета на Общността. Проектите, подкрепяни от фонда, следва да бъдат съфинансирани от публични и частни източници.

I.2.   БЮДЖЕТ НА ПРОЕКТ

Проектният бюджет следва да бъде представен както следва:

| Разходи | Приходи: |
| --- | --- |
| + | Преки разходи (ПР) |

Разходи

Приходи:

+

Преки разходи (ПР)

| + | Непреки разходи (фиксиран процент от ПР, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства) |
| --- | --- |

+

Непреки разходи (фиксиран процент от ПР, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства)

| + | Разходи, покрити от целеви приходи (ако е приложимо) |
| --- | --- |

+

| + | Вноска на ЕО (определена като най-ниската от трите суми, посочени в член 12 на настоящото решение) |
| --- | --- |

+

Вноска на ЕО (определена като най-ниската от трите суми, посочени в член 12 на настоящото решение)

| + | вноска на крайния бенефициер и партньорите по проекта (1) |
| --- | --- |

+

вноска на крайния бенефициер и партньорите по проекта (1)

| + | принос от трети страни |
| --- | --- |

+

принос от трети страни

| + | постъпления, генерирани от проекта |
| --- | --- |

+

постъпления, генерирани от проекта

= Общо допустими разходи (ОДР)

= Общо приходи

Бюджетът следва да бъде балансиран: общите допустими разходи следва да бъдат равни на общите приходи.

I.3.   ПРИХОДИ И ПРИНЦИП ЗА НЕДОПУСКАНЕ НА ПЕЧАЛБА

| 1. | Проектите, подкрепяни от фонда, не допускат печалба. Ако при приключването на проекта източниците на приходи, включително постъпления, превишат разходите, приносът на Фонда към проекта ще бъде съответно намален. Всички източници на приходи за проекта трябва да бъдат записани в счетоводните или данъчни документи на крайния бенефициер и трябва да могат да бъдат идентифицирани и контролирани. |
| --- | --- |

1.

Проектите, подкрепяни от фонда, не допускат печалба. Ако при приключването на проекта източниците на приходи, включително постъпления, превишат разходите, приносът на Фонда към проекта ще бъде съответно намален. Всички източници на приходи за проекта трябва да бъдат записани в счетоводните или данъчни документи на крайния бенефициер и трябва да могат да бъдат идентифицирани и контролирани.

| 2. | Проектните приходи идват от целия финансов принос, предоставен на проекта от Фонда, от публични и частни източници, включително собствения принос на крайния бенефициер, и от всички постъпления, генерирани от проекта. „Постъпления“ за целите на това правило означава приходи, получени от проекта през допустимия период, както са описани в т. I.4, от продажби, наеми, услуги, заплати/хонорари или други равностойни приходи. |
| --- | --- |

2.

Проектните приходи идват от целия финансов принос, предоставен на проекта от Фонда, от публични и частни източници, включително собствения принос на крайния бенефициер, и от всички постъпления, генерирани от проекта. „Постъпления“ за целите на това правило означава приходи, получени от проекта през допустимия период, както са описани в т. I.4, от продажби, наеми, услуги, заплати/хонорари или други равностойни приходи.

| 3. | Вноската на Общността, получена в резултат на прилагането на принципа за недопускане на печалба, посочен в член 12, буква в) от настоящото решение, ще означава „всички допустими разходи“ минус „приноса от трети страни“ и „постъпления, генерирани от проекта“. |
| --- | --- |

3.

Вноската на Общността, получена в резултат на прилагането на принципа за недопускане на печалба, посочен в член 12, буква в) от настоящото решение, ще означава „всички допустими разходи“ минус „приноса от трети страни“ и „постъпления, генерирани от проекта“.

I.4.   ПЕРИОД НА ДОПУСТИМОСТ

| 1. | Разходите, отнасящи се до проекта, трябва да бъдат предвидени и съответните плащания (с изключение на амортизациите) направени след 1 януари на годината, посочена във финансовото решение за одобрение на годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост е до 31 декември на година N (2) + 1, което означава, че разходите, отнасящи се до даден проект, трябва да бъдат предвидени преди тази дата. |
| --- | --- |

1.

Разходите, отнасящи се до проекта, трябва да бъдат предвидени и съответните плащания (с изключение на амортизациите) направени след 1 януари на годината, посочена във финансовото решение за одобрение на годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост е до 31 декември на година N (2) + 1, което означава, че разходите, отнасящи се до даден проект, трябва да бъдат предвидени преди тази дата.

| 2. | Изключение от споменатия по-горе период на допустимост се прави за спешни мерки (вж. член 21, параграф 3 от основния акт) и за техническа помощ за държавите-членки (вж. точка V.3). |
| --- | --- |

2.

Изключение от споменатия по-горе период на допустимост се прави за спешни мерки (вж. член 21, параграф 3 от основния акт) и за техническа помощ за държавите-членки (вж. точка V.3).

I.5.   ДОКУМЕНТИРАНЕ НА РАЗХОДИТЕ

| 1. | Разходите следва да съответстват на плащанията, направени от крайния бенефициер. Те трябва да бъдат във формата на финансови (с парични средства) трансакции, с изключение на амортизационните разходи. |
| --- | --- |

1.

Разходите следва да съответстват на плащанията, направени от крайния бенефициер. Те трябва да бъдат във формата на финансови (с парични средства) трансакции, с изключение на амортизационните разходи.

| 2. | Като правило разходите следва да бъдат оправдани от официални фактури. Когато това не може да се направи, разходите следва да се подкрепят от счетоводни документи или подкрепящи документи с равностойна доказателствена стойност. |
| --- | --- |

2.

Като правило разходите следва да бъдат оправдани от официални фактури. Когато това не може да се направи, разходите следва да се подкрепят от счетоводни документи или подкрепящи документи с равностойна доказателствена стойност.

| 3. | Разходите трябва да могат да се идентифицират и проверяват. По-специално:






  а) | трябва да бъдат отразени в счетоводните документи на крайния бенефициер; |
| --- | --- | --- |

3.

Разходите трябва да могат да се идентифицират и проверяват. По-специално:

а)

трябва да бъдат отразени в счетоводните документи на крайния бенефициер;

| б) | трябва да бъдат определени в съответствие с приложимите счетоводни стандарти на страната, в която е установен крайният бенефициер и с посредством обичайните практики за осчетоводяване на разходите на крайния бенефициер; и |
| --- | --- |

б)

трябва да бъдат определени в съответствие с приложимите счетоводни стандарти на страната, в която е установен крайният бенефициер и с посредством обичайните практики за осчетоводяване на разходите на крайния бенефициер; и

| в) | трябва да бъдат декларирани в съответствие с изискванията на приложимото данъчно и социалноосигурително законодателство. |
| --- | --- |

в)

трябва да бъдат декларирани в съответствие с изискванията на приложимото данъчно и социалноосигурително законодателство.

| 4. | Където е приложимо, крайните бенефициери са задължени да съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка с определения проект. |
| --- | --- |

4.

Където е приложимо, крайните бенефициери са задължени да съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка с определения проект.

| 5. | Съхраняването и обработката на такива документи трябва да се извършва в съответствие с националното законодателство за защита на данните. |
| --- | --- |

5.

Съхраняването и обработката на такива документи трябва да се извършва в съответствие с националното законодателство за защита на данните.

I.6.   ТЕРИТОРИАЛЕН ОБХВАТ

| 1. | Разходите за дейностите, описани в член 3 и 5 от основния акт, трябва да бъдат:






  а) | извършени от крайните бенефициери, определени в точка I.1.e); и |
| --- | --- | --- |

1.

Разходите за дейностите, описани в член 3 и 5 от основния акт, трябва да бъдат:

а)

извършени от крайните бенефициери, определени в точка I.1.e); и

| б) | извършени на територията на държавите-членки, с изключение на действията, засягащи преселване, посочени в член 3, параграф 5 от основния акт, които могат да бъдат извършени на територията на държавите-членки или на приемащата страна. |
| --- | --- |

б)

извършени на територията на държавите-членки, с изключение на действията, засягащи преселване, посочени в член 3, параграф 5 от основния акт, които могат да бъдат извършени на територията на държавите-членки или на приемащата страна.

| 2. | Партньорите по проекта, които са регистрирани и установени в трети страни, могат да участват в проекти без да поемат разходи, с изключение на случая с международни правителствени организации. Следователно разходи, извършени от тези партньори, са недопустими. |
| --- | --- |

2.

Партньорите по проекта, които са регистрирани и установени в трети страни, могат да участват в проекти без да поемат разходи, с изключение на случая с международни правителствени организации. Следователно разходи, извършени от тези партньори, са недопустими.

II.   Категории допустими разходи (на ниво проект)

II.1.   ПРЕКИ ДОПУСТИМИ РАЗХОДИ

Преките допустими разходи по проекта са разходи, които съобразно общите условия за допустимост, определени в част I по-горе, могат да бъдат определени като специфични разходи, пряко свързани с изпълнението на проекта. Преките разходи се включват в общия проектобюджет на проекта.

Допустими са следните преки разходи.

II.1.1.   Разходи за персонал

II.1.1.1.   Общи правила

| 1. | Преките разходи за персонал са допустими само за лица, които имат ключова и пряка роля в проекта, като ръководители на проект и друг персонал, оперативно въвлечен в проекта, например за дейности, свързани с планиране, изпълнение (или мониторинг) на оперативни дейности, предоставяне на услуги на крайните получатели на проекта и др.
  Разходи за други членове на персонала на организацията на крайния бенефициер, които осигуряват само поддържаща роля (като генерален управител, счетоводител, подкрепа за обществени поръчки, управление на човешките ресурси, информационни технологии, административен сътрудник, рецепционист и др.) не са допустими като преки разходи и се разглеждат като непреки разходи (вж. точка II.2). |
| --- | --- |

1.

Преките разходи за персонал са допустими само за лица, които имат ключова и пряка роля в проекта, като ръководители на проект и друг персонал, оперативно въвлечен в проекта, например за дейности, свързани с планиране, изпълнение (или мониторинг) на оперативни дейности, предоставяне на услуги на крайните получатели на проекта и др.

Разходи за други членове на персонала на организацията на крайния бенефициер, които осигуряват само поддържаща роля (като генерален управител, счетоводител, подкрепа за обществени поръчки, управление на човешките ресурси, информационни технологии, административен сътрудник, рецепционист и др.) не са допустими като преки разходи и се разглеждат като непреки разходи (вж. точка II.2).

| 2. | Разходите за персонал се представят подробно в прогнозния бюджет, като се посочват функциите, броя персонал и имената.
  Ако имената на лицата все още не са известни или не могат да бъдат разкрити, професионалния и технически капацитет на лицата, определени за изпълнение на съответните функции/задачи в рамките на проекта трябва да бъде посочен. |
| --- | --- |

2.

Разходите за персонал се представят подробно в прогнозния бюджет, като се посочват функциите, броя персонал и имената.

Ако имената на лицата все още не са известни или не могат да бъдат разкрити, професионалния и технически капацитет на лицата, определени за изпълнение на съответните функции/задачи в рамките на проекта трябва да бъде посочен.

| 3. | Разходите за персонал, назначен по проекта, т.е. заплати и вноски за социални осигуровки и други регламентирани разходи, са допустими, при условие че не превишават средните ставки що се отнася до обичайната практика за възнаграждения на крайния бенефициер. Където е приложимо тази цифра може да включва всички обичайни вноски, плащани от работодателя, но не трябва да включва премии, мотивиращи плащания и схеми за споделяне на печалбите. Налози, данъци и такси (по-специално преки данъци и вноски за социални осигуровки за заплати), възникващи от проекти, съфинансирани от Фонда, се считат за допустими разходи, само когато са действително направени от крайния бенефициер на безвъзмездната помощ. |
| --- | --- |

3.

Разходите за персонал, назначен по проекта, т.е. заплати и вноски за социални осигуровки и други регламентирани разходи, са допустими, при условие че не превишават средните ставки що се отнася до обичайната практика за възнаграждения на крайния бенефициер. Където е приложимо тази цифра може да включва всички обичайни вноски, плащани от работодателя, но не трябва да включва премии, мотивиращи плащания и схеми за споделяне на печалбите. Налози, данъци и такси (по-специално преки данъци и вноски за социални осигуровки за заплати), възникващи от проекти, съфинансирани от Фонда, се считат за допустими разходи, само когато са действително направени от крайния бенефициер на безвъзмездната помощ.

II.1.1.2.   Специфични условия за разходи на персонал на държавни органи

Разходите за персонал на държавни органи, изпълняващи проект, се разглеждат като преки допустими разходи само в следните случаи:

| а) | лице, наето от крайния бенефициер по договор единствено с цел изпълнение на проекта; |
| --- | --- |

а)

лице, наето от крайния бенефициер по договор единствено с цел изпълнение на проекта;

| б) | лице, наето с постоянен договор от крайния бенефициер, което






  — | изпълнява задачи, които са конкретно свързани с изпълнението на проекта на базата на възнаграждение за извънработно време; |
| --- | --- | --- |

б)

лице, наето с постоянен договор от крайния бенефициер, което

—

изпълнява задачи, които са конкретно свързани с изпълнението на проекта на базата на възнаграждение за извънработно време;

| — | е командировано с надлежно документирано решение на организацията за изпълнение на задачи, които са специфично свързани с изпълнението на проекта, който не формира част от неговата/нейната нормална рутинна дейност и той/тя е заместен/а в неговите/нейните постоянни задачи от друго лице, наето от организацията. |
| --- | --- |

—

е командировано с надлежно документирано решение на организацията за изпълнение на задачи, които са специфично свързани с изпълнението на проекта, който не формира част от неговата/нейната нормална рутинна дейност и той/тя е заместен/а в неговите/нейните постоянни задачи от друго лице, наето от организацията.

II.1.2.   Пътни и дневни разходи

| 1. | Пътните и дневни разходи са допустими като преки разходи само за:






  а) | персонал на крайния бенефициер, чиито разходи са допустими, според точка II.1.1; |
| --- | --- | --- |

1.

Пътните и дневни разходи са допустими като преки разходи само за:

а)

персонал на крайния бенефициер, чиито разходи са допустими, според точка II.1.1;

| б) | в изключителни и оправдани случаи, персоналът на крайния бенефициер, осигуряващ подкрепяща роля като определената в точка II.1.1; |
| --- | --- |

б)

в изключителни и оправдани случаи, персоналът на крайния бенефициер, осигуряващ подкрепяща роля като определената в точка II.1.1;

| в) | други лица, извън крайния бенефициер, които участват в дейностите по този проект. В този случай трябва да се съхранява присъствен списък като подкрепящо доказателство. |
| --- | --- |

в)

други лица, извън крайния бенефициер, които участват в дейностите по този проект. В този случай трябва да се съхранява присъствен списък като подкрепящо доказателство.

| 2. | Пътните разходи са допустими въз основа на действително извършените разходи. Сумите за възстановяване се основават на най-евтината форма на обществения транспорт, а полетите като правило са разрешени само за пътувания над 800 км (билет за отиване и връщане) или когато географската дестинация оправдава пътуването по въздух. Трябва да се съхраняват бордните карти. Когато се използва частна кола, възстановяването обикновено се извършва или въз основа на разходите за обществен транспорт, или въз основа на норми за километри в съответствие с публикуваните официални правила на държавата-членка, за която се отнася и използвани от крайния бенефициер. |
| --- | --- |

2.

Пътните разходи са допустими въз основа на действително извършените разходи. Сумите за възстановяване се основават на най-евтината форма на обществения транспорт, а полетите като правило са разрешени само за пътувания над 800 км (билет за отиване и връщане) или когато географската дестинация оправдава пътуването по въздух. Трябва да се съхраняват бордните карти. Когато се използва частна кола, възстановяването обикновено се извършва или въз основа на разходите за обществен транспорт, или въз основа на норми за километри в съответствие с публикуваните официални правила на държавата-членка, за която се отнася и използвани от крайния бенефициер.

| 3. | Дневните разходи са допустими въз основа на действително извършените разходи или на дневни разходи. Когато организацията има собствени дневни ставки (дневни за командировка), те се прилагат под определени тавани, установени от държавата-членка в съответствие с националното законодателство и практиката. Дневните разходи обикновено включват местен транспорт (включително такси), квартира, храна, местни телефонни разговори и други дребни разходи. |
| --- | --- |

3.

Дневните разходи са допустими въз основа на действително извършените разходи или на дневни разходи. Когато организацията има собствени дневни ставки (дневни за командировка), те се прилагат под определени тавани, установени от държавата-членка в съответствие с националното законодателство и практиката. Дневните разходи обикновено включват местен транспорт (включително такси), квартира, храна, местни телефонни разговори и други дребни разходи.

II.1.3.   Оборудване

II.1.3.1.   Общи правила

| 1. | Разходи, свързани с придобиването на оборудване (въз основа на амортизация на закупени активи, взети на лизинг или под наем) са допустими, само ако са от съществено значение за изпълнение на проекта. Оборудването следва да бъде с технически свойства, необходими за проекта, и да съответства на приложимите норми и стандарти. |
| --- | --- |

1.

Разходи, свързани с придобиването на оборудване (въз основа на амортизация на закупени активи, взети на лизинг или под наем) са допустими, само ако са от съществено значение за изпълнение на проекта. Оборудването следва да бъде с технически свойства, необходими за проекта, и да съответства на приложимите норми и стандарти.

| 2. | Разходи за ежедневно административно оборудване (като принтер, преносим компютър, факс-машина, копирна машина, телефон, инсталиране на кабели и др.) не са допустими като преки разходи и следва да се разглеждат като непреки разходи (вж. точка II.2). |
| --- | --- |

2.

Разходи за ежедневно административно оборудване (като принтер, преносим компютър, факс-машина, копирна машина, телефон, инсталиране на кабели и др.) не са допустими като преки разходи и следва да се разглеждат като непреки разходи (вж. точка II.2).

| 3. | Изборът между наемане, лизинг или покупка трябва винаги да се основава на най-малко скъпия вариант. Въпреки това, ако лизингът или наемането не са възможни поради кратката продължителност на проекта или бързата амортизация в стойност, закупуването се приема, а разходите, свързани с амортизация, както е описано по-долу, могат да бъдат допустими въз основа на националните правила за амортизационни разходи. |
| --- | --- |

3.

Изборът между наемане, лизинг или покупка трябва винаги да се основава на най-малко скъпия вариант. Въпреки това, ако лизингът или наемането не са възможни поради кратката продължителност на проекта или бързата амортизация в стойност, закупуването се приема, а разходите, свързани с амортизация, както е описано по-долу, могат да бъдат допустими въз основа на националните правила за амортизационни разходи.

II.1.3.2.   Наем и лизинг

Разходите, свързани с операции за наем и лизинг са допустими за съфинансиране, при зачитане на правилата, установени от държавата-членка, националното законодателство и практика и продължителността на наемане или лизинг за целите на проекта.

II.1.3.3.   Закупуване

| 1. | Когато оборудването е закупено преди или по време на жизнения цикъл на проекта, допустим разход е само частта от амортизационните разходи на оборудването, съответстваща на продължителността на използването му за проекта и процента на действително използване за проекта. |
| --- | --- |

1.

Когато оборудването е закупено преди или по време на жизнения цикъл на проекта, допустим разход е само частта от амортизационните разходи на оборудването, съответстваща на продължителността на използването му за проекта и процента на действително използване за проекта.

| 2. | Оборудването, което е било закупено преди жизнения цикъл на проекта, но което е използвано за целите на проекта, е допустимо въз основа на амортизационните разходи. Тези разходи обаче са недопустими, ако оборудването е било първоначално закупено с безвъзмездни средства, отпуснати от Общността. |
| --- | --- |

2.

Оборудването, което е било закупено преди жизнения цикъл на проекта, но което е използвано за целите на проекта, е допустимо въз основа на амортизационните разходи. Тези разходи обаче са недопустими, ако оборудването е било първоначално закупено с безвъзмездни средства, отпуснати от Общността.

| 3. | Разходите за закупуване на оборудване следва да съответстват на нормалните пазарни разходи и стойността на определените единици следва да се осчетоводява в съответствие с данъчните и счетоводни правила, приложими към крайния бенефициер. |
| --- | --- |

3.

Разходите за закупуване на оборудване следва да съответстват на нормалните пазарни разходи и стойността на определените единици следва да се осчетоводява в съответствие с данъчните и счетоводни правила, приложими към крайния бенефициер.

| 4. | За отделни материали, струващи под 1 000 евро, е допустим пълният размер на разхода за закупуване, при условие че оборудването е закупено по време на първите три месеца на проекта. |
| --- | --- |

4.

За отделни материали, струващи под 1 000 евро, е допустим пълният размер на разхода за закупуване, при условие че оборудването е закупено по време на първите три месеца на проекта.

II.1.4.   Недвижимо имущество

II.1.4.1.   Общи правила

В случай на закупуване на недвижимо имущество,строителство или ремонт на недвижимо имущество, или на наемане на недвижимо имущество, то трябва да има техническите качества, необходими за проекта и да съответства на приложимите норми и стандарти.

II.1.4.2.   Покупка, строителство или ремонт

| 1. | Когато придобиването на недвижим имот е от съществено значение за изпълнение на проекта и е ясно свързано с неговите цели, покупката на недвижим имот, т.е. вече построена сграда или строителството на недвижим имот са допустими разходи за съфинансиране при условията, определени по-долу, без да се засяга прилагането на по-строги национални правила:






  а) | Следва да се набави сертификат от независим квалифициран оценител или надлежно упълномощен официален орган, установяващ, че цената не надвишава пазарната цена, и който или като удостоверява, че недвижимия имот е в съответствие с националните правилници, или определя точките, които не съответстват и които крайният бенефициер планира да поправи като част от проекта. |
| --- | --- | --- |

1.

Когато придобиването на недвижим имот е от съществено значение за изпълнение на проекта и е ясно свързано с неговите цели, покупката на недвижим имот, т.е. вече построена сграда или строителството на недвижим имот са допустими разходи за съфинансиране при условията, определени по-долу, без да се засяга прилагането на по-строги национални правила:

а)

Следва да се набави сертификат от независим квалифициран оценител или надлежно упълномощен официален орган, установяващ, че цената не надвишава пазарната цена, и който или като удостоверява, че недвижимия имот е в съответствие с националните правилници, или определя точките, които не съответстват и които крайният бенефициер планира да поправи като част от проекта.

| б) | Недвижимият имот не е бил закупен посредством безвъзмездни средства, отпуснати от Общността по всяко време, предшестващо изпълнението на проекта. |
| --- | --- |

б)

Недвижимият имот не е бил закупен посредством безвъзмездни средства, отпуснати от Общността по всяко време, предшестващо изпълнението на проекта.

| в) | Недвижимият имот следва да се използва само за целите, заявени в проекта за период от поне пет години след крайната дата на проекта, освен ако Комисията изрично разреши друго. |
| --- | --- |

в)

Недвижимият имот следва да се използва само за целите, заявени в проекта за период от поне пет години след крайната дата на проекта, освен ако Комисията изрично разреши друго.

| г) | Допустим разход е само частта от амортизационните разходи на оборудването, съответстваща на продължителността на използването му за проекта и процента на действително използване за проекта. Амортизационните разходи се изчисляват в съответствие с националните счетоводни правила. |
| --- | --- |

г)

Допустим разход е само частта от амортизационните разходи на оборудването, съответстваща на продължителността на използването му за проекта и процента на действително използване за проекта. Амортизационните разходи се изчисляват в съответствие с националните счетоводни правила.

| 2. | В случая на ремонт се прилагат само условията от букви в) и г). |
| --- | --- |

2.

В случая на ремонт се прилагат само условията от букви в) и г).

II.1.4.3.   Наем

Наемът на недвижим имот е допустим разход за съфинансиране, когато има ясна връзка между наемането и целите на проекта, за който се отнася, при условията, определени по-долу, и без да се засяга прилагането на по-строги национални правила:

| а) | Недвижимият имот не следва да е бил закупен чрез безвъзмездни средства на Общността. |
| --- | --- |

а)

Недвижимият имот не следва да е бил закупен чрез безвъзмездни средства на Общността.

| б) | Недвижимият имот следва да се използва само за изпълнението на проекта. Ако не, допустима е само тази част от разходите, съответстваща на използването на проекта. |
| --- | --- |

б)

Недвижимият имот следва да се използва само за изпълнението на проекта. Ако не, допустима е само тази част от разходите, съответстваща на използването на проекта.

II.1.4.4.   Офис пространство за крайния бенефициер

Разходите за покупка, строителство, обновяване и наемане на офис пространство за рутинни дейности на крайния бенефициер не са допустими. Такива разходи следва да се разглеждат като непреки разходи ( вж. точка II.2)

II.1.5.   Консумативи, материали и общи услуги

| 1. | Разходите за консумативи, материали и общи услуги са допустими, при условие че те могат да бъдат идентифицирани и са пряко необходими за изпълнението на проекта. |
| --- | --- |

1.

Разходите за консумативи, материали и общи услуги са допустими, при условие че те могат да бъдат идентифицирани и са пряко необходими за изпълнението на проекта.

| 2. | Офис материалите обаче, както и всички видове дребни административни консумативи, материали, разходи за гости и общи услуги (като телефон, интернет, пощенски разходи, почистване на офиса, общински услуги, застраховки, обучение на персонала, наемане и др.) не са допустими преки разходи; те са включени в непреките разходи, както се посочва в точка II.2. |
| --- | --- |

2.

Офис материалите обаче, както и всички видове дребни административни консумативи, материали, разходи за гости и общи услуги (като телефон, интернет, пощенски разходи, почистване на офиса, общински услуги, застраховки, обучение на персонала, наемане и др.) не са допустими преки разходи; те са включени в непреките разходи, както се посочва в точка II.2.

II.1.6.   Договори с подизпълнители

| 1. | Като общо правило крайните бенефициери трябва да имат капацитета сами да изпълняват дейностите, свързани с проекта. Следователно поддоговарянето трябва да бъде ограничено и да не надхвърля 40 % от преките допустими разходи на един проект, освен ако не са надлежно обосновани и предварително одобрени от отговорния орган. |
| --- | --- |

1.

Като общо правило крайните бенефициери трябва да имат капацитета сами да изпълняват дейностите, свързани с проекта. Следователно поддоговарянето трябва да бъде ограничено и да не надхвърля 40 % от преките допустими разходи на един проект, освен ако не са надлежно обосновани и предварително одобрени от отговорния орган.

| 2. | Недопустими за финансиране от Фонда са разходи, свързани със следните договори с подизпълнител:






  а) | поддоговаряне на задачи, свързани с общото управление на проекта; |
| --- | --- | --- |

2.

Недопустими за финансиране от Фонда са разходи, свързани със следните договори с подизпълнител:

а)

поддоговаряне на задачи, свързани с общото управление на проекта;

| б) | поддоговаряне, което добавя разходи към проекта, без да добавя пропорционална стойност към него; |
| --- | --- |

б)

поддоговаряне, което добавя разходи към проекта, без да добавя пропорционална стойност към него;

| в) | поддоговаряне с посредници или консултанти, при които плащането е определено като процент от общите разходи на проекта, освен ако плащането не е обосновано от крайния бенефициер с посочване на действителната стойност на свършената работа или предоставените услуги. |
| --- | --- |

в)

поддоговаряне с посредници или консултанти, при които плащането е определено като процент от общите разходи на проекта, освен ако плащането не е обосновано от крайния бенефициер с посочване на действителната стойност на свършената работа или предоставените услуги.

| 3. | За всички договори с подизпълнител подизпълнителите следва да предоставят на всички одитни и контролни органи всички необходими данни, свързани с поддоговорените дейности. |
| --- | --- |

3.

За всички договори с подизпълнител подизпълнителите следва да предоставят на всички одитни и контролни органи всички необходими данни, свързани с поддоговорените дейности.

II.1.7.   Разходи, произтичащи пряко от изискванията, свързани със съфинансирането от ЕС

Разходите, необходими за да се отговори на изискванията, свързани със съфинансирането от страна на ЕС, като публичност, прозрачност, оценка на проекта, външен одит, банкови гаранции, разходи за превод и т.н., са допустими като преки разходи.

II.1.8.   Хонорари за експерти

Допустими са разходи за хонорари за правни консултации, нотариални разходи и разходи за технически и финансови експерти.

II.1.9.   Специфични разходи във връзка с целевите групи

За целите на помощта покупките, направени от крайния бенефициер за целевите групи, и възстановяването от крайния бенефициер на разходи, извършени от целевите групи, са допустими при следните специфични условия:

| а) | Крайният бенефициер трябва да съхранява необходимата информация и доказателства, за срока, упоменат в член 43 от основния акт, за това, че лицата, получаващи помощ, съответстват на целевата група, определена в член 6 от основния акт. |
| --- | --- |

а)

Крайният бенефициер трябва да съхранява необходимата информация и доказателства, за срока, упоменат в член 43 от основния акт, за това, че лицата, получаващи помощ, съответстват на целевата група, определена в член 6 от основния акт.

| б) | Крайният бенефициер трябва да пази доказателствата за предоставената подкрепа (като фактури и разписки) през периода, упоменат в член 43 от основния акт, че лицата са получили тази подкрепа. |
| --- | --- |

б)

Крайният бенефициер трябва да пази доказателствата за предоставената подкрепа (като фактури и разписки) през периода, упоменат в член 43 от основния акт, че лицата са получили тази подкрепа.

II.1.10.   Спешни мерки

| 1. | При надлежно обосновани доводи могат да бъдат разрешени дерогации от правилата за допустимост, определени в настоящото решение, за разходи, свързани със спешни мерки, при условие че те са одобрени в решението на Комисията за разрешаване на спешните мерки. |
| --- | --- |

1.

При надлежно обосновани доводи могат да бъдат разрешени дерогации от правилата за допустимост, определени в настоящото решение, за разходи, свързани със спешни мерки, при условие че те са одобрени в решението на Комисията за разрешаване на спешните мерки.

| 2. | В съответствие с член 21, параграф (3) от основния акт, периодът на допустимост следва да бъде максимално шест месеца, което означава, че разходите, отнасящи се до даден проект, трябва да бъдат предвидени през този период. |
| --- | --- |

2.

В съответствие с член 21, параграф (3) от основния акт, периодът на допустимост следва да бъде максимално шест месеца, което означава, че разходите, отнасящи се до даден проект, трябва да бъдат предвидени през този период.

II.2.   НЕПРЕКИ ДОПУСТИМИ РАЗХОДИ

| 1. | Непреките разходи се отнасят до категории разходи, които не се определят като специфични разходи, пряко свързани с проекта. Фиксиран процент от общата сума на преките допустими разходи може да бъде допустим като непреки разходи, при условие че:






  а) | непреките разходи са сведени до минимум и точният процент непреки разходи е определен от държавата-членка в съотношение с потребностите; |
| --- | --- | --- |

1.

Непреките разходи се отнасят до категории разходи, които не се определят като специфични разходи, пряко свързани с проекта. Фиксиран процент от общата сума на преките допустими разходи може да бъде допустим като непреки разходи, при условие че:

а)

непреките разходи са сведени до минимум и точният процент непреки разходи е определен от държавата-членка в съотношение с потребностите;

| б) | непреките разходи са предвидени в прогнозата за бюджет на проекта; |
| --- | --- |

б)

непреките разходи са предвидени в прогнозата за бюджет на проекта;

| в) | непреките разходи не включват разходи, разпределени в друго перо на бюджета за проекта; |
| --- | --- |

в)

непреките разходи не включват разходи, разпределени в друго перо на бюджета за проекта;

| г) | непреките разходи не са финансирани от други източници. Организациите, получаващи оперативни безвъзмездни средства от бюджета на ЕС и/или от държавите-членки, не могат да включват непреки разходи в прогнозния си бюджет; |
| --- | --- |

г)

непреките разходи не са финансирани от други източници. Организациите, получаващи оперативни безвъзмездни средства от бюджета на ЕС и/или от държавите-членки, не могат да включват непреки разходи в прогнозния си бюджет;

| д) | като общо правило фиксираният процент на непреки разходи от общата сума на преките допустими разходи не превишава 20 % Въпреки това фиксираният процент от непреки разходи не следва да надвишава 10 %:






  — | когато отговорният орган действа като изпълнителен орган, както е определено в член 7, параграф 3 или |
| --- | --- | --- |

д)

като общо правило фиксираният процент на непреки разходи от общата сума на преките допустими разходи не превишава 20 % Въпреки това фиксираният процент от непреки разходи не следва да надвишава 10 %:

—

когато отговорният орган действа като изпълнителен орган, както е определено в член 7, параграф 3 или

| — | когато поддоговорената работа превишава 40 % от преките допустими разходи. |
| --- | --- |

—

когато поддоговорената работа превишава 40 % от преките допустими разходи.

| 2. | Процентът, определен за непреки разходи, покрива по-специално следните разходи:






  а) | разходи за персонал, които не са допустими като преки разходи в съответствие с точка II.1.1.1 1.; |
| --- | --- | --- |

2.

Процентът, определен за непреки разходи, покрива по-специално следните разходи:

а)

разходи за персонал, които не са допустими като преки разходи в съответствие с точка II.1.1.1 1.;

| б) | разходи за администриране и управление, като определените в II.1.5.2 разходи; |
| --- | --- |

б)

разходи за администриране и управление, като определените в II.1.5.2 разходи;

| в) | банкови разходи и такси (с изключение на банкови гаранции, както са определени в раздел II.1.7); |
| --- | --- |

в)

банкови разходи и такси (с изключение на банкови гаранции, както са определени в раздел II.1.7);

| г) | амортизация на недвижимо имущество и разходи за поддръжка, когато са свързани с ежедневните административни дейности, като разходите, определени в II.1.4.4; |
| --- | --- |

г)

амортизация на недвижимо имущество и разходи за поддръжка, когато са свързани с ежедневните административни дейности, като разходите, определени в II.1.4.4;

| д) | всички разходи, свързани с проекта, но изключени от раздел II.1 — „Преки допустими разходи“. |
| --- | --- |

д)

всички разходи, свързани с проекта, но изключени от раздел II.1 — „Преки допустими разходи“.

III.   Недопустими разходи

Недопустими са следните разходи:

| а) | ДДС, с изключение на случаите, когато крайният бенефициер може да демонстрира, че той не е в състояние да го възстанови; |
| --- | --- |

а)

ДДС, с изключение на случаите, когато крайният бенефициер може да демонстрира, че той не е в състояние да го възстанови;

| б) | възвръщаемост на капитала, дългове и вноски за покриване на загуби от дългове, дебитни лихви, комисионни и загуби при обмяна на валута, провизии за загуби и потенциални бъдещи дългове, дължими лихви, съмнителни дългове, глоби, финансови санкции, разходи за разрешаване на спорове и прекомерни или необмислени разходи; |
| --- | --- |

б)

възвръщаемост на капитала, дългове и вноски за покриване на загуби от дългове, дебитни лихви, комисионни и загуби при обмяна на валута, провизии за загуби и потенциални бъдещи дългове, дължими лихви, съмнителни дългове, глоби, финансови санкции, разходи за разрешаване на спорове и прекомерни или необмислени разходи;

| в) | разходи за развлечения изключително за персонала на проекта. Разрешени са разумни разходи като домакин на социални събития, обосновани от проекта, като събитие при приключване на проекта или срещи на групата за управление на проекта; |
| --- | --- |

в)

разходи за развлечения изключително за персонала на проекта. Разрешени са разумни разходи като домакин на социални събития, обосновани от проекта, като събитие при приключване на проекта или срещи на групата за управление на проекта;

| г) | разходи, декларирани от крайния бенефициер и покрити от друг проект или работна програма, получаваща безвъзмездна помощ от Общността; |
| --- | --- |

г)

разходи, декларирани от крайния бенефициер и покрити от друг проект или работна програма, получаваща безвъзмездна помощ от Общността;

| д) | покупка на земя; |
| --- | --- |

д)

покупка на земя;

| е) | разходи за персонал за длъжностни лица, които допринасят за изпълнение на проекта като изпълняват задачи, които са част от обичайните им задължения; |
| --- | --- |

е)

разходи за персонал за длъжностни лица, които допринасят за изпълнение на проекта като изпълняват задачи, които са част от обичайните им задължения;

| ж) | вноска в натура. |
| --- | --- |

ж)

вноска в натура.

IV.   Разходи, покрити от целеви приходи

| 1. | При надлежно обосновани случаи съфинансирането на проекта по отношение на приноса от крайния бенефициер и партньорите по проекта може да бъде изразен частично като принос като извършена работа от длъжностни лица, които работят за тези органи и които участват в проекта. В такъв случай тези разходи не се допустими като преки или непреки разходи за персонала, както са определени в точки II.1.1 и II.2, а като разходи, покрити от целеви приходи. |
| --- | --- |

1.

При надлежно обосновани случаи съфинансирането на проекта по отношение на приноса от крайния бенефициер и партньорите по проекта може да бъде изразен частично като принос като извършена работа от длъжностни лица, които работят за тези органи и които участват в проекта. В такъв случай тези разходи не се допустими като преки или непреки разходи за персонала, както са определени в точки II.1.1 и II.2, а като разходи, покрити от целеви приходи.

| 2. | Такъв принос не бива да надвишава 50 % от общия принос, осигурен от крайния бенефициер. В такъв случай се прилагат следните правила:






  а) | задачите на държавните служители са конкретно свързани с изпълнението на проекта и не възникват от регламентираните отговорности в публичния орган; |
| --- | --- | --- |

2.

Такъв принос не бива да надвишава 50 % от общия принос, осигурен от крайния бенефициер. В такъв случай се прилагат следните правила:

а)

задачите на държавните служители са конкретно свързани с изпълнението на проекта и не възникват от регламентираните отговорности в публичния орган;

| б) | държавните служители, на които е поверено изпълнението на проект, се подкрепят от надлежно документирано решение на компетентния орган; |
| --- | --- |

б)

държавните служители, на които е поверено изпълнението на проект, се подкрепят от надлежно документирано решение на компетентния орган;

| в) | стойността на този принос може да бъде одитирана и не може да надвишава разходите, действително направени и надлежно оправдани от счетоводни документи на държавния орган. |
| --- | --- |

в)

стойността на този принос може да бъде одитирана и не може да надвишава разходите, действително направени и надлежно оправдани от счетоводни документи на държавния орган.

V.   Техническа помощ по инициатива на държави-членки

| 1. | По инициатива на всяка държава-членка, допустими са следните мерки за техническа помощ за всяка годишна програма, в рамките на ограниченията, определени в член 16 от основния акт:






  а) | разходи, свързани с подготовката, подбора, оценката, управлението и мониторинга на действията (включително компютърно оборудване и консумативи); |
| --- | --- | --- |

1.

По инициатива на всяка държава-членка, допустими са следните мерки за техническа помощ за всяка годишна програма, в рамките на ограниченията, определени в член 16 от основния акт:

а)

разходи, свързани с подготовката, подбора, оценката, управлението и мониторинга на действията (включително компютърно оборудване и консумативи);

| б) | разходи, свързани с одити и проверки на място на дейностите или проектите; |
| --- | --- |

б)

разходи, свързани с одити и проверки на място на дейностите или проектите;

| в) | разходи, свързани с оценки на действията или проектите; |
| --- | --- |

в)

разходи, свързани с оценки на действията или проектите;

| г) | разходи, свързани с информиране, разпространение и прозрачност по отношение на действията; |
| --- | --- |

г)

разходи, свързани с информиране, разпространение и прозрачност по отношение на действията;

| д) | разходи за придобиване, инсталиране и поддържане на компютърни системи за управление, мониторинг и оценка на фондовете; |
| --- | --- |

д)

разходи за придобиване, инсталиране и поддържане на компютърни системи за управление, мониторинг и оценка на фондовете;

| е) | разходи за срещи на мониторингови комитети и подкомитети, свързани с изпълнението на действията. Тези разходи могат също така да включват разходи за експерти и други участници в тези комитети, включително участници от трети страни, където тяхното присъствие е от съществено значение за ефективното изпълнение на действията; |
| --- | --- |

е)

разходи за срещи на мониторингови комитети и подкомитети, свързани с изпълнението на действията. Тези разходи могат също така да включват разходи за експерти и други участници в тези комитети, включително участници от трети страни, където тяхното присъствие е от съществено значение за ефективното изпълнение на действията;

| ж) | разходи за заплати, включително вноски за социално осигуряване, макар и само в следните случаи:






  — | чиновници и други държавни служители, командировани от надлежно документирано решение на компетентния орган за изпълнение на задачите, посочени в букви от а) до е); |
| --- | --- | --- |

ж)

разходи за заплати, включително вноски за социално осигуряване, макар и само в следните случаи:

—

чиновници и други държавни служители, командировани от надлежно документирано решение на компетентния орган за изпълнение на задачите, посочени в букви от а) до е);

| — | друг персонал, нает за изпълнение на задачи, посочени в точки от а) до е); |
| --- | --- |

—

друг персонал, нает за изпълнение на задачи, посочени в точки от а) до е);

| — | периодът на командироване по други задачи или наемане не може да надвишава крайната дата за допустимост на разходите, определена в решението за одобрение на помощта. |
| --- | --- |

—

периодът на командироване по други задачи или наемане не може да надвишава крайната дата за допустимост на разходите, определена в решението за одобрение на помощта.

| 2. | Техническата помощ може да финансира разходи, направени от някой от следните органи: отговорен орган, упълномощен орган, одитен орган, сертифициращ орган. |
| --- | --- |

2.

Техническата помощ може да финансира разходи, направени от някой от следните органи: отговорен орган, упълномощен орган, одитен орган, сертифициращ орган.

| 3. | Дейностите, свързани с техническата помощ, трябва да бъдат изпълнени и съответните плащания направени след 1 януари на годината, посочена във финансовото решение за одобрение на годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост трае до края на юни на година N (3) + 2 или всяка друга по-късна дата, съвместима с крайния срок за представяне на окончателния отчет за изпълнение на годишната програма. |
| --- | --- |

3.

Дейностите, свързани с техническата помощ, трябва да бъдат изпълнени и съответните плащания направени след 1 януари на годината, посочена във финансовото решение за одобрение на годишните програми на държавите-членки. Периодът на допустимост трае до края на юни на година N (3) + 2 или всяка друга по-късна дата, съвместима с крайния срок за представяне на окончателния отчет за изпълнение на годишната програма.

| 4. | Всяка обществена поръчка трябва да се проведе в съответствие с националните правила за обществени поръчки, установени в държавата-членка. |
| --- | --- |

4.

Всяка обществена поръчка трябва да се проведе в съответствие с националните правила за обществени поръчки, установени в държавата-членка.

| 5. | Държавите-членки могат да изпълняват мерки за техническа помощ за този фонд заедно с мерки за техническа помощ за друг или за всичките четири фонда. В този случай обаче само частта от разходите, използвана за изпълнение на общата мярка, съответстваща на настоящия фонд, е допустима за финансиране по настоящия фонд, а държавите-членки трябва да гарантират, че:






  а) | частта от разходите за общи мерки е включена към съответния фонд по разумен и проверяем начин; и |
| --- | --- | --- |

5.

Държавите-членки могат да изпълняват мерки за техническа помощ за този фонд заедно с мерки за техническа помощ за друг или за всичките четири фонда. В този случай обаче само частта от разходите, използвана за изпълнение на общата мярка, съответстваща на настоящия фонд, е допустима за финансиране по настоящия фонд, а държавите-членки трябва да гарантират, че:

а)

частта от разходите за общи мерки е включена към съответния фонд по разумен и проверяем начин; и

| б) | няма двойно финансиране на разходи. |
| --- | --- |

б)

няма двойно финансиране на разходи.

---

(1)  Включително вноска в натура, описан в точка IV.

(2)  Където „N“ е годината, посочена в решение за финансиране, одобряващо годишните програми на държавите-членки.

(3)  Където „N“ е годината, посочена в решение за финансиране, одобряващо годишните програми на държавите-членки.

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

ЗАЯВКА ЗА СПЕШНИ МЕРКИ

ДЪРЖАВА-ЧЛЕНКА:

ОТГОВОРЕН ОРГАН:

ГОДИНА НА ЗАЯВКАТА:

ГОДИШНА ПРОГРАМА, ПОДЛЕЖАЩА НА ИЗМЕНЕНИЕ:

1.   Описание на особеното напрегнато положение, изискващо спешни мерки

| 1.1. | Показател за изключителния характер на положението |
| --- | --- |

1.1.

Показател за изключителния характер на положението

| 1.2. | Брой и характер на пристиганията |
| --- | --- |

1.2.

Брой и характер на пристиганията

| 1.3. | Ефекти от тези пристигания върху капацитета за приемане, системата за убежище или инфраструктурата |
| --- | --- |

1.3.

Ефекти от тези пристигания върху капацитета за приемане, системата за убежище или инфраструктурата

| 1.4. | Спешни нужди |
| --- | --- |

1.4.

Спешни нужди

| 1.5. | Краткосрочни цели |
| --- | --- |

1.5.

Краткосрочни цели

2.   Предвидени спешни мерки

| 2.1. | Мярка 1 |
| --- | --- |

2.1.

Мярка 1

| 2.2. | Мярка 2 |
| --- | --- |

2.2.

Мярка 2

| 2.3. | и т.н. |
| --- | --- |

2.3.

и т.н.

Аспекти на действието, представени при описание на всяка мярка по точки 2.1 и т.н.

| 1. | Цел и обхват на мярката
   (1)
  , включително целева група |
| --- | --- |

1.

Цел и обхват на мярката
   (1)
  , включително целева група

| 2. | Продължителност на мярката
   (2) |
| --- | --- |

2.

Продължителност на мярката
   (2)

| 3. | Където е уместно, обосновка относно проекта(те), изпълнени непосредствено от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган |
| --- | --- |

3.

Където е уместно, обосновка относно проекта(те), изпълнени непосредствено от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган

| 4. | Очаквани получатели на безвъзмездна помощ |
| --- | --- |

4.

Очаквани получатели на безвъзмездна помощ

| 5. | Очаквани количествени резултати и индикатори, които ще бъдат използвани |
| --- | --- |

5.

Очаквани количествени резултати и индикатори, които ще бъдат използвани

| 6. | Видимост на финансирането от страна на ЕО |
| --- | --- |

6.

Видимост на финансирането от страна на ЕО

| 7. | Допълняемост със съществуващи действия, подкрепяни от Европейския фонд за бежанците |
| --- | --- |

7.

Допълняемост със съществуващи действия, подкрепяни от Европейския фонд за бежанците

3.   Правила за допустимост

| 3.1. | Начална дата и крайна дата на всички мерки |
| --- | --- |

3.1.

Начална дата и крайна дата на всички мерки

| 3.2. | Дерогации от правилата за допустимост на разходите, посочени в приложение 11 на настоящото решение, в съответствие с член 5 от основния акт. |
| --- | --- |

3.2.

Дерогации от правилата за допустимост на разходите, посочени в приложение 11 на настоящото решение, в съответствие с член 5 от основния акт.

4.   Индикативен финансов план

Финансови таблици, заместващи таблиците в приложение 3 под заглавие „други операции“ (със съответните подробности).

---

(1)  В съответствие със специфичните правила за допустимост, съгласно основния акт.

(2)  Максимум шест месеца.

---