## T ec hn ic a l S y s t e m Aud i t

S o u t h C oa s t A i r Q u a li t y M a n a g e m e n t D i s t r i c t

A m b ie n t A ir M o n i to ri n g P r og r am

S e p t e m b er 24- 2 5

, 201 3

C o nduc t e d b y

A i r Qu al i t y A n a ly s i s Of f i c e Qu a li t y As s u r a nce Off i ce

A i r D i vi s i o n M a n a g e m ent a nd T echn i c al

Ser v i c e s Di v i s i o n

U S E PA R e gio n 9

75 H a w t h o rne S t re e t

S a n F r a n c i s c o , C a l i f

o r n ia 9 41 0 5

F i n a l R ep o r t: Sept e m ber 29

, 2 014I ND E X

G LOSS ARY O F A C R O NY M S

........................................................................................ i

E X E CU T I V E S U MM ARY

.................................. . ............................................................1

TS A AC T I V I T I ES

....... . .....................................................................................................3

O V E RV I E W O F A I R M O N I TO R I N G P R O G RA M

............................. . ......................6

F I ND I N G S

............ ... .................................................................................................13

A P P E N D I X A: S u m m a r y o f F i nd i n gs.........

... ...........................................................30

A P P E N D I X B : G oo d P r a ct i c e R e c o mme nd a t i o n s........................................................31

A P P E N D I X C: O r ga n i z a t i o n a l C h a rt .......................................................................32i G LOSS ARY O F A C R O NY M S

AQAO

............................ . ............. A i r Q u a li t y A n a l y s i s Of f i c e

A Q I S

.................. ... ............ A i r Q u a li t y I n s t r u m e n t S p ec i a li s t

AQ S

............................................. A i r Q u a li t y S y s t e m

B A M

............................................ B e t a A tt e n u a ti on Mon it o r

C A

................................................ C a li f o r n i a

C A R B

.......................................... C a li f o r n i a A i r R e sou r c e s B o ar d

C O

................................................ C ar bon Mono x i d e

C F R

.............................................. C od e o f F e d e r a l R e g u l a ti ons

DQO

............................... . ............. D a t a Q u a li t y O b j e c ti v e

EM S

............................................. E l ec t r on i c M a n a g e m e n t S y s t e m

E P A

.............................................. Env i r on m e n t a l P r o t ec ti on A g e n c y

F EM...............................

. ............. F e d e ra l Equ i v a l e n t M e t h od

F I D

............................................... F l a m e I on i z a ti on D e t e c t o r

F R M............................................. F e d e ra l R e f ere n ce M e t h o d

G C

................................................ G a s C h r o m a t o g ra ph (Ga s C h r o m a t o g r a

p h y )

I CP

- M S

........................................ I nd u c ti v e l y C oup l e d P l a s m a- M a ss S p ec t r os c o p y

I O

................................................. I n o r g a n i c C o m p e nd i u m

L T E

.............................................. l e ss t h a n o r e qu a l t o

M A TE S

........................................ Mu lti p l e A i r To x i c s E x p osu re S t u d y

M D L

............................................. M e t hod D e t ec ti on L imit

M S

................................................ M a ss S p ec t r o m e t e r

M S D

............................................. M a ss S e l ec ti v e D e t e c t o r

NAAQ S

.......................... . ............. N a ti on a l A m b i e n t A i r Q u a li t y S t a nd ar d

NA TT S

......................................... N a ti on a l A i r To x i c s T re n ds S t a ti on s

N C O R E........................................ N a ti on a l C o re m u lti po ll u t a n t m on it o r i n g s t a ti ons

N I S T

............................................. N a ti on a l I ns tit u t e f o r S t a nd ar ds a nd T e c hno l og y

NO

x / NO

y

........................ . ............. N it r o g e n O x i d e s

O 3

................................................. O z on e

O R D

............................................. Off i ce o f R e s e a rc h a nd D e v e l op m e n t

P A M S

........................................... P ho t o c h e mi ca l A ss e ss m e n t Mon it o r i n g S t a ti ons

P b

................................................. L e a d

P E

................................................. P erf o r m a n c e Ev a l u a ti on

P M............................................... P arti c u l a t e M a tt e r

PM 2 .5

.............................. . ............. P arti c u l a t e M a tt er w it h a er o d y n a mi c d i a m e t er L T E 2.5 μ m

PM 10

............................... . ............. P arti c u l a t e M a tt er w it h a er o d y n a mi c d i a m e t er L T E 10 μ m

P O C

.............................................. P ara m e t er O cc u rre n ce C od e

P QAO

........................................... P r im a r y Q u a li t y A ss u ra n ce O r g a n i z a ti on

QA

.................................. . ............. Q u a li t y A ssu r a n ce

QA PP

........................................... Q u a li t y A ssu r a n c e P r o j e c t P l a n

QAO

............................... . ............. Q u a li t y A ssu r a n c e Off i c e

Q C

................................................ Q u a li t y C on t r o l

Q M P

............................................. Q u a li t y M a n a g e m e n t P l a n

R T I

............................................... R e s earc h T r i a n g l e I ns tit u t e ( E P A C on t rac t o r )

SC AQ M D

.................................... S ou t h C o a s t A i r Q u a li t y M a n a g e m e n t D i s t r i c t

S L A M S

.......................... . ............. S t a t e o r L o ca l A i r Mon i t o r i n g S t a ti on

S O P

.............................................. S t a nd ar d O p e r a ti n g P r o c e du r e

SO 2

................................. . ............. S u l f u r D i o x i d eii

SP M

............................................. S p ec i a l P u r pos e Mon it o r

SR P

.............................................. S t a nd ar d R ef e re n c e P ho t o m e t e r

S T N

.............................................. S p ec i a ti on T re nds N e t w o r k

S T P

............................................... S t a nd ar d T e m p e r a t u re a n d P re ssu r e

T A D

............................................. T ec hn i ca l A ss i s t a n ce D o c u m e n t

TE O M

.......................................... T a p e r e d E l e m e n t O s c ill a t i n g M i cr o b a l a n ce

T O

................................................ To x i c Or g a n i c C o m p e nd i u m

T S A

.............................................. T ec hn i ca l S y s t e m A ud i t

T S P

............................................... To t a l S usp e nd e d P arti c l e s

X RF

.............................................. X-r a y F l uo re s ce n ce3 E X E CU T I V E S U MM ARY

Th i s do c u m e n t i s a re po r t on t h e f i nd i n g s o f t h e U n it e d S t a t e s Env i r on m e n t a l P r o t ec ti on A g e n c y ( E P A) m a d e du r i n g a

T e c hn i ca l S y s t e m s A ud it ( T S A) o f t h e S ou t h C o a s t A i r Q u a li t y

M a n a g e m e n t D i s t r i c t ( S C AQ M D) a m b i e n t a i r m on it o r i n g p r o g r a m

. A T S A i s a n on

- s it e re v i e w

a nd i nsp ec ti on o f a

s t a t e o r l o ca l a m b i e n t a i r m on i t o r i n g p r o g ra m t o a ss e ss it s c o m p li a n ce w it h

e s t a b li sh e d r e g u l a ti ons gov er n i n g t h e c o ll ec ti on, a n a l y s i s, v a li d a ti on, a nd r e po r ti n g o f a m b i e n t

a i r qu a li t y d a t a . Th i s T S A m ee t s t h e re qu i r e m e n t s f o r E P A a ud it s o f t h e SC AQ M D m on it o r i n g

o r g a n i z a ti on re qu i re d b y 40 C F R 58, a pp e nd i x A

, § 2.5.

Th e T S A w a s c ond

u c t e d b y E P A R e g i on 9 s t a f

f f r o m S e p t e m b er

24

- 25, 2 0 13 Th e a

ud it t ea m

i n t er v i e w e d m a n a g e m e n t a nd s t aff on sp e c i f i c a s p ec t s o f t h e a i r m on it o r i n g p r og ra m i n c l ud i n g

n e t w o r k d e s i g n, f

i e l d op e ra ti ons, l a

bo ra t o r y o p era t i ons, d a t a

h a nd li n g , q u a li t y a ssu r a n ce a nd

qu a li t y c on t r o l p r o ce du re s. Th e a ud it t ea m a l so i n s p ec t e d t w o o f t h e m on it o r i n g s it e s a nd t h r ee

p r osp ec ti v e S L A M S n e ar -r o a d w a y s it e s op e r a t e d

b y SC AQ M D . Th e s it e i nsp ec ti ons c ons i s t e d o f

a n i n t er v i e w w it h t h e s it e op era t o r w h e n poss i b l e

, re v i e w o f s t a ti on a nd i ns t r

u m e n t l o g books, a nd

e v a l u a ti on o f t h e s t a ti on s iti n g w it h re sp ec t t o E P A re qu i re m e n t s f o r p r o b e s iti n g ( 40 C F R

58,

A pp e nd i x E ) . Th e l a

bo ra t o r y i nsp e c ti on i n c l ud e d a limit e d re v i e w o f t h e p ar ti c u l a t e m a tt er ( P M )

p r og ra m f o r m a ss d e t er

m i n a ti ons o f PM 10 a nd PM 2 .5 a nd P b

- T SP a n a l y s i s. A s t h i s T S A w a s

c o m p l e t e d i n t w o d a y s, it w a s f o c u s e d i n s c op e w h il e s till e x cee d i n g t h e T S A re qu i re m e n t s i n 40

C F R 58 A pp e nd i x A

. A s timi n g

, re sou r c e s, a nd n e e ds d i c t a t e , E P A w ill t a il o r t h e s c op e a nd

du ra ti on o f

T S A s a c c o r d i n g l y

.

Th e T S A i s on e o f t h e w a y s t h a t E P A p r ov i d e s o v er s i g h t t o e ns u re t h a t d a t a c o ll ec t e d b y s t a t e

, l o ca l

, a nd t r i b a l a g e n c i e s m ee t re qu i r e d mi n im u m d a t a qu a li t y ob j ec ti v e s. O t h er a ss e ss m e n t s,

su c h a s n e t w o r

k re v i e w s a nd p erf

o r m a n c e e v a l u a ti ons, a l so p r ov i d e i n f o r m a ti on a bou t t h e ov era ll

qu a li t y o f a m b i e n t a i r m on it o r i n g d a t a . T h e s e a s s e ss m e n t s e n a b l e a g e n c i e s t o i d e n ti f

y a nd c o r r ec t

t hos e p r og ra m e l e m e n t s t h a t m a y b e a d v er s e l y a f f ec ti n g t h e qu a li t y o f a m b i e n t a i r d a t a . Th e

re su lt s o f t h e T S A a r e s u mm ar i z e d h ere a nd f u l l y d e s cr i b e d i n t h i s re po r t

, a l on g w it h

rec o mm e nd e d ac ti ons t o a dd re ss t h e f i nd i n g s. Th e sp ec i f

i c a c ti ons t o b e t a k e n b y SC AQ M D w ill

b e do c u m e n t e d i n a c o r

re c ti v e ac ti on p l a n p r e p a re d b y SC AQ M D

.

E P A w ou l d li k e t o t h a nk a ll t h e s t aff a nd m a n a g e m e n t o f SC AQ M D f o r t h e i r a ss i s t a n ce a nd

c oop era ti on du r i n g t h e a ud it

.

A . P r og r a m S t re n g t h s :

SC AQ M D m a n a g e m e n t a nd s t aff a re e x t re m e l y k no w l e dg ea b l e . T h e y a re w o r

k i n g on s y s t e m s t o

a dd re ss t h e h i g h e s t p r i o r it y i ssu e s f i r s t

, a nd h a v e i m p r ov e d c o mm un i ca ti o n a nd c o ll a bo ra ti on

b e t w ee n Q u a li t y A ss u ra n ce

, A tm osph er i c M ea su r e m e n t s, a nd t h e L a b o ra t o r y m a n a g e m e n t a nd

s t aff

. SC AQ M D d e m ons t ra t e s a n o v era ll

, c o ll e c ti v e und er s t a nd i n g o f h o w i nd i v i du a l

re spons i b iliti e s f

it t o g e t h er t o p r odu c e d e f e ns i b l e

, qu a li t y

d a t a

, w h i c h i s re s u lti n g i n b e tt er

rec o g n iti on o f

s i g n i f i ca n t i ssu e s a nd s t r ong er Q u a li t y A ssu ra n ce ( QA) acr o s s t h e bo ar d

.4

B

. P r o g r a m M a

j o r F i nd i n gs :

D u r i n g t h e T S A , E P A i d e n ti f i e d a r ea s w h e re SC AQ M D’ s m on it o r i n g p r o g r a m shou l d b e

s t re n g t h e n e d. Th e m a

j o r f i nd i n g s a re :

- SC AQ M D i s no t e v a l u a ti n g o r im p l e m e n ti n g po t e n ti a l sho r t

- t er m f i x e s f o r e x i s ti n g s iti n g

i ssu e s i n so m e i ns t a n ce s.

- SC AQ M D c on ti nu e s t o face c h a ll e n g e s c ov er i n g a ll ac ti v iti e s a sso c i a t e d w it h p r odu c i n g

qu a li t y d a t a d u e t o s t aff t u r

nov er , un f

ill e d pos iti ons a nd i n cr e a s e d r e spons i b iliti e s.

- Th e SC AQ M D P ho t o c h e mi ca l A ss e ss m e n t Mon it o r i n g S t a ti ons ( P A M S ) p r og ra m do e s

no t h a v e a n a

p p r ov e d Q u a li t y A ssu r a n ce P r o j e c t P l a n (QA PP )

.

- Th e QA p r o g ra m ov er s i gh t o f a ll d a t a- r e l a t e d a c ti v iti e s i s n arr o w a nd no t a pp li e d

c ons i s t e n t l y

. O v e ra ll do c u m e n t a ti on p r o ce du r e s a r e no t c o m p l e t e l y arti c u l a t e d a nd

SC AQ M D l ac ks a

p r o c e s s f o r upd a ti n g a nd im p l e m e n ti n g S t a nd ar d O p e r a ti n g P r o c e du re s

( S O P s )

.

I t h a s b ee n E P A R e g i on 9 ’ s e x p er i e n ce t h a t a ll m on it o r i n g p r o g r a m s h a v e area s t h a t c ou l d b e

im p r ov e d. U n l e ss o t h er

w i s e no t e d, E P A’ s f

i nd i n g s are no t c a

us e f o r d a t a i n v a li d a ti on. A s s t a t e d

p re v i ous l y

, SC AQ M D h a s a r obus t a i r m on it o r i n g p r og ra m t h a t p r odu c e s r e li a b l e , d efe ns i b l e

,

v a li d d a t a f

o r re g u l a t o r y us e.5 TE C H N I CA L S Y ST E M AUD I T AC T I V I T I ES

F r o m S e p t e m b er

2 4

- 25, 2013 t h e E P A R e g i on 9 A i r Q u a li t y A n a l y s i s Of f i ce (A Q AO) a nd

Q u a li t y A ssu r a n c e Off

i c e (QAO) c ondu c t e d a

T ec hn i ca l S y s t e m A ud it o f S C AQ M D’ s a m b i e n t

a i r m on it o r i n g p r o g ra m

. Th e T S A re v i e w s on e p a r t o f SC AQ M D’ s p r o g ra m re spons i b ili t y

, t h e

c o ll ec ti on a nd a n a l y s i s o f a m b i e n t a i r qu a li t y d a t a

, w h i c h i s t h e re spons i b ilit y o f t h e A i r Q u a li t y

A ss e ss m e n t S ec ti on. Th e T S A c ov ere d t h e f o ll o w i n g p r o g ra m a r ea s :

· G e n e r a l / Q u a li t y M a n a g e m e n t

- P r o g r a m o r g a n i z a ti on

- F ac iliti e s

- I n d e p e nd e n t q u a li t y a ss u ra n ce a nd qu a li t y c on t r o l

- P l a nn i n g do c u m e n t s ( i n c l ud i n g Q M P

, QA PP s, & S O P s )

- Ge n e r a l do c u m e n t a ti on p o li c i e s

- T ra i n i ng

- C o rrec ti v e a c ti on

- Q u a li t y im p r ov e m e n t

- E x t er n a l p erf o r m a n ce a u d it s

· N e t w o r

k M a n a g e m e n t / F i e l d O p e ra ti ons

- N e t w o r

k d e s i g n

- C h a n g e s t o t h e n e t w o r k s i n ce t h e l a s t a

ud i t

- P r opos e d c h a n g e s t o t h e n e t w o r k

- F i e l d suppo r t

· L a b o ra t o r y O p e r a ti ons

- R ou ti n e op era ti ons

- Q u a li t y c on t r o l

- L a b o ra t o r y p re v e n ti v e m a i n t e n a n ce

- L a b o ra t o r y rec o r d k ee p i n g

- L a b o ra t o r y d a t a a c qu i s iti on a nd h a nd li ng

- S p ec i f

i c po ll u t a n t s : PM 10

, PM 2 .5 , T o x i c s, P A M S

, a nd L ea d

· D a t a a nd D a t a

M a n a g e m e n t

- D a t a h a nd li n g

- S o f t w are do c u m e n t a ti on

- D a t a v a li d a ti on a nd c o r

re c ti on

- D a t a p r o c e ss i n g

- I n t e r n a l r e po r ti n g

- E x t er n a l re po r ti n g

E P A t rac k e d suppo r ti n g do c u m e n t a ti on f o r d a t a p o i n t s fr o m ca l e nd a r y e a r 2012.

Th e E P A T S A w a s c on d u c t e d b y Gw e n Y osh im u ra (A Q AO) a nd M a t h e w P l a t e (QAO)

. M ere d it h K

u r p i us a nd E u g e n i a

M c N a u gh t on, m a n a g er s o f t h e AQAO a nd QAO

, re s p ec ti v e l y

,

p arti c i p a t e d i n t h e op e n i n g a nd c l os i n g m e e ti n g s.6

P arti c i p a ti n g m a n a g er s a nd sup er v i so r s o f t h e SC AQ M D A i r Q u a li t y A ss e ss m e n t S ec ti on

i n c l ud e d P h ili p F i n e

, R

u d y Ed e n, J a son L o w

, A n d rea P o li do r i

, S o l o m on T eff e ra

, S t e v e B a r

bos a

,

a nd R e n e B er

m ud e z

.

Th i s re po r t i s d i v i d e d i n t o t h e f o ll o w i n g s e c ti ons :

· E x ec u ti v e S u mm a r y

– d e s cr i b e s t h e pu r

po s e o f t h e T S A a nd a

su mm a r y o f t h e m a j o r

f i nd i n g s.

· T S A A c ti v iti e s – ou tli n e s t h e timi n g o f t h i s T S A a nd t h e p r o g ra m s t h a t w er e c ov e r e d

.

· O v er v i e w o f A i r

Mon it o r i n g P r o g ra m – d e s cr i b e s SC AQ M D’ s A i r Mon it o r i n g P r o g ra m

.

· F i nd i n g s – c o ll ec ti on o f pos iti v e

, m a j o r

, mi no r f

i nd i n g s, a nd r ec o mm e n d a ti ons t h a t

i n c l ud e s d e t a il s a sso c i a t e d w it h eac h f i nd i n g

.

· A pp e nd i x A – su mm ar i ze d li s t o f f i nd i n g s w it h p r i o r i t y ra nk i n g

.

· A pp e nd i x B

– SC AQ M D o r g a n i z a ti on a l c h art

.

Th e F i nd i n g s s ec ti on i n c l ud e s pos iti v e f i nd i n g s a n d t hos e t h a t re qu i re c o r re c ti v e ac ti on. Th e y are

g r ou p e d b y p r o g r a m a r e a

. R ec o mm e nd a ti ons t o r e so l v e f i nd i n g s a re p r ov i d e d f

o r e ac h o n e t h a t

re qu i re s c o rr e c ti v e a c ti on t o g i v e so m e i nd i ca ti on o f E P A e x p ec t a ti on a s t o ho w t h e y m a y b e

a dd re ss e d. I f SC AQ M D h a s o t h er a pp r o ac h e s o r a lt er

n a ti v e s t o a dd re ss t h e c on cer ns i d e n ti f i e d,

E P A w ill c ons i d er t h e m , p r ov i d e d t h e c o r rec ti v e a c ti on a d e qu a t e l y a dd re s s e s t h e f i nd i n g

. A pp e nd i x A i s a

su mm ar i z e d li s t o f f

i nd i n g s e x c l ud i n g pos iti v e f i nd i n g s, li s t e d acc o r d i n g t o

p r i o r i t y

. H i g h e r

p r i o r i t y f i nd i n g s a r e t hos e t h a t: ( 1 ) are ov e r- a rc h i n g i ssu e s, ( 2 ) h a v e a g r e a t er

im p ac t on r e g u l a t o r y d e c i s i ons, a nd / o r ( 3 ) a f fec t d a t a qu a li t y

. A ll f

i nd i n g s s hou l d b e a dd re s s e d i n

a c o r r ec ti v e ac ti on re po r t

.

G e n e r a l

F o r t h i s T S A

, t h e a

ud it t e a m i n t er

v i e w e d m a n a g e m e n t a nd s t aff

, f o c us i n g on sp ec i f

i c a s p ec t s o f

t h e a i r m on it o r i n g p r o g r a m i n c l ud i n g n e t w o r k d e s i g n, f

i e l d o p era ti ons, l a

b o ra t o r y op e r a ti ons,

d a t a h a nd li n g , qu a li t y a s s u ra n ce a nd qu a li t y c on t r o l p r o ce du r e s. E P A i n t er v i e w e d m a n a g e m e n t

a nd s t aff f

r o m A tm osph e r i c M ea su r e m e n t s, i n c l u d i n g O p e ra ti ons, S uppo r t

, D a t a M a n a g e m e n t

,

a nd S p ec i a l Mon it o r i n g

, a s w e ll a s m a n a g e m e n t a nd s t aff fr o m t h e Q u a li t y A ssu ra n c e B ra n c h

a nd t h e L a

bo r a t o r y

, a nd r e v i e w e d SC AQ M D’ s p r o ce du re s, q u a li t y a ssu ra n c e do c u m e n t s,

p erf o r m e d d a t a t r ac k i n g

, a nd re v i e w e d f i nd i n g s f r o m t h e p re v i ous T S A c o ndu c t e d i n 2010.

N et w o r k M a n ag e m e n t

E P A i n t er v i e w e d SC A Q M D

, i n c l ud i n g J a son L o w

, A nd r e a P o li do r i

, R e n e B er m u d e z

, a nd

re v i e w e d SC AQ M D ’ s J u l y 2013 A nnu a l N e t w o r

k P l a n. SC AQ M D a l so sub mitt e d a f i v e

- y e a r

A nnu a l N e t w o r

k A ss e s s m e n t i n J u l y

2010 a s re q u i re d b y 40 C F R p art 58

. 10. Th e n e x t n e t w o r k

a ss e ss m e n t w ill b e du e i n 2015. G e n e r a l l y

, t h e m o n it o r i n g n e t w o r k m ee t s t h e re qu i r e m e n t s f o r

t h e mi n im u m nu m b er

o f m on it o r i n g s it e s d e s i g n a t e d a s S t a t e o r L o c a l A i r Mon it o r i n g S t a ti on

( S L A M S ) f

o r a ll o f t h e c r it er i a

po ll u t a n t s.7

F i e l d O p er a t i o n s

I n a dd iti on t o t hos e i nd i v i du a l s p re v i ous l y m e n ti o n e d, E P A i n t er v i e w e d s e v era l A i r Q u a li t y

Mon it o r i n g U n it s t aff

. A l l s t aff d e m ons t ra t e d a t ho r ou g h kn o w l e d g e o f t h e op era ti on o f t h e

m on it o r i n g e qu i p m e n t f

o r w h i c h t h e y w ere re spo n s i b l e

.

E P A v i s it e d C re s tli n e (AQ S I D 0 6

- 071

- 0005 )

, S o u t h L o n g B e a c h ( 06

- 03 7

- 4004 )

, t h e p r osp e c ti v e

n e w n e a r r o a d w a y m on it o r i n g s it e a t E ti w a n d a A v e . o ff t h e I

- 10 W e s t i n t h e Ri v er s i d e- S a n

B er n ar d i no -O n t ar i o M S A

, a nd t h e p r osp e c ti v e s it e s i n A n a h e im o ff t h e I

- 7 10 E a t L o n g B e ac h

B ou l e v a r d i n t h e L os A n g e l e s

- L o n g B e a c h

- S a n t a A n a M S A . Mos t s it e s m e t t h e s iti n g cr it er i a o f

40 C F R p art 58, a pp e nd i x E. Th e e v a l u a ti on i n c l ud e d i nsp ec ti on o f t h e i n l e t m a n i f o l ds,

e x a mi n a ti on o f

s t a ti on a nd i ns t r

u m e n t l o g books, a nd a c h e c k o f w h e t h er a p p r op r i a t e Q C c h ec ks

a nd QA a ud it s w e re b e i n g p e rf

o r m e d. S ee f

i nd i n gs A 1 a nd C 2 f

o r a dd iti o n a l c o mm e n t s a bou t

m on it o r s iti n g . E P A a l so no t e s t h a t t h e C re s tli n e a nd S ou t h L o n g B eac h s t a ti on op era t o r s

m a i n t a i n e d w e ll

- o r g a n i z e d, c l ea n s t a ti on w it h h i g h

- qu a li t y do c u m e n t a ti on, a nd t rac k i n g o f

t y p i ca l s it e op e ra ti on, i ssu e s a nd re so l u ti ons

.

L a b o r a t o r y O p er a t i o n s

P arti c u l a t e M a tt er L a bo r a t o r y (G r a v im e t r i c L a b o r a t o r y )

E P A v i s it e d t h e p ar

ti c u l a t e m a tt er ( g r a v im e t r i c) l a bo ra t o r y a nd i n t er v i e w e d S t e v e T a w a nd

S o l o m on T effera

. SC A Q M D re c e n t l y l os t t h e p e r son w hos e re spons i b ili t y i t w a s t o w e i g h t h e

PM 2

. 5 f i lt er s. C u rre n t s t a f

f are qu i c k l y c o mi n g up t o sp ee d, ho w e v er

, it i s d i ff i c u lt t o t race cert a i n

vo i d o r QA qu a li f

i er c o d e s e n t e r e d e a r li er . Th i s i ssu e h i g h l i g h t s t h e im po r t a n ce o f c l e a r

p r o ce du r e s a nd d o c u m e n t a ti on.

E P A a l so i n t er

v i e w e d Y a n g S o n g

, t h e i n t er ns r e s p ons i b l e f

o r f ilt er p r o ce ss i n g

, a nd S a n d ra H o m

a bou t P b

- T SP d a t a

p r o c e ss i n g . Th e P b

- T SP s a m p l e h a nd li n g

, p r o ce ss i n g a n d a n a l y s i s w a s w e ll

r un.

D a t a a nd D a t a M a n ag e me n t

Th i s s ec ti on c ov er s d a t a m a n a g e m e n t f o r cr it er i a po ll u t a n t s (O 3

, C O

, NO 2

, SO 2

, PM 2 .5

, PM 10

, a nd

P b )

. B r i a n V l a s i c h a nd M i c h ae l H a m d a n w e r e i n t er v i e w e d. SC AQ M D c o ll ec t s a l a r g e a m oun t o f

d a t a e a c h d a y . T h e d a t a v a li d a t o r s are do i n g a n e x ce p ti on a l j ob o f w o r k i n g t o f i nd area s w h e r e

t h e p r o ce ss, i n c l ud i n g d o c u m e n t a ti on, c ou l d b e im p r ov e d. Th e l e v e l o f un d er s t a nd i n g o f t h e

e n ti re s y s t e m a nd a

b ili t y t o i d e n ti f

y a nd i nv e s t i g a t e poss i b l e rea sons f o r d a t a i ssu e s w a s m os t

im p re ss i v e

. W h il e d a t a t rac k i n g sho w e d t h a t im p r ov e m e n t s c ou l d b e m a d e

, SC AQ M D i s do i n g

w e ll c ons i d er i n g ho w fe w s t aff a re p e rf o r mi n g d a t a v a li d a ti on i n re l a ti on t o t h e l a r g e vo l u m e o f

d a t a t o b e p r o c e ss e d.8

Q u a li t y M a n ag e m e n t

E P A i n t er v i e w e d A n d re a P o li do r i a nd R a u l D o m i n g u e z a nd r e v i e w e d qu a l i t y m a n a g e m e n t

do c u m e n t s. I n a dd iti on, E P A c o ll ec t e d i n f o r m a ti o n a bou t Q u a li t y A ss u ra n c e a nd Q u a li t y C on t r o l

(QA / Q C ) a c ti v iti e s du r i n g i n t er v i e w s o f o t h er s ec t i ons o f t h e t ec hn i ca l s y s t e m

.9 O V E RV I E W O F A I R M O N I TO R I N G P R O G RA M

G e n e r a l P r og r a m

F e d e ra l a nd C a li f

o r n i a S t a t e l a w s r e qu i re t h a t c l e a n a i r s t a nd ar ds b e m e t a n d m a i n t a i n e d

t h r ou g hou t t h e n a ti on a n d t h e S t a t e o f C a li f o r n i a

. A u t ho r i t y a nd re spons i b ili t y f o r a i r qu a li t y

m on it o r i n g h a s b e e n d e l e g a t e d t o SC AQ M D b y t h e U S E P A pu r su a n t t o t h e Cl ea n A i r A c t o f

1977 a nd t h e Cl ea n A i r A c t A m e nd m e n t s o f 19 9 0. Th e SC AQ M D i s d ef i n e d i n t h e C a li f

o r n i a

H ea lt h a nd S a f

e t y C o d e

, D i v i s i on 26, A i r R e sou r c e s, S ec ti on 40412 a s t h e “ S o l e a nd e x c l us i v e

a g e n t h a v i n g re spons i b ili t y f o r a i r po ll u ti on c on t r o l w it h i n t h e D i s t r i c t

. ” Th e S t a t e d ef i n e s t h e

g e o g ra ph i c e x t e n t o f t h e SC AQ M D a s “ po r ti ons o f C oun ti e s o f L os A n g e l e s, Or a n g e

, Ri v er s i d e

,

a nd S a n B er

n a r d i no i n c l ud e d w it h i n t h e ar e a o f t h e S ou t h C o a s t A i r B a s i n, a s d e s cr i b e d i n

S ec ti on 60104 o f t h e T itl e 17 o f t h e C a li f o r n i a A d mi n i s t ra ti v e C od e

. ”

Th e SC AQ M D c u r

r e n t l y h a s 40 ac ti v e m on it o r i n g s t a ti ons f o r cr it er i a po ll u t a n t s. Th e cr it e r i a

po ll u t a n t s m ea su re d i n c l ud e :

· C ar bon Mono x i d e ( C O)

· N it r o g e n D i o x i d e (NO 2 )

· S u l f u r D i o x i d e ( SO 2 )

· L e a d ( P b )

· O z on e (O 3 )

· P arti c u l a t e M a tt er ( PM 10 a nd PM 2 .5 )

B a r r y W a ll er s t e i n i s t h e SC AQ M D’ s E x ec u ti v e Off i cer

. M a tt M i y a s a t o, D e pu t y E x ec u ti v e

Off i c e r , h ea ds t h e S c i e n c e & T ec hno l og y A dv a n c e m e n t D i v i s i on. A t t h e tim e o f t h e T S A

, P h ili p

F i n e w a s t h e A ss i s t a n t D e pu t y E x ec u ti v e O ff

i c e r

, l ea d i n g t h e Mon it o r i n g & A n a l y s i s subD i v i s i on, w h i c h i s t h e p r im a r y o r g a n i z a ti on i n S c i e n ce & T e c hno l og y A d v a n ce m e n t r e spons i b l e

f o r a i r m on it o r i n g . Th e Mon it o r i n g & A n a l y s i s g r oup h a s t h re e f un c ti on a l area s ( b ra n c h e s ) :

L a b o ra t o r y S e r

v i ce s & S ou rce T e s t En g i n eer i n g ( R u d y Ed e n, m a n a g e r )

, A tm osph er i c

M ea su re m e n t s ( J a son L o w

, m a n a g e r )

, a nd Q u a li t y A ssu ra n c e (A nd r ea P o li do r i

, m a n a g e r )

.

A tm osph er i c M ea s u re m e n t s ( Mon it o r i n g )

, L a b o r a t o r y S er

v i ce s & S ou rce T e s t En g i n e er i n g

( L a bo ra t o r y )

, a nd Q u a lit y A ssu r a n c e (Q A ) e a c h h a v e a r o l e i n t h e c o ll ec ti o n a nd e v a l u a ti on o f

a m b i e n t a i r

d a t a a s d ef

i n e d b y t h e SC AQ M D Q u a li t y M a n a g e m e n t P l a n ( Q M P ) . Th e Mon it o r i n g

g r oup i s r e spons i b l e f

o r m os t o f t h e a m b i e n t a i r d a t a c o ll ec ti on, i n c l ud i n g s a m p li n g a nd d a t a

p r o ce ss i n g o f c on ti nuou s a i r m on it o r s. Th e L a bo r a t o r y i s r e spons i b l e f

o r p re p a r a ti on o f

s a m p li n g

m e d i a

, a n a l y s i s o f a n a l y

t i ca l s a m p l e s fr o m t h e no n -c on ti nuous m on it o r s, a nd p r o ce ss i n g o f d a t a

fr o m t h e s e s a m p l e s. B o t h g r oups are re spons i b l e f o r im p l e m e n ti n g r ou ti n e QA / Q C p r o ce d u re s.

Th e QA g r oup i s r e spons i b l e f o r t rac k i n g a nd ov e r s i g h t o f t ra i n i n g

, c o rr e c ti v e ac ti ons, a nd d a t a

h a nd li n g . Th e QA g r oup a l so im p l e m e n t s p erf o r m a n ce a nd t ec hn i c a l a

ud it s a nd c oo r d i n a t e s a nd

p arti c i p a t e s i n t h e p r e p a r a ti on o f QA p l a nn i n g do c u m e n t s.10

N et w o r k M a n ag e m e n t

Th e SC AQ M D a m b i e n t a i r m on it o r i n g n e t w o r k c u rre n t l y c ons i s t s o f

40 S t a t e / L o ca l A i r

Mon it o r i n g S t a ti ons ( S L A M S ) p l us s e v era l sou rc e o r i e n t e d l e a d m on it o r s, sp ec i a l s t ud i e s a nd

S p ec i a l P u r

pos e Mon it o r i n g ( SP M ) s it e s t h a t u tili ze a v ar i e t y o f a i r

po ll u t a n t m ea su r i n g

i ns t r u m e n t s. Th e f

o ll o w i n g t a

b l e su mm a r i z e s t h e S L A M S s it e s i n t h e SC AQ M D

.11

T a b l e 1 : A i r M o n i t o r i n g S i te s i n t h e S CA Q M D ( Sour ce: S C A Q MD 20 1 3 A i r M

on it or i ng

N e tw or k P l an )

S t a t i o n O 3 C O SO 2 NO 2 PM 2 .5

F RM PM 10

F RM PM 2 .5

C o n t. PM 10

C o n t. TS P

A n a h e i m X X X X X X X

A T SF (E x i d e ) X

A z u s a X X X X X X

B a nn i n g X X X X

B i g B ea r X

B u rb a n k X X X X X X X X

C l o s et Wo r l d ( Q u e m etc o ) X

C o m p t on X X X X X

C o s ta M e s a X X X X

C r e s tl i n e X X X

F o n t a n a X X X X X X X

Gle n dor a X X X X X

I n d i o X X X X

L a Ha br a X X X

L a k e E l s i n or e X X X X X

L A X H X X X X X X

L on g B eac h

( N or t h ) X X X X X X X X X

L on g B eac h

( H u d s o n )

L o s A ng e le s X X X X X X X X X

M i r a L o m a ( V a n B u r e n ) X X X X X X X

M i ss i o n Vie

j o X X X X

N or c o X

O n ta r i o F

. S

. X X

P al m S pr i n g s X X X X X X

P a s a d e n a X X X X X

P e rr i s X X

P ic o R i v e r a X X X X X

P o m o n a X X X

R e d la n d s X X

R e h r i g (E x i d e ) X

R e s e d a X X X X X

R i v e r s i d e

- M a g n o li a X X X X X X

Ru b i doux X X X X X X X X X

Sa n B e r n a rd i n o X X X X X X X

Sa n ta C la r it a X X X X X12 S o

. L on g B eac h X X X X

T e m ec u l a X

U dd el h o l m

( T r o j a n) X

U p la n d X X X X X X

W e s t L

. A

. X X X X

SC AQ M D a l so op era t e s s e v era l s it e s f o r t h e f o ll o w i n g SP M p r o

j ec t s a nd s ou rce- o r i e n t e d l e a d

s a m p li n g :

· Mu lti p l e A i r

To x i c s E x p osu re S t u d y ( M A TE S ) IV

· P b a t E x i d e : R e h r i g i n V er non, a nd A T S F i n Ci t y o f C o mm erc e

· P b a t Q u e m e t c o ( Cl os e t W o r l d ) i n Ci t y o f I ndus t r y

· P b a t T r o

j a n B a tt e r y (U d d e l ho lm ) i n S a n t a F e S p r i n g s

I n a dd iti on, SC AQ M D op era t e s a n e t w o r k o f a i r t o x i c s s t a ti ons, i n c l ud i n g N a ti on a l A i r To x i c s

T re nds S t a ti ons (NA TT S ) a t t h e L os A n g e l e s ( M a i n ) a nd R ub i dou x s i t e s. Th i s a

ud it a dd re ss e d

a i r t o x i c s ac ti v iti e s t h a t s uppo r t t h e NA TT S

, i n c l ud i n g bo t h f i e l d a nd l a

b o r a t o r y o p e r a ti ons.

Th e s e t w o s it e s a r e a l so d e s i g n a t e d a s N a ti on a l C o re (N C o r e) m u lti

- po ll u t a n t m on it o r i n g s it e s.

SC AQ M D op era t e s a n e t w o r k o f P ho t o c h e mi ca l A ss e ss m e n t Mon it o r i n g S t a ti ons ( P A M S ) . Th e

P A M S n e t w o r

k c ons i s t s o f

s e v e n s it e s. L AX / H a s ti n g s i s a T y p e 1 ( up w i nd

, b ac k g r ound, a nd

t ra nspo r t ) P A M S s it e ; A z us a

, B u r b a nk, L os A n g e l e s ( M a i n )

, a nd P i c o Ri v e ra a r e T y p e 2

( m a x im u m p rec u r so r e mi ss i on / ce n t ra l bus i n e ss d i s t r i c t ) s it e s ; R ub i do u x a nd S a n t a Cl ar it a are

T y p e 3 ( m a x im u m O 3 c o n ce n t ra ti on ) s it e s. E P A h a s a pp r ov e d t h e SC AQ M D’ s P A M S n e t w o r k,

op era ti n g s c h e du l e a nd f

o reca s ti n g s c h e m e

.

F i e l d O p er a t i o n s

F i e l d op e r a ti ons are p er f

o r m e d b y t h e A tm osph e r i c M ea su re m e n t s D i v i s i on, w h i c h i s m a n a g e d

b y J a son L o w . Th i s d i v i s i on i s d i v i d e d i n t o t w o w o r k g r oups : A m b i e n t Mon it o r i n g a nd S p ec i a l

Mon it o r i n g

. R ou ti n e a m b i e n t m on it o r i n g i s c ond u c t e d b y t h e A m b i e n t M o n it o r i n g Gr oup. T h e

S p ec i a l Mon it o r i n g Gr o u p und ert a k e s s p ec i a l p r o j ec t s a nd s e a son a l m on it o r i n g a s n ee d e d. Th e

A m b i e n t Mon it o r i n g Gr o up i s subd i v i d e d i n t o O p era ti ons, S uppo r t

, a nd D a t a M a n a g e m e n t

s ec ti ons. D a y

- t o

- d a y m on it o r i n g s t a ti on op era ti o n s are p e rf o r m e d b y t h e O p era ti ons s ec ti on,

w h i c h h a s sub

- s e c ti ons. E ac h sub

- s e c ti on h a s a t l ea s t on e S e n i o r A i r Q u a li t y I ns t r u m e n t

S p ec i a li s t (A Q I S ) a nd f

i v e A Q I S s. R e p a i r s a nd ca l i b ra ti ons are p e rf o r m e d b y A Q I S s i n t h e

S uppo r t s ec ti on.

L a b o r a t o r y O p er a t i o n s

A n a l y ti c a l l a bo ra t o r i e s p r ov i d e suppo r t f o r m ea s u r e m e n t m e t hods t h a t are e it h er t oo c o m p l e x o r

t oo s e ns iti v e t o p erf

o r m i n t h e f i e l d. I n o r d e r t o p r ov i d e t h e s e s er v i c e s, t h e l a

bo ra t o r i e s h a v e

sp ec i a li z e d i ns t r

u m e n t a ti on a nd e m p l o y

s t a ff sp ec i f i ca l l y t r a i n e d i n t h e i r

u s e

.13

F o r a m b i e n t a i r

s a m p l e s t o p r ov i d e us ef

u l i n f o r m a t i on o r e v i d e n ce

, l a

bo ra t o r y a n a l y s e s m us t

m ee t t h e f

o ll o w i n g b a s i c re qu i re m e n t s :

1. Th e l a bo ra t o r y m us t m a i n t a i n a su it a b l e f a c ili t y f o r s a m p l e r e ce i p t , s t o r a g e

, a n a l y s i s, a nd

re du c ti on a nd s t o r a g e o f d a t a

. 2. Th e l a bo ra t o r y m us t h a v e su ff

i c i e n t a nd a

pp r op r i a t e e qu i p m e n t t h a t m us t b e ca li b ra t e d a nd

m a i n t a i n e d fre q u e n t l y

. 3. Th e l a bo ra t o r y m us t h a v e a n a d e qu a t e nu m b e r o f qu a li f i e d s t aff

. 4. A n a l y ti c a l p r o c e du re s m us t b e i n acc o r d a n c e w it h o ff i c i a l g u i d a n c e , E P A m e t hods a nd

ac c e p t e d p r a c ti ce

. 5. C o m p l e t e a nd acc u ra t e r e c o r ds m us t b e k e p t

.

SC AQ M D h a s a c l e a n, m od er n, e x p a ns i v e l a

bo ra t o r y fac ili t y l o ca t e d a t it s h ea dqu art er s o ff i ce i n

D i a m ond B a r

, C a li f

o r n i a

. Th e l a

bo ra t o r y supp o r t s t h e m a n y c h e mi ca l a n a l y s e s n ece s s a r y t o

und er s t a nd a l ar g e c o m p l e x a i r b a s i n a nd it s d i v er s e sou rce mi x

. O n e o f t h e p r im a r y

re spons i b iliti e s o f t h e l a

bo ra t o r y i s t h e h a nd li n g o f P M f ilt er s, w h i c h i n c l ud e s p re p a ra ti on,

w e i g h i n g

, t r ac k i n g a nd s t o r i n g o f PM 2.5

, PM 10 a n d t o t a l susp e nd e d p arti c l e ( T SP ) f ilt er s. I n

a dd iti on t o P M re spons i b iliti e s, t h e l a bo ra t o r y i s a l so re spons i b l e f o r t h e a n a l y s e s o f S p e c i a ti on

T re nds N e t w o r

k ( S T N)

, P A M S

, NA TT S a nd sp e c i a l p r o j ec t s s a m p l e s c o ll e c t e d b y SC AQ M D

, i n c l ud i n g s a m p l e s c o ll e c t e d f o r t he Mu lti p l e A i r T o x i c s E x posu re S t u d y ( M A TE S ) s er i e s. T h e

c o m pounds SC AQ M D r ou ti n e l y a n a l y z e s f o r i n c l u d e :

· P A M S VO C s ( SC AQ M D S O P 00007 : “ S t a nd ar d O p era ti n g P r o c e du re f o r T O- 14 ” )

· NA TT S VO C s ( SC AQ M D S O P 00008 B : “ S t a nd a r d O p era ti n g P r o c e du re f o r T O- 15 ”)

· P A M S a nd NA TT S C ar bo n y l s ( SC AQ M D S O P 00006 : “ D e t er mi n a ti on o f C ar

bo n y l

C o m pounds U s i n g W a t e r s 600E H i g h P re ssu r e L i qu i d C h r o m a t o g ra ph a n d 996

P ho t od i od e Arr a y D e t ec t o r” )

· S T N PM 2

. 5 m e t a l s b y X- ra y F l uo re s ce n ce ( X R F ) ( SC AQ M D S O P 00004 : “ A n a l y s i s o f

PM 2

. 5 F ilt er S a m p l e s b y En e r g y d i sp er s i v e X- R a y F l uo re s c e n c e sp ec t r o m e t r y ”)

· NA TT S PM 10 m e t a l s b y I nd u c ti v e l y C oup l e d P l a s m a- M a ss S p ec t r os c o p y ( I CP

- M S )

( SC AQ M D S O P 00005 : “ D e t er mi n a ti on o f M e t a l s i n A m b i e n t P arti c u l a t e M a tt er b y

I nd u c ti v e l y C oup l e d P l a s m a

- M a ss S p ec t r o m e t r y ” )

· T SP

- P b b y I CP

- M S ( SC AQ M D S O P 00005 : “ D e t er mi n a ti on o f

M e t a l s i n A m b i e n t

P arti c u l a t e M a tt er b y I n d u c ti v e l y C oup l e d P l a s m a

- M a ss S p ec t r o m e t r y ”)

· NA TT S A cr o l e i n ( SC A Q M D S O P 00008 B : “ S t a nd ar d O p e ra ti n g P r o ce d u re f o r T O- 1 5 ” )

· NA TT S H e x a v a l e n t C h r o mi u m b y i on c h r o m a t o g ra p h y ( SC AQ M D S O P 0046 : “ A n a l y s i s

o f H e x a v a l e n t C h r o mi u m i n A m b i e n t A i r b y I on C h r o m a t og ra p h y ”)

· S T N PM 2 .5 A n i ons ( S C AQ M D S O P 00003 “ A n a l y s i s o f P M2.5 f ilt er s f o r A n i ons b y I on

C h r o m a t o g r a

p h y ”)

Th ere are a

nu m b er o f a d d iti on a l ac ti v iti e s t h e l a bo ra t o r y und ert a k e s t o su

p po r t t h e c o ll ec ti on

a nd a n a l y s i s o f a i r

po ll u t a n t s. Th e s e i n c l ud e ca n i s t er c l ea n i n g a nd p re p ara t i on, d a t a v a li d a ti on

a nd s a m p l e s t o r a g e

.14

P arti c u l a t e M a tt er L a bo r a t o r y (G r a v im e t r i c L a b o r a t o r y )

SC AQ M D poss e ss e s a P M d e d i ca t e d hu mi d i t y a n d t e m p era t u re c on t r o ll e d g r a v im e t r i c l a bo ra t o r y (we i g h i n g r oo m ) l o ca t e d sou t h o f t h e m a i n l a bo r a t o r y

. A ll f

ilt er c ond iti on i n g a nd w e i g h i n g t a k e s

p l ace i n t h i s w e i g h i n g r oo m

. H u mi d i t y a n d t e m p era t u r e f o r t h e r oo m ar e c o m pu t e r c on t r o ll e d

,

ac c e ss e d, c on t r o l c h art e d, a nd r ec o r d e d d u r i ng eac h w e i g h i n g s e ss i on. Th e t e m p e ra t u r e a n d

re l a ti v e hu mi d i t y m e e t t h e re qu i re m e n t s c on t a i n e d i n t h e E P A R efere n ce Q u a li t y A ssu r a n c e

H a ndbook f

o r A i r P o ll u t i on M ea su re m e n t S y s t e m s, V o l u m e I I , M a y 2013

.

To x i c o l og y L a bo ra t o r y

SC AQ M D t o x i c s a n a l y s e s, su c h a s t ho s e p e rf o r m e d i n suppo r t o f t h e NA TT S P r o g ra m

, a re

c ondu c t e d a t t h e m a i n a g e n c y l a bo r a t o r y

. Th i s a pp r o x im a t e 20,000

- squ are-f oo t l a bo r a t o r y h a s

r oo m v e n til a ti on m ee ti ng a mi n im u m o f s i x a i r c h a ng e s p e r hou r

, w it h g o o d a i r d i s t r i bu ti on a n d

h a s a s li g h t l y n e g a ti v e p re ssu re ( a mi n im u m o f 1 00 c ub i c fee t p e r mi nu t e p er doo r) re l a ti v e t o

h a ll w a y s a n d o t h er no n

- l a bo ra t o r y ar e a s. To x i c s a n a l y s e s a r e p e rf o r m e d on s i x o f 16 b e n c h e s

a d j ace n t t o t h ree f

u m e hoods w it h i n t h e m a i n l a bo ra t o r y ( t w o b e n c h e s eac h f o r g a s

c h r o m a t o g ra

p h y

–m a ss sp ec t r o m e t r y (G C M S )

, h i gh p erf o r m a n c e li qu i d c h r o m a t o g r a p h y (H P L C )

,

a nd g a s c h r o m a t o g r a

p h y

- f l a m e i on i z a ti on d e t ec ti o n (G C F I D) a n a l y s e s )

. I n a dd iti on, a s m a ll r oo m

c on t a i n i n g o n e P A M S c a n i s t er c l ea n i n g a nd t w o N A TT S ca n i s t er c l ea n i n g o v e ns i s a c ce ss e d fr o m

t h e m a i n l a

bo ra t o r y

.

D a t a a nd D a t a M a n ag e me n t

D a t a m a n a g e m e n t i n c l u d e s d a t a c o ll e c ti on, t h e d a t a v a li d a ti on p r o ce ss, a nd a d a t a m a n a g e m e n t

s y s t e m

. D a t a m a n a g e m e n t a t SC AQ M D f o ll o w s t w o s e p a r a t e t r a c ks : on e f o r c on ti nuous ( i

. e

.,

non

- l a bo ra t o r y ) d a t a a nd on e f

o r l a bo r a t o r y d a t a

.

SC AQ M D h a s d ef

i n e d p r o ce du re s f

o r h a nd li n g d a t a fr o m t h e tim e o f a c qu i s iti on t o t h e tim e it i s

sub mitt e d t o t h e E P A A i r Q u a li t y S y s t e m (AQ S )

. Th e p r o c e du re s are w e ll kno w n t o t h e p r i n c i p a l

d a t a p r ov i d er s a nd re v i e w er s. R e spons i b ili t y f o r m a n a g i n g a m b i e n t m on it o r i n g d a t a i s d i v i d e d

b e t w ee n t h e A tm osph er i c M ea su re m e n t s B r a n c h o p era t o r s, d a t a v a li d a t o r s, a nd S e n i o r a nd

P r i n c i p a l A Q I S s.

Th e Q u a li t y A ssu ra n ce M a n a g er r e c o r ds a nd d o c u m e n t s ac ti v i t y a sso c i a t e d w it h QA a ud it s a n d

e v a l u a ti on re su lt s t o a Q u a li t y A ssu ra n ce A l e r t L o g

, AQ S Ev e n t F l a g S u mm a r y

, a nd C o rrec ti v e

A c ti on R e qu e s t L o g

. T h e s e re p o r t s are i n c o r po r a t e d i n t o t h e re v i e w p r o c e ss e s o f A tm osph er i c

M ea su re m e n t s a nd t h e L a bo ra t o r y

.

SC AQ M D h a s f

ou r s e p ar a t e d a t a m a n a g e m e n t a n d v a li d a ti on p r o ce ss e s i n p l ace f o r d i f fe r e n t d a t a

s t rea m s re p o r t e d t o AQ S

. A tm osph er i c M e a su re m e n t s h a nd l e s c on ti nuous m on it o r i n g d a t a w h il e

t h e l a bo ra t o r y c ond

u c t s t h e s e p r o c e ss e s us i n g t h r ee d a t a s t r e a m s : 1 ) f ilt er

- b a s e d PM 2 .5 ; 2 ) f

ilt erb a s e d PM 10 , T S P

, P b, a n d non -NAAQ S m e t a l s ; a nd 3 ) o r g a n i c a n a l y s e s

.15

C on ti nuous Mon it o r i n g f

o r G a s e ous P o ll u t a n t s a n d P arti c u l a t e s

C on ti nuous a n a l y

z er a i r q u a li t y d a t a c o ll ec t e d a t f i e l d s t a ti ons are s t o re d i n S C AQ M D d a t a l o g g e r s

a nd s t a ti on c o m pu t er s

. E ac h s t a ti on i s po ll e d mi n u t e- b y

- mi nu t e a n d t h e d a t a a re t r a ns mitt e d t o

SC AQ M D’ s ce n t r a l c o m pu t er d a t a b a s e

. E l ec t r on i c c h art rec o r d er s ( Eu r o t h er m C h e ss e l s ) l o ca t e d

a t eac h s t a ti on s er

v e a s a b ac k

- up s y s t e m a nd p r o v i d e a supp l e m e n t a l r e c o r d f o r d a t a v a li d a ti on.

D a t a m a y a l so b e t r a ns f

er re d m a nu a l l y us i n g v ar i o us d e v i ce s, i n c l ud i n g l a p t op c o m pu t er s a nd f

l a s h

d r i v e s.

SC AQ M D p erf

o r m s f o u r l e v e l s o f

v a li d a ti on f

o r c on ti nuous d a t a . Th e s t a ti on d a t a l ogg er s a nd

t h e F O R T R AN- b a s e d d a t a s y s t e m p erf o r m a u t o m a t e d c h ec ks. A l so, F O R T R AN a u t o m a ti ca l l y

re v i e w s d a t a c o m p l e t e n e ss a nd b ac k f ill s a n y mi ss i n g hou r l y d a t a- po i n t s on a m on t h l y b a s i s.

F O R T R AN i s a n a dd iti o n a l b ac kup d a t a sou r c e t h a t ca n b e u s e d i f t h e m a i n d a t a ac qu i s iti on

s y s t e m ( D A S ) fa il s a t a n y po i n t

. F i e l d O p era ti on s t aff re v i e w d a t a a nd r ec o mm e nd f l a g s. D a t a

v a li d a t o r s re v i e w q u a li t y c on t r o l p ara m e t er s. D a t a v a li d a t o r s t h e n e v a l u a t e d a t a i n re l a ti on t o

c on c u r r e n t

, c o r re spond i n g d a t a

s e t s

.

D ata F l o w Di ag r a m f

o r c o n t inu o u s d ata:16

L a b o ra t o r y D a t a S y s t e m s : F ilt er- B a s e d PM 2.5 P art i c u l a t e Mon it o r i n g ; Mon i t o r i n g o f L ea d a nd

non -NAAQ S M e t a l s ; a n d Mon it o r i n g o f O r g a n i c C o m pound s

Th e l a bo ra t o r y u s e s a P r o mi u m E l e m e n t ® L I M S D a t a S y s t e m

, pu t i n op e r a ti on i n J a nu a r y 2010

. D a t a f o r e a c h a n a l y z e d s a m p l e i s e x po r t e d i n t o t h e L I M S d a t a

b a s e

. L a b o ra t o r y a n a l y

ti c d a t a i s

c o m b i n e d w it h f

i e l d d a t a i n t h e L I M S

, w h e re it i s re v i e w e d b y a S e n i o r AQ C h e mi s t w ho a l so

re v i e w s c h a i n o f c us t o d y sh ee t s, i nv e s ti g a t e s a nd f l a g s mi ss i n g d a t a

, i nv e s ti g a t e s a nd f l a g s d a t a

ou tli er s, f l a g s d a t a f

o r e x ce p ti on a l e v e n t s, a nd p r o du ce s qu a r t er l y r e po r t s a nd a p i p e d e limit e d t e x t

do c u m e n t t h a t i s sub mi t t e d t o AQ S

. S a m p l e i n f o r m a ti on i s rec o r d e d o n s a m p l e l o g s, c h a i n o f

c us t o d y s h ee t s, s a m p l e r p r i n t ou t s, a nd s a m p l er d i g it a l ou t pu t s a nd t r a ns f

e rre d t o t h e l a

bo r a t o r y

L I M S d a t a

b a s e ( S O P 00 1 08 )

. Th e L I M S d a t a b a s e a l so t rac k s p re p are d s a m p l e s, s a m p l e s d e p l o y e d

t o t h e f i e l d, a nd s a m p l e s re t u r

n e d a nd a w a iti ng a n a l y s i s. P M d a t a i s p r o ce ss e d, v er i f i e d a n d

v a li d a t e d a c c o r d i n g t o S O P 00121.

D ata F l o w Di ag r a m f

o r F il t er

- Ba s ed d ata :

Q u a li t y M a n ag e m e n t

Q u a li t y m a n a g e m e n t i s a s y s t e m f o r o v er s e e i n g q u a li t y a ssu r a n ce (QA)

, q u a li t y c on t r o l (Q C ) a n d

qu a li t y im p r ov e m e n t a c ti v iti e s. E P A re qu i re s t h a t a m b i e n t a i r m on it o r i n g a g e n c i e s r e c e i v i n g

fe d e r a l f und i n g h a v e a q u a li t y m a n a g e m e n t s y s t e m t h a t c on f o r m s t o 40 C F R 50 A pp e nd i x A a n d

t h e E P A qu a li t y po li c y ( E P A Or d e r C I O 2105. 0 )

. A dd iti on a l l y

, E P A g r a n t re g u l a ti ons r e qu i r e e a c h

g r a n t ee t o p r ov i d e f

o r Q A ac ti v iti e s ( 40 C F R 31

. 45 )

. S p ec i f i ca l l y

, 40 C FR 50 A pp e nd i x A

, § 3

re qu i re s t h a t e a c h a m b i e n t a i r m on it o r i n g P r i m a r y Q u a li t y A ssu ra n c e O r g a n i z a ti on ( P QAO )

c on f o r m s t o c e r t a i n qu a l it y m a n a g e m e n t p r a c ti ce s i n c l ud i n g :17

· A do c u m e n t e d qu a li t y s y s t e m t h a t m ee t s E P A r e q u i re m e n t s f o r Q u a li t y M a n a g e m e n t P l a ns (Q M P s ) a nd Q u a li t y A s s u ra n ce P r o j ec t P l a ns (Q A PP s )

.

· A qu a li t y m a n a g e m e n t f u n c ti on t h a t i s i nd e p e nd e n t o f a i r m on it o r i n g op e ra t i ons.

· D ef i n e d D a t a Q u a li t y O b

j ec ti v e s (DQO s )

, o r e q u i v a l e n t s y s t e m a ti c p l a nn i n g p r o ce du r e s

, f o r a ll m on it o r i n g p r o g r a m s.

· P arti c i p a ti on i n N a ti on a l P erf o r m a n c e Ev a l u a ti on P r o g r a m s, w h i c h c ons i s t o f p erf o r m a n ce

a ud it s us e d t o i nd e p e nd e n t l y d e t e r mi n e p r o g r a m a d e qu a c y

, n a ti on a l m on i t o r i n g n e t w o r k

p erf o r m a n ce

, a nd n a ti on a l c ons i s t e n c y

.

· P arti c i p a ti on i n T ec hn i c a l S y s t e m s A ud it s b y E P A a t a f r e qu e n c y o f a t l e a s t on ce e v e r y

t h ree y e ar s

.

· U s e o f c erti f

i e d r ef e re n ce m a t er i a l s t o s t a nd ar d i z e m on it o r i n g e qu i p m e n t

.

E P A v i e w s t h e a

pp li ca ti on o f t h e s e qu a li t y m a n a g e m e n t s y s t e m c o m p on e n t s a s i n t e g ra l t o

s a ti s f y i n g f e d e r a l m on it o r i n g p r o g ra m r e qu i re m e n t s. I nsu f f i c i e n t qu a li t y m a n a g e m e n t a nd c on t r o l

m a y und er

mi n e t h e a

b ili t y o f E P A t o m a k e N AAQ S d e s i g n a ti on d ec i s i ons du e t o d a t a o f

i nsu ff i c i e n t o r i nd e t er

mi n a t e qu a li t y f

o r p r o g ra m n ee ds.

SC AQ M D h a s a w e ll

- d ef

i n e d qu a li t y m a n a g e m e n t s y s t e m t h a t i n c l ud e s a qu a li t y m a n a g e m e n t p l a n

(Q M P ) a nd ov er s i g h t b y a n i nd e p e nd e n t q u a li t y a s su ra n ce m a n a g e r a nd r o b us t a ud it p r o g r a m

.

SC AQ M D h a s a QA g r oup (QA B ra n c h ) l e d b y a Q A M a n a g e r

, A n d rea P o li do r i

, h a v i ng

o r g a n i z a ti on a l p ar i t y w it h t h e A m b i e n t Mon it o r i n g a n d L a bo r a t o r y M a n a g er s. T w o s t a f f m e m b e r s

re po r t d i rec t l y t o t h e Q A M a n a g er ; a QA S e n i o r AQ I ns t r u m e n t S p ec i a li s t re spons i b l e f o r f i e l d

a ud iti n g a nd a QA S e n i o r AQ C h e mi s t re spons i b l e f o r l a b o ra t o r y Q A a c ti v i t y a s w e ll a s t r a c k i ng

o f P & A do c u m e n t a ti on. Th e QA g r oup a l so m a n a g e s a suppo r t c on t rac t t o p erf o r m a dd iti on a l

QA / Q C a ud it s o f t h e m on it o r i n g n e t w o r k.

E P A re g u l a ti ons re qu i r e i nd e p e nd e n t p e r f o r m a n c e a ud it s o f g a s e ous po ll u t a n t s a nd f l o w a ud it s o f

PM 2 .5 a nd PM 10 a i r s a m p l er s a n d m on it o r s. F o r g a s e ous po ll u t a n t s, re g u l a ti on re qu i re s t h a t 25 %

o f e a c h po ll u t a n t m on it o r i n g n e t w o r k b e a ud it e d p er ca l e n d ar q u art e r

, t h us e nsu r i n g t h a t e a c h

i ns t r u m e n t i s a

ud it e d on c e p er y ea r

. P r i o r t o 2007, f l o w a ud it s o f t h e s e m on i t o r s w ere a l so re qu i r e d

. A dd iti on a l l y

, qu art e r l y i nd e p e nd e n t f l o w a ud it s o f PM 2

. 5 s a m p l er s w ere re qu i re d. B e g i nn i n g i n

ca l e nd a r y e ar 2007, s e m i -a nnu a l f l o w a ud it s o f ea c h PM 2 .5

, PM 10

, a nd T SP s a m p l er w e re r e qu i re d

( 40 C F R

, P art 58, A pp e nd i x A

, S ec ti ons 3.2.4 a nd 3.3.3. )

. Th i s i s i n a dd iti on t o t h e re qu i re d

m on t h l y f l o w e v a l u a ti ons a s p er

40 C F R

, P art 58, A pp e nd i x A

, S ec ti ons 3.2.3 a nd 3.3.2.

Th e Q u a li t y A ss u ra n c e B ra n c h i s re spons i b l e f o r c ondu c ti n g re qu i r e d g a s e o us po ll u t a n t a ud it s a s

w e ll a s PM 10 a nd PM 2 .5 f

l o w a ud it s. A n i nd e p e nd e n t c on t rac t o r p e r f o r m s f l o w a ud it s o f f ilt er- b a s e d

s a m p l er s a nd p r ov i d e s a

u d it re su lt s t o t h e QA B ra n c h a nd s it e op e ra t o r s. Th i s s a m e c on t r a c t o r a l s o

p erf o r m s m e t e o r o l o g i ca l a

ud it s.18 F I ND I N G S

P r o gr a m A rea F i nd i ng N u m be rs E P A C on t a c t

G ene r a l A 1, A 2, A 3, A 4, A 5 ( p o s i t i v e )

, A 6

( po s i t i v e ) A 1, A 2 – Gw en Y o s h i m u r a

A 3, A 4 – M a t he w P l a t e

N e t w o r k M a n a g e m en t N one

F i e l d O pe r a t i on s C 1, C 2, C 3 M a t h e w P l a t e

L abo r a t o r y O pe r a t i o n s D 1, D 2, D 3 D 1, D 2 – M a t he w P l a t e

D 3 – Gw en Y o s h i m

u r a

D a t a a nd D a t a

M ana g e m en t E 1 ( E P A

- d ir ec t ed ) Gw en Y o s h i m u r a

Q ua l i t y M ana g e m en t F1, F 2 M a t h e w P l a t e19

F i nd i n g # A 1

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: G e n e r a l

F i nd i n g :

SC AQ M D i s no t e v a l u a ti n g o r im p l e m e n ti n g po t e n ti a l sho r t

- t er m f i x e s f o r so m e o f t h e

e x i s ti n g s iti n g i ssu e s.

D e s cr i p t i o n :

D u r i n g t h e T S A it w a s a pp are n t t h a t SC AQ M D w a s a w are o f s iti n g i ssu e s a t so m e o f t h e i r

s t a ti ons. Th e i r a

ud it o r s w ere no t c ons i s t e n t l y do c u m e n ti n g t h e s e i ssu e s, a n d w h il e l on g

- t e r m

so l u ti ons w ere c on t e m p l a t e d, t h e d a t a w ere no t b e i n g f l a gg e d i n t h e m ea n t i m e

. I t i s t h e r ef o r e

un c l ear ho w SC AQ M D ’ s p l a nn i n g g r oup a nd o t h e r d a t a us er s w ou l d kno w t h a t t h e d a t a m a y

n ee d t o b e qu a li f

i e d. S o u t h L o n g B e a c h a nd P o m o n a are t w o s it e s t h a t are k no w n t o h a v e

p r ob l e m s.

SC AQ M D i s i n t h e p r o ce ss o f e v a l u a ti n g l o n g

- t er m s iti n g i ssu e s a s p art o f t h e 5

- y ea r n e t w o r k

a ss e ss m e n t p r o c e ss. Th i s p r o ce ss w ill h e l p SC AQ M D t o d e v e l op a p l a n t o c o rr e c t t h e s e i ssu e s

i n t h e f u t u re

.

R e f ere n ce s :

40 C F R p art 58, a pp e nd i x E

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

1. S iti n g i ssu e s shou l d b e c ons i s t e n t l y d o c u m e n t e d, w h e t h er

o r no t t h e y h a v e b ee n

do c u m e n t e d i n p re v i ous a ud it s o r i f t h ere i s a

p l a n i n p l ace t o a dd r e ss t h e m i n t h e

f u t u re

. 2. Th e QA g r oup shou l d e v a l u a t e s iti n g o f e a c h e x i s t i n g m on it o r i n g s t a ti on, t a k i n g n e w

m ea su re m e n t s, a nd p erf

o r mi n g i nd e p e n d e n t s iti ng e v a l u a ti ons.

3. W h e n s iti n g i ssu e s ar i s e

, SC AQ M D shou l d :

· D e t er mi n e ho w t o a d d re s s t h e i ssu e

· D o c u m e n t t h e s iti n g i ss u e s i n t h e a nnu a l n e t w o r k p l a n

· B a s e d on it s e x t e n t , d e t e r mi n e f o r w h i c h re g u l a t o r y d e c i s i ons t h e d a t a sho u l d no t b e

us e d, i f a n y

.

· D e t er mi n e ho w t o a d d re s s p re v i ous l y c o ll ec t e d a n d c u rre n t l y c o ll e c t e d d a t a

. P oss i b l e a

pp r o ac h e s m i gh t b e t o re qu e s t a s iti n g w a i v er f

r o m E P A

, i n c l ud e a

d a t a

qu a li f i er c o d e i n AQ S , o r i nv a li d a t e t h e d a t a

.

· I f t h ere i s a l ong

- t er

m so l u ti on, c ons i d er

d e v e l op i n g a c on ti ng e n c y p l a n i n c a s e it i s

d e l a y e d o r

d o e s no t o cc u r

.20

F i nd i n g # A 2

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: G e n e r a l

F i nd i n g :

S t aff t u r nov er , u n f

ill e d pos iti ons a nd i n crea s e d re spons i b iliti e s m a y r e su lt i n l oss o f d a t a o r

c o m p r o mi s e d d a t a

qu a li t y

.

D e s cr i p t i o n :

S CAQ M D ha s v e r y

capa b l e, k

no w l ed g eab l e m ana g e m en t a nd s t a f f

. R e ce n tl y

, t h ey

ha v e had a nu m

be r

o f r e t ir e m en t s and l o s t s t a ff i n c r i t i ca l po s i t i on s

. W h i l e t he o r g an i z a t i on co v e r s n o r m a l ope r a ti o n s

adequ a t e l y

, r e s o u r c e s a

r e n o t c u r r en t l y s u f

f i c i e n t t o m ana g e add i ti o na l nee d s ( e. g ., ne w p r o j e c t s

, ne w

r eq u ir e m en t s s uc h

a s E P A N ea r R oad w a y m on it o ri n g

, i n s tr u m en t r ep a ir

, t r oub l e s h oo t i n g D M S, e t c )

. So m e exa m

p l e s w e r e n o t e d w he r e t he l ac k o f ad d i t i on a l s t a f

f m i g h t i m

pac t d a t a q u a l i t y : 1 ) S CAQ M D

i s b e h i n d i n s ub m it t i n g da t a t o AQ S ; 2 ) an i n s t a n ce w as f ound w h e r e da t a t

ha t d i d no t a u t o m a ti c a l l y

up l oa d w a s n o t b a c k f

i ll e d ; 3 ) k e y s t a f

fi n g v acan c i e s i n t he l ab o r a t o r y h i n de r ed p r o ce ss f

l o w ; 4 ) s o m e

da t a v a l i d a t i on i s n o t c u

rr en tl y r e v i e w ed

.

S CAQ M D r eco g n i z e s t

h i s cha l l en g e a n d i s ad d

r e s s i n g it b y

p r i o r i t i z i n g t he m o s t c r i t i c a l po s i t i on s t o be

f i ll e d. T he y

a l s o p r i o r i ti z e t

he o r d e r i n w h i ch m on it o r i n g i ss ue s a r e ad d r e s s ed. W h i l e t h i s i s a l o g i c a l

and ap p r o p ri a t e s o l u t i on g i v en t he e x i s ti n g r e s o u r ce c o n s t r a i n t s

, i t s ho u l d b e n o t e d t h a t ad d i t i o n a l s t a ff

w ou l d a ll o w S CAQ M D t o m a i n t a i n n o r m a l f u nc t i o n s a s w e l l a s ad d

r e s s ne w i s s u e s and r e q

u i r e m en t s

a s t h e y a r i s e, i n s t ead o f h a v i n g t o ch o o s e w h i ch r e s ou r ce s t o a ll o ca t e w h e r e a n d d e f e r r i n g o r n o t

add r e s s i n g s o m e p r o g r a m e l e m en t s . S CAQ M D p l an s t o f i ll c r i t i c a l v aca n c i e s i n t h e A ir M o n it o ri n g

g r oup i n 20 1 4, i n c l u d i n g t h r ee S en i o r C he m i s t po s i t i o n s t h a t ha v e b een r ec e n t l y app r o v ed. A l s o

, S CAQ M D i s i n t h e p r o ce ss o f r ec r u i ti n g bo t h an AQ I S I and A Q I S I I po s iti on w i t h i n t he Ai r

M on i t o ri n g g r oup. A s c h a ng e s i n s t a f fi n g

, r e s o u

r c e s

, a nd w o r k l oad s h i ft , S CAQ M D s hou l d co n ti n u e t o

e v a l ua t e w h e t he r

a d j u s t m en t s t o t h e a ir m on it o r i n g p r og r a m

, s uch a s s i t e con s o l i d a t i on, a r e n ece s s a

r y

t o a li g n w o r k l oad w it h a v a i l a b l e r e s o u r c e s

.

R e f ere n ce s :

E P A R equ i r e m en t s f

o r Q u a l i t y M ana g e m en t P l a n s

, E P A QA / R

- 2, E P A / 240 / B

- 01 / 002, M a r ch 2001,

Sec t i on 3

. 2

S CAQ M D Q ua l i t y M ana ge m en t P l an f o r E n v i r on m en t a l M ea s u r e m en t P r o g r a m

, J anua r y 2009, S e c ti o n

3.2

40 C F R pa r t 58. 1 6 D a t a s u

b m itt a l and a

r c h i v i n g r eq u i r e m en t s

.

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

1. F i l l k e y

po s i t i on s and o b t a i n m o r e r e s o u r c e s w hen po s s i b l e.

2. S CAQ M D s hou l d e v a l u a t e w he t h e r t he r e a r e o p ti o n s t o i m

p r o v e e ff i c i enc y and / o r r edu c e

w o r k l oad. F o r

exa m p l e, l o w p ri o r i t y

o r r e dund a

n t s i t e s / m on it o rs c o u l d be c l o s ed o r s a m p li n g

s ched u l e s a d j u s t ed t o r edu c e t he r e s ou r ce b u r d e n.21

F i nd i n g # A 3

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: G e n e r a l

F i nd i n g :

SC AQ M D do e s no t h a v e a n a pp r ov e d QA PP f

o r P A M S m on it o r i n g

.

D e s cr i p t i o n :

A ll re qu i re d QA PP s h a v e b ee n sub mitt e d b y SC A Q M D e x ce p t P A M S ( 2010 T S A f i nd i n g A 1 )

. A ll e nv i r on m e n t a l m ea s u re m e n t s f und e d b y E P A r e qu i re a n a

pp r ov e d QA PP

. B eca

u s e E P A

h a s b ee n w o r

k i n g w it h s t a t e a nd l o c a l a g e n c i e s t o “re i nv e n t ” t h e P A M S p r o g r a m ov er t h e l a s t

s e v era l y e ar s, SC AQ M D h a s b ee n h e s it a n t t o d e v e l op a P A M S QA PP

. H o w e v er

, i f SC AQ M D

h a s v e r y sp e c i f i c p r o g r a mm a ti c n ee ds f

o r P A M S d a t a

, a D i s t r i c t

- s p ec i f i c p r og ra m a nd Q A PP

t h a t a dd re ss e s d a t a

n e e ds a nd a n ti c i p a t e s p r o g ra m m a ti c c h a n g e s w ou l d b e a pp r op r i a t e

.

Th e d a t a qu a li t y ob j ec ti v e s d e v e l op e d i n t h e Q A PP shou l d d i c t a t e t h e l e v e l o f qu a li t y c on t r o l

n ee d e d, e sp ec i a l l y w h er e t h ere a re d e v i a ti ons fr o m t h e P A M S T ec hn i ca l A ss i s t a n ce D o c u m e n t

( T AD) ( 2010 T S A f

i nd i n g D 3 )

.

R e f ere n ce s :

“ T ec hn i c a l A ss i s t a n ce D o c u m e n t f o r S a m p li n g a n d A n a l y s i s o f O z on e P re c u r so r s ” , E P A / 600-

R

- 98 / 161, S e p t e m b er

1998

40 C F R p art s 31 a nd 35

40 C F R 58, a pp e nd i x A , §2.1.

“ E P A R e qu i re m e n t s f

o r Q u a li t y

M a n a g e m e n t P l a ns (QA /R

- 2 )” , E P A / 240 / B

- 01 / 002, M a r c h

2001.

“ E P A R e qu i re m e n t s f

o r QA P r o

j ec t P l a ns (QA / R

- 5 )” , E P A / 240 /B

- 01 / 003, M arc h 200 1

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

SC AQ M D shou l d d e v e l op a P A M S QA PP t h a t ref l ec t s t h e w o r

k c u rre n t l y b e i n g p erf

o r m e d.

I f SC AQ M D h a s sp e c i f

i c p r og ra mm a ti c n e e ds, t h e QA PP c ou l d b e us e d t o d e v e l op a

D i s t r i c t

- sp ec i f

i c p r o g ra m

.22

F i nd i n g # A 4

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: G e n e r a l

F i nd i n g :

D o c u m e n t a ti on p r o c e du r e s f o r l o g books a nd f

o r m s shou l d b e im p r ov e d.

D e s cr i p t i o n :

SC AQ M D do e s a re l a ti v e l y g ood j ob o f d o c u m e n ti n g d a t a c o ll ec ti on ac ti v i ti e s. S e v era l

d i s cre p a n c i e s w e re no t e d du r i n g t h e a ud it t h a t shou l d b e im p r ov e d.

Mos t s i g n i f

i ca n t l y :

· S i g n a t u re s /i n iti a l s a nd d a t e s do no t a l w a y s a c c o m p a n y e n t r i e s o r c h a n g e s t o

do c u m e n t s. S o m e tim e s t h i s i s t h e re su lt o f f o r m s us e d ov er a p er i od o f ti m e ( i

. e

.,

w ee k l y ) t h a t do no t h a v e su ff i c i e n t b l o c ks f

o r s i g n a t u re /i n iti a l s a nd

/ o r d a t e s

.

E P A a l so no t e d :

· I n c o r r ec t c a li b ra ti on do c u m e n t a ti on

· F o r m s / l o g books w it h n o do c u m e n t e d m a n a g e m e n t o r p eer r e v i e w

· S t a ti on l o g books no t t ra ns mitt e d t o d a t a re v i e w / v a li d a ti on s t aff on a r e g u l a r b a s i s

R e f ere n ce s :

QA H a ndbook f

o r A i r P o ll u ti on M ea su re m e n t S y s t e m s, V o l u m e I I , E P A- 4 54 / B

- 13

- 003, M a y

, 2013, S ec ti on 6

E P A’ s A P T I C ou r s e 444

, A i r Po ll u ti on En f or ce m e n t S t ud e n t M anual

, C h a

p t er 8

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

1. Ev a l u a t e a nd re v i s e do c u m e n t a ti on p r o ce du r e s w it h t h e g o a l o f e v e n t u a l l y m ov i n g t o

e l ec t r on i c d o c u m e n t a ti o n t h a t i s t racea b l e a nd a v a il a

b l e t o op era ti ons, c a li b ra ti on, d a t a

re v i e w

, a nd q u a li t y a ssu r a n ce s t a ff a nd m a n a g e m e n t

. 2. I n c l ud e do c u m e n t a ti on a s a p art o f r ou ti n e t r a i n i n g p r o g ra m s

. 3. Ensu re a ll do c u m e n t a ti o n i s r ou ti n e l y re v i e w e d b y a s ec ond s t a f

f p er son o r m a n a g er f

o r

acc u r a c y

.23

F i nd i n g # A 5

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: G e n e r a l

P os i t i v e F i nd i n g :

C o mm un i ca ti on b e t w ee n t h e l a bo ra t o r y , q u a li t y a s su ra n ce (QA)

, a m b i e n t m on it o r i n g

, a nd

m a n a g e m e n t l e v e l s h a s im p r ov e d s i n ce t h e l a s t T S A

.

D e s cr i p t i o n :

P a s t T S A s h a v e no t e d d i s c onn ec t s b e t w ee n op e ra t i ons a nd suppo r t

, QA a nd t h e l a bo ra t o r y

. SC AQ M D no w ho l ds r e gu l ar m ee ti n g s b e t w e e n t h e t h ree m a n a g e r s ( J a son L o w

, A nd r e a

P o li do r i

, a nd R

u d y E d e n )

, a s w e ll a s m on t h l y m e e t i n g s w it h s t aff

. F u r t h e r m o re

, m a n a g er s a nd

p r i n c i p a l s m ee t on a w e e k l y b a s i s t o d i s c uss im p e nd i n g i ssu e s

.

A s a n e x a m p l e o f t h e e ff

ec ti v e c o mm un i ca ti on t h a t i s no w i n p l ace

, w h e n a n e w i ns t r u m e n t i s

b r ou g h t i n, a t a sk f

o r c e m a d e up o f r e p re s e n t a ti v e s fr o m op e r a ti ons, suppo r t

, a nd o t h er s w ho

are i nvo l v e d w it h t h e op e ra ti ons a nd m a i n t e n a n ce o f t h e i ns t r u m e n t i s c onv e n e d. I nvo l v i n g

t hos e w ho n ee d t o us e a n d und er s t a nd t h e S O P fr o m t h e b e g i nn i n g m a k e s it m o re us ef u l f o r it s

t ar g e t a ud i e n ce a nd e nsu r e s t h a t m e m b er s o f t h e r e sp ec ti v e g r oups kno w t h e c h a n g e s a nd

d e t a il s.

R e f ere n ce s :

N / A

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

N / A24

F i nd i n g # A 6

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: G e n e r a l

P os i t i v e F i nd i n g :

S t aff a nd m a n a g e m e n t a r e e x t re m e l y kno w l e d g e a b l e a nd a r e w o r k i n g t o p r o ac ti v e l y

im p l e m e n t im p r ov e m e n t s, a s w e ll a s e f fec ti v e l y t r oub l e shoo ti n g i ssu e s a s t h e y ar i s e

, a s tim e

a ll o w s.

D e s cr i p t i o n :

SC AQ M D h a s b ee n g o i n g t h r o u g h a nu m b er o f t r a ns iti ons w it h s t aff a nd m a n a g e m e n t

c h a n g e s, a s w e ll a s c h a n g e s t o t h e i r d a t a s y s t e m s

. Th ere i s a l so a v e r y h i g h w o r k l o a d.

SC AQ M D h a s b ee n w o r k i n g c o ll a bo r a ti v e l y a c r o ss g r oups t o d i s c uss i ssu e s, p r i o r iti z e

w o r k l o a d, a nd i d e n ti f

y w a y s t o im p r ov e o r i n c r ea s e eff i c i e n c y . E P A w a s im p re ss e d w it h

s t aff’ s g e n era l kno w l e d g e a nd und er s t a nd i n g o f t h e m on it o r i n g s y s t e m a s a w ho l e

, a nd t h e

a b ili t y f o r t h i s h i g h -f

un c t i on i n g g r oup t o k ee p t h i n g s r unn i n g d e sp it e s t a ff

i n g a nd

t ec hno l o g i ca l c h a ll e n g e s

. S e v era l s t a f f a nd m a n a g er s h a v e b ee n cr oss

- t ra i n e d o r h a v e

e x p er i e n ce i n o t h er b ra n c h e s, w h i c h l e nds a dd iti o n a l s t re n g t h t o t h e ov era ll p r og ra m

.

R e f ere n ce s :

N / A

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

N / A25

F i nd i n g # C 1

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: F i e l d

F i nd i n g :

Th ere i s i nsu ff

i c i e n t r o o m a t m a n y m on it o r i n g s it e s f o r E P A PM 2.5 a nd P b P E P a ud it s a m p l er s.

D e s cr i p t i o n :

E PA i s re qu i re d t o p erf

o r m c o ll o ca t e d s a m p l e c o l l ec ti on a t a ll PM 2 .5 a nd P b T SP m on it o r s t h a t

mi g h t b e us e d f

o r r e g u l a t o r y d ec i s i ons. C o ll o ca t e d P E P s a m p l er s m us t b e w it h i n f ou r m e t er s

o f eac h o t h er

ho r i z on t a ll y a nd a t l ea s t on e m e t er a p art f o r l o w f l o w i ns t r u m e n t s o r a t l ea s t t w o

m e t er s a p a r t f o r h i g h f l o w i ns t r u m e n t s, t o p rec l u d e a i rf

l o w i n t e r fe r e n c e

. A l so, it i s a g e n e ra l

p rac ti ce f o r t h e v erti ca l d i s t a n ce b e t w e e n t h e P E s a m p l er i n l e t a nd t h e a ud i t e d s it e s a m p l er

i n l e t t o b e ≤ 1 m e t er

.

I n c u r r e n t s it e c on f

i g u r a ti ons, t h ere m a y

b e i nsu f f i c i e n t r oo m f

o r E P A PM 2.5 P E P o r P b P E P

a ud it s a m p l er s t o m ee t t h e s e g e n e ra l r e qu i re m e n t s

. Th i s a pp li e s sp ec i f

i ca l l y t o s it e s w h ere

m on it o r s are m oun t e d o n p l a t f o r m s a t g r ound l e v e l a nd e qu i v a l e n t h e i g h t p l a t f o r m s w it h i n 4

m e t er s o f t h e p r im a r y

s a m p l er ( p er

m a n e n t o r t e m po ra r y

p l a t f o r m s ) h a v e n o t b ee n p r ov i d e d f o r

P E P s a m p l er s.

N o t e t h a t t h e E P A c on t r a c t o r h a s b e e n s e tti n g up t h e N P E P a ud it s a m p l er s i n t h e sp ace

a v a il a b l e a t t h e s t a ti ons, ho w e v er

, i n m a n y ca s e s t h e c o ll o ca ti on s iti n g i s n o t i d ea l

. P E P PM 2

. 5

s a m p l er s s e t

- up a t g r ou n d l e v e l on l y m ar g i n a l l y m ee t t h e 2 m e t er h e i g h t s iti n g re qu i r e m e n t a nd

P E P P b s a m p l er

do no t m ee t t h i s re qu i re m e n t

.

R e f ere n ce s :

40 C F R 58, a pp e nd i x A , §3.2.7, 3.3.1.2 a nd 3.3.4.4

“ Q u a li t y A ssu ra n ce P r o

j e c t P l a n f

o r t h e F e d e r a l PM 2

. 5 P erf

o r m a n ce Ev a l u a ti on P r o g ra m ”

, M arc h 2009

F i e l d S t a nd ar d O p era ti n g P r o ce du re s f o r t h e F e d e r a l PM 2

. 5 P erf

o r m a n c e E v a l u a ti on P r o g r a m

, 2009

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

P r ov i d e a pp r op r i a t e a c c o mm od a ti on f o r E P A PM 2

. 5 a nd P b P E P a ud it s a m p l er s.26

F i nd i n g # C 2

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: F i e l d

F i nd i n g :

Th e S ou t h L o n g B e a c h s i t e h a s s e v e r a l s iti n g i ssu e s.

D e s cr i p t i o n :

Th e S ou t h L o n g B e a c h m on it o r i n g s it e i s l o ca t e d on a bo r d er s t r i p i n a c o mm un i t y c o ll e g e

p ar k i n g l o t . T h ere are T S P

, PM 10 ( h i g h vo l u m e)

, PM 2

. 5 F R M, PM 2

. 5 B A M a nd m e t e o r o l o g i ca l

m on it o r s a t t h i s s it e . Th e s it e w a s v i s it e d on a Tu e sd a y af

t er no o n w h il e t h e c o ll e g e w a s i n

s e ss i on. Th e p ar

k i n g l o t w a s f

u ll a nd e x t re m e l y b u s y . Th e m on it o r i n g s it e i s l o ca t e d n e a r on e

o f t h e m a i n e n t ra n ce s t o t h e p ar k i n g l o t . Th e r e i s a l so a t ree s e v e r a l m e t er s ea s t o f t h e

m on it o r i n g s it e ( 6.4 m e t e r s fr o m t h e c l os e s t m on it o r ( PM 2

. 5 B A M ))

.

O n t h e d a y

o f t h e v i s it

, E P A obs er

v e d a s t o ra g e c o n t a i n er i n t h e f ou r p ar k i n g sp a ce s a d

j ace n t

t o t h e m on it o r s. B a s e d o n i n f o r m a ti on fr o m a n ae r i a l pho t o g r a ph, t h i s c on t a i n er

h a s no t b e e n

c ons i s t e n t l y a d

j a ce n t t o t h e m on it o r s a nd car s p a r k a d j ace n t t o t h e s it e . T h e n ea r e s t p ar k i n g

sp ace w a s l e ss t h a n t h r ee m e t er s fr o m t h e i n l e t o f t h e PM 2

. 5 B A M.

Th e c ond iti on o f t h e m e t a l m e sh a t s e v e r a l o f t h e s a m p li n g p l a t f o r m s w a s qu it e r

us t e d a nd

uns t a b l e . Th i s w a s p arti c u l ar l y no ti c ea b l e on t h e p l a t f

o r m us e d f o r t h e PM 10 s a m p l er . Th i s i s a

po t e n ti a l s afe t y

h a z ar d. A dd iti on a l l y

, a m od e r a t e w i nd ca us e d t h e PM 10 s a m p l er t o os c ill a t e

s t r on g l y . Th i s v i b ra ti on /m ov e m e n t m a y im p a c t p r op er s a m p l e r op e r a ti ons27

R e f ere n ce s :

40 C F R 58, a pp e nd i x E

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

1. Ensu re c o m p li a n c e w it h d i s t a n ce fr o m t r ee s a nd o bs t r u c ti ons s iti n g re qu i r e m e n t s.

2. I f t h i s s it e i s s till op era ti ng w h e n SC AQ M D d e v e l ops it s 2015 N e t w o r k A s s e ss m e n t

,

a dd re ss s c a l e o f r e p re s e n t a ti on i n t h e a ss e ss m e n t

. 3. Ev a l u a t e t h e p l a t f

o r m s b e i n g us e d i n t h e m on it o r i n g n e t w o r k a nd r e p l a c e o r re

- e n f

o r ce

t h e p l a t f o r m s a s n e e d e d.28

F i nd i n g # C 3

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: F i e l d

F i nd i n g :

F i e l d b l a nks f

o r T SP P b are no t r ou ti n e l y p e rf o r m e d f o r a ll m on it o r i n g s it e s.

D e s cr i p t i o n :

B l a nks c on t r o l s a re e s s e n ti a l t o d e m ons t ra t e t h a t c on t a mi n a ti on h a s no t b e e n i n t r odu ce d i n t o

s a m p li n g p r o c e ss.

Th e QA H a ndbook V o l u m e I I r e c o mm e nds t h a t o n e f i e l d b l a nk b e c o ll ec t e d qu art er l y f o r e a c h

i ns t r u m e n t

.

R e f ere n ce s :

Q A H andboo k f or A i r P o ll u ti on Me asur e m e n t S y s t e ms

, V o l u m e I I , E P A

- 4 5 4 / B

- 13

- 003, M a y

, 2013

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

I m p l e m e n t f

i e l d b l a nk c o ll ec ti on f

o r T SP P b on a t l ea s t a

qu art er l y b a s i s f o r eac h i ns t r

u m e n t

.29

F i nd i n g # D 1

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: L a

b o ra t o r y

F i nd i n g :

Th e mi cr o w a v e d i g e s ti on v e ss e l s are no t b e i n g l a b e l e d, w h i c h c rea t e s t h e p o t e n ti a l t o c on f us e

s a m p l e s du r i n g t h e P b f

i l t er p re p ara ti on p r o ce ss

.

D e s cr i p t i o n :

Th e mi cr o w a v e d i g e s ti on v e ss e l s are no t b e i n g l a b e l e d a nd a re m ov e d b e t w ee n t h e mi cr o w a v e

d i g e s ti on r a c k a nd a t e s t t ub e rac k t o p re p a re a nd r e m ov e s a m p l e a li quo t s. Th i s p r o ce ss

i n t r odu ce s t h e po t e n ti a l t h a t s a m p l e s m a y b e c o n f us e d a nd subs e qu e n t l y m i s re po r t e d a t so m e

fre qu e n c y

. A dd iti on a l l y

, t h ere i s no w a y t o t r a c k w h i c h s a m p l e s m a y h a v e b ee n im p ac t e d b y a

c on t a mi n a t e d o r

d e fec ti v e e x t rac ti on v e ss e l . Th e a n a l y s t s t a t e d t h a t t h e T ef l on v e ss e l s are no t

i n t e nd e d t o b e l a

b e l e d. H o w e v er

, t h e s e v e ss e l s c o u l d b e p er m a n e n t l y m a r

k e d a nd t r a c k e d.

R e f ere n ce s :

QA H a ndbook f

o r A i r P o ll u ti on M ea su re m e n t S y s t e m s, V o l u m e I I , E P A- 4 54 / B

- 13

- 003, M a y

, 2013, S ec ti on 8.1.1

P b Equ i v a l e n t M e t hod E Q L

- 0710

- 182, S ec ti on 8

. 3.1 F ilt er H a nd li n g P r o ce du r e

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

U tili z e mi cr o w a v e e x t ra c ti on v e ss e l s t h a t are m ar k e d a nd t r a c k e d i n t h e e x t r ac ti on p r o ce ss

.30

F i nd i n g # D 2

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: L a

b o ra t o r y

F i nd i n g :

R a w e l ec t r on i c l a

bo ra t o r y d a t a a r e no t c ons i s t e n tl y o r g a n i z e d a nd i nd e x e d t o a ll o w t h e m t o b e

ea s i l y re c a ll e d fr o m t h e d a t a s t o r a g e s y s t e m

.

D e s cr i p t i o n :

2010 SC AQ M D f

i nd i n g A 2 no t e d s i g n i f

i c a n t i ssu e s w it h e l ec t r on i c rec o r d s t o ra g e b y t h e

l a bo ra t o r y . Th e SC AQ M D l a bo ra t o r y h a s ce n t r a li z e d, s ec u re d a nd b ac k e d up rec o r ds,

i n c l ud i n g i ns t r

u m e n t d a t a f

il e s, t o re spond t o t h i s c on cer n. I n o r d er t o c o m p l e t e t h i s p r o ce ss,

t h e l a bo ra t o r y shou l d e n s u re t h a t a ll i ns t r u m e n t

- g e n era t e d rec o r ds a nd r e l a t e d m e t a d a t a are

c ons i s t e n t l y

o r g a n i z e d a n d i nd e x e d so t h a t t h e y c a n b e re c a ll e d a nd rea n a l y z e d a s n ee d e d b y

s t aff o t h er t h a n t h e p r im ar y a n a l y s t

. C u rre n t l y , d a t a i s no t c ons i s t e n t l y a c c e ss i b l e f o r rea n a l y s i s

a nd v a li d a ti on b y l a

bo ra t o r y s t a ff a nd q u a li t y a ssu ra n ce s t aff

, w it hou t a ss i s t a n ce b y t h e

p r im a r y a n a l y s t

.

R e f ere n ce s :

B a s i c R e qu i r e m e n t s o f a n E l ec t r on i c R ec o r dk e e p i n g S y s t e m a t E P A

, h tt p :// www

. e p a

. g ov / r ec o r ds /t oo l s / er ks.h tm

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

De v e l op a nd f

o ll o w a p r o ce du re f

o r i nd e x i n g e l ec t r on i c l a

bo ra t o r y i ns t r

u m e n t rec o r ds so t h a t

i nd i v i du a l s o t h er t h a n t h e p r im a r y a n a l y s t m a y h a v e a c ce ss t o t h i s d a t a

.31

F i nd i n g # D 3

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: L a

b o ra t o r y

F i nd i n g :

S o m e P b

- T SP f

ilt er s a nd t h e a sso c i a t e d o f f i c i a l C h a i n o f C us t o d y f

o r m s c o u l d no t b e l o ca t e d

.

D e s cr i p t i o n :

D u r i n g d a t a t r a c k i n g , E P A re v i e w e d d a t a fr o m a n u m b er o f P b

- T SP f

ilt er s. W h il e so m e w ere

ea s i l y l o c a t e d i n L I M S a nd t h e ac t u a l P b

- T SP f ilt er i n t h e e nv e l o p e ( t h e e n v e l op e i s t h e C O C

a nd p r ov i d e s v a li d a ti on i n f o r m a ti on ) w e re qu i c k l y f

ound, SC AQ M D w a s u n a b l e t o l o ca t e t w o

f ilt er s. Th e t ec hn i c i a n e x p l a i n e d t h a t t h e s e mi ss i n g f ilt er s w e r e r e ce n t l y

s e n t ou t t o a

re s e a rc h e r , bu t w a s no t a b l e t o v er i f y t h i s du r i n g t h e a

ud it

. I t w a s l a t e r

d e t e r mi n e d t h a t t h e

c h a i n o f c us t o d y f

o r m s w ere s e n t t o E P A R e g i on 9 a s p art o f t h e P b P E P p r o g r a m

.

Th e f ilt er s a nd t h e i n f

o r m a ti on c on t a i n e d on t h e f ilt er e nv e l op e s shou l d b e c ons i s t e n t l y

o r g a n i z e d, i nd e x e d, a nd t rac k e d

.

R e f ere n ce s :

QA H a ndbook f

o r A i r P o ll u ti on M ea su re m e n t S y s t e m s, V o l u m e I I , E P A- 4 54 / B

- 13

- 003, M a y

, 2013, S ec ti on 6

E P A’ s A P T I C ou r s e 444

, A i r Po ll u ti on En f or ce m e n t S t ud e n t M anual

, C h a

p t er 8

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

1. D e v e l op t h e l a

bo r a t o r y r ec o r ds m a n a g e m e n t s y s t e m t o i n c l ud e t rac k i n g o f t h e P b

- T SP

f ilt er s pos t a n a l y s i s.

2. D o no t re m ov e t h e o f f i c i a l do c u m e n t a ti on fr o m t h e o r i g i n a l f ilt er e n v e l op e a nd s e nd it

t o a n ou t s i d e e n ti t y

. I f t h e f ilt er s a r e s e n t o ff

s it e

, p re p a r e a

s e c ond e n v e l op e a nd re t a i n

t h e o r i g i n a l

, a s it c ons tit u t e s o ff i c i a l do c u m e n t a ti on. S ee f i nd i n g A 4

.32

F i nd i n g # E1

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: D a t a M ana g e m ent

E P A

- D i re c te d F i nd i n g :

SC AQ M D re qu e s t e d g u i d a n ce a nd / o r t ra i n i n g on ho w t o a

pp l y A Q S c od e s t o d a t a

.

D e s cr i p t i o n :

P re v i ous l y

, D M S on l y a ll o w e d f ou r f l a g s t o b e e n t ere d. I t no w a ll o w s m u lti p l e f l a g s.

SC AQ M D h a s f

ound t h a t so m e f

l a g s ca nno t b e a

p p li e d t o cert a i n p a ra m e t e r s (f o r e x a m p l e

, AQ S w ou l d no t acce p t t h e f l a g “ S X – d o e s no t m ee t s iti n g cr it er i a” f o r g a s e ous p ara m e t e r s a t

t h e W e s t L os t A n g e l e s s i t e

, A u g us t 2012 – O c t o b er 2012 )

. SC AQ M D h a s re qu e s t e d t h a t E P A

p r ov i d e f l a g g i n g g u i d a n c e o r t ra i n i n g

.

R e f ere n ce s :

N / A

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

E P A w ill i nv e s ti g a t e w h a t t ra i n i n g s o r g u i d a n ce c u rre n t l y e x i s t

, a nd w o r k t o d e v e l op

a dd iti on a l m a t er i a l s i f t hos e are i nsu f f i c i e n t

.33

F i nd i n g # F 1

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: QA / Q C

F i nd i n g :

Th e QA p r o g ra m do e s n o t p r ov i d e c ons i s t e n t ov e r s i g h t o f a ll d a t a -re l a t e d a c ti v iti e s o f t h e

o r g a n i z a ti on.

D e s cr i p t i o n :

F i nd i n g A 4 and g ene r a l d e f i c i en c i e s f

r o m t he 2010 T S A h i g h li g h t ed t he need t o s t r en g t hen t he qu a l i t y

m ana g e m en t f

unc t i on o f t h e Q ua l it y A ss u r an c e B r a n c h.

I n t he l a s t t h r ee y e a

rs

, t he S CAQ M D QA p r o g r a m ha s s ub m itt ed c r i t i c a l p l an n i n g docu m en t s

( QA PP s / S O P s ) t o E P A

, s tr en g t hened t he au d it p r o g r a m

, i m p l e m en t ed co r

r e c ti v e ac t i on s

, and s upp o r t ed

t he d a t a c e r t i f

i c a ti o n p r oce s s

. T he p r o g r a m s hou l d c on t i nue t o de ve l op a n d i m p l e m en t a co m

p r ehe n s i v e

and co n s i s t e n t q u a l it y m ana g e m en t p r o c e ss f o r t h e o r ga

n i z a t i on

.

I t w a s no t ed d

u ri n g t h e au d it t h a t :

· T r ac k i n g o f

d a t a qu a l i t y t r end s a t i nd i v i d u a l s i t e s

, a s pe r f

o r m ed b y t he S CAQ M D s t a ti o n

ope r a t o rs u s i n g t h e C he s s e l l d a t a r ec o r d e rs ( o r an eq u i v a l en t s y s t e m )

, w a s no t b e i n g u ti l i z ed b y

t he QA p r o g r a m

. I n t e r na l t e chn i c a l s y s t e m s aud i t s and aud i t s o f d a t a q ua l it y a r e n o t p e rf

o r m ed

on a r o u t i ne b a s i s

.

· F i e l d e v a l u a t i on s o f m on it o ri n g s t a t i on s do n o t i d en t if y s i t i n g and o t h e r

on

- g o i n g i ss ue s t h a t

m a y c o m p r o m i s e t he r e p r e s en t a ti v en e ss o f d a t a. Wh e r e t he s e d e f

i c i e nc i e s e x i s t

, t h e QA

p r o g r a m s hou l d e v a l ua t e i m pac t s on d a t a q

ua l it y and v u l ne r a b i l i t i e s t o da t a d e f

e n s i b i l it y

.

· M on i t o ri n g s t a f

f s ho u l d hav e add i t i on a l QA t r a i n i n g s o t h a t t

he y f u l l y unde r s t a n d t he

r e l a t i on s h i p o f t h e ir w o r k t o t he q ua li t y a ss u r anc e p r oc e ss

.

· T h e QA p r o g r a m s hou l d b a l an c e i t s r o l e i n t h e l a bo r a t o r y t ha t i n c l u d e s b o t h t ech n i ca l s upp o rt

and i n dep e nde n t QA o v e rs i g h t o f l a bo r a t o r y ac t i v it i e s

. T h i s m a y r equ i r e t ha t QA p r o g r a m s t a f

f

t a k e on d i f

f e r en t r e s pon s i b i l i ti e s wi t h r e s p ec t t o t he l a b o r a t o r y t o p r o m o t e en g a g e m en t w it h

and i n dep e nden c e f

r o m t he l ab o r a t o r y

.

I n s u m

, t he QA p r o g r a m m u s t p r o v i de s u f

fi c i e n t o v e r s i g h t i n o r d e r t o e f f e c t i v e l y e v a l ua t e t h e qu a l i t y

o f

t he o r g an i z a t i on ’ s d a t a c o ll ec t i on a c t i v i t i e s i n r e l a t i on t o i de n t i f i ed d a t a o b

j ec t i v e s

.

R e f ere n ce s :

40 C F R 58, a pp e nd i x A , §2.2 I n d e p e n d e n ce o f Q u a li t y A ssu r a n c e

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

De v e l op a

s t r a t e g y t o im p r ov e do c u m e n t a ti on a n d und er s t a nd i n g o f t h e qu a li t y o f t h e D i s t r i c t ’ s

m on it o r i n g d a t a

, a nd t o s t re n g t h e n qu a li t y m a n a g e m e n t a nd ov er s i g h t

.34

F i nd i n g # F 2

A g e n c y : SC AQ M D

D a te o f A ud i t: S e p t e m b er 24

- 25, 201 3

P r o g r a m A re a: QA / Q C

F i nd i n g :

Th ere i s c u rre n t l y

no d e t a il e d s c h e du l e f

o r upd a t i n g S O P s.

D e s cr i p t i o n :

SC AQ M D h a s c o m p l e t e d w o r k on S O P s t h a t c ov er m os t o f t h e a m b i e n t a i r m on it o r i n g

t a sks /m e t hods p erf

o r m e d

.

S e v era l S O P s w e r e a l so b e i n g up d a t e d o r d e v e l o p e d a t t h e tim e o f t h e a ud i t

. SC AQ M D QA i s

w o r k i n g w it h t h e m on it o r i n g a nd l a bo ra t o r y g r o u ps t o p l a n, wr it e

, f i n a li z e

, a nd im p l e m e n t

t h e s e n e w p r o ce d

u re s. T h e p r o ce ss t h a t i d e n ti f i e s t h e n ee d f

o r a n e w S O P o r a

s i g n i f i ca n t

p r o ce du r a l upd a t e a nd t h e S O P d e v e l op m e n t p r o c e du re s shou l d b e f o r m a li z e d b y t h e QA

g r oup

.

SC AQ M D S O P 0100 no t e s t h a t S O P s w ill b e re v i e w e d e v e r y t w o y e ar s. T h e QA g r oup shou l d

w o r k w it h m on it o r i n g g r oup a nd t h e l a bo ra t o r y t o d e v e l op a

sp e c i f i c s c h e d u l e f

o r re v i e w a nd

upd a ti n g o f S O P s.

R e f ere n ce s :

G u i d a n ce f

o r P re p ar i n g S t a nd ar d O p e ra ti n g P r o c e du re s, E P A QA / G- 6, E P A / 600 / B

- 07 / 001,

A p r il 2007, S ec ti on 2.0 S O P P r o ce ss

SC AQ M D

, S O P 0100, G u i d a n ce f o r P re p a r i n g S O Ps

R ec o mme nd a t i o n t o A dd re ss F i nd i n g :

De v e l op a

s c h e du l e a nd p r o ce du r e f o r re v i e w i n g a nd upd a ti n g S O P s

.35 A P P E N D I X A: S U MM ARY O F F I ND I N G S

F I ND I N G S

A 1 : SC AQ M D i s no t e v a l u a ti n g o r im p l e m e n ti n g po t e n ti a l sho r t

- t er m f i x e s f o r so m e o f t h e

e x i s ti n g s iti n g i ssu e s.

A 2 : S t aff t u r

nov e r , un f

ill e d pos iti ons a nd i n crea s e d re spons i b iliti e s m a y re s u lt i n l oss o f d a t a o r

c o m p r o mi s e d d a t a

qu a li t y

.

A 3 : SC AQ M D do e s no t h a v e a n a pp r ov e d QA PP f

o r P A M S m on it o r i n g

.

A 4 : D o c u m e n t a ti on p r o c e du re s f o r l o g books a nd f

o r m s shou l d b e im p r ov e d.

C 1 : Th e r e i s i nsu ff

i c i e n t r oo m a t m a n y m on it o r i n g s it e s f o r E P A PM 2 .5 a nd P b P E P a ud it

s a m p l er s.

C 2 : Th e S ou t h L o n g B e a c h s it e h a s s e v e ra l s iti n g i ssu e s.

C 3 : F i e l d b l a nks f

o r T SP P b are no t r ou ti n e l y p e rf o r m e d f o r a ll m on it o r i n g s it e s.

D 1 : Th e mi cr o w a v e d i g e s ti on v e ss e l s are no t b e i n g l a b e l e d, w h i c h cr e a t e s t h e po t e n ti a l t o

c on f us e s a m p l e s d

u r i n g t h e P b f

ilt er p re p a ra ti on p r o ce ss

.

D 2 : R a w e l e c t r on i c l a

b o r a t o r y d a t a a re no t c ons i s t e n t l y o r g a n i z e d a nd i nd e x e d t o a ll o w t h e m t o

b e ea s i l y r e ca ll e d f

r o m t h e d a t a

s t o r a g e s y s t e m

.

D 3 : S o m e P b

- T SP f

ilt er s a nd t h e a sso c i a t e d o ff i c i a l C h a i n o f C us t o d y f

o r m s c ou l d no t b e

l o ca t e d.

F 1 : T h e QA p r o g ra m d o e s no t p r ov i d e c ons i s t e n t ov er s i g h t o f a ll d a t a

- re l a t e d ac ti v iti e s o f t h e

o r g a n i z a ti on.

F 2 : T h e r e i s c u r

r e n t l y n o d e t a il e d s c h e du l e f

o r u p d a ti n g S O P s.36 A P P E N D I X B : G OO D P R AC T I C E R E C O M M E NDA T I O N S

G E N E RA L R E C O M M E NDA T I O N 1 :

SC AQ M D s t a ti on op era t o r s a nd a ud it o r s do no t r e ce i v e s iti n g t r a i n i n g

. A s E P A h a s e m ph a s i z e d

t h e im po r t a n ce o f m ee ti n g s iti n g re qu i re m e n t s, SC AQ M D h a s r e qu e s t e d g u i d a n ce o r t r a i n i n g t o

b e tt er e qu i p t h e i r

s t a ff t o rec o g n i z e w h e n so m e t h i n g i s a n i ssu e

, a s t h e r e g u l a ti ons are o f t e n

d i ff i c u lt t o i n t er

p re t . E P A rec o mm e nds SC AQ M D a tt e nd A R B s iti n g t ra i n i n g

. I f no n e i s

imm e d i a t e l y a v a il a

b l e

, SC AQ M D shou l d w o r k w i t h A R B a nd

/ o r E P A t o s e t up t ra i n i n g

oppo r t un iti e s.37 A P P E N D I X C: O R G A N I Z A T I O NA L C H A R T38