# Επίσημη Εφημερίδα C 159/2010

| | ISSN 1725-2415
  doi:10.3000/17252415.C_2010.159.ell |
| --- | --- |
| Επίσημη Εφημερίδα
  της Ευρωπαϊκής Ένωσης | C 159 |
| | |
| Έκδοση στην ελληνική γλώσσα | Ανακοινώσεις και Πληροφορίες | 53ό έτος18 Ιουνίου 2010 |

ISSN 1725-2415

doi:10.3000/17252415.C_2010.159.ell

Επίσημη Εφημερίδα

της Ευρωπαϊκής Ένωσης

C 159

Έκδοση στην ελληνική γλώσσα

Ανακοινώσεις και Πληροφορίες

53ό έτος18 Ιουνίου 2010

---

| Ανακοίνωση αριθ | Περιεχόμενα | Σελίδα |
| --- | --- | --- |
| | IV   Πληροφορίες |
| | ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΡΟΕΡΧΟΜΕΝΕΣ ΑΠΟ ΤΑ ΘΕΣΜΙΚΑ ΟΡΓΑΝΑ, ΤΑ ΛΟΙΠΑ ΟΡΓΑΝΑ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ |
| | Ελεγκτικό Συνέδριο |
| 2010/C 159/01 | Έκθεση σχετικά με τον έλεγχο της αποτελεσματικότητας της λειτουργικής διαχείρισης της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας για το οικονομικό έτος 2008: Συστήματα και διαδικασίες που θέσπισε η ΕΚΤ για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων της συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας | 1 |

Ανακοίνωση αριθ

Περιεχόμενα

Σελίδα

IV   Πληροφορίες

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΡΟΕΡΧΟΜΕΝΕΣ ΑΠΟ ΤΑ ΘΕΣΜΙΚΑ ΟΡΓΑΝΑ, ΤΑ ΛΟΙΠΑ ΟΡΓΑΝΑ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ

Ελεγκτικό Συνέδριο

2010/C 159/01

Έκθεση σχετικά με τον έλεγχο της αποτελεσματικότητας της λειτουργικής διαχείρισης της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας για το οικονομικό έτος 2008: Συστήματα και διαδικασίες που θέσπισε η ΕΚΤ για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων της συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας

1

| EL | |
| --- | --- |

EL

---

IV Πληροφορίες

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΡΟΕΡΧΟΜΕΝΕΣ ΑΠΟ ΤΑ ΘΕΣΜΙΚΑ ΟΡΓΑΝΑ, ΤΑ ΛΟΙΠΑ ΟΡΓΑΝΑ ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ

Ελεγκτικό Συνέδριο

| 18.6.2010 | EL | Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης | C 159/1 |
| --- | --- | --- | --- |

18.6.2010

EL

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

C 159/1

---

Έκθεση σχετικά με τον έλεγχο της αποτελεσματικότητας της λειτουργικής διαχείρισης της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας για το οικονομικό έτος 2008: Συστήματα και διαδικασίες που θέσπισε η ΕΚΤ για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων της συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας

2010/C 159/01

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

Συντομογραφίες

Εισαγωγή

Εμβέλεια και τρόπος προσέγγισης του ελέγχου

Παρατηρήσεις

Σχεδίασαν οι υπηρεσιακές μονάδες κατάλληλα τις δραστηριότητές τους;

Στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός

Ετήσια σχέδια/προγράμματα εργασίας

Διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού

Σχεδιασμός των πόρων

Άσκησαν οι υπηρεσιακές μονάδες τη δέουσα παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους;

Εσωτερική παρακολούθηση

Κοινοποίηση πληροφοριών στην Εκτελεστική Επιτροπή

Βασικοί δείκτες επιδόσεων

Υπέβαλαν οι υπηρεσιακές μονάδες έκθεση για τις δραστηριότητές τους και αξιολόγησαν τις επιδόσεις τους;

Αξιολόγηση των ετήσιων αποτελεσμάτων

Αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου

Συμπεράσματα και συστάσεις

Σχεδίασαν οι υπηρεσιακές μονάδες κατάλληλα ις δραστηριότητές τους;

Άσκησαν οι υπηρεσιακές μονάδες τη δέουσα παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους;

Υπέβαλαν οι υπηρεσιακές μονάδες έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητές τους και αξιολόγησαν τις επιδόσεις τους;

Παράρτημα I — Επισκόπηση των υπηρεσιακών μονάδων που εξέτασε το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο

Παράρτημα II — Επισκόπηση των συγκεκριμένων κριτηρίων ελέγχου και της πραγματοποιηθείσας αξιολόγησης για κάθε υπηρεσιακή μονάδα που εξετάστηκε

ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ

| BCO | Τμήμα Προϋπολογισμού, Ελέγχου και Οργάνωσης (στη ΓΔ—ΑΔ) |
| --- | --- |
| BUCOM | Επιτροπή Προϋπολογισμού (Επιτροπή ΕΣΚΤ) |
| ΕΜΟ | Τμήμα Οικονομετρικών Υποδειγμάτων (στη ΓΔ—Ε) |
| FΙΡ | Τμήμα Δημοσιονομικής Πολιτικής (στη ΓΔ—ΟΜ) |
| FIR | Τμήμα Έρευνας Νομισματικής Πολιτικής (στη ΓΔ—Ε) |
| RCC | Επιτροπή Συντονισμού Έρευνας |
| STC | Επιτροπή Στατιστικών Στοιχείων |
| T2S | Πρόγραμμα Target 2/Τίτλοι |
| ΒΔΕ | Βασικός δείκτης επιδόσεων |
| ΓΔ—ΑΔ | Γενική διεύθυνση «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση» |
| ΓΔ—ΓΓΥ | Γενική διεύθυνση «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» |
| ΓΔ—Δ | Γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» |
| ΓΔ—Ε | Γενική διεύθυνση «Έρευνα» |
| ΓΔ—ΟΜ | Γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες» |
| ΓΔ—Σ | Γενική διεύθυνση «Στατιστική» |
| Δ—Ε | Διεύθυνση «Επικοινωνία» |
| ΕθνΚΤ | Εθνικές Κεντρικές Τράπεζες |
| ΕΚΤ | Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα |
| ΕΣΚΤ | Ευρωπαϊκό Σύστημα Κεντρικών Τραπεζών |
| ΜΣ | Μεσοπρόθεσμο σχέδιο |
| ΣΟΑ | Σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης |

BCO

Τμήμα Προϋπολογισμού, Ελέγχου και Οργάνωσης (στη ΓΔ—ΑΔ)

BUCOM

Επιτροπή Προϋπολογισμού (Επιτροπή ΕΣΚΤ)

ΕΜΟ

Τμήμα Οικονομετρικών Υποδειγμάτων (στη ΓΔ—Ε)

FΙΡ

Τμήμα Δημοσιονομικής Πολιτικής (στη ΓΔ—ΟΜ)

FIR

Τμήμα Έρευνας Νομισματικής Πολιτικής (στη ΓΔ—Ε)

RCC

Επιτροπή Συντονισμού Έρευνας

STC

Επιτροπή Στατιστικών Στοιχείων

T2S

Πρόγραμμα Target 2/Τίτλοι

ΒΔΕ

Βασικός δείκτης επιδόσεων

ΓΔ—ΑΔ

Γενική διεύθυνση «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση»

ΓΔ—ΓΓΥ

Γενική διεύθυνση «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες»

ΓΔ—Δ

Γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις»

ΓΔ—Ε

Γενική διεύθυνση «Έρευνα»

ΓΔ—ΟΜ

Γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες»

ΓΔ—Σ

Γενική διεύθυνση «Στατιστική»

Δ—Ε

Διεύθυνση «Επικοινωνία»

ΕθνΚΤ

Εθνικές Κεντρικές Τράπεζες

ΕΚΤ

Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα

ΕΣΚΤ

Ευρωπαϊκό Σύστημα Κεντρικών Τραπεζών

ΜΣ

Μεσοπρόθεσμο σχέδιο

ΣΟΑ

Σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

| 1. | Η Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα (ΕΚΤ — «η Τράπεζα») και οι εθνικές τράπεζες όλων των κρατών μελών της ΕΕ αποτελούν, από κοινού, το Ευρωπαϊκό Σύστημα Κεντρικών Τραπεζών (ΕΣΚΤ). Πρωταρχικός στόχος του ΕΣΚΤ είναι η διατήρηση της σταθερότητας των τιμών. Επίσης, το ΕΣΚΤ στηρίζει τις γενικές οικονομικές πολιτικές που εφαρμόζονται στην Ένωση, προκειμένου να συμβάλει στην επίτευξη των στόχων της Ένωσης (1). Για τον σκοπό αυτό, η ΕΚΤ εκτελεί τα καθήκοντα που ορίζονται στο καταστατικό της (2) και είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων και των οικονομικών της. |
| --- | --- |

1.

Η Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα (ΕΚΤ — «η Τράπεζα») και οι εθνικές τράπεζες όλων των κρατών μελών της ΕΕ αποτελούν, από κοινού, το Ευρωπαϊκό Σύστημα Κεντρικών Τραπεζών (ΕΣΚΤ). Πρωταρχικός στόχος του ΕΣΚΤ είναι η διατήρηση της σταθερότητας των τιμών. Επίσης, το ΕΣΚΤ στηρίζει τις γενικές οικονομικές πολιτικές που εφαρμόζονται στην Ένωση, προκειμένου να συμβάλει στην επίτευξη των στόχων της Ένωσης (1). Για τον σκοπό αυτό, η ΕΚΤ εκτελεί τα καθήκοντα που ορίζονται στο καταστατικό της (2) και είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων και των οικονομικών της.

| 2. | Ο έλεγχος που διενεργεί το Συνέδριο σχετικά με την αποτελεσματικότητα της λειτουργικής διαχείρισης της ΕΚΤ βασίζεται στο άρθρο 27 παράγραφος 2 του πρωτοκόλλου για το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ (3). Ο έλεγχος κάλυψε τα συστήματα και τις διαδικασίες που θέσπισε η ΕΚΤ για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων της σχετικά με το οικονομικό έτος 2008, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού των δραστηριοτήτων για το 2009. |
| --- | --- |

2.

Ο έλεγχος που διενεργεί το Συνέδριο σχετικά με την αποτελεσματικότητα της λειτουργικής διαχείρισης της ΕΚΤ βασίζεται στο άρθρο 27 παράγραφος 2 του πρωτοκόλλου για το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ (3). Ο έλεγχος κάλυψε τα συστήματα και τις διαδικασίες που θέσπισε η ΕΚΤ για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων της σχετικά με το οικονομικό έτος 2008, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού των δραστηριοτήτων για το 2009.

| 3. | Τα όργανα λήψης αποφάσεων της ΕΚΤ είναι το Διοικητικό Συμβούλιο και η Εκτελεστική Επιτροπή (4). Η Εκτελεστική Επιτροπή θέτει σε εφαρμογή τη νομισματική πολιτική, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές και τις αποφάσεις που θεσπίζονται από το διοικητικό συμβούλιο (5) και φέρει τη συνολική ευθύνη για τη διαχείριση των καθημερινών εργασιών της ΕΚΤ και των πόρων της. |
| --- | --- |

3.

Τα όργανα λήψης αποφάσεων της ΕΚΤ είναι το Διοικητικό Συμβούλιο και η Εκτελεστική Επιτροπή (4). Η Εκτελεστική Επιτροπή θέτει σε εφαρμογή τη νομισματική πολιτική, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές και τις αποφάσεις που θεσπίζονται από το διοικητικό συμβούλιο (5) και φέρει τη συνολική ευθύνη για τη διαχείριση των καθημερινών εργασιών της ΕΚΤ και των πόρων της.

| 4. | Η ΕΚΤ είναι οργανωμένη σε 18 υπηρεσιακές μονάδες, 15 εκ των οποίων συνιστούν διευθύνσεις ή γενικές διευθύνσεις. Όλες οι υπηρεσιακές μονάδες υπάγονται «διοικητικά στην εκτελεστική επιτροπή» (6). Κάθε υπηρεσιακή μονάδα λογοδοτεί σε ένα από τα μέλη της εκτελεστικής επιτροπής. |
| --- | --- |

4.

Η ΕΚΤ είναι οργανωμένη σε 18 υπηρεσιακές μονάδες, 15 εκ των οποίων συνιστούν διευθύνσεις ή γενικές διευθύνσεις. Όλες οι υπηρεσιακές μονάδες υπάγονται «διοικητικά στην εκτελεστική επιτροπή» (6). Κάθε υπηρεσιακή μονάδα λογοδοτεί σε ένα από τα μέλη της εκτελεστικής επιτροπής.

| 5. | Το διοικητικό συμβούλιο της ΕΚΤ συνιστά την αρμόδια επί του προϋπολογισμού αρχή της. Εγκρίνει τον ετήσιο προϋπολογισμό της ΕΚΤ κατόπιν προτάσεως της εκτελεστικής επιτροπής (7). Η γενική διεύθυνση «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση» παρακολουθεί την εκτέλεση του προϋπολογισμού και παρέχει συμβουλές και υποστήριξη στις υπηρεσιακές μονάδες για την αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση των πόρων τους. |
| --- | --- |

5.

Το διοικητικό συμβούλιο της ΕΚΤ συνιστά την αρμόδια επί του προϋπολογισμού αρχή της. Εγκρίνει τον ετήσιο προϋπολογισμό της ΕΚΤ κατόπιν προτάσεως της εκτελεστικής επιτροπής (7). Η γενική διεύθυνση «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση» παρακολουθεί την εκτέλεση του προϋπολογισμού και παρέχει συμβουλές και υποστήριξη στις υπηρεσιακές μονάδες για την αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση των πόρων τους.

ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

| 6. | Όσον αφορά τον έλεγχο της ΕΚΤ έχει υιοθετηθεί η προσέγγιση του εκ περιτροπής ελέγχου, σύμφωνα με την οποία κάθε έτος επιλέγονται προς εξέταση διαφορετικοί τομείς διαχείρισης. Κύριος στόχος του ελέγχου του Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 2008 ήταν να αξιολογήσει εάν η ΕΚΤ είχε δημιουργήσει τα απαιτούμενα συστήματα και διαδικασίες για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων της, θέτοντας τα ακόλουθα τρία ερωτήματα ελέγχου:






  — | Σχεδίασαν οι υπηρεσιακές μονάδες κατάλληλα τις δραστηριότητές τους; |
| --- | --- | --- |

6.

Όσον αφορά τον έλεγχο της ΕΚΤ έχει υιοθετηθεί η προσέγγιση του εκ περιτροπής ελέγχου, σύμφωνα με την οποία κάθε έτος επιλέγονται προς εξέταση διαφορετικοί τομείς διαχείρισης. Κύριος στόχος του ελέγχου του Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 2008 ήταν να αξιολογήσει εάν η ΕΚΤ είχε δημιουργήσει τα απαιτούμενα συστήματα και διαδικασίες για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων της, θέτοντας τα ακόλουθα τρία ερωτήματα ελέγχου:

—

Σχεδίασαν οι υπηρεσιακές μονάδες κατάλληλα τις δραστηριότητές τους;

| — | Άσκησαν οι υπηρεσιακές μονάδες τη δέουσα παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους; |
| --- | --- |

—

Άσκησαν οι υπηρεσιακές μονάδες τη δέουσα παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους;

| — | Συνέταξαν εκθέσεις οι υπηρεσιακές μονάδες για τις δραστηριότητές τους και αξιολόγησαν τις επιδόσεις τους; |
| --- | --- |

—

Συνέταξαν εκθέσεις οι υπηρεσιακές μονάδες για τις δραστηριότητές τους και αξιολόγησαν τις επιδόσεις τους;

| 7. | Η αξιολόγηση του Συνεδρίου κάλυψε τα συστήματα και τις διαδικασίες που θεσπίστηκαν για το σύνολο της τράπεζας, καθώς και τις ειδικές ρυθμίσεις που κατάρτισαν και εφάρμοσαν οι υπηρεσιακές μονάδες στις οποίες διενεργήθηκε έλεγχος. Οι βέλτιστες πρακτικές που υιοθέτησε μια υπηρεσιακή μονάδα, τις οποίες διαπίστωσε το Συνέδριο κατά τη διάρκεια του ελέγχου του, χρησιμοποιήθηκαν για την αξιολόγηση των συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης που καθιερώθηκαν σε άλλες υπηρεσιακές μονάδες. Η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της ΕΚΤ ως συνόλου και οι δραστηριότητες των υπηρεσιακών μονάδων δεν ενέπιπταν στο πλαίσιο του ελέγχου. |
| --- | --- |

7.

Η αξιολόγηση του Συνεδρίου κάλυψε τα συστήματα και τις διαδικασίες που θεσπίστηκαν για το σύνολο της τράπεζας, καθώς και τις ειδικές ρυθμίσεις που κατάρτισαν και εφάρμοσαν οι υπηρεσιακές μονάδες στις οποίες διενεργήθηκε έλεγχος. Οι βέλτιστες πρακτικές που υιοθέτησε μια υπηρεσιακή μονάδα, τις οποίες διαπίστωσε το Συνέδριο κατά τη διάρκεια του ελέγχου του, χρησιμοποιήθηκαν για την αξιολόγηση των συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης που καθιερώθηκαν σε άλλες υπηρεσιακές μονάδες. Η αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της ΕΚΤ ως συνόλου και οι δραστηριότητες των υπηρεσιακών μονάδων δεν ενέπιπταν στο πλαίσιο του ελέγχου.

| 8. | Έξι υπηρεσιακές μονάδες επιλέχθηκαν για έλεγχο (βλέπε
  πλαίσιο 1
  ) από τις 15 υπηρεσιακές μονάδες που συνιστούν διευθύνσεις ή γενικές διευθύνσεις (8). Η επιλογή βασίστηκε στα ακόλουθα κριτήρια: i) είδος των δραστηριοτήτων, ii) μέγεθος του προϋπολογισμού και του ανθρώπινου δυναμικού και iii) υποστήριξη και επιχειρησιακοί τομείς (9). Το
  παράρτημα Ι
  περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή κάθε υπηρεσιακής μονάδας που επιλέχθηκε.


  Πλαίσιο 1
  –   Υπηρεσιακές μονάδες που κάλυψε ο έλεγχος







  i) | Διεύθυνση «Επικοινωνία» (Δ—Ε), |
| --- | --- | --- |

8.

Έξι υπηρεσιακές μονάδες επιλέχθηκαν για έλεγχο (βλέπε
  πλαίσιο 1
  ) από τις 15 υπηρεσιακές μονάδες που συνιστούν διευθύνσεις ή γενικές διευθύνσεις (8). Η επιλογή βασίστηκε στα ακόλουθα κριτήρια: i) είδος των δραστηριοτήτων, ii) μέγεθος του προϋπολογισμού και του ανθρώπινου δυναμικού και iii) υποστήριξη και επιχειρησιακοί τομείς (9). Το
  παράρτημα Ι
  περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή κάθε υπηρεσιακής μονάδας που επιλέχθηκε.

Πλαίσιο 1
  –   Υπηρεσιακές μονάδες που κάλυψε ο έλεγχος

i)

Διεύθυνση «Επικοινωνία» (Δ—Ε),

| ii) | Γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες» (ΓΔ—ΟΜ), |
| --- | --- |

ii)

Γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες» (ΓΔ—ΟΜ),

| iii) | Γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» (ΓΔ—Δ), |
| --- | --- |

iii)

Γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» (ΓΔ—Δ),

| iv) | Γενική διεύθυνση «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» (ΓΔ—ΓΓΥ), |
| --- | --- |

iv)

Γενική διεύθυνση «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» (ΓΔ—ΓΓΥ),

| v) | Γενική διεύθυνση «Στατιστική» (ΓΔ—Σ), και |
| --- | --- |

v)

Γενική διεύθυνση «Στατιστική» (ΓΔ—Σ), και

| vi) | Γενική διεύθυνση «Έρευνα» (ΓΔ—Ε). |
| --- | --- |

vi)

Γενική διεύθυνση «Έρευνα» (ΓΔ—Ε).

| 9. | Το παράρτημα ΙΙ περιλαμβάνει επισκόπηση των συγκεκριμένων κριτηρίων ελέγχου και της αξιολόγησης που πραγματοποιήθηκε για κάθε υπηρεσιακή μονάδα που εξετάστηκε. |
| --- | --- |

9.

Το παράρτημα ΙΙ περιλαμβάνει επισκόπηση των συγκεκριμένων κριτηρίων ελέγχου και της αξιολόγησης που πραγματοποιήθηκε για κάθε υπηρεσιακή μονάδα που εξετάστηκε.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Σχεδίασαν οι υπηρεσιακές μονάδες κατάλληλα τις δραστηριότητές τους;

| 10. | Για να εκτιμηθεί η επάρκεια των συστημάτων και διαδικασιών που θέσπισε η ΕΚΤ για τις υπηρεσιακές μονάδες, προκειμένου αυτές να μπορούν να σχεδιάζουν τις δραστηριότητές τους, το Συνέδριο εξέτασε τα εξής:






  — | εάν πραγματοποιήθηκε στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός, ο οποίος να παρέχει σαφή αναφορά των στρατηγικών στόχων και των πολυετών προτεραιοτήτων, |
| --- | --- | --- |

10.

Για να εκτιμηθεί η επάρκεια των συστημάτων και διαδικασιών που θέσπισε η ΕΚΤ για τις υπηρεσιακές μονάδες, προκειμένου αυτές να μπορούν να σχεδιάζουν τις δραστηριότητές τους, το Συνέδριο εξέτασε τα εξής:

—

εάν πραγματοποιήθηκε στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός, ο οποίος να παρέχει σαφή αναφορά των στρατηγικών στόχων και των πολυετών προτεραιοτήτων,

| — | εάν καταρτίστηκαν ετήσια σχέδια/προγράμματα εργασίας, τα οποία να περιγράφουν σαφώς τους ετήσιους στόχους και δραστηριότητες, |
| --- | --- |

—

εάν καταρτίστηκαν ετήσια σχέδια/προγράμματα εργασίας, τα οποία να περιγράφουν σαφώς τους ετήσιους στόχους και δραστηριότητες,

| — | εάν, κατά τη διαδικασία σχεδιασμού, ελήφθησαν υπόψη οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ενδιαφερόμενων μερών και εάν τέθηκαν οι κατάλληλες προτεραιότητες για τους στόχους και τις δραστηριότητες, και |
| --- | --- |

—

εάν, κατά τη διαδικασία σχεδιασμού, ελήφθησαν υπόψη οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ενδιαφερόμενων μερών και εάν τέθηκαν οι κατάλληλες προτεραιότητες για τους στόχους και τις δραστηριότητες, και

| — | εάν ελήφθησαν υπόψη κατά τη διαδικασία σχεδιασμού οι πόροι που ήταν αναγκαίοι προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που είχαν τεθεί και οι δραστηριότητες που είχαν επιλεγεί. |
| --- | --- |

—

εάν ελήφθησαν υπόψη κατά τη διαδικασία σχεδιασμού οι πόροι που ήταν αναγκαίοι προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που είχαν τεθεί και οι δραστηριότητες που είχαν επιλεγεί.

Στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός

| 11. | Προκειμένου να βελτιστοποιηθεί η χρήση των πόρων της ΕΚΤ, πρέπει να πραγματοποιείται στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός, με σκοπό να προσδιορίζονται οι στόχοι της Τράπεζας και οι πολυετείς προτεραιότητες. Σε αυτά πρέπει να περιλαμβάνεται η αντιμετώπιση ενός μεταβαλλόμενου περιβάλλοντος και η εξασφάλιση ότι όλα τα στοιχεία της οργάνωσης προσβλέπουν σε ένα κοινό όραμα. |
| --- | --- |

11.

Προκειμένου να βελτιστοποιηθεί η χρήση των πόρων της ΕΚΤ, πρέπει να πραγματοποιείται στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός, με σκοπό να προσδιορίζονται οι στόχοι της Τράπεζας και οι πολυετείς προτεραιότητες. Σε αυτά πρέπει να περιλαμβάνεται η αντιμετώπιση ενός μεταβαλλόμενου περιβάλλοντος και η εξασφάλιση ότι όλα τα στοιχεία της οργάνωσης προσβλέπουν σε ένα κοινό όραμα.

| 12. | Ούτε το πρωτόκολλο για το καταστατικό του Ευρωπαϊκού Συστήματος Κεντρικών Τραπεζών και της ΕΚΤ ούτε η απόφαση της ΕΚΤ για τον «εσωτερικό κανονισμό» απαιτούν ρητώς τη σύνταξη εγγράφων στρατηγικού/πολυετούς χαρακτήρα. |
| --- | --- |

12.

Ούτε το πρωτόκολλο για το καταστατικό του Ευρωπαϊκού Συστήματος Κεντρικών Τραπεζών και της ΕΚΤ ούτε η απόφαση της ΕΚΤ για τον «εσωτερικό κανονισμό» απαιτούν ρητώς τη σύνταξη εγγράφων στρατηγικού/πολυετούς χαρακτήρα.

| 13. | Το άρθρο 9 του πρωτοκόλλου ορίζει ότι «η ΕΚΤ διασφαλίζει ότι η αποστολή που έχει ανατεθεί στο ΕΣΚΤ... εκτελείται είτε με δικές της ενέργειες... είτε μέσω των εθνικών κεντρικών τραπεζών». Η υφιστάμενη νομική βάση καθορίζει ορισμένες από τις λειτουργίες της ΕΚΤ, καθώς και εκείνες των εθνικών κεντρικών τραπεζών. Παρόλα αυτά, σχετικά με ορισμένους τομείς δεν υπάρχει σαφής διαχωρισμός καθηκόντων και τόσο ο διαχωρισμός όσο και τα ακριβή καθήκοντα καθορίζονται με διμερείς συμφωνίες και ειδικές διατάξεις. Κατά συνέπεια, ο στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός της ΕΚΤ επηρεάζεται από τη δομή του συστήματος της ΕΚΤ και το ΕΣΚΤ/Ευρωσύστημα (10). Το στοιχείο αυτό περιορίζει τον βαθμό στον οποίο η Τράπεζα μπορεί να πραγματοποιήσει αποτελεσματικό στρατηγικό/πολυετή σχεδιασμό. |
| --- | --- |

13.

Το άρθρο 9 του πρωτοκόλλου ορίζει ότι «η ΕΚΤ διασφαλίζει ότι η αποστολή που έχει ανατεθεί στο ΕΣΚΤ... εκτελείται είτε με δικές της ενέργειες... είτε μέσω των εθνικών κεντρικών τραπεζών». Η υφιστάμενη νομική βάση καθορίζει ορισμένες από τις λειτουργίες της ΕΚΤ, καθώς και εκείνες των εθνικών κεντρικών τραπεζών. Παρόλα αυτά, σχετικά με ορισμένους τομείς δεν υπάρχει σαφής διαχωρισμός καθηκόντων και τόσο ο διαχωρισμός όσο και τα ακριβή καθήκοντα καθορίζονται με διμερείς συμφωνίες και ειδικές διατάξεις. Κατά συνέπεια, ο στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός της ΕΚΤ επηρεάζεται από τη δομή του συστήματος της ΕΚΤ και το ΕΣΚΤ/Ευρωσύστημα (10). Το στοιχείο αυτό περιορίζει τον βαθμό στον οποίο η Τράπεζα μπορεί να πραγματοποιήσει αποτελεσματικό στρατηγικό/πολυετή σχεδιασμό.

| 14. | Όλες οι υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν συνέβαλαν στη διαδικασία σχεδιασμού της ΕΚΤ, διατυπώνοντας στρατηγικούς στόχους και πολυετείς προτεραιότητες (βλέπε σημείο 21). Τα εν λόγω στοιχεία ενημερώνονταν κάθε χρόνο και παρείχαν, όντως, μακροπρόθεσμη καθοδήγηση για τις δραστηριότητές τους. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις (11), οι στρατηγικοί στόχοι που περιλαμβάνονταν στα έγγραφα πολυετούς σχεδιασμού δεν ήταν επαρκώς συγκεκριμένοι και δεν παρείχαν παρά μόνο περιορισμένα πληροφοριακά στοιχεία για τον τρόπο με τον οποίο θα μπορούσαν οι υπηρεσιακές μονάδες να επιτύχουν τους στόχους τους. Επιπλέον, δεν είχαν πάντοτε τεθεί συγκεκριμένες προθεσμίες για την επίτευξη αυτών των πολυετών στόχων. |
| --- | --- |

14.

Όλες οι υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν συνέβαλαν στη διαδικασία σχεδιασμού της ΕΚΤ, διατυπώνοντας στρατηγικούς στόχους και πολυετείς προτεραιότητες (βλέπε σημείο 21). Τα εν λόγω στοιχεία ενημερώνονταν κάθε χρόνο και παρείχαν, όντως, μακροπρόθεσμη καθοδήγηση για τις δραστηριότητές τους. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις (11), οι στρατηγικοί στόχοι που περιλαμβάνονταν στα έγγραφα πολυετούς σχεδιασμού δεν ήταν επαρκώς συγκεκριμένοι και δεν παρείχαν παρά μόνο περιορισμένα πληροφοριακά στοιχεία για τον τρόπο με τον οποίο θα μπορούσαν οι υπηρεσιακές μονάδες να επιτύχουν τους στόχους τους. Επιπλέον, δεν είχαν πάντοτε τεθεί συγκεκριμένες προθεσμίες για την επίτευξη αυτών των πολυετών στόχων.

| 15. | Το ανθρώπινο δυναμικό δεν αντικατοπτριζόταν σε αυτά τα έγγραφα πολυετούς σχεδιασμού, μολονότι συνιστά έναν από τους κύριους περιορισμούς για την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί. Εντούτοις, στην περίπτωση της Δ—Ε τέθηκε σε εφαρμογή ένα σχέδιο το οποίο συνέδεε τις δραστηριότητες με τους πόρους και αποσκοπούσε στον προσδιορισμό και την εφαρμογή μέτρων για τη διαχείριση του αυξανόμενου όγκου εργασίας με συνολικά σταθερό αριθμό απασχολουμένων (12) (βλέπε πλαίσιο 2).


  Πλαίσιο 2
  –   Το σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης (ΣΟΑ)

  Με την πάροδο των ετών, η διεύθυνση «Επικοινωνία» (Δ—Ε) αντιμετώπισε σημαντική αύξηση του όγκου εργασίας. Η αύξηση αυτή οδήγησε στη συχνή χρησιμοποίηση έκτακτων υπαλλήλων και στην πραγματοποίηση υπερωριών. Προκειμένου να εξευρεθούν λύσεις για τα προβλήματα του όγκου εργασίας και των πόρων, η γενική διεύθυνση «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση» (ΓΔ—ΑΔ), η Δ—Ε και τα αντίστοιχα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής συμφώνησαν να εκπονήσουν ένα σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης (ΣΟΑ).
  Η φάση ανάλυσης του σχεδίου περιλάμβανε εμπεριστατωμένη εξέταση των διαδικασιών, των πόρων, του όγκου εργασίας και των δραστηριοτήτων από το 2005 έως το 2008, καθώς και παρέκταση του όγκου εργασίας για τα επόμενα πέντε έτη.
  Το κύριο συμπέρασμα ήταν ότι αμφότερα τα τμήματα της Δ—Ε πρέπει να μεταβάλουν τον τρόπο λειτουργίας τους, από αμιγώς ανταποκρινόμενο στη ζήτηση σε πιο προορατικό ρόλο, και να επικεντρωθούν στις βασικές δραστηριότητες επικοινωνίας. Εκπονήθηκε σχέδιο δράσης. Η υλοποίηση του σχεδίου αυτού παρακολουθήθηκε με τακτές συνεδριάσεις μεταξύ της Δ—Ε και της συμβουλευτικής ομάδας που ήταν υπεύθυνη για την υλοποίηση του σχεδίου ΣΟΑ. |
| --- | --- |

15.

Το ανθρώπινο δυναμικό δεν αντικατοπτριζόταν σε αυτά τα έγγραφα πολυετούς σχεδιασμού, μολονότι συνιστά έναν από τους κύριους περιορισμούς για την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί. Εντούτοις, στην περίπτωση της Δ—Ε τέθηκε σε εφαρμογή ένα σχέδιο το οποίο συνέδεε τις δραστηριότητες με τους πόρους και αποσκοπούσε στον προσδιορισμό και την εφαρμογή μέτρων για τη διαχείριση του αυξανόμενου όγκου εργασίας με συνολικά σταθερό αριθμό απασχολουμένων (12) (βλέπε πλαίσιο 2).

Πλαίσιο 2
  –   Το σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης (ΣΟΑ)

Με την πάροδο των ετών, η διεύθυνση «Επικοινωνία» (Δ—Ε) αντιμετώπισε σημαντική αύξηση του όγκου εργασίας. Η αύξηση αυτή οδήγησε στη συχνή χρησιμοποίηση έκτακτων υπαλλήλων και στην πραγματοποίηση υπερωριών. Προκειμένου να εξευρεθούν λύσεις για τα προβλήματα του όγκου εργασίας και των πόρων, η γενική διεύθυνση «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση» (ΓΔ—ΑΔ), η Δ—Ε και τα αντίστοιχα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής συμφώνησαν να εκπονήσουν ένα σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης (ΣΟΑ).

Η φάση ανάλυσης του σχεδίου περιλάμβανε εμπεριστατωμένη εξέταση των διαδικασιών, των πόρων, του όγκου εργασίας και των δραστηριοτήτων από το 2005 έως το 2008, καθώς και παρέκταση του όγκου εργασίας για τα επόμενα πέντε έτη.

Το κύριο συμπέρασμα ήταν ότι αμφότερα τα τμήματα της Δ—Ε πρέπει να μεταβάλουν τον τρόπο λειτουργίας τους, από αμιγώς ανταποκρινόμενο στη ζήτηση σε πιο προορατικό ρόλο, και να επικεντρωθούν στις βασικές δραστηριότητες επικοινωνίας. Εκπονήθηκε σχέδιο δράσης. Η υλοποίηση του σχεδίου αυτού παρακολουθήθηκε με τακτές συνεδριάσεις μεταξύ της Δ—Ε και της συμβουλευτικής ομάδας που ήταν υπεύθυνη για την υλοποίηση του σχεδίου ΣΟΑ.

Ετήσια σχέδια/προγράμματα εργασίας

| 16. | Ο σωστός ετήσιος σχεδιασμός απαιτεί, μεταξύ άλλων, την εκπόνηση ετήσιου σχεδίου/προγράμματος εργασίας, το οποίο θα ορίζει σαφώς τους ετήσιους στόχους, θα παρέχει περιγραφή των δραστηριοτήτων που πρέπει να πραγματοποιούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων, θα καθορίζει τα αναμενόμενα αποτελέσματα και θα καθιερώνει βασικούς δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ). Οι ετήσιοι στόχοι των υπηρεσιακών μονάδων πρέπει να ευθυγραμμίζονται τόσο με τους συνολικούς στόχους της ΕΚΤ όσο και με τις στρατηγικές προτεραιότητες των υπηρεσιακών μονάδων. |
| --- | --- |

16.

Ο σωστός ετήσιος σχεδιασμός απαιτεί, μεταξύ άλλων, την εκπόνηση ετήσιου σχεδίου/προγράμματος εργασίας, το οποίο θα ορίζει σαφώς τους ετήσιους στόχους, θα παρέχει περιγραφή των δραστηριοτήτων που πρέπει να πραγματοποιούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων, θα καθορίζει τα αναμενόμενα αποτελέσματα και θα καθιερώνει βασικούς δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ). Οι ετήσιοι στόχοι των υπηρεσιακών μονάδων πρέπει να ευθυγραμμίζονται τόσο με τους συνολικούς στόχους της ΕΚΤ όσο και με τις στρατηγικές προτεραιότητες των υπηρεσιακών μονάδων.

| 17. | Εκτός από τον ετήσιο προϋπολογισμό, ο οποίος πρέπει να εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο, ο «εσωτερικός κανονισμός της ΕΚΤ» δεν απαιτεί ρητώς τη σύνταξη εγγράφων ετήσιου σχεδιασμού. |
| --- | --- |

17.

Εκτός από τον ετήσιο προϋπολογισμό, ο οποίος πρέπει να εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο, ο «εσωτερικός κανονισμός της ΕΚΤ» δεν απαιτεί ρητώς τη σύνταξη εγγράφων ετήσιου σχεδιασμού.

| 18. | Ωστόσο, όλες τις υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν είχαν προσδιορίσει τους ετήσιους στόχους τους και είχαν θέσει βασικούς δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ) για τη μέτρηση των επιδόσεων (βλέπε σημεία 34 έως 37), σύμφωνα με τους καθολικούς στόχους της ΕΚΤ (βλέπε σημείο 21) και τις στρατηγικές προτεραιότητες των υπηρεσιακών μονάδων. |
| --- | --- |

18.

Ωστόσο, όλες τις υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν είχαν προσδιορίσει τους ετήσιους στόχους τους και είχαν θέσει βασικούς δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ) για τη μέτρηση των επιδόσεων (βλέπε σημεία 34 έως 37), σύμφωνα με τους καθολικούς στόχους της ΕΚΤ (βλέπε σημείο 21) και τις στρατηγικές προτεραιότητες των υπηρεσιακών μονάδων.

| 19. | Οι δραστηριότητες που έπρεπε να πραγματοποιηθούν για την επίτευξη αυτών των στόχων δεν περιγράφονταν με τον ίδιο βαθμό ακρίβειας. Προκειμένου να αποκτήσει κάποιος ολοκληρωμένη εικόνα των δραστηριοτήτων μιας υπηρεσιακής μονάδας, έπρεπε να συμβουλευθεί διάφορα έγγραφα σχεδιασμού σε επίπεδο τμήματος. Δεν υφίσταται επίσημη συσχέτιση μεταξύ των δραστηριοτήτων της υπηρεσιακής μονάδας και των στόχων που περιγράφονται στις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές (βλέπε σημείο 21). |
| --- | --- |

19.

Οι δραστηριότητες που έπρεπε να πραγματοποιηθούν για την επίτευξη αυτών των στόχων δεν περιγράφονταν με τον ίδιο βαθμό ακρίβειας. Προκειμένου να αποκτήσει κάποιος ολοκληρωμένη εικόνα των δραστηριοτήτων μιας υπηρεσιακής μονάδας, έπρεπε να συμβουλευθεί διάφορα έγγραφα σχεδιασμού σε επίπεδο τμήματος. Δεν υφίσταται επίσημη συσχέτιση μεταξύ των δραστηριοτήτων της υπηρεσιακής μονάδας και των στόχων που περιγράφονται στις στρατηγικές κατευθυντήριες γραμμές (βλέπε σημείο 21).

Διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού

| 20. | Η διαδικασία του ετήσιου σχεδιασμού πρέπει να λαμβάνει υπόψη της την εντολή της ΕΚΤ, τους στόχους της Τράπεζας και τις πολυετείς προτεραιότητες, τις ανάγκες και τις προσδοκίες των ενδιαφερόμενων μερών και πρέπει να αποσκοπεί στη θέση προτεραιοτήτων όσον αφορά τους ετήσιους στόχους και δραστηριότητες της Τράπεζας, βάσει εκτίμησης του αντικτύπου αυτών των δραστηριοτήτων και της συγκριτικής αναμενόμενης προστιθέμενης αξίας τους. |
| --- | --- |

20.

Η διαδικασία του ετήσιου σχεδιασμού πρέπει να λαμβάνει υπόψη της την εντολή της ΕΚΤ, τους στόχους της Τράπεζας και τις πολυετείς προτεραιότητες, τις ανάγκες και τις προσδοκίες των ενδιαφερόμενων μερών και πρέπει να αποσκοπεί στη θέση προτεραιοτήτων όσον αφορά τους ετήσιους στόχους και δραστηριότητες της Τράπεζας, βάσει εκτίμησης του αντικτύπου αυτών των δραστηριοτήτων και της συγκριτικής αναμενόμενης προστιθέμενης αξίας τους.

| 21. | Η διαδικασία του ετήσιου σχεδιασμού στην ΕΚΤ αρχίζει την άνοιξη με ένα εργαστήριο για τους προϊσταμένους των υπηρεσιακών μονάδων. Συζητούνται οι προτεραιότητες και οι στόχοι υψηλού επιπέδου της ΕΚΤ και υποβάλλεται πρόταση προς αξιολόγηση στην Εκτελεστική Επιτροπή. Η έκβαση της εν λόγω αξιολόγησης αντικατοπτρίζεται στην επιστολή του Προέδρου, στην οποία τίθενται οι στρατηγικοί στόχοι της ΕΚΤ για το επόμενο έτος. Οι στόχοι αυτοί τυγχάνουν περαιτέρω επεξεργασίας στο πλαίσιο των στρατηγικών προσανατολισμών των υπηρεσιακών μονάδων. Στις κατευθυντήριες γραμμές παρατίθενται οι προκλήσεις, οι στόχοι και οι ΒΔΕ για το επόμενο έτος, καθώς και μια πιο μακροπρόθεσμη προοπτική. Η ίδια διαδικασία εφαρμόζεται κατά την κατάρτιση και την έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού της ΕΚΤ (βλέπε σημείο 24). Στη διαδικασία (η οποία συνοψίζεται στο
  γράφημα 1
  ) εμπλέκονται όλα τα κυρίως ενδιαφερόμενα μέρη, τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, και έχει ως στόχο την επίτευξη ενημερωμένης συναίνεσης σχετικά με τις προτεραιότητες που τίθενται σε επίπεδο ΕΚΤ.


  Γράφημα 1
  –   Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας ετήσιου σχεδιασμού και παρακολούθησης





  Πηγή: Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα. |
| --- | --- |

21.

Η διαδικασία του ετήσιου σχεδιασμού στην ΕΚΤ αρχίζει την άνοιξη με ένα εργαστήριο για τους προϊσταμένους των υπηρεσιακών μονάδων. Συζητούνται οι προτεραιότητες και οι στόχοι υψηλού επιπέδου της ΕΚΤ και υποβάλλεται πρόταση προς αξιολόγηση στην Εκτελεστική Επιτροπή. Η έκβαση της εν λόγω αξιολόγησης αντικατοπτρίζεται στην επιστολή του Προέδρου, στην οποία τίθενται οι στρατηγικοί στόχοι της ΕΚΤ για το επόμενο έτος. Οι στόχοι αυτοί τυγχάνουν περαιτέρω επεξεργασίας στο πλαίσιο των στρατηγικών προσανατολισμών των υπηρεσιακών μονάδων. Στις κατευθυντήριες γραμμές παρατίθενται οι προκλήσεις, οι στόχοι και οι ΒΔΕ για το επόμενο έτος, καθώς και μια πιο μακροπρόθεσμη προοπτική. Η ίδια διαδικασία εφαρμόζεται κατά την κατάρτιση και την έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού της ΕΚΤ (βλέπε σημείο 24). Στη διαδικασία (η οποία συνοψίζεται στο
  γράφημα 1
  ) εμπλέκονται όλα τα κυρίως ενδιαφερόμενα μέρη, τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, και έχει ως στόχο την επίτευξη ενημερωμένης συναίνεσης σχετικά με τις προτεραιότητες που τίθενται σε επίπεδο ΕΚΤ.

Γράφημα 1
  –   Συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας ετήσιου σχεδιασμού και παρακολούθησης

Image

Πηγή: Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα.

| 22. | Οι διαδικασίες που εφαρμόζονται για τον ετήσιο σχεδιασμό των δραστηριοτήτων εντός των υπηρεσιακών μονάδων που εξετάστηκαν διαφέρουν σημαντικά μεταξύ τους. Αυτό οφείλεται, εν μέρει, στη διαφορετική φύση των δραστηριοτήτων τους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ενδιαφερομένων ελήφθησαν τυπικά υπόψη σχετικά με ορισμένες δραστηριότητες ή μόνο σε περιορισμένο βαθμό. Επιπλέον, η θέση προτεραιοτήτων σχετικά με τις δραστηριότητες δεν τεκμηριώθηκε επαρκώς (13). Δύο υπηρεσιακές μονάδες (14) εφάρμοσαν όντως μια ολοκληρωμένη και επαρκώς τεκμηριωμένη διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού των δραστηριοτήτων τους. Το
  πλαίσιο 3
  παρέχει συνοπτική περιγραφή του ενός από τα δύο παραδείγματα βέλτιστης πρακτικής.


  Πλαίσιο 3
  –   Διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού — ΓΔ—Σ

  Η προετοιμασία για το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας σχετικά με το έτος ν αρχίζει τον Ιούνιο του έτους ν–1. Συμπίπτει με την ενδιάμεση επισκόπηση του προγράμματος εργασίας για το έτος ν–1. Ταυτοχρόνως, καταρτίζονται τα προγράμματα εργασίας της Επιτροπής Στατιστικών Στοιχείων του ΕΣΚΤ (STC) (15) και των ομάδων εργασίας της. Υπάρχει στενή συσχέτιση μεταξύ των εργασιών της STC και της ΓΔ—Σ, η οποία ενισχύεται, επίσης, από το γεγονός ότι η ΓΔ—Σ προεδρεύει και παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στη STC και σε όλες τις ομάδες εργασίας της. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζεται η συνοχή και η συμβατότητα των σχεδιαζόμενων δραστηριοτήτων. Στο τέλος του έτους ν–1 πραγματοποιείται αξιολόγηση του προγράμματος εργασίας του έτους ν–1 και οριστικοποιείται το πρόγραμμα εργασίας για το έτος ν.
  Τα τμήματα της ΓΔ—Σ συντάσσουν το πρώτο σχέδιο των ετήσιων προγραμμάτων εργασίας τους και τα προγράμματα αυτά συζητούνται με τα ανώτερα διοικητικά στελέχη της ΓΔ—Σ. Το σχέδιο του ετήσιου προγράμματος εργασίας διαβιβάζεται, επίσης, σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη εντός του οργάνου προς επικύρωση. Αξιολογούνται οι παρατηρήσεις που διατυπώνονται και, εφόσον είναι αναγκαίο, πραγματοποιούνται αλλαγές στο πρόγραμμα εργασίας. Το οριστικό έγγραφο διαβιβάζεται στο Μέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής προς έγκριση. |
| --- | --- |

22.

Οι διαδικασίες που εφαρμόζονται για τον ετήσιο σχεδιασμό των δραστηριοτήτων εντός των υπηρεσιακών μονάδων που εξετάστηκαν διαφέρουν σημαντικά μεταξύ τους. Αυτό οφείλεται, εν μέρει, στη διαφορετική φύση των δραστηριοτήτων τους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ενδιαφερομένων ελήφθησαν τυπικά υπόψη σχετικά με ορισμένες δραστηριότητες ή μόνο σε περιορισμένο βαθμό. Επιπλέον, η θέση προτεραιοτήτων σχετικά με τις δραστηριότητες δεν τεκμηριώθηκε επαρκώς (13). Δύο υπηρεσιακές μονάδες (14) εφάρμοσαν όντως μια ολοκληρωμένη και επαρκώς τεκμηριωμένη διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού των δραστηριοτήτων τους. Το
  πλαίσιο 3
  παρέχει συνοπτική περιγραφή του ενός από τα δύο παραδείγματα βέλτιστης πρακτικής.

Πλαίσιο 3
  –   Διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού — ΓΔ—Σ

Η προετοιμασία για το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας σχετικά με το έτος ν αρχίζει τον Ιούνιο του έτους ν–1. Συμπίπτει με την ενδιάμεση επισκόπηση του προγράμματος εργασίας για το έτος ν–1. Ταυτοχρόνως, καταρτίζονται τα προγράμματα εργασίας της Επιτροπής Στατιστικών Στοιχείων του ΕΣΚΤ (STC) (15) και των ομάδων εργασίας της. Υπάρχει στενή συσχέτιση μεταξύ των εργασιών της STC και της ΓΔ—Σ, η οποία ενισχύεται, επίσης, από το γεγονός ότι η ΓΔ—Σ προεδρεύει και παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στη STC και σε όλες τις ομάδες εργασίας της. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζεται η συνοχή και η συμβατότητα των σχεδιαζόμενων δραστηριοτήτων. Στο τέλος του έτους ν–1 πραγματοποιείται αξιολόγηση του προγράμματος εργασίας του έτους ν–1 και οριστικοποιείται το πρόγραμμα εργασίας για το έτος ν.

Τα τμήματα της ΓΔ—Σ συντάσσουν το πρώτο σχέδιο των ετήσιων προγραμμάτων εργασίας τους και τα προγράμματα αυτά συζητούνται με τα ανώτερα διοικητικά στελέχη της ΓΔ—Σ. Το σχέδιο του ετήσιου προγράμματος εργασίας διαβιβάζεται, επίσης, σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη εντός του οργάνου προς επικύρωση. Αξιολογούνται οι παρατηρήσεις που διατυπώνονται και, εφόσον είναι αναγκαίο, πραγματοποιούνται αλλαγές στο πρόγραμμα εργασίας. Το οριστικό έγγραφο διαβιβάζεται στο Μέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής προς έγκριση.

Σχεδιασμός των πόρων

| 23. | Η διαδικασία του ετήσιου σχεδιασμού πρέπει να εκτιμά τους ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους που απαιτούνται προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που τέθηκαν και οι δραστηριότητες που επελέγησαν και να τους συγκρίνει με τους διαθέσιμους, προκειμένου να προσδιορίζονται οι τυχόν περαιτέρω ανάγκες. Ο απώτερος στόχος είναι η βέλτιστη χρήση των υφιστάμενων πόρων. |
| --- | --- |

23.

Η διαδικασία του ετήσιου σχεδιασμού πρέπει να εκτιμά τους ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους που απαιτούνται προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που τέθηκαν και οι δραστηριότητες που επελέγησαν και να τους συγκρίνει με τους διαθέσιμους, προκειμένου να προσδιορίζονται οι τυχόν περαιτέρω ανάγκες. Ο απώτερος στόχος είναι η βέλτιστη χρήση των υφιστάμενων πόρων.

| 24. | Οι υπηρεσιακές μονάδες προβαίνουν σε εκτιμήσεις σχετικά με τους αναγκαίους για το επόμενο έτος πόρους κατά τη διάρκεια του δημοσιονομικού σχεδιασμού. Η επιστολή του προέδρου αποτελεί την έναρξη όχι μόνο του ετήσιου σχεδιασμού στόχων και δραστηριοτήτων, αλλά και του ετήσιου δημοσιονομικού σχεδιασμού (βλέπε σημείο 21). Κάθε υπηρεσιακή μονάδα υποβάλλει αίτημα κάλυψης των αναγκών σε οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους από τον προϋπολογισμό. Τα αιτήματα περιλαμβάνουν σύντομη περιγραφή των καθηκόντων προς εκπλήρωση, τα αναμενόμενα παραδοτέα και τους απαιτούμενους πόρους. Ωστόσο, δεν κατέστη δυνατό, για τις υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν, να εξακριβωθεί σαφής συσχέτιση μεταξύ του προϋπολογισμού, των στόχων στους στρατηγικούς προσανατολισμούς και των δραστηριοτήτων στα ετήσια έγγραφα σχεδιασμού. |
| --- | --- |

24.

Οι υπηρεσιακές μονάδες προβαίνουν σε εκτιμήσεις σχετικά με τους αναγκαίους για το επόμενο έτος πόρους κατά τη διάρκεια του δημοσιονομικού σχεδιασμού. Η επιστολή του προέδρου αποτελεί την έναρξη όχι μόνο του ετήσιου σχεδιασμού στόχων και δραστηριοτήτων, αλλά και του ετήσιου δημοσιονομικού σχεδιασμού (βλέπε σημείο 21). Κάθε υπηρεσιακή μονάδα υποβάλλει αίτημα κάλυψης των αναγκών σε οικονομικούς και ανθρώπινους πόρους από τον προϋπολογισμό. Τα αιτήματα περιλαμβάνουν σύντομη περιγραφή των καθηκόντων προς εκπλήρωση, τα αναμενόμενα παραδοτέα και τους απαιτούμενους πόρους. Ωστόσο, δεν κατέστη δυνατό, για τις υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν, να εξακριβωθεί σαφής συσχέτιση μεταξύ του προϋπολογισμού, των στόχων στους στρατηγικούς προσανατολισμούς και των δραστηριοτήτων στα ετήσια έγγραφα σχεδιασμού.

| 25. | Μόνον δύο από τις έξι υπηρεσιακές μονάδες (16) υπολόγισαν συστηματικά τους ανθρώπινους πόρους σε επίπεδο επιλεγμένων δραστηριοτήτων. Ως αποτέλεσμα, στην πλειονότητα των περιπτώσεων δεν τεκμηριώνονται οι αναγκαίοι για την επίτευξη καθενός από τους στόχους πόροι. |
| --- | --- |

25.

Μόνον δύο από τις έξι υπηρεσιακές μονάδες (16) υπολόγισαν συστηματικά τους ανθρώπινους πόρους σε επίπεδο επιλεγμένων δραστηριοτήτων. Ως αποτέλεσμα, στην πλειονότητα των περιπτώσεων δεν τεκμηριώνονται οι αναγκαίοι για την επίτευξη καθενός από τους στόχους πόροι.

Άσκησαν οι υπηρεσιακές μονάδες τη δέουσα παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους;

| 26. | Το Συνέδριο εξέτασε το κατά πόσο:






  — | χρησιμοποιήθηκαν κατάλληλα συστήματα και διαδικασίες για την τακτική παρακολούθηση των επιδόσεων, |
| --- | --- | --- |

26.

Το Συνέδριο εξέτασε το κατά πόσο:

—

χρησιμοποιήθηκαν κατάλληλα συστήματα και διαδικασίες για την τακτική παρακολούθηση των επιδόσεων,

| — | υποβάλλονταν τακτικές εκθέσεις στη Διαχειριστική Επιτροπή σχετικά με την πρόοδο που σημειώθηκε όσον αφορά την επίτευξη των στόχων, και |
| --- | --- |

—

υποβάλλονταν τακτικές εκθέσεις στη Διαχειριστική Επιτροπή σχετικά με την πρόοδο που σημειώθηκε όσον αφορά την επίτευξη των στόχων, και

| — | καθορίστηκαν βασικοί δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ) προκειμένου να αξιολογηθεί η πρόοδος που σημειώθηκε όσον αφορά την επίτευξη των ετήσιων στόχων. |
| --- | --- |

—

καθορίστηκαν βασικοί δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ) προκειμένου να αξιολογηθεί η πρόοδος που σημειώθηκε όσον αφορά την επίτευξη των ετήσιων στόχων.

Εσωτερική παρακολούθηση

| 27. | Η εσωτερική παρακολούθηση πρέπει να περιλαμβάνει διαδικασίες και συστήματα με στόχο την παροχή πληροφοριών τακτικά και με ακρίβεια σχετικά με την κατάσταση προόδου της υλοποίησης του ετήσιου σχεδίου και τον βαθμό στον οποίο επιτυγχάνονται οι στόχοι. Οι διαδικασίες πρέπει να εντοπίζουν τυχόν προβλήματα ή δυσκολίες εγκαίρως, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα λήψης διορθωτικών μέτρων. |
| --- | --- |

27.

Η εσωτερική παρακολούθηση πρέπει να περιλαμβάνει διαδικασίες και συστήματα με στόχο την παροχή πληροφοριών τακτικά και με ακρίβεια σχετικά με την κατάσταση προόδου της υλοποίησης του ετήσιου σχεδίου και τον βαθμό στον οποίο επιτυγχάνονται οι στόχοι. Οι διαδικασίες πρέπει να εντοπίζουν τυχόν προβλήματα ή δυσκολίες εγκαίρως, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα λήψης διορθωτικών μέτρων.

| 28. | Όσον αφορά τη χρήση των πόρων, οι διαχειριστές του κέντρου προϋπολογισμού, από κοινού με το τμήμα προϋπολογισμού, ελέγχου και οργάνωσης της ΓΔ «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση», συμμετέχουν σε μηνιαίες συνεδριάσεις και υπογράφουν τις μηνιαίες εκθέσεις προϋπολογισμού. Οι συνεδριάσεις αυτές επικεντρώνονται, πρωτίστως, στην παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού. Οι μηνιαίες εκθέσεις προϋπολογισμού δεν περιλαμβάνουν κανένα πληροφοριακό στοιχείο σχετικά με την αξιολόγηση των καθηκόντων που εκτελεί η υπηρεσιακή μονάδα όσον αφορά τις δαπάνες του προϋπολογισμού (17), καθώς στις εν λόγω εκθέσεις δεν αντικατοπτρίζεται η πρόοδος σε σχέση με τις δραστηριότητες. |
| --- | --- |

28.

Όσον αφορά τη χρήση των πόρων, οι διαχειριστές του κέντρου προϋπολογισμού, από κοινού με το τμήμα προϋπολογισμού, ελέγχου και οργάνωσης της ΓΔ «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση», συμμετέχουν σε μηνιαίες συνεδριάσεις και υπογράφουν τις μηνιαίες εκθέσεις προϋπολογισμού. Οι συνεδριάσεις αυτές επικεντρώνονται, πρωτίστως, στην παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού. Οι μηνιαίες εκθέσεις προϋπολογισμού δεν περιλαμβάνουν κανένα πληροφοριακό στοιχείο σχετικά με την αξιολόγηση των καθηκόντων που εκτελεί η υπηρεσιακή μονάδα όσον αφορά τις δαπάνες του προϋπολογισμού (17), καθώς στις εν λόγω εκθέσεις δεν αντικατοπτρίζεται η πρόοδος σε σχέση με τις δραστηριότητες.

| 29. | Η σημαντικότερη —με μεγάλη διαφορά— διαδικασία παρακολούθησης των δραστηριοτήτων είναι οι διοικητικές συνεδριάσεις σε επίπεδο ανώτερων στελεχών κάθε υπηρεσιακής μονάδας (18). Συμπληρώνονται από συνεδριάσεις τμημάτων, οι οποίες αποτελούν την κύρια διαδικασία παρακολούθησης εκ του σύνεγγυς των δραστηριοτήτων και επισκόπησης του φόρτου εργασίας του προσωπικού. Επιπλέον των ανωτέρω, πραγματοποιούνται τακτικά πιο συχνές συνεδριάσεις σε επίπεδο μονάδας. Στο εν λόγω επίπεδο χρησιμοποιούνται διάφορες διαδικασίες και συστήματα παρακολούθησης προκειμένου να αξιολογείται κατά πόσο τα καθήκοντα υλοποιούνται εντός των προθεσμιών που έχουν τεθεί. |
| --- | --- |

29.

Η σημαντικότερη —με μεγάλη διαφορά— διαδικασία παρακολούθησης των δραστηριοτήτων είναι οι διοικητικές συνεδριάσεις σε επίπεδο ανώτερων στελεχών κάθε υπηρεσιακής μονάδας (18). Συμπληρώνονται από συνεδριάσεις τμημάτων, οι οποίες αποτελούν την κύρια διαδικασία παρακολούθησης εκ του σύνεγγυς των δραστηριοτήτων και επισκόπησης του φόρτου εργασίας του προσωπικού. Επιπλέον των ανωτέρω, πραγματοποιούνται τακτικά πιο συχνές συνεδριάσεις σε επίπεδο μονάδας. Στο εν λόγω επίπεδο χρησιμοποιούνται διάφορες διαδικασίες και συστήματα παρακολούθησης προκειμένου να αξιολογείται κατά πόσο τα καθήκοντα υλοποιούνται εντός των προθεσμιών που έχουν τεθεί.

| 30. | Στη ΓΔ «Στατιστική» και τη ΓΔ «Έρευνα» καταρτίζεται ενδιάμεση έκθεση επισκόπησης του ετήσιου προγράμματος εργασίας της υπηρεσιακής μονάδας, η οποία καταγράφει τα επιτεύγματα και καθορίζει τα προσδοκώμενα αποτελέσματα έως το τέλος του έτους. |
| --- | --- |

30.

Στη ΓΔ «Στατιστική» και τη ΓΔ «Έρευνα» καταρτίζεται ενδιάμεση έκθεση επισκόπησης του ετήσιου προγράμματος εργασίας της υπηρεσιακής μονάδας, η οποία καταγράφει τα επιτεύγματα και καθορίζει τα προσδοκώμενα αποτελέσματα έως το τέλος του έτους.

| 31. | Όλες οι γενικές διευθύνσεις που εξετάστηκαν είχαν καθορίσει διαδικασίες και είχαν αναπτύξει συστήματα προκειμένου να διαχειρίζονται τις δραστηριότητές τους σε τακτική βάση. Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, η παρακολούθηση εστιάζεται στα συγκεκριμένα καθήκοντα που εκτελούνται και όχι στην εξέταση του κατά πόσο επιτεύχθηκαν οι στόχοι. |
| --- | --- |

31.

Όλες οι γενικές διευθύνσεις που εξετάστηκαν είχαν καθορίσει διαδικασίες και είχαν αναπτύξει συστήματα προκειμένου να διαχειρίζονται τις δραστηριότητές τους σε τακτική βάση. Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, η παρακολούθηση εστιάζεται στα συγκεκριμένα καθήκοντα που εκτελούνται και όχι στην εξέταση του κατά πόσο επιτεύχθηκαν οι στόχοι.

Κοινοποίηση πληροφοριών στην Εκτελεστική Επιτροπή

| 32. | Η Εκτελεστική Επιτροπή πρέπει να ενημερώνεται περιοδικώς σχετικά με την πρόοδο που σημειώνεται όσον αφορά την επίτευξη των στόχων και τα προσδοκώμενα αποτελέσματα. |
| --- | --- |

32.

Η Εκτελεστική Επιτροπή πρέπει να ενημερώνεται περιοδικώς σχετικά με την πρόοδο που σημειώνεται όσον αφορά την επίτευξη των στόχων και τα προσδοκώμενα αποτελέσματα.

| 33. | Δεν υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις κοινοποίησης πληροφοριακών στοιχείων στην Εκτελεστική Επιτροπή, κοινές για το σύνολο της ΕΚΤ, σχετικά με την πρόοδο που σημειώνεται όσον αφορά την επίτευξη των στόχων και τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Κάθε υπηρεσιακή μονάδα υποβάλλει έκθεση σε ένα από τα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής. Πραγματοποιούνται τακτικές συνεδριάσεις (19) με το αρμόδιο μέλος και τα ανώτερα διοικητικά στελέχη της υπηρεσιακής μονάδας. Ωστόσο, εκτός από τη ΓΔ «Στατιστική» (20), κατά τις εν λόγω συνεδριάσεις συνήθως δεν τηρούνται πρακτικά. Καταρτίζονται εκθέσεις προόδου και υποβάλλονται στην Εκτελεστική Επιτροπή σε συνέχεια της ενδιάμεσης επισκόπησης του ετήσιου προγράμματος εργασίας της ΓΔ «Στατιστική». Το τμήμα Έρευνας Νομισματικής Πολιτικής της ΓΔ «Έρευνα» (FIR) και το τμήμα Οικονομετρικών Υποδειγμάτων της ΓΔ «Έρευνα» (EMO) καταρτίζουν επίσης εκθέσεις προόδου σχετικά με την εκτέλεση των αντίστοιχων προγραμμάτων έρευνας για την Εκτελεστική Επιτροπή και, επιπλέον, καταρτίζονται υπομνήματα προκειμένου να ενημερωθεί το μέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής σχετικά με την πρόοδο όσον αφορά μείζονα έργα σχετικά με πολιτικές. Οι ΓΔ «Επικοινωνία», «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις», «Οικονομικές Μελέτες» και «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» δεν καταρτίζουν επίσημες περιοδικές εκθέσεις παρακολούθησης. |
| --- | --- |

33.

Δεν υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις κοινοποίησης πληροφοριακών στοιχείων στην Εκτελεστική Επιτροπή, κοινές για το σύνολο της ΕΚΤ, σχετικά με την πρόοδο που σημειώνεται όσον αφορά την επίτευξη των στόχων και τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Κάθε υπηρεσιακή μονάδα υποβάλλει έκθεση σε ένα από τα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής. Πραγματοποιούνται τακτικές συνεδριάσεις (19) με το αρμόδιο μέλος και τα ανώτερα διοικητικά στελέχη της υπηρεσιακής μονάδας. Ωστόσο, εκτός από τη ΓΔ «Στατιστική» (20), κατά τις εν λόγω συνεδριάσεις συνήθως δεν τηρούνται πρακτικά. Καταρτίζονται εκθέσεις προόδου και υποβάλλονται στην Εκτελεστική Επιτροπή σε συνέχεια της ενδιάμεσης επισκόπησης του ετήσιου προγράμματος εργασίας της ΓΔ «Στατιστική». Το τμήμα Έρευνας Νομισματικής Πολιτικής της ΓΔ «Έρευνα» (FIR) και το τμήμα Οικονομετρικών Υποδειγμάτων της ΓΔ «Έρευνα» (EMO) καταρτίζουν επίσης εκθέσεις προόδου σχετικά με την εκτέλεση των αντίστοιχων προγραμμάτων έρευνας για την Εκτελεστική Επιτροπή και, επιπλέον, καταρτίζονται υπομνήματα προκειμένου να ενημερωθεί το μέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής σχετικά με την πρόοδο όσον αφορά μείζονα έργα σχετικά με πολιτικές. Οι ΓΔ «Επικοινωνία», «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις», «Οικονομικές Μελέτες» και «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» δεν καταρτίζουν επίσημες περιοδικές εκθέσεις παρακολούθησης.

Βασικοί δείκτες επιδόσεων

| 34. | Ο καθορισμός σειράς σαφών δεικτών και κριτηρίων αξιολόγησης αποτελεί προϋπόθεση για την αποτελεσματική παρακολούθηση. Πρέπει να καθοριστούν βασικοί δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ), που να έχουν ως στόχο την εκτίμηση της προόδου που σημειώνεται όσον αφορά την επίτευξη των στόχων και τα αναμενόμενα αποτελέσματα των επιλεγεισών δραστηριοτήτων, οι οποίοι πρέπει να πληρούν τα κριτήρια RACER (21). |
| --- | --- |

34.

Ο καθορισμός σειράς σαφών δεικτών και κριτηρίων αξιολόγησης αποτελεί προϋπόθεση για την αποτελεσματική παρακολούθηση. Πρέπει να καθοριστούν βασικοί δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ), που να έχουν ως στόχο την εκτίμηση της προόδου που σημειώνεται όσον αφορά την επίτευξη των στόχων και τα αναμενόμενα αποτελέσματα των επιλεγεισών δραστηριοτήτων, οι οποίοι πρέπει να πληρούν τα κριτήρια RACER (21).

| 35. | Οι ΒΔΕ θεσπίστηκαν για πρώτη φορά το 2006 για τις υποστηρικτικές υπηρεσιακές μονάδες και, το 2007, για όλες τις υπηρεσιακές μονάδες. Ο σχεδιασμός των ΒΔΕ καθορίζεται από τις ίδιες τις υπηρεσιακές μονάδες και το τμήμα Προϋπολογισμού, Ελέγχου και Οργάνωσης συμβάλλει, διατυπώνοντας συστάσεις για τη βελτίωση, παραδείγματος χάρη την καθιέρωση ΒΔΕ προς χρήση από όλες τις υπηρεσιακές μονάδες (22). |
| --- | --- |

35.

Οι ΒΔΕ θεσπίστηκαν για πρώτη φορά το 2006 για τις υποστηρικτικές υπηρεσιακές μονάδες και, το 2007, για όλες τις υπηρεσιακές μονάδες. Ο σχεδιασμός των ΒΔΕ καθορίζεται από τις ίδιες τις υπηρεσιακές μονάδες και το τμήμα Προϋπολογισμού, Ελέγχου και Οργάνωσης συμβάλλει, διατυπώνοντας συστάσεις για τη βελτίωση, παραδείγματος χάρη την καθιέρωση ΒΔΕ προς χρήση από όλες τις υπηρεσιακές μονάδες (22).

| 36. | Σημειώθηκε σημαντική πρόοδος σχετικά με την ανάπτυξη πλαισίου για τους ΒΔΕ όσον αφορά την πληρότητα, τη σαφήνεια και τη συνολική ποιότητα, αφότου αυτοί θεσπίστηκαν. Οι ΒΔΕ για το 2009 συνδέονται σαφώς με τους γενικότερους στόχους για την ΕΚΤ, όπως καθορίζονται στην επιστολή του Προέδρου, και για κάθε ΒΔΕ υπάρχει μετρήσιμος στόχος. Οι ΒΔΕ καλύπτουν διάφορες πτυχές της μέτρησης των επιδόσεων, όπως για παράδειγμα τη χρήση των πόρων, τις επιδόσεις που επιτεύχθηκαν, τον αντίκτυπο των δραστηριοτήτων και, γενικώς, πληρούν τα κριτήρια RACER (23). |
| --- | --- |

36.

Σημειώθηκε σημαντική πρόοδος σχετικά με την ανάπτυξη πλαισίου για τους ΒΔΕ όσον αφορά την πληρότητα, τη σαφήνεια και τη συνολική ποιότητα, αφότου αυτοί θεσπίστηκαν. Οι ΒΔΕ για το 2009 συνδέονται σαφώς με τους γενικότερους στόχους για την ΕΚΤ, όπως καθορίζονται στην επιστολή του Προέδρου, και για κάθε ΒΔΕ υπάρχει μετρήσιμος στόχος. Οι ΒΔΕ καλύπτουν διάφορες πτυχές της μέτρησης των επιδόσεων, όπως για παράδειγμα τη χρήση των πόρων, τις επιδόσεις που επιτεύχθηκαν, τον αντίκτυπο των δραστηριοτήτων και, γενικώς, πληρούν τα κριτήρια RACER (23).

| 37. | Εφόσον οι ΓΔΕ παρακολουθούνται μία ή δύο φορές ανά έτος (24) αποτελούν, κατά κύριο λόγο, εργαλείο αναφοράς για τα ανώτατα διοικητικά στελέχη και όχι εργαλείο που χρησιμοποιείται για την τακτική παρακολούθηση των καθηκόντων της υπηρεσιακής μονάδας. |
| --- | --- |

37.

Εφόσον οι ΓΔΕ παρακολουθούνται μία ή δύο φορές ανά έτος (24) αποτελούν, κατά κύριο λόγο, εργαλείο αναφοράς για τα ανώτατα διοικητικά στελέχη και όχι εργαλείο που χρησιμοποιείται για την τακτική παρακολούθηση των καθηκόντων της υπηρεσιακής μονάδας.

Υπέβαλαν οι υπηρεσιακές μονάδες έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητές τους και αξιολόγησαν τις επιδόσεις τους;

| 38. | Το Συνέδριο διενήργησε έλεγχο σχετικά με την καταλληλότητα των συστημάτων και διαδικασιών που θέσπισε η ΕΚΤ για την υποβολή έκθεσης από τις υπηρεσιακές μονάδες σχετικά με τις δραστηριότητές τους και την αξιολόγηση των επιδόσεών τους, εξετάζοντας τα ακόλουθα:






  — | εάν είχε πραγματοποιηθεί ετήσια αξιολόγηση και εάν είχε καταρτιστεί έκθεση σχετικά με τα επιτευχθέντα αποτελέσματα, και |
| --- | --- | --- |

38.

Το Συνέδριο διενήργησε έλεγχο σχετικά με την καταλληλότητα των συστημάτων και διαδικασιών που θέσπισε η ΕΚΤ για την υποβολή έκθεσης από τις υπηρεσιακές μονάδες σχετικά με τις δραστηριότητές τους και την αξιολόγηση των επιδόσεών τους, εξετάζοντας τα ακόλουθα:

—

εάν είχε πραγματοποιηθεί ετήσια αξιολόγηση και εάν είχε καταρτιστεί έκθεση σχετικά με τα επιτευχθέντα αποτελέσματα, και

| — | εάν η προστιθέμενη αξία και ο αντίκτυπος των αποτελεσμάτων αξιολογούνταν περιοδικώς. |
| --- | --- |

—

εάν η προστιθέμενη αξία και ο αντίκτυπος των αποτελεσμάτων αξιολογούνταν περιοδικώς.

Αξιολόγηση των ετήσιων αποτελεσμάτων

| 39. | Οι ετήσιες δραστηριότητες και τα επιτευχθέντα αποτελέσματα των υπηρεσιακών μονάδων πρέπει να αξιολογούνται επισήμως. Τα αποτελέσματα πρέπει να συγκρίνονται με τα αρχικά σχέδια, μετρώντας τα επιτεύγματα και την πρόοδο που σημειώθηκε τόσο σε ποιοτικό όσο και σε ποσοτικό επίπεδο. Πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη οι πόροι που χρησιμοποιήθηκαν κατά την παραγωγή των εν λόγω αποτελεσμάτων. |
| --- | --- |

39.

Οι ετήσιες δραστηριότητες και τα επιτευχθέντα αποτελέσματα των υπηρεσιακών μονάδων πρέπει να αξιολογούνται επισήμως. Τα αποτελέσματα πρέπει να συγκρίνονται με τα αρχικά σχέδια, μετρώντας τα επιτεύγματα και την πρόοδο που σημειώθηκε τόσο σε ποιοτικό όσο και σε ποσοτικό επίπεδο. Πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη οι πόροι που χρησιμοποιήθηκαν κατά την παραγωγή των εν λόγω αποτελεσμάτων.

| 40. | Στην ΕΚΤ καταρτίζονται, σε κεντρικό επίπεδο, δύο βασικές ετήσιες εκθέσεις, οι οποίες περιλαμβάνουν, έως έναν βαθμό, αξιολόγηση των ετήσιων αποτελεσμάτων των επιμέρους υπηρεσιακών μονάδων – η ετήσια έκθεση της ΕΚΤ (25) και η έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους που καταρτίζει η ΓΔ «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση» (26). Τόσο το πρωτόκολλο σχετικά με το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ όσο και ο «εσωτερικός κανονισμός της ΕΚΤ» δεν προβλέπουν την υποβολή άλλων εκθέσεων αξιολόγησης των ετήσιων αποτελεσμάτων, προς υποβολή στην Εκτελεστική Επιτροπή. |
| --- | --- |

40.

Στην ΕΚΤ καταρτίζονται, σε κεντρικό επίπεδο, δύο βασικές ετήσιες εκθέσεις, οι οποίες περιλαμβάνουν, έως έναν βαθμό, αξιολόγηση των ετήσιων αποτελεσμάτων των επιμέρους υπηρεσιακών μονάδων – η ετήσια έκθεση της ΕΚΤ (25) και η έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους που καταρτίζει η ΓΔ «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση» (26). Τόσο το πρωτόκολλο σχετικά με το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ όσο και ο «εσωτερικός κανονισμός της ΕΚΤ» δεν προβλέπουν την υποβολή άλλων εκθέσεων αξιολόγησης των ετήσιων αποτελεσμάτων, προς υποβολή στην Εκτελεστική Επιτροπή.

| 41. | Η ετήσια έκθεση του 2008, επιπλέον των ετήσιων δραστηριοτήτων του ΕΣΚΤ και της νομισματικής πολιτικής, παρέχει επιλεγμένες πληροφορίες σχετικά με τις ετήσιες δραστηριότητες των επιμέρους υπηρεσιακών μονάδων. Παραδείγματος χάρη, υπάρχουν κεφάλαια σχετικά με τη Στατιστική, την Οικονομική Έρευνα και τις Εξωτερικές Σχέσεις. Οι πληροφορίες σχετικά με τις ετήσιες δραστηριότητες απευθύνονται, κατά κύριο λόγο, στους εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς της ΕΚΤ. Μικρή αναφορά γίνεται στην πρόοδο που σημειώθηκε, σε σύγκριση με τους ετήσιους και μεσοπρόθεσμους στόχους ή στη χρησιμοποίηση των πόρων. |
| --- | --- |

41.

Η ετήσια έκθεση του 2008, επιπλέον των ετήσιων δραστηριοτήτων του ΕΣΚΤ και της νομισματικής πολιτικής, παρέχει επιλεγμένες πληροφορίες σχετικά με τις ετήσιες δραστηριότητες των επιμέρους υπηρεσιακών μονάδων. Παραδείγματος χάρη, υπάρχουν κεφάλαια σχετικά με τη Στατιστική, την Οικονομική Έρευνα και τις Εξωτερικές Σχέσεις. Οι πληροφορίες σχετικά με τις ετήσιες δραστηριότητες απευθύνονται, κατά κύριο λόγο, στους εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς της ΕΚΤ. Μικρή αναφορά γίνεται στην πρόοδο που σημειώθηκε, σε σύγκριση με τους ετήσιους και μεσοπρόθεσμους στόχους ή στη χρησιμοποίηση των πόρων.

| 42. | Η έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους για το 2008 περιλαμβάνει μια υψηλού επιπέδου περίληψη των επιτευγμάτων ανά βασική λειτουργία (27). Στην έκθεση διακρίνονται δύο διαφορετικές δομές κατάρτισης εκθέσεων: ενώ τα οικονομικά στοιχεία και οι ποιοτικές περιγραφές των επιτευγμάτων παρουσιάζονται ανά βασική λειτουργία, ο αριθμός των απασχολουμένων παρουσιάζεται ανά υπηρεσιακή μονάδα. Η περιγραφή παρέχει, κυρίως, πληροφορίες σχετικά με το επίπεδο δραστηριότητας σε κάθε βασική λειτουργία. Η παρουσίασή της εξαρτάται από τη συμβολή των ενδιαφερομένων υπηρεσιακών μονάδων, καθώς δεν υπάρχουν κανόνες ως προς το περιεχόμενο. |
| --- | --- |

42.

Η έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους για το 2008 περιλαμβάνει μια υψηλού επιπέδου περίληψη των επιτευγμάτων ανά βασική λειτουργία (27). Στην έκθεση διακρίνονται δύο διαφορετικές δομές κατάρτισης εκθέσεων: ενώ τα οικονομικά στοιχεία και οι ποιοτικές περιγραφές των επιτευγμάτων παρουσιάζονται ανά βασική λειτουργία, ο αριθμός των απασχολουμένων παρουσιάζεται ανά υπηρεσιακή μονάδα. Η περιγραφή παρέχει, κυρίως, πληροφορίες σχετικά με το επίπεδο δραστηριότητας σε κάθε βασική λειτουργία. Η παρουσίασή της εξαρτάται από τη συμβολή των ενδιαφερομένων υπηρεσιακών μονάδων, καθώς δεν υπάρχουν κανόνες ως προς το περιεχόμενο.

| 43. | Οι υπηρεσιακές μονάδες έχουν επίσης αναπτύξει επιμέρους μέσα υποβολής εκθέσεων. Ένα καλό παράδειγμα ανάλογου μέσου παρατηρήθηκε στη ΓΔ «Στατιστική». Παρουσιάζει μια περίληψη των αποτελεσμάτων για κάθε δραστηριότητα που περιλαμβάνεται στο πρόγραμμα ετήσιας εργασίας, με επιπλέον πληροφορίες σχετικά με δραστηριότητες που δεν σχεδιάστηκαν αλλά ολοκληρώθηκαν και δραστηριότητες που σχεδιάστηκαν αλλά δεν πραγματοποιήθηκαν. Το εν λόγω έγγραφο αποστέλλεται στις μονάδες χρηστών προς εξέταση και στο μέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής που είναι υπεύθυνο για την υπηρεσιακή μονάδα προς πληροφόρηση. Η Εκτελεστική Επιτροπή λαμβάνει επίσης σε συνοπτική έκθεση τα αποτελέσματα των ΒΔΕ των υπηρεσιακών μονάδων (βλέπε σημεία 34 έως 37). |
| --- | --- |

43.

Οι υπηρεσιακές μονάδες έχουν επίσης αναπτύξει επιμέρους μέσα υποβολής εκθέσεων. Ένα καλό παράδειγμα ανάλογου μέσου παρατηρήθηκε στη ΓΔ «Στατιστική». Παρουσιάζει μια περίληψη των αποτελεσμάτων για κάθε δραστηριότητα που περιλαμβάνεται στο πρόγραμμα ετήσιας εργασίας, με επιπλέον πληροφορίες σχετικά με δραστηριότητες που δεν σχεδιάστηκαν αλλά ολοκληρώθηκαν και δραστηριότητες που σχεδιάστηκαν αλλά δεν πραγματοποιήθηκαν. Το εν λόγω έγγραφο αποστέλλεται στις μονάδες χρηστών προς εξέταση και στο μέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής που είναι υπεύθυνο για την υπηρεσιακή μονάδα προς πληροφόρηση. Η Εκτελεστική Επιτροπή λαμβάνει επίσης σε συνοπτική έκθεση τα αποτελέσματα των ΒΔΕ των υπηρεσιακών μονάδων (βλέπε σημεία 34 έως 37).

| 44. | Στις υπόλοιπες πέντε υπηρεσιακές μονάδες (28) που εξετάστηκαν, αρκετά έγγραφα πρέπει να αξιολογηθούν και να συγκριθούν προκειμένου να καλυφθούν όλες οι δραστηριότητες, συχνά δε η σχέση τους με τα έγγραφα σχεδιασμού είναι περιορισμένη. Επομένως, είναι δύσκολο να εκτιμηθεί εάν έχουν ολοκληρωθεί όλες οι δραστηριότητες που προβλέπονταν στον σχεδιασμό. |
| --- | --- |

44.

Στις υπόλοιπες πέντε υπηρεσιακές μονάδες (28) που εξετάστηκαν, αρκετά έγγραφα πρέπει να αξιολογηθούν και να συγκριθούν προκειμένου να καλυφθούν όλες οι δραστηριότητες, συχνά δε η σχέση τους με τα έγγραφα σχεδιασμού είναι περιορισμένη. Επομένως, είναι δύσκολο να εκτιμηθεί εάν έχουν ολοκληρωθεί όλες οι δραστηριότητες που προβλέπονταν στον σχεδιασμό.

| 45. | Άλλο ένα παράδειγμα ορθής πρακτικής αποτελεί η εκ των υστέρων ετήσια επισκόπηση που ορίζει η Επιτροπή Συντονισμού της Έρευνας (RCC) (29) (βλέπε
  πλαίσιο 4
  ).


  Πλαίσιο 4
  –   Ετήσια έκθεση επισκόπησης της RCC

  Τα περιεχόμενα της ετήσιας έκθεσης επισκόπησης της RCC για το 2007 έχουν ως εξής: i) αξιολόγηση της συνάφειας της πολιτικής, ii) περίληψη των διαθέσιμων αποδεικτικών στοιχείων σχετικά με την ακαδημαϊκή ποιότητα, iii) εμπειρία με το ερευνητικό πρόγραμμα απόσπασης της ΕΚΤ, iv) κατάλογος των διασκέψεων με θέμα την έρευνα που διοργάνωσε η ΕΚΤ κατά τη διάρκεια του έτους, v) κύρια επισκόπηση, με λεπτομερή αξιολόγηση καθεμιάς εκ των 24 επιμέρους συμφωνιών σχετικά με τις προτεραιότητες έρευνας. |
| --- | --- |

45.

Άλλο ένα παράδειγμα ορθής πρακτικής αποτελεί η εκ των υστέρων ετήσια επισκόπηση που ορίζει η Επιτροπή Συντονισμού της Έρευνας (RCC) (29) (βλέπε
  πλαίσιο 4
  ).

Πλαίσιο 4
  –   Ετήσια έκθεση επισκόπησης της RCC

Τα περιεχόμενα της ετήσιας έκθεσης επισκόπησης της RCC για το 2007 έχουν ως εξής: i) αξιολόγηση της συνάφειας της πολιτικής, ii) περίληψη των διαθέσιμων αποδεικτικών στοιχείων σχετικά με την ακαδημαϊκή ποιότητα, iii) εμπειρία με το ερευνητικό πρόγραμμα απόσπασης της ΕΚΤ, iv) κατάλογος των διασκέψεων με θέμα την έρευνα που διοργάνωσε η ΕΚΤ κατά τη διάρκεια του έτους, v) κύρια επισκόπηση, με λεπτομερή αξιολόγηση καθεμιάς εκ των 24 επιμέρους συμφωνιών σχετικά με τις προτεραιότητες έρευνας.

Αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου

| 46. | Η προστιθέμενη αξία και ο αντίκτυπος των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων πρέπει να αξιολογούνται περιοδικώς. Στόχο αποτελεί η εκτίμηση του βαθμού στον οποίο το έργο που υλοποίησαν οι υπηρεσιακές μονάδες είχε τον επιδιωκόμενο αντίκτυπο και συνέβαλε ουσιαστικά, κατ’ αυτό τον τρόπο, στον καθορισμό μεταγενέστερων στρατηγικών και επιχειρησιακών προτεραιοτήτων. |
| --- | --- |

46.

Η προστιθέμενη αξία και ο αντίκτυπος των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων πρέπει να αξιολογούνται περιοδικώς. Στόχο αποτελεί η εκτίμηση του βαθμού στον οποίο το έργο που υλοποίησαν οι υπηρεσιακές μονάδες είχε τον επιδιωκόμενο αντίκτυπο και συνέβαλε ουσιαστικά, κατ’ αυτό τον τρόπο, στον καθορισμό μεταγενέστερων στρατηγικών και επιχειρησιακών προτεραιοτήτων.

| 47. | Η μέτρηση του αντικτύπου και η αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας είναι, έως κάποιο βαθμό, ενσωματωμένα σε ορισμένους ΒΔΕ. Επιπλέον, στην ΕΚΤ έχουν αναληφθεί ορισμένες πρωτοβουλίες για τη μέτρηση του αντικτύπου και την αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας. Τα τελευταία πέντε έτη έχουν πραγματοποιηθεί οι ακόλουθες αξιολογήσεις και εκτιμήσεις:






  α) | εσωτερικό ερωτηματολόγιο ικανοποίησης πελατών, που δρομολογήθηκε τον Οκτώβριο του 2008, προκειμένου να εκτιμηθεί ο βαθμός ικανοποίησης του προσωπικού της ΕΚΤ όσον αφορά τις λειτουργίες υποστήριξης της ΕΚΤ, |
| --- | --- | --- |

47.

Η μέτρηση του αντικτύπου και η αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας είναι, έως κάποιο βαθμό, ενσωματωμένα σε ορισμένους ΒΔΕ. Επιπλέον, στην ΕΚΤ έχουν αναληφθεί ορισμένες πρωτοβουλίες για τη μέτρηση του αντικτύπου και την αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας. Τα τελευταία πέντε έτη έχουν πραγματοποιηθεί οι ακόλουθες αξιολογήσεις και εκτιμήσεις:

α)

εσωτερικό ερωτηματολόγιο ικανοποίησης πελατών, που δρομολογήθηκε τον Οκτώβριο του 2008, προκειμένου να εκτιμηθεί ο βαθμός ικανοποίησης του προσωπικού της ΕΚΤ όσον αφορά τις λειτουργίες υποστήριξης της ΕΚΤ,

| β) | εξωτερική αξιολόγηση των ερευνητικών δραστηριοτήτων της ΕΚΤ το 2004 (βλέπε
  πλαίσιο 5
  ), |
| --- | --- |

β)

εξωτερική αξιολόγηση των ερευνητικών δραστηριοτήτων της ΕΚΤ το 2004 (βλέπε
  πλαίσιο 5
  ),

| γ) | θέσπιση συστήματος βαθμολόγησης (30) για τις ακαδημαϊκές δημοσιεύσεις του προσωπικού, |
| --- | --- |

γ)

θέσπιση συστήματος βαθμολόγησης (30) για τις ακαδημαϊκές δημοσιεύσεις του προσωπικού,

| δ) | σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης για την περίοδο 2007—2008 (βλέπε
  πλαίσιο 2
  ), και |
| --- | --- |

δ)

σχέδιο οργανωτικής ανάπτυξης για την περίοδο 2007—2008 (βλέπε
  πλαίσιο 2
  ), και

| ε) | ερωτηματολόγια παρακολούθησης και αξιολόγησης της κοινής γνώμης. |
| --- | --- |

ε)

ερωτηματολόγια παρακολούθησης και αξιολόγησης της κοινής γνώμης.

Πλαίσιο 5
  –   Κύριες συστάσεις που διατυπώθηκαν στο πλαίσιο της επισκόπησης των ερευνητικών δραστηριοτήτων

| 1. | Στους ερευνητές πρέπει να δίδεται επαρκής χρόνος και κατάλληλα κίνητρα. |
| --- | --- |

1.

Στους ερευνητές πρέπει να δίδεται επαρκής χρόνος και κατάλληλα κίνητρα.

| 2. | Η ΕΚΤ πρέπει να αυξήσει την έρευνα με την προοπτική δημοσίευσης σε επιφανή περιοδικά και να μειώσει την έμφαση που δίνει στα έγγραφα εργασίας. |
| --- | --- |

2.

Η ΕΚΤ πρέπει να αυξήσει την έρευνα με την προοπτική δημοσίευσης σε επιφανή περιοδικά και να μειώσει την έμφαση που δίνει στα έγγραφα εργασίας.

| 3. | Βελτίωση της μακροπρόθεσμης διαχείρισης του ερευνητικού προσωπικού, δημιουργώντας σταδιοδρομία βάσει ικανοτήτων, κάνοντας μεγαλύτερη χρήση του προγράμματος κινητικότητας, αυξάνοντας τον προϋπολογισμό για συμβούλους και περιορίζοντας το πρόγραμμα επισκεπτών ερευνητών. |
| --- | --- |

3.

Βελτίωση της μακροπρόθεσμης διαχείρισης του ερευνητικού προσωπικού, δημιουργώντας σταδιοδρομία βάσει ικανοτήτων, κάνοντας μεγαλύτερη χρήση του προγράμματος κινητικότητας, αυξάνοντας τον προϋπολογισμό για συμβούλους και περιορίζοντας το πρόγραμμα επισκεπτών ερευνητών.

| 4. | Κατάρτιση λεπτομερούς ετήσιου ερευνητικού προγράμματος για όλες τις υπηρεσιακές μονάδες όπου πραγματοποιείται έρευνα. |
| --- | --- |

4.

Κατάρτιση λεπτομερούς ετήσιου ερευνητικού προγράμματος για όλες τις υπηρεσιακές μονάδες όπου πραγματοποιείται έρευνα.

| 5. | Βελτίωση της υποστήριξης της έρευνας, προσλαμβάνοντας νέους βοηθούς—ερευνητές και βελτιώνοντας τα εργαλεία πληροφορικής που χρησιμοποιούνται. |
| --- | --- |

5.

Βελτίωση της υποστήριξης της έρευνας, προσλαμβάνοντας νέους βοηθούς—ερευνητές και βελτιώνοντας τα εργαλεία πληροφορικής που χρησιμοποιούνται.

| 6. | Κοινοποίηση των αποτελεσμάτων στον τομέα της έρευνας σε ευρύτερο κοινό με τρόπο μη τεχνικό. |
| --- | --- |

6.

Κοινοποίηση των αποτελεσμάτων στον τομέα της έρευνας σε ευρύτερο κοινό με τρόπο μη τεχνικό.

| 48. | Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι οι εν λόγω αξιολογήσεις και εκτιμήσεις είχαν πραγματοποιηθεί σε βάση ad hoc. Δεν υπάρχει συστηματική προσέγγιση κάλυψης, μέσω αξιολογήσεων, όλων των κύριων δραστηριοτήτων της ΕΚΤ σε πολυετή βάση. |
| --- | --- |

48.

Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι οι εν λόγω αξιολογήσεις και εκτιμήσεις είχαν πραγματοποιηθεί σε βάση ad hoc. Δεν υπάρχει συστηματική προσέγγιση κάλυψης, μέσω αξιολογήσεων, όλων των κύριων δραστηριοτήτων της ΕΚΤ σε πολυετή βάση.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

Σχεδίασαν οι υπηρεσιακές μονάδες κατάλληλα τις δραστηριότητές τους;

| 49. | Όλες οι υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν συνέβαλαν στη διαδικασία σχεδιασμού της ΕΚΤ, διατυπώνοντας στρατηγικούς στόχους και θέτοντας πολυετείς προτεραιότητες, στοιχεία που παρείχαν μακροπρόθεσμη καθοδήγηση στις δραστηριότητές τους. Ωστόσο, στην πλειονότητα των περιπτώσεων οι στρατηγικοί στόχοι δεν ήταν επαρκώς ειδικοί και ακριβείς. |
| --- | --- |

49.

Όλες οι υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν συνέβαλαν στη διαδικασία σχεδιασμού της ΕΚΤ, διατυπώνοντας στρατηγικούς στόχους και θέτοντας πολυετείς προτεραιότητες, στοιχεία που παρείχαν μακροπρόθεσμη καθοδήγηση στις δραστηριότητές τους. Ωστόσο, στην πλειονότητα των περιπτώσεων οι στρατηγικοί στόχοι δεν ήταν επαρκώς ειδικοί και ακριβείς.

| 50. | Σε μία από τις έξι υπηρεσιακές μονάδες που ελέγχθηκαν, είχε αναπτυχθεί ένα ετήσιο πρόγραμμα εργασίας, στο πλαίσιο του οποίου είχαν τεθεί οι στόχοι και οι ετήσιες δραστηριότητες, τα δε προσδοκώμενα αποτελέσματα περιγράφονταν αρκετά αναλυτικά. Για τις υπόλοιπες πέντε, πρέπει να μελετηθούν διάφορα έγγραφα σχεδιασμού σε επίπεδο τμημάτων, προκειμένου να σχηματιστεί συνολική εικόνα για τις δραστηριότητες και να συνδεθούν αυτά με τους στόχους που αναφέρονται στο έγγραφο στρατηγικών προσανατολισμών των υπηρεσιακών μονάδων. |
| --- | --- |

50.

Σε μία από τις έξι υπηρεσιακές μονάδες που ελέγχθηκαν, είχε αναπτυχθεί ένα ετήσιο πρόγραμμα εργασίας, στο πλαίσιο του οποίου είχαν τεθεί οι στόχοι και οι ετήσιες δραστηριότητες, τα δε προσδοκώμενα αποτελέσματα περιγράφονταν αρκετά αναλυτικά. Για τις υπόλοιπες πέντε, πρέπει να μελετηθούν διάφορα έγγραφα σχεδιασμού σε επίπεδο τμημάτων, προκειμένου να σχηματιστεί συνολική εικόνα για τις δραστηριότητες και να συνδεθούν αυτά με τους στόχους που αναφέρονται στο έγγραφο στρατηγικών προσανατολισμών των υπηρεσιακών μονάδων.

| 51. | Οι υπηρεσιακές μονάδες έλαβαν υπόψη τους απαιτούμενους πόρους κατά τη διάρκεια του δημοσιονομικού σχεδιασμού. Ωστόσο, δεν υπάρχει τυπικά καθορισμένη σχέση μεταξύ, αφενός, των στόχων που προέβλεπε ο σχεδιασμός των υπηρεσιακών μονάδων και των δραστηριοτήτων που περιλάμβαναν οι στρατηγικοί προσανατολισμοί και τα ετήσια έγγραφα σχεδιασμού και, αφετέρου, των ανθρώπινων και οικονομικών πόρων που είναι αναγκαίοι για την επίτευξή τους. Επιπλέον, η έλλειψη ενός συστήματος με το οποίο να εντοπίζονται, να εγκρίνονται και να εφαρμόζονται οι βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης εντός της ΕΚΤ, αυξάνει τον κίνδυνο ορισμένες από τις υπηρεσιακές μονάδες της να είναι λιγότερο αποδοτικές και αποτελεσματικές από όσο θα μπορούσαν να είναι. |
| --- | --- |

51.

Οι υπηρεσιακές μονάδες έλαβαν υπόψη τους απαιτούμενους πόρους κατά τη διάρκεια του δημοσιονομικού σχεδιασμού. Ωστόσο, δεν υπάρχει τυπικά καθορισμένη σχέση μεταξύ, αφενός, των στόχων που προέβλεπε ο σχεδιασμός των υπηρεσιακών μονάδων και των δραστηριοτήτων που περιλάμβαναν οι στρατηγικοί προσανατολισμοί και τα ετήσια έγγραφα σχεδιασμού και, αφετέρου, των ανθρώπινων και οικονομικών πόρων που είναι αναγκαίοι για την επίτευξή τους. Επιπλέον, η έλλειψη ενός συστήματος με το οποίο να εντοπίζονται, να εγκρίνονται και να εφαρμόζονται οι βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης εντός της ΕΚΤ, αυξάνει τον κίνδυνο ορισμένες από τις υπηρεσιακές μονάδες της να είναι λιγότερο αποδοτικές και αποτελεσματικές από όσο θα μπορούσαν να είναι.

Συστάσεις

| 1. | Η ΕΚΤ πρέπει να ενισχύσει περαιτέρω τον ετήσιο σχεδιασμό των υπηρεσιακών μονάδων της, καθορίζοντας τον τρόπο με τον οποίο συνδέεται η στρατηγική με το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας, γεγονός το οποίο με τη σειρά του πρέπει να συνδέει τους ετήσιους στόχους με συγκεκριμένες δραστηριότητες και με τα προσδοκώμενα αποτελέσματα. Επίσης, πρέπει να καθοριστούν επισήμως οι πόροι που απαιτούνται για την επίτευξη των εν λόγω αποτελεσμάτων. |
| --- | --- |

1.

Η ΕΚΤ πρέπει να ενισχύσει περαιτέρω τον ετήσιο σχεδιασμό των υπηρεσιακών μονάδων της, καθορίζοντας τον τρόπο με τον οποίο συνδέεται η στρατηγική με το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας, γεγονός το οποίο με τη σειρά του πρέπει να συνδέει τους ετήσιους στόχους με συγκεκριμένες δραστηριότητες και με τα προσδοκώμενα αποτελέσματα. Επίσης, πρέπει να καθοριστούν επισήμως οι πόροι που απαιτούνται για την επίτευξη των εν λόγω αποτελεσμάτων.

| 2. | Η ΕΚΤ πρέπει να θεσπίσει διαδικασίες με στόχο τον εντοπισμό ορθών πρακτικών διαχείρισης και την ενεργή διάδοσή τους σε όλες τις υπηρεσιακές μονάδες, αποσκοπώντας στη βελτίωση της συνεργασίας και της ποιότητας της διαχείρισης. |
| --- | --- |

2.

Η ΕΚΤ πρέπει να θεσπίσει διαδικασίες με στόχο τον εντοπισμό ορθών πρακτικών διαχείρισης και την ενεργή διάδοσή τους σε όλες τις υπηρεσιακές μονάδες, αποσκοπώντας στη βελτίωση της συνεργασίας και της ποιότητας της διαχείρισης.

Άσκησαν οι υπηρεσιακές μονάδες τη δέουσα παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους;

| 52. | Η ΕΚΤ καθιέρωσε διαδικασίες και ανέπτυξε κατάλληλα συστήματα προκειμένου να παρακολουθεί τακτικά τις δραστηριότητες των υπηρεσιακών μονάδων. Τα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής ενημερώνονταν περιοδικώς σχετικά με την πρόοδο των δραστηριοτήτων και καθορίστηκαν ΒΔΕ προκειμένου να αξιολογείται η επίτευξη των στόχων. Παρόλα τα ανωτέρω, οι περισσότερες υπηρεσιακές μονάδες δεν συνέταξαν περιοδικές εκθέσεις παρακολούθησης προκειμένου να τις υποβάλλουν για την Εκτελεστική Επιτροπή. |
| --- | --- |

52.

Η ΕΚΤ καθιέρωσε διαδικασίες και ανέπτυξε κατάλληλα συστήματα προκειμένου να παρακολουθεί τακτικά τις δραστηριότητες των υπηρεσιακών μονάδων. Τα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής ενημερώνονταν περιοδικώς σχετικά με την πρόοδο των δραστηριοτήτων και καθορίστηκαν ΒΔΕ προκειμένου να αξιολογείται η επίτευξη των στόχων. Παρόλα τα ανωτέρω, οι περισσότερες υπηρεσιακές μονάδες δεν συνέταξαν περιοδικές εκθέσεις παρακολούθησης προκειμένου να τις υποβάλλουν για την Εκτελεστική Επιτροπή.

| 53. | Η ΕΚΤ ανέπτυξε πρόσφατα ΒΔΕ, οι οποίοι συνδέονται σαφώς με στόχους που αφορούν το σύνολο της ΕΚΤ και καλύπτουν διάφορες πτυχές της μέτρησης των επιδόσεων. |
| --- | --- |

53.

Η ΕΚΤ ανέπτυξε πρόσφατα ΒΔΕ, οι οποίοι συνδέονται σαφώς με στόχους που αφορούν το σύνολο της ΕΚΤ και καλύπτουν διάφορες πτυχές της μέτρησης των επιδόσεων.

Συστάσεις

| 3. | Η κατάρτιση περιοδικών εκθέσεων υλοποίησης που να παρέχουν μια στιγμιαία εικόνα της προόδου που σημειώνεται όσον αφορά την υλοποίηση των ετήσιων δραστηριοτήτων, θα βελτίωνε την ποιότητα της παρακολούθησης και θα χρησίμευε ως βάση για την πραγματοποίηση τροποποιήσεων στα αρχικά ετήσια σχέδια. |
| --- | --- |

3.

Η κατάρτιση περιοδικών εκθέσεων υλοποίησης που να παρέχουν μια στιγμιαία εικόνα της προόδου που σημειώνεται όσον αφορά την υλοποίηση των ετήσιων δραστηριοτήτων, θα βελτίωνε την ποιότητα της παρακολούθησης και θα χρησίμευε ως βάση για την πραγματοποίηση τροποποιήσεων στα αρχικά ετήσια σχέδια.

Υπέβαλαν οι υπηρεσιακές μονάδες έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητές τους και αξιολόγησαν τις επιδόσεις τους;

| 54. | Οι υπηρεσιακές μονάδες υπέβαλαν έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητές τους και τα αποτελέσματα τόσο στην ετήσια έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης όσο και στην ετήσια έκθεση της ΕΚΤ, καθώς και σε άλλες εκθέσεις σχετικές με συγκεκριμένες υπηρεσιακές μονάδες. Ωστόσο, στην πλειονότητα των περιπτώσεων οι εν λόγω εκθέσεις δεν αξιολογούν τις επιδόσεις σε συνάρτηση με τους στόχους που έχουν τεθεί. |
| --- | --- |

54.

Οι υπηρεσιακές μονάδες υπέβαλαν έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητές τους και τα αποτελέσματα τόσο στην ετήσια έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης όσο και στην ετήσια έκθεση της ΕΚΤ, καθώς και σε άλλες εκθέσεις σχετικές με συγκεκριμένες υπηρεσιακές μονάδες. Ωστόσο, στην πλειονότητα των περιπτώσεων οι εν λόγω εκθέσεις δεν αξιολογούν τις επιδόσεις σε συνάρτηση με τους στόχους που έχουν τεθεί.

| 55. | Πραγματοποιήθηκαν ορισμένες συναφείς και ορθές αξιολογήσεις και εκτιμήσεις, παρέχοντας χρήσιμες πληροφορίες στους υπευθύνους διαχείρισης των υπηρεσιακών μονάδων. Δεν υπάρχει, ωστόσο, συστηματικός τρόπος προσέγγισης που να καλύπτει, σε πολυετή βάση, όλες τις κύριες δραστηριότητες της ΕΚΤ. Το γεγονός αυτό αυξάνει τον κίνδυνο της μη λήψης διορθωτικών μέτρων όταν είναι αναγκαίο. |
| --- | --- |

55.

Πραγματοποιήθηκαν ορισμένες συναφείς και ορθές αξιολογήσεις και εκτιμήσεις, παρέχοντας χρήσιμες πληροφορίες στους υπευθύνους διαχείρισης των υπηρεσιακών μονάδων. Δεν υπάρχει, ωστόσο, συστηματικός τρόπος προσέγγισης που να καλύπτει, σε πολυετή βάση, όλες τις κύριες δραστηριότητες της ΕΚΤ. Το γεγονός αυτό αυξάνει τον κίνδυνο της μη λήψης διορθωτικών μέτρων όταν είναι αναγκαίο.

Συστάσεις

| 4. | Η ετήσια έκθεση πρέπει να βελτιωθεί περαιτέρω: i) περιλαμβάνοντας μια ετήσια αξιολόγηση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων και ii) παρέχοντας εκτίμηση της προόδου που σημειώθηκε όσον αφορά την επίτευξη των στόχων που τέθηκαν στα έγγραφα του στρατηγικού προσανατολισμού. Οι εν λόγω εκθέσεις πρέπει, επίσης, να υποδεικνύουν εάν και με ποιον τρόπο χρειάζεται να τροποποιηθεί ο στρατηγικός προσανατολισμός βάσει της κτηθείσας πείρας. |
| --- | --- |

4.

Η ετήσια έκθεση πρέπει να βελτιωθεί περαιτέρω: i) περιλαμβάνοντας μια ετήσια αξιολόγηση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων και ii) παρέχοντας εκτίμηση της προόδου που σημειώθηκε όσον αφορά την επίτευξη των στόχων που τέθηκαν στα έγγραφα του στρατηγικού προσανατολισμού. Οι εν λόγω εκθέσεις πρέπει, επίσης, να υποδεικνύουν εάν και με ποιον τρόπο χρειάζεται να τροποποιηθεί ο στρατηγικός προσανατολισμός βάσει της κτηθείσας πείρας.

| 5. | Πρέπει να καθοριστεί ένα τακτικό σύστημα περιοδικών αξιολογήσεων και εκτιμήσεων της προστιθέμενης αξίας των υπηρεσιακών μονάδων και του αντικτύπου των δραστηριοτήτων τους. |
| --- | --- |

5.

Πρέπει να καθοριστεί ένα τακτικό σύστημα περιοδικών αξιολογήσεων και εκτιμήσεων της προστιθέμενης αξίας των υπηρεσιακών μονάδων και του αντικτύπου των δραστηριοτήτων τους.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 5ης Μαΐου 2010.

Για τo Ελεγκτικό Συvέδριo

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Ο Πρόεδρος

---

(1)  Άρθρο 127 παράγραφος 1 της συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

1

(2)  Το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ είναι πρωτόκολλο προσαρτημένο στη Συνθήκη.

2

(3)  Το άρθρο 27 παράγραφος 2 ορίζει: «Οι διατάξεις του άρθρου 287 της συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης έχουν εφαρμογή μόνον στην εξέταση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης της ΕΚΤ». Οι θεσμικές διατάξεις που αφορούν την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα περιλαμβάνονται στα άρθρα 282-284 της συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

3

(4)  Άρθρο 9 παράγραφος 3 του πρωτοκόλλου για το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ. Το διοικητικό συμβούλιο απαρτίζεται από τα έξι μέλη της εκτελεστικής επιτροπής και τους διοικητές των εθνικών κεντρικών τραπεζών των χωρών της ζώνης του ευρώ. Η Εκτελεστική Επιτροπή απαρτίζεται από τον Πρόεδρο, τον Αντιπρόεδρο και τέσσερα άλλα μέλη.

4

(5)  Άρθρο 12 παράγραφος 1 του πρωτοκόλλου για το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ.

5

(6)  Άρθρο 10 παράγραφος 2 της απόφασης της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας της 19ης Φεβρουαρίου 2004 για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας (ΕΚΤ/2004/2) (ΕΕ L 80 της 18.3.2004, σ. 33).

6

(7)  Άρθρο 15 παράγραφος 1 της απόφασης της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας της 19ης Φεβρουαρίου 2004 για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας.

7

(8)  Οι τρεις υπηρεσιακές μονάδες που δεν συνιστούν διευθύνσεις ή γενικές διευθύνσεις είναι οι εξής: «Σύμβουλοι της Εκτελεστικής Επιτροπής», «Αντιπροσωπεία της ΕΚΤ στην Ουάσινγκτον» και το «Πρόγραμμα Στόχος 2 Τίτλοι (T2S)». Οι μονάδες αυτές αποκλείστηκαν λόγω του σχετικά μικρού μεγέθους τους.

8

(9)  Οι γενικές διευθύνσεις «Διοίκηση», «Ανθρώπινο Δυναμικό, Προϋπολογισμός και Οργάνωση», «Πληροφοριακά Συστήματα» και η διεύθυνση «Χρηματοπιστωτική Σταθερότητα και Εποπτεία», οι οποίες είχαν πρόσφατα ελεγχθεί από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο ή από την Εσωτερική Επιθεώρηση της ΕΚΤ, εξαιρέθηκαν από τον έλεγχο.

9

(10)  Ο όρος «Ευρωσύστημα» δηλώνει ένα υποσύνολο του ΕΣΚΤ που περιλαμβάνει την ΕΚΤ και τις εθνικές κεντρικές τράπεζες (ΕθνΚΤ) των κρατών μελών της ΕΕ που υιοθέτησαν το ευρώ. Η επιχειρησιακή εφαρμογή του Ευρωσυστήματος λαμβάνει πλήρως υπόψη την αρχή της αποκέντρωσης. Οι ΕθνΚΤ εκτελούν σχεδόν όλα τα επιχειρησιακά καθήκοντα του Ευρωσυστήματος, συμπεριλαμβανομένης της πλειονότητας των δράσεων νομισματικής πολιτικής, την έκδοση και τον χειρισμό των τραπεζογραμματίων σε ευρώ και τη συλλογή στατιστικών στοιχείων.

10

(11)  Μία από τις εξαιρέσεις αποτέλεσε το τμήμα φορολογικής πολιτικής της ΓΔ—ΟΜ, το οποίο εκπόνησε επιχειρηματικό σχέδιο το 2007, στο οποίο καθορίζονταν οι στρατηγικές προτεραιότητες για μια περίοδο δύο ετών. Περιέγραφε την αποστολή, την εντολή και την οργάνωση του τμήματος, καθώς και τους διαθέσιμους πόρους.

11

(12)  Η ΕΚΤ επιδιώκει τη διατήρηση συνολικά σταθερού αριθμού απασχολουμένων μεσοπρόθεσμα, τα δε αιτήματα για επιπλέον προσωπικό εξετάζονται μόνον σε ειδικές περιστάσεις.

12

(13)  Με εξαίρεση τη Δ-Ε, η οποία πραγματοποίησε λεπτομερή θέση προτεραιοτήτων στο πλαίσιο του σχεδίου ΣΟΑ.

13

(14)  ΓΔ-Σ και ΓΔ-Ε.

14

(15)  Η επιτροπή στατιστικών στοιχείων παρέχει συμβουλευτικές γνωμοδοτήσεις, κυρίως, σχετικά με τον σχεδιασμό και τη συλλογή των στατιστικών στοιχείων που συγκεντρώνει η ΕΚΤ, με την αρωγή των εθνικών κεντρικών τραπεζών.

15

(16)  ΓΔ «Στατιστική» και ΓΔ «Έρευνα».

16

(17)  Για όλες τις υπηρεσιακές μονάδες, οι δαπάνες προσωπικού αποτελούν το πιο σημαντικό τμήμα των εγγεγραμμένων στον προϋπολογισμό δαπανών τους.

17

(18)  Πραγματοποιούνται εβδομαδιαίως στη ΓΔ «Στατιστική» και στη Δ «Επικοινωνία», τρεις φορές τον μήνα στη ΓΔ «Οικονομικές Μελέτες», δύο φορές τον μήνα στη ΓΔ «Έρευνα» και τη ΓΔ «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» και ανά τρεις έως τέσσερις εβδομάδες στη ΓΔ «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις».

18

(19)  Η ΓΔ «Στατιστική» διοργανώνει συνεδριάσεις δύο φορές την εβδομάδα, η ΓΔ «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» και η ΓΔ «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» μηνιαίες, η ΓΔ «Οικονομικές Μελέτες», η Δ «Επικοινωνία» και η ΓΔ «Έρευνα» τακτικές συνεδριάσεις, ανάλογα με τις ανάγκες.

19

(20)  Οι συνεδριάσεις της ΓΔ «Στατιστική» τεκμηριώνονται, καταρτίζεται η ημερήσια διάταξη και συντάσσονται πρακτικά και καταχωρίζονται σημεία δράσης με σκοπό την παρακολούθηση της προόδου.

20

(21)  RACER σημαίνει κατάλληλα, αποδεκτά, έγκυρα, εφικτά και ικανοποιητικά.

21

(22)  Για παράδειγμα, ανάλωση του προϋπολογισμού της υπηρεσιακής μονάδας, υλοποίηση των συστάσεων του εσωτερικού ελέγχου, εγκαίρως συμπληρωμένα έντυπα αξιολόγησης και συμμετοχή σε προγράμματα κατάρτισης.

22

(23)  Κάθε υπηρεσιακή μονάδα έχει καθορίσει ΒΔΕ που κυμαίνονται από 10 (ΓΔ «Οικονομικές Μελέτες») έως 24 (ΓΔ «Έρευνα»).

23

(24)  Για τη ΓΔ «Στατιστική», τη ΓΔ «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες», τη ΓΔ «Οικονομικές Μελέτες» και τη ΓΔ «Επικοινωνία», η παρακολούθηση πραγματοποιείται ανά εξάμηνο.

24

(25)  Η ΕΚΤ υπέχει υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων και οφείλει να υποβάλλει ετήσια έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητες του ΕΣΚΤ και τη νομισματική πολιτική, τόσο του προηγούμενου όσο και του τρέχοντος έτους, στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο. Η Εκτελεστική Επιτροπή εγκρίνει την ετήσια έκθεση (άρθρο 16 παράγραφος 1 του εσωτερικού κανονισμού της ΕΚΤ).

25

(26)  Η έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους παρέχει πληροφορίες σχετικά με την ετήσια δημοσιονομική εκτέλεση. Η έκθεση υποβάλλεται στο Διοικητικό Συμβούλιο και στην επιτροπή προϋπολογισμού του ΕΣΚΤ (BUCOM).

26

(27)  Περιλήψεις των επιτευγμάτων καταρτίζονται για τις ΓΔ «Στατιστική», «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» και τη Δ «Επικοινωνία». Οι δραστηριότητες της ΓΔ «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» καλύπτονται ξεχωριστά τόσο για τα όργανα λήψης αποφάσεων όσο και για τα γλωσσικά τμήματα. Οι δραστηριότητες των ΓΔ «Οικονομικές Μελέτες» και «Έρευνα» αναφέρονται σε κοινή έκθεση, στο τμήμα που αφορά την προετοιμασία της νομισματικής πολιτικής.

27

(28)  ΓΔ-ΓΓΥ, Δ-Ε, ΓΔ-ΟΜ, ΓΔ-Δ, ΓΔ-Ε. Στη ΓΔ «Έρευνα», ωστόσο, το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας καλύπτεται από την ετήσια έκθεση επισκόπησης της επιτροπής συντονισμού έρευνας (RCC) όπως περιγράφεται στο
  πλαίσιο 4
  .

28

πλαίσιο 4

(29)  Η RCC (επιτροπή συντονισμού έρευνας) συστήθηκε προκειμένου να συντονίζει τις ερευνητικές δραστηριότητες της ΕΚΤ που πραγματοποιούν διάφορες υπηρεσιακές μονάδες, παραδείγματος χάρη η ΓΔ-ΟΜ, η ΓΔ-Δ, κ.λπ.

29

(30)  Η εκτίμηση αντίκτυπου πραγματοποιείται με την εφαρμογή του συστήματος βαθμολόγησης, βάσει των κριτηρίων που έθεσαν τα ανώτερα στελέχη της ΓΔ-Ε. Το εν λόγω σύστημα θεσπίστηκε προκειμένου να αξιολογούνται οι ακαδημαϊκές δημοσιεύσεις του προσωπικού. Το σύστημα στοχεύει, μέσω κατάταξης οικονομικών περιοδικών σε συνδυασμό με ένα σύστημα βαθμολόγησης, στη δημιουργία των κατάλληλων κινήτρων για το προσωπικό ώστε να πραγματοποιούν έρευνα, αφενός υψηλής ποιότητας, και αφετέρου συναφούς με την πολιτική.

30

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I

Επισκόπηση των υπηρεσιακών μονάδων που εξέτασε το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο

| Διεύθυνση «Επικοινωνία» | Γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες» | Γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» | Γενική διεύθυνση «Γραμματεία και γλωσσικές υπηρεσίες» | Γενική διεύθυνση «Στατιστική» | Γενική διεύθυνση «Έρευνα» |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Η διεύθυνση «Επικοινωνία» (Δ-Ε) διαχειρίζεται την εξωτερική και εσωτερική επικοινωνία της ΕΚΤ. Κοινοποιεί τις επίσημες απόψεις της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ και ενημερώνει το κοινό και τα ΜΜΕ σχετικά με τα καθήκοντα, τις αποστολές και την οργάνωση της ΕΚΤ. Η διεύθυνση αναπτύσσει και υλοποιεί τις εξωτερικές και εσωτερικές πολιτικές επικοινωνίας και συντονίζει τις επικοινωνιακές δραστηριότητες εντός της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ. Καταρτίζει δημοσιεύσεις της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ και διαχειρίζεται τους διαδικτυακούς και ενδοδικτυακούς ιστοτόπους της ΕΚΤ. Διαχειρίζεται εκδηλώσεις, διοργανώνει συνέδρια και χειρίζεται θέματα πρωτοκόλλου.

  Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 51 | Η γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες» (ΓΔ-ΟΜ) καταρτίζει τις αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου σχετικά με τη νομισματική πολιτική, καθώς και όλες τις συναφείς θέσεις της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ σχετικά με την πολιτική. Η ΓΔ-ΟΜ παρακολουθεί, αναλύει, προβλέπει και εκπονεί μελέτες σχετικά με τις νομισματικές, δημοσιονομικές, φορολογικές, διαρθρωτικές και λοιπές οικονομικές εξελίξεις και πολιτικές, και καταρτίζει τις εκθέσεις και την εξωτερική επικοινωνία για τα εν λόγω ζητήματα. Επιπλέον, η ΓΔ-ΟΜ αναλύει τον βαθμό σύγκλισης των χωρών της ΕΕ εκτός της ευρωζώνης και τον συντονισμό των νομισματικών τους πολιτικών με τη νομισματική πολιτική της ΕΚΤ και υποβάλλει έκθεση σχετικά με τα εν λόγω ζητήματα.

  Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 176 | Η γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» (ΓΔ-Δ) καταρτίζει τις θέσεις πολιτικής της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ για διεθνή και ευρωπαϊκά ζητήματα. Καταρτίζει ανάλογες θέσεις σε συνεργασία με άλλες υπηρεσιακές μονάδες σε συνάρτηση με τις αντίστοιχες αρμοδιότητές τους. Πραγματοποιεί οικονομική ανάλυση παγκόσμιων συστημικών ζητημάτων και οικονομική ανάλυση και προβλέψεις για τις αναδυόμενες οικονομίες αγοράς και τις γειτονικές στην ΕΕ περιοχές. Η ΓΔ-Δ αναλύει επίσης τις μη μακροοικονομικές εσωτερικές και εξωτερικές πολιτικές καθώς και θεσμικά ζητήματα της ΕΕ.

  Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 48 | Η γενική διεύθυνση «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» (ΓΔ-ΓΓΥ) υποστηρίζει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων του Γενικού Συμβουλίου, του Διοικητικού Συμβουλίου και της Εκτελεστικής Επιτροπής. Συμβάλλει σε ζητήματα εταιρικής διακυβέρνησης (συμπεριλαμβανομένων της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και των καθεστώτων εχεμύθειας, δημόσιας πρόσβασης και δεοντολογίας). Η ΓΔ-ΓΓΥ παρέχει κεντρικές υπηρεσίες βιβλιοθήκης και ασκεί την πολιτική και τις διαδικασίες διαχείρισης και αρχειοθέτησης εγγράφων/μητρώων και επίσης διαχειρίζεται τα κεντρικά αρχεία. Παρέχει γλωσσικές υπηρεσίες (μετάφραση, επιμέλεια εκδόσεων, διόρθωση τυπογραφικών δοκιμίων, ορολογία και γλωσσικο-τεχνολογική υποστήριξη) στην ΕΚΤ/στο Ευρωσύστημα/στο ΕΣΚΤ.

  ΓΑνθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 115 | Η γενική διεύθυνση «Στατιστική» (ΓΔ-Σ) αναπτύσσει, καταρτίζει και διανέμει τις στατιστικές, τους στατιστικούς δείκτες και τα μεταδεδομένα που απαιτούνται για τη νομισματική πολιτική και τα λοιπά καθήκοντα της ΕΚΤ. Επίσης αναπτύσσει, διαχειρίζεται και εφαρμόζει τα στατιστικά μέσα, τις βάσεις δεδομένων και τις διαδικασίες συλλογής, διαχείρισης, κατάρτισης, διανομής και ανταλλαγής των δεδομένων. Ορίζει τις έννοιες, τις ταξινομήσεις και τις εποχιακές προσαρμογές των στατιστικών που χρησιμοποιεί η ΕΚΤ. Η ΓΔ-Σ θέτει στη διάθεση του κοινού και των παραγόντων της αγοράς τις στατιστικές και τις πληροφορίες προς υποστήριξή τους.

  Ανθρώπινοι Πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 115 | Η γενική διεύθυνση «Έρευνα» (ΓΔ-Ε) συμβάλλει στη νομισματική πολιτική της ΕΚΤ και στα λοιπά καθήκοντα και λειτουργίες της, διεξάγοντας οικονομικές έρευνες και παρέχοντας συμβουλές πολιτικής βασιζόμενες στις έρευνες, καθώς και αναλυτικά μέσα. Συγκεκριμένα, η ΓΔ-Ε διεξάγει έρευνα στη νομισματική οικονομία, τη μακροοικονομία και τη δημοσιονομία και αναπτύσσει, διατηρεί και χρησιμοποιεί οικονομετρικά μοντέλα για τις προβλέψεις και τις αναλύσεις πολιτικής.

  Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 56 |
| Πηγή: Πληροφορίες που παρέσχε η Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα. |

Διεύθυνση «Επικοινωνία»

Γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες»

Γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις»

Γενική διεύθυνση «Γραμματεία και γλωσσικές υπηρεσίες»

Γενική διεύθυνση «Στατιστική»

Γενική διεύθυνση «Έρευνα»

Η διεύθυνση «Επικοινωνία» (Δ-Ε) διαχειρίζεται την εξωτερική και εσωτερική επικοινωνία της ΕΚΤ. Κοινοποιεί τις επίσημες απόψεις της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ και ενημερώνει το κοινό και τα ΜΜΕ σχετικά με τα καθήκοντα, τις αποστολές και την οργάνωση της ΕΚΤ. Η διεύθυνση αναπτύσσει και υλοποιεί τις εξωτερικές και εσωτερικές πολιτικές επικοινωνίας και συντονίζει τις επικοινωνιακές δραστηριότητες εντός της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ. Καταρτίζει δημοσιεύσεις της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ και διαχειρίζεται τους διαδικτυακούς και ενδοδικτυακούς ιστοτόπους της ΕΚΤ. Διαχειρίζεται εκδηλώσεις, διοργανώνει συνέδρια και χειρίζεται θέματα πρωτοκόλλου.

Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 51

Η γενική διεύθυνση «Οικονομικές Μελέτες» (ΓΔ-ΟΜ) καταρτίζει τις αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου σχετικά με τη νομισματική πολιτική, καθώς και όλες τις συναφείς θέσεις της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ σχετικά με την πολιτική. Η ΓΔ-ΟΜ παρακολουθεί, αναλύει, προβλέπει και εκπονεί μελέτες σχετικά με τις νομισματικές, δημοσιονομικές, φορολογικές, διαρθρωτικές και λοιπές οικονομικές εξελίξεις και πολιτικές, και καταρτίζει τις εκθέσεις και την εξωτερική επικοινωνία για τα εν λόγω ζητήματα. Επιπλέον, η ΓΔ-ΟΜ αναλύει τον βαθμό σύγκλισης των χωρών της ΕΕ εκτός της ευρωζώνης και τον συντονισμό των νομισματικών τους πολιτικών με τη νομισματική πολιτική της ΕΚΤ και υποβάλλει έκθεση σχετικά με τα εν λόγω ζητήματα.

Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 176

Η γενική διεύθυνση «Διεθνείς και Ευρωπαϊκές Σχέσεις» (ΓΔ-Δ) καταρτίζει τις θέσεις πολιτικής της ΕΚΤ/του Ευρωσυστήματος/του ΕΣΚΤ για διεθνή και ευρωπαϊκά ζητήματα. Καταρτίζει ανάλογες θέσεις σε συνεργασία με άλλες υπηρεσιακές μονάδες σε συνάρτηση με τις αντίστοιχες αρμοδιότητές τους. Πραγματοποιεί οικονομική ανάλυση παγκόσμιων συστημικών ζητημάτων και οικονομική ανάλυση και προβλέψεις για τις αναδυόμενες οικονομίες αγοράς και τις γειτονικές στην ΕΕ περιοχές. Η ΓΔ-Δ αναλύει επίσης τις μη μακροοικονομικές εσωτερικές και εξωτερικές πολιτικές καθώς και θεσμικά ζητήματα της ΕΕ.

Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 48

Η γενική διεύθυνση «Γραμματεία και Γλωσσικές Υπηρεσίες» (ΓΔ-ΓΓΥ) υποστηρίζει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων του Γενικού Συμβουλίου, του Διοικητικού Συμβουλίου και της Εκτελεστικής Επιτροπής. Συμβάλλει σε ζητήματα εταιρικής διακυβέρνησης (συμπεριλαμβανομένων της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και των καθεστώτων εχεμύθειας, δημόσιας πρόσβασης και δεοντολογίας). Η ΓΔ-ΓΓΥ παρέχει κεντρικές υπηρεσίες βιβλιοθήκης και ασκεί την πολιτική και τις διαδικασίες διαχείρισης και αρχειοθέτησης εγγράφων/μητρώων και επίσης διαχειρίζεται τα κεντρικά αρχεία. Παρέχει γλωσσικές υπηρεσίες (μετάφραση, επιμέλεια εκδόσεων, διόρθωση τυπογραφικών δοκιμίων, ορολογία και γλωσσικο-τεχνολογική υποστήριξη) στην ΕΚΤ/στο Ευρωσύστημα/στο ΕΣΚΤ.

ΓΑνθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 115

Η γενική διεύθυνση «Στατιστική» (ΓΔ-Σ) αναπτύσσει, καταρτίζει και διανέμει τις στατιστικές, τους στατιστικούς δείκτες και τα μεταδεδομένα που απαιτούνται για τη νομισματική πολιτική και τα λοιπά καθήκοντα της ΕΚΤ. Επίσης αναπτύσσει, διαχειρίζεται και εφαρμόζει τα στατιστικά μέσα, τις βάσεις δεδομένων και τις διαδικασίες συλλογής, διαχείρισης, κατάρτισης, διανομής και ανταλλαγής των δεδομένων. Ορίζει τις έννοιες, τις ταξινομήσεις και τις εποχιακές προσαρμογές των στατιστικών που χρησιμοποιεί η ΕΚΤ. Η ΓΔ-Σ θέτει στη διάθεση του κοινού και των παραγόντων της αγοράς τις στατιστικές και τις πληροφορίες προς υποστήριξή τους.

Ανθρώπινοι Πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 115

Η γενική διεύθυνση «Έρευνα» (ΓΔ-Ε) συμβάλλει στη νομισματική πολιτική της ΕΚΤ και στα λοιπά καθήκοντα και λειτουργίες της, διεξάγοντας οικονομικές έρευνες και παρέχοντας συμβουλές πολιτικής βασιζόμενες στις έρευνες, καθώς και αναλυτικά μέσα. Συγκεκριμένα, η ΓΔ-Ε διεξάγει έρευνα στη νομισματική οικονομία, τη μακροοικονομία και τη δημοσιονομία και αναπτύσσει, διατηρεί και χρησιμοποιεί οικονομετρικά μοντέλα για τις προβλέψεις και τις αναλύσεις πολιτικής.

Ανθρώπινοι πόροι την 31η Δεκεμβρίου 2008: 56

Πηγή: Πληροφορίες που παρέσχε η Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα.

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II

Επισκόπηση των συγκεκριμένων κριτηρίων ελέγχου και της πραγματοποιηθείσας αξιολόγησης για κάθε υπηρεσιακή μονάδα που εξετάστηκε

| | ΓΔ-ΓΓΥ | Δ-Ε | ΓΔ-Δ | ΓΔ-ΟΜ | ΓΔ-Σ | ΓΔ-Ε |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| ΣΧΕΔΙΑΣΑΝ ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΚΑΤΑΛΛΗΛΑ ΤΙΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥΣ; |
| Στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός |
| Θεσπίστηκε στρατηγικός/πολυτετής σχεδιασμός | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Ο πολυετής σχεδιασμός ορίζει στρατηγικούς στόχους οι οποίοι κατατάσσονται ανά προτεραιότητα, είναι συγκεριμένοι, χρονικά δεσμευτικοί και λαμβάνει υπόψη τους αναγκαίους για την επίτευξή τους πόρους | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι | ΧΒ |
| Ετήσια σχέδια/προγράμματα εργασίας |
| Το ετήσιο πρόγραμμα σχεδιασμού/εργασίας καθορίστηκε σε επίπεδο υπηρεσιακών μονάδων | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι | ΧΒ |
| Τα ετήσια προγράμματα σχεδιασμού/εργασίας καθορίστηκαν σε επίπεδο τμημάτων των υπηρεσιακών μονάδων | Ι | ΧΒ | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Οι ετήσιοι στόχοι είχαν καθοριστεί επαρκώς | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Οι ετήσιοι στόχοι ήταν ευθυγραμμισμένοι με τους γενικούς στόχους της ΕΚΤ και τις στρατηγικές προτεραιότητες της υπηρεσιακής μονάδας | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Οι δραστηριότητες για την επίτευξη των στόχων που τέθηκαν και των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων είχαν καθοριστεί επαρκώς | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι | ΧΒ |
| Διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού |
| Οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ενδιαφερόμενων φορέων ελήφθησαν τυπικώς υπόψη κατά τη διαδικασία σχεδιασμού | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι | Ι |
| Η διαδικασία καθορισμού προτεραιοτήτων για τις ετήσιες δραστηριότητες τεκμηριώθηκε επαρκώς | ΧΒ | Ι | ΧΒ | ΧΒ | Ι | Ι |
| Σχεδιασμός των πόρων |
| Οι αναγκαίοι για το επόμενο έτος πόροι ελήφθησαν υπόψη κατά τη διάρκεια του δημοσιονομικού σχεδιασμού | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Οι αναγκαίοι ανθρώπινοι και οι οικονομικοί πόροι συνδέονταν με τους καθορισμένους στόχους και τις επιλεχθείσες δραστηριότητες | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ |
| ΑΣΚΗΣΑΝ ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΤΗ ΔΕΟΥΣΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΤΟΥΣ; |
| Εσωτερική παρακολούθηση |
| Πραγματοποιούνται τακτικές διοικητικές συνεδριάσεις για την παρακολούθηση των επιδόσεων της υπηρεσιακής μονάδας | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Πραγματοποιούνται συνεδριάσεις τμημάτων/τομέων για την παρακολούθηση των επιδόσεων του τμήματος/τομέα | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Κοινοποίηση πληροφοριών στην Εκτελεστική Επιτροπή |
| Η Εκτελεστική Επιτροπή ενημερώνεται περιοδικώς | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Υποβάλλονται περιοδικώς γραπτές εκθέσεις στην Εκτελεστική Επιτροπή | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι | Ι |
| Βασικοί δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ) |
| Οι ΒΔΕ καθορίστηκαν με μετρήσιμους ποιοτικούς στόχους | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι | Ι |
| Οι ΒΔΕ χρησιμοποιήθηκαν τόσο για την παρακολούθηση όσο και για την υποβολή εκθέσεων όσον αφορά τις ετήσιες δραστηριότητες | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ |
| ΥΠΕΒΑΛΑΝ ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥΣ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΑΝ ΤΙΣ ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ ΤΟΥΣ; |
| Αξιολόγηση των ετήσιων αποτελεσμάτων |
| Οι ετήσιες δραστηριότητες και τα επιτευχθέντα αποτελέσματα παρουσιάζονται σε ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι | Ι |
| Οι πληροφορίες παρέχουν τη δυνατότητα στην Εκτελεστική Επιτροπή να εντοπίζει τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων της υπηρεσιακής μονάδας | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι | Ι | Ι |
| Αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου |
| Πραγματοποίηση περιοδικώς εσωτερικής αξιολόγησης της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου των αποτελεσμάτων | Ι | Ι | ΧΒ | Ι | Ι | Ι |
| Πραγματοποίηση περιοδικώς εξωτερικής αξιολόγησης της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου των αποτελεσμάτων | ΧΒ | Ι | ΧΒ | ΧΒ | ΧΒ | Ι |
| Ι — ικανοποιητικά, ΧΒ — χρήζει βελτίωσης |

ΓΔ-ΓΓΥ

Δ-Ε

ΓΔ-Δ

ΓΔ-ΟΜ

ΓΔ-Σ

ΓΔ-Ε

ΣΧΕΔΙΑΣΑΝ ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΚΑΤΑΛΛΗΛΑ ΤΙΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥΣ;

Στρατηγικός/πολυετής σχεδιασμός

Θεσπίστηκε στρατηγικός/πολυτετής σχεδιασμός

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ο πολυετής σχεδιασμός ορίζει στρατηγικούς στόχους οι οποίοι κατατάσσονται ανά προτεραιότητα, είναι συγκεριμένοι, χρονικά δεσμευτικοί και λαμβάνει υπόψη τους αναγκαίους για την επίτευξή τους πόρους

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

ΧΒ

Ετήσια σχέδια/προγράμματα εργασίας

Το ετήσιο πρόγραμμα σχεδιασμού/εργασίας καθορίστηκε σε επίπεδο υπηρεσιακών μονάδων

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

ΧΒ

Τα ετήσια προγράμματα σχεδιασμού/εργασίας καθορίστηκαν σε επίπεδο τμημάτων των υπηρεσιακών μονάδων

Ι

ΧΒ

Ι

Ι

Ι

Ι

Οι ετήσιοι στόχοι είχαν καθοριστεί επαρκώς

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Οι ετήσιοι στόχοι ήταν ευθυγραμμισμένοι με τους γενικούς στόχους της ΕΚΤ και τις στρατηγικές προτεραιότητες της υπηρεσιακής μονάδας

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Οι δραστηριότητες για την επίτευξη των στόχων που τέθηκαν και των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων είχαν καθοριστεί επαρκώς

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

ΧΒ

Διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού

Οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ενδιαφερόμενων φορέων ελήφθησαν τυπικώς υπόψη κατά τη διαδικασία σχεδιασμού

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

Ι

Η διαδικασία καθορισμού προτεραιοτήτων για τις ετήσιες δραστηριότητες τεκμηριώθηκε επαρκώς

ΧΒ

Ι

ΧΒ

ΧΒ

Ι

Ι

Σχεδιασμός των πόρων

Οι αναγκαίοι για το επόμενο έτος πόροι ελήφθησαν υπόψη κατά τη διάρκεια του δημοσιονομικού σχεδιασμού

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Οι αναγκαίοι ανθρώπινοι και οι οικονομικοί πόροι συνδέονταν με τους καθορισμένους στόχους και τις επιλεχθείσες δραστηριότητες

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΑΣΚΗΣΑΝ ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΤΗ ΔΕΟΥΣΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΤΟΥΣ;

Εσωτερική παρακολούθηση

Πραγματοποιούνται τακτικές διοικητικές συνεδριάσεις για την παρακολούθηση των επιδόσεων της υπηρεσιακής μονάδας

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Πραγματοποιούνται συνεδριάσεις τμημάτων/τομέων για την παρακολούθηση των επιδόσεων του τμήματος/τομέα

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Κοινοποίηση πληροφοριών στην Εκτελεστική Επιτροπή

Η Εκτελεστική Επιτροπή ενημερώνεται περιοδικώς

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Υποβάλλονται περιοδικώς γραπτές εκθέσεις στην Εκτελεστική Επιτροπή

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

Ι

Βασικοί δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ)

Οι ΒΔΕ καθορίστηκαν με μετρήσιμους ποιοτικούς στόχους

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Ι

Οι ΒΔΕ χρησιμοποιήθηκαν τόσο για την παρακολούθηση όσο και για την υποβολή εκθέσεων όσον αφορά τις ετήσιες δραστηριότητες

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΥΠΕΒΑΛΑΝ ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥΣ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΑΝ ΤΙΣ ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ ΤΟΥΣ;

Αξιολόγηση των ετήσιων αποτελεσμάτων

Οι ετήσιες δραστηριότητες και τα επιτευχθέντα αποτελέσματα παρουσιάζονται σε ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

Ι

Οι πληροφορίες παρέχουν τη δυνατότητα στην Εκτελεστική Επιτροπή να εντοπίζει τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων της υπηρεσιακής μονάδας

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

Ι

Ι

Αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου

Πραγματοποίηση περιοδικώς εσωτερικής αξιολόγησης της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου των αποτελεσμάτων

Ι

Ι

ΧΒ

Ι

Ι

Ι

Πραγματοποίηση περιοδικώς εξωτερικής αξιολόγησης της προστιθέμενης αξίας και του αντικτύπου των αποτελεσμάτων

ΧΒ

Ι

ΧΒ

ΧΒ

ΧΒ

Ι

Ι — ικανοποιητικά, ΧΒ — χρήζει βελτίωσης

---

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΤΡΑΠΕΖΑΣ

Η Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα (ΕΚΤ) χαιρετίζει την έκθεση του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 2008 και ευχαριστεί το Ελεγκτικό Συνέδριο για τις παρατηρήσεις και τις συστάσεις του για βελτιώσεις. Η ΕΚΤ σημειώνει επίσης το γεγονός ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο αναγνώρισε ότι όλες οι υπηρεσιακές μονάδες που εξετάστηκαν: i) συνέβαλαν στη διαδικασία σχεδιασμού της ΕΚΤ, διατυπώνοντας στρατηγικούς στόχους, ii) καθόρισαν τους ετήσιους στόχους τους και έθεσαν βασικούς δείκτες επιδόσεων (ΒΔΕ) για τη μέτρηση των επιδόσεων σύμφωνα με τους συνολικούς στόχους της ΕΚΤ και τις στρατηγικές προτεραιότητες των υπηρεσιακών μονάδων, και iii) καθιέρωσαν διαδικασίες και ανέπτυξαν κατάλληλα συστήματα για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους σε τακτική βάση.

Η ΕΚΤ λαμβάνει υπόψη τις παρατηρήσεις και τις συστάσεις του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου. Ακολουθούν τα σχόλια της ΕΚΤ σε σχέση με συγκεκριμένα σημεία και με τις πέντε συστάσεις.

Σημεία 4 και 33

Μολονότι κάθε υπηρεσιακή μονάδα λογοδοτεί σε ένα από τα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής, πρέπει να επισημανθεί ότι η Εκτελεστική Επιτροπή είναι συλλογικά υπεύθυνη για τις υπηρεσιακές μονάδες της ΕΚΤ.

Σημεία 12 και 17

Το Ελεγκτικό Συνέδριο αναγνωρίζει στα σημεία 12 και 17 ότι ούτε το πρωτόκολλο για το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ ούτε η απόφαση της ΕΚΤ για τον «εσωτερικό κανονισμό» απαιτούν ρητώς τη σύνταξη εγγράφου ετήσιου σχεδιασμού (ή εγγράφων στρατηγικού/πολυετούς χαρακτήρα).

Παρόλα αυτά, η ΕΚΤ ανέπτυξε σταδιακά ένα σύστημα διαχείρισης επιδόσεων βασιζόμενο στα εξής: i) τα καθήκοντα της ΕΚΤ όπως ορίζονται στη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ii) τις αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου και της Εκτελεστικής Επιτροπής, iii) την ετήσια επιστολή που απευθύνει ο Πρόεδρος στο προσωπικό, η οποία υιοθετεί επίσης μια μεσοπρόθεσμη προοπτική, και iv) τους στρατηγικούς προσανατολισμούς που καταρτίζονται σε επίπεδο υπηρεσιακών μονάδων. Οι στρατηγικοί προσανατολισμοί περιέχουν ΒΔΕ που συνδέονται με τους (στρατηγικούς και λειτουργικούς) στόχους της εκάστοτε υπηρεσιακής μονάδας και τις προκλήσεις που προσδιορίζει η διοίκησή της. Σε σχέση με τους ΒΔΕ καθορίστηκαν στόχοι, οι οποίοι για το 2008 θεωρήθηκαν «ετήσιοι». Το 2009 καθορίστηκαν «πιο μακροπρόθεσμοι» στόχοι, οι οποίοι αναθεωρούνται περαιτέρω, σε συνεργασία με τις υπηρεσιακές μονάδες, ούτως ώστε να εξασφαλιστεί ότι δίδεται προτεραιότητα στους μεσοπρόθεσμους προσανατολισμούς. Η Εκτελεστική Επιτροπή συλλογικά εγκρίνει τους στρατηγικούς προσανατολισμούς και τους ΒΔΕ των υπηρεσιακών μονάδων.

Επιπλέον, έχει τεθεί σε ισχύ ένα μεσοπρόθεσμο σχέδιο. Αυτό επικεντρώνεται κυρίως στους παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος, με σκοπό να αυξηθεί η προβλεψιμότητα του προϋπολογισμού και να προωθηθεί η υιοθέτηση μεσοπρόθεσμης προοπτικής στο σχεδιασμό των πόρων.

Στο πλαίσιο αυτού του συστήματος διαχείρισης επιδόσεων, αρκετές υπηρεσιακές μονάδες έχουν ήδη καταρτίσει προγράμματα εργασίας που ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους, όπως αναγνωρίζει το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Παράρτημα ΙΙ. Αυτά τα προγράμματα συνδέονται σαφώς με άλλα σχέδια, όπως τα προγράμματα εργασίας των επιτροπών του ΕΣΚΤ/Ευρωσυστήματος, η ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων των οργάνων λήψεως αποφάσεων και άλλα σχέδια και προγράμματα των υπηρεσιακών μονάδων (π.χ. οικονομικές προβλέψεις).

Σημείο 15

Το μεσοπρόθεσμο σχέδιο, το οποίο προετοιμάζεται ετησίως για την Εκτελεστική Επιτροπή με συνεισφορά των διαφόρων υπηρεσιακών μονάδων βάσει των μεσοπρόθεσμων στρατηγικών στόχων και προτεραιοτήτων τους, επικεντρώνεται τόσο στους παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος όσο και στο σχεδιασμό των πόρων μεσοπρόθεσμα. Συνεπώς, η ΕΚΤ εκφράζει την άποψη ότι αυτοί οι πόροι συνδέονται με τους μεσοπρόθεσμους στρατηγικούς στόχους που θέτει κάθε υπηρεσιακή μονάδα.

Σημείο 22

Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι, σε μεγάλο βαθμό, οι δραστηριότητες των βασικών υπηρεσιακών μονάδων καθορίζονται και καθοδηγούνται από τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης και το καταστατικό του ΕΣΚΤ και της ΕΚΤ. Επιπλέον, οι υπηρεσιακές μονάδες προσαρμόζουν τις δραστηριότητές τους και καθορίζουν εκ νέου τις προτεραιότητες σε σχέση με αυτές με βάση τα αιτήματα των οργάνων λήψεως αποφάσεων της ΕΚΤ (δηλ. της Εκτελεστικής Επιτροπής και του Διοικητικού Συμβουλίου) και τις εξωτερικές εξελίξεις. Αυτό ίσχυσε ιδιαίτερα το 2008, το έτος δηλαδή που καλύπτει ο έλεγχος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, κατά το οποίο εκδηλώθηκε η σοβαρότερη οικονομική κρίση στη ζώνη του ευρώ και την παγκόσμια οικονομία μετά τον Β’ Παγκόσμιο Πόλεμο. Για τους τομείς υποστήριξης, πραγματοποιήθηκαν εσωτερικές έρευνες ικανοποίησης πελατών προκειμένου να βοηθήσουν να καθοριστούν οι ανάγκες/προσδοκίες των ενδιαφερόμενων μερών εντός της ΕΚΤ. Ως εκ τούτου, κατά τη γνώμη της ΕΚΤ, οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ενδιαφερόμενων μερών λαμβάνονται υπόψη κατά τον καθορισμό των προτεραιοτήτων, τον σχεδιασμό, την υλοποίηση και την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιακών μονάδων.

Σημείο 28

Οι προϊστάμενοι των υπηρεσιακών μονάδων και οι διαχειριστές κέντρου προϋπολογισμού συζητούν, στο πλαίσιο των τακτικών συναντήσεών τους με το Τμήμα Προϋπολογισμού, Ελέγχου και Οργάνωσης εντός της ΓΔ – ΑΔ, την πρόοδο και την εκτέλεση των καθηκόντων των διαφόρων υπηρεσιακών μονάδων, καθώς και τυχόν αλλαγές σε θέματα πόρων λόγω αναβολών ή νέων δραστηριοτήτων. Έτσι, αν και οι εκθέσεις δημοσιονομικής παρακολούθησης επικεντρώνονται στην εκτέλεση του προϋπολογισμού, αυτές οι συναντήσεις αποτελούν επίσης ένα μέσο παρακολούθησης των εξελίξεων και της προόδου σε σχέση με την εκτέλεση των καθηκόντων.

Σημεία 31 και 41

Η Ετήσια Έκθεση της ΕΚΤ παρέχει στο κοινό πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες και τα επιτεύγματα της ΕΚΤ. Επιπλέον, στην έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους παρουσιάζεται η σχεδιαζόμενη και η καταγραφόμενη χρησιμοποίηση οικονομικών πόρων και ανθρώπινου δυναμικού για κάθε λειτουργία (που αναλύεται με βάση το διάγραμμα των λειτουργιών του Ευρωσυστήματος). Εφόσον η κατανομή των πόρων στις διάφορες λειτουργίες κατά τη διαδικασία προϋπολογισμού βασίζεται στους στρατηγικούς στόχους που έχουν καθοριστεί (οι οποίοι απορρέουν από τους στρατηγικούς στόχους και πόρους των υπηρεσιακών μονάδων), η εν λόγω έκθεση εξετάζει, μεταξύ άλλων, την επίτευξη αυτών των στόχων. Επιπλέον, τα συγκεκριμένα οικονομικά στοιχεία συμπληρώνονται με ποιοτική αξιολόγηση που υπογραμμίζει τα κυριότερα επιτεύγματα σε δεδομένο έτος, τα οποία μπορούν να συγκριθούν και να αντιπαραβληθούν με τους κύριους προσανατολισμούς που περιλαμβάνονται στο έγγραφο του προϋπολογισμού. Έτσι, κατά τη γνώμη της ΕΚΤ, η πρόοδος ως προς την επίτευξη αυτών των στόχων είναι ήδη τεκμηριωμένη.

Παράγραφοι 33 και 52

Οι εβδομαδιαίες ενημερωτικές συναντήσεις και ο τακτικός διάλογος ανάμεσα στα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής και τους προϊσταμένους των υπηρεσιακών μονάδων θεωρείται ότι συμβάλλουν περισσότερο στην αποτελεσματική διαχείριση από ό,τι μακροσκελείς τριμηνιαίες ή εξαμηνιαίες εκθέσεις. Κάθε μέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής είναι αρμόδιο (μαζί με τους προϊσταμένους των αντίστοιχων υπηρεσιακών μονάδων) να παρακολουθεί τις δραστηριότητες των υπηρεσιακών μονάδων που ανήκουν στο χαρτοφυλάκιό του (1) και να αποφασίζει αν ένα συγκεκριμένο ζήτημα πρέπει να τεθεί υπ’ όψιν της Εκτελεστικής Επιτροπής συνολικά. Οι προϊστάμενοι των υπηρεσιακών μονάδων πραγματοποιούν τακτικές διμερείς συναντήσεις για θέματα παρακολούθησης με τα αρμόδια μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής στο πλαίσιο της περιοδικής διαδικασίας παρακολούθησης. Αυτές οι συναντήσεις συμβαδίζουν με όλα τα στάδια της διαδικασίας ετήσιου και ενδιάμεσου σχεδιασμού και παρακολούθησης (σχεδιασμός και καθορισμός προτεραιοτήτων σε σχέση με το ανθρώπινο δυναμικό, σχεδιασμός προϋπολογισμού, κατάρτιση εκθέσεων για τους ΒΔΕ, έρευνες ικανοποίησης πελατών, διαδικασία σχεδιασμού και παρακολούθησης ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων των οργάνων λήψεως αποφάσεων κ.λπ.) και αποτελούν ένα βήμα όπου παρουσιάζονται τα σχέδια, οι στόχοι, η πρόοδος και τα επιτεύγματα των υπηρεσιακών μονάδων, συζητούνται και συμφωνούνται τυχόν προσαρμογές που είναι αναγκαίες για αυτά τα σχέδια. Τα θέματα προς συζήτηση κοινοποιούνται εκ των προτέρων και η σχετική τεκμηρίωση προετοιμάζεται δεόντως.

Επιπλέον, μία φορά ετησίως υποβάλλεται στην Εκτελεστική Επιτροπή ενοποιημένη έκθεση σχετικά με την πρόοδο ως προς τους συνδεόμενους με ΒΔΕ στόχους. Επιπροσθέτως, η Εκτελεστική Επιτροπή υποβάλλει τακτικές εκθέσεις παρακολούθησης προς το Διοικητικό Συμβούλιο – δηλ. ενδιάμεση έκθεση προβλέψεων και έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους – ενώ η Ετήσια Έκθεση συμβάλλει επίσης στην παρουσίαση και τον απολογισμό των δραστηριοτήτων και των επιτευγμάτων της ΕΚΤ. Επίσης, η Εκτελεστική Επιτροπή λαμβάνει τακτικά εκθέσεις προόδου σχετικά με σημαντικές δραστηριότητες.

Τέλος, η ΕΚΤ θα ήθελε να επισημάνει ότι η βάση δεδομένων για τον σχεδιασμό της ημερήσιας διάταξης του Τμήματος Γραμματείας, ένα ολοκληρωμένο εργαλείο σχεδιασμού και παρακολούθησης, επιτρέπει την αποτελεσματική παρακολούθηση συγκεκριμένων θεμάτων εφόσον ζητηθεί από την Εκτελεστική Επιτροπή, καθώς και την κατάρτιση εκθέσεων προόδου όπου απαιτείται.

Ως εκ τούτου, η ΕΚΤ εκφράζει την άποψη ότι ειδικές απαιτήσεις και πρακτικές έχουν θεσπιστεί για την περιοδική υποβολή εκθέσεων στην Εκτελεστική Επιτροπή.

Σημείο 37

Η διάρθρωση των ΒΔΕ μπορεί να χρησιμοποιηθεί – και χρησιμοποιείται – τόσο για την παρακολούθηση όσο και για την αξιολόγηση των επιδόσεων των υπηρεσιακών μονάδων. Στην περίπτωση ΒΔΕ που αφορούν το σύνολο της ΕΚΤ, καθιστά δυνατή την επικέντρωση σε ζητήματα που ενδιαφέρουν την οργάνωση συνολικά. Έτσι, οι ΒΔΕ χρησιμοποιούνται ως εργαλείο αναφοράς για τα ανώτερα διοικητικά στελέχη και ως εργαλείο παρακολούθησης της εκτέλεσης των καθηκόντων των υπηρεσιακών μονάδων.

Σημεία 48 και 55

Όπως διευκρινίζεται στην απάντηση στη Σύσταση 5, η ΕΚΤ είναι πεπεισμένη ότι τέτοιου είδους εκτιμήσεις και αξιολογήσεις έχουν αναπτυχθεί και εφαρμοστεί κατά τα δέοντα, στοχεύοντας στις υπηρεσιακές μονάδες που θεωρούνται καταλληλότερες για αυτό τον σκοπό. Δεδομένου του αριθμού αξιολογήσεων που έχουν διενεργηθεί μέχρι σήμερα [π.χ. διαδικασία αξιολόγησης του προϋπολογισμού από μηδενική βάση (ZBB) και πολυάριθμα σχέδια οργανωτικής ανάπτυξης (ΣΟΑ), μαζί με τα επακόλουθα μέτρα], η ΕΚΤ εκφράζει την άποψη ότι δεν υπάρχει αυξημένος κίνδυνος να μην αναληφθεί επανορθωτική δράση εφόσον κριθεί αναγκαία.

Σημείο 51

Η διοικητική διάρθρωση των διαφόρων υπηρεσιακών μονάδων/τμημάτων – σε συνδυασμό με τις ισχύουσες πρακτικές διαχείρισης, σχεδιασμού και παρακολούθησης – διαθέτει την απαραίτητη σταθερότητα ώστε να εξασφαλίζει την αποτελεσματικότητα και την αποδοτική κατανομή των πόρων στις διάφορες δραστηριότητες. Επιπλέον, οι προτεραιότητες σε σχέση με τις δραστηριότητες στο σύνολο της ΕΚΤ ανακαθορίζονται σε τακτική βάση, σε κάθε φάση της διαδικασίας προϋπολογισμού, ενώ η Επιτροπή Προϋπολογισμού (η οποία απαρτίζεται από εκπροσώπους του Ευρωσυστήματος) αξιολογεί και αυτή τον προϋπολογισμό της ΕΚΤ. Επιπροσθέτως, όπως αναφέρεται στην απάντηση στις Συστάσεις 1 και 2, η εφαρμογή μιας πιο επίσημης διαδικασίας για τα ετήσια προγράμματα εργασίας θα πρέπει να βελτιώσει περαιτέρω την τεκμηρίωση της κατανομής πόρων στους διάφορους στόχους. Ως εκ τούτου, η ΕΚΤ εκφράζει την άποψη ότι δεν υπάρχει αυξημένος κίνδυνος κάποιες υπηρεσιακές μονάδες να είναι λιγότερο αποδοτικές και αποτελεσματικές σε σχέση με το δυναμικό τους.

Συστάσεις 1 και 2

Σε συνέχεια της διαρκούς εξέλιξης κατά τα δέκα πρώτα έτη ύπαρξής της, η ΕΚΤ προτίθεται να εφαρμόσει σταδιακά μια πιο επίσημη διαδικασία για τα ετήσια προγράμματα εργασίας. Αυτή η πρωτοβουλία θα ξεκινήσει με την κατάρτιση, το πρώτο εξάμηνο του 2010, ενός προσχεδίου, το οποίο στη συνέχεια θα τελειοποιηθεί στη διάρκεια πιλοτικών φάσεων με συμμετοχή επιλεγμένων υπηρεσιακών μονάδων, εντός του 2010 και στις αρχές του 2011. Στόχος είναι η εφαρμογή της νέας διαδικασίας στο σύνολο της ΕΚΤ μέχρι τα μέσα του 2011. Στο πλαίσιο αυτών των προγραμμάτων εργασίας, οι υπηρεσιακές μονάδες θα μπορούν, μεταξύ άλλων: i) να συνδέουν τις εκ των προτέρων συμφωνηθείσες λειτουργίες τους (βάσει του διαγράμματος των λειτουργιών του Ευρωσυστήματος) με τους στρατηγικούς στόχους και ii) να καθορίζουν λεπτομερώς τα παραδοτέα που εμπίπτουν στις εν λόγω λειτουργίες και να σχεδιάζουν το ανθρώπινο δυναμικό και τους οικονομικούς πόρους που ενδέχεται να απαιτηθούν για την επίτευξή τους.

Κατά την ανάπτυξη και τον καθορισμό των προγραμμάτων εργασίας εντός του 2010, η ΕΚΤ θα επιδιώξει – ιδίως μέσω των προβλεπόμενων πιλοτικών φάσεων, καθώς και μέσω «εργαστηρίων στρατηγικής» που θα προσφέρονται ειδικά για αυτό τον σκοπό – να αναπτύξει ορθές πρακτικές διαχείρισης που θα μπορούν να εφαρμοστούν σε όλες τις υπηρεσιακές μονάδες.

Ως εκ τούτου, η ΕΚΤ αποδέχεται και τις δύο συστάσεις.

Συστάσεις 3 και 4

Όπως υπογραμμίζεται παραπάνω στην απάντηση στα σημεία 33 και 52, οι προϊστάμενοι των υπηρεσιακών μονάδων πραγματοποιούν τακτικές διμερείς συναντήσεις με τα αρμόδια μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής για τους σκοπούς της αναφοράς και της παρακολούθησης. Στις συναντήσεις αυτές, παρουσιάζονται στα μέλη της Εκτελεστικής Επιτροπής τα σχέδια, οι στόχοι, η πρόοδος και τα επιτεύγματα των υπηρεσιακών μονάδων και ταυτόχρονα συζητούνται και συμφωνούνται τυχόν προσαρμογές που κρίνονται αναγκαίες.

Επιπροσθέτως, στη διάρκεια τακτικών «συναντήσεων καθορισμού κατευθύνσεων», οι προϊστάμενοι των υπηρεσιακών μονάδων και άλλοι διαχειριστές κέντρου προϋπολογισμού συναντώνται με εκπροσώπους του Τμήματος Προϋπολογισμού, Ελέγχου και Οργάνωσης για να συζητήσουν τυχόν μεταβολές στις ανάγκες για πόρους, αναβολές, νέες δραστηριότητες και τυχόν αλλαγή προτεραιοτήτων σε σχέση με δραστηριότητες του έτους. Αυτό παρέχει μια στιγμιαία εικόνα των εξελίξεων στις διάφορες μονάδες, επιτρέπει την παρακολούθηση της προόδου ως προς την εκτέλεση των ετήσιων δραστηριοτήτων και αποτελεί τη βάση για όποια προσαρμογή του αρχικού σχεδίου κρίνεται αναγκαία. Αυτή η στιγμιαία εικόνα στη συνέχεια επισημοποιείται στο πλαίσιο της ενδιάμεσης έκθεσης προβλέψεων.

Παράλληλα, τα σχέδια και οι επενδύσεις παρακολουθούνται σε τακτική βάση από την Επιτροπή Διαχείρισης Σχεδίων και τις Ομάδες Διαχείρισης Σχεδίων, καθώς και από τις επιτροπές του ΕΣΚΤ/Ευρωσυστήματος εφόσον αφορούν το σύνολο του ΕΣΚΤ/Ευρωσυστήματος. Επιπλέον, μία φορά ετησίως υποβάλλεται στην Εκτελεστική Επιτροπή ενοποιημένη έκθεση σχετικά με την πρόοδο ως προς τους συνδεόμενους με ΒΔΕ στόχους. Επιπροσθέτως, όπως αναφέρεται παραπάνω, η Εκτελεστική Επιτροπή υποβάλλει τακτικές εκθέσεις παρακολούθησης στο Διοικητικό Συμβούλιο – δηλ. ενδιάμεση έκθεση προβλέψεων και έκθεση δημοσιονομικής παρακολούθησης κατά το τέλος του έτους – ενώ η Ετήσια Έκθεση επίσης συμβάλλει στην παρουσίαση και τον απολογισμό των δραστηριοτήτων και των επιτευγμάτων της ΕΚΤ. Επίσης, η Εκτελεστική Επιτροπή λαμβάνει τακτικές εκθέσεις προόδου σχετικά με σημαντικές δραστηριότητες.

Τέλος, η βάση δεδομένων για τον σχεδιασμό της ημερήσιας διάταξης του Τμήματος Γραμματείας, ένα ολοκληρωμένο εργαλείο σχεδιασμού και παρακολούθησης, επιτρέπει την αποτελεσματική παρακολούθηση συγκεκριμένων θεμάτων εφόσον ζητηθεί από την Εκτελεστική Επιτροπή, καθώς και την κατάρτιση εκθέσεων προόδου όπου είναι αναγκαίο.

Ωστόσο, από τη στιγμή που η ΕΚΤ προτίθεται να εφαρμόσει μια πιο επίσημη διαδικασία για τα ετήσια προγράμματα εργασίας (βλ. απάντηση στη Σύσταση 1), γεγονός που θα βελτιώσει περαιτέρω την κατάρτιση εκθέσεων προόδου για τις δραστηριότητες των υπηρεσιακών μονάδων και την επίτευξη των στρατηγικών στόχων, οι Συστάσεις 3 και 4 γίνονται εν μέρει αποδεκτές.

Σύσταση 5

Η έκθεση του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου αναγνωρίζει (στο σημείο 47) ότι «στην ΕΚΤ έχουν αναληφθεί ορισμένες πρωτοβουλίες για τη μέτρηση του αντικτύπου και την αξιολόγηση της προστιθέμενης αξίας». Σε αυτές περιλαμβάνονται η διαδικασία αξιολόγησης του προϋπολογισμού από μηδενική βάση (ZBB), τα σχέδια οργανωτικής ανάπτυξης, οι εσωτερικές έρευνες ικανοποίησης πελατών, οι έρευνες παρακολούθησης και αξιολόγησης της κοινής γνώμης και οι διαδικασίες συγκριτικής αξιολόγησης. Τα ΣΟΑ είναι προγραμματισμένες και διαρθρωμένες οργανωτικές πρωτοβουλίες με στόχο την αξιολόγηση των τρόπων βελτίωσης ή/και τροποποίησης μιας διαδικασίας ή μιας υπηρεσιακής μονάδας και την παροχή σχετικών συμβουλών.

Η ΕΚΤ είναι πεπεισμένη ότι τέτοιου είδους εκτιμήσεις και αξιολογήσεις έχουν αναπτυχθεί και εφαρμοστεί κατά τα δέοντα, στοχεύοντας στις υπηρεσιακές μονάδες που θεωρούνται καταλληλότερες για αυτό το σκοπό (2). Η Εκτελεστική Επιτροπή έχει αυτό το οργανωτικό μέσο στη διάθεσή της για μελλοντική χρήση.

Ως εκ τούτου, η ΕΚΤ εκφράζει την άποψη ότι η εν λόγω σύσταση έχει ήδη υλοποιηθεί. Ένα τέτοιο σύστημα αξιολόγησης έχει ήδη θεσπιστεί και, κατά τη γνώμη της ΕΚΤ, λειτουργεί αποτελεσματικά.

Υλοποίηση των συστάσεων

Η σύσταση 5 έχει ήδη υλοποιηθεί. Οι συστάσεις 1 και 2 – και, τον βαθμό που αναφέρεται στις παρούσες απαντήσεις, οι συστάσεις 3 και 4 – θα υλοποιηθούν στη διάρκεια του 2010 και του 2011.

---

(1)  Τακτικές διμερείς συναντήσεις λαμβάνουν χώρα μεταξύ υπηρεσιακών μονάδων και των αρμόδιων μελών της Εκτελεστικής Επιτροπής.

(2)  ΣΟΑ έχουν διενεργηθεί στις ακόλουθες υπηρεσιακές μονάδες: στη Διεύθυνση Επικοινωνίας, στη Γενική Διεύθυνση Διοίκησης (ΣΟΑ για τη διαχείριση εγκαταστάσεων), στη Γενική Διεύθυνση Πληροφοριακών Συστημάτων (στρατηγική αναθεώρηση υπηρεσιών πληροφορικής), στη Γενική Διεύθυνση Χρηματοπιστωτικής Σταθερότητας (σε σχέση με την ίδρυση του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Συστημικού Κινδύνου) και στη Γενική Διεύθυνση Δραστηριοτήτων Αγορών.

---