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I Communications

Cour des comptes

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RAPPORT SPÉCIAL No 10/2004

relatif à la déconcentration de la gestion de l'aide extérieure de l'Union européenne vers les délégations de la Commission, accompagné des réponses de la Commission

(présenté en vertu de l'article 248, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité CE)

(2005/C 000/01)

TABLE DES MATIÈRES

ANNEXE

Réponses de la Commission

GLOSSAIRE DES ABRÉVIATIONS

SYNTHÈSE

INTRODUCTION

Contexte

L'audit de la Cour

OBSERVATIONS

Processus de déconcentration

Gestion globale de la déconcentration

Préparation des délégations

Préparation des services du siège en matière de suivi et de soutien

Structure et effectifs du siège

Rôle de supervision du siège

Rôle d'appui du siège

Résultats de la déconcentration

Indicateurs de mesure des résultats

Rapidité

Élaboration des propositions de financement

Passation des marchés et paiements

Mise en œuvre des projets

Qualité

Fiabilité des procédures financières

CONCLUSIONS

Conclusions relatives au processus de déconcentration

Conclusions relatives aux résultats de la déconcentration

RECOMMANDATIONS

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 8 et 9 décembre 2004.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel FABRA VALLÉS

Président

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(1)  Communication à la Commission concernant la réforme de la gestion de l'aide extérieure, du 16 mai 2000, également désignée par la référence SEC(2000) 814/5.

(2)  COM(2000) 200.

(3)  Par le passé, la Cour a formulé maintes critiques sur la centralisation excessive de la gestion des programmes d'aide extérieure par la Commission et sur le faible niveau de responsabilité et de ressources des délégations. Voir, à titre d'exemple, les rapports de la Cour suivants:

(4)  Dans le cas de l'aide budgétaire, la situation diffère quelque peu: les délégations sont chargées d'élaborer des propositions de financement et d'évaluer les conditions de paiement, le siège restant seul compétent pour autoriser les paiements.

(5)  Les BAT participaient, par exemple, à l'élaboration des propositions de financement et au suivi de la mise en œuvre des projets. Ils ont été progressivement supprimés jusqu'à la fin de 2001.

(6)  En février 2004, la Commission a également décidé de déléguer des activités à ses délégations implantées en Israël et, si l'on inclut la délégation de Bosnie, qui était déjà déconcentrée avant la mise en place du processus de déconcentration, le nombre total de délégations fonctionnant dans le cadre d'un système de gestion déconcentrée s'élève à 80.

(7)  Les programmes géographiques visent des zones géographiques spécifiques, tels TACIS (ex-Union soviétique), CARDS (les Balkans), MEDA (pays méditerranéen), ALA (Asie et Amérique latine), FED (pays ACP) et PERD (Afrique du sud).

(8)  Les dix délégations qui ont reçu la visite des auditeurs (en novembre 2003 ou mars 2004) sont les suivantes: Indonésie, Kenya, Mali, Maroc, Russie, Sénégal, Afrique du sud (toutes de la première vague) et Albanie, Éthiopie et Uruguay (deuxième vague). Les délégations du Nicaragua et de Tunisie ont reçu leur visite au début de 2003 dans le cadre de l'étude préliminaire à l'élaboration de l'audit.

(9)  Évaluation du processus de déconcentration: Rapport final — 6 mai 2004 — SEC(2004) 561.

(10)  Communication à la Commission de MM. Patten, Nielsen, Kinnock et Mme Schreyer: «Réforme de l'aide communautaire: Plan de mise en œuvre et de financement de la déconcentration». Document SEC(2002) 85, adopté par la Commission le 30 janvier 2002.

(11)  Par exemple, la délégation en Indonésie, qui était composée de 25 personnes avant la déconcentration, a d'abord obtenu 14 agents supplémentaires, à savoir six pour l'unité «Finances et contrats», trois experts pour l'unité de coopération et cinq agents de soutien administratif.

(12)  Les experts individuels sont des spécialistes qui possèdent une expérience considérable (dans des domaines tels que la santé, la sylviculture, le secteur privé, etc.); ils sont recrutés sur la base d'un contrat de temporaire, dans des conditions plus ou moins identiques à celles des fonctionnaires.

(13)  Les ALAT sont des agents temporaires de l'une des nationalités de l'Union européenne possédant différents niveaux d'expérience; ils sont généralement moins expérimentés que les experts individuels et sont recrutés sous contrat local.

(14)  Le règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes et le règlement financier applicable au 9e Fonds européen de développement.

(15)  «Définition des fonctions du siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré».

(16)  «Mission statement, responsabilités et tâches des services».

(17)  RAC = engagements restant à contracter.

RAL = engagements restant à liquider.

(18)  Comme le montre une note adressée par un directeur d'EuropeAid à un chef de délégation, demandant de préciser clairement à quel moment le siège voulait que des mesures soient prises.

(19)  Il existe six groupes d'appui à la qualité au sein d'EuropeAid pour les directions A à F, qui ont pour fonction d'examiner deux fois tous les nouveaux projets, une première fois lors de la phase d'identification et une seconde fois au moment de la proposition de financement.

(20)  Les réseaux thématiques existent depuis 2001, date de la création d'EuropeAid; il existe aujourd'hui 11 réseaux thématiques et 3 réseaux de correspondants. La communication avec les délégations se fait essentiellement par le biais de sites internet ouverts en juillet 2003.

(21)  C'est le cas en particulier dans les pays ACP, mais également dans d'autres pays où la gestion décentralisée des projets est mise en œuvre, comme au Maroc.

(22)  L'audit de la délégation au Sénégal a ainsi montré que le délai nécessaire au traitement d'un paiement au sein de la délégation, qui avait été ramené à quelque vingt jours, n'était en rien comparable au délai nécessaire pour que les services chargés de la gestion des projets au sein des administrations nationales effectuent leur part de la procédure de paiement, ce dernier délai se chiffrant en mois plutôt qu'en jours. Au Maroc, les procédures appliquées par l'administration nationale pour traiter les paiements ou passer les marchés étaient si longues que la délégation avait décidé, plutôt que d'essayer d'aider le gouvernement à améliorer ses procédures, d'assumer la responsabilité de tous les paiements et engagements afin de réduire les délais.

(23)  Une exception a été notée au Sénégal où les bordereaux de transmission des visas de paiement mentionnaient le nombre de jours ouvrés cible pour chaque étape du processus de vérification, la durée totale du traitement, par la délégation, d'une facture à payer étant fixée à vingt et un jours.

(24)  Les erreurs détectées comprenaient, notamment, une date erronée d'établissement d'une facture, le défaut d'enregistrement de la période durant laquelle les demandes de paiement sont suspendues, par exemple en cas d'absence de pièces justificatives, ainsi que le double enregistrement d'un paiement effectué une seule fois.

(25)  Un projet en cours peut être affecté notamment par un défaut de conception ou une modification des circonstances, auxquels la déconcentration n'est pas en mesure de remédier facilement.

(26)  Des audits financiers ont été effectués dans tous les pays visités dans le cadre du présent contrôle, sauf en Éthiopie et en Uruguay. Pour de plus amples informations, voir le rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 2003, en particulier le chapitre 7, relatif aux actions extérieures, ainsi que le rapport sur les activités relevant des FED. Dans ce contexte, il convient également de noter que, bien qu'adoptés par la Commission en 2001, les standards de contrôle interne ne s'appliquent aux délégations qu'à compter de 2004.

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ANNEXE

Liste des actions et des dates clés du processus de préparation de la déconcentration

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RÉPONSES DE LA COMMISSION

SYNTHÈSE

INTRODUCTION

OBSERVATIONS

CONCLUSIONS

RECOMMANDATIONS

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(1)  Voir SEC(2002) 1362 final: Communication de Mme Schreyer à la Commission: «Évaluation globale de l'état de préparation des services de la Commission en vue de l'intégration du nouveau règlement financier dans leurs systèmes de contrôle interne» du 17 décembre 2002.

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