----

----

I Ανακοινώσεις

Ελεγκτικό Συνέδριο

----

ΑΠΌΦΑΣΗ αριθ. 12-2005

της 10ης Μαρτίου 2005

σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ελεγκτικού Συνεδρίου

(2005/C 96/01)

ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τον εσωτερικό κανονισμό του (1), και ιδίως το άρθρο 30,

τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου για τη θέσπιση δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (2), και ιδίως το άρθρο 143 παράγραφος 2 και το άρθρο 144 παράγραφος 1,

Εκτιμώντας:

ότι το δεύτερο εδάφιο του άρθρου 1 της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση κατοχυρώνει την έννοια της διαφάνειας, αναφέροντας ότι η συνθήκη διανοίγει νέα φάση στη διαδικασία μιας διαρκώς στενότερης ένωσης των λαών της Ευρώπης, στην οποία οι αποφάσεις λαμβάνονται όσο το δυνατόν πιο ανοικτά και όσο το δυνατόν εγγύτερα στους πολίτες·

ότι στην κοινή δήλωση (3)σχετικά με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (4), το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και η Επιτροπή καλούν τα άλλα όργανα να θεσπίσουν εσωτερικούς κανόνες σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα οι οποίοι να λαμβάνουν υπόψη τις αρχές και τους περιορισμούς που προβλέπονται στον εν λόγω κανονισμό·

ότι οι διατάξεις της απόφασης αριθ. 18/97 του Ελεγκτικού Συνεδρίου για τη θέσπιση εσωτερικών κανόνων σχετικά με τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του Συνεδρίου (5)προϋπήρχαν του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και θα έπρεπε να αναθεωρηθούν υπό το φως του εν λόγω κανονισμού και της νομολογίας του Δικαστηρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και του Πρωτοδικείου·

ότι η διαφάνεια αυξάνει τη νομιμότητα, την αποτελεσματικότητα και την υπευθυνότητα της διοίκησης, ενισχύοντας έτσι τις αρχές της δημοκρατίας. Για το σκοπό δε αυτό θα πρέπει να προωθηθεί η ορθή διοικητική πρακτική για την πρόσβαση στα έγγραφα·

ότι, ωστόσο, θα πρέπει να προστατευθούν ορισμένα δημόσια και ιδιωτικά συμφέροντα μέσω εξαιρέσεων από την αρχή της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα. Ότι θα πρέπει ιδίως να τηρούνται δεόντως τα διεθνή ελεγκτικά πρότυπα σχετικά με το απόρρητο των ελεγκτικών πληροφοριών,

ΕΝΕΚΡΙΝΕ ΤΗΝ ΑΚΟΛΟΥΘΗ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Σκοπός

Σκοπός της παρούσας απόφασης είναι να καθορίσει του όρους, τα όρια και τις διαδικασίες βάσει των οποίων το Ελεγκτικό Συνέδριο παρέχει στο κοινό πρόσβαση στα έγγραφα τα οποία κατέχει.

Άρθρο 2

Δικαιούχοι και έκταση

1.   Εντός τoυ πλαισίoυ και των oρίων των διατάξεων που καθορίζονται στην παρούσα απόφαση καθώς και των διεθνών προτύπων που διέπουν το απόρρητο των ελεγκτικών πληροφοριών, κάθε πολίτης της Ένωσης και κάθε άλλο φυσικό ή νομικό πρόσωπο που διαμένει ή έχει την έδρα του σε ένα κράτος μέλος, έχει το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα του Ελεγκτικού Συνεδρίου, βάσει των αρχών, όρων και ορίων που καθορίζονται στην παρούσα απόφαση.

2.   Το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί, βάσει των ίδιων αρχών, όρων και ορίων, να παράσχει πρόσβαση στα έγγραφα σε κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που δεν διαμένει ή δεν έχει την έδρα του σε κράτος μέλος.

3.   Η παρούσα απόφαση ισχύει σε όλα τα έγγραφα που κατέχει το Ελεγκτικό Συνέδριο, δηλαδή έγγραφα τα οποία έχει καταρτίσει ή λάβει και είναι στην κατοχή του.

4.   Η παρούσα απόφαση τελεί υπό την επιφύλαξη των δικαιωμάτων πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα που κατέχει το Ελεγκτικό Συνέδριο τα οποία ενδέχεται να απορρέουν από μέσα του διεθνούς δικαίου ή κοινοτικές πράξεις εφαρμογής τους.

Άρθρο 3

Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης:

Άρθρο 4

Εξαιρέσεις

1.   Το Ελεγκτικό Συνέδριo αρνείται την πρόσβαση σε έγγραφo σε περιπτώσεις όπου η κοινοποίηση μπορεί να υπονομεύσει την προστασία:

2.   Σύμφωνα με τους κανόνες που διέπουν το απόρρητο και καθορίζονται στο άρθρο 143 παράγραφος 2 και στο άρθρο 144 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου για τη θέσπιση δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και σε αντίστοιχες διατάξεις άλλων μέσων κοινοτικής νομοθεσίας, το Ελεγκτικό Συνέδριο αρνείται την πρόσβαση στις ελεγκτικές παρατηρήσεις του. Μπορεί επίσης να αρνηθεί την πρόσβαση σε έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν για την προπαρασκευή αυτών των παρατηρήσεων.

3.   Το Ελεγκτικό Συνέδριo αρνείται την πρόσβαση σε έγγραφo σε περιπτώσεις όπου η κοινοποίηση μπορεί να υπονομεύσει την προστασία:

4.   Η πρόσβαση σε έγγραφο, που έχει καταρτιστεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο για εσωτερική χρήση ή έχει ληφθεί από το Συνέδριο, το οποίο αφορά ζήτημα για το οποίο δεν έχει ακόμη ληφθεί απόφαση απορρίπτεται, εάν η κοινοποίηση του εγγράφου μπορεί να διακυβεύσει τη διαδικασία λήψης απόφασης από το Ελεγκτικό Συνέδριο.

Η πρόσβαση σε έγγραφο που περιέχει γνώμες για εσωτερική χρήση στα πλαίσια συσκέψεων και προκαταρκτικών διαβουλεύσεων εντός του Ελεγκτικού Συνεδρίου μπορεί να απορριφθεί ακόμα και μετά τη λήψη της σχετικής απόφασης, εάν η κοινοποίηση του εγγράφου ενδέχεται να διακυβεύσει τη διαδικασία λήψης απόφασης του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

5.   Στην περίπτωση κατά την οποία η αίτηση αφορά έγγραφo το οποίο βρίσκεται στην κατοχή τoυ Ελεγκτικού Συνεδρίου χωρίς το τελευταίο να είναι συντάκτης τoυ, το Συνέδριo γνωστοποιεί στον ενδιαφερόμενο την παραλαβή της αίτησης υποδεικνύοντάς τoυ συγχρόνως το πρόσωπο ή το θεσμικό ή άλλο όργανο προς το οποίο πρέπει αυτή να υποβληθεί.

6.   Εάν μόνο ορισμένα μέρη του ζητούμενου εγγράφου καλύπτονται από οποιαδήποτε από τις εξαιρέσεις του παρόντος άρθρου, τα υπόλοιπα μέρη του εγγράφου παρέχονται ελεύθερα.

7.   Οι εξαιρέσεις του παρόντος άρθρου εφαρμόζονται υπό την επιφύλαξη των διατάξεων για την πρόσβαση του κοινού στα ιστορικά αρχεία των Κοινοτήτων που καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 (6).

8.   Παρά τις εξαιρέσεις που παρατίθενται στο παρόν άρθρο, το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί να αποφασίσει να παράσχει πρόσβαση σε έγγραφο, εν όλω ή εν μέρει, σε περιπτώσεις όπου υπάρχει υπέρτερο δημόσιο συμφέρον για την κοινοποίησή του.

Άρθρο 5

Αιτήσεις

Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφo πρέπει να είναι γραπτή (7), είτε σε χαρτί είτε σε ηλεκτρονική μορφή, σε μία από τις γλώσσες που αναφέρονται στο άρθρο 314 της συνθήκης ΕΚ (8) και με επαρκή σαφήνεια ώστε να μπορεί το Συνέδριο να ταυτοποιήσει το έγγραφο. Ο αιτών δεν είναι υποχρεωμένος να αναφέρει τους λόγους της αίτησης.

Άρθρο 6

Επεξεργασία των αρχικών αιτήσεων

1.   Η διεκπεραίωση των αιτήσεων για πρόσβαση στα έγγραφα πραγματοποιείται από τον διευθυντή της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων, ο οποίος αποστέλλει βεβαίωση παραλαβής στον αιτούντα, εξετάζει την αίτηση και αποφασίζει για τα μέτρα που θα ληφθούν.

2.   Ανάλογα με το θέμα της αίτησης, ο διευθυντής της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων ενημερώνει και, εφόσον χρειαστεί, συμβουλεύεται το ενδιαφερόμενο Μέλος, το Γενικό Γραμματέα, τη νομική υπηρεσία ή τον επόπτη προστασίας δεδομένων προτού αποφασίσει για την παροχή του ζητούμενου εγγράφου.

3.   Η αίτηση για πρόσβαση σε έγγραφο διεκπεραιώνεται αμέσως. Εντός 15 εργάσιμων ημερών από την πρωτοκόλληση της αίτησης, το Ελεγκτικό Συνέδριο είτε εγκρίνει την πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο και παρέχει την πρόσβαση σύμφωνα με το άρθρο 9 ή, με γραπτή απάντηση, αναφέρει τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησης και ενημερώνει τον αιτούντα για το δικαίωμά του να ζητήσει από το Συνέδριο να επανεξετάσει τη θέση του σύμφωνα με το άρθρο 7.

4.   Σε περίπτωση αίτησης που αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί να επικοινωνήσει ανεπίσημα με τον αιτούντα, προκειμένου να βρεθεί η πρόσφορη λύση. Σε παρόμοιες περιπτώσεις, η προθεσμία που προβλέπεται στην παράγραφο 3 μπορεί να παραταθεί κατά 15 εργάσιμες ημέρες, αρκεί να ενημερωθεί εκ των προτέρων ο αιτών και να εξηγηθούν οι λόγοι.

Άρθρο 7

Επανεξέταση

1.   Σε περίπτωση ολικής ή μερικής απόρριψης, ο αιτών μπορεί, μέσα σε 15 εργάσιμες ημέρες από τη λήψη της απάντησης του Συνεδρίου, να ζητήσει από το Συνέδριο να επανεξετάσει τη θέση του.

2.   Η απουσία απάντησης του Ελεγκτικού Συνεδρίου μέσα στην καθοριζόμενη προθεσμία μπορεί να δώσει στον αιτούντα το δικαίωμα να ζητήσει επανεξέταση.

Άρθρο 8

Επεξεργασία των αιτήσεων επανεξέτασης

1.   Οι αιτήσεις επανεξέτασης υποβάλλονται στον Πρόεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Ανάλογα με το θέμα, ο Πρόεδρος του Ελεγκτικού Συνεδρίου συμβουλεύεται το αρμόδιο Μέλος ή το Γενικό Γραμματέα και, εφόσον χρειαστεί, συμβουλεύεται είτε τη νομική υπηρεσία ή τον επόπτη προστασίας δεδομένων προτού αποφασίσει για την παροχή του ζητούμενου εγγράφου.

2.   Η αίτηση επανεξέτασης διεκπεραιώνεται αμέσως. Εντός 15 εργάσιμων ημερών από την πρωτοκόλληση της αίτησης, το Ελεγκτικό Συνέδριο είτε εγκρίνει την πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο και παρέχει την πρόσβαση σύμφωνα με το άρθρο 9 ή, με γραπτή απάντηση, αναφέρει τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησης. Σε περίπτωση ολικής ή μερικής άρνησης, το Ελεγκτικό Συνέδριο ενημερώνει τον αιτούντα για τα μέσα που διαθέτει, ήτοι την άσκηση προσφυγής κατά του Ελεγκτικού Συνεδρίου ή/και την υποβολή καταγγελίας στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, βάσει των όρων των άρθρων 230 και 195 της συνθήκης ΕΚ αντίστοιχα.

3.   Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα σε περίπτωση αίτησης που αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στην παράγραφο 2 μπορεί να παραταθεί κατά 15 εργάσιμες ημέρες, αρκεί να ενημερωθεί εκ των προτέρων ο αιτών και να εξηγηθούν οι λόγοι.

4.   Η απουσία απάντησης του Ελεγκτικού Συνεδρίου μέσα στην καθοριζόμενη προθεσμία θεωρείται αρνητική απάντηση και μπορεί να δώσει στον αιτούντα το δικαίωμα να προσφύγει στα μέσα που αναφέρονται στην παράγραφο 2.

Άρθρο 9

Πρόσβαση έπειτα από αίτηση

1.   Ο αιτών μπορεί να συμβουλευτεί τα έγγραφα στα οποία του έχει εγκρίνει την πρόσβαση το Ελεγκτικό Συνέδριο είτε στα γραφεία του Ελεγκτικού Συνεδρίου στο Λουξεμβούργο είτε λαμβάνοντας αντίγραφο, μεταξύ άλλων και ηλεκτρονικό αντίγραφο, εφόσον υπάρχει. Στην πρώτη περίπτωση, η ημερομηνία και η ώρα της επίσκεψης συμφωνούνται μεταξύ του αιτούντος και του διευθυντή της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων.

2.   Το κόστος παραγωγής και αποστολής αντιγράφων μπορεί να χρεωθεί στον αιτούντα. Η χρέωση δεν υπερβαίνει το πραγματικό κόστος παραγωγής και αποστολής των αντιγράφων. Η επιτόπου ανάγνωση, αντίγραφα λιγότερα από 20 σελίδες A4 και η άμεση πρόσβαση σε ηλεκτρονική μορφή είναι δωρεάν.

3.   Εάν ένα έγγραφο είναι διαθέσιμο δημόσια, το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί να εκπληρώσει την υποχρέωσή του για παροχή πρόσβασης στο ζητούμενο έγγραφο ενημερώνοντας τον αιτούντα για τον τρόπο απόκτησής του.

4.   Τα έγγραφα παρέχονται σε υπάρχουσα εκδοχή και μορφότυπο (σε ηλεκτρονικό ή άλλο μορφότυπο) ανάλογα με την προτίμηση του αιτούντος. Το Συνέδριο δεν υποχρεούται να δημιουργήσει νέο έγγραφο ή να καταρτίσει στοιχεία με αίτηση του αιτούντος.

Άρθρο 10

Αναπαραγωγή εγγράφων

1.   Τα έγγραφα που παρέχονται σύμφωνα με την παρούσα απόφαση δεν μπορούν να αναπαραχθούν ή να αξιοποιηθούν για εμπορικούς σκοπούς χωρίς προηγούμενη γραπτή έγκριση από το Ελεγκτικό Συνέδριο.

2.   Η παρούσα απόφαση τελεί υπό την επιφύλαξη των ενδεχόμενων υφιστάμενων κανόνων για τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας τα οποία μπορεί να περιορίζουν το δικαίωμα τρίτου να αναπαραγάγει ή να εκμεταλλευτεί τα παρεχόμενα έγγραφα.

Άρθρο 11

Τελικές διατάξεις

1.   Η απόφαση αριθ. 18/97 του Ελεγκτικού Συνεδρίου της 20ής Φεβρουαρίου 1997 καταργείται.

2.   Η παρούσα απόφαση θα δημοσιευτεί στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

3.   Αρχίζει να ισχύει από την πρώτη του μήνα που έπεται της έγκρισής της.

Λουξεμβούργο, 10 Μαρτίου 2005.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Hubert WEBER

Πρόεδρος

----

(1)ΕΕ L 18 της 20.1.2005, σ. 1.

(2)ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1.

(3)ΕΕ L 173 της 27.6.2001, σ. 5.

(4)ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.

(5)ΕΕ C 295 της 23.9.1998, σ. 1.

(6)  Κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου (ΕΕ L 243 της 27.9.2003, σ. 1).

(7)  Προς το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, Διευθυντή της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων, 12 rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxembourg. Φαξ: (+352) 439 342, e-mail: Euraud@eca.eu.int

(8)  Επί του παρόντος: αγγλικά, γαλλικά, γερμανικά, δανικά, ελληνικά, εσθονικά, ιρλανδικά, ισπανικά, ιταλικά, λετονικά, λιθουανικά, μαλτέζικα, ολλανδικά, ουγγρικά, πολωνικά, πορτογαλικά, σλοβακικά, σλοβενικά, σουηδικά, τσεχικά και φινλανδικά.

----