# Euroopan unionin C 72/2005

| | ISSN 1725-2490 |
| --- | --- |
| Euroopan unionin
  virallinen lehti | C 72 |
| | |
| Suomenkielinen laitos | Tiedonantoja ja ilmoituksia | 48. vuosikerta22. maaliskuu 2005 |

ISSN 1725-2490

Euroopan unionin

virallinen lehti

C 72

Suomenkielinen laitos

Tiedonantoja ja ilmoituksia

48. vuosikerta22. maaliskuu 2005

---

| Ilmoitusnumero | Sisältö | Sivu |
| --- | --- | --- |
| | I   Tiedonantoja |
| | Tilintarkastustuomioistuin |
| 2005/C 072/1 | Erityiskertomus nro 10/2004 yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnoinnin hajauttamisesta komission lähetystöille sekä komission vastaukset | 1 |

Ilmoitusnumero

Sisältö

Sivu

I   Tiedonantoja

Tilintarkastustuomioistuin

2005/C 072/1

Erityiskertomus nro 10/2004 yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnoinnin hajauttamisesta komission lähetystöille sekä komission vastaukset

1

| FI | |
| --- | --- |

FI

---

I Tiedonantoja

Tilintarkastustuomioistuin

| 22.3.2005 | FI | Euroopan unionin virallinen lehti | C 72/1 |
| --- | --- | --- | --- |

22.3.2005

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 72/1

---

ERITYISKERTOMUS nro 10/2004

yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnoinnin hajauttamisesta komission lähetystöille sekä komission vastaukset

(annettu EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan nojalla)

(2005/C 000/01)

SISÄLLYS

| I—IX | YHTEENVETO |
| --- | --- |

I—IX

| 1—14 | JOHDANTO |
| --- | --- |

1—14

| 1—5 | Taustaa |
| --- | --- |

1—5

| 6—14 | Tilintarkastustuomioistuimen toimittama tarkastus |
| --- | --- |

6—14

| 15—63 | HUOMAUTUKSET |
| --- | --- |

15—63

| 15—38 | Hajauttamismenettely |
| --- | --- |

15—38

| 15—18 | Hajauttamisen yleinen hallinnointi |
| --- | --- |

15—18

| 19—26 | Lähetystöjen valmistelu |
| --- | --- |

19—26

| 27—38 | Päätoimipaikan valmistelu seurantaan ja tukemiseen |
| --- | --- |

27—38

| 39—63 | Hajauttamisen tulokset |
| --- | --- |

39—63

| 39—42 | Tulosten mittaamiseen sovellettavat indikaattorit |
| --- | --- |

39—42

| 43—55 | Nopeus |
| --- | --- |

43—55

| 56—60 | Laatu |
| --- | --- |

56—60

| 61—63 | Vakaat taloudelliset menettelyt |
| --- | --- |

61—63

| 64—73 | PÄÄTELMÄT |
| --- | --- |

64—73

| 74—82 | SUOSITUKSET |
| --- | --- |

74—82

LIITE

Komission vastaukset

LYHENNELUETTELO

| AKT | Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren maat |
| --- | --- |
| ALAT | Paikallinen teknisen avun toimihenkilö (Agent local d'assistance technique) |
| CRIS | Yhtenäinen tieto- ja hallintojärjestelmä (Common Relex Information System) |
| EKR | Euroopan kehitysrahasto |
| EY | Euroopan yhteisö |
| EuropeAid | EuropeAid-yhteistyötoimisto |
| IAS | Sisäisen tarkastuksen toimiala (Internal Audit Service) |
| OLAS | OLAS-kirjanpitojärjestelmä (On line accounting system) |
| RAC | ”Restant à contracter” = maksusitoumukset, joista ei ole tehty sopimuksia |
| RAL | ”Restant à liquider” = maksattamatta olevat maksusitoumukset |
| SINCOM | Komission kirjanpitojärjestelmä |

AKT

Afrikan, Karibian ja Tyynenmeren maat

ALAT

Paikallinen teknisen avun toimihenkilö (Agent local d'assistance technique)

CRIS

Yhtenäinen tieto- ja hallintojärjestelmä (Common Relex Information System)

EKR

Euroopan kehitysrahasto

EY

Euroopan yhteisö

EuropeAid

EuropeAid-yhteistyötoimisto

IAS

Sisäisen tarkastuksen toimiala (Internal Audit Service)

OLAS

OLAS-kirjanpitojärjestelmä (On line accounting system)

RAC

”Restant à contracter” = maksusitoumukset, joista ei ole tehty sopimuksia

RAL

”Restant à liquider” = maksattamatta olevat maksusitoumukset

SINCOM

Komission kirjanpitojärjestelmä

YHTEENVETO

| I | Komissio ilmoitti toukokuussa 2000 yhteisön ulkopuolelle suunnattavaa tukea koskevan ohjelmansa hallinnoinnin laaja-alaisesta uudistuksesta, jonka keskeisenä tavoitteena oli Euroopan yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeuden ja laadun radikaali parantaminen ja samalla vakaiden taloudellisten menettelyiden varmistaminen. Uudistuksen keskeisenä tekijänä on tuen hallinnointiin liittyvien tehtävien ja vastuualueiden laaja-alainen hajauttaminen komission lähetystöille. Hajauttamisen seurauksena lähetystöt vastaavat nyt hankkeiden valmistelusta, sopimuksenteosta sekä taloudellisesta ja teknisestä toteuttamisesta ja ne ovat saaneet lisää huomattavia henkilöstöresursseja ja teknisiä resursseja. Hajauttaminen vaikuttaa merkittävästi myös EuropeAid-yhteistyötoimiston keskusyksiköihin Brysselissä, sillä niiden rooli muuttuu hankkeiden suorasta hallinnoinnista kohti lähetystöjen seurantaa ja tukemista (ks. kohdat 1—5). |
| --- | --- |

I

Komissio ilmoitti toukokuussa 2000 yhteisön ulkopuolelle suunnattavaa tukea koskevan ohjelmansa hallinnoinnin laaja-alaisesta uudistuksesta, jonka keskeisenä tavoitteena oli Euroopan yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeuden ja laadun radikaali parantaminen ja samalla vakaiden taloudellisten menettelyiden varmistaminen. Uudistuksen keskeisenä tekijänä on tuen hallinnointiin liittyvien tehtävien ja vastuualueiden laaja-alainen hajauttaminen komission lähetystöille. Hajauttamisen seurauksena lähetystöt vastaavat nyt hankkeiden valmistelusta, sopimuksenteosta sekä taloudellisesta ja teknisestä toteuttamisesta ja ne ovat saaneet lisää huomattavia henkilöstöresursseja ja teknisiä resursseja. Hajauttaminen vaikuttaa merkittävästi myös EuropeAid-yhteistyötoimiston keskusyksiköihin Brysselissä, sillä niiden rooli muuttuu hankkeiden suorasta hallinnoinnista kohti lähetystöjen seurantaa ja tukemista (ks. kohdat 1—5).

| II | Tilintarkastustuomioistuin teki tarkastuskäynnin kymmeneen komission lähetystöön sekä sen keskusyksiköihin Brysselissä tutkiakseen, onko komissio hallinnoinut hajauttamismenettelyä onnistuneesti ja alkaako hajautettu hallinnointi tuottaa toivottuja tuloksia lähetystöissä (ottaen huomioon, että ne olivat toimineet hajautetun hallinnoinnin piirissä vasta suhteellisen lyhyen ajan) (ks. kohdat 6—14). |
| --- | --- |

II

Tilintarkastustuomioistuin teki tarkastuskäynnin kymmeneen komission lähetystöön sekä sen keskusyksiköihin Brysselissä tutkiakseen, onko komissio hallinnoinut hajauttamismenettelyä onnistuneesti ja alkaako hajautettu hallinnointi tuottaa toivottuja tuloksia lähetystöissä (ottaen huomioon, että ne olivat toimineet hajautetun hallinnoinnin piirissä vasta suhteellisen lyhyen ajan) (ks. kohdat 6—14).

| III | Tuen hallinnoinnin hajauttaminen 78:lle lähetystölle edellytti laajaa uudelleenjärjestelyä yhteisön ulkopuolelle suunnattavasta tuesta vastaavissa komission yksiköissä ja sen täytäntöönpano on huomattava saavutus; lähes kaikki lähetystöt toimivat hajautetun hallinnoinnin piirissä vuoden 2004 kesään mennessä (ks. kohdat 15—17). |
| --- | --- |

III

Tuen hallinnoinnin hajauttaminen 78:lle lähetystölle edellytti laajaa uudelleenjärjestelyä yhteisön ulkopuolelle suunnattavasta tuesta vastaavissa komission yksiköissä ja sen täytäntöönpano on huomattava saavutus; lähes kaikki lähetystöt toimivat hajautetun hallinnoinnin piirissä vuoden 2004 kesään mennessä (ks. kohdat 15—17).

| IV | Hajauttamismenettelyn hallinnointia komissiossa voidaan pitää kohtuullisen onnistuneena ainakin lähetystöjen osalta. Menettelyn suunnittelussa ei kuitenkaan otettu huomioon tiettyjä tekijöitä, jotka olisivat voineet helpottaa prosessin valvontaa, ja joihinkin ongelma-alueisiin on vielä kiinnitettävä huomiota (ks. kohta 18). |
| --- | --- |

IV

Hajauttamismenettelyn hallinnointia komissiossa voidaan pitää kohtuullisen onnistuneena ainakin lähetystöjen osalta. Menettelyn suunnittelussa ei kuitenkaan otettu huomioon tiettyjä tekijöitä, jotka olisivat voineet helpottaa prosessin valvontaa, ja joihinkin ongelma-alueisiin on vielä kiinnitettävä huomiota (ks. kohta 18).

| V | Lähetystöt ovat yleisesti ottaen olleet hyvin valmistautuneita toimimaan hajautetun hallinnoinnin piirissä, vaikkakin avointen toimien täyttämisessä on vaikeuksia ja koulutustarpeet ovat jatkuvia. Päätoimipaikan yksiköiden valmistelu ei ole ollut yhtä hyvin suunniteltua; siitä on puuttunut sekä analysointi että konsultointi. Lähetystöt tarvitsevat yhä huomattavaa tukea sopeutuakseen uuteen asemaansa, ja keskusyksiköillä on vaikeuksia tarjota lähetystöille niiden tarvitsemaa tukea, sillä aihepiirikohtainen asiantuntemus on päätoimipaikan henkilöstömäärän vähentämisen seurauksena siroteltu eri alueellisiin linjoihin. Päätoimipaikan yksiköt ovat kehittäneet lähetystöjen seurantaan useita välineitä ja tarjonneet niille huomattavaa tukea, mutta molemmilla aloilla on vielä parantamisen varaa (ks. kohdat 19—38). |
| --- | --- |

V

Lähetystöt ovat yleisesti ottaen olleet hyvin valmistautuneita toimimaan hajautetun hallinnoinnin piirissä, vaikkakin avointen toimien täyttämisessä on vaikeuksia ja koulutustarpeet ovat jatkuvia. Päätoimipaikan yksiköiden valmistelu ei ole ollut yhtä hyvin suunniteltua; siitä on puuttunut sekä analysointi että konsultointi. Lähetystöt tarvitsevat yhä huomattavaa tukea sopeutuakseen uuteen asemaansa, ja keskusyksiköillä on vaikeuksia tarjota lähetystöille niiden tarvitsemaa tukea, sillä aihepiirikohtainen asiantuntemus on päätoimipaikan henkilöstömäärän vähentämisen seurauksena siroteltu eri alueellisiin linjoihin. Päätoimipaikan yksiköt ovat kehittäneet lähetystöjen seurantaan useita välineitä ja tarjonneet niille huomattavaa tukea, mutta molemmilla aloilla on vielä parantamisen varaa (ks. kohdat 19—38).

| VI | Hajauttamisen tulosten osalta on vielä liian varhaista havaita yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeuteen tai laatuun liittyvien parannusten toteutumista, kun menettelyä on sovellettu vasta alle kaksi vuotta. Edistyksen arviointia päätavoitteisiin nähden hankaloittaa myös se, että hajauttamismenettelyn alkuvaiheessa ei määritetty kattavia tulosindikaattoreita (ks. kohdat 39—42, 48—51, 53, 56 ja 57). |
| --- | --- |

VI

Hajauttamisen tulosten osalta on vielä liian varhaista havaita yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeuteen tai laatuun liittyvien parannusten toteutumista, kun menettelyä on sovellettu vasta alle kaksi vuotta. Edistyksen arviointia päätavoitteisiin nähden hankaloittaa myös se, että hajauttamismenettelyn alkuvaiheessa ei määritetty kattavia tulosindikaattoreita (ks. kohdat 39—42, 48—51, 53, 56 ja 57).

| VII | Useimmissa tarkastuskohteena olleissa lähetystöissä on kuitenkin merkkejä siitä, että hajautetun hallinnoinnin avulla edetään kohti toivottuja tavoitteita. Hankkeiden hallinnoinnin nopeutta ja laatua edistää lähetystöjen operatiivisten yksiköiden lisääntynyt kapasiteetti sekä se, että varainhoidosta ja sopimuksista vastaavaa henkilöstöä on läsnä kentällä. Tämä parantaa ongelmanratkaisukykyä lähetystöissä, lisää yhteyksiä edunsaajien ja muiden toimiin osallistuvien tahojen kanssa ja auttaa ymmärtämään paremmin paikallisia olosuhteita, riskejä ja mahdollisuuksia. Vakaat taloudelliset menettelyt on yleisesti ottaen taattu hajauttamisen yhteydessä, mutta niitä ei ole vielä riittävästi kehitetty täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden taloudellisen seurannan osalta (ks. kohdat 43, 46, 54, 58, 61 ja 62). |
| --- | --- |

VII

Useimmissa tarkastuskohteena olleissa lähetystöissä on kuitenkin merkkejä siitä, että hajautetun hallinnoinnin avulla edetään kohti toivottuja tavoitteita. Hankkeiden hallinnoinnin nopeutta ja laatua edistää lähetystöjen operatiivisten yksiköiden lisääntynyt kapasiteetti sekä se, että varainhoidosta ja sopimuksista vastaavaa henkilöstöä on läsnä kentällä. Tämä parantaa ongelmanratkaisukykyä lähetystöissä, lisää yhteyksiä edunsaajien ja muiden toimiin osallistuvien tahojen kanssa ja auttaa ymmärtämään paremmin paikallisia olosuhteita, riskejä ja mahdollisuuksia. Vakaat taloudelliset menettelyt on yleisesti ottaen taattu hajauttamisen yhteydessä, mutta niitä ei ole vielä riittävästi kehitetty täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden taloudellisen seurannan osalta (ks. kohdat 43, 46, 54, 58, 61 ja 62).

| VIII | Hajauttamisen toivottujen, hankkeiden hallinnoinnin nopeuden lisäämiseen ja laadulliseen parantamiseen liittyvien tavoitteiden saavuttamista rajoittavat tällä hetkellä seuraavat tekijät: sopivien asiantuntijoiden rekrytointivaikeudet ja vaikeudet hyödyntää asiantuntemusta parhaalla mahdollisella tavalla, päätoimipaikan vaikeudet tarjota tukea lähetystöille sekä riittämättömät varainhoidon tietojärjestelmät ja monimutkaiset menettelyt (ks. kohdat 44, 45, 47, 52, 55, 59, 60 ja 63). |
| --- | --- |

VIII

Hajauttamisen toivottujen, hankkeiden hallinnoinnin nopeuden lisäämiseen ja laadulliseen parantamiseen liittyvien tavoitteiden saavuttamista rajoittavat tällä hetkellä seuraavat tekijät: sopivien asiantuntijoiden rekrytointivaikeudet ja vaikeudet hyödyntää asiantuntemusta parhaalla mahdollisella tavalla, päätoimipaikan vaikeudet tarjota tukea lähetystöille sekä riittämättömät varainhoidon tietojärjestelmät ja monimutkaiset menettelyt (ks. kohdat 44, 45, 47, 52, 55, 59, 60 ja 63).

| IX | Tilintarkastustuomioistuimen havaintojen ja päätelmien perusteella annetaan seuraavat suositukset:






  — | käyttöön tulisi ottaa asianmukaiset indikaattorit, joita sovellettaisiin sekä tuen nopeuteen että laatuun ja joiden avulla arvioitaisiin edistymistä vuosittain sekä suhteessa asetettaviin standardeihin; |
| --- | --- | --- |

IX

Tilintarkastustuomioistuimen havaintojen ja päätelmien perusteella annetaan seuraavat suositukset:

—

käyttöön tulisi ottaa asianmukaiset indikaattorit, joita sovellettaisiin sekä tuen nopeuteen että laatuun ja joiden avulla arvioitaisiin edistymistä vuosittain sekä suhteessa asetettaviin standardeihin;

| — | hajauttamisen todellisia kustannuksia olisi seurattava vertaamalla niitä arvioituihin kustannuksiin; |
| --- | --- |

—

hajauttamisen todellisia kustannuksia olisi seurattava vertaamalla niitä arvioituihin kustannuksiin;

| — | komission olisi varmistettava, että sen rekrytointimenettelyt, palkat ja muut työsuhteen ehdot houkuttavat sopivia asiantijoita, jotta lähetystöjen lisääntyneisiin henkilöstötarpeisiin kyetään vastaamaan; |
| --- | --- |

—

komission olisi varmistettava, että sen rekrytointimenettelyt, palkat ja muut työsuhteen ehdot houkuttavat sopivia asiantijoita, jotta lähetystöjen lisääntyneisiin henkilöstötarpeisiin kyetään vastaamaan;

| — | päätoimipaikan yksiköiden aihepiirikohtainen asiantuntemus olisi organisoitava siten, että lähetystöille kyetään tarjoamaan tehokkaasti hyvää laadunvarmennusta; |
| --- | --- |

—

päätoimipaikan yksiköiden aihepiirikohtainen asiantuntemus olisi organisoitava siten, että lähetystöille kyetään tarjoamaan tehokkaasti hyvää laadunvarmennusta;

| — | päätoimipaikan seuranta- ja tukitehtävää olisi kehitettevä edelleen, etenkin parantamalla varainhoidon tietojärjestelmiä ja vastaamalla koulutustarpeisiin; |
| --- | --- |

—

päätoimipaikan seuranta- ja tukitehtävää olisi kehitettevä edelleen, etenkin parantamalla varainhoidon tietojärjestelmiä ja vastaamalla koulutustarpeisiin;

| — | komission olisi lisättävä pyrkimyksiään hankkeiden täytäntöönpanoon liittyvien viiveiden lyhentämiseksi; huomiota olisi kiinnitettävä erityisesti maksujen suorittamiseen liittyviin viiveisiin, joita ilmenee lähetystöjen ulkopuolella; |
| --- | --- |

—

komission olisi lisättävä pyrkimyksiään hankkeiden täytäntöönpanoon liittyvien viiveiden lyhentämiseksi; huomiota olisi kiinnitettävä erityisesti maksujen suorittamiseen liittyviin viiveisiin, joita ilmenee lähetystöjen ulkopuolella;

| — | hajauttamisen tulosten optimoimiseksi komission olisi kiinnitettävä edelleen erityistä huomiota taloudellisten ja sopimusmenettelyiden yksinkertaistamiseen, yhdenmukaistamiseen ja selkiyttämiseen. |
| --- | --- |

—

hajauttamisen tulosten optimoimiseksi komission olisi kiinnitettävä edelleen erityistä huomiota taloudellisten ja sopimusmenettelyiden yksinkertaistamiseen, yhdenmukaistamiseen ja selkiyttämiseen.

JOHDANTO

Taustaa

| 1. | Komissio ilmoitti toukokuussa 2000 muuttavansa huomattavasti yhteisön ulkopuolelle suunnattavaa tukea koskevan ohjelmansa hallinnointia (1); muutoksen perustana olivat komission yleisuudistusta koskevan valkoisen kirjan periaatteet (2). Komission tiedonannon mukaan sen päätavoitteena on parantaa ratkaisevasti yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeutta, laatua ja profiilia. Perustavoitteet ovat tarkemmin määriteltynä seuraavat:






  — | hankkeiden täytäntöönpanoajan huomattava lyhentäminen; |
| --- | --- | --- |

1.

Komissio ilmoitti toukokuussa 2000 muuttavansa huomattavasti yhteisön ulkopuolelle suunnattavaa tukea koskevan ohjelmansa hallinnointia (1); muutoksen perustana olivat komission yleisuudistusta koskevan valkoisen kirjan periaatteet (2). Komission tiedonannon mukaan sen päätavoitteena on parantaa ratkaisevasti yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeutta, laatua ja profiilia. Perustavoitteet ovat tarkemmin määriteltynä seuraavat:

—

hankkeiden täytäntöönpanoajan huomattava lyhentäminen;

| — | hankehallinnoinnin huomattava parantaminen laadun ja tarkoituksenmukaisuuden osalta; |
| --- | --- |

—

hankehallinnoinnin huomattava parantaminen laadun ja tarkoituksenmukaisuuden osalta;

| — | vakaiden taloudellisten, teknisten ja sopimushallinnointiin liittyvien menettelyiden varmistaminen parhaiden kansainvälisten hankeisännyyttä ja tilivelvollisuutta koskevien periaatteiden mukaisesti; |
| --- | --- |

—

vakaiden taloudellisten, teknisten ja sopimushallinnointiin liittyvien menettelyiden varmistaminen parhaiden kansainvälisten hankeisännyyttä ja tilivelvollisuutta koskevien periaatteiden mukaisesti;

| — | EY:n kehitysyhteistyön ja -avun vaikutuksen ja näkyvyyden parantaminen. |
| --- | --- |

—

EY:n kehitysyhteistyön ja -avun vaikutuksen ja näkyvyyden parantaminen.

| 2. | Uudistukseen kuuluu keskeisenä tekijänä hajauttaminen eli yhteisön rahoittamiin yhteistyötoimiin liittyvien tehtävien ja vastuualueiden siirtäminen komission päätoimipaikasta Brysselistä (EuropeAid -yhteistyötoimisto) sen lähetystöille edunsaajamaissa eri puolilla maailmaa (3). Lopullinen vastuu on yhä komission päätoimipaikalla Brysselissä. Muita uudistuksen keskeisiä osatekijöitä ovat: monivuotisen ohjelmatyön lujittaminen, hankesyklin yhdentäminen, hankkeiden täytäntöönpanosta vastaavan yksittäisen elimen (EuropeAid) perustaminen, ulkosuhteista vastaavien osastojen yhteisen hallintokulttuurin kehittäminen sekä vanhojen ja lepäävien sitoumuksien poistaminen. |
| --- | --- |

2.

Uudistukseen kuuluu keskeisenä tekijänä hajauttaminen eli yhteisön rahoittamiin yhteistyötoimiin liittyvien tehtävien ja vastuualueiden siirtäminen komission päätoimipaikasta Brysselistä (EuropeAid -yhteistyötoimisto) sen lähetystöille edunsaajamaissa eri puolilla maailmaa (3). Lopullinen vastuu on yhä komission päätoimipaikalla Brysselissä. Muita uudistuksen keskeisiä osatekijöitä ovat: monivuotisen ohjelmatyön lujittaminen, hankesyklin yhdentäminen, hankkeiden täytäntöönpanosta vastaavan yksittäisen elimen (EuropeAid) perustaminen, ulkosuhteista vastaavien osastojen yhteisen hallintokulttuurin kehittäminen sekä vanhojen ja lepäävien sitoumuksien poistaminen.

| 3. | Hajauttamistoimintaa ohjaava periaate muotoiltiin toukokuun 2000 tiedonannossa toteamalla, että kaikki mitä voidaan paremmin hallinnoida ja mistä voidaan paremmin päättää paikan päällä, lähellä kenttää, on hallinnoitava ja päätettävä paikan päällä eikä Brysselissä. Käytännössä lähetystöille hajauttamisesta aiheutuviin huomattavimpiin muutoksiin lukeutuu se, että ne vastaavat hankkeiden/ohjelmien yksilöinnistä ja rahoitusehdotusten valmistelusta (ehdotukset on hyväksytettävä päätoimipaikassa) sekä sopimuksenteosta ja taloudellisesta sekä teknisestä toteuttamisesta (4). Hajauttamismenettelyn avulla pyrittiin ratkaisemaan samanaikaisesti myös lähetystöjen henkilöstöpulasta aiheutuva ongelma, jotta ne voisivat suoriutua tehokaammin operatiivisista tehtävistä tai huolehtia teknisen avun toimistoille aiemmin kuuluneesta tuen hallinnoinnista (5). |
| --- | --- |

3.

Hajauttamistoimintaa ohjaava periaate muotoiltiin toukokuun 2000 tiedonannossa toteamalla, että kaikki mitä voidaan paremmin hallinnoida ja mistä voidaan paremmin päättää paikan päällä, lähellä kenttää, on hallinnoitava ja päätettävä paikan päällä eikä Brysselissä. Käytännössä lähetystöille hajauttamisesta aiheutuviin huomattavimpiin muutoksiin lukeutuu se, että ne vastaavat hankkeiden/ohjelmien yksilöinnistä ja rahoitusehdotusten valmistelusta (ehdotukset on hyväksytettävä päätoimipaikassa) sekä sopimuksenteosta ja taloudellisesta sekä teknisestä toteuttamisesta (4). Hajauttamismenettelyn avulla pyrittiin ratkaisemaan samanaikaisesti myös lähetystöjen henkilöstöpulasta aiheutuva ongelma, jotta ne voisivat suoriutua tehokaammin operatiivisista tehtävistä tai huolehtia teknisen avun toimistoille aiemmin kuuluneesta tuen hallinnoinnista (5).

| 4. | Hajauttaminen on vaikuttanut merkittävästi myös Brysselissä toimiviin komission keskusyksiköihin; niiden tehtävä on muuttunut hankkeiden suorasta hallinnoinnista lähetystöjen seurantaan ja tukemiseen (koordinointi, laadunvarmennus ja työkäytäntöjen parantaminen). |
| --- | --- |

4.

Hajauttaminen on vaikuttanut merkittävästi myös Brysselissä toimiviin komission keskusyksiköihin; niiden tehtävä on muuttunut hankkeiden suorasta hallinnoinnista lähetystöjen seurantaan ja tukemiseen (koordinointi, laadunvarmennus ja työkäytäntöjen parantaminen).

| 5. | Hajauttamismenettely kattaa kaikki yhteisön ulkopuolelle suunnattavaa tukea koskevan komission ohjelman piiriin kuuluvat maantieteelliset alueet huolimatta siitä, rahoitetaanko tuki komission talousarviosta vai Euroopan kehitysrahaston kautta. Hajauttaminen suunniteltiin tapahtuvaksi vuosina 2001—2003 kolmessa eri vaiheessa, joista kukin kattoi 20—30 lähetystöä; hajauttaminen koski yhteensä 78 lähetystöä (6). Ensimmäinen 21 lähetystön ryhmä alkoi toteuttaa hajautettua hallinnointijärjestelmää vuoden 2002 alussa, toinen, 26 lähetystön ryhmä (sekä Kabulin lähetystö) vuoden 2002 lopussa tai vuoden 2003 alussa ja kolmas ryhmä (30 lähetystöä, joista kaikki sijaitsevat AKT-maissa) vuoden 2003 lopussa tai vuoden 2004 alussa. Hajauttaminen koskee kaikkia ohjelmia, mutta maantieteellisiä alueita koskevat ohjelmat (7) käsitellään ensin, ja niiden jälkeen käsitellään monialaiset ohjelmat, kuten elintarviketurvallisuuutta, ihmisoikeuksia, valtioista riippumattomien järjestöjen yhteisrahoitusta koskevat ohjelmat sekä alueelliset ohjelmat (lukuun ottamatta humanitaarisen avun ohjelmaa, jota ei ole hajautettu). Komission mukaan hajautetun hallinnoinnin piiriin kuuluvia, maantieteellisiä alueita koskeviin ohjelmiin liittyviä maksusitoumuksia oli vuoden 2003 lopussa maksattamatta yhteensä 14 miljardin euron edestä. Määrä vastaa noin 72 prosenttia tämäntyyppisten maksusitoumuksien kokonaismäärästä. |
| --- | --- |

5.

Hajauttamismenettely kattaa kaikki yhteisön ulkopuolelle suunnattavaa tukea koskevan komission ohjelman piiriin kuuluvat maantieteelliset alueet huolimatta siitä, rahoitetaanko tuki komission talousarviosta vai Euroopan kehitysrahaston kautta. Hajauttaminen suunniteltiin tapahtuvaksi vuosina 2001—2003 kolmessa eri vaiheessa, joista kukin kattoi 20—30 lähetystöä; hajauttaminen koski yhteensä 78 lähetystöä (6). Ensimmäinen 21 lähetystön ryhmä alkoi toteuttaa hajautettua hallinnointijärjestelmää vuoden 2002 alussa, toinen, 26 lähetystön ryhmä (sekä Kabulin lähetystö) vuoden 2002 lopussa tai vuoden 2003 alussa ja kolmas ryhmä (30 lähetystöä, joista kaikki sijaitsevat AKT-maissa) vuoden 2003 lopussa tai vuoden 2004 alussa. Hajauttaminen koskee kaikkia ohjelmia, mutta maantieteellisiä alueita koskevat ohjelmat (7) käsitellään ensin, ja niiden jälkeen käsitellään monialaiset ohjelmat, kuten elintarviketurvallisuuutta, ihmisoikeuksia, valtioista riippumattomien järjestöjen yhteisrahoitusta koskevat ohjelmat sekä alueelliset ohjelmat (lukuun ottamatta humanitaarisen avun ohjelmaa, jota ei ole hajautettu). Komission mukaan hajautetun hallinnoinnin piiriin kuuluvia, maantieteellisiä alueita koskeviin ohjelmiin liittyviä maksusitoumuksia oli vuoden 2003 lopussa maksattamatta yhteensä 14 miljardin euron edestä. Määrä vastaa noin 72 prosenttia tämäntyyppisten maksusitoumuksien kokonaismäärästä.

Tilintarkastustuomioistuimen toimittama tarkastus

| 6. | Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksessa keskityttiin kahteen pääkysymykseen:






  — | Onko komissio hallinnoinut hajauttamismenettelyä onnistuneesti? |
| --- | --- | --- |

6.

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksessa keskityttiin kahteen pääkysymykseen:

—

Onko komissio hallinnoinut hajauttamismenettelyä onnistuneesti?

| — | Alkaako lähetystöille hajautettu hallinnointi tuottaa toivottuja tuloksia? |
| --- | --- |

—

Alkaako lähetystöille hajautettu hallinnointi tuottaa toivottuja tuloksia?

| 7. | Ensimmäiseen kysymykseen pyrittiin vastaamaan tarkastelemalla, miten lähetystöjä on valmisteltu hajautettuun hallinnointiin ja miten keskusyksiköitä on valmisteltu seuranta- ja tukitehtäviin. |
| --- | --- |

7.

Ensimmäiseen kysymykseen pyrittiin vastaamaan tarkastelemalla, miten lähetystöjä on valmisteltu hajautettuun hallinnointiin ja miten keskusyksiköitä on valmisteltu seuranta- ja tukitehtäviin.

| 8. | Toisen kysymyksen kohdalla keskityttiin erityisesti tuloksiin, eli siihen, kuinka hyvin tuen nopeutta ja laatua on kyetty parantamaan ja varmistamaan vakaat taloudelliset menettelyt. |
| --- | --- |

8.

Toisen kysymyksen kohdalla keskityttiin erityisesti tuloksiin, eli siihen, kuinka hyvin tuen nopeutta ja laatua on kyetty parantamaan ja varmistamaan vakaat taloudelliset menettelyt.

| 9. | Tilintarkastustuomioistuin otti huomioon, että hajauttamismenettely oli tarkastuksen toimittamisajankohtana (lokakuu 2003—toukokuu 2004) vielä kesken ja että lähetystöt ovat toimineet hajautetun hallinnoinnin piirissä vasta melko lyhyen ajan. Tilintarkastustuomioistuin kuitenkin katsoi, että hajauttamisen valmistelu ja täytäntöönpano olivat edenneet menettelyn vuonna 2000 tapahtuneen aloittamisen jälkeen niin pitkälle, että tilintarkastustuomioistuimen oli mahdollista toimittaa tarkastus ja esittää asianmukaiset tulokset etenkin hajauttamismenettelyn osalta. |
| --- | --- |

9.

Tilintarkastustuomioistuin otti huomioon, että hajauttamismenettely oli tarkastuksen toimittamisajankohtana (lokakuu 2003—toukokuu 2004) vielä kesken ja että lähetystöt ovat toimineet hajautetun hallinnoinnin piirissä vasta melko lyhyen ajan. Tilintarkastustuomioistuin kuitenkin katsoi, että hajauttamisen valmistelu ja täytäntöönpano olivat edenneet menettelyn vuonna 2000 tapahtuneen aloittamisen jälkeen niin pitkälle, että tilintarkastustuomioistuimen oli mahdollista toimittaa tarkastus ja esittää asianmukaiset tulokset etenkin hajauttamismenettelyn osalta.

| 10. | Tilintarkastustuomioistuin ei odottanut niinkään suorien laadullisten parannusten näkyvän näin lyhyellä aikavälillä, vaan etsi aluksi merkkejä lähetystöjen henkilöstön lisääntyneestä sitoutumisesta hankesyklin eri vaiheisiin ja toimiin. Samasta syystä tarkastuksessa ei kiinnitetty erityistä huomiota yhteisön tuen vaikutuksen ja näkyvyyden lisäämiseen, joka niin ikään kuului uudistuksen keskeisiin tavoitteisiin. |
| --- | --- |

10.

Tilintarkastustuomioistuin ei odottanut niinkään suorien laadullisten parannusten näkyvän näin lyhyellä aikavälillä, vaan etsi aluksi merkkejä lähetystöjen henkilöstön lisääntyneestä sitoutumisesta hankesyklin eri vaiheisiin ja toimiin. Samasta syystä tarkastuksessa ei kiinnitetty erityistä huomiota yhteisön tuen vaikutuksen ja näkyvyyden lisäämiseen, joka niin ikään kuului uudistuksen keskeisiin tavoitteisiin.

| 11. | Tarkastuksen yhteydessä käytiin kymmenessä lähetystössä (8), joista seitsemän kuului ”ensimmäisen vaiheen” lähetystöihin ja kolme ”toisen vaiheen” lähetystöihin. ”Kolmannen vaiheen” lähetystöjä ei valittu tarkastukseen, sillä niiden arvioitiin aloittavan toimintansa hajautetun hallinnoinnin piirissä aikaisintaan vuoden 2003 lopussa. |
| --- | --- |

11.

Tarkastuksen yhteydessä käytiin kymmenessä lähetystössä (8), joista seitsemän kuului ”ensimmäisen vaiheen” lähetystöihin ja kolme ”toisen vaiheen” lähetystöihin. ”Kolmannen vaiheen” lähetystöjä ei valittu tarkastukseen, sillä niiden arvioitiin aloittavan toimintansa hajautetun hallinnoinnin piirissä aikaisintaan vuoden 2003 lopussa.

| 12. | Keskustasolla järjestettiin laajoja haastatteluja EuropeAid-yhteistyötoimistossa (sen kaikki alueelliset linjat mukaan lukien) sekä ulkosuhteiden pääosastossa ja kehitysyhteistyön pääosastossa. |
| --- | --- |

12.

Keskustasolla järjestettiin laajoja haastatteluja EuropeAid-yhteistyötoimistossa (sen kaikki alueelliset linjat mukaan lukien) sekä ulkosuhteiden pääosastossa ja kehitysyhteistyön pääosastossa.

| 13. | Komission yksiköt suorittivat hajauttamismenettelyn arvioinnin samanaikaisesti tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen kanssa. Tilintarkastustuomioistuin sai arviointia koskevan alustavan kertomuksen käyttöönsä vuoden 2003 lopussa, juuri kun se oli suorittanut ensimmäisen, kuusi lähetystöä kattaneen tarkastuskierroksensa. Tilintarkastustuomioistuin arvioi kyseisessä vaiheessa kertomusta ja vertasi sitä omiin havaintoihinsa; vertailun perusteella todettiin, että niiden välillä ei ollut huomattavia eroja (etenkään keskeisten riskitekijöiden osalta). Lopullinen kertomus komission suorittamasta arvioinnista ilmestyi toukokuussa 2004 (9). |
| --- | --- |

13.

Komission yksiköt suorittivat hajauttamismenettelyn arvioinnin samanaikaisesti tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen kanssa. Tilintarkastustuomioistuin sai arviointia koskevan alustavan kertomuksen käyttöönsä vuoden 2003 lopussa, juuri kun se oli suorittanut ensimmäisen, kuusi lähetystöä kattaneen tarkastuskierroksensa. Tilintarkastustuomioistuin arvioi kyseisessä vaiheessa kertomusta ja vertasi sitä omiin havaintoihinsa; vertailun perusteella todettiin, että niiden välillä ei ollut huomattavia eroja (etenkään keskeisten riskitekijöiden osalta). Lopullinen kertomus komission suorittamasta arvioinnista ilmestyi toukokuussa 2004 (9).

| 14. | Komissio suoritti vuonna 2003 EuropeAid-yhteistyötoimiston perusteellisen tarkastuksen. Kyseisen tarkastuksen tavoite poikkesi tilintarkastustuomioistuimen tarkastustavoitteista — sen avulla pyrittiin saamaan riittävä varmuus Europe Aid-yhteistyötoimiston sisäisestä valvontajärjestelmästä — mutta osa tarkastukseen perustuvista huomautuksista on kuitenkin olennaisia tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen kannalta, sillä ne tukevat useita tilintarkastustuomioistuimen havaintoja, etenkin yhtenäisen tieto- ja hallintojärjestelmän (CRIS) osalta. |
| --- | --- |

14.

Komissio suoritti vuonna 2003 EuropeAid-yhteistyötoimiston perusteellisen tarkastuksen. Kyseisen tarkastuksen tavoite poikkesi tilintarkastustuomioistuimen tarkastustavoitteista — sen avulla pyrittiin saamaan riittävä varmuus Europe Aid-yhteistyötoimiston sisäisestä valvontajärjestelmästä — mutta osa tarkastukseen perustuvista huomautuksista on kuitenkin olennaisia tilintarkastustuomioistuimen tarkastuksen kannalta, sillä ne tukevat useita tilintarkastustuomioistuimen havaintoja, etenkin yhtenäisen tieto- ja hallintojärjestelmän (CRIS) osalta.

HUOMAUTUKSET

Hajauttamismenettely

Hajauttamisen yleinen hallinnointi

| 15. | Hajauttamismenettelyn yksityiskohtainen valmistelu alkoi komission toukokuussa 2000 julkaiseman tiedonannon mukaisesti. Hajauttamisen valmistelumenettelyyn liittyvät keskeiset toimet ja päivämäärät on lueteltu liitteessä. |
| --- | --- |

15.

Hajauttamismenettelyn yksityiskohtainen valmistelu alkoi komission toukokuussa 2000 julkaiseman tiedonannon mukaisesti. Hajauttamisen valmistelumenettelyyn liittyvät keskeiset toimet ja päivämäärät on lueteltu liitteessä.

| 16. | Kaikkiin 78 lähetystöön ulottuva hajauttamismenettely oli alun perin määrä suorittaa loppuun vuoden 2003 loppuun mennessä. Menettelyn sujuvoittamiseksi ja kertyneiden kokemusten hyödyntämiseksi tehtävät oli määrä hajauttaa lähetystöille kolmessa eri vaiheessa. Hajauttamisen yhteydessä tiedusteltiin kunkin lähetystön tarpeita, minkä perusteella rekrytoitiin ja koulutettiin henkilöstöä, laajennettiin toimitiloja, lisättiin atk-laitteistoja ja luotiin tietokoneyhteyksiä. Tavoitteiden saavuttamista lähetystöissä seurattiin toimintasuunnitelmien avulla. Myös päätoimipaikan osalta suunniteltiin ja toteutettiin henkilöstöön liittyviä ja rakenteellisia muutoksia. |
| --- | --- |

16.

Kaikkiin 78 lähetystöön ulottuva hajauttamismenettely oli alun perin määrä suorittaa loppuun vuoden 2003 loppuun mennessä. Menettelyn sujuvoittamiseksi ja kertyneiden kokemusten hyödyntämiseksi tehtävät oli määrä hajauttaa lähetystöille kolmessa eri vaiheessa. Hajauttamisen yhteydessä tiedusteltiin kunkin lähetystön tarpeita, minkä perusteella rekrytoitiin ja koulutettiin henkilöstöä, laajennettiin toimitiloja, lisättiin atk-laitteistoja ja luotiin tietokoneyhteyksiä. Tavoitteiden saavuttamista lähetystöissä seurattiin toimintasuunnitelmien avulla. Myös päätoimipaikan osalta suunniteltiin ja toteutettiin henkilöstöön liittyviä ja rakenteellisia muutoksia.

| 17. | Tarkasteltaessa koko valmistelujaksoa ja sen kattavaa aineistoa käy selkeästi ilmi, että toukokuussa 2000 tehdyn virallisen päätöksen ja vuoden 2002 alussa ensimmäisissä lähetystöissä varsinaisesti alkaneen hajauttamismenettelyn välisen puolentoista vuoden pituisen ajanjakson kuluessa etenkin EuropeAid-yhteistyötoimisto, ulkosuhteiden pääosasto ja kehitysyhteistyön pääosasto suorittivat laaja-alaista suunnittelua, konsultointia ja täytäntöönpanoa; toimia koordinoi hajauttamisesta vastaava yksiköiden välinen työryhmä. Vastaavanlainen valmistelumenettely toteutettiin myös toiseen ja kolmanteen vaiheeseen kuuluneiden lähetystöjen kohdalla. Huhtikuuhun 2004 mennessä hajauttaminen oli toteutettu 66 lähetystössä ja se oli määrä toteuttaa lopuissa 12:ssa kolmanteen vaiheeseen kuuluvassa lähetystössä vuoden 2004 puoliväliin mennessä. |
| --- | --- |

17.

Tarkasteltaessa koko valmistelujaksoa ja sen kattavaa aineistoa käy selkeästi ilmi, että toukokuussa 2000 tehdyn virallisen päätöksen ja vuoden 2002 alussa ensimmäisissä lähetystöissä varsinaisesti alkaneen hajauttamismenettelyn välisen puolentoista vuoden pituisen ajanjakson kuluessa etenkin EuropeAid-yhteistyötoimisto, ulkosuhteiden pääosasto ja kehitysyhteistyön pääosasto suorittivat laaja-alaista suunnittelua, konsultointia ja täytäntöönpanoa; toimia koordinoi hajauttamisesta vastaava yksiköiden välinen työryhmä. Vastaavanlainen valmistelumenettely toteutettiin myös toiseen ja kolmanteen vaiheeseen kuuluneiden lähetystöjen kohdalla. Huhtikuuhun 2004 mennessä hajauttaminen oli toteutettu 66 lähetystössä ja se oli määrä toteuttaa lopuissa 12:ssa kolmanteen vaiheeseen kuuluvassa lähetystössä vuoden 2004 puoliväliin mennessä.

| 18. | Suunnittelumenettelyn ulkopuolelle jäi kuitenkin joitakin tekijöitä, jotka olisivat voineet helpottaa hajauttamisen valvontaa komissiossa. Esimerkiksi komission toukokuussa 2000 tekemään päätökseen sisältyi toimintasuunnitelma, mutta hajauttamistoimia ei ollut rinnastettu tavoiteltuihin tuloksiin. Tammikuussa 2002 komissiolle annetussa tiedonannossa (10) lähetystöjen vuotuisten kokonaiskustannusten arvioitiin olevan hajauttamisen loppuun suorittamisen jälkeen vuonna 2005 noin 177 miljoonaa euroa korkeammat kuin ennen hajauttamista. Arviossa ei huomioitu päätoimipaikan henkilöstön vähentämisestä kertyneitä säästöjä. Todellisia ja arvioituja kustannuksia ei verrattu keskenään siten, että lähetystöjen ja päätoimipaikan kustannusten yleisestä kehityksestä (ja henkilöstön määrästä) saataisiin selkeä kuva. Muita tässä kertomuksessa mainittavia puuttuvia tekijöitä ovat lähetystöille myönnettävien resurssien viitestandardit (ks. kohdat 19—21), päätoimipaikan uutta asemaa koskeva yleissuunnitelma ja määrittely (ks. kohdat 27—28) sekä tuen hallinnoinnin nopeutta ja laatua koskevat tulosindikaattorit (ks. kohdat 39—42). |
| --- | --- |

18.

Suunnittelumenettelyn ulkopuolelle jäi kuitenkin joitakin tekijöitä, jotka olisivat voineet helpottaa hajauttamisen valvontaa komissiossa. Esimerkiksi komission toukokuussa 2000 tekemään päätökseen sisältyi toimintasuunnitelma, mutta hajauttamistoimia ei ollut rinnastettu tavoiteltuihin tuloksiin. Tammikuussa 2002 komissiolle annetussa tiedonannossa (10) lähetystöjen vuotuisten kokonaiskustannusten arvioitiin olevan hajauttamisen loppuun suorittamisen jälkeen vuonna 2005 noin 177 miljoonaa euroa korkeammat kuin ennen hajauttamista. Arviossa ei huomioitu päätoimipaikan henkilöstön vähentämisestä kertyneitä säästöjä. Todellisia ja arvioituja kustannuksia ei verrattu keskenään siten, että lähetystöjen ja päätoimipaikan kustannusten yleisestä kehityksestä (ja henkilöstön määrästä) saataisiin selkeä kuva. Muita tässä kertomuksessa mainittavia puuttuvia tekijöitä ovat lähetystöille myönnettävien resurssien viitestandardit (ks. kohdat 19—21), päätoimipaikan uutta asemaa koskeva yleissuunnitelma ja määrittely (ks. kohdat 27—28) sekä tuen hallinnoinnin nopeutta ja laatua koskevat tulosindikaattorit (ks. kohdat 39—42).

Lähetystöjen valmistelu

| 19. | Päätoimipaikasta ilmoitettiin ensimmäiseen vaiheeseen valituille lähetystöille marraskuussa 2000, ja niitä pyydettiin laatimaan arviot lisäresurssitarpeistaan (esimerkiksi henkilöstöstä, toimitiloista ja laitteistoista). Toiseen vaiheeseen kuuluneiden lähetystöjen kohdalla meneteltiin vastaavalla tavalla joulukuussa 2001. Lähetystöjä kehotettiin ottamaan huomioon tiettyjä tekijöitä, esimerkiksi tuen tai hankkeiden ja maksujen määrä, mutta myös erityisiä rajoitteita, kuten paikallinen työympäristö ja paikallisen julkishallinnon laatu. Lähetystöille ei neuvottu, miten kyseisiä tekijöitä olisi tulkittava lisäresurssitarpeita arvioitaessa. |
| --- | --- |

19.

Päätoimipaikasta ilmoitettiin ensimmäiseen vaiheeseen valituille lähetystöille marraskuussa 2000, ja niitä pyydettiin laatimaan arviot lisäresurssitarpeistaan (esimerkiksi henkilöstöstä, toimitiloista ja laitteistoista). Toiseen vaiheeseen kuuluneiden lähetystöjen kohdalla meneteltiin vastaavalla tavalla joulukuussa 2001. Lähetystöjä kehotettiin ottamaan huomioon tiettyjä tekijöitä, esimerkiksi tuen tai hankkeiden ja maksujen määrä, mutta myös erityisiä rajoitteita, kuten paikallinen työympäristö ja paikallisen julkishallinnon laatu. Lähetystöille ei neuvottu, miten kyseisiä tekijöitä olisi tulkittava lisäresurssitarpeita arvioitaessa.

| 20. | Tarkastus osoitti, että lähetystöt eivät yleisesti ottaen kyenneet suorittamaan mainittua arviointia itsenäisesti, vaan ne esittivät pyyntönsä ilman selkeää selvitystä siitä, miten lukuihin oli päädytty. Lisätoimitiloja, tietokoneita ja muuta toimistovälineistöä koskevien arvioiden laatiminen oli helpompaa, sillä ne perustuvat yleensä henkilöstömäärää koskeviin arvioihin. |
| --- | --- |

20.

Tarkastus osoitti, että lähetystöt eivät yleisesti ottaen kyenneet suorittamaan mainittua arviointia itsenäisesti, vaan ne esittivät pyyntönsä ilman selkeää selvitystä siitä, miten lukuihin oli päädytty. Lisätoimitiloja, tietokoneita ja muuta toimistovälineistöä koskevien arvioiden laatiminen oli helpompaa, sillä ne perustuvat yleensä henkilöstömäärää koskeviin arvioihin.

| 21. | Erityisiä resurssitarpeiden arviointimenetelmiä ei ollut käytössä, mutta päätoimipaikan ja lähetystöjen välillä käytiin laajoja neuvotteluja; neuvottelut päättyivät lähetystön päällikön ja keskeisten toimiin osallistuvien pääosastojen (ulkosuhteiden pääosasto, kehitysyhteistyön pääosasto ja EuropeAid) pääjohtajien väliseen loppukäsittelyyn. Menettelyn tuloksena lähetystöjen pyynnöt täytettiin suurelta osin ja niiden henkilöstömäärä kasvoi huomattavasti. Lähetystöt saivat yleensä kaksi virkamiestä ja avustavaa henkilöstöä uutta varainhoidosta ja sopimuksista vastaavaa yksikköä varten sekä huomattavasti lisähenkilöstöä operatiiviselle yksikölle tai yhteistyötoimista vastaaville yksiköille (11). |
| --- | --- |

21.

Erityisiä resurssitarpeiden arviointimenetelmiä ei ollut käytössä, mutta päätoimipaikan ja lähetystöjen välillä käytiin laajoja neuvotteluja; neuvottelut päättyivät lähetystön päällikön ja keskeisten toimiin osallistuvien pääosastojen (ulkosuhteiden pääosasto, kehitysyhteistyön pääosasto ja EuropeAid) pääjohtajien väliseen loppukäsittelyyn. Menettelyn tuloksena lähetystöjen pyynnöt täytettiin suurelta osin ja niiden henkilöstömäärä kasvoi huomattavasti. Lähetystöt saivat yleensä kaksi virkamiestä ja avustavaa henkilöstöä uutta varainhoidosta ja sopimuksista vastaavaa yksikköä varten sekä huomattavasti lisähenkilöstöä operatiiviselle yksikölle tai yhteistyötoimista vastaaville yksiköille (11).

| 22. | Valmisteluvaiheessa päätoimipaikka tarkasti kahdesti kaikki hajauttamisen kohteena olleet lähetystöt perusehtojen täyttymisen varmistamiseksi. Ensimmäisen tarkastuksen perusteella vastuu maksusitoumuksista ja maksuista siirrettiin EuropeAid-yhteistyötoimiston maantieteelliseltä linjajohtajalta lähetystön päällikölle. Toinen tarkistus, johon sisältyi käyntejä lähetystöihin, suoritettiin muutamaa kuukautta myöhemmin sen varmistamiseksi, että hajautettu hallinnointi toimii tyydyttävästi. |
| --- | --- |

22.

Valmisteluvaiheessa päätoimipaikka tarkasti kahdesti kaikki hajauttamisen kohteena olleet lähetystöt perusehtojen täyttymisen varmistamiseksi. Ensimmäisen tarkastuksen perusteella vastuu maksusitoumuksista ja maksuista siirrettiin EuropeAid-yhteistyötoimiston maantieteelliseltä linjajohtajalta lähetystön päällikölle. Toinen tarkistus, johon sisältyi käyntejä lähetystöihin, suoritettiin muutamaa kuukautta myöhemmin sen varmistamiseksi, että hajautettu hallinnointi toimii tyydyttävästi.

| 23. | Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä oltiin yleensä tyytyväisiä myönnettyyn lisähenkilöstön määrään, mutta kuudella lähetystöllä kymmenestä oli ollut vaikeuksia saada toimet täytettyä ajoissa ja/tai asianmukaisesti pätevöityneellä henkilöstöllä. Asiaan ovat vaikuttaneet seuraavat tekijät:






  — | pitkä rekrytointimenettely (virkamiesten, riippumattomien asiantuntijoiden (12) ja paikallisen teknisen avun henkilöstön (ALAT) (13) osalta); |
| --- | --- | --- |

23.

Tilintarkastustuomioistuimen tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä oltiin yleensä tyytyväisiä myönnettyyn lisähenkilöstön määrään, mutta kuudella lähetystöllä kymmenestä oli ollut vaikeuksia saada toimet täytettyä ajoissa ja/tai asianmukaisesti pätevöityneellä henkilöstöllä. Asiaan ovat vaikuttaneet seuraavat tekijät:

—

pitkä rekrytointimenettely (virkamiesten, riippumattomien asiantuntijoiden (12) ja paikallisen teknisen avun henkilöstön (ALAT) (13) osalta);

| — | epäedulliset työehdot (esimerkiksi palkkaluokat, paikallisen teknisen avun henkilöstön lomaoikeudet); |
| --- | --- |

—

epäedulliset työehdot (esimerkiksi palkkaluokat, paikallisen teknisen avun henkilöstön lomaoikeudet);

| — | tietyntyyppisen asiantuntemuksen puute (varainhoidosta ja sopimuksista vastaavan yksikön henkilöstö, insinöörit); |
| --- | --- |

—

tietyntyyppisen asiantuntemuksen puute (varainhoidosta ja sopimuksista vastaavan yksikön henkilöstö, insinöörit);

| — | paikallisen lainsäädännön asettamat rajoitteet (rajalliset mahdollisuudet määräaikaisten sopimusten jatkamiseen); |
| --- | --- |

—

paikallisen lainsäädännön asettamat rajoitteet (rajalliset mahdollisuudet määräaikaisten sopimusten jatkamiseen);

| — | epävarmuus väliaikaisten toimihenkilöiden tulevista mahdollisuuksista ja työehdoista uusissa, 1. toukokuuta 2004 voimaan tulleissa henkilöstösäännöissä määritetyn sopimussuhteisen toimihenkilön ura-alueen seurauksena. |
| --- | --- |

—

epävarmuus väliaikaisten toimihenkilöiden tulevista mahdollisuuksista ja työehdoista uusissa, 1. toukokuuta 2004 voimaan tulleissa henkilöstösäännöissä määritetyn sopimussuhteisen toimihenkilön ura-alueen seurauksena.

| 24. | Muut tarvittavat resurssit, kuten toimistovälineet, tietokoneet ja tietoliikennevälineet toimitettiin harvoja poikkeuksia lukuun ottamatta lähetystöille ilman suuria ongelmia. |
| --- | --- |

24.

Muut tarvittavat resurssit, kuten toimistovälineet, tietokoneet ja tietoliikennevälineet toimitettiin harvoja poikkeuksia lukuun ottamatta lähetystöille ilman suuria ongelmia.

| 25. | Lähetystöjen henkilöstön kouluttamiseen on suunnattu huomattavasti voimavaroja. Virkamiehiä on koulutettu (erityisesti varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden henkilöstöä) ennen kuin he aloittavat tehtävänsä lähetystössä, päätoimipaikan henkilöstö on järjestänyt lähetystöissä koulutusta niiden koko henkilöstölle ja alueellisesti on järjestetty erityiskoulutusta. Kurssien aiheisiin kuuluivat erityisesti komission taloudelliset ja sopimusmenettelyt, yhtenäinen tieto- ja hallintojärjestelmä CRIS sekä johtamistaitojen vahvistaminen. |
| --- | --- |

25.

Lähetystöjen henkilöstön kouluttamiseen on suunnattu huomattavasti voimavaroja. Virkamiehiä on koulutettu (erityisesti varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden henkilöstöä) ennen kuin he aloittavat tehtävänsä lähetystössä, päätoimipaikan henkilöstö on järjestänyt lähetystöissä koulutusta niiden koko henkilöstölle ja alueellisesti on järjestetty erityiskoulutusta. Kurssien aiheisiin kuuluivat erityisesti komission taloudelliset ja sopimusmenettelyt, yhtenäinen tieto- ja hallintojärjestelmä CRIS sekä johtamistaitojen vahvistaminen.

| 26. | Lähetystöissä toimitetut tarkastukset kuitenkin osoittivat, että huolimatta kaikista koulutustoimista, joita pidettiin yleisesti ottaen erittäin hyödyllisinä, koulutuksen tarvetta on edelleen; tämä johtuu osittain säännöllisestä henkilöstön vaihtumisesta ja osittain lähetystöjen riittämättömistä paikalliseen koulutukseen ja koulutukseen liittyviin matkakuluihin suunnattavista talousarviomäärärahoista. Aasian alueelle vuodelle 2004 suunniteltua koulutusohjelmaa jouduttiin hiljattain supistamaan päätoimipaikan henkilöstömäärän vähentämisen takia. Lähetystöissä pidetään tarpeellisena lisäkoulutusta erityisesti CRIS-järjestelmän, uuden varainhoitoasetuksen (14) ja niiden vaikutusten osalta sekä hankkeiden täytäntöönpanosta ja seurannasta ja henkilöstöhallinnosta. |
| --- | --- |

26.

Lähetystöissä toimitetut tarkastukset kuitenkin osoittivat, että huolimatta kaikista koulutustoimista, joita pidettiin yleisesti ottaen erittäin hyödyllisinä, koulutuksen tarvetta on edelleen; tämä johtuu osittain säännöllisestä henkilöstön vaihtumisesta ja osittain lähetystöjen riittämättömistä paikalliseen koulutukseen ja koulutukseen liittyviin matkakuluihin suunnattavista talousarviomäärärahoista. Aasian alueelle vuodelle 2004 suunniteltua koulutusohjelmaa jouduttiin hiljattain supistamaan päätoimipaikan henkilöstömäärän vähentämisen takia. Lähetystöissä pidetään tarpeellisena lisäkoulutusta erityisesti CRIS-järjestelmän, uuden varainhoitoasetuksen (14) ja niiden vaikutusten osalta sekä hankkeiden täytäntöönpanosta ja seurannasta ja henkilöstöhallinnosta.

Päätoimipaikan valmistelu seurantaan ja tukemiseen

Päätoimipaikan rakenne ja henkilöstö

| 27. | EuropeAid perustettiin tammikuussa 2001. Päätoimipaikan asemasta hajauttamisen myötä annettiin kuitenkin täsmällinen kuvaus vasta marraskuussa 2002 (15) vuoden 2002 aikana järjestettyjen seminaarien ja työryhmien toiminnan perusteella; päätoimipaikan asemaa tarkennettiin heinäkuussa 2003 (16). |
| --- | --- |

27.

EuropeAid perustettiin tammikuussa 2001. Päätoimipaikan asemasta hajauttamisen myötä annettiin kuitenkin täsmällinen kuvaus vasta marraskuussa 2002 (15) vuoden 2002 aikana järjestettyjen seminaarien ja työryhmien toiminnan perusteella; päätoimipaikan asemaa tarkennettiin heinäkuussa 2003 (16).

| 28. | Edellä mainituissa asiakirjoissa ei analysoitu määrällisesti päätoimipaikassa hajauttamisen seurauksena uusia tehtäviä ja vastuualueita varten tarvittavia resursseja; esimerkkeinä voidaan mainita seuranta (ks. kohdat 34—35) ja tukeminen (ks. kohdat 36—38). Myös lähetystöjen tarpeita koskevista arvioinneista puuttui tehtävien suorittamiseen tarvittavan henkilöstön määrän sopivuutta koskeva analyysi, mutta arviointimenettely oli kuitenkin toistuva, ja se perustui laajoihin keskusteluihin ja konsultointiin lähetystöjen ja päätoimipaikan välillä; näin varmistettiin, että lähetystö sitoutui toimiin. Vastaavaa menettelyä, johon olisivat osallistuneet yksikönpäälliköt, ei kuitenkaan toteutettu päätoimipaikan tarpeiden arvioinnin osalta, joten tarpeita ei analysoitu eikä niistä keskusteltu. |
| --- | --- |

28.

Edellä mainituissa asiakirjoissa ei analysoitu määrällisesti päätoimipaikassa hajauttamisen seurauksena uusia tehtäviä ja vastuualueita varten tarvittavia resursseja; esimerkkeinä voidaan mainita seuranta (ks. kohdat 34—35) ja tukeminen (ks. kohdat 36—38). Myös lähetystöjen tarpeita koskevista arvioinneista puuttui tehtävien suorittamiseen tarvittavan henkilöstön määrän sopivuutta koskeva analyysi, mutta arviointimenettely oli kuitenkin toistuva, ja se perustui laajoihin keskusteluihin ja konsultointiin lähetystöjen ja päätoimipaikan välillä; näin varmistettiin, että lähetystö sitoutui toimiin. Vastaavaa menettelyä, johon olisivat osallistuneet yksikönpäälliköt, ei kuitenkaan toteutettu päätoimipaikan tarpeiden arvioinnin osalta, joten tarpeita ei analysoitu eikä niistä keskusteltu.

| 29. | Tammikuussa 2002 julkaistussa hajauttamisen täytäntöönpanoa ja rahoitusta koskeneessa tiedonannossa turvattiin lähetystöille rahoitus 1 400 lisähenkilöstön jäsentä varten (määrään sisältyi 375 virkamiestä), mutta tiedonannossa ei tuotu esille, kuinka moni siirrettäisiin päätoimipaikasta. Komission mukaan hajauttamista varten myönnettiin kuitenkin ainoastaan 158 uutta virkaa (44 virkaa ensimmäistä vaihetta varten vuonna 2001 ja 114 virkaa toista vaihetta varten vuonna 2002). Lähetystöille vuosina 2003 ja 2004 myönnetyt 217 virkaa siirrettiin päätoimipaikasta, vaikkakaan ei ole selvää, minkätyyppisiin analyyseihin virkojen vähentämispäätös perustui. |
| --- | --- |

29.

Tammikuussa 2002 julkaistussa hajauttamisen täytäntöönpanoa ja rahoitusta koskeneessa tiedonannossa turvattiin lähetystöille rahoitus 1 400 lisähenkilöstön jäsentä varten (määrään sisältyi 375 virkamiestä), mutta tiedonannossa ei tuotu esille, kuinka moni siirrettäisiin päätoimipaikasta. Komission mukaan hajauttamista varten myönnettiin kuitenkin ainoastaan 158 uutta virkaa (44 virkaa ensimmäistä vaihetta varten vuonna 2001 ja 114 virkaa toista vaihetta varten vuonna 2002). Lähetystöille vuosina 2003 ja 2004 myönnetyt 217 virkaa siirrettiin päätoimipaikasta, vaikkakaan ei ole selvää, minkätyyppisiin analyyseihin virkojen vähentämispäätös perustui.

| 30. | EuropeAid-yhteistyötoimiston alueellisia linjoja pyydettiin osallistumaan 217 viran vähentämiseen vuosina 2003 ja 2004. Useimmat vähennykset kohdistuvat aihepiirikohtaisiin yksiköihin sekä varainhoidosta ja sopimuksista vastaaviin yksiköihin. Tarkastus osoitti, että tämän seurauksena jotkin aihepiirikohtaiset yksiköt eivät pysty enää tukemaan lähetystöjä tehokkaasti. |
| --- | --- |

30.

EuropeAid-yhteistyötoimiston alueellisia linjoja pyydettiin osallistumaan 217 viran vähentämiseen vuosina 2003 ja 2004. Useimmat vähennykset kohdistuvat aihepiirikohtaisiin yksiköihin sekä varainhoidosta ja sopimuksista vastaaviin yksiköihin. Tarkastus osoitti, että tämän seurauksena jotkin aihepiirikohtaiset yksiköt eivät pysty enää tukemaan lähetystöjä tehokkaasti.

| 31. | Täyttääkseen vähennyskiintiönsä aihepiirikohtaiset yksiköt eivät ole joissakin tapauksissa voineet tarjota virkoja kokeneelle lähetystöistä palaavalle henkilöstölle. Aihepiirikohtaisiin yksiköihin jäänyt henkilöstö, joka vastasi aiemmin hankeasiakirjojen hallinnoinnista ja käsittelystä, ei välttämättä sopeudu helposti tukemiseen, alakohtaiseen asiantuntemukseen ja neuvontaan liittyviin uusiin tehtäviin. |
| --- | --- |

31.

Täyttääkseen vähennyskiintiönsä aihepiirikohtaiset yksiköt eivät ole joissakin tapauksissa voineet tarjota virkoja kokeneelle lähetystöistä palaavalle henkilöstölle. Aihepiirikohtaisiin yksiköihin jäänyt henkilöstö, joka vastasi aiemmin hankeasiakirjojen hallinnoinnista ja käsittelystä, ei välttämättä sopeudu helposti tukemiseen, alakohtaiseen asiantuntemukseen ja neuvontaan liittyviin uusiin tehtäviin.

| 32. | Komissio ei pitänyt päätoimipaikan rakenteen yleistä suunnittelua realistisena, joten sen sijasta valittiin pragmaattinen ja kehitykseen perustuva lähestymistapa. Vaikka EuropeAid-yhteistyötoimiston rakenteellisesta uudistamisesta ei ollut tarkastuksen toimittamisajankohtana olemassa yleissuunnitelmaa, aihepiirikohtaisten yksiköiden uudelleenjärjestely alakohtaisen asiantuntemuksen keskittämiseksi oli ollut esillä. Näin päätoimipaikan tietoa ja kokemusta voitaisiin välittää lähetystöille rationaalisemmin ja tehokkaammin. |
| --- | --- |

32.

Komissio ei pitänyt päätoimipaikan rakenteen yleistä suunnittelua realistisena, joten sen sijasta valittiin pragmaattinen ja kehitykseen perustuva lähestymistapa. Vaikka EuropeAid-yhteistyötoimiston rakenteellisesta uudistamisesta ei ollut tarkastuksen toimittamisajankohtana olemassa yleissuunnitelmaa, aihepiirikohtaisten yksiköiden uudelleenjärjestely alakohtaisen asiantuntemuksen keskittämiseksi oli ollut esillä. Näin päätoimipaikan tietoa ja kokemusta voitaisiin välittää lähetystöille rationaalisemmin ja tehokkaammin.

| 33. | EuropeAidin eri linjojen varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden työmäärien vertailu osoitti, että virkojen määrä suhteessa maksujen lukumäärään ja suuruuteen vaihteli huomattavasti yksiköiden välillä. |
| --- | --- |

33.

EuropeAidin eri linjojen varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden työmäärien vertailu osoitti, että virkojen määrä suhteessa maksujen lukumäärään ja suuruuteen vaihteli huomattavasti yksiköiden välillä.

Päätoimipaikan seurantatehtävä

| 34. | Kun etenkin yhteistyöohjelmien täytäntöönpanoon liittyviä vastuualueita hajautettiin komission päätoimipaikalta sen lähetystöille, päätoimipaikan tehtävä alkoi muuttua kohti lähetystöjen seuraamista ja niiden tukemista; menettelyä on kuvattu yksityiskohtaisesti heinäkuussa 2003 julkaistussa EuropeAidin asiakirjassa ”Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services”. Päätoimipaikka seuraa lähetystöjen toimintaa useiden välineiden avulla, joista keskeisimpiä ovat seuraavat:






  — | yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnointia koskevat kertomukset, joita lähetystöt laativat kolmannesvuosittain; |
| --- | --- | --- |

34.

Kun etenkin yhteistyöohjelmien täytäntöönpanoon liittyviä vastuualueita hajautettiin komission päätoimipaikalta sen lähetystöille, päätoimipaikan tehtävä alkoi muuttua kohti lähetystöjen seuraamista ja niiden tukemista; menettelyä on kuvattu yksityiskohtaisesti heinäkuussa 2003 julkaistussa EuropeAidin asiakirjassa ”Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services”. Päätoimipaikka seuraa lähetystöjen toimintaa useiden välineiden avulla, joista keskeisimpiä ovat seuraavat:

—

yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnointia koskevat kertomukset, joita lähetystöt laativat kolmannesvuosittain;

| — | neljännesvuosittain listattavat sitoumukset, maksut, maksusitoumukset, joista ei ole tehty sopimuksia (RAC), ja maksattamatta olevat maksusitoumukset (RAL) (17); |
| --- | --- |

—

neljännesvuosittain listattavat sitoumukset, maksut, maksusitoumukset, joista ei ole tehty sopimuksia (RAC), ja maksattamatta olevat maksusitoumukset (RAL) (17);

| — | lähetystöjen vuotuiset hallintosuunnitelmat; |
| --- | --- |

—

lähetystöjen vuotuiset hallintosuunnitelmat;

| — | kokonaiskuva valmisteilla olevista hankkeista; |
| --- | --- |

—

kokonaiskuva valmisteilla olevista hankkeista;

| — | tuloksiin painottuvat hankkeiden seurantakertomukset; |
| --- | --- |

—

tuloksiin painottuvat hankkeiden seurantakertomukset;

| — | varainhoidon tietojärjestelmät: CRIS-järjestelmä ja EKR:n osalta OLAS-järjestelmä; |
| --- | --- |

—

varainhoidon tietojärjestelmät: CRIS-järjestelmä ja EKR:n osalta OLAS-järjestelmä;

| — | vierailut kentällä; |
| --- | --- |

—

vierailut kentällä;

| — | sisäisten valvontajärjestelmien tarkastukset; |
| --- | --- |

—

sisäisten valvontajärjestelmien tarkastukset;

| — | työmäärien arvioinnit. |
| --- | --- |

—

työmäärien arvioinnit.

| 35. | Päätoimipaikka saa mainittujen seurantavälineiden avulla hyödyllistä tietoa lähetystöjen toiminnasta, mutta toimintaohjeiden puuttuessa välineiden soveltaminen ei ollut aina selkeää kyseisistä toimista vastaavalle henkilöstölle, joka ei välttämättä ollut selvillä vaaditun seurannan sisällöstä ja perusteellisuudesta. Ongelmia on ilmennyt seuraavilla aloilla:






  a) | EuropeAidin sisäisen tarkastuksen yksikön suorittamien työmäärien arviointien avulla pyritään tammikuussa 2002 julkaistun komission tiedonannon mukaisesti määrittämään asteittain sisäiset viitestandardit lähetystöjen resurssien ja työmäärän välistä suhdetta varten. Käyntien kohteena olleiden lähetystöjen vähäisen määrän ja paikallisten olojen vaihtelevuuden vuoksi viitestandardeja ei ole kuitenkaan vielä määritetty. Tähän mennessä suoritetut työmäärien arvioinnit eivät näin ollen osoita, ovatko lähetystöjen henkilöstömäärät sopivia esimerkiksi lähetystön tehtäviin ja vastuualueisiin, hallinnoidun tuen määrään, suoritettujen maksujen lukumäärään ja suuruuteen tai paikallisen hallinnon laatuun nähden. Työmäärien arvioinnit eivät osoita myöskään, olisiko tietyn tehtävän tai menettelyn toteuttaminen edellyttänyt enemmän tai vaatinut vähemmän aikaa, ovatko kaikki tehtävät olleet oleellisia tai olisivatko lisätoimet olleet tarpeen. |
| --- | --- | --- |

35.

Päätoimipaikka saa mainittujen seurantavälineiden avulla hyödyllistä tietoa lähetystöjen toiminnasta, mutta toimintaohjeiden puuttuessa välineiden soveltaminen ei ollut aina selkeää kyseisistä toimista vastaavalle henkilöstölle, joka ei välttämättä ollut selvillä vaaditun seurannan sisällöstä ja perusteellisuudesta. Ongelmia on ilmennyt seuraavilla aloilla:

a)

EuropeAidin sisäisen tarkastuksen yksikön suorittamien työmäärien arviointien avulla pyritään tammikuussa 2002 julkaistun komission tiedonannon mukaisesti määrittämään asteittain sisäiset viitestandardit lähetystöjen resurssien ja työmäärän välistä suhdetta varten. Käyntien kohteena olleiden lähetystöjen vähäisen määrän ja paikallisten olojen vaihtelevuuden vuoksi viitestandardeja ei ole kuitenkaan vielä määritetty. Tähän mennessä suoritetut työmäärien arvioinnit eivät näin ollen osoita, ovatko lähetystöjen henkilöstömäärät sopivia esimerkiksi lähetystön tehtäviin ja vastuualueisiin, hallinnoidun tuen määrään, suoritettujen maksujen lukumäärään ja suuruuteen tai paikallisen hallinnon laatuun nähden. Työmäärien arvioinnit eivät osoita myöskään, olisiko tietyn tehtävän tai menettelyn toteuttaminen edellyttänyt enemmän tai vaatinut vähemmän aikaa, ovatko kaikki tehtävät olleet oleellisia tai olisivatko lisätoimet olleet tarpeen.

| b) | Lähetystöille ei alun perin edellytetty annettavan palautetta yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnointia koskevista kertomuksista, vaikkakin sitä annettiin joissakin tapauksissa. Tähän on nyt puututtu, ja vuoden 2003 lopusta lähtien on edellytetty palautteen antamista lähetystöille. EuropeAidilla on kuitenkin joskus vaikeuksia erottaa kertomuksista, mitä toimia päätoimipaikalta odotetaan vai odotetaanko toimia lainkaan (18). |
| --- | --- |

b)

Lähetystöille ei alun perin edellytetty annettavan palautetta yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnointia koskevista kertomuksista, vaikkakin sitä annettiin joissakin tapauksissa. Tähän on nyt puututtu, ja vuoden 2003 lopusta lähtien on edellytetty palautteen antamista lähetystöille. EuropeAidilla on kuitenkin joskus vaikeuksia erottaa kertomuksista, mitä toimia päätoimipaikalta odotetaan vai odotetaanko toimia lainkaan (18).

| c) | CRIS-järjestelmässä ei ole käyttäjäystävällisiä raportointimenetelmiä, minkä seurauksena useat lähetystöt ovat perustaneet omat rinnakkaiset tietokantansa, mikä edellyttää hankkeita koskevien taloudellisten tietojen syöttämistä kahteen kertaan. Eräällä maantieteellisellä alueella CRIS-järjestelmään syötetyt virheelliset maakoodit tai niiden puuttuminen tekivät järjestelmästä epäluotettavan lähteen hallinnoinnissa tarvittavien tietojen kannalta. CRIS-järjestelmää ei ole vielä kokonaisuudessaan hyödynnetty seurantavälineenä AKT-maissa. CRIS-järjestelmään on määrä syöttää suuntaa-antavaa tietoa vuoden 2004 lopusta lähtien ja OLAS-järjestelmä on tarkoitus yhdistää kokonaisuudessaan CRIS-järjestelmään vuonna 2006. Komission tarkastuksessa (ks. kohta 14) pääteltiin, että CRIS-järjestelmä ei ole vielä täysin valmis raportointijärjestelmä. |
| --- | --- |

c)

CRIS-järjestelmässä ei ole käyttäjäystävällisiä raportointimenetelmiä, minkä seurauksena useat lähetystöt ovat perustaneet omat rinnakkaiset tietokantansa, mikä edellyttää hankkeita koskevien taloudellisten tietojen syöttämistä kahteen kertaan. Eräällä maantieteellisellä alueella CRIS-järjestelmään syötetyt virheelliset maakoodit tai niiden puuttuminen tekivät järjestelmästä epäluotettavan lähteen hallinnoinnissa tarvittavien tietojen kannalta. CRIS-järjestelmää ei ole vielä kokonaisuudessaan hyödynnetty seurantavälineenä AKT-maissa. CRIS-järjestelmään on määrä syöttää suuntaa-antavaa tietoa vuoden 2004 lopusta lähtien ja OLAS-järjestelmä on tarkoitus yhdistää kokonaisuudessaan CRIS-järjestelmään vuonna 2006. Komission tarkastuksessa (ks. kohta 14) pääteltiin, että CRIS-järjestelmä ei ole vielä täysin valmis raportointijärjestelmä.

Päätoimipaikan tukitehtävä

| 36. | Kun täytäntöönpanovastuu siirrettiin päätoimipaikalta lähetystöille, päätoimipaikan uusiin tehtäviin kuuluu seurannan lisäksi lähetystöjen tukeminen hankkeiden valmistelussa, täytäntöönpanossa ja arvioinnissa. Etenkin EuropeAidin maantieellisen koordinoinnin yksiköt vastaavat — aihepiirikohtaisten yksiköiden tuella — lähetystöjen pyyntöihin. |
| --- | --- |

36.

Kun täytäntöönpanovastuu siirrettiin päätoimipaikalta lähetystöille, päätoimipaikan uusiin tehtäviin kuuluu seurannan lisäksi lähetystöjen tukeminen hankkeiden valmistelussa, täytäntöönpanossa ja arvioinnissa. Etenkin EuropeAidin maantieellisen koordinoinnin yksiköt vastaavat — aihepiirikohtaisten yksiköiden tuella — lähetystöjen pyyntöihin.

| 37. | Tarkastuksessa kävi ilmi, että päätoimipaikka on tukenut lähetystöjä huomattavasti esimerkiksi seuraavilla aloilla:






  — | tuen hallinnointiin ja taloudellisiin menettelyihin, järjestelmiin ja tarkastuksiin liittyvä laajamittainen koulutus sekä ennen henkilöstön siirtymistä lähetystöihin että heidän jo työskennellessään siellä; kursseja on järjestetty esimerkiksi tuen toimittamiseen liittyvistä menettelyistä hankesyklin hallinnoinnin, talousarviotuen ja alakohtaisten lähestymistapojen osalta; |
| --- | --- | --- |

37.

Tarkastuksessa kävi ilmi, että päätoimipaikka on tukenut lähetystöjä huomattavasti esimerkiksi seuraavilla aloilla:

—

tuen hallinnointiin ja taloudellisiin menettelyihin, järjestelmiin ja tarkastuksiin liittyvä laajamittainen koulutus sekä ennen henkilöstön siirtymistä lähetystöihin että heidän jo työskennellessään siellä; kursseja on järjestetty esimerkiksi tuen toimittamiseen liittyvistä menettelyistä hankesyklin hallinnoinnin, talousarviotuen ja alakohtaisten lähestymistapojen osalta;

| — | huomattava hankevalmisteluun liittyvä tuki, mukaan lukien laatutukiryhmien osallistuminen toimintaan (19); |
| --- | --- |

—

huomattava hankevalmisteluun liittyvä tuki, mukaan lukien laatutukiryhmien osallistuminen toimintaan (19);

| — | aihepiirikohtaiset verkot, joiden on määrä olla keskeisessä asemassa lähetystöjen laadunvarmennukseen liittyvässä tuessa (20). Ne pyrkivät laatimaan suuntaviivoja ja tarjoamaan käytännön välineitä hankkeiden suunnitteluun; |
| --- | --- |

—

aihepiirikohtaiset verkot, joiden on määrä olla keskeisessä asemassa lähetystöjen laadunvarmennukseen liittyvässä tuessa (20). Ne pyrkivät laatimaan suuntaviivoja ja tarjoamaan käytännön välineitä hankkeiden suunnitteluun;

| — | huomattava varainhoitoon ja sopimuksiin liittyvä tuki, mukaan lukien CRIS-järjestelmää koskeva neuvontapalvelu (helpdesk), kysymysten vastaanottopalvelu ja käsikirjojen sekä suuntaviivojen laatiminen. |
| --- | --- |

—

huomattava varainhoitoon ja sopimuksiin liittyvä tuki, mukaan lukien CRIS-järjestelmää koskeva neuvontapalvelu (helpdesk), kysymysten vastaanottopalvelu ja käsikirjojen sekä suuntaviivojen laatiminen.

| 38. | Päätoimipaikan siirtymisessä hajauttamiseen liittyvään uuteen tukitehtävään on kuitenkin vielä parantamisen varaa seuraavilla aloilla:






  a) | aihepiirikohtaisten verkkojen internet-sivustojen kehitys on eri vaiheissa, ja useat niistä tarvitsevat huomattavaa päivitystä; |
| --- | --- | --- |

38.

Päätoimipaikan siirtymisessä hajauttamiseen liittyvään uuteen tukitehtävään on kuitenkin vielä parantamisen varaa seuraavilla aloilla:

a)

aihepiirikohtaisten verkkojen internet-sivustojen kehitys on eri vaiheissa, ja useat niistä tarvitsevat huomattavaa päivitystä;

| b) | lähetystöillä on yhä koulutustarpeita (ks. kohta 26); |
| --- | --- |

b)

lähetystöillä on yhä koulutustarpeita (ks. kohta 26);

| c) | AKT-aluetta koskeva laatutukiryhmä pystyy tällä hetkellä tarkistamaan vain 20 prosentin osuuden rahoitusehdotuksista; |
| --- | --- |

c)

AKT-aluetta koskeva laatutukiryhmä pystyy tällä hetkellä tarkistamaan vain 20 prosentin osuuden rahoitusehdotuksista;

| d) | EuropeAid ei aina asettanut käyttöön ohjeistusta lähetystön työkielellä. Ohjeiden mukaan niin on nyt toimittava, vaikka kääntäminen aiheuttaa viiveitä; |
| --- | --- |

d)

EuropeAid ei aina asettanut käyttöön ohjeistusta lähetystön työkielellä. Ohjeiden mukaan niin on nyt toimittava, vaikka kääntäminen aiheuttaa viiveitä;

| e) | komissio toimitti lähetystöille viiveellä selvityksen siitä, miten edunsaajamaiden hallinnoima yhteisön tuki pitäisi panna täytäntöön uuden varainhoitoasetuksen yhteydessä; viivästystä ilmeni myös ohjauksen antamisessa yhdeksättä EKR:a koskevista taloudellisista menettelyistä; |
| --- | --- |

e)

komissio toimitti lähetystöille viiveellä selvityksen siitä, miten edunsaajamaiden hallinnoima yhteisön tuki pitäisi panna täytäntöön uuden varainhoitoasetuksen yhteydessä; viivästystä ilmeni myös ohjauksen antamisessa yhdeksättä EKR:a koskevista taloudellisista menettelyistä;

| f) | ulkosuhteiden pääosastossa asiasta vastuussa olevan linjan kapasiteetin puutteellisuus aiheutti viiveitä lähetystöjen esittämien henkilöstön rekrytointien hyväksymisessä. |
| --- | --- |

f)

ulkosuhteiden pääosastossa asiasta vastuussa olevan linjan kapasiteetin puutteellisuus aiheutti viiveitä lähetystöjen esittämien henkilöstön rekrytointien hyväksymisessä.

Hajauttamisen tulokset

Tulosten mittaamiseen sovellettavat indikaattorit

| 39. | Komissiolle 16. toukokuuta 2000 annetussa, yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnoinnin uudistamista koskeneessa tiedonannossa todettiin, että uudistustavoitteiden (täytäntöönpanon nopeuttaminen, tuen hallinnoinnin laadun parantaminen sekä vakaat taloudelliset menettelyt) etenemisen mittaamiseksi otetaan käyttöön tulosindikaattorit; tulosindikaattoreiden avulla oli myös määrä varmistaa, että ohjelmien onnistumista ei arvioida enää sen perusteella, onko tietyn varainhoitovuoden talousarviomäärärahat käytetty. |
| --- | --- |

39.

Komissiolle 16. toukokuuta 2000 annetussa, yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnoinnin uudistamista koskeneessa tiedonannossa todettiin, että uudistustavoitteiden (täytäntöönpanon nopeuttaminen, tuen hallinnoinnin laadun parantaminen sekä vakaat taloudelliset menettelyt) etenemisen mittaamiseksi otetaan käyttöön tulosindikaattorit; tulosindikaattoreiden avulla oli myös määrä varmistaa, että ohjelmien onnistumista ei arvioida enää sen perusteella, onko tietyn varainhoitovuoden talousarviomäärärahat käytetty.

| 40. | Komissio hyväksyi vuonna 2001 tiettyjä indikaattoreita, jotka perustuivat lähinnä tuolloin käytettävissä olleisiin tietoihin. Niihin kuuluivat maksusitoumukset ja maksut, sekä niihin liittyvät maksusitoumukset, joista ei ole tehty sopimuksia ja maksattamatta olevat maksusitoumukset sekä 60 päivän kuluessa maksetut laskut, maksusitoumusten ja maksujen jakaantuminen vuoden aikana ja hankkeen loppuun saattamiseen tarvittavien vuosien lukumäärä. |
| --- | --- |

40.

Komissio hyväksyi vuonna 2001 tiettyjä indikaattoreita, jotka perustuivat lähinnä tuolloin käytettävissä olleisiin tietoihin. Niihin kuuluivat maksusitoumukset ja maksut, sekä niihin liittyvät maksusitoumukset, joista ei ole tehty sopimuksia ja maksattamatta olevat maksusitoumukset sekä 60 päivän kuluessa maksetut laskut, maksusitoumusten ja maksujen jakaantuminen vuoden aikana ja hankkeen loppuun saattamiseen tarvittavien vuosien lukumäärä.

| 41. | Edellä mainitut indikaattorit voivat olla hyödyllisiä pitkällä aikavälillä ja yleisellä tasolla, mutta niitä olisi täydennettävä muilla indikaattoreilla, jotta hankkeiden valmistelun ja täytäntöönpanon nopeudesta sekä laadusta kentällä saataisiin kattava kuva. Vuoden 2003 lopussa EuropeAid etsi yhä lisäindikaattoreita mainitun tavoitteen täyttämiseksi. |
| --- | --- |

41.

Edellä mainitut indikaattorit voivat olla hyödyllisiä pitkällä aikavälillä ja yleisellä tasolla, mutta niitä olisi täydennettävä muilla indikaattoreilla, jotta hankkeiden valmistelun ja täytäntöönpanon nopeudesta sekä laadusta kentällä saataisiin kattava kuva. Vuoden 2003 lopussa EuropeAid etsi yhä lisäindikaattoreita mainitun tavoitteen täyttämiseksi.

| 42. | Indikaattoreiden käyttöönottoon liittyneet viiveet ovat vaikeuttaneet perustietojen saamista hajauttamisen (tai uudistuksen) lähtötilanteesta. On niin ikään vaikea yksilöidä indikaattoreita, jotka erottavat hajauttamisen vaikutuksen laajemman uudistuksen osatekijöiden vaikutuksesta. Indikaattoreihin saattavat vaikuttaa myös komission muut aloitteet, kuten hankesyklin hallinnointi, alakohtaiset lähestymistavat tai uudet varainhoitoasetukset ja edunsaajamaissa tapahtunut kehitys, kuten paikalliset poliittiset muutokset tai kansallisen hallinnon laadussa tapahtuneet muutokset. |
| --- | --- |

42.

Indikaattoreiden käyttöönottoon liittyneet viiveet ovat vaikeuttaneet perustietojen saamista hajauttamisen (tai uudistuksen) lähtötilanteesta. On niin ikään vaikea yksilöidä indikaattoreita, jotka erottavat hajauttamisen vaikutuksen laajemman uudistuksen osatekijöiden vaikutuksesta. Indikaattoreihin saattavat vaikuttaa myös komission muut aloitteet, kuten hankesyklin hallinnointi, alakohtaiset lähestymistavat tai uudet varainhoitoasetukset ja edunsaajamaissa tapahtunut kehitys, kuten paikalliset poliittiset muutokset tai kansallisen hallinnon laadussa tapahtuneet muutokset.

Nopeus

| 43. | Tilintarkastustuomioistuin on pyrkinyt tarkastuksensa avulla löytämään merkkejä nopeuden lisääntymisestä hankesykliin liittyvien eri toimintojen kohdalla; lähetystöt ovat nyt erityisessä vastuussa hankesyklistä, etenkin rahoitusehdotusten valmistelusta, sopimuksenteosta, laskujen maksamisesta ja hankkeiden täytäntöönpanosta. Hankesyklin ensimmäistä vaihetta eli ohjelmatyötä ei käsitellä tässä kertomuksessa, sillä se on edelleen päätoimipaikan vastuulla, vaikkakin lähetystöjen odotetaan osallistuvan siihen aiempaa tiiviimmin. |
| --- | --- |

43.

Tilintarkastustuomioistuin on pyrkinyt tarkastuksensa avulla löytämään merkkejä nopeuden lisääntymisestä hankesykliin liittyvien eri toimintojen kohdalla; lähetystöt ovat nyt erityisessä vastuussa hankesyklistä, etenkin rahoitusehdotusten valmistelusta, sopimuksenteosta, laskujen maksamisesta ja hankkeiden täytäntöönpanosta. Hankesyklin ensimmäistä vaihetta eli ohjelmatyötä ei käsitellä tässä kertomuksessa, sillä se on edelleen päätoimipaikan vastuulla, vaikkakin lähetystöjen odotetaan osallistuvan siihen aiempaa tiiviimmin.

Rahoitusehdotusten valmistelu

| 44. | Valmisteilla olevien hankkeiden kehittymistä seurataan tiiviisti määräaikojen noudattamisen varmistamiseksi, mutta joissakin tapauksissa hajauttaminen on hidastanut hankevalmistelua, kun lähetystöt vasta opettelevat menettelyitä. Esimerkiksi vuonna 2003 päätoimipaikan oli osallistuttava rahoitusehdotusten valmisteluun joissakin Aasian lähetystöissä, määräaikoja oli siirrettävä ja lopulta viimeisen vuosineljänneksen aikana määrärahoista sidottiin suurempi osa kuin edeltävinä vuosina (80—90 prosenttia; aiempina vuosina oli sidottu 50 prosenttia). |
| --- | --- |

44.

Valmisteilla olevien hankkeiden kehittymistä seurataan tiiviisti määräaikojen noudattamisen varmistamiseksi, mutta joissakin tapauksissa hajauttaminen on hidastanut hankevalmistelua, kun lähetystöt vasta opettelevat menettelyitä. Esimerkiksi vuonna 2003 päätoimipaikan oli osallistuttava rahoitusehdotusten valmisteluun joissakin Aasian lähetystöissä, määräaikoja oli siirrettävä ja lopulta viimeisen vuosineljänneksen aikana määrärahoista sidottiin suurempi osa kuin edeltävinä vuosina (80—90 prosenttia; aiempina vuosina oli sidottu 50 prosenttia).

| 45. | Useissa tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä oli ilmennyt vuonna 2003 erityisiä ongelmia uusien rahoitusehdotusten valmistelussa 1. tammikuuta 2003 voimaan tulleen uuden yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen seurauksena. Lähetystöillä oli epävarmuutta tukitoimien hajautettuun hallinnointiin edunsaajamaissa liittyvien uusien varainhoitoasetuksen säännösten tulkinnasta ja soveltamisesta. Päätoimipaikka ei vastannut toistuviin selvityspyyntöihin; se ilmeisesti tutki kyseistä aihetta vielä tilintarkastustuomioistuimen lähetystöihin tekemien toisen vaiheen tarkastuskäyntien aikana maaliskuussa 2004. Joitakin hanke-ehdotuksia ei näin ollen voitu viimeistellä, koska perustettavista täytäntöönpanomekanismeista ei ollut selkeää ymmärrystä ja sopimusta. |
| --- | --- |

45.

Useissa tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä oli ilmennyt vuonna 2003 erityisiä ongelmia uusien rahoitusehdotusten valmistelussa 1. tammikuuta 2003 voimaan tulleen uuden yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen seurauksena. Lähetystöillä oli epävarmuutta tukitoimien hajautettuun hallinnointiin edunsaajamaissa liittyvien uusien varainhoitoasetuksen säännösten tulkinnasta ja soveltamisesta. Päätoimipaikka ei vastannut toistuviin selvityspyyntöihin; se ilmeisesti tutki kyseistä aihetta vielä tilintarkastustuomioistuimen lähetystöihin tekemien toisen vaiheen tarkastuskäyntien aikana maaliskuussa 2004. Joitakin hanke-ehdotuksia ei näin ollen voitu viimeistellä, koska perustettavista täytäntöönpanomekanismeista ei ollut selkeää ymmärrystä ja sopimusta.

Sopimuksenteko ja maksut

| 46. | Lähetystöihin tehtyjen tarkastuskäyntien yleisenä päätelmänä oli, että lähetystöt hallinnoivat riittävän hyvin sopimuksentekoon ja maksuihin liittyviä rutiinimenettelyjä. Tähän on vaikuttanut lähinnä se, että suuremmat, etenkin ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneet lähetystöt ovat saaneet pätevää ja kokenutta henkilöstöä varainhoidosta ja sopimuksista vastaaviin yksiköihinsä, mikä on sujuvoittanut taloudellisten perusjärjestelmien ja -menettelyiden käyttöönottoa. |
| --- | --- |

46.

Lähetystöihin tehtyjen tarkastuskäyntien yleisenä päätelmänä oli, että lähetystöt hallinnoivat riittävän hyvin sopimuksentekoon ja maksuihin liittyviä rutiinimenettelyjä. Tähän on vaikuttanut lähinnä se, että suuremmat, etenkin ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneet lähetystöt ovat saaneet pätevää ja kokenutta henkilöstöä varainhoidosta ja sopimuksista vastaaviin yksiköihinsä, mikä on sujuvoittanut taloudellisten perusjärjestelmien ja -menettelyiden käyttöönottoa.

| 47. | Maissa, joissa kansallisella hallinnolla on tärkeä asema sopimus- ja maksumenettelyissä (21), hallinnosta aiheutuvat viiveet ovat joskus suurempana esteenä hankkeiden nopealle täytäntöönpanolle kuin lähetystöissä ilmenevät viiveet (22). |
| --- | --- |

47.

Maissa, joissa kansallisella hallinnolla on tärkeä asema sopimus- ja maksumenettelyissä (21), hallinnosta aiheutuvat viiveet ovat joskus suurempana esteenä hankkeiden nopealle täytäntöönpanolle kuin lähetystöissä ilmenevät viiveet (22).

| 48. | Monilla lähetystöillä ei ole erillisiä indikaattoreita maksujen suorittamiseen tai sopimuksentekoon kuluvan ajan mittaamiseen, eivätkä ne yleensä aseta itselleen asiaa koskevia tavoitteita varainhoitoasetukseen, sopimuksiin tai julkaistuihin tarjouskilpailumenettelyihin perustuvia pakollisia määräaikoja lukuun ottamatta (23). |
| --- | --- |

48.

Monilla lähetystöillä ei ole erillisiä indikaattoreita maksujen suorittamiseen tai sopimuksentekoon kuluvan ajan mittaamiseen, eivätkä ne yleensä aseta itselleen asiaa koskevia tavoitteita varainhoitoasetukseen, sopimuksiin tai julkaistuihin tarjouskilpailumenettelyihin perustuvia pakollisia määräaikoja lukuun ottamatta (23).

| 49. | Lähetystöissä käytetyt varainhoidon tietojärjestelmät, CRIS ja (EKR:n osalta) OLAS, mahdollistavat periaatteessa maksun suorittamiseen kuluvan ajan laskennan, mutta muutamissa lähetystöissä suoritetut tarkistukset toivat esille joitakin virheitä maksujen perustana olevissa tiedoissa (24). EuropeAidin tulosindikaattorin, joka osoittaa 60 päivän kuluessa maksettujen laskujen yleisen prosenttiosuuden, luotettavuus on näin ollen epävarma. |
| --- | --- |

49.

Lähetystöissä käytetyt varainhoidon tietojärjestelmät, CRIS ja (EKR:n osalta) OLAS, mahdollistavat periaatteessa maksun suorittamiseen kuluvan ajan laskennan, mutta muutamissa lähetystöissä suoritetut tarkistukset toivat esille joitakin virheitä maksujen perustana olevissa tiedoissa (24). EuropeAidin tulosindikaattorin, joka osoittaa 60 päivän kuluessa maksettujen laskujen yleisen prosenttiosuuden, luotettavuus on näin ollen epävarma.

| 50. | Maksujen suorittamisen nopeutta koskevia indikaattoreita ei ole käytettävissä hajauttamista edeltävältä ajalta. Kahdessa lähetystössä suoritettiin manuaalinen testaus, johon poimittiin joitakin keskenään samankaltaisia maksuja, joista osa oli suoritettu ennen hajauttamista (ja siis päätoimipaikan toimesta) ja osa sen jälkeen, ja maksujen käsittelyyn kulunutta aikaa verrattiin. Tulosten perusteella ei voitu tehdä johtopäätöksiä; ne osoittivat parannusta toisen lähetystön osalta (keskimääräinen aika lyheni hajauttamista edeltäneestä 61 päivästä 47 päivään hajauttamisen jälkeen), mutta toisen lähetystön kohdalla ei havaittu mainittavia eroja (keskimääräinen aika oli koko ajan noin 50 päivää). |
| --- | --- |

50.

Maksujen suorittamisen nopeutta koskevia indikaattoreita ei ole käytettävissä hajauttamista edeltävältä ajalta. Kahdessa lähetystössä suoritettiin manuaalinen testaus, johon poimittiin joitakin keskenään samankaltaisia maksuja, joista osa oli suoritettu ennen hajauttamista (ja siis päätoimipaikan toimesta) ja osa sen jälkeen, ja maksujen käsittelyyn kulunutta aikaa verrattiin. Tulosten perusteella ei voitu tehdä johtopäätöksiä; ne osoittivat parannusta toisen lähetystön osalta (keskimääräinen aika lyheni hajauttamista edeltäneestä 61 päivästä 47 päivään hajauttamisen jälkeen), mutta toisen lähetystön kohdalla ei havaittu mainittavia eroja (keskimääräinen aika oli koko ajan noin 50 päivää).

| 51. | Joillakin lähetystöillä oli vaikeuksia maksujen ja sopimusten hallinnoinnissa, mikä oli seurausta varainhoidon CRIS-tietojärjestelmään aiemmin syötettyihin tietoihin sisältyneistä lukuisista virheistä järjestelmän tultua käyttöön vuoden 2002 aikana. |
| --- | --- |

51.

Joillakin lähetystöillä oli vaikeuksia maksujen ja sopimusten hallinnoinnissa, mikä oli seurausta varainhoidon CRIS-tietojärjestelmään aiemmin syötettyihin tietoihin sisältyneistä lukuisista virheistä järjestelmän tultua käyttöön vuoden 2002 aikana.

| 52. | Yhteisön tarjouskilpailu- ja sopimusmenettelyt ovat monimutkaisia. Tarkastus osoitti, että lähetystön henkilöstöllä, hankkeen parissa työskentelevällä henkilöstöllä ja paikallisilla viranomaisilla on joskus niihin liittyen suuria vaikeuksia silloinkin, kun menettelyistä on mahdollista poiketa tai kun niitä voidaan tulkita väljemmin. Tarjouskilpailumenettelyt on usein peruttava ja aloitettava uudestaan, kun kiinnostuneita osapuolia tai päteviä tarjouksia ei ole riittävästi. Päätoimipaikka ei helposti hyväksy menettelyistä poikkeamista, eikä se erityissääntöjen vuoksi ole aina edes mahdollista; erityissääntöjen mukaan tarjouskilpailumenettely on uusittava, kunnes saadaan riittävä määrä päteviä tarjouksia. Tämä haittaa pahasti hankkeiden valmistelua tai täytäntöönpanoa. |
| --- | --- |

52.

Yhteisön tarjouskilpailu- ja sopimusmenettelyt ovat monimutkaisia. Tarkastus osoitti, että lähetystön henkilöstöllä, hankkeen parissa työskentelevällä henkilöstöllä ja paikallisilla viranomaisilla on joskus niihin liittyen suuria vaikeuksia silloinkin, kun menettelyistä on mahdollista poiketa tai kun niitä voidaan tulkita väljemmin. Tarjouskilpailumenettelyt on usein peruttava ja aloitettava uudestaan, kun kiinnostuneita osapuolia tai päteviä tarjouksia ei ole riittävästi. Päätoimipaikka ei helposti hyväksy menettelyistä poikkeamista, eikä se erityissääntöjen vuoksi ole aina edes mahdollista; erityissääntöjen mukaan tarjouskilpailumenettely on uusittava, kunnes saadaan riittävä määrä päteviä tarjouksia. Tämä haittaa pahasti hankkeiden valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Hankkeiden täytäntöönpano

| 53. | Hajauttamisen kokonaisvaikutusta hankkeiden täytäntöönpanon nopeuteen on vaikea mitata (kuten tarkastuskäynnit lähetystöihin ovat osoittaneet) ainakaan vielä, kun otetaan huomioon, että hajautettua hallinnointia on sovellettu lähetystöissä vasta suhteellisen lyhyen aikaa (25). Tarkastuskäynnin kohteena olleista lähetystöistä yli puolen kohdalla pääteltiin, että hajauttamisen myönteiset vaikutukset peittyvät muiden tekijöiden vaikutuksesta. |
| --- | --- |

53.

Hajauttamisen kokonaisvaikutusta hankkeiden täytäntöönpanon nopeuteen on vaikea mitata (kuten tarkastuskäynnit lähetystöihin ovat osoittaneet) ainakaan vielä, kun otetaan huomioon, että hajautettua hallinnointia on sovellettu lähetystöissä vasta suhteellisen lyhyen aikaa (25). Tarkastuskäynnin kohteena olleista lähetystöistä yli puolen kohdalla pääteltiin, että hajauttamisen myönteiset vaikutukset peittyvät muiden tekijöiden vaikutuksesta.

| 54. | Tarkastuskäyntien yleisiin päätelmiin lukeutuu se, että varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden henkilöstön läsnäolo paikan päällä sekä lähetystöjen operatiivisten yksiköiden lisääntynyt kapasiteetti edistävät hankkeiden täytäntöönpanoa. Molemmat tekijät lisäävät paikallisten olojen ymmärtämistä ja parantavat kaikkien hankkeisiin ja ohjelmiin liittyvien ongelmien ratkaisukykyä. Lähetystöjen toimintakumppaneiden (viranomaiset, hankehenkilöstö, muiden rahoittajien edustajat) haastattelut vahvistivat, että lähetystöjen kapasiteetti on parantunut hajauttamisen seurauksena; tämä mahdollistaa tiiviimmän yhteydenpidon lähetystön henkilöstön kanssa ja sen tiiviimmän osallistumisen toimiin. |
| --- | --- |

54.

Tarkastuskäyntien yleisiin päätelmiin lukeutuu se, että varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden henkilöstön läsnäolo paikan päällä sekä lähetystöjen operatiivisten yksiköiden lisääntynyt kapasiteetti edistävät hankkeiden täytäntöönpanoa. Molemmat tekijät lisäävät paikallisten olojen ymmärtämistä ja parantavat kaikkien hankkeisiin ja ohjelmiin liittyvien ongelmien ratkaisukykyä. Lähetystöjen toimintakumppaneiden (viranomaiset, hankehenkilöstö, muiden rahoittajien edustajat) haastattelut vahvistivat, että lähetystöjen kapasiteetti on parantunut hajauttamisen seurauksena; tämä mahdollistaa tiiviimmän yhteydenpidon lähetystön henkilöstön kanssa ja sen tiiviimmän osallistumisen toimiin.

| 55. | Tässä kertomuksessa käsitellyt, lähetystöjen ja päätoimipaikan hajauttamiseen valmistelussa ilmenneet rajoitteet saattavat kuitenkin häivyttää hajauttamisen seurauksena tapahtuvaa nopeuteen liittyvää parannusta (ks. kohdat 23, 36, 35 c ja 38). |
| --- | --- |

55.

Tässä kertomuksessa käsitellyt, lähetystöjen ja päätoimipaikan hajauttamiseen valmistelussa ilmenneet rajoitteet saattavat kuitenkin häivyttää hajauttamisen seurauksena tapahtuvaa nopeuteen liittyvää parannusta (ks. kohdat 23, 36, 35 c ja 38).

Laatu

| 56. | Uudistuksen ja hajauttamisen toisen päätavoitteen, yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen laadun radikaalin parantamisen, osalta on liian varhaista nähdä — kun hajautettu hallinnointi on ollut käynnissä alle kaksi vuotta — hajauttamisen koko mahdollista vaikutusta tuen laatuun koko hankesyklin aikana. Siihen tarvitaan vähintään neljä tai viisi vuotta, kunnes huomattava määrä hajautetun hallinnoinnin avulla valmisteltuja hankkeita ja ohjelmia on pantu täytäntöön. |
| --- | --- |

56.

Uudistuksen ja hajauttamisen toisen päätavoitteen, yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen laadun radikaalin parantamisen, osalta on liian varhaista nähdä — kun hajautettu hallinnointi on ollut käynnissä alle kaksi vuotta — hajauttamisen koko mahdollista vaikutusta tuen laatuun koko hankesyklin aikana. Siihen tarvitaan vähintään neljä tai viisi vuotta, kunnes huomattava määrä hajautetun hallinnoinnin avulla valmisteltuja hankkeita ja ohjelmia on pantu täytäntöön.

| 57. | Lisäksi olisi tarpeen yksilöidä varhaisemmassa vaiheessa tuen laadun määrittämiseen parhaiten soveltuvat indikaattorit. Tuloksiin painottuvan seurantajärjestelmän, jonka komissio ulotti vuonna 2002 kaikkiin yhteisön ulkopuolelle suunnattaviin yhteistyöohjelmiin, avulla on määrä arvioida hankkeen tai ohjelman tuloksia. Arvioinnit saattavat pitkällä aikavälillä muodostaa merkittävän indikaattorin yhteisön tuen laadullisesta tasosta ja — sillä edellytyksellä, että kertomukset ovat laatimistavaltaan yhdenmukaisia ja siten vertailukelpoisia pitkällä aikavälillä — myös mahdollisista laadullisista parannuksista. |
| --- | --- |

57.

Lisäksi olisi tarpeen yksilöidä varhaisemmassa vaiheessa tuen laadun määrittämiseen parhaiten soveltuvat indikaattorit. Tuloksiin painottuvan seurantajärjestelmän, jonka komissio ulotti vuonna 2002 kaikkiin yhteisön ulkopuolelle suunnattaviin yhteistyöohjelmiin, avulla on määrä arvioida hankkeen tai ohjelman tuloksia. Arvioinnit saattavat pitkällä aikavälillä muodostaa merkittävän indikaattorin yhteisön tuen laadullisesta tasosta ja — sillä edellytyksellä, että kertomukset ovat laatimistavaltaan yhdenmukaisia ja siten vertailukelpoisia pitkällä aikavälillä — myös mahdollisista laadullisista parannuksista.

| 58. | Edellä mainitut hankkeiden täytäntöönpanon nopeuteen liittyvät myönteiset tekijät vaikuttavat myös laatunäkökohtiin. Tarkastus osoitti, että useimmissa tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä on havaittavissa kapasiteetin lisääntyneen kehitystoimien eri näkökohtien käsittelyn osalta, minkä seurauksena edunsaajien ja muiden asianomaisten tahojen kanssa ollaan tiiviimmässä yhteydessä ja paikallisia oloja, riskejä ja mahdollisuuksia ymmärretään paremmin. Tarkastuksen yhteydessä toimitetut asiakirjojen tarkistukset osoittivat myös, että lähetystöjen henkilöstö osallistuu aiempaa tiiviimmin hankkeiden seurantatoimiin, kuten hankkeiden työsuunnitelmien ja edistymistä koskevien raporttien tutkimiseen ja kommentointiin. |
| --- | --- |

58.

Edellä mainitut hankkeiden täytäntöönpanon nopeuteen liittyvät myönteiset tekijät vaikuttavat myös laatunäkökohtiin. Tarkastus osoitti, että useimmissa tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä on havaittavissa kapasiteetin lisääntyneen kehitystoimien eri näkökohtien käsittelyn osalta, minkä seurauksena edunsaajien ja muiden asianomaisten tahojen kanssa ollaan tiiviimmässä yhteydessä ja paikallisia oloja, riskejä ja mahdollisuuksia ymmärretään paremmin. Tarkastuksen yhteydessä toimitetut asiakirjojen tarkistukset osoittivat myös, että lähetystöjen henkilöstö osallistuu aiempaa tiiviimmin hankkeiden seurantatoimiin, kuten hankkeiden työsuunnitelmien ja edistymistä koskevien raporttien tutkimiseen ja kommentointiin.

| 59. | Toisaalta voidaan todeta, että tilanteeseen vaikuttavat myös tässä kertomuksessa käsitellyt rajoitteet (ks. kohta 56), jotka voivat häivyttää hajauttamisen seurauksena tapahtuvaa laadullista parannusta. |
| --- | --- |

59.

Toisaalta voidaan todeta, että tilanteeseen vaikuttavat myös tässä kertomuksessa käsitellyt rajoitteet (ks. kohta 56), jotka voivat häivyttää hajauttamisen seurauksena tapahtuvaa laadullista parannusta.

| 60. | Lisäksi havaittiin, että useimmissa tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä oli useantyyppistä henkilöstöä (riippumattomia asiantuntijoita, paikallista teknisen avun henkilöstöä sekä paikallisia työntekijöitä), jotka työskentelivät operatiivisissa yksiköissä ja jakoivat keskenään työmäärän yleensä siten, että jokainen vastasi useista hankkeista. Tällainen käytäntö ei takaa sitä, että erityyppiset resurssit hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla, koska se merkitsee, että kokeneemmat asiantuntijat käyttävät joissakin tapauksissa huomattavan osan ajastaan suhteellisen yksinkertaisiin hallinnollisiin tehtäviin. |
| --- | --- |

60.

Lisäksi havaittiin, että useimmissa tarkastuskäynnin kohteena olleissa lähetystöissä oli useantyyppistä henkilöstöä (riippumattomia asiantuntijoita, paikallista teknisen avun henkilöstöä sekä paikallisia työntekijöitä), jotka työskentelivät operatiivisissa yksiköissä ja jakoivat keskenään työmäärän yleensä siten, että jokainen vastasi useista hankkeista. Tällainen käytäntö ei takaa sitä, että erityyppiset resurssit hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla, koska se merkitsee, että kokeneemmat asiantuntijat käyttävät joissakin tapauksissa huomattavan osan ajastaan suhteellisen yksinkertaisiin hallinnollisiin tehtäviin.

Vakaat taloudelliset menettelyt

| 61. | Hajauttamista koskeneiden, lähetystöihin tehtyjen tilintarkastustuomioistuimen tarkastusten yleiskattavana arviona voidaan todeta, että vakaat taloudelliset menettelyt on yleisesti ottaen varmistettu hajautetun hallinnoinnin yhteydessä; tätä tukevat useiden muiden samoihin lähetystöihin samanaikaisesti tehtyjen tilintarkastusten havainnot (26). Täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden taloudellinen seuranta ei kuitenkaan ole vielä riittävän kehittynyttä. Siitä huolimatta, että täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden tarkastusjärjestelmä on parantunut vuodesta 2002, lähestymistavasta käydään yhä keskustelua ja tarkastuskertomusten hyödyntäminen ja seuranta ei ole vielä riittävää yleisen varmuuden saamiseksi täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden hallinnoimien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. |
| --- | --- |

61.

Hajauttamista koskeneiden, lähetystöihin tehtyjen tilintarkastustuomioistuimen tarkastusten yleiskattavana arviona voidaan todeta, että vakaat taloudelliset menettelyt on yleisesti ottaen varmistettu hajautetun hallinnoinnin yhteydessä; tätä tukevat useiden muiden samoihin lähetystöihin samanaikaisesti tehtyjen tilintarkastusten havainnot (26). Täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden taloudellinen seuranta ei kuitenkaan ole vielä riittävän kehittynyttä. Siitä huolimatta, että täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden tarkastusjärjestelmä on parantunut vuodesta 2002, lähestymistavasta käydään yhä keskustelua ja tarkastuskertomusten hyödyntäminen ja seuranta ei ole vielä riittävää yleisen varmuuden saamiseksi täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden hallinnoimien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.

| 62. | On merkkejä siitä, että hajauttaminen vaikuttaa myönteisesti ja parantaa valvontajärjestelmiä. Varainhoidosta ja sopimuksista vastaavat yksiköt perustettiin lähetystöihin varhaisessa vaiheessa, ja niissä oli useissa tapauksissa tehokas ja kokenut henkilöstö; tämän seurauksena useissa lähetystöissä painotetaan voimakkaasti taloudellisia menettelyitä. Myös ongelmanratkaisu on nopeutunut ja käytännöt parantuneet esimerkiksi standardoitujen tai vakiomuotoisten tarkistuslistojen, asiakirjojen kierron osoittavien listojen ja sekä lähetystössä että hankkeen hallinnoinnissa käyttöön otettujen suuntaviivojen myötä. Tarkastuskäynnin kohteena olleista lähetystöistä ainakin kahdessa varainhoidosta ja sopimuksista vastaava yksikkö on puuttunut täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden seurantaongelmaan ja kehittänyt hankkeiden ulkoisiin tarkastuksiin sovellettavan lähestymistavan, johon sisältyy organisaatioiden järjestelmällinen seuranta. |
| --- | --- |

62.

On merkkejä siitä, että hajauttaminen vaikuttaa myönteisesti ja parantaa valvontajärjestelmiä. Varainhoidosta ja sopimuksista vastaavat yksiköt perustettiin lähetystöihin varhaisessa vaiheessa, ja niissä oli useissa tapauksissa tehokas ja kokenut henkilöstö; tämän seurauksena useissa lähetystöissä painotetaan voimakkaasti taloudellisia menettelyitä. Myös ongelmanratkaisu on nopeutunut ja käytännöt parantuneet esimerkiksi standardoitujen tai vakiomuotoisten tarkistuslistojen, asiakirjojen kierron osoittavien listojen ja sekä lähetystössä että hankkeen hallinnoinnissa käyttöön otettujen suuntaviivojen myötä. Tarkastuskäynnin kohteena olleista lähetystöistä ainakin kahdessa varainhoidosta ja sopimuksista vastaava yksikkö on puuttunut täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden seurantaongelmaan ja kehittänyt hankkeiden ulkoisiin tarkastuksiin sovellettavan lähestymistavan, johon sisältyy organisaatioiden järjestelmällinen seuranta.

| 63. | Monimutkaiset menettelyt (ks. kohta 52) ja riittämätön neuvonta taloudellisissa kysymyksissä (ks. kohta 45) ovat kuitenkin joissakin tapauksissa vaikuttaneet kielteisesti kahteen muuhun tavoitteeseen, tuen nopeuden ja laadun parantamiseen. |
| --- | --- |

63.

Monimutkaiset menettelyt (ks. kohta 52) ja riittämätön neuvonta taloudellisissa kysymyksissä (ks. kohta 45) ovat kuitenkin joissakin tapauksissa vaikuttaneet kielteisesti kahteen muuhun tavoitteeseen, tuen nopeuden ja laadun parantamiseen.

PÄÄTELMÄT

Hajauttamismenettelyä koskevat päätelmät

| 64. | Tuen hallinnoinnin hajauttaminen 78 lähetystölle merkitsi yhteisön ulkopuolelle suunnattavasta tuesta vastaavien komission yksiköiden mittavaa uudelleenjärjestelyä. Hajauttamisen täytäntöönpano siten, että lähes kaikki lähetystöt toimivat hajautetun hallinnoinnin piirissä kesään 2004 mennessä, on huomattava saavutus (ks. kohdat 15—17). |
| --- | --- |

64.

Tuen hallinnoinnin hajauttaminen 78 lähetystölle merkitsi yhteisön ulkopuolelle suunnattavasta tuesta vastaavien komission yksiköiden mittavaa uudelleenjärjestelyä. Hajauttamisen täytäntöönpano siten, että lähes kaikki lähetystöt toimivat hajautetun hallinnoinnin piirissä kesään 2004 mennessä, on huomattava saavutus (ks. kohdat 15—17).

| 65. | Hajauttamismenettelyn hallinnointia komissiossa voidaan pitää suhteellisen onnistuneena ainakin lähetystöjen osalta. Hajauttamisen suunnittelusta jäi kuitenkin puuttumaan tiettyjä tekijöitä, jotka olisivat voineet helpottaa menettelyn valvontaa komissiossa, ja tiettyihin ongelma-alueisiin on edelleen kiinnitettävä huomiota (ks. kohta 18). |
| --- | --- |

65.

Hajauttamismenettelyn hallinnointia komissiossa voidaan pitää suhteellisen onnistuneena ainakin lähetystöjen osalta. Hajauttamisen suunnittelusta jäi kuitenkin puuttumaan tiettyjä tekijöitä, jotka olisivat voineet helpottaa menettelyn valvontaa komissiossa, ja tiettyihin ongelma-alueisiin on edelleen kiinnitettävä huomiota (ks. kohta 18).

| 66. | Lähetystöt ovat yleisesti ottaen olleet suhteellisen hyvin valmistautuneita toimimaan hajautetun hallinnoinnin piirissä, vaikkakin avointen toimien täyttämisessä on vaikeuksia ja taloudellisiin menettelyihin sekä hankkeiden hallinnointiin liittyvät koulutustarpeet ovat kaikesta järjestetystä koulutuksesta huolimatta jatkuvia (ks. kohdat 19—26). |
| --- | --- |

66.

Lähetystöt ovat yleisesti ottaen olleet suhteellisen hyvin valmistautuneita toimimaan hajautetun hallinnoinnin piirissä, vaikkakin avointen toimien täyttämisessä on vaikeuksia ja taloudellisiin menettelyihin sekä hankkeiden hallinnointiin liittyvät koulutustarpeet ovat kaikesta järjestetystä koulutuksesta huolimatta jatkuvia (ks. kohdat 19—26).

| 67. | Päätoimipaikan yksiköiden valmistelu ei ole ollut yhtä hyvin suunniteltua; siitä on puuttunut sekä analysointi että konsultointi. Lähetystöt tarvitsevat yhä huomattavaa tukea sopeutuakseen uuteen asemaansa, ja keskusyksiköillä on vaikeuksia tarjota lähetystöille niiden tarvitsemaa tukea, sillä aihepiirikohtainen asiantuntemus on päätoimipaikan henkilöstömäärän vähentämisen seurauksena siroteltu eri maantieteellisiin linjoihin (ks. kohdat 27—33). |
| --- | --- |

67.

Päätoimipaikan yksiköiden valmistelu ei ole ollut yhtä hyvin suunniteltua; siitä on puuttunut sekä analysointi että konsultointi. Lähetystöt tarvitsevat yhä huomattavaa tukea sopeutuakseen uuteen asemaansa, ja keskusyksiköillä on vaikeuksia tarjota lähetystöille niiden tarvitsemaa tukea, sillä aihepiirikohtainen asiantuntemus on päätoimipaikan henkilöstömäärän vähentämisen seurauksena siroteltu eri maantieteellisiin linjoihin (ks. kohdat 27—33).

| 68. | Päätoimipaikka on kehittänyt lähetystöjen seurantaan välineitä, esimerkiksi yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnointia koskevat kertomukset, mutta sen seurantatehtävää ja -välineitä ei ole vielä kehitetty lopulliseen muotoonsa (ks. kohdat 34—35). |
| --- | --- |

68.

Päätoimipaikka on kehittänyt lähetystöjen seurantaan välineitä, esimerkiksi yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen hallinnointia koskevat kertomukset, mutta sen seurantatehtävää ja -välineitä ei ole vielä kehitetty lopulliseen muotoonsa (ks. kohdat 34—35).

| 69. | Päätoimipaikka on myös tukenut lähetystöjä huomattavasti koulutusaloitteiden, laatutukiryhmien, aihepiirikohtaisten verkkojen ja neuvontapalveluiden (helpdesk) avulla, mutta ohjaus- ja koulutustarpeisiin vastaaminen on edelleen puutteellista (ks. kohdat 36—38). |
| --- | --- |

69.

Päätoimipaikka on myös tukenut lähetystöjä huomattavasti koulutusaloitteiden, laatutukiryhmien, aihepiirikohtaisten verkkojen ja neuvontapalveluiden (helpdesk) avulla, mutta ohjaus- ja koulutustarpeisiin vastaaminen on edelleen puutteellista (ks. kohdat 36—38).

Hajauttamisen tuloksia koskevat päätelmät

| 70. | Hajautettua hallinnointia on toteutettu vasta alle kaksi vuotta, joten vielä on liian varhaista havaita tavoiteltuja parannuksia yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeudessa tai laadussa. Edistyksen arviointia päätavoitteisiin nähden hankaloittaa myös se, että hajauttamismenettelyn alkuvaiheessa ei määritetty kattavia tulosindikaattoreita. Komissio käyttää edelleen lähinnä taloudellisia tietoja (kuten maksusitoumusten ja maksujen toteutumisastetta) nopeuden indikaattoreina, vaikka niissä voi esiintyä vaihtelua syistä, jotka eivät liity hajauttamiseen tai uudistukseen; lisäksi nämä kyseiset yhteisön avun arviointikriteerit oli nimenomaan määrä korvata uudistuksen avulla (ks. kohdat 39—42, 53, 56 ja 57). |
| --- | --- |

70.

Hajautettua hallinnointia on toteutettu vasta alle kaksi vuotta, joten vielä on liian varhaista havaita tavoiteltuja parannuksia yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen nopeudessa tai laadussa. Edistyksen arviointia päätavoitteisiin nähden hankaloittaa myös se, että hajauttamismenettelyn alkuvaiheessa ei määritetty kattavia tulosindikaattoreita. Komissio käyttää edelleen lähinnä taloudellisia tietoja (kuten maksusitoumusten ja maksujen toteutumisastetta) nopeuden indikaattoreina, vaikka niissä voi esiintyä vaihtelua syistä, jotka eivät liity hajauttamiseen tai uudistukseen; lisäksi nämä kyseiset yhteisön avun arviointikriteerit oli nimenomaan määrä korvata uudistuksen avulla (ks. kohdat 39—42, 53, 56 ja 57).

| 71. | Useimmissa tarkastuskohteena olleissa lähetystöissä on kuitenkin merkkejä siitä, että hajautetun hallinnoinnin avulla edetään kohti toivottuja tavoitteita. Hankkeiden hallinnoinnin nopeutta ja laatua edistää lähetystöjen operatiivisten yksiköiden lisääntynyt kapasiteetti sekä se, että varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden henkilöstöä on läsnä kentällä. Tämä parantaa ongelmanratkaisukykyä lähetystöissä, lisää yhteyksiä edunsaajien ja muiden toimiin osallistuvien tahojen kanssa ja auttaa ymmärtämään paremmin paikallisia olosuhteita, riskejä ja mahdollisuuksia. Vakaat taloudelliset menettelyt on yleisesti ottaen taattu hajauttamisen yhteydessä, mutta niitä ei ole vielä riittävästi kehitetty täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden taloudellisen seurannan osalta (ks. kohdat 54, 58, 61 ja 62). |
| --- | --- |

71.

Useimmissa tarkastuskohteena olleissa lähetystöissä on kuitenkin merkkejä siitä, että hajautetun hallinnoinnin avulla edetään kohti toivottuja tavoitteita. Hankkeiden hallinnoinnin nopeutta ja laatua edistää lähetystöjen operatiivisten yksiköiden lisääntynyt kapasiteetti sekä se, että varainhoidosta ja sopimuksista vastaavien yksiköiden henkilöstöä on läsnä kentällä. Tämä parantaa ongelmanratkaisukykyä lähetystöissä, lisää yhteyksiä edunsaajien ja muiden toimiin osallistuvien tahojen kanssa ja auttaa ymmärtämään paremmin paikallisia olosuhteita, riskejä ja mahdollisuuksia. Vakaat taloudelliset menettelyt on yleisesti ottaen taattu hajauttamisen yhteydessä, mutta niitä ei ole vielä riittävästi kehitetty täytäntöönpanosta vastaavien organisaatioiden taloudellisen seurannan osalta (ks. kohdat 54, 58, 61 ja 62).

| 72. | Tällä hetkellä hajauttamisen toivottujen, hankkeiden hallinnoinnin nopeuden lisäämiseen ja laadulliseen parantamiseen liittyvien tavoitteiden saavuttamista rajoittavat seuraavat tekijät: henkilöstön ja sopivien asiantuntijoiden rekrytointivaikeudet ja vaikeudet hyödyntää asiantuntemusta parhaalla mahdollisella tavalla, päätoimipaikan vaikeudet tarjota tukea lähetystöille sekä riittämättömät varainhoidon tietojärjestelmät ja monimutkaiset menettelyt (ks. kohdat 52, 55, 59, 60 ja 63). |
| --- | --- |

72.

Tällä hetkellä hajauttamisen toivottujen, hankkeiden hallinnoinnin nopeuden lisäämiseen ja laadulliseen parantamiseen liittyvien tavoitteiden saavuttamista rajoittavat seuraavat tekijät: henkilöstön ja sopivien asiantuntijoiden rekrytointivaikeudet ja vaikeudet hyödyntää asiantuntemusta parhaalla mahdollisella tavalla, päätoimipaikan vaikeudet tarjota tukea lähetystöille sekä riittämättömät varainhoidon tietojärjestelmät ja monimutkaiset menettelyt (ks. kohdat 52, 55, 59, 60 ja 63).

| 73. | On viitteitä myös siitä, että hankkeiden valmistelu saattaa hidastua lyhyellä aikavälillä, ennen kuin lähetystöt ovat sopeutuneet uusiin vastuualueisiinsa tällä alalla. Maksujen nopeutta kuvaavien indikaattoreiden luotettavuus on epävarma toimien perustana olevien tietojen sisältämien virheiden takia, mutta lähetystöt onnistuvat yleensä käsittelemään sopimukset ja maksut ajallaan. Lähetystöjen ulkopuolella, esimerkiksi kansallisessa hallinnossa ja ohjelmien hallinnointiyksiköissä, on kuitenkin edelleen havaittavissa pahoja viiveitä (ks. kohdat 43—51). |
| --- | --- |

73.

On viitteitä myös siitä, että hankkeiden valmistelu saattaa hidastua lyhyellä aikavälillä, ennen kuin lähetystöt ovat sopeutuneet uusiin vastuualueisiinsa tällä alalla. Maksujen nopeutta kuvaavien indikaattoreiden luotettavuus on epävarma toimien perustana olevien tietojen sisältämien virheiden takia, mutta lähetystöt onnistuvat yleensä käsittelemään sopimukset ja maksut ajallaan. Lähetystöjen ulkopuolella, esimerkiksi kansallisessa hallinnossa ja ohjelmien hallinnointiyksiköissä, on kuitenkin edelleen havaittavissa pahoja viiveitä (ks. kohdat 43—51).

SUOSITUKSET

| 74. | Käyttöön tulisi ottaa luotettaviin tietoihin perustuvat asianmukaiset indikaattorit, joita sovellettaisiin sekä tuen nopeuteen että laatuun ja joiden avulla arvioitaisiin edistymistä vuosittain ja suhteessa yleisellä ja yksittäisten lähetystöjen tasolla asetettaviin standardeihin. |
| --- | --- |

74.

Käyttöön tulisi ottaa luotettaviin tietoihin perustuvat asianmukaiset indikaattorit, joita sovellettaisiin sekä tuen nopeuteen että laatuun ja joiden avulla arvioitaisiin edistymistä vuosittain ja suhteessa yleisellä ja yksittäisten lähetystöjen tasolla asetettaviin standardeihin.

| 75. | Hajauttamisen todellisia vuotuisia kustannuksia olisi seurattava vertaamalla niitä arvioituihin kustannuksiin. |
| --- | --- |

75.

Hajauttamisen todellisia vuotuisia kustannuksia olisi seurattava vertaamalla niitä arvioituihin kustannuksiin.

| 76. | Komission olisi varmistettava, että se rekrytointimenettelyt, palkat ja muut työsuhteen ehdot houkuttavat sopivan asiantuntemuksen omaavaa henkilöstöä, jotta lähetystöjen lisääntyneisiin henkilöstötarpeisiin kyetään vastaamaan. |
| --- | --- |

76.

Komission olisi varmistettava, että se rekrytointimenettelyt, palkat ja muut työsuhteen ehdot houkuttavat sopivan asiantuntemuksen omaavaa henkilöstöä, jotta lähetystöjen lisääntyneisiin henkilöstötarpeisiin kyetään vastaamaan.

| 77. | Päätoimipaikan yksiköiden aihepiirikohtainen asiantuntemus olisi organisoitava siten, että lähetystöille kyetään antamaan tehokkaasti hyvää laadunvarmennukseen liittyvää tukea. |
| --- | --- |

77.

Päätoimipaikan yksiköiden aihepiirikohtainen asiantuntemus olisi organisoitava siten, että lähetystöille kyetään antamaan tehokkaasti hyvää laadunvarmennukseen liittyvää tukea.

| 78. | Päätoimipaikan seurantatehtävää olisi kehitettävä ottamalla käyttöön viitestandardit lähetystöjen henkilöstömäärien arviointia varten, antamalla lähetystöille järjestelmällisempää ja rakentavampaa palautetta ja jatkamalla varainhoidon tietojärjestelmien parantamista. |
| --- | --- |

78.

Päätoimipaikan seurantatehtävää olisi kehitettävä ottamalla käyttöön viitestandardit lähetystöjen henkilöstömäärien arviointia varten, antamalla lähetystöille järjestelmällisempää ja rakentavampaa palautetta ja jatkamalla varainhoidon tietojärjestelmien parantamista.

| 79. | Päätoimipaikan tukitehtävää olisi kehitettävä erityisesti antamalla aiempaa enemmän selventävää tietoa uudesta (yleiseen talousarvioon sovellettavasta) varainhoitoasetuksesta, varmistamalla, että ohjausta on oikea-aikaisesti tarjolla kunkin lähetystön työkielellä ja jatkamalla koulutustarpeisiin vastaamista. |
| --- | --- |

79.

Päätoimipaikan tukitehtävää olisi kehitettävä erityisesti antamalla aiempaa enemmän selventävää tietoa uudesta (yleiseen talousarvioon sovellettavasta) varainhoitoasetuksesta, varmistamalla, että ohjausta on oikea-aikaisesti tarjolla kunkin lähetystön työkielellä ja jatkamalla koulutustarpeisiin vastaamista.

| 80. | Komission olisi lisättävä pyrkimyksiään lähetystöjen ulkopuolella kansallisen hallinnon tai hankeyksiköiden tasolla ilmenevien hankkeiden täytäntöönpanoviiveiden lyhentämiseksi; huomiota olisi kiinnitettävä erityisesti maksujen suorittamiseen liittyviin viiveisiin. |
| --- | --- |

80.

Komission olisi lisättävä pyrkimyksiään lähetystöjen ulkopuolella kansallisen hallinnon tai hankeyksiköiden tasolla ilmenevien hankkeiden täytäntöönpanoviiveiden lyhentämiseksi; huomiota olisi kiinnitettävä erityisesti maksujen suorittamiseen liittyviin viiveisiin.

| 81. | Osa lähetystöistä on kehittänyt kattavan ja järjestelmällisen, täytäntöönpanosta vastaaviin organisaatioihin sovellettavan ulkoisen tarkastusjärjestelmän, joka kattaa myös niiden systemaattisen seurannan; tätä hyvää esimerkkiä olisi seurattava kaikissa lähetystöissä. |
| --- | --- |

81.

Osa lähetystöistä on kehittänyt kattavan ja järjestelmällisen, täytäntöönpanosta vastaaviin organisaatioihin sovellettavan ulkoisen tarkastusjärjestelmän, joka kattaa myös niiden systemaattisen seurannan; tätä hyvää esimerkkiä olisi seurattava kaikissa lähetystöissä.

| 82. | Hajauttamisen tulosten optimoimiseksi komission olisi kiinnitettävä edelleen erityistä huomiota taloudellisten ja sopimusmenettelyiden yksinkertaistamiseen, yhdenmukaistamiseen ja selkiyttämiseen. |
| --- | --- |

82.

Hajauttamisen tulosten optimoimiseksi komission olisi kiinnitettävä edelleen erityistä huomiota taloudellisten ja sopimusmenettelyiden yksinkertaistamiseen, yhdenmukaistamiseen ja selkiyttämiseen.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 8. ja 9. joulukuuta 2004 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Juan Manuel FABRA VALLÉS

presidentti

---

(1)  Communication to the Commission on the Reform of the Management of External Assistance, 16. toukokuuta 2000, SEK(2000) 814/5.

1

(2)  KOM(2000) 200 lopullinen.

2

(3)  Tilintarkastustuomioistuin on useaan otteeseen kritisoinut komission liian keskitettyä hallinnointia yhteisön ulkopuolelle suunnattavaa tukea koskevien ohjelmien kohdalla, sekä vastuullisuuden ja resurssien puutetta sen lähetystöissä. Esimerkkinä voidaan mainita seuraavat tilintarkastustuomioistuimen kertomukset:

3

| — | Erityiskertomus nro 21/2000 yhteisön ulkopuolelle suunnattua tukea koskevien komission ohjelmien hallinnoinnista erityisesti maakohtaisesta ohjelmasuunnittelusta, hankkeiden valmistelusta ja lähetystöjen roolista, kohdat 51—53 (EYVL C 57, 22.2.2001, s. 1). |
| --- | --- |

—

Erityiskertomus nro 21/2000 yhteisön ulkopuolelle suunnattua tukea koskevien komission ohjelmien hallinnoinnista erityisesti maakohtaisesta ohjelmasuunnittelusta, hankkeiden valmistelusta ja lähetystöjen roolista, kohdat 51—53 (EYVL C 57, 22.2.2001, s. 1).

| — | Erityiskertomus nro 1/98 rahoitus- ja teknisen alan kahdenvälisestä yhteistyöstä Välimeren alueen kolmansien maiden kanssa, kohta 39 (EYVL C 98, 31.3.1998, s. 1). |
| --- | --- |

—

Erityiskertomus nro 1/98 rahoitus- ja teknisen alan kahdenvälisestä yhteistyöstä Välimeren alueen kolmansien maiden kanssa, kohta 39 (EYVL C 98, 31.3.1998, s. 1).

| — | Erityiskertomus nro 3/1997 Phare-ohjelman hajautetusta täytäntöönpanojärjestelmästä, kohdat 2.13—2.22 (EYVL C 175, 9.6.1997, s. 4). |
| --- | --- |

—

Erityiskertomus nro 3/1997 Phare-ohjelman hajautetusta täytäntöönpanojärjestelmästä, kohdat 2.13—2.22 (EYVL C 175, 9.6.1997, s. 4).

| — | Vuosikertomus varainhoitovuodelta 1997, kohta 5.23 (EYVL C 349, 17.11.1998, s. 1). |
| --- | --- |

—

Vuosikertomus varainhoitovuodelta 1997, kohta 5.23 (EYVL C 349, 17.11.1998, s. 1).

(4)  Talousarviotuen kohdalla tilanne on hieman erilainen: lähetystöt vastaavat rahoitusehdotusten valmistelusta ja maksuehtojen arvioinnista, mutta päätoimipaikka vastaa maksujen hyväksymisestä.

4

(5)  Teknisen avun toimistot osallistuivat esimerkiksi rahoitusehdotusten valmisteluun ja hankkeiden täytäntöönpanon seurantaan. Niiden toiminta lakkautettiin vuoden 2001 loppuun mennessä.

5

(6)  Helmikuussa 2004 komissio teki päätöksen toimien hajauttamisesta myös Israelin lähetystölle, ja mikäli jo ennen varsinaista hajauttamismenettelyä hallinnoinnin hajauttamisen kohteena ollut Bosnian lähetystö lasketaan mukaan, hajautetun hallinnointijärjestelmän piiriin kuuluvien lähetystöjen kokonaismääräksi saadaan 80.

6

(7)  Maantieteellisiä alueita koskevat ohjelmat kohdistuvat tiettyihin maantieteellisiin alueisiin: esimerkkeinä voidaan mainita Tacis (entinen Neuvostoliitto), CARDS (Balkanin alue), MEDA (Välimeren alueen maat), ALA (Aasia ja Latinalainen Amerikka), EDF (AKT-maat) ja EPRD (Etelä-Afrikka).

7

(8)  Tarkastuskäynnin kohteena (marraskuussa 2003 tai maaliskuussa 2004) olivat seuraavat kymmenen lähetystöä: Indonesia, Kenia, Mali, Marokko, Venäjä, Senegal, Etelä-Afrikka (jotka kuuluivat ensimmäiseen vaiheeseen) ja Albania, Etiopia sekä Uruguay (jotka kuuluivat toiseen vaiheeseen). Nicaraguan ja Tunisian lähetystöihin tehtiin tarkastuskäynti vuoden 2003 alussa osana tarkastuksen valmisteluun liittynyttä alustavaa tutkimusta.

8

(9)  Evaluation of the Devolution Process: final report — 6.5.2004 — SEK(2004) 561.

9

(10)  Komission jäsenten (Patten, Nielsen, Kinnock ja Schreyer) tiedonanto komissiolle: ”Réforme de l'aide communautaire: Plan de mise en œuvre et de financement de la déconcentration”. SEK(2002) 85, komissio hyväksynyt 30.1.2002.

10

(11)  Esimerkiksi Indonesian lähetystössä oli ennen hajauttamista 25 työntekijää, ja sille myönnettiin ensin lisähenkilöstöä 14 työntekijän verran; kuusi varainhoidosta ja sopimuksista vastaavaan yksikköön, kolme asiantuntijaa yhteistyöstä vastaavaan yksikköön ja viisi hallinnollista ja avustavaa henkilöstön jäsentä.

11

(12)  Riippumattomat asiantuntijat ovat henkilöitä, joilla on huomattava kokemus (esimerkiksi terveydenhuollon, metsätalouden tai yksityisen sektorin alalta); he toimivat määräaikaisessa työsuhteessa virkamiesten työsuhteeseen rinnastettavissa olevin ehdoin.

12

(13)  Agent local d'assistance technique (ALAT). Paikallisen teknisen avun henkilöstöön kuuluvat työntekijät ovat väliaikaisina toimihenkilöinä työskenteleviä Euroopan unionin jäsenvaltion kansalaisia, joiden kokemustaso vaihtelee, mutta on yleensä vähäisempi kuin riippumattomilla asiantuntijoilla; heidän työsopimuksensa tehdään paikallisesti.

13

(14)  Yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus sekä yhdeksänteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettava varainhoitoasetus.

14

(15)  ”Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré”.

15

(16)  ”Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services”.

16

(17)  RAC = ”Restant à contracter” = maksusitoumukset, joista ei ole tehty sopimuksia.

17

RAL = ”Restant à liquider” = maksattamatta olevat maksusitoumukset.

(18)  Kuten käy ilmi EuropeAidin erään johtajan lähetystön päällikölle toimittamasta tiedonannosta, jossa pyydetään osoittamaan selkeästi, milloin päätoimipaikalta edellytetään toimia.

18

(19)  EuropeAidilla on kuusi laatutukiryhmää linjoilla A—F; niiden tavoitteena on tutkia kaikki uudet hankkeet kahdesti — ensin määrittelyvaiheessa ja myöhemmin rahoitusehdotuksen esittämisen yhteydessä.

19

(20)  Aihepiirikohtaiset verkot ovat olleet olemassa vuodesta 2001 alkaen, jolloin ne perustettiin samanaikaisesti EuropeAidin kanssa; verkkoja on nyt 11, joiden lisäksi on kolme vastuuhenkilöverkkoa. Lähetystöjen kanssa käydään tiedonvaihtoa lähinnä heinäkuussa 2003 perustettujen internet-sivustojen välityksellä.

20

(21)  Tämä koskee erityisesti AKT-maita, mutta myös muita maita, joissa sovelletaan hajautettua hankkeiden hallinnointia, kuten esimerkiksi Marokossa.

21

(22)  Esimerkiksi Senegalin lähetystössä toimitettu tarkastus osoitti, että lähetystössä maksun käsittelyaika oli lyhentynyt noin 20:een päivään, mikä oli hyvin lyhyt aika verrattuna hankkeiden hallinnoista vastaavissa yksiköissä tai kansallisessa hallinnossa maksumenettelyyn kuluva aika, joka voitiin laskea pikemmin kuukausissa kuin päivissä. Marokossa kansallisen hallinnon maksukäsittelyyn tai sopimuksentekoon liittyvät menettelyt veivät niin kauan, että lähetystö oli päättänyt — sen sijaan, että se olisi yrittänyt tukea valtionhallintoa parantamaan paikallisia menettelyitään — ottaa täyden vastuun kaikista maksuista ja maksusitoumuksista vähentääkseen viiveitä.

22

(23)  Senegalissa havaittiin poikkeus: maksuhyväksyntien kierron osoittavissa listoissa oli tavoite tarkistusmenettelyn kuhunkin vaiheeseen kuluvasta arkipäivien määrästä; maksua koskevan laskun käsittelyyn varattiin lähetystössä yhteensä 21 arkipäivää.

23

(24)  Havaittuja virheitä olivat esimerkiksi: laskun virheellinen päivämäärä, maksupyynnön lykättynä olemiseen kuluvan ajanjakson jättäminen kirjaamatta esimerkiksi tositteiden puuttumisen ja kerran suoritettujen mutta järjestelmään kahdesti kirjattujen maksujen takia.

24

(25)  Käynnissä olevaa hanketta voivat hankaloittaa esimerkiksi suunnitteluun liittyvät puutteet tai olosuhteiden muutokset, jotka eivät ole (helposti) muutettavissa hajauttamisen avulla.

25

(26)  Tilintarkastukset toimitettiin kaikissa tarkastuskäynnin kohteena olleissa maissa lukuun ottamatta Etiopiaa ja Uruguayta. Yksityiskohtaisempia tietoja on tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessa varainhoitovuodelta 2003 (seitsemäs luku, ulkoiset toimet) sekä Euroopan kehitysrahastoihin liittyviä toimia koskevassa kertomuksessa. Tässä yhteydessä tuodaan myös esille, että vaikka komissio on hyväksynyt sisäisen valvonnan standardit vuonna 2001, niitä sovelletaan lähetystöihin vasta vuodesta 2004 alkaen.

26

---

LIITE

Luettelo hajauttamisen valmistelumenettelyyn liittyvistä keskeisistä toimista ja päivämääristä

| — | hajauttamisen valmistelutyö alkoi vuonna 1999 (kysymyslomakkeet lähetystöille); |
| --- | --- |

—

hajauttamisen valmistelutyö alkoi vuonna 1999 (kysymyslomakkeet lähetystöille);

| — | komission antoi tiedonannon yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen kokonaisuudistuksesta toukokuussa 2000; |
| --- | --- |

—

komission antoi tiedonannon yhteisön ulkopuolelle suunnattavan tuen kokonaisuudistuksesta toukokuussa 2000;

| — | yksiköidenvälisen työryhmän kokoukset käynnistyivät lokakuussa 2000 |
| --- | --- |

—

yksiköidenvälisen työryhmän kokoukset käynnistyivät lokakuussa 2000

| — | ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneet 22 lähetystöä ilmoitettiin marraskuussa 2000; |
| --- | --- |

—

ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneet 22 lähetystöä ilmoitettiin marraskuussa 2000;

| — | hajauttamisen operatiivisen käsitteen (Concept opérationnel de déconcentration) hyväksyminen maaliskuussa 2001; |
| --- | --- |

—

hajauttamisen operatiivisen käsitteen (Concept opérationnel de déconcentration) hyväksyminen maaliskuussa 2001;

| — | ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneiden lähetystöjen lisäresursseja koskevat kuulemiset maalis-toukokuussa 2001; |
| --- | --- |

—

ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneiden lähetystöjen lisäresursseja koskevat kuulemiset maalis-toukokuussa 2001;

| — | hajautetun hallinnoinnin käynnistäminen ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneissa lähetystöissä tammikuusta 2002 alkaen; |
| --- | --- |

—

hajautetun hallinnoinnin käynnistäminen ensimmäiseen vaiheeseen kuuluneissa lähetystöissä tammikuusta 2002 alkaen;

| — | komission tiedonanto (Plan de mise en oeuvre et financement de la déconcentration) tammikuussa 2002; |
| --- | --- |

—

komission tiedonanto (Plan de mise en oeuvre et financement de la déconcentration) tammikuussa 2002;

| — | EuropeAid-yhteistyötoimiston seminaari päätoimipaikan asemasta hajautetussa hallinnoinnissa, helmikuu 2002; |
| --- | --- |

—

EuropeAid-yhteistyötoimiston seminaari päätoimipaikan asemasta hajautetussa hallinnoinnissa, helmikuu 2002;

| — | EuropeAid-yhteistyötoimiston sisäinen viiteasiakirja (Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré), marraskuu 2002; |
| --- | --- |

—

EuropeAid-yhteistyötoimiston sisäinen viiteasiakirja (Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré), marraskuu 2002;

| — | EuropeAidin uudelleenjärjestely hajauttamismenettelyn seurauksena, helmikuu 2003; |
| --- | --- |

—

EuropeAidin uudelleenjärjestely hajauttamismenettelyn seurauksena, helmikuu 2003;

| — | EuropeAid -yhteistyötoimisto: Mission Statement, Responsabilités et Tâches des Services, 25. heinäkuuta 2003. |
| --- | --- |

—

EuropeAid -yhteistyötoimisto: Mission Statement, Responsabilités et Tâches des Services, 25. heinäkuuta 2003.

---

KOMISSION VASTAUKSET

YHTEENVETO

| I | Komission toukokuussa 2000 käynnistämään laajaan ulkoisen avun hallinnoinnin uudistukseen kuuluivat erityisesti uudistuksen siirtymäkautta varten suunnitellun EuropeAid-yhteistyötoimiston perustaminen sekä koko hankesyklin hallinnoinnin hajauttaminen lähetystöille. Lisäksi hajautus voimisti lähetystöjen roolia tietyissä asioissa kuten vuoropuhelussa, jota käydään viranomaisten kanssa julkista palvelua ja hallintotapaa koskevista monitahoisista uudistuksista, ja toiminnan koordinoimisessa muiden avunantajien kanssa. Uudistus toteutettiin yhdessä sellaisten koko komissiota koskevien uudistusten kanssa, jotka vaikuttivat myös hajauttamisprosessiin (mm. uuden varainhoitoasetuksen käyttöönotto ja teknisen avun toimistojen lakkauttaminen). |
| --- | --- |

I

Komission toukokuussa 2000 käynnistämään laajaan ulkoisen avun hallinnoinnin uudistukseen kuuluivat erityisesti uudistuksen siirtymäkautta varten suunnitellun EuropeAid-yhteistyötoimiston perustaminen sekä koko hankesyklin hallinnoinnin hajauttaminen lähetystöille. Lisäksi hajautus voimisti lähetystöjen roolia tietyissä asioissa kuten vuoropuhelussa, jota käydään viranomaisten kanssa julkista palvelua ja hallintotapaa koskevista monitahoisista uudistuksista, ja toiminnan koordinoimisessa muiden avunantajien kanssa. Uudistus toteutettiin yhdessä sellaisten koko komissiota koskevien uudistusten kanssa, jotka vaikuttivat myös hajauttamisprosessiin (mm. uuden varainhoitoasetuksen käyttöönotto ja teknisen avun toimistojen lakkauttaminen).

| IV | Käytetyt suunnittelun ja seurannan välineet osoittautuivat hajauttamisprosessin toteutuksessa tehokkaiksi ja tarkoituksenmukaisiksi. |
| --- | --- |

IV

Käytetyt suunnittelun ja seurannan välineet osoittautuivat hajauttamisprosessin toteutuksessa tehokkaiksi ja tarkoituksenmukaisiksi.

| V | Hajautuksen edetessä EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden ensimmäinen uudelleenjärjestely toteutettiin ja uusi organisaatiorakenne hyväksyttiin 17. helmikuuta 2003. Tehtävien muuttumisen johdosta nyt ollaan lisäksi tekemässä mukautuksia päätoimipaikan hallintosuunnitelman kautta. Komissio selvittää, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyn toimielinten välisen sopimuksen mukainen vastuujako pääosastojen kesken.
  Henkilöstövarojen uudelleenjärjestelyn taustalla oli valtava henkilöstövajaus suhteessa kaikkiin tärkeisiin avunantajiin, myös jäsenvaltioihin.
  Komissio on sitoutunut korjaamaan vielä jäljellä olevat puutteet. |
| --- | --- |

V

Hajautuksen edetessä EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden ensimmäinen uudelleenjärjestely toteutettiin ja uusi organisaatiorakenne hyväksyttiin 17. helmikuuta 2003. Tehtävien muuttumisen johdosta nyt ollaan lisäksi tekemässä mukautuksia päätoimipaikan hallintosuunnitelman kautta. Komissio selvittää, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyn toimielinten välisen sopimuksen mukainen vastuujako pääosastojen kesken.

Henkilöstövarojen uudelleenjärjestelyn taustalla oli valtava henkilöstövajaus suhteessa kaikkiin tärkeisiin avunantajiin, myös jäsenvaltioihin.

Komissio on sitoutunut korjaamaan vielä jäljellä olevat puutteet.

| VI | Sisäinen hajautus oli vasta osa koko uudistusta. Uudistuksen tuloksia seurataan tiiviisti, ja neuvostolle ja parlamentille tiedotetaan niistä säännöllisesti. Hajautuksen tuloksia ei voida erottaa muun uudistuksen tuloksista. Hajautus saatiin suurelta osin valmiiksi suunnitellussa aikataulussa ilman, että tuloksen laatu olisi heikentynyt tai etenemisnopeus hidastunut, vaikka monet tarkkailijat niin pelkäsivät. Uudistusta ennen esimerkiksi hankkeen suunnitteluun, toteutukseen ja päättämiseen kului jatkuvasti yhä enemmän aikaa, mutta vuodesta 2000 kehityssuunta on ollut päinvastainen ja nykyään hankkeet saadaan päätökseen nopeammin. |
| --- | --- |

VI

Sisäinen hajautus oli vasta osa koko uudistusta. Uudistuksen tuloksia seurataan tiiviisti, ja neuvostolle ja parlamentille tiedotetaan niistä säännöllisesti. Hajautuksen tuloksia ei voida erottaa muun uudistuksen tuloksista. Hajautus saatiin suurelta osin valmiiksi suunnitellussa aikataulussa ilman, että tuloksen laatu olisi heikentynyt tai etenemisnopeus hidastunut, vaikka monet tarkkailijat niin pelkäsivät. Uudistusta ennen esimerkiksi hankkeen suunnitteluun, toteutukseen ja päättämiseen kului jatkuvasti yhä enemmän aikaa, mutta vuodesta 2000 kehityssuunta on ollut päinvastainen ja nykyään hankkeet saadaan päätökseen nopeammin.

| VII | Sisäisen hajautuksen ansiosta lähetystöt voivat valvoa hankkeiden toteutuspaikalla täytäntöönpano-organisaatioiden (esim. valtiosta riippumattomat järjestöt tai hankkeita hallinnoivat yksiköt) varainhoidon valvontaa aiempaa tiukemmin. Viime vuosien aikana vakiomuotoisten sopimusasiakirjojen käyttöönotto on osaltaan tehostanut valvontaa, ja kesäkuusta 2003 hanketilit on tarkastettu ennen viimeisen maksuerän suoritusta. Ulkoista tarkastusta koskeva strategia saatiin valmiiksi vuonna 2004. |
| --- | --- |

VII

Sisäisen hajautuksen ansiosta lähetystöt voivat valvoa hankkeiden toteutuspaikalla täytäntöönpano-organisaatioiden (esim. valtiosta riippumattomat järjestöt tai hankkeita hallinnoivat yksiköt) varainhoidon valvontaa aiempaa tiukemmin. Viime vuosien aikana vakiomuotoisten sopimusasiakirjojen käyttöönotto on osaltaan tehostanut valvontaa, ja kesäkuusta 2003 hanketilit on tarkastettu ennen viimeisen maksuerän suoritusta. Ulkoista tarkastusta koskeva strategia saatiin valmiiksi vuonna 2004.

| VIII | Vaikka eräissä maissa onkin vaikea löytää päteviä henkilöitä tiettyihin virkoihin, komissio katsoo, että lähetystöissä noudatettavat ohjesäännöt yleensä sallivat tietyn jouston henkilöstön suhteen ja antavat mahdollisuuden ottaa erilaiset tarpeet huomioon.
  Lähetystöjen tukemiseksi entistä tarkoituksenmukaisemmin mukautetaan parhaillaan EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden rakennetta, parannetaan varainhoidon tietojärjestelmiä ja yksinkertaistetaan menettelyjä. Varainhoidon valvontaa koskevat vaatimukset on kuitenkin pidettävä tiukkoina. |
| --- | --- |

VIII

Vaikka eräissä maissa onkin vaikea löytää päteviä henkilöitä tiettyihin virkoihin, komissio katsoo, että lähetystöissä noudatettavat ohjesäännöt yleensä sallivat tietyn jouston henkilöstön suhteen ja antavat mahdollisuuden ottaa erilaiset tarpeet huomioon.

Lähetystöjen tukemiseksi entistä tarkoituksenmukaisemmin mukautetaan parhaillaan EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden rakennetta, parannetaan varainhoidon tietojärjestelmiä ja yksinkertaistetaan menettelyjä. Varainhoidon valvontaa koskevat vaatimukset on kuitenkin pidettävä tiukkoina.

| IX | Komission kanta tilintarkastustuomioistuimen suosituksiin on seuraava:






  — | Uudistuksen alussa otettiin käyttöön lähinnä varainhoitoa koskeviin tietoihin perustuvat indikaattorit. Nyt ollaan kehittämässä täydentäviä indikaattoreita avun toimitusten nopeuden ja laadun mittaamista varten. |
| --- | --- | --- |

IX

Komission kanta tilintarkastustuomioistuimen suosituksiin on seuraava:

—

Uudistuksen alussa otettiin käyttöön lähinnä varainhoitoa koskeviin tietoihin perustuvat indikaattorit. Nyt ollaan kehittämässä täydentäviä indikaattoreita avun toimitusten nopeuden ja laadun mittaamista varten.

| — | Kustannusten seuranta antaa mahdollisuuden verrata toteutuneita kustannuksia alkuperäiseen arvioon vuoden 2005 lopussa, kun hajauttamisprosessi on saatu päätökseen. |
| --- | --- |

—

Kustannusten seuranta antaa mahdollisuuden verrata toteutuneita kustannuksia alkuperäiseen arvioon vuoden 2005 lopussa, kun hajauttamisprosessi on saatu päätökseen.

| — | Hajautuksen yhteydessä kiinnitetään erityistä huomiota lähetystöissä sovellettavien rekrytointimenettelyjen ja -ehtojen parantamiseen. Parhaillaan pyritään selvittämään, kuinka virat saataisiin parhaiten täytettyä ongelmallisiksi tunnetuissa maissa. |
| --- | --- |

—

Hajautuksen yhteydessä kiinnitetään erityistä huomiota lähetystöissä sovellettavien rekrytointimenettelyjen ja -ehtojen parantamiseen. Parhaillaan pyritään selvittämään, kuinka virat saataisiin parhaiten täytettyä ongelmallisiksi tunnetuissa maissa.

| — | Komissio selvittää, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty vastuujako pääosastojen kesken. |
| --- | --- |

—

Komissio selvittää, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty vastuujako pääosastojen kesken.

| — | Yhtenäisen tieto- ja hallintojärjestelmän (CRIS, Common Relex Information System) merkityksen korostaminen suunnittelun ja hallinnoinnin välineenä parantaa edelleen EuropeAid-yhteistyötoimiston seuranta- ja tukivalmiuksia. Lähetystöjen henkilöstön asianmukaiseen koulutukseen panostetaan runsaasti. EU:n ulkopuolella järjestetään nyt lisää koulutustapahtumia ja verkko-opiskelumoduuleja kehitetään. |
| --- | --- |

—

Yhtenäisen tieto- ja hallintojärjestelmän (CRIS, Common Relex Information System) merkityksen korostaminen suunnittelun ja hallinnoinnin välineenä parantaa edelleen EuropeAid-yhteistyötoimiston seuranta- ja tukivalmiuksia. Lähetystöjen henkilöstön asianmukaiseen koulutukseen panostetaan runsaasti. EU:n ulkopuolella järjestetään nyt lisää koulutustapahtumia ja verkko-opiskelumoduuleja kehitetään.

| — | EuropeAid-yhteistyötoimisto toteuttaa parhaillaan toimenpiteitä kansallisten hallintojen suorituskyvyn parantamiseksi. |
| --- | --- |

—

EuropeAid-yhteistyötoimisto toteuttaa parhaillaan toimenpiteitä kansallisten hallintojen suorituskyvyn parantamiseksi.

| — | Komission uudistamisesta annetussa komission valkoisessa kirjassa esitetyn toimen 73 nojalla komissio on perustanut keskusyksikön mallisopimusten yhdenmukaistamista ja sopimusten hallinnoimista varten. Lisäksi komission lokakuussa 2004 käynnistämän varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjen tarkistamisen yhteydessä ehdotetaan yksinkertaistettua järjestelmää, jota sovellettaisiin myönnettäessä komission vastuulla olevia sopimuksia, lähetystöjen hallinnoimat sopimukset mukaan luettuina. |
| --- | --- |

—

Komission uudistamisesta annetussa komission valkoisessa kirjassa esitetyn toimen 73 nojalla komissio on perustanut keskusyksikön mallisopimusten yhdenmukaistamista ja sopimusten hallinnoimista varten. Lisäksi komission lokakuussa 2004 käynnistämän varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjen tarkistamisen yhteydessä ehdotetaan yksinkertaistettua järjestelmää, jota sovellettaisiin myönnettäessä komission vastuulla olevia sopimuksia, lähetystöjen hallinnoimat sopimukset mukaan luettuina.

JOHDANTO

| 2.—4. | Ulkoisen avun hallinnoinnin uudistukseen kuuluivat erityisesti uudistuksen siirtymäkautta varten suunnitellun EuropeAid-yhteistyötoimiston perustaminen sekä koko hankesyklin hallinnoinnin hajauttaminen lähetystöille. Lisäksi hajautus voimisti lähetystöjen roolia muun muassa vuoropuhelussa, jota käydään viranomaisten kanssa julkista palvelua ja hallintotapaa koskevista monitahoisista uudistuksista, ja toiminnan koordinoinnissa muiden avunantajien kanssa. Uudistus toteutettiin yhdessä sellaisten koko komissiota koskevien uudistusten kanssa, jotka vaikuttivat myös uudistusprosessiin (mm. uuden varainhoitoasetuksen käyttöönotto ja teknisen avun toimistojen lakkauttaminen). |
| --- | --- |

2.—4.

Ulkoisen avun hallinnoinnin uudistukseen kuuluivat erityisesti uudistuksen siirtymäkautta varten suunnitellun EuropeAid-yhteistyötoimiston perustaminen sekä koko hankesyklin hallinnoinnin hajauttaminen lähetystöille. Lisäksi hajautus voimisti lähetystöjen roolia muun muassa vuoropuhelussa, jota käydään viranomaisten kanssa julkista palvelua ja hallintotapaa koskevista monitahoisista uudistuksista, ja toiminnan koordinoinnissa muiden avunantajien kanssa. Uudistus toteutettiin yhdessä sellaisten koko komissiota koskevien uudistusten kanssa, jotka vaikuttivat myös uudistusprosessiin (mm. uuden varainhoitoasetuksen käyttöönotto ja teknisen avun toimistojen lakkauttaminen).

HUOMAUTUKSET

| 16. | Talousarvioon liittyvistä syistä ja eräistä logistiikkaan ja henkilöstöön liittyvistä seikoista johtuen hajautusta ei kyetty saattamaan päätökseen vuoden 2003 loppuun mennessä. |
| --- | --- |

16.

Talousarvioon liittyvistä syistä ja eräistä logistiikkaan ja henkilöstöön liittyvistä seikoista johtuen hajautusta ei kyetty saattamaan päätökseen vuoden 2003 loppuun mennessä.

| 18. | Koska hajautus oli vain osa uudistusprosessia, sen tuloksia ei voida erottaa muun uudistuksen tuloksista.
  Kustannusten seuranta antaa mahdollisuuden verrata toteutuneita kustannuksia alkuperäiseen arvioon vuoden 2005 lopussa, kun hajauttamisprosessi on saatu päätökseen.
  Muiden tilintarkastustuomioistuimen mainitsemien seikkojen osalta viitataan asianomaisten kohtien vastauksiin. |
| --- | --- |

18.

Koska hajautus oli vain osa uudistusprosessia, sen tuloksia ei voida erottaa muun uudistuksen tuloksista.

Kustannusten seuranta antaa mahdollisuuden verrata toteutuneita kustannuksia alkuperäiseen arvioon vuoden 2005 lopussa, kun hajauttamisprosessi on saatu päätökseen.

Muiden tilintarkastustuomioistuimen mainitsemien seikkojen osalta viitataan asianomaisten kohtien vastauksiin.

| 19. | Käytetyt menetelmät antoivat mahdollisuuden ottaa huomioon erityistilanteet (alueelliset lähetystöt, tehtävien laajuus/moninaisuus, henkilöstön rekrytoinnin helppous/vaikeus jne.) ja näin voitiin välttää yhden ainoan joustamattoman lähestymistavan soveltaminen.
  Hajautuksen ensimmäisen vaiheen tuloksia käytettiin ohjeistuksena ja vertailukohtana arvioitaessa lähetystöjen päälliköiden esittämiä hajautuksen myöhempiin vaiheisiin liittyviä resurssipyyntöjä. Menettelytapa salli mukautukset ja hienosäädön kaikissa vaiheissa tarjoten joustoa, jota monien erilaisten suunnitelmien käsitteleminen edellytti. Henkilöstövarojen uudelleenjärjestelyn taustalla oli valtava henkilöstövajaus suhteessa kaikkiin tärkeisiin avunantajiin, EU:n jäsenvaltiot mukaan luettuina. Niinpä hallinnon sisäistä hajautusta haluttiin käyttää myös mahdollisuutena saattaa lähetystöt tilanteeseen, jossa niillä lopultakin olisi tarvittavat henkilöstövarat hoitaa kaikki tehtävänsä laatua, nopeutta, hallinnon vakautta, vaikutuksia ja näkyvyyttä koskevien Relex-uudistuksen tavoitteiden mukaisesti. |
| --- | --- |

19.

Käytetyt menetelmät antoivat mahdollisuuden ottaa huomioon erityistilanteet (alueelliset lähetystöt, tehtävien laajuus/moninaisuus, henkilöstön rekrytoinnin helppous/vaikeus jne.) ja näin voitiin välttää yhden ainoan joustamattoman lähestymistavan soveltaminen.

Hajautuksen ensimmäisen vaiheen tuloksia käytettiin ohjeistuksena ja vertailukohtana arvioitaessa lähetystöjen päälliköiden esittämiä hajautuksen myöhempiin vaiheisiin liittyviä resurssipyyntöjä. Menettelytapa salli mukautukset ja hienosäädön kaikissa vaiheissa tarjoten joustoa, jota monien erilaisten suunnitelmien käsitteleminen edellytti. Henkilöstövarojen uudelleenjärjestelyn taustalla oli valtava henkilöstövajaus suhteessa kaikkiin tärkeisiin avunantajiin, EU:n jäsenvaltiot mukaan luettuina. Niinpä hallinnon sisäistä hajautusta haluttiin käyttää myös mahdollisuutena saattaa lähetystöt tilanteeseen, jossa niillä lopultakin olisi tarvittavat henkilöstövarat hoitaa kaikki tehtävänsä laatua, nopeutta, hallinnon vakautta, vaikutuksia ja näkyvyyttä koskevien Relex-uudistuksen tavoitteiden mukaisesti.

| 20. | Laajat neuvottelut ja keskeytymätön vuoropuhelu takasivat sen, että lähetystöjen päälliköt ottivat vastuun prosessista, ja kuten tilintarkastustuomioistuinkin toteaa, niiden ansiosta lähetystöissä oltiin yleisesti tyytyväisiä saatujen virkojen määrään. Hajautuksen ensimmäisen vaiheen aikana kehitettiin lisäksi paremmat suuntaviivat ja periaatteet seuraavissa vaiheissa toteutettavaa resurssijakoa varten. |
| --- | --- |

20.

Laajat neuvottelut ja keskeytymätön vuoropuhelu takasivat sen, että lähetystöjen päälliköt ottivat vastuun prosessista, ja kuten tilintarkastustuomioistuinkin toteaa, niiden ansiosta lähetystöissä oltiin yleisesti tyytyväisiä saatujen virkojen määrään. Hajautuksen ensimmäisen vaiheen aikana kehitettiin lisäksi paremmat suuntaviivat ja periaatteet seuraavissa vaiheissa toteutettavaa resurssijakoa varten.

| 23. | — | Lähetystöjen henkilöstön nopea kasvu on hidastanut rekrytointiprosessia, sillä hallinnointivalmiudet ovat puutteellisesti kehittyneet sekä lähetystöissä että päätoimipaikassa. Virkojen miehitystä viivästyttää myös osallistuminen koulutusohjelmiin ennen asemapaikkaan tuloa. |
| --- | --- | --- |

23.

—

Lähetystöjen henkilöstön nopea kasvu on hidastanut rekrytointiprosessia, sillä hallinnointivalmiudet ovat puutteellisesti kehittyneet sekä lähetystöissä että päätoimipaikassa. Virkojen miehitystä viivästyttää myös osallistuminen koulutusohjelmiin ennen asemapaikkaan tuloa.

| — | Komissio pyrkii tarjoamaan paikallisille toimihenkilöille ja teknisen avun paikallisille toimihenkilöille vastaavat sopimusehdot kuin muutkin siihen verrattavat samassa paikassa toimivat työnantajat. On luultavaa, että sopimussuhteisen toimihenkilön statuksen tulo yleiseen käyttöön parantaa merkittävästi palvelusuhteen ehtoja lähetystöissä. |
| --- | --- |

—

Komissio pyrkii tarjoamaan paikallisille toimihenkilöille ja teknisen avun paikallisille toimihenkilöille vastaavat sopimusehdot kuin muutkin siihen verrattavat samassa paikassa toimivat työnantajat. On luultavaa, että sopimussuhteisen toimihenkilön statuksen tulo yleiseen käyttöön parantaa merkittävästi palvelusuhteen ehtoja lähetystöissä.

| — | Tiettyjen pätevyysyhdistelmien vähäisyys ja uusia pätevyysvaatimuksia vastaavien virkojen perustaminen viivästyttää henkilöstön rekrytoimista. Tilanteen korjaamiseksi on käynnissä tai suunnitteilla useita toimenpiteitä. |
| --- | --- |

—

Tiettyjen pätevyysyhdistelmien vähäisyys ja uusia pätevyysvaatimuksia vastaavien virkojen perustaminen viivästyttää henkilöstön rekrytoimista. Tilanteen korjaamiseksi on käynnissä tai suunnitteilla useita toimenpiteitä.

| — | Avun hallinnoimista varten perustettujen paikallisten toimihenkilöiden ja teknisen avun paikallisten toimihenkilöiden virkojen osalta tehdään määräaikaiset sopimukset talousarvioon liittyvistä syistä, mutta myös asiantuntemuksen mukauttamiseksi vastaamaan paremmin toteutettavia yhteistyöohjelmia. Sopimussuhteisen toimihenkilön statuksen käyttöönoton odotetaan vähentävän merkittävästi paikalliseen lainsäädäntöön liittyviä rajoituksia. |
| --- | --- |

—

Avun hallinnoimista varten perustettujen paikallisten toimihenkilöiden ja teknisen avun paikallisten toimihenkilöiden virkojen osalta tehdään määräaikaiset sopimukset talousarvioon liittyvistä syistä, mutta myös asiantuntemuksen mukauttamiseksi vastaamaan paremmin toteutettavia yhteistyöohjelmia. Sopimussuhteisen toimihenkilön statuksen käyttöönoton odotetaan vähentävän merkittävästi paikalliseen lainsäädäntöön liittyviä rajoituksia.

| — | Parhaillaan ollaan määrittelemässä uuteen sopimussuhteisen toimihenkilön statukseen vuodesta 2006 alkaen sovellettavia ehtoja. |
| --- | --- |

—

Parhaillaan ollaan määrittelemässä uuteen sopimussuhteisen toimihenkilön statukseen vuodesta 2006 alkaen sovellettavia ehtoja.

| 26. | Vuonna 2004 komissio järjesti käytössään olevien (erityisesti virkamatkojen suhteen) rajallisten voimavarojen mukaisesti Aasian alueella kymmenkunta yhtenäistä tieto- ja hallintojärjestelmää (CRIS) ja rahoitus- ja sopimusmenettelyjä käsittelevää kurssia. Lähetystöissä kollegojen olisi huolehdittava paikallisesti rekrytoitavan uuden henkilöstön koulutuksesta.
  Komissio aikoo jatkossakin toteuttaa laajaa koulutusohjelmaansa. Etä- ja verkko-opiskelun kursseja kehitellään ja ensimmäisen CRIS-moduulin pitäisi olla saatavilla vuoden 2005 alkupuolella. Tämän odotetaan parantavan paikallisen henkilöstön koulutusmahdollisuuksia. |
| --- | --- |

26.

Vuonna 2004 komissio järjesti käytössään olevien (erityisesti virkamatkojen suhteen) rajallisten voimavarojen mukaisesti Aasian alueella kymmenkunta yhtenäistä tieto- ja hallintojärjestelmää (CRIS) ja rahoitus- ja sopimusmenettelyjä käsittelevää kurssia. Lähetystöissä kollegojen olisi huolehdittava paikallisesti rekrytoitavan uuden henkilöstön koulutuksesta.

Komissio aikoo jatkossakin toteuttaa laajaa koulutusohjelmaansa. Etä- ja verkko-opiskelun kursseja kehitellään ja ensimmäisen CRIS-moduulin pitäisi olla saatavilla vuoden 2005 alkupuolella. Tämän odotetaan parantavan paikallisen henkilöstön koulutusmahdollisuuksia.

| 27. | EuropeAid-yhteistyötoimistolle haluttiin aluksi rakenne, joka takaisi organisaation pysyvyyden koko hajauttamisprosessin ajan, minkä vuoksi valittiin valtaosin maantieteellinen rakenne.
  Hajautuksen ensimmäisestä vaiheesta saatujen alustavien kokemusten perusteella laadittiin päätoimipaikalle uusi tehtäväkuvaus marraskuussa 2002. Tämä vaikutti tuolloin neljäsosaan EuropeAid-yhteistyötoimiston työstä.
  Hajautuksen edetessä päätoimipaikan yksiköiden ensimmäinen uudelleenjärjestely toteutettiin ja uusi organisaatiorakenne hyväksyttiin 17. helmikuuta 2003. |
| --- | --- |

27.

EuropeAid-yhteistyötoimistolle haluttiin aluksi rakenne, joka takaisi organisaation pysyvyyden koko hajauttamisprosessin ajan, minkä vuoksi valittiin valtaosin maantieteellinen rakenne.

Hajautuksen ensimmäisestä vaiheesta saatujen alustavien kokemusten perusteella laadittiin päätoimipaikalle uusi tehtäväkuvaus marraskuussa 2002. Tämä vaikutti tuolloin neljäsosaan EuropeAid-yhteistyötoimiston työstä.

Hajautuksen edetessä päätoimipaikan yksiköiden ensimmäinen uudelleenjärjestely toteutettiin ja uusi organisaatiorakenne hyväksyttiin 17. helmikuuta 2003.

| 28. | Henkilöstövarojen jaon mukauttaminen tehtävien muuttumiseen on nyt käynnissä. EuropeAid-yhteistyötoimiston työmäärä arvioitiin syys- ja lokakuussa 2004 valmisteltaessa uudelleenjärjestelyä, jonka tuloksena toivotaan uuden organisaatiorakenteen olevan valmis vuoden 2005 alussa.
  Päätoimipaikan henkilöstötarpeita käsitellään lisäksi toimintojohtamisen vuosikierron yhteydessä, ja ne otetaan huomioon hallintosuunnitelmassa, joka on suunnittelun, hallinnoinnin ja seurannan keskeinen väline päätoimipaikassa. Sen avulla osastot voivat suunnitella ja hallita muutoksia. |
| --- | --- |

28.

Henkilöstövarojen jaon mukauttaminen tehtävien muuttumiseen on nyt käynnissä. EuropeAid-yhteistyötoimiston työmäärä arvioitiin syys- ja lokakuussa 2004 valmisteltaessa uudelleenjärjestelyä, jonka tuloksena toivotaan uuden organisaatiorakenteen olevan valmis vuoden 2005 alussa.

Päätoimipaikan henkilöstötarpeita käsitellään lisäksi toimintojohtamisen vuosikierron yhteydessä, ja ne otetaan huomioon hallintosuunnitelmassa, joka on suunnittelun, hallinnoinnin ja seurannan keskeinen väline päätoimipaikassa. Sen avulla osastot voivat suunnitella ja hallita muutoksia.

| 29. | Päätoimipaikan henkilöstöä on sijoitettu uudelleen lähetystöjen pääasiallisten tarpeiden mukaisesti. Uudelleenjärjestely toteutetaan toimintojohtamisen vuosikierron yhteydessä. Koska henkilöstön uudelleensijoitus toteutetaan vaiheittain ja yhdessä muiden henkilöstösiirtojen kanssa, se ei ehkä ole heti nähtävissä tai helposti jäljitettävissä. Se on kuitenkin ollut jo alusta alkaen uudistuksen ja etenkin sisäisen hajautuksen keskeinen piirre. |
| --- | --- |

29.

Päätoimipaikan henkilöstöä on sijoitettu uudelleen lähetystöjen pääasiallisten tarpeiden mukaisesti. Uudelleenjärjestely toteutetaan toimintojohtamisen vuosikierron yhteydessä. Koska henkilöstön uudelleensijoitus toteutetaan vaiheittain ja yhdessä muiden henkilöstösiirtojen kanssa, se ei ehkä ole heti nähtävissä tai helposti jäljitettävissä. Se on kuitenkin ollut jo alusta alkaen uudistuksen ja etenkin sisäisen hajautuksen keskeinen piirre.

| 30. | EuropeAid-yhteistyötoimisto tiedostaa sen, että virkojen vähennyksen jälkeen tarkoituksenmukaisen tuen antaminen lähetystöille on vaikeaa. Tästä syystä (ja kohtaan 27 annetussa vastauksessa mainituista syistä) olisi nyt tehtävän tarkistuksen tuloksena saatava muodostettua EuropeAid-yhteistyötoimistolle uusi organisaatiorakenne vuoden 2005 alkuun mennessä. |
| --- | --- |

30.

EuropeAid-yhteistyötoimisto tiedostaa sen, että virkojen vähennyksen jälkeen tarkoituksenmukaisen tuen antaminen lähetystöille on vaikeaa. Tästä syystä (ja kohtaan 27 annetussa vastauksessa mainituista syistä) olisi nyt tehtävän tarkistuksen tuloksena saatava muodostettua EuropeAid-yhteistyötoimistolle uusi organisaatiorakenne vuoden 2005 alkuun mennessä.

| 31. | EuropeAid-yhteistyötoimisto on kiinnittänyt jatkuvasti runsaasti huomiota kouluttaakseen henkilöstöä tehtäviin, joita tulee sen hoidettavaksi hajautetussa rakenteessa. Suuri määrä henkilöstöä osallistui vuosien 2002 ja 2003 aikana toimintaan, jolla pyrittiin edistämään sopeutumista uusiin tehtäviin ja yksilöimään päätoimipaikan ja lähetystöjen välillä mahdollisesti esille tulevia ongelmia.
  EuropeAid on pyrkinyt varmistamaan lähetystöistä palaavan henkilöstön sijoittamisen uusiin tehtäviin. Vuonna 2003 EuropeAid-yhteistyötoimiston sisällä sijoitettiin uudelleen 21 virkamieskiertoon osallistuvaa virkamiestä. |
| --- | --- |

31.

EuropeAid-yhteistyötoimisto on kiinnittänyt jatkuvasti runsaasti huomiota kouluttaakseen henkilöstöä tehtäviin, joita tulee sen hoidettavaksi hajautetussa rakenteessa. Suuri määrä henkilöstöä osallistui vuosien 2002 ja 2003 aikana toimintaan, jolla pyrittiin edistämään sopeutumista uusiin tehtäviin ja yksilöimään päätoimipaikan ja lähetystöjen välillä mahdollisesti esille tulevia ongelmia.

EuropeAid on pyrkinyt varmistamaan lähetystöistä palaavan henkilöstön sijoittamisen uusiin tehtäviin. Vuonna 2003 EuropeAid-yhteistyötoimiston sisällä sijoitettiin uudelleen 21 virkamieskiertoon osallistuvaa virkamiestä.

| 32. | Komissio selvittää parhaillaan, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty pääosastojen välinen vastuujako. |
| --- | --- |

32.

Komissio selvittää parhaillaan, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty pääosastojen välinen vastuujako.

| 35. | Monet seurannan välineistä olivat sisäisen hajautuksen kannalta uusia. Niiden käytön ja toiminnallisten sovellusten hienosäätöön kului jonkin verran aikaa.






  a) | Kaikki tilintarkastustuomioistuimen mainitsemat näkökohdat otettiin huomioon lisähenkilöstön osoittamisen ja organisaatiorakenteen tarkistusten taustalla olleissa päätöksissä (katso kohtaan 19 annettu vastaus).
  Kuten vuoden 2002 tiedonannossa jo suunniteltiin, sittemmin on kehitetty työmäärän arviointia varten yleinen toimintamalli, jossa tarkastelu voidaan ulottaa sisäisen hajautuksen vaikutuksia laajemmalle ja johon sisältyy myös lähetystöjen tehtävien muuttuneen ympäristön ja tulevan käytännön työn huomioon ottavia arviointiperusteita. Arvioinnin kokeiluvaihe saatiin päätökseen lokakuussa 2004 ja yleinen arviointi aloitettiin marraskuussa 2004.
  Työmäärän arvioinnin perustana ovat lähetystön tehtävät ja vastuut, ja arviointi osoittaa, että niiden hoitamiseen on riittävästi henkilöstöä. |
| --- | --- | --- |

35.

Monet seurannan välineistä olivat sisäisen hajautuksen kannalta uusia. Niiden käytön ja toiminnallisten sovellusten hienosäätöön kului jonkin verran aikaa.

a)

Kaikki tilintarkastustuomioistuimen mainitsemat näkökohdat otettiin huomioon lisähenkilöstön osoittamisen ja organisaatiorakenteen tarkistusten taustalla olleissa päätöksissä (katso kohtaan 19 annettu vastaus).

Kuten vuoden 2002 tiedonannossa jo suunniteltiin, sittemmin on kehitetty työmäärän arviointia varten yleinen toimintamalli, jossa tarkastelu voidaan ulottaa sisäisen hajautuksen vaikutuksia laajemmalle ja johon sisältyy myös lähetystöjen tehtävien muuttuneen ympäristön ja tulevan käytännön työn huomioon ottavia arviointiperusteita. Arvioinnin kokeiluvaihe saatiin päätökseen lokakuussa 2004 ja yleinen arviointi aloitettiin marraskuussa 2004.

Työmäärän arvioinnin perustana ovat lähetystön tehtävät ja vastuut, ja arviointi osoittaa, että niiden hoitamiseen on riittävästi henkilöstöä.

| b) | Alun epätasaisuus palautteen antamisessa ulkoisen avun hallinnointia koskevaan kertomukseen on nyt tasoittunut, ja vuonna 2004 toteutetuilla toimilla on pyritty varmistamaan, että lähetystöt saavat tarkoituksenmukaiset vastaukset koordinoidusti ja sopivaan aikaan. |
| --- | --- |

b)

Alun epätasaisuus palautteen antamisessa ulkoisen avun hallinnointia koskevaan kertomukseen on nyt tasoittunut, ja vuonna 2004 toteutetuilla toimilla on pyritty varmistamaan, että lähetystöt saavat tarkoituksenmukaiset vastaukset koordinoidusti ja sopivaan aikaan.

| c) | Rinnakkaisia tietokantoja koskevaan tilintarkastustuomioistuimen huomautukseen todetaan, että muutamat lähetystöt ovat halunneet kehittää omat sisäiset Excel-taulukkonsa. Niiden tarve kuitenkin oletettavasti vähenee ajan myötä, sillä CRIS-järjestelmää kehitetään ja muokataan helppokäyttöisemmäksi koko ajan.
  CRIS-järjestelmään tallennettujen muiden kuin varainhoitoa koskevien tietojen oikeellisuuden varmistamiseen on paneuduttu. Toukokuussa 2004 EKR:oon lisättiin joukko muita kuin varainhoitoon liittyviä CRIS-toimintoja, muun muassa hankevalvontajärjestelmä (täytäntöönpanoraportointi). |
| --- | --- |

c)

Rinnakkaisia tietokantoja koskevaan tilintarkastustuomioistuimen huomautukseen todetaan, että muutamat lähetystöt ovat halunneet kehittää omat sisäiset Excel-taulukkonsa. Niiden tarve kuitenkin oletettavasti vähenee ajan myötä, sillä CRIS-järjestelmää kehitetään ja muokataan helppokäyttöisemmäksi koko ajan.

CRIS-järjestelmään tallennettujen muiden kuin varainhoitoa koskevien tietojen oikeellisuuden varmistamiseen on paneuduttu. Toukokuussa 2004 EKR:oon lisättiin joukko muita kuin varainhoitoon liittyviä CRIS-toimintoja, muun muassa hankevalvontajärjestelmä (täytäntöönpanoraportointi).

| 38. | Vuoden 2005 alussa toteutettavan uudelleenjärjestelyn odotetaan parantavan päätoimipaikan roolia tuen antajana. Tilintarkastustuomioistuimen esille ottamia kysymyksiä käsitellään jo nyt seuraavasti:






  a) | Valtaosa aihepiirikohtaisten verkkojen ylläpitämistä sivustoista on päivitetty vuonna 2004. Uusista päivityksistä tiedotetaan asianomaiselle päätoimipaikan ja lähetystöjen henkilöstölle jaettavalla tiedotuslehdellä. |
| --- | --- | --- |

38.

Vuoden 2005 alussa toteutettavan uudelleenjärjestelyn odotetaan parantavan päätoimipaikan roolia tuen antajana. Tilintarkastustuomioistuimen esille ottamia kysymyksiä käsitellään jo nyt seuraavasti:

a)

Valtaosa aihepiirikohtaisten verkkojen ylläpitämistä sivustoista on päivitetty vuonna 2004. Uusista päivityksistä tiedotetaan asianomaiselle päätoimipaikan ja lähetystöjen henkilöstölle jaettavalla tiedotuslehdellä.

| b) | Lähetystöjen henkilöstön asianmukaiseen koulutukseen panostetaan runsaasti (ks. kohtaan 26 annettu vastaus). |
| --- | --- |

b)

Lähetystöjen henkilöstön asianmukaiseen koulutukseen panostetaan runsaasti (ks. kohtaan 26 annettu vastaus).

| c) | Laatutukiryhmän (AKT-maita koskeva) työ perustuu otantaan. Vuonna 2004 otoksen suuruudeksi on vahvistettu 20 prosenttia. Menettelyyn on päädytty täysin tietoisena ehdotusten vuotuisesta määrästä (yli 300). Ryhmä on kuitenkin tutkinut kaikki luonteeltaan innovatiiviset tai monitahoiset ehdotukset.
  Lisäksi kaikille AKT-maita koskevien hankkeiden kuvailulehdille suoritetaan ”laatuarviointi” hankesyklin varhaisemmassa vaiheessa, jossa päätoimipaikan osallisuus ja sen antama tuki näyttäisi olevan tarkoituksenmukaisempaa ja myös tehokkaampaa. |
| --- | --- |

c)

Laatutukiryhmän (AKT-maita koskeva) työ perustuu otantaan. Vuonna 2004 otoksen suuruudeksi on vahvistettu 20 prosenttia. Menettelyyn on päädytty täysin tietoisena ehdotusten vuotuisesta määrästä (yli 300). Ryhmä on kuitenkin tutkinut kaikki luonteeltaan innovatiiviset tai monitahoiset ehdotukset.

Lisäksi kaikille AKT-maita koskevien hankkeiden kuvailulehdille suoritetaan ”laatuarviointi” hankesyklin varhaisemmassa vaiheessa, jossa päätoimipaikan osallisuus ja sen antama tuki näyttäisi olevan tarkoituksenmukaisempaa ja myös tehokkaampaa.

| d) | EuropeAid-yhteistyötoimiston monikielinen toimintaympäristö edellyttää ohjeiden kääntämistä, mikä viivästyttää niiden levitystä. |
| --- | --- |

d)

EuropeAid-yhteistyötoimiston monikielinen toimintaympäristö edellyttää ohjeiden kääntämistä, mikä viivästyttää niiden levitystä.

| e) | Monilla komission yksiköillä oli vaikeuksia saada suoritettua valmistelut ja mukautukset tammikuussa 2003 voimaan tullutta varainhoitoasetusta ja sen täytäntöönpanosääntöjä varten. Nämä ongelmat tunnistettiin selvästi vuoden 2002 lopussa suoritetussa valmiusarvioinnissa  (1).
  Vuoden 2003 talousarviosta rahoitettavia, suunnittelun osalta pisimmälle edenneitä rahoitussopimuksia varten komissio antoi joulukuussa 2003 lähetystöille kirjalliset ohjeet, joiden mukaan kolmannessa maassa voidaan järjestää tarjouskilpailuja, joihin liittyy lykkäävä ehto.
  Kesäkuun alussa 2004 komissio vahvisti rahoitussopimuksia sekä teknisiä ja hallinnollisia määräyksiä varten tarkistetun mallin, jossa otetaan huomioon varainhoitoasetuksen 164 artiklan sovittu soveltaminen. |
| --- | --- |

e)

Monilla komission yksiköillä oli vaikeuksia saada suoritettua valmistelut ja mukautukset tammikuussa 2003 voimaan tullutta varainhoitoasetusta ja sen täytäntöönpanosääntöjä varten. Nämä ongelmat tunnistettiin selvästi vuoden 2002 lopussa suoritetussa valmiusarvioinnissa  (1).

Vuoden 2003 talousarviosta rahoitettavia, suunnittelun osalta pisimmälle edenneitä rahoitussopimuksia varten komissio antoi joulukuussa 2003 lähetystöille kirjalliset ohjeet, joiden mukaan kolmannessa maassa voidaan järjestää tarjouskilpailuja, joihin liittyy lykkäävä ehto.

Kesäkuun alussa 2004 komissio vahvisti rahoitussopimuksia sekä teknisiä ja hallinnollisia määräyksiä varten tarkistetun mallin, jossa otetaan huomioon varainhoitoasetuksen 164 artiklan sovittu soveltaminen.

| f) | Katso kohtaan 23 annettu vastaus. |
| --- | --- |

f)

Katso kohtaan 23 annettu vastaus.

| 40. | Komissio pyrkii parantamaan ja laajentamaan indikaattorivalikoimaa kaikilla hallinnoinnin osa-alueilla. |
| --- | --- |

40.

Komissio pyrkii parantamaan ja laajentamaan indikaattorivalikoimaa kaikilla hallinnoinnin osa-alueilla.

| 41. | EuropeAid-yhteistyötoimisto selvittää eri vaihtoehtoja ryhmitellä laatuindikaattorit, joilla täydennetään jo olemassa olevia rahoituksen toteutumisen indikaattoreita. |
| --- | --- |

41.

EuropeAid-yhteistyötoimisto selvittää eri vaihtoehtoja ryhmitellä laatuindikaattorit, joilla täydennetään jo olemassa olevia rahoituksen toteutumisen indikaattoreita.

| 42. | Sisäinen hajautus on itse asiassa vain yksi, joskin tärkeä osa komission ulkoisen avun hallinnoinnin uudistusta. Sen vuoksi avun toimitusten tehostumista viime vuosien aikana ei voida pitää yksinomaan hajautuksen ansiona, vaan se on kaikkien ponnistelujen yhteinen tulos. Komissio raportoi uudistuksen etenemisestä säännöllisesti parlamentille ja neuvostolle. |
| --- | --- |

42.

Sisäinen hajautus on itse asiassa vain yksi, joskin tärkeä osa komission ulkoisen avun hallinnoinnin uudistusta. Sen vuoksi avun toimitusten tehostumista viime vuosien aikana ei voida pitää yksinomaan hajautuksen ansiona, vaan se on kaikkien ponnistelujen yhteinen tulos. Komissio raportoi uudistuksen etenemisestä säännöllisesti parlamentille ja neuvostolle.

| 44. | On totta, että vuonna 2003 Aasiaa koskevista maksusitoumuksista 80 prosenttia maksettiin vuoden viimeisen neljänneksen aikana, mutta tilanne on korjaantunut niin, että vuonna 2004 vastaava määrä oli 61 prosenttia ja vuonna 2005 sen odotetaan vähenevän noin 50 prosenttiin. Tämä maksusitoumusten tasaisempi jakautuminen on tullut mahdolliseksi, kun lähetystöt ovat sopeutuneet sisäisen hajautuksen mukanaan tuomiin uusiin tehtäviin, missä niitä on avustettu koulutushankkeilla ja suunnitteluseminaareilla. Laatutukijärjestelmä on myötävaikuttanut hallintokomiteoille esitettyjen hankkeiden laadun paranemiseen.
  Päätoimipaikan tehtäviin kuuluu auttaa lähetystöjä laatimaan yhä tiukemmat laatuvaatimukset täyttäviä rahoitusehdotuksia. |
| --- | --- |

44.

On totta, että vuonna 2003 Aasiaa koskevista maksusitoumuksista 80 prosenttia maksettiin vuoden viimeisen neljänneksen aikana, mutta tilanne on korjaantunut niin, että vuonna 2004 vastaava määrä oli 61 prosenttia ja vuonna 2005 sen odotetaan vähenevän noin 50 prosenttiin. Tämä maksusitoumusten tasaisempi jakautuminen on tullut mahdolliseksi, kun lähetystöt ovat sopeutuneet sisäisen hajautuksen mukanaan tuomiin uusiin tehtäviin, missä niitä on avustettu koulutushankkeilla ja suunnitteluseminaareilla. Laatutukijärjestelmä on myötävaikuttanut hallintokomiteoille esitettyjen hankkeiden laadun paranemiseen.

Päätoimipaikan tehtäviin kuuluu auttaa lähetystöjä laatimaan yhä tiukemmat laatuvaatimukset täyttäviä rahoitusehdotuksia.

| 45. | Katso kohtaan 38 e annettu vastaus. |
| --- | --- |

45.

Katso kohtaan 38 e annettu vastaus.

| 47. | EuropeAid pyrkii parantamaan kansallisten hallintojen suorituskykyä (mm. antamalla kunnollista institutionaalista tukea eikä vain teknistä apua). Motivaatiota on myös lisännyt määräaikojen asettaminen hankkeiden täytäntöönpanolle. |
| --- | --- |

47.

EuropeAid pyrkii parantamaan kansallisten hallintojen suorituskykyä (mm. antamalla kunnollista institutionaalista tukea eikä vain teknistä apua). Motivaatiota on myös lisännyt määräaikojen asettaminen hankkeiden täytäntöönpanolle.

| 48. | Komission (päätoimipaikan tai lähetystöjen) edellytetään suorittavan maksut varainhoitoasetuksessa ja asianomaisissa sopimuksissa vahvistettujen määräaikojen rajoissa. EuropeAid-yhteistyötoimisto on seurannut määräaikojen noudattamista vuodesta 2002 kaikkien EuropeAidin ja lähetystöjen hallinnoimista budjettikohdista maksettujen maksujen osalta. |
| --- | --- |

48.

Komission (päätoimipaikan tai lähetystöjen) edellytetään suorittavan maksut varainhoitoasetuksessa ja asianomaisissa sopimuksissa vahvistettujen määräaikojen rajoissa. EuropeAid-yhteistyötoimisto on seurannut määräaikojen noudattamista vuodesta 2002 kaikkien EuropeAidin ja lähetystöjen hallinnoimista budjettikohdista maksettujen maksujen osalta.

| 49. | Tietojen syöttämisessä CRIS-järjestelmään voi toki esiintyä virheitä, mutta ne ovat satunnaisia eivätkä kyseenalaista järjestelmän luotettavuutta. CRIS-järjestelmään tallennettavien tietojen oikeellisuuden varmistamiseen panostetaan jatkuvasti. |
| --- | --- |

49.

Tietojen syöttämisessä CRIS-järjestelmään voi toki esiintyä virheitä, mutta ne ovat satunnaisia eivätkä kyseenalaista järjestelmän luotettavuutta. CRIS-järjestelmään tallennettavien tietojen oikeellisuuden varmistamiseen panostetaan jatkuvasti.

| 52. | Hyvin perustelluissa tapauksissa edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä myöntää poikkeuksia kohtuullisen määräajan rajoissa.
  Tarjouskilpailumenettelyjen tuloksia ei voida ennakoida, ja niihin vaikuttavat erilaiset tekijät, joista osa on edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella. Kuvattu ongelma ei näytä olevan erityisen ominainen lähetystöille, ja voimassa oleviin täytäntöönpanosääntöihin sisältyy jo mahdollisuus käyttää neuvottelumenettelyä, jos tarjouskilpailumenettelyt eivät tuota hyvää tulosta. |
| --- | --- |

52.

Hyvin perustelluissa tapauksissa edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä myöntää poikkeuksia kohtuullisen määräajan rajoissa.

Tarjouskilpailumenettelyjen tuloksia ei voida ennakoida, ja niihin vaikuttavat erilaiset tekijät, joista osa on edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella. Kuvattu ongelma ei näytä olevan erityisen ominainen lähetystöille, ja voimassa oleviin täytäntöönpanosääntöihin sisältyy jo mahdollisuus käyttää neuvottelumenettelyä, jos tarjouskilpailumenettelyt eivät tuota hyvää tulosta.

| 53. | On selvää, että hajautuksen, samoin kuin muidenkin uudistuksen piirteiden, vaikutukset ilmenevät täysimääräisesti vasta jonkin ajan kuluttua. Kuitenkin hankkeen suunnitteluun, toteutukseen ja päättämiseen kului ennen uudistusta jatkuvasti yhä enemmän aikaa, mutta vuodesta 2000 kehityssuunta on ollut päinvastainen ja nykyään hankkeet saadaan päätökseen aiempaa nopeammin. |
| --- | --- |

53.

On selvää, että hajautuksen, samoin kuin muidenkin uudistuksen piirteiden, vaikutukset ilmenevät täysimääräisesti vasta jonkin ajan kuluttua. Kuitenkin hankkeen suunnitteluun, toteutukseen ja päättämiseen kului ennen uudistusta jatkuvasti yhä enemmän aikaa, mutta vuodesta 2000 kehityssuunta on ollut päinvastainen ja nykyään hankkeet saadaan päätökseen aiempaa nopeammin.

| 55. | Katso kohtiin 23, 26, 35 c ja 38 annetut vastaukset. Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemia puutteita korjataan paraikaa. |
| --- | --- |

55.

Katso kohtiin 23, 26, 35 c ja 38 annetut vastaukset. Tilintarkastustuomioistuimen mainitsemia puutteita korjataan paraikaa.

| 57. | Tulosten laatua mittaavien indikaattorien määrittely ei ole yksinkertaista. EuropeAid vertailee parhaillaan eri tapoja arvioida toimiensa laadukkuutta, ja se aikoo ottaa käyttöön riittävän luotettavat, ja siis uskottavat, laatuindikaattorit.
  Tuloksiin painottuva seurantajärjestelmä on osoittautunut hyvin käyttökelpoiseksi hankittaessa asiantuntemusta avun laadun seurannasta. Sitä on kuitenkin vielä kehitettävä, ennen kuin tuotetut tilastot voidaan muuttaa laatuindikaattoreiksi. |
| --- | --- |

57.

Tulosten laatua mittaavien indikaattorien määrittely ei ole yksinkertaista. EuropeAid vertailee parhaillaan eri tapoja arvioida toimiensa laadukkuutta, ja se aikoo ottaa käyttöön riittävän luotettavat, ja siis uskottavat, laatuindikaattorit.

Tuloksiin painottuva seurantajärjestelmä on osoittautunut hyvin käyttökelpoiseksi hankittaessa asiantuntemusta avun laadun seurannasta. Sitä on kuitenkin vielä kehitettävä, ennen kuin tuotetut tilastot voidaan muuttaa laatuindikaattoreiksi.

| 59. | Katso kohtaan 55 annettu komission vastaus. |
| --- | --- |

59.

Katso kohtaan 55 annettu komission vastaus.

| 60. | Tehokkuussyistä virkojen määrittelyn perustana oli pyrkimys kutakin hanketta koskevan vastuun selkeyteen eikä niinkään hankkeiden hallinnointiin liittyvät erilaiset tehtävät. Eri lähetystöissä sovellettavat ohjesäännöt antavat mahdollisuuden reagoida erilaisiin asiantuntemusta koskeviin tarpeisiin. Puutteellisen ja huonosti soveltuvan asiantuntemuksen osalta tilannetta voidaan korjata organisaatiorakenteiden tarkistusten yhteydessä ja uudistamalla sopimuksia niin, että samalla määritellään uudelleen virkojen kuvaukset. Uudet henkilöstösäännöt, jotka tulivat voimaan 1. toukokuuta 2004, vaikuttavat osaltaan siihen, että virkanimikkeiden määrä lähetystöissä vähenee asteittain. |
| --- | --- |

60.

Tehokkuussyistä virkojen määrittelyn perustana oli pyrkimys kutakin hanketta koskevan vastuun selkeyteen eikä niinkään hankkeiden hallinnointiin liittyvät erilaiset tehtävät. Eri lähetystöissä sovellettavat ohjesäännöt antavat mahdollisuuden reagoida erilaisiin asiantuntemusta koskeviin tarpeisiin. Puutteellisen ja huonosti soveltuvan asiantuntemuksen osalta tilannetta voidaan korjata organisaatiorakenteiden tarkistusten yhteydessä ja uudistamalla sopimuksia niin, että samalla määritellään uudelleen virkojen kuvaukset. Uudet henkilöstösäännöt, jotka tulivat voimaan 1. toukokuuta 2004, vaikuttavat osaltaan siihen, että virkanimikkeiden määrä lähetystöissä vähenee asteittain.

| 61. | Sisäisen hajautuksen myötä lähetystöt voivat valvoa varainhoidon valvontaa hankkeiden toteutuspaikalla aiempaa tiukemmin. Lisäksi avustussopimuksia koskevien tarkistettujen määräysten mukaisesti hankkeiden tilit tarkastetaan ennen lopullisen maksun suorittamista kesäkuusta 2003 alkaen. Päätoimipaikassa ja lähetystöissä käytettävillä komission seuranta- ja valvontajärjestelmillä pyritään varmistamaan, että sopimuspuolet (valtiosta riippumattomat järjestöt, julkiset hankkeiden hallinnoinnista vastaavat yksiköt jne.) täyttävät sopimuksen mukaiset velvoitteet. Sopimuspuolten sisäisiä valvontajärjestelmiä koskevat valvonnat ja tarkastukset suoritetaan riskinarvioinnin pohjalta, sillä monissa tapauksissa olisi epäsuhtaista tarkastaa seikkaperäisesti niiden koko sisäiset valvontajärjestelmät maksujen laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevien tavanomaisten tarkastusten lisäksi. |
| --- | --- |

61.

Sisäisen hajautuksen myötä lähetystöt voivat valvoa varainhoidon valvontaa hankkeiden toteutuspaikalla aiempaa tiukemmin. Lisäksi avustussopimuksia koskevien tarkistettujen määräysten mukaisesti hankkeiden tilit tarkastetaan ennen lopullisen maksun suorittamista kesäkuusta 2003 alkaen. Päätoimipaikassa ja lähetystöissä käytettävillä komission seuranta- ja valvontajärjestelmillä pyritään varmistamaan, että sopimuspuolet (valtiosta riippumattomat järjestöt, julkiset hankkeiden hallinnoinnista vastaavat yksiköt jne.) täyttävät sopimuksen mukaiset velvoitteet. Sopimuspuolten sisäisiä valvontajärjestelmiä koskevat valvonnat ja tarkastukset suoritetaan riskinarvioinnin pohjalta, sillä monissa tapauksissa olisi epäsuhtaista tarkastaa seikkaperäisesti niiden koko sisäiset valvontajärjestelmät maksujen laillisuutta ja asianmukaisuutta koskevien tavanomaisten tarkastusten lisäksi.

| 63. | Kaikkia mainittuja ongelmia käsiteltiin uudistusohjelmassa. Lisää parannuksia tehdään uudistusten jatkotoimien yhteydessä. Lisäksi EuropeAid-yhteistyötoimisto päätti marraskuussa 2004 perustaa työryhmän tarkastelemaan kaikkia menettelyllisiä ohjeita tavoitteena niiden yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen. |
| --- | --- |

63.

Kaikkia mainittuja ongelmia käsiteltiin uudistusohjelmassa. Lisää parannuksia tehdään uudistusten jatkotoimien yhteydessä. Lisäksi EuropeAid-yhteistyötoimisto päätti marraskuussa 2004 perustaa työryhmän tarkastelemaan kaikkia menettelyllisiä ohjeita tavoitteena niiden yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen.

PÄÄTELMÄT

| 65. | Ulkoisen avun hallinnoinnin uudistamisesta 16. toukokuuta 2000 annetussa tiedonannossa esitetään toimien toteutuksen aikataulu. Käytetyt suunnittelun ja seurannan välineet osoittautuivat hajauttamisprosessin toteutuksessa tehokkaiksi ja tarkoituksenmukaisiksi. |
| --- | --- |

65.

Ulkoisen avun hallinnoinnin uudistamisesta 16. toukokuuta 2000 annetussa tiedonannossa esitetään toimien toteutuksen aikataulu. Käytetyt suunnittelun ja seurannan välineet osoittautuivat hajauttamisprosessin toteutuksessa tehokkaiksi ja tarkoituksenmukaisiksi.

| 66. | Parhaillaan toteutetaan toimia rekrytointiongelmien ratkaisemiseksi ja EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden rakenteen sopeuttamiseksi, jotta ne voisivat tukea lähetystöjä nykyistä tehokkaammin. Lähetystöjen henkilöstön asianmukaiseen koulutukseen on panostettu runsaasti. EU:n ulkopuolella järjestetään lisää koulutustilaisuuksia, ja verkko-opiskelumoduuleja kehitetään. |
| --- | --- |

66.

Parhaillaan toteutetaan toimia rekrytointiongelmien ratkaisemiseksi ja EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden rakenteen sopeuttamiseksi, jotta ne voisivat tukea lähetystöjä nykyistä tehokkaammin. Lähetystöjen henkilöstön asianmukaiseen koulutukseen on panostettu runsaasti. EU:n ulkopuolella järjestetään lisää koulutustilaisuuksia, ja verkko-opiskelumoduuleja kehitetään.

| 67. | Hajautuksen edetessä EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden ensimmäinen uudelleenjärjestely toteutettiin ja uusi organisaatiorakenne hyväksyttiin 17. helmikuuta 2003. Tehtävien muuttumisen johdosta nyt ollaan lisäksi tekemässä mukautuksia päätoimipaikan koko hallintosuunnitelmaan. Hallintosuunnitelma on suunnittelun, hallinnoinnin ja seurannan keskeinen väline päätoimipaikassa. Sen avulla osastot voivat suunnitella ja hallita muutoksia. Komissio selvittää parhaillaan, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty vastuujako pääosastojen kesken.
  Henkilöstövarojen uudelleenjärjestelyn taustalla oli valtava henkilöstövajaus suhteessa kaikkiin tärkeisiin avunantajiin, jäsenvaltiot mukaan luettuina. |
| --- | --- |

67.

Hajautuksen edetessä EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden ensimmäinen uudelleenjärjestely toteutettiin ja uusi organisaatiorakenne hyväksyttiin 17. helmikuuta 2003. Tehtävien muuttumisen johdosta nyt ollaan lisäksi tekemässä mukautuksia päätoimipaikan koko hallintosuunnitelmaan. Hallintosuunnitelma on suunnittelun, hallinnoinnin ja seurannan keskeinen väline päätoimipaikassa. Sen avulla osastot voivat suunnitella ja hallita muutoksia. Komissio selvittää parhaillaan, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty vastuujako pääosastojen kesken.

Henkilöstövarojen uudelleenjärjestelyn taustalla oli valtava henkilöstövajaus suhteessa kaikkiin tärkeisiin avunantajiin, jäsenvaltiot mukaan luettuina.

| 68. | Monet seurannan välineistä, kuten ulkoisen avun hallinnointia koskevat kertomukset, olivat sisäisen hajautuksen kannalta uusia. Niiden käytön ja toiminnallisten sovellusten hienosäätöön kului jonkin verran aikaa. |
| --- | --- |

68.

Monet seurannan välineistä, kuten ulkoisen avun hallinnointia koskevat kertomukset, olivat sisäisen hajautuksen kannalta uusia. Niiden käytön ja toiminnallisten sovellusten hienosäätöön kului jonkin verran aikaa.

| 69. | Vuoden 2005 alussa toteutettavan uudelleenjärjestelyn odotetaan parantavan päätoimipaikan edellytyksiä hoitaa tukitehtäväänsä. |
| --- | --- |

69.

Vuoden 2005 alussa toteutettavan uudelleenjärjestelyn odotetaan parantavan päätoimipaikan edellytyksiä hoitaa tukitehtäväänsä.

| 70. | Indikaattorien perustana olivat pikemminkin varainhoitoa koskevat tiedot kuin laatua kuvaavat seikat, vaikka jotkin niistä ilmentävät myös laatunäkökohtia. Tulosten laatua mittaavien indikaattorien määrittely ei ole yksinkertaista. EuropeAid vertailee parhaillaan eri tapoja arvioida toimiensa laadukkuutta, ja se aikoo ottaa käyttöön riittävän luotettavat, ja siis uskottavat, laatuindikaattorit. |
| --- | --- |

70.

Indikaattorien perustana olivat pikemminkin varainhoitoa koskevat tiedot kuin laatua kuvaavat seikat, vaikka jotkin niistä ilmentävät myös laatunäkökohtia. Tulosten laatua mittaavien indikaattorien määrittely ei ole yksinkertaista. EuropeAid vertailee parhaillaan eri tapoja arvioida toimiensa laadukkuutta, ja se aikoo ottaa käyttöön riittävän luotettavat, ja siis uskottavat, laatuindikaattorit.

| 71. | Sisäisen hajauttamisen myötä lähetystöt voivat valvoa täytäntöönpano-organisaatioiden varainhoidon valvontaa aiempaa tiukemmin. Viime vuosien aikana vakiomuotoisten sopimusasiakirjojen käyttöönotto on osaltaan tehostanut valvontaa, ja lisäksi vuodesta 2003 hanketilit on tarkastettu ennen viimeisen maksuerän suoritusta. Ulkoista tarkastusta koskeva strategia saatiin valmiiksi vuonna 2004. |
| --- | --- |

71.

Sisäisen hajauttamisen myötä lähetystöt voivat valvoa täytäntöönpano-organisaatioiden varainhoidon valvontaa aiempaa tiukemmin. Viime vuosien aikana vakiomuotoisten sopimusasiakirjojen käyttöönotto on osaltaan tehostanut valvontaa, ja lisäksi vuodesta 2003 hanketilit on tarkastettu ennen viimeisen maksuerän suoritusta. Ulkoista tarkastusta koskeva strategia saatiin valmiiksi vuonna 2004.

| 72. | Parhaillaan toteutetaan toimia rekrytointiongelmien ratkaisemiseksi ja EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden rakenteen sopeuttamiseksi, jotta ne voisivat tukea lähetystöjä nykyistä tehokkaammin.
  On pyritty varmistamaan, että CRIS-järjestelmän raportointimahdollisuudet vastaavat käyttäjien yleisimpiä tarpeita. EuropeAid-yhteistyötoimisto paneutuu erityisellä huolella CRIS-rahoitusennusteosion ja asianmukaiset raportointimahdollisuudet käsittävän, koko hankesuunnitelmaa koskevan hallinnointiosion kehittämiseen. CRIS-järjestelmään tallennettujen tietojen pohjalta on lisäksi tarkoitus kehittää muutamia vakiomuotoisia johtamisen indikaattoreita. |
| --- | --- |

72.

Parhaillaan toteutetaan toimia rekrytointiongelmien ratkaisemiseksi ja EuropeAid-yhteistyötoimiston yksiköiden rakenteen sopeuttamiseksi, jotta ne voisivat tukea lähetystöjä nykyistä tehokkaammin.

On pyritty varmistamaan, että CRIS-järjestelmän raportointimahdollisuudet vastaavat käyttäjien yleisimpiä tarpeita. EuropeAid-yhteistyötoimisto paneutuu erityisellä huolella CRIS-rahoitusennusteosion ja asianmukaiset raportointimahdollisuudet käsittävän, koko hankesuunnitelmaa koskevan hallinnointiosion kehittämiseen. CRIS-järjestelmään tallennettujen tietojen pohjalta on lisäksi tarkoitus kehittää muutamia vakiomuotoisia johtamisen indikaattoreita.

| 73. | Komissio on tietoinen siitä, että kansallisten hallintojen suorituskykyä on parannettava. |
| --- | --- |

73.

Komissio on tietoinen siitä, että kansallisten hallintojen suorituskykyä on parannettava.

SUOSITUKSET

| 74. | Uudistuksen alussa otettiin käyttöön lähinnä varainhoitoa koskeviin tietoihin perustuvat indikaattorit. Parhaillaan ollaan kehittämässä täydentäviä indikaattoreita avun toimitusten nopeuden ja laadun mittaamista varten. |
| --- | --- |

74.

Uudistuksen alussa otettiin käyttöön lähinnä varainhoitoa koskeviin tietoihin perustuvat indikaattorit. Parhaillaan ollaan kehittämässä täydentäviä indikaattoreita avun toimitusten nopeuden ja laadun mittaamista varten.

| 75. | Kustannusten seuranta antaa mahdollisuuden verrata toteutuneita kustannuksia alkuperäiseen arvioon vuoden 2005 lopussa, kun hajauttamisprosessi on saatu päätökseen. |
| --- | --- |

75.

Kustannusten seuranta antaa mahdollisuuden verrata toteutuneita kustannuksia alkuperäiseen arvioon vuoden 2005 lopussa, kun hajauttamisprosessi on saatu päätökseen.

| 76. | Ulkomaanedustuksen henkilöstön hallinnoimisen parantamiseksi on tehty viime vuosina paljon työtä. Nyt ollaan vähitellen toteuttamassa muita vuoden 2002 hallinnonuudistuksessa ennakoituja toimenpiteitä. Komissio myöntää silti, että parannuksia tarvitaan vielä, ja pohdintatyö on käynnissä. |
| --- | --- |

76.

Ulkomaanedustuksen henkilöstön hallinnoimisen parantamiseksi on tehty viime vuosina paljon työtä. Nyt ollaan vähitellen toteuttamassa muita vuoden 2002 hallinnonuudistuksessa ennakoituja toimenpiteitä. Komissio myöntää silti, että parannuksia tarvitaan vielä, ja pohdintatyö on käynnissä.

| 77. | Komissio selvittää parhaillaan, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty vastuujako pääosastojen kesken. |
| --- | --- |

77.

Komissio selvittää parhaillaan, kuinka eri alojen asiantuntemus voitaisiin organisoida niin, että samalla toteutuisi vuonna 2001 tehdyssä toimielinten välisessä sopimuksessa esitetty vastuujako pääosastojen kesken.

| 78. | Kaikkia mainittuja ongelmia käsiteltiin uudistusohjelmassa. Lisää parannuksia tehdään uudistusten jatkotoimien yhteydessä. |
| --- | --- |

78.

Kaikkia mainittuja ongelmia käsiteltiin uudistusohjelmassa. Lisää parannuksia tehdään uudistusten jatkotoimien yhteydessä.

| 79. | Komissio noudattaa jo suositusta kehittää EuropeAidin tukitehtävää. |
| --- | --- |

79.

Komissio noudattaa jo suositusta kehittää EuropeAidin tukitehtävää.

| 80. | EuropeAid-yhteistyötoimisto toteuttaa parhaillaan toimenpiteitä kansallisten hallintojen suorituskyvyn parantamiseksi. |
| --- | --- |

80.

EuropeAid-yhteistyötoimisto toteuttaa parhaillaan toimenpiteitä kansallisten hallintojen suorituskyvyn parantamiseksi.

| 81. | Tarkastuksen tulosten perusteella toteutettavat jatkotoimet ovat osa budjettikohtien hallinnoimiseen liittyviä tehtäviä sekä lähetystöissä että päätoimipaikassa. Jokaiseen tarkastuskertomukseen olisi kiinnitettävä asianmukaista huomiota ja tarpeelliset jatkotoimet olisi tehtävä. Tietyt tiedot saattaa kuitenkin käyttöön CRIS AUDIT, erityisesti tiedot vuotuisten tarkastussuunnitelmien yhteydessä toteutetuista ja muista päätoimipaikan ja lähetystöjen tekemistä tarkastuksista. |
| --- | --- |

81.

Tarkastuksen tulosten perusteella toteutettavat jatkotoimet ovat osa budjettikohtien hallinnoimiseen liittyviä tehtäviä sekä lähetystöissä että päätoimipaikassa. Jokaiseen tarkastuskertomukseen olisi kiinnitettävä asianmukaista huomiota ja tarpeelliset jatkotoimet olisi tehtävä. Tietyt tiedot saattaa kuitenkin käyttöön CRIS AUDIT, erityisesti tiedot vuotuisten tarkastussuunnitelmien yhteydessä toteutetuista ja muista päätoimipaikan ja lähetystöjen tekemistä tarkastuksista.

| 82. | Komission uudistamisesta annetussa komission valkoisessa kirjassa esitetyn toimen 73 nojalla komissio on perustanut keskusyksikön mallisopimusten yhdenmukaistamista ja sopimusten hallinnoimista varten. Lisäksi komissio ehdottaa lokakuussa 2004 käynnistämässään varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjen tarkistuksessa yksinkertaistettua järjestelmää, jota sovellettaisiin myönnettäessä komission vastuulla olevia sopimuksia, lähetystöjen hallinnoimat sopimukset mukaan luettuina. EuropeAid-yhteistyötoimisto päätti marraskuussa 2004 perustaa työryhmän tarkastelemaan kaikkia menettelyllisiä ohjeita tavoitteena niiden yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen. |
| --- | --- |

82.

Komission uudistamisesta annetussa komission valkoisessa kirjassa esitetyn toimen 73 nojalla komissio on perustanut keskusyksikön mallisopimusten yhdenmukaistamista ja sopimusten hallinnoimista varten. Lisäksi komissio ehdottaa lokakuussa 2004 käynnistämässään varainhoitoasetuksen täytäntöönpanosääntöjen tarkistuksessa yksinkertaistettua järjestelmää, jota sovellettaisiin myönnettäessä komission vastuulla olevia sopimuksia, lähetystöjen hallinnoimat sopimukset mukaan luettuina. EuropeAid-yhteistyötoimisto päätti marraskuussa 2004 perustaa työryhmän tarkastelemaan kaikkia menettelyllisiä ohjeita tavoitteena niiden yksinkertaistaminen ja yhdenmukaistaminen.

---

(1)  Ks. SEK(2002) 1362 lopullinen: ”Communication by Mrs. Schreyer to the Commission: Overall assessment of the readiness of the Commission services for integrating the new Financial Regulation in their internal control systems”, 17.12.2002 (suomenkielistä toisintoa ei saatavilla).

---