# Επίσημη Εφημερίδα C 72/2005

| | ISSN 1725-2415 |
| --- | --- |
| Επίσημη Εφημερίδα
  της Ευρωπαϊκής Ένωσης | C 72 |
| | |
| Έκδοση στην ελληνική γλώσσα | Ανακοινώσεις και Πληροφορίες | 48ό έτος22 Μαρτίου 2005 |

ISSN 1725-2415

Επίσημη Εφημερίδα

της Ευρωπαϊκής Ένωσης

C 72

Έκδοση στην ελληνική γλώσσα

Ανακοινώσεις και Πληροφορίες

48ό έτος22 Μαρτίου 2005

---

| Ανακοίνωση αριθ | Περιεχόμενα | Σελίδα |
| --- | --- | --- |
| | I   Ανακοινώσεις |
| | Ελεγκτικό Συνέδριο |
| 2005/C 072/1 | Ειδικη εκθεση αριθ. 10/2004 σχετικά με την ανάθεση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Επιτροπής | 1 |

Ανακοίνωση αριθ

Περιεχόμενα

Σελίδα

I   Ανακοινώσεις

Ελεγκτικό Συνέδριο

2005/C 072/1

Ειδικη εκθεση αριθ. 10/2004 σχετικά με την ανάθεση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Επιτροπής

1

| EL | |
| --- | --- |

EL

---

I Ανακοινώσεις

Ελεγκτικό Συνέδριο

| 22.3.2005 | EL | Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης | C 72/1 |
| --- | --- | --- | --- |

22.3.2005

EL

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

C 72/1

---

ΕΙΔΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ αριθ. 10/2004

σχετικά με την ανάθεση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Επιτροπής

(υποβαλλόμενη δυνάμει του άρθρου 248 παράγραφος 4 δεύτερο εδάφιο της συνθήκης ΕΚ)

(2005/C 000/01)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

| I-IX | ΣΥΝΟΨΗ |
| --- | --- |

I-IX

| 1-14 | ΕΙΣΑΓΩΓΗ |
| --- | --- |

1-14

| 1-5 | Πλαίσιο |
| --- | --- |

1-5

| 6-14 | Ο έλεγχος του Συνεδρίου |
| --- | --- |

6-14

| 15-63 | ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ |
| --- | --- |

15-63

| 15-38 | Διαδικασία ανάθεσης |
| --- | --- |

15-38

| 15-18 | Συνολική διαχείριση της ανάθεσης |
| --- | --- |

15-18

| 19-26 | Προετοιμασία των αντιπροσωπειών |
| --- | --- |

19-26

| 27-38 | Προετοιμασία των κεντρικών υπηρεσιών για το ρόλο παρακολούθησης και υποστήριξης |
| --- | --- |

27-38

| 39-63 | Αποτελέσματα της ανάθεσης |
| --- | --- |

39-63

| 39-42 | Δείκτες για τη μέτρηση των αποτελεσμάτων |
| --- | --- |

39-42

| 43-55 | Ταχύτητα |
| --- | --- |

43-55

| 56-60 | Ποιότητα |
| --- | --- |

56-60

| 61-63 | Αξιόπιστες δημοσιονομικές διαδικασίες |
| --- | --- |

61-63

| 64-73 | ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ |
| --- | --- |

64-73

| 74-82 | ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ |
| --- | --- |

74-82

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Απαντήσεις της Επιτροπής

ΓΛΩΣΣΑΡΙΟ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΩΝ

| ΑΚΕ | χώρες της Αφρικής, της Καραϊβικής και του Ειρηνικού |
| --- | --- |
| CRIS | Common Relex Information System (κοινό σύστημα πληροφόρησης Relex) |
| ΓΤΒ | γραφείο τεχνικής βοήθειας |
| DEV | Γενική Διεύθυνση Ανάπτυξης |
| ΔΚ | δημοσιονομικός κανονισμός |
| ΕΔΕΒ | έκθεση για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας |
| ΕΚ | Ευρωπαϊκή Κοινότητα |
| ΕΤΑ | Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης |
| EuropeAid | γραφείο συνεργασίας EuropeAid |
| ΚΥ | κεντρικές υπηρεσίες |
| ΜΚΟ | μη κυβερνητική οργάνωση |
| OLAS | On Line Accounting System (λογιστικό σύστημα σε απευθείας σύνδεση) |
| Ο & Σ | μονάδα «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων» |
| RELEX | Γενική Διεύθυνση Εξωτερικών Σχέσεων |
| SINCOM | λογιστικό σύστημα της Επιτροπής |
| ΤΥΤΒ | τοπικός υπάλληλος τεχνικής βοήθειας |
| ΥΕΕ | Υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου |
| ΥπΑ | «υπόλοιπο προς ανάληψη» = υποχρεώσεις που πρόκειται να αναληφθούν |
| ΥπΕ | «υπόλοιπο προς εκκαθάριση» = αναλήψεις υποχρεώσεων που πρόκειται να αποτελέσουν αντικείμενο πληρωμής |

ΑΚΕ

χώρες της Αφρικής, της Καραϊβικής και του Ειρηνικού

CRIS

Common Relex Information System (κοινό σύστημα πληροφόρησης Relex)

ΓΤΒ

γραφείο τεχνικής βοήθειας

DEV

Γενική Διεύθυνση Ανάπτυξης

ΔΚ

δημοσιονομικός κανονισμός

ΕΔΕΒ

έκθεση για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας

ΕΚ

Ευρωπαϊκή Κοινότητα

ΕΤΑ

Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης

EuropeAid

γραφείο συνεργασίας EuropeAid

ΚΥ

κεντρικές υπηρεσίες

ΜΚΟ

μη κυβερνητική οργάνωση

OLAS

On Line Accounting System (λογιστικό σύστημα σε απευθείας σύνδεση)

Ο & Σ

μονάδα «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων»

RELEX

Γενική Διεύθυνση Εξωτερικών Σχέσεων

SINCOM

λογιστικό σύστημα της Επιτροπής

ΤΥΤΒ

τοπικός υπάλληλος τεχνικής βοήθειας

ΥΕΕ

Υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου

ΥπΑ

«υπόλοιπο προς ανάληψη» = υποχρεώσεις που πρόκειται να αναληφθούν

ΥπΕ

«υπόλοιπο προς εκκαθάριση» = αναλήψεις υποχρεώσεων που πρόκειται να αποτελέσουν αντικείμενο πληρωμής

ΣΥΝΟΨΗ

| I. | Τον Μάιο του 2000 η Επιτροπή ανακοίνωσε μια σημαντική μεταρρύθμιση της διαχείρισης του προγράμματός της για την εξωτερική βοήθεια, με κύριους στόχους την επίτευξη ριζικών βελτιώσεων στην ταχύτητα και στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ και την εξασφάλιση αξιόπιστων δημοσιονομικών διαδικασιών. Βασική συνιστώσα της μεταρρύθμισης είναι η εκτενής ανάθεση καθηκόντων και αρμοδιοτήτων διαχείρισης της βοήθειας στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής. Ως αποτέλεσμα της ανάθεσης αυτής, οι αντιπροσωπείες είναι πλέον αρμόδιες για την προετοιμασία των σχεδίων, τη σύναψη των σχετικών συμβάσεων και την οικονομική και τεχνική υλοποίηση και, για το λόγο αυτό, τους διατέθηκαν σημαντικοί επιπρόσθετοι τεχνικοί πόροι και ανθρώπινο δυναμικό. Η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες έχει επίσης σημαντικές συνέπειες για τις κεντρικές υπηρεσίες του Γραφείου συνεργασίας EuropeAid (ή EuropeAid) στις Βρυξέλλες, καθώς ο ρόλος των δεύτερων απομακρύνεται από την άμεση διαχείριση των σχεδίων και προσανατολίζεται στην παρακολούθηση και στην υποστήριξη των πρώτων (βλέπε σημεία 1 έως 5). |
| --- | --- |

I.

Τον Μάιο του 2000 η Επιτροπή ανακοίνωσε μια σημαντική μεταρρύθμιση της διαχείρισης του προγράμματός της για την εξωτερική βοήθεια, με κύριους στόχους την επίτευξη ριζικών βελτιώσεων στην ταχύτητα και στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ και την εξασφάλιση αξιόπιστων δημοσιονομικών διαδικασιών. Βασική συνιστώσα της μεταρρύθμισης είναι η εκτενής ανάθεση καθηκόντων και αρμοδιοτήτων διαχείρισης της βοήθειας στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής. Ως αποτέλεσμα της ανάθεσης αυτής, οι αντιπροσωπείες είναι πλέον αρμόδιες για την προετοιμασία των σχεδίων, τη σύναψη των σχετικών συμβάσεων και την οικονομική και τεχνική υλοποίηση και, για το λόγο αυτό, τους διατέθηκαν σημαντικοί επιπρόσθετοι τεχνικοί πόροι και ανθρώπινο δυναμικό. Η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες έχει επίσης σημαντικές συνέπειες για τις κεντρικές υπηρεσίες του Γραφείου συνεργασίας EuropeAid (ή EuropeAid) στις Βρυξέλλες, καθώς ο ρόλος των δεύτερων απομακρύνεται από την άμεση διαχείριση των σχεδίων και προσανατολίζεται στην παρακολούθηση και στην υποστήριξη των πρώτων (βλέπε σημεία 1 έως 5).

| II. | Το Συνέδριο πραγματοποίησε επίσκεψη σε δέκα αντιπροσωπείες καθώς και στις κεντρικές υπηρεσίες στις Βρυξέλλες, προκειμένου να εξετάσει κατά πόσο η Επιτροπή διαχειρίστηκε επιτυχώς τη διαδικασία ανάθεσης και εάν η κατ' ανάθεση διαχείριση στις αντιπροσωπείες έχει αρχίσει να επιφέρει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα (δεδομένου ότι το διάστημα κατά το οποίο οι αντιπροσωπείες εργάστηκαν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης ήταν πολύ σύντομο) (βλέπε σημεία 6 έως 14). |
| --- | --- |

II.

Το Συνέδριο πραγματοποίησε επίσκεψη σε δέκα αντιπροσωπείες καθώς και στις κεντρικές υπηρεσίες στις Βρυξέλλες, προκειμένου να εξετάσει κατά πόσο η Επιτροπή διαχειρίστηκε επιτυχώς τη διαδικασία ανάθεσης και εάν η κατ' ανάθεση διαχείριση στις αντιπροσωπείες έχει αρχίσει να επιφέρει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα (δεδομένου ότι το διάστημα κατά το οποίο οι αντιπροσωπείες εργάστηκαν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης ήταν πολύ σύντομο) (βλέπε σημεία 6 έως 14).

| III. | Η ανάθεση των διαχειριστικών αρμοδιοτήτων στις 78 αντιπροσωπείες επέφερε μιας μείζονος σημασίας αναδιοργάνωση των υπηρεσιών της Επιτροπής στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας. Η εφαρμογή της στην πράξη, με σχεδόν το σύνολο των αντιπροσωπειών να λειτουργούν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης το καλοκαίρι του 2004, αποτελεί σημαντικό επίτευγμα (βλέπε σημεία 15 έως 17). |
| --- | --- |

III.

Η ανάθεση των διαχειριστικών αρμοδιοτήτων στις 78 αντιπροσωπείες επέφερε μιας μείζονος σημασίας αναδιοργάνωση των υπηρεσιών της Επιτροπής στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας. Η εφαρμογή της στην πράξη, με σχεδόν το σύνολο των αντιπροσωπειών να λειτουργούν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης το καλοκαίρι του 2004, αποτελεί σημαντικό επίτευγμα (βλέπε σημεία 15 έως 17).

| IV. | Όσον αφορά τη διαχείριση της διαδικασίας της ανάθεσης, εκ μέρους της Επιτροπής, αυτή μπορεί να θεωρηθεί επιτυχής σε λογικό βαθμό, τουλάχιστον όσον αφορά τις αντιπροσωπείες. Ωστόσο, στο σχεδιασμό της η Επιτροπή δεν συμπεριέλαβε μια σειρά στοιχείων, τα οποία θα μπορούσαν να είχαν διευκολύνει τον έλεγχο της εν λόγω διαδικασίας, ενώ ορισμένοι προβληματικοί τομείς χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής (βλέπε σημείο 18). |
| --- | --- |

IV.

Όσον αφορά τη διαχείριση της διαδικασίας της ανάθεσης, εκ μέρους της Επιτροπής, αυτή μπορεί να θεωρηθεί επιτυχής σε λογικό βαθμό, τουλάχιστον όσον αφορά τις αντιπροσωπείες. Ωστόσο, στο σχεδιασμό της η Επιτροπή δεν συμπεριέλαβε μια σειρά στοιχείων, τα οποία θα μπορούσαν να είχαν διευκολύνει τον έλεγχο της εν λόγω διαδικασίας, ενώ ορισμένοι προβληματικοί τομείς χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής (βλέπε σημείο 18).

| V. | Γενικά, οι αντιπροσωπείες προετοιμάστηκαν σχετικά καλά για να λειτουργήσουν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης, μολονότι υπάρχουν προβλήματα με την πλήρωση θέσεων, ενώ εξακολουθεί να υπάρχει η ανάγκη επιμόρφωσης. Η προετοιμασία των κεντρικών υπηρεσιών (ΚΥ) είχε σχεδιαστεί λιγότερο καλά και χαρακτηριζόταν από έλλειψη ανάλυσης και διαβουλεύσεων. Οι αντιπροσωπείες εξακολουθούν να χρειάζονται σημαντική υποστήριξη προκειμένου να προσαρμοστούν στο νέο ρόλο τους και οι κεντρικές υπηρεσίες αντιμετωπίζουν δυσκολίες στο να τους παράσχουν την απαιτούμενη υποστήριξη, καθώς οι θεματικές ειδικές γνώσεις διασκορπίζονται όλο και περισσότερο στους κόλπους των διαφόρων γεωγραφικών διευθύνσεων λόγω της μείωσης του προσωπικού των ΚΥ. Μολονότι οι ΚΥ επινόησαν διάφορα μέσα για την παρακολούθηση των αντιπροσωπειών και τους παρείχαν σημαντική υποστήριξη, και στους δύο τομείς υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης (βλέπε σημεία 19 έως 38). |
| --- | --- |

V.

Γενικά, οι αντιπροσωπείες προετοιμάστηκαν σχετικά καλά για να λειτουργήσουν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης, μολονότι υπάρχουν προβλήματα με την πλήρωση θέσεων, ενώ εξακολουθεί να υπάρχει η ανάγκη επιμόρφωσης. Η προετοιμασία των κεντρικών υπηρεσιών (ΚΥ) είχε σχεδιαστεί λιγότερο καλά και χαρακτηριζόταν από έλλειψη ανάλυσης και διαβουλεύσεων. Οι αντιπροσωπείες εξακολουθούν να χρειάζονται σημαντική υποστήριξη προκειμένου να προσαρμοστούν στο νέο ρόλο τους και οι κεντρικές υπηρεσίες αντιμετωπίζουν δυσκολίες στο να τους παράσχουν την απαιτούμενη υποστήριξη, καθώς οι θεματικές ειδικές γνώσεις διασκορπίζονται όλο και περισσότερο στους κόλπους των διαφόρων γεωγραφικών διευθύνσεων λόγω της μείωσης του προσωπικού των ΚΥ. Μολονότι οι ΚΥ επινόησαν διάφορα μέσα για την παρακολούθηση των αντιπροσωπειών και τους παρείχαν σημαντική υποστήριξη, και στους δύο τομείς υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης (βλέπε σημεία 19 έως 38).

| VI. | Όσον αφορά τα αποτελέσματα της ανάθεσης, λιγότερο από δύο χρόνια μετά την ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, είναι ακόμη πολύ νωρίς για να γίνουν αντιληπτές οι επιδιωκόμενες βελτιώσεις στην ταχύτητα και στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ. Επίσης, η απουσία ενός πλήρους συνδυασμού δεικτών απόδοσης, σε πρώιμο στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης, δυσχεραίνει τη μέτρηση της συντελούμενης προόδου προς την κατεύθυνση της επίτευξης των κυριότερων στόχων (βλέπε σημεία 39 έως 42, 48 έως 51, 53, 56 και 57). |
| --- | --- |

VI.

Όσον αφορά τα αποτελέσματα της ανάθεσης, λιγότερο από δύο χρόνια μετά την ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, είναι ακόμη πολύ νωρίς για να γίνουν αντιληπτές οι επιδιωκόμενες βελτιώσεις στην ταχύτητα και στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ. Επίσης, η απουσία ενός πλήρους συνδυασμού δεικτών απόδοσης, σε πρώιμο στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης, δυσχεραίνει τη μέτρηση της συντελούμενης προόδου προς την κατεύθυνση της επίτευξης των κυριότερων στόχων (βλέπε σημεία 39 έως 42, 48 έως 51, 53, 56 και 57).

| VII. | Ωστόσο, στην πλειονότητα των αντιπροσωπειών στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη υπάρχουν ενδείξεις ότι η κατ' ανάθεση διαχείριση οδεύει προς την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. Η ταχύτητα και η ποιότητα της διαχείρισης των σχεδίων ωφελούνται από την αυξημένη δυναμικότητα των επιχειρησιακών μονάδων των αντιπροσωπειών και από την παρουσία επί τόπου του προσωπικού των μονάδων «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων». Το γεγονός αυτό συνεπάγεται μεγαλύτερες δυνατότητες για την επίλυση προβλημάτων στις αντιπροσωπείες και περισσότερες επαφές με τους δικαιούχους και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, των κινδύνων και των ευκαιριών. Η ανάθεση εξασφαλίζει γενικώς αξιόπιστες διαδικασίες δημοσιονομικής διαχείρισης, οι οποίες όμως δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί αρκετά από την άποψη της οικονομικής παρακολούθησης των φορέων υλοποίησης (βλέπε σημεία 43, 46, 54, 58, 61 και 62). |
| --- | --- |

VII.

Ωστόσο, στην πλειονότητα των αντιπροσωπειών στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη υπάρχουν ενδείξεις ότι η κατ' ανάθεση διαχείριση οδεύει προς την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. Η ταχύτητα και η ποιότητα της διαχείρισης των σχεδίων ωφελούνται από την αυξημένη δυναμικότητα των επιχειρησιακών μονάδων των αντιπροσωπειών και από την παρουσία επί τόπου του προσωπικού των μονάδων «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων». Το γεγονός αυτό συνεπάγεται μεγαλύτερες δυνατότητες για την επίλυση προβλημάτων στις αντιπροσωπείες και περισσότερες επαφές με τους δικαιούχους και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, των κινδύνων και των ευκαιριών. Η ανάθεση εξασφαλίζει γενικώς αξιόπιστες διαδικασίες δημοσιονομικής διαχείρισης, οι οποίες όμως δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί αρκετά από την άποψη της οικονομικής παρακολούθησης των φορέων υλοποίησης (βλέπε σημεία 43, 46, 54, 58, 61 και 62).

| VIII. | Προς το παρόν, τα προβλήματα στην πρόσληψη προσωπικού με την κατάλληλη εξειδίκευση και στην αξιοποίηση αυτών των ειδικών γνώσεων κατά το βέλτιστο τρόπο, οι δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι ΚΥ για την παροχή υποστήριξης στις αντιπροσωπείες, καθώς και τα ανεπαρκή συστήματα οικονομικών πληροφοριών και οι πολύπλοκες διαδικασίες περιορίζουν τα αποτελέσματα που αναμενόταν να επιφέρει η ανάθεση όσον αφορά την αύξηση της ταχύτητας και τη βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης των σχεδίων (βλέπε σημεία 44, 45, 47, 52, 55, 59, 60 και 63). |
| --- | --- |

VIII.

Προς το παρόν, τα προβλήματα στην πρόσληψη προσωπικού με την κατάλληλη εξειδίκευση και στην αξιοποίηση αυτών των ειδικών γνώσεων κατά το βέλτιστο τρόπο, οι δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι ΚΥ για την παροχή υποστήριξης στις αντιπροσωπείες, καθώς και τα ανεπαρκή συστήματα οικονομικών πληροφοριών και οι πολύπλοκες διαδικασίες περιορίζουν τα αποτελέσματα που αναμενόταν να επιφέρει η ανάθεση όσον αφορά την αύξηση της ταχύτητας και τη βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης των σχεδίων (βλέπε σημεία 44, 45, 47, 52, 55, 59, 60 και 63).

| IX. | Οι σημαντικότερες συστάσεις που διατυπώνονται βάσει των παρατηρήσεων και των συμπερασμάτων του Συνεδρίου είναι οι ακόλουθες:






  — | πρέπει να καθιερωθούν κατάλληλοι δείκτες οι οποίοι να αφορούν την ταχύτητα και την ποιότητα της βοήθειας, προκειμένου να μετράται η συντελούμενη πρόοδος από χρόνο σε χρόνο και βάσει προτύπων που πρέπει να καθοριστούν· |
| --- | --- | --- |

IX.

Οι σημαντικότερες συστάσεις που διατυπώνονται βάσει των παρατηρήσεων και των συμπερασμάτων του Συνεδρίου είναι οι ακόλουθες:

—

πρέπει να καθιερωθούν κατάλληλοι δείκτες οι οποίοι να αφορούν την ταχύτητα και την ποιότητα της βοήθειας, προκειμένου να μετράται η συντελούμενη πρόοδος από χρόνο σε χρόνο και βάσει προτύπων που πρέπει να καθοριστούν·

| — | το πραγματικό ετήσιο κόστος της ανάθεσης πρέπει να παρακολουθείται και να συγκρίνεται με τις σχετικές προβλέψεις· |
| --- | --- |

—

το πραγματικό ετήσιο κόστος της ανάθεσης πρέπει να παρακολουθείται και να συγκρίνεται με τις σχετικές προβλέψεις·

| — | η Επιτροπή οφείλει να μεριμνήσει ώστε οι διαδικασίες πρόσληψης, οι μισθοί και οι λοιποί όροι απασχόλησης να μπορούν να προσελκύουν προσωπικό με τις κατάλληλες ειδικές γνώσεις, προκειμένου να ικανοποιούνται οι αυξημένες ανάγκες σε προσωπικό των αντιπροσωπειών· |
| --- | --- |

—

η Επιτροπή οφείλει να μεριμνήσει ώστε οι διαδικασίες πρόσληψης, οι μισθοί και οι λοιποί όροι απασχόλησης να μπορούν να προσελκύουν προσωπικό με τις κατάλληλες ειδικές γνώσεις, προκειμένου να ικανοποιούνται οι αυξημένες ανάγκες σε προσωπικό των αντιπροσωπειών·

| — | οι θεματικές ειδικές γνώσεις που διαθέτουν οι κεντρικές υπηρεσίες πρέπει να οργανωθούν, ούτως ώστε να παρέχεται στις αντιπροσωπείες καλή και αποτελεσματική υποστήριξη στον τομέα της ποιότητας· |
| --- | --- |

—

οι θεματικές ειδικές γνώσεις που διαθέτουν οι κεντρικές υπηρεσίες πρέπει να οργανωθούν, ούτως ώστε να παρέχεται στις αντιπροσωπείες καλή και αποτελεσματική υποστήριξη στον τομέα της ποιότητας·

| — | ο ρόλος της παρακολούθησης και ο υποστηρικτικός ρόλος που έχουν αναλάβει οι ΚΥ πρέπει να αναπτυχθεί περαιτέρω, ιδίως με τη βελτίωση των συστημάτων οικονομικών πληροφοριών και την ικανοποίηση των υπαρχουσών επιμορφωτικών αναγκών· |
| --- | --- |

—

ο ρόλος της παρακολούθησης και ο υποστηρικτικός ρόλος που έχουν αναλάβει οι ΚΥ πρέπει να αναπτυχθεί περαιτέρω, ιδίως με τη βελτίωση των συστημάτων οικονομικών πληροφοριών και την ικανοποίηση των υπαρχουσών επιμορφωτικών αναγκών·

| — | η Επιτροπή οφείλει να καταβάλει περισσότερες προσπάθειες για τη μείωση των καθυστερήσεων στην υλοποίηση των σχεδίων, και ιδίως των καθυστερήσεων στη διενέργεια των πληρωμών, οι οποίες σημειώνονται εκτός αντιπροσωπειών· |
| --- | --- |

—

η Επιτροπή οφείλει να καταβάλει περισσότερες προσπάθειες για τη μείωση των καθυστερήσεων στην υλοποίηση των σχεδίων, και ιδίως των καθυστερήσεων στη διενέργεια των πληρωμών, οι οποίες σημειώνονται εκτός αντιπροσωπειών·

| — | για τη βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες της, η Επιτροπή πρέπει να εξακολουθήσει να αποδίδει ιδιαίτερη προσοχή στην απλοποίηση, στην εναρμόνιση και στην αποσαφήνιση των δημοσιονομικών και των περί συμβάσεων διαδικασιών. |
| --- | --- |

—

για τη βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες της, η Επιτροπή πρέπει να εξακολουθήσει να αποδίδει ιδιαίτερη προσοχή στην απλοποίηση, στην εναρμόνιση και στην αποσαφήνιση των δημοσιονομικών και των περί συμβάσεων διαδικασιών.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Πλαίσιο

| 1. | Τον Μάιο του 2000 η Επιτροπή ανακοίνωσε μια σημαντική μεταρρύθμιση της διαχείρισης του προγράμματός της για την εξωτερική βοήθεια (1) βάσει των αρχών που περιέχονται στη Λευκή Βίβλο για τη μεταρρύθμιση της Επιτροπής γενικότερα (2). Όπως αναφέρεται στην ανακοίνωση της Επιτροπής, κύριος στόχος της εν λόγω μεταρρύθμισης είναι η επίτευξη ριζικών βελτιώσεων στην ταχύτητα, στην ποιότητα και στην εικόνα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ. Συγκεκριμένα, οι βασικοί στόχοι περιγράφονται ως εξής:






  — | ουσιαστική μείωση του χρόνου υλοποίησης των σχεδίων· |
| --- | --- | --- |

1.

Τον Μάιο του 2000 η Επιτροπή ανακοίνωσε μια σημαντική μεταρρύθμιση της διαχείρισης του προγράμματός της για την εξωτερική βοήθεια (1) βάσει των αρχών που περιέχονται στη Λευκή Βίβλο για τη μεταρρύθμιση της Επιτροπής γενικότερα (2). Όπως αναφέρεται στην ανακοίνωση της Επιτροπής, κύριος στόχος της εν λόγω μεταρρύθμισης είναι η επίτευξη ριζικών βελτιώσεων στην ταχύτητα, στην ποιότητα και στην εικόνα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ. Συγκεκριμένα, οι βασικοί στόχοι περιγράφονται ως εξής:

—

ουσιαστική μείωση του χρόνου υλοποίησης των σχεδίων·

| — | σημαντικές βελτιώσεις στην ποιότητα και στην προσαρμοστικότητα της διαχείρισης των σχεδίων· |
| --- | --- |

—

σημαντικές βελτιώσεις στην ποιότητα και στην προσαρμοστικότητα της διαχείρισης των σχεδίων·

| — | εξασφάλιση αξιόπιστων διαδικασιών οικονομικής, τεχνικής και συμβατικής διαχείρισης, σύμφωνα με τα βέλτιστα διεθνή πρότυπα δεοντολογίας και ευθύνης· |
| --- | --- |

—

εξασφάλιση αξιόπιστων διαδικασιών οικονομικής, τεχνικής και συμβατικής διαχείρισης, σύμφωνα με τα βέλτιστα διεθνή πρότυπα δεοντολογίας και ευθύνης·

| — | βελτίωση του αντίκτυπου και της αναγνωρισιμότητας της αναπτυξιακής συνεργασίας και βοήθειας της ΕΚ. |
| --- | --- |

—

βελτίωση του αντίκτυπου και της αναγνωρισιμότητας της αναπτυξιακής συνεργασίας και βοήθειας της ΕΚ.

| 2. | Βασική συνιστώσα της μεταρρύθμισης είναι η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, ήτοι η μεταβίβαση καθηκόντων και αρμοδιοτήτων αναφορικά με τη διαχείριση των δραστηριοτήτων συνεργασίας, χρηματοδοτούμενων από την ΕΚ, από τις κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής στις Βρυξέλλες (συγκεκριμένα από το EuropeAid) στις αντιπροσωπείες της στις ανά την υφήλιο δικαιούχους χώρες (3). Την τελική ευθύνη εξακολουθούν να φέρουν οι κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής στις Βρυξέλλες. Άλλα σημαντικά στοιχεία αυτής της μεταρρύθμισης είναι η ενίσχυση του πολυετούς προγραμματισμού, η ένταξη στη διαδικασία του κύκλου του σχεδίου, η δημιουργία ενιαίου φορέα υπεύθυνου για την υλοποίηση των σχεδίων (EuropeAid), η ανάπτυξη κοινής διαχειριστικής νοοτροπίας στους κόλπους των υπηρεσιών εξωτερικών σχέσεων και οι ενέργειες για τη διαγραφή παλαιών και ανενεργών υποχρεώσεων. |
| --- | --- |

2.

Βασική συνιστώσα της μεταρρύθμισης είναι η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, ήτοι η μεταβίβαση καθηκόντων και αρμοδιοτήτων αναφορικά με τη διαχείριση των δραστηριοτήτων συνεργασίας, χρηματοδοτούμενων από την ΕΚ, από τις κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής στις Βρυξέλλες (συγκεκριμένα από το EuropeAid) στις αντιπροσωπείες της στις ανά την υφήλιο δικαιούχους χώρες (3). Την τελική ευθύνη εξακολουθούν να φέρουν οι κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής στις Βρυξέλλες. Άλλα σημαντικά στοιχεία αυτής της μεταρρύθμισης είναι η ενίσχυση του πολυετούς προγραμματισμού, η ένταξη στη διαδικασία του κύκλου του σχεδίου, η δημιουργία ενιαίου φορέα υπεύθυνου για την υλοποίηση των σχεδίων (EuropeAid), η ανάπτυξη κοινής διαχειριστικής νοοτροπίας στους κόλπους των υπηρεσιών εξωτερικών σχέσεων και οι ενέργειες για τη διαγραφή παλαιών και ανενεργών υποχρεώσεων.

| 3. | Η κατευθυντήρια αρχή για τη διαδικασία ανάθεσης διατυπωνόταν στην ανακοίνωση του Μαΐου του 2000 ως εξής: οι Βρυξέλλες δεν πρέπει να διαχειρίζονται ή να αποφασίζουν για όσα μπορούν να τύχουν καλύτερης διαχείρισης και να αποτελέσουν αντικείμενο καλύτερων αποφάσεων επί τόπου, κοντά στο πεδίο ενδιαφέροντος. Από επιχειρησιακή άποψη, οι σπουδαιότερες αλλαγές που επέφερε για τις αντιπροσωπείες η ανάθεση είναι ότι αυτές καθίστανται πλέον αρμόδιες για την ταυτοποίηση των σχεδίων/προγραμμάτων και την προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεων (με την επιφύλαξη, ωστόσο, της έγκρισης από τις ΚΥ), καθώς και για τη σύναψη των σχετικών συμβάσεων και την οικονομική και τεχνική υλοποίηση (4). Παράλληλα, η διαδικασία ανάθεσης εξουσιών χρησιμοποιήθηκε για την αντιμετώπιση του προβλήματος της γενικότερης έλλειψης προσωπικού στις αντιπροσωπείες, προκειμένου αυτές να είναι σε θέση να διεκπεραιώσουν αποτελεσματικότερα το επιχειρησιακό τους έργο ή να αναλάβουν τα καθήκοντα διαχείρισης της βοήθειας, που εκτελούσαν προηγουμένως τα γραφεία τεχνικής βοήθειας (ΓΤΒ) (5). |
| --- | --- |

3.

Η κατευθυντήρια αρχή για τη διαδικασία ανάθεσης διατυπωνόταν στην ανακοίνωση του Μαΐου του 2000 ως εξής: οι Βρυξέλλες δεν πρέπει να διαχειρίζονται ή να αποφασίζουν για όσα μπορούν να τύχουν καλύτερης διαχείρισης και να αποτελέσουν αντικείμενο καλύτερων αποφάσεων επί τόπου, κοντά στο πεδίο ενδιαφέροντος. Από επιχειρησιακή άποψη, οι σπουδαιότερες αλλαγές που επέφερε για τις αντιπροσωπείες η ανάθεση είναι ότι αυτές καθίστανται πλέον αρμόδιες για την ταυτοποίηση των σχεδίων/προγραμμάτων και την προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεων (με την επιφύλαξη, ωστόσο, της έγκρισης από τις ΚΥ), καθώς και για τη σύναψη των σχετικών συμβάσεων και την οικονομική και τεχνική υλοποίηση (4). Παράλληλα, η διαδικασία ανάθεσης εξουσιών χρησιμοποιήθηκε για την αντιμετώπιση του προβλήματος της γενικότερης έλλειψης προσωπικού στις αντιπροσωπείες, προκειμένου αυτές να είναι σε θέση να διεκπεραιώσουν αποτελεσματικότερα το επιχειρησιακό τους έργο ή να αναλάβουν τα καθήκοντα διαχείρισης της βοήθειας, που εκτελούσαν προηγουμένως τα γραφεία τεχνικής βοήθειας (ΓΤΒ) (5).

| 4. | Η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες έχει επίσης σημαντικές συνέπειες για τις κεντρικές υπηρεσίες στις Βρυξέλλες, καθώς ο ρόλος των δεύτερων απομακρύνεται από την άμεση διαχείριση των σχεδίων και προσανατολίζεται στην παρακολούθηση και στην υποστήριξη των πρώτων (συμπεριλαμβανομένων του συντονισμού, του ελέγχου ποιότητας και της βελτίωσης των πρακτικών εργασίας). |
| --- | --- |

4.

Η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες έχει επίσης σημαντικές συνέπειες για τις κεντρικές υπηρεσίες στις Βρυξέλλες, καθώς ο ρόλος των δεύτερων απομακρύνεται από την άμεση διαχείριση των σχεδίων και προσανατολίζεται στην παρακολούθηση και στην υποστήριξη των πρώτων (συμπεριλαμβανομένων του συντονισμού, του ελέγχου ποιότητας και της βελτίωσης των πρακτικών εργασίας).

| 5. | Η διαδικασία ανάθεσης περιλαμβάνει όλες τις γεωγραφικές περιοχές που καλύπτονται από το πρόγραμμα εξωτερικής βοήθειας της Επιτροπής, είτε αυτές χρηματοδοτούνται από τον προϋπολογισμό της Επιτροπής, είτε από τα Ευρωπαϊκά Ταμεία Ανάπτυξης. Η διαδικασία αυτή προβλεπόταν να ολοκληρωθεί κατά την περίοδο 2001-2003, σε τρία «κύματα», με 20 έως 30 αντιπροσωπείες κάθε φορά και να καλύψει συνολικά 78 αντιπροσωπείες (6). Η πρώτη ομάδα 21 αντιπροσωπειών άρχισε να λειτουργεί με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης από τις αρχές του 2002, η δεύτερη ομάδα 26 αντιπροσωπειών (συν το Γραφείο της Καμπούλ) στα τέλη του 2002/αρχές του 2003, και η τρίτη ομάδα 30 αντιπροσωπειών (όλες σε χώρες ΑΚΕ) στα τέλη του 2003/αρχές του 2004. Η ανάθεση αφορά όλα τα προγράμματα, προηγούνται ωστόσο τα γεωγραφικά (7) και ακολουθούν τα «οριζόντια», όπως είναι η επισιτιστική ασφάλεια, τα ανθρώπινα δικαιώματα και η συγχρηματοδότηση ΜΚΟ, και τα περιφερειακά (με εξαίρεση την ανθρωπιστική βοήθεια, η διαχείριση της οποίας δεν ανατίθεται στις αντιπροσωπείες). Σύμφωνα με την Επιτροπή, στα τέλη του 2003, συνολικό ποσό ύψους 14 δισεκατομμυρίων ευρώ, που αντιστοιχούσε σε αναλήψεις υποχρεώσεων που επρόκειτο να αποτελέσουν αντικείμενο πληρωμής και αφορούσαν γεωγραφικά προγράμματα, ενέπιπτε στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης. Το εν λόγω ποσό αντιστοιχεί περίπου στο 72 % του συνόλου των δημοσιονομικών αναλήψεων υποχρεώσεων αυτού του είδους. |
| --- | --- |

5.

Η διαδικασία ανάθεσης περιλαμβάνει όλες τις γεωγραφικές περιοχές που καλύπτονται από το πρόγραμμα εξωτερικής βοήθειας της Επιτροπής, είτε αυτές χρηματοδοτούνται από τον προϋπολογισμό της Επιτροπής, είτε από τα Ευρωπαϊκά Ταμεία Ανάπτυξης. Η διαδικασία αυτή προβλεπόταν να ολοκληρωθεί κατά την περίοδο 2001-2003, σε τρία «κύματα», με 20 έως 30 αντιπροσωπείες κάθε φορά και να καλύψει συνολικά 78 αντιπροσωπείες (6). Η πρώτη ομάδα 21 αντιπροσωπειών άρχισε να λειτουργεί με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης από τις αρχές του 2002, η δεύτερη ομάδα 26 αντιπροσωπειών (συν το Γραφείο της Καμπούλ) στα τέλη του 2002/αρχές του 2003, και η τρίτη ομάδα 30 αντιπροσωπειών (όλες σε χώρες ΑΚΕ) στα τέλη του 2003/αρχές του 2004. Η ανάθεση αφορά όλα τα προγράμματα, προηγούνται ωστόσο τα γεωγραφικά (7) και ακολουθούν τα «οριζόντια», όπως είναι η επισιτιστική ασφάλεια, τα ανθρώπινα δικαιώματα και η συγχρηματοδότηση ΜΚΟ, και τα περιφερειακά (με εξαίρεση την ανθρωπιστική βοήθεια, η διαχείριση της οποίας δεν ανατίθεται στις αντιπροσωπείες). Σύμφωνα με την Επιτροπή, στα τέλη του 2003, συνολικό ποσό ύψους 14 δισεκατομμυρίων ευρώ, που αντιστοιχούσε σε αναλήψεις υποχρεώσεων που επρόκειτο να αποτελέσουν αντικείμενο πληρωμής και αφορούσαν γεωγραφικά προγράμματα, ενέπιπτε στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης. Το εν λόγω ποσό αντιστοιχεί περίπου στο 72 % του συνόλου των δημοσιονομικών αναλήψεων υποχρεώσεων αυτού του είδους.

Ο έλεγχος του Συνεδρίου

| 6. | Ο έλεγχος του Συνεδρίου επικεντρώθηκε σε δύο βασικά ερωτήματα:






  — | διαχειρίστηκε η Επιτροπή επιτυχώς τη διαδικασία ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες της; |
| --- | --- | --- |

6.

Ο έλεγχος του Συνεδρίου επικεντρώθηκε σε δύο βασικά ερωτήματα:

—

διαχειρίστηκε η Επιτροπή επιτυχώς τη διαδικασία ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες της;

| — | έχει αρχίσει η κατ' ανάθεση διαχείριση να επιφέρει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα; |
| --- | --- |

—

έχει αρχίσει η κατ' ανάθεση διαχείριση να επιφέρει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα;

| 7. | Προκειμένου να δοθεί απάντηση στο πρώτο ερώτημα, με τον έλεγχο διερευνήθηκε ο τρόπος με τον οποίο προετοιμάσθηκαν αφενός οι αντιπροσωπείες για την άσκηση της κατ' ανάθεση διαχείρισης και αφετέρου, οι κεντρικές υπηρεσίες για τον ρόλο της παρακολούθησης και της υποστήριξης που ανέλαβαν. |
| --- | --- |

7.

Προκειμένου να δοθεί απάντηση στο πρώτο ερώτημα, με τον έλεγχο διερευνήθηκε ο τρόπος με τον οποίο προετοιμάσθηκαν αφενός οι αντιπροσωπείες για την άσκηση της κατ' ανάθεση διαχείρισης και αφετέρου, οι κεντρικές υπηρεσίες για τον ρόλο της παρακολούθησης και της υποστήριξης που ανέλαβαν.

| 8. | Όσον αφορά το δεύτερο ερώτημα, κατά τον έλεγχο εξετάσθηκαν τα συγκεκριμένα αποτελέσματα από την άποψη τόσο της βελτίωσης της ταχύτητας και της ποιότητας της βοήθειας, όσο και της εξασφάλισης αξιόπιστων δημοσιονομικών διαδικασιών. |
| --- | --- |

8.

Όσον αφορά το δεύτερο ερώτημα, κατά τον έλεγχο εξετάσθηκαν τα συγκεκριμένα αποτελέσματα από την άποψη τόσο της βελτίωσης της ταχύτητας και της ποιότητας της βοήθειας, όσο και της εξασφάλισης αξιόπιστων δημοσιονομικών διαδικασιών.

| 9. | Το Συνέδριο αναγνωρίζει ότι η διαδικασία ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες δεν είχε ολοκληρωθεί ακόμη κατά το χρόνο του ελέγχου (Οκτώβριος 2003 - Μάιος 2004) και ότι το διάστημα κατά το οποίο οι αντιπροσωπείες εργάστηκαν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης ήταν πολύ σύντομο. Ωστόσο, κρίθηκε ότι η προετοιμασία και υλοποίηση της ανάθεσης είχαν προχωρήσει αρκετά από την έναρξη της διαδικασίας το 2000, ώστε το Συνέδριο να είναι σε θέση να διενεργήσει τον έλεγχο αυτό και να καταλήξει σε σχετικά αποτελέσματα, ιδίως όσον αφορά τη διαδικασία ανάθεσης. |
| --- | --- |

9.

Το Συνέδριο αναγνωρίζει ότι η διαδικασία ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες δεν είχε ολοκληρωθεί ακόμη κατά το χρόνο του ελέγχου (Οκτώβριος 2003 - Μάιος 2004) και ότι το διάστημα κατά το οποίο οι αντιπροσωπείες εργάστηκαν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης ήταν πολύ σύντομο. Ωστόσο, κρίθηκε ότι η προετοιμασία και υλοποίηση της ανάθεσης είχαν προχωρήσει αρκετά από την έναρξη της διαδικασίας το 2000, ώστε το Συνέδριο να είναι σε θέση να διενεργήσει τον έλεγχο αυτό και να καταλήξει σε σχετικά αποτελέσματα, ιδίως όσον αφορά τη διαδικασία ανάθεσης.

| 10. | Το Συνέδριο, αντί να αναμένει να είναι ήδη αντιληπτές θεαματικές βελτιώσεις στην ποιότητα σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα, αναζήτησε, ως πρώτο βήμα, ενδείξεις αυξημένης συμμετοχής του προσωπικού των αντιπροσωπειών στις διάφορες φάσεις και δραστηριότητες του κύκλου του σχεδίου. Για τον ίδιο λόγο, κατά τον έλεγχο δεν αποδόθηκε ιδιαίτερη προσοχή σε έναν άλλο σημαντικό στόχο της μεταρρύθμισης που είναι η βελτίωση του αντίκτυπου και της αναγνωρισιμότητας της κοινοτικής βοήθειας. |
| --- | --- |

10.

Το Συνέδριο, αντί να αναμένει να είναι ήδη αντιληπτές θεαματικές βελτιώσεις στην ποιότητα σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα, αναζήτησε, ως πρώτο βήμα, ενδείξεις αυξημένης συμμετοχής του προσωπικού των αντιπροσωπειών στις διάφορες φάσεις και δραστηριότητες του κύκλου του σχεδίου. Για τον ίδιο λόγο, κατά τον έλεγχο δεν αποδόθηκε ιδιαίτερη προσοχή σε έναν άλλο σημαντικό στόχο της μεταρρύθμισης που είναι η βελτίωση του αντίκτυπου και της αναγνωρισιμότητας της κοινοτικής βοήθειας.

| 11. | Στο πλαίσιο του υπό αναφορά ελέγχου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη σε δέκα αντιπροσωπείες (8), επτά από τις οποίες ανήκαν στο «πρώτο κύμα» αντιπροσωπειών και τρεις στο «δεύτερο κύμα», ενώ δεν επελέγησαν αντιπροσωπείες από το «τρίτο κύμα». Οι τελευταίες αναμενόταν να αρχίσουν να εργάζονται με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης το νωρίτερο περί τα τέλη του 2003. |
| --- | --- |

11.

Στο πλαίσιο του υπό αναφορά ελέγχου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη σε δέκα αντιπροσωπείες (8), επτά από τις οποίες ανήκαν στο «πρώτο κύμα» αντιπροσωπειών και τρεις στο «δεύτερο κύμα», ενώ δεν επελέγησαν αντιπροσωπείες από το «τρίτο κύμα». Οι τελευταίες αναμενόταν να αρχίσουν να εργάζονται με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης το νωρίτερο περί τα τέλη του 2003.

| 12. | Σε κεντρικό επίπεδο, πραγματοποιήθηκαν εκτενείς συνεντεύξεις στους κόλπους τόσο του EuropeAid (συμπεριλαμβανομένων όλων των γεωγραφικών διευθύνσεών του) όσο και των Γενικών Διευθύνσεων Εξωτερικών Σχέσεων (RELEX) και Ανάπτυξης (DEV). |
| --- | --- |

12.

Σε κεντρικό επίπεδο, πραγματοποιήθηκαν εκτενείς συνεντεύξεις στους κόλπους τόσο του EuropeAid (συμπεριλαμβανομένων όλων των γεωγραφικών διευθύνσεών του) όσο και των Γενικών Διευθύνσεων Εξωτερικών Σχέσεων (RELEX) και Ανάπτυξης (DEV).

| 13. | Παράλληλα με τον έλεγχο του Συνεδρίου, οι υπηρεσίες της Επιτροπής προέβησαν σε αξιολόγηση της διαδικασίας ανάθεσης. Το σχέδιο έκθεσης αυτής της αξιολόγησης υποβλήθηκε στο Συνέδριο στα τέλη του 2003, ακριβώς μετά την ολοκλήρωση του πρώτου γύρου (έξι) επισκέψεων στις αντιπροσωπείες. Η έκθεση υποβλήθηκε σε ανάλυση και σε σύγκριση με τις διαπιστώσεις του Συνεδρίου σε εκείνο το στάδιο· από τη σχετική διαδικασία προέκυψε το συμπέρασμα ότι δεν υπήρχαν σημαντικές διαφορές μεταξύ των κυριότερων διαπιστώσεων των δύο διαδικασιών (ιδίως όσον αφορά τους σημαντικότερους σχετικούς παράγοντες κινδύνου). Η τελική έκθεση από την αξιολόγηση της Επιτροπής ήταν διαθέσιμη το Μάιο του 2004 (9). |
| --- | --- |

13.

Παράλληλα με τον έλεγχο του Συνεδρίου, οι υπηρεσίες της Επιτροπής προέβησαν σε αξιολόγηση της διαδικασίας ανάθεσης. Το σχέδιο έκθεσης αυτής της αξιολόγησης υποβλήθηκε στο Συνέδριο στα τέλη του 2003, ακριβώς μετά την ολοκλήρωση του πρώτου γύρου (έξι) επισκέψεων στις αντιπροσωπείες. Η έκθεση υποβλήθηκε σε ανάλυση και σε σύγκριση με τις διαπιστώσεις του Συνεδρίου σε εκείνο το στάδιο· από τη σχετική διαδικασία προέκυψε το συμπέρασμα ότι δεν υπήρχαν σημαντικές διαφορές μεταξύ των κυριότερων διαπιστώσεων των δύο διαδικασιών (ιδίως όσον αφορά τους σημαντικότερους σχετικούς παράγοντες κινδύνου). Η τελική έκθεση από την αξιολόγηση της Επιτροπής ήταν διαθέσιμη το Μάιο του 2004 (9).

| 14. | Το 2003, η Επιτροπή προέβη σε έλεγχο εις βάθος του EuropeAid. Ο έλεγχος αυτός είχε διαφορετικό στόχο, δεδομένου ότι επιδίωκε την παροχή εύλογης διαβεβαίωσης σχετικά με το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του EuropeAid· ωστόσο, ορισμένες παρατηρήσεις της παρουσιάζουν ενδιαφέρον για τον έλεγχο του Συνεδρίου, καθώς επιβεβαιώνουν αρκετές από τις διαπιστώσεις του, ιδίως όσον αφορά το Common Relex Information System. |
| --- | --- |

14.

Το 2003, η Επιτροπή προέβη σε έλεγχο εις βάθος του EuropeAid. Ο έλεγχος αυτός είχε διαφορετικό στόχο, δεδομένου ότι επιδίωκε την παροχή εύλογης διαβεβαίωσης σχετικά με το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του EuropeAid· ωστόσο, ορισμένες παρατηρήσεις της παρουσιάζουν ενδιαφέρον για τον έλεγχο του Συνεδρίου, καθώς επιβεβαιώνουν αρκετές από τις διαπιστώσεις του, ιδίως όσον αφορά το Common Relex Information System.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Διαδικασία της ανάθεσης

Συνολική διαχείριση της ανάθεσης

| 15. | Η λεπτομερής προετοιμασία της διαδικασίας ανάθεσης άρχισε μετά την ανακοίνωση της Επιτροπής του Μαΐου του 2000. Στο παράρτημα περιλαμβάνεται πίνακας των σπουδαιότερων ενεργειών και ημερομηνιών της συνολικής διαδικασίας προετοιμασίας της ανάθεσης. |
| --- | --- |

15.

Η λεπτομερής προετοιμασία της διαδικασίας ανάθεσης άρχισε μετά την ανακοίνωση της Επιτροπής του Μαΐου του 2000. Στο παράρτημα περιλαμβάνεται πίνακας των σπουδαιότερων ενεργειών και ημερομηνιών της συνολικής διαδικασίας προετοιμασίας της ανάθεσης.

| 16. | Αρχικά η διαδικασία της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στο σύνολο των 78 αντιπροσωπειών προβλεπόταν να ολοκληρωθεί πριν από το τέλος του 2003. Προς διευκόλυνση της διαδικασίας και προκειμένου να αξιοποιούνται τα εξαγόμενα διδάγματα, η ανάθεση των αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες είχε σχεδιαστεί να γίνει σε τρία κύματα. Η ανάθεση εξουσιών σε κάθε αντιπροσωπεία περιελάμβανε διαβουλεύσεις για την αξιολόγηση των αναγκών της αντιπροσωπείας, και, στη συνέχεια, προσλήψεις και επιμόρφωση του εγκρινόμενου προσωπικού, αύξηση της δυναμικότητας σε γραφεία και του εξοπλισμού πληροφορικής καθώς και εγκατάσταση ηλεκτρονικών συνδέσεων. Η παρακολούθηση της προόδου ως προς την επίτευξη των στόχων αυτών σε κάθε αντιπροσωπεία εξασφαλιζόταν μέσω σχεδίων δράσης. Επιπλέον, σχεδιάζονταν και υλοποιούνταν αλλαγές στο προσωπικό και στη διάρθρωση των ΚΥ. |
| --- | --- |

16.

Αρχικά η διαδικασία της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στο σύνολο των 78 αντιπροσωπειών προβλεπόταν να ολοκληρωθεί πριν από το τέλος του 2003. Προς διευκόλυνση της διαδικασίας και προκειμένου να αξιοποιούνται τα εξαγόμενα διδάγματα, η ανάθεση των αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες είχε σχεδιαστεί να γίνει σε τρία κύματα. Η ανάθεση εξουσιών σε κάθε αντιπροσωπεία περιελάμβανε διαβουλεύσεις για την αξιολόγηση των αναγκών της αντιπροσωπείας, και, στη συνέχεια, προσλήψεις και επιμόρφωση του εγκρινόμενου προσωπικού, αύξηση της δυναμικότητας σε γραφεία και του εξοπλισμού πληροφορικής καθώς και εγκατάσταση ηλεκτρονικών συνδέσεων. Η παρακολούθηση της προόδου ως προς την επίτευξη των στόχων αυτών σε κάθε αντιπροσωπεία εξασφαλιζόταν μέσω σχεδίων δράσης. Επιπλέον, σχεδιάζονταν και υλοποιούνταν αλλαγές στο προσωπικό και στη διάρθρωση των ΚΥ.

| 17. | Εάν θεωρηθεί ολόκληρη η περίοδος προετοιμασίας και η διαθέσιμη τεκμηρίωση που την καλύπτει, διαπιστώνεται ότι, κατά τον ενάμιση χρόνο που διέρρευσε μεταξύ της επίσημης απόφασης του Μαΐου του 2000 και της πραγματικής έναρξης της κατ' ανάθεση διαχείρισης στις πρώτες αντιπροσωπείες στις αρχές του 2002, πολλά σχεδιάστηκαν, συζητήθηκαν και εφαρμόστηκαν, ιδίως από το EuropeAid και τις ΓΔ RELEX και DEV, και συντονίστηκαν από τη διυπηρεσιακή ομάδα εργασίας για την ανάθεση. Στη συνέχεια, παρόμοια διαδικασία ακολουθήθηκε και για το δεύτερο και το τρίτο κύμα αντιπροσωπειών. Τον Απρίλιο του 2004, η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών ήταν γεγονός σε 66 αντιπροσωπείες, ενώ διαχειριστικές αρμοδιότητες αναμενόταν να ανατεθούν στις υπόλοιπες 12 αντιπροσωπείες του τρίτου κύματος στα μέσα του 2004. |
| --- | --- |

17.

Εάν θεωρηθεί ολόκληρη η περίοδος προετοιμασίας και η διαθέσιμη τεκμηρίωση που την καλύπτει, διαπιστώνεται ότι, κατά τον ενάμιση χρόνο που διέρρευσε μεταξύ της επίσημης απόφασης του Μαΐου του 2000 και της πραγματικής έναρξης της κατ' ανάθεση διαχείρισης στις πρώτες αντιπροσωπείες στις αρχές του 2002, πολλά σχεδιάστηκαν, συζητήθηκαν και εφαρμόστηκαν, ιδίως από το EuropeAid και τις ΓΔ RELEX και DEV, και συντονίστηκαν από τη διυπηρεσιακή ομάδα εργασίας για την ανάθεση. Στη συνέχεια, παρόμοια διαδικασία ακολουθήθηκε και για το δεύτερο και το τρίτο κύμα αντιπροσωπειών. Τον Απρίλιο του 2004, η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών ήταν γεγονός σε 66 αντιπροσωπείες, ενώ διαχειριστικές αρμοδιότητες αναμενόταν να ανατεθούν στις υπόλοιπες 12 αντιπροσωπείες του τρίτου κύματος στα μέσα του 2004.

| 18. | Ωστόσο, η διαδικασία σχεδιασμού δεν περιελάμβανε μια σειρά στοιχείων που θα μπορούσαν να είχαν διευκολύνει τον έλεγχο της διαδικασίας ανάθεσης εκ μέρους της Επιτροπής. Για παράδειγμα, μολονότι η απόφαση της Επιτροπής του Μαΐου του 2000 περιελάμβανε σχέδιο δράσης, δεν συνέδεε τις δραστηριότητες της ανάθεσης με τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Στην ανακοίνωση προς την Επιτροπή του Ιανουαρίου του 2002 (10) το συνολικό ετήσιος κόστος των αντιπροσωπειών το 2005, μετά την πλήρη ανάθεση των διαχειριστικών αρμοδιοτήτων, υπολογιζόταν να υπερβαίνει κατά περίπου 177 εκατομμύρια ευρώ το αντίστοιχο κόστος πριν από την ανάθεση. Για τον υπολογισμό αυτό δεν ελήφθη υπόψη η εξοικονόμηση πόρων από τη μείωση του προσωπικού των ΚΥ. Η συγκριτική παρακολούθηση των πραγματικών εξόδων σε σχέση με τα προβλεπόμενα δεν πραγματοποιήθηκε κατά τρόπο ώστε να είναι δυνατή η σαφής κατανόηση της συνολικής εξέλιξης των εξόδων (και του προσωπικού) τόσο στις αντιπροσωπείες όσο και στις ΚΥ. Άλλα τέτοιου είδους ελλείποντα στοιχεία που αναπτύσσονται περαιτέρω στην παρούσα έκθεση είναι τα πρότυπα αναφοράς για τον καταλογισμό των πόρων στις αντιπροσωπείες (βλέπε σημεία 19 έως 21), ένα συνολικό σχέδιο και ο καθορισμός του νέου ρόλου των ΚΥ (βλέπε σημεία 27 και 28) και οι δείκτες απόδοσης για την ταχύτητα και την ποιότητα της διαχείρισης της βοήθειας (βλέπε σημεία 39 έως 42). |
| --- | --- |

18.

Ωστόσο, η διαδικασία σχεδιασμού δεν περιελάμβανε μια σειρά στοιχείων που θα μπορούσαν να είχαν διευκολύνει τον έλεγχο της διαδικασίας ανάθεσης εκ μέρους της Επιτροπής. Για παράδειγμα, μολονότι η απόφαση της Επιτροπής του Μαΐου του 2000 περιελάμβανε σχέδιο δράσης, δεν συνέδεε τις δραστηριότητες της ανάθεσης με τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Στην ανακοίνωση προς την Επιτροπή του Ιανουαρίου του 2002 (10) το συνολικό ετήσιος κόστος των αντιπροσωπειών το 2005, μετά την πλήρη ανάθεση των διαχειριστικών αρμοδιοτήτων, υπολογιζόταν να υπερβαίνει κατά περίπου 177 εκατομμύρια ευρώ το αντίστοιχο κόστος πριν από την ανάθεση. Για τον υπολογισμό αυτό δεν ελήφθη υπόψη η εξοικονόμηση πόρων από τη μείωση του προσωπικού των ΚΥ. Η συγκριτική παρακολούθηση των πραγματικών εξόδων σε σχέση με τα προβλεπόμενα δεν πραγματοποιήθηκε κατά τρόπο ώστε να είναι δυνατή η σαφής κατανόηση της συνολικής εξέλιξης των εξόδων (και του προσωπικού) τόσο στις αντιπροσωπείες όσο και στις ΚΥ. Άλλα τέτοιου είδους ελλείποντα στοιχεία που αναπτύσσονται περαιτέρω στην παρούσα έκθεση είναι τα πρότυπα αναφοράς για τον καταλογισμό των πόρων στις αντιπροσωπείες (βλέπε σημεία 19 έως 21), ένα συνολικό σχέδιο και ο καθορισμός του νέου ρόλου των ΚΥ (βλέπε σημεία 27 και 28) και οι δείκτες απόδοσης για την ταχύτητα και την ποιότητα της διαχείρισης της βοήθειας (βλέπε σημεία 39 έως 42).

Προετοιμασία των αντιπροσωπειών

| 19. | Οι αντιπροσωπείες που επελέγησαν να περιληφθούν στο πρώτο «κύμα» ενημερώθηκαν από τις ΚΥ τον Νοέμβριο του 2000. Τους ζητήθηκε να προβούν σε εκτίμηση των αναγκών τους σε επιπρόσθετους πόρους (όπως προσωπικό, χώρους γραφείων, εξοπλισμό). Το ίδιο συνέβη τον Δεκέμβριο του 2001 και με τις αντιπροσωπείες του δεύτερου «κύματος». Τους ζητήθηκε να λάβουν υπόψη δείκτες, όπως τον όγκο της βοήθειας ή τον αριθμό των σχεδίων και των πληρωμών, αλλά και ιδιαίτερους περιορισμούς, όπως το τοπικό εργασιακό περιβάλλον και την ποιότητα της τοπικής δημόσιας διοίκησης. Δεν τους παρασχέθηκε καμία συγκεκριμένη μεθοδολογία, η οποία να διευκρινίζει πώς έπρεπε να μεταφράσουν τέτοιου είδους παράγοντες σε εκτίμηση των επιπρόσθετων απαιτούμενων πόρων. |
| --- | --- |

19.

Οι αντιπροσωπείες που επελέγησαν να περιληφθούν στο πρώτο «κύμα» ενημερώθηκαν από τις ΚΥ τον Νοέμβριο του 2000. Τους ζητήθηκε να προβούν σε εκτίμηση των αναγκών τους σε επιπρόσθετους πόρους (όπως προσωπικό, χώρους γραφείων, εξοπλισμό). Το ίδιο συνέβη τον Δεκέμβριο του 2001 και με τις αντιπροσωπείες του δεύτερου «κύματος». Τους ζητήθηκε να λάβουν υπόψη δείκτες, όπως τον όγκο της βοήθειας ή τον αριθμό των σχεδίων και των πληρωμών, αλλά και ιδιαίτερους περιορισμούς, όπως το τοπικό εργασιακό περιβάλλον και την ποιότητα της τοπικής δημόσιας διοίκησης. Δεν τους παρασχέθηκε καμία συγκεκριμένη μεθοδολογία, η οποία να διευκρινίζει πώς έπρεπε να μεταφράσουν τέτοιου είδους παράγοντες σε εκτίμηση των επιπρόσθετων απαιτούμενων πόρων.

| 20. | Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, κατά κανόνα, οι αντιπροσωπείες δεν ήταν σε θέση να πραγματοποιήσουν μόνες τους τέτοιου είδους ανάλυση και στα αιτήματα που υποβλήθηκαν δεν αναφερόταν με σαφήνεια πώς είχαν προκύψει οι συγκεκριμένοι αριθμοί. Οι υπολογισμοί των επιπλέον χώρων γραφείων, των ηλεκτρονικών υπολογιστών και των λοιπών εξοπλισμών γραφείου ήταν ευκολότερο να γίνουν, δεδομένου ότι στηρίζονταν συνήθως στις εκτιμήσεις που αφορούσαν το προσωπικό. |
| --- | --- |

20.

Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, κατά κανόνα, οι αντιπροσωπείες δεν ήταν σε θέση να πραγματοποιήσουν μόνες τους τέτοιου είδους ανάλυση και στα αιτήματα που υποβλήθηκαν δεν αναφερόταν με σαφήνεια πώς είχαν προκύψει οι συγκεκριμένοι αριθμοί. Οι υπολογισμοί των επιπλέον χώρων γραφείων, των ηλεκτρονικών υπολογιστών και των λοιπών εξοπλισμών γραφείου ήταν ευκολότερο να γίνουν, δεδομένου ότι στηρίζονταν συνήθως στις εκτιμήσεις που αφορούσαν το προσωπικό.

| 21. | Μολονότι δεν υποστηρίζονταν από συγκεκριμένη μεθοδολογία για τον υπολογισμό των αναγκών σε πόρους, εκτενείς ήταν οι διαβουλεύσεις που πραγματοποιούνταν μεταξύ των ΚΥ και των αντιπροσωπειών και ολοκληρώνονταν με μια τελική συνεδρίαση μεταξύ του επικεφαλής της αντιπροσωπείας και των γενικών διευθυντών των κυριότερων αρμόδιων ΓΔ (RELEX, DEV και EuropeAid). Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας ήταν ότι τα αιτήματα των αντιπροσωπειών ικανοποιήθηκαν σε μεγάλο βαθμό και ότι το προσωπικό τους αυξήθηκε σημαντικά. Γενικά, τους δόθηκαν δύο μόνιμοι υπάλληλοι και πολλοί ως προσωπικό υποστήριξης για μια νέα μονάδα «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων (Ο & Σ)», καθώς και σημαντικές ενισχύσεις για την/τις επιχειρησιακή/ές μονάδα/ες που ήταν υπεύθυνη/ες για τις δραστηριότητες συνεργασίας (11). |
| --- | --- |

21.

Μολονότι δεν υποστηρίζονταν από συγκεκριμένη μεθοδολογία για τον υπολογισμό των αναγκών σε πόρους, εκτενείς ήταν οι διαβουλεύσεις που πραγματοποιούνταν μεταξύ των ΚΥ και των αντιπροσωπειών και ολοκληρώνονταν με μια τελική συνεδρίαση μεταξύ του επικεφαλής της αντιπροσωπείας και των γενικών διευθυντών των κυριότερων αρμόδιων ΓΔ (RELEX, DEV και EuropeAid). Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας ήταν ότι τα αιτήματα των αντιπροσωπειών ικανοποιήθηκαν σε μεγάλο βαθμό και ότι το προσωπικό τους αυξήθηκε σημαντικά. Γενικά, τους δόθηκαν δύο μόνιμοι υπάλληλοι και πολλοί ως προσωπικό υποστήριξης για μια νέα μονάδα «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων (Ο & Σ)», καθώς και σημαντικές ενισχύσεις για την/τις επιχειρησιακή/ές μονάδα/ες που ήταν υπεύθυνη/ες για τις δραστηριότητες συνεργασίας (11).

| 22. | Στο πλαίσιο της προπαρασκευαστικής διαδικασίας, οι ΚΥ προέβησαν σε δύο διαφορετικές επαληθεύσεις σε όλες τις αντιπροσωπείες στις οποίες είχαν ανατεθεί διαχειριστικές αρμοδιότητες, προκειμένου να διαπιστωθεί ότι πληρούνταν όλες οι βασικές προϋποθέσεις. Η πρώτη επαλήθευση αποτέλεσε τη βάση για την μεταβίβαση της αρμοδιότητας σχετικά με τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις πληρωμές από το γεωγραφικό διευθυντή του EuropeAid στον επικεφαλής της αντιπροσωπείας. Η δεύτερη επαλήθευση πραγματοποιήθηκε λίγους μήνες αργότερα με επισκέψεις στις αντιπροσωπείες, προκειμένου να διαπιστωθεί κατά πόσο η κατ' ανάθεση διαχείριση λειτουργούσε ικανοποιητικά. |
| --- | --- |

22.

Στο πλαίσιο της προπαρασκευαστικής διαδικασίας, οι ΚΥ προέβησαν σε δύο διαφορετικές επαληθεύσεις σε όλες τις αντιπροσωπείες στις οποίες είχαν ανατεθεί διαχειριστικές αρμοδιότητες, προκειμένου να διαπιστωθεί ότι πληρούνταν όλες οι βασικές προϋποθέσεις. Η πρώτη επαλήθευση αποτέλεσε τη βάση για την μεταβίβαση της αρμοδιότητας σχετικά με τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις πληρωμές από το γεωγραφικό διευθυντή του EuropeAid στον επικεφαλής της αντιπροσωπείας. Η δεύτερη επαλήθευση πραγματοποιήθηκε λίγους μήνες αργότερα με επισκέψεις στις αντιπροσωπείες, προκειμένου να διαπιστωθεί κατά πόσο η κατ' ανάθεση διαχείριση λειτουργούσε ικανοποιητικά.

| 23. | Μολονότι οι αντιπροσωπείες που επισκέφθηκε το Συνέδριο κατά τον έλεγχό του ήταν, σε γενικές γραμμές, ικανοποιημένες από τον αριθμό των επιπλέον θέσεων που τους είχε διατεθεί, έξι από τις δέκα είχαν αντιμετωπίσει προβλήματα με την έγκαιρη πλήρωση των θέσεων ή/και με τη σχετική εξειδίκευση. Στη δημιουργία των προβλημάτων αυτών συνέτειναν οι ακόλουθοι παράγοντες:






  — | χρονοβόρα διαδικασία πρόσληψης (για μόνιμους υπαλλήλους, μεμονωμένους εμπειρογνώμονες (12) και ΤΥΤΒ (13))· |
| --- | --- | --- |

23.

Μολονότι οι αντιπροσωπείες που επισκέφθηκε το Συνέδριο κατά τον έλεγχό του ήταν, σε γενικές γραμμές, ικανοποιημένες από τον αριθμό των επιπλέον θέσεων που τους είχε διατεθεί, έξι από τις δέκα είχαν αντιμετωπίσει προβλήματα με την έγκαιρη πλήρωση των θέσεων ή/και με τη σχετική εξειδίκευση. Στη δημιουργία των προβλημάτων αυτών συνέτειναν οι ακόλουθοι παράγοντες:

—

χρονοβόρα διαδικασία πρόσληψης (για μόνιμους υπαλλήλους, μεμονωμένους εμπειρογνώμονες (12) και ΤΥΤΒ (13))·

| — | μη ελκυστικές συνθήκες εργασίας (π.χ., μισθολογική κλίμακα, δικαιώματα άδειας για τους ΤΥΤΒ)· |
| --- | --- |

—

μη ελκυστικές συνθήκες εργασίας (π.χ., μισθολογική κλίμακα, δικαιώματα άδειας για τους ΤΥΤΒ)·

| — | έλλειψη ορισμένων ειδικοτήτων (προσωπικό των μονάδων Ο & Σ, πολιτικοί μηχανικοί)· |
| --- | --- |

—

έλλειψη ορισμένων ειδικοτήτων (προσωπικό των μονάδων Ο & Σ, πολιτικοί μηχανικοί)·

| — | περιορισμοί επιβαλλόμενοι από την τοπική νομοθεσία (περιορισμένες δυνατότητες ανανέωσης των συμβάσεων εκτάκτων υπαλλήλων)· |
| --- | --- |

—

περιορισμοί επιβαλλόμενοι από την τοπική νομοθεσία (περιορισμένες δυνατότητες ανανέωσης των συμβάσεων εκτάκτων υπαλλήλων)·

| — | αβεβαιότητα ως προς τις μελλοντικές δυνατότητες και συνθήκες που προτείνονται στους έκτακτους υπαλλήλους, μετά τη δημιουργία της νέας κατηγορίας «συμβασιούχων υπαλλήλων» που προβλέπει ο νέος κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης που άρχισε να ισχύει από την 1η Μαΐου 2004. |
| --- | --- |

—

αβεβαιότητα ως προς τις μελλοντικές δυνατότητες και συνθήκες που προτείνονται στους έκτακτους υπαλλήλους, μετά τη δημιουργία της νέας κατηγορίας «συμβασιούχων υπαλλήλων» που προβλέπει ο νέος κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης που άρχισε να ισχύει από την 1η Μαΐου 2004.

| 24. | Ως προς τους λοιπούς αναγκαίους πόρους, όπως την υποδομή γραφείων, τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και τις εγκαταστάσεις επικοινωνιών, αυτοί παρασχέθηκαν στις αντιπροσωπείες χωρίς σοβαρά προβλήματα, εκτός από ελάχιστες εξαιρέσεις. |
| --- | --- |

24.

Ως προς τους λοιπούς αναγκαίους πόρους, όπως την υποδομή γραφείων, τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές και τις εγκαταστάσεις επικοινωνιών, αυτοί παρασχέθηκαν στις αντιπροσωπείες χωρίς σοβαρά προβλήματα, εκτός από ελάχιστες εξαιρέσεις.

| 25. | Σημαντικές ήταν οι προσπάθειες που καταβλήθηκαν για την παροχή επιμόρφωσης στο προσωπικό των αντιπροσωπειών· αυτές περιελάμβαναν την επιμόρφωση των μόνιμων υπαλλήλων (ιδίως του προσωπικού των μονάδων Ο & Σ) πριν από την ανάληψη των καθηκόντων τους στην αντιπροσωπεία, επιμορφωτικά μαθήματα από το προσωπικό των ΚΥ στις αντιπροσωπείες για όλους τους υπαλλήλους της αντιπροσωπείας και εξειδικευμένα επιμορφωτικά μαθήματα σε περιφερειακό επίπεδο. Η θεματολογία των μαθημάτων κάλυπτε ιδίως τις δημοσιονομικές και τις περί συμβάσεων διαδικασίες της Επιτροπής, το σύστημα οικονομικών πληροφοριών CRIS και την ενίσχυση των διοικητικών ικανοτήτων. |
| --- | --- |

25.

Σημαντικές ήταν οι προσπάθειες που καταβλήθηκαν για την παροχή επιμόρφωσης στο προσωπικό των αντιπροσωπειών· αυτές περιελάμβαναν την επιμόρφωση των μόνιμων υπαλλήλων (ιδίως του προσωπικού των μονάδων Ο & Σ) πριν από την ανάληψη των καθηκόντων τους στην αντιπροσωπεία, επιμορφωτικά μαθήματα από το προσωπικό των ΚΥ στις αντιπροσωπείες για όλους τους υπαλλήλους της αντιπροσωπείας και εξειδικευμένα επιμορφωτικά μαθήματα σε περιφερειακό επίπεδο. Η θεματολογία των μαθημάτων κάλυπτε ιδίως τις δημοσιονομικές και τις περί συμβάσεων διαδικασίες της Επιτροπής, το σύστημα οικονομικών πληροφοριών CRIS και την ενίσχυση των διοικητικών ικανοτήτων.

| 26. | Εντούτοις, οι έλεγχοι στις αντιπροσωπείες έδειξαν ότι, παρ' όλες τις προσπάθειες στον τομέα της επιμόρφωσης, οι οποίες στο μεγαλύτερο μέρος τους κρίθηκαν άκρως χρήσιμες, εξακολουθούν να υπάρχουν σχετικές ανάγκες που δεν έχουν ικανοποιηθεί, εν μέρει λόγω της τακτικής εναλλαγής του προσωπικού και εν μέρει εξαιτίας της ανεπάρκειας των κονδυλίων για επιμόρφωση επί τόπου και για τα σχετικά έξοδα ταξιδιού που προβλέπονταν στο πλαίσιο του προϋπολογισμού που διετίθετο στις αντιπροσωπείες. Πρόσφατα, λόγω της μείωσης του προσωπικού στις ΚΥ, χρειάστηκε να περικοπεί το προβλεπόμενο πρόγραμμα επιμόρφωσης για το 2004 στην περιφέρεια της Ασίας. Στη θεματολογία, για την οποία θα ήταν επιθυμητή η περαιτέρω επιμόρφωση στις αντιπροσωπείες, περιλαμβάνεται ιδίως το σύστημα CRIS, οι νέοι δημοσιονομικοί κανονισμοί (ΔΚ) (14) και οι επιπτώσεις τους, η υλοποίηση και παρακολούθηση των σχεδίων και η διοίκηση του προσωπικού. |
| --- | --- |

26.

Εντούτοις, οι έλεγχοι στις αντιπροσωπείες έδειξαν ότι, παρ' όλες τις προσπάθειες στον τομέα της επιμόρφωσης, οι οποίες στο μεγαλύτερο μέρος τους κρίθηκαν άκρως χρήσιμες, εξακολουθούν να υπάρχουν σχετικές ανάγκες που δεν έχουν ικανοποιηθεί, εν μέρει λόγω της τακτικής εναλλαγής του προσωπικού και εν μέρει εξαιτίας της ανεπάρκειας των κονδυλίων για επιμόρφωση επί τόπου και για τα σχετικά έξοδα ταξιδιού που προβλέπονταν στο πλαίσιο του προϋπολογισμού που διετίθετο στις αντιπροσωπείες. Πρόσφατα, λόγω της μείωσης του προσωπικού στις ΚΥ, χρειάστηκε να περικοπεί το προβλεπόμενο πρόγραμμα επιμόρφωσης για το 2004 στην περιφέρεια της Ασίας. Στη θεματολογία, για την οποία θα ήταν επιθυμητή η περαιτέρω επιμόρφωση στις αντιπροσωπείες, περιλαμβάνεται ιδίως το σύστημα CRIS, οι νέοι δημοσιονομικοί κανονισμοί (ΔΚ) (14) και οι επιπτώσεις τους, η υλοποίηση και παρακολούθηση των σχεδίων και η διοίκηση του προσωπικού.

Προετοιμασία των κεντρικών υπηρεσιών για το ρόλο παρακολούθησης και υποστήριξης

Διάρθρωση και προσωπικό των κεντρικών υπηρεσιών

| 27. | Το EuropeAid δημιουργήθηκε τον Ιανουάριο του 2001. Παρ' όλα αυτά, λεπτομερής περιγραφή του ρόλου των ΚΥ στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης δόθηκε για πρώτη φορά το Νοέμβριο του 2002 (15), μετά από σεμινάρια και εργαστήρια που διοργανώθηκαν το 2002, και αναπτύχθηκε περαιτέρω τον Ιούλιο του 2003 (16). |
| --- | --- |

27.

Το EuropeAid δημιουργήθηκε τον Ιανουάριο του 2001. Παρ' όλα αυτά, λεπτομερής περιγραφή του ρόλου των ΚΥ στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης δόθηκε για πρώτη φορά το Νοέμβριο του 2002 (15), μετά από σεμινάρια και εργαστήρια που διοργανώθηκαν το 2002, και αναπτύχθηκε περαιτέρω τον Ιούλιο του 2003 (16).

| 28. | Κανένα από τα προαναφερθέντα έγγραφα δεν περιείχε ανάλυση στην οποία να προσδιορίζονται ποσοστικά οι πόροι που χρειάζονταν οι ΚΥ για την εκπλήρωση των νέων καθηκόντων και αρμοδιοτήτων τους μετά την ανάθεση των διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, όπως η παρακολούθηση (βλέπε σημεία 34 και 35) και η υποστήριξη (βλέπε σημεία 36 έως 38). Μολονότι ούτε οι εκτιμήσεις των αναγκών των αντιπροσωπειών περιελάμβαναν ποσοτικά προσδιορισμένη ανάλυση της αναγκαιότητας του αριθμού των υπαλλήλων σε αυτές σε σχέση με τα προς εκτέλεση καθήκοντα, επρόκειτο για επαναμβανόμενη διαδικασία επί τη βάσει εκτενών συζητήσεων και διαβουλεύσεων μεταξύ των αντιπροσωπειών και των ΚΥ, η οποία εξασφάλιζε τη συναίνεση της αντιπροσωπείας. Ωστόσο, δεν προβλεπόταν παρόμοια διαδικασία με τη συμμετοχή των προϊσταμένων μονάδων για την εκτίμηση των αναγκών των ΚΥ, οι οποίες, κατά συνέπεια, δεν αποτέλεσαν αντικείμενο ούτε ανάλυσης ούτε διαβουλεύσεων. |
| --- | --- |

28.

Κανένα από τα προαναφερθέντα έγγραφα δεν περιείχε ανάλυση στην οποία να προσδιορίζονται ποσοστικά οι πόροι που χρειάζονταν οι ΚΥ για την εκπλήρωση των νέων καθηκόντων και αρμοδιοτήτων τους μετά την ανάθεση των διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, όπως η παρακολούθηση (βλέπε σημεία 34 και 35) και η υποστήριξη (βλέπε σημεία 36 έως 38). Μολονότι ούτε οι εκτιμήσεις των αναγκών των αντιπροσωπειών περιελάμβαναν ποσοτικά προσδιορισμένη ανάλυση της αναγκαιότητας του αριθμού των υπαλλήλων σε αυτές σε σχέση με τα προς εκτέλεση καθήκοντα, επρόκειτο για επαναμβανόμενη διαδικασία επί τη βάσει εκτενών συζητήσεων και διαβουλεύσεων μεταξύ των αντιπροσωπειών και των ΚΥ, η οποία εξασφάλιζε τη συναίνεση της αντιπροσωπείας. Ωστόσο, δεν προβλεπόταν παρόμοια διαδικασία με τη συμμετοχή των προϊσταμένων μονάδων για την εκτίμηση των αναγκών των ΚΥ, οι οποίες, κατά συνέπεια, δεν αποτέλεσαν αντικείμενο ούτε ανάλυσης ούτε διαβουλεύσεων.

| 29. | Η ανακοίνωση του Ιανουαρίου του 2002 σχετικά με την υλοποίηση και τη χρηματοδότηση της ανάθεσης αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες εξασφάλιζε μεν πόρους για τους 1 400 επιπλέον υπαλλήλους στις αντιπροσωπείες (εκ των οποίων οι 375 ήταν μόνιμοι), αλλά δεν προσδιόριζε πόσοι θα μεταφέρονταν από τις ΚΥ. Εντούτοις, σύμφωνα με την Επιτροπή, ο αριθμός των νέων θέσεων μόνιμων υπαλλήλων που διατέθηκαν στο πλαίσιο της ανάθεσης είναι μόλις 158 (44 για την πρώτη φάση το 2001 και 114 για τη δεύτερη φάση το 2002). Οι 217 θέσεις που διατέθηκαν στις αντιπροσωπείες το 2003 και το 2004 προέρχονταν από ανακατανομή και μεταφορά από τις ΚΥ, αν και δεν είναι σαφές σε ποιου είδους ανάλυση βασίστηκε η απόφαση μείωσης των θέσεων σε αυτές. |
| --- | --- |

29.

Η ανακοίνωση του Ιανουαρίου του 2002 σχετικά με την υλοποίηση και τη χρηματοδότηση της ανάθεσης αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες εξασφάλιζε μεν πόρους για τους 1 400 επιπλέον υπαλλήλους στις αντιπροσωπείες (εκ των οποίων οι 375 ήταν μόνιμοι), αλλά δεν προσδιόριζε πόσοι θα μεταφέρονταν από τις ΚΥ. Εντούτοις, σύμφωνα με την Επιτροπή, ο αριθμός των νέων θέσεων μόνιμων υπαλλήλων που διατέθηκαν στο πλαίσιο της ανάθεσης είναι μόλις 158 (44 για την πρώτη φάση το 2001 και 114 για τη δεύτερη φάση το 2002). Οι 217 θέσεις που διατέθηκαν στις αντιπροσωπείες το 2003 και το 2004 προέρχονταν από ανακατανομή και μεταφορά από τις ΚΥ, αν και δεν είναι σαφές σε ποιου είδους ανάλυση βασίστηκε η απόφαση μείωσης των θέσεων σε αυτές.

| 30. | Από τις γεωγραφικές διευθύνσεις του EuropeAid ζητήθηκε να συμβάλουν στη μείωση κατά 217 θέσεις το 2003 και το 2004. Οι περισσότερες από τις μειώσεις αυτές θα γίνουν στις θεματικές μονάδες και στις μονάδες «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων». Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, ως αποτέλεσμα των προαναφερθέντων, μερικές θεματικές μονάδες δεν είναι πλέον σε θέση να παρέχουν αποτελεσματική υποστήριξη στις αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

30.

Από τις γεωγραφικές διευθύνσεις του EuropeAid ζητήθηκε να συμβάλουν στη μείωση κατά 217 θέσεις το 2003 και το 2004. Οι περισσότερες από τις μειώσεις αυτές θα γίνουν στις θεματικές μονάδες και στις μονάδες «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων». Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, ως αποτέλεσμα των προαναφερθέντων, μερικές θεματικές μονάδες δεν είναι πλέον σε θέση να παρέχουν αποτελεσματική υποστήριξη στις αντιπροσωπείες.

| 31. | Προκειμένου να επιτύχουν τις ποσοστώσεις τους στο πλαίσιο της γενικότερης μείωσης των θέσεων, οι θεματικές μονάδες μερικές φορές δεν μπόρεσαν να προσφέρουν θέσεις σε έμπειρους υπαλλήλους που επέστρεφαν από τις αντιπροσωπείες. Οι υπάλληλοι, που παρέμειναν στις θεματικές μονάδες και ήταν προηγουμένως υπεύθυνοι για τη διαχείριση και τη διεκπεραίωση των φακέλων σχεδίων, ενδέχεται να μην μπορούν να προσαρμοστούν εύκολα στο νέο ρόλο τους που συνίσταται στην παροχή υποστήριξης, τομεακών γνώσεων και συμβουλών. |
| --- | --- |

31.

Προκειμένου να επιτύχουν τις ποσοστώσεις τους στο πλαίσιο της γενικότερης μείωσης των θέσεων, οι θεματικές μονάδες μερικές φορές δεν μπόρεσαν να προσφέρουν θέσεις σε έμπειρους υπαλλήλους που επέστρεφαν από τις αντιπροσωπείες. Οι υπάλληλοι, που παρέμειναν στις θεματικές μονάδες και ήταν προηγουμένως υπεύθυνοι για τη διαχείριση και τη διεκπεραίωση των φακέλων σχεδίων, ενδέχεται να μην μπορούν να προσαρμοστούν εύκολα στο νέο ρόλο τους που συνίσταται στην παροχή υποστήριξης, τομεακών γνώσεων και συμβουλών.

| 32. | Όσον αφορά τη διάρθρωση των ΚΥ, η Επιτροπή δεν έκρινε ότι μια προσέγγιση συνολικού σχεδιασμού ανταποκρινόταν στην πραγματικότητα και για τον λόγο αυτό, αντ' αυτής, υιοθετήθηκε μια πραγματιστική εξελικτική προσέγγιση. Ωστόσο, μολονότι, κατά το χρόνο του ελέγχου, δεν υπήρχε συνολικό σχέδιο για την αναδιάρθρωση του EuropeAid, είχε εξετασθεί ως ένα βαθμό η ιδέα της αναδιοργάνωσης των θεματικών μονάδων, προκειμένου να συγκεντρωθούν οι ειδικές θεματικές γνώσεις. Κατ' αυτό τον τρόπο, οι γνώσεις και η εμπειρία των ΚΥ μπορούν να παρασχεθούν περισσότερο εξορθολογισμένα και αποτελεσματικά στις αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

32.

Όσον αφορά τη διάρθρωση των ΚΥ, η Επιτροπή δεν έκρινε ότι μια προσέγγιση συνολικού σχεδιασμού ανταποκρινόταν στην πραγματικότητα και για τον λόγο αυτό, αντ' αυτής, υιοθετήθηκε μια πραγματιστική εξελικτική προσέγγιση. Ωστόσο, μολονότι, κατά το χρόνο του ελέγχου, δεν υπήρχε συνολικό σχέδιο για την αναδιάρθρωση του EuropeAid, είχε εξετασθεί ως ένα βαθμό η ιδέα της αναδιοργάνωσης των θεματικών μονάδων, προκειμένου να συγκεντρωθούν οι ειδικές θεματικές γνώσεις. Κατ' αυτό τον τρόπο, οι γνώσεις και η εμπειρία των ΚΥ μπορούν να παρασχεθούν περισσότερο εξορθολογισμένα και αποτελεσματικά στις αντιπροσωπείες.

| 33. | Όσον αφορά τις μονάδες «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων» των διαφορετικών διευθύνσεων του EuropeAid, από συγκριτική εκτίμηση του φόρτου εργασίας διαπιστώθηκε ότι υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις μεταξύ των μονάδων από την άποψη της αναλογίας του αριθμού των θέσεων ως προς τον αριθμό και τον όγκο των πληρωμών. |
| --- | --- |

33.

Όσον αφορά τις μονάδες «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων» των διαφορετικών διευθύνσεων του EuropeAid, από συγκριτική εκτίμηση του φόρτου εργασίας διαπιστώθηκε ότι υπάρχουν μεγάλες αποκλίσεις μεταξύ των μονάδων από την άποψη της αναλογίας του αριθμού των θέσεων ως προς τον αριθμό και τον όγκο των πληρωμών.

Ο ρόλος παρακολούθησης των κεντρικών υπηρεσιών

| 34. | Με την ανάθεση αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής, ιδίως όσον αφορά την εφαρμογή των προγραμμάτων συνεργασίας, ο ρόλος των ΚΥ της κλίνει όλο και περισσότερο προς την κατεύθυνση της παρακολούθησης και της παροχής υποστήριξης στις αντιπροσωπείες της, όπως περιγράφεται στο έγγραφο του EuropeAid, με τίτλο «Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services» (Δήλωση περί της αποστολής, αρμοδιότητες και καθήκοντα των υπηρεσιών), του Ιουλίου του 2003. Ως προς το ρόλο της παρακολούθησης, οι ΚΥ χρησιμοποιούν μια σειρά μέσων για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των αντιπροσωπειών, τα κυριότερα από τα οποία είναι τα εξής:






  — | εκθέσεις για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας (ΕΔΕΒ), που εκπονούν ανά τετράμηνο οι αντιπροσωπείες· |
| --- | --- | --- |

34.

Με την ανάθεση αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής, ιδίως όσον αφορά την εφαρμογή των προγραμμάτων συνεργασίας, ο ρόλος των ΚΥ της κλίνει όλο και περισσότερο προς την κατεύθυνση της παρακολούθησης και της παροχής υποστήριξης στις αντιπροσωπείες της, όπως περιγράφεται στο έγγραφο του EuropeAid, με τίτλο «Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services» (Δήλωση περί της αποστολής, αρμοδιότητες και καθήκοντα των υπηρεσιών), του Ιουλίου του 2003. Ως προς το ρόλο της παρακολούθησης, οι ΚΥ χρησιμοποιούν μια σειρά μέσων για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των αντιπροσωπειών, τα κυριότερα από τα οποία είναι τα εξής:

—

εκθέσεις για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας (ΕΔΕΒ), που εκπονούν ανά τετράμηνο οι αντιπροσωπείες·

| — | τριμηνιαίες καταστάσεις των αναλήψεων υποχρεώσεων, των πληρωμών, των ΥπΑ και των ΥπΕ (17)· |
| --- | --- |

—

τριμηνιαίες καταστάσεις των αναλήψεων υποχρεώσεων, των πληρωμών, των ΥπΑ και των ΥπΕ (17)·

| — | ετήσιο σχέδιο διαχείρισης που καταρτίζουν οι αντιπροσωπείες· |
| --- | --- |

—

ετήσιο σχέδιο διαχείρισης που καταρτίζουν οι αντιπροσωπείες·

| — | επισκόπηση προβλέψεων για καταρτιζόμενα σχέδια· |
| --- | --- |

—

επισκόπηση προβλέψεων για καταρτιζόμενα σχέδια·

| — | εκθέσεις παρακολούθησης που αφορούν τα σχέδια και επικεντρώνονται στα σχετικά αποτελέσματα· |
| --- | --- |

—

εκθέσεις παρακολούθησης που αφορούν τα σχέδια και επικεντρώνονται στα σχετικά αποτελέσματα·

| — | συστήματα οικονομικών πληροφοριών, ήτοι το CRIS και το OLAS για το ΕΤΑ· |
| --- | --- |

—

συστήματα οικονομικών πληροφοριών, ήτοι το CRIS και το OLAS για το ΕΤΑ·

| — | επισκέψεις επί τόπου· |
| --- | --- |

—

επισκέψεις επί τόπου·

| — | ελέγχους των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου· |
| --- | --- |

—

ελέγχους των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου·

| — | εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας. |
| --- | --- |

—

εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας.

| 35. | Μολονότι τα προαναφερθέντα μέσα παρακολούθησης παρέχουν στις ΚΥ χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την απόδοση των αντιπροσωπειών, λόγω έλλειψης επιχειρησιακών οδηγιών, η εφαρμογή αυτών των μέσων δεν ήταν πάντοτε σαφής για το εμπλεκόμενο προσωπικό από την άποψη του απαιτούμενου εύρους και βάθους της παρακολούθησης. Προβλήματα ανέκυψαν στους ακόλουθους τομείς:






  α) | οι εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας που διατυπώνει το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου του EuropeAid αποσκοπούν στον καθορισμό, σταδιακά, των εσωτερικών προτύπων αναφοράς που αφορούν τη σχέση μεταξύ πόρων και φόρτου εργασίας στις αντιπροσωπείες, όπως προτείνεται στην ανακοίνωση του Ιανουαρίου του 2002. Ωστόσο, λόγω του μικρού αριθμού αντιπροσωπειών στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη και των διαφορετικών συνθηκών που επικρατούν σε τοπικό επίπεδο, τα προαναφερθέντα πρότυπα αναφοράς δεν έχουν ακόμη εκπονηθεί. Έτσι, οι εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας που έχουν πραγματοποιηθεί μέχρι σήμερα δεν αποδεικνύουν εάν ο αριθμός των υπαλλήλων στις αντιπροσωπείες είναι ο κατάλληλος με βάση παράγοντες, όπως τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες της αντιπροσωπείας, ο όγκος της προς διαχείριση βοήθειας, ο αριθμός και η αξία των πραγματοποιούμενων πληρωμών και η ποιότητα της εθνικής δημόσιας διοίκησης. Ομοίως, οι εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας δεν προσδιορίζουν εάν θα έπρεπε να είχε αφιερωθεί περισσότερος ή λιγότερος χρόνος σε κάποιο συγκεκριμένο καθήκον ή διαδικασία, εάν όλα τα καθήκοντα είναι σχετικά ή εάν θα έπρεπε να αναληφθούν επιπλέον· |
| --- | --- | --- |

35.

Μολονότι τα προαναφερθέντα μέσα παρακολούθησης παρέχουν στις ΚΥ χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με την απόδοση των αντιπροσωπειών, λόγω έλλειψης επιχειρησιακών οδηγιών, η εφαρμογή αυτών των μέσων δεν ήταν πάντοτε σαφής για το εμπλεκόμενο προσωπικό από την άποψη του απαιτούμενου εύρους και βάθους της παρακολούθησης. Προβλήματα ανέκυψαν στους ακόλουθους τομείς:

α)

οι εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας που διατυπώνει το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου του EuropeAid αποσκοπούν στον καθορισμό, σταδιακά, των εσωτερικών προτύπων αναφοράς που αφορούν τη σχέση μεταξύ πόρων και φόρτου εργασίας στις αντιπροσωπείες, όπως προτείνεται στην ανακοίνωση του Ιανουαρίου του 2002. Ωστόσο, λόγω του μικρού αριθμού αντιπροσωπειών στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη και των διαφορετικών συνθηκών που επικρατούν σε τοπικό επίπεδο, τα προαναφερθέντα πρότυπα αναφοράς δεν έχουν ακόμη εκπονηθεί. Έτσι, οι εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας που έχουν πραγματοποιηθεί μέχρι σήμερα δεν αποδεικνύουν εάν ο αριθμός των υπαλλήλων στις αντιπροσωπείες είναι ο κατάλληλος με βάση παράγοντες, όπως τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες της αντιπροσωπείας, ο όγκος της προς διαχείριση βοήθειας, ο αριθμός και η αξία των πραγματοποιούμενων πληρωμών και η ποιότητα της εθνικής δημόσιας διοίκησης. Ομοίως, οι εκτιμήσεις του φόρτου εργασίας δεν προσδιορίζουν εάν θα έπρεπε να είχε αφιερωθεί περισσότερος ή λιγότερος χρόνος σε κάποιο συγκεκριμένο καθήκον ή διαδικασία, εάν όλα τα καθήκοντα είναι σχετικά ή εάν θα έπρεπε να αναληφθούν επιπλέον·

| β) | στην αρχή δεν υπήρχε καμία υποχρέωση παροχής ανάδρομης πληροφόρησης προς τις αντιπροσωπείες σχετικά με τις ΕΔΕΒ τους, μολονότι αυτό γινόταν μερικές φορές. Το πρόβλημα αυτό έχει πλέον αντιμετωπιστεί και από το τέλος του 2003 απαιτείται η παροχή ανάδρομης πληροφόρησης στις αντιπροσωπείες που ασκούν κατ' ανάθεση διαχείριση σχετικά με τις ΕΔΕΒ τους. Εντούτοις, μερικές φορές το EuropeAid δύσκολα μπορεί να διαπιστώσει από τις ΕΔΕΒ εάν αναμένεται κάποια δράση από τις ΚΥ και ποια είναι αυτή (18)· |
| --- | --- |

β)

στην αρχή δεν υπήρχε καμία υποχρέωση παροχής ανάδρομης πληροφόρησης προς τις αντιπροσωπείες σχετικά με τις ΕΔΕΒ τους, μολονότι αυτό γινόταν μερικές φορές. Το πρόβλημα αυτό έχει πλέον αντιμετωπιστεί και από το τέλος του 2003 απαιτείται η παροχή ανάδρομης πληροφόρησης στις αντιπροσωπείες που ασκούν κατ' ανάθεση διαχείριση σχετικά με τις ΕΔΕΒ τους. Εντούτοις, μερικές φορές το EuropeAid δύσκολα μπορεί να διαπιστώσει από τις ΕΔΕΒ εάν αναμένεται κάποια δράση από τις ΚΥ και ποια είναι αυτή (18)·

| γ) | το CRIS δεν διαθέτει φιλικά προς το χρήστη μέσα υποβολής εκθέσεων σε τέτοιο βαθμό ώστε πολλές αντιπροσωπείες είχαν δημιουργήσει παράλληλα τις δικές τους βάσεις δεδομένων, με αποτέλεσμα τη διπλή καταχώριση των οικονομικών στοιχείων σχετικά με τα σχέδια. Σε μία γεωγραφική περιοχή, κωδικοί χωρών που δεν είχαν καταχωρισθεί καθόλου ή που είχαν καταχωρισθεί λανθασμένα στο CRIS το κατέστησαν αναξιόπιστο ως πηγή πληροφοριών διαχείρισης. Οι δυνατότητες του CRIS ως μέσου παρακολούθησης δεν έχουν γίνει ακόμη πλήρως αντιληπτές στις χώρες ΑΚΕ. Στο τέλος του 2004 το CRIS προβλέπεται να περιλαμβάνει προβλέψεις, ενώ για το 2006 σχεδιάζεται η πλήρης ενσωμάτωση του OLAS στο CRIS. Από τον έλεγχο της Επιτροπής (βλέπε σημείο 14) εξήχθη το συμπέρασμα ότι το CRIS δεν ήταν ακόμη ολοκληρωμένο ως σύστημα κατάρτισης εκθέσεων. |
| --- | --- |

γ)

το CRIS δεν διαθέτει φιλικά προς το χρήστη μέσα υποβολής εκθέσεων σε τέτοιο βαθμό ώστε πολλές αντιπροσωπείες είχαν δημιουργήσει παράλληλα τις δικές τους βάσεις δεδομένων, με αποτέλεσμα τη διπλή καταχώριση των οικονομικών στοιχείων σχετικά με τα σχέδια. Σε μία γεωγραφική περιοχή, κωδικοί χωρών που δεν είχαν καταχωρισθεί καθόλου ή που είχαν καταχωρισθεί λανθασμένα στο CRIS το κατέστησαν αναξιόπιστο ως πηγή πληροφοριών διαχείρισης. Οι δυνατότητες του CRIS ως μέσου παρακολούθησης δεν έχουν γίνει ακόμη πλήρως αντιληπτές στις χώρες ΑΚΕ. Στο τέλος του 2004 το CRIS προβλέπεται να περιλαμβάνει προβλέψεις, ενώ για το 2006 σχεδιάζεται η πλήρης ενσωμάτωση του OLAS στο CRIS. Από τον έλεγχο της Επιτροπής (βλέπε σημείο 14) εξήχθη το συμπέρασμα ότι το CRIS δεν ήταν ακόμη ολοκληρωμένο ως σύστημα κατάρτισης εκθέσεων.

Ο ρόλος υποστήριξης των κεντρικών υπηρεσιών

| 36. | Μετά τη μεταβίβαση των αρμοδιοτήτων υλοποίησης στις αντιπροσωπείες, ο νέος ρόλος των ΚΥ, εκτός από την παρακολούθηση, συνίσταται στην παροχή υποστήριξης στις αντιπροσωπείες κατά την προετοιμασία, την υλοποίηση και την αξιολόγηση των έργων. Συγκεκριμένα, οι μονάδες γεωγραφικού συντονισμού του EuropeAid, υποστηριζόμενες από τις θεματικές μονάδες, θα είναι το εστιακό σημείο για τα αιτήματα των αντιπροσωπειών. |
| --- | --- |

36.

Μετά τη μεταβίβαση των αρμοδιοτήτων υλοποίησης στις αντιπροσωπείες, ο νέος ρόλος των ΚΥ, εκτός από την παρακολούθηση, συνίσταται στην παροχή υποστήριξης στις αντιπροσωπείες κατά την προετοιμασία, την υλοποίηση και την αξιολόγηση των έργων. Συγκεκριμένα, οι μονάδες γεωγραφικού συντονισμού του EuropeAid, υποστηριζόμενες από τις θεματικές μονάδες, θα είναι το εστιακό σημείο για τα αιτήματα των αντιπροσωπειών.

| 37. | Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι οι ΚΥ παρείχαν σημαντική υποστήριξη στις αντιπροσωπείες, για παράδειγμα στους ακόλουθους τομείς:






  — | ένα ευρύ φάσμα επιμορφώσεων σε θέματα διαχείρισης της βοήθειας και δημοσιονομικών διαδικασιών, συστημάτων και ελέγχων τόσο πριν οι υπάλληλοι μεταβούν στις αντιπροσωπείες, όσο και κατά τη διάρκεια της παραμονής τους εκεί: για παράδειγμα, μαθήματα για τους όρους χορήγησης της βοήθειας, όπως η διαχείριση του κύκλου του σχεδίου, η υποστήριξη από τον προϋπολογισμό και η καθολική προσέγγιση του τομέα· |
| --- | --- | --- |

37.

Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι οι ΚΥ παρείχαν σημαντική υποστήριξη στις αντιπροσωπείες, για παράδειγμα στους ακόλουθους τομείς:

—

ένα ευρύ φάσμα επιμορφώσεων σε θέματα διαχείρισης της βοήθειας και δημοσιονομικών διαδικασιών, συστημάτων και ελέγχων τόσο πριν οι υπάλληλοι μεταβούν στις αντιπροσωπείες, όσο και κατά τη διάρκεια της παραμονής τους εκεί: για παράδειγμα, μαθήματα για τους όρους χορήγησης της βοήθειας, όπως η διαχείριση του κύκλου του σχεδίου, η υποστήριξη από τον προϋπολογισμό και η καθολική προσέγγιση του τομέα·

| — | ουσιαστική βοήθεια στην προετοιμασία των σχεδίων, συμπεριλαμβανομένης της συμβολής από διάφορες ομάδες υποστήριξης της ποιότητας (19)· |
| --- | --- |

—

ουσιαστική βοήθεια στην προετοιμασία των σχεδίων, συμπεριλαμβανομένης της συμβολής από διάφορες ομάδες υποστήριξης της ποιότητας (19)·

| — | θεματικά δίκτυα τα οποία προορίζονται να διαδραματίσουν βασικό ρόλο στην υποστήριξη της ποιότητας με αποδέκτες τις αντιπροσωπείες (20). Στόχος τους είναι να παρέχουν κατευθυντήριες γραμμές και πρακτικά εργαλεία για την κατάρτιση των σχεδίων· |
| --- | --- |

—

θεματικά δίκτυα τα οποία προορίζονται να διαδραματίσουν βασικό ρόλο στην υποστήριξη της ποιότητας με αποδέκτες τις αντιπροσωπείες (20). Στόχος τους είναι να παρέχουν κατευθυντήριες γραμμές και πρακτικά εργαλεία για την κατάρτιση των σχεδίων·

| — | ουσιαστική υποστήριξη σε οικονομικά θέματα και συμβάσεις, συμπεριλαμβανομένων μιας υπηρεσίας υποστήριξης CRIS, ενός ηλεκτρονικού γραμματοκιβωτίου για την υποβολή ερωτημάτων και της εκπόνησης εγχειριδίων και κατευθυντήριων γραμμών. |
| --- | --- |

—

ουσιαστική υποστήριξη σε οικονομικά θέματα και συμβάσεις, συμπεριλαμβανομένων μιας υπηρεσίας υποστήριξης CRIS, ενός ηλεκτρονικού γραμματοκιβωτίου για την υποβολή ερωτημάτων και της εκπόνησης εγχειριδίων και κατευθυντήριων γραμμών.

| 38. | Εντούτοις, υπάρχουν ακόμη περιθώρια βελτίωσης στο πλαίσιο της μετεξέλιξης του ρόλου των ΚΥ σε υποστηρικτικό, στο νέο περιβάλλον της κατ' ανάθεση διαχείρισης, στους ακόλουθους τομείς:






  α) | οι ιστότοποι των θεματικών δικτύων βρίσκονται σε διαφορετικά στάδια ανάπτυξης και πολλοί χρειάζονται σημαντικές εργασίες ενημέρωσης· |
| --- | --- | --- |

38.

Εντούτοις, υπάρχουν ακόμη περιθώρια βελτίωσης στο πλαίσιο της μετεξέλιξης του ρόλου των ΚΥ σε υποστηρικτικό, στο νέο περιβάλλον της κατ' ανάθεση διαχείρισης, στους ακόλουθους τομείς:

α)

οι ιστότοποι των θεματικών δικτύων βρίσκονται σε διαφορετικά στάδια ανάπτυξης και πολλοί χρειάζονται σημαντικές εργασίες ενημέρωσης·

| β) | υπάρχουν ακόμη εκκρεμείς ανάγκες επιμόρφωσης στις αντιπροσωπείες (βλέπε σημείο 26)· |
| --- | --- |

β)

υπάρχουν ακόμη εκκρεμείς ανάγκες επιμόρφωσης στις αντιπροσωπείες (βλέπε σημείο 26)·

| γ) | επί του παρόντος, η ομάδα υποστήριξης της ποιότητας για τις χώρες ΑΚΕ έχει τη δυνατότητα να ελέγχει μόνο ένα δείγμα 20 % των χρηματοδοτικών προτάσεων· |
| --- | --- |

γ)

επί του παρόντος, η ομάδα υποστήριξης της ποιότητας για τις χώρες ΑΚΕ έχει τη δυνατότητα να ελέγχει μόνο ένα δείγμα 20 % των χρηματοδοτικών προτάσεων·

| δ) | το EuropeAid δεν διέθετε πάντα τις οδηγίες του στη γλώσσα εργασίας της αντιπροσωπείας. Σήμερα υπάρχουν σαφείς σχετικές οδηγίες, μολονότι εξακολουθούν να παρατηρούνται καθυστερήσεις στη μετάφραση· |
| --- | --- |

δ)

το EuropeAid δεν διέθετε πάντα τις οδηγίες του στη γλώσσα εργασίας της αντιπροσωπείας. Σήμερα υπάρχουν σαφείς σχετικές οδηγίες, μολονότι εξακολουθούν να παρατηρούνται καθυστερήσεις στη μετάφραση·

| ε) | η Επιτροπή άργησε να αποσαφηνίσει στις αντιπροσωπείες πώς οι δικαιούχοι χώρες θα εφάρμοζαν στην πράξη την αποκεντρωμένη διαχείριση της κοινοτικής βοήθειας στο πλαίσιο του νέου ΔΚ και να παράσχει οδηγίες σχετικά με τις χρηματοδοτικές διαδικασίες του 9ου ΕΤΑ· |
| --- | --- |

ε)

η Επιτροπή άργησε να αποσαφηνίσει στις αντιπροσωπείες πώς οι δικαιούχοι χώρες θα εφάρμοζαν στην πράξη την αποκεντρωμένη διαχείριση της κοινοτικής βοήθειας στο πλαίσιο του νέου ΔΚ και να παράσχει οδηγίες σχετικά με τις χρηματοδοτικές διαδικασίες του 9ου ΕΤΑ·

| στ) | λόγω μη επαρκούς δυναμικότητας στην αρμόδια διεύθυνση της ΓΔ RELEX σημειώνονται καθυστερήσεις στην έγκριση των προτάσεων πρόσληψης προσωπικού που υποβάλλουν οι αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

στ)

λόγω μη επαρκούς δυναμικότητας στην αρμόδια διεύθυνση της ΓΔ RELEX σημειώνονται καθυστερήσεις στην έγκριση των προτάσεων πρόσληψης προσωπικού που υποβάλλουν οι αντιπροσωπείες.

Αποτελέσματα της ανάθεσης

Δείκτες για τη μέτρηση των αποτελεσμάτων

| 39. | Στην ανακοίνωση προς την Επιτροπή της 16ης Μαΐου 2000 σχετικά με τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας αναφερόταν ότι θα εφαρμόζονταν δείκτες απόδοσης προκειμένου, αφενός, να μετράται η πρόοδος ως προς την επίτευξη των στόχων της μεταρρύθμισης (αύξηση του ταχύτητας εφαρμογής, βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης της βοήθειας και αξιοπιστία των δημοσιονομικών διαδικασιών) και, αφετέρου, να εξασφαλισθεί ότι η επιτυχία των προγραμμάτων δεν θα κρινόταν πλέον από το κατά πόσο είχαν χρησιμοποιηθεί τα κονδύλια που είχαν διατεθεί για ένα συγκεκριμένο έτος. |
| --- | --- |

39.

Στην ανακοίνωση προς την Επιτροπή της 16ης Μαΐου 2000 σχετικά με τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας αναφερόταν ότι θα εφαρμόζονταν δείκτες απόδοσης προκειμένου, αφενός, να μετράται η πρόοδος ως προς την επίτευξη των στόχων της μεταρρύθμισης (αύξηση του ταχύτητας εφαρμογής, βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης της βοήθειας και αξιοπιστία των δημοσιονομικών διαδικασιών) και, αφετέρου, να εξασφαλισθεί ότι η επιτυχία των προγραμμάτων δεν θα κρινόταν πλέον από το κατά πόσο είχαν χρησιμοποιηθεί τα κονδύλια που είχαν διατεθεί για ένα συγκεκριμένο έτος.

| 40. | Το 2001 η Επιτροπή ενέκρινε μια σειρά δεικτών βάσει κυρίως των τότε διαθέσιμων οικονομικών στοιχείων. Οι εν λόγω δείκτες περιελάμβαναν τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις εκταμιεύσεις, τα σχετικά ΥπΑ και ΥπΕ, το ποσοστό των τιμολογίων που εξοφλούνται εντός 60 ημερών, την κατανομή των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών καθ' όλο το έτος και τον αριθμό των ετών που χρειάζονται για την ολοκλήρωση ενός έργου. |
| --- | --- |

40.

Το 2001 η Επιτροπή ενέκρινε μια σειρά δεικτών βάσει κυρίως των τότε διαθέσιμων οικονομικών στοιχείων. Οι εν λόγω δείκτες περιελάμβαναν τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις εκταμιεύσεις, τα σχετικά ΥπΑ και ΥπΕ, το ποσοστό των τιμολογίων που εξοφλούνται εντός 60 ημερών, την κατανομή των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών καθ' όλο το έτος και τον αριθμό των ετών που χρειάζονται για την ολοκλήρωση ενός έργου.

| 41. | Οι προαναφεθέντες δείκτες μπορεί να είναι χρήσιμοι μακροπρόθεσμα και σε συνολικό επίπεδο, θα πρέπει όμως να συμπληρωθούν από άλλους, ώστε να προκύπτει μια ολοκληρωμένη εικόνα της ταχύτητας και της ποιότητας της προετοιμασίας των σχεδίων και της υλοποίησής τους στην πράξη. Στα τέλη του 2003, το EuropeAid αναζητούσε ακόμη επιπλέον δείκτες απόδοσης οι οποίοι θα ανταποκρίνονταν στον παραπάνω στόχο. |
| --- | --- |

41.

Οι προαναφεθέντες δείκτες μπορεί να είναι χρήσιμοι μακροπρόθεσμα και σε συνολικό επίπεδο, θα πρέπει όμως να συμπληρωθούν από άλλους, ώστε να προκύπτει μια ολοκληρωμένη εικόνα της ταχύτητας και της ποιότητας της προετοιμασίας των σχεδίων και της υλοποίησής τους στην πράξη. Στα τέλη του 2003, το EuropeAid αναζητούσε ακόμη επιπλέον δείκτες απόδοσης οι οποίοι θα ανταποκρίνονταν στον παραπάνω στόχο.

| 42. | Η καθυστέρηση στην εισαγωγή τέτοιου είδους δεικτών επέφερε δυσκολίες στην καθιέρωση στοιχείων αφετηρίας για την κατάσταση κατά την έναρξη της διαδικασίας ανάθεσης αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες (ή της μεταρρύθμισης). Επίσης, είναι δύσκολο να καθοριστούν δείκτες οι οποίοι να απομονώνουν τον αντίκτυπο της ανάθεσης αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες από τον αντίκτυπο των στοιχείων της ευρύτερης μεταρρύθμισης. Επιπλέον, οι δείκτες μπορούν επίσης να επηρεασθούν από άλλες πρωτοβουλίες της Επιτροπής, όπως η εισαγωγή της διαχείρισης του κύκλου του σχεδίου, οι τομεακές προσεγγίσεις ή οι νέοι δημοσιονομικοί κανονισμοί, και από εξελίξεις στις δικαιούχους χώρες, όπως αλλαγές στο τοπικό πολιτικό περιβάλλον ή στην ποιότητα της εθνικής δημόσιας διοίκησης. |
| --- | --- |

42.

Η καθυστέρηση στην εισαγωγή τέτοιου είδους δεικτών επέφερε δυσκολίες στην καθιέρωση στοιχείων αφετηρίας για την κατάσταση κατά την έναρξη της διαδικασίας ανάθεσης αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες (ή της μεταρρύθμισης). Επίσης, είναι δύσκολο να καθοριστούν δείκτες οι οποίοι να απομονώνουν τον αντίκτυπο της ανάθεσης αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες από τον αντίκτυπο των στοιχείων της ευρύτερης μεταρρύθμισης. Επιπλέον, οι δείκτες μπορούν επίσης να επηρεασθούν από άλλες πρωτοβουλίες της Επιτροπής, όπως η εισαγωγή της διαχείρισης του κύκλου του σχεδίου, οι τομεακές προσεγγίσεις ή οι νέοι δημοσιονομικοί κανονισμοί, και από εξελίξεις στις δικαιούχους χώρες, όπως αλλαγές στο τοπικό πολιτικό περιβάλλον ή στην ποιότητα της εθνικής δημόσιας διοίκησης.

Ταχύτητα

| 43. | Το Συνέδριο προσπάθησε, μέσω του ελέγχου του, να εντοπίσει στοιχεία τα οποία να αποδεικνύουν ενδεχόμενες βελτιώσεις στην ταχύτητα των διαφορετικών δραστηριοτήτων που περιλαμβάνει ο κύκλος του προγράμματος και των οποίων τη συγκεκριμένη ευθύνη φέρουν πλέον οι αντιπροσωπείες, και ιδίως όσον αφορά την προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεων, τη σύναψη των συμβάσεων, την πληρωμή των τιμολογίων και την υλοποίηση των σχεδίων. Η παρούσα έκθεση δεν ασχολείται με την πρώτη φάση του κύκλου του σχεδίου, ήτοι τον προγραμματισμό, δεδομένου ότι αυτή παραμένει στην αρμοδιότητα των ΚΥ, παρά του ότι αναμένεται μεγαλύτερη συμμετοχή από τις αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

43.

Το Συνέδριο προσπάθησε, μέσω του ελέγχου του, να εντοπίσει στοιχεία τα οποία να αποδεικνύουν ενδεχόμενες βελτιώσεις στην ταχύτητα των διαφορετικών δραστηριοτήτων που περιλαμβάνει ο κύκλος του προγράμματος και των οποίων τη συγκεκριμένη ευθύνη φέρουν πλέον οι αντιπροσωπείες, και ιδίως όσον αφορά την προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεων, τη σύναψη των συμβάσεων, την πληρωμή των τιμολογίων και την υλοποίηση των σχεδίων. Η παρούσα έκθεση δεν ασχολείται με την πρώτη φάση του κύκλου του σχεδίου, ήτοι τον προγραμματισμό, δεδομένου ότι αυτή παραμένει στην αρμοδιότητα των ΚΥ, παρά του ότι αναμένεται μεγαλύτερη συμμετοχή από τις αντιπροσωπείες.

Προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεων

| 44. | Μολονότι το χρονοδιάγραμμα προβλέψεων των υπό προετοιμασία σχεδίων παρακολουθείται στενά προκειμένου να εξασφαλίζεται η τήρηση των προθεσμιών, σε μερικές περιπτώσεις η ανάθεση αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες μείωσε την ταχύτητα της προετοιμασίας των σχεδίων, δεδομένου ότι αυτές πρέπει να διέλθουν το αναγκαίο στάδιο της εκμάθησης. Για παράδειγμα, το 2003, οι ΚΥ χρειάστηκε να παράσχουν τη βοήθειά τους σε μερικές αντιπροσωπείες στην Ασία κατά την προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεών τους, οι προθεσμίες μετατέθηκαν και στο τέλος το ποσοστό των υποχρεώσεων που ανελήφθησαν στο τελευταίο τρίμηνο του έτους ήταν υψηλότερο από ό,τι κατά τα προηγούμενα χρόνια (80-90 % έναντι περίπου 50 % προηγουμένως). |
| --- | --- |

44.

Μολονότι το χρονοδιάγραμμα προβλέψεων των υπό προετοιμασία σχεδίων παρακολουθείται στενά προκειμένου να εξασφαλίζεται η τήρηση των προθεσμιών, σε μερικές περιπτώσεις η ανάθεση αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες μείωσε την ταχύτητα της προετοιμασίας των σχεδίων, δεδομένου ότι αυτές πρέπει να διέλθουν το αναγκαίο στάδιο της εκμάθησης. Για παράδειγμα, το 2003, οι ΚΥ χρειάστηκε να παράσχουν τη βοήθειά τους σε μερικές αντιπροσωπείες στην Ασία κατά την προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεών τους, οι προθεσμίες μετατέθηκαν και στο τέλος το ποσοστό των υποχρεώσεων που ανελήφθησαν στο τελευταίο τρίμηνο του έτους ήταν υψηλότερο από ό,τι κατά τα προηγούμενα χρόνια (80-90 % έναντι περίπου 50 % προηγουμένως).

| 45. | Πολλές αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη στο πλαίσιο του ελέγχου είχαν αντιμετωπίσει συγκεκριμένες δυσκολίες το 2003, κατά την προετοιμασία των νέων χρηματοδοτικών προτάσεων, μετά την έναρξη ισχύος του νέου ΔΚ που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό από την 1η Ιανουαρίου 2003. Οι αντιπροσωπείες δεν ήταν σίγουρες πώς έπρεπε να ερμηνεύσουν και να εφαρμόσουν τις νέες διατάξεις του ΔΚ που αφορούν την έννοια της «αποκεντρωμένης διαχείρισης» των δραστηριοτήτων βοήθειας από τις δικαιούχους χώρες. Επανειλημμένα αιτήματα για παροχή διευκρινίσεων έμειναν χωρίς ανταπόκριση από τις ΚΥ, όπου το εν λόγω ζήτημα βρισκόταν προφανώς ακόμη υπό μελέτη κατά το χρόνο του δεύτερου κύκλου επισκέψεων ελέγχου του Συνεδρίου στις αντιπροσωπείες το Μάρτιο του 2004. Κατά συνέπεια, δεν κατέστη δυνατή η ολοκλήρωση ενός αριθμού προτάσεων για σχέδια λόγω έλλειψης σαφούς συνεννόησης και συμφωνίας σχετικά με την εφαρμογή των μηχανισμών που έπρεπε να καθιερωθούν. |
| --- | --- |

45.

Πολλές αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη στο πλαίσιο του ελέγχου είχαν αντιμετωπίσει συγκεκριμένες δυσκολίες το 2003, κατά την προετοιμασία των νέων χρηματοδοτικών προτάσεων, μετά την έναρξη ισχύος του νέου ΔΚ που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό από την 1η Ιανουαρίου 2003. Οι αντιπροσωπείες δεν ήταν σίγουρες πώς έπρεπε να ερμηνεύσουν και να εφαρμόσουν τις νέες διατάξεις του ΔΚ που αφορούν την έννοια της «αποκεντρωμένης διαχείρισης» των δραστηριοτήτων βοήθειας από τις δικαιούχους χώρες. Επανειλημμένα αιτήματα για παροχή διευκρινίσεων έμειναν χωρίς ανταπόκριση από τις ΚΥ, όπου το εν λόγω ζήτημα βρισκόταν προφανώς ακόμη υπό μελέτη κατά το χρόνο του δεύτερου κύκλου επισκέψεων ελέγχου του Συνεδρίου στις αντιπροσωπείες το Μάρτιο του 2004. Κατά συνέπεια, δεν κατέστη δυνατή η ολοκλήρωση ενός αριθμού προτάσεων για σχέδια λόγω έλλειψης σαφούς συνεννόησης και συμφωνίας σχετικά με την εφαρμογή των μηχανισμών που έπρεπε να καθιερωθούν.

Σύναψη συμβάσεων και πληρωμές

| 46. | Το γενικό συμπέρασμα από τις επισκέψεις στις αντιπροσωπείες είναι ότι αυτές διαχειρίζονται σωστά τις συνήθεις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων και πληρωμών. Ο κυριότερος παράγοντας που συνέβαλε σε αυτό είναι ότι οι μεγαλύτερες αντιπροσωπείες, ιδίως του πρώτου κύματος, έλαβαν υπαλλήλους με πολλά προσόντα και πείρα για να επανδρώσουν τις μονάδες τους «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων (Ο & Σ)», γεγονός που διευκόλυνε την ομαλή εισαγωγή των βασικών δημοσιονομικών συστημάτων και διαδικασιών. |
| --- | --- |

46.

Το γενικό συμπέρασμα από τις επισκέψεις στις αντιπροσωπείες είναι ότι αυτές διαχειρίζονται σωστά τις συνήθεις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων και πληρωμών. Ο κυριότερος παράγοντας που συνέβαλε σε αυτό είναι ότι οι μεγαλύτερες αντιπροσωπείες, ιδίως του πρώτου κύματος, έλαβαν υπαλλήλους με πολλά προσόντα και πείρα για να επανδρώσουν τις μονάδες τους «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων (Ο & Σ)», γεγονός που διευκόλυνε την ομαλή εισαγωγή των βασικών δημοσιονομικών συστημάτων και διαδικασιών.

| 47. | Σε χώρες όπου η εθνική δημόσια διοίκηση διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στη διαδικασία σύναψης ΤΩΝ συμβάσεων και πληρωμής (21), οι καθυστερήσεις σε αυτό το επίπεδο αποτελούν μερικές φορές σοβαρότερο εμπόδιο για την ταχεία υλοποίηση του σχεδίου από ό,τι οι ενδεχόμενες καθυστερήσεις σε επίπεδο αντιπροσωπείας (22). |
| --- | --- |

47.

Σε χώρες όπου η εθνική δημόσια διοίκηση διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στη διαδικασία σύναψης ΤΩΝ συμβάσεων και πληρωμής (21), οι καθυστερήσεις σε αυτό το επίπεδο αποτελούν μερικές φορές σοβαρότερο εμπόδιο για την ταχεία υλοποίηση του σχεδίου από ό,τι οι ενδεχόμενες καθυστερήσεις σε επίπεδο αντιπροσωπείας (22).

| 48. | Πολλές αντιπροσωπείες δεν παρακολουθούν συγκεκριμένους δείκτες για τη μέτρηση του χρόνου που απαιτείται για τις πληρωμές ή για τη σύναψη των συμβάσεων, ούτε συνήθως θέτουν συγκεκριμένους στόχους από αυτή την άποψη, πέρα από τις τυπικές υποχρεωτικές προθεσμίες που ορίζει ο ΔΚ, οι συμβάσεις ή οι προκηρύξεις διαγωνισμών (23). |
| --- | --- |

48.

Πολλές αντιπροσωπείες δεν παρακολουθούν συγκεκριμένους δείκτες για τη μέτρηση του χρόνου που απαιτείται για τις πληρωμές ή για τη σύναψη των συμβάσεων, ούτε συνήθως θέτουν συγκεκριμένους στόχους από αυτή την άποψη, πέρα από τις τυπικές υποχρεωτικές προθεσμίες που ορίζει ο ΔΚ, οι συμβάσεις ή οι προκηρύξεις διαγωνισμών (23).

| 49. | Τα συστήματα οικονομικών πληροφοριών που χρησιμοποιούνται στις αντιπροσωπείες, ήτοι το CRIS και (για το ΕΤΑ) το OLAS, κατά κανόνα επιτρέπουν τον υπολογισμό του χρόνου που χρειάζεται για μια πληρωμή, αλλά από τους ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν σε μερικές αντιπροσωπείες διαπιστώνεται ένας αριθμός σφαλμάτων σε στοιχεία της βάσης (24). Ως εκ τούτου, κρίνεται αβέβαιη η αξιοπιστία του δείκτη απόδοσης του EuropeAid, ο οποίος δείχνει το συνολικό ποσοστό των τιμολογίων που εξοφλούνται εντός 60 ημερών. |
| --- | --- |

49.

Τα συστήματα οικονομικών πληροφοριών που χρησιμοποιούνται στις αντιπροσωπείες, ήτοι το CRIS και (για το ΕΤΑ) το OLAS, κατά κανόνα επιτρέπουν τον υπολογισμό του χρόνου που χρειάζεται για μια πληρωμή, αλλά από τους ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν σε μερικές αντιπροσωπείες διαπιστώνεται ένας αριθμός σφαλμάτων σε στοιχεία της βάσης (24). Ως εκ τούτου, κρίνεται αβέβαιη η αξιοπιστία του δείκτη απόδοσης του EuropeAid, ο οποίος δείχνει το συνολικό ποσοστό των τιμολογίων που εξοφλούνται εντός 60 ημερών.

| 50. | Δείκτες για την ταχύτητα των πληρωμών πριν από την ανάθεση των αρμοδιοτήτων διαχείρισης στις αντιπροσωπείες δεν υπάρχουν. Για το λόγο αυτό, πραγματοποιήθηκε χειρόγραφος δοκιμαστικός έλεγχος σε δύο αντιπροσωπείες: επελέγη ένας αριθμός παρόμοιων πληρωμών, μερικές από τις οποίες είχαν πραγματοποιηθεί πριν από την ανάθεση (ήτοι από τις ΚΥ) και μερικές μετά, και έγινε αντιπαραβολή των χρονικών διαστημάτων που είχαν χρειαστεί για τη διεκπεραίωση των πληρωμών. Τα αποτελέσματα δεν επιτρέπουν την άντληση συμπερασμάτων, δεδομένου ότι σε μία αντιπροσωπεία διαπιστώνεται βελτίωση (ο μέσος χρόνος μειώθηκε από 61 ημέρες που ήταν πριν από την ανάθεση σε 47 ημέρες μετά την ανάθεση), ενώ στην περίπτωση μιας άλλης δεν φαίνεται καμία αλλαγή (ο απαιτούμενος μέσος χρόνος παρέμεινε γύρω στις 50 ημέρες). |
| --- | --- |

50.

Δείκτες για την ταχύτητα των πληρωμών πριν από την ανάθεση των αρμοδιοτήτων διαχείρισης στις αντιπροσωπείες δεν υπάρχουν. Για το λόγο αυτό, πραγματοποιήθηκε χειρόγραφος δοκιμαστικός έλεγχος σε δύο αντιπροσωπείες: επελέγη ένας αριθμός παρόμοιων πληρωμών, μερικές από τις οποίες είχαν πραγματοποιηθεί πριν από την ανάθεση (ήτοι από τις ΚΥ) και μερικές μετά, και έγινε αντιπαραβολή των χρονικών διαστημάτων που είχαν χρειαστεί για τη διεκπεραίωση των πληρωμών. Τα αποτελέσματα δεν επιτρέπουν την άντληση συμπερασμάτων, δεδομένου ότι σε μία αντιπροσωπεία διαπιστώνεται βελτίωση (ο μέσος χρόνος μειώθηκε από 61 ημέρες που ήταν πριν από την ανάθεση σε 47 ημέρες μετά την ανάθεση), ενώ στην περίπτωση μιας άλλης δεν φαίνεται καμία αλλαγή (ο απαιτούμενος μέσος χρόνος παρέμεινε γύρω στις 50 ημέρες).

| 51. | Ορισμένες αντιπροσωπείες αντιμετώπισαν δυσκολίες όσον αφορά τη διαχείριση των πληρωμών και των συμβάσεων εξαιτίας των πολλών σφαλμάτων που συνάντησαν στα δεδομένα που είχαν καταχωριστεί προηγουμένως στο σύστημα οικονομικών πληροφοριών CRIS, μετά την έναρξη λειτουργίας του κατά τη διάρκεια του 2002. |
| --- | --- |

51.

Ορισμένες αντιπροσωπείες αντιμετώπισαν δυσκολίες όσον αφορά τη διαχείριση των πληρωμών και των συμβάσεων εξαιτίας των πολλών σφαλμάτων που συνάντησαν στα δεδομένα που είχαν καταχωριστεί προηγουμένως στο σύστημα οικονομικών πληροφοριών CRIS, μετά την έναρξη λειτουργίας του κατά τη διάρκεια του 2002.

| 52. | Οι κοινοτικές διαδικασίες στον τομέα της πρόσκλησης υποβολής προσφορών και των συμβάσεων είναι πολύπλοκες. Από τον έλεγχο προκύπτει ότι το προσωπικό των αντιπροσωπειών, οι υπάλληλοι που ασχολούνται με σχέδια και οι τοπικοί δημόσιοι υπάλληλοι αντιμετωπίζουν μερικές φορές σοβαρές δυσκολίες από αυτή την άποψη, ακόμη και όταν υπάρχει περιθώριο παρέκκλισης ή περισσότερο ευέλικτης ερμηνείας. Συχνά οι προκηρυσσόμενοι δημόσιοι διαγωνισμοί πρέπει να ακυρωθούν και η διαδικασία να επαναληφθεί λόγω ανεπαρκούς αριθμού ενδιαφερομένων ή έγκυρων προσφορών. Οι παρεκκλίσεις δεν εγκρίνονται εύκολα από τις ΚΥ και, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν είναι καν δυνατές σύμφωνα με ορισμένους ειδικούς κανόνες που απαιτούν την επανάληψη της διαδικασίας μέχρι να υποβληθεί επαρκής αριθμός έγκυρων προσφορών. Στις περιπτώσεις αυτές παρακωλύεται σοβαρά η προετοιμασία ή η υλοποίηση των σχεδίων. |
| --- | --- |

52.

Οι κοινοτικές διαδικασίες στον τομέα της πρόσκλησης υποβολής προσφορών και των συμβάσεων είναι πολύπλοκες. Από τον έλεγχο προκύπτει ότι το προσωπικό των αντιπροσωπειών, οι υπάλληλοι που ασχολούνται με σχέδια και οι τοπικοί δημόσιοι υπάλληλοι αντιμετωπίζουν μερικές φορές σοβαρές δυσκολίες από αυτή την άποψη, ακόμη και όταν υπάρχει περιθώριο παρέκκλισης ή περισσότερο ευέλικτης ερμηνείας. Συχνά οι προκηρυσσόμενοι δημόσιοι διαγωνισμοί πρέπει να ακυρωθούν και η διαδικασία να επαναληφθεί λόγω ανεπαρκούς αριθμού ενδιαφερομένων ή έγκυρων προσφορών. Οι παρεκκλίσεις δεν εγκρίνονται εύκολα από τις ΚΥ και, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν είναι καν δυνατές σύμφωνα με ορισμένους ειδικούς κανόνες που απαιτούν την επανάληψη της διαδικασίας μέχρι να υποβληθεί επαρκής αριθμός έγκυρων προσφορών. Στις περιπτώσεις αυτές παρακωλύεται σοβαρά η προετοιμασία ή η υλοποίηση των σχεδίων.

Υλοποίηση των σχεδίων

| 53. | Η συνολική επίδραση που είχε η ανάθεση στην ταχύτητα της υλοποίησης των σχεδίων δεν μπορεί να μετρηθεί εύκολα (όπως έδειξαν οι επισκέψεις ελέγχου σε επίπεδο αντιπροσωπειών), τουλάχιστον όχι ακόμη, εάν ληφθεί υπόψη το σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα κατά το οποίο οι αντιπροσωπείες ασκούν κατ' ανάθεση διαχείριση (25). Για περισσότερες από τις μισές αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη το συμπέρασμα του ελέγχου ήταν ότι οι θετικές συνέπειες της ανάθεσης των διαχειριστικών αρμοδιοτήτων αναιρούνται από άλλους παράγοντες. |
| --- | --- |

53.

Η συνολική επίδραση που είχε η ανάθεση στην ταχύτητα της υλοποίησης των σχεδίων δεν μπορεί να μετρηθεί εύκολα (όπως έδειξαν οι επισκέψεις ελέγχου σε επίπεδο αντιπροσωπειών), τουλάχιστον όχι ακόμη, εάν ληφθεί υπόψη το σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα κατά το οποίο οι αντιπροσωπείες ασκούν κατ' ανάθεση διαχείριση (25). Για περισσότερες από τις μισές αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη το συμπέρασμα του ελέγχου ήταν ότι οι θετικές συνέπειες της ανάθεσης των διαχειριστικών αρμοδιοτήτων αναιρούνται από άλλους παράγοντες.

| 54. | Μία κοινή διαπίστωση από τις επισκέψεις ελέγχου είναι ότι η υλοποίηση των σχεδίων ωφελείται από την παρουσία επί τόπου του προσωπικού των μονάδων «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων» και από την αυξημένη δυναμικότητα των επιχειρησιακών μονάδων των αντιπροσωπειών. Και οι δύο αυτοί παράγοντες συμβάλλουν στην καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, ο δε συνδυασμός τους παρέχει μεγαλύτερη δυνατότητα για την επίλυση των οποιωνδήποτε προβλημάτων που επηρεάζουν τα σχέδια και τα προγράμματα. Από τις συζητήσεις με τους συνομιλητές των αντιπροσωπειών (εθνικούς δημόσιους υπαλλήλους, προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τα σχέδια, εκπροσώπους άλλων χορηγών) επιβεβαιώνεται η αυξημένη δυναμικότητα των αντιπροσωπειών μετά την ανάθεση, γεγονός που καθιστά δυνατές τις στενότερες επαφές με το προσωπικό τους και τη μεγαλύτερη συμμετοχή του τελευταίου. |
| --- | --- |

54.

Μία κοινή διαπίστωση από τις επισκέψεις ελέγχου είναι ότι η υλοποίηση των σχεδίων ωφελείται από την παρουσία επί τόπου του προσωπικού των μονάδων «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων» και από την αυξημένη δυναμικότητα των επιχειρησιακών μονάδων των αντιπροσωπειών. Και οι δύο αυτοί παράγοντες συμβάλλουν στην καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, ο δε συνδυασμός τους παρέχει μεγαλύτερη δυνατότητα για την επίλυση των οποιωνδήποτε προβλημάτων που επηρεάζουν τα σχέδια και τα προγράμματα. Από τις συζητήσεις με τους συνομιλητές των αντιπροσωπειών (εθνικούς δημόσιους υπαλλήλους, προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τα σχέδια, εκπροσώπους άλλων χορηγών) επιβεβαιώνεται η αυξημένη δυναμικότητα των αντιπροσωπειών μετά την ανάθεση, γεγονός που καθιστά δυνατές τις στενότερες επαφές με το προσωπικό τους και τη μεγαλύτερη συμμετοχή του τελευταίου.

| 55. | Ωστόσο, τα προβλήματα που προαναφέρθηκαν στην παρούσα έκθεση, όσον αφορά την προετοιμασία των αντιπροσωπειών και των ΚΥ για την ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις πρώτες, μπορούν να εκμηδενίσουν τις βελτιώσεις στην ποιότητα που απορρέουν από την ανάθεση [βλέπε σημεία 23, 26, 35 στοιχείο γ) και 38]. |
| --- | --- |

55.

Ωστόσο, τα προβλήματα που προαναφέρθηκαν στην παρούσα έκθεση, όσον αφορά την προετοιμασία των αντιπροσωπειών και των ΚΥ για την ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις πρώτες, μπορούν να εκμηδενίσουν τις βελτιώσεις στην ποιότητα που απορρέουν από την ανάθεση [βλέπε σημεία 23, 26, 35 στοιχείο γ) και 38].

Ποιότητα

| 56. | Όσον αφορά τον δεύτερο κύριο στόχο της μεταρρύθμισης και της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, ήτοι την επίτευξη ριζικών βελτιώσεων στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ, είναι ακόμη πολύ νωρίς, μετά από λιγότερο από δύο χρόνια από την ανάθεση της διαχείρισης, για να διαπιστωθεί ο πλήρης ενδεχόμενος αντίκτυπος της ανάθεσης αυτής στην ποιότητα της βοήθειας καθ' όλο τον κύκλο του σχεδίου. Κάτι τέτοιο θα απαιτούσε την παρέλευση διαστήματος τουλάχιστον τεσσάρων έως πέντε ετών, μέχρι να υλοποιηθεί ένας σημαντικός αριθμός σχεδίων και προγραμμάτων τα οποία να έχουν αναπτυχθεί στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης. |
| --- | --- |

56.

Όσον αφορά τον δεύτερο κύριο στόχο της μεταρρύθμισης και της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, ήτοι την επίτευξη ριζικών βελτιώσεων στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ, είναι ακόμη πολύ νωρίς, μετά από λιγότερο από δύο χρόνια από την ανάθεση της διαχείρισης, για να διαπιστωθεί ο πλήρης ενδεχόμενος αντίκτυπος της ανάθεσης αυτής στην ποιότητα της βοήθειας καθ' όλο τον κύκλο του σχεδίου. Κάτι τέτοιο θα απαιτούσε την παρέλευση διαστήματος τουλάχιστον τεσσάρων έως πέντε ετών, μέχρι να υλοποιηθεί ένας σημαντικός αριθμός σχεδίων και προγραμμάτων τα οποία να έχουν αναπτυχθεί στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης.

| 57. | Επιπλέον, θα πρέπει να καθοριστεί από νωρίς ο καταλληλότερος συνδυασμός δεικτών για την αξιολόγηση της ποιότητας της βοήθειας. Στόχος του συστήματος παρακολούθησης βάσει των αποτελεσμάτων, το οποίο η Επιτροπή επέκτεινε το 2002 για να καλύψει όλες τις περιοχές που αφορούν τα προγράμματα της εξωτερικής συνεργασίας της ΕΚ, είναι να παρέχει μια εκτίμηση της απόδοσης ενός σχεδίου ή ενός προγράμματος. Μακροπρόθεσμα, αυτές οι εκτιμήσεις θα μπορούσαν να αποτελέσουν έναν σημαντικό δείκτη του επιπέδου της ποιότητας της κοινοτικής βοήθειας και των ενδεχόμενων βελτιώσεών της, υπό τον όρο ότι οι σχετικές εκθέσεις καταρτίζονται βάσει σταθερού προτύπου ώστε να είναι συγκρίσιμες μέσα στο χρόνο. |
| --- | --- |

57.

Επιπλέον, θα πρέπει να καθοριστεί από νωρίς ο καταλληλότερος συνδυασμός δεικτών για την αξιολόγηση της ποιότητας της βοήθειας. Στόχος του συστήματος παρακολούθησης βάσει των αποτελεσμάτων, το οποίο η Επιτροπή επέκτεινε το 2002 για να καλύψει όλες τις περιοχές που αφορούν τα προγράμματα της εξωτερικής συνεργασίας της ΕΚ, είναι να παρέχει μια εκτίμηση της απόδοσης ενός σχεδίου ή ενός προγράμματος. Μακροπρόθεσμα, αυτές οι εκτιμήσεις θα μπορούσαν να αποτελέσουν έναν σημαντικό δείκτη του επιπέδου της ποιότητας της κοινοτικής βοήθειας και των ενδεχόμενων βελτιώσεών της, υπό τον όρο ότι οι σχετικές εκθέσεις καταρτίζονται βάσει σταθερού προτύπου ώστε να είναι συγκρίσιμες μέσα στο χρόνο.

| 58. | Οι θετικοί παράγοντες που προαναφέρθηκαν σχετικά με την ταχύτητα της υλοποίησης των σχεδίων ισχύουν και όσον αφορά το ζήτημα της ποιότητας. Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, στην πλειονότητα των αντιπροσωπειών όπου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη, υπάρχουν στοιχεία που υποδεικνύουν την αυξημένη δυναμικότητα των αντιπροσωπειών να αντεπεξέρχονται στις διαφορετικές πτυχές των αναπτυξιακών δραστηριοτήτων, γεγονός που έχει ως αποτέλεσμα περισσότερες επαφές με τους δικαιούχους και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη καθώς και καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, των κινδύνων και των ευκαιριών. Από εξέταση φακέλων που πραγματοποιήθηκε κατά τον έλεγχο του Συνεδρίου επιβεβαιώνεται επίσης η αυξημένη συμμετοχή του προσωπικού των αντιπροσωπειών σε δραστηριότητες παρακολούθησης των σχεδίων, όπως η εξέταση και ο σχολιασμός των προγραμμάτων εργασίας και των εκθέσεων προόδου των σχεδίων. |
| --- | --- |

58.

Οι θετικοί παράγοντες που προαναφέρθηκαν σχετικά με την ταχύτητα της υλοποίησης των σχεδίων ισχύουν και όσον αφορά το ζήτημα της ποιότητας. Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, στην πλειονότητα των αντιπροσωπειών όπου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη, υπάρχουν στοιχεία που υποδεικνύουν την αυξημένη δυναμικότητα των αντιπροσωπειών να αντεπεξέρχονται στις διαφορετικές πτυχές των αναπτυξιακών δραστηριοτήτων, γεγονός που έχει ως αποτέλεσμα περισσότερες επαφές με τους δικαιούχους και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη καθώς και καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, των κινδύνων και των ευκαιριών. Από εξέταση φακέλων που πραγματοποιήθηκε κατά τον έλεγχο του Συνεδρίου επιβεβαιώνεται επίσης η αυξημένη συμμετοχή του προσωπικού των αντιπροσωπειών σε δραστηριότητες παρακολούθησης των σχεδίων, όπως η εξέταση και ο σχολιασμός των προγραμμάτων εργασίας και των εκθέσεων προόδου των σχεδίων.

| 59. | Από την άλλη μεριά, υπάρχουν επίσης πρακτικά προβλήματα, που προαναφέρθηκαν στην παρούσα έκθεση (βλέπε σημείο 56), τα οποία μπορούν να αναιρέσουν τις βελτιώσεις στην ποιότητα που απορρέουν από την ανάθεση. |
| --- | --- |

59.

Από την άλλη μεριά, υπάρχουν επίσης πρακτικά προβλήματα, που προαναφέρθηκαν στην παρούσα έκθεση (βλέπε σημείο 56), τα οποία μπορούν να αναιρέσουν τις βελτιώσεις στην ποιότητα που απορρέουν από την ανάθεση.

| 60. | Επιπλέον, στις περισσότερες αντιπροσωπείες όπου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη υπήρχαν πολλές κατηγορίες υπαλλήλων (όπως μεμονωμένοι εμπειρογνώμονες, ΤΥΤΒ και τοπικοί υπάλληλοι), οι οποίοι εργάζονταν στις επιχειρησιακές μονάδες και μοιράζονταν το φόρτο εργασίας, συνήθως κατά τέτοιο τρόπο ώστε καθένας ήταν υπεύθυνος για έναν αριθμό σχεδίων. Η πρακτική αυτή δεν εξασφαλίζει ότι τα διαφορετικά είδη πόρων χρησιμοποιούνται με το βέλτιστο τρόπο, διότι αυτή σημαίνει ότι οι πλέον έμπειροι ειδικοί αφιερώνουν μερικές φορές σημαντικό μέρος του χρόνου τους για την εκπλήρωση σχετικώς απλών διοικητικών καθηκόντων. |
| --- | --- |

60.

Επιπλέον, στις περισσότερες αντιπροσωπείες όπου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη υπήρχαν πολλές κατηγορίες υπαλλήλων (όπως μεμονωμένοι εμπειρογνώμονες, ΤΥΤΒ και τοπικοί υπάλληλοι), οι οποίοι εργάζονταν στις επιχειρησιακές μονάδες και μοιράζονταν το φόρτο εργασίας, συνήθως κατά τέτοιο τρόπο ώστε καθένας ήταν υπεύθυνος για έναν αριθμό σχεδίων. Η πρακτική αυτή δεν εξασφαλίζει ότι τα διαφορετικά είδη πόρων χρησιμοποιούνται με το βέλτιστο τρόπο, διότι αυτή σημαίνει ότι οι πλέον έμπειροι ειδικοί αφιερώνουν μερικές φορές σημαντικό μέρος του χρόνου τους για την εκπλήρωση σχετικώς απλών διοικητικών καθηκόντων.

Αξιόπιστες δημοσιονομικές διαδικασίες

| 61. | Η γενική γνώμη από τις επισκέψεις ελέγχου στις αντιπροσωπείες με αντικείμενο την ανάθεση σε αυτές διαχειριστικών αρμοδιοτήτων, η οποία ενισχύεται από τις διαπιστώσεις μιας σειράς δημοσιονομικών ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν ταυτόχρονα στις ίδιες αντιπροσωπείες (26), είναι ότι η κατ' ανάθεση διαχείριση εξασφαλίζει κατά κανόνα αξιόπιστες διαδικασίες δημοσιονομικής διαχείρισης. Εντούτοις, δεν έχει ακόμη αναπτυχθεί επαρκώς η οικονομική παρακολούθηση των φορέων υλοποίησης. Συγκεκριμένα, μολονότι το σύστημα των ελέγχων των φορέων υλοποίησης έχει βελτιωθεί από το 2002, εξακολουθούν να γίνονται συζητήσεις για την προσέγγιση που θα εφαρμοστεί και γενικά η χρήση των εκθέσεων ελέγχου και η συνέχεια που δίδεται σε αυτές δεν επαρκούν ακόμη για το σχηματισμό συνολικής βεβαιότητας σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των πράξεων που διαχειρίζονται οι φορείς υλοποίησης. |
| --- | --- |

61.

Η γενική γνώμη από τις επισκέψεις ελέγχου στις αντιπροσωπείες με αντικείμενο την ανάθεση σε αυτές διαχειριστικών αρμοδιοτήτων, η οποία ενισχύεται από τις διαπιστώσεις μιας σειράς δημοσιονομικών ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν ταυτόχρονα στις ίδιες αντιπροσωπείες (26), είναι ότι η κατ' ανάθεση διαχείριση εξασφαλίζει κατά κανόνα αξιόπιστες διαδικασίες δημοσιονομικής διαχείρισης. Εντούτοις, δεν έχει ακόμη αναπτυχθεί επαρκώς η οικονομική παρακολούθηση των φορέων υλοποίησης. Συγκεκριμένα, μολονότι το σύστημα των ελέγχων των φορέων υλοποίησης έχει βελτιωθεί από το 2002, εξακολουθούν να γίνονται συζητήσεις για την προσέγγιση που θα εφαρμοστεί και γενικά η χρήση των εκθέσεων ελέγχου και η συνέχεια που δίδεται σε αυτές δεν επαρκούν ακόμη για το σχηματισμό συνολικής βεβαιότητας σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των πράξεων που διαχειρίζονται οι φορείς υλοποίησης.

| 62. | Υπάρχουν ενδείξεις ότι η ανάθεση διαχειριστικών αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες έχει θετικά αποτελέσματα που οδηγούν σε βελτιώσεις των συστημάτων και ελέγχων εποπτείας. Η έγκαιρη δημιουργία μονάδας «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων» σε κάθε αντιπροσωπεία, η οποία συχνά στελεχώνεται από δυναμικό και έμπειρο προσωπικό, είχε ως αποτέλεσμα, σε πολλές αντιπροσωπείες, να δίδεται ιδιαίτερη έμφαση στις δημοσιονομικές διαδικασίες. Συνέβαλε επίσης στην ταχύτερη επίλυση των προβλημάτων και στην εφαρμογή βελτιωμένων πρακτικών, π.χ. μέσω της καθιέρωσης τυποποιημένων εγγράφων ή ηλεκτρονικών εντύπων για τις καταστάσεις επαλήθευσης, τα διαβιβαστικά και τις κατευθυντήριες γραμμές που πρέπει να χρησιμοποιούνται τόσο εντός της αντιπροσωπείας όσο και από τους διαχειριστές των σχεδίων. Σε τουλάχιστον δύο από τις αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη, οι μονάδες Ο & Σ έχουν αρχίσει να ασχολούνται με το πρόβλημα της εποπτείας των φορέων υλοποίησης και έχουν αναπτύξει μια προσέγγιση για τους εξωτερικούς ελέγχους των σχεδίων, συμπεριλαμβανομένης της συστηματικής παρακολούθησής τους. |
| --- | --- |

62.

Υπάρχουν ενδείξεις ότι η ανάθεση διαχειριστικών αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες έχει θετικά αποτελέσματα που οδηγούν σε βελτιώσεις των συστημάτων και ελέγχων εποπτείας. Η έγκαιρη δημιουργία μονάδας «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων» σε κάθε αντιπροσωπεία, η οποία συχνά στελεχώνεται από δυναμικό και έμπειρο προσωπικό, είχε ως αποτέλεσμα, σε πολλές αντιπροσωπείες, να δίδεται ιδιαίτερη έμφαση στις δημοσιονομικές διαδικασίες. Συνέβαλε επίσης στην ταχύτερη επίλυση των προβλημάτων και στην εφαρμογή βελτιωμένων πρακτικών, π.χ. μέσω της καθιέρωσης τυποποιημένων εγγράφων ή ηλεκτρονικών εντύπων για τις καταστάσεις επαλήθευσης, τα διαβιβαστικά και τις κατευθυντήριες γραμμές που πρέπει να χρησιμοποιούνται τόσο εντός της αντιπροσωπείας όσο και από τους διαχειριστές των σχεδίων. Σε τουλάχιστον δύο από τις αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη, οι μονάδες Ο & Σ έχουν αρχίσει να ασχολούνται με το πρόβλημα της εποπτείας των φορέων υλοποίησης και έχουν αναπτύξει μια προσέγγιση για τους εξωτερικούς ελέγχους των σχεδίων, συμπεριλαμβανομένης της συστηματικής παρακολούθησής τους.

| 63. | Ωστόσο, σε μερικές περιπτώσεις, η ύπαρξη πολύπλοκων διαδικασιών (βλέπε σημείο 52) και η ανεπάρκεια των οδηγιών σε δημοσιονομικά ζητήματα (βλέπε σημείο 45) επέφεραν το αντίθετο αποτέλεσμα όσον αφορά την επίτευξη των δύο άλλων στόχων, ήτοι της βελτίωσης της ταχύτητας και της ποιότητας της βοήθειας. |
| --- | --- |

63.

Ωστόσο, σε μερικές περιπτώσεις, η ύπαρξη πολύπλοκων διαδικασιών (βλέπε σημείο 52) και η ανεπάρκεια των οδηγιών σε δημοσιονομικά ζητήματα (βλέπε σημείο 45) επέφεραν το αντίθετο αποτέλεσμα όσον αφορά την επίτευξη των δύο άλλων στόχων, ήτοι της βελτίωσης της ταχύτητας και της ποιότητας της βοήθειας.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Συμπεράσματα σχετικά με τη διαδικασία ανάθεσης

| 64. | Η ανάθεση των αρμοδιοτήτων της διαχείρισης της βοήθειας στις 78 αντιπροσωπείες επέφερε μιας μείζονος σημασίας αναδιοργάνωση των υπηρεσιών της Επιτροπής στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας. Η εφαρμογή της στην πράξη, με σχεδόν το σύνολο των αντιπροσωπειών να λειτουργούν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης το καλοκαίρι του 2004, αποτελεί σημαντικό επίτευγμα (βλέπε σημεία 15 έως 17). |
| --- | --- |

64.

Η ανάθεση των αρμοδιοτήτων της διαχείρισης της βοήθειας στις 78 αντιπροσωπείες επέφερε μιας μείζονος σημασίας αναδιοργάνωση των υπηρεσιών της Επιτροπής στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας. Η εφαρμογή της στην πράξη, με σχεδόν το σύνολο των αντιπροσωπειών να λειτουργούν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης το καλοκαίρι του 2004, αποτελεί σημαντικό επίτευγμα (βλέπε σημεία 15 έως 17).

| 65. | Η διαχείριση, εκ μέρους της Επιτροπής, της διαδικασίας της ανάθεσης μπορεί να θεωρηθεί επιτυχής σε λογικό βαθμό, τουλάχιστον όσον αφορά τις αντιπροσωπείες. Ωστόσο, στο σχεδιασμό της η Επιτροπή δεν συμπεριέλαβε μια σειρά στοιχείων, τα οποία θα μπορούσαν να είχαν διευκολύνει τον έλεγχο της εν λόγω διαδικασίας, ενώ ορισμένοι προβληματικοί τομείς χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής (βλέπε σημείο 18). |
| --- | --- |

65.

Η διαχείριση, εκ μέρους της Επιτροπής, της διαδικασίας της ανάθεσης μπορεί να θεωρηθεί επιτυχής σε λογικό βαθμό, τουλάχιστον όσον αφορά τις αντιπροσωπείες. Ωστόσο, στο σχεδιασμό της η Επιτροπή δεν συμπεριέλαβε μια σειρά στοιχείων, τα οποία θα μπορούσαν να είχαν διευκολύνει τον έλεγχο της εν λόγω διαδικασίας, ενώ ορισμένοι προβληματικοί τομείς χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής (βλέπε σημείο 18).

| 66. | Γενικά, οι αντιπροσωπείες προετοιμάστηκαν σχετικά καλά για να λειτουργήσουν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης, μολονότι υπάρχουν προβλήματα με την πλήρωση θέσεων, ενώ εξακολουθεί να υπάρχει η ανάγκη επιμόρφωσης όσον αφορά τα δημοσιονομικά συστήματα και τη διαχείριση των σχεδίων, παρ' όλες τις επιμορφωτικές προσπάθειες που καταβλήθηκαν (βλέπε σημεία 19 έως 26). |
| --- | --- |

66.

Γενικά, οι αντιπροσωπείες προετοιμάστηκαν σχετικά καλά για να λειτουργήσουν με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης, μολονότι υπάρχουν προβλήματα με την πλήρωση θέσεων, ενώ εξακολουθεί να υπάρχει η ανάγκη επιμόρφωσης όσον αφορά τα δημοσιονομικά συστήματα και τη διαχείριση των σχεδίων, παρ' όλες τις επιμορφωτικές προσπάθειες που καταβλήθηκαν (βλέπε σημεία 19 έως 26).

| 67. | Η προετοιμασία των ΚΥ είχε σχεδιαστεί λιγότερο καλά και χαρακτηριζόταν από έλλειψη ανάλυσης και διαβουλεύσεων. Οι αντιπροσωπείες εξακολουθούν να χρειάζονται σημαντική υποστήριξη προκειμένου να προσαρμοστούν στο νέο ρόλο τους. Ωστόσο, οι κεντρικές υπηρεσίες αντιμετωπίζουν δυσκολίες στο να παράσχουν στις αντιπροσωπείες την απαιτούμενη υποστήριξη, καθώς οι θεματικές ειδικές γνώσεις διασκορπίζονται όλο και περισσότερο στους κόλπους των διαφόρων γεωγραφικών διευθύνσεων λόγω της μείωσης του προσωπικού των ΚΥ (βλέπε σημεία 27 έως 33). |
| --- | --- |

67.

Η προετοιμασία των ΚΥ είχε σχεδιαστεί λιγότερο καλά και χαρακτηριζόταν από έλλειψη ανάλυσης και διαβουλεύσεων. Οι αντιπροσωπείες εξακολουθούν να χρειάζονται σημαντική υποστήριξη προκειμένου να προσαρμοστούν στο νέο ρόλο τους. Ωστόσο, οι κεντρικές υπηρεσίες αντιμετωπίζουν δυσκολίες στο να παράσχουν στις αντιπροσωπείες την απαιτούμενη υποστήριξη, καθώς οι θεματικές ειδικές γνώσεις διασκορπίζονται όλο και περισσότερο στους κόλπους των διαφόρων γεωγραφικών διευθύνσεων λόγω της μείωσης του προσωπικού των ΚΥ (βλέπε σημεία 27 έως 33).

| 68. | Μολονότι οι ΚΥ επινόησαν μέσα για την παρακολούθηση των αντιπροσωπειών, όπως τις εκθέσεις για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας (ΕΔΕΒ), ο ρόλος και τα μέσα τους όσον αφορά την παρακολούθηση δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί πλήρως (βλέπε σημεία 34 και 35). |
| --- | --- |

68.

Μολονότι οι ΚΥ επινόησαν μέσα για την παρακολούθηση των αντιπροσωπειών, όπως τις εκθέσεις για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας (ΕΔΕΒ), ο ρόλος και τα μέσα τους όσον αφορά την παρακολούθηση δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί πλήρως (βλέπε σημεία 34 και 35).

| 69. | Ομοίως, παρά το γεγονός ότι οι ΚΥ παρείχαν σημαντική υποστήριξη στις αντιπροσωπείες μέσω επιμορφωτικών πρωτοβουλιών, ομάδων υποστήριξης της ποιότητας, θεματικών δικτύων και υπηρεσιών υποστήριξης, εξακολουθούν να υπάρχουν ελλείψεις στην παροχή καθοδήγησης και στην ικανοποίηση των αναγκών επιμόρφωσης (βλέπε σημεία 36 έως 38). |
| --- | --- |

69.

Ομοίως, παρά το γεγονός ότι οι ΚΥ παρείχαν σημαντική υποστήριξη στις αντιπροσωπείες μέσω επιμορφωτικών πρωτοβουλιών, ομάδων υποστήριξης της ποιότητας, θεματικών δικτύων και υπηρεσιών υποστήριξης, εξακολουθούν να υπάρχουν ελλείψεις στην παροχή καθοδήγησης και στην ικανοποίηση των αναγκών επιμόρφωσης (βλέπε σημεία 36 έως 38).

Συμπεράσματα σχετικά με τα αποτελέσματα της ανάθεσης

| 70. | Λιγότερο από δύο χρόνια μετά την ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, είναι ακόμη πολύ νωρίς για να δούμε τις επιδιωκόμενες βελτιώσεις στην ταχύτητα και στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ. Επίσης η απουσία ενός πλήρους συνδυασμού δεικτών απόδοσης, σε πρώιμο στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης, δυσχεραίνει τη μέτρηση της συντελούμενης προόδου προς την κατεύθυνση της επίτευξης των κυριότερων στόχων. Εν τω μεταξύ, η Επιτροπή συνεχίζει να χρησιμοποιεί κυρίως οικονομικά στοιχεία (όπως ο αριθμός των αναλήψεων υποχρεώσεων και των εκταμιεύσεων) ως δείκτες της ταχύτητας, μολονότι αυτά μπορεί να ποικίλλουν για λόγους ανεξάρτητους από την ανάθεση ή τη μεταρρύθμιση και αποτελούν ακριβώς τα κριτήρια για την αξιολόγηση της κοινοτικής βοήθειας που επιδίωκε να εξαλείψει η μεταρρύθμιση (βλέπε σημεία 39 έως 42, 53, 56 και 57). |
| --- | --- |

70.

Λιγότερο από δύο χρόνια μετά την ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες, είναι ακόμη πολύ νωρίς για να δούμε τις επιδιωκόμενες βελτιώσεις στην ταχύτητα και στην ποιότητα της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ. Επίσης η απουσία ενός πλήρους συνδυασμού δεικτών απόδοσης, σε πρώιμο στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης, δυσχεραίνει τη μέτρηση της συντελούμενης προόδου προς την κατεύθυνση της επίτευξης των κυριότερων στόχων. Εν τω μεταξύ, η Επιτροπή συνεχίζει να χρησιμοποιεί κυρίως οικονομικά στοιχεία (όπως ο αριθμός των αναλήψεων υποχρεώσεων και των εκταμιεύσεων) ως δείκτες της ταχύτητας, μολονότι αυτά μπορεί να ποικίλλουν για λόγους ανεξάρτητους από την ανάθεση ή τη μεταρρύθμιση και αποτελούν ακριβώς τα κριτήρια για την αξιολόγηση της κοινοτικής βοήθειας που επιδίωκε να εξαλείψει η μεταρρύθμιση (βλέπε σημεία 39 έως 42, 53, 56 και 57).

| 71. | Ωστόσο, στην πλειονότητα των αντιπροσωπειών στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη υπάρχουν ενδείξεις ότι η κατ' ανάθεση διαχείριση οδεύει προς την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. Η ταχύτητα και η ποιότητα της διαχείρισης των σχεδίων ωφελούνται από την αυξημένη δυναμικότητα των επιχειρησιακών μονάδων των αντιπροσωπειών και από την παρουσία επί τόπου του προσωπικού των μονάδων «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων». Το γεγονός αυτό συνεπάγεται μεγαλύτερες δυνατότητες για την επίλυση προβλημάτων στις αντιπροσωπείες και περισσότερες επαφές με τους δικαιούχους και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη καθώς και καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, των κινδύνων και των ευκαιριών. Η ανάθεση εξασφαλίζει γενικώς αξιόπιστες διαδικασίες δημοσιονομικής διαχείρισης, οι οποίες όμως δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί αρκετά από την άποψη της οικονομικής παρακολούθησης των φορέων υλοποίησης (βλέπε σημεία 54, 58, 61 και 62). |
| --- | --- |

71.

Ωστόσο, στην πλειονότητα των αντιπροσωπειών στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη υπάρχουν ενδείξεις ότι η κατ' ανάθεση διαχείριση οδεύει προς την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. Η ταχύτητα και η ποιότητα της διαχείρισης των σχεδίων ωφελούνται από την αυξημένη δυναμικότητα των επιχειρησιακών μονάδων των αντιπροσωπειών και από την παρουσία επί τόπου του προσωπικού των μονάδων «Οικονομικών θεμάτων και συμβάσεων». Το γεγονός αυτό συνεπάγεται μεγαλύτερες δυνατότητες για την επίλυση προβλημάτων στις αντιπροσωπείες και περισσότερες επαφές με τους δικαιούχους και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη καθώς και καλύτερη κατανόηση των τοπικών συνθηκών, των κινδύνων και των ευκαιριών. Η ανάθεση εξασφαλίζει γενικώς αξιόπιστες διαδικασίες δημοσιονομικής διαχείρισης, οι οποίες όμως δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί αρκετά από την άποψη της οικονομικής παρακολούθησης των φορέων υλοποίησης (βλέπε σημεία 54, 58, 61 και 62).

| 72. | Προς το παρόν, τα προβλήματα στην πρόσληψη προσωπικού με την κατάλληλη εξειδίκευση και στην αξιοποίηση αυτών των ειδικών γνώσεων κατά το βέλτιστο τρόπο, οι δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι ΚΥ για την παροχή υποστήριξης στις αντιπροσωπείες, καθώς και τα ανεπαρκή συστήματα οικονομικών πληροφοριών και οι πολύπλοκες διαδικασίες περιορίζουν τα αποτελέσματα που αναμενόταν να επιφέρει η ανάθεση όσον αφορά την αύξηση της ταχύτητας και τη βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης των σχεδίων (βλέπε σημεία 52, 55, 59, 60 και 63). |
| --- | --- |

72.

Προς το παρόν, τα προβλήματα στην πρόσληψη προσωπικού με την κατάλληλη εξειδίκευση και στην αξιοποίηση αυτών των ειδικών γνώσεων κατά το βέλτιστο τρόπο, οι δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι ΚΥ για την παροχή υποστήριξης στις αντιπροσωπείες, καθώς και τα ανεπαρκή συστήματα οικονομικών πληροφοριών και οι πολύπλοκες διαδικασίες περιορίζουν τα αποτελέσματα που αναμενόταν να επιφέρει η ανάθεση όσον αφορά την αύξηση της ταχύτητας και τη βελτίωση της ποιότητας της διαχείρισης των σχεδίων (βλέπε σημεία 52, 55, 59, 60 και 63).

| 73. | Υπάρχουν επίσης στοιχεία που υποδεικνύουν ότι βραχυπρόθεσμα μπορεί να υπάρξει επιβράδυνση στην προετοιμασία των σχεδίων, μέχρι οι αντιπροσωπείες να προσαρμοστούν στις νέες αρμοδιότητές τους στον τομέα αυτό. Μολονότι η αξιοπιστία των δεικτών της ταχύτητας των πληρωμών δεν είναι βέβαιη λόγω της ύπαρξης σφαλμάτων στα υποκείμενα στοιχεία, οι αντιπροσωπείες διαχειρίζονται γενικώς έγκαιρα τις συμβάσεις και τις πληρωμές. Ωστόσο, σοβαρές καθυστερήσεις εξακολουθούν να υπάρχουν εκτός αντιπροσωπειών, για παράδειγμα σε επίπεδο εθνικών δημόσιων διοικήσεων και μονάδων διαχείρισης των προγραμμάτων (βλέπε σημεία 43 έως 51). |
| --- | --- |

73.

Υπάρχουν επίσης στοιχεία που υποδεικνύουν ότι βραχυπρόθεσμα μπορεί να υπάρξει επιβράδυνση στην προετοιμασία των σχεδίων, μέχρι οι αντιπροσωπείες να προσαρμοστούν στις νέες αρμοδιότητές τους στον τομέα αυτό. Μολονότι η αξιοπιστία των δεικτών της ταχύτητας των πληρωμών δεν είναι βέβαιη λόγω της ύπαρξης σφαλμάτων στα υποκείμενα στοιχεία, οι αντιπροσωπείες διαχειρίζονται γενικώς έγκαιρα τις συμβάσεις και τις πληρωμές. Ωστόσο, σοβαρές καθυστερήσεις εξακολουθούν να υπάρχουν εκτός αντιπροσωπειών, για παράδειγμα σε επίπεδο εθνικών δημόσιων διοικήσεων και μονάδων διαχείρισης των προγραμμάτων (βλέπε σημεία 43 έως 51).

ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

| 74. | Πρέπει να καθιερωθεί σύστημα κατάλληλων δεικτών, βάσει αξιόπιστων υποκείμενων στοιχείων, το οποίο να αφορά την ταχύτητα και την ποιότητα της βοήθειας, προκειμένου να μετράται, από χρόνο σε χρόνο και βάσει προτύπων που πρέπει να καθοριστούν, η πρόοδος που συντελείται τόσο σε συνολικό επίπεδο, όσο και σε επίπεδο μεμονωμένων αντιπροσωπειών. |
| --- | --- |

74.

Πρέπει να καθιερωθεί σύστημα κατάλληλων δεικτών, βάσει αξιόπιστων υποκείμενων στοιχείων, το οποίο να αφορά την ταχύτητα και την ποιότητα της βοήθειας, προκειμένου να μετράται, από χρόνο σε χρόνο και βάσει προτύπων που πρέπει να καθοριστούν, η πρόοδος που συντελείται τόσο σε συνολικό επίπεδο, όσο και σε επίπεδο μεμονωμένων αντιπροσωπειών.

| 75. | Το πραγματικό ετήσιο κόστος της ανάθεσης πρέπει να παρακολουθείται και να συγκρίνεται με τις σχετικές προβλέψεις. |
| --- | --- |

75.

Το πραγματικό ετήσιο κόστος της ανάθεσης πρέπει να παρακολουθείται και να συγκρίνεται με τις σχετικές προβλέψεις.

| 76. | Η Επιτροπή οφείλει να μεριμνήσει ώστε οι διαδικασίες πρόσληψης, οι μισθοί και οι λοιποί όροι απασχόλησης να μπορούν να προσελκύουν προσωπικό με τις κατάλληλες ειδικές γνώσεις, προκειμένου να ικανοποιούνται οι αυξημένες ανάγκες σε προσωπικό των αντιπροσωπειών. |
| --- | --- |

76.

Η Επιτροπή οφείλει να μεριμνήσει ώστε οι διαδικασίες πρόσληψης, οι μισθοί και οι λοιποί όροι απασχόλησης να μπορούν να προσελκύουν προσωπικό με τις κατάλληλες ειδικές γνώσεις, προκειμένου να ικανοποιούνται οι αυξημένες ανάγκες σε προσωπικό των αντιπροσωπειών.

| 77. | Οι θεματικές ειδικές γνώσεις των ΚΥ πρέπει να οργανωθούν, ώστε να παρέχεται στις αντιπροσωπείες καλή και αποτελεσματική υποστήριξη στον τομέα της ποιότητας. |
| --- | --- |

77.

Οι θεματικές ειδικές γνώσεις των ΚΥ πρέπει να οργανωθούν, ώστε να παρέχεται στις αντιπροσωπείες καλή και αποτελεσματική υποστήριξη στον τομέα της ποιότητας.

| 78. | Ο ρόλος της παρακολούθησης που έχουν αναλάβει οι ΚΥ πρέπει να ενισχυθεί με την καθιέρωση προτύπων αναφοράς για την εκτίμηση του αριθμού των υπαλλήλων που χρειάζονται οι αντιπροσωπείες, με την παροχή στις αντιπροσωπείες συστηματικότερης και περισσότερο εποικοδομητικής ανάδρομης πληροφόρησης, καθώς και με τη συνέχιση της βελτίωσης των συστημάτων οικονομικών πληροφοριών. |
| --- | --- |

78.

Ο ρόλος της παρακολούθησης που έχουν αναλάβει οι ΚΥ πρέπει να ενισχυθεί με την καθιέρωση προτύπων αναφοράς για την εκτίμηση του αριθμού των υπαλλήλων που χρειάζονται οι αντιπροσωπείες, με την παροχή στις αντιπροσωπείες συστηματικότερης και περισσότερο εποικοδομητικής ανάδρομης πληροφόρησης, καθώς και με τη συνέχιση της βελτίωσης των συστημάτων οικονομικών πληροφοριών.

| 79. | Ο υποστηρικτικός ρόλος των ΚΥ πρέπει να αναπτυχθεί περαιτέρω, ιδίως με την παροχή περισσότερων διευκρινίσεων σχετικά με το νέο ΔΚ (που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό), με την άμεση διάθεση οδηγιών στη γλώσσα εργασίας της αντιπροσωπείας και τη συνεχή ικανοποίηση των υπαρχουσών επιμορφωτικών αναγκών. |
| --- | --- |

79.

Ο υποστηρικτικός ρόλος των ΚΥ πρέπει να αναπτυχθεί περαιτέρω, ιδίως με την παροχή περισσότερων διευκρινίσεων σχετικά με το νέο ΔΚ (που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό), με την άμεση διάθεση οδηγιών στη γλώσσα εργασίας της αντιπροσωπείας και τη συνεχή ικανοποίηση των υπαρχουσών επιμορφωτικών αναγκών.

| 80. | Η Επιτροπή οφείλει να καταβάλει περισσότερες προσπάθειες για τη μείωση των καθυστερήσεων στην υλοποίηση των σχεδίων, οι οποίες σημειώνονται εκτός αντιπροσωπειών, σε επίπεδο εθνικής δημόσιας διοίκησης ή μονάδων που είναι αρμόδιες για τα σχέδια, και ιδίως των καθυστερήσεων στη διενέργεια των πληρωμών. |
| --- | --- |

80.

Η Επιτροπή οφείλει να καταβάλει περισσότερες προσπάθειες για τη μείωση των καθυστερήσεων στην υλοποίηση των σχεδίων, οι οποίες σημειώνονται εκτός αντιπροσωπειών, σε επίπεδο εθνικής δημόσιας διοίκησης ή μονάδων που είναι αρμόδιες για τα σχέδια, και ιδίως των καθυστερήσεων στη διενέργεια των πληρωμών.

| 81. | Πρέπει να επεκταθεί σε όλες τις αντιπροσωπείες το καλό παράδειγμα που δίνουν μερικές από αυτές οι οποίες, υπό το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης, έχουν αναπτύξει μια συνολική και συστηματική προσέγγιση για τους εξωτερικούς ελέγχους των φορέων υλοποίησης, συμπεριλαμβανομένης της συστηματικής παρακολούθησής τους. |
| --- | --- |

81.

Πρέπει να επεκταθεί σε όλες τις αντιπροσωπείες το καλό παράδειγμα που δίνουν μερικές από αυτές οι οποίες, υπό το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης, έχουν αναπτύξει μια συνολική και συστηματική προσέγγιση για τους εξωτερικούς ελέγχους των φορέων υλοποίησης, συμπεριλαμβανομένης της συστηματικής παρακολούθησής τους.

| 82. | Για τη βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες της, η Επιτροπή πρέπει να εξακολουθήσει να αποδίδει ιδιαίτερη προσοχή στην απλοποίηση, στην εναρμόνιση και στην αποσαφήνιση των δημοσιονομικών και των περί συμβάσεων διαδικασιών. |
| --- | --- |

82.

Για τη βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων της ανάθεσης διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες της, η Επιτροπή πρέπει να εξακολουθήσει να αποδίδει ιδιαίτερη προσοχή στην απλοποίηση, στην εναρμόνιση και στην αποσαφήνιση των δημοσιονομικών και των περί συμβάσεων διαδικασιών.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 8ης και 9ης Δεκεμβρίου 2004.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel FABRA VALLÉS

Πρόεδρος

---

(1)  Ανακοίνωση στην Επιτροπή σχετικά με τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας, 16 Μαΐου 2000, αναφερόμενη επίσης ως έγγραφο SEC(2000) 814/5.

1

(2)  COM(2000) 200.

2

(3)  Σε πολλές περιπτώσεις στο παρελθόν το Συνέδριο έχει επικρίνει την υπερβολικά συγκεντρωτική διαχείριση, εκ μέρους της Επιτροπής, των προγραμμάτων εξωτερικής βοήθειας και την έλλειψη αρμοδιοτήτων και πόρων σε επίπεδο αντιπροσωπειών. Για παράδειγμα, βλέπε τις ακόλουθες εκθέσεις του Συνεδρίου:

3

| — | ειδική έκθεση αριθ. 21/2000 σχετικά με τη διαχείριση των προγραμμάτων εξωτερικής βοήθειας της Επιτροπής, ιδίως σχετικά με τον εθνικό προγραμματισμό, την προετοιμασία των σχεδίων και το ρόλο των αντιπροσωπειών (σημεία 51 έως 53), |
| --- | --- |

—

ειδική έκθεση αριθ. 21/2000 σχετικά με τη διαχείριση των προγραμμάτων εξωτερικής βοήθειας της Επιτροπής, ιδίως σχετικά με τον εθνικό προγραμματισμό, την προετοιμασία των σχεδίων και το ρόλο των αντιπροσωπειών (σημεία 51 έως 53),

| — | ειδική έκθεση αριθ. 1/98 σχετικά με τη διμερή χρηματοδοτική και τεχνική συνεργασία με τρίτες μεσογειακές χώρες (σημείο 39), |
| --- | --- |

—

ειδική έκθεση αριθ. 1/98 σχετικά με τη διμερή χρηματοδοτική και τεχνική συνεργασία με τρίτες μεσογειακές χώρες (σημείο 39),

| — | ειδική έκθεση αριθ. 3/97 σχετικά με το αποκεντρωμένο σύστημα εφαρμογής του προγράμματος PHARE (σημεία 2.13 έως 2.22), |
| --- | --- |

—

ειδική έκθεση αριθ. 3/97 σχετικά με το αποκεντρωμένο σύστημα εφαρμογής του προγράμματος PHARE (σημεία 2.13 έως 2.22),

| — | ετήσια έκθεση για το 1997 (σημείο 5.23). |
| --- | --- |

—

ετήσια έκθεση για το 1997 (σημείο 5.23).

(4)  Στην περίπτωση της βοήθειας από τον προϋπολογισμό, η κατάσταση είναι κάπως διαφορετική, στο βαθμό που οι αντιπροσωπείες είναι υπεύθυνες για την προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεων και την αξιολόγηση των προϋποθέσεων για τις εκταμιεύσεις, ενώ οι ΚΥ παραμένουν αρμόδιες για την έγκριση των πληρωμών.

4

(5)  Τα ΓΤΒ συμμετείχαν, για παράδειγμα, στην προετοιμασία των χρηματοδοτικών προτάσεων και στην παρακολούθηση της υλοποίησης των σχεδίων. Καταργήθηκαν σταδιακά μέχρι το τέλος του 2001.

5

(6)  Το Φεβρουάριο του 2004, η Επιτροπή αποφάσισε να αναθέσει επίσης δραστηριότητες στην αντιπροσωπεία της στο Ισραήλ και, εάν συμπεριληφθεί η αντιπροσωπεία στη Βοσνία, στην οποία είχαν ανατεθεί διαχειριστικά καθήκοντα πριν από την έναρξη της καθ' εαυτήν διαδικασίας ανάθεσης, ο συνολικός αριθμός των αντιπροσωπειών που εργάζονται με το σύστημα της κατ' ανάθεση διαχείρισης ανέρχεται σε 80.

6

(7)  Τα γεωγραφικά προγράμματα αφορούν συγκεκριμένες γεωγραφικές περιοχές, όπως το TACIS (πρώην Σοβιετική Ένωση), CARDS (Βαλκάνια), MEDA (χώρες της Μεσογείου), ΑΛΑ (Ασία και Λατινική Αμερική), ΕΤΑ (χώρες ΑΚΕ) και ΕΠΑΑ (Νότια Αφρική).

7

(8)  Οι δέκα αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιήθηκε επίσκεψη (το Νοέμβριο του 2003 και το Μάρτιο του 2004) ήταν οι εξής: Ινδονησία, Κένυα, Μάλι, Μαρόκο, Ρωσία, Σενεγάλη, Νότια Αφρική (όλες του πρώτου κύματος) και Αλβανία, Αιθιοπία και Ουρουγουάη (του δεύτερου κύματος). Στις αντιπροσωπείες της Νικαράγουας και της Τυνησίας πραγματοποιήθηκε επίσκεψη στις αρχές του 2003 στο πλαίσιο της προκαταρκτικής μελέτης για την προετοιμασία του ελέγχου.

8

(9)  Αξιολόγηση της διαδικασίας ανάθεσης: τελική έκθεση — 6.5.2004 — SEC(2004) 561.

9

(10)  Ανακοίνωση στην Επιτροπή των Επιτρόπων κκ. Patten, Nielsen, Kinnock και της κας Schreyer: «Réforme de l'aide communautaire: Plan de mise en œuvre et de financement de la déconcentration» (Μεταρρύθμιση της κοινοτικής βοήθειας: σχέδιο εφαρμογής και χρηματοδότηση της ανάθεσης διαχειριστικών αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες). SEC(2002) 85, που εγκρίθηκε από την Επιτροπή στις 30.1.2002.

10

(11)  Για παράδειγμα, η αντιπροσωπεία στην Ινδονησία, η οποία πριν από την ανάθεση σε αυτήν των διαχειριστικών αρμοδιοτήτων αριθμούσε 25 υπαλλήλους, έλαβε στην αρχή 14 επιπλέον υπαλλήλους, έξι για τη μονάδα Ο & Σ, τρεις εμπειρογνώμονες για τη μονάδα συνεργασίας και πέντε ως διοικητικούς υπαλλήλους και υπαλλήλους υποστήριξης.

11

(12)  Οι μεμονωμένοι εμπειρογνώμονες είναι ειδικοί με σημαντική πείρα σε τομείς, όπως η υγεία, η δασοπονία, ο ιδιωτικός τομέας, κ.λπ.· προσλαμβάνονται με σύμβαση έκτακτου υπαλλήλου και με όρους κατά το μάλλον ή ήττον ανάλογους με αυτούς των μόνιμων υπαλλήλων.

12

(13)  Τα αρχικά ΤΥΤΒ αποτελούν συντομογραφία του όρου «τοπικός υπάλληλος τεχνικής βοήθειας»· πρόκειται για έκτακτους υπαλλήλους, υπηκόους κράτους μέλους της ΕΕ, που διαθέτουν διαφορετικό βαθμό πείρας, συνήθως όμως είναι λιγότερο έμπειροι από τους μεμονωμένους εμπειρογνώμονες, και προσλαμβάνονται με σύμβαση τοπικού υπαλλήλου.

13

(14)  Ο ΔΚ που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό και ο ΔΚ που εφαρμόζεται στο 9ο ΕΤΑ.

14

(15)  «Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré» (Καθορισμός του ρόλου των κεντρικών υπηρεσιών του EuropeAid στο πλαίσιο της ανάθεσης διαχειριστικών αρμοδιοτήτων στις αντιπροσωπείες).

15

(16)  «Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services» (Δήλωση περί της αποστολής, αρμοδιότητες και καθήκοντα των υπηρεσιών).

16

(17)  ΥπΑ = υπόλοιπο προς ανάληψη = υποχρεώσεις που πρόκειται να αναληφθούν.

17

ΥπΕ = υπόλοιπο προς εκκαθάριση = αναλήψεις υποχρεώσεων που πρόκειται να αποτελέσουν αντικείμενο πληρωμής.

(18)  Όπως προκύπτει από σημείωμα ενός διευθυντή του EuropeAid προς τον επικεφαλής αντιπροσωπείας από τον οποίο ζητείτο να προσδιορίσει με σαφήνεια το χρόνο κατά τον οποίο ήταν επιθυμητή η ανάληψη δράσης από τις ΚΥ.

18

(19)  Στο EuropeAid υπάρχουν έξι ομάδες υποστήριξης της ποιότητας για τις διευθύνσεις A έως F, έργο των οποίων είναι να εξετάζουν όλα τα νέα σχέδια δύο φορές: μία πρώτη φορά κατά το στάδιο της ταυτοποίησης του σχεδίου και μία δεύτερη κατά το στάδιο της χρηματοδοτικής πρότασης.

19

(20)  Τα θεματικά δίκτυα υπάρχουν από το 2001, ήτοι από τότε που δημιουργήθηκε το EuropeAid. Σήμερα υπάρχουν 11 θεματικά δίκτυα και 3 δίκτυα ανταποκριτών. Ο βασικός τρόπος επικοινωνίας με τις αντιπροσωπείες είναι μέσω των ισοτόπων που δημιουργήθηκαν τον Ιούλιο του 2003.

20

(21)  Αυτό ισχύει συγκεκριμένα για τις χώρες ΑΚΕ αλλά και για άλλες χώρες, όπου εφαρμόζεται αποκεντρωμένη διαχείριση των σχεδίων, όπως συμβαίνει στο Μαρόκο.

21

(22)  Για παράδειγμα, από τον έλεγχο στην αντιπροσωπεία στη Σενεγάλη διαπιστώθηκε ότι, ενώ ο χρόνος που απαιτείται σε επίπεδο αντιπροσωπείας για τη διεκπεραίωση μιας πληρωμής είχε μειωθεί σε περίπου 20 ημέρες, το διάστημα αυτό είναι ένα ελάχιστο υποπολλαπλάσιο αυτού που χρειάζονται οι μονάδες διαχείρισης των σχεδίων ή οι εθνικές αρχές για να ολοκληρώσουν το δικό τους μέρος από τη διαδικασία και θα μπορούσε να μετρηθεί περισσότερο σε μήνες παρά σε ημέρες. Στο Μαρόκο, οι διαδικασίες των εθνικών αρχών για τη διεκπεραίωση των πληρωμών ή τη σύναψη των συμβάσεων ήταν τόσο χρονοβόρες, ώστε η αντιπροσωπεία είχε αποφασίσει, αντί να προσπαθεί να βοηθήσει την κυβέρνηση να βελτιώσει τις τοπικές διαδικασίες, να αναλάβει την πλήρη ευθύνη για όλες τις πληρωμές και τις αναλήψεις υποχρεώσεων ώστε να μειωθούν οι καθυστερήσεις.

22

(23)  Εξαίρεση εντοπίστηκε στη Σενεγάλη, όπου τα διαβιβαστικά για τις θεωρήσεις των πληρωμών περιείχαν συγκεκριμένο αριθμό εργάσιμων ημερών για κάθε στάδιο της διαδικασίας επαλήθευσης. Ο συνολικός χρόνος που χρειαζόταν η αντιπροσωπεία για τη διεκπεραίωση ενός τιμολογίου προς πληρωμή ήταν 21 εργάσιμες ημέρες.

23

(24)  Στα σφάλματα που διαπιστώθηκαν περιλαμβάνονταν η λανθασμένη ημερομηνία έκδοσης τιμολογίου, η μη καταχώριση του χρόνου κατά τον οποίο ένα αίτημα πληρωμής παραμένει σε εκκρεμότητα, π.χ. λόγω έλλειψης δικαιολογητικών, και πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν μία φορά αλλά καταχωρίστηκαν δύο φορές στο σύστημα.

24

(25)  Για παράδειγμα, ένα σχέδιο υπό υλοποίηση μπορεί να επηρεαστεί αρνητικά από μια αδυναμία στο σχεδιασμό του ή από μια αλλαγή των συνθηκών, καταστάσεις τις οποίες δεν μπορεί να αλλάξει (εύκολα) η ανάθεση διαχειριστικών εξουσιών στις αντιπροσωπείες.

25

(26)  Για τους σκοπούς του παρόντος ελέγχου διενεργήθηκαν δημοσιονομικοί έλεγχοι σε όλες τις χώρες όπου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη, εκτός από την Αιθιοπία και την Ουρουγουάη. Για περισσότερες λεπτομέρειες βλέπε την ετήσια έκθεση του Συνεδρίου για το 2003, ιδίως το κεφάλαιο 7 σχετικά με τις εξωτερικές δράσεις, καθώς και την έκθεση σχετικά με τις δραστηριότητες των ΕΤΑ. Στο πλαίσιο αυτό, επισημαίνεται επίσης ότι, μολονότι το 2001 η Επιτροπή καθιέρωσε πρότυπα εσωτερικού ελέγχου, αυτά θα αρχίσουν να εφαρμόζονται στις αντιπροσωπείες μόλις το 2004.

26

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Πίνακας των σπουδαιότερων ενεργειών και ημερομηνιών στο πλαίσιο της διαδικασίας προετοιμασίας της ανάθεσης

| — | έναρξη των προπαρασκευαστικών εργασιών για την ανάθεση το 1999 (ερωτηματολόγιο προς τις αντιπροσωπείες)· |
| --- | --- |

—

έναρξη των προπαρασκευαστικών εργασιών για την ανάθεση το 1999 (ερωτηματολόγιο προς τις αντιπροσωπείες)·

| — | ανακοίνωση της Επιτροπής σχετικά με τη συνολική μεταρρύθμιση της εξωτερικής βοήθειας το Μάιο του 2000· |
| --- | --- |

—

ανακοίνωση της Επιτροπής σχετικά με τη συνολική μεταρρύθμιση της εξωτερικής βοήθειας το Μάιο του 2000·

| — | έναρξη των συνεδριάσεων της διυπηρεσιακής ομάδας εργασίας τον Οκτώβριο του 2000· |
| --- | --- |

—

έναρξη των συνεδριάσεων της διυπηρεσιακής ομάδας εργασίας τον Οκτώβριο του 2000·

| — | ανακοίνωση του πρώτου κύματος 22 αντιπροσωπειών το Νοέμβριο του 2000· |
| --- | --- |

—

ανακοίνωση του πρώτου κύματος 22 αντιπροσωπειών το Νοέμβριο του 2000·

| — | έγκριση του «Επιχειρησιακού σχεδίου για την ανάθεση» το Μάρτιο του 2001· |
| --- | --- |

—

έγκριση του «Επιχειρησιακού σχεδίου για την ανάθεση» το Μάρτιο του 2001·

| — | συνεδριάσεις για επιπλέον πόρους για τις αντιπροσωπείες του πρώτου κύματος μεταξύ Μαρτίου και Μαΐου του 2001· |
| --- | --- |

—

συνεδριάσεις για επιπλέον πόρους για τις αντιπροσωπείες του πρώτου κύματος μεταξύ Μαρτίου και Μαΐου του 2001·

| — | έναρξη της κατ' ανάθεση διαχείρισης στις αντιπροσωπείες του πρώτου κύματος από τον Ιανουάριο του 2002· |
| --- | --- |

—

έναρξη της κατ' ανάθεση διαχείρισης στις αντιπροσωπείες του πρώτου κύματος από τον Ιανουάριο του 2002·

| — | ανακοίνωση της Επιτροπής με τίτλο «Σχέδιο εφαρμογής και χρηματοδότησης της ανάθεσης» τον Ιανουάριο του 2002· |
| --- | --- |

—

ανακοίνωση της Επιτροπής με τίτλο «Σχέδιο εφαρμογής και χρηματοδότησης της ανάθεσης» τον Ιανουάριο του 2002·

| — | σεμινάριο του EuropeAid με θέμα το ρόλο των ΚΥ στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης το Φεβρουάριο του 2002· |
| --- | --- |

—

σεμινάριο του EuropeAid με θέμα το ρόλο των ΚΥ στο πλαίσιο της κατ' ανάθεση διαχείρισης το Φεβρουάριο του 2002·

| — | εσωτερικό έγγραφο αναφοράς του EuropeAid με τίτλο «Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré» (Καθορισμός του ρόλου των κεντρικών υπηρεσιών του EuropeAid στο περιβάλλον της κατ' ανάθεση διαχείρισης) το Νοέμβριο του 2002· |
| --- | --- |

—

εσωτερικό έγγραφο αναφοράς του EuropeAid με τίτλο «Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré» (Καθορισμός του ρόλου των κεντρικών υπηρεσιών του EuropeAid στο περιβάλλον της κατ' ανάθεση διαχείρισης) το Νοέμβριο του 2002·

| — | αναδιοργάνωση του EuropeAid μετά τη διαδικασία ανάθεσης, το Φεβρουάριο του 2003· |
| --- | --- |

—

αναδιοργάνωση του EuropeAid μετά τη διαδικασία ανάθεσης, το Φεβρουάριο του 2003·

| — | Γραφείο συνεργασίας EuropeAid: «Mission Statement, Responsabilités et Tâches des Services» (Δήλωση περί της αποστολής, αρμοδιότητες και καθήκοντα) της 25ης Ιουλίου 2003. |
| --- | --- |

—

Γραφείο συνεργασίας EuropeAid: «Mission Statement, Responsabilités et Tâches des Services» (Δήλωση περί της αποστολής, αρμοδιότητες και καθήκοντα) της 25ης Ιουλίου 2003.

---

ΑΠΑΝΤΗΣH ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΣΥΝΟΨΗ

| I. | Η ευρεία μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας, που άρχισε από την Επιτροπή τον Μάιο του 2000, περιλάμβανε, αφενός, τη δημιουργία της EuropeAid, η οποία σχεδιάστηκε ειδικά για να αντιμετωπίσει την μεταβατική περίοδο της μεταρρύθμισης και, αφετέρου, την ανάθεση της διαχείρισης ολόκληρου του κύκλου των έργων στις αντιπροσωπείες. Αυτή η αποκέντρωση της διαχείρισης ενίσχυσε, επίσης, τον ρόλο των αντιπροσωπειών σε θέματα όπως ο πολιτικός διάλογος με τις αρχές όσον αφορά τις περίπλοκες μεταρρυθμίσεις στον δημόσιο τομέα και τις μεταρρυθμίσεις σε θέματα διακυβέρνησης σε συνεργασία με τους άλλους χορηγούς βοήθειας. Η μεταρρύθμιση αυτή συνδυάστηκε από κοινού με τις ευρείες μεταρρυθμίσειs της Επιτροπής (όπως η εισαγωγή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού και η κατάργηση των γραφείων τεχνικής βοήθειας), οι οποίες είχαν, επίσης, επίπτωση στη διαδικασία της αποκέντρωσης. |
| --- | --- |

I.

Η ευρεία μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας, που άρχισε από την Επιτροπή τον Μάιο του 2000, περιλάμβανε, αφενός, τη δημιουργία της EuropeAid, η οποία σχεδιάστηκε ειδικά για να αντιμετωπίσει την μεταβατική περίοδο της μεταρρύθμισης και, αφετέρου, την ανάθεση της διαχείρισης ολόκληρου του κύκλου των έργων στις αντιπροσωπείες. Αυτή η αποκέντρωση της διαχείρισης ενίσχυσε, επίσης, τον ρόλο των αντιπροσωπειών σε θέματα όπως ο πολιτικός διάλογος με τις αρχές όσον αφορά τις περίπλοκες μεταρρυθμίσεις στον δημόσιο τομέα και τις μεταρρυθμίσεις σε θέματα διακυβέρνησης σε συνεργασία με τους άλλους χορηγούς βοήθειας. Η μεταρρύθμιση αυτή συνδυάστηκε από κοινού με τις ευρείες μεταρρυθμίσειs της Επιτροπής (όπως η εισαγωγή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού και η κατάργηση των γραφείων τεχνικής βοήθειας), οι οποίες είχαν, επίσης, επίπτωση στη διαδικασία της αποκέντρωσης.

| IV. | Το σύνολο των μέσων προγραμματισμού και παρακολούθησης που εφαρμόστηκε αποδείχθηκε αποτελεσματικό και κατάλληλο για τη διαχείριση της διαδικασίας αποκέντρωσης. |
| --- | --- |

IV.

Το σύνολο των μέσων προγραμματισμού και παρακολούθησης που εφαρμόστηκε αποδείχθηκε αποτελεσματικό και κατάλληλο για τη διαχείριση της διαδικασίας αποκέντρωσης.

| V. | Καθώς προχωρούσε η αποκέντρωση έγινε μία πρώτη αναδιοργάνωση των υπηρεσιών εντός της EuropeAid με την έκδοση ενός νέου οργανογράμματος στις 17 Φεβρουαρίου 2003. Επιπλέον, οι απαραίτητες αναπροσαρμογές λόγω της μεταβολής των καθηκόντων εξετάζονται προς το παρόν μέσω του σχεδίου διαχείρισης των κεντρικών γραφείων. Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001.
  Το όλο έργο κατανομής του ανθρώπινου δυναμικού έλαβε χώρα παρόλο το τεράστιο έλλειμμα σε προσωπικό, αν γίνει σύγκριση της κατάστασης με αυτή όλων των κύριων χορηγών βοήθειας, συμπεριλαμβανομένων των κρατών μελών.
  Η Επιτροπή δεσμεύεται να αντιμετωπίσει τα παραμένοντα εμπόδια. |
| --- | --- |

V.

Καθώς προχωρούσε η αποκέντρωση έγινε μία πρώτη αναδιοργάνωση των υπηρεσιών εντός της EuropeAid με την έκδοση ενός νέου οργανογράμματος στις 17 Φεβρουαρίου 2003. Επιπλέον, οι απαραίτητες αναπροσαρμογές λόγω της μεταβολής των καθηκόντων εξετάζονται προς το παρόν μέσω του σχεδίου διαχείρισης των κεντρικών γραφείων. Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001.

Το όλο έργο κατανομής του ανθρώπινου δυναμικού έλαβε χώρα παρόλο το τεράστιο έλλειμμα σε προσωπικό, αν γίνει σύγκριση της κατάστασης με αυτή όλων των κύριων χορηγών βοήθειας, συμπεριλαμβανομένων των κρατών μελών.

Η Επιτροπή δεσμεύεται να αντιμετωπίσει τα παραμένοντα εμπόδια.

| VI. | Η αποκέντρωση της διαχείρισης αποτελούσε μόνο ένα τμήμα της συνολικής διαδικασίας μεταρρύθμισης. Τα αποτελέσματα της μεταρρύθμισης παρακολουθούνται στενά και υπάρχει τακτική ενημέρωση του Συμβουλίου και του Κοινοβουλίου. Δεν είναι δυνατόν να γίνει διαχωρισμός των αποτελεσμάτων της αποκέντρωσης από τα αποτελέσματα του συνόλου των μεταρρυθμίσεων. Ωστόσο, η αποκέντρωση της διαχείρισης όχι μόνο ολοκληρώθηκε εντός του προβλεπόμενου χρονοδιαγράμματος αλλά δεν υπήρξε ούτε πτώση της ποιότητας ούτε επιβράδυνση της ταχύτητας, όπως φοβόντουσαν ορισμένοι παρατηρητές. Για παράδειγμα, πριν από την μεταρρύθμιση, ο αριθμός των ετών που απαιτούνταν για το σχεδιασμό, την εφαρμογή και την ολοκλήρωση ενός έργου αυξανόταν συνεχώς, ενώ από το 2000, η τάση αυτή έχει ανατραπεί και τα έργα ολοκληρώνονται τώρα ταχύτερα. |
| --- | --- |

VI.

Η αποκέντρωση της διαχείρισης αποτελούσε μόνο ένα τμήμα της συνολικής διαδικασίας μεταρρύθμισης. Τα αποτελέσματα της μεταρρύθμισης παρακολουθούνται στενά και υπάρχει τακτική ενημέρωση του Συμβουλίου και του Κοινοβουλίου. Δεν είναι δυνατόν να γίνει διαχωρισμός των αποτελεσμάτων της αποκέντρωσης από τα αποτελέσματα του συνόλου των μεταρρυθμίσεων. Ωστόσο, η αποκέντρωση της διαχείρισης όχι μόνο ολοκληρώθηκε εντός του προβλεπόμενου χρονοδιαγράμματος αλλά δεν υπήρξε ούτε πτώση της ποιότητας ούτε επιβράδυνση της ταχύτητας, όπως φοβόντουσαν ορισμένοι παρατηρητές. Για παράδειγμα, πριν από την μεταρρύθμιση, ο αριθμός των ετών που απαιτούνταν για το σχεδιασμό, την εφαρμογή και την ολοκλήρωση ενός έργου αυξανόταν συνεχώς, ενώ από το 2000, η τάση αυτή έχει ανατραπεί και τα έργα ολοκληρώνονται τώρα ταχύτερα.

| VII. | Με την αποκέντρωση, μπορεί να εφαρμοστεί επί τόπου από τις αντιπροσωπείες αυστηρότερος δημοσιονομικός έλεγχος στις οργανώσεις που είναι επιφορτισμένες με την εφαρμογή (για παράδειγμα, στις ΜΚΟ ή στις μονάδες διαχείρισης των έργων). Κατά τα τελευταία έτη, η χρήση τυποποιημένων συμβατικών εγγράφων συνέβαλε στη βελτίωση του επιπέδου ελέγχου· επιπλέον, από τον Ιούνιο του 2003, οι λογαριασμοί των έργων υπόκεινται σε έλεγχο πριν πραγματοποιηθεί η τελική πληρωμή και μια στρατηγική εξωτερικού ελέγχου ολοκληρώθηκε το 2004. |
| --- | --- |

VII.

Με την αποκέντρωση, μπορεί να εφαρμοστεί επί τόπου από τις αντιπροσωπείες αυστηρότερος δημοσιονομικός έλεγχος στις οργανώσεις που είναι επιφορτισμένες με την εφαρμογή (για παράδειγμα, στις ΜΚΟ ή στις μονάδες διαχείρισης των έργων). Κατά τα τελευταία έτη, η χρήση τυποποιημένων συμβατικών εγγράφων συνέβαλε στη βελτίωση του επιπέδου ελέγχου· επιπλέον, από τον Ιούνιο του 2003, οι λογαριασμοί των έργων υπόκεινται σε έλεγχο πριν πραγματοποιηθεί η τελική πληρωμή και μια στρατηγική εξωτερικού ελέγχου ολοκληρώθηκε το 2004.

| VIII. | Εάν η πλήρωση ορισμένων εξειδικευμένων θέσεων είναι δύσκολη σε ορισμένες συγκεκριμένες χώρες, η Επιτροπή θεωρεί ότι υπάρχουν διάφορα καθεστώτα στις αντιπροσωπείες που επιτρέπουν, γενικώς, μία ορισμένη ευελιξία στο προσωπικό και μία καλή προσαρμογή στις ανάγκες.
  Έχουν ληφθεί μέτρα για να προσαρμοσθεί η δομή των υπηρεσιών εντός της EuropeAid, να βελτιωθούν τα συστήματα οικονομικής πληροφόρησης και να απλοποιηθούν οι διαδικασίες ώστε να παρέχεται περισσότερο αποτελεσματική ενίσχυση στις αντιπροσωπείες. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να διατηρηθούν αυστηρές προδιαγραφές δημοσιονομικού ελέγχου. |
| --- | --- |

VIII.

Εάν η πλήρωση ορισμένων εξειδικευμένων θέσεων είναι δύσκολη σε ορισμένες συγκεκριμένες χώρες, η Επιτροπή θεωρεί ότι υπάρχουν διάφορα καθεστώτα στις αντιπροσωπείες που επιτρέπουν, γενικώς, μία ορισμένη ευελιξία στο προσωπικό και μία καλή προσαρμογή στις ανάγκες.

Έχουν ληφθεί μέτρα για να προσαρμοσθεί η δομή των υπηρεσιών εντός της EuropeAid, να βελτιωθούν τα συστήματα οικονομικής πληροφόρησης και να απλοποιηθούν οι διαδικασίες ώστε να παρέχεται περισσότερο αποτελεσματική ενίσχυση στις αντιπροσωπείες. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να διατηρηθούν αυστηρές προδιαγραφές δημοσιονομικού ελέγχου.

| IX. | Η θέση της Επιτροπής όσον αφορά τις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου είναι η ακόλουθη:






  — | Μία δέσμη δεικτών που βασίζεται κυρίως σε χρηματοοικονομικά δεδομένα χρησιμοποιήθηκε από την αρχή της μεταρρύθμισης. Συνεχίζονται οι εργασίες για την ανάπτυξη συμπληρωματικών δεικτών που θα επιτρέπουν την μέτρηση της βελτίωσης στην ταχύτητα και στην ποιότητα μεταφοράς της βοήθειας. |
| --- | --- | --- |

IX.

Η θέση της Επιτροπής όσον αφορά τις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου είναι η ακόλουθη:

—

Μία δέσμη δεικτών που βασίζεται κυρίως σε χρηματοοικονομικά δεδομένα χρησιμοποιήθηκε από την αρχή της μεταρρύθμισης. Συνεχίζονται οι εργασίες για την ανάπτυξη συμπληρωματικών δεικτών που θα επιτρέπουν την μέτρηση της βελτίωσης στην ταχύτητα και στην ποιότητα μεταφοράς της βοήθειας.

| — | Στο τέλος του 2005, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αποκέντρωσης, ο έλεγχος των εξόδων θα επιτρέψει σύγκριση με την αρχική εκτίμηση. |
| --- | --- |

—

Στο τέλος του 2005, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αποκέντρωσης, ο έλεγχος των εξόδων θα επιτρέψει σύγκριση με την αρχική εκτίμηση.

| — | Με την αποκέντρωση, δόθηκε ιδιαίτερη προσοχή στη βελτίωση των διαδικασιών και των όρων πρόσληψης στις αντιπροσωπείες. Καταβάλλονται, προς το παρόν, προσπάθειες για τον προσδιορισμό των μέσων που θα βοηθήσουν στην καλύτερη πλήρωση των θέσεων στις χώρες που θεωρούνται δύσκολες. |
| --- | --- |

—

Με την αποκέντρωση, δόθηκε ιδιαίτερη προσοχή στη βελτίωση των διαδικασιών και των όρων πρόσληψης στις αντιπροσωπείες. Καταβάλλονται, προς το παρόν, προσπάθειες για τον προσδιορισμό των μέσων που θα βοηθήσουν στην καλύτερη πλήρωση των θέσεων στις χώρες που θεωρούνται δύσκολες.

| — | Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001. |
| --- | --- |

—

Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001.

| — | Η ενίσχυση του ρόλου του CRIS (Common Relex Information System) ως εργαλείο σχεδιασμού και διαχείρισης θα βελτιώσει περαιτέρω τη δυνατότητα παρακολούθησης και ενίσχυσης της EuropeAid. Καταβάλλονται σημαντικές προσπάθειες για να διασφαλιστεί η κατάλληλη επιμόρφωση του προσωπικού των αντιπροσωπειών. Προς το παρόν οργανώνονται επιτόπου περισσότερα σεμινάρια επιμόρφωσης και αναπτύσσονται ενότητες ηλεκτρονικής μάθησης. |
| --- | --- |

—

Η ενίσχυση του ρόλου του CRIS (Common Relex Information System) ως εργαλείο σχεδιασμού και διαχείρισης θα βελτιώσει περαιτέρω τη δυνατότητα παρακολούθησης και ενίσχυσης της EuropeAid. Καταβάλλονται σημαντικές προσπάθειες για να διασφαλιστεί η κατάλληλη επιμόρφωση του προσωπικού των αντιπροσωπειών. Προς το παρόν οργανώνονται επιτόπου περισσότερα σεμινάρια επιμόρφωσης και αναπτύσσονται ενότητες ηλεκτρονικής μάθησης.

| — | Η EuropeAid λαμβάνει μέτρα για τη βελτίωση της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων. |
| --- | --- |

—

Η EuropeAid λαμβάνει μέτρα για τη βελτίωση της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων.

| — | Σύμφωνα με τη δράση 73 της Λευκής Βίβλου για τη «Μεταρρύθμιση της Επιτροπής», η Επιτροπή δημιούργησε μία κεντρική μονάδα για την εναρμόνιση των υποδειγμάτων συμβάσεων και της διαχείρισης των συμφωνιών χρηματοδότησης. Επιπλέον, η αναθεώρηση των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού που άρχισε από την Επιτροπή τον Οκτώβριο του 2004 προτείνει ένα απλοποιημένο σύστημα για την ανάθεση των συμβάσεων για λογαριασμό της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που διαχειρίζονται οι αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

—

Σύμφωνα με τη δράση 73 της Λευκής Βίβλου για τη «Μεταρρύθμιση της Επιτροπής», η Επιτροπή δημιούργησε μία κεντρική μονάδα για την εναρμόνιση των υποδειγμάτων συμβάσεων και της διαχείρισης των συμφωνιών χρηματοδότησης. Επιπλέον, η αναθεώρηση των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού που άρχισε από την Επιτροπή τον Οκτώβριο του 2004 προτείνει ένα απλοποιημένο σύστημα για την ανάθεση των συμβάσεων για λογαριασμό της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που διαχειρίζονται οι αντιπροσωπείες.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

| 2.-4. | Η μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας περιλάμβανε, αφενός, τη δημιουργία της EuropeAid, η οποία σχεδιάστηκε ειδικά για να αντιμετωπίσει την μεταβατική περίοδο της μεταρρύθμισης και, αφετέρου, την ανάθεση της διαχείρισης ολόκληρου του κύκλου των έργων στις αντιπροσωπείες. Αυτή η αποκέντρωση της διαχείρισης ενίσχυσε, επίσης, τον ρόλο των αντιπροσωπειών σε θέματα όπως ο πολιτικός διάλογος με τις αρχές όσον αφορά τις περίπλοκες μεταρρυθμίσεις στον δημόσιο τομέα και τις μεταρρυθμίσεις σε θέματα διακυβέρνησης σε συνεργασία με τους άλλους χορηγούς βοήθειας. Η μεταρρύθμιση αυτή συνδυάστηκε από κοινού με τις ευρείες μεταρρυθμίσειs της Επιτροπής (όπως η εισαγωγή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού και η κατάργηση των γραφείων τεχνικής βοήθειας), οι οποίες είχαν, επίσης, επίπτωση στη διαδικασία της αποκέντρωσης. |
| --- | --- |

2.-4.

Η μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας περιλάμβανε, αφενός, τη δημιουργία της EuropeAid, η οποία σχεδιάστηκε ειδικά για να αντιμετωπίσει την μεταβατική περίοδο της μεταρρύθμισης και, αφετέρου, την ανάθεση της διαχείρισης ολόκληρου του κύκλου των έργων στις αντιπροσωπείες. Αυτή η αποκέντρωση της διαχείρισης ενίσχυσε, επίσης, τον ρόλο των αντιπροσωπειών σε θέματα όπως ο πολιτικός διάλογος με τις αρχές όσον αφορά τις περίπλοκες μεταρρυθμίσεις στον δημόσιο τομέα και τις μεταρρυθμίσεις σε θέματα διακυβέρνησης σε συνεργασία με τους άλλους χορηγούς βοήθειας. Η μεταρρύθμιση αυτή συνδυάστηκε από κοινού με τις ευρείες μεταρρυθμίσειs της Επιτροπής (όπως η εισαγωγή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού και η κατάργηση των γραφείων τεχνικής βοήθειας), οι οποίες είχαν, επίσης, επίπτωση στη διαδικασία της αποκέντρωσης.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

| 16. | Δεν ήταν δυνατόν να ολοκληρωθεί η αποκέντρωση μέχρι το τέλος του 2003 για λόγους που αφορούν τον προϋπολογισμό και για ορισμένα λογιστικά θέματα και θέματα στελέχωσης. |
| --- | --- |

16.

Δεν ήταν δυνατόν να ολοκληρωθεί η αποκέντρωση μέχρι το τέλος του 2003 για λόγους που αφορούν τον προϋπολογισμό και για ορισμένα λογιστικά θέματα και θέματα στελέχωσης.

| 18. | Καθώς η αποκέντρωση αποτελούσε μόνο τμήμα της συνολικής διαδικασίας μεταρρύθμισης, δεν είναι δυνατόν να γίνει διαχωρισμός των αποτελεσμάτων της αποκέντρωσης από τα αποτελέσματα του συνόλου των μεταρρυθμίσεων.
  Στο τέλος του 2005, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αποκέντρωσης, ο έλεγχος των εξόδων θα επιτρέψει σύγκριση με την αρχική εκτίμηση.
  Όσον αφορά τα άλλα θέματα που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο, βλέπε τις απαντήσεις στις αντίστοιχες παραγράφους. |
| --- | --- |

18.

Καθώς η αποκέντρωση αποτελούσε μόνο τμήμα της συνολικής διαδικασίας μεταρρύθμισης, δεν είναι δυνατόν να γίνει διαχωρισμός των αποτελεσμάτων της αποκέντρωσης από τα αποτελέσματα του συνόλου των μεταρρυθμίσεων.

Στο τέλος του 2005, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αποκέντρωσης, ο έλεγχος των εξόδων θα επιτρέψει σύγκριση με την αρχική εκτίμηση.

Όσον αφορά τα άλλα θέματα που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο, βλέπε τις απαντήσεις στις αντίστοιχες παραγράφους.

| 19. | Η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε επέτρεψε να δοθεί η πρέπουσα σημασία σε συγκεκριμένες κατάστασης (π.χ. περιφερειακές αντιπροσωπείες, μέγεθος/περιπλοκότητα των χαρτοφυλακίων, ευκολία/δυσκολία πρόσληψης προσωπικού, κ.λπ.) και να αποφευχθεί μια άκαμπτη ενιαία προσέγγιση.
  Τα αποτελέσματα της πρώτης φάσης της αποκέντρωσης της διαχείρισης χρησίμευσαν ως οδηγός και ως αναφορά για την αξιολόγηση των αιτήσεων για ανθρώπινο δυναμικό που υπέβαλαν οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών σε επόμενες φάσεις της αποκέντρωσης. Η όλη προσέγγιση επέτρεψε προσαρμογές και λεπτομερείς ρυθμίσεις με τη διατήρηση της απαραίτητης ευελιξίας για να αντιμετωπισθούν ορισμένα διαφορετικά σενάρια. Η διαδικασία κατανομής του ανθρώπινου δυναμικού πραγματοποιήθηκε παρόλο το τεράστιο έλλειμμα σε προσωπικό, αν γίνει σύγκριση της κατάστασης με αυτή όλων των κύριων χορηγών βοήθειας, συμπεριλαμβανομένων των κρατών μελών. Η επιλεγείσα προσέγγιση συνίστατο λοιπόν στο να χρησιμοποιηθεί επίσης η αποκέντρωση σαν μία ευκαιρία για να μπορέσουν οι αντιπροσωπείες να αποκτήσουν τελικά το απαραίτητο ανθρώπινο δυναμικό για την εκπλήρωση όλων των υποχρεώσεων τους κατά τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας με το επίπεδο ποιότητας, ταχύτητας, σταθερότητας διαχείρισης, αντίκτυπου και προβολής που προβλέπεται από τη μεταρρύθμιση της RELEX. |
| --- | --- |

19.

Η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε επέτρεψε να δοθεί η πρέπουσα σημασία σε συγκεκριμένες κατάστασης (π.χ. περιφερειακές αντιπροσωπείες, μέγεθος/περιπλοκότητα των χαρτοφυλακίων, ευκολία/δυσκολία πρόσληψης προσωπικού, κ.λπ.) και να αποφευχθεί μια άκαμπτη ενιαία προσέγγιση.

Τα αποτελέσματα της πρώτης φάσης της αποκέντρωσης της διαχείρισης χρησίμευσαν ως οδηγός και ως αναφορά για την αξιολόγηση των αιτήσεων για ανθρώπινο δυναμικό που υπέβαλαν οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών σε επόμενες φάσεις της αποκέντρωσης. Η όλη προσέγγιση επέτρεψε προσαρμογές και λεπτομερείς ρυθμίσεις με τη διατήρηση της απαραίτητης ευελιξίας για να αντιμετωπισθούν ορισμένα διαφορετικά σενάρια. Η διαδικασία κατανομής του ανθρώπινου δυναμικού πραγματοποιήθηκε παρόλο το τεράστιο έλλειμμα σε προσωπικό, αν γίνει σύγκριση της κατάστασης με αυτή όλων των κύριων χορηγών βοήθειας, συμπεριλαμβανομένων των κρατών μελών. Η επιλεγείσα προσέγγιση συνίστατο λοιπόν στο να χρησιμοποιηθεί επίσης η αποκέντρωση σαν μία ευκαιρία για να μπορέσουν οι αντιπροσωπείες να αποκτήσουν τελικά το απαραίτητο ανθρώπινο δυναμικό για την εκπλήρωση όλων των υποχρεώσεων τους κατά τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας με το επίπεδο ποιότητας, ταχύτητας, σταθερότητας διαχείρισης, αντίκτυπου και προβολής που προβλέπεται από τη μεταρρύθμιση της RELEX.

| 20. | Οι εκτεταμένες διαβουλεύσεις και ο συνεχής διάλογος διασφάλισαν την ιδιοποίηση της διαδικασίας από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών και οδήγησαν, όπως επισημαίνει επίσης το Ελεγκτικό Συνέδριο, στη γενική ικανοποίηση των αντιπροσωπειών σε σχέση με τον αριθμό των θέσεων που χορηγήθηκαν. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της πρώτης φάσης της αποκέντρωσης αναπτύχθηκαν πιο επεξεργασμένες κατευθυντήριες γραμμές και αναφορές για την κατανομή του ανθρώπινου δυναμικού κατά τις επόμενες φάσεις. |
| --- | --- |

20.

Οι εκτεταμένες διαβουλεύσεις και ο συνεχής διάλογος διασφάλισαν την ιδιοποίηση της διαδικασίας από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών και οδήγησαν, όπως επισημαίνει επίσης το Ελεγκτικό Συνέδριο, στη γενική ικανοποίηση των αντιπροσωπειών σε σχέση με τον αριθμό των θέσεων που χορηγήθηκαν. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της πρώτης φάσης της αποκέντρωσης αναπτύχθηκαν πιο επεξεργασμένες κατευθυντήριες γραμμές και αναφορές για την κατανομή του ανθρώπινου δυναμικού κατά τις επόμενες φάσεις.

| 23. | — | Η ταχεία αύξηση του προσωπικού στις αντιπροσωπείες επέφερε επιβράδυνση της διαδικασίας πρόσληψης λόγω της πολύ χαμηλής ανάπτυξης των μέσων διαχείρισης στις αντιπροσωπείες και στην έδρα της Επιτροπής. Τα προγράμματα επιμόρφωσης πριν από την πρόσληψη συμβάλλουν επίσης στην καθυστέρηση πλήρωσης των θέσεων. |
| --- | --- | --- |

23.

—

Η ταχεία αύξηση του προσωπικού στις αντιπροσωπείες επέφερε επιβράδυνση της διαδικασίας πρόσληψης λόγω της πολύ χαμηλής ανάπτυξης των μέσων διαχείρισης στις αντιπροσωπείες και στην έδρα της Επιτροπής. Τα προγράμματα επιμόρφωσης πριν από την πρόσληψη συμβάλλουν επίσης στην καθυστέρηση πλήρωσης των θέσεων.

| — | Η Επιτροπή καταβάλλει προσπάθειες να προσφέρει στο τοπικό προσωπικό και στο προσωπικό ALAT όρους συμβάσεων συγκρίσιμους με αυτούς των άλλων υπαλλήλων που εργάζονται επί τόπου. Η προσεχής γενίκευση του καθεστώτος του συμβασιούχου υπαλλήλου θα πρέπει να συμβάλει στη σημαντική βελτίωση των όρων απασχόλησης στις αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

—

Η Επιτροπή καταβάλλει προσπάθειες να προσφέρει στο τοπικό προσωπικό και στο προσωπικό ALAT όρους συμβάσεων συγκρίσιμους με αυτούς των άλλων υπαλλήλων που εργάζονται επί τόπου. Η προσεχής γενίκευση του καθεστώτος του συμβασιούχου υπαλλήλου θα πρέπει να συμβάλει στη σημαντική βελτίωση των όρων απασχόλησης στις αντιπροσωπείες.

| — | Η έλλειψη ορισμένων δεξιοτήτων και ικανοτήτων και η δημιουργία θέσεων με νέες δεξιότητες προξενούν καθυστερήσεις στην πλήρωση των θέσεων. Διάφορα μέτρα προβλέπονται για την αντιμετώπιση της εν λόγω κατάστασης. |
| --- | --- |

—

Η έλλειψη ορισμένων δεξιοτήτων και ικανοτήτων και η δημιουργία θέσεων με νέες δεξιότητες προξενούν καθυστερήσεις στην πλήρωση των θέσεων. Διάφορα μέτρα προβλέπονται για την αντιμετώπιση της εν λόγω κατάστασης.

| — | Οι θέσεις τοπικού προσωπικού και προσωπικού ALAT που δημιουργήθηκαν για τη διαχείριση της βοήθειας αποτελούν αντικείμενο συμβάσεων ορισμένου χρόνου για λόγους που αφορούν τον προϋπολογισμό αλλά επίσης και για καλύτερη προσαρμογή της πραγματογνωμοσύνης στα προγράμματα συνεργασίας που πρόκειται να υλοποιηθούν. Οι ανασταλτικοί παράγοντες που απορρέουν από τις τοπικές νομοθεσίες θα πρέπει να μειωθούν σημαντικά με την προσεχή εφαρμογή του καθεστώτος συμβασιούχου υπαλλήλου. |
| --- | --- |

—

Οι θέσεις τοπικού προσωπικού και προσωπικού ALAT που δημιουργήθηκαν για τη διαχείριση της βοήθειας αποτελούν αντικείμενο συμβάσεων ορισμένου χρόνου για λόγους που αφορούν τον προϋπολογισμό αλλά επίσης και για καλύτερη προσαρμογή της πραγματογνωμοσύνης στα προγράμματα συνεργασίας που πρόκειται να υλοποιηθούν. Οι ανασταλτικοί παράγοντες που απορρέουν από τις τοπικές νομοθεσίες θα πρέπει να μειωθούν σημαντικά με την προσεχή εφαρμογή του καθεστώτος συμβασιούχου υπαλλήλου.

| — | Καταβάλλονται προσπάθειες για να καθοριστούν από το 2006 οι όροι εφαρμογής του νέου καθεστώτος συμβασιούχου υπαλλήλου. |
| --- | --- |

—

Καταβάλλονται προσπάθειες για να καθοριστούν από το 2006 οι όροι εφαρμογής του νέου καθεστώτος συμβασιούχου υπαλλήλου.

| 26. | Κατά το 2004, η Επιτροπή με τους περιορισμένους πόρους που διέθετε (ιδίως όσον αφορά τα έξοδα αποστολής) οργάνωσε στην Ασία περίπου δέκα κύκλους επιμόρφωσης για το CRIS και για διαδικασίες συμβάσεων και δημοσιονομικές διαδικασίες. Το νέο προσωπικό που έχει προσληφθεί τοπικά θα επιμορφωθεί από συναδέλφους των αντιπροσωπειών.
  Η Επιτροπή θα διατηρήσει το σημαντικό πρόγραμμα επιμόρφωσής της. Αναπτύσσονται μαθήματα από απόσταση καθώς και ηλεκτρονικά μαθήματα και μία πρώτη ενότητα για το CRIS θα είναι διαθέσιμη στις αρχές του 2005. Έτσι θα διευκολυνθεί η πρόσβαση του τοπικού προσωπικού τις δυνατότητες επιμόρφωσης. |
| --- | --- |

26.

Κατά το 2004, η Επιτροπή με τους περιορισμένους πόρους που διέθετε (ιδίως όσον αφορά τα έξοδα αποστολής) οργάνωσε στην Ασία περίπου δέκα κύκλους επιμόρφωσης για το CRIS και για διαδικασίες συμβάσεων και δημοσιονομικές διαδικασίες. Το νέο προσωπικό που έχει προσληφθεί τοπικά θα επιμορφωθεί από συναδέλφους των αντιπροσωπειών.

Η Επιτροπή θα διατηρήσει το σημαντικό πρόγραμμα επιμόρφωσής της. Αναπτύσσονται μαθήματα από απόσταση καθώς και ηλεκτρονικά μαθήματα και μία πρώτη ενότητα για το CRIS θα είναι διαθέσιμη στις αρχές του 2005. Έτσι θα διευκολυνθεί η πρόσβαση του τοπικού προσωπικού τις δυνατότητες επιμόρφωσης.

| 27. | Η αρχική δομή της EuropeAid σχεδιάστηκε για να διασφαλισθεί η σταθερότητα της οργάνωσης καθόλη τη διαδικασία της αποκέντρωσης, επιλέγοντας μία κυρίαρχη γεωγραφική δομή.
  Με βάση την εμπειρία της πρώτης φάσης της αποκέντρωσης, σχεδιάστηκε η περιγραφή του νέου ρόλου των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής τον Νοέμβριο του 2002. Αυτός ο νέος ρόλος αφορούσε το ένα τέταρτο εργασίας της EuropeAid.
  Καθώς προχωρούσε η αποκέντρωση έγινε μία πρώτη αναδιοργάνωση των υπηρεσιών εντός της EuropeAid με την έκδοση ενός νέου οργανογράμματος στις 17 Φεβρουαρίου 2003. |
| --- | --- |

27.

Η αρχική δομή της EuropeAid σχεδιάστηκε για να διασφαλισθεί η σταθερότητα της οργάνωσης καθόλη τη διαδικασία της αποκέντρωσης, επιλέγοντας μία κυρίαρχη γεωγραφική δομή.

Με βάση την εμπειρία της πρώτης φάσης της αποκέντρωσης, σχεδιάστηκε η περιγραφή του νέου ρόλου των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής τον Νοέμβριο του 2002. Αυτός ο νέος ρόλος αφορούσε το ένα τέταρτο εργασίας της EuropeAid.

Καθώς προχωρούσε η αποκέντρωση έγινε μία πρώτη αναδιοργάνωση των υπηρεσιών εντός της EuropeAid με την έκδοση ενός νέου οργανογράμματος στις 17 Φεβρουαρίου 2003.

| 28. | Οι προσαρμογές λόγω της μεταβολής των καθηκόντων, όσον αφορά την κατανομή του ανθρώπινου δυναμικού, συνεχίζονται. Πραγματοποιήθηκε αξιολόγηση του φόρτου εργασίας των μονάδων της EuropeAid τον Σεπτέμβριο και Οκτώβριο του 2004 στο πλαίσιο των προετοιμασιών για την αναδιάρθρωση, η οποία θα οδηγήσει σε μία νέα οργανωτική δομή στις αρχές του 2005.
  Εξάλλου, οι ανάγκες σε προσωπικό για τα κεντρικά γραφεία της Επιτροπής εξετάζονται στο πλαίσιο της ετήσιας άσκησης της διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες (ABM) και περιλαμβάνονται στο σχέδιο διαχείρισης. Το σχέδιο διαχείρισης είναι το βασικό εργαλείο σχεδιασμού, διαχείρισης και παρακολούθησης των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής και επιτρέπει στις διευθύνσεις να σχεδιάσουν και να διαχειριστούν τις αλλαγές. |
| --- | --- |

28.

Οι προσαρμογές λόγω της μεταβολής των καθηκόντων, όσον αφορά την κατανομή του ανθρώπινου δυναμικού, συνεχίζονται. Πραγματοποιήθηκε αξιολόγηση του φόρτου εργασίας των μονάδων της EuropeAid τον Σεπτέμβριο και Οκτώβριο του 2004 στο πλαίσιο των προετοιμασιών για την αναδιάρθρωση, η οποία θα οδηγήσει σε μία νέα οργανωτική δομή στις αρχές του 2005.

Εξάλλου, οι ανάγκες σε προσωπικό για τα κεντρικά γραφεία της Επιτροπής εξετάζονται στο πλαίσιο της ετήσιας άσκησης της διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες (ABM) και περιλαμβάνονται στο σχέδιο διαχείρισης. Το σχέδιο διαχείρισης είναι το βασικό εργαλείο σχεδιασμού, διαχείρισης και παρακολούθησης των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής και επιτρέπει στις διευθύνσεις να σχεδιάσουν και να διαχειριστούν τις αλλαγές.

| 29. | Επαρκές προσωπικό έχει ανακατανεμηθεί από τα κεντρικά γραφεία για τις βασικές αναγνωρισμένες ανάγκες στις αντιπροσωπείες. Αυτή η ανακατανομή λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο της ετήσιας άσκησης της ABM. Καθώς η ανακατανομή πραγματοποιείται σταδιακά και σε συνάρτηση με άλλες κινήσεις στελέχωσης, η διαδικασία μπορεί να μην είναι αμέσως προφανής ή εύκολη προς αναπαράσταση. Αποτελεί, ωστόσο, από την αρχή ένα βασικό στοιχείο της μεταρρύθμισης και συγκεκριμένα της αποκέντρωσης. |
| --- | --- |

29.

Επαρκές προσωπικό έχει ανακατανεμηθεί από τα κεντρικά γραφεία για τις βασικές αναγνωρισμένες ανάγκες στις αντιπροσωπείες. Αυτή η ανακατανομή λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο της ετήσιας άσκησης της ABM. Καθώς η ανακατανομή πραγματοποιείται σταδιακά και σε συνάρτηση με άλλες κινήσεις στελέχωσης, η διαδικασία μπορεί να μην είναι αμέσως προφανής ή εύκολη προς αναπαράσταση. Αποτελεί, ωστόσο, από την αρχή ένα βασικό στοιχείο της μεταρρύθμισης και συγκεκριμένα της αποκέντρωσης.

| 30. | Η EuropeAid είναι ενήμερη των δυσκολιών που υπάρχουν για την παροχή αποτελεσματικής στήριξης στις αντιπροσωπείες μετά τη μείωση των θέσεων προσωπικού. Για τον λόγο αυτό (και για τους λόγους που αναφέρονται στην απάντηση στο σημείο 27), η τρέχουσα διαδικασία αναθεώρησης θα πρέπει να οδηγήσει σε μία νέα οργανωτική δομή για την EuropeAid στις αρχές του 2005. |
| --- | --- |

30.

Η EuropeAid είναι ενήμερη των δυσκολιών που υπάρχουν για την παροχή αποτελεσματικής στήριξης στις αντιπροσωπείες μετά τη μείωση των θέσεων προσωπικού. Για τον λόγο αυτό (και για τους λόγους που αναφέρονται στην απάντηση στο σημείο 27), η τρέχουσα διαδικασία αναθεώρησης θα πρέπει να οδηγήσει σε μία νέα οργανωτική δομή για την EuropeAid στις αρχές του 2005.

| 31. | Η EuropeAid έχει δώσει μεγάλη σημασία στην επιμόρφωση του προσωπικού για τα καθήκοντα τα οποία πρέπει να εκπληρώσουν σε ένα διοικητικά αποκεντρωμένο περιβάλλον. Ένα μεγάλο ποσοστό του προσωπικού συμμετείχε κατά το 2002 και το 2003 σε ασκήσεις για την καλύτερη προσαρμογή στους νέους ρόλους τους και για τον προσδιορισμό των προβλημάτων τα οποία μπορεί να προκύψουν μεταξύ των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής και των αντιπροσωπειών.
  Η EuropeAid προσπάθησε να διασφαλίσει την επανένταξη του προσωπικού που επιστρέφει από τις αντιπροσωπείες. Το 2003, 21 υπάλληλοι που συμμετείχαν στη διαδικασία εναλλαγής επανεντάχθηκαν στην EuropeAid. |
| --- | --- |

31.

Η EuropeAid έχει δώσει μεγάλη σημασία στην επιμόρφωση του προσωπικού για τα καθήκοντα τα οποία πρέπει να εκπληρώσουν σε ένα διοικητικά αποκεντρωμένο περιβάλλον. Ένα μεγάλο ποσοστό του προσωπικού συμμετείχε κατά το 2002 και το 2003 σε ασκήσεις για την καλύτερη προσαρμογή στους νέους ρόλους τους και για τον προσδιορισμό των προβλημάτων τα οποία μπορεί να προκύψουν μεταξύ των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής και των αντιπροσωπειών.

Η EuropeAid προσπάθησε να διασφαλίσει την επανένταξη του προσωπικού που επιστρέφει από τις αντιπροσωπείες. Το 2003, 21 υπάλληλοι που συμμετείχαν στη διαδικασία εναλλαγής επανεντάχθηκαν στην EuropeAid.

| 32. | Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001. |
| --- | --- |

32.

Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001.

| 35. | Πολλά από τα μέσα παρακολούθησης ήταν νέα στο πλαίσιο της διαδικασίας αποκέντρωσης και απαιτείται μια περίοδος προσαρμογής όσον αφορά τη χρησιμοποίηση και τη λειτουργική εφαρμογή τους.






  α) | Όλα τα κριτήρια που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο καλύφθηκαν στις αποφάσεις σχετικά με την κατανομή του πρόσθετου προσωπικού και την αναθεώρηση των οργανογραμμάτων (βλέπε απάντηση στην παράγραφο 19).
  Όπως ήδη προβλέπεται στην ανακοίνωση του 2002, η αξιολόγηση του φόρτου εργασίας έχει εξελιχθεί σε μία πιο γενική διαδικασία που μπορεί να υπερβεί τα αποτελέσματα της αποκέντρωσης της διαχείρισης και να δώσει κριτήρια αξιολόγησης που να μπορούν να αντικατοπτρίζουν το μεταβαλλόμενο περιβάλλον των αρμοδιοτήτων των αντιπροσωπειών και τη μελλοντική πρακτική εργασία τους. Η πειραματική φάση αυτής της διαδικασίας ολοκληρώθηκε τον Οκτώβριο του 2004 και η γενική διαδικασία άρχισε τον Νοέμβριο του 2004.
  Η μεθοδολογία αξιολόγησης του φόρτου εργασίας βασίζεται στις αρμοδιότητες και στα καθήκοντα των αντιπροσωπειών και υποδεικνύει το προσωπικό που απαιτείται για την υλοποίηση τους. |
| --- | --- | --- |

35.

Πολλά από τα μέσα παρακολούθησης ήταν νέα στο πλαίσιο της διαδικασίας αποκέντρωσης και απαιτείται μια περίοδος προσαρμογής όσον αφορά τη χρησιμοποίηση και τη λειτουργική εφαρμογή τους.

α)

Όλα τα κριτήρια που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο καλύφθηκαν στις αποφάσεις σχετικά με την κατανομή του πρόσθετου προσωπικού και την αναθεώρηση των οργανογραμμάτων (βλέπε απάντηση στην παράγραφο 19).

Όπως ήδη προβλέπεται στην ανακοίνωση του 2002, η αξιολόγηση του φόρτου εργασίας έχει εξελιχθεί σε μία πιο γενική διαδικασία που μπορεί να υπερβεί τα αποτελέσματα της αποκέντρωσης της διαχείρισης και να δώσει κριτήρια αξιολόγησης που να μπορούν να αντικατοπτρίζουν το μεταβαλλόμενο περιβάλλον των αρμοδιοτήτων των αντιπροσωπειών και τη μελλοντική πρακτική εργασία τους. Η πειραματική φάση αυτής της διαδικασίας ολοκληρώθηκε τον Οκτώβριο του 2004 και η γενική διαδικασία άρχισε τον Νοέμβριο του 2004.

Η μεθοδολογία αξιολόγησης του φόρτου εργασίας βασίζεται στις αρμοδιότητες και στα καθήκοντα των αντιπροσωπειών και υποδεικνύει το προσωπικό που απαιτείται για την υλοποίηση τους.

| β) | Οι αρχικές ασυμφωνίες στην παροχή στοιχείων για την έκθεση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας έχουν υπερνικηθεί και λήφθηκαν μέτρα το 2004 για να εξασφαλισθούν συντονισμένες, κατάλληλες και έγκαιρες απαντήσεις στις αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

β)

Οι αρχικές ασυμφωνίες στην παροχή στοιχείων για την έκθεση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας έχουν υπερνικηθεί και λήφθηκαν μέτρα το 2004 για να εξασφαλισθούν συντονισμένες, κατάλληλες και έγκαιρες απαντήσεις στις αντιπροσωπείες.

| γ) | Όσον αφορά τις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου για παράλληλες βάσεις δεδομένων, μερικές αντιπροσωπείες προσπάθησαν να αναπτύξουν τους δικούς τους εσωτερικούς πίνακες excel. Ωστόσο, καθώς το σύστημα CRIS συνεχώς αναπτύσσεται και γίνεται πιο φιλικό προς τον χρήστη, η ανάγκη για τέτοιους πίνακες θα μειώνεται με την πάροδο του χρόνου.
  Καταβλήθηκαν προσπάθειες για να διασφαλισθεί η ακρίβεια των μη οικονομικών στοιχείων που καταχωρούνται στο CRIS. Τον Μάιο του 2004, διάφορες μη οικονομικές λειτουργίες του CRIS εισήχθησαν για το ΕΤΑ, ιδίως το σύστημα παρακολούθησης σχεδίων (εκθέσεις περί εφαρμογής). |
| --- | --- |

γ)

Όσον αφορά τις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου για παράλληλες βάσεις δεδομένων, μερικές αντιπροσωπείες προσπάθησαν να αναπτύξουν τους δικούς τους εσωτερικούς πίνακες excel. Ωστόσο, καθώς το σύστημα CRIS συνεχώς αναπτύσσεται και γίνεται πιο φιλικό προς τον χρήστη, η ανάγκη για τέτοιους πίνακες θα μειώνεται με την πάροδο του χρόνου.

Καταβλήθηκαν προσπάθειες για να διασφαλισθεί η ακρίβεια των μη οικονομικών στοιχείων που καταχωρούνται στο CRIS. Τον Μάιο του 2004, διάφορες μη οικονομικές λειτουργίες του CRIS εισήχθησαν για το ΕΤΑ, ιδίως το σύστημα παρακολούθησης σχεδίων (εκθέσεις περί εφαρμογής).

| 38. | Μία αναδιοργάνωση στις αρχές του 2005 θα πρέπει να βελτιώσει το ρόλο της στήριξης από τα κεντρικά γραφεία. Συγχρόνως, τα θέματα τα οποία θίγει το Ελεγκτικό Συνέδριο έχουν ήδη αντιμετωπιστεί ως εξής:






  α) | Το 2004 έχει ενημερωθεί η μεγάλη πλειοψηφία των ιστότοπων που διατηρείται από τα θεματικά δίκτυα. Ένα ενημερωτικό δελτίο διανέμεται τώρα στο προσωπικό στα κεντρικά γραφεία και στις αντιπροσωπείες και περιλαμβάνει τις τελευταίες ενημερώσεις. |
| --- | --- | --- |

38.

Μία αναδιοργάνωση στις αρχές του 2005 θα πρέπει να βελτιώσει το ρόλο της στήριξης από τα κεντρικά γραφεία. Συγχρόνως, τα θέματα τα οποία θίγει το Ελεγκτικό Συνέδριο έχουν ήδη αντιμετωπιστεί ως εξής:

α)

Το 2004 έχει ενημερωθεί η μεγάλη πλειοψηφία των ιστότοπων που διατηρείται από τα θεματικά δίκτυα. Ένα ενημερωτικό δελτίο διανέμεται τώρα στο προσωπικό στα κεντρικά γραφεία και στις αντιπροσωπείες και περιλαμβάνει τις τελευταίες ενημερώσεις.

| β) | Σημαντικές προσπάθειες έχουν καταβληθεί για να διασφαλισθεί η κατάλληλη επιμόρφωση του προσωπικού των αντιπροσωπειών. (Βλέπε απάντηση στο σημείο 26). |
| --- | --- |

β)

Σημαντικές προσπάθειες έχουν καταβληθεί για να διασφαλισθεί η κατάλληλη επιμόρφωση του προσωπικού των αντιπροσωπειών. (Βλέπε απάντηση στο σημείο 26).

| γ) | Η εργασία της ομάδας υποστήριξης της ποιότητας (για τις χώρες ΑΚΕ) βασίζεται στην αρχή της δειγματοληψίας. Το ποσοστό δειγματοληψίας για το έτος 2004 καθορίστηκε στο 20 %. Η προσέγγιση αυτή αποφασίστηκε γνωρίζοντας τον ετήσιο όγκο των προτάσεων (πάνω από 300). Ωστόσο, όλες οι καινοτόμες ή περίπλοκες προτάσεις εξετάστηκαν από την ομάδα.
  Εξάλλου, όλα τα δελτία προσδιορισμού των έργων ΑΚΕ υπόκεινται σε αξιολόγηση ποιότητας σε ένα πιο αρχικό στάδιο του κύκλου του έργου όπου η παρέμβαση και η στήριξη από τα κεντρικά γραφεία φαίνεται να είναι πιο κατάλληλη αλλά και πιο αποτελεσματική. |
| --- | --- |

γ)

Η εργασία της ομάδας υποστήριξης της ποιότητας (για τις χώρες ΑΚΕ) βασίζεται στην αρχή της δειγματοληψίας. Το ποσοστό δειγματοληψίας για το έτος 2004 καθορίστηκε στο 20 %. Η προσέγγιση αυτή αποφασίστηκε γνωρίζοντας τον ετήσιο όγκο των προτάσεων (πάνω από 300). Ωστόσο, όλες οι καινοτόμες ή περίπλοκες προτάσεις εξετάστηκαν από την ομάδα.

Εξάλλου, όλα τα δελτία προσδιορισμού των έργων ΑΚΕ υπόκεινται σε αξιολόγηση ποιότητας σε ένα πιο αρχικό στάδιο του κύκλου του έργου όπου η παρέμβαση και η στήριξη από τα κεντρικά γραφεία φαίνεται να είναι πιο κατάλληλη αλλά και πιο αποτελεσματική.

| δ) | Το γλωσσικά πολύμορφο περιβάλλον της EuropeAid απαιτεί μετάφραση των οδηγιών και των οδηγών γεγονός που συνεπάγεται καθυστερήσεις στη διάδοση τους. |
| --- | --- |

δ)

Το γλωσσικά πολύμορφο περιβάλλον της EuropeAid απαιτεί μετάφραση των οδηγιών και των οδηγών γεγονός που συνεπάγεται καθυστερήσεις στη διάδοση τους.

| ε) | Σε πολλές υπηρεσίες της Επιτροπής παρατηρήθηκαν προβλήματα κατά την προετοιμασία και την προσαρμογή για τη θέση σε ισχύ από τον Ιανουάριο του 2003 του δημοσιονομικού κανονισμού και των κανόνων εφαρμογής του. Οι δυσκολίες αυτές αναγνωρίστηκαν ρητώς στην αξιολόγηση της ετοιμότητας που πραγματοποιήθηκε στο τέλος του 2002 (1).
  Για τις συμφωνίες χρηματοδότησης που εγκρίθηκαν από τον προϋπολογισμό του 2003 και οι οποίες ήταν πιο προχωρημένες στην προετοιμασία τους, η Επιτροπή διαβίβασε γραπτή οδηγία στις αντιπροσωπείες τον Δεκέμβριο του 2003 αναφέροντας ότι οι τρίτες χώρες μπορούν να προβούν σε υποβολή προσφορών με την επιφύλαξη ρήτρας αναστολής.
  Στις αρχές του Ιουνίου του 2004 η Επιτροπή δημοσίευσε ένα αναθεωρημένο πρότυπο δημοσιονομικής συμφωνίας και τεχνικών και διοικητικών διατάξεων λαμβάνοντας υπόψη τη συμφωνημένη εφαρμογή του άρθρου 164 του δημοσιονομικού κανονισμού. |
| --- | --- |

ε)

Σε πολλές υπηρεσίες της Επιτροπής παρατηρήθηκαν προβλήματα κατά την προετοιμασία και την προσαρμογή για τη θέση σε ισχύ από τον Ιανουάριο του 2003 του δημοσιονομικού κανονισμού και των κανόνων εφαρμογής του. Οι δυσκολίες αυτές αναγνωρίστηκαν ρητώς στην αξιολόγηση της ετοιμότητας που πραγματοποιήθηκε στο τέλος του 2002 (1).

Για τις συμφωνίες χρηματοδότησης που εγκρίθηκαν από τον προϋπολογισμό του 2003 και οι οποίες ήταν πιο προχωρημένες στην προετοιμασία τους, η Επιτροπή διαβίβασε γραπτή οδηγία στις αντιπροσωπείες τον Δεκέμβριο του 2003 αναφέροντας ότι οι τρίτες χώρες μπορούν να προβούν σε υποβολή προσφορών με την επιφύλαξη ρήτρας αναστολής.

Στις αρχές του Ιουνίου του 2004 η Επιτροπή δημοσίευσε ένα αναθεωρημένο πρότυπο δημοσιονομικής συμφωνίας και τεχνικών και διοικητικών διατάξεων λαμβάνοντας υπόψη τη συμφωνημένη εφαρμογή του άρθρου 164 του δημοσιονομικού κανονισμού.

| στ) | Βλέπε την απάντηση στο σημείο 23. |
| --- | --- |

στ)

Βλέπε την απάντηση στο σημείο 23.

| 40. | Η Επιτροπή προσπαθεί να βελτιώσει και να επεκτείνει το φάσμα των δεικτών σε όλους τους τομείς διαχείρισης. |
| --- | --- |

40.

Η Επιτροπή προσπαθεί να βελτιώσει και να επεκτείνει το φάσμα των δεικτών σε όλους τους τομείς διαχείρισης.

| 41. | Η EuropeAid μελετά διάφορες εναλλακτικές λύσεις για συγκεντρωτικούς δείκτες ποιότητας, που θα συμπληρώσουν τους ήδη υπάρχοντες δείκτες δημοσιονομικής εκτέλεσης. |
| --- | --- |

41.

Η EuropeAid μελετά διάφορες εναλλακτικές λύσεις για συγκεντρωτικούς δείκτες ποιότητας, που θα συμπληρώσουν τους ήδη υπάρχοντες δείκτες δημοσιονομικής εκτέλεσης.

| 42. | Η αποκέντρωση της διαχείρισης αποτελεί πράγματι μόνο ένα, μολονότι σημαντικό, στοιχείο της συνολικής μεταρρύθμισης της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας από την Επιτροπή. Συνεπώς, οι βελτιώσεις που έγιναν για την αποστολή βοήθειας κατά τα τελευταία χρόνια δεν οφείλονται μόνο στην αποκέντρωση της διαχείρισης αλλά είναι αποτέλεσμα όλων των προσπαθειών μαζί. Η Επιτροπή υποβάλλει τακτικά στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο αναφορές σχετικά με την πρόοδο της συνολικής μεταρρύθμισης. |
| --- | --- |

42.

Η αποκέντρωση της διαχείρισης αποτελεί πράγματι μόνο ένα, μολονότι σημαντικό, στοιχείο της συνολικής μεταρρύθμισης της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας από την Επιτροπή. Συνεπώς, οι βελτιώσεις που έγιναν για την αποστολή βοήθειας κατά τα τελευταία χρόνια δεν οφείλονται μόνο στην αποκέντρωση της διαχείρισης αλλά είναι αποτέλεσμα όλων των προσπαθειών μαζί. Η Επιτροπή υποβάλλει τακτικά στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο αναφορές σχετικά με την πρόοδο της συνολικής μεταρρύθμισης.

| 44. | Ενώ είναι αληθές ότι το ποσοστό των αναλήψεων υποχρεώσεων για την Ασία ήταν 80 % το 2003 κατά το τελευταίο τρίμηνο, μειώθηκε το 2004 σε 61 % και για το 2005 προβλέπεται βελτίωση σε +/– 50 %. Αυτή η εκ νέου εξισορρόπηση των αναλήψεων υποχρεώσεων κατέστη δυνατή από τη στιγμή που οι αντιπροσωπείες προσαρμόστηκαν στον νέο ρόλο τους στο πλαίσιο της διαδικασίας αποκέντρωσης της διαχείρισης και βοηθήθηκαν από πρωτοβουλίες επιμόρφωσης και από σεμινάρια σχεδιασμού. Το σύστημα των ομάδων υποστήριξης της ποιότητας συνέβαλε στη βελτίωση της ποιότητας των έργων που υποβλήθηκαν στις επιτροπές διαχείρισης.
  Αποτελεί μέρος του έργου των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής να βοηθά τις αντιπροσωπείες στην προετοιμασία των προτάσεων χρηματοδότησης που ανταποκρίνονται σε όλο πιο αυστηρά πρότυπα ποιότητας. |
| --- | --- |

44.

Ενώ είναι αληθές ότι το ποσοστό των αναλήψεων υποχρεώσεων για την Ασία ήταν 80 % το 2003 κατά το τελευταίο τρίμηνο, μειώθηκε το 2004 σε 61 % και για το 2005 προβλέπεται βελτίωση σε +/– 50 %. Αυτή η εκ νέου εξισορρόπηση των αναλήψεων υποχρεώσεων κατέστη δυνατή από τη στιγμή που οι αντιπροσωπείες προσαρμόστηκαν στον νέο ρόλο τους στο πλαίσιο της διαδικασίας αποκέντρωσης της διαχείρισης και βοηθήθηκαν από πρωτοβουλίες επιμόρφωσης και από σεμινάρια σχεδιασμού. Το σύστημα των ομάδων υποστήριξης της ποιότητας συνέβαλε στη βελτίωση της ποιότητας των έργων που υποβλήθηκαν στις επιτροπές διαχείρισης.

Αποτελεί μέρος του έργου των κεντρικών γραφείων της Επιτροπής να βοηθά τις αντιπροσωπείες στην προετοιμασία των προτάσεων χρηματοδότησης που ανταποκρίνονται σε όλο πιο αυστηρά πρότυπα ποιότητας.

| 45. | Βλέπε την απάντηση στο σημείο 38 στοιχείο ε). |
| --- | --- |

45.

Βλέπε την απάντηση στο σημείο 38 στοιχείο ε).

| 47. | Η EuropeAid λαμβάνει μέτρα για τη βελτίωση της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων (π.χ., παροχή κατάλληλης θεσμικής στήριξης αντί μόνον τεχνικής βοήθειας). Έχει δοθεί ένα επιπλέον κίνητρο με τον καθορισμό προθεσμιών για την εφαρμογή των έργων. |
| --- | --- |

47.

Η EuropeAid λαμβάνει μέτρα για τη βελτίωση της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων (π.χ., παροχή κατάλληλης θεσμικής στήριξης αντί μόνον τεχνικής βοήθειας). Έχει δοθεί ένα επιπλέον κίνητρο με τον καθορισμό προθεσμιών για την εφαρμογή των έργων.

| 48. | Η Επιτροπή (είτε τα κεντρικά γραφεία είτε οι αντιπροσωπείες) υποχρεούται να καταβάλει τις πληρωμές εντός των προθεσμιών που καθορίζονται από τους δημοσιονομικούς κανονισμούς και τις σχετικές συμβάσεις. Η τήρηση των προθεσμιών αυτών παρακολουθείται τακτικά, από το 2002, από την EuropeAid για όλες τις πληρωμές που πραγματοποιούνται από το κονδύλιο προϋπολογισμού που διαχειρίζεται η EuropeAid και οι αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

48.

Η Επιτροπή (είτε τα κεντρικά γραφεία είτε οι αντιπροσωπείες) υποχρεούται να καταβάλει τις πληρωμές εντός των προθεσμιών που καθορίζονται από τους δημοσιονομικούς κανονισμούς και τις σχετικές συμβάσεις. Η τήρηση των προθεσμιών αυτών παρακολουθείται τακτικά, από το 2002, από την EuropeAid για όλες τις πληρωμές που πραγματοποιούνται από το κονδύλιο προϋπολογισμού που διαχειρίζεται η EuropeAid και οι αντιπροσωπείες.

| 49. | Παρόλο που μπορεί να υπάρξουν σφάλματα κατά την εισαγωγή στοιχείων στο CRIS, αυτά είναι σπάνια και δεν αμφισβητείται η αξιοπιστία του συστήματος. Καταβάλλονται συνεχώς προσπάθειες για να διασφαλισθεί η ακρίβεια των στοιχείων που καταχωρούνται στο CRIS. |
| --- | --- |

49.

Παρόλο που μπορεί να υπάρξουν σφάλματα κατά την εισαγωγή στοιχείων στο CRIS, αυτά είναι σπάνια και δεν αμφισβητείται η αξιοπιστία του συστήματος. Καταβάλλονται συνεχώς προσπάθειες για να διασφαλισθεί η ακρίβεια των στοιχείων που καταχωρούνται στο CRIS.

| 52. | Ο δευτερεύων διατάκτης παραχωρεί παρεκκλίσεις εντός λογικής προθεσμίας, όταν παρέχεται καλώς τεκμηριωμένη αιτιολογία.
  Tο αποτέλεσμα της διαδικασίας υποβολής προσφορών δεν μπορεί να προβλεφτεί εκ των προτέρων και εξαρτάται από διάφορους παράγοντες καθώς οι δευτερεύοντες διατάκτες δεν μπορούν να επηρεάσουν ορισμένα στοιχεία. Το πρόβλημα αυτό δεν αφορά συγκεκριμένα τις αντιπροσωπείες και οι υφιστάμενοι κανόνες εφαρμογής παρέχουν ήδη τη δυνατότητα να γίνουν «διαδικασίες με διαπραγμάτευση» σε περίπτωση ανεπιτυχών διαδικασιών υποβολής προσφορών. |
| --- | --- |

52.

Ο δευτερεύων διατάκτης παραχωρεί παρεκκλίσεις εντός λογικής προθεσμίας, όταν παρέχεται καλώς τεκμηριωμένη αιτιολογία.

Tο αποτέλεσμα της διαδικασίας υποβολής προσφορών δεν μπορεί να προβλεφτεί εκ των προτέρων και εξαρτάται από διάφορους παράγοντες καθώς οι δευτερεύοντες διατάκτες δεν μπορούν να επηρεάσουν ορισμένα στοιχεία. Το πρόβλημα αυτό δεν αφορά συγκεκριμένα τις αντιπροσωπείες και οι υφιστάμενοι κανόνες εφαρμογής παρέχουν ήδη τη δυνατότητα να γίνουν «διαδικασίες με διαπραγμάτευση» σε περίπτωση ανεπιτυχών διαδικασιών υποβολής προσφορών.

| 53. | Θα χρειαστεί οπωσδήποτε κάποιος χρόνος πριν φανούν πλήρως τα αποτελέσματα της αποκέντρωσης καθώς και των άλλων θεμάτων του πακέτου των μεταρρυθμίσεων. Ωστόσο, πριν από τη μεταρρύθμιση, αυξανόταν συνεχώς ο αριθμός των ετών που απαιτείτο για το σχεδιασμό, την εφαρμογή και την ολοκλήρωση ενός έργου· από το 2000, η τάση αυτή έχει αντιστραφεί και τα έργα ολοκληρώνονται πλέον ταχύτερα. |
| --- | --- |

53.

Θα χρειαστεί οπωσδήποτε κάποιος χρόνος πριν φανούν πλήρως τα αποτελέσματα της αποκέντρωσης καθώς και των άλλων θεμάτων του πακέτου των μεταρρυθμίσεων. Ωστόσο, πριν από τη μεταρρύθμιση, αυξανόταν συνεχώς ο αριθμός των ετών που απαιτείτο για το σχεδιασμό, την εφαρμογή και την ολοκλήρωση ενός έργου· από το 2000, η τάση αυτή έχει αντιστραφεί και τα έργα ολοκληρώνονται πλέον ταχύτερα.

| 55. | Βλέπε τις απαντήσεις στα σημεία 23, 26, 35 στοιχείο γ) και 38. Λαμβάνονται μέτρα για να υπερνικηθούν τα εμπόδια που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο. |
| --- | --- |

55.

Βλέπε τις απαντήσεις στα σημεία 23, 26, 35 στοιχείο γ) και 38. Λαμβάνονται μέτρα για να υπερνικηθούν τα εμπόδια που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο.

| 57. | Η έννοια των δεικτών μέτρησης της ποιότητας δεν είναι απλή. Η EuropeAid λαμβάνει υπόψη της τις διάφορες προσεγγίσεις για τον εντοπισμό της ποιότητας των εργασιών της και σκοπεύει να υιοθετήσει επαρκώς έγκυρους και, επομένως, αξιόπιστους δείκτες ποιότητας.
  Tο σύστημα παρακολούθησης βάσει αποτελεσμάτων αποδείχθηκε πολύ χρήσιμο για την ανάπτυξη πραγματογνωμοσύνης για την αξιολόγηση της ποιότητας της βοήθειας. Ωστόσο, απαιτείται περαιτέρω ανάπτυξη πριν τα παραγόμενα στατιστικά μετατραπούν σε δείκτες ποιότητας. |
| --- | --- |

57.

Η έννοια των δεικτών μέτρησης της ποιότητας δεν είναι απλή. Η EuropeAid λαμβάνει υπόψη της τις διάφορες προσεγγίσεις για τον εντοπισμό της ποιότητας των εργασιών της και σκοπεύει να υιοθετήσει επαρκώς έγκυρους και, επομένως, αξιόπιστους δείκτες ποιότητας.

Tο σύστημα παρακολούθησης βάσει αποτελεσμάτων αποδείχθηκε πολύ χρήσιμο για την ανάπτυξη πραγματογνωμοσύνης για την αξιολόγηση της ποιότητας της βοήθειας. Ωστόσο, απαιτείται περαιτέρω ανάπτυξη πριν τα παραγόμενα στατιστικά μετατραπούν σε δείκτες ποιότητας.

| 59. | Βλέπε την απάντηση της Επιτροπής στο σημείο 55. |
| --- | --- |

59.

Βλέπε την απάντηση της Επιτροπής στο σημείο 55.

| 60. | Για λόγους αποτελεσματικότητας, ο προσδιορισμός των θέσεων εργασίας έγινε ανάλογα με την υπευθυνότητα ανά έργο και όχι σε συνάρτηση με τα διάφορα καθήκοντα διαχείρισης των έργων. Τα διαφορετικά καθεστώτα που υπάρχουν στις αντιπροσωπείες επιτρέπουν προσαρμοσμένες απαντήσεις στις διάφορες ανάγκες πραγματογνωμοσύνης. Οι ελλιπείς ή μη προσαρμοσμένες καταστάσεις μπορούν να διορθωθούν κατά τις αναθεωρήσεις των οργανογραμμάτων και κατά την ανανέωση των συμβάσεων μέσω επαναπροσδιορισμού των θέσεων εργασίας. Το νέο καθεστώς υπηρεσιακής κατάστασης που άρχισε να ισχύει από την 1η Μαΐου 2004, θα συμβάλλει προοδευτικά στη μείωση του αριθμού των κατηγοριών απασχόλησης στις αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

60.

Για λόγους αποτελεσματικότητας, ο προσδιορισμός των θέσεων εργασίας έγινε ανάλογα με την υπευθυνότητα ανά έργο και όχι σε συνάρτηση με τα διάφορα καθήκοντα διαχείρισης των έργων. Τα διαφορετικά καθεστώτα που υπάρχουν στις αντιπροσωπείες επιτρέπουν προσαρμοσμένες απαντήσεις στις διάφορες ανάγκες πραγματογνωμοσύνης. Οι ελλιπείς ή μη προσαρμοσμένες καταστάσεις μπορούν να διορθωθούν κατά τις αναθεωρήσεις των οργανογραμμάτων και κατά την ανανέωση των συμβάσεων μέσω επαναπροσδιορισμού των θέσεων εργασίας. Το νέο καθεστώς υπηρεσιακής κατάστασης που άρχισε να ισχύει από την 1η Μαΐου 2004, θα συμβάλλει προοδευτικά στη μείωση του αριθμού των κατηγοριών απασχόλησης στις αντιπροσωπείες.

| 61. | Με την αποκέντρωση της διαχείρισης μπορούν να εφαρμοστούν επί τόπου από τις αντιπροσωπείες αυστηρότεροι δημοσιονομικοί έλεγχοι. Επιπλέον, από τον Ιούνιο του 2003, σύμφωνα με τις αναθεωρημένες διατάξεις σχετικά με τις συμβάσεις χρηματοδότησης, οι λογαριασμοί των έργων αποτελούν αντικείμενο ελέγχου πριν πραγματοποιηθεί η τελική πληρωμή. Τα συστήματα παρακολούθησης και ελέγχου της Επιτροπής σε επίπεδο κεντρικών γραφείων και αντιπροσωπειών αποσκοπούν στη διασφάλιση της τήρησης από τους συμβατικούς εταίρους (ΜΚΟ, δημόσιες «μονάδες διαχείρισης των έργων», ...) των απαιτήσεων των συμβάσεων. Οι έλεγχοι των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου των συμβατικών εταίρων διενεργούνται βάσει των αξιολογήσεων κινδύνου, εφόσον, σε πολλές περιπτώσεις, η λεπτομερής εξέταση των συνολικών συστημάτων εσωτερικού ελέγχου θα ήταν δυσανάλογη, δεδομένου ότι διενεργούνται ήδη οι συνήθεις έλεγχοι που αφορούν τη νομιμότητα και την κανονικότητα των πληρωμών. |
| --- | --- |

61.

Με την αποκέντρωση της διαχείρισης μπορούν να εφαρμοστούν επί τόπου από τις αντιπροσωπείες αυστηρότεροι δημοσιονομικοί έλεγχοι. Επιπλέον, από τον Ιούνιο του 2003, σύμφωνα με τις αναθεωρημένες διατάξεις σχετικά με τις συμβάσεις χρηματοδότησης, οι λογαριασμοί των έργων αποτελούν αντικείμενο ελέγχου πριν πραγματοποιηθεί η τελική πληρωμή. Τα συστήματα παρακολούθησης και ελέγχου της Επιτροπής σε επίπεδο κεντρικών γραφείων και αντιπροσωπειών αποσκοπούν στη διασφάλιση της τήρησης από τους συμβατικούς εταίρους (ΜΚΟ, δημόσιες «μονάδες διαχείρισης των έργων», ...) των απαιτήσεων των συμβάσεων. Οι έλεγχοι των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου των συμβατικών εταίρων διενεργούνται βάσει των αξιολογήσεων κινδύνου, εφόσον, σε πολλές περιπτώσεις, η λεπτομερής εξέταση των συνολικών συστημάτων εσωτερικού ελέγχου θα ήταν δυσανάλογη, δεδομένου ότι διενεργούνται ήδη οι συνήθεις έλεγχοι που αφορούν τη νομιμότητα και την κανονικότητα των πληρωμών.

| 63. | Όλα αυτά τα προβλήματα αντιμετωπίστηκαν ως μέρος του προγράμματος μεταρρύθμισης. Περαιτέρω βελτιώσεις πραγματοποιούνται ανάλογα με την εξέλιξη των μεταρρυθμίσεων. Επιπλέον, η EuropeAid αποφάσισε τον Νοέμβριο του 2004 να συγκροτήσει μία ειδική ομάδα που θα απλοποιήσει και θα εναρμονίσει όλες τις διαδικαστικές οδηγίες. |
| --- | --- |

63.

Όλα αυτά τα προβλήματα αντιμετωπίστηκαν ως μέρος του προγράμματος μεταρρύθμισης. Περαιτέρω βελτιώσεις πραγματοποιούνται ανάλογα με την εξέλιξη των μεταρρυθμίσεων. Επιπλέον, η EuropeAid αποφάσισε τον Νοέμβριο του 2004 να συγκροτήσει μία ειδική ομάδα που θα απλοποιήσει και θα εναρμονίσει όλες τις διαδικαστικές οδηγίες.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

| 65. | Η ανακοίνωση της 16ης Μαΐου 2000 για τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας περιλάμβανε και ένα χρονοδιάγραμμα των ενεργειών που πρέπει να ολοκληρωθούν. Το σύνολο των μέσων προγραμματισμού και παρακολούθησης που εφαρμόστηκε αποδείχθηκε αποτελεσματικό και κατάλληλο για τη διαχείριση της διαδικασίας αποκέντρωσης. |
| --- | --- |

65.

Η ανακοίνωση της 16ης Μαΐου 2000 για τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας περιλάμβανε και ένα χρονοδιάγραμμα των ενεργειών που πρέπει να ολοκληρωθούν. Το σύνολο των μέσων προγραμματισμού και παρακολούθησης που εφαρμόστηκε αποδείχθηκε αποτελεσματικό και κατάλληλο για τη διαχείριση της διαδικασίας αποκέντρωσης.

| 66. | Λαμβάνονται μέτρα για να επιλυθούν τα προβλήματα πρόσληψης και να προσαρμοστεί η δομή των υπηρεσιών εντός της EuropeAid ώστε να δοθεί πιο αποτελεσματική στήριξη στις αντιπροσωπείες. Σημαντικές προσπάθειες έχουν καταβληθεί για να διασφαλισθεί η κατάλληλη επιμόρφωση του προσωπικού των αντιπροσωπειών. Περισσότερα μαθήματα επιμόρφωσης οργανώνονται τώρα επιτόπου και αναπτύσσονται ενότητες ηλεκτρονικής μάθησης. |
| --- | --- |

66.

Λαμβάνονται μέτρα για να επιλυθούν τα προβλήματα πρόσληψης και να προσαρμοστεί η δομή των υπηρεσιών εντός της EuropeAid ώστε να δοθεί πιο αποτελεσματική στήριξη στις αντιπροσωπείες. Σημαντικές προσπάθειες έχουν καταβληθεί για να διασφαλισθεί η κατάλληλη επιμόρφωση του προσωπικού των αντιπροσωπειών. Περισσότερα μαθήματα επιμόρφωσης οργανώνονται τώρα επιτόπου και αναπτύσσονται ενότητες ηλεκτρονικής μάθησης.

| 67. | Καθώς προχωρούσε η αποκέντρωση έγινε μία πρώτη αναδιοργάνωση των υπηρεσιών εντός της EuropeAid με την έκδοση ενός νέου οργανογράμματος στις 17 Φεβρουαρίου 2003. Επιπλέον, οι απαραίτητες αναπροσαρμογές λόγω της μεταβολής των καθηκόντων εξετάζονται προς το παρόν μέσω του σχεδίου διαχείρισης των κεντρικών γραφείων. Το σχέδιο διαχείρισης είναι το βασικό εργαλείο προγραμματισμού, διαχείρισης και παρακολούθησης των κεντρικών γραφείων και επιτρέπει στις γενικές διευθύνσεις να σχεδιάσουν και να διαχειριστούν τις αλλαγές. Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001.
  Το όλο έργο κατανομής του ανθρώπινου δυναμικού έλαβε χώρα παρόλο το τεράστιο έλλειμμα σε προσωπικό, αν γίνει σύγκριση της κατάστασης με αυτή όλων των κύριων χορηγών βοήθειας, συμπεριλαμβανομένων των κρατών μελών. |
| --- | --- |

67.

Καθώς προχωρούσε η αποκέντρωση έγινε μία πρώτη αναδιοργάνωση των υπηρεσιών εντός της EuropeAid με την έκδοση ενός νέου οργανογράμματος στις 17 Φεβρουαρίου 2003. Επιπλέον, οι απαραίτητες αναπροσαρμογές λόγω της μεταβολής των καθηκόντων εξετάζονται προς το παρόν μέσω του σχεδίου διαχείρισης των κεντρικών γραφείων. Το σχέδιο διαχείρισης είναι το βασικό εργαλείο προγραμματισμού, διαχείρισης και παρακολούθησης των κεντρικών γραφείων και επιτρέπει στις γενικές διευθύνσεις να σχεδιάσουν και να διαχειριστούν τις αλλαγές. Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001.

Το όλο έργο κατανομής του ανθρώπινου δυναμικού έλαβε χώρα παρόλο το τεράστιο έλλειμμα σε προσωπικό, αν γίνει σύγκριση της κατάστασης με αυτή όλων των κύριων χορηγών βοήθειας, συμπεριλαμβανομένων των κρατών μελών.

| 68. | Πολλά από τα μέσα παρακολούθησης, όπως οι εκθέσεις διαχείρισης εξωτερικής βοήθειας (EAMR), ήταν νέα στο πλαίσιο της διαδικασίας αποκέντρωσης. Απαιτήθηκε μία περίοδος προσαρμογής για τη χρησιμοποίηση και τη λειτουργική εφαρμογή τους. |
| --- | --- |

68.

Πολλά από τα μέσα παρακολούθησης, όπως οι εκθέσεις διαχείρισης εξωτερικής βοήθειας (EAMR), ήταν νέα στο πλαίσιο της διαδικασίας αποκέντρωσης. Απαιτήθηκε μία περίοδος προσαρμογής για τη χρησιμοποίηση και τη λειτουργική εφαρμογή τους.

| 69. | Η αναδιοργάνωση στις αρχές του 2005 θα βελτιώσει τον ρόλο της στήριξης από τα κεντρικά γραφεία. |
| --- | --- |

69.

Η αναδιοργάνωση στις αρχές του 2005 θα βελτιώσει τον ρόλο της στήριξης από τα κεντρικά γραφεία.

| 70. | Οι δείκτες βασίστηκαν περισσότερο σε οικονομικά στοιχεία και όχι σε δείκτες ποιότητας, παρόλο που μερικοί από αυτούς αντικατοπτρίζουν επίσης θέματα ποιότητας. Η έννοια των δεικτών μέτρησης της ποιότητας δεν είναι μία απλή έννοια. Η EuropeAid λαμβάνει υπόψη της τις διάφορες προσεγγίσεις για την αξιολόγηση της ποιότητας των εργασιών της και σκοπεύει να υιοθετήσει επαρκώς έγκυρους και, επομένως, αξιόπιστους δείκτες ποιότητας. |
| --- | --- |

70.

Οι δείκτες βασίστηκαν περισσότερο σε οικονομικά στοιχεία και όχι σε δείκτες ποιότητας, παρόλο που μερικοί από αυτούς αντικατοπτρίζουν επίσης θέματα ποιότητας. Η έννοια των δεικτών μέτρησης της ποιότητας δεν είναι μία απλή έννοια. Η EuropeAid λαμβάνει υπόψη της τις διάφορες προσεγγίσεις για την αξιολόγηση της ποιότητας των εργασιών της και σκοπεύει να υιοθετήσει επαρκώς έγκυρους και, επομένως, αξιόπιστους δείκτες ποιότητας.

| 71. | Με την αποκέντρωση, μπορεί να εφαρμοστεί επί τόπου από τις αντιπροσωπείες αυστηρότερος δημοσιονομικός έλεγχος στις οργανώσεις που είναι επιφορτισμένες με την εφαρμογή. Κατά τα τελευταία έτη, η χρήση τυποποιημένων συμβατικών εγγράφων συνέβαλε στη βελτίωση του επιπέδου του ελέγχου· επιπλέον, από τον Ιούνιο του 2003, οι λογαριασμοί των έργων υπόκεινται σε έλεγχο πριν πραγματοποιηθεί η τελική πληρωμή και μια στρατηγική εξωτερικού ελέγχου ολοκληρώθηκε το 2004. |
| --- | --- |

71.

Με την αποκέντρωση, μπορεί να εφαρμοστεί επί τόπου από τις αντιπροσωπείες αυστηρότερος δημοσιονομικός έλεγχος στις οργανώσεις που είναι επιφορτισμένες με την εφαρμογή. Κατά τα τελευταία έτη, η χρήση τυποποιημένων συμβατικών εγγράφων συνέβαλε στη βελτίωση του επιπέδου του ελέγχου· επιπλέον, από τον Ιούνιο του 2003, οι λογαριασμοί των έργων υπόκεινται σε έλεγχο πριν πραγματοποιηθεί η τελική πληρωμή και μια στρατηγική εξωτερικού ελέγχου ολοκληρώθηκε το 2004.

| 72. | Λαμβάνονται μέτρα για να υπερνικηθούν τα προβλήματα πρόσληψης και να προσαρμοστεί η δομή των υπηρεσιών εντός της EuropeAid έτσι ώστε να παρέχει πιο αποτελεσματική στήριξη στις αντιπροσωπείες.
  Έχουν καταβληθεί προσπάθειες για να διασφαλισθεί ότι οι δυνατότητες υποβολής στοιχείων εντός του CRIS αντιστοιχούν στις πιο συνήθει ανάγκες των χρηστών. Η EuropeAid καταβάλλει ιδιαίτερη προσπάθεια για την ανάπτυξη μιας ενότητας οικονομικών προβλέψεων του CRIS και μιας ενότητας για τη διαχείριση της ροής των έργων συμπεριλαμβανομένων των κατάλληλων δυνατοτήτων υποβολής στοιχείων. Τέλος, θα καταβληθεί προσπάθεια για την ανάπτυξη ενός περιορισμένου αριθμού τυποποιημένων δεικτών διαχείρισης βάσει των πληροφοριών που καταχωρούνται στο CRIS. |
| --- | --- |

72.

Λαμβάνονται μέτρα για να υπερνικηθούν τα προβλήματα πρόσληψης και να προσαρμοστεί η δομή των υπηρεσιών εντός της EuropeAid έτσι ώστε να παρέχει πιο αποτελεσματική στήριξη στις αντιπροσωπείες.

Έχουν καταβληθεί προσπάθειες για να διασφαλισθεί ότι οι δυνατότητες υποβολής στοιχείων εντός του CRIS αντιστοιχούν στις πιο συνήθει ανάγκες των χρηστών. Η EuropeAid καταβάλλει ιδιαίτερη προσπάθεια για την ανάπτυξη μιας ενότητας οικονομικών προβλέψεων του CRIS και μιας ενότητας για τη διαχείριση της ροής των έργων συμπεριλαμβανομένων των κατάλληλων δυνατοτήτων υποβολής στοιχείων. Τέλος, θα καταβληθεί προσπάθεια για την ανάπτυξη ενός περιορισμένου αριθμού τυποποιημένων δεικτών διαχείρισης βάσει των πληροφοριών που καταχωρούνται στο CRIS.

| 73. | Η Επιτροπή αναγνωρίζει την ανάγκη βελτίωσης της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων. |
| --- | --- |

73.

Η Επιτροπή αναγνωρίζει την ανάγκη βελτίωσης της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων.

ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

| 74. | Μία δέσμη δεικτών που βασίζεται κυρίως σε χρηματοοικονομικά δεδομένα χρησιμοποιήθηκε από την αρχή της μεταρρύθμισης. Συνεχίζονται οι εργασίες για την ανάπτυξη συμπληρωματικών δεικτών που θα επιτρέπουν την μέτρηση της βελτίωσης στην ταχύτητα και στην ποιότητα μεταφοράς της βοήθειας. |
| --- | --- |

74.

Μία δέσμη δεικτών που βασίζεται κυρίως σε χρηματοοικονομικά δεδομένα χρησιμοποιήθηκε από την αρχή της μεταρρύθμισης. Συνεχίζονται οι εργασίες για την ανάπτυξη συμπληρωματικών δεικτών που θα επιτρέπουν την μέτρηση της βελτίωσης στην ταχύτητα και στην ποιότητα μεταφοράς της βοήθειας.

| 75. | Στο τέλος του 2005, μετά από την ολοκλήρωση της διαδικασίας αποκέντρωσης, η παρακολούθηση των εξόδων θα επιτρέψει μία σύγκριση με την αρχική εκτίμηση. |
| --- | --- |

75.

Στο τέλος του 2005, μετά από την ολοκλήρωση της διαδικασίας αποκέντρωσης, η παρακολούθηση των εξόδων θα επιτρέψει μία σύγκριση με την αρχική εκτίμηση.

| 76. | Καταβάλλονται σημαντικές προσπάθειες κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών για να βελτιωθεί η διαχείριση του προσωπικού της εξωτερικής υπηρεσίας. Άλλα μέτρα που προβλέπονταν στη διοικητική μεταρρύθμιση του 2002 έχουν αρχίσει σταδιακά να εφαρμόζονται. Ωστόσο, η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι χρειάζονται ακόμα βελτιώσεις και καταβάλλει προσπάθειες για το θέμα αυτό. |
| --- | --- |

76.

Καταβάλλονται σημαντικές προσπάθειες κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών για να βελτιωθεί η διαχείριση του προσωπικού της εξωτερικής υπηρεσίας. Άλλα μέτρα που προβλέπονταν στη διοικητική μεταρρύθμιση του 2002 έχουν αρχίσει σταδιακά να εφαρμόζονται. Ωστόσο, η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι χρειάζονται ακόμα βελτιώσεις και καταβάλλει προσπάθειες για το θέμα αυτό.

| 77. | Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001. |
| --- | --- |

77.

Η Επιτροπή εξετάζει μέτρα για την οργάνωση των θεματικών αρμοδιοτήτων με πλήρη σεβασμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των οικείων γενικών διευθύνσεων, σύμφωνα με τη διϋπηρεσιακή συμφωνία του 2001.

| 78. | Όλα αυτά τα προβλήματα αντιμετωπίστηκαν στο πλαίσιο του προγράμματος της μεταρρύθμισης. Περαιτέρω βελτιώσεις πραγματοποιούνται ανάλογα με την εξέλιξη των μεταρρυθμίσεων. |
| --- | --- |

78.

Όλα αυτά τα προβλήματα αντιμετωπίστηκαν στο πλαίσιο του προγράμματος της μεταρρύθμισης. Περαιτέρω βελτιώσεις πραγματοποιούνται ανάλογα με την εξέλιξη των μεταρρυθμίσεων.

| 79. | Η Επιτροπή ακολουθεί ήδη αυτή τη σύσταση ώστε να αναπτυχθεί ο ρόλος στήριξης της EuropeAid. |
| --- | --- |

79.

Η Επιτροπή ακολουθεί ήδη αυτή τη σύσταση ώστε να αναπτυχθεί ο ρόλος στήριξης της EuropeAid.

| 80. | Η EuropeAid λαμβάνει μέτρα για τη βελτίωση της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων. |
| --- | --- |

80.

Η EuropeAid λαμβάνει μέτρα για τη βελτίωση της λειτουργίας των εθνικών διοικήσεων.

| 81. | Η παρακολούθηση των αποτελεσμάτων των ελέγχων αποτελεί μέρος των καθηκόντων της ιεραρχίας στις αντιπροσωπείες και στα κεντρικά γραφεία. Κάθε έκθεση ελέγχου πρέπει να αποτελεί αντικείμενο ιδιαίτερης προσοχής και παρακολούθησης. Εντούτοις, ορισμένα στοιχεία θα παρέχονται από την CRIS AUDIT, ιδίως όσον αφορά τους ελέγχους που διενεργούνται στο πλαίσιο των ετήσιων σχεδίων ελέγχου και άλλων ελέγχων που πραγματοποιούνται από τις κεντρικές υπηρεσίες και τις αντιπροσωπείες. |
| --- | --- |

81.

Η παρακολούθηση των αποτελεσμάτων των ελέγχων αποτελεί μέρος των καθηκόντων της ιεραρχίας στις αντιπροσωπείες και στα κεντρικά γραφεία. Κάθε έκθεση ελέγχου πρέπει να αποτελεί αντικείμενο ιδιαίτερης προσοχής και παρακολούθησης. Εντούτοις, ορισμένα στοιχεία θα παρέχονται από την CRIS AUDIT, ιδίως όσον αφορά τους ελέγχους που διενεργούνται στο πλαίσιο των ετήσιων σχεδίων ελέγχου και άλλων ελέγχων που πραγματοποιούνται από τις κεντρικές υπηρεσίες και τις αντιπροσωπείες.

| 82 | Σύμφωνα με τη δράση 73 της Λευκής Βίβλου για τη «Μεταρρύθμιση της Επιτροπής», η Επιτροπή δημιούργησε μία κεντρική μονάδα για την εναρμόνιση των υποδειγμάτων συμβάσεων και της διαχείρισης των συμφωνιών χρηματοδότησης. Επιπλέον, η αναθεώρηση των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού που άρχισε από την Επιτροπή τον Οκτώβριο του 2004 προτείνει ένα απλοποιημένο σύστημα για την ανάθεση των συμβάσεων για λογαριασμό της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που διαχειρίζονται οι αντιπροσωπείες. Η Europe Aid αποφάσισε τον Νοέμβριο του 2004 να δημιουργήσει μία ειδική ομάδα που θα απλοποιήσει και θα εναρμονίσει όλες τις διαδικαστικές οδηγίες. |
| --- | --- |

82

Σύμφωνα με τη δράση 73 της Λευκής Βίβλου για τη «Μεταρρύθμιση της Επιτροπής», η Επιτροπή δημιούργησε μία κεντρική μονάδα για την εναρμόνιση των υποδειγμάτων συμβάσεων και της διαχείρισης των συμφωνιών χρηματοδότησης. Επιπλέον, η αναθεώρηση των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού που άρχισε από την Επιτροπή τον Οκτώβριο του 2004 προτείνει ένα απλοποιημένο σύστημα για την ανάθεση των συμβάσεων για λογαριασμό της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που διαχειρίζονται οι αντιπροσωπείες. Η Europe Aid αποφάσισε τον Νοέμβριο του 2004 να δημιουργήσει μία ειδική ομάδα που θα απλοποιήσει και θα εναρμονίσει όλες τις διαδικαστικές οδηγίες.

---

(1)  Βλέπε SEC(2002) 1362 τελικό: ανακοίνωση της κας Schreyer στην Επιτροπή: «Συνολική αξιολόγηση της ετοιμότητας των υπηρεσιών της Επιτροπής για ενσωμάτωση του νέου δημοσιονομικού κανονισμού στο σύστημα εσωτερικού ελέγχου τους» της 17.12.2002.

---