# Publicatieblad C 72/2005

| | ISSN 1725-2474 |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 72 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 48e jaargang22 maart 2005 |

ISSN 1725-2474

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 72

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

48e jaargang22 maart 2005

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | I   Mededelingen |
| | Rekenkamer |
| 2005/C 072/1 | Speciaal verslag nr. 10/2004 over de deconcentratie van het externe-steunbeheer van de Europese Gemeenschap ten gunste van de delegaties van de Commissie, vergezeld van de antwoorden van de Commissie | 1 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

I   Mededelingen

Rekenkamer

2005/C 072/1

Speciaal verslag nr. 10/2004 over de deconcentratie van het externe-steunbeheer van de Europese Gemeenschap ten gunste van de delegaties van de Commissie, vergezeld van de antwoorden van de Commissie

1

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

I Mededelingen

Rekenkamer

| 22.3.2005 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 72/1 |
| --- | --- | --- | --- |

22.3.2005

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 72/1

---

SPECIAAL VERSLAG Nr. 10/2004

over de deconcentratie van het externe-steunbeheer van de Europese Gemeenschap ten gunste van de delegaties van de Commissie, vergezeld van de antwoorden van de Commissie

(Uitgebracht overeenkomstig artikel 248, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

(2005/C 000/01)

INHOUD

| I-IX | SAMENVATTING |
| --- | --- |

I-IX

| 1-14 | INLEIDING |
| --- | --- |

1-14

| 1-5 | Achtergrond |
| --- | --- |

1-5

| 6-14 | De controle van de Rekenkamer |
| --- | --- |

6-14

| 15-63 | OPMERKINGEN |
| --- | --- |

15-63

| 15-38 | Deconcentratieproces |
| --- | --- |

15-38

| 15-18 | Algemeen beheer van de deconcentratie |
| --- | --- |

15-18

| 19-26 | Voorbereiding van de delegaties |
| --- | --- |

19-26

| 27-38 | Voorbereiding van het hoofdkantoor op de toezichthoudende en ondersteunende rol |
| --- | --- |

27-38

| 39-63 | Resultaten van de deconcentratie |
| --- | --- |

39-63

| 39-42 | Indicatoren voor het meten van de resultaten |
| --- | --- |

39-42

| 43-55 | Tempo |
| --- | --- |

43-55

| 56-60 | Kwaliteit |
| --- | --- |

56-60

| 61-63 | Solide financiële procedures |
| --- | --- |

61-63

| 64-73 | CONCLUSIES |
| --- | --- |

64-73

| 74-82 | AANBEVELINGEN |
| --- | --- |

74-82

BIJLAGE

Antwoorden van de Commissie

LIJST MET AFKORTINGEN

| ACS | Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan |
| --- | --- |
| BTB | Bureau voor technische bijstand |
| CRIS | Common Relex Information System |
| DG DEV | Directoraat-generaal Ontwikkeling |
| DG RELEX | Directoraat-generaal Buitenlandse betrekkingen |
| EAMR | External Assistance Management Report |
| EG | Europese Gemeenschap |
| EOF | Europees Ontwikkelingsfonds |
| EuropeAid | Dienst voor samenwerking EuropeAid |
| F & C | Financiën en contracten (eenheid) |
| FR | Financieel Reglement |
| IAS | Internal Audit Service (dienst Interne audit) |
| NGO | Niet-gouvernementele organisatie |
| OLAS | On Line Accounting System |
| Sincom | Boekhoudsysteem van de Commissie |

ACS

Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan

BTB

Bureau voor technische bijstand

CRIS

Common Relex Information System

DG DEV

Directoraat-generaal Ontwikkeling

DG RELEX

Directoraat-generaal Buitenlandse betrekkingen

EAMR

External Assistance Management Report

EG

Europese Gemeenschap

EOF

Europees Ontwikkelingsfonds

EuropeAid

Dienst voor samenwerking EuropeAid

F & C

Financiën en contracten (eenheid)

FR

Financieel Reglement

IAS

Internal Audit Service (dienst Interne audit)

NGO

Niet-gouvernementele organisatie

OLAS

On Line Accounting System

Sincom

Boekhoudsysteem van de Commissie

SAMENVATTING

| I. | In mei 2000 kondigde de Commissie aan, het beheer van haar programma voor externe steun ingrijpend te zullen hervormen, met als belangrijkste doelstellingen de externe steun van de EG drastisch te versnellen en te verbeteren, en daarbij te zorgen voor solide financiële procedures. Een hoofdelement van de hervorming bestaat in de omvangrijke deconcentratie van taken en bevoegdheden inzake steunbeheer ten gunste van de delegaties van de Commissie. Als gevolg van deze deconcentratie zijn de delegaties nu verantwoordelijk voor de voorbereiding van projecten, het sluiten van contracten en de financiële en technische uitvoering; zij hebben hiervoor aanzienlijke extra personele en technische middelen ontvangen. De deconcentratie heeft ook belangrijke consequenties voor EuropeAid in Brussel, aangezien zijn rol verschuift van rechtstreeks projectbeheer naar toezicht op en ondersteuning van delegaties (zie de paragrafen 1 tot en met 5). |
| --- | --- |

I.

In mei 2000 kondigde de Commissie aan, het beheer van haar programma voor externe steun ingrijpend te zullen hervormen, met als belangrijkste doelstellingen de externe steun van de EG drastisch te versnellen en te verbeteren, en daarbij te zorgen voor solide financiële procedures. Een hoofdelement van de hervorming bestaat in de omvangrijke deconcentratie van taken en bevoegdheden inzake steunbeheer ten gunste van de delegaties van de Commissie. Als gevolg van deze deconcentratie zijn de delegaties nu verantwoordelijk voor de voorbereiding van projecten, het sluiten van contracten en de financiële en technische uitvoering; zij hebben hiervoor aanzienlijke extra personele en technische middelen ontvangen. De deconcentratie heeft ook belangrijke consequenties voor EuropeAid in Brussel, aangezien zijn rol verschuift van rechtstreeks projectbeheer naar toezicht op en ondersteuning van delegaties (zie de paragrafen 1 tot en met 5).

| II. | De Rekenkamer heeft tien delegaties alsmede de centrale diensten te Brussel bezocht om te onderzoeken of de Commissie het deconcentratieproces succesvol heeft beheerd en of het gedeconcentreerde beheer bij de delegaties tot de beoogde resultaten begint te leiden (in aanmerking nemend dat de delegaties nog maar betrekkelijk kort geleden zijn verzelfstandigd) (zie de paragrafen 6 tot en met 14). |
| --- | --- |

II.

De Rekenkamer heeft tien delegaties alsmede de centrale diensten te Brussel bezocht om te onderzoeken of de Commissie het deconcentratieproces succesvol heeft beheerd en of het gedeconcentreerde beheer bij de delegaties tot de beoogde resultaten begint te leiden (in aanmerking nemend dat de delegaties nog maar betrekkelijk kort geleden zijn verzelfstandigd) (zie de paragrafen 6 tot en met 14).

| III. | De deconcentratie van bevoegdheden op het gebied van steunbeheer ten gunste van 78 delegaties hield een ingrijpende hervorming in van de diensten van de Commissie op het gebied van externe steun. De tenuitvoerlegging hiervan — bijna alle delegaties zijn tegen de zomer van 2004 verzelfstandigd — is een hele prestatie (zie de paragrafen 15 tot en met 17). |
| --- | --- |

III.

De deconcentratie van bevoegdheden op het gebied van steunbeheer ten gunste van 78 delegaties hield een ingrijpende hervorming in van de diensten van de Commissie op het gebied van externe steun. De tenuitvoerlegging hiervan — bijna alle delegaties zijn tegen de zomer van 2004 verzelfstandigd — is een hele prestatie (zie de paragrafen 15 tot en met 17).

| IV. | Het beheer van het deconcentratieproces door de Commissie kan als redelijk geslaagd worden beschouwd, althans wat de delegaties zelf betreft. In het planningsproces ontbrak echter een aantal elementen waarmee de Commissie dit proces beter in haar greep had kunnen houden, en op een aantal probleemgebieden is verdere aandacht geboden (zie paragraaf 18). |
| --- | --- |

IV.

Het beheer van het deconcentratieproces door de Commissie kan als redelijk geslaagd worden beschouwd, althans wat de delegaties zelf betreft. In het planningsproces ontbrak echter een aantal elementen waarmee de Commissie dit proces beter in haar greep had kunnen houden, en op een aantal probleemgebieden is verdere aandacht geboden (zie paragraaf 18).

| V. | Over het algemeen waren de delegaties redelijk goed voorbereid op de uitoefening van gedeconcentreerd beheer, hoewel er problemen zijn met de vervulling van vacatures en er nog steeds behoefte bestaat aan opleiding. De voorbereiding van de diensten van het hoofdkantoor was minder goed gepland; analyse en overleg ontbraken. De delegaties hebben nog steeds aanzienlijke ondersteuning nodig bij de aanpassing aan hun nieuwe rol en de centrale diensten vinden het moeilijk om de delegaties de vereiste ondersteuning te verschaffen, aangezien thematische expertise bij de geografische directoraten schaars wordt door de personeelsinkrimpingen op het hoofdkantoor. Hoewel het hoofdkantoor een aantal instrumenten voor toezicht heeft ontwikkeld en de delegaties aanzienlijke ondersteuning heeft verschaft, zijn beide zaken nog voor verbetering vatbaar (zie de paragrafen 19 tot en met 38). |
| --- | --- |

V.

Over het algemeen waren de delegaties redelijk goed voorbereid op de uitoefening van gedeconcentreerd beheer, hoewel er problemen zijn met de vervulling van vacatures en er nog steeds behoefte bestaat aan opleiding. De voorbereiding van de diensten van het hoofdkantoor was minder goed gepland; analyse en overleg ontbraken. De delegaties hebben nog steeds aanzienlijke ondersteuning nodig bij de aanpassing aan hun nieuwe rol en de centrale diensten vinden het moeilijk om de delegaties de vereiste ondersteuning te verschaffen, aangezien thematische expertise bij de geografische directoraten schaars wordt door de personeelsinkrimpingen op het hoofdkantoor. Hoewel het hoofdkantoor een aantal instrumenten voor toezicht heeft ontwikkeld en de delegaties aanzienlijke ondersteuning heeft verschaft, zijn beide zaken nog voor verbetering vatbaar (zie de paragrafen 19 tot en met 38).

| VI. | Wat betreft de resultaten van de deconcentratie is het, na minder dan twee jaar van gedeconcentreerd beheer, nog te vroeg om de beoogde verbeteringen te constateren in het tempo en de kwaliteit van de externe steun van de EG. Ook is het moeilijk, de voortgang bij de verwezenlijking van de hoofddoelstellingen te meten, doordat in een vroeg stadium van het deconcentratieproces een volledige reeks prestatie-indicatoren ontbrak (zie de paragrafen 39 tot en met 42, 48 tot en met 51, 53, 56 en 57). |
| --- | --- |

VI.

Wat betreft de resultaten van de deconcentratie is het, na minder dan twee jaar van gedeconcentreerd beheer, nog te vroeg om de beoogde verbeteringen te constateren in het tempo en de kwaliteit van de externe steun van de EG. Ook is het moeilijk, de voortgang bij de verwezenlijking van de hoofddoelstellingen te meten, doordat in een vroeg stadium van het deconcentratieproces een volledige reeks prestatie-indicatoren ontbrak (zie de paragrafen 39 tot en met 42, 48 tot en met 51, 53, 56 en 57).

| VII. | Het merendeel van de bezochte delegaties vertoont echter tekenen dat het met het gedeconcentreerde beheer de goede kant opgaat wat betreft het bereiken van de beoogde resultaten. De toegenomen capaciteit van de operationele eenheden van de delegaties en de aanwezigheid ter plaatse van personeel van de eenheid Financiën en contracten komen het tempo en de kwaliteit van het projectbeheer ten goede. Dit vergroot het probleemoplossende vermogen binnen de delegatie en leidt tot intensievere contacten met begunstigden en andere belanghebbenden en tot meer begrip van de lokale omstandigheden, risico's en mogelijkheden. In het kader van de deconcentratie is over het algemeen gezorgd voor solide financiële procedures, maar deze zijn nog niet voldoende ontwikkeld wat betreft het financiële toezicht op de uitvoerende organisaties (zie de paragrafen 43, 46, 54, 58, 61 en 62). |
| --- | --- |

VII.

Het merendeel van de bezochte delegaties vertoont echter tekenen dat het met het gedeconcentreerde beheer de goede kant opgaat wat betreft het bereiken van de beoogde resultaten. De toegenomen capaciteit van de operationele eenheden van de delegaties en de aanwezigheid ter plaatse van personeel van de eenheid Financiën en contracten komen het tempo en de kwaliteit van het projectbeheer ten goede. Dit vergroot het probleemoplossende vermogen binnen de delegatie en leidt tot intensievere contacten met begunstigden en andere belanghebbenden en tot meer begrip van de lokale omstandigheden, risico's en mogelijkheden. In het kader van de deconcentratie is over het algemeen gezorgd voor solide financiële procedures, maar deze zijn nog niet voldoende ontwikkeld wat betreft het financiële toezicht op de uitvoerende organisaties (zie de paragrafen 43, 46, 54, 58, 61 en 62).

| VIII. | De verwachte resultaten van de deconcentratie — sneller en beter projectbeheer — zijn tot dusverre beperkt gebleven door problemen bij de werving van personeel met relevante expertise en bij de optimale benutting van deze expertise, moeilijkheden op het hoofdkantoor bij de ondersteuning van de delegaties, vooralsnog ontoereikende financiële-informatiesystemen en gecompliceerde procedures (zie de paragrafen 44, 45, 47, 52, 55, 59, 60 en 63). |
| --- | --- |

VIII.

De verwachte resultaten van de deconcentratie — sneller en beter projectbeheer — zijn tot dusverre beperkt gebleven door problemen bij de werving van personeel met relevante expertise en bij de optimale benutting van deze expertise, moeilijkheden op het hoofdkantoor bij de ondersteuning van de delegaties, vooralsnog ontoereikende financiële-informatiesystemen en gecompliceerde procedures (zie de paragrafen 44, 45, 47, 52, 55, 59, 60 en 63).

| IX. | De belangrijkste aanbevelingen van de Rekenkamer op basis van haar opmerkingen en conclusies luiden:






  — | er dienen geschikte indicatoren te worden ingevoerd, die betrekking hebben op de snelheid en de kwaliteit van de steun en waarmee van jaar tot jaar de vorderingen ten opzichte van nader vast te stellen normen worden gemeten; |
| --- | --- | --- |

IX.

De belangrijkste aanbevelingen van de Rekenkamer op basis van haar opmerkingen en conclusies luiden:

—

er dienen geschikte indicatoren te worden ingevoerd, die betrekking hebben op de snelheid en de kwaliteit van de steun en waarmee van jaar tot jaar de vorderingen ten opzichte van nader vast te stellen normen worden gemeten;

| — | de feitelijke deconcentratiekosten dienen geregeld te worden getoetst aan de geraamde kosten; |
| --- | --- |

—

de feitelijke deconcentratiekosten dienen geregeld te worden getoetst aan de geraamde kosten;

| — | de Commissie dient ervoor te zorgen dat haar wervingsprocedures, salarissen en overige arbeidsvoorwaarden personeel aantrekken met de gewenste expertise, teneinde te voorzien in de toegenomen behoefte aan personeel bij haar delegaties; |
| --- | --- |

—

de Commissie dient ervoor te zorgen dat haar wervingsprocedures, salarissen en overige arbeidsvoorwaarden personeel aantrekken met de gewenste expertise, teneinde te voorzien in de toegenomen behoefte aan personeel bij haar delegaties;

| — | de thematische expertise binnen de diensten van het hoofdkantoor moet worden georganiseerd om de delegaties op efficiënte wijze goede kwaliteitsondersteuning te verlenen; |
| --- | --- |

—

de thematische expertise binnen de diensten van het hoofdkantoor moet worden georganiseerd om de delegaties op efficiënte wijze goede kwaliteitsondersteuning te verlenen;

| — | de toezichthoudende en ondersteunende rol van het hoofdkantoor dient te worden ontwikkeld, met name door de financiële informatiesystemen te verbeteren en te voorzien in de nog steeds bestaande behoefte aan opleiding; |
| --- | --- |

—

de toezichthoudende en ondersteunende rol van het hoofdkantoor dient te worden ontwikkeld, met name door de financiële informatiesystemen te verbeteren en te voorzien in de nog steeds bestaande behoefte aan opleiding;

| — | de Commissie dient zich meer in te spannen om de vertragingen bij de projectuitvoering te beperken — met name de vertragingen bij het doen van betalingen die zich buiten de delegatie voordoen; |
| --- | --- |

—

de Commissie dient zich meer in te spannen om de vertragingen bij de projectuitvoering te beperken — met name de vertragingen bij het doen van betalingen die zich buiten de delegatie voordoen;

| — | teneinde de resultaten van de deconcentratie te optimaliseren, dient de Commissie bijzondere aandacht te blijven besteden aan de vereenvoudiging, harmonisering en verduidelijking van financiële en contractprocedures. |
| --- | --- |

—

teneinde de resultaten van de deconcentratie te optimaliseren, dient de Commissie bijzondere aandacht te blijven besteden aan de vereenvoudiging, harmonisering en verduidelijking van financiële en contractprocedures.

INLEIDING

Achtergrond

| 1. | In mei 2000 kondigde de Commissie aan, het beheer van haar programma voor externe steun (1) ingrijpend te zullen hervormen op basis van de uitgangspunten in het Witboek over de hervorming van de Commissie in het algemeen (2). De belangrijkste doelstelling behelst, zoals vermeld in de mededeling van de Commissie, het drastisch verbeteren van snelheid, kwaliteit en profiel van de externe steun van de EG. Concreet worden de basisdoelstellingen als volgt omschreven:






  — | aanzienlijk versnellen van de uitvoering van projecten; |
| --- | --- | --- |

1.

In mei 2000 kondigde de Commissie aan, het beheer van haar programma voor externe steun (1) ingrijpend te zullen hervormen op basis van de uitgangspunten in het Witboek over de hervorming van de Commissie in het algemeen (2). De belangrijkste doelstelling behelst, zoals vermeld in de mededeling van de Commissie, het drastisch verbeteren van snelheid, kwaliteit en profiel van de externe steun van de EG. Concreet worden de basisdoelstellingen als volgt omschreven:

—

aanzienlijk versnellen van de uitvoering van projecten;

| — | aanmerkelijk verbeteren van kwaliteit en reactievermogen van het projectbeheer; |
| --- | --- |

—

aanmerkelijk verbeteren van kwaliteit en reactievermogen van het projectbeheer;

| — | zorgen voor solide financiële, technische en contractbeheersprocedures overeenkomstig de hoogste internationale normen betreffende correctheid en verantwoordingsplicht; |
| --- | --- |

—

zorgen voor solide financiële, technische en contractbeheersprocedures overeenkomstig de hoogste internationale normen betreffende correctheid en verantwoordingsplicht;

| — | verbeteren van het effect en de zichtbaarheid van communautaire ontwikkelingssamenwerking en -hulp. |
| --- | --- |

—

verbeteren van het effect en de zichtbaarheid van communautaire ontwikkelingssamenwerking en -hulp.

| 2. | Een hoofdelement van de hervorming is deconcentratie, dat wil zeggen de overdracht van taken en bevoegdheden inzake het beheer van door de EG gefinancierde samenwerkingsactiviteiten van het hoofdkantoor van de Commissie te Brussel (EuropeAid) aan haar delegaties in de begunstigde landen over de hele wereld (3). De eindverantwoordelijkheid berust nog steeds bij het hoofdkantoor van de Commissie te Brussel. Andere belangrijke elementen van de hervorming zijn: verbetering van de meerjarige programmering, integratie van de projectcyclus, oprichting van één enkel orgaan voor de tenuitvoerlegging van projecten (EuropeAid), ontwikkeling van een gezamenlijke bestuurscultuur binnen de diensten Externe betrekkingen, alsmede het treffen van maatregelen ter afwikkeling van oude en sluimerende verplichtingen. |
| --- | --- |

2.

Een hoofdelement van de hervorming is deconcentratie, dat wil zeggen de overdracht van taken en bevoegdheden inzake het beheer van door de EG gefinancierde samenwerkingsactiviteiten van het hoofdkantoor van de Commissie te Brussel (EuropeAid) aan haar delegaties in de begunstigde landen over de hele wereld (3). De eindverantwoordelijkheid berust nog steeds bij het hoofdkantoor van de Commissie te Brussel. Andere belangrijke elementen van de hervorming zijn: verbetering van de meerjarige programmering, integratie van de projectcyclus, oprichting van één enkel orgaan voor de tenuitvoerlegging van projecten (EuropeAid), ontwikkeling van een gezamenlijke bestuurscultuur binnen de diensten Externe betrekkingen, alsmede het treffen van maatregelen ter afwikkeling van oude en sluimerende verplichtingen.

| 3. | Het leidende beginsel bij de deconcentratie was volgens de mededeling van mei 2000 dat alles wat beter ter plaatse — dichtbij het veld — beheerd en besloten kan worden, niet in Brussel moet worden beheerd en besloten. In operationeel opzicht is de belangrijkste verandering die de deconcentratie voor de delegaties meebrengt het feit dat zij verantwoordelijk worden voor de vaststelling van projecten/programma's en de opstelling van financieringsvoorstellen (waarvoor echter goedkeuring van het hoofdkantoor vereist is), alsmede de gunning van contracten, en voor de financiële en technische uitvoering (4). Tegelijkertijd is het deconcentratieproces benut om iets te doen aan de algemene onderbezetting van delegaties, teneinde deze in staat te stellen, operationele taken doeltreffender uit te voeren en de taken op het gebied van steunbeheer op zich te nemen die tot dus dusverre door de BTB's werden vervuld (5). |
| --- | --- |

3.

Het leidende beginsel bij de deconcentratie was volgens de mededeling van mei 2000 dat alles wat beter ter plaatse — dichtbij het veld — beheerd en besloten kan worden, niet in Brussel moet worden beheerd en besloten. In operationeel opzicht is de belangrijkste verandering die de deconcentratie voor de delegaties meebrengt het feit dat zij verantwoordelijk worden voor de vaststelling van projecten/programma's en de opstelling van financieringsvoorstellen (waarvoor echter goedkeuring van het hoofdkantoor vereist is), alsmede de gunning van contracten, en voor de financiële en technische uitvoering (4). Tegelijkertijd is het deconcentratieproces benut om iets te doen aan de algemene onderbezetting van delegaties, teneinde deze in staat te stellen, operationele taken doeltreffender uit te voeren en de taken op het gebied van steunbeheer op zich te nemen die tot dus dusverre door de BTB's werden vervuld (5).

| 4. | De deconcentratie heeft ook belangrijke consequenties voor de centrale diensten in Brussel, aangezien hun rol verschuift van direct projectbeheer naar toezicht op en ondersteuning van delegaties (met inbegrip van coördinatie, kwaliteitscontrole en verbetering van werkwijzen). |
| --- | --- |

4.

De deconcentratie heeft ook belangrijke consequenties voor de centrale diensten in Brussel, aangezien hun rol verschuift van direct projectbeheer naar toezicht op en ondersteuning van delegaties (met inbegrip van coördinatie, kwaliteitscontrole en verbetering van werkwijzen).

| 5. | Het deconcentratieproces bestrijkt alle geografische gebieden die onder het externesteunprogramma van de Commissie vallen, of de financiering ervan nu loopt via de begroting van de Commissie of via de Europese Ontwikkelingsfondsen. De deconcentratie was gepland in drie „golven” van telkens circa 20-30 delegaties, waarbij gedurende de periode 2001-2003 in totaal 78 delegaties aan de beurt kwamen (6). De eerste groep van 21 delegaties is begin 2002 verzelfstandigd; de tweede groep van 26 delegaties (plus het kantoor te Kaboel) is eind 2002/begin 2003 van start gegaan en de derde groep van 30 delegaties (alle in ACS-staten) begon eind 2003/begin 2004. De deconcentratie betreft alle programma's, maar begonnen wordt met de geografische programma's (7). Daarna volgen de „horizontale” programma's, die onder meer betrekking hebben op voedselveiligheid, mensenrechten, cofinanciering van NGO's, en regionale programma's (de bevoegdheden inzake humanitaire hulp worden evenwel niet gedeconcentreerd). Volgens de Commissie viel eind 2003 een totaalbedrag van 14 miljard EUR aan nog af te wikkelen financiële verplichtingen, die verband hielden met de geografische programma's, onder gedeconcentreerd beheer. Dit bedrag maakt circa 72 % uit van het totaal van dergelijke financiële verplichtingen. |
| --- | --- |

5.

Het deconcentratieproces bestrijkt alle geografische gebieden die onder het externesteunprogramma van de Commissie vallen, of de financiering ervan nu loopt via de begroting van de Commissie of via de Europese Ontwikkelingsfondsen. De deconcentratie was gepland in drie „golven” van telkens circa 20-30 delegaties, waarbij gedurende de periode 2001-2003 in totaal 78 delegaties aan de beurt kwamen (6). De eerste groep van 21 delegaties is begin 2002 verzelfstandigd; de tweede groep van 26 delegaties (plus het kantoor te Kaboel) is eind 2002/begin 2003 van start gegaan en de derde groep van 30 delegaties (alle in ACS-staten) begon eind 2003/begin 2004. De deconcentratie betreft alle programma's, maar begonnen wordt met de geografische programma's (7). Daarna volgen de „horizontale” programma's, die onder meer betrekking hebben op voedselveiligheid, mensenrechten, cofinanciering van NGO's, en regionale programma's (de bevoegdheden inzake humanitaire hulp worden evenwel niet gedeconcentreerd). Volgens de Commissie viel eind 2003 een totaalbedrag van 14 miljard EUR aan nog af te wikkelen financiële verplichtingen, die verband hielden met de geografische programma's, onder gedeconcentreerd beheer. Dit bedrag maakt circa 72 % uit van het totaal van dergelijke financiële verplichtingen.

De controle van de Rekenkamer

| 6. | De controle van de Rekenkamer was gericht op twee hoofdvragen:






  — | Heeft de Commissie het deconcentratieproces succesvol beheerd? |
| --- | --- | --- |

6.

De controle van de Rekenkamer was gericht op twee hoofdvragen:

—

Heeft de Commissie het deconcentratieproces succesvol beheerd?

| — | Begint het gedeconcentreerde beheer bij de delegaties tot de beoogde resultaten te leiden? |
| --- | --- |

—

Begint het gedeconcentreerde beheer bij de delegaties tot de beoogde resultaten te leiden?

| 7. | Ter beantwoording van de eerste vraag is bij de controle gekeken naar de wijze waarop de delegaties zijn voorbereid op gedeconcentreerd beheer en waarop de centrale diensten zijn voorbereid op hun toezichthoudende en ondersteunende rol. |
| --- | --- |

7.

Ter beantwoording van de eerste vraag is bij de controle gekeken naar de wijze waarop de delegaties zijn voorbereid op gedeconcentreerd beheer en waarop de centrale diensten zijn voorbereid op hun toezichthoudende en ondersteunende rol.

| 8. | Voor de tweede vraag is bij de controle specifiek gekeken naar de resultaten wat betreft het verbeteren van de snelheid en kwaliteit van de steun en het zorgdragen voor solide financiële procedures. |
| --- | --- |

8.

Voor de tweede vraag is bij de controle specifiek gekeken naar de resultaten wat betreft het verbeteren van de snelheid en kwaliteit van de steun en het zorgdragen voor solide financiële procedures.

| 9. | De Rekenkamer neemt in aanmerking dat het deconcentratieproces ten tijde van de controle (oktober 2003 — mei 2004) nog niet was afgerond en dat de delegaties het gedeconcentreerde beheer nog maar vrij kort hadden uitgeoefend. Niettemin achtte de Rekenkamer de voorbereiding en uitvoering van de deconcentratie na de start in 2000 dermate gevorderd dat zij het mogelijk achtte, deze controle te verrichten en relevante resultaten te produceren, met name wat betreft het deconcentratieproces. |
| --- | --- |

9.

De Rekenkamer neemt in aanmerking dat het deconcentratieproces ten tijde van de controle (oktober 2003 — mei 2004) nog niet was afgerond en dat de delegaties het gedeconcentreerde beheer nog maar vrij kort hadden uitgeoefend. Niettemin achtte de Rekenkamer de voorbereiding en uitvoering van de deconcentratie na de start in 2000 dermate gevorderd dat zij het mogelijk achtte, deze controle te verrichten en relevante resultaten te produceren, met name wat betreft het deconcentratieproces.

| 10. | De Rekenkamer verwachtte niet dat er na zo'n korte periode reeds uitgesproken kwalitatieve verbeteringen zichtbaar zouden zijn en heeft derhalve, bij wijze van eerste stap, gezocht naar aanwijzingen voor een toegenomen betrokkenheid van het delegatiepersoneel bij de verschillende fasen en activiteiten van de projectcyclus. Om dezelfde reden is bij de controle geen specifieke aandacht besteed aan een andere hoofddoelstelling van de hervorming, namelijk het verbeteren van het effect en de zichtbaarheid van EG-steun. |
| --- | --- |

10.

De Rekenkamer verwachtte niet dat er na zo'n korte periode reeds uitgesproken kwalitatieve verbeteringen zichtbaar zouden zijn en heeft derhalve, bij wijze van eerste stap, gezocht naar aanwijzingen voor een toegenomen betrokkenheid van het delegatiepersoneel bij de verschillende fasen en activiteiten van de projectcyclus. Om dezelfde reden is bij de controle geen specifieke aandacht besteed aan een andere hoofddoelstelling van de hervorming, namelijk het verbeteren van het effect en de zichtbaarheid van EG-steun.

| 11. | Er zijn controlebezoeken gebracht aan tien delegaties (8), waarvan er zeven tot de „eerste golf” en drie tot de „tweede golf” behoorden; uit de „derde golf” zijn geen delegaties gekozen, aangezien deze naar verwachting niet voor eind 2003 zouden verzelfstandigen. |
| --- | --- |

11.

Er zijn controlebezoeken gebracht aan tien delegaties (8), waarvan er zeven tot de „eerste golf” en drie tot de „tweede golf” behoorden; uit de „derde golf” zijn geen delegaties gekozen, aangezien deze naar verwachting niet voor eind 2003 zouden verzelfstandigen.

| 12. | Op centraal niveau zijn er uitvoerige gesprekken geweest bij EuropeAid (met inbegrip van alle geografische directoraten) en bij de DG’s RELEX en DEV. |
| --- | --- |

12.

Op centraal niveau zijn er uitvoerige gesprekken geweest bij EuropeAid (met inbegrip van alle geografische directoraten) en bij de DG’s RELEX en DEV.

| 13. | Tegelijkertijd met de controle van de Rekenkamer verrichtten de diensten van de Commissie een beoordeling van het deconcentratieproces. Het ontwerpverslag over deze beoordeling werd de Rekenkamer eind 2003 ter beschikking gesteld, juist nadat de Rekenkamer haar eerste serie bezoeken aan (zes) delegaties had afgerond. Het verslag is geanalyseerd en vergeleken met de bevindingen van de Rekenkamer in die fase; de Rekenkamer concludeerde dat er geen significante verschillen bestonden tussen de belangrijkste bevindingen van de twee beoordelingen (met name wat betreft de voornaamste risicofactoren). Het eindverslag over de beoordeling van de Commissie is in mei 2004 uitgebracht (9). |
| --- | --- |

13.

Tegelijkertijd met de controle van de Rekenkamer verrichtten de diensten van de Commissie een beoordeling van het deconcentratieproces. Het ontwerpverslag over deze beoordeling werd de Rekenkamer eind 2003 ter beschikking gesteld, juist nadat de Rekenkamer haar eerste serie bezoeken aan (zes) delegaties had afgerond. Het verslag is geanalyseerd en vergeleken met de bevindingen van de Rekenkamer in die fase; de Rekenkamer concludeerde dat er geen significante verschillen bestonden tussen de belangrijkste bevindingen van de twee beoordelingen (met name wat betreft de voornaamste risicofactoren). Het eindverslag over de beoordeling van de Commissie is in mei 2004 uitgebracht (9).

| 14. | In 2003 verrichtte de Commissie een grondige controle bij EuropeAid. Hoewel deze controle een andere doelstelling kende, namelijk het verschaffen van redelijke zekerheid betreffende het internecontrolesysteem van EuropeAid, zijn een aantal opmerkingen hierin toch van belang voor de controle van de Rekenkamer, aangezien ze verscheidene bevindingen van de Rekenkamer bevestigen, met name wat betreft het CRIS. |
| --- | --- |

14.

In 2003 verrichtte de Commissie een grondige controle bij EuropeAid. Hoewel deze controle een andere doelstelling kende, namelijk het verschaffen van redelijke zekerheid betreffende het internecontrolesysteem van EuropeAid, zijn een aantal opmerkingen hierin toch van belang voor de controle van de Rekenkamer, aangezien ze verscheidene bevindingen van de Rekenkamer bevestigen, met name wat betreft het CRIS.

OPMERKINGEN

Deconcentratieproces

Algemeen beheer van de deconcentratie

| 15. | Na de mededeling van de Commissie in mei 2000 is begonnen met een uitvoerige voorbereiding van het deconcentratieproces. Als bijlage is een lijst opgenomen met de belangrijkste acties en data in de algemene voorbereiding van dit proces. |
| --- | --- |

15.

Na de mededeling van de Commissie in mei 2000 is begonnen met een uitvoerige voorbereiding van het deconcentratieproces. Als bijlage is een lijst opgenomen met de belangrijkste acties en data in de algemene voorbereiding van dit proces.

| 16. | Volgens de aanvankelijke planning zou het deconcentratieproces vóór eind 2003 worden afgerond voor alle 78 delegaties. Teneinde het beheer van dit proces te vereenvoudigen en profijt te trekken van lessen uit het verleden, zouden de delegaties worden verzelfstandigd in drie golven. De verzelfstandiging van elke delegatie ging gepaard met besprekingen om de behoeften van de betrokken delegatie vast te stellen, waarna het overeengekomen aantal personeelsleden werd geworven en opgeleid, de kantoorruimte en IT-voorzieningen werden vergroot en computerverbindingen werden aangelegd. Bij iedere delegatie werd op de mate van verwezenlijking van deze doelstellingen toegezien met behulp van actieplannen. Voorts werden veranderingen in de personeelsformatie en de structuur van het hoofdkantoor gepland en doorgevoerd. |
| --- | --- |

16.

Volgens de aanvankelijke planning zou het deconcentratieproces vóór eind 2003 worden afgerond voor alle 78 delegaties. Teneinde het beheer van dit proces te vereenvoudigen en profijt te trekken van lessen uit het verleden, zouden de delegaties worden verzelfstandigd in drie golven. De verzelfstandiging van elke delegatie ging gepaard met besprekingen om de behoeften van de betrokken delegatie vast te stellen, waarna het overeengekomen aantal personeelsleden werd geworven en opgeleid, de kantoorruimte en IT-voorzieningen werden vergroot en computerverbindingen werden aangelegd. Bij iedere delegatie werd op de mate van verwezenlijking van deze doelstellingen toegezien met behulp van actieplannen. Voorts werden veranderingen in de personeelsformatie en de structuur van het hoofdkantoor gepland en doorgevoerd.

| 17. | Beziet men de hele voorbereidingsperiode en de beschikbare documentatie daarover, dan is het duidelijk dat er gedurende de anderhalf jaar tussen het officiële besluit van mei 2000 en de feitelijke start van het gedeconcentreerde beheer bij de eerste delegaties begin 2002 volop is gepland, overlegd en tenuitvoergelegd, met name door EuropeAid en de DG's RELEX en DEV, en gecoördineerd via de interdepartementale werkgroep Deconcentratie. Sindsdien is met betrekking tot de delegaties van de tweede en derde golf een soortgelijk voorbereidingsproces gevolgd. Tegen april 2004 functioneerde de deconcentratie bij 66 delegaties en bij de overige twaalf delegaties van de derde golf zou dit naar verwachting medio 2004 het geval zijn. |
| --- | --- |

17.

Beziet men de hele voorbereidingsperiode en de beschikbare documentatie daarover, dan is het duidelijk dat er gedurende de anderhalf jaar tussen het officiële besluit van mei 2000 en de feitelijke start van het gedeconcentreerde beheer bij de eerste delegaties begin 2002 volop is gepland, overlegd en tenuitvoergelegd, met name door EuropeAid en de DG's RELEX en DEV, en gecoördineerd via de interdepartementale werkgroep Deconcentratie. Sindsdien is met betrekking tot de delegaties van de tweede en derde golf een soortgelijk voorbereidingsproces gevolgd. Tegen april 2004 functioneerde de deconcentratie bij 66 delegaties en bij de overige twaalf delegaties van de derde golf zou dit naar verwachting medio 2004 het geval zijn.

| 18. | In het planningsproces ontbraken echter een aantal elementen waarmee de Commissie het beheer van de deconcentratie beter in haar greep had kunnen houden. Zo bevatte het besluit van de Commissie van mei 2000 weliswaar een actieplan, maar koppelde het de deconcentratieactiviteiten niet aan verwachte resultaten. Volgens een schatting in de mededeling van de Commissie van januari 2002 (10) vallen de totale jaarlijkse kosten van de delegaties na de volledige deconcentratie in 2005 circa 177 miljoen EUR hoger uit dan ervóór. Bij deze schatting was geen rekening gehouden met besparingen door personeelsinkrimpingen op het hoofdkantoor. De feitelijke kosten werden niet zodanig tegen de geraamde kosten afgezet dat er duidelijkheid kan worden geboden over de algehele ontwikkeling van de kosten (en de personeelsbezetting) bij de delegaties en op het hoofdkantoor. Andere ontbrekende elementen die in dit verslag aan de orde komen, zijn criteria voor de toewijzing van middelen aan delegaties (zie de paragrafen 19 tot en met 21), een globaal plan en definitie van de nieuwe rol van het hoofdkantoor (zie de paragrafen 27 en 28) en prestatie-indicatoren voor de snelheid en kwaliteit van het steunbeheer (zie de paragrafen 39 tot en met 42). |
| --- | --- |

18.

In het planningsproces ontbraken echter een aantal elementen waarmee de Commissie het beheer van de deconcentratie beter in haar greep had kunnen houden. Zo bevatte het besluit van de Commissie van mei 2000 weliswaar een actieplan, maar koppelde het de deconcentratieactiviteiten niet aan verwachte resultaten. Volgens een schatting in de mededeling van de Commissie van januari 2002 (10) vallen de totale jaarlijkse kosten van de delegaties na de volledige deconcentratie in 2005 circa 177 miljoen EUR hoger uit dan ervóór. Bij deze schatting was geen rekening gehouden met besparingen door personeelsinkrimpingen op het hoofdkantoor. De feitelijke kosten werden niet zodanig tegen de geraamde kosten afgezet dat er duidelijkheid kan worden geboden over de algehele ontwikkeling van de kosten (en de personeelsbezetting) bij de delegaties en op het hoofdkantoor. Andere ontbrekende elementen die in dit verslag aan de orde komen, zijn criteria voor de toewijzing van middelen aan delegaties (zie de paragrafen 19 tot en met 21), een globaal plan en definitie van de nieuwe rol van het hoofdkantoor (zie de paragrafen 27 en 28) en prestatie-indicatoren voor de snelheid en kwaliteit van het steunbeheer (zie de paragrafen 39 tot en met 42).

Voorbereiding van de delegaties

| 19. | De voor de eerste golf geselecteerde delegaties werden in november 2000 door het hoofdkantoor geïnformeerd en verzocht om hun behoeften aan extra middelen (wat betreft personeel, kantoorruimte en overige benodigdheden) te ramen. In december 2001 werden ook de delegaties van de tweede golf daarvoor benaderd. De delegaties werd gevraagd rekening te houden met indicatoren zoals de omvang van de steun of het aantal projecten en betalingen, maar ook met bijzondere knelpunten, zoals de werkomgeving ter plaatse en de kwaliteit van de lokale overheid. De delegaties kregen geen specifieke werkwijze aangereikt voor het vertalen van dergelijke factoren in een beoordeling van de benodigde extra middelen. |
| --- | --- |

19.

De voor de eerste golf geselecteerde delegaties werden in november 2000 door het hoofdkantoor geïnformeerd en verzocht om hun behoeften aan extra middelen (wat betreft personeel, kantoorruimte en overige benodigdheden) te ramen. In december 2001 werden ook de delegaties van de tweede golf daarvoor benaderd. De delegaties werd gevraagd rekening te houden met indicatoren zoals de omvang van de steun of het aantal projecten en betalingen, maar ook met bijzondere knelpunten, zoals de werkomgeving ter plaatse en de kwaliteit van de lokale overheid. De delegaties kregen geen specifieke werkwijze aangereikt voor het vertalen van dergelijke factoren in een beoordeling van de benodigde extra middelen.

| 20. | De controle heeft uitgewezen dat de delegaties in het algemeen niet in staat waren een dergelijke analyse zelfstandig te verrichten en dat zij aanvragen indienden zonder duidelijk aan te geven hoe de cijfers tot stand waren gekomen. Eenvoudiger was het om te ramen hoeveel extra kantoorruimte, computers en andere kantoorfaciliteiten nodig waren, aangezien hiervoor over het algemeen werd uitgegaan van de personeelsramingen. |
| --- | --- |

20.

De controle heeft uitgewezen dat de delegaties in het algemeen niet in staat waren een dergelijke analyse zelfstandig te verrichten en dat zij aanvragen indienden zonder duidelijk aan te geven hoe de cijfers tot stand waren gekomen. Eenvoudiger was het om te ramen hoeveel extra kantoorruimte, computers en andere kantoorfaciliteiten nodig waren, aangezien hiervoor over het algemeen werd uitgegaan van de personeelsramingen.

| 21. | Tussen het hoofdkantoor en de delegaties vond uitgebreid overleg plaats, dat echter niet werd ondersteund door een specifieke methodologie ter vaststelling van de behoeften aan middelen. Het overleg werd besloten met een laatste beraad tussen het hoofd van de delegatie en de directeuren-generaal van de belangrijkste betrokken DG's (RELEX, DEV en EuropeAid). Dit proces heeft ertoe geleid dat de verzoeken van de delegaties goeddeels zijn ingewilligd en dat het aantal personeelsleden bij de delegaties aanzienlijk is toegenomen. Over het algemeen kregen de delegaties twee ambtenaren en meerdere ondersteunende krachten voor een nieuwe eenheid F & C en vond er een aanzienlijke versterking plaats van de operationele eenheid of eenheden voor samenwerkingsactiviteiten (11). |
| --- | --- |

21.

Tussen het hoofdkantoor en de delegaties vond uitgebreid overleg plaats, dat echter niet werd ondersteund door een specifieke methodologie ter vaststelling van de behoeften aan middelen. Het overleg werd besloten met een laatste beraad tussen het hoofd van de delegatie en de directeuren-generaal van de belangrijkste betrokken DG's (RELEX, DEV en EuropeAid). Dit proces heeft ertoe geleid dat de verzoeken van de delegaties goeddeels zijn ingewilligd en dat het aantal personeelsleden bij de delegaties aanzienlijk is toegenomen. Over het algemeen kregen de delegaties twee ambtenaren en meerdere ondersteunende krachten voor een nieuwe eenheid F & C en vond er een aanzienlijke versterking plaats van de operationele eenheid of eenheden voor samenwerkingsactiviteiten (11).

| 22. | In het kader van het voorbereidingsproces heeft het hoofdkantoor voor alle verzelfstandigde delegaties twee afzonderlijke verificaties verricht om zich ervan te vergewissen dat aan alle basisvoorwaarden werd voldaan. De eerste verificatie vormde de basis voor een subdelegatie van de verantwoordelijkheid voor verplichtingen en betalingen van de geografisch directeur van EuropeAid aan het hoofd van de delegatie. De tweede verificatie, waarbij de delegaties zijn bezocht, werd een paar maanden later uitgevoerd om te waarborgen dat het gedeconcentreerde beheer naar behoren functioneerde. |
| --- | --- |

22.

In het kader van het voorbereidingsproces heeft het hoofdkantoor voor alle verzelfstandigde delegaties twee afzonderlijke verificaties verricht om zich ervan te vergewissen dat aan alle basisvoorwaarden werd voldaan. De eerste verificatie vormde de basis voor een subdelegatie van de verantwoordelijkheid voor verplichtingen en betalingen van de geografisch directeur van EuropeAid aan het hoofd van de delegatie. De tweede verificatie, waarbij de delegaties zijn bezocht, werd een paar maanden later uitgevoerd om te waarborgen dat het gedeconcentreerde beheer naar behoren functioneerde.

| 23. | Hoewel de tijdens de controle door de Rekenkamer bezochte delegaties over het algemeen tevreden waren met het toegekende aantal extra posten, hadden zes van de tien delegaties problemen ondervonden bij het tijdig en/of met terzake kundig personeel vervullen van de vacatures. Hiertoe droegen de volgende factoren bij:






  — | lange wervingsprocedure (voor ambtenaren, individuele deskundigen (12) en ALAT's (13)); |
| --- | --- | --- |

23.

Hoewel de tijdens de controle door de Rekenkamer bezochte delegaties over het algemeen tevreden waren met het toegekende aantal extra posten, hadden zes van de tien delegaties problemen ondervonden bij het tijdig en/of met terzake kundig personeel vervullen van de vacatures. Hiertoe droegen de volgende factoren bij:

—

lange wervingsprocedure (voor ambtenaren, individuele deskundigen (12) en ALAT's (13));

| — | onaantrekkelijke arbeidsvoorwaarden (bv. salarisschalen, verlofregelingen voor ALAT's); |
| --- | --- |

—

onaantrekkelijke arbeidsvoorwaarden (bv. salarisschalen, verlofregelingen voor ALAT's);

| — | tekort aan bepaalde soorten deskundigheid (F & C-personeel, civiele ingenieurs); |
| --- | --- |

—

tekort aan bepaalde soorten deskundigheid (F & C-personeel, civiele ingenieurs);

| — | beperkingen vanwege lokale regelgeving (beperkte mogelijkheden tot verlenging van tijdelijke contracten); |
| --- | --- |

—

beperkingen vanwege lokale regelgeving (beperkte mogelijkheden tot verlenging van tijdelijke contracten);

| — | onzekerheid over de toekomstige mogelijkheden en voorwaarden voor tijdelijk personeel, ten gevolge van de nieuwe categorie „arbeidscontractant”, die is opgenomen in het nieuwe, per 1 mei 2004 van kracht geworden statuut. |
| --- | --- |

—

onzekerheid over de toekomstige mogelijkheden en voorwaarden voor tijdelijk personeel, ten gevolge van de nieuwe categorie „arbeidscontractant”, die is opgenomen in het nieuwe, per 1 mei 2004 van kracht geworden statuut.

| 24. | Andere benodigde middelen, zoals kantoorinfrastructuur, computers en communicatiefaciliteiten, werden — een enkele uitzondering daargelaten — de delegaties zonder noemenswaardige problemen verstrekt. |
| --- | --- |

24.

Andere benodigde middelen, zoals kantoorinfrastructuur, computers en communicatiefaciliteiten, werden — een enkele uitzondering daargelaten — de delegaties zonder noemenswaardige problemen verstrekt.

| 25. | Er zijn grote inspanningen geleverd om te zorgen voor opleiding van het delegatiepersoneel. Dit omvatte opleiding van ambtenaren (in het bijzonder het F & C-personeel) voordat zij hun post bij de delegatie aanvaarden, door personeel van het hoofdkantoor verzorgde opleidingscursussen bij de delegaties voor al het personeel ter plaatse, en speciale regionale opleidingscursussen. Tijdens de cursussen is met name aandacht besteed aan de financiële procedures en de procedures voor het sluiten van contracten van de Commissie, aan het financiële-informatiesysteem CRIS en aan de versterking van beheerscapaciteiten. |
| --- | --- |

25.

Er zijn grote inspanningen geleverd om te zorgen voor opleiding van het delegatiepersoneel. Dit omvatte opleiding van ambtenaren (in het bijzonder het F & C-personeel) voordat zij hun post bij de delegatie aanvaarden, door personeel van het hoofdkantoor verzorgde opleidingscursussen bij de delegaties voor al het personeel ter plaatse, en speciale regionale opleidingscursussen. Tijdens de cursussen is met name aandacht besteed aan de financiële procedures en de procedures voor het sluiten van contracten van de Commissie, aan het financiële-informatiesysteem CRIS en aan de versterking van beheerscapaciteiten.

| 26. | De controles bij de delegaties hebben echter uitgewezen dat er, ondanks alle inspanningen op het gebied van opleiding, die doorgaans als zeer nuttig zijn ervaren, nog steeds onvervulde opleidingsbehoeften bestaan, deels vanwege de regelmatige personeelswisselingen, deels vanwege de ontoereikende begrotingsmiddelen voor delegaties voor opleiding ter plaatse en reiskosten in verband met opleiding. Onlangs moest het geplande opleidingsprogramma voor 2004 voor de regio Azië worden beperkt wegens de personeelsinkrimping op het hoofdkantoor. Onderwerpen waarvoor verdere opleiding bij de delegaties wenselijk wordt geacht, omvatten met name het CRIS, de nieuwe FR’s (14) en de implicaties daarvan, uitvoering van en toezicht op projecten, en personeelsbeheer. |
| --- | --- |

26.

De controles bij de delegaties hebben echter uitgewezen dat er, ondanks alle inspanningen op het gebied van opleiding, die doorgaans als zeer nuttig zijn ervaren, nog steeds onvervulde opleidingsbehoeften bestaan, deels vanwege de regelmatige personeelswisselingen, deels vanwege de ontoereikende begrotingsmiddelen voor delegaties voor opleiding ter plaatse en reiskosten in verband met opleiding. Onlangs moest het geplande opleidingsprogramma voor 2004 voor de regio Azië worden beperkt wegens de personeelsinkrimping op het hoofdkantoor. Onderwerpen waarvoor verdere opleiding bij de delegaties wenselijk wordt geacht, omvatten met name het CRIS, de nieuwe FR’s (14) en de implicaties daarvan, uitvoering van en toezicht op projecten, en personeelsbeheer.

Voorbereiding van het hoofdkantoor op de toezichthoudende en ondersteunende rol

Structuur en personeelsformatie van het hoofdkantoor

| 27. | EuropeAid is in januari 2001 opgericht. Een uitvoerige beschrijving van de rol van het hoofdkantoor in een gedeconcentreerde structuur werd echter pas in november 2002 (15) aangereikt na eerder dat jaar gehouden seminars en workshops, en verder uitgewerkt in juli 2003 (16). |
| --- | --- |

27.

EuropeAid is in januari 2001 opgericht. Een uitvoerige beschrijving van de rol van het hoofdkantoor in een gedeconcentreerde structuur werd echter pas in november 2002 (15) aangereikt na eerder dat jaar gehouden seminars en workshops, en verder uitgewerkt in juli 2003 (16).

| 28. | Geen van beide documenten bevatte een analyse waarin de middelen werden becijferd die het hoofdkantoor nodig zou hebben om zich na de deconcentratie te kwijten van zijn nieuwe taken en verantwoordelijkheden, zoals toezicht (zie de paragrafen 34 en 35) en ondersteuning (zie de paragrafen 36 tot en met 38). Hoewel de behoeftenbeoordeling voor de delegaties evenmin een gekwantificeerde analyse bevatte van de vraag of de personeelssterkte bij de delegaties volstond voor de te verrichten taken, was hier niettemin sprake van een repetitief proces met uitgebreide besprekingen en overleg tussen de delegaties en het hoofdkantoor, waardoor de delegaties de kwestie als de hunne gingen beschouwen. Er vond echter geen vergelijkbaar proces met de hoofden van administratieve eenheden plaats ten behoeve van de behoeftenbeoordeling van het hoofdkantoor, zodat zowel analyse als overleg hierin ontbrak. |
| --- | --- |

28.

Geen van beide documenten bevatte een analyse waarin de middelen werden becijferd die het hoofdkantoor nodig zou hebben om zich na de deconcentratie te kwijten van zijn nieuwe taken en verantwoordelijkheden, zoals toezicht (zie de paragrafen 34 en 35) en ondersteuning (zie de paragrafen 36 tot en met 38). Hoewel de behoeftenbeoordeling voor de delegaties evenmin een gekwantificeerde analyse bevatte van de vraag of de personeelssterkte bij de delegaties volstond voor de te verrichten taken, was hier niettemin sprake van een repetitief proces met uitgebreide besprekingen en overleg tussen de delegaties en het hoofdkantoor, waardoor de delegaties de kwestie als de hunne gingen beschouwen. Er vond echter geen vergelijkbaar proces met de hoofden van administratieve eenheden plaats ten behoeve van de behoeftenbeoordeling van het hoofdkantoor, zodat zowel analyse als overleg hierin ontbrak.

| 29. | In de mededeling van januari 2002 over de uitvoering en financiering van de deconcentratie werd de financiering zeker gesteld van de 1 400 extra personeelsleden bij de delegaties (met inbegrip van 375 ambtenaren), maar werd niet aangegeven hoeveel personeelsleden van het hoofdkantoor zouden worden overgeplaatst. Volgens de Commissie zijn echter slechts 158 nieuwe posten voor ambtenaren toegewezen voor deconcentratie (44 voor de eerste fase in 2001 en 114 voor de tweede fase in 2002). De 217 posten die in 2003 en 2004 aan de delegaties zijn toegekend, werden overgeheveld van het hoofdkantoor, hoewel niet duidelijk is op wat voor een analyse het besluit om het aantal posten op het hoofdkantoor te verminderen, was gebaseerd. |
| --- | --- |

29.

In de mededeling van januari 2002 over de uitvoering en financiering van de deconcentratie werd de financiering zeker gesteld van de 1 400 extra personeelsleden bij de delegaties (met inbegrip van 375 ambtenaren), maar werd niet aangegeven hoeveel personeelsleden van het hoofdkantoor zouden worden overgeplaatst. Volgens de Commissie zijn echter slechts 158 nieuwe posten voor ambtenaren toegewezen voor deconcentratie (44 voor de eerste fase in 2001 en 114 voor de tweede fase in 2002). De 217 posten die in 2003 en 2004 aan de delegaties zijn toegekend, werden overgeheveld van het hoofdkantoor, hoewel niet duidelijk is op wat voor een analyse het besluit om het aantal posten op het hoofdkantoor te verminderen, was gebaseerd.

| 30. | De geografische directoraten in EuropeAid is verzocht, bij te dragen aan de vermindering met 217 posten in 2003 en 2004. De thematische eenheden en de F & C-eenheden zullen goed zijn voor de meeste verminderingen. De controle heeft uitgewezen dat sommige thematische eenheden hierdoor niet langer tot doeltreffende ondersteuning van delegaties in staat zijn. |
| --- | --- |

30.

De geografische directoraten in EuropeAid is verzocht, bij te dragen aan de vermindering met 217 posten in 2003 en 2004. De thematische eenheden en de F & C-eenheden zullen goed zijn voor de meeste verminderingen. De controle heeft uitgewezen dat sommige thematische eenheden hierdoor niet langer tot doeltreffende ondersteuning van delegaties in staat zijn.

| 31. | Daar de thematische eenheden aan hun quotum van de algemene vermindering van het aantal posten moesten voldoen, konden zij soms geen posten aanbieden aan ervaren personeel dat van de delegaties terugkeerde. Het bij de thematische eenheden resterende personeel dat voorheen voor het beheer en de verwerking van projectdossiers verantwoordelijk was, is misschien niet in staat zich gemakkelijk aan te passen aan de nieuwe rol, namelijk het verschaffen van ondersteuning, sectorale kennis en advies. |
| --- | --- |

31.

Daar de thematische eenheden aan hun quotum van de algemene vermindering van het aantal posten moesten voldoen, konden zij soms geen posten aanbieden aan ervaren personeel dat van de delegaties terugkeerde. Het bij de thematische eenheden resterende personeel dat voorheen voor het beheer en de verwerking van projectdossiers verantwoordelijk was, is misschien niet in staat zich gemakkelijk aan te passen aan de nieuwe rol, namelijk het verschaffen van ondersteuning, sectorale kennis en advies.

| 32. | De Commissie hield een globale aanpak van de planning met betrekking tot de structuur van het hoofdkantoor niet voor realistisch en koos daarom voor een pragmatische, evolutieve aanpak. Maar hoewel er ten tijde van de controle geen algemeen plan bestond voor de herstructurering van EuropeAid, is nog wel overwogen om thematische eenheden te reorganiseren ter bundeling van thematische expertise. De kennis en ervaring van het hoofdkantoor kunnen op die manier rationeler en doelmatiger aan de delegaties worden doorgegeven. |
| --- | --- |

32.

De Commissie hield een globale aanpak van de planning met betrekking tot de structuur van het hoofdkantoor niet voor realistisch en koos daarom voor een pragmatische, evolutieve aanpak. Maar hoewel er ten tijde van de controle geen algemeen plan bestond voor de herstructurering van EuropeAid, is nog wel overwogen om thematische eenheden te reorganiseren ter bundeling van thematische expertise. De kennis en ervaring van het hoofdkantoor kunnen op die manier rationeler en doelmatiger aan de delegaties worden doorgegeven.

| 33. | Met betrekking tot de F & C-eenheden van de verschillende EuropeAid-directoraten heeft een vergelijkende beoordeling van de werklast uitgewezen dat er tussen de eenheden grote verschillen bestaan wat betreft het aantal posten in verhouding tot het aantal en de omvang van de betalingen. |
| --- | --- |

33.

Met betrekking tot de F & C-eenheden van de verschillende EuropeAid-directoraten heeft een vergelijkende beoordeling van de werklast uitgewezen dat er tussen de eenheden grote verschillen bestaan wat betreft het aantal posten in verhouding tot het aantal en de omvang van de betalingen.

Toezichthoudende rol van het hoofdkantoor

| 34. | Nu het hoofdkantoor van de Commissie verantwoordelijkheden, in het bijzonder die voor de tenuitvoerlegging van samenwerkingsprogramma's, overdraagt aan de delegaties, krijgt zij ten opzichte van de delegaties steeds meer een toezichthoudende en ondersteunende rol, zoals in detail is beschreven in het EuropeAid-document „Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services” van juli 2003. In het kader van haar toezichthoudende rol gebruikt het hoofdkantoor een aantal instrumenten om toe te zien op de activiteiten van de delegaties. De belangrijkste hiervan zijn:






  — | External Assistance Management Reports (EAMR), om de vier maanden door de delegaties opgestelde verslagen over het beheer van de externe bijstand; |
| --- | --- | --- |

34.

Nu het hoofdkantoor van de Commissie verantwoordelijkheden, in het bijzonder die voor de tenuitvoerlegging van samenwerkingsprogramma's, overdraagt aan de delegaties, krijgt zij ten opzichte van de delegaties steeds meer een toezichthoudende en ondersteunende rol, zoals in detail is beschreven in het EuropeAid-document „Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services” van juli 2003. In het kader van haar toezichthoudende rol gebruikt het hoofdkantoor een aantal instrumenten om toe te zien op de activiteiten van de delegaties. De belangrijkste hiervan zijn:

—

External Assistance Management Reports (EAMR), om de vier maanden door de delegaties opgestelde verslagen over het beheer van de externe bijstand;

| — | kwartaaloverzichten van verplichtingen, betalingen, RAC en RAL (17); |
| --- | --- |

—

kwartaaloverzichten van verplichtingen, betalingen, RAC en RAL (17);

| — | door de delegaties opgesteld jaarlijks beheersplan; |
| --- | --- |

—

door de delegaties opgesteld jaarlijks beheersplan;

| — | voortgangsoverzicht van projecten in staat van voorbereiding; |
| --- | --- |

—

voortgangsoverzicht van projecten in staat van voorbereiding;

| — | op resultaat gerichte follow-upverslagen over projecten; |
| --- | --- |

—

op resultaat gerichte follow-upverslagen over projecten;

| — | financiële-informatiesystemen, CRIS en (voor het EOF) OLAS; |
| --- | --- |

—

financiële-informatiesystemen, CRIS en (voor het EOF) OLAS;

| — | controles ter plaatse; |
| --- | --- |

—

controles ter plaatse;

| — | audits van interne-controlesystemen; |
| --- | --- |

—

audits van interne-controlesystemen;

| — | beoordelingen van de werklast. |
| --- | --- |

—

beoordelingen van de werklast.

| 35. | Hoewel deze toezichtsinstrumenten het hoofdkantoor nuttige informatie verschaffen over de prestaties van de delegaties, bestond er — wegens het ontbreken van operationele instructies — bij het betrokken personeel omtrent de toepassing van deze instrumenten wel eens onduidelijkheid wat betreft de vereiste omvang en diepgang van het toezicht en hebben er zich op de volgende gebieden problemen voorgedaan:






  a) | de beoordelingen van de werklast door de IAS van EuropeAid zijn gericht op de geleidelijke vaststelling van interne referentienormen voor de verhouding tussen middelen en werklast bij delegaties, zoals is voorgesteld in de mededeling van januari 2002. Vanwege het kleine aantal bezochte delegaties en de verscheidenheid aan lokale omstandigheden zijn deze referentienormen echter nog niet ontwikkeld. Derhalve wordt in de tot dusverre verrichte beoordelingen van de werklast de geschiktheid van de personeelssterkte bij de delegaties niet geadstrueerd op basis van factoren zoals de taken en verantwoordelijkheden van de delegaties, de omvang van de beheerde steun, het aantal en de waarde van de verrichte betalingen of de kwaliteit van de nationale overheid. Uit de beoordelingen van de werklast blijkt evenmin of er aan een bepaalde taak of proces meer of minder tijd had moeten worden besteed, of alle taken relevant waren en of er aanvullende werkzaamheden hadden moeten worden verricht; |
| --- | --- | --- |

35.

Hoewel deze toezichtsinstrumenten het hoofdkantoor nuttige informatie verschaffen over de prestaties van de delegaties, bestond er — wegens het ontbreken van operationele instructies — bij het betrokken personeel omtrent de toepassing van deze instrumenten wel eens onduidelijkheid wat betreft de vereiste omvang en diepgang van het toezicht en hebben er zich op de volgende gebieden problemen voorgedaan:

a)

de beoordelingen van de werklast door de IAS van EuropeAid zijn gericht op de geleidelijke vaststelling van interne referentienormen voor de verhouding tussen middelen en werklast bij delegaties, zoals is voorgesteld in de mededeling van januari 2002. Vanwege het kleine aantal bezochte delegaties en de verscheidenheid aan lokale omstandigheden zijn deze referentienormen echter nog niet ontwikkeld. Derhalve wordt in de tot dusverre verrichte beoordelingen van de werklast de geschiktheid van de personeelssterkte bij de delegaties niet geadstrueerd op basis van factoren zoals de taken en verantwoordelijkheden van de delegaties, de omvang van de beheerde steun, het aantal en de waarde van de verrichte betalingen of de kwaliteit van de nationale overheid. Uit de beoordelingen van de werklast blijkt evenmin of er aan een bepaalde taak of proces meer of minder tijd had moeten worden besteed, of alle taken relevant waren en of er aanvullende werkzaamheden hadden moeten worden verricht;

| b) | aanvankelijk was het niet verplicht de delegaties feedback te verschaffen naar aanleiding van hun EAMR-verslagen, al vond dit soms wel plaats. Hieraan is inmiddels iets gedaan: sinds eind 2003 is het verplicht, de verzelfstandigde delegaties stelselmatig feedback te verschaffen naar aanleiding van hun EAMR-verslagen. Niettemin kan EuropeAid uit de EAMR-verslagen soms moeilijk opmaken of er actie, en zo ja welke actie, van het hoofdkantoor wordt verwacht (18); |
| --- | --- |

b)

aanvankelijk was het niet verplicht de delegaties feedback te verschaffen naar aanleiding van hun EAMR-verslagen, al vond dit soms wel plaats. Hieraan is inmiddels iets gedaan: sinds eind 2003 is het verplicht, de verzelfstandigde delegaties stelselmatig feedback te verschaffen naar aanleiding van hun EAMR-verslagen. Niettemin kan EuropeAid uit de EAMR-verslagen soms moeilijk opmaken of er actie, en zo ja welke actie, van het hoofdkantoor wordt verwacht (18);

| c) | het CRIS biedt geen gebruiksvriendelijke verslagleggings faciliteiten, zodat verscheidene delegaties eigen parallelle gegevensbestanden hebben opgezet, waardoor financiële gegevens over de projecten tweemaal moeten worden ingevoerd. In één geografische regio werd het CRIS als bron van beheersinformatie onbetrouwbaar doordat landencodes verkeerd waren ingevoerd of ontbraken. De mogelijkheden van het CRIS als toezichtsinstrument zijn voor de ACS-staten nog niet ten volle benut. Het is de bedoeling dat prognostische informatie tegen eind 2004 in het CRIS wordt opgenomen en de volledige integratie van het OLAS in het CRIS is voor 2006 gepland. In het controleverslag van de Commissie (zie paragraaf 14) werd op dit punt geconcludeerd dat het CRIS „nog geen voldragen verslagleggings systeem” was. |
| --- | --- |

c)

het CRIS biedt geen gebruiksvriendelijke verslagleggings faciliteiten, zodat verscheidene delegaties eigen parallelle gegevensbestanden hebben opgezet, waardoor financiële gegevens over de projecten tweemaal moeten worden ingevoerd. In één geografische regio werd het CRIS als bron van beheersinformatie onbetrouwbaar doordat landencodes verkeerd waren ingevoerd of ontbraken. De mogelijkheden van het CRIS als toezichtsinstrument zijn voor de ACS-staten nog niet ten volle benut. Het is de bedoeling dat prognostische informatie tegen eind 2004 in het CRIS wordt opgenomen en de volledige integratie van het OLAS in het CRIS is voor 2006 gepland. In het controleverslag van de Commissie (zie paragraaf 14) werd op dit punt geconcludeerd dat het CRIS „nog geen voldragen verslagleggings systeem” was.

Ondersteunende rol van het hoofdkantoor

| 36. | Na de overdracht van haar uitvoerende bevoegdheden aan de delegaties bestaat de nieuwe rol van het hoofdkantoor er — naast het houden van toezicht — in, de delegaties te ondersteunen bij de voorbereiding, tenuitvoerlegging en beoordeling van projecten. De verzoeken van de delegaties zullen met name samenkomen bij de eenheden voor geografische coördinatie van EuropeAid, die worden ondersteund door de thematische eenheden. |
| --- | --- |

36.

Na de overdracht van haar uitvoerende bevoegdheden aan de delegaties bestaat de nieuwe rol van het hoofdkantoor er — naast het houden van toezicht — in, de delegaties te ondersteunen bij de voorbereiding, tenuitvoerlegging en beoordeling van projecten. De verzoeken van de delegaties zullen met name samenkomen bij de eenheden voor geografische coördinatie van EuropeAid, die worden ondersteund door de thematische eenheden.

| 37. | De controle heeft uitgewezen dat het hoofdkantoor de delegaties aanzienlijke steun heeft verschaft, door onder meer:






  — | een breed pakket van opleidingen op het gebied van steunbeheer en financiële procedures, systemen en controles, zowel voordat het personeel naar de delegaties vertrekt als na aankomst; bijvoorbeeld cursussen over de wijze van steunverlening, zoals beheer van de projectcyclus, begrotingssteun en sectorale benaderingen; |
| --- | --- | --- |

37.

De controle heeft uitgewezen dat het hoofdkantoor de delegaties aanzienlijke steun heeft verschaft, door onder meer:

—

een breed pakket van opleidingen op het gebied van steunbeheer en financiële procedures, systemen en controles, zowel voordat het personeel naar de delegaties vertrekt als na aankomst; bijvoorbeeld cursussen over de wijze van steunverlening, zoals beheer van de projectcyclus, begrotingssteun en sectorale benaderingen;

| — | forse ondersteuning bij de voorbereiding van projecten, waaraan ook wordt bijgedragen door de kwaliteit ondersteunende groepen (19); |
| --- | --- |

—

forse ondersteuning bij de voorbereiding van projecten, waaraan ook wordt bijgedragen door de kwaliteit ondersteunende groepen (19);

| — | thematische netwerken die zijn opgezet om een sleutelrol te spelen bij het verlenen van kwaliteitsondersteuning aan de delegaties (20). Zij zijn er op gericht richtlijnen en praktische hulpmiddelen aan te reiken voor het opzetten van projecten; |
| --- | --- |

—

thematische netwerken die zijn opgezet om een sleutelrol te spelen bij het verlenen van kwaliteitsondersteuning aan de delegaties (20). Zij zijn er op gericht richtlijnen en praktische hulpmiddelen aan te reiken voor het opzetten van projecten;

| — | forse ondersteuning op het gebied van financiën en contracten, met inbegrip van een CRIS-helpdesk, een mailbox voor vragen en het opstellen van handleidingen en richtlijnen. |
| --- | --- |

—

forse ondersteuning op het gebied van financiën en contracten, met inbegrip van een CRIS-helpdesk, een mailbox voor vragen en het opstellen van handleidingen en richtlijnen.

| 38. | Niettemin is de overgang van het hoofdkantoor naar zijn nieuwe, ondersteunende rol in een gedeconcentreerde context op de volgende punten nog voor verbetering vatbaar:






  a) | de websites van de thematische netwerken verkeren in uiteenlopende ontwikkelingsstadia en een groot aantal hiervan moet aanzienlijk worden bijgewerkt; |
| --- | --- | --- |

38.

Niettemin is de overgang van het hoofdkantoor naar zijn nieuwe, ondersteunende rol in een gedeconcentreerde context op de volgende punten nog voor verbetering vatbaar:

a)

de websites van de thematische netwerken verkeren in uiteenlopende ontwikkelingsstadia en een groot aantal hiervan moet aanzienlijk worden bijgewerkt;

| b) | er bestaan bij de delegaties nog steeds niet-vervulde behoeften op het gebied van opleiding (zie paragraaf 26); |
| --- | --- |

b)

er bestaan bij de delegaties nog steeds niet-vervulde behoeften op het gebied van opleiding (zie paragraaf 26);

| c) | de kwaliteitsondersteunende groep voor de ACS-landen heeft momenteel slechts de capaciteit om een steekproef van 20 % van de financieringsvoorstellen te toetsen; |
| --- | --- |

c)

de kwaliteitsondersteunende groep voor de ACS-landen heeft momenteel slechts de capaciteit om een steekproef van 20 % van de financieringsvoorstellen te toetsen;

| d) | EuropeAid heeft aanwijzingen niet altijd in de werktaal van een delegatie beschikbaar gesteld. Er zijn thans duidelijke instructies dit wél te doen, maar bij de vertalingen doen zich nog steeds vertragingen voor; |
| --- | --- |

d)

EuropeAid heeft aanwijzingen niet altijd in de werktaal van een delegatie beschikbaar gesteld. Er zijn thans duidelijke instructies dit wél te doen, maar bij de vertalingen doen zich nog steeds vertragingen voor;

| e) | de Commissie draalde met het toelichten aan de delegaties van de wijze waarop begunstigde landen het gedecentraliseerde beheer van EG-steun in het kader van het nieuwe FR dienden uit te voeren, en met de begeleiding van de financieringsprocedures voor het negende EOF; |
| --- | --- |

e)

de Commissie draalde met het toelichten aan de delegaties van de wijze waarop begunstigde landen het gedecentraliseerde beheer van EG-steun in het kader van het nieuwe FR dienden uit te voeren, en met de begeleiding van de financieringsprocedures voor het negende EOF;

| f) | binnen het verantwoordelijke directoraat van DG RELEX ontbrak voldoende capaciteit, wat leidde tot vertraging bij de goedkeuring van voorstellen van de delegaties om personeel aan te werven. |
| --- | --- |

f)

binnen het verantwoordelijke directoraat van DG RELEX ontbrak voldoende capaciteit, wat leidde tot vertraging bij de goedkeuring van voorstellen van de delegaties om personeel aan te werven.

Resultaten van de deconcentratie

Indicatoren voor het meten van de resultaten

| 39. | In de mededeling aan de Commissie van 16 mei 2000 over de hervorming van het beheer van externe steun werd verklaard dat er prestatie-indicatoren zouden worden ingevoerd om te meten in hoeverre de doelstellingen van de hervorming zijn bereikt (snellere uitvoering, beter steunbeheer en solidere financiële procedures) en om te waarborgen dat het succes van programma's niet langer wordt afgemeten aan de volledige besteding van de toegewezen begrotingsmiddelen in een bepaald jaar. |
| --- | --- |

39.

In de mededeling aan de Commissie van 16 mei 2000 over de hervorming van het beheer van externe steun werd verklaard dat er prestatie-indicatoren zouden worden ingevoerd om te meten in hoeverre de doelstellingen van de hervorming zijn bereikt (snellere uitvoering, beter steunbeheer en solidere financiële procedures) en om te waarborgen dat het succes van programma's niet langer wordt afgemeten aan de volledige besteding van de toegewezen begrotingsmiddelen in een bepaald jaar.

| 40. | In 2001 stelde de Commissie een aantal indicatoren vast, hoofdzakelijk op basis van de destijds beschikbare financiële gegevens. Het gaat onder meer om vastleggingen en betalingen, de hiermee samenhangende RAC's en RAL's, het percentage binnen 60 dagen betaalde rekeningen, de verdeling van vastleggingen en betalingen over het jaar, alsmede het voor de afronding van een project benodigde aantal jaren. |
| --- | --- |

40.

In 2001 stelde de Commissie een aantal indicatoren vast, hoofdzakelijk op basis van de destijds beschikbare financiële gegevens. Het gaat onder meer om vastleggingen en betalingen, de hiermee samenhangende RAC's en RAL's, het percentage binnen 60 dagen betaalde rekeningen, de verdeling van vastleggingen en betalingen over het jaar, alsmede het voor de afronding van een project benodigde aantal jaren.

| 41. | Voornoemde indicatoren zijn wellicht nuttig voor de lange termijn en op globaal niveau, maar er dienen andere nuttige indicatoren aan te worden toegevoegd om een compleet beeld te geven van het tempo en de kwaliteit van de voorbereiding en feitelijke uitvoering van een project. Eind 2003 beraadde EuropeAid zich nog steeds over aanvullende prestatie-indicatoren die aan dit doel kunnen beantwoorden. |
| --- | --- |

41.

Voornoemde indicatoren zijn wellicht nuttig voor de lange termijn en op globaal niveau, maar er dienen andere nuttige indicatoren aan te worden toegevoegd om een compleet beeld te geven van het tempo en de kwaliteit van de voorbereiding en feitelijke uitvoering van een project. Eind 2003 beraadde EuropeAid zich nog steeds over aanvullende prestatie-indicatoren die aan dit doel kunnen beantwoorden.

| 42. | De vertraagde invoering van dergelijke indicatoren heeft geleid tot moeilijkheden bij de vaststelling van gegevens over de uitgangssituatie bij de start van de deconcentratie (of hervorming). Verder is het moeilijk om indicatoren vast te stellen waarmee het effect van de deconcentratie kan worden onderscheiden van het effect van de overige elementen van de hervorming. Bovendien kunnen indicatoren ook worden beïnvloed door andere Commissie-initiatieven, zoals de invoering van projectcyclusbeheer, sectorale benaderingen, nieuwe financiële reglementen en ontwikkelingen in de begunstigde landen, zoals veranderingen in de lokale politieke omgeving of in de kwaliteit van de nationale overheid. |
| --- | --- |

42.

De vertraagde invoering van dergelijke indicatoren heeft geleid tot moeilijkheden bij de vaststelling van gegevens over de uitgangssituatie bij de start van de deconcentratie (of hervorming). Verder is het moeilijk om indicatoren vast te stellen waarmee het effect van de deconcentratie kan worden onderscheiden van het effect van de overige elementen van de hervorming. Bovendien kunnen indicatoren ook worden beïnvloed door andere Commissie-initiatieven, zoals de invoering van projectcyclusbeheer, sectorale benaderingen, nieuwe financiële reglementen en ontwikkelingen in de begunstigde landen, zoals veranderingen in de lokale politieke omgeving of in de kwaliteit van de nationale overheid.

Tempo

| 43. | De Rekenkamer heeft met deze controle gezocht naar aanwijzingen voor verbeteringen in het tempo van verschillende activiteiten binnen de projectcyclus waarvoor de delegatie nu specifiek verantwoordelijk is, met name de opstelling van financieringsvoorstellen, het sluiten van contracten, het betalen van rekeningen en de uitvoering van projecten. De eerste fase van de projectcyclus, namelijk de programmering, wordt hier niet behandeld, aangezien deze nog steeds tot de verantwoordelijkheid van het hoofdkantoor behoort, hoewel wordt verwacht dat de delegaties hierbij nauwer zullen worden betrokken. |
| --- | --- |

43.

De Rekenkamer heeft met deze controle gezocht naar aanwijzingen voor verbeteringen in het tempo van verschillende activiteiten binnen de projectcyclus waarvoor de delegatie nu specifiek verantwoordelijk is, met name de opstelling van financieringsvoorstellen, het sluiten van contracten, het betalen van rekeningen en de uitvoering van projecten. De eerste fase van de projectcyclus, namelijk de programmering, wordt hier niet behandeld, aangezien deze nog steeds tot de verantwoordelijkheid van het hoofdkantoor behoort, hoewel wordt verwacht dat de delegaties hierbij nauwer zullen worden betrokken.

Opstelling van de financieringsvoorstellen

| 44. | Hoewel nauwlettend op de lijst met geprogrammeerde projecten in voorbereiding wordt toegezien om te waarborgen dat tijdslimieten in acht worden genomen, heeft de deconcentratie in een aantal gevallen voor vertraging van de projectvoorbereiding gezorgd, aangezien de delegaties nu eenmaal een leerproces doormaken. Zo moest het hoofdkantoor in 2003 een aantal delegaties in Azië bijstaan bij het opstellen van ontwerp-financieringsvoorstellen, termijnen moesten worden verschoven en ten slotte werd in het vierde kwartaal een hoger percentage verplichtingen (80-90 %) aangegaan dan in voorgaande jaren (circa 50 %). |
| --- | --- |

44.

Hoewel nauwlettend op de lijst met geprogrammeerde projecten in voorbereiding wordt toegezien om te waarborgen dat tijdslimieten in acht worden genomen, heeft de deconcentratie in een aantal gevallen voor vertraging van de projectvoorbereiding gezorgd, aangezien de delegaties nu eenmaal een leerproces doormaken. Zo moest het hoofdkantoor in 2003 een aantal delegaties in Azië bijstaan bij het opstellen van ontwerp-financieringsvoorstellen, termijnen moesten worden verschoven en ten slotte werd in het vierde kwartaal een hoger percentage verplichtingen (80-90 %) aangegaan dan in voorgaande jaren (circa 50 %).

| 45. | Verscheidene tijdens de controle bezochte delegaties hadden naar aanleiding van de invoering van het nieuwe FR, dat per 1 januari 2003 van toepassing werd op de algemene begroting, in 2003 specifieke problemen ondervonden bij de voorbereiding van nieuwe financieringsvoorstellen. De delegaties wisten niet zeker hoe zij nieuwe bepalingen uit het FR betreffende het begrip „gedecentraliseerd beheer” van steunactiviteiten door begunstigde landen moesten uitleggen en toepassen. Het hoofdkantoor liet herhaalde verzoeken om uitleg onbeantwoord, omdat het punt in kwestie in maart 2004, gedurende de tweede reeks controlebezoeken aan de delegaties door de Rekenkamer, blijkbaar nog steeds het voorwerp van onderzoek was. Daardoor kon een aantal projectvoorstellen niet worden afgerond, omdat het ontbrak aan goed begrip van en overeenstemming over de op te zetten uitvoeringsmechanismen. |
| --- | --- |

45.

Verscheidene tijdens de controle bezochte delegaties hadden naar aanleiding van de invoering van het nieuwe FR, dat per 1 januari 2003 van toepassing werd op de algemene begroting, in 2003 specifieke problemen ondervonden bij de voorbereiding van nieuwe financieringsvoorstellen. De delegaties wisten niet zeker hoe zij nieuwe bepalingen uit het FR betreffende het begrip „gedecentraliseerd beheer” van steunactiviteiten door begunstigde landen moesten uitleggen en toepassen. Het hoofdkantoor liet herhaalde verzoeken om uitleg onbeantwoord, omdat het punt in kwestie in maart 2004, gedurende de tweede reeks controlebezoeken aan de delegaties door de Rekenkamer, blijkbaar nog steeds het voorwerp van onderzoek was. Daardoor kon een aantal projectvoorstellen niet worden afgerond, omdat het ontbrak aan goed begrip van en overeenstemming over de op te zetten uitvoeringsmechanismen.

Contracten en betalingen

| 46. | De algemene conclusie op basis van de bezoeken aan de delegaties is dat de delegaties de routineprocedures inzake contracten en betalingen naar behoren beheren. De voornaamste verklaring hiervoor is dat met name de grotere delegaties, van de eerste golf, voor hun F & C-eenheden goed gekwalificeerd en ervaren personeel kregen, waardoor de invoering van de financiële basissystemen en -procedures soepel verliep. |
| --- | --- |

46.

De algemene conclusie op basis van de bezoeken aan de delegaties is dat de delegaties de routineprocedures inzake contracten en betalingen naar behoren beheren. De voornaamste verklaring hiervoor is dat met name de grotere delegaties, van de eerste golf, voor hun F & C-eenheden goed gekwalificeerd en ervaren personeel kregen, waardoor de invoering van de financiële basissystemen en -procedures soepel verliep.

| 47. | In landen waar de nationale overheid een belangrijke rol speelt in het proces van contractsluiting en betaling (21), leiden vertragingen binnen het overheidsapparaat soms tot ernstiger belemmeringen van een vlotte projectuitvoering dan om het even welke vertraging bij de delegaties (22). |
| --- | --- |

47.

In landen waar de nationale overheid een belangrijke rol speelt in het proces van contractsluiting en betaling (21), leiden vertragingen binnen het overheidsapparaat soms tot ernstiger belemmeringen van een vlotte projectuitvoering dan om het even welke vertraging bij de delegaties (22).

| 48. | Veel delegaties hanteren geen specifieke indicatoren om bij te houden hoelang het duurt om betalingen te verrichten of contracten te sluiten en doorgaans stellen zij zich in dit opzicht ook geen specifieke doelen, uitgezonderd de formele verplichte termijnen die zijn vastgelegd in het FR, contracten of gepubliceerde aanbestedingsprocedures (23). |
| --- | --- |

48.

Veel delegaties hanteren geen specifieke indicatoren om bij te houden hoelang het duurt om betalingen te verrichten of contracten te sluiten en doorgaans stellen zij zich in dit opzicht ook geen specifieke doelen, uitgezonderd de formele verplichte termijnen die zijn vastgelegd in het FR, contracten of gepubliceerde aanbestedingsprocedures (23).

| 49. | Hoewel met de in de delegaties gebruikte financiële-informatiesystemen, CRIS en (voor EOF) het OLAS, de voor een betaling gebruikte tijd in beginsel kan worden berekend, is in het kader van controles bij een paar delegaties een aantal fouten in de onderliggende gegevens geconstateerd (24). De betrouwbaarheid van de prestatie-indicator van EuropeAid, die het totale percentage van binnen 60 dagen betaalde rekeningen aangeeft, is derhalve onzeker. |
| --- | --- |

49.

Hoewel met de in de delegaties gebruikte financiële-informatiesystemen, CRIS en (voor EOF) het OLAS, de voor een betaling gebruikte tijd in beginsel kan worden berekend, is in het kader van controles bij een paar delegaties een aantal fouten in de onderliggende gegevens geconstateerd (24). De betrouwbaarheid van de prestatie-indicator van EuropeAid, die het totale percentage van binnen 60 dagen betaalde rekeningen aangeeft, is derhalve onzeker.

| 50. | Er zijn geen indicatoren beschikbaar voor de betaalsnelheid van vóór de deconcentratie. Daarom is bij twee delegaties een handmatige controle uitgevoerd, waarbij een aantal soortgelijke betalingen werd gekozen (waarvan sommige vóór de deconcentratie — dus door het hoofdkantoor — waren verricht en andere daarna) en de voor de verwerking van de betalingen gebruikte perioden zijn vergeleken. De resultaten waren niet eenduidig; bij één delegatie was er sprake van verbetering (de gemiddelde gebruikte tijd daalde van 61 dagen vóór tot 47 dagen na de deconcentratie), maar bij een andere delegatie was er geen zichtbaar verschil (de gemiddelde gebruikte tijd bleef ongeveer 50 dagen). |
| --- | --- |

50.

Er zijn geen indicatoren beschikbaar voor de betaalsnelheid van vóór de deconcentratie. Daarom is bij twee delegaties een handmatige controle uitgevoerd, waarbij een aantal soortgelijke betalingen werd gekozen (waarvan sommige vóór de deconcentratie — dus door het hoofdkantoor — waren verricht en andere daarna) en de voor de verwerking van de betalingen gebruikte perioden zijn vergeleken. De resultaten waren niet eenduidig; bij één delegatie was er sprake van verbetering (de gemiddelde gebruikte tijd daalde van 61 dagen vóór tot 47 dagen na de deconcentratie), maar bij een andere delegatie was er geen zichtbaar verschil (de gemiddelde gebruikte tijd bleef ongeveer 50 dagen).

| 51. | Een aantal delegaties hadden moeilijkheden met het beheer van betalingen en contracten vanwege de vele fouten die zij constateerden in de eerder in het financiële-informatiesysteem CRIS ingevoerde gegevens, nadat dit systeem in de loop van 2002 operationeel was geworden. |
| --- | --- |

51.

Een aantal delegaties hadden moeilijkheden met het beheer van betalingen en contracten vanwege de vele fouten die zij constateerden in de eerder in het financiële-informatiesysteem CRIS ingevoerde gegevens, nadat dit systeem in de loop van 2002 operationeel was geworden.

| 52. | De EG-procedures op het gebied van aanbesteding en contractering zijn ingewikkeld. De controle wijst uit dat het personeel van delegaties en projecten alsmede lokale bestuurders in dit opzicht soms ernstige moeilijkheden ondervinden, ook al bestaat er ruimte voor afwijkingen of ruimere interpretaties. Dikwijls moeten aanbestedingsprocedures worden stopgezet of opnieuw begonnen omdat er niet voldoende gegadigden of geldige inschrijvingen zijn. Afwijkingen worden niet snel door het hoofdkantoor goedgekeurd en zijn in bepaalde gevallen niet eens mogelijk krachtens specifieke voorschriften, op grond waarvan de aanbestedingsprocedure dient te worden herhaald totdat een toereikend aantal geldige inschrijvingen is ontvangen. In die gevallen wordt de voorbereiding of uitvoering van projecten ernstig belemmerd. |
| --- | --- |

52.

De EG-procedures op het gebied van aanbesteding en contractering zijn ingewikkeld. De controle wijst uit dat het personeel van delegaties en projecten alsmede lokale bestuurders in dit opzicht soms ernstige moeilijkheden ondervinden, ook al bestaat er ruimte voor afwijkingen of ruimere interpretaties. Dikwijls moeten aanbestedingsprocedures worden stopgezet of opnieuw begonnen omdat er niet voldoende gegadigden of geldige inschrijvingen zijn. Afwijkingen worden niet snel door het hoofdkantoor goedgekeurd en zijn in bepaalde gevallen niet eens mogelijk krachtens specifieke voorschriften, op grond waarvan de aanbestedingsprocedure dient te worden herhaald totdat een toereikend aantal geldige inschrijvingen is ontvangen. In die gevallen wordt de voorbereiding of uitvoering van projecten ernstig belemmerd.

Projectuitvoering

| 53. | Het effect van de deconcentratie op het tempo van de projectuitvoering als geheel laat zich niet eenvoudig meten (zoals de controlebezoeken op het niveau van de delegaties hebben uitgewezen), zeker nu nog niet, gelet op de relatief korte periode waarin er van gedeconcentreerd beheer bij de delegaties sprake is (25). Bij meer dan de helft van de bezochte delegaties luidde de conclusie van de controle dat de positieve effecten van de deconcentratie worden geneutraliseerd door andere factoren. |
| --- | --- |

53.

Het effect van de deconcentratie op het tempo van de projectuitvoering als geheel laat zich niet eenvoudig meten (zoals de controlebezoeken op het niveau van de delegaties hebben uitgewezen), zeker nu nog niet, gelet op de relatief korte periode waarin er van gedeconcentreerd beheer bij de delegaties sprake is (25). Bij meer dan de helft van de bezochte delegaties luidde de conclusie van de controle dat de positieve effecten van de deconcentratie worden geneutraliseerd door andere factoren.

| 54. | Bij alle controlebezoeken is geconstateerd dat het de projectuitvoering ten goede komt dat er ter plaatse personeel van de F & C-eenheid beschikbaar is en dat de capaciteit in de operationele eenheden van de delegaties is toegenomen. Beide factoren dragen bij tot een beter begrip van de lokale omstandigheden en samen versterken zij het probleemoplossende vermogen ten aanzien van eventuele moeilijkheden bij projecten en programma's. Gesprekken met diverse contacten van de delegaties (regeringsambtenaren, projectpersoneel, vertegenwoordigers van andere donoren) bevestigen dat de capaciteit van de delegaties na de deconcentratie is toegenomen, hetgeen nauwere contacten met en meer betrokkenheid van het delegatiepersoneel mogelijk maakt. |
| --- | --- |

54.

Bij alle controlebezoeken is geconstateerd dat het de projectuitvoering ten goede komt dat er ter plaatse personeel van de F & C-eenheid beschikbaar is en dat de capaciteit in de operationele eenheden van de delegaties is toegenomen. Beide factoren dragen bij tot een beter begrip van de lokale omstandigheden en samen versterken zij het probleemoplossende vermogen ten aanzien van eventuele moeilijkheden bij projecten en programma's. Gesprekken met diverse contacten van de delegaties (regeringsambtenaren, projectpersoneel, vertegenwoordigers van andere donoren) bevestigen dat de capaciteit van de delegaties na de deconcentratie is toegenomen, hetgeen nauwere contacten met en meer betrokkenheid van het delegatiepersoneel mogelijk maakt.

| 55. | De eerder in dit verslag in het kader van de voorbereiding van de delegaties en het hoofdkantoor op de deconcentratie besproken belemmeringen kunnen leiden tot neutralisering van de tempoverhoging als gevolg van de deconcentratie (zie de paragrafen 23, 26, 35, onder c), en 38). |
| --- | --- |

55.

De eerder in dit verslag in het kader van de voorbereiding van de delegaties en het hoofdkantoor op de deconcentratie besproken belemmeringen kunnen leiden tot neutralisering van de tempoverhoging als gevolg van de deconcentratie (zie de paragrafen 23, 26, 35, onder c), en 38).

Kwaliteit

| 56. | Met betrekking tot de tweede hoofddoelstelling van de hervorming en de deconcentratie, namelijk om de kwaliteit van de externe steun van de EG radicaal te verbeteren, is het — na minder dan twee jaar van gedeconcentreerd beheer — nog te vroeg om volledig zicht te krijgen op het potentiële effect van deconcentratie op de kwaliteit van steun tijdens de hele projectcyclus. Hiervoor is een periode van ten minste vier à vijf jaar nodig; pas dan wordt een significant aantal onder gedeconcentreerd beheer voorbereide projecten en programma's ten uitvoer gelegd. |
| --- | --- |

56.

Met betrekking tot de tweede hoofddoelstelling van de hervorming en de deconcentratie, namelijk om de kwaliteit van de externe steun van de EG radicaal te verbeteren, is het — na minder dan twee jaar van gedeconcentreerd beheer — nog te vroeg om volledig zicht te krijgen op het potentiële effect van deconcentratie op de kwaliteit van steun tijdens de hele projectcyclus. Hiervoor is een periode van ten minste vier à vijf jaar nodig; pas dan wordt een significant aantal onder gedeconcentreerd beheer voorbereide projecten en programma's ten uitvoer gelegd.

| 57. | Bovendien zou de meest geschikte reeks indicatoren voor de kwaliteit van steun in een vroeger stadium moeten worden vastgesteld. Het op resultaat gerichte toezichtsysteem, dat de Commissie in 2002 heeft uitgebreid tot alle regio's die betrokken zijn bij de externe samenwerkingsprogramma's van de EG, is bedoeld om de prestaties van een project of programma te evalueren. Op de lange termijn zouden deze beoordelingen een belangrijke indicator kunnen vormen voor het kwaliteitsniveau van EG-steun en — gesteld dat de verslagen van een constant niveau en daardoor onderling vergelijkbaar zijn — van kwaliteitsverbeteringen. |
| --- | --- |

57.

Bovendien zou de meest geschikte reeks indicatoren voor de kwaliteit van steun in een vroeger stadium moeten worden vastgesteld. Het op resultaat gerichte toezichtsysteem, dat de Commissie in 2002 heeft uitgebreid tot alle regio's die betrokken zijn bij de externe samenwerkingsprogramma's van de EG, is bedoeld om de prestaties van een project of programma te evalueren. Op de lange termijn zouden deze beoordelingen een belangrijke indicator kunnen vormen voor het kwaliteitsniveau van EG-steun en — gesteld dat de verslagen van een constant niveau en daardoor onderling vergelijkbaar zijn — van kwaliteitsverbeteringen.

| 58. | De positieve factoren die hierboven zijn vermeld in verband met het tempo van de projectuitvoering, zijn ook van invloed op de kwaliteit daarvan. De controle heeft uitgewezen dat er in het merendeel van de bezochte delegaties tekenen zijn die erop wijzen dat de delegaties thans beter in staat zijn om de verschillende aspecten van ontwikkelingsactiviteiten te behandelen, hetgeen leidt tot intensievere contacten met begunstigden en andere belanghebbenden en tot meer begrip van de lokale omstandigheden, risico's en mogelijkheden. Uit inzage van stukken tijdens de controle bleek eveneens een grotere betrokkenheid van delegatiepersoneel bij activiteiten op het gebied van projecttoezicht, zoals het bestuderen van en commentaar leveren op werkplannen en voortgangsverslagen van projecten. |
| --- | --- |

58.

De positieve factoren die hierboven zijn vermeld in verband met het tempo van de projectuitvoering, zijn ook van invloed op de kwaliteit daarvan. De controle heeft uitgewezen dat er in het merendeel van de bezochte delegaties tekenen zijn die erop wijzen dat de delegaties thans beter in staat zijn om de verschillende aspecten van ontwikkelingsactiviteiten te behandelen, hetgeen leidt tot intensievere contacten met begunstigden en andere belanghebbenden en tot meer begrip van de lokale omstandigheden, risico's en mogelijkheden. Uit inzage van stukken tijdens de controle bleek eveneens een grotere betrokkenheid van delegatiepersoneel bij activiteiten op het gebied van projecttoezicht, zoals het bestuderen van en commentaar leveren op werkplannen en voortgangsverslagen van projecten.

| 59. | Anderzijds zijn er ook — eerder in dit verslag genoemde (zie paragraaf 56) — belemmeringen die kunnen leiden tot neutralisering van de kwalitatieve verbeteringen als gevolg van de deconcentratie. |
| --- | --- |

59.

Anderzijds zijn er ook — eerder in dit verslag genoemde (zie paragraaf 56) — belemmeringen die kunnen leiden tot neutralisering van de kwalitatieve verbeteringen als gevolg van de deconcentratie.

| 60. | Bovendien waren er in de meeste bezochte delegaties meerdere categorieën personeel (zoals individuele experts, ALAT's en plaatselijke functionarissen) in de operationele eenheden werkzaam; zij verdeelden de werkdruk doorgaans zo, dat ieder van hen voor een aantal projecten verantwoordelijk was. Deze praktijk waarborgt niet dat de verschillende soorten middelen optimaal worden gebruikt; het betekent namelijk dat de meer ervaren deskundigen soms een aanzienlijk deel van hun tijd aan betrekkelijk eenvoudige administratieve taken besteden. |
| --- | --- |

60.

Bovendien waren er in de meeste bezochte delegaties meerdere categorieën personeel (zoals individuele experts, ALAT's en plaatselijke functionarissen) in de operationele eenheden werkzaam; zij verdeelden de werkdruk doorgaans zo, dat ieder van hen voor een aantal projecten verantwoordelijk was. Deze praktijk waarborgt niet dat de verschillende soorten middelen optimaal worden gebruikt; het betekent namelijk dat de meer ervaren deskundigen soms een aanzienlijk deel van hun tijd aan betrekkelijk eenvoudige administratieve taken besteden.

Solide financiële procedures

| 61. | Het algemene oordeel naar aanleiding van de bij de delegaties verrichte controles inzake de deconcentratie, ondersteund door de bevindingen van een aantal gelijktijdig uitgevoerde financiële controles bij dezelfde delegaties (26), is dat er in het kader van het gedeconcentreerde beheer in het algemeen gezorgd is voor solide procedures voor financieel beheer. Het financiële toezicht op uitvoerende organisaties is echter nog niet voldoende ontwikkeld. Hoewel het systeem voor de controle van uitvoerende organisaties sinds 2002 is verbeterd, zijn er nog steeds discussies over de aanpak gaande en zijn het gebruik en de follow-up van controleverslagen in het algemeen nog niet toereikend om daaraan algemene zekerheid te ontlenen met betrekking tot de wettigheid en regelmatigheid van de door de uitvoerende organisaties beheerde transacties. |
| --- | --- |

61.

Het algemene oordeel naar aanleiding van de bij de delegaties verrichte controles inzake de deconcentratie, ondersteund door de bevindingen van een aantal gelijktijdig uitgevoerde financiële controles bij dezelfde delegaties (26), is dat er in het kader van het gedeconcentreerde beheer in het algemeen gezorgd is voor solide procedures voor financieel beheer. Het financiële toezicht op uitvoerende organisaties is echter nog niet voldoende ontwikkeld. Hoewel het systeem voor de controle van uitvoerende organisaties sinds 2002 is verbeterd, zijn er nog steeds discussies over de aanpak gaande en zijn het gebruik en de follow-up van controleverslagen in het algemeen nog niet toereikend om daaraan algemene zekerheid te ontlenen met betrekking tot de wettigheid en regelmatigheid van de door de uitvoerende organisaties beheerde transacties.

| 62. | Er zijn aanwijzingen dat de deconcentratie een positief effect heeft en tot verbeteringen in de toezichtsystemen en -controles leidt. Het in een vroeg stadium opzetten van een F & C-eenheid op delegatieniveau, dikwijls bezet met een sterk en ervaren team, heeft in veel delegaties geleid tot een sterke nadruk op financiële procedures. Dat heeft er ook toe bijgedragen dat problemen sneller worden opgelost en dat er verbeterde praktijken worden gevolgd, bijvoorbeeld door de invoering van standaarddocumenten of opmaakprofielen voor controlelijsten, „routing slips” en richtsnoeren die zowel binnen de delegatie als door de projectbeheerders moeten worden gebruikt. In ten minste twee bezochte delegaties zijn de F & C-eenheden begonnen met de aanpak van het probleem van toezicht op de uitvoerende organisaties en hebben zij een aanpak ontwikkeld voor externe audits van projecten, met een stelselmatige follow-up daarvan. |
| --- | --- |

62.

Er zijn aanwijzingen dat de deconcentratie een positief effect heeft en tot verbeteringen in de toezichtsystemen en -controles leidt. Het in een vroeg stadium opzetten van een F & C-eenheid op delegatieniveau, dikwijls bezet met een sterk en ervaren team, heeft in veel delegaties geleid tot een sterke nadruk op financiële procedures. Dat heeft er ook toe bijgedragen dat problemen sneller worden opgelost en dat er verbeterde praktijken worden gevolgd, bijvoorbeeld door de invoering van standaarddocumenten of opmaakprofielen voor controlelijsten, „routing slips” en richtsnoeren die zowel binnen de delegatie als door de projectbeheerders moeten worden gebruikt. In ten minste twee bezochte delegaties zijn de F & C-eenheden begonnen met de aanpak van het probleem van toezicht op de uitvoerende organisaties en hebben zij een aanpak ontwikkeld voor externe audits van projecten, met een stelselmatige follow-up daarvan.

| 63. | Het bestaan van gecompliceerde procedures (zie paragraaf 52) en ontoereikende begeleiding op financieel gebied (zie paragraaf 45) hebben in een aantal gevallen echter een averechts effect gehad op de verwezenlijking van de twee andere doelstellingen, namelijk het verbeteren van het tempo en de kwaliteit van de steun. |
| --- | --- |

63.

Het bestaan van gecompliceerde procedures (zie paragraaf 52) en ontoereikende begeleiding op financieel gebied (zie paragraaf 45) hebben in een aantal gevallen echter een averechts effect gehad op de verwezenlijking van de twee andere doelstellingen, namelijk het verbeteren van het tempo en de kwaliteit van de steun.

CONCLUSIES

Conclusies over het deconcentratieproces

| 64. | De deconcentratie van bevoegdheden op het gebied van steunbeheer ten gunste van 78 delegaties hield een ingrijpende hervorming in van de diensten van de Commissie op het gebied van externe steun. De tenuitvoerlegging hiervan — bijna alle delegaties zijn tegen de zomer van 2004 verzelfstandigd — is een hele prestatie (zie de paragrafen 15 tot en met 17). |
| --- | --- |

64.

De deconcentratie van bevoegdheden op het gebied van steunbeheer ten gunste van 78 delegaties hield een ingrijpende hervorming in van de diensten van de Commissie op het gebied van externe steun. De tenuitvoerlegging hiervan — bijna alle delegaties zijn tegen de zomer van 2004 verzelfstandigd — is een hele prestatie (zie de paragrafen 15 tot en met 17).

| 65. | Het beheer van het deconcentratieproces door de Commissie kan als redelijk geslaagd worden beschouwd, althans wat de delegaties zelf betreft. In het planningsproces ontbraken echter een aantal elementen waarmee de Commissie dit proces beter in haar greep had kunnen houden, en op een aantal probleemgebieden is verdere aandacht geboden (zie paragraaf 18). |
| --- | --- |

65.

Het beheer van het deconcentratieproces door de Commissie kan als redelijk geslaagd worden beschouwd, althans wat de delegaties zelf betreft. In het planningsproces ontbraken echter een aantal elementen waarmee de Commissie dit proces beter in haar greep had kunnen houden, en op een aantal probleemgebieden is verdere aandacht geboden (zie paragraaf 18).

| 66. | Over het algemeen waren de delegaties redelijk goed voorbereid op het werken in het kader van gedeconcentreerd beheer, hoewel er problemen zijn met de vervulling van vacatures en er — ondanks alle geleverde inspanningen betreffende opleiding — nog steeds behoefte bestaat aan opleiding op het gebied van financiële systemen en projectbeheer (zie de paragrafen 19 tot en met 26). |
| --- | --- |

66.

Over het algemeen waren de delegaties redelijk goed voorbereid op het werken in het kader van gedeconcentreerd beheer, hoewel er problemen zijn met de vervulling van vacatures en er — ondanks alle geleverde inspanningen betreffende opleiding — nog steeds behoefte bestaat aan opleiding op het gebied van financiële systemen en projectbeheer (zie de paragrafen 19 tot en met 26).

| 67. | De voorbereiding van de diensten van het hoofdkantoor was minder goed gepland; het ontbrak aan analyse en overleg. De delegaties hebben nog steeds aanzienlijke ondersteuning nodig bij de aanpassing aan hun nieuwe rol en de centrale diensten vinden het moeilijk om de delegaties de vereiste ondersteuning te verschaffen, aangezien thematische expertise bij de geografische directoraten schaars wordt door de personeelsinkrimpingen op het hoofdkantoor (zie de paragrafen 27 tot en met 33). |
| --- | --- |

67.

De voorbereiding van de diensten van het hoofdkantoor was minder goed gepland; het ontbrak aan analyse en overleg. De delegaties hebben nog steeds aanzienlijke ondersteuning nodig bij de aanpassing aan hun nieuwe rol en de centrale diensten vinden het moeilijk om de delegaties de vereiste ondersteuning te verschaffen, aangezien thematische expertise bij de geografische directoraten schaars wordt door de personeelsinkrimpingen op het hoofdkantoor (zie de paragrafen 27 tot en met 33).

| 68. | Hoewel het hoofdkantoor instrumenten heeft ontwikkeld voor het toezicht op de delegaties, zoals de EAMR-verslagen, zijn diens rol als toezichthouder en de bijbehorende instrumenten nog niet volledig ontwikkeld (zie de paragrafen 34 en 35). |
| --- | --- |

68.

Hoewel het hoofdkantoor instrumenten heeft ontwikkeld voor het toezicht op de delegaties, zoals de EAMR-verslagen, zijn diens rol als toezichthouder en de bijbehorende instrumenten nog niet volledig ontwikkeld (zie de paragrafen 34 en 35).

| 69. | Hoewel het hoofdkantoor de delegaties aanzienlijke ondersteuning heeft verschaft door middel van initiatieven op het gebied van opleiding, groepen voor kwaliteitsondersteuning, thematische netwerken en helpdesks, zijn de opleiding en de begeleiding nog steeds niet toereikend (zie de paragrafen 36 tot en met 38). |
| --- | --- |

69.

Hoewel het hoofdkantoor de delegaties aanzienlijke ondersteuning heeft verschaft door middel van initiatieven op het gebied van opleiding, groepen voor kwaliteitsondersteuning, thematische netwerken en helpdesks, zijn de opleiding en de begeleiding nog steeds niet toereikend (zie de paragrafen 36 tot en met 38).

Conclusies over de resultaten van de deconcentratie

| 70. | Na minder dan twee jaar van gedeconcentreerd beheer is het nog te vroeg om de beoogde verbeteringen in het tempo en de kwaliteit van de externe steun van de EG te constateren. Doordat in een vroeg stadium van het deconcentratieproces een volledige reeks prestatie-indicatoren ontbrak, is het ook moeilijk, de voortgang bij de verwezenlijking van de hoofddoelstellingen te meten. Ondertussen blijft de Commissie hoofdzakelijk financiële gegevens (zoals de percentages vastleggingen en betalingen) hanteren als tempo-indicatoren, hoewel deze door niet met de overdracht of de hervorming samenhangende oorzaken kunnen variëren en nu juist de beoordelingscriteria voor EG-steun zijn die men met de hervorming beoogde te vervangen (zie de paragrafen 39 tot en met 42, 53, 56 en 57). |
| --- | --- |

70.

Na minder dan twee jaar van gedeconcentreerd beheer is het nog te vroeg om de beoogde verbeteringen in het tempo en de kwaliteit van de externe steun van de EG te constateren. Doordat in een vroeg stadium van het deconcentratieproces een volledige reeks prestatie-indicatoren ontbrak, is het ook moeilijk, de voortgang bij de verwezenlijking van de hoofddoelstellingen te meten. Ondertussen blijft de Commissie hoofdzakelijk financiële gegevens (zoals de percentages vastleggingen en betalingen) hanteren als tempo-indicatoren, hoewel deze door niet met de overdracht of de hervorming samenhangende oorzaken kunnen variëren en nu juist de beoordelingscriteria voor EG-steun zijn die men met de hervorming beoogde te vervangen (zie de paragrafen 39 tot en met 42, 53, 56 en 57).

| 71. | Het merendeel van de bezochte delegaties vertoont echter tekenen dat het met het gedeconcentreerde beheer de goede kant opgaat wat betreft het bereiken van de beoogde resultaten. De toegenomen capaciteit van de operationele eenheden van de delegaties en de aanwezigheid ter plaatse van personeel van de F & C-eenheid komen het tempo en de kwaliteit van het projectbeheer ten goede. Dit vergroot het probleemoplossende vermogen binnen de delegatie en leidt tot intensievere contacten met begunstigden en andere belanghebbenden en tot meer begrip van de lokale omstandigheden, risico's en mogelijkheden. In het kader van de deconcentratie is over het algemeen gezorgd voor solide financiële procedures, maar deze zijn nog niet voldoende ontwikkeld wat betreft het financiële toezicht op de uitvoerende organisaties (zie de paragrafen 54, 58, 61 en 62). |
| --- | --- |

71.

Het merendeel van de bezochte delegaties vertoont echter tekenen dat het met het gedeconcentreerde beheer de goede kant opgaat wat betreft het bereiken van de beoogde resultaten. De toegenomen capaciteit van de operationele eenheden van de delegaties en de aanwezigheid ter plaatse van personeel van de F & C-eenheid komen het tempo en de kwaliteit van het projectbeheer ten goede. Dit vergroot het probleemoplossende vermogen binnen de delegatie en leidt tot intensievere contacten met begunstigden en andere belanghebbenden en tot meer begrip van de lokale omstandigheden, risico's en mogelijkheden. In het kader van de deconcentratie is over het algemeen gezorgd voor solide financiële procedures, maar deze zijn nog niet voldoende ontwikkeld wat betreft het financiële toezicht op de uitvoerende organisaties (zie de paragrafen 54, 58, 61 en 62).

| 72. | De verwachte resultaten van de deconcentratie — sneller en beter projectbeheer — zijn tot dusverre beperkt gebleven door problemen bij de werving van personeel met relevante expertise en bij de optimale benutting van deze expertise, moeilijkheden op het hoofdkantoor bij de ondersteuning van de delegaties, vooralsnog ontoereikende financiële-informatiesystemen en gecompliceerde procedures (zie de paragrafen 52, 55, 59, 60 en 63). |
| --- | --- |

72.

De verwachte resultaten van de deconcentratie — sneller en beter projectbeheer — zijn tot dusverre beperkt gebleven door problemen bij de werving van personeel met relevante expertise en bij de optimale benutting van deze expertise, moeilijkheden op het hoofdkantoor bij de ondersteuning van de delegaties, vooralsnog ontoereikende financiële-informatiesystemen en gecompliceerde procedures (zie de paragrafen 52, 55, 59, 60 en 63).

| 73. | Er zijn ook aanwijzingen dat de projectvoorbereiding op de korte termijn trager zou kunnen worden, totdat de delegaties zich hebben ingesteld op hun nieuwe verantwoordelijkheden op dit gebied. Hoewel het door fouten in de onderliggende gegevens onzeker is hoe betrouwbaar de indicatoren voor het betaaltempo zijn, worden contracten en betalingen in de regel tijdig door de delegaties behandeld. Niettemin ontstaan er buiten de delegaties nog steeds ernstige vertragingen, bijvoorbeeld bij de nationale overheid en de eenheden voor programmabeheer (zie de paragrafen 43 tot en met 51). |
| --- | --- |

73.

Er zijn ook aanwijzingen dat de projectvoorbereiding op de korte termijn trager zou kunnen worden, totdat de delegaties zich hebben ingesteld op hun nieuwe verantwoordelijkheden op dit gebied. Hoewel het door fouten in de onderliggende gegevens onzeker is hoe betrouwbaar de indicatoren voor het betaaltempo zijn, worden contracten en betalingen in de regel tijdig door de delegaties behandeld. Niettemin ontstaan er buiten de delegaties nog steeds ernstige vertragingen, bijvoorbeeld bij de nationale overheid en de eenheden voor programmabeheer (zie de paragrafen 43 tot en met 51).

AANBEVELINGEN

| 74. | Er dient op centraal niveau en op het niveau van de afzonderlijke delegaties een stelsel te worden ingevoerd van geschikte indicatoren, gebaseerd op betrouwbare onderliggende gegevens, die betrekking hebben op de snelheid en de kwaliteit van de steun en waarmee van jaar tot jaar de vorderingen ten opzichte van nader vast te stellen normen worden gemeten. |
| --- | --- |

74.

Er dient op centraal niveau en op het niveau van de afzonderlijke delegaties een stelsel te worden ingevoerd van geschikte indicatoren, gebaseerd op betrouwbare onderliggende gegevens, die betrekking hebben op de snelheid en de kwaliteit van de steun en waarmee van jaar tot jaar de vorderingen ten opzichte van nader vast te stellen normen worden gemeten.

| 75. | De feitelijke jaarlijkse deconcentratiekosten dienen geregeld te worden getoetst aan de geraamde kosten. |
| --- | --- |

75.

De feitelijke jaarlijkse deconcentratiekosten dienen geregeld te worden getoetst aan de geraamde kosten.

| 76. | De Commissie dient ervoor te zorgen dat haar wervingsprocedures, salarissen en overige arbeidsvoorwaarden personeel aantrekken met de gewenste expertise, teneinde te voorzien in de toegenomen behoefte aan personeel bij haar delegaties. |
| --- | --- |

76.

De Commissie dient ervoor te zorgen dat haar wervingsprocedures, salarissen en overige arbeidsvoorwaarden personeel aantrekken met de gewenste expertise, teneinde te voorzien in de toegenomen behoefte aan personeel bij haar delegaties.

| 77. | De thematische expertise binnen de diensten van het hoofdkantoor moet worden georganiseerd om de delegaties op efficiënte wijze goede kwaliteitsondersteuning te verlenen. |
| --- | --- |

77.

De thematische expertise binnen de diensten van het hoofdkantoor moet worden georganiseerd om de delegaties op efficiënte wijze goede kwaliteitsondersteuning te verlenen.

| 78. | De toezichthoudende rol van het hoofdkantoor dient te worden ontwikkeld door referentienormen voor de personeelsbezetting bij de delegaties vast te stellen, door de delegaties meer stelselmatige en constructieve feedback te geven en door de financiële informatiesystemen verder te verbeteren. |
| --- | --- |

78.

De toezichthoudende rol van het hoofdkantoor dient te worden ontwikkeld door referentienormen voor de personeelsbezetting bij de delegaties vast te stellen, door de delegaties meer stelselmatige en constructieve feedback te geven en door de financiële informatiesystemen verder te verbeteren.

| 79. | De ondersteunende rol van het hoofdkantoor dient te worden ontwikkeld, met name door meer toelichting te geven bij het nieuwe FR (van toepassing op de algemene begroting), snel begeleiding in de werktaal van de delegatie beschikbaar te stellen en te blijven voorzien in nog steeds actuele behoeften op het gebied van opleiding. |
| --- | --- |

79.

De ondersteunende rol van het hoofdkantoor dient te worden ontwikkeld, met name door meer toelichting te geven bij het nieuwe FR (van toepassing op de algemene begroting), snel begeleiding in de werktaal van de delegatie beschikbaar te stellen en te blijven voorzien in nog steeds actuele behoeften op het gebied van opleiding.

| 80. | De Commissie dient zich meer in te spannen om de vertragingen bij de projectuitvoering te beperken die zich buiten de delegatie op het niveau van de nationale overheid of de projecteenheden voordoen, met name bij het doen van betalingen. |
| --- | --- |

80.

De Commissie dient zich meer in te spannen om de vertragingen bij de projectuitvoering te beperken die zich buiten de delegatie op het niveau van de nationale overheid of de projecteenheden voordoen, met name bij het doen van betalingen.

| 81. | Het goede voorbeeld van enkele verzelfstandigde delegaties, die een algehele en systematische aanpak van externe audits bij uitvoerende organisaties ontwikkelen, met een stelselmatige follow-up daarvan, dient tot alle delegaties te worden uitgebreid. |
| --- | --- |

81.

Het goede voorbeeld van enkele verzelfstandigde delegaties, die een algehele en systematische aanpak van externe audits bij uitvoerende organisaties ontwikkelen, met een stelselmatige follow-up daarvan, dient tot alle delegaties te worden uitgebreid.

| 82. | Teneinde de resultaten van de deconcentratie te optimaliseren, dient de Commissie bijzondere aandacht te blijven besteden aan de vereenvoudiging, harmonisering en verduidelijking van financiële en contractprocedures. |
| --- | --- |

82.

Teneinde de resultaten van de deconcentratie te optimaliseren, dient de Commissie bijzondere aandacht te blijven besteden aan de vereenvoudiging, harmonisering en verduidelijking van financiële en contractprocedures.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 en 9 december 2004.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel FABRA VALLÉS

President

---

(1)  Communication to the Commission on the Reform of the Management of External Assistance, 16 May 2000 — ook bekend onder de referentie SEC(2000) 814/5.

1

(2)  COM(2000) 200.

2

(3)  In het verleden heeft de Rekenkamer herhaaldelijk kritiek geuit op het al te gecentraliseerde beheer van de externesteunprogramma's door de Commissie en het gebrek aan bevoegdheden en middelen bij haar delegaties. Zie bijvoorbeeld de volgende verslagen van de Rekenkamer:

3

| — | speciaal verslag nr. 21/2000 over het beheer van de externehulpprogramma's van de Commissie (met name ten aanzien van landenprogrammering, projectvoorbereiding en de rol van delegaties) (paragrafen 51 tot en met 53); |
| --- | --- |

—

speciaal verslag nr. 21/2000 over het beheer van de externehulpprogramma's van de Commissie (met name ten aanzien van landenprogrammering, projectvoorbereiding en de rol van delegaties) (paragrafen 51 tot en met 53);

| — | speciaal verslag nr. 1/98 over de bilaterale financiële en technische samenwerking met de mediterrane derde landen (paragraaf 39); |
| --- | --- |

—

speciaal verslag nr. 1/98 over de bilaterale financiële en technische samenwerking met de mediterrane derde landen (paragraaf 39);

| — | speciaal verslag nr. 3/97 over het gedecentraliseerde systeem voor de tenuitvoerlegging van het programma Phare (paragrafen 2.13 tot en met 2.22); |
| --- | --- |

—

speciaal verslag nr. 3/97 over het gedecentraliseerde systeem voor de tenuitvoerlegging van het programma Phare (paragrafen 2.13 tot en met 2.22);

| — | jaarverslag over 1997 (paragraaf 5.23). |
| --- | --- |

—

jaarverslag over 1997 (paragraaf 5.23).

(4)  In het geval van begrotingssteun is de situatie ietwat anders: de delegaties zijn verantwoordelijk voor de opstelling van financieringsvoorstellen en de beoordeling van de betalingsvoorwaarden, terwijl de bevoegdheid tot goedkeuring van de betalingen bij het hoofdkantoor blijft berusten.

4

(5)  Zo waren BTB's betrokken bij de opstelling van financieringsvoorstellen en het toezicht op de projectuitvoering. Tegen eind 2001 werden zij geleidelijk opgeheven.

5

(6)  In februari 2004 nam de Commissie het besluit om ook verrichtingen aan haar delegatie in Israël over te dragen, zodat — met inbegrip van de delegatie in Bosnië, waaraan al beheer was overgedragen voordat het eigenlijke deconcentratieproces begon — het aantal verzelfstandigde delegaties in totaal op 80 komt.

6

(7)  Geografische programma's zijn gericht op specifieke geografische regio's, zoals Tacis (voormalige Sovjet-Unie), Cards (Balkanlanden), Meda (mediterrane landen), ALA (Azië en Latijns-Amerika), EOF (ACS-staten) en EPRD (Zuid-Afrika).

7

(8)  De tien (in november 2003 of maart 2004) bezochte delegaties waren die in Indonesië, Kenia, Mali, Marokko, Rusland, Senegal, Zuid-Afrika (eerste golf) en in Albanië, Ethiopië en Uruguay (tweede golf). De delegaties in Nicaragua en Tunesië werden begin 2003 bezocht in het kader van het preliminaire onderzoek ter voorbereiding van de controle.

8

(9)  Evaluation of the Devolution Process: final report — 6 mei 2004 — SEC(2004) 561.

9

(10)  Mededeling aan de Commissie van de leden van de Commissie Patten, Nielsen, Kinnock en Schreyer: „Réforme de l'aide communautaire: Plan de mise en œuvre et de financement de la déconcentration” — SEC(2002) 85, vastgesteld door de Commissie op 30 januari 2002.

10

(11)  Zo kreeg de delegatie in Indonesië, die vóór de deconcentratie 25 personeelsleden telde, in eerste instantie 14 extra personeelsleden: zes voor de eenheid F & C, drie deskundigen voor de eenheid Samenwerking en vijf administratieve en ondersteunende krachten.

11

(12)  Individuele deskundigen zijn specialisten met aanzienlijke ervaring (op gebieden zoals gezondheidszorg, bosbouw, particuliere sector, enz.), met een tijdelijk contract met voorwaarden die min of meer gelijk zijn aan die van ambtenaren.

12

(13)  ALAT staat voor „agent local d'assistance technique” (lokaal personeelslid voor technische bijstand); het gaat om tijdelijke functionarissen met de nationaliteit van een der lidstaten en een wisselende hoeveelheid ervaring (maar doorgaans minder dan individuele deskundigen), die een lokaal contract hebben gesloten.

13

(14)  Het FR van toepassing op de algemene begroting en het FR voor het negende EOF.

14

(15)  „Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré”.

15

(16)  „Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services”.

16

(17)  RAC = „Restant à contracter” = nog aan te gane verplichtingen.

17

RAL = „Restant à liquider” = nog af te wikkelen verplichtingen.

(18)  Zoals blijkt uit een nota van een EuropeAid-directeur aan een delegatiehoofd, waarin wordt verzocht, duidelijk aan te geven wanneer het hoofdkantoor in actie moest komen.

18

(19)  EuropeAid telt zes kwaliteitsondersteunende groepen voor de directoraten A tot en met F, die zijn bedoeld om alle nieuwe projecten tweemaal door te lichten: eerst in de identificatiefase en daarna in de fase van het financieringsvoorstel.

19

(20)  De thematische netwerken bestaan sinds de oprichting van EuropeAid in 2001. Er zijn thans elf thematische netwerken en drie correspondentennetwerken. De communicatie met de delegaties verloopt hoofdzakelijk via websites, die in juli 2003 zijn opgezet.

20

(21)  Dit is met name het geval in de ACS-staten, maar ook in andere landen waar gedecentraliseerd projectbeheer wordt toegepast, zoals Marokko.

21

(22)  Zo wees de controle bij de delegatie in Senegal uit dat de tijd die binnen de delegatie besteed werd aan de verwerking van een betaling weliswaar was geslonken tot circa 20 dagen, maar dat dit slechts een fractie uitmaakte van de tijd die de projectbeheerseenheden of de nationale overheid namen voor hun aandeel in het betalingsproces, waarbij het veeleer om maanden dan om dagen ging. In Marokko duurden de procedures voor het verwerken van betalingen of het sluiten van contracten zo lang, dat de delegatie had besloten om — in plaats van de regering te assisteren bij de verbetering van haar lokale procedures — de volledige verantwoordelijkheid voor alle betalingen en vastleggingen over te nemen teneinde de vertragingen te beperken.

22

(23)  Een uitzondering werd geconstateerd in Senegal, waar de „routing slip” voor betalingsvisa per fase van het verificatieproces een na te streven aantal werkdagen vermeldde; in totaal stonden er 21 werkdagen voor de verwerking van een betalingsverzoek bij de delegatie.

23

(24)  De geconstateerde fouten behelzen onder meer een verkeerde datum van afgifte van een factuur, het niet-invoeren van de periode gedurende welke de behandeling van een betalingsverzoek wordt opgeschort, bijvoorbeeld bij gebreke van bewijsstukken of vanwege eenmalige betalingen die tweemaal in het systeem zijn opgenomen.

24

(25)  Een lopend project kan bijvoorbeeld hinder ondervinden van een ontwerpfout, of van gewijzigde omstandigheden, waaraan deconcentratie niet (zomaar) iets kan veranderen.

25

(26)  In alle in het kader van deze controle bezochte landen zijn financiële controles verricht, met uitzondering van Ethiopië en Uruguay. Zie voor meer gegevens het jaarverslag van de Rekenkamer over 2003, met name hoofdstuk 7 over externe maatregelen, en het verslag over de activiteiten in het kader van de EOF's. In dit kader moet nog worden opgemerkt dat de Commissie in 2001 weliswaar interne controlenormen heeft vastgesteld, maar dat deze pas vanaf 2004 zullen worden toegepast op de delegaties.

26

---

BIJLAGE

Lijst van de belangrijkste acties en data in het proces ter voorbereiding van de deconcentratie

| — | Voorbereidend werk voor de deconcentratie gestart in 1999 (vragenlijst naar de delegaties). |
| --- | --- |

—

Voorbereidend werk voor de deconcentratie gestart in 1999 (vragenlijst naar de delegaties).

| — | Mededeling van de Commissie over de algemene hervorming van externe steun in mei 2000. |
| --- | --- |

—

Mededeling van de Commissie over de algemene hervorming van externe steun in mei 2000.

| — | Eerste vergadering van de Interdepartementale werkgroep in oktober 2000. |
| --- | --- |

—

Eerste vergadering van de Interdepartementale werkgroep in oktober 2000.

| — | Aankondiging van de eerste golf van 22 delegaties in november 2000. |
| --- | --- |

—

Aankondiging van de eerste golf van 22 delegaties in november 2000.

| — | Vaststelling van het „Concept opérationnel de déconcentration” in maart 2001. |
| --- | --- |

—

Vaststelling van het „Concept opérationnel de déconcentration” in maart 2001.

| — | Hoorzittingen over extra middelen voor de delegaties van de eerste golf in de periode maart-mei 2001. |
| --- | --- |

—

Hoorzittingen over extra middelen voor de delegaties van de eerste golf in de periode maart-mei 2001.

| — | Start van gedeconcentreerd beheer in de delegaties van de eerste golf per januari 2002. |
| --- | --- |

—

Start van gedeconcentreerd beheer in de delegaties van de eerste golf per januari 2002.

| — | Mededeling van de Commissie „Plan de mise en œuvre et financement de la déconcentration” in januari 2002. |
| --- | --- |

—

Mededeling van de Commissie „Plan de mise en œuvre et financement de la déconcentration” in januari 2002.

| — | Seminar van EuropeAid over de rol van het hoofdkantoor in de context van gedeconcentreerd beheer, februari 2002. |
| --- | --- |

—

Seminar van EuropeAid over de rol van het hoofdkantoor in de context van gedeconcentreerd beheer, februari 2002.

| — | Intern referentiedocument van EuropeAid met een „Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré”, november 2002. |
| --- | --- |

—

Intern referentiedocument van EuropeAid met een „Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré”, november 2002.

| — | Reorganisatie van EuropeAid, ten vervolge op het deconcentratieproces, februari 2003. |
| --- | --- |

—

Reorganisatie van EuropeAid, ten vervolge op het deconcentratieproces, februari 2003.

| — | Dienst voor samenwerking EuropeAid: „Mission Statement, Responsabilités et Tâches des Services”, 25 juli 2003. |
| --- | --- |

—

Dienst voor samenwerking EuropeAid: „Mission Statement, Responsabilités et Tâches des Services”, 25 juli 2003.

---

ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE

SAMENVATTING

| I. | De ingrijpende hervorming van het beheer van de externe steun, waarmee de Commissie in mei 2000 is gestart, omvatte zowel de oprichting van EuropeAid, de dienst die specifiek tot doel heeft de overgangsperiode van de hervorming te begeleiden, als de deconcentratie van het beheer van de hele projectcyclus ten gunste van de delegaties. Door de deconcentratie spelen de delegaties een grotere rol bij onder meer de politieke dialoog met de autoriteiten over complexe hervormingen van de overheidsdiensten en het staatsbestuur, en bij de coördinatie met andere donoren. De hervorming is uitgevoerd in samenhang met de hervormingen in de hele Commissie (zoals de invoering van een nieuw Financieel Reglement en de afschaffing van de bureaus voor technische bijstand), die ook gevolgen hadden voor het deconcentratieproces. |
| --- | --- |

I.

De ingrijpende hervorming van het beheer van de externe steun, waarmee de Commissie in mei 2000 is gestart, omvatte zowel de oprichting van EuropeAid, de dienst die specifiek tot doel heeft de overgangsperiode van de hervorming te begeleiden, als de deconcentratie van het beheer van de hele projectcyclus ten gunste van de delegaties. Door de deconcentratie spelen de delegaties een grotere rol bij onder meer de politieke dialoog met de autoriteiten over complexe hervormingen van de overheidsdiensten en het staatsbestuur, en bij de coördinatie met andere donoren. De hervorming is uitgevoerd in samenhang met de hervormingen in de hele Commissie (zoals de invoering van een nieuw Financieel Reglement en de afschaffing van de bureaus voor technische bijstand), die ook gevolgen hadden voor het deconcentratieproces.

| IV. | De toegepaste plannings- en toezichtinstrumenten hebben bewezen efficiënt en geschikt te zijn voor het beheer van het deconcentratieproces. |
| --- | --- |

IV.

De toegepaste plannings- en toezichtinstrumenten hebben bewezen efficiënt en geschikt te zijn voor het beheer van het deconcentratieproces.

| V. | In het kader van de voortschrijdende deconcentratie heeft een eerste reorganisatie van de diensten van EuropeAid plaatsgevonden met de goedkeuring, op 17 februari 2003, van een nieuw organisatieschema. Voorts worden de door de gewijzigde functies vereiste aanpassingen nu via het beheersplan van het hoofdkantoor doorgevoerd. De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen.
  De hele personeelstoewijzing vond plaats tegen de achtergrond van een groot personeelstekort in vergelijking met alle belangrijke donoren, met inbegrip van de lidstaten.
  De Commissie zet zich ten volle in om een oplossing te vinden voor de resterende knelpunten. |
| --- | --- |

V.

In het kader van de voortschrijdende deconcentratie heeft een eerste reorganisatie van de diensten van EuropeAid plaatsgevonden met de goedkeuring, op 17 februari 2003, van een nieuw organisatieschema. Voorts worden de door de gewijzigde functies vereiste aanpassingen nu via het beheersplan van het hoofdkantoor doorgevoerd. De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen.

De hele personeelstoewijzing vond plaats tegen de achtergrond van een groot personeelstekort in vergelijking met alle belangrijke donoren, met inbegrip van de lidstaten.

De Commissie zet zich ten volle in om een oplossing te vinden voor de resterende knelpunten.

| VI. | Deconcentratie was maar één element van het volledige hervormingspakket. De resultaten van de hervorming worden nauwlettend gevolgd en de Raad en het Parlement worden regelmatig op de hoogte gehouden. De resultaten van de deconcentratie kunnen niet los worden gezien van die van de rest van het pakket. Toch werd de deconcentratie niet alleen grotendeels binnen de beoogde termijn voltooid, maar heeft zij ook niet tot kwaliteitsverlies of vertragingen geleid, iets dat vele waarnemers hadden gevreesd. Vóór de hervorming nam bijvoorbeeld het aantal jaren dat nodig was om een project op te zetten, uit te voeren en te voltooien, steeds toe; sinds 2000 is deze tendens omgebogen en worden de projecten sneller voltooid. |
| --- | --- |

VI.

Deconcentratie was maar één element van het volledige hervormingspakket. De resultaten van de hervorming worden nauwlettend gevolgd en de Raad en het Parlement worden regelmatig op de hoogte gehouden. De resultaten van de deconcentratie kunnen niet los worden gezien van die van de rest van het pakket. Toch werd de deconcentratie niet alleen grotendeels binnen de beoogde termijn voltooid, maar heeft zij ook niet tot kwaliteitsverlies of vertragingen geleid, iets dat vele waarnemers hadden gevreesd. Vóór de hervorming nam bijvoorbeeld het aantal jaren dat nodig was om een project op te zetten, uit te voeren en te voltooien, steeds toe; sinds 2000 is deze tendens omgebogen en worden de projecten sneller voltooid.

| VII. | Door de deconcentratie kunnen de delegaties ter plaatse striktere financiële controles verrichten op de uitvoerende instanties (bijvoorbeeld NGO’s of eenheden voor projectbeheer). In de voorbije jaren heeft de invoering van modelcontracten bijgedragen tot een verhoging van het niveau van de controle; voorts worden projectrekeningen sinds juni 2003 aan een audit onderworpen voordat het eindsaldo wordt betaald, en is in 2004 de laatste hand gelegd aan een strategie voor de externe audit. |
| --- | --- |

VII.

Door de deconcentratie kunnen de delegaties ter plaatse striktere financiële controles verrichten op de uitvoerende instanties (bijvoorbeeld NGO’s of eenheden voor projectbeheer). In de voorbije jaren heeft de invoering van modelcontracten bijgedragen tot een verhoging van het niveau van de controle; voorts worden projectrekeningen sinds juni 2003 aan een audit onderworpen voordat het eindsaldo wordt betaald, en is in 2004 de laatste hand gelegd aan een strategie voor de externe audit.

| VIII. | In bepaalde landen is het weliswaar moeilijk om sommige gekwalificeerde posten in te vullen, maar de Commissie is van mening dat de verschillende personeelsstatuten in de delegaties over het algemeen een zekere flexibiliteit bij het personeel en een goede aanpassing aan de behoeften mogelijk maken.
  Er worden maatregelen genomen om de structuur van de diensten van EuropeAid aan te passen, de financiële informatiesystemen te verbeteren en de procedures te vereenvoudigen. Het doel hiervan is de delegaties efficiënter te ondersteunen. Het is evenwel van essentieel belang dat bij de financiële controle strikte normen gehanteerd blijven. |
| --- | --- |

VIII.

In bepaalde landen is het weliswaar moeilijk om sommige gekwalificeerde posten in te vullen, maar de Commissie is van mening dat de verschillende personeelsstatuten in de delegaties over het algemeen een zekere flexibiliteit bij het personeel en een goede aanpassing aan de behoeften mogelijk maken.

Er worden maatregelen genomen om de structuur van de diensten van EuropeAid aan te passen, de financiële informatiesystemen te verbeteren en de procedures te vereenvoudigen. Het doel hiervan is de delegaties efficiënter te ondersteunen. Het is evenwel van essentieel belang dat bij de financiële controle strikte normen gehanteerd blijven.

| IX. | De Commissie neemt ten opzichte van de aanbevelingen van de Rekenkamer de volgende standpunten in:






  — | Vanaf het begin van de hervorming is een reeks indicatoren vastgesteld, die vooral op financiële gegevens zijn gebaseerd. Momenteel worden aanvullende indicatoren ontwikkeld om de toename van de snelheid en van de kwaliteit van de steunverlening te meten. |
| --- | --- | --- |

IX.

De Commissie neemt ten opzichte van de aanbevelingen van de Rekenkamer de volgende standpunten in:

—

Vanaf het begin van de hervorming is een reeks indicatoren vastgesteld, die vooral op financiële gegevens zijn gebaseerd. Momenteel worden aanvullende indicatoren ontwikkeld om de toename van de snelheid en van de kwaliteit van de steunverlening te meten.

| — | Eind 2005, nadat het deconcentratieproces voltooid zal zijn, zal het mogelijk zijn de oorspronkelijke raming van de kosten te vergelijken met de daadwerkelijk verrichte uitgaven. |
| --- | --- |

—

Eind 2005, nadat het deconcentratieproces voltooid zal zijn, zal het mogelijk zijn de oorspronkelijke raming van de kosten te vergelijken met de daadwerkelijk verrichte uitgaven.

| — | Bij de deconcentratie is veel aandacht besteed aan de verbetering van de aanwervingsprocedures en -voorwaarden in de delegaties. Nu wordt nagegaan welke middelen moeten worden ingezet om de posten in de als „moeilijk” bekend staande landen beter te kunnen invullen. |
| --- | --- |

—

Bij de deconcentratie is veel aandacht besteed aan de verbetering van de aanwervingsprocedures en -voorwaarden in de delegaties. Nu wordt nagegaan welke middelen moeten worden ingezet om de posten in de als „moeilijk” bekend staande landen beter te kunnen invullen.

| — | De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen. |
| --- | --- |

—

De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen.

| — | Door de rol van het CRIS (Common Relex Information System — het gemeenschappelijk informatiesysteem van DG RELEX) als plannings- en beheersinstrument te versterken zal EuropeAid over meer capaciteit beschikken om haar toezichthoudende en ondersteunende rol te vervullen. Er worden aanzienlijke inspanningen geleverd om het personeel van de delegaties een degelijke opleiding te geven. Nu worden meer overzeese opleidingssessies georganiseerd en er worden elektronische leermodules ontwikkeld. |
| --- | --- |

—

Door de rol van het CRIS (Common Relex Information System — het gemeenschappelijk informatiesysteem van DG RELEX) als plannings- en beheersinstrument te versterken zal EuropeAid over meer capaciteit beschikken om haar toezichthoudende en ondersteunende rol te vervullen. Er worden aanzienlijke inspanningen geleverd om het personeel van de delegaties een degelijke opleiding te geven. Nu worden meer overzeese opleidingssessies georganiseerd en er worden elektronische leermodules ontwikkeld.

| — | EuropeAid neemt maatregelen om de prestaties van de nationale bestuursdiensten te verbeteren. |
| --- | --- |

—

EuropeAid neemt maatregelen om de prestaties van de nationale bestuursdiensten te verbeteren.

| — | Overeenkomstig actie 73 van het Witboek over de hervorming van de Commissie heeft de Commissie een centrale eenheid opgericht voor de opstelling van standaardcontracten en de harmonisatie van het beheer van de subsidieovereenkomsten. Voorts wordt in het kader van de herziening van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement, waarmee de Commissie in oktober 2004 is gestart, een vereenvoudigd systeem voorgesteld voor de gunning van contracten voor eigen rekening van de Commissie, waaronder die welke door de delegaties worden beheerd. |
| --- | --- |

—

Overeenkomstig actie 73 van het Witboek over de hervorming van de Commissie heeft de Commissie een centrale eenheid opgericht voor de opstelling van standaardcontracten en de harmonisatie van het beheer van de subsidieovereenkomsten. Voorts wordt in het kader van de herziening van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement, waarmee de Commissie in oktober 2004 is gestart, een vereenvoudigd systeem voorgesteld voor de gunning van contracten voor eigen rekening van de Commissie, waaronder die welke door de delegaties worden beheerd.

INLEIDING

| 2 t/m 4. | De hervorming van het beheer van de externe steun omvatte zowel de oprichting van EuropeAid, de dienst die specifiek tot doel heeft de overgangsperiode van de hervorming te begeleiden, als de deconcentratie van het beheer van de hele projectcyclus ten gunste van de delegaties. Door de deconcentratie spelen de delegaties een grotere rol bij onder meer de politieke dialoog met de autoriteiten over complexe hervormingen van de overheidsdiensten en het staatsbestuur en bij de coördinatie met andere donoren. De hervorming is uitgevoerd in samenhang met de hervormingen in de hele Commissie (zoals de invoering van een nieuw Financieel Reglement en de afschaffing van de bureaus voor technische bijstand), die ook gevolgen hadden voor het deconcentratieproces. |
| --- | --- |

2 t/m 4.

De hervorming van het beheer van de externe steun omvatte zowel de oprichting van EuropeAid, de dienst die specifiek tot doel heeft de overgangsperiode van de hervorming te begeleiden, als de deconcentratie van het beheer van de hele projectcyclus ten gunste van de delegaties. Door de deconcentratie spelen de delegaties een grotere rol bij onder meer de politieke dialoog met de autoriteiten over complexe hervormingen van de overheidsdiensten en het staatsbestuur en bij de coördinatie met andere donoren. De hervorming is uitgevoerd in samenhang met de hervormingen in de hele Commissie (zoals de invoering van een nieuw Financieel Reglement en de afschaffing van de bureaus voor technische bijstand), die ook gevolgen hadden voor het deconcentratieproces.

OPMERKINGEN

| 16. | Om budgettaire redenen en wegens sommige logistieke en personeelskwesties kon de deconcentratie niet tegen eind 2003 worden afgerond. |
| --- | --- |

16.

Om budgettaire redenen en wegens sommige logistieke en personeelskwesties kon de deconcentratie niet tegen eind 2003 worden afgerond.

| 18. | Aangezien deconcentratie slechts één deel van het hervormingsproces is, kunnen de resultaten van de deconcentratie niet los worden gezien van die van de rest van de hervormingen.
  Eind 2005, nadat het deconcentratieproces voltooid zal zijn, zal het mogelijk zijn de oorspronkelijke raming van de kosten te vergelijken met de daadwerkelijk verrichte uitgaven.
  Voor de andere elementen die de Rekenkamer vermeldt: zie de antwoorden in de desbetreffende paragrafen. |
| --- | --- |

18.

Aangezien deconcentratie slechts één deel van het hervormingsproces is, kunnen de resultaten van de deconcentratie niet los worden gezien van die van de rest van de hervormingen.

Eind 2005, nadat het deconcentratieproces voltooid zal zijn, zal het mogelijk zijn de oorspronkelijke raming van de kosten te vergelijken met de daadwerkelijk verrichte uitgaven.

Voor de andere elementen die de Rekenkamer vermeldt: zie de antwoorden in de desbetreffende paragrafen.

| 19. | Dankzij de toegepaste methode kon op passende wijze rekening worden gehouden met de specifieke situaties (bv. regionale delegaties, omvang/complexiteit van de portefeuille, gemakkelijke/moeilijke indienstneming van personeel, enz.) en is een strakke uniforme benadering vermeden.
  De resultaten van de eerste deconcentratiefase zijn bij de volgende fasen gebruikt als richtsnoeren en criteria voor de beoordeling van de aanvragen om hulpmiddelen van de hoofden van de delegaties. Deze totaalaanpak maakte aanpassingen en bijstellingen gedurende het hele proces mogelijk en bood tegelijk voldoende flexibiliteit om te kunnen inspelen op de vele verschillende scenario's. De hele personeelstoewijzing vond plaats tegen de achtergrond van een groot personeelstekort in vergelijking met alle belangrijke donoren, met inbegrip van de EU-lidstaten. De gekozen benadering bestond er dan ook in de deconcentratie ook te benutten als een kans om de delegaties eindelijk het personeel te geven dat zij nodig hebben om al hun verantwoordelijkheden op het gebied van het beheer van de externe steun te vervullen met de kwaliteit, snelheid, degelijkheid van het beheer, impact en zichtbaarheid die bij de hervorming van DG RELEX worden beoogd. |
| --- | --- |

19.

Dankzij de toegepaste methode kon op passende wijze rekening worden gehouden met de specifieke situaties (bv. regionale delegaties, omvang/complexiteit van de portefeuille, gemakkelijke/moeilijke indienstneming van personeel, enz.) en is een strakke uniforme benadering vermeden.

De resultaten van de eerste deconcentratiefase zijn bij de volgende fasen gebruikt als richtsnoeren en criteria voor de beoordeling van de aanvragen om hulpmiddelen van de hoofden van de delegaties. Deze totaalaanpak maakte aanpassingen en bijstellingen gedurende het hele proces mogelijk en bood tegelijk voldoende flexibiliteit om te kunnen inspelen op de vele verschillende scenario's. De hele personeelstoewijzing vond plaats tegen de achtergrond van een groot personeelstekort in vergelijking met alle belangrijke donoren, met inbegrip van de EU-lidstaten. De gekozen benadering bestond er dan ook in de deconcentratie ook te benutten als een kans om de delegaties eindelijk het personeel te geven dat zij nodig hebben om al hun verantwoordelijkheden op het gebied van het beheer van de externe steun te vervullen met de kwaliteit, snelheid, degelijkheid van het beheer, impact en zichtbaarheid die bij de hervorming van DG RELEX worden beoogd.

| 20. | Door uitgebreid overleg en een permanente dialoog werden de hoofden van de delegaties nauw bij het deconcentratieproces betrokken en dit leidde, zoals de Rekenkamer ook heeft geconstateerd, bij de delegaties tot een algemene tevredenheid over het aantal toegewezen posten. Voorts werden in de loop van de eerste deconcentratiefase nauwkeuriger richtsnoeren en criteria ontwikkeld voor de toewijzing van de hulpmiddelen in de volgende fasen. |
| --- | --- |

20.

Door uitgebreid overleg en een permanente dialoog werden de hoofden van de delegaties nauw bij het deconcentratieproces betrokken en dit leidde, zoals de Rekenkamer ook heeft geconstateerd, bij de delegaties tot een algemene tevredenheid over het aantal toegewezen posten. Voorts werden in de loop van de eerste deconcentratiefase nauwkeuriger richtsnoeren en criteria ontwikkeld voor de toewijzing van de hulpmiddelen in de volgende fasen.

| 23. | — | De snelle toename van het aantal personeelsleden in de delegaties heeft het verloop van de aanwervingsprocedure vertraagd omdat de beheerscapaciteit in de delegaties en het hoofdkantoor onvoldoende is verhoogd. Het tempo waarin de posten worden bezet, wordt ook bepaald door de opleidingsprogramma’s die vóór de aanstelling worden aangeboden. |
| --- | --- | --- |

23.

—

De snelle toename van het aantal personeelsleden in de delegaties heeft het verloop van de aanwervingsprocedure vertraagd omdat de beheerscapaciteit in de delegaties en het hoofdkantoor onvoldoende is verhoogd. Het tempo waarin de posten worden bezet, wordt ook bepaald door de opleidingsprogramma’s die vóór de aanstelling worden aangeboden.

| — | De Commissie streeft ernaar de plaatselijke functionarissen en de plaatselijke functionarissen voor technische bijstand (ALAT’s) contractvoorwaarden aan te bieden die vergelijkbaar zijn met die van andere, vergelijkbare werknemers ter plaatse. De komende veralgemening van het statuut van arbeidscontractant zal wellicht tot een aanzienlijke verbetering van de arbeidsvoorwaarden in de delegaties leiden. |
| --- | --- |

—

De Commissie streeft ernaar de plaatselijke functionarissen en de plaatselijke functionarissen voor technische bijstand (ALAT’s) contractvoorwaarden aan te bieden die vergelijkbaar zijn met die van andere, vergelijkbare werknemers ter plaatse. De komende veralgemening van het statuut van arbeidscontractant zal wellicht tot een aanzienlijke verbetering van de arbeidsvoorwaarden in de delegaties leiden.

| — | Het beperkte aanbod aan bepaalde profielen en de oprichting van posten met nieuwe profielen zorgen voor vertraging bij de invulling van de vacatures. Er zijn verschillende maatregelen genomen of gepland om deze situatie te verhelpen. |
| --- | --- |

—

Het beperkte aanbod aan bepaalde profielen en de oprichting van posten met nieuwe profielen zorgen voor vertraging bij de invulling van de vacatures. Er zijn verschillende maatregelen genomen of gepland om deze situatie te verhelpen.

| — | Voor de posten voor plaatselijke functionarissen of ALAT’s die voor het beheer van de steun zijn gecreëerd, wordt met contracten van bepaalde duur gewerkt om budgettaire redenen, maar ook om de expertise beter te kunnen aanpassen aan de uit te voeren samenwerkingsprogramma’s. De beperkingen die uit de plaatselijke regelgeving voortvloeien, zouden duidelijk moeten verminderen door de aanstaande invoering van het statuut van arbeidscontractant. |
| --- | --- |

—

Voor de posten voor plaatselijke functionarissen of ALAT’s die voor het beheer van de steun zijn gecreëerd, wordt met contracten van bepaalde duur gewerkt om budgettaire redenen, maar ook om de expertise beter te kunnen aanpassen aan de uit te voeren samenwerkingsprogramma’s. De beperkingen die uit de plaatselijke regelgeving voortvloeien, zouden duidelijk moeten verminderen door de aanstaande invoering van het statuut van arbeidscontractant.

| — | Momenteel worden toepassingsvoorwaarden vastgesteld voor het nieuwe statuut van arbeidscontractant vanaf 2006. |
| --- | --- |

—

Momenteel worden toepassingsvoorwaarden vastgesteld voor het nieuwe statuut van arbeidscontractant vanaf 2006.

| 26. | In 2004 heeft de Commissie met de beperkte middelen waarover zij beschikt (vooral wat dienstreizen betreft), in de Aziatische regio een tiental opleidingscursussen gegeven over het CRIS en over de financierings- en contractprocedures. Nieuwe, ter plaatse in dienst genomen personeelsleden zouden in de delegaties door collega’s moeten worden opgeleid.
  De Commissie zal haar omvangrijke opleidingsprogramma handhaven. Momenteel worden cursussen voor afstandsonderwijs en e-learning ontwikkeld en begin 2005 zou een eerste module over het CRIS beschikbaar moeten zijn. Dit zou de toegang van de plaatselijke personeelsleden tot de opleidingsmogelijkheden moeten vergemakkelijken. |
| --- | --- |

26.

In 2004 heeft de Commissie met de beperkte middelen waarover zij beschikt (vooral wat dienstreizen betreft), in de Aziatische regio een tiental opleidingscursussen gegeven over het CRIS en over de financierings- en contractprocedures. Nieuwe, ter plaatse in dienst genomen personeelsleden zouden in de delegaties door collega’s moeten worden opgeleid.

De Commissie zal haar omvangrijke opleidingsprogramma handhaven. Momenteel worden cursussen voor afstandsonderwijs en e-learning ontwikkeld en begin 2005 zou een eerste module over het CRIS beschikbaar moeten zijn. Dit zou de toegang van de plaatselijke personeelsleden tot de opleidingsmogelijkheden moeten vergemakkelijken.

| 27. | De oorspronkelijke structuur van EuropeAid was bedoeld om de stabiliteit van de organisatie gedurende het hele deconcentratieproces te garanderen. Daarom is voor een overwegend geografische structuur gekozen.
  Op basis van de eerste ervaringen met de eerste deconcentratiegolf is in november 2002 een beschrijving gegeven van de nieuwe rol van het hoofdkantoor. Deze nieuwe rol had op dat ogenblik betrekking op een vierde van de werkzaamheden van EuropeAid.
  In het kader van de voortschrijdende deconcentratie heeft een eerste reorganisatie van de diensten van EuropeAid plaatsgevonden met de goedkeuring, op 17 februari 2003, van een nieuw organisatieschema. |
| --- | --- |

27.

De oorspronkelijke structuur van EuropeAid was bedoeld om de stabiliteit van de organisatie gedurende het hele deconcentratieproces te garanderen. Daarom is voor een overwegend geografische structuur gekozen.

Op basis van de eerste ervaringen met de eerste deconcentratiegolf is in november 2002 een beschrijving gegeven van de nieuwe rol van het hoofdkantoor. Deze nieuwe rol had op dat ogenblik betrekking op een vierde van de werkzaamheden van EuropeAid.

In het kader van de voortschrijdende deconcentratie heeft een eerste reorganisatie van de diensten van EuropeAid plaatsgevonden met de goedkeuring, op 17 februari 2003, van een nieuw organisatieschema.

| 28. | De aanpassing van de personeelsbezetting aan de gewijzigde functies is aan de gang. In september/oktober 2004 is, als onderdeel van de voorbereiding van de herstructurering die begin 2005 in een nieuwe organisatiestructuur zou moeten uitmonden, een beoordeling gemaakt van de werklast van de eenheden van EuropeAid.
  Voorts wordt de personeelsbehoefte van het hoofdkantoor vastgesteld in het kader van het op jaarbasis gevoerde activiteitsgestuurde management en weergegeven in het beheersplan. Het beheersplan is het belangrijkste plannings-, beheers- en toezichtinstrument in het hoofdkantoor. Het stelt de directoraten in staat wijzigingen te plannen en te beheren. |
| --- | --- |

28.

De aanpassing van de personeelsbezetting aan de gewijzigde functies is aan de gang. In september/oktober 2004 is, als onderdeel van de voorbereiding van de herstructurering die begin 2005 in een nieuwe organisatiestructuur zou moeten uitmonden, een beoordeling gemaakt van de werklast van de eenheden van EuropeAid.

Voorts wordt de personeelsbehoefte van het hoofdkantoor vastgesteld in het kader van het op jaarbasis gevoerde activiteitsgestuurde management en weergegeven in het beheersplan. Het beheersplan is het belangrijkste plannings-, beheers- en toezichtinstrument in het hoofdkantoor. Het stelt de directoraten in staat wijzigingen te plannen en te beheren.

| 29. | Er is voldoende personeel van het hoofdkantoor overgeheveld om aan de kernbehoefte in de delegaties te voldoen. Deze herindeling vindt plaats in het kader van het op jaarbasis gevoerde activiteitsgestuurde management. Aangezien de herindeling geleidelijk verloopt en in samenhang met andere personeelsbewegingen, is dit proces misschien niet zo onmiddellijk zichtbaar of gemakkelijk te reconstrueren. Toch is deze herindeling — reeds vanaf het begin — een cruciaal aspect van de hervorming en van de deconcentratie in het bijzonder. |
| --- | --- |

29.

Er is voldoende personeel van het hoofdkantoor overgeheveld om aan de kernbehoefte in de delegaties te voldoen. Deze herindeling vindt plaats in het kader van het op jaarbasis gevoerde activiteitsgestuurde management. Aangezien de herindeling geleidelijk verloopt en in samenhang met andere personeelsbewegingen, is dit proces misschien niet zo onmiddellijk zichtbaar of gemakkelijk te reconstrueren. Toch is deze herindeling — reeds vanaf het begin — een cruciaal aspect van de hervorming en van de deconcentratie in het bijzonder.

| 30. | EuropeAid is zich bewust van de moeilijkheden om de delegaties na de vermindering van het aantal posten nog efficiënte ondersteuning te bieden. Daarom (en om de redenen die zijn vermeld in het antwoord op paragraaf 27) zou het huidige herzieningsproces begin 2005 moeten uitmonden in een nieuwe organisatiestructuur voor EuropeAid. |
| --- | --- |

30.

EuropeAid is zich bewust van de moeilijkheden om de delegaties na de vermindering van het aantal posten nog efficiënte ondersteuning te bieden. Daarom (en om de redenen die zijn vermeld in het antwoord op paragraaf 27) zou het huidige herzieningsproces begin 2005 moeten uitmonden in een nieuwe organisatiestructuur voor EuropeAid.

| 31. | EuropeAid heeft er altijd veel belang aan gehecht dat het personeel werd opgeleid voor de rol die het in een gedeconcentreerde omgeving zal moeten vervullen. Een groot deel van het personeel heeft in 2002 en 2003 deelgenomen aan trainingen die hen moesten helpen zich aan hun nieuwe rol aan te passen en mogelijke problemen tussen het hoofdkantoor en de delegaties op te sporen.
  EuropeAid heeft geprobeerd ervoor te zorgen dat personeelsleden die uit de delegaties terugkeren, opnieuw geïntegreerd worden. In 2003 werden zo 21 ambtenaren in het kader van het rouleringssysteem opnieuw in EuropeAid geïntegreerd. |
| --- | --- |

31.

EuropeAid heeft er altijd veel belang aan gehecht dat het personeel werd opgeleid voor de rol die het in een gedeconcentreerde omgeving zal moeten vervullen. Een groot deel van het personeel heeft in 2002 en 2003 deelgenomen aan trainingen die hen moesten helpen zich aan hun nieuwe rol aan te passen en mogelijke problemen tussen het hoofdkantoor en de delegaties op te sporen.

EuropeAid heeft geprobeerd ervoor te zorgen dat personeelsleden die uit de delegaties terugkeren, opnieuw geïntegreerd worden. In 2003 werden zo 21 ambtenaren in het kader van het rouleringssysteem opnieuw in EuropeAid geïntegreerd.

| 32. | De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen. |
| --- | --- |

32.

De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen.

| 35. | Vele toezichtinstrumenten waren nieuw omdat ze in het kader van de deconcentratie zijn ingevoerd. Er was tijd nodig om deze instrumenten bij te stellen voor het gebruik en de operationele toepassing.






  a) | Met alle door de Rekenkamer genoemde criteria is rekening gehouden bij de besluiten betreffende de toekenning van extra personeelsleden en de herziening van de organisatieschema’s (zie het antwoord op paragraaf 19).
  Zoals reeds voorzien in de mededeling van 2002 is de beoordeling van de werklast intussen uitgegroeid tot een meer algemene beoordeling die niet noodzakelijk beperkt is tot de effecten van de deconcentratie, maar ook beoordelingscriteria kan opleveren die een weerspiegeling zijn van de veranderde omstandigheden waarin de delegaties hun taken moeten vervullen, en van de praktische werkzaamheden in de toekomst. De proeffase is in oktober 2004 beëindigd en de algemene beoordeling is in november 2004 gestart.
  De werklast wordt als volgt beoordeeld: er wordt uitgegaan van de taken en de verantwoordelijkheden van de delegatie en vervolgens wordt aangetoond of de personeelssterkte voldoende is om die taken en verantwoordelijkheden aan te kunnen. |
| --- | --- | --- |

35.

Vele toezichtinstrumenten waren nieuw omdat ze in het kader van de deconcentratie zijn ingevoerd. Er was tijd nodig om deze instrumenten bij te stellen voor het gebruik en de operationele toepassing.

a)

Met alle door de Rekenkamer genoemde criteria is rekening gehouden bij de besluiten betreffende de toekenning van extra personeelsleden en de herziening van de organisatieschema’s (zie het antwoord op paragraaf 19).

Zoals reeds voorzien in de mededeling van 2002 is de beoordeling van de werklast intussen uitgegroeid tot een meer algemene beoordeling die niet noodzakelijk beperkt is tot de effecten van de deconcentratie, maar ook beoordelingscriteria kan opleveren die een weerspiegeling zijn van de veranderde omstandigheden waarin de delegaties hun taken moeten vervullen, en van de praktische werkzaamheden in de toekomst. De proeffase is in oktober 2004 beëindigd en de algemene beoordeling is in november 2004 gestart.

De werklast wordt als volgt beoordeeld: er wordt uitgegaan van de taken en de verantwoordelijkheden van de delegatie en vervolgens wordt aangetoond of de personeelssterkte voldoende is om die taken en verantwoordelijkheden aan te kunnen.

| b) | Aanvankelijke inconsistenties bij het geven van feedback naar aanleiding van de verslagen over het beheer van de externe steun (External Assistance Management Reports — EAMR) zijn intussen verholpen en in 2004 zijn stappen gezet om ervoor te zorgen dat de delegaties tijdig gecoördineerde en correcte antwoorden krijgen. |
| --- | --- |

b)

Aanvankelijke inconsistenties bij het geven van feedback naar aanleiding van de verslagen over het beheer van de externe steun (External Assistance Management Reports — EAMR) zijn intussen verholpen en in 2004 zijn stappen gezet om ervoor te zorgen dat de delegaties tijdig gecoördineerde en correcte antwoorden krijgen.

| c) | In verband met de opmerkingen van de Rekenkamer over parallelle databases is het zo dat sommige delegaties eigen interne Exceltabellen zijn gaan opstellen. Nu het CRIS evenwel voortdurend verder wordt ontwikkeld en gebruiksvriendelijker wordt gemaakt, zal de behoefte aan dergelijke tabellen na verloop van tijd wellicht afnemen.
  Voorts zijn inspanningen geleverd om de nauwkeurigheid van de niet-financiële gegevens in het CRIS te waarborgen. In mei 2004 is een aantal niet-financiële CRIS-functies voor het EOF ingevoerd, waaronder het systeem voor projecttoezicht (verslaglegging over de uitvoering). |
| --- | --- |

c)

In verband met de opmerkingen van de Rekenkamer over parallelle databases is het zo dat sommige delegaties eigen interne Exceltabellen zijn gaan opstellen. Nu het CRIS evenwel voortdurend verder wordt ontwikkeld en gebruiksvriendelijker wordt gemaakt, zal de behoefte aan dergelijke tabellen na verloop van tijd wellicht afnemen.

Voorts zijn inspanningen geleverd om de nauwkeurigheid van de niet-financiële gegevens in het CRIS te waarborgen. In mei 2004 is een aantal niet-financiële CRIS-functies voor het EOF ingevoerd, waaronder het systeem voor projecttoezicht (verslaglegging over de uitvoering).

| 38. | Een reorganisatie begin 2005 zou de ondersteunende rol van het hoofdkantoor moeten verbeteren. Tegelijk is op de door de Rekenkamer vermelde gebieden reeds het volgende ondernomen:






  a) | Het grootste deel van de websites van de thematische netwerken is in 2004 geüpdatet. Nu wordt bij het betrokken personeel in het hoofdkantoor en de delegaties een nieuwsbrief verspreid met informatie over deze nieuwe updates. |
| --- | --- | --- |

38.

Een reorganisatie begin 2005 zou de ondersteunende rol van het hoofdkantoor moeten verbeteren. Tegelijk is op de door de Rekenkamer vermelde gebieden reeds het volgende ondernomen:

a)

Het grootste deel van de websites van de thematische netwerken is in 2004 geüpdatet. Nu wordt bij het betrokken personeel in het hoofdkantoor en de delegaties een nieuwsbrief verspreid met informatie over deze nieuwe updates.

| b) | Er worden grote inspanningen geleverd om het personeel van de delegaties een degelijke opleiding te geven (zie het antwoord op paragraaf 26). |
| --- | --- |

b)

Er worden grote inspanningen geleverd om het personeel van de delegaties een degelijke opleiding te geven (zie het antwoord op paragraaf 26).

| c) | De Quality Support Group (QSG) (voor de ACS-staten) hanteert het principe van de steekproeven. In 2004 moest 20 % van de voorstellen worden gecontroleerd. Deze aanpak wordt gevolgd in het volle besef dat er per jaar meer dan 300 voorstellen worden ingediend. Toch heeft de QSG alle innoverende en complexe voorstellen onderzocht.
  Voorts worden alle identificatiebladen voor de ACS-projecten aan een kwaliteitscontrole onderworpen in een vroeger stadium van de projectcyclus, waar het optreden en de ondersteuning van het hoofdkantoor zinvoller en efficiënter lijken te zijn. |
| --- | --- |

c)

De Quality Support Group (QSG) (voor de ACS-staten) hanteert het principe van de steekproeven. In 2004 moest 20 % van de voorstellen worden gecontroleerd. Deze aanpak wordt gevolgd in het volle besef dat er per jaar meer dan 300 voorstellen worden ingediend. Toch heeft de QSG alle innoverende en complexe voorstellen onderzocht.

Voorts worden alle identificatiebladen voor de ACS-projecten aan een kwaliteitscontrole onderworpen in een vroeger stadium van de projectcyclus, waar het optreden en de ondersteuning van het hoofdkantoor zinvoller en efficiënter lijken te zijn.

| d) | In de gevarieerde taalomgeving van EuropeAid moeten instructies en richtsnoeren worden vertaald, wat de verspreiding ervan vertraagt. |
| --- | --- |

d)

In de gevarieerde taalomgeving van EuropeAid moeten instructies en richtsnoeren worden vertaald, wat de verspreiding ervan vertraagt.

| e) | De voorbereidingen en de aanpassingen met het oog op de inwerkingtreding in januari 2003 van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarvoor zorgden in vele diensten van de Commissie voor problemen. Deze moeilijkheden werden uitdrukkelijk erkend in de beoordeling van de stand van de voorbereidingen die eind 2002 is gemaakt (1).
  Voor de financieringsovereenkomsten die ten laste van de begroting van 2003 vielen en waarvan de voorbereidingen het verst gevorderd waren, heeft de Commissie in december 2003 de delegaties schriftelijk de instructie gegeven dat het derde land met de aanbesteding kon doorgaan mits een opschortende clausule werd toegevoegd.
  Begin juni 2004 heeft de Commissie een herzien model voor een financieringsovereenkomst en voor de technische en administratieve bepalingen uitgegeven, waarin rekening wordt gehouden met de overeengekomen wijze van toepassing van artikel 164 van het Financieel Reglement. |
| --- | --- |

e)

De voorbereidingen en de aanpassingen met het oog op de inwerkingtreding in januari 2003 van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarvoor zorgden in vele diensten van de Commissie voor problemen. Deze moeilijkheden werden uitdrukkelijk erkend in de beoordeling van de stand van de voorbereidingen die eind 2002 is gemaakt (1).

Voor de financieringsovereenkomsten die ten laste van de begroting van 2003 vielen en waarvan de voorbereidingen het verst gevorderd waren, heeft de Commissie in december 2003 de delegaties schriftelijk de instructie gegeven dat het derde land met de aanbesteding kon doorgaan mits een opschortende clausule werd toegevoegd.

Begin juni 2004 heeft de Commissie een herzien model voor een financieringsovereenkomst en voor de technische en administratieve bepalingen uitgegeven, waarin rekening wordt gehouden met de overeengekomen wijze van toepassing van artikel 164 van het Financieel Reglement.

| f) | Zie het antwoord op paragraaf 23. |
| --- | --- |

f)

Zie het antwoord op paragraaf 23.

| 40. | De Commissie streeft ernaar de reeks indicatoren in alle domeinen van het beheer te verbeteren en uit te breiden. |
| --- | --- |

40.

De Commissie streeft ernaar de reeks indicatoren in alle domeinen van het beheer te verbeteren en uit te breiden.

| 41. | EuropeAid bestudeert verschillende opties voor geaggregeerde kwaliteitsindicatoren, die de reeds bestaande indicatoren voor de financiële uitvoering zouden aanvullen. |
| --- | --- |

41.

EuropeAid bestudeert verschillende opties voor geaggregeerde kwaliteitsindicatoren, die de reeds bestaande indicatoren voor de financiële uitvoering zouden aanvullen.

| 42. | Deconcentratie is inderdaad maar één — zij het een belangrijk — onderdeel van de volledige hervorming van het beheer van de externe steun door de Commissie. De verbeteringen in de steunverlening in de voorbije jaren kunnen dan ook niet door de deconcentratie alleen worden verklaard; zij zijn het resultaat van alle maatregelen samen. De Commissie brengt bij het Parlement en de Raad regelmatig verslag uit over de vorderingen van de volledige hervorming. |
| --- | --- |

42.

Deconcentratie is inderdaad maar één — zij het een belangrijk — onderdeel van de volledige hervorming van het beheer van de externe steun door de Commissie. De verbeteringen in de steunverlening in de voorbije jaren kunnen dan ook niet door de deconcentratie alleen worden verklaard; zij zijn het resultaat van alle maatregelen samen. De Commissie brengt bij het Parlement en de Raad regelmatig verslag uit over de vorderingen van de volledige hervorming.

| 44. | Hoewel het percentage vastleggingen voor Azië in het laatste kwartaal van 2003 inderdaad 80 % bedroeg, is dit cijfer in 2004 verbeterd tot 61 % en wordt voor 2005 uitgegaan van een verdere verbetering tot ±50 %. Deze evenwichtiger spreiding van de vastleggingen is mogelijk geworden doordat de delegaties zich aan hun nieuwe rol in het kader van de deconcentratie hebben aangepast. Hierbij werden zij geholpen door de opleidingsinitiatieven en de seminars over planning. Het QSG-systeem heeft bijgedragen tot de verbetering van de kwaliteit van de projecten die aan de beheercomités werden voorgelegd.
  Het behoort tot de taken van het hoofdkantoor om de delegaties bij te staan bij de opstelling van financieringsvoorstellen die aan steeds hogere kwaliteitsnormen voldoen. |
| --- | --- |

44.

Hoewel het percentage vastleggingen voor Azië in het laatste kwartaal van 2003 inderdaad 80 % bedroeg, is dit cijfer in 2004 verbeterd tot 61 % en wordt voor 2005 uitgegaan van een verdere verbetering tot ±50 %. Deze evenwichtiger spreiding van de vastleggingen is mogelijk geworden doordat de delegaties zich aan hun nieuwe rol in het kader van de deconcentratie hebben aangepast. Hierbij werden zij geholpen door de opleidingsinitiatieven en de seminars over planning. Het QSG-systeem heeft bijgedragen tot de verbetering van de kwaliteit van de projecten die aan de beheercomités werden voorgelegd.

Het behoort tot de taken van het hoofdkantoor om de delegaties bij te staan bij de opstelling van financieringsvoorstellen die aan steeds hogere kwaliteitsnormen voldoen.

| 45. | Zie het antwoord op paragraaf 38, onder e). |
| --- | --- |

45.

Zie het antwoord op paragraaf 38, onder e).

| 47. | EuropeAid neemt maatregelen om de prestaties van de nationale bestuursdiensten te verbeteren (d.w.z. verlening van degelijke institutionele ondersteuning in plaats van louter technische bijstand). Een extra stimulans zijn de uiterste termijnen die voor de uitvoering van de projecten worden vastgesteld. |
| --- | --- |

47.

EuropeAid neemt maatregelen om de prestaties van de nationale bestuursdiensten te verbeteren (d.w.z. verlening van degelijke institutionele ondersteuning in plaats van louter technische bijstand). Een extra stimulans zijn de uiterste termijnen die voor de uitvoering van de projecten worden vastgesteld.

| 48. | De Commissie (zowel het hoofdkantoor als de delegaties) wordt verzocht de betalingen te verrichten binnen de termijnen die zijn vastgesteld in het Financieel Reglement en de betrokken contracten. Sinds 2002 controleert EuropeAid regelmatig of deze termijnen worden nageleefd bij alle betalingen ten laste van de door EuropeAid en de delegaties beheerde begrotingslijnen. |
| --- | --- |

48.

De Commissie (zowel het hoofdkantoor als de delegaties) wordt verzocht de betalingen te verrichten binnen de termijnen die zijn vastgesteld in het Financieel Reglement en de betrokken contracten. Sinds 2002 controleert EuropeAid regelmatig of deze termijnen worden nageleefd bij alle betalingen ten laste van de door EuropeAid en de delegaties beheerde begrotingslijnen.

| 49. | Bij de invoering van gegevens in het CRIS kunnen weliswaar fouten worden gemaakt, maar die zijn uitzonderlijk en brengen de betrouwbaarheid van het systeem niet in het gedrang. Er worden voortdurend inspanningen geleverd om ervoor te zorgen dat de in het CRIS opgenomen gegevens correct zijn. |
| --- | --- |

49.

Bij de invoering van gegevens in het CRIS kunnen weliswaar fouten worden gemaakt, maar die zijn uitzonderlijk en brengen de betrouwbaarheid van het systeem niet in het gedrang. Er worden voortdurend inspanningen geleverd om ervoor te zorgen dat de in het CRIS opgenomen gegevens correct zijn.

| 52. | De gesubdelegeerde ordonnateur staat binnen een redelijke termijn afwijkingen toe als de betrokken aanvraag goed gemotiveerd is.
  De resultaten van de aanbestedingsprocedures zijn vooraf niet te voorspellen en hangen af van verschillende factoren, waarop de gesubdelegeerde ordonnateurs niet altijd greep hebben. Het beschreven probleem lijkt niet specifiek te zijn voor de delegaties en de huidige uitvoeringsvoorschriften bieden reeds de mogelijkheid om „onderhandelingsprocedures” te volgen als de aanbestedingsprocedures geen resultaat opleveren. |
| --- | --- |

52.

De gesubdelegeerde ordonnateur staat binnen een redelijke termijn afwijkingen toe als de betrokken aanvraag goed gemotiveerd is.

De resultaten van de aanbestedingsprocedures zijn vooraf niet te voorspellen en hangen af van verschillende factoren, waarop de gesubdelegeerde ordonnateurs niet altijd greep hebben. Het beschreven probleem lijkt niet specifiek te zijn voor de delegaties en de huidige uitvoeringsvoorschriften bieden reeds de mogelijkheid om „onderhandelingsprocedures” te volgen als de aanbestedingsprocedures geen resultaat opleveren.

| 53. | Het zal ongetwijfeld tijd vergen voordat de deconcentratie en de andere aspecten van het hervormingspakket hun volle effect zullen sorteren. Intussen is het wel zo dat het aantal jaren dat nodig was om een project op te zetten, uit te voeren en te voltooien, vóór de hervorming steeds toenam, maar dat deze tendens sinds 2000 is omgebogen; nu worden de projecten sneller voltooid. |
| --- | --- |

53.

Het zal ongetwijfeld tijd vergen voordat de deconcentratie en de andere aspecten van het hervormingspakket hun volle effect zullen sorteren. Intussen is het wel zo dat het aantal jaren dat nodig was om een project op te zetten, uit te voeren en te voltooien, vóór de hervorming steeds toenam, maar dat deze tendens sinds 2000 is omgebogen; nu worden de projecten sneller voltooid.

| 55. | Zie de antwoorden op de paragrafen 23, 26, 35, onder c), en 38. Er worden maatregelen genomen om de door de Rekenkamer vermelde problemen te verhelpen. |
| --- | --- |

55.

Zie de antwoorden op de paragrafen 23, 26, 35, onder c), en 38. Er worden maatregelen genomen om de door de Rekenkamer vermelde problemen te verhelpen.

| 57. | Het concept van de kwaliteitsindicatoren is niet eenvoudig. EuropeAid maakt een balans op van de verschillende benaderingen die kunnen worden gevolgd om de kwaliteit van de acties te beoordelen, en stelt zich tot doel kwaliteitsindicatoren vast te stellen die voldoende betrouwbaar en daardoor geloofwaardig zijn.
  Het op resultaat gerichte toezichtsysteem heeft bewezen zeer nuttig te zijn bij het opbouwen van expertise inzake het toezicht op de kwaliteit van de steunverlening. Toch moet dit systeem nog verder ontwikkeld worden voordat de opgestelde statistieken in kwaliteitsindicatoren kunnen worden omgezet. |
| --- | --- |

57.

Het concept van de kwaliteitsindicatoren is niet eenvoudig. EuropeAid maakt een balans op van de verschillende benaderingen die kunnen worden gevolgd om de kwaliteit van de acties te beoordelen, en stelt zich tot doel kwaliteitsindicatoren vast te stellen die voldoende betrouwbaar en daardoor geloofwaardig zijn.

Het op resultaat gerichte toezichtsysteem heeft bewezen zeer nuttig te zijn bij het opbouwen van expertise inzake het toezicht op de kwaliteit van de steunverlening. Toch moet dit systeem nog verder ontwikkeld worden voordat de opgestelde statistieken in kwaliteitsindicatoren kunnen worden omgezet.

| 59. | Zie het antwoord op paragraaf 55. |
| --- | --- |

59.

Zie het antwoord op paragraaf 55.

| 60. | Met het oog op de efficiëntie zijn de posten eerder omschreven met de bedoeling om het personeel de verantwoordelijkheid voor een aantal projecten te geven, dan uitgaande van de verschillende taken die het beheer van de projecten met zich brengt. De verschillende statuten in de delegaties maken het mogelijk in te spelen op de uiteenlopende behoeften aan vakkennis. Situaties die te wensen overlaten of onaangepast zijn, kunnen in het kader van de herziening van de organisatieschema’s en de vernieuwing van de contracten worden verbeterd door de functieprofielen te herdefiniëren. Het nieuwe personeelsstatuut, dat op 1 mei 2004 van toepassing is geworden, zal bijdragen tot een geleidelijke vermindering van het aantal personeelscategorieën in de delegaties. |
| --- | --- |

60.

Met het oog op de efficiëntie zijn de posten eerder omschreven met de bedoeling om het personeel de verantwoordelijkheid voor een aantal projecten te geven, dan uitgaande van de verschillende taken die het beheer van de projecten met zich brengt. De verschillende statuten in de delegaties maken het mogelijk in te spelen op de uiteenlopende behoeften aan vakkennis. Situaties die te wensen overlaten of onaangepast zijn, kunnen in het kader van de herziening van de organisatieschema’s en de vernieuwing van de contracten worden verbeterd door de functieprofielen te herdefiniëren. Het nieuwe personeelsstatuut, dat op 1 mei 2004 van toepassing is geworden, zal bijdragen tot een geleidelijke vermindering van het aantal personeelscategorieën in de delegaties.

| 61. | Door de deconcentratie konden de delegaties ter plaatse striktere financiële controles verrichten. Voorts worden projectrekeningen, op grond van de herziene bepalingen inzake de subsidieovereenkomsten, sinds juni 2003 aan een audit onderworpen voordat het eindsaldo wordt betaald. De in het hoofdkantoor en de delegaties toegepaste toezicht- en controlesystemen van de Commissie hebben tot doel te waarborgen dat de contractuele partners (NGO's, openbare „eenheden voor projectbeheer”, enz.) de contractuele bepalingen naleven. De controles en audits van de internecontrolesystemen van de contractuele partners vinden plaats op basis van risicobeoordelingen, aangezien in vele gevallen een gedetailleerd onderzoek van hun algemene internecontrolesystemen een onevenredig zware last zou zijn naast de gebruikelijke controles van de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen. |
| --- | --- |

61.

Door de deconcentratie konden de delegaties ter plaatse striktere financiële controles verrichten. Voorts worden projectrekeningen, op grond van de herziene bepalingen inzake de subsidieovereenkomsten, sinds juni 2003 aan een audit onderworpen voordat het eindsaldo wordt betaald. De in het hoofdkantoor en de delegaties toegepaste toezicht- en controlesystemen van de Commissie hebben tot doel te waarborgen dat de contractuele partners (NGO's, openbare „eenheden voor projectbeheer”, enz.) de contractuele bepalingen naleven. De controles en audits van de internecontrolesystemen van de contractuele partners vinden plaats op basis van risicobeoordelingen, aangezien in vele gevallen een gedetailleerd onderzoek van hun algemene internecontrolesystemen een onevenredig zware last zou zijn naast de gebruikelijke controles van de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen.

| 63. | Al deze problemen zijn aangepakt in het kader van het hervormingsprogramma. Naarmate de hervormingen vorderen, worden nieuwe verbeteringen aangebracht. Voorts heeft EuropeAid in november 2004 besloten een task force op te richten om alle procedurevoorschriften te herzien met het oog op vereenvoudiging en harmonisering. |
| --- | --- |

63.

Al deze problemen zijn aangepakt in het kader van het hervormingsprogramma. Naarmate de hervormingen vorderen, worden nieuwe verbeteringen aangebracht. Voorts heeft EuropeAid in november 2004 besloten een task force op te richten om alle procedurevoorschriften te herzien met het oog op vereenvoudiging en harmonisering.

CONCLUSIES

| 65. | De mededeling van 16 mei 2000 over de hervorming van het beheer van de externe steun bevatte een tijdschema voor de uitvoering van de maatregelen. De toegepaste plannings- en toezichtinstrumenten hebben bewezen efficiënt en geschikt te zijn voor het beheer van het deconcentratieproces. |
| --- | --- |

65.

De mededeling van 16 mei 2000 over de hervorming van het beheer van de externe steun bevatte een tijdschema voor de uitvoering van de maatregelen. De toegepaste plannings- en toezichtinstrumenten hebben bewezen efficiënt en geschikt te zijn voor het beheer van het deconcentratieproces.

| 66. | Er worden maatregelen genomen om de aanwervingsproblemen te verhelpen en de structuur van de diensten van EuropeAid aan te passen. Het doel hiervan is de delegaties efficiënter te ondersteunen. Er worden aanzienlijke inspanningen geleverd om het personeel van de delegaties een degelijke opleiding te geven. Nu worden meer overzeese opleidingssessies georganiseerd en er worden elektronische leermodules ontwikkeld. |
| --- | --- |

66.

Er worden maatregelen genomen om de aanwervingsproblemen te verhelpen en de structuur van de diensten van EuropeAid aan te passen. Het doel hiervan is de delegaties efficiënter te ondersteunen. Er worden aanzienlijke inspanningen geleverd om het personeel van de delegaties een degelijke opleiding te geven. Nu worden meer overzeese opleidingssessies georganiseerd en er worden elektronische leermodules ontwikkeld.

| 67. | In het kader van de voortschrijdende deconcentratie heeft een eerste reorganisatie van de diensten van EuropeAid plaatsgevonden met de goedkeuring, op 17 februari 2003, van een nieuw organisatieschema. Voorts worden de door de gewijzigde functies vereiste aanpassingen nu via het beheersplan van het hoofdkantoor doorgevoerd. Het beheersplan is het belangrijkste plannings-, beheers- en toezichtinstrument in het hoofdkantoor. Het stelt de directoraten in staat wijzigingen te plannen en te beheren. De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen.
  De hele personeelstoewijzing vond plaats tegen de achtergrond van een groot personeelstekort in vergelijking met alle belangrijke donoren, met inbegrip van de lidstaten. |
| --- | --- |

67.

In het kader van de voortschrijdende deconcentratie heeft een eerste reorganisatie van de diensten van EuropeAid plaatsgevonden met de goedkeuring, op 17 februari 2003, van een nieuw organisatieschema. Voorts worden de door de gewijzigde functies vereiste aanpassingen nu via het beheersplan van het hoofdkantoor doorgevoerd. Het beheersplan is het belangrijkste plannings-, beheers- en toezichtinstrument in het hoofdkantoor. Het stelt de directoraten in staat wijzigingen te plannen en te beheren. De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen.

De hele personeelstoewijzing vond plaats tegen de achtergrond van een groot personeelstekort in vergelijking met alle belangrijke donoren, met inbegrip van de lidstaten.

| 68. | Vele toezichtinstrumenten, zoals de EAMR-verslagen, waren nieuw omdat ze in het kader van de deconcentratie zijn ingevoerd. Er was tijd nodig om deze instrumenten bij te stellen voor het gebruik en de operationele toepassing. |
| --- | --- |

68.

Vele toezichtinstrumenten, zoals de EAMR-verslagen, waren nieuw omdat ze in het kader van de deconcentratie zijn ingevoerd. Er was tijd nodig om deze instrumenten bij te stellen voor het gebruik en de operationele toepassing.

| 69. | Een reorganisatie begin 2005 zou de ondersteunende rol van het hoofdkantoor moeten verbeteren. |
| --- | --- |

69.

Een reorganisatie begin 2005 zou de ondersteunende rol van het hoofdkantoor moeten verbeteren.

| 70. | De indicatoren waren meer gebaseerd op financiële gegevens dan op gegevens over de kwaliteit, hoewel sommige ook kwaliteitsaspecten weerspiegelden. Het concept van kwaliteitsindicatoren is niet eenvoudig. EuropeAid maakt een balans op van de verschillende benaderingen die kunnen worden gevolgd om de kwaliteit van de acties te beoordelen, en dit zou moeten resulteren in de vaststelling van kwaliteitsindicatoren die voldoende betrouwbaar en daardoor geloofwaardig zijn. |
| --- | --- |

70.

De indicatoren waren meer gebaseerd op financiële gegevens dan op gegevens over de kwaliteit, hoewel sommige ook kwaliteitsaspecten weerspiegelden. Het concept van kwaliteitsindicatoren is niet eenvoudig. EuropeAid maakt een balans op van de verschillende benaderingen die kunnen worden gevolgd om de kwaliteit van de acties te beoordelen, en dit zou moeten resulteren in de vaststelling van kwaliteitsindicatoren die voldoende betrouwbaar en daardoor geloofwaardig zijn.

| 71. | Door de deconcentratie kunnen de delegaties ter plaatse striktere financiële controles verrichten op de uitvoerende instanties. In de voorbije jaren heeft de invoering van modelcontracten bijgedragen tot een verhoging van het niveau van de controle; voorts worden projectrekeningen sinds juni 2003 aan een audit onderworpen voordat het eindsaldo wordt betaald, en is in 2004 de laatste hand gelegd aan een strategie voor de externe audit. |
| --- | --- |

71.

Door de deconcentratie kunnen de delegaties ter plaatse striktere financiële controles verrichten op de uitvoerende instanties. In de voorbije jaren heeft de invoering van modelcontracten bijgedragen tot een verhoging van het niveau van de controle; voorts worden projectrekeningen sinds juni 2003 aan een audit onderworpen voordat het eindsaldo wordt betaald, en is in 2004 de laatste hand gelegd aan een strategie voor de externe audit.

| 72. | Er worden maatregelen genomen om de aanwervingsproblemen te verhelpen en de structuur van de diensten van EuropeAid aan te passen. Het doel hiervan is de delegaties efficiënter te ondersteunen.
  Er zijn inspanningen gedaan om ervoor te zorgen dat de meldingsmogelijkheden in het CRIS voldoen aan de algemene behoeften van de gebruikers. EuropeAid heeft bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van de CRIS-module „Financiële ramingen” en voor een module voor het beheer van projecttrajecten, die allebei met degelijke meldingsmogelijkheden worden uitgerust. Een ander zwaartepunt ten slotte is de ontwikkeling van een beperkt aantal gestandaardiseerde beheersindicatoren op basis van de in het CRIS opgenomen informatie. |
| --- | --- |

72.

Er worden maatregelen genomen om de aanwervingsproblemen te verhelpen en de structuur van de diensten van EuropeAid aan te passen. Het doel hiervan is de delegaties efficiënter te ondersteunen.

Er zijn inspanningen gedaan om ervoor te zorgen dat de meldingsmogelijkheden in het CRIS voldoen aan de algemene behoeften van de gebruikers. EuropeAid heeft bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van de CRIS-module „Financiële ramingen” en voor een module voor het beheer van projecttrajecten, die allebei met degelijke meldingsmogelijkheden worden uitgerust. Een ander zwaartepunt ten slotte is de ontwikkeling van een beperkt aantal gestandaardiseerde beheersindicatoren op basis van de in het CRIS opgenomen informatie.

| 73. | De Commissie is zich ervan bewust dat de prestaties van de nationale bestuursdiensten moeten worden verbeterd. |
| --- | --- |

73.

De Commissie is zich ervan bewust dat de prestaties van de nationale bestuursdiensten moeten worden verbeterd.

AANBEVELINGEN

| 74. | Vanaf het begin van de hervorming is een reeks indicatoren vastgesteld, die vooral op financiële gegevens zijn gebaseerd. Momenteel worden aanvullende indicatoren ontwikkeld om de toename van de snelheid en van de kwaliteit van de steunverlening te meten. |
| --- | --- |

74.

Vanaf het begin van de hervorming is een reeks indicatoren vastgesteld, die vooral op financiële gegevens zijn gebaseerd. Momenteel worden aanvullende indicatoren ontwikkeld om de toename van de snelheid en van de kwaliteit van de steunverlening te meten.

| 75. | Eind 2005, nadat het deconcentratieproces voltooid zal zijn, zal het mogelijk zijn de oorspronkelijke raming van de kosten te vergelijken met de daadwerkelijk verrichte uitgaven. |
| --- | --- |

75.

Eind 2005, nadat het deconcentratieproces voltooid zal zijn, zal het mogelijk zijn de oorspronkelijke raming van de kosten te vergelijken met de daadwerkelijk verrichte uitgaven.

| 76. | In de voorbije jaren zijn grote inspanningen geleverd om het personeelsbeheer van de externe dienst te verbeteren. Andere maatregelen in het kader van de administratieve hervorming van 2002 worden nu geleidelijk ingevoerd. De Commissie erkent evenwel dat er nog verbeteringen nodig zijn en daar wordt momenteel over nagedacht. |
| --- | --- |

76.

In de voorbije jaren zijn grote inspanningen geleverd om het personeelsbeheer van de externe dienst te verbeteren. Andere maatregelen in het kader van de administratieve hervorming van 2002 worden nu geleidelijk ingevoerd. De Commissie erkent evenwel dat er nog verbeteringen nodig zijn en daar wordt momenteel over nagedacht.

| 77. | De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen. |
| --- | --- |

77.

De Commissie onderzoekt momenteel maatregelen om de thematische expertise zodanig te organiseren dat de verantwoordelijkheden van de betrokken directoraten-generaal, zoals vermeld in de overeenkomst tussen de diensten van 2001, volledig in acht worden genomen.

| 78. | Al deze problemen zijn aangepakt in het kader van het hervormingsprogramma. Naarmate de hervormingen vorderen, worden nieuwe verbeteringen aangebracht. |
| --- | --- |

78.

Al deze problemen zijn aangepakt in het kader van het hervormingsprogramma. Naarmate de hervormingen vorderen, worden nieuwe verbeteringen aangebracht.

| 79. | De Commissie volgt reeds deze aanbeveling om de ondersteunende rol van EuropeAid te ontwikkelen. |
| --- | --- |

79.

De Commissie volgt reeds deze aanbeveling om de ondersteunende rol van EuropeAid te ontwikkelen.

| 80. | EuropeAid neemt maatregelen om de prestaties van de nationale bestuursdiensten te verbeteren. |
| --- | --- |

80.

EuropeAid neemt maatregelen om de prestaties van de nationale bestuursdiensten te verbeteren.

| 81. | De follow-up van de auditresultaten is een onderdeel van de taken van de leidinggevenden in de delegaties en het hoofdkantoor. Aan elk auditverslag moet de nodige aandacht worden besteed en telkens moet voor een degelijke follow-up worden gezorgd. Sommige gegevens zullen evenwel via de CRIS-audit ter beschikking worden gesteld, vooral als het gaat om audits in het kader van de jaarlijkse auditplannen of om andere audits op initiatief van het hoofdkantoor of de delegaties. |
| --- | --- |

81.

De follow-up van de auditresultaten is een onderdeel van de taken van de leidinggevenden in de delegaties en het hoofdkantoor. Aan elk auditverslag moet de nodige aandacht worden besteed en telkens moet voor een degelijke follow-up worden gezorgd. Sommige gegevens zullen evenwel via de CRIS-audit ter beschikking worden gesteld, vooral als het gaat om audits in het kader van de jaarlijkse auditplannen of om andere audits op initiatief van het hoofdkantoor of de delegaties.

| 82. | Overeenkomstig actie 73 van het Witboek over de hervorming van de Commissie heeft de Commissie een centrale eenheid opgericht voor de opstelling van standaardcontracten en de harmonisatie van het beheer van de subsidieovereenkomsten. Voorts wordt in het kader van de herziening van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement, waarmee de Commissie in oktober 2004 is gestart, een vereenvoudigd systeem voorgesteld voor de gunning van contracten voor eigen rekening van de Commissie, waaronder die welke door de delegaties worden beheerd. EuropeAid heeft in november 2004 besloten een task force op te richten om alle procedurevoorschriften te herzien met het oog op vereenvoudiging en harmonisering. |
| --- | --- |

82.

Overeenkomstig actie 73 van het Witboek over de hervorming van de Commissie heeft de Commissie een centrale eenheid opgericht voor de opstelling van standaardcontracten en de harmonisatie van het beheer van de subsidieovereenkomsten. Voorts wordt in het kader van de herziening van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement, waarmee de Commissie in oktober 2004 is gestart, een vereenvoudigd systeem voorgesteld voor de gunning van contracten voor eigen rekening van de Commissie, waaronder die welke door de delegaties worden beheerd. EuropeAid heeft in november 2004 besloten een task force op te richten om alle procedurevoorschriften te herzien met het oog op vereenvoudiging en harmonisering.

---

(1)  Zie mededeling SEC(2002) 1362 def. van 17 december 2002 van mevrouw Schreyer aan de Commissie: Algemene beoordeling van de mate waarin de diensten van de Commissie klaar zijn om het nieuwe Financieel Reglement op te nemen in hun systemen voor interne controle (alleen EN, FR of DE).

---