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I Comunicações

Tribunal de Contas

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RELATÓRIO ESPECIAL N.o 10/2004

sobre a desconcentração da gestão da ajuda externa comunitária para as delegações da Comissão, acompanhado das respostas da Comissão

(apresentado nos termos do n.o 4, segundo parágrafo, do artigo n.o 248.o CE)

(2005/C 000/01)

ÍNDICE

ANEXO

Respostas da Comissão

GLOSSÁRIO DE ABREVIATURAS

RESUMO

INTRODUÇÃO

Historial

Auditoria do Tribunal

OBSERVAÇÕES

Processo de desconcentração da gestão

Gestão global da desconcentração da gestão

Preparação das delegações

Preparação ao nível da sede para as funções de acompanhamento e apoio

Pessoal e estrutura dos serviços centrais

Função de acompanhamento dos serviços centrais

Função de apoio dos serviços centrais

Resultados da desconcentração

Indicadores para quantificação dos resultados

Rapidez

Preparação das propostas de financiamento

Celebração de contratos e execução de pagamentos

Execução dos projectos

Qualidade

Procedimentos financeiros sólidos

CONCLUSÕES

Conclusões relativas ao processo de desconcentração da gestão

Conclusões acerca dos resultados da gestão desconcentrada

RECOMENDAÇÕES

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 8 e 9 de Dezembro de 2004.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel FABRA VALLÉS

Presidente

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(1)  Comunicação da Comissão sobre a Reforma da Gestão da Ajuda Externa, 16 de Maio de 2000, igualmente designada por documento SEC(2000) 814/5.

(2)  COM(2000) 200.

(3)  No passado, o Tribunal criticou por diversas ocasiões a Comissão pela sua gestão demasiado centralizada dos programas de ajuda externa e pela falta de responsabilidade e de recursos das suas delegações. Ver, por exemplo, os seguintes relatórios do Tribunal:

(4)  No caso da ajuda orçamental a situação é um pouco diferente, uma vez que as delegações são responsáveis pela elaboração das propostas de financiamento e pela avaliação das condições de desembolso, enquanto que os serviços centrais continuam a ser responsáveis pela aprovação dos pagamentos.

(5)  Os GAT ocupavam-se, por exemplo, da preparação de propostas de financiamento e do acompanhamento da execução do projecto. Foram encerrados no final de 2001.

(6)  Em Fevereiro de 2004, a Comissão decidiu desconcentrar igualmente as operações na sua delegação em Israel e, se se incluir a delegação na Bósnia, que já fora desconcentrada ainda antes do próprio processo de desconcentração ter início, o número total de delegações que funcionam em gestão desconcentrada será de 80.

(7)  Os programas geográficos têm como objecto regiões geográficas específicas, como é o caso de TACIS (antiga União Soviética), CARDS (Balcãs), MEDA (países mediterrânicos), ALA (Ásia e América Latina), FED (países ACP) e EPRD (África do Sul).

(8)  Foram as seguintes as 10 delegações visitadas (em Novembro de 2003 ou em Março de 2004): Indonésia, Quénia, Mali, Marrocos, Rússia, Senegal, África do Sul (todas elas da «primeira vaga») e Albânia, Etiópia e Uruguai («segunda vaga»). As delegações na Nicarágua e na Tunísia foram visitadas no início de 2003, no âmbito do estudo preliminar para preparação da auditoria.

(9)  Avaliação do processo de desconcentração da gestão: relatório final — 6.5.2004 — SEC(2004) 561.

(10)  Comunicação dos Comissários Patten, Nielsen, Kinnock e Schreyer à Comissão: «Réforme de l'aide communautaire: Plan de mise en œuvre et de financement de la déconcentration». SEC(2002) 85, adoptada pela Comissão em 30.1.2002.

(11)  Por exemplo, à delegação na Indonésia, que antes da desconcentração tinha 25 agentes, foram atribuídos numa primeira fase 14 lugares suplementares (seis para a unidade F & C, três peritos para a unidade de cooperação e cinco lugares administrativos e de apoio).

(12)  Os peritos são especialistas com uma experiência considerável (em áreas como a saúde, silvicultura, sector privado, etc), que dispõem de contratos temporários com condições mais ou menos comparáveis às dos funcionários.

(13)  ALAT significa: «agent local assistance technique» (agente local de assistência técnica); trata-se de agentes temporários de nacionalidade europeia, com um grau de experiência variável, embora normalmente com menos experiência que os peritos, aos quais é feito um contrato local.

(14)  O RF aplicável ao orçamento geral e o RF do 9.o FED.

(15)  «Definição das funções da sede do EuropeAid no âmbito de um ambiente desconcentrado».

(16)  «Mandato (Mission statement), responsabilidades e tarefas dos serviços».

(17)  RAC = «Restant à contracter» = autorizações que ainda não foram objecto de contrato.

RAL = «Restant à liquider» = autorizações por liquidar.

(18)  Como se pode ver na nota dirigida por um Director de EuropeAid a um Chefe de Delegação na qual é pedida uma indicação clara da data em que foi solicitada a intervenção dos serviços centrais.

(19)  Existem seis grupos de apoio da qualidade no EuropeAid para as Direcções A a F com a função de verificar duas vezes os novos projectos — primeiro, na fase de identificação e posteriormente na fase da proposta de financiamento.

(20)  As redes temáticas surgiram em 2001 com a criação do EuropeAid, existindo actualmente 11 redes temáticas e três redes de correspondentes. A comunicação com as delegações é efectuada essencialmente através de sítios internet, criados em Julho de 2003.

(21)  É especialmente o que sucede nos países ACP, mas também noutros países onde está a ser aplicada a gestão desconcentrada dos projectos, como em Marrocos.

(22)  Por exemplo, a auditoria realizada na delegação no Senegal revelou que o tempo necessário a esta delegação para efectuar a sua parte do processo de pagamento tinha sido reduzido para cerca de 20 dias. No entanto, trata-se apenas de uma fracção do tempo que demoram as unidades gestoras dos projectos ou as administrações nacionais para executarem a sua parte do processo de pagamento, que pode demorar meses e não dias. Em Marrocos, os procedimentos da administração nacional para efectuar os pagamentos ou celebrar os contratos eram tão demorados que a delegação, em vez de tentar ajudar o governo a melhorar os procedimentos ao nível local, decidiu assumir a responsabilidade integral por todos os pagamentos e autorizações, a fim de reduzir os atrasos.

(23)  Verificou-se uma excepção no Senegal, onde as fichas de transmissão das autorizações dos pagamentos indicavam o número de dias de trabalho previsto para cada fase do processo de verificação, estando definido um total de 21 dias de trabalho para processar o pagamento de uma factura na delegação.

(24)  Os erros constatados incluíam uma data errada de emissão de uma factura, a não indicação do período durante o qual um pedido de pagamento fica suspenso, por exemplo, por falta de documentos de apoio, bem como pagamentos efectuados uma vez mas registados duas vezes no sistema.

(25)  Por exemplo, um projecto em curso pode estar sujeito a deficiências de concepção ou a uma alteração das circunstâncias que não possam ser (facilmente) alteradas pela desconcentração da gestão.

(26)  Foram efectuadas auditorias financeiras em todos os países visitados no âmbito da presente auditoria, com excepção da Etiópia e do Uruguai. Para mais informações consultar o Relatório Anual do Tribunal relativo a 2003, em particular o capítulo 7 relativo às acções externas, bem como o relatório sobre as actividades dos FED. Neste âmbito saliente-se ainda que, embora a Comissão tenha adoptado as normas de controlo interno em 2001, estas só foram aplicadas nas delegações a partir de 2004.

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ANEXO

Lista das principais acções e datas do processo de preparação da desconcentração da gestão

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RESPOSTAS DA COMISSÃO

RESUMO

INTRODUÇÃO

OBSERVAÇÕES

CONCLUSÕES

RECOMENDAÇÕES

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(1)  Ver SEC(2002) 1362 final: Comunicação da Sra. Schreyer à Comissão: Avaliação global do estado de preparação dos serviços da Comissão com vista à integração do novo Regulamento Financeiro nos sistemas de controlo interno de 17 de Dezembro de 2002.

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