----

----

I Meddelelser

Revisionsretten

----

SÆRBERETNING Nr. 10/2004

om dekoncentreringen af forvaltningen af EF's bistand til tredjelande til Kommissionens delegationer, med Kommissionens svar

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, EF)

(2005/C 000/01)

INDHOLD

BILAG

Kommissionens svar

FORKORTELSER

RESUME

INDLEDNING

Baggrund

Rettens revision

BEMÆRKNINGER

Dekoncentrationsprocessen

Den overordnede forvaltning af dekoncentreringen

Delegationernes forberedelse

Forberedelse af de centrale tjenester til at varetage en overvågnings- og støttefunktion

Struktur og personale i de centrale tjenester

De centrale tjenesters overvågningsfunktion

De centrale tjenesters støttefunktion

Resultater af dekoncentreringen

Indikatorer for resultatmåling

Gennemførelsestempoet

Forberedelse af finansieringsforslag

Kontrakter og betalinger

Projektgennemførelse

Kvalitet

Solide finansielle procedurer

KONKLUSION

Konklusion vedrørende dekoncentrationsprocessen

Konklusion vedrørende resultaterne af dekoncentrationsprocessen

ANBEFALINGER

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 8. og 9. december 2004.

På Revisionsrettens vegne

Juan Manuel FABRA VALLÉS

Formand

----

(1)  Communication to the Commission on the Reform of the Management of External Assistance (meddelelse til Kommissionen om reformen af forvaltningen af bistand til tredjelande) af 16. maj 2000. Der refereres også til dette dokument som SEC(2000) 814/5.

(2)  KOM(2000) 200.

(3)  Retten har mange gange kritiseret, at Kommissionens forvaltning af de eksterne programmer var alt for centraliseret, og at Kommissionens delegationer ikke havde tilstrækkelige beføjelser og ressourcer. Jf. f.eks. følgende af Rettens beretninger:

(4)  Med hensyn til budgetstøtte er situationen noget anderledes. Delegationerne er ansvarlige for at forberede finansieringsforslag og for at evaluere betingelserne for udbetaling af støtten, mens de centrale tjenester stadig er ansvarlige for at godkende betalingerne.

(5)  Kontorerne for faglig bistand deltog f.eks. i forberedelsen af finansieringsforslag og overvågningen af projektgennemførelsen. De er blevet nedlagt efterhånden, de sidste ved udgangen af 2001.

(6)  I februar 2004 traf Kommissionen beslutning om, at delegationen i Israel også skulle inddrages i processen, og hvis delegationen i Bosnien medregnes, hvor der allerede var blevet indført dekoncentreret forvaltning, inden selve dekoncentrationsprocessen begyndte, kommer det samlede antal delegationer med dekoncentreret forvaltning op på 80.

(7)  Geografiske programmer vedrører specifikke geografiske regioner, f.eks. Tacis (det tidligere Sovjetunionen), Cards (Balkan), Meda (middelhavslandene), ALA (Asien og Latinamerika), EUF (AVS-lande) og EPRD (Sydafrika).

(8)  Retten besøgte følgende ti delegationer (i november 2003 eller i marts 2004): Indonesien, Kenya, Mali, Marokko, Rusland, Senegal og Sydafrika (første bølge) og Albanien, Etiopien og Uruguay (anden bølge). Delegationerne i Nicaragua og Tunesien blev besøgt i begyndelsen af 2003 som led i de indledende undersøgelser med henblik på revisionen.

(9)  Evaluation of the Devolution Process: final report — 6.5.2004 — SEC(2004) 561.

(10)  Meddelelse til Kommissionen fra følgende medlemmer af Kommissionen: Chris Patten, Paul Nielson, Neil Kinnock og Michaele Schreyer: »Réforme de l'aide communautaire: Plan de mise en œuvre et de financement de la déconcentration«. SEC(2002) 85, vedtaget af Kommissionen den 30.1.2002.

(11)  F.eks. fik delegationen i Indonesien, der inden dekoncentreringen havde 25 ansatte, i første omgang tildelt yderligere 14 ansatte, seks til finans- og kontraktenheden, tre eksperter til samarbejdsenheden og fem ansatte til administrative funktioner eller støttefunktioner.

(12)  Individuelle eksperter er specialister med stor erfaring (på områder som sundhed, skovbrug, den private sektor osv.), som ansættes på en midlertidig kontrakt med stort set samme vilkår som tjenestemænd.

(13)  ALATer (lokaltansatte til teknisk bistand) er midlertidigt ansatte, som er statsborgere i et EU-land, og som har forskelligt erfaringsgrundlag, men almindeligvis mindre erfaring end de individuelle eksperter. De er lokaltansatte i henhold til kontrakt.

(14)  Finansforordningen for det almindelige budget og finansforordningen for 9. EUF.

(15)  »Définition des fonctions du Siège d'EuropeAid dans le cadre d'un environnement déconcentré« (Hovedkvarteret EuropeAids funktioner i forbindelse med dekoncentreret forvaltning).

(16)  »Mission statement, Responsabilités et Tâches des Services«.

(17)  På fransk: RAC = »Restant à contracter« og

RAL = »Restant à liquider«.

(18)  Som det fremgår af et notat, som en direktør i EuropeAid sendte til en delegationschef, og hvori han anmodede delegationschefen om at angive præcist, hvornår man ønskede, at de centrale tjenester skulle foretage sig noget.

(19)  Der er seks kvalitetsstøttegrupper i EuropeAid til brug for direktorat A-F. Disse grupper skal screene alle nye projekter to gange — først i forbindelse med projektidentifikationen og derefter i forbindelse med finansieringsforslaget.

(20)  De tematiske netværk har eksisteret siden 2001, hvor EuropeAid blev oprettet, og der er nu 11 tematiske netværk og 3 korrespondentnetværk. Kommunikationen med delegationerne foregår først og fremmest gennem websteder, der blev oprettet i juli 2003.

(21)  Det er navnlig tilfældet i AVS-landene, men også i andre lande, hvor der anvendes dekoncentreret projektforvaltning, f.eks. i Marokko.

(22)  Det fremgik f.eks. af revisionen i delegationen i Senegal, at delegationen havde fået bragt ekspeditionstiden for betalinger ned på ca. 20 dage. Det var kun en brøkdel af den tid, det tog for projektforvaltningsenhederne eller den nationale administration at gøre deres del af arbejdet i betalingsprocessen; for dem var der ikke tale om dage, men om måneder. I Marokko tog de nationale administrative procedurer for betalinger eller kontraktindgåelse så lang tid, at delegationen havde besluttet, at den ville forsøge at forkorte ekspeditionstiden, ikke ved at prøve at hjælpe regeringen med at forbedre de lokale procedurer, men ved at overtage det fulde ansvar for alle betalinger og forpligtelser.

(23)  Retten konstaterede en undtagelse i Senegal, hvor der på følgesedlerne til betalingspåtegningerne var angivet måltal for det antal arbejdsdage, som hvert stadium i kontrolprocessen måtte vare. Delegationen kalkulerede med i alt 21 arbejdsdage til behandlingen af en faktura frem til betalingstidspunktet.

(24)  Der blev bl.a. fundet følgende fejl: fakturaer med forkert udstedelsesdato, det var ikke registreret, at en betalingsanmodning var blevet udskudt i en periode, f.eks. fordi der manglede bilag, eller fordi beløb, der var blevet betalt én gang, var blevet registreret to gange i systemet.

(25)  Et igangværende projekt kan f.eks. have svagheder i sin udformning, eller forholdene kan ændre sig på en måde, som ikke (umiddelbart) kan afhjælpes ved dekoncentrering.

(26)  Der blev foretaget finansiel revision i alle de lande, hvor Retten aflagde revisionsbesøg med henblik på denne revision, undtagen i Etiopien og Uruguay. Jf. Rettens årsberetning for regnskabsåret 2003, navnlig kapitel 7, for yderligere oplysninger om foranstaltningerne udadtil og beretningen om aktiviteterne under EUF. I denne forbindelse bemærkes det endvidere, at Kommissionen vedtog interne kontrolstandarder i 2001, men at disse standarder først vil blive anvendt i delegationerne fra 2004.

----

BILAG

Liste over nøgletidspunkter og nøgleaktioner i forbindelse med forberedelsen af dekoncentrering

----

KOMMISSIONENS SVAR

RESUME

INDLEDNING

BEMÆRKNINGER

KONKLUSION

ANBEFALINGER

----

(1)  Se SEK(2002) 1362 endelig: Meddelelse fra Michaela Schreyer til Kommissionen: Meddelelse af 17.12.2002 om en samlet evaluering af Kommissionens tjenestegrenes forberedelser med henblik på integration af den nye finansforordning i deres interne kontrolsystemer (foreligger ikke på dansk).

----