# Dziennik Urzędowy L 221/2019

| | ISSN 1977-0766 |
| --- | --- |
| Dziennik Urzędowy
  Unii Europejskiej | L 221 |
| | |
| Wydanie polskie | Legislacja | Rocznik 6226 sierpnia 2019 |

ISSN 1977-0766

Dziennik Urzędowy

Unii Europejskiej

L 221

Wydanie polskie

Legislacja

Rocznik 6226 sierpnia 2019

---

| Spis treści | | II   Akty o charakterze nieustawodawczym | Strona |
| --- | --- | --- | --- |
| | | REGULAMINY WEWNĘTRZNE |
| | * | Decyzja zarządu Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych z dnia 23 maja 2019 r. w sprawie wewnętrznych zasad dotyczących ograniczenia pewnych praw osób, których dotyczą dane, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach funkcjonowania EIOPA | 1 |

Spis treści

II   Akty o charakterze nieustawodawczym

Strona

REGULAMINY WEWNĘTRZNE

*

Decyzja zarządu Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych z dnia 23 maja 2019 r. w sprawie wewnętrznych zasad dotyczących ograniczenia pewnych praw osób, których dotyczą dane, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach funkcjonowania EIOPA

1

| PL | Akty, których tytuły wydrukowano zwykłą czcionką, odnoszą się do bieżącego zarządzania sprawami rolnictwa i generalnie zachowują ważność przez określony czas.
  Tytuły wszystkich innych aktów poprzedza gwiazdka, a drukuje się je czcionką pogrubioną. |
| --- | --- |

PL

Akty, których tytuły wydrukowano zwykłą czcionką, odnoszą się do bieżącego zarządzania sprawami rolnictwa i generalnie zachowują ważność przez określony czas.

Tytuły wszystkich innych aktów poprzedza gwiazdka, a drukuje się je czcionką pogrubioną.

---

II Akty o charakterze nieustawodawczym

REGULAMINY WEWNĘTRZNE

| 26.8.2019 | PL | Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej | L 221/1 |
| --- | --- | --- | --- |

26.8.2019

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

L 221/1

---

DECYZJA ZARZĄDU EUROPEJSKIEGO URZĘDU NADZORU UBEZPIECZEŃ I PRACOWNICZYCH PROGRAMÓW EMERYTALNYCH

z dnia 23 maja 2019 r.

w sprawie wewnętrznych zasad dotyczących ograniczenia pewnych praw osób, których dotyczą dane, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w ramach funkcjonowania EIOPA

ZARZĄD EUROPEJSKIEGO URZĘDU NADZORU UBEZPIECZEŃ I PRACOWNICZYCH PROGRAMÓW EMERYTALNYCH,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (1), w szczególności jego art. 25,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1094/2010 z dnia 24 listopada 2010 r. w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Nadzoru (Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych), zmiany decyzji nr 716/2009/WE i uchylenia decyzji Komisji 2009/79/WE (2) (zwane dalej „EIOPA”), w szczególności jego art. 47 ust. 1,

uwzględniając opinię europejskiego inspektora ochrony danych (zwanego dalej „EIOD”) z dnia 14 maja 2019 r.,

a także mając na uwadze, co następuje:

| (1) | Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 ograniczenia w stosowaniu art. 14–22, 35 i 36, jak również art. 4 tego rozporządzenia, w zakresie, w jakim przepisy te odnoszą się do praw i obowiązków przewidzianych w art. 14–22, o ile nie opierają się na aktach prawnych przyjętych na podstawie Traktatów, powinny być oparte na wewnętrznych zasadach przyjętych przez EIOPA. |
| --- | --- |

(1)

Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 ograniczenia w stosowaniu art. 14–22, 35 i 36, jak również art. 4 tego rozporządzenia, w zakresie, w jakim przepisy te odnoszą się do praw i obowiązków przewidzianych w art. 14–22, o ile nie opierają się na aktach prawnych przyjętych na podstawie Traktatów, powinny być oparte na wewnętrznych zasadach przyjętych przez EIOPA.

| (2) | Takie zasady wewnętrzne, w tym przepisy dotyczące oceny konieczności i proporcjonalności ograniczenia, nie powinny mieć zastosowania, gdy ograniczenie praw osób, której dane dotyczą, określa akt prawny przyjęty na podstawie Traktatów. |
| --- | --- |

(2)

Takie zasady wewnętrzne, w tym przepisy dotyczące oceny konieczności i proporcjonalności ograniczenia, nie powinny mieć zastosowania, gdy ograniczenie praw osób, której dane dotyczą, określa akt prawny przyjęty na podstawie Traktatów.

| (3) | EIOPA, realizując swoje obowiązki dotyczące praw osób, których dane dotyczą, przewidziane rozporządzeniem (UE) 2018/1725, rozważa, czy zastosowanie ma którykolwiek z wyjątków przewidzianych w rozporządzeniu. |
| --- | --- |

(3)

EIOPA, realizując swoje obowiązki dotyczące praw osób, których dane dotyczą, przewidziane rozporządzeniem (UE) 2018/1725, rozważa, czy zastosowanie ma którykolwiek z wyjątków przewidzianych w rozporządzeniu.

| (4) | W ramach własnego funkcjonowania administracyjnego EIOPA może prowadzić dochodzenia administracyjne, postępowania dyscyplinarne, wstępne czynności związane z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, procedury związane ze zgłaszaniem przypadków naruszeń przez sygnalistów, (formalne i nieformalne) procedury podejmowane w przypadkach nękania, rozpatrywać wewnętrzne i zewnętrzne skargi, prowadzić wewnętrzne audyty, badać sprawy poprzez osobę inspektora ochrony danych („IOD”) zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725, jak również prowadzić dochodzenia dotyczące wewnętrznego bezpieczeństwa (informatycznego). |
| --- | --- |

(4)

W ramach własnego funkcjonowania administracyjnego EIOPA może prowadzić dochodzenia administracyjne, postępowania dyscyplinarne, wstępne czynności związane z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, procedury związane ze zgłaszaniem przypadków naruszeń przez sygnalistów, (formalne i nieformalne) procedury podejmowane w przypadkach nękania, rozpatrywać wewnętrzne i zewnętrzne skargi, prowadzić wewnętrzne audyty, badać sprawy poprzez osobę inspektora ochrony danych („IOD”) zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725, jak również prowadzić dochodzenia dotyczące wewnętrznego bezpieczeństwa (informatycznego).

| (5) | EIOPA przetwarza kilka kategorii danych osobowych, w tym „twarde dane” (dane „obiektywne”, takie jak dane umożliwiające identyfikację, dane kontaktowe, dane zawodowe, dane administracyjne, dane pozyskane z określonych źródeł, dane pochodzące z łączności elektronicznej oraz dane dotyczące ruchu) lub „miękkie dane” (dane „subiektywne” związane ze sprawą, takie jak tok rozumowania, dane behawioralne, oceny, dane o zachowaniu i postępowaniu, jak również dane związane z przedmiotem procedury lub czynności). |
| --- | --- |

(5)

EIOPA przetwarza kilka kategorii danych osobowych, w tym „twarde dane” (dane „obiektywne”, takie jak dane umożliwiające identyfikację, dane kontaktowe, dane zawodowe, dane administracyjne, dane pozyskane z określonych źródeł, dane pochodzące z łączności elektronicznej oraz dane dotyczące ruchu) lub „miękkie dane” (dane „subiektywne” związane ze sprawą, takie jak tok rozumowania, dane behawioralne, oceny, dane o zachowaniu i postępowaniu, jak również dane związane z przedmiotem procedury lub czynności).

| (6) | EIOPA, reprezentowany przez dyrektora wykonawczego, pełni rolę administratora niezależnie od dalszego delegowania roli administratora w ramach urzędu dokonanego w celu odzwierciedlenia obowiązków operacyjnych dla konkretnych operacji przetwarzania danych osobowych. |
| --- | --- |

(6)

EIOPA, reprezentowany przez dyrektora wykonawczego, pełni rolę administratora niezależnie od dalszego delegowania roli administratora w ramach urzędu dokonanego w celu odzwierciedlenia obowiązków operacyjnych dla konkretnych operacji przetwarzania danych osobowych.

| (7) | Dane osobowe są przechowywane w sposób bezpieczny w środowisku elektronicznym lub w wersji papierowej w sposób uniemożliwiający bezprawny dostęp lub przekazanie danych osobom, które nie muszą mieć do nich dostępu. Przetwarzane dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż to konieczne i właściwe dla celów, dla których są przetwarzane, wskazany w informacji o zasadach przetwarzania danych, oświadczeniach o ochronie prywatności lub rejestrach EIOPA. |
| --- | --- |

(7)

Dane osobowe są przechowywane w sposób bezpieczny w środowisku elektronicznym lub w wersji papierowej w sposób uniemożliwiający bezprawny dostęp lub przekazanie danych osobom, które nie muszą mieć do nich dostępu. Przetwarzane dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż to konieczne i właściwe dla celów, dla których są przetwarzane, wskazany w informacji o zasadach przetwarzania danych, oświadczeniach o ochronie prywatności lub rejestrach EIOPA.

| (8) | Wewnętrzne zasady powinny mieć zastosowanie do wszystkich operacji przetwarzania danych prowadzonych przez EIOPA w toku realizacji dochodzeń administracyjnych, postępowań dyscyplinarnych, wstępnych czynności związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, procedur związanych ze zgłaszaniem przypadków naruszeń przez sygnalistów, (formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania, rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg, prowadzenia audytów wewnętrznych, badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725, jak również dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego), prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU). |
| --- | --- |

(8)

Wewnętrzne zasady powinny mieć zastosowanie do wszystkich operacji przetwarzania danych prowadzonych przez EIOPA w toku realizacji dochodzeń administracyjnych, postępowań dyscyplinarnych, wstępnych czynności związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, procedur związanych ze zgłaszaniem przypadków naruszeń przez sygnalistów, (formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania, rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg, prowadzenia audytów wewnętrznych, badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725, jak również dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego), prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU).

| (9) | Wewnętrzne zasady powinny mieć zastosowanie do operacji przetwarzania danych prowadzonych przed uruchomieniem procedur, o których mowa powyżej, w trakcie tych procedur oraz podczas monitorowania działań następczych podejmowanych w rezultacie wspomnianych procedur. Powinny one również obejmować pomoc i współpracę ze strony EIOPA udzielaną organom krajowym i organizacjom międzynarodowym poza dochodzeniami administracyjnymi. |
| --- | --- |

(9)

Wewnętrzne zasady powinny mieć zastosowanie do operacji przetwarzania danych prowadzonych przed uruchomieniem procedur, o których mowa powyżej, w trakcie tych procedur oraz podczas monitorowania działań następczych podejmowanych w rezultacie wspomnianych procedur. Powinny one również obejmować pomoc i współpracę ze strony EIOPA udzielaną organom krajowym i organizacjom międzynarodowym poza dochodzeniami administracyjnymi.

| (10) | W przypadkach, w których zastosowanie mają zasady wewnętrzne, EIOPA musi przedstawić uzasadnienie ścisłej konieczności i proporcjonalności ograniczeń w społeczeństwie demokratycznym oraz postępować z poszanowaniem istoty podstawowych praw i wolności. |
| --- | --- |

(10)

W przypadkach, w których zastosowanie mają zasady wewnętrzne, EIOPA musi przedstawić uzasadnienie ścisłej konieczności i proporcjonalności ograniczeń w społeczeństwie demokratycznym oraz postępować z poszanowaniem istoty podstawowych praw i wolności.

| (11) | W ramach powyższego EIOPA podczas realizacji wspomnianych procedur ma obowiązek przestrzegać w możliwie szerokim zakresie praw podstawowych osób, których dane dotyczą, w szczególności związanych z prawem do udzielania informacji, prawem dostępu, prawem do sprostowania danych, prawem do usunięcia danych, prawem do ograniczeniem przetwarzania, prawem do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych lub prawem do poufności łączności, które to prawa przewidziano w rozporządzeniu (UE) 2018/1725. |
| --- | --- |

(11)

W ramach powyższego EIOPA podczas realizacji wspomnianych procedur ma obowiązek przestrzegać w możliwie szerokim zakresie praw podstawowych osób, których dane dotyczą, w szczególności związanych z prawem do udzielania informacji, prawem dostępu, prawem do sprostowania danych, prawem do usunięcia danych, prawem do ograniczeniem przetwarzania, prawem do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych lub prawem do poufności łączności, które to prawa przewidziano w rozporządzeniu (UE) 2018/1725.

| (12) | EIOPA może być jednak zobowiązany do ograniczenia informacji udzielanych osobie, której dane dotyczą, i innych praw takiej osoby w celu zapewnienia ochrony – w szczególności – własnych dochodzeń, dochodzeń i postępowań innych organów publicznych, jak również praw innych osób w związku z dochodzeniami lub innymi procedurami. |
| --- | --- |

(12)

EIOPA może być jednak zobowiązany do ograniczenia informacji udzielanych osobie, której dane dotyczą, i innych praw takiej osoby w celu zapewnienia ochrony – w szczególności – własnych dochodzeń, dochodzeń i postępowań innych organów publicznych, jak również praw innych osób w związku z dochodzeniami lub innymi procedurami.

| (13) | EIOPA może zatem ograniczyć informacje dla celów ochrony dochodzenia oraz ochrony praw podstawowych i wolności innych osób, których dane dotyczą. |
| --- | --- |

(13)

EIOPA może zatem ograniczyć informacje dla celów ochrony dochodzenia oraz ochrony praw podstawowych i wolności innych osób, których dane dotyczą.

| (14) | EIOPA powinien okresowo dokonywać przeglądu, czy warunki uzasadniające ograniczenie nadal występują i znieść ograniczenie, gdy nie można stwierdzić ich występowania. |
| --- | --- |

(14)

EIOPA powinien okresowo dokonywać przeglądu, czy warunki uzasadniające ograniczenie nadal występują i znieść ograniczenie, gdy nie można stwierdzić ich występowania.

| (15) | Administrator powinien poinformować IOD w momencie odroczenia i podczas przeglądów, |
| --- | --- |

(15)

Administrator powinien poinformować IOD w momencie odroczenia i podczas przeglądów,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Przedmiot i zakres

1.   Niniejsza decyzja określa zasady dotyczące warunków, w których EIOPA w ramach własnych procedur określonych w ust. 2, może zgodnie z art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 ograniczyć stosowanie praw przewidzianych w art. 14–21, 35 i 36, jak również art. 4.

2.   W ramach administracyjnego funkcjonowania EIOPA niniejsza decyzja ma zastosowanie do operacji przetwarzania danych osobowych przez urząd dla celów: prowadzenia dochodzeń administracyjnych, postępowań dyscyplinarnych, wstępnych czynności związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, procedur związanych ze zgłaszaniem przypadków naruszeń przez sygnalistów, (formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania, rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg, audytów wewnętrznych, badania spraw prowadzonych przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725, dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego), prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU).

3.   Przedmiotowe dane obejmują kategorię „twarde dane” (dane „obiektywne”, takie jak dane umożliwiające identyfikację, dane kontaktowe, dane zawodowe, dane administracyjne, dane pozyskane z określonych źródeł, dane pochodzące z łączności elektronicznej oraz dane dotyczące ruchu) oraz kategorię „miękkie dane” (dane „subiektywne” związane ze sprawą, takie jak tok rozumowania, dane behawioralne, oceny, dane o zachowaniu i postępowaniu, jak również dane związane z przedmiotem procedury lub czynności).

4.   EIOPA, realizując swoje obowiązki dotyczące praw osób, których dane dotyczą, przewidziane rozporządzeniem (UE) 2018/1725, rozważa, czy zastosowanie ma którykolwiek z wyjątków przewidzianych w rozporządzeniu.

5.   Z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej decyzji, ograniczenia mogą mieć zastosowanie do następujących praw: przekazywania informacji osobom, których dane dotyczą, prawa dostępu do informacji, prawa do sprostowania danych, prawa do usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony prywatności lub prawa do poufności łączności.

Artykuł 2

Określenie administratora i zabezpieczeń

1.   W celu uniknięcia naruszeń ochrony danych, wycieków danych lub nieuprawnionego ujawnienia informacji wprowadzono następujące zabezpieczenia:

| a) | dokumenty papierowe są przechowywane w zabezpieczonych szafkach i dostęp do nich ma tylko upoważniony personel; |
| --- | --- |

a)

dokumenty papierowe są przechowywane w zabezpieczonych szafkach i dostęp do nich ma tylko upoważniony personel;

| b) | wszystkie dane elektroniczne są przechowywane w bezpiecznej aplikacji informatycznej zgodnej z normami bezpieczeństwa EIOPA, jak również w konkretnych folderach elektronicznych, do których dostęp ma tylko upoważniony personel. odpowiedni poziom dostępu jest przyznawany indywidualnie; |
| --- | --- |

b)

wszystkie dane elektroniczne są przechowywane w bezpiecznej aplikacji informatycznej zgodnej z normami bezpieczeństwa EIOPA, jak również w konkretnych folderach elektronicznych, do których dostęp ma tylko upoważniony personel. odpowiedni poziom dostępu jest przyznawany indywidualnie;

| c) | baza danych jest chroniona hasłem w ramach systemu pojedynczego logowania i łączy się automatycznie z identyfikatorem i hasłem użytkownika. Bezwzględnie zakazane jest korzystanie z danych użytkownika przez inne osoby. Rejestry elektroniczne przechowywane są w sposób bezpieczny w celu zapewnienia ich poufności i ochrony prywatności oraz zawartych w nich danych; |
| --- | --- |

c)

baza danych jest chroniona hasłem w ramach systemu pojedynczego logowania i łączy się automatycznie z identyfikatorem i hasłem użytkownika. Bezwzględnie zakazane jest korzystanie z danych użytkownika przez inne osoby. Rejestry elektroniczne przechowywane są w sposób bezpieczny w celu zapewnienia ich poufności i ochrony prywatności oraz zawartych w nich danych;

| d) | wszystkie osoby z dostępem do danych mają obowiązek zachować ich poufność. |
| --- | --- |

d)

wszystkie osoby z dostępem do danych mają obowiązek zachować ich poufność.

2.   Administratorem operacji przetwarzania danych jest EIOPA, reprezentowany przez dyrektora wykonawczego, który może dokonać delegowania obowiązków administratora. Osoby, których dane dotyczą, są informowane o tożsamości osoby, której powierzono funkcję administratora, poprzez informacje o ochronie danych lub rejestry publikowane na stronie internetowej lub w intranecie EIOPA.

3.   Okres przechowywania danych osobowych, o którym mowa w art. 1 ust. 3, nie może być dłuższy niż to konieczne i właściwe dla celów przetwarzania danych. W żadnym razie nie może przekraczać okresu przechowywania określonego w informacjach o ochronie danych, oświadczeniach o ochronie prywatności lub rejestrze, o którym mowa w art. 5 ust. 1.

4.   W sytuacji, gdy EIOPA rozważa zastosowanie ograniczenia, należy porównać zagrożenie dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, z zagrożeniem - w szczególności – dla praw i wolności innych osób, których dane dotyczą, jak również z zagrożeniem unieważnienia skutku śledztw lub procedur EIOPA przykładowo ze względu na zniszczenie materiału dowodowego. Zagrożenia dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, wiążą się przede wszystkim, choć nie wyłącznie, z zagrożeniem dla reputacji oraz zagrożeniem dla prawa do obrony oraz prawa do bycia wysłuchanym.

Artykuł 3

Ograniczenia

1.   Wszelkie ograniczenia są stosowane przez EIOPA wyłącznie w celu zapewnienia:

| a) | zapobiegania przestępstwom, prowadzenia dochodzeń, wykrywania przestępstw oraz ścigania przestępstw lub wykonywania kar, w tym zabezpieczenia przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego oraz zapobiegania takim zagrożeniom; |
| --- | --- |

a)

zapobiegania przestępstwom, prowadzenia dochodzeń, wykrywania przestępstw oraz ścigania przestępstw lub wykonywania kar, w tym zabezpieczenia przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego oraz zapobiegania takim zagrożeniom;

| b) | realizacji innych ważnych celów leżących w interesie publicznym Unii lub państwa członkowskiego, w szczególności celów wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa Unii lub ważnego interesu gospodarczego lub finansowego Unii lub państwa członkowskiego, w tym kwestii pieniężnych, budżetowych i podatkowych, zdrowia publicznego i zabezpieczenia społecznego; |
| --- | --- |

b)

realizacji innych ważnych celów leżących w interesie publicznym Unii lub państwa członkowskiego, w szczególności celów wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa Unii lub ważnego interesu gospodarczego lub finansowego Unii lub państwa członkowskiego, w tym kwestii pieniężnych, budżetowych i podatkowych, zdrowia publicznego i zabezpieczenia społecznego;

| c) | wewnętrznego bezpieczeństw instytucji i organów Unii, w tym ich sieci łączności elektronicznej; |
| --- | --- |

c)

wewnętrznego bezpieczeństw instytucji i organów Unii, w tym ich sieci łączności elektronicznej;

| d) | zapobiegania naruszeniom etyki zawodów regulowanych, prowadzenia dochodzeń w sprawie takich naruszeń, wykrywania ich oraz ścigania; |
| --- | --- |

d)

zapobiegania naruszeniom etyki zawodów regulowanych, prowadzenia dochodzeń w sprawie takich naruszeń, wykrywania ich oraz ścigania;

| e) | monitorowania funkcji kontrolującej lub regulacyjnej związanej choćby sporadycznie z realizacją zadań, o których mowa w lit. a)–c); |
| --- | --- |

e)

monitorowania funkcji kontrolującej lub regulacyjnej związanej choćby sporadycznie z realizacją zadań, o których mowa w lit. a)–c);

| f) | ochrony osób, których dane dotyczą, bądź praw i wolności innych osób. |
| --- | --- |

f)

ochrony osób, których dane dotyczą, bądź praw i wolności innych osób.

2.   W ramach konkretnej realizacji celów określonych w ust. 1 EIOPA może zastosować ograniczenia odnośnie do danych osobowych przekazywanych służbom Komisji lub innym instytucjom, organom, agencjom i urzędom Unii, organom właściwym państw członkowskich lub państw trzecich, lub organizacjom międzynarodowych w następujących okolicznościach:

| a) | jeżeli realizacja tych praw i obowiązków mogłaby być objęta ograniczeniem przez służby Komisji lub inne instytucje, organy, agencje lub urzędy Unii na podstawie innych aktów przewidzianych w art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub zgodnie z rozdziałem IX tego rozporządzenia, lub zgodnie z aktami założycielskimi innych instytucji, organów, agencji i urzędów Unii; |
| --- | --- |

a)

jeżeli realizacja tych praw i obowiązków mogłaby być objęta ograniczeniem przez służby Komisji lub inne instytucje, organy, agencje lub urzędy Unii na podstawie innych aktów przewidzianych w art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub zgodnie z rozdziałem IX tego rozporządzenia, lub zgodnie z aktami założycielskimi innych instytucji, organów, agencji i urzędów Unii;

| b) | jeżeli realizacja tych praw i obowiązków mogłaby zostać ograniczona przez właściwe organy państw członkowskich na podstawie aktów, o których mowa w art. 23 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (3) lub środków krajowych transponujących art. 13 ust. 3, art. 15 ust. 3 lub art. 16 ust. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 (4); |
| --- | --- |

b)

jeżeli realizacja tych praw i obowiązków mogłaby zostać ograniczona przez właściwe organy państw członkowskich na podstawie aktów, o których mowa w art. 23 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (3) lub środków krajowych transponujących art. 13 ust. 3, art. 15 ust. 3 lub art. 16 ust. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 (4);

| c) | jeżeli realizacja tych praw i obowiązków mogłaby zaszkodzić współpracy EIOPA z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi przy realizacji jej zadań. |
| --- | --- |

c)

jeżeli realizacja tych praw i obowiązków mogłaby zaszkodzić współpracy EIOPA z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi przy realizacji jej zadań.

Przed zastosowaniem ograniczeń w okolicznościach, o których mowa w lit. a) i b) akapitu pierwszego, EIOPA konsultuje się z odpowiednimi służbami Komisji, instytucjami, organami, agencjami lub urzędami Unii lub właściwymi organami państw członkowskich, chyba że dla EIOPA jasne jest, że stosowanie ograniczenia przewidziano w jednym z aktów, o których mowa w lit. a) i b).

3.   Wszelkie ograniczenia są konieczne i proporcjonalne, zważywszy na zagrożenie dla praw i wolności osób, których dane dotyczą, a przy ich wprowadzaniu przestrzega się istoty praw podstawowych i wolności w społeczeństwie demokratycznym.

4.   Jeżeli rozważane jest zastosowanie ograniczenia, przeprowadza się analizę konieczności i proporcjonalności opartą na zasadach przedstawionych poniżej. Proces ten zostaje udokumentowany wewnętrzną notą oceny dla celów rozliczalności, osobno dla każdego przypadku.

5.   Ograniczenia są znoszone, gdy tylko przestają występować okoliczności uzasadniające ich stosowanie. W szczególności, jeżeli uznaje się, że realizacja ograniczonego prawa nie unieważniałaby już skutku ograniczenia lub nie wpływałaby już negatywnie na prawa lub swobody innych osób, których dotyczą dane.

Artykuł 4

Przegląd dokonywany przez inspektora ochrony danych

1.   EIOPA bez zbędnej zwłoki informuje własnego inspektora ochrony danych, jeżeli administrator ogranicza stosowanie praw osób, których dane dotyczą, lub rozszerza ograniczenie, zgodnie z niniejszą decyzją. Administrator zapewnia inspektorowi ochrony danych dostęp do rejestru zawierającego ocenę konieczności i proporcjonalności ograniczenia oraz odnotowuje datę powiadomienia inspektora ochrony danych.

2.   Inspektor ochrony danych może na piśmie wymagać od administratora przedstawienia przeglądu stosowania ograniczeń. Administrator informuje inspektora ochrony danych na piśmie o rezultatach żądanego przeglądu.

3.   Administrator informuje inspektora ochrony danych o zniesieniu ograniczenia, gdy do niego dojdzie.

Artykuł 5

Udzielanie informacji osobom, których dane dotyczą

1.   W należycie uzasadnionych przypadkach i z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej decyzji prawo do informacji może być ograniczone przez administratora w kontekście następujących operacji przetwarzania danych:

| a) | realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych; |
| --- | --- |

a)

realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych;

| b) | czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); |
| --- | --- |

b)

czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

| c) | procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów; |
| --- | --- |

c)

procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów;

| d) | (formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania; |
| --- | --- |

d)

(formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania;

| e) | rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg; |
| --- | --- |

e)

rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg;

| f) | audytów wewnętrznych; |
| --- | --- |

f)

audytów wewnętrznych;

| g) | badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725; |
| --- | --- |

g)

badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725;

| h) | dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU). |
| --- | --- |

h)

dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU).

EIOPA zamieszcza informacje o potencjalnym ograniczeniu praw w informacjach o ochronie danych osobowych, oświadczeniach o ochronie prywatności lub rejestrze w rozumieniu art. 31 rozporządzenia (UE) 2018/1725, publikowanych na stronie internetowej lub w intranecie, gdzie zawarta jest informacja dla osób, których dane dotyczą, na temat praw przysługujących ich w ramach danej procedury. Informacja zawiera wskazanie danych, które mogą podlegać ograniczeniu, przyczyny ograniczenia oraz potencjalny okres obowiązywania ograniczenia.

2.   Bez uszczerbku dla przepisów ust. 3 EIOPA, w sytuacji gdy jest to proporcjonalne, bez zbędnej zwłoki informuje również na piśmie indywidualnie wszystkie osoby, których dane dotyczą, uznawane za osoby objęte konkretną operacją przetwarzania danych, o przysługujących im prawach odnośnie do obecnych lub przyszłych ograniczeń.

3.   Jeżeli EIOPA ogranicza w całości lub częściowo udzielanie informacji osobom, których dane dotyczą, o których mowa w ust. 2, podaje w rejestrze powód ograniczenia, podstawę prawną zgodnie z art. 3 niniejszej decyzji, w tym ocenę konieczności i proporcjonalności ograniczenia.

4.   Rejestr oraz – w stosownych przypadkach – dokumenty zawierające okoliczności faktyczne i prawne leżące u podstaw takiej decyzji są dokumentowane. Udostępnia się je EIOD na żądanie.

5.   Ograniczenie, o którym mowa w ust. 3, ma zastosowanie tak długo, jak długo występują przyczyny uzasadniające to ograniczenie.

6.   Jeżeli powody ograniczenia przestają występować, EIOPA przedstawia osobie, której dane dotyczą, informację o podstawowych przyczynach stosowania ograniczenia. Jednocześnie EIOPA informuje osobę, której dane dotyczą, o prawie do złożenia w dowolnym momencie skargi do EIOD lub możliwości skorzystania ze środka ochrony prawnej przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

7.   EIOPA dokonuje przeglądu stosowania ograniczenia co sześć miesięcy od chwili przyjęcia ograniczenia, jak również z chwilą zakończenia danego dochodzenia, danej procedury lub danego śledztwa. Następnie administrator monitoruje konieczność utrzymania ograniczenia co sześć miesięcy.

Artykuł 6

Prawo dostępu do danych przez osobę, której dane dotyczą

1.   W należycie uzasadnionych przypadkach i z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej decyzji, o ile jest to konieczne i proporcjonalne, prawo dostępu może być ograniczone przez administratora w kontekście następujących operacji przetwarzania danych:

| a) | realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych; |
| --- | --- |

a)

realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych;

| b) | czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); |
| --- | --- |

b)

czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

| c) | procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów; |
| --- | --- |

c)

procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów;

| d) | (formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania; |
| --- | --- |

d)

(formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania;

| e) | rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg; |
| --- | --- |

e)

rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg;

| f) | audytów wewnętrznych; |
| --- | --- |

f)

audytów wewnętrznych;

| g) | badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725; |
| --- | --- |

g)

badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725;

| h) | dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU). |
| --- | --- |

h)

dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU).

Jeżeli osoby, których dane dotyczą, żądają dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych w kontekście co najmniej jednej sprawy lub konkretnej operacji przetwarzania, zgodnie z art. 17 rozporządzenia (UE) 2018/1725 EIOPA ogranicza się w ocenie wniosku wyłącznie do takich danych osobowych.

2.   Jeżeli EIOPA ogranicza, w całości lub częściowo, prawo dostępu, o którym mowa w art. 17 rozporządzenia (UE) 2018/1725, podejmuje następujące kroki:

| a) | w odpowiedzi na wniosek informuje osobę, której dane dotyczą, o stosowanym ograniczeniu i jego głównych przyczynach, jak również o możliwości złożenia skargi do EIOD i możliwości skorzystania ze środka ochrony prawnej przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej; |
| --- | --- |

a)

w odpowiedzi na wniosek informuje osobę, której dane dotyczą, o stosowanym ograniczeniu i jego głównych przyczynach, jak również o możliwości złożenia skargi do EIOD i możliwości skorzystania ze środka ochrony prawnej przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej;

| b) | w wewnętrznej notatce oceny dokumentuje powody ograniczenia, w tym ocenę konieczności i proporcjonalności ograniczenia oraz okres jego obowiązywania. |
| --- | --- |

b)

w wewnętrznej notatce oceny dokumentuje powody ograniczenia, w tym ocenę konieczności i proporcjonalności ograniczenia oraz okres jego obowiązywania.

Zgodnie z art. 25 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725 można wstrzymać przekazanie informacji, o których mowa w lit. a), pominąć je lub odmówić go, gdyby mogło ono unieważnić skutek nałożonego ograniczenia.

3.   EIOPA dokonuje przeglądu stosowania ograniczenia co sześć miesięcy od chwili przyjęcia ograniczenia, jak również z chwilą zakończenia danego śledztwa. Następnie administrator monitoruje konieczność utrzymania ograniczenia co sześć miesięcy. IOD zawiadamia się odpowiednio.

4.   Rejestr oraz – w stosownych przypadkach – dokumenty zawierające okoliczności faktyczne i prawne leżące u podstaw takiej decyzji są dokumentowane. Udostępnia się je EIOD na żądanie.

Artykuł 7

Prawo do sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania

1.   W należycie uzasadnionych przypadkach i z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej decyzji, o ile jest to konieczne i stosowne, prawo do sprostowania danych, ich usunięcia i ograniczenia przetwarzania może być ograniczone przez administratora w kontekście następujących operacji przetwarzania danych:

| a) | realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych; |
| --- | --- |

a)

realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych;

| b) | czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); |
| --- | --- |

b)

czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

| c) | procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów; |
| --- | --- |

c)

procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów;

| d) | (formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania; |
| --- | --- |

d)

(formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania;

| e) | rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg; |
| --- | --- |

e)

rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg;

| f) | audytów wewnętrznych; |
| --- | --- |

f)

audytów wewnętrznych;

| g) | badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725; |
| --- | --- |

g)

badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725;

| h) | dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU). |
| --- | --- |

h)

dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU).

2.   Jeżeli EIOPA ogranicza w całości lub częściowo stosowanie prawa do sprostowania danych, ich usunięcia i ograniczenia przetwarzania, o których mowa w art. 18, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725, podejmuje kroki określone w art. 6 ust. 2 niniejszej decyzji oraz dokonuje wpisu w rejestrze zgodnie z art. 6 ust. 3 decyzji.

Artykuł 8

Zawiadomienie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych i prawo do poufności łączności elektronicznej

1.   W należycie uzasadnionych przypadkach i z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej decyzji, o ile jest to konieczne i stosowne, prawo do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych może być ograniczone przez administratora w kontekście następujących operacji przetwarzania danych:

| a) | realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych; |
| --- | --- |

a)

realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych;

| b) | czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); |
| --- | --- |

b)

czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

| c) | procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów; |
| --- | --- |

c)

procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów;

| d) | (formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania; |
| --- | --- |

d)

(formalnych i nieformalnych) procedur podejmowanych w przypadkach nękania;

| e) | rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg; |
| --- | --- |

e)

rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg;

| f) | audytów wewnętrznych; |
| --- | --- |

f)

audytów wewnętrznych;

| g) | badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725; |
| --- | --- |

g)

badania spraw prowadzonego przez IOD zgodnie z art. 45 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725;

| h) | dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU). |
| --- | --- |

h)

dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU).

2.   W należycie uzasadnionych przypadkach i z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej decyzji, o ile jest to konieczne i stosowne, prawo do poufności łączności elektronicznej może być ograniczone przez administratora w kontekście następujących operacji przetwarzania danych:

| a) | realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych; |
| --- | --- |

a)

realizacji dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych;

| b) | czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); |
| --- | --- |

b)

czynności wstępnych związanych z przypadkami potencjalnych nieprawidłowości zgłaszanych do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF);

| c) | procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów; |
| --- | --- |

c)

procedur związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów;

| d) | formalnych procedur podejmowanych w przypadkach nękania; |
| --- | --- |

d)

formalnych procedur podejmowanych w przypadkach nękania;

| e) | rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg; |
| --- | --- |

e)

rozpatrywania wewnętrznych i zewnętrznych skarg;

| f) | dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU). |
| --- | --- |

f)

dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa (informatycznego) prowadzonych wewnętrznie lub z udziałem podmiotów zewnętrznych (np. CERT-EU).

3.   Jeżeli EIOPA ogranicza prawo do zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych lub prawo do poufności łączności elektronicznej, o których mowa w art. 35 i 36 rozporządzenia (UE) 2018/1725, rejestruje powody ograniczenia zgodnie z art. 5 ust. 3 niniejszej decyzji. Zastosowanie ma art. 5 ust. 4 niniejszej decyzji.

Artykuł 9

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono we Frankfurcie nad Menem dnia 23 maja 2019 r.

W imieniu EIOPA

Gabriel BERNARDINO

Przewodniczący Zarządu

---

(1)  
  Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39.

1

(2)  
  Dz.U. L 331 z 15.12.2010, s. 48.

2

(3)  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1).

3

(4)  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 89).

4

---