# Diario Oficial L 221/2019

| | ISSN 1977-0685 |
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| Diario Oficial
  de la Unión Europea | L 221 |
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| Edición en lengua española | Legislación | 62.° año26 de agosto de 2019 |

ISSN 1977-0685

Diario Oficial

de la Unión Europea

L 221

Edición en lengua española

Legislación

62.° año26 de agosto de 2019

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| Sumario | | II   Actos no legislativos | Página |
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| | | REGLAMENTOS INTERNOS Y DE PROCEDIMIENTO |
| | * | Decisión del Consejo de Administración de la Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación, de 23 de mayo de 2019, sobre las normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la AESPJ | 1 |

Sumario

II   Actos no legislativos

Página

REGLAMENTOS INTERNOS Y DE PROCEDIMIENTO

*

Decisión del Consejo de Administración de la Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación, de 23 de mayo de 2019, sobre las normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la AESPJ

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| ES | Los actos cuyos títulos van impresos en caracteres finos son actos de gestión corriente, adoptados en el marco de la política agraria, y que tienen generalmente un período de validez limitado.
  Los actos cuyos títulos van impresos en caracteres gruesos y precedidos de un asterisco son todos los demás actos. |
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ES

Los actos cuyos títulos van impresos en caracteres finos son actos de gestión corriente, adoptados en el marco de la política agraria, y que tienen generalmente un período de validez limitado.

Los actos cuyos títulos van impresos en caracteres gruesos y precedidos de un asterisco son todos los demás actos.

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II Actos no legislativos

REGLAMENTOS INTERNOS Y DE PROCEDIMIENTO

| 26.8.2019 | ES | Diario Oficial de la Unión Europea | L 221/1 |
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26.8.2019

ES

Diario Oficial de la Unión Europea

L 221/1

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DECISIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA AUTORIDAD EUROPEA DE SEGUROS Y PENSIONES DE JUBILACIÓN

de 23 de mayo de 2019

sobre las normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la AESPJ

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA AUTORIDAD EUROPEA DE SEGUROS Y PENSIONES DE JUBILACIÓN,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (1), y, en particular, su artículo 25,

Visto el Reglamento (UE) n.o 1094/2010 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de noviembre de 2010, por el que se crea una Autoridad Europea de Supervisión (Autoridad Europea de Seguros y Pensiones de Jubilación) (en lo sucesivo, «AESPJ»), se modifica la Decisión n.o 716/2009/CE y se deroga la Decisión 2009/79/CE de la Comisión (2), y, en particular, su artículo 47, apartado 1,

Visto el dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos (en lo sucesivo, «SEPD») de 14 de mayo de 2019,

Considerando lo siguiente:

| (1) | De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, las limitaciones a la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, y también del artículo 4 de dicho Reglamento en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones que disponen los artículos 14 a 22, deben basarse en normas internas adoptadas por la AESPJ cuando no se encuentren fundamentadas en actos jurídicos adoptados con arreglo a los Tratados. |
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(1)

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, las limitaciones a la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, y también del artículo 4 de dicho Reglamento en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones que disponen los artículos 14 a 22, deben basarse en normas internas adoptadas por la AESPJ cuando no se encuentren fundamentadas en actos jurídicos adoptados con arreglo a los Tratados.

| (2) | Estas normas internas, incluidas sus disposiciones sobre la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación, no deben aplicarse cuando un acto jurídico adoptado con arreglo a los Tratados prevea una limitación de los derechos de los interesados. |
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(2)

Estas normas internas, incluidas sus disposiciones sobre la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación, no deben aplicarse cuando un acto jurídico adoptado con arreglo a los Tratados prevea una limitación de los derechos de los interesados.

| (3) | Cuando la AESPJ ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento. |
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(3)

Cuando la AESPJ ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

| (4) | En el marco de su funcionamiento administrativo, la AESPJ puede llevar a cabo investigaciones administrativas, tramitar procedimientos disciplinarios, llevar a cabo actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitar casos de denuncia de irregularidades, tramitar procedimientos (formales e informales) de acoso, tramitar quejas internas y externas, realizar auditorías internas, emprender investigaciones a través del responsable de protección de datos (en lo sucesivo, «RPD») en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 y llevar a cabo investigaciones internas sobre la seguridad (informática). |
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(4)

En el marco de su funcionamiento administrativo, la AESPJ puede llevar a cabo investigaciones administrativas, tramitar procedimientos disciplinarios, llevar a cabo actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitar casos de denuncia de irregularidades, tramitar procedimientos (formales e informales) de acoso, tramitar quejas internas y externas, realizar auditorías internas, emprender investigaciones a través del responsable de protección de datos (en lo sucesivo, «RPD») en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 y llevar a cabo investigaciones internas sobre la seguridad (informática).

| (5) | La AESPJ trata diversas categorías de datos personales, incluidos los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos). |
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(5)

La AESPJ trata diversas categorías de datos personales, incluidos los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

| (6) | La AESPJ, representada por su director ejecutivo, actúa como responsable del tratamiento de datos, con independencia de las posteriores delegaciones de esta función dentro de la propia AESPJ al objeto de reflejar las diversas responsabilidades operativas por las distintas tareas de tratamiento de datos personales. |
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(6)

La AESPJ, representada por su director ejecutivo, actúa como responsable del tratamiento de datos, con independencia de las posteriores delegaciones de esta función dentro de la propia AESPJ al objeto de reflejar las diversas responsabilidades operativas por las distintas tareas de tratamiento de datos personales.

| (7) | Los datos personales se almacenan en un entorno electrónico o en papel de un modo seguro que impide el acceso ilícito a personas que no necesiten conocerlos y la transferencia ilícita a estas personas. Los datos personales tratados no se retienen durante un tiempo superior al necesario y al adecuado para los fines para los que se hubieran tratado durante el período especificado en los anuncios de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros de la AESPJ. |
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(7)

Los datos personales se almacenan en un entorno electrónico o en papel de un modo seguro que impide el acceso ilícito a personas que no necesiten conocerlos y la transferencia ilícita a estas personas. Los datos personales tratados no se retienen durante un tiempo superior al necesario y al adecuado para los fines para los que se hubieran tratado durante el período especificado en los anuncios de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros de la AESPJ.

| (8) | Estas normas internas deben aplicarse a todas las operaciones de tratamiento de datos llevadas a cabo por la AESPJ en el ejercicio de sus investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, procedimientos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitación de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones llevadas a cabo por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). |
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(8)

Estas normas internas deben aplicarse a todas las operaciones de tratamiento de datos llevadas a cabo por la AESPJ en el ejercicio de sus investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, procedimientos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitación de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones llevadas a cabo por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

| (9) | Estas normas internas deben aplicarse a las operaciones de tratamiento de datos llevadas a cabo antes del inicio de los procedimientos citados previamente, durante estos y durante el seguimiento de la actuación consecutiva a los resultados de dichos procedimientos. También se incluyen la asistencia y la cooperación prestadas por la AESPJ a las autoridades nacionales y las organizaciones internacionales al margen de sus investigaciones administrativas. |
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(9)

Estas normas internas deben aplicarse a las operaciones de tratamiento de datos llevadas a cabo antes del inicio de los procedimientos citados previamente, durante estos y durante el seguimiento de la actuación consecutiva a los resultados de dichos procedimientos. También se incluyen la asistencia y la cooperación prestadas por la AESPJ a las autoridades nacionales y las organizaciones internacionales al margen de sus investigaciones administrativas.

| (10) | En los casos en los que resultan aplicables estas normas internas, la AESPJ debe justificar el carácter estrictamente necesario y proporcionado de las limitaciones en una sociedad democrática y respetar el contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales. |
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(10)

En los casos en los que resultan aplicables estas normas internas, la AESPJ debe justificar el carácter estrictamente necesario y proporcionado de las limitaciones en una sociedad democrática y respetar el contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales.

| (11) | En este contexto, la AESPJ debe respetar, en la medida de lo posible, los derechos fundamentales de los interesados durante los procedimientos anteriores, en particular, los relativos al derecho a la comunicación de información, el acceso y la rectificación, el derecho a la supresión, la limitación del tratamiento, el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o la confidencialidad de las comunicaciones, de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725. |
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(11)

En este contexto, la AESPJ debe respetar, en la medida de lo posible, los derechos fundamentales de los interesados durante los procedimientos anteriores, en particular, los relativos al derecho a la comunicación de información, el acceso y la rectificación, el derecho a la supresión, la limitación del tratamiento, el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o la confidencialidad de las comunicaciones, de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725.

| (12) | Sin embargo, la AESPJ puede verse obligada a limitar la comunicación de información al interesado y otros derechos del interesado para proteger, en particular, sus propias investigaciones, las investigaciones y los procedimientos de otras autoridades públicas y los derechos de otras personas relacionadas con sus investigaciones o con los procedimientos de otro tipo que se lleven a cabo. |
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(12)

Sin embargo, la AESPJ puede verse obligada a limitar la comunicación de información al interesado y otros derechos del interesado para proteger, en particular, sus propias investigaciones, las investigaciones y los procedimientos de otras autoridades públicas y los derechos de otras personas relacionadas con sus investigaciones o con los procedimientos de otro tipo que se lleven a cabo.

| (13) | En consecuencia, la AESPJ puede restringir la información a los efectos de proteger la investigación y los derechos y libertades fundamentales de otros interesados. |
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(13)

En consecuencia, la AESPJ puede restringir la información a los efectos de proteger la investigación y los derechos y libertades fundamentales de otros interesados.

| (14) | La AESPJ debe controlar de manera periódica que se cumplan las condiciones que justifiquen la limitación y levantar la restricción en cuanto dejen de resultar aplicables. |
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(14)

La AESPJ debe controlar de manera periódica que se cumplan las condiciones que justifiquen la limitación y levantar la restricción en cuanto dejen de resultar aplicables.

| (15) | El responsable del tratamiento debe notificar al RPD en el momento del aplazamiento y durante las revisiones. |
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(15)

El responsable del tratamiento debe notificar al RPD en el momento del aplazamiento y durante las revisiones.

DECIDE:

Artículo 1

Objeto y ámbito de aplicación

1.   La siguiente decisión establece las normas relativas a las condiciones en las que la AESPJ, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2, puede limitar la aplicación de los derechos previstos en los artículos 14 a 21, 35 y 36, y también del artículo 4 del mismo, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725.

2.   En el marco del funcionamiento administrativo de la AESPJ, esta decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la Autoridad a los efectos de llevar a cabo investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitaciones de casos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitaciones de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3.   Las categorías de datos de que se trata son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

4.   Cuando la AESPJ ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

5.   Con arreglo a las condiciones previstas en la presente Decisión, las limitaciones pueden aplicarse a los siguientes derechos: la comunicación de información a los interesados, el derecho de acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y la confidencialidad de las comunicaciones.

Artículo 2

Especificación del responsable del tratamiento y salvaguardas

1.   Las salvaguardas adoptadas para evitar las violaciones de datos, las filtraciones o las revelaciones no autorizadas son las siguientes:

| a) | los documentos en papel deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado; |
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a)

los documentos en papel deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado;

| b) | todos los datos en formato electrónico deberán almacenarse en una aplicación informática segura que respete las normas de seguridad de la AESPJ y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados; |
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b)

todos los datos en formato electrónico deberán almacenarse en una aplicación informática segura que respete las normas de seguridad de la AESPJ y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados;

| c) | la base de datos estará protegida por contraseña en virtud de un sistema de autenticación única y conectada automáticamente al identificador y la contraseña del usuario. Queda estrictamente prohibida la sustitución de los usuarios. Los registros electrónicos se conservarán de manera segura para salvaguardar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan; |
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c)

la base de datos estará protegida por contraseña en virtud de un sistema de autenticación única y conectada automáticamente al identificador y la contraseña del usuario. Queda estrictamente prohibida la sustitución de los usuarios. Los registros electrónicos se conservarán de manera segura para salvaguardar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan;

| d) | todas las personas que dispongan de acceso a los datos quedarán sujetas a una obligación de confidencialidad. |
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d)

todas las personas que dispongan de acceso a los datos quedarán sujetas a una obligación de confidencialidad.

2.   El responsable de las operaciones de tratamiento será la AESPJ, representada por su director ejecutivo, quien podrá delegar la función de responsable del tratamiento de datos. Se informará a los interesados de la identidad del responsable del tratamiento delegado por medio de anuncios de protección de datos o de registros publicados en el sitio web o la intranet de la AESPJ.

3.   El período de retención de los datos personales al que hace referencia el artículo 1, apartado 3, no superará el necesario ni el adecuado para los fines que justifiquen el tratamiento de los datos. En ningún caso deberá superar el período de retención especificado en los avisos sobre la protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros a los que se hace referencia en el artículo 5, apartado 1.

4.   Cuando la AESPJ estudie aplicar una limitación, deberá sopesarse el riesgo para los derechos y las libertades del interesado, en particular, con el riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y el riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por la AESPJ, por ejemplo, por la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

Artículo 3

Limitaciones

1.   La AESPJ solo adoptará limitaciones para salvaguardar:

| a) | la prevención, investigación, detección y enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención; |
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a)

la prevención, investigación, detección y enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención;

| b) | otros objetivos importantes de interés público general de la Unión o de un Estado miembro, en particular los objetivos de la política exterior y de seguridad común de la Unión o un interés económico o financiero importante de la Unión o de un Estado miembro, inclusive en los ámbitos fiscal, presupuestario y monetario, la sanidad pública y la seguridad social; |
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b)

otros objetivos importantes de interés público general de la Unión o de un Estado miembro, en particular los objetivos de la política exterior y de seguridad común de la Unión o un interés económico o financiero importante de la Unión o de un Estado miembro, inclusive en los ámbitos fiscal, presupuestario y monetario, la sanidad pública y la seguridad social;

| c) | la seguridad interna de las instituciones y organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica; |
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c)

la seguridad interna de las instituciones y organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica;

| d) | la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones de normas deontológicas en las profesiones reguladas; |
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d)

la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones de normas deontológicas en las profesiones reguladas;

| e) | una función de supervisión, inspección o reglamentación vinculada, incluso ocasionalmente, con el ejercicio de la autoridad pública en los casos enunciados en las letras a) a c); |
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e)

una función de supervisión, inspección o reglamentación vinculada, incluso ocasionalmente, con el ejercicio de la autoridad pública en los casos enunciados en las letras a) a c);

| f) | la protección del interesado o de los derechos y libertades de terceros. |
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f)

la protección del interesado o de los derechos y libertades de terceros.

2.   Como aplicación concreta de los fines descritos en el apartado 1 anterior, la AESPJ puede introducir limitaciones en relación con los datos personales compartidos con los servicios de la Comisión u otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países u organizaciones internacionales, en las siguientes circunstancias:

| a) | cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda ser restringido por los servicios de la Comisión o por otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, sobre la base de los actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento o con los actos fundacionales de otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión; |
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a)

cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda ser restringido por los servicios de la Comisión o por otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, sobre la base de los actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento o con los actos fundacionales de otras instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión;

| b) | cuando el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones pueda verse limitado por parte de las autoridades competentes de los Estados miembros sobre la base de los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (3), o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3; del artículo 15, apartado 3; o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo (4); |
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b)

cuando el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones pueda verse limitado por parte de las autoridades competentes de los Estados miembros sobre la base de los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (3), o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3; del artículo 15, apartado 3; o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo (4);

| c) | cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda comprometer la cooperación de la AESPJ con terceros países u organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones. |
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c)

cuando el ejercicio de esos derechos y obligaciones pueda comprometer la cooperación de la AESPJ con terceros países u organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones.

Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en el apartado 1, letras a) y b), la AESPJ consultará a los servicios pertinentes de la Comisión, a las instituciones, organismos, agencias y oficinas pertinentes de la Unión o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para la AESPJ resulte evidente que la aplicación de una limitación está prevista en uno de los actos a que se hace referencia en dichas letra s).

3.   Toda limitación deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados y el respeto del contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

4.   Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso.

5.   Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado; en particular, cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente los derechos o las libertades de los demás interesados.

Artículo 4

Revisión por parte del responsable de la protección de datos

1.   La AESPJ informará a su RPD, sin dilaciones indebidas, de toda situación en que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o extienda la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al RPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al RPD.

2.   El RPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al RPD el resultado de la revisión solicitada.

3.   El responsable del tratamiento notificará al RPD el levantamiento de las limitaciones.

Artículo 5

Comunicación de información al interesado

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la información en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

| a) | la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; |
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a)

la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios;

| b) | las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; |
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b)

las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF;

| c) | los procedimientos de denuncia de irregularidades; |
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c)

los procedimientos de denuncia de irregularidades;

| d) | los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; |
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d)

los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso;

| e) | las tramitaciones de quejas internas y externas; |
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e)

las tramitaciones de quejas internas y externas;

| f) | las auditorías internas; |
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f)

las auditorías internas;

| g) | las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; |
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g)

las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725;

| h) | las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). |
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h)

las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

En los anuncios de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web o en la intranet de la AESPJ, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, la AESPJ incluirá información sobre la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de esta.

2.   Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, cuando resulte proporcionado, la AESPJ también notificará de manera individualizada a todos los titulares de datos que se consideren interesados en la operación de tratamiento concreta sus derechos sobre las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

3.   Cuando la AESPJ limite, total o parcialmente, la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al artículo 3 de la presente Decisión, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación.

4.   La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Estos se pondrán a disposición del SEPD, previa solicitud.

5.   La limitación a que se refiere el apartado 3 seguirá en vigor mientras los motivos que la justifiquen sigan siendo aplicables.

6.   Cuando los motivos que justifiquen la limitación dejen de ser aplicables, la AESPJ informará al interesado de los principales motivos en que se hubiera basado la aplicación de la limitación. Al mismo tiempo, la AESPJ informará al interesado del derecho a presentar una reclamación ante el SEPD en cualquier momento o a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

7.   La AESPJ revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación o el procedimiento pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación.

Artículo 6

Derecho de acceso del interesado

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de acceso, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

| a) | la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; |
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a)

la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios;

| b) | las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; |
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b)

las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF;

| c) | los procedimientos de denuncia de irregularidades; |
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c)

los procedimientos de denuncia de irregularidades;

| d) | los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; |
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d)

los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso;

| e) | las tramitaciones de quejas internas y externas; |
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e)

las tramitaciones de quejas internas y externas;

| f) | las auditorías internas; |
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f)

las auditorías internas;

| g) | las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; |
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g)

las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725;

| h) | las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). |
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h)

las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

Cuando los interesados soliciten el acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una determinada operación de tratamiento, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la AESPJ deberá circunscribir su evaluación de la solicitud a dichos datos personales únicamente.

2.   Cuando la AESPJ limite, en su totalidad o en parte, el derecho de acceso a que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las siguientes medidas:

| a) | informará al interesado, en su respuesta a la solicitud, de la limitación y de los principales motivos de esta, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el SEPD o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea; |
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a)

informará al interesado, en su respuesta a la solicitud, de la limitación y de los principales motivos de esta, así como de la posibilidad de presentar una reclamación ante el SEPD o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea;

| b) | documentará en una nota interna de evaluación los motivos de la limitación, incluida una evaluación de la necesidad, la proporcionalidad y la duración de la limitación. |
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b)

documentará en una nota interna de evaluación los motivos de la limitación, incluida una evaluación de la necesidad, la proporcionalidad y la duración de la limitación.

La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá aplazarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

3.   La AESPJ revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación. Se informará de ello al RPD.

4.   La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes se registrarán. Estos se pondrán a disposición del SEPD, previa solicitud.

Artículo 7

Derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento de datos

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

| a) | la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; |
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a)

la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios;

| b) | las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; |
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b)

las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF;

| c) | los procedimientos de denuncia de irregularidades; |
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c)

los procedimientos de denuncia de irregularidades;

| d) | los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; |
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d)

los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso;

| e) | las tramitaciones de quejas internas y externas; |
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e)

las tramitaciones de quejas internas y externas;

| f) | las auditorías internas; |
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f)

las auditorías internas;

| g) | las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; |
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g)

las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725;

| h) | las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). |
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h)

las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2.   Cuando la AESPJ limite, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, supresión o limitación del tratamiento a que se refieren el artículo 18; el artículo 19, apartado 1; y el artículo 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 6, apartado 2, de la presente Decisión y las consignará de conformidad con lo dispuesto en su artículo 6, apartado 3.

Artículo 8

Comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y confidencialidad de las comunicaciones electrónicas

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

| a) | la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; |
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a)

la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios;

| b) | las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; |
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b)

las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF;

| c) | los procedimientos de denuncia de irregularidades; |
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c)

los procedimientos de denuncia de irregularidades;

| d) | los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; |
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d)

los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso;

| e) | las tramitaciones de quejas internas y externas; |
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e)

las tramitaciones de quejas internas y externas;

| f) | las auditorías internas; |
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f)

las auditorías internas;

| g) | las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; |
| --- | --- |

g)

las investigaciones realizadas por el RPD en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725;

| h) | las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). |
| --- | --- |

h)

las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

2.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

| a) | la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; |
| --- | --- |

a)

la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios;

| b) | las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; |
| --- | --- |

b)

las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF;

| c) | los procedimientos de denuncia de irregularidades; |
| --- | --- |

c)

los procedimientos de denuncia de irregularidades;

| d) | los procedimientos formales en casos de acoso; |
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d)

los procedimientos formales en casos de acoso;

| e) | las tramitaciones de quejas internas y externas; |
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e)

las tramitaciones de quejas internas y externas;

| f) | las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). |
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f)

las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3.   Cuando la AESPJ limite la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas a que se refieren los artículos 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá anotar y registrar los motivos de la limitación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5, apartado 3, de la presente Decisión. Será de aplicación el artículo 5, apartado 4, de la presente Decisión.

Artículo 9

Entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Diario Oficial de la Unión Europea

Hecho en Fráncfort del Meno, el 23 de mayo de 2019.

Por la AESPJ

Gabriel BERNARDINO

Presidente del Consejo de Administración

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(1)  
  DO L 295 de 21.11.2018, p. 39.

1

(2)  
  DO L 331 de 15.12.2010, p. 48.

2

(3)  Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (DO L 119 de 4.5.2016, p. 1).

3

(4)  Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, y a la libre circulación de dichos datos y por la que se deroga la Decisión Marco 2008/977/JAI del Consejo (DO L 119 de 4.5.2016, p. 89).

4

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