T.C. M em o . 2 0 2 0 -1 0

UNITED STATES TAX COURT

DANIEL ALAN NEAR AND DENISE FRANCES M A YHUGH, Pet i t i o n ers v . COM M ISSIONER OF INTERNAL REVENUE, Res po n d en t

Do ck etNo . 8 7 2 1-1 8. Fi l edJ an uary1 4 , 2 0 2 0
.

Dan i el Al an Near, p ro s e. Dan i el J . Kl ei d , Sh aryn M . Ort eg a, an dBri anA. Pfei fer, fo r res p o n den t .

M EM ORANDUM FINDINGS OF FACT AND OPINION KERRIGAN, J u dg e: Res p o n den td et erm i n eda d efi ci en cy o f $ 8 ,7 2 1 an da p en al ty p u rs uan tt o s ect i o n 6 6 6 2 (a) o f $ 1 ,7 4 4 fo r 2 0 1 5 . Un l es s o th erwi s e i n d i cat ed , al l s ect i o n referen ces are t o th e In t ern al Rev en u e Co d e (Co d e) i neffect fo r t h e y ear at i ss ue, an dal l Ru l e referen ces are t o t h e Tax Co u rt Ru l es o f Pract i ce
an d Pro cedu re. Al l m o n et ary am o u n t s are ro un d edt o th e n eares td ol lar.- 2
-

[* 2 ] Res p o n d en tco n ced edo n e ex p en s e d edu ct io n p et it i on er h u s ban dcl ai m edo n h i s Sch edu l e C, Pro fi to r Lo s s Fro m Bu s i n es s, an dth e s ect i o n6 6 6 2 (a) p en al ty . Th e i s s u es fo r o u r co n si d erat io n are wh ether p et i t io n ers are en ti t l edt o d edu ct trav el an dcar an dtru ck ex p en ses rep ort edo np et i t i o n er h u s ban d ’ s Sch edu le C an d wh et h er p et i ti o n er h u s b an d , i n th e al tern at i v e, i s en t i t l edt o d edu ct u n rei m b u rs ed
em pl o y ee ex p en s es . FINDINGS OF FACT Th e p art i es d i dn o ts t i p u l at e an y fact s . So m e o f t he fact s are s ub j ectt o ju d i ci al n o t i ce an dare s o fo u n d . See i n fra p p . 4 -5
. Pet i t i o ners res i d edi n Cal i fo rn i a wh en th ey t i m el y fi l edth ei r p et it i o n . Du ri n g 2 0 1 5 p et i t i o n er h u s b an dwas an em p l o y ee o f t h e St at e o f Cal ifo rn i a Dep art m en to f Tran s p ort at i on (Cal tran s ) i nSacram en t o , Cal i fo rn i a, an d al so h ad h i s o wnl aw fi rm

i n Fo l s o m , Cal i fo rn i a. Un t i l J u n e 2 7 , 2 0 15 , p et i t i o n er wi fe was a l eg al s ecret ary

fo r Cal tran s . Becau s e p et i t i o n er h u s ban dh ad a m o n thl y tran si tp as s , h e d idn o t dri v e t o
wo rkreg ul arl y . So m et i m es h e wo u l dcarp o o l wi th p et i t i o n er wi fe, b u tth ei r wo rk
s ch edu l es were n ot th e s am e. In 2 0 1 5 p et i t i o n er h u s b an dwo rk edo nth e St at e ci v i l cas e, Hu k i l l v . Cal i fo rn i a, No
. FCS0 3 7 11 8 (Cal . Sup er. Ct
. So l an o Ct y . J an . 2 6 , 2 0 16 ) (Hu k i l l- 3
-

[* 3 ] tri al ), i n h i s ro l e as an em p l o y ee o f Cal tran s . Pro ceed i n g s rel at edt o t h e Hu k i l l tri al were o n g o i n g fro m Oct o b er 2 6 t h ro u gh Decem b er 2 3 , 2 0 1 5 , i nSo l an o Co u n ty , Cal i fo rn i a. Pet i t i o n er h u s ban dwas l i st edas co u n s el fo r d efen d an to nth e d o ck ets h eetfo r t h e Hu k i l l tri al
. Du ri n g th e Hu ki l l tri al p et i t i o n er h u s b an dren t eda h o t el ro o m n ear t h e So l an o Co u n ty

co u rt h o us e. Pet i t i o n er h us b an d was en t i tl edt o rei m b urs em en tfo r
ex p en s es fo r h i s wo rkfo r Cal tran s . Th e Ag reem en tb et ween th e St at e o f Cal i fo rn i a an d Cal i fo rn i a At t o rn ey s , Adm i n is trat i v e Law J u dg es an dHeari n g Offi cers In St at e Em

pl o ym en tco v eri n g Barg ai n i ng Un i t 2 At t orn ey s an d Heari n g Offi cers (co l l ect i v e b arg ai n i n g ag reem en t ), wh i ch co v ers p et it i o n er h u s ban di n h i s cap aci ty as a Cal tran s at to rn ey , p ro v i d es fo r t h e rei m bu rs em en to f m i l es b ey o n d
o n e’ s n o rm al co m

m u t e an dl o d g i n g ex pen s es . Pet i t i o ners fi l eda jo i ntFed eral i n co m e t ax retu rnfo r 2 01 5
. Pet i t i o ner h u s b an drep o rt ed g ro s s recei p t s o f $ 1 9 ,5 0 0 an dex p en s es as s oci at edwi th h i s l aw fi rm o n h i s Sch edu le C. Pet i ti o n er h u s b an d’ s g ro s s recei p t s i n cl u d eda $ 1 7 ,5 0 0 p aym en t fro m

CSAA In s u ran ce Ex ch an ge wh i ch h e d ep o si tedi n t o h i s l aw fi rm ’ s at t o rn ey -cl i en t tru s tacco u n t . 1 Hi s ex p en ses t o t al ed$ 6 4,1 92 , i n cl u di n g car an d

1 Th e p aym en twas fo r a s et t l em en tth atp et i t i o ner h u s b an do b t ai n edfo r a cl i en t i n a p ers o n al i n

jury m at t er. He k ep t2 5 % o f t h e p aym en tp l us ad d it i on al (co n ti n u ed ...)- 4
-

[* 4 ] tru ckex p en s es o f $ 5 ,2 59 , trav el ex pen s es o f $ 1 6 , 9 5 4 , an d o th er ex p en s es o f $ 1 2 ,6 3 0 . Th e t rav el ex p en ses p et i t i o n er h u sb an dcl ai m ed d edu ct i on s fo r co n s i s t ed
o f h o tel s t ay s an dfl i gh t s fo r h i s wo rkdu ri n g th e Hu k i l l tri al an dfo r s ev eral tri p s i n cl u d i n g p et i ti o n ers ’ fam i l y m em b ers . Res p o n den ti s s u eda n o t i ce o f d efi ci en cy d i s al lo wi n g trav el , car an dtru ck , an do ther ex p en ses . OPINION I. Ev i d en t i ary

Is s u e Atth e b eg i n n in g o f t h e tri al res p o n d en tfi l eda m o t io nfo r t h e Co u rt t o t ak e ju d i ci al n o t i ce o f th e co u rtd o ck eti nHu ki l l (Hu k i l l d o ck et ) an dth e co l l ect i v e b arg ai n i n g ag reem en teffect i v e J u l y 2 , 2 0 1 3 , th ro u g h J ul y

1 , 2 0 1 6 . Pu rs u an tt o
ru l e 2 0 1 o f t he Fed eral Ru l es o f Ev i d en ce t h i s Co u rtm ay t ak e ju di ci al n o ti ce o f a fact th ati s n ots ub

ject t o reas o n ab l e d i sp u t e i f i t i s g en eral l y kn o wn wi th i no u r t erri t ori al juri s di ct i o n o r can b e accu rat el y an dread i ly d et erm i n edfro m

s o u rces wh o s e accu racy can n o tb e reas o n ab l y qu es t i o n ed
. Ru l e 2 0 1(c)(2 ) o f t he Fed eral Ru l es o f Ev i d en ce p ro v i d es thata co urt“ m u s t t ak e ju d i ci al n o t ice i f a p arty req u es t s i tan d th e co urti s s up p l i edwi th th e

1 (...co n t in u ed ) fees , p ai dth e rem ai n in g $ 12 ,6 30 t o h i s cl i en tp u rs u an tt o a p re-ex i s t i n g co n tract , an d cl ai m edan o th er ex p en ses d edu ct i o n i nth e am ou n tp ai dt o h is cl i en t. Res po n d en td i s al l o wedp et i t io ners ’ o th er ex p en s es d edu ct i o n i n t h e n o t ice o f d efi ci en cy

b u th as s i n ce co n ced edth i s i s s ue.- 5
-

[* 5 ] n eces s ary

i n fo rm at i o n .” Th e Hu ki l l d o ck etwas d own l oad edfro m th e So l an o Co u n ty Sup eri o r Co u rt ’ s web s i t e o nSep t em b er 9 , 2 01 9 . Th e co l l ect i v e b arg ai ni n g ag reem en twas d o wn l o ad edfro m th e Cal i fo rn i a Dep art m en to f Hu m an Res o u rces ’ web si t e o n Sep t em

b er 9 , 2 01 9. W e t ak e ju d i ci al n o t i ce o f t h e Hu k i l l d o ck etan d th e co l l ect i v e b arg ai n i ng ag reem en t . II. Bu rd en o f Pro o f Gen eral ly , th e Co m

m i s s i o n er’ s d et erm i n at i o n s i na n o t i ce o f d efi ci en cy are p res u m edco rrect , an da t ax p ay er b ears th e b u rd en o f p ro v in g th o s e d et erm i n at i o n s
are erro n eo u s . Ru l e 1 4 2 (a)(1 ); W el ch v . Hel v eri n g , 2 90 U.S. 1 1 1 , 1 1 5 (1 9 3 3 ). In
o rd er t o s h ift th e b u rd en as t o an y rel ev an tfact u al i s s u e th e t ax p ay er m u s tco m p l y wi th al l s ubs t an ti at i o n an d reco rd k eep i n g req u irem en ts an dco o p erat e wi th al l
reas on ab l e req u es t s b y

th e Co m m is s i o n er fo r wi tn es s es , i n fo rm at i o n , d o cu m en t s , m eet i n g s , an di n t erv i ews , p u rs u an tt o s ect i o n7 4 9 1 (a)(2 ). See Hi g b ee v . Co m m i s s i o n er, 1 1 6 T.C. 4 3 8 , 4 4 1 (2 0 0 1). Pet i t i o n ers h av e n o tcl ai m edo r s h o wn th atth ey h av e m etth e s peci fi cat i o ns o f s ect i o n7 49 1 (a) t o s h i ftth e b urd en o f p ro o f t o res p o n d en tas t o an y

rel ev an tfact u al i s s u e.- 6
-

[* 6 ] III. Sch edu l e C Ex p en s es Dedu ct i o n s are a m at t er o f l eg i s l at i v e g race, an da t ax p ay er m u s tp ro v e h i s
o r h er en t i t l em en tt o a d edu ct i o n . INDOPCO, In c. v . Co m m i ss i o n er, 5 0 3 U.S. 7 9 , 8 4 (1 99 2 ); New Co l o n i al Ice Co . v . Hel v eri n g, 2 9 2 U.S. 4 3 5 , 4 40 (1 9 3 4 ). Tax pay ers are req u i redt o s ub s tan t i at e t h e ex p en s e u n d erl y i n g each cl ai m ed d educt i o n b y

m ai n t ai ni n g reco rd s s u ffi ci en tt o es t ab l i s h th e am ou n tan d t o en ab le th e Co m m i s s i o n er t o d et erm i n e th e co rrect t ax l i ab i l i ty . Sec. 6 0 0 1 ; Hi g b ee v . Co m m i s s i o n er, 1 1 6 T.C. at4 4 0. Sect io n 1 6 2 (a) al l o ws a t ax p ay er t o d edu ctal l o rd i naryan dn eces s ary
ex p en s es p ai d i n carry in g o n a t rad e o r b us i n es s . Ano rd i n ary ex p en s e i s o n e t h at
co m m o n ly o r freq u en t l y

o ccu rs i n th e t ax pay er’ s b u s i n es s, Dep u ty v . duPo n t , 3 0 8 U.S. 4 8 8 , 4 9 5 (1 9 4 0 ), an da n eces s ary ex p en s e i s o ne t h at i s ap p ro p ri at e an d h el p fu l i n carry i n g o n th e t ax p ay er’ s b u s i n es s , Co m m i s s i o ner v . Hei n i n g er, 3 2 0 U.S. 4 6 7 , 4 7 1 (1 9 4 3 ); s ec. 1 .1 6 2 -1 (a), In co m e Tax Reg s . A t ax p ay er m ay n o t d educta p ers o n al , l i v i ng , o r fam i l y ex p en se u n l es s t he Co de ex p res s l y p ro v i d es
o th erwi s e. Sec. 2 6 2(a). Wh et h er an ex pen d i ture i s o rd i n ary an d n eces s ary

i s g en eral ly

a qu es t i o n o f fact
. Co m

m is si o n er v . Hei n i n g er, 3 2 0 U.S. at4 7 5. A t ax p ay er m u s ts h o wa b o n a fi de b u s i n es s p u rp o s e fo r t h e ex p en d i tu re; th ere al s o m u stb e a p ro x i m at e- 7
-

[* 7 ] rel at i o n s h ip b et ween the ex p en d i tu re an dh i s o r h er b u s i n es s . Ch al l en g e M fg
. Co . v . Co m

m i s s i o n er, 3 7 T.C. 6 5 0 , 6 6 0 (1 9 6 2). In g en eral , wh ere an ex p en s e i s p ri m ari l y as s o ci at edwi th p ro fi t -m ot i v at edp u rp o s es --an dp ers o nal b en efi tcan b e
s ai dt o b e d i s t i n ct ly

s eco n daryan di n ci d en t al --i tm ay b e d edu ct ed u n der s ect i o n 1 6 2 (a). In t ’ l Art i st s , Lt d . v . Co m m i s s i o ner, 5 5 T.C. 9 4 , 1 0 4 (1 9 7 0 ). A t ax p ay er’ s g en eral s t at em en tth ath i s o r h er ex pen s es were i n cu rredi np u rs u i to f a t rad e o r b u s i n es s i s n o ts u ffi ci en tt o es t ab l i s h th atthe ex p en s es h ada reas o n ab l y d i rect rel at i o n s h i p t o an y

s u ch trad e o r b u s i n es s . Ferrer v . Co m m i s s i o n er, 5 0 T.C. 1 7 7 , 1 8 5 (1 96 8 ), aff’ d p er cu ri am , 4 0 9 F.2 d 1 3 5 9 (2 d Ci r. 1 9 6 9). No rm al l y , th e Co urtm ay es t i m at e th e am o un to f a d edu ct i b l e ex p en s e i f a t ax p ay er es t ab l i s h es th atan ex p en s e i s d edu ct i bl e b u t i s u n ab l e t o s ub s tan t iat e t h e p reci s e am ou n t . See Co h anv . Co m m i s s io n er, 3 9 F.2 d 5 4 0 , 5 4 3 -5 4 4 (2 dCi r. 1 9 3 0 ); Van i cekv . Co m

m is s i o n er, 8 5 T.C. 7 3 1 , 7 4 2 -7 4 3 (1 9 8 5 ). Th i s p ri n ci p l e i s
o ft en referred t o as the Co h an ru l e. See, e.g ., Es t at e o f Rei n k e v . Co m m i s s i o n er, 4 6 F.3 d7 6 0 , 7 6 4 (8 th Ci r. 1 99 5), aff’ g T.C. M em o . 1 9 9 3 -1 97
. Cert ai n ex p en s es s p eci fi edi ns ect i o n 2 7 4 are s ub jectt o s tri cts ub s t an t i at i o n
ru l es . To m eetth es e s tri cts ub s t an t i at i o n ru l es , a t ax pay er m u s t s ub s tan t i at e b y ad equat e reco rd s o r b y s uffi ci en tev id en ce co rro b o rat in g th e t ax pay er’ s o wn
s t at em en t(1 ) t h e am o u n t , (2 ) t h e t i m e an dp l ace o f t h e t rav el o r u s e, an d(3 ) t h e- 8
-

[* 8 ] b u s i n es s p u rp o s e. Sec. 2 7 4 (d ). To s ub s t an ti at e b y ad equ at e reco rd s , th e t ax p ay er m

u s t p ro v i d e (1 ) an acco u n tb o o k, a l o g , o r a s i m i l ar reco rdan d (2 ) d o cu m en t ary

ev i d en ce, wh i ch t o g et h er are s u ffi ci en tt o es t ab l i s h each el em en t
o f an ex p en d i tu re. Sec. 1
. 2 7 4 -5 T(c)(2 )(i ), Tem p o raryIn co m e Tax Reg s ., 5 0 Fed
. Reg
. 4 6 0 1 7 (No v. 6 , 1 98 5 ). Do cu m en t ary

ev i d en ce i n cl u d es recei p t s, p ai db i l l s , o r s i m i l ar ev id en ce. Sec. 1 .2 7 4 -5 (c)(2 )(i i i ), In co m e Tax Reg s . To s ub st an t i at e b y s u ffi ci en t ev id en ce
co rro b o rat in g th e t ax p ay er’ s o wns t at em en t , the t ax p ay er m us tes t ab l i s h each el em en tb y

h is o r h er o wns t at em en tan db y d ocu m en t ary ev i d en ce o r o th er d i rect
ev i d en ce. Sec. 1 .2 7 4 -5 T(c)(3 )(i ), Tem p o raryIn co m e Tax Reg s., 5 0 Fed . Reg
. 4 6 0 2 0 (No v . 6 , 1 9 8 5 ). A. Trav el Ex pen s es Pet i t i o ner h u s b an d co n t en d s th ath e i s en t it l edt o a $ 1 6,9 5 4 Sch edu l e C d educt i o n fo r t rav el ex p en s es i n cu rredwh i l e o perat in g h is l aw fi rm du ri ng 2 0 1 5
. To s ubs t an t i at e th e t rav el ex p en s es rep o rt edo nh i s Sch edu l e C, p et i t i o ner h u s b an d p ro v id eda l i s t , recei p t s , an db an ks t at em en t s i d en t i fy i n g th e am o u nt s , d at es , an d l o cat io n s o f h i s rep o rt edtrav el ex p en s es . Trav el ex pen s es are s ub

jectt o th e s tri ct s ub s tan t i at i o n ru l es o f s ect i o n 2 7 4 (d )(1 ). Al th o u gh th e d o cu m en t s p et i t i o n er h u s b an dp ro du ced d o p ro v id e- 9
-

[* 9 ] i n fo rm at i o n reg ard i n g th e am o u n t , t i m e, an dp l ace o f i n cu rredex p en s es , n o ne
o f t h e d o cu m en t s p ro v id e en o u g h i n fo rm at i o nfo r u s t o d et erm in e t o wh at ex t en t, i f
an y , th es e ex pen s es h ad a b us i nes s p u rp o s e. Pet i ti o n er h u s b an d p ro du cedn o
co n tract s wi th cl i en t s t o s ub s t an t i at e trav el ex p en s es i n cu rred fo r cl i en t
en g ag em en t s . Fu rt h erm o re, s o m e o f t h e t rav el ex p en s es were fo r t ri p s t h at i n cl u d edp et i t i on ers ’ fam i l y m em b ers , an dp et i t i o ner h us b an d d i dn o tp ro v i d e an y
ev i d en ce d i s t i n g u is h i n g wh i ch trav el ex p en s es were i n cu rredfo r b u s i n es s an dn o t p ers o n al p u rp o s es , i f an y . Th e s tri cts ub st an t i at i o n req u i rem en t s o f s ect i o n 2 7 4 (d ) wi th res p ectt o trav el ex p en ses were n o tm et . Acco rd in g l y , p et i t i o n er h u s b an di s n o t en t i t ledt o a d educt i o n fo r h i s trav el ex p en s es . B. Car an dTru ckEx p en ses Pet i t i o ner h u s b an d co n t en d s th ath e i s en t it l edt o a $ 5 , 2 5 9 Sch edu l e C d educt i o n fo r car an dtru ckex p en s es i n cu rredwh i l e o p erat i n g h i s l aw fi rm du ri n g 2 0 1 5 . To s ub s t an t i at e t h es e ex p en s es p et i t io n er h u sb an dp ro v i d eda l i s to f d at es , l o cat io n s , m i l eag e, an dp ark i ng co s t s , al o ng wi th b an k s tat em en t s, v ari o u s recei p t s, an da co p y

o f a cal en d ar. Th e cal en d ar co nt ai ns wri t i n g s o f n am es , t i m es , an d l o cat i o n s b u td o es n o td i st i n g u i s h wh i ch ap p oi n t m en t s an d l o cat io ns were fo r- 1 0 -

[* 1 0 ] p ers o n al reas on s , fo r p et it i o n er h us b an d ’ s em p l o ym en twi th Cal tran s , o r fo r h i s l aw fi rm . Car an dtru ck

ex p en s es are al so s ubjectt o th e s tri ct s ub s t an t i at i o nru l es o f
s ect i on 2 7 4 (d ). Secs . 2 7 4 (d )(4 ), 2 8 0 F(d )(4 )(A)(i ) an d(i i ). Si m i l ar t o th e d o cu m en t at i o n p et i t i o n er h u s b an dp ro v i d edt o s ub s t an t i at e h i s rep o rt edtrav el
ex p en s es , th e d ocu m en t at io n h e p ro du cedt o s ub s t an t i at e h i s rep o rt edcar an dtru ck
ex p en s es al s o s p eci fy

th e am o u n t , t im e, an dp l ace t h atth e ex p en s es o ccu rredb u t d o n o t p ro vi d e en o u g h i n fo rm at i o nfo r u s t o d et erm i ne t h e b u s in es s p urp o s es o f th e ex p en s es . Th e s tri cts ub s t an t i at i o nreq u irem en t s o f s ect i o n 2 7 4 (d ) wi th res p ect t o car an dtru ck ex p en ses were n o tm et . Th erefo re, p et i t i o n er h u s b an di s n o t
en t i t l edt o a d edu ct i o n fo r h i s car ex p en s es . IV. Un rei m

b urs edEm

p l o y ee Bu s i n es s Ex pen s es A t ax p ay er m ay

d edu ctu n rei m

b urs edem

p lo y ee b us i n es s ex p en s es as
o rd i n ary an dn eces s ary

u n d er s ect i o n 1 6 2 . Lu cas v . Co m m i s s i o n er, 7 9 T.C. 1 , 6 -7 (1 9 8 2). M i s cel l an eo us i t em i zedd edu ct i o n s , s u ch as th e d edu ct i o nfo r
u n rei m b u rs edem

p l o y ee b us i nes s ex p en s es , are al l o wedo n l y t o th e ex t en tth atth e t o t al o f s u ch d edu ct i o n s ex ceed s 2 % o f ad ju s t ed g ro s s i n co m e. Sec. 6 7 (a). Un rei m b u rs edem

pl o y ee b us i n es s ex p en ses are s i m i l ar t o Sch edu l e C b u s in es s
ex p en s es i n thatt ax p ay ers are req u i redt o s ubs t an ti at e t h e ex p en s e u n d erl y i n g th e- 1 1 -

[* 1 1 ] cl ai m edd edu ct i o n b y m ai n t ai n i n g reco rd s s u ffi ci en tt o es t ab l i s h th e am o u n t
an d t o en ab l e t h e Co m

m i ss io n er t o d et erm i n e t he co rrect t ax l i ab i l i ty . Sec. 6 0 0 1 ; Hi g bee v . Co m

m i ss i o n er, 1 1 6 T.C. at4 4 0
. To th e ex t en tth at p et i ti o n er h u sb an d ’ s cl ai m edSch edul e C d educt i on s are fo r ex p en s es i n cu rredfo r t he p u rp o se o f p erfo rm i n g h i s du t i es as a Cal tran s
em pl o y ee, t h ey

are co n s i d eredem

p l o y ee b us i n es s ex p en s es . Em p l o y ee b u s i n es s
ex p en s es p ai d o n b eh al f o f anem p l o y er wh o rei m

b u rs es s u ch co s t s m ay

n o tb e
co n vert edi n t o trad e o r b u si n es s ex p en s es b y fai l u re t o s eek rei m

b u rs em en t . St o l k
v . Co m m i s s i o n er, 4 0 T.C. 3 4 5, 3 5 6 (1 9 6 3 ), aff’ d p er cu ri am , 3 2 6 F.2 d 7 6 0 (2 dCi r. 1 9 6 4 ); Po d em s v . Co m

m i ss i o n er, 2 4 T.C. 2 1 , 2 2 -2 3 (1 9 55 ). Wh en an em

pl o y ee h as a ri g h tt o rei m b u rs em en t fo r ex p en d i tu res rel at edt o h i s s t atu s as an em

p l o y ee b u t fai l s t o cl ai m

s u ch rei m

b urs em en t , th e ex p en ses are
n o td edu ct i b l e b ecau s e t h ey are n o t“ n eces s ary ”. Orv i s v . Co m m i s si o n er, 7 8 8 F.2 d 1 4 0 6 , 1 4 0 8 (9 th Ci r. 1 9 8 6 ), aff’ g T.C. M em o . 1 9 8 4 -5 3 3. Cal i fo rn ia St at e reg u l at i o n s p ro v i de fo r rei m b u rs em en to f o u t -o f-p o ck etex p en s es i n cu rredb y St at e
em pl o y ees b ecau se o f t rav el o n o ffi ci al St at e b u s i nes s , i n cl u d i n g t ran s p o rt at i o n
an d l o dg i n g . See Cal . Co de Reg s . t i t . 2 , s ecs . 5 9 9
. 6 15 , 5 99 .6 1 9 , 5 99 .6 2 6 (2 0 1 4 ). Th e co l l ect i v e b arg ai n in g ag reem en t s tat es th at“ [w] h enan em p l o y ee i s au th o ri zed
* * * t o o p erat e a p ri v at el y o wn edv eh i cl e o n St at e b u s i n es s t h e em pl o y ee wi l l b e- 1 2 -

[* 1 2 ] al l o wedt o cl ai m an d b e rei m b u rs ed ” fo r th ei r ex p en s es an d“ [w] hen an
em pl o y ee i s req u i redt o rep o rtt o an al t ern at i v e wo rkl o cat i o n , th e em p l oy ee m ay b e rei m b u rs edfo r t h e n u m

b er o f m i l es dri v en i n ex ces s o f h i s /h er n o rm al
co m m u t e.” Th e co ll ect i v e b arg ai n i n g ag reem en tal s o s t at es th at em p l oy ees m ay b e rei m b u rs edfo r l o d g i n g wh i le o ntrav el s t atu s t o co n du ctSt at e b u si nes s . M an y o f t h e t rav el an dcar an dtru ckex p en s es p et i t i o n er h u s ban d rep o rt ed
o n h i s Sch edul e C are rel at edt o h i s em p l o ym en twi th Cal tran s . He u s edh i s p ers o n al au t o m o b i l e i n th e co urs e o f h i s em p l o ym en t , p art i cu l arl y

t o t rav el t o an d fro m th e Hu ki l l tri al d ai ly . He ren t eda h o t el fo r h i s l o d g i n g du ri n g t h e Hu k i l l tri al . He i n cl u dedth es e ex pen s es i nh i s cl ai m edSch edu l e C trav el an d car an d tru ckd edu ct i o n s . Pet i t i o ner h u s b an d co n t en d s th ath e n eed edth e h o t el ro o m t o o p erat e h i s l aw o ffi ce wh i l e h e was i n v o l v edwi th th e Hu k i l l tri al . He t es t ifi edth at h e at t en dedth e Hu ki l l tri al fro m Oct o b er 2 6 th ro u g h Decem b er 2 3 , 2 0 1 5 . He d o es
n o td i s p u t e t h at h e co u l dh av e recei v edrei m bu rs em en t fro m

Cal tran s fo r h i s trav el
an d l o dg i n g ex p en s es h adh e req u es t edi t . Becau s e s uch ex pen s es were i n cu rred i n the co u rs e o f h i s em

pl o ym en tan dh e was en t i t l ed t o cl ai m rei m b u rs em en tfo r th em , th ey

are n o tco n s i d ered“ n eces s ary ” u n der s ect i o n1 6 2 (a). Orv i s v . Co m m i s s i o n er, 7 8 8 F.2 dat1 4 08
.- 1 3 -

[* 1 3 ] Th e d o cu m en tat io n p et i t i o n er h u s b an dp ro du ced d o es n o tp ro v i d e en o u g h i n fo rm at i o n t o d i s t i ng u i s h wh i ch ex pen s es , i f an y , were i n cu rredo ut s i d e t h e s co p e
o f h i s o rd i nary , rei m

b u rs ab le em

p l o y ee b u s i n es s ex p en s es . Acco rd i n g l y , p et i t i o n er h u s b an di s n o ten t i t l edt o d edu ct i o n s fo r u n rei m b urs edem

p l o y ee
ex p en s es . An y co nt en t i o n s we h av e n o tad dres s edare i rrel ev an t, m o o t , o r m eri t l es s . To refl ectthe fo reg o i n g , Deci s i o n wi ll b e en t eredu n d er Ru l e 1 5 5
.