# Journal officiel L 391/2020

| | ISSN 1977-0693 |
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| Journal officiel
  de l’Union européenne | L 391 |
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| Édition de langue française | Législation | 63e année20 novembre 2020 |

ISSN 1977-0693

Journal officiel

de l’Union européenne

L 391

Édition de langue française

Législation

63e année20 novembre 2020

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| Sommaire | | II   Actes non législatifs | page |
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| | | DÉCISIONS |
| | * | Décision (UE) 2020/1731 du Conseil du 28 octobre 2020 | 1 |
| | | RÈGLEMENTS INTÉRIEURS ET DE PROCÉDURE |
| | * | Décision No 18/2020 du Comité des Régions relative à l’accès du public aux documents du Comité des régions | 3 |
| | * | Décision du comité directeur de l’entreprise commune Initiative en matière de médicaments innovants 2 du 11 août 2020 portant règles internes relatives aux limitations de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre du fonctionnement de l’EC IMI 2 | 12 |

Sommaire

II   Actes non législatifs

page

DÉCISIONS

*

Décision (UE) 2020/1731 du Conseil du 28 octobre 2020

1

RÈGLEMENTS INTÉRIEURS ET DE PROCÉDURE

*

Décision No 18/2020 du Comité des Régions relative à l’accès du public aux documents du Comité des régions

o

3

*

Décision du comité directeur de l’entreprise commune Initiative en matière de médicaments innovants 2 du 11 août 2020 portant règles internes relatives aux limitations de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre du fonctionnement de l’EC IMI 2

12

| FR | Les actes dont les titres sont imprimés en caractères maigres sont des actes de gestion courante pris dans le cadre de la politique agricole et ayant généralement une durée de validité limitée.
  Les actes dont les titres sont imprimés en caractères gras et précédés d'un astérisque sont tous les autres actes. |
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FR

Les actes dont les titres sont imprimés en caractères maigres sont des actes de gestion courante pris dans le cadre de la politique agricole et ayant généralement une durée de validité limitée.

Les actes dont les titres sont imprimés en caractères gras et précédés d'un astérisque sont tous les autres actes.

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II Actes non législatifs

DÉCISIONS

| 20.11.2020 | FR | Journal officiel de l’Union européenne | L 391/1 |
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20.11.2020

FR

Journal officiel de l’Union européenne

L 391/1

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DÉCISION (UE) 2020/1731 DU CONSEIL

du 28 octobre 2020

portant nomination d’un membre du Comité des régions, proposé par la République fédérale d’Allemagne

LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment son article 305,

vu la proposition du gouvernement allemand,

considérant ce qui suit:

| (1) | Les 10 décembre 2019, 20 janvier, 3 février et 26 mars 2020, le Conseil a adopté les décisions (UE) 2019/2157 (1), (UE) 2020/102 (2), (UE) 2020/144 (3), (UE) 2020/511 (4) portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période du 26 janvier 2020 au 25 janvier 2025. Le 8 juin 2020, le Conseil a arrêté la décision (UE) 2020/766 (5) portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période allant du 1er février 2020 au 25 janvier 2025. Le 30 juillet 2020, le Conseil a adopté une nouvelle décision portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions, la décision (UE) 2020/1153 (6). |
| --- | --- |

(1)

Les 10 décembre 2019, 20 janvier, 3 février et 26 mars 2020, le Conseil a adopté les décisions (UE) 2019/2157 (1), (UE) 2020/102 (2), (UE) 2020/144 (3), (UE) 2020/511 (4) portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période du 26 janvier 2020 au 25 janvier 2025. Le 8 juin 2020, le Conseil a arrêté la décision (UE) 2020/766 (5) portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période allant du 1er février 2020 au 25 janvier 2025. Le 30 juillet 2020, le Conseil a adopté une nouvelle décision portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions, la décision (UE) 2020/1153 (6).

| (2) | Un siège de membre du Comité des régions deviendra vacant le 1er novembre 2020 à la suite de la fin du mandat de M. Marcel PHILIPP le 31 octobre 2020. |
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(2)

Un siège de membre du Comité des régions deviendra vacant le 1er novembre 2020 à la suite de la fin du mandat de M. Marcel PHILIPP le 31 octobre 2020.

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Est nommé membre du Comité des régions pour la durée du mandat restant à courir, à savoir jusqu’au 25 janvier 2025:

| — | M. Uwe CONRADT, Member of a Local Executive holding an electoral mandate: Saarbrücken. |
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—

M. Uwe CONRADT, Member of a Local Executive holding an electoral mandate: Saarbrücken.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Elle est applicable à partir du 1er novembre 2020.

Fait à Bruxelles, le 28 octobre 2020.

Par le Conseil

Le président

M. ROTH

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(1)  Décision (UE) 2019/2157 du Conseil du 10 décembre 2019 portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période allant du 26 janvier 2020 au 25 janvier 2025 (JO L 327 du 17.12.2019, p. 78).

1

(2)  Décision (UE) 2020/102 du Conseil du 20 janvier 2020 portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période allant du 26 janvier 2020 au 25 janvier 2025 (JO L 20 du 24.1.2020, p. 2).

2

(3)  Décision (UE) 2020/144 du Conseil du 3 février 2020 portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période allant du 26 janvier 2020 au 25 janvier 2025 (JO L 32 du 4.2.2020, p. 16).

3

(4)  Décision (UE) 2020/511 du Conseil du 26 mars 2020 portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période allant du 26 janvier 2020 au 25 janvier 2025 (JO L 113 du 8.4.2020, p. 18).

4

(5)  Décision (UE) 2020/766 du Conseil du 8 juin 2020 portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions pour la période allant du 1er février 2020 au 25 janvier 2025 (JO L 187 du 12.6.2020, p. 3).

5

er

(6)  Décision (UE) 2020/1153 du Conseil du 30 juillet 2020 portant nomination des membres et suppléants du Comité des régions (JO L 256 du 5.8.2020, p. 12).

6

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RÈGLEMENTS INTÉRIEURS ET DE PROCÉDURE

| 20.11.2020 | FR | Journal officiel de l’Union européenne | L 391/3 |
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20.11.2020

FR

Journal officiel de l’Union européenne

L 391/3

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DÉCISION No 18/2020 DU COMITÉ DES RÉGIONS

relative à l’accès du public aux documents du Comité des régions

LE BUREAU DU COMITÉ DES RÉGIONS,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment son article 15, paragraphe 3,

vu le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (1),

vu le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (2),

vu le règlement intérieur du Comité des régions, et notamment son article 78,

vu la décision no 64/2003 du Bureau du Comité des régions du 11 février 2003 relative à l’accès du public aux documents du Comité des régions (3),

vu la décision no 128/2003 du Bureau du Comité des régions du 17 juin 2003 relative aux documents du CdR accessibles au public via le registre électronique des documents,

considérant que dans la déclaration commune relative au règlement (CE) no 1049/2001, le Parlement européen, le Conseil et la Commission demandent aux autres institutions d’adopter des règles internes concernant l’accès du public aux documents qui tiennent compte des principes et limites définis par ledit règlement (4);

considérant qu’il convient, dans un souci de transparence accrue pour les citoyens, de fusionner en une seule décision la liste des documents directement accessibles visée à l’article 78, paragraphe 2, du règlement intérieur du Comité des régions et les modalités définies par le Comité concernant l’accès des citoyens à ses documents,

DÉCIDE CE QUI SUIT:

CHAPITRE I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1er

Bénéficiaires, champ d’application et types d’accès

1.   Tout citoyen de l’Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège statutaire dans un État membre ont un droit d’accès aux documents du Comité des régions (ci-après dénommé «Comité»), sous réserve des principes, conditions et limites définis par le règlement (CE) no 1049/2001 et des dispositions particulières prévues par la présente décision.

2.   Aux fins de la présente décision, on entend par «documents du Comité», tout contenu au sens de l’article 3, point a), du règlement (CE) no 1049/2001, qui a été établi ou reçu par l’un des organes ou par le secrétariat général du Comité.

3.   Le Comité rend accessible ses documents par l’intermédiaire du registre prévu au chapitre II ou sur demande, conformément au chapitre III.

CHAPITRE II

REGISTRE DES DOCUMENTS DU COMITÉ

Article 2

1.   Un registre des documents est créé au sein du Comité, en application des articles 11 et 12 du règlement (CE) no 1049/2001.

2.   Les documents du Comité figurant dans la liste annexée à la présente décision ainsi que les documents auxquels l’accès a été octroyé en vertu du chapitre III de la présente décision, sont directement accessibles aux citoyens sous forme électronique dans le registre.

3.   Le Comité peut décider d’ajouter au registre d’autres documents que ceux visés au paragraphe 2. Dans ce cas, le Comité décide, compte tenu de la nature de chaque document, soit de rendre ledit document directement accessible sous forme électronique dans le registre, soit de n’inclure dans le registre qu’un numéro de référence audit document, le thème abordé et/ou une brève description du contenu du document, ainsi que la date à laquelle celui-ci a été reçu ou élaboré et inscrit au registre.

CHAPITRE III

PROCÉDURE D’ACCÈS SUR DEMANDE

Article 3

Documents accessibles sur demande

Les documents du Comité qui ne figurent pas dans la liste annexée à la présente décision sont, dans la mesure du possible, rendus accessibles aux citoyens qui en ont fait la demande, sous réserve des limites prévues aux articles 4 et 9 du règlement (CE) no 1049/2001.

o

Article 4

Demande initiale

1.   Présentation

| 1.1. | Les demandes d’accès aux documents sont adressées au secrétariat général du Comité sous toute forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l’une des langues énumérées à l’article 1er du règlement no 1/1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne (5). |
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1.1.

Les demandes d’accès aux documents sont adressées au secrétariat général du Comité sous toute forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l’une des langues énumérées à l’article 1er du règlement no 1/1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne (5).

| 1.2. | La demande doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir en particulier les éléments permettant d’identifier le ou les document(s) demandé(s), ainsi que le nom et les coordonnées du demandeur. |
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1.2.

La demande doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir en particulier les éléments permettant d’identifier le ou les document(s) demandé(s), ainsi que le nom et les coordonnées du demandeur.

| 1.3. | Si une demande n’est pas suffisamment précise, le Comité invite le demandeur à la clarifier et l’assiste à cette fin; dans ce cas, le délai de réponse ne commence à courir qu’à partir du moment où le Comité dispose des informations requises. |
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1.3.

Si une demande n’est pas suffisamment précise, le Comité invite le demandeur à la clarifier et l’assiste à cette fin; dans ce cas, le délai de réponse ne commence à courir qu’à partir du moment où le Comité dispose des informations requises.

| 1.4. | En cas de demandes répétitives ou successives portant sur des documents très longs ou sur un grand nombre de documents, le Comité peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement. |
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1.4.

En cas de demandes répétitives ou successives portant sur des documents très longs ou sur un grand nombre de documents, le Comité peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement.

| 1.5. | Le demandeur n’est pas obligé de justifier sa demande. |
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1.5.

Le demandeur n’est pas obligé de justifier sa demande.

2.   Traitement:

| 2.1. | Toute demande d’accès à un document détenu par le Comité est attribuée le jour même de son enregistrement à l’équipe chargée de traiter les demandes d’accès aux documents, qui devra accuser réception de la demande, rédiger la réponse et fournir le document dans le délai prévu. |
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2.1.

Toute demande d’accès à un document détenu par le Comité est attribuée le jour même de son enregistrement à l’équipe chargée de traiter les demandes d’accès aux documents, qui devra accuser réception de la demande, rédiger la réponse et fournir le document dans le délai prévu.

| 2.2. | Si la demande vise un document établi par le Comité pour lequel une des exceptions prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 s’applique, l’équipe chargée du registre s’adresse à l’initiateur du document qui propose la suite à donner dans un délai de cinq jours ouvrables. |
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2.2.

Si la demande vise un document établi par le Comité pour lequel une des exceptions prévues à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 s’applique, l’équipe chargée du registre s’adresse à l’initiateur du document qui propose la suite à donner dans un délai de cinq jours ouvrables.

| 2.3. | Si le doute sur la divulgation concerne des documents en provenance de tiers, le Comité consulte ceux-ci et leur octroie un délai de cinq jours ouvrables au moins pour se manifester afin de déterminer si une des exceptions visées à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 s’applique. |
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2.3.

Si le doute sur la divulgation concerne des documents en provenance de tiers, le Comité consulte ceux-ci et leur octroie un délai de cinq jours ouvrables au moins pour se manifester afin de déterminer si une des exceptions visées à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 s’applique.

| 2.4. | Si la demande d’accès adressée au Comité concerne un document qui émane d’une autre institution et qui n’a pas encore été rendu public par celle-ci, le Comité octroie à l’institution responsable du document un délai de cinq jours ouvrables au moins pour manifester ses éventuelles réserves quant à la divulgation du document. |
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2.4.

Si la demande d’accès adressée au Comité concerne un document qui émane d’une autre institution et qui n’a pas encore été rendu public par celle-ci, le Comité octroie à l’institution responsable du document un délai de cinq jours ouvrables au moins pour manifester ses éventuelles réserves quant à la divulgation du document.

| 2.5. | En l’absence de réponse des tiers ou de l’institution dont provient le document dans le délai requis, le Comité poursuit la procédure. |
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2.5.

En l’absence de réponse des tiers ou de l’institution dont provient le document dans le délai requis, le Comité poursuit la procédure.

3.   Décision

| 3.1. | Si l’accès au document demandé est octroyé, le Comité fournit au demandeur, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, le document demandé. Les réponses octroyant l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du directeur de la direction A. |
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3.1.

Si l’accès au document demandé est octroyé, le Comité fournit au demandeur, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, le document demandé. Les réponses octroyant l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du directeur de la direction A.

| 3.2. | Si l’accès au document demandé est refusé, le Comité, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, communique par écrit au demandeur les motifs du refus, total ou partiel, et l’informe de son droit de présenter une demande confirmative. L’absence de réponse du Comité dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative. Les réponses rejetant, totalement ou partiellement, l’accès aux documents demandés, relèvent de la responsabilité du secrétaire général. |
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3.2.

Si l’accès au document demandé est refusé, le Comité, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, communique par écrit au demandeur les motifs du refus, total ou partiel, et l’informe de son droit de présenter une demande confirmative. L’absence de réponse du Comité dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative. Les réponses rejetant, totalement ou partiellement, l’accès aux documents demandés, relèvent de la responsabilité du secrétaire général.

| 3.3. | À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai visé aux paragraphes 3.1 et 3.2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables. |
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3.3.

À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai visé aux paragraphes 3.1 et 3.2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables.

| 3.4. | Le directeur de la direction A et le secrétaire général peuvent déléguer leurs pouvoirs respectifs visés aux paragraphes 3.1 et 3.2. |
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3.4.

Le directeur de la direction A et le secrétaire général peuvent déléguer leurs pouvoirs respectifs visés aux paragraphes 3.1 et 3.2.

Article 5

Demandes confirmatives

1.   Présentation

| 1.1. | Les demandes confirmatives sont adressées au Comité dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la réception de la réponse de refus total ou partiel d’accès au document demandé ou, en l’absence de réponse à la demande initiale, à compter de l’expiration du délai fixé pour la réponse. |
| --- | --- |

1.1.

Les demandes confirmatives sont adressées au Comité dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la réception de la réponse de refus total ou partiel d’accès au document demandé ou, en l’absence de réponse à la demande initiale, à compter de l’expiration du délai fixé pour la réponse.

| 1.2. | Les demandes confirmatives sont formulées selon les mêmes exigences formelles que celles prévues pour la demande initiale. |
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1.2.

Les demandes confirmatives sont formulées selon les mêmes exigences formelles que celles prévues pour la demande initiale.

2.   Traitement:

Les dispositions de l’article 4, paragraphe 2, de la présente décision s’appliquent par analogie au traitement des demandes confirmatives; toutefois, le Comité n’est pas tenu d’accuser réception d’une demande confirmative.

3.   Décision

| 3.1. | Si l’accès au document demandé est octroyé, le Comité fournit au demandeur, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande confirmative, le document demandé. Les réponses octroyant l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du président. |
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3.1.

Si l’accès au document demandé est octroyé, le Comité fournit au demandeur, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande confirmative, le document demandé. Les réponses octroyant l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du président.

| 3.2. | Si l’accès au document demandé est refusé, le Comité informe le demandeur par écrit, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande confirmative, des motifs de son refus total ou partiel, ainsi que des voies de recours dont il dispose. Les réponses rejetant, totalement ou partiellement, l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du président. |
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3.2.

Si l’accès au document demandé est refusé, le Comité informe le demandeur par écrit, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande confirmative, des motifs de son refus total ou partiel, ainsi que des voies de recours dont il dispose. Les réponses rejetant, totalement ou partiellement, l’accès aux documents demandés relèvent de la responsabilité du président.

| 3.3. | À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande confirmative porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai prévu aux paragraphes 3.1 et 3.2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables. |
| --- | --- |

3.3.

À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande confirmative porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai prévu aux paragraphes 3.1 et 3.2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables.

| 3.4. | Le président peut déléguer les compétences visées aux paragraphes 3.1 et 3.2. |
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3.4.

Le président peut déléguer les compétences visées aux paragraphes 3.1 et 3.2.

Article 6

Voies de recours

Lorsque le Comité refuse, totalement ou partiellement, d’octroyer l’accès à un document à la suite d’une demande confirmative ou ne répond pas dans le délai prescrit, le demandeur peut former un recours juridictionnel contre le Comité et/ou déposer une plainte auprès du Médiateur européen, conformément aux conditions énoncées respectivement à l’article 263 et à l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

Article 7

Délivrance des documents et coût de la réponse

1.   Délivrance des documents

| 1.1. | Les documents sont délivrés sous forme d’une copie papier ou sous forme électronique, en tenant pleinement compte de la préférence du demandeur. |
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1.1.

Les documents sont délivrés sous forme d’une copie papier ou sous forme électronique, en tenant pleinement compte de la préférence du demandeur.

| 1.2. | Si un document a déjà été divulgué par le Comité ou par une autre institution et s’il est aisément accessible, le Comité peut faciliter l’accès au document en informant le demandeur des moyens d’obtenir le document demandé. |
| --- | --- |

1.2.

Si un document a déjà été divulgué par le Comité ou par une autre institution et s’il est aisément accessible, le Comité peut faciliter l’accès au document en informant le demandeur des moyens d’obtenir le document demandé.

2.   Coût de la réponse

Le coût de la réalisation et de l’envoi des copies de vingt pages A4 ou plus peut être mis à la charge du demandeur. Il ne peut toutefois excéder le coût réel de l’opération. La mise à disposition des documents sous forme électronique est gratuite.

CHAPITRE IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 8

Mesures de mise en œuvre

Le secrétaire général est chargé de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour assurer l’application de la présente décision.

Article 9

Abrogation de la décision no 64/2003 et de la décision no 128/2003

La présente décision abroge la décision no 64/2003 du Bureau du Comité des régions du 11 février 2003 relative à l’accès du public aux documents du Comité des régions et la décision no 128/2003 du Bureau du Comité des régions du 17 juin 2003 relative aux documents du Comité des régions accessibles au public via le registre électronique des documents.

o

o

Article 10

Entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Journal officiel de l’Union européenne

Fait à Bruxelles, le 9 octobre 2020.

Pour le Bureau du Comité des régions,

Apostolos TZITZIKOSTAS

Le président

---

(1)  
  JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

1

(2)  
  JO L 295 du 21.11.2018, p. 39.

2

(3)  
  JO L 160 du 28.6.2003, p. 96.

3

(4)  
  JO L 173 du 27.6.2001, p. 5.

4

(5)  
  JO P 017 du 6.10.1958, p. 385.

5

---

ANNEXE

Liste des documents du Comité des régions directement accessibles au public

1.   Documents relatifs aux travaux politiques

Demandes et motifs d’élaboration d’un avis d’initiative

Attributions

Projets d’avis des commissions thématiques

Projets d’avis de prospective des commissions thématiques

Projets de rapport des commissions thématiques

Projets de rapport de prospective des commissions thématiques

Projets de résolution des commissions

Notes d’information fournies aux membres lors des réunions de commission

Amendements aux projets d’avis des commissions

Amendements aux projets d’avis de prospective des commissions

Amendements aux projets de rapport des commissions

Amendements aux projets de rapport de prospective des commissions

Amendements aux projets de résolution des commissions

Projets d’avis présentés à l’Assemblée plénière

Projet d’avis de prospective présentés à l’Assemblée plénière

Projets de rapport présentés à l’Assemblée plénière

Projets de rapport de prospective présentés à l’Assemblée plénière

Projets de résolution présentés à l’Assemblée plénière

Notes d’information/notes contextuelles présentées à l’Assemblée plénière

Amendements aux projets d’avis présentés à l’Assemblée plénière

Amendements aux projet d’avis de prospective présentés à l’Assemblée plénière

Amendements aux projets de rapport présentés à l’Assemblée plénière

Amendements aux projets de rapport de prospective présentés à l’Assemblée plénière

Amendements aux projets de résolution présentés à l’Assemblée plénière

Compte rendu des délibérations de l’Assemblée plénière

Avis du Comité (européen) des régions

Avis de prospective du Comité (européen) des régions

Rapports des commissions énonçant les motifs d’introduction d’un recours pour violation du principe de subsidiarité ou manquement à la consultation obligatoire du Comité

Rapports du Comité (européen) des régions

Rapports de prospective du Comité (européen) des régions

Résolutions du Comité (européen) des régions

Décisions de ne pas élaborer d’avis

2.   Documents relatifs à l’organisation et au fonctionnement des organes de décision du Comité

Projet de règlement intérieur

Amendements au projet de règlement intérieur

Règlement intérieur

Rapports sur la révision du règlement intérieur

Décisions de l’Assemblée plénière concernant l’élection des membres du Bureau

Décisions de l’Assemblée plénière concernant la constitution des commissions

Décisions du Bureau concernant la constitution de groupes de travail, de comités consultatifs paritaires, de groupes interrégionaux, de task-forces et autres instances politiques

Décisions de l’Assemblée plénière concernant l’élection du président

Décisions de l’Assemblée plénière concernant l’élection du 1er vice-président

3.   Documents relatifs à la stratégie politique du CdR

Projets de déclaration

Déclarations

Rapports d’évaluation annuels

Rapports d’évaluation de fin de mandat

Synthèses et rapports sur l’impact des avis du CdR

Synthèses et rapports d’activité annuels

Priorités politiques

Programmes politiques de début de mandat

Programmes de travail des commissions thématiques du CdR

4.   Documents relatifs aux travaux des organes du Comité

Documents du Bureau

Compositions

Convocations

Projets d’ordre du jour

Listes de présence

Notes du Bureau

Calendriers des réunions

Procès-verbaux

Conférence des présidents

Ordres du jour

Documents des sessions plénières

Convocations

Projets d’ordre du jour

Procès-verbaux

Listes de présence

Interventions et discours d’orateurs invités

Documents des commissions thématiques du Comité (en plus de ceux mentionnés au point 1), comités consultatifs paritaires, groupes de travail, groupes interrégionaux, task-forces et autres organes politiques du Comité

Priorités politiques (telles qu’elles figurent dans les plans d’action et programmes de travail)

Programmes politiques de début de mandat

Rapports d’activité et rapports thématiques

Recommandations

Compositions

Convocations

Projets d’ordre du jour

Procès-verbaux

Listes de présence

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Présentations concernant des avis ou des débats thématiques

Présidence

Déclarations et discours du président

Déclarations et discours des vice-présidents

Membres

Désignation des membres

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Fin de mandat des membres

Déclarations d’intérêts financiers des membres

Frais et indemnités

Règles relatives au remboursement des frais de transport et au paiement des indemnités forfaitaires de voyage et de réunion pour les membres

Documents des groupes politiques

Constitution des groupes

Réunions entre les présidents de commission et le président du Comité

Convocations

Ordres du jour

Séminaires et conférences

Convocations, séminaires et conférences

Documents de suivi

5.   Documents des réseaux et plateformes du CdR

Groupement européen de coopération territoriale (GECT)

Inscription

Décisions nationales

Réseau de monitorage de la subsidiarité (RMS)

Programmes de travail en matière de subsidiarité

Rapports annuels sur la subsidiarité

Études

Ordres du jour de la conférence sur la subsidiarité

Brochures

Rapports de consultation

Contributions des partenaires du RMS

Plateforme Europe 2020

Rapports de suivi

Listes des membres

Plateforme sur la répartition des compétences

Études relatives à la répartition des compétences

6.   Documents relatifs aux activités de communication et de recherche

Documents stratégiques

Stratégies de communication du Comité

Plans d’action annuels en matière de communication

Rapports annuels sur la communication (sur les activités de l’année précédente)

Autres documents

Communiqués de presse

Lettres d’information électroniques (diffusées via le service d’abonnement disponible sur la page d’accueil du site web)

Organisation d’événements (conférences, tables rondes, auditions publiques, ateliers...)

Convocations aux réunions (conférences, tables rondes, auditions publiques, ateliers, etc.) accessibles au public

Informations aux membres sur les événements organisés par le Comité

Programmes/ordres du jour des événements organisés par le Comité

Résumés/analyses/évaluations des événements organisés par le Comité

Études réalisées par le Comité

Études

Programmes de recherche du Bureau

Guides pour les membres

Guide pour les rapporteurs

Guide pour les membres

7.   Documents relatifs aux relations avec des tiers

Accords de coopération

Communications avec les institutions et organes européens et internationaux

Communications avec des États membres

Communications avec des collectivités locales et régionales

Communications avec des organisations internationales

Communications avec des associations

Groupements européens de coopération territoriale

8.   Documents relatifs à l’administration, à la planification et à l’établissement des rapports du Comité

Recrutement et stages

Avis de vacance

Déclarations de confidentialité concernant le recrutement de fonctionnaires, le détachement d’experts nationaux détachés et les stagiaires

Règles applicables aux experts nationaux détachés auprès du comité

Règles régissant le programme de stages du Comité

Règles relatives à la participation financière aux frais de voyage effectivement exposés au début et à la fin de la période de stage par les stagiaires qui effectuent un stage standard dans les services du Comité

Procédures d’appels d’offres

Conditions générales relatives aux bons de commande (marchés de faible valeur)

Déclaration de confidentialité relative aux procédures de passation de marchés publics

Avis de marché publiés au Journal officiel

Avis d’attribution de marché publiés au Journal officiel

Publication ex ante des futurs marchés de faible et moyenne valeur

Liste des marchés de faible et moyenne valeur signés par le Comité au cours de l’année précédente

Liste des contrats spécifiques et bons de commande fondés sur un contrat-cadre signé par le CdR au cours de l’année précédente

Règles relatives aux lanceurs d’alerte et déclarations d’activités extérieures de hauts fonctionnaires

Déclaration de confidentialité relative à la protection des données dans le cadre des procédures de lancement d’alerte éthique

Règles relatives à la procédure de lancement d’alerte éthique

Modalités administratives arrêtées entre le Comité et l’Office européen de lutte antifraude (OLAF)

Informations annuelles concernant les activités professionnelles des anciens membres du personnel d’encadrement supérieur

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| 20.11.2020 | FR | Journal officiel de l’Union européenne | L 391/12 |
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20.11.2020

FR

Journal officiel de l’Union européenne

L 391/12

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DÉCISION DU COMITÉ DIRECTEUR DE L’ENTREPRISE COMMUNE INITIATIVE EN MATIÈRE DE MÉDICAMENTS INNOVANTS 2

du 11 août 2020

portant règles internes relatives aux limitations de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre du fonctionnement de l’EC IMI 2

LE COMITÉ DIRECTEUR DE L’ENTREPRISE COMMUNE «INITIATIVE EN MATIÈRE DE MÉDICAMENTS INNOVANTS 2» (ci-après dénommée l’«EC IMI 2»),

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (1), et notamment son article 25,

vu les statuts annexés au règlement (UE) no 557/2014 du Conseil du 6 mai 2014 portant établissement de l’entreprise commune «Initiative en matière de médicaments innovants 2» (2), et notamment l’article 7, paragraphe 3, point r), de ces statuts,

vu les lignes directrices du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) sur l’article 25 du nouveau règlement et les règles internes,

après consultation du comité du personnel de l’EC IMI 2,

vu les recommandations du CEPD du 18 décembre 2019,

considérant ce qui suit:

| (1) | L’EC IMI 2 exerce ses activités conformément au règlement (UE) no 557/2014. |
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(1)

L’EC IMI 2 exerce ses activités conformément au règlement (UE) no 557/2014.

| (2) | Conformément à l’article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, les limitations de l’application des articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi que de l’article 4 dudit règlement, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 22, devraient être fondées sur des règles internes à adopter par l’EC IMI 2, lorsque celles-ci ne sont pas fondées sur des actes juridiques adoptés sur la base des traités. |
| --- | --- |

(2)

Conformément à l’article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, les limitations de l’application des articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi que de l’article 4 dudit règlement, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 22, devraient être fondées sur des règles internes à adopter par l’EC IMI 2, lorsque celles-ci ne sont pas fondées sur des actes juridiques adoptés sur la base des traités.

| (3) | Ces règles internes, y compris les dispositions relatives à l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité d’une limitation, ne devraient pas s’appliquer lorsqu’un acte juridique adopté sur la base des traités prévoit une limitation des droits des personnes concernées. |
| --- | --- |

(3)

Ces règles internes, y compris les dispositions relatives à l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité d’une limitation, ne devraient pas s’appliquer lorsqu’un acte juridique adopté sur la base des traités prévoit une limitation des droits des personnes concernées.

| (4) | Lorsque l’EC IMI 2 exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l’une des dérogations établies dans ledit règlement s’applique. |
| --- | --- |

(4)

Lorsque l’EC IMI 2 exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l’une des dérogations établies dans ledit règlement s’applique.

| (5) | L’EC IMI 2 peut, dans le cadre de son fonctionnement administratif, mener des enquêtes administratives, des procédures disciplinaires et des activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’Office européen de lutte antifraude (l’«OLAF»), traiter des cas de dénonciation des dysfonctionnements, traiter des procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, traiter des plaintes internes et externes, procéder à des audits internes, confier la conduite d’enquêtes au délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et mener des enquêtes de sécurité (informatique) interne. |
| --- | --- |

(5)

L’EC IMI 2 peut, dans le cadre de son fonctionnement administratif, mener des enquêtes administratives, des procédures disciplinaires et des activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’Office européen de lutte antifraude (l’«OLAF»), traiter des cas de dénonciation des dysfonctionnements, traiter des procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, traiter des plaintes internes et externes, procéder à des audits internes, confier la conduite d’enquêtes au délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et mener des enquêtes de sécurité (informatique) interne.

| (6) | L’EC IMI 2 traite plusieurs catégories de données à caractère personnel, y compris des données vérifiées (données «objectives», telles que les données d’identification, les coordonnées, les données professionnelles, les données administratives, les données provenant de sources spécifiques, les communications électroniques et les données relatives au trafic) et des données non vérifiées (données «subjectives» relatives à l’affaire, telles que le raisonnement, les données comportementales, les évaluations, les données relatives à la performance et à la conduite, ainsi que les données touchant à l’objet de la procédure ou de l’activité, ou soumises en rapport avec celui-ci) (3). |
| --- | --- |

(6)

L’EC IMI 2 traite plusieurs catégories de données à caractère personnel, y compris des données vérifiées (données «objectives», telles que les données d’identification, les coordonnées, les données professionnelles, les données administratives, les données provenant de sources spécifiques, les communications électroniques et les données relatives au trafic) et des données non vérifiées (données «subjectives» relatives à l’affaire, telles que le raisonnement, les données comportementales, les évaluations, les données relatives à la performance et à la conduite, ainsi que les données touchant à l’objet de la procédure ou de l’activité, ou soumises en rapport avec celui-ci) (3).

| (7) | L’EC IMI 2, représentée par son directeur exécutif, agit en qualité de responsable du traitement des données, indépendamment de toute délégation ultérieure du rôle de responsable du traitement en son sein, afin de refléter les responsabilités opérationnelles afférentes à certaines opérations spécifiques de traitement des données à caractère personnel. |
| --- | --- |

(7)

L’EC IMI 2, représentée par son directeur exécutif, agit en qualité de responsable du traitement des données, indépendamment de toute délégation ultérieure du rôle de responsable du traitement en son sein, afin de refléter les responsabilités opérationnelles afférentes à certaines opérations spécifiques de traitement des données à caractère personnel.

| (8) | Les données à caractère personnel sont conservées de manière sécurisée dans un environnement électronique ou sur un support papier qui empêche leur consultation illicite ou leur transfert à des personnes qui n’ont pas besoin d’en connaître. Les données à caractère personnel traitées ne sont pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire et approprié aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, pendant la période indiquée dans les avis relatifs à la protection des données, les déclarations de confidentialité ou les registres de l’EC IMI 2. |
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(8)

Les données à caractère personnel sont conservées de manière sécurisée dans un environnement électronique ou sur un support papier qui empêche leur consultation illicite ou leur transfert à des personnes qui n’ont pas besoin d’en connaître. Les données à caractère personnel traitées ne sont pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire et approprié aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, pendant la période indiquée dans les avis relatifs à la protection des données, les déclarations de confidentialité ou les registres de l’EC IMI 2.

| (9) | Les règles internes devraient s’appliquer à toutes les opérations de traitement effectuées par l’EC IMI 2 dans la conduite d’enquêtes administratives, de procédures disciplinaires, d’activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF, de procédures de dénonciation des dysfonctionnements, de procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, dans le traitement de plaintes internes et externes, la réalisation d’audits internes, la conduite d’enquêtes par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et la conduite d’enquêtes de sécurité (informatique) réalisées en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple). |
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(9)

Les règles internes devraient s’appliquer à toutes les opérations de traitement effectuées par l’EC IMI 2 dans la conduite d’enquêtes administratives, de procédures disciplinaires, d’activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF, de procédures de dénonciation des dysfonctionnements, de procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, dans le traitement de plaintes internes et externes, la réalisation d’audits internes, la conduite d’enquêtes par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et la conduite d’enquêtes de sécurité (informatique) réalisées en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple).

| (10) | Ces règles internes devraient s’appliquer aux opérations de traitement effectuées avant le lancement des procédures visées ci-dessus, au cours de ces procédures et pendant le suivi des mesures prises à l’issue de ces procédures. Elles devraient aussi couvrir l’assistance et la coopération fournies par l’EC IMI 2 aux autorités nationales et organisations internationales en dehors de ses enquêtes administratives. |
| --- | --- |

(10)

Ces règles internes devraient s’appliquer aux opérations de traitement effectuées avant le lancement des procédures visées ci-dessus, au cours de ces procédures et pendant le suivi des mesures prises à l’issue de ces procédures. Elles devraient aussi couvrir l’assistance et la coopération fournies par l’EC IMI 2 aux autorités nationales et organisations internationales en dehors de ses enquêtes administratives.

| (11) | Dans les cas où ces règles internes s’appliquent, l’EC IMI 2 doit fournir les raisons pour lesquelles les limitations sont strictement nécessaires et proportionnées dans une société démocratique et respectent le contenu essentiel des libertés et droits fondamentaux. |
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(11)

Dans les cas où ces règles internes s’appliquent, l’EC IMI 2 doit fournir les raisons pour lesquelles les limitations sont strictement nécessaires et proportionnées dans une société démocratique et respectent le contenu essentiel des libertés et droits fondamentaux.

| (12) | Dans ce cadre, l’EC IMI 2 est tenue de respecter, dans toute la mesure du possible, les droits fondamentaux des personnes concernées au cours des procédures susmentionnées, notamment ceux relatifs au droit à l’information, au droit d’accès et de rectification, au droit à l’effacement, à la limitation du traitement, au droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou à la confidentialité des communications, tels que consacrés par le règlement (UE) 2018/1725. |
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(12)

Dans ce cadre, l’EC IMI 2 est tenue de respecter, dans toute la mesure du possible, les droits fondamentaux des personnes concernées au cours des procédures susmentionnées, notamment ceux relatifs au droit à l’information, au droit d’accès et de rectification, au droit à l’effacement, à la limitation du traitement, au droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou à la confidentialité des communications, tels que consacrés par le règlement (UE) 2018/1725.

| (13) | Toutefois, l’EC IMI 2 peut être obligée de limiter la communication d’informations à la personne concernée et d’autres droits de la personne concernée afin de protéger, en particulier, ses propres enquêtes, les enquêtes et les procédures d’autres autorités publiques, ainsi que les droits d’autres personnes liées à ses enquêtes ou à d’autres procédures. |
| --- | --- |

(13)

Toutefois, l’EC IMI 2 peut être obligée de limiter la communication d’informations à la personne concernée et d’autres droits de la personne concernée afin de protéger, en particulier, ses propres enquêtes, les enquêtes et les procédures d’autres autorités publiques, ainsi que les droits d’autres personnes liées à ses enquêtes ou à d’autres procédures.

| (14) | L’EC IMI 2 peut donc limiter la communication d’informations dans le but de protéger l’enquête ainsi que les libertés et droits fondamentaux d’autres personnes concernées. |
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(14)

L’EC IMI 2 peut donc limiter la communication d’informations dans le but de protéger l’enquête ainsi que les libertés et droits fondamentaux d’autres personnes concernées.

| (15) | L’EC IMI 2 devrait vérifier régulièrement que les conditions qui justifient la limitation s’appliquent et lever la limitation dès lors qu’elles cessent de s’appliquer. |
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(15)

L’EC IMI 2 devrait vérifier régulièrement que les conditions qui justifient la limitation s’appliquent et lever la limitation dès lors qu’elles cessent de s’appliquer.

| (16) | Le responsable du traitement devrait informer le délégué à la protection des données au moment de différer la communication d’informations et lors des révisions, |
| --- | --- |

(16)

Le responsable du traitement devrait informer le délégué à la protection des données au moment de différer la communication d’informations et lors des révisions,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Objet et champ d’application

1.   La présente décision établit les règles relatives aux conditions dans lesquelles l’EC IMI 2 peut, dans le cadre des procédures définies au paragraphe 2, limiter l’application des droits consacrés aux articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi qu’à l’article 4, du règlement (UE) 2018/1725, en vertu de l’article 25 dudit règlement.

2.   La présente décision s’applique, dans le cadre du fonctionnement administratif de l’EC IMI 2, aux opérations de traitement de données à caractère personnel que le bureau du programme effectue aux fins suivantes: mener des enquêtes administratives, des procédures disciplinaires, des activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF, traiter des cas de dénonciation des dysfonctionnements, des procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, traiter des plaintes internes et externes, réaliser des audits internes, confier la conduite d’enquêtes au délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et mener des enquêtes de sécurité (informatique) en interne ou avec une participation externe (CERT-UE, par exemple).

3.   Les catégories de données concernées sont les données vérifiées (données «objectives», telles que les données d’identification, coordonnées, données professionnelles, données administratives, données provenant de sources spécifiques, communications électroniques et données relatives au trafic) et les données non vérifiées (les données «subjectives» relatives à l’affaire, telles que le raisonnement, les données comportementales, les évaluations, les données relatives à la performance et à la conduite, ainsi que les données touchant à l’objet de la procédure ou de l’activité, ou soumises en rapport avec celui-ci).

4.   Lorsque l’EC IMI 2 exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l’une des dérogations établies dans ledit règlement s’applique.

5.   Sous réserve des conditions énoncées dans la présente décision, les limitations peuvent s’appliquer aux droits suivants: la communication d’informations aux personnes concernées, l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation du traitement, la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou la confidentialité des communications.

Article 2

Responsable du traitement

Le responsable des opérations de traitement est l’EC IMI 2, représentée par son directeur exécutif, qui peut déléguer la fonction de responsable du traitement. Les personnes concernées sont informées de la délégation de la fonction de responsable du traitement au moyen des avis ou registres relatifs à la protection des données publiés sur le site web et/ou l’intranet de l’EC IMI 2.

Article 3

Garanties

1.   L’EC IMI 2 met en place les garanties suivantes visant à empêcher une utilisation abusive ou un accès ou transfert illicites de données à caractère personnel (4):

| a) | les documents en version papier sont conservés dans des armoires sécurisées et ne sont accessibles qu’au personnel habilité; |
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a)

les documents en version papier sont conservés dans des armoires sécurisées et ne sont accessibles qu’au personnel habilité;

| b) | toutes les données électroniques sont stockées dans une application informatique sécurisée, conformément aux normes de sécurité de l’EC IMI 2, ainsi que dans des dossiers électroniques spécifiques accessibles uniquement au personnel autorisé. Les niveaux d’accès appropriés sont accordés individuellement; |
| --- | --- |

b)

toutes les données électroniques sont stockées dans une application informatique sécurisée, conformément aux normes de sécurité de l’EC IMI 2, ainsi que dans des dossiers électroniques spécifiques accessibles uniquement au personnel autorisé. Les niveaux d’accès appropriés sont accordés individuellement;

| c) | les bases de données sont protégées par un mot de passe selon un système d’authentification unique et automatiquement connectées à l’identifiant et au mot de passe de l’utilisateur. Le remplacement d’utilisateurs est strictement interdit. Les enregistrements électroniques sont conservés en sécurité afin de préserver la confidentialité et le caractère privé des données qu’ils contiennent; |
| --- | --- |

c)

les bases de données sont protégées par un mot de passe selon un système d’authentification unique et automatiquement connectées à l’identifiant et au mot de passe de l’utilisateur. Le remplacement d’utilisateurs est strictement interdit. Les enregistrements électroniques sont conservés en sécurité afin de préserver la confidentialité et le caractère privé des données qu’ils contiennent;

| d) | toutes les personnes ayant accès aux données sont tenues de respecter l’obligation de confidentialité. |
| --- | --- |

d)

toutes les personnes ayant accès aux données sont tenues de respecter l’obligation de confidentialité.

2.   La durée de conservation des données à caractère personnel visées à l’article 1er, paragraphe 3, n’est pas plus longue que nécessaire et appropriée aux finalités pour lesquelles ces données sont traitées. En tout état de cause, elle ne dépasse pas la durée de conservation spécifiée dans les avis relatifs à la protection de données, les déclarations de confidentialité ou les registres mentionnés à l’article 6.

3.   Lorsque l’EC IMI 2 envisage d’appliquer une limitation, le risque pour les droits et libertés de la personne concernée doit être mis en balance, en particulier, avec le risque pour les droits et libertés d’autres personnes concernées et le risque de priver d’effet les enquêtes ou procédures de l’EC IMI 2, notamment par la destruction de preuves. Les risques pour les droits et libertés de la personne concernée concernent principalement, mais pas exclusivement, les risques pour la réputation, les risques pour les droits de la défense et le droit d’être entendu.

Article 4

Limitations

1.   L’EC IMI 2 n’appliquera de limitations que pour les finalités suivantes:

| a) | la sauvegarde de la sécurité nationale, la sécurité publique ou la défense des États membres; |
| --- | --- |

a)

la sauvegarde de la sécurité nationale, la sécurité publique ou la défense des États membres;

| b) | la prévention et la détection d’infractions pénales, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière, ou l’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre les menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces; |
| --- | --- |

b)

la prévention et la détection d’infractions pénales, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière, ou l’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre les menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces;

| c) | la sauvegarde d’autres objectifs importants d’intérêt public général de l’Union européenne ou d’un État membre, en particulier les objectifs de la politique étrangère et de sécurité commune de l’Union européenne ou un intérêt économique ou financier important de l’Union européenne ou d’un État membre, y compris dans les domaines monétaire, budgétaire et fiscal, de la santé publique et de la sécurité sociale; |
| --- | --- |

c)

la sauvegarde d’autres objectifs importants d’intérêt public général de l’Union européenne ou d’un État membre, en particulier les objectifs de la politique étrangère et de sécurité commune de l’Union européenne ou un intérêt économique ou financier important de l’Union européenne ou d’un État membre, y compris dans les domaines monétaire, budgétaire et fiscal, de la santé publique et de la sécurité sociale;

| d) | la sauvegarde de la sécurité interne des institutions et organes de l’Union européenne, notamment de leurs réseaux de communications électroniques; |
| --- | --- |

d)

la sauvegarde de la sécurité interne des institutions et organes de l’Union européenne, notamment de leurs réseaux de communications électroniques;

| e) | la prévention et la détection de manquements à la déontologie des professions réglementées, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière; |
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e)

la prévention et la détection de manquements à la déontologie des professions réglementées, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière;

| f) | une mission de contrôle, d’inspection ou de réglementation liée, même occasionnellement, à l’exercice de l’autorité publique, dans les cas visés aux points a) à c); |
| --- | --- |

f)

une mission de contrôle, d’inspection ou de réglementation liée, même occasionnellement, à l’exercice de l’autorité publique, dans les cas visés aux points a) à c);

| g) | la protection de la personne concernée ou des droits et libertés d’autrui; |
| --- | --- |

g)

la protection de la personne concernée ou des droits et libertés d’autrui;

| h) | l’exécution des demandes de droit civil. |
| --- | --- |

h)

l’exécution des demandes de droit civil.

2.   L’EC IMI 2 peut, à titre d’application spécifique des finalités décrites au paragraphe 1 ci-dessus, appliquer des limitations dans les cas suivants:

| a) | en ce qui concerne les données à caractère personnel échangées avec les services de la Commission ou d’autres institutions, organes et organismes de l’Union:






  — | lorsque ce service de la Commission, cette institution, cet organe ou cet organisme de l’Union est habilité(e) à limiter l’exercice des droits énoncés sur la base d’autres actes prévus à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 ou conformément au chapitre IX dudit règlement ou aux actes fondateurs d’autres institutions, organes et organismes de l’Union, |
| --- | --- | --- |

a)

en ce qui concerne les données à caractère personnel échangées avec les services de la Commission ou d’autres institutions, organes et organismes de l’Union:

—

lorsque ce service de la Commission, cette institution, cet organe ou cet organisme de l’Union est habilité(e) à limiter l’exercice des droits énoncés sur la base d’autres actes prévus à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 ou conformément au chapitre IX dudit règlement ou aux actes fondateurs d’autres institutions, organes et organismes de l’Union,

| — | lorsque la finalité de cette limitation fixée par ce service de la Commission, cette institution, cet organe ou cet organisme de l’Union serait compromise si l’EC IMI 2 n’appliquait pas une limitation équivalente à l’égard des mêmes données à caractère personnel; |
| --- | --- |

—

lorsque la finalité de cette limitation fixée par ce service de la Commission, cette institution, cet organe ou cet organisme de l’Union serait compromise si l’EC IMI 2 n’appliquait pas une limitation équivalente à l’égard des mêmes données à caractère personnel;

| b) | en ce qui concerne les données à caractère personnel échangées avec les autorités compétentes des États membres:






  — | lorsque ces autorités compétentes sont autorisées à limiter l’exercice des droits énumérés sur la base des actes visés à l’article 23 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (5) ou en vertu de mesures nationales transposant l’article 13, paragraphe 3, l’article 15, paragraphe 3, ou l’article 16, paragraphe 3, de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil (6), |
| --- | --- | --- |

b)

en ce qui concerne les données à caractère personnel échangées avec les autorités compétentes des États membres:

—

lorsque ces autorités compétentes sont autorisées à limiter l’exercice des droits énumérés sur la base des actes visés à l’article 23 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (5) ou en vertu de mesures nationales transposant l’article 13, paragraphe 3, l’article 15, paragraphe 3, ou l’article 16, paragraphe 3, de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil (6),

| — | lorsque la finalité de cette limitation fixée par cette autorité compétente serait compromise si l’EC IMI 2 n’appliquait pas une limitation équivalente à l’égard des mêmes données à caractère personnel; |
| --- | --- |

—

lorsque la finalité de cette limitation fixée par cette autorité compétente serait compromise si l’EC IMI 2 n’appliquait pas une limitation équivalente à l’égard des mêmes données à caractère personnel;

| c) | en ce qui concerne les données à caractère personnel échangées avec des pays tiers ou des organisations internationales, lorsqu’il existe des preuves manifestes que l’exercice de ces droits et obligations est susceptible de compromettre la coopération de l’EC IMI 2 avec des pays tiers ou des organisations internationales dans l’accomplissement de ses missions. |
| --- | --- |

c)

en ce qui concerne les données à caractère personnel échangées avec des pays tiers ou des organisations internationales, lorsqu’il existe des preuves manifestes que l’exercice de ces droits et obligations est susceptible de compromettre la coopération de l’EC IMI 2 avec des pays tiers ou des organisations internationales dans l’accomplissement de ses missions.

Avant d’appliquer des limitations dans les cas visés aux points a) et b) du premier alinéa, l’EC IMI 2 consulte les services compétents de la Commission, les institutions, organes et organismes de l’Union ou les autorités compétentes des États membres, à moins qu’il ne soit clair pour l’EC IMI 2 que l’application d’une limitation est prévue par l’un des actes visés à ces points.

Article 5

Limitation des droits des personnes concernées

1.   Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées par la présente décision, les droits suivants peuvent être limités par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement énumérées au paragraphe 2 ci-dessous, lorsque cela est nécessaire et proportionné:

| a) | droit à l’information; |
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a)

droit à l’information;

| b) | droit d’accès; |
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b)

droit d’accès;

| c) | droit de rectification, droit à l’effacement et droit à la limitation du traitement; |
| --- | --- |

c)

droit de rectification, droit à l’effacement et droit à la limitation du traitement;

| d) | droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée; |
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d)

droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée;

| e) | droit à la confidentialité des communications électroniques. |
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e)

droit à la confidentialité des communications électroniques.

2.   Conformément à l’article 25, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) 2018/1725, dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées par la présente décision, le responsable du traitement peut appliquer des limitations dans le cadre des opérations de traitement suivantes:

| a) | la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; |
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a)

la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires;

| b) | les activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; |
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b)

les activités préliminaires liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF;

| c) | les procédures de dénonciation des dysfonctionnements; |
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c)

les procédures de dénonciation des dysfonctionnements;

| d) | les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement (7); |
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d)

les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement (7);

| e) | le traitement de plaintes internes et externes; |
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e)

le traitement de plaintes internes et externes;

| f) | les audits internes; |
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f)

les audits internes;

| g) | les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; |
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g)

les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725;

| h) | les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (par exemple CERT-UE); |
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h)

les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (par exemple CERT-UE);

| i) | dans le cadre de la procédure de gestion des subventions ou de passation de marchés, après la date de clôture pour la soumission des appels à propositions ou le dépôt des offres (8). |
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i)

dans le cadre de la procédure de gestion des subventions ou de passation de marchés, après la date de clôture pour la soumission des appels à propositions ou le dépôt des offres (8).

La limitation continue de s’appliquer tant que les raisons la justifiant persistent.

3.   Lorsque l’EC IMI 2 limite, en tout ou en partie, l’application des droits visés au paragraphe 1 ci-dessus, elle prend les mesures décrites aux articles 6 et 7 de la présente décision.

4.   Dans les cas où les personnes concernées demandent à accéder à leurs données à caractère personnel traitées dans le cadre d’un ou de plusieurs cas spécifiques ou d’une opération de traitement particulière, conformément à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, l’EC IMI 2 limite son examen de la demande à ces seules données à caractère personnel.

Article 6

Nécessité et proportionnalité des limitations

1.   Toute limitation indiquée à l’article 5 est nécessaire et proportionnée au regard des risques pour les droits et libertés des personnes concernées et respecte le contenu essentiel des libertés et droits fondamentaux dans une société démocratique.

2.   Si l’application d’une limitation est envisagée, une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée sur la base des règles en vigueur. L’évaluation est également effectuée dans le cadre de l’examen périodique, après qu’il a été déterminé si les raisons de fait et de droit justifiant la limitation continuent de s’appliquer. Le résultat de cette évaluation est consigné dans une note d’évaluation interne, afin de rendre compte, au cas par cas, des limitations considérées.

3.   Les limitations sont temporaires; elles sont levées dès lors que les circonstances qui les justifient cessent d’exister. C’est le cas, en particulier, lorsqu’il est considéré que l’exercice du droit limité ne priverait plus d’effet la limitation imposée ou ne porterait plus atteinte aux droits ou aux libertés d’autres personnes concernées.

L’EC IMI 2 examine l’application de la limitation tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l’enquête ou de la procédure en question. Par la suite, le responsable du traitement vérifie la nécessité de maintenir la limitation tous les six mois.

4.   Lorsque l’EC IMI 2 applique, en tout ou en partie, les limitations indiquées à l’article 5 de la présente décision, elle consigne dans un relevé les motifs et la base juridique de la limitation conformément au paragraphe 1 ci-dessus, accompagnés d’une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation.

Le relevé et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du contrôleur européen de la protection des données si ce dernier en fait la demande.

Article 7

Obligation d’informer

1.   L’EC IMI 2 inclut dans les avis relatifs à la protection des données, les déclarations de confidentialité ou les registres, au sens de l’article 31 du règlement (UE) 2018/1725, publiés sur son site web et/ou sur l’intranet informant les personnes concernées de leurs droits dans le cadre d’une procédure donnée, des informations relatives à la limitation potentielle de ces droits. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs de la limitation ainsi que sa durée potentielle.

En outre, sans préjudice des dispositions de l’article 6, paragraphe 4, l’EC IMI 2 informe individuellement, lorsque cela est proportionné, toutes les personnes concernées, qui sont considérées comme des personnes concernées par l’opération de traitement spécifique, de leurs droits au regard des limitations actuelles ou futures, dans les meilleurs délais et par écrit.

2.   Lorsque l’EC IMI 2 limite, en tout ou en partie, les droits visés à l’article 5, elle informe la personne concernée de la limitation appliquée et des principales raisons qui la motivent, ainsi que de la possibilité d’introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne.

La communication des informations visées au paragraphe 2 ci-dessus peut être différée, omise ou refusée si elle prive d’effet la limitation conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725.

Article 8

Réexamen par le délégué à la protection des données

1.   L’EC IMI 2 informe, sans retard injustifié, son délégué à la protection des données (le «DPD») chaque fois que le responsable du traitement limite l’application des droits des personnes concernées, ou étend la limitation, conformément à la présente décision. Le responsable du traitement accorde au DPD un accès au registre contenant l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation, et consigne la date à laquelle le DPD a été informé dans le registre.

2.   Le DPD peut demander au responsable du traitement, par écrit, de réexaminer l’application des limitations. Le responsable du traitement informe le DPD par écrit du résultat du réexamen demandé.

3.   Le DPD intervient tout au long de la procédure. Le responsable du traitement informe le DPD lorsque la limitation a été levée.

Article 9

Entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Journal officiel de l’Union européenne

Fait à Bruxelles, le 11 août 2020.

Par le comité directeur de l’EC IMI 2

Olivier LAUREAU

Le président

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(1)  
  JO L 295 du 21.11.2018, p. 39.

1

(2)  
  JO L 169 du 7.6.2014, p. 54.

2

(3)  En cas de responsabilité conjointe du traitement, les données sont traitées conformément aux moyens et finalités prévus dans l’accord correspondant conclu entre les responsables conjoints du traitement, tel que défini à l’article 28 du règlement (UE) 2018/1725.

3

(4)  Cette liste n’est pas exhaustive.

4

(5)  Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (JO L 119 du 4.5.2016, p. 1).

5

(6)  Directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les autorités compétentes à des fins de prévention et de détection des infractions pénales, d'enquêtes et de poursuites en la matière ou d'exécution de sanctions pénales, et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil (JO L 119 du 4.5.2016, p. 89).

6

(7)  Ce traitement ne s’applique pas à l’article 5, paragraphe 1, point d).

7

pas

(8)  Ce traitement s’applique uniquement à l’article 5, paragraphe 1, point c).

8

uniquement

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