# Gazzetta ufficiale L 391/2020

| | ISSN 1977-0707 |
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| Gazzetta ufficiale
  dell’Unione europea | L 391 |
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| Edizione in lingua italiana | Legislazione | 63° anno20 novembre 2020 |

ISSN 1977-0707

Gazzetta ufficiale

dell’Unione europea

L 391

Edizione in lingua italiana

Legislazione

63° anno20 novembre 2020

---

| Sommario | | II   Atti non legislativi | pagina |
| --- | --- | --- | --- |
| | | DECISIONI |
| | * | Decisione (UE) 2020/1731 del Consiglio, del 28 ottobre 2020 | 1 |
| | | REGOLAMENTI INTERNI E DI PROCEDURA |
| | * | Comitato europeo delle regioni - Decisione n. 18/2020, relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni | 3 |
| | * | Decisione del consiglio di direzione dell’impresa comune per l’iniziativa in materia di medicinali innovativi 2, dell’11 agosto 2020, che stabilisce le norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito del funzionamento dell’impresa comune IMI 2 | 12 |

Sommario

II   Atti non legislativi

pagina

DECISIONI

*

Decisione (UE) 2020/1731 del Consiglio, del 28 ottobre 2020

1

REGOLAMENTI INTERNI E DI PROCEDURA

*

Comitato europeo delle regioni - Decisione n. 18/2020, relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni

3

*

Decisione del consiglio di direzione dell’impresa comune per l’iniziativa in materia di medicinali innovativi 2, dell’11 agosto 2020, che stabilisce le norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito del funzionamento dell’impresa comune IMI 2

12

| IT | Gli atti i cui titoli sono stampati in caratteri chiari appartengono alla gestione corrente. Essi sono adottati nel quadro della politica agricola ed hanno generalmente una durata di validità limitata.
  I titoli degli altri atti sono stampati in grassetto e preceduti da un asterisco. |
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IT

Gli atti i cui titoli sono stampati in caratteri chiari appartengono alla gestione corrente. Essi sono adottati nel quadro della politica agricola ed hanno generalmente una durata di validità limitata.

I titoli degli altri atti sono stampati in grassetto e preceduti da un asterisco.

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II Atti non legislativi

DECISIONI

| 20.11.2020 | IT | Gazzetta ufficiale dell’Unione europea | L 391/1 |
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20.11.2020

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

L 391/1

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DECISIONE (UE) 2020/1731 DEL CONSIGLIO

del 28 ottobre 2020

relativa alla nomina di un membro del Comitato delle regioni, conformemente alla proposta della Repubblica federale di Germania

IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 305,

vista la proposta del governo tedesco,

considerando quanto segue:

| (1) | Il 10 dicembre 2019, il 20 gennaio 2020, il 3 febbraio 2020 e il 26 marzo 2020, il Consiglio ha adottato le decisioni (UE) 2019/2157 (1), (UE) 2020/102 (2), (UE) 2020/144 (3) e (UE) 2020/511 (4), relative alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 26 gennaio 2020 al 25 gennaio 2025. L’8 giugno 2020 il Consiglio ha adottato la decisione (UE) 2020/766 (5) relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 1o febbraio 2020 al 25 gennaio 2025. Il 30 luglio 2020 il Consiglio ha adottato inoltre la decisione (UE) 2020/1153 (6) relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni. |
| --- | --- |

(1)

Il 10 dicembre 2019, il 20 gennaio 2020, il 3 febbraio 2020 e il 26 marzo 2020, il Consiglio ha adottato le decisioni (UE) 2019/2157 (1), (UE) 2020/102 (2), (UE) 2020/144 (3) e (UE) 2020/511 (4), relative alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 26 gennaio 2020 al 25 gennaio 2025. L’8 giugno 2020 il Consiglio ha adottato la decisione (UE) 2020/766 (5) relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 1o febbraio 2020 al 25 gennaio 2025. Il 30 luglio 2020 il Consiglio ha adottato inoltre la decisione (UE) 2020/1153 (6) relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni.

| (2) | Un seggio di membro del Comitato delle regioni è divenuto vacante dal 1o novembre 2020, a seguito della scadenza del mandato del sig. Marcel PHILIPP il 31 ottobre 2020, |
| --- | --- |

(2)

Un seggio di membro del Comitato delle regioni è divenuto vacante dal 1o novembre 2020, a seguito della scadenza del mandato del sig. Marcel PHILIPP il 31 ottobre 2020,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È nominato membro del Comitato delle regioni per la restante durata del mandato, vale a dire fino al 25 gennaio 2025:

| — | sig. Uwe CONRADT, Member of a Local Executive holding an electoral mandate: Saarbrücken. |
| --- | --- |

—

sig. Uwe CONRADT, Member of a Local Executive holding an electoral mandate: Saarbrücken.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell’adozione.

Essa si applica a decorrere dal 1o novembre 2020.

Fatto a Bruxelles, il 28 ottobre 2020

Per il Consiglio

Il presidente

M. ROTH

---

(1)  Decisione (UE) 2019/2157 del Consiglio, del 10 dicembre 2019, relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 26 gennaio 2020 al 25 gennaio 2025 (GU L 327 del 17.12.2019, pag. 78).

1

(2)  Decisione (UE) 2020/102 del Consiglio, del 20 gennaio 2020, relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 26 gennaio 2020 al 25 gennaio 2025 (GU L 20 del 24.1.2020, pag. 2).

2

(3)  Decisione (UE) 2020/144 del Consiglio, del 3 febbraio 2020, relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 26 gennaio 2020 al 25 gennaio 2025 (GU L 32 del 4.2.2020, pag. 16).

3

(4)  Decisione (UE) 2020/511 del Consiglio, del 26 marzo 2020, relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 26 gennaio 2020 al 25 gennaio 2025 (GU L 113 dell’8.4.2020, pag. 18).

4

(5)  Decisione (UE) 2020/766 del Consiglio, dell’8 giugno 2020, relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni per il periodo dal 1o febbraio 2020 al 25 gennaio 2025 (GU L 187 del 12.6.2020, pag. 3).

5

o

(6)  Decisione (UE) 2020/1153 del Consiglio, del 30 luglio 2020, relativa alla nomina dei membri e dei supplenti del Comitato delle regioni (GU L 256 del 5.8.2020, pag. 12).

6

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REGOLAMENTI INTERNI E DI PROCEDURA

| 20.11.2020 | IT | Gazzetta ufficiale dell’Unione europea | L 391/3 |
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20.11.2020

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

L 391/3

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COMITATO EUROPEO DELLE REGIONI - DECISIONE n. 18/2020

relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni

L’UFFICIO DI PRESIDENZA DEL COMITATO DELLE REGIONI,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, e in particolare l’articolo 15, paragrafo 3,

visto il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (1),

visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (2),

visto il Regolamento interno del Comitato delle regioni, e in particolare l’articolo 78,

vista la propria decisione n. 64/2003, dell’11 febbraio 2003, relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni (3),

vista la propria decisione n. 128/2003, del 17 giugno 2003, relativa ai documenti del Comitato delle regioni accessibili al pubblico tramite il registro elettronico dei documenti,

considerando che nella dichiarazione comune relativa al regolamento (CE) n. 1049/2001, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione invitano le altre istituzioni ad adottare norme interne riguardanti l’accesso del pubblico ai documenti, tenendo conto delle limitazioni e dei principi previsti nel suddetto regolamento (4),

considerando che la stesura di un elenco di documenti direttamente accessibili, a norma dell’articolo 78, paragrafo 2, del Regolamento interno del Comitato delle regioni, e le modalità stabilite dal Comitato per l’esercizio del diritto dei cittadini all’accesso ai documenti devono essere riunite in un’unica decisione al fine di facilitare la trasparenza per i cittadini,

considerando che

DECIDE:

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Beneficiari, campo di applicazione e tipi di accesso

1.   Tutti i cittadini dell’Unione e tutte le persone fisiche o giuridiche che risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro hanno diritto di accedere ai documenti del Comitato delle regioni («il Comitato»), secondo i principi, le condizioni e le limitazioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 e secondo le disposizioni particolari previste nella presente decisione.

2.   Ai fini della presente decisione, per «documenti del Comitato »si intende qualsiasi contenuto, ai sensi dell’articolo 3, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001, che sia stato elaborato o ricevuto da uno degli organi del Comitato o dal segretariato generale del Comitato.

3.   Il Comitato rende accessibili al pubblico i suoi documenti tramite il registro di cui al capo II e, su richiesta, conformemente al capo III.

CAPO II

REGISTRO DI DOCUMENTI DEL COMITATO

Articolo 2

1.   In applicazione degli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 1049/2001, un registro di documenti è istituito in seno al Comitato.

2.   I documenti del Comitato di cui all’elenco allegato alla presente decisione e i documenti per i quali è stato autorizzato l’accesso a norma del capo III della presente decisione sono direttamente accessibili ai cittadini in formato elettronico nel registro.

3.   Il Comitato può decidere di includere nel registro documenti diversi da quelli menzionati al paragrafo 2. In tal caso, il Comitato decide, a seconda della natura di ciascun documento, di rendere il documento direttamente accessibile ai cittadini in formato elettronico nel registro o di inserire nel registro soltanto un numero di riferimento per il documento, l’oggetto e/o una breve descrizione del contenuto, nonché la data in cui il documento è pervenuto o è stato redatto e iscritto nel registro.

CAPO III

PROCEDURA DI ACCESSO SU RICHIESTA

Articolo 3

Documenti accessibili su richiesta

I documenti del Comitato che non figurano nell’elenco allegato alla presente decisione sono, per quanto possibile, accessibili ai cittadini su richiesta, fatte salve le limitazioni previste agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 4

Domanda iniziale

1.   Presentazione:

| 1.1. | Le domande di accesso a un documento sono trasmesse al segretariato generale del Comitato in qualsiasi forma scritta, compreso il formato elettronico, in una delle lingue enumerate all’articolo 1 del regolamento (CE) n. 1/1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (5). |
| --- | --- |

1.1.

Le domande di accesso a un documento sono trasmesse al segretariato generale del Comitato in qualsiasi forma scritta, compreso il formato elettronico, in una delle lingue enumerate all’articolo 1 del regolamento (CE) n. 1/1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (5).

| 1.2. | La domanda deve essere formulata in modo sufficientemente preciso e contenere in particolare gli elementi che consentono di individuare il documento o i documenti richiesti, nonché il nome e le coordinate di contatto del richiedente. |
| --- | --- |

1.2.

La domanda deve essere formulata in modo sufficientemente preciso e contenere in particolare gli elementi che consentono di individuare il documento o i documenti richiesti, nonché il nome e le coordinate di contatto del richiedente.

| 1.3. | Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, il Comitato invita il richiedente a chiarirla e lo assiste a tale fine. In questo caso, il termine per la risposta è sospeso finché il Comitato non dispone delle informazioni complementari. |
| --- | --- |

1.3.

Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, il Comitato invita il richiedente a chiarirla e lo assiste a tale fine. In questo caso, il termine per la risposta è sospeso finché il Comitato non dispone delle informazioni complementari.

| 1.4. | In caso di richieste reiterate o consecutive relative a documenti molto lunghi o a un numero elevato di documenti, il Comitato può cercare di accordarsi in modo informale con il richiedente. |
| --- | --- |

1.4.

In caso di richieste reiterate o consecutive relative a documenti molto lunghi o a un numero elevato di documenti, il Comitato può cercare di accordarsi in modo informale con il richiedente.

| 1.5. | Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda. |
| --- | --- |

1.5.

Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

2.   Trattamento:

| 2.1. | Le domande di accesso a documenti in possesso del Comitato vengono trasmesse, il giorno stesso della loro registrazione, all’équipe responsabile del trattamento della domanda di accesso a documenti, la quale ne accusa ricevuta, prepara la risposta e fornisce i documenti richiesti entro il termine stabilito. |
| --- | --- |

2.1.

Le domande di accesso a documenti in possesso del Comitato vengono trasmesse, il giorno stesso della loro registrazione, all’équipe responsabile del trattamento della domanda di accesso a documenti, la quale ne accusa ricevuta, prepara la risposta e fornisce i documenti richiesti entro il termine stabilito.

| 2.2. | Se la domanda riguarda un documento elaborato dal Comitato cui può applicarsi una delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, l’équipe responsabile del registro contatta l’autore del documento, il quale propone entro cinque giorni lavorativi il seguito da dare alla domanda. |
| --- | --- |

2.2.

Se la domanda riguarda un documento elaborato dal Comitato cui può applicarsi una delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, l’équipe responsabile del registro contatta l’autore del documento, il quale propone entro cinque giorni lavorativi il seguito da dare alla domanda.

| 2.3. | Se i dubbi sulla divulgazione riguardano documenti provenienti da terzi, il Comitato consulta tali terzi concedendo loro almeno cinque giorni lavorativi per esprimersi, onde stabilire se a tali documenti si applica una delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001. |
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2.3.

Se i dubbi sulla divulgazione riguardano documenti provenienti da terzi, il Comitato consulta tali terzi concedendo loro almeno cinque giorni lavorativi per esprimersi, onde stabilire se a tali documenti si applica una delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

| 2.4. | Se la domanda presentata al Comitato riguarda un documento proveniente da un’altra istituzione che non lo ha ancora pubblicato, il Comitato concede all’istituzione responsabile del documento almeno cinque giorni lavorativi per esprimere eventuali riserve sulla divulgazione del documento. |
| --- | --- |

2.4.

Se la domanda presentata al Comitato riguarda un documento proveniente da un’altra istituzione che non lo ha ancora pubblicato, il Comitato concede all’istituzione responsabile del documento almeno cinque giorni lavorativi per esprimere eventuali riserve sulla divulgazione del documento.

| 2.5. | Se entro il termine prescritto non perviene alcuna risposta da parte dei terzi interessati o dell’istituzione che ha prodotto il documento, il Comitato passa alla fase successiva della procedura. |
| --- | --- |

2.5.

Se entro il termine prescritto non perviene alcuna risposta da parte dei terzi interessati o dell’istituzione che ha prodotto il documento, il Comitato passa alla fase successiva della procedura.

3.   Decisione:

| 3.1. | Qualora l’accesso al documento richiesto sia autorizzato, il Comitato fornisce tale documento al richiedente entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda. Il direttore della direzione A è responsabile delle risposte che danno accesso ai documenti richiesti. |
| --- | --- |

3.1.

Qualora l’accesso al documento richiesto sia autorizzato, il Comitato fornisce tale documento al richiedente entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda. Il direttore della direzione A è responsabile delle risposte che danno accesso ai documenti richiesti.

| 3.2. | Qualora l’accesso al documento richiesto sia negato, il Comitato comunica per iscritto al richiedente, entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa del suo diritto di presentare una domanda di conferma. In assenza di risposta da parte dell’istituzione entro i termini previsti, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma. Il segretario generale è responsabile delle risposte di rifiuto, totale o parziale, dell’accesso ai documenti richiesti. |
| --- | --- |

3.2.

Qualora l’accesso al documento richiesto sia negato, il Comitato comunica per iscritto al richiedente, entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa del suo diritto di presentare una domanda di conferma. In assenza di risposta da parte dell’istituzione entro i termini previsti, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma. Il segretario generale è responsabile delle risposte di rifiuto, totale o parziale, dell’accesso ai documenti richiesti.

| 3.3. | In via eccezionale, per esempio in caso di domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2 può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato. |
| --- | --- |

3.3.

In via eccezionale, per esempio in caso di domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2 può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

| 3.4. | Il direttore della direzione A e il segretario generale possono delegare i loro rispettivi poteri di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2. |
| --- | --- |

3.4.

Il direttore della direzione A e il segretario generale possono delegare i loro rispettivi poteri di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2.

Articolo 5

Domanda di conferma

1.   Presentazione:

| 1.1. | Le domande di conferma sono inviate al Comitato entro quindici giorni lavorativi a partire dalla ricezione della risposta con cui si nega totalmente o parzialmente l’accesso al documento richiesto oppure, in assenza di risposta alla domanda iniziale, a partire dalla scadenza del termine stabilito per la risposta. |
| --- | --- |

1.1.

Le domande di conferma sono inviate al Comitato entro quindici giorni lavorativi a partire dalla ricezione della risposta con cui si nega totalmente o parzialmente l’accesso al documento richiesto oppure, in assenza di risposta alla domanda iniziale, a partire dalla scadenza del termine stabilito per la risposta.

| 1.2. | Le domande di conferma sono formulate nel rispetto dei medesimi requisiti formali previsti per le domande iniziali. |
| --- | --- |

1.2.

Le domande di conferma sono formulate nel rispetto dei medesimi requisiti formali previsti per le domande iniziali.

2.   Trattamento:

Le disposizioni di cui all’articolo 4, paragrafo 2, della presente decisione si applicano per analogia al trattamento delle domande di conferma; tuttavia, il Comitato non è tenuto ad accusare ricevuta della domanda di conferma.

3.   Decisione:

| 3.1. | Qualora l’accesso al documento richiesto sia autorizzato, il Comitato fornisce tale documento al richiedente entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda di conferma. Il presidente è responsabile delle risposte che danno accesso ai documenti richiesti. |
| --- | --- |

3.1.

Qualora l’accesso al documento richiesto sia autorizzato, il Comitato fornisce tale documento al richiedente entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda di conferma. Il presidente è responsabile delle risposte che danno accesso ai documenti richiesti.

| 3.2. | Qualora l’accesso al documento richiesto sia rifiutato, il Comitato comunica per iscritto al richiedente, entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda di conferma, i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa dei mezzi di ricorso a sua disposizione. Il presidente è responsabile delle risposte di rifiuto, totale o parziale, dell’accesso ai documenti richiesti. |
| --- | --- |

3.2.

Qualora l’accesso al documento richiesto sia rifiutato, il Comitato comunica per iscritto al richiedente, entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda di conferma, i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa dei mezzi di ricorso a sua disposizione. Il presidente è responsabile delle risposte di rifiuto, totale o parziale, dell’accesso ai documenti richiesti.

| 3.3. | In via eccezionale, per esempio in caso di domanda di conferma relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2 può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato. |
| --- | --- |

3.3.

In via eccezionale, per esempio in caso di domanda di conferma relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2 può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

| 3.4. | Il presidente può delegare i poteri di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2. |
| --- | --- |

3.4.

Il presidente può delegare i poteri di cui ai paragrafi 3.1 e 3.2.

Articolo 6

Mezzi di ricorso

Qualora il Comitato opponga un rifiuto, totale o parziale, a una domanda di accesso a seguito di una domanda di conferma o non risponda entro il termine prescritto, il richiedente ha la possibilità di avviare un ricorso giurisdizionale contro il Comitato e/o di presentare una denuncia presso il Mediatore europeo, rispettivamente a norma degli articoli 263 e 228 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea.

Articolo 7

Rilascio dei documenti e costo della risposta

1.   Rilascio dei documenti

| 1.1. | I documenti sono forniti tramite il rilascio di una copia cartacea o in formato elettronico, tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente. |
| --- | --- |

1.1.

I documenti sono forniti tramite il rilascio di una copia cartacea o in formato elettronico, tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente.

| 1.2. | Se un documento è già stato divulgato dal Comitato o da un’altra istituzione ed è facilmente accessibile, il Comitato può agevolare l’accesso al documento informando il richiedente delle modalità per ottenerlo. |
| --- | --- |

1.2.

Se un documento è già stato divulgato dal Comitato o da un’altra istituzione ed è facilmente accessibile, il Comitato può agevolare l’accesso al documento informando il richiedente delle modalità per ottenerlo.

2.   Costo della risposta

Il costo della produzione e dell’invio di copie di 20 o più pagine in formato A4 può essere posto a carico del richiedente. L’onere non supera comunque il costo effettivo dell’operazione. La fornitura di documenti in formato elettronico è gratuita.

CAPO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 8

Misure di esecuzione

Il segretario generale è incaricato di prendere le misure necessarie per garantire l’esecuzione della presente decisione.

Articolo 9

Abrogazione della decisione n. 64/2003 e della decisione n. 128/2003

La presente decisione abroga la decisione n. 64/2003 del Comitato delle regioni, dell’11 febbraio 2003, relativa all’accesso del pubblico ai documenti del Comitato delle regioni e la decisione n. 128/2003 del Comitato delle regioni, del 17 giugno 2003, relativa ai documenti del Comitato delle regioni accessibili al pubblico tramite il registro elettronico dei documenti.

Articolo 10

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

Fatto a Bruxelles, il 9 ottobre 2020

Per l’Ufficio di presidenza del Comitato delle regioni

Apostolos TZITZIKOSTAS

Presidente

---

(1)  
  GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

1

(2)  
  GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39.

2

(3)  
  GU L 160 del 28.6.2003, pag. 96.

3

(4)  
  GU L 173 del 27.6.2001, pag. 5.

4

(5)  
  GU P 017 del 6.10.1958, pag. 385.

5

---

Allegato

Elenco dei documenti del Comitato delle regioni direttamente accessibili al pubblico

1.   Documenti relativi all’attività politica

Richieste e motivazioni per l’elaborazione di un parere d’iniziativa

Attribuzioni

Progetti di parere in commissione tematica

Progetti di parere di prospettiva in commissione tematica

Progetti di relazione in commissione tematica

Progetti di relazione di prospettiva in commissione tematica

Progetti di risoluzione in commissione

Note d’informazione fornite ai membri nelle riunioni di commissione

Emendamenti a progetti di parere in commissione

Emendamenti a progetti di parere di prospettiva in commissione

Emendamenti a progetti di relazione in commissione

Emendamenti ai progetti di relazione di prospettiva in commissione

Emendamenti a progetti di risoluzione in commissione

Progetti di parere in sessione plenaria

Progetti di parere di prospettiva in sessione plenaria

Progetti di relazione in sessione plenaria

Progetti di relazione di prospettiva in sessione plenaria

Progetti di risoluzione in sessione plenaria

Note d’informazione/note informative in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di parere in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di parere di prospettiva in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di relazione in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di relazione di prospettiva in sessione plenaria

Emendamenti a progetti di risoluzione in sessione plenaria

Resoconti delle deliberazioni in sessione plenaria

Pareri del Comitato (europeo) delle regioni

Pareri di prospettiva del Comitato (europeo) delle regioni

Relazioni di commissione indicanti i motivi dell’avvio di un ricorso per violazione del principio di sussidiarietà o per mancato rispetto dell’obbligo di consultazione del Comitato

Relazioni del Comitato (europeo) delle regioni

Relazioni di prospettiva del Comitato (europeo) delle regioni

Risoluzioni del Comitato (europeo) delle regioni

Decisioni di non elaborare un parere

2.   Documenti relativi all’organizzazione e al funzionamento degli organi decisionali del Comitato

Progetto di Regolamento interno

Emendamenti al progetto di Regolamento interno

Regolamento interno

Rapporti sulla revisione del Regolamento interno

Decisioni in sessione plenaria in merito all’elezione dei membri dell’Ufficio di presidenza

Decisioni in sessione plenaria in merito alla costituzione delle commissioni

Decisioni dell’Ufficio di presidenza in merito alla costituzione di gruppi di lavoro, comitati consultivi misti, gruppi interregionali, task force e altri organi politici

Decisioni in sessione plenaria in merito alla nomina del presidente

Decisioni in sessione plenaria in merito alla nomina del primo vicepresidente

3.   Documenti relativi alla strategia politica del Comitato

Progetti di dichiarazione

Dichiarazioni

Relazioni di valutazione annuale

Relazioni di valutazione di fine mandato

Sintesi e relazioni sull’impatto dei pareri del Comitato

Sintesi e relazioni annuali di attività

Priorità politiche

Programmi politici di inizio mandato

Programmi di lavoro delle commissioni tematiche del Comitato

4.   Documenti relativi ai lavori degli organi del Comitato

Documenti dell’Ufficio di presidenza

Composizioni

Convocazioni

Progetti di ordine del giorno

Elenchi delle presenze

Note dell’Ufficio di presidenza

Calendari delle riunioni

Verbali

Conferenza dei Presidenti

Ordini del giorno

Documenti della sessione plenaria

Convocazioni

Progetti di ordine del giorno

Verbali

Elenchi delle presenze

Discorsi di personalità esterne

Documenti delle commissioni tematiche del Comitato (oltre a quelli menzionati al punto 1), dei comitati consultivi misti, dei gruppi di lavoro, dei gruppi interregionali, delle task force e di altri organi politici del Comitato

Priorità politiche (incluse nei piani d’azione e nei programmi di lavoro)

Programmi politici di inizio mandato

Relazioni di attività e relazioni tematiche

Raccomandazioni

Composizioni

Convocazioni

Progetti di ordine del giorno

Verbali

Elenchi delle presenze

Proposte di attività fuori sede

Presentazioni relative a dibattiti tematici o pareri

Presidenza

Dichiarazioni e discorsi del presidente

Dichiarazioni e discorsi dei vicepresidenti

Membri

Nomine dei membri

Lettere di dimissioni dei membri

Fine del mandato dei membri

Dichiarazioni degli interessi finanziari dei membri

Spese e indennità

Norme concernenti il rimborso delle spese di trasporto e il pagamento delle indennità forfettarie di viaggio e di riunione dei membri

Documenti dei gruppi politici

Costituzione dei gruppi

Riunioni tra i presidenti di commissione e il presidente del Comitato

Convocazioni

Ordini del giorno

Seminari e convegni

Convocazioni di riunioni, seminari e convegni

Documenti di seguito

5.   Documenti delle reti e delle piattaforme del Comitato

Gruppo europeo di cooperazione territoriale (GECT)

Registro

Decisioni nazionali

Rete di controllo della sussidiarietà

Programmi di lavoro in materia di sussidiarietà

Relazioni annuali in materia di sussidiarietà

Studi

Ordini del giorno delle Assise della sussidiarietà

Opuscoli

Relazioni sulla consultazione

Contributi dei partner della rete di controllo della sussidiarietà

Piattaforma Europa 2020

Relazioni di monitoraggio

Elenco dei membri

Piattaforma Divisione delle competenze

Studi sulla divisione delle competenze

6.   Documenti relativi all’attività di comunicazione e ricerca

Documenti strategici

Strategie di comunicazione del Comitato

Piani d’azione annuali in materia di comunicazione

Relazioni annuali in materia di comunicazione (sulle attività svolte nel corso dell’anno precedente)

Altri documenti

Comunicati stampa

Newsletter elettroniche (diffuse tramite il servizio di abbonamento disponibile sul sito web)

Organizzazione di manifestazioni (conferenze, tavole rotonde, audizioni pubbliche, workshop ...)

Convocazioni di manifestazioni (conferenze, tavole rotonde, audizioni pubbliche, workshop ...) aperte al pubblico

Informazioni ai membri sulle manifestazioni organizzate dal Comitato

Programmi/ordini del giorno delle manifestazioni organizzate dal Comitato

Sintesi/analisi/valutazioni delle manifestazioni organizzate dal Comitato

Studi realizzati dal Comitato

Studi

Programmi di ricerca dell’Ufficio di presidenza

Guide destinate ai membri

Guida per i relatori

Guida per i membri

7.   Documenti relativi ai rapporti con l’esterno

Accordi di cooperazione

Comunicazioni con istituzioni e organi europei e internazionali

Comunicazioni con gli Stati membri

Comunicazioni con enti locali e regionali

Comunicazioni con organizzazioni internazionali

Comunicazioni con associazioni

Gruppi europei di cooperazione territoriale

8.   Documenti relativi all’amministrazione, alla pianificazione e alla rendicontazione del Comitato

Assunzioni e tirocini

Avvisi di posti vacanti

Informative sulla protezione dei dati personali in relazione all’assunzione di funzionari, al distacco di esperti nazionali e ai tirocini

Norme applicabili agli esperti nazionali distaccati presso il Comitato

Norme che disciplinano il programma di tirocini del Comitato

Norme relative alla partecipazione finanziaria alle spese di viaggio effettivamente sostenute all’inizio e alla fine di tirocini presso i servizi del Comitato

Procedure di gara d’appalto

Condizioni generali relative agli ordini di acquisto (appalti di valore modesto)

Informativa sulla protezione dei dati personali in relazione alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici

Bandi di gara pubblicati nella Gazzetta ufficiale

Avvisi di aggiudicazione pubblicati nella Gazzetta ufficiale

Pubblicazione ex ante di prossimi appalti di valore medio o modesto

Elenco degli appalti di valore medio o modesto firmati dal Comitato nell’anno precedente

Elenco dei contratti specifici e dei buoni d’ordine sulla base di un contratto quadro firmati dal Comitato nell’anno precedente

Norme in materia di denuncia di irregolarità e dichiarazioni delle attività esterne di alti funzionari

Informativa sulla protezione dei dati personali nel corso di procedure di denuncia di irregolarità

Norme in materia di denuncia di irregolarità

Accordi amministrativi tra il Comitato e l’OLAF

Informazioni annuali relative alle attività professionali degli ex alti funzionari

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| 20.11.2020 | IT | Gazzetta ufficiale dell’Unione europea | L 391/12 |
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20.11.2020

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

L 391/12

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DECISIONE DEL CONSIGLIO DI DIREZIONE DELL’IMPRESA COMUNE PER L’INIZIATIVA IN MATERIA DI MEDICINALI INNOVATIVI 2

dell’11 agosto 2020

che stabilisce le norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito del funzionamento dell’impresa comune IMI 2

IL CONSIGLIO DI DIREZIONE DELL’IMPRESA COMUNE IMI 2 (in appresso «l’impresa comune IMI 2»),

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,

visto lo statuto allegato al regolamento (UE) n. 557/2014 del Consiglio, del 6 maggio 2014, che istituisce l’impresa comune per l’iniziativa in materia di medicinali innovativi 2 (2), in particolare l’articolo 7, paragrafo 3, lettera r),

visti gli orientamenti del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne,

previa consultazione del comitato del personale dell’impresa comune IMI 2,

viste le raccomandazioni del GEPD del 18 dicembre 2019,

considerando quanto segue:

| (1) | L’impresa comune IMI 2 svolge le sue attività in conformità del regolamento (UE) n. 557/2014. |
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(1)

L’impresa comune IMI 2 svolge le sue attività in conformità del regolamento (UE) n. 557/2014.

| (2) | In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su norme interne adottate dall’impresa comune IMI 2, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati. |
| --- | --- |

(2)

In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su norme interne adottate dall’impresa comune IMI 2, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.

| (3) | Queste norme interne, comprese le disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati. |
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(3)

Queste norme interne, comprese le disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.

| (4) | Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’impresa comune IMI 2 valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento. |
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(4)

Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’impresa comune IMI 2 valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.

| (5) | Nel quadro del suo funzionamento amministrativo, l’impresa comune IMI 2 può condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità (whistleblowing), procedure (formali e informali) per molestie e reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT). |
| --- | --- |

(5)

Nel quadro del suo funzionamento amministrativo, l’impresa comune IMI 2 può condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità (whistleblowing), procedure (formali e informali) per molestie e reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT).

| (6) | L’impresa comune IMI 2 tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su attività e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività) (3). |
| --- | --- |

(6)

L’impresa comune IMI 2 tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su attività e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività) (3).

| (7) | L’impresa comune IMI 2, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo al proprio interno, al fine di riflettere le responsabilità operative riguardanti specifiche attività di trattamento dei dati personali. |
| --- | --- |

(7)

L’impresa comune IMI 2, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo al proprio interno, al fine di riflettere le responsabilità operative riguardanti specifiche attività di trattamento dei dati personali.

| (8) | I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’impresa comune IMI 2. |
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(8)

I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’impresa comune IMI 2.

| (9) | Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati effettuati dall’impresa comune IMI 2 quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità (whistleblowing) e procedure (formali e informali) per casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE). |
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(9)

Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati effettuati dall’impresa comune IMI 2 quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità (whistleblowing) e procedure (formali e informali) per casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).

| (10) | Queste norme interne dovrebbero applicarsi alle operazioni di trattamento effettuate prima dell’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del seguito dei relativi risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dall’impresa comune IMI 2 alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative. |
| --- | --- |

(10)

Queste norme interne dovrebbero applicarsi alle operazioni di trattamento effettuate prima dell’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del seguito dei relativi risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dall’impresa comune IMI 2 alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.

| (11) | Nei casi in cui si applicano tali norme interne, l’impresa comune IMI 2 deve fornire giustificazioni sul motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali. |
| --- | --- |

(11)

Nei casi in cui si applicano tali norme interne, l’impresa comune IMI 2 deve fornire giustificazioni sul motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.

| (12) | In questo quadro, l’impresa comune IMI 2 è tenuta a rispettare, nella misura più ampia possibile, i diritti fondamentali degli interessati durante i citati procedimenti, in particolare il diritto alla comunicazione di informazioni, il diritto di accesso e rettifica, il diritto alla cancellazione e il diritto di limitazione del trattamento, il diritto di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato o il diritto alla riservatezza delle comunicazioni sanciti nel regolamento (UE) 2018/1725. |
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(12)

In questo quadro, l’impresa comune IMI 2 è tenuta a rispettare, nella misura più ampia possibile, i diritti fondamentali degli interessati durante i citati procedimenti, in particolare il diritto alla comunicazione di informazioni, il diritto di accesso e rettifica, il diritto alla cancellazione e il diritto di limitazione del trattamento, il diritto di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato o il diritto alla riservatezza delle comunicazioni sanciti nel regolamento (UE) 2018/1725.

| (13) | Tuttavia, l’impresa comune IMI 2 può essere costretta a limitare le informazioni all’interessato e altri suoi diritti per proteggere, in particolare, le proprie indagini, le indagini e i procedimenti di altre autorità pubbliche, nonché i diritti di altre persone coinvolte nelle sue indagini o in altre procedure. |
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(13)

Tuttavia, l’impresa comune IMI 2 può essere costretta a limitare le informazioni all’interessato e altri suoi diritti per proteggere, in particolare, le proprie indagini, le indagini e i procedimenti di altre autorità pubbliche, nonché i diritti di altre persone coinvolte nelle sue indagini o in altre procedure.

| (14) | L’impresa comune IMI 2 può quindi limitare le informazioni allo scopo di proteggere l’indagine così come i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati. |
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(14)

L’impresa comune IMI 2 può quindi limitare le informazioni allo scopo di proteggere l’indagine così come i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati.

| (15) | L’impresa comune IMI 2 dovrebbe monitorare periodicamente che le condizioni che giustificano la limitazione continuino ad applicarsi e revocare la limitazione non appena queste cessano di sussistere. |
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(15)

L’impresa comune IMI 2 dovrebbe monitorare periodicamente che le condizioni che giustificano la limitazione continuino ad applicarsi e revocare la limitazione non appena queste cessano di sussistere.

| (16) | Il titolare del trattamento dovrebbe informare il responsabile della protezione dei dati al momento del rinvio e durante le revisioni, |
| --- | --- |

(16)

Il titolare del trattamento dovrebbe informare il responsabile della protezione dei dati al momento del rinvio e durante le revisioni,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Oggetto e ambito di applicazione

1.   La presente decisione stabilisce le norme relative alle condizioni alle quali l’impresa comune IMI 2, nel quadro delle sue procedure stabilite al paragrafo 2, può limitare l’applicazione dei diritti sanciti negli articoli da 14 a 22 e negli articoli 35 e 36, nonché nell’articolo 4, del regolamento (UE) 2018/1725 in base all’articolo 25 di detto regolamento.

2.   Nel quadro del funzionamento amministrativo dell’impresa comune IMI 2, la presente decisione si applica ai trattamenti dei dati personali svolti dall’ufficio di programma al fine di condurre indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità (whistleblowing), procedure (formali e informali) per molestie, reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).

3.   Le categorie di dati interessate sono i dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su attività e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto della procedura o dell’attività).

4.   Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’impresa comune IMI 2 valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.

5.   Fatte salve le condizioni stabilite nella presente decisione, le limitazioni possono essere applicate ai seguenti diritti: comunicazione di informazioni agli interessati, diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato o riservatezza delle comunicazioni.

Articolo 2

Indicazione precisa del titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è l’impresa comune IMI 2, rappresentata dal suo direttore esecutivo che può delegare la funzione di titolare. Gli interessati sono informati riguardo al titolare del trattamento delegato attraverso comunicazioni sulla protezione dei dati o registri pubblicati nel sito web e/o sull’Intranet dell’impresa comune IMI 2.

Articolo 3

Garanzie

1.   L’impresa comune IMI 2 predispone le seguenti garanzie destinate a prevenire abusi, accessi o trasferimenti illeciti di dati personali (4):

| a) | i documenti cartacei sono conservati in armadi sicuri e accessibili soltanto al personale autorizzato; |
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a)

i documenti cartacei sono conservati in armadi sicuri e accessibili soltanto al personale autorizzato;

| b) | tutti i dati elettronici sono memorizzati in un’applicazione informatica sicura conformemente agli standard di sicurezza dell’impresa comune IMI 2 e in cartelle elettroniche specifiche accessibili unicamente al personale autorizzato. Sono concessi appropriati livelli di accesso su base individuale; |
| --- | --- |

b)

tutti i dati elettronici sono memorizzati in un’applicazione informatica sicura conformemente agli standard di sicurezza dell’impresa comune IMI 2 e in cartelle elettroniche specifiche accessibili unicamente al personale autorizzato. Sono concessi appropriati livelli di accesso su base individuale;

| c) | la banca dati è protetta da password nell’ambito di un sistema di accesso SSO (Single Sign On) ed è collegata automaticamente all’ID e alla password dell’utente. La sostituzione degli utenti è rigorosamente vietata. I registri elettronici sono conservati in maniera sicura per tutelare la riservatezza e la segretezza dei dati contenuti; |
| --- | --- |

c)

la banca dati è protetta da password nell’ambito di un sistema di accesso SSO (Single Sign On) ed è collegata automaticamente all’ID e alla password dell’utente. La sostituzione degli utenti è rigorosamente vietata. I registri elettronici sono conservati in maniera sicura per tutelare la riservatezza e la segretezza dei dati contenuti;

| d) | tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l’obbligo della riservatezza. |
| --- | --- |

d)

tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l’obbligo della riservatezza.

2.   Il periodo di conservazione dei dati personali di cui all’articolo 1, paragrafo 3, non deve essere più lungo di quanto necessario e adeguato per le finalità del trattamento. In ogni caso, non deve superare il periodo di conservazione specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri di cui all’articolo 6.

3.   Qualora l’impresa comune IMI 2 consideri di applicare una limitazione, viene valutato il rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, in particolare rispetto al rischio per i diritti e le libertà degli altri interessati e al rischio di annullare gli effetti delle indagini o delle procedure dell’impresa comune IMI 2, ad esempio distruggendo elementi di prova. I rischi per i diritti e le libertà dell’interessato riguardano principalmente, ma non esclusivamente, i rischi legati alla reputazione e i rischi per il diritto di difesa e il diritto di essere ascoltato.

Articolo 4

Limitazioni

1.   Eventuali limitazioni sono applicate dall’impresa comune IMI 2 esclusivamente per salvaguardare:

| a) | la sicurezza nazionale, la sicurezza pubblica o la difesa degli Stati membri; |
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a)

la sicurezza nazionale, la sicurezza pubblica o la difesa degli Stati membri;

| b) | la prevenzione, l’indagine, l’accertamento e il perseguimento di reati o l’esecuzione di sanzioni penali, incluse la salvaguardia contro le minacce alla sicurezza pubblica e la relativa prevenzione; |
| --- | --- |

b)

la prevenzione, l’indagine, l’accertamento e il perseguimento di reati o l’esecuzione di sanzioni penali, incluse la salvaguardia contro le minacce alla sicurezza pubblica e la relativa prevenzione;

| c) | altri importanti obiettivi di interesse pubblico generale dell’Unione o di uno Stato membro, in particolare gli obiettivi della politica estera e di sicurezza comune dell’Unione o un rilevante interesse economico o finanziario dell’Unione o di uno Stato membro, anche in materia monetaria, di bilancio e tributaria, di sanità pubblica e sicurezza sociale; |
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c)

altri importanti obiettivi di interesse pubblico generale dell’Unione o di uno Stato membro, in particolare gli obiettivi della politica estera e di sicurezza comune dell’Unione o un rilevante interesse economico o finanziario dell’Unione o di uno Stato membro, anche in materia monetaria, di bilancio e tributaria, di sanità pubblica e sicurezza sociale;

| d) | la sicurezza interna delle istituzioni e degli organismi dell’Unione, comprese le relative reti di comunicazione elettronica; |
| --- | --- |

d)

la sicurezza interna delle istituzioni e degli organismi dell’Unione, comprese le relative reti di comunicazione elettronica;

| e) | le attività volte a prevenire, indagare, accertare e perseguire violazioni della deontologia delle professioni regolamentate; |
| --- | --- |

e)

le attività volte a prevenire, indagare, accertare e perseguire violazioni della deontologia delle professioni regolamentate;

| f) | una funzione di controllo, d’ispezione o di regolamentazione connessa, anche occasionalmente, all’esercizio di pubblici poteri nei casi di cui alle lettere da a) a c); |
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f)

una funzione di controllo, d’ispezione o di regolamentazione connessa, anche occasionalmente, all’esercizio di pubblici poteri nei casi di cui alle lettere da a) a c);

| g) | la tutela dell’interessato o dei diritti e delle libertà altrui; |
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g)

la tutela dell’interessato o dei diritti e delle libertà altrui;

| h) | l’esecuzione delle azioni civili. |
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h)

l’esecuzione delle azioni civili.

2.   Come applicazione specifica delle finalità descritte nel precedente paragrafo 1, l’impresa comune IMI 2 può applicare limitazioni nei seguenti casi:

| a) | in relazione ai dati personali scambiati con i servizi della Commissione o con altre istituzioni, organi, organismi e uffici dell’Unione;






  — | qualora tali servizi della Commissione o istituzioni, organi e organismi dell’Unione abbiano il diritto di limitare l’esercizio dei diritti elencati in virtù di altri motivi di cui all’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 o conformemente al capo IX di detto regolamento o ancora sulla base degli atti costitutivi di altre istituzioni, organi, organismi e uffici dell’Unione; |
| --- | --- | --- |

a)

in relazione ai dati personali scambiati con i servizi della Commissione o con altre istituzioni, organi, organismi e uffici dell’Unione;

—

qualora tali servizi della Commissione o istituzioni, organi e organismi dell’Unione abbiano il diritto di limitare l’esercizio dei diritti elencati in virtù di altri motivi di cui all’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 o conformemente al capo IX di detto regolamento o ancora sulla base degli atti costitutivi di altre istituzioni, organi, organismi e uffici dell’Unione;

| — | qualora la finalità di una simile limitazione da parte di tale servizio della Commissione, istituzione, organo o organismo dell’Unione sia messa a repentaglio dalla mancata applicazione di una limitazione equivalente da parte dell’impresa comune IMI 2 per i medesimi dati personali; |
| --- | --- |

—

qualora la finalità di una simile limitazione da parte di tale servizio della Commissione, istituzione, organo o organismo dell’Unione sia messa a repentaglio dalla mancata applicazione di una limitazione equivalente da parte dell’impresa comune IMI 2 per i medesimi dati personali;

| b) | in relazione ai dati personali scambiati con le autorità competenti degli Stati membri;






  — | qualora tali autorità competenti degli Stati membri abbiano il diritto di limitare l’esercizio dei diritti elencati in virtù dei motivi previsti all’articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (5) o a norma delle disposizioni nazionali di recepimento dell’articolo 13, paragrafo 3, dell’articolo 15, paragrafo 3, o dell’articolo 16, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (6); |
| --- | --- | --- |

b)

in relazione ai dati personali scambiati con le autorità competenti degli Stati membri;

—

qualora tali autorità competenti degli Stati membri abbiano il diritto di limitare l’esercizio dei diritti elencati in virtù dei motivi previsti all’articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (5) o a norma delle disposizioni nazionali di recepimento dell’articolo 13, paragrafo 3, dell’articolo 15, paragrafo 3, o dell’articolo 16, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (6);

| — | qualora la finalità di una simile limitazione perseguita da tale autorità competente venisse compromessa dalla mancata applicazione di una limitazione equivalente da parte dell’impresa comune IMI 2 per i medesimi dati personali; |
| --- | --- |

—

qualora la finalità di una simile limitazione perseguita da tale autorità competente venisse compromessa dalla mancata applicazione di una limitazione equivalente da parte dell’impresa comune IMI 2 per i medesimi dati personali;

| c) | in relazione ai dati personali scambiati con paesi terzi o organizzazioni internazionali, qualora vi siano prove chiare che l’esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe pregiudicare la cooperazione dell’impresa comune IMI 2 con paesi terzi o organizzazioni internazionali nello svolgimento dei suoi compiti. |
| --- | --- |

c)

in relazione ai dati personali scambiati con paesi terzi o organizzazioni internazionali, qualora vi siano prove chiare che l’esercizio di tali diritti e obblighi potrebbe pregiudicare la cooperazione dell’impresa comune IMI 2 con paesi terzi o organizzazioni internazionali nello svolgimento dei suoi compiti.

Prima di applicare limitazioni nei casi di cui al primo comma, lettere a) e b), l’impresa comune IMI 2 consulta i servizi della Commissione, le istituzioni, gli organi, gli organismi o gli uffici pertinenti dell’Unione o le autorità competenti degli Stati membri, a meno che all’impresa comune IMI 2 non risulti evidente che l’applicazione di una limitazione è prevista in virtù di uno dei motivi di cui alle lettere summenzionate.

Articolo 5

Limitazioni ai diritti degli interessati

1.   In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, i seguenti diritti possono essere limitati dal titolare del trattamento, laddove necessario e proporzionato, nel contesto dei trattamenti elencati al successivo paragrafo 2:

| a) | il diritto all’informazione; |
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a)

il diritto all’informazione;

| b) | il diritto di accesso; |
| --- | --- |

b)

il diritto di accesso;

| c) | il diritto di rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento; |
| --- | --- |

c)

il diritto di rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento;

| d) | il diritto di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato; |
| --- | --- |

d)

il diritto di comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato;

| e) | il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche. |
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e)

il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche.

2.   A norma dell’articolo 25, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725, in casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite dalla presente decisione, il responsabile del trattamento può applicare limitazioni nel contesto dei seguenti trattamenti:

| a) | svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari; |
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a)

svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;

| b) | attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF; |
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b)

attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF;

| c) | procedure in materia di denunce di irregolarità (whistleblowing); |
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c)

procedure in materia di denunce di irregolarità (whistleblowing);

| d) | procedure formali e informali per casi di molestia (7); |
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d)

procedure formali e informali per casi di molestia (7);

| e) | trattamento di reclami interni ed esterni; |
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e)

trattamento di reclami interni ed esterni;

| f) | audit interni; |
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f)

audit interni;

| g) | le indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725; |
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g)

le indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725;

| h) | indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE); |
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h)

indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE);

| i) | nell’ambito della procedura di gestione delle sovvenzioni o di aggiudicazione degli appalti, alla scadenza del termine per la presentazione delle proposte o delle offerte (8). |
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i)

nell’ambito della procedura di gestione delle sovvenzioni o di aggiudicazione degli appalti, alla scadenza del termine per la presentazione delle proposte o delle offerte (8).

La limitazione continua ad applicarsi finché permangono i motivi che la giustificano.

3.   Qualora limiti, in tutto o in parte, l’applicazione dei diritti di cui al paragrafo 1, l’impresa comune IMI 2 adotta le misure di cui agli articoli 6 e 7 della presente decisione.

4.   Qualora, a norma dell’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, gli interessati chiedano l’accesso ai propri dati personali trattati nell’ambito di uno o più casi specifici o di un’operazione di trattamento specifica, l’impresa comune IMI 2 limita la propria valutazione della richiesta esclusivamente a tali dati personali.

Articolo 6

Necessità e proporzionalità delle limitazioni

1.   Le eventuali limitazioni di cui all’articolo 5 sono necessarie e proporzionate tenuto conto dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati e rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali in una società democratica.

2.   Se si considera l’applicazione di limitazioni, va effettuata una verifica della necessità e della proporzionalità sulla base delle presenti norme. La verifica va condotta anche nell’ambito del riesame periodico, dopo aver valutato se le ragioni di fatto e di diritto di una restrizione siano ancora applicabili. Il risultato di tale valutazione è documentato mediante una nota di valutazione interna al fine di rendere conto, caso per caso, del proprio operato.

3.   Le limitazioni sono temporanee e revocate non appena le condizioni che le giustificano cessano di sussistere. Ciò vale in particolare laddove si ritenga che l’effetto della limitazione imposta non sia più annullato o che i diritti e le libertà di altri interessati non siano più lesi dall’esercizio del diritto limitato.

L’impresa comune IMI 2 riesamina l’applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all’atto della chiusura dell’inchiesta, della procedura o dell’indagine pertinente. Successivamente, il titolare del trattamento valuta, ogni sei mesi, la necessità di mantenere eventuali limitazioni.

4.   Qualora l’impresa comune IMI 2 applichi, integralmente o in parte, le limitazioni di cui all’articolo 5 della presente decisione, essa registra i motivi della limitazione, il motivo giuridico conformemente al precedente paragrafo 1, compresa una valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione.

La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

Articolo 7

Obbligo di informazione

1.   Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy e nei registri, ai sensi dell’articolo 31 del regolamento (UE) 2018/1725, pubblicati sul proprio sito web e/o sull’Intranet, che informano gli interessati sui loro diritti nel quadro di una determinata procedura, l’impresa comune IMI 2 include informazioni riguardanti le potenziali limitazioni di questi diritti. Tali informazioni riguardano i diritti che possono essere limitati, le ragioni e la durata potenziale della limitazione.

Fatte salve le disposizioni di cui all’articolo 6, paragrafo 4, se ciò è proporzionato, l’impresa comune IMI 2 informa anche singolarmente tutti gli interessati, considerati persone interessate nella specifica operazione di trattamento, dei loro diritti riguardanti le limitazioni attuali o future senza indebito ritardo e per iscritto.

2.   Qualora l’impresa comune IMI 2 limiti, in tutto o in parte, i diritti di cui all’articolo 5, essa informa l’interessato in merito alla limitazione applicata e ai principali motivi della stessa, come pure alla possibilità di presentare reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o di proporre un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.

In conformità dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, la comunicazione di informazioni di cui al precedente paragrafo 2 può essere rinviata, omessa o negata qualora annulli l’effetto della limitazione.

Articolo 8

Riesame da parte del responsabile della protezione dei dati

1.   L’impresa comune IMI 2 informa senza indebito ritardo il proprio responsabile della protezione dei dati (RPD) ogniqualvolta il titolare del trattamento limiti l’applicazione dei diritti degli interessati o estenda la limitazione a norma della presente decisione. Il titolare del trattamento fornisce all’RPD l’accesso al registro che contiene la valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione e documenta nel registro la data in cui ha informato l’RPD.

2.   L’RPD può chiedere al titolare del trattamento di riesaminare l’applicazione della limitazione. Il titolare del trattamento informa per iscritto l’RPD circa l’esito del riesame richiesto.

3.   Il RPD viene coinvolto durante l’intera procedura. Il titolare del trattamento informa l’RPD quando la limitazione viene revocata.

Articolo 9

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Fatto a Bruxelles, l’11 agosto 2020

Per il consiglio di direzione dell’impresa comune IMI 2

Olivier LAUREAU

Presidente

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(1)  
  GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39.

1

(2)  
  GU L 169 del 7.6.2014, pag. 54.

2

(3)  Nei casi di contitolarità del trattamento, i dati sono trattati in linea con i mezzi e le finalità stabiliti nell’accordo pertinente tra i contitolari del trattamento di cui all’articolo 28 del regolamento (UE) 2018/1725.

3

(4)  Questo elenco non è esaustivo.

4

(5)  Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 1).

5

(6)  Direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 89).

6

(7)  Il trattamento in questione non si applica all’articolo 5, paragrafo 1, lettera d).

7

non

(8)  Il trattamento in questione si applica esclusivamente all’articolo 5, paragrafo 1, lettera c).

8

esclusivamente

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