# Den Europæiske Unions L 391/2020

| | ISSN 1977-0634 |
| --- | --- |
| Den Europæiske Unions
  Tidende | L 391 |
| | |
| Dansk udgave | Retsforskrifter | 63. årgang20. november 2020 |

ISSN 1977-0634

Den Europæiske Unions

Tidende

L 391

Dansk udgave

Retsforskrifter

63. årgang20. november 2020

---

| Indhold | | II   Ikke-lovgivningsmæssige retsakter | Side |
| --- | --- | --- | --- |
| | | AFGØRELSER |
| | * | Rådets afgørelse (EU) 2020/1731 af 28. oktober 2020 | 1 |
| | | FORRETNINGSORDENER OG PROCESREGLEMENTER |
| | * | Regionsudvalgets afgørelse nr. 18/2020 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter | 3 |
| | * | Afgørelse fra bestyrelsen for fællesforetagendet for initiativet om innovative lægemidler 2 af 11. august 2020 om interne regler for anvendelse af begrænsninger på visse af de registreredes rettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger som led i fællesforetagendet IMI 2's virke | 12 |

Indhold

II   Ikke-lovgivningsmæssige retsakter

Side

AFGØRELSER

*

Rådets afgørelse (EU) 2020/1731 af 28. oktober 2020

1

FORRETNINGSORDENER OG PROCESREGLEMENTER

*

Regionsudvalgets afgørelse nr. 18/2020 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter

3

*

Afgørelse fra bestyrelsen for fællesforetagendet for initiativet om innovative lægemidler 2 af 11. august 2020 om interne regler for anvendelse af begrænsninger på visse af de registreredes rettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger som led i fællesforetagendet IMI 2's virke

12

| DA | De akter, hvis titel er trykt med magre typer, er løbende retsakter inden for rammerne af landbrugspolitikken og har normalt en begrænset gyldighedsperiode.
  Titlen på alle øvrige akter er trykt med fede typer efter en asterisk. |
| --- | --- |

DA

De akter, hvis titel er trykt med magre typer, er løbende retsakter inden for rammerne af landbrugspolitikken og har normalt en begrænset gyldighedsperiode.

Titlen på alle øvrige akter er trykt med fede typer efter en asterisk.

---

II Ikke-lovgivningsmæssige retsakter

AFGØRELSER

| 20.11.2020 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | L 391/1 |
| --- | --- | --- | --- |

20.11.2020

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 391/1

---

RÅDETS AFGØRELSE (EU) 2020/1731

af 28. oktober 2020

om beskikkelse af et medlem af Regionsudvalget efter indstilling fra Forbundsrepublikken Tyskland

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 305,

under henvisning til indstilling fra den tyske regering, og

ud fra følgende betragtninger:

| (1) | Den 10. december 2019, 20. januar 2020, 3. februar 2020 og 26. marts 2020 vedtog Rådet afgørelse (EU) 2019/2157 (1), (EU) 2020/102 (2), (EU) 2020/144 (3) og (EU) 2020/511 (4) om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 26. januar 2020 til den 25. januar 2025. Den 8. juni 2020 vedtog Rådet afgørelse (EU) 2020/766 (5) om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 1. februar 2020 til den 25. januar 2025. Den 30. juli 2020 vedtog Rådet en yderligere afgørelse (EU) 2020/1153 (6) om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget. |
| --- | --- |

(1)

Den 10. december 2019, 20. januar 2020, 3. februar 2020 og 26. marts 2020 vedtog Rådet afgørelse (EU) 2019/2157 (1), (EU) 2020/102 (2), (EU) 2020/144 (3) og (EU) 2020/511 (4) om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 26. januar 2020 til den 25. januar 2025. Den 8. juni 2020 vedtog Rådet afgørelse (EU) 2020/766 (5) om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 1. februar 2020 til den 25. januar 2025. Den 30. juli 2020 vedtog Rådet en yderligere afgørelse (EU) 2020/1153 (6) om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget.

| (2) | Der bliver en plads som medlem af Regionsudvalget ledig fra den 1. november 2020, når Marcel PHILIPPs mandat udløber den 31. oktober 2020. |
| --- | --- |

(2)

Der bliver en plads som medlem af Regionsudvalget ledig fra den 1. november 2020, når Marcel PHILIPPs mandat udløber den 31. oktober 2020.

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Følgende beskikkes hermed som medlem af Regionsudvalget for den resterende del af mandatperioden, dvs. indtil den 25. januar 2025:

| — | Uwe CONRADT, Member of a Local Executive holding an electoral mandate: Saarbrücken. |
| --- | --- |

—

Uwe CONRADT, Member of a Local Executive holding an electoral mandate: Saarbrücken.

Artikel 2

Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.

Den anvendes fra den 1. november 2020.

Udfærdiget i Bruxelles, den 28. oktober 2020.

På Rådets vegne

M. ROTH

Formand

---

(1)  Rådets afgørelse (EU) 2019/2157 af 10. december 2019 om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 26. januar 2020 til den 25. januar 2025 (EUT L 327 af 17.12.2019, s. 78).

1

(2)  Rådets afgørelse (EU) 2020/102 af 20. januar 2020 om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 26. januar 2020 til den 25. januar 2025 (EUT L 20 af 24.1.2020, s. 2).

2

(3)  Rådets afgørelse (EU) 2020/144 af 3. februar 2020 om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 26. januar 2020 til den 25. januar 2025 (EUT L 32 af 4.2.2020, s. 16).

3

(4)  Rådets afgørelse (EU) 2020/511 af 26. marts 2020 om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 26. januar 2020 til den 25. januar 2025 (EUT L 113 af 8.4.2020, s. 18).

4

(5)  Rådets afgørelse (EU) 2020/766 af 8. juni 2020 om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget for perioden fra den 1. februar 2020 til den 25. januar 2025 (EUT L 187 af 12.6.2020, s. 3).

5

(6)  Rådets afgørelse (EU) 2020/1153 af 30. juli 2020 om beskikkelse af medlemmer af og suppleanter til Regionsudvalget (EUT L 256 af 5.8.2020, s. 12).

6

---

FORRETNINGSORDENER OG PROCESREGLEMENTER

| 20.11.2020 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | L 391/3 |
| --- | --- | --- | --- |

20.11.2020

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 391/3

---

REGIONSUDVALGETS AFGØRELSE nr. 18/2020

om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter

REGIONSUDVALGETS PRÆSIDIUM HAR —

under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 15, stk. 3,

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (1),

under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (2),

under henvisning til Regionsudvalgets forretningsorden, særlig artikel 78,

under henvisning til Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 64/2003 af 11. februar 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter (3), under henvisning til Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 128/2003 af 17. juni 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter via det elektroniske dokumentregister, og

ud fra følgende betragtninger

Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen anmoder i en fælles erklæring vedrørende forordning (EF) nr. 1049/2001 de øvrige institutioner om at vedtage interne bestemmelser om aktindsigt, hvorved der tages hensyn til den nævnte forordnings principper og begrænsninger (4),

etableringen af en liste over dokumenter, der er direkte adgang til, i henhold til artikel 78, stk. 2, i Regionsudvalgets forretningsorden og udvalgets bestemmelser vedrørende borgernes ret til aktindsigt skal integreres i én enkelt afgørelse for at øge gennemsigtigheden for borgerne —

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

KAPITEL I

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 1

Personer, der har ret til aktindsigt, anvendelsesområde og typer af adgang

1.   Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, og de særlige bestemmelser i denne afgørelse.

2.   I denne afgørelse forstås ved »udvalgets dokumenter« ethvert indhold som omhandlet i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001, der er udarbejdet eller modtaget af et af Regionsudvalgets organer eller af Regionsudvalgets generalsekretariat.

3.   Regionsudvalget (»udvalget«) giver aktindsigt i sine dokumenter gennem det register, der er omhandlet i kapitel II, og efter begæring i overensstemmelse med kapitel III.

KAPITEL II

REGISTER OVER UDVALGETS DOKUMENTER

Artikel 2

1.   I overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 11 og 12, oprettes et dokumentregister i udvalget.

2.   Gennem registret har borgerne direkte adgang i elektronisk form til de af udvalgets dokumenter, der er opført på listen, der er vedhæftet denne afgørelse, og til de dokumenter, der er givet aktindsigt i i henhold til kapitel III i denne afgørelse.

3.   Udvalget kan beslutte at indføre andre dokumenter i registret end dem, der er nævnt i stk. 2. I så fald træffer udvalget på grundlag af det enkelte dokuments art afgørelse om, hvorvidt borgerne skal have direkte adgang til dokumentet i elektronisk form i registret, eller om der i registret kun skal indføres et referencenummer for dokumentet, emnet og/eller en kort beskrivelse af indholdet og datoen for modtagelse eller udarbejdelse og indførelse i registret.

KAPITEL III

PROCEDURE FOR AKTINDSIGT EFTER BEGÆRING

Artikel 3

Dokumenter, hvori der kan gives aktindsigt efter begæring

Borgerne kan efter begæring, så vidt det er muligt, opnå aktindsigt i de af udvalgets dokumenter, som ikke er opført på listen, der er vedhæftet denne afgørelse, med forbehold af de begrænsninger, der følger af forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4 og 9.

Artikel 4

Oprindelig begæring

1.   Fremsættelse

| 1.1. | Begæring om aktindsigt fremsættes over for udvalgets generalsekretariat skriftligt, herunder elektronisk, på et af de sprog, der er anført i forordning nr. 1/1958, artikel 1, om den ordning, der skal gælde for Det europæiske økonomiske Fællesskab på det sproglige område (5). |
| --- | --- |

1.1.

Begæring om aktindsigt fremsættes over for udvalgets generalsekretariat skriftligt, herunder elektronisk, på et af de sprog, der er anført i forordning nr. 1/1958, artikel 1, om den ordning, der skal gælde for Det europæiske økonomiske Fællesskab på det sproglige område (5).

| 1.2. | Begæringen skal være formuleret tilstrækkelig præcist og helt konkret indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokument(er), samt navn og kontaktoplysninger på ansøgeren. |
| --- | --- |

1.2.

Begæringen skal være formuleret tilstrækkelig præcist og helt konkret indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokument(er), samt navn og kontaktoplysninger på ansøgeren.

| 1.3. | Hvis begæringen ikke er tilstrækkelig præcis, vil udvalget bede ansøgeren om at præcisere den og bistår vedkommende hermed. I så tilfælde suspenderes svarfristen indtil det tidspunkt, hvor udvalget modtager disse oplysninger. |
| --- | --- |

1.3.

Hvis begæringen ikke er tilstrækkelig præcis, vil udvalget bede ansøgeren om at præcisere den og bistår vedkommende hermed. I så tilfælde suspenderes svarfristen indtil det tidspunkt, hvor udvalget modtager disse oplysninger.

| 1.4. | I tilfælde af gentagne eller på hinanden følgende begæringer vedrørende meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter kan udvalget sammen med ansøgeren uformelt søge at nå frem til en løsning. |
| --- | --- |

1.4.

I tilfælde af gentagne eller på hinanden følgende begæringer vedrørende meget lange dokumenter eller et meget stort antal dokumenter kan udvalget sammen med ansøgeren uformelt søge at nå frem til en løsning.

| 1.5. | Ansøgeren er ikke forpligtet til at begrunde begæringen. |
| --- | --- |

1.5.

Ansøgeren er ikke forpligtet til at begrunde begæringen.

2.   Behandling

| 2.1. | En begæring om aktindsigt i et dokument, som udvalget er i besiddelse af, fremsendes samme dag, som den registreres, til det team, der er ansvarlig for behandling af begæringer om aktindsigt. Det bekræfter modtagelse af begæringen, udarbejder et svar og giver aktindsigt i dokumentet inden for den fastsatte frist. |
| --- | --- |

2.1.

En begæring om aktindsigt i et dokument, som udvalget er i besiddelse af, fremsendes samme dag, som den registreres, til det team, der er ansvarlig for behandling af begæringer om aktindsigt. Det bekræfter modtagelse af begæringen, udarbejder et svar og giver aktindsigt i dokumentet inden for den fastsatte frist.

| 2.2. | Vedrører begæringen et dokument, som udvalget har udarbejdet, og som er omfattet af en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, kontakter det team, der er ansvarlig for registret, ophavsmanden til dokumentet, som inden for fem arbejdsdage fremsætter forslag til den videre behandling af begæringen. |
| --- | --- |

2.2.

Vedrører begæringen et dokument, som udvalget har udarbejdet, og som er omfattet af en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, kontakter det team, der er ansvarlig for registret, ophavsmanden til dokumentet, som inden for fem arbejdsdage fremsætter forslag til den videre behandling af begæringen.

| 2.3. | Er der tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt i dokumenter fra tredjemand, hører udvalget vedkommende tredjemand og giver denne en frist på mindst fem arbejdsdage til at udtale sig med det formål at vurdere, om en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, finder anvendelse. |
| --- | --- |

2.3.

Er der tvivl om, hvorvidt der skal gives aktindsigt i dokumenter fra tredjemand, hører udvalget vedkommende tredjemand og giver denne en frist på mindst fem arbejdsdage til at udtale sig med det formål at vurdere, om en af undtagelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001, artikel 4, finder anvendelse.

| 2.4. | Vedrører begæringen om aktindsigt fremsat over for udvalget et dokument, der stammer fra en anden institution, og som denne institution endnu ikke har offentliggjort, giver udvalget den institution, der er ansvarlig for dokumentet, en frist på mindst fem arbejdsdage til at fremsætte eventuelle indsigelser mod, at der gives aktindsigt i dokumentet. |
| --- | --- |

2.4.

Vedrører begæringen om aktindsigt fremsat over for udvalget et dokument, der stammer fra en anden institution, og som denne institution endnu ikke har offentliggjort, giver udvalget den institution, der er ansvarlig for dokumentet, en frist på mindst fem arbejdsdage til at fremsætte eventuelle indsigelser mod, at der gives aktindsigt i dokumentet.

| 2.5. | Modtages der ikke svar fra tredjemanden eller den institution, hvorfra dokumentet stammer, inden for den fastsatte frist, viderebehandler udvalget begæringen. |
| --- | --- |

2.5.

Modtages der ikke svar fra tredjemanden eller den institution, hvorfra dokumentet stammer, inden for den fastsatte frist, viderebehandler udvalget begæringen.

3.   Afgørelse

| 3.1. | Imødekommes begæringen om aktindsigt, fremskaffer udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra begæringens registrering det ønskede dokument til ansøgeren. Ansvaret for svar, der imødekommer begæringer om aktindsigt i de ønskede dokumenter, ligger hos Direktøren for Direktorat A. |
| --- | --- |

3.1.

Imødekommes begæringen om aktindsigt, fremskaffer udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra begæringens registrering det ønskede dokument til ansøgeren. Ansvaret for svar, der imødekommer begæringer om aktindsigt i de ønskede dokumenter, ligger hos Direktøren for Direktorat A.

| 3.2. | Imødekommes begæringen om aktindsigt ikke, underretter udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra begæringens registrering skriftligt ansøgeren om, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om hans/hendes ret til at genfremsætte begæringen. Hvis udvalget ikke svarer inden for den fastsatte frist, kan ansøgeren genfremsætte begæringen. Ansvaret for helt eller delvist afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter ligger hos generalsekretæren. |
| --- | --- |

3.2.

Imødekommes begæringen om aktindsigt ikke, underretter udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra begæringens registrering skriftligt ansøgeren om, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om hans/hendes ret til at genfremsætte begæringen. Hvis udvalget ikke svarer inden for den fastsatte frist, kan ansøgeren genfremsætte begæringen. Ansvaret for helt eller delvist afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter ligger hos generalsekretæren.

| 3.3. | I undtagelsestilfælde, hvor begæringen f.eks. vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 3.1 og 3.2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at ansøgeren på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse. |
| --- | --- |

3.3.

I undtagelsestilfælde, hvor begæringen f.eks. vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 3.1 og 3.2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at ansøgeren på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

| 3.4. | Direktøren for Direktorat A og generalsekretæren kan overdrage deres respektive beføjelser efter stk. 3.1 og 3.2. |
| --- | --- |

3.4.

Direktøren for Direktorat A og generalsekretæren kan overdrage deres respektive beføjelser efter stk. 3.1 og 3.2.

Artikel 5

Genfremsatte begæringer

1.   Genfremsættelse

| 1.1. | En begæring om aktindsigt kan genfremsættes skriftligt over for udvalget inden for 15 arbejdsdage fra modtagelsen af helt eller delvist afslag på aktindsigt i det ønskede dokument eller, hvis der ikke modtages svar på den oprindelige begæring, fra udløbet af den fastlagte svarfrist. |
| --- | --- |

1.1.

En begæring om aktindsigt kan genfremsættes skriftligt over for udvalget inden for 15 arbejdsdage fra modtagelsen af helt eller delvist afslag på aktindsigt i det ønskede dokument eller, hvis der ikke modtages svar på den oprindelige begæring, fra udløbet af den fastlagte svarfrist.

| 1.2. | Genfremsatte begæringer skal opfylde de samme formelle krav som den oprindelige begæring. |
| --- | --- |

1.2.

Genfremsatte begæringer skal opfylde de samme formelle krav som den oprindelige begæring.

2.   Behandling

Bestemmelserne i artikel 4, stk. 2, i denne afgørelse finder tilsvarende anvendelse på behandling af genfremsatte begæringer. Dog er udvalget ikke forpligtet til at bekræfte modtagelsen af den genfremsatte begæring.

3.   Afgørelse

| 3.1. | Imødekommes begæringen om aktindsigt, fremskaffer udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra den genfremsatte begærings registrering det ønskede dokument til ansøgeren. Ansvaret for svar, der imødekommer begæringer om aktindsigt i de ønskede dokumenter, ligger hos formanden. |
| --- | --- |

3.1.

Imødekommes begæringen om aktindsigt, fremskaffer udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra den genfremsatte begærings registrering det ønskede dokument til ansøgeren. Ansvaret for svar, der imødekommer begæringer om aktindsigt i de ønskede dokumenter, ligger hos formanden.

| 3.2. | Imødekommes begæringen om aktindsigt ikke, underretter udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra den genfremsatte begærings registrering skriftligt ansøgeren om, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om de klagemuligheder, der findes. Ansvaret for helt eller delvist afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter ligger hos formanden. |
| --- | --- |

3.2.

Imødekommes begæringen om aktindsigt ikke, underretter udvalget inden for en frist på 15 arbejdsdage fra den genfremsatte begærings registrering skriftligt ansøgeren om, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyser vedkommende om de klagemuligheder, der findes. Ansvaret for helt eller delvist afslag på aktindsigt i de ønskede dokumenter ligger hos formanden.

| 3.3. | I undtagelsestilfælde, hvor den genfremsatte begæring f.eks. vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 3.1 og 3.2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at ansøgeren på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse. |
| --- | --- |

3.3.

I undtagelsestilfælde, hvor den genfremsatte begæring f.eks. vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 3.1 og 3.2 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at ansøgeren på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

| 3.4. | Formanden kan overdrage de i stk. 3.1 og 3.2 nævnte beføjelser. |
| --- | --- |

3.4.

Formanden kan overdrage de i stk. 3.1 og 3.2 nævnte beføjelser.

Artikel 6

Klageadgang og domstolsprøvelse

Afslår udvalget helt eller delvist en begæring om aktindsigt efter genfremsættelse af en begæring, eller svarer udvalget ikke inden for den fastsatte frist, kan ansøgeren indbringe en sag mod udvalget og/eller klage til Den Europæiske Ombudsmand efter reglerne fastlagt i henholdsvis artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.

Artikel 7

Udlevering af dokumenter og gebyr

1.   Udlevering af dokumenter

| 1.1. | Dokumenter udleveres som kopier på papir eller i elektronisk form, idet der fuldt ud tages hensyn til ansøgerens ønsker. |
| --- | --- |

1.1.

Dokumenter udleveres som kopier på papir eller i elektronisk form, idet der fuldt ud tages hensyn til ansøgerens ønsker.

| 1.2. | Har udvalget eller en anden institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og er det let at få adgang til, kan udvalget fremme adgangen til dokumentet ved at oplyse ansøgeren om, hvordan han/hun får adgang til det ønskede dokument. |
| --- | --- |

1.2.

Har udvalget eller en anden institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og er det let at få adgang til, kan udvalget fremme adgangen til dokumentet ved at oplyse ansøgeren om, hvordan han/hun får adgang til det ønskede dokument.

2.   Gebyr

Ansøgeren kan blive opkrævet udgiften til kopiering og fremsendelse af 20 eller flere A4-sider. Gebyret kan ikke overstige de faktiske omkostninger. Fremsendelse i elektronisk format er gratis.

KAPITEL IV

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 8

Gennemførelsesforanstaltninger

Generalsekretæren er ansvarlig for at træffe de nødvendige foranstaltninger for at sikre gennemførelsen af denne afgørelse.

Artikel 9

Ophævelse af afgørelse nr. 64/2003 og af afgørelse nr. 128/2003

Denne afgørelse ophæver Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 64/2003 af 11. februar 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter og Regionsudvalgets præsidiums afgørelse nr. 128/2003 af 17. juni 2003 om aktindsigt i Regionsudvalgets dokumenter via det elektroniske dokumentregister.

Artikel 10

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 9. oktober 2020.

For Regionsudvalgets præsidium

Apostolos TZITZIKOSTAS

Formand

---

(1)  
  EUT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

1

(2)  
  EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39.

2

(3)  
  EUT L 160 af 28.6.2003, s. 96.

3

(4)  
  EUT L 173 af 27.6.2001, s. 5.

4

(5)  
  EFT 17 af 6.10.1958, s. 385.

5

---

BILAG

Liste over de af Regionsudvalgets dokumenter, som borgerne har direkte adgang til

1.   Dokumenter knyttet til det politiske arbejde

Anmodninger om og begrundelser for at udarbejde en initiativudtalelse

Henvisninger af udtalelser

De tematiske underudvalgs forslag til udtalelser

De tematiske underudvalgs forslag til perspektivudtalelser

De tematiske underudvalgs forslag til rapporter

De tematiske underudvalgs forslag til perspektivrapporter

Underudvalgenes udkast til resolutioner

Informationsnoter til medlemmer til underudvalgsmøder

Ændringsforslag til underudvalgenes forslag til udtalelser

Ændringsforslag til underudvalgenes forslag til perspektivudtalelser

Ændringsforslag til underudvalgenes forslag til rapporter

Ændringsforslag til underudvalgenes perspektivrapporter

Ændringsforslag til underudvalgenes udkast til resolutioner

Forslag til udtalelser fremlagt på plenarforsamlingen

Forslag til perspektivudtalelser fremlagt på plenarforsamlingen

Forslag til rapporter fremlagt på plenarforsamlingen

Forslag til perspektivrapporter fremlagt på plenarforsamlingen

Udkast til resolutioner fremlagt på plenarforsamlingen

Informationsnoter/Baggrundsnotater fremlagt på plenarforsamlingen

Ændringsforslag til forslag til udtalelser fremlagt på plenarforsamlingen

Ændringsforslag til forslag til perspektivudtalelser fremlagt på plenarforsamlingen

Ændringsforslag til forslag til rapporter fremlagt på plenarforsamlingen

Ændringsforslag til forslag til perspektivrapporter fremlagt på plenarforsamlingen

Ændringsforslag til udkast til resolutioner fremlagt på plenarforsamlingen

Referater af debatten på plenarforsamlinger

Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets udtalelser

Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets perspektivudtalelser

Rapporter fra underudvalg om årsagerne til, at der indbringes en klage for overtrædelse af nærhedsprincippet eller manglende obligatorisk høring af udvalget

Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets rapporter

Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets perspektivrapporter

Det Europæiske Regionsudvalgs/Regionsudvalgets resolutioner

Beslutninger om ikke at udarbejde udtalelse

2.   Dokumenter knyttet til udvalgets beslutningstagende organers organisation og funktion

Udkast til forretningsorden

Ændringsforslag til udkast til forretningsorden

Forretningsorden

Rapporter om revisionen af forretningsordenen

Plenarforsamlingens beslutninger om valg af præsidiemedlemmer

Plenarforsamlingens beslutninger om nedsættelse af underudvalg

Præsidiets afgørelser om nedsættelse af arbejdsgrupper, blandede rådgivende udvalg, interregionale grupper, taskforcer og andre politiske organer

Plenarforsamlingens beslutninger om udnævnelse af formand

Plenarforsamlingens beslutninger om udnævnelse af første næstformand

3.   Dokumenter knyttet til Regionsudvalgets (RU's) politiske strategi

Udkast til erklæringer

Erklæringer

Årlige evalueringsrapporter

Evalueringsrapporter ved udløbet af mandatperioden

Resuméer og rapporter om effekten af RU's udtalelser

Resuméer og årlige aktivitetsrapporter

Politiske prioriteter

Politiske programmer ved mandatperiodens begyndelse

Arbejdsprogrammer for RU's tematiske underudvalg

4.   Dokumenter knyttet til arbejdet i udvalgets organer

Præsidiedokumenter

Sammensætning

Mødeindkaldelser

Forslag til dagsorden

Deltagerlister

Præsidienoter

Mødekalendere

Referater

Formandskonference

Dagsordener

Dokumenter til plenarforsamlingen

Mødeindkaldelser

Forslag til dagsorden

Referater

Deltagerlister

Erklæringer og taler ved gæstetalere

Dokumenter (ud over de nævnte under punkt 1) knyttet til udvalgets tematiske underudvalg, blandede rådgivende udvalg, arbejdsgrupper, interregionale grupper, taskforcer og øvrige politiske organer

Politiske prioriteter (som inkluderet i handlingsplaner og arbejdsprogrammer)

Politiske programmer ved mandatperiodens begyndelse

Aktivitetsrapporter og tematiske rapporter

Anbefalinger og henstillinger

Sammensætning

Mødeindkaldelser

Forslag til dagsorden

Referater

Deltagerlister

Forslag til eksterne aktiviteter

Præsentationer i forbindelse med tematiske debatter og udtalelser

Formandskabet

Formandens erklæringer og taler

Næstformændenes erklæringer og taler

Medlemmer

Udpegelse af medlemmer

Medlemmers fratrædelsesbreve

Ophør af medlemmers mandatperiode

Erklæring om medlemmernes økonomiske interesser

Udgifter og godtgørelser

Bestemmelser om godtgørelse af rejseudgifter og udbetaling af faste rejse- og mødedagpenge til medlemmer

Dokumenter fra de politiske grupper

Nedsættelse af grupper

Møder mellem underudvalgsformænd og udvalgets formand

Mødeindkaldelser

Dagsordener

Seminarer og konferencer

Mødeindkaldelser, seminarer og konferencer

Opfølgende dokumenter

5.   Dokumenter knyttet til RU's netværk og platforme

Europæisk gruppe for territorialt samarbejde (EGTS)

Register

Nationale beslutninger

Nærhedsovervågningsnetværket

Nærhedsarbejdsprogram

Årlige rapporter om nærhedsprincippet

Studier

Dagsordener for nærhedskonferencer

Brochurer

Høringsrapporter

Bidrag fra partnere i nærhedsovervågningsnetværket

Europa 2020-platformen

Overvågningsrapporter

Medlemslister

Platformen vedrørende kompetencefordeling

Studier vedrørende kompetencefordeling

6.   Dokumenter knyttet til kommunikation og research

Strategiske dokumenter

Udvalgets kommunikationsstrategier

Årlige kommunikationshandlingsplaner

Årlige kommunikationsrapporter (om det foregående års aktiviteter)

Andre dokumenter

Pressemeddelelser

Elektroniske nyhedsbreve (distribueret via abonnementstjenesten på hjemmesiden)

Afholdelse af arrangementer (konferencer, rundbordsdiskussioner, offentlige høringer, workshops m.m.)

Mødeindkaldelser (konferencer, rundbordsdiskussioner, offentlige høringer, workshops m.m.), som er åbne for offentligheden

Information til medlemmerne om arrangementer, der organiseres af udvalget

Programmer/dagsordener for arrangementer, der organiseres af udvalget

Sammenfatninger/analyser/evalueringer af arrangementer, der organiseres af udvalget

Studier, der gennemføres af udvalget

Studier

Præsidiets researchprogram

Vejledninger for medlemmerne

Vejledning for ordførere

Vejledning for medlemmerne

7.   Dokumenter knyttet til forbindelserne til andre

Samarbejdsaftaler

Kommunikation med europæiske og internationale institutioner og organer

Kommunikation med medlemsstaterne

Kommunikation med lokale og regionale myndigheder

Kommunikation med internationale organisationer

Kommunikation med sammenslutninger

Europæiske grupper for territorialt samarbejde

8.   Dokumenter knyttet til udvalgets administration, planlægning og rapportering

Ansættelse og praktikophold

Stillingsopslag

Databeskyttelseserklæringer i forbindelse med ansættelse af tjenestemænd, udstationerede nationale eksperter og praktikophold

Regler for nationale eksperter udstationeret til udvalget

Regler for praktikophold i udvalget

Regler vedrørende økonomisk tilskud til dækning af faktisk afholdte rejseudgifter ved praktikopholds begyndelse og afslutning til almindelige praktikanter i udvalgets tjenestegrene

Udbudsprocedurer

Almindelige betingelser for indkøbsordrer (kontrakter af lav værdi)

Databeskyttelseserklæring i forbindelse med udbudsprocedurer

Udbudsbekendtgørelser offentliggjort i EU-Tidende

Bekendtgørelser om indgåede kontrakter i EU-Tidende

Forudgående offentliggørelse af kommende kontrakter af lav og mellemstor værdi

Oversigt over kontrakter med lav og mellemstor værdi indgået af udvalget det foregående år

Oversigt over specifikke kontrakter og bestillingssedler under rammekontrakter indgået af RU det foregående år

Regler om whistleblowing og højtstående tjenestemænds erklæringer om eksterne aktiviteter

Databeskyttelseserklæring i forbindelse med sager om whistleblowing

Regler om whistleblowing

Administrative ordninger mellem udvalget og OLAF

Årlige oplysninger om tidligere højtstående tjenestemænds erhvervsaktiviteter

---

| 20.11.2020 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | L 391/12 |
| --- | --- | --- | --- |

20.11.2020

DA

Den Europæiske Unions Tidende

L 391/12

---

AFGØRELSE FRA BESTYRELSEN FOR FÆLLESFORETAGENDET FOR INITIATIVET OM INNOVATIVE LÆGEMIDLER 2

af 11. august 2020

om interne regler for anvendelse af begrænsninger på visse af de registreredes rettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger som led i fællesforetagendet IMI 2's virke

BESTYRELSEN FOR FÆLLESFORETAGENDET FOR INITIATIVET OM INNOVATIVE LÆGEMIDLER 2 (i det følgende benævnt »fællesforetagendet IMI 2«), —

der henviser til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,

der henviser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (1), særlig artikel 25,

der henviser til de vedtægter, der er knyttet som bilag til Rådets forordning (EU) nr. 557/2014 af 6. maj 2014 om oprettelse af fællesforetagendet for initiativet om innovative lægemidler 2 (2), særlig artikel 7, stk. 3, litra r),

der henviser til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelses (»EDPS«) vejledning om artikel 25 i den nye forordning og interne regler,

efter høring af fællesforetagendet IMI 2's personaleudvalg,

under henvisning til udtalelse fra EDPS af 18. december 2019, og

som tager følgende i betragtning:

| (1) | Fællesforetagendet IMI 2 udfører sine aktiviteter i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 557/2014. |
| --- | --- |

(1)

Fællesforetagendet IMI 2 udfører sine aktiviteter i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 557/2014.

| (2) | I overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725 bør begrænsninger for at anvende artikel 14-22, 35 og 36 samt artikel 4 i nævnte forordning, for så vidt bestemmelserne heri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 14-22, baseres på interne regler, der vedtages af fællesforetagendet IMI 2, når disse ikke er baseret på retsakter, der er vedtaget på grundlag af traktaterne. |
| --- | --- |

(2)

I overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725 bør begrænsninger for at anvende artikel 14-22, 35 og 36 samt artikel 4 i nævnte forordning, for så vidt bestemmelserne heri svarer til de rettigheder og forpligtelser, der er omhandlet i artikel 14-22, baseres på interne regler, der vedtages af fællesforetagendet IMI 2, når disse ikke er baseret på retsakter, der er vedtaget på grundlag af traktaterne.

| (3) | Disse interne regler, herunder deres bestemmelser om vurderingen af, om en begrænsning er nødvendig og står i rimeligt forhold til formålene, bør ikke finde anvendelse, når en retsakt vedtaget på grundlag af traktaterne foreskriver en begrænsning af registreredes rettigheder. |
| --- | --- |

(3)

Disse interne regler, herunder deres bestemmelser om vurderingen af, om en begrænsning er nødvendig og står i rimeligt forhold til formålene, bør ikke finde anvendelse, når en retsakt vedtaget på grundlag af traktaterne foreskriver en begrænsning af registreredes rettigheder.

| (4) | Når fællesforetagendet IMI 2 udfører sit hverv med hensyn til registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, overvejer det, om nogen af de undtagelser, der er fastsat i denne forordning, finder anvendelse. |
| --- | --- |

(4)

Når fællesforetagendet IMI 2 udfører sit hverv med hensyn til registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, overvejer det, om nogen af de undtagelser, der er fastsat i denne forordning, finder anvendelse.

| (5) | Inden for rammerne af sin administrative drift kan fællesforetagendet IMI 2 foretage administrative undersøgelser, gennemføre disciplinærsager, udføre indledende aktiviteter vedrørende tilfælde af potentielle uregelmæssigheder indberettet til OLAF, behandle whistleblowingsager, iværksætte (formelle og uformelle) procedurer til at forebygge chikane, behandle interne og eksterne klager, gennemføre interne revisioner, udføre undersøgelser på foranledning af den databeskyttelsesansvarlige i overensstemmelse med artikel 45, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725, og interne (IT-relaterede) sikkerhedsefterforskninger. |
| --- | --- |

(5)

Inden for rammerne af sin administrative drift kan fællesforetagendet IMI 2 foretage administrative undersøgelser, gennemføre disciplinærsager, udføre indledende aktiviteter vedrørende tilfælde af potentielle uregelmæssigheder indberettet til OLAF, behandle whistleblowingsager, iværksætte (formelle og uformelle) procedurer til at forebygge chikane, behandle interne og eksterne klager, gennemføre interne revisioner, udføre undersøgelser på foranledning af den databeskyttelsesansvarlige i overensstemmelse med artikel 45, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725, og interne (IT-relaterede) sikkerhedsefterforskninger.

| (6) | Fællesforetagendet IMI 2 behandler flere kategorier af personoplysninger, herunder hårde data (»objektive« data såsom identifikationsdata, kontaktoplysninger, faglige data, administrative oplysninger, data fra specifikke kilder, elektronisk kommunikations- og trafikdata) og/eller bløde data (»subjektive« data vedrørende sagen såsom argumenter, adfærdsdata, medarbejdervurderinger, præstations- og adfærdsdata samt data, der er knyttet til eller fremsat i forbindelse med genstanden for proceduren eller aktiviteten) (3). |
| --- | --- |

(6)

Fællesforetagendet IMI 2 behandler flere kategorier af personoplysninger, herunder hårde data (»objektive« data såsom identifikationsdata, kontaktoplysninger, faglige data, administrative oplysninger, data fra specifikke kilder, elektronisk kommunikations- og trafikdata) og/eller bløde data (»subjektive« data vedrørende sagen såsom argumenter, adfærdsdata, medarbejdervurderinger, præstations- og adfærdsdata samt data, der er knyttet til eller fremsat i forbindelse med genstanden for proceduren eller aktiviteten) (3).

| (7) | Fællesforetagendet IMI 2, repræsenteret ved sin administrerende direktør, fungerer som dataansvarlig, uanset yderligere uddelegering af den dataansvarliges rolle internt i fællesforetagendet IMI 2, for at afspejle det operationelle ansvar for specifikke behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger. |
| --- | --- |

(7)

Fællesforetagendet IMI 2, repræsenteret ved sin administrerende direktør, fungerer som dataansvarlig, uanset yderligere uddelegering af den dataansvarliges rolle internt i fællesforetagendet IMI 2, for at afspejle det operationelle ansvar for specifikke behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger.

| (8) | Personoplysningerne opbevares sikkert i et elektronisk miljø eller på papir, hvilket forhindrer ulovlig adgang eller overførsel af data til personer, der ikke har behov for denne viden. De behandlede personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt og passende for de formål, hvortil oplysningerne behandles, i den periode, der er angivet i fællesforetagendet IMI 2's databeskyttelsesmeddelelser, privatlivserklæringer eller fortegnelser. |
| --- | --- |

(8)

Personoplysningerne opbevares sikkert i et elektronisk miljø eller på papir, hvilket forhindrer ulovlig adgang eller overførsel af data til personer, der ikke har behov for denne viden. De behandlede personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt og passende for de formål, hvortil oplysningerne behandles, i den periode, der er angivet i fællesforetagendet IMI 2's databeskyttelsesmeddelelser, privatlivserklæringer eller fortegnelser.

| (9) | De interne regler bør finde anvendelse på alle de behandlingsaktiviteter, som fællesforetagendet IMI 2 udfører i forbindelse med administrative undersøgelser, disciplinærsager, indledende aktiviteter vedrørende tilfælde af potentielle uregelmæssigheder indberettet til OLAF, whistleblowingprocedurer, (formelle og uformelle) procedurer i sager om chikane, behandling af interne og eksterne klager, interne revisioner, undersøgelser udført af den databeskyttelsesansvarlige i overensstemmelse med artikel 45, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725, (IT-relaterede) sikkerhedsefterforskninger, der gennemføres internt eller med ekstern deltagelse (f.eks. af CERT-EU). |
| --- | --- |

(9)

De interne regler bør finde anvendelse på alle de behandlingsaktiviteter, som fællesforetagendet IMI 2 udfører i forbindelse med administrative undersøgelser, disciplinærsager, indledende aktiviteter vedrørende tilfælde af potentielle uregelmæssigheder indberettet til OLAF, whistleblowingprocedurer, (formelle og uformelle) procedurer i sager om chikane, behandling af interne og eksterne klager, interne revisioner, undersøgelser udført af den databeskyttelsesansvarlige i overensstemmelse med artikel 45, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725, (IT-relaterede) sikkerhedsefterforskninger, der gennemføres internt eller med ekstern deltagelse (f.eks. af CERT-EU).

| (10) | De bør gælde for behandlingsaktiviteter, der udføres, før ovennævnte procedurer indledes, under disse procedurer og i forbindelse med, at opfølgningen på udfaldet af disse procedurer overvåges. Herunder bør også omfattes fællesforetagendet IMI 2's bistand til og samarbejde med nationale myndigheder og internationale organisationer ud over fællesforetagendet IMI 2's administrative undersøgelser. |
| --- | --- |

(10)

De bør gælde for behandlingsaktiviteter, der udføres, før ovennævnte procedurer indledes, under disse procedurer og i forbindelse med, at opfølgningen på udfaldet af disse procedurer overvåges. Herunder bør også omfattes fællesforetagendet IMI 2's bistand til og samarbejde med nationale myndigheder og internationale organisationer ud over fællesforetagendet IMI 2's administrative undersøgelser.

| (11) | I de tilfælde, hvor disse interne regler gælder, skal fællesforetagendet IMI 2 give begrundelser, der forklarer, hvorfor begrænsningerne er strengt nødvendige og forholdsmæssige i et demokratisk samfund og respekterer det væsentlige indhold af de grundlæggende rettigheder og friheder. |
| --- | --- |

(11)

I de tilfælde, hvor disse interne regler gælder, skal fællesforetagendet IMI 2 give begrundelser, der forklarer, hvorfor begrænsningerne er strengt nødvendige og forholdsmæssige i et demokratisk samfund og respekterer det væsentlige indhold af de grundlæggende rettigheder og friheder.

| (12) | Inden for disse rammer er fællesforetagendet IMI 2 forpligtet til i videst muligt omfang at respektere de registreredes grundlæggende rettigheder under ovennævnte procedurer, navnlig de, der vedrører retten til formidling af oplysninger, indsigt og berigtigelse, retten til sletning, begrænsning af behandling, retten til underretning om et brud på persondatasikkerheden til den registrerede eller kommunikationsfortrolighed som fastsat i forordning (EU) 2018/1725. |
| --- | --- |

(12)

Inden for disse rammer er fællesforetagendet IMI 2 forpligtet til i videst muligt omfang at respektere de registreredes grundlæggende rettigheder under ovennævnte procedurer, navnlig de, der vedrører retten til formidling af oplysninger, indsigt og berigtigelse, retten til sletning, begrænsning af behandling, retten til underretning om et brud på persondatasikkerheden til den registrerede eller kommunikationsfortrolighed som fastsat i forordning (EU) 2018/1725.

| (13) | Fællesforetagendet IMI 2 kan dog være forpligtet til at begrænse oplysningerne til den registreredes og andre registreredes rettigheder for at beskytte især sine egne undersøgelser, andre offentlige myndigheders undersøgelser og sager samt andre personers rettigheder vedrørende agenturets undersøgelser eller andre procedurer. |
| --- | --- |

(13)

Fællesforetagendet IMI 2 kan dog være forpligtet til at begrænse oplysningerne til den registreredes og andre registreredes rettigheder for at beskytte især sine egne undersøgelser, andre offentlige myndigheders undersøgelser og sager samt andre personers rettigheder vedrørende agenturets undersøgelser eller andre procedurer.

| (14) | Fællesforetagendet IMI 2 kan således begrænse informationen med det formål at beskytte undersøgelsen og andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. |
| --- | --- |

(14)

Fællesforetagendet IMI 2 kan således begrænse informationen med det formål at beskytte undersøgelsen og andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

| (15) | Fællesforetagendet IMI 2 bør lejlighedsvis overvåge, at de betingelser, der ligger til grund for begrænsningen, gælder, og ophæve begrænsningen, hvis de ikke længere gælder. |
| --- | --- |

(15)

Fællesforetagendet IMI 2 bør lejlighedsvis overvåge, at de betingelser, der ligger til grund for begrænsningen, gælder, og ophæve begrænsningen, hvis de ikke længere gælder.

| (16) | Den dataansvarlige bør informere den databeskyttelsesansvarlige på udsættelsestidspunktet og under revisionerne — |
| --- | --- |

(16)

Den dataansvarlige bør informere den databeskyttelsesansvarlige på udsættelsestidspunktet og under revisionerne —

VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:

Artikel 1

Genstand og anvendelsesområde

1.   Med denne afgørelse fastlægges regler vedrørende betingelserne for, hvornår fællesforetagendet IMI 2 inden for rammerne af de procedurer, der er fastsat i stk. 2, må begrænse anvendelsen af de rettigheder, der er fastsat i artikel 14-22, 35 og 36 samt artikel 4, efter artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725.

2.   Inden for rammerne af fællesforetagendet IMI 2's administrative funktionsmåde finder denne afgørelse anvendelse på programkontorets behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger i forbindelse med administrative undersøgelser, disciplinærsager, indledende aktiviteter vedrørende tilfælde af potentielle uregelmæssigheder indberettet til OLAF, behandling af whistleblowingsager, (formelle og uformelle) procedurer for forebyggelse af chikane, behandling af interne og eksterne klager, udførelse af interne revisioner, de undersøgelser, der udføres af den databeskyttelsesansvarlige i overensstemmelse med artikel 45, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725, og (IT-relaterede) sikkerhedsundersøgelser, der gennemføres internt eller med ekstern deltagelse (f.eks. af CERT-EU).

3.   De pågældende datakategorier er hårde data (»objektive« data såsom identifikationsdata, kontaktdata, faglige data, administrative oplysninger, data fra specifikke kilder, elektronisk kommunikations- og trafikdata) og bløde data (»subjektive« data, der vedrører sager, såsom argumenter, adfærdsdata, data fra udviklingssamtaler, præstations- og adfærdsdata samt data, der er knyttet til eller fremsat i forbindelse med genstanden for proceduren eller aktiviteten).

4.   Når fællesforetagendet IMI 2 udfører sit hverv med hensyn til registreredes rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, overvejer det, om nogen af de undtagelser, der er fastsat i denne forordning, finder anvendelse.

5.   På de betingelser, der er fastsat i denne afgørelse, kan begrænsningerne gælde følgende rettigheder: oplysninger til de registrerede, ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, underretning om et brud på persondatasikkerheden til en registreret eller fortroligheden af kommunikation.

Artikel 2

Specifikation af den dataansvarlige

Den dataansvarlige med hensyn til behandlingsaktiviteter er fællesforetagendet IMI 2, der er repræsenteret ved dets administrerende direktør, som kan uddelegere den dataansvarliges funktion. De registrerede informeres om den delegerede dataansvarlige via de databeskyttelsesmeddelelser eller fortegnelser, der offentliggøres på fællesforetagendet IMI 2's websted og/eller intranet.

Artikel 3

Specifikation af sikkerhedsforanstaltninger

1.   Fællesforetagendet IMI 2 indfører følgende sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at forhindre misbrug, ulovlig adgang eller overførsel af personoplysninger (4):

| a) | Papirdokumenter opbevares i sikrede skabe, som kun autoriserede medarbejdere har adgang til. |
| --- | --- |

a)

Papirdokumenter opbevares i sikrede skabe, som kun autoriserede medarbejdere har adgang til.

| b) | Alle elektroniske oplysninger opbevares i en sikker IT-anordning i henhold til fællesforetagendet IMI 2's sikkerhedsstandarder såvel som i specifikke elektroniske mapper, som kun er tilgængelige for autoriseret personale. Passende adgangsniveauer tildeles enkeltvis. |
| --- | --- |

b)

Alle elektroniske oplysninger opbevares i en sikker IT-anordning i henhold til fællesforetagendet IMI 2's sikkerhedsstandarder såvel som i specifikke elektroniske mapper, som kun er tilgængelige for autoriseret personale. Passende adgangsniveauer tildeles enkeltvis.

| c) | Databasen er beskyttet af en adgangskode med et fælles indlogningssystem og tilsluttes automatisk brugerens ID og adgangskode. Det er strengt forbudt at udskifte brugere. E-registre skal føres forsvarligt for at sikre fortroligheden og privatlivsbeskyttelsen af de indsamlede oplysninger. |
| --- | --- |

c)

Databasen er beskyttet af en adgangskode med et fælles indlogningssystem og tilsluttes automatisk brugerens ID og adgangskode. Det er strengt forbudt at udskifte brugere. E-registre skal føres forsvarligt for at sikre fortroligheden og privatlivsbeskyttelsen af de indsamlede oplysninger.

| d) | Alle personer, der har adgang til oplysningerne, er bundet af tavshedspligt. |
| --- | --- |

d)

Alle personer, der har adgang til oplysningerne, er bundet af tavshedspligt.

2.   Den opbevaringsperiode for personoplysninger, der er omhandlet i artikel 1, stk. 3, må ikke være længere end det, der er nødvendigt og passende for de formål, hvortil oplysningerne behandles. Den er under ingen omstændigheder længere end den opbevaringsperiode, der fremgår af de databeskyttelsesmeddelelser, privatlivserklæringer eller fortegnelser, der er omhandlet i artikel 6.

3.   Hvor fællesforetagendet IMI 2 påtænker at gøre en begrænsning gældende, vægtes risikoen for den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, især i forhold til risikoen for andre registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og risikoen for at undergrave fællesforetagendet IMI 2's undersøgelser eller procedurer, f.eks. ved at ødelægge beviser. Risiciene for den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder vedrører primært, men er ikke begrænset til, omdømmemæssige risici og risici for retten til forsvar og retten til at blive hørt.

Artikel 4

Restriktioner

1.   Begrænsninger anvendes kun af fællesforetagendet IMI 2 for at sikre:

| a) | medlemsstaternes nationale sikkerhed, offentlige sikkerhed og forsvar |
| --- | --- |

a)

medlemsstaternes nationale sikkerhed, offentlige sikkerhed og forsvar

| b) | forebyggelse, efterforskning, afsløring og retsforfølgning af strafbare handlinger eller fuldbyrdelse af strafferetlige sanktioner, herunder beskyttelse mod og forebyggelse af trusler mod den offentlige sikkerhed |
| --- | --- |

b)

forebyggelse, efterforskning, afsløring og retsforfølgning af strafbare handlinger eller fuldbyrdelse af strafferetlige sanktioner, herunder beskyttelse mod og forebyggelse af trusler mod den offentlige sikkerhed

| c) | andre vigtige målsætninger i forbindelse med beskyttelse af Unionens eller en medlemsstats generelle samfundsinteresser, navnlig målene med Unionens fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik eller Unionens eller en medlemsstats væsentlige økonomiske eller finansielle interesser, herunder valuta-, budget- og skatteanliggender, folkesundhed og social sikkerhed |
| --- | --- |

c)

andre vigtige målsætninger i forbindelse med beskyttelse af Unionens eller en medlemsstats generelle samfundsinteresser, navnlig målene med Unionens fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik eller Unionens eller en medlemsstats væsentlige økonomiske eller finansielle interesser, herunder valuta-, budget- og skatteanliggender, folkesundhed og social sikkerhed

| d) | Unionens institutioners og organers interne sikkerhed, herunder deres elektroniske kommunikationsnet |
| --- | --- |

d)

Unionens institutioners og organers interne sikkerhed, herunder deres elektroniske kommunikationsnet

| e) | forebyggelse, efterforskning, afsløring og retsforfølgning i forbindelse med brud på etiske regler for lovregulerede erhverv |
| --- | --- |

e)

forebyggelse, efterforskning, afsløring og retsforfølgning i forbindelse med brud på etiske regler for lovregulerede erhverv

| f) | kontrol-, tilsyns- eller reguleringsfunktioner, herunder opgaver af midlertidig karakter, der er forbundet med offentlig myndighedsudøvelse i de tilfælde, der er omhandlet i litra a)-c) |
| --- | --- |

f)

kontrol-, tilsyns- eller reguleringsfunktioner, herunder opgaver af midlertidig karakter, der er forbundet med offentlig myndighedsudøvelse i de tilfælde, der er omhandlet i litra a)-c)

| g) | beskyttelse af den registreredes eller andres rettigheder og frihedsrettigheder |
| --- | --- |

g)

beskyttelse af den registreredes eller andres rettigheder og frihedsrettigheder

| h) | håndhævelse af civilretlige krav. |
| --- | --- |

h)

håndhævelse af civilretlige krav.

2.   Som en særlig anvendelse af de formål, der er beskrevet i stk. 1 ovenfor, kan fællesforetagendet IMI 2 anvende begrænsninger under følgende omstændigheder:

| a) | i forbindelse med personoplysninger, der er udvekslet med Kommissionens tjenestegrene eller andre EU-institutioner, -organer, -agenturer og -kontorer






  — | hvis Kommissionens tjenestegren, EU-institutionen, -kontoret eller -agenturet er berettiget til at begrænse udøvelsen af disse rettigheder på grundlag af andre retsakter, som omhandlet i artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725, eller i overensstemmelse med kapitel IX i samme forordning eller med de grundlæggende retsakter for andre EU-institutioner, -organer, -agenturer og -kontorer |
| --- | --- | --- |

a)

i forbindelse med personoplysninger, der er udvekslet med Kommissionens tjenestegrene eller andre EU-institutioner, -organer, -agenturer og -kontorer

—

hvis Kommissionens tjenestegren, EU-institutionen, -kontoret eller -agenturet er berettiget til at begrænse udøvelsen af disse rettigheder på grundlag af andre retsakter, som omhandlet i artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725, eller i overensstemmelse med kapitel IX i samme forordning eller med de grundlæggende retsakter for andre EU-institutioner, -organer, -agenturer og -kontorer

| — | hvis formålet med en sådan begrænsning af Kommissionens tjenestegren, EU-institutionen, -kontoret eller -agenturet ville blive bragt i fare, dersom fællesforetagendet IMI 2 ikke skulle pålægge en tilsvarende begrænsning med hensyn til de samme personoplysninger |
| --- | --- |

—

hvis formålet med en sådan begrænsning af Kommissionens tjenestegren, EU-institutionen, -kontoret eller -agenturet ville blive bragt i fare, dersom fællesforetagendet IMI 2 ikke skulle pålægge en tilsvarende begrænsning med hensyn til de samme personoplysninger

| b) | i forbindelse med personoplysninger, der er udvekslet med medlemsstaternes kompetente myndigheder






  — | hvis medlemsstaternes kompetente myndigheder er berettiget til at begrænse udøvelsen af disse rettigheder på grundlag af retsakter, der er omhandlet i artikel 23 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (5), eller i henhold til nationale foranstaltninger til gennemførelse af artikel 13, stk. 3, artikel 15, stk. 3, eller artikel 16, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 (6) |
| --- | --- | --- |

b)

i forbindelse med personoplysninger, der er udvekslet med medlemsstaternes kompetente myndigheder

—

hvis medlemsstaternes kompetente myndigheder er berettiget til at begrænse udøvelsen af disse rettigheder på grundlag af retsakter, der er omhandlet i artikel 23 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (5), eller i henhold til nationale foranstaltninger til gennemførelse af artikel 13, stk. 3, artikel 15, stk. 3, eller artikel 16, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 (6)

| — | hvis formålet med en sådan begrænsning af den kompetente myndighed ville blive bragt i fare, dersom fællesforetagendet IMI 2 ikke skulle pålægge en tilsvarende begrænsning med hensyn til de samme personoplysninger |
| --- | --- |

—

hvis formålet med en sådan begrænsning af den kompetente myndighed ville blive bragt i fare, dersom fællesforetagendet IMI 2 ikke skulle pålægge en tilsvarende begrænsning med hensyn til de samme personoplysninger

| c) | i forbindelse med personoplysninger, der er udvekslet med tredjelande eller internationale organisationer, hvis der er klare beviser på, at udøvelsen af disse rettigheder og forpligtelser kan bringe fællesforetagendet IMI 2's samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer i fare. |
| --- | --- |

c)

i forbindelse med personoplysninger, der er udvekslet med tredjelande eller internationale organisationer, hvis der er klare beviser på, at udøvelsen af disse rettigheder og forpligtelser kan bringe fællesforetagendet IMI 2's samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer i fare.

Inden der anvendes begrænsninger i de tilfælde, som er nævnt i første afsnit, litra a) og b), hører fællesforetagendet IMI 2 de relevante tjenestegrene i Kommissionen, EU's institutioner, organer, agenturer, kontorer eller de kompetente myndigheder i medlemsstaterne, medmindre det står klart for fællesforetagendet IMI 2, at anvendelsen af en begrænsning er fastsat i en af de retsakter, der er nævnt i disse litraer.

Artikel 5

Begrænsninger af registreredes rettigheder

1.   I behørigt begrundede tilfælde og på de betingelser, der er fastsat i denne afgørelse, kan den dataansvarlige i forbindelse med de behandlingsaktiviteter, der er fastsat i stk. 2, for så vidt det er nødvendigt og forholdsmæssigt, begrænse følgende rettigheder:

| a) | retten til information |
| --- | --- |

a)

retten til information

| b) | retten til indsigt |
| --- | --- |

b)

retten til indsigt

| c) | retten til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling |
| --- | --- |

c)

retten til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling

| d) | retten til underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede |
| --- | --- |

d)

retten til underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede

| e) | retten til fortrolighed i elektronisk kommunikation. |
| --- | --- |

e)

retten til fortrolighed i elektronisk kommunikation.

2.   I overensstemmelse med artikel 25, stk. 2, litra a), i forordning (EU) 2018/1725 kan den dataansvarlige i behørigt begrundede tilfælde og på de betingelser, der er fastsat i denne afgørelse, begrænse rettighederne i forbindelse med følgende behandlingsaktiviteter:

| a) | udførelse af administrative undersøgelser og disciplinærsager |
| --- | --- |

a)

udførelse af administrative undersøgelser og disciplinærsager

| b) | indledende aktiviteter i forbindelse med sager om potentielle uregelmæssigheder indberettet til OLAF |
| --- | --- |

b)

indledende aktiviteter i forbindelse med sager om potentielle uregelmæssigheder indberettet til OLAF

| c) | procedurer vedrørende whistleblowing |
| --- | --- |

c)

procedurer vedrørende whistleblowing

| d) | (formelle og uformelle) procedurer vedrørende chikane (7) |
| --- | --- |

d)

(formelle og uformelle) procedurer vedrørende chikane (7)

| e) | behandling af interne og eksterne klager |
| --- | --- |

e)

behandling af interne og eksterne klager

| f) | intern revision |
| --- | --- |

f)

intern revision

| g) | de efterforskninger, som den databeskyttelsesansvarlige har iværksat i henhold til artikel 45, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725 |
| --- | --- |

g)

de efterforskninger, som den databeskyttelsesansvarlige har iværksat i henhold til artikel 45, stk. 2, i forordning (EU) 2018/1725

| h) | (IT-relaterede) sikkerhedsefterforskninger gennemført internt eller med ekstern deltagelse (f.eks. af CERT-EU) |
| --- | --- |

h)

(IT-relaterede) sikkerhedsefterforskninger gennemført internt eller med ekstern deltagelse (f.eks. af CERT-EU)

| i) | i forbindelse med forvaltning af tilskud eller offentlige indkøb efter fristen for indsendelse af indkaldelser af forslag eller tilbud (8). |
| --- | --- |

i)

i forbindelse med forvaltning af tilskud eller offentlige indkøb efter fristen for indsendelse af indkaldelser af forslag eller tilbud (8).

Begrænsningen finder fortsat anvendelse, så længe bevæggrundene derfor finder anvendelse.

3.   Hvis fællesforetagendet IMI 2 helt eller delvist begrænser anvendelsen af rettighederne i stk. 1 træffer det de foranstaltninger, der er fastsat i artikel 6 og 7 i denne afgørelse.

4.   Hvis de registrerede anmoder om indsigt i deres personoplysninger i forbindelse med en eller flere specifikke sager eller en bestemt behandling i overensstemmelse med artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725, begrænser fællesforetagendet IMI 2 sin vurdering af anmodningen til kun at omfatte sådanne personoplysninger.

Artikel 6

Begrænsningernes nødvendighed og proportionalitet

1.   Enhver begrænsning som beskrevet i artikel 5 skal være nødvendig og forholdsmæssig under hensyntagen til de risici, den medfører for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, og respektere det væsentlige indhold af de grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder i et demokratisk samfund.

2.   Hvis det overvejes at pålægge begrænsninger, foretages der en vurdering af nødvendigheden, og om de står i et rimeligt forhold til formålene baseret på de nuværende regler. Vurderingen foretages inden for rammerne af den periodiske gennemgang, efterfulgt af en vurdering af, hvorvidt begrænsningens faktuelle og lovmæssige grundlag stadig finder anvendelse. Af hensyn til ansvarlighed dokumenteres vurderingen gennem en intern vurderingsnote i hvert enkelt tilfælde.

3.   Begrænsningerne er midlertidige og ophæves, så snart de omstændigheder, der berettiger dem, ikke længere gælder. Især når det vurderes, at udøvelsen af den begrænsede ret ikke længere vil ophæve virkningen af den pålagte begrænsning eller forringe andre registreredes rettigheder eller frihedsrettigheder.

Fællesforetagendet IMI 2 foretager en fornyet gennemgang af anvendelsen af begrænsningen hvert halve år fra dens vedtagelse og ved afslutningen af den relevante bevisoptagelse, procedure eller efterforskning. Derefter overvåger den dataansvarlige hvert halve år behovet for at opretholde enhver begrænsning.

4.   Hvor IMI 2 helt eller delvist anvender begrænsningerne i nærværende afgørelses artikel 5, registrerer det årsagerne til begrænsningen og retsgrundlaget i overensstemmelse med stk. 1, herunder en vurdering af, om begrænsningen er nødvendig og forholdsmæssig.

Fortegnelsen og i givet fald de dokumenter, der indeholder de underliggende faktiske og retlige elementer, registreres. De stilles til rådighed for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på dennes anmodning.

Artikel 7

Pligt til underretning

1.   De i artikel 31 i forordning (EU) 2018/1725 omhandlede databeskyttelsesmeddelelser, privatlivserklæringer eller fortegnelser, som fællesforetagendet IMI 2 offentliggør på sit websted og/eller intranet for at informere de registrerede om deres rettigheder inden for rammerne af en given procedure, indeholder information om den potentielle begrænsning af disse rettigheder. Informationen redegør for, hvilke rettigheder der kan begrænses, årsagerne hertil og den potentielle varighed.

Med forbehold af bestemmelserne i artikel 6, stk. 4, underretter fællesforetagendet IMI 2, hvor det er forholdsmæssigt, også enkeltvis alle registrerede, der anses for at være berørt af den konkrete behandlingsaktivitet, uden unødigt ophold og skriftligt om deres rettigheder vedrørende nuværende eller fremtidige begrænsninger.

2.   Hvis fællesforetagendet IMI 2 helt eller delvist begrænser retten til indsigt, der er fastsat i artikel 5, underretter det i sit svar på anmodningen den pågældende registrerede om den pålagte begrænsning og om de vigtigste bevæggrunde dertil og om muligheden for at klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse eller at indbringe sagen for Den Europæiske Unions Domstol.

Den bestemmelse om underretning, der er omhandlet i stk. 2, kan udsættes, udelades eller afvises, hvis den ville ophæve virkningen af begrænsningen, jf. artikel 25, stk. 8, i forordning (EU) 2018/1725.

Artikel 8

Databeskyttelsesrådgiverens evaluering

1.   Fællesforetagendet IMI 2 underretter uden unødig forsinkelse fællesforetagendet IMI 2's databeskyttelsesansvarlige (»den databeskyttelsesansvarlige«), når den dataansvarlige begrænser anvendelsen af de registreredes rettigheder eller forlænger begrænsningen i overensstemmelse med denne afgørelse. Den dataansvarlige giver databeskyttelsesrådgiveren adgang til den fortegnelse, som indeholder en vurdering af nødvendigheden og forholdsmæssigheden af begrænsningen og dokumenterer datoen for underretningen af databeskyttelsesrådgiveren i fortegnelsen.

2.   Den databeskyttelsesansvarlige kan anmode den dataansvarlige skriftligt om at gennemgå anvendelsen af begrænsningerne. Den dataansvarlige underretter den databeskyttelsesansvarlige skriftligt om resultatet af den ønskede gennemgang.

3.   Den databeskyttelsesansvarlige involveres gennem hele proceduren. Den dataansvarlige underretter den databeskyttelsesansvarlige, når begrænsningen er blevet ophævet.

Artikel 9

Ikrafttræden

Denne afgørelse træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Den Europæiske Unions Tidende

Udfærdiget i Bruxelles, den 11. august 2020.

På vegne af bestyrelsen for fællesforetagendet IMI 2

Olivier LAUREAU

Formand

---

(1)  
  EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39.

1

(2)  
  EUT L 169 af 7.6.2014, s. 54.

2

(3)  I tilfælde af fælles kontrol behandles data i overensstemmelse med de metoder og formål, der er fastlagt i den pågældende aftale mellem de fælles dataansvarlige som defineret i artikel 28 i forordning (EU) 2018/1725.

3

(4)  Denne liste er ikke udtømmende.

4

(5)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1).

5

(6)  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA (EUT L 119 af 4.5.2016, s. 89).

6

(7)  Denne behandlingsaktivitet finder ikke anvendelse på artikel 5, stk. 1, litra d).

7

ikke

(8)  Denne behandlingsaktivitet finder kun anvendelse på artikel 5, stk. 1, litra c).

8

kun

---