# Jornal Oficial C 284/2006

| | ISSN 1725-2482 |
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| Jornal Oficial
  da União Europeia | C 284 |
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| Edição em língua portuguesa | Comunicações e Informações | 49.o ano21 de Novembro de 2006 |

ISSN 1725-2482

Jornal Oficial

da União Europeia

C 284

Edição em língua portuguesa

Comunicações e Informações

49.o ano21 de Novembro de 2006

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| Número de informação | Índice | Página |
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| | I   Comunicações |
| | Tribunal de Contas |
| 2006/C 284/1 | Relatório especial n.o 9/2006 relativo às despesas de tradução incorridas pela Comissão, pelo Parlamento e pelo Conselho, acompanhado das respostas das instituições | 1 |

Número de informação

Índice

Página

I   Comunicações

Tribunal de Contas

2006/C 284/1

Relatório especial n.o 9/2006 relativo às despesas de tradução incorridas pela Comissão, pelo Parlamento e pelo Conselho, acompanhado das respostas das instituições

o

1

| PT | |
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PT

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I Comunicações

Tribunal de Contas

| 21.11.2006 | PT | Jornal Oficial da União Europeia | C 284/1 |
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21.11.2006

PT

Jornal Oficial da União Europeia

C 284/1

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RELATÓRIO ESPECIAL N.o 9/2006

relativo às despesas de tradução incorridas pela Comissão, pelo Parlamento e pelo Conselho, acompanhado das respostas das instituições

(apresentado nos termos do n.o 4, segundo parágrafo, do artigo 248.o do Tratado CE)

(2006/C 284/01)

ÍNDICE

ABREVIATURAS

| I-IX | SÍNTESE |
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I-IX

| 1-11 | INTRODUÇÃO |
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1-11

| 2-3 | Quadro legal |
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2-3

| 4-8 | Organização dos serviços de tradução das instituições da UE |
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4-8

| 9-11 | Objectivo e método da auditoria |
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9-11

| 12-95 | OBSERVAÇÕES |
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12-95

| 12-36 | Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias |
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12-36

| 13-18 | Directivas internas que regem os pedidos de tradução |
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13-18

| 19-23 | Capacidade para satisfazer a procura de tradução |
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19-23

| 24-26 | Evolução do número de páginas traduzidas |
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24-26

| 27-36 | Medidas práticas tomadas pelas instituições para conter o volume de tradução |
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27-36

| 37-46 | Controlo de qualidade |
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37-46

| 37-43 | Controlos destinados a garantir a qualidade da tradução |
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37-43

| 44-46 | Importância de as traduções serem efectuadas atempadamente e outros elementos de satisfação do cliente |
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44-46

| 47-95 | Custo e eficiência da tradução |
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47-95

| 47-52 | Custo da tradução |
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47-52

| 53-95 | Eficiência do processo de tradução |
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53-95

| 96-109 | CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES |
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96-109

| 96-98 | Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias |
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96-98

| 99-101 | Procedimentos aplicados para garantir que as traduções são efectuadas atempadamente e que a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam |
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99-101

| 102-109 | Custo e eficiência da tradução |
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102-109

| 1-12 | ANEXO I: Disposições aplicáveis à Comissão, ao Parlamento e ao Conselho |
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1-12

| 1-6 | Comissão |
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1-6

| 7-10 | Parlamento |
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7-10

| 11-12 | Conselho |
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11-12

| 1-9 | ANEXO II: Método de cálculo dos custos de tradução concebido pelo Tribunal |
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1-9

Respostas das instituições

ABREVIATURASCIEQ Comité Interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas (Comité interinstitutionnel pour l’évaluation de la qualité des traductions externes)CITI Comité Interinstitucional da Tradução e Interpretação (Comité interinstitutionnel de la traduction et de l’interprétation)CRE Relato integral das sessões (Compte rendu in extenso) (relato pormenorizado dos debates nas sessões plenárias do Parlamento)DG Direcção-GeralDG A III Direcção A III (Tradução e Produção de Documentos) do Secretariado-Geral do ConselhoDGT Direcção-Geral da Tradução da ComissãoEPSO Serviço de Selecção de Pessoal das Comunidades Europeias (European Personnel Selection Office)FTE Equivalente a tempo inteiro (full-time equivalent) (medida equivalente a um agente que trabalha em horário completo durante um ano)ISC Consultas entre os vários serviços (Inter-Service Consultation) (consultas entre as Direcções-Gerais da Comissão)JO Jornal Oficial da União EuropeiaPE Parlamento EuropeuSGC Secretariado-Geral do ConselhoLínguas da UE-15 Línguas oficiais dos 15 Estados-Membros da UE anteriores ao alargamentoLínguas da UE-10 Línguas oficiais dos 10 novos Estados-Membros que aderiram à UE em 2004

SÍNTESE

| I. | Vinte e uma línguas têm o estatuto de línguas oficiais e de trabalho das instituições europeias. Cada uma das instituições da UE possui o seu próprio serviço de tradução. As instituições que, devido à natureza das suas actividades, têm de fornecer o maior volume de traduções são a Comissão, o Parlamento e o Conselho. Devido à distribuição desigual da procura ao longo do ano ou à capacidade interna temporariamente insuficiente para as línguas da UE-10, as instituições europeias necessitam de tradutores independentes (freelance), para além dos que pertencem ao seu quadro permanente. |
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I.

Vinte e uma línguas têm o estatuto de línguas oficiais e de trabalho das instituições europeias. Cada uma das instituições da UE possui o seu próprio serviço de tradução. As instituições que, devido à natureza das suas actividades, têm de fornecer o maior volume de traduções são a Comissão, o Parlamento e o Conselho. Devido à distribuição desigual da procura ao longo do ano ou à capacidade interna temporariamente insuficiente para as línguas da UE-10, as instituições europeias necessitam de tradutores independentes (freelance), para além dos que pertencem ao seu quadro permanente.

| II. | Foi objectivo da auditoria avaliar até que ponto a Comissão, o Parlamento e o Conselho gerem os seus recursos e as suas despesas de tradução com eficiência e eficácia. O Tribunal procurou responder às três perguntas seguintes:






  — | a oferta de tradução satisfaz a procura e existem procedimentos adequados para evitar traduções desnecessárias? |
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II.

Foi objectivo da auditoria avaliar até que ponto a Comissão, o Parlamento e o Conselho gerem os seus recursos e as suas despesas de tradução com eficiência e eficácia. O Tribunal procurou responder às três perguntas seguintes:

—

a oferta de tradução satisfaz a procura e existem procedimentos adequados para evitar traduções desnecessárias?

| — | as traduções são efectuadas atempadamente e a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam? |
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—

as traduções são efectuadas atempadamente e a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam?

| — | as instituições conseguiram controlar os custos de tradução? |
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—

as instituições conseguiram controlar os custos de tradução?

| III. | A auditoria demonstrou que as instituições adoptaram abordagens diferentes de resposta à crescente procura de traduções. Tanto a Comissão como o Conselho tomaram medidas adequadas no sentido de reduzir o número de documentos traduzidos para todas as línguas. No entanto, uma parte significativa de todos os pedidos de tradução não se rege pelas directivas adoptadas por cada instituição em matéria de tradução e nenhuma das instituições dispõe de um procedimento claro e coerente para os seus pedidos de tradução. |
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III.

A auditoria demonstrou que as instituições adoptaram abordagens diferentes de resposta à crescente procura de traduções. Tanto a Comissão como o Conselho tomaram medidas adequadas no sentido de reduzir o número de documentos traduzidos para todas as línguas. No entanto, uma parte significativa de todos os pedidos de tradução não se rege pelas directivas adoptadas por cada instituição em matéria de tradução e nenhuma das instituições dispõe de um procedimento claro e coerente para os seus pedidos de tradução.

| IV. | Os três serviços de tradução auditados conseguem geralmente fornecer traduções para as línguas da UE-15 atempadamente e com a qualidade pretendida. Contudo, em 2004 verificaram-se problemas consideráveis no que se refere às línguas da UE-10. |
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IV.

Os três serviços de tradução auditados conseguem geralmente fornecer traduções para as línguas da UE-15 atempadamente e com a qualidade pretendida. Contudo, em 2004 verificaram-se problemas consideráveis no que se refere às línguas da UE-10.

| V. | Nenhum dos serviços de tradução dispõe de um instrumento de medida da satisfação do cliente ou de procedimentos que tomem em conta eventuais reclamações em matéria de qualidade. Apenas a Comissão possui directivas em matéria de controlo de qualidade. Indicadores de qualidade, como o número de erros por página, estão disponíveis no Parlamento mas não na Comissão ou no Conselho. |
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V.

Nenhum dos serviços de tradução dispõe de um instrumento de medida da satisfação do cliente ou de procedimentos que tomem em conta eventuais reclamações em matéria de qualidade. Apenas a Comissão possui directivas em matéria de controlo de qualidade. Indicadores de qualidade, como o número de erros por página, estão disponíveis no Parlamento mas não na Comissão ou no Conselho.

| VI. | À excepção da Comissão em 2002, nenhuma das instituições calculou os seus custos totais de tradução ou o custo médio por página traduzida. Um cálculo efectuado pelo Tribunal indica que em 2003 o custo total da tradução ascendeu a cerca de 100 milhões de euros tanto no Parlamento como no Conselho e a 215 milhões de euros na Comissão. Na sequência do aumento do número de línguas após o alargamento da UE em Maio de 2004, o custo da tradução aumentou para aproximadamente 128 milhões de euros no Parlamento, 126 milhões de euros no Conselho e 257 milhões de euros na Comissão em 2005. O custo médio por página em 2003 foi de 150 euros no Parlamento e na Comissão e de 254 euros no Conselho. Em 2005 o custo médio por página aumentou para 194 euros na Comissão e 276 euros no Conselho, mas diminuiu para 119 euros no Parlamento. A tradução interna é mais cara que a tradução freelance, mas a comparação é difícil porque os textos traduzidos externamente são de natureza diferente e a qualidade da tradução interna é reconhecidamente superior. |
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VI.

À excepção da Comissão em 2002, nenhuma das instituições calculou os seus custos totais de tradução ou o custo médio por página traduzida. Um cálculo efectuado pelo Tribunal indica que em 2003 o custo total da tradução ascendeu a cerca de 100 milhões de euros tanto no Parlamento como no Conselho e a 215 milhões de euros na Comissão. Na sequência do aumento do número de línguas após o alargamento da UE em Maio de 2004, o custo da tradução aumentou para aproximadamente 128 milhões de euros no Parlamento, 126 milhões de euros no Conselho e 257 milhões de euros na Comissão em 2005. O custo médio por página em 2003 foi de 150 euros no Parlamento e na Comissão e de 254 euros no Conselho. Em 2005 o custo médio por página aumentou para 194 euros na Comissão e 276 euros no Conselho, mas diminuiu para 119 euros no Parlamento. A tradução interna é mais cara que a tradução freelance, mas a comparação é difícil porque os textos traduzidos externamente são de natureza diferente e a qualidade da tradução interna é reconhecidamente superior.

| VII. | Se é verdade que a Comissão e o Conselho conseguiram reduzir a procura de traduções para as línguas da UE-15, tal redução provocou uma capacidade excedentária e uma produtividade inferior à média. O Tribunal constatou, no entanto, diferenças consideráveis nas percentagens de produtividade e de traduções freelance das diferentes unidades linguísticas das diferentes instituições. |
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VII.

Se é verdade que a Comissão e o Conselho conseguiram reduzir a procura de traduções para as línguas da UE-15, tal redução provocou uma capacidade excedentária e uma produtividade inferior à média. O Tribunal constatou, no entanto, diferenças consideráveis nas percentagens de produtividade e de traduções freelance das diferentes unidades linguísticas das diferentes instituições.

| VIII. | Desde 1995 os serviços de tradução da UE têm aumentado a sua cooperação em determinados domínios como o recrutamento, a criação de uma base de dados terminológica, a criação de ferramentas informáticas, etc. O Tribunal considera que se poderão economizar recursos financeiros aumentando ainda mais a cooperação interinstitucional, especialmente colocando as capacidades disponíveis de uma instituição ao serviço das outras instituições, de modo a reduzir o seu recurso a tradutores freelance. Contudo, a imprevisibilidade e a insuficiente comunicação das capacidades de tradução disponíveis tornam difícil que as instituições aproveitem completamente as capacidades temporariamente disponíveis em outras instituições. |
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VIII.

Desde 1995 os serviços de tradução da UE têm aumentado a sua cooperação em determinados domínios como o recrutamento, a criação de uma base de dados terminológica, a criação de ferramentas informáticas, etc. O Tribunal considera que se poderão economizar recursos financeiros aumentando ainda mais a cooperação interinstitucional, especialmente colocando as capacidades disponíveis de uma instituição ao serviço das outras instituições, de modo a reduzir o seu recurso a tradutores freelance. Contudo, a imprevisibilidade e a insuficiente comunicação das capacidades de tradução disponíveis tornam difícil que as instituições aproveitem completamente as capacidades temporariamente disponíveis em outras instituições.

| IX. | Se bem que estejam disponíveis ferramentas informáticas avançadas nos serviços de tradução auditados, não são utilizadas de forma coerente. No Parlamento, a própria utilização de ferramentas informáticas varia bastante de uma unidade de tradução para outra. Em relação às línguas da UE-15 em 2004, apenas se verificou uma utilização esporádica das ferramentas no Conselho, não tendo sido, em relação à Comissão, disponibilizadas informações sobre a sua taxa de utilização durante o período de auditoria. A eficiência e a harmonização das traduções poderão ser melhoradas através de uma maior utilização de ferramentas informáticas, de um melhor planeamento, de um respeito mais rigoroso pelos prazos para os pedidos de tradução e de uma mais rigorosa supervisão das decisões de efectuar traduções externamente, de modo a evitar a utilização de tradutores freelance se houver tradutores do quadro permanente disponíveis. Deverá, além disso, efectuar-se um acompanhamento coerente através da utilização de indicadores de desempenho e de procedimentos que garantam uma informação de gestão adequada. |
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IX.

Se bem que estejam disponíveis ferramentas informáticas avançadas nos serviços de tradução auditados, não são utilizadas de forma coerente. No Parlamento, a própria utilização de ferramentas informáticas varia bastante de uma unidade de tradução para outra. Em relação às línguas da UE-15 em 2004, apenas se verificou uma utilização esporádica das ferramentas no Conselho, não tendo sido, em relação à Comissão, disponibilizadas informações sobre a sua taxa de utilização durante o período de auditoria. A eficiência e a harmonização das traduções poderão ser melhoradas através de uma maior utilização de ferramentas informáticas, de um melhor planeamento, de um respeito mais rigoroso pelos prazos para os pedidos de tradução e de uma mais rigorosa supervisão das decisões de efectuar traduções externamente, de modo a evitar a utilização de tradutores freelance se houver tradutores do quadro permanente disponíveis. Deverá, além disso, efectuar-se um acompanhamento coerente através da utilização de indicadores de desempenho e de procedimentos que garantam uma informação de gestão adequada.

INTRODUÇÃO

| 1. | A União Europeia funciona num ambiente multilingue, com um tratamento igual das línguas dos seus Estados-Membros. As instituições da Comunidade Europeia empregam cidadãos nacionais de todos os Estados-Membros com graus variáveis de conhecimentos linguísticos. Por razões práticas, as línguas mais frequentemente utilizadas nas instituições são em número reduzido (1), mas a documentação recebida dos e enviada aos Estados-Membros encontra-se redigida nas suas línguas oficiais. A tradução dos documentos que entram e saem é portanto vital para o bom funcionamento das instituições e para a comunicação com os Estados-Membros e com os seus cidadãos. |
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1.

A União Europeia funciona num ambiente multilingue, com um tratamento igual das línguas dos seus Estados-Membros. As instituições da Comunidade Europeia empregam cidadãos nacionais de todos os Estados-Membros com graus variáveis de conhecimentos linguísticos. Por razões práticas, as línguas mais frequentemente utilizadas nas instituições são em número reduzido (1), mas a documentação recebida dos e enviada aos Estados-Membros encontra-se redigida nas suas línguas oficiais. A tradução dos documentos que entram e saem é portanto vital para o bom funcionamento das instituições e para a comunicação com os Estados-Membros e com os seus cidadãos.

Quadro legal

| 2. | Nos termos do artigo 290.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia e do Regulamento n.o 1/1958 do Conselho (2), actualizado sempre que se verifica um alargamento, foi atribuído a 21 línguas o estatuto de línguas oficiais e de línguas de trabalho das instituições (3). Este regulamento estabelece ainda os regimes linguísticos aplicáveis a algumas categorias gerais de documentos comunitários (4), mas autoriza as instituições a estipularem nos seus regulamentos internos quais as línguas a utilizar em casos específicos. Esta disposição torna possível a adaptação das estruturas linguísticas às necessidades específicas de cada instituição (ver anexo I). |
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2.

Nos termos do artigo 290.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia e do Regulamento n.o 1/1958 do Conselho (2), actualizado sempre que se verifica um alargamento, foi atribuído a 21 línguas o estatuto de línguas oficiais e de línguas de trabalho das instituições (3). Este regulamento estabelece ainda os regimes linguísticos aplicáveis a algumas categorias gerais de documentos comunitários (4), mas autoriza as instituições a estipularem nos seus regulamentos internos quais as línguas a utilizar em casos específicos. Esta disposição torna possível a adaptação das estruturas linguísticas às necessidades específicas de cada instituição (ver anexo I).

| 3. | Além dos regulamentos internos, cada instituição adopta directivas de ordem prática relativas aos tipos de documentos a traduzir, ao número de línguas, à extensão dos originais e aos prazos (ver igualmente anexo I). |
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3.

Além dos regulamentos internos, cada instituição adopta directivas de ordem prática relativas aos tipos de documentos a traduzir, ao número de línguas, à extensão dos originais e aos prazos (ver igualmente anexo I).

Organização dos serviços de tradução das instituições da UE

| 4. | Cada instituição possui o seu próprio serviço de tradução: a Direcção-Geral da Tradução e da Edição no Parlamento, a Direcção-Geral da Tradução na Comissão (a seguir designada por DGT) e a Direcção A III (Tradução e Produção de Documentos) no Conselho (a seguir designada por DG A III). O Tribunal de Justiça e o Tribunal de Contas, bem como o Comité Económico e Social Europeu e o Comité das Regiões, possuem igualmente serviços de tradução próprios. As necessidades de tradução das Agências são satisfeitas pelo Centro de Tradução no Luxemburgo (5). |
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4.

Cada instituição possui o seu próprio serviço de tradução: a Direcção-Geral da Tradução e da Edição no Parlamento, a Direcção-Geral da Tradução na Comissão (a seguir designada por DGT) e a Direcção A III (Tradução e Produção de Documentos) no Conselho (a seguir designada por DG A III). O Tribunal de Justiça e o Tribunal de Contas, bem como o Comité Económico e Social Europeu e o Comité das Regiões, possuem igualmente serviços de tradução próprios. As necessidades de tradução das Agências são satisfeitas pelo Centro de Tradução no Luxemburgo (5).

| 5. | Em 2005 a Comissão empregava cerca de 1 450 tradutores do quadro permanente (e cerca de 600 funcionários de apoio), o Parlamento cerca de 550 tradutores (e cerca de 380 funcionários de apoio) e o Conselho cerca de 660 tradutores (e cerca de 330 funcionários de apoio). A procura de traduções está distribuída de forma desigual ao longo do ano e algumas instituições europeias limitam os custos ou satisfazem os picos de procura através da utilização de tradutores freelance seleccionados por concurso. |
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5.

Em 2005 a Comissão empregava cerca de 1 450 tradutores do quadro permanente (e cerca de 600 funcionários de apoio), o Parlamento cerca de 550 tradutores (e cerca de 380 funcionários de apoio) e o Conselho cerca de 660 tradutores (e cerca de 330 funcionários de apoio). A procura de traduções está distribuída de forma desigual ao longo do ano e algumas instituições europeias limitam os custos ou satisfazem os picos de procura através da utilização de tradutores freelance seleccionados por concurso.

| 6. | A estrutura organizativa dos serviços de tradução da UE inclui unidades de tradução compostas por tradutores e por secretário(a)s [uma unidade por língua no Parlamento e no Conselho e um departamento por língua na Comissão (6)], uma unidade de planeamento, uma unidade freelance e várias outras unidades de apoio (informática, gestão de recursos, etc.). |
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6.

A estrutura organizativa dos serviços de tradução da UE inclui unidades de tradução compostas por tradutores e por secretário(a)s [uma unidade por língua no Parlamento e no Conselho e um departamento por língua na Comissão (6)], uma unidade de planeamento, uma unidade freelance e várias outras unidades de apoio (informática, gestão de recursos, etc.).

| 7. | Em 2005, as instituições europeias que produziram o maior volume de traduções foram a Comissão [1 324 000 páginas (7)], o Parlamento [1 080 000 páginas (8)] e o Conselho [457 000 páginas (9)], que representam em conjunto cerca de 70 % do volume total de traduções. |
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7.

Em 2005, as instituições europeias que produziram o maior volume de traduções foram a Comissão [1 324 000 páginas (7)], o Parlamento [1 080 000 páginas (8)] e o Conselho [457 000 páginas (9)], que representam em conjunto cerca de 70 % do volume total de traduções.

| 8. | As necessidades de tradução das instituições são satisfeitas de vários modos:






  a) | O serviço de tradução traduz o documento internamente; |
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8.

As necessidades de tradução das instituições são satisfeitas de vários modos:

a)

O serviço de tradução traduz o documento internamente;

| b) | O serviço de tradução envia o documento para tradução freelance; |
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b)

O serviço de tradução envia o documento para tradução freelance;

| c) | Recorre-se directamente a tradutores freelance, não estando o serviço de tradução necessariamente implicado (processo a seguir designado por direct outsourcing); |
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c)

Recorre-se directamente a tradutores freelance, não estando o serviço de tradução necessariamente implicado (processo a seguir designado por direct outsourcing);

| d) | O documento é traduzido por pessoal administrativo da Direcção-Geral em causa («grey translations», «traduções cinzentas»). |
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d)

O documento é traduzido por pessoal administrativo da Direcção-Geral em causa («grey translations», «traduções cinzentas»).

Objectivo e método da auditoria

| 9. | Foi objectivo da auditoria avaliar a eficiência e a eficácia da gestão dos recursos e das despesas de tradução por parte da Comissão, do Parlamento e do Conselho. |
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9.

Foi objectivo da auditoria avaliar a eficiência e a eficácia da gestão dos recursos e das despesas de tradução por parte da Comissão, do Parlamento e do Conselho.

| 10. | Para essa avaliação, o Tribunal procurou responder às três questões seguintes:






  — | a oferta de tradução satisfaz a procura e existem procedimentos adequados para evitar traduções desnecessárias? |
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10.

Para essa avaliação, o Tribunal procurou responder às três questões seguintes:

—

a oferta de tradução satisfaz a procura e existem procedimentos adequados para evitar traduções desnecessárias?

| — | as traduções são efectuadas atempadamente e a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam? |
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—

as traduções são efectuadas atempadamente e a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam?

| — | as instituições conseguiram controlar os custos de tradução? |
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as instituições conseguiram controlar os custos de tradução?

| 11. | A auditoria cobriu principalmente os anos de 2003 e 2004, mas as alterações verificadas em 2005 em consequência do alargamento foram igualmente consideradas. Baseou-se numa análise das normas e dos procedimentos existentes, na avaliação da fiabilidade das estatísticas de produção, no cálculo dos custos e da produtividade e na elaboração de um inquérito de satisfação dos clientes entre os serviços utilizadores mais representativos. |
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11.

A auditoria cobriu principalmente os anos de 2003 e 2004, mas as alterações verificadas em 2005 em consequência do alargamento foram igualmente consideradas. Baseou-se numa análise das normas e dos procedimentos existentes, na avaliação da fiabilidade das estatísticas de produção, no cálculo dos custos e da produtividade e na elaboração de um inquérito de satisfação dos clientes entre os serviços utilizadores mais representativos.

OBSERVAÇÕES

Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias

| 12. | Com vista a garantir uma utilização eficiente dos recursos, apenas deverão ser efectuadas as traduções que sejam necessárias e cuja prioridade seja suficiente para o funcionamento eficaz das instituições. São necessárias directivas que definam claramente os critérios a aplicar aos textos cuja tradução pode ser solicitada. O Tribunal analisou em que medida essas directivas existem, bem como a sua qualidade e modo de aplicação. |
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12.

Com vista a garantir uma utilização eficiente dos recursos, apenas deverão ser efectuadas as traduções que sejam necessárias e cuja prioridade seja suficiente para o funcionamento eficaz das instituições. São necessárias directivas que definam claramente os critérios a aplicar aos textos cuja tradução pode ser solicitada. O Tribunal analisou em que medida essas directivas existem, bem como a sua qualidade e modo de aplicação.

Directivas internas que regem os pedidos de tradução

| 13. | Nenhuma das instituições adoptou procedimentos coerentes e claros para definir quem pode solicitar uma tradução, que tipos de documentos devem ser traduzidos (quando e para que línguas), por que critérios se rege a autorização de traduções não obrigatórias e quais os procedimentos para a instituição de uma «política de tradução». |
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13.

Nenhuma das instituições adoptou procedimentos coerentes e claros para definir quem pode solicitar uma tradução, que tipos de documentos devem ser traduzidos (quando e para que línguas), por que critérios se rege a autorização de traduções não obrigatórias e quais os procedimentos para a instituição de uma «política de tradução».

| 14. | As directivas adoptadas pelas três instituições apenas indicam os tipos de documentos cuja tradução é obrigatória (para todas ou para algumas línguas). À excepção dos documentos «não essenciais» (non-core) do Conselho (10), em relação aos quais foi tomada em 2003 a decisão de não os traduzir para as línguas da UE-10, não é claro quais os documentos que não deverão ser aceites para tradução. |
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14.

As directivas adoptadas pelas três instituições apenas indicam os tipos de documentos cuja tradução é obrigatória (para todas ou para algumas línguas). À excepção dos documentos «não essenciais» (non-core) do Conselho (10), em relação aos quais foi tomada em 2003 a decisão de não os traduzir para as línguas da UE-10, não é claro quais os documentos que não deverão ser aceites para tradução.

| 15. | Vários milhares de pessoas na Comissão, 800 pessoas no Parlamento e a maior parte do pessoal administrativo do Conselho têm acesso ao sistema de pedidos de tradução. Esse facto, associado à insuficiência de directivas, aumenta o risco de poderem ser solicitadas traduções com pouca prioridade ou desnecessárias. |
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15.

Vários milhares de pessoas na Comissão, 800 pessoas no Parlamento e a maior parte do pessoal administrativo do Conselho têm acesso ao sistema de pedidos de tradução. Esse facto, associado à insuficiência de directivas, aumenta o risco de poderem ser solicitadas traduções com pouca prioridade ou desnecessárias.

| 16. | Em algumas DG da Comissão, os pedidos de tradução são autorizados pelo chefe de uma unidade de coordenação. Em outras DG da Comissão e em algumas DG do Parlamento e do Conselho, os pedidos são autorizados a nível da unidade ou enviados directamente à unidade de planeamento do serviço de tradução sem autorização ou supervisão prévia. Em tais casos, a unidade de planeamento do serviço de tradução constitui o único filtro real para identificar e recusar pedidos de traduções de baixa prioridade para a instituição (11). No entanto, apenas dispõe de uma base limitada para emitir tais opiniões. |
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16.

Em algumas DG da Comissão, os pedidos de tradução são autorizados pelo chefe de uma unidade de coordenação. Em outras DG da Comissão e em algumas DG do Parlamento e do Conselho, os pedidos são autorizados a nível da unidade ou enviados directamente à unidade de planeamento do serviço de tradução sem autorização ou supervisão prévia. Em tais casos, a unidade de planeamento do serviço de tradução constitui o único filtro real para identificar e recusar pedidos de traduções de baixa prioridade para a instituição (11). No entanto, apenas dispõe de uma base limitada para emitir tais opiniões.

| 17. | O «Código de Conduta do Multilinguismo» do Parlamento (ver anexo I) apenas «fixa as respectivas normas de aplicação, nomeadamente as prioridades a respeitar nos casos em que os recursos linguísticos não permitam a prestação de todos os serviços solicitados». Afirma-se que «cabe a cada utilizador definir as suas necessidades linguísticas» (n.os 1 e 5 do artigo 1.o). Consequentemente, se o pedido não violar o Código de Conduta, a unidade de planeamento não põe em questão a necessidade de tradução ou o número de línguas-alvo pedidas, ainda que se compreenda claramente que não é possível respeitar os prazos operacionais (sendo portanto improvável que a tradução seja utilizada). |
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17.

O «Código de Conduta do Multilinguismo» do Parlamento (ver anexo I) apenas «fixa as respectivas normas de aplicação, nomeadamente as prioridades a respeitar nos casos em que os recursos linguísticos não permitam a prestação de todos os serviços solicitados». Afirma-se que «cabe a cada utilizador definir as suas necessidades linguísticas» (n.os 1 e 5 do artigo 1.o). Consequentemente, se o pedido não violar o Código de Conduta, a unidade de planeamento não põe em questão a necessidade de tradução ou o número de línguas-alvo pedidas, ainda que se compreenda claramente que não é possível respeitar os prazos operacionais (sendo portanto improvável que a tradução seja utilizada).

| 18. | As unidades de planeamento da Comissão e do Conselho podem, após consulta do requerente da tradução, recusar pedidos que não respeitem as normas internas ou que sejam considerados prematuros ou não necessários. Em 2003 e 2004 foram recusados entre 5 % e 10 % dos pedidos de tradução. A não ser que o requerente reclamasse, as autorizações concedidas pelo pessoal operacional das unidades de planeamento da Comissão e do Conselho não eram controladas pela gestão, nem mesmo aleatoriamente. A aceitação dos pedidos de tradução dependia frequentemente mais da capacidade disponível para tradução do que das necessidades reais. |
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18.

As unidades de planeamento da Comissão e do Conselho podem, após consulta do requerente da tradução, recusar pedidos que não respeitem as normas internas ou que sejam considerados prematuros ou não necessários. Em 2003 e 2004 foram recusados entre 5 % e 10 % dos pedidos de tradução. A não ser que o requerente reclamasse, as autorizações concedidas pelo pessoal operacional das unidades de planeamento da Comissão e do Conselho não eram controladas pela gestão, nem mesmo aleatoriamente. A aceitação dos pedidos de tradução dependia frequentemente mais da capacidade disponível para tradução do que das necessidades reais.

Capacidade para satisfazer a procura de tradução

| 19. | Desde o alargamento, as instituições têm de uma maneira geral podido satisfazer os pedidos de tradução para as línguas da UE-15. A situação foi diferente em relação às línguas da UE-10 devido ao número insuficiente de tradutores dos novos Estados-Membros. A primeira série de concursos interinstitucionais EPSO para tradutores adjuntos das línguas da UE-10 apenas ficou concluída após o alargamento e não aprovou um número suficiente de candidatos. |
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19.

Desde o alargamento, as instituições têm de uma maneira geral podido satisfazer os pedidos de tradução para as línguas da UE-15. A situação foi diferente em relação às línguas da UE-10 devido ao número insuficiente de tradutores dos novos Estados-Membros. A primeira série de concursos interinstitucionais EPSO para tradutores adjuntos das línguas da UE-10 apenas ficou concluída após o alargamento e não aprovou um número suficiente de candidatos.

| 20. | Embora o Parlamento tenha conseguido melhores resultados na preparação para a tradução para as línguas da UE-10 após o alargamento, nenhuma das instituições conseguiu atingir o número de tradutores e pessoal de apoio do quadro que tinha planeado para as novas unidades linguísticas. Em Dezembro de 2004 a DGT da Comissão apenas recrutara entre 25 e 38 tradutores e funcionários de apoio por unidade da UE-10, quando planeara recrutar 90. Dado que os novos concursos EPSO apenas foram lançados em Maio de 2005, é provável que a escassez de tradutores do quadro para as línguas da UE-10 se prolongue até ao final de 2006 (ver igualmente ponto 74). |
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20.

Embora o Parlamento tenha conseguido melhores resultados na preparação para a tradução para as línguas da UE-10 após o alargamento, nenhuma das instituições conseguiu atingir o número de tradutores e pessoal de apoio do quadro que tinha planeado para as novas unidades linguísticas. Em Dezembro de 2004 a DGT da Comissão apenas recrutara entre 25 e 38 tradutores e funcionários de apoio por unidade da UE-10, quando planeara recrutar 90. Dado que os novos concursos EPSO apenas foram lançados em Maio de 2005, é provável que a escassez de tradutores do quadro para as línguas da UE-10 se prolongue até ao final de 2006 (ver igualmente ponto 74).

| 21. | Contrariamente aos serviços de tradução da UE, alguns dos grandes gabinetes de tradução particulares utilizados pelas instituições europeias já traduzem de e para todas as línguas da UE-10 a partir de 2004, o que conseguiram através da criação de gabinetes nos novos Estados-Membros. Se bem que a Comissão tenha utilizado um número limitado de tradutores com o estatuto de agentes contratuais nos seus escritórios de representação nos novos Estados-Membros, decidiu que tal não será geralmente o caso em 2006 por razões de ordem prática de gestão. |
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21.

Contrariamente aos serviços de tradução da UE, alguns dos grandes gabinetes de tradução particulares utilizados pelas instituições europeias já traduzem de e para todas as línguas da UE-10 a partir de 2004, o que conseguiram através da criação de gabinetes nos novos Estados-Membros. Se bem que a Comissão tenha utilizado um número limitado de tradutores com o estatuto de agentes contratuais nos seus escritórios de representação nos novos Estados-Membros, decidiu que tal não será geralmente o caso em 2006 por razões de ordem prática de gestão.

| 22. | Até Abril de 2005, devido a estes condicionalismos de capacidade, o Conselho apenas traduziu documentos legislativos essenciais (core documents) (12) para as línguas da UE-10. No mesmo período, o Parlamento apenas traduziu de ou para as línguas da UE-10 normas de interesse geral, ordens do dia e actas de sessões plenárias, bem como documentos sujeitos a votação. |
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22.

Até Abril de 2005, devido a estes condicionalismos de capacidade, o Conselho apenas traduziu documentos legislativos essenciais (core documents) (12) para as línguas da UE-10. No mesmo período, o Parlamento apenas traduziu de ou para as línguas da UE-10 normas de interesse geral, ordens do dia e actas de sessões plenárias, bem como documentos sujeitos a votação.

| 23. | Em 2004 muito poucos tradutores das unidades linguísticas da UE-15 tinham conhecimentos suficientes que lhes permitissem trabalhar em uma ou mais línguas da UE-10. Por consequência, a tradução para as línguas ditas de processo (inglês, francês e alemão) foi principalmente efectuada por tradutores que não são falantes nativos dessas línguas, o que limitou ainda mais a disponibilidade de tradução para as línguas da UE-10. |
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23.

Em 2004 muito poucos tradutores das unidades linguísticas da UE-15 tinham conhecimentos suficientes que lhes permitissem trabalhar em uma ou mais línguas da UE-10. Por consequência, a tradução para as línguas ditas de processo (inglês, francês e alemão) foi principalmente efectuada por tradutores que não são falantes nativos dessas línguas, o que limitou ainda mais a disponibilidade de tradução para as línguas da UE-10.

Evolução do número de páginas traduzidas

| 24. | O alargamento da União Europeia teve como resultado um aumento de 11 para 20 línguas oficiais, o que aumentou consideravelmente os custos e a complexidade da tradução. As instituições da UE tomaram, por conseguinte, medidas no sentido de limitar esse aumento ao mínimo, introduzindo critérios de tradução mais rigorosos. O Tribunal analisou até que ponto essas medidas conseguiram controlar a procura de tradução. |
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24.

O alargamento da União Europeia teve como resultado um aumento de 11 para 20 línguas oficiais, o que aumentou consideravelmente os custos e a complexidade da tradução. As instituições da UE tomaram, por conseguinte, medidas no sentido de limitar esse aumento ao mínimo, introduzindo critérios de tradução mais rigorosos. O Tribunal analisou até que ponto essas medidas conseguiram controlar a procura de tradução.

| 25. | O gráfico 1 mostra que nos últimos anos as instituições têm conseguido limitar o aumento do volume de traduções (13). Os critérios de aceitação mais rigorosos introduzidos pelo Conselho em 2003 e pela Comissão em 2004 reduziram a tendência de aumento verificada nos anos anteriores. No entanto, a queda do volume de tradução em todas as instituições em 2004 foi causada igualmente pelo abrandamento da actividade legislativa devido às eleições parlamentares e à renovação da Comissão, bem como a um remanescente de traduções para as línguas da UE-10. |
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25.

O gráfico 1 mostra que nos últimos anos as instituições têm conseguido limitar o aumento do volume de traduções (13). Os critérios de aceitação mais rigorosos introduzidos pelo Conselho em 2003 e pela Comissão em 2004 reduziram a tendência de aumento verificada nos anos anteriores. No entanto, a queda do volume de tradução em todas as instituições em 2004 foi causada igualmente pelo abrandamento da actividade legislativa devido às eleições parlamentares e à renovação da Comissão, bem como a um remanescente de traduções para as línguas da UE-10.

Image

| 26. | O quadro 1 mostra que no Parlamento e no Conselho, que aplicam uma política de multilinguismo completo, o volume de tradução é praticamente o mesmo em todas as línguas. O volume mais reduzido verificado nas línguas da UE-10 fica a dever-se a condicionalismos de capacidade. Apenas as unidades inglesas registam uma procura inferior à das outras unidades devido ao facto de cerca de três quartos dos originais serem actualmente redigidos em inglês no Conselho e cerca de metade no Parlamento. A Comissão, por outro lado, faz uma clara distinção entre as línguas de processo (inglês, francês e alemão) e as restantes línguas, cuja procura é consideravelmente menor. Ao contrário do que se verifica no Parlamento e no Conselho, as unidades inglesas da Comissão não registam uma procura inferior à das outras unidades, dado que grande número de documentos provenientes do exterior da instituição tem que ser traduzido para as línguas de processo. |
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26.

O quadro 1 mostra que no Parlamento e no Conselho, que aplicam uma política de multilinguismo completo, o volume de tradução é praticamente o mesmo em todas as línguas. O volume mais reduzido verificado nas línguas da UE-10 fica a dever-se a condicionalismos de capacidade. Apenas as unidades inglesas registam uma procura inferior à das outras unidades devido ao facto de cerca de três quartos dos originais serem actualmente redigidos em inglês no Conselho e cerca de metade no Parlamento. A Comissão, por outro lado, faz uma clara distinção entre as línguas de processo (inglês, francês e alemão) e as restantes línguas, cuja procura é consideravelmente menor. Ao contrário do que se verifica no Parlamento e no Conselho, as unidades inglesas da Comissão não registam uma procura inferior à das outras unidades, dado que grande número de documentos provenientes do exterior da instituição tem que ser traduzido para as línguas de processo.

Quadro 1

Volume de tradução por língua-alvo (em milhares de páginas)

| | COMISSÃO | PARLAMENTO | CONSELHO |
| --- | --- | --- | --- |
| 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Tradução para | | | | | | | | | |
| Inglês | 146 | 131 | 128 | 51 | 40 | 53 | 30 | 17 | 20 |
| Francês | 174 | 151 | 142 | 63 | 51 | 70 | 34 | 33 | 29 |
| Alemão | 175 | 146 | 126 | 65 | 53 | 73 | 40 | 32 | 28 |
| Outras línguas da UE-15 (média) | 108 | 75 | 56 | 60 | 47 | 66 | 37 | 30 | 26 |
| Línguas da UE-10 (média) | 2 | 23 | 51 | 1 | 12 | 39 | < 1 | 5 | 19 |
| Fonte: Tribunal de Contas. |

COMISSÃO

PARLAMENTO

CONSELHO

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Tradução para

Inglês

146

131

128

51

40

53

30

17

20

Francês

174

151

142

63

51

70

34

33

29

Alemão

175

146

126

65

53

73

40

32

28

Outras línguas da UE-15 (média)

108

75

56

60

47

66

37

30

26

Línguas da UE-10 (média)

2

23

51

1

12

39

< 1

5

19

Fonte: Tribunal de Contas.

Medidas práticas tomadas pelas instituições para conter o volume de tradução

Comissão

| 27. | Ao preparar-se para o alargamento de Maio de 2004, a Comissão levou a cabo medidas específicas para evitar um aumento do volume de traduções proporcional ao aumento das línguas oficiais. |
| --- | --- |

27.

Ao preparar-se para o alargamento de Maio de 2004, a Comissão levou a cabo medidas específicas para evitar um aumento do volume de traduções proporcional ao aumento das línguas oficiais.

| 28. | Em Maio de 2004, a Comissão publicou uma comunicação que criou um plano de acção com o objectivo de controlar o volume e o custo da tradução através da limitação do número de línguas para as quais determinados documentos serão traduzidos e da definição da extensão máxima dos textos. Várias DG adoptaram medidas suplementares visando reduzir o volume de tradução em domínios não abrangidos pela comunicação. Alguns textos deixaram, portanto, de ser publicados em todas as línguas oficiais. No caso de alguns documentos, apenas é traduzido um resumo para todas as línguas. |
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28.

Em Maio de 2004, a Comissão publicou uma comunicação que criou um plano de acção com o objectivo de controlar o volume e o custo da tradução através da limitação do número de línguas para as quais determinados documentos serão traduzidos e da definição da extensão máxima dos textos. Várias DG adoptaram medidas suplementares visando reduzir o volume de tradução em domínios não abrangidos pela comunicação. Alguns textos deixaram, portanto, de ser publicados em todas as línguas oficiais. No caso de alguns documentos, apenas é traduzido um resumo para todas as línguas.

| 29. | A Comissão adoptou uma abordagem pragmática quanto à tradução, satisfazendo as necessidades da DG requerente se houver capacidade disponível. A tradução de documentos relativos a concursos públicos para as línguas que não são de processo (14), por exemplo, fica em suspenso até que um potencial candidato a solicite. Os regimes linguísticos dos vários «Comités de Comitologia» (15) variam em função das necessidades dos seus membros: alguns utilizam uma única língua de trabalho e outros apenas solicitam documentos num número limitado de línguas previamente definido. |
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29.

A Comissão adoptou uma abordagem pragmática quanto à tradução, satisfazendo as necessidades da DG requerente se houver capacidade disponível. A tradução de documentos relativos a concursos públicos para as línguas que não são de processo (14), por exemplo, fica em suspenso até que um potencial candidato a solicite. Os regimes linguísticos dos vários «Comités de Comitologia» (15) variam em função das necessidades dos seus membros: alguns utilizam uma única língua de trabalho e outros apenas solicitam documentos num número limitado de línguas previamente definido.

| 30. | Com vista a dissuadir os utilizadores de solicitarem uma tradução completa apenas para fins de compreensão básica, a DGT oferece igualmente serviços alternativos, como resumos escritos ou orais, uma hotline de tradução (sistema simplificado para textos muito curtos) e, no caso de algumas combinações linguísticas, traduções automáticas revistas. A auditoria revelou, porém, que os clientes não tinham conhecimento suficiente destas opções, que apenas representam uma pequena parte da produção total da DGT. Por essa razão, em 2005 a DGT tomou medidas visando aumentar a visibilidade dos diferentes serviços disponíveis. |
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30.

Com vista a dissuadir os utilizadores de solicitarem uma tradução completa apenas para fins de compreensão básica, a DGT oferece igualmente serviços alternativos, como resumos escritos ou orais, uma hotline de tradução (sistema simplificado para textos muito curtos) e, no caso de algumas combinações linguísticas, traduções automáticas revistas. A auditoria revelou, porém, que os clientes não tinham conhecimento suficiente destas opções, que apenas representam uma pequena parte da produção total da DGT. Por essa razão, em 2005 a DGT tomou medidas visando aumentar a visibilidade dos diferentes serviços disponíveis.

| 31. | A Comissão envidou esforços consideráveis no sentido de reduzir o número de traduções consecutivas de diferentes versões do mesmo texto. Como regra geral, os documentos da Comissão são traduzidos pela primeira vez após a conclusão do procedimento de consultas entre os vários serviços (ISC). |
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31.

A Comissão envidou esforços consideráveis no sentido de reduzir o número de traduções consecutivas de diferentes versões do mesmo texto. Como regra geral, os documentos da Comissão são traduzidos pela primeira vez após a conclusão do procedimento de consultas entre os vários serviços (ISC).

Parlamento

| 32. | Uma nova versão do «Código de Conduta do Multilinguismo», aprovada pela Mesa do Parlamento em 2004, limita a extensão dos documentos mas não o número de línguas ou os tipos de documentos a traduzir. |
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32.

Uma nova versão do «Código de Conduta do Multilinguismo», aprovada pela Mesa do Parlamento em 2004, limita a extensão dos documentos mas não o número de línguas ou os tipos de documentos a traduzir.

| 33. | Embora os documentos discutidos pelas comissões parlamentares sejam em princípio traduzidos para todas as línguas dos seus deputados e deputados suplentes, algumas comissões aceitam um menor número de línguas. |
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33.

Embora os documentos discutidos pelas comissões parlamentares sejam em princípio traduzidos para todas as línguas dos seus deputados e deputados suplentes, algumas comissões aceitam um menor número de línguas.

Conselho

| 34. | O Conselho levou igualmente a cabo medidas específicas para evitar um aumento do volume de traduções, ao preparar-se para o alargamento de 2004, tendo estabelecido em 2003 uma lista de documentos essenciais (core documents) (ver anexo I) e limitado drasticamente a aceitação de documentos não essenciais. |
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34.

O Conselho levou igualmente a cabo medidas específicas para evitar um aumento do volume de traduções, ao preparar-se para o alargamento de 2004, tendo estabelecido em 2003 uma lista de documentos essenciais (core documents) (ver anexo I) e limitado drasticamente a aceitação de documentos não essenciais.

| 35. | Além disso, empreendeu esforços no sentido de reduzir o número de traduções consecutivas. Desde 2003 o SGC apenas fornece traduções em todas as línguas de um número limitado de «fases cruciais» em vez de, como anteriormente, após cada reunião de cada instância preparatória. A DG A III não controla, no entanto, o cumprimento destas normas ou as possibilidades de reduzir ainda mais o número de versões sucessivas a traduzir. |
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35.

Além disso, empreendeu esforços no sentido de reduzir o número de traduções consecutivas. Desde 2003 o SGC apenas fornece traduções em todas as línguas de um número limitado de «fases cruciais» em vez de, como anteriormente, após cada reunião de cada instância preparatória. A DG A III não controla, no entanto, o cumprimento destas normas ou as possibilidades de reduzir ainda mais o número de versões sucessivas a traduzir.

| 36. | Os métodos adoptados pelas diferentes instituições para limitar a procura de tradução são descoordenados e, como tal, incoerentes. Por exemplo, o Parlamento traduz actualmente todas as perguntas escritas para as línguas da UE-15 e as respostas da Comissão apenas são disponibilizadas em duas línguas de processo, acrescidas da língua do deputado que fez a pergunta. |
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36.

Os métodos adoptados pelas diferentes instituições para limitar a procura de tradução são descoordenados e, como tal, incoerentes. Por exemplo, o Parlamento traduz actualmente todas as perguntas escritas para as línguas da UE-15 e as respostas da Comissão apenas são disponibilizadas em duas línguas de processo, acrescidas da língua do deputado que fez a pergunta.

Controlo de qualidade

Controlos destinados a garantir a qualidade da tradução

| 37. | As traduções têm de ser exactas, claras e adaptadas ao fim a que se destinam (pelo que a «qualidade» exigida de uma tradução depende do seu objectivo (16)). O Tribunal procurou saber se existem medidas adequadas para garantir que a qualidade das traduções corresponde aos objectivos a que se destinam. Ao nível dos serviços de tradução, a responsabilidade pelo controlo de qualidade cabe principalmente aos chefes de unidade. Na Comissão, a DGT divide todas as traduções em cinco categorias de «tipos de qualidade de tradução», aos quais atribui um grau diferente de revisão e/ou de avaliação de qualidade segundo o tipo de documento. Além disso, algumas DG da Comissão, como a DG Concorrência, revêem sistematicamente as traduções que recebem. |
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37.

As traduções têm de ser exactas, claras e adaptadas ao fim a que se destinam (pelo que a «qualidade» exigida de uma tradução depende do seu objectivo (16)). O Tribunal procurou saber se existem medidas adequadas para garantir que a qualidade das traduções corresponde aos objectivos a que se destinam. Ao nível dos serviços de tradução, a responsabilidade pelo controlo de qualidade cabe principalmente aos chefes de unidade. Na Comissão, a DGT divide todas as traduções em cinco categorias de «tipos de qualidade de tradução», aos quais atribui um grau diferente de revisão e/ou de avaliação de qualidade segundo o tipo de documento. Além disso, algumas DG da Comissão, como a DG Concorrência, revêem sistematicamente as traduções que recebem.

| 38. | Por outro lado, o Parlamento e o Conselho não separam as traduções por categorias de qualidade e os seus procedimentos em matéria de controlo de qualidade são menos estruturados. Por consequência, as práticas de revisão variam consideravelmente, embora os actos legislativos sejam sempre revistos por juristas-linguistas antes de serem publicados. |
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38.

Por outro lado, o Parlamento e o Conselho não separam as traduções por categorias de qualidade e os seus procedimentos em matéria de controlo de qualidade são menos estruturados. Por consequência, as práticas de revisão variam consideravelmente, embora os actos legislativos sejam sempre revistos por juristas-linguistas antes de serem publicados.

| 39. | Além do controlo efectuado pelas unidades de tradução, a Direcção da Tradução do Parlamento avalia a qualidade tanto das traduções internas como das externas através de controlos aleatórios de dois em dois meses (que incidem mais nos erros linguísticos, como ortográficos ou gramaticais, do que na aplicação da terminologia adequada). Este procedimento dá origem a indicadores de qualidade, como o número de erros por página, uma informação não disponibilizada na Comissão ou no Conselho. |
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39.

Além do controlo efectuado pelas unidades de tradução, a Direcção da Tradução do Parlamento avalia a qualidade tanto das traduções internas como das externas através de controlos aleatórios de dois em dois meses (que incidem mais nos erros linguísticos, como ortográficos ou gramaticais, do que na aplicação da terminologia adequada). Este procedimento dá origem a indicadores de qualidade, como o número de erros por página, uma informação não disponibilizada na Comissão ou no Conselho.

| 40. | Nenhum dos serviços de tradução instituiu ferramentas específicas para aferir a satisfação dos utilizadores ou estabeleceu procedimentos para tratar reclamações em matéria de qualidade. |
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40.

Nenhum dos serviços de tradução instituiu ferramentas específicas para aferir a satisfação dos utilizadores ou estabeleceu procedimentos para tratar reclamações em matéria de qualidade.

| 41. | O inquérito de satisfação dos clientes efectuado pelo Tribunal nos finais de 2004 mostrou que a qualidade das traduções para as línguas da UE-15, assim como o procedimento administrativo dos pedidos de tradução, foram geralmente considerados satisfatórios. Algumas DG da Comissão referiram, no entanto, alguns problemas de qualidade nas traduções da DGT para as línguas da UE-15, especialmente uma falta de precisão dos termos técnicos e uma qualidade flutuante das traduções freelance. A DG A III do Conselho referiu igualmente alguns problemas de qualidade em propostas de legislação apresentadas pela Comissão. |
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41.

O inquérito de satisfação dos clientes efectuado pelo Tribunal nos finais de 2004 mostrou que a qualidade das traduções para as línguas da UE-15, assim como o procedimento administrativo dos pedidos de tradução, foram geralmente considerados satisfatórios. Algumas DG da Comissão referiram, no entanto, alguns problemas de qualidade nas traduções da DGT para as línguas da UE-15, especialmente uma falta de precisão dos termos técnicos e uma qualidade flutuante das traduções freelance. A DG A III do Conselho referiu igualmente alguns problemas de qualidade em propostas de legislação apresentadas pela Comissão.

| 42. | Pelo contrário, a maior parte dos clientes consultados em 2004, especialmente na Comissão, referiu problemas de qualidade das traduções para as línguas da UE-10, situação causada pela necessidade de utilizar principalmente tradutores externos, muitos dos quais com pouca experiência do tipo de traduções praticado na UE, e pela insuficiente capacidade interna para rever satisfatoriamente as traduções freelance. |
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42.

Pelo contrário, a maior parte dos clientes consultados em 2004, especialmente na Comissão, referiu problemas de qualidade das traduções para as línguas da UE-10, situação causada pela necessidade de utilizar principalmente tradutores externos, muitos dos quais com pouca experiência do tipo de traduções praticado na UE, e pela insuficiente capacidade interna para rever satisfatoriamente as traduções freelance.

| 43. | A qualidade das traduções freelance é avaliada por tradutores do quadro, que lhes atribuem uma classificação numa escala de 10 pontos. Quando os controlos de qualidade revelam que a qualidade das traduções freelance é insuficiente, o documento é reenviado ao tradutor freelance ou revisto aprofundadamente por um tradutor do quadro. As traduções freelance com uma classificação igual ou inferior a 6/10 são enviadas ao CIEQ (17), um comité de arbitragem interinstitucional independente. Em 40 % dos casos apresentados pela Comissão em 2004, o CIEQ recomendou a rescisão do contrato, no todo ou em parte. |
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43.

A qualidade das traduções freelance é avaliada por tradutores do quadro, que lhes atribuem uma classificação numa escala de 10 pontos. Quando os controlos de qualidade revelam que a qualidade das traduções freelance é insuficiente, o documento é reenviado ao tradutor freelance ou revisto aprofundadamente por um tradutor do quadro. As traduções freelance com uma classificação igual ou inferior a 6/10 são enviadas ao CIEQ (17), um comité de arbitragem interinstitucional independente. Em 40 % dos casos apresentados pela Comissão em 2004, o CIEQ recomendou a rescisão do contrato, no todo ou em parte.

Importância de as traduções serem efectuadas atempadamente e outros elementos de satisfação do cliente

| 44. | Em 2004 a DGT da Comissão terminou cerca de 90 % de todas as traduções dentro dos prazos definidos (em comparação com cerca de 80 % em 2003 e 94 % em 2005). Esta melhoria pode ser parcialmente atribuída ao volume de trabalho em regressão. O valor correspondente no Parlamento em relação ao período de Maio de 2004 a Julho de 2005 foi de 86 %. O SGC não dispõe de estatísticas que indiquem a percentagem de respeito pelos prazos de tradução no Conselho. |
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44.

Em 2004 a DGT da Comissão terminou cerca de 90 % de todas as traduções dentro dos prazos definidos (em comparação com cerca de 80 % em 2003 e 94 % em 2005). Esta melhoria pode ser parcialmente atribuída ao volume de trabalho em regressão. O valor correspondente no Parlamento em relação ao período de Maio de 2004 a Julho de 2005 foi de 86 %. O SGC não dispõe de estatísticas que indiquem a percentagem de respeito pelos prazos de tradução no Conselho.

| 45. | Contudo, determinadas DG visitadas durante a auditoria do Tribunal referiram que os prazos estabelecidos pela DGT nem sempre são compatíveis com as obrigações legais ou com as necessidades operacionais das DG. Por isso, os administradores (não linguistas) frequentemente traduzem eles próprios alguns documentos urgentes curtos («traduções cinzentas») e em outros casos enviam determinadas traduções directamente a tradutores freelance (ver igualmente os pontos 54 e 75). Se bem que tal abordagem represente uma solução pragmática, também constitui um exemplo da impossibilidade de satisfazer a procura, aumentando consideravelmente as dificuldades de a Comissão gerir a sua actividade de tradução de uma maneira geral. |
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45.

Contudo, determinadas DG visitadas durante a auditoria do Tribunal referiram que os prazos estabelecidos pela DGT nem sempre são compatíveis com as obrigações legais ou com as necessidades operacionais das DG. Por isso, os administradores (não linguistas) frequentemente traduzem eles próprios alguns documentos urgentes curtos («traduções cinzentas») e em outros casos enviam determinadas traduções directamente a tradutores freelance (ver igualmente os pontos 54 e 75). Se bem que tal abordagem represente uma solução pragmática, também constitui um exemplo da impossibilidade de satisfazer a procura, aumentando consideravelmente as dificuldades de a Comissão gerir a sua actividade de tradução de uma maneira geral.

| 46. | Os utilizadores de traduções no Conselho e na Comissão referiram ainda que, devido à capacidade insuficiente para as línguas da UE-10, os prazos estabelecidos pelas unidades de planeamento, especialmente em 2004, foram demasiado longos para satisfazerem as suas necessidades. |
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46.

Os utilizadores de traduções no Conselho e na Comissão referiram ainda que, devido à capacidade insuficiente para as línguas da UE-10, os prazos estabelecidos pelas unidades de planeamento, especialmente em 2004, foram demasiado longos para satisfazerem as suas necessidades.

Custo e eficiência da tradução

Custo da tradução

Cálculos de custo

| 47. | A elaboração do orçamento por actividades (ABB — activity based budgeting) é uma maneira de aumentar «a transparência da gestão do orçamento face aos objectivos da boa gestão financeira, nomeadamente da eficiência e da eficácia» (18). Ter conhecimento do custo de uma actividade é essencial para controlar o seu desempenho. O n.o 1 do artigo 12.o do Código de Conduta do Parlamento estipula que «De três em três meses, os Serviços [...] de Tradução comunicam aos utilizadores, [...] com base em critérios comparáveis, os custos gerados pelos pedidos de serviços linguísticos». Esta norma não foi, contudo, aplicada, dado que o SGC nunca efectuou uma estimativa dos custos da tradução. |
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47.

A elaboração do orçamento por actividades (ABB — activity based budgeting) é uma maneira de aumentar «a transparência da gestão do orçamento face aos objectivos da boa gestão financeira, nomeadamente da eficiência e da eficácia» (18). Ter conhecimento do custo de uma actividade é essencial para controlar o seu desempenho. O n.o 1 do artigo 12.o do Código de Conduta do Parlamento estipula que «De três em três meses, os Serviços [...] de Tradução comunicam aos utilizadores, [...] com base em critérios comparáveis, os custos gerados pelos pedidos de serviços linguísticos». Esta norma não foi, contudo, aplicada, dado que o SGC nunca efectuou uma estimativa dos custos da tradução.

| 48. | Durante o período coberto pela auditoria, a Comissão abandonou um projecto de avaliação de custos. Verifica-se, no entanto, uma repartição de custos de tradução por domínios específicos de actividade através do ABB, sendo utilizada uma base forfetária dependente das dimensões da DG em questão mas não dos custos ou da utilização reais. |
| --- | --- |

48.

Durante o período coberto pela auditoria, a Comissão abandonou um projecto de avaliação de custos. Verifica-se, no entanto, uma repartição de custos de tradução por domínios específicos de actividade através do ABB, sendo utilizada uma base forfetária dependente das dimensões da DG em questão mas não dos custos ou da utilização reais.

| 49. | Apesar da importância dessa informação, as instituições não calcularam os seus custos de tradução totais nem o custo por página. O Tribunal calculou o custo total das traduções internas e externas geridas pelos serviços de tradução das instituições (ou seja, excluindo o direct outsourcing e as «traduções cinzentas», em relação às quais não se pode efectuar uma avaliação de custos por não estar disponível qualquer informação sobre o tempo dedicado pelo pessoal administrativo a actividades de tradução). A avaliação teve por objectivo permitir uma comparação entre as instituições incluídas na auditoria e o custo das traduções freelance. O anexo II apresenta uma descrição pormenorizada do método de cálculo dos custos de tradução concebido pelo Tribunal. |
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49.

Apesar da importância dessa informação, as instituições não calcularam os seus custos de tradução totais nem o custo por página. O Tribunal calculou o custo total das traduções internas e externas geridas pelos serviços de tradução das instituições (ou seja, excluindo o direct outsourcing e as «traduções cinzentas», em relação às quais não se pode efectuar uma avaliação de custos por não estar disponível qualquer informação sobre o tempo dedicado pelo pessoal administrativo a actividades de tradução). A avaliação teve por objectivo permitir uma comparação entre as instituições incluídas na auditoria e o custo das traduções freelance. O anexo II apresenta uma descrição pormenorizada do método de cálculo dos custos de tradução concebido pelo Tribunal.

| 50. | Os resultados dos cálculos efectuados pelo Tribunal em relação a 2003 (19) são apresentados pormenorizadamente nos quadros 2, 3 e 4: |
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50.

Os resultados dos cálculos efectuados pelo Tribunal em relação a 2003 (19) são apresentados pormenorizadamente nos quadros 2, 3 e 4:

Quadro 2

Custos totais da tradução interna

| | CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO INTERNA
  (milhões de euros) | CUSTO MÉDIO POR PÁGINA
  (euros) |
| --- | --- | --- |
| Comissão | Parlamento | Conselho | 3 instituições | Comissão | Parlamento | Conselho | 3 instituições |
| Tradutores do quadro | 94,76 | 40,03 | 54,58 | 189,37 | 85,27 | 89,87 | 136,92 | 96,85 |
| Secretário(a)s | 5,46 | 7,80 | 11,25 | 24,51 | 4,92 | 17,51 | 28,22 | 12,54 |
| Custo directo | 100,22 | 47,83 | 65,83 | 213,88 | 90,19 | 107,38 | 165,14 | 109,39 |
| Gestão | 0,50 | 0,27 | 0,52 | 1,30 | 0,45 | 0,62 | 1,31 | 0,66 |
| Pessoal serviço de tradução | 34,06 | 10,35 | 11,42 | 55,84 | 30,66 | 23,25 | 28,64 | 28,56 |
| Planeamento | 2,35 | 0,41 | 1,25 | 4,00 | 2,11 | 0,92 | 3,12 | 2,05 |
| Edifício | 22,80 | 9,14 | 12,50 | 44,44 | 20,52 | 20,52 | 31,35 | 22,73 |
| Informática | 8,31 | 6,01 | 5,39 | 19,70 | 7,48 | 13,49 | 13,51 | 10,08 |
| Outros (20) | 9,72 | 3,09 | 3,48 | 16,28 | 8,74 | 6,93 | 8,72 | 8,33 |
| Custo indirecto | 77,74 | 29,28 | 34,54 | 141,56 | 69,96 | 65,72 | 86,65 | 72,40 |
| Custo total | 177,95 | 77,11 | 100,38 | 355,44 | 160,15 | 173,11 | 251,80 | 181,78 |
| Fonte: Tribunal de Contas. |

CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO INTERNA

(milhões de euros)

CUSTO MÉDIO POR PÁGINA

(euros)

Comissão

Parlamento

Conselho

3 instituições

Comissão

Parlamento

Conselho

3 instituições

Tradutores do quadro

94,76

40,03

54,58

189,37

85,27

89,87

136,92

96,85

Secretário(a)s

5,46

7,80

11,25

24,51

4,92

17,51

28,22

12,54

Custo directo

100,22

47,83

65,83

213,88

90,19

107,38

165,14

109,39

Gestão

0,50

0,27

0,52

1,30

0,45

0,62

1,31

0,66

Pessoal serviço de tradução

34,06

10,35

11,42

55,84

30,66

23,25

28,64

28,56

Planeamento

2,35

0,41

1,25

4,00

2,11

0,92

3,12

2,05

Edifício

22,80

9,14

12,50

44,44

20,52

20,52

31,35

22,73

Informática

8,31

6,01

5,39

19,70

7,48

13,49

13,51

10,08

Outros (20)

9,72

3,09

3,48

16,28

8,74

6,93

8,72

8,33

Custo indirecto

77,74

29,28

34,54

141,56

69,96

65,72

86,65

72,40

Custo total

177,95

77,11

100,38

355,44

160,15

173,11

251,80

181,78

Fonte: Tribunal de Contas.

Quadro 3

Custos totais da tradução externa

| | CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO EXTERNA
  (milhões de euros) | CUSTO MÉDIO POR PÁGINA
  (euros) |
| --- | --- | --- |
| Comissão | Parlamento | Conselho | 3 instituições | Comissão | Parlamento | Conselho | 3 instituições |
| Tradutores do quadro (revisão) | 5,85 | 0,00 | N.A. | 5,85 | 18,36 | 0,00 | N.A. | 10,95 |
| Secretário(a)s | 1,51 | 2,74 | N.A. | 4,25 | 4,74 | 12,70 | N.A. | 7,95 |
| Traduções freelance | 11,22 | 8,90 | N.A. | 20,12 | 35,24 | 41,22 | N.A. | 37,65 |
| Custo directo | 18,58 | 11,64 | N.A. | 30,22 | 58,34 | 53,92 | N.A. | 56,55 |
| Gestão | 0,14 | 0,12 | N.A. | 0,26 | 0,44 | 0,56 | N.A. | 0,49 |
| Pessoal serviço de tradução | 9,32 | 4,54 | N.A. | 13,86 | 29,26 | 21,04 | N.A. | 25,94 |
| Planeamento | 0,65 | 0,18 | N.A. | 0,83 | 2,03 | 0,83 | N.A. | 1,55 |
| Unidade freelance | 2,01 | 1,39 | N.A. | 3,40 | 6,32 | 6,44 | N.A. | 6,37 |
| Edifício | 2,29 | 1,75 | N.A. | 4,04 | 7,18 | 8,10 | N.A. | 7,55 |
| Informática | 2,29 | 1,71 | N.A. | 4,01 | 7,20 | 7,94 | N.A. | 7,50 |
| Outros (21) | 1,56 | 0,58 | N.A. | 2,15 | 4,91 | 2,69 | N.A. | 4,02 |
| Custo indirecto | 18,27 | 10,27 | N.A. | 28,54 | 57,34 | 47,60 | N.A. | 53,41 |
| Custo total | 36,85 | 21,92 | N.A. | 58,76 | 115,68 | 101,54 | N.A. | 109,97 |
| Fonte: Tribunal de Contas. |

CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO EXTERNA

(milhões de euros)

CUSTO MÉDIO POR PÁGINA

(euros)

Comissão

Parlamento

Conselho

3 instituições

Comissão

Parlamento

Conselho

3 instituições

Tradutores do quadro (revisão)

5,85

0,00

N.A.

5,85

18,36

0,00

N.A.

10,95

Secretário(a)s

1,51

2,74

N.A.

4,25

4,74

12,70

N.A.

7,95

Traduções freelance

11,22

8,90

N.A.

20,12

35,24

41,22

N.A.

37,65

Custo directo

18,58

11,64

N.A.

30,22

58,34

53,92

N.A.

56,55

Gestão

0,14

0,12

N.A.

0,26

0,44

0,56

N.A.

0,49

Pessoal serviço de tradução

9,32

4,54

N.A.

13,86

29,26

21,04

N.A.

25,94

Planeamento

0,65

0,18

N.A.

0,83

2,03

0,83

N.A.

1,55

Unidade freelance

2,01

1,39

N.A.

3,40

6,32

6,44

N.A.

6,37

Edifício

2,29

1,75

N.A.

4,04

7,18

8,10

N.A.

7,55

Informática

2,29

1,71

N.A.

4,01

7,20

7,94

N.A.

7,50

Outros (21)

1,56

0,58

N.A.

2,15

4,91

2,69

N.A.

4,02

Custo indirecto

18,27

10,27

N.A.

28,54

57,34

47,60

N.A.

53,41

Custo total

36,85

21,92

N.A.

58,76

115,68

101,54

N.A.

109,97

Fonte: Tribunal de Contas.

Quadro 4

Avaliação dos custos totais da tradução; tradução interna e externa

| | CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO
  (milhões de euros) | CUSTO MÉDIO POR PÁGINA
  (euros) |
| --- | --- | --- |
| Comissão | Parlamento | Conselho | 3 instituições | Comissão | Parlamento | Conselho | 3 instituições |
| Tradutores do quadro | 100,61 | 40,03 | 54,58 | 195,22 | 70,37 | 60,54 | 136,92 | 78,41 |
| Secretário(a)s | 6,97 | 10,54 | 11,25 | 28,76 | 4,88 | 15,94 | 28,22 | 11,55 |
| Tradutores freelance | 11,22 | 8,90 | 0,00 | 20,12 | 7,85 | 13,45 | 0,00 | 8,08 |
| Custo directo | 118,80 | 59,47 | 65,83 | 244,10 | 83,09 | 89,93 | 165,14 | 98,05 |
| Gestão | 0,64 | 0,40 | 0,52 | 1,56 | 0,45 | 0,60 | 1,31 | 0,63 |
| Pessoal serviço de tradução | 43,38 | 14,90 | 11,42 | 69,70 | 30,34 | 22,53 | 28,64 | 27,99 |
| Planeamento | 2,99 | 0,59 | 1,25 | 4,83 | 2,09 | 0,89 | 3,12 | 1,94 |
| Unidade freelance | 2,01 | 1,39 | 0,00 | 3,40 | 1,41 | 2,10 | 0,00 | 1,37 |
| Edifício | 25,09 | 10,89 | 12,50 | 48,47 | 17,55 | 16,47 | 31,35 | 19,47 |
| Informática | 10,60 | 7,72 | 5,39 | 23,71 | 7,41 | 11,68 | 13,51 | 9,52 |
| Outros (22) | 11,28 | 3,67 | 3,48 | 18,42 | 7,89 | 5,55 | 8,72 | 7,40 |
| Custo indirecto | 96,00 | 39,55 | 34,54 | 170,09 | 67,14 | 59,81 | 86,65 | 68,32 |
| Custo total | 214,80 | 99,02 | 100,38 | 414,19 | 150,24 | 149,74 | 251,80 | 166,37 |
| Fonte: Tribunal de Contas. |

CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO

(milhões de euros)

CUSTO MÉDIO POR PÁGINA

(euros)

Comissão

Parlamento

Conselho

3 instituições

Comissão

Parlamento

Conselho

3 instituições

Tradutores do quadro

100,61

40,03

54,58

195,22

70,37

60,54

136,92

78,41

Secretário(a)s

6,97

10,54

11,25

28,76

4,88

15,94

28,22

11,55

Tradutores freelance

11,22

8,90

0,00

20,12

7,85

13,45

0,00

8,08

Custo directo

118,80

59,47

65,83

244,10

83,09

89,93

165,14

98,05

Gestão

0,64

0,40

0,52

1,56

0,45

0,60

1,31

0,63

Pessoal serviço de tradução

43,38

14,90

11,42

69,70

30,34

22,53

28,64

27,99

Planeamento

2,99

0,59

1,25

4,83

2,09

0,89

3,12

1,94

Unidade freelance

2,01

1,39

0,00

3,40

1,41

2,10

0,00

1,37

Edifício

25,09

10,89

12,50

48,47

17,55

16,47

31,35

19,47

Informática

10,60

7,72

5,39

23,71

7,41

11,68

13,51

9,52

Outros (22)

11,28

3,67

3,48

18,42

7,89

5,55

8,72

7,40

Custo indirecto

96,00

39,55

34,54

170,09

67,14

59,81

86,65

68,32

Custo total

214,80

99,02

100,38

414,19

150,24

149,74

251,80

166,37

Fonte: Tribunal de Contas.

Análise de custos

| 51. | Os custos por página são calculados ex post e apenas são válidos em relação ao volume de procura e de produção de 2003. Como a maior parte dos custos da tradução são custos fixos (87 % no PE, 91 % na DGT e 97 % no SGC), os anos de procura reduzida darão naturalmente origem a um custo por página mais elevado. Em 2004, o volume de tradução da Comissão para as línguas da UE-15 diminuiu de quase 25 %, o que deu origem a uma diminuição da produtividade de 20 %, porque a redução das traduções freelance não foi suficiente para ocupar completamente os tradutores do quadro. Em 2003, o custo por página traduzida internamente na Comissão e no Parlamento foi comparável, ao passo que o custo por página no Conselho foi consideravelmente mais alto, em grande parte devido à mais baixa produtividade e aos custos mais elevados dos serviços de secretariado e dos edifícios. Dado o Conselho dispor de pessoal permanente em número suficiente para evitar a utilização de traduções freelance para as línguas da UE-15, a diferença foi ainda maior a nível dos custos totais por página. |
| --- | --- |

51.

Os custos por página são calculados ex post e apenas são válidos em relação ao volume de procura e de produção de 2003. Como a maior parte dos custos da tradução são custos fixos (87 % no PE, 91 % na DGT e 97 % no SGC), os anos de procura reduzida darão naturalmente origem a um custo por página mais elevado. Em 2004, o volume de tradução da Comissão para as línguas da UE-15 diminuiu de quase 25 %, o que deu origem a uma diminuição da produtividade de 20 %, porque a redução das traduções freelance não foi suficiente para ocupar completamente os tradutores do quadro. Em 2003, o custo por página traduzida internamente na Comissão e no Parlamento foi comparável, ao passo que o custo por página no Conselho foi consideravelmente mais alto, em grande parte devido à mais baixa produtividade e aos custos mais elevados dos serviços de secretariado e dos edifícios. Dado o Conselho dispor de pessoal permanente em número suficiente para evitar a utilização de traduções freelance para as línguas da UE-15, a diferença foi ainda maior a nível dos custos totais por página.

| 52. | Em 2003, o custo total avaliado por página de tradução externa foi inferior em 35 % ao custo da tradução interna no Parlamento (100 euros contra 154 euros) e em 25 % na Comissão (120 euros contra 160 euros). Estes valores não tomam, no entanto, em consideração a diferente natureza da tradução interna e externa, a primeira das quais associada a textos prioritários mais complexos e morosos, como legislação e documentos para publicação. Os tradutores do quadro estão, além disso, implicados em outras actividades de tipo linguístico, ou seja, nem todo o seu tempo é inteiramente consagrado à tradução (ver ponto 76). Tanto para as línguas da UE-15 como para as da UE-10, os preços pagos pelo Parlamento aos tradutores freelance são em média 12 % mais elevados do que os pagos pela DGT (23). |
| --- | --- |

52.

Em 2003, o custo total avaliado por página de tradução externa foi inferior em 35 % ao custo da tradução interna no Parlamento (100 euros contra 154 euros) e em 25 % na Comissão (120 euros contra 160 euros). Estes valores não tomam, no entanto, em consideração a diferente natureza da tradução interna e externa, a primeira das quais associada a textos prioritários mais complexos e morosos, como legislação e documentos para publicação. Os tradutores do quadro estão, além disso, implicados em outras actividades de tipo linguístico, ou seja, nem todo o seu tempo é inteiramente consagrado à tradução (ver ponto 76). Tanto para as línguas da UE-15 como para as da UE-10, os preços pagos pelo Parlamento aos tradutores freelance são em média 12 % mais elevados do que os pagos pela DGT (23).

Eficiência do processo de tradução

| 53. | A abordagem por actividades da gestão dos recursos humanos e financeiros implica a definição de objectivos, o planeamento de actividades e o acompanhamento dos resultados e do desempenho em relação àqueles objectivos, medidos através de indicadores. As instituições não produzem, contudo, indicadores e informação de gestão suficiente que permitam controlar:






  a) | Os pedidos recusados e o número total de pedidos (PE); |
| --- | --- | --- |

53.

A abordagem por actividades da gestão dos recursos humanos e financeiros implica a definição de objectivos, o planeamento de actividades e o acompanhamento dos resultados e do desempenho em relação àqueles objectivos, medidos através de indicadores. As instituições não produzem, contudo, indicadores e informação de gestão suficiente que permitam controlar:

a)

Os pedidos recusados e o número total de pedidos (PE);

| b) | A aceitação de prazos de entrega (SGC); |
| --- | --- |

b)

A aceitação de prazos de entrega (SGC);

| c) | Os casos de incumprimento do Código de Conduta (PE); |
| --- | --- |

c)

Os casos de incumprimento do Código de Conduta (PE);

| d) | As páginas traduzidas por entidade requerente/combinação linguística (PE); |
| --- | --- |

d)

As páginas traduzidas por entidade requerente/combinação linguística (PE);

| e) | Os documentos «essenciais» (core documents), cuja tradução é obrigatória (PE e SGC); |
| --- | --- |

e)

Os documentos «essenciais» (core documents), cuja tradução é obrigatória (PE e SGC);

| f) | As traduções total ou parcialmente efectuadas mas que não eram necessárias devido às sucessivas alterações introduzidas no original (PE, Comissão e SGC). |
| --- | --- |

f)

As traduções total ou parcialmente efectuadas mas que não eram necessárias devido às sucessivas alterações introduzidas no original (PE, Comissão e SGC).

| 54. | Além disso, a Comissão não acompanha nem dispõe de qualquer informação sobre o volume de «traduções cinzentas» ou de documentos traduzidos em direct outsourcing por DG clientes (ver igualmente os pontos 45 e 75). |
| --- | --- |

54.

Além disso, a Comissão não acompanha nem dispõe de qualquer informação sobre o volume de «traduções cinzentas» ou de documentos traduzidos em direct outsourcing por DG clientes (ver igualmente os pontos 45 e 75).

| 55. | Os procedimentos, a organização e os métodos de trabalho dos serviços de tradução são afectados por condicionalismos específicos, tais como pedidos urgentes, em especial no Conselho, textos jurídicos e a agenda de trabalho das instituições. O quadro 5 mostra o volume de traduções com um prazo muito curto (menos de 24 ou entre 24 e 72 horas). |
| --- | --- |

55.

Os procedimentos, a organização e os métodos de trabalho dos serviços de tradução são afectados por condicionalismos específicos, tais como pedidos urgentes, em especial no Conselho, textos jurídicos e a agenda de trabalho das instituições. O quadro 5 mostra o volume de traduções com um prazo muito curto (menos de 24 ou entre 24 e 72 horas).

Quadro 5

Prazos para a realização das traduções

| | Comissão | Parlamento | Conselho |
| --- | --- | --- | --- |
| Prazo de realização (em horas) | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 |
| 3 % | 7 % | 19 % | 30 % | 40 % | 22 % |
| Fonte: CITI (Comité Interinstitucional da Tradução e Interpretação). |

Comissão

Parlamento

Conselho

Prazo de realização (em horas)

< 24

24-72

< 24

24-72

< 24

24-72

3 %

7 %

19 %

30 %

40 %

22 %

Fonte: CITI (Comité Interinstitucional da Tradução e Interpretação).

Previsão da procura

| 56. | Uma previsão exacta da procura é especialmente importante para garantir a máxima utilização dos recursos internos. A curto prazo, apesar do custo aparentemente mais baixo da tradução externa, o envio de traduções para o exterior nem sempre poupa dinheiro. Como os custos da tradução interna são principalmente custos fixos (ver pontos 51 e 52), o custo marginal (ou extra) de, por exemplo, uma página suplementar de tradução interna é muito baixo, ao passo que o custo marginal de uma página de tradução externa é considerável. Assim, o recurso à tradução externa deverá limitar-se de uma maneira ideal a casos em que não existe capacidade interna disponível, o que exige um bom sistema de previsão da procura. |
| --- | --- |

56.

Uma previsão exacta da procura é especialmente importante para garantir a máxima utilização dos recursos internos. A curto prazo, apesar do custo aparentemente mais baixo da tradução externa, o envio de traduções para o exterior nem sempre poupa dinheiro. Como os custos da tradução interna são principalmente custos fixos (ver pontos 51 e 52), o custo marginal (ou extra) de, por exemplo, uma página suplementar de tradução interna é muito baixo, ao passo que o custo marginal de uma página de tradução externa é considerável. Assim, o recurso à tradução externa deverá limitar-se de uma maneira ideal a casos em que não existe capacidade interna disponível, o que exige um bom sistema de previsão da procura.

| 57. | Embora o Código de Conduta do Parlamento refira que «Os secretariados das comissões, das delegações e dos grupos políticos, com base no respectivo programa de trabalho, elaboram mensalmente previsões de tradução com indicação da língua original provável, da data previsível de entrega e do número presumível de páginas», tais previsões não são enviadas à unidade de planeamento. |
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57.

Embora o Código de Conduta do Parlamento refira que «Os secretariados das comissões, das delegações e dos grupos políticos, com base no respectivo programa de trabalho, elaboram mensalmente previsões de tradução com indicação da língua original provável, da data previsível de entrega e do número presumível de páginas», tais previsões não são enviadas à unidade de planeamento.

| 58. | Em 2003 e 2004, a maior parte das DG da Comissão não enviaram sistematicamente à DGT as suas previsões de tradução para determinado período e no Conselho apenas algumas DG informaram regularmente a DG A III de uma previsão das suas necessidades em matéria de tradução. |
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58.

Em 2003 e 2004, a maior parte das DG da Comissão não enviaram sistematicamente à DGT as suas previsões de tradução para determinado período e no Conselho apenas algumas DG informaram regularmente a DG A III de uma previsão das suas necessidades em matéria de tradução.

| 59. | Na prática, as principais fontes de informação sobre o futuro volume de trabalho são constituídas pelos programas de trabalho das instituições e pelos projectos de ordens do dia das reuniões das instituições, os quais apenas fornecem uma indicação aproximada das necessidades de tradução, não sendo portanto adequados para um planeamento pormenorizado. |
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59.

Na prática, as principais fontes de informação sobre o futuro volume de trabalho são constituídas pelos programas de trabalho das instituições e pelos projectos de ordens do dia das reuniões das instituições, os quais apenas fornecem uma indicação aproximada das necessidades de tradução, não sendo portanto adequados para um planeamento pormenorizado.

Aceitação de prazos de entrega

| 60. | O Código de Conduta do Parlamento de 2004 estipula um prazo geral de entrega (24) de 10 dias. No entanto, este prazo apenas foi respeitado pelos utilizadores de traduções em cerca de metade dos casos durante o seu primeiro ano de aplicação. A maior parte das traduções só pode, portanto, ser fornecida muito pouco tempo antes das reuniões. |
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60.

O Código de Conduta do Parlamento de 2004 estipula um prazo geral de entrega (24) de 10 dias. No entanto, este prazo apenas foi respeitado pelos utilizadores de traduções em cerca de metade dos casos durante o seu primeiro ano de aplicação. A maior parte das traduções só pode, portanto, ser fornecida muito pouco tempo antes das reuniões.

| 61. | Em 1998, a DG A III do Conselho estabeleceu como prazos de entrega 10 dias úteis para os documentos dos grupos de trabalho e 5 dias úteis para os documentos do Coreper. Devido à pressão de tempo que caracteriza as actividades do Conselho, estes prazos raramente são respeitados. A maior parte das traduções do Parlamento e do Conselho apenas são fornecidas muito pouco tempo antes das reuniões. |
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61.

Em 1998, a DG A III do Conselho estabeleceu como prazos de entrega 10 dias úteis para os documentos dos grupos de trabalho e 5 dias úteis para os documentos do Coreper. Devido à pressão de tempo que caracteriza as actividades do Conselho, estes prazos raramente são respeitados. A maior parte das traduções do Parlamento e do Conselho apenas são fornecidas muito pouco tempo antes das reuniões.

| 62. | A Comissão não impôs prazos de entrega, mas a unidade de planeamento da DGT renegocia frequentemente os prazos com os utilizadores no caso de o prazo pedido não ser viável. |
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62.

A Comissão não impôs prazos de entrega, mas a unidade de planeamento da DGT renegocia frequentemente os prazos com os utilizadores no caso de o prazo pedido não ser viável.

Planeamento

| 63. | Segundo a avaliação efectuada pelo Tribunal do custo total da tradução em 2003, o custo do planeamento eleva-se nas três instituições a cerca de 4,8 milhões de euros, o que representa cerca de 1 % dos custos totais da tradução (ver quadro 2). O planeamento constitui outro instrumento para garantir a utilização mais eficaz dos recursos internos (ver ponto 56). |
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63.

Segundo a avaliação efectuada pelo Tribunal do custo total da tradução em 2003, o custo do planeamento eleva-se nas três instituições a cerca de 4,8 milhões de euros, o que representa cerca de 1 % dos custos totais da tradução (ver quadro 2). O planeamento constitui outro instrumento para garantir a utilização mais eficaz dos recursos internos (ver ponto 56).

| 64. | Devido, entre outros aspectos, aos prazos muito curtos para a realização das traduções (ver quadro 5), os chefes de unidade no Conselho e no Parlamento ficam com pouca margem para planeamento a longo ou médio prazo e com poucas possibilidades de equilibrar o volume de trabalho. |
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64.

Devido, entre outros aspectos, aos prazos muito curtos para a realização das traduções (ver quadro 5), os chefes de unidade no Conselho e no Parlamento ficam com pouca margem para planeamento a longo ou médio prazo e com poucas possibilidades de equilibrar o volume de trabalho.

| 65. | O sistema de planeamento do Conselho baseia-se no número de páginas impressas do documento a traduzir. Este método não constitui um instrumento fiável para a previsão do tempo de tradução, pois na maior parte das vezes não reflecte o trabalho de tradução realmente necessário (25). |
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65.

O sistema de planeamento do Conselho baseia-se no número de páginas impressas do documento a traduzir. Este método não constitui um instrumento fiável para a previsão do tempo de tradução, pois na maior parte das vezes não reflecte o trabalho de tradução realmente necessário (25).

| 66. | O sistema informático do Parlamento permite que as unidades de planeamento verifiquem o número de páginas traduzidas a efectuar por dia. Este método fornece uma indicação geral da capacidade disponível por unidade linguística, mas não dá uma informação actualizada sobre a capacidade interna disponível em cada unidade num determinado período, tendo em consideração a disponibilidade dos tradutores (férias, formação, etc.). |
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66.

O sistema informático do Parlamento permite que as unidades de planeamento verifiquem o número de páginas traduzidas a efectuar por dia. Este método fornece uma indicação geral da capacidade disponível por unidade linguística, mas não dá uma informação actualizada sobre a capacidade interna disponível em cada unidade num determinado período, tendo em consideração a disponibilidade dos tradutores (férias, formação, etc.).

Utilização eficiente dos recursos internos e externos

Pré-processamento

| 67. | De modo a evitar uma nova tradução de textos já anteriormente traduzidos, os serviços de tradução pedem aos requerentes que indiquem as referências de textos semelhantes e/ou as alterações introduzidas em relação à versão anterior, no caso dos documentos já traduzidos. No entanto, como estas indicações são frequentemente omitidas ou incompletas, as unidades de planeamento vêem-se obrigadas a consultar bases de dados com essa finalidade. A precisão da codificação dos pedidos e dos textos já traduzidos não é suficiente para optimizar essa investigação. A situação é especialmente difícil no Parlamento, onde os documentos se encontram dispersos por várias bases de dados e várias redes, não possuindo os serviços de tradução uma recolha exaustiva de textos traduzidos. |
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67.

De modo a evitar uma nova tradução de textos já anteriormente traduzidos, os serviços de tradução pedem aos requerentes que indiquem as referências de textos semelhantes e/ou as alterações introduzidas em relação à versão anterior, no caso dos documentos já traduzidos. No entanto, como estas indicações são frequentemente omitidas ou incompletas, as unidades de planeamento vêem-se obrigadas a consultar bases de dados com essa finalidade. A precisão da codificação dos pedidos e dos textos já traduzidos não é suficiente para optimizar essa investigação. A situação é especialmente difícil no Parlamento, onde os documentos se encontram dispersos por várias bases de dados e várias redes, não possuindo os serviços de tradução uma recolha exaustiva de textos traduzidos.

Métodos de trabalho das unidades de tradução

| 68. | Cabe aos chefes de unidade a responsabilidade de distribuírem o trabalho pelos seus tradutores. Cada unidade de tradução está organizada de modo diferente, algumas por grupos de tradutores especializados, outras segundo o método «o primeiro a chegar é o primeiro a ser servido». A DGT da Comissão e a DG A III do Conselho dispõem de ferramentas criadas a nível central que lhes permitem conhecer a disponibilidade de cada tradutor. Essas ferramentas não são, contudo, utilizadas sistematicamente por todas as unidades linguísticas. O Parlamento não dispõe dessas ferramentas. Alguns chefes de unidade utilizam folhas de cálculo, outros distribuem o trabalho manualmente. |
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68.

Cabe aos chefes de unidade a responsabilidade de distribuírem o trabalho pelos seus tradutores. Cada unidade de tradução está organizada de modo diferente, algumas por grupos de tradutores especializados, outras segundo o método «o primeiro a chegar é o primeiro a ser servido». A DGT da Comissão e a DG A III do Conselho dispõem de ferramentas criadas a nível central que lhes permitem conhecer a disponibilidade de cada tradutor. Essas ferramentas não são, contudo, utilizadas sistematicamente por todas as unidades linguísticas. O Parlamento não dispõe dessas ferramentas. Alguns chefes de unidade utilizam folhas de cálculo, outros distribuem o trabalho manualmente.

| 69. | Todas as unidades de tradução são compostas por tradutores e por pessoal de apoio, sendo este último responsável pela procura de referências, dactilografia, formatação, arquivos, etc. O Conselho (26) e o Parlamento utilizam cerca de um(a) secretário(a) para cada dois tradutores, ao passo que a Comissão emprega apenas um(a) secretário(a) para cada quatro ou cinco tradutores. |
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69.

Todas as unidades de tradução são compostas por tradutores e por pessoal de apoio, sendo este último responsável pela procura de referências, dactilografia, formatação, arquivos, etc. O Conselho (26) e o Parlamento utilizam cerca de um(a) secretário(a) para cada dois tradutores, ao passo que a Comissão emprega apenas um(a) secretário(a) para cada quatro ou cinco tradutores.

| 70. | Apesar do facto de as três instituições terem implementado políticas de estímulo à utilização de tecnologia moderna e de terem despendido 23,7 milhões de euros em ferramentas informáticas em 2003 (custos totais incluindo as licenças, ver quadro 4), na prática cada tradutor, com o acordo tácito do seu chefe de unidade, pode decidir se utiliza ou não tradução assistida por computador (Translator's Workbench), bases de dados de investigação (Euramis, IATE, etc.) e software de reconhecimento vocal (em vez de dactilografia). No Parlamento, a percentagem de tradutores e pessoal de apoio que utiliza esse tipo de ferramentas varia amplamente (entre 10 % e 90 %). O Conselho faz uma utilização muito limitada de ferramentas informáticas. A Comissão dispõe das ferramentas informáticas mais avançadas das três instituições, mas não há informação disponível sobre o seu grau de utilização. |
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70.

Apesar do facto de as três instituições terem implementado políticas de estímulo à utilização de tecnologia moderna e de terem despendido 23,7 milhões de euros em ferramentas informáticas em 2003 (custos totais incluindo as licenças, ver quadro 4), na prática cada tradutor, com o acordo tácito do seu chefe de unidade, pode decidir se utiliza ou não tradução assistida por computador (Translator's Workbench), bases de dados de investigação (Euramis, IATE, etc.) e software de reconhecimento vocal (em vez de dactilografia). No Parlamento, a percentagem de tradutores e pessoal de apoio que utiliza esse tipo de ferramentas varia amplamente (entre 10 % e 90 %). O Conselho faz uma utilização muito limitada de ferramentas informáticas. A Comissão dispõe das ferramentas informáticas mais avançadas das três instituições, mas não há informação disponível sobre o seu grau de utilização.

| 71. | Desde 2003, cerca de 100 dos 1 100 tradutores da Comissão participaram no sistema de teletrabalho. Segundo o relatório de avaliação da DGT (27), a fórmula actual permite economias de custos líquidas anuais da ordem dos 10 000 euros por tradutor, principalmente devido à produtividade mais elevada. No Parlamento, 26 de entre os 430 tradutores encontram-se em regime de teletrabalho e o Conselho lançou igualmente dois projectos-piloto neste domínio. |
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71.

Desde 2003, cerca de 100 dos 1 100 tradutores da Comissão participaram no sistema de teletrabalho. Segundo o relatório de avaliação da DGT (27), a fórmula actual permite economias de custos líquidas anuais da ordem dos 10 000 euros por tradutor, principalmente devido à produtividade mais elevada. No Parlamento, 26 de entre os 430 tradutores encontram-se em regime de teletrabalho e o Conselho lançou igualmente dois projectos-piloto neste domínio.

Traduções externas

| 72. | Tanto a Comissão como o Parlamento seguem a política de utilizarem sempre tradutores internos para textos legislativos (por razões de qualidade), bem como para documentos urgentes, confidenciais e curtos (por razões práticas). Como quase todo o trabalho de tradução do Conselho se insere nestas categorias, as traduções do Conselho são principalmente internas. |
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72.

Tanto a Comissão como o Parlamento seguem a política de utilizarem sempre tradutores internos para textos legislativos (por razões de qualidade), bem como para documentos urgentes, confidenciais e curtos (por razões práticas). Como quase todo o trabalho de tradução do Conselho se insere nestas categorias, as traduções do Conselho são principalmente internas.

| 73. | A decisão de enviar traduções a tradutores freelance é, em princípio, tomada pelos chefes das unidades de tradução (excepto no caso de direct outsourcing, como referido mais adiante), tendo em consideração o tipo de tradução e a capacidade disponível internamente. Na Comissão e no Parlamento foi constatada uma correlação clara e positiva entre o volume de trabalho e a percentagem de traduções externas na maior parte das unidades de tradução em 2004. Na Comissão, contudo, a auditoria revelou que duas unidades da DGT tiveram percentagens elevadas de tradução externa em 2004, embora o seu volume de trabalho se situasse abaixo da média (devido a uma reacção lenta à diminuição do volume de trabalho em relação a 2003), o que aponta para uma subutilização da capacidade interna. A divisão de tradução francesa do Parlamento teve em 2005 o segundo mais baixo volume de trabalho e simultaneamente a segunda mais alta percentagem de traduções externas, situação que não despoletou quaisquer medidas correctivas por parte da gestão. |
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73.

A decisão de enviar traduções a tradutores freelance é, em princípio, tomada pelos chefes das unidades de tradução (excepto no caso de direct outsourcing, como referido mais adiante), tendo em consideração o tipo de tradução e a capacidade disponível internamente. Na Comissão e no Parlamento foi constatada uma correlação clara e positiva entre o volume de trabalho e a percentagem de traduções externas na maior parte das unidades de tradução em 2004. Na Comissão, contudo, a auditoria revelou que duas unidades da DGT tiveram percentagens elevadas de tradução externa em 2004, embora o seu volume de trabalho se situasse abaixo da média (devido a uma reacção lenta à diminuição do volume de trabalho em relação a 2003), o que aponta para uma subutilização da capacidade interna. A divisão de tradução francesa do Parlamento teve em 2005 o segundo mais baixo volume de trabalho e simultaneamente a segunda mais alta percentagem de traduções externas, situação que não despoletou quaisquer medidas correctivas por parte da gestão.

| 74. | Tanto o Parlamento como a Comissão enviam automaticamente para o exterior trabalhos de tradução sem verificarem se está disponível capacidade interna para algumas ou todas as línguas. Em 2003-2004 ambas as instituições estabeleceram o objectivo de aumentar a percentagem de traduções enviadas a tradutores freelance respectivamente para 30 % e 40 %, com vista a fazer face ao anunciado aumento da procura geral e tomando em consideração o menor custo das traduções freelance (em comparação com o recrutamento de tradutores internos suplementares). Devido ao declínio estrutural da procura em 2004, a DGT da Comissão suspendeu esse objectivo e o Parlamento deu instruções no sentido de não serem envidas a tradutores freelance traduções para além das do CRE (28) durante o período de eleições. Ao passo que o volume de trabalho total de cada uma das unidades linguísticas da UE-15 foi em 2004 cerca de 20 % mais baixo do que em 2003, a percentagem de traduções externas do Parlamento praticamente não se alterou (32,5 % em 2003 e 32 % em 2004) (ver quadro 6). A diferença das percentagens de traduções externas para as línguas da UE-10, de 2004 para 2005, no Parlamento, na Comissão e no Conselho deve-se principalmente ao facto de o Parlamento ter conseguido recrutar em 2004 mais tradutores do quadro para as línguas da UE-10 do que as outras instituições. Devido a uma redução legislativa em 2004 e ao menor volume de tradução, o Parlamento teve possibilidade de traduzir internamente uma maior percentagem dos trabalhos de tradução nas línguas da UE-10 (ver igualmente os pontos 20 e 25). |
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74.

Tanto o Parlamento como a Comissão enviam automaticamente para o exterior trabalhos de tradução sem verificarem se está disponível capacidade interna para algumas ou todas as línguas. Em 2003-2004 ambas as instituições estabeleceram o objectivo de aumentar a percentagem de traduções enviadas a tradutores freelance respectivamente para 30 % e 40 %, com vista a fazer face ao anunciado aumento da procura geral e tomando em consideração o menor custo das traduções freelance (em comparação com o recrutamento de tradutores internos suplementares). Devido ao declínio estrutural da procura em 2004, a DGT da Comissão suspendeu esse objectivo e o Parlamento deu instruções no sentido de não serem envidas a tradutores freelance traduções para além das do CRE (28) durante o período de eleições. Ao passo que o volume de trabalho total de cada uma das unidades linguísticas da UE-15 foi em 2004 cerca de 20 % mais baixo do que em 2003, a percentagem de traduções externas do Parlamento praticamente não se alterou (32,5 % em 2003 e 32 % em 2004) (ver quadro 6). A diferença das percentagens de traduções externas para as línguas da UE-10, de 2004 para 2005, no Parlamento, na Comissão e no Conselho deve-se principalmente ao facto de o Parlamento ter conseguido recrutar em 2004 mais tradutores do quadro para as línguas da UE-10 do que as outras instituições. Devido a uma redução legislativa em 2004 e ao menor volume de tradução, o Parlamento teve possibilidade de traduzir internamente uma maior percentagem dos trabalhos de tradução nas línguas da UE-10 (ver igualmente os pontos 20 e 25).

Quadro 6

Percentagem de tradução externa em 2003, 2004 e 2005

| | Comissão | Parlamento | Conselho |
| --- | --- | --- | --- |
| Percentagem de tradução externa | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Todas as línguas | 22 % | 23 % | 20 % | 33 % | 30 % | 36 % | 0 % | 1 % | 2 % |
| Línguas da UE-15 | 21 % | 16 % | 10 % | 32,5 % | 32 % | 33 % | 0 % | 0 % | 0 % |
| Línguas da UE-10 | N.A. | 60 % | 37 % | 41 % | 20 % | 43 % | N.A. | 8 % | 5 % |
| Fonte: Tribunal de Contas. |

Comissão

Parlamento

Conselho

Percentagem de tradução externa

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Todas as línguas

22 %

23 %

20 %

33 %

30 %

36 %

0 %

1 %

2 %

Línguas da UE-15

21 %

16 %

10 %

32,5 %

32 %

33 %

0 %

0 %

0 %

Línguas da UE-10

N.A.

60 %

37 %

41 %

20 %

43 %

N.A.

8 %

5 %

Fonte: Tribunal de Contas.

| 75. | Ao passo que o direct outsourcing pelas DG clientes é marginal no Conselho e no Parlamento (29), a auditoria revelou que as DG da Comissão enviaram directamente para o exterior várias centenas de milhares de páginas durante o período 2003-2004, sem qualquer supervisão da DGT (ver igualmente os pontos 45 e 54). |
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75.

Ao passo que o direct outsourcing pelas DG clientes é marginal no Conselho e no Parlamento (29), a auditoria revelou que as DG da Comissão enviaram directamente para o exterior várias centenas de milhares de páginas durante o período 2003-2004, sem qualquer supervisão da DGT (ver igualmente os pontos 45 e 54).

Produtividade

| 76. | A produtividade das três instituições auditadas entre 2000 e 2005 foi verificada com o objectivo de comparar o desempenho das várias instituições ao longo do tempo. O cálculo da produtividade utilizou o conceito de full time equivalent (FTE), segundo o qual o tempo considerado como utilizado para tradução corresponde ao tempo durante o qual os tradutores se encontram efectivamente no serviço. Mas como em muitos casos esse tempo inclui outras actividades para além da tradução (formação, gestão, controlo de qualidade, revisão de provas de documentos produzidos por outros serviços, etc.), a produtividade baseada no FTE apenas constitui um indicador relativamente vago. As comparações entre as instituições e entre as unidades linguísticas de determinada instituição devem ser consideradas com precaução. Também se deve ser cuidadoso ao identificar as razões para as diferenças observadas e devem analisar-se os eventuais condicionalismos para saber se a gestão pode agir de uma maneira directa. |
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76.

A produtividade das três instituições auditadas entre 2000 e 2005 foi verificada com o objectivo de comparar o desempenho das várias instituições ao longo do tempo. O cálculo da produtividade utilizou o conceito de full time equivalent (FTE), segundo o qual o tempo considerado como utilizado para tradução corresponde ao tempo durante o qual os tradutores se encontram efectivamente no serviço. Mas como em muitos casos esse tempo inclui outras actividades para além da tradução (formação, gestão, controlo de qualidade, revisão de provas de documentos produzidos por outros serviços, etc.), a produtividade baseada no FTE apenas constitui um indicador relativamente vago. As comparações entre as instituições e entre as unidades linguísticas de determinada instituição devem ser consideradas com precaução. Também se deve ser cuidadoso ao identificar as razões para as diferenças observadas e devem analisar-se os eventuais condicionalismos para saber se a gestão pode agir de uma maneira directa.

| 77. | A produtividade, definida como o número de páginas standard traduzidas internamente por tradutor interno FTE, flutua bastante de uma divisão linguística para a outra e de uma instituição para a outra. A produtividade das unidades linguísticas da UE-10 em todas as instituições é geralmente mais baixa devido à maior necessidade de formação, à falta de experiência, às menores memórias de tradução (que limitam a utilização da tradução assistida por computador) e ao tempo superior dedicado à revisão de traduções externas. |
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77.

A produtividade, definida como o número de páginas standard traduzidas internamente por tradutor interno FTE, flutua bastante de uma divisão linguística para a outra e de uma instituição para a outra. A produtividade das unidades linguísticas da UE-10 em todas as instituições é geralmente mais baixa devido à maior necessidade de formação, à falta de experiência, às menores memórias de tradução (que limitam a utilização da tradução assistida por computador) e ao tempo superior dedicado à revisão de traduções externas.

| 78. | A produtividade dos serviços de tradução da UE é muito mais baixa que no sector privado (30). A produtividade mais elevada no sector privado deve-se principalmente à natureza dos textos (poucos textos legislativos) e à utilização generalizada de ferramentas informáticas. Apesar de os textos terem um menor grau de complexidade, as traduções freelance são consideradas de menor qualidade e necessitam de um nível de revisão mais elevado do que os documentos traduzidos internamente. Alguns contratos com gabinetes externos tiveram de ser anulados devido à qualidade inadequada das traduções (ver ponto 43). No entanto, na ausência de capacidade interna disponível, a mais alta produtividade, em combinação com vencimentos mais baixos, torna as traduções freelance consideravelmente mais baratas do que a contratação de tradutores internos suplementares, mesmo incluindo os custos indirectos (planeamento, concursos públicos, pagamento, controlo de qualidade, etc.) (ver quadro 7). |
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78.

A produtividade dos serviços de tradução da UE é muito mais baixa que no sector privado (30). A produtividade mais elevada no sector privado deve-se principalmente à natureza dos textos (poucos textos legislativos) e à utilização generalizada de ferramentas informáticas. Apesar de os textos terem um menor grau de complexidade, as traduções freelance são consideradas de menor qualidade e necessitam de um nível de revisão mais elevado do que os documentos traduzidos internamente. Alguns contratos com gabinetes externos tiveram de ser anulados devido à qualidade inadequada das traduções (ver ponto 43). No entanto, na ausência de capacidade interna disponível, a mais alta produtividade, em combinação com vencimentos mais baixos, torna as traduções freelance consideravelmente mais baratas do que a contratação de tradutores internos suplementares, mesmo incluindo os custos indirectos (planeamento, concursos públicos, pagamento, controlo de qualidade, etc.) (ver quadro 7).

Quadro 7

Número médio de páginas traduzidas por tradutor (FTE)

| | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Comissão (por ano) | 915 | 902 | 909 | 1 054 | 917 | 797 |
| Comissão (por dia) | 5,2 | 5,2 | 5,1 | 5,7 | 5,0 | 4,5 |
| Parlamento (por ano) | 1 092 | 1 195 | 1 062 | 1 031 | 858 | 1 226 |
| Conselho (31) (por ano) | 602 | 653 | 772 | 707 | 648 | 669 |
| Fonte: Tribunal de Contas. |

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Comissão (por ano)

915

902

909

1 054

917

797

Comissão (por dia)

5,2

5,2

5,1

5,7

5,0

4,5

Parlamento (por ano)

1 092

1 195

1 062

1 031

858

1 226

Conselho (31) (por ano)

602

653

772

707

648

669

Fonte: Tribunal de Contas.

Comissão

| 79. | A produtividade da DGT, que na maior parte dos anos foi ligeiramente inferior à do Parlamento, pode explicar-se até certo ponto pelo papel da Comissão como iniciadora do processo legislativo, o que implica uma taxa de revisão mais elevada e um papel de relevo no desenvolvimento de terminologia e de bases de dados, das quais as outras instituições também beneficiam. Além disso, os tradutores da Comissão desempenham outras actividades no domínio linguístico que não estão reflectidas nas estatísticas de produção diária. |
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79.

A produtividade da DGT, que na maior parte dos anos foi ligeiramente inferior à do Parlamento, pode explicar-se até certo ponto pelo papel da Comissão como iniciadora do processo legislativo, o que implica uma taxa de revisão mais elevada e um papel de relevo no desenvolvimento de terminologia e de bases de dados, das quais as outras instituições também beneficiam. Além disso, os tradutores da Comissão desempenham outras actividades no domínio linguístico que não estão reflectidas nas estatísticas de produção diária.

| 80. | De 2003 a 2005, a produtividade média para as línguas da UE-15 diminuiu em mais de 20 %. No caso da maior parte das línguas da UE-15 que não são de processo, a produtividade situou-se abaixo das quatro páginas por dia, redução que se ficou a dever à diminuição do volume de trabalho nas línguas não de processo, que por sua vez criou uma capacidade excedentária. Essa capacidade excedentária deve ser considerada à luz do nível de direct outsourcing que se verifica sem qualquer supervisão por parte da DGT (ver ponto 75). |
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80.

De 2003 a 2005, a produtividade média para as línguas da UE-15 diminuiu em mais de 20 %. No caso da maior parte das línguas da UE-15 que não são de processo, a produtividade situou-se abaixo das quatro páginas por dia, redução que se ficou a dever à diminuição do volume de trabalho nas línguas não de processo, que por sua vez criou uma capacidade excedentária. Essa capacidade excedentária deve ser considerada à luz do nível de direct outsourcing que se verifica sem qualquer supervisão por parte da DGT (ver ponto 75).

| 81. | Mesmo após a introdução pela DGT de um chamado «mecanismo de flexibilidade», que permite a transferência de traduções dentro da mesma divisão linguística de unidades que se deparam temporariamente com um volume de trabalho superior à média para outras unidades, continuam a existir diferenças consideráveis de produtividade entre as unidades (32). A principal explicação para estas diferenças é a variação na procura de traduções de textos relativos a vários domínios de actividade, que determinam as competências das unidades linguísticas. As diferenças de produtividade entre as unidades da DGT tornaram-se ainda maiores desde o alargamento. A produtividade da unidade mais produtiva em 2005 correspondeu ao dobro da produtividade da unidade menos produtiva. |
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81.

Mesmo após a introdução pela DGT de um chamado «mecanismo de flexibilidade», que permite a transferência de traduções dentro da mesma divisão linguística de unidades que se deparam temporariamente com um volume de trabalho superior à média para outras unidades, continuam a existir diferenças consideráveis de produtividade entre as unidades (32). A principal explicação para estas diferenças é a variação na procura de traduções de textos relativos a vários domínios de actividade, que determinam as competências das unidades linguísticas. As diferenças de produtividade entre as unidades da DGT tornaram-se ainda maiores desde o alargamento. A produtividade da unidade mais produtiva em 2005 correspondeu ao dobro da produtividade da unidade menos produtiva.

Parlamento

| 82. | Durante os últimos cinco anos, o Parlamento tem reduzido o número dos seus tradutores segundo uma média de mais de cinco FTE (ou 15 %) por língua. |
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82.

Durante os últimos cinco anos, o Parlamento tem reduzido o número dos seus tradutores segundo uma média de mais de cinco FTE (ou 15 %) por língua.

| 83. | A produtividade das unidades de tradução inglesa e francesa do Parlamento é sistematicamente inferior à média (em 5 a 20 %, dependendo dos anos), ao passo que as diferenças de produtividade entre as outras línguas da UE-15 se limitam a 10 %. Esta situação explica-se pelo facto de a unidade francesa contar com um número de tradutores superior à média e enviar para o exterior um número de traduções igualmente superior à média. Na unidade inglesa verifica-se uma menor necessidade de traduções, dado a maior parte dos documentos internos ser redigida em inglês. As percentagens de envio para o exterior e de excesso de capacidade são factores dependentes de decisões administrativas. |
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83.

A produtividade das unidades de tradução inglesa e francesa do Parlamento é sistematicamente inferior à média (em 5 a 20 %, dependendo dos anos), ao passo que as diferenças de produtividade entre as outras línguas da UE-15 se limitam a 10 %. Esta situação explica-se pelo facto de a unidade francesa contar com um número de tradutores superior à média e enviar para o exterior um número de traduções igualmente superior à média. Na unidade inglesa verifica-se uma menor necessidade de traduções, dado a maior parte dos documentos internos ser redigida em inglês. As percentagens de envio para o exterior e de excesso de capacidade são factores dependentes de decisões administrativas.

Conselho

| 84. | A produtividade do Conselho foi sistematicamente inferior à da Comissão e do Parlamento, situação que se pode atribuir à combinação de uma elevada percentagem de documentos legislativos que requerem atenção especial com uma procura muito flutuante (o volume de trabalho diário aumentou de menos de 1 000 para mais de 7 000 páginas em 2003). |
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84.

A produtividade do Conselho foi sistematicamente inferior à da Comissão e do Parlamento, situação que se pode atribuir à combinação de uma elevada percentagem de documentos legislativos que requerem atenção especial com uma procura muito flutuante (o volume de trabalho diário aumentou de menos de 1 000 para mais de 7 000 páginas em 2003).

| 85. | Visando minorar o problema da capacidade excedentária, a DG A III adoptou um plano de acção a longo prazo para reduzir o número de tradutores e secretário(a)s nas unidades correspondentes às línguas da UE-15 de cerca de 50 FTE em 2002 para 25 FTE em 2015 (33). Os efeitos completos do plano apenas serão, contudo, sentidos a longo prazo, pois o Conselho afirma que as possibilidades de reutilização interna são limitadas e que a mobilidade interinstitucional é reduzida. |
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85.

Visando minorar o problema da capacidade excedentária, a DG A III adoptou um plano de acção a longo prazo para reduzir o número de tradutores e secretário(a)s nas unidades correspondentes às línguas da UE-15 de cerca de 50 FTE em 2002 para 25 FTE em 2015 (33). Os efeitos completos do plano apenas serão, contudo, sentidos a longo prazo, pois o Conselho afirma que as possibilidades de reutilização interna são limitadas e que a mobilidade interinstitucional é reduzida.

| 86. | As diferenças entre a produtividade das unidades linguísticas são menores no Conselho (e no Parlamento) do que na Comissão (à excepção da baixa produtividade da unidade inglesa da DG A III que é cerca de 20 a 40 % inferior à produtividade das outras unidades no período 2003-2005). As alterações dos originais e a função desempenhada pelo inglês como principal língua pivot para a tradução de textos das línguas da UE-10, o que levanta dificuldades terminológicas consideráveis, poderá explicar em certa medida esta produtividade aparentemente baixa. |
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86.

As diferenças entre a produtividade das unidades linguísticas são menores no Conselho (e no Parlamento) do que na Comissão (à excepção da baixa produtividade da unidade inglesa da DG A III que é cerca de 20 a 40 % inferior à produtividade das outras unidades no período 2003-2005). As alterações dos originais e a função desempenhada pelo inglês como principal língua pivot para a tradução de textos das línguas da UE-10, o que levanta dificuldades terminológicas consideráveis, poderá explicar em certa medida esta produtividade aparentemente baixa.

Acompanhamento do processo de tradução com a utilização de indicadores de desempenho

| 87. | As principais estatísticas relativas à tradução nas instituições são produzidas a nível central e incidem no volume de traduções por unidade. Essas estatísticas são utilizadas regularmente pelas unidades de gestão e de recursos (humanos e financeiros), mas a sua utilização por parte dos chefes das unidades de tradução para fins de acompanhamento diário varia consideravelmente. Aliás alguns chefes de unidade desenvolveram os seus próprios instrumentos de acompanhamento. |
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87.

As principais estatísticas relativas à tradução nas instituições são produzidas a nível central e incidem no volume de traduções por unidade. Essas estatísticas são utilizadas regularmente pelas unidades de gestão e de recursos (humanos e financeiros), mas a sua utilização por parte dos chefes das unidades de tradução para fins de acompanhamento diário varia consideravelmente. Aliás alguns chefes de unidade desenvolveram os seus próprios instrumentos de acompanhamento.

| 88. | Algumas instituições não dispõem de indicadores de desempenho nem de estatísticas sobre os seguintes elementos:






  a) | Tempo efectivamente utilizado, em comparação com o tempo normal ou avaliado, para a tradução de determinado documento (Parlamento, Comissão e SGC); |
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88.

Algumas instituições não dispõem de indicadores de desempenho nem de estatísticas sobre os seguintes elementos:

a)

Tempo efectivamente utilizado, em comparação com o tempo normal ou avaliado, para a tradução de determinado documento (Parlamento, Comissão e SGC);

| b) | Número de páginas revistas (Comissão e SGC) e tempo utilizado para a revisão (Parlamento, Comissão e SGC); |
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b)

Número de páginas revistas (Comissão e SGC) e tempo utilizado para a revisão (Parlamento, Comissão e SGC);

| c) | Produção e produtividade de cada tradutor (SGC); |
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c)

Produção e produtividade de cada tradutor (SGC);

| d) | Volume de traduções enviadas automaticamente para o exterior pelas unidades de planeamento e enviadas para o exterior pelas unidades de tradução (Parlamento e Comissão); |
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d)

Volume de traduções enviadas automaticamente para o exterior pelas unidades de planeamento e enviadas para o exterior pelas unidades de tradução (Parlamento e Comissão);

| e) | Não observância dos prazos de entrega (SGC); |
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e)

Não observância dos prazos de entrega (SGC);

| f) | Impacto das ferramentas informáticas na produtividade (Parlamento, Comissão e SGC); |
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f)

Impacto das ferramentas informáticas na produtividade (Parlamento, Comissão e SGC);

| g) | Reconciliação de dados, como a correlação entre o volume de trabalho e de traduções enviadas para o exterior (Parlamento, Comissão e SGC) (ver pontos 73 e 83). |
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g)

Reconciliação de dados, como a correlação entre o volume de trabalho e de traduções enviadas para o exterior (Parlamento, Comissão e SGC) (ver pontos 73 e 83).

| 89. | As estatísticas de produção e de produtividade dos vários serviços de tradução das instituições europeias incluem segmentos de texto traduzidos automaticamente, em especial com o auxílio da aplicação Translators’ Workbench (TWB). As empresas particulares de tradução utilizam sistemas de cálculo mais sofisticados para calcularem o volume de trabalho real e a produtividade de cada tradutor. |
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89.

As estatísticas de produção e de produtividade dos vários serviços de tradução das instituições europeias incluem segmentos de texto traduzidos automaticamente, em especial com o auxílio da aplicação Translators’ Workbench (TWB). As empresas particulares de tradução utilizam sistemas de cálculo mais sofisticados para calcularem o volume de trabalho real e a produtividade de cada tradutor.

| 90. | Ao contrário das outras instituições, que apenas consideram as partes alteradas dos textos, o Conselho calcula a sua produção com base no número de páginas impressas (ver igualmente o ponto 65). Como resultado dessa contagem, as estatísticas de produção do Conselho apontam para um número de páginas mais de 50 % superior ao número realmente traduzido. Na sequência da auditoria do Tribunal, a DG A III adoptou um método semelhante ao utilizado pelas outras instituições. |
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90.

Ao contrário das outras instituições, que apenas consideram as partes alteradas dos textos, o Conselho calcula a sua produção com base no número de páginas impressas (ver igualmente o ponto 65). Como resultado dessa contagem, as estatísticas de produção do Conselho apontam para um número de páginas mais de 50 % superior ao número realmente traduzido. Na sequência da auditoria do Tribunal, a DG A III adoptou um método semelhante ao utilizado pelas outras instituições.

Cooperação interinstitucional

| 91. | A criação do CITI em 1995 possibilitou uma cooperação gradual entre os serviços de tradução das instituições europeias em determinados domínios. |
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91.

A criação do CITI em 1995 possibilitou uma cooperação gradual entre os serviços de tradução das instituições europeias em determinados domínios.

| 92. | Até à data conseguiram-se os seguintes resultados principais:






  a) | Criação de uma base de dados terminológica e de uma memória de tradução comuns; |
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92.

Até à data conseguiram-se os seguintes resultados principais:

a)

Criação de uma base de dados terminológica e de uma memória de tradução comuns;

| b) | Um convite à apresentação de propostas interinstitucional para traduções freelance de e para as línguas da UE-10 (34); |
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b)

Um convite à apresentação de propostas interinstitucional para traduções freelance de e para as línguas da UE-10 (34);

| c) | Um concurso público conjunto para a aquisição de software de reconhecimento vocal e de outras ferramentas multilingues; |
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c)

Um concurso público conjunto para a aquisição de software de reconhecimento vocal e de outras ferramentas multilingues;

| d) | Um comité interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas (CIEQ); |
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d)

Um comité interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas (CIEQ);

| e) | Um intercâmbio limitado de tradutores e de volume de trabalhos de tradução. |
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e)

Um intercâmbio limitado de tradutores e de volume de trabalhos de tradução.

| 93. | A análise efectuada pelo Tribunal à natureza e à oportunidade da oferta e da procura revela que, se por um lado todas as instituições se debatem com dificuldades estruturais para fornecerem um volume suficiente de traduções de qualidade aceitável para as línguas da UE-10, por outro verificam-se grandes diferenças no que se refere às línguas da UE-15. Os tradutores ingleses, por exemplo, têm o maior volume de trabalho de todas as línguas na DGT da Comissão (ver ponto 86), mas o menor no Conselho e no Parlamento. Como o Conselho e o Parlamento trabalham com prazos de entrega muito curtos e com uma procura extremamente flutuante, também dispõem de capacidade disponível temporária durante alguns períodos (ver ponto 84). |
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93.

A análise efectuada pelo Tribunal à natureza e à oportunidade da oferta e da procura revela que, se por um lado todas as instituições se debatem com dificuldades estruturais para fornecerem um volume suficiente de traduções de qualidade aceitável para as línguas da UE-10, por outro verificam-se grandes diferenças no que se refere às línguas da UE-15. Os tradutores ingleses, por exemplo, têm o maior volume de trabalho de todas as línguas na DGT da Comissão (ver ponto 86), mas o menor no Conselho e no Parlamento. Como o Conselho e o Parlamento trabalham com prazos de entrega muito curtos e com uma procura extremamente flutuante, também dispõem de capacidade disponível temporária durante alguns períodos (ver ponto 84).

| 94. | Na sequência das conclusões da task force sobre a repartição equitativa do volume de trabalho (workload balancing), foi iniciado um projecto-piloto em 1 de Janeiro de 2005. Nesse ano de 2005, foram traduzidas 3 763 páginas (correspondentes a 63 % do volume solicitado) por uma das instituições participantes a pedido de outra instituição. Este valor corresponde a apenas 0,2 % do volume total de trabalho de todas as instituições participantes, ao passo que mais de 20 % do mesmo volume de trabalho é constituído por traduções freelance. As economias de tal procedimento podem avaliar-se em 150 000 euros (35). Dado que a capacidade disponível total é muito mais elevada do que a capacidade disponibilizada às outras instituições no âmbito do projecto-piloto, as economias potenciais são igualmente mais elevadas. |
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94.

Na sequência das conclusões da task force sobre a repartição equitativa do volume de trabalho (workload balancing), foi iniciado um projecto-piloto em 1 de Janeiro de 2005. Nesse ano de 2005, foram traduzidas 3 763 páginas (correspondentes a 63 % do volume solicitado) por uma das instituições participantes a pedido de outra instituição. Este valor corresponde a apenas 0,2 % do volume total de trabalho de todas as instituições participantes, ao passo que mais de 20 % do mesmo volume de trabalho é constituído por traduções freelance. As economias de tal procedimento podem avaliar-se em 150 000 euros (35). Dado que a capacidade disponível total é muito mais elevada do que a capacidade disponibilizada às outras instituições no âmbito do projecto-piloto, as economias potenciais são igualmente mais elevadas.

| 95. | Uma deficiência do actual sistema de workload balancing consiste, porém, no facto de os documentos que são geralmente enviados para o exterior e as traduções para as línguas da UE-10 serem excluídos do sistema. Além disso, as instituições não se informam suficientemente umas às outras sobre a capacidade disponível nem têm qualquer espécie de incentivo ou de obrigação no sentido de aceitar pedidos de tradução provenientes de outra instituição. Se os tradutores internos da DGT da Comissão das unidades linguísticas das línguas da UE-15 que não são de processo tivessem alcançado em 2005 a mesma produtividade que alcançaram em 2003, teriam traduzido pelo menos mais 10 000 páginas em cada uma das línguas da UE-15. Em 2005, o Parlamento e várias DG da Comissão enviaram para o exterior um número semelhante de páginas de documentos não urgentes nas mesmas línguas que poderiam ter sido traduzidas por outra instituição. Ter-se-iam evitado desse modo pagamentos num total de cerca de 11 milhões de euros de traduções freelance
   (36). |
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95.

Uma deficiência do actual sistema de workload balancing consiste, porém, no facto de os documentos que são geralmente enviados para o exterior e as traduções para as línguas da UE-10 serem excluídos do sistema. Além disso, as instituições não se informam suficientemente umas às outras sobre a capacidade disponível nem têm qualquer espécie de incentivo ou de obrigação no sentido de aceitar pedidos de tradução provenientes de outra instituição. Se os tradutores internos da DGT da Comissão das unidades linguísticas das línguas da UE-15 que não são de processo tivessem alcançado em 2005 a mesma produtividade que alcançaram em 2003, teriam traduzido pelo menos mais 10 000 páginas em cada uma das línguas da UE-15. Em 2005, o Parlamento e várias DG da Comissão enviaram para o exterior um número semelhante de páginas de documentos não urgentes nas mesmas línguas que poderiam ter sido traduzidas por outra instituição. Ter-se-iam evitado desse modo pagamentos num total de cerca de 11 milhões de euros de traduções freelance
   (36).

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias

| 96. | Nenhuma das instituições tem procedimentos coerentes e claros para solicitar ou autorizar traduções. As normas de aplicação adoptadas pelas três instituições indicam os tipos de documentos cuja tradução é obrigatória. Numa vasta área não existem, contudo, critérios geralmente aceites e os documentos são tratados caso a caso, dependendo principalmente da disponibilidade de recursos (ver pontos 13 a 18).


  Recomendação: Devido à necessidade de definir prioridades e restrições com vista a satisfazer uma procura de traduções em constante aumento, as instituições deverão dinamizar os seus procedimentos, o que se deverá traduzir pelo controlo da extensão dos documentos, por uma maior diferenciação dos textos segundo a sua natureza e objectivos e pela adopção de um método de adaptação das traduções dos textos autorizados ao fim a que se destinam. |
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96.

Nenhuma das instituições tem procedimentos coerentes e claros para solicitar ou autorizar traduções. As normas de aplicação adoptadas pelas três instituições indicam os tipos de documentos cuja tradução é obrigatória. Numa vasta área não existem, contudo, critérios geralmente aceites e os documentos são tratados caso a caso, dependendo principalmente da disponibilidade de recursos (ver pontos 13 a 18).

Recomendação: Devido à necessidade de definir prioridades e restrições com vista a satisfazer uma procura de traduções em constante aumento, as instituições deverão dinamizar os seus procedimentos, o que se deverá traduzir pelo controlo da extensão dos documentos, por uma maior diferenciação dos textos segundo a sua natureza e objectivos e pela adopção de um método de adaptação das traduções dos textos autorizados ao fim a que se destinam.

| 97. | A auditoria revelou que as necessidades de tradução para as línguas da UE-15 podem geralmente ser satisfeitas. No entanto, a adesão de pequenos países criou um grande aumento da procura nos pequenos mercados de tradução, em que a oferta é algo limitada. As dificuldades encontradas quando do lançamento dos concursos EPSO destinados a seleccionar tradutores do quadro para as línguas da UE-10 traduziram-se por uma falta de tradutores provenientes dos novos Estados-Membros. Por consequência, durante o primeiro ano após o alargamento as instituições não tiveram possibilidade de satisfazer as necessidades de tradução para as novas línguas (ver pontos 19 a 23).


  Recomendação: Mantém-se a necessidade de aumentar consideravelmente a capacidade interna das instituições para as línguas da UE-10. A Comissão deverá analisar criticamente o facto de o EPSO não ter conseguido recrutar a tempo os tradutores do quadro necessários, o que deverá levar à criação de um plano de acção destinado a aumentar a sensibilidade e a estimular o interesse pela actividade de tradução comunitária nos Estados-Membros da UE-10, bem como nos países candidatos. |
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97.

A auditoria revelou que as necessidades de tradução para as línguas da UE-15 podem geralmente ser satisfeitas. No entanto, a adesão de pequenos países criou um grande aumento da procura nos pequenos mercados de tradução, em que a oferta é algo limitada. As dificuldades encontradas quando do lançamento dos concursos EPSO destinados a seleccionar tradutores do quadro para as línguas da UE-10 traduziram-se por uma falta de tradutores provenientes dos novos Estados-Membros. Por consequência, durante o primeiro ano após o alargamento as instituições não tiveram possibilidade de satisfazer as necessidades de tradução para as novas línguas (ver pontos 19 a 23).

Recomendação: Mantém-se a necessidade de aumentar consideravelmente a capacidade interna das instituições para as línguas da UE-10. A Comissão deverá analisar criticamente o facto de o EPSO não ter conseguido recrutar a tempo os tradutores do quadro necessários, o que deverá levar à criação de um plano de acção destinado a aumentar a sensibilidade e a estimular o interesse pela actividade de tradução comunitária nos Estados-Membros da UE-10, bem como nos países candidatos.

| 98. | Geralmente as instituições conseguiram conter as despesas de tradução, apesar do aumento do número das línguas oficiais de 11 para 21 (incluindo o irlandês) desde Maio de 2004 (ver pontos 25 a 36). Se, por um lado, a Comissão e o Conselho levaram a cabo medidas significativas visando reduzir o número de documentos a traduzir para todas as línguas, o Parlamento, por outro, foi menos ambicioso quanto à redução do volume de tradução, limitando apenas a extensão mas não o número ou o tipo dos documentos a traduzir (ver ponto 32).


  Recomendação: Os serviços de tradução poderão celebrar «Acordos de Nível de Serviço» (Service Level Agreements, SLA) com os seus utilizadores, estabelecendo assim directivas mais rigorosas sobre o tipo de documentos que necessita de tradução, as versões linguísticas necessárias, a fase na qual se deverá iniciar a tradução, o número total de páginas por ano, o recurso à tradução automática, etc. Se as instituições estabelecerem entre si uma determinada coordenação, poderão igualmente ser evitadas incoerências dos seus métodos respectivos. |
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98.

Geralmente as instituições conseguiram conter as despesas de tradução, apesar do aumento do número das línguas oficiais de 11 para 21 (incluindo o irlandês) desde Maio de 2004 (ver pontos 25 a 36). Se, por um lado, a Comissão e o Conselho levaram a cabo medidas significativas visando reduzir o número de documentos a traduzir para todas as línguas, o Parlamento, por outro, foi menos ambicioso quanto à redução do volume de tradução, limitando apenas a extensão mas não o número ou o tipo dos documentos a traduzir (ver ponto 32).

Recomendação: Os serviços de tradução poderão celebrar «Acordos de Nível de Serviço» (Service Level Agreements, SLA) com os seus utilizadores, estabelecendo assim directivas mais rigorosas sobre o tipo de documentos que necessita de tradução, as versões linguísticas necessárias, a fase na qual se deverá iniciar a tradução, o número total de páginas por ano, o recurso à tradução automática, etc. Se as instituições estabelecerem entre si uma determinada coordenação, poderão igualmente ser evitadas incoerências dos seus métodos respectivos.

Procedimentos aplicados para garantir que as traduções são efectuadas atempadamente e que a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam

| 99. | As três instituições conseguiram geralmente fornecer as traduções para as línguas da UE-15 atempadamente e com a qualidade adequada (ver pontos 41 e 44). A situação foi, no entanto, diferente em relação às línguas da UE-10 devido ao número insuficiente de tradutores. Na Comissão e no Conselho, a capacidade interna de tradução para as línguas da UE-10 em 2004 nem sequer foi suficiente para efectuar a revisão das traduções freelance, tendo a maior parte dos clientes considerado insatisfatória a qualidade das traduções (ver ponto 42). Nenhum dos serviços de tradução mede a satisfação dos utilizadores.


  Recomendação: As instituições deverão efectuar regularmente inquéritos de satisfação entre os vários utilizadores dos serviços de tradução, incluindo a definição de prazos. Tais inquéritos poderão ser utilizados como ponto de partida para planos de acção para a melhoria da qualidade e da produtividade do serviço. |
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99.

As três instituições conseguiram geralmente fornecer as traduções para as línguas da UE-15 atempadamente e com a qualidade adequada (ver pontos 41 e 44). A situação foi, no entanto, diferente em relação às línguas da UE-10 devido ao número insuficiente de tradutores. Na Comissão e no Conselho, a capacidade interna de tradução para as línguas da UE-10 em 2004 nem sequer foi suficiente para efectuar a revisão das traduções freelance, tendo a maior parte dos clientes considerado insatisfatória a qualidade das traduções (ver ponto 42). Nenhum dos serviços de tradução mede a satisfação dos utilizadores.

Recomendação: As instituições deverão efectuar regularmente inquéritos de satisfação entre os vários utilizadores dos serviços de tradução, incluindo a definição de prazos. Tais inquéritos poderão ser utilizados como ponto de partida para planos de acção para a melhoria da qualidade e da produtividade do serviço.

| 100. | O Parlamento e o Conselho não têm directivas específicas em matéria de controlo de qualidade e as práticas de revisão variam consideravelmente. Apesar disso, as instituições efectuam geralmente controlos adequados destinados a identificar traduções de baixa qualidade (ver pontos 37 a 43). Ao passo que a Direcção da Tradução do Parlamento avalia a qualidade tanto das traduções internas como das externas através de controlos aleatórios de dois em dois meses e de indicadores de qualidade, as outras instituições não disponibilizam esses controlos ou indicadores de desempenho.


  Recomendação: Para além do controlo de qualidade efectuado sistematicamente nas traduções enviadas para o exterior e da supervisão exercida por cada chefe de unidade, será conveniente efectuar regularmente controlos aleatórios de qualidade em cada secção linguística. Esses controlos, aliados aos inquéritos de satisfação dos utilizadores, poderão estar na base de indicadores de desempenho qualitativos. |
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100.

O Parlamento e o Conselho não têm directivas específicas em matéria de controlo de qualidade e as práticas de revisão variam consideravelmente. Apesar disso, as instituições efectuam geralmente controlos adequados destinados a identificar traduções de baixa qualidade (ver pontos 37 a 43). Ao passo que a Direcção da Tradução do Parlamento avalia a qualidade tanto das traduções internas como das externas através de controlos aleatórios de dois em dois meses e de indicadores de qualidade, as outras instituições não disponibilizam esses controlos ou indicadores de desempenho.

Recomendação: Para além do controlo de qualidade efectuado sistematicamente nas traduções enviadas para o exterior e da supervisão exercida por cada chefe de unidade, será conveniente efectuar regularmente controlos aleatórios de qualidade em cada secção linguística. Esses controlos, aliados aos inquéritos de satisfação dos utilizadores, poderão estar na base de indicadores de desempenho qualitativos.

| 101. | Algumas DG da Comissão afirmaram ter de se contentar com «traduções cinzentas» ou com o direct outsourcing, dado a DGT não ter possibilidades de fornecer determinadas traduções dentro dos prazos previstos. O volume destas traduções não é conhecido e o seu custo não é incluído nos cálculos do Tribunal, visto não estarem disponíveis informações sobre o tempo que os administradores dedicam às «traduções cinzentas» (ver pontos 45, 54 e 75).


  Recomendação: O volume de direct outsourcing e de «traduções cinzentas» deverá ser acompanhado pelos serviços de tradução, de modo a ser tomado em consideração durante o planeamento. |
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101.

Algumas DG da Comissão afirmaram ter de se contentar com «traduções cinzentas» ou com o direct outsourcing, dado a DGT não ter possibilidades de fornecer determinadas traduções dentro dos prazos previstos. O volume destas traduções não é conhecido e o seu custo não é incluído nos cálculos do Tribunal, visto não estarem disponíveis informações sobre o tempo que os administradores dedicam às «traduções cinzentas» (ver pontos 45, 54 e 75).

Recomendação: O volume de direct outsourcing e de «traduções cinzentas» deverá ser acompanhado pelos serviços de tradução, de modo a ser tomado em consideração durante o planeamento.

Custo e eficiência da tradução

| 102. | À excepção da Comissão em 2002, as instituições não calcularam os seus custos totais de tradução nem o custo médio por página. O Tribunal avalia o custo total anual da tradução nas três instituições em 414 milhões de euros antes do alargamento (ver quadro 4) e 511 milhões de euros após o alargamento. O custo médio por página em 2003 foi de 150 euros na Comissão e no Parlamento e 254 euros no Conselho. Em 2005, o custo médio por página aumentou para 194 euros na Comissão e 276 euros no Conselho, mas diminuiu para 119 euros no Parlamento. |
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102.

À excepção da Comissão em 2002, as instituições não calcularam os seus custos totais de tradução nem o custo médio por página. O Tribunal avalia o custo total anual da tradução nas três instituições em 414 milhões de euros antes do alargamento (ver quadro 4) e 511 milhões de euros após o alargamento. O custo médio por página em 2003 foi de 150 euros na Comissão e no Parlamento e 254 euros no Conselho. Em 2005, o custo médio por página aumentou para 194 euros na Comissão e 276 euros no Conselho, mas diminuiu para 119 euros no Parlamento.

| 103. | A tradução interna é mais cara que a tradução freelance, mas a comparação é difícil devido à diferente natureza dos textos traduzidos, à qualidade reconhecidamente mais elevada da tradução interna, aos prazos curtos solicitados para a tradução interna de determinados documentos em resultado dos métodos de trabalho especialmente no Parlamento e no Conselho e à necessidade de revisão das traduções externas (ver ponto 52).


  Recomendação: Estar ao corrente do custo de determinada actividade é essencial para controlar as despesas que ela origina. Deverão, portanto, ser implementados procedimentos visando garantir uma informação de gestão adequada sobre os custos. |
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103.

A tradução interna é mais cara que a tradução freelance, mas a comparação é difícil devido à diferente natureza dos textos traduzidos, à qualidade reconhecidamente mais elevada da tradução interna, aos prazos curtos solicitados para a tradução interna de determinados documentos em resultado dos métodos de trabalho especialmente no Parlamento e no Conselho e à necessidade de revisão das traduções externas (ver ponto 52).

Recomendação: Estar ao corrente do custo de determinada actividade é essencial para controlar as despesas que ela origina. Deverão, portanto, ser implementados procedimentos visando garantir uma informação de gestão adequada sobre os custos.

| 104. | Devido a uma pronunciada redução do volume de trabalho, a produtividade da maior parte das unidades de tradução das línguas da UE-15 diminuiu consideravelmente em 2004, o que teve por resultado o aumento do custo médio por página (ver pontos 51 e 76 a 86). Devido às medidas tomadas no sentido de reduzir a procura da tradução, a Comissão e o Conselho apresentaram capacidade disponível desde 2004 nas línguas da UE-15 que não são de processo. |
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104.

Devido a uma pronunciada redução do volume de trabalho, a produtividade da maior parte das unidades de tradução das línguas da UE-15 diminuiu consideravelmente em 2004, o que teve por resultado o aumento do custo médio por página (ver pontos 51 e 76 a 86). Devido às medidas tomadas no sentido de reduzir a procura da tradução, a Comissão e o Conselho apresentaram capacidade disponível desde 2004 nas línguas da UE-15 que não são de processo.

| 105. | A auditoria revelou que as unidades de planeamento dos três serviços de tradução estão actualmente mais ocupadas com a distribuição do serviço do que com a elaboração de uma previsão de traduções destinada a planear o volume de trabalho e a equilibrar os picos de actividade (ver pontos 56 a 59, 63 a 66 e 91 a 95). |
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105.

A auditoria revelou que as unidades de planeamento dos três serviços de tradução estão actualmente mais ocupadas com a distribuição do serviço do que com a elaboração de uma previsão de traduções destinada a planear o volume de trabalho e a equilibrar os picos de actividade (ver pontos 56 a 59, 63 a 66 e 91 a 95).

| 106. | O ajustamento do volume de trabalho constitui uma questão fundamental. Uma redução do volume de tradução origina um período transitório de capacidade excedentária e de menor produtividade, além de um custo médio mais elevado. O Tribunal observou, porém, que algumas unidades apresentavam simultaneamente baixa produtividade e percentagens de traduções externas superiores à média (ver pontos 73 e 74). A falta de previsão do volume de trabalho (planeamento) torna mais difícil que algumas instituições aproveitem completamente a capacidade temporariamente disponível de outras instituições (ver pontos 56 a 66 e 91 a 95). |
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106.

O ajustamento do volume de trabalho constitui uma questão fundamental. Uma redução do volume de tradução origina um período transitório de capacidade excedentária e de menor produtividade, além de um custo médio mais elevado. O Tribunal observou, porém, que algumas unidades apresentavam simultaneamente baixa produtividade e percentagens de traduções externas superiores à média (ver pontos 73 e 74). A falta de previsão do volume de trabalho (planeamento) torna mais difícil que algumas instituições aproveitem completamente a capacidade temporariamente disponível de outras instituições (ver pontos 56 a 66 e 91 a 95).

| 107. | Em 2005, o Parlamento e várias DG da Comissão (para além da DGT) enviaram para o exterior um elevado número de páginas que poderiam ter sido traduzidas internamente por outra instituição. O Tribunal calcula que se teriam desse modo poupado pagamentos num total de cerca de 11 milhões de euros de traduções freelance (ver ponto 95).


  Recomendação: Deverá ser dada mais importância aos processos de gestão e de planeamento, com vista a nivelar os altos e baixos do volume de trabalho e facilitar uma cooperação interinstitucional mais eficaz. As unidades de planeamento deverão receber previsões regulares e fiáveis dos futuros trabalhos de tradução e as instituições deverão informar-se mutuamente sobre a sua capacidade interna disponível.A capacidade interna disponível deverá ser utilizada com vista a reduzir o volume de traduções enviadas para o exterior pelas DG da Comissão (para além da DGT) e pelas outras instituições, alargando o exercício-piloto iniciado em Janeiro de 2005 sobre a cooperação interinstitucional. Um sistema de facturação interinstitucional de traduções poderá dar às instituições com capacidade disponível temporária ou estrutural um incentivo para que cooperem com as outras instituições.No Conselho, deverão ser envidados esforços suplementares no sentido de ajustar a capacidade excedentária estrutural. Deverá ser considerada a possibilidade de recolocação fora do serviço de tradução ou a aplicação de outras disposições do Estatuto dos Funcionários, dado que, segundo o actual plano de acção, não será possível resolver a presente capacidade excedentária antes de 2015. |
| --- | --- |

107.

Em 2005, o Parlamento e várias DG da Comissão (para além da DGT) enviaram para o exterior um elevado número de páginas que poderiam ter sido traduzidas internamente por outra instituição. O Tribunal calcula que se teriam desse modo poupado pagamentos num total de cerca de 11 milhões de euros de traduções freelance (ver ponto 95).

Recomendação: Deverá ser dada mais importância aos processos de gestão e de planeamento, com vista a nivelar os altos e baixos do volume de trabalho e facilitar uma cooperação interinstitucional mais eficaz. As unidades de planeamento deverão receber previsões regulares e fiáveis dos futuros trabalhos de tradução e as instituições deverão informar-se mutuamente sobre a sua capacidade interna disponível.A capacidade interna disponível deverá ser utilizada com vista a reduzir o volume de traduções enviadas para o exterior pelas DG da Comissão (para além da DGT) e pelas outras instituições, alargando o exercício-piloto iniciado em Janeiro de 2005 sobre a cooperação interinstitucional. Um sistema de facturação interinstitucional de traduções poderá dar às instituições com capacidade disponível temporária ou estrutural um incentivo para que cooperem com as outras instituições.No Conselho, deverão ser envidados esforços suplementares no sentido de ajustar a capacidade excedentária estrutural. Deverá ser considerada a possibilidade de recolocação fora do serviço de tradução ou a aplicação de outras disposições do Estatuto dos Funcionários, dado que, segundo o actual plano de acção, não será possível resolver a presente capacidade excedentária antes de 2015.

| 108. | Embora as instituições tenham efectuado investimentos no domínio da tecnologia avançada e moderna, esta não é utilizada de forma sistemática (ver pontos 68 a 70).


  Recomendação: A eficiência do processo de tradução poderá ser melhorada através dos seguintes aspectos:





  — | redução dos serviços de secretariado no Conselho e no Parlamento; |
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108.

Embora as instituições tenham efectuado investimentos no domínio da tecnologia avançada e moderna, esta não é utilizada de forma sistemática (ver pontos 68 a 70).

Recomendação: A eficiência do processo de tradução poderá ser melhorada através dos seguintes aspectos:





  —

redução dos serviços de secretariado no Conselho e no Parlamento;

| — | métodos de trabalho harmonizados e baseados nas melhores práticas; |
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—

métodos de trabalho harmonizados e baseados nas melhores práticas;

| — | maior integração e utilização mais intensiva de ferramentas informáticas; |
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—

maior integração e utilização mais intensiva de ferramentas informáticas;

| — | maior utilização do teletrabalho. |
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—

maior utilização do teletrabalho.

| 109. | Os serviços de tradução não produzem informação de gestão suficiente para acompanhar os custos da tradução, como o tempo efectivamente utilizado para a tradução e revisão, os valores pormenorizados relativos à produtividade, o volume de traduções enviadas para o exterior, etc. (ver ponto 88).


  Recomendação: Para que se possa utilizar a produtividade como indicador de gestão, as instituições deverão desenvolver sistemas que reflictam melhor todas as actividades dos tradutores do quadro (incluindo o tempo que passam a aprender novas línguas). Para que se possam utilizar melhor os recursos, todas as instituições deverão envidar esforços no sentido de desenvolverem indicadores de desempenho qualitativos e quantitativos. |
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109.

Os serviços de tradução não produzem informação de gestão suficiente para acompanhar os custos da tradução, como o tempo efectivamente utilizado para a tradução e revisão, os valores pormenorizados relativos à produtividade, o volume de traduções enviadas para o exterior, etc. (ver ponto 88).

Recomendação: Para que se possa utilizar a produtividade como indicador de gestão, as instituições deverão desenvolver sistemas que reflictam melhor todas as actividades dos tradutores do quadro (incluindo o tempo que passam a aprender novas línguas). Para que se possam utilizar melhor os recursos, todas as instituições deverão envidar esforços no sentido de desenvolverem indicadores de desempenho qualitativos e quantitativos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 6 de Julho de 2006.

Pelo Tribunal de Contas

Hubert WEBER

Presidente

---

(1)  Geralmente inglês, francês e alemão.

1

(2)  Regulamento n.o 1 do Conselho, de 15 de Abril de 1958, que estabelece o regime linguístico da Comunidade Económica Europeia (JO 17 de 6.10.1958, p. 385/58), alterado.

2

o

(3)  Espanhol, checo, dinamarquês, alemão, estónio, grego, inglês, francês, irlandês, italiano, letão, lituano, húngaro, maltês, neerlandês, polaco, português, eslovaco, esloveno, finlandês e sueco. Desde 18 de Junho de 2005 o irlandês foi considerado a 21.a língua oficial da UE, embora alguns efeitos do Regulamento (CE) n.o 920/2005 do Conselho (JO L 156 de 18.6.2005, p. 3) tenham sido adiados para 1 de Janeiro de 2007.

3

a

o

(4)  Especialmente documentos publicados no Jornal Oficial da União Europeia (19, 20 ou 21 línguas oficiais, devido às derrogações relativas à utilização do maltês e do irlandês) e documentos enviados a um Estado-Membro ou a uma pessoa sujeita à jurisdição desse Estado-Membro (língua do Estado em questão).

4

Jornal Oficial da União Europeia

(5)  O Centro de Tradução no Luxemburgo recorre principalmente à tradução efectuada por tradutores freelance. Emprega cerca de 80 (em 2004) tradutores do quadro permanente que se dedicam principalmente à revisão das traduções efectuadas por tradutores freelance e, numa escala limitada, a trabalhos de tradução para outras instituições.

5

freelance

freelance

(6)  Cada departamento é composto por entre três a seis unidades, agrupadas por políticas (ou domínios), havendo um total de 77 unidades.

6

(7)  Este valor inclui as traduções freelance encomendadas pela DGT, mas não por outras DG, em relação às quais não estão disponíveis valores fiáveis e exaustivos.

7

freelance

(8)  Definição harmonizada: 1 500 caracteres impressos no original (língua de partida), sem espaços. Para as alterações de textos existentes, a DGT conta o número de caracteres alterados e multiplica-o por determinada percentagem (50 % no caso da tradução interna e 30 % no da tradução freelance), com vista a valorizar o trabalho suplementar que consiste em integrar as partes alteradas no texto original. O Parlamento utiliza um método ligeiramente diferente, contando o número de caracteres de todo o parágrafo alterado sem acrescentar 50 %. O número de páginas de cada documento daí resultante é arredondado para a unidade mais próxima.

8

freelance

(9)  Os valores oficiais das páginas de tradução produzidas pelo Conselho foram adaptados pelo Tribunal de modo a torná-los comparáveis com os das outras instituições.

9

(10)  Ver anexo I, nota 9.

10

anexo I

(11)  No seu anteprojecto de orçamento para 2006, a Comissão afirma que os documentos não essenciais podem ser avaliados com base nas necessidades reais, nos termos da Decisão de 26 de Maio de 2004 sobre a oferta e a procura de traduções [SEC(2004) 638].

11

(12)  Ver anexo I, nota 9.

12

anexo I

(13)  O número de páginas traduzidas fornece dados comparáveis para todas as instituições, mas difere ligeiramente em relação aos pedidos, devido a algumas recusas por parte das unidades de planeamento e ao espaço de tempo entre o pedido e o envio da tradução. Os valores indicados não incluem as «traduções cinzentas» nem o «direct outsourcing», que são especialmente significativos na Comissão mas em relação aos quais não estão disponíveis valores exaustivos.

13

direct outsourcing

(14)  As línguas de processo da Comissão são inglês, francês e alemão.

14

(15)  Comités Consultivos, Comités de Gestão e Comités de Regulamentação, regidos pela Decisão do Conselho 1999/468/CE, de 28 de Junho de 1999, que fixa as regras de exercício das competências de execução atribuídas à Comissão (JO L 184 de 17.7.1999, p. 23), que substitui a Decisão do Conselho 87/373/CEE, de 13 de Julho de 1987 (JO L 197 de 18.7.1987, p. 33).

15

(16)  Por exemplo, documentos que se destinam a publicação ou textos jurídicos exigem traduções de maior qualidade (e portanto mais recursos) do que documentos destinados a utilização interna.

16

(17)  CIEQ: Comité Interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas.

17

(18)  Ver o considerando 14 do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002 (JO L 248 de 16.9.2002, p. 1).

18

o

(19)  Em 2004 e 2005, os custos foram consideravelmente superiores, como explicado no ponto 53, mas estes anos caracterizaram-se por uma menor eficácia devido à transição de um sistema de 11 línguas para outro de 21.

19

(20)  Gestão dos recursos humanos, formação, finanças, etc.

20

Fonte: Tribunal de Contas.

Fonte:

(21)  Gestão dos recursos humanos, formação, finanças, etc.

21

Fonte: Tribunal de Contas.

Fonte:

(22)  Gestão dos recursos humanos, formação, finanças, etc.

22

Fonte: Tribunal de Contas.

Fonte:

(23)  No que se refere às novas línguas, a diferença de preços oscila entre os 15 % para o lituano e os 38 % para o letão. A diferença média de preço é de cerca de 12 % (ver quadro 4), o que se explica parcialmente pelas diferentes condições contratuais. Em especial, um contratante do Parlamento é obrigado a aceitar traduções e tem de trabalhar com prazos muito curtos no caso da tradução das perguntas escritas.

23

quadro 4

(24)  O prazo de entrega é o mínimo espaço de tempo incompressível conferido a um serviço de tradução para fornecer uma tradução pedida.

24

(25)  O volume de trabalho necessário para a tradução de um documento depende de determinado número de factores como o número de palavras a traduzir (as páginas podem conter textos de extensão diferente, apenas se devem traduzir as alterações a um texto já traduzido anteriormente, etc.), a dificuldade técnica do documento e a disponibilidade de textos já traduzidos que sirvam de fonte ou de referência.

25

(26)  Após dedução do tempo empregue pelo(a)s secretário(a)s em actividades não relacionadas com o processo de tradução.

26

(27)  Comissão Europeia, DGT, Direcção da Tradução, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bruxelas, 6.10.2003.

27

Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service

(28)  CRE = «Compte rendu in extenso»: relato pormenorizado dos debates, que representou cerca de 18 % do volume de tradução do Parlamento em 2003-2005.

28

Compte rendu in extenso

(29)  Os grupos políticos do Parlamento Europeu contratam por vezes tradutores freelance directamente, se a unidade de planeamento recusar os seus pedidos (por excederem a quota semanal de 15 páginas).

29

freelance

(30)  Ver igualmente Price Waterhouse Coopers, Comité Económico e Social (CES) e Comité das Regiões (CdR), «Análise comparativa da produtividade das divisões de tradução das instituições europeias», Bruxelas, 4 de Agosto de 2000, p. 24: saliente-se que a produtividade de um tradutor de uma empresa privada anda à volta de 8 a 10 páginas por dia, sem ter em conta a produção através de «memórias de tradução» (uma página corresponde a 350 palavras; 350 palavras = 2 100 caracteres = 1,4 páginas standard).

30

standard

(31)  Conselho: até 2004 (inclusive) apenas as línguas da UE-15.

31

Fonte: Tribunal de Contas.

Fonte:

(32)  Na divisão inglesa, por exemplo, a produtividade registada no primeiro semestre de 2004 na unidade com o maior volume de trabalho foi 65 % mais elevada do que na unidade com o volume de trabalho menor.

32

(33)  DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, secção 11: Reforma da DG A III.

33

Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA)

Reforma da DG A III

(34)  No entanto, a Comissão praticamente não utilizou a lista e organizou um convite próprio à apresentação de propostas.

34

(35)  A um custo variável de 40 euros por página.

35

(36)  Tomando apenas em consideração os custos variáveis da tradução freelance, calculados em 40 euros por página.

36

freelance

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ANEXO I

DISPOSIÇÕES APLICÁVEIS À COMISSÃO, AO PARLAMENTO E AO CONSELHO

Comissão

| 1. | O Regulamento Interno da Comissão (1) estipula que todos os actos adoptados pela Comissão são anexados a uma «nota recapitulativa» (no processo oral) ou a uma «nota diária» (nos processos escrito, de habilitação e de delegação) (2), na ou nas línguas em que fazem fé, ou seja, nas línguas oficiais das Comunidades, quando se tratar de actos de alcance geral, e na ou nas línguas dos destinatários, quando se tratar de outros actos (artigo 18.o do Regulamento Interno). |
| --- | --- |

1.

O Regulamento Interno da Comissão (1) estipula que todos os actos adoptados pela Comissão são anexados a uma «nota recapitulativa» (no processo oral) ou a uma «nota diária» (nos processos escrito, de habilitação e de delegação) (2), na ou nas línguas em que fazem fé, ou seja, nas línguas oficiais das Comunidades, quando se tratar de actos de alcance geral, e na ou nas línguas dos destinatários, quando se tratar de outros actos (artigo 18.o do Regulamento Interno).

| 2. | Embora os comités de «comitologia» dependam da própria Comissão (3) e o Regulamento n.o 1/1958 se aplique ao seu trabalho (4), não foi deliberadamente inserida no Regulamento interno tipo (5) uma referência explícita ao regime linguístico, de modo a deixar a cada comité a liberdade de encontrar soluções pragmáticas adaptadas às suas necessidades reais. Os documentos que seriam, de qualquer modo, traduzidos numa fase posterior (em especial projectos de medidas cuja versão final tem de ser publicada no JO) já são em princípio traduzidos para as reuniões dos comités. |
| --- | --- |

2.

Embora os comités de «comitologia» dependam da própria Comissão (3) e o Regulamento n.o 1/1958 se aplique ao seu trabalho (4), não foi deliberadamente inserida no Regulamento interno tipo (5) uma referência explícita ao regime linguístico, de modo a deixar a cada comité a liberdade de encontrar soluções pragmáticas adaptadas às suas necessidades reais. Os documentos que seriam, de qualquer modo, traduzidos numa fase posterior (em especial projectos de medidas cuja versão final tem de ser publicada no JO) já são em princípio traduzidos para as reuniões dos comités.

| 3. | Uma nota do Secretariado-Geral (6) publicada em Junho de 2004 estipula que, quando são implementadas medidas que apenas se dirigem a um reduzido número de Estados-Membros, é suficiente uma tradução nas línguas desses Estados-Membros, juntamente com uma comunicação publicada no Jornal Oficial da União Europeia anunciando a adopção da decisão e informando o leitor sobre o sítio internet em que se encontra acessível. A tradução para todas as línguas apenas é exigida se a publicação no Jornal Oficial da União Europeia constituir uma condição prévia legal para que as medidas entrem em vigor (por exemplo regulamentos, directivas e decisões do PE e do Conselho adoptados em co-decisão e regulamentos e directivas da Comissão dirigidos a todos os Estados-Membros, mas não decisões da Comissão). |
| --- | --- |

3.

Uma nota do Secretariado-Geral (6) publicada em Junho de 2004 estipula que, quando são implementadas medidas que apenas se dirigem a um reduzido número de Estados-Membros, é suficiente uma tradução nas línguas desses Estados-Membros, juntamente com uma comunicação publicada no Jornal Oficial da União Europeia anunciando a adopção da decisão e informando o leitor sobre o sítio internet em que se encontra acessível. A tradução para todas as línguas apenas é exigida se a publicação no Jornal Oficial da União Europeia constituir uma condição prévia legal para que as medidas entrem em vigor (por exemplo regulamentos, directivas e decisões do PE e do Conselho adoptados em co-decisão e regulamentos e directivas da Comissão dirigidos a todos os Estados-Membros, mas não decisões da Comissão).

| 4. | A comunicação de Maio de 2004 distingue entre documentos que resultam de obrigações legais (subdivididos em nove categorias) e documentos de importância política (subdivididos em 11 categorias). A tradução de determinadas categorias de documentos, como publicações que não sejam no Jornal Oficial da União Europeia, não é abrangida pela comunicação e tem de ser decidida caso a caso através do diálogo entre a DG requerente e a DGT (7). |
| --- | --- |

4.

A comunicação de Maio de 2004 distingue entre documentos que resultam de obrigações legais (subdivididos em nove categorias) e documentos de importância política (subdivididos em 11 categorias). A tradução de determinadas categorias de documentos, como publicações que não sejam no Jornal Oficial da União Europeia, não é abrangida pela comunicação e tem de ser decidida caso a caso através do diálogo entre a DG requerente e a DGT (7).

| 5. | As principais categorias de documentos traduzidos para todas as línguas são: propostas legislativas, exposições de motivos, relatórios exigidos por documentos jurídicos, anúncios de auxílios estatais e procedimentos de antitrust publicados no Jornal Oficial, bem como as respectivas decisões finais publicadas no Jornal Oficial, decisões anti-dumping, comunicações da Comissão (incluindo livros brancos e livros verdes), convites à apresentação de propostas ou à manifestação de interesse e comunicados de imprensa. |
| --- | --- |

5.

As principais categorias de documentos traduzidos para todas as línguas são: propostas legislativas, exposições de motivos, relatórios exigidos por documentos jurídicos, anúncios de auxílios estatais e procedimentos de antitrust publicados no Jornal Oficial, bem como as respectivas decisões finais publicadas no Jornal Oficial, decisões anti-dumping, comunicações da Comissão (incluindo livros brancos e livros verdes), convites à apresentação de propostas ou à manifestação de interesse e comunicados de imprensa.

| 6. | Os outros documentos apenas são traduzidos para as línguas de processo (inglês, francês e alemão) (em especial comunicações à Comissão, relatórios de acompanhamento de decisões do Conselho e propostas da Comissão) ou para a língua do destinatário (por exemplo cartas às representações permanentes, respostas a pedidos individuais e propostas de financiamento). Os anexos técnicos não são traduzidos para mais de três línguas, ou até podem não ser traduzidos, dependendo das «necessidades reais». As respostas às perguntas escritas parlamentares são traduzidas para a língua do deputado que fez a pergunta e para uma língua de processo. |
| --- | --- |

6.

Os outros documentos apenas são traduzidos para as línguas de processo (inglês, francês e alemão) (em especial comunicações à Comissão, relatórios de acompanhamento de decisões do Conselho e propostas da Comissão) ou para a língua do destinatário (por exemplo cartas às representações permanentes, respostas a pedidos individuais e propostas de financiamento). Os anexos técnicos não são traduzidos para mais de três línguas, ou até podem não ser traduzidos, dependendo das «necessidades reais». As respostas às perguntas escritas parlamentares são traduzidas para a língua do deputado que fez a pergunta e para uma língua de processo.

Parlamento

| 7. | Nos termos do artigo 138.o do Regimento do Parlamento Europeu, «Todos os documentos do Parlamento devem ser redigidos em todas as línguas oficiais». O artigo 150.o estipula que «Salvo decisão do Parlamento em contrário, as alterações só poderão ser postas à votação depois de impressas e distribuídas em todas as línguas oficiais. Uma tal decisão não poderá ser tomada se trinta e sete deputados, pelo menos, a ela se opuserem». |
| --- | --- |

7.

Nos termos do artigo 138.o do Regimento do Parlamento Europeu, «Todos os documentos do Parlamento devem ser redigidos em todas as línguas oficiais». O artigo 150.o estipula que «Salvo decisão do Parlamento em contrário, as alterações só poderão ser postas à votação depois de impressas e distribuídas em todas as línguas oficiais. Uma tal decisão não poderá ser tomada se trinta e sete deputados, pelo menos, a ela se opuserem».

| 8. | Em 19 de Abril de 2004 a Mesa do Parlamento Europeu adoptou um Código de Conduta que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004, substituindo um Código de Conduta semelhante de 8 de Fevereiro de 1999. O n.o 2 do artigo 1.o do Código de Conduta diz o seguinte: «Os serviços linguísticos do Parlamento Europeu são geridos com base nos princípios do “multilinguismo integral controlado”. Assim, será integralmente respeitado o direito dos deputados de utilizarem a língua oficial da sua escolha no Parlamento, em conformidade com as disposições do Regimento da Instituição. Os recursos a consagrar ao multilinguismo serão controlados por uma gestão baseada nas necessidades reais dos utilizadores e na sua responsabilização, bem como num melhor planeamento dos pedidos de serviços linguísticos.» |
| --- | --- |

8.

Em 19 de Abril de 2004 a Mesa do Parlamento Europeu adoptou um Código de Conduta que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004, substituindo um Código de Conduta semelhante de 8 de Fevereiro de 1999. O n.o 2 do artigo 1.o do Código de Conduta diz o seguinte: «Os serviços linguísticos do Parlamento Europeu são geridos com base nos princípios do “multilinguismo integral controlado”. Assim, será integralmente respeitado o direito dos deputados de utilizarem a língua oficial da sua escolha no Parlamento, em conformidade com as disposições do Regimento da Instituição. Os recursos a consagrar ao multilinguismo serão controlados por uma gestão baseada nas necessidades reais dos utilizadores e na sua responsabilização, bem como num melhor planeamento dos pedidos de serviços linguísticos.»

| 9. | Os documentos com o maior número de línguas-alvo são as alterações, os projectos de parecer e os projectos de relatório. Em relação a todos os outros tipos de documentos, as línguas-alvo oscilam entre uma (principalmente inglês) e quatro. O quadro 8, elaborado no âmbito da auditoria, fornece uma ideia geral dos tipos de documentos traduzidos no Parlamento. |
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9.

Os documentos com o maior número de línguas-alvo são as alterações, os projectos de parecer e os projectos de relatório. Em relação a todos os outros tipos de documentos, as línguas-alvo oscilam entre uma (principalmente inglês) e quatro. O quadro 8, elaborado no âmbito da auditoria, fornece uma ideia geral dos tipos de documentos traduzidos no Parlamento.

Quadro 8

Tipos de documentos traduzidos no Parlamento Europeu

| Valores entre 1 de Janeiro de 2003 e 31 de Maio de 2004 | Tipo de doc. | % de tradução | Obrigatória para todas as línguas | Não obrigatória para todas as línguas |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Relato integral | CR | 19,3 % | x | |
| Alterações | AM | 17,6 % | x | |
| Vários («Divers») | DV | 15,1 % | | x |
| Projectos de relatório | PR | 9,8 % | x | |
| Relatórios revistos | RR | 7,3 % | x | |
| Perguntas escritas | QE | 5,9 % | | x |
| Actas | PV | 5,2 % | | x |
| Comunicações aos deputados | CM | 4,2 % | | x |
| Documentos de trabalho | DT | 3,2 % | | x |
| Notas | NT | 2,3 % | | x |
| Projectos de parecer | PA | 2,2 % | x | |
| Resoluções | RE | 1,7 % | x | |
| Cartas | LT | 1,2 % | | x |
| Ordens do dia | OJ | 1,1 % | x | |
| 12 outras categorias específicas, representando cada uma o máximo de 1 % do volume total de tradução | | 3,9 % | x | x |
| Fonte: Tribunal de Contas. |

Valores entre 1 de Janeiro de 2003 e 31 de Maio de 2004

Tipo de doc.

% de tradução

Obrigatória para todas as línguas

Não obrigatória para todas as línguas

Relato integral

CR

19,3 %

x

Alterações

AM

17,6 %

x

Vários («Divers»)

DV

15,1 %

x

Projectos de relatório

PR

9,8 %

x

Relatórios revistos

RR

7,3 %

x

Perguntas escritas

QE

5,9 %

x

Actas

PV

5,2 %

x

Comunicações aos deputados

CM

4,2 %

x

Documentos de trabalho

DT

3,2 %

x

Notas

NT

2,3 %

x

Projectos de parecer

PA

2,2 %

x

Resoluções

RE

1,7 %

x

Cartas

LT

1,2 %

x

Ordens do dia

OJ

1,1 %

x

12 outras categorias específicas, representando cada uma o máximo de 1 % do volume total de tradução

3,9 %

x

x

Fonte: Tribunal de Contas.

| 10. | Um documento publicado no Jornal Oficial da União Europeia ou votado numa sessão plenária terá que ser sempre traduzido para todas as línguas oficiais, ao passo que a tradução dos documentos de trabalho se pode restringir às necessidades linguísticas dos leitores. |
| --- | --- |

10.

Um documento publicado no Jornal Oficial da União Europeia ou votado numa sessão plenária terá que ser sempre traduzido para todas as línguas oficiais, ao passo que a tradução dos documentos de trabalho se pode restringir às necessidades linguísticas dos leitores.

Conselho

| 11. | Nos termos do Regulamento n.o 1 e do artigo 14.o do Regulamento Interno do Conselho (8), é obrigatória a tradução para todas as línguas oficiais dos documentos discutidos nas reuniões ministeriais, salvo decisão em contrário do Conselho, tomada por unanimidade e fundamentada em questões de urgência. Qualquer dos membros do Conselho se pode opor à deliberação se as traduções não estiverem disponíveis. |
| --- | --- |

11.

Nos termos do Regulamento n.o 1 e do artigo 14.o do Regulamento Interno do Conselho (8), é obrigatória a tradução para todas as línguas oficiais dos documentos discutidos nas reuniões ministeriais, salvo decisão em contrário do Conselho, tomada por unanimidade e fundamentada em questões de urgência. Qualquer dos membros do Conselho se pode opor à deliberação se as traduções não estiverem disponíveis.

| 12. | O anexo do guia para a elaboração de documentos para o Conselho e para as suas instâncias preparatórias (Guide for producing documents for the Council and its preparatory bodies, apenas disponível em inglês) apresenta uma lista dos «documentos essenciais» (core documents) que têm de ser traduzidos para todas as línguas (9). Como se refere no guia, os documentos não constantes desta lista podem não ser traduzidos para as línguas da UE-10. Poderão ser traduzidos para as línguas da UE-15, numa base selectiva, se o volume de trabalho da DG A III o permitir e os prazos estabelecidos pelo Regulamento Interno forem respeitados. A DG A III está autorizada a recusar a tradução de qualquer documento não constante da lista. |
| --- | --- |

12.

O anexo do guia para a elaboração de documentos para o Conselho e para as suas instâncias preparatórias (Guide for producing documents for the Council and its preparatory bodies, apenas disponível em inglês) apresenta uma lista dos «documentos essenciais» (core documents) que têm de ser traduzidos para todas as línguas (9). Como se refere no guia, os documentos não constantes desta lista podem não ser traduzidos para as línguas da UE-10. Poderão ser traduzidos para as línguas da UE-15, numa base selectiva, se o volume de trabalho da DG A III o permitir e os prazos estabelecidos pelo Regulamento Interno forem respeitados. A DG A III está autorizada a recusar a tradução de qualquer documento não constante da lista.

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(1)  Regulamento Interno da Comissão, C(2000) 3614 (JO L 308 de 8.12.2000, p. 26).

(2)  Estas notas registam todas as decisões adoptadas pela Comissão durante a reunião («nota recapitulativa» no processo oral) ou durante o dia («nota diária» nos outros processos).

(3)  Acórdão do Tribunal de Primeira Instância de 19 de Julho de 1999 no processo T-188/97, Rothmans International BV contra Comissão.

(4)  Comissão Europeia, Note of the Secretary-General for the attention of Directors-General and Heads of Services, SEC(2003) 795 de 10.7.2003 (apenas disponível em inglês).

(5)  Regulamento interno tipo — Decisão 1999/468/CE do Conselho — Regulamento interno do comité [...] (JO C 38 de 6.2.2001, p. 3).

(6)  Comissão Europeia, Secretariado-Geral, Task Force Future of the Union and institutional questions, Director, Note for the attention of Mr Madelin, Director General of DG SANCO (Saúde e Defesa do Consumidor), 23 de Junho de 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242) (apenas disponível em inglês).

(7)  As vinte categorias referidas na comunicação de Maio de 2004 abrangeram 64 % das traduções em 2004 e 72 % em 2005, contra 34 % em 2003. As principais categorias em 2005 são: propostas legislativas e actos autónomos (36 %), auxílios estatais e processos de concorrência (10 %), comunicações da Comissão (7 %), processos de concursos públicos (6 %) e sítios internet (4 %).

(8)  Decisão do Conselho, de 22 de Março de 2004, que aprova o Regulamento Interno do Conselho (2004/338/CE, Euratom) (JO L 106 de 15.4.2004, p. 22).

(9)  Os documentos essenciais (core documents) do Conselho são os seguintes: projectos de legislação em determinadas fases cruciais, notas ponto «A» e suas adendas, documentos para adopção ou debate inscritos na ordem do dia do Conselho, pareceres do Serviço Jurídico, actas do Conselho, respostas do Conselho a perguntas escritas e a perguntas orais com debate do Parlamento Europeu, declarações da Presidência em nome da União, comunicados de imprensa relativos às sessões do Conselho, comunicações relativas a procedimentos escritos, manuais destinados a serem utilizados por serviços nacionais dos Estados-Membros, conclusões da Presidência do Conselho Europeu.

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ANEXO II

MÉTODO DE CÁLCULO DOS CUSTOS DE TRADUÇÃO CONCEBIDO PELO TRIBUNAL

| 1. | Os custos integrais («custos antes de impostos e pensões»), tal como foram calculados pelos auditores, incluem todos os custos directos e indirectos relacionados com a actividade de tradução. |
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1.

Os custos integrais («custos antes de impostos e pensões»), tal como foram calculados pelos auditores, incluem todos os custos directos e indirectos relacionados com a actividade de tradução.

| 2. | Deduzindo o imposto comunitário pago pelos tradutores do quadro dos «custos antes de impostos e pensões» e acrescentando as contribuições fictícias da entidade patronal para as pensões dos tradutores do quadro (que são equivalentes ao dobro da contribuição paga pelo funcionário), obtêm-se os custos para o orçamento comunitário («custos após impostos e pensões»). |
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2.

Deduzindo o imposto comunitário pago pelos tradutores do quadro dos «custos antes de impostos e pensões» e acrescentando as contribuições fictícias da entidade patronal para as pensões dos tradutores do quadro (que são equivalentes ao dobro da contribuição paga pelo funcionário), obtêm-se os custos para o orçamento comunitário («custos após impostos e pensões»).

| 3. | Custos directos são os custos do pessoal responsável pelas actividades relacionadas com a tradução, ou seja, tradutores ou secretário(a)s (incluindo a pré-tradução pelas unidades de tradução, a revisão e a formatação e excluindo o tempo consagrado a trabalhos que não sejam de tradução). |
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3.

Custos directos são os custos do pessoal responsável pelas actividades relacionadas com a tradução, ou seja, tradutores ou secretário(a)s (incluindo a pré-tradução pelas unidades de tradução, a revisão e a formatação e excluindo o tempo consagrado a trabalhos que não sejam de tradução).

| 4. | Os custos indirectos referem-se aos vencimentos e abonos do pessoal não directamente implicado em trabalhos específicos de tradução (terminólogos, especialistas em métodos de trabalho, chefes de unidade, conselheiros linguísticos e quadros superiores, unidade freelance e planeamento), bem como a um montante proporcional ao tempo consagrado pelos tradutores a actividades que não sejam de tradução ou revisão, acrescidos de custos gerais como os que se referem à informática, aos edifícios, ao mobiliário de escritório, à gestão dos recursos humanos, etc., que em parte não são directamente geridos pelos serviços de tradução. A separação entre custos directos e indirectos foi acordada com as instituições. |
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4.

Os custos indirectos referem-se aos vencimentos e abonos do pessoal não directamente implicado em trabalhos específicos de tradução (terminólogos, especialistas em métodos de trabalho, chefes de unidade, conselheiros linguísticos e quadros superiores, unidade freelance e planeamento), bem como a um montante proporcional ao tempo consagrado pelos tradutores a actividades que não sejam de tradução ou revisão, acrescidos de custos gerais como os que se referem à informática, aos edifícios, ao mobiliário de escritório, à gestão dos recursos humanos, etc., que em parte não são directamente geridos pelos serviços de tradução. A separação entre custos directos e indirectos foi acordada com as instituições.

| 5. | Para o cálculo dos custos de pessoal recorreu-se aos seguintes elementos:






  — | os custos médios de pessoal definidos pela Direcção-Geral do Pessoal e da Administração da Comissão para cada grau. Estes custos de pessoal incluíam todos os elementos relativos a vencimentos e abonos. A equipa de auditoria considerou dois custos médios de pessoal distintos: antes e após terem sido deduzidos os impostos e acrescentadas as contribuições para o regime de pensões (1); |
| --- | --- | --- |

5.

Para o cálculo dos custos de pessoal recorreu-se aos seguintes elementos:

—

os custos médios de pessoal definidos pela Direcção-Geral do Pessoal e da Administração da Comissão para cada grau. Estes custos de pessoal incluíam todos os elementos relativos a vencimentos e abonos. A equipa de auditoria considerou dois custos médios de pessoal distintos: antes e após terem sido deduzidos os impostos e acrescentadas as contribuições para o regime de pensões (1);

| — | a mistura específica de graus no serviço de tradução de cada instituição; |
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—

a mistura específica de graus no serviço de tradução de cada instituição;

| — | os custos relativos a edifícios (5 854 euros por funcionário), definidos por um consultor externo em colaboração com as instituições; |
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os custos relativos a edifícios (5 854 euros por funcionário), definidos por um consultor externo em colaboração com as instituições;

| — | o custo médio relativo à massa salarial e à gestão dos recursos humanos, segundo um montante proporcional definido pela DGT (no caso da Comissão) ou por um consultor externo (no das outras instituições). |
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—

o custo médio relativo à massa salarial e à gestão dos recursos humanos, segundo um montante proporcional definido pela DGT (no caso da Comissão) ou por um consultor externo (no das outras instituições).

| 6. | O montante dos custos relativos à informática foi calculado com base na execução das respectivas rubricas orçamentais do orçamento de 2003 e no custo médio de aquisição e de manutenção do equipamento informático definido pelos serviços informáticos e financeiros. |
| --- | --- |

6.

O montante dos custos relativos à informática foi calculado com base na execução das respectivas rubricas orçamentais do orçamento de 2003 e no custo médio de aquisição e de manutenção do equipamento informático definido pelos serviços informáticos e financeiros.

| 7. | Uma vez que os tradutores internos efectuam o controlo de qualidade e a revisão das traduções efectuadas pelos tradutores freelance, foi atribuída uma parte do seu tempo e custo à tradução externa. |
| --- | --- |

7.

Uma vez que os tradutores internos efectuam o controlo de qualidade e a revisão das traduções efectuadas pelos tradutores freelance, foi atribuída uma parte do seu tempo e custo à tradução externa.

| 8. | Os custos totais de tradução das três instituições foram então divididos pelo número de páginas traduzidas por ano, de modo a obter o custo por página (ver quadros 2, 3 e 4). No caso da Comissão e do Parlamento foi utilizado o número oficial de páginas traduzidas, apresentado pela DGT e pela DG VII, dado que os métodos de contagem de páginas utilizados por estas duas instituições (ver notas 8 e 9 do relatório) conduzem a resultados comparáveis. Como os números oficiais do Conselho para 2003 se baseavam simplesmente no número de páginas impressas dos documentos, e não no número de caracteres a traduzir, o Tribunal calculou o factor de correcção médio para uma amostra de 100 documentos (2). Multiplicando este factor de correcção médio pelo número oficial de páginas impressas anunciado pela DG A III, foram obtidos valores de produção comparáveis. |
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8.

Os custos totais de tradução das três instituições foram então divididos pelo número de páginas traduzidas por ano, de modo a obter o custo por página (ver quadros 2, 3 e 4). No caso da Comissão e do Parlamento foi utilizado o número oficial de páginas traduzidas, apresentado pela DGT e pela DG VII, dado que os métodos de contagem de páginas utilizados por estas duas instituições (ver notas 8 e 9 do relatório) conduzem a resultados comparáveis. Como os números oficiais do Conselho para 2003 se baseavam simplesmente no número de páginas impressas dos documentos, e não no número de caracteres a traduzir, o Tribunal calculou o factor de correcção médio para uma amostra de 100 documentos (2). Multiplicando este factor de correcção médio pelo número oficial de páginas impressas anunciado pela DG A III, foram obtidos valores de produção comparáveis.

| 9. | O custo por página calculado pelo Tribunal não representa o custo total do multilinguismo, uma vez que não inclui o custo da revisão pelos juristas-linguistas nem os custos adicionais decorrentes da publicação de documentos em 20 línguas. Dado que, durante o processo legislativo, são traduzidas muitas versões consecutivas do mesmo projecto de legislação, o custo real da legislação adoptada é um múltiplo do custo por página referido no quadro 2 do presente relatório. A título de exemplo, foram traduzidas 15 versões da Constituição Europeia. |
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9.

O custo por página calculado pelo Tribunal não representa o custo total do multilinguismo, uma vez que não inclui o custo da revisão pelos juristas-linguistas nem os custos adicionais decorrentes da publicação de documentos em 20 línguas. Dado que, durante o processo legislativo, são traduzidas muitas versões consecutivas do mesmo projecto de legislação, o custo real da legislação adoptada é um múltiplo do custo por página referido no quadro 2 do presente relatório. A título de exemplo, foram traduzidas 15 versões da Constituição Europeia.

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(1)  As contribuições para o regime de pensões suportadas pela Comissão foram avaliadas em 16,5 % do vencimento bruto ou o dobro das contribuições pagas pelos funcionários.

(2)  O factor de correcção a aplicar à contagem das páginas de cada documento incluído na amostra, a fim de tornar os documentos comparáveis com os das outras instituições, é equivalente ao rácio entre o número de caracteres (ou, no caso de o documento constituir uma nova versão de um documento já traduzido, o número de caracteres alterados acrescido de 50 %, como a DGT faz para as traduções internas), sem espaços, dividido por 1 500 e arredondado para a unidade mais próxima, por um lado, e o número de páginas físicas, por outro.

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RESPOSTAS DO PARLAMENTO

| 1. | No Parlamento Europeu, pelo contrário, o número de línguas de trabalho não é reduzido, visto ser necessário traduzir todos os documentos de sessão e de reuniões dos órgãos oficiais para todas as línguas de trabalho da União. |
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1.

No Parlamento Europeu, pelo contrário, o número de línguas de trabalho não é reduzido, visto ser necessário traduzir todos os documentos de sessão e de reuniões dos órgãos oficiais para todas as línguas de trabalho da União.

| 13-14. | Em matéria de tradução, o Parlamento aplica o seu Regimento, bem como o Código de Conduta do Multilinguismo adoptado pela Mesa, que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004.
  Embora o Código de Conduta não constitua em si mesmo um sistema de autorização, estabelece no entanto uma hierarquia dos órgãos habilitados a solicitarem traduções, fixa uma série de prioridades relativas às categorias de documentos a traduzir, interna e externamente, no âmbito dos diferentes processos legislativos, fixa a ordem de prioridade das línguas solicitadas, e define os prazos de apresentação dos pedidos de tradução e extensão dos textos a traduzir. O Código estabelece também as condições para a autorização expressa dos pedidos provenientes de entidades que não figuram na lista dos utilizadores autorizados. Esses pedidos são então submetidos à Mesa e a autorização só é concedida se o documento em questão for essencial à actividade parlamentar. |
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13-14.

Em matéria de tradução, o Parlamento aplica o seu Regimento, bem como o Código de Conduta do Multilinguismo adoptado pela Mesa, que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004.

Embora o Código de Conduta não constitua em si mesmo um sistema de autorização, estabelece no entanto uma hierarquia dos órgãos habilitados a solicitarem traduções, fixa uma série de prioridades relativas às categorias de documentos a traduzir, interna e externamente, no âmbito dos diferentes processos legislativos, fixa a ordem de prioridade das línguas solicitadas, e define os prazos de apresentação dos pedidos de tradução e extensão dos textos a traduzir. O Código estabelece também as condições para a autorização expressa dos pedidos provenientes de entidades que não figuram na lista dos utilizadores autorizados. Esses pedidos são então submetidos à Mesa e a autorização só é concedida se o documento em questão for essencial à actividade parlamentar.

| 15-16. | Os acessos ao sistema só são concedidos a pedido do responsável de um serviço requerente. Todavia, no contexto da reforma do sistema informático GEPRO (projecto ITMS), todos os acessos actuais deverão ser autorizados de novo e, na medida do possível, o seu número será então reduzido. Quanto ao risco referido pelo Tribunal, o Parlamento entende que ele é mínimo, devido às limitações impostas pelas disposições supracitadas.
  Ver também a resposta aos pontos 13-14 acima. |
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15-16.

Os acessos ao sistema só são concedidos a pedido do responsável de um serviço requerente. Todavia, no contexto da reforma do sistema informático GEPRO (projecto ITMS), todos os acessos actuais deverão ser autorizados de novo e, na medida do possível, o seu número será então reduzido. Quanto ao risco referido pelo Tribunal, o Parlamento entende que ele é mínimo, devido às limitações impostas pelas disposições supracitadas.

Ver também a resposta aos pontos 13-14 acima.

| 17. | O caso não acontece com frequência, mas por vezes o Planeamento reduz o número de línguas pedidas, seja devido à aplicação das normas sobre os perfis linguísticos, seja à luz de outras derrogações específicas que os serviços requerentes podem não ter tido em conta.
  Em cerca de 90 % dos casos, as traduções são entregues antes da data da reunião. Nos casos em que se revele impossível respeitar os prazos, as traduções só são feitas se o texto tiver de servir de base para a fase seguinte da tramitação do procedimento. |
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17.

O caso não acontece com frequência, mas por vezes o Planeamento reduz o número de línguas pedidas, seja devido à aplicação das normas sobre os perfis linguísticos, seja à luz de outras derrogações específicas que os serviços requerentes podem não ter tido em conta.

Em cerca de 90 % dos casos, as traduções são entregues antes da data da reunião. Nos casos em que se revele impossível respeitar os prazos, as traduções só são feitas se o texto tiver de servir de base para a fase seguinte da tramitação do procedimento.

| 20. | Em Abril de 2006, a situação era a seguinte: 238 tradutores ETI (ETI = equivalente a tempo inteiro), dos quais 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, bem como 5 chefes de unidade (CS, LV, PL, SK, SL) e um chefe de unidade interino (MT), estavam afectados à tradução para as línguas UE-10. |
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20.

Em Abril de 2006, a situação era a seguinte: 238 tradutores ETI (ETI = equivalente a tempo inteiro), dos quais 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, bem como 5 chefes de unidade (CS, LV, PL, SK, SL) e um chefe de unidade interino (MT), estavam afectados à tradução para as línguas UE-10.

| 23. | No Parlamento Europeu, a tradução a partir das novas línguas pôde quase sempre ser realizada por tradutores tendo como língua-alvo a língua materna.
  O Parlamento não restringe as línguas de trabalho e não reconhece o conceito de «línguas de processo» (ver também resposta ao ponto 1). |
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23.

No Parlamento Europeu, a tradução a partir das novas línguas pôde quase sempre ser realizada por tradutores tendo como língua-alvo a língua materna.

O Parlamento não restringe as línguas de trabalho e não reconhece o conceito de «línguas de processo» (ver também resposta ao ponto 1).

| 26. | O Parlamento não utiliza o conceito de «línguas de processo» (ver ponto 23). |
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26.

O Parlamento não utiliza o conceito de «línguas de processo» (ver ponto 23).

| 32-33. | O Código de Conduta introduziu a noção de «perfis linguísticos». Como salienta o Tribunal, os documentos apreciados pelas comissões parlamentares só são traduzidos para as línguas dos seus membros titulares e suplentes. |
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32-33.

O Código de Conduta introduziu a noção de «perfis linguísticos». Como salienta o Tribunal, os documentos apreciados pelas comissões parlamentares só são traduzidos para as línguas dos seus membros titulares e suplentes.

| 36. | Na opinião do PE, as abordagens não são incoerentes, pois dão resposta às necessidades específicas de cada instituição e essas necessidades diferem dentro de cada instituição. |
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36.

Na opinião do PE, as abordagens não são incoerentes, pois dão resposta às necessidades específicas de cada instituição e essas necessidades diferem dentro de cada instituição.

| 37. | O Parlamento deseja chamar a atenção do Tribunal para o Plano de Acção para a Qualidade, elaborado pelo CITI a pedido das secretarias-gerais das instituições, e que entrará em vigor dentro em breve. Esse Plano de Acção prevê 14 medidas concretas, sendo algumas delas comuns à tradução e à interpretação, em domínios como os recursos humanos, a qualidade técnica e linguística dos originais e das traduções, a documentação, a terminologia e as ferramentas. Está previsto nomear um funcionário responsável pela qualidade em cada serviço envolvido. |
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37.

O Parlamento deseja chamar a atenção do Tribunal para o Plano de Acção para a Qualidade, elaborado pelo CITI a pedido das secretarias-gerais das instituições, e que entrará em vigor dentro em breve. Esse Plano de Acção prevê 14 medidas concretas, sendo algumas delas comuns à tradução e à interpretação, em domínios como os recursos humanos, a qualidade técnica e linguística dos originais e das traduções, a documentação, a terminologia e as ferramentas. Está previsto nomear um funcionário responsável pela qualidade em cada serviço envolvido.

| 39. | É importante assinalar que, no PE, os controlos incidem sistematicamente sobre todas as tipologias de erros, incluindo a utilização da terminologia exacta. |
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39.

É importante assinalar que, no PE, os controlos incidem sistematicamente sobre todas as tipologias de erros, incluindo a utilização da terminologia exacta.

| 40. | Embora não tenha sido instituída nenhuma ferramenta específica de medida do grau de satisfação dos utilizadores, existe no entanto um procedimento para assinalar as queixas, incluindo um formulário. Acrescente-se que os «clientes», nas instituições da UE, nomeadamente os deputados, estão suficientemente próximos do Secretariado-Geral para poderem manifestar o seu eventual descontentamento em qualquer altura e sem procedimento especial. |
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40.

Embora não tenha sido instituída nenhuma ferramenta específica de medida do grau de satisfação dos utilizadores, existe no entanto um procedimento para assinalar as queixas, incluindo um formulário. Acrescente-se que os «clientes», nas instituições da UE, nomeadamente os deputados, estão suficientemente próximos do Secretariado-Geral para poderem manifestar o seu eventual descontentamento em qualquer altura e sem procedimento especial.

| 47. | Com efeito, o actual sistema de gestão não permite garantir a aplicação desta disposição do Código de Conduta. Todavia, o projecto ITMS actualmente em curso de desenvolvimento incluirá um módulo de facturação com esse objectivo. |
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47.

Com efeito, o actual sistema de gestão não permite garantir a aplicação desta disposição do Código de Conduta. Todavia, o projecto ITMS actualmente em curso de desenvolvimento incluirá um módulo de facturação com esse objectivo.

| 52. | Como salienta o Tribunal, é importante não dissociar os factores qualidade, prazos e natureza dos documentos do indicador preço, que só por si não reflecte a realidade da tradução. |
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52.

Como salienta o Tribunal, é importante não dissociar os factores qualidade, prazos e natureza dos documentos do indicador preço, que só por si não reflecte a realidade da tradução.

| 53. | Os serviços da tradução e da planificação do PE começaram a elaborar estatísticas que cobrem três dos pontos referidos, a saber:






  a) | O número total de pedidos; |
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53.

Os serviços da tradução e da planificação do PE começaram a elaborar estatísticas que cobrem três dos pontos referidos, a saber:

a)

O número total de pedidos;

| c) | O desrespeito dos prazos de apresentação (= infracções ao Código de Conduta); |
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c)

O desrespeito dos prazos de apresentação (= infracções ao Código de Conduta);

| d) | O número de páginas traduzidas por serviço requerente/combinação linguística. |
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d)

O número de páginas traduzidas por serviço requerente/combinação linguística.

Estas estatísticas têm por objectivo fornecer indicadores de desempenho, de forma a permitir à gestão tomar as medidas apropriadas.

| 56. | Tal planificação é necessária mas, por natureza, alguns aspectos dos trabalhos de uma instituição política manter-se-ão sempre imprevisíveis. |
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56.

Tal planificação é necessária mas, por natureza, alguns aspectos dos trabalhos de uma instituição política manter-se-ão sempre imprevisíveis.

| 66. | O PE lançou um estudo preparatório sobre um novo sistema de gestão (T-Flow). Este sistema, que permitirá dar resposta às preocupações referidas pelo Tribunal, encontra-se actualmente em fase de desenvolvimento e estará operacional no Outono de 2006. |
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66.

O PE lançou um estudo preparatório sobre um novo sistema de gestão (T-Flow). Este sistema, que permitirá dar resposta às preocupações referidas pelo Tribunal, encontra-se actualmente em fase de desenvolvimento e estará operacional no Outono de 2006.

| 67. | A questão da dispersão dos documentos referida pelo Tribunal está actualmente em estudo pelos serviços informáticos competentes. Em contrapartida, as unidades de tradução dispõem de facto de um arquivo das traduções realizadas, o qual lhes permite realizar pesquisas dos textos já traduzidos. |
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67.

A questão da dispersão dos documentos referida pelo Tribunal está actualmente em estudo pelos serviços informáticos competentes. Em contrapartida, as unidades de tradução dispõem de facto de um arquivo das traduções realizadas, o qual lhes permite realizar pesquisas dos textos já traduzidos.

| 69. | A relação é de 1 para 2 no que respeita às línguas UE-15. Para as línguas UE-10, a relação secretários(as)/tradutores(as) é actualmente de cerca de 0,7 para 2 e não deve ultrapassar 0,8 para 2. |
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69.

A relação é de 1 para 2 no que respeita às línguas UE-15. Para as línguas UE-10, a relação secretários(as)/tradutores(as) é actualmente de cerca de 0,7 para 2 e não deve ultrapassar 0,8 para 2.

| 70. | É um facto que a utilização da informática ainda não está uniformemente distribuída e que os métodos de trabalho são, por vezes, diferentes. Isto está nomeadamente relacionado com as grandes diferenças de idade dos efectivos. Contudo, graças à elevada experiência dos tradutores mais antigos, a produtividade per capita é sensivelmente a mesma. A Mesa do PE, preocupada em utilizar melhor as novas tecnologias, encarregou o secretário-geral de lhe apresentar um relatório sobre a questão, o qual está neste momento a ser elaborado pelos serviços do PE. |
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70.

É um facto que a utilização da informática ainda não está uniformemente distribuída e que os métodos de trabalho são, por vezes, diferentes. Isto está nomeadamente relacionado com as grandes diferenças de idade dos efectivos. Contudo, graças à elevada experiência dos tradutores mais antigos, a produtividade per capita é sensivelmente a mesma. A Mesa do PE, preocupada em utilizar melhor as novas tecnologias, encarregou o secretário-geral de lhe apresentar um relatório sobre a questão, o qual está neste momento a ser elaborado pelos serviços do PE.

| 73. | É importante matizar a observação que diz respeito à utilização das capacidades internas da unidade de tradução francesa. Estas não foram subutilizadas, mas sim utilizadas para outras tarefas, suplementares. A unidade FR foi particularmente solicitada para a instalação e a gestão das novas unidades polaca e lituana e para cursos de línguas para a tradução a partir das línguas UE-10. Entre as suas tarefas suplementares, teve também de assegurar o relais para as outras línguas, assim como realizar a transcrição e a revisão do Relato Integral das Sessões plenárias e do «diálogo económico e monetário». |
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73.

É importante matizar a observação que diz respeito à utilização das capacidades internas da unidade de tradução francesa. Estas não foram subutilizadas, mas sim utilizadas para outras tarefas, suplementares. A unidade FR foi particularmente solicitada para a instalação e a gestão das novas unidades polaca e lituana e para cursos de línguas para a tradução a partir das línguas UE-10. Entre as suas tarefas suplementares, teve também de assegurar o relais para as outras línguas, assim como realizar a transcrição e a revisão do Relato Integral das Sessões plenárias e do «diálogo económico e monetário».

| 74. | A observação tem de ser especificada, pois, como o Tribunal constata, a encomenda de traduções externas, à excepção do RIS, foi interrompida durante o período considerado.
  Quanto à estabilidade da taxa de externalização, a contradição com a diminuição do volume de trabalho global é apenas aparente. A razão pela qual a taxa média de externalização praticamente não mudou, apesar da diminuição do volume de trabalho, é a forte concentração desta última durante a primeira parte do ano, o que provocou uma maior externalização durante esse período. |
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74.

A observação tem de ser especificada, pois, como o Tribunal constata, a encomenda de traduções externas, à excepção do RIS, foi interrompida durante o período considerado.

Quanto à estabilidade da taxa de externalização, a contradição com a diminuição do volume de trabalho global é apenas aparente. A razão pela qual a taxa média de externalização praticamente não mudou, apesar da diminuição do volume de trabalho, é a forte concentração desta última durante a primeira parte do ano, o que provocou uma maior externalização durante esse período.

| 83. | O PE não está em condições de confirmar a conclusão do Tribunal relativa a uma menor produtividade das duas unidades citadas, devido à diferença de conteúdo e natureza de algumas das suas tarefas relativamente às das outras unidades, diferença essa que consome recursos humanos. O facto de as unidades inglesa e francesa produzirem menos páginas traduzidas internamente do que a média explica-se pelo seu papel enquanto relais para a tradução a partir de línguas menos utilizadas nos originais, pelos volumes mais elevados dos originais a rever e formatar, pelo volume mais importante do relato integral das sessões a transcrever e rever, assim como pela gestão de algumas novas unidades e pela formação dos seus efectivos nas línguas UE-10. Além disso, desde o Outono de 2005, a unidade francesa partilha com o Tabling Office a verificação sistemática dos originais.
  Ver também a resposta dada ao ponto 73. |
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83.

O PE não está em condições de confirmar a conclusão do Tribunal relativa a uma menor produtividade das duas unidades citadas, devido à diferença de conteúdo e natureza de algumas das suas tarefas relativamente às das outras unidades, diferença essa que consome recursos humanos. O facto de as unidades inglesa e francesa produzirem menos páginas traduzidas internamente do que a média explica-se pelo seu papel enquanto relais para a tradução a partir de línguas menos utilizadas nos originais, pelos volumes mais elevados dos originais a rever e formatar, pelo volume mais importante do relato integral das sessões a transcrever e rever, assim como pela gestão de algumas novas unidades e pela formação dos seus efectivos nas línguas UE-10. Além disso, desde o Outono de 2005, a unidade francesa partilha com o Tabling Office a verificação sistemática dos originais.

Ver também a resposta dada ao ponto 73.

| 95. | Em caso de volume excessivo de trabalho nas unidades linguísticas, o Planeamento explora em primeiro lugar a via da repartição do volume de trabalho, evidentemente em função das combinações linguísticas e da disponibilidade nas outras instituições.
  A exclusão das línguas UE-10 é apenas temporária. A prazo, quando as unidades UE-10 tiverem completado os seus efectivos, participarão do mesmo modo que as unidades UE-15.
  Em geral, há que frisar que a partilha do volume de trabalho só entrou na fase de cooperação activa entre unidades de planificação das instituições, em Janeiro de 2006. As estatísticas relativas ao primeiro trimestre de 2006 dão conta de um aumento significativo dos volumes partilhados. |
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95.

Em caso de volume excessivo de trabalho nas unidades linguísticas, o Planeamento explora em primeiro lugar a via da repartição do volume de trabalho, evidentemente em função das combinações linguísticas e da disponibilidade nas outras instituições.

A exclusão das línguas UE-10 é apenas temporária. A prazo, quando as unidades UE-10 tiverem completado os seus efectivos, participarão do mesmo modo que as unidades UE-15.

Em geral, há que frisar que a partilha do volume de trabalho só entrou na fase de cooperação activa entre unidades de planificação das instituições, em Janeiro de 2006. As estatísticas relativas ao primeiro trimestre de 2006 dão conta de um aumento significativo dos volumes partilhados.

| 96-109. | O PE toma nota do conjunto das recomendações do Tribunal e não deixará de lhe dar os seguimentos apropriados. Foi nomeadamente iniciada uma revisão do Código de Conduta por um grupo de trabalho ad hoc. Estão também em curso desenvolvimentos informáticos sobre certos aspectos levantados pelo Tribunal. |
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96-109.

O PE toma nota do conjunto das recomendações do Tribunal e não deixará de lhe dar os seguimentos apropriados. Foi nomeadamente iniciada uma revisão do Código de Conduta por um grupo de trabalho ad hoc. Estão também em curso desenvolvimentos informáticos sobre certos aspectos levantados pelo Tribunal.

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RESPOSTAS DO CONSELHO

OBSERVAÇÕES DE ORDEM GERAL

O Secretariado-Geral do Conselho (SGC) regista com satisfação a primeira auditoria sobre as despesas de tradução em algumas instituições da UE e reconhece a sua utilidade. Cabe-lhe assinalar que, a nível do Serviço Linguístico, foram já efectuadas ou estão a ser aturadamente analisadas várias modificações de alguns dos aspectos que foram alvo de críticas na auditoria.

O SGC gostaria contudo de salientar que, perante o grande desafio do alargamento, estabeleceu para toda a sua estrutura uma abordagem controlada que em 2002 foi aprovada ao mais alto nível político e graças à qual foi possível limitar o impacto orçamental do alargamento sobre os seus custos administrativos.

Mais especificamente, no domínio da tradução, as abordagens adoptadas para anteriores alargamentos teriam resultado, por extrapolação, num acréscimo de cerca de 765 novos funcionários no Serviço Linguístico; ora, a abordagem controlada que acima se refere garantirá uma redução drástica dos efectivos totais, logo que as medidas em causa estejam plenamente operacionais. No termo do período de adaptação e ajustamento em curso, o SGC disporá, para uma União com 25 Estados-Membros, de menos tradutores (551) do que para a União a 15 (578).

Na origem deste resultado estão factores como a limitação das traduções aos documentos considerados fundamentais para o processo político e legislativo («documentos essenciais»), a implementação de uma profunda racionalização dos serviços de tradução e a adopção de directrizes sobre a redacção, o conteúdo, o registo e a extensão dos documentos do Conselho. O SGC traçou, assim, a via a seguir pelas outras instituições.

O SGC reconhece que, devido a esta abordagem, se vê agora confrontado com um problema de sobrecapacidade nas unidades linguísticas da UE-15, mas salienta tratar-se de uma situação de carácter transitório e não estrutural que, a seu ver, tem de ser avaliada numa perspectiva dinâmica, atendendo devidamente às inegáveis vantagens a médio e a longo prazo em termos de controlo das despesas administrativas.

O SGC assinala igualmente que, enquanto último «elo da cadeia» no processo legislativo, antes da aprovação e publicação da legislação em vinte línguas, o Conselho — juntamente com o Parlamento Europeu, no que respeita às co-decisões — deve assegurar que a legislação por si adoptada seja do mais elevado nível de qualidade, tal como repetidamente exigido pelos Estados-Membros. O mesmo sucede em relação aos textos políticos do Conselho.

O processo de controlo da qualidade necessário para garantir o nível qualitativo e a coerência que se pretendem conduz, como é natural, a custos adicionais. Ao contrário do que se passa noutras instituições que, para reduzir os custos, podem recorrer em vasta medida aos serviços de agências freelance, o SGC não pode enveredar por essa via, dado que a tradução interna é a melhor e mais rentável forma de assegurar tal qualidade. A necessidade de dispor de textos de elevada qualidade para publicação tem, como é evidente, grande impacto nos custos de tradução no Conselho.

O SGC está, no entanto, a enfrentar este problema de sobrecapacidade de forma proactiva e no âmbito de uma combinação de políticas que aborda em simultâneo todos os aspectos do problema. Por um lado, não se tem procedido à substituição dos tradutores ou secretários que deixam as nove unidades linguísticas da UE-15 (com excepção das unidades inglesa e francesa) e, por outro lado, o pessoal do Serviço de Tradução está a ser activamente incentivado a candidatar-se a vagas noutras DG e direcções. Está a ser instituído um programa especial de reafectação que passa pela identificação de lugares adequados, pela formação para novas funções e pela motivação para a mudança.

Além disso, o SGC está a participar activamente no projecto interinstitucional para a repartição equitativa do volume de trabalho (Workload balancing), como contribuinte líquido, e está também a estudar as possibilidades de mobilidade interinstitucional e outras eventuais medidas previstas no Estatuto.

O SGC está, portanto, convicto de que vai conseguir encontrar solução para os problemas assinalados no relatório, em especial os de carácter transitório, e que desempenhará com eficácia a sua missão dentro dos limites estabelecidos para as suas actividades.

OBSERVAÇÕES SOBRE AS CONCLUSÕES DO TRIBUNAL

SÍNTESE

| III. | Embora não existam no SGC directrizes escritas em matéria de tradução, a produção das traduções é controlada através da Unidade de Coordenação e Produção (Coordenação Central). |
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III.

Embora não existam no SGC directrizes escritas em matéria de tradução, a produção das traduções é controlada através da Unidade de Coordenação e Produção (Coordenação Central).

| IV. | Os problemas que se fizeram sentir em 2004 relativamente às línguas da UE-10 tinham a ver com dificuldades no recrutamento de pessoal (ver ponto 19). A qualidade e pontualidade das traduções melhoraram substancialmente ao longo de 2005. A prová-lo está a redução, em 2006, do número de traduções pedidas a agências freelance. |
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IV.

Os problemas que se fizeram sentir em 2004 relativamente às línguas da UE-10 tinham a ver com dificuldades no recrutamento de pessoal (ver ponto 19). A qualidade e pontualidade das traduções melhoraram substancialmente ao longo de 2005. A prová-lo está a redução, em 2006, do número de traduções pedidas a agências freelance.

| V. | Desde o segundo semestre de 2005, o Chefe da Coordenação Central tem vindo a restabelecer estreitos contactos com as Representações Permanentes, sobretudo da UE-10, com vista a:






  a) | Obter reacções sobre:






  — | a qualidade das traduções, |
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V.

Desde o segundo semestre de 2005, o Chefe da Coordenação Central tem vindo a restabelecer estreitos contactos com as Representações Permanentes, sobretudo da UE-10, com vista a:

a)

Obter reacções sobre:

—

a qualidade das traduções,

| — | o volume de documentos traduzidos, |
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—

o volume de documentos traduzidos,

| — | a disponibilidade nas reuniões dos documentos traduzidos, |
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—

a disponibilidade nas reuniões dos documentos traduzidos,

| — | as relações entre a Unidade de Coordenação e Produção e as equipas de tradução, por um lado, e as Representações Permanentes e as autoridades nacionais, por outro; |
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—

as relações entre a Unidade de Coordenação e Produção e as equipas de tradução, por um lado, e as Representações Permanentes e as autoridades nacionais, por outro;

| b) | Trocar informações sobre:






  — | o funcionamento do Conselho, designadamente o circuito de produção de documentos, |
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b)

Trocar informações sobre:

—

o funcionamento do Conselho, designadamente o circuito de produção de documentos,

| — | a situação das equipas de tradução, especialmente em termos de efectivos, |
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—

a situação das equipas de tradução, especialmente em termos de efectivos,

| — | questões gerais de terminologia, prazos, etc. |
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questões gerais de terminologia, prazos, etc.

Vai ser criada muito em breve uma caixa de correio electrónico na qual ficarão concentradas todas as observações das delegações. A caixa de correio proporcionará uma panorâmica geral das opiniões sobre a qualidade das traduções produzidas pelo Conselho e melhorará a sinergia entre as equipas de tradução e as delegações. Estas últimas foram informadas do facto em 5 de Maio de 2006.

| VI. | É intenção do Secretariado-Geral do Conselho criar um sistema que permita passar permanentemente em revista os custos da tradução. Há, no entanto, motivos para que as traduções do SGC sejam dispendiosas, tal como se expõe em mais pormenor noutras passagens do presente documento: são eles, nomeadamente, as especificidades do trabalho do Conselho e os seus prazos, a necessidade de garantir uma qualidade adequada dos documentos legislativos, perto do fim da cadeia de produção, e as razões temporárias de ordem estrutural relacionadas com a reestruturação da Direcção. |
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VI.

É intenção do Secretariado-Geral do Conselho criar um sistema que permita passar permanentemente em revista os custos da tradução. Há, no entanto, motivos para que as traduções do SGC sejam dispendiosas, tal como se expõe em mais pormenor noutras passagens do presente documento: são eles, nomeadamente, as especificidades do trabalho do Conselho e os seus prazos, a necessidade de garantir uma qualidade adequada dos documentos legislativos, perto do fim da cadeia de produção, e as razões temporárias de ordem estrutural relacionadas com a reestruturação da Direcção.

| VII. | O SGC tem a intenção de reduzir a sobrecapacidade, através, por exemplo, da reafectação a nível interno (para outras DG) e da mobilidade interinstitucional (para serviços de tradução de outras instituições).
  O SGC está igualmente a analisar todas as possibilidades proporcionadas pelo Estatuto |
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VII.

O SGC tem a intenção de reduzir a sobrecapacidade, através, por exemplo, da reafectação a nível interno (para outras DG) e da mobilidade interinstitucional (para serviços de tradução de outras instituições).

O SGC está igualmente a analisar todas as possibilidades proporcionadas pelo Estatuto

| VIII. | O SGC dá um importante contributo para o sistema de repartição equitativa do volume de trabalho. Em 2005, assegurou a tradução de 55 % do número total de páginas processadas no âmbito deste sistema. |
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VIII.

O SGC dá um importante contributo para o sistema de repartição equitativa do volume de trabalho. Em 2005, assegurou a tradução de 55 % do número total de páginas processadas no âmbito deste sistema.

| IX. | Em 2004 e 2005, o SGC desenvolveu uma política coerente em matéria de utilização de tecnologias modernas. Desde a sua criação, as novas unidades linguísticas trabalham todas com os instrumentos informáticos disponíveis; quanto às unidades «antigas», a política está a ser alargada a par do desenvolvimento de ferramentas informáticas adequadas. |
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IX.

Em 2004 e 2005, o SGC desenvolveu uma política coerente em matéria de utilização de tecnologias modernas. Desde a sua criação, as novas unidades linguísticas trabalham todas com os instrumentos informáticos disponíveis; quanto às unidades «antigas», a política está a ser alargada a par do desenvolvimento de ferramentas informáticas adequadas.

INTRODUÇÃO

| 6. | O SGC não dispõe de nenhuma unidade freelance nem de nenhuma unidade de informática adstrita ao seu serviço de tradução. A sua estrutura é, pois, menos pesada do que a de outras instituições. |
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6.

O SGC não dispõe de nenhuma unidade freelance nem de nenhuma unidade de informática adstrita ao seu serviço de tradução. A sua estrutura é, pois, menos pesada do que a de outras instituições.

OBSERVAÇÕES

| 13. | O SGC adoptou procedimentos claros, embora ainda haja margem para melhoramentos.
  Assinale-se que no Secretariado-Geral do Conselho as pessoas que podem solicitar uma tradução estão definidas e são do conhecimento da Coordenação. Também os tipos de documentos que devem ser traduzidos estão claramente definidos na lista dos documentos essenciais. |
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13.

O SGC adoptou procedimentos claros, embora ainda haja margem para melhoramentos.

Assinale-se que no Secretariado-Geral do Conselho as pessoas que podem solicitar uma tradução estão definidas e são do conhecimento da Coordenação. Também os tipos de documentos que devem ser traduzidos estão claramente definidos na lista dos documentos essenciais.

| 14. | O SGC tem relutância em adoptar uma abordagem diferenciada para as línguas da UE-10 e da UE-15, abordagem essa que o poderia deixar exposto a eventuais acusações de discriminação. |
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14.

O SGC tem relutância em adoptar uma abordagem diferenciada para as línguas da UE-10 e da UE-15, abordagem essa que o poderia deixar exposto a eventuais acusações de discriminação.

| 15. | Está correcta a conclusão do Tribunal quanto aos pedidos de tradução. No entanto, a aceitação dos pedidos depende da estrutura de controlo existente. |
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15.

Está correcta a conclusão do Tribunal quanto aos pedidos de tradução. No entanto, a aceitação dos pedidos depende da estrutura de controlo existente.

| 16. | No Conselho, a Coordenação Central, que funciona a montante do Serviço de Tradução, verifica sempre se é pertinente proceder à tradução antes de enviar o texto a uma das vinte unidades ou a todas elas. Caso haja problemas, o Chefe da Coordenação Central intervém e pode até contactar a Presidência. A Coordenação Central, mais concretamente a Coordenação DG e a Coordenação Linguística, está permanentemente em contacto com as DG e, em menor grau, com a Presidência, o que lhe permite ajuizar, com conhecimento de causa, da conveniência de proceder às traduções, bem como estabelecer prioridades em caso de insuficiência dos recursos de tradução. |
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16.

No Conselho, a Coordenação Central, que funciona a montante do Serviço de Tradução, verifica sempre se é pertinente proceder à tradução antes de enviar o texto a uma das vinte unidades ou a todas elas. Caso haja problemas, o Chefe da Coordenação Central intervém e pode até contactar a Presidência. A Coordenação Central, mais concretamente a Coordenação DG e a Coordenação Linguística, está permanentemente em contacto com as DG e, em menor grau, com a Presidência, o que lhe permite ajuizar, com conhecimento de causa, da conveniência de proceder às traduções, bem como estabelecer prioridades em caso de insuficiência dos recursos de tradução.

| 18. | Cabe à Coordenação (e em especial à «Torre de Controlo») autorizar ou recusar as traduções. Na opinião do Conselho, a situação é satisfatória, embora haja margem para melhoramentos. Com excepção dos casos de «verificação a nível superior», podem ser elaboradas estatísticas sobre as recusas, para posterior análise. Não são necessárias medidas no que respeita às autorizações.
  Segundo se refere no relatório, «a aceitação dos pedidos de tradução (1) dependia frequentemente mais da capacidade disponível para tradução do que das necessidades reais». Trata-se de algo que é inevitável, devido:






  — | ao excesso ou à falta de efectivos em determinadas unidades de tradução, |
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18.

Cabe à Coordenação (e em especial à «Torre de Controlo») autorizar ou recusar as traduções. Na opinião do Conselho, a situação é satisfatória, embora haja margem para melhoramentos. Com excepção dos casos de «verificação a nível superior», podem ser elaboradas estatísticas sobre as recusas, para posterior análise. Não são necessárias medidas no que respeita às autorizações.

Segundo se refere no relatório, «a aceitação dos pedidos de tradução (1) dependia frequentemente mais da capacidade disponível para tradução do que das necessidades reais». Trata-se de algo que é inevitável, devido:

—

ao excesso ou à falta de efectivos em determinadas unidades de tradução,

| — | à política de reduzir ao mínimo as horas extraordinárias, |
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à política de reduzir ao mínimo as horas extraordinárias,

| — | às duas velocidades de tradução diferentes (UE-10/UE-15). |
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às duas velocidades de tradução diferentes (UE-10/UE-15).

Nunca são recusadas traduções que sejam de facto necessárias.

| 19. | O recrutamento através do EPSO acabou por se revelar mais difícil do que previsto, devido ao reduzido número de candidatos adequados, e isto apesar de as instituições terem envidado os maiores esforços no sentido de sensibilizar para o problema tanto os Estados-Membros como outros intervenientes. |
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19.

O recrutamento através do EPSO acabou por se revelar mais difícil do que previsto, devido ao reduzido número de candidatos adequados, e isto apesar de as instituições terem envidado os maiores esforços no sentido de sensibilizar para o problema tanto os Estados-Membros como outros intervenientes.

| 20. | Se os objectivos de recrutamento não foram atingidos, a culpa não pode ser imputada às instituições. A situação (falta de efectivos) persistirá, infelizmente, mesmo depois da data referida (finais de 2006), não só no que respeita aos tradutores, mas também em relação aos Chefes de Unidade, controladores da qualidade e secretários. |
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20.

Se os objectivos de recrutamento não foram atingidos, a culpa não pode ser imputada às instituições. A situação (falta de efectivos) persistirá, infelizmente, mesmo depois da data referida (finais de 2006), não só no que respeita aos tradutores, mas também em relação aos Chefes de Unidade, controladores da qualidade e secretários.

| 23. | Afirma-se com razão que muito poucos tradutores das unidades da UE-15, com excepção das unidades EN e FR, conhecem as línguas da UE-10. Esta situação é fruto de uma política deliberada cuidadosamente concebida no sentido de aumentar de 11 para 20 o número de línguas oficiais sem um aumento correspondente do número de funcionários. No contexto da preparação para o alargamento de 2004, o SGC organizou cursos de uma ou mais línguas da UE-10 para tradutores das unidades EN e FR, o que conduziu à situação apresentada no quadro que se segue (situação em 22 de Maio de 2006).
  Conhecimento das línguas UE-10 entre os tradutores EN e FR (situação em 22 de Maio de 2006) | CS | ET | HU | LT | LV | MT | PL | SK | SL |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| FR | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 |
| EN | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 0 | 2 | 4 | 4 |
| Total | 6 | 3 | 5 | 2 | 3 | 0 | 5 | 4 | 4 |

23.

Afirma-se com razão que muito poucos tradutores das unidades da UE-15, com excepção das unidades EN e FR, conhecem as línguas da UE-10. Esta situação é fruto de uma política deliberada cuidadosamente concebida no sentido de aumentar de 11 para 20 o número de línguas oficiais sem um aumento correspondente do número de funcionários. No contexto da preparação para o alargamento de 2004, o SGC organizou cursos de uma ou mais línguas da UE-10 para tradutores das unidades EN e FR, o que conduziu à situação apresentada no quadro que se segue (situação em 22 de Maio de 2006).

Conhecimento das línguas UE-10 entre os tradutores EN e FR (situação em 22 de Maio de 2006)

CS

ET

HU

LT

LV

MT

PL

SK

SL

FR

2

0

1

0

0

0

3

0

0

EN

4

3

4

2

3

0

2

4

4

Total

6

3

5

2

3

0

5

4

4

Além disso, o SGC está também a estudar outras formas de assegurar a cobertura de todas as línguas oficiais, inclusivamente através do recurso à retroversão (pondo tradutores a traduzir textos da sua língua materna para EN e FR).

| 26. | A unidade EN participa amplamente no sistema de repartição equitativa do volume de trabalho. Contudo, é de notar que mesmo havendo uma certa sobrecapacidade na unidade EN, com o propósito de assegurar a existência de um multilinguismo completo nesta unidade, a situação deve ser comparada com o anterior sistema, em que cada unidade linguística (dispondo um mínimo de 6 tradutores com conhecimento de cada uma das línguas da UE) tinha a capacidade de traduzir a partir de todas as línguas oficiais, ainda que o número de páginas a traduzir a partir da maioria dessas línguas representasse menos de 1 % do número de páginas dos documentos originais.
  No entanto, o SGC sempre afirmou que iria rever a sua política à luz da experiência (um mínimo de dois anos). Essa revisão terá lugar no segundo semestre de 2006/princípio de 2007. |
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26.

A unidade EN participa amplamente no sistema de repartição equitativa do volume de trabalho. Contudo, é de notar que mesmo havendo uma certa sobrecapacidade na unidade EN, com o propósito de assegurar a existência de um multilinguismo completo nesta unidade, a situação deve ser comparada com o anterior sistema, em que cada unidade linguística (dispondo um mínimo de 6 tradutores com conhecimento de cada uma das línguas da UE) tinha a capacidade de traduzir a partir de todas as línguas oficiais, ainda que o número de páginas a traduzir a partir da maioria dessas línguas representasse menos de 1 % do número de páginas dos documentos originais.

No entanto, o SGC sempre afirmou que iria rever a sua política à luz da experiência (um mínimo de dois anos). Essa revisão terá lugar no segundo semestre de 2006/princípio de 2007.

| 35. | A Coordenação Central controla a observância da política de «fases cruciais», nomeadamente avaliando a necessidade de uma tradução em determinada fase e recusando a tradução de certos documentos. Com base nos recursos disponíveis e nos condicionalismos de tempo, a Coordenação Linguística assegura que seja traduzido o número adequado de versões das «fases cruciais». Há uma série de elementos imponderáveis, como a importância política do texto, o seu grau de prioridade no programa da Presidência, ou ainda os condicionalismos de tempo, que são tidos em conta pela Coordenação Linguística ao decidir sobre a tradução de uma versão de «fase crucial». |
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35.

A Coordenação Central controla a observância da política de «fases cruciais», nomeadamente avaliando a necessidade de uma tradução em determinada fase e recusando a tradução de certos documentos. Com base nos recursos disponíveis e nos condicionalismos de tempo, a Coordenação Linguística assegura que seja traduzido o número adequado de versões das «fases cruciais». Há uma série de elementos imponderáveis, como a importância política do texto, o seu grau de prioridade no programa da Presidência, ou ainda os condicionalismos de tempo, que são tidos em conta pela Coordenação Linguística ao decidir sobre a tradução de uma versão de «fase crucial».

| 38. | Em certos casos, quando é necessário estabelecer um equilíbrio entre o respeito do prazo e a qualidade, a Coordenação Linguística faz recomendações no sentido da não revisão de um texto. Tal só pode ocorrer em fases intermédias.
  No entanto, como o Conselho apenas traduz documentos essenciais, é geralmente exigido um elevado nível de qualidade. |
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38.

Em certos casos, quando é necessário estabelecer um equilíbrio entre o respeito do prazo e a qualidade, a Coordenação Linguística faz recomendações no sentido da não revisão de um texto. Tal só pode ocorrer em fases intermédias.

No entanto, como o Conselho apenas traduz documentos essenciais, é geralmente exigido um elevado nível de qualidade.

| 39. | O SGC está a instaurar um procedimento de controlo da qualidade a nível das unidades linguísticas, tendo começado há pouco a aplicar um procedimento formal para o tratamento das queixas relativas à qualidade, o que permite aos nossos clientes comunicarem as suas reacções sobre as traduções. |
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39.

O SGC está a instaurar um procedimento de controlo da qualidade a nível das unidades linguísticas, tendo começado há pouco a aplicar um procedimento formal para o tratamento das queixas relativas à qualidade, o que permite aos nossos clientes comunicarem as suas reacções sobre as traduções.

| 40. | Ver observação relativa ao ponto 39. |
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40.

Ver observação relativa ao ponto 39.

| 41. | O SGC regista com agrado que o Tribunal de Contas reconhece que os seus clientes estão satisfeitos com a qualidade do serviço prestado. No entanto, está disposto a instaurar procedimentos harmonizados de garantia da qualidade. |
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41.

O SGC regista com agrado que o Tribunal de Contas reconhece que os seus clientes estão satisfeitos com a qualidade do serviço prestado. No entanto, está disposto a instaurar procedimentos harmonizados de garantia da qualidade.

| 42. | As reacções das delegações da UE-10 apontam agora também, na generalidade para uma qualidade satisfatória das traduções. A revisão das traduções externas constitui um problema. As traduções são enviadas para o exterior devido a problemas de falta de pessoal, e a sua revisão viria reduzir o benefício desse recurso à tradução externa (afectação de recursos valiosos à revisão). |
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42.

As reacções das delegações da UE-10 apontam agora também, na generalidade para uma qualidade satisfatória das traduções. A revisão das traduções externas constitui um problema. As traduções são enviadas para o exterior devido a problemas de falta de pessoal, e a sua revisão viria reduzir o benefício desse recurso à tradução externa (afectação de recursos valiosos à revisão).

| 44. | O Conselho ponderará, no âmbito da evolução da situação das estatísticas na Coordenação Central, a forma de avaliar o nível de cumprimento dos prazos de tradução. No entanto, os documentos essenciais que respeitem as disposições do Regulamento Interno estão sempre disponíveis na reunião para a qual foram solicitados. |
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44.

O Conselho ponderará, no âmbito da evolução da situação das estatísticas na Coordenação Central, a forma de avaliar o nível de cumprimento dos prazos de tradução. No entanto, os documentos essenciais que respeitem as disposições do Regulamento Interno estão sempre disponíveis na reunião para a qual foram solicitados.

| 46. | Esse facto deveu-se à grave insuficiência de capacidade nas unidades das línguas em causa. Porém, nada aponta para que tenha havido atrasos na aprovação de um acto legislativo devido à indisponibilidade dos documentos. |
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46.

Esse facto deveu-se à grave insuficiência de capacidade nas unidades das línguas em causa. Porém, nada aponta para que tenha havido atrasos na aprovação de um acto legislativo devido à indisponibilidade dos documentos.

| 47. | O SGC tenciona, com base na experiência adquirida durante a presente auditoria, criar um sistema para acompanhar a evolução dos custos da tradução. O SGC está também a ponderar a possibilidade de comunicar sistematicamente às DG e à Presidência o «custo» de certas traduções, em especial das que dão lugar a um volume excessivo de horas extraordinárias. |
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47.

O SGC tenciona, com base na experiência adquirida durante a presente auditoria, criar um sistema para acompanhar a evolução dos custos da tradução. O SGC está também a ponderar a possibilidade de comunicar sistematicamente às DG e à Presidência o «custo» de certas traduções, em especial das que dão lugar a um volume excessivo de horas extraordinárias.

| 51. | Intervindo no termo do processo legislativo, o Conselho tem uma particular responsabilidade em relação à qualidade do texto aprovado (e publicado). A qualidade tem o seu preço e as suas implicações em termos de produtividade dos tradutores. Além disso, tal como acima se explica, não é conveniente enviar para agências freelance documentos legislativos e politicamente sensíveis. É por esta razão que a política geral do SGC tem sido a de evitar recorrer à tradução externa. |
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51.

Intervindo no termo do processo legislativo, o Conselho tem uma particular responsabilidade em relação à qualidade do texto aprovado (e publicado). A qualidade tem o seu preço e as suas implicações em termos de produtividade dos tradutores. Além disso, tal como acima se explica, não é conveniente enviar para agências freelance documentos legislativos e politicamente sensíveis. É por esta razão que a política geral do SGC tem sido a de evitar recorrer à tradução externa.

| 53. | b) | O Conselho vai instaurar um procedimento para controlar a percentagem de pedidos que não respeitam os prazos de entrega das traduções, e as razões para tal, sem perder de vista os aspectos apontados na observação relativa ao ponto 44. |
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53.

b)

O Conselho vai instaurar um procedimento para controlar a percentagem de pedidos que não respeitam os prazos de entrega das traduções, e as razões para tal, sem perder de vista os aspectos apontados na observação relativa ao ponto 44.

| e) | O Conselho vai instaurar um procedimento para controlar a percentagem de documentos essenciais cuja tradução é obrigatória, em relação ao número total de documentos traduzidos. |
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e)

O Conselho vai instaurar um procedimento para controlar a percentagem de documentos essenciais cuja tradução é obrigatória, em relação ao número total de documentos traduzidos.

| f) | O Conselho vai instaurar um procedimento para obter informações adicionais sobre as traduções que não eram necessárias devido às subsequentes alterações introduzidas no original. |
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f)

O Conselho vai instaurar um procedimento para obter informações adicionais sobre as traduções que não eram necessárias devido às subsequentes alterações introduzidas no original.

| 56. | O argumento do Tribunal de Contas sobre a importância de dispor de previsões exactas não deixa de ser válido, mas na prática está muitas vezes fora do alcance dos serviços de tradução, já que o avanço dos textos legislativos no Conselho depende dos progressos realizados nos diferentes grupos, comités e sessões do Conselho, e por vezes até em reuniões bilaterais. |
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56.

O argumento do Tribunal de Contas sobre a importância de dispor de previsões exactas não deixa de ser válido, mas na prática está muitas vezes fora do alcance dos serviços de tradução, já que o avanço dos textos legislativos no Conselho depende dos progressos realizados nos diferentes grupos, comités e sessões do Conselho, e por vezes até em reuniões bilaterais.

| 61. | O quadro de efectivos de 25 tradutores assenta na previsão da carga de trabalho normal, que por sua vez se baseia na política dos «documentos essenciais». O pico atingido pela carga de trabalho no final de cada Presidência é resolvido através de uma gestão muito mais rigorosa do trabalho nas unidades e da renegociação dos prazos, mas acima de tudo através do recurso às horas extraordinárias no final do dia de trabalho e, excepcionalmente, durante o fim-de-semana ou nos feriados.
  O facto de as traduções do Conselho só serem disponibilizadas pouco tempo antes da reunião deve-se à circunstância de 62 % dos documentos do Conselho terem prazos de tradução inferiores a 72 horas. É por conseguinte inevitável que as traduções só estejam disponíveis pouco antes da reunião. |
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61.

O quadro de efectivos de 25 tradutores assenta na previsão da carga de trabalho normal, que por sua vez se baseia na política dos «documentos essenciais». O pico atingido pela carga de trabalho no final de cada Presidência é resolvido através de uma gestão muito mais rigorosa do trabalho nas unidades e da renegociação dos prazos, mas acima de tudo através do recurso às horas extraordinárias no final do dia de trabalho e, excepcionalmente, durante o fim-de-semana ou nos feriados.

O facto de as traduções do Conselho só serem disponibilizadas pouco tempo antes da reunião deve-se à circunstância de 62 % dos documentos do Conselho terem prazos de tradução inferiores a 72 horas. É por conseguinte inevitável que as traduções só estejam disponíveis pouco antes da reunião.

| 64. | De acordo, mas têm de qualquer modo experiência suficiente para conhecer os períodos de ponta e, na maioria das unidades de tradução, são «ajudados» pelos tradutores que desempenham as funções de coordenadores a tempo inteiro. Tanto o Chefe de Unidade como o coordenador são mantidos permanentemente informados pela Coordenação Central. No Conselho, que apenas trabalha com prazos curtos, a iniciativa em matéria de prazos é deixada à Coordenação Central, que é a unidade que tem uma visão global do volume de trabalho. |
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64.

De acordo, mas têm de qualquer modo experiência suficiente para conhecer os períodos de ponta e, na maioria das unidades de tradução, são «ajudados» pelos tradutores que desempenham as funções de coordenadores a tempo inteiro. Tanto o Chefe de Unidade como o coordenador são mantidos permanentemente informados pela Coordenação Central. No Conselho, que apenas trabalha com prazos curtos, a iniciativa em matéria de prazos é deixada à Coordenação Central, que é a unidade que tem uma visão global do volume de trabalho.

| 65. | O Conselho alterou o seu sistema de contagem das páginas para estimar a carga de trabalho, tendo passado a utilizar um sistema de páginas estandardizadas ponderadas, designadas por páginas «líquidas». |
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65.

O Conselho alterou o seu sistema de contagem das páginas para estimar a carga de trabalho, tendo passado a utilizar um sistema de páginas estandardizadas ponderadas, designadas por páginas «líquidas».

| 67. | Esse trabalho é efectuado pela Coordenação Central, mediante o recurso a meios técnicos. |
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67.

Esse trabalho é efectuado pela Coordenação Central, mediante o recurso a meios técnicos.

| 69. | O Conselho fez progressos consideráveis neste domínio desde o período abrangido pela auditoria, e o rácio secretários/tradutores continua a melhorar. |
| --- | --- |

69.

O Conselho fez progressos consideráveis neste domínio desde o período abrangido pela auditoria, e o rácio secretários/tradutores continua a melhorar.

| 70. | O Conselho investiu muito tempo na optimização da utilização de instrumentos de TI. Está a ser lançado actualmente um plano de implementação que inclui o desenvolvimento de ferramentas (EURAMIS e ferramentas internas), um programa de formação e a criação de uma célula especial TRADOS na Coordenação Central. O Conselho tenciona, no entanto, introduzir um sistema de indicadores estatísticos para controlar a utilização do TRADOS no Serviço de Tradução. |
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70.

O Conselho investiu muito tempo na optimização da utilização de instrumentos de TI. Está a ser lançado actualmente um plano de implementação que inclui o desenvolvimento de ferramentas (EURAMIS e ferramentas internas), um programa de formação e a criação de uma célula especial TRADOS na Coordenação Central. O Conselho tenciona, no entanto, introduzir um sistema de indicadores estatísticos para controlar a utilização do TRADOS no Serviço de Tradução.

| 78. | O sector privado preocupa-se menos com a qualidade e a coerência do que as instituições. A experiência da generalidade das instituições, confirmada pelo trabalho do CIEQ (Comité Interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas), indica que os textos legislativos não devem ser enviados para agências externas. De acordo com a experiência do Conselho, mesmo quando os textos são enviados para as agências na fase inicial das negociações no âmbito do Conselho (a nível de Grupo), tal não é de grande utilidade para a tradução das versões subsequentes do texto. |
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78.

O sector privado preocupa-se menos com a qualidade e a coerência do que as instituições. A experiência da generalidade das instituições, confirmada pelo trabalho do CIEQ (Comité Interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas), indica que os textos legislativos não devem ser enviados para agências externas. De acordo com a experiência do Conselho, mesmo quando os textos são enviados para as agências na fase inicial das negociações no âmbito do Conselho (a nível de Grupo), tal não é de grande utilidade para a tradução das versões subsequentes do texto.

| 85. | São efectivamente muito limitadas as possibilidades de reafectação interna. No Conselho, os tradutores representam cerca de 66 % dos efectivos AD (790 LA, sem contar com os JL; 450 A).
  Cabe também notar que, nas oito unidades linguísticas com pessoal supranumerário, é muito elevada a proporção de efectivos na faixa etária dos 55–65 anos.
  Proporção dos efectivos dos serviços linguísticos na faixa etária dos 55–65 anos | DA | DE | EL | ES | NL | FI | PT | IT |
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| Supr. | 12 | 25 | 15 | 16 | 12 | 19 | 18 | 18 |
| 55–65 | 15 | 8 | 11 | 10 | 10 | 8 | 15 | 12 |

85.

São efectivamente muito limitadas as possibilidades de reafectação interna. No Conselho, os tradutores representam cerca de 66 % dos efectivos AD (790 LA, sem contar com os JL; 450 A).

Cabe também notar que, nas oito unidades linguísticas com pessoal supranumerário, é muito elevada a proporção de efectivos na faixa etária dos 55–65 anos.

Proporção dos efectivos dos serviços linguísticos na faixa etária dos 55–65 anos

DA

DE

EL

ES

NL

FI

PT

IT

Supr.

12

25

15

16

12

19

18

18

55–65

15

8

11

10

10

8

15

12

É difícil reciclar e reconverter um grande número de tradutores, já que estes têm uma experiência e formação muito especializada nas línguas. No entanto, o Conselho tenciona considerar todas as possibilidades de reafectação, tanto a nível interno como a nível interinstitucional. Já estão a ser tomadas as medidas apropriadas para o efeito.

| 86. | Para além das funções mencionadas no relatório do Tribunal de Contas, a unidade linguística inglesa presta igualmente assistência directa à Presidência (com um tradutor a trabalhar nas instalações da Presidência) e a outras DG. |
| --- | --- |

86.

Para além das funções mencionadas no relatório do Tribunal de Contas, a unidade linguística inglesa presta igualmente assistência directa à Presidência (com um tradutor a trabalhar nas instalações da Presidência) e a outras DG.

| 88. | Os indicadores de desempenho e as estatísticas a que é feita referência serão implementados gradualmente, logo que os recursos disponíveis para o desenvolvimento do fluxo de trabalho permitiam introduzir os melhoramentos necessários. |
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88.

Os indicadores de desempenho e as estatísticas a que é feita referência serão implementados gradualmente, logo que os recursos disponíveis para o desenvolvimento do fluxo de trabalho permitiam introduzir os melhoramentos necessários.

| 90. | As estatísticas utilizadas pelo Conselho foram modificadas em 2005 para reflectir a prática seguida nas outras instituições. As estatísticas relativas a 2003 e 2004 foram alteradas retroactivamente a fim de as alinhar pelos novos métodos de cálculo. |
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90.

As estatísticas utilizadas pelo Conselho foram modificadas em 2005 para reflectir a prática seguida nas outras instituições. As estatísticas relativas a 2003 e 2004 foram alteradas retroactivamente a fim de as alinhar pelos novos métodos de cálculo.

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

| 105. | A Coordenação Central do Conselho procura prever a carga de trabalho e planeá-la em conformidade. Desta forma vai tentando, na medida em que os condicionalismos políticos o permitem, atingir um equilíbrio entre a carga de trabalho e a capacidade de tradução. |
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105.

A Coordenação Central do Conselho procura prever a carga de trabalho e planeá-la em conformidade. Desta forma vai tentando, na medida em que os condicionalismos políticos o permitem, atingir um equilíbrio entre a carga de trabalho e a capacidade de tradução.

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(1)  De documentos não essenciais.

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RESPOSTAS DA COMISSÃO

SÍNTESE

| I. | A Comissão comprometeu-se a apoiar a comunicação por escrito multilingue, assegurando para o efeito a igualdade do tratamento linguístico de todas as línguas oficiais. Apoia igualmente o multilinguismo na União, tema que se tornou, aliás, uma questão politica sensível. Dar uma resposta às necessidades reais, assegurar uma elevada qualidade e uma boa relação custo/eficácia, são os princípios pelos quais a Comissão se norteia quando realiza traduções.
  A Comissão é a instituição que dispõe da iniciativa de apresentar propostas legislativas, pelo que se defronta muitas vezes com a necessidade de traduzir textos completamente novos, subsequentemente alterados no Conselho e no Parlamento. Tal pressupõe um maior grau de dificuldade e um trabalho de investigação mais aturado, sobretudo no domínio da terminologia. |
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I.

A Comissão comprometeu-se a apoiar a comunicação por escrito multilingue, assegurando para o efeito a igualdade do tratamento linguístico de todas as línguas oficiais. Apoia igualmente o multilinguismo na União, tema que se tornou, aliás, uma questão politica sensível. Dar uma resposta às necessidades reais, assegurar uma elevada qualidade e uma boa relação custo/eficácia, são os princípios pelos quais a Comissão se norteia quando realiza traduções.

A Comissão é a instituição que dispõe da iniciativa de apresentar propostas legislativas, pelo que se defronta muitas vezes com a necessidade de traduzir textos completamente novos, subsequentemente alterados no Conselho e no Parlamento. Tal pressupõe um maior grau de dificuldade e um trabalho de investigação mais aturado, sobretudo no domínio da terminologia.

| II. | Desde a conclusão da auditoria, a Comissão introduziu alterações adicionais nas suas práticas e procedimentos em matéria de tradução que, na sua opinião, respondem às observações formuladas pelo Tribunal e que são salientadas na resposta da Comissão aos pontos relevantes. |
| --- | --- |

II.

Desde a conclusão da auditoria, a Comissão introduziu alterações adicionais nas suas práticas e procedimentos em matéria de tradução que, na sua opinião, respondem às observações formuladas pelo Tribunal e que são salientadas na resposta da Comissão aos pontos relevantes.

| III.-IV. | A Comissão actualizará a sua estratégia de tradução, por exemplo, mediante a inclusão de orientações relativas aos documentos não essenciais (non-core documents). As direcções-gerais serão incentivadas a racionalizar os seus procedimentos internos para a apresentação dos pedidos de tradução. |
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III.-IV.

A Comissão actualizará a sua estratégia de tradução, por exemplo, mediante a inclusão de orientações relativas aos documentos não essenciais (non-core documents). As direcções-gerais serão incentivadas a racionalizar os seus procedimentos internos para a apresentação dos pedidos de tradução.

| V. | A Comissão está actualmente a examinar as formas mais adequadas de avaliar a qualidade. A DGT intensificou os seus contactos com as direcções-gerais e os serviços da Comissão, o que lhe permite receber regularmente reacções sobre a qualidade dos serviços prestados. Considera que a realização de inquéritos periódicos sobre o grau de satisfação dos utilizadores a nível das direcções-gerais e dos serviços não assegurará qualquer valor acrescentado significativo.
  Os procedimentos de controlo da qualidade da Comissão baseiam-se numa avaliação dos riscos e na relação custo/eficácia, com o objectivo de assegurar traduções adaptadas, em cada instância, ao fim a que se destinam. Esta metodologia torna inadequado um «indicador de qualidade» único, baseado no número de erros por página (ver também ponto 100). |
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V.

A Comissão está actualmente a examinar as formas mais adequadas de avaliar a qualidade. A DGT intensificou os seus contactos com as direcções-gerais e os serviços da Comissão, o que lhe permite receber regularmente reacções sobre a qualidade dos serviços prestados. Considera que a realização de inquéritos periódicos sobre o grau de satisfação dos utilizadores a nível das direcções-gerais e dos serviços não assegurará qualquer valor acrescentado significativo.

Os procedimentos de controlo da qualidade da Comissão baseiam-se numa avaliação dos riscos e na relação custo/eficácia, com o objectivo de assegurar traduções adaptadas, em cada instância, ao fim a que se destinam. Esta metodologia torna inadequado um «indicador de qualidade» único, baseado no número de erros por página (ver também ponto 100).

| VI.-VII. | A Comissão calculou os seus custos de tradução e o custo por página relativamente a 2002 e suspendeu as actualizações subsequentes destes cálculos na pendência dos resultados da auditoria que é objecto do presente relatório.
  O aumento do custo por página em 2005 no que respeita à Comissão (comparativamente a 2003) resulta da implementação de uma rigorosa política de gestão da procura destinada a reduzir esta procura de forma uniforme para as diferentes línguas, para níveis inferiores às capacidades disponíveis nos «antigos» departamentos linguísticos. Tal permitiu à Comissão reduzir as suas necessidades em matéria de recursos para os novos departamentos linguísticos, gerando assim poupanças imediatas significativas para o orçamento administrativo da Comissão equivalente a aproximadamente 380 postos.
  Os problemas de excedentes de capacidade daí resultantes nas línguas «antigas» haviam sido já parcialmente defrontados em 2004 e 2005 com a tomada de medidas de compensação como, por exemplo, a reafectação de efectivos a nível interno, novos métodos para incrementar a flexibilidade, uma redução drástica das traduções externas para os «antigos» departamentos linguísticos, etc. Tais medidas foram reforçadas no final de 2005, mediante a introdução de uma estratégia de afectação de recursos no âmbito da DGT, confirmada na decisão da Comissão relativa à Estratégia Política Anual de 2007, que visa assegurar um melhor equilíbrio entre a oferta e a procura, bem como melhorar a relação custo-eficácia, gerando assim novas poupanças para o orçamento administrativo da Comissão, numa perspectiva a médio e longo prazo. Tal deverá permitir nivelar, a médio prazo, as diferenças em termos de ritmo de trabalho e percentagens de externalização. |
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VI.-VII.

A Comissão calculou os seus custos de tradução e o custo por página relativamente a 2002 e suspendeu as actualizações subsequentes destes cálculos na pendência dos resultados da auditoria que é objecto do presente relatório.

O aumento do custo por página em 2005 no que respeita à Comissão (comparativamente a 2003) resulta da implementação de uma rigorosa política de gestão da procura destinada a reduzir esta procura de forma uniforme para as diferentes línguas, para níveis inferiores às capacidades disponíveis nos «antigos» departamentos linguísticos. Tal permitiu à Comissão reduzir as suas necessidades em matéria de recursos para os novos departamentos linguísticos, gerando assim poupanças imediatas significativas para o orçamento administrativo da Comissão equivalente a aproximadamente 380 postos.

Os problemas de excedentes de capacidade daí resultantes nas línguas «antigas» haviam sido já parcialmente defrontados em 2004 e 2005 com a tomada de medidas de compensação como, por exemplo, a reafectação de efectivos a nível interno, novos métodos para incrementar a flexibilidade, uma redução drástica das traduções externas para os «antigos» departamentos linguísticos, etc. Tais medidas foram reforçadas no final de 2005, mediante a introdução de uma estratégia de afectação de recursos no âmbito da DGT, confirmada na decisão da Comissão relativa à Estratégia Política Anual de 2007, que visa assegurar um melhor equilíbrio entre a oferta e a procura, bem como melhorar a relação custo-eficácia, gerando assim novas poupanças para o orçamento administrativo da Comissão, numa perspectiva a médio e longo prazo. Tal deverá permitir nivelar, a médio prazo, as diferenças em termos de ritmo de trabalho e percentagens de externalização.

| VIII. | A Comissão apoia a cooperação interinstitucional, incluindo o mecanismo de repartição do volume de trabalho enquanto meio para repartir a capacidade de tradução disponível entre as instituições, tendo sido, neste contexto, o maior contribuinte em termos líquidos durante todo o período de execução do projecto-piloto.
  A Comissão continuará a contribuir para o aperfeiçoamento deste procedimento. No entanto, o seu potencial será reduzido no futuro em consequência das medidas a serem actualmente adoptadas com vista a adaptar a afectação dos recursos às necessidades reais. Além disso, este mecanismo tem limites, devido às divergências na natureza do trabalho, nos calendários e agendas das diferentes instituições e ainda porque a repartição do volume de trabalho não pode substituir o recurso à tradução externa, nem permitirá absorver completamente a capacidade disponível entre as instituições. |
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VIII.

A Comissão apoia a cooperação interinstitucional, incluindo o mecanismo de repartição do volume de trabalho enquanto meio para repartir a capacidade de tradução disponível entre as instituições, tendo sido, neste contexto, o maior contribuinte em termos líquidos durante todo o período de execução do projecto-piloto.

A Comissão continuará a contribuir para o aperfeiçoamento deste procedimento. No entanto, o seu potencial será reduzido no futuro em consequência das medidas a serem actualmente adoptadas com vista a adaptar a afectação dos recursos às necessidades reais. Além disso, este mecanismo tem limites, devido às divergências na natureza do trabalho, nos calendários e agendas das diferentes instituições e ainda porque a repartição do volume de trabalho não pode substituir o recurso à tradução externa, nem permitirá absorver completamente a capacidade disponível entre as instituições.

| IX. | Apesar de ainda não se encontrarem disponíveis quaisquer informações para 2004 e 2005 quanto à utilização média dos instrumentos informáticos (TI) pelos tradutores da Comissão, um inquérito realizado no final de 2005 concluiu que a taxa de utilização destes instrumentos atinge pelo menos 76 %, enquanto nas «novas» línguas UE-10 alcança praticamente 100 %.
  A Comissão está actualmente a elaborar estatísticas sobre a utilização dos instrumentos informáticos. Encontram-se a decorrer trabalhos com vista a registar automaticamente a utilização efectiva destes instrumentos e a definir outros indicadores.
  A unidade centralizada da Comissão responsável pela gestão da procura no domínio das traduções pautou-se por uma melhoria significativa das suas capacidades e do seu desempenho em matéria de planificação prospectiva, com a negociação de prazos realistas e assegurando a coerência no que se refere às práticas de externalização, mas tais esforços não englobam ainda a totalidade da actividade de tradução na Comissão. O próximo reexame da estratégia de tradução da Comissão fortalecerá o papel de coordenação da DGT no que respeita a todas as actividades de tradução da Comissão. |
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IX.

Apesar de ainda não se encontrarem disponíveis quaisquer informações para 2004 e 2005 quanto à utilização média dos instrumentos informáticos (TI) pelos tradutores da Comissão, um inquérito realizado no final de 2005 concluiu que a taxa de utilização destes instrumentos atinge pelo menos 76 %, enquanto nas «novas» línguas UE-10 alcança praticamente 100 %.

A Comissão está actualmente a elaborar estatísticas sobre a utilização dos instrumentos informáticos. Encontram-se a decorrer trabalhos com vista a registar automaticamente a utilização efectiva destes instrumentos e a definir outros indicadores.

A unidade centralizada da Comissão responsável pela gestão da procura no domínio das traduções pautou-se por uma melhoria significativa das suas capacidades e do seu desempenho em matéria de planificação prospectiva, com a negociação de prazos realistas e assegurando a coerência no que se refere às práticas de externalização, mas tais esforços não englobam ainda a totalidade da actividade de tradução na Comissão. O próximo reexame da estratégia de tradução da Comissão fortalecerá o papel de coordenação da DGT no que respeita a todas as actividades de tradução da Comissão.

INTRODUÇÃO

| 11. | Desde a conclusão da auditoria, a Comissão introduziu alterações adicionais nas suas práticas e procedimentos de tradução que, na sua opinião, dão resposta às observações formuladas pelo Tribunal e que são salientadas na resposta da Comissão aos pontos relevantes. |
| --- | --- |

11.

Desde a conclusão da auditoria, a Comissão introduziu alterações adicionais nas suas práticas e procedimentos de tradução que, na sua opinião, dão resposta às observações formuladas pelo Tribunal e que são salientadas na resposta da Comissão aos pontos relevantes.

OBSERVAÇÕES

| 13.-18. | A Comissão estabeleceu os seus procedimentos para a apresentação de pedidos de tradução à DGT, com base numa aplicação web («POETRY») que canaliza todos os pedidos de tradução das suas direcções-gerais e serviços para a DGT e que é utilizada por esta última para o tratamento dos referidos pedidos à luz da sua estratégia de tradução. Em função destes condicionalismos, cada serviço requerente organiza o seu fluxo de trabalho interno para transmitir os seus pedidos através de «POETRY».
  Dada a falta de coerência nos procedimentos para a autorização das traduções na Comissão, o processo de triagem da procura pela DGT desempenha um papel importante na harmonização das práticas de tradução entre as direcções-gerais. A partir de 2005, as autorizações emitidas pela unidade de planeamento da Comissão são objecto de um controlo mais sistemático, nomeadamente no que se refere às categorias de documentos em relação aos quais não foram definidas quaisquer orientações no âmbito da sua estratégia de tradução.
  A Comissão abordará a questão dos procedimentos de autorização e da triagem dos pedidos de tradução nas suas direcções-gerais e serviços e estabelecerá orientações igualmente no que se refere à tradução de documentos não essenciais no âmbito da actualização (prevista para o final de 2006) da sua estratégia para 2007 e anos subsequentes. Tal reforçará a sua capacidade para proceder a uma triagem coerente da procura. |
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13.-18.

A Comissão estabeleceu os seus procedimentos para a apresentação de pedidos de tradução à DGT, com base numa aplicação web («POETRY») que canaliza todos os pedidos de tradução das suas direcções-gerais e serviços para a DGT e que é utilizada por esta última para o tratamento dos referidos pedidos à luz da sua estratégia de tradução. Em função destes condicionalismos, cada serviço requerente organiza o seu fluxo de trabalho interno para transmitir os seus pedidos através de «POETRY».

Dada a falta de coerência nos procedimentos para a autorização das traduções na Comissão, o processo de triagem da procura pela DGT desempenha um papel importante na harmonização das práticas de tradução entre as direcções-gerais. A partir de 2005, as autorizações emitidas pela unidade de planeamento da Comissão são objecto de um controlo mais sistemático, nomeadamente no que se refere às categorias de documentos em relação aos quais não foram definidas quaisquer orientações no âmbito da sua estratégia de tradução.

A Comissão abordará a questão dos procedimentos de autorização e da triagem dos pedidos de tradução nas suas direcções-gerais e serviços e estabelecerá orientações igualmente no que se refere à tradução de documentos não essenciais no âmbito da actualização (prevista para o final de 2006) da sua estratégia para 2007 e anos subsequentes. Tal reforçará a sua capacidade para proceder a uma triagem coerente da procura.

| 19.-20. | Os níveis concretos de recrutamento de efectivos à data de 31 de Dezembro de 2004 devem ser apreciados à luz das decisões da autoridade orçamental quanto a uma afectação progressiva dos recursos para o alargamento durante o período 2004-2006.
  Não obstante a falta de efectivos e a fragilidade das estruturas devido ao elevado número de funcionários temporários, a Comissão pôde cumprir as suas obrigações legais, tendo assim satisfeito todas as necessidades cruciais de tradução para estas línguas. Tal foi possível devido a uma gestão coerente da procura, ao elevado número de horas extraordinárias assegurado pelos funcionários dos departamentos UE-10 e ao recurso em larga escala à tradução externa.
  O objectivo inicial de 90 equivalentes a tempo inteiro, fixado antes da adopção da estratégia transitória em matéria de tradução, foi revisto em consonância com o impacto estimado desta estratégia sobre a procura, pelo que tal foi reduzido para 75 equivalentes a tempo inteiro (como confirmado pela decisão relativa à Estratégia Política Anual de 2007 da Comissão). |
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19.-20.

Os níveis concretos de recrutamento de efectivos à data de 31 de Dezembro de 2004 devem ser apreciados à luz das decisões da autoridade orçamental quanto a uma afectação progressiva dos recursos para o alargamento durante o período 2004-2006.

Não obstante a falta de efectivos e a fragilidade das estruturas devido ao elevado número de funcionários temporários, a Comissão pôde cumprir as suas obrigações legais, tendo assim satisfeito todas as necessidades cruciais de tradução para estas línguas. Tal foi possível devido a uma gestão coerente da procura, ao elevado número de horas extraordinárias assegurado pelos funcionários dos departamentos UE-10 e ao recurso em larga escala à tradução externa.

O objectivo inicial de 90 equivalentes a tempo inteiro, fixado antes da adopção da estratégia transitória em matéria de tradução, foi revisto em consonância com o impacto estimado desta estratégia sobre a procura, pelo que tal foi reduzido para 75 equivalentes a tempo inteiro (como confirmado pela decisão relativa à Estratégia Política Anual de 2007 da Comissão).

| 21.-23. | A Comissão organiza a sua actividade de tradução nas suas instalações centrais em Bruxelas e no Luxemburgo, no intuito de facilitar a cooperação entre os departamentos linguísticos, a coordenação multilingue, bem como a gestão, a formação e o apoio informático.
  Não obstante, a Comissão teve de criar infra-estruturas de tradução na maioria dos seus gabinetes de representação, a título de medida temporária, para complementar a escassez da capacidade disponível durante o período de introdução das novas línguas. O papel destas infra-estruturas está a ser actualmente reavaliado.
  A Comissão preparou-se activamente para poder realizar traduções a partir das línguas UE-10 e, em 2004, mais de 25 % dos tradutores das línguas «antigas» haviam participado ou participavam em cursos de aprendizagem das «novas» línguas (216 pessoas em formação, tendo 87 atingido um elevado nível de fluência e 68 um nível de fluência parcial).
  A Comissão recorre (0,9 % de produção total) à tradução ou revisão por pessoas cuja língua materna é a língua de origem do documento em vez da língua-alvo da tradução, para colmatar as lacunas em matéria de capacidade no que se refere a algumas conjugações linguísticas e a fim de aumentar a sua eficiência. |
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21.-23.

A Comissão organiza a sua actividade de tradução nas suas instalações centrais em Bruxelas e no Luxemburgo, no intuito de facilitar a cooperação entre os departamentos linguísticos, a coordenação multilingue, bem como a gestão, a formação e o apoio informático.

Não obstante, a Comissão teve de criar infra-estruturas de tradução na maioria dos seus gabinetes de representação, a título de medida temporária, para complementar a escassez da capacidade disponível durante o período de introdução das novas línguas. O papel destas infra-estruturas está a ser actualmente reavaliado.

A Comissão preparou-se activamente para poder realizar traduções a partir das línguas UE-10 e, em 2004, mais de 25 % dos tradutores das línguas «antigas» haviam participado ou participavam em cursos de aprendizagem das «novas» línguas (216 pessoas em formação, tendo 87 atingido um elevado nível de fluência e 68 um nível de fluência parcial).

A Comissão recorre (0,9 % de produção total) à tradução ou revisão por pessoas cuja língua materna é a língua de origem do documento em vez da língua-alvo da tradução, para colmatar as lacunas em matéria de capacidade no que se refere a algumas conjugações linguísticas e a fim de aumentar a sua eficiência.

| 25. | A tendência para o aumento do volume dos textos a traduzir para a Comissão foi interrompida em 2004, em consequência da introdução da sua estratégia de gestão da procura. A desaceleração da actividade legislativa salientada pelo Tribunal de Contas teve apenas um impacto limitado neste contexto, uma vez que o importante volume de textos legislativos adoptados nos domínios da agricultura, das medidas anti-dumping, da concorrência, dos auxílios estatais, etc. não são afectados por esta evolução.
  Além disso, as expectativas que apontavam para uma acumulação de um grande número de traduções em atraso nas línguas UE-10 não se concretizaram.
  No que diz respeito à externalização directa e às traduções cinzentas (referidas na nota de pé de página n.o 13), a Comissão concorda que não existem actualmente estimativas fiáveis quanto ao âmbito deste fenómeno, pelo que lançará um inquérito no âmbito das suas direcções-gerais e serviços para avaliar a extensão dessas práticas. Os resultados deste inquérito serão utilizados para actualizar a estratégia de tradução da Comissão para 2007 e anos subsequentes. |
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25.

A tendência para o aumento do volume dos textos a traduzir para a Comissão foi interrompida em 2004, em consequência da introdução da sua estratégia de gestão da procura. A desaceleração da actividade legislativa salientada pelo Tribunal de Contas teve apenas um impacto limitado neste contexto, uma vez que o importante volume de textos legislativos adoptados nos domínios da agricultura, das medidas anti-dumping, da concorrência, dos auxílios estatais, etc. não são afectados por esta evolução.

Além disso, as expectativas que apontavam para uma acumulação de um grande número de traduções em atraso nas línguas UE-10 não se concretizaram.

No que diz respeito à externalização directa e às traduções cinzentas (referidas na nota de pé de página n.o 13), a Comissão concorda que não existem actualmente estimativas fiáveis quanto ao âmbito deste fenómeno, pelo que lançará um inquérito no âmbito das suas direcções-gerais e serviços para avaliar a extensão dessas práticas. Os resultados deste inquérito serão utilizados para actualizar a estratégia de tradução da Comissão para 2007 e anos subsequentes.

| 37.-43. | A política de controlo da qualidade da tradução tem vindo a centrar-se, no âmbito da Comissão, na realização de traduções «adaptadas ao fim a que se destinam» («fit for purpose»), não tendo sido concebido, até à data, qualquer indicador de qualidade único na matéria. As direcções-gerais e os serviços, na avaliação da qualidade das traduções externas, podem nem sempre dar uma importância suficiente a requisitos de qualidade diferenciados em conformidade com o princípio de traduções adaptadas ao fim a que se destinam. A Comissão está actualmente a examinar as formas mais adequadas de avaliar a qualidade.
  Todas as traduções externas são avaliadas com base no controlo de uma amostra de páginas, sendo rejeitadas se a qualidade for considerada insatisfatória nessa base.
  Os problemas de qualidade que afectaram as propostas legislativas externalizadas, que foram apresentadas pela Comissão no que se refere às novas línguas durante o período de arranque em 2004, explicam-se pela capacidade limitada de revisão a nível interno nesse período. Muito embora os actos autónomos tivessem sido revistos de forma bastante sistemática, os actos de co-decisão muitas vezes não o foram, dado que deveriam ainda ser objecto de uma nova leitura, pelo menos (pelo Parlamento ou pelo Conselho), antes de serem publicados. Este problema temporário foi plenamente sanado em 2005 e mais de 90 % de todas as traduções internas e externas são actualmente revistas ou controladas.
  A Comissão reagiu aos casos de má qualidade das traduções externas, nomeadamente no que se refere aos novos contratantes para as línguas UE-10, mediante i) a organização de sessões de trabalho para os tradutores externos no início de 2005 nas capitais dos novos Estados-Membros; ii) assegurando uma maior disponibilização dos instrumentos de tradução e da documentação de referência e iii) fornecendo reacções sistemáticas aos tradutores externos cujas traduções não foram classificadas como «muito boas» e com mais de cinco páginas. Em consequência, a frequência dos problemas de qualidade com as traduções externaS diminuiu no segundo semestre de 2005. |
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37.-43.

A política de controlo da qualidade da tradução tem vindo a centrar-se, no âmbito da Comissão, na realização de traduções «adaptadas ao fim a que se destinam» («fit for purpose»), não tendo sido concebido, até à data, qualquer indicador de qualidade único na matéria. As direcções-gerais e os serviços, na avaliação da qualidade das traduções externas, podem nem sempre dar uma importância suficiente a requisitos de qualidade diferenciados em conformidade com o princípio de traduções adaptadas ao fim a que se destinam. A Comissão está actualmente a examinar as formas mais adequadas de avaliar a qualidade.

Todas as traduções externas são avaliadas com base no controlo de uma amostra de páginas, sendo rejeitadas se a qualidade for considerada insatisfatória nessa base.

Os problemas de qualidade que afectaram as propostas legislativas externalizadas, que foram apresentadas pela Comissão no que se refere às novas línguas durante o período de arranque em 2004, explicam-se pela capacidade limitada de revisão a nível interno nesse período. Muito embora os actos autónomos tivessem sido revistos de forma bastante sistemática, os actos de co-decisão muitas vezes não o foram, dado que deveriam ainda ser objecto de uma nova leitura, pelo menos (pelo Parlamento ou pelo Conselho), antes de serem publicados. Este problema temporário foi plenamente sanado em 2005 e mais de 90 % de todas as traduções internas e externas são actualmente revistas ou controladas.

A Comissão reagiu aos casos de má qualidade das traduções externas, nomeadamente no que se refere aos novos contratantes para as línguas UE-10, mediante i) a organização de sessões de trabalho para os tradutores externos no início de 2005 nas capitais dos novos Estados-Membros; ii) assegurando uma maior disponibilização dos instrumentos de tradução e da documentação de referência e iii) fornecendo reacções sistemáticas aos tradutores externos cujas traduções não foram classificadas como «muito boas» e com mais de cinco páginas. Em consequência, a frequência dos problemas de qualidade com as traduções externaS diminuiu no segundo semestre de 2005.

| 44.-46. | A melhoria registada a nível da observância pela Comissão dos prazos de tradução deve-se a uma melhor gestão da procura da tradução e a uma programação dinâmica.
  A DGT entende que os problemas no que se refere à observância de prazos se prendem sobretudo com a necessidade de melhorar a qualidade da planificação por parte dos serviços e instituições, e menos com a insuficiência das capacidades de tradução. A Comissão considera que a tradução faz parte integrante do processo de adopção, pelo que os prazos de tradução precisam de ser plenamente integrados na programação, estando a DGT a participar nas redes de planificação e coordenação dos trabalhos. A Comissão instituiu agora um sistema de acompanhamento da entrega atempada de traduções em conformidade com o calendário de reuniões da Comissão e do Conselho. Os resultados até à data demonstram que os serviços de tradução prestados neste contexto são compatíveis com as obrigações jurídicas e as necessidades operacionais.
  Os prazos fixados em meados e no final de 2004 para as traduções para as línguas UE-10 foram efectivamente mais longos devido à falta de recursos, como salientado nos pontos 19 e 20. A partir de 2005, os prazos passaram a ser mais curtos e a programação revela-se mais harmoniosa.
  A Comissão está a lançar um inquérito com vista a quantificar a dimensão do fenómeno das traduções cinzentas e da externalização directa e abordará estas questões no contexto da futura actualização da sua estratégia de tradução para 2007 e anos subsequentes. |
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44.-46.

A melhoria registada a nível da observância pela Comissão dos prazos de tradução deve-se a uma melhor gestão da procura da tradução e a uma programação dinâmica.

A DGT entende que os problemas no que se refere à observância de prazos se prendem sobretudo com a necessidade de melhorar a qualidade da planificação por parte dos serviços e instituições, e menos com a insuficiência das capacidades de tradução. A Comissão considera que a tradução faz parte integrante do processo de adopção, pelo que os prazos de tradução precisam de ser plenamente integrados na programação, estando a DGT a participar nas redes de planificação e coordenação dos trabalhos. A Comissão instituiu agora um sistema de acompanhamento da entrega atempada de traduções em conformidade com o calendário de reuniões da Comissão e do Conselho. Os resultados até à data demonstram que os serviços de tradução prestados neste contexto são compatíveis com as obrigações jurídicas e as necessidades operacionais.

Os prazos fixados em meados e no final de 2004 para as traduções para as línguas UE-10 foram efectivamente mais longos devido à falta de recursos, como salientado nos pontos 19 e 20. A partir de 2005, os prazos passaram a ser mais curtos e a programação revela-se mais harmoniosa.

A Comissão está a lançar um inquérito com vista a quantificar a dimensão do fenómeno das traduções cinzentas e da externalização directa e abordará estas questões no contexto da futura actualização da sua estratégia de tradução para 2007 e anos subsequentes.

| 47.-49. | O projecto de determinação dos custos da Comissão a que o Tribunal de Contas faz alusão foi desenvolvido em 2001 e aplicado até meados de 2003, tendo alcançado o objectivo visado de assegurar uma maior sensibilização para o custo da tradução. Não obstante, a manutenção deste sistema mediante o fornecimento de informações actualizadas sobre o custo total das traduções solicitadas não foi considerada uma prioridade, uma vez que tal apenas asseguraria um reduzido valor acrescentado para as DG requerentes num contexto em que a procura de tradução era analisada de forma pormenorizada para efeitos do regime transitório.
  Na sequência da sua comunicação de Maio de 2004, a Comissão passou a colocar a tónica não numa maior sensibilização para o custo da tradução, mas numa gestão dinâmica da procura conducente a uma redução significativa dos custos globais da tradução.
  A Comissão irá propor para o seu anteprojecto de orçamento 2007 (APO 2007) a criação de uma nova área política («31 Serviços linguísticos») que reagrupará o impacto orçamental de todos os serviços linguísticos (deixando as dotações correspondentes de ser afectados às correspondentes áreas políticas).
  A Comissão está actualmente a actualizar o seu sistema permanente de cálculo dos custos, em conformidade com a metodologia aplicada pelo Tribunal de Contas, a fim de auxiliar os quadros gestores a controlar a eficiência do processo de tradução, mediante a evolução dos custos incorridos para assegurar a produção do seu serviço de tradução (e outros produtos). |
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47.-49.

O projecto de determinação dos custos da Comissão a que o Tribunal de Contas faz alusão foi desenvolvido em 2001 e aplicado até meados de 2003, tendo alcançado o objectivo visado de assegurar uma maior sensibilização para o custo da tradução. Não obstante, a manutenção deste sistema mediante o fornecimento de informações actualizadas sobre o custo total das traduções solicitadas não foi considerada uma prioridade, uma vez que tal apenas asseguraria um reduzido valor acrescentado para as DG requerentes num contexto em que a procura de tradução era analisada de forma pormenorizada para efeitos do regime transitório.

Na sequência da sua comunicação de Maio de 2004, a Comissão passou a colocar a tónica não numa maior sensibilização para o custo da tradução, mas numa gestão dinâmica da procura conducente a uma redução significativa dos custos globais da tradução.

A Comissão irá propor para o seu anteprojecto de orçamento 2007 (APO 2007) a criação de uma nova área política («31 Serviços linguísticos») que reagrupará o impacto orçamental de todos os serviços linguísticos (deixando as dotações correspondentes de ser afectados às correspondentes áreas políticas).

A Comissão está actualmente a actualizar o seu sistema permanente de cálculo dos custos, em conformidade com a metodologia aplicada pelo Tribunal de Contas, a fim de auxiliar os quadros gestores a controlar a eficiência do processo de tradução, mediante a evolução dos custos incorridos para assegurar a produção do seu serviço de tradução (e outros produtos).

| 51.-52. | Não obstante a prática duplicação do número de línguas oficiais, o custo total da tradução para a Comissão em 2005 aumentou apenas em cerca de 20 % comparativamente a 2003. Tal foi assegurado mediante uma estrita implementação da estratégia de gestão da procura. Isto traduziu-se, contudo, numa diminuição do ritmo de trabalho e num aumento conexo do custo por página para a Comissão, fenómeno que assume uma natureza transitória e pode explicar-se pelo seguinte:






  — | o imperativo político de assegurar a igualdade de tratamento entre todas as línguas, enquanto a capacidade de tradução para as nove novas línguas oficiais, introduzidas após o alargamento de 2004, foi apenas progressivamente desenvolvida ao longo do período 2004-2006, |
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51.-52.

Não obstante a prática duplicação do número de línguas oficiais, o custo total da tradução para a Comissão em 2005 aumentou apenas em cerca de 20 % comparativamente a 2003. Tal foi assegurado mediante uma estrita implementação da estratégia de gestão da procura. Isto traduziu-se, contudo, numa diminuição do ritmo de trabalho e num aumento conexo do custo por página para a Comissão, fenómeno que assume uma natureza transitória e pode explicar-se pelo seguinte:

—

o imperativo político de assegurar a igualdade de tratamento entre todas as línguas, enquanto a capacidade de tradução para as nove novas línguas oficiais, introduzidas após o alargamento de 2004, foi apenas progressivamente desenvolvida ao longo do período 2004-2006,

| — | a falta de tradutores com experiência, memórias de tradução, apoio terminológico, apoio em matéria de tradução automática, etc. para as nove novas línguas oficiais, o que conduziu a uma taxa de produtividade inferior para estas línguas, em relação às línguas «antigas», |
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a falta de tradutores com experiência, memórias de tradução, apoio terminológico, apoio em matéria de tradução automática, etc. para as nove novas línguas oficiais, o que conduziu a uma taxa de produtividade inferior para estas línguas, em relação às línguas «antigas»,

| — | a procura de traduções em 2003 e o ritmo de trabalho daí resultante, que atingiu um nível sem precedentes e que exigiu enormes esforços por parte dos funcionários em termos de horas extraordinárias, adiamento das licenças de férias previstas, etc. Como tal, este nível não representa um parâmetro de referência adequado para a fixação de um objectivo a longo prazo em termos de ritmo de trabalho. |
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—

a procura de traduções em 2003 e o ritmo de trabalho daí resultante, que atingiu um nível sem precedentes e que exigiu enormes esforços por parte dos funcionários em termos de horas extraordinárias, adiamento das licenças de férias previstas, etc. Como tal, este nível não representa um parâmetro de referência adequado para a fixação de um objectivo a longo prazo em termos de ritmo de trabalho.

A Comissão já procedeu a determinadas reafectações internas em 2004 e 2005 e fixou objectivos mais ambiciosos em termos de reafectação de efectivos a nível interno na DGT no âmbito da decisão da Comissão relativa à Estratégia Política Anual para 2007, no sentido de adaptar os custos fixos à estrutura variável da procura em função dos grupos linguísticos. Outras medidas correctivas incluem a diminuição do recurso à tradução externa (embora a externalização possa vir a revelar-se necessária quando determinadas competências temáticas ou linguísticas não estiverem disponíveis a nível interno), a tradução bipolar, o destacamento temporário de tradutores junto de outras DG e o desenvolvimento do serviço de edição («editing») da Comissão.

| 53. f) | A Comissão considera que, a partir de 2005, o número de traduções realizadas no todo ou em parte, mas que não se revelam em seguida necessárias devido a subsequentes alterações introduzidas no original, se tornou pouco significativo devido à política por ela prosseguida de não iniciar uma tradução até ser assegurada a existência de um texto estável.
  As únicas excepções são os documentos que, por razões políticas, confirmadas ao mais alto nível, estão sujeitos a prazos rigorosos que não poderiam ser respeitados se as traduções não fossem iniciadas antes da existência de um documento estável. |
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53. f)

A Comissão considera que, a partir de 2005, o número de traduções realizadas no todo ou em parte, mas que não se revelam em seguida necessárias devido a subsequentes alterações introduzidas no original, se tornou pouco significativo devido à política por ela prosseguida de não iniciar uma tradução até ser assegurada a existência de um texto estável.

As únicas excepções são os documentos que, por razões políticas, confirmadas ao mais alto nível, estão sujeitos a prazos rigorosos que não poderiam ser respeitados se as traduções não fossem iniciadas antes da existência de um documento estável.

| 54. | A Comissão está a lançar um inquérito para avaliar a extensão do fenómeno das traduções cinzentas e da externalização directa e os resultados deste inquérito serão tomados em consideração na próxima actualização da estratégia de tradução da Comissão para 2007 e anos subsequentes. |
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54.

A Comissão está a lançar um inquérito para avaliar a extensão do fenómeno das traduções cinzentas e da externalização directa e os resultados deste inquérito serão tomados em consideração na próxima actualização da estratégia de tradução da Comissão para 2007 e anos subsequentes.

| 56.-59. | A partir de 2005, a Comissão melhorou significativamente a sua capacidade de programação prospectiva da tradução: uma grande parte do volume de trabalho da Comissão no domínio da tradução é coberta pela planificação («agenda planning») e por um acompanhamento regular com as DG no âmbito de reuniões de coordenação. A unidade da DGT responsável pela gestão da procura mantém contactos regulares com os correspondentes da tradução em todas as direcções-gerais e estes esforços conduziram a uma situação em que a maioria das DG transmite previsões regulares, nomeadamente quando se encontram em jogo questões importantes.
  A necessidade de basear-se num instrumento de programação mais sólido foi reconhecida pelo Secretariado-Geral e estão a ser tomadas medidas para integrar de forma mais adequada a tradução nos instrumentos de programação da Comissão.
  No entanto, tais sistemas de previsão da procura serão sempre fonte de incerteza, devido à natureza política dos trabalhos, a acontecimentos imprevistos que surgem e que requerem novas iniciativas, etc. Além disso, mesmo quando as capacidades internas são suficientes, pode impor-se o recurso à tradução externa para certos documentos (por exemplo, que apresentem um elevado grau de terminologia técnica) para os quais não existe uma competência adequada a nível interno. |
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56.-59.

A partir de 2005, a Comissão melhorou significativamente a sua capacidade de programação prospectiva da tradução: uma grande parte do volume de trabalho da Comissão no domínio da tradução é coberta pela planificação («agenda planning») e por um acompanhamento regular com as DG no âmbito de reuniões de coordenação. A unidade da DGT responsável pela gestão da procura mantém contactos regulares com os correspondentes da tradução em todas as direcções-gerais e estes esforços conduziram a uma situação em que a maioria das DG transmite previsões regulares, nomeadamente quando se encontram em jogo questões importantes.

A necessidade de basear-se num instrumento de programação mais sólido foi reconhecida pelo Secretariado-Geral e estão a ser tomadas medidas para integrar de forma mais adequada a tradução nos instrumentos de programação da Comissão.

No entanto, tais sistemas de previsão da procura serão sempre fonte de incerteza, devido à natureza política dos trabalhos, a acontecimentos imprevistos que surgem e que requerem novas iniciativas, etc. Além disso, mesmo quando as capacidades internas são suficientes, pode impor-se o recurso à tradução externa para certos documentos (por exemplo, que apresentem um elevado grau de terminologia técnica) para os quais não existe uma competência adequada a nível interno.

| 60.-62. | A DGT fixa os prazos com as DG requerentes em função das suas necessidades e atendendo igualmente ao destino/finalidade do documento (por exemplo, para debate em reuniões específicas do Conselho ou da Comissão). Prefere-se esta abordagem em detrimento da fixação de prazos sistemáticos, uma vez que tal permite uma utilização mais flexível e eficiente dos recursos disponíveis e reduz a necessidade de capacidades adicionais para fazer face aos períodos de grande volume de trabalho («picos»). |
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60.-62.

A DGT fixa os prazos com as DG requerentes em função das suas necessidades e atendendo igualmente ao destino/finalidade do documento (por exemplo, para debate em reuniões específicas do Conselho ou da Comissão). Prefere-se esta abordagem em detrimento da fixação de prazos sistemáticos, uma vez que tal permite uma utilização mais flexível e eficiente dos recursos disponíveis e reduz a necessidade de capacidades adicionais para fazer face aos períodos de grande volume de trabalho («picos»).

| 67. | O pré-tratamento na Comissão é muito automatizado e não requer que a sua unidade de planeamento central da tradução realize quaisquer pesquisas específicas: todos os documentos (excepto os confidenciais) a serem traduzidos são objecto de uma comparação automática no âmbito do Euramis, uma enorme base de dados linguística que contém milhares de documentos divididos em frases ligadas às traduções correspondentes e tais controlos incluem igualmente o conteúdo da base de dados EUR-Lex. |
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67.

O pré-tratamento na Comissão é muito automatizado e não requer que a sua unidade de planeamento central da tradução realize quaisquer pesquisas específicas: todos os documentos (excepto os confidenciais) a serem traduzidos são objecto de uma comparação automática no âmbito do Euramis, uma enorme base de dados linguística que contém milhares de documentos divididos em frases ligadas às traduções correspondentes e tais controlos incluem igualmente o conteúdo da base de dados EUR-Lex.

| 68.-71. | A organização do fluxo de trabalho de tradução nas unidades de tradução da Comissão baseia-se em instrumentos que indicam a disponibilidade dos tradutores individuais. Todavia, estes instrumentos não reflectem plenamente todos os aspectos da disponibilidade do tradutor, por exemplo, em função dos seus conhecimentos especializados ou linguísticos. Por conseguinte, a apreciação do chefe de unidade continua a ser um factor importante neste contexto.
  No que diz respeito à utilização de instrumentos informáticos, a Comissão promove de forma activa a sua utilização no intuito de aumentar a relação custo-eficácia. As medidas tomadas neste domínio têm consistido em acções de sensibilização, formação (nomeadamente com vista a permitir que os utilizadores finais empreguem de forma eficiente esses instrumentos), e em velar para que os instrumentos geradores de uma maior produtividade funcionem harmoniosamente com outras aplicações (por exemplo, articulação do TWB com o LegisWrite). A utilização de tais instrumentos tem sido constantemente defendida pelos quadros superiores e a Comissão emitiu recentemente algumas orientações sobre as melhores práticas para os seus tradutores, sendo também envidados esforços específicos no que se refere à formação de tradutores e secretários recém-recrutados no domínio da utilização de instrumentos informáticos. Todavia, continua a incumbir parcialmente ao tradutor decidir quais os instrumentos e os recursos que melhor se adaptam ao seu trabalho, em função dos relatórios de pré-tratamento e da sua formação, conhecimentos e experiência. |
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68.-71.

A organização do fluxo de trabalho de tradução nas unidades de tradução da Comissão baseia-se em instrumentos que indicam a disponibilidade dos tradutores individuais. Todavia, estes instrumentos não reflectem plenamente todos os aspectos da disponibilidade do tradutor, por exemplo, em função dos seus conhecimentos especializados ou linguísticos. Por conseguinte, a apreciação do chefe de unidade continua a ser um factor importante neste contexto.

No que diz respeito à utilização de instrumentos informáticos, a Comissão promove de forma activa a sua utilização no intuito de aumentar a relação custo-eficácia. As medidas tomadas neste domínio têm consistido em acções de sensibilização, formação (nomeadamente com vista a permitir que os utilizadores finais empreguem de forma eficiente esses instrumentos), e em velar para que os instrumentos geradores de uma maior produtividade funcionem harmoniosamente com outras aplicações (por exemplo, articulação do TWB com o LegisWrite). A utilização de tais instrumentos tem sido constantemente defendida pelos quadros superiores e a Comissão emitiu recentemente algumas orientações sobre as melhores práticas para os seus tradutores, sendo também envidados esforços específicos no que se refere à formação de tradutores e secretários recém-recrutados no domínio da utilização de instrumentos informáticos. Todavia, continua a incumbir parcialmente ao tradutor decidir quais os instrumentos e os recursos que melhor se adaptam ao seu trabalho, em função dos relatórios de pré-tratamento e da sua formação, conhecimentos e experiência.

| 73.-74. | A decisão da Comissão de externalizar ou não depende em grande medida dos tipos de documentos em consideração. Numa situação caracterizada pela imposição de um objectivo de externalização correspondente a 30 % e quando o volume de tradução na Comissão se situava a níveis muito elevados, adoptaram-se determinadas decisões no sentido de externalizar automaticamente certos documentos.
  Após a introdução da nova política de gestão da procura em 2004, a Comissão renunciou aos seus objectivos anteriores em matéria de externalização. Verificou-se, todavia, um certo atraso antes de se assistir à introdução desta mudança nas práticas de externalização. Entretanto, a externalização passou a circunscrever-se em grande medida a casos de necessidade real (isto é, destina-se a complementar as capacidades internas). Em casos excepcionais, contudo, quando as competências necessárias no que respeita a temas específicos não existirem num dado departamento linguístico, as traduções continuarão a ser externalizadas, independentemente da capacidade interna disponível. |
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73.-74.

A decisão da Comissão de externalizar ou não depende em grande medida dos tipos de documentos em consideração. Numa situação caracterizada pela imposição de um objectivo de externalização correspondente a 30 % e quando o volume de tradução na Comissão se situava a níveis muito elevados, adoptaram-se determinadas decisões no sentido de externalizar automaticamente certos documentos.

Após a introdução da nova política de gestão da procura em 2004, a Comissão renunciou aos seus objectivos anteriores em matéria de externalização. Verificou-se, todavia, um certo atraso antes de se assistir à introdução desta mudança nas práticas de externalização. Entretanto, a externalização passou a circunscrever-se em grande medida a casos de necessidade real (isto é, destina-se a complementar as capacidades internas). Em casos excepcionais, contudo, quando as competências necessárias no que respeita a temas específicos não existirem num dado departamento linguístico, as traduções continuarão a ser externalizadas, independentemente da capacidade interna disponível.

| 75. | A estratégia de tradução na Comissão será alargada de molde a incluir igualmente orientações sobre a tradução de documentos não essenciais e reforçará o papel de coordenação da DGT mediante a canalização de todas as informações relativas aos pedidos de tradução através da DGT. |
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75.

A estratégia de tradução na Comissão será alargada de molde a incluir igualmente orientações sobre a tradução de documentos não essenciais e reforçará o papel de coordenação da DGT mediante a canalização de todas as informações relativas aos pedidos de tradução através da DGT.

| 76. | Por «produtividade», a Comissão entende «ritmo de trabalho», ou seja, a produção por tradutor por dia, tendo em conta a procura, uma vez que a produtividade não pode ser medida através da mera quantificação do número de páginas por equivalente a tempo inteiro. |
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76.

Por «produtividade», a Comissão entende «ritmo de trabalho», ou seja, a produção por tradutor por dia, tendo em conta a procura, uma vez que a produtividade não pode ser medida através da mera quantificação do número de páginas por equivalente a tempo inteiro.

| 78. | Aquando da comparação das práticas de tradução nas instituições da UE com o sector privado, devem ser tomados em consideração os seguintes factores adicionais:






  a) | A oferta no mercado de tradutores especializados varia consideravelmente consoante a língua em questão; |
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78.

Aquando da comparação das práticas de tradução nas instituições da UE com o sector privado, devem ser tomados em consideração os seguintes factores adicionais:

a)

A oferta no mercado de tradutores especializados varia consideravelmente consoante a língua em questão;

| b) | Um importante problema prende-se com a falta de regularidade da qualidade da tradução externa, o que torna difícil programar de forma eficaz as actividades de controlo da qualidade; |
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b)

Um importante problema prende-se com a falta de regularidade da qualidade da tradução externa, o que torna difícil programar de forma eficaz as actividades de controlo da qualidade;

| c) | As agências de tradução dispõem frequentemente de estruturas mais limitadas, uma vez que podem proceder à subcontratação directa dos pedidos de tradução com base numa lista de indivíduos disponíveis que não são empregues a título permanente, adaptando-se assim de forma mais flexível às oscilações na procura. As instituições da UE devem manter uma massa crítica de tradutores por razões que se prendem com a qualidade e a independência, bem como para dar a resposta a oscilações na procura e a pedidos imprevistos. |
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c)

As agências de tradução dispõem frequentemente de estruturas mais limitadas, uma vez que podem proceder à subcontratação directa dos pedidos de tradução com base numa lista de indivíduos disponíveis que não são empregues a título permanente, adaptando-se assim de forma mais flexível às oscilações na procura. As instituições da UE devem manter uma massa crítica de tradutores por razões que se prendem com a qualidade e a independência, bem como para dar a resposta a oscilações na procura e a pedidos imprevistos.

Por conseguinte, a Comissão considera que as vantagens em termos de custo da tradução externa nem sempre compensam os riscos relacionados com a qualidade em organizações políticas tais como as instituições europeias.

| 79.-80. | A Comissão sublinha que a evolução do ritmo de trabalho médio por tradutor em 2004 e 2005 é atípica e não reflecte de forma objectiva o desempenho dos tradutores. Ao invés, resulta de uma contenção da procura que criou um desequilíbrio estrutural entre a procura e a oferta nos departamentos linguísticos, da falta de tradutores com experiência, de bases de dados de terminologia e de memórias de tradução para as línguas UE-10, bem como do tempo consagrado pelos tradutores destas línguas à revisão das inúmeras traduções externas (as estatísticas relativas ao ritmo de trabalho apresentadas pelo Tribunal de Contas não foram adaptadas a fim de ter em conta este aspecto).
  A procura, e o ritmo de trabalho correspondente, podem oscilar em função do nível da actividade política e legislativa da Comissão. A lógica subjacente a um serviço de tradução interno caracterizado por custos relativamente elevados prende-se, em parte, com a necessidade de assegurar a cobertura de necessidades políticas prementes, o que pressupõe, em certa medida, que as capacidades não sejam plenamente utilizadas quando a actividade é reduzida.
  A Comissão tomou uma série de iniciativas em resposta ao declínio estrutural dos níveis da procura no que respeita às línguas não processuais da UE-15:






  — | reafectação de efectivos a nível interno a fim de reforçar os novos departamentos linguísticos, os serviços horizontais da DGT ou outros serviços da Comissão (32 postos inscritos no quadro de efectivos em 2004; 41 em 2005; 43 previstos para 2006 e 205 para 2007), |
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79.-80.

A Comissão sublinha que a evolução do ritmo de trabalho médio por tradutor em 2004 e 2005 é atípica e não reflecte de forma objectiva o desempenho dos tradutores. Ao invés, resulta de uma contenção da procura que criou um desequilíbrio estrutural entre a procura e a oferta nos departamentos linguísticos, da falta de tradutores com experiência, de bases de dados de terminologia e de memórias de tradução para as línguas UE-10, bem como do tempo consagrado pelos tradutores destas línguas à revisão das inúmeras traduções externas (as estatísticas relativas ao ritmo de trabalho apresentadas pelo Tribunal de Contas não foram adaptadas a fim de ter em conta este aspecto).

A procura, e o ritmo de trabalho correspondente, podem oscilar em função do nível da actividade política e legislativa da Comissão. A lógica subjacente a um serviço de tradução interno caracterizado por custos relativamente elevados prende-se, em parte, com a necessidade de assegurar a cobertura de necessidades políticas prementes, o que pressupõe, em certa medida, que as capacidades não sejam plenamente utilizadas quando a actividade é reduzida.

A Comissão tomou uma série de iniciativas em resposta ao declínio estrutural dos níveis da procura no que respeita às línguas não processuais da UE-15:

—

reafectação de efectivos a nível interno a fim de reforçar os novos departamentos linguísticos, os serviços horizontais da DGT ou outros serviços da Comissão (32 postos inscritos no quadro de efectivos em 2004; 41 em 2005; 43 previstos para 2006 e 205 para 2007),

| — | redução da tradução externa para as línguas UE-15, que passará de 20 % em 2003 para praticamente zero, |
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redução da tradução externa para as línguas UE-15, que passará de 20 % em 2003 para praticamente zero,

| — | introdução da tradução bipolar (tradução para a segunda língua dos tradutores), |
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—

introdução da tradução bipolar (tradução para a segunda língua dos tradutores),

| — | destacamento de tradutores junto de outras direcções-gerais. |
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—

destacamento de tradutores junto de outras direcções-gerais.

Estas medidas serão desenvolvidas em maior grau e a Comissão pretende adaptar às necessidades reais o nível de efectivos de todos os seus departamentos linguísticos até ao final de 2006. Abordará igualmente a questão da externalização directa e das traduções cinzentas realizadas pelas direcções-gerais sem qualquer supervisão por parte da DGT no contexto da próxima actualização da sua estratégia de tradução para 2007 e anos subsequentes.

| 81. | A Comissão redobrará os seus esforços para assegurar um maior equilíbrio no volume de trabalho das diversas unidades: a) incrementando a flexibilidade entre os departamentos e b) racionalizando a repartição das carteiras entre as unidades no âmbito dos departamentos linguísticos, reflectida por estruturas semelhantes para os sectores da unidade de gestão da procura.
  A Comissão salienta, não obstante, que as características e os condicionalismos dos diferentes departamentos linguísticos devem ser tomados em consideração aquando da comparação dos seus ritmos de trabalho respectivos. |
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81.

A Comissão redobrará os seus esforços para assegurar um maior equilíbrio no volume de trabalho das diversas unidades: a) incrementando a flexibilidade entre os departamentos e b) racionalizando a repartição das carteiras entre as unidades no âmbito dos departamentos linguísticos, reflectida por estruturas semelhantes para os sectores da unidade de gestão da procura.

A Comissão salienta, não obstante, que as características e os condicionalismos dos diferentes departamentos linguísticos devem ser tomados em consideração aquando da comparação dos seus ritmos de trabalho respectivos.

| 87. | A Comissão envidou esforços significativos em 2004 para integrar nestes sistemas estatísticos indicadores relevantes para avaliar a implementação da estratégia de tradução decidida em Maio de 2004. Está actualmente a desenvolver um «centro de armazenagem de dados» destinado a recolher dados mais pormenorizados sobre os fluxos de trabalhos na tradução. Em 2006, prevê-se o reexame de determinados conceitos estatísticos fundamentais tais como a «pressão diária». |
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87.

A Comissão envidou esforços significativos em 2004 para integrar nestes sistemas estatísticos indicadores relevantes para avaliar a implementação da estratégia de tradução decidida em Maio de 2004. Está actualmente a desenvolver um «centro de armazenagem de dados» destinado a recolher dados mais pormenorizados sobre os fluxos de trabalhos na tradução. Em 2006, prevê-se o reexame de determinados conceitos estatísticos fundamentais tais como a «pressão diária».

| 88. | A Comissão prefere utilizar um índice relativo ao ritmo de trabalho a nível agregado (por unidade/departamento; médias por tradutor; etc.) que considera adequado para acompanhar o desempenho do seu serviço de tradução. As estatísticas estabelecidas a um nível mais pormenorizado devem ser utilizadas de forma prudente, dado que vários factores afectam estas estatísticas: a disponibilidade de memórias de tradução e de terminologia, a competência do tradutor no domínio em questão, a competência linguística do tradutor em relação à língua de partida (terceira, quarta, ou mesma quinta língua do tradutor), os esforços desenvolvidos para garantir a qualidade, em conformidade com o princípio da tradução adaptada ao fim a que se destina, etc. Tais estatísticas são de criação complexa e onerosa devido à complexidade do processo da tradução.
  O centro de armazenagem de dados sobre a tradução, que a Comissão está actualmente a criar, incluirá dados mais pormenorizados sobre o controlo da qualidade com base numa definição acordada de revisão, leitura cruzada, releitura, controlos aleatórios de amostragens e outras medidas de controlo da qualidade, para além de uma definição do papel e da finalidade de cada interveniente no processo destinado a assegurar um produto adaptado ao fim a que se destina.
  Quanto às correlações entre o volume de trabalho e a externalização, há que ter em conta que algumas traduções devem por vezes ser externalizadas, independentemente das capacidades internas disponíveis (ver igualmente as observações tecidas nos pontos 73 e 74).
  A Comissão não dispõe de quaisquer indicadores de desempenho que lhe permitam aferir o impacto dos instrumentos informáticos de tradução sobre a produtividade, mas elabora algumas estatísticas que devem ser interpretadas. Existem dados sobre a produção anual e o ritmo de trabalho, sendo possível estabelecer uma correlação entre estes dados e as despesas associadas aos instrumentos informáticos de tradução. Não obstante, esta correlação não é óbvia, uma vez que o impacto é sempre maior nas etapas iniciais. |
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88.

A Comissão prefere utilizar um índice relativo ao ritmo de trabalho a nível agregado (por unidade/departamento; médias por tradutor; etc.) que considera adequado para acompanhar o desempenho do seu serviço de tradução. As estatísticas estabelecidas a um nível mais pormenorizado devem ser utilizadas de forma prudente, dado que vários factores afectam estas estatísticas: a disponibilidade de memórias de tradução e de terminologia, a competência do tradutor no domínio em questão, a competência linguística do tradutor em relação à língua de partida (terceira, quarta, ou mesma quinta língua do tradutor), os esforços desenvolvidos para garantir a qualidade, em conformidade com o princípio da tradução adaptada ao fim a que se destina, etc. Tais estatísticas são de criação complexa e onerosa devido à complexidade do processo da tradução.

O centro de armazenagem de dados sobre a tradução, que a Comissão está actualmente a criar, incluirá dados mais pormenorizados sobre o controlo da qualidade com base numa definição acordada de revisão, leitura cruzada, releitura, controlos aleatórios de amostragens e outras medidas de controlo da qualidade, para além de uma definição do papel e da finalidade de cada interveniente no processo destinado a assegurar um produto adaptado ao fim a que se destina.

Quanto às correlações entre o volume de trabalho e a externalização, há que ter em conta que algumas traduções devem por vezes ser externalizadas, independentemente das capacidades internas disponíveis (ver igualmente as observações tecidas nos pontos 73 e 74).

A Comissão não dispõe de quaisquer indicadores de desempenho que lhe permitam aferir o impacto dos instrumentos informáticos de tradução sobre a produtividade, mas elabora algumas estatísticas que devem ser interpretadas. Existem dados sobre a produção anual e o ritmo de trabalho, sendo possível estabelecer uma correlação entre estes dados e as despesas associadas aos instrumentos informáticos de tradução. Não obstante, esta correlação não é óbvia, uma vez que o impacto é sempre maior nas etapas iniciais.

| 89. | A Comissão é da opinião que os segmentos de texto traduzidos automaticamente devem ser tidos em conta aquando do cálculo do impacto na produtividade dos investimentos em instrumentos informáticos.
  A adaptação das estatísticas da Comissão relativas ao volume de trabalho a fim de ter em conta as repercussões das memórias de tradução ou de outros instrumentos de apoio à tradução implicaria um investimento significativo. Outros elementos que afectam a produtividade (por exemplo, a desvantagem de traduzir a partir de uma quarta ou quinta língua ou a vantagem de traduzir um tema bem conhecido) são mais difíceis de tomar em consideração neste contexto. |
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89.

A Comissão é da opinião que os segmentos de texto traduzidos automaticamente devem ser tidos em conta aquando do cálculo do impacto na produtividade dos investimentos em instrumentos informáticos.

A adaptação das estatísticas da Comissão relativas ao volume de trabalho a fim de ter em conta as repercussões das memórias de tradução ou de outros instrumentos de apoio à tradução implicaria um investimento significativo. Outros elementos que afectam a produtividade (por exemplo, a desvantagem de traduzir a partir de uma quarta ou quinta língua ou a vantagem de traduzir um tema bem conhecido) são mais difíceis de tomar em consideração neste contexto.

| 91.-95. | O sistema de repartição do volume de trabalho foi um projecto-piloto destinado a consolidar a confiança mútua. Os resultados foram muito positivos: a Comissão propôs às outras instituições as suas capacidades disponíveis nas línguas UE-8 e acordou com as demais instituições que os departamentos de tradução UE-10 não se encontravam ainda em condições de participar plenamente neste mecanismo devido à escassez dos seus recursos; passarão a participar neste sistema no decurso de 2006.
  Os dados em matéria de repartição do volume de trabalho em 2006 revelam um aumento constante e importante do volume total. A Comissão compromete-se plenamente a utilizar e a desenvolver em maior grau o mecanismo de repartição do volume de trabalho, mas faz notar que deve ser sempre assegurada uma certa margem de capacidade interna para dar resposta aos pedidos imprevistos.
  O potencial deste regime de repartição do volume de trabalho diminuirá em consequência das acções em curso destinadas a adaptar às necessidades reais os recursos afectados aos departamentos linguísticos. Estas acções correctivas continuarão a ser a primeira prioridade para a Comissão.
  Se bem que 20 %, em média, do volume de trabalho global esteja a ser externalizado pelas instituições em detrimento do seu intercâmbio entre as mesmas, tal deve-se sobretudo ao facto de as capacidades disponíveis, por um lado, e os pedidos de intercâmbio, por outro, não terem coincidido ao longo do período necessário para dar resposta aos pedidos em causa.
  As poupanças adicionais no montante de 11 milhões de euros estimadas pelo Tribunal de Contas no que se refere às actividades de tradução externa não são pertinentes no que respeita à Comissão que passou a concentrar, a partir de Maio de 2004, o recurso à tradução externa sobretudo nas línguas UE-10, reduzindo assim praticamente para zero o potencial para a realização de poupanças neste domínio. |
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91.-95.

O sistema de repartição do volume de trabalho foi um projecto-piloto destinado a consolidar a confiança mútua. Os resultados foram muito positivos: a Comissão propôs às outras instituições as suas capacidades disponíveis nas línguas UE-8 e acordou com as demais instituições que os departamentos de tradução UE-10 não se encontravam ainda em condições de participar plenamente neste mecanismo devido à escassez dos seus recursos; passarão a participar neste sistema no decurso de 2006.

Os dados em matéria de repartição do volume de trabalho em 2006 revelam um aumento constante e importante do volume total. A Comissão compromete-se plenamente a utilizar e a desenvolver em maior grau o mecanismo de repartição do volume de trabalho, mas faz notar que deve ser sempre assegurada uma certa margem de capacidade interna para dar resposta aos pedidos imprevistos.

O potencial deste regime de repartição do volume de trabalho diminuirá em consequência das acções em curso destinadas a adaptar às necessidades reais os recursos afectados aos departamentos linguísticos. Estas acções correctivas continuarão a ser a primeira prioridade para a Comissão.

Se bem que 20 %, em média, do volume de trabalho global esteja a ser externalizado pelas instituições em detrimento do seu intercâmbio entre as mesmas, tal deve-se sobretudo ao facto de as capacidades disponíveis, por um lado, e os pedidos de intercâmbio, por outro, não terem coincidido ao longo do período necessário para dar resposta aos pedidos em causa.

As poupanças adicionais no montante de 11 milhões de euros estimadas pelo Tribunal de Contas no que se refere às actividades de tradução externa não são pertinentes no que respeita à Comissão que passou a concentrar, a partir de Maio de 2004, o recurso à tradução externa sobretudo nas línguas UE-10, reduzindo assim praticamente para zero o potencial para a realização de poupanças neste domínio.

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

| 96. | Criaram-se os procedimentos e os instrumentos para transmitir os pedidos de tradução das direcções-gerais da Comissão para a DGT, bem como para o tratamento subsequente de tais pedidos. |
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96.

Criaram-se os procedimentos e os instrumentos para transmitir os pedidos de tradução das direcções-gerais da Comissão para a DGT, bem como para o tratamento subsequente de tais pedidos.

Recomendação

A Comissão aceita a recomendação do Tribunal de Contas no sentido da dinamização dos procedimentos de apresentação dos pedidos de tradução nas direcções-gerais e nos serviços e definirá regras/orientações relativamente à tradução de documentos não essenciais, no contexto da próxima actualização da estratégia de tradução.

| 97. | A Comissão tem estado em condições de satisfazer as suas obrigações políticas, bem como as obrigações que lhe incumbem por força do Tratado, no domínio da tradução. Salienta igualmente que a responsabilidade primordial pelo desenvolvimento dos seus mercados de tradução incumbe aos países candidatos à adesão, mensagem essa que a Comissão tem reiteradamente transmitido aos Governos relevantes. |
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97.

A Comissão tem estado em condições de satisfazer as suas obrigações políticas, bem como as obrigações que lhe incumbem por força do Tratado, no domínio da tradução. Salienta igualmente que a responsabilidade primordial pelo desenvolvimento dos seus mercados de tradução incumbe aos países candidatos à adesão, mensagem essa que a Comissão tem reiteradamente transmitido aos Governos relevantes.

Recomendação

A Comissão toma nota da recomendação do Tribunal de Contas de estabelecer um plano de acção destinado a aumentar a sensibilidade e a estimular o interesse pela actividade de tradução comunitária nos Estados-Membros da UE-10 e noutros países candidatos, mas assinala que tomou medidas para preparar os mercados de tradução nos países em vias de adesão. Para o efeito, incrementou a sensibilização e estimulou o interesse pelas actividades de tradução da Comissão: criou estruturas nos gabinetes de representação nos dez Estados-Membros da UE-10 antes da sua adesão e, recentemente, também nos países UE-2 em vias de adesão. Estas estruturas têm mantido contactos activos com as associações profissionais de tradutores, as universidades e os meios de comunicação nos países respectivos e o programa de «tradutores visitantes» (Visiting Translators) da Comissão foi alargado às universidades em todos estes países, incluindo a Bulgária e a Roménia. Organizaram-se visitas profissionais à Comissão a partir destes países e envidaram-se esforços especiais para intensificar a cobertura da actividade de tradução pelos meios de comunicação, bem como o interesse profissional pelas mesmas, nomeadamente através das visitas do Director-Geral da Tradução à Bulgária e à Roménia no início de 2005.

98.   Recomendação

A Comissão congratula-se com a recomendação do Tribunal de Contas de celebrar «Acordos de Nível de Serviço» (Service Level Agreements — SLA) com os utilizadores de serviços de tradução. Celebraram-se já tais acordos para a tradução de guias para a DG SANCO e a DG EMPL: estas direcções-gerais procederam a uma plena avaliação das suas necessidades no que se refere ao ano no seu conjunto, tendo a DGT proposto assistência linguística na elaboração dos documentos originais. Acordou-se também num calendário para as traduções dos textos em questão.

| 99. | A falta de capacidade interna para a revisão das traduções externas no que se refere às traduções para as línguas UE-10 limitou-se aos primeiros meses após o alargamento, tendo sido circunscrita aos documentos que beneficiavam de uma rede de segurança propiciada por leituras subsequentes no Parlamento e no Conselho. |
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99.

A falta de capacidade interna para a revisão das traduções externas no que se refere às traduções para as línguas UE-10 limitou-se aos primeiros meses após o alargamento, tendo sido circunscrita aos documentos que beneficiavam de uma rede de segurança propiciada por leituras subsequentes no Parlamento e no Conselho.

Recomendação

A Comissão manifesta dúvidas sobre o valor acrescentado inerente à realização periódica de inquéritos de satisfação dos utilizadores. Não obstante, está actualmente a examinar as formas mais adequadas de avaliar a qualidade do serviço. Além disso, são regularmente recebidas reacções que são objecto de um processo de acompanhamento.

| 100. | Asseguram-se controlos de qualidade do produto (revisão e outros meios de verificação) no que respeita às traduções internas no intuito de garantir que os textos sejam adaptados ao fim a que se destinam, mas estes controlos não resultam num indicador de qualidade enquanto tal e não podem ser aplicados a todas as traduções (avaliação do risco). As traduções externas são avaliadas com base numa amostra de páginas, sendo subsequentemente revistas se forem consideradas de má qualidade. |
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100.

Asseguram-se controlos de qualidade do produto (revisão e outros meios de verificação) no que respeita às traduções internas no intuito de garantir que os textos sejam adaptados ao fim a que se destinam, mas estes controlos não resultam num indicador de qualidade enquanto tal e não podem ser aplicados a todas as traduções (avaliação do risco). As traduções externas são avaliadas com base numa amostra de páginas, sendo subsequentemente revistas se forem consideradas de má qualidade.

Recomendação

A Comissão concorda com a recomendação do Tribunal de Contas de realizar regularmente controlos aleatórios de qualidade. Prevê, no âmbito dos seus esforços globais de gestão da qualidade, introduzir um sistema para definir, acompanhar e documentar as suas operações de controlo de qualidade de forma mais sistemática. No contexto da análise mais abrangente relativa à qualidade e à avaliação da qualidade actualmente em curso, examinar-se-á cuidadosamente a possibilidade de uma abordagem mais sistemática que integre controlos aleatórios.

101.   Recomendação

A Comissão aceita a recomendação do Tribunal de Contas de controlar o nível de externalização directa e de «traduções cinzentas» e está a lançar um inquérito para quantificar a dimensão deste fenómeno de modo mais preciso. As conclusões deste inquérito serão tidas em conta nos preparativos da actualização da estratégia da tradução para 2007 e anos subsequentes.

| 102.-103. | A Comissão calculou os seus custos de tradução e o custo por página para 2002 e suspendeu as actualizações subsequentes destes cálculos na pendência dos resultados da auditoria que é objecto do presente relatório. |
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102.-103.

A Comissão calculou os seus custos de tradução e o custo por página para 2002 e suspendeu as actualizações subsequentes destes cálculos na pendência dos resultados da auditoria que é objecto do presente relatório.

Recomendação

A Comissão aceita a recomendação do Tribunal de Contas de criar procedimentos destinados a garantir uma informação de gestão adequada sobre o custo das actividades de tradução e está actualmente a actualizar o seu sistema de cálculo e acompanhamento dos custos, em conformidade com a metodologia aplicada pelo Tribunal de Contas, que deverá passar a fazer parte integrante do seu sistema de apresentação de informação de gestão periódica.

| 104. | A diminuição do ritmo de trabalho e o desequilíbrio estrutural da oferta e da procura de tradução entre as diferentes línguas oficiais resultaram do impacto da estratégia de tradução introduzida em Maio de 2004. Estes desequilíbrios assumem, todavia, uma natureza transitória e estão a ser actualmente defrontados.
  Esta estratégia lançou as bases para a realização de poupanças significativas a nível do orçamento comunitário: obtiveram-se poupanças imediatas com a fixação de objectivos de recrutamento para as novas línguas significativamente inferiores às médias históricas. Serão obtidas poupanças adicionais mediante a reafectação em curso de efectivos pertencentes às línguas «antigas» e outras medidas de gestão dos recursos humanos, bem como através do reajustamento contínuo da estratégia de tradução. |
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104.

A diminuição do ritmo de trabalho e o desequilíbrio estrutural da oferta e da procura de tradução entre as diferentes línguas oficiais resultaram do impacto da estratégia de tradução introduzida em Maio de 2004. Estes desequilíbrios assumem, todavia, uma natureza transitória e estão a ser actualmente defrontados.

Esta estratégia lançou as bases para a realização de poupanças significativas a nível do orçamento comunitário: obtiveram-se poupanças imediatas com a fixação de objectivos de recrutamento para as novas línguas significativamente inferiores às médias históricas. Serão obtidas poupanças adicionais mediante a reafectação em curso de efectivos pertencentes às línguas «antigas» e outras medidas de gestão dos recursos humanos, bem como através do reajustamento contínuo da estratégia de tradução.

| 105. | A Comissão melhorou significativamente a sua capacidade de planificação prospectiva da tradução: a rede de correspondentes de tradução nas direcções-gerais foi reestruturada, a fim de assegurar pontos de contactos específicos para a unidade de gestão da procura da DGT e para promover tanto a coordenação das questões de tradução no âmbito das direcções-gerais como a programação da tradução a montante.
  Actualmente, atribui-se uma maior atenção aos aspectos da tradução tanto a nível da Comissão como a nível interinstitucional; para o efeito, organizou-se um processo de estreito acompanhamento das traduções de propostas legislativas, em cooperação com os registos da Comissão, do Conselho e do Parlamento Europeu. Prosseguem os esforços com o SG no sentido de aperfeiçoar em maior grau os instrumentos de programação da tradução no contexto do registo electrónico (eGreffe). As reuniões com a presidência do Conselho, centradas na planificação da tradução e na definição das prioridades, tornaram-se uma actividade regular, contribuindo assim para uma melhor planificação prospectiva. De igual forma, são regularmente organizadas com as direcções-gerais da Comissão reuniões interserviços dedicadas às traduções.
  A Comissão manifesta a sua determinação em prosseguir esta via no intuito de continuar a melhorar a sua programação prospectiva na tradução. |
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105.

A Comissão melhorou significativamente a sua capacidade de planificação prospectiva da tradução: a rede de correspondentes de tradução nas direcções-gerais foi reestruturada, a fim de assegurar pontos de contactos específicos para a unidade de gestão da procura da DGT e para promover tanto a coordenação das questões de tradução no âmbito das direcções-gerais como a programação da tradução a montante.

Actualmente, atribui-se uma maior atenção aos aspectos da tradução tanto a nível da Comissão como a nível interinstitucional; para o efeito, organizou-se um processo de estreito acompanhamento das traduções de propostas legislativas, em cooperação com os registos da Comissão, do Conselho e do Parlamento Europeu. Prosseguem os esforços com o SG no sentido de aperfeiçoar em maior grau os instrumentos de programação da tradução no contexto do registo electrónico (eGreffe). As reuniões com a presidência do Conselho, centradas na planificação da tradução e na definição das prioridades, tornaram-se uma actividade regular, contribuindo assim para uma melhor planificação prospectiva. De igual forma, são regularmente organizadas com as direcções-gerais da Comissão reuniões interserviços dedicadas às traduções.

A Comissão manifesta a sua determinação em prosseguir esta via no intuito de continuar a melhorar a sua programação prospectiva na tradução.

| 106. | Apesar de terem ocorrido alguns problemas transitórios em 2004, a Comissão reajustou a sua política de externalização, estando praticamente a suprimir esta possibilidade para os departamentos linguísticos com capacidade disponível. No entanto, a externalização será mantida para dar resposta a uma escassez específica em termos de competência linguística (por exemplo, determinadas conjugações linguísticas) ou de competências técnicas específicas num dado domínio (por exemplo, normas internacionais de contabilidade, directivas bancárias, etc.). |
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106.

Apesar de terem ocorrido alguns problemas transitórios em 2004, a Comissão reajustou a sua política de externalização, estando praticamente a suprimir esta possibilidade para os departamentos linguísticos com capacidade disponível. No entanto, a externalização será mantida para dar resposta a uma escassez específica em termos de competência linguística (por exemplo, determinadas conjugações linguísticas) ou de competências técnicas específicas num dado domínio (por exemplo, normas internacionais de contabilidade, directivas bancárias, etc.).

| 107. | A Comissão manifesta a sua determinação em prosseguir o seu papel com vista a promover e a contribuir activamente para o sistema de repartição do volume de trabalho a nível interinstitucional. No entanto, entende que a estimativa apresentada pelo Tribunal de Contas quanto a uma poupança potencial no montante de 11 milhões de euros não se aplica à Comissão (ver ponto 95).
  A repartição do volume de trabalho continua a estar sujeito a restrições relacionadas com divergências na natureza do trabalho, nos calendários e agendas das diferentes instituições, para além da necessidade de manter uma certa capacidade para dar resposta a pedidos imprevistos e urgentes. |
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107.

A Comissão manifesta a sua determinação em prosseguir o seu papel com vista a promover e a contribuir activamente para o sistema de repartição do volume de trabalho a nível interinstitucional. No entanto, entende que a estimativa apresentada pelo Tribunal de Contas quanto a uma poupança potencial no montante de 11 milhões de euros não se aplica à Comissão (ver ponto 95).

A repartição do volume de trabalho continua a estar sujeito a restrições relacionadas com divergências na natureza do trabalho, nos calendários e agendas das diferentes instituições, para além da necessidade de manter uma certa capacidade para dar resposta a pedidos imprevistos e urgentes.

Recomendação

A Comissão aceita a recomendação do Tribunal de Contas no que diz respeito a um reforço da planificação prospectiva da tradução pelos seus serviços e realça os esforços envidados neste contexto (ver ponto 105).

A Comissão apoia a cooperação interinstitucional e aceita também a recomendação de abordar a questão da externalização directa, bem como de alargar o projecto-piloto relativo à repartição do volume de trabalho a nível interinstitucional. No entanto, considera que um sistema de facturação interinstitucional implicaria uma sobrecarga administrativa que seria desproporcionada face aos seus benefícios eventuais.

108.   Recomendação

A Comissão aceita as recomendações do Tribunal de Contas quanto à introdução de novas melhorias no processo de tradução, tendo a maioria das mesmas sido já aplicadas: são regularmente emitidas novas orientações sobre as melhores práticas no que se refere à utilização de tecnologias modernas; os novos tradutores adoptam imediatamente estas práticas e recorrem de forma alargada (100 %) aos instrumentos informáticos de tradução. No que se respeita à integração de instrumentos informáticos, cabe referir que se trata de um projecto em curso tanto no domínio da administração como da tradução. A automatização do pré-tratamento foi um importante passo tomado nesta direcção.

A Comissão está actualmente a aumentar o número de teletrabalhadores da DGT, que passará de 100 para 200.

| 109. | A Comissão considera que a informação de gestão em matéria de acompanhamento do custo de tradução é adequada. Não obstante, cabe referir que a Comissão procede continuamente à actualização e ao aperfeiçoamento das bases de dados estatísticos a fim de adaptá-las à evolução das necessidades, com vista a garantir uma informação de gestão orientada para objectivos específicos.
  Além disso, a Comissão manifesta a sua preferência por estatísticas agregadas que entende serem adequadas para efeitos de acompanhamento. |
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109.

A Comissão considera que a informação de gestão em matéria de acompanhamento do custo de tradução é adequada. Não obstante, cabe referir que a Comissão procede continuamente à actualização e ao aperfeiçoamento das bases de dados estatísticos a fim de adaptá-las à evolução das necessidades, com vista a garantir uma informação de gestão orientada para objectivos específicos.

Além disso, a Comissão manifesta a sua preferência por estatísticas agregadas que entende serem adequadas para efeitos de acompanhamento.

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