# Amtsblatt C 284/2006

| | ISSN 1725-2407 |
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| Amtsblatt
  der Europäischen Union | C 284 |
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| Ausgabe in deutscher Sprache | Mitteilungen und Bekanntmachungen | 49. Jahrgang21. November 2006 |

ISSN 1725-2407

Amtsblatt

der Europäischen Union

C 284

Ausgabe in deutscher Sprache

Mitteilungen und Bekanntmachungen

49. Jahrgang21. November 2006

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| Informationsnummer | Inhalt | Seite |
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| | I   Mitteilungen |
| | Rechnungshof |
| 2006/C 284/1 | Sonderbericht Nr. 9/2006 über Ausgaben für Übersetzungsleistungen bei der Kommission, beim Parlament und beim Rat, zusammen mit den Antworten der Organe | 1 |

Informationsnummer

Inhalt

Seite

I   Mitteilungen

Rechnungshof

2006/C 284/1

Sonderbericht Nr. 9/2006 über Ausgaben für Übersetzungsleistungen bei der Kommission, beim Parlament und beim Rat, zusammen mit den Antworten der Organe

1

| DE | |
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DE

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I Mitteilungen

Rechnungshof

| 21.11.2006 | DE | Amtsblatt der Europäischen Union | C 284/1 |
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21.11.2006

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 284/1

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SONDERBERICHT Nr. 9/2006

über Ausgaben für Übersetzungsleistungen bei der Kommission, beim Parlament und beim Rat, zusammen mit den Antworten der Organe

(vorgelegt gemäß Artikel 248 Absatz 4 Unterabsatz 2 des EG-Vertrags)

(2006/C 284/01)

INHALT

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

| I-IX | ZUSAMMENFASSUNG |
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I-IX

| 1-11 | EINLEITUNG |
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1-11

| 2-3 | Rechtsrahmen |
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2-3

| 4-8 | Organisation der Übersetzungsdienste der EU-Organe |
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4-8

| 9-11 | Prüfungsumfang und Prüfungsansatz |
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9-11

| 12-95 | BEMERKUNGEN |
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12-95

| 12-36 | Verfahren zur Gewährleistung, dass der Übersetzungsnachfrage entsprochen und überflüssige Übersetzungen vermieden werden |
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12-36

| 13-18 | Interne Leitlinien für Übersetzungsaufträge |
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13-18

| 19-23 | Zur Deckung der Nachfrage erforderliche Übersetzungskapazität |
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19-23

| 24-26 | Entwicklung der Anzahl von übersetzten Seiten |
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24-26

| 27-36 | Praktische Maßnahmen der Organe zur Eindämmung des Übersetzungsvolumens |
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27-36

| 37-46 | Qualitätssicherung |
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37-46

| 37-43 | Kontrolle zur Gewährleistung von qualitativ angemessenen Übersetzungsleistungen |
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37-43

| 44-46 | Fristeneinhaltung und andere Faktoren der Kundenzufriedenheit |
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44-46

| 47-95 | Kosten und Wirtschaftlichkeit der Übersetzungsleistungen |
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47-95

| 47-52 | Kosten für Übersetzungsleistungen |
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47-52

| 53-95 | Wirtschaftlichkeit des Übersetzungsprozesses |
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53-95

| 96-109 | SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN |
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96-109

| 96-98 | Verfahren zur Gewährleistung, dass der Übersetzungsnachfrage entsprochen und überflüssige Übersetzungen vermieden werden |
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96-98

| 99-101 | Verfahren zur Gewährleistung von fristgerechten und qualitativ angemessenen Übersetzungsleistungen |
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99-101

| 102-109 | Kosten und Wirtschaftlichkeit der Übersetzung |
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102-109

| 1-12 | ANHANG I: Regelungen bei der Kommission, beim Parlament und beim Rat |
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1-12

| 1-6 | Kommission |
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1-6

| 7-10 | Parlament |
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7-10

| 11-12 | Rat |
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11-12

| 1-9 | ANHANG II: Vom Hof entwickelte Methode zur Veranschlagung der Übersetzungskosten |
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1-9

Antworten der Organe

ABKÜRZUNGSVERZEICHNISABl. Amtsblatt der Europäischen UnionCIEQ Interinstitutioneller Ausschuss zur Bewertung der Qualität der externen ÜbersetzungenCRE Ausführliches Sitzungsprotokoll (detaillierte Angaben überdie Debatten im Plenum)DGT Generaldirektion Übersetzung der KommisssionEP Europäisches ParlamentEPSO Europäisches Amt für PersonalauswahlEU-15-Sprachen Amtssprachen der 15 EU-Mitgliedstaaten vor der ErweiterungEU-10-Sprachen Amtssprachen der 10 ErweiterungsländerGD GeneraldirektionGD A III Direktion A III (Übersetzung und Herstellung der Dokumente) des Generalsekretariats des RatesGSR Generalsekretariat des RatesICTI Interinstitutioneller Ausschuss für Übersetzung und DolmetschenISC Dienststellenübergreifende Konsultation (Konsultation zwischen den Generaldirektionen der Kommission)MEP Mitglied des Europäischen ParlamentsVZÄ Vollzeitäquivalent (Maßeinheit für einen Vollzeitbeschäftigten während eines Jahres)

ZUSAMMENFASSUNG

| I. | Den Status als Amts- und Arbeitssprachen der Europäischen Organe besitzen 21 Sprachen. Jedes EU-Organ hat seinen eigenen Übersetzungsdienst. Die Organe, die aufgrund ihrer Art und Tätigkeit die meisten Übersetzungsleistungen zu erbringen haben, sind die Kommission, das Parlament und der Rat. Angesichts der unausgewogenen Verteilung der Übersetzungsnachfrage auf das Jahr oder der zeitweise unzureichenden internen Kapazitäten für die EU-10-Sprachen beschäftigen die Europäischen Organe nicht nur interne, sondern auch zusätzlich freiberufliche Übersetzer. |
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I.

Den Status als Amts- und Arbeitssprachen der Europäischen Organe besitzen 21 Sprachen. Jedes EU-Organ hat seinen eigenen Übersetzungsdienst. Die Organe, die aufgrund ihrer Art und Tätigkeit die meisten Übersetzungsleistungen zu erbringen haben, sind die Kommission, das Parlament und der Rat. Angesichts der unausgewogenen Verteilung der Übersetzungsnachfrage auf das Jahr oder der zeitweise unzureichenden internen Kapazitäten für die EU-10-Sprachen beschäftigen die Europäischen Organe nicht nur interne, sondern auch zusätzlich freiberufliche Übersetzer.

| II. | Mit der Prüfung des Hofes sollte ermittelt werden, inwieweit die Kommission, das Parlament und der Rat ihre Übersetzungsressourcen und -ausgaben wirtschaftlich und wirksam verwalten. Der Hof stellte folgende drei Fragen:






  — | Wird der Übersetzungsnachfrage entsprochen, und bestehen angemessene Verfahren zur Vermeidung überflüssiger Übersetzungen? |
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II.

Mit der Prüfung des Hofes sollte ermittelt werden, inwieweit die Kommission, das Parlament und der Rat ihre Übersetzungsressourcen und -ausgaben wirtschaftlich und wirksam verwalten. Der Hof stellte folgende drei Fragen:

—

Wird der Übersetzungsnachfrage entsprochen, und bestehen angemessene Verfahren zur Vermeidung überflüssiger Übersetzungen?

| — | Werden Übersetzungsleistungen fristgerecht erbracht und entsprechen sie qualitativ ihrer Zweckbestimmung? |
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—

Werden Übersetzungsleistungen fristgerecht erbracht und entsprechen sie qualitativ ihrer Zweckbestimmung?

| — | Konnten die Organe die Kosten für Übersetzungsleistungen in Grenzen halten? |
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—

Konnten die Organe die Kosten für Übersetzungsleistungen in Grenzen halten?

| III. | Die Prüfung ergab, dass die Organe für die Steuerung der steigenden Übersetzungsnachfrage unterschiedliche Verfahren gewählt haben. Sowohl Kommission als auch Rat haben angemessene Maßnahmen getroffen, um die Anzahl der in alle Sprachen übersetzten Dokumente zu verringern. Zahlreiche Übersetzungsaufträge unterliegen jedoch nicht den von jedem Organ angenommenen Leitlinien, und keines der Organe verfügt über ein klares und kohärentes Verfahren zur Beantragung von Übersetzungsleistungen. |
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III.

Die Prüfung ergab, dass die Organe für die Steuerung der steigenden Übersetzungsnachfrage unterschiedliche Verfahren gewählt haben. Sowohl Kommission als auch Rat haben angemessene Maßnahmen getroffen, um die Anzahl der in alle Sprachen übersetzten Dokumente zu verringern. Zahlreiche Übersetzungsaufträge unterliegen jedoch nicht den von jedem Organ angenommenen Leitlinien, und keines der Organe verfügt über ein klares und kohärentes Verfahren zur Beantragung von Übersetzungsleistungen.

| IV. | Die drei geprüften Übersetzungsdienste konnten im Allgemeinen Übersetzungsleistungen in die EU-15-Sprachen termingerecht und mit der geforderten Qualität erbringen. Im Jahr 2004 gab es jedoch erhebliche Probleme hinsichtlich der EU-10-Sprachen. |
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IV.

Die drei geprüften Übersetzungsdienste konnten im Allgemeinen Übersetzungsleistungen in die EU-15-Sprachen termingerecht und mit der geforderten Qualität erbringen. Im Jahr 2004 gab es jedoch erhebliche Probleme hinsichtlich der EU-10-Sprachen.

| V. | Keiner der Übersetzungsdienste verfügt über ein Instrument zur Bemessung des Zufriedenheitsgrades der Kunden oder über Verfahren zur Bearbeitung von Qualitätsbeanstandungen. Nur bei der Kommission bestehen Leitlinien zur Qualitätssicherung. Qualitätsindikatoren, wie z. B. die Fehleranzahl pro Seite, gibt es beim Parlament, nicht aber bei der Kommission oder beim Rat. |
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V.

Keiner der Übersetzungsdienste verfügt über ein Instrument zur Bemessung des Zufriedenheitsgrades der Kunden oder über Verfahren zur Bearbeitung von Qualitätsbeanstandungen. Nur bei der Kommission bestehen Leitlinien zur Qualitätssicherung. Qualitätsindikatoren, wie z. B. die Fehleranzahl pro Seite, gibt es beim Parlament, nicht aber bei der Kommission oder beim Rat.

| VI. | Mit Ausnahme der Kommission für das Jahr 2002 hatte keines der Organe seine Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen oder Durchschnittskosten pro übersetzte Seite berechnet. Aus den Berechnungen des Hofes wird ersichtlich, dass sich im Jahr 2003 die Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen beim Parlament und beim Rat auf rund 100 Millionen Euro und bei der Kommission auf rund 215 Millionen Euro beliefen. Aufgrund der Zunahme der Amtssprachen nach der EU-Erweiterung im Mai 2004 sind die Übersetzungskosten im Jahr 2005 auf rund 128 Millionen Euro beim Parlament, 126 Millionen Euro beim Rat und 257 Millionen Euro bei der Kommission gestiegen. Die Durchschnittskosten pro Seite bezifferten sich im Jahr 2003 auf 150 Euro bei Parlament und Kommission und auf 254 Euro beim Rat. Im Jahr 2005 stiegen die Durchschnittskosten pro Seite bei der Kommission auf 194 Euro und beim Rat auf 276 Euro, wohingegen sie beim Parlament auf 119 Euro sanken. Interne Übersetzungen sind teurer als externe Übersetzungen, es ist jedoch schwierig, einen Vergleich anzustellen, da andere Textsorten an externe Übersetzer vergeben werden und die internen Übersetzungen anerkanntermaßen qualitativ hochwertiger sind. |
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VI.

Mit Ausnahme der Kommission für das Jahr 2002 hatte keines der Organe seine Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen oder Durchschnittskosten pro übersetzte Seite berechnet. Aus den Berechnungen des Hofes wird ersichtlich, dass sich im Jahr 2003 die Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen beim Parlament und beim Rat auf rund 100 Millionen Euro und bei der Kommission auf rund 215 Millionen Euro beliefen. Aufgrund der Zunahme der Amtssprachen nach der EU-Erweiterung im Mai 2004 sind die Übersetzungskosten im Jahr 2005 auf rund 128 Millionen Euro beim Parlament, 126 Millionen Euro beim Rat und 257 Millionen Euro bei der Kommission gestiegen. Die Durchschnittskosten pro Seite bezifferten sich im Jahr 2003 auf 150 Euro bei Parlament und Kommission und auf 254 Euro beim Rat. Im Jahr 2005 stiegen die Durchschnittskosten pro Seite bei der Kommission auf 194 Euro und beim Rat auf 276 Euro, wohingegen sie beim Parlament auf 119 Euro sanken. Interne Übersetzungen sind teurer als externe Übersetzungen, es ist jedoch schwierig, einen Vergleich anzustellen, da andere Textsorten an externe Übersetzer vergeben werden und die internen Übersetzungen anerkanntermaßen qualitativ hochwertiger sind.

| VII. | Zum einen konnten Kommission und Rat die Übersetzungsnachfrage in die EU-15-Sprachen erfolgreich reduzieren, zum anderen führte dies aber zu einer Überkapazität und zu einer unterdurchschnittlichen Produktivität. Der Hof stellte erhebliche Unterschiede bei der Produktivität und der Outsourcing-Rate der verschiedenen Sprachreferate der einzelnen Organe fest. |
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VII.

Zum einen konnten Kommission und Rat die Übersetzungsnachfrage in die EU-15-Sprachen erfolgreich reduzieren, zum anderen führte dies aber zu einer Überkapazität und zu einer unterdurchschnittlichen Produktivität. Der Hof stellte erhebliche Unterschiede bei der Produktivität und der Outsourcing-Rate der verschiedenen Sprachreferate der einzelnen Organe fest.

| VIII. | Seit 1995 besteht eine verstärkte Zusammenarbeit der EU-Übersetzungsdienste in bestimmten Bereichen, wie Personaleinstellung, Erstellung einer Datenbank für Terminologie und Beschaffung von IT-Tools usw. Der Hof ist der Auffassung, dass weitere Ersparnisse durch eine engere interinstitutionelle Zusammenarbeit erzielt werden könnten, insbesondere durch die gegenseitige Bereitstellung freier Kapazitäten in den einzelnen Organen. Die Inanspruchnahme freiberuflicher Übersetzer könnte damit reduziert werden. Aufgrund der fehlenden Vorausschau und des unzulänglichen Informationsaustauschs über verfügbare Kapazitäten können die Organe die temporär verfügbaren Ressourcen in anderen Organen kaum nutzen. |
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VIII.

Seit 1995 besteht eine verstärkte Zusammenarbeit der EU-Übersetzungsdienste in bestimmten Bereichen, wie Personaleinstellung, Erstellung einer Datenbank für Terminologie und Beschaffung von IT-Tools usw. Der Hof ist der Auffassung, dass weitere Ersparnisse durch eine engere interinstitutionelle Zusammenarbeit erzielt werden könnten, insbesondere durch die gegenseitige Bereitstellung freier Kapazitäten in den einzelnen Organen. Die Inanspruchnahme freiberuflicher Übersetzer könnte damit reduziert werden. Aufgrund der fehlenden Vorausschau und des unzulänglichen Informationsaustauschs über verfügbare Kapazitäten können die Organe die temporär verfügbaren Ressourcen in anderen Organen kaum nutzen.

| IX. | Obwohl in den geprüften Übersetzungsdiensten erweiterte IT-Tools verfügbar sind, werden diese nicht konsequent in Anspruch genommen. Im Parlament wird der tatsächliche Einsatz der Übersetzungshilfen in den einzelnen Übersetzungsreferaten äußerst unterschiedlich gehandhabt. Beim Rat wurden diese Instrumente für die EU-15-Sprachen im Jahr 2004 kaum genutzt, und bei der Kommission gab es keine Informationen über das Ausmaß ihrer Verwendung während des Prüfungszeitraums. Effizienz und Harmonisierung der Übersetzungstätigkeit könnten durch eine verstärkte Nutzung der computergestützten Übersetzungshilfen, eine wirksamere Planung sowie eine striktere Einhaltung der Fristen für Übersetzungsaufträge verbessert werden. Darüber hinaus könnte durch eine genauere Überwachung der Outsourcing-Entscheidungen die Inanspruchnahme von freiberuflichen Übersetzern dann vermieden werden, wenn interne Übersetzer verfügbar sind. Ferner sollte ein ständiges Monitoring mithilfe von Leistungsindikatoren und Verfahren zur Gewährleistung angemessener Managementinformationen eingesetzt werden. |
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IX.

Obwohl in den geprüften Übersetzungsdiensten erweiterte IT-Tools verfügbar sind, werden diese nicht konsequent in Anspruch genommen. Im Parlament wird der tatsächliche Einsatz der Übersetzungshilfen in den einzelnen Übersetzungsreferaten äußerst unterschiedlich gehandhabt. Beim Rat wurden diese Instrumente für die EU-15-Sprachen im Jahr 2004 kaum genutzt, und bei der Kommission gab es keine Informationen über das Ausmaß ihrer Verwendung während des Prüfungszeitraums. Effizienz und Harmonisierung der Übersetzungstätigkeit könnten durch eine verstärkte Nutzung der computergestützten Übersetzungshilfen, eine wirksamere Planung sowie eine striktere Einhaltung der Fristen für Übersetzungsaufträge verbessert werden. Darüber hinaus könnte durch eine genauere Überwachung der Outsourcing-Entscheidungen die Inanspruchnahme von freiberuflichen Übersetzern dann vermieden werden, wenn interne Übersetzer verfügbar sind. Ferner sollte ein ständiges Monitoring mithilfe von Leistungsindikatoren und Verfahren zur Gewährleistung angemessener Managementinformationen eingesetzt werden.

EINLEITUNG

| 1. | Die Europäische Union arbeitet in einem mehrsprachigen Umfeld mit sprachlicher Gleichbehandlung sämtlicher Mitgliedstaaten. Die Organe der Europäischen Gemeinschaft beschäftigen Mitarbeiter aus allen Mitgliedstaaten mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen. Aus praktischen Gründen wurde die Anzahl der in den Organen am meisten benutzten Sprachen begrenzt (1), aber aus oder in Mitgliedstaaten werden nur Dokumente in ihren jeweiligen Amtssprachen gesandt. Die Übersetzung aller Dokumente, die von außen kommen oder nach außen gehen, ist daher für ein gutes Funktionieren der Organe sowie für die Kommunikation mit den Mitgliedstaaten und ihren Bürgern äußerst wichtig. |
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1.

Die Europäische Union arbeitet in einem mehrsprachigen Umfeld mit sprachlicher Gleichbehandlung sämtlicher Mitgliedstaaten. Die Organe der Europäischen Gemeinschaft beschäftigen Mitarbeiter aus allen Mitgliedstaaten mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen. Aus praktischen Gründen wurde die Anzahl der in den Organen am meisten benutzten Sprachen begrenzt (1), aber aus oder in Mitgliedstaaten werden nur Dokumente in ihren jeweiligen Amtssprachen gesandt. Die Übersetzung aller Dokumente, die von außen kommen oder nach außen gehen, ist daher für ein gutes Funktionieren der Organe sowie für die Kommunikation mit den Mitgliedstaaten und ihren Bürgern äußerst wichtig.

Rechtsrahmen

| 2. | Laut Artikel 290 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und Verordnung Nr. 1/1958 des Rates (2), die nach jeder Erweiterung dem aktuellen Stand angepasst wurde, erhielten 21 Sprachen den Status als Amtssprachen und Arbeitssprachen der Organe (3). Diese Verordnung regelt sodann die Sprachenfrage für eine umfassende Kategorie von EU-Dokumenten (4), ermöglicht aber auch den Organen, in ihren Geschäftsordnungen festzulegen, wie diese Regelung der Sprachenfrage im Einzelnen anzuwenden ist. Diese Vorschrift ermöglicht es, die Sprachenkombinationen auf die besonderen Erfordernisse der einzelnen Organe abzustimmen (siehe Anhang I). |
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2.

Laut Artikel 290 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und Verordnung Nr. 1/1958 des Rates (2), die nach jeder Erweiterung dem aktuellen Stand angepasst wurde, erhielten 21 Sprachen den Status als Amtssprachen und Arbeitssprachen der Organe (3). Diese Verordnung regelt sodann die Sprachenfrage für eine umfassende Kategorie von EU-Dokumenten (4), ermöglicht aber auch den Organen, in ihren Geschäftsordnungen festzulegen, wie diese Regelung der Sprachenfrage im Einzelnen anzuwenden ist. Diese Vorschrift ermöglicht es, die Sprachenkombinationen auf die besonderen Erfordernisse der einzelnen Organe abzustimmen (siehe Anhang I).

| 3. | Ergänzend zu seiner Geschäftsordnung erlässt jedes Organ praktische Leitlinien in Bezug auf die Art der zu übersetzenden Dokumente, die Anzahl der Sprachfassungen, die Länge der Originaltexte sowie die Bereitstellungsfristen (siehe auch Anhang I). |
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3.

Ergänzend zu seiner Geschäftsordnung erlässt jedes Organ praktische Leitlinien in Bezug auf die Art der zu übersetzenden Dokumente, die Anzahl der Sprachfassungen, die Länge der Originaltexte sowie die Bereitstellungsfristen (siehe auch Anhang I).

Organisation der Übersetzungsdienste der EU-Organe

| 4. | Jedes Organ hat seinen eigenen Sprachendienst: die Generaldirektion Übersetzung und Veröffentlichung beim Parlament, die Generaldirektion Übersetzung bei der Kommission (nachstehend DGT) und die Direktion A III (Übersetzung und Herstellung der Dokumente) beim Rat (nachstehend DG A III). Der Gerichtshof und der Rechnungshof sowie der Wirtschafts- und Sozialausschuss und der Ausschuss der Regionen verfügen ebenfalls über eigene Übersetzungsdienste. Das Übersetzungszentrum in Luxemburg (5) deckt den Übersetzungsbedarf der Einrichtungen der EU. |
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4.

Jedes Organ hat seinen eigenen Sprachendienst: die Generaldirektion Übersetzung und Veröffentlichung beim Parlament, die Generaldirektion Übersetzung bei der Kommission (nachstehend DGT) und die Direktion A III (Übersetzung und Herstellung der Dokumente) beim Rat (nachstehend DG A III). Der Gerichtshof und der Rechnungshof sowie der Wirtschafts- und Sozialausschuss und der Ausschuss der Regionen verfügen ebenfalls über eigene Übersetzungsdienste. Das Übersetzungszentrum in Luxemburg (5) deckt den Übersetzungsbedarf der Einrichtungen der EU.

| 5. | Im Jahr 2005 beschäftigte die Kommission rund 1 450 interne Übersetzer (und rund 600 Unterstützungskräfte), das Parlament rund 550 Übersetzer (und rund 380 Unterstützungskräfte) und der Rat 660 Übersetzer (und rund 330 Unterstützungskräfte). Aufgrund der unausgewogenen Verteilung der Übersetzungsnachfrage auf das Jahr beschäftigen einige europäische Organe freiberufliche Übersetzer, die über Ausschreibungsverfahren ausgewählt werden, um die Kosten zu begrenzen und Spitzenbelastungen gewachsen zu sein. |
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5.

Im Jahr 2005 beschäftigte die Kommission rund 1 450 interne Übersetzer (und rund 600 Unterstützungskräfte), das Parlament rund 550 Übersetzer (und rund 380 Unterstützungskräfte) und der Rat 660 Übersetzer (und rund 330 Unterstützungskräfte). Aufgrund der unausgewogenen Verteilung der Übersetzungsnachfrage auf das Jahr beschäftigen einige europäische Organe freiberufliche Übersetzer, die über Ausschreibungsverfahren ausgewählt werden, um die Kosten zu begrenzen und Spitzenbelastungen gewachsen zu sein.

| 6. | Die Organisationsstruktur der EU-Übersetzungsdienste umfasst Übersetzungsreferate mit Übersetzern und Sekretärinnen (ein Referat pro Sprache beim Parlament und beim Rat und eine Abteilung pro Sprache bei der Kommission (6)) sowie jeweils ein Referat für Planung, Freiberufler und verschiedene andere Unterstützungsfunktionen (IT, Ressourcenmanagement usw.). |
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6.

Die Organisationsstruktur der EU-Übersetzungsdienste umfasst Übersetzungsreferate mit Übersetzern und Sekretärinnen (ein Referat pro Sprache beim Parlament und beim Rat und eine Abteilung pro Sprache bei der Kommission (6)) sowie jeweils ein Referat für Planung, Freiberufler und verschiedene andere Unterstützungsfunktionen (IT, Ressourcenmanagement usw.).

| 7. | Im Jahr 2005 waren die EU-Organe, die die meisten Übersetzungsleistungen zu erbringen hatten, die Kommission (1 324 000 Seiten (7)), das Parlament (1 080 000 Seiten (8)) und der Rat (457 000 Seiten (9)). Zusammen entsprechen sie etwa 70 % des gesamten EU-Übersetzungsvolumens. |
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7.

Im Jahr 2005 waren die EU-Organe, die die meisten Übersetzungsleistungen zu erbringen hatten, die Kommission (1 324 000 Seiten (7)), das Parlament (1 080 000 Seiten (8)) und der Rat (457 000 Seiten (9)). Zusammen entsprechen sie etwa 70 % des gesamten EU-Übersetzungsvolumens.

| 8. | Die einzelnen Organe haben für die Deckung ihres Bedarfs an Übersetzungsleistungen unterschiedliche Verfahren gewählt:






  a) | Der Übersetzungsdienst entscheidet, ob ein Dokument intern übersetzt oder |
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8.

Die einzelnen Organe haben für die Deckung ihres Bedarfs an Übersetzungsleistungen unterschiedliche Verfahren gewählt:

a)

Der Übersetzungsdienst entscheidet, ob ein Dokument intern übersetzt oder

| b) | extern an freiberufliche Übersetzer vergeben wird; |
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b)

extern an freiberufliche Übersetzer vergeben wird;

| c) | direkte Inanspruchnahme von freiberuflichen Übersetzern, ohne notwendigerweise die Beteiligung des Übersetzungsdienstes zu erfordern (nachstehend „direktes Outsourcing“); |
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c)

direkte Inanspruchnahme von freiberuflichen Übersetzern, ohne notwendigerweise die Beteiligung des Übersetzungsdienstes zu erfordern (nachstehend „direktes Outsourcing“);

| d) | Übersetzung durch Verwaltungspersonal der betreffenden Generaldirektion (nachstehend GD) („graue Übersetzungen“). |
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d)

Übersetzung durch Verwaltungspersonal der betreffenden Generaldirektion (nachstehend GD) („graue Übersetzungen“).

Prüfungsumfang und Prüfungsansatz

| 9. | Mit der Prüfung des Hofes sollte ermittelt werden, inwieweit die Kommission, das Parlament und der Rat ihre Übersetzungsressourcen und -ausgaben wirtschaftlich und wirksam verwalten. |
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9.

Mit der Prüfung des Hofes sollte ermittelt werden, inwieweit die Kommission, das Parlament und der Rat ihre Übersetzungsressourcen und -ausgaben wirtschaftlich und wirksam verwalten.

| 10. | Der Hof legte der Prüfung die drei folgenden Fragen zugrunde:






  — | Wird der Übersetzungsnachfrage entsprochen, und bestehen angemessene Verfahren zur Vermeidung überflüssiger Übersetzungen? |
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10.

Der Hof legte der Prüfung die drei folgenden Fragen zugrunde:

—

Wird der Übersetzungsnachfrage entsprochen, und bestehen angemessene Verfahren zur Vermeidung überflüssiger Übersetzungen?

| — | Werden Übersetzungsleistungen fristgerecht erbracht und entsprechen sie qualitativ ihrer Zweckbestimmung? |
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—

Werden Übersetzungsleistungen fristgerecht erbracht und entsprechen sie qualitativ ihrer Zweckbestimmung?

| — | Konnten die Organe die Kosten für Übersetzungsleistungen in Grenzen halten? |
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Konnten die Organe die Kosten für Übersetzungsleistungen in Grenzen halten?

| 11. | Geprüft wurden im Wesentlichen die während der Haushaltsjahre 2003 und 2004 getätigten Ausgaben, wobei auch die 2005 als Folge der Erweiterung eingetretenen Änderungen berücksichtigt wurden. Die Prüfung erfolgte anhand der Untersuchung der bestehenden Regeln und Verfahren, der Überprüfung der Zuverlässigkeit der Output-Statistiken, der Kosten- und Produktivitätsberechnung sowie anhand einer Erhebung zur Kundenzufriedenheit innerhalb der größten Nutzerdienste. |
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11.

Geprüft wurden im Wesentlichen die während der Haushaltsjahre 2003 und 2004 getätigten Ausgaben, wobei auch die 2005 als Folge der Erweiterung eingetretenen Änderungen berücksichtigt wurden. Die Prüfung erfolgte anhand der Untersuchung der bestehenden Regeln und Verfahren, der Überprüfung der Zuverlässigkeit der Output-Statistiken, der Kosten- und Produktivitätsberechnung sowie anhand einer Erhebung zur Kundenzufriedenheit innerhalb der größten Nutzerdienste.

BEMERKUNGEN

Verfahren zur Gewährleistung, dass der Übersetzungsnachfrage entsprochen und überflüssige Übersetzungen vermieden werden

| 12. | Zur Gewährleistung eines wirtschaftlichen Ressourceneinsatzes sollten lediglich dann Übersetzungen angefertigt werden, wenn sie für ein wirksames Funktionieren der Organe erforderlich und hinreichend prioritär sind. Klare Leitlinien sind notwendig, um Kriterien für die Texte aufzustellen, für die eine Übersetzung beantragt werden kann. Der Hof prüfte, inwieweit derartige Leitlinien bestehen, wie ihre Qualität ist und wie sie angewandt werden. |
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12.

Zur Gewährleistung eines wirtschaftlichen Ressourceneinsatzes sollten lediglich dann Übersetzungen angefertigt werden, wenn sie für ein wirksames Funktionieren der Organe erforderlich und hinreichend prioritär sind. Klare Leitlinien sind notwendig, um Kriterien für die Texte aufzustellen, für die eine Übersetzung beantragt werden kann. Der Hof prüfte, inwieweit derartige Leitlinien bestehen, wie ihre Qualität ist und wie sie angewandt werden.

Interne Leitlinien für Übersetzungsaufträge

| 13. | Keines der Organe verfügt über kohärente und klare Verfahren, um Folgendes festzulegen: Wer kann Übersetzungen anfordern, welche Arten von Dokumenten sollten übersetzt werden (wann und in welche Sprachen), Kriterien zur Genehmigung von Nicht-Pflichtübersetzungen und Verfahren zur Eindämmung der „Nachfragepolitik“. |
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13.

Keines der Organe verfügt über kohärente und klare Verfahren, um Folgendes festzulegen: Wer kann Übersetzungen anfordern, welche Arten von Dokumenten sollten übersetzt werden (wann und in welche Sprachen), Kriterien zur Genehmigung von Nicht-Pflichtübersetzungen und Verfahren zur Eindämmung der „Nachfragepolitik“.

| 14. | Die von den drei Organen eingeführten Leitlinien geben nur die Art der Dokumente an, für die eine Übersetzung vorgeschrieben ist (entweder in alle Sprachen oder nur in einige Sprachen). Mit Ausnahme der „Nicht-Kerndokumente“ des Rats (10), für die im Jahr 2003 ein Beschluss, sie nicht in die EU-10-Sprachen zu übersetzen, getroffen wurde, bleibt unklar, welche Dokumente nicht zur Übersetzung angenommen werden sollen. |
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14.

Die von den drei Organen eingeführten Leitlinien geben nur die Art der Dokumente an, für die eine Übersetzung vorgeschrieben ist (entweder in alle Sprachen oder nur in einige Sprachen). Mit Ausnahme der „Nicht-Kerndokumente“ des Rats (10), für die im Jahr 2003 ein Beschluss, sie nicht in die EU-10-Sprachen zu übersetzen, getroffen wurde, bleibt unklar, welche Dokumente nicht zur Übersetzung angenommen werden sollen.

| 15. | Mehr als einige Tausend Personen bei der Kommission, 800 beim Parlament und fast das ganze Verwaltungspersonal beim Rat erhielten Zugang zum System für die Beantragung von Übersetzungsleistungen. Diese Tatsache zusammen mit unzulänglichen Leitlinien vergrößert das Risiko, dass nichtprioritätsgerechte oder gar überflüssige Übersetzungen angefordert werden können. |
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15.

Mehr als einige Tausend Personen bei der Kommission, 800 beim Parlament und fast das ganze Verwaltungspersonal beim Rat erhielten Zugang zum System für die Beantragung von Übersetzungsleistungen. Diese Tatsache zusammen mit unzulänglichen Leitlinien vergrößert das Risiko, dass nichtprioritätsgerechte oder gar überflüssige Übersetzungen angefordert werden können.

| 16. | In einigen Generaldirektionen der Kommission werden die Übersetzungsaufträge vom Leiter eines Koordinierungsreferats genehmigt. In anderen Generaldirektionen der Kommission und in einigen Generaldirektionen des Parlaments und des Rats werden die Übersetzungsaufträge auf der Ebene eines Referats genehmigt oder direkt an das Planungsreferat des Übersetzungsdienstes ohne vorherige Genehmigung oder Kontrolle gesandt. In solchen Fällen ist das Planungsreferat des Übersetzungsdienstes der einzige Filter, mit dem Übersetzungsaufträge, die für das Organ eine niedrige Priorität haben (11), ermittelt oder abgelehnt werden können; derartige Entscheidungen sind allerdings nur in einem begrenzten Rahmen möglich. |
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16.

In einigen Generaldirektionen der Kommission werden die Übersetzungsaufträge vom Leiter eines Koordinierungsreferats genehmigt. In anderen Generaldirektionen der Kommission und in einigen Generaldirektionen des Parlaments und des Rats werden die Übersetzungsaufträge auf der Ebene eines Referats genehmigt oder direkt an das Planungsreferat des Übersetzungsdienstes ohne vorherige Genehmigung oder Kontrolle gesandt. In solchen Fällen ist das Planungsreferat des Übersetzungsdienstes der einzige Filter, mit dem Übersetzungsaufträge, die für das Organ eine niedrige Priorität haben (11), ermittelt oder abgelehnt werden können; derartige Entscheidungen sind allerdings nur in einem begrenzten Rahmen möglich.

| 17. | Der „Verhaltenskodex Mehrsprachigkeit“ des Parlaments (siehe Anhang I) „legt die entsprechenden Einzelheiten für die Umsetzung fest, insbesondere die Prioritäten, die in den Fällen zu beachten sind, in denen die sprachlichen Ressourcen es nicht gestatten, alle beantragten Formen der Unterstützung bereitzustellen“. Ferner heißt es, dass „der Nutzer für die Ermittlung seines Sprachenbedarfs zuständig ist“ (Artikel 1 Absätze 1 und 5). Wenn folglich der Antrag nicht gegen den Kodex verstößt, stellt das Planungsreferat den Bedarf der Übersetzung oder die Anzahl der angeforderten Zielsprachen auch dann nicht infrage, wenn klar ist, dass die operationellen Fristen nicht eingehalten werden können (und die Übersetzung deshalb wahrscheinlich nicht gebraucht wird). |
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17.

Der „Verhaltenskodex Mehrsprachigkeit“ des Parlaments (siehe Anhang I) „legt die entsprechenden Einzelheiten für die Umsetzung fest, insbesondere die Prioritäten, die in den Fällen zu beachten sind, in denen die sprachlichen Ressourcen es nicht gestatten, alle beantragten Formen der Unterstützung bereitzustellen“. Ferner heißt es, dass „der Nutzer für die Ermittlung seines Sprachenbedarfs zuständig ist“ (Artikel 1 Absätze 1 und 5). Wenn folglich der Antrag nicht gegen den Kodex verstößt, stellt das Planungsreferat den Bedarf der Übersetzung oder die Anzahl der angeforderten Zielsprachen auch dann nicht infrage, wenn klar ist, dass die operationellen Fristen nicht eingehalten werden können (und die Übersetzung deshalb wahrscheinlich nicht gebraucht wird).

| 18. | Die Planungsreferate der Kommission und des Rates können nach Beratung mit dem Auftraggeber die Übersetzungen verweigern, die nicht mit den internen Regeln übereinstimmen oder die entweder als verfrüht oder unnötig angesehen werden. In den Jahren 2003 und 2004 wurden 5 % bis 10 % der angeforderten Übersetzungen abgelehnt. Solange keine Beschwerden vonseiten der Auftraggeber vorlagen, wurden die Genehmigungen durch das Unterstützungspersonal des Planungsreferats bei der Kommission und beim Rat vom Management nicht — auch nicht stichprobenmäßig — überprüft. Die Annahme von Übersetzungsaufträgen hing eher von den Übersetzungskapazitäten als vom tatsächlichen Bedarf ab. |
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18.

Die Planungsreferate der Kommission und des Rates können nach Beratung mit dem Auftraggeber die Übersetzungen verweigern, die nicht mit den internen Regeln übereinstimmen oder die entweder als verfrüht oder unnötig angesehen werden. In den Jahren 2003 und 2004 wurden 5 % bis 10 % der angeforderten Übersetzungen abgelehnt. Solange keine Beschwerden vonseiten der Auftraggeber vorlagen, wurden die Genehmigungen durch das Unterstützungspersonal des Planungsreferats bei der Kommission und beim Rat vom Management nicht — auch nicht stichprobenmäßig — überprüft. Die Annahme von Übersetzungsaufträgen hing eher von den Übersetzungskapazitäten als vom tatsächlichen Bedarf ab.

Zur Deckung der Nachfrage erforderliche Übersetzungskapazität

| 19. | Seit der Erweiterung konnte der Übersetzungsnachfrage in den EU-15-Sprachen im Allgemeinen von den Organen entsprochen werden. Bei den EU-10-Sprachen stellt sich die Situation anders dar, weil nicht genügend Übersetzer aus den neuen Mitgliedstaaten zur Verfügung stehen. Die erste Phase der interinstitutionellen EPSO-Auswahlverfahren zur Einstellung von Hilfsübersetzern für die EU-10-Sprachen war bis zum Zeitpunkt der Erweiterung noch nicht abgeschlossen und führte nicht zu einer ausreichenden Anzahl von erfolgreichen Bewerbern. |
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19.

Seit der Erweiterung konnte der Übersetzungsnachfrage in den EU-15-Sprachen im Allgemeinen von den Organen entsprochen werden. Bei den EU-10-Sprachen stellt sich die Situation anders dar, weil nicht genügend Übersetzer aus den neuen Mitgliedstaaten zur Verfügung stehen. Die erste Phase der interinstitutionellen EPSO-Auswahlverfahren zur Einstellung von Hilfsübersetzern für die EU-10-Sprachen war bis zum Zeitpunkt der Erweiterung noch nicht abgeschlossen und führte nicht zu einer ausreichenden Anzahl von erfolgreichen Bewerbern.

| 20. | Obgleich das Parlament erfolgreicher bei der Vorbereitung der Übersetzung in die EU-10-Sprachen nach der Erweiterung war, konnte keines der Organe seine Ziele für die Einstellung von internen Übersetzern und Unterstützungskräften für die Referate der neuen Sprachen erreichen. Bis Dezember 2004 hatte die DGT der Kommission lediglich 25 bis 38 Übersetzer und Unterstützungskräfte pro EU-10-Sprachreferat eingestellt gegenüber einer Zielsetzung von 90. Da erst im Mai 2005 neue EPSO-Auswahlverfahren veranstaltet wurden, wird der Mangel an internen Übersetzern für die EU-10-Sprachen bis Ende 2006 fortbestehen (siehe auch Ziffer 74). |
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20.

Obgleich das Parlament erfolgreicher bei der Vorbereitung der Übersetzung in die EU-10-Sprachen nach der Erweiterung war, konnte keines der Organe seine Ziele für die Einstellung von internen Übersetzern und Unterstützungskräften für die Referate der neuen Sprachen erreichen. Bis Dezember 2004 hatte die DGT der Kommission lediglich 25 bis 38 Übersetzer und Unterstützungskräfte pro EU-10-Sprachreferat eingestellt gegenüber einer Zielsetzung von 90. Da erst im Mai 2005 neue EPSO-Auswahlverfahren veranstaltet wurden, wird der Mangel an internen Übersetzern für die EU-10-Sprachen bis Ende 2006 fortbestehen (siehe auch Ziffer 74).

| 21. | Im Gegensatz zu den EU-Übersetzungsdiensten können einige große private Übersetzungsbüros, auf die die europäischen Organe zurückgreifen, seit 2004 in alle und aus allen EU-10-Sprachen übersetzen. Dies wurde durch die Einrichtung von Außenstellen in den neuen Mitgliedstaaten erzielt. Obwohl die Kommission nur eine begrenzte Anzahl von Übersetzern als Vertragsbedienstete in ihren Außenstellen in den neuen Mitgliedstaaten in Anspruch nahm, beschloss sie, diese Verträge aus verwaltungstechnischen Gründen im Jahr 2006 weitgehend auslaufen zu lassen. |
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21.

Im Gegensatz zu den EU-Übersetzungsdiensten können einige große private Übersetzungsbüros, auf die die europäischen Organe zurückgreifen, seit 2004 in alle und aus allen EU-10-Sprachen übersetzen. Dies wurde durch die Einrichtung von Außenstellen in den neuen Mitgliedstaaten erzielt. Obwohl die Kommission nur eine begrenzte Anzahl von Übersetzern als Vertragsbedienstete in ihren Außenstellen in den neuen Mitgliedstaaten in Anspruch nahm, beschloss sie, diese Verträge aus verwaltungstechnischen Gründen im Jahr 2006 weitgehend auslaufen zu lassen.

| 22. | Aufgrund dieser Kapazitätsengpässe wurden bis April 2005 beim Rat nur legislative Kerndokumente (12) in die EU-10-Sprachen übersetzt. Im selben Zeitraum wurden beim Parlament nur Vorschriften allgemeinen Interesses, Tagesordnungen und Protokolle der Plenarsitzungen sowie Dokumente, die für die Abstimmung im Plenum bestimmt sind, in die EU-10-Sprachen übersetzt. |
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22.

Aufgrund dieser Kapazitätsengpässe wurden bis April 2005 beim Rat nur legislative Kerndokumente (12) in die EU-10-Sprachen übersetzt. Im selben Zeitraum wurden beim Parlament nur Vorschriften allgemeinen Interesses, Tagesordnungen und Protokolle der Plenarsitzungen sowie Dokumente, die für die Abstimmung im Plenum bestimmt sind, in die EU-10-Sprachen übersetzt.

| 23. | Im Jahr 2004 hatten nur sehr wenige Übersetzer in den EU-15-Sprachreferaten ausreichende Kenntnisse in einer oder mehreren EU-10-Sprachen. Dies führte dazu, dass Übersetzungen in die so genannten Verfahrenssprachen — Englisch, Französisch und Deutsch — meistens von einem Nichtmuttersprachler erstellt wurden, was die Kapazitäten für die Übersetzung in die EU-10-Sprachen noch weiter verringerte. |
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23.

Im Jahr 2004 hatten nur sehr wenige Übersetzer in den EU-15-Sprachreferaten ausreichende Kenntnisse in einer oder mehreren EU-10-Sprachen. Dies führte dazu, dass Übersetzungen in die so genannten Verfahrenssprachen — Englisch, Französisch und Deutsch — meistens von einem Nichtmuttersprachler erstellt wurden, was die Kapazitäten für die Übersetzung in die EU-10-Sprachen noch weiter verringerte.

Entwicklung der Anzahl von übersetzten Seiten

| 24. | Mit der Erweiterung der Europäischen Union stieg die Anzahl der Amtssprachen von 11 auf 20. Damit einher ging eine wesentliche Zunahme der Kosten und eine größere Komplexität der Übersetzung. Die EU-Organe ergriffen Maßnahmen, um die Zunahme des Übersetzungsvolumens auf ein Minimum zu reduzieren und führten strengere Kriterien für die Übersetzung ein. Der Hof untersuchte, inwieweit diese Maßnahmen zu einer erfolgreichen Nachfragesteuerung führten. |
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24.

Mit der Erweiterung der Europäischen Union stieg die Anzahl der Amtssprachen von 11 auf 20. Damit einher ging eine wesentliche Zunahme der Kosten und eine größere Komplexität der Übersetzung. Die EU-Organe ergriffen Maßnahmen, um die Zunahme des Übersetzungsvolumens auf ein Minimum zu reduzieren und führten strengere Kriterien für die Übersetzung ein. Der Hof untersuchte, inwieweit diese Maßnahmen zu einer erfolgreichen Nachfragesteuerung führten.

| 25. | Abbildung 1 zeigt, dass die Organe in den letzten Jahren das Übersetzungsvolumen in Grenzen halten konnten (13). Angesichts der beim Rat im Jahr 2003 und bei der Kommission im Jahr 2004 eingeführten strikteren Annahmekriterien konnte der Aufwärtstrend der Vorjahre aufgehalten werden. Der Rückgang des Übersetzungsvolumens in allen Organen im Jahr 2004 ist auch auf die geringere Legislativtätigkeit aufgrund der Parlamentswahlen und der Erneuerung der Kommission sowie auf einen aufgelaufenen Rückstand der Übersetzungen in die EU-10-Sprachen zurückzuführen. |
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25.

Abbildung 1 zeigt, dass die Organe in den letzten Jahren das Übersetzungsvolumen in Grenzen halten konnten (13). Angesichts der beim Rat im Jahr 2003 und bei der Kommission im Jahr 2004 eingeführten strikteren Annahmekriterien konnte der Aufwärtstrend der Vorjahre aufgehalten werden. Der Rückgang des Übersetzungsvolumens in allen Organen im Jahr 2004 ist auch auf die geringere Legislativtätigkeit aufgrund der Parlamentswahlen und der Erneuerung der Kommission sowie auf einen aufgelaufenen Rückstand der Übersetzungen in die EU-10-Sprachen zurückzuführen.

Image

| 26. | Aus Tabelle 1 wird ersichtlich, dass beim Parlament und beim Rat das Übersetzungsvolumen aufgrund der dort angewandten Politik der umfassenden Mehrsprachigkeit für alle Sprachen fast gleich ist. Das niedrigere Volumen für die EU-10-Sprachen ist auf die geringeren Kapazitäten zurückzuführen. Nur die englischen Übersetzungsreferate haben eine geringere Nachfrage als die anderen Sprachreferate, weil beim Rat rund drei Viertel und beim Parlament fast die Hälfte aller Originaltexte inzwischen in Englisch abgefasst sind. Die Kommission macht einen klaren Unterschied zwischen Verfahrenssprachen (Englisch, Französisch und Deutsch) und Nichtverfahrenssprachen, für die die Nachfrage bedeutend niedriger ist. Im Gegensatz zum Parlament und zum Rat ist die Nachfrage bei den englischen Übersetzungsreferaten der Kommission nicht geringer als bei den anderen Referaten, da eine große Anzahl von externen Dokumenten in die Verfahrenssprachen übersetzt werden muss. |
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26.

Aus Tabelle 1 wird ersichtlich, dass beim Parlament und beim Rat das Übersetzungsvolumen aufgrund der dort angewandten Politik der umfassenden Mehrsprachigkeit für alle Sprachen fast gleich ist. Das niedrigere Volumen für die EU-10-Sprachen ist auf die geringeren Kapazitäten zurückzuführen. Nur die englischen Übersetzungsreferate haben eine geringere Nachfrage als die anderen Sprachreferate, weil beim Rat rund drei Viertel und beim Parlament fast die Hälfte aller Originaltexte inzwischen in Englisch abgefasst sind. Die Kommission macht einen klaren Unterschied zwischen Verfahrenssprachen (Englisch, Französisch und Deutsch) und Nichtverfahrenssprachen, für die die Nachfrage bedeutend niedriger ist. Im Gegensatz zum Parlament und zum Rat ist die Nachfrage bei den englischen Übersetzungsreferaten der Kommission nicht geringer als bei den anderen Referaten, da eine große Anzahl von externen Dokumenten in die Verfahrenssprachen übersetzt werden muss.

Tabelle 1

Übersetzungsvolumen pro Zielsprache (in tausend Seiten)

| | KOMMISSION | PARLAMENT | RAT |
| --- | --- | --- | --- |
| 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Übersetzung in | | | | | | | | | |
| Englisch | 146 | 131 | 128 | 51 | 40 | 53 | 30 | 17 | 20 |
| Französisch | 174 | 151 | 142 | 63 | 51 | 70 | 34 | 33 | 29 |
| Deutsch | 175 | 146 | 126 | 65 | 53 | 73 | 40 | 32 | 28 |
| Andere EU-15-Sprachen (Durchschnitt) | 108 | 75 | 56 | 60 | 47 | 66 | 37 | 30 | 26 |
| EU-10-Sprachen (Durchschnitt) | 2 | 23 | 51 | 1 | 12 | 39 | < 1 | 5 | 19 |
| Quelle: Rechnungshof. |

KOMMISSION

PARLAMENT

RAT

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Übersetzung in

Englisch

146

131

128

51

40

53

30

17

20

Französisch

174

151

142

63

51

70

34

33

29

Deutsch

175

146

126

65

53

73

40

32

28

Andere EU-15-Sprachen (Durchschnitt)

108

75

56

60

47

66

37

30

26

EU-10-Sprachen (Durchschnitt)

2

23

51

1

12

39

< 1

5

19

Quelle: Rechnungshof.

Praktische Maßnahmen der Organe zur Eindämmung des Übersetzungsvolumens

Kommission

| 27. | Bei der Vorbereitung der Erweiterung vom Mai 2004 traf die Kommission spezifische Maßnahmen, um zu vermeiden, dass das Übersetzungsvolumen proportional zur Zunahme der Amtssprachen steigt. |
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27.

Bei der Vorbereitung der Erweiterung vom Mai 2004 traf die Kommission spezifische Maßnahmen, um zu vermeiden, dass das Übersetzungsvolumen proportional zur Zunahme der Amtssprachen steigt.

| 28. | Die Mitteilung der Kommission vom Mai 2004 enthielt einen Aktionsplan zur Begrenzung des Volumens und der Kosten der Übersetzung. Dieses Ziel sollte durch die Reduzierung der Anzahl der Sprachen, in die bestimmte Dokumente übersetzt werden, und die Festlegung einer Höchstlänge der Texte erreicht werden. Mehrere Generaldirektionen trafen zusätzliche Maßnahmen zur Reduzierung des Übersetzungsvolumens in Bereichen, die nicht in der Mitteilung vorkommen. Einige Veröffentlichungen werden demzufolge nicht mehr in allen Amtssprachen herausgegeben. Bei bestimmten Dokumenten wird nur eine Zusammenfassung in alle Sprachen übersetzt. |
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28.

Die Mitteilung der Kommission vom Mai 2004 enthielt einen Aktionsplan zur Begrenzung des Volumens und der Kosten der Übersetzung. Dieses Ziel sollte durch die Reduzierung der Anzahl der Sprachen, in die bestimmte Dokumente übersetzt werden, und die Festlegung einer Höchstlänge der Texte erreicht werden. Mehrere Generaldirektionen trafen zusätzliche Maßnahmen zur Reduzierung des Übersetzungsvolumens in Bereichen, die nicht in der Mitteilung vorkommen. Einige Veröffentlichungen werden demzufolge nicht mehr in allen Amtssprachen herausgegeben. Bei bestimmten Dokumenten wird nur eine Zusammenfassung in alle Sprachen übersetzt.

| 29. | Die Kommission hat einen pragmatischen Ansatz für die Übersetzung gewählt, bei dem der Bedarf der antragstellenden Generaldirektion auf die verfügbaren Kapazitäten abgestimmt wird. Die Übersetzung von Ausschreibungsunterlagen in Nichtverfahrenssprachen (14) wird zum Beispiel so lange zurückgestellt, bis ein potenzieller Bieter sie anfordert. Die Sprachenregelung der einzelnen „Komitologie“-Ausschüsse (15) variiert mit dem Bedarf der Mitglieder: Einige benutzen eine einzige Arbeitssprache, andere verlangen nur Dokumente in einer begrenzten Anzahl von vereinbarten Sprachen. |
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29.

Die Kommission hat einen pragmatischen Ansatz für die Übersetzung gewählt, bei dem der Bedarf der antragstellenden Generaldirektion auf die verfügbaren Kapazitäten abgestimmt wird. Die Übersetzung von Ausschreibungsunterlagen in Nichtverfahrenssprachen (14) wird zum Beispiel so lange zurückgestellt, bis ein potenzieller Bieter sie anfordert. Die Sprachenregelung der einzelnen „Komitologie“-Ausschüsse (15) variiert mit dem Bedarf der Mitglieder: Einige benutzen eine einzige Arbeitssprache, andere verlangen nur Dokumente in einer begrenzten Anzahl von vereinbarten Sprachen.

| 30. | Um die Nutzer davon abzuhalten, für allgemeine Verständniszwecke eine Übersetzung in alle Amtssprachen zu beantragen, verfügt die DGT auch über alternative Dienste, wie etwa schriftliche und mündliche Zusammenfassungen, eine Übersetzungs-Hotline (ein vereinfachtes System für sehr kurze Übersetzungen) und für einige Sprachenkombinationen maschinelle Druckübersetzungen. Die Prüfung ergab jedoch, dass die Kunden nicht hinreichend über diese Optionen informiert sind, die lediglich einen Bruchteil des gesamten Outputs der DGT ausmachen. Aus diesem Grund unternahm die DGT im November 2005 Schritte zur Bekanntgabe der verschiedenen verfügbaren Dienstleistungen. |
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30.

Um die Nutzer davon abzuhalten, für allgemeine Verständniszwecke eine Übersetzung in alle Amtssprachen zu beantragen, verfügt die DGT auch über alternative Dienste, wie etwa schriftliche und mündliche Zusammenfassungen, eine Übersetzungs-Hotline (ein vereinfachtes System für sehr kurze Übersetzungen) und für einige Sprachenkombinationen maschinelle Druckübersetzungen. Die Prüfung ergab jedoch, dass die Kunden nicht hinreichend über diese Optionen informiert sind, die lediglich einen Bruchteil des gesamten Outputs der DGT ausmachen. Aus diesem Grund unternahm die DGT im November 2005 Schritte zur Bekanntgabe der verschiedenen verfügbaren Dienstleistungen.

| 31. | Die Kommission unternahm erhebliche Anstrengungen, um Folgeübersetzungen von verschiedenen Fassungen desselben Textes zu vermeiden. Kommissionsdokumente werden in der Regel zum ersten Mal übersetzt, wenn die dienststellenübergreifende Konsultation (ISC) abgeschlossen ist. |
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31.

Die Kommission unternahm erhebliche Anstrengungen, um Folgeübersetzungen von verschiedenen Fassungen desselben Textes zu vermeiden. Kommissionsdokumente werden in der Regel zum ersten Mal übersetzt, wenn die dienststellenübergreifende Konsultation (ISC) abgeschlossen ist.

Parlament

| 32. | In einer neuen vom Präsidium des Parlaments 2004 angenommenen Fassung des „Verhaltenskodex Mehrsprachigkeit“ wird zwar die Länge der Dokumente begrenzt, nicht aber die Anzahl der Sprachen und die Art der zu übersetzenden Dokumente. |
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32.

In einer neuen vom Präsidium des Parlaments 2004 angenommenen Fassung des „Verhaltenskodex Mehrsprachigkeit“ wird zwar die Länge der Dokumente begrenzt, nicht aber die Anzahl der Sprachen und die Art der zu übersetzenden Dokumente.

| 33. | Während die in den parlamentarischen Ausschüssen diskutierten Dokumente in der Regel in die Muttersprache aller Mitglieder und Stellvertreter übersetzt werden, akzeptieren einige Auschüsse eine geringere Anzahl von Sprachen. |
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33.

Während die in den parlamentarischen Ausschüssen diskutierten Dokumente in der Regel in die Muttersprache aller Mitglieder und Stellvertreter übersetzt werden, akzeptieren einige Auschüsse eine geringere Anzahl von Sprachen.

Rat

| 34. | Auch der Rat hat spezifische Maßnahmen getroffen, um während der Vorbereitung der Erweiterung 2004 ein unnötiges Ansteigen des Übersetzungsvolumens zu vermeiden. Im Jahr 2003 wurde eine Liste von Kerndokumenten erstellt (siehe Anhang I) und die Genehmigung von Nicht-Kerndokumenten streng limitiert. |
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34.

Auch der Rat hat spezifische Maßnahmen getroffen, um während der Vorbereitung der Erweiterung 2004 ein unnötiges Ansteigen des Übersetzungsvolumens zu vermeiden. Im Jahr 2003 wurde eine Liste von Kerndokumenten erstellt (siehe Anhang I) und die Genehmigung von Nicht-Kerndokumenten streng limitiert.

| 35. | Der Rat hat sich außerdem bemüht, die Anzahl von Folgeübersetzungen zu verringern. Seit 2003 sieht das Generalsekretariat des Rates (nachstehend GSR) die Übersetzung von Rechtstexten in alle Sprachen nur in bestimmten entscheidenden Stadien vor und nicht wie vorher nach jeder Sitzung der einzelnen Vorbereitungsgremien. Die Generaldirektion A III prüft jedoch nicht die Einhaltung dieser Regeln oder die Möglichkeit, die Anzahl der aufeinander folgenden Fassungen, für die eine Übersetzung angefordert wird, weiter zu reduzieren. |
| --- | --- |

35.

Der Rat hat sich außerdem bemüht, die Anzahl von Folgeübersetzungen zu verringern. Seit 2003 sieht das Generalsekretariat des Rates (nachstehend GSR) die Übersetzung von Rechtstexten in alle Sprachen nur in bestimmten entscheidenden Stadien vor und nicht wie vorher nach jeder Sitzung der einzelnen Vorbereitungsgremien. Die Generaldirektion A III prüft jedoch nicht die Einhaltung dieser Regeln oder die Möglichkeit, die Anzahl der aufeinander folgenden Fassungen, für die eine Übersetzung angefordert wird, weiter zu reduzieren.

| 36. | Die Ansätze der einzelnen Organe zur Begrenzung der Übersetzungsnachfrage sind nicht koordiniert und daher nicht einheitlich. So werden beispielsweise beim Parlament alle schriftlichen Anfragen in die EU-15-Sprachen übersetzt, während die Antworten der Kommission nur in zwei Verfahrenssprachen und in der Sprache des MEPs, der die Frage stellte, verfügbar sind. |
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36.

Die Ansätze der einzelnen Organe zur Begrenzung der Übersetzungsnachfrage sind nicht koordiniert und daher nicht einheitlich. So werden beispielsweise beim Parlament alle schriftlichen Anfragen in die EU-15-Sprachen übersetzt, während die Antworten der Kommission nur in zwei Verfahrenssprachen und in der Sprache des MEPs, der die Frage stellte, verfügbar sind.

Qualitätssicherung

Kontrolle zur Gewährleistung von qualitativ angemessenen Übersetzungsleistungen

| 37. | Übersetzungen sollen genau, klar und „zweckmäßig“ sein (wobei die geforderte „Qualität“ der Übersetzung von ihrer Zweckbestimmung abhängt (16)). Der Hof prüfte, ob angemessene Maßnahmen vorhanden sind, um sicherzustellen, dass die Qualität der Übersetzungen den Zielsetzungen gerecht wird. Auf der Ebene der Übersetzungsdienste liegt die Verantwortung für Qualitätssicherung in erster Linie bei den Referatsleitern. Bei der Kommission werden alle Übersetzungen von der DGT in fünf Kategorien oder „Arten der Übersetzungsqualität“ (AÜQ) eingestuft, für die je nach Dokumentenart ein unterschiedlicher Grad an Revision und/oder Qualitätsbewertung erforderlich ist. Ergänzend dazu revidieren einige Generaldirektionen der Kommission, wie z. B. die GD Wettbewerb, systematisch die erbrachten Übersetzungsleistungen. |
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37.

Übersetzungen sollen genau, klar und „zweckmäßig“ sein (wobei die geforderte „Qualität“ der Übersetzung von ihrer Zweckbestimmung abhängt (16)). Der Hof prüfte, ob angemessene Maßnahmen vorhanden sind, um sicherzustellen, dass die Qualität der Übersetzungen den Zielsetzungen gerecht wird. Auf der Ebene der Übersetzungsdienste liegt die Verantwortung für Qualitätssicherung in erster Linie bei den Referatsleitern. Bei der Kommission werden alle Übersetzungen von der DGT in fünf Kategorien oder „Arten der Übersetzungsqualität“ (AÜQ) eingestuft, für die je nach Dokumentenart ein unterschiedlicher Grad an Revision und/oder Qualitätsbewertung erforderlich ist. Ergänzend dazu revidieren einige Generaldirektionen der Kommission, wie z. B. die GD Wettbewerb, systematisch die erbrachten Übersetzungsleistungen.

| 38. | Im Gegensatz zur Kommission besteht beim Parlament und beim Rat keine Einstufung der Übersetzungen in Qualitätskategorien, und deren Qualitätssicherungssysteme sind weniger strukturiert. Dies führt dazu, dass die Revisionsverfahren sehr unterschiedlich sind, wobei jedoch Rechtstexte vor ihrer Veröffentlichung stets von Juristen-Linguisten revidiert werden. |
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38.

Im Gegensatz zur Kommission besteht beim Parlament und beim Rat keine Einstufung der Übersetzungen in Qualitätskategorien, und deren Qualitätssicherungssysteme sind weniger strukturiert. Dies führt dazu, dass die Revisionsverfahren sehr unterschiedlich sind, wobei jedoch Rechtstexte vor ihrer Veröffentlichung stets von Juristen-Linguisten revidiert werden.

| 39. | Ergänzend zu den Kontrollen durch die Übersetzungsreferate bewertet die Direktion Übersetzung beim Parlament die Qualität der internen und externen Übersetzungen im Wege zweimonatlicher Stichprobenkontrollen (die sich im Wesentlichen auf sprachliche Fehler wie Rechtschreibung oder Grammatik beziehen, nicht aber auf die Verwendung der korrekten Terminologie usw.). Dieses Verfahren erzeugt Qualitätsindikatoren, wie etwa die Anzahl der Fehler pro Seite, Informationen, die bei der Kommission oder beim Rat fehlen. |
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39.

Ergänzend zu den Kontrollen durch die Übersetzungsreferate bewertet die Direktion Übersetzung beim Parlament die Qualität der internen und externen Übersetzungen im Wege zweimonatlicher Stichprobenkontrollen (die sich im Wesentlichen auf sprachliche Fehler wie Rechtschreibung oder Grammatik beziehen, nicht aber auf die Verwendung der korrekten Terminologie usw.). Dieses Verfahren erzeugt Qualitätsindikatoren, wie etwa die Anzahl der Fehler pro Seite, Informationen, die bei der Kommission oder beim Rat fehlen.

| 40. | Keiner der Übersetzungsdienste verfügt über spezifische Instrumente zur Bemessung der Nutzerzufriedenheit oder über Verfahren zur Bearbeitung von Qualitätsbeanstandungen. |
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40.

Keiner der Übersetzungsdienste verfügt über spezifische Instrumente zur Bemessung der Nutzerzufriedenheit oder über Verfahren zur Bearbeitung von Qualitätsbeanstandungen.

| 41. | Die vom Hof während seiner Prüfung Ende 2004 durchgeführte Erhebung zur Kundenzufriedenheit zeigte, dass die Qualität der Übersetzungen in die EU-15-Sprachen sowie die administrative Bearbeitung der Übersetzungsaufträge im Allgemeinen als zufrieden stellend angesehen wurden. Einige Generaldirektionen der Kommission haben jedoch über gewisse Qualitätsprobleme bei Übersetzungen der DGT in die EU-15-Sprachen berichtet, insbesondere über Ungenauigkeiten bei Fachtermini, sowie über die wechselhafte Qualität der Freelance-Übersetzungen. Die Generaldirektion A III beim Rat berichtete ebenfalls über einige Qualitätsprobleme bei Legislativvorschlägen, die dem Rat von der Kommission vorgelegt wurden. |
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41.

Die vom Hof während seiner Prüfung Ende 2004 durchgeführte Erhebung zur Kundenzufriedenheit zeigte, dass die Qualität der Übersetzungen in die EU-15-Sprachen sowie die administrative Bearbeitung der Übersetzungsaufträge im Allgemeinen als zufrieden stellend angesehen wurden. Einige Generaldirektionen der Kommission haben jedoch über gewisse Qualitätsprobleme bei Übersetzungen der DGT in die EU-15-Sprachen berichtet, insbesondere über Ungenauigkeiten bei Fachtermini, sowie über die wechselhafte Qualität der Freelance-Übersetzungen. Die Generaldirektion A III beim Rat berichtete ebenfalls über einige Qualitätsprobleme bei Legislativvorschlägen, die dem Rat von der Kommission vorgelegt wurden.

| 42. | Demgegenüber wiesen die meisten insbesondere im Jahr 2004 befragten Kunden bei der Kommission auf Qualitätsprobleme bei den Übersetzungen in die EU-10-Sprachen hin. Dies war auf die notwendige Inanspruchnahme zumeist externer Übersetzer — von denen viele wenig Erfahrung mit der Art der EU-Übersetzungen hatten — und auf die mangelnde interne Kapazität für eine gründliche Revision der externen Übersetzungen zurückzuführen. |
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42.

Demgegenüber wiesen die meisten insbesondere im Jahr 2004 befragten Kunden bei der Kommission auf Qualitätsprobleme bei den Übersetzungen in die EU-10-Sprachen hin. Dies war auf die notwendige Inanspruchnahme zumeist externer Übersetzer — von denen viele wenig Erfahrung mit der Art der EU-Übersetzungen hatten — und auf die mangelnde interne Kapazität für eine gründliche Revision der externen Übersetzungen zurückzuführen.

| 43. | Die Qualität der Übersetzungsleistungen von Freiberuflern wird von internen Übersetzern anhand einer Bewertungsskala bis zur Höchstpunktzahl von 10 benotet. Ergibt die Qualitätssicherung, dass die Qualität der externen Übersetzung unzulänglich ist, wird das Dokument entweder an den freiberuflichen Übersetzer zurückgeschickt oder von einem internen Übersetzer gründlich revidiert. Freelance-Übersetzungen mit der Note 6/10 oder niedriger werden dem CIEQ (17), einem unabhängigen interinstitutionellen Schiedsausschuss, vorgelegt. In 40 % der von der Kommission im Jahr 2004 vorgelegten Fälle empfahl der CIEQ die vollständige oder teilweise Auflösung des Vertrags. |
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43.

Die Qualität der Übersetzungsleistungen von Freiberuflern wird von internen Übersetzern anhand einer Bewertungsskala bis zur Höchstpunktzahl von 10 benotet. Ergibt die Qualitätssicherung, dass die Qualität der externen Übersetzung unzulänglich ist, wird das Dokument entweder an den freiberuflichen Übersetzer zurückgeschickt oder von einem internen Übersetzer gründlich revidiert. Freelance-Übersetzungen mit der Note 6/10 oder niedriger werden dem CIEQ (17), einem unabhängigen interinstitutionellen Schiedsausschuss, vorgelegt. In 40 % der von der Kommission im Jahr 2004 vorgelegten Fälle empfahl der CIEQ die vollständige oder teilweise Auflösung des Vertrags.

Fristeneinhaltung und andere Faktoren der Kundenzufriedenheit

| 44. | Im Jahr 2004 erbrachte die DGT der Kommission rund 90 % aller Übersetzungsleistungen innerhalb der vereinbarten Termine (gegenüber rund 80 % 2003 und 94 % 2005). Diese Verbesserung ist zum Teil bedingt durch die abnehmende Arbeitsbelastung. Die entsprechenden Zahlen beim Parlament für den Zeitraum Mai 2004 bis Juli 2005 liegen bei 86 %. Beim Rat verfügt das GSR über keine Statistiken, aus denen hervorgeht, inwieweit die Bereitstellungsfristen eingehalten wurden. |
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44.

Im Jahr 2004 erbrachte die DGT der Kommission rund 90 % aller Übersetzungsleistungen innerhalb der vereinbarten Termine (gegenüber rund 80 % 2003 und 94 % 2005). Diese Verbesserung ist zum Teil bedingt durch die abnehmende Arbeitsbelastung. Die entsprechenden Zahlen beim Parlament für den Zeitraum Mai 2004 bis Juli 2005 liegen bei 86 %. Beim Rat verfügt das GSR über keine Statistiken, aus denen hervorgeht, inwieweit die Bereitstellungsfristen eingehalten wurden.

| 45. | Einige der vom Hof während seiner Prüfung befragten Generaldirektionen der Kommission berichteten, dass die von der DGT festgesetzten Fristen nicht immer mit den rechtlichen Verpflichtungen oder den operationellen Erfordernissen der Generaldirektionen zu vereinbaren sind. Daher übersetzen oft Sachbearbeiter (Nichtlinguisten) einige dringende kurze Dokumente selbst („graue Übersetzungen“); in anderen Fällen werden bestimmte Übersetzungen direkt an Freiberufler vergeben (siehe Ziffern 54 und 75). Obwohl damit eine pragmatische Lösung gefunden wurde, verdeutlicht dies aber auch, dass die Kommission nicht fähig ist, der Nachfrage zu entsprechen, und erhebliche Schwierigkeiten hat, ihrer Übersetzungsaufgabe insgesamt gerecht zu werden. |
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45.

Einige der vom Hof während seiner Prüfung befragten Generaldirektionen der Kommission berichteten, dass die von der DGT festgesetzten Fristen nicht immer mit den rechtlichen Verpflichtungen oder den operationellen Erfordernissen der Generaldirektionen zu vereinbaren sind. Daher übersetzen oft Sachbearbeiter (Nichtlinguisten) einige dringende kurze Dokumente selbst („graue Übersetzungen“); in anderen Fällen werden bestimmte Übersetzungen direkt an Freiberufler vergeben (siehe Ziffern 54 und 75). Obwohl damit eine pragmatische Lösung gefunden wurde, verdeutlicht dies aber auch, dass die Kommission nicht fähig ist, der Nachfrage zu entsprechen, und erhebliche Schwierigkeiten hat, ihrer Übersetzungsaufgabe insgesamt gerecht zu werden.

| 46. | Die Nutzer der Übersetzungsleistungen vom Rat und von der Kommission berichteten auch, dass aufgrund eines Kapazitätsdefizits bei den EU-10-Sprachen die von den Planungsreferaten — insbesondere im Jahr 2004 — gewährten Fristen zu lange waren, um den jeweiligen Erfordernissen Rechnung zu tragen. |
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46.

Die Nutzer der Übersetzungsleistungen vom Rat und von der Kommission berichteten auch, dass aufgrund eines Kapazitätsdefizits bei den EU-10-Sprachen die von den Planungsreferaten — insbesondere im Jahr 2004 — gewährten Fristen zu lange waren, um den jeweiligen Erfordernissen Rechnung zu tragen.

Kosten und Wirtschaftlichkeit der Übersetzungsleistungen

Kosten für Übersetzungsleistungen

Kostenberechnungen

| 47. | Die Aufstellung des Haushaltsplans nach Tätigkeiten (tätigkeitsbezogene Budgetierung — ABB) soll „die Transparenz der Haushaltsführung hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und insbesondere ihrer Wirksamkeit erhöhen“ (18). Die Kenntnis der Kosten einer Tätigkeit ist eine wesentliche Grundlage für die Kontrolle ihrer Wirksamkeit. Nach Artikel 12 Absatz 1 des Verhaltenskodex des Parlaments „unterrichten die Übersetzungsdienste die Nutzer auf vergleichbarer Grundlage alle drei Monate über die durch ihre Anträge auf sprachliche Bearbeitung verursachten Kosten“. Diese Bestimmung wurde jedoch nicht umgesetzt. Das GSR hat die Kosten für Übersetzungsleistungen noch niemals veranschlagt. |
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47.

Die Aufstellung des Haushaltsplans nach Tätigkeiten (tätigkeitsbezogene Budgetierung — ABB) soll „die Transparenz der Haushaltsführung hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit und insbesondere ihrer Wirksamkeit erhöhen“ (18). Die Kenntnis der Kosten einer Tätigkeit ist eine wesentliche Grundlage für die Kontrolle ihrer Wirksamkeit. Nach Artikel 12 Absatz 1 des Verhaltenskodex des Parlaments „unterrichten die Übersetzungsdienste die Nutzer auf vergleichbarer Grundlage alle drei Monate über die durch ihre Anträge auf sprachliche Bearbeitung verursachten Kosten“. Diese Bestimmung wurde jedoch nicht umgesetzt. Das GSR hat die Kosten für Übersetzungsleistungen noch niemals veranschlagt.

| 48. | Während des Prüfungszeitraums nahm die Kommission Abstand von einem Kostenprojekt. Im Rahmen des ABB-Verfahrens werden jedoch jedem einzelnen Politikbereich Übersetzungskosten zugewiesen. Ein Pauschalbetrag wird je nach Größe der betreffenden Generaldirektion verwendet, der jedoch nicht auf den tatsächlichen Kosten oder auf der tatsächlichen Benutzung gründet. |
| --- | --- |

48.

Während des Prüfungszeitraums nahm die Kommission Abstand von einem Kostenprojekt. Im Rahmen des ABB-Verfahrens werden jedoch jedem einzelnen Politikbereich Übersetzungskosten zugewiesen. Ein Pauschalbetrag wird je nach Größe der betreffenden Generaldirektion verwendet, der jedoch nicht auf den tatsächlichen Kosten oder auf der tatsächlichen Benutzung gründet.

| 49. | Obwohl diese Informationen sehr wichtig sind, haben die Organe weder ihre gesamten Übersetzungskosten noch die Kosten pro übersetzte Seite berechnet. Der Hof berechnete die Gesamtkosten für die internen und externen Übersetzungsleistungen, die von den Übersetzungsdiensten der Organe verwaltet werden (mit Ausnahme des direkten Outsourcing und der „grauen Übersetzungen“, für die keine Kostenberechnung erstellt werden kann, da keine Informationen über die Zeit vorliegen, die das Verwaltungspersonal für die Übersetzungen aufgewandt hat). Mit der Kostenberechnung sollte ein Vergleich zwischen den geprüften Organen und den Kosten für Freelance-Übersetzungen hergestellt werden. Anhang II enthält eine genaue Beschreibung der Kostenberechnungsmethode des Hofes. |
| --- | --- |

49.

Obwohl diese Informationen sehr wichtig sind, haben die Organe weder ihre gesamten Übersetzungskosten noch die Kosten pro übersetzte Seite berechnet. Der Hof berechnete die Gesamtkosten für die internen und externen Übersetzungsleistungen, die von den Übersetzungsdiensten der Organe verwaltet werden (mit Ausnahme des direkten Outsourcing und der „grauen Übersetzungen“, für die keine Kostenberechnung erstellt werden kann, da keine Informationen über die Zeit vorliegen, die das Verwaltungspersonal für die Übersetzungen aufgewandt hat). Mit der Kostenberechnung sollte ein Vergleich zwischen den geprüften Organen und den Kosten für Freelance-Übersetzungen hergestellt werden. Anhang II enthält eine genaue Beschreibung der Kostenberechnungsmethode des Hofes.

| 50. | Aus den Tabellen 2, 3 und 4 sind die Ergebnisse der Berechnungen des Hofes für das Jahr 2003 (19) ersichtlich. |
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50.

Aus den Tabellen 2, 3 und 4 sind die Ergebnisse der Berechnungen des Hofes für das Jahr 2003 (19) ersichtlich.

Tabelle 2

Vollkosten für interne Übersetzungsleistungen

| | GESAMTKOSTEN FÜR INTERNE ÜBERSETZUNGEN
  (Millionen Euro) | DURCHSCHNITTSKOSTEN PRO SEITE
  (Euro) |
| --- | --- | --- |
| Kommission | Parlament | Rat | 3 Organe | Kommission | Parlament | Rat | 3 Organe |
| Interne Übersetzer | 94,76 | 40,03 | 54,58 | 189,37 | 85,27 | 89,87 | 136,92 | 96,85 |
| Schreibkräfte | 5,46 | 7,80 | 11,25 | 24,51 | 4,92 | 17,51 | 28,22 | 12,54 |
| Direkte Kosten | 100,22 | 47,83 | 65,83 | 213,88 | 90,19 | 107,38 | 165,14 | 109,39 |
| Management | 0,50 | 0,27 | 0,52 | 1,30 | 0,45 | 0,62 | 1,31 | 0,66 |
| Personal des Übersetzungsdienstes | 34,06 | 10,35 | 11,42 | 55,84 | 30,66 | 23,25 | 28,64 | 28,56 |
| Planungsreferat | 2,35 | 0,41 | 1,25 | 4,00 | 2,11 | 0,92 | 3,12 | 2,05 |
| Gebäude | 22,80 | 9,14 | 12,50 | 44,44 | 20,52 | 20,52 | 31,35 | 22,73 |
| IT | 8,31 | 6,01 | 5,39 | 19,70 | 7,48 | 13,49 | 13,51 | 10,08 |
| Sonstiges (20) | 9,72 | 3,09 | 3,48 | 16,28 | 8,74 | 6,93 | 8,72 | 8,33 |
| Indirekte Kosten | 77,74 | 29,28 | 34,54 | 141,56 | 69,96 | 65,72 | 86,65 | 72,40 |
| Gesamtkosten | 177,95 | 77,11 | 100,38 | 355,44 | 160,15 | 173,11 | 251,80 | 181,78 |
| Quelle: Rechnungshof. |

GESAMTKOSTEN FÜR INTERNE ÜBERSETZUNGEN

(Millionen Euro)

DURCHSCHNITTSKOSTEN PRO SEITE

(Euro)

Kommission

Parlament

Rat

3 Organe

Kommission

Parlament

Rat

3 Organe

Interne Übersetzer

94,76

40,03

54,58

189,37

85,27

89,87

136,92

96,85

Schreibkräfte

5,46

7,80

11,25

24,51

4,92

17,51

28,22

12,54

Direkte Kosten

100,22

47,83

65,83

213,88

90,19

107,38

165,14

109,39

Management

0,50

0,27

0,52

1,30

0,45

0,62

1,31

0,66

Personal des Übersetzungsdienstes

34,06

10,35

11,42

55,84

30,66

23,25

28,64

28,56

Planungsreferat

2,35

0,41

1,25

4,00

2,11

0,92

3,12

2,05

Gebäude

22,80

9,14

12,50

44,44

20,52

20,52

31,35

22,73

IT

8,31

6,01

5,39

19,70

7,48

13,49

13,51

10,08

Sonstiges (20)

9,72

3,09

3,48

16,28

8,74

6,93

8,72

8,33

Indirekte Kosten

77,74

29,28

34,54

141,56

69,96

65,72

86,65

72,40

Gesamtkosten

177,95

77,11

100,38

355,44

160,15

173,11

251,80

181,78

Quelle: Rechnungshof.

Tabelle 3

Vollkosten für externe Übersetzungsleistungen

| | GESAMTKOSTEN FÜR EXTERNE ÜBERSETZUNGEN
  (Millionen Euro) | DURCHSCHNITTSKOSTEN PRO SEITE
  (Euro) |
| --- | --- | --- |
| Kommission | Parlament | Rat | 3 Organe | Kommission | Parlament | Rat | 3 Organe |
| Interne Übersetzer (Revision) | 5,85 | 0,00 | n.v. | 5,85 | 18,36 | 0,00 | n.v. | 10,95 |
| Schreibkräfte | 1,51 | 2,74 | n.v. | 4,25 | 4,74 | 12,70 | n.v. | 7,95 |
| Freelance-Übersetzung | 11,22 | 8,90 | n.v. | 20,12 | 35,24 | 41,22 | n.v. | 37,65 |
| Direkte Kosten | 18,58 | 11,64 | n.v. | 30,22 | 58,34 | 53,92 | n.v. | 56,55 |
| Management | 0,14 | 0,12 | n.v. | 0,26 | 0,44 | 0,56 | n.v. | 0,49 |
| Personal des Übersetzungsdienstes | 9,32 | 4,54 | n.v. | 13,86 | 29,26 | 21,04 | n.v. | 25,94 |
| Planungsreferat | 0,65 | 0,18 | n.v. | 0,83 | 2,03 | 0,83 | n.v. | 1,55 |
| Freelancereferat | 2,01 | 1,39 | n.v. | 3,40 | 6,32 | 6,44 | n.v. | 6,37 |
| Gebäude | 2,29 | 1,75 | n.v. | 4,04 | 7,18 | 8,10 | n.v. | 7,55 |
| IT | 2,29 | 1,71 | n.v. | 4,01 | 7,20 | 7,94 | n.v. | 7,50 |
| Sonstiges (21) | 1,56 | 0,58 | n.v. | 2,15 | 4,91 | 2,69 | n.v. | 4,02 |
| Indirekte Kosten | 18,27 | 10,27 | n.v. | 28,54 | 57,34 | 47,60 | n.v. | 53,41 |
| Gesamtkosten | 36,85 | 21,92 | n.v. | 58,76 | 115,68 | 101,54 | n.v. | 109,97 |
| Quelle: Rechnungshof. |

GESAMTKOSTEN FÜR EXTERNE ÜBERSETZUNGEN

(Millionen Euro)

DURCHSCHNITTSKOSTEN PRO SEITE

(Euro)

Kommission

Parlament

Rat

3 Organe

Kommission

Parlament

Rat

3 Organe

Interne Übersetzer (Revision)

5,85

0,00

n.v.

5,85

18,36

0,00

n.v.

10,95

Schreibkräfte

1,51

2,74

n.v.

4,25

4,74

12,70

n.v.

7,95

Freelance-Übersetzung

11,22

8,90

n.v.

20,12

35,24

41,22

n.v.

37,65

Direkte Kosten

18,58

11,64

n.v.

30,22

58,34

53,92

n.v.

56,55

Management

0,14

0,12

n.v.

0,26

0,44

0,56

n.v.

0,49

Personal des Übersetzungsdienstes

9,32

4,54

n.v.

13,86

29,26

21,04

n.v.

25,94

Planungsreferat

0,65

0,18

n.v.

0,83

2,03

0,83

n.v.

1,55

Freelancereferat

2,01

1,39

n.v.

3,40

6,32

6,44

n.v.

6,37

Gebäude

2,29

1,75

n.v.

4,04

7,18

8,10

n.v.

7,55

IT

2,29

1,71

n.v.

4,01

7,20

7,94

n.v.

7,50

Sonstiges (21)

1,56

0,58

n.v.

2,15

4,91

2,69

n.v.

4,02

Indirekte Kosten

18,27

10,27

n.v.

28,54

57,34

47,60

n.v.

53,41

Gesamtkosten

36,85

21,92

n.v.

58,76

115,68

101,54

n.v.

109,97

Quelle: Rechnungshof.

Tabelle 4

Geschätzte Vollkosten für externe und interne Übersetzungsleistungen

| | GESAMTKOSTEN FÜR ÜBERSETZUNGSLEISTUNGEN
  (Millionen Euro) | DURCHSCHNITTSKOSTEN PRO SEITE
  (Euro) |
| --- | --- | --- |
| Kommission | Parlament | Rat | 3 Organe | Kommission | Parlament | Rat | 3 Organ |
| Interne Übersetzer | 100,61 | 40,03 | 54,58 | 195,22 | 70,37 | 60,54 | 136,92 | 78,41 |
| Schreibkräfte | 6,97 | 10,54 | 11,25 | 28,76 | 4,88 | 15,94 | 28,22 | 11,55 |
| Freelance-Übersetzer | 11,22 | 8,90 | 0,00 | 20,12 | 7,85 | 13,45 | 0,00 | 8,08 |
| Direkte Kosten | 118,80 | 59,47 | 65,83 | 244,10 | 83,09 | 89,93 | 165,14 | 98,05 |
| Management | 0,64 | 0,40 | 0,52 | 1,56 | 0,45 | 0,60 | 1,31 | 0,63 |
| Personal des Übersetzungsdienstes | 43,38 | 14,90 | 11,42 | 69,70 | 30,34 | 22,53 | 28,64 | 27,99 |
| Planungsreferat | 2,99 | 0,59 | 1,25 | 4,83 | 2,09 | 0,89 | 3,12 | 1,94 |
| Freelancereferat | 2,01 | 1,39 | 0,00 | 3,40 | 1,41 | 2,10 | 0,00 | 1,37 |
| Gebäude | 25,09 | 10,89 | 12,50 | 48,47 | 17,55 | 16,47 | 31,35 | 19,47 |
| IT | 10,60 | 7,72 | 5,39 | 23,71 | 7,41 | 11,68 | 13,51 | 9,52 |
| Sonstiges (22) | 11,28 | 3,67 | 3,48 | 18,42 | 7,89 | 5,55 | 8,72 | 7,40 |
| Indirekte Kosten | 96,00 | 39,55 | 34,54 | 170,09 | 67,14 | 59,81 | 86,65 | 68,32 |
| Gesamtkosten | 214,80 | 99,02 | 100,38 | 414,19 | 150,24 | 149,74 | 251,80 | 166,37 |
| Quelle: Rechnungshof. |

GESAMTKOSTEN FÜR ÜBERSETZUNGSLEISTUNGEN

(Millionen Euro)

DURCHSCHNITTSKOSTEN PRO SEITE

(Euro)

Kommission

Parlament

Rat

3 Organe

Kommission

Parlament

Rat

3 Organ

Interne Übersetzer

100,61

40,03

54,58

195,22

70,37

60,54

136,92

78,41

Schreibkräfte

6,97

10,54

11,25

28,76

4,88

15,94

28,22

11,55

Freelance-Übersetzer

11,22

8,90

0,00

20,12

7,85

13,45

0,00

8,08

Direkte Kosten

118,80

59,47

65,83

244,10

83,09

89,93

165,14

98,05

Management

0,64

0,40

0,52

1,56

0,45

0,60

1,31

0,63

Personal des Übersetzungsdienstes

43,38

14,90

11,42

69,70

30,34

22,53

28,64

27,99

Planungsreferat

2,99

0,59

1,25

4,83

2,09

0,89

3,12

1,94

Freelancereferat

2,01

1,39

0,00

3,40

1,41

2,10

0,00

1,37

Gebäude

25,09

10,89

12,50

48,47

17,55

16,47

31,35

19,47

IT

10,60

7,72

5,39

23,71

7,41

11,68

13,51

9,52

Sonstiges (22)

11,28

3,67

3,48

18,42

7,89

5,55

8,72

7,40

Indirekte Kosten

96,00

39,55

34,54

170,09

67,14

59,81

86,65

68,32

Gesamtkosten

214,80

99,02

100,38

414,19

150,24

149,74

251,80

166,37

Quelle: Rechnungshof.

Kostenanalyse

| 51. | Die Kosten pro Seite werden ex post berechnet und zählen nur für das Nachfrage- und Produktionsvolumen von 2003. Da für die meisten Übersetzungen Fixkosten anfallen (87 % beim EP, 91 % bei der DGT und 97 % beim GSR) verzeichnen die Jahre mit niedriger Nachfrage selbstverständlich höhere Kosten pro Seite. Im Jahr 2004 sank das Übersetzungsvolumen für die EU-15-Sprachen bei der Kommission um fast 25 % und führte damit zu einem Produktivitätsrückgang von 20 %, weil die Freelance-Übersetzungen nicht hinreichend verringert wurden, um die internen Übersetzer voll auszulasten. Im Jahr 2003 waren bei der Kommmission und beim Parlament vergleichbare Kosten pro intern übersetzte Seite zu verzeichnen, während die Kosten pro übersetzte Seite beim Rat wesentlich höher lagen, was weitgehend auf höhere Kosten für Sekretariatsarbeiten und für Gebäude zurückzuführen war. Da der Rat über genügend Dauerpersonal verfügt, um die Inanspruchnahme von Freelance-Übersetzungen für die EU-15-Sprachen zu vermeiden, war der Unterschied bei den Gesamtkosten pro Seite sogar noch größer. |
| --- | --- |

51.

Die Kosten pro Seite werden ex post berechnet und zählen nur für das Nachfrage- und Produktionsvolumen von 2003. Da für die meisten Übersetzungen Fixkosten anfallen (87 % beim EP, 91 % bei der DGT und 97 % beim GSR) verzeichnen die Jahre mit niedriger Nachfrage selbstverständlich höhere Kosten pro Seite. Im Jahr 2004 sank das Übersetzungsvolumen für die EU-15-Sprachen bei der Kommission um fast 25 % und führte damit zu einem Produktivitätsrückgang von 20 %, weil die Freelance-Übersetzungen nicht hinreichend verringert wurden, um die internen Übersetzer voll auszulasten. Im Jahr 2003 waren bei der Kommmission und beim Parlament vergleichbare Kosten pro intern übersetzte Seite zu verzeichnen, während die Kosten pro übersetzte Seite beim Rat wesentlich höher lagen, was weitgehend auf höhere Kosten für Sekretariatsarbeiten und für Gebäude zurückzuführen war. Da der Rat über genügend Dauerpersonal verfügt, um die Inanspruchnahme von Freelance-Übersetzungen für die EU-15-Sprachen zu vermeiden, war der Unterschied bei den Gesamtkosten pro Seite sogar noch größer.

| 52. | Beim Parlament waren 2003 die veranschlagten Vollkosten pro extern übersetzte Seite 35 % niedriger als die Kosten für die interne Übersetzung (100 Euro gegenüber 154 Euro) und bei der Kommission 25 % niedriger (120 Euro gegenüber 160 Euro). Diese Zahlen berücksichtigen jedoch nicht die Unterschiedlichkeit der intern und extern übersetzten Texte. Die internen Übersetzungen beziehen sich eher auf zeitaufwändigere prioritäre Texte, wie Rechtsakte und Dokumente für die Veröffentlichung. Interne Übersetzer werden auch in andere sprachbezogene Tätigkeiten eingebunden, was bedeutet, dass sie ihre Zeit nicht vollständig Übersetzungen widmen (siehe Ziffer 76). Sowohl für die EU-15-Sprachen als auch für die EU-10-Sprachen liegen die Freelance-Preise beim Parlament im Schnitt 12 % über den Preisen der DGT (23). |
| --- | --- |

52.

Beim Parlament waren 2003 die veranschlagten Vollkosten pro extern übersetzte Seite 35 % niedriger als die Kosten für die interne Übersetzung (100 Euro gegenüber 154 Euro) und bei der Kommission 25 % niedriger (120 Euro gegenüber 160 Euro). Diese Zahlen berücksichtigen jedoch nicht die Unterschiedlichkeit der intern und extern übersetzten Texte. Die internen Übersetzungen beziehen sich eher auf zeitaufwändigere prioritäre Texte, wie Rechtsakte und Dokumente für die Veröffentlichung. Interne Übersetzer werden auch in andere sprachbezogene Tätigkeiten eingebunden, was bedeutet, dass sie ihre Zeit nicht vollständig Übersetzungen widmen (siehe Ziffer 76). Sowohl für die EU-15-Sprachen als auch für die EU-10-Sprachen liegen die Freelance-Preise beim Parlament im Schnitt 12 % über den Preisen der DGT (23).

Wirtschaftlichkeit des Übersetzungsprozesses

| 53. | Der tätigkeitsbezogene Ansatz für die Verwaltung der Personal- und Finanzressourcen erfordert die Festlegung von Zielen, das Planen von Tätigkeiten und das Monitoring von Output und Leistung unter Zugrundelegung von Zielsetzungen, die anhand von Indikatoren gemessen werden. Die Organe liefern jedoch nicht genug Indikatoren und Managementinformationen, um die Überwachung in folgenden Punkten sicherzustellen:






  a) | abgelehnte Aufträge und die Gesamtzahl der Aufträge (Europäisches Parlament), |
| --- | --- | --- |

53.

Der tätigkeitsbezogene Ansatz für die Verwaltung der Personal- und Finanzressourcen erfordert die Festlegung von Zielen, das Planen von Tätigkeiten und das Monitoring von Output und Leistung unter Zugrundelegung von Zielsetzungen, die anhand von Indikatoren gemessen werden. Die Organe liefern jedoch nicht genug Indikatoren und Managementinformationen, um die Überwachung in folgenden Punkten sicherzustellen:

a)

abgelehnte Aufträge und die Gesamtzahl der Aufträge (Europäisches Parlament),

| b) | Einhaltung der Einreichungsfristen (GSR), |
| --- | --- |

b)

Einhaltung der Einreichungsfristen (GSR),

| c) | Verstoß gegen den Verhaltenskodex (Europäisches Parlament), |
| --- | --- |

c)

Verstoß gegen den Verhaltenskodex (Europäisches Parlament),

| d) | übersetzte Seiten pro antragstellende Einheit/Sprachenkombination (Europäisches Parlament), |
| --- | --- |

d)

übersetzte Seiten pro antragstellende Einheit/Sprachenkombination (Europäisches Parlament),

| e) | Kerndokumente, für die eine Übersetzung zwingend ist (Europäisches Parlament und GSR), |
| --- | --- |

e)

Kerndokumente, für die eine Übersetzung zwingend ist (Europäisches Parlament und GSR),

| f) | Übersetzungen, die vollständig oder teilweise erbracht wurden und aufgrund von anschließenden Änderungen im Originaltext überflüssig waren (Europäisches Parlament, Kommission und GSR). |
| --- | --- |

f)

Übersetzungen, die vollständig oder teilweise erbracht wurden und aufgrund von anschließenden Änderungen im Originaltext überflüssig waren (Europäisches Parlament, Kommission und GSR).

| 54. | Darüber hinaus verfügt die Kommission weder über irgendwelche Informationen in Bezug auf das Volumen der „grauen Übersetzungen“ oder Dokumente, die Kunden-Generaldirektionen über direktes Outsourcing extern übersetzen lassen, noch nimmt sie hier eine Überwachungsfunktion wahr (siehe Ziffern 45 und 75). |
| --- | --- |

54.

Darüber hinaus verfügt die Kommission weder über irgendwelche Informationen in Bezug auf das Volumen der „grauen Übersetzungen“ oder Dokumente, die Kunden-Generaldirektionen über direktes Outsourcing extern übersetzen lassen, noch nimmt sie hier eine Überwachungsfunktion wahr (siehe Ziffern 45 und 75).

| 55. | Verfahren, Organisation und Arbeitsmethoden der Übersetzungsdienste unterliegen spezifischen Sachzwängen, wie etwa dringende Übersetzungsaufträge vor allem beim Rat, Rechtstexte und die Tagesordnungen der Arbeitsgruppen der Organe. Aus Tabelle 5 ist das Übersetzungsvolumen mit sehr kurzen Fristen (weniger als 24 oder 24 bis 72 Stunden) ersichtlich. |
| --- | --- |

55.

Verfahren, Organisation und Arbeitsmethoden der Übersetzungsdienste unterliegen spezifischen Sachzwängen, wie etwa dringende Übersetzungsaufträge vor allem beim Rat, Rechtstexte und die Tagesordnungen der Arbeitsgruppen der Organe. Aus Tabelle 5 ist das Übersetzungsvolumen mit sehr kurzen Fristen (weniger als 24 oder 24 bis 72 Stunden) ersichtlich.

Tabelle 5

Die geltenden Fristen für Übersetzungsleistungen

| | Kommission | Parlament | Rat |
| --- | --- | --- | --- |
| Bearbeitungszeit (in Stunden) | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 |
| 3 % | 7 % | 19 % | 30 % | 40 % | 22 % |
| Quelle: ICTI (Interinstitutioneller Ausschuss für Übersetzung und Dolmetschen). |

Kommission

Parlament

Rat

Bearbeitungszeit (in Stunden)

< 24

24-72

< 24

24-72

< 24

24-72

3 %

7 %

19 %

30 %

40 %

22 %

Quelle: ICTI (Interinstitutioneller Ausschuss für Übersetzung und Dolmetschen).

Vorausschau der Nachfrage

| 56. | Eine genaue Vorausschau der Nachfrage ist besonders wichtig für die maximale Ausschöpfung der internen Ressourcen. Kurzfristig führt Outsourcing nicht immer zu Einsparungen, obwohl die externen Übersetzungen offensichtlich niedrigere Kosten verursachen. Da es sich bei internen Übersetzungskosten im Wesentlichen um Fixkosten handelt (siehe Ziffern 51 und 52), sind die marginalen (oder zusätzlichen) Kosten für eine zusätzlich intern übersetzte Seite sehr gering, wohingegen die marginalen Kosten für eine extern übersetzte Seite erheblich höher sind. Deshalb sollte die Inanspruchnahme von externen Übersetzungsleistungen möglichst auf die Fälle begrenzt werden, in denen keine internen Kapazitäten verfügbar sind. Dies erfordert ein gutes System für die Vorausschau der Nachfrage. |
| --- | --- |

56.

Eine genaue Vorausschau der Nachfrage ist besonders wichtig für die maximale Ausschöpfung der internen Ressourcen. Kurzfristig führt Outsourcing nicht immer zu Einsparungen, obwohl die externen Übersetzungen offensichtlich niedrigere Kosten verursachen. Da es sich bei internen Übersetzungskosten im Wesentlichen um Fixkosten handelt (siehe Ziffern 51 und 52), sind die marginalen (oder zusätzlichen) Kosten für eine zusätzlich intern übersetzte Seite sehr gering, wohingegen die marginalen Kosten für eine extern übersetzte Seite erheblich höher sind. Deshalb sollte die Inanspruchnahme von externen Übersetzungsleistungen möglichst auf die Fälle begrenzt werden, in denen keine internen Kapazitäten verfügbar sind. Dies erfordert ein gutes System für die Vorausschau der Nachfrage.

| 57. | Obwohl nach dem Verhaltenskodex des Parlaments „die Sekretariate der Ausschüsse und Delegationen monatlich auf der Grundlage ihres jeweiligen Arbeitsprogramms Vorausschätzungen bezüglich des Übersetzungsbedarfs mit Angabe der mutmaßlichen Zielsprache, der vorgesehenen Einreichungsfrist und der Anzahl der vorzusehenden Seiten erstellen“, wird dem Planungsreferat keine derartige Vorausschätzung übermittelt. |
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57.

Obwohl nach dem Verhaltenskodex des Parlaments „die Sekretariate der Ausschüsse und Delegationen monatlich auf der Grundlage ihres jeweiligen Arbeitsprogramms Vorausschätzungen bezüglich des Übersetzungsbedarfs mit Angabe der mutmaßlichen Zielsprache, der vorgesehenen Einreichungsfrist und der Anzahl der vorzusehenden Seiten erstellen“, wird dem Planungsreferat keine derartige Vorausschätzung übermittelt.

| 58. | In den Jahren 2003 und 2004 übermittelten die meisten Generaldirektionen der Kommission der DGT nicht regelmäßig die Vorausschätzungen ihres Übersetzungsbedarfs für einen bestimmten Zeitraum; beim Rat informierten nur einige Generaldirektionen die Generaldirektion A III regelmäßig über den voraussichtlichen Übersetzungsbedarf. |
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58.

In den Jahren 2003 und 2004 übermittelten die meisten Generaldirektionen der Kommission der DGT nicht regelmäßig die Vorausschätzungen ihres Übersetzungsbedarfs für einen bestimmten Zeitraum; beim Rat informierten nur einige Generaldirektionen die Generaldirektion A III regelmäßig über den voraussichtlichen Übersetzungsbedarf.

| 59. | In der Praxis sind die wichtigsten Informationsquellen über das künftige Arbeitsaufkommen die Arbeitsprogramme der Organe sowie die vorläufigen Tagesordnungen der Sitzungen der Organe, die jedoch nur vage Angaben zum Übersetzungsbedarf liefern und damit keine detaillierte Bedarfsplanung ermöglichen. |
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59.

In der Praxis sind die wichtigsten Informationsquellen über das künftige Arbeitsaufkommen die Arbeitsprogramme der Organe sowie die vorläufigen Tagesordnungen der Sitzungen der Organe, die jedoch nur vage Angaben zum Übersetzungsbedarf liefern und damit keine detaillierte Bedarfsplanung ermöglichen.

Einhaltung der Einreichungsfristen

| 60. | Der Verhaltenskodex 2004 des Parlaments sieht eine allgemeine Einreichungsfrist (24) von 10 Tagen vor. Diese Frist wurde jedoch im ersten Anwendungsjahr von den Nutzern der Übersetzungsleistungen lediglich in der Hälfte der Fälle eingehalten. Die meisten Übersetzungen können daher erst kurz vor den Sitzungen zur Verfügung gestellt werden. |
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60.

Der Verhaltenskodex 2004 des Parlaments sieht eine allgemeine Einreichungsfrist (24) von 10 Tagen vor. Diese Frist wurde jedoch im ersten Anwendungsjahr von den Nutzern der Übersetzungsleistungen lediglich in der Hälfte der Fälle eingehalten. Die meisten Übersetzungen können daher erst kurz vor den Sitzungen zur Verfügung gestellt werden.

| 61. | Im Jahr 1998 legte die Generaldirektion A III des Rates Einreichungsfristen (10 Arbeitstage für Dokumente der Arbeitsgruppen und 5 Arbeitstage für AStV-Dokumente) fest. Aufgrund des für die Arbeiten des Rates bestehenden Termindrucks wurden diese Fristen nur selten eingehalten. Die meisten Übersetzungen beim Parlament und Rat werden erst kurz vor den Sitzungen vorgelegt. |
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61.

Im Jahr 1998 legte die Generaldirektion A III des Rates Einreichungsfristen (10 Arbeitstage für Dokumente der Arbeitsgruppen und 5 Arbeitstage für AStV-Dokumente) fest. Aufgrund des für die Arbeiten des Rates bestehenden Termindrucks wurden diese Fristen nur selten eingehalten. Die meisten Übersetzungen beim Parlament und Rat werden erst kurz vor den Sitzungen vorgelegt.

| 62. | Die Kommission gibt keine Einreichungsfristen vor, aber das Planungsreferat der DGT handelt regelmäßig mit den Nutzern neue Fristen aus, wenn die beantragte Frist nicht eingehalten werden kann. |
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62.

Die Kommission gibt keine Einreichungsfristen vor, aber das Planungsreferat der DGT handelt regelmäßig mit den Nutzern neue Fristen aus, wenn die beantragte Frist nicht eingehalten werden kann.

Planungsreferat

| 63. | Bei den Berechnungen der Vollkosten für Übersetzungen im Jahr 2003 durch den Hof wurden die Kosten der drei Organe für die Planung auf rund 4,8 Millionen Euro geschätzt und entsprechen damit rund 1 % der Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen (siehe Tabelle 2). Die Planung stellt ein weiteres Instrument dar, mit dem eine wirksame Nutzung der internen Ressourcen erreicht werden kann (siehe Ziffer 56). |
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63.

Bei den Berechnungen der Vollkosten für Übersetzungen im Jahr 2003 durch den Hof wurden die Kosten der drei Organe für die Planung auf rund 4,8 Millionen Euro geschätzt und entsprechen damit rund 1 % der Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen (siehe Tabelle 2). Die Planung stellt ein weiteres Instrument dar, mit dem eine wirksame Nutzung der internen Ressourcen erreicht werden kann (siehe Ziffer 56).

| 64. | Aufgrund der sehr kurzen Fristen für Übersetzungen (siehe Tabelle 5) haben die Referatsleiter beim Rat und Parlament unter anderem nur sehr wenig Spielraum für die lang- oder mittelfristige Planung des Übersetzungsbedarfs und wenig Potenzial, die Arbeitsbelastung zu verringern. |
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64.

Aufgrund der sehr kurzen Fristen für Übersetzungen (siehe Tabelle 5) haben die Referatsleiter beim Rat und Parlament unter anderem nur sehr wenig Spielraum für die lang- oder mittelfristige Planung des Übersetzungsbedarfs und wenig Potenzial, die Arbeitsbelastung zu verringern.

| 65. | Das Planungssystem des Rates gründet auf der Anzahl der gedruckten Seiten des eingereichten Dokuments. Dies ist kein zuverlässiges Instrument für die Vorausschätzung der benötigten Übersetzungszeit, da oft die tatsächlich erforderliche Übersetzungsarbeit nicht deutlich wird (25). |
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65.

Das Planungssystem des Rates gründet auf der Anzahl der gedruckten Seiten des eingereichten Dokuments. Dies ist kein zuverlässiges Instrument für die Vorausschätzung der benötigten Übersetzungszeit, da oft die tatsächlich erforderliche Übersetzungsarbeit nicht deutlich wird (25).

| 66. | Mit dem EDV-System des Parlaments können die Planungsreferate die Anzahl der pro Tag fertig zu stellenden übersetzten Seiten kontrollieren, was nur eine allgemeine Information über die pro Sprachreferat verfügbare Kapazität, nicht aber eine aktualisierte Information über die intern verfügbare Kapazität pro Referat für einen bestimmten Zeitraum unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der Übersetzer (Urlaub, Fortbildung usw.) vermittelt. |
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66.

Mit dem EDV-System des Parlaments können die Planungsreferate die Anzahl der pro Tag fertig zu stellenden übersetzten Seiten kontrollieren, was nur eine allgemeine Information über die pro Sprachreferat verfügbare Kapazität, nicht aber eine aktualisierte Information über die intern verfügbare Kapazität pro Referat für einen bestimmten Zeitraum unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der Übersetzer (Urlaub, Fortbildung usw.) vermittelt.

Wirtschaftlicher Einsatz der internen und externen Ressourcen

Vorbearbeitung

| 67. | Damit eine erneute Übersetzung von bereits vorher übersetzten Texten vermieden wird, sollen die Nutzer Referenzen bestehender ähnlicher Übersetzungen und/oder Änderungen in der vorherigen Fassung eines bereits übersetzten Textes angeben. Da diese Angaben jedoch oft fehlen oder unvollständig sind, müssen die Planungsreferate die Datenbanken diesbezüglich abfragen. Die Kodifizierung der Anträge und der übersetzten Texte ist nicht genau genug, um derartige Recherchen zu optimieren. Die Lage ist besonders schwierig beim Parlament, wo die Dokumente in verschiedenen Datenbanken und Netzwerken gespeichert sind und den Übersetzungsdiensten keine umfassende Sammlung der übersetzten Texte zur Verfügung steht. |
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67.

Damit eine erneute Übersetzung von bereits vorher übersetzten Texten vermieden wird, sollen die Nutzer Referenzen bestehender ähnlicher Übersetzungen und/oder Änderungen in der vorherigen Fassung eines bereits übersetzten Textes angeben. Da diese Angaben jedoch oft fehlen oder unvollständig sind, müssen die Planungsreferate die Datenbanken diesbezüglich abfragen. Die Kodifizierung der Anträge und der übersetzten Texte ist nicht genau genug, um derartige Recherchen zu optimieren. Die Lage ist besonders schwierig beim Parlament, wo die Dokumente in verschiedenen Datenbanken und Netzwerken gespeichert sind und den Übersetzungsdiensten keine umfassende Sammlung der übersetzten Texte zur Verfügung steht.

Arbeitsmethoden der Übersetzungsreferate

| 68. | Den Referatsleitern obliegt die Arbeitszuweisung an die internen Übersetzer. Die einzelnen Sprachreferate sind unterschiedlich organisiert: einige in Gruppen mit spezialisierten Übersetzern, andere verfahren nach dem Motto „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Die DGT der Kommission und die Generaldirektion A III des Rates verfügen jeweils über zentralisierte Instrumente, die die Verfügbarkeit der einzelnen Übersetzer aufzeigen. Diese Instrumente werden jedoch nicht systematisch von allen Sprachreferaten genutzt. Beim Parlament gibt es solche Instrumente nicht. Einige Abteilungsleiter benutzen Tabellen, wieder andere weisen die Arbeit manuell zu. |
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68.

Den Referatsleitern obliegt die Arbeitszuweisung an die internen Übersetzer. Die einzelnen Sprachreferate sind unterschiedlich organisiert: einige in Gruppen mit spezialisierten Übersetzern, andere verfahren nach dem Motto „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Die DGT der Kommission und die Generaldirektion A III des Rates verfügen jeweils über zentralisierte Instrumente, die die Verfügbarkeit der einzelnen Übersetzer aufzeigen. Diese Instrumente werden jedoch nicht systematisch von allen Sprachreferaten genutzt. Beim Parlament gibt es solche Instrumente nicht. Einige Abteilungsleiter benutzen Tabellen, wieder andere weisen die Arbeit manuell zu.

| 69. | Alle Übersetzungsreferate bestehen aus Übersetzern sowie Unterstützungskräften, die für Referenzdokumente, Schreibarbeiten, Formatieren und Archivieren usw. zuständig sind. Der Rat (26) und das Parlament beschäftigen ungefähr eine Sekretärin pro zwei Übersetzer, wohingegen bei der Kommission nur eine Sekretärin für vier oder fünf Übersetzer zuständig ist. |
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69.

Alle Übersetzungsreferate bestehen aus Übersetzern sowie Unterstützungskräften, die für Referenzdokumente, Schreibarbeiten, Formatieren und Archivieren usw. zuständig sind. Der Rat (26) und das Parlament beschäftigen ungefähr eine Sekretärin pro zwei Übersetzer, wohingegen bei der Kommission nur eine Sekretärin für vier oder fünf Übersetzer zuständig ist.

| 70. | Obwohl die drei Organe eine klare Politik der Förderung des Einsatzes moderner Technologien verfolgen und im Jahr 2003 Ausgaben in Höhe von 23,7 Millionen Euro für IT-Tools tätigten (Vollkosten einschließlich Lizenzgebühren, siehe Tabelle 4), kann in der Praxis jeder Übersetzer mit dem stillschweigenden Einvernehmen seines Referatsleiters selbst entscheiden, ob er computergestützte Übersetzungshilfen (Translator's Workbench), Suchmaschinen (wie Euramis, IATE usw.) und Spracherkennungssoftware (als Ersatz für Schreibarbeiten) benutzen möchte. Beim Parlament werden diese Tools in den einzelnen Sprachreferaten von den Übersetzern und den Unterstützungskräften in unterschiedlichem Grad in Anspruch genommen (10 % bis 90 %). Beim Rat werden IT-Tools nur wenig verwendet. Von den drei Organen verfügt die Kommission über die am meisten entwickelten IT-Tools. Es liegen jedoch keine Informationen über den Grad ihrer Benutzung vor. |
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70.

Obwohl die drei Organe eine klare Politik der Förderung des Einsatzes moderner Technologien verfolgen und im Jahr 2003 Ausgaben in Höhe von 23,7 Millionen Euro für IT-Tools tätigten (Vollkosten einschließlich Lizenzgebühren, siehe Tabelle 4), kann in der Praxis jeder Übersetzer mit dem stillschweigenden Einvernehmen seines Referatsleiters selbst entscheiden, ob er computergestützte Übersetzungshilfen (Translator's Workbench), Suchmaschinen (wie Euramis, IATE usw.) und Spracherkennungssoftware (als Ersatz für Schreibarbeiten) benutzen möchte. Beim Parlament werden diese Tools in den einzelnen Sprachreferaten von den Übersetzern und den Unterstützungskräften in unterschiedlichem Grad in Anspruch genommen (10 % bis 90 %). Beim Rat werden IT-Tools nur wenig verwendet. Von den drei Organen verfügt die Kommission über die am meisten entwickelten IT-Tools. Es liegen jedoch keine Informationen über den Grad ihrer Benutzung vor.

| 71. | Seit 2003 sind etwa 100 der 1 100 Übersetzer der Kommission in Teleworking eingebunden. Nach dem Evaluierungsbericht der DGT (27) sind mit der derzeitigen Formel — insbesondere dank höherer Produktivität — jährlich Kostenersparnisse von rund 10 000 Euro pro Übersetzer möglich. Beim Parlament sind 26 von 430 Übersetzern am Teleworking beteiligt, und der Rat hat ebenfalls zwei Pilotprojekte in diesem Bereich gestartet. |
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71.

Seit 2003 sind etwa 100 der 1 100 Übersetzer der Kommission in Teleworking eingebunden. Nach dem Evaluierungsbericht der DGT (27) sind mit der derzeitigen Formel — insbesondere dank höherer Produktivität — jährlich Kostenersparnisse von rund 10 000 Euro pro Übersetzer möglich. Beim Parlament sind 26 von 430 Übersetzern am Teleworking beteiligt, und der Rat hat ebenfalls zwei Pilotprojekte in diesem Bereich gestartet.

Outsourcing

| 72. | Sowohl die Kommission als auch das Parlament verfolgen die Politik, ihre Rechtstexte (aus Qualitätsgründen) sowie dringliche, vertrauliche und kurze Dokumente (aus praktischen Gründen) stets intern übersetzen zu lassen. Da fast die gesamte Übersetzungsarbeit des Rates zu diesen Kategorien zählt, werden die Übersetzungsleistungen beim Rat fast ausschließlich intern erbracht. |
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72.

Sowohl die Kommission als auch das Parlament verfolgen die Politik, ihre Rechtstexte (aus Qualitätsgründen) sowie dringliche, vertrauliche und kurze Dokumente (aus praktischen Gründen) stets intern übersetzen zu lassen. Da fast die gesamte Übersetzungsarbeit des Rates zu diesen Kategorien zählt, werden die Übersetzungsleistungen beim Rat fast ausschließlich intern erbracht.

| 73. | Die Entscheidung, Übersetzungen an freiberufliche Übersetzer zu vergeben, trifft in der Regel der Leiter der Übersetzungsreferate (mit Ausnahme beim o. g. direkten Outsourcing), wobei die Art der Übersetzung und die interne Übersetzerverfügbarkeit berücksichtigt werden. Bei der Kommission und beim Rat wurde 2004 für die meisten Sprachreferate eine klare, positive Korrelation zwischen Arbeitsbelastung und Outsourcing-Rate festgestellt. Die Prüfung ergab jedoch, dass zwei Referate der DGT bei der Kommission im Jahr 2004 eine hohe Outsourcing-Rate aufzeigten, obwohl ihre Arbeitsbelastung (wegen einer verspäteten Reaktion auf das sinkende Arbeitsaufkommen gegenüber 2003) unter dem Durchschnitt lag, was auf eine zu niedrige Inanspruchnahme der internen Kapazitäten hindeutet. Die französische Übersetzungsabteilung des Parlaments verzeichnete im Jahr 2005 die zweitniedrigste Arbeitsbelastung, aber die zweithöchste Outsourcing-Rate. Diese Situationen lösten keine Abhilfemaßnahmen seitens des Managements aus. |
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73.

Die Entscheidung, Übersetzungen an freiberufliche Übersetzer zu vergeben, trifft in der Regel der Leiter der Übersetzungsreferate (mit Ausnahme beim o. g. direkten Outsourcing), wobei die Art der Übersetzung und die interne Übersetzerverfügbarkeit berücksichtigt werden. Bei der Kommission und beim Rat wurde 2004 für die meisten Sprachreferate eine klare, positive Korrelation zwischen Arbeitsbelastung und Outsourcing-Rate festgestellt. Die Prüfung ergab jedoch, dass zwei Referate der DGT bei der Kommission im Jahr 2004 eine hohe Outsourcing-Rate aufzeigten, obwohl ihre Arbeitsbelastung (wegen einer verspäteten Reaktion auf das sinkende Arbeitsaufkommen gegenüber 2003) unter dem Durchschnitt lag, was auf eine zu niedrige Inanspruchnahme der internen Kapazitäten hindeutet. Die französische Übersetzungsabteilung des Parlaments verzeichnete im Jahr 2005 die zweitniedrigste Arbeitsbelastung, aber die zweithöchste Outsourcing-Rate. Diese Situationen lösten keine Abhilfemaßnahmen seitens des Managements aus.

| 74. | Sowohl beim Parlament als auch bei der Kommission werden einige Übersetzungsarbeiten automatisch extern vergeben, ohne dass untersucht wird, ob interne Kapazitäten für eine oder alle Sprachen verfügbar sind. In den Jahren 2003-2004 setzten sich beide Organe zum Ziel, die Outsourcing-Rate auf 30 % bzw. 40 % zu erhöhen, um der zu erwartenden Zunahme der Gesamtnachfrage entsprechen zu können und die niedrigeren Kosten für Freelance-Übersetzer (verglichen mit den Kosten für die zusätzliche Einstellung von Vollzeit-Übersetzern) zu berücksichtigen. Aufgrund des strukturellen Nachfragerückgangs im Jahr 2004 nahm die DGT der Kommission Abstand von diesem Ziel, und das Parlament gab Anweisungen, während der Wahlperiode keine anderen Übersetzungen als das CRE (28) an Freelance-Übersetzer zu vergeben. Während die Gesamtarbeitsbelastung pro EU-15-Sprachreferat im Jahr 2004 etwa 20 % niedriger als 2003 war, sind die Outsourcing-Raten beim Parlament in etwa gleich geblieben (32,5 % 2003 und 32 % 2004) (siehe Tabelle 6). Die unterschiedlichen Outsourcing-Raten für die EU-10-Sprachen im Zeitraum 2004-2005 beim Parlament, bei der Kommission und beim Rat sind im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass das Parlament im Jahr 2004 erfolgreicher bei der Einstellung interner Übersetzer für die EU-10-Sprachen war als die anderen Organe. Angesichts der Abnahme der Legislativtätigkeit im Jahr 2004 und des niedrigeren Übersetzungsvolumens konnte das Parlament eine höhere Quote an Übersetzungsleistungen in die EU-10-Sprachen intern erbringen (siehe Ziffern 20 und 25). |
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74.

Sowohl beim Parlament als auch bei der Kommission werden einige Übersetzungsarbeiten automatisch extern vergeben, ohne dass untersucht wird, ob interne Kapazitäten für eine oder alle Sprachen verfügbar sind. In den Jahren 2003-2004 setzten sich beide Organe zum Ziel, die Outsourcing-Rate auf 30 % bzw. 40 % zu erhöhen, um der zu erwartenden Zunahme der Gesamtnachfrage entsprechen zu können und die niedrigeren Kosten für Freelance-Übersetzer (verglichen mit den Kosten für die zusätzliche Einstellung von Vollzeit-Übersetzern) zu berücksichtigen. Aufgrund des strukturellen Nachfragerückgangs im Jahr 2004 nahm die DGT der Kommission Abstand von diesem Ziel, und das Parlament gab Anweisungen, während der Wahlperiode keine anderen Übersetzungen als das CRE (28) an Freelance-Übersetzer zu vergeben. Während die Gesamtarbeitsbelastung pro EU-15-Sprachreferat im Jahr 2004 etwa 20 % niedriger als 2003 war, sind die Outsourcing-Raten beim Parlament in etwa gleich geblieben (32,5 % 2003 und 32 % 2004) (siehe Tabelle 6). Die unterschiedlichen Outsourcing-Raten für die EU-10-Sprachen im Zeitraum 2004-2005 beim Parlament, bei der Kommission und beim Rat sind im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass das Parlament im Jahr 2004 erfolgreicher bei der Einstellung interner Übersetzer für die EU-10-Sprachen war als die anderen Organe. Angesichts der Abnahme der Legislativtätigkeit im Jahr 2004 und des niedrigeren Übersetzungsvolumens konnte das Parlament eine höhere Quote an Übersetzungsleistungen in die EU-10-Sprachen intern erbringen (siehe Ziffern 20 und 25).

Tabelle 6

Outsourcing-Raten in den Jahren 2003, 2004 und 2005

| | Kommission | Parlament | Rat |
| --- | --- | --- | --- |
| Outsourcing-Rate | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Alle Sprachen | 22 % | 23 % | 20 % | 33 % | 30 % | 36 % | 0 % | 1 % | 2 % |
| EU-15-Sprachen | 21 % | 16 % | 10 % | 32,5 % | 32 % | 33 % | 0 % | 0 % | 0 % |
| EU-10-Sprachen | n. v. | 60 % | 37 % | 41 % | 20 % | 43 % | n. v. | 8 % | 5 % |
| Quelle: Rechnungshof. |

Kommission

Parlament

Rat

Outsourcing-Rate

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Alle Sprachen

22 %

23 %

20 %

33 %

30 %

36 %

0 %

1 %

2 %

EU-15-Sprachen

21 %

16 %

10 %

32,5 %

32 %

33 %

0 %

0 %

0 %

EU-10-Sprachen

n. v.

60 %

37 %

41 %

20 %

43 %

n. v.

8 %

5 %

Quelle: Rechnungshof.

| 75. | Während beim Rat und beim Parlament (29) die Kunden-Generaldirektionen nur in geringem Maße direktes Outsourcing in Anspruch nehmen, ergab die Prüfung, dass im Zeitraum 2003-2004 mehrere hunderttausend Seiten direkt von den Generaldirektionen der Kommission ohne Kontrolle durch die DGT extern vergeben wurden (siehe Ziffern 45 und 54). |
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75.

Während beim Rat und beim Parlament (29) die Kunden-Generaldirektionen nur in geringem Maße direktes Outsourcing in Anspruch nehmen, ergab die Prüfung, dass im Zeitraum 2003-2004 mehrere hunderttausend Seiten direkt von den Generaldirektionen der Kommission ohne Kontrolle durch die DGT extern vergeben wurden (siehe Ziffern 45 und 54).

Produktivität

| 76. | Die Produktivität der drei geprüften Organe wurde zum Zweck eines Leistungsvergleichs während des Zeitraums 2000-2005 zwischen den Organen überprüft. Bei der Berechnung der Produktivität wurde das Konzept des „Vollzeitäquivalents“ (VZÄ) zugrunde gelegt, wobei als Übersetzungszeit die Zeit gilt, die dem Übersetzer tatsächlich für Büroarbeit zur Verfügung steht. Da in vielen Fällen diese Zeit ebenfalls andere als Übersetzungstätigkeiten umfasst (Fortbildung, Management, Qualitätssicherung, Korrekturlesen von Texten anderer Dienststellen usw.), ist die auf dem VZÄ basierende Produktivität lediglich ein vager Indikator. Vergleiche zwischen Organen und zwischen Sprachreferaten innerhalb des Organs sind mit Vorsicht zu betrachten. Auch bei der Ermittlung der Gründe für die festgestellten Unterschiede ist Vorsicht geboten, und etwaige Sachzwänge sollten analysiert werden, um festzustellen, ob ein direktes Eingreifen seitens des Managements möglich ist. |
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76.

Die Produktivität der drei geprüften Organe wurde zum Zweck eines Leistungsvergleichs während des Zeitraums 2000-2005 zwischen den Organen überprüft. Bei der Berechnung der Produktivität wurde das Konzept des „Vollzeitäquivalents“ (VZÄ) zugrunde gelegt, wobei als Übersetzungszeit die Zeit gilt, die dem Übersetzer tatsächlich für Büroarbeit zur Verfügung steht. Da in vielen Fällen diese Zeit ebenfalls andere als Übersetzungstätigkeiten umfasst (Fortbildung, Management, Qualitätssicherung, Korrekturlesen von Texten anderer Dienststellen usw.), ist die auf dem VZÄ basierende Produktivität lediglich ein vager Indikator. Vergleiche zwischen Organen und zwischen Sprachreferaten innerhalb des Organs sind mit Vorsicht zu betrachten. Auch bei der Ermittlung der Gründe für die festgestellten Unterschiede ist Vorsicht geboten, und etwaige Sachzwänge sollten analysiert werden, um festzustellen, ob ein direktes Eingreifen seitens des Managements möglich ist.

| 77. | Bei der Produktivität, die sich als Anzahl der von VZÄ-Übersetzern intern übersetzten Standardseiten versteht, besteht eine hohe Fluktuation zwischen den einzelnen Sprachreferaten und den einzelnen Organen. Die Produktivität der EU-10-Sprachreferate ist in allen Organen im Allgemeinen niedriger, weil der Fortbildungsbedarf höher und wenig Erfahrung vorhanden ist, kleinere Translation Memories bestehen (die die Nutzung von computergestützten Übersetzungshilfen einschränken) und mehr Zeit für die Überarbeitung der externen Übersetzungen erforderlich ist. |
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77.

Bei der Produktivität, die sich als Anzahl der von VZÄ-Übersetzern intern übersetzten Standardseiten versteht, besteht eine hohe Fluktuation zwischen den einzelnen Sprachreferaten und den einzelnen Organen. Die Produktivität der EU-10-Sprachreferate ist in allen Organen im Allgemeinen niedriger, weil der Fortbildungsbedarf höher und wenig Erfahrung vorhanden ist, kleinere Translation Memories bestehen (die die Nutzung von computergestützten Übersetzungshilfen einschränken) und mehr Zeit für die Überarbeitung der externen Übersetzungen erforderlich ist.

| 78. | Die Produktivität der EU-Übersetzungsdienste ist viel niedriger als die der Übersetzungsbüros im Privatsektor (30). Die höhere Produktivität im Privatsektor ist hauptsächlich auf die Art der Texte (wenige Rechtstexte) sowie auf eine breit angelegte Nutzung der computergestützten Übersetzungshilfen zurückzuführen. Trotz weniger komplexer Texte sind Freelance-Übersetzungen anerkanntermaßen qualitativ minderwertiger und erfordern mehr Überarbeitung als intern übersetzte Dokumente. Einige Verträge mit externen Übersetzungsbüros wurden aufgrund der unangemessenen Qualität der Übersetzungen aufgelöst (siehe Ziffer 43). Bei internen Kapazitätslücken ist die Inanspruchnahme von Freelance-Übersetzungen wesentlich günstiger als die Einstellung zusätzlicher interner Übersetzer, da die Produktivität höher und die Gehälter niedriger sind; dies gilt auch bei Berücksichtigung der indirekten Kosten (Planung, Ausschreibungen, Gehälter, Qualitätssicherung usw.) (siehe Tabelle 7). |
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78.

Die Produktivität der EU-Übersetzungsdienste ist viel niedriger als die der Übersetzungsbüros im Privatsektor (30). Die höhere Produktivität im Privatsektor ist hauptsächlich auf die Art der Texte (wenige Rechtstexte) sowie auf eine breit angelegte Nutzung der computergestützten Übersetzungshilfen zurückzuführen. Trotz weniger komplexer Texte sind Freelance-Übersetzungen anerkanntermaßen qualitativ minderwertiger und erfordern mehr Überarbeitung als intern übersetzte Dokumente. Einige Verträge mit externen Übersetzungsbüros wurden aufgrund der unangemessenen Qualität der Übersetzungen aufgelöst (siehe Ziffer 43). Bei internen Kapazitätslücken ist die Inanspruchnahme von Freelance-Übersetzungen wesentlich günstiger als die Einstellung zusätzlicher interner Übersetzer, da die Produktivität höher und die Gehälter niedriger sind; dies gilt auch bei Berücksichtigung der indirekten Kosten (Planung, Ausschreibungen, Gehälter, Qualitätssicherung usw.) (siehe Tabelle 7).

Tabelle 7

Durchschnittliche Anzahl der pro Übersetzer übersetzten Seiten (VZÄ)

| | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Kommission (pro Jahr) | 915 | 902 | 909 | 1 054 | 917 | 797 |
| Kommission (pro Tag) | 5,2 | 5,2 | 5,1 | 5,7 | 5,0 | 4,5 |
| Parlament (pro Jahr) | 1 092 | 1 195 | 1 062 | 1 031 | 858 | 1 226 |
| Rat (31) (pro Jahr) | 602 | 653 | 772 | 707 | 648 | 669 |
| Quelle: Rechnungshof. |

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Kommission (pro Jahr)

915

902

909

1 054

917

797

Kommission (pro Tag)

5,2

5,2

5,1

5,7

5,0

4,5

Parlament (pro Jahr)

1 092

1 195

1 062

1 031

858

1 226

Rat (31) (pro Jahr)

602

653

772

707

648

669

Quelle: Rechnungshof.

Kommission

| 79. | Die Produktivität der DGT war in den meisten Jahren geringfügig niedriger als die beim Parlament, was gewissermaßen dadurch erklärt werden kann, dass die Kommission die Rolle des Initiators im Rechtsetzungsverfahren innehat. Dies bringt eine höhere Überarbeitungsrate und eine Führungsrolle in der Entwicklung der Terminologie und Datenbanken mit sich, die auch für die anderen Organe von Nutzen ist. Darüber hinaus übernehmen die Übersetzer bei der Kommission andere sprachbezogene Aufgaben, die sich nicht in der Übersetzungsproduktion pro Tag widerspiegeln. |
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79.

Die Produktivität der DGT war in den meisten Jahren geringfügig niedriger als die beim Parlament, was gewissermaßen dadurch erklärt werden kann, dass die Kommission die Rolle des Initiators im Rechtsetzungsverfahren innehat. Dies bringt eine höhere Überarbeitungsrate und eine Führungsrolle in der Entwicklung der Terminologie und Datenbanken mit sich, die auch für die anderen Organe von Nutzen ist. Darüber hinaus übernehmen die Übersetzer bei der Kommission andere sprachbezogene Aufgaben, die sich nicht in der Übersetzungsproduktion pro Tag widerspiegeln.

| 80. | In den Jahren 2003-2005 sank die durchschnittliche Produktivität für die EU-15-Sprachen um mehr als 20 %. Für die meisten Nichtverfahrenssprachen der EU-15-Sprachen lag die Produktivität unter vier Seiten pro Tag. Dies hängt mit der Abnahme der Arbeitsbelastung für die Nichtverfahrenssprachen zusammen, was zu Überkapazitäten führte. Die Überkapazität sollte im Lichte der Quote für direktes Outsourcing betrachtet werden, das ohne jegliche Kontrolle durch die DGT stattfindet (siehe Ziffer 75). |
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80.

In den Jahren 2003-2005 sank die durchschnittliche Produktivität für die EU-15-Sprachen um mehr als 20 %. Für die meisten Nichtverfahrenssprachen der EU-15-Sprachen lag die Produktivität unter vier Seiten pro Tag. Dies hängt mit der Abnahme der Arbeitsbelastung für die Nichtverfahrenssprachen zusammen, was zu Überkapazitäten führte. Die Überkapazität sollte im Lichte der Quote für direktes Outsourcing betrachtet werden, das ohne jegliche Kontrolle durch die DGT stattfindet (siehe Ziffer 75).

| 81. | Selbst nach der Einführung des so genannten „Flexibilitätsmechanismus“ durch die DGT, nach dem Übersetzungsaufgaben innerhalb derselben Sprachabteilung von Sprachreferaten, die vorübergehend eine überdurchschnittliche Arbeitsbelastung aufweisen, auf andere Sprachreferate übertragen werden können, verzeichnen die einzelnen Sprachreferate weiterhin wesentliche Produktivitätsunterschiede (32). Der Hauptgrund für diese Unterschiede ist die schwankende Übersetzungsnachfrage bei Texten im Zusammenhang mit den verschiedenen Politikbereichen, nach denen sich die Aufteilung der Fachbereiche auf die verschiedenen Sprachreferate bestimmt. Die Produktivitätsunterschiede zwischen den Referaten der DGT haben sich seit der Erweiterung noch verstärkt. Im Jahre 2005 ist die Produktivität des produktivsten Referats doppelt so hoch wie die des am wenigsten produktiven Referats. |
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81.

Selbst nach der Einführung des so genannten „Flexibilitätsmechanismus“ durch die DGT, nach dem Übersetzungsaufgaben innerhalb derselben Sprachabteilung von Sprachreferaten, die vorübergehend eine überdurchschnittliche Arbeitsbelastung aufweisen, auf andere Sprachreferate übertragen werden können, verzeichnen die einzelnen Sprachreferate weiterhin wesentliche Produktivitätsunterschiede (32). Der Hauptgrund für diese Unterschiede ist die schwankende Übersetzungsnachfrage bei Texten im Zusammenhang mit den verschiedenen Politikbereichen, nach denen sich die Aufteilung der Fachbereiche auf die verschiedenen Sprachreferate bestimmt. Die Produktivitätsunterschiede zwischen den Referaten der DGT haben sich seit der Erweiterung noch verstärkt. Im Jahre 2005 ist die Produktivität des produktivsten Referats doppelt so hoch wie die des am wenigsten produktiven Referats.

Parlament

| 82. | In den letzten fünf Jahren hat das Parlament die Anzahl der Übersetzer im Schnitt um mehr als fünf VZÄ (oder 15 %) pro Sprache verringert. |
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82.

In den letzten fünf Jahren hat das Parlament die Anzahl der Übersetzer im Schnitt um mehr als fünf VZÄ (oder 15 %) pro Sprache verringert.

| 83. | Die Produktivität der englischen und französischen Sprachreferate ist beim Parlament regelmäßig unterdurchschnittlich (5 % bis 20 % je nach Jahr), wohingegen die Produktivitätsunterschiede bei den anderen EU-15-Sprachen auf 10 % begrenzt sind. Der Grund hierfür ist die im französischen Sprachreferat überdurchschnittliche Anzahl an Übersetzern, die mit einem überdurchschnittlichen Outsourcing von Übersetzungen einhergeht. Beim englischen Übersetzungsreferat gibt es einen niedrigeren Bedarf an Übersetzungsleistungen, weil die meisten internen Dokumente in englischer Sprache abgefasst sind. Die Outsourcingraten und Überkapazitäten sind Faktoren, die von Managemententscheidungen abhängen. |
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83.

Die Produktivität der englischen und französischen Sprachreferate ist beim Parlament regelmäßig unterdurchschnittlich (5 % bis 20 % je nach Jahr), wohingegen die Produktivitätsunterschiede bei den anderen EU-15-Sprachen auf 10 % begrenzt sind. Der Grund hierfür ist die im französischen Sprachreferat überdurchschnittliche Anzahl an Übersetzern, die mit einem überdurchschnittlichen Outsourcing von Übersetzungen einhergeht. Beim englischen Übersetzungsreferat gibt es einen niedrigeren Bedarf an Übersetzungsleistungen, weil die meisten internen Dokumente in englischer Sprache abgefasst sind. Die Outsourcingraten und Überkapazitäten sind Faktoren, die von Managemententscheidungen abhängen.

Rat

| 84. | Die Produktivität des Rates war regelmäßig niedriger als die bei Kommission und Parlament. Dies lässt sich durch das Zusammentreffen eines höheren Anteils an Rechtstexten, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, und einer größeren Nachfragefluktuation (täglicher Arbeitsanfall von weniger als 1 000 bis zu mehr als 7 000 Seiten im Jahr 2003) erklären. |
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84.

Die Produktivität des Rates war regelmäßig niedriger als die bei Kommission und Parlament. Dies lässt sich durch das Zusammentreffen eines höheren Anteils an Rechtstexten, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, und einer größeren Nachfragefluktuation (täglicher Arbeitsanfall von weniger als 1 000 bis zu mehr als 7 000 Seiten im Jahr 2003) erklären.

| 85. | Um das Problem der Überkapazität in den Griff zu bekommen, hat die Generaldirektion A III einen langfristigen Aktionsplan zur Verringerung der Anzahl der Übersetzer und Sekretärinnen in den EU-15-Sprachreferaten von etwa 50 VZÄ im Jahr 2002 auf 25 VZÄ im Jahr 2015 angenommen (33). Die vollständige Auswirkung des Aktionsplans ist jedoch ein langfristiger Prozess, weil der Rat die Auffassung vertritt, dass es nur begrenzte Möglichkeiten der internen Wiederverwendung und der interinstitutionellen Mobilität gibt. |
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85.

Um das Problem der Überkapazität in den Griff zu bekommen, hat die Generaldirektion A III einen langfristigen Aktionsplan zur Verringerung der Anzahl der Übersetzer und Sekretärinnen in den EU-15-Sprachreferaten von etwa 50 VZÄ im Jahr 2002 auf 25 VZÄ im Jahr 2015 angenommen (33). Die vollständige Auswirkung des Aktionsplans ist jedoch ein langfristiger Prozess, weil der Rat die Auffassung vertritt, dass es nur begrenzte Möglichkeiten der internen Wiederverwendung und der interinstitutionellen Mobilität gibt.

| 86. | Die Produktivitätsunterschiede zwischen den einzelnen Sprachreferaten sind beim Rat (und beim Parlament) geringer als bei der Kommission (mit Ausnahme der niedrigen Produktivität des englischen Referats in der Generaldirektion A III, die in den Jahren 2003-2005 etwa 20 % bis 40 % niedriger war als die der anderen Referate). Die Abfassung von Originalen in englischer Sprache und die Rolle der englischen Sprache als wichtigster Pivot-Sprache für die Übersetzung von Texten aus den EU-10-Sprachen, die bedeutende terminologische Schwierigkeiten aufwerfen, kann bis zu einem gewissen Maße diese offenbar niedrige Produktivität erklären. |
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86.

Die Produktivitätsunterschiede zwischen den einzelnen Sprachreferaten sind beim Rat (und beim Parlament) geringer als bei der Kommission (mit Ausnahme der niedrigen Produktivität des englischen Referats in der Generaldirektion A III, die in den Jahren 2003-2005 etwa 20 % bis 40 % niedriger war als die der anderen Referate). Die Abfassung von Originalen in englischer Sprache und die Rolle der englischen Sprache als wichtigster Pivot-Sprache für die Übersetzung von Texten aus den EU-10-Sprachen, die bedeutende terminologische Schwierigkeiten aufwerfen, kann bis zu einem gewissen Maße diese offenbar niedrige Produktivität erklären.

Monitoring des Übersetzungsprozesses mithilfe von Leistungsindikatoren

| 87. | Die wichtigsten Übersetzungsstatistiken der Organe werden zentral erstellt und beziehen sich auf das Übersetzungsvolumen pro Referat. Diese Statistiken werden regelmäßig von den Verwaltungs- und Personalreferaten benutzt, aber ihre Verwendung für tägliche Monitoringzwecke durch die Leiter der Übersetzungsreferate sind sehr unterschiedlich, und einige Referatsleiter haben ihre eigenen Instrumente entwickelt. |
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87.

Die wichtigsten Übersetzungsstatistiken der Organe werden zentral erstellt und beziehen sich auf das Übersetzungsvolumen pro Referat. Diese Statistiken werden regelmäßig von den Verwaltungs- und Personalreferaten benutzt, aber ihre Verwendung für tägliche Monitoringzwecke durch die Leiter der Übersetzungsreferate sind sehr unterschiedlich, und einige Referatsleiter haben ihre eigenen Instrumente entwickelt.

| 88. | In einigen Organen fehlen Leistungsindikatoren oder Statistiken betreffend:






  a) | die für die Übersetzung eines spezifischen Dokuments tatsächlich benötigte Zeit im Vergleich zur üblicherweise aufgewendeten oder eingeplanten Zeit (Europäisches Parlament, Kommission und GSR); |
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88.

In einigen Organen fehlen Leistungsindikatoren oder Statistiken betreffend:

a)

die für die Übersetzung eines spezifischen Dokuments tatsächlich benötigte Zeit im Vergleich zur üblicherweise aufgewendeten oder eingeplanten Zeit (Europäisches Parlament, Kommission und GSR);

| b) | die Anzahl der revidierten Seiten (Kommission und GSR) und die für die Revision benötigte Zeit (Europäisches Parlament, Kommission, GSR); |
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b)

die Anzahl der revidierten Seiten (Kommission und GSR) und die für die Revision benötigte Zeit (Europäisches Parlament, Kommission, GSR);

| c) | das Output und die Produktivität der einzelnen Übersetzer (GSR); |
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c)

das Output und die Produktivität der einzelnen Übersetzer (GSR);

| d) | das Volumen der automatisch vom Planungsreferat extern vergebenen Übersetzungen und das von den Übersetzungsreferaten extern vergebene Übersetzungsvolumen (Europäisches Parlament und Kommission); |
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d)

das Volumen der automatisch vom Planungsreferat extern vergebenen Übersetzungen und das von den Übersetzungsreferaten extern vergebene Übersetzungsvolumen (Europäisches Parlament und Kommission);

| e) | nicht eingehaltene Fristen (GSR); |
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e)

nicht eingehaltene Fristen (GSR);

| f) | die Auswirkungen der computergestützten Übersetzungshilfen auf die Produktivität (Europäisches Parlament, Kommission und GSR); |
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f)

die Auswirkungen der computergestützten Übersetzungshilfen auf die Produktivität (Europäisches Parlament, Kommission und GSR);

| g) | Vergleichsdaten, wie z. B. die Korrelation zwischen Arbeitsaufkommen und Outsourcing (Europäisches Parlament, Kommission und GSR) (siehe Ziffern 73 und 83). |
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g)

Vergleichsdaten, wie z. B. die Korrelation zwischen Arbeitsaufkommen und Outsourcing (Europäisches Parlament, Kommission und GSR) (siehe Ziffern 73 und 83).

| 89. | Die Statistiken über das Output und die Produktivität der einzelnen Übersetzungsdienste der Europäischen Organe umfassen automatisch übersetzte Textsegmente, insbesondere solche anhand des Translator's Workbench-Systems (TWB). Die privaten Übersetzungsfirmen benutzen eine ausgefeiltere Berechnungsmethode zur Ermittlung der tatsächlichen Arbeitsbelastung und der Produktivität des einzelnen Übersetzers. |
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89.

Die Statistiken über das Output und die Produktivität der einzelnen Übersetzungsdienste der Europäischen Organe umfassen automatisch übersetzte Textsegmente, insbesondere solche anhand des Translator's Workbench-Systems (TWB). Die privaten Übersetzungsfirmen benutzen eine ausgefeiltere Berechnungsmethode zur Ermittlung der tatsächlichen Arbeitsbelastung und der Produktivität des einzelnen Übersetzers.

| 90. | Im Gegensatz zu anderen Organen, die nur die geänderten Textteile berücksichtigen, berechnet der Rat sein Output auf der Grundlage der gedruckten Seiten (siehe auch Ziffer 65). Das führt dazu, dass die Output-Statistiken des Rats die tatsächliche Zahl der übersetzten Seiten mit mehr als 50 % überbewerten. Im Anschluss an die Prüfung des Hofes führte die Generaldirektion A III eine ähnliche Berechnungsmethode wie die anderen Organe ein. |
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90.

Im Gegensatz zu anderen Organen, die nur die geänderten Textteile berücksichtigen, berechnet der Rat sein Output auf der Grundlage der gedruckten Seiten (siehe auch Ziffer 65). Das führt dazu, dass die Output-Statistiken des Rats die tatsächliche Zahl der übersetzten Seiten mit mehr als 50 % überbewerten. Im Anschluss an die Prüfung des Hofes führte die Generaldirektion A III eine ähnliche Berechnungsmethode wie die anderen Organe ein.

Interinstitutionelle Zusammenarbeit

| 91. | Die Einsetzung des ICTI im Jahr 1995 ermöglichte es den EU-Übersetzungsdiensten, nach und nach in bestimmten Bereichen zusammenzuarbeiten. |
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91.

Die Einsetzung des ICTI im Jahr 1995 ermöglichte es den EU-Übersetzungsdiensten, nach und nach in bestimmten Bereichen zusammenzuarbeiten.

| 92. | Bislang kam es zu folgenden Aktionen:






  a) | Schaffung einer gemeinsamen Terminologie-Datenbank und eines gemeinsamen Translation Memory; |
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92.

Bislang kam es zu folgenden Aktionen:

a)

Schaffung einer gemeinsamen Terminologie-Datenbank und eines gemeinsamen Translation Memory;

| b) | interinstitutionelle Ausschreibungen für Freelance-Übersetzungen aus und in die EU-10-Sprachen (34); |
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b)

interinstitutionelle Ausschreibungen für Freelance-Übersetzungen aus und in die EU-10-Sprachen (34);

| c) | gemeinsame Ausschreibungsverfahren für die Beschaffung von Spracherkennungssoftware und anderen mehrsprachigen Tools; |
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c)

gemeinsame Ausschreibungsverfahren für die Beschaffung von Spracherkennungssoftware und anderen mehrsprachigen Tools;

| d) | gemeinsamer Ausschuss zur Bewertung der Qualität der externen Übersetzungen (CIEQ); |
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d)

gemeinsamer Ausschuss zur Bewertung der Qualität der externen Übersetzungen (CIEQ);

| e) | begrenzter Austausch von Übersetzern und Übersetzungsleistungen. |
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e)

begrenzter Austausch von Übersetzern und Übersetzungsleistungen.

| 93. | Die Analyse bezüglich der Art von Angebot und Nachfrage sowie deren zeitlicher Abstimmung durch den Hof zeigt, dass obwohl alle Organe strukturelle Schwierigkeiten bei der Bereitstellung eines ausreichenden qualitativ angemessenen Übersetzungsvolumens in den EU-10-Sprachen haben, doch klare Unterschiede hinsichtlich der EU-15-Sprachen bestehen. So weisen die englischen Übersetzer beispielsweise die höchste Arbeitsbelastung aller Sprachreferate der DGT bei der Kommission auf (siehe Ziffer 86), aber die niedrigste beim Rat und beim Parlament. Da Rat und Parlament mit sehr kurzen Abgabefristen und einer höchst schwankenden Nachfrage arbeiten, verfügen sie natürlich zeitweise über freie Kapazitäten (siehe Ziffer 84). |
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93.

Die Analyse bezüglich der Art von Angebot und Nachfrage sowie deren zeitlicher Abstimmung durch den Hof zeigt, dass obwohl alle Organe strukturelle Schwierigkeiten bei der Bereitstellung eines ausreichenden qualitativ angemessenen Übersetzungsvolumens in den EU-10-Sprachen haben, doch klare Unterschiede hinsichtlich der EU-15-Sprachen bestehen. So weisen die englischen Übersetzer beispielsweise die höchste Arbeitsbelastung aller Sprachreferate der DGT bei der Kommission auf (siehe Ziffer 86), aber die niedrigste beim Rat und beim Parlament. Da Rat und Parlament mit sehr kurzen Abgabefristen und einer höchst schwankenden Nachfrage arbeiten, verfügen sie natürlich zeitweise über freie Kapazitäten (siehe Ziffer 84).

| 94. | In Anlehnung an die Schlussfolgerungen der Task Force für Arbeitsbelastungsausgleich wurde am 1. Januar 2005 ein Pilotprojekt gestartet. Im Jahr 2005 wurden 3 763 Seiten (oder 63 % des geforderten Volumens) von einem der teilnehmenden Organe auf Anfrage eines anderen Organs übersetzt. Dies entspricht gerade mal 0,2 % des gesamten Arbeitsaufkommens aller teilnehmenden Organe, während mehr als 20 % derselben Arbeitsbelastung an Freelance-Übersetzer vergeben wird. Die Einsparungen können auf 150 000 Euro (35) geschätzt werden. Da die gesamte freie Kapazität weitaus höher ist als die den anderen Organen im Rahmen des Pilotprojekts zur Verfügung gestellte Kapazität, liegen die potenziellen Einsparungen auch höher. |
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94.

In Anlehnung an die Schlussfolgerungen der Task Force für Arbeitsbelastungsausgleich wurde am 1. Januar 2005 ein Pilotprojekt gestartet. Im Jahr 2005 wurden 3 763 Seiten (oder 63 % des geforderten Volumens) von einem der teilnehmenden Organe auf Anfrage eines anderen Organs übersetzt. Dies entspricht gerade mal 0,2 % des gesamten Arbeitsaufkommens aller teilnehmenden Organe, während mehr als 20 % derselben Arbeitsbelastung an Freelance-Übersetzer vergeben wird. Die Einsparungen können auf 150 000 Euro (35) geschätzt werden. Da die gesamte freie Kapazität weitaus höher ist als die den anderen Organen im Rahmen des Pilotprojekts zur Verfügung gestellte Kapazität, liegen die potenziellen Einsparungen auch höher.

| 95. | Das derzeitige System des Arbeitsbelastungsausgleichs weist jedoch eine Unzulänglichkeit auf, denn Dokumente, die üblicherweise extern übersetzt werden, und Übersetzungsleistungen in die EU-10-Sprachen werden vom System nicht erfasst. Hinzu kommt, dass die Organe sich gegenseitig nicht hinreichend über die jeweiligen verfügbaren Kapazitäten informieren und keinen wirklichen Anreiz oder die Pflicht haben, einen Übersetzungsauftrag eines anderen Organs anzunehmen. Hätten die internen Übersetzer der DGT der Referate der EU-15-Nichtverfahrenssprachen dieselbe Produktivität im Jahr 2005 wie im Jahr 2003 erreicht, dann hätten sie mindestens 10 000 Seiten für jede der EU-15-Sprachen mehr übersetzt. Im Jahr 2005 haben das Parlament und einige Generaldirektionen der Kommission eine ähnliche Seitenzahl von nicht dringenden Dokumenten in denselben Sprachen extern übersetzen lassen, die von einem anderen Organ hätten übersetzt werden können. Zahlungen von insgesamt 11 Millionen Euro für Freelance-Übersetzungen hätten auf diese Weise vermieden werden können (36). |
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95.

Das derzeitige System des Arbeitsbelastungsausgleichs weist jedoch eine Unzulänglichkeit auf, denn Dokumente, die üblicherweise extern übersetzt werden, und Übersetzungsleistungen in die EU-10-Sprachen werden vom System nicht erfasst. Hinzu kommt, dass die Organe sich gegenseitig nicht hinreichend über die jeweiligen verfügbaren Kapazitäten informieren und keinen wirklichen Anreiz oder die Pflicht haben, einen Übersetzungsauftrag eines anderen Organs anzunehmen. Hätten die internen Übersetzer der DGT der Referate der EU-15-Nichtverfahrenssprachen dieselbe Produktivität im Jahr 2005 wie im Jahr 2003 erreicht, dann hätten sie mindestens 10 000 Seiten für jede der EU-15-Sprachen mehr übersetzt. Im Jahr 2005 haben das Parlament und einige Generaldirektionen der Kommission eine ähnliche Seitenzahl von nicht dringenden Dokumenten in denselben Sprachen extern übersetzen lassen, die von einem anderen Organ hätten übersetzt werden können. Zahlungen von insgesamt 11 Millionen Euro für Freelance-Übersetzungen hätten auf diese Weise vermieden werden können (36).

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

Verfahren zur Gewährleistung, dass der Übersetzungsnachfrage entsprochen und überflüssige Übersetzungen vermieden werden

| 96. | Keines der Organe verfügt über klare und aufeinander abgestimmte Verfahren zur Anforderung oder Genehmigung von Übersetzungsleistungen. Die von den drei Organen eingeführten Durchführungsbestimmungen schreiben Pflichtübersetzungen für bestimmte Kategorien von Dokumenten vor. Es gibt jedoch einen weiten Bereich, für den keine allgemein gültigen Kriterien bestehen und wo Dokumente je nach verfügbaren Ressourcen ad hoc behandelt werden (siehe Ziffern 13 bis 18).


  Empfehlung: Im Lichte der Notwendigkeit, Prioritäten und Einschränkungen zur Eindämmung der ständig wachsenden Übersetzungsnachfrage einzuführen, sollten die Organe ihre Verfahren modernisieren. Dies sollte die Kontrolle der Dokumentenlänge umfassen sowie eine weitere Differenzierung der Texte nach Art und Zweckbestimmung und die Annahme eines zweckmäßigen Ansatzes für die zur Übersetzung zugelassenen Texte. |
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96.

Keines der Organe verfügt über klare und aufeinander abgestimmte Verfahren zur Anforderung oder Genehmigung von Übersetzungsleistungen. Die von den drei Organen eingeführten Durchführungsbestimmungen schreiben Pflichtübersetzungen für bestimmte Kategorien von Dokumenten vor. Es gibt jedoch einen weiten Bereich, für den keine allgemein gültigen Kriterien bestehen und wo Dokumente je nach verfügbaren Ressourcen ad hoc behandelt werden (siehe Ziffern 13 bis 18).

Empfehlung: Im Lichte der Notwendigkeit, Prioritäten und Einschränkungen zur Eindämmung der ständig wachsenden Übersetzungsnachfrage einzuführen, sollten die Organe ihre Verfahren modernisieren. Dies sollte die Kontrolle der Dokumentenlänge umfassen sowie eine weitere Differenzierung der Texte nach Art und Zweckbestimmung und die Annahme eines zweckmäßigen Ansatzes für die zur Übersetzung zugelassenen Texte.

| 97. | Die Prüfung ergab, dass der Übersetzungsnachfrage in den EU-15-Sprachen im Allgemeinen entsprochen werden kann. Der Beitritt kleinerer Mitgliedstaaten hat die Nachfrage auf den kleinen Übersetzungsmärkten, wo das Angebot relativ gering ist, bedeutend ansteigen lassen. Die Schwierigkeiten bei den EPSO-Auswahlverfahren zur Einstellung von internen Übersetzern für die EU-10-Sprachen führten zu einem Mangel an Übersetzern aus den neuen Mitgliedstaaten. Im Laufe des ersten Jahres nach der Erweiterung waren die Organe daher nicht in der Lage, der Übersetzungsnachfrage für die neuen Sprachen nachzukommen (siehe Ziffern 19 bis 23).


  Empfehlung: In den Organen besteht weiterhin die Notwendigkeit eines wesentlichen Ausbaus der internen Kapazitäten für die EU-10-Sprachen. Die Kommission sollte das Unvermögen von EPSO, rechtzeitig das erforderliche Personal einzustellen, einer kritischen Prüfung unterziehen. Dies sollte in einen Aktionsplan münden, um die Wahrnehmung und das Interesse für die Übersetzungstätigkeit der Gemeinschaft in den EU-10-Mitgliedstaaten und in anderen Beitrittsländern zu wecken. |
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97.

Die Prüfung ergab, dass der Übersetzungsnachfrage in den EU-15-Sprachen im Allgemeinen entsprochen werden kann. Der Beitritt kleinerer Mitgliedstaaten hat die Nachfrage auf den kleinen Übersetzungsmärkten, wo das Angebot relativ gering ist, bedeutend ansteigen lassen. Die Schwierigkeiten bei den EPSO-Auswahlverfahren zur Einstellung von internen Übersetzern für die EU-10-Sprachen führten zu einem Mangel an Übersetzern aus den neuen Mitgliedstaaten. Im Laufe des ersten Jahres nach der Erweiterung waren die Organe daher nicht in der Lage, der Übersetzungsnachfrage für die neuen Sprachen nachzukommen (siehe Ziffern 19 bis 23).

Empfehlung: In den Organen besteht weiterhin die Notwendigkeit eines wesentlichen Ausbaus der internen Kapazitäten für die EU-10-Sprachen. Die Kommission sollte das Unvermögen von EPSO, rechtzeitig das erforderliche Personal einzustellen, einer kritischen Prüfung unterziehen. Dies sollte in einen Aktionsplan münden, um die Wahrnehmung und das Interesse für die Übersetzungstätigkeit der Gemeinschaft in den EU-10-Mitgliedstaaten und in anderen Beitrittsländern zu wecken.

| 98. | Die Organe konnten im Allgemeinen die Übersetzungskosten trotz der steigenden Anzahl der Amtssprachen von 11 auf 21 (einschließlich Irisch) seit Mai 2004 in Grenzen halten (siehe Ziffern 25 bis 36). Während Kommisson und Rat bedeutende Maßnahmen zur Reduzierung der Anzahl der in alle Sprachen zu übersetzenden Dokumente ergriffen, war das Parlament weniger bemüht, das Übersetzungsvolumen zu reduzieren und begrenzte lediglich die Länge, nicht aber Art und Anzahl der zu übersetzenden Dokumente (siehe Ziffer 32).


  Empfehlung: Die Übersetzungsdienste sollten mit ihren Nutzern „Service Level Agreements“ abschließen und strengere Leitlinien für die Art der zu übersetzenden Dokumente, die geforderten Sprachfassungen, das Stadium der Beantragung einer Übersetzung, die Gesamtseitenzahl pro Jahr, die Inanspruchnahme der automatischen Übersetzung usw. einführen. Eine gewisse Koordinierung durch die Organe könnte auch Widersprüchlichkeiten in ihren jeweiligen Ansätzen vermeiden. |
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98.

Die Organe konnten im Allgemeinen die Übersetzungskosten trotz der steigenden Anzahl der Amtssprachen von 11 auf 21 (einschließlich Irisch) seit Mai 2004 in Grenzen halten (siehe Ziffern 25 bis 36). Während Kommisson und Rat bedeutende Maßnahmen zur Reduzierung der Anzahl der in alle Sprachen zu übersetzenden Dokumente ergriffen, war das Parlament weniger bemüht, das Übersetzungsvolumen zu reduzieren und begrenzte lediglich die Länge, nicht aber Art und Anzahl der zu übersetzenden Dokumente (siehe Ziffer 32).

Empfehlung: Die Übersetzungsdienste sollten mit ihren Nutzern „Service Level Agreements“ abschließen und strengere Leitlinien für die Art der zu übersetzenden Dokumente, die geforderten Sprachfassungen, das Stadium der Beantragung einer Übersetzung, die Gesamtseitenzahl pro Jahr, die Inanspruchnahme der automatischen Übersetzung usw. einführen. Eine gewisse Koordinierung durch die Organe könnte auch Widersprüchlichkeiten in ihren jeweiligen Ansätzen vermeiden.

Verfahren zur Gewährleistung von fristgerechten und qualitativ angemessenen Übersetzungsleistungen

| 99. | Die drei Organe konnten im Allgemeinen Übersetzungsleistungen in die EU-15-Sprachen fristgerecht und mit der geforderten Qualität erbringen (siehe Ziffern 41 und 44). Die Situation stellte sich jedoch für die EU-10-Sprachen aufgrund einer unzureichenden Zahl von Übersetzern anders dar. Bei der Kommission und beim Rat reichte die interne Kapazität für die EU-10-Sprachen im Jahr 2004 noch nicht einmal aus, um die Freelance-Übersetzungen zu revidieren, zudem fanden die meisten Kunden die Qualität der Übersetzungen unzureichend (siehe Ziffer 42). Bei keinem der Übersetzungsdienste wird eine Bemessung der Nutzerzufriedenheit vorgenommen.


  Empfehlung: Die Organe sollten regelmäßige Zufriedenheitserhebungen bei den verschiedenen Nutzern der Übersetzungsdienste auch unter Berücksichtigung der Fristeneinhaltung durchführen. Derartige Erhebungen könnten als Input für Aktionspläne zur Verbesserung der Qualität und der Produktivität beitragen. |
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99.

Die drei Organe konnten im Allgemeinen Übersetzungsleistungen in die EU-15-Sprachen fristgerecht und mit der geforderten Qualität erbringen (siehe Ziffern 41 und 44). Die Situation stellte sich jedoch für die EU-10-Sprachen aufgrund einer unzureichenden Zahl von Übersetzern anders dar. Bei der Kommission und beim Rat reichte die interne Kapazität für die EU-10-Sprachen im Jahr 2004 noch nicht einmal aus, um die Freelance-Übersetzungen zu revidieren, zudem fanden die meisten Kunden die Qualität der Übersetzungen unzureichend (siehe Ziffer 42). Bei keinem der Übersetzungsdienste wird eine Bemessung der Nutzerzufriedenheit vorgenommen.

Empfehlung: Die Organe sollten regelmäßige Zufriedenheitserhebungen bei den verschiedenen Nutzern der Übersetzungsdienste auch unter Berücksichtigung der Fristeneinhaltung durchführen. Derartige Erhebungen könnten als Input für Aktionspläne zur Verbesserung der Qualität und der Produktivität beitragen.

| 100. | Parlament und Rat verfügen über keine genauen Leitlinien zur Qualitätssicherung, und die Revision wird sehr unterschiedlich gehandhabt. Die Organe führen jedoch im Allgemeinen angemessene Kontrollen zur Ermittlung von Übersetzungsleistungen minderwertiger Qualität durch (siehe Ziffern 37 bis 43). Während die Direktion für Übersetzung beim Parlament die Qualität der internen und externen Übersetzungen mithilfe zweimonatlicher Stichprobenkontrollen und anhand von Qualitätsindikatoren bewertet, bestehen keine derartigen Kontrollen oder Leistungsindikatoren bei den anderen Organen.


  Empfehlung: Zusätzlich zu den systematischen Qualitätskontrollen bezüglich der externen Übersetzungsleistungen und der von jedem Referatsleiter durchgeführten Überwachung wären regelmäßige Stichprobenkontrollen zur Qualität in jeder Sprachabteilung ratsam. Zusammen mit Kundenzufriedenheitserhebungen könnte so die Grundlage für qualitative Leistungsindikatoren geschaffen werden. |
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100.

Parlament und Rat verfügen über keine genauen Leitlinien zur Qualitätssicherung, und die Revision wird sehr unterschiedlich gehandhabt. Die Organe führen jedoch im Allgemeinen angemessene Kontrollen zur Ermittlung von Übersetzungsleistungen minderwertiger Qualität durch (siehe Ziffern 37 bis 43). Während die Direktion für Übersetzung beim Parlament die Qualität der internen und externen Übersetzungen mithilfe zweimonatlicher Stichprobenkontrollen und anhand von Qualitätsindikatoren bewertet, bestehen keine derartigen Kontrollen oder Leistungsindikatoren bei den anderen Organen.

Empfehlung: Zusätzlich zu den systematischen Qualitätskontrollen bezüglich der externen Übersetzungsleistungen und der von jedem Referatsleiter durchgeführten Überwachung wären regelmäßige Stichprobenkontrollen zur Qualität in jeder Sprachabteilung ratsam. Zusammen mit Kundenzufriedenheitserhebungen könnte so die Grundlage für qualitative Leistungsindikatoren geschaffen werden.

| 101. | Einige Generaldirektionen der Kommission berichteten, dass sie mit „grauen Übersetzungen“ oder direktem Outsourcing vorlieb nehmen mussten, da die DGT bestimmte Übersetzungsleistungen nicht innerhalb der verlangten Frist erbringen konnte. Das Volumen dieser Übersetzungen ist nicht eindeutig festgelegt, und die diesbezüglichen Kosten sind auch nicht in die Berechnungen des Hofes eingegangen, da keine Angaben über die vom verwaltungstechnischen Personal für „graue Übersetzungen“ benötigte Zeit vorliegen (siehe Ziffern 45, 54 und 75).


  Empfehlung: Die direkte Outsourcing-Rate und die „grauen Übersetzungen“ sollten von den Übersetzungsdiensten überwacht werden, um dieses Übersetzungsvolumen in die Planung einzubeziehen. |
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101.

Einige Generaldirektionen der Kommission berichteten, dass sie mit „grauen Übersetzungen“ oder direktem Outsourcing vorlieb nehmen mussten, da die DGT bestimmte Übersetzungsleistungen nicht innerhalb der verlangten Frist erbringen konnte. Das Volumen dieser Übersetzungen ist nicht eindeutig festgelegt, und die diesbezüglichen Kosten sind auch nicht in die Berechnungen des Hofes eingegangen, da keine Angaben über die vom verwaltungstechnischen Personal für „graue Übersetzungen“ benötigte Zeit vorliegen (siehe Ziffern 45, 54 und 75).

Empfehlung: Die direkte Outsourcing-Rate und die „grauen Übersetzungen“ sollten von den Übersetzungsdiensten überwacht werden, um dieses Übersetzungsvolumen in die Planung einzubeziehen.

Kosten und Wirtschaftlichkeit der Übersetzung

| 102. | Mit Ausnahme der Kommission für das Jahr 2002 haben die Organe weder die Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen noch die Durchschnittskosten pro übersetzte Seite berechnet. Der Hof schätzt die jährlichen Vollkosten für Übersetzungsleistungen bei den drei Organen auf 414 Millionen Euro vor der Erweiterung (siehe Tabelle 4) und auf 511 Millionen Euro nach der Erweiterung. Die Durchschnittskosten pro Seite bezifferten sich im Jahr 2003 auf 150 Euro bei Kommission und Parlament und auf 254 Euro beim Rat. Im Jahr 2005 stiegen die Durchschnittskosten pro Seite bei der Kommission auf 194 Euro und auf 276 Euro beim Rat, wohingegen sie beim Parlament auf 119 Euro sanken. |
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102.

Mit Ausnahme der Kommission für das Jahr 2002 haben die Organe weder die Gesamtkosten für Übersetzungsleistungen noch die Durchschnittskosten pro übersetzte Seite berechnet. Der Hof schätzt die jährlichen Vollkosten für Übersetzungsleistungen bei den drei Organen auf 414 Millionen Euro vor der Erweiterung (siehe Tabelle 4) und auf 511 Millionen Euro nach der Erweiterung. Die Durchschnittskosten pro Seite bezifferten sich im Jahr 2003 auf 150 Euro bei Kommission und Parlament und auf 254 Euro beim Rat. Im Jahr 2005 stiegen die Durchschnittskosten pro Seite bei der Kommission auf 194 Euro und auf 276 Euro beim Rat, wohingegen sie beim Parlament auf 119 Euro sanken.

| 103. | Interne Übersetzungen sind teurer als Freelance-Übersetzungen. Einen Vergleich anzustellen ist jedoch schwierig, da extern andere Textarten übersetzt werden und die internen Übersetzungen anerkanntermaßen qualitativ hochwertiger sind; darüber hinaus werden für interne Übersetzungen bei verschiedenen Dokumenten aufgrund der Arbeitsmethoden insbesondere beim Parlament und beim Rat sehr kurze Fristen angesetzt, zudem ist für externe Übersetzungsleistungen eine Revision erforderlich (siehe Ziffer 52).


  Empfehlung: Zur Kontrolle einer Ausgabe ist es wesentlich, dass die Kosten für eine Tätigkeit bekannt sind. Daher sollten Verfahren zur Gewährleistung von angemessenen Managementinformationen über Kosten angewandt werden. |
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103.

Interne Übersetzungen sind teurer als Freelance-Übersetzungen. Einen Vergleich anzustellen ist jedoch schwierig, da extern andere Textarten übersetzt werden und die internen Übersetzungen anerkanntermaßen qualitativ hochwertiger sind; darüber hinaus werden für interne Übersetzungen bei verschiedenen Dokumenten aufgrund der Arbeitsmethoden insbesondere beim Parlament und beim Rat sehr kurze Fristen angesetzt, zudem ist für externe Übersetzungsleistungen eine Revision erforderlich (siehe Ziffer 52).

Empfehlung: Zur Kontrolle einer Ausgabe ist es wesentlich, dass die Kosten für eine Tätigkeit bekannt sind. Daher sollten Verfahren zur Gewährleistung von angemessenen Managementinformationen über Kosten angewandt werden.

| 104. | Aufgrund einer starken Abnahme der Arbeitsbelastung ist die Produktivität in den meisten EU-15-Übersetzungsreferaten im Jahr 2004 bedeutend zurückgegangen, und dementsprechend sind die Durchschnittskosten pro Seite gestiegen (siehe Ziffern 51 und 76 bis 86). Die Kommission und der Rat haben Maßnahmen zur Reduzierung der Übersetzungsnachfrage getroffen und verfügen somit seit 2004 über freie Kapazitäten für die EU-15-Nichtverfahrenssprachen. |
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104.

Aufgrund einer starken Abnahme der Arbeitsbelastung ist die Produktivität in den meisten EU-15-Übersetzungsreferaten im Jahr 2004 bedeutend zurückgegangen, und dementsprechend sind die Durchschnittskosten pro Seite gestiegen (siehe Ziffern 51 und 76 bis 86). Die Kommission und der Rat haben Maßnahmen zur Reduzierung der Übersetzungsnachfrage getroffen und verfügen somit seit 2004 über freie Kapazitäten für die EU-15-Nichtverfahrenssprachen.

| 105. | Die Prüfung zeigte, dass die Planungsreferate der drei Übersetzungsdienste immer mehr in die Arbeitszuweisung miteinbezogen werden und weniger in die Vorausschau der Übersetzungsnachfrage zur Bedarfsplanung und Minderung der Spitzenbelastung (siehe Ziffern 56 bis 59, 63 bis 66 und 91 bis 95). |
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105.

Die Prüfung zeigte, dass die Planungsreferate der drei Übersetzungsdienste immer mehr in die Arbeitszuweisung miteinbezogen werden und weniger in die Vorausschau der Übersetzungsnachfrage zur Bedarfsplanung und Minderung der Spitzenbelastung (siehe Ziffern 56 bis 59, 63 bis 66 und 91 bis 95).

| 106. | Die Angleichung der Arbeitsbelastung stellt eine Schlüsselfrage dar. Eine Verringerung des Übersetzungsvolumens führt temporär zu Überkapazitäten, niedrigerer Produktivität und höheren Durchschnittskosten für Übersetzungsleistungen. Der Hof stellte jedoch fest, dass einige Referate sowohl niedrige Produktivitätszahlen als auch überdurchschnittliche Outsourcing-Raten aufweisen (siehe Ziffern 73 und 74). Das Fehlen einer Vorausschätzung der Arbeitsbelastung (Planung) erschwert es den Organen, die bei anderen Organen temporär verfügbaren Kapazitäten voll auszuschöpfen (siehe Ziffern 91 bis 95 sowie Ziffern 56 bis 66). |
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106.

Die Angleichung der Arbeitsbelastung stellt eine Schlüsselfrage dar. Eine Verringerung des Übersetzungsvolumens führt temporär zu Überkapazitäten, niedrigerer Produktivität und höheren Durchschnittskosten für Übersetzungsleistungen. Der Hof stellte jedoch fest, dass einige Referate sowohl niedrige Produktivitätszahlen als auch überdurchschnittliche Outsourcing-Raten aufweisen (siehe Ziffern 73 und 74). Das Fehlen einer Vorausschätzung der Arbeitsbelastung (Planung) erschwert es den Organen, die bei anderen Organen temporär verfügbaren Kapazitäten voll auszuschöpfen (siehe Ziffern 91 bis 95 sowie Ziffern 56 bis 66).

| 107. | Das Parlament und die Generaldirektionen der Kommisssion (andere als die DGT) haben im Jahr 2005 zahlreiche Seiten an externe Übersetzer vergeben, die von einem anderen Organ hätten intern übersetzt werden können. Der Hof ist demnach der Auffassung, dass Gesamtzahlungen in Höhe von rund 11 Millionen Euro an Freelance-Übersetzer hätten eingespart werden können (siehe Ziffer 95).


  Empfehlung: Den Management- und Planungsverfahren sollte mehr Aufmerksamkeit gelten, um die Auswirkungen von Spitzenzeiten und Flauteperioden in den Übersetzungsdiensten zu mildern und eine wirksamere interinstitutionelle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Regelmäßige und zuverlässige Vorausschätzungen von zu erwartenden Übersetzungsleistungen sollten den Planungsreferaten übermittelt werden, und die Organe sollten sich gegenseitig über verfügbare interne Kapazitäten informieren.Freie interne Kapazitäten sollten eingesetzt werden, um die Outsourcing-Rate der Generaldirektionen der Kommission (andere als die DGT) und der anderen Organe zu senken, indem das im Januar 2005 gestartete Pilotprojekt für die interinstitutionelle Zusammenarbeit fortgesetzt wird. Ein System der interinstitutionellen Inrechnungstellung für Übersetzungsleistungen könnte Organen mit temporären oder strukturbedingten freien Kapazitäten einen Anreiz geben, mit anderen Organen zusammenzuarbeiten.Beim Rat sollten weitere Bemühungen zur Anpassung der strukturbedingten Überkapazität unternommen werden. Die Möglichkeit der dienstlichen Verwendung außerhalb der Übersetzungsdienste oder die Anwendung anderer Statutsbestimmungen sollten in Betracht gezogen werden, da mit dem bestehenden Aktionsplan die Frage der derzeitigen Überkapazität erst 2015 gelöst werden kann. |
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107.

Das Parlament und die Generaldirektionen der Kommisssion (andere als die DGT) haben im Jahr 2005 zahlreiche Seiten an externe Übersetzer vergeben, die von einem anderen Organ hätten intern übersetzt werden können. Der Hof ist demnach der Auffassung, dass Gesamtzahlungen in Höhe von rund 11 Millionen Euro an Freelance-Übersetzer hätten eingespart werden können (siehe Ziffer 95).

Empfehlung: Den Management- und Planungsverfahren sollte mehr Aufmerksamkeit gelten, um die Auswirkungen von Spitzenzeiten und Flauteperioden in den Übersetzungsdiensten zu mildern und eine wirksamere interinstitutionelle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Regelmäßige und zuverlässige Vorausschätzungen von zu erwartenden Übersetzungsleistungen sollten den Planungsreferaten übermittelt werden, und die Organe sollten sich gegenseitig über verfügbare interne Kapazitäten informieren.Freie interne Kapazitäten sollten eingesetzt werden, um die Outsourcing-Rate der Generaldirektionen der Kommission (andere als die DGT) und der anderen Organe zu senken, indem das im Januar 2005 gestartete Pilotprojekt für die interinstitutionelle Zusammenarbeit fortgesetzt wird. Ein System der interinstitutionellen Inrechnungstellung für Übersetzungsleistungen könnte Organen mit temporären oder strukturbedingten freien Kapazitäten einen Anreiz geben, mit anderen Organen zusammenzuarbeiten.Beim Rat sollten weitere Bemühungen zur Anpassung der strukturbedingten Überkapazität unternommen werden. Die Möglichkeit der dienstlichen Verwendung außerhalb der Übersetzungsdienste oder die Anwendung anderer Statutsbestimmungen sollten in Betracht gezogen werden, da mit dem bestehenden Aktionsplan die Frage der derzeitigen Überkapazität erst 2015 gelöst werden kann.

| 108. | Obwohl die Organe in erweiterte moderne Technologien investiert haben, werden diese nicht systematisch in Anspruch genommen (siehe Ziffern 68 bis 70).


  Empfehlung: Die Wirtschaftlichkeit des Übersetzungsprozesses könnte folgendermaßen verbessert werden:





  — | Reduzierung der Sekretariatsunterstützung beim Rat und beim Parlament; |
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108.

Obwohl die Organe in erweiterte moderne Technologien investiert haben, werden diese nicht systematisch in Anspruch genommen (siehe Ziffern 68 bis 70).

Empfehlung: Die Wirtschaftlichkeit des Übersetzungsprozesses könnte folgendermaßen verbessert werden:





  —

Reduzierung der Sekretariatsunterstützung beim Rat und beim Parlament;

| — | harmonisierte Arbeitsmethoden, die auf bewährten Verfahren gründen; |
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—

harmonisierte Arbeitsmethoden, die auf bewährten Verfahren gründen;

| — | weitere Integration und intensiverer Einsatz von IT-Tools; |
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—

weitere Integration und intensiverer Einsatz von IT-Tools;

| — | verstärkte Inanspruchnahme von Teleworking. |
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—

verstärkte Inanspruchnahme von Teleworking.

| 109. | Die Übersetzungsdienste liefern keine ausreichenden Managementinformationen zur Überwachung der Übersetzungskosten, wie etwa die tatsächlich für die Übersetzung und die Revision eingesetzte Zeit, detaillierte Produktivitätszahlen, Outsourcing-Rate usw. (siehe Ziffer 88).


  Empfehlung: Um die Produktivität als Managementindikator nutzen zu können, sollten die Organe Systeme entwickeln, die alle Tätigkeiten der internen Übersetzer (einschließlich der Zeit für das Erlernen neuer Sprachen) widerspiegeln. Zur besseren Verwendung der Ressourcen sollten Bemühungen in allen Organen unternommen werden, um qualitative und quantitative Leistungsindikatoren zu entwickeln. |
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109.

Die Übersetzungsdienste liefern keine ausreichenden Managementinformationen zur Überwachung der Übersetzungskosten, wie etwa die tatsächlich für die Übersetzung und die Revision eingesetzte Zeit, detaillierte Produktivitätszahlen, Outsourcing-Rate usw. (siehe Ziffer 88).

Empfehlung: Um die Produktivität als Managementindikator nutzen zu können, sollten die Organe Systeme entwickeln, die alle Tätigkeiten der internen Übersetzer (einschließlich der Zeit für das Erlernen neuer Sprachen) widerspiegeln. Zur besseren Verwendung der Ressourcen sollten Bemühungen in allen Organen unternommen werden, um qualitative und quantitative Leistungsindikatoren zu entwickeln.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 6. Juli 2006 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Hubert WEBER

Präsident

---

(1)  Im Allgemeinen Englisch, Französisch und Deutsch.

1

(2)  Verordnung Nr. 1 des Rates vom 15. April 1958 zur Regelung der Sprachenfrage für die Europäische Wirtschaftsgemeinschaft (ABl. 17 vom 6.10.1958, S. 385/58), geändert durch die nachfolgenden Beitrittsverträge.

2

(3)  Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch und Ungarisch. Seit dem 18. Juni 2005 ist Irisch die 21. Amtssprache der EU, obwohl die Wirkung der Verordnung (EG) Nr. 920/2005 des Rates (ABl. L 156 vom 18.6.2005, S. 3) in einigen Punkten bis zum 1. Januar 2007 ausgesetzt wurde.

3

(4)  Insbesondere Dokumente, die im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht werden (19, 20 oder 21 Amtssprachen aufgrund von Ausnahmeregelungen für die Verwendung von Maltesisch und Irisch), sowie Schriftstücke, die an einen Mitgliedstaat oder an eine der Hoheitsgewalt eines Mitgliedstaates unterstehende Person gerichtet sind (Sprache des betreffenden Mitgliedstaates).

4

Amtsblatt der Europäischen Union

(5)  Das Übersetzungszentrum in Luxemburg nimmt hauptsächlich freiberufliche Übersetzer in Anspruch. Das Zentrum beschäftigt (im Jahr 2004) rund 80 interne Übersetzer, die im Wesentlichen die Revision der Freelance-Übersetzungen für die Einrichtungen und in einem geringeren Maße Übersetzungen für andere Organe übernehmen.

5

(6)  Jede Abteilung besteht aus drei bis sechs Referaten, die für bestimmte Fachbereiche zuständig sind (insgesamt 77 Referate).

6

(7)  Diese Zahlen umfassen das Outsourcing durch die DGT, aber nicht jenes durch die anderen Generaldirektionen, für die keine zuverlässigen und umfassenden Zahlen vorliegen.

7

(8)  Einheitliche Definition: 1 500 gedruckte Seiten Originaltext (Ausgangssprache) ohne Leerschritte. Für geänderte Fassungen von bestehenden Texten berechnet die DGT die Anzahl der geänderten Anschläge und multipliziert diese Zahl mit einem bestimmten Prozentsatz (50 % für interne Übersetzungen und 30 % für Freelance-Übersetzungen) zur Berechnung der zusätzlichen Arbeit für die Einfügung der geänderten Textteile in den Originaltext. Das Parlament verwendet eine leicht abweichende Methode und zählt die Anzahl der Anschläge des gesamten geänderten Absatzes ohne Hinzufügung der 50 %. Die resultierende Seitenzahl eines jeden Dokuments wird dem Referat angerechnet.

8

(9)  Die offizielle Seitenzahl beim Rat wurde angepasst, um einen Vergleich mit den anderen Organen zu ermöglichen.

9

(10)  Siehe Anhang I, Fußnote 9.

10

Anhang I

(11)  In ihrem vorläufigen Haushaltsentwurf für 2006 erklärt die Kommission, dass „Nicht-Kerndokumente in Übereinstimmung mit dem Beschluss vom 26. Mai 2004 über das Angebot und die Nachfrage im Bereich der Übersetzung bei tatsächlichem Bedarf zurückgestellt werden können (SEK(2004) 638)“.

11

(12)  Siehe Anhang I, Fußnote 9.

12

Anhang I

(13)  Die Anzahl der übersetzten Seiten liefert vergleichbare Zahlen für alle Organe, weicht jedoch leicht von der Nachfrage ab, aufgrund der vom Planungsreferat abgelehnten Aufträge und aufgrund der Zeitspanne zwischen Anforderung und Abgabe. Die dargelegten Zahlen enthalten keine Angaben zu grauen Übersetzungen oder direktem Outsourcing, das besonders bei der Kommission großen Raum einnimmt und für das jedoch keine umfassenden Zahlen vorliegen.

13

(14)  Die Verfahrenssprachen der Kommission sind Englisch, Französisch und Deutsch.

14

(15)  Beratende Ausschüsse, Verwaltungsausschüsse und Regelungsausschüsse nach dem Beschluss 1999/468/EG des Rates vom 28. Juni 1999 zur Festlegung der Modalitäten für die Ausübung der der Kommission übertragenen Durchführungsbefugnisse (ABl. L 184 vom 17.7.1999, S. 23) zur Änderung des Beschlusses 87/373/EWG des Rates vom 13. Juli 1987 (ABl. L 197 vom 18.7.1987, S. 33).

15

(16)  Dokumente, die zur Veröffentlichung bestimmt sind, oder Rechtstexte erfordern beispielsweise eine höhere Qualität (und somit mehr Ressourcen) als Dokumente, die für den internen Gebrauch bestimmt sind.

16

(17)  CIEQ: Interinstitutioneller Ausschuss zur Bewertung der Qualität der externen Übersetzungen.

17

(18)  Siehe Erwägungsgrund 14 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 (ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1).

18

(19)  Wie aus Ziffer 53 hervorgeht, waren die Kosten in den Jahren 2004 und 2005 wesentlich höher; diese Jahre waren jedoch von einer niedrigen Effizienz durch den Übergang von einer Regelung mit 11 Sprachen zu einer Regelung mit 21 Sprachen geprägt.

19

(20)  Personalverwaltung, Fortbildung, Finanzdienststelle usw.

20

Quelle: Rechnungshof.

Quelle:

(21)  Personalverwaltung, Fortbildung, Finanzdiensstelle usw.

21

Quelle: Rechnungshof.

Quelle:

(22)  Personalverwaltung, Fortbildung, Finanzdienststelle usw.

22

Quelle: Rechnungshof.

Quelle:

(23)  Bei den neuen Sprachen bewegt sich der Preisunterschied zwischen 15 % für Litauisch und 38 % für Lettisch. Die durchschnittliche Preisdifferenz ist etwa 12 % (siehe Tabelle 4), die sich teilweise durch die unterschiedlichen Vertragsbestimmungen erklären lässt. Insbesondere beim Parlament ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Übersetzungen anzunehmen, und muss die Übersetzung schriftlicher Anfragen innerhalb sehr kurzer Fristen bearbeiten.

23

Tabelle 4

(24)  Die Einreichungsfrist ist die Mindestzeit, die dem Übersetzungsdienst zur Erbringung der beantragten Übersetzung eingeräumt wird.

24

(25)  Das erforderliche Arbeitsvolumen für die Übersetzung eines Dokuments hängt von einer Reihe von Faktoren ab wie etwa Anzahl der Wörter, die übersetzt werden müssen (Seiten können Texte unterschiedlicher Länge enthalten; nur die Änderungen zu einem bereits übersetzten Text müssen übersetzt werden usw.), Schwierigkeitsgrad des Dokuments und Vorhandensein von übersetzten Quellen oder Bezugsdokumenten.

25

(26)  Nach Abzug der von den Sekretärinnen aufgewandten Zeit für Tätigkeiten, die nicht in Zusammenhang mit dem Übersetzungsprozess stehen.

26

(27)  Europäische Kommission, DGT, Direktion Übersetzung, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Brüssel, 6. Oktober 2003.

27

Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service

(28)  CRE = „Ausführliches Sitzungsprotokoll“: Die Übersetzungsleistungen für die detaillierten Angaben über die Debatten im Plenum entsprachen rund 18 % des Übersetzungsvolumens des Parlaments in den Jahren 2003-2005.

28

(29)  Die Fraktionen des EP vergeben manchmal direkt Verträge an Freelance-Übersetzer, wenn das Planungsreferat Übersetzungsaufträge (die ihre wöchentliche Quote von 15 Seiten überschreiten) ablehnt.

29

(30)  Siehe auch PriceWaterhouseCoopers, Wirtschafts- und Sozialausschuss (WSA) und Ausschuss der Regionen (AdR), Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes, Brüssel, 4. August 2000, S. 24, in dem es heißt, dass die Produktivität eines Übersetzers eines privaten Übersetzungsbüros 8 bis 10 Seiten pro Tag erreicht, ohne Berücksichtigung der Produktion über Translation Memory (eine Seite entspricht 350 Wörtern) (350 Wörter = 2 100 Anschläge = 1,4 Standardseiten).

30

Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes

(31)  Rat: bis einschließlich 2004 nur EU-15-Sprachen.

31

Quelle: Rechnungshof.

Quelle:

(32)  So lag z. B. die Produktivität im ersten Halbjahr 2004 in der englischen Sprachabteilung im arbeitsintensivsten Referat 65 % über der Produktivität des Referats mit dem niedrigsten Arbeitsaufkommen.

32

(33)  DGMA, Plan d'action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30. Mai 2002, Abschnitt 11: Reform der Generaldirektion A III.

33

Plan d'action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA)

Reform der Generaldirektion A III

(34)  Die Kommission machte allerdings kaum Gebrauch von der Liste und führte ihre eigenen Ausschreibungen durch.

34

(35)  Zu variablen Kosten von 40 Euro pro Seite.

35

(36)  Unter Berücksichtigung der variablen Kosten für Freelance-Übersetzungen, die auf 40 Euro pro Seite geschätzt werden.

36

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ANHANG I

REGELUNGEN BEI DER KOMMISSION, BEIM PARLAMENT UND BEIM RAT

Kommission

| 1. | Gemäß der Geschäftsordnung der Kommission (1) sind alle von der Kommission gefassten Beschlüsse in der Sprache oder den Sprachen, in denen sie verbindlich sind, untrennbar mit der „Zusammenfassung“ (im mündlichen Verfahren) oder einem „Tagesvermerk“ (im schriftlichen Verfahren, Ermächtigungsverfahren oder im Verfahren der Delegation) (2) verbunden, d. h. die Amtssprachen der Gemeinschaft, wenn es sich um Rechtsakte mit allgemeiner Geltung handelt oder andernfalls die Sprache(n) der Adressaten (Artikel 18 der Geschäftsordnung). |
| --- | --- |

1.

Gemäß der Geschäftsordnung der Kommission (1) sind alle von der Kommission gefassten Beschlüsse in der Sprache oder den Sprachen, in denen sie verbindlich sind, untrennbar mit der „Zusammenfassung“ (im mündlichen Verfahren) oder einem „Tagesvermerk“ (im schriftlichen Verfahren, Ermächtigungsverfahren oder im Verfahren der Delegation) (2) verbunden, d. h. die Amtssprachen der Gemeinschaft, wenn es sich um Rechtsakte mit allgemeiner Geltung handelt oder andernfalls die Sprache(n) der Adressaten (Artikel 18 der Geschäftsordnung).

| 2. | Obwohl die „Komitologie-Ausschüsse“ zur Kommission selbst gehören (3) und die Verordnung Nr. 1/1958 auf deren Tätigkeit (4) Anwendung findet, enthält die Standardgeschäftsordnung (5) bewusst keinen ausdrücklichen Hinweis auf die Sprachenregelung, damit jeder Ausschuss eine auf seinen Bedarf zugeschnittene pragmatische Lösung finden kann. Dokumente, die auf jeden Fall zu einem späteren Zeitpunkt übersetzt werden (insbesondere Maßnahmenentwürfe, deren endgültige Fassung im Amtsblatt veröffentlicht werden muss), werden in der Regel bereits für die Sitzungen der Ausschüsse übersetzt. |
| --- | --- |

2.

Obwohl die „Komitologie-Ausschüsse“ zur Kommission selbst gehören (3) und die Verordnung Nr. 1/1958 auf deren Tätigkeit (4) Anwendung findet, enthält die Standardgeschäftsordnung (5) bewusst keinen ausdrücklichen Hinweis auf die Sprachenregelung, damit jeder Ausschuss eine auf seinen Bedarf zugeschnittene pragmatische Lösung finden kann. Dokumente, die auf jeden Fall zu einem späteren Zeitpunkt übersetzt werden (insbesondere Maßnahmenentwürfe, deren endgültige Fassung im Amtsblatt veröffentlicht werden muss), werden in der Regel bereits für die Sitzungen der Ausschüsse übersetzt.

| 3. | In einem im Juni 2004 vom Generalsekretariat (6) herausgegebenen Vermerk wird erläutert, dass für solche Durchführungsmaßnahmen, die nur an eine geringe Anzahl von Mitgliedstaaten übermittelt werden, eine Übersetzung in den entsprechenden Sprachen zusammen mit einer im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Mitteilung ausreichen würde, in der die Annahme des Beschlusses angekündigt wird und die den Leser auf die Website hinweist, von der diese abrufbar ist. Eine Übersetzung in alle Amtssprachen ist nur dann erforderlich, wenn die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union eine rechtliche Voraussetzung für das Inkrafttreten darstellt (z. B. Verordnungen, im Mitentscheidungsverfahren angenommene Richtlinien und Beschlüsse des EP und des Rates, Verordnungen und Richtlinien der Kommission, die sich an alle Mitgliedstaaten richten, nicht aber Beschlüsse der Kommission). |
| --- | --- |

3.

In einem im Juni 2004 vom Generalsekretariat (6) herausgegebenen Vermerk wird erläutert, dass für solche Durchführungsmaßnahmen, die nur an eine geringe Anzahl von Mitgliedstaaten übermittelt werden, eine Übersetzung in den entsprechenden Sprachen zusammen mit einer im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Mitteilung ausreichen würde, in der die Annahme des Beschlusses angekündigt wird und die den Leser auf die Website hinweist, von der diese abrufbar ist. Eine Übersetzung in alle Amtssprachen ist nur dann erforderlich, wenn die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union eine rechtliche Voraussetzung für das Inkrafttreten darstellt (z. B. Verordnungen, im Mitentscheidungsverfahren angenommene Richtlinien und Beschlüsse des EP und des Rates, Verordnungen und Richtlinien der Kommission, die sich an alle Mitgliedstaaten richten, nicht aber Beschlüsse der Kommission).

| 4. | In der Mitteilung vom Mai 2004 wird zwischen Dokumenten mit rechtlicher Verpflichtung (Einstufung in 9 Kategorien) und Dokumenten von politischer Bedeutung (Einstufung in 11 Kategorien) unterschieden. Die Übersetzung von verschiedenen Kategorien von Dokumenten, wie etwa andere Veröffentlichungen als die im Amtsblatt der Europäischen Union, wird in der Mitteilung nicht erwähnt und aufgrund einer mündlichen Absprache zwischen der beantragenden Generaldirektion und der DGT (7) von Fall zu Fall beschlossen. |
| --- | --- |

4.

In der Mitteilung vom Mai 2004 wird zwischen Dokumenten mit rechtlicher Verpflichtung (Einstufung in 9 Kategorien) und Dokumenten von politischer Bedeutung (Einstufung in 11 Kategorien) unterschieden. Die Übersetzung von verschiedenen Kategorien von Dokumenten, wie etwa andere Veröffentlichungen als die im Amtsblatt der Europäischen Union, wird in der Mitteilung nicht erwähnt und aufgrund einer mündlichen Absprache zwischen der beantragenden Generaldirektion und der DGT (7) von Fall zu Fall beschlossen.

| 5. | Die wichtigsten Kategorien von Dokumenten, die in alle Sprachen übersetzt werden, sind: Legislativvorschläge, Begründungen, aufgrund von Rechtsakten erforderliche Berichte, Ankündigungen von staatlichen Beihilfen und Bekanntmachung von Kartellverfahren im Amtsblatt sowie die Veröffentlichung der endgültigen Entscheidung im Amtsblatt, Antidumpingentscheidungen, Mitteilungen der Kommission (einschließlich Grün- und Weißbücher), Vergabeverfahren und Aufrufe zur Angebotsabgabe sowie Pressekommuniqués. |
| --- | --- |

5.

Die wichtigsten Kategorien von Dokumenten, die in alle Sprachen übersetzt werden, sind: Legislativvorschläge, Begründungen, aufgrund von Rechtsakten erforderliche Berichte, Ankündigungen von staatlichen Beihilfen und Bekanntmachung von Kartellverfahren im Amtsblatt sowie die Veröffentlichung der endgültigen Entscheidung im Amtsblatt, Antidumpingentscheidungen, Mitteilungen der Kommission (einschließlich Grün- und Weißbücher), Vergabeverfahren und Aufrufe zur Angebotsabgabe sowie Pressekommuniqués.

| 6. | Andere Dokumente werden nur in die Verfahrenssprachen (Englisch, Französisch und Deutsch) übersetzt (insbesondere Mitteilungen an die Kommission, Berichte über Folgemaßnahmen zu Beschlüssen des Rates und Vorschlägen der Kommission) oder in die Sprache des Adressaten (z. B. Schriftverkehr mit den ständigen Vertretungen, Antworten an einzelne Bürger und Finanzierungsvorschläge). Technische Anhänge werden in nicht mehr als drei Sprachen oder gar nicht übersetzt, je nach dem „tatsächlichen Bedarf“. Antworten auf schriftliche Anfragen von Abgeordneten werden in die Sprache des Mitglieds des Europäischen Parlaments, das die Frage gestellt hat, oder in eine Verfahrenssprache übersetzt. |
| --- | --- |

6.

Andere Dokumente werden nur in die Verfahrenssprachen (Englisch, Französisch und Deutsch) übersetzt (insbesondere Mitteilungen an die Kommission, Berichte über Folgemaßnahmen zu Beschlüssen des Rates und Vorschlägen der Kommission) oder in die Sprache des Adressaten (z. B. Schriftverkehr mit den ständigen Vertretungen, Antworten an einzelne Bürger und Finanzierungsvorschläge). Technische Anhänge werden in nicht mehr als drei Sprachen oder gar nicht übersetzt, je nach dem „tatsächlichen Bedarf“. Antworten auf schriftliche Anfragen von Abgeordneten werden in die Sprache des Mitglieds des Europäischen Parlaments, das die Frage gestellt hat, oder in eine Verfahrenssprache übersetzt.

Parlament

| 7. | Nach Artikel 138 der Geschäftsordnung des Parlaments „sind alle Schriftstücke des Parlaments in den Amtssprachen abzufassen“. Artikel 150 besagt: „Sofern das Parlament nicht anders entscheidet, kann über die Änderungsanträge erst dann abgestimmt werden, wenn sie in allen Amtssprachen vervielfältigt und verteilt worden sind. Eine solche Entscheidung kann nicht getroffen werden, wenn mindestens 37 Mitglieder Einspruch dagegen erheben.“ |
| --- | --- |

7.

Nach Artikel 138 der Geschäftsordnung des Parlaments „sind alle Schriftstücke des Parlaments in den Amtssprachen abzufassen“. Artikel 150 besagt: „Sofern das Parlament nicht anders entscheidet, kann über die Änderungsanträge erst dann abgestimmt werden, wenn sie in allen Amtssprachen vervielfältigt und verteilt worden sind. Eine solche Entscheidung kann nicht getroffen werden, wenn mindestens 37 Mitglieder Einspruch dagegen erheben.“

| 8. | Das Präsidium des Europäischen Parlaments hat am 19. April 2004 einen Verhaltenskodex angenommen, der am 1. Mai 2004 in Kraft getreten ist und einen ähnlichen Verhaltenskodex vom 8. Februar 1999 ersetzt. Artikel 1 Absatz 2 des Verhaltenskodex lautet: „Die sprachlichen Angebote beim Europäischen Parlament werden auf der Grundlage der Grundsätze der ‚umfassenden kontrollierten Mehrsprachigkeit‘ verwaltet. So wird das Recht der Abgeordneten, beim Parlament die Amtssprache ihrer Wahl gemäß der Geschäftsordnung des Europäischen Parlaments zu benutzen, umfassend gewahrt. Die für die Mehrsprachigkeit vorzusehenden Mittel sollen durch eine entsprechende Bewirtschaftung auf der Grundlage des tatsächlichen Bedarfs der Nutzer, der Verantwortlichkeit der Nutzer und einer verbesserten Planung der Anträge auf sprachliche Dienstleistung kontrolliert werden.“ |
| --- | --- |

8.

Das Präsidium des Europäischen Parlaments hat am 19. April 2004 einen Verhaltenskodex angenommen, der am 1. Mai 2004 in Kraft getreten ist und einen ähnlichen Verhaltenskodex vom 8. Februar 1999 ersetzt. Artikel 1 Absatz 2 des Verhaltenskodex lautet: „Die sprachlichen Angebote beim Europäischen Parlament werden auf der Grundlage der Grundsätze der ‚umfassenden kontrollierten Mehrsprachigkeit‘ verwaltet. So wird das Recht der Abgeordneten, beim Parlament die Amtssprache ihrer Wahl gemäß der Geschäftsordnung des Europäischen Parlaments zu benutzen, umfassend gewahrt. Die für die Mehrsprachigkeit vorzusehenden Mittel sollen durch eine entsprechende Bewirtschaftung auf der Grundlage des tatsächlichen Bedarfs der Nutzer, der Verantwortlichkeit der Nutzer und einer verbesserten Planung der Anträge auf sprachliche Dienstleistung kontrolliert werden.“

| 9. | Die Dokumente mit der höchsten Anzahl an Zielsprachen sind Änderungsanträge, Entwürfe von Stellungnahmen und Berichten. Für alle anderen Textsorten variieren die Zielsprachen von einer Sprache (hauptsächlich Englisch) bis vier. Die für die Zwecke der Prüfung erstellte Tabelle 8 gibt einen Überblick über die Textsorten, die beim Parlament übersetzt werden. |
| --- | --- |

9.

Die Dokumente mit der höchsten Anzahl an Zielsprachen sind Änderungsanträge, Entwürfe von Stellungnahmen und Berichten. Für alle anderen Textsorten variieren die Zielsprachen von einer Sprache (hauptsächlich Englisch) bis vier. Die für die Zwecke der Prüfung erstellte Tabelle 8 gibt einen Überblick über die Textsorten, die beim Parlament übersetzt werden.

Tabelle 8

Vom Europäischen Parlament übersetzte Textsorten

| Zahlen vom 1. Januar 2003 bis 31. Mai 2004 | Textsorte | % der Übersetzung | Pflichtübersetzung in alle Sprachen | Nicht-Pflichtübersetzung in alle Sprachen |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Sitzungsprotokoll | CR | 19,3 % | × | |
| Änderungsantrag | AM | 17,6 % | × | |
| Verschiedenes | DV | 15,1 % | | × |
| Berichtsentwürfe | PR | 9,8 % | × | |
| Revidierter Bericht | RR | 7,3 % | × | |
| Schriftliche Anfrage | QE | 5,9 % | | × |
| Protokoll | PV | 5,2 % | | × |
| Mitteilungen an die Mitglieder | CM | 4,2 % | | × |
| Arbeitsdokumente | DT | 3,2 % | | × |
| Vermerke | NT | 2,3 % | | × |
| Entwürfe von Stellungnahmen | PA | 2,2 % | × | |
| Entschließungen | RE | 1,7 % | × | |
| Schreiben | LT | 1,2 % | | × |
| Tagesordnung | OJ | 1,1 % | × | |
| 12 andere spezifische Kategorien, die je maximal 1 % des gesamten Übersetzungsvolumens entsprechen | | 3,9 % | × | × |
| Quelle: Rechnungshof. |

Zahlen vom 1. Januar 2003 bis 31. Mai 2004

Textsorte

% der Übersetzung

Pflichtübersetzung in alle Sprachen

Nicht-Pflichtübersetzung in alle Sprachen

Sitzungsprotokoll

CR

19,3 %

×

Änderungsantrag

AM

17,6 %

×

Verschiedenes

DV

15,1 %

×

Berichtsentwürfe

PR

9,8 %

×

Revidierter Bericht

RR

7,3 %

×

Schriftliche Anfrage

QE

5,9 %

×

Protokoll

PV

5,2 %

×

Mitteilungen an die Mitglieder

CM

4,2 %

×

Arbeitsdokumente

DT

3,2 %

×

Vermerke

NT

2,3 %

×

Entwürfe von Stellungnahmen

PA

2,2 %

×

Entschließungen

RE

1,7 %

×

Schreiben

LT

1,2 %

×

Tagesordnung

OJ

1,1 %

×

12 andere spezifische Kategorien, die je maximal 1 % des gesamten Übersetzungsvolumens entsprechen

3,9 %

×

×

Quelle: Rechnungshof.

| 10. | Ein im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichtes oder im Plenum verabschiedetes Dokument wird immer in alle Amtssprachen übersetzt, wohingegen die Übersetzung der Arbeitsdokumente auf den sprachlichen Bedarf des Lesers beschränkt werden kann. |
| --- | --- |

10.

Ein im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichtes oder im Plenum verabschiedetes Dokument wird immer in alle Amtssprachen übersetzt, wohingegen die Übersetzung der Arbeitsdokumente auf den sprachlichen Bedarf des Lesers beschränkt werden kann.

Rat

| 11. | Laut Verordnung Nr. 1 des Rates vom 15. April 1958 und Artikel 14 der Geschäftsordnung des Rates (8) ist die Übersetzung in alle Amtssprachen für Dokumente erforderlich, die in Sitzungen des Ministerrats besprochen werden, es sei denn, dass der Rat aus Dringlichkeitsgründen einstimmig anders entscheidet. Jedes Ratsmitglied kann gegen die Beratung Einspruch erheben, wenn die Übersetzungen nicht vorliegen. |
| --- | --- |

11.

Laut Verordnung Nr. 1 des Rates vom 15. April 1958 und Artikel 14 der Geschäftsordnung des Rates (8) ist die Übersetzung in alle Amtssprachen für Dokumente erforderlich, die in Sitzungen des Ministerrats besprochen werden, es sei denn, dass der Rat aus Dringlichkeitsgründen einstimmig anders entscheidet. Jedes Ratsmitglied kann gegen die Beratung Einspruch erheben, wenn die Übersetzungen nicht vorliegen.

| 12. | Der Anhang zum Leitfaden für die Erstellung von Dokumenten für den Rat und seine Vorbereitungsgremien enthält eine Liste mit den „Kerndokumenten“, die in alle Sprachen übersetzt werden müssen (9). Wie aus dem Leitfaden hervorgeht, müssen die Dokumente, die nicht in der Liste aufgeführt sind, nicht in die EU-10-Sprachen übersetzt werden. Diese Dokumente können wahlweise in die EU-15-Sprachen übersetzt werden, wenn das Arbeitsaufkommen der Generaldirektion A III es ermöglicht und die in der Geschäftsordnung festgelegten Fristen eingehalten werden. Die Generaldirektion A III hat die Befugnis, die Übersetzung eines jeden Dokuments, das nicht in der Liste aufgeführt ist, abzulehnen. |
| --- | --- |

12.

Der Anhang zum Leitfaden für die Erstellung von Dokumenten für den Rat und seine Vorbereitungsgremien enthält eine Liste mit den „Kerndokumenten“, die in alle Sprachen übersetzt werden müssen (9). Wie aus dem Leitfaden hervorgeht, müssen die Dokumente, die nicht in der Liste aufgeführt sind, nicht in die EU-10-Sprachen übersetzt werden. Diese Dokumente können wahlweise in die EU-15-Sprachen übersetzt werden, wenn das Arbeitsaufkommen der Generaldirektion A III es ermöglicht und die in der Geschäftsordnung festgelegten Fristen eingehalten werden. Die Generaldirektion A III hat die Befugnis, die Übersetzung eines jeden Dokuments, das nicht in der Liste aufgeführt ist, abzulehnen.

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(1)  Geschäftsordnung der Kommission, C(2000) 3614 (ABl. L 308 vom 8.12.2000, S. 26).

(2)  Diese Vermerke enthalten alle Beschlüsse, die von der Kommission während der Sitzung („Zusammenfassung“ im mündlichen Verfahren) oder im Laufe des Tages („Tagesvermerk“ für andere Verfahren) angenommen werden.

(3)  Urteil des Gerichts erster Instanz vom 19. Juli 1999, Rechtssache T-188/97, Rothmans International BV gegen Kommission.

(4)  Europäische Kommission, Vermerk des Generalsekretärs an die Generaldirektoren und Abteilungsleiter, SEK(2003) 795 vom 10. Juli 2003.

(5)  Standardgeschäftsordnung — Beschluss 1999/468/EG des Rates — Geschäftsordnung des Ausschusses ... (ABl. C 38 vom 6.2.2001, S. 3).

(6)  Europäische Kommission, Generalsekretariat, Arbeitsgruppe Zukunft der Union und institutionelle Fragen, Vermerk für Herrn Madelin, Generaldirektor der GD SANCO, 23. Juni 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242).

(7)  Die zwanzig Kategorien in der Mitteilung vom Mai 2004 deckten 64 % der Übersetzungen im Jahr 2004 ab, 72 % im Jahr 2005 gegenüber 34 % im Jahr 2003. Die Hauptkategorien im Jahr 2005 waren: Legislativvorschläge und autonome Rechtsakte (36 %), staatliche Beihilfen und Wettbewerbsverfahren (10 %), Mitteilungen der Kommission (7 %), Vergabeverfahren (6 %) und Websites (4 %).

(8)  Beschluss 2004/338/EG, Euratom des Rates vom 22. März 2004 zur Festlegung seiner Geschäftsordnung (ABl. L 106 vom 15.4.2004, S. 22).

(9)  Die Kerndokumente des Rats sind: Rechtsaktentwürfe in einer bestimmten Phase; Tagesordnungen für die Ratssitzungen; „A“-Punkt-Vermerke und deren Ergänzungen; Dokumente zur Annahme oder Debatte auf der Tagesordnung der Ratstagung; Stellungnahmen des Juristischen Dienstes; Ratsprotokolle; Antworten des Rats auf schriftliche und mündliche Parlamentsanfragen mit Aussprache; Erklärungen der Präsidentschaft im Namen der Union; Presseveröffentlichungen für Ratstagungen; Fernschreiben im Rahmen von schriftlichen Verfahren; Handbücher für nationale Verwaltungen in den Mitgliedstaaten; Schlussfolgerungen der EU-Ratspräsidentschaft.

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ANHANG II

VOM HOF ENTWICKELTE METHODE ZUR VERANSCHLAGUNG DER ÜBERSETZUNGSKOSTEN

| 1. | Nach den Veranschlagungen der Prüfer umfassen die Vollkosten („Kosten vor Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge“) alle direkten und indirekten Kosten im Zusammenhang mit Übersetzungstätigkeiten. |
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1.

Nach den Veranschlagungen der Prüfer umfassen die Vollkosten („Kosten vor Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge“) alle direkten und indirekten Kosten im Zusammenhang mit Übersetzungstätigkeiten.

| 2. | Nach Abzug der von den internen Übersetzern entrichteten Gemeinschaftssteuer von den „Kosten vor Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge“ und der Addition der fiktiven Rentenbeiträge der Arbeitgeber für interne Übersetzer (doppelte Höhe des Beamtenbeitrags) erhält man die Kosten zulasten des Gemeinschaftshaushaltsplans („Kosten nach Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge“). |
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2.

Nach Abzug der von den internen Übersetzern entrichteten Gemeinschaftssteuer von den „Kosten vor Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge“ und der Addition der fiktiven Rentenbeiträge der Arbeitgeber für interne Übersetzer (doppelte Höhe des Beamtenbeitrags) erhält man die Kosten zulasten des Gemeinschaftshaushaltsplans („Kosten nach Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge“).

| 3. | Unter direkte Kosten fallen die Personalkosten für die von Übersetzern und Sekretärinnen erbrachten übersetzungsbezogenen Leistungen (einschließlich Vorübersetzungen durch die Übersetzungsreferate, Revision und Formatierung ohne die Zeit für nichtübersetzungsbezogene Tätigkeiten). |
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3.

Unter direkte Kosten fallen die Personalkosten für die von Übersetzern und Sekretärinnen erbrachten übersetzungsbezogenen Leistungen (einschließlich Vorübersetzungen durch die Übersetzungsreferate, Revision und Formatierung ohne die Zeit für nichtübersetzungsbezogene Tätigkeiten).

| 4. | Als indirekte Kosten gelten Gehälter und Zulagen für Bedienstete, die nicht direkt spezifische Übersetzungsleistungen erbringen (Terminologen, Experten für Arbeitsmethoden, Referatsleiter, Sprachberater und oberes Management, Freelance- und Planungsreferat) sowie eine den Übersetzern angerechnete anteilmäßige Zeit für nicht übersetzungs- oder revisionsbezogene Tätigkeiten, plus Gemeinkosten für IT, Gebäude- und Büroausstattung, Personalverwaltung usw., die zum Teil nicht unmittelbar vom Übersetzungsdienst verwaltet werden. Die Aufteilung in direkte und indirekte Kosten wurde mit den Organen vereinbart. |
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4.

Als indirekte Kosten gelten Gehälter und Zulagen für Bedienstete, die nicht direkt spezifische Übersetzungsleistungen erbringen (Terminologen, Experten für Arbeitsmethoden, Referatsleiter, Sprachberater und oberes Management, Freelance- und Planungsreferat) sowie eine den Übersetzern angerechnete anteilmäßige Zeit für nicht übersetzungs- oder revisionsbezogene Tätigkeiten, plus Gemeinkosten für IT, Gebäude- und Büroausstattung, Personalverwaltung usw., die zum Teil nicht unmittelbar vom Übersetzungsdienst verwaltet werden. Die Aufteilung in direkte und indirekte Kosten wurde mit den Organen vereinbart.

| 5. | Zur Berechnung der Personalkosten wurden folgende Faktoren zugrunde gelegt:






  — | die von der Generaldirektion für Personal und Verwaltung der Kommission für jede Besoldungsgruppe erstellten durchschnittlichen Personalkosten. Diese Personalkosten umfassen alle Posten für Gehälter und Zulagen. Das Prüferteam berücksichtigte zwei verschiedene Arten von durchschnittlichen Personalkosten: Kosten vor Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge und Kosten nach Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge (1); |
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5.

Zur Berechnung der Personalkosten wurden folgende Faktoren zugrunde gelegt:

—

die von der Generaldirektion für Personal und Verwaltung der Kommission für jede Besoldungsgruppe erstellten durchschnittlichen Personalkosten. Diese Personalkosten umfassen alle Posten für Gehälter und Zulagen. Das Prüferteam berücksichtigte zwei verschiedene Arten von durchschnittlichen Personalkosten: Kosten vor Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge und Kosten nach Abzug der Steuer und Versorgungsbeiträge (1);

| — | die spezifische Zusammensetzung der Besoldungsgruppen im Übersetzungsdienst der einzelnen Organe; |
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—

die spezifische Zusammensetzung der Besoldungsgruppen im Übersetzungsdienst der einzelnen Organe;

| — | die von einem externen Berater in Zusammenarbeit mit den Organen festgelegten Gebäudekosten (5 854 Euro pro Beamter); |
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die von einem externen Berater in Zusammenarbeit mit den Organen festgelegten Gebäudekosten (5 854 Euro pro Beamter);

| — | die durchschnittlichen Kosten für Gehälter und Personalverwaltung, berechnet auf der Grundlage eines von der DGT (für die Kommission) oder von einem externen Berater (für die anderen Organe) festgelegten Anteils. |
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—

die durchschnittlichen Kosten für Gehälter und Personalverwaltung, berechnet auf der Grundlage eines von der DGT (für die Kommission) oder von einem externen Berater (für die anderen Organe) festgelegten Anteils.

| 6. | Die Höhe der IT-Kosten wurde auf der Grundlage der Ausführung des Haushaltsplans 2003 in Bezug auf die spezifischen Haushaltslinien und der von den IT- und Finanzdienststellen aufgestellten durchschnittlichen Kosten für die Anschaffung und Wartung von IT-Anlagen berechnet. |
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6.

Die Höhe der IT-Kosten wurde auf der Grundlage der Ausführung des Haushaltsplans 2003 in Bezug auf die spezifischen Haushaltslinien und der von den IT- und Finanzdienststellen aufgestellten durchschnittlichen Kosten für die Anschaffung und Wartung von IT-Anlagen berechnet.

| 7. | Da interne Übersetzer die Qualitätssicherung und Revision der von Freelance-Übersetzern erstellten Übersetzungen durchführen, wurde ein Teil ihrer Zeit und der angefallenen Kosten der externen Übersetzung zugewiesen. |
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7.

Da interne Übersetzer die Qualitätssicherung und Revision der von Freelance-Übersetzern erstellten Übersetzungen durchführen, wurde ein Teil ihrer Zeit und der angefallenen Kosten der externen Übersetzung zugewiesen.

| 8. | Die gesamten Übersetzungskosten der drei Organe wurden anschließend durch die Zahl der pro Jahr übersetzten Seiten geteilt, um die Kosten pro Seite zu erhalten (siehe Tabellen 2, 3 und 4). Die von der DGT für die Kommission und der Generaldirektion VII für das Parlament ermittelte offizielle Anzahl der übersetzten Seiten wurde nach der Methode für die Seitenzählung dieser beiden Organe (siehe Fußnoten 8 und 9 im Bericht) berechnet und führte zu vergleichbaren Ergebnissen. Da die offiziellen Zahlen des Rats für 2003 lediglich auf der Anzahl der gedruckten Seiten der Dokumente beruhten statt auf der Anzahl der zu übersetzenden Anschläge, berechnete der Hof einen durchschnittlichen Berichtigungsfaktor für eine Stichprobe von 100 Dokumenten (2). Wenn man diesen durchschnittlichen Berichtigungsfaktor mit der offiziellen Anzahl der von der Generaldirektion A III bereitgestellten gedruckten Seiten multipliziert, erhält man vergleichbare Output-Zahlen. |
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8.

Die gesamten Übersetzungskosten der drei Organe wurden anschließend durch die Zahl der pro Jahr übersetzten Seiten geteilt, um die Kosten pro Seite zu erhalten (siehe Tabellen 2, 3 und 4). Die von der DGT für die Kommission und der Generaldirektion VII für das Parlament ermittelte offizielle Anzahl der übersetzten Seiten wurde nach der Methode für die Seitenzählung dieser beiden Organe (siehe Fußnoten 8 und 9 im Bericht) berechnet und führte zu vergleichbaren Ergebnissen. Da die offiziellen Zahlen des Rats für 2003 lediglich auf der Anzahl der gedruckten Seiten der Dokumente beruhten statt auf der Anzahl der zu übersetzenden Anschläge, berechnete der Hof einen durchschnittlichen Berichtigungsfaktor für eine Stichprobe von 100 Dokumenten (2). Wenn man diesen durchschnittlichen Berichtigungsfaktor mit der offiziellen Anzahl der von der Generaldirektion A III bereitgestellten gedruckten Seiten multipliziert, erhält man vergleichbare Output-Zahlen.

| 9. | Die vom Hof berechneten Kosten pro Seite entsprechen nicht den Kosten für eine umfassende Mehrsprachigkeit, da nicht die Kosten der Revision durch Juristen-Linguisten oder die zusätzlichen Kosten für die Veröffentlichung in 20 Sprachen berücksichtigt werden. Da im Laufe des Legislativverfahrens viele aufeinander folgende Fassungen desselben Entwurfs eines Rechtsakts übersetzt werden, entsprechen die tatsächlichen Kosten für einen angenommenen Rechtstext einem Vielfachen der in Tabelle 2 dieses Berichts erwähnten Kosten pro Seite. So wurden beispielsweise 15 Fassungen der Verfassung für Europa übersetzt. |
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9.

Die vom Hof berechneten Kosten pro Seite entsprechen nicht den Kosten für eine umfassende Mehrsprachigkeit, da nicht die Kosten der Revision durch Juristen-Linguisten oder die zusätzlichen Kosten für die Veröffentlichung in 20 Sprachen berücksichtigt werden. Da im Laufe des Legislativverfahrens viele aufeinander folgende Fassungen desselben Entwurfs eines Rechtsakts übersetzt werden, entsprechen die tatsächlichen Kosten für einen angenommenen Rechtstext einem Vielfachen der in Tabelle 2 dieses Berichts erwähnten Kosten pro Seite. So wurden beispielsweise 15 Fassungen der Verfassung für Europa übersetzt.

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(1)  Die von der Kommission geleisteten Versorgungsbeiträge wurden auf 16,5 % des Bruttogehalts oder einen zweifachen Beamtenbeitrag geschätzt.

(2)  Der Berichtigungsfaktor, der für die Seitenzählung jedes stichprobenmäßig ausgewählten Dokuments angewandt wird, damit ein Vergleich mit den Dokumenten anderer Organe angestellt werden kann, entspricht dem Verhältnis zwischen der Zahl der Anschläge (oder wenn das Dokument eine neue Fassung eines bereits übersetzten Dokuments ist, der Zahl der geänderten Anschläge erhöht um 50 % nach Berechnung der DGT für interne Übersetzungen) ohne Leerschritte, geteilt durch 1 500 und dem Referat angerechnet zum einen und der Anzahl der tatsächlichen Seiten zum anderen.

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ANTWORTEN DES PARLAMENTS

| 1. | Im Europäischen Parlament ist die Zahl der Arbeitssprachen dagegen nicht begrenzt worden, d. h., es werden alle Dokumente für die Tagungen und Sitzungen der offiziellen Organe des Parlaments in alle Arbeitssprachen der Union übersetzt. |
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1.

Im Europäischen Parlament ist die Zahl der Arbeitssprachen dagegen nicht begrenzt worden, d. h., es werden alle Dokumente für die Tagungen und Sitzungen der offiziellen Organe des Parlaments in alle Arbeitssprachen der Union übersetzt.

| 13-14. | Was Fragen der Übersetzung betrifft, so wendet das Parlament seine Geschäftsordnung sowie den vom Präsidium angenommenen Verhaltenskodex Mehrsprachigkeit an, der am 1. Mai 2004 in Kraft getreten ist.
  Der Verhaltenskodex enthält zwar an sich kein Genehmigungsverfahren, legt jedoch eine Hierarchie der Organe fest, die Übersetzungen anfordern dürfen, eine Reihe von Prioritäten im Hinblick auf die Kategorien der intern und extern im Rahmen der verschiedenen Legislativverfahren zu übersetzenden Dokumente sowie eine Reihenfolge, nach der die angeforderten Sprachen Priorität genießen; ferner sind darin die Fristen für die Einreichung von Übersetzungsaufträgen sowie die Länge der zu übersetzenden Texte festgelegt. In dem Verhaltenskodex sind ebenfalls die Bedingungen für die ausdrückliche Genehmigung der Anträge von Nutzern, die nicht auf der Liste der genehmigten Nutzer stehen, festgelegt. Diese Anträge werden dem Präsidium vorgelegt, das die Genehmigung nur dann erteilt, wenn das betreffende Dokument für die Arbeit des Parlaments von erheblicher Bedeutung ist. |
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13-14.

Was Fragen der Übersetzung betrifft, so wendet das Parlament seine Geschäftsordnung sowie den vom Präsidium angenommenen Verhaltenskodex Mehrsprachigkeit an, der am 1. Mai 2004 in Kraft getreten ist.

Der Verhaltenskodex enthält zwar an sich kein Genehmigungsverfahren, legt jedoch eine Hierarchie der Organe fest, die Übersetzungen anfordern dürfen, eine Reihe von Prioritäten im Hinblick auf die Kategorien der intern und extern im Rahmen der verschiedenen Legislativverfahren zu übersetzenden Dokumente sowie eine Reihenfolge, nach der die angeforderten Sprachen Priorität genießen; ferner sind darin die Fristen für die Einreichung von Übersetzungsaufträgen sowie die Länge der zu übersetzenden Texte festgelegt. In dem Verhaltenskodex sind ebenfalls die Bedingungen für die ausdrückliche Genehmigung der Anträge von Nutzern, die nicht auf der Liste der genehmigten Nutzer stehen, festgelegt. Diese Anträge werden dem Präsidium vorgelegt, das die Genehmigung nur dann erteilt, wenn das betreffende Dokument für die Arbeit des Parlaments von erheblicher Bedeutung ist.

| 15-16. | Der Zugang zu dem System wird nur auf Antrag des Zuständigen der beantragenden Dienststelle gewährt. Allerdings müssen im Rahmen der Neugestaltung des EDV-Systems GEPRO (ITMS) alle derzeitigen Zugänge erneut genehmigt werden, und ihre Zahl wird im Rahmen des Möglichen reduziert. Das vom Hof angesprochene Risiko ist nach Auffassung des Parlaments nur gering, da die oben genannten Bestimmungen bereits Beschränkungen enthalten.
  Siehe auch die Antwort auf die Ziffern 13-14. |
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15-16.

Der Zugang zu dem System wird nur auf Antrag des Zuständigen der beantragenden Dienststelle gewährt. Allerdings müssen im Rahmen der Neugestaltung des EDV-Systems GEPRO (ITMS) alle derzeitigen Zugänge erneut genehmigt werden, und ihre Zahl wird im Rahmen des Möglichen reduziert. Das vom Hof angesprochene Risiko ist nach Auffassung des Parlaments nur gering, da die oben genannten Bestimmungen bereits Beschränkungen enthalten.

Siehe auch die Antwort auf die Ziffern 13-14.

| 17. | Dieser Fall tritt nicht häufig auf. Es kommt jedoch vor, dass das Planungsreferat — in Anwendung der Vorgaben zum Sprachenprofil oder aufgrund anderer besonderer Ausnahmeregelungen, die die beantragende Dienststelle nicht berücksichtigen kann — die Zahl der beantragten Sprachen reduziert.
  In ca. 90 % der Fälle werden die Übersetzungen vor dem Zeitpunkt der Sitzung übermittelt. Wenn sich die Einhaltung der Frist als unmöglich erweist, werden die Übersetzungen nur dann angefertigt, wenn der Text als Grundlage für die folgende Phase des Verfahrens benötigt wird. |
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17.

Dieser Fall tritt nicht häufig auf. Es kommt jedoch vor, dass das Planungsreferat — in Anwendung der Vorgaben zum Sprachenprofil oder aufgrund anderer besonderer Ausnahmeregelungen, die die beantragende Dienststelle nicht berücksichtigen kann — die Zahl der beantragten Sprachen reduziert.

In ca. 90 % der Fälle werden die Übersetzungen vor dem Zeitpunkt der Sitzung übermittelt. Wenn sich die Einhaltung der Frist als unmöglich erweist, werden die Übersetzungen nur dann angefertigt, wenn der Text als Grundlage für die folgende Phase des Verfahrens benötigt wird.

| 20. | Im April 2006 stellte sich die Situation wie folgt dar: 238 Übersetzer VZÄ (VZÄ = Vollzeitäquivalent), davon 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL sowie 5 Referatsleiter (CS, LV, PL, SK, SL) und 1 amtierender Referatsleiter (MT) in den Übersetzungsreferaten der EU-10-Sprachen. |
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20.

Im April 2006 stellte sich die Situation wie folgt dar: 238 Übersetzer VZÄ (VZÄ = Vollzeitäquivalent), davon 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL sowie 5 Referatsleiter (CS, LV, PL, SK, SL) und 1 amtierender Referatsleiter (MT) in den Übersetzungsreferaten der EU-10-Sprachen.

| 23. | Im Europäischen Parlament konnten Übersetzungen aus den neuen Sprachen fast immer von Übersetzern angefertigt werden, die in ihre Muttersprache übersetzen.
  Im Parlament herrscht keine Beschränkung der Arbeitssprachen, und es gibt auch keine Verfahrenssprachen (siehe auch Antwort auf Ziffer 1). |
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23.

Im Europäischen Parlament konnten Übersetzungen aus den neuen Sprachen fast immer von Übersetzern angefertigt werden, die in ihre Muttersprache übersetzen.

Im Parlament herrscht keine Beschränkung der Arbeitssprachen, und es gibt auch keine Verfahrenssprachen (siehe auch Antwort auf Ziffer 1).

| 26. | Der Begriff „Verfahrenssprache“ wird im Parlament nicht verwandt (siehe Ziffer 23). |
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26.

Der Begriff „Verfahrenssprache“ wird im Parlament nicht verwandt (siehe Ziffer 23).

| 32-33. | Mit dem Verhaltenskodex wurde der Begriff des Sprachenprofils eingeführt. Wie der Hof ausführt, werden die in den parlamentarischen Ausschüssen behandelten Dokumente nur in die Sprachen der Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder des jeweiligen Ausschusses übersetzt. |
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32-33.

Mit dem Verhaltenskodex wurde der Begriff des Sprachenprofils eingeführt. Wie der Hof ausführt, werden die in den parlamentarischen Ausschüssen behandelten Dokumente nur in die Sprachen der Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder des jeweiligen Ausschusses übersetzt.

| 36. | Nach Auffassung des EP sind die Ansätze nicht uneinheitlich, da sie den besonderen Bedürfnissen jedes Organs Rechnung tragen, die nun einmal unterschiedlich sind. |
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36.

Nach Auffassung des EP sind die Ansätze nicht uneinheitlich, da sie den besonderen Bedürfnissen jedes Organs Rechnung tragen, die nun einmal unterschiedlich sind.

| 37. | Das Parlament weist den Hof auf den Aktionsplan für Qualität hin, den der CITI auf Ersuchen der Generalsekretäre der Organe ausgearbeitet hat und der in Bälde angewandt wird. Dieser Aktionsplan sieht 14 konkrete Maßnahmen vor, von denen einige sowohl die Übersetzung als auch das Dolmetschen betreffen und die sich auf Bereiche wie Humanressourcen, technische und sprachliche Qualität der Originale und der Übersetzungen, Dokumentation, Terminologie und Hilfsmittel beziehen. In jedem betroffenen Dienst soll ein für Qualitätsfragen zuständiger Beamter benannt werden. |
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37.

Das Parlament weist den Hof auf den Aktionsplan für Qualität hin, den der CITI auf Ersuchen der Generalsekretäre der Organe ausgearbeitet hat und der in Bälde angewandt wird. Dieser Aktionsplan sieht 14 konkrete Maßnahmen vor, von denen einige sowohl die Übersetzung als auch das Dolmetschen betreffen und die sich auf Bereiche wie Humanressourcen, technische und sprachliche Qualität der Originale und der Übersetzungen, Dokumentation, Terminologie und Hilfsmittel beziehen. In jedem betroffenen Dienst soll ein für Qualitätsfragen zuständiger Beamter benannt werden.

| 39. | Es ist darauf hinzuweisen, dass sich die Kontrollen im Parlament systematisch auf alle Arten von Fehlern beziehen, auch auf die Verwendung der korrekten Terminologie. |
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39.

Es ist darauf hinzuweisen, dass sich die Kontrollen im Parlament systematisch auf alle Arten von Fehlern beziehen, auch auf die Verwendung der korrekten Terminologie.

| 40. | Es gibt zwar kein konkretes Instrument zur Bemessung der Nutzerzufriedenheit, doch existiert ein Beschwerdeverfahren, für das ein besonderes Formular zur Verfügung steht. Die „Kunden“ in den Organen der EU und insbesondere die Mitglieder des Parlaments haben zudem enge Kontakte zum Generalsekretariat und können mögliche Beanstandungen jederzeit und ohne besonderes Verfahren vorbringen. |
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40.

Es gibt zwar kein konkretes Instrument zur Bemessung der Nutzerzufriedenheit, doch existiert ein Beschwerdeverfahren, für das ein besonderes Formular zur Verfügung steht. Die „Kunden“ in den Organen der EU und insbesondere die Mitglieder des Parlaments haben zudem enge Kontakte zum Generalsekretariat und können mögliche Beanstandungen jederzeit und ohne besonderes Verfahren vorbringen.

| 47. | Das gegenwärtige System der Verwaltung gestattet es in der Tat nicht, die Umsetzung dieser Bestimmung des Verhaltenskodexes zu gewährleisten. Die gegenwärtig in der Entwicklung begriffene Anwendung ITMS wird jedoch ein Modul enthalten, das derartige Berechnungen ermöglicht. |
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47.

Das gegenwärtige System der Verwaltung gestattet es in der Tat nicht, die Umsetzung dieser Bestimmung des Verhaltenskodexes zu gewährleisten. Die gegenwärtig in der Entwicklung begriffene Anwendung ITMS wird jedoch ein Modul enthalten, das derartige Berechnungen ermöglicht.

| 52. | Der Hof weist zu Recht darauf hin, dass die Faktoren Qualität, Fristen und Art der Dokumente nicht vom Indikator Preis zu trennen sind, der nicht das einzige Kriterium sein darf, nach dem Übersetzungen bewertet werden. |
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52.

Der Hof weist zu Recht darauf hin, dass die Faktoren Qualität, Fristen und Art der Dokumente nicht vom Indikator Preis zu trennen sind, der nicht das einzige Kriterium sein darf, nach dem Übersetzungen bewertet werden.

| 53. | Die Übersetzungsreferate und das Planungsreferat des EP haben damit begonnen, Statistiken zu folgenden drei der angesprochenen Punkte zu erstellen:






  a) | Gesamtzahl der Aufträge; |
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53.

Die Übersetzungsreferate und das Planungsreferat des EP haben damit begonnen, Statistiken zu folgenden drei der angesprochenen Punkte zu erstellen:

a)

Gesamtzahl der Aufträge;

| c) | Nichteinhaltung der Einreichungsfristen (= Verstöße gegen den Verhaltenskodex); |
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c)

Nichteinhaltung der Einreichungsfristen (= Verstöße gegen den Verhaltenskodex);

| d) | übersetzte Seiten pro antragstellende Einheit/Sprachenkombination. |
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d)

übersetzte Seiten pro antragstellende Einheit/Sprachenkombination.

Anhand dieser Statistiken sollen Leistungsindikatoren ermittelt werden, damit die Verwaltung entsprechende Maßnahmen ergreifen kann.

| 56. | Eine solche Planung ist nötig, doch bleiben bestimmte Aspekte der Arbeit eines politischen Organs von Natur aus unvorhersehbar. |
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56.

Eine solche Planung ist nötig, doch bleiben bestimmte Aspekte der Arbeit eines politischen Organs von Natur aus unvorhersehbar.

| 66. | Das EP hat eine vorbereitende Studie über ein neues Verwaltungssystem (T-Flow) durchführen lassen. Dieses System, das den vom Hof vorgebrachten Bedenken Rechnung trägt, wird derzeit entwickelt und wird im Herbst 2006 betriebsbereit sein. |
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66.

Das EP hat eine vorbereitende Studie über ein neues Verwaltungssystem (T-Flow) durchführen lassen. Dieses System, das den vom Hof vorgebrachten Bedenken Rechnung trägt, wird derzeit entwickelt und wird im Herbst 2006 betriebsbereit sein.

| 67. | Das vom Hof angesprochene Problem der Speicherung der Dokumente in verschiedenen Datenbanken und Netzwerken wird derzeit von den zuständigen Informatikdiensten geprüft. Die Übersetzungsreferate verfügen hingegen über Archive der bislang angefertigten Übersetzungen, die Recherchen der bereits übersetzten Texte ermöglichen. |
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67.

Das vom Hof angesprochene Problem der Speicherung der Dokumente in verschiedenen Datenbanken und Netzwerken wird derzeit von den zuständigen Informatikdiensten geprüft. Die Übersetzungsreferate verfügen hingegen über Archive der bislang angefertigten Übersetzungen, die Recherchen der bereits übersetzten Texte ermöglichen.

| 69. | Das Verhältnis ist 1 zu 2 für die EU-15-Sprachen. Für die EU-10-Sprachen beträgt das Verhältnis zwischen Sekretären/Sekretärinnen und Übersetzern ca. 0,7 zu 2 und soll 0,8 zu 2 nicht übersteigen. |
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69.

Das Verhältnis ist 1 zu 2 für die EU-15-Sprachen. Für die EU-10-Sprachen beträgt das Verhältnis zwischen Sekretären/Sekretärinnen und Übersetzern ca. 0,7 zu 2 und soll 0,8 zu 2 nicht übersteigen.

| 70. | In der Tat werden IT-Tools noch nicht überall in gleichem Maße eingesetzt, und die Arbeitsmethoden unterscheiden sich bisweilen. Dies hängt insbesondere mit den erheblichen Altersunterschieden der Beschäftigten zusammen. Dank der größeren Erfahrung der dienstälteren Übersetzer ist die Produktivität pro Kopf jedoch in etwa dieselbe. Das Präsidium des EP ist an einer besseren Nutzung der neuen Technologien interessiert und hat den Generalsekretär deshalb beauftragt, ihm einen Bericht zu diesem Thema vorzulegen, an dem die Dienste des EP gegenwärtig arbeiten. |
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70.

In der Tat werden IT-Tools noch nicht überall in gleichem Maße eingesetzt, und die Arbeitsmethoden unterscheiden sich bisweilen. Dies hängt insbesondere mit den erheblichen Altersunterschieden der Beschäftigten zusammen. Dank der größeren Erfahrung der dienstälteren Übersetzer ist die Produktivität pro Kopf jedoch in etwa dieselbe. Das Präsidium des EP ist an einer besseren Nutzung der neuen Technologien interessiert und hat den Generalsekretär deshalb beauftragt, ihm einen Bericht zu diesem Thema vorzulegen, an dem die Dienste des EP gegenwärtig arbeiten.

| 73. | Die Bemerkung zur Ausnutzung der internen Kapazitäten der französischen Abteilung ist zu relativieren. Ihre Kapazitäten wurden nicht in einem zu geringen Maße in Anspruch genommen, sondern für andere, zusätzliche Aufgaben herangezogen. Die französische Abteilung war besonders durch die Einrichtung und Verwaltung der neuen polnischen und litauischen Abteilungen sowie durch Sprachkurse beansprucht, die nötig waren, um aus den EU-10-Sprachen übersetzen zu können. Zu den zusätzlichen Aufgaben gehörten darüber hinaus Relaisübersetzungen für andere Sprachen sowie die Transkription und Revision der Ausführlichen Sitzungsberichte für die Parlamentstagungen und den „wirtschafts- und geldpolitischen Dialog“. |
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73.

Die Bemerkung zur Ausnutzung der internen Kapazitäten der französischen Abteilung ist zu relativieren. Ihre Kapazitäten wurden nicht in einem zu geringen Maße in Anspruch genommen, sondern für andere, zusätzliche Aufgaben herangezogen. Die französische Abteilung war besonders durch die Einrichtung und Verwaltung der neuen polnischen und litauischen Abteilungen sowie durch Sprachkurse beansprucht, die nötig waren, um aus den EU-10-Sprachen übersetzen zu können. Zu den zusätzlichen Aufgaben gehörten darüber hinaus Relaisübersetzungen für andere Sprachen sowie die Transkription und Revision der Ausführlichen Sitzungsberichte für die Parlamentstagungen und den „wirtschafts- und geldpolitischen Dialog“.

| 74. | Diese Bemerkung muss präzisiert werden, denn — wie auch der Hof feststellt — wurden in dem betreffenden Zeitraum außer dem CRE keine Übersetzungen nach außen vergeben.
  Was die gleich gebliebenen Outsourcing-Raten betrifft, so besteht durchaus kein Widerspruch zur insgesamt geringeren Arbeitsbelastung. Der Grund, aus dem die durchschnittliche Outsourcing-Rate trotz der geringeren Arbeitsbelastung fast unverändert war, ist die starke Konzentration der Arbeit in den ersten Monaten des Jahres, weshalb in diesem Zeitraum mehr Übersetzungen extern vergeben wurden. |
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74.

Diese Bemerkung muss präzisiert werden, denn — wie auch der Hof feststellt — wurden in dem betreffenden Zeitraum außer dem CRE keine Übersetzungen nach außen vergeben.

Was die gleich gebliebenen Outsourcing-Raten betrifft, so besteht durchaus kein Widerspruch zur insgesamt geringeren Arbeitsbelastung. Der Grund, aus dem die durchschnittliche Outsourcing-Rate trotz der geringeren Arbeitsbelastung fast unverändert war, ist die starke Konzentration der Arbeit in den ersten Monaten des Jahres, weshalb in diesem Zeitraum mehr Übersetzungen extern vergeben wurden.

| 83. | Das EP kann die Schlussfolgerung des Hofes zur geringeren Produktivität der beiden genannten Referate nicht bestätigen, da sich einige der Aufgaben dieser Referate inhaltlich und von ihrer Natur her von denen der anderen Referate unterscheiden und Personalressourcen binden. Die Tatsache, dass das englische und französische Sprachreferat intern unterdurchschnittlich wenig Seiten übersetzen, ist darauf zurückzuführen, dass sie Relaisübersetzungen aus weniger verbreiteten Sprachen anfertigen, mehr Seiten an Originaltexten revidieren und formatieren, eine größere Zahl an Seiten der Ausführlichen Sitzungsberichte transkribieren und revidieren und mit der Leitung einiger neuer Referate sowie der Ausbildung in den EU-10-Sprachen befasst sind. Darüber hinaus unterstützt das englische Referat seit Herbst 2005 das Tabling Office bei der systematischen Verifikation der Originale.
  Siehe auch Antwort auf Ziffer 73. |
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83.

Das EP kann die Schlussfolgerung des Hofes zur geringeren Produktivität der beiden genannten Referate nicht bestätigen, da sich einige der Aufgaben dieser Referate inhaltlich und von ihrer Natur her von denen der anderen Referate unterscheiden und Personalressourcen binden. Die Tatsache, dass das englische und französische Sprachreferat intern unterdurchschnittlich wenig Seiten übersetzen, ist darauf zurückzuführen, dass sie Relaisübersetzungen aus weniger verbreiteten Sprachen anfertigen, mehr Seiten an Originaltexten revidieren und formatieren, eine größere Zahl an Seiten der Ausführlichen Sitzungsberichte transkribieren und revidieren und mit der Leitung einiger neuer Referate sowie der Ausbildung in den EU-10-Sprachen befasst sind. Darüber hinaus unterstützt das englische Referat seit Herbst 2005 das Tabling Office bei der systematischen Verifikation der Originale.

Siehe auch Antwort auf Ziffer 73.

| 95. | Bei übermäßiger Arbeitsbelastung der Sprachreferate prüft das Planungsreferat zunächst die Möglichkeit des Arbeitsbelastungsausgleichs, natürlich in Abhängigkeit von den Sprachkombinationen und der Verfügbarkeit in den anderen Organen.
  Übersetzungsleistungen in die EU-10-Sprachen sind nur vorübergehend aus diesem System ausgeschlossen. Sobald die EU-10-Referate personell voll besetzt sind, nehmen sie in gleicher Weise wie die EU-15-Referate an diesem System teil.
  Insgesamt ist darauf hinzuweisen, dass der Arbeitsbelastungsausgleich erst im Januar 2006 mit der aktiven Zusammenarbeit der Planungsreferate der Organe eingesetzt hat. Die Statistiken für die ersten vier Monate 2006 belegen einen deutlichen Anstieg des ausgetauschten Arbeitsvolumens. |
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95.

Bei übermäßiger Arbeitsbelastung der Sprachreferate prüft das Planungsreferat zunächst die Möglichkeit des Arbeitsbelastungsausgleichs, natürlich in Abhängigkeit von den Sprachkombinationen und der Verfügbarkeit in den anderen Organen.

Übersetzungsleistungen in die EU-10-Sprachen sind nur vorübergehend aus diesem System ausgeschlossen. Sobald die EU-10-Referate personell voll besetzt sind, nehmen sie in gleicher Weise wie die EU-15-Referate an diesem System teil.

Insgesamt ist darauf hinzuweisen, dass der Arbeitsbelastungsausgleich erst im Januar 2006 mit der aktiven Zusammenarbeit der Planungsreferate der Organe eingesetzt hat. Die Statistiken für die ersten vier Monate 2006 belegen einen deutlichen Anstieg des ausgetauschten Arbeitsvolumens.

| 96-109. | Das EP nimmt alle Empfehlungen des Hofes zur Kenntnis und wird ihnen angemessene Maßnahmen folgen lassen. Insbesondere hat eine Ad-hoc-Arbeitsgruppe damit begonnen, den Verhaltenskodex zu überprüfen. Ferner wurden Entwicklungen im Bereich Informatik eingeleitet, die bestimmten vom Hof angesprochenen Aspekten Rechnung tragen. |
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96-109.

Das EP nimmt alle Empfehlungen des Hofes zur Kenntnis und wird ihnen angemessene Maßnahmen folgen lassen. Insbesondere hat eine Ad-hoc-Arbeitsgruppe damit begonnen, den Verhaltenskodex zu überprüfen. Ferner wurden Entwicklungen im Bereich Informatik eingeleitet, die bestimmten vom Hof angesprochenen Aspekten Rechnung tragen.

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ANTWORTEN DES RATES

ALLGEMEINE BEMERKUNGEN

Das Generalsekretariat des Rates begrüßt die erste Prüfung der Ausgaben für Übersetzungsleistungen in einigen EU-Organen und anerkennt die Nützlichkeit dieser Prüfung. Es wünscht darauf hinzuweisen, dass bei Aspekten, an denen im Rahmen der Prüfung Kritik geübt wurde, Änderungen entweder bereits vorgenommen worden sind oder derzeit im Sprachendienst intensiv geprüft werden.

Das Generalsekretariat des Rates möchte indes hervorheben, dass angesichts der großen Herausforderung, welche die Erweiterung der Union dargestellt hat, für die gesamte Sekretariatsstruktur ein kontrollierter Ansatz erstellt worden ist, der im Jahre 2002 auf höchster politischer Ebene gebilligt wurde und durch den die Auswirkungen der Erweiterung auf die Verwaltungskosten begrenzt werden konnten.

Insbesondere im Bereich der Übersetzung, wo eine Extrapolation der bei den vorangegangenen Erweiterungsrunden zugrunde gelegten Ansätze zu einer Aufstockung des Personalbestands im Sprachendienst um ungefähr 765 neue Beamte geführt hätte, wird durch den vorerwähnten kontrollierten Ansatz eine drastische Verringerung der Gesamtzahlen gewährleistet, wenn diese Maßnahmen in vollem Umfang greifen. Am Ende des derzeitigen Anpassungszeitraums wird das Generalsekretariat für die Union mit 25 Mitgliedstaaten über weniger Übersetzer (551) verfügen als dies bei der Union mit 15 Mitgliedstaaten (578) der Fall war.

Ermöglicht wurde dieses Ergebnis unter anderem durch die Beschränkung der Übersetzung auf die für den politischen Bereich und den Rechtsetzungsprozess für wesentlich erachteten Dokumente (die so genannten Kerndokumente), die Durchführung einer tief greifenden Rationalisierung der Übersetzungsdienste und die Annahme von Leitlinien für die Erstellung, den Inhalt, das Register und die Länge von Ratsdokumenten. Damit hat das Generalsekretariat einen Weg geebnet, den auch andere Institutionen beschreiten können.

Das Generalsekretariat räumt zwar ein, dass es sich infolge dieses Ansatzes nun mit dem Problem von Überkapazitäten in den Sprachreferaten der EU-15 konfrontiert sieht, unterstreicht aber, dass diese Situation nur vorübergehenden und keinen strukturellen Charakter hat und seines Erachtens unter dem Blickwinkel einer dynamischen Entwicklung bewertet werden muss, wobei die unwiderlegbaren mittel- und langfristigen Vorteile, die sich im Bereich der Kontrolle der Verwaltungsausgaben ergeben, gebührend zu berücksichtigen sind.

Das Generalsekretariat hebt ferner hervor, dass der Rat, der als letztes Glied in der Kette des Rechtsetzungsprozesses vor der Annahme und Veröffentlichung von Rechtstexten in 20 Sprachen — beim Mitentscheidungsverfahren zusammen mit dem Europäischen Parlament — fungiert, gewährleisten muss, dass die vom Rat angenommenen Rechtsvorschriften den höchsten Qualitätsansprüchen genügen, wie dies immer wieder von den Mitgliedstaaten gefordert worden ist. Dies gilt auch für die politischen Texte des Rates.

Das für die Gewährleistung der entsprechenden Qualität und Kohärenz erforderliche Verfahren der Qualitätskontrolle verursacht natürlich zusätzliche Kosten. Im Gegensatz zu anderen Organen, die zur Kostensenkung bei bestimmten Dokumenten in erheblichem Umfang auf die Dienste von freiberuflichen Übersetzungsagenturen zurückgreifen können, kann das Generalsekretariat diesen Weg nicht einschlagen, da sich die geforderte hohe Qualität am besten und am kosteneffizientesten mit der internen Übersetzung gewährleisten lässt. Das Erfordernis der Erstellung von höchsten Qualitätsansprüchen genügenden Texten, die zur Veröffentlichung bestimmt sind, hat natürlich erhebliche Auswirkungen auf die Kosten der Übersetzung im Rat.

Das Generalsekretariat ist jedoch dabei, das Problem der Überkapazität proaktiv unter Heranziehung eines Instrumentariums von verschiedenen Strategien zu behandeln, mit denen gleichzeitig auf alle Aspekte des Problems eingegangen wird. Die Übersetzerinnen und Übersetzer oder Sekretärinnen und Sekretäre, welche die neun Übersetzungsreferate der EU-15 (außer dem englischen und dem französischen Referat) nach 2002 verlassen haben, sind nicht ersetzt worden; zudem wird das Personal des Sprachendienstes dazu angehalten, sich auf freie Stellen in anderen GDs und Direktionen zu bewerben. Derzeit wird ein besonderes Umschichtungsprogramm ausgearbeitet, in dem es auch um die Ausweisung geeigneter Stellen, die Schulung für neue Funktionen und die Motivation zur Veränderung geht.

Überdies beteiligt sich das Generalsekretariat derzeit tatkräftig am interinstitutionellen Projekt zur ausgeglichenen Verteilung des Arbeitsvolumens („workload balancing“), und zwar als ein Nettobeitragsleister, und zieht auch die interinstitutionelle Mobilität und andere mögliche Maßnahmen in Erwägung, die im Statut vorgesehen sind.

Das Generalsekretariat ist daher zuversichtlich, dass es die im Bericht aufgezeigten Schwächen erfolgreich beheben wird, insbesondere soweit sie vorübergehender Natur sind, und dass es seine Aufgabe in den Grenzen seiner Tätigkeiten effizient erfüllen wird.

BEMERKUNGEN ZU DEN FESTSTELLUNGEN DES RECHNUNGSHOFS

ZUSAMMENFASSUNG

| III. | Obwohl das Generalsekretariat nicht über schriftliche Leitlinien für Übersetzungsleistungen verfügt, wird von dem für Koordination und Produktion zuständigen Referat (der Zentralkoordination) eine kontrollierte Produktion von Übersetzungen sichergestellt. |
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III.

Obwohl das Generalsekretariat nicht über schriftliche Leitlinien für Übersetzungsleistungen verfügt, wird von dem für Koordination und Produktion zuständigen Referat (der Zentralkoordination) eine kontrollierte Produktion von Übersetzungen sichergestellt.

| IV. | Die Probleme, die sich 2004 für die EU-10-Sprachen ergaben, hingen mit den Schwierigkeiten bei der Personaleinstellung zusammen (siehe Bemerkungen unter Ziffer 19). Die Qualität und die termingerechte Vorlage von Übersetzungsleistungen haben sich 2005 erheblich verbessert. Für das Jahr 2006 lässt sich diese Verbesserung am Rückgang der bei freiberuflichen Übersetzungsagenturen in Auftrag gegebenen Übersetzungen ablesen. |
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IV.

Die Probleme, die sich 2004 für die EU-10-Sprachen ergaben, hingen mit den Schwierigkeiten bei der Personaleinstellung zusammen (siehe Bemerkungen unter Ziffer 19). Die Qualität und die termingerechte Vorlage von Übersetzungsleistungen haben sich 2005 erheblich verbessert. Für das Jahr 2006 lässt sich diese Verbesserung am Rückgang der bei freiberuflichen Übersetzungsagenturen in Auftrag gegebenen Übersetzungen ablesen.

| V. | Seit dem zweiten Halbjahr 2005 hat der Leiter der Zentralkoordination die engen Kontakte zu den Ständigen Vertretungen, insbesondere zu denjenigen der EU-10, wieder aufgenommen, um:






  a) | Rückmeldungen zu erhalten über:






  — | die Qualität der Übersetzungen, |
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V.

Seit dem zweiten Halbjahr 2005 hat der Leiter der Zentralkoordination die engen Kontakte zu den Ständigen Vertretungen, insbesondere zu denjenigen der EU-10, wieder aufgenommen, um:

a)

Rückmeldungen zu erhalten über:

—

die Qualität der Übersetzungen,

| — | die Menge der übersetzten Dokumente, |
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—

die Menge der übersetzten Dokumente,

| — | die Verfügbarkeit dieser Dokumente auf den Tagungen, |
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—

die Verfügbarkeit dieser Dokumente auf den Tagungen,

| — | die Beziehungen zwischen der Zentralkoordination und den Übersetzungsteams einerseits und den Ständigen Vertretungen und den nationalen Behörden andererseits; |
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—

die Beziehungen zwischen der Zentralkoordination und den Übersetzungsteams einerseits und den Ständigen Vertretungen und den nationalen Behörden andererseits;

| b) | Informationen auszutauschen über:






  — | die Funktionsweise des Rates, namentlich den Dokumentenkreislauf, |
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b)

Informationen auszutauschen über:

—

die Funktionsweise des Rates, namentlich den Dokumentenkreislauf,

| — | die Lage bei den Übersetzungsteams, insbesondere die Personallage, |
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—

die Lage bei den Übersetzungsteams, insbesondere die Personallage,

| — | allgemeine Fragen wie Terminologie, Termine usw. |
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—

allgemeine Fragen wie Terminologie, Termine usw.

In sehr naher Zukunft soll eine Mailbox eingerichtet werden. Diese Mailbox soll alle Bemerkungen der Delegationen aufnehmen, einen Überblick über die wahrgenommene Qualität der vom Rat erstellten Übersetzungen geben und die Synergie zwischen Übersetzungsteams und Delegationen verbessern; hierüber sind die Delegationen am 5. Mai 2006 unterrichtet worden.

| VI. | Das Generalsekretariat des Rates beabsichtigt, ein System aufzubauen, das eine ständige Überprüfung der Übersetzungskosten gestattet. Es gibt jedoch Gründe dafür, dass die Übersetzungen des Generalsekretariats teuer sind — Gründe, die in diesem Dokument an anderer Stelle eingehender erörtert werden: Dies sind die Besonderheiten der Arbeit des Rates und die Termine für seine Arbeit, die Notwendigkeit der Gewährleistung einer angemessenen Qualität in Rechtstexten am Ende der Produktionskette und die vorübergehenden strukturellen Gründe, die mit der Umstrukturierung der Direktion zusammenhängen. |
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VI.

Das Generalsekretariat des Rates beabsichtigt, ein System aufzubauen, das eine ständige Überprüfung der Übersetzungskosten gestattet. Es gibt jedoch Gründe dafür, dass die Übersetzungen des Generalsekretariats teuer sind — Gründe, die in diesem Dokument an anderer Stelle eingehender erörtert werden: Dies sind die Besonderheiten der Arbeit des Rates und die Termine für seine Arbeit, die Notwendigkeit der Gewährleistung einer angemessenen Qualität in Rechtstexten am Ende der Produktionskette und die vorübergehenden strukturellen Gründe, die mit der Umstrukturierung der Direktion zusammenhängen.

| VII. | Das Generalsekretariat beabsichtigt, Überkapazitäten abzubauen, beispielsweise durch interne Umschichtungen (nach anderen GDs) und interinstitutionelle Mobilität (Übernahme in Übersetzungsabteilungen anderer Organe).
  Überdies prüft das Generalsekretariat alle Möglichkeiten, die im Statut vorgesehen sind. |
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VII.

Das Generalsekretariat beabsichtigt, Überkapazitäten abzubauen, beispielsweise durch interne Umschichtungen (nach anderen GDs) und interinstitutionelle Mobilität (Übernahme in Übersetzungsabteilungen anderer Organe).

Überdies prüft das Generalsekretariat alle Möglichkeiten, die im Statut vorgesehen sind.

| VIII. | Das Generalsekretariat leistet einen erheblichen Beitrag zum System der ausgeglichenen Verteilung des Arbeitsvolumens („workload balancing“); 2005 entfielen 55 % der im Rahmen dieses Systems erarbeiteten Gesamtseitenzahl der Übersetzungen auf den Rat. |
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VIII.

Das Generalsekretariat leistet einen erheblichen Beitrag zum System der ausgeglichenen Verteilung des Arbeitsvolumens („workload balancing“); 2005 entfielen 55 % der im Rahmen dieses Systems erarbeiteten Gesamtseitenzahl der Übersetzungen auf den Rat.

| IX. | 2004 und 2005 hat das Generalsekretariat eine kohärente Strategie für den Einsatz moderner Technologie entwickelt. Alle Übersetzungsreferate für die „neuen Sprachen“ haben seit ihrer Einrichtung mit den verfügbaren IT-Tools gearbeitet, während die Strategie bei den Übersetzungsreferaten für die „alten Sprachen“ derzeit gleichlaufend mit der Entwicklung von geeigneten IT-Tools eingeführt wird. |
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IX.

2004 und 2005 hat das Generalsekretariat eine kohärente Strategie für den Einsatz moderner Technologie entwickelt. Alle Übersetzungsreferate für die „neuen Sprachen“ haben seit ihrer Einrichtung mit den verfügbaren IT-Tools gearbeitet, während die Strategie bei den Übersetzungsreferaten für die „alten Sprachen“ derzeit gleichlaufend mit der Entwicklung von geeigneten IT-Tools eingeführt wird.

EINLEITUNG

| 6. | Das Generalsekretariat verfügt weder über ein Referat für freiberufliche Übersetzungen noch über ein seinem Sprachdienst angeschlossenes IT-Referat. Die im Generalsekretariat eingerichtete Struktur ist also leichter als die der anderen Organe. |
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6.

Das Generalsekretariat verfügt weder über ein Referat für freiberufliche Übersetzungen noch über ein seinem Sprachdienst angeschlossenes IT-Referat. Die im Generalsekretariat eingerichtete Struktur ist also leichter als die der anderen Organe.

BEMERKUNGEN

| 13. | Das Generalsekretariat verfügt über klare Verfahren, wenngleich diese verbessert werden könnten.
  Es ist festzuhalten, dass im Generalsekretariat des Rates festgelegt ist, wer Übersetzungen anfordern kann, und dass dies der Koordination bekannt ist. Ferner sind die Arten von Dokumenten, die übersetzt werden müssen, in der Liste der Kerndokumente klar und deutlich festgelegt. |
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13.

Das Generalsekretariat verfügt über klare Verfahren, wenngleich diese verbessert werden könnten.

Es ist festzuhalten, dass im Generalsekretariat des Rates festgelegt ist, wer Übersetzungen anfordern kann, und dass dies der Koordination bekannt ist. Ferner sind die Arten von Dokumenten, die übersetzt werden müssen, in der Liste der Kerndokumente klar und deutlich festgelegt.

| 14. | Dem Generalsekretariat widerstrebt es, einen unterschiedlichen Ansatz für die Sprachen der EU-10 einerseits und die Sprachen der EU-15 andererseits festzulegen, da es sich damit dem Vorwurf der Diskriminierung aussetzen könnte. |
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14.

Dem Generalsekretariat widerstrebt es, einen unterschiedlichen Ansatz für die Sprachen der EU-10 einerseits und die Sprachen der EU-15 andererseits festzulegen, da es sich damit dem Vorwurf der Diskriminierung aussetzen könnte.

| 15. | Die Feststellung des Rechnungshofs zur Beantragung von Übersetzungsleistungen ist zutreffend. Allerdings hängt es von der eingeführten Kontrollstruktur ab, ob die Anträge angenommen werden. |
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15.

Die Feststellung des Rechnungshofs zur Beantragung von Übersetzungsleistungen ist zutreffend. Allerdings hängt es von der eingeführten Kontrollstruktur ab, ob die Anträge angenommen werden.

| 16. | Im Rat wird von der Zentralkoordination, die dem Übersetzungsdienst vorgelagert ist, stets geprüft, ob eine Übersetzung angezeigt ist, bevor sie den Text zur Bearbeitung in eines oder alle 20 Referate schickt. Falls Probleme auftreten, schaltet sich der Leiter der Zentralkoordination ein und nimmt gegebenenfalls auch Kontakt mit dem Vorsitz auf. Die Zentralkoordination, d. h. die für die Generaldirektionen und den Sprachendienst zuständige Koordination, steht in ständigem Kontakt mit den Generaldirektionen und in geringerem Umfang auch mit dem Vorsitz; dies ermöglicht es ihr, fundierte Urteile über die Angemessenheit von Übersetzungen abzugeben und den Übersetzungen im Falle von unzureichenden Übersetzungsressourcen Prioritätsstufen zuzuordnen. |
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16.

Im Rat wird von der Zentralkoordination, die dem Übersetzungsdienst vorgelagert ist, stets geprüft, ob eine Übersetzung angezeigt ist, bevor sie den Text zur Bearbeitung in eines oder alle 20 Referate schickt. Falls Probleme auftreten, schaltet sich der Leiter der Zentralkoordination ein und nimmt gegebenenfalls auch Kontakt mit dem Vorsitz auf. Die Zentralkoordination, d. h. die für die Generaldirektionen und den Sprachendienst zuständige Koordination, steht in ständigem Kontakt mit den Generaldirektionen und in geringerem Umfang auch mit dem Vorsitz; dies ermöglicht es ihr, fundierte Urteile über die Angemessenheit von Übersetzungen abzugeben und den Übersetzungen im Falle von unzureichenden Übersetzungsressourcen Prioritätsstufen zuzuordnen.

| 18. | Die Bewilligung und die Verweigerung von Übersetzungen ist eine Aufgabe der Koordination (insbesondere des so genannten Kontrollturms). Die Lage ist nach Ansicht des Rates zufrieden stellend. Verbesserungen sind jedoch möglich. Abgesehen von der „Kontrolle durch das Management“ können für weitere Analysezwecke Statistiken über Verweigerungen erstellt werden. Hinsichtlich der Bewilligung von Übersetzungen sind keine Maßnahmen erforderlich.
  Die Tatsache, dass die „Annahme von Übersetzungsaufträgen (1) oftmals mehr von den Übersetzungskapazitäten als vom tatsächlichen Bedarf“ abhängig war, ist unvermeidbar und zurückzuführen auf:






  — | die Personal-Überkapazitäten bzw. den Personalmangel in bestimmten Übersetzungsreferaten, |
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18.

Die Bewilligung und die Verweigerung von Übersetzungen ist eine Aufgabe der Koordination (insbesondere des so genannten Kontrollturms). Die Lage ist nach Ansicht des Rates zufrieden stellend. Verbesserungen sind jedoch möglich. Abgesehen von der „Kontrolle durch das Management“ können für weitere Analysezwecke Statistiken über Verweigerungen erstellt werden. Hinsichtlich der Bewilligung von Übersetzungen sind keine Maßnahmen erforderlich.

Die Tatsache, dass die „Annahme von Übersetzungsaufträgen (1) oftmals mehr von den Übersetzungskapazitäten als vom tatsächlichen Bedarf“ abhängig war, ist unvermeidbar und zurückzuführen auf:

—

die Personal-Überkapazitäten bzw. den Personalmangel in bestimmten Übersetzungsreferaten,

| — | die Politik der Verringerung der Überstundenarbeit auf ein Mindestmaß, |
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—

die Politik der Verringerung der Überstundenarbeit auf ein Mindestmaß,

| — | die zwei verschiedenen Geschwindigkeiten bei der Übersetzung (EU-10-Sprachen vs. EU-15-Sprachen). |
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—

die zwei verschiedenen Geschwindigkeiten bei der Übersetzung (EU-10-Sprachen vs. EU-15-Sprachen).

Wirklich benötigte Übersetzungen werden niemals verweigert.

| 19. | Die Einstellung von Personal durch EPSO hat sich wegen der geringen Zahl geeigneter Bewerber als schwieriger erwiesen als erwartet, obwohl sich die Institutionen nach besten Kräften eingesetzt haben, um die Mitgliedstaaten und andere Parteien für dieses Problem zu sensibilisieren. |
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19.

Die Einstellung von Personal durch EPSO hat sich wegen der geringen Zahl geeigneter Bewerber als schwieriger erwiesen als erwartet, obwohl sich die Institutionen nach besten Kräften eingesetzt haben, um die Mitgliedstaaten und andere Parteien für dieses Problem zu sensibilisieren.

| 20. | Es kann nicht implizit unterstellt werden, dass das Verfehlen der Einstellungsziele den einzelnen Organen anzulasten ist. Leider wird diese Situation (Personaldefizite) auch noch nach dem genannten Zeitpunkt (Ende 2006) andauern, und sie betrifft nicht nur Übersetzer, sondern auch Referatsleiter, Qualitätskontrolleure und Sekretariatspersonal. |
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20.

Es kann nicht implizit unterstellt werden, dass das Verfehlen der Einstellungsziele den einzelnen Organen anzulasten ist. Leider wird diese Situation (Personaldefizite) auch noch nach dem genannten Zeitpunkt (Ende 2006) andauern, und sie betrifft nicht nur Übersetzer, sondern auch Referatsleiter, Qualitätskontrolleure und Sekretariatspersonal.

| 23. | Die Feststellung, dass in den Referaten der EU-15-Sprachen (ausgenommen EN und FR) sehr wenige Übersetzer Kenntnisse in den EU-10-Sprachen haben, trifft zu. Dies ist das Ergebnis einer bewussten strategischen Entscheidung, die mit Sorgfalt konzipiert wurde, um die Erhöhung der Zahl der Amtssprachen von 11 auf 20 ohne eine in gleichem Umfang erfolgende Aufstockung des Personalbestands zu bewältigen. Im Rahmen der Vorbereitung auf die Erweiterung der Union von 2004 hat das Generalsekretariat Kurse für die Übersetzer des englischen und des französischen Referats in einer oder mehreren EU-10-Sprachen organisiert, was zu dem in der folgenden Tabelle dargestellten Stand der Sprachkenntnisse (Stand 22. Mai 2006) geführt hat.
  Kenntnisse der Übersetzer der Referate EN und FR in den EU-10-Sprachen (Stand 22. Mai 2006) | CS | ET | HU | LT | LV | MT | PL | SK | SL |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| FR | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 |
| EN | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 0 | 2 | 4 | 4 |
| Gesamt | 6 | 3 | 5 | 2 | 3 | 0 | 5 | 4 | 4 |

23.

Die Feststellung, dass in den Referaten der EU-15-Sprachen (ausgenommen EN und FR) sehr wenige Übersetzer Kenntnisse in den EU-10-Sprachen haben, trifft zu. Dies ist das Ergebnis einer bewussten strategischen Entscheidung, die mit Sorgfalt konzipiert wurde, um die Erhöhung der Zahl der Amtssprachen von 11 auf 20 ohne eine in gleichem Umfang erfolgende Aufstockung des Personalbestands zu bewältigen. Im Rahmen der Vorbereitung auf die Erweiterung der Union von 2004 hat das Generalsekretariat Kurse für die Übersetzer des englischen und des französischen Referats in einer oder mehreren EU-10-Sprachen organisiert, was zu dem in der folgenden Tabelle dargestellten Stand der Sprachkenntnisse (Stand 22. Mai 2006) geführt hat.

Kenntnisse der Übersetzer der Referate EN und FR in den EU-10-Sprachen (Stand 22. Mai 2006)

CS

ET

HU

LT

LV

MT

PL

SK

SL

FR

2

0

1

0

0

0

3

0

0

EN

4

3

4

2

3

0

2

4

4

Gesamt

6

3

5

2

3

0

5

4

4

Überdies prüft das Generalsekretariat auch andere Möglichkeiten der Abdeckung aller Amtssprachen, einschließlich der Verwendung der Retourübersetzung (bei der Übersetzer aus ihrer Muttersprache ins Englische und Französische übersetzen).

| 26. | Das Referat EN beteiligt sich in beträchtlichem Umfang am System der ausgeglichenen Verteilung des Arbeitsvolumens („workload balancing“). Dabei ist jedoch Folgendes festzuhalten: Auch wenn es einige Überkapazitäten im englischen Referat gibt, mit denen die Mehrsprachigkeit dieses Referats in vollem Umfang gewährleistet werden soll, sollte dies jedoch den Kosten des früheren Systems gegenübergestellt werden, bei dem jede Übersetzungsabteilung über die Kapazität (für jede EU-Sprache mindestens etwa 6 Übersetzer mit entsprechenden Kenntnissen) verfügte, um aus jeder Amtssprache übersetzen zu können, obwohl die Zahl der Seiten, die aus den meisten dieser Sprachen zu übersetzen waren, weniger als 1 % der Zahl der Seiten der Ausgangsdokumente ausmachte.
  Indes hat das Generalsekretariat stets erklärt, dass es seine Politik im Lichte der Erfahrungen (nach mindestens zwei Jahren) überprüfen werde. Diese Überprüfung wird nun im zweiten Halbjahr 2006/Anfang 2007 stattfinden. |
| --- | --- |

26.

Das Referat EN beteiligt sich in beträchtlichem Umfang am System der ausgeglichenen Verteilung des Arbeitsvolumens („workload balancing“). Dabei ist jedoch Folgendes festzuhalten: Auch wenn es einige Überkapazitäten im englischen Referat gibt, mit denen die Mehrsprachigkeit dieses Referats in vollem Umfang gewährleistet werden soll, sollte dies jedoch den Kosten des früheren Systems gegenübergestellt werden, bei dem jede Übersetzungsabteilung über die Kapazität (für jede EU-Sprache mindestens etwa 6 Übersetzer mit entsprechenden Kenntnissen) verfügte, um aus jeder Amtssprache übersetzen zu können, obwohl die Zahl der Seiten, die aus den meisten dieser Sprachen zu übersetzen waren, weniger als 1 % der Zahl der Seiten der Ausgangsdokumente ausmachte.

Indes hat das Generalsekretariat stets erklärt, dass es seine Politik im Lichte der Erfahrungen (nach mindestens zwei Jahren) überprüfen werde. Diese Überprüfung wird nun im zweiten Halbjahr 2006/Anfang 2007 stattfinden.

| 35. | Die Zentralkoordination überwacht die Einhaltung der Strategie der entscheidenden Phasen der Vorbereitungsarbeiten („milestone stages“), indem sie insbesondere die Notwendigkeit einer Übersetzung in einer bestimmten Phase bewertet und die Übersetzung mancher Dokumente ablehnt. Auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und der Terminvorgaben sorgt die Sprachendienstkoordination dafür, dass die angemessene Zahl von Fassungen für die entscheidenden Phasen der Vorbereitungsarbeiten übersetzt wird. Einige immaterielle Faktoren, wie z. B. die politische Bedeutung eines Texts und seine Priorität für ein Programm des Vorsitzes, und Terminvorgaben sind Elemente, die von der Sprachendienstkoordination bei der Entscheidung über die Übersetzung einer Fassung für eine entscheidende Phase berücksichtigt werden. |
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35.

Die Zentralkoordination überwacht die Einhaltung der Strategie der entscheidenden Phasen der Vorbereitungsarbeiten („milestone stages“), indem sie insbesondere die Notwendigkeit einer Übersetzung in einer bestimmten Phase bewertet und die Übersetzung mancher Dokumente ablehnt. Auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und der Terminvorgaben sorgt die Sprachendienstkoordination dafür, dass die angemessene Zahl von Fassungen für die entscheidenden Phasen der Vorbereitungsarbeiten übersetzt wird. Einige immaterielle Faktoren, wie z. B. die politische Bedeutung eines Texts und seine Priorität für ein Programm des Vorsitzes, und Terminvorgaben sind Elemente, die von der Sprachendienstkoordination bei der Entscheidung über die Übersetzung einer Fassung für eine entscheidende Phase berücksichtigt werden.

| 38. | In manchen Fällen, in denen die termingerechte Erledigung und die Qualität gegeneinander abgewogen werden müssen, spricht die Sprachendienstkoordination Empfehlungen in Bezug auf die Nicht-Revision eines Texts aus. Dies ist nur in Zwischenphasen möglich.
  Da im Rat jedoch nur Kerndokumente übersetzt werden, ist in der Regel ein hohes Qualitätsniveau erforderlich. |
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38.

In manchen Fällen, in denen die termingerechte Erledigung und die Qualität gegeneinander abgewogen werden müssen, spricht die Sprachendienstkoordination Empfehlungen in Bezug auf die Nicht-Revision eines Texts aus. Dies ist nur in Zwischenphasen möglich.

Da im Rat jedoch nur Kerndokumente übersetzt werden, ist in der Regel ein hohes Qualitätsniveau erforderlich.

| 39. | Das Generalsekretariat führt derzeit auf Ebene der Übersetzungsreferate ein Verfahren für die Qualitätskontrolle ein und hat unlängst ein förmliches Verfahren für die Behandlung von Beschwerden über die Qualität eingeführt, das es unseren „Kunden“ ermöglicht, Rückmeldungen zu den Übersetzungen zu geben. |
| --- | --- |

39.

Das Generalsekretariat führt derzeit auf Ebene der Übersetzungsreferate ein Verfahren für die Qualitätskontrolle ein und hat unlängst ein förmliches Verfahren für die Behandlung von Beschwerden über die Qualität eingeführt, das es unseren „Kunden“ ermöglicht, Rückmeldungen zu den Übersetzungen zu geben.

| 40. | Siehe Bemerkung unter Ziffer 39. |
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40.

Siehe Bemerkung unter Ziffer 39.

| 41. | Das Generalsekretariat stellt erfreut fest, dass der Rechnungshof anerkennt, dass die „Kunden“ mit der Qualität der Dienstleistung zufrieden sind. Es ist jedoch bereit, harmonisierte Qualitätssicherungsverfahren einzuführen. |
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41.

Das Generalsekretariat stellt erfreut fest, dass der Rechnungshof anerkennt, dass die „Kunden“ mit der Qualität der Dienstleistung zufrieden sind. Es ist jedoch bereit, harmonisierte Qualitätssicherungsverfahren einzuführen.

| 42. | Die allgemeinen Rückmeldungen von den Delegationen der EU-10 lassen darauf schließen, dass sie ebenfalls im Allgemeinen zufrieden sind. Die Revision externer Übersetzungen stellt ein Problem dar. Bei einer Revision von Übersetzungen, die wegen Personalmangels nach außen vergeben werden, würde der Vorteil einer solchen Vergabe nach außen gemindert (Verwendung wertvoller Ressourcen für die Revision). |
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42.

Die allgemeinen Rückmeldungen von den Delegationen der EU-10 lassen darauf schließen, dass sie ebenfalls im Allgemeinen zufrieden sind. Die Revision externer Übersetzungen stellt ein Problem dar. Bei einer Revision von Übersetzungen, die wegen Personalmangels nach außen vergeben werden, würde der Vorteil einer solchen Vergabe nach außen gemindert (Verwendung wertvoller Ressourcen für die Revision).

| 44. | Der Rat wird im Rahmen der statistischen Weiterentwicklungen in der Zentralkoordination prüfen, wie bewertet werden soll, inwieweit die Termine für die Bereitstellung von Übersetzungen eingehalten wurden. Allerdings sind Kerndokumente, die den Bestimmungen der Geschäftsordnung entsprechen, stets für die Tagung verfügbar, für die sie benötigt werden. |
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44.

Der Rat wird im Rahmen der statistischen Weiterentwicklungen in der Zentralkoordination prüfen, wie bewertet werden soll, inwieweit die Termine für die Bereitstellung von Übersetzungen eingehalten wurden. Allerdings sind Kerndokumente, die den Bestimmungen der Geschäftsordnung entsprechen, stets für die Tagung verfügbar, für die sie benötigt werden.

| 46. | Dies war auf den dramatischen Kapazitätsmangel in diesen Sprachen zurückzuführen. Allerdings gibt es keine Belege dafür, dass sich die Annahme von Rechtsvorschriften verzögert hat, weil Dokumente nicht verfügbar waren. |
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46.

Dies war auf den dramatischen Kapazitätsmangel in diesen Sprachen zurückzuführen. Allerdings gibt es keine Belege dafür, dass sich die Annahme von Rechtsvorschriften verzögert hat, weil Dokumente nicht verfügbar waren.

| 47. | Das Generalsekretariat beabsichtigt, auf der Grundlage der bei dieser Prüfung gewonnenen Erfahrungen ein System für die ständige Überprüfung der Kosten für Übersetzungsleistungen einzurichten. Das Generalsekretariat prüft auch die Möglichkeit, den Generaldirektionen und dem Vorsitz systematisch eine Aufstellung der „Kosten“ für bestimmte Übersetzungsleistungen zu übermitteln, und zwar insbesondere für solche, deren Erledigung übermäßig viele Überstunden verursacht. |
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47.

Das Generalsekretariat beabsichtigt, auf der Grundlage der bei dieser Prüfung gewonnenen Erfahrungen ein System für die ständige Überprüfung der Kosten für Übersetzungsleistungen einzurichten. Das Generalsekretariat prüft auch die Möglichkeit, den Generaldirektionen und dem Vorsitz systematisch eine Aufstellung der „Kosten“ für bestimmte Übersetzungsleistungen zu übermitteln, und zwar insbesondere für solche, deren Erledigung übermäßig viele Überstunden verursacht.

| 51. | Da der Rat im Rechtsetzungsverfahren an letzter Stelle steht, hat er eine besondere Verantwortung für die Qualität des angenommenen (und veröffentlichten) Rechtstexts. Qualität hat ihren Preis und wirkt sich auf die Produktivität der Übersetzer aus. Wie überdies oben erläutert wird, ist es nicht angebracht, Rechtstexte und in politischer Hinsicht empfindliche Dokumente an freiberufliche Agenturen zu vergeben. Dies ist der Grund, warum die allgemeine Strategie des Generalsekretariats eine Inanspruchnahme von externen Übersetzungen vermeidet. |
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51.

Da der Rat im Rechtsetzungsverfahren an letzter Stelle steht, hat er eine besondere Verantwortung für die Qualität des angenommenen (und veröffentlichten) Rechtstexts. Qualität hat ihren Preis und wirkt sich auf die Produktivität der Übersetzer aus. Wie überdies oben erläutert wird, ist es nicht angebracht, Rechtstexte und in politischer Hinsicht empfindliche Dokumente an freiberufliche Agenturen zu vergeben. Dies ist der Grund, warum die allgemeine Strategie des Generalsekretariats eine Inanspruchnahme von externen Übersetzungen vermeidet.

| 53. | b) | Der Rat wird ein Verfahren zur Überwachung des Prozentsatzes von Übersetzungsanträgen, bei denen der Termin für die Bereitstellung der Übersetzungen nicht eingehalten wird, und zur Erfassung der Gründe für die Nichteinhaltung der Termine einführen, ohne dabei die in der Bemerkung unter Ziffer 44 genannten Aspekte unberücksichtigt zu lassen. |
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53.

b)

Der Rat wird ein Verfahren zur Überwachung des Prozentsatzes von Übersetzungsanträgen, bei denen der Termin für die Bereitstellung der Übersetzungen nicht eingehalten wird, und zur Erfassung der Gründe für die Nichteinhaltung der Termine einführen, ohne dabei die in der Bemerkung unter Ziffer 44 genannten Aspekte unberücksichtigt zu lassen.

| e) | Der Rat wird ein Verfahren zur Überwachung des Prozentsatzes von Kerndokumenten, deren Übersetzung zwingend ist, bezogen auf die Gesamtzahl der übersetzten Dokumente einführen. |
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e)

Der Rat wird ein Verfahren zur Überwachung des Prozentsatzes von Kerndokumenten, deren Übersetzung zwingend ist, bezogen auf die Gesamtzahl der übersetzten Dokumente einführen.

| f) | Der Rat wird ein Verfahren zur Einholung zusätzlicher Informationen über Übersetzungen einführen, die aufgrund von anschließenden Änderungen im Originaltext nicht benötigt wurden. |
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f)

Der Rat wird ein Verfahren zur Einholung zusätzlicher Informationen über Übersetzungen einführen, die aufgrund von anschließenden Änderungen im Originaltext nicht benötigt wurden.

| 56. | Das Argument des Rechnungshofs, dass eine genaue Vorausschau der Nachfrage wichtig sei, ist stichhaltig, aber in Wirklichkeit entzieht sich dies oft einer Planung der Übersetzungsdienste, da ja z. B. Fortschritte bei Rechtstexten im Rat von den Fortschritten abhängen, die in verschiedenen Arbeitsgruppen, Ausschüssen und auf Ratstagungen, manchmal sogar bei bilateralen Treffen, erzielt werden. |
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56.

Das Argument des Rechnungshofs, dass eine genaue Vorausschau der Nachfrage wichtig sei, ist stichhaltig, aber in Wirklichkeit entzieht sich dies oft einer Planung der Übersetzungsdienste, da ja z. B. Fortschritte bei Rechtstexten im Rat von den Fortschritten abhängen, die in verschiedenen Arbeitsgruppen, Ausschüssen und auf Ratstagungen, manchmal sogar bei bilateralen Treffen, erzielt werden.

| 61. | Der Personalzahl von 25 Übersetzern liegt das normalerweise zu erwartende Arbeitsvolumen zugrunde, das wiederum auf der Strategie der Kerndokumente basiert. Der starke Anstieg bzw. die Spitze der Arbeitsbelastung am Ende eines Vorsitzes wird durch ein viel strafferes Management der Arbeit in den Referaten, durch die Neuaushandlung von Terminen, aber vor allem durch die Ableistung von Überstunden nach Ende der normalen Arbeitszeit und ausnahmsweise an Wochenenden oder Feiertagen bewältigt.
  Der Umstand, dass die Übersetzungen im Rat erst kurz vor den Tagungen vorgelegt werden, ist darauf zurückzuführen, dass 62 % der Ratsdokumente Fristen von weniger als 72 Stunden haben. Daher ist es unvermeidbar, dass die Übersetzungen erst kurz vor den Tagungen verfügbar sind. |
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61.

Der Personalzahl von 25 Übersetzern liegt das normalerweise zu erwartende Arbeitsvolumen zugrunde, das wiederum auf der Strategie der Kerndokumente basiert. Der starke Anstieg bzw. die Spitze der Arbeitsbelastung am Ende eines Vorsitzes wird durch ein viel strafferes Management der Arbeit in den Referaten, durch die Neuaushandlung von Terminen, aber vor allem durch die Ableistung von Überstunden nach Ende der normalen Arbeitszeit und ausnahmsweise an Wochenenden oder Feiertagen bewältigt.

Der Umstand, dass die Übersetzungen im Rat erst kurz vor den Tagungen vorgelegt werden, ist darauf zurückzuführen, dass 62 % der Ratsdokumente Fristen von weniger als 72 Stunden haben. Daher ist es unvermeidbar, dass die Übersetzungen erst kurz vor den Tagungen verfügbar sind.

| 64. | Dies trifft zu, aber die Referatsleiter haben jedenfalls ausreichend Erfahrung, um die Spitzenarbeitsbelastungen zu kennen, und in den meisten Übersetzungsreferaten werden sie von Übersetzern „unterstützt“, die als Vollzeitkoordinatoren tätig sind. Sowohl der Referatsleiter als auch der Koordinator werden von der Zentralkoordination ständig auf dem Laufenden gehalten. Im Rat, der nur mit kurzen Fristen arbeitet, liegt die Initiative bezüglich der Fristen bei der Zentralkoordination, die einen umfassenden Überblick über das Arbeitsvolumen hat. |
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64.

Dies trifft zu, aber die Referatsleiter haben jedenfalls ausreichend Erfahrung, um die Spitzenarbeitsbelastungen zu kennen, und in den meisten Übersetzungsreferaten werden sie von Übersetzern „unterstützt“, die als Vollzeitkoordinatoren tätig sind. Sowohl der Referatsleiter als auch der Koordinator werden von der Zentralkoordination ständig auf dem Laufenden gehalten. Im Rat, der nur mit kurzen Fristen arbeitet, liegt die Initiative bezüglich der Fristen bei der Zentralkoordination, die einen umfassenden Überblick über das Arbeitsvolumen hat.

| 65. | Der Rat hat sein System der Seitenzählung für die Schätzung des Arbeitsvolumens geändert und verwendet nun ein System der gewichteten Standardseiten, der so genannten „Netto“-Seiten. |
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65.

Der Rat hat sein System der Seitenzählung für die Schätzung des Arbeitsvolumens geändert und verwendet nun ein System der gewichteten Standardseiten, der so genannten „Netto“-Seiten.

| 67. | Diese Aufgabe wird von der Zentralkoordination unter Einsatz technischer Mittel wahrgenommen. |
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67.

Diese Aufgabe wird von der Zentralkoordination unter Einsatz technischer Mittel wahrgenommen.

| 69. | Der Rat hat seit dem Zeitraum, der Gegenstand der Prüfung war, in diesem Bereich beträchtliche Fortschritte erzielt, und das Verhältnis zwischen Sekretariatspersonal und Übersetzern verbessert sich weiterhin. |
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69.

Der Rat hat seit dem Zeitraum, der Gegenstand der Prüfung war, in diesem Bereich beträchtliche Fortschritte erzielt, und das Verhältnis zwischen Sekretariatspersonal und Übersetzern verbessert sich weiterhin.

| 70. | Der Rat hat viel Zeit in die Optimierung des Einsatzes von IT-Tools investiert. Derzeit wird ein Umsetzungsplan durchgeführt, der auch die Entwicklung von Tools (EURAMIS und hauseigene Tools), ein Schulungsprogramm und die Einrichtung einer besonderen TRADOS-Zelle in der Zentralkoordination umfasst. Der Rat beabsichtigt jedoch, zur Überwachung der Verwendung von TRADOS im Übersetzungsdienst ein System von statistischen Indikatoren einzuführen. |
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70.

Der Rat hat viel Zeit in die Optimierung des Einsatzes von IT-Tools investiert. Derzeit wird ein Umsetzungsplan durchgeführt, der auch die Entwicklung von Tools (EURAMIS und hauseigene Tools), ein Schulungsprogramm und die Einrichtung einer besonderen TRADOS-Zelle in der Zentralkoordination umfasst. Der Rat beabsichtigt jedoch, zur Überwachung der Verwendung von TRADOS im Übersetzungsdienst ein System von statistischen Indikatoren einzuführen.

| 78. | Der Privatsektor legt weniger Wert auf Qualität und Kohärenz als die Organe. Nach der allgemeinen Erfahrung der Organe, die auch durch die Arbeit des interinstitutionellen Ausschusses zur Bewertung der Qualität der externen Übersetzungen (CIEQ) bestätigt wird, sollten Rechtstexte nicht an externe Agenturen vergeben werden. Nach der Erfahrung des Rates stellt sogar die Vergabe von Texten an externe Agenturen in den frühen Phasen von Beratungen im Rat (Arbeitsgruppenebene) keine große Hilfe für die Übersetzung der nachfolgenden Fassungen des Texts dar. |
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78.

Der Privatsektor legt weniger Wert auf Qualität und Kohärenz als die Organe. Nach der allgemeinen Erfahrung der Organe, die auch durch die Arbeit des interinstitutionellen Ausschusses zur Bewertung der Qualität der externen Übersetzungen (CIEQ) bestätigt wird, sollten Rechtstexte nicht an externe Agenturen vergeben werden. Nach der Erfahrung des Rates stellt sogar die Vergabe von Texten an externe Agenturen in den frühen Phasen von Beratungen im Rat (Arbeitsgruppenebene) keine große Hilfe für die Übersetzung der nachfolgenden Fassungen des Texts dar.

| 85. | Es bestehen in der Tat nur sehr begrenzte Möglichkeiten für die interne Wiederverwendung von Personal. Die Übersetzer machen ungefähr 66 % des AD-Personals im Rat aus (790 LA ohne die Rechts- und Sprachsachverständigen; 450 A).
  Ferner sei angemerkt, dass in den acht Sprachreferaten, die Personalüberkapazitäten aufweisen, ein sehr hoher Personalanteil auf die Altersgruppe 55-65 entfällt.
  Anteil des Personals in den Sprachreferaten in der Altersgruppe 55-65 | DA | DE | EL | ES | NL | FI | PT | IT |
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| Überkapazitäten | 12 | 25 | 15 | 16 | 12 | 19 | 18 | 18 |
| 55-65 | 15 | 8 | 11 | 10 | 10 | 8 | 15 | 12 |

85.

Es bestehen in der Tat nur sehr begrenzte Möglichkeiten für die interne Wiederverwendung von Personal. Die Übersetzer machen ungefähr 66 % des AD-Personals im Rat aus (790 LA ohne die Rechts- und Sprachsachverständigen; 450 A).

Ferner sei angemerkt, dass in den acht Sprachreferaten, die Personalüberkapazitäten aufweisen, ein sehr hoher Personalanteil auf die Altersgruppe 55-65 entfällt.

Anteil des Personals in den Sprachreferaten in der Altersgruppe 55-65

DA

DE

EL

ES

NL

FI

PT

IT

Überkapazitäten

12

25

15

16

12

19

18

18

55-65

15

8

11

10

10

8

15

12

Es ist schwierig, Übersetzer in großer Zahl umzuschulen und wieder zu verwenden, da Übersetzer einen fachsprachlichen Hintergrund haben. Dennoch beabsichtigt der Rat, jede Möglichkeit der Personalumschichtung sowohl intern als auch auf interinstitutioneller Ebene zu prüfen. Entsprechende Maßnahmen befinden sich derzeit in Ausarbeitung.

| 86. | Zusätzlich zu den Aufgaben, die im Bericht des Rechnungshofs genannt sind, hat das englische Referat auch den Vorsitz (ein Übersetzer arbeitet in den Räumen des Vorsitzes) und andere Generaldirektionen direkt zu unterstützen. |
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86.

Zusätzlich zu den Aufgaben, die im Bericht des Rechnungshofs genannt sind, hat das englische Referat auch den Vorsitz (ein Übersetzer arbeitet in den Räumen des Vorsitzes) und andere Generaldirektionen direkt zu unterstützen.

| 88. | Die genannten Leistungsindikatoren und Statistiken werden stufenweise eingeführt, sobald die für die Weiterentwicklung des Workflow-Systems verfügbaren Ressourcen die notwendigen Verbesserungen gestatten. |
| --- | --- |

88.

Die genannten Leistungsindikatoren und Statistiken werden stufenweise eingeführt, sobald die für die Weiterentwicklung des Workflow-Systems verfügbaren Ressourcen die notwendigen Verbesserungen gestatten.

| 90. | Zur Anpassung an die Praxis in anderen Organen wurden die vom Rat verwendeten Statistiken 2005 geändert. Die Statistiken für 2003 und 2004 wurden rückwirkend abgeändert, um sie mit den neuen Berechnungsmethoden in Einklang zu bringen. |
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90.

Zur Anpassung an die Praxis in anderen Organen wurden die vom Rat verwendeten Statistiken 2005 geändert. Die Statistiken für 2003 und 2004 wurden rückwirkend abgeändert, um sie mit den neuen Berechnungsmethoden in Einklang zu bringen.

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

| 105. | Die Zentralkoordination im Rat versucht, eine Vorausschätzung der Nachfrage nach Übersetzungen zu erstellen und den Arbeitsanfall entsprechend zu planen. Auf diese Weise bemüht sie sich, das Arbeitsvolumen und die Übersetzungskapazität im Rahmen der politischen Vorgaben aufeinander abzustimmen. |
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105.

Die Zentralkoordination im Rat versucht, eine Vorausschätzung der Nachfrage nach Übersetzungen zu erstellen und den Arbeitsanfall entsprechend zu planen. Auf diese Weise bemüht sie sich, das Arbeitsvolumen und die Übersetzungskapazität im Rahmen der politischen Vorgaben aufeinander abzustimmen.

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(1)  Nicht-Kerndokumente.

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ANTWORTEN DER KOMMISSION

ZUSAMMENFASSUNG

| I. | Die Kommission achtet die Vorgabe, die multilinguale schriftliche Kommunikation durch Gleichbehandlung aller Amtssprachen zu unterstützen. Darüber hinaus stützt sie den Multilingualismus in der Union und bewegt sich diesbezüglich in einem sensiblen politischen Umfeld. Leitprinzipien für die Übersetzung in der Kommission sind Befriedigung des realen Bedarfs, hohe Qualität und Kosteneffizienz.
  Da die Kommission bei Vorschlägen für Rechtsakte über das Initiativrecht verfügt, hat sie häufig mit der Übersetzung von völlig neuen Texten zu tun, die anschließend in Rat und Parlament geändert werden. Die Übersetzung ist daher schwieriger und erfordert umfangreichere Nachforschungen insbesondere in terminologischer Hinsicht. |
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I.

Die Kommission achtet die Vorgabe, die multilinguale schriftliche Kommunikation durch Gleichbehandlung aller Amtssprachen zu unterstützen. Darüber hinaus stützt sie den Multilingualismus in der Union und bewegt sich diesbezüglich in einem sensiblen politischen Umfeld. Leitprinzipien für die Übersetzung in der Kommission sind Befriedigung des realen Bedarfs, hohe Qualität und Kosteneffizienz.

Da die Kommission bei Vorschlägen für Rechtsakte über das Initiativrecht verfügt, hat sie häufig mit der Übersetzung von völlig neuen Texten zu tun, die anschließend in Rat und Parlament geändert werden. Die Übersetzung ist daher schwieriger und erfordert umfangreichere Nachforschungen insbesondere in terminologischer Hinsicht.

| II. | Nach Abschluss der Prüfung hat die Kommission Änderungen an den Praktiken und Verfahren der Übersetzung in ihrem Zuständigkeitsbereich vorgenommen, die ihrer Ansicht nach den Feststellungen des Rechnungshofs Rechnung tragen. In ihren Bemerkungen zu den jeweiligen Ziffern des Rechnungshofberichts weist die Kommission auf diese Änderungen hin. |
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II.

Nach Abschluss der Prüfung hat die Kommission Änderungen an den Praktiken und Verfahren der Übersetzung in ihrem Zuständigkeitsbereich vorgenommen, die ihrer Ansicht nach den Feststellungen des Rechnungshofs Rechnung tragen. In ihren Bemerkungen zu den jeweiligen Ziffern des Rechnungshofberichts weist die Kommission auf diese Änderungen hin.

| III-IV. | Die Kommission wird ihre Übersetzungsstrategie aktualisieren und dabei u. a. Leitlinien für Dokumente festlegen, die nicht zu den Kerndokumenten zählen. Die GDs werden ermutigt, ihre internen Verfahren zur Beantragung von Übersetzungsleistungen zu verbessern. |
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III-IV.

Die Kommission wird ihre Übersetzungsstrategie aktualisieren und dabei u. a. Leitlinien für Dokumente festlegen, die nicht zu den Kerndokumenten zählen. Die GDs werden ermutigt, ihre internen Verfahren zur Beantragung von Übersetzungsleistungen zu verbessern.

| V. | Die Kommission prüft derzeit, wie die Qualität am besten gemessen werden kann. Die DGT hat ihre Kontakte mit den GDs und Dienststellen der Kommission intensiviert, sodass sie ein regelmäßiges Feedback über die Qualität der erbrachten Leistungen erhält. Nach ihrer Auffassung vermitteln regelmäßige Zufriedenheitserhebungen bei den GDs und Diensten keinen nennenswerten Mehrwert.
  Den Verfahren der Kommission zur Qualitätskontrolle liegen Kriterien der Risikobewertung und der Kosteneffizienz zugrunde. Ziel ist die Anfertigung von Übersetzungen, die ihrem jeweiligen Zweck angemessen sind („fit for purpose“). Dadurch wird ein einheitlicher „Qualitätsindikator“ auf der Grundlage der Anzahl der Fehler pro Seite entbehrlich (siehe Ziffer 100). |
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V.

Die Kommission prüft derzeit, wie die Qualität am besten gemessen werden kann. Die DGT hat ihre Kontakte mit den GDs und Dienststellen der Kommission intensiviert, sodass sie ein regelmäßiges Feedback über die Qualität der erbrachten Leistungen erhält. Nach ihrer Auffassung vermitteln regelmäßige Zufriedenheitserhebungen bei den GDs und Diensten keinen nennenswerten Mehrwert.

Den Verfahren der Kommission zur Qualitätskontrolle liegen Kriterien der Risikobewertung und der Kosteneffizienz zugrunde. Ziel ist die Anfertigung von Übersetzungen, die ihrem jeweiligen Zweck angemessen sind („fit for purpose“). Dadurch wird ein einheitlicher „Qualitätsindikator“ auf der Grundlage der Anzahl der Fehler pro Seite entbehrlich (siehe Ziffer 100).

| VI-VII. | Die Kommission hat die Kosten ihrer Übersetzungstätigkeit und die Kosten pro Seite für das Jahr 2002 berechnet, diese Berechnungen aber in Erwartung des Ergebnisses der Prüfung des Rechnungshofs noch nicht aktualisiert.
  Die im Vergleich zu 2003 höheren Kosten pro Seite im Jahr 2005 sind die Folge einer strikten Nachfragesteuerung, durch die die Nachfrage nach Übersetzungsleistungen über die einzelnen Sprachen hinweg gleichmäßig bis unter die in den „alten“ Übersetzungsabteilungen verfügbaren Kapazitäten reduziert wurde. Auf diese Weise konnte die Kommission ihren Mittelbedarf für die neuen Sprachabteilungen verringern, wodurch für den Verwaltungshaushalt der Kommission erhebliche unmittelbare Einsparungen im Umfang von ungefähr 380 Stellen erzielt wurden.
  Auf die daraus resultierenden Kapazitätsüberhänge in den „alten“ Sprachen wurde bereits 2004 und 2005 mit Ausgleichsmaßnahmen reagiert, etwa internen Umschichtungen, neuen Methoden zur Steigerung der Flexibilität, drastischer Reduzierung der externen Übersetzung in den „alten“ Sprachabteilungen usw. Ergänzend dazu wurde Ende 2005 eine Strategie zur Mittelzuweisung innerhalb der DGT eingeführt, die in dem Beschluss der Kommission über die Jährliche Strategieplanung für das Jahr 2007 bestätigt wurde. Diese Strategie zielt auf einen besseren Ausgleich von Angebot und Nachfrage sowie auf eine Steigerung der Kosteneffizienz ab, um mittel- bis langfristig weitere Einsparungen im Verwaltungshaushalt der Kommission zu erzielen. Dies müsste mittelfristig dazu führen, dass die Unterschiede bei der Arbeitsbelastung und dem Anteil externer Übersetzungen verschwinden. |
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VI-VII.

Die Kommission hat die Kosten ihrer Übersetzungstätigkeit und die Kosten pro Seite für das Jahr 2002 berechnet, diese Berechnungen aber in Erwartung des Ergebnisses der Prüfung des Rechnungshofs noch nicht aktualisiert.

Die im Vergleich zu 2003 höheren Kosten pro Seite im Jahr 2005 sind die Folge einer strikten Nachfragesteuerung, durch die die Nachfrage nach Übersetzungsleistungen über die einzelnen Sprachen hinweg gleichmäßig bis unter die in den „alten“ Übersetzungsabteilungen verfügbaren Kapazitäten reduziert wurde. Auf diese Weise konnte die Kommission ihren Mittelbedarf für die neuen Sprachabteilungen verringern, wodurch für den Verwaltungshaushalt der Kommission erhebliche unmittelbare Einsparungen im Umfang von ungefähr 380 Stellen erzielt wurden.

Auf die daraus resultierenden Kapazitätsüberhänge in den „alten“ Sprachen wurde bereits 2004 und 2005 mit Ausgleichsmaßnahmen reagiert, etwa internen Umschichtungen, neuen Methoden zur Steigerung der Flexibilität, drastischer Reduzierung der externen Übersetzung in den „alten“ Sprachabteilungen usw. Ergänzend dazu wurde Ende 2005 eine Strategie zur Mittelzuweisung innerhalb der DGT eingeführt, die in dem Beschluss der Kommission über die Jährliche Strategieplanung für das Jahr 2007 bestätigt wurde. Diese Strategie zielt auf einen besseren Ausgleich von Angebot und Nachfrage sowie auf eine Steigerung der Kosteneffizienz ab, um mittel- bis langfristig weitere Einsparungen im Verwaltungshaushalt der Kommission zu erzielen. Dies müsste mittelfristig dazu führen, dass die Unterschiede bei der Arbeitsbelastung und dem Anteil externer Übersetzungen verschwinden.

| VIII. | Die Kommission unterstützt die interinstitutionelle Zusammenarbeit u. a. im Wege des Arbeitsbelastungsausgleichs („workload balancing“), um freie Übersetzungskapazitäten mit den anderen Organen zu teilen. Während der gesamten Laufzeit des einschlägigen Pilotprojekts hat die Kommission den größten Nettobeitrag geleistet.
  Die Kommission wird weiter ihren Beitrag zur Feinabstimmung dieses Verfahrens leisten. Die derzeitigen Maßnahmen zur Anpassung der Mittelzuweisungen nach Maßgabe des wirklichen Bedarfs werden jedoch das Potenzial des Verfahrens künftig mindern. Darüber hinaus gibt es zum einen Grenzen der Belastbarkeit aufgrund der Unterschiede bei der Art der Tätigkeit sowie der Zeit- und Arbeitsplanung der einzelnen Organe, und zum anderen kann der Arbeitsbelastungsausgleich weder die externe Übersetzung ersetzen noch sämtliche freien Kapazitäten interinstitutionell einer Nutzung zuführen. |
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VIII.

Die Kommission unterstützt die interinstitutionelle Zusammenarbeit u. a. im Wege des Arbeitsbelastungsausgleichs („workload balancing“), um freie Übersetzungskapazitäten mit den anderen Organen zu teilen. Während der gesamten Laufzeit des einschlägigen Pilotprojekts hat die Kommission den größten Nettobeitrag geleistet.

Die Kommission wird weiter ihren Beitrag zur Feinabstimmung dieses Verfahrens leisten. Die derzeitigen Maßnahmen zur Anpassung der Mittelzuweisungen nach Maßgabe des wirklichen Bedarfs werden jedoch das Potenzial des Verfahrens künftig mindern. Darüber hinaus gibt es zum einen Grenzen der Belastbarkeit aufgrund der Unterschiede bei der Art der Tätigkeit sowie der Zeit- und Arbeitsplanung der einzelnen Organe, und zum anderen kann der Arbeitsbelastungsausgleich weder die externe Übersetzung ersetzen noch sämtliche freien Kapazitäten interinstitutionell einer Nutzung zuführen.

| IX. | Zwar lagen 2004 und 2005 keine Durchschnittsangaben über die Nutzung von IT-Tools durch die Übersetzer der Kommission vor, aber eine Ende 2005 durchgeführte Befragung ergab, dass mindestens 76 % — in den „neuen“ Sprachen beinahe 100 % — der Übersetzer diese Tools nutzen.
  Die Kommission erstellt derzeit eine Statistik über die Nutzung von IT-Tools und arbeitet an der automatischen Erfassung der Nutzung dieser Tools sowie anderer Indikatoren.
  Das für die zentrale Steuerung der Übersetzungsnachfrage zuständige Referat der Kommission hat sowohl seine Möglichkeiten als auch seine Leistungen in Bezug auf Vorausschau, Aushandlung realistischer Fristen und kohärente Externalisierung erheblich gesteigert, aber diese Bemühungen erfassen noch nicht die gesamte Übersetzungstätigkeit in der Kommission. Die kommende Überarbeitung der Übersetzungsstrategie der Kommission zielt auf eine Stärkung der Koordinierungsfunktion der DGT in Bezug auf sämtliche Übersetzungstätigkeiten in der Kommission ab. |
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IX.

Zwar lagen 2004 und 2005 keine Durchschnittsangaben über die Nutzung von IT-Tools durch die Übersetzer der Kommission vor, aber eine Ende 2005 durchgeführte Befragung ergab, dass mindestens 76 % — in den „neuen“ Sprachen beinahe 100 % — der Übersetzer diese Tools nutzen.

Die Kommission erstellt derzeit eine Statistik über die Nutzung von IT-Tools und arbeitet an der automatischen Erfassung der Nutzung dieser Tools sowie anderer Indikatoren.

Das für die zentrale Steuerung der Übersetzungsnachfrage zuständige Referat der Kommission hat sowohl seine Möglichkeiten als auch seine Leistungen in Bezug auf Vorausschau, Aushandlung realistischer Fristen und kohärente Externalisierung erheblich gesteigert, aber diese Bemühungen erfassen noch nicht die gesamte Übersetzungstätigkeit in der Kommission. Die kommende Überarbeitung der Übersetzungsstrategie der Kommission zielt auf eine Stärkung der Koordinierungsfunktion der DGT in Bezug auf sämtliche Übersetzungstätigkeiten in der Kommission ab.

EINLEITUNG

| 11. | Nach Abschluss der Prüfung hat die Kommission Änderungen an den Praktiken und Verfahren der Übersetzung in ihrem Zuständigkeitsbereich vorgenommen, die ihrer Ansicht nach den Feststellungen des Hofes Rechnung tragen. In ihren Bemerkungen zu den jeweiligen Ziffern des Rechnungshofberichts weist die Kommission auf diese Änderungen hin. |
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11.

Nach Abschluss der Prüfung hat die Kommission Änderungen an den Praktiken und Verfahren der Übersetzung in ihrem Zuständigkeitsbereich vorgenommen, die ihrer Ansicht nach den Feststellungen des Hofes Rechnung tragen. In ihren Bemerkungen zu den jeweiligen Ziffern des Rechnungshofberichts weist die Kommission auf diese Änderungen hin.

BEMERKUNGEN

| 13-18. | Die Kommission hat Verfahren für die Anforderung von Übersetzungen bei der DGT eingeführt, die auf der Grundlage einer webgestützten Anwendung („POETRY“) funktionieren, über die sämtliche Übersetzungsaufträge der Kommissions-GDs der DGT zugeleitet und dort entsprechend ihrer Übersetzungsstrategie bearbeitet werden. Unter diesen Voraussetzungen organisiert jede Dienststelle, die die DGT in Anspruch nimmt, ihren internen Arbeitsablauf so, dass ihre Übersetzungsaufträge über POETRY laufen.
  Da die Verfahren zur Genehmigung von Übersetzungsaufträgen in der Kommission nicht kohärent sind, kommt der Überprüfung der Nachfrage durch die DGT bei der Harmonisierung des Umgangs der GDs mit der Übersetzung große Bedeutung zu. Seit 2005 wird die Erteilung von Genehmigungen durch das DGT-Referat „Nachfragesteuerung“ systematischer überwacht, insbesondere bei den Kategorien von Dokumenten, für die in der Übersetzungsstrategie keine Leitlinien festgelegt sind.
  Die Kommission wird sich mit den Genehmigungsverfahren und der Überprüfung der Übersetzungsanforderungen innerhalb ihrer GDs und Dienste befassen und in ihrer aktualisierten Strategie für die Zeit ab 2007, die Ende 2006 vorgelegt werden soll, auch Leitlinien für Dokumente festlegen, die nicht zu den Kerndokumenten zählen. Die Kommission wird dann die Nachfrage kohärenter als bisher überprüfen können. |
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13-18.

Die Kommission hat Verfahren für die Anforderung von Übersetzungen bei der DGT eingeführt, die auf der Grundlage einer webgestützten Anwendung („POETRY“) funktionieren, über die sämtliche Übersetzungsaufträge der Kommissions-GDs der DGT zugeleitet und dort entsprechend ihrer Übersetzungsstrategie bearbeitet werden. Unter diesen Voraussetzungen organisiert jede Dienststelle, die die DGT in Anspruch nimmt, ihren internen Arbeitsablauf so, dass ihre Übersetzungsaufträge über POETRY laufen.

Da die Verfahren zur Genehmigung von Übersetzungsaufträgen in der Kommission nicht kohärent sind, kommt der Überprüfung der Nachfrage durch die DGT bei der Harmonisierung des Umgangs der GDs mit der Übersetzung große Bedeutung zu. Seit 2005 wird die Erteilung von Genehmigungen durch das DGT-Referat „Nachfragesteuerung“ systematischer überwacht, insbesondere bei den Kategorien von Dokumenten, für die in der Übersetzungsstrategie keine Leitlinien festgelegt sind.

Die Kommission wird sich mit den Genehmigungsverfahren und der Überprüfung der Übersetzungsanforderungen innerhalb ihrer GDs und Dienste befassen und in ihrer aktualisierten Strategie für die Zeit ab 2007, die Ende 2006 vorgelegt werden soll, auch Leitlinien für Dokumente festlegen, die nicht zu den Kerndokumenten zählen. Die Kommission wird dann die Nachfrage kohärenter als bisher überprüfen können.

| 19-20. | Bei der Bewertung der Anzahl der tatsächlichen Einstellungen bis 31. Dezember 2004 ist zu berücksichtigen, dass die Haushaltsbehörde beschlossen hat, die Mittel für die Erweiterung über den Zeitraum 2004-2006 schrittweise freizugeben.
  Trotz Personalmangels und fragiler Strukturen infolge der großen Zahl von Zeitbediensteten konnte die Kommission ihre rechtlichen Verpflichtungen erfüllen und alle wichtigen Übersetzungen in die und aus den „neuen“ Sprachen liefern. Erreicht wurde dies durch systematische Nachfragesteuerung, viele Überstunden in den EU-10-Sprachabteilungen und einen hohen Anteil an externer Übersetzung.
  Die ursprünglich angestrebte Zahl von 90 Vollzeitäquivalenten, die vor der Annahme der Übersetzungsstrategie für die Übergangszeit festgelegt worden war, wurde anhand der erwarteten Auswirkungen dieser Strategie auf die Übersetzungsnachfrage auf 75 Vollzeitäquivalente reduziert (diese Zahl wurde in dem Beschluss der Kommission über ihre jährliche Strategieplanung für das Jahr 2007 bestätigt). |
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19-20.

Bei der Bewertung der Anzahl der tatsächlichen Einstellungen bis 31. Dezember 2004 ist zu berücksichtigen, dass die Haushaltsbehörde beschlossen hat, die Mittel für die Erweiterung über den Zeitraum 2004-2006 schrittweise freizugeben.

Trotz Personalmangels und fragiler Strukturen infolge der großen Zahl von Zeitbediensteten konnte die Kommission ihre rechtlichen Verpflichtungen erfüllen und alle wichtigen Übersetzungen in die und aus den „neuen“ Sprachen liefern. Erreicht wurde dies durch systematische Nachfragesteuerung, viele Überstunden in den EU-10-Sprachabteilungen und einen hohen Anteil an externer Übersetzung.

Die ursprünglich angestrebte Zahl von 90 Vollzeitäquivalenten, die vor der Annahme der Übersetzungsstrategie für die Übergangszeit festgelegt worden war, wurde anhand der erwarteten Auswirkungen dieser Strategie auf die Übersetzungsnachfrage auf 75 Vollzeitäquivalente reduziert (diese Zahl wurde in dem Beschluss der Kommission über ihre jährliche Strategieplanung für das Jahr 2007 bestätigt).

| 21-23. | Die Übersetzungstätigkeit in der Kommission ist auf deren wichtigste Standorte Brüssel und Luxemburg konzentriert, um die Zusammenarbeit zwischen den Sprachabteilungen, die multilinguale Koordination sowie Verwaltung, Fortbildung und EDV-Unterstützung zu erleichtern.
  Dennoch musste die Kommission als vorübergehende Maßnahme in den meisten ihrer Vertretungen in den neuen Mitgliedstaaten Außenstellen einrichten, um die geringen Übersetzungskapazitäten in den neuen Sprachen in der Anfangszeit zu ergänzen. Die Rolle dieser Übersetzungsaußenstellen wird derzeit einer Neubewertung unterzogen.
  Die Kommission hat sich aktiv auf die Übersetzung aus den EU-10-Sprachen vorbereitet: 2004 hatten mehr als 25 % der Übersetzer der „alten“ Sprachen an Kursen in den „neuen“ teilgenommen oder waren noch dabei (216 Übersetzer nahmen an Sprachkursen teil, 87 hatten diese abgeschlossen und 68 hatten sie nicht abgeschlossen).
  Bei 0,9 % der Gesamtproduktion der Kommission wurden Übersetzung oder Revision von Personen durchgeführt, deren Muttersprache die Ausgangssprache und nicht die Zielsprache der Texte war, um Kapazitätsengpässen bei einigen Sprachenkombinationen zu begegnen und die Kosteneffizienz zu steigern. |
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21-23.

Die Übersetzungstätigkeit in der Kommission ist auf deren wichtigste Standorte Brüssel und Luxemburg konzentriert, um die Zusammenarbeit zwischen den Sprachabteilungen, die multilinguale Koordination sowie Verwaltung, Fortbildung und EDV-Unterstützung zu erleichtern.

Dennoch musste die Kommission als vorübergehende Maßnahme in den meisten ihrer Vertretungen in den neuen Mitgliedstaaten Außenstellen einrichten, um die geringen Übersetzungskapazitäten in den neuen Sprachen in der Anfangszeit zu ergänzen. Die Rolle dieser Übersetzungsaußenstellen wird derzeit einer Neubewertung unterzogen.

Die Kommission hat sich aktiv auf die Übersetzung aus den EU-10-Sprachen vorbereitet: 2004 hatten mehr als 25 % der Übersetzer der „alten“ Sprachen an Kursen in den „neuen“ teilgenommen oder waren noch dabei (216 Übersetzer nahmen an Sprachkursen teil, 87 hatten diese abgeschlossen und 68 hatten sie nicht abgeschlossen).

Bei 0,9 % der Gesamtproduktion der Kommission wurden Übersetzung oder Revision von Personen durchgeführt, deren Muttersprache die Ausgangssprache und nicht die Zielsprache der Texte war, um Kapazitätsengpässen bei einigen Sprachenkombinationen zu begegnen und die Kosteneffizienz zu steigern.

| 25. | Die Zunahme des von der Kommission zu bewältigenden Übersetzungsvolumens konnte durch die neue Strategie zur Nachfragesteuerung 2004 aufgehalten werden. Der vom Rechnungshof angeführte geringere Umfang der Legislativtätigkeit wirkte sich nur in geringem Maße aus, da ein großer Teil der Rechtstexte — beispielsweise in den Bereichen Landwirtschaft, Antidumping, Wettbewerb, staatliche Beihilfen — davon nicht betroffen ist.
  Außerdem blieb der erwartete Rückstand bei Übersetzungen in die EU-10-Sprachen aus.
  Was die direkte Vergabe von Übersetzungsaufträgen an freiberufliche Übersetzer und „graue“ Übersetzungen (Fußnote 13) anbelangt, so räumt die Kommission ein, dass ihr derzeit keine verlässlichen Angaben vorliegen. Sie führt daher unter ihren GDs und Diensten eine Befragung durch, um den Umfang dieser Praktiken einschätzen zu können. Das Ergebnis dieser Befragung wird bei der Aktualisierung der Übersetzungsstrategie der Kommission für die Zeit ab 2007 berücksichtigt. |
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25.

Die Zunahme des von der Kommission zu bewältigenden Übersetzungsvolumens konnte durch die neue Strategie zur Nachfragesteuerung 2004 aufgehalten werden. Der vom Rechnungshof angeführte geringere Umfang der Legislativtätigkeit wirkte sich nur in geringem Maße aus, da ein großer Teil der Rechtstexte — beispielsweise in den Bereichen Landwirtschaft, Antidumping, Wettbewerb, staatliche Beihilfen — davon nicht betroffen ist.

Außerdem blieb der erwartete Rückstand bei Übersetzungen in die EU-10-Sprachen aus.

Was die direkte Vergabe von Übersetzungsaufträgen an freiberufliche Übersetzer und „graue“ Übersetzungen (Fußnote 13) anbelangt, so räumt die Kommission ein, dass ihr derzeit keine verlässlichen Angaben vorliegen. Sie führt daher unter ihren GDs und Diensten eine Befragung durch, um den Umfang dieser Praktiken einschätzen zu können. Das Ergebnis dieser Befragung wird bei der Aktualisierung der Übersetzungsstrategie der Kommission für die Zeit ab 2007 berücksichtigt.

| 37-43. | Die Qualitätskontrollpolitik der Kommission im Bereich der Übersetzung zielt im Wesentlichen darauf ab, dass die Übersetzungen den jeweiligen Anforderungen genügen („fit for purpose“). Deshalb hat die Kommission bisher keinen einheitlichen Qualitätsindikator definiert. Bei der Bewertung der Qualität von Übersetzungen, die von Freiberuflern angefertigt wurden, tragen die GDs und Dienste den gestaffelten Qualitätsanforderungen nach Maßgabe des Grundsatzes „fit for purpose“ möglicherweise nicht genügend Rechnung. Die Kommission prüft derzeit, wie die Qualität am besten gemessen werden kann.
  Jede von Freiberuflern angefertigte Übersetzung wird stichprobenartig geprüft und zurückgewiesen, wenn die Qualität der geprüften Seiten unbefriedigend ist.
  Die Qualitätsprobleme bei externen Übersetzungen von Vorschlägen für Rechtsakte während der Anfangszeit im Jahr 2004 sind darauf zurückzuführen, dass seinerzeit die Revisionskapazität innerhalb der Kommission begrenzt war. Während autonome Rechtsakte recht systematisch revidiert wurden, geschah dies bei Rechtsakten, die im Mitentscheidungsverfahren erlassen werden, häufig nicht, da sie vor ihrer Veröffentlichung ohnehin noch mindestens einmal (beim Parlament oder beim Rat) gelesen werden. Dieses vorübergehende Problem wurde 2005 behoben, und nun werden über 90 % aller intern oder extern angefertigten Übersetzungen revidiert oder geprüft.
  Als Reaktion auf verschiedentlich festgestellte schlechte Qualität bei externen Übersetzungen hat die Kommission diverse Maßnahmen getroffen, die sich vor allem an neue Auftragnehmer für die EU-10-Sprachen richteten: So wurden i) Anfang 2005 in den Hauptstädten der neuen Mitgliedstaaten Workshops für freiberufliche Übersetzer durchgeführt, ii) wurde dafür gesorgt, dass mehr Übersetzungstools und Referenzmaterialien zur Verfügung stehen, und iii) erhalten freiberufliche Übersetzer bei allen Arbeiten, die nicht mit „sehr gut“ bewertet werden und mehr als fünf Seiten umfassen, systematisch Rückmeldungen. Daraufhin wurden im zweiten Halbjahr 2005 bei Übersetzungen von Freiberuflern weniger Probleme verzeichnet. |
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37-43.

Die Qualitätskontrollpolitik der Kommission im Bereich der Übersetzung zielt im Wesentlichen darauf ab, dass die Übersetzungen den jeweiligen Anforderungen genügen („fit for purpose“). Deshalb hat die Kommission bisher keinen einheitlichen Qualitätsindikator definiert. Bei der Bewertung der Qualität von Übersetzungen, die von Freiberuflern angefertigt wurden, tragen die GDs und Dienste den gestaffelten Qualitätsanforderungen nach Maßgabe des Grundsatzes „fit for purpose“ möglicherweise nicht genügend Rechnung. Die Kommission prüft derzeit, wie die Qualität am besten gemessen werden kann.

Jede von Freiberuflern angefertigte Übersetzung wird stichprobenartig geprüft und zurückgewiesen, wenn die Qualität der geprüften Seiten unbefriedigend ist.

Die Qualitätsprobleme bei externen Übersetzungen von Vorschlägen für Rechtsakte während der Anfangszeit im Jahr 2004 sind darauf zurückzuführen, dass seinerzeit die Revisionskapazität innerhalb der Kommission begrenzt war. Während autonome Rechtsakte recht systematisch revidiert wurden, geschah dies bei Rechtsakten, die im Mitentscheidungsverfahren erlassen werden, häufig nicht, da sie vor ihrer Veröffentlichung ohnehin noch mindestens einmal (beim Parlament oder beim Rat) gelesen werden. Dieses vorübergehende Problem wurde 2005 behoben, und nun werden über 90 % aller intern oder extern angefertigten Übersetzungen revidiert oder geprüft.

Als Reaktion auf verschiedentlich festgestellte schlechte Qualität bei externen Übersetzungen hat die Kommission diverse Maßnahmen getroffen, die sich vor allem an neue Auftragnehmer für die EU-10-Sprachen richteten: So wurden i) Anfang 2005 in den Hauptstädten der neuen Mitgliedstaaten Workshops für freiberufliche Übersetzer durchgeführt, ii) wurde dafür gesorgt, dass mehr Übersetzungstools und Referenzmaterialien zur Verfügung stehen, und iii) erhalten freiberufliche Übersetzer bei allen Arbeiten, die nicht mit „sehr gut“ bewertet werden und mehr als fünf Seiten umfassen, systematisch Rückmeldungen. Daraufhin wurden im zweiten Halbjahr 2005 bei Übersetzungen von Freiberuflern weniger Probleme verzeichnet.

| 44-46. | Die bei der Kommission erzielten Verbesserungen hinsichtlich der Termineinhaltung bei Übersetzungsaufträgen sind die Folge einer besseren Nachfragesteuerung und Vorausschau.
  Für die DGT sind Probleme bei der Termineinhaltung weniger eine Frage etwa unzureichender Übersetzungskapazität, sondern in viel höherem Maße eine Frage der Planung aufseiten der Dienststellen und Organe, die zu verbessern wäre. Nach Ansicht der Kommission ist die Übersetzung Teil des Gesetzgebungsverfahrens, was bedeutet, dass die Übersetzungstermine uneingeschränkt in die Planung einzubeziehen sind und die DGT an den entsprechenden Planungs- und Koordinierungsnetzen zu beteiligen ist. Die Kommission hat jetzt ein System eingeführt, mit dem überwacht wird, ob die Übersetzungen entsprechend der Terminplanung von Kommission und Rat termingerecht abgeliefert werden. Aus den bisherigen Feststellungen ergibt sich, dass die betreffenden Übersetzungsdienstleistungen den rechtlichen Verpflichtungen und operativen Anforderungen entsprechen.
  Allerdings waren die Mitte bis Ende 2004 auslaufenden Fristen für Übersetzungen in die EU-10-Sprachen wegen der unter den Ziffern 19 und 20 angesprochenen Mittelknappheit länger — seit 2005 werden kürzere Fristen gesetzt und auch die Planung ist seitdem flexibler.
  Die Kommission führt eine Befragung durch, um das Ausmaß der direkten Externalisierung und der „grauen“ Übersetzung zu ermitteln, und wird diese Fragen im Zusammenhang mit der kommenden Aktualisierung ihrer Übersetzungsstrategie für die Zeit ab 2007 angehen. |
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44-46.

Die bei der Kommission erzielten Verbesserungen hinsichtlich der Termineinhaltung bei Übersetzungsaufträgen sind die Folge einer besseren Nachfragesteuerung und Vorausschau.

Für die DGT sind Probleme bei der Termineinhaltung weniger eine Frage etwa unzureichender Übersetzungskapazität, sondern in viel höherem Maße eine Frage der Planung aufseiten der Dienststellen und Organe, die zu verbessern wäre. Nach Ansicht der Kommission ist die Übersetzung Teil des Gesetzgebungsverfahrens, was bedeutet, dass die Übersetzungstermine uneingeschränkt in die Planung einzubeziehen sind und die DGT an den entsprechenden Planungs- und Koordinierungsnetzen zu beteiligen ist. Die Kommission hat jetzt ein System eingeführt, mit dem überwacht wird, ob die Übersetzungen entsprechend der Terminplanung von Kommission und Rat termingerecht abgeliefert werden. Aus den bisherigen Feststellungen ergibt sich, dass die betreffenden Übersetzungsdienstleistungen den rechtlichen Verpflichtungen und operativen Anforderungen entsprechen.

Allerdings waren die Mitte bis Ende 2004 auslaufenden Fristen für Übersetzungen in die EU-10-Sprachen wegen der unter den Ziffern 19 und 20 angesprochenen Mittelknappheit länger — seit 2005 werden kürzere Fristen gesetzt und auch die Planung ist seitdem flexibler.

Die Kommission führt eine Befragung durch, um das Ausmaß der direkten Externalisierung und der „grauen“ Übersetzung zu ermitteln, und wird diese Fragen im Zusammenhang mit der kommenden Aktualisierung ihrer Übersetzungsstrategie für die Zeit ab 2007 angehen.

| 47-49. | Die vom Rechnungshof erwähnte Kostenanrechnung im Rahmen eines kommissionsinternen Projekts wurde 2001 entwickelt und bis Mitte 2003 praktiziert. Das damit angestrebte Ziel, ein Bewusstsein für die Kosten der Übersetzung zu wecken, wurde erreicht. Dennoch wurde die weitere Vermittlung aktueller Angaben über die Gesamtkosten angeforderter Übersetzungen nicht als vorrangig angesehen, denn der Mehrwert für die anfordernden GDs war gering zu veranschlagen, da ja ihre Übersetzungsaufträge nach Maßgabe der für die Übergangszeit geltenden Übersetzungsregelung detailliert geprüft wurden.
  Im Anschluss an die Mitteilung vom Mai 2004 verlagerte die Kommission den Schwerpunkt weg von der Bewusstmachung der Kosten der Übersetzung hin zu einer vorausschauenden Nachfragesteuerung. Dies hat zu einer erheblichen Senkung der Übersetzungskosten insgesamt geführt.
  Die Kommission wird in ihrem Haushaltsvorentwurf 2007 vorschlagen, den neuen Politikbereich 31 „Sprachdienstleistungen“ zu schaffen, in dem die Haushaltswirksamkeit sämtlicher Sprachdienstleistungen zusammengefasst wird, d. h., dass Letztere nicht mehr den einzelnen Politikbereichen zugeordnet werden.
  Die Kommission aktualisiert derzeit ihr System zur laufenden Kostenberechnung gemäß der Methode des Rechnungshofs, damit die Verwaltung die Wirtschaftlichkeit der Übersetzung anhand der Entwicklung der Kosten für die Erbringung der Übersetzungs- und sonstigen einschlägigen Leistungen überwachen kann. |
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47-49.

Die vom Rechnungshof erwähnte Kostenanrechnung im Rahmen eines kommissionsinternen Projekts wurde 2001 entwickelt und bis Mitte 2003 praktiziert. Das damit angestrebte Ziel, ein Bewusstsein für die Kosten der Übersetzung zu wecken, wurde erreicht. Dennoch wurde die weitere Vermittlung aktueller Angaben über die Gesamtkosten angeforderter Übersetzungen nicht als vorrangig angesehen, denn der Mehrwert für die anfordernden GDs war gering zu veranschlagen, da ja ihre Übersetzungsaufträge nach Maßgabe der für die Übergangszeit geltenden Übersetzungsregelung detailliert geprüft wurden.

Im Anschluss an die Mitteilung vom Mai 2004 verlagerte die Kommission den Schwerpunkt weg von der Bewusstmachung der Kosten der Übersetzung hin zu einer vorausschauenden Nachfragesteuerung. Dies hat zu einer erheblichen Senkung der Übersetzungskosten insgesamt geführt.

Die Kommission wird in ihrem Haushaltsvorentwurf 2007 vorschlagen, den neuen Politikbereich 31 „Sprachdienstleistungen“ zu schaffen, in dem die Haushaltswirksamkeit sämtlicher Sprachdienstleistungen zusammengefasst wird, d. h., dass Letztere nicht mehr den einzelnen Politikbereichen zugeordnet werden.

Die Kommission aktualisiert derzeit ihr System zur laufenden Kostenberechnung gemäß der Methode des Rechnungshofs, damit die Verwaltung die Wirtschaftlichkeit der Übersetzung anhand der Entwicklung der Kosten für die Erbringung der Übersetzungs- und sonstigen einschlägigen Leistungen überwachen kann.

| 51-52. | Obwohl sich die Zahl der Amtssprachen fast verdoppelt hat, sind die Gesamtkosten der Übersetzung für die Kommission von 2003 bis 2005 nur um etwa 20 % gestiegen. Dies ist auf die strikte Umsetzung der Strategie zur Nachfragesteuerung zurückzuführen, die allerdings auch einen Rückgang der Arbeitsbelastung und in Verbindung damit einen Anstieg der Kosten pro Seite zur Folge hatte. Diese vorübergehenden Erscheinungen lassen sich wie folgt erklären:






  — | Trotz der politischen Vorgabe, alle Sprachen gleich zu behandeln, wurde die Übersetzungskapazität in den neun neuen Amtssprachen nach der Erweiterung von 2004 erst allmählich über den Zeitraum 2004-2006 hinweg aufgebaut. |
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51-52.

Obwohl sich die Zahl der Amtssprachen fast verdoppelt hat, sind die Gesamtkosten der Übersetzung für die Kommission von 2003 bis 2005 nur um etwa 20 % gestiegen. Dies ist auf die strikte Umsetzung der Strategie zur Nachfragesteuerung zurückzuführen, die allerdings auch einen Rückgang der Arbeitsbelastung und in Verbindung damit einen Anstieg der Kosten pro Seite zur Folge hatte. Diese vorübergehenden Erscheinungen lassen sich wie folgt erklären:

—

Trotz der politischen Vorgabe, alle Sprachen gleich zu behandeln, wurde die Übersetzungskapazität in den neun neuen Amtssprachen nach der Erweiterung von 2004 erst allmählich über den Zeitraum 2004-2006 hinweg aufgebaut.

| — | In den neun neuen Amtssprachen fehlte es an erfahrenen Übersetzern, Übersetzungsspeichern, terminologischer Unterstützung, maschinellen Übersetzungshilfen usw., sodass die Produktionskapazität im Vergleich zu den „alten“ Sprachen geringer war. |
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—

In den neun neuen Amtssprachen fehlte es an erfahrenen Übersetzern, Übersetzungsspeichern, terminologischer Unterstützung, maschinellen Übersetzungshilfen usw., sodass die Produktionskapazität im Vergleich zu den „alten“ Sprachen geringer war.

| — | 2003 erreichte die Nachfrage nach Übersetzungen und dementsprechend die Arbeitsbelastung ein Rekordniveau, was aufseiten des Personals immense Anstrengungen in Form von Überstunden, Verschiebung von Urlaub usw. erforderte. Die Arbeitsbelastung im Jahr 2003 ist daher kein geeigneter Maßstab für einen langfristig anzustrebenden Wert. |
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—

2003 erreichte die Nachfrage nach Übersetzungen und dementsprechend die Arbeitsbelastung ein Rekordniveau, was aufseiten des Personals immense Anstrengungen in Form von Überstunden, Verschiebung von Urlaub usw. erforderte. Die Arbeitsbelastung im Jahr 2003 ist daher kein geeigneter Maßstab für einen langfristig anzustrebenden Wert.

Bereits 2004 und 2005 nahm die Kommission interne Umschichtungen vor, und der Beschluss der Kommission über die jährliche Strategieplanung für 2007 steckt für die DGT diesbezüglich noch ehrgeizigere Ziele, um die Fixkosten den sich ändernden Nachfragemustern in den einzelnen Sprachengruppen anzupassen. An weiteren Korrekturmaßnahmen wären die Reduzierung des Volumens an Übersetzung durch Freiberufler (bei besonderen Fachgebieten oder wegen fehlender interner Sprachkenntnisse kann die Externalisierung jedoch notwendig sein), Übersetzung nicht nur in die Muttersprache („two way translation“), befristete Abordnung von Übersetzern in andere GDs und Ausweitung des Textredaktionsdienstes der Kommission zu nennen.

| 53. f) | Nach Auffassung der Kommission ist die Zahl der Übersetzungen, die ganz oder teilweise angefertigt wurden, aber wegen anschließender Änderungen am Original nicht mehr erforderlich waren, seit dem Jahr 2005 zu vernachlässigen, weil die Kommission inzwischen erst dann mit der Übersetzung beginnt, wenn eine stabile Fassung vorliegt.
  Eine Ausnahme bilden nur Dokumente, für die aus politischen, auf höchster Ebene bestätigten Gründen enge Fristen gelten, die nicht eingehalten werden könnten, wenn mit der Übersetzung nicht schon begonnen würde, bevor eine stabile Fassung vorliegt. |
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53. f)

Nach Auffassung der Kommission ist die Zahl der Übersetzungen, die ganz oder teilweise angefertigt wurden, aber wegen anschließender Änderungen am Original nicht mehr erforderlich waren, seit dem Jahr 2005 zu vernachlässigen, weil die Kommission inzwischen erst dann mit der Übersetzung beginnt, wenn eine stabile Fassung vorliegt.

Eine Ausnahme bilden nur Dokumente, für die aus politischen, auf höchster Ebene bestätigten Gründen enge Fristen gelten, die nicht eingehalten werden könnten, wenn mit der Übersetzung nicht schon begonnen würde, bevor eine stabile Fassung vorliegt.

| 54. | Die Kommission ermittelt im Wege einer Befragung das Ausmaß der direkten Externalisierung und der „grauen“ Übersetzung. Das Ergebnis wird in die kommende Aktualisierung der Übersetzungsstrategie der Kommission für die Zeit ab 2007 eingehen. |
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54.

Die Kommission ermittelt im Wege einer Befragung das Ausmaß der direkten Externalisierung und der „grauen“ Übersetzung. Das Ergebnis wird in die kommende Aktualisierung der Übersetzungsstrategie der Kommission für die Zeit ab 2007 eingehen.

| 56-59. | Seit 2005 hat die Kommission ihre Möglichkeiten zur vorausschauenden Übersetzungsplanung erheblich verbessert, da ein großer Teil ihrer Übersetzungsaufträge von der Agendaplanung erfasst und zusammen mit den GDs regelmäßig in Koordinierungssitzungen überwacht wird. Dank der regelmäßigen Kontakte des für die Nachfragesteuerung zuständigen DGT-Referats mit den Übersetzungskorrespondenten in den einzelnen GDs übermitteln die meisten von ihnen inzwischen regelmäßig Vorausschätzungen, insbesondere bei wichtigen Themen.
  Das Generalsekretariat hat anerkannt, dass es eines robusteren Planungsinstruments bedarf, und es wird darauf hingearbeitet, die Übersetzung besser in das Planungsinstrumentarium der Kommission zu integrieren.
  Derartige Vorausschätzungen des Bedarfs werden jedoch aufgrund des politischen Charakters der Tätigkeit der Kommission, unvorhergesehener Ereignisse und daraus resultierenden neuen Handlungsbedarfs usw. immer mit einer gewissen Ungewissheit verbunden sein. Selbst wenn interne Kapazitäten verfügbar sind, kann es notwendig sein, Dokumente z. B. mit hohen fachterminologischen Anforderungen, für deren Übersetzung intern nicht vorhandene Fachkenntnisse erforderlich sind, extern übersetzen zu lassen. |
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56-59.

Seit 2005 hat die Kommission ihre Möglichkeiten zur vorausschauenden Übersetzungsplanung erheblich verbessert, da ein großer Teil ihrer Übersetzungsaufträge von der Agendaplanung erfasst und zusammen mit den GDs regelmäßig in Koordinierungssitzungen überwacht wird. Dank der regelmäßigen Kontakte des für die Nachfragesteuerung zuständigen DGT-Referats mit den Übersetzungskorrespondenten in den einzelnen GDs übermitteln die meisten von ihnen inzwischen regelmäßig Vorausschätzungen, insbesondere bei wichtigen Themen.

Das Generalsekretariat hat anerkannt, dass es eines robusteren Planungsinstruments bedarf, und es wird darauf hingearbeitet, die Übersetzung besser in das Planungsinstrumentarium der Kommission zu integrieren.

Derartige Vorausschätzungen des Bedarfs werden jedoch aufgrund des politischen Charakters der Tätigkeit der Kommission, unvorhergesehener Ereignisse und daraus resultierenden neuen Handlungsbedarfs usw. immer mit einer gewissen Ungewissheit verbunden sein. Selbst wenn interne Kapazitäten verfügbar sind, kann es notwendig sein, Dokumente z. B. mit hohen fachterminologischen Anforderungen, für deren Übersetzung intern nicht vorhandene Fachkenntnisse erforderlich sind, extern übersetzen zu lassen.

| 60-62. | Die DGT legt in Absprache mit den GDs gemäß ihren Anforderungen hinsichtlich der Zielgruppe bzw. des Zwecks des jeweiligen Dokuments (z. B. zur Erörterung in bestimmten Sitzungen des Rates oder der Kommission) Fristen für dessen Übersetzung fest. Dieses Verfahren wird der schematischen Vorgabe von Fristen vorgezogen, da es eine flexiblere und effizientere Nutzung der verfügbaren Ressourcen gestattet und die Notwendigkeit zusätzlicher Kapazitäten zur Abdeckung von Nachfragespitzen mindert. |
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60-62.

Die DGT legt in Absprache mit den GDs gemäß ihren Anforderungen hinsichtlich der Zielgruppe bzw. des Zwecks des jeweiligen Dokuments (z. B. zur Erörterung in bestimmten Sitzungen des Rates oder der Kommission) Fristen für dessen Übersetzung fest. Dieses Verfahren wird der schematischen Vorgabe von Fristen vorgezogen, da es eine flexiblere und effizientere Nutzung der verfügbaren Ressourcen gestattet und die Notwendigkeit zusätzlicher Kapazitäten zur Abdeckung von Nachfragespitzen mindert.

| 67. | Die Vorbearbeitung von zu übersetzenden Texten ist in der Kommission in hohem Maße automatisiert und erfordert keinerlei spezielle Recherche durch das Referat „Nachfragesteuerung“: Alle zu übersetzenden Dokumente (ausgenommen vertrauliche Dokumente) werden automatisch mit der Datenbank Euramis abgeglichen, in der Tausende von Dokumenten Satz für Satz mit den jeweiligen Übersetzungen gespeichert sind, wobei auch die Datenbank EurLex abgefragt wird. |
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67.

Die Vorbearbeitung von zu übersetzenden Texten ist in der Kommission in hohem Maße automatisiert und erfordert keinerlei spezielle Recherche durch das Referat „Nachfragesteuerung“: Alle zu übersetzenden Dokumente (ausgenommen vertrauliche Dokumente) werden automatisch mit der Datenbank Euramis abgeglichen, in der Tausende von Dokumenten Satz für Satz mit den jeweiligen Übersetzungen gespeichert sind, wobei auch die Datenbank EurLex abgefragt wird.

| 68-71. | Die Organisation des Arbeitsablaufs innerhalb der Übersetzungsreferate der Kommission wird durch Instrumente unterstützt, die die Verfügbarkeit der einzelnen Übersetzer anzeigen. Da diese Instrumente jedoch nicht allen Aspekten der Verfügbarkeit von Übersetzern — beispielsweise Fach- oder Sprachkenntnisse — in vollem Umfang Rechnung tragen, kommt der Einschätzung des Referatsleiters weiterhin große Bedeutung zu.
  Zur Steigerung der Kosteneffizienz fördert die Kommission aktiv den Einsatz von IT-Tools. Dazu wurden Informationsveranstaltungen und Schulungsmaßnahmen (insbesondere mit dem Ziel einer effizienten Nutzung dieser Tools durch die Endnutzer) durchgeführt, und es wurde dafür gesorgt, dass die produktivitätssteigernden Tools reibungslos mit anderen Anwendungen zusammen eingesetzt werden können (z. B. TWB mit LegisWrite). Der Einsatz derartiger Tools wird vonseiten des höheren Managements befürwortet. Die Kommission hat kürzlich Leitlinien mit vorbildlichen Praktiken für ihre Übersetzer herausgegeben und ist besonders darum bemüht, neu eingestellte Übersetzer und Sekretariatskräfte in der Anwendung der IT-Tools zu schulen. Es bleibt jedoch zum Teil dem Übersetzer überlassen, welche Tools und Ressourcen er — gestützt auf Angaben über die Vorbearbeitung und unter Berücksichtigung seines Hintergrunds, seines Wissen und seiner Erfahrung — für am besten geeignet hält. |
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68-71.

Die Organisation des Arbeitsablaufs innerhalb der Übersetzungsreferate der Kommission wird durch Instrumente unterstützt, die die Verfügbarkeit der einzelnen Übersetzer anzeigen. Da diese Instrumente jedoch nicht allen Aspekten der Verfügbarkeit von Übersetzern — beispielsweise Fach- oder Sprachkenntnisse — in vollem Umfang Rechnung tragen, kommt der Einschätzung des Referatsleiters weiterhin große Bedeutung zu.

Zur Steigerung der Kosteneffizienz fördert die Kommission aktiv den Einsatz von IT-Tools. Dazu wurden Informationsveranstaltungen und Schulungsmaßnahmen (insbesondere mit dem Ziel einer effizienten Nutzung dieser Tools durch die Endnutzer) durchgeführt, und es wurde dafür gesorgt, dass die produktivitätssteigernden Tools reibungslos mit anderen Anwendungen zusammen eingesetzt werden können (z. B. TWB mit LegisWrite). Der Einsatz derartiger Tools wird vonseiten des höheren Managements befürwortet. Die Kommission hat kürzlich Leitlinien mit vorbildlichen Praktiken für ihre Übersetzer herausgegeben und ist besonders darum bemüht, neu eingestellte Übersetzer und Sekretariatskräfte in der Anwendung der IT-Tools zu schulen. Es bleibt jedoch zum Teil dem Übersetzer überlassen, welche Tools und Ressourcen er — gestützt auf Angaben über die Vorbearbeitung und unter Berücksichtigung seines Hintergrunds, seines Wissen und seiner Erfahrung — für am besten geeignet hält.

| 73-74. | Ob die Kommission einen Übersetzungsauftrag an einen Freiberufler vergibt oder nicht, hängt weitgehend von der Art des jeweiligen Dokuments ab. Als die Zielvorgabe noch lautete, 30 % der Übersetzungen extern anfertigen zu lassen, und die Arbeitsbelastung innerhalb der Kommission sehr hoch lag, wurde beschlossen, bestimmte Dokumente von vornherein an externe Übersetzer zu vergeben.
  Nach Einführung des neuen Ansatzes der Nachfragesteuerung im Jahr 2004 gab die Kommission ihre früheren Zielvorgaben hinsichtlich der Externalisierung auf. Die Externalisierungspraxis änderte sich jedoch erst mit einer gewissen Verzögerung. Inzwischen ist die Externalisierung weitgehend auf Fälle beschränkt, in denen sie wirklich notwendig ist (z. B. zur Ergänzung interner Kapazitäten). Kommt es in Ausnahmefällen jedoch vor, dass in einer Sprachabteilung das erforderliche Fachwissen nicht vorhanden ist, werden Übersetzungen auch weiterhin unabhängig von der intern verfügbaren Kapazität an Freiberufler vergeben. |
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73-74.

Ob die Kommission einen Übersetzungsauftrag an einen Freiberufler vergibt oder nicht, hängt weitgehend von der Art des jeweiligen Dokuments ab. Als die Zielvorgabe noch lautete, 30 % der Übersetzungen extern anfertigen zu lassen, und die Arbeitsbelastung innerhalb der Kommission sehr hoch lag, wurde beschlossen, bestimmte Dokumente von vornherein an externe Übersetzer zu vergeben.

Nach Einführung des neuen Ansatzes der Nachfragesteuerung im Jahr 2004 gab die Kommission ihre früheren Zielvorgaben hinsichtlich der Externalisierung auf. Die Externalisierungspraxis änderte sich jedoch erst mit einer gewissen Verzögerung. Inzwischen ist die Externalisierung weitgehend auf Fälle beschränkt, in denen sie wirklich notwendig ist (z. B. zur Ergänzung interner Kapazitäten). Kommt es in Ausnahmefällen jedoch vor, dass in einer Sprachabteilung das erforderliche Fachwissen nicht vorhanden ist, werden Übersetzungen auch weiterhin unabhängig von der intern verfügbaren Kapazität an Freiberufler vergeben.

| 75. | Die Übersetzungsstrategie der Kommission wird um Leitlinien für die Übersetzung von nicht zum Kernbereich zählenden Dokumenten ergänzt. Darüber hinaus wird die Koordinierungsfunktion der DGT dadurch gestärkt, dass sämtliche Informationen zu Übersetzungsaufträgen über die DGT laufen. |
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75.

Die Übersetzungsstrategie der Kommission wird um Leitlinien für die Übersetzung von nicht zum Kernbereich zählenden Dokumenten ergänzt. Darüber hinaus wird die Koordinierungsfunktion der DGT dadurch gestärkt, dass sämtliche Informationen zu Übersetzungsaufträgen über die DGT laufen.

| 76. | Nach Auffassung der Kommission ist „Produktivität“ auf „Arbeitsbelastung“ zu beziehen — unter Produktivität ist demgemäß die Tagesproduktion eines Übersetzers unter Berücksichtigung der Nachfrage zu verstehen, denn das Maß der Produktivität kann nicht einfach die Zahl der übersetzten Seiten je Vollzeitäquivalent sein. |
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76.

Nach Auffassung der Kommission ist „Produktivität“ auf „Arbeitsbelastung“ zu beziehen — unter Produktivität ist demgemäß die Tagesproduktion eines Übersetzers unter Berücksichtigung der Nachfrage zu verstehen, denn das Maß der Produktivität kann nicht einfach die Zahl der übersetzten Seiten je Vollzeitäquivalent sein.

| 78. | Beim Vergleich der Übersetzungstätigkeit der EU-Organe und des Privatsektors sind zusätzlich folgende Aspekte zu berücksichtigen:






  a) | Je nach Sprache schwankt das Angebot an versierten Übersetzern am Markt erheblich. |
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78.

Beim Vergleich der Übersetzungstätigkeit der EU-Organe und des Privatsektors sind zusätzlich folgende Aspekte zu berücksichtigen:

a)

Je nach Sprache schwankt das Angebot an versierten Übersetzern am Markt erheblich.

| b) | Ein großes Problem liegt darin, dass die Qualität der von Freiberuflern angefertigten Übersetzungen nicht gleich bleibend ist, weshalb die Planung wirksamer Maßnahmen zur Qualitätskontrolle schwierig ist. |
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b)

Ein großes Problem liegt darin, dass die Qualität der von Freiberuflern angefertigten Übersetzungen nicht gleich bleibend ist, weshalb die Planung wirksamer Maßnahmen zur Qualitätskontrolle schwierig ist.

| c) | Übersetzungsbüros verfügen häufig über schlankere Strukturen, da sie Übersetzungsaufträge anhand entsprechender Verzeichnisse direkt an verfügbare, aber nicht ständig beschäftigte Personen weitervergeben können, sodass sie sich der schwankenden Nachfrage besser anpassen können. Die EU-Organe müssen in personeller Hinsicht über eine „kritische Masse“ verfügen — nicht nur aus Gründen der Qualität und der Unabhängigkeit, sondern auch, um Nachfrageschwankungen und unvorhergesehenen Aufträgen gerecht werden zu können. |
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c)

Übersetzungsbüros verfügen häufig über schlankere Strukturen, da sie Übersetzungsaufträge anhand entsprechender Verzeichnisse direkt an verfügbare, aber nicht ständig beschäftigte Personen weitervergeben können, sodass sie sich der schwankenden Nachfrage besser anpassen können. Die EU-Organe müssen in personeller Hinsicht über eine „kritische Masse“ verfügen — nicht nur aus Gründen der Qualität und der Unabhängigkeit, sondern auch, um Nachfrageschwankungen und unvorhergesehenen Aufträgen gerecht werden zu können.

Die Kommission vertritt daher die Auffassung, dass die Kostenvorteile der externen Übersetzung nicht immer die qualitativen Risiken aufwiegen, die bei politischen Einrichtungen wie den EU-Organen zu bedenken sind.

| 79-80. | Die Kommission weist ausdrücklich darauf hin, dass die Entwicklung der durchschnittlichen Arbeitsbelastung je Übersetzer in den Jahren 2004 und 2005 atypisch ist und kein zutreffendes Bild von der Leistung der Übersetzer vermittelt. Diese Entwicklung ist vielmehr die Folge nachlassender Nachfrage und daraus resultierender Ungleichgewichte zwischen Angebot und Nachfrage in den einzelnen Übersetzungsabteilungen, des Fehlens erfahrener Übersetzer, des Mangels an Terminologiedatenbanken und Übersetzungsspeichern in den EU-10-Sprachen sowie des Zeitaufwands, den die EU-10-Übersetzer bei der Revision der zahlreichen externen Übersetzungen hatten — diesen Aspekten trägt die vom Rechnungshof vorgelegte Statistik der Arbeitsbelastung nicht Rechnung.
  Die Nachfrage und in Verbindung damit die Arbeitsbelastung kann in Abhängigkeit vom Umfang der politischen und legislativen Tätigkeit der Kommission schwanken. Die Rechtfertigung für einen relativ teuren internen Übersetzungsdienst liegt auch darin, dass dringende politische Erfordernisse abzudecken sind, was wiederum in Zeiten geringer Aktivität ein gewisses Maß an ungenutzter Kapazität zur Folge hat.
  Die Kommission hat mit einer Reihe von Initiativen auf den strukturellen Rückgang der Nachfrage in den EU-15-Nichtverfahrenssprachen reagiert:






  — | interne Umschichtungen zur Stärkung von neuen Sprachabteilungen, Querschnittsdienststellen der DGT und anderen Kommissionsdienststellen (2004: 32 Planstellen; 2005: 41; 2006: 43 (geplant) und 2007: 205 (geplant)); |
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79-80.

Die Kommission weist ausdrücklich darauf hin, dass die Entwicklung der durchschnittlichen Arbeitsbelastung je Übersetzer in den Jahren 2004 und 2005 atypisch ist und kein zutreffendes Bild von der Leistung der Übersetzer vermittelt. Diese Entwicklung ist vielmehr die Folge nachlassender Nachfrage und daraus resultierender Ungleichgewichte zwischen Angebot und Nachfrage in den einzelnen Übersetzungsabteilungen, des Fehlens erfahrener Übersetzer, des Mangels an Terminologiedatenbanken und Übersetzungsspeichern in den EU-10-Sprachen sowie des Zeitaufwands, den die EU-10-Übersetzer bei der Revision der zahlreichen externen Übersetzungen hatten — diesen Aspekten trägt die vom Rechnungshof vorgelegte Statistik der Arbeitsbelastung nicht Rechnung.

Die Nachfrage und in Verbindung damit die Arbeitsbelastung kann in Abhängigkeit vom Umfang der politischen und legislativen Tätigkeit der Kommission schwanken. Die Rechtfertigung für einen relativ teuren internen Übersetzungsdienst liegt auch darin, dass dringende politische Erfordernisse abzudecken sind, was wiederum in Zeiten geringer Aktivität ein gewisses Maß an ungenutzter Kapazität zur Folge hat.

Die Kommission hat mit einer Reihe von Initiativen auf den strukturellen Rückgang der Nachfrage in den EU-15-Nichtverfahrenssprachen reagiert:

—

interne Umschichtungen zur Stärkung von neuen Sprachabteilungen, Querschnittsdienststellen der DGT und anderen Kommissionsdienststellen (2004: 32 Planstellen; 2005: 41; 2006: 43 (geplant) und 2007: 205 (geplant));

| — | Reduzierung des Volumens der externen Übersetzung in den EU-15-Sprachen von 20 % im Jahr 2003 auf praktisch null; |
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—

Reduzierung des Volumens der externen Übersetzung in den EU-15-Sprachen von 20 % im Jahr 2003 auf praktisch null;

| — | Einführung der Übersetzung in die zweite Sprache des Übersetzers, d. h. eine andere als seine Muttersprache; |
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—

Einführung der Übersetzung in die zweite Sprache des Übersetzers, d. h. eine andere als seine Muttersprache;

| — | Abordnung von Übersetzern in andere GDs. |
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—

Abordnung von Übersetzern in andere GDs.

Die Kommission führt diese Maßnahmen fort und strebt an, die Personalstärke aller ihrer Sprachabteilungen bis Ende 2006 dem tatsächlichen Bedarf anzupassen. Darüber hinaus wird sie die Frage der direkten Externalisierung und der „grauen“ Übersetzung in den GDs ohne Kontrolle durch die DGT im Rahmen der kommenden Aktualisierung ihrer Übersetzungsstrategie für die Zeit ab 2007 angehen.

| 81. | Die Kommission will sich noch intensiver um eine ausgewogenere Arbeitsbelastung der einzelnen Übersetzungsreferate bemühen und dazu a) die Flexibilität innerhalb der Sprachabteilungen erhöhen und b) die Zuweisung der Themenbereiche an die Referate innerhalb der Abteilungen im Einklang mit der Struktur des Referats „Nachfragesteuerung“ verbessern.
  Die Kommission weist aber darauf hin, dass beim Vergleich der Arbeitsbelastung der einzelnen Sprachabteilungen deren jeweiligen Merkmalen und Zwängen Rechnung zu tragen ist. |
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81.

Die Kommission will sich noch intensiver um eine ausgewogenere Arbeitsbelastung der einzelnen Übersetzungsreferate bemühen und dazu a) die Flexibilität innerhalb der Sprachabteilungen erhöhen und b) die Zuweisung der Themenbereiche an die Referate innerhalb der Abteilungen im Einklang mit der Struktur des Referats „Nachfragesteuerung“ verbessern.

Die Kommission weist aber darauf hin, dass beim Vergleich der Arbeitsbelastung der einzelnen Sprachabteilungen deren jeweiligen Merkmalen und Zwängen Rechnung zu tragen ist.

| 87. | Die Kommission hat 2004 erhebliche Anstrengungen unternommen, um die betreffenden statistischen Systeme derart anzupassen, dass sie auch die relevanten Indikatoren für die Umsetzung der im Mai 2004 beschlossenen Übersetzungsstrategie erfassen. Derzeit wird ein Data-Warehouse entwickelt, das detailliertere Daten über den Ablauf der Übersetzung enthalten soll. Bestimmte Kernstatistiken — etwa die „Druckstatistik“, der die nach Tagen aufgeschlüsselte Arbeitsbelastung zu entnehmen ist — sollen 2006 überarbeitet werden. |
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87.

Die Kommission hat 2004 erhebliche Anstrengungen unternommen, um die betreffenden statistischen Systeme derart anzupassen, dass sie auch die relevanten Indikatoren für die Umsetzung der im Mai 2004 beschlossenen Übersetzungsstrategie erfassen. Derzeit wird ein Data-Warehouse entwickelt, das detailliertere Daten über den Ablauf der Übersetzung enthalten soll. Bestimmte Kernstatistiken — etwa die „Druckstatistik“, der die nach Tagen aufgeschlüsselte Arbeitsbelastung zu entnehmen ist — sollen 2006 überarbeitet werden.

| 88. | Die Kommission gibt aggregierten Angaben zur Arbeitsbelastung (je Referat bzw. Abteilung, Durchschnitt je Übersetzer usw.) den Vorzug, da sich so die Leistung im Arbeitsablauf angemessen überwachen lässt. Detaillierteren Statistiken ist mit Vorsicht zu begegnen, da sie durch eine Reihe von Faktoren beeinflusst werden können: Verfügbarkeit von Übersetzungsspeichern und Terminologiedatenbanken, Fachkenntnisse des Übersetzers, Kompetenz des Übersetzers in der Sprache des Originaltextes (dritte, vierte oder gar fünfte Sprache des Betreffenden), Qualitätssicherungsmaßnahmen gemäß dem „fit-for-purpose“-Ansatz usw. Derartige Statistiken sind komplex, und ihre Erstellung ist angesichts der Vielschichtigkeit des Arbeitsablaufs bei der Übersetzung kostspielig.
  Das im Aufbau befindliche Übersetzungs-Data-Warehouse der Kommission wird detailliertere Daten zur Qualitätskontrolle beinhalten, denen festgelegte Definitionen der Begriffe Revision, Gegenlesen, Korrekturlesen, Stichprobenprüfung und anderer Qualitätskontrollmaßnahmen zugrunde liegen, die deutlich machen, welchem Zweck die einzelnen Maßnahmen dienen und welche Stellung sie im Qualitätssicherungsprozess nach dem „fit-for-purpose“-Prinzip haben.
  Was die Korrelation zwischen Arbeitsbelastung und Externalisierung anbelangt, so ist zu bedenken, dass Übersetzungen manchmal unabhängig von der intern verfügbaren Kapazität an externe Übersetzer vergeben werden müssen (vgl. Bemerkungen zu den Ziffern 73 und 74).
  Die Kommission verfügt zwar nicht über festgelegte Leistungsindikatoren zur Messung der Auswirkungen elektronischer Übersetzungshilfen auf die Produktivität, aber über Statistiken, die diesbezüglich auszulegen sind. Es liegen Daten über die Jahresproduktion und -arbeitsbelastung vor, die mit den Ausgaben für elektronische Übersetzungshilfen korreliert werden können. Diese Korrelation ist jedoch nicht offensichtlich, da die Auswirkungen am Anfang immer stärker sind als in späteren Phasen. |
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88.

Die Kommission gibt aggregierten Angaben zur Arbeitsbelastung (je Referat bzw. Abteilung, Durchschnitt je Übersetzer usw.) den Vorzug, da sich so die Leistung im Arbeitsablauf angemessen überwachen lässt. Detaillierteren Statistiken ist mit Vorsicht zu begegnen, da sie durch eine Reihe von Faktoren beeinflusst werden können: Verfügbarkeit von Übersetzungsspeichern und Terminologiedatenbanken, Fachkenntnisse des Übersetzers, Kompetenz des Übersetzers in der Sprache des Originaltextes (dritte, vierte oder gar fünfte Sprache des Betreffenden), Qualitätssicherungsmaßnahmen gemäß dem „fit-for-purpose“-Ansatz usw. Derartige Statistiken sind komplex, und ihre Erstellung ist angesichts der Vielschichtigkeit des Arbeitsablaufs bei der Übersetzung kostspielig.

Das im Aufbau befindliche Übersetzungs-Data-Warehouse der Kommission wird detailliertere Daten zur Qualitätskontrolle beinhalten, denen festgelegte Definitionen der Begriffe Revision, Gegenlesen, Korrekturlesen, Stichprobenprüfung und anderer Qualitätskontrollmaßnahmen zugrunde liegen, die deutlich machen, welchem Zweck die einzelnen Maßnahmen dienen und welche Stellung sie im Qualitätssicherungsprozess nach dem „fit-for-purpose“-Prinzip haben.

Was die Korrelation zwischen Arbeitsbelastung und Externalisierung anbelangt, so ist zu bedenken, dass Übersetzungen manchmal unabhängig von der intern verfügbaren Kapazität an externe Übersetzer vergeben werden müssen (vgl. Bemerkungen zu den Ziffern 73 und 74).

Die Kommission verfügt zwar nicht über festgelegte Leistungsindikatoren zur Messung der Auswirkungen elektronischer Übersetzungshilfen auf die Produktivität, aber über Statistiken, die diesbezüglich auszulegen sind. Es liegen Daten über die Jahresproduktion und -arbeitsbelastung vor, die mit den Ausgaben für elektronische Übersetzungshilfen korreliert werden können. Diese Korrelation ist jedoch nicht offensichtlich, da die Auswirkungen am Anfang immer stärker sind als in späteren Phasen.

| 89. | Nach Auffassung der Kommission sollten automatisch übersetzte Textsegmente bei der Ermittlung der Auswirkungen von Investitionen in elektronische Übersetzungshilfen auf die Produktivität berücksichtigt werden.
  Die für die Einbeziehung der Auswirkungen von Übersetzungsspeichern oder anderen Übersetzungshilfen erforderliche Anpassung der Kommissionsstatistiken über die Arbeitsbelastung wäre mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Einbeziehung anderer produktivitätsrelevanter Aspekte wie beispielsweise der Übersetzung aus der vierten oder fünften Sprache (Beeinträchtigung der Produktivität) oder der Übersetzung von Texten zu bekannten Themen (Förderung der Produktivität) ist schwieriger. |
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89.

Nach Auffassung der Kommission sollten automatisch übersetzte Textsegmente bei der Ermittlung der Auswirkungen von Investitionen in elektronische Übersetzungshilfen auf die Produktivität berücksichtigt werden.

Die für die Einbeziehung der Auswirkungen von Übersetzungsspeichern oder anderen Übersetzungshilfen erforderliche Anpassung der Kommissionsstatistiken über die Arbeitsbelastung wäre mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Einbeziehung anderer produktivitätsrelevanter Aspekte wie beispielsweise der Übersetzung aus der vierten oder fünften Sprache (Beeinträchtigung der Produktivität) oder der Übersetzung von Texten zu bekannten Themen (Förderung der Produktivität) ist schwieriger.

| 91-95. | Im Rahmen des Pilotprojekts für den Arbeitsbelastungsausgleich sollte gegenseitiges Vertrauen aufgebaut werden. Die Ergebnisse waren sehr positiv: Die Kommission bot den anderen Organen ihre gesamten freien Übersetzungskapazitäten in den EU-8-Sprachen an, bezog aber in Abstimmung mit allen anderen Organen die Übersetzungsabteilungen für die EU-10-Sprachen wegen ihrer knappen Ressourcen noch nicht uneingeschränkt in den Arbeitsbelastungsausgleich ein (dies wird im Laufe des Jahres 2006 geschehen).
  Beim Gesamtvolumen des Arbeitsbelastungsausgleichs ist 2006 ein stetiges, starkes Wachstum zu verzeichnen. Die Kommission befürwortet die Nutzung und Weiterentwicklung des Arbeitsbelastungsausgleichs uneingeschränkt, weist aber darauf hin, dass immer ein gewisses Maß an interner Kapazität verfügbar sein muss, um unvorhergesehene Aufträge erfüllen zu können.
  Das Potenzial des Arbeitsbelastungsausgleichs wird infolge der laufenden Maßnahmen zur Anpassung der Mittelzuweisungen für die Sprachabteilungen an den tatsächlichen Bedarf zurückgehen. Diese Anpassungsmaßnahmen haben für die Kommission erste Priorität.
  Der Grund dafür, dass die Organe durchschnittlich 20 % des gesamten Übersetzungsaufkommens externalisieren, anstatt es untereinander auszutauschen, liegt meist darin, dass die freie Kapazität nicht während des gesamten Zeitraums verfügbar ist, der notwendig wäre, um einem Antrag auf Übernahme von Übersetzungsarbeit im Rahmen des Belastungsausgleichs nachzukommen.
  Was die vom Rechnungshof angeführten zusätzlichen Einsparungen von 11 Mio. EUR bei externen Übersetzungen anbelangt, so fühlt sich die Kommission nicht angesprochen, da sie externe Übersetzungen seit Mai 2004 meist in den EU-10-Sprachen in Auftrag gibt, wodurch sich das Einsparpotenzial bei den Mitteln für externe Übersetzungen praktisch auf null reduziert hat. |
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91-95.

Im Rahmen des Pilotprojekts für den Arbeitsbelastungsausgleich sollte gegenseitiges Vertrauen aufgebaut werden. Die Ergebnisse waren sehr positiv: Die Kommission bot den anderen Organen ihre gesamten freien Übersetzungskapazitäten in den EU-8-Sprachen an, bezog aber in Abstimmung mit allen anderen Organen die Übersetzungsabteilungen für die EU-10-Sprachen wegen ihrer knappen Ressourcen noch nicht uneingeschränkt in den Arbeitsbelastungsausgleich ein (dies wird im Laufe des Jahres 2006 geschehen).

Beim Gesamtvolumen des Arbeitsbelastungsausgleichs ist 2006 ein stetiges, starkes Wachstum zu verzeichnen. Die Kommission befürwortet die Nutzung und Weiterentwicklung des Arbeitsbelastungsausgleichs uneingeschränkt, weist aber darauf hin, dass immer ein gewisses Maß an interner Kapazität verfügbar sein muss, um unvorhergesehene Aufträge erfüllen zu können.

Das Potenzial des Arbeitsbelastungsausgleichs wird infolge der laufenden Maßnahmen zur Anpassung der Mittelzuweisungen für die Sprachabteilungen an den tatsächlichen Bedarf zurückgehen. Diese Anpassungsmaßnahmen haben für die Kommission erste Priorität.

Der Grund dafür, dass die Organe durchschnittlich 20 % des gesamten Übersetzungsaufkommens externalisieren, anstatt es untereinander auszutauschen, liegt meist darin, dass die freie Kapazität nicht während des gesamten Zeitraums verfügbar ist, der notwendig wäre, um einem Antrag auf Übernahme von Übersetzungsarbeit im Rahmen des Belastungsausgleichs nachzukommen.

Was die vom Rechnungshof angeführten zusätzlichen Einsparungen von 11 Mio. EUR bei externen Übersetzungen anbelangt, so fühlt sich die Kommission nicht angesprochen, da sie externe Übersetzungen seit Mai 2004 meist in den EU-10-Sprachen in Auftrag gibt, wodurch sich das Einsparpotenzial bei den Mitteln für externe Übersetzungen praktisch auf null reduziert hat.

SCHLUSSFOLGERUNGEN UND EMPFEHLUNGEN

| 96. | Die Verfahren und das Instrumentarium zur Übermittlung der Übersetzungsaufträge der GDs der Kommission an die DGT und zur anschließenden Bearbeitung dieser Anforderungen sind vorhanden. |
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96.

Die Verfahren und das Instrumentarium zur Übermittlung der Übersetzungsaufträge der GDs der Kommission an die DGT und zur anschließenden Bearbeitung dieser Anforderungen sind vorhanden.

Empfehlung

Die Kommission stimmt der Empfehlung des Rechnungshofs zu, die Verfahren zur Anforderung von Übersetzungen in den GDs und Diensten zu modernisieren, und wird im Rahmen einer bevorstehenden Aktualisierung der Übersetzungsstrategie Regeln bzw. Leitlinien für die Übersetzung von nicht zum Kernbereich zählenden Dokumenten festlegen.

| 97. | Die Kommission konnte ihre politischen und aus dem EG-Vertrag erwachsenden Verpflichtungen hinsichtlich der Übersetzung erfüllen. Sie weist darauf hin, dass die Entwicklung der jeweiligen Übersetzungsmärkte in erster Linie Sache der Beitrittsländer selbst ist und dass sie die Regierungen dieser Länder wiederholt auf diesen Umstand aufmerksam gemacht hat. |
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97.

Die Kommission konnte ihre politischen und aus dem EG-Vertrag erwachsenden Verpflichtungen hinsichtlich der Übersetzung erfüllen. Sie weist darauf hin, dass die Entwicklung der jeweiligen Übersetzungsmärkte in erster Linie Sache der Beitrittsländer selbst ist und dass sie die Regierungen dieser Länder wiederholt auf diesen Umstand aufmerksam gemacht hat.

Empfehlung

Die Kommission nimmt die Empfehlung des Rechnungshofs zur Kenntnis, einen Aktionsplan zu erstellen, um in den EU-10-Mitgliedstaaten und bei den anderen Beitrittskandidaten die Wahrnehmung und das Interesse für die Übersetzungstätigkeit der Gemeinschaft zu verbessern und zu fördern. Sie verweist in diesem Zusammenhang auf ihre Maßnahmen zur Vorbereitung der Übersetzungsmärkte dieser Länder auf den Beitritt in der Form, dass sie vor dem Beitritt der EU-10-Länder in den dortigen Kommissionsvertretungen Außenstellen des Übersetzungsdienstes eingerichtet und dies kürzlich auch in den EU-2-Ländern getan hat. Diese Außenstellen unterhalten aktive Kontakte zu den Berufsverbänden der Übersetzer, Universitäten und Medien in den jeweiligen Ländern. Das „Gastübersetzerprogramm“ der Kommission wurde auf die Universitäten aller dieser Länder, einschließlich Bulgariens und Rumäniens, ausgeweitet. Für Personen aus diesen Ländern wurden Fachbesuche bei der Kommission organisiert, und es wurden besondere Anstrengungen unternommen, um anlässlich des Besuchs des Generaldirektors der DGT in Bulgarien und Rumänien Anfang 2005 die Medienberichterstattung und das berufliche Interesse in Bezug auf die Übersetzung zu fördern.

98.   Empfehlung

Die Kommission begrüßt die Empfehlung des Rechnungshofs, mit den Nutzern von Übersetzungsdienstleistungen „Service Level Agreements“ abzuschließen. Die Übersetzung von Leitfäden für die GD SANCO und die GD EMPL ist bereits Gegenstand derartiger Vereinbarungen: Diese GDs haben ihren Übersetzungsbedarf für das gesamte Jahr evaluiert, die DGT hat ihnen sprachliche Beratung bei der Abfassung der Originale angeboten, und es wurde ein Zeitplan für die Übersetzung der Texte vereinbart.

| 99. | Nur in den ersten Monaten nach der Erweiterung fehlte es an internen Kapazitäten für die Revision von extern angefertigten Übersetzungen in die EU-10-Sprachen, und dies betraf auch nur Dokumente, die anschließend noch im Parlament oder im Rat gelesen werden mussten. |
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99.

Nur in den ersten Monaten nach der Erweiterung fehlte es an internen Kapazitäten für die Revision von extern angefertigten Übersetzungen in die EU-10-Sprachen, und dies betraf auch nur Dokumente, die anschließend noch im Parlament oder im Rat gelesen werden mussten.

Empfehlung

Die Kommission bezweifelt, dass regelmäßige Zufriedenheitserhebungen einen Mehrwert erbringen. Dennoch prüft sie derzeit, wie die Qualität ihrer Dienstleistungen am besten gemessen werden kann. Außerdem gehen regelmäßig Rückmeldungen ein, die weiterverfolgt werden.

| 100. | Die Kontrolle der Qualität intern angefertigter Übersetzungen durch Revision und andere Kontrollmaßnahmen erfolgt im Hinblick auf die Vorlage den jeweiligen Anforderungen entsprechender Texte. Es wird aber kein Qualitätsindikator ermittelt, und die Kontrollmaßnahmen werden je nach Risikobewertung möglicherweise auch nicht bei allen Übersetzungen durchgeführt. Extern angefertigte Übersetzungen werden aufgrund von Stichproben bewertet und anschließend revidiert, wenn die geprüften Seiten von schlechter Qualität sind. |
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100.

Die Kontrolle der Qualität intern angefertigter Übersetzungen durch Revision und andere Kontrollmaßnahmen erfolgt im Hinblick auf die Vorlage den jeweiligen Anforderungen entsprechender Texte. Es wird aber kein Qualitätsindikator ermittelt, und die Kontrollmaßnahmen werden je nach Risikobewertung möglicherweise auch nicht bei allen Übersetzungen durchgeführt. Extern angefertigte Übersetzungen werden aufgrund von Stichproben bewertet und anschließend revidiert, wenn die geprüften Seiten von schlechter Qualität sind.

Empfehlung

Die Kommission stimmt der Empfehlung des Rechnungshofs zu, regelmäßig stichprobenartig Qualitätskontrollen durchzuführen. Sie beabsichtigt im Rahmen ihres umfassenden Qualitätsmanagements („total quality management“) eine systematischere Definition, Beobachtung und Dokumentation ihrer Maßnahmen zur Qualitätskontrolle. Im Rahmen einer derzeit laufenden, umfassender angelegten Analyse zum Thema Qualität und Qualitätsmessung wird ein systematischerer Ansatz geprüft, der auch Stichprobenkontrollen vorsieht.

101.   Empfehlung

Die Kommission greift die Empfehlung des Rechnungshofs auf, das Volumen der direkten Externalisierung und der „grauen“ Übersetzung zu überwachen. Zur Ermittlung des Ausmaßes dieser Praktiken führt sie eine Befragung durch, deren Ergebnisse bei den Vorbereitungen für eine Aktualisierung der Übersetzungsstrategie für die Zeit ab 2007 berücksichtigt werden.

| 102-103. | Die Kommission hat die Kosten ihrer Übersetzungstätigkeit und die Kosten pro Seite für das Jahr 2002 berechnet, diese Berechnungen aber in Erwartung des Ergebnisses der Prüfung des Rechnungshofs noch nicht aktualisiert. |
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102-103.

Die Kommission hat die Kosten ihrer Übersetzungstätigkeit und die Kosten pro Seite für das Jahr 2002 berechnet, diese Berechnungen aber in Erwartung des Ergebnisses der Prüfung des Rechnungshofs noch nicht aktualisiert.

Empfehlung

Die Kommission greift die Empfehlung des Rechnungshofs auf, für angemessene Managementinformationen über die Kosten der Übersetzungstätigkeiten zu sorgen. Gegenwärtig aktualisiert sie ihr System zur Kostenberechnung und -überwachung gemäß der Methode des Rechnungshofs im Rahmen ihrer regelmäßigen Managementberichte.

| 104. | Der starke Rückgang der Arbeitsbelastung und das strukturelle Ungleichgewicht von Übersetzungsangebot und -nachfrage in den einzelnen Amtssprachen ist auf die im Mai 2004 eingeführte Übersetzungsstrategie zurückzuführen. Diese Ungleichgewichte sind jedoch vorübergehender Art und werden derzeit angegangen.
  Die genannte Strategie ermöglichte erhebliche Einsparungen im Gemeinschaftshaushalt: Unmittelbare Einsparungen wurden dadurch erzielt, dass die Zahl der angestrebten Einstellungen für die neuen Sprachen erheblich unter den Durchschnittswerten bei früheren Erweiterungen angesetzt wurde. Zusätzliche Einsparungen werden durch die laufenden Umschichtungen von Personal aus den „alten“ Sprachabteilungen und andere Maßnahmen im Rahmen der Personalverwaltung sowie durch ständige Anpassungen der Übersetzungsstrategie erzielt. |
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104.

Der starke Rückgang der Arbeitsbelastung und das strukturelle Ungleichgewicht von Übersetzungsangebot und -nachfrage in den einzelnen Amtssprachen ist auf die im Mai 2004 eingeführte Übersetzungsstrategie zurückzuführen. Diese Ungleichgewichte sind jedoch vorübergehender Art und werden derzeit angegangen.

Die genannte Strategie ermöglichte erhebliche Einsparungen im Gemeinschaftshaushalt: Unmittelbare Einsparungen wurden dadurch erzielt, dass die Zahl der angestrebten Einstellungen für die neuen Sprachen erheblich unter den Durchschnittswerten bei früheren Erweiterungen angesetzt wurde. Zusätzliche Einsparungen werden durch die laufenden Umschichtungen von Personal aus den „alten“ Sprachabteilungen und andere Maßnahmen im Rahmen der Personalverwaltung sowie durch ständige Anpassungen der Übersetzungsstrategie erzielt.

| 105. | Die Kommission hat ihre Kapazitäten zur vorausschauenden Übersetzungsplanung erheblich verbessert: Das Netz der Übersetzungskorrespondenten in den GDs wurde ausgebaut, damit das DGT-Referat „Nachfragesteuerung“ über konkrete Kontaktstellen verfügt und um die Koordination von Übersetzungsangelegenheiten innerhalb der GDs sowie die Übersetzungsplanung im Vorfeld zu unterstützen.
  Sowohl innerhalb der Kommission als auch auf interinstitutioneller Ebene wird Übersetzungsaspekten nun mehr Aufmerksamkeit gewidmet: In Zusammenarbeit mit den Registraturen der Kommission, des Rates und des Europäischen Parlaments wurde eine sorgfältige Weiterverfolgung der Übersetzungen von Vorschlägen für Rechtsakte organisiert. Zusammen mit dem Generalsekretariat wird an einer weiteren Verbesserung des Instrumentariums für die Übersetzungsplanung im Rahmen von „eGreffe“ gearbeitet. Inzwischen finden regelmäßig Zusammenkünfte mit dem Ratsvorsitz statt, bei denen die Übersetzungsplanung und die Festlegung von Prioritäten im Mittelpunkt stehen, was zu einer besseren Vorausschau beiträgt. Außerdem werden mit den GDs der Kommission regelmäßig dienststellenübergreifende Zusammenkünfte zu Übersetzungsfragen durchgeführt.
  Die Kommission ist entschlossen, in diesem Sinne weiterzuarbeiten, um ihre Vorausschau der Übersetzungsnachfrage weiter zu verbessern. |
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105.

Die Kommission hat ihre Kapazitäten zur vorausschauenden Übersetzungsplanung erheblich verbessert: Das Netz der Übersetzungskorrespondenten in den GDs wurde ausgebaut, damit das DGT-Referat „Nachfragesteuerung“ über konkrete Kontaktstellen verfügt und um die Koordination von Übersetzungsangelegenheiten innerhalb der GDs sowie die Übersetzungsplanung im Vorfeld zu unterstützen.

Sowohl innerhalb der Kommission als auch auf interinstitutioneller Ebene wird Übersetzungsaspekten nun mehr Aufmerksamkeit gewidmet: In Zusammenarbeit mit den Registraturen der Kommission, des Rates und des Europäischen Parlaments wurde eine sorgfältige Weiterverfolgung der Übersetzungen von Vorschlägen für Rechtsakte organisiert. Zusammen mit dem Generalsekretariat wird an einer weiteren Verbesserung des Instrumentariums für die Übersetzungsplanung im Rahmen von „eGreffe“ gearbeitet. Inzwischen finden regelmäßig Zusammenkünfte mit dem Ratsvorsitz statt, bei denen die Übersetzungsplanung und die Festlegung von Prioritäten im Mittelpunkt stehen, was zu einer besseren Vorausschau beiträgt. Außerdem werden mit den GDs der Kommission regelmäßig dienststellenübergreifende Zusammenkünfte zu Übersetzungsfragen durchgeführt.

Die Kommission ist entschlossen, in diesem Sinne weiterzuarbeiten, um ihre Vorausschau der Übersetzungsnachfrage weiter zu verbessern.

| 106. | Trotz einiger vorübergehender Probleme im Jahr 2004 hat die Kommission nun ihre Externalisierungspolitik angepasst. In Sprachabteilungen mit freien Kapazitäten wird die Vergabe von Übersetzungsaufträgen an Freiberufler auf praktisch null reduziert. Allerdings werden externe Übersetzer auch weiterhin eingeschaltet, wenn spezifische Sprachkompetenzen (d. h. bestimmte Sprachkombinationen) oder Fachkenntnisse (z. B. in Bezug auf internationale Rechnungslegungsgrundsätze, Bankenrichtlinien usw.) nicht vorhanden sind. |
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106.

Trotz einiger vorübergehender Probleme im Jahr 2004 hat die Kommission nun ihre Externalisierungspolitik angepasst. In Sprachabteilungen mit freien Kapazitäten wird die Vergabe von Übersetzungsaufträgen an Freiberufler auf praktisch null reduziert. Allerdings werden externe Übersetzer auch weiterhin eingeschaltet, wenn spezifische Sprachkompetenzen (d. h. bestimmte Sprachkombinationen) oder Fachkenntnisse (z. B. in Bezug auf internationale Rechnungslegungsgrundsätze, Bankenrichtlinien usw.) nicht vorhanden sind.

| 107. | Die Kommission ist entschlossen, den interinstitutionellen Arbeitsbelastungsausgleich weiter zu fördern und aktiv zu unterstützen. Sie ist jedoch der Ansicht, dass das vom Rechnungshof geschätzte Einsparungspotenzial von 11 Mio. EUR die Kommission nicht betrifft (siehe Ziffer 95).
  Der Arbeitsbelastungsausgleich unterliegt aber weiterhin Einschränkungen infolge von Unterschieden hinsichtlich der Art der Arbeit in den einzelnen Organen, der Zeitpläne und Agenden der Organe sowie der Tatsache, dass für die Bearbeitung unvorhergesehener und dringlicher Aufträge gewisse Kapazitäten verfügbar bleiben müssen. |
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107.

Die Kommission ist entschlossen, den interinstitutionellen Arbeitsbelastungsausgleich weiter zu fördern und aktiv zu unterstützen. Sie ist jedoch der Ansicht, dass das vom Rechnungshof geschätzte Einsparungspotenzial von 11 Mio. EUR die Kommission nicht betrifft (siehe Ziffer 95).

Der Arbeitsbelastungsausgleich unterliegt aber weiterhin Einschränkungen infolge von Unterschieden hinsichtlich der Art der Arbeit in den einzelnen Organen, der Zeitpläne und Agenden der Organe sowie der Tatsache, dass für die Bearbeitung unvorhergesehener und dringlicher Aufträge gewisse Kapazitäten verfügbar bleiben müssen.

Empfehlung

Die Kommission greift die Empfehlung des Rechnungshofs zur Verbesserung der Vorausschau der Übersetzungsnachfrage durch ihre Dienststellen auf, verweist aber auf die diesbezüglich bereits unternommenen Bemühungen (siehe Ziffer 105).

Die Kommission unterstützt die interinstitutionelle Zusammenarbeit und greift auch die Empfehlung auf, sich mit der direkten Externalisierung zu befassen und das Pilotprojekt zum interinstitutionellen Arbeitsbelastungsausgleich fortzuführen. Nach ihrer Auffassung wäre allerdings ein System der interinstitutionellen Inrechnungstellung mit administrativen Belastungen verbunden, die gegenüber den etwaigen Vorteilen unverhältnismäßig wären.

108.   Empfehlung

Die Kommission greift die Empfehlungen des Rechnungshofs in Bezug auf weitere Verbesserungen des Übersetzungsprozesses auf, weist aber darauf hin, dass die meisten bereits umgesetzt worden sind: So werden regelmäßig bewährte Verfahren bei der Nutzung moderner Technologie vorgestellt, neue Übersetzer übernehmen diese Verfahren sofort und nutzen zu 100 % elektronische Übersetzungshilfen. Die Integration der IT-Tools ist eine ständige Aufgabe und betrifft sowohl Verwaltungs- als auch Übersetzungstools — ein wichtiger Schritt in diese Richtung war die Automatisierung der Vorbearbeitung.

Die Kommission steigert den Umfang der Telearbeit (die Anzahl der Telearbeiter in der DGT steigt von 100 auf 200).

| 109. | Die Kommission hält die Managementinformationen zur Überwachung der Übersetzungskosten für angemessen. Dennoch werden die Datenbanken mit den einschlägigen statistischen Daten laufend aktualisiert und verbessert, um der Entwicklung des Bedarfs an gezielten Managementinformationen gerecht zu werden.
  Die Kommission gibt überdies aggregierten Statistiken den Vorzug, da diese ihrer Ansicht nach dem Überwachungszweck angemessen sind. |
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109.

Die Kommission hält die Managementinformationen zur Überwachung der Übersetzungskosten für angemessen. Dennoch werden die Datenbanken mit den einschlägigen statistischen Daten laufend aktualisiert und verbessert, um der Entwicklung des Bedarfs an gezielten Managementinformationen gerecht zu werden.

Die Kommission gibt überdies aggregierten Statistiken den Vorzug, da diese ihrer Ansicht nach dem Überwachungszweck angemessen sind.

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