# Journal officiel C 284/2006

| | ISSN 1725-2431 |
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| Journal officiel
  de l’Union européenne | C 284 |
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| Édition de langue française | Communications et informations | 49e année21 novembre 2006 |

ISSN 1725-2431

Journal officiel

de l’Union européenne

C 284

Édition de langue française

Communications et informations

49e année21 novembre 2006

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| Numéro d'information | Sommaire | page |
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| | I   Communications |
| | Cour des comptes |
| 2006/C 284/1 | Rapport spécial no 9/2006 relatif aux dépenses de traduction de la Commission, du Parlement européen et du Conseil, accompagné des réponses des institutions | 1 |

Numéro d'information

Sommaire

page

I   Communications

Cour des comptes

2006/C 284/1

Rapport spécial no 9/2006 relatif aux dépenses de traduction de la Commission, du Parlement européen et du Conseil, accompagné des réponses des institutions

o

1

| FR | |
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FR

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I Communications

Cour des comptes

| 21.11.2006 | FR | Journal officiel de l’Union européenne | C 284/1 |
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21.11.2006

FR

Journal officiel de l’Union européenne

C 284/1

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RAPPORT SPÉCIAL N
  o 9/2006

relatif aux dépenses de traduction de la Commission, du Parlement européen et du Conseil, accompagné des réponses des institutions

(présenté en vertu de l'article 248, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité CE)

(2006/C 284/01)

TABLE DES MATIÈRES

LISTE DES SIGLES ET DES ACRONYMES

| I-IX | SYNTHÈSE |
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I-IX

| 1-11 | INTRODUCTION |
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1-11

| 2-3 | Cadre juridique |
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2-3

| 4-8 | Organisation des services de traduction des institutions européennes |
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4-8

| 9-11 | Étendue et approche de l'audit |
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9-11

| 12-95 | OBSERVATIONS |
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12-95

| 12-36 | Procédures appliquées pour que les demandes de traduction soient satisfaites et que les traductions superflues soient évitées |
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12-36

| 13-18 | Orientations internes régissant les demandes de traduction |
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13-18

| 19-23 | Capacité à répondre à la demande de traduction |
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19-23

| 24-26 | Évolution du nombre de pages traduites |
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24-26

| 27-36 | Mesures pratiques prises par les institutions pour contenir le volume de traduction |
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27-36

| 37-46 | Contrôle de la qualité |
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37-46

| 37-43 | Contrôles effectués pour s'assurer que la qualité des traductions est satisfaisante |
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37-43

| 44-46 | Respect des délais et autres éléments de satisfaction du «client» |
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44-46

| 47-95 | Coût et efficience de la traduction |
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47-95

| 47-52 | Coût de la traduction |
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47-52

| 53-95 | Efficience du processus de traduction |
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53-95

| 96-109 | CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS |
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96-109

| 96-98 | Procédures appliquées pour que les demandes de traduction soient satisfaites et que les traductions superflues soient évitées |
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96-98

| 99-101 | Procédures appliquées pour garantir que les traductions soient livrées en temps opportun et que leur qualité soit satisfaisante pour l'usage auquel elles sont destinées |
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99-101

| 102-109 | Coût et efficience de la traduction |
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102-109

| 1-12 | ANNEXE I: Dispositions applicables à la Commission, au Parlement européen et au Conseil |
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1-12

| 1-6 | Commission |
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1-6

| 7-10 | Parlement européen |
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7-10

| 11-12 | Conseil |
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11-12

| 1-9 | ANNEXE II: Méthode mise au point par la Cour pour estimer le coût de la traduction |
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1-9

Réponses des institutions

LISTE DES SIGLES ET DES ACRONYMESCIEQ Comité interinstitutionnel pour l'évaluation de la qualité des traductions externesCIS Consultation interservices (consultation entre les directions générales de la Commission)CITI Comité interinstitutionnel de la traduction et de l'interprétationCOM CommissionCRE Compte rendu in extenso (compte rendu détaillé des débats en séance plénière du Parlement européen)DG Direction généraleDG A III Direction A III (traduction et production des documents) du secrétariat général du ConseilDGT Direction générale de la traduction de la CommissionEPSO Office européen de sélection du personnelETP Équivalent temps plein (une mesure égale à un agent travaillant à temps plein pendant un an)JO Journal officiel de l'Union européenneLangues de l'UE-15 Langues officielles des quinze États membres de l'UE avant l'élargissement de 2004Langues de l'UE-10 Langues officielles des dix pays de l'élargissement de 2004PE Parlement européenSGC Secrétariat général du Conseil

SYNTHÈSE

| I. | Vingt et une langues ont le statut de langue officielle et de travail des institutions européennes. Chaque institution européenne possède son propre service de traduction. Les institutions qui, par la nature de leurs activités, doivent assurer la traduction du plus gros volume de documents sont la Commission, le Parlement européen et le Conseil. Parce que la demande fluctue au cours de l'année et que les capacités internes sont temporairement insuffisantes pour les langues de l'UE-10, les institutions européennes ont besoin de traducteurs free lance en plus de leurs traducteurs internes. |
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I.

Vingt et une langues ont le statut de langue officielle et de travail des institutions européennes. Chaque institution européenne possède son propre service de traduction. Les institutions qui, par la nature de leurs activités, doivent assurer la traduction du plus gros volume de documents sont la Commission, le Parlement européen et le Conseil. Parce que la demande fluctue au cours de l'année et que les capacités internes sont temporairement insuffisantes pour les langues de l'UE-10, les institutions européennes ont besoin de traducteurs free lance en plus de leurs traducteurs internes.

| II. | L'audit avait pour objectif de déterminer dans quelle mesure la Commission, le Parlement européen et le Conseil gèrent leurs ressources et leurs dépenses de traduction de manière efficiente et efficace. La Cour s'est posé les trois questions suivantes:






  — | la demande de traduction est-elle satisfaite et des procédures adéquates sont-elles en place pour éviter les traductions superflues? |
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II.

L'audit avait pour objectif de déterminer dans quelle mesure la Commission, le Parlement européen et le Conseil gèrent leurs ressources et leurs dépenses de traduction de manière efficiente et efficace. La Cour s'est posé les trois questions suivantes:

—

la demande de traduction est-elle satisfaite et des procédures adéquates sont-elles en place pour éviter les traductions superflues?

| — | les traductions sont-elles livrées en temps opportun et d'une qualité satisfaisante pour l'usage auquel elles sont destinées? |
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—

les traductions sont-elles livrées en temps opportun et d'une qualité satisfaisante pour l'usage auquel elles sont destinées?

| — | les institutions concernées sont-elles parvenues à maîtriser le coût des traductions? |
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—

les institutions concernées sont-elles parvenues à maîtriser le coût des traductions?

| III. | L'audit de la Cour a montré que les institutions auditées ont adopté des approches différentes en réponse à la croissance de la demande de traductions. La Commission et le Conseil ont pris des mesures appropriées pour réduire le nombre de documents traduits dans toutes les langues. Toutefois, une part importante des demandes de traduction n'est pas soumise aux lignes directrices adoptées par chaque institution en matière de traduction. En outre, aucune institution ne dispose d'une procédure claire et cohérente pour demander des traductions. |
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III.

L'audit de la Cour a montré que les institutions auditées ont adopté des approches différentes en réponse à la croissance de la demande de traductions. La Commission et le Conseil ont pris des mesures appropriées pour réduire le nombre de documents traduits dans toutes les langues. Toutefois, une part importante des demandes de traduction n'est pas soumise aux lignes directrices adoptées par chaque institution en matière de traduction. En outre, aucune institution ne dispose d'une procédure claire et cohérente pour demander des traductions.

| IV. | En général, les trois services de traduction audités parviennent à fournir les traductions dans les langues de l'UE-15 dans les délais et avec la qualité requise. En 2004, des problèmes importants se sont toutefois posés pour les langues de l'UE-10. |
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IV.

En général, les trois services de traduction audités parviennent à fournir les traductions dans les langues de l'UE-15 dans les délais et avec la qualité requise. En 2004, des problèmes importants se sont toutefois posés pour les langues de l'UE-10.

| V. | Aucun des services de traduction ne dispose d'un outil permettant de mesurer la satisfaction du «client», ni de procédures pour le traitement des réclamations portant sur la qualité. Seule la Commission dispose de lignes directrices pour le contrôle de la qualité. Le Parlement européen utilise des indicateurs de qualité, comme le nombre d'erreurs constatées par page, mais pas la Commission ni le Conseil. |
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V.

Aucun des services de traduction ne dispose d'un outil permettant de mesurer la satisfaction du «client», ni de procédures pour le traitement des réclamations portant sur la qualité. Seule la Commission dispose de lignes directrices pour le contrôle de la qualité. Le Parlement européen utilise des indicateurs de qualité, comme le nombre d'erreurs constatées par page, mais pas la Commission ni le Conseil.

| VI. | À l'exception de la Commission pour l'année 2002, aucune des institutions n'avait calculé le coût total de la traduction ou le coût moyen par page traduite. Un calcul effectué par la Cour montre qu'en 2003, le coût total de la traduction s'est élevé, pour le Parlement européen et le Conseil, à quelque 100 millions d'euros chacun et à 215 millions d'euros pour la Commission. À la suite de l'augmentation du nombre de langues après l'élargissement de mai 2004, le coût de la traduction est passé, en 2005, à environ 128 millions d'euros pour le Parlement européen, 126 millions d'euros pour le Conseil et 257 millions d'euros pour la Commission. En 2003, le coût moyen par page a atteint 150 euros au Parlement européen et à la Commission, et 254 euros au Conseil. En 2005, le coût moyen par page s'est élevé à 194 euros à la Commission et à 276 euros au Conseil, tandis qu'il est tombé à 119 euros au Parlement européen. La traduction interne est plus coûteuse que la traduction externe, mais la comparaison n'est pas aisée, car les textes traduits à l'extérieur sont d'une nature différente, et la qualité des traductions internes est considérée comme supérieure. |
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VI.

À l'exception de la Commission pour l'année 2002, aucune des institutions n'avait calculé le coût total de la traduction ou le coût moyen par page traduite. Un calcul effectué par la Cour montre qu'en 2003, le coût total de la traduction s'est élevé, pour le Parlement européen et le Conseil, à quelque 100 millions d'euros chacun et à 215 millions d'euros pour la Commission. À la suite de l'augmentation du nombre de langues après l'élargissement de mai 2004, le coût de la traduction est passé, en 2005, à environ 128 millions d'euros pour le Parlement européen, 126 millions d'euros pour le Conseil et 257 millions d'euros pour la Commission. En 2003, le coût moyen par page a atteint 150 euros au Parlement européen et à la Commission, et 254 euros au Conseil. En 2005, le coût moyen par page s'est élevé à 194 euros à la Commission et à 276 euros au Conseil, tandis qu'il est tombé à 119 euros au Parlement européen. La traduction interne est plus coûteuse que la traduction externe, mais la comparaison n'est pas aisée, car les textes traduits à l'extérieur sont d'une nature différente, et la qualité des traductions internes est considérée comme supérieure.

| VII. | La Commission et le Conseil ont certes réussi à réduire la demande de traductions dans les langues de l'UE-15, mais cela s'est aussi traduit par une surcapacité et une productivité inférieure à la moyenne. La Cour a toutefois constaté des écarts notables en ce qui concerne la productivité et le taux d'externalisation des différentes unités linguistiques des institutions concernées. |
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VII.

La Commission et le Conseil ont certes réussi à réduire la demande de traductions dans les langues de l'UE-15, mais cela s'est aussi traduit par une surcapacité et une productivité inférieure à la moyenne. La Cour a toutefois constaté des écarts notables en ce qui concerne la productivité et le taux d'externalisation des différentes unités linguistiques des institutions concernées.

| VIII. | Depuis 1995, les services de traduction de l'UE ont intensifié leur coopération dans certains domaines, tels que le recrutement, la création d'une base de données terminologique, l'acquisition d'outils informatiques, etc. La Cour considère que des économies pourraient être réalisées si la coopération interinstitutionnelle était renforcée, en particulier si les ressources inutilisées dans une institution étaient mises à la disposition des autres pour limiter le recours aux traducteurs free lance. Toutefois, faute de prévisions et d'informations suffisantes sur les ressources de traduction temporairement disponibles dans les autres institutions, celles-ci peuvent difficilement les exploiter pleinement. |
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VIII.

Depuis 1995, les services de traduction de l'UE ont intensifié leur coopération dans certains domaines, tels que le recrutement, la création d'une base de données terminologique, l'acquisition d'outils informatiques, etc. La Cour considère que des économies pourraient être réalisées si la coopération interinstitutionnelle était renforcée, en particulier si les ressources inutilisées dans une institution étaient mises à la disposition des autres pour limiter le recours aux traducteurs free lance. Toutefois, faute de prévisions et d'informations suffisantes sur les ressources de traduction temporairement disponibles dans les autres institutions, celles-ci peuvent difficilement les exploiter pleinement.

| IX. | Bien que les services de traduction audités disposent d'outils informatiques de pointe, ceux-ci ne sont pas utilisés de façon systématique. Ainsi, l'emploi des outils informatiques au Parlement européen varie considérablement d'une unité de traduction à une autre. En 2004, pour les langues de l'UE-15, ces outils n'ont été que très peu employés au Conseil, tandis qu'aucune information n'était disponible sur leur niveau d'utilisation à la Commission pendant la période de référence de l'audit. L'efficience et l'harmonisation des traductions pourraient être améliorées par le recours accru aux outils informatiques, l'amélioration de la planification, un respect plus strict des délais d'introduction des demandes de traduction et un contrôle plus étroit des décisions d'externalisation, afin d'éviter de faire appel à des traducteurs free lance alors que des traducteurs permanents sont disponibles. En outre, il conviendrait d'assurer systématiquement un suivi au moyen d'indicateurs de performance et de procédures permettant d'obtenir des informations de gestion valables. |
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IX.

Bien que les services de traduction audités disposent d'outils informatiques de pointe, ceux-ci ne sont pas utilisés de façon systématique. Ainsi, l'emploi des outils informatiques au Parlement européen varie considérablement d'une unité de traduction à une autre. En 2004, pour les langues de l'UE-15, ces outils n'ont été que très peu employés au Conseil, tandis qu'aucune information n'était disponible sur leur niveau d'utilisation à la Commission pendant la période de référence de l'audit. L'efficience et l'harmonisation des traductions pourraient être améliorées par le recours accru aux outils informatiques, l'amélioration de la planification, un respect plus strict des délais d'introduction des demandes de traduction et un contrôle plus étroit des décisions d'externalisation, afin d'éviter de faire appel à des traducteurs free lance alors que des traducteurs permanents sont disponibles. En outre, il conviendrait d'assurer systématiquement un suivi au moyen d'indicateurs de performance et de procédures permettant d'obtenir des informations de gestion valables.

INTRODUCTION

| 1. | L'Union européenne fonctionne dans un environnement multilingue où les langues des États membres sont traitées sur un pied d'égalité. Les institutions de la Communauté européenne emploient des ressortissants de tous les États membres possédant des niveaux de connaissances linguistiques variables. Pour des raisons pratiques, le nombre des langues les plus fréquemment utilisées au sein des institutions est réduit (1), mais les documents émanant des États membres et transmis à ceux-ci sont établis dans leur langue officielle. Aussi, la traduction des documents entrants et sortants est-elle cruciale pour le bon fonctionnement des institutions et pour la communication avec les États membres et leurs citoyens. |
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1.

L'Union européenne fonctionne dans un environnement multilingue où les langues des États membres sont traitées sur un pied d'égalité. Les institutions de la Communauté européenne emploient des ressortissants de tous les États membres possédant des niveaux de connaissances linguistiques variables. Pour des raisons pratiques, le nombre des langues les plus fréquemment utilisées au sein des institutions est réduit (1), mais les documents émanant des États membres et transmis à ceux-ci sont établis dans leur langue officielle. Aussi, la traduction des documents entrants et sortants est-elle cruciale pour le bon fonctionnement des institutions et pour la communication avec les États membres et leurs citoyens.

Cadre juridique

| 2. | En vertu de l'article 290 du traité instituant la Communauté européenne et du règlement no 1/1958 du Conseil (2), mis à jour après chaque élargissement, vingt et une langues ont obtenu le statut de langues officielles et de travail des institutions (3). Ledit règlement fixe ensuite le régime linguistique applicable à certaines grandes catégories de documents communautaires (4), mais prévoit également la possibilité pour les institutions de définir les modalités d'application de ce régime linguistique dans leurs règlements intérieurs. Cette disposition permet d'adapter les régimes linguistiques aux besoins spécifiques de chaque institution (voir annexe I). |
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2.

En vertu de l'article 290 du traité instituant la Communauté européenne et du règlement no 1/1958 du Conseil (2), mis à jour après chaque élargissement, vingt et une langues ont obtenu le statut de langues officielles et de travail des institutions (3). Ledit règlement fixe ensuite le régime linguistique applicable à certaines grandes catégories de documents communautaires (4), mais prévoit également la possibilité pour les institutions de définir les modalités d'application de ce régime linguistique dans leurs règlements intérieurs. Cette disposition permet d'adapter les régimes linguistiques aux besoins spécifiques de chaque institution (voir annexe I).

| 3. | En plus de son règlement intérieur, chaque institution adopte des orientations pratiques concernant les types de documents à traduire, le nombre de langues, la longueur des originaux et les délais (voir aussi annexe I). |
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3.

En plus de son règlement intérieur, chaque institution adopte des orientations pratiques concernant les types de documents à traduire, le nombre de langues, la longueur des originaux et les délais (voir aussi annexe I).

Organisation des services de traduction des institutions européennes

| 4. | Chaque institution dispose de son propre service de traduction: la direction générale de la traduction et de l'édition au Parlement européen, la direction générale de la traduction à la Commission (ci-après la DGT) et la direction A III (traduction et production des documents) au Conseil (ci-après la DG A III). La Cour de justice et la Cour des comptes, de même que le Comité économique et social européen et le Comité des régions, possèdent également leur propre service de traduction. Les besoins des agences en matière de traduction sont couverts par le Centre de traduction de Luxembourg (5). |
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4.

Chaque institution dispose de son propre service de traduction: la direction générale de la traduction et de l'édition au Parlement européen, la direction générale de la traduction à la Commission (ci-après la DGT) et la direction A III (traduction et production des documents) au Conseil (ci-après la DG A III). La Cour de justice et la Cour des comptes, de même que le Comité économique et social européen et le Comité des régions, possèdent également leur propre service de traduction. Les besoins des agences en matière de traduction sont couverts par le Centre de traduction de Luxembourg (5).

| 5. | En 2005, la Commission employait quelque 1 450 traducteurs internes (et environ 600 agents de soutien), le Parlement européen quelque 550 traducteurs internes (et environ 380 agents de soutien) et le Conseil 660 traducteurs internes (et environ 330 agents de soutien). La demande étant fluctuante au cours de l'année, certaines institutions européennes limitent les coûts ou font face aux pics de demande en faisant appel à des traducteurs free lance sélectionnés dans le cadre de procédures d'appel d'offres. |
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5.

En 2005, la Commission employait quelque 1 450 traducteurs internes (et environ 600 agents de soutien), le Parlement européen quelque 550 traducteurs internes (et environ 380 agents de soutien) et le Conseil 660 traducteurs internes (et environ 330 agents de soutien). La demande étant fluctuante au cours de l'année, certaines institutions européennes limitent les coûts ou font face aux pics de demande en faisant appel à des traducteurs free lance sélectionnés dans le cadre de procédures d'appel d'offres.

| 6. | La structure organisationnelle des services de traduction de l'UE s'articule autour d'unités composées de traducteurs et de secrétaires [une unité par langue au Parlement européen et au Conseil; un département par langue à la Commission (6)], d'une unité de planification, d'une unité free lance et de diverses autres unités de soutien (informatique, gestion des ressources, etc.). |
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6.

La structure organisationnelle des services de traduction de l'UE s'articule autour d'unités composées de traducteurs et de secrétaires [une unité par langue au Parlement européen et au Conseil; un département par langue à la Commission (6)], d'une unité de planification, d'une unité free lance et de diverses autres unités de soutien (informatique, gestion des ressources, etc.).

| 7. | En 2005, les institutions européennes qui ont produit le volume de traductions le plus important ont été la Commission [1 324 000 pages (7)], le Parlement européen [1 080 000 pages (8)] et le Conseil [457 000 pages (9)]. Ensemble, elles représentent environ 70 % du volume total de traductions de l'UE. |
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7.

En 2005, les institutions européennes qui ont produit le volume de traductions le plus important ont été la Commission [1 324 000 pages (7)], le Parlement européen [1 080 000 pages (8)] et le Conseil [457 000 pages (9)]. Ensemble, elles représentent environ 70 % du volume total de traductions de l'UE.

| 8. | Il existe différentes manières de répondre aux besoins des institutions en matière de traduction:






  a) | par l'intermédiaire du service de traduction, qui décide soit de faire traduire le document en interne; |
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8.

Il existe différentes manières de répondre aux besoins des institutions en matière de traduction:

a)

par l'intermédiaire du service de traduction, qui décide soit de faire traduire le document en interne;

| b) | soit de confier cette tâche à des traducteurs free lance; |
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b)

soit de confier cette tâche à des traducteurs free lance;

| c) | faire directement appel à des traducteurs free lance, sans que le service de traduction n'intervienne nécessairement (procédure dénommée «externalisation directe» dans la suite du présent document); |
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c)

faire directement appel à des traducteurs free lance, sans que le service de traduction n'intervienne nécessairement (procédure dénommée «externalisation directe» dans la suite du présent document);

| d) | faire traduire le document par le personnel administratif de la direction générale concernée («traductions grises»). |
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d)

faire traduire le document par le personnel administratif de la direction générale concernée («traductions grises»).

Étendue et approche de l'audit

| 9. | L'audit avait pour objectif de déterminer dans quelle mesure la Commission, le Parlement européen et le Conseil géraient de manière efficiente et efficace leurs ressources et leurs dépenses de traduction. |
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9.

L'audit avait pour objectif de déterminer dans quelle mesure la Commission, le Parlement européen et le Conseil géraient de manière efficiente et efficace leurs ressources et leurs dépenses de traduction.

| 10. | Pour ce faire, les trois questions suivantes ont été posées:






  — | La demande de traduction est-elle satisfaite et des procédures adéquates sont-elles en place pour éviter les traductions inutiles? |
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10.

Pour ce faire, les trois questions suivantes ont été posées:

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La demande de traduction est-elle satisfaite et des procédures adéquates sont-elles en place pour éviter les traductions inutiles?

| — | Les traductions sont-elles livrées en temps opportun et d'une qualité satisfaisante pour l'usage auquel elles sont destinées? |
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Les traductions sont-elles livrées en temps opportun et d'une qualité satisfaisante pour l'usage auquel elles sont destinées?

| — | Les institutions sont-elles parvenues à maîtriser le coût des traductions? |
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Les institutions sont-elles parvenues à maîtriser le coût des traductions?

| 11. | L'audit a principalement porté sur les années 2003 et 2004, mais les modifications apportées en 2005 à la suite de l'élargissement ont également été prises en considération. L'audit a été fondé sur un examen des règles et des procédures existantes, sur un test de la fiabilité des statistiques concernant la production, sur un calcul des coûts et de la productivité, ainsi que sur une enquête de satisfaction réalisée auprès des «clients» dans les principaux services demandeurs. |
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11.

L'audit a principalement porté sur les années 2003 et 2004, mais les modifications apportées en 2005 à la suite de l'élargissement ont également été prises en considération. L'audit a été fondé sur un examen des règles et des procédures existantes, sur un test de la fiabilité des statistiques concernant la production, sur un calcul des coûts et de la productivité, ainsi que sur une enquête de satisfaction réalisée auprès des «clients» dans les principaux services demandeurs.

OBSERVATIONS

Procédures appliquées pour que les demandes de traduction soient satisfaites et que les traductions superflues soient évitées

| 12. | Afin de garantir une utilisation efficiente des ressources, il faudrait limiter les traductions exclusivement aux textes nécessaires et présentant un degré de priorité suffisant pour le bon fonctionnement des institutions. Il importe que des orientations définissent clairement les critères permettant de déterminer quels textes peuvent faire l'objet d'une demande de traduction. La Cour a vérifié l'existence d'orientations de cette nature et, le cas échéant, a examiné leur qualité et la manière dont elles sont appliquées. |
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12.

Afin de garantir une utilisation efficiente des ressources, il faudrait limiter les traductions exclusivement aux textes nécessaires et présentant un degré de priorité suffisant pour le bon fonctionnement des institutions. Il importe que des orientations définissent clairement les critères permettant de déterminer quels textes peuvent faire l'objet d'une demande de traduction. La Cour a vérifié l'existence d'orientations de cette nature et, le cas échéant, a examiné leur qualité et la manière dont elles sont appliquées.

Orientations internes régissant les demandes de traduction

| 13. | Aucune des institutions en cause n'a établi de règles cohérentes et claires précisant qui peut demander une traduction, quels types de documents doivent être traduits (quand et dans quelles langues), quels sont les critères à respecter pour pouvoir autoriser les traductions non obligatoires et quelles sont les procédures à appliquer pour contrôler la mise en œuvre de la «politique de la traduction». |
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13.

Aucune des institutions en cause n'a établi de règles cohérentes et claires précisant qui peut demander une traduction, quels types de documents doivent être traduits (quand et dans quelles langues), quels sont les critères à respecter pour pouvoir autoriser les traductions non obligatoires et quelles sont les procédures à appliquer pour contrôler la mise en œuvre de la «politique de la traduction».

| 14. | Les orientations établies par les trois institutions indiquent uniquement les types de documents dont la traduction est obligatoire (soit dans toutes les langues, soit dans certaines langues). À l'exception des documents «non essentiels» du Conseil (10), qu'il a été décidé, en 2003, de ne pas traduire dans les langues de l'UE-10, les documents dont la demande de traduction devrait être refusée ne sont pas clairement définis. |
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14.

Les orientations établies par les trois institutions indiquent uniquement les types de documents dont la traduction est obligatoire (soit dans toutes les langues, soit dans certaines langues). À l'exception des documents «non essentiels» du Conseil (10), qu'il a été décidé, en 2003, de ne pas traduire dans les langues de l'UE-10, les documents dont la demande de traduction devrait être refusée ne sont pas clairement définis.

| 15. | Plusieurs milliers de personnes à la Commission, 800 au Parlement européen et la plupart des agents administratifs du Conseil ont accès au système de traitement des demandes de traduction. En l'absence d'orientations suffisamment précises, cela accroît le risque que des traductions non prioritaires ou superflues soient demandées. |
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15.

Plusieurs milliers de personnes à la Commission, 800 au Parlement européen et la plupart des agents administratifs du Conseil ont accès au système de traitement des demandes de traduction. En l'absence d'orientations suffisamment précises, cela accroît le risque que des traductions non prioritaires ou superflues soient demandées.

| 16. | Dans certaines directions générales de la Commission, les demandes de traduction sont autorisées par le chef d'une unité de coordination. Dans d'autres, mais aussi dans certaines directions générales du Parlement européen et du Conseil, elles sont autorisées au niveau des unités ou transmises directement à l'unité de planification du service de traduction, sans autorisation ni contrôle préalables. Dans ce cas, l'unité de planification est le seul véritable filtre permettant de repérer et de refuser les demandes de traduction non prioritaires pour l'institution (11). L'unité en question ne dispose toutefois que de peu d'éléments pour prendre de telles décisions. |
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16.

Dans certaines directions générales de la Commission, les demandes de traduction sont autorisées par le chef d'une unité de coordination. Dans d'autres, mais aussi dans certaines directions générales du Parlement européen et du Conseil, elles sont autorisées au niveau des unités ou transmises directement à l'unité de planification du service de traduction, sans autorisation ni contrôle préalables. Dans ce cas, l'unité de planification est le seul véritable filtre permettant de repérer et de refuser les demandes de traduction non prioritaires pour l'institution (11). L'unité en question ne dispose toutefois que de peu d'éléments pour prendre de telles décisions.

| 17. | Le «code de conduite du multilinguisme» (voir annexe I) du Parlement européen ne «fixe» que «les modalités d’application, et notamment les priorités à suivre dans les cas où les ressources linguistiques ne permettent pas de fournir toutes les facilités demandées». Il dispose qu'«un utilisateur est compétent pour la définition de ses besoins linguistiques» (article 1er, paragraphes 1 et 5). En conséquence, si la demande est conforme au code de conduite, l'unité de planification ne remet pas en question la nécessité de traduire le document ni le nombre de langues cibles demandées, même s'il est manifeste que les délais de livraison utile ne pourront être respectés (et que la traduction a par conséquent peu de chances d'être utilisée). |
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17.

Le «code de conduite du multilinguisme» (voir annexe I) du Parlement européen ne «fixe» que «les modalités d’application, et notamment les priorités à suivre dans les cas où les ressources linguistiques ne permettent pas de fournir toutes les facilités demandées». Il dispose qu'«un utilisateur est compétent pour la définition de ses besoins linguistiques» (article 1er, paragraphes 1 et 5). En conséquence, si la demande est conforme au code de conduite, l'unité de planification ne remet pas en question la nécessité de traduire le document ni le nombre de langues cibles demandées, même s'il est manifeste que les délais de livraison utile ne pourront être respectés (et que la traduction a par conséquent peu de chances d'être utilisée).

| 18. | Après consultation du service demandeur, les unités de planification de la Commission et du Conseil peuvent refuser les demandes non conformes à leur règlement intérieur ou considérées comme prématurées ou non nécessaires. Entre 5 % et 10 % des demandes de traduction ont été rejetées en 2003 et en 2004. À moins qu'un service demandeur ne se soit plaint, les autorisations accordées par les agents de l'unité de planification à la Commission et au Conseil n'ont fait l'objet d'aucun contrôle de la part de l'encadrement, même pas par sondage. L'acceptation des demandes a souvent davantage été tributaire de la disponibilité des ressources pour la traduction que des besoins réels. |
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18.

Après consultation du service demandeur, les unités de planification de la Commission et du Conseil peuvent refuser les demandes non conformes à leur règlement intérieur ou considérées comme prématurées ou non nécessaires. Entre 5 % et 10 % des demandes de traduction ont été rejetées en 2003 et en 2004. À moins qu'un service demandeur ne se soit plaint, les autorisations accordées par les agents de l'unité de planification à la Commission et au Conseil n'ont fait l'objet d'aucun contrôle de la part de l'encadrement, même pas par sondage. L'acceptation des demandes a souvent davantage été tributaire de la disponibilité des ressources pour la traduction que des besoins réels.

Capacité à répondre à la demande de traduction

| 19. | Depuis l'élargissement, les institutions auditées ont généralement été en mesure de satisfaire les demandes de traduction concernant les langues de l'UE-15. Il en a été autrement pour les langues de l'UE-10, le nombre de traducteurs issus des nouveaux États membres étant insuffisant. La première série de concours interinstitutionnels organisés par EPSO en vue de recruter des traducteurs adjoints pour les langues de l'UE-10 n'était pas terminée au moment de l'élargissement et n'a pas permis de sélectionner un nombre suffisant de lauréats. |
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19.

Depuis l'élargissement, les institutions auditées ont généralement été en mesure de satisfaire les demandes de traduction concernant les langues de l'UE-15. Il en a été autrement pour les langues de l'UE-10, le nombre de traducteurs issus des nouveaux États membres étant insuffisant. La première série de concours interinstitutionnels organisés par EPSO en vue de recruter des traducteurs adjoints pour les langues de l'UE-10 n'était pas terminée au moment de l'élargissement et n'a pas permis de sélectionner un nombre suffisant de lauréats.

| 20. | Bien que le Parlement européen se soit mieux préparé à assurer la traduction dans les langues de l'UE-10 après l'élargissement, aucune des institutions n'a été capable d'atteindre ses objectifs en matière de recrutement de traducteurs internes et d'agents de soutien pour les nouvelles unités linguistiques. En décembre 2004, la DGT n'avait recruté qu'entre 25 et 38 traducteurs et agents de soutien par unité de l'UE-10, alors que l'objectif était de 90. Les nouveaux concours EPSO n'ayant été lancés qu'en mai 2005, il faut s'attendre à ce que la pénurie de traducteurs internes pour les langues de l'UE-10 dure jusque fin 2006 (voir point 74). |
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20.

Bien que le Parlement européen se soit mieux préparé à assurer la traduction dans les langues de l'UE-10 après l'élargissement, aucune des institutions n'a été capable d'atteindre ses objectifs en matière de recrutement de traducteurs internes et d'agents de soutien pour les nouvelles unités linguistiques. En décembre 2004, la DGT n'avait recruté qu'entre 25 et 38 traducteurs et agents de soutien par unité de l'UE-10, alors que l'objectif était de 90. Les nouveaux concours EPSO n'ayant été lancés qu'en mai 2005, il faut s'attendre à ce que la pénurie de traducteurs internes pour les langues de l'UE-10 dure jusque fin 2006 (voir point 74).

| 21. | Contrairement aux services de traduction communautaires, certaines grandes agences privées de traduction, auxquelles font appel les institutions européennes, ont pu, dès 2004, prendre en charge les traductions de et vers toutes les langues de l'UE-10 en créant des filiales dans les nouveaux États membres. La Commission a eu recours, dans une mesure limitée, à des traducteurs employés comme agents contractuels dans ses bureaux de représentation dans les nouveaux États membres; cependant, elle a décidé de supprimer progressivement et presque complètement ce système en 2006 pour des raisons pratiques de gestion. |
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21.

Contrairement aux services de traduction communautaires, certaines grandes agences privées de traduction, auxquelles font appel les institutions européennes, ont pu, dès 2004, prendre en charge les traductions de et vers toutes les langues de l'UE-10 en créant des filiales dans les nouveaux États membres. La Commission a eu recours, dans une mesure limitée, à des traducteurs employés comme agents contractuels dans ses bureaux de représentation dans les nouveaux États membres; cependant, elle a décidé de supprimer progressivement et presque complètement ce système en 2006 pour des raisons pratiques de gestion.

| 22. | De mai 2004 à avril 2005, seuls les principaux documents législatifs (12) ont été traduits dans les langues de l'UE-10 au Conseil, les capacités internes étant insuffisantes. Au cours de la même période, le Parlement européen n'a fait traduire, de et vers les langues de l'UE-10, que les documents réglementaires d'intérêt général, les ordres du jour et procès-verbaux des séances plénières, ainsi que les documents soumis au vote. |
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22.

De mai 2004 à avril 2005, seuls les principaux documents législatifs (12) ont été traduits dans les langues de l'UE-10 au Conseil, les capacités internes étant insuffisantes. Au cours de la même période, le Parlement européen n'a fait traduire, de et vers les langues de l'UE-10, que les documents réglementaires d'intérêt général, les ordres du jour et procès-verbaux des séances plénières, ainsi que les documents soumis au vote.

| 23. | En 2004, très peu de traducteurs appartenant aux unités linguistiques de l'UE-15 possédaient une connaissance satisfaisante d'une ou de plusieurs des langues de l'UE-10. La traduction dans les langues dites procédurales — l'allemand, l'anglais et le français — a donc été principalement effectuée par des traducteurs dont ce n'était pas la langue maternelle, ce qui a encore limité les capacités disponibles pour la traduction dans les langues de l'UE-10. |
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23.

En 2004, très peu de traducteurs appartenant aux unités linguistiques de l'UE-15 possédaient une connaissance satisfaisante d'une ou de plusieurs des langues de l'UE-10. La traduction dans les langues dites procédurales — l'allemand, l'anglais et le français — a donc été principalement effectuée par des traducteurs dont ce n'était pas la langue maternelle, ce qui a encore limité les capacités disponibles pour la traduction dans les langues de l'UE-10.

Évolution du nombre de pages traduites

| 24. | L'élargissement de l'Union européenne a eu pour effet de faire passer le nombre de langues officielles de onze à vingt. Cette augmentation risquait d'accroître considérablement le coût et la complexité de la traduction. Aussi les institutions européennes ont-elles pris des mesures pour limiter au minimum l'augmentation en adoptant des critères plus stricts pour l'acceptation des demandes de traduction. La Cour a voulu savoir jusqu'à quel point ces mesures ont permis de maîtriser la demande de traduction. |
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24.

L'élargissement de l'Union européenne a eu pour effet de faire passer le nombre de langues officielles de onze à vingt. Cette augmentation risquait d'accroître considérablement le coût et la complexité de la traduction. Aussi les institutions européennes ont-elles pris des mesures pour limiter au minimum l'augmentation en adoptant des critères plus stricts pour l'acceptation des demandes de traduction. La Cour a voulu savoir jusqu'à quel point ces mesures ont permis de maîtriser la demande de traduction.

| 25. | Le graphique 1 montre que, ces dernières années, les institutions auditées sont parvenues à limiter l'augmentation du volume de traduction (13). Les critères d'acceptation plus stricts instaurés par le Conseil en 2003 et par la Commission en 2004 ont permis d'enrayer la hausse qui avait caractérisé les années précédentes. Toutefois, la baisse du volume de traduction dans les trois institutions en 2004 a également résulté du ralentissement de l'activité législative dû aux élections parlementaires et au renouvellement de la Commission, ainsi que de la constitution d'un arriéré de traductions dans les langues de l'UE-10. |
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25.

Le graphique 1 montre que, ces dernières années, les institutions auditées sont parvenues à limiter l'augmentation du volume de traduction (13). Les critères d'acceptation plus stricts instaurés par le Conseil en 2003 et par la Commission en 2004 ont permis d'enrayer la hausse qui avait caractérisé les années précédentes. Toutefois, la baisse du volume de traduction dans les trois institutions en 2004 a également résulté du ralentissement de l'activité législative dû aux élections parlementaires et au renouvellement de la Commission, ainsi que de la constitution d'un arriéré de traductions dans les langues de l'UE-10.

Image

| 26. | Le tableau 1 montre qu'au Parlement européen et au Conseil, qui mettent en œuvre une politique de multilinguisme intégral, le volume de traduction est quasiment le même pour toutes les langues. Le volume pour les langues de l'UE-10 est inférieur en raison du manque de capacités. Seules les unités anglaises sont confrontées à une demande inférieure à celle des autres unités, environ trois quarts des originaux étant à présent rédigés en anglais au Conseil et près de la moitié au Parlement européen. La Commission, en revanche, fait la distinction entre les langues procédurales (allemand, anglais et français) et les langues non procédurales, pour lesquelles la demande est nettement moins importante. Contrairement aux unités anglaises du Parlement européen et du Conseil, celles de la Commission ne reçoivent pas moins de demandes que les autres unités, car un volume important de documents externes à l'institution doit être traduit dans les langues procédurales. |
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26.

Le tableau 1 montre qu'au Parlement européen et au Conseil, qui mettent en œuvre une politique de multilinguisme intégral, le volume de traduction est quasiment le même pour toutes les langues. Le volume pour les langues de l'UE-10 est inférieur en raison du manque de capacités. Seules les unités anglaises sont confrontées à une demande inférieure à celle des autres unités, environ trois quarts des originaux étant à présent rédigés en anglais au Conseil et près de la moitié au Parlement européen. La Commission, en revanche, fait la distinction entre les langues procédurales (allemand, anglais et français) et les langues non procédurales, pour lesquelles la demande est nettement moins importante. Contrairement aux unités anglaises du Parlement européen et du Conseil, celles de la Commission ne reçoivent pas moins de demandes que les autres unités, car un volume important de documents externes à l'institution doit être traduit dans les langues procédurales.

Tableau 1

Volume de traduction par langue cible (en milliers de pages)

| | COMMISSION | PARLEMENT EUROPÉEN | CONSEIL |
| --- | --- | --- | --- |
| 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Traduction | | | | | | | | | |
| en allemand | 175 | 146 | 126 | 65 | 53 | 73 | 40 | 32 | 28 |
| en anglais | 146 | 131 | 128 | 51 | 40 | 53 | 30 | 17 | 20 |
| en français | 174 | 151 | 142 | 63 | 51 | 70 | 34 | 33 | 29 |
| dans les autres langues de l'UE-15 (moyenne) | 108 | 75 | 56 | 60 | 47 | 66 | 37 | 30 | 26 |
| dans les langues de l'UE-10 (moyenne) | 2 | 23 | 51 | 1 | 12 | 39 | < 1 | 5 | 19 |
| Source: Cour des comptes. |

COMMISSION

PARLEMENT EUROPÉEN

CONSEIL

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Traduction

en allemand

175

146

126

65

53

73

40

32

28

en anglais

146

131

128

51

40

53

30

17

20

en français

174

151

142

63

51

70

34

33

29

dans les autres langues de l'UE-15 (moyenne)

108

75

56

60

47

66

37

30

26

dans les langues de l'UE-10 (moyenne)

2

23

51

1

12

39

< 1

5

19

Source: Cour des comptes.

Mesures pratiques prises par les institutions pour contenir le volume de traduction

Commission

| 27. | Dans le cadre des préparatifs pour l'élargissement de mai 2004, la Commission a pris des mesures spécifiques afin d'empêcher un gonflement du volume de traduction proportionnel à l'augmentation du nombre de langues officielles. |
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27.

Dans le cadre des préparatifs pour l'élargissement de mai 2004, la Commission a pris des mesures spécifiques afin d'empêcher un gonflement du volume de traduction proportionnel à l'augmentation du nombre de langues officielles.

| 28. | Dans une communication de mai 2004, la Commission a exposé un plan d'action visant à assurer la maîtrise du volume et du coût de la traduction; pour y parvenir, le plan prévoyait de limiter le nombre de langues cibles pour certains documents et de fixer une longueur maximale pour les textes. Plusieurs directions générales ont pris des mesures supplémentaires destinées à réduire le volume de traduction dans des domaines que la communication ne couvre pas. Certaines publications ne paraissent donc plus dans toutes les langues officielles. Pour certains autres documents, seule une synthèse est traduite dans toutes les langues. |
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28.

Dans une communication de mai 2004, la Commission a exposé un plan d'action visant à assurer la maîtrise du volume et du coût de la traduction; pour y parvenir, le plan prévoyait de limiter le nombre de langues cibles pour certains documents et de fixer une longueur maximale pour les textes. Plusieurs directions générales ont pris des mesures supplémentaires destinées à réduire le volume de traduction dans des domaines que la communication ne couvre pas. Certaines publications ne paraissent donc plus dans toutes les langues officielles. Pour certains autres documents, seule une synthèse est traduite dans toutes les langues.

| 29. | La Commission a adopté une approche pragmatique de la traduction en faisant correspondre les besoins de la direction générale dont émane la demande aux capacités disponibles. Par exemple, les documents relatifs aux appels d'offres ne sont traduits dans les langues non procédurales (14) que lorsqu'un soumissionnaire potentiel en fait la demande. Les régimes linguistiques des différents comités de «comitologie» (15) varient en fonction des besoins de leurs membres: certains n'utilisent qu'une seule langue de travail, d'autres ne demandent les documents que dans un nombre limité de langues préalablement convenu. |
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29.

La Commission a adopté une approche pragmatique de la traduction en faisant correspondre les besoins de la direction générale dont émane la demande aux capacités disponibles. Par exemple, les documents relatifs aux appels d'offres ne sont traduits dans les langues non procédurales (14) que lorsqu'un soumissionnaire potentiel en fait la demande. Les régimes linguistiques des différents comités de «comitologie» (15) varient en fonction des besoins de leurs membres: certains n'utilisent qu'une seule langue de travail, d'autres ne demandent les documents que dans un nombre limité de langues préalablement convenu.

| 30. | Pour dissuader les «clients» de demander une traduction complète alors qu'il leur suffirait de connaître le sens général du texte, la DGT propose également des services de substitution, comme l'établissement de synthèses écrites ou orales, un service de traduction par téléphone (un système simplifié pour les textes très courts) et, pour certaines combinaisons de langues, des traductions automatiques avec postédition. L'audit a toutefois montré que les «clients» n'étaient pas suffisamment informés de l'existence de ces possibilités, qui ne représentent qu'une petite partie de la production totale de la DGT. C'est pourquoi, en 2005, la DGT a pris des mesures visant à accroître la visibilité des différents services disponibles. |
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30.

Pour dissuader les «clients» de demander une traduction complète alors qu'il leur suffirait de connaître le sens général du texte, la DGT propose également des services de substitution, comme l'établissement de synthèses écrites ou orales, un service de traduction par téléphone (un système simplifié pour les textes très courts) et, pour certaines combinaisons de langues, des traductions automatiques avec postédition. L'audit a toutefois montré que les «clients» n'étaient pas suffisamment informés de l'existence de ces possibilités, qui ne représentent qu'une petite partie de la production totale de la DGT. C'est pourquoi, en 2005, la DGT a pris des mesures visant à accroître la visibilité des différents services disponibles.

| 31. | La Commission a déployé des efforts considérables pour réduire le nombre de traductions successives de différentes versions d'un même texte. En règle générale, les documents de la Commission sont traduits pour la première fois à l'issue de la procédure de consultation interservices (CIS). |
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31.

La Commission a déployé des efforts considérables pour réduire le nombre de traductions successives de différentes versions d'un même texte. En règle générale, les documents de la Commission sont traduits pour la première fois à l'issue de la procédure de consultation interservices (CIS).

Parlement européen

| 32. | Dans la nouvelle version du «code de conduite du multilinguisme», adoptée par le bureau du Parlement européen en 2004, la taille des documents est limitée, mais pas le nombre de langues et de types de documents à traduire. |
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32.

Dans la nouvelle version du «code de conduite du multilinguisme», adoptée par le bureau du Parlement européen en 2004, la taille des documents est limitée, mais pas le nombre de langues et de types de documents à traduire.

| 33. | En principe, les documents examinés par les commissions parlementaires sont traduits dans toutes les langues de leurs membres titulaires et suppléants; cependant, certaines commissions se contentent d'un plus petit nombre de langues. |
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33.

En principe, les documents examinés par les commissions parlementaires sont traduits dans toutes les langues de leurs membres titulaires et suppléants; cependant, certaines commissions se contentent d'un plus petit nombre de langues.

Conseil

| 34. | Le Conseil a également pris des mesures spécifiques visant à empêcher une augmentation superflue du volume de traduction pendant la phase préparatoire à l'élargissement de 2004. En 2003, il a établi une liste des documents essentiels (voir annexe I) et fortement limité l'acceptation des demandes de traduction concernant des documents n'appartenant pas à cette catégorie. |
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34.

Le Conseil a également pris des mesures spécifiques visant à empêcher une augmentation superflue du volume de traduction pendant la phase préparatoire à l'élargissement de 2004. En 2003, il a établi une liste des documents essentiels (voir annexe I) et fortement limité l'acceptation des demandes de traduction concernant des documents n'appartenant pas à cette catégorie.

| 35. | En outre, il s'est efforcé de réduire le nombre de traductions successives. Depuis 2003, le SGC ne traduit les textes législatifs dans toutes les langues qu'à un nombre limité d'«étapes importantes», et plus, comme c'était le cas précédemment, après chaque réunion des différentes instances préparatoires. Toutefois, la DG A III ne contrôle pas le respect de ces règles; elle ne vérifie pas non plus s'il est possible de réduire encore le nombre de versions à traduire. |
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35.

En outre, il s'est efforcé de réduire le nombre de traductions successives. Depuis 2003, le SGC ne traduit les textes législatifs dans toutes les langues qu'à un nombre limité d'«étapes importantes», et plus, comme c'était le cas précédemment, après chaque réunion des différentes instances préparatoires. Toutefois, la DG A III ne contrôle pas le respect de ces règles; elle ne vérifie pas non plus s'il est possible de réduire encore le nombre de versions à traduire.

| 36. | Les approches adoptées par les différentes institutions pour limiter la demande de traduction manquent totalement de coordination et sont, en conséquence, incohérentes. Le Parlement européen, par exemple, fait actuellement traduire toutes les questions écrites dans les langues de l'UE-15; quant aux réponses de la Commission, elles ne sont disponibles que dans deux langues procédurales, plus la langue du député qui a posé la question. |
| --- | --- |

36.

Les approches adoptées par les différentes institutions pour limiter la demande de traduction manquent totalement de coordination et sont, en conséquence, incohérentes. Le Parlement européen, par exemple, fait actuellement traduire toutes les questions écrites dans les langues de l'UE-15; quant aux réponses de la Commission, elles ne sont disponibles que dans deux langues procédurales, plus la langue du député qui a posé la question.

Contrôle de la qualité

Contrôles effectués pour s'assurer que la qualité des traductions est satisfaisante

| 37. | Les traductions doivent être exactes, claires et «adaptées à leur destination» [la «qualité» requise de la traduction dépendant de sa finalité (16)]. La Cour a vérifié s'il existait des mesures appropriées pour garantir que la qualité des traductions soit conforme aux objectifs. Dans les services de traduction, le contrôle de la qualité relève essentiellement de la responsabilité des chefs d'unité. À la Commission, la DGT répartit les traductions en cinq catégories de «types de qualité de traduction» (TQT), qui correspondent à un niveau de révision et/ou d'évaluation de la qualité différent suivant le type de document. En outre, certaines directions générales de la Commission, comme la direction générale de la concurrence, révisent systématiquement les traductions qu'elles reçoivent. |
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37.

Les traductions doivent être exactes, claires et «adaptées à leur destination» [la «qualité» requise de la traduction dépendant de sa finalité (16)]. La Cour a vérifié s'il existait des mesures appropriées pour garantir que la qualité des traductions soit conforme aux objectifs. Dans les services de traduction, le contrôle de la qualité relève essentiellement de la responsabilité des chefs d'unité. À la Commission, la DGT répartit les traductions en cinq catégories de «types de qualité de traduction» (TQT), qui correspondent à un niveau de révision et/ou d'évaluation de la qualité différent suivant le type de document. En outre, certaines directions générales de la Commission, comme la direction générale de la concurrence, révisent systématiquement les traductions qu'elles reçoivent.

| 38. | Par ailleurs, le Parlement européen et le Conseil ne répartissent pas les traductions en catégories de qualité et leurs procédures de contrôle de celle-ci sont moins structurées. En conséquence, les pratiques en matière de révision varient considérablement; cependant, les actes législatifs sont toujours révisés par des juristes-linguistes avant leur publication. |
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38.

Par ailleurs, le Parlement européen et le Conseil ne répartissent pas les traductions en catégories de qualité et leurs procédures de contrôle de celle-ci sont moins structurées. En conséquence, les pratiques en matière de révision varient considérablement; cependant, les actes législatifs sont toujours révisés par des juristes-linguistes avant leur publication.

| 39. | En plus des contrôles réalisés par les unités de traduction, la direction de la traduction au Parlement européen effectue, pour évaluer la qualité des traductions internes et externes, des contrôles aléatoires bimestriels (qui portent principalement sur les erreurs linguistiques, telles que les fautes d'orthographe ou les erreurs de syntaxe, mais pas sur l'utilisation de la terminologie exacte, etc.). Ce processus permet d'élaborer des indicateurs de qualité, comme le nombre d'erreurs décelées par page, information qui n'est disponible ni à la Commission ni au Conseil. |
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39.

En plus des contrôles réalisés par les unités de traduction, la direction de la traduction au Parlement européen effectue, pour évaluer la qualité des traductions internes et externes, des contrôles aléatoires bimestriels (qui portent principalement sur les erreurs linguistiques, telles que les fautes d'orthographe ou les erreurs de syntaxe, mais pas sur l'utilisation de la terminologie exacte, etc.). Ce processus permet d'élaborer des indicateurs de qualité, comme le nombre d'erreurs décelées par page, information qui n'est disponible ni à la Commission ni au Conseil.

| 40. | Aucun des services de traduction n'a mis en place des outils spécifiques permettant de mesurer le degré de satisfaction des «clients», ni établi de procédures pour traiter les réclamations concernant la qualité. |
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40.

Aucun des services de traduction n'a mis en place des outils spécifiques permettant de mesurer le degré de satisfaction des «clients», ni établi de procédures pour traiter les réclamations concernant la qualité.

| 41. | L'enquête sur le degré de satisfaction des «clients», réalisée par la Cour à la fin de 2004, a révélé que la qualité des traductions dans les langues de l'UE-15 de même que le traitement administratif des demandes de traduction étaient généralement considérés comme satisfaisants. Toutefois, certaines directions générales de la Commission ont fait état de quelques problèmes de qualité affectant les traductions de la DGT dans les langues de l'UE-15, en particulier un manque de précision dans les termes techniques, ainsi que de la qualité variable des traductions externes. La DG A III du Conseil a également fait part de quelques problèmes de qualité dans les propositions législatives déposées par la Commission. |
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41.

L'enquête sur le degré de satisfaction des «clients», réalisée par la Cour à la fin de 2004, a révélé que la qualité des traductions dans les langues de l'UE-15 de même que le traitement administratif des demandes de traduction étaient généralement considérés comme satisfaisants. Toutefois, certaines directions générales de la Commission ont fait état de quelques problèmes de qualité affectant les traductions de la DGT dans les langues de l'UE-15, en particulier un manque de précision dans les termes techniques, ainsi que de la qualité variable des traductions externes. La DG A III du Conseil a également fait part de quelques problèmes de qualité dans les propositions législatives déposées par la Commission.

| 42. | En revanche, la plupart des «clients» interrogés en 2004, en particulier à la Commission, ont fait état de problèmes de qualité pour les traductions dans les langues de l'UE-10. Ce problème était dû à la nécessité de recourir essentiellement à des traducteurs free lance, dont un grand nombre n'avait qu'une expérience limitée de la traduction de textes communautaires, ainsi qu'à un manque de capacités internes pour assurer de manière satisfaisante la révision des traductions free lance. |
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42.

En revanche, la plupart des «clients» interrogés en 2004, en particulier à la Commission, ont fait état de problèmes de qualité pour les traductions dans les langues de l'UE-10. Ce problème était dû à la nécessité de recourir essentiellement à des traducteurs free lance, dont un grand nombre n'avait qu'une expérience limitée de la traduction de textes communautaires, ainsi qu'à un manque de capacités internes pour assurer de manière satisfaisante la révision des traductions free lance.

| 43. | La qualité des traductions effectuées par des traducteurs free lance est évaluée par des traducteurs internes, qui leur attribuent une note sur dix. Quand la qualité d'une traduction externe s'avère insuffisante, le document est soit renvoyé au traducteur free lance, soit révisé de manière approfondie par un traducteur interne. Les traductions free lance auxquelles est attribuée une note inférieure ou égale à 6/10 sont présentées au CIEQ (17), un comité interinstitutionnel d'arbitrage indépendant. Dans 40 % des cas soumis par la Commission en 2004, le CIEQ a recommandé de résilier le contrat dans son intégralité ou certains volets de celui-ci. |
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43.

La qualité des traductions effectuées par des traducteurs free lance est évaluée par des traducteurs internes, qui leur attribuent une note sur dix. Quand la qualité d'une traduction externe s'avère insuffisante, le document est soit renvoyé au traducteur free lance, soit révisé de manière approfondie par un traducteur interne. Les traductions free lance auxquelles est attribuée une note inférieure ou égale à 6/10 sont présentées au CIEQ (17), un comité interinstitutionnel d'arbitrage indépendant. Dans 40 % des cas soumis par la Commission en 2004, le CIEQ a recommandé de résilier le contrat dans son intégralité ou certains volets de celui-ci.

Respect des délais et autres éléments de satisfaction du «client»

| 44. | En 2004, la DGT a terminé près de 90 % des traductions dans les délais convenus (contre environ 80 % en 2003 et 94 % en 2005). Cette amélioration est en partie due à une diminution de la charge de travail. Au Parlement européen, le taux correspondant pour la période de mai 2004 à juillet 2005 était de 86 %. Le SGC ne dispose pas de statistiques montrant dans quelle mesure les délais de traduction ont été respectés au Conseil. |
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44.

En 2004, la DGT a terminé près de 90 % des traductions dans les délais convenus (contre environ 80 % en 2003 et 94 % en 2005). Cette amélioration est en partie due à une diminution de la charge de travail. Au Parlement européen, le taux correspondant pour la période de mai 2004 à juillet 2005 était de 86 %. Le SGC ne dispose pas de statistiques montrant dans quelle mesure les délais de traduction ont été respectés au Conseil.

| 45. | Certaines directions générales de la Commission visitées pendant l'audit de la Cour ont toutefois indiqué que les délais fixés par la DGT n'étaient pas toujours compatibles avec leurs obligations légales ou leurs besoins opérationnels. De ce fait, les administrateurs (non-linguistes) traduisent fréquemment eux-mêmes certains documents courts et urgents («traductions grises») ou, dans d'autres cas, externalisent directement certaines traductions à des traducteurs free lance (voir points 54 et 75). Si elle est pragmatique, cette solution est également révélatrice de l'incapacité à répondre à la demande et elle complique considérablement la gestion, par la Commission, de la traduction dans son ensemble. |
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45.

Certaines directions générales de la Commission visitées pendant l'audit de la Cour ont toutefois indiqué que les délais fixés par la DGT n'étaient pas toujours compatibles avec leurs obligations légales ou leurs besoins opérationnels. De ce fait, les administrateurs (non-linguistes) traduisent fréquemment eux-mêmes certains documents courts et urgents («traductions grises») ou, dans d'autres cas, externalisent directement certaines traductions à des traducteurs free lance (voir points 54 et 75). Si elle est pragmatique, cette solution est également révélatrice de l'incapacité à répondre à la demande et elle complique considérablement la gestion, par la Commission, de la traduction dans son ensemble.

| 46. | Les utilisateurs des traductions au Conseil et à la Commission ont également signalé que, les capacités disponibles pour les langues de l'UE-10 étant insuffisantes, les délais fixés par les unités de planification (notamment en 2004) étaient trop longs pour répondre à leurs besoins. |
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46.

Les utilisateurs des traductions au Conseil et à la Commission ont également signalé que, les capacités disponibles pour les langues de l'UE-10 étant insuffisantes, les délais fixés par les unités de planification (notamment en 2004) étaient trop longs pour répondre à leurs besoins.

Coût et efficience de la traduction

Coût de la traduction

Calculs des coûts

| 47. | L'établissement du budget par activités (EBA) constitue un moyen «de renforcer la transparence de la gestion du budget au regard des objectifs de bonne gestion financière et notamment d'efficience et d'efficacité» (18). Pour contrôler la performance réalisée dans le cadre d'une activité, il est essentiel de connaître le coût de celle-ci. L'article 12, paragraphe 1, du code de conduite du Parlement européen dispose que «les services de traduction informent les utilisateurs tous les trois mois, sur des bases comparables, des coûts engendrés par leurs demandes de facilités linguistiques». Cette disposition n'a toutefois pas été appliquée. Le SGC n'a jamais estimé le coût de la traduction. |
| --- | --- |

47.

L'établissement du budget par activités (EBA) constitue un moyen «de renforcer la transparence de la gestion du budget au regard des objectifs de bonne gestion financière et notamment d'efficience et d'efficacité» (18). Pour contrôler la performance réalisée dans le cadre d'une activité, il est essentiel de connaître le coût de celle-ci. L'article 12, paragraphe 1, du code de conduite du Parlement européen dispose que «les services de traduction informent les utilisateurs tous les trois mois, sur des bases comparables, des coûts engendrés par leurs demandes de facilités linguistiques». Cette disposition n'a toutefois pas été appliquée. Le SGC n'a jamais estimé le coût de la traduction.

| 48. | Au cours de la période couverte par l'audit, la Commission a abandonné son projet d'établissement des coûts de revient. Avec la procédure de l'EBA, les coûts de traduction sont toutefois imputés aux différents domaines politiques. Un tarif dépendant de la taille de la direction générale concernée est appliqué, mais il n'est fondé ni sur les coûts réels ni sur le nombre effectif de pages. |
| --- | --- |

48.

Au cours de la période couverte par l'audit, la Commission a abandonné son projet d'établissement des coûts de revient. Avec la procédure de l'EBA, les coûts de traduction sont toutefois imputés aux différents domaines politiques. Un tarif dépendant de la taille de la direction générale concernée est appliqué, mais il n'est fondé ni sur les coûts réels ni sur le nombre effectif de pages.

| 49. | Malgré l'importance de ces informations, les institutions auditées n'ont calculé ni le coût total de la traduction ni le coût de celle-ci par page. La Cour a calculé le coût total des traductions internes et externes gérées par les services de traduction des institutions (c'est-à-dire à l'exclusion de l'externalisation directe et des «traductions grises», dont le coût ne peut être calculé, puisqu'il n'existe aucune donnée concernant le temps que le personnel administratif consacre aux tâches de traduction). Ce calcul a pour objet de permettre une comparaison, d'une part, entre les institutions auditées et, d'autre part, entre les coûts des traductions internes et externes. La méthode de calcul des coûts utilisée par la Cour est exposée en détail à l'annexe II. |
| --- | --- |

49.

Malgré l'importance de ces informations, les institutions auditées n'ont calculé ni le coût total de la traduction ni le coût de celle-ci par page. La Cour a calculé le coût total des traductions internes et externes gérées par les services de traduction des institutions (c'est-à-dire à l'exclusion de l'externalisation directe et des «traductions grises», dont le coût ne peut être calculé, puisqu'il n'existe aucune donnée concernant le temps que le personnel administratif consacre aux tâches de traduction). Ce calcul a pour objet de permettre une comparaison, d'une part, entre les institutions auditées et, d'autre part, entre les coûts des traductions internes et externes. La méthode de calcul des coûts utilisée par la Cour est exposée en détail à l'annexe II.

| 50. | Les résultats des calculs de la Cour pour 2003 (19) sont présentés dans les tableaux 2, 3 et 4 ci-après. |
| --- | --- |

50.

Les résultats des calculs de la Cour pour 2003 (19) sont présentés dans les tableaux 2, 3 et 4 ci-après.

Tableau 2

Coût total de la traduction interne

| | COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION INTERNE
  (millions d'euros) | COÛT MOYEN PAR PAGE
  (euros) |
| --- | --- | --- |
| Commission | Parlement | Conseil | 3 institutions | Commission | Parlement | Conseil | 3 institutions |
| Traducteurs internes | 94,76 | 40,03 | 54,58 | 189,37 | 85,27 | 89,87 | 136,92 | 96,85 |
| Secrétaires | 5,46 | 7,80 | 11,25 | 24,51 | 4,92 | 17,51 | 28,22 | 12,54 |
| Coût direct | 100,22 | 47,83 | 65,83 | 213,88 | 90,19 | 107,38 | 165,14 | 109,39 |
| Encadrement | 0,50 | 0,27 | 0,52 | 1,30 | 0,45 | 0,62 | 1,31 | 0,66 |
| Agents SdT | 34,06 | 10,35 | 11,42 | 55,84 | 30,66 | 23,25 | 28,64 | 28,56 |
| Planification | 2,35 | 0,41 | 1,25 | 4,00 | 2,11 | 0,92 | 3,12 | 2,05 |
| Bâtiments | 22,80 | 9,14 | 12,50 | 44,44 | 20,52 | 20,52 | 31,35 | 22,73 |
| Informatique | 8,31 | 6,01 | 5,39 | 19,70 | 7,48 | 13,49 | 13,51 | 10,08 |
| Autres (20) | 9,72 | 3,09 | 3,48 | 16,28 | 8,74 | 6,93 | 8,72 | 8,33 |
| Coût indirect | 77,74 | 29,28 | 34,54 | 141,56 | 69,96 | 65,72 | 86,65 | 72,40 |
| Coût total | 177,95 | 77,11 | 100,38 | 355,44 | 160,15 | 173,11 | 251,80 | 181,78 |
| Source: Cour des comptes. |

COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION INTERNE

(millions d'euros)

COÛT MOYEN PAR PAGE

(euros)

Commission

Parlement

Conseil

3 institutions

Commission

Parlement

Conseil

3 institutions

Traducteurs internes

94,76

40,03

54,58

189,37

85,27

89,87

136,92

96,85

Secrétaires

5,46

7,80

11,25

24,51

4,92

17,51

28,22

12,54

Coût direct

100,22

47,83

65,83

213,88

90,19

107,38

165,14

109,39

Encadrement

0,50

0,27

0,52

1,30

0,45

0,62

1,31

0,66

Agents SdT

34,06

10,35

11,42

55,84

30,66

23,25

28,64

28,56

Planification

2,35

0,41

1,25

4,00

2,11

0,92

3,12

2,05

Bâtiments

22,80

9,14

12,50

44,44

20,52

20,52

31,35

22,73

Informatique

8,31

6,01

5,39

19,70

7,48

13,49

13,51

10,08

Autres (20)

9,72

3,09

3,48

16,28

8,74

6,93

8,72

8,33

Coût indirect

77,74

29,28

34,54

141,56

69,96

65,72

86,65

72,40

Coût total

177,95

77,11

100,38

355,44

160,15

173,11

251,80

181,78

Source: Cour des comptes.

Tableau 3

Coût total de la traduction externe

| | COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION EXTERNE
  (millions d'euros) | COÛT MOYEN PAR PAGE
  (euros) |
| --- | --- | --- |
| Commission | Parlement | Conseil | 3 institutions | Commission | Parlement | Conseil | 3 institutions |
| Traducteurs internes (révision) | 5,85 | 0,00 | s.o. | 5,85 | 18,36 | 0,00 | s.o. | 10,95 |
| Secrétaires | 1,51 | 2,74 | s.o. | 4,25 | 4,74 | 12,70 | s.o. | 7,95 |
| Traducteurs free lance | 11,22 | 8,90 | s.o. | 20,12 | 35,24 | 41,22 | s.o. | 37,65 |
| Coût direct | 18,58 | 11,64 | s.o. | 30,22 | 58,34 | 53,92 | s.o. | 56,55 |
| Encadrement | 0,14 | 0,12 | s.o. | 0,26 | 0,44 | 0,56 | s.o. | 0,49 |
| Agents SdT | 9,32 | 4,54 | s.o. | 13,86 | 29,26 | 21,04 | s.o. | 25,94 |
| Planification | 0,65 | 0,18 | s.o. | 0,83 | 2,03 | 0,83 | s.o. | 1,55 |
| Unité de gestion des collaborateurs free lance | 2,01 | 1,39 | s.o. | 3,40 | 6,32 | 6,44 | s.o. | 6,37 |
| Bâtiments | 2,29 | 1,75 | s.o. | 4,04 | 7,18 | 8,10 | s.o. | 7,55 |
| Informatique | 2,29 | 1,71 | s.o. | 4,01 | 7,20 | 7,94 | s.o. | 7,50 |
| Autres (21) | 1,56 | 0,58 | s.o. | 2,15 | 4,91 | 2,69 | s.o. | 4,02 |
| Coût indirect | 18,27 | 10,27 | s.o. | 28,54 | 57,34 | 47,60 | s.o. | 53,41 |
| Coût total | 36,85 | 21,92 | s.o. | 58,76 | 115,68 | 101,54 | s.o. | 109,97 |
| Source: Cour des comptes. |

COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION EXTERNE

(millions d'euros)

COÛT MOYEN PAR PAGE

(euros)

Commission

Parlement

Conseil

3 institutions

Commission

Parlement

Conseil

3 institutions

Traducteurs internes (révision)

5,85

0,00

s.o.

5,85

18,36

0,00

s.o.

10,95

Secrétaires

1,51

2,74

s.o.

4,25

4,74

12,70

s.o.

7,95

Traducteurs free lance

11,22

8,90

s.o.

20,12

35,24

41,22

s.o.

37,65

Coût direct

18,58

11,64

s.o.

30,22

58,34

53,92

s.o.

56,55

Encadrement

0,14

0,12

s.o.

0,26

0,44

0,56

s.o.

0,49

Agents SdT

9,32

4,54

s.o.

13,86

29,26

21,04

s.o.

25,94

Planification

0,65

0,18

s.o.

0,83

2,03

0,83

s.o.

1,55

Unité de gestion des collaborateurs free lance

2,01

1,39

s.o.

3,40

6,32

6,44

s.o.

6,37

Bâtiments

2,29

1,75

s.o.

4,04

7,18

8,10

s.o.

7,55

Informatique

2,29

1,71

s.o.

4,01

7,20

7,94

s.o.

7,50

Autres (21)

1,56

0,58

s.o.

2,15

4,91

2,69

s.o.

4,02

Coût indirect

18,27

10,27

s.o.

28,54

57,34

47,60

s.o.

53,41

Coût total

36,85

21,92

s.o.

58,76

115,68

101,54

s.o.

109,97

Source: Cour des comptes.

Tableau 4

Estimation du coût total de la traduction; traduction interne et externe

| | COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION
  (millions d'euros) | COÛT MOYEN PAR PAGE
  (euros) |
| --- | --- | --- |
| Commission | Parlement | Conseil | 3 institutions | Commission | Parlement | Conseil | 3 institutions |
| Traducteurs internes | 100,61 | 40,03 | 54,58 | 195,22 | 70,37 | 60,54 | 136,92 | 78,41 |
| Secrétaires | 6,97 | 10,54 | 11,25 | 28,76 | 4,88 | 15,94 | 28,22 | 11,55 |
| Traducteurs free lance | 11,22 | 8,90 | 0,00 | 20,12 | 7,85 | 13,45 | 0,00 | 8,08 |
| Coût direct | 118,80 | 59,47 | 65,83 | 244,10 | 83,09 | 89,93 | 165,14 | 98,05 |
| Encadrement | 0,64 | 0,40 | 0,52 | 1,56 | 0,45 | 0,60 | 1,31 | 0,63 |
| Agents SdT | 43,38 | 14,90 | 11,42 | 69,70 | 30,34 | 22,53 | 28,64 | 27,99 |
| Planification | 2,99 | 0,59 | 1,25 | 4,83 | 2,09 | 0,89 | 3,12 | 1,94 |
| Unité de gestion des collaborateurs free lance | 2,01 | 1,39 | 0,00 | 3,40 | 1,41 | 2,10 | 0,00 | 1,37 |
| Bâtiments | 25,09 | 10,89 | 12,50 | 48,47 | 17,55 | 16,47 | 31,35 | 19,47 |
| Informatique | 10,60 | 7,72 | 5,39 | 23,71 | 7,41 | 11,68 | 13,51 | 9,52 |
| Autres (22) | 11,28 | 3,67 | 3,48 | 18,42 | 7,89 | 5,55 | 8,72 | 7,40 |
| Coût indirect | 96,00 | 39,55 | 34,54 | 170,09 | 67,14 | 59,81 | 86,65 | 68,32 |
| Coût total | 214,80 | 99,02 | 100,38 | 414,19 | 150,24 | 149,74 | 251,80 | 166,37 |
| Source: Cour des comptes. |

COÛT TOTAL DE LA TRADUCTION

(millions d'euros)

COÛT MOYEN PAR PAGE

(euros)

Commission

Parlement

Conseil

3 institutions

Commission

Parlement

Conseil

3 institutions

Traducteurs internes

100,61

40,03

54,58

195,22

70,37

60,54

136,92

78,41

Secrétaires

6,97

10,54

11,25

28,76

4,88

15,94

28,22

11,55

Traducteurs free lance

11,22

8,90

0,00

20,12

7,85

13,45

0,00

8,08

Coût direct

118,80

59,47

65,83

244,10

83,09

89,93

165,14

98,05

Encadrement

0,64

0,40

0,52

1,56

0,45

0,60

1,31

0,63

Agents SdT

43,38

14,90

11,42

69,70

30,34

22,53

28,64

27,99

Planification

2,99

0,59

1,25

4,83

2,09

0,89

3,12

1,94

Unité de gestion des collaborateurs free lance

2,01

1,39

0,00

3,40

1,41

2,10

0,00

1,37

Bâtiments

25,09

10,89

12,50

48,47

17,55

16,47

31,35

19,47

Informatique

10,60

7,72

5,39

23,71

7,41

11,68

13,51

9,52

Autres (22)

11,28

3,67

3,48

18,42

7,89

5,55

8,72

7,40

Coût indirect

96,00

39,55

34,54

170,09

67,14

59,81

86,65

68,32

Coût total

214,80

99,02

100,38

414,19

150,24

149,74

251,80

166,37

Source: Cour des comptes.

Analyse des coûts

| 51. | Les coûts par page sont calculés ex post et ne sont valables que pour le volume de la demande et de la production en 2003. La majeure partie des coûts de traduction étant des frais fixes (87 % au Parlement européen, 91 % à la DGT et 97 % au SGC), le coût par page est bien entendu plus élevé les années où la demande est faible. En 2004, le volume de traduction pour les langues de l'UE-15 a chuté de presque 25 % à la Commission; cela a entraîné une baisse de la productivité de 20 %, la réduction du nombre de traductions free lance n'ayant pas été suffisante pour que les traducteurs internes soient pleinement occupés. En 2003, le coût par page traduite en interne à la Commission et au Parlement européen était comparable, tandis qu'il était beaucoup plus élevé au Conseil, dans une large mesure à cause d'une productivité plus faible et du coût plus élevé du secrétariat et des bâtiments. L'écart était encore plus important en ce qui concerne le coût total par page, le nombre d'agents permanents étant suffisant au Conseil pour lui éviter de recourir à la traduction externe pour les langues de l'UE-15. |
| --- | --- |

51.

Les coûts par page sont calculés ex post et ne sont valables que pour le volume de la demande et de la production en 2003. La majeure partie des coûts de traduction étant des frais fixes (87 % au Parlement européen, 91 % à la DGT et 97 % au SGC), le coût par page est bien entendu plus élevé les années où la demande est faible. En 2004, le volume de traduction pour les langues de l'UE-15 a chuté de presque 25 % à la Commission; cela a entraîné une baisse de la productivité de 20 %, la réduction du nombre de traductions free lance n'ayant pas été suffisante pour que les traducteurs internes soient pleinement occupés. En 2003, le coût par page traduite en interne à la Commission et au Parlement européen était comparable, tandis qu'il était beaucoup plus élevé au Conseil, dans une large mesure à cause d'une productivité plus faible et du coût plus élevé du secrétariat et des bâtiments. L'écart était encore plus important en ce qui concerne le coût total par page, le nombre d'agents permanents étant suffisant au Conseil pour lui éviter de recourir à la traduction externe pour les langues de l'UE-15.

| 52. | Pour 2003, le coût estimatif total par page de traduction externe était inférieur de 35 % à celui de la traduction interne au Parlement européen (100 euros contre 154 euros) et de 25 % à la Commission (120 euros contre 160 euros). Toutefois, ces données ne tiennent pas compte du fait que la traduction interne et la traduction externe ne sont pas de même nature, la première portant sur des textes prioritaires demandant plus d'efforts et de temps, comme les textes législatifs et les documents destinés à la publication. Les traducteurs internes étant également occupés par d'autres tâches linguistiques, ils ne consacrent pas intégralement leur temps aux traductions (voir point 76). Pour les langues de l'UE-15 comme pour celles de l'UE-10, le Parlement européen paie les traducteurs free lance, en moyenne, 12 % de plus que la DGT (23). |
| --- | --- |

52.

Pour 2003, le coût estimatif total par page de traduction externe était inférieur de 35 % à celui de la traduction interne au Parlement européen (100 euros contre 154 euros) et de 25 % à la Commission (120 euros contre 160 euros). Toutefois, ces données ne tiennent pas compte du fait que la traduction interne et la traduction externe ne sont pas de même nature, la première portant sur des textes prioritaires demandant plus d'efforts et de temps, comme les textes législatifs et les documents destinés à la publication. Les traducteurs internes étant également occupés par d'autres tâches linguistiques, ils ne consacrent pas intégralement leur temps aux traductions (voir point 76). Pour les langues de l'UE-15 comme pour celles de l'UE-10, le Parlement européen paie les traducteurs free lance, en moyenne, 12 % de plus que la DGT (23).

Efficience du processus de traduction

| 53. | L'approche par activités en matière de gestion des ressources humaines et financières exige la définition d'objectifs, la planification des activités et le suivi des réalisations et des performances par rapport aux objectifs, qui sont mesurées à l'aide d'indicateurs. Toutefois, les institutions auditées ne fournissent pas suffisamment d'indicateurs et d'informations de gestion pour qu'il soit possible d'assurer le suivi:






  a) | des demandes refusées et du nombre total de demandes (PE); |
| --- | --- | --- |

53.

L'approche par activités en matière de gestion des ressources humaines et financières exige la définition d'objectifs, la planification des activités et le suivi des réalisations et des performances par rapport aux objectifs, qui sont mesurées à l'aide d'indicateurs. Toutefois, les institutions auditées ne fournissent pas suffisamment d'indicateurs et d'informations de gestion pour qu'il soit possible d'assurer le suivi:

a)

des demandes refusées et du nombre total de demandes (PE);

| b) | du respect des délais de dépôt des demandes (SGC); |
| --- | --- |

b)

du respect des délais de dépôt des demandes (SGC);

| c) | des infractions au code de conduite (PE); |
| --- | --- |

c)

des infractions au code de conduite (PE);

| d) | des pages traduites par service demandeur/combinaison de langues (PE); |
| --- | --- |

d)

des pages traduites par service demandeur/combinaison de langues (PE);

| e) | des documents essentiels, dont la traduction est obligatoire (PE et SGC); |
| --- | --- |

e)

des documents essentiels, dont la traduction est obligatoire (PE et SGC);

| f) | des documents intégralement ou partiellement traduits alors que cela n'était pas nécessaire, l'original ayant par la suite été modifié (PE, COM et SGC). |
| --- | --- |

f)

des documents intégralement ou partiellement traduits alors que cela n'était pas nécessaire, l'original ayant par la suite été modifié (PE, COM et SGC).

| 54. | En outre, la Commission ne contrôle pas le volume de «traductions grises» ou de documents traduits après externalisation directe par les directions générales «clientes» ni ne dispose d'informations à cet égard (voir points 45 et 75). |
| --- | --- |

54.

En outre, la Commission ne contrôle pas le volume de «traductions grises» ou de documents traduits après externalisation directe par les directions générales «clientes» ni ne dispose d'informations à cet égard (voir points 45 et 75).

| 55. | Les procédures, l'organisation et les méthodes de travail des services de traduction sont soumises à des contraintes spécifiques, telles que les demandes urgentes (en particulier au Conseil), les textes juridiques et le programme de travail des institutions. Le tableau 5 indique, en pourcentage, le volume des traductions demandées dans un délai très court (moins de 24 heures ou entre 24 et 72 heures). |
| --- | --- |

55.

Les procédures, l'organisation et les méthodes de travail des services de traduction sont soumises à des contraintes spécifiques, telles que les demandes urgentes (en particulier au Conseil), les textes juridiques et le programme de travail des institutions. Le tableau 5 indique, en pourcentage, le volume des traductions demandées dans un délai très court (moins de 24 heures ou entre 24 et 72 heures).

Tableau 5

Délais de traduction requis

| | Commission | Parlement européen | Conseil |
| --- | --- | --- | --- |
| Délai d'exécution (en heures) | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 |
| 3 % | 7 % | 19 % | 30 % | 40 % | 22 % |
| Source: CITI (comité interinstitutionnel de la traduction et de l'interprétation). |

Commission

Parlement européen

Conseil

Délai d'exécution (en heures)

< 24

24-72

< 24

24-72

< 24

24-72

3 %

7 %

19 %

30 %

40 %

22 %

Source: CITI (comité interinstitutionnel de la traduction et de l'interprétation).

Prévisions concernant la demande

| 56. | Pour que les ressources internes puissent être utilisées de manière optimale, il importe notamment de disposer de prévisions précises concernant la demande. À court terme, malgré le coût apparemment inférieur des traductions externes, l'externalisation ne permet pas toujours de réaliser des économies. Les coûts de la traduction interne étant essentiellement des coûts fixes (voir points 51 et 52), le coût marginal (ou supplémentaire), par exemple, d'une page supplémentaire de traduction interne est très faible alors que le coût marginal d'une page de traduction externe est considérable. Par conséquent, le recours à la traduction externe devrait, de préférence, être limité aux cas où les capacités internes font défaut. Cela nécessite un bon système de prévision de la demande. |
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56.

Pour que les ressources internes puissent être utilisées de manière optimale, il importe notamment de disposer de prévisions précises concernant la demande. À court terme, malgré le coût apparemment inférieur des traductions externes, l'externalisation ne permet pas toujours de réaliser des économies. Les coûts de la traduction interne étant essentiellement des coûts fixes (voir points 51 et 52), le coût marginal (ou supplémentaire), par exemple, d'une page supplémentaire de traduction interne est très faible alors que le coût marginal d'une page de traduction externe est considérable. Par conséquent, le recours à la traduction externe devrait, de préférence, être limité aux cas où les capacités internes font défaut. Cela nécessite un bon système de prévision de la demande.

| 57. | Bien que le code de conduite du Parlement européen dispose que «les secrétariats des commissions, des délégations et des groupes politiques, sur la base de leur programme de travail, établissent chaque mois des prévisions de traduction avec indication de la langue source probable, la date prévisionnelle de dépôt et le nombre de pages à prévoir», aucune prévision de cette nature n'est transmise au service de planification. |
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57.

Bien que le code de conduite du Parlement européen dispose que «les secrétariats des commissions, des délégations et des groupes politiques, sur la base de leur programme de travail, établissent chaque mois des prévisions de traduction avec indication de la langue source probable, la date prévisionnelle de dépôt et le nombre de pages à prévoir», aucune prévision de cette nature n'est transmise au service de planification.

| 58. | En 2003 et en 2004, la plupart des directions générales de la Commission n'ont pas systématiquement transmis leurs prévisions de traduction pour une période donnée à la DGT; au Conseil, seules quelques directions générales ont informé régulièrement la DG A III de leurs besoins prévisionnels en matière de traduction. |
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58.

En 2003 et en 2004, la plupart des directions générales de la Commission n'ont pas systématiquement transmis leurs prévisions de traduction pour une période donnée à la DGT; au Conseil, seules quelques directions générales ont informé régulièrement la DG A III de leurs besoins prévisionnels en matière de traduction.

| 59. | Dans la pratique, les principales sources d'information concernant la charge de travail à venir sont les programmes de travail des institutions et les projets d'ordre du jour des réunions, ce qui ne donne qu'une indication approximative des besoins en traduction; ils ne permettent donc pas une planification détaillée. |
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59.

Dans la pratique, les principales sources d'information concernant la charge de travail à venir sont les programmes de travail des institutions et les projets d'ordre du jour des réunions, ce qui ne donne qu'une indication approximative des besoins en traduction; ils ne permettent donc pas une planification détaillée.

Respect des délais de dépôt des demandes

| 60. | Le code de conduite 2004 du Parlement européen prescrit un délai de dépôt de dix jours (24). Durant la première année d'application du code, ce délai n'a cependant été respecté que dans environ la moitié des cas par les «clients» du service de traduction. La majeure partie des traductions ne peut donc être fournie que peu de temps avant les réunions. |
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60.

Le code de conduite 2004 du Parlement européen prescrit un délai de dépôt de dix jours (24). Durant la première année d'application du code, ce délai n'a cependant été respecté que dans environ la moitié des cas par les «clients» du service de traduction. La majeure partie des traductions ne peut donc être fournie que peu de temps avant les réunions.

| 61. | En 1998, la DG A III du Conseil a fixé des délais de dépôt (dix jours ouvrables pour les documents de groupe de travail et cinq pour les documents Coreper). Du fait des contraintes de temps inhérentes aux fonctions du Conseil, ces délais sont rarement respectés. Au Parlement européen et au Conseil, la majeure partie des traductions n'est fournie que peu de temps avant les réunions. |
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61.

En 1998, la DG A III du Conseil a fixé des délais de dépôt (dix jours ouvrables pour les documents de groupe de travail et cinq pour les documents Coreper). Du fait des contraintes de temps inhérentes aux fonctions du Conseil, ces délais sont rarement respectés. Au Parlement européen et au Conseil, la majeure partie des traductions n'est fournie que peu de temps avant les réunions.

| 62. | La Commission n'a pas imposé de délais de dépôt, mais l'unité de planification de la DGT renégocie régulièrement les délais avec les services demandeurs si le délai requis est impossible à tenir. |
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62.

La Commission n'a pas imposé de délais de dépôt, mais l'unité de planification de la DGT renégocie régulièrement les délais avec les services demandeurs si le délai requis est impossible à tenir.

Planification

| 63. | Selon le calcul du coût total de la traduction en 2003 effectué par la Cour, le coût de la planification dans les trois institutions s'élève à environ 4,8 millions d'euros, soit environ 1 % du coût total de la traduction (voir tableau 2). La planification constitue un autre instrument permettant d'assurer une utilisation optimale des ressources internes (voir point 56). |
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63.

Selon le calcul du coût total de la traduction en 2003 effectué par la Cour, le coût de la planification dans les trois institutions s'élève à environ 4,8 millions d'euros, soit environ 1 % du coût total de la traduction (voir tableau 2). La planification constitue un autre instrument permettant d'assurer une utilisation optimale des ressources internes (voir point 56).

| 64. | Du fait, entre autres, que les délais de traduction sont très courts (voir tableau 5), les chefs d'unité au Conseil et au Parlement européen ne disposent pas d'une grande marge de manœuvre pour la planification à long ou à moyen terme, ni de la possibilité d'alléger la charge de travail. |
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64.

Du fait, entre autres, que les délais de traduction sont très courts (voir tableau 5), les chefs d'unité au Conseil et au Parlement européen ne disposent pas d'une grande marge de manœuvre pour la planification à long ou à moyen terme, ni de la possibilité d'alléger la charge de travail.

| 65. | Le système de planification du Conseil se fonde sur le nombre de pages imprimées du document déposé. Cet outil n'est pas fiable pour prévoir le temps de traduction car, en général, il n'est pas révélateur du travail de traduction réellement nécessaire (25). |
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65.

Le système de planification du Conseil se fonde sur le nombre de pages imprimées du document déposé. Cet outil n'est pas fiable pour prévoir le temps de traduction car, en général, il n'est pas révélateur du travail de traduction réellement nécessaire (25).

| 66. | Le système informatique utilisé au Parlement européen permet aux unités de planification de contrôler le nombre de pages à traduire par jour. Cela donne une indication générale des capacités disponibles par unité linguistique, mais ne fournit pas d'informations actualisées sur les capacités internes disponibles dans chaque unité pour une période déterminée, compte tenu de la disponibilité des traducteurs (congés, formations, etc.). |
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66.

Le système informatique utilisé au Parlement européen permet aux unités de planification de contrôler le nombre de pages à traduire par jour. Cela donne une indication générale des capacités disponibles par unité linguistique, mais ne fournit pas d'informations actualisées sur les capacités internes disponibles dans chaque unité pour une période déterminée, compte tenu de la disponibilité des traducteurs (congés, formations, etc.).

Utilisation efficiente des ressources internes et externes

Prétraitement

| 67. | Pour éviter que les textes déjà traduits ne le soient à nouveau, les services de traduction prient les services demandeurs de bien vouloir indiquer les références des documents de même nature déjà traduits et/ou faire apparaître les modifications apportées à la version antérieure d'un document traduit précédemment. Ces indications étant souvent omises ou incomplètes, les unités de planification sont contraintes d'effectuer des recherches dans des bases de données pour les retrouver. La codification des demandes et des traductions n'est pas suffisamment précise pour optimiser ces recherches. La situation est particulièrement difficile au Parlement européen, où les documents sont dispersés dans différentes bases de données et réseaux; en outre, les services de traduction ne disposent pas d'un recueil complet des textes traduits. |
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67.

Pour éviter que les textes déjà traduits ne le soient à nouveau, les services de traduction prient les services demandeurs de bien vouloir indiquer les références des documents de même nature déjà traduits et/ou faire apparaître les modifications apportées à la version antérieure d'un document traduit précédemment. Ces indications étant souvent omises ou incomplètes, les unités de planification sont contraintes d'effectuer des recherches dans des bases de données pour les retrouver. La codification des demandes et des traductions n'est pas suffisamment précise pour optimiser ces recherches. La situation est particulièrement difficile au Parlement européen, où les documents sont dispersés dans différentes bases de données et réseaux; en outre, les services de traduction ne disposent pas d'un recueil complet des textes traduits.

Les méthodes de travail des unités de traduction

| 68. | Les chefs d'unité sont responsables de l'attribution des travaux aux traducteurs internes. Chaque unité linguistique est organisée différemment: certaines le sont par groupes de traducteurs spécialisés, d'autres ont adopté une approche suivant laquelle «le premier (traducteur) arrivé se sert le premier». La DGT de la Commission et la DG A III du Conseil ont chacune développé au niveau central des outils indiquant la disponibilité des différents traducteurs. Ces outils ne sont cependant pas utilisés de façon systématique par toutes les unités linguistiques. Le Parlement européen ne dispose pas de tels outils. Certains chefs de division utilisent des feuilles de calcul, d'autres attribuent les travaux manuellement. |
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68.

Les chefs d'unité sont responsables de l'attribution des travaux aux traducteurs internes. Chaque unité linguistique est organisée différemment: certaines le sont par groupes de traducteurs spécialisés, d'autres ont adopté une approche suivant laquelle «le premier (traducteur) arrivé se sert le premier». La DGT de la Commission et la DG A III du Conseil ont chacune développé au niveau central des outils indiquant la disponibilité des différents traducteurs. Ces outils ne sont cependant pas utilisés de façon systématique par toutes les unités linguistiques. Le Parlement européen ne dispose pas de tels outils. Certains chefs de division utilisent des feuilles de calcul, d'autres attribuent les travaux manuellement.

| 69. | Toutes les unités de traduction sont composées de traducteurs et d'agents de soutien. Ces derniers sont chargés des recherches de documents de référence, de la dactylographie, de la mise en forme, de l'archivage, etc. Le Conseil (26) et le Parlement européen emploient une secrétaire pour deux traducteurs environ, tandis que la Commission n'en compte qu'une pour quatre ou cinq traducteurs. |
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69.

Toutes les unités de traduction sont composées de traducteurs et d'agents de soutien. Ces derniers sont chargés des recherches de documents de référence, de la dactylographie, de la mise en forme, de l'archivage, etc. Le Conseil (26) et le Parlement européen emploient une secrétaire pour deux traducteurs environ, tandis que la Commission n'en compte qu'une pour quatre ou cinq traducteurs.

| 70. | Les trois institutions ont ouvertement adopté des politiques consistant à encourager l'utilisation des technologies modernes, et elles ont consacré 23,7 millions d'euros aux outils informatiques en 2003 (coût total, licences comprises, voir tableau 4); dans la pratique cependant, chaque traducteur, avec l'accord tacite de son chef d'unité, a le choix d'utiliser ou non la traduction assistée par ordinateur (Translator's Workbench), les outils de recherche (comme Euramis, IATE, etc.) et les logiciels de reconnaissance vocale (au lieu de la dactylographie). Au Parlement européen, le pourcentage de traducteurs et d'agents de soutien qui utilisent ces outils varie considérablement d'une unité à une autre (de 10 % à 90 %). Au Conseil, l'utilisation des outils informatiques est marginale. Des trois institutions, c'est la Commission qui dispose des outils informatiques les plus modernes, mais aucune information n'est disponible sur leur degré d'utilisation. |
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70.

Les trois institutions ont ouvertement adopté des politiques consistant à encourager l'utilisation des technologies modernes, et elles ont consacré 23,7 millions d'euros aux outils informatiques en 2003 (coût total, licences comprises, voir tableau 4); dans la pratique cependant, chaque traducteur, avec l'accord tacite de son chef d'unité, a le choix d'utiliser ou non la traduction assistée par ordinateur (Translator's Workbench), les outils de recherche (comme Euramis, IATE, etc.) et les logiciels de reconnaissance vocale (au lieu de la dactylographie). Au Parlement européen, le pourcentage de traducteurs et d'agents de soutien qui utilisent ces outils varie considérablement d'une unité à une autre (de 10 % à 90 %). Au Conseil, l'utilisation des outils informatiques est marginale. Des trois institutions, c'est la Commission qui dispose des outils informatiques les plus modernes, mais aucune information n'est disponible sur leur degré d'utilisation.

| 71. | Depuis 2003, environ 100 des 1 100 traducteurs de la Commission ont adopté le télétravail. Selon le rapport d'évaluation de la DGT (27), la formule actuelle permet de réaliser des économies annuelles nettes s'élevant à environ 10 000 euros par traducteur, principalement grâce à une augmentation de la productivité. Au Parlement européen, 26 des 430 traducteurs ont opté pour le télétravail, et le Conseil a lui aussi lancé deux projets pilotes dans ce domaine. |
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71.

Depuis 2003, environ 100 des 1 100 traducteurs de la Commission ont adopté le télétravail. Selon le rapport d'évaluation de la DGT (27), la formule actuelle permet de réaliser des économies annuelles nettes s'élevant à environ 10 000 euros par traducteur, principalement grâce à une augmentation de la productivité. Au Parlement européen, 26 des 430 traducteurs ont opté pour le télétravail, et le Conseil a lui aussi lancé deux projets pilotes dans ce domaine.

Externalisation

| 72. | La Commission et le Parlement européen mettent en œuvre une politique consistant à recourir systématiquement à la traduction interne pour les textes législatifs (pour des raisons de qualité) ainsi que pour les documents urgents, confidentiels et courts (pour des raisons pratiques). Dès lors que presque tous les travaux de traduction appartiennent à cette catégorie au Conseil, les traductions y sont généralement effectuées en interne. |
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72.

La Commission et le Parlement européen mettent en œuvre une politique consistant à recourir systématiquement à la traduction interne pour les textes législatifs (pour des raisons de qualité) ainsi que pour les documents urgents, confidentiels et courts (pour des raisons pratiques). Dès lors que presque tous les travaux de traduction appartiennent à cette catégorie au Conseil, les traductions y sont généralement effectuées en interne.

| 73. | En principe, la décision de confier la traduction à des traducteurs free lance est prise par les chefs des unités de traduction (sauf en ce qui concerne l'externalisation directe, comme cela est mentionné ci-après), compte tenu du type de traduction et des capacités internes disponibles. À la Commission et au Parlement européen, une corrélation claire et positive entre la charge de travail et le pourcentage d'externalisation a été constatée pour la plupart des unités linguistiques en 2004. L'audit a toutefois montré qu'en 2004, le taux d'externalisation était élevé dans les deux unités de la DGT, dont la charge de travail était inférieure à la moyenne (ces dernières ayant tardé à réagir à la diminution de la charge de travail par rapport à 2003), ce qui est révélateur d'une sous-utilisation des capacités internes. La division de la traduction française au Parlement européen présente la deuxième charge de travail la plus faible pour 2005, mais le deuxième taux d'externalisation le plus élevé. Ces situations n'ont suscité aucune mesure correctrice de la part de l'encadrement. |
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73.

En principe, la décision de confier la traduction à des traducteurs free lance est prise par les chefs des unités de traduction (sauf en ce qui concerne l'externalisation directe, comme cela est mentionné ci-après), compte tenu du type de traduction et des capacités internes disponibles. À la Commission et au Parlement européen, une corrélation claire et positive entre la charge de travail et le pourcentage d'externalisation a été constatée pour la plupart des unités linguistiques en 2004. L'audit a toutefois montré qu'en 2004, le taux d'externalisation était élevé dans les deux unités de la DGT, dont la charge de travail était inférieure à la moyenne (ces dernières ayant tardé à réagir à la diminution de la charge de travail par rapport à 2003), ce qui est révélateur d'une sous-utilisation des capacités internes. La division de la traduction française au Parlement européen présente la deuxième charge de travail la plus faible pour 2005, mais le deuxième taux d'externalisation le plus élevé. Ces situations n'ont suscité aucune mesure correctrice de la part de l'encadrement.

| 74. | Le Parlement européen et la Commission externalisent automatiquement certains travaux de traduction, sans vérifier la disponibilité de capacités internes pour certaines langues ou pour la totalité d'entre elles. En 2003-2004, les deux institutions se sont fixé pour objectif d'accroître le pourcentage de travaux de traduction confiés à des traducteurs free lance pour le faire passer à 30 % et 40 % respectivement; il s'agissait de faire face à la demande globale, dont on prévoyait l'augmentation, et de tenir compte du fait que le coût de la traduction externe est moindre (comparé à celui du recrutement de traducteurs à temps plein supplémentaires). En raison de la baisse structurelle de la demande en 2004, la DGT a fait marche arrière et le Parlement européen a donné comme consigne de ne plus envoyer aux traducteurs free lance que les traductions CRE pendant la période des élections (28). La charge de travail globale par unité linguistique pour les langues de l'UE-15 a diminué d'environ 20 % en 2004 par rapport à 2003, mais le taux d'externalisation au Parlement européen n'a guère évolué (32,5 % en 2003 et 32 % en 2004) (voir tableau 6). Si les taux d'externalisation pour les langues de l'UE-10 relevés à la Commission, au Parlement européen et au Conseil entre 2004 et 2005 diffèrent, c'est essentiellement parce qu'en 2004, le Parlement européen a réussi à recruter davantage de traducteurs internes pour les langues de l'UE-10 que les autres institutions. En raison d'un ralentissement de l'activité législative et d'une baisse du volume de traduction, le Parlement européen est parvenu à traduire en interne un pourcentage plus élevé de textes dans les langues de l'UE-10 (voir points 20 et 25). |
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74.

Le Parlement européen et la Commission externalisent automatiquement certains travaux de traduction, sans vérifier la disponibilité de capacités internes pour certaines langues ou pour la totalité d'entre elles. En 2003-2004, les deux institutions se sont fixé pour objectif d'accroître le pourcentage de travaux de traduction confiés à des traducteurs free lance pour le faire passer à 30 % et 40 % respectivement; il s'agissait de faire face à la demande globale, dont on prévoyait l'augmentation, et de tenir compte du fait que le coût de la traduction externe est moindre (comparé à celui du recrutement de traducteurs à temps plein supplémentaires). En raison de la baisse structurelle de la demande en 2004, la DGT a fait marche arrière et le Parlement européen a donné comme consigne de ne plus envoyer aux traducteurs free lance que les traductions CRE pendant la période des élections (28). La charge de travail globale par unité linguistique pour les langues de l'UE-15 a diminué d'environ 20 % en 2004 par rapport à 2003, mais le taux d'externalisation au Parlement européen n'a guère évolué (32,5 % en 2003 et 32 % en 2004) (voir tableau 6). Si les taux d'externalisation pour les langues de l'UE-10 relevés à la Commission, au Parlement européen et au Conseil entre 2004 et 2005 diffèrent, c'est essentiellement parce qu'en 2004, le Parlement européen a réussi à recruter davantage de traducteurs internes pour les langues de l'UE-10 que les autres institutions. En raison d'un ralentissement de l'activité législative et d'une baisse du volume de traduction, le Parlement européen est parvenu à traduire en interne un pourcentage plus élevé de textes dans les langues de l'UE-10 (voir points 20 et 25).

Tableau 6

Taux d'externalisation en 2003, en 2004 et en 2005

| | Commission | Parlement européen | Conseil |
| --- | --- | --- | --- |
| Taux d'externalisation | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Toutes langues confondues | 22 % | 23 % | 20 % | 33 % | 30 % | 36 % | 0 % | 1 % | 2 % |
| Langues de l'UE-15 | 21 % | 16 % | 10 % | 32,5 % | 32 % | 33 % | 0 % | 0 % | 0 % |
| Langues de l'UE-10 | s.o. | 60 % | 37 % | 41 % | 20 % | 43 % | s.o. | 8 % | 5 % |
| Source: Cour des comptes. |

Commission

Parlement européen

Conseil

Taux d'externalisation

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Toutes langues confondues

22 %

23 %

20 %

33 %

30 %

36 %

0 %

1 %

2 %

Langues de l'UE-15

21 %

16 %

10 %

32,5 %

32 %

33 %

0 %

0 %

0 %

Langues de l'UE-10

s.o.

60 %

37 %

41 %

20 %

43 %

s.o.

8 %

5 %

Source: Cour des comptes.

| 75. | L'externalisation directe par les directions générales «clientes» est certes marginale au Conseil et au Parlement européen (29), mais l'audit a montré que plusieurs centaines de milliers de pages ont directement été externalisées par les directions générales de la Commission au cours de la période 2003-2004, sans aucun contrôle de la part de la DGT (voir points 45 et 54). |
| --- | --- |

75.

L'externalisation directe par les directions générales «clientes» est certes marginale au Conseil et au Parlement européen (29), mais l'audit a montré que plusieurs centaines de milliers de pages ont directement été externalisées par les directions générales de la Commission au cours de la période 2003-2004, sans aucun contrôle de la part de la DGT (voir points 45 et 54).

Productivité

| 76. | La productivité, au cours de la période 2000-2005, des trois institutions auditées a été examinée en vue de comparer les performances des institutions dans le temps. Le calcul de la productivité s'est appuyé sur la notion d'«équivalent temps plein» (ETP), selon laquelle le temps consacré à la traduction est considéré comme étant celui pendant lequel les traducteurs sont effectivement disponibles pour leurs activités professionnelles. Étant donné que, bien souvent, ce temps comprend des activités autres que la traduction (formation, encadrement, contrôle de la qualité, relecture de documents produits par d'autres services, etc.), la productivité fondée sur l'ETP ne représente qu'un indicateur général. Les comparaisons entre institutions et entre unités linguistiques d'une même institution doivent être examinées avec prudence. Il convient également de veiller à déterminer les raisons des différences constatées. Les éventuelles contraintes doivent être analysées afin d'établir si une intervention directe de la hiérarchie est possible. |
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76.

La productivité, au cours de la période 2000-2005, des trois institutions auditées a été examinée en vue de comparer les performances des institutions dans le temps. Le calcul de la productivité s'est appuyé sur la notion d'«équivalent temps plein» (ETP), selon laquelle le temps consacré à la traduction est considéré comme étant celui pendant lequel les traducteurs sont effectivement disponibles pour leurs activités professionnelles. Étant donné que, bien souvent, ce temps comprend des activités autres que la traduction (formation, encadrement, contrôle de la qualité, relecture de documents produits par d'autres services, etc.), la productivité fondée sur l'ETP ne représente qu'un indicateur général. Les comparaisons entre institutions et entre unités linguistiques d'une même institution doivent être examinées avec prudence. Il convient également de veiller à déterminer les raisons des différences constatées. Les éventuelles contraintes doivent être analysées afin d'établir si une intervention directe de la hiérarchie est possible.

| 77. | La productivité, définie comme étant le nombre de pages normalisées traduites en interne par traducteur équivalent temps plein, varie considérablement d'une unité linguistique à une autre et d'une institution à une autre. Dans l'ensemble des institutions, la productivité des unités linguistiques de l'UE-10 est généralement inférieure du fait qu'elles ont des besoins plus importants en matière de formation, qu'elles manquent d'expérience, que leurs mémoires de traduction sont de plus petite taille (ce qui limite l'utilisation de la traduction assistée par ordinateur) et qu'elles consacrent plus de temps à la révision des traductions externes. |
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77.

La productivité, définie comme étant le nombre de pages normalisées traduites en interne par traducteur équivalent temps plein, varie considérablement d'une unité linguistique à une autre et d'une institution à une autre. Dans l'ensemble des institutions, la productivité des unités linguistiques de l'UE-10 est généralement inférieure du fait qu'elles ont des besoins plus importants en matière de formation, qu'elles manquent d'expérience, que leurs mémoires de traduction sont de plus petite taille (ce qui limite l'utilisation de la traduction assistée par ordinateur) et qu'elles consacrent plus de temps à la révision des traductions externes.

| 78. | La productivité des services de traduction de l'UE est bien inférieure à celle du secteur privé (30). La productivité plus élevée constatée dans le secteur privé tient essentiellement à la nature des textes (peu de textes législatifs), ainsi qu'à l'utilisation très répandue des outils informatiques. Bien que les textes soient moins complexes, les traductions free lance sont souvent perçues comme étant de qualité inférieure et nécessitent un taux de révision plus élevé que les documents traduits en interne. Un certain nombre de contrats avec des agences externes ont donc été résiliés parce que la qualité des traductions n'était pas satisfaisante (voir point 43). Toutefois, en l'absence de capacités internes inutilisées, l'association d'une productivité supérieure et de rémunérations inférieures rend la traduction externe beaucoup moins onéreuse que le recrutement de traducteurs internes supplémentaires, même compte tenu des coûts indirects (planification, appels d'offres, paiement, contrôle de la qualité, etc.) (voir tableau 7). |
| --- | --- |

78.

La productivité des services de traduction de l'UE est bien inférieure à celle du secteur privé (30). La productivité plus élevée constatée dans le secteur privé tient essentiellement à la nature des textes (peu de textes législatifs), ainsi qu'à l'utilisation très répandue des outils informatiques. Bien que les textes soient moins complexes, les traductions free lance sont souvent perçues comme étant de qualité inférieure et nécessitent un taux de révision plus élevé que les documents traduits en interne. Un certain nombre de contrats avec des agences externes ont donc été résiliés parce que la qualité des traductions n'était pas satisfaisante (voir point 43). Toutefois, en l'absence de capacités internes inutilisées, l'association d'une productivité supérieure et de rémunérations inférieures rend la traduction externe beaucoup moins onéreuse que le recrutement de traducteurs internes supplémentaires, même compte tenu des coûts indirects (planification, appels d'offres, paiement, contrôle de la qualité, etc.) (voir tableau 7).

Tableau 7

Nombre moyen de pages traduites par traducteur (ETP)

| | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Commission (par an) | 915 | 902 | 909 | 1 054 | 917 | 797 |
| Commission (par jour) | 5,2 | 5,2 | 5,1 | 5,7 | 5,0 | 4,5 |
| Parlement européen (par an) | 1 092 | 1 195 | 1 062 | 1 031 | 858 | 1 226 |
| Conseil (31) (par an) | 602 | 653 | 772 | 707 | 648 | 669 |
| Source: Cour des comptes. |

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Commission (par an)

915

902

909

1 054

917

797

Commission (par jour)

5,2

5,2

5,1

5,7

5,0

4,5

Parlement européen (par an)

1 092

1 195

1 062

1 031

858

1 226

Conseil (31) (par an)

602

653

772

707

648

669

Source: Cour des comptes.

Commission

| 79. | Le fait que, pour la plupart des années de la période 2000-2005, la productivité de la DGT ait été légèrement inférieure à celle constatée au Parlement européen peut s'expliquer, dans une certaine mesure, par le rôle que joue la Commission en tant qu'initiateur du processus législatif. Cela implique en effet un taux de révision plus élevé et une fonction de chef de file dans l'élaboration de la terminologie et des bases de données, dont bénéficient également les autres institutions. En outre, les traducteurs internes de la Commission fournissent d'autres services linguistiques qui ne sont pas reflétés dans le volume de traduction journalier. |
| --- | --- |

79.

Le fait que, pour la plupart des années de la période 2000-2005, la productivité de la DGT ait été légèrement inférieure à celle constatée au Parlement européen peut s'expliquer, dans une certaine mesure, par le rôle que joue la Commission en tant qu'initiateur du processus législatif. Cela implique en effet un taux de révision plus élevé et une fonction de chef de file dans l'élaboration de la terminologie et des bases de données, dont bénéficient également les autres institutions. En outre, les traducteurs internes de la Commission fournissent d'autres services linguistiques qui ne sont pas reflétés dans le volume de traduction journalier.

| 80. | De 2003 à 2005, la productivité moyenne pour les langues de l'UE-15 a chuté de plus de 20 %. Pour la plupart des langues non procédurales de l'UE-15, la productivité est tombée au-dessous de quatre pages par jour. Cette baisse résulte de la diminution de la charge de travail pour les langues non procédurales, qui a entraîné une surcapacité. Cette dernière devrait être appréciée à la lumière du taux d'externalisation directe, c'est-à-dire sans aucun contrôle de la part de la DGT (voir point 75). |
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80.

De 2003 à 2005, la productivité moyenne pour les langues de l'UE-15 a chuté de plus de 20 %. Pour la plupart des langues non procédurales de l'UE-15, la productivité est tombée au-dessous de quatre pages par jour. Cette baisse résulte de la diminution de la charge de travail pour les langues non procédurales, qui a entraîné une surcapacité. Cette dernière devrait être appréciée à la lumière du taux d'externalisation directe, c'est-à-dire sans aucun contrôle de la part de la DGT (voir point 75).

| 81. | Même après l'instauration, par la DGT, d'un «mécanisme de flexibilité», permettant, au sein d'un même département linguistique, de transférer des travaux de traduction d'une unité temporairement confrontée à une charge de travail supérieure à la moyenne à une autre unité moins surchargée, il subsiste des différences de productivité importantes entre les unités (32). Ces différences s'expliquent essentiellement par la variation de la demande de traduction selon les différents domaines politiques sur la base desquels les compétences des unités linguistiques ont été déterminées. Les écarts de productivité entre les unités de la DGT se sont encore creusés depuis le dernier élargissement. En 2005, l'unité la plus productive a fait deux fois mieux que l'unité la moins productive. |
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81.

Même après l'instauration, par la DGT, d'un «mécanisme de flexibilité», permettant, au sein d'un même département linguistique, de transférer des travaux de traduction d'une unité temporairement confrontée à une charge de travail supérieure à la moyenne à une autre unité moins surchargée, il subsiste des différences de productivité importantes entre les unités (32). Ces différences s'expliquent essentiellement par la variation de la demande de traduction selon les différents domaines politiques sur la base desquels les compétences des unités linguistiques ont été déterminées. Les écarts de productivité entre les unités de la DGT se sont encore creusés depuis le dernier élargissement. En 2005, l'unité la plus productive a fait deux fois mieux que l'unité la moins productive.

Parlement européen

| 82. | Au cours des cinq dernières années, le Parlement européen a, en moyenne, réduit le nombre de ses traducteurs de plus de cinq ETP (soit 15 %) par langue. |
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82.

Au cours des cinq dernières années, le Parlement européen a, en moyenne, réduit le nombre de ses traducteurs de plus de cinq ETP (soit 15 %) par langue.

| 83. | Au Parlement européen, la productivité des unités de traduction anglaise et française est systématiquement inférieure à la moyenne (de 5 à 20 % selon les années), alors que les écarts de productivité dans les autres langues de l'UE-15 se limitent à 10 %. Pour l'unité de traduction française, cette disparité tient au fait que le nombre de traducteurs et le taux d'externalisation des traductions y sont supérieurs à la moyenne. S'agissant de l'unité de traduction anglaise, cela résulte de la baisse de la demande de traductions, la majorité des documents internes étant rédigés en anglais. Les taux d'externalisation et les surcapacités sont des facteurs tributaires de décisions de l'encadrement. |
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83.

Au Parlement européen, la productivité des unités de traduction anglaise et française est systématiquement inférieure à la moyenne (de 5 à 20 % selon les années), alors que les écarts de productivité dans les autres langues de l'UE-15 se limitent à 10 %. Pour l'unité de traduction française, cette disparité tient au fait que le nombre de traducteurs et le taux d'externalisation des traductions y sont supérieurs à la moyenne. S'agissant de l'unité de traduction anglaise, cela résulte de la baisse de la demande de traductions, la majorité des documents internes étant rédigés en anglais. Les taux d'externalisation et les surcapacités sont des facteurs tributaires de décisions de l'encadrement.

Conseil

| 84. | La productivité au Conseil s'est systématiquement avérée moins élevée qu'à la Commission et au Parlement européen. Cette situation est imputable aux effets combinés de plusieurs facteurs, à savoir une proportion élevée de documents législatifs exigeant une attention particulière, une demande très fluctuante (avec une charge de travail journalière variant de moins de 1 000 à plus de 7 000 pages en 2003). |
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84.

La productivité au Conseil s'est systématiquement avérée moins élevée qu'à la Commission et au Parlement européen. Cette situation est imputable aux effets combinés de plusieurs facteurs, à savoir une proportion élevée de documents législatifs exigeant une attention particulière, une demande très fluctuante (avec une charge de travail journalière variant de moins de 1 000 à plus de 7 000 pages en 2003).

| 85. | Afin de remédier au problème de surcapacité, la DG A III a adopté un plan d'action à long terme visant à faire passer le nombre de traducteurs et de secrétaires dans les unités linguistiques des langues de l'UE-15 d'environ 50 ETP en 2002 à 25 ETP en 2015 (33). Il faudra toutefois du temps pour que le plan fasse pleinement effet, car le Conseil affirme que les possibilités de reclassement interne sont limitées et que la mobilité interinstitutionnelle est faible. |
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85.

Afin de remédier au problème de surcapacité, la DG A III a adopté un plan d'action à long terme visant à faire passer le nombre de traducteurs et de secrétaires dans les unités linguistiques des langues de l'UE-15 d'environ 50 ETP en 2002 à 25 ETP en 2015 (33). Il faudra toutefois du temps pour que le plan fasse pleinement effet, car le Conseil affirme que les possibilités de reclassement interne sont limitées et que la mobilité interinstitutionnelle est faible.

| 86. | Les différences de productivité entre les unités linguistiques sont moins marquées au Conseil (et au Parlement européen) qu'à la Commission (sauf dans le cas de l'unité anglaise de la DG A III, où la productivité a été environ de 20 à 40 % inférieure à celle des autres unités pour la période 2003-2005). La relecture d'originaux et le rôle de principale langue pivot joué par l'anglais pour la traduction de textes rédigés dans les langues de l'UE-10, qui présentent des difficultés terminologiques considérables, pourraient expliquer, dans une certaine mesure, pourquoi la productivité est apparemment faible. |
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86.

Les différences de productivité entre les unités linguistiques sont moins marquées au Conseil (et au Parlement européen) qu'à la Commission (sauf dans le cas de l'unité anglaise de la DG A III, où la productivité a été environ de 20 à 40 % inférieure à celle des autres unités pour la période 2003-2005). La relecture d'originaux et le rôle de principale langue pivot joué par l'anglais pour la traduction de textes rédigés dans les langues de l'UE-10, qui présentent des difficultés terminologiques considérables, pourraient expliquer, dans une certaine mesure, pourquoi la productivité est apparemment faible.

Suivi du processus de traduction à l'aide d'indicateurs de performance

| 87. | Les statistiques des institutions en matière de traduction sont principalement produites au niveau central et sont centrées sur le volume de traduction par unité. L'encadrement et les unités des ressources humaines et financières se servent régulièrement de ces statistiques, mais l'utilisation de celles-ci à des fins de suivi journalier par les chefs des unités de traduction présente des variations considérables, certains d'entre eux ayant même développé leurs propres outils. |
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87.

Les statistiques des institutions en matière de traduction sont principalement produites au niveau central et sont centrées sur le volume de traduction par unité. L'encadrement et les unités des ressources humaines et financières se servent régulièrement de ces statistiques, mais l'utilisation de celles-ci à des fins de suivi journalier par les chefs des unités de traduction présente des variations considérables, certains d'entre eux ayant même développé leurs propres outils.

| 88. | Certaines institutions ne disposent d'aucun indicateur de performance ni de statistiques concernant:






  a) | le temps réellement consacré à la traduction d'un document par rapport au temps normal ou estimé (PE, COM et SGC); |
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88.

Certaines institutions ne disposent d'aucun indicateur de performance ni de statistiques concernant:

a)

le temps réellement consacré à la traduction d'un document par rapport au temps normal ou estimé (PE, COM et SGC);

| b) | le nombre de pages révisées (COM et SGC) et le temps consacré à la révision (PE, COM et SGC); |
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b)

le nombre de pages révisées (COM et SGC) et le temps consacré à la révision (PE, COM et SGC);

| c) | la production et la productivité des différents traducteurs (SGC); |
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c)

la production et la productivité des différents traducteurs (SGC);

| d) | le volume des traductions externalisées automatiquement par les unités de planification et de celles externalisées par les unités de traduction (PE et COM); |
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d)

le volume des traductions externalisées automatiquement par les unités de planification et de celles externalisées par les unités de traduction (PE et COM);

| e) | le non-respect des délais de livraison (SGC); |
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e)

le non-respect des délais de livraison (SGC);

| f) | l'incidence des outils de traduction assistée par ordinateur sur la productivité (PE, COM et SGC); |
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f)

l'incidence des outils de traduction assistée par ordinateur sur la productivité (PE, COM et SGC);

| g) | des données croisées, comme la corrélation entre la charge de travail et l'externalisation (PE, COM et SGC) (voir points 73 et 83). |
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g)

des données croisées, comme la corrélation entre la charge de travail et l'externalisation (PE, COM et SGC) (voir points 73 et 83).

| 89. | Les statistiques concernant la production et la productivité des divers services de traduction des institutions européennes tiennent compte des segments de textes traduits automatiquement, en particulier par le système Translators' Workbench (TWB). Les agences de traduction privées utilisent des systèmes de calcul plus sophistiqués, afin d'établir la charge de travail réelle et la productivité des différents traducteurs. |
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89.

Les statistiques concernant la production et la productivité des divers services de traduction des institutions européennes tiennent compte des segments de textes traduits automatiquement, en particulier par le système Translators' Workbench (TWB). Les agences de traduction privées utilisent des systèmes de calcul plus sophistiqués, afin d'établir la charge de travail réelle et la productivité des différents traducteurs.

| 90. | Contrairement aux autres institutions, qui ne prennent en considération que les parties modifiées des textes, le Conseil calcule sa production sur la base des pages imprimées (voir point 65). En conséquence, les statistiques du Conseil relatives à la production surestiment de plus de 50 % le nombre réel de pages traduites. À la suite de l'audit de la Cour, la DG A III a adopté une méthode similaire à celle utilisée par les autres institutions. |
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90.

Contrairement aux autres institutions, qui ne prennent en considération que les parties modifiées des textes, le Conseil calcule sa production sur la base des pages imprimées (voir point 65). En conséquence, les statistiques du Conseil relatives à la production surestiment de plus de 50 % le nombre réel de pages traduites. À la suite de l'audit de la Cour, la DG A III a adopté une méthode similaire à celle utilisée par les autres institutions.

Coopération interinstitutionnelle

| 91. | La création du CITI en 1995 a progressivement permis aux services de traduction de l'UE de coopérer dans certains domaines. |
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91.

La création du CITI en 1995 a progressivement permis aux services de traduction de l'UE de coopérer dans certains domaines.

| 92. | À ce jour, les principales réalisations en la matière sont les suivantes:






  a) | la création d'une base de données terminologique et d'une mémoire de traduction communes; |
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92.

À ce jour, les principales réalisations en la matière sont les suivantes:

a)

la création d'une base de données terminologique et d'une mémoire de traduction communes;

| b) | un appel d'offres interinstitutionnel pour la traduction externe à partir des langues de l'UE-10 et vers celles-ci (34); |
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b)

un appel d'offres interinstitutionnel pour la traduction externe à partir des langues de l'UE-10 et vers celles-ci (34);

| c) | une procédure conjointe d'appel d'offres pour l'acquisition d'un logiciel de reconnaissance vocale et d'autres outils multilingues; |
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c)

une procédure conjointe d'appel d'offres pour l'acquisition d'un logiciel de reconnaissance vocale et d'autres outils multilingues;

| d) | la mise en place d'un comité interinstitutionnel mixte pour l'évaluation de la qualité des traductions externes (CIEQ); |
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d)

la mise en place d'un comité interinstitutionnel mixte pour l'évaluation de la qualité des traductions externes (CIEQ);

| e) | l'échange de traducteurs et la répartition de la charge de travail en matière de traduction, mais dans une mesure limitée. |
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e)

l'échange de traducteurs et la répartition de la charge de travail en matière de traduction, mais dans une mesure limitée.

| 93. | Il ressort de l'analyse, par la Cour, de la nature et de la planification de l'offre et de la demande que si les institutions auditées éprouvent des difficultés d'ordre structurel à fournir un volume suffisant de traductions de qualité acceptable dans les langues de l'UE-10, des différences existent manifestement en ce qui concerne les langues de l'UE-15. C'est ainsi que les traducteurs anglais supportent la charge de travail la plus élevée à la DGT (voir point 86), mais la plus faible au Conseil et au Parlement européen. Ces deux institutions étant confrontées à des délais de livraison très courts et à une demande très fluctuante, elles disposent également de capacités temporairement inutilisées pendant certaines périodes (voir point 84). |
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93.

Il ressort de l'analyse, par la Cour, de la nature et de la planification de l'offre et de la demande que si les institutions auditées éprouvent des difficultés d'ordre structurel à fournir un volume suffisant de traductions de qualité acceptable dans les langues de l'UE-10, des différences existent manifestement en ce qui concerne les langues de l'UE-15. C'est ainsi que les traducteurs anglais supportent la charge de travail la plus élevée à la DGT (voir point 86), mais la plus faible au Conseil et au Parlement européen. Ces deux institutions étant confrontées à des délais de livraison très courts et à une demande très fluctuante, elles disposent également de capacités temporairement inutilisées pendant certaines périodes (voir point 84).

| 94. | Dans le droit fil des conclusions de la task force «Répartition de la charge de travail», un projet pilote a été lancé le 1er janvier 2005. En 2005, 3 763 pages (soit 63 % du volume demandé) ont été traduites par une des institutions participantes à la demande d'une autre institution. Ce chiffre ne représente que 0,2 % de la charge de travail totale de l'ensemble des institutions concernées, alors que plus de 20 % des travaux de traduction sont externalisés. Les économies réalisées peuvent être estimées à 150 000 euros (35). Les capacités inutilisées étant globalement bien supérieures à celles mises à la disposition des autres institutions dans le cadre du projet pilote, les économies pourraient être plus élevées. |
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94.

Dans le droit fil des conclusions de la task force «Répartition de la charge de travail», un projet pilote a été lancé le 1er janvier 2005. En 2005, 3 763 pages (soit 63 % du volume demandé) ont été traduites par une des institutions participantes à la demande d'une autre institution. Ce chiffre ne représente que 0,2 % de la charge de travail totale de l'ensemble des institutions concernées, alors que plus de 20 % des travaux de traduction sont externalisés. Les économies réalisées peuvent être estimées à 150 000 euros (35). Les capacités inutilisées étant globalement bien supérieures à celles mises à la disposition des autres institutions dans le cadre du projet pilote, les économies pourraient être plus élevées.

| 95. | Un point faible du système actuel de répartition de la charge de travail réside toutefois dans le fait que les documents qui sont normalement externalisés et les traductions dans les langues de l'UE-10 en sont exclus. En outre, les institutions auditées n'échangent pas suffisamment d'informations sur les capacités inutilisées dont elles disposent, et il n'existe en réalité ni mesures d'incitation ni obligation pour qu'elles acceptent une demande de traduction émanant d'une autre institution. À la DGT, si les traducteurs internes des unités correspondantes aux langues non procédurales de l'UE-15 avaient atteint en 2005 la même productivité qu'en 2003, ils auraient traduit au moins 10 000 pages de plus dans chacune des langues de l'UE-15. En 2005, le Parlement européen et plusieurs directions générales de la Commission ont externalisé un nombre similaire de pages de documents non urgents dans les mêmes langues, qui auraient pu être traduites par une autre institution. S'agissant des traductions externes, un montant total de quelque 11 millions d'euros aurait donc pu être économisé (36). |
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95.

Un point faible du système actuel de répartition de la charge de travail réside toutefois dans le fait que les documents qui sont normalement externalisés et les traductions dans les langues de l'UE-10 en sont exclus. En outre, les institutions auditées n'échangent pas suffisamment d'informations sur les capacités inutilisées dont elles disposent, et il n'existe en réalité ni mesures d'incitation ni obligation pour qu'elles acceptent une demande de traduction émanant d'une autre institution. À la DGT, si les traducteurs internes des unités correspondantes aux langues non procédurales de l'UE-15 avaient atteint en 2005 la même productivité qu'en 2003, ils auraient traduit au moins 10 000 pages de plus dans chacune des langues de l'UE-15. En 2005, le Parlement européen et plusieurs directions générales de la Commission ont externalisé un nombre similaire de pages de documents non urgents dans les mêmes langues, qui auraient pu être traduites par une autre institution. S'agissant des traductions externes, un montant total de quelque 11 millions d'euros aurait donc pu être économisé (36).

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

Procédures appliquées pour que les demandes de traduction soient satisfaites et que les traductions superflues soient évitées

| 96. | Aucune des institutions auditées n'applique une procédure claire et cohérente en ce qui concerne les demandes ou les autorisations de traduction. En vertu des règles et des procédures établies par les trois institutions, certains types de documents doivent obligatoirement être traduits. Pour les autres, il n'existe cependant aucun critère généralement accepté, et les documents sont traités cas par cas, essentiellement en fonction des ressources disponibles (voir points 13 à 18).


  Recommandation: compte tenu de la nécessité de fixer des priorités et de prévoir des restrictions afin de pouvoir faire face à la demande toujours croissante de traduction, les institutions auditées devraient rationaliser leurs procédures. Il conviendrait, entre autres, de contrôler la taille des documents, de mieux différencier les textes en fonction de leur nature et de leur objet, et d'adopter une approche «appropriée à l'usage prévu» pour les textes dont la traduction est autorisée. |
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96.

Aucune des institutions auditées n'applique une procédure claire et cohérente en ce qui concerne les demandes ou les autorisations de traduction. En vertu des règles et des procédures établies par les trois institutions, certains types de documents doivent obligatoirement être traduits. Pour les autres, il n'existe cependant aucun critère généralement accepté, et les documents sont traités cas par cas, essentiellement en fonction des ressources disponibles (voir points 13 à 18).

Recommandation: compte tenu de la nécessité de fixer des priorités et de prévoir des restrictions afin de pouvoir faire face à la demande toujours croissante de traduction, les institutions auditées devraient rationaliser leurs procédures. Il conviendrait, entre autres, de contrôler la taille des documents, de mieux différencier les textes en fonction de leur nature et de leur objet, et d'adopter une approche «appropriée à l'usage prévu» pour les textes dont la traduction est autorisée.

| 97. | Il ressort de l'audit que les besoins en traduction dans les langues de l'UE-15 peuvent généralement être satisfaits. Toutefois, l'adhésion de petits pays a suscité une énorme augmentation de la demande de traduction sur des marchés de dimension réduite où l'offre est forcément assez limitée. Les problèmes ayant affecté le lancement des concours EPSO organisés en vue du recrutement de traducteurs internes pour les langues de l'UE-10 ont entraîné une pénurie de traducteurs issus des nouveaux États membres. Au cours de la première année suivant l'élargissement, les institutions auditées n'ont par conséquent pas été en mesure de satisfaire les besoins pour les langues de l'UE-10 (voir points 19 à 23).


  Recommandation: il faut encore augmenter considérablement les capacités internes des institutions pour les langues de l'UE-10. La Commission devrait procéder à un examen critique de l'incapacité d'EPSO à recruter en temps opportun les traducteurs internes requis. Cet examen devrait déboucher sur l'établissement d'un plan d'action destiné à faire mieux connaître les activités de traduction de la Communauté et à stimuler l'intérêt pour celles-ci dans les États membres de l'UE-10 et les autres pays candidats. |
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97.

Il ressort de l'audit que les besoins en traduction dans les langues de l'UE-15 peuvent généralement être satisfaits. Toutefois, l'adhésion de petits pays a suscité une énorme augmentation de la demande de traduction sur des marchés de dimension réduite où l'offre est forcément assez limitée. Les problèmes ayant affecté le lancement des concours EPSO organisés en vue du recrutement de traducteurs internes pour les langues de l'UE-10 ont entraîné une pénurie de traducteurs issus des nouveaux États membres. Au cours de la première année suivant l'élargissement, les institutions auditées n'ont par conséquent pas été en mesure de satisfaire les besoins pour les langues de l'UE-10 (voir points 19 à 23).

Recommandation: il faut encore augmenter considérablement les capacités internes des institutions pour les langues de l'UE-10. La Commission devrait procéder à un examen critique de l'incapacité d'EPSO à recruter en temps opportun les traducteurs internes requis. Cet examen devrait déboucher sur l'établissement d'un plan d'action destiné à faire mieux connaître les activités de traduction de la Communauté et à stimuler l'intérêt pour celles-ci dans les États membres de l'UE-10 et les autres pays candidats.

| 98. | D'une manière générale, les institutions auditées sont parvenues à maîtriser les coûts de traduction malgré l'augmentation du nombre de langues officielles, qui est passé de 11 à 21 (y compris l'irlandais) depuis mai 2004 (voir points 25 à 36). La Commission et le Conseil ont pris des mesures énergiques en vue de réduire le nombre de documents à traduire dans toutes les langues; en revanche, le Parlement européen s'est montré moins ambitieux en ce qui concerne la diminution du volume de traduction, en limitant uniquement la taille des documents à traduire, mais pas le nombre ni les types de documents (voir point 32).


  Recommandation: les services de traduction pourraient conclure des accords de niveau de service avec leurs «clients», qui établiraient des orientations plus strictes en ce qui concerne le type de documents nécessitant une traduction, les versions linguistiques indispensables, le stade auquel la traduction devrait commencer, le nombre total de pages par an, le recours à la traduction automatique, etc. Un effort de coordination de la part des institutions auditées permettrait également d'éviter les incohérences de leurs approches respectives. |
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98.

D'une manière générale, les institutions auditées sont parvenues à maîtriser les coûts de traduction malgré l'augmentation du nombre de langues officielles, qui est passé de 11 à 21 (y compris l'irlandais) depuis mai 2004 (voir points 25 à 36). La Commission et le Conseil ont pris des mesures énergiques en vue de réduire le nombre de documents à traduire dans toutes les langues; en revanche, le Parlement européen s'est montré moins ambitieux en ce qui concerne la diminution du volume de traduction, en limitant uniquement la taille des documents à traduire, mais pas le nombre ni les types de documents (voir point 32).

Recommandation: les services de traduction pourraient conclure des accords de niveau de service avec leurs «clients», qui établiraient des orientations plus strictes en ce qui concerne le type de documents nécessitant une traduction, les versions linguistiques indispensables, le stade auquel la traduction devrait commencer, le nombre total de pages par an, le recours à la traduction automatique, etc. Un effort de coordination de la part des institutions auditées permettrait également d'éviter les incohérences de leurs approches respectives.

Procédures appliquées pour garantir que les traductions soient livrées en temps opportun et que leur qualité soit satisfaisante pour l'usage auquel elles sont destinées

| 99. | Les trois institutions auditées sont généralement parvenues à effectuer les traductions dans les langues de l'UE-15 dans les délais et avec le niveau de qualité requis (voir points 41 et 44). La situation était toutefois différente en ce qui concerne les langues de l'UE-10, en raison du manque de traducteurs. En 2004, les capacités internes pour les langues de l'UE-10 à la Commission et au Conseil ne permettaient même pas d'assurer la révision des traductions externes, et la plupart des «clients» estimaient que la qualité des traductions était insuffisante (voir point 42). Aucun des services de traduction audités ne mesure la satisfaction des «clients».


  Recommandation: les institutions auditées devraient effectuer régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès des différents «clients» des services de traduction, y compris en ce qui concerne le respect des délais. Ces enquêtes pourraient fournir des informations en vue de l'établissement de plans d'action pour l'amélioration de la qualité du service et de la productivité. |
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99.

Les trois institutions auditées sont généralement parvenues à effectuer les traductions dans les langues de l'UE-15 dans les délais et avec le niveau de qualité requis (voir points 41 et 44). La situation était toutefois différente en ce qui concerne les langues de l'UE-10, en raison du manque de traducteurs. En 2004, les capacités internes pour les langues de l'UE-10 à la Commission et au Conseil ne permettaient même pas d'assurer la révision des traductions externes, et la plupart des «clients» estimaient que la qualité des traductions était insuffisante (voir point 42). Aucun des services de traduction audités ne mesure la satisfaction des «clients».

Recommandation: les institutions auditées devraient effectuer régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès des différents «clients» des services de traduction, y compris en ce qui concerne le respect des délais. Ces enquêtes pourraient fournir des informations en vue de l'établissement de plans d'action pour l'amélioration de la qualité du service et de la productivité.

| 100. | Le Parlement européen et le Conseil ne disposent pas d'orientations précises concernant le contrôle de la qualité, et les pratiques en matière de révision varient considérablement. Toutefois, les institutions auditées procèdent généralement à des contrôles appropriés pour repérer les traductions dont la qualité est insuffisante (voir points 37 à 43). La direction de la traduction du Parlement européen évalue la qualité des traductions tant internes qu'externes par l'intermédiaire de contrôles aléatoires bimestriels et d'indicateurs de qualité; les autres institutions, en revanche, n'ont mis en place ni contrôles ni indicateurs de performance de cette nature.


  Recommandation: en plus d'un contrôle systématique de la qualité des traductions externalisées et de la surveillance exercée par chaque chef d'unité, il serait souhaitable de procéder régulièrement à des contrôles de qualité aléatoires dans chaque unité linguistique. Associés à des enquêtes de satisfaction, ces contrôles pourraient servir de base pour définir des indicateurs de performance en matière de qualité. |
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100.

Le Parlement européen et le Conseil ne disposent pas d'orientations précises concernant le contrôle de la qualité, et les pratiques en matière de révision varient considérablement. Toutefois, les institutions auditées procèdent généralement à des contrôles appropriés pour repérer les traductions dont la qualité est insuffisante (voir points 37 à 43). La direction de la traduction du Parlement européen évalue la qualité des traductions tant internes qu'externes par l'intermédiaire de contrôles aléatoires bimestriels et d'indicateurs de qualité; les autres institutions, en revanche, n'ont mis en place ni contrôles ni indicateurs de performance de cette nature.

Recommandation: en plus d'un contrôle systématique de la qualité des traductions externalisées et de la surveillance exercée par chaque chef d'unité, il serait souhaitable de procéder régulièrement à des contrôles de qualité aléatoires dans chaque unité linguistique. Associés à des enquêtes de satisfaction, ces contrôles pourraient servir de base pour définir des indicateurs de performance en matière de qualité.

| 101. | Certaines directions générales de la Commission ont signalé qu'elles avaient dû recourir à des «traductions grises» ou à l'externalisation directe, la DGT n'étant pas en mesure d'effectuer certaines traductions dans les délais demandés. Le volume des traductions de cette nature n'est pas bien établi et leur coût n'est pas compris dans les calculs de la Cour, faute de données sur le temps consacré par le personnel administratif aux «traductions grises» (voir points 45, 54 et 75).


  Recommandation: les services de traduction devraient contrôler le taux d'externalisation directe et de «traductions grises» afin de pouvoir tenir compte du volume de traduction correspondant lors de la planification. |
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101.

Certaines directions générales de la Commission ont signalé qu'elles avaient dû recourir à des «traductions grises» ou à l'externalisation directe, la DGT n'étant pas en mesure d'effectuer certaines traductions dans les délais demandés. Le volume des traductions de cette nature n'est pas bien établi et leur coût n'est pas compris dans les calculs de la Cour, faute de données sur le temps consacré par le personnel administratif aux «traductions grises» (voir points 45, 54 et 75).

Recommandation: les services de traduction devraient contrôler le taux d'externalisation directe et de «traductions grises» afin de pouvoir tenir compte du volume de traduction correspondant lors de la planification.

Coût et efficience de la traduction

| 102. | À l'exception de la Commission pour 2002, les institutions auditées n'ont calculé individuellement ni le coût total de la traduction ni le coût moyen par page. La Cour estime le coût annuel total de la traduction pour les trois institutions en cause à 414 millions d'euros avant l'élargissement (voir tableau 4) et à 511 millions d'euros après. En 2003, le coût moyen par page s'est élevé à 150 euros à la Commission et au Parlement européen, et à 254 euros au Conseil. En 2005, le coût moyen par page est passé à 194 euros à la Commission et à 276 euros au Conseil, tandis qu'il est tombé à 119 euros au Parlement européen. |
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102.

À l'exception de la Commission pour 2002, les institutions auditées n'ont calculé individuellement ni le coût total de la traduction ni le coût moyen par page. La Cour estime le coût annuel total de la traduction pour les trois institutions en cause à 414 millions d'euros avant l'élargissement (voir tableau 4) et à 511 millions d'euros après. En 2003, le coût moyen par page s'est élevé à 150 euros à la Commission et au Parlement européen, et à 254 euros au Conseil. En 2005, le coût moyen par page est passé à 194 euros à la Commission et à 276 euros au Conseil, tandis qu'il est tombé à 119 euros au Parlement européen.

| 103. | Si la traduction interne est plus coûteuse que la traduction externe, la comparaison est cependant difficile et cela pour plusieurs raisons: les textes traduits sont d'une nature différente, la qualité de la traduction interne est perçue comme supérieure, les délais exigés pour les traductions internes de certains documents sont courts du fait des méthodes de travail appliquées, notamment au Parlement européen et au Conseil, et les traductions externes nécessitent une révision (voir point 52).


  Recommandation: il importe de connaître le coût d'une activité pour pouvoir en contrôler les dépenses. Des procédures permettant d'obtenir des informations de gestion valables sur les coûts devraient donc être mises en œuvre. |
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103.

Si la traduction interne est plus coûteuse que la traduction externe, la comparaison est cependant difficile et cela pour plusieurs raisons: les textes traduits sont d'une nature différente, la qualité de la traduction interne est perçue comme supérieure, les délais exigés pour les traductions internes de certains documents sont courts du fait des méthodes de travail appliquées, notamment au Parlement européen et au Conseil, et les traductions externes nécessitent une révision (voir point 52).

Recommandation: il importe de connaître le coût d'une activité pour pouvoir en contrôler les dépenses. Des procédures permettant d'obtenir des informations de gestion valables sur les coûts devraient donc être mises en œuvre.

| 104. | Du fait de la baisse importante de la charge de travail, la productivité de la plupart des unités de traduction de l'UE-15 a considérablement diminué en 2004 et, en conséquence, le coût moyen par page a augmenté (voir points 51 et 76 à 86). À la suite des mesures prises pour réduire la demande de traduction, la Commission et le Conseil disposent, depuis 2004, de capacités inutilisées pour les langues non procédurales de l'UE-15. |
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104.

Du fait de la baisse importante de la charge de travail, la productivité de la plupart des unités de traduction de l'UE-15 a considérablement diminué en 2004 et, en conséquence, le coût moyen par page a augmenté (voir points 51 et 76 à 86). À la suite des mesures prises pour réduire la demande de traduction, la Commission et le Conseil disposent, depuis 2004, de capacités inutilisées pour les langues non procédurales de l'UE-15.

| 105. | L'audit a montré que les unités de planification des trois services de traduction en cause s'occupent actuellement davantage de répartir le travail que d'établir des prévisions en matière de traduction afin de planifier la charge de travail et d'atténuer les pics d'activité (voir points 56 à 59, 63 à 66 et 91 à 95). |
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105.

L'audit a montré que les unités de planification des trois services de traduction en cause s'occupent actuellement davantage de répartir le travail que d'établir des prévisions en matière de traduction afin de planifier la charge de travail et d'atténuer les pics d'activité (voir points 56 à 59, 63 à 66 et 91 à 95).

| 106. | L'ajustement de la charge de travail constitue un élément essentiel. Une réduction du volume de traduction se traduit par une période transitoire de surcapacité, de productivité plus faible et de hausse du coût moyen de la traduction. Toutefois, la Cour a constaté que certaines unités alliaient une productivité faible avec des taux d'externalisation supérieurs à la moyenne (voir points 73 et 74). Les prévisions concernant la charge de travail (la planification) étant insuffisantes, il est difficile pour les institutions auditées d'exploiter pleinement les capacités temporairement disponibles dans les autres institutions (voir points 91 à 95 et 56 à 66). |
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106.

L'ajustement de la charge de travail constitue un élément essentiel. Une réduction du volume de traduction se traduit par une période transitoire de surcapacité, de productivité plus faible et de hausse du coût moyen de la traduction. Toutefois, la Cour a constaté que certaines unités alliaient une productivité faible avec des taux d'externalisation supérieurs à la moyenne (voir points 73 et 74). Les prévisions concernant la charge de travail (la planification) étant insuffisantes, il est difficile pour les institutions auditées d'exploiter pleinement les capacités temporairement disponibles dans les autres institutions (voir points 91 à 95 et 56 à 66).

| 107. | En 2005, le Parlement européen et les directions générales de la Commission (autres que la DGT) ont externalisé un grand nombre de pages qui auraient pu être traduites en interne par une autre institution. Ainsi, la Cour estime qu'un montant total de quelque 11 millions d'euros payé à des traducteurs externes aurait pu être économisé (voir point 95).


  Recommandation: il conviendrait de mettre davantage l'accent sur les procédures de gestion et de planification afin d'atténuer les effets des périodes de pointe et des périodes creuses en matière de charge de traduction et d'accroître l'efficacité de la coopération interinstitutionnelle. Des prévisions régulières et fiables concernant les travaux de traduction devraient être transmises aux unités de planification, et les institutions auditées devraient échanger des informations sur les capacités inutilisées dont elles disposent.Les capacités internes inutilisées devraient être employées pour réduire le taux d'externalisation dans les directions générales de la Commission (autres que la DGT) et dans les autres institutions. En l'occurrence, il conviendrait de prolonger le programme pilote engagé en janvier. Un système de facturation interinstitutionnelle de la traduction pourrait inciter les institutions disposant temporairement ou structurellement de capacités inutilisées à coopérer avec les autres institutions.Au Conseil, des efforts supplémentaires devraient être consentis afin de s'adapter à la surcapacité structurelle. Il conviendrait d'envisager les possibilités de réaffectation en dehors des services de traduction ou l'application d'autres dispositions du statut, car le plan d'action existant ne permettra pas de résoudre le problème de surcapacité avant 2015. |
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107.

En 2005, le Parlement européen et les directions générales de la Commission (autres que la DGT) ont externalisé un grand nombre de pages qui auraient pu être traduites en interne par une autre institution. Ainsi, la Cour estime qu'un montant total de quelque 11 millions d'euros payé à des traducteurs externes aurait pu être économisé (voir point 95).

Recommandation: il conviendrait de mettre davantage l'accent sur les procédures de gestion et de planification afin d'atténuer les effets des périodes de pointe et des périodes creuses en matière de charge de traduction et d'accroître l'efficacité de la coopération interinstitutionnelle. Des prévisions régulières et fiables concernant les travaux de traduction devraient être transmises aux unités de planification, et les institutions auditées devraient échanger des informations sur les capacités inutilisées dont elles disposent.Les capacités internes inutilisées devraient être employées pour réduire le taux d'externalisation dans les directions générales de la Commission (autres que la DGT) et dans les autres institutions. En l'occurrence, il conviendrait de prolonger le programme pilote engagé en janvier. Un système de facturation interinstitutionnelle de la traduction pourrait inciter les institutions disposant temporairement ou structurellement de capacités inutilisées à coopérer avec les autres institutions.Au Conseil, des efforts supplémentaires devraient être consentis afin de s'adapter à la surcapacité structurelle. Il conviendrait d'envisager les possibilités de réaffectation en dehors des services de traduction ou l'application d'autres dispositions du statut, car le plan d'action existant ne permettra pas de résoudre le problème de surcapacité avant 2015.

| 108. | Bien que les institutions auditées aient effectué des investissements dans les technologies de pointe, celles-ci ne sont pas utilisées de manière systématique (voir points 68 à 70).


  Recommandation: l'efficience du processus de traduction pourrait être améliorée par:





  — | la réduction du soutien administratif au Conseil et au Parlement européen, |
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108.

Bien que les institutions auditées aient effectué des investissements dans les technologies de pointe, celles-ci ne sont pas utilisées de manière systématique (voir points 68 à 70).

Recommandation: l'efficience du processus de traduction pourrait être améliorée par:





  —

la réduction du soutien administratif au Conseil et au Parlement européen,

| — | l'harmonisation des méthodes de travail fondée sur les meilleures pratiques, |
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—

l'harmonisation des méthodes de travail fondée sur les meilleures pratiques,

| — | une intégration plus poussée et une utilisation plus intensive des outils informatiques, |
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—

une intégration plus poussée et une utilisation plus intensive des outils informatiques,

| — | l'extension du télétravail. |
| --- | --- |

—

l'extension du télétravail.

| 109. | Les services de traduction ne génèrent pas suffisamment d'informations de gestion permettant de suivre les coûts de traduction, comme celles relatives au temps réellement consacré à la traduction et à la révision, aux chiffres précis concernant la productivité, au taux d'externalisation, etc. (voir point 88).


  Recommandation: afin d'utiliser la productivité en tant qu'indicateur de gestion, les trois institutions concernées devraient élaborer des systèmes reflétant mieux toutes les activités des traducteurs internes (y compris le temps consacré à l'étude de nouvelles langues). Pour une meilleure utilisation des ressources, les trois institutions devraient déployer des efforts en vue d'élaborer des indicateurs de performance qualitatifs et quantitatifs pertinents. |
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109.

Les services de traduction ne génèrent pas suffisamment d'informations de gestion permettant de suivre les coûts de traduction, comme celles relatives au temps réellement consacré à la traduction et à la révision, aux chiffres précis concernant la productivité, au taux d'externalisation, etc. (voir point 88).

Recommandation: afin d'utiliser la productivité en tant qu'indicateur de gestion, les trois institutions concernées devraient élaborer des systèmes reflétant mieux toutes les activités des traducteurs internes (y compris le temps consacré à l'étude de nouvelles langues). Pour une meilleure utilisation des ressources, les trois institutions devraient déployer des efforts en vue d'élaborer des indicateurs de performance qualitatifs et quantitatifs pertinents.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 6 juillet 2006.

Par la Cour des comptes

Hubert WEBER

Président

---

(1)  En général, il s'agit de l'allemand, de l'anglais et du français.

1

(2)  Règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne (JO 17 du 6.10.1958, p. 385/58), tel que modifié.

2

o

(3)  Allemand, anglais, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, slovaque, slovène, suédois et tchèque. Depuis le 18 juin 2005, l'irlandais est devenu la vingt et unième langue officielle de l'UE, bien que l'entrée en vigueur de certaines dispositions du règlement (CE) no 920/2005 du Conseil (JO L 156 du 18.6.2005, p. 3) ait été postposée au 1er janvier 2007.

3

o

er

(4)  En particulier les documents publiés au Journal officiel de l'Union européenne (19, 20 ou 21 langues officielles, en raison de dérogations concernant l'utilisation du maltais et de l'irlandais) et ceux qui sont transmis à un État membre ou à une personne relevant de la juridiction d'un État membre (langue de ce dernier).

4

Journal officiel de l'Union européenne

(5)  Le Centre de traduction de Luxembourg fait essentiellement appel à des traducteurs free lance. Il emploie environ 80 traducteurs internes (chiffres de 2004), principalement chargés de la révision des traductions free lance pour les agences et, dans une moindre mesure, de travaux de traduction pour d'autres institutions.

5

(6)  Chaque département comprend entre trois et six unités, spécialisées par politique (ou domaine), pour un total de 77 unités.

6

(7)  Ce chiffre tient compte de l'externalisation décidée par la DGT mais pas de celle demandée par les autres directions générales, pour laquelle il n'existe pas de statistiques fiables et complètes.

7

(8)  Définition harmonisée: 1 500 caractères de texte original imprimé (langue source), sans espaces. Pour les versions modifiées de textes existants, la DGT compte le nombre de caractères modifiés; elle multiplie ensuite le chiffre obtenu par un pourcentage déterminé (50 % pour la traduction en interne et 30 % pour la traduction externe) afin de tenir compte du travail supplémentaire que représente l'insertion des parties modifiées dans le texte original; puis, elle additionne les deux résultats pour obtenir le nombre total de pages. Le Parlement européen emploie une méthode légèrement différente, qui consiste à compter les caractères de l'ensemble du paragraphe modifié, sans majoration de 50 %. Le nombre de pages obtenu pour chaque document est arrondi à l'unité supérieure.

8

(9)  Les chiffres de production officiels du Conseil ont été adaptés par la Cour pour les rendre comparables à ceux des autres institutions.

9

(10)  Voir annexe I, note de bas de page no 9.

10

annexe I

o

(11)  Dans son avant-projet de budget pour 2006, la Commission indique que «le caractère “non essentiel” des documents peut être apprécié au regard des besoins réels conformément à la décision du 26 mai 2004 relative à l'offre et à la demande de traduction [SEC(2004) 638]».

11

(12)  Voir annexe I, note de bas de page no 9.

12

annexe I

o

(13)  Le nombre de pages traduites permet de disposer de données comparables pour les trois institutions, mais ne correspond pas tout à fait à la demande réelle, car il ne tient pas compte des demandes refusées par les unités de planification et du décalage dans le temps entre la demande et la livraison. Les chiffres indiqués ne prennent en considération ni les «traductions grises» ni l'externalisation directe, qui représente un volume important à la Commission mais pour laquelle des statistiques complètes ne sont pas disponibles.

13

(14)  Les langues procédurales de la Commission sont l'allemand, l'anglais et le français.

14

(15)  Les comités consultatifs, les comités de gestion et les comités de réglementation, régis par la décision 1999/468/CE du Conseil du 28 juin 1999 fixant les modalités de l'exercice des compétences d'exécution conférées à la Commission (JO L 184 du 17.7.1999, p. 23) remplaçant la décision 87/373/CEE du Conseil du 13 juillet 1987 (JO L 197 du 18.7.1987, p. 33).

15

(16)  Par exemple, les traductions des documents destinés à la publication ou des textes juridiques doivent être d'une qualité supérieure (et nécessitent donc davantage de ressources) à celle des documents à usage interne.

16

(17)  CIEQ: comité interinstitutionnel d'évaluation de la qualité des traductions externes.

17

(18)  Voir considérant 14 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 (JO L 248 du 16.9.2002, p. 1).

18

o

(19)  En 2004 et en 2005, les coûts ont été beaucoup plus élevés, comme cela est expliqué au point 53, mais ces années ont été marquées par une baisse de l'efficience due au passage de 11 à 21 langues.

19

(20)  Gestion des ressources humaines, formation, finances, etc.

20

Source: Cour des comptes.

Source:

(21)  Gestion des ressources humaines, formation, finances, etc.

21

Source: Cour des comptes.

Source:

(22)  Gestion des ressources humaines, formation, finances, etc.

22

Source: Cour des comptes.

Source:

(23)  Pour les nouvelles langues, la différence de prix varie de 15 % pour le lituanien à 38 % pour le letton. En moyenne, elle est d'environ 12 % (voir tableau 4), ce qui tient en partie au fait que les conditions contractuelles sont différentes, notamment que le prestataire extérieur du Parlement est obligé d'accepter les traductions et doit travailler dans des délais très courts lorsqu'il s'agit de traduire des questions écrites.

23

tableau 4

(24)  Le délai de dépôt est le délai minimal et incompressible imparti à un service de traduction pour donner suite à une demande de traduction.

24

(25)  Le volume de travail nécessaire pour traduire un document est fonction d'un certain nombre de facteurs dont le nombre de mots à traduire (les pages peuvent contenir des textes de longueur différente; seules les modifications apportées à un texte traduit précédemment nécessitent une traduction, etc.), la difficulté technique du document et la disponibilité de sources traduites ou de textes de référence.

25

(26)  Après déduction du temps que les secrétaires consacrent à des activités qui n'ont aucun rapport avec le processus de traduction.

26

(27)  Commission européenne, DGT, direction de la traduction, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service (rapport d'évaluation du projet pilote de télétravail au service de traduction), Bruxelles, 6 octobre 2003.

27

Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service

(28)  CRE = «Compte rendu in extenso»: compte rendu détaillé des débats; ce type de document a représenté environ 18 % du volume de traduction du Parlement européen au cours de la période 2003-2005.

28

(29)  Les groupes politiques du PE prennent parfois directement contact avec des traducteurs free lance lorsque l'unité de planification refuse leur demande (pour dépassement de leur quota hebdomadaire de quinze pages).

29

(30)  Voir également PriceWaterhouseCoopers, Comité économique et social (CES) et Comité des régions (CdR), «analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes», Bruxelles, 4 août 2000, p. 24: «Il est à noter que la productivité d'un traducteur d'un établissement privé tourne aux environs de 8 à 10 pages par jour sans tenir compte de la production via “Translation Memory” (une page correspondant à 350 mots)» (350 mots = 2 100 caractères = 1,4 page normalisée).

30

(31)  Conseil: jusqu'en 2004 (inclus), uniquement les langues de l'UE-15.

31

Source: Cour des comptes.

Source:

(32)  Au sein du département linguistique anglais, par exemple, la productivité, au cours du premier semestre de 2004, de l'unité dont la charge de travail était la plus élevée a été de 65 % supérieure à celle de l'unité dont la charge de travail était la moins importante.

32

(33)  DGMA, plan d'action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, section 11: réforme de la DG A III.

33

plan d'action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA)

réforme de la DG A III

(34)  La Commission n'a toutefois quasiment pas utilisé la liste et a organisé son propre appel d'offres.

34

(35)  Sur la base d'un coût variable estimé à 40 euros par page.

35

(36)  Compte tenu exclusivement du coût variable de la traduction externe, estimé à 40 euros par page.

36

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ANNEXE I

DISPOSITIONS APPLICABLES À LA COMMISSION, AU PARLEMENT EUROPÉEN ET AU CONSEIL

Commission

| 1. | Le règlement intérieur de la Commission (1) dispose que tous les actes adoptés par la Commission sont joints à une «note récapitulative» (procédure orale) ou à une «note journalière» (procédures écrite, d'habilitation ou de délégation) (2), dans la ou les langues dans lesquelles ils font foi, c'est-à-dire les langues officielles des Communautés lorsqu'il s'agit d'actes de portée générale, et, pour les autres, celles de leurs destinataires (article 18 du règlement intérieur). |
| --- | --- |

1.

Le règlement intérieur de la Commission (1) dispose que tous les actes adoptés par la Commission sont joints à une «note récapitulative» (procédure orale) ou à une «note journalière» (procédures écrite, d'habilitation ou de délégation) (2), dans la ou les langues dans lesquelles ils font foi, c'est-à-dire les langues officielles des Communautés lorsqu'il s'agit d'actes de portée générale, et, pour les autres, celles de leurs destinataires (article 18 du règlement intérieur).

| 2. | Bien que les comités de «comitologie» relèvent de la Commission elle-même (3) et que le règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 s'applique à leurs activités (4), toute référence explicite au régime linguistique a délibérément été évitée dans le règlement intérieur type (5), de manière à permettre à chaque comité de trouver des solutions pragmatiques adaptées à ses besoins réels. Les documents qui, en tout état de cause, seraient traduits à un stade ultérieur (en particulier les projets de mesure dont la version définitive doit être publiée au JO) sont en principe déjà traduits pour les réunions des comités. |
| --- | --- |

2.

Bien que les comités de «comitologie» relèvent de la Commission elle-même (3) et que le règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 s'applique à leurs activités (4), toute référence explicite au régime linguistique a délibérément été évitée dans le règlement intérieur type (5), de manière à permettre à chaque comité de trouver des solutions pragmatiques adaptées à ses besoins réels. Les documents qui, en tout état de cause, seraient traduits à un stade ultérieur (en particulier les projets de mesure dont la version définitive doit être publiée au JO) sont en principe déjà traduits pour les réunions des comités.

| 3. | Une note du secrétariat général (6), diffusée en juin 2004, stipule que s'agissant des modalités d'exécution qui ne sont adressées qu'à un nombre réduit d'États membres, une traduction dans les langues correspondantes suffit, mais elle doit être accompagnée d'une communication publiée au Journal officiel de l'Union européenne annonçant l'adoption de la décision et indiquant au lecteur le site web sur lequel celle-ci peut être consultée. La traduction intégrale de la décision en question n'est requise que si la publication de celle-ci au Journal officiel de l'Union européenne est une condition de son applicabilité (il s'agit donc des règlements, des directives et des décisions du Parlement européen et du Conseil adoptés dans le cadre de la procédure de codécision, ainsi que des règlements et des directives de la Commission adressés aux États membres, mais pas des décisions de la Commission). |
| --- | --- |

3.

Une note du secrétariat général (6), diffusée en juin 2004, stipule que s'agissant des modalités d'exécution qui ne sont adressées qu'à un nombre réduit d'États membres, une traduction dans les langues correspondantes suffit, mais elle doit être accompagnée d'une communication publiée au Journal officiel de l'Union européenne annonçant l'adoption de la décision et indiquant au lecteur le site web sur lequel celle-ci peut être consultée. La traduction intégrale de la décision en question n'est requise que si la publication de celle-ci au Journal officiel de l'Union européenne est une condition de son applicabilité (il s'agit donc des règlements, des directives et des décisions du Parlement européen et du Conseil adoptés dans le cadre de la procédure de codécision, ainsi que des règlements et des directives de la Commission adressés aux États membres, mais pas des décisions de la Commission).

| 4. | La communication de mai 2004 opère une distinction entre les documents découlant d'obligations légales (subdivisés en neuf catégories) et les documents d'importance politique (subdivisés en onze catégories). La traduction de certaines catégories de documents, comme les publications autres que celles au Journal officiel de l'Union européenne, n'est pas couverte par la communication et doit faire l'objet d'une décision cas par cas dans le cadre d'un dialogue entre la direction générale demandeuse et la DGT (7). |
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4.

La communication de mai 2004 opère une distinction entre les documents découlant d'obligations légales (subdivisés en neuf catégories) et les documents d'importance politique (subdivisés en onze catégories). La traduction de certaines catégories de documents, comme les publications autres que celles au Journal officiel de l'Union européenne, n'est pas couverte par la communication et doit faire l'objet d'une décision cas par cas dans le cadre d'un dialogue entre la direction générale demandeuse et la DGT (7).

| 5. | Les principales catégories de documents traduits dans toutes les langues sont les suivantes: propositions législatives, exposés des motifs, rapports requis en vertu d'actes juridiques, annonces d'aide d'État et procédures antitrust publiées au Journal officiel de l'Union européenne, ainsi qu'ensuite, les décisions finales publiées au Journal officiel de l'Union européenne, les décisions antidumping, les communications de la Commission (y compris les livres blancs et les livres verts), les appels d'offres ou à manifestation d'intérêt et les communiqués de presse. |
| --- | --- |

5.

Les principales catégories de documents traduits dans toutes les langues sont les suivantes: propositions législatives, exposés des motifs, rapports requis en vertu d'actes juridiques, annonces d'aide d'État et procédures antitrust publiées au Journal officiel de l'Union européenne, ainsi qu'ensuite, les décisions finales publiées au Journal officiel de l'Union européenne, les décisions antidumping, les communications de la Commission (y compris les livres blancs et les livres verts), les appels d'offres ou à manifestation d'intérêt et les communiqués de presse.

| 6. | D'autres documents ne sont traduits que dans les langues procédurales (allemand, anglais et français) (notamment, les communications à la Commission, ainsi que les rapports de suivi relatifs aux décisions du Conseil et aux propositions de la Commission), ou dans la langue du destinataire (en l'occurrence les lettres adressées aux représentations permanentes, les réponses à des demandes individuelles et les propositions de financement). Les annexes techniques ne sont pas traduites dans plus de trois langues ou ne sont pas traduites du tout, suivant les «besoins réels». Les réponses aux questions parlementaires écrites du Parlement européen sont traduites dans la langue du député européen qui les a posées et dans une des langues procédurales. |
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6.

D'autres documents ne sont traduits que dans les langues procédurales (allemand, anglais et français) (notamment, les communications à la Commission, ainsi que les rapports de suivi relatifs aux décisions du Conseil et aux propositions de la Commission), ou dans la langue du destinataire (en l'occurrence les lettres adressées aux représentations permanentes, les réponses à des demandes individuelles et les propositions de financement). Les annexes techniques ne sont pas traduites dans plus de trois langues ou ne sont pas traduites du tout, suivant les «besoins réels». Les réponses aux questions parlementaires écrites du Parlement européen sont traduites dans la langue du député européen qui les a posées et dans une des langues procédurales.

Parlement européen

| 7. | Conformément aux dispositions de l'article 138 du règlement intérieur du Parlement européen, «tous les documents du Parlement sont rédigés dans les langues officielles». L'article 150 dispose que «sauf décision contraire du Parlement, les amendements ne peuvent être mis aux voix qu'après avoir été imprimés et distribués dans toutes les langues officielles. Une telle décision ne peut être prise si trente-sept députés au moins s'y opposent». |
| --- | --- |

7.

Conformément aux dispositions de l'article 138 du règlement intérieur du Parlement européen, «tous les documents du Parlement sont rédigés dans les langues officielles». L'article 150 dispose que «sauf décision contraire du Parlement, les amendements ne peuvent être mis aux voix qu'après avoir été imprimés et distribués dans toutes les langues officielles. Une telle décision ne peut être prise si trente-sept députés au moins s'y opposent».

| 8. | Le 19 avril 2004, le bureau du Parlement européen a adopté un code de conduite, qui est entré en vigueur le 1er mai 2004, en remplacement d'un code de conduite similaire datant du 8 février 1999. L'article 1er, paragraphe 2, du code de conduite dispose que «les facilités linguistiques au Parlement européen sont gérées sur la base des principes du “multilinguisme intégral maîtrisé”. Ainsi sera respecté intégralement le droit des députés d’utiliser au Parlement européen la langue officielle de leur choix conformément au règlement du Parlement européen. Les ressources à consacrer au multilinguisme seront maîtrisées par leur gestion sur la base des besoins réels des utilisateurs, de la responsabilisation des utilisateurs et d'une meilleure planification des demandes de facilités linguistiques.» |
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8.

Le 19 avril 2004, le bureau du Parlement européen a adopté un code de conduite, qui est entré en vigueur le 1er mai 2004, en remplacement d'un code de conduite similaire datant du 8 février 1999. L'article 1er, paragraphe 2, du code de conduite dispose que «les facilités linguistiques au Parlement européen sont gérées sur la base des principes du “multilinguisme intégral maîtrisé”. Ainsi sera respecté intégralement le droit des députés d’utiliser au Parlement européen la langue officielle de leur choix conformément au règlement du Parlement européen. Les ressources à consacrer au multilinguisme seront maîtrisées par leur gestion sur la base des besoins réels des utilisateurs, de la responsabilisation des utilisateurs et d'une meilleure planification des demandes de facilités linguistiques.»

| 9. | Les documents dont la traduction est demandée dans le plus grand nombre de langues cibles sont les amendements, les projets d'avis et les projets de rapport. Pour tous les autres types de documents, le nombre des langues cibles varie de une (principalement l'anglais) à quatre. Le tableau 8, établi pour les besoins de l'audit, présente une vue d'ensemble des types de documents traduits au Parlement européen. |
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9.

Les documents dont la traduction est demandée dans le plus grand nombre de langues cibles sont les amendements, les projets d'avis et les projets de rapport. Pour tous les autres types de documents, le nombre des langues cibles varie de une (principalement l'anglais) à quatre. Le tableau 8, établi pour les besoins de l'audit, présente une vue d'ensemble des types de documents traduits au Parlement européen.

Tableau 8

Types de documents traduits au Parlement européen

| Chiffres pour la période du 1er janvier 2003 au 31 mai 2004 | Type de document | % de traduction | Traduction obligatoire dans toutes les langues | Traduction non obligatoire dans toutes les langues |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Comptes rendus | CR | 19,3 % | × | |
| Amendements | AM | 17,6 % | × | |
| Divers | DV | 15,1 % | | × |
| Projets de rapport | PR | 9,8 % | × | |
| Rapports révisés | RR | 7,3 % | × | |
| Questions écrites | QE | 5,9 % | | × |
| Procès-verbaux | PV | 5,2 % | | × |
| Communications aux membres | CM | 4,2 % | | × |
| Documents de travail | DT | 3,2 % | | × |
| Notes | NT | 2,3 % | | × |
| Projets d'avis | PA | 2,2 % | × | |
| Résolutions | RE | 1,7 % | × | |
| Lettres | LT | 1,2 % | | × |
| Ordres du jour | OJ | 1,1 % | × | |
| Douze autres catégories représentant chacune au maximum 1 % du volume total de traduction | | 3,9 % | × | × |
| Source: Cour des comptes. |

Chiffres pour la période du 1er janvier 2003 au 31 mai 2004

Type de document

% de traduction

Traduction obligatoire dans toutes les langues

Traduction non obligatoire dans toutes les langues

Comptes rendus

CR

19,3 %

×

Amendements

AM

17,6 %

×

Divers

DV

15,1 %

×

Projets de rapport

PR

9,8 %

×

Rapports révisés

RR

7,3 %

×

Questions écrites

QE

5,9 %

×

Procès-verbaux

PV

5,2 %

×

Communications aux membres

CM

4,2 %

×

Documents de travail

DT

3,2 %

×

Notes

NT

2,3 %

×

Projets d'avis

PA

2,2 %

×

Résolutions

RE

1,7 %

×

Lettres

LT

1,2 %

×

Ordres du jour

OJ

1,1 %

×

Douze autres catégories représentant chacune au maximum 1 % du volume total de traduction

3,9 %

×

×

Source: Cour des comptes.

| 10. | Un document publié au Journal officiel de l'Union européenne ou qui doit faire l'objet d'un vote en séance plénière doit toujours être traduit dans toutes les langues officielles, tandis que la traduction des documents de travail peut être limitée aux besoins linguistiques des lecteurs. |
| --- | --- |

10.

Un document publié au Journal officiel de l'Union européenne ou qui doit faire l'objet d'un vote en séance plénière doit toujours être traduit dans toutes les langues officielles, tandis que la traduction des documents de travail peut être limitée aux besoins linguistiques des lecteurs.

Conseil

| 11. | Conformément aux dispositions du règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 et de l'article 14 du règlement intérieur du Conseil (8), les documents examinés lors des réunions ministérielles doivent être traduits dans les langues officielles, sauf décision contraire prise par le Conseil à l'unanimité et motivée par l'urgence. Chaque membre du Conseil peut s'opposer au délibéré si les traductions ne sont pas disponibles. |
| --- | --- |

11.

Conformément aux dispositions du règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 et de l'article 14 du règlement intérieur du Conseil (8), les documents examinés lors des réunions ministérielles doivent être traduits dans les langues officielles, sauf décision contraire prise par le Conseil à l'unanimité et motivée par l'urgence. Chaque membre du Conseil peut s'opposer au délibéré si les traductions ne sont pas disponibles.

| 12. | L'annexe au guide pour la rédaction des documents destinés au Conseil et ses organes préparatoires contient la liste des «documents essentiels du Conseil», qui doivent être traduits dans toutes les langues (9). Comme le mentionne le guide, les documents ne figurant pas sur la liste peuvent ne pas être traduits dans les nouvelles langues. Ces documents peuvent être traduits dans les langues de l'UE-15 de manière sélective, si le volume de travail de la DG A III le permet et si les délais fixés dans le règlement intérieur sont respectés. La DG A III a le droit de refuser de traduire un document ne figurant pas sur la liste des documents essentiels. |
| --- | --- |

12.

L'annexe au guide pour la rédaction des documents destinés au Conseil et ses organes préparatoires contient la liste des «documents essentiels du Conseil», qui doivent être traduits dans toutes les langues (9). Comme le mentionne le guide, les documents ne figurant pas sur la liste peuvent ne pas être traduits dans les nouvelles langues. Ces documents peuvent être traduits dans les langues de l'UE-15 de manière sélective, si le volume de travail de la DG A III le permet et si les délais fixés dans le règlement intérieur sont respectés. La DG A III a le droit de refuser de traduire un document ne figurant pas sur la liste des documents essentiels.

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(1)  Règlement intérieur de la Commission, C(2000) 3614 (JO L 308 du 8.12.2000, p. 26).

(2)  Ces notes mentionnent toutes les décisions adoptées par la Commission en réunion («note récapitulative» pour la procédure orale) ou au cours de la journée («note journalière» pour les autres procédures).

(3)  Jugement du Tribunal de première instance du 19 juillet 1999, affaire T-188/97, Rothmans International BV contre Commission.

(4)  Commission européenne, note du secrétaire général à l'attention des directeurs généraux et des chefs de cabinet, SEC(2003) 795 du 10 juillet 2003.

(5)  Règlement intérieur type — décision 1999/468/CE du Conseil — règlement intérieur du comité... (JO C 38 du 6.2.2001, p. 3).

(6)  Commission européenne, secrétariat général, task force avenir de l'Union et questions institutionnelles, directeur, note à l'attention de M. Madelin, directeur général de la DG SANCO, 23.6.2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242.

(7)  Les vingt catégories mentionnées dans la communication de mai 2004 couvraient 64 % et 72 % des traductions réalisées en 2004 et en 2005 respectivement, contre 34 % de celles effectuées en 2003. En 2005, les principales catégories étaient les suivantes: propositions législatives et actes autonomes (36 %), aides d'État et procédures en matière de concurrence (10 %), communications de la Commission (7 %), procédures d'appel à la concurrence (6 %) et pages web (4 %).

(8)  Décision 2004/338/CE, Euratom du Conseil du 22 mars 2004 portant adoption de son règlement intérieur (JO L 106 du 15.4.2004, p. 22).

(9)  Les documents essentiels du Conseil sont les suivants: les projets législatifs, à certaines étapes importantes de leur élaboration; les ordres du jour du Conseil; les notes point «A» et leurs addenda; les documents adressés au Conseil pour adoption ou discussion et dont le numéro de référence figure à l'ordre du jour du Conseil; les avis du service juridique; les procès-verbaux des sessions du Conseil; les réponses du Conseil à des questions écrites du Parlement européen ou à des questions orales avec débat; les déclarations de la présidence au nom de l'Union; les communiqués de presse pour les sessions du Conseil; les télex envoyés dans le cadre de la procédure écrite; les manuels destinés à l'usage des services nationaux des États membres; les conclusions de la présidence du Conseil européen.

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ANNEXE II

MÉTHODE MISE AU POINT PAR LA COUR POUR ESTIMER LE COÛT DE LA TRADUCTION

| 1. | Le coût total («avant impôts et contributions au régime de pension»), estimé par les auditeurs, comprend tous les coûts directs et indirects liés aux activités de traduction. |
| --- | --- |

1.

Le coût total («avant impôts et contributions au régime de pension»), estimé par les auditeurs, comprend tous les coûts directs et indirects liés aux activités de traduction.

| 2. | En déduisant l'impôt communautaire payé par les traducteurs internes des «coûts avant impôts et contributions au régime de pension» et en y ajoutant les contributions fictives au régime de pension versées par l'employeur pour les traducteurs internes (dont le montant est égal au double de la contribution payée par le fonctionnaire), on obtient le coût pour le budget communautaire («coût après impôts et contributions au régime de pension»). |
| --- | --- |

2.

En déduisant l'impôt communautaire payé par les traducteurs internes des «coûts avant impôts et contributions au régime de pension» et en y ajoutant les contributions fictives au régime de pension versées par l'employeur pour les traducteurs internes (dont le montant est égal au double de la contribution payée par le fonctionnaire), on obtient le coût pour le budget communautaire («coût après impôts et contributions au régime de pension»).

| 3. | Les coûts directs correspondent aux frais de personnel pour les activités liées à la traduction et accomplies par les traducteurs ou les secrétaires (ce qui comprend la prétraduction par les unités de traduction, la révision et la mise en forme, mais pas le temps consacré à des tâches autres que la traduction). |
| --- | --- |

3.

Les coûts directs correspondent aux frais de personnel pour les activités liées à la traduction et accomplies par les traducteurs ou les secrétaires (ce qui comprend la prétraduction par les unités de traduction, la révision et la mise en forme, mais pas le temps consacré à des tâches autres que la traduction).

| 4. | Les coûts indirects comprennent les traitements et indemnités des agents qui ne participent pas directement aux tâches de traduction proprement dites (les terminologues, les spécialistes en méthodes de travail, les chefs d'unité, les conseillers linguistiques et les agents de l'encadrement supérieur, les agents des unités de gestion des collaborateurs free lance et des unités de planification) ainsi que le coût calculé au prorata du temps que les traducteurs consacrent à des activités autres que la traduction ou la révision, auxquels s'ajoutent les frais généraux comme l'informatique, les bâtiments et le mobilier de bureau, la gestion des ressources humaines, etc., qui ne sont qu'en partie gérés directement par les services de traduction. La répartition entre coûts directs et indirects a fait l'objet d'un accord avec les institutions auditées. |
| --- | --- |

4.

Les coûts indirects comprennent les traitements et indemnités des agents qui ne participent pas directement aux tâches de traduction proprement dites (les terminologues, les spécialistes en méthodes de travail, les chefs d'unité, les conseillers linguistiques et les agents de l'encadrement supérieur, les agents des unités de gestion des collaborateurs free lance et des unités de planification) ainsi que le coût calculé au prorata du temps que les traducteurs consacrent à des activités autres que la traduction ou la révision, auxquels s'ajoutent les frais généraux comme l'informatique, les bâtiments et le mobilier de bureau, la gestion des ressources humaines, etc., qui ne sont qu'en partie gérés directement par les services de traduction. La répartition entre coûts directs et indirects a fait l'objet d'un accord avec les institutions auditées.

| 5. | Les frais de personnel ont été calculés sur la base des éléments suivants:






  — | les frais moyens de personnel établis par la direction générale du personnel et de l'administration de la Commission pour chaque grade. Cela comprenait tous les composants des traitements et des indemnités. L'équipe d'audit a pris en considération deux types de frais moyens de personnel: avant et après déduction des impôts et ajout des contributions au régime de pension (1), |
| --- | --- | --- |

5.

Les frais de personnel ont été calculés sur la base des éléments suivants:

—

les frais moyens de personnel établis par la direction générale du personnel et de l'administration de la Commission pour chaque grade. Cela comprenait tous les composants des traitements et des indemnités. L'équipe d'audit a pris en considération deux types de frais moyens de personnel: avant et après déduction des impôts et ajout des contributions au régime de pension (1),

| — | la répartition, pour chaque institution, des agents du service de traduction entre les différents grades, |
| --- | --- |

—

la répartition, pour chaque institution, des agents du service de traduction entre les différents grades,

| — | les coûts immobiliers (5 854 euros par fonctionnaire), tels qu'ils ont été déterminés par un consultant externe en collaboration avec les institutions auditées, |
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—

les coûts immobiliers (5 854 euros par fonctionnaire), tels qu'ils ont été déterminés par un consultant externe en collaboration avec les institutions auditées,

| — | le coût moyen de la gestion de la paie et des ressources humaines, calculé au prorata suivant les indications de la DGT (pour la Commission) ou d'un consultant externe (pour les autres institutions). |
| --- | --- |

—

le coût moyen de la gestion de la paie et des ressources humaines, calculé au prorata suivant les indications de la DGT (pour la Commission) ou d'un consultant externe (pour les autres institutions).

| 6. | Le montant des coûts informatiques a été déterminé sur la base de l'exécution du budget 2003 pour les lignes budgétaires correspondantes, et des coûts moyens d'acquisition et de maintenance du matériel informatique établis par les services informatiques et financiers. |
| --- | --- |

6.

Le montant des coûts informatiques a été déterminé sur la base de l'exécution du budget 2003 pour les lignes budgétaires correspondantes, et des coûts moyens d'acquisition et de maintenance du matériel informatique établis par les services informatiques et financiers.

| 7. | Dès lors que les traducteurs internes assurent le contrôle de la qualité et la révision des traductions réalisées par des traducteurs free lance, une partie de leur temps et de leur coût a été affectée à la traduction externe. |
| --- | --- |

7.

Dès lors que les traducteurs internes assurent le contrôle de la qualité et la révision des traductions réalisées par des traducteurs free lance, une partie de leur temps et de leur coût a été affectée à la traduction externe.

| 8. | Le coût total de la traduction de chacune des trois institutions a ensuite été divisé par le nombre annuel de pages traduites afin d'obtenir le coût par page (voir tableaux 2, 3 et 4). Pour la Commission et le Parlement européen, le nombre officiel de pages traduites, fourni respectivement par la DGT et la DG VII, a été employé, étant donné que les méthodes de décompte des pages utilisées par ces deux institutions (voir notes de bas de page nos 8 et 9 du rapport) donnent des résultats comparables. Les chiffres officiels du Conseil pour 2003 étant simplement fondés sur le nombre de pages imprimées des documents, au lieu du nombre de caractères traduits, la Cour a calculé un facteur de correction moyen pour un échantillon de cent documents (2). La multiplication d'un facteur par le nombre officiel de pages imprimées, publié par la DG A III, a permis d'obtenir un chiffre de production comparable. |
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8.

Le coût total de la traduction de chacune des trois institutions a ensuite été divisé par le nombre annuel de pages traduites afin d'obtenir le coût par page (voir tableaux 2, 3 et 4). Pour la Commission et le Parlement européen, le nombre officiel de pages traduites, fourni respectivement par la DGT et la DG VII, a été employé, étant donné que les méthodes de décompte des pages utilisées par ces deux institutions (voir notes de bas de page nos 8 et 9 du rapport) donnent des résultats comparables. Les chiffres officiels du Conseil pour 2003 étant simplement fondés sur le nombre de pages imprimées des documents, au lieu du nombre de caractères traduits, la Cour a calculé un facteur de correction moyen pour un échantillon de cent documents (2). La multiplication d'un facteur par le nombre officiel de pages imprimées, publié par la DG A III, a permis d'obtenir un chiffre de production comparable.

| 9. | Le coût par page calculé par la Cour ne représente pas le coût total du multilinguisme, car il ne comprend pas le coût de la révision par des juristes-linguistes ni les frais supplémentaires résultant de la publication des documents dans vingt langues. Étant donné qu'au cours du processus législatif de nombreuses versions consécutives d'un même projet de réglementation sont traduites, le coût réel de la législation adoptée représente un multiple du coût par page mentionné au tableau 2 du présent rapport. À titre d'exemple, quinze versions de la Constitution pour l'Europe ont été traduites. |
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9.

Le coût par page calculé par la Cour ne représente pas le coût total du multilinguisme, car il ne comprend pas le coût de la révision par des juristes-linguistes ni les frais supplémentaires résultant de la publication des documents dans vingt langues. Étant donné qu'au cours du processus législatif de nombreuses versions consécutives d'un même projet de réglementation sont traduites, le coût réel de la législation adoptée représente un multiple du coût par page mentionné au tableau 2 du présent rapport. À titre d'exemple, quinze versions de la Constitution pour l'Europe ont été traduites.

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(1)  Les contributions au régime de pension supportées par la Commission ont été estimées à 16,5 % du traitement brut, soit le double des contributions payées par les agents.

(2)  Le facteur de correction à appliquer au nombre de pages des différents documents de l'échantillon afin de les rendre comparables à ceux des autres institutions est égal au rapport entre le nombre de caractères (ou, s'il s'agit d'une nouvelle version d'un document déjà traduit, le nombre de caractères modifiés majoré de 50 %, comme la DGT le fait pour les traductions internes), sans les blancs, divisé par 1 500 et arrondi à l'unité, d'une part, et le nombre de pages «physiques», d'autre part.

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RÉPONSES DU PARLEMENT

| 1. | Au Parlement européen, en revanche, le nombre des langues de travail n'est pas réduit; il s'agit donc de traduire tous les documents de séance et de réunion des organes officiels dans toutes les langues de travail de l'Union. |
| --- | --- |

1.

Au Parlement européen, en revanche, le nombre des langues de travail n'est pas réduit; il s'agit donc de traduire tous les documents de séance et de réunion des organes officiels dans toutes les langues de travail de l'Union.

| 13-14. | En matière de traduction, le Parlement applique son règlement ainsi que le code de conduite du multilinguisme adopté par le bureau et entré en vigueur le 1er mai 2004.
  S'il est vrai que le code de conduite n'est pas en soi un système d'autorisation, il établit néanmoins une hiérarchie des organes habilités à demander des traductions, fixe une série de priorités concernant les catégories de documents à traduire, à l'intérieur et à l'extérieur, dans le cadre des différentes procédures législatives, un ordre dans lequel les langues demandées sont prioritaires, précise les délais de dépôt des demandes de traduction et la longueur des textes à traduire. Le code fixe également les conditions pour l'autorisation expresse des demandes en provenance d'entités ne figurant pas sur la liste des utilisateurs autorisés. Ces demandes sont alors soumises au bureau, et l'autorisation n'est donnée que si le document en question est essentiel à l'activité parlementaire. |
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13-14.

En matière de traduction, le Parlement applique son règlement ainsi que le code de conduite du multilinguisme adopté par le bureau et entré en vigueur le 1er mai 2004.

S'il est vrai que le code de conduite n'est pas en soi un système d'autorisation, il établit néanmoins une hiérarchie des organes habilités à demander des traductions, fixe une série de priorités concernant les catégories de documents à traduire, à l'intérieur et à l'extérieur, dans le cadre des différentes procédures législatives, un ordre dans lequel les langues demandées sont prioritaires, précise les délais de dépôt des demandes de traduction et la longueur des textes à traduire. Le code fixe également les conditions pour l'autorisation expresse des demandes en provenance d'entités ne figurant pas sur la liste des utilisateurs autorisés. Ces demandes sont alors soumises au bureau, et l'autorisation n'est donnée que si le document en question est essentiel à l'activité parlementaire.

| 15-16. | Les accès au système ne sont accordés que sur demande du responsable d'un service demandeur. Néanmoins, dans le contexte de la refonte du système informatique GEPRO (projet ITMS) tous les accès actuels devront être autorisés à nouveau et, dans la mesure du possible, leur nombre sera alors réduit. Quant au risque évoqué par la Cour, il est minime, de l'avis du Parlement, en raison des contraintes imposées par les dispositions précitées.
  Voir aussi la réponse aux points 13-14 ci-dessus. |
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15-16.

Les accès au système ne sont accordés que sur demande du responsable d'un service demandeur. Néanmoins, dans le contexte de la refonte du système informatique GEPRO (projet ITMS) tous les accès actuels devront être autorisés à nouveau et, dans la mesure du possible, leur nombre sera alors réduit. Quant au risque évoqué par la Cour, il est minime, de l'avis du Parlement, en raison des contraintes imposées par les dispositions précitées.

Voir aussi la réponse aux points 13-14 ci-dessus.

| 17. | Le cas n'est pas fréquent, mais il arrive que le planning réduise le nombre de langues demandées, soit en application des normes sur les profils linguistiques, soit à la lumière d'autres dérogations spécifiques dont les services demandeurs peuvent ne pas avoir tenu compte.
  Dans environ 90 % des cas, les traductions sont livrées avant la date de la réunion. Dans les cas où il s'avère impossible de respecter les délais, les traductions ne sont faites que si le texte doit servir de base pour la phase suivante de la procédure. |
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17.

Le cas n'est pas fréquent, mais il arrive que le planning réduise le nombre de langues demandées, soit en application des normes sur les profils linguistiques, soit à la lumière d'autres dérogations spécifiques dont les services demandeurs peuvent ne pas avoir tenu compte.

Dans environ 90 % des cas, les traductions sont livrées avant la date de la réunion. Dans les cas où il s'avère impossible de respecter les délais, les traductions ne sont faites que si le texte doit servir de base pour la phase suivante de la procédure.

| 20. | En avril 2006, la situation était la suivante: 238 traducteurs ETP (ETP = équivalent temps plein), dont 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, ainsi que 5 chefs d'unité (CS, LV, PL, SK, SL) et 1 chef d'unité faisant fonction (MT) étaient affectés à la traduction vers les langues UE-10. |
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20.

En avril 2006, la situation était la suivante: 238 traducteurs ETP (ETP = équivalent temps plein), dont 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, ainsi que 5 chefs d'unité (CS, LV, PL, SK, SL) et 1 chef d'unité faisant fonction (MT) étaient affectés à la traduction vers les langues UE-10.

| 23. | Au Parlement européen la traduction à partir des nouvelles langues a presque toujours pu être effectuée par des traducteurs ayant la langue cible comme langue maternelle.
  Le Parlement ne restreint pas les langues de travail et ne reconnaît pas de «langues procédurales» (voir aussi la réponse au point 1). |
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23.

Au Parlement européen la traduction à partir des nouvelles langues a presque toujours pu être effectuée par des traducteurs ayant la langue cible comme langue maternelle.

Le Parlement ne restreint pas les langues de travail et ne reconnaît pas de «langues procédurales» (voir aussi la réponse au point 1).

| 26. | Le Parlement n'utilise pas la notion de «langues procédurales» (voir point 23) |
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26.

Le Parlement n'utilise pas la notion de «langues procédurales» (voir point 23)

| 32-33. | Le code de conduite a introduit la notion de «profils linguistiques». Comme la Cour le souligne, les documents examinés par les commissions parlementaires ne sont traduits que dans les langues de leurs membres titulaires et suppléants. |
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32-33.

Le code de conduite a introduit la notion de «profils linguistiques». Comme la Cour le souligne, les documents examinés par les commissions parlementaires ne sont traduits que dans les langues de leurs membres titulaires et suppléants.

| 36. | De l'avis du PE, les approches ne sont pas incohérentes puisqu'elles répondent aux besoins spécifiques de chaque institution et que ces besoins diffèrent dans chaque institution. |
| --- | --- |

36.

De l'avis du PE, les approches ne sont pas incohérentes puisqu'elles répondent aux besoins spécifiques de chaque institution et que ces besoins diffèrent dans chaque institution.

| 37. | Le Parlement souhaite attirer l'attention de la Cour sur le plan d'action pour la qualité élaboré par le CITI à la demande des secrétaires généraux des institutions et qui sera bientôt d'application. Ce plan d'action prévoit quatorze mesures concrètes, dont certaines sont communes à la traduction et à l'interprétation, dans des domaines comme les ressources humaines, la qualité technique et linguistique des originaux et des traductions, la documentation, la terminologie et les outils. Il est prévu de nommer un fonctionnaire responsable de la qualité dans chaque service concerné. |
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37.

Le Parlement souhaite attirer l'attention de la Cour sur le plan d'action pour la qualité élaboré par le CITI à la demande des secrétaires généraux des institutions et qui sera bientôt d'application. Ce plan d'action prévoit quatorze mesures concrètes, dont certaines sont communes à la traduction et à l'interprétation, dans des domaines comme les ressources humaines, la qualité technique et linguistique des originaux et des traductions, la documentation, la terminologie et les outils. Il est prévu de nommer un fonctionnaire responsable de la qualité dans chaque service concerné.

| 39. | Il est important de signaler qu'au PE, les contrôles portent systématiquement sur toutes les typologies de fautes, y compris sur l'utilisation de la terminologie exacte. |
| --- | --- |

39.

Il est important de signaler qu'au PE, les contrôles portent systématiquement sur toutes les typologies de fautes, y compris sur l'utilisation de la terminologie exacte.

| 40. | Si un outil spécifique de mesure du degré de satisfaction des utilisateurs n'a pas été mis en place, il existe cependant une procédure de signalement des plaintes, assortie d'un formulaire. Il faut ajouter que les «clients», dans les institutions de l'UE, et en particulier les parlementaires, sont suffisamment proches du secrétariat général pour pouvoir manifester leur éventuel mécontentement à tout moment et sans procédure particulière. |
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40.

Si un outil spécifique de mesure du degré de satisfaction des utilisateurs n'a pas été mis en place, il existe cependant une procédure de signalement des plaintes, assortie d'un formulaire. Il faut ajouter que les «clients», dans les institutions de l'UE, et en particulier les parlementaires, sont suffisamment proches du secrétariat général pour pouvoir manifester leur éventuel mécontentement à tout moment et sans procédure particulière.

| 47. | En effet, le système actuel de gestion ne permet pas d'assurer l'application de cette disposition du code de conduite. Toutefois, le projet ITMS actuellement en cours de développement contiendra un module de facturation à cette fin. |
| --- | --- |

47.

En effet, le système actuel de gestion ne permet pas d'assurer l'application de cette disposition du code de conduite. Toutefois, le projet ITMS actuellement en cours de développement contiendra un module de facturation à cette fin.

| 52. | Il importe, comme la Cour le souligne, de ne pas dissocier les facteurs qualité, délais et nature des documents de l'indicateur prix, qui à lui seul ne reflète pas la réalité de la traduction. |
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52.

Il importe, comme la Cour le souligne, de ne pas dissocier les facteurs qualité, délais et nature des documents de l'indicateur prix, qui à lui seul ne reflète pas la réalité de la traduction.

| 53. | Les services de la traduction et le planning du PE ont commencé à établir des statistiques qui couvrent trois des points évoqués, à savoir:






  a) | le nombre total de demandes; |
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53.

Les services de la traduction et le planning du PE ont commencé à établir des statistiques qui couvrent trois des points évoqués, à savoir:

a)

le nombre total de demandes;

| c) | le non-respect des délais de dépôt (= infractions au code de conduite); |
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c)

le non-respect des délais de dépôt (= infractions au code de conduite);

| d) | le nombre de pages traduites par service demandeur/combinaison linguistique. |
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d)

le nombre de pages traduites par service demandeur/combinaison linguistique.

Ces statistiques ont pour but de fournir des indicateurs de performance afin de permettre au management de prendre les mesures appropriées.

| 56. | Une telle planification est nécessaire mais, par nature, certains aspects des travaux d'une institution politique resteront toujours imprévisibles. |
| --- | --- |

56.

Une telle planification est nécessaire mais, par nature, certains aspects des travaux d'une institution politique resteront toujours imprévisibles.

| 66. | Le PE a lancé une étude préparatoire sur un nouveau système de gestion (T-Flow). Ce système, qui permettra de répondre aux préoccupations évoquées par la Cour, se trouve actuellement en phase de développement et sera opérationnel à l'automne 2006. |
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66.

Le PE a lancé une étude préparatoire sur un nouveau système de gestion (T-Flow). Ce système, qui permettra de répondre aux préoccupations évoquées par la Cour, se trouve actuellement en phase de développement et sera opérationnel à l'automne 2006.

| 67. | La question de la dispersion des documents évoquée par la Cour est actuellement à l'étude des services informatiques compétents. En revanche, les unités de traduction disposent bien d'un recueil des traductions réalisées qui leur permet d'effectuer des recherches de textes déjà traduits. |
| --- | --- |

67.

La question de la dispersion des documents évoquée par la Cour est actuellement à l'étude des services informatiques compétents. En revanche, les unités de traduction disposent bien d'un recueil des traductions réalisées qui leur permet d'effectuer des recherches de textes déjà traduits.

| 69. | Le rapport est de 1 pour 2 pour les langues UE-15. Pour les langues UE-10, le rapport secrétaires/traducteurs est actuellement d'environ 0,7 pour 2 et n'est pas censé dépasser les 0,8 pour 2. |
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69.

Le rapport est de 1 pour 2 pour les langues UE-15. Pour les langues UE-10, le rapport secrétaires/traducteurs est actuellement d'environ 0,7 pour 2 et n'est pas censé dépasser les 0,8 pour 2.

| 70. | Il est vrai que l'usage de l'informatique n'est pas encore uniformément réparti et que les méthodes de travail sont parfois différentes. Ceci est lié notamment aux grandes différences d'âge des effectifs. Cependant, grâce à l'expérience élevée des traducteurs plus anciens, la productivité par tête est sensiblement la même. Le bureau du PE, soucieux de mieux utiliser les nouvelles technologies, a chargé le secrétaire général de lui présenter un rapport sur la question, et les services du PE y travaillent actuellement. |
| --- | --- |

70.

Il est vrai que l'usage de l'informatique n'est pas encore uniformément réparti et que les méthodes de travail sont parfois différentes. Ceci est lié notamment aux grandes différences d'âge des effectifs. Cependant, grâce à l'expérience élevée des traducteurs plus anciens, la productivité par tête est sensiblement la même. Le bureau du PE, soucieux de mieux utiliser les nouvelles technologies, a chargé le secrétaire général de lui présenter un rapport sur la question, et les services du PE y travaillent actuellement.

| 73. | Il est important de nuancer la remarque qui concerne l'utilisation des capacités internes de l'unité française. Celles-ci n'ont pas été sous-utilisées mais utilisées à d'autres tâches, supplémentaires. L'unité FR a été particulièrement sollicitée par l'installation et la gestion des nouvelles unités polonaise et lituanienne et par des cours de langues pour la traduction à partir des langues UE-10. Parmi ses tâches supplémentaires, elle a en outre dû assurer le relais vers les autres langues, ainsi que réaliser la transcription et la révision du compte rendu in extenso des sessions plénières et du «dialogue économique et monétaire». |
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73.

Il est important de nuancer la remarque qui concerne l'utilisation des capacités internes de l'unité française. Celles-ci n'ont pas été sous-utilisées mais utilisées à d'autres tâches, supplémentaires. L'unité FR a été particulièrement sollicitée par l'installation et la gestion des nouvelles unités polonaise et lituanienne et par des cours de langues pour la traduction à partir des langues UE-10. Parmi ses tâches supplémentaires, elle a en outre dû assurer le relais vers les autres langues, ainsi que réaliser la transcription et la révision du compte rendu in extenso des sessions plénières et du «dialogue économique et monétaire».

| 74. | La remarque doit être précisée car, comme la Cour le constate, l'externalisation des traductions, à l'exception du CRE, a été interrompue pendant la période considérée.
  Quant à la stabilité du taux d'externalisation, la contradiction avec la diminution de la charge de travail globale n'est qu'apparente. La raison pour laquelle le taux moyen d'externalisation n'a presque pas changé, malgré la diminution de la charge de travail, est la forte concentration de cette dernière dans la première partie de l'année, ce qui a provoqué une externalisation plus poussée pendant cette période. |
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74.

La remarque doit être précisée car, comme la Cour le constate, l'externalisation des traductions, à l'exception du CRE, a été interrompue pendant la période considérée.

Quant à la stabilité du taux d'externalisation, la contradiction avec la diminution de la charge de travail globale n'est qu'apparente. La raison pour laquelle le taux moyen d'externalisation n'a presque pas changé, malgré la diminution de la charge de travail, est la forte concentration de cette dernière dans la première partie de l'année, ce qui a provoqué une externalisation plus poussée pendant cette période.

| 83. | Le PE n'est pas en mesure de confirmer la conclusion de la Cour concernant une moindre productivité des deux unités citées en raison de la différence de contenu et de nature de certaines de leurs tâches par rapport à celles des autres unités, différence qui est consommatrice de ressources humaines. Le fait que les unités anglaise et française produisent moins de pages traduites en interne que la moyenne s'explique par leur rôle en tant que relais pour la traduction à partir de langues moins utilisées dans les originaux, par les volumes plus élevés des originaux à réviser et à mettre en forme, par le volume plus important de compte rendus in extenso à transcrire et à réviser ainsi que par la gestion de certaines nouvelles unités et par la formation dans les langues UE-10. En outre, depuis l'automne 2005, l'unité anglaise partage avec le Tabling office la vérification systématique des originaux.
  Voir aussi la réponse donnée au paragraphe 73. |
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83.

Le PE n'est pas en mesure de confirmer la conclusion de la Cour concernant une moindre productivité des deux unités citées en raison de la différence de contenu et de nature de certaines de leurs tâches par rapport à celles des autres unités, différence qui est consommatrice de ressources humaines. Le fait que les unités anglaise et française produisent moins de pages traduites en interne que la moyenne s'explique par leur rôle en tant que relais pour la traduction à partir de langues moins utilisées dans les originaux, par les volumes plus élevés des originaux à réviser et à mettre en forme, par le volume plus important de compte rendus in extenso à transcrire et à réviser ainsi que par la gestion de certaines nouvelles unités et par la formation dans les langues UE-10. En outre, depuis l'automne 2005, l'unité anglaise partage avec le Tabling office la vérification systématique des originaux.

Voir aussi la réponse donnée au paragraphe 73.

| 95. | En cas de charge de travail excessive dans les unités linguistiques, le planning explore d'abord la voie de la répartition de la charge de travail, bien évidemment en fonction des combinaisons linguistiques et de la disponibilité dans les autres institutions.
  L'exclusion des langues UE-10 n'est que temporaire. À terme, quand les unités UE-10 auront complété leurs effectifs, elles y participeront au même titre que les langues UE-15.
  En général, il importe de souligner que la répartition de la charge de travail n'est entrée dans la phase de coopération active entre plannings des institutions qu'en janvier 2006. Les statistiques pour le premier trimestre de 2006 font état d'une augmentation significative des volumes échangés. |
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95.

En cas de charge de travail excessive dans les unités linguistiques, le planning explore d'abord la voie de la répartition de la charge de travail, bien évidemment en fonction des combinaisons linguistiques et de la disponibilité dans les autres institutions.

L'exclusion des langues UE-10 n'est que temporaire. À terme, quand les unités UE-10 auront complété leurs effectifs, elles y participeront au même titre que les langues UE-15.

En général, il importe de souligner que la répartition de la charge de travail n'est entrée dans la phase de coopération active entre plannings des institutions qu'en janvier 2006. Les statistiques pour le premier trimestre de 2006 font état d'une augmentation significative des volumes échangés.

| 96-109. | Le PE prend acte de l'ensemble des recommandations de la Cour et ne manquera pas de donner les suites appropriées. En particulier, une révision du code de conduite a été engagée par un groupe de travail ad hoc. Des développements informatiques portant sur certains des aspects soulevés par la Cour sont également en cours. |
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96-109.

Le PE prend acte de l'ensemble des recommandations de la Cour et ne manquera pas de donner les suites appropriées. En particulier, une révision du code de conduite a été engagée par un groupe de travail ad hoc. Des développements informatiques portant sur certains des aspects soulevés par la Cour sont également en cours.

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RÉPONSE DU CONSEIL

REMARQUES GÉNÉRALES

Le secrétariat général du Conseil (SGC) se félicite du premier audit relatif aux dépenses de traduction dans certaines des institutions de l'UE, dont il reconnaît l'utilité. Il tient à signaler que des modifications ont déjà été apportées à la suite des critiques formulées lors de l'audit ou font l'objet d'une réflexion active au service linguistique.

Le SGC souhaiterait néanmoins souligner que, face au défi majeur de l'élargissement, il a mis en place pour l'ensemble de sa structure une approche maîtrisée, qui a été approuvée au plus haut niveau politique en 2002 et qui a permis de limiter l'impact budgétaire de l'élargissement sur ses dépenses administratives.

Dans le domaine de la traduction en particulier, alors que l'application des méthodes adoptées lors des précédents élargissements aurait conduit à une augmentation du nombre des effectifs au service linguistique d'environ 765 nouveaux fonctionnaires, l'approche maîtrisée évoquée plus haut permettra une réduction radicale des chiffres globaux lorsque ces mesures seront pleinement mises en œuvre. À la fin de la période actuelle d'adaptation et d'ajustement, le SGC comptera un moins grand nombre de traducteurs (551) pour une Union composée de 25 États membres qu'il n'en avait lorsque l'Union comptait 15 États membres (578).

Ce résultat a notamment pu être obtenu en limitant la traduction aux documents jugés indispensables au processus politique et législatif (les documents dits «essentiels»), en mettant en œuvre une rationalisation approfondie des services de traduction et en adoptant des lignes directrices concernant la rédaction, le contenu, le style et la longueur des documents du Conseil. Ce faisant, le SGC a montré aux autres institutions quelle était la voie à suivre.

Le SGC admet que, du fait de cette approche, il est à présent confronté à un problème de surcapacité dans les unités linguistiques de l'UE-15, mais il souligne le caractère transitoire et non structurel de cette situation, qui, à son avis, doit être évaluée dans une optique dynamique, en tenant dûment compte des bénéfices indéniables que l'on en retirera à moyen et à long termes sur le plan de la maîtrise des dépenses administratives.

Le SGC signale en outre que, en tant que dernier maillon de la chaîne législative avant l'adoption et la publication des textes législatifs dans vingt langues, le Conseil, ainsi que le Parlement européen en ce qui concerne la codécision, doit veiller à ce que la législation adoptée par le Conseil soit de la plus haute qualité, comme les États membres l'ont à maintes reprises demandé. Il en va de même pour les textes politiques du Conseil.

La procédure de contrôle de la qualité nécessaire pour assurer, en permanence, une telle qualité entraîne naturellement des coûts supplémentaires. Contrairement à d'autres institutions qui peuvent faire largement appel aux services d'agences indépendantes pour traduire certains documents afin de réduire les coûts, le SGC ne peut pas recourir à cette solution, la traduction en interne étant le moyen le plus efficace et le plus rentable de garantir une telle qualité. La nécessité de publier des textes d'un niveau de qualité élevé a, de toute évidence, un impact considérable sur le coût de la traduction au Conseil.

Le SGC s'attaque néanmoins à ce problème de surcapacité en amont et par un dosage approprié de mesures portant simultanément sur tous les aspects du problème. Outre que les traducteurs et les secrétaires qui ont quitté après 2002 les neuf unités linguistiques de l'UE-15 (autres que les unités anglaise et française) n'ont pas été remplacés, les membres du personnel du service linguistique sont vivement encouragés à poser leur candidature pour des postes vacants dans d'autres DG et services. Un programme de redéploiement spécifique, qui comprend notamment le recensement de postes adéquats, des actions de formation pour exercer de nouvelles fonctions et la sensibilisation au changement, est actuellement en cours d'élaboration.

Par ailleurs, le SGC participe activement au projet interinstitutionnel intitulé «Workload balancing», dont il est un contributeur net, et étudie également les possibilités de mobilité interinstitutionnelle ainsi que d'autres mesures éventuelles prévues par le Statut.

Le SGC est par conséquent convaincu qu'il parviendra à remédier aux faiblesses mises en lumière dans le rapport, notamment celles de nature transitoire, et qu'il remplira efficacement sa mission dans les limites fixées pour l'accomplir.

OBSERVATIONS SUR LES CONCLUSIONS DE LA COUR DES COMPTES

RÉSUMÉ

| III. | Bien que le SGC ne dispose pas de lignes directrices écrites en matière de traduction, l'unité coordination et production (coordination centrale) assure une production maîtrisée des traductions. |
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III.

Bien que le SGC ne dispose pas de lignes directrices écrites en matière de traduction, l'unité coordination et production (coordination centrale) assure une production maîtrisée des traductions.

| IV. | Les problèmes rencontrés en 2004 pour les langues de l'UE-10 étaient liés aux difficultés de recrutement du personnel (voir les observations sur le paragraphe 19 ci-dessous). La qualité et le respect des délais de livraison des traductions se sont considérablement améliorés en 2005. En 2006, la diminution des demandes de traduction envoyées aux agences indépendantes est le signe de cette amélioration. |
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IV.

Les problèmes rencontrés en 2004 pour les langues de l'UE-10 étaient liés aux difficultés de recrutement du personnel (voir les observations sur le paragraphe 19 ci-dessous). La qualité et le respect des délais de livraison des traductions se sont considérablement améliorés en 2005. En 2006, la diminution des demandes de traduction envoyées aux agences indépendantes est le signe de cette amélioration.

| V. | Depuis le second semestre de 2005, le responsable de la coordination centrale a rétabli les contacts étroits avec les représentations permanentes, en particulier de l'UE-10, afin:






  a) | d'obtenir des réactions sur:






  — | la qualité des traductions, |
| --- | --- | --- | --- |

V.

Depuis le second semestre de 2005, le responsable de la coordination centrale a rétabli les contacts étroits avec les représentations permanentes, en particulier de l'UE-10, afin:

a)

d'obtenir des réactions sur:

—

la qualité des traductions,

| — | le volume de documents traduits, |
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—

le volume de documents traduits,

| — | la disponibilité de ces documents lors des réunions, |
| --- | --- |

—

la disponibilité de ces documents lors des réunions,

| — | les relations entre l'unité coordination et production et les équipes de traduction, d'une part, et les représentations permanentes et les autorités nationales, d'autre part; |
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—

les relations entre l'unité coordination et production et les équipes de traduction, d'une part, et les représentations permanentes et les autorités nationales, d'autre part;

| b) | d'échanger des informations sur:






  — | le fonctionnement du Conseil, notamment le circuit des documents, |
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b)

d'échanger des informations sur:

—

le fonctionnement du Conseil, notamment le circuit des documents,

| — | la situation des équipes de traduction, notamment sur le plan des effectifs, |
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—

la situation des équipes de traduction, notamment sur le plan des effectifs,

| — | des questions générales de terminologie, de délais, etc. |
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—

des questions générales de terminologie, de délais, etc.

Une boîte aux lettres doit être mise en place très prochainement. Elle recueillera toutes les observations des délégations, fournira une vue d'ensemble de la perception de la qualité des traductions produites par le Conseil et renforcera la synergie entre les équipes de traduction et les délégations. Les délégations ont été informées de ce projet le 5 mai 2006.

| VI. | Le secrétariat général du Conseil entend mettre sur pied un système qui devrait permettre d'évaluer en permanence le coût de la traduction. Toutefois, d'autres raisons expliquent le coût élevé de la traduction au SGC, qui sont étudiées plus en détail ailleurs dans le présent document: les spécificités des travaux du Conseil et les délais qui lui sont impartis, la nécessité de garantir un niveau de qualité adéquat pour les documents législatifs qui sont sur le point de quitter la chaîne de production et les raisons structurelles temporaires liées à la restructuration de la direction. |
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VI.

Le secrétariat général du Conseil entend mettre sur pied un système qui devrait permettre d'évaluer en permanence le coût de la traduction. Toutefois, d'autres raisons expliquent le coût élevé de la traduction au SGC, qui sont étudiées plus en détail ailleurs dans le présent document: les spécificités des travaux du Conseil et les délais qui lui sont impartis, la nécessité de garantir un niveau de qualité adéquat pour les documents législatifs qui sont sur le point de quitter la chaîne de production et les raisons structurelles temporaires liées à la restructuration de la direction.

| VII. | Le SGC a l'intention de réduire la surcapacité, par exemple en recourant au redéploiement interne (dans d'autres DG) et à la mobilité interinstitutionnelle (vers les services de traduction d'autres institutions).
  En outre, le SGC étudie actuellement toutes les possibilités offertes par le Statut. |
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VII.

Le SGC a l'intention de réduire la surcapacité, par exemple en recourant au redéploiement interne (dans d'autres DG) et à la mobilité interinstitutionnelle (vers les services de traduction d'autres institutions).

En outre, le SGC étudie actuellement toutes les possibilités offertes par le Statut.

| VIII. | Le SGC est un contributeur important au système d'équilibrage de la charge de travail («Workload balancing») et a pris en charge 55 % du nombre total de pages traitées dans le cadre de ce système en 2005. |
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VIII.

Le SGC est un contributeur important au système d'équilibrage de la charge de travail («Workload balancing») et a pris en charge 55 % du nombre total de pages traitées dans le cadre de ce système en 2005.

| IX. | En 2004 et en 2005, le SGC a mis au point une politique cohérente d'utilisation des technologies modernes. L'ensemble des nouvelles unités linguistiques emploient, depuis leur création, les outils informatiques disponibles; cette politique est actuellement étendue aux «anciennes» unités linguistiques, parallèlement à l'élaboration d'outils informatiques appropriés. |
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IX.

En 2004 et en 2005, le SGC a mis au point une politique cohérente d'utilisation des technologies modernes. L'ensemble des nouvelles unités linguistiques emploient, depuis leur création, les outils informatiques disponibles; cette politique est actuellement étendue aux «anciennes» unités linguistiques, parallèlement à l'élaboration d'outils informatiques appropriés.

INTRODUCTION

| 6. | Le SGC ne dispose pas d'une unité free lance ni d'une unité informatique rattachée à son service de traduction. La structure en place au SGC est donc plus légère que dans les autres institutions. |
| --- | --- |

6.

Le SGC ne dispose pas d'une unité free lance ni d'une unité informatique rattachée à son service de traduction. La structure en place au SGC est donc plus légère que dans les autres institutions.

OBSERVATIONS

| 13. | Les procédures appliquées au SGC sont claires, même si elles pourraient être améliorées.
  Il y a lieu d'indiquer que, au secrétariat général du Conseil, il est précisé qui peut demander une traduction et que la liste des personnes concernées est communiquée à la coordination. De même, les types de documents qui doivent être traduits sont clairement définis dans la liste des documents essentiels. |
| --- | --- |

13.

Les procédures appliquées au SGC sont claires, même si elles pourraient être améliorées.

Il y a lieu d'indiquer que, au secrétariat général du Conseil, il est précisé qui peut demander une traduction et que la liste des personnes concernées est communiquée à la coordination. De même, les types de documents qui doivent être traduits sont clairement définis dans la liste des documents essentiels.

| 14. | Le SGC est peu disposé à adopter une approche différenciée pour les langues de l'UE-10 et pour celles de l'UE-15, car cela pourrait l'exposer à des accusations de discrimination. |
| --- | --- |

14.

Le SGC est peu disposé à adopter une approche différenciée pour les langues de l'UE-10 et pour celles de l'UE-15, car cela pourrait l'exposer à des accusations de discrimination.

| 15. | La conclusion de la Cour des comptes en ce qui concerne la demande de traduction est correcte. Toutefois, l'acceptation des demandes dépend de la structure de contrôle en place. |
| --- | --- |

15.

La conclusion de la Cour des comptes en ce qui concerne la demande de traduction est correcte. Toutefois, l'acceptation des demandes dépend de la structure de contrôle en place.

| 16. | Au Conseil, la coordination centrale, qui est en amont du service linguistique, vérifie toujours la pertinence d'une traduction avant d'envoyer le texte à l'une ou à l'ensemble des vingt unités. En cas de problème, le chef de la coordination centrale intervient, et des contacts, même avec la présidence, peuvent être pris. La coordination centrale, à savoir la DG Coordination et la coordination linguistique, est en contact permanent avec les DG et, dans une moindre mesure, avec la présidence. Elle peut ainsi juger en connaissance de cause de la pertinence des traductions et établir des priorités lorsque les ressources du service de traduction sont insuffisantes. |
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16.

Au Conseil, la coordination centrale, qui est en amont du service linguistique, vérifie toujours la pertinence d'une traduction avant d'envoyer le texte à l'une ou à l'ensemble des vingt unités. En cas de problème, le chef de la coordination centrale intervient, et des contacts, même avec la présidence, peuvent être pris. La coordination centrale, à savoir la DG Coordination et la coordination linguistique, est en contact permanent avec les DG et, dans une moindre mesure, avec la présidence. Elle peut ainsi juger en connaissance de cause de la pertinence des traductions et établir des priorités lorsque les ressources du service de traduction sont insuffisantes.

| 18. | Il appartient à la coordination (plus précisément à la tour de contrôle) d'autoriser ou de refuser une traduction. Le Conseil estime que la situation est satisfaisante. Des améliorations sont toutefois possibles. À l'exclusion du «contrôle de la part de l'encadrement», des statistiques sur les refus peuvent être établies en vue d'une analyse plus approfondie. Aucune mesure n'est requise pour ce qui relève des autorisations accordées.
  Il est inévitable que «l'acceptation des demandes (1) [ait] souvent dépendu davantage de la disponibilité des ressources pour la traduction que des besoins réels», en raison de:






  — | la surcapacité ou la pénurie de personnel dans certaines unités linguistiques, |
| --- | --- | --- |

18.

Il appartient à la coordination (plus précisément à la tour de contrôle) d'autoriser ou de refuser une traduction. Le Conseil estime que la situation est satisfaisante. Des améliorations sont toutefois possibles. À l'exclusion du «contrôle de la part de l'encadrement», des statistiques sur les refus peuvent être établies en vue d'une analyse plus approfondie. Aucune mesure n'est requise pour ce qui relève des autorisations accordées.

Il est inévitable que «l'acceptation des demandes (1) [ait] souvent dépendu davantage de la disponibilité des ressources pour la traduction que des besoins réels», en raison de:

—

la surcapacité ou la pénurie de personnel dans certaines unités linguistiques,

| — | la volonté de réduire au minimum les heures supplémentaires, |
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—

la volonté de réduire au minimum les heures supplémentaires,

| — | les deux «vitesses de traduction» (UE-10 et UE-15). |
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—

les deux «vitesses de traduction» (UE-10 et UE-15).

Les traductions qui sont réellement nécessaires ne sont jamais refusées.

| 19. | Le recrutement organisé par le biais d'EPSO s'est révélé plus difficile que prévu du fait du faible nombre de candidats répondant aux conditions requises, malgré toute la diligence déployée par les institutions pour sensibiliser les États membres et d'autres parties à ce problème. |
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19.

Le recrutement organisé par le biais d'EPSO s'est révélé plus difficile que prévu du fait du faible nombre de candidats répondant aux conditions requises, malgré toute la diligence déployée par les institutions pour sensibiliser les États membres et d'autres parties à ce problème.

| 20. | Cela ne sous-entend pas que les institutions sont responsables de la non-réalisation des objectifs de recrutement. Malheureusement, cette situation (pénurie d'effectifs) persistera même au-delà de cette date (fin de 2006) non seulement en ce qui concerne les traducteurs, mais également les chefs d'unité, les contrôleurs de la qualité et les secrétaires. |
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20.

Cela ne sous-entend pas que les institutions sont responsables de la non-réalisation des objectifs de recrutement. Malheureusement, cette situation (pénurie d'effectifs) persistera même au-delà de cette date (fin de 2006) non seulement en ce qui concerne les traducteurs, mais également les chefs d'unité, les contrôleurs de la qualité et les secrétaires.

| 23. | Il est juste de dire que très peu de traducteurs affectés dans les unités linguistiques de l'UE-15 autres que les unités anglaise et française connaissent une langue de l'UE-10. C'est là le fruit d'une décision politique délibérée et soigneusement préparée pour que le nombre de langues officielles passe de onze à vingt sans qu'il faille accroître les effectifs dans les mêmes proportions. En vue de l'élargissement de 2004, le SGC a organisé la formation des traducteurs des unités anglaise et française dans une ou plusieurs langues de l'UE-10, ce qui a abouti à la situation présentée dans le tableau ci-dessous (situation au 22 mai 2006).
  Nombre de traducteurs EN et FR ayant des connaissances dans les langues de l'UE-10 (situation au 22 mai 2006) | CS | ET | HU | LT | LV | MT | PL | SK | SL |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| FR | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 |
| EN | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 0 | 2 | 4 | 4 |
| Total | 6 | 3 | 5 | 2 | 3 | 0 | 5 | 4 | 4 |

23.

Il est juste de dire que très peu de traducteurs affectés dans les unités linguistiques de l'UE-15 autres que les unités anglaise et française connaissent une langue de l'UE-10. C'est là le fruit d'une décision politique délibérée et soigneusement préparée pour que le nombre de langues officielles passe de onze à vingt sans qu'il faille accroître les effectifs dans les mêmes proportions. En vue de l'élargissement de 2004, le SGC a organisé la formation des traducteurs des unités anglaise et française dans une ou plusieurs langues de l'UE-10, ce qui a abouti à la situation présentée dans le tableau ci-dessous (situation au 22 mai 2006).

Nombre de traducteurs EN et FR ayant des connaissances dans les langues de l'UE-10 (situation au 22 mai 2006)

CS

ET

HU

LT

LV

MT

PL

SK

SL

FR

2

0

1

0

0

0

3

0

0

EN

4

3

4

2

3

0

2

4

4

Total

6

3

5

2

3

0

5

4

4

Par ailleurs, le SGC étudie aussi d'autres moyens pour assurer la couverture de toutes les langues officielles, y compris le recours à la traduction retour (traducteurs traduisant de leur langue maternelle vers l'anglais ou le français).

| 26. | L'unité EN participe dans une large mesure au système de répartition de la charge de travail (workload balancing). Il convient toutefois de noter que, si l'on constate une certaine surcapacité au sein de cette unité, le but étant d'y assurer un multilinguisme intégral, cela est à comparer au coût de l'ancien système dans lequel chaque unité linguistique disposait des ressources (en général, au moins six traducteurs ayant des connaissances dans chacune des langues de l'UE) pour traduire depuis n'importe quelle langue officielle, alors que le nombre de pages à traduire au départ de la plupart de ces langues représentait moins de 1 % du nombre total de pages des documents originaux.
  Néanmoins, le SGC a toujours déclaré qu'il réexaminerait sa politique à la lumière de l'expérience (après un minimum de deux ans). Ce réexamen aura lieu au second semestre de 2006/début de 2007. |
| --- | --- |

26.

L'unité EN participe dans une large mesure au système de répartition de la charge de travail (workload balancing). Il convient toutefois de noter que, si l'on constate une certaine surcapacité au sein de cette unité, le but étant d'y assurer un multilinguisme intégral, cela est à comparer au coût de l'ancien système dans lequel chaque unité linguistique disposait des ressources (en général, au moins six traducteurs ayant des connaissances dans chacune des langues de l'UE) pour traduire depuis n'importe quelle langue officielle, alors que le nombre de pages à traduire au départ de la plupart de ces langues représentait moins de 1 % du nombre total de pages des documents originaux.

Néanmoins, le SGC a toujours déclaré qu'il réexaminerait sa politique à la lumière de l'expérience (après un minimum de deux ans). Ce réexamen aura lieu au second semestre de 2006/début de 2007.

| 35. | La coordination centrale s'assure du respect de la politique des «étapes importantes», notamment en évaluant la nécessité d'une traduction à un stade donné et en refusant de traduire certains documents. Compte tenu des ressources disponibles et des délais à respecter, la coordination linguistique veille à ce que le nombre approprié de versions linguistiques importantes soit traduit. Un certain nombre d'impondérables, comme l'importance politique d'un texte, son degré de priorité pour le programme de la présidence et les impératifs en termes de délais, sont des éléments que prend en compte la coordination linguistique pour décider de la traduction d'une version importante. |
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35.

La coordination centrale s'assure du respect de la politique des «étapes importantes», notamment en évaluant la nécessité d'une traduction à un stade donné et en refusant de traduire certains documents. Compte tenu des ressources disponibles et des délais à respecter, la coordination linguistique veille à ce que le nombre approprié de versions linguistiques importantes soit traduit. Un certain nombre d'impondérables, comme l'importance politique d'un texte, son degré de priorité pour le programme de la présidence et les impératifs en termes de délais, sont des éléments que prend en compte la coordination linguistique pour décider de la traduction d'une version importante.

| 38. | Dans certains cas, lorsqu'il faut assurer un équilibre entre le respect des délais et la qualité, la coordination linguistique formule des recommandations relatives à la possibilité de ne pas réviser un texte. Cela n'est possible qu'à des stades intermédiaires.
  Cependant, dans la mesure où le Conseil ne traduit que des documents essentiels, un niveau de qualité élevé est généralement requis. |
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38.

Dans certains cas, lorsqu'il faut assurer un équilibre entre le respect des délais et la qualité, la coordination linguistique formule des recommandations relatives à la possibilité de ne pas réviser un texte. Cela n'est possible qu'à des stades intermédiaires.

Cependant, dans la mesure où le Conseil ne traduit que des documents essentiels, un niveau de qualité élevé est généralement requis.

| 39. | Actuellement, le SGC met en place une procédure de contrôle de la qualité au niveau des unités linguistiques et a récemment mis en œuvre une procédure formelle pour traiter les réclamations en matière de qualité et permettre aux «clients» de donner leur avis sur la traduction. |
| --- | --- |

39.

Actuellement, le SGC met en place une procédure de contrôle de la qualité au niveau des unités linguistiques et a récemment mis en œuvre une procédure formelle pour traiter les réclamations en matière de qualité et permettre aux «clients» de donner leur avis sur la traduction.

| 40. | Voir les observations relatives au point 39. |
| --- | --- |

40.

Voir les observations relatives au point 39.

| 41. | Le SGC se félicite que la Cour des comptes constate que les «clients» du SGC sont satisfaits de la qualité du service fourni. Il est toutefois prêt à mettre en place des procédures d'assurance qualité harmonisées. |
| --- | --- |

41.

Le SGC se félicite que la Cour des comptes constate que les «clients» du SGC sont satisfaits de la qualité du service fourni. Il est toutefois prêt à mettre en place des procédures d'assurance qualité harmonisées.

| 42. | Dans l'ensemble, la réaction des délégations de l'UE-10 est à présent également positive. La révision des traductions faites à l'extérieur pose problème. Les traductions sont externalisées du fait des problèmes de sous-effectif, mais leur révision réduirait le bénéfice de cette externalisation (des ressources précieuses doivent être utilisées pour la révision). |
| --- | --- |

42.

Dans l'ensemble, la réaction des délégations de l'UE-10 est à présent également positive. La révision des traductions faites à l'extérieur pose problème. Les traductions sont externalisées du fait des problèmes de sous-effectif, mais leur révision réduirait le bénéfice de cette externalisation (des ressources précieuses doivent être utilisées pour la révision).

| 44. | Le Conseil examinera, compte tenu des progrès réalisés à la coordination centrale en termes de statistiques, la manière d'évaluer le respect des délais de traduction. Cependant, les documents essentiels établis conformément au règlement intérieur sont toujours disponibles lors des réunions pour lesquelles ils sont requis. |
| --- | --- |

44.

Le Conseil examinera, compte tenu des progrès réalisés à la coordination centrale en termes de statistiques, la manière d'évaluer le respect des délais de traduction. Cependant, les documents essentiels établis conformément au règlement intérieur sont toujours disponibles lors des réunions pour lesquelles ils sont requis.

| 46. | Cette situation était le résultat d'un manque considérable de capacités pour ces langues. Rien n'indique toutefois que l'indisponibilité de certains documents ait entraîné un retard dans l'adoption de tel ou tel texte législatif. |
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46.

Cette situation était le résultat d'un manque considérable de capacités pour ces langues. Rien n'indique toutefois que l'indisponibilité de certains documents ait entraîné un retard dans l'adoption de tel ou tel texte législatif.

| 47. | Le SGC entend s'appuyer sur l'expérience acquise lors de l'audit de la Cour des comptes pour mettre en place un système de suivi du coût de la traduction. Le SGC examine aussi la possibilité d'informer systématiquement les DG et la présidence du «coût» de certaines traductions, en particulier celles donnant lieu à un trop grand nombre d'heures supplémentaires. |
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47.

Le SGC entend s'appuyer sur l'expérience acquise lors de l'audit de la Cour des comptes pour mettre en place un système de suivi du coût de la traduction. Le SGC examine aussi la possibilité d'informer systématiquement les DG et la présidence du «coût» de certaines traductions, en particulier celles donnant lieu à un trop grand nombre d'heures supplémentaires.

| 51. | Dans la mesure où le Conseil intervient à la fin de la procédure législative, il lui incombe une responsabilité particulière en ce qui concerne la qualité des textes adoptés (et publiés). La qualité a un prix et n'est pas sans conséquences sur la productivité des traducteurs. De plus, comme cela a été expliqué ci-dessus, il ne convient pas de confier des documents législatifs et politiquement sensibles à des agences free lance. C'est la raison pour laquelle le SGC a pour politique générale d'éviter de recourir à la traduction externe. |
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51.

Dans la mesure où le Conseil intervient à la fin de la procédure législative, il lui incombe une responsabilité particulière en ce qui concerne la qualité des textes adoptés (et publiés). La qualité a un prix et n'est pas sans conséquences sur la productivité des traducteurs. De plus, comme cela a été expliqué ci-dessus, il ne convient pas de confier des documents législatifs et politiquement sensibles à des agences free lance. C'est la raison pour laquelle le SGC a pour politique générale d'éviter de recourir à la traduction externe.

| 53. | b) | Le Conseil va mettre en place une procédure de suivi du pourcentage de demandes pour lesquelles les délais de dépôt ne sont pas respectés, y compris les raisons qui motivent ces retards, sans perdre de vue les aspects mis en évidence dans les observations relatives au point 44. |
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53.

b)

Le Conseil va mettre en place une procédure de suivi du pourcentage de demandes pour lesquelles les délais de dépôt ne sont pas respectés, y compris les raisons qui motivent ces retards, sans perdre de vue les aspects mis en évidence dans les observations relatives au point 44.

| e) | Le Conseil va mettre en place une procédure de suivi du pourcentage de documents essentiels dont la traduction est obligatoire, par rapport au nombre total de documents traduits. |
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e)

Le Conseil va mettre en place une procédure de suivi du pourcentage de documents essentiels dont la traduction est obligatoire, par rapport au nombre total de documents traduits.

| f) | Le Conseil va mettre en place une procédure visant à obtenir des informations supplémentaires sur les traductions qui n'étaient pas nécessaires, l'original ayant par la suite été modifié. |
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f)

Le Conseil va mettre en place une procédure visant à obtenir des informations supplémentaires sur les traductions qui n'étaient pas nécessaires, l'original ayant par la suite été modifié.

| 56. | L'argument avancé par la Cour des comptes selon lequel il importe de disposer de prévisions précises est pertinent, mais, dans les faits, cela est souvent hors de portée des services de traduction: ainsi, l'état d'avancement des textes législatifs examinés au Conseil dépend des progrès réalisés au sein des différents groupes et comités, lors des réunions du Conseil et parfois même lors de réunions bilatérales. |
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56.

L'argument avancé par la Cour des comptes selon lequel il importe de disposer de prévisions précises est pertinent, mais, dans les faits, cela est souvent hors de portée des services de traduction: ainsi, l'état d'avancement des textes législatifs examinés au Conseil dépend des progrès réalisés au sein des différents groupes et comités, lors des réunions du Conseil et parfois même lors de réunions bilatérales.

| 61. | L'effectif de vingt-cinq traducteurs est fondé sur la charge de travail normale prévue, celle-ci étant elle-même estimée compte tenu de la politique des «documents essentiels». Le pic d'activité à la fin de chaque présidence est absorbé par une gestion beaucoup plus stricte du travail dans les unités, par une renégociation des délais, mais aussi et surtout, par le recours aux heures supplémentaires à la fin de la journée de travail et, exceptionnellement, pendant le week-end ou les jours fériés.
  Si les traductions du Conseil ne sont fournies que peu de temps avant les réunions, cela s'explique par le fait que 62 % des documents du Conseil ont des délais de traduction inférieurs à soixante-douze heures. Il est donc inévitable que les traductions ne soient disponibles que peu de temps avant les réunions. |
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61.

L'effectif de vingt-cinq traducteurs est fondé sur la charge de travail normale prévue, celle-ci étant elle-même estimée compte tenu de la politique des «documents essentiels». Le pic d'activité à la fin de chaque présidence est absorbé par une gestion beaucoup plus stricte du travail dans les unités, par une renégociation des délais, mais aussi et surtout, par le recours aux heures supplémentaires à la fin de la journée de travail et, exceptionnellement, pendant le week-end ou les jours fériés.

Si les traductions du Conseil ne sont fournies que peu de temps avant les réunions, cela s'explique par le fait que 62 % des documents du Conseil ont des délais de traduction inférieurs à soixante-douze heures. Il est donc inévitable que les traductions ne soient disponibles que peu de temps avant les réunions.

| 64. | C'est exact, mais les chefs d'unité ont de toute manière suffisamment d'expérience pour anticiper les pics d'activité; dans la plupart des unités de traduction, ils sont «assistés» par un traducteur faisant office de coordinateur à plein temps. Le chef d'unité et le coordinateur sont constamment tenus informés par la coordination centrale. Au Conseil, où les délais de traduction sont toujours très courts, l'initiative en ce qui concerne les délais revient à la coordination centrale, qui est l'unité ayant une vue d'ensemble du volume de travail. |
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64.

C'est exact, mais les chefs d'unité ont de toute manière suffisamment d'expérience pour anticiper les pics d'activité; dans la plupart des unités de traduction, ils sont «assistés» par un traducteur faisant office de coordinateur à plein temps. Le chef d'unité et le coordinateur sont constamment tenus informés par la coordination centrale. Au Conseil, où les délais de traduction sont toujours très courts, l'initiative en ce qui concerne les délais revient à la coordination centrale, qui est l'unité ayant une vue d'ensemble du volume de travail.

| 65. | La Conseil a modifié son système de calcul du nombre de pages pour estimer la charge de travail et utilise à présent un système de pages standard pondérées (pages «nettes»). |
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65.

La Conseil a modifié son système de calcul du nombre de pages pour estimer la charge de travail et utilise à présent un système de pages standard pondérées (pages «nettes»).

| 67. | Cette tâche est accomplie par la coordination centrale à l'aide de moyens techniques. |
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67.

Cette tâche est accomplie par la coordination centrale à l'aide de moyens techniques.

| 69. | Le Conseil a réalisé des progrès considérables dans ce domaine depuis la période couverte par l'audit, et le ratio secrétaires/traducteurs continue de s'améliorer. |
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69.

Le Conseil a réalisé des progrès considérables dans ce domaine depuis la période couverte par l'audit, et le ratio secrétaires/traducteurs continue de s'améliorer.

| 70. | Le Conseil a consacré beaucoup de temps à l'optimalisation de l'utilisation des outils informatiques. Un plan de mise en œuvre prévoyant le développement d'outils (EURAMIS et outils internes), un programme de formation et la mise en place d'une cellule TRADOS spécialisée au sein de la coordination centrale est actuellement en cours de réalisation. Le Conseil a néanmoins l'intention de mettre en place un système d'indicateurs statistiques pour assurer un suivi de l'utilisation de TRADOS au sein du service de traduction. |
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70.

Le Conseil a consacré beaucoup de temps à l'optimalisation de l'utilisation des outils informatiques. Un plan de mise en œuvre prévoyant le développement d'outils (EURAMIS et outils internes), un programme de formation et la mise en place d'une cellule TRADOS spécialisée au sein de la coordination centrale est actuellement en cours de réalisation. Le Conseil a néanmoins l'intention de mettre en place un système d'indicateurs statistiques pour assurer un suivi de l'utilisation de TRADOS au sein du service de traduction.

| 78. | Le secteur privé n'accorde pas la même importance que les institutions à la qualité et à la cohérence des traductions. De manière générale, et comme le confirment les travaux du CIEQ, il ressort de l'expérience des institutions qu'il ne convient pas de confier la traduction des textes législatifs à des agences externes. Le Conseil a constaté que, même lorsque les textes sont confiés à des agences externes lors des premiers stades de négociation au Conseil (au niveau des groupes), cela n'est pas très utile lors de la traduction des versions ultérieures de ces textes. |
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78.

Le secteur privé n'accorde pas la même importance que les institutions à la qualité et à la cohérence des traductions. De manière générale, et comme le confirment les travaux du CIEQ, il ressort de l'expérience des institutions qu'il ne convient pas de confier la traduction des textes législatifs à des agences externes. Le Conseil a constaté que, même lorsque les textes sont confiés à des agences externes lors des premiers stades de négociation au Conseil (au niveau des groupes), cela n'est pas très utile lors de la traduction des versions ultérieures de ces textes.

| 85. | Les possibilités de reclassement interne sont en fait très limitées. Les traducteurs représentent environ 66 % du personnel de la catégorie AD au Conseil (790 LA, en excluant les juristes-linguistes, pour 450 A).
  Il convient aussi de noter qu'une très grande proportion du personnel des huit unités linguistiques en surcapacité a entre 55 et 65 ans.
  Proportion des membres du personnel des unités linguistiques en surcapacité ayant entre 55 et 65 ans | DA | DE | EL | ES | NL | FI | PT | IT |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Surcapacité | 12 | 25 | 15 | 16 | 12 | 19 | 18 | 18 |
| 55-65 ans | 15 | 8 | 11 | 10 | 10 | 8 | 15 | 12 |

85.

Les possibilités de reclassement interne sont en fait très limitées. Les traducteurs représentent environ 66 % du personnel de la catégorie AD au Conseil (790 LA, en excluant les juristes-linguistes, pour 450 A).

Il convient aussi de noter qu'une très grande proportion du personnel des huit unités linguistiques en surcapacité a entre 55 et 65 ans.

Proportion des membres du personnel des unités linguistiques en surcapacité ayant entre 55 et 65 ans

DA

DE

EL

ES

NL

FI

PT

IT

Surcapacité

12

25

15

16

12

19

18

18

55-65 ans

15

8

11

10

10

8

15

12

Il est difficile de recycler et de reclasser les traducteurs en grand nombre dans la mesure où ils ont une formation linguistique spécialisée. Le Conseil a néanmoins l'intention d'examiner toutes les possibilités de reclassement, tant en interne qu'au niveau interinstitutionnel. Des mesures appropriées sont actuellement prises.

| 86. | Outre les tâches mentionnées dans le rapport de la Cour des comptes, l'unité de langue anglaise fournit aussi une assistance directe à la présidence (un traducteur travaille dans les locaux de la présidence), ainsi qu'à d'autres DG. |
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86.

Outre les tâches mentionnées dans le rapport de la Cour des comptes, l'unité de langue anglaise fournit aussi une assistance directe à la présidence (un traducteur travaille dans les locaux de la présidence), ainsi qu'à d'autres DG.

| 88. | Les indicateurs de performance et les statistiques mentionnés seront mis en œuvre progressivement dès que les ressources disponibles pour le développement de l'outil de gestion de la charge de travail (système Workflow) permettront d'apporter les améliorations nécessaires. |
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88.

Les indicateurs de performance et les statistiques mentionnés seront mis en œuvre progressivement dès que les ressources disponibles pour le développement de l'outil de gestion de la charge de travail (système Workflow) permettront d'apporter les améliorations nécessaires.

| 90. | Le mode d'établissement des statistiques au Conseil a été modifié en 2005 afin de tenir compte de la pratique des autres institutions. Les statistiques pour 2003 et 2004 ont été modifiées rétroactivement afin qu'elles correspondent aux nouvelles méthodes de calcul. |
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90.

Le mode d'établissement des statistiques au Conseil a été modifié en 2005 afin de tenir compte de la pratique des autres institutions. Les statistiques pour 2003 et 2004 ont été modifiées rétroactivement afin qu'elles correspondent aux nouvelles méthodes de calcul.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

| 105. | La coordination centrale du Conseil s'emploie à prévoir les volumes de traduction et à planifier la charge de travail en conséquence. Elle cherche ainsi, compte tenu des contraintes politiques, à assurer un équilibre entre la charge de travail et les capacités de traduction. |
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105.

La coordination centrale du Conseil s'emploie à prévoir les volumes de traduction et à planifier la charge de travail en conséquence. Elle cherche ainsi, compte tenu des contraintes politiques, à assurer un équilibre entre la charge de travail et les capacités de traduction.

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(1)  Documents non essentiels.

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RÉPONSES DE LA COMMISSION

SYNTHÈSE

| I. | La Commission s’est engagée à soutenir la communication écrite multilingue en réservant un traitement linguistique équivalent à toutes les langues officielles. Elle soutient également le multilinguisme dans l’Union, qui est devenu un sujet politique sensible. Réponse aux besoins réels, niveau de qualité élevé et rapport coût/efficacité, tels sont les principes directeurs suivis par la Commission pour la fourniture de traductions.
  La Commission est l’institution qui prend l’initiative d’élaborer des propositions législatives et se trouve par conséquent souvent confrontée à la nécessité de traduire des textes complètement nouveaux, modifiés par la suite au Conseil et au Parlement. Cela entraîne une difficulté plus élevée et des recherches plus importantes, principalement dans le domaine de la terminologie. |
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I.

La Commission s’est engagée à soutenir la communication écrite multilingue en réservant un traitement linguistique équivalent à toutes les langues officielles. Elle soutient également le multilinguisme dans l’Union, qui est devenu un sujet politique sensible. Réponse aux besoins réels, niveau de qualité élevé et rapport coût/efficacité, tels sont les principes directeurs suivis par la Commission pour la fourniture de traductions.

La Commission est l’institution qui prend l’initiative d’élaborer des propositions législatives et se trouve par conséquent souvent confrontée à la nécessité de traduire des textes complètement nouveaux, modifiés par la suite au Conseil et au Parlement. Cela entraîne une difficulté plus élevée et des recherches plus importantes, principalement dans le domaine de la terminologie.

| II. | Depuis l’achèvement de l’audit, la Commission a apporté à ses pratiques et procédures en matière de traduction des changements complémentaires qui, selon elle, répondent aux observations formulées par la Cour et qui sont mises en évidence dans la réponse de la Commission aux points concernés. |
| --- | --- |

II.

Depuis l’achèvement de l’audit, la Commission a apporté à ses pratiques et procédures en matière de traduction des changements complémentaires qui, selon elle, répondent aux observations formulées par la Cour et qui sont mises en évidence dans la réponse de la Commission aux points concernés.

| III-IV. | La Commission actualisera sa stratégie de la traduction en intégrant notamment des orientations concernant les documents non essentiels. Les DG seront encouragées à rationaliser les procédures qu'elles appliquent au niveau interne pour gérer les demandes de traductions. |
| --- | --- |

III-IV.

La Commission actualisera sa stratégie de la traduction en intégrant notamment des orientations concernant les documents non essentiels. Les DG seront encouragées à rationaliser les procédures qu'elles appliquent au niveau interne pour gérer les demandes de traductions.

| V. | La Commission étudie actuellement les méthodes les plus appropriées pour évaluer la qualité. La DGT a intensifié ses contacts avec les DG et services de la Commission, ce qui lui permet d’avoir un retour d’information régulier quant à la qualité du service qui leur est offert. Elle considère que la réalisation d’enquêtes de satisfaction régulières auprès des utilisateurs au niveau des DG et des services n'apportera pas de plus-value significative.
  Les procédures de contrôle de la qualité mises en place par la Commission se fondent sur l’évaluation des risques et le rapport coût/efficacité et visent à produire des traductions adaptées, dans tous les cas, à leur destination. Cette méthode rend inapproprié un «indicateur de qualité» unique, reposant sur le nombre d’erreurs par page (voir aussi le point 100 ci-après). |
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V.

La Commission étudie actuellement les méthodes les plus appropriées pour évaluer la qualité. La DGT a intensifié ses contacts avec les DG et services de la Commission, ce qui lui permet d’avoir un retour d’information régulier quant à la qualité du service qui leur est offert. Elle considère que la réalisation d’enquêtes de satisfaction régulières auprès des utilisateurs au niveau des DG et des services n'apportera pas de plus-value significative.

Les procédures de contrôle de la qualité mises en place par la Commission se fondent sur l’évaluation des risques et le rapport coût/efficacité et visent à produire des traductions adaptées, dans tous les cas, à leur destination. Cette méthode rend inapproprié un «indicateur de qualité» unique, reposant sur le nombre d’erreurs par page (voir aussi le point 100 ci-après).

| VI–VII. | La Commission a établi le coût de la traduction et le coût par page pour 2002, mais a suspendu toute actualisation ultérieure de ces calculs en attendant le résultat de l’audit qui fait l’objet du présent rapport.
  L’augmentation, pour la Commission, du coût par page en 2005 (par rapport à 2003) résulte de la mise en œuvre d’une gestion stricte de la demande qui réduit la demande de manière égale dans toutes les langues, à un niveau inférieur aux capacités disponibles dans les départements des «anciennes» langues. Cela a permis à la Commission de réduire ses besoins en ressources pour les nouveaux départements linguistiques et de générer ainsi immédiatement des économies significatives pour le budget administratif de la Commission, équivalant à environ 380 postes.
  Les excédents de capacité qui en résultent dans les «anciennes» langues ont déjà été en partie épongés en 2004 et en 2005 au moyen de mesures de compensation, comme le redéploiement interne, de nouvelles méthodes introduisant une flexibilité accrue, une réduction radicale des traductions externes pour les «anciennes» langues, etc. Ces mesures ont encore été renforcées à la fin 2005 grâce à l’introduction d’une stratégie d’allocation des ressources au sein de la DGT, confirmée dans la décision de SPA de la Commission pour 2007, qui vise à atteindre un meilleur équilibre entre l’offre et la demande ainsi qu'à améliorer le rapport coût/efficacité, créant ainsi des économies supplémentaires pour le budget administratif de la Commission, dans une perspective de moyen à long terme. Cela devrait permettre, à moyen terme, de faire disparaître les différences relatives au rythme de travail et aux pourcentages d’externalisation. |
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VI–VII.

La Commission a établi le coût de la traduction et le coût par page pour 2002, mais a suspendu toute actualisation ultérieure de ces calculs en attendant le résultat de l’audit qui fait l’objet du présent rapport.

L’augmentation, pour la Commission, du coût par page en 2005 (par rapport à 2003) résulte de la mise en œuvre d’une gestion stricte de la demande qui réduit la demande de manière égale dans toutes les langues, à un niveau inférieur aux capacités disponibles dans les départements des «anciennes» langues. Cela a permis à la Commission de réduire ses besoins en ressources pour les nouveaux départements linguistiques et de générer ainsi immédiatement des économies significatives pour le budget administratif de la Commission, équivalant à environ 380 postes.

Les excédents de capacité qui en résultent dans les «anciennes» langues ont déjà été en partie épongés en 2004 et en 2005 au moyen de mesures de compensation, comme le redéploiement interne, de nouvelles méthodes introduisant une flexibilité accrue, une réduction radicale des traductions externes pour les «anciennes» langues, etc. Ces mesures ont encore été renforcées à la fin 2005 grâce à l’introduction d’une stratégie d’allocation des ressources au sein de la DGT, confirmée dans la décision de SPA de la Commission pour 2007, qui vise à atteindre un meilleur équilibre entre l’offre et la demande ainsi qu'à améliorer le rapport coût/efficacité, créant ainsi des économies supplémentaires pour le budget administratif de la Commission, dans une perspective de moyen à long terme. Cela devrait permettre, à moyen terme, de faire disparaître les différences relatives au rythme de travail et aux pourcentages d’externalisation.

| VIII. | La Commission soutient la coopération interinstitutionnelle, notamment le mécanisme de répartition de la charge de travail, en vue de partager entre les institutions les capacités de traduction inutilisées, et elle a été le contributeur net le plus important tout au long du projet pilote.
  La Commission continuera à contribuer au peaufinage de cette procédure. Son potentiel se trouvera toutefois réduit à l’avenir par les mesures prises actuellement pour adapter l’allocation des ressources aux besoins réels. Ce mécanisme a en outre ses limites, du fait des différences existant entre la nature des activités et les programmes et agendas des diverses institutions et parce que la répartition de la charge de travail ne saurait remplacer le recours aux free lance, pas plus qu'elle ne permettra d’absorber complètement les capacités inutilisées des institutions. |
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VIII.

La Commission soutient la coopération interinstitutionnelle, notamment le mécanisme de répartition de la charge de travail, en vue de partager entre les institutions les capacités de traduction inutilisées, et elle a été le contributeur net le plus important tout au long du projet pilote.

La Commission continuera à contribuer au peaufinage de cette procédure. Son potentiel se trouvera toutefois réduit à l’avenir par les mesures prises actuellement pour adapter l’allocation des ressources aux besoins réels. Ce mécanisme a en outre ses limites, du fait des différences existant entre la nature des activités et les programmes et agendas des diverses institutions et parce que la répartition de la charge de travail ne saurait remplacer le recours aux free lance, pas plus qu'elle ne permettra d’absorber complètement les capacités inutilisées des institutions.

| IX. | Si aucune information n'était disponible en 2004 et en 2005 sur l’utilisation moyenne des outils informatiques par les traducteurs de la Commission, une enquête achevée à la fin 2005 a conclu que ces outils était utilisés à 76 % au moins, tandis que l’on atteint un taux de près de 100 % dans les «nouvelles» langues de l’UE-10.
  La Commission met actuellement en place des statistiques relatives à l’utilisation des outils informatiques. On travaille actuellement à l’enregistrement automatique de l’utilisation effective des outils et à la définition d’autres indicateurs.
  L’unité centralisée de la Commission chargée de la gestion de la demande de traduction a sensiblement amélioré ses capacités et ses performances en ce qui concerne la planification, la négociation de délais réalistes et la cohérence dans les pratiques d’externalisation, mais ces efforts n'englobent pas encore la totalité de l’activité de traduction à la Commission. Le prochain réexamen de la stratégie de la traduction de la Commission renforcera le rôle de coordination de la DGT pour l’ensemble des activités de traduction de la Commission. |
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IX.

Si aucune information n'était disponible en 2004 et en 2005 sur l’utilisation moyenne des outils informatiques par les traducteurs de la Commission, une enquête achevée à la fin 2005 a conclu que ces outils était utilisés à 76 % au moins, tandis que l’on atteint un taux de près de 100 % dans les «nouvelles» langues de l’UE-10.

La Commission met actuellement en place des statistiques relatives à l’utilisation des outils informatiques. On travaille actuellement à l’enregistrement automatique de l’utilisation effective des outils et à la définition d’autres indicateurs.

L’unité centralisée de la Commission chargée de la gestion de la demande de traduction a sensiblement amélioré ses capacités et ses performances en ce qui concerne la planification, la négociation de délais réalistes et la cohérence dans les pratiques d’externalisation, mais ces efforts n'englobent pas encore la totalité de l’activité de traduction à la Commission. Le prochain réexamen de la stratégie de la traduction de la Commission renforcera le rôle de coordination de la DGT pour l’ensemble des activités de traduction de la Commission.

INTRODUCTION

| 11. | Depuis l’achèvement de l’audit, la Commission a apporté à ses pratiques et procédures en matière de traduction des changements complémentaires qui, selon elle, répondent aux observations formulées par la Cour et sont mises en évidence dans la réponse de la Commission aux points concernés. |
| --- | --- |

11.

Depuis l’achèvement de l’audit, la Commission a apporté à ses pratiques et procédures en matière de traduction des changements complémentaires qui, selon elle, répondent aux observations formulées par la Cour et sont mises en évidence dans la réponse de la Commission aux points concernés.

OBSERVATIONS

| 13-18. | La Commission a mis au point ses procédures de demande de traduction à la DGT, qui reposent sur une application web («POETRY») servant à communiquer toutes les demandes de traduction de ses DG et services à la DGT et qui est employée par la DGT pour traiter ces demandes dans le cadre de sa stratégie de la traduction. En tenant compte de ces contraintes, chaque service client instaure une organisation interne du travail permettant l’envoi des demandes par «POETRY».
  Étant donné que, à la Commission, les procédures d’autorisation en matière de traduction ne sont pas harmonisées, l’analyse de la demande par la DGT joue un rôle important dans l’harmonisation entre les DG des pratiques en matière de traduction. Depuis 2005, les autorisations données dans l’unité de planification de la Commission sont contrôlées plus systématiquement, particulièrement dans le cas des catégories de documents pour lesquelles il n'existe pas d’orientations dans la stratégie de la traduction.
  La Commission se penchera sur les procédures d’autorisation et l’analyse des demandes de traduction au sein de ses DG et services et formulera aussi des orientations pour la traduction des documents non essentiels dans le cadre de l’actualisation (prévue pour la fin 2006) de sa stratégie relative aux années 2007 et suivantes. Cela renforcera sa capacité à procéder à une analyse cohérente de la demande. |
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13-18.

La Commission a mis au point ses procédures de demande de traduction à la DGT, qui reposent sur une application web («POETRY») servant à communiquer toutes les demandes de traduction de ses DG et services à la DGT et qui est employée par la DGT pour traiter ces demandes dans le cadre de sa stratégie de la traduction. En tenant compte de ces contraintes, chaque service client instaure une organisation interne du travail permettant l’envoi des demandes par «POETRY».

Étant donné que, à la Commission, les procédures d’autorisation en matière de traduction ne sont pas harmonisées, l’analyse de la demande par la DGT joue un rôle important dans l’harmonisation entre les DG des pratiques en matière de traduction. Depuis 2005, les autorisations données dans l’unité de planification de la Commission sont contrôlées plus systématiquement, particulièrement dans le cas des catégories de documents pour lesquelles il n'existe pas d’orientations dans la stratégie de la traduction.

La Commission se penchera sur les procédures d’autorisation et l’analyse des demandes de traduction au sein de ses DG et services et formulera aussi des orientations pour la traduction des documents non essentiels dans le cadre de l’actualisation (prévue pour la fin 2006) de sa stratégie relative aux années 2007 et suivantes. Cela renforcera sa capacité à procéder à une analyse cohérente de la demande.

| 19-20. | Il convient d’évaluer les niveaux effectifs de recrutement au 31 décembre 2004 par rapport aux décisions de l’autorité budgétaire visant à introduire progressivement les ressources pour l’élargissement au cours de la période 2004-2006.
  Malgré le manque de personnel et la fragilité des structures, liée au nombre élevé d’agents temporaires, la Commission est parvenue à remplir ses obligations légales et a donc satisfait à tous les besoins cruciaux de traduction pour ces langues. Cela a été rendu possible par une gestion cohérente de la demande, par le nombre considérable d’heures supplémentaires presté par le personnel des départements de l’UE-10 et par un recours important à la traduction externe.
  L’objectif initial de 90 équivalents temps plein (ETP), fixé avant l’adoption de la stratégie transitoire de la traduction, a été revu sur la base de l’incidence prévue de cette stratégie sur la demande de traduction et a été ramené à 75 ETP (chiffre confirmé par la décision de SPA 2007 de la Commission). |
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19-20.

Il convient d’évaluer les niveaux effectifs de recrutement au 31 décembre 2004 par rapport aux décisions de l’autorité budgétaire visant à introduire progressivement les ressources pour l’élargissement au cours de la période 2004-2006.

Malgré le manque de personnel et la fragilité des structures, liée au nombre élevé d’agents temporaires, la Commission est parvenue à remplir ses obligations légales et a donc satisfait à tous les besoins cruciaux de traduction pour ces langues. Cela a été rendu possible par une gestion cohérente de la demande, par le nombre considérable d’heures supplémentaires presté par le personnel des départements de l’UE-10 et par un recours important à la traduction externe.

L’objectif initial de 90 équivalents temps plein (ETP), fixé avant l’adoption de la stratégie transitoire de la traduction, a été revu sur la base de l’incidence prévue de cette stratégie sur la demande de traduction et a été ramené à 75 ETP (chiffre confirmé par la décision de SPA 2007 de la Commission).

| 21-23. | La Commission organise ses activités de traduction dans ses sièges centraux de Bruxelles et de Luxembourg, afin de faciliter la coopération entre les départements linguistiques, la coordination multilingue ainsi que la gestion, la formation et l’appui informatique.
  Il a toutefois été nécessaire à la Commission de mettre en place des antennes de traduction dans la plupart de ses bureaux de représentation, cette mesure temporaire visant à compenser le manque de capacités disponibles pendant la période d’introduction progressive des ressources pour les nouvelles langues. Le rôle de ces antennes est en cours de réexamen.
  La Commission s’est activement préparée à assurer des traductions à partir des langues de l’UE-10 et, en 2004, plus de 25 % des traducteurs des «anciennes» langues avaient appris une «nouvelle» langue ou étaient en cours d’apprentissage (216 en formation, 87 opérationnels et 68 partiellement opérationnels).
  La Commission a recours (pour 0,9 % de la production totale) à des traductions ou à des révisions réalisées par des personnes dont la langue maternelle est la langue source plutôt que la langue cible, afin de compenser le manque de capacités pour certaines combinaisons linguistiques et pour améliorer le rapport coût/efficacité. |
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21-23.

La Commission organise ses activités de traduction dans ses sièges centraux de Bruxelles et de Luxembourg, afin de faciliter la coopération entre les départements linguistiques, la coordination multilingue ainsi que la gestion, la formation et l’appui informatique.

Il a toutefois été nécessaire à la Commission de mettre en place des antennes de traduction dans la plupart de ses bureaux de représentation, cette mesure temporaire visant à compenser le manque de capacités disponibles pendant la période d’introduction progressive des ressources pour les nouvelles langues. Le rôle de ces antennes est en cours de réexamen.

La Commission s’est activement préparée à assurer des traductions à partir des langues de l’UE-10 et, en 2004, plus de 25 % des traducteurs des «anciennes» langues avaient appris une «nouvelle» langue ou étaient en cours d’apprentissage (216 en formation, 87 opérationnels et 68 partiellement opérationnels).

La Commission a recours (pour 0,9 % de la production totale) à des traductions ou à des révisions réalisées par des personnes dont la langue maternelle est la langue source plutôt que la langue cible, afin de compenser le manque de capacités pour certaines combinaisons linguistiques et pour améliorer le rapport coût/efficacité.

| 25. | Un coup d’arrêt a été mis en 2004 à la tendance à la hausse du volume de traduction pour la Commission, à la suite de l’introduction de sa stratégie de gestion de la demande. Le ralentissement de l’activité législative mis en évidence par la Cour des comptes n'a eu à cet égard qu'un impact limité, étant donné que les volumes importants de textes législatifs adoptés dans les domaines de l’agriculture, de la politique antidumping, de la concurrence, des aides d’État, etc., ne sont pas affectés par cette évolution.
  La prévision de l’accumulation d’un arriéré de textes à traduire dans les langues de l’UE-10 ne s’est en outre pas vérifiée.
  En ce qui concerne l’externalisation directe et les traductions grises (visées dans la note 13), la Commission convient qu’il n'existe pas actuellement d’estimation fiable de l’ampleur de ces phénomènes, raison pour laquelle elle est en train de lancer, dans ses DG et services, une enquête destinée à évaluer l’importance de ces pratiques. Le résultat de cette enquête sera exploité lors de l’actualisation par la Commission de sa stratégie de la traduction pour les années 2007 et suivantes. |
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25.

Un coup d’arrêt a été mis en 2004 à la tendance à la hausse du volume de traduction pour la Commission, à la suite de l’introduction de sa stratégie de gestion de la demande. Le ralentissement de l’activité législative mis en évidence par la Cour des comptes n'a eu à cet égard qu'un impact limité, étant donné que les volumes importants de textes législatifs adoptés dans les domaines de l’agriculture, de la politique antidumping, de la concurrence, des aides d’État, etc., ne sont pas affectés par cette évolution.

La prévision de l’accumulation d’un arriéré de textes à traduire dans les langues de l’UE-10 ne s’est en outre pas vérifiée.

En ce qui concerne l’externalisation directe et les traductions grises (visées dans la note 13), la Commission convient qu’il n'existe pas actuellement d’estimation fiable de l’ampleur de ces phénomènes, raison pour laquelle elle est en train de lancer, dans ses DG et services, une enquête destinée à évaluer l’importance de ces pratiques. Le résultat de cette enquête sera exploité lors de l’actualisation par la Commission de sa stratégie de la traduction pour les années 2007 et suivantes.

| 37-43. | La politique de contrôle de la qualité de la traduction s’est concentrée, à la Commission, sur la production de traductions «adaptées à leur destination» et elle n'a pas, jusqu'à présent, conduit à la conception d’un indicateur de qualité unifié. Les DG et services, lorsqu’ils évaluent la qualité des traductions externes, n'accordent peut-être pas toujours suffisamment d’attention à la différenciation des exigences de qualité qu’il convient de formuler conformément au principe de l’adaptation des traductions à leur destination. La Commission étudie actuellement les méthodes les plus appropriées pour évaluer la qualité.
  Toutes les traductions externes sont évaluées sur la base du contrôle d’un échantillon de pages et sont rejetées si, sur cette base, la qualité est jugée peu satisfaisante.
  Les problèmes de qualité qui ont affecté les propositions législatives externalisées, que la Commission a présentées pour les nouvelles langues au cours de la période de démarrage en 2004, s’expliquent par les capacités limitées de révision interne dont disposait l’institution au cours de cette période. Tandis que les actes autonomes étaient assez systématiquement révisés, les actes de codécision ne l’étaient généralement pas, étant donné que ceux-ci devaient faire l’objet d’au moins une lecture supplémentaire (par le Parlement ou le Conseil) avant leur publication. Ce problème temporaire a été réglé en 2005 et plus de 90 % de toutes les traductions internes et externes sont désormais révisées ou vérifiées.
  La Commission a réagi aux cas de mauvaise qualité des traductions externes, en particulier pour les nouveaux contractants actifs dans les langues de l’UE-10: i) en organisant des ateliers destinés aux traducteurs free lance, au début de l’année 2005, dans les capitales des nouveaux États membres; ii) en mettant plus largement à disposition les outils de traduction et la documentation de référence; et iii) en fournissant un retour d’information systématique, d’une longueur d’au moins cinq pages, aux traducteurs free lance n'ayant pas reçu l’appréciation «très bien». La fréquence des problèmes de qualité des traductions externes a baissé, grâce à ces mesures, au cours du second semestre de 2005. |
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37-43.

La politique de contrôle de la qualité de la traduction s’est concentrée, à la Commission, sur la production de traductions «adaptées à leur destination» et elle n'a pas, jusqu'à présent, conduit à la conception d’un indicateur de qualité unifié. Les DG et services, lorsqu’ils évaluent la qualité des traductions externes, n'accordent peut-être pas toujours suffisamment d’attention à la différenciation des exigences de qualité qu’il convient de formuler conformément au principe de l’adaptation des traductions à leur destination. La Commission étudie actuellement les méthodes les plus appropriées pour évaluer la qualité.

Toutes les traductions externes sont évaluées sur la base du contrôle d’un échantillon de pages et sont rejetées si, sur cette base, la qualité est jugée peu satisfaisante.

Les problèmes de qualité qui ont affecté les propositions législatives externalisées, que la Commission a présentées pour les nouvelles langues au cours de la période de démarrage en 2004, s’expliquent par les capacités limitées de révision interne dont disposait l’institution au cours de cette période. Tandis que les actes autonomes étaient assez systématiquement révisés, les actes de codécision ne l’étaient généralement pas, étant donné que ceux-ci devaient faire l’objet d’au moins une lecture supplémentaire (par le Parlement ou le Conseil) avant leur publication. Ce problème temporaire a été réglé en 2005 et plus de 90 % de toutes les traductions internes et externes sont désormais révisées ou vérifiées.

La Commission a réagi aux cas de mauvaise qualité des traductions externes, en particulier pour les nouveaux contractants actifs dans les langues de l’UE-10: i) en organisant des ateliers destinés aux traducteurs free lance, au début de l’année 2005, dans les capitales des nouveaux États membres; ii) en mettant plus largement à disposition les outils de traduction et la documentation de référence; et iii) en fournissant un retour d’information systématique, d’une longueur d’au moins cinq pages, aux traducteurs free lance n'ayant pas reçu l’appréciation «très bien». La fréquence des problèmes de qualité des traductions externes a baissé, grâce à ces mesures, au cours du second semestre de 2005.

| 44-46. | L’amélioration du respect par la Commission des délais de traduction résulte d’une meilleure gestion de la demande et d’une programmation anticipative.
  La DGT considère que la difficulté éprouvée à respecter les délais met surtout en évidence la nécessité d’améliorer la qualité de la planification par les services et les institutions, plutôt qu'une insuffisance des capacités de traduction. La Commission estime que la traduction fait partie intégrante du processus d’adoption de la législation et que les délais de traduction doivent être entièrement pris en compte dans la programmation, raison pour laquelle la DGT participe aux réseaux de planification (agenda planning) et de coordination. La Commission a mis en place un système de suivi de la fourniture en temps utile des traductions, tenant compte des programmes de réunions de la Commission et du Conseil. Jusqu'à présent, les résultats démontrent que les services de traduction offerts dans ce contexte sont compatibles avec les obligations légales et les besoins opérationnels.
  Les délais fixés au milieu et à la fin de 2004 pour les traductions dans les langues de l’UE-10 se sont en effet révélés plus longs, en raison d’un manque de ressources, comme indiqué aux points 19 et 20. Depuis 2005, les délais sont plus courts et la programmation plus souple.
  La Commission lance actuellement une enquête destinée à mesurer l’ampleur de la traduction grise et de l’externalisation directe et se penchera sur ces questions dans le cadre de la prochaine actualisation de sa stratégie de la traduction pour 2007 et les années suivantes. |
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44-46.

L’amélioration du respect par la Commission des délais de traduction résulte d’une meilleure gestion de la demande et d’une programmation anticipative.

La DGT considère que la difficulté éprouvée à respecter les délais met surtout en évidence la nécessité d’améliorer la qualité de la planification par les services et les institutions, plutôt qu'une insuffisance des capacités de traduction. La Commission estime que la traduction fait partie intégrante du processus d’adoption de la législation et que les délais de traduction doivent être entièrement pris en compte dans la programmation, raison pour laquelle la DGT participe aux réseaux de planification (agenda planning) et de coordination. La Commission a mis en place un système de suivi de la fourniture en temps utile des traductions, tenant compte des programmes de réunions de la Commission et du Conseil. Jusqu'à présent, les résultats démontrent que les services de traduction offerts dans ce contexte sont compatibles avec les obligations légales et les besoins opérationnels.

Les délais fixés au milieu et à la fin de 2004 pour les traductions dans les langues de l’UE-10 se sont en effet révélés plus longs, en raison d’un manque de ressources, comme indiqué aux points 19 et 20. Depuis 2005, les délais sont plus courts et la programmation plus souple.

La Commission lance actuellement une enquête destinée à mesurer l’ampleur de la traduction grise et de l’externalisation directe et se penchera sur ces questions dans le cadre de la prochaine actualisation de sa stratégie de la traduction pour 2007 et les années suivantes.

| 47-49. | Le projet de la Commission visant l’établissement des coûts, que la Cour des comptes mentionne, a été élaboré en 2001 et appliqué jusqu'à la mi-2003. Il a atteint son objectif de sensibilisation au coût de la traduction. Toutefois, le maintien de ce système au moyen de la fourniture d’informations mises à jour sur le coût total des traductions demandées n'a pas été considéré comme une priorité, étant donné que cela n'aurait apporté qu'une faible valeur ajoutée aux DG clientes, dans un contexte où la demande de traduction était analysée en détail aux fins du régime transitoire de traduction.
  À la suite de la communication de mai 2004, la Commission a fait évoluer son approche de la sensibilisation au coût de la traduction à une gestion anticipative de la demande, qui a abouti à une réduction significative du coût total de la traduction.
  La Commission proposera dans son avant-projet de budget 2007 (APB 2007) la création d’un nouveau domaine politique «31-Services linguistiques», qui regroupera les effets budgétaires de tous les services linguistiques (mais ne répartira plus les crédits correspondants entre les différents domaines politiques).
  La Commission met actuellement à jour son système permanent de calcul des coûts, conformément à la méthodologie appliquée par la Cour des comptes, afin d’aider l’encadrement à contrôler l’efficience du processus de traduction au moyen de l’évolution des coûts engagés pour assurer la production des traductions (et d’autres produits). |
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47-49.

Le projet de la Commission visant l’établissement des coûts, que la Cour des comptes mentionne, a été élaboré en 2001 et appliqué jusqu'à la mi-2003. Il a atteint son objectif de sensibilisation au coût de la traduction. Toutefois, le maintien de ce système au moyen de la fourniture d’informations mises à jour sur le coût total des traductions demandées n'a pas été considéré comme une priorité, étant donné que cela n'aurait apporté qu'une faible valeur ajoutée aux DG clientes, dans un contexte où la demande de traduction était analysée en détail aux fins du régime transitoire de traduction.

À la suite de la communication de mai 2004, la Commission a fait évoluer son approche de la sensibilisation au coût de la traduction à une gestion anticipative de la demande, qui a abouti à une réduction significative du coût total de la traduction.

La Commission proposera dans son avant-projet de budget 2007 (APB 2007) la création d’un nouveau domaine politique «31-Services linguistiques», qui regroupera les effets budgétaires de tous les services linguistiques (mais ne répartira plus les crédits correspondants entre les différents domaines politiques).

La Commission met actuellement à jour son système permanent de calcul des coûts, conformément à la méthodologie appliquée par la Cour des comptes, afin d’aider l’encadrement à contrôler l’efficience du processus de traduction au moyen de l’évolution des coûts engagés pour assurer la production des traductions (et d’autres produits).

| 51-52. | En dépit du quasi-doublement du nombre des langues officielles, le coût total de la traduction pour la Commission en 2005 n'a augmenté que de 20 % environ par rapport à 2003. Ce résultat a été atteint grâce à la mise en œuvre rigoureuse de la stratégie de gestion de la demande. Cela a toutefois abouti à une baisse du rythme de travail et à une augmentation connexe du coût par page pour la Commission, un phénomène qui présente un caractère transitoire et qui peut s’expliquer par les éléments suivants:






  — | l’impératif politique de traiter toutes les langues sur un pied d’égalité, alors que les capacités de traduction pour les neuf nouvelles langues officielles, introduites avec l’élargissement de 2004, ne se constituent que graduellement au cours de la période 2004-2006, |
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51-52.

En dépit du quasi-doublement du nombre des langues officielles, le coût total de la traduction pour la Commission en 2005 n'a augmenté que de 20 % environ par rapport à 2003. Ce résultat a été atteint grâce à la mise en œuvre rigoureuse de la stratégie de gestion de la demande. Cela a toutefois abouti à une baisse du rythme de travail et à une augmentation connexe du coût par page pour la Commission, un phénomène qui présente un caractère transitoire et qui peut s’expliquer par les éléments suivants:

—

l’impératif politique de traiter toutes les langues sur un pied d’égalité, alors que les capacités de traduction pour les neuf nouvelles langues officielles, introduites avec l’élargissement de 2004, ne se constituent que graduellement au cours de la période 2004-2006,

| — | le manque de traducteurs expérimentés, de mémoires de traduction, d’appui terminologique, d’appui pour la traduction automatique, etc., pour les neuf nouvelles langues officielles, qui aboutit à une capacité de productivité plus faible pour ces langues par rapport aux «anciennes» langues, |
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—

le manque de traducteurs expérimentés, de mémoires de traduction, d’appui terminologique, d’appui pour la traduction automatique, etc., pour les neuf nouvelles langues officielles, qui aboutit à une capacité de productivité plus faible pour ces langues par rapport aux «anciennes» langues,

| — | la demande de traduction en 2003 et le rythme de travail qui en a résulté, qui a atteint un niveau record et a exigé du personnel des efforts considérables en termes de prestation d’heures supplémentaires, de report des congés prévus, etc. En tant que tel, ce niveau n'est pas une référence appropriée pour la fixation d’un objectif à long terme pour le rythme de travail. |
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—

la demande de traduction en 2003 et le rythme de travail qui en a résulté, qui a atteint un niveau record et a exigé du personnel des efforts considérables en termes de prestation d’heures supplémentaires, de report des congés prévus, etc. En tant que tel, ce niveau n'est pas une référence appropriée pour la fixation d’un objectif à long terme pour le rythme de travail.

La Commission a déjà procédé à certains redéploiements internes en 2004 et en 2005 et a défini des objectifs plus ambitieux pour les redéploiements internes de la DGT dans la décision de SPA 2007 de la Commission, afin d’ajuster les frais fixes à la structure variable de la demande en fonction des groupes de langues. D’autres mesures correctives consistent notamment dans la réduction du recours à la traduction externe (bien que l’externalisation puisse se révéler nécessaire lorsque certaines compétences thématiques ou linguistiques font défaut au sein de l’institution), dans la traduction bipolaire, dans le détachement temporaire de traducteurs auprès d’autres DG et dans l’extension du service «editing» de la Commission.

| 53. f) | La Commission considère que, depuis 2005, le nombre de traductions effectuées en tout ou en partie mais se révélant inutiles en raison des modifications ultérieures apportées à l’original est marginal, parce qu'elle applique une méthode consistant à ne pas commencer une traduction avant qu'existe un texte stable.
  Les seules exceptions à cette règle sont les documents qui, pour des raisons politiques, confirmées au plus haut niveau, sont soumis à des délais très serrés, qui ne pourraient pas être respectés si les traductions n'étaient pas entamées avant la mise au point d’un document stable. |
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53. f)

La Commission considère que, depuis 2005, le nombre de traductions effectuées en tout ou en partie mais se révélant inutiles en raison des modifications ultérieures apportées à l’original est marginal, parce qu'elle applique une méthode consistant à ne pas commencer une traduction avant qu'existe un texte stable.

Les seules exceptions à cette règle sont les documents qui, pour des raisons politiques, confirmées au plus haut niveau, sont soumis à des délais très serrés, qui ne pourraient pas être respectés si les traductions n'étaient pas entamées avant la mise au point d’un document stable.

| 54. | La Commission lance actuellement une enquête destinée à mesurer l’ampleur de la traduction grise et de l’externalisation directe, et les résultats de cette enquête alimenteront la prochaine actualisation de la stratégie de la traduction de la Commission pour 2007 et les années suivantes. |
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54.

La Commission lance actuellement une enquête destinée à mesurer l’ampleur de la traduction grise et de l’externalisation directe, et les résultats de cette enquête alimenteront la prochaine actualisation de la stratégie de la traduction de la Commission pour 2007 et les années suivantes.

| 56-59. | Depuis 2005, la Commission a sensiblement amélioré sa capacité de programmation prospective en matière de traduction: une partie importante de la charge de travail de la Commission dans le domaine de la traduction est couverte par la planification («agenda planning») et par un suivi régulier avec les DG dans le cadre des réunions de coordination. L’unité de la DGT chargée de la gestion de la demande a des contacts réguliers avec les correspondants de la traduction de chaque DG; ces efforts ont abouti à une situation dans laquelle la plupart des DG envoient des prévisions régulières, particulièrement lorsque des questions importantes sont concernées.
  La nécessité de s’appuyer sur un instrument de programmation plus solide a été reconnue par le secrétariat général et des mesures sont prises pour mieux intégrer la traduction dans les instruments de programmation de la Commission.
  Les systèmes conçus pour prévoir la demande seront cependant toujours soumis à certaines incertitudes, en raison de la nature politique de notre travail, des événements imprévus nécessitant de nouvelles initiatives, etc. De plus, même lorsque les capacités internes sont suffisantes, il peut demeurer nécessaire de recourir à la traduction externe des documents (par exemple, s’ils présentent un degré élevé de technicité) pour lesquels il n'existe pas d’expertise interne. |
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56-59.

Depuis 2005, la Commission a sensiblement amélioré sa capacité de programmation prospective en matière de traduction: une partie importante de la charge de travail de la Commission dans le domaine de la traduction est couverte par la planification («agenda planning») et par un suivi régulier avec les DG dans le cadre des réunions de coordination. L’unité de la DGT chargée de la gestion de la demande a des contacts réguliers avec les correspondants de la traduction de chaque DG; ces efforts ont abouti à une situation dans laquelle la plupart des DG envoient des prévisions régulières, particulièrement lorsque des questions importantes sont concernées.

La nécessité de s’appuyer sur un instrument de programmation plus solide a été reconnue par le secrétariat général et des mesures sont prises pour mieux intégrer la traduction dans les instruments de programmation de la Commission.

Les systèmes conçus pour prévoir la demande seront cependant toujours soumis à certaines incertitudes, en raison de la nature politique de notre travail, des événements imprévus nécessitant de nouvelles initiatives, etc. De plus, même lorsque les capacités internes sont suffisantes, il peut demeurer nécessaire de recourir à la traduction externe des documents (par exemple, s’ils présentent un degré élevé de technicité) pour lesquels il n'existe pas d’expertise interne.

| 60-62. | La DGT fixe les délais avec les services demandeurs sur la base de leurs besoins et de la destination ou de la finalité du document (par exemple, en vue d’une discussion lors de réunions du Conseil ou de la Commission). Cette méthode est préférée aux délais de dépôt, parce qu'elle permet une utilisation plus flexible et plus efficace des ressources disponibles et limite la nécessité de disposer de capacités supplémentaires quand la demande connaît des pics. |
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60-62.

La DGT fixe les délais avec les services demandeurs sur la base de leurs besoins et de la destination ou de la finalité du document (par exemple, en vue d’une discussion lors de réunions du Conseil ou de la Commission). Cette méthode est préférée aux délais de dépôt, parce qu'elle permet une utilisation plus flexible et plus efficace des ressources disponibles et limite la nécessité de disposer de capacités supplémentaires quand la demande connaît des pics.

| 67. | Le prétraitement à la Commission est largement automatisé et ne nécessite pas que l’unité de planification centrale de la traduction procède à des recherches spécifiques: tous les documents à traduire (sauf les textes confidentiels) sont analysés automatiquement dans Euramis, une énorme base de données linguistiques contenant des milliers de documents divisés en phrases accompagnées de leur traduction. Cette analyse se fonde aussi sur le contenu d’Eur-Lex. |
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67.

Le prétraitement à la Commission est largement automatisé et ne nécessite pas que l’unité de planification centrale de la traduction procède à des recherches spécifiques: tous les documents à traduire (sauf les textes confidentiels) sont analysés automatiquement dans Euramis, une énorme base de données linguistiques contenant des milliers de documents divisés en phrases accompagnées de leur traduction. Cette analyse se fonde aussi sur le contenu d’Eur-Lex.

| 68-71. | L’organisation du travail au sein des unités de traduction de la Commission s’appuie sur des outils indiquant la disponibilité des différents traducteurs. Ces outils ne font cependant pas apparaître tous les aspects de la disponibilité du traducteur, comme sa spécialité ou ses connaissances linguistiques. Le jugement du chef d’unité demeure par conséquent un facteur important.
  En ce qui concerne les outils informatiques, la Commission promeut activement leur utilisation afin d’améliorer le rapport coût/efficacité. Les actions menées dans ce domaine ont consisté à sensibiliser le personnel, à le former (en vue, notamment, de permettre aux utilisateurs finaux d’utiliser efficacement ces outils) et à assurer que les outils générateurs d’un gain de productivité fonctionnent correctement avec d’autres applications (par exemple le TWB avec LegisWrite). L’utilisation de ces outils a été constamment préconisée par l’encadrement supérieur, et la Commission a publié récemment un guide des meilleures pratiques destiné à ses traducteurs. Des efforts particuliers sont aussi consentis pour former à l’utilisation des outils informatiques les traducteurs et secrétaires nouvellement recrutés. Il appartient néanmoins partiellement au traducteur de décider quels outils et quelles ressources sont les mieux adaptés à son travail, en fonction des rapports de prétraitement et de ses propres connaissances et expériences. |
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68-71.

L’organisation du travail au sein des unités de traduction de la Commission s’appuie sur des outils indiquant la disponibilité des différents traducteurs. Ces outils ne font cependant pas apparaître tous les aspects de la disponibilité du traducteur, comme sa spécialité ou ses connaissances linguistiques. Le jugement du chef d’unité demeure par conséquent un facteur important.

En ce qui concerne les outils informatiques, la Commission promeut activement leur utilisation afin d’améliorer le rapport coût/efficacité. Les actions menées dans ce domaine ont consisté à sensibiliser le personnel, à le former (en vue, notamment, de permettre aux utilisateurs finaux d’utiliser efficacement ces outils) et à assurer que les outils générateurs d’un gain de productivité fonctionnent correctement avec d’autres applications (par exemple le TWB avec LegisWrite). L’utilisation de ces outils a été constamment préconisée par l’encadrement supérieur, et la Commission a publié récemment un guide des meilleures pratiques destiné à ses traducteurs. Des efforts particuliers sont aussi consentis pour former à l’utilisation des outils informatiques les traducteurs et secrétaires nouvellement recrutés. Il appartient néanmoins partiellement au traducteur de décider quels outils et quelles ressources sont les mieux adaptés à son travail, en fonction des rapports de prétraitement et de ses propres connaissances et expériences.

| 73-74. | La décision de la Commission d’externaliser ou non une traduction dépend largement du type de document concerné. Dans une situation où l’on avait imposé un objectif de 30 % d’externalisation et où la charge de travail de traduction au sein de la Commission était très élevée, des décisions ont été prises dans le sens de l’externalisation automatique de certains documents.
  Après l’introduction de la nouvelle politique de gestion de la demande en 2004, la Commission a abandonné ses objectifs d’externalisation précédents. Ce n'est toutefois qu'avec un certain décalage que les pratiques d’externalisation ont changé. Depuis lors, l’externalisation est en grande partie limitée aux cas de besoin réel (c'est-à-dire pour compléter les capacités internes). Dans des cas exceptionnels, toutefois, lorsque les compétences thématiques nécessaires manquent au sein d’un département linguistique précis, les traductions continueront à être confiées à l’extérieur, indépendamment des capacités internes disponibles. |
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73-74.

La décision de la Commission d’externaliser ou non une traduction dépend largement du type de document concerné. Dans une situation où l’on avait imposé un objectif de 30 % d’externalisation et où la charge de travail de traduction au sein de la Commission était très élevée, des décisions ont été prises dans le sens de l’externalisation automatique de certains documents.

Après l’introduction de la nouvelle politique de gestion de la demande en 2004, la Commission a abandonné ses objectifs d’externalisation précédents. Ce n'est toutefois qu'avec un certain décalage que les pratiques d’externalisation ont changé. Depuis lors, l’externalisation est en grande partie limitée aux cas de besoin réel (c'est-à-dire pour compléter les capacités internes). Dans des cas exceptionnels, toutefois, lorsque les compétences thématiques nécessaires manquent au sein d’un département linguistique précis, les traductions continueront à être confiées à l’extérieur, indépendamment des capacités internes disponibles.

| 75. | La stratégie de la traduction de la Commission sera étendue pour inclure aussi des orientations concernant les documents non essentiels et renforcera le rôle de coordination de la DGT en faisant passer par la DGT toutes les informations relatives aux demandes de traduction. |
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75.

La stratégie de la traduction de la Commission sera étendue pour inclure aussi des orientations concernant les documents non essentiels et renforcera le rôle de coordination de la DGT en faisant passer par la DGT toutes les informations relatives aux demandes de traduction.

| 76. | La Commission entend par «productivité» le «rythme de travail», à savoir la production par traducteur et par jour, en prenant en considération la demande, puisque la productivité ne saurait être mesurée en comptabilisant simplement le nombre de pages par ETP. |
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76.

La Commission entend par «productivité» le «rythme de travail», à savoir la production par traducteur et par jour, en prenant en considération la demande, puisque la productivité ne saurait être mesurée en comptabilisant simplement le nombre de pages par ETP.

| 78. | Pour comparer les pratiques de traduction dans les institutions de l’UE et dans le secteur privé, il convient de prendre en considération les facteurs supplémentaires suivants:






  a) | l’offre sur le marché de traducteurs de qualité varie considérablement en fonction de la langue concernée; |
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78.

Pour comparer les pratiques de traduction dans les institutions de l’UE et dans le secteur privé, il convient de prendre en considération les facteurs supplémentaires suivants:

a)

l’offre sur le marché de traducteurs de qualité varie considérablement en fonction de la langue concernée;

| b) | un problème majeur réside dans le fait que la qualité de la traduction externe est irrégulière, de sorte qu’il est difficile de programmer efficacement les activités de contrôle de la qualité; |
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b)

un problème majeur réside dans le fait que la qualité de la traduction externe est irrégulière, de sorte qu’il est difficile de programmer efficacement les activités de contrôle de la qualité;

| c) | les agences de traduction s’appuient souvent sur des structures plus légères, puisqu'elles peuvent directement sous-traiter des demandes de traduction à un réseau de personnes disponibles qui ne sont pas employées de manière permanente, et elles peuvent donc s’adapter plus souplement aux variations de la demande. Les institutions de l’UE doivent conserver une masse critique de personnel pour des raisons de qualité et d’indépendance ainsi que pour faire face aux fluctuations de la demande et aux demandes imprévues. |
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c)

les agences de traduction s’appuient souvent sur des structures plus légères, puisqu'elles peuvent directement sous-traiter des demandes de traduction à un réseau de personnes disponibles qui ne sont pas employées de manière permanente, et elles peuvent donc s’adapter plus souplement aux variations de la demande. Les institutions de l’UE doivent conserver une masse critique de personnel pour des raisons de qualité et d’indépendance ainsi que pour faire face aux fluctuations de la demande et aux demandes imprévues.

La Commission estime par conséquent que les avantages liés au coût de la traduction externe ne compensent pas toujours les risques liés à la qualité dans des organisations politiques comme les institutions européennes.

| 79-80. | La Commission souligne que l’évolution du rythme de travail moyen par traducteur en 2004 et en 2005 est atypique et ne reflète pas objectivement les performances des traducteurs. Elle résulte plutôt des baisses de la demande, qui ont créé des déséquilibres structurels entre la demande et l’offre dans les départements linguistiques, du manque de traducteurs expérimentés, du manque de bases terminologiques et de mémoires de traduction pour les langues de l’UE-10 et du temps consacré par les traducteurs de ces langues à la révision des nombreuses traductions externes (les statistiques sur le rythme de travail présentées par la Cour n'ont pas été adaptées pour tenir compte de cet aspect).
  La demande, et le rythme de travail correspondant, peuvent fluctuer avec le niveau de l’activité politique et législative de la Commission. L’une des raisons d’être d’un service de traduction interne dont le coût est relativement élevé est de permettre de faire face à des besoins politiques urgents, ce qui implique, dans une certaine mesure, que des capacités demeurent inutilisées lorsque l’activité est faible.
  La Commission a pris un certain nombre d’initiatives pour répondre à la baisse structurelle des niveaux de demande pour les langues non procédurales de l’UE-15:






  — | des redéploiements internes destinés à renforcer les nouveaux départements linguistiques, les services horizontaux de la DGT ou d’autres services de la Commission (32 postes inscrits au tableau des effectifs en 2004; 41 en 2005; 43 prévus pour 2006 et 205 pour 2007), |
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79-80.

La Commission souligne que l’évolution du rythme de travail moyen par traducteur en 2004 et en 2005 est atypique et ne reflète pas objectivement les performances des traducteurs. Elle résulte plutôt des baisses de la demande, qui ont créé des déséquilibres structurels entre la demande et l’offre dans les départements linguistiques, du manque de traducteurs expérimentés, du manque de bases terminologiques et de mémoires de traduction pour les langues de l’UE-10 et du temps consacré par les traducteurs de ces langues à la révision des nombreuses traductions externes (les statistiques sur le rythme de travail présentées par la Cour n'ont pas été adaptées pour tenir compte de cet aspect).

La demande, et le rythme de travail correspondant, peuvent fluctuer avec le niveau de l’activité politique et législative de la Commission. L’une des raisons d’être d’un service de traduction interne dont le coût est relativement élevé est de permettre de faire face à des besoins politiques urgents, ce qui implique, dans une certaine mesure, que des capacités demeurent inutilisées lorsque l’activité est faible.

La Commission a pris un certain nombre d’initiatives pour répondre à la baisse structurelle des niveaux de demande pour les langues non procédurales de l’UE-15:

—

des redéploiements internes destinés à renforcer les nouveaux départements linguistiques, les services horizontaux de la DGT ou d’autres services de la Commission (32 postes inscrits au tableau des effectifs en 2004; 41 en 2005; 43 prévus pour 2006 et 205 pour 2007),

| — | la réduction de la traduction externe pour les langues de l’UE-15 de 20 % en 2003 à pratiquement zéro, |
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—

la réduction de la traduction externe pour les langues de l’UE-15 de 20 % en 2003 à pratiquement zéro,

| — | l’introduction de la traduction bipolaire (traduction dans la deuxième langue des traducteurs), |
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—

l’introduction de la traduction bipolaire (traduction dans la deuxième langue des traducteurs),

| — | le détachement de traducteurs auprès d’autres DG. |
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—

le détachement de traducteurs auprès d’autres DG.

Ces mesures seront encore renforcées, et la Commission entend ajuster aux besoins réels le niveau du personnel de l’ensemble de ses départements linguistiques pour la fin de l’année 2006. Elle se penchera également sur l’externalisation directe et les traductions grises réalisées par les DG sans aucun contrôle de la DGT, dans le cadre de la prochaine actualisation de sa stratégie de la traduction pour les années 2007 et suivantes.

| 81. | La Commission intensifiera ses efforts pour atteindre un plus grand équilibre dans la charge de travail des différentes unités: a) en augmentant la flexibilité entre les départements; et b) en rationalisant la répartition des portefeuilles entre les unités au sein des départements linguistiques, reflétée par la structuration des secteurs de l’unité de gestion de la demande.
  La Commission souligne toutefois que les caractéristiques et les contraintes des différents départements linguistiques doivent être prises en considération lorsqu'on compare leurs rythmes de travail respectifs. |
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81.

La Commission intensifiera ses efforts pour atteindre un plus grand équilibre dans la charge de travail des différentes unités: a) en augmentant la flexibilité entre les départements; et b) en rationalisant la répartition des portefeuilles entre les unités au sein des départements linguistiques, reflétée par la structuration des secteurs de l’unité de gestion de la demande.

La Commission souligne toutefois que les caractéristiques et les contraintes des différents départements linguistiques doivent être prises en considération lorsqu'on compare leurs rythmes de travail respectifs.

| 87. | La Commission a accompli des efforts significatifs en 2004 pour intégrer à ces systèmes statistiques les indicateurs lui permettant de mesurer la mise en œuvre de la stratégie de la traduction décidée en mai 2004. Elle met actuellement au point un entrepôt de données destiné à recueillir des données plus détaillées sur le processus de traduction. Le réexamen de certains concepts statistiques clés, comme celui de la «pression quotidienne», est prévu pour 2006. |
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87.

La Commission a accompli des efforts significatifs en 2004 pour intégrer à ces systèmes statistiques les indicateurs lui permettant de mesurer la mise en œuvre de la stratégie de la traduction décidée en mai 2004. Elle met actuellement au point un entrepôt de données destiné à recueillir des données plus détaillées sur le processus de traduction. Le réexamen de certains concepts statistiques clés, comme celui de la «pression quotidienne», est prévu pour 2006.

| 88. | La Commission préfère recourir à un rythme de travail à un niveau agrégé (par unité/département; moyennes par traducteur, etc.), qu'elle considère comme approprié pour assurer le suivi du processus de traduction. Il convient d’utiliser avec prudence les statistiques établies à un niveau plus détaillé, étant donné que différents facteurs ont une incidence sur ces statistiques: la disponibilité de mémoires de traduction et de terminologie, l’expertise thématique du traducteur, les compétences linguistiques du traducteur dans la langue source (troisième, quatrième, voire cinquième langue du traducteur), les efforts fournis pour assurer la qualité, conformément au principe de l’adaptation des traductions à leur destination. Ces statistiques sont complexes et coûteuses à établir, compte tenu de la complexité du processus de traduction.
  L’entrepôt de données sur la traduction, que la Commission met actuellement au point, intégrera des données plus détaillées concernant le contrôle de la qualité sur la base d’une définition convenue de la révision, de la lecture croisée, de la relecture, des contrôles aléatoires et d’autres actions de contrôle de la qualité ainsi qu'une information quant à la place et au rôle de chacun dans le processus assurant qu'un produit est adapté à sa destination.
  En ce qui concerne les corrélations entre la charge de travail et l’externalisation, il faut garder à l’esprit que certaines traductions doivent parfois être externalisées, indépendamment des capacités internes disponibles (voir également les commentaires relatifs aux points 73 et 74).
  La Commission ne possède pas d’indicateurs de performance relatifs à l’incidence des outils de traduction assistée par ordinateur sur la productivité, mais produit des statistiques, qu’il convient d’interpréter. Des données annuelles existent sur la production et le rythme de travail, qui peuvent être mises en relation avec les dépenses engagées pour les outils de traduction assistée par ordinateur. Cette corrélation n'est cependant pas évidente, parce que l’impact est toujours plus important lors des premières étapes. |
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88.

La Commission préfère recourir à un rythme de travail à un niveau agrégé (par unité/département; moyennes par traducteur, etc.), qu'elle considère comme approprié pour assurer le suivi du processus de traduction. Il convient d’utiliser avec prudence les statistiques établies à un niveau plus détaillé, étant donné que différents facteurs ont une incidence sur ces statistiques: la disponibilité de mémoires de traduction et de terminologie, l’expertise thématique du traducteur, les compétences linguistiques du traducteur dans la langue source (troisième, quatrième, voire cinquième langue du traducteur), les efforts fournis pour assurer la qualité, conformément au principe de l’adaptation des traductions à leur destination. Ces statistiques sont complexes et coûteuses à établir, compte tenu de la complexité du processus de traduction.

L’entrepôt de données sur la traduction, que la Commission met actuellement au point, intégrera des données plus détaillées concernant le contrôle de la qualité sur la base d’une définition convenue de la révision, de la lecture croisée, de la relecture, des contrôles aléatoires et d’autres actions de contrôle de la qualité ainsi qu'une information quant à la place et au rôle de chacun dans le processus assurant qu'un produit est adapté à sa destination.

En ce qui concerne les corrélations entre la charge de travail et l’externalisation, il faut garder à l’esprit que certaines traductions doivent parfois être externalisées, indépendamment des capacités internes disponibles (voir également les commentaires relatifs aux points 73 et 74).

La Commission ne possède pas d’indicateurs de performance relatifs à l’incidence des outils de traduction assistée par ordinateur sur la productivité, mais produit des statistiques, qu’il convient d’interpréter. Des données annuelles existent sur la production et le rythme de travail, qui peuvent être mises en relation avec les dépenses engagées pour les outils de traduction assistée par ordinateur. Cette corrélation n'est cependant pas évidente, parce que l’impact est toujours plus important lors des premières étapes.

| 89. | La Commission estime que les segments de texte traduits automatiquement doivent être pris en considération pour calculer l’incidence des investissements en outils informatiques sur la productivité.
  La modification des statistiques de la Commission sur la charge de travail pour tenir compte de l’incidence des mémoires de traduction ou d’autres outils d’aide à la traduction représenterait un investissement significatif. D’autres éléments exerçant une influence sur la productivité (comme l’inconvénient de traduire à partir de sa quatrième ou cinquième langue ou l’avantage de traduire un sujet bien connu) sont plus difficiles à prendre en compte dans ce cadre. |
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89.

La Commission estime que les segments de texte traduits automatiquement doivent être pris en considération pour calculer l’incidence des investissements en outils informatiques sur la productivité.

La modification des statistiques de la Commission sur la charge de travail pour tenir compte de l’incidence des mémoires de traduction ou d’autres outils d’aide à la traduction représenterait un investissement significatif. D’autres éléments exerçant une influence sur la productivité (comme l’inconvénient de traduire à partir de sa quatrième ou cinquième langue ou l’avantage de traduire un sujet bien connu) sont plus difficiles à prendre en compte dans ce cadre.

| 91-95. | Le mécanisme de répartition de la charge de travail était un projet pilote destiné à renforcer la confiance mutuelle. Les résultats ont été très positifs: la Commission a offert aux autres institutions ses capacités inutilisées dans les langues de l’UE-8 et a convenu avec les autres institutions que les départements linguistiques de l’UE-10 n'étaient pas encore en mesure de participer pleinement à ce mécanisme, en raison de leurs maigres ressources; ils commenceront à y participer dans le courant de l’année 2006.
  Les chiffres de répartition de la charge de travail en 2006 montrent une augmentation régulière et importante du volume total. La Commission est pleinement déterminée à utiliser et à poursuivre le développement du mécanisme de répartition de la charge de travail, mais fait observer qu'une certaine marge de capacité interne doit toujours être disponible pour satisfaire les demandes imprévues.
  Le potentiel de ce mécanisme diminuera à la suite de la mise en œuvre des actions en cours visant à adapter aux besoins réels les ressources allouées aux départements linguistiques. Ces actions correctives demeurent la première priorité de la Commission.
  Si une moyenne de 20 % des travaux de traduction est externalisée par les institutions plutôt qu'échangée entre elles, cela est principalement dû au fait que les capacités inutilisées disponibles, d’une part, et les demandes d’échange, d’autre part, ne coïncident pas au cours de la période nécessaire pour répondre à la demande.
  Les économies supplémentaires relatives aux activités free lance, que la Cour des comptes chiffre à 11 millions d’euros, ne saurait concerner la Commission qui, depuis mai 2004, concentre principalement son recours à la traduction externe sur les langues de l’UE-10, ce qui réduit quasiment à néant les possibilités d’économies supplémentaires dans ce domaine. |
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91-95.

Le mécanisme de répartition de la charge de travail était un projet pilote destiné à renforcer la confiance mutuelle. Les résultats ont été très positifs: la Commission a offert aux autres institutions ses capacités inutilisées dans les langues de l’UE-8 et a convenu avec les autres institutions que les départements linguistiques de l’UE-10 n'étaient pas encore en mesure de participer pleinement à ce mécanisme, en raison de leurs maigres ressources; ils commenceront à y participer dans le courant de l’année 2006.

Les chiffres de répartition de la charge de travail en 2006 montrent une augmentation régulière et importante du volume total. La Commission est pleinement déterminée à utiliser et à poursuivre le développement du mécanisme de répartition de la charge de travail, mais fait observer qu'une certaine marge de capacité interne doit toujours être disponible pour satisfaire les demandes imprévues.

Le potentiel de ce mécanisme diminuera à la suite de la mise en œuvre des actions en cours visant à adapter aux besoins réels les ressources allouées aux départements linguistiques. Ces actions correctives demeurent la première priorité de la Commission.

Si une moyenne de 20 % des travaux de traduction est externalisée par les institutions plutôt qu'échangée entre elles, cela est principalement dû au fait que les capacités inutilisées disponibles, d’une part, et les demandes d’échange, d’autre part, ne coïncident pas au cours de la période nécessaire pour répondre à la demande.

Les économies supplémentaires relatives aux activités free lance, que la Cour des comptes chiffre à 11 millions d’euros, ne saurait concerner la Commission qui, depuis mai 2004, concentre principalement son recours à la traduction externe sur les langues de l’UE-10, ce qui réduit quasiment à néant les possibilités d’économies supplémentaires dans ce domaine.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

| 96. | Les procédures et les outils sont en place pour transmettre les demandes de traduction des DG de la Commission à la DGT et pour le traitement ultérieur de ces demandes. |
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96.

Les procédures et les outils sont en place pour transmettre les demandes de traduction des DG de la Commission à la DGT et pour le traitement ultérieur de ces demandes.

Recommandation

La Commission approuve la recommandation de la Cour des comptes de rationaliser les procédures de demande de traductions dans les DG et les services et établira des règles/orientations concernant la traduction des documents non essentiels dans le cadre d’une prochaine actualisation de la stratégie de la traduction.

| 97. | La Commission a respecté ses obligations politiques ainsi que les obligations qui lui incombent en vertu du traité dans le domaine de la traduction. Elle souligne aussi que la responsabilité première du développement de leurs marchés de la traduction incombe aux pays candidats eux-mêmes, et la Commission a envoyé ce message à plusieurs reprises aux gouvernements concernés. |
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97.

La Commission a respecté ses obligations politiques ainsi que les obligations qui lui incombent en vertu du traité dans le domaine de la traduction. Elle souligne aussi que la responsabilité première du développement de leurs marchés de la traduction incombe aux pays candidats eux-mêmes, et la Commission a envoyé ce message à plusieurs reprises aux gouvernements concernés.

Recommandation

La Commission prend note de la recommandation de la Cour des comptes de définir un plan d’action pour mieux faire connaître les activités de traduction de la Communauté et stimuler l’intérêt pour celles-ci dans les États membres de l’UE-10 et les autres pays candidats, mais elle tient à préciser qu'elle a pris des mesures effectives pour préparer les marchés de la traduction des pays candidats en faisant mieux connaître les activités de traduction de la Commission et en stimulant l’intérêt pour celles-ci: elle a mis en place des antennes de traduction dans les bureaux de représentation ouverts dans les États membres de l’UE-10 avant leur adhésion et aussi, récemment, dans les pays candidats de l’UE-2. Ces antennes nouent activement des contacts avec les associations professionnelles de traducteurs, les universités et les médias des pays concernés, et le programme des «traducteurs invités» de la Commission a été étendu aux universités de l’ensemble de ces pays, y compris la Bulgarie et la Roumanie. Des visites professionnelles à la Commission ont été organisées à partir de ces pays et des efforts particuliers ont été accomplis pour renforcer la couverture médiatique des activités de traduction, ainsi que l’intérêt professionnel pour celles-ci, et cela au moyen de visites du directeur général de la DGT en Bulgarie et en Roumanie au début de l’année 2005.

98.   Recommandation

La Commission accueille favorablement la recommandation de la Cour des comptes de conclure des accords de niveau de service avec les utilisateurs des services de traduction. De tels accords sur le niveau de service ont déjà été conclus pour la traduction de guides destinés aux DG SANCO et EMPL: ces DG ont procédé à une évaluation globale de leurs besoins pour l’ensemble de l’année, la DGT a eu un rôle de consultant linguistique pour la rédaction des originaux et un calendrier a été convenu pour la traduction des textes.

| 99. | Le manque de capacités internes pour réviser les traductions externes dans les langues de l’UE-10 s’est limité aux premiers mois qui ont suivi l’élargissement et a uniquement porté sur les documents bénéficiant du filet de sécurité fourni par des lectures ultérieures au Parlement et Conseil. |
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99.

Le manque de capacités internes pour réviser les traductions externes dans les langues de l’UE-10 s’est limité aux premiers mois qui ont suivi l’élargissement et a uniquement porté sur les documents bénéficiant du filet de sécurité fourni par des lectures ultérieures au Parlement et Conseil.

Recommandation

La Commission doute de la valeur ajoutée que représenterait le recours régulier à des enquêtes de satisfaction. Elle examine cependant pour l’instant les manières les plus appropriées de mesurer la qualité du service. Des informations en retour sont en outre reçues régulièrement et font l’objet d’un suivi.

| 100. | Le contrôle de la qualité (révision et autres) des traductions internes vise à fournir des textes adaptés à leur destination, mais ne produit pas un indicateur de qualité en tant que tel et ne peut pas s’appliquer à toutes les traductions (évaluation des risques). Les traductions externes sont évaluées sur la base d’un échantillon de pages, et celles qui sont jugées de mauvaise qualité sont ensuite révisées. |
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100.

Le contrôle de la qualité (révision et autres) des traductions internes vise à fournir des textes adaptés à leur destination, mais ne produit pas un indicateur de qualité en tant que tel et ne peut pas s’appliquer à toutes les traductions (évaluation des risques). Les traductions externes sont évaluées sur la base d’un échantillon de pages, et celles qui sont jugées de mauvaise qualité sont ensuite révisées.

Recommandation

La Commission approuve la recommandation de la Cour des comptes selon laquelle il convient de procéder régulièrement à des contrôles de qualité aléatoires. Elle prévoit, dans le cadre de ses efforts de gestion totale de la qualité, d’introduire un système servant à définir, à contrôler et à inventorier plus systématiquement ses actions de contrôle de la qualité. L’adoption d’une stratégie plus systématique, comprenant des contrôles par sondage, sera soigneusement prise en considération dans le cadre de l’analyse plus générale concernant la qualité et la mesure de qualité qui est actuellement en cours.

101.   Recommandation

La Commission accepte la recommandation de la Cour des comptes relative au contrôle du niveau de l’externalisation directe et des «traductions grises» et lance actuellement une enquête pour quantifier avec plus de précision l’importance de ces traductions grises et de l’externalisation directe. Les conclusions de cette enquête alimenteront l’actualisation de la stratégie de la traduction pour les années 2007 et suivantes.

| 102-103. | La Commission a établi le coût de la traduction et le coût par page pour 2002, mais a suspendu toute actualisation ultérieure de ces calculs en attendant le résultat de l’audit qui fait l’objet du présent rapport. |
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102-103.

La Commission a établi le coût de la traduction et le coût par page pour 2002, mais a suspendu toute actualisation ultérieure de ces calculs en attendant le résultat de l’audit qui fait l’objet du présent rapport.

Recommandation

La Commission accepte la recommandation de la Cour des comptes d’assurer la production d’informations de gestion appropriées sur le coût des activités de traduction. La Commission met actuellement à jour son système de calcul des coûts et de suivi, conformément à la méthodologie appliquée par la Cour des comptes, dans le cadre de son compte rendu régulier des informations de gestion.

| 104. | La baisse du rythme de travail et le déséquilibre structurel de l’offre et de la demande de traduction dans les différentes langues officielles résultent de l’introduction de la stratégie de la traduction en mai 2004. Ces déséquilibres présentent cependant un caractère transitoire et font actuellement l’objet d’actions correctrices.
  Cette stratégie a permis de réaliser des économies significatives pour le budget communautaire: des économies immédiates ont été obtenues en fixant pour les nouvelles langues des objectifs de recrutement significativement inférieurs aux moyennes historiques. Des économies supplémentaires seront obtenues grâce aux redéploiements en cours à partir des anciennes langues et à d’autres actions de gestion des ressources humaines ainsi qu'à l’adaptation permanente de la stratégie de la traduction. |
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104.

La baisse du rythme de travail et le déséquilibre structurel de l’offre et de la demande de traduction dans les différentes langues officielles résultent de l’introduction de la stratégie de la traduction en mai 2004. Ces déséquilibres présentent cependant un caractère transitoire et font actuellement l’objet d’actions correctrices.

Cette stratégie a permis de réaliser des économies significatives pour le budget communautaire: des économies immédiates ont été obtenues en fixant pour les nouvelles langues des objectifs de recrutement significativement inférieurs aux moyennes historiques. Des économies supplémentaires seront obtenues grâce aux redéploiements en cours à partir des anciennes langues et à d’autres actions de gestion des ressources humaines ainsi qu'à l’adaptation permanente de la stratégie de la traduction.

| 105. | La Commission a sensiblement amélioré sa capacité de programmation prospective en matière de traduction: le réseau des correspondants de la traduction dans les DG a été réorganisé pour fournir des points de contact spécifiques à l’unité de gestion de la demande et pour promouvoir les questions de coordination et de traduction dans les DG ainsi que la programmation de la traduction en amont.
  Une attention plus particulière est désormais prêtée à la traduction, tant au niveau de la Commission qu'au niveau interinstitutionnel: un suivi étroit de la traduction des propositions législatives a été organisé, en coopération avec les greffes de la Commission, du Conseil et du Parlement européen. Des efforts sont accomplis avec le secrétariat général pour améliorer encore les outils de programmation de la traduction dans le cadre d’eGreffe. Les réunions avec la présidence du Conseil, centrées sur la planification de la traduction et la définition de priorités, ont acquis une certaine régularité et contribuent ainsi à améliorer la planification prospective. Des réunions interservices régulières consacrées à la traduction sont aussi organisées avec les DG de la Commission.
  La Commission est décidée à continuer dans cette voie afin d’améliorer encore sa programmation prospective de la traduction. |
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105.

La Commission a sensiblement amélioré sa capacité de programmation prospective en matière de traduction: le réseau des correspondants de la traduction dans les DG a été réorganisé pour fournir des points de contact spécifiques à l’unité de gestion de la demande et pour promouvoir les questions de coordination et de traduction dans les DG ainsi que la programmation de la traduction en amont.

Une attention plus particulière est désormais prêtée à la traduction, tant au niveau de la Commission qu'au niveau interinstitutionnel: un suivi étroit de la traduction des propositions législatives a été organisé, en coopération avec les greffes de la Commission, du Conseil et du Parlement européen. Des efforts sont accomplis avec le secrétariat général pour améliorer encore les outils de programmation de la traduction dans le cadre d’eGreffe. Les réunions avec la présidence du Conseil, centrées sur la planification de la traduction et la définition de priorités, ont acquis une certaine régularité et contribuent ainsi à améliorer la planification prospective. Des réunions interservices régulières consacrées à la traduction sont aussi organisées avec les DG de la Commission.

La Commission est décidée à continuer dans cette voie afin d’améliorer encore sa programmation prospective de la traduction.

| 106. | Bien que certains problèmes transitoires se soient posés en 2004, la Commission a maintenant adapté sa politique d’externalisation et réduit cette dernière à pratiquement zéro pour les départements linguistiques qui possèdent des capacités disponibles. L’externalisation sera toutefois conservée pour répondre à des besoins spécifiques liés aux compétences linguistiques (combinaisons de langues spécifiques) ou thématiques (normes comptables internationales, directives bancaires, etc.). |
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106.

Bien que certains problèmes transitoires se soient posés en 2004, la Commission a maintenant adapté sa politique d’externalisation et réduit cette dernière à pratiquement zéro pour les départements linguistiques qui possèdent des capacités disponibles. L’externalisation sera toutefois conservée pour répondre à des besoins spécifiques liés aux compétences linguistiques (combinaisons de langues spécifiques) ou thématiques (normes comptables internationales, directives bancaires, etc.).

| 107. | La Commission est déterminée à continuer à promouvoir et à contribuer activement au mécanisme interinstitutionnel de répartition de la charge de travail. Elle estime toutefois que l’estimation, faite par la Cour des comptes, d’économies potentielles d’un montant de 11 millions d’euros ne s’applique pas à la Commission (voir le point 95).
  La répartition de la charge de travail reste soumise aux restrictions liées aux différences dans la nature des activités des diverses institutions, de leurs calendriers et ordres du jour ainsi qu'à la nécessité de conserver certaines capacités pour répondre aux demandes imprévues et urgentes. |
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107.

La Commission est déterminée à continuer à promouvoir et à contribuer activement au mécanisme interinstitutionnel de répartition de la charge de travail. Elle estime toutefois que l’estimation, faite par la Cour des comptes, d’économies potentielles d’un montant de 11 millions d’euros ne s’applique pas à la Commission (voir le point 95).

La répartition de la charge de travail reste soumise aux restrictions liées aux différences dans la nature des activités des diverses institutions, de leurs calendriers et ordres du jour ainsi qu'à la nécessité de conserver certaines capacités pour répondre aux demandes imprévues et urgentes.

Recommandation

La Commission accepte la recommandation de la Cour des comptes concernant le renforcement à l’avenir de la planification de la traduction par ses services et souligne les efforts accomplis à cet égard (voir le point 105 ci-dessus).

La Commission soutient la coopération interinstitutionnelle et approuve aussi la recommandation suggérant de s’attaquer à l’externalisation directe et à prolonger le programme pilote sur la répartition interinstitutionnelle de la charge de travail. Elle considère cependant qu'un système de facturation interinstitutionnelle entraînerait une charge administrative qui serait disproportionnée par rapport au bénéfice potentiel.

108.   Recommandation

La Commission accepte les recommandations de la Cour des comptes concernant d’autres améliorations du processus de traduction, et la plupart d’entre elles ont déjà été mises en œuvre: des guides de bonne pratiques sont régulièrement publiés en relation avec l’utilisation des technologies modernes; les nouveaux traducteurs adoptent immédiatement ces pratiques et utilisent de manière extensive les outils de traduction assistée par ordinateur (100 %). Pour ce qui est de l’intégration des outils informatiques, il s’agit d’un projet en cours portant à la fois sur les outils de gestion et de traduction. L’automatisation du prétraitement a constitué un pas important dans cette direction.

La Commission augmente actuellement, à la DGT, le nombre de télétravailleurs, qui doit passer de cent à deux cents.

| 109. | La Commission estime que les informations de gestion destinées au suivi du coût de la traduction sont appropriées. Les bases de données statistiques sont cependant constamment mises à jour et améliorées, afin de les adapter à la nécessité croissante de disposer d’informations de gestion ciblées.
  La Commission favorise en outre les statistiques agrégées, qu'elle juge appropriées au suivi. |
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109.

La Commission estime que les informations de gestion destinées au suivi du coût de la traduction sont appropriées. Les bases de données statistiques sont cependant constamment mises à jour et améliorées, afin de les adapter à la nécessité croissante de disposer d’informations de gestion ciblées.

La Commission favorise en outre les statistiques agrégées, qu'elle juge appropriées au suivi.

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