# Den Europæiske Unions C 284/2006

| | ISSN 1725-2393 |
| --- | --- |
| Den Europæiske Unions
  Tidende | C 284 |
| | |
| Dansk udgave | Meddelelser og oplysninger | 49. årgang21. november 2006 |

ISSN 1725-2393

Den Europæiske Unions

Tidende

C 284

Dansk udgave

Meddelelser og oplysninger

49. årgang21. november 2006

---

| Informationsnummer | Indhold | Side |
| --- | --- | --- |
| | I   Meddelelser |
| | Revisionsretten |
| 2006/C 284/1 | Særberetning nr. 9/2006 om Kommissionens, Parlamentets og Rådets udgifter til oversættelse, med institutionernes svar | 1 |

Informationsnummer

Indhold

Side

I   Meddelelser

Revisionsretten

2006/C 284/1

Særberetning nr. 9/2006 om Kommissionens, Parlamentets og Rådets udgifter til oversættelse, med institutionernes svar

1

| DA | |
| --- | --- |

DA

---

I Meddelelser

Revisionsretten

| 21.11.2006 | DA | Den Europæiske Unions Tidende | C 284/1 |
| --- | --- | --- | --- |

21.11.2006

DA

Den Europæiske Unions Tidende

C 284/1

---

SÆRBERETNING Nr. 9/2006

om Kommissionens, Parlamentets og Rådets udgifter til oversættelse, med institutionernes svar

(artikel 248, stk. 4, andet afsnit, EF)

(2006/C 284/01)

INDHOLD

FORKORTELSER

| I-IX | RESUMÉ |
| --- | --- |

I-IX

| 1-11 | INDLEDNING |
| --- | --- |

1-11

| 2-3 | Retsgrundlag |
| --- | --- |

2-3

| 4-8 | Opbygningen af EU-institutionernes oversættelsestjenester |
| --- | --- |

4-8

| 9-11 | Revisionsmål og revisionens omfang |
| --- | --- |

9-11

| 12-95 | BEMÆRKNINGER |
| --- | --- |

12-95

| 12-36 | De procedurer, der skal sikre, at institutionerne kan klare efterspørgslen efter oversættelser, og at unødvendige oversættelser undgås |
| --- | --- |

12-36

| 13-18 | Interne retningslinjer for anmodninger om oversættelse |
| --- | --- |

13-18

| 19-23 | Kapaciteten til at klare efterspørgslen |
| --- | --- |

19-23

| 24-26 | Udviklingen i antallet af oversatte sider |
| --- | --- |

24-26

| 27-36 | Institutionernes praktiske foranstaltninger til at holde oversættelsesvolumen nede |
| --- | --- |

27-36

| 37-46 | Kvalitetskontrol |
| --- | --- |

37-46

| 37-43 | Kontrollen af, om oversættelserne er af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet |
| --- | --- |

37-43

| 44-46 | Rettidig levering og andre elementer, som gør kunderne tilfredse |
| --- | --- |

44-46

| 47-95 | Udgifterne til oversættelse og produktiviteten |
| --- | --- |

47-95

| 47-52 | Udgifterne til oversættelse |
| --- | --- |

47-52

| 53-95 | Oversættelsesprocessens produktivitet |
| --- | --- |

53-95

| 96-109 | KONKLUSION OG ANBEFALINGER |
| --- | --- |

96-109

| 96-98 | De procedurer, der skal sikre, at institutionerne kan klare efterspørgslen efter oversættelser, og at unødvendige oversættelser undgås |
| --- | --- |

96-98

| 99-101 | De procedurer, der skal sikre, at oversættelserne leveres rettidigt og er af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet |
| --- | --- |

99-101

| 102-109 | Udgifterne til oversættelse og produktiviteten |
| --- | --- |

102-109

| 1-12 | BILAG I: De gældende bestemmelser i Kommissionen, Parlamentet og Rådet |
| --- | --- |

1-12

| 1-6 | Kommissionen |
| --- | --- |

1-6

| 7-10 | Parlamentet |
| --- | --- |

7-10

| 11-12 | Rådet |
| --- | --- |

11-12

| 1-9 | BILAG II: Rettens metode til beregning af de anslåede udgifter til oversættelse |
| --- | --- |

1-9

Institutionernes svar

FORKORTELSERCIEQ Det interinstitutionelle udvalg til evaluering af kvaliteten af eksterne oversættelserCRE Compte rendu in extenso (fuldstændigt forhandlingsreferat af Parlamentets møder)DGT Generaldirektoratet for Oversættelse i KommissionenEFT De Europæiske Fællesskabers TidendeEPSO Det Europæiske PersonaleudvælgelseskontorEU Den Europæiske UnionEU-15-sprogene De officielle sprog i de 15 EU-medlemsstater før udvidelsenEU-10-sprogene De 10 nye medlemsstaters officielle sprogEUT Den Europæiske Unions TidendeFTÆ Fuldtidsækvivalent (et mål for en ansat, der arbejder fuldtids i et år)GD GeneraldirektoratGD A III Direktorat A III (Oversættelse og Dokumentfremstilling) i Rådets GeneralsekretariatICTI Det Interinstitutionelle OversættelsesudvalgISC Inter-Service Consultation (høringer på tværs af Kommissionens tjenestegrene)

RESUMÉ

| I. | 21 sprog har status af officielle sprog og arbejdssprog i EU-institutionerne. Hver EU-institution har sin egen oversættelsestjeneste. På grund af deres virksomhed skal de tre institutioner Kommissionen, Parlamentet og Rådet producere den største mængde oversættelser. Efterspørgslen er ujævnt fordelt på året, og EU-10-sprogene har endnu ikke fået tilstrækkelig intern kapacitet, og derfor er EU-institutionerne nødt til at bruge freelanceoversættere ud over deres egne interne oversættere. |
| --- | --- |

I.

21 sprog har status af officielle sprog og arbejdssprog i EU-institutionerne. Hver EU-institution har sin egen oversættelsestjeneste. På grund af deres virksomhed skal de tre institutioner Kommissionen, Parlamentet og Rådet producere den største mængde oversættelser. Efterspørgslen er ujævnt fordelt på året, og EU-10-sprogene har endnu ikke fået tilstrækkelig intern kapacitet, og derfor er EU-institutionerne nødt til at bruge freelanceoversættere ud over deres egne interne oversættere.

| II. | Målet for revisionen var at undersøge, om Kommissionen, Parlamentet og Rådet forvalter ressourcer og udgifter til oversættelse produktivt og effektivt. Retten søgte at få følgende spørgsmål besvaret:






  — | Kan institutionerne klare efterspørgslen efter oversættelser, og er der indført egnede procedurer, der sikrer, at unødvendige oversættelser undgås? |
| --- | --- | --- |

II.

Målet for revisionen var at undersøge, om Kommissionen, Parlamentet og Rådet forvalter ressourcer og udgifter til oversættelse produktivt og effektivt. Retten søgte at få følgende spørgsmål besvaret:

—

Kan institutionerne klare efterspørgslen efter oversættelser, og er der indført egnede procedurer, der sikrer, at unødvendige oversættelser undgås?

| — | Leveres oversættelserne rettidigt, og er de af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet? |
| --- | --- |

—

Leveres oversættelserne rettidigt, og er de af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet?

| — | Har institutionerne kunnet holde udgifterne til oversættelse under kontrol? |
| --- | --- |

—

Har institutionerne kunnet holde udgifterne til oversættelse under kontrol?

| III. | Revisionen viste, at institutionerne anvender forskellige metoder, når de skal klare stigende efterspørgsel efter oversættelser. Både Kommissionen og Rådet har truffet egnede foranstaltninger til at få nedbragt antallet af dokumenter, der bliver oversat til alle sprog. En betydelig del af oversættelsesanmodningerne er imidlertid ikke omfattet af de retningslinjer, som hver institution har vedtaget for dette område, og ingen af institutionerne har indført klare, sammenhængende regler for anmodninger om oversættelser. |
| --- | --- |

III.

Revisionen viste, at institutionerne anvender forskellige metoder, når de skal klare stigende efterspørgsel efter oversættelser. Både Kommissionen og Rådet har truffet egnede foranstaltninger til at få nedbragt antallet af dokumenter, der bliver oversat til alle sprog. En betydelig del af oversættelsesanmodningerne er imidlertid ikke omfattet af de retningslinjer, som hver institution har vedtaget for dette område, og ingen af institutionerne har indført klare, sammenhængende regler for anmodninger om oversættelser.

| IV. | De tre reviderede oversættelsestjenester leverer stort set oversættelserne til EU-15-sprogene til tiden, og de er stort set af den fornødne kvalitet. Men for EU-10-sprogenes vedkommende var der væsentlige problemer i 2004. |
| --- | --- |

IV.

De tre reviderede oversættelsestjenester leverer stort set oversættelserne til EU-15-sprogene til tiden, og de er stort set af den fornødne kvalitet. Men for EU-10-sprogenes vedkommende var der væsentlige problemer i 2004.

| V. | Ingen af oversættelsestjenesterne har et redskab til måling af, hvor tilfredse kunderne er med oversættelserne, og de har heller ikke fastsat procedurer for klager over kvaliteten. Kun Kommissionen har retningslinjer for kvalitetskontrol. Parlamentet har kvalitetsindikatorer som f.eks. antallet af fejl pr. side, men Kommissionen og Rådet anvender ikke sådanne indikatorer. |
| --- | --- |

V.

Ingen af oversættelsestjenesterne har et redskab til måling af, hvor tilfredse kunderne er med oversættelserne, og de har heller ikke fastsat procedurer for klager over kvaliteten. Kun Kommissionen har retningslinjer for kvalitetskontrol. Parlamentet har kvalitetsindikatorer som f.eks. antallet af fejl pr. side, men Kommissionen og Rådet anvender ikke sådanne indikatorer.

| VI. | Kommissionen havde beregnet udgifterne til oversættelse i 2002, men ellers havde ingen af institutionerne beregnet deres samlede udgifter til oversættelse eller gennemsnitsudgiften pr. oversat side. Ifølge Rettens beregning var såvel Parlamentets som Rådets samlede udgifter til oversættelse i 2003 omkring 100 millioner euro og Kommissionens 215 millioner euro. I 2005 var Parlamentets udgifter til oversættelse steget til omkring 128 millioner euro, Rådets til 126 millioner euro og Kommissionens til 257 millioner euro som følge af stigningen i antallet af officielle sprog efter EU-udvidelsen i maj 2004. I 2003 var den gennemsnitlige udgift pr. side 150 euro for Parlamentets og Kommissionens vedkommende og 254 euro for Rådets vedkommende. I 2005 steg den gennemsnitlige udgift pr. side til 194 euro for Kommissionens vedkommende og til 276 euro for Rådets vedkommende, mens den faldt til 119 euro for Parlamentets vedkommende. Interne oversættelser er dyrere end freelanceoversættelser, men det er vanskeligt at sammenligne den interne og den eksterne produktion, fordi de tekster, der oversættes eksternt, er af en anden art, og de interne oversættelser anses for at være af bedre kvalitet. |
| --- | --- |

VI.

Kommissionen havde beregnet udgifterne til oversættelse i 2002, men ellers havde ingen af institutionerne beregnet deres samlede udgifter til oversættelse eller gennemsnitsudgiften pr. oversat side. Ifølge Rettens beregning var såvel Parlamentets som Rådets samlede udgifter til oversættelse i 2003 omkring 100 millioner euro og Kommissionens 215 millioner euro. I 2005 var Parlamentets udgifter til oversættelse steget til omkring 128 millioner euro, Rådets til 126 millioner euro og Kommissionens til 257 millioner euro som følge af stigningen i antallet af officielle sprog efter EU-udvidelsen i maj 2004. I 2003 var den gennemsnitlige udgift pr. side 150 euro for Parlamentets og Kommissionens vedkommende og 254 euro for Rådets vedkommende. I 2005 steg den gennemsnitlige udgift pr. side til 194 euro for Kommissionens vedkommende og til 276 euro for Rådets vedkommende, mens den faldt til 119 euro for Parlamentets vedkommende. Interne oversættelser er dyrere end freelanceoversættelser, men det er vanskeligt at sammenligne den interne og den eksterne produktion, fordi de tekster, der oversættes eksternt, er af en anden art, og de interne oversættelser anses for at være af bedre kvalitet.

| VII. | Det er lykkedes Kommissionen og Rådet at reducere efterspørgslen efter oversættelser til EU-15-sprogene, men det har også medført overkapacitet og en produktivitet under gennemsnittet. Retten konstaterede imidlertid, at produktiviteten og outsourcing-procenterne varierede væsentligt fra sprogenhed til sprogenhed i de forskellige institutioner. |
| --- | --- |

VII.

Det er lykkedes Kommissionen og Rådet at reducere efterspørgslen efter oversættelser til EU-15-sprogene, men det har også medført overkapacitet og en produktivitet under gennemsnittet. Retten konstaterede imidlertid, at produktiviteten og outsourcing-procenterne varierede væsentligt fra sprogenhed til sprogenhed i de forskellige institutioner.

| VIII. | Siden 1995 har EU-institutionernes oversættelsestjenester øget samarbejdet på en række områder. Der afholdes fælles udvælgelsesprøver med henblik på personaleansættelser, der er oprettet en terminologi-database, institutionerne samarbejder om indkøb af it-redskaber mv. Efter Rettens opfattelse kunne der opnås yderligere besparelser ved et endnu mere intensivt interinstitutionelt samarbejde, specielt hvis man sørgede for, at uudnyttet kapacitet i én institution blev stillet til rådighed for de øvrige institutioner, således at disse institutioner kunne begrænse brugen af freelanceoversættere. Men fordi der ikke findes prognoser og som følge af utilstrækkelig kommunikation mellem institutionerne om den disponible oversætterkapacitet, er det vanskeligt for institutionerne at udnytte de andre institutioners midlertidige kapacitet fuldt ud. |
| --- | --- |

VIII.

Siden 1995 har EU-institutionernes oversættelsestjenester øget samarbejdet på en række områder. Der afholdes fælles udvælgelsesprøver med henblik på personaleansættelser, der er oprettet en terminologi-database, institutionerne samarbejder om indkøb af it-redskaber mv. Efter Rettens opfattelse kunne der opnås yderligere besparelser ved et endnu mere intensivt interinstitutionelt samarbejde, specielt hvis man sørgede for, at uudnyttet kapacitet i én institution blev stillet til rådighed for de øvrige institutioner, således at disse institutioner kunne begrænse brugen af freelanceoversættere. Men fordi der ikke findes prognoser og som følge af utilstrækkelig kommunikation mellem institutionerne om den disponible oversætterkapacitet, er det vanskeligt for institutionerne at udnytte de andre institutioners midlertidige kapacitet fuldt ud.

| IX. | Oversætterne i de reviderede oversættelsestjenester har avancerede it-redskaber til rådighed, men de anvendes ikke konsekvent. I Parlamentet varierer det betydeligt fra sprogenhed til sprogenhed, hvor meget oversætterne bruger it-redskaber i deres arbejde. I 2004 brugte EU-15-sprogenhederne i Rådet kun i meget begrænset omfang it-redskaber, og der var ingen tal for brugen af it-redskaber i Kommissionen i den periode, revisionen dækkede. Institutionerne ville kunne øge deres produktivitet og harmonisere oversættelserne bedre ved øget brug af it-redskaber, bedre planlægning, strengere overholdelse af fristerne for indgivelse af oversættelsesanmodninger og et mere intensivt tilsyn med beslutninger om outsourcing, så man undgik brug af freelanceoversættere i de tilfælde, hvor der er intern oversætterkapacitet. Endvidere bør der systematisk føres tilsyn ved hjælp af resultatindikatorer, og der bør indføres procedurer, der kan sikre tilstrækkelig ledelsesinformation. |
| --- | --- |

IX.

Oversætterne i de reviderede oversættelsestjenester har avancerede it-redskaber til rådighed, men de anvendes ikke konsekvent. I Parlamentet varierer det betydeligt fra sprogenhed til sprogenhed, hvor meget oversætterne bruger it-redskaber i deres arbejde. I 2004 brugte EU-15-sprogenhederne i Rådet kun i meget begrænset omfang it-redskaber, og der var ingen tal for brugen af it-redskaber i Kommissionen i den periode, revisionen dækkede. Institutionerne ville kunne øge deres produktivitet og harmonisere oversættelserne bedre ved øget brug af it-redskaber, bedre planlægning, strengere overholdelse af fristerne for indgivelse af oversættelsesanmodninger og et mere intensivt tilsyn med beslutninger om outsourcing, så man undgik brug af freelanceoversættere i de tilfælde, hvor der er intern oversætterkapacitet. Endvidere bør der systematisk føres tilsyn ved hjælp af resultatindikatorer, og der bør indføres procedurer, der kan sikre tilstrækkelig ledelsesinformation.

INDLEDNING

| 1. | Den Europæiske Union er flersproget, og medlemsstaternes sprog behandles lige. De ansatte i Det Europæiske Fællesskabs institutioner kommer fra alle medlemsstaterne, og deres sprogkundskaber varierer. Af praktiske grunde arbejder institutionerne hovedsageligt på et begrænset antal sprog (1), men dokumentation, der kommer fra og bliver sendt til en medlemsstat, er udformet på medlemsstatens officielle sprog. Dokumenter, der kommer ind, og dokumenter, der bliver sendt ud, skal derfor oversættes, ellers kan institutionerne ikke fungere godt, og de kan heller ikke kommunikere med medlemsstaterne og deres borgere. |
| --- | --- |

1.

Den Europæiske Union er flersproget, og medlemsstaternes sprog behandles lige. De ansatte i Det Europæiske Fællesskabs institutioner kommer fra alle medlemsstaterne, og deres sprogkundskaber varierer. Af praktiske grunde arbejder institutionerne hovedsageligt på et begrænset antal sprog (1), men dokumentation, der kommer fra og bliver sendt til en medlemsstat, er udformet på medlemsstatens officielle sprog. Dokumenter, der kommer ind, og dokumenter, der bliver sendt ud, skal derfor oversættes, ellers kan institutionerne ikke fungere godt, og de kan heller ikke kommunikere med medlemsstaterne og deres borgere.

Retsgrundlag

| 2. | I medfør af artikel 290 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og af Rådets forordning nr. 1/1958 (2), som er blevet tilpasset efter hver udvidelsesrunde, har 21 sprog status af officielle sprog og arbejdssprog for institutionerne (3). Denne forordning fastsætter de sprogordninger, der skal gælde for brede kategorier af EU-dokumenter (4), men den giver også institutionerne myndighed til at fastsætte i deres egen forretningsorden, hvilke sprog der skal anvendes i bestemte tilfælde. Denne bestemmelse gør det muligt for hver enkelt institution at indføre sprogordninger, der opfylder dens særlige behov (jf. bilag I). |
| --- | --- |

2.

I medfør af artikel 290 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab og af Rådets forordning nr. 1/1958 (2), som er blevet tilpasset efter hver udvidelsesrunde, har 21 sprog status af officielle sprog og arbejdssprog for institutionerne (3). Denne forordning fastsætter de sprogordninger, der skal gælde for brede kategorier af EU-dokumenter (4), men den giver også institutionerne myndighed til at fastsætte i deres egen forretningsorden, hvilke sprog der skal anvendes i bestemte tilfælde. Denne bestemmelse gør det muligt for hver enkelt institution at indføre sprogordninger, der opfylder dens særlige behov (jf. bilag I).

| 3. | Hver institution vedtager ud over sin egen forretningsorden regler for, hvilke kategorier af dokumenter der skal oversættes, hvor mange sprog der oversættes til, længden på originalteksterne og fristerne (jf. også bilag I). |
| --- | --- |

3.

Hver institution vedtager ud over sin egen forretningsorden regler for, hvilke kategorier af dokumenter der skal oversættes, hvor mange sprog der oversættes til, længden på originalteksterne og fristerne (jf. også bilag I).

Opbygningen af EU-institutionernes oversættelsestjenester

| 4. | Hver institution har sin egen oversættelsestjeneste: I Parlamentet er det Generaldirektoratet for Oversættelse og Udgivelse, i Kommissionen er det Generaldirektoratet for Oversættelse (herefter DGT) og i Rådet er det Direktorat A III (Oversættelse og Dokumentfremstilling (herefter GD A III)). Domstolen, Revisionsretten og Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget har også deres egne oversættelsestjenester. EU-organernes behov for oversættelser dækkes af Oversættelsescentret i Luxembourg (5). |
| --- | --- |

4.

Hver institution har sin egen oversættelsestjeneste: I Parlamentet er det Generaldirektoratet for Oversættelse og Udgivelse, i Kommissionen er det Generaldirektoratet for Oversættelse (herefter DGT) og i Rådet er det Direktorat A III (Oversættelse og Dokumentfremstilling (herefter GD A III)). Domstolen, Revisionsretten og Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget har også deres egne oversættelsestjenester. EU-organernes behov for oversættelser dækkes af Oversættelsescentret i Luxembourg (5).

| 5. | I 2003 havde Kommissionen en stab på omkring 1 450 interne oversættere (og ca. 600 ansatte med støttefunktioner), Parlamentet havde omkring 550 (og ca. 380 ansatte med støttefunktioner), og Rådet 660 (og ca. 330 ansatte med støttefunktioner). Efterspørgslen efter oversættelser er ujævnt fordelt over året, og nogle EU-institutioner begrænser omkostningerne eller klarer spidsbelastninger ved brug af freelanceoversættere, som udvælges ved udbudsprocedurer. |
| --- | --- |

5.

I 2003 havde Kommissionen en stab på omkring 1 450 interne oversættere (og ca. 600 ansatte med støttefunktioner), Parlamentet havde omkring 550 (og ca. 380 ansatte med støttefunktioner), og Rådet 660 (og ca. 330 ansatte med støttefunktioner). Efterspørgslen efter oversættelser er ujævnt fordelt over året, og nogle EU-institutioner begrænser omkostningerne eller klarer spidsbelastninger ved brug af freelanceoversættere, som udvælges ved udbudsprocedurer.

| 6. | EU-institutionernes organisationsstruktur omfatter en oversættelsestjeneste med oversættelsesenheder, der er sammensat af oversættere og sekretærer (i Parlamentet og Rådet én enhed pr. sprog; i Kommissionen et departement pr. sprog (6)), en enhed med ansvar for planlægning (i det følgende benævnt »Planning«), en enhed med ansvar for freelanceoversættelser samt enheder med ansvar for en række andre støttefunktioner (informationsteknologi, ressourceforvaltning mv.). |
| --- | --- |

6.

EU-institutionernes organisationsstruktur omfatter en oversættelsestjeneste med oversættelsesenheder, der er sammensat af oversættere og sekretærer (i Parlamentet og Rådet én enhed pr. sprog; i Kommissionen et departement pr. sprog (6)), en enhed med ansvar for planlægning (i det følgende benævnt »Planning«), en enhed med ansvar for freelanceoversættelser samt enheder med ansvar for en række andre støttefunktioner (informationsteknologi, ressourceforvaltning mv.).

| 7. | De tre EU-institutioner, der producerede det højeste antal oversatte sider i 2005, var Kommissionen (1 324 000 sider (7)), derefter kom Parlamentet (1 080 000 sider (8)) og Rådet (457 000 sider (9)). De tre institutioner tegner sig tilsammen for ca. 70 % af det samlede antal oversatte sider. |
| --- | --- |

7.

De tre EU-institutioner, der producerede det højeste antal oversatte sider i 2005, var Kommissionen (1 324 000 sider (7)), derefter kom Parlamentet (1 080 000 sider (8)) og Rådet (457 000 sider (9)). De tre institutioner tegner sig tilsammen for ca. 70 % af det samlede antal oversatte sider.

| 8. | Institutionernes oversættelsesbehov dækkes på forskellige måder:






  a) | Teksterne oversættes internt i oversættelsestjenesten. |
| --- | --- | --- |

8.

Institutionernes oversættelsesbehov dækkes på forskellige måder:

a)

Teksterne oversættes internt i oversættelsestjenesten.

| b) | Oversættelsestjenesten sender teksterne til freelanceoversættelse. |
| --- | --- |

b)

Oversættelsestjenesten sender teksterne til freelanceoversættelse.

| c) | Teksterne sendes direkte til freelanceoversættere, i nogle tilfælde uden at oversættelsestjenesten er involveret (herefter kaldet »direkte outsourcing«). |
| --- | --- |

c)

Teksterne sendes direkte til freelanceoversættere, i nogle tilfælde uden at oversættelsestjenesten er involveret (herefter kaldet »direkte outsourcing«).

| d) | Administrativt personale i det berørte generaldirektorat (herefter GD) oversætter teksterne (»grå oversættelser«). |
| --- | --- |

d)

Administrativt personale i det berørte generaldirektorat (herefter GD) oversætter teksterne (»grå oversættelser«).

Revisionsmål og revisionens omfang

| 9. | Målet for revisionen var at undersøge, om Kommissionen, Parlamentet og Rådet forvalter ressourcer og udgifter til oversættelse produktivt og effektivt. |
| --- | --- |

9.

Målet for revisionen var at undersøge, om Kommissionen, Parlamentet og Rådet forvalter ressourcer og udgifter til oversættelse produktivt og effektivt.

| 10. | Retten søgte at få følgende spørgsmål besvaret:






  — | Kan institutionerne klare efterspørgslen efter oversættelser, og er der indført egnede procedurer, der sikrer, at unødvendige oversættelser undgås? |
| --- | --- | --- |

10.

Retten søgte at få følgende spørgsmål besvaret:

—

Kan institutionerne klare efterspørgslen efter oversættelser, og er der indført egnede procedurer, der sikrer, at unødvendige oversættelser undgås?

| — | Leveres oversættelserne rettidigt, og er de af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet? |
| --- | --- |

—

Leveres oversættelserne rettidigt, og er de af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet?

| — | Har institutionerne kunnet holde udgifterne til oversættelse under kontrol? |
| --- | --- |

—

Har institutionerne kunnet holde udgifterne til oversættelse under kontrol?

| 11. | Revisionen dækkede primært årene 2003 og 2004, men revisorerne har også taget ændringer, der skete i 2005 som følge af udvidelsen, i betragtning. Revisorerne gennemgik de gældende regler og procedurer, de testede, om produktionsstatistikkerne var pålidelige, de beregnede omkostninger og produktivitet, og de undersøgte hos en række større brugertjenester, om kunderne var tilfredse. |
| --- | --- |

11.

Revisionen dækkede primært årene 2003 og 2004, men revisorerne har også taget ændringer, der skete i 2005 som følge af udvidelsen, i betragtning. Revisorerne gennemgik de gældende regler og procedurer, de testede, om produktionsstatistikkerne var pålidelige, de beregnede omkostninger og produktivitet, og de undersøgte hos en række større brugertjenester, om kunderne var tilfredse.

BEMÆRKNINGER

De procedurer, der skal sikre, at institutionerne kan klare efterspørgslen efter oversættelser, og at unødvendige oversættelser undgås

| 12. | Skal man sikre, at ressourcerne udnyttes produktivt, bør kun de tekster, der er nødvendige for, at institutionerne kan fungere effektivt, og som prioriteres tilstrækkeligt højt, oversættes. Der bør fastsættes klare retningslinjer med kriterierne for, hvornår der kan anmodes om oversættelse af en tekst. Retten har undersøgt, om der findes sådanne retningslinjer, og den har undersøgt kvaliteten af retningslinjerne, og hvordan de anvendes. |
| --- | --- |

12.

Skal man sikre, at ressourcerne udnyttes produktivt, bør kun de tekster, der er nødvendige for, at institutionerne kan fungere effektivt, og som prioriteres tilstrækkeligt højt, oversættes. Der bør fastsættes klare retningslinjer med kriterierne for, hvornår der kan anmodes om oversættelse af en tekst. Retten har undersøgt, om der findes sådanne retningslinjer, og den har undersøgt kvaliteten af retningslinjerne, og hvordan de anvendes.

Interne retningslinjer for anmodninger om oversættelse

| 13. | Ingen af institutionerne har indført konsekvente og klare regler for, hvem der kan anmode om en oversættelse, og hvilke kategorier af dokumenter der bør oversættes (hvornår og til hvilke sprog). De har heller ikke fastlagt kriterier for godkendelse af ikke-obligatoriske oversættelser eller procedurer for tilsynet med, at institutionens »oversættelsespolitik« bliver fulgt. |
| --- | --- |

13.

Ingen af institutionerne har indført konsekvente og klare regler for, hvem der kan anmode om en oversættelse, og hvilke kategorier af dokumenter der bør oversættes (hvornår og til hvilke sprog). De har heller ikke fastlagt kriterier for godkendelse af ikke-obligatoriske oversættelser eller procedurer for tilsynet med, at institutionens »oversættelsespolitik« bliver fulgt.

| 14. | I de retningslinjer, der findes i de tre institutioner, er kun angivet, hvilke former for dokumenter der skal oversættes (enten til alle sprog eller til nogle sprog). Rådet opererer med såkaldte »non core«-dokumenter (10), som i medfør af en beslutning truffet i 2003 ikke oversættes til EU-10-sprogene, men bortset herfra er det ikke klart, hvilke dokumenter der skal afvises. |
| --- | --- |

14.

I de retningslinjer, der findes i de tre institutioner, er kun angivet, hvilke former for dokumenter der skal oversættes (enten til alle sprog eller til nogle sprog). Rådet opererer med såkaldte »non core«-dokumenter (10), som i medfør af en beslutning truffet i 2003 ikke oversættes til EU-10-sprogene, men bortset herfra er det ikke klart, hvilke dokumenter der skal afvises.

| 15. | I Kommissionen har flere tusinde personer adgang til edb-systemet til oversættelsesanmodninger, i Parlamentet er det over 800 personer, i Rådet er det de fleste administrative medarbejdere. Det øger risikoen for, at der anmodes om lavt prioriterede eller unødvendige oversættelser, også fordi der ikke er klare retningslinjer for dette område. |
| --- | --- |

15.

I Kommissionen har flere tusinde personer adgang til edb-systemet til oversættelsesanmodninger, i Parlamentet er det over 800 personer, i Rådet er det de fleste administrative medarbejdere. Det øger risikoen for, at der anmodes om lavt prioriterede eller unødvendige oversættelser, også fordi der ikke er klare retningslinjer for dette område.

| 16. | I nogle GD’er i Kommissionen godkendes oversættelsesanmodninger af chefen for en koordineringsenhed. I andre GD’er i Kommissionen og i nogle GD’er i Parlamentet og i Rådet godkendes oversættelsesanmodninger på enhedsniveau eller sendes direkte til oversættelsestjenestens »Planning« uden forhåndsgodkendelse eller kontrol. I sådanne tilfælde er det kun oversættelsestjenestens »Planning«, der kan frasortere anmodninger om oversættelser, som institutionen prioriterer lavt, og afvise dem (11). »Planning« har imidlertid ikke rigtigt noget grundlag at foretage en sådan vurdering på. |
| --- | --- |

16.

I nogle GD’er i Kommissionen godkendes oversættelsesanmodninger af chefen for en koordineringsenhed. I andre GD’er i Kommissionen og i nogle GD’er i Parlamentet og i Rådet godkendes oversættelsesanmodninger på enhedsniveau eller sendes direkte til oversættelsestjenestens »Planning« uden forhåndsgodkendelse eller kontrol. I sådanne tilfælde er det kun oversættelsestjenestens »Planning«, der kan frasortere anmodninger om oversættelser, som institutionen prioriterer lavt, og afvise dem (11). »Planning« har imidlertid ikke rigtigt noget grundlag at foretage en sådan vurdering på.

| 17. | Parlamentets »Adfærdskodeks om flersprogethed« (jf. bilag I) fastsætter kun gennemførelsesbestemmelser, specielt hvordan der skal prioriteres i de tilfælde, hvor der ikke er sprogressourcer nok til at yde al den service, der anmodes om. Det hedder, at hver bruger er beføjet til at definere sine sproglige behov (artikel 1, stk. 1 og 5). Så medmindre en anmodning er i strid med adfærdskodeksen, undersøger »Planning« ikke, om der er behov for en bestemt oversættelse, eller om der er behov for det antal målsprog, der anmodes om, heller ikke hvis det er klart, at den »operationelle« frist (f.eks. det møde, teksten skal bruges til) ikke kan overholdes (og at oversættelsen derfor sandsynligvis ikke vil blive brugt). |
| --- | --- |

17.

Parlamentets »Adfærdskodeks om flersprogethed« (jf. bilag I) fastsætter kun gennemførelsesbestemmelser, specielt hvordan der skal prioriteres i de tilfælde, hvor der ikke er sprogressourcer nok til at yde al den service, der anmodes om. Det hedder, at hver bruger er beføjet til at definere sine sproglige behov (artikel 1, stk. 1 og 5). Så medmindre en anmodning er i strid med adfærdskodeksen, undersøger »Planning« ikke, om der er behov for en bestemt oversættelse, eller om der er behov for det antal målsprog, der anmodes om, heller ikke hvis det er klart, at den »operationelle« frist (f.eks. det møde, teksten skal bruges til) ikke kan overholdes (og at oversættelsen derfor sandsynligvis ikke vil blive brugt).

| 18. | Kommissionens og Rådets »Planning« kan efter samråd med den tjeneste, der har anmodet om en oversættelse, afvise en anmodning, som ikke er i overensstemmelse med de interne regler, eller som kan vente til senere i forløbet, eller som der ikke er behov for. I 2003 og 2004 blev mellem 5 % og 10 % af samtlige oversættelsesanmodninger afvist. I Kommissionen og i Rådet kontrollerede ledelsen af »Planning« ikke medarbejdernes godkendelser af oversættelsesanmodninger, medmindre den, der havde anmodet om oversættelsen, havde klaget. Der blev ikke engang foretaget stikprøvekontrol. Afgørende for, om en oversættelsesanmodning blev godkendt, var ofte, om der var oversætterkapacitet, og ikke så meget om der virkelig var behov for oversættelsen. |
| --- | --- |

18.

Kommissionens og Rådets »Planning« kan efter samråd med den tjeneste, der har anmodet om en oversættelse, afvise en anmodning, som ikke er i overensstemmelse med de interne regler, eller som kan vente til senere i forløbet, eller som der ikke er behov for. I 2003 og 2004 blev mellem 5 % og 10 % af samtlige oversættelsesanmodninger afvist. I Kommissionen og i Rådet kontrollerede ledelsen af »Planning« ikke medarbejdernes godkendelser af oversættelsesanmodninger, medmindre den, der havde anmodet om oversættelsen, havde klaget. Der blev ikke engang foretaget stikprøvekontrol. Afgørende for, om en oversættelsesanmodning blev godkendt, var ofte, om der var oversætterkapacitet, og ikke så meget om der virkelig var behov for oversættelsen.

Kapaciteten til at klare efterspørgslen

| 19. | Siden udvidelsen har institutionerne i det store og hele kunnet imødekomme alle anmodninger om oversættelser, der vedrører EU-15-sprogene. Situationen har været en anden for EU-10-sprogene, fordi der ikke har været nok oversættere fra de nye medlemsstater. Den første runde interinstitutionelle EPSO-udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af junioroversættere til EU-10-sprogene var ikke afsluttet inden udvidelsen, og for få kandidater bestod disse udvælgelsesprøver. |
| --- | --- |

19.

Siden udvidelsen har institutionerne i det store og hele kunnet imødekomme alle anmodninger om oversættelser, der vedrører EU-15-sprogene. Situationen har været en anden for EU-10-sprogene, fordi der ikke har været nok oversættere fra de nye medlemsstater. Den første runde interinstitutionelle EPSO-udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af junioroversættere til EU-10-sprogene var ikke afsluttet inden udvidelsen, og for få kandidater bestod disse udvælgelsesprøver.

| 20. | Parlamentet var bedre forberedt end de øvrige institutioner, da udvidelsen med EU-10-sprogene trådte i kraft, men ingen af institutionerne var i stand til at opfylde de mål, de havde sat sig med hensyn til ansættelse af oversættere og personale med støttefunktioner til de nye oversættelsesenheder. I december 2004 havde Kommissionens DGT kun ansat mellem 25 og 38 oversættere og medarbejdere med støttefunktioner pr. EU-10-enhed, og det skal sammenlignes med målet, som var 90. Da der først blev igangsat nye EPSO-udvælgelsesprøver i maj 2005, forventes det, at EU-10-sprogenhederne vil være underbemandede indtil sidst på året 2006 (jf. også punkt 74). |
| --- | --- |

20.

Parlamentet var bedre forberedt end de øvrige institutioner, da udvidelsen med EU-10-sprogene trådte i kraft, men ingen af institutionerne var i stand til at opfylde de mål, de havde sat sig med hensyn til ansættelse af oversættere og personale med støttefunktioner til de nye oversættelsesenheder. I december 2004 havde Kommissionens DGT kun ansat mellem 25 og 38 oversættere og medarbejdere med støttefunktioner pr. EU-10-enhed, og det skal sammenlignes med målet, som var 90. Da der først blev igangsat nye EPSO-udvælgelsesprøver i maj 2005, forventes det, at EU-10-sprogenhederne vil være underbemandede indtil sidst på året 2006 (jf. også punkt 74).

| 21. | Til forskel fra EU-oversættelsestjenesterne kunne en række store private oversættelsesfirmaer, som EU-institutionerne bruger, fra 2004 levere oversættelser til og fra alle EU-10-sprog. De klarede det ved at oprette kontorer i de nye medlemsstater. Kommissionen har i begrænset omfang gjort brug af kontraktansatte oversættere i repræsentationerne i de nye medlemsstater, men det er af praktiske forvaltningshensyn blevet besluttet, at ordningen i det store og hele skal bringes til ophør i 2006. |
| --- | --- |

21.

Til forskel fra EU-oversættelsestjenesterne kunne en række store private oversættelsesfirmaer, som EU-institutionerne bruger, fra 2004 levere oversættelser til og fra alle EU-10-sprog. De klarede det ved at oprette kontorer i de nye medlemsstater. Kommissionen har i begrænset omfang gjort brug af kontraktansatte oversættere i repræsentationerne i de nye medlemsstater, men det er af praktiske forvaltningshensyn blevet besluttet, at ordningen i det store og hele skal bringes til ophør i 2006.

| 22. | I Rådet blev der indtil april 2005 på grund af disse kapacitetsproblemer kun oversat centrale lovgivningsmæssige tekster (»core documents«) (12) til EU-10-sprogene. I Parlamentet oversatte man i samme periode kun regler af generel interesse, dagsordnerne for og protokollerne fra plenarmøderne, samt de dokumenter, der blev sat til afstemning, fra eller til EU-10-sprogene. |
| --- | --- |

22.

I Rådet blev der indtil april 2005 på grund af disse kapacitetsproblemer kun oversat centrale lovgivningsmæssige tekster (»core documents«) (12) til EU-10-sprogene. I Parlamentet oversatte man i samme periode kun regler af generel interesse, dagsordnerne for og protokollerne fra plenarmøderne, samt de dokumenter, der blev sat til afstemning, fra eller til EU-10-sprogene.

| 23. | I 2004 havde kun meget få oversættere i EU-15-sprogenhederne et tilstrækkeligt godt aktivt kendskab til et eller flere EU-10-sprog. Derfor blev oversættelser til de såkaldte proceduresprog — engelsk, fransk og tysk — i de fleste tilfælde udført af ikke-indfødte oversættere, og det begrænsede kapaciteten til oversættelse til EU-10-sprogene yderligere. |
| --- | --- |

23.

I 2004 havde kun meget få oversættere i EU-15-sprogenhederne et tilstrækkeligt godt aktivt kendskab til et eller flere EU-10-sprog. Derfor blev oversættelser til de såkaldte proceduresprog — engelsk, fransk og tysk — i de fleste tilfælde udført af ikke-indfødte oversættere, og det begrænsede kapaciteten til oversættelse til EU-10-sprogene yderligere.

Udviklingen i antallet af oversatte sider

| 24. | Med udvidelsen af Den Europæiske Union steg antallet af officielle sprog fra 11 til 20. Denne stigning kunne medføre betydelige stigninger i udgifterne til oversættelse og også komplicere arbejdet betydeligt, og derfor forsøgte EU-institutionerne at begrænse stigningen til et minimum ved at indføre strengere kriterier for oversættelse. Retten har undersøgt, om EU-institutionerne kunne holde efterspørgslen efter oversættelser under kontrol ved hjælp af disse foranstaltninger. |
| --- | --- |

24.

Med udvidelsen af Den Europæiske Union steg antallet af officielle sprog fra 11 til 20. Denne stigning kunne medføre betydelige stigninger i udgifterne til oversættelse og også komplicere arbejdet betydeligt, og derfor forsøgte EU-institutionerne at begrænse stigningen til et minimum ved at indføre strengere kriterier for oversættelse. Retten har undersøgt, om EU-institutionerne kunne holde efterspørgslen efter oversættelser under kontrol ved hjælp af disse foranstaltninger.

| 25. | Figur 1 viser, at institutionerne i de senere år har kunnet begrænse stigningen i oversættelsesvolumen (13). De strengere kriterier for godkendelse af oversættelsesanmodninger, som Rådet og Kommissionen indførte i henholdsvis 2003 og 2004, standsede de tidligere års stigende tendens. Men nedgangen i 2004 hos alle institutionerne skyldtes også, at lovgivningsaktiviteterne kørte i et langsommere tempo på grund af valgene til Europa-Parlamentet, at der skulle udnævnes en ny Kommission, og at EU-10-sprogene havde en oversættelsespukkel, der skulle afvikles. |
| --- | --- |

25.

Figur 1 viser, at institutionerne i de senere år har kunnet begrænse stigningen i oversættelsesvolumen (13). De strengere kriterier for godkendelse af oversættelsesanmodninger, som Rådet og Kommissionen indførte i henholdsvis 2003 og 2004, standsede de tidligere års stigende tendens. Men nedgangen i 2004 hos alle institutionerne skyldtes også, at lovgivningsaktiviteterne kørte i et langsommere tempo på grund af valgene til Europa-Parlamentet, at der skulle udnævnes en ny Kommission, og at EU-10-sprogene havde en oversættelsespukkel, der skulle afvikles.

Image

| 26. | Tabel 1 viser, at oversættelsesvolumen stort set er det samme for samtlige sprog i Parlamentet og Rådet, som begge har en politik med fuldstændig flersprogethed. Det lavere volumen for EU-10-sprogene skyldes kapacitetsproblemer. Kun de engelske enheder har en lavere efterspørgsel end de andre enheder, fordi ca. tre fjerdedele af originalteksterne i Rådet og næsten halvdelen af originalteksterne i Parlamentet nu bliver skrevet på engelsk. Kommissionen skelner til gengæld helt klart mellem proceduresprog (engelsk, fransk og tysk) og ikke-proceduresprog — efterspørgslen efter ikke-proceduresprog er betydeligt lavere. I modsætning til Parlamentet og Rådet har de engelske enheder i Kommissionen ikke en lavere efterspørgsel end de øvrige enheder, fordi en stor mængde eksternt udarbejdede dokumenter skal oversættes til proceduresprogene. |
| --- | --- |

26.

Tabel 1 viser, at oversættelsesvolumen stort set er det samme for samtlige sprog i Parlamentet og Rådet, som begge har en politik med fuldstændig flersprogethed. Det lavere volumen for EU-10-sprogene skyldes kapacitetsproblemer. Kun de engelske enheder har en lavere efterspørgsel end de andre enheder, fordi ca. tre fjerdedele af originalteksterne i Rådet og næsten halvdelen af originalteksterne i Parlamentet nu bliver skrevet på engelsk. Kommissionen skelner til gengæld helt klart mellem proceduresprog (engelsk, fransk og tysk) og ikke-proceduresprog — efterspørgslen efter ikke-proceduresprog er betydeligt lavere. I modsætning til Parlamentet og Rådet har de engelske enheder i Kommissionen ikke en lavere efterspørgsel end de øvrige enheder, fordi en stor mængde eksternt udarbejdede dokumenter skal oversættes til proceduresprogene.

Tabel 1

Oversættelsesvolumen pr. målsprog (tusind sider)

| | KOMMISSIONEN | PARLAMENTET | RÅDET |
| --- | --- | --- | --- |
| 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Antal sider oversat til | | | | | | | | | |
| engelsk | 146 | 131 | 128 | 51 | 40 | 53 | 30 | 17 | 20 |
| fransk | 174 | 151 | 142 | 63 | 51 | 70 | 34 | 33 | 29 |
| tysk | 175 | 146 | 126 | 65 | 53 | 73 | 40 | 32 | 28 |
| øvrige EU-15-sprog (gennemsnit) | 108 | 75 | 56 | 60 | 47 | 66 | 37 | 30 | 26 |
| EU-10-sprogene (gennemsnit) | 2 | 23 | 51 | 1 | 12 | 39 | < 1 | 5 | 19 |
| Kilde: Revisionsretten. |

KOMMISSIONEN

PARLAMENTET

RÅDET

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Antal sider oversat til

engelsk

146

131

128

51

40

53

30

17

20

fransk

174

151

142

63

51

70

34

33

29

tysk

175

146

126

65

53

73

40

32

28

øvrige EU-15-sprog (gennemsnit)

108

75

56

60

47

66

37

30

26

EU-10-sprogene (gennemsnit)

2

23

51

1

12

39

< 1

5

19

Kilde: Revisionsretten.

Institutionernes praktiske foranstaltninger til at holde oversættelsesvolumen nede

Kommissionen

| 27. | Da Kommissionen forberedte udvidelsen i maj 2004, traf den særlige foranstaltninger til at forhindre, at oversættelsesvolumen steg proportionalt med stigningen i antallet af officielle sprog. |
| --- | --- |

27.

Da Kommissionen forberedte udvidelsen i maj 2004, traf den særlige foranstaltninger til at forhindre, at oversættelsesvolumen steg proportionalt med stigningen i antallet af officielle sprog.

| 28. | I maj 2004 udsendte Kommissionen en meddelelse med en handlingsplan, hvis sigte var at holde oversættelsesvolumen og omkostningerne forbundet med oversættelse under kontrol ved, at antallet af sprog, som bestemte dokumenter ville blive oversat til, blev begrænset, og ved at der blev fastsat regler for, hvor lange teksterne kunne være. Flere GD’er traf yderligere foranstaltninger til at få antallet af oversatte sider reduceret på områder, som ikke var dækket af Kommissionens meddelelse. F.eks. bliver en række publikationer ikke længere offentliggjort på alle officielle sprog. For andre dokumenter gælder det, at kun et resumé bliver oversat til alle sprog. |
| --- | --- |

28.

I maj 2004 udsendte Kommissionen en meddelelse med en handlingsplan, hvis sigte var at holde oversættelsesvolumen og omkostningerne forbundet med oversættelse under kontrol ved, at antallet af sprog, som bestemte dokumenter ville blive oversat til, blev begrænset, og ved at der blev fastsat regler for, hvor lange teksterne kunne være. Flere GD’er traf yderligere foranstaltninger til at få antallet af oversatte sider reduceret på områder, som ikke var dækket af Kommissionens meddelelse. F.eks. bliver en række publikationer ikke længere offentliggjort på alle officielle sprog. For andre dokumenter gælder det, at kun et resumé bliver oversat til alle sprog.

| 29. | Kommissionen følger en pragmatisk oversættelsespolitik, der er tilpasset kunde-GD’ernes behov for oversættelse og den disponible kapacitet. F.eks. oversættes udbudsdokumenter først til et ikke-proceduresprog (14), når en potentiel byder anmoder om det. Sprogordningerne i de forskellige »komitologi« udvalg (15) er tilpasset udvalgsmedlemmernes behov: Nogle udvalg bruger et enkelt arbejdssprog; andre anmoder kun om dokumenter på et begrænset antal sprog, som medlemmerne er blevet enige om. |
| --- | --- |

29.

Kommissionen følger en pragmatisk oversættelsespolitik, der er tilpasset kunde-GD’ernes behov for oversættelse og den disponible kapacitet. F.eks. oversættes udbudsdokumenter først til et ikke-proceduresprog (14), når en potentiel byder anmoder om det. Sprogordningerne i de forskellige »komitologi« udvalg (15) er tilpasset udvalgsmedlemmernes behov: Nogle udvalg bruger et enkelt arbejdssprog; andre anmoder kun om dokumenter på et begrænset antal sprog, som medlemmerne er blevet enige om.

| 30. | For at få brugerne til at lade være med at anmode om at få et dokument oversat fuldt ud, når de kun har brug for at forstå dokumentet i hovedtræk, tilbyder DGT også andre tjenesteydelser, bl.a. et skriftligt eller mundtligt resumé, en oversættelseshotline (som er et forenklet system til meget korte oversættelser) og, når der er tale om bestemte sprogkombinationer, maskinoversættelser, som bliver redigeret. Det konstateredes imidlertid under revisionen, at kunderne ikke var tilstrækkeligt informeret om disse muligheder, som kun udgør en lille del af DGT’s samlede produktion. Derfor gjorde DGT i november 2005 en indsats for at gøre de forskellige former for tjenesteydelser, som DGT kan tilbyde, mere synlige. |
| --- | --- |

30.

For at få brugerne til at lade være med at anmode om at få et dokument oversat fuldt ud, når de kun har brug for at forstå dokumentet i hovedtræk, tilbyder DGT også andre tjenesteydelser, bl.a. et skriftligt eller mundtligt resumé, en oversættelseshotline (som er et forenklet system til meget korte oversættelser) og, når der er tale om bestemte sprogkombinationer, maskinoversættelser, som bliver redigeret. Det konstateredes imidlertid under revisionen, at kunderne ikke var tilstrækkeligt informeret om disse muligheder, som kun udgør en lille del af DGT’s samlede produktion. Derfor gjorde DGT i november 2005 en indsats for at gøre de forskellige former for tjenesteydelser, som DGT kan tilbyde, mere synlige.

| 31. | Kommissionen har gjort en betydelig indsats for at få reduceret antallet af flere på hinanden følgende oversættelser af forskellige versioner af samme tekst. Hovedreglen er, at Kommissionens dokumenter oversættes første gang, når høringen på tværs af tjenestegrenene (ISC) er afsluttet. |
| --- | --- |

31.

Kommissionen har gjort en betydelig indsats for at få reduceret antallet af flere på hinanden følgende oversættelser af forskellige versioner af samme tekst. Hovedreglen er, at Kommissionens dokumenter oversættes første gang, når høringen på tværs af tjenestegrenene (ISC) er afsluttet.

Parlamentet

| 32. | Parlamentets Præsidium vedtog i 2004 en ny udgave af »Adfærdskodeksen vedrørende flersprogethed«, hvori der fastsættes maksimale længder på de tekster, der kan blive oversat, men ikke regler for, hvor mange sprog der kan oversættes til, eller hvilke kategorier af dokumenter der kan oversættes. |
| --- | --- |

32.

Parlamentets Præsidium vedtog i 2004 en ny udgave af »Adfærdskodeksen vedrørende flersprogethed«, hvori der fastsættes maksimale længder på de tekster, der kan blive oversat, men ikke regler for, hvor mange sprog der kan oversættes til, eller hvilke kategorier af dokumenter der kan oversættes.

| 33. | I princippet oversættes alle dokumenter, som behandles i parlamentsudvalgene, til alle de sprog, der er repræsenteret i udvalget ved udvalgsmedlemmerne og deres suppleanter, men nogle udvalg accepterer et lavere antal sprog. |
| --- | --- |

33.

I princippet oversættes alle dokumenter, som behandles i parlamentsudvalgene, til alle de sprog, der er repræsenteret i udvalget ved udvalgsmedlemmerne og deres suppleanter, men nogle udvalg accepterer et lavere antal sprog.

Rådet

| 34. | Da Rådet forberedte udvidelsen i 2004, traf det også særlige foranstaltninger, der skulle forhindre en unødig stigning i antallet af oversatte sider. I 2003 opstillede Rådet en liste over »core«-dokumenter (centrale dokumenter) (jf. bilag I) og begrænsede antallet af »non core«-dokumenter, der kan godkendes til oversættelse, væsentligt. |
| --- | --- |

34.

Da Rådet forberedte udvidelsen i 2004, traf det også særlige foranstaltninger, der skulle forhindre en unødig stigning i antallet af oversatte sider. I 2003 opstillede Rådet en liste over »core«-dokumenter (centrale dokumenter) (jf. bilag I) og begrænsede antallet af »non core«-dokumenter, der kan godkendes til oversættelse, væsentligt.

| 35. | Rådet har endvidere bestræbt sig på at begrænse antallet af de forskellige på hinanden følgende versioner af samme dokument. Siden 2003 har Rådets Generalsekretariat håndhævet den regel, at lovgivningsmæssige tekster kun oversættes til alle sprog på et begrænset antal, nærmere definerede stadier i arbejdsprocessen (»milestone stages«) og ikke som tidligere efter hvert møde i hvert forberedende organ. Men GD A III fører ikke tilsyn med, om disse regler overholdes, og det kontrollerer heller ikke, om der er muligheder for yderligere at begrænse antallet af oversættelser af flere på hinanden følgende versioner. |
| --- | --- |

35.

Rådet har endvidere bestræbt sig på at begrænse antallet af de forskellige på hinanden følgende versioner af samme dokument. Siden 2003 har Rådets Generalsekretariat håndhævet den regel, at lovgivningsmæssige tekster kun oversættes til alle sprog på et begrænset antal, nærmere definerede stadier i arbejdsprocessen (»milestone stages«) og ikke som tidligere efter hvert møde i hvert forberedende organ. Men GD A III fører ikke tilsyn med, om disse regler overholdes, og det kontrollerer heller ikke, om der er muligheder for yderligere at begrænse antallet af oversættelser af flere på hinanden følgende versioner.

| 36. | Institutionerne har ikke koordineret deres foranstaltninger til at holde efterspørgslen efter oversættelser nede, og derfor er der heller ikke overensstemmelse mellem deres oversættelsespolitik. I dag oversætter Parlamentet f.eks. alle skriftlige forespørgsler til EU-15-sprogene, mens Kommissionens svar kun offentliggøres på to proceduresprog plus det sprog, medlemmet af Europa-Parlamentet har udformet sin forespørgsel på. |
| --- | --- |

36.

Institutionerne har ikke koordineret deres foranstaltninger til at holde efterspørgslen efter oversættelser nede, og derfor er der heller ikke overensstemmelse mellem deres oversættelsespolitik. I dag oversætter Parlamentet f.eks. alle skriftlige forespørgsler til EU-15-sprogene, mens Kommissionens svar kun offentliggøres på to proceduresprog plus det sprog, medlemmet af Europa-Parlamentet har udformet sin forespørgsel på.

Kvalitetskontrol

Kontrollen af, om oversættelserne er af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet

| 37. | Oversættelser skal være korrekte, klart formulerede og tjene deres formål (»fit for purpose«, dvs. at kvalitetsgraden afhænger af, hvad oversættelsen skal bruges til (16)). Retten undersøgte, om der var indført systemer til sikring af, at oversættelserne var af den forventede kvalitetsgrad. I oversættelsestjenesterne er det først og fremmest cheferne for oversættelsesenhederne, som har ansvaret for kvalitetskontrollen. DGT i Kommissionen opdeler alle oversættelser i fem kvalitetskategorier (»translation quality types« — TQT) med hver deres revisionsgrad og/eller kvalitetsvurdering alt efter dokumentkategori. Hertil kommer, at nogle generaldirektorater i Kommissionen, bl.a. Generaldirektoratet for Konkurrence, systematisk gennemgår de oversættelser, de modtager. |
| --- | --- |

37.

Oversættelser skal være korrekte, klart formulerede og tjene deres formål (»fit for purpose«, dvs. at kvalitetsgraden afhænger af, hvad oversættelsen skal bruges til (16)). Retten undersøgte, om der var indført systemer til sikring af, at oversættelserne var af den forventede kvalitetsgrad. I oversættelsestjenesterne er det først og fremmest cheferne for oversættelsesenhederne, som har ansvaret for kvalitetskontrollen. DGT i Kommissionen opdeler alle oversættelser i fem kvalitetskategorier (»translation quality types« — TQT) med hver deres revisionsgrad og/eller kvalitetsvurdering alt efter dokumentkategori. Hertil kommer, at nogle generaldirektorater i Kommissionen, bl.a. Generaldirektoratet for Konkurrence, systematisk gennemgår de oversættelser, de modtager.

| 38. | Parlamentet og Rådet har til gengæld ikke et system med forskellige kvalitetskategorier, og kvalitetskontrollen i disse to institutioner er ikke så struktureret som i Kommissionen. Praksis med hensyn til revision varierer betydeligt, men lovgivningsmæssige tekster revideres altid af jurist-linguister, før de offentliggøres. |
| --- | --- |

38.

Parlamentet og Rådet har til gengæld ikke et system med forskellige kvalitetskategorier, og kvalitetskontrollen i disse to institutioner er ikke så struktureret som i Kommissionen. Praksis med hensyn til revision varierer betydeligt, men lovgivningsmæssige tekster revideres altid af jurist-linguister, før de offentliggøres.

| 39. | Ud over den kontrol, der foretages i oversættelsesenhederne, evaluerer Parlamentets Oversættelsesdirektorat kvaliteten af både de interne og de eksterne oversættelser. Det foregår ved stikprøvekontrol hver anden måned af tilfældigt udvalgte tekster (kontrollerne går først og fremmest på sproglige fejl, såsom stavefejl eller grammatiske fejl, og ikke på, om den anvendte terminologi mv. er korrekt). Denne arbejdsproces giver kvalitetsindikatorer, f.eks. antal fejl pr. side — sådanne oplysninger findes ikke i Kommissionen eller i Rådet. |
| --- | --- |

39.

Ud over den kontrol, der foretages i oversættelsesenhederne, evaluerer Parlamentets Oversættelsesdirektorat kvaliteten af både de interne og de eksterne oversættelser. Det foregår ved stikprøvekontrol hver anden måned af tilfældigt udvalgte tekster (kontrollerne går først og fremmest på sproglige fejl, såsom stavefejl eller grammatiske fejl, og ikke på, om den anvendte terminologi mv. er korrekt). Denne arbejdsproces giver kvalitetsindikatorer, f.eks. antal fejl pr. side — sådanne oplysninger findes ikke i Kommissionen eller i Rådet.

| 40. | Ingen af oversættelsestjenesterne har indført særlige instrumenter til måling af, hvor tilfredse brugerne er, og de har heller ikke fastlagt procedurer for klager over kvaliteten. |
| --- | --- |

40.

Ingen af oversættelsestjenesterne har indført særlige instrumenter til måling af, hvor tilfredse brugerne er, og de har heller ikke fastlagt procedurer for klager over kvaliteten.

| 41. | Sidst på året 2004 undersøgte Retten, hvor tilfredse kunderne var med oversættelserne. Det fremgik af denne undersøgelse, at kvaliteten af oversættelserne til EU-15-sprogene og den administrative behandling af oversættelsesanmodningerne generelt blev betragtet som tilfredsstillende. Nogle GD’er i Kommissionen påpegede imidlertid, at der somme tider var problemer med kvaliteten af DGT’s oversættelser til EU-15-sprogene, specielt at tekniske termer ikke var præcise nok, og at freelanceoversættelserne var af svingende kvalitet. I Rådet påpegede GD A III også, at der somme tider var problemer med kvaliteten af de lovgivningsmæssige forslag fra Kommissionen. |
| --- | --- |

41.

Sidst på året 2004 undersøgte Retten, hvor tilfredse kunderne var med oversættelserne. Det fremgik af denne undersøgelse, at kvaliteten af oversættelserne til EU-15-sprogene og den administrative behandling af oversættelsesanmodningerne generelt blev betragtet som tilfredsstillende. Nogle GD’er i Kommissionen påpegede imidlertid, at der somme tider var problemer med kvaliteten af DGT’s oversættelser til EU-15-sprogene, specielt at tekniske termer ikke var præcise nok, og at freelanceoversættelserne var af svingende kvalitet. I Rådet påpegede GD A III også, at der somme tider var problemer med kvaliteten af de lovgivningsmæssige forslag fra Kommissionen.

| 42. | De fleste af de kunder, der blev adspurgt i 2004, specielt kunderne i Kommissionen, anførte til gengæld, at der var problemer med kvaliteten af oversættelserne til EU-10-sprogene. Grunden hertil var, at man var nødt til at lade de fleste tekster oversætte eksternt — og mange eksterne oversættere havde ikke ret megen erfaring i at oversætte EU-tekster — og at der ikke var intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelserne i det fornødne omfang. |
| --- | --- |

42.

De fleste af de kunder, der blev adspurgt i 2004, specielt kunderne i Kommissionen, anførte til gengæld, at der var problemer med kvaliteten af oversættelserne til EU-10-sprogene. Grunden hertil var, at man var nødt til at lade de fleste tekster oversætte eksternt — og mange eksterne oversættere havde ikke ret megen erfaring i at oversætte EU-tekster — og at der ikke var intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelserne i det fornødne omfang.

| 43. | Interne oversættere bedømmer kvaliteten af freelanceoversættelserne efter en skala, der går fra 1 til 10. Når kvalitetskontrollen viser, at en freelanceoversættelse ikke er af tilstrækkelig god kvalitet, bliver dokumentet enten returneret til freelanceoversætteren eller grundigt revideret af en af institutionens egne oversættere. Freelanceoversættelser, som har opnået 6 ud af 10 point eller færre, forelægges for CIEQ (17), som er et uafhængigt interinstitutionelt mæglingsudvalg. I 40 % af de sager, som Kommissionen forelagde for CIEQ i 2004, anbefalede CIEQ, at hele eller dele af kontrakten blev bragt til ophør. |
| --- | --- |

43.

Interne oversættere bedømmer kvaliteten af freelanceoversættelserne efter en skala, der går fra 1 til 10. Når kvalitetskontrollen viser, at en freelanceoversættelse ikke er af tilstrækkelig god kvalitet, bliver dokumentet enten returneret til freelanceoversætteren eller grundigt revideret af en af institutionens egne oversættere. Freelanceoversættelser, som har opnået 6 ud af 10 point eller færre, forelægges for CIEQ (17), som er et uafhængigt interinstitutionelt mæglingsudvalg. I 40 % af de sager, som Kommissionen forelagde for CIEQ i 2004, anbefalede CIEQ, at hele eller dele af kontrakten blev bragt til ophør.

Rettidig levering og andre elementer, som gør kunderne tilfredse

| 44. | I 2004 leverede Kommissionens DGT ca. 90 % af samtlige oversættelser inden for de aftalte frister (til sammenligning var det tilsvarende tal for 2003 ca. 80 % og for 2005 94 %). Denne forbedring kan til dels tilskrives det forhold, at arbejdsmængden faldt. I Parlamentet var det tilsvarende tal for perioden maj 2004-juli 2005 86 %. Rådets Generalsekretariat har ikke statistisk materiale over overholdelsen af frister. |
| --- | --- |

44.

I 2004 leverede Kommissionens DGT ca. 90 % af samtlige oversættelser inden for de aftalte frister (til sammenligning var det tilsvarende tal for 2003 ca. 80 % og for 2005 94 %). Denne forbedring kan til dels tilskrives det forhold, at arbejdsmængden faldt. I Parlamentet var det tilsvarende tal for perioden maj 2004-juli 2005 86 %. Rådets Generalsekretariat har ikke statistisk materiale over overholdelsen af frister.

| 45. | En række GD’er i Kommissionen, som indgik i Rettens undersøgelse, rapporterede imidlertid, at DGT’s frister ikke altid er forenelige med de forpligtelser, lovgivningen pålægger GD’erne, eller de gør det vanskeligt for GD’erne at udføre deres arbejde. Derfor oversætter administratorer (ikke-linguister) ofte selv en del hastende, korte dokumenter (»grå oversættelser«), eller bruger direkte outsourcing, dvs. at de sender oversættelser direkte til freelanceoversættere (jf. også punkt 54 og 75). GD’erne har valgt en løsning, som er pragmatisk, men som også viser, at efterspørgslen efter oversættelser ikke kan imødekommes, og som gør det betydeligt vanskeligere for Kommissionen at styre oversættelsesarbejdet i dets helhed. |
| --- | --- |

45.

En række GD’er i Kommissionen, som indgik i Rettens undersøgelse, rapporterede imidlertid, at DGT’s frister ikke altid er forenelige med de forpligtelser, lovgivningen pålægger GD’erne, eller de gør det vanskeligt for GD’erne at udføre deres arbejde. Derfor oversætter administratorer (ikke-linguister) ofte selv en del hastende, korte dokumenter (»grå oversættelser«), eller bruger direkte outsourcing, dvs. at de sender oversættelser direkte til freelanceoversættere (jf. også punkt 54 og 75). GD’erne har valgt en løsning, som er pragmatisk, men som også viser, at efterspørgslen efter oversættelser ikke kan imødekommes, og som gør det betydeligt vanskeligere for Kommissionen at styre oversættelsesarbejdet i dets helhed.

| 46. | Brugere af Rådets og Kommissionens oversættelser rapporterede også, at »Planning« fastsatte fristerne under hensyntagen til, at EU-10-sprogene ikke havde tilstrækkelig kapacitet, men at disse frister var for lange — det var specielt tilfældet i 2004. |
| --- | --- |

46.

Brugere af Rådets og Kommissionens oversættelser rapporterede også, at »Planning« fastsatte fristerne under hensyntagen til, at EU-10-sprogene ikke havde tilstrækkelig kapacitet, men at disse frister var for lange — det var specielt tilfældet i 2004.

Udgifterne til oversættelse og produktiviteten

Udgifterne til oversættelse

Udgiftsberegninger

| 47. | Aktivitetsbaseret budgetlægning skal »skabe større klarhed og åbenhed omkring forvaltningen af budgettet i overensstemmelse med målene for forsvarlig økonomisk forvaltning og navnlig produktivitet og effektivitet« (18). Skal man kontrollere resultaterne af en aktivitet, er det vigtigt, at man kender udgifterne til den. Artikel 12, stk. 1, i Parlamentets adfærdskodeks fastsætter: »Oversættelsestjenesterne underretter hver tredje måned (...) på et sammenligneligt grundlag brugerne om udgifterne til deres bestilte sproglige service«. Denne regel er imidlertid ikke blevet fulgt. Rådets Generalsekretariat har aldrig beregnet udgifterne til oversættelse. |
| --- | --- |

47.

Aktivitetsbaseret budgetlægning skal »skabe større klarhed og åbenhed omkring forvaltningen af budgettet i overensstemmelse med målene for forsvarlig økonomisk forvaltning og navnlig produktivitet og effektivitet« (18). Skal man kontrollere resultaterne af en aktivitet, er det vigtigt, at man kender udgifterne til den. Artikel 12, stk. 1, i Parlamentets adfærdskodeks fastsætter: »Oversættelsestjenesterne underretter hver tredje måned (...) på et sammenligneligt grundlag brugerne om udgifterne til deres bestilte sproglige service«. Denne regel er imidlertid ikke blevet fulgt. Rådets Generalsekretariat har aldrig beregnet udgifterne til oversættelse.

| 48. | I den periode, revisionen dækkede, opgav Kommissionen et projekt til beregning af udgifter. I aktivitetsbaseret budgetplanlægning indgår imidlertid for hvert enkelt politikområde beregning af udgiften til oversættelse. Der anvendes en fast sats, som afhænger af størrelsen af det berørte GD. Satsen fastsættes ikke på grundlag af de faktiske udgifter eller den faktiske brug af oversættelsesydelser. |
| --- | --- |

48.

I den periode, revisionen dækkede, opgav Kommissionen et projekt til beregning af udgifter. I aktivitetsbaseret budgetplanlægning indgår imidlertid for hvert enkelt politikområde beregning af udgiften til oversættelse. Der anvendes en fast sats, som afhænger af størrelsen af det berørte GD. Satsen fastsættes ikke på grundlag af de faktiske udgifter eller den faktiske brug af oversættelsesydelser.

| 49. | Institutionerne har ikke beregnet de samlede udgifter til oversættelse, og heller ikke udgiften pr. side, selv om sådanne tal er vigtige. Retten har beregnet de samlede udgifter til de interne og eksterne oversættelser, som institutionernes oversættelsestjenester forvalter (dvs. eksklusive direkte outsourcing og »grå oversættelser«, som ikke kan beregnes, eftersom der ikke foreligger oplysninger om, hvor megen tid det administrative personale bruger på oversættelsesopgaver). Retten foretog denne beregning for at kunne sammenligne de reviderede institutioner og udgifterne til freelanceoversættelser. I bilag II beskrives Rettens metode til beregning af udgifterne. |
| --- | --- |

49.

Institutionerne har ikke beregnet de samlede udgifter til oversættelse, og heller ikke udgiften pr. side, selv om sådanne tal er vigtige. Retten har beregnet de samlede udgifter til de interne og eksterne oversættelser, som institutionernes oversættelsestjenester forvalter (dvs. eksklusive direkte outsourcing og »grå oversættelser«, som ikke kan beregnes, eftersom der ikke foreligger oplysninger om, hvor megen tid det administrative personale bruger på oversættelsesopgaver). Retten foretog denne beregning for at kunne sammenligne de reviderede institutioner og udgifterne til freelanceoversættelser. I bilag II beskrives Rettens metode til beregning af udgifterne.

| 50. | Resultaterne af Rettens beregninger af udgifterne i 2003 (19) fremgår af tabel 2, 3 og 4. |
| --- | --- |

50.

Resultaterne af Rettens beregninger af udgifterne i 2003 (19) fremgår af tabel 2, 3 og 4.

Tabel 2

Samlede udgifter til intern oversættelse

| | UDGIFTER TIL INTERN OVERSÆTTELSE
  (millioner euro) | GENNEMSNITLIG UDGIFT PR. SIDE
  (euro) |
| --- | --- | --- |
| Kommissionen | Parlamentet | Rådet | Alle tre institutioner | Kommissionen | Parlamentet | Rådet | Alle tre institutioner |
| Interne oversættere | 94,76 | 40,03 | 54,58 | 189,37 | 85,27 | 89,87 | 136,92 | 96,85 |
| Sekretærer | 5,46 | 7,80 | 11,25 | 24,51 | 4,92 | 17,51 | 28,22 | 12,54 |
| Direkte udgifter | 100,22 | 47,83 | 65,83 | 213,88 | 90,19 | 107,38 | 165,14 | 109,39 |
| Ledelse | 0,50 | 0,27 | 0,52 | 1,30 | 0,45 | 0,62 | 1,31 | 0,66 |
| Støttefunktioner | 34,06 | 10,35 | 11,42 | 55,84 | 30,66 | 23,25 | 28,64 | 28,56 |
| Planlægning | 2,35 | 0,41 | 1,25 | 4,00 | 2,11 | 0,92 | 3,12 | 2,05 |
| Bygninger | 22,80 | 9,14 | 12,50 | 44,44 | 20,52 | 20,52 | 31,35 | 22,73 |
| IT | 8,31 | 6,01 | 5,39 | 19,70 | 7,48 | 13,49 | 13,51 | 10,08 |
| Andre udgifter (20) | 9,72 | 3,09 | 3,48 | 16,28 | 8,74 | 6,93 | 8,72 | 8,33 |
| Indirekte udgifter | 77,74 | 29,28 | 34,54 | 141,56 | 69,96 | 65,72 | 86,65 | 72,40 |
| Samlede udgifter | 177,95 | 77,11 | 100,38 | 355,44 | 160,15 | 173,11 | 251,80 | 181,78 |
| Kilde: Revisionsretten. |

UDGIFTER TIL INTERN OVERSÆTTELSE

(millioner euro)

GENNEMSNITLIG UDGIFT PR. SIDE

(euro)

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Alle tre institutioner

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Alle tre institutioner

Interne oversættere

94,76

40,03

54,58

189,37

85,27

89,87

136,92

96,85

Sekretærer

5,46

7,80

11,25

24,51

4,92

17,51

28,22

12,54

Direkte udgifter

100,22

47,83

65,83

213,88

90,19

107,38

165,14

109,39

Ledelse

0,50

0,27

0,52

1,30

0,45

0,62

1,31

0,66

Støttefunktioner

34,06

10,35

11,42

55,84

30,66

23,25

28,64

28,56

Planlægning

2,35

0,41

1,25

4,00

2,11

0,92

3,12

2,05

Bygninger

22,80

9,14

12,50

44,44

20,52

20,52

31,35

22,73

IT

8,31

6,01

5,39

19,70

7,48

13,49

13,51

10,08

Andre udgifter (20)

9,72

3,09

3,48

16,28

8,74

6,93

8,72

8,33

Indirekte udgifter

77,74

29,28

34,54

141,56

69,96

65,72

86,65

72,40

Samlede udgifter

177,95

77,11

100,38

355,44

160,15

173,11

251,80

181,78

Kilde: Revisionsretten.

Tabel 3

Samlede udgifter til ekstern oversættelse

| | UDGIFTER TIL EKSTERN OVERSÆTTELSE
  (millioner euro) | GENNEMSNITLIG UDGIFT PR. SIDE
  (euro) |
| --- | --- | --- |
| Kommissionen | Parlamentet | Rådet | Alle tre institutioner | Kommissionen | Parlamentet | Rådet | Alle tre institutioner |
| Interne oversættere (revision) | 5,85 | 0,00 | : | 5,85 | 18,36 | 0,00 | : | 10,95 |
| Sekretærer | 1,51 | 2,74 | : | 4,25 | 4,74 | 12,70 | : | 7,95 |
| Freelanceoversættelse | 11,22 | 8,90 | : | 20,12 | 35,24 | 41,22 | : | 37,65 |
| Direkte udgifter | 18,58 | 11,64 | : | 30,22 | 58,34 | 53,92 | : | 56,55 |
| Ledelse | 0,14 | 0,12 | : | 0,26 | 0,44 | 0,56 | : | 0,49 |
| Støttefunktioner | 9,32 | 4,54 | : | 13,86 | 29,26 | 21,04 | : | 25,94 |
| Planlægning | 0,65 | 0,18 | : | 0,83 | 2,03 | 0,83 | : | 1,55 |
| Enhed med ansvar for freelanceoversættelser | 2,01 | 1,39 | : | 3,40 | 6,32 | 6,44 | : | 6,37 |
| Bygninger | 2,29 | 1,75 | : | 4,04 | 7,18 | 8,10 | : | 7,55 |
| IT | 2,29 | 1,71 | : | 4,01 | 7,20 | 7,94 | : | 7,50 |
| Andre udgifter (21) | 1,56 | 0,58 | : | 2,15 | 4,91 | 2,69 | : | 4,02 |
| Indirekte udgifter | 18,27 | 10,27 | : | 28,54 | 57,34 | 47,60 | : | 53,41 |
| Samlede udgifter | 36,85 | 21,92 | : | 58,76 | 115,68 | 101,54 | : | 109,97 |
| : tal foreligger ikke.

  Kilde: Revisionsretten. |

UDGIFTER TIL EKSTERN OVERSÆTTELSE

(millioner euro)

GENNEMSNITLIG UDGIFT PR. SIDE

(euro)

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Alle tre institutioner

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Alle tre institutioner

Interne oversættere (revision)

5,85

0,00

:

5,85

18,36

0,00

:

10,95

Sekretærer

1,51

2,74

:

4,25

4,74

12,70

:

7,95

Freelanceoversættelse

11,22

8,90

:

20,12

35,24

41,22

:

37,65

Direkte udgifter

18,58

11,64

:

30,22

58,34

53,92

:

56,55

Ledelse

0,14

0,12

:

0,26

0,44

0,56

:

0,49

Støttefunktioner

9,32

4,54

:

13,86

29,26

21,04

:

25,94

Planlægning

0,65

0,18

:

0,83

2,03

0,83

:

1,55

Enhed med ansvar for freelanceoversættelser

2,01

1,39

:

3,40

6,32

6,44

:

6,37

Bygninger

2,29

1,75

:

4,04

7,18

8,10

:

7,55

IT

2,29

1,71

:

4,01

7,20

7,94

:

7,50

Andre udgifter (21)

1,56

0,58

:

2,15

4,91

2,69

:

4,02

Indirekte udgifter

18,27

10,27

:

28,54

57,34

47,60

:

53,41

Samlede udgifter

36,85

21,92

:

58,76

115,68

101,54

:

109,97

: tal foreligger ikke.

Kilde: Revisionsretten.

Tabel 4

Anslåede samlede udgifter til oversættelse — intern og ekstern oversættelse

| | UDGIFTER TIL OVERSÆTTELSE I ALT
  (millioner euro) | GENNEMSNITSUDGIFT PR. SIDE
  (euro) |
| --- | --- | --- |
| Kommissionen | Parlamentet | Rådet | Alle tre institutioner | Kommissionen | Parlamentet | Rådet | Alle tre institutioner |
| Interne oversættere | 100,61 | 40,03 | 54,58 | 195,22 | 70,37 | 60,54 | 136,92 | 78,41 |
| Sekretærer | 6,97 | 10,54 | 11,25 | 28,76 | 4,88 | 15,94 | 28,22 | 11,55 |
| Freelanceoversættelse | 11,22 | 8,90 | 0,00 | 20,12 | 7,85 | 13,45 | 0,00 | 8,08 |
| Direkte udgifter | 118,80 | 59,47 | 65,83 | 244,10 | 83,09 | 89,93 | 165,14 | 98,05 |
| Ledelse | 0,64 | 0,40 | 0,52 | 1,56 | 0,45 | 0,60 | 1,31 | 0,63 |
| Støttefunktioner | 43,38 | 14,90 | 11,42 | 69,70 | 30,34 | 22,53 | 28,64 | 27,99 |
| Planlægning | 2,99 | 0,59 | 1,25 | 4,83 | 2,09 | 0,89 | 3,12 | 1,94 |
| Enhed med ansvar for freelanceoversættelser | 2,01 | 1,39 | 0,00 | 3,40 | 1,41 | 2,10 | 0,00 | 1,37 |
| Bygninger | 25,09 | 10,89 | 12,50 | 48,47 | 17,55 | 16,47 | 31,35 | 19,47 |
| IT | 10,60 | 7,72 | 5,39 | 23,71 | 7,41 | 11,68 | 13,51 | 9,52 |
| Andre udgifter (22) | 11,28 | 3,67 | 3,48 | 18,42 | 7,89 | 5,55 | 8,72 | 7,40 |
| Indirekte udgifter | 96,00 | 39,55 | 34,54 | 170,09 | 67,14 | 59,81 | 86,65 | 68,32 |
| Samlede udgifter | 214,80 | 99,02 | 100,38 | 414,19 | 150,24 | 149,74 | 251,80 | 166,37 |
| Kilde: Revisionsretten. |

UDGIFTER TIL OVERSÆTTELSE I ALT

(millioner euro)

GENNEMSNITSUDGIFT PR. SIDE

(euro)

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Alle tre institutioner

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Alle tre institutioner

Interne oversættere

100,61

40,03

54,58

195,22

70,37

60,54

136,92

78,41

Sekretærer

6,97

10,54

11,25

28,76

4,88

15,94

28,22

11,55

Freelanceoversættelse

11,22

8,90

0,00

20,12

7,85

13,45

0,00

8,08

Direkte udgifter

118,80

59,47

65,83

244,10

83,09

89,93

165,14

98,05

Ledelse

0,64

0,40

0,52

1,56

0,45

0,60

1,31

0,63

Støttefunktioner

43,38

14,90

11,42

69,70

30,34

22,53

28,64

27,99

Planlægning

2,99

0,59

1,25

4,83

2,09

0,89

3,12

1,94

Enhed med ansvar for freelanceoversættelser

2,01

1,39

0,00

3,40

1,41

2,10

0,00

1,37

Bygninger

25,09

10,89

12,50

48,47

17,55

16,47

31,35

19,47

IT

10,60

7,72

5,39

23,71

7,41

11,68

13,51

9,52

Andre udgifter (22)

11,28

3,67

3,48

18,42

7,89

5,55

8,72

7,40

Indirekte udgifter

96,00

39,55

34,54

170,09

67,14

59,81

86,65

68,32

Samlede udgifter

214,80

99,02

100,38

414,19

150,24

149,74

251,80

166,37

Kilde: Revisionsretten.

Udgiftsanalyse

| 51. | Udgiften pr. side er beregnet ex post og dækker kun efterspørgslen og produktionen i 2003. Eftersom størstedelen af udgifterne til oversættelse er faste udgifter (87 % i Europa-Parlamentet, 91 % i Kommissionen og 97 % i Rådets Generalsekretariat), vil år med lav efterspørgsel naturligvis give en højere udgift pr. side. I 2004 faldt oversættelsesvolumen i Kommissionen for EU-15-sprogenes vedkommende med næsten 25 %, hvilket gav en produktivitetsnedgang på 20 %, fordi der ikke blev skåret så meget ned på freelanceoversættelserne, at DGT’s egen oversætterkapacitet blev udnyttet fuldt ud. I 2003 var udgiften pr. side oversat internt i Kommissionen og i Parlamentet næsten den samme, mens Rådets udgift pr. side var betydeligt højere. Det skyldtes i vidt omfang lavere produktivitet og højere udgifter til sekretærbistand og bygninger. Rådet har så mange interne oversættere, at det ikke behøver at bruge freelanceoversættere til oversættelser til EU-15-sprogene, og derfor var forskellen i de samlede udgifter pr. side endog endnu større. |
| --- | --- |

51.

Udgiften pr. side er beregnet ex post og dækker kun efterspørgslen og produktionen i 2003. Eftersom størstedelen af udgifterne til oversættelse er faste udgifter (87 % i Europa-Parlamentet, 91 % i Kommissionen og 97 % i Rådets Generalsekretariat), vil år med lav efterspørgsel naturligvis give en højere udgift pr. side. I 2004 faldt oversættelsesvolumen i Kommissionen for EU-15-sprogenes vedkommende med næsten 25 %, hvilket gav en produktivitetsnedgang på 20 %, fordi der ikke blev skåret så meget ned på freelanceoversættelserne, at DGT’s egen oversætterkapacitet blev udnyttet fuldt ud. I 2003 var udgiften pr. side oversat internt i Kommissionen og i Parlamentet næsten den samme, mens Rådets udgift pr. side var betydeligt højere. Det skyldtes i vidt omfang lavere produktivitet og højere udgifter til sekretærbistand og bygninger. Rådet har så mange interne oversættere, at det ikke behøver at bruge freelanceoversættere til oversættelser til EU-15-sprogene, og derfor var forskellen i de samlede udgifter pr. side endog endnu større.

| 52. | I Parlamentet var de anslåede samlede udgifter pr. side ekstern oversættelse i 2003 35 % lavere end udgifterne til intern oversættelse (henholdsvis 100 euro og 154 euro) og i Kommissionen 25 % lavere (henholdsvis 120 euro og 160 euro). Men i disse tal er der ikke taget hensyn til, at interne og eksterne oversættelser ikke er af samme art. De interne oversættelser er højt prioriterede tekster, som skal være af højere kvalitet, og som kræver mere tid — bl.a. lovgivning og dokumenter, der skal offentliggøres. De interne oversættere har også andre sprogrelaterede arbejdsopgaver, hvilket betyder, at de ikke kun beskæftiger sig med oversættelsesarbejde (jf. punkt 76). De freelancepriser, som Parlamentet betaler for både EU-15-sprogene og EU-10-sprogene, er gennemsnitligt 12 % højere end de priser, DGT betaler (23). |
| --- | --- |

52.

I Parlamentet var de anslåede samlede udgifter pr. side ekstern oversættelse i 2003 35 % lavere end udgifterne til intern oversættelse (henholdsvis 100 euro og 154 euro) og i Kommissionen 25 % lavere (henholdsvis 120 euro og 160 euro). Men i disse tal er der ikke taget hensyn til, at interne og eksterne oversættelser ikke er af samme art. De interne oversættelser er højt prioriterede tekster, som skal være af højere kvalitet, og som kræver mere tid — bl.a. lovgivning og dokumenter, der skal offentliggøres. De interne oversættere har også andre sprogrelaterede arbejdsopgaver, hvilket betyder, at de ikke kun beskæftiger sig med oversættelsesarbejde (jf. punkt 76). De freelancepriser, som Parlamentet betaler for både EU-15-sprogene og EU-10-sprogene, er gennemsnitligt 12 % højere end de priser, DGT betaler (23).

Oversættelsesprocessens produktivitet

| 53. | Aktivitetsbaseret forvaltning af personale og finansielle ressourcer indebærer, at der fastsættes mål, at alle aktiviteter planlægges, at gennemførelsen af dem overvåges, og at det ved hjælp af indikatorer måles, om resultaterne opfylder de fastsatte mål. Institutionerne har imidlertid ikke indikatorer og ledelsesinformationssystemer, der gør det muligt for dem at overvåge følgende:






  a) | antallet af afviste anmodninger om oversættelse, og det samlede antal anmodninger (Europa-Parlamentet) |
| --- | --- | --- |

53.

Aktivitetsbaseret forvaltning af personale og finansielle ressourcer indebærer, at der fastsættes mål, at alle aktiviteter planlægges, at gennemførelsen af dem overvåges, og at det ved hjælp af indikatorer måles, om resultaterne opfylder de fastsatte mål. Institutionerne har imidlertid ikke indikatorer og ledelsesinformationssystemer, der gør det muligt for dem at overvåge følgende:

a)

antallet af afviste anmodninger om oversættelse, og det samlede antal anmodninger (Europa-Parlamentet)

| b) | overholdelsen af fristerne for indgivelse af anmodninger om oversættelser (Rådets Generalsekretariat) |
| --- | --- |

b)

overholdelsen af fristerne for indgivelse af anmodninger om oversættelser (Rådets Generalsekretariat)

| c) | overtrædelser af adfærdskodeksen (Europa-Parlamentet) |
| --- | --- |

c)

overtrædelser af adfærdskodeksen (Europa-Parlamentet)

| d) | antal oversatte sider pr. ordregivende enhed/sprogkombination (Europa-Parlamentet) |
| --- | --- |

d)

antal oversatte sider pr. ordregivende enhed/sprogkombination (Europa-Parlamentet)

| e) | centrale dokumenter (»core-documents«), som skal oversættes (Europa-Parlamentet og Rådets Generalsekretariat) |
| --- | --- |

e)

centrale dokumenter (»core-documents«), som skal oversættes (Europa-Parlamentet og Rådets Generalsekretariat)

| f) | tekster, som er oversat fuldt ud eller delvist, og hvor oversættelsen ikke var nødvendig på grund af efterfølgende ændringer i originalteksten (Europa-Parlamentet, Kommissionen og Rådets Generalsekretariat). |
| --- | --- |

f)

tekster, som er oversat fuldt ud eller delvist, og hvor oversættelsen ikke var nødvendig på grund af efterfølgende ændringer i originalteksten (Europa-Parlamentet, Kommissionen og Rådets Generalsekretariat).

| 54. | Endvidere kontrollerer Kommissionen ikke mængden af »grå oversættelser«, eller af tekster, hvor kunde-GD’erne har brugt direkte outsourcing, og den har heller ingen tal for dem (jf. punkt 45 og 75). |
| --- | --- |

54.

Endvidere kontrollerer Kommissionen ikke mængden af »grå oversættelser«, eller af tekster, hvor kunde-GD’erne har brugt direkte outsourcing, og den har heller ingen tal for dem (jf. punkt 45 og 75).

| 55. | Oversættelsestjenesternes procedurer, struktur og arbejdsmetoder er tilpasset specifikke krav, bl.a. at tjenesterne skal kunne klare hasteopgaver (specielt i Rådet), at teksterne, der skal oversættes, er lovgivningsmæssige tekster, og at institutionernes arbejdsprogram er bestemmende for arbejdet. Tabel 5 viser i procent, hvor stor en del af oversættelsesarbejdet der har meget korte frister (under 24 timer og mellem 24 og 72 timer). |
| --- | --- |

55.

Oversættelsestjenesternes procedurer, struktur og arbejdsmetoder er tilpasset specifikke krav, bl.a. at tjenesterne skal kunne klare hasteopgaver (specielt i Rådet), at teksterne, der skal oversættes, er lovgivningsmæssige tekster, og at institutionernes arbejdsprogram er bestemmende for arbejdet. Tabel 5 viser i procent, hvor stor en del af oversættelsesarbejdet der har meget korte frister (under 24 timer og mellem 24 og 72 timer).

Tabel 5

De gældende oversættelsesfrister

| | Kommissionen | Parlamentet | Rådet |
| --- | --- | --- | --- |
| Vejledende frist (i timer) | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 |
| 3 % | 7 % | 19 % | 30 % | 40 % | 22 % |
| Kilde: ICTI (Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg). |

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Vejledende frist (i timer)

< 24

24-72

< 24

24-72

< 24

24-72

3 %

7 %

19 %

30 %

40 %

22 %

Kilde: ICTI (Det Interinstitutionelle Oversættelsesudvalg).

Behovsprognoser

| 56. | Skal det sikres, at de interne ressourcer udnyttes maksimalt, er det særlig vigtigt, at der udarbejdes præcise behovsprognoser. På kort sigt opnår man ikke altid besparelser ved at bruge outsourcing, selv om eksterne oversættelser tilsyneladende koster mindre. Interne oversættelsesudgifter er først og fremmest faste udgifter (jf. punkt 51 og 52), så marginaludgiften (eller ekstraudgiften) til en ekstra, internt oversat side, er meget lav, hvorimod marginaludgiften til en eksternt oversat side er betydelig. Ideelt bør der derfor kun benyttes eksterne oversættere, når der ikke er kapacitet internt. Det forudsætter et godt system til beregning af behovsprognoser. |
| --- | --- |

56.

Skal det sikres, at de interne ressourcer udnyttes maksimalt, er det særlig vigtigt, at der udarbejdes præcise behovsprognoser. På kort sigt opnår man ikke altid besparelser ved at bruge outsourcing, selv om eksterne oversættelser tilsyneladende koster mindre. Interne oversættelsesudgifter er først og fremmest faste udgifter (jf. punkt 51 og 52), så marginaludgiften (eller ekstraudgiften) til en ekstra, internt oversat side, er meget lav, hvorimod marginaludgiften til en eksternt oversat side er betydelig. Ideelt bør der derfor kun benyttes eksterne oversættere, når der ikke er kapacitet internt. Det forudsætter et godt system til beregning af behovsprognoser.

| 57. | Parlamentets adfærdskodeks fastsætter følgende: »Udvalgenes og delegationernes samt de politiske gruppers sekretariater opstiller hver måned, på grundlag af deres arbejdsplan, oversættelsesplaner med angivelse af det sandsynlige originalsprog, den sandsynlige indgivelsesdato og det forventede sideantal«. Der sendes imidlertid ikke sådanne planer til »Planning«. |
| --- | --- |

57.

Parlamentets adfærdskodeks fastsætter følgende: »Udvalgenes og delegationernes samt de politiske gruppers sekretariater opstiller hver måned, på grundlag af deres arbejdsplan, oversættelsesplaner med angivelse af det sandsynlige originalsprog, den sandsynlige indgivelsesdato og det forventede sideantal«. Der sendes imidlertid ikke sådanne planer til »Planning«.

| 58. | I 2003 og 2004 sendte de fleste generaldirektorater i Kommissionen ikke systematisk DGT en oversigt over det forventede behov for oversættelser i en bestemt periode, og i Rådet sendte kun nogle få generaldirektorater regelmæssigt GD A III en oversigt over det forventede antal sider. |
| --- | --- |

58.

I 2003 og 2004 sendte de fleste generaldirektorater i Kommissionen ikke systematisk DGT en oversigt over det forventede behov for oversættelser i en bestemt periode, og i Rådet sendte kun nogle få generaldirektorater regelmæssigt GD A III en oversigt over det forventede antal sider.

| 59. | I praksis er institutionernes arbejdsprogram og de foreløbige dagsordener for møderne i institutionerne hovedkilderne til oplysningerne om den kommende arbejdsmængde. Disse dokumenter giver imidlertid kun et foreløbigt skøn over oversættelsesbehovet og kan derfor ikke bruges til detaljeret planlægning. |
| --- | --- |

59.

I praksis er institutionernes arbejdsprogram og de foreløbige dagsordener for møderne i institutionerne hovedkilderne til oplysningerne om den kommende arbejdsmængde. Disse dokumenter giver imidlertid kun et foreløbigt skøn over oversættelsesbehovet og kan derfor ikke bruges til detaljeret planlægning.

Fristerne for indgivelse af oversættelsesanmodninger

| 60. | Parlamentets adfærdskodeks fra 2004 fastsætter en generel frist for indgivelse af oversættelsesanmodninger (24) på ti arbejdsdage. Det første år, denne regel var gældende, overholdt brugerne imidlertid kun denne frist i ca. halvdelen af tilfældene. De fleste oversættelser kan derfor først leveres kort før møderne. |
| --- | --- |

60.

Parlamentets adfærdskodeks fra 2004 fastsætter en generel frist for indgivelse af oversættelsesanmodninger (24) på ti arbejdsdage. Det første år, denne regel var gældende, overholdt brugerne imidlertid kun denne frist i ca. halvdelen af tilfældene. De fleste oversættelser kan derfor først leveres kort før møderne.

| 61. | I 1998 fastsatte Rådets GD A III frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger (ti arbejdsdage for dokumenter til arbejdsgrupper og fem arbejdsdage for Coreper-dokumenter). Disse frister overholdes sjældent på grund af det tidspres, Rådet arbejder under. Oversættelserne i Parlamentet og Rådet leveres i de fleste tilfælde først kort før møderne. |
| --- | --- |

61.

I 1998 fastsatte Rådets GD A III frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger (ti arbejdsdage for dokumenter til arbejdsgrupper og fem arbejdsdage for Coreper-dokumenter). Disse frister overholdes sjældent på grund af det tidspres, Rådet arbejder under. Oversættelserne i Parlamentet og Rådet leveres i de fleste tilfælde først kort før møderne.

| 62. | Kommissionen har ikke fastsat frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger, men DGT’s planlægningsenhed genforhandler regelmæssigt fristerne med brugerne, hvis den frist, der anmodes om, ikke kan overholdes. |
| --- | --- |

62.

Kommissionen har ikke fastsat frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger, men DGT’s planlægningsenhed genforhandler regelmæssigt fristerne med brugerne, hvis den frist, der anmodes om, ikke kan overholdes.

Planlægning

| 63. | Ifølge Rettens beregning af de samlede udgifter til oversættelse i 2003 kan de tre institutioners udgifter til planlægning anslås til ca. 4,8 millioner euro eller ca. 1 % af de samlede udgifter til oversættelse (jf. tabel 2). Planlægning er også et redskab til sikring af, at de interne ressourcer udnyttes så effektivt som muligt (jf. punkt 56). |
| --- | --- |

63.

Ifølge Rettens beregning af de samlede udgifter til oversættelse i 2003 kan de tre institutioners udgifter til planlægning anslås til ca. 4,8 millioner euro eller ca. 1 % af de samlede udgifter til oversættelse (jf. tabel 2). Planlægning er også et redskab til sikring af, at de interne ressourcer udnyttes så effektivt som muligt (jf. punkt 56).

| 64. | Cheferne for oversættelsesenhederne i Rådet og i Parlamentet har bl.a. på grund af meget korte oversættelsesfrister (jf. tabel 5) meget begrænsede muligheder for at planlægge på længere eller mellemlangt sigt eller for at fordele arbejdsbyrden mere jævnt. |
| --- | --- |

64.

Cheferne for oversættelsesenhederne i Rådet og i Parlamentet har bl.a. på grund af meget korte oversættelsesfrister (jf. tabel 5) meget begrænsede muligheder for at planlægge på længere eller mellemlangt sigt eller for at fordele arbejdsbyrden mere jævnt.

| 65. | Rådet har et planlægningssystem, hvor udgangspunktet er det antal trykte sider, det indgivne dokument er på. Antallet af sider er ikke et pålideligt element til beregning af den tid, det tager at oversætte en tekst, for det afspejler ikke altid det faktiske arbejde forbundet med oversættelsen (25). |
| --- | --- |

65.

Rådet har et planlægningssystem, hvor udgangspunktet er det antal trykte sider, det indgivne dokument er på. Antallet af sider er ikke et pålideligt element til beregning af den tid, det tager at oversætte en tekst, for det afspejler ikke altid det faktiske arbejde forbundet med oversættelsen (25).

| 66. | I det edb-system, der anvendes i Parlamentet, kan »Planning« kontrollere det antal oversatte sider, der skal leveres pr. dag. Systemet giver en idé om, hvor stor en kapacitet hver sprogenhed har, men kan ikke vise, hvor mange oversættere der i realiteten er til rådighed i hver enhed i en bestemt periode (ferie, efteruddannelse mv. taget i betragtning). |
| --- | --- |

66.

I det edb-system, der anvendes i Parlamentet, kan »Planning« kontrollere det antal oversatte sider, der skal leveres pr. dag. Systemet giver en idé om, hvor stor en kapacitet hver sprogenhed har, men kan ikke vise, hvor mange oversættere der i realiteten er til rådighed i hver enhed i en bestemt periode (ferie, efteruddannelse mv. taget i betragtning).

Produktiv udnyttelse af interne og eksterne ressourcer

Forarbejde

| 67. | Oversættelsestjenesterne anmoder brugerne om at give referencer til tilsvarende dokumenter, der allerede er oversat, og/eller at markere de ændringer, der er foretaget i den foregående version af et allerede oversat dokument, så det undgås, at tekster, der allerede er oversat, bliver oversat på ny. Men da brugerne ofte ikke giver disse oplysninger, eller kun giver ufuldstændige oplysninger, må »Planning« lede efter dem i databaserne. Oversættelsesanmodningerne og de oversatte tekster er ofte ikke så præcist klassificeret, at det er nemt at foretage sådanne søgninger. Forholdene er særligt vanskelige i Parlamentet, for dokumenterne er fordelt på forskellige databaser og net, og oversættelsestjenesterne har ikke en fuldstændig samling af alle oversatte tekster. |
| --- | --- |

67.

Oversættelsestjenesterne anmoder brugerne om at give referencer til tilsvarende dokumenter, der allerede er oversat, og/eller at markere de ændringer, der er foretaget i den foregående version af et allerede oversat dokument, så det undgås, at tekster, der allerede er oversat, bliver oversat på ny. Men da brugerne ofte ikke giver disse oplysninger, eller kun giver ufuldstændige oplysninger, må »Planning« lede efter dem i databaserne. Oversættelsesanmodningerne og de oversatte tekster er ofte ikke så præcist klassificeret, at det er nemt at foretage sådanne søgninger. Forholdene er særligt vanskelige i Parlamentet, for dokumenterne er fordelt på forskellige databaser og net, og oversættelsestjenesterne har ikke en fuldstændig samling af alle oversatte tekster.

Oversættelsesenhedernes arbejdsmetoder

| 68. | Cheferne for oversættelsesenhederne fordeler oversættelsesopgaverne på deres oversættere. De forskellige sprogenheder er organiseret forskelligt; nogle er opdelt i grupper af specialiserede oversættere, i andre tager oversætterne selv en ny sag, når de er ledige (først-til-mølle-princippet). Både Kommissionens DGT og Rådets GD A III har på centralt plan udviklet arbejdsredskaber, der viser, hvornår hver enkelt oversætter er disponibel. Disse redskaber bruges imidlertid ikke systematisk af alle sprogenhederne. Parlamentet har ikke sådanne redskaber. Nogle chefer bruger regneark, andre fordeler arbejdet manuelt. |
| --- | --- |

68.

Cheferne for oversættelsesenhederne fordeler oversættelsesopgaverne på deres oversættere. De forskellige sprogenheder er organiseret forskelligt; nogle er opdelt i grupper af specialiserede oversættere, i andre tager oversætterne selv en ny sag, når de er ledige (først-til-mølle-princippet). Både Kommissionens DGT og Rådets GD A III har på centralt plan udviklet arbejdsredskaber, der viser, hvornår hver enkelt oversætter er disponibel. Disse redskaber bruges imidlertid ikke systematisk af alle sprogenhederne. Parlamentet har ikke sådanne redskaber. Nogle chefer bruger regneark, andre fordeler arbejdet manuelt.

| 69. | Alle oversættelsesenheder har en stab af oversættere og personale, der varetager støttefunktioner. Sidstnævntes arbejdsopgaver er at søge efter referencer og dokumentation, renskrive tekster, formatere tekster og arkivere mv. I Rådet (26) og Parlamentet er forholdet mellem sekretærer og oversættere ca. én til to, mens det i Kommissionen kun er én til fire eller fem. |
| --- | --- |

69.

Alle oversættelsesenheder har en stab af oversættere og personale, der varetager støttefunktioner. Sidstnævntes arbejdsopgaver er at søge efter referencer og dokumentation, renskrive tekster, formatere tekster og arkivere mv. I Rådet (26) og Parlamentet er forholdet mellem sekretærer og oversættere ca. én til to, mens det i Kommissionen kun er én til fire eller fem.

| 70. | De tre institutioner har en erklæret politik om at fremme brugen af moderne teknologi, og i 2003 brugte de 23,7 millioner euro på it-redskaber (samlede udgifter inkl. licenser, jf. tabel 4), men i praksis kan hver oversætter med sin chefs stiltiende accept beslutte, om han eller hun vil bruge computerstøttet oversættelse (Translator's Workbench), søgeredskaber (såsom Euramis, IATE mv.) og stemmegenkendelsessystemer (i stedet for at skrive selv). I Parlamentet svinger procentsatsen for oversættere og støttepersonale, der bruger disse redskaber, betydeligt fra enhed til enhed (fra mellem 10 % til 90 %). I Rådet bruges it-redskaber kun i begrænset omfang. Kommissionen har de mest avancerede it-redskaber af de tre institutioner, men der findes ingen data om, i hvor stor udstrækning de bruges. |
| --- | --- |

70.

De tre institutioner har en erklæret politik om at fremme brugen af moderne teknologi, og i 2003 brugte de 23,7 millioner euro på it-redskaber (samlede udgifter inkl. licenser, jf. tabel 4), men i praksis kan hver oversætter med sin chefs stiltiende accept beslutte, om han eller hun vil bruge computerstøttet oversættelse (Translator's Workbench), søgeredskaber (såsom Euramis, IATE mv.) og stemmegenkendelsessystemer (i stedet for at skrive selv). I Parlamentet svinger procentsatsen for oversættere og støttepersonale, der bruger disse redskaber, betydeligt fra enhed til enhed (fra mellem 10 % til 90 %). I Rådet bruges it-redskaber kun i begrænset omfang. Kommissionen har de mest avancerede it-redskaber af de tre institutioner, men der findes ingen data om, i hvor stor udstrækning de bruges.

| 71. | Siden 2003 har omkring 100 af Kommissionens 1 100 oversættere været med i et telearbejde-projekt. Ifølge DGT’s evalueringsrapport (27) har den model, der nu anvendes, givet en årlig nettobesparelse på omkring 10 000 euro pr. oversætter, først og fremmest som følge af øget produktivitet. I Parlamentet deltager 26 af 430 oversættere i et telearbejde-projekt, og Rådet har også igangsat to pilotprojekter på dette område. |
| --- | --- |

71.

Siden 2003 har omkring 100 af Kommissionens 1 100 oversættere været med i et telearbejde-projekt. Ifølge DGT’s evalueringsrapport (27) har den model, der nu anvendes, givet en årlig nettobesparelse på omkring 10 000 euro pr. oversætter, først og fremmest som følge af øget produktivitet. I Parlamentet deltager 26 af 430 oversættere i et telearbejde-projekt, og Rådet har også igangsat to pilotprojekter på dette område.

Outsourcing

| 72. | Kommissionen og Parlamentet følger begge den politik, at lovgivningsmæssige tekster (af kvalitetsgrunde) og hastesager, fortrolige sager og korte dokumenter (af praktiske grunde) altid oversættes internt. Eftersom næsten samtlige tekster, der oversættes i Rådet, falder ind under disse kategorier, bliver de fleste tekster i Rådet oversat internt. |
| --- | --- |

72.

Kommissionen og Parlamentet følger begge den politik, at lovgivningsmæssige tekster (af kvalitetsgrunde) og hastesager, fortrolige sager og korte dokumenter (af praktiske grunde) altid oversættes internt. Eftersom næsten samtlige tekster, der oversættes i Rådet, falder ind under disse kategorier, bliver de fleste tekster i Rådet oversat internt.

| 73. | Bortset fra i de tilfælde, hvor tekster outsources direkte (jf. nedenfor), er det i princippet cheferne for oversættelsesenhederne, der beslutter, om tekster skal sendes ud til freelanceoversættelse. De tager i den forbindelse hensyn til, hvilken kategori tekst der er tale om, og til den disponible interne kapacitet. I Kommissionen og Parlamentet kunne der i 2004 konstateres en klar positiv korrelation mellem arbejdsmængden og outsourcing-procenten i de fleste sprogenheder. Men revisorerne konstaterede, at to enheder i Kommissionens DGT havde høje outsourcing-procenter i 2004, selv om deres arbejdsmængde var under gennemsnittet (fordi man ikke havde reageret hurtigt nok på nedgangen i arbejdsmængden i forhold til 2003). Det er et tegn på underudnyttelse af den interne kapacitet. Parlamentets franske oversættelsestjeneste havde den næstlaveste arbejdsmængde i 2005, men den næsthøjeste outsourcing-procent. Ledelsen traf ikke foranstaltninger til at få rettet op på disse forhold. |
| --- | --- |

73.

Bortset fra i de tilfælde, hvor tekster outsources direkte (jf. nedenfor), er det i princippet cheferne for oversættelsesenhederne, der beslutter, om tekster skal sendes ud til freelanceoversættelse. De tager i den forbindelse hensyn til, hvilken kategori tekst der er tale om, og til den disponible interne kapacitet. I Kommissionen og Parlamentet kunne der i 2004 konstateres en klar positiv korrelation mellem arbejdsmængden og outsourcing-procenten i de fleste sprogenheder. Men revisorerne konstaterede, at to enheder i Kommissionens DGT havde høje outsourcing-procenter i 2004, selv om deres arbejdsmængde var under gennemsnittet (fordi man ikke havde reageret hurtigt nok på nedgangen i arbejdsmængden i forhold til 2003). Det er et tegn på underudnyttelse af den interne kapacitet. Parlamentets franske oversættelsestjeneste havde den næstlaveste arbejdsmængde i 2005, men den næsthøjeste outsourcing-procent. Ledelsen traf ikke foranstaltninger til at få rettet op på disse forhold.

| 74. | Både Parlamentet og Kommissionen sender automatisk tekster til freelanceoversættelse uden at kontrollere, om der er intern kapacitet til nogle sprog eller alle sprog. I 2003-2004 satte de to institutioner sig som mål at forhøje procentsatsen for tekster, der blev sendt til freelanceoversættelse, til henholdsvis 30 % og 40 %. Sigtet hermed var, at institutionerne skulle kunne klare den forventede stigning i den samlede efterspørgsel. En af grundene var også, at freelanceoversættelser koster mindre (end det koster at ansætte ekstra fuldtidsoversættere). På grund af den strukturelle nedgang i efterspørgslen i 2004 satte DGT i Kommissionen dette mål ud af kraft, og Parlamentet gav instrukser om, at der i valgperioden ikke skulle sendes andre oversættelser til freelanceoversættere end CRE (28). Den samlede arbejdsmængde pr. EU-15-sprogenhed var ca. 20 % lavere i 2004 end i 2003, men Parlamentets outsourcing-procent ændredes næsten ikke (32,5 % i 2003 og 32 % i 2004) (jf. tabel 6). Afvigelserne mellem Parlamentets, Kommissionens og Rådets outsourcing-procenter i 2004 og 2005 for EU-10-sprogene skyldes først og fremmest, at Parlamentet i 2004 havde fået ansat flere oversættere fra EU-10-landene end de andre institutioner. Fordi tempoet i lovgivningsarbejdet og arbejdsmængden faldt i 2004, kunne Parlamentet klare en højere procentdel af oversættelsesopgaverne i EU-10-sprogene internt (jf. også punkt 20 og 25). |
| --- | --- |

74.

Både Parlamentet og Kommissionen sender automatisk tekster til freelanceoversættelse uden at kontrollere, om der er intern kapacitet til nogle sprog eller alle sprog. I 2003-2004 satte de to institutioner sig som mål at forhøje procentsatsen for tekster, der blev sendt til freelanceoversættelse, til henholdsvis 30 % og 40 %. Sigtet hermed var, at institutionerne skulle kunne klare den forventede stigning i den samlede efterspørgsel. En af grundene var også, at freelanceoversættelser koster mindre (end det koster at ansætte ekstra fuldtidsoversættere). På grund af den strukturelle nedgang i efterspørgslen i 2004 satte DGT i Kommissionen dette mål ud af kraft, og Parlamentet gav instrukser om, at der i valgperioden ikke skulle sendes andre oversættelser til freelanceoversættere end CRE (28). Den samlede arbejdsmængde pr. EU-15-sprogenhed var ca. 20 % lavere i 2004 end i 2003, men Parlamentets outsourcing-procent ændredes næsten ikke (32,5 % i 2003 og 32 % i 2004) (jf. tabel 6). Afvigelserne mellem Parlamentets, Kommissionens og Rådets outsourcing-procenter i 2004 og 2005 for EU-10-sprogene skyldes først og fremmest, at Parlamentet i 2004 havde fået ansat flere oversættere fra EU-10-landene end de andre institutioner. Fordi tempoet i lovgivningsarbejdet og arbejdsmængden faldt i 2004, kunne Parlamentet klare en højere procentdel af oversættelsesopgaverne i EU-10-sprogene internt (jf. også punkt 20 og 25).

Tabel 6

Outsourcing-procenter i 2003, 2004 og 2005

| | Kommissionen | Parlamentet | Rådet |
| --- | --- | --- | --- |
| Outsourcing-procenter | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Alle sprog | 22 % | 23 % | 20 % | 33 % | 30 % | 36 % | 0 % | 1 % | 2 % |
| EU-15-sprogene | 21 % | 16 % | 10 % | 32,5 % | 32 % | 33 % | 0 % | 0 % | 0 % |
| EU-10-sprogene | : | 60 % | 37 % | 41 % | 20 % | 43 % | : | 8 % | 5 % |
| : tal foreligger ikke.

  Kilde: Revisionsretten. |

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Outsourcing-procenter

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Alle sprog

22 %

23 %

20 %

33 %

30 %

36 %

0 %

1 %

2 %

EU-15-sprogene

21 %

16 %

10 %

32,5 %

32 %

33 %

0 %

0 %

0 %

EU-10-sprogene

:

60 %

37 %

41 %

20 %

43 %

:

8 %

5 %

: tal foreligger ikke.

Kilde: Revisionsretten.

| 75. | I Rådet og Parlamentet (29) bruger kunde-GD’erne kun i meget begrænset omfang direkte outsourcing. Men revisionen viste, at Kommissionens GD’er i perioden 2003-2004 sendte flere hundrede tusinde sider direkte ud til freelanceoversættelse, uden at DGT foretog kontrol (jf. også punkt 45 og 54). |
| --- | --- |

75.

I Rådet og Parlamentet (29) bruger kunde-GD’erne kun i meget begrænset omfang direkte outsourcing. Men revisionen viste, at Kommissionens GD’er i perioden 2003-2004 sendte flere hundrede tusinde sider direkte ud til freelanceoversættelse, uden at DGT foretog kontrol (jf. også punkt 45 og 54).

Produktivitet

| 76. | Retten undersøgte produktiviteten i de tre reviderede institutioner i perioden 2000-2005. Sigtet med denne undersøgelse var at sammenligne institutionernes resultater over tid. Produktiviteten er beregnet ved hjælp af en »fuldtidsækvivalent« (FTÆ), hvor den tid, der betragtes som anvendt til oversættelse, er den tid, oversætterne er til rådighed. Eftersom denne tid i mange tilfælde bruges til andre aktiviteter end oversættelse (efteruddannelse, forvaltning, kvalitetskontrol, korrekturlæsning af dokumenter, der er udarbejdet af andre tjenester mv.) er produktivitet målt på grundlag af FTÆ kun en generel indikator. Sammenligninger mellem institutionerne og mellem sprogenhederne inden for en bestemt institution bør fortolkes med forsigtighed. Når der konstateres afvigelser, bør man også undersøge, hvad årsagen er, og man bør analysere eventuelle problemer for at finde ud af, om ledelsen kan gribe direkte ind. |
| --- | --- |

76.

Retten undersøgte produktiviteten i de tre reviderede institutioner i perioden 2000-2005. Sigtet med denne undersøgelse var at sammenligne institutionernes resultater over tid. Produktiviteten er beregnet ved hjælp af en »fuldtidsækvivalent« (FTÆ), hvor den tid, der betragtes som anvendt til oversættelse, er den tid, oversætterne er til rådighed. Eftersom denne tid i mange tilfælde bruges til andre aktiviteter end oversættelse (efteruddannelse, forvaltning, kvalitetskontrol, korrekturlæsning af dokumenter, der er udarbejdet af andre tjenester mv.) er produktivitet målt på grundlag af FTÆ kun en generel indikator. Sammenligninger mellem institutionerne og mellem sprogenhederne inden for en bestemt institution bør fortolkes med forsigtighed. Når der konstateres afvigelser, bør man også undersøge, hvad årsagen er, og man bør analysere eventuelle problemer for at finde ud af, om ledelsen kan gribe direkte ind.

| 77. | Produktiviteten defineret som det antal standardsider, der oversættes internt pr. intern oversætter FTÆ, svinger betydeligt fra sprogenhed til sprogenhed og fra institution til institution. I samtlige institutioner er produktiviteten i EU-10-sprogenhederne generelt lavere, fordi oversætterne har større behov for efteruddannelse, de har mindre erfaring, oversættelseshukommelserne er mindre (hvilket begrænser brugen af computeroversættelse), og de bruger mere tid på revision af eksterne oversættelser. |
| --- | --- |

77.

Produktiviteten defineret som det antal standardsider, der oversættes internt pr. intern oversætter FTÆ, svinger betydeligt fra sprogenhed til sprogenhed og fra institution til institution. I samtlige institutioner er produktiviteten i EU-10-sprogenhederne generelt lavere, fordi oversætterne har større behov for efteruddannelse, de har mindre erfaring, oversættelseshukommelserne er mindre (hvilket begrænser brugen af computeroversættelse), og de bruger mere tid på revision af eksterne oversættelser.

| 78. | Produktiviteten er langt lavere i samtlige EU-oversættelsestjenester end i den private sektor (30). Den højere produktivitet i den private sektor skyldes først og fremmest arten af de tekster, der oversættes (kun få lovgivningsmæssige tekster), og også at der i stor udstrækning bruges it-redskaber. Tekster, der oversættes freelance, er mindre komplicerede, men alligevel anses de for at være af dårligere kvalitet end internt oversatte tekster, og de behøver også mere indgående revision. Et antal kontrakter med private virksomheder er blevet opsagt på grund af oversættelsernes utilstrækkelige kvalitet (jf. punkt 43). Men når der ikke er intern kapacitet, er det på grund af den høje produktivitet kombineret med lavere lønninger betydeligt mindre udgiftskrævende at benytte freelanceoversættere end at ansætte flere interne oversættere, selv når man tager de indirekte udgifter med i betragtning (planlægning, udbud, betalinger, kvalitetskontrol mv.) (jf. tabel 7). |
| --- | --- |

78.

Produktiviteten er langt lavere i samtlige EU-oversættelsestjenester end i den private sektor (30). Den højere produktivitet i den private sektor skyldes først og fremmest arten af de tekster, der oversættes (kun få lovgivningsmæssige tekster), og også at der i stor udstrækning bruges it-redskaber. Tekster, der oversættes freelance, er mindre komplicerede, men alligevel anses de for at være af dårligere kvalitet end internt oversatte tekster, og de behøver også mere indgående revision. Et antal kontrakter med private virksomheder er blevet opsagt på grund af oversættelsernes utilstrækkelige kvalitet (jf. punkt 43). Men når der ikke er intern kapacitet, er det på grund af den høje produktivitet kombineret med lavere lønninger betydeligt mindre udgiftskrævende at benytte freelanceoversættere end at ansætte flere interne oversættere, selv når man tager de indirekte udgifter med i betragtning (planlægning, udbud, betalinger, kvalitetskontrol mv.) (jf. tabel 7).

Tabel 7

Det gennemsnitlige antal sider pr. oversætter (FTÆ)

| | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Kommissionen (pr. år) | 915 | 902 | 909 | 1 054 | 917 | 797 |
| Kommissionen (pr. dag) | 5,2 | 5,2 | 5,1 | 5,7 | 5,0 | 4,5 |
| Parlamentet (pr. år) | 1 092 | 1 195 | 1 062 | 1 031 | 858 | 1 226 |
| Rådet (31) (pr. år) | 602 | 653 | 772 | 707 | 648 | 669 |
| Kilde: Revisionsretten. |

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Kommissionen (pr. år)

915

902

909

1 054

917

797

Kommissionen (pr. dag)

5,2

5,2

5,1

5,7

5,0

4,5

Parlamentet (pr. år)

1 092

1 195

1 062

1 031

858

1 226

Rådet (31) (pr. år)

602

653

772

707

648

669

Kilde: Revisionsretten.

Kommissionen

| 79. | DGT’s produktivitet var i de fleste af årene en smule lavere end Parlamentets, og det kan i et vist omfang forklares med, at Kommissionen er initiativtager i lovgivningsprocessen. Det indebærer, at en større del af teksterne revideres, og at Kommissionen spiller en fremtrædende rolle i udviklingen af terminologi og databaser, som de øvrige institutioner også bruger. Endvidere har Kommissionens oversættere andre sprogrelaterede arbejdsopgaver, som ikke afspejles i den daglige produktion. |
| --- | --- |

79.

DGT’s produktivitet var i de fleste af årene en smule lavere end Parlamentets, og det kan i et vist omfang forklares med, at Kommissionen er initiativtager i lovgivningsprocessen. Det indebærer, at en større del af teksterne revideres, og at Kommissionen spiller en fremtrædende rolle i udviklingen af terminologi og databaser, som de øvrige institutioner også bruger. Endvidere har Kommissionens oversættere andre sprogrelaterede arbejdsopgaver, som ikke afspejles i den daglige produktion.

| 80. | Fra 2003 til 2005 faldt EU-15-sprogenes gennemsnitlige produktivitet med over 20 %. For de fleste af de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog, faldt produktiviteten til under fire sider om dagen. Dette fald skyldes nedgangen i arbejdsmængden for de sprog, der ikke er proceduresprog, og denne nedgang har medført overkapacitet. Denne overkapacitet bør ses i sammenhæng med omfanget af den direkte outsourcing, der fandt sted, uden at DGT var involveret (jf. punkt 75). |
| --- | --- |

80.

Fra 2003 til 2005 faldt EU-15-sprogenes gennemsnitlige produktivitet med over 20 %. For de fleste af de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog, faldt produktiviteten til under fire sider om dagen. Dette fald skyldes nedgangen i arbejdsmængden for de sprog, der ikke er proceduresprog, og denne nedgang har medført overkapacitet. Denne overkapacitet bør ses i sammenhæng med omfanget af den direkte outsourcing, der fandt sted, uden at DGT var involveret (jf. punkt 75).

| 81. | DGT har indført en såkaldt fleksibilitets-mekanisme, som går ud på, at der inden for samme sprogdepartement kan overføres oversættelsesopgaver fra enheder, som midlertidigt har en arbejdsbyrde, der er over gennemsnittet, til andre enheder, men alligevel er der stadig væsentlige forskelle mellem de forskellige enheders produktivitet (32). Den væsentligste grund til disse udsving er, at efterspørgslen efter oversættelser af tekster vedrørende de forskellige politiske områder, som oversættelsesenhederne er opdelt efter, ikke er den samme for alle områder. Siden udvidelsen kan der konstateres endnu større forskelle mellem de forskellige oversættelsesenheders produktivitet. I 2005 var den mest produktive enheds produktivitet dobbelt så høj som den mindst produktive enheds produktivitet. |
| --- | --- |

81.

DGT har indført en såkaldt fleksibilitets-mekanisme, som går ud på, at der inden for samme sprogdepartement kan overføres oversættelsesopgaver fra enheder, som midlertidigt har en arbejdsbyrde, der er over gennemsnittet, til andre enheder, men alligevel er der stadig væsentlige forskelle mellem de forskellige enheders produktivitet (32). Den væsentligste grund til disse udsving er, at efterspørgslen efter oversættelser af tekster vedrørende de forskellige politiske områder, som oversættelsesenhederne er opdelt efter, ikke er den samme for alle områder. Siden udvidelsen kan der konstateres endnu større forskelle mellem de forskellige oversættelsesenheders produktivitet. I 2005 var den mest produktive enheds produktivitet dobbelt så høj som den mindst produktive enheds produktivitet.

Parlamentet

| 82. | Parlamentet har over de sidste fem år reduceret antallet af oversættere med gennemsnitlig mere end 5 FTÆ (eller 15 %) pr. sprog. |
| --- | --- |

82.

Parlamentet har over de sidste fem år reduceret antallet af oversættere med gennemsnitlig mere end 5 FTÆ (eller 15 %) pr. sprog.

| 83. | I Parlamentets engelske og franske oversættelsesenheder har produktiviteten systematisk ligget under gennemsnittet (med fra 5 til 20 %, afhængigt af, hvilket år der er tale om), mens forskellene i de øvrige EU-15-sprogs produktivitet kun ligger på 10 %. For den franske oversættelsesenheds vedkommende er grunden, at antallet af oversættere er højere end gennemsnittet for de øvrige oversættelsesenheder, og at antallet af sider, der er sendt til freelanceoversættelse, ligger over gennemsnittet. For den engelske oversættelsesenheds vedkommende er grunden, at efterspørgslen efter oversættelser er lavere, fordi de fleste interne dokumenter udformes på engelsk. Outsourcing-procenter og overkapacitet er faktorer, som ledelsen har indflydelse på. |
| --- | --- |

83.

I Parlamentets engelske og franske oversættelsesenheder har produktiviteten systematisk ligget under gennemsnittet (med fra 5 til 20 %, afhængigt af, hvilket år der er tale om), mens forskellene i de øvrige EU-15-sprogs produktivitet kun ligger på 10 %. For den franske oversættelsesenheds vedkommende er grunden, at antallet af oversættere er højere end gennemsnittet for de øvrige oversættelsesenheder, og at antallet af sider, der er sendt til freelanceoversættelse, ligger over gennemsnittet. For den engelske oversættelsesenheds vedkommende er grunden, at efterspørgslen efter oversættelser er lavere, fordi de fleste interne dokumenter udformes på engelsk. Outsourcing-procenter og overkapacitet er faktorer, som ledelsen har indflydelse på.

Rådet

| 84. | Rådets produktivitet var systematisk lavere end Kommissionens og Parlamentets. Årsagen er, at en stor procentdel af dokumenterne er lovgivningsmæssige tekster, som kræver særlig omhu, kombineret med, at efterspørgslen er overordentlig svingende (i 2003 svingede den daglige arbejdsmængde fra under 1 000 sider til over 7 000 sider). |
| --- | --- |

84.

Rådets produktivitet var systematisk lavere end Kommissionens og Parlamentets. Årsagen er, at en stor procentdel af dokumenterne er lovgivningsmæssige tekster, som kræver særlig omhu, kombineret med, at efterspørgslen er overordentlig svingende (i 2003 svingede den daglige arbejdsmængde fra under 1 000 sider til over 7 000 sider).

| 85. | GD A III har forsøgt at løse overkapacitetsproblemet ved at indføre en langsigtet handlingsplan, der går ud på at reducere antallet af oversættere og sekretærer i EU-15-sprogenhederne fra ca. 50 FTÆ i 2002 til 25 FTÆ i 2015 (33). Men denne plan vil først få sin fulde effekt på langt sigt, for ifølge Rådet er mulighederne for interne omrokeringer af personaleressourcerne begrænsede og den interinstitutionelle mobilitet lav. |
| --- | --- |

85.

GD A III har forsøgt at løse overkapacitetsproblemet ved at indføre en langsigtet handlingsplan, der går ud på at reducere antallet af oversættere og sekretærer i EU-15-sprogenhederne fra ca. 50 FTÆ i 2002 til 25 FTÆ i 2015 (33). Men denne plan vil først få sin fulde effekt på langt sigt, for ifølge Rådet er mulighederne for interne omrokeringer af personaleressourcerne begrænsede og den interinstitutionelle mobilitet lav.

| 86. | Forskellene mellem sprogenhedernes produktivitet er mindre i Rådet (og Parlamentet) end i Kommissionen (når bortses fra den lave produktivitet i den engelske enhed i GD A III − i 2003-2005 var den mellem 20 og 40 % lavere end produktiviteten i de øvrige enheder). Grunden til denne tilsyneladende lave produktivitet kan til dels være, at originalteksterne udarbejdes på engelsk, og at engelsk er det vigtigste »pivot«-sprog for oversættelser af tekster fra EU-10-sprogene, hvilket giver store terminologiske problemer. |
| --- | --- |

86.

Forskellene mellem sprogenhedernes produktivitet er mindre i Rådet (og Parlamentet) end i Kommissionen (når bortses fra den lave produktivitet i den engelske enhed i GD A III − i 2003-2005 var den mellem 20 og 40 % lavere end produktiviteten i de øvrige enheder). Grunden til denne tilsyneladende lave produktivitet kan til dels være, at originalteksterne udarbejdes på engelsk, og at engelsk er det vigtigste »pivot«-sprog for oversættelser af tekster fra EU-10-sprogene, hvilket giver store terminologiske problemer.

Overvågning af oversættelsesprocessen ved hjælp af resultatindikatorer

| 87. | Størstedelen af institutionernes oversættelsesstatistikker udarbejdes centralt, og de er først og fremmest statistikker over antallet af oversatte sider pr. enhed. Disse statistikker bruges regelmæssigt af ledelsen og af personaleenhederne, men cheferne for oversættelsesenhederne bruger dem i meget varierende grad i den daglige overvågning af arbejdet, og nogle chefer har deres egne redskaber. |
| --- | --- |

87.

Størstedelen af institutionernes oversættelsesstatistikker udarbejdes centralt, og de er først og fremmest statistikker over antallet af oversatte sider pr. enhed. Disse statistikker bruges regelmæssigt af ledelsen og af personaleenhederne, men cheferne for oversættelsesenhederne bruger dem i meget varierende grad i den daglige overvågning af arbejdet, og nogle chefer har deres egne redskaber.

| 88. | Nogle institutioner har ingen resultatindikatorer for og ingen statistikker over:






  a) | den faktiske tid, der går til oversættelse af et bestemt dokument, sammenholdt med standardtiden eller den anslåede tid (Parlamentet, Kommissionen og Rådet) |
| --- | --- | --- |

88.

Nogle institutioner har ingen resultatindikatorer for og ingen statistikker over:

a)

den faktiske tid, der går til oversættelse af et bestemt dokument, sammenholdt med standardtiden eller den anslåede tid (Parlamentet, Kommissionen og Rådet)

| b) | antal reviderede sider (Kommissionen og Rådet) og den tid, der bruges på revision (Parlamentet, Kommissionen og Rådet) |
| --- | --- |

b)

antal reviderede sider (Kommissionen og Rådet) og den tid, der bruges på revision (Parlamentet, Kommissionen og Rådet)

| c) | hver enkelt oversætters produktion og produktivitet (Rådet) |
| --- | --- |

c)

hver enkelt oversætters produktion og produktivitet (Rådet)

| d) | det antal sider, »Planning« automatisk sender ud til freelance, og det antal sider, oversættelsesenhederne sender ud til freelance (Parlamentet og Kommissionen) |
| --- | --- |

d)

det antal sider, »Planning« automatisk sender ud til freelance, og det antal sider, oversættelsesenhederne sender ud til freelance (Parlamentet og Kommissionen)

| e) | de tilfælde, hvor fristerne ikke er overholdt (Rådet) |
| --- | --- |

e)

de tilfælde, hvor fristerne ikke er overholdt (Rådet)

| f) | it-oversættelsesredskabernes effekt på produktiviteten (Parlamentet, Kommissionen og Rådet) |
| --- | --- |

f)

it-oversættelsesredskabernes effekt på produktiviteten (Parlamentet, Kommissionen og Rådet)

| g) | krydsdata, f.eks. korrelationen mellem arbejdsmængde og outsourcing (Parlamentet, Kommissionen og Rådet (jf. punkt 73 og 83). |
| --- | --- |

g)

krydsdata, f.eks. korrelationen mellem arbejdsmængde og outsourcing (Parlamentet, Kommissionen og Rådet (jf. punkt 73 og 83).

| 89. | I de forskellige EU-oversættelsestjenesters produktions- og produktivitetsstatistikker indgår tekstsegmenter, der er oversat automatisk, navnlig tekster oversat ved hjælp af systemet Translators’ Workbench (TWB). Private oversættelsesvirksomheder anvender mere avancerede beregningssystemer til beregning af den faktiske arbejdsmængde og hver enkelt oversætters produktivitet. |
| --- | --- |

89.

I de forskellige EU-oversættelsestjenesters produktions- og produktivitetsstatistikker indgår tekstsegmenter, der er oversat automatisk, navnlig tekster oversat ved hjælp af systemet Translators’ Workbench (TWB). Private oversættelsesvirksomheder anvender mere avancerede beregningssystemer til beregning af den faktiske arbejdsmængde og hver enkelt oversætters produktivitet.

| 90. | Rådet beregner produktionen på grundlag af antallet af trykte sider (jf. også punkt 65) til forskel fra de øvrige institutioner, som kun tager ændringerne til en tekst i betragtning. Derfor er Rådets produktionsstatistik over 50 % højere end det faktiske antal oversatte sider. Efter Rettens revision har GD A III indført en metode, der svarer til den, de øvrige institutioner bruger. |
| --- | --- |

90.

Rådet beregner produktionen på grundlag af antallet af trykte sider (jf. også punkt 65) til forskel fra de øvrige institutioner, som kun tager ændringerne til en tekst i betragtning. Derfor er Rådets produktionsstatistik over 50 % højere end det faktiske antal oversatte sider. Efter Rettens revision har GD A III indført en metode, der svarer til den, de øvrige institutioner bruger.

Det interinstitutionelle samarbejde

| 91. | Efter oprettelsen af ICTI i 1995 har EU-institutionernes oversættelsestjenester gradvist fået etableret et samarbejde på en række områder. |
| --- | --- |

91.

Efter oprettelsen af ICTI i 1995 har EU-institutionernes oversættelsestjenester gradvist fået etableret et samarbejde på en række områder.

| 92. | De vigtigste resultater til dato af dette samarbejde er:






  a) | at der er oprettet en fælles terminologidatabase og oversættelseshukommelse |
| --- | --- | --- |

92.

De vigtigste resultater til dato af dette samarbejde er:

a)

at der er oprettet en fælles terminologidatabase og oversættelseshukommelse

| b) | at der er afholdt et interinstitutionelt udbud vedrørende freelanceoversættelse fra og til EU-10-sprogene (34) |
| --- | --- |

b)

at der er afholdt et interinstitutionelt udbud vedrørende freelanceoversættelse fra og til EU-10-sprogene (34)

| c) | at der er afholdt et fælles udbud med henblik på indkøb af stemmegenkendelsessystemer og andre flersprogede værktøjer |
| --- | --- |

c)

at der er afholdt et fælles udbud med henblik på indkøb af stemmegenkendelsessystemer og andre flersprogede værktøjer

| d) | at der er oprettet et fælles udvalg til evaluering af freelanceoversættelser (CIEQ) |
| --- | --- |

d)

at der er oprettet et fælles udvalg til evaluering af freelanceoversættelser (CIEQ)

| e) | at institutionerne i begrænset omfang har udvekslet oversættere og udført oversættelsesopgaver for hinanden. |
| --- | --- |

e)

at institutionerne i begrænset omfang har udvekslet oversættere og udført oversættelsesopgaver for hinanden.

| 93. | Rettens analyse af arten af og rytmen i udbud og efterspørgsel viser, at alle institutioner har strukturelt betingede problemer med at levere et tilstrækkeligt antal oversatte sider af acceptabel kvalitet til EU-10-sprogene, mens der er klare forskelle mellem EU-15-sprogene. F.eks. har de engelske oversættere den største arbejdsbyrde af alle sprogdepartementerne i Kommissionens DGT (jf. punkt 86), men den laveste i Rådet og Parlamentet. Eftersom Rådet og Parlamentet arbejder med meget korte leveringsfrister og meget svingende efterspørgsel, har de også i nogle perioder midlertidigt ledig kapacitet (jf. punkt 84). |
| --- | --- |

93.

Rettens analyse af arten af og rytmen i udbud og efterspørgsel viser, at alle institutioner har strukturelt betingede problemer med at levere et tilstrækkeligt antal oversatte sider af acceptabel kvalitet til EU-10-sprogene, mens der er klare forskelle mellem EU-15-sprogene. F.eks. har de engelske oversættere den største arbejdsbyrde af alle sprogdepartementerne i Kommissionens DGT (jf. punkt 86), men den laveste i Rådet og Parlamentet. Eftersom Rådet og Parlamentet arbejder med meget korte leveringsfrister og meget svingende efterspørgsel, har de også i nogle perioder midlertidigt ledig kapacitet (jf. punkt 84).

| 94. | Arbejdsgruppen om »workload balancing« anbefalede i sine konklusioner, at der blev igangsat et pilotprojekt om »workload balancing«, og det skete den 1. januar 2005. I 2005 blev 3 763 sider (eller 63 % af det antal sider, der blev anmodet om) oversat af en af de deltagende institutioner på anmodning af en anden institution). Det svarer til kun 0,2 % af de deltagende institutioners samlede arbejdsmængde − over 20 % af denne arbejdsmængde sendes ud til freelanceoversættelse. Besparelserne kan anslås til 150 000 euro (35). Eftersom den samlede uudnyttede kapacitet er meget større end den kapacitet, der stilles til rådighed for andre institutioner inden for rammerne af pilotprojektet, er de potentielle besparelser højere. |
| --- | --- |

94.

Arbejdsgruppen om »workload balancing« anbefalede i sine konklusioner, at der blev igangsat et pilotprojekt om »workload balancing«, og det skete den 1. januar 2005. I 2005 blev 3 763 sider (eller 63 % af det antal sider, der blev anmodet om) oversat af en af de deltagende institutioner på anmodning af en anden institution). Det svarer til kun 0,2 % af de deltagende institutioners samlede arbejdsmængde − over 20 % af denne arbejdsmængde sendes ud til freelanceoversættelse. Besparelserne kan anslås til 150 000 euro (35). Eftersom den samlede uudnyttede kapacitet er meget større end den kapacitet, der stilles til rådighed for andre institutioner inden for rammerne af pilotprojektet, er de potentielle besparelser højere.

| 95. | Der er imidlertid den svaghed ved den nuværende »workload balancing«-ordning, at den ikke omfatter sådanne dokumenter, som normalt sendes ud til freelance, og heller ikke oversættelser til EU-10-sprogene. Hertil kommer, at institutionerne ikke informerer hinanden godt nok om, hvor megen disponibel kapacitet de har, og at der ikke er noget, der tilskynder eller forpligter dem til at acceptere en anmodning fra en anden institution. Hvis Kommissionens interne oversættere i de EU-15-sprogenheder, der ikke er proceduresprog, var nået op på samme produktivitet i 2005 som i 2003, ville de have oversat mindst 10 000 sider mere til hvert af EU-15-sprogene. I 2005 sendte Parlamentet og flere GD’er i Kommissionen et tilsvarende antal sider på de samme sprog ud til freelanceoversættelse. Det var tekster, der ikke hastede, og som kunne have været oversat af en anden institution. Man kunne således have undgået at betale omkring 11 millioner euro for freelanceoversættelser (36). |
| --- | --- |

95.

Der er imidlertid den svaghed ved den nuværende »workload balancing«-ordning, at den ikke omfatter sådanne dokumenter, som normalt sendes ud til freelance, og heller ikke oversættelser til EU-10-sprogene. Hertil kommer, at institutionerne ikke informerer hinanden godt nok om, hvor megen disponibel kapacitet de har, og at der ikke er noget, der tilskynder eller forpligter dem til at acceptere en anmodning fra en anden institution. Hvis Kommissionens interne oversættere i de EU-15-sprogenheder, der ikke er proceduresprog, var nået op på samme produktivitet i 2005 som i 2003, ville de have oversat mindst 10 000 sider mere til hvert af EU-15-sprogene. I 2005 sendte Parlamentet og flere GD’er i Kommissionen et tilsvarende antal sider på de samme sprog ud til freelanceoversættelse. Det var tekster, der ikke hastede, og som kunne have været oversat af en anden institution. Man kunne således have undgået at betale omkring 11 millioner euro for freelanceoversættelser (36).

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

De procedurer, der skal sikre, at institutionerne kan klare efterspørgslen efter oversættelser, og at unødvendige oversættelser undgås

| 96. | Ingen af institutionerne har indført konsekvente og klare regler for anmodninger om og godkendelse af oversættelser. I de gennemførelsesbestemmelser, der er indført i de tre institutioner, er det angivet, at bestemte kategorier af dokumenter skal oversættes. Men på et meget stort område findes der ikke fælles accepterede kriterier, og her træffes der afgørelse i hver enkelt sag. Bestemmende for afgørelsen er først og fremmest, om der er disponible ressourcer (jf. punkt 13-18).


  Anbefaling: Institutionerne er nødt til at fastsætte prioriteter og begrænsninger for oversættelser, hvis de skal kunne klare den støt stigende efterspørgsel, og de bør derfor strømline deres arbejdsgange. Bl.a. bør dokumenternes længde kontrolleres, dokumenterne bør klassificeres mere specifikt efter art og formål, og princippet om »egnet til formålet« (»fit for purpose«) bør gælde for tekster, der er godkendt til oversættelse. |
| --- | --- |

96.

Ingen af institutionerne har indført konsekvente og klare regler for anmodninger om og godkendelse af oversættelser. I de gennemførelsesbestemmelser, der er indført i de tre institutioner, er det angivet, at bestemte kategorier af dokumenter skal oversættes. Men på et meget stort område findes der ikke fælles accepterede kriterier, og her træffes der afgørelse i hver enkelt sag. Bestemmende for afgørelsen er først og fremmest, om der er disponible ressourcer (jf. punkt 13-18).

Anbefaling: Institutionerne er nødt til at fastsætte prioriteter og begrænsninger for oversættelser, hvis de skal kunne klare den støt stigende efterspørgsel, og de bør derfor strømline deres arbejdsgange. Bl.a. bør dokumenternes længde kontrolleres, dokumenterne bør klassificeres mere specifikt efter art og formål, og princippet om »egnet til formålet« (»fit for purpose«) bør gælde for tekster, der er godkendt til oversættelse.

| 97. | Det fremgik af revisionen, at institutionerne generelt kan klare efterspørgslen efter oversættelser til EU-15-sprogene. Men med tiltrædelsen af små lande er efterspørgslen på små oversættelsesmarkeder, hvor udbuddet er temmelig begrænset, steget betydeligt. Der var problemer med at få gang i EPSO-udvælgelsesprøverne med henblik på ansættelse af oversættere til EU-10-sprogene, så der har været mangel på oversættere fra de nye medlemsstater. Derfor kunne institutionerne det første år efter udvidelsen ikke klare efterspørgslen efter oversættelser til EU-10-sprogene (jf. punkt 19-23).


  Anbefaling: Der er stadig behov for at få øget institutionernes interne kapacitet til oversættelse til EU-10-sprogene betydeligt. Kommissionen bør sørge for, at der foretages en kritisk undersøgelse af, hvorfor EPSO-udvælgelsesprøverne ikke førte til, at der i tide blev ansat det antal oversættere, der var behov for. På baggrund heraf bør der iværksættes en handlingsplan, der skal tage sigte på at gøre borgerne i EU-10-medlemsstaterne og i kandidatlandene mere bevidste om og mere interesserede i Fællesskabets oversættelsesvirksomhed. |
| --- | --- |

97.

Det fremgik af revisionen, at institutionerne generelt kan klare efterspørgslen efter oversættelser til EU-15-sprogene. Men med tiltrædelsen af små lande er efterspørgslen på små oversættelsesmarkeder, hvor udbuddet er temmelig begrænset, steget betydeligt. Der var problemer med at få gang i EPSO-udvælgelsesprøverne med henblik på ansættelse af oversættere til EU-10-sprogene, så der har været mangel på oversættere fra de nye medlemsstater. Derfor kunne institutionerne det første år efter udvidelsen ikke klare efterspørgslen efter oversættelser til EU-10-sprogene (jf. punkt 19-23).

Anbefaling: Der er stadig behov for at få øget institutionernes interne kapacitet til oversættelse til EU-10-sprogene betydeligt. Kommissionen bør sørge for, at der foretages en kritisk undersøgelse af, hvorfor EPSO-udvælgelsesprøverne ikke førte til, at der i tide blev ansat det antal oversættere, der var behov for. På baggrund heraf bør der iværksættes en handlingsplan, der skal tage sigte på at gøre borgerne i EU-10-medlemsstaterne og i kandidatlandene mere bevidste om og mere interesserede i Fællesskabets oversættelsesvirksomhed.

| 98. | Det er generelt lykkes institutionerne at holde udgifterne til oversættelse under kontrol til trods for, at antallet af officielle sprog steg fra 11 til 21 (inklusive irsk) i maj 2004 (jf. punkt 25-36). Kommissionen og Rådet traf omfattende foranstaltninger til at få reduceret antallet af dokumenter, der blev oversat til samtlige sprog, mens Parlamentets indsats for at få reduceret antallet af oversatte sider var mere beskeden, for det fastsatte kun maksimale længder på de dokumenter, der kan blive oversat, men ikke regler for, hvor mange sprog der kan oversættes til, eller hvilke kategorier af dokumenter der kan oversættes (jf. punkt 32).


  Anbefaling: Oversættelsestjenesterne kunne indgå serviceniveauaftaler (»Service Level Agreements«) med brugerne med klarere retningslinjer for, hvilke kategorier af dokumenter der skal oversættes, hvilke sprog der skal oversættes til, hvornår i arbejdsprocessen et dokument skal oversættes, det samlede antal sider pr. år, og brug af automatiseret oversættelse mv. Ved koordinering kunne man måske også undgå uoverensstemmelser mellem institutionernes praksis på dette område. |
| --- | --- |

98.

Det er generelt lykkes institutionerne at holde udgifterne til oversættelse under kontrol til trods for, at antallet af officielle sprog steg fra 11 til 21 (inklusive irsk) i maj 2004 (jf. punkt 25-36). Kommissionen og Rådet traf omfattende foranstaltninger til at få reduceret antallet af dokumenter, der blev oversat til samtlige sprog, mens Parlamentets indsats for at få reduceret antallet af oversatte sider var mere beskeden, for det fastsatte kun maksimale længder på de dokumenter, der kan blive oversat, men ikke regler for, hvor mange sprog der kan oversættes til, eller hvilke kategorier af dokumenter der kan oversættes (jf. punkt 32).

Anbefaling: Oversættelsestjenesterne kunne indgå serviceniveauaftaler (»Service Level Agreements«) med brugerne med klarere retningslinjer for, hvilke kategorier af dokumenter der skal oversættes, hvilke sprog der skal oversættes til, hvornår i arbejdsprocessen et dokument skal oversættes, det samlede antal sider pr. år, og brug af automatiseret oversættelse mv. Ved koordinering kunne man måske også undgå uoverensstemmelser mellem institutionernes praksis på dette område.

De procedurer, der skal sikre, at oversættelserne leveres rettidigt og er af en sådan kvalitet, at de kan bruges til formålet

| 99. | De tre institutioner leverede i det store og hele oversættelserne til EU-15-sprogene rettidigt og i den nødvendige kvalitet (jf. punkt 41 og 44). Men for EU-10-sprogene var situationen en anden, fordi de ikke havde tilstrækkeligt mange oversættere. I 2004 havde EU-10-sprogene i Kommissionen og Rådet ikke engang intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelser, og de fleste kunder var ikke tilfredse med kvaliteten af oversættelserne (jf. punkt 42). Ingen af oversættelsestjenesterne måler brugernes tilfredshed med oversættelserne.


  Anbefaling: Institutionerne bør regelmæssigt undersøge, om de forskellige brugere er tilfredse med oversættelserne, og om fristerne er overholdt. Sådanne undersøgelser kan bruges som input til handlingsplaner til forbedring af servicekvaliteten og produktiviteten. |
| --- | --- |

99.

De tre institutioner leverede i det store og hele oversættelserne til EU-15-sprogene rettidigt og i den nødvendige kvalitet (jf. punkt 41 og 44). Men for EU-10-sprogene var situationen en anden, fordi de ikke havde tilstrækkeligt mange oversættere. I 2004 havde EU-10-sprogene i Kommissionen og Rådet ikke engang intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelser, og de fleste kunder var ikke tilfredse med kvaliteten af oversættelserne (jf. punkt 42). Ingen af oversættelsestjenesterne måler brugernes tilfredshed med oversættelserne.

Anbefaling: Institutionerne bør regelmæssigt undersøge, om de forskellige brugere er tilfredse med oversættelserne, og om fristerne er overholdt. Sådanne undersøgelser kan bruges som input til handlingsplaner til forbedring af servicekvaliteten og produktiviteten.

| 100. | Parlamentet og Rådet har ikke præcise retningslinjer for kvalitetskontrol, og praksis med hensyn til revision varierer betydeligt. Generelt foretager institutionerne imidlertid egnede kontroller for at finde frem til oversættelser af dårlig kvalitet (jf. punkt 37-43). Parlamentets Generaldirektorat for Oversættelse evaluerer på grundlag af kvalitetsindikatorer kvaliteten af både interne og eksterne oversættelser ved stikprøvekontroller, som foretages hver anden måned. De andre institutioner foretager ikke sådan kontrol, og de bruger heller ikke resultatindikatorer.


  Anbefaling: Som supplement til den systematiske kvalitetskontrol af freelanceoversættelser og til den kontrol, lederne af sprogenhederne foretager, anbefales det, at hver sprogtjeneste regelmæssigt kontrollerer kvaliteten ved stikprøvekontrol. Sådanne kontroller kombineret med undersøgelser af kundetilfredsheden kunne være grundlaget for kvalitetsindikatorer. |
| --- | --- |

100.

Parlamentet og Rådet har ikke præcise retningslinjer for kvalitetskontrol, og praksis med hensyn til revision varierer betydeligt. Generelt foretager institutionerne imidlertid egnede kontroller for at finde frem til oversættelser af dårlig kvalitet (jf. punkt 37-43). Parlamentets Generaldirektorat for Oversættelse evaluerer på grundlag af kvalitetsindikatorer kvaliteten af både interne og eksterne oversættelser ved stikprøvekontroller, som foretages hver anden måned. De andre institutioner foretager ikke sådan kontrol, og de bruger heller ikke resultatindikatorer.

Anbefaling: Som supplement til den systematiske kvalitetskontrol af freelanceoversættelser og til den kontrol, lederne af sprogenhederne foretager, anbefales det, at hver sprogtjeneste regelmæssigt kontrollerer kvaliteten ved stikprøvekontrol. Sådanne kontroller kombineret med undersøgelser af kundetilfredsheden kunne være grundlaget for kvalitetsindikatorer.

| 101. | Nogle GD’er i Kommissionen rapporterede, at de var nødt til at arbejde med »grå oversættelser« eller bruge direkte outsourcing, fordi DGT ikke kunne levere bestemte oversættelser til den tid, der var brug for dem. Det er ikke klart, hvor mange sider oversættelse der er tale om, og udgifterne til dem er ikke taget med i Rettens beregninger, fordi den tid, det administrative personale bruger på »grå oversættelser«, ikke er kendt (jf. punkt 45, 54 og 75).


  Anbefaling: Oversættelsestjenesterne bør kontrollere omfanget af den direkte outsourcing og de »grå oversættelser«, så denne arbejdsmængde kan tages i betragtning ved planlægningen af oversættelsesarbejdet. |
| --- | --- |

101.

Nogle GD’er i Kommissionen rapporterede, at de var nødt til at arbejde med »grå oversættelser« eller bruge direkte outsourcing, fordi DGT ikke kunne levere bestemte oversættelser til den tid, der var brug for dem. Det er ikke klart, hvor mange sider oversættelse der er tale om, og udgifterne til dem er ikke taget med i Rettens beregninger, fordi den tid, det administrative personale bruger på »grå oversættelser«, ikke er kendt (jf. punkt 45, 54 og 75).

Anbefaling: Oversættelsestjenesterne bør kontrollere omfanget af den direkte outsourcing og de »grå oversættelser«, så denne arbejdsmængde kan tages i betragtning ved planlægningen af oversættelsesarbejdet.

Udgifterne til oversættelse og produktiviteten

| 102. | Kommissionen har beregnet udgifterne til oversættelse i 2002, men ellers har institutionerne ikke beregnet deres samlede udgifter til oversættelse og heller ikke gennemsnitsudgiften pr. side. Retten har beregnet de tre institutioners samlede årlige udgifter til oversættelse før udvidelsen til 414 millioner euro (jf. tabel 4) og til 511 millioner euro efter udvidelsen. I 2003 var den gennemsnitlige udgift pr. side 150 euro i Kommissionen og i Parlamentet og 254 euro i Rådet. I 2005 steg gennemsnitsudgiften pr. side til 194 euro i Kommissionen og 276 euro i Rådet, mens den faldt til 119 euro i Parlamentet. |
| --- | --- |

102.

Kommissionen har beregnet udgifterne til oversættelse i 2002, men ellers har institutionerne ikke beregnet deres samlede udgifter til oversættelse og heller ikke gennemsnitsudgiften pr. side. Retten har beregnet de tre institutioners samlede årlige udgifter til oversættelse før udvidelsen til 414 millioner euro (jf. tabel 4) og til 511 millioner euro efter udvidelsen. I 2003 var den gennemsnitlige udgift pr. side 150 euro i Kommissionen og i Parlamentet og 254 euro i Rådet. I 2005 steg gennemsnitsudgiften pr. side til 194 euro i Kommissionen og 276 euro i Rådet, mens den faldt til 119 euro i Parlamentet.

| 103. | Intern oversættelse er dyrere end freelanceoversættelse, men det er af forskellige grunde vanskeligt at sammenligne den interne og den eksterne produktion: Teksterne er af forskellig art, de interne oversættelser anses for at være af bedre kvalitet, fristerne for de interne oversættelser af bestemte dokumenter er korte som følge af arbejdsgangene — især i Parlamentet og Rådet — og de eksterne oversættelser skal revideres (jf. punkt 52).


  Anbefaling: Man er nødt til at kende alle omkostninger forbundet med en aktivitet, hvis man skal kunne kontrollere udgifterne til den. Der bør derfor indføres procedurer, der giver fyldestgørende oplysninger til ledelsen om udgifterne til oversættelse. |
| --- | --- |

103.

Intern oversættelse er dyrere end freelanceoversættelse, men det er af forskellige grunde vanskeligt at sammenligne den interne og den eksterne produktion: Teksterne er af forskellig art, de interne oversættelser anses for at være af bedre kvalitet, fristerne for de interne oversættelser af bestemte dokumenter er korte som følge af arbejdsgangene — især i Parlamentet og Rådet — og de eksterne oversættelser skal revideres (jf. punkt 52).

Anbefaling: Man er nødt til at kende alle omkostninger forbundet med en aktivitet, hvis man skal kunne kontrollere udgifterne til den. Der bør derfor indføres procedurer, der giver fyldestgørende oplysninger til ledelsen om udgifterne til oversættelse.

| 104. | Produktiviteten i de fleste EU-15-sprogenheder faldt mærkbart i 2004 på grund af nedgangen i arbejdsmængden, og derfor steg den gennemsnitlige udgift pr. side (jf. punkt 51 og 76-86). I Kommissionen og Rådet har de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog, haft uudnyttet kapacitet siden 2004 på grund af de foranstaltninger, der blev truffet for at reducere efterspørgslen. |
| --- | --- |

104.

Produktiviteten i de fleste EU-15-sprogenheder faldt mærkbart i 2004 på grund af nedgangen i arbejdsmængden, og derfor steg den gennemsnitlige udgift pr. side (jf. punkt 51 og 76-86). I Kommissionen og Rådet har de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog, haft uudnyttet kapacitet siden 2004 på grund af de foranstaltninger, der blev truffet for at reducere efterspørgslen.

| 105. | Det fremgik af revisionen, at »Planning« i de tre oversættelsestjenester i dag bruger mere tid på at fordele arbejde end på at få udarbejdet oversættelsesprognoser, så arbejdsmængden kan planlægges og perioderne med spidsbelastning udjævnes (jf. punkt 56-59, 63-66 og 91-95). |
| --- | --- |

105.

Det fremgik af revisionen, at »Planning« i de tre oversættelsestjenester i dag bruger mere tid på at fordele arbejde end på at få udarbejdet oversættelsesprognoser, så arbejdsmængden kan planlægges og perioderne med spidsbelastning udjævnes (jf. punkt 56-59, 63-66 og 91-95).

| 106. | Tilpasningen af arbejdsmængden er et centralt punkt. Reduceres arbejdsmængden, vil det i en overgangsperiode give overkapacitet, lavere produktivitet og højere gennemsnitsudgifter pr. oversættelse. Retten konstaterede imidlertid, at nogle enheder både havde lave produktivitetstal og outsourcing-procenter over gennemsnittet (jf. punkt 73 og 74). Fordi der ikke udarbejdes prognoser over arbejdsmængden (planlægning), er det vanskeligere for institutionerne at udnytte den kapacitet, de andre institutioner midlertidigt kan stille til rådighed, fuldt ud (jf. punkt 91-95 og punkt 56-66). |
| --- | --- |

106.

Tilpasningen af arbejdsmængden er et centralt punkt. Reduceres arbejdsmængden, vil det i en overgangsperiode give overkapacitet, lavere produktivitet og højere gennemsnitsudgifter pr. oversættelse. Retten konstaterede imidlertid, at nogle enheder både havde lave produktivitetstal og outsourcing-procenter over gennemsnittet (jf. punkt 73 og 74). Fordi der ikke udarbejdes prognoser over arbejdsmængden (planlægning), er det vanskeligere for institutionerne at udnytte den kapacitet, de andre institutioner midlertidigt kan stille til rådighed, fuldt ud (jf. punkt 91-95 og punkt 56-66).

| 107. | I 2005 sendte Parlamentet og GD’er i Kommissionen (andre GD’er end DGT) et stort antal sider til freelanceoversættelse, som kunne have været oversat internt af en anden institution. Retten skønner således, at udgifter på i alt ca. 11 millioner euro til freelanceoversættere kunne have været undgået (jf. punkt 95).


  Anbefaling: Institutionerne bør lægge mere vægt på styring og planlægning, så arbejdsmængden kan fordeles jævnere, og man undgår at få perioder med spidsbelastning og perioder, hvor kapaciteten ikke udnyttes, og institutionerne bør fremme et effektivere interinstitutionelt samarbejde. Institutionernes »Planning« bør regelmæssigt få pålidelige prognoser over kommende oversættelsesopgaver, og hver institution bør meddele de øvrige institutioner det, når den har ledig intern kapacitet.Ledig intern kapacitet bør udnyttes, så man kan få reduceret omfanget af den outsourcing, som Kommissionens GD’er (andre GD’er end DGT) og de andre institutioner benytter sig af. Det pilotprojekt vedrørende interinstitutionelt samarbejde, som blev igangsat i januar 2005, bør forlænges. Hvis institutionerne havde et system med gensidig fakturering af oversættelsesarbejde, kunne det måske tilskynde de institutioner, der midlertidigt har ledig kapacitet eller har strukturbetinget ledig kapacitet, til at samarbejde med de andre institutioner.Rådet bør gøre en yderligere indsats for at få justeret den strukturbetingede overkapacitet. Det bør overvejes, om der kan foretages rokeringer til stillinger uden for oversættelsestjenesten, eller om man kan anvende andre af tjenestemandsvedtægtens bestemmelser, for med den nuværende handlingsplan forventes overkapacitetsproblemet først at være løst i 2015. |
| --- | --- |

107.

I 2005 sendte Parlamentet og GD’er i Kommissionen (andre GD’er end DGT) et stort antal sider til freelanceoversættelse, som kunne have været oversat internt af en anden institution. Retten skønner således, at udgifter på i alt ca. 11 millioner euro til freelanceoversættere kunne have været undgået (jf. punkt 95).

Anbefaling: Institutionerne bør lægge mere vægt på styring og planlægning, så arbejdsmængden kan fordeles jævnere, og man undgår at få perioder med spidsbelastning og perioder, hvor kapaciteten ikke udnyttes, og institutionerne bør fremme et effektivere interinstitutionelt samarbejde. Institutionernes »Planning« bør regelmæssigt få pålidelige prognoser over kommende oversættelsesopgaver, og hver institution bør meddele de øvrige institutioner det, når den har ledig intern kapacitet.Ledig intern kapacitet bør udnyttes, så man kan få reduceret omfanget af den outsourcing, som Kommissionens GD’er (andre GD’er end DGT) og de andre institutioner benytter sig af. Det pilotprojekt vedrørende interinstitutionelt samarbejde, som blev igangsat i januar 2005, bør forlænges. Hvis institutionerne havde et system med gensidig fakturering af oversættelsesarbejde, kunne det måske tilskynde de institutioner, der midlertidigt har ledig kapacitet eller har strukturbetinget ledig kapacitet, til at samarbejde med de andre institutioner.Rådet bør gøre en yderligere indsats for at få justeret den strukturbetingede overkapacitet. Det bør overvejes, om der kan foretages rokeringer til stillinger uden for oversættelsestjenesten, eller om man kan anvende andre af tjenestemandsvedtægtens bestemmelser, for med den nuværende handlingsplan forventes overkapacitetsproblemet først at være løst i 2015.

| 108. | Institutionerne har investeret i avancerede moderne it-redskaber, men de anvendes ikke systematisk (jf. punkt 68, 69 og 70).


  Anbefaling: Oversættelsesprocessen kunne gøres mere produktiv ved hjælp af følgende:





  — | nedskæringer i antallet af sekretærer i Rådet og Parlamentet |
| --- | --- | --- |

108.

Institutionerne har investeret i avancerede moderne it-redskaber, men de anvendes ikke systematisk (jf. punkt 68, 69 og 70).

Anbefaling: Oversættelsesprocessen kunne gøres mere produktiv ved hjælp af følgende:





  —

nedskæringer i antallet af sekretærer i Rådet og Parlamentet

| — | harmoniserede arbejdsmetoder baseret på best practices |
| --- | --- |

—

harmoniserede arbejdsmetoder baseret på best practices

| — | yderligere integrering af computer-redskaber og intensivere brug af dem |
| --- | --- |

—

yderligere integrering af computer-redskaber og intensivere brug af dem

| — | mere udstrakt brug af telearbejde. |
| --- | --- |

—

mere udstrakt brug af telearbejde.

| 109. | Oversættelsestjenesterne udarbejder ikke fyldestgørende ledelsesinformationer, såsom statistikker over det faktiske tidsforbrug på oversættelse og revision, detaljerede produktivitetstal, outsourcing-tal mv., der gør det muligt at følge op på udgifterne til oversættelse (jf. punkt 88).


  Anbefaling: Institutionerne bør udvikle systemer, som afspejler de interne oversætteres forskellige aktiviteter bedre (inklusive den tid, der bliver brugt på at lære nye sprog), så de kan bruge produktivitet som ledelsesindikator. Alle institutionerne bør gøre en indsats for at få fastlagt relevante, kvalitative og kvantitative resultatindikatorer, så ressourcerne kan udnyttes bedre. |
| --- | --- |

109.

Oversættelsestjenesterne udarbejder ikke fyldestgørende ledelsesinformationer, såsom statistikker over det faktiske tidsforbrug på oversættelse og revision, detaljerede produktivitetstal, outsourcing-tal mv., der gør det muligt at følge op på udgifterne til oversættelse (jf. punkt 88).

Anbefaling: Institutionerne bør udvikle systemer, som afspejler de interne oversætteres forskellige aktiviteter bedre (inklusive den tid, der bliver brugt på at lære nye sprog), så de kan bruge produktivitet som ledelsesindikator. Alle institutionerne bør gøre en indsats for at få fastlagt relevante, kvalitative og kvantitative resultatindikatorer, så ressourcerne kan udnyttes bedre.

Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 6. juli 2006.

På Revisionsrettens vegne

Hubert WEBER

Formand

---

(1)  Normalt engelsk, fransk og tysk.

1

(2)  Rådets forordning nr. 1 af 15. april 1958 om den ordning, der skal gælde for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab på det sproglige område (EFT 17 af 6.10.1958, s. 385/58), som ændret.

2

(3)  Dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk og ungarsk. Irsk har siden den 18. juni 2005 haft status som EU's 21. officielle sprog, men virkningerne af forordning (EF) nr. 920/2005 (EUT L 156 af 18.6.2005, s. 3) er på visse områder udskudt indtil den 1. januar 2007.

3

(4)  Navnlig dokumenter, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende (på 19, 20 eller 21 officielle sprog, fordi der gælder særlige regler for brugen af maltesisk og irsk), og dokumenter, der er rettet til en medlemsstat eller til en person, der er undergivet den pågældende medlemsstats jurisdiktion (den pågældende medlemsstats sprog).

4

Den Europæiske Unions Tidende

(5)  Oversættelsescentret i Luxembourg bruger primært freelanceoversættere. Centret har ca. 80 ansatte oversættere (2004-tal), som først og fremmest reviderer tekster, der er oversat freelance til EU-organerne. Endvidere oversætter det i et begrænset omfang tekster for EU-institutionerne.

5

(6)  Hvert departement har mellem tre og seks enheder, som er specialiseret efter politisk emne (eller område). Der er i alt 77 enheder.

6

(7)  I dette tal er medregnet det antal sider, som DGT har sendt til freelanceoversættelse, men ikke det antal sider, andre GD’er har sendt til freelanceoversættelse, for det findes der ikke pålidelige eller udtømmende tal for.

7

(8)  Harmoniseret definition: En side er 1 500 typeenheder i originalteksten (udgangssproget) uden mellemrum. Ved ændringer af eksisterende tekster tæller DGT antallet af ændrede typeenheder og ganger dette antal med en bestemt procent (50 % ved intern oversættelse og 30 % ved freelanceoversættelse), således at der tages hensyn til den ekstra arbejdsbyrde forbundet med at indbygge de ændrede tekstdele i originalteksten. Parlamentet bruger en lidt anden metode. Det tæller antallet af typeenheder i hele det ændrede afsnit uden at tilføje 50 %. Det endelige antal sider for hvert dokument rundes op til et helt tal.

8

(9)  Retten har tilpasset Rådets officielle produktionstal, så de blev sammenlignelige med de andre institutioners tal.

9

(10)  Jf. fodnote 9 i bilag I.

10

bilag I

(11)  Kommissionen fastslår i det foreløbige forslag til budget for 2006, at i overensstemmelse med beslutningen af 26.5.2004 om udbuddet af og efterspørgslen efter oversættelser (SEK(2004) 638) vurderes det i de enkelte tilfælde på basis af de faktiske behov, om dokumenterne skal klassificeres som »non-core«.

11

(12)  Jf. fodnote 9 i bilag I.

12

bilag I

(13)  Antallet af oversatte sider er sammenlignelige tal for alle institutionerne, men de afviger en smule fra efterspørgslen på grund af de anmodninger, som »Planning« har afvist, og på grund af den tid, der går, fra en anmodning om oversættelse indgives, til produktet leveres. I de rapporterede tal er ikke medregnet »grå oversættelser« eller direkte outsourcing, som er særlig omfattende i Kommissionen, men som der ikke findes dækkende tal for.

13

(14)  Kommissionens proceduresprog er engelsk, fransk og tysk.

14

(15)  Rådgivende udvalg, forvaltningsudvalg og forskriftsudvalg som fastsat i Rådets afgørelse 1999/468/EF af 28.6.1999 om fastsættelse af de nærmere vilkår for udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges Kommissionen (EFT L 184 af 17.7.1999, s. 23), der erstatter Rådets afgørelse 87/373/EØF af 13.7.1987 (EFT L 197 af 18.7.1987, s. 33).

15

(16)  Når der er tale om dokumenter, der skal offentliggøres, eller lovgivningstekster, skal oversættelserne være af bedre kvalitet (de kræver derfor flere ressourcer), end når der er tale om dokumenter til internt brug.

16

(17)  CIEQ: Comité Interinstitutionnel d’Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (det interinstitutionelle udvalg til evaluering af kvaliteten af eksterne oversættelser).

17

(18)  Jf. 14. betragtning i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25.6.2002 (EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1).

18

(19)  Som forklaret i punkt 53 var udgifterne betydeligt højere i 2004 og 2005, men i de to år var produktiviteten lavere på grund af overgangen fra et system med 11 sprog til et system med 21 sprog.

19

(20)  Personaleledelse, efteruddannelse, finansforvaltning mv.

20

Kilde: Revisionsretten.

Kilde:

(21)  Personaleledelse, efteruddannelse, finansforvaltning mv.

21

: tal foreligger ikke.

Kilde: Revisionsretten.

Kilde:

(22)  Personaleledelse, efteruddannelse, finansforvaltning mv.

22

Kilde: Revisionsretten.

Kilde:

(23)  Prisdifferencen for EU-10-sprogenes vedkommende er på mellem 15 % (litauisk) og 38 % (lettisk). Den gennemsnitlige prisdifference er på omkring 12 % (jf. tabel 4), hvilket til dels skyldes forskelle i kontraktbetingelserne. Det skal nævnes, at Parlamentets kontrahent er forpligtet til at påtage sig oversættelsesopgaverne, og til, når det drejer sig om oversættelse af skriftlige forespørgsler, at arbejde med meget korte frister.

23

tabel 4

(24)  Fristen for indgivelse af oversættelsesanmodninger er det minimum antal dage, som ikke kan reduceres yderligere, og som en oversættelsestjeneste har til at udføre den oversættelse, der anmodes om.

24

(25)  Bestemmende for den mængde arbejde, der indgår i oversættelsen af et dokument, er en række elementer såsom: Hvor mange ord skal der oversættes (sider kan indeholde tekster af forskellige længder; der skal kun oversættes ændringer af en tekst, der allerede er oversat, mv.)? Hvor teknisk vanskelig er teksten? Er kilder eller referencetekster allerede oversat?

25

(26)  Efter fradrag af den tid, sekretærerne bruger på aktiviteter, der ikke har noget at gøre med oversættelsesprocessen.

26

(27)  Europa-Kommissionen DGT, Oversættelsesdirektoratet: Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bruxelles, 6.10.2003.

27

Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service

(28)  CRE = »Compte rendu in extenso«: det fuldstændige forhandlingsreferat af Parlamentets møder, som udgør ca. 18 % af den mængde sider, der blev oversat i Parlamentet i 2003-2005.

28

(29)  De politiske grupper i Parlamentet indgår somme tider direkte kontrakt med freelanceoversættere, hvis »Planning« afviser deres anmodninger om oversættelse (når deres anmodninger overstiger den ugentlige kvote på 15 sider).

29

(30)  Jf. også PriceWaterhouseCooper, Det Økonomiske og Sociale Udvalg (ØSU) og Regionsudvalget: »Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes« (komparativ analyse af produktiviteten i EU-institutionernes oversættelsesafdelinger), Bruxelles, 4.8.2000. Det bemærkes her på side 24, at en oversætter i en privat virksomhed har en produktivitet på omkring 8-10 sider om dagen; i denne beregning er de sider, der er oversat ved hjælp af »Translation Memory«(oversættelseshukommelse), ikke medtaget (en side svarer til 350 ord). (350 ord = 2 100 typeenheder = 1,4 standardsider).

30

Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes

(31)  Rådet: Til og med 2004 kun EU-15-sprogene.

31

Kilde: Revisionsretten.

Kilde:

(32)  I det engelske sprogdepartement var produktiviteten i første halvdel af 2004 i den enhed, som havde den største arbejdsmængde, 65 % højere end produktiviteten i den enhed, som havde den mindste arbejdsmængde.

32

(33)  DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, section 11: Réforme de la DG A III.

33

Réforme de la DG A III

(34)  Kommissionen brugte imidlertid næsten ikke listen og afholdt selv udbud.

34

(35)  Beregnet på grundlag af en variabel udgift på 40 euro pr. side.

35

(36)  I dette beløb indgår kun den variable udgift til freelanceoversættelse, der er anslået til 40 euro pr. side.

36

---

BILAG I

DE GÆLDENDE BESTEMMELSER I KOMMISSIONEN, PARLAMENTET OG RÅDET

Kommissionen

| 1. | Det fastsættes i Kommissionens forretningsorden (1), at alle retsakter, der vedtages af Kommissionen, vedlægges som fast tilknyttet bilag til »et sammenfattende notat« (ved mundtlig procedure) eller »det daglige notat« (ved skriftlig procedure, bemyndigelsesprocedure eller delegationsprocedure) (2) på det eller de autentiske sprog, dvs., når der er tale om almengyldige retsakter, på Fællesskabernes officielle sprog, og når der er tale om andre retsakter, på adressaternes sprog (forretningsordenens artikel 18). |
| --- | --- |

1.

Det fastsættes i Kommissionens forretningsorden (1), at alle retsakter, der vedtages af Kommissionen, vedlægges som fast tilknyttet bilag til »et sammenfattende notat« (ved mundtlig procedure) eller »det daglige notat« (ved skriftlig procedure, bemyndigelsesprocedure eller delegationsprocedure) (2) på det eller de autentiske sprog, dvs., når der er tale om almengyldige retsakter, på Fællesskabernes officielle sprog, og når der er tale om andre retsakter, på adressaternes sprog (forretningsordenens artikel 18).

| 2. | »Komitologiudvalgene« henhører under Kommissionen selv (3), og forordning nr. 1/1958 omfatter disse udvalgs arbejde (4), men man har bevidst undgået at henvise til sprogordningen i standardforretningsordenen (5), fordi man ville give hvert udvalg mulighed for at finde pragmatiske løsninger, som opfyldte deres faktiske behov. Dokumenter, som under alle omstændigheder vil blive oversat på et senere stadium i processen (specielt udkast til foranstaltninger, som skal offentliggøres i endelig form i Den Europæiske Unions Tidende), oversættes i princippet allerede til udvalgsmøderne. |
| --- | --- |

2.

»Komitologiudvalgene« henhører under Kommissionen selv (3), og forordning nr. 1/1958 omfatter disse udvalgs arbejde (4), men man har bevidst undgået at henvise til sprogordningen i standardforretningsordenen (5), fordi man ville give hvert udvalg mulighed for at finde pragmatiske løsninger, som opfyldte deres faktiske behov. Dokumenter, som under alle omstændigheder vil blive oversat på et senere stadium i processen (specielt udkast til foranstaltninger, som skal offentliggøres i endelig form i Den Europæiske Unions Tidende), oversættes i princippet allerede til udvalgsmøderne.

| 3. | Det fastslås i et notat, som Generalsekretariatet udsendte i juni 2004 (6), at når der er tale om gennemførelsesbestemmelser, som kun er rettet til et begrænset antal medlemsstater, vil det være tilstrækkeligt at oversætte disse foranstaltninger til de pågældende medlemsstaters sprog, at offentliggøre en meddelelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at beslutningen er vedtaget, og at meddele læserne den netadresse, hvor dokumentet kan hentes. Fuldstændig oversættelse er kun nødvendig, når lovgivningen foreskriver, at teksterne skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, inden de træder i kraft (dvs. forordninger, direktiver og beslutninger, som Parlamentet og Rådet har vedtaget ved fælles beslutning, og Kommissionens forordninger og direktiver, der er stilet til samtlige medlemsstater, men ikke Kommissionens beslutninger). |
| --- | --- |

3.

Det fastslås i et notat, som Generalsekretariatet udsendte i juni 2004 (6), at når der er tale om gennemførelsesbestemmelser, som kun er rettet til et begrænset antal medlemsstater, vil det være tilstrækkeligt at oversætte disse foranstaltninger til de pågældende medlemsstaters sprog, at offentliggøre en meddelelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at beslutningen er vedtaget, og at meddele læserne den netadresse, hvor dokumentet kan hentes. Fuldstændig oversættelse er kun nødvendig, når lovgivningen foreskriver, at teksterne skal offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, inden de træder i kraft (dvs. forordninger, direktiver og beslutninger, som Parlamentet og Rådet har vedtaget ved fælles beslutning, og Kommissionens forordninger og direktiver, der er stilet til samtlige medlemsstater, men ikke Kommissionens beslutninger).

| 4. | I meddelelsen fra maj 2004 sondres der mellem dokumenter, der er en følge af retlige forpligtelser (dokumenterne er opdelt i ni underkategorier), og dokumenter af politisk betydning (opdelt i 11 underkategorier). Oversættelse af bestemte kategorier af dokumenter, f.eks. dokumenter som offentliggøres, men ikke i Den Europæiske Unions Tidende, er ikke omfattet af meddelelsen. Sådanne oversættelser skal der træffes afgørelse om i hvert enkelt tilfælde ved forhandlinger mellem det GD, der anmoder om oversættelse, og DGT (7). |
| --- | --- |

4.

I meddelelsen fra maj 2004 sondres der mellem dokumenter, der er en følge af retlige forpligtelser (dokumenterne er opdelt i ni underkategorier), og dokumenter af politisk betydning (opdelt i 11 underkategorier). Oversættelse af bestemte kategorier af dokumenter, f.eks. dokumenter som offentliggøres, men ikke i Den Europæiske Unions Tidende, er ikke omfattet af meddelelsen. Sådanne oversættelser skal der træffes afgørelse om i hvert enkelt tilfælde ved forhandlinger mellem det GD, der anmoder om oversættelse, og DGT (7).

| 5. | De vigtigste kategorier af dokumenter, der oversættes til alle sprog, er: lovgivningsforslag, begrundelser, rapporter, som lovgivningen foreskriver, meddelelser om statsstøtte og antitrust-procedurer, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, og de efterfølgende endelige beslutninger, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, antidumping-beslutninger, meddelelser fra Kommissionen (inklusive hvidbøger og grønbøger), udbudsbekendtgørelser eller indkaldelser af interessetilkendegivelser og pressemeddelelser. |
| --- | --- |

5.

De vigtigste kategorier af dokumenter, der oversættes til alle sprog, er: lovgivningsforslag, begrundelser, rapporter, som lovgivningen foreskriver, meddelelser om statsstøtte og antitrust-procedurer, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, og de efterfølgende endelige beslutninger, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, antidumping-beslutninger, meddelelser fra Kommissionen (inklusive hvidbøger og grønbøger), udbudsbekendtgørelser eller indkaldelser af interessetilkendegivelser og pressemeddelelser.

| 6. | Andre dokumenter oversættes kun til proceduresprogene (engelsk, fransk og tysk) (specielt meddelelser til Kommissionen, rapporter om opfølgning af Rådets afgørelser og Kommissionens forslag), eller til adressatens sprog (f.eks. breve til de faste repræsentationer, svar på forespørgsler og finansieringsforslag). Tekniske bilag oversættes til højst tre sprog, eller de oversættes slet ikke, afhængigt af »det faktiske behov«. Svar på skriftlige forespørgsler fra Europa-Parlamentets medlemmer oversættes til det forespørgende medlems sprog og til et af proceduresprogene. |
| --- | --- |

6.

Andre dokumenter oversættes kun til proceduresprogene (engelsk, fransk og tysk) (specielt meddelelser til Kommissionen, rapporter om opfølgning af Rådets afgørelser og Kommissionens forslag), eller til adressatens sprog (f.eks. breve til de faste repræsentationer, svar på forespørgsler og finansieringsforslag). Tekniske bilag oversættes til højst tre sprog, eller de oversættes slet ikke, afhængigt af »det faktiske behov«. Svar på skriftlige forespørgsler fra Europa-Parlamentets medlemmer oversættes til det forespørgende medlems sprog og til et af proceduresprogene.

Parlamentet

| 7. | Artikel 138 i Parlamentets forretningsorden fastsætter bl.a.: »Alle Parlamentets dokumenter skal være affattet på de officielle sprog«. Artikel 150 fastsætter følgende: »Der kan ikke stemmes om ændringsforslag, før de er trykt og omdelt på alle officielle sprog, medmindre Parlamentet træffer anden afgørelse. En sådan afgørelse kan ikke træffes, hvis mindst 37 af Parlamentets medlemmer gør indsigelse imod det«. |
| --- | --- |

7.

Artikel 138 i Parlamentets forretningsorden fastsætter bl.a.: »Alle Parlamentets dokumenter skal være affattet på de officielle sprog«. Artikel 150 fastsætter følgende: »Der kan ikke stemmes om ændringsforslag, før de er trykt og omdelt på alle officielle sprog, medmindre Parlamentet træffer anden afgørelse. En sådan afgørelse kan ikke træffes, hvis mindst 37 af Parlamentets medlemmer gør indsigelse imod det«.

| 8. | Den 19. april 2004 vedtog Europa-Parlamentets præsidium en adfærdskodeks, som trådte i kraft den 1. maj 2004, og som erstattede en tilsvarende adfærdskodeks dateret 8. februar 1999. Artikel 1, stk. 2, i adfærdskodeksen lyder som følger: »Den sproglige service i Europa-Parlamentet forvaltes på grundlag af principperne om »fuldstændig og kontrolleret flersprogethed«. Således vil medlemmernes ret i henhold til forretningsordenen til i Parlamentet at bruge et hvilket som helst officielt sprog, de ønsker, blive respekteret fuldt ud. De ressourcer, der skal anvendes på flersprogetheden, vil blive kontrolleret gennem en udnyttelse, der bygger på brugernes reelle behov, ansvarliggørelse af brugerne og på en bedre forvaltning af anmodningerne om sproglig service.« |
| --- | --- |

8.

Den 19. april 2004 vedtog Europa-Parlamentets præsidium en adfærdskodeks, som trådte i kraft den 1. maj 2004, og som erstattede en tilsvarende adfærdskodeks dateret 8. februar 1999. Artikel 1, stk. 2, i adfærdskodeksen lyder som følger: »Den sproglige service i Europa-Parlamentet forvaltes på grundlag af principperne om »fuldstændig og kontrolleret flersprogethed«. Således vil medlemmernes ret i henhold til forretningsordenen til i Parlamentet at bruge et hvilket som helst officielt sprog, de ønsker, blive respekteret fuldt ud. De ressourcer, der skal anvendes på flersprogetheden, vil blive kontrolleret gennem en udnyttelse, der bygger på brugernes reelle behov, ansvarliggørelse af brugerne og på en bedre forvaltning af anmodningerne om sproglig service.«

| 9. | De dokumenter, der har det højeste antal målsprog, er ændringsforslag, udkast til udtalelser og udkast til betænkninger. For alle andre dokumenttyper svinger målsprogene fra ét (først og fremmest engelsk) til fire. Tabel 8, som er udarbejdet til brug for revisionen, giver en oversigt over de kategorier af dokumenter, som bliver oversat i Parlamentet. |
| --- | --- |

9.

De dokumenter, der har det højeste antal målsprog, er ændringsforslag, udkast til udtalelser og udkast til betænkninger. For alle andre dokumenttyper svinger målsprogene fra ét (først og fremmest engelsk) til fire. Tabel 8, som er udarbejdet til brug for revisionen, giver en oversigt over de kategorier af dokumenter, som bliver oversat i Parlamentet.

Tabel 8

Kategorier af dokumenter, der bliver oversat i Europa-Parlamentet

| Tal fra 1. januar 2003 til 31. maj 2004 | Kategori | % af oversatte sider | Oversættelse til alle sprog obligatorisk | Oversættelse til alle sprog ikke obligatorisk |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Referater | CR | 19,3 % | × | |
| Ændringsforslag | AM | 17,6 % | × | |
| Diverse | DV | 15,1 % | | × |
| Udkast til betænkning | PR | 9,8 % | × | |
| Ændrede betænkninger | RR | 7,3 % | × | |
| Skriftlige forespørgsler | QE | 5,9 % | | × |
| Protokoller | PV | 5,2 % | | × |
| Meddelelser til medlemmerne | CM | 4,2 % | | × |
| Arbejdsdokumenter | DT | 3,2 % | | × |
| Notater | NT | 2,3 % | | × |
| Udkast til udtalelser | PA | 2,2 % | × | |
| Beslutninger | RE | 1,7 % | × | |
| Breve | LT | 1,2 % | | × |
| Dagsordener | OJ | 1,1 % | × | |
| 12 andre specifikke kategorier, der hver tegner sig for højst 1 % af det samlede antal oversatte sider | | 3,9 % | × | × |
| Kilde: Revisionsretten. |

Tal fra 1. januar 2003 til 31. maj 2004

Kategori

% af oversatte sider

Oversættelse til alle sprog obligatorisk

Oversættelse til alle sprog ikke obligatorisk

Referater

CR

19,3 %

×

Ændringsforslag

AM

17,6 %

×

Diverse

DV

15,1 %

×

Udkast til betænkning

PR

9,8 %

×

Ændrede betænkninger

RR

7,3 %

×

Skriftlige forespørgsler

QE

5,9 %

×

Protokoller

PV

5,2 %

×

Meddelelser til medlemmerne

CM

4,2 %

×

Arbejdsdokumenter

DT

3,2 %

×

Notater

NT

2,3 %

×

Udkast til udtalelser

PA

2,2 %

×

Beslutninger

RE

1,7 %

×

Breve

LT

1,2 %

×

Dagsordener

OJ

1,1 %

×

12 andre specifikke kategorier, der hver tegner sig for højst 1 % af det samlede antal oversatte sider

3,9 %

×

×

Kilde: Revisionsretten.

| 10. | Et dokument, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, eller som plenarforsamlingen stemmer om, skal altid oversættes til samtlige officielle sprog, mens det kan besluttes, at arbejdsdokumenter kun oversættes til de sprog, læserne har brug for. |
| --- | --- |

10.

Et dokument, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, eller som plenarforsamlingen stemmer om, skal altid oversættes til samtlige officielle sprog, mens det kan besluttes, at arbejdsdokumenter kun oversættes til de sprog, læserne har brug for.

Rådet

| 11. | I henhold til Rådets forordning nr. 1/1958 og til artikel 14 i Rådets forretningsorden (8) skal dokumenter, der drøftes på Rådets møder, oversættes til alle officielle sprog, medmindre andet vedtages enstemmigt af Rådet på grund af sagens hastende karakter. Ethvert medlem af Rådet kan modsætte sig forhandling, såfremt en tekst ikke er oversat. |
| --- | --- |

11.

I henhold til Rådets forordning nr. 1/1958 og til artikel 14 i Rådets forretningsorden (8) skal dokumenter, der drøftes på Rådets møder, oversættes til alle officielle sprog, medmindre andet vedtages enstemmigt af Rådet på grund af sagens hastende karakter. Ethvert medlem af Rådet kan modsætte sig forhandling, såfremt en tekst ikke er oversat.

| 12. | I bilaget til Retningslinjerne for udarbejdelsen af dokumenter til Rådet og til Rådets forberedende organer er opregnet de såkaldte »core documents« eller centrale dokumenter, som skal oversættes til alle sprog (9). Som anført i retningslinjerne oversættes dokumenter, som ikke er opført på denne liste, ikke til EU-10-sprogene. Disse dokumenter kan eventuelt blive oversat til EU-15-sprogene, såfremt GD A III's arbejdsbyrde tillader det, og såfremt de frister, der er fastsat i forretningsordenen, overholdes. GD A III har beføjelse til at afvise anmodninger om oversættelse af ethvert dokument, som ikke er opført på denne liste. |
| --- | --- |

12.

I bilaget til Retningslinjerne for udarbejdelsen af dokumenter til Rådet og til Rådets forberedende organer er opregnet de såkaldte »core documents« eller centrale dokumenter, som skal oversættes til alle sprog (9). Som anført i retningslinjerne oversættes dokumenter, som ikke er opført på denne liste, ikke til EU-10-sprogene. Disse dokumenter kan eventuelt blive oversat til EU-15-sprogene, såfremt GD A III's arbejdsbyrde tillader det, og såfremt de frister, der er fastsat i forretningsordenen, overholdes. GD A III har beføjelse til at afvise anmodninger om oversættelse af ethvert dokument, som ikke er opført på denne liste.

---

(1)  Kommissionens forretningsorden, K(2000) 3614 (EFT L 308 af 8.12.2000, s. 26).

(2)  I disse notater registreres alle beslutninger, som Kommissionen har vedtaget under mødet (»sammenfattende notat« ved mundtlig procedure) eller i løbet af dagen (»det daglige notat« for de øvrige procedurers vedkommende).

(3)  Dom afsagt af Retten i Første Instans den 19.7.1999, sag T-188/97, Rothmans International BV mod Kommissionen.

(4)  Europa-Kommissionen, notat fra generalsekretæren til generaldirektørerne og kontorcheferne, SEK(2003) 795 af 10.7.2003 (foreligger ikke på dansk).

(5)  Standardforretningsorden — Rådets afgørelse 1999/468/EF — Forretningsorden for udvalget ... (EFT C 38 af 6.2.2001, s. 3).

(6)  Europa-Kommissionen, Generalsekretariatet, arbejdsgruppen om Unionens fremtid og institutionelle spørgsmål, direktøren, Notat til Robert Madelin, generaldirektør for GD SANCO, 23. juni 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242).

(7)  De 20 kategorier i meddelelsen fra maj 2004 dækkede 64 % af oversættelserne i 2004 og ca. 72 % af oversættelserne i 2005 mod 34 % af oversættelserne i 2003. De vigtigste kategorier i 2005 er: lovgivningsforslag og selvstændige retsakter (36 %), statsstøtte og konkurrenceprocedurer (10 %), meddelelser fra Kommissionen (6 %), udbudsprocedurer (7 %) og websider (4 %).

(8)  Rådet afgørelse af 22.3.2004 om vedtagelse af Rådets forretningsorden (2004/338/EF, Euratom) (EUT L 106 af 15.4.2004, s. 22).

(9)  Rådets »core documents« er: udkast til lovgivning på bestemte stadier i lovgivningsprocessen; dagsordener til Rådets møder, »A«-punkt-noter og tilføjelser hertil; dokumenter, der skal vedtages eller drøftes på rådsmøderne; udtalelser fra den juridiske tjeneste; referater af rådsmøder; Rådets svar på skriftlige forespørgsler og mundtlige forespørgsler med forhandling fra Europa-Parlamentet; erklæringer, som formandskabet afgiver på Unionens vegne; pressemeddelelser til Rådets møder; telexer som led i den skriftlige procedure; manualer til brug for medlemsstaternes ministerier; konklusionerne af Det Europæiske Råds formandskab.

---

BILAG II

RETTENS METODE TIL BEREGNING AF DE ANSLÅEDE UDGIFTER TIL OVERSÆTTELSE

| 1. | De samlede udgifter (»udgifter før skat og pension«) omfatter i revisorernes beregning alle direkte og indirekte udgifter forbundet med oversættelsesarbejdet. |
| --- | --- |

1.

De samlede udgifter (»udgifter før skat og pension«) omfatter i revisorernes beregning alle direkte og indirekte udgifter forbundet med oversættelsesarbejdet.

| 2. | Revisorerne har beregnet de udgifter, der skal dækkes over fællesskabsbudgettet (»udgifter efter skat og pension«), ved at trække den fællesskabsskat, som de ansatte oversættere betaler, fra »udgifter før skat og pension« og ved at addere det fiktive bidrag fra arbejdsgiver til de ansatte oversætteres pension (arbejdsgiverbidraget svarer til to gange den ansattes pensionsbidrag). |
| --- | --- |

2.

Revisorerne har beregnet de udgifter, der skal dækkes over fællesskabsbudgettet (»udgifter efter skat og pension«), ved at trække den fællesskabsskat, som de ansatte oversættere betaler, fra »udgifter før skat og pension« og ved at addere det fiktive bidrag fra arbejdsgiver til de ansatte oversætteres pension (arbejdsgiverbidraget svarer til to gange den ansattes pensionsbidrag).

| 3. | Direkte udgifter er personaleudgifterne i forbindelse med de aktiviteter, der har relation til oversættelse, og som udføres af oversættere eller sekretærer (inklusive det forberedende oversættelsesarbejde, som udføres i oversættelsesenhederne, revision og formatering, og eksklusive den tid, der bruges på andre opgaver end oversættelse). |
| --- | --- |

3.

Direkte udgifter er personaleudgifterne i forbindelse med de aktiviteter, der har relation til oversættelse, og som udføres af oversættere eller sekretærer (inklusive det forberedende oversættelsesarbejde, som udføres i oversættelsesenhederne, revision og formatering, og eksklusive den tid, der bruges på andre opgaver end oversættelse).

| 4. | I indirekte udgifter indgår lønninger og tillæg til personale, som ikke udfører egentligt oversættelsesarbejde (terminologer, specialister i arbejdsmetoder, kontorchefer, sprogkonsulenter og overordnet ledelse, freelanceenheden og »Planning«), og en udgiftsandel for den tid, oversætterne bruger på andre aktiviteter end oversættelse eller revision, plus generalomkostninger såsom it, bygninger og kontorudstyr, personaleforvaltning mv., som til dels ikke forvaltes direkte af oversættelsestjenesterne. Denne opdeling i direkte og indirekte udgifter er foretaget efter aftale med institutionerne. |
| --- | --- |

4.

I indirekte udgifter indgår lønninger og tillæg til personale, som ikke udfører egentligt oversættelsesarbejde (terminologer, specialister i arbejdsmetoder, kontorchefer, sprogkonsulenter og overordnet ledelse, freelanceenheden og »Planning«), og en udgiftsandel for den tid, oversætterne bruger på andre aktiviteter end oversættelse eller revision, plus generalomkostninger såsom it, bygninger og kontorudstyr, personaleforvaltning mv., som til dels ikke forvaltes direkte af oversættelsestjenesterne. Denne opdeling i direkte og indirekte udgifter er foretaget efter aftale med institutionerne.

| 5. | Til beregning af personaleudgifterne er brugt følgende elementer:






  — | de gennemsnitlige personaleudgifter, som Kommissionens Generaldirektorat for Personale og Administration har beregnet dem for hver lønklasse. I disse udgifter indgår lønninger og alle former for tillæg. Revisionsholdet tog to forskellige former for gennemsnitlige personaleudgifter i betragtning: før og efter fradrag af skat og med tillæg af pensionsbidrag (1) |
| --- | --- | --- |

5.

Til beregning af personaleudgifterne er brugt følgende elementer:

—

de gennemsnitlige personaleudgifter, som Kommissionens Generaldirektorat for Personale og Administration har beregnet dem for hver lønklasse. I disse udgifter indgår lønninger og alle former for tillæg. Revisionsholdet tog to forskellige former for gennemsnitlige personaleudgifter i betragtning: før og efter fradrag af skat og med tillæg af pensionsbidrag (1)

| — | lønklassesammensætningen i oversættelsestjenesten i hver institution |
| --- | --- |

—

lønklassesammensætningen i oversættelsestjenesten i hver institution

| — | udgifterne til bygninger (5 854 euro pr. tjenestemand) som beregnet af en ekstern konsulent i samarbejde med institutionerne |
| --- | --- |

—

udgifterne til bygninger (5 854 euro pr. tjenestemand) som beregnet af en ekstern konsulent i samarbejde med institutionerne

| — | oversættelsestjenesternes procentuelle andel af de gennemsnitlige udgifter til løn- og personaleforvaltning — for Kommissionens vedkommende beregnet af DGT og for de øvrige institutioners vedkommende beregnet af en ekstern konsulent. |
| --- | --- |

—

oversættelsestjenesternes procentuelle andel af de gennemsnitlige udgifter til løn- og personaleforvaltning — for Kommissionens vedkommende beregnet af DGT og for de øvrige institutioners vedkommende beregnet af en ekstern konsulent.

| 6. | Beløbet for it-udgifterne er beregnet på grundlag af gennemførelsen af de relevante budgetposter på 2003-budgettet og det gennemsnitlige beløb for anskaffelse af it-udstyr og vedligeholdelse af it-udstyr i henhold til it-tjenestens og økonomitjenestens beregninger. |
| --- | --- |

6.

Beløbet for it-udgifterne er beregnet på grundlag af gennemførelsen af de relevante budgetposter på 2003-budgettet og det gennemsnitlige beløb for anskaffelse af it-udstyr og vedligeholdelse af it-udstyr i henhold til it-tjenestens og økonomitjenestens beregninger.

| 7. | Eftersom interne oversættere foretager kvalitetskontrol og revision af oversættelser, som freelanceoversættere har lavet, er en del af tidsforbruget og de dermed forbundne omkostninger allokeret til ekstern oversættelse. |
| --- | --- |

7.

Eftersom interne oversættere foretager kvalitetskontrol og revision af oversættelser, som freelanceoversættere har lavet, er en del af tidsforbruget og de dermed forbundne omkostninger allokeret til ekstern oversættelse.

| 8. | Udgiften pr. side er beregnet som de tre institutioners samlede udgifter til oversættelse divideret med antal sider oversat pr. år (jf. tabel 2, 3 og 4). Retten har brugt Kommissionens og Parlamentets officielle tal for antal oversatte sider, som beregnet af DGT og GD VII, fordi disse to institutioner bruger metoder til optælling af sider, der giver sammenlignelige resultater (jf. fodnote 8 og 9 i beretningen). Rådets officielle tal for 2003 var blot baseret på antal trykte sider i hvert dokument og ikke på antal typeenheder, der skulle oversættes, og derfor har Retten beregnet den gennemsnitlige justeringsfaktor for en stikprøve på 100 dokumenter (2). Retten har beregnet et sammenligneligt produktionstal ved at gange denne gennemsnitlige justeringsfaktor med GD A III's officielle tal for trykte sider. |
| --- | --- |

8.

Udgiften pr. side er beregnet som de tre institutioners samlede udgifter til oversættelse divideret med antal sider oversat pr. år (jf. tabel 2, 3 og 4). Retten har brugt Kommissionens og Parlamentets officielle tal for antal oversatte sider, som beregnet af DGT og GD VII, fordi disse to institutioner bruger metoder til optælling af sider, der giver sammenlignelige resultater (jf. fodnote 8 og 9 i beretningen). Rådets officielle tal for 2003 var blot baseret på antal trykte sider i hvert dokument og ikke på antal typeenheder, der skulle oversættes, og derfor har Retten beregnet den gennemsnitlige justeringsfaktor for en stikprøve på 100 dokumenter (2). Retten har beregnet et sammenligneligt produktionstal ved at gange denne gennemsnitlige justeringsfaktor med GD A III's officielle tal for trykte sider.

| 9. | Rettens beregning af udgiften pr. side er ikke de samlede udgifter til flersprogethed, for udgiften til jurist-linguisternes revision og de supplerende udgifter til offentliggørelse af dokumenterne på 20 sprog indgår ikke i den. Eftersom der i løbet af lovgivningsprocessen bliver oversat mange på hinanden følgende versioner af det samme forslag til lovgivning, er de faktiske udgifter til den lovgivning, der er vedtaget, et multiplum af det beløb, der er anført som udgiften pr. side i tabel 2 i denne særberetning. Som eksempel kan nævnes, at der blev oversat 15 versioner af EU-forfatningen. |
| --- | --- |

9.

Rettens beregning af udgiften pr. side er ikke de samlede udgifter til flersprogethed, for udgiften til jurist-linguisternes revision og de supplerende udgifter til offentliggørelse af dokumenterne på 20 sprog indgår ikke i den. Eftersom der i løbet af lovgivningsprocessen bliver oversat mange på hinanden følgende versioner af det samme forslag til lovgivning, er de faktiske udgifter til den lovgivning, der er vedtaget, et multiplum af det beløb, der er anført som udgiften pr. side i tabel 2 i denne særberetning. Som eksempel kan nævnes, at der blev oversat 15 versioner af EU-forfatningen.

---

(1)  Kommissionens pensionsbidrag er anslået til 16,5 % af bruttolønnen eller to gange de ansattes bidrag.

(2)  På hvert dokument i stikprøven er der anvendt en justeringsfaktor på det optalte antal sider for at gøre stikprøvens dokumenter sammenlignelige med de andre institutioners dokumenter. Justeringsfaktoren er beregnet som forholdet mellem på den ene side antallet af typeenheder (eller, såfremt dokumentet er en ny version af et dokument, der allerede er oversat, antal ændrede typeenheder forhøjet med 50 %, sådan som DGT gør det ved interne oversættelser) uden mellemrum divideret med 1 500 og rundet op til et helt tal og på den anden side det faktiske antal sider.

---

PARLAMENTETS SVAR

| 1. | I Europa-Parlamentet er antallet af arbejdssprog ikke blevet reduceret. Tværtimod skal samtlige dokumenter til plenarmøder og møder i de officielle organer oversættes til samtlige EU-arbejdssprog. |
| --- | --- |

1.

I Europa-Parlamentet er antallet af arbejdssprog ikke blevet reduceret. Tværtimod skal samtlige dokumenter til plenarmøder og møder i de officielle organer oversættes til samtlige EU-arbejdssprog.

| 13.-14. | Hvad angår oversættelse anvender Parlamentet sin forretningsorden og den adfærdskodeks om flersprogethed, som Præsidiet har vedtaget, og som trådte i kraft den 1. maj 2004.
  Selv om adfærdskodeksen ikke er et egentligt godkendelsessystem, fastlægges der dog en hierarkisk fortegnelse over de organer, der kan anmode om oversættelser, og der fastlægges en række prioriteringer for de kategorier af dokumenter, der skal oversættes internt og eksternt, inden for de forskellige lovgivningsprocedurer, en rækkefølge for prioriterede sprog og frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger samt regler for oversættelsesteksters længde. Kodeksen fastsætter også vilkårene for udtrykkelig godkendelse af anmodninger fra enheder, der ikke står på listen over autoriserede brugere. Sådanne anmodninger forelægges Præsidiet, og der gives kun autorisation, såfremt det pågældende dokument er væsentligt for den parlamentariske aktivitet. |
| --- | --- |

13.-14.

Hvad angår oversættelse anvender Parlamentet sin forretningsorden og den adfærdskodeks om flersprogethed, som Præsidiet har vedtaget, og som trådte i kraft den 1. maj 2004.

Selv om adfærdskodeksen ikke er et egentligt godkendelsessystem, fastlægges der dog en hierarkisk fortegnelse over de organer, der kan anmode om oversættelser, og der fastlægges en række prioriteringer for de kategorier af dokumenter, der skal oversættes internt og eksternt, inden for de forskellige lovgivningsprocedurer, en rækkefølge for prioriterede sprog og frister for indgivelse af oversættelsesanmodninger samt regler for oversættelsesteksters længde. Kodeksen fastsætter også vilkårene for udtrykkelig godkendelse af anmodninger fra enheder, der ikke står på listen over autoriserede brugere. Sådanne anmodninger forelægges Præsidiet, og der gives kun autorisation, såfremt det pågældende dokument er væsentligt for den parlamentariske aktivitet.

| 15.-16. | Adgang til systemet gives kun efter anmodning fra den ansvarlige for en brugertjeneste. I forbindelse med en gennemgribende ændring af edb-systemet GEPRO (ITMS-projektet) skal samtlige eksisterende adgangstilladelser fornys, og antallet vil så vidt muligt blive reduceret ved den lejlighed. Den risiko, Retten henviser til, er efter Parlamentets opfattelse minimal på grund af de begrænsninger, der ligger i de ovennævnte bestemmelser.
  Se også svar på punkt 13.-14. ovenfor. |
| --- | --- |

15.-16.

Adgang til systemet gives kun efter anmodning fra den ansvarlige for en brugertjeneste. I forbindelse med en gennemgribende ændring af edb-systemet GEPRO (ITMS-projektet) skal samtlige eksisterende adgangstilladelser fornys, og antallet vil så vidt muligt blive reduceret ved den lejlighed. Den risiko, Retten henviser til, er efter Parlamentets opfattelse minimal på grund af de begrænsninger, der ligger i de ovennævnte bestemmelser.

Se også svar på punkt 13.-14. ovenfor.

| 17. | Det sker, om end ikke hyppigt, at Planning reducerer antallet af ønskede sprog, dels i henhold til bestemmelserne om sprogprofil eller i lyset af andre specifikke forhold, som rekvirenten måske ikke har taget højde for.
  I ca. 90 % af tilfældene foreligger oversættelserne før mødedatoen. I de tilfælde, hvor det viser sig umuligt at overholde fristerne, foretages der kun oversættelse, hvis teksterne skal danne grundlag for den efterfølgende fase i proceduren. |
| --- | --- |

17.

Det sker, om end ikke hyppigt, at Planning reducerer antallet af ønskede sprog, dels i henhold til bestemmelserne om sprogprofil eller i lyset af andre specifikke forhold, som rekvirenten måske ikke har taget højde for.

I ca. 90 % af tilfældene foreligger oversættelserne før mødedatoen. I de tilfælde, hvor det viser sig umuligt at overholde fristerne, foretages der kun oversættelse, hvis teksterne skal danne grundlag for den efterfølgende fase i proceduren.

| 20. | I april 2006 var situationen som følger: 238 oversættere HTÆ (HTÆ = heltidsækvivalenter), heraf 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, samt 5 enhedsledere (CS, LV, PL, SK, SL) og 1 interimsleder (MT) var beskæftiget med oversættelse til EU-10-sprogene. |
| --- | --- |

20.

I april 2006 var situationen som følger: 238 oversættere HTÆ (HTÆ = heltidsækvivalenter), heraf 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, samt 5 enhedsledere (CS, LV, PL, SK, SL) og 1 interimsleder (MT) var beskæftiget med oversættelse til EU-10-sprogene.

| 23. | I Europa-Parlamentet har det næsten altid været muligt at sikre, at oversættelsen fra de nye sprog foretages af oversættere, der har målsproget som deres modersmål.
  Parlamentet begrænser ikke antallet af arbejdssprog og anvender ikke »proceduresprog«. (se også svar på punkt 1). |
| --- | --- |

23.

I Europa-Parlamentet har det næsten altid været muligt at sikre, at oversættelsen fra de nye sprog foretages af oversættere, der har målsproget som deres modersmål.

Parlamentet begrænser ikke antallet af arbejdssprog og anvender ikke »proceduresprog«. (se også svar på punkt 1).

| 26. | Parlamentet anvender ikke begrebet »proceduresprog«. (se punkt 23). |
| --- | --- |

26.

Parlamentet anvender ikke begrebet »proceduresprog«. (se punkt 23).

| 32.-33. | I adfærdskodeksen indførtes begrebet sprogprofiler. Som Retten anfører, oversættes dokumenter, som behandles i parlamentsudvalgene, kun til de sprog, der er repræsenteret i udvalget ved udvalgsmedlemmerne og deres stedfortrædere. |
| --- | --- |

32.-33.

I adfærdskodeksen indførtes begrebet sprogprofiler. Som Retten anfører, oversættes dokumenter, som behandles i parlamentsudvalgene, kun til de sprog, der er repræsenteret i udvalget ved udvalgsmedlemmerne og deres stedfortrædere.

| 36. | Efter Parlamentets opfattelse er de forskellige tilgange ikke inkonsekvente, fordi de svarer til den enkelte institutions specifikke behov, der varierer fra institution til institution. |
| --- | --- |

36.

Efter Parlamentets opfattelse er de forskellige tilgange ikke inkonsekvente, fordi de svarer til den enkelte institutions specifikke behov, der varierer fra institution til institution.

| 37. | Parlamentet ønsker at henlede Rettens opmærksomhed på den kvalitetshandlingsplan, CITI har udarbejdet efter anmodning fra institutionernes generalsekretærer, og som snart træder i kraft. Denne handlingsplan omfatter 14 konkrete foranstaltninger, hvoraf nogle er fælles for oversættelses- og for tolketjenesten, på områder som menneskelige ressourcer, originalteksternes og oversættelsernes tekniske og sproglige kvalitet, dokumentation, terminologi og hjælpeværktøjer. Efter planen skal der udnævnes en ansvarlig for kvaliteten i de enkelte tjenester. |
| --- | --- |

37.

Parlamentet ønsker at henlede Rettens opmærksomhed på den kvalitetshandlingsplan, CITI har udarbejdet efter anmodning fra institutionernes generalsekretærer, og som snart træder i kraft. Denne handlingsplan omfatter 14 konkrete foranstaltninger, hvoraf nogle er fælles for oversættelses- og for tolketjenesten, på områder som menneskelige ressourcer, originalteksternes og oversættelsernes tekniske og sproglige kvalitet, dokumentation, terminologi og hjælpeværktøjer. Efter planen skal der udnævnes en ansvarlig for kvaliteten i de enkelte tjenester.

| 39. | Det er vigtigt at understrege, at kontrollen i Europa-Parlamentet systematisk omfatter samtlige fejltyper, herunder anvendelsen af den korrekte terminologi. |
| --- | --- |

39.

Det er vigtigt at understrege, at kontrollen i Europa-Parlamentet systematisk omfatter samtlige fejltyper, herunder anvendelsen af den korrekte terminologi.

| 40. | Der findes ganske vist ikke særlige instrumenter til måling af, hvor tilfredse brugerne er, men der findes en procedure for indgivelse af klager med en dertil hørende blanket. Det skal tilføjes, at »kunderne« i EU-institutionerne og i særdeleshed parlamentsmedlemmerne er tilstrækkeligt tætte på generalsekretæren til, at de til enhver tid kan give udtryk for en eventuel utilfredshed uden nogen særlig procedure. |
| --- | --- |

40.

Der findes ganske vist ikke særlige instrumenter til måling af, hvor tilfredse brugerne er, men der findes en procedure for indgivelse af klager med en dertil hørende blanket. Det skal tilføjes, at »kunderne« i EU-institutionerne og i særdeleshed parlamentsmedlemmerne er tilstrækkeligt tætte på generalsekretæren til, at de til enhver tid kan give udtryk for en eventuel utilfredshed uden nogen særlig procedure.

| 47. | Det er korrekt, at det nuværende forvaltningssystem ikke giver mulighed for at anvende denne bestemmelse i adfærdskodeksen. ITMS-projektet, der nu er ved at blive udviklet, indeholder et faktureringsmodul til dette formål. |
| --- | --- |

47.

Det er korrekt, at det nuværende forvaltningssystem ikke giver mulighed for at anvende denne bestemmelse i adfærdskodeksen. ITMS-projektet, der nu er ved at blive udviklet, indeholder et faktureringsmodul til dette formål.

| 52. | Som Retten påpeger, er det vigtigt, at faktorer som kvalitet, frister og dokumenternes art tages med i betragtning, når man ser på prisindikatoren, der ikke i sig selv siger noget om oversættelsesarbejdet. |
| --- | --- |

52.

Som Retten påpeger, er det vigtigt, at faktorer som kvalitet, frister og dokumenternes art tages med i betragtning, når man ser på prisindikatoren, der ikke i sig selv siger noget om oversættelsesarbejdet.

| 53. | Parlamentets oversættelsestjeneste og Planning er begyndt at udarbejde statistikker, der dækker tre af de punkter, der omtales:






  a) | det samlede antal anmodninger |
| --- | --- | --- |

53.

Parlamentets oversættelsestjeneste og Planning er begyndt at udarbejde statistikker, der dækker tre af de punkter, der omtales:

a)

det samlede antal anmodninger

| c) | manglende overholdelse af fristen for indgivelse (= overtrædelse af adfærdskodeksen) |
| --- | --- |

c)

manglende overholdelse af fristen for indgivelse (= overtrædelse af adfærdskodeksen)

| d) | antal oversatte sider pr. ordregivende enhed/sprogkombination. |
| --- | --- |

d)

antal oversatte sider pr. ordregivende enhed/sprogkombination.

Formålet med disse statistikker er at udarbejde præstationsindikatorer, så ledelsen kan træffe passende foranstaltninger.

| 56. | En sådan planlægning er nødvendig, men visse aspekter af en politisk institutions arbejde vil i sagens natur altid være uforudsigelig. |
| --- | --- |

56.

En sådan planlægning er nødvendig, men visse aspekter af en politisk institutions arbejde vil i sagens natur altid være uforudsigelig.

| 66. | Parlamentet har indledt en forundersøgelse til et nyt forvaltningssystem (T-Flow). Dette system, der vil løse de forhold, Retten påpeger, er nu i udviklingsfasen og vil være operationelt i efteråret 2006. |
| --- | --- |

66.

Parlamentet har indledt en forundersøgelse til et nyt forvaltningssystem (T-Flow). Dette system, der vil løse de forhold, Retten påpeger, er nu i udviklingsfasen og vil være operationelt i efteråret 2006.

| 67. | Den spredning af dokumenter, Retten påpeger, er ved at blive undersøgt af de kompetente edb-tjenester. Oversættelsesenhederne har naturligvis en samling af oversættelser, der gør det muligt at fremfinde allerede oversatte tekster. |
| --- | --- |

67.

Den spredning af dokumenter, Retten påpeger, er ved at blive undersøgt af de kompetente edb-tjenester. Oversættelsesenhederne har naturligvis en samling af oversættelser, der gør det muligt at fremfinde allerede oversatte tekster.

| 69. | Forholdet er 1:2 for EU-15 sprogene. For EU-10-sprogene er forholdet mellem sekretærer/oversættere på nuværende tidspunkt ca. 0,7:2 og forventes ikke at overstige 0,8:2. |
| --- | --- |

69.

Forholdet er 1:2 for EU-15 sprogene. For EU-10-sprogene er forholdet mellem sekretærer/oversættere på nuværende tidspunkt ca. 0,7:2 og forventes ikke at overstige 0,8:2.

| 70. | Det er korrekt, at brugen af it-redskaber er uensartet, og at arbejdsmetoderne til tider varierer meget. Det skyldes især den store aldersspredning blandt personalet. Men takket være de ældre oversætteres store erfaring er produktiviteten pr. medarbejder stort set den samme. Parlamentets Præsidium, der ønsker en bedre udnyttelse af de nye teknologier, har pålagt generalsekretæren at forelægge en rapport om dette spørgsmål, og Parlamentets tjenester er for øjeblikket i gang med dette arbejde. |
| --- | --- |

70.

Det er korrekt, at brugen af it-redskaber er uensartet, og at arbejdsmetoderne til tider varierer meget. Det skyldes især den store aldersspredning blandt personalet. Men takket være de ældre oversætteres store erfaring er produktiviteten pr. medarbejder stort set den samme. Parlamentets Præsidium, der ønsker en bedre udnyttelse af de nye teknologier, har pålagt generalsekretæren at forelægge en rapport om dette spørgsmål, og Parlamentets tjenester er for øjeblikket i gang med dette arbejde.

| 73. | Det er nødvendigt at nuancere bemærkningen vedrørende udnyttelsen af den interne kapacitet i den franske oversættelsesenhed. Denne er ikke blevet underudnyttet, men udnyttet til andre supplerende opgaver. Den franske oversættelsesenhed har mere præcist stået for integrationen og forvaltningen af de nye polske og litauiske enheder og for sprogkurser i oversættelse fra EU-10-sprogene. Ud over disse supplerende opgaver har enheden også været relæ for de øvrige sprog og foretaget transskription og revision af det fuldstændige forhandlingsreferat over plenarmøderne og af »den økonomiske og monetære dialog«. |
| --- | --- |

73.

Det er nødvendigt at nuancere bemærkningen vedrørende udnyttelsen af den interne kapacitet i den franske oversættelsesenhed. Denne er ikke blevet underudnyttet, men udnyttet til andre supplerende opgaver. Den franske oversættelsesenhed har mere præcist stået for integrationen og forvaltningen af de nye polske og litauiske enheder og for sprogkurser i oversættelse fra EU-10-sprogene. Ud over disse supplerende opgaver har enheden også været relæ for de øvrige sprog og foretaget transskription og revision af det fuldstændige forhandlingsreferat over plenarmøderne og af »den økonomiske og monetære dialog«.

| 74. | Bemærkningen skal præciseres, for som Retten konstaterer, blev outsourcing af oversættelserne suspenderet i referenceperioden, med undtagelse af CRE.
  Hvad angår de faste outsourcing-satser, er de kun på overfladen i modstrid med den samlede formindskede arbejdsbyrde. Grunden til, at den gennemsnitlige outsourcing-sats næsten har været konstant til trods for faldet i arbejdsbyrden. er den voldsomme koncentration af arbejdspresset i første halvdel af året, hvilket har medført en mere intensiv outsourcing i denne periode. |
| --- | --- |

74.

Bemærkningen skal præciseres, for som Retten konstaterer, blev outsourcing af oversættelserne suspenderet i referenceperioden, med undtagelse af CRE.

Hvad angår de faste outsourcing-satser, er de kun på overfladen i modstrid med den samlede formindskede arbejdsbyrde. Grunden til, at den gennemsnitlige outsourcing-sats næsten har været konstant til trods for faldet i arbejdsbyrden. er den voldsomme koncentration af arbejdspresset i første halvdel af året, hvilket har medført en mere intensiv outsourcing i denne periode.

| 83. | Parlamentet kan ikke bekræfte Rettens konklusion om, at de to nævnte enheder skulle have en lavere produktivitet, fordi de har haft arbejdsopgaver, der af indhold og art har været anderledes end de øvrige enheders — men som også har lagt beslag på personale. Det forhold, at den engelske og den franske enhed producerer færre internt oversatte sider end gennemsnittet, skyldes deres rolle som relæsprog for oversættelsen fra mindre udbredte originalsprog, det større antal originalsprogssider, der skal revideres og redigeres, den mere omfattende mængde CRE, der skal transskriberes og revideres og forvaltningen af en række nye enheder og uddannelse i EU-10-sprog. Endvidere har den engelske afdeling siden efteråret 2005 foretaget en systematisk kontrol med originalteksterne i samarbejde med Tabling Office.
  Se også svar på punkt 73. |
| --- | --- |

83.

Parlamentet kan ikke bekræfte Rettens konklusion om, at de to nævnte enheder skulle have en lavere produktivitet, fordi de har haft arbejdsopgaver, der af indhold og art har været anderledes end de øvrige enheders — men som også har lagt beslag på personale. Det forhold, at den engelske og den franske enhed producerer færre internt oversatte sider end gennemsnittet, skyldes deres rolle som relæsprog for oversættelsen fra mindre udbredte originalsprog, det større antal originalsprogssider, der skal revideres og redigeres, den mere omfattende mængde CRE, der skal transskriberes og revideres og forvaltningen af en række nye enheder og uddannelse i EU-10-sprog. Endvidere har den engelske afdeling siden efteråret 2005 foretaget en systematisk kontrol med originalteksterne i samarbejde med Tabling Office.

Se også svar på punkt 73.

| 95. | I tilfælde af et for stort arbejdspres i sprogenhederne undersøger Planning først mulighederne for en udligning af arbejdsbyrden, naturligvis under hensyntagen til sprogkombinationer og aflastningsmuligheder i de øvrige institutioner.
  EU-10-sprogene er kun midlertidigt undtaget fra dette. På sigt, når EU-10-enhederne er nået op på fuld personalestyrke, deltager de på samme vis som EU-15-sprogene.
  Generelt skal det understreges, at arbejdsudligningsordningen først gik ind i en aktiv samarbejdsfase mellem institutionernes Planning-afdelinger i januar 2006. Statistikkerne for første kvartal af 2006 viser en væsentlig stigning i arbejdsudvekslingen. |
| --- | --- |

95.

I tilfælde af et for stort arbejdspres i sprogenhederne undersøger Planning først mulighederne for en udligning af arbejdsbyrden, naturligvis under hensyntagen til sprogkombinationer og aflastningsmuligheder i de øvrige institutioner.

EU-10-sprogene er kun midlertidigt undtaget fra dette. På sigt, når EU-10-enhederne er nået op på fuld personalestyrke, deltager de på samme vis som EU-15-sprogene.

Generelt skal det understreges, at arbejdsudligningsordningen først gik ind i en aktiv samarbejdsfase mellem institutionernes Planning-afdelinger i januar 2006. Statistikkerne for første kvartal af 2006 viser en væsentlig stigning i arbejdsudvekslingen.

| 96.-109. | Parlamentet tager Rettens anbefalinger som helhed til efterretning og vil naturligvis følge dem op på passende vis. F.eks. er en ad hoc-arbejdsgruppe ved at foretage en revision af adfærdskodeksen. Forskellige it-udviklinger vedrørende forskellige aspekter, som Retten har påpeget, er også i gang. |
| --- | --- |

96.-109.

Parlamentet tager Rettens anbefalinger som helhed til efterretning og vil naturligvis følge dem op på passende vis. F.eks. er en ad hoc-arbejdsgruppe ved at foretage en revision af adfærdskodeksen. Forskellige it-udviklinger vedrørende forskellige aspekter, som Retten har påpeget, er også i gang.

---

RÅDETS SVAR

GENERELLE BEMÆRKNINGER

Generalsekretariatet for Rådet hilser den første revision af oversættelsesudgifterne i nogle af EU-institutionerne velkommen og erkender, at den er nyttig. Det vil gøre opmærksom på, at der i forbindelse med nogle af de aspekter, der er blevet kritiseret under revisionen, allerede er gennemført eller aktivt overvejes ændringer i sprogafdelingen.

Rådssekretariatet vil dog gerne understrege, at det i forbindelse med den store udfordring, som udvidelsen var, for hele sin struktur har iværksat en kontrolleret tilgang, der blev godkendt på højeste politiske niveau i 2002, og som har gjort det muligt at begrænse de budgetmæssige følger af udvidelsen for de administrative omkostninger.

Især på oversættelsesområdet, hvor en ekstrapolering af de tilgange, der blev fulgt ved de tidligere udvidelser, ville have medført en personaleforøgelse i sprogafdelingen på ca. 765 nye tjenestemænd, vil ovennævnte kontrollerede tilgang sikre en drastisk nedgang i de samlede tal, når disse foranstaltninger er fuldt ud operationelle. Rådssekretariatet vil ved udgangen af den nuværende tilpasnings- og justeringsperiode have færre oversættere for EU med 25 medlemsstater (551), end det havde for EU med 15 medlemsstater (578).

Dette resultat er bl.a. blevet muligt ved at begrænse oversættelsen til de dokumenter, der skønnes væsentlige for den politiske og lovgivende proces (de såkaldte kernedokumenter), ved at gennemføre en dybtgående rationalisering af oversættelsestjenesterne og ved at vedtage retningslinjer for udarbejdelsen, indholdet, registreringen og længden af Rådets dokumenter. Rådssekretariatet har herved vist vejen for de andre institutioner.

Rådssekretariatet erkender, at det som en konsekvens af denne tilgang nu har et overkapacitetsproblem i EU-15-sprogenhederne, men understreger den forbigående og ikke-strukturelle karakter af denne situation, der efter dets opfattelse skal vurderes ud fra et dynamisk synspunkt under behørig hensyntagen til de ubestridelige fordele, der vil være på mellemlang og lang sigt i form af kontrol med de administrative udgifter.

Rådssekretariatet gør også opmærksom på, at Rådet som det sidste led i lovgivningskæden forud for godkendelsen og offentliggørelsen af lovgivning på de tyve sprog, sammen med Europa-Parlamentet, når der er fælles beslutningstagning, må sikre, at den lovgivning, som Rådet vedtager, er af den højeste kvalitet, hvilket medlemsstaterne gentagne gange har anmodet om. Dette gælder også Rådets politiske tekster.

Den kvalitetskontrolprocedure, der er nødvendig for at sikre en sådan kvalitet og konsistens, medfører naturligvis ekstraomkostninger. Til forskel fra de andre institutioner, der kan lade visse dokumenter oversætte i freelance-bureauer for at reducere omkostningerne, har Rådssekretariatet ikke denne mulighed, da oversættelse internt i institutionen er den bedste og mest omkostningseffektive måde at sikre denne kvalitet på. Behovet for tekster af høj kvalitet til offentliggørelse har naturligvis en stor virkning på oversættelsesomkostningerne i Rådet.

Rådssekretariatet er imidlertid i gang med at løse dette overkapacitetsproblem på en proaktiv måde og med et policy-mix, der tager alle aspekter af problemet op samtidig. Ud over at de oversættere og sekretærer, der har forladt de ni EU-15-sprogenheder (undtagen den engelske og den franske) efter 2002, ikke er blevet erstattet, opfordres oversættelsesafdelingernes personale aktivt til at søge ledige stillinger i andre generaldirektorater og direktorater. Der er ved at blive iværksat et særligt omplaceringsprogram, der omfatter fastlæggelse af passende stillinger, uddannelse til nye funktioner og motivation til forandring.

Rådssekretariatet deltager endvidere aktivt i det interinstitutionelle »workload balancing«-projekt som nettobidragyder og overvejer også interinstitutionel mobilitet og andre eventuelle foranstaltninger, der er fastsat i tjenestemandsvedtægten.

Rådssekretariatet har derfor tillid til, at det vil kunne afhjælpe de svagheder, der er fremhævet i beretningen, især dem, der er af midlertidig karakter, og at det effektivt vil kunne udføre sin opgave inden for de grænser, der er fastsat for dets operationer.

BEMÆRKNINGER TIL REVISIONSRETTENS RESULTATER

RESUMÉ

| III. | Selv om Rådssekretariatet ikke har skriftlige retningslinjer for oversættelse, sikrer Afdelingen for Koordination og Dokumentfremstilling (Centralkoordinationen) en kontrolleret produktion af oversættelser. |
| --- | --- |

III.

Selv om Rådssekretariatet ikke har skriftlige retningslinjer for oversættelse, sikrer Afdelingen for Koordination og Dokumentfremstilling (Centralkoordinationen) en kontrolleret produktion af oversættelser.

| IV. | Problemerne i 2004 i forbindelse med EU-10-sprogene skyldtes vanskelighederne med at rekruttere personale (se bemærkningerne i punkt 19 nedenfor). Kvaliteten og den rettidige levering af oversættelser blev forbedret betydeligt i 2005. I 2006 kan denne forbedring ses i det reducerede antal anmodninger om, at oversættelser sendes til freelance-bureauer. |
| --- | --- |

IV.

Problemerne i 2004 i forbindelse med EU-10-sprogene skyldtes vanskelighederne med at rekruttere personale (se bemærkningerne i punkt 19 nedenfor). Kvaliteten og den rettidige levering af oversættelser blev forbedret betydeligt i 2005. I 2006 kan denne forbedring ses i det reducerede antal anmodninger om, at oversættelser sendes til freelance-bureauer.

| V. | I anden halvdel af 2005 genoptog lederen af Centralkoordinationen de nære kontakter med de faste repræsentationer, især fra EU-10, med henblik på:






  a) | at få feedback om:






  — | oversættelsernes kvalitet |
| --- | --- | --- | --- |

V.

I anden halvdel af 2005 genoptog lederen af Centralkoordinationen de nære kontakter med de faste repræsentationer, især fra EU-10, med henblik på:

a)

at få feedback om:

—

oversættelsernes kvalitet

| — | mængden af oversatte dokumenter |
| --- | --- |

—

mængden af oversatte dokumenter

| — | hvorvidt disse dokumenter er til rådighed på møderne |
| --- | --- |

—

hvorvidt disse dokumenter er til rådighed på møderne

| — | forbindelserne mellem på den ene side Koordinationen og Dokumentfremstillingen og oversættelsesholdene og på den anden side de faste repræsentationer og de nationale myndigheder |
| --- | --- |

—

forbindelserne mellem på den ene side Koordinationen og Dokumentfremstillingen og oversættelsesholdene og på den anden side de faste repræsentationer og de nationale myndigheder

| b) | at udveksle oplysninger om:






  — | Rådets funktion, dvs. dokumentkredsløbet |
| --- | --- | --- |

b)

at udveksle oplysninger om:

—

Rådets funktion, dvs. dokumentkredsløbet

| — | oversættelsesholdenes situation, især med hensyn til personale |
| --- | --- |

—

oversættelsesholdenes situation, især med hensyn til personale

| — | generelle spørgsmål om terminologi, tidsfrister, osv. |
| --- | --- |

—

generelle spørgsmål om terminologi, tidsfrister, osv.

Der indføres i den nærmeste fremtid en postkasse. Denne postkasse vil samle alle bemærkninger fra delegationerne, give et overblik over opfattelsen af kvaliteten af Rådets oversættelser og forbedre synergien mellem oversættelsesholdene og delegationerne, og delegationerne blev underrettet herom den 5. maj 2006.

| VI. | Generalsekretariatet for Rådet agter at indføre en ordning, der vil muliggøre en permanent gennemgang af oversættelsesomkostningerne. Der er imidlertid gode grunde til, at Rådssekretariatets oversættelser er kostbare, og disse drøftes i nærmere enkeltheder andetsteds i dette dokument: den særlige karakter af Rådets arbejde og dets tidsfrister, behovet for at sikre en passende kvalitet for lovgivningsdokumenter nær produktionskædens slutning og de midlertidige strukturelle årsager, der er forbundet med direktoratets omstrukturering. |
| --- | --- |

VI.

Generalsekretariatet for Rådet agter at indføre en ordning, der vil muliggøre en permanent gennemgang af oversættelsesomkostningerne. Der er imidlertid gode grunde til, at Rådssekretariatets oversættelser er kostbare, og disse drøftes i nærmere enkeltheder andetsteds i dette dokument: den særlige karakter af Rådets arbejde og dets tidsfrister, behovet for at sikre en passende kvalitet for lovgivningsdokumenter nær produktionskædens slutning og de midlertidige strukturelle årsager, der er forbundet med direktoratets omstrukturering.

| VII. | Rådssekretariatet agter at reducere overkapaciteten, f.eks. ved hjælp af intern omrokering (til andre GD'er) og interinstitutionel mobilitet (til oversættelsesafdelinger i andre institutioner).
  Desuden er Rådssekretariatet ved at undersøge alle de muligheder, der findes i tjenestemandsvedtægten. |
| --- | --- |

VII.

Rådssekretariatet agter at reducere overkapaciteten, f.eks. ved hjælp af intern omrokering (til andre GD'er) og interinstitutionel mobilitet (til oversættelsesafdelinger i andre institutioner).

Desuden er Rådssekretariatet ved at undersøge alle de muligheder, der findes i tjenestemandsvedtægten.

| VIII. | Rådssekretariatet er en stor bidragyder til workload balancing-ordningen og står for oversættelsen af 55 % af det samlede antal sider, der blev behandlet inden for denne ordning i 2005. |
| --- | --- |

VIII.

Rådssekretariatet er en stor bidragyder til workload balancing-ordningen og står for oversættelsen af 55 % af det samlede antal sider, der blev behandlet inden for denne ordning i 2005.

| IX. | Rådssekretariatet har i 2004 og 2005 udviklet en sammenhængende politik for anvendelsen af moderne teknologi. Alle de nye sprogenheder har arbejdet med de disponible it-instrumenter siden deres oprettelse, og denne politik er for øjeblikket ved at blive indført i de »gamle« sprogafdelinger sammen med udviklingen af passende it-redskaber. |
| --- | --- |

IX.

Rådssekretariatet har i 2004 og 2005 udviklet en sammenhængende politik for anvendelsen af moderne teknologi. Alle de nye sprogenheder har arbejdet med de disponible it-instrumenter siden deres oprettelse, og denne politik er for øjeblikket ved at blive indført i de »gamle« sprogafdelinger sammen med udviklingen af passende it-redskaber.

INDLEDNING

| 6. | Rådssekretariatet har ikke nogen freelance-enhed eller it-enhed, der er tilknyttet dets oversættelsesafdeling. Rådssekretariatet har derfor en lettere struktur end de andre institutioner. |
| --- | --- |

6.

Rådssekretariatet har ikke nogen freelance-enhed eller it-enhed, der er tilknyttet dets oversættelsesafdeling. Rådssekretariatet har derfor en lettere struktur end de andre institutioner.

BEMÆRKNINGER

| 13. | Rådssekretariatet har klare regler, selv om disse kan forbedres.
  Det skal bemærkes, at det er fastlagt i Generalsekretariatet for Rådet, hvem der kan anmode om en oversættelse og Koordinationen ved, hvem det er. På samme måde er de kategorier af dokumenter, der bør oversættes, klart fastlagt på listen over kernedokumenter. |
| --- | --- |

13.

Rådssekretariatet har klare regler, selv om disse kan forbedres.

Det skal bemærkes, at det er fastlagt i Generalsekretariatet for Rådet, hvem der kan anmode om en oversættelse og Koordinationen ved, hvem det er. På samme måde er de kategorier af dokumenter, der bør oversættes, klart fastlagt på listen over kernedokumenter.

| 14. | Generalsekretariatet for Rådet stiller sig tøvende til at indtage en forskellig holdning til EU-10- og EU-15-sprog, da dette vil kunne medføre beskyldninger om forskelsbehandling. |
| --- | --- |

14.

Generalsekretariatet for Rådet stiller sig tøvende til at indtage en forskellig holdning til EU-10- og EU-15-sprog, da dette vil kunne medføre beskyldninger om forskelsbehandling.

| 15. | Revisionsrettens konklusion om oversættelsesanmodningerne er korrekt. Godkendelsen af anmodningerne afhænger imidlertid af kontrolstrukturen. |
| --- | --- |

15.

Revisionsrettens konklusion om oversættelsesanmodningerne er korrekt. Godkendelsen af anmodningerne afhænger imidlertid af kontrolstrukturen.

| 16. | I Rådet kontrollerer Centralkoordinationen, der står over oversættelsesafdelingen, altid hensigtsmæssigheden af en oversættelse, før den sender teksten til en eller alle de 20 enheder. Hvis der er problemer, griber Centralkoordinationens leder ind, og der kan følge kontakter selv med formandskabet. Centralkoordinationen, dvs. GD'en for koordination og Sprogkoordinationen, er i konstant kontakt med GD'erne og også i mindre omfang med formandskabet, og det sætter den i stand til at foretage informerede vurderinger af hensigtsmæssigheden af oversættelser og til at prioritere oversættelser i tilfælde af utilstrækkelige oversætterressourcer. |
| --- | --- |

16.

I Rådet kontrollerer Centralkoordinationen, der står over oversættelsesafdelingen, altid hensigtsmæssigheden af en oversættelse, før den sender teksten til en eller alle de 20 enheder. Hvis der er problemer, griber Centralkoordinationens leder ind, og der kan følge kontakter selv med formandskabet. Centralkoordinationen, dvs. GD'en for koordination og Sprogkoordinationen, er i konstant kontakt med GD'erne og også i mindre omfang med formandskabet, og det sætter den i stand til at foretage informerede vurderinger af hensigtsmæssigheden af oversættelser og til at prioritere oversættelser i tilfælde af utilstrækkelige oversætterressourcer.

| 18. | Godkendelse og afvisning af oversættelser er Koordinationens opgave (især Kontroltårnets). Situationen er efter Rådets opfattelse tilfredsstillende. Der kan dog foretages forbedringer. Idet der ses bort fra »ledelsens kontrol«, kan der udarbejdes statistikker over afvisninger til yderligere analyse. Der er ikke behov for nogen foranstaltninger med hensyn til godkendelser.
  Det forhold, at det afgørende for, om en oversættelsesanmodning (1) blev godkendt, ofte var, om der var oversætterkapacitet, og ikke så meget om der virkelig var behov for oversættelsen, er uundgåeligt på grund af:






  — | »overkapaciteten« eller personalemangelen i visse oversættelsesenheder |
| --- | --- | --- |

18.

Godkendelse og afvisning af oversættelser er Koordinationens opgave (især Kontroltårnets). Situationen er efter Rådets opfattelse tilfredsstillende. Der kan dog foretages forbedringer. Idet der ses bort fra »ledelsens kontrol«, kan der udarbejdes statistikker over afvisninger til yderligere analyse. Der er ikke behov for nogen foranstaltninger med hensyn til godkendelser.

Det forhold, at det afgørende for, om en oversættelsesanmodning (1) blev godkendt, ofte var, om der var oversætterkapacitet, og ikke så meget om der virkelig var behov for oversættelsen, er uundgåeligt på grund af:

—

»overkapaciteten« eller personalemangelen i visse oversættelsesenheder

| — | politikken med at reducere overarbejde til et minimum |
| --- | --- |

—

politikken med at reducere overarbejde til et minimum

| — | de to forskellige oversættelseshastigheder (EU-10 og EU-15). |
| --- | --- |

—

de to forskellige oversættelseshastigheder (EU-10 og EU-15).

Oversættelser, der virkelig er nødvendige, afvises aldrig.

| 19. | Ansættelsen af oversættere gennem EPSO har vist sig at være vanskeligere end forventet som følge at det lille antal kvalificerede ansøgere, selv om institutionerne har gjort deres yderste for at gøre medlemsstaterne og andre parter mere bevidste om dette problem. |
| --- | --- |

19.

Ansættelsen af oversættere gennem EPSO har vist sig at være vanskeligere end forventet som følge at det lille antal kvalificerede ansøgere, selv om institutionerne har gjort deres yderste for at gøre medlemsstaterne og andre parter mere bevidste om dette problem.

| 20. | Man kan ikke sige, at det er de enkelte institutioners egen fejl, at de ikke har nået ansættelsesmålene. Denne situation (personalemangel) vil desværre fortsætte, også efter denne dato (sidst i 2006), ikke blot med hensyn til oversættere, men også afdelingschefer, kvalitetskontrollører og sekretærer. |
| --- | --- |

20.

Man kan ikke sige, at det er de enkelte institutioners egen fejl, at de ikke har nået ansættelsesmålene. Denne situation (personalemangel) vil desværre fortsætte, også efter denne dato (sidst i 2006), ikke blot med hensyn til oversættere, men også afdelingschefer, kvalitetskontrollører og sekretærer.

| 23. | Det er korrekt, at meget få oversættere i EU-15-enhederne ud over EN og FR har kendskab til EU-10-sprog. Dette er resultatet af en velovervejet politisk beslutning, der er nøje udformet med henblik på at forhøje antallet af officielle sprog fra 11 til 20 uden en tilsvarende forøgelse af personalets størrelse. Til forberedelse af 2004-udvidelsen havde Rådssekretariatet tilrettelagt uddannelse i et eller flere EU-10-sprog for oversættere i den engelske og den franske enhed, og dette har ført til den situation, der præsenteres i den følgende oversigt (situationen pr. 22. maj 2006).
  Engelske og franske oversætteres kendskab til EU-10-sprog (pr. 22. maj 2006) | CS | ET | HU | LT | LV | MT | PL | SK | SL |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| FR | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 |
| EN | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 0 | 2 | 4 | 4 |
| I alt | 6 | 3 | 5 | 2 | 3 | 0 | 5 | 4 | 4 |

23.

Det er korrekt, at meget få oversættere i EU-15-enhederne ud over EN og FR har kendskab til EU-10-sprog. Dette er resultatet af en velovervejet politisk beslutning, der er nøje udformet med henblik på at forhøje antallet af officielle sprog fra 11 til 20 uden en tilsvarende forøgelse af personalets størrelse. Til forberedelse af 2004-udvidelsen havde Rådssekretariatet tilrettelagt uddannelse i et eller flere EU-10-sprog for oversættere i den engelske og den franske enhed, og dette har ført til den situation, der præsenteres i den følgende oversigt (situationen pr. 22. maj 2006).

Engelske og franske oversætteres kendskab til EU-10-sprog (pr. 22. maj 2006)

CS

ET

HU

LT

LV

MT

PL

SK

SL

FR

2

0

1

0

0

0

3

0

0

EN

4

3

4

2

3

0

2

4

4

I alt

6

3

5

2

3

0

5

4

4

I øvrigt er Rådssekretariatet også ved at undersøge andre måder, hvorpå man kan dække alle de officielle sprog, herunder anvendelse af returoversættelse (oversætterne arbejder fra deres modersmål til EN og FR).

| 26. | Den engelske enhed deltager i vidt omfang i »workload balancing«-ordningen. Det skal dog bemærkes, at selv om der er en vis overkapacitet i den engelske enhed for at sikre fuldstændig flersprogethed i denne enhed, må dette sammenlignes med omkostningerne ved den tidligere ordning, hvor hver enkelt sprogenhed havde kapacitet (mindst ca. 6 oversættere med kendskab til hvert EU-sprog) til at oversætte fra alle de officielle sprog, selv om antallet af sider, der skulle oversættes fra de fleste af disse sprog, udgjorde under 1 % af antallet af kildedokumentsider.
  Rådssekretariatet har imidlertid altid sagt, at det vil tage sin politik op til fornyet overvejelse i lyset af erfaringerne (mindst to år). Denne overvejelse finder sted i anden halvdel af 2006/først i 2007. |
| --- | --- |

26.

Den engelske enhed deltager i vidt omfang i »workload balancing«-ordningen. Det skal dog bemærkes, at selv om der er en vis overkapacitet i den engelske enhed for at sikre fuldstændig flersprogethed i denne enhed, må dette sammenlignes med omkostningerne ved den tidligere ordning, hvor hver enkelt sprogenhed havde kapacitet (mindst ca. 6 oversættere med kendskab til hvert EU-sprog) til at oversætte fra alle de officielle sprog, selv om antallet af sider, der skulle oversættes fra de fleste af disse sprog, udgjorde under 1 % af antallet af kildedokumentsider.

Rådssekretariatet har imidlertid altid sagt, at det vil tage sin politik op til fornyet overvejelse i lyset af erfaringerne (mindst to år). Denne overvejelse finder sted i anden halvdel af 2006/først i 2007.

| 35. | Centralkoordinationen kontrollerer faktisk overholdelsen af politikken med »milestones stages«, nemlig ved at vurdere behovet for en oversættelse på et bestemt stadium og afvise oversættelse af visse dokumenter. På grundlag af de ressourcer, der er til rådighed, og tidsfristerne sikrer Sprogkoordinationen, at det rette antal »milestone«-udgaver oversættes. En række uhåndgribelige ting som f.eks. en teksts politiske betydning og dens prioritet i et formandskabs program samt tidsfristerne er elementer, som Sprogkoordinationen tager i betragtning, når den beslutter, om der skal oversættes en »milestone«-udgave. |
| --- | --- |

35.

Centralkoordinationen kontrollerer faktisk overholdelsen af politikken med »milestones stages«, nemlig ved at vurdere behovet for en oversættelse på et bestemt stadium og afvise oversættelse af visse dokumenter. På grundlag af de ressourcer, der er til rådighed, og tidsfristerne sikrer Sprogkoordinationen, at det rette antal »milestone«-udgaver oversættes. En række uhåndgribelige ting som f.eks. en teksts politiske betydning og dens prioritet i et formandskabs program samt tidsfristerne er elementer, som Sprogkoordinationen tager i betragtning, når den beslutter, om der skal oversættes en »milestone«-udgave.

| 38. | I visse tilfælde, hvor der skal findes en balance mellem rettidighed og kvalitet, anbefaler Sprogkoordinationen, at en tekst ikke revideres. Dette kan kun ske på mellemstadier.
  Da Rådet kun oversætter kernedokumenter, kræves der imidlertid normalt en høj kvalitet. |
| --- | --- |

38.

I visse tilfælde, hvor der skal findes en balance mellem rettidighed og kvalitet, anbefaler Sprogkoordinationen, at en tekst ikke revideres. Dette kan kun ske på mellemstadier.

Da Rådet kun oversætter kernedokumenter, kræves der imidlertid normalt en høj kvalitet.

| 39. | Rådssekretariatet er ved at indføre en kvalitetskontrolprocedure i sprogenhederne og har for nylig gennemført en formel procedure for behandling af klager over kvaliteten, der skal give vore kunder mulighed for at give feedback på oversættelser. |
| --- | --- |

39.

Rådssekretariatet er ved at indføre en kvalitetskontrolprocedure i sprogenhederne og har for nylig gennemført en formel procedure for behandling af klager over kvaliteten, der skal give vore kunder mulighed for at give feedback på oversættelser.

| 40. | Se bemærkningen til punkt 39. |
| --- | --- |

40.

Se bemærkningen til punkt 39.

| 41. | Rådssekretariatet er glad for at notere, at Revisionsretten erkender, at dets kunder er tilfredse med kvaliteten af dets arbejde. Det er dog rede til at indføre harmoniserede kvalitetssikringsprocedurer. |
| --- | --- |

41.

Rådssekretariatet er glad for at notere, at Revisionsretten erkender, at dets kunder er tilfredse med kvaliteten af dets arbejde. Det er dog rede til at indføre harmoniserede kvalitetssikringsprocedurer.

| 42. | Det generelle feedback fra EU-10-delegationerne er nu også generelt tilfredsstillende. Revisionen af eksterne oversættelser er et problem. Oversættelser outsources på grund af personaleunderskud, og revisionen heraf begrænser fordelen ved denne outsourcing (anvendelse af værdifulde ressourcer til revision). |
| --- | --- |

42.

Det generelle feedback fra EU-10-delegationerne er nu også generelt tilfredsstillende. Revisionen af eksterne oversættelser er et problem. Oversættelser outsources på grund af personaleunderskud, og revisionen heraf begrænser fordelen ved denne outsourcing (anvendelse af værdifulde ressourcer til revision).

| 44. | Rådet vil inden for rammerne af den statistiske udvikling i Centralkoordinationen undersøge, hvordan overholdelsen af oversættelsesfristerne kan vurderes. Kernedokumenter, der er i overensstemmelse med forretningsordenen, er dog altid klar til det møde, som de skal bruges til. |
| --- | --- |

44.

Rådet vil inden for rammerne af den statistiske udvikling i Centralkoordinationen undersøge, hvordan overholdelsen af oversættelsesfristerne kan vurderes. Kernedokumenter, der er i overensstemmelse med forretningsordenen, er dog altid klar til det møde, som de skal bruges til.

| 46. | Dette skyldtes den meget store kapacitetsmangel for disse sprog. Der er imidlertid ingen tegn på, at vedtagelsen af lovgivning blev forsinket, fordi dokumenterne ikke var til rådighed. |
| --- | --- |

46.

Dette skyldtes den meget store kapacitetsmangel for disse sprog. Der er imidlertid ingen tegn på, at vedtagelsen af lovgivning blev forsinket, fordi dokumenterne ikke var til rådighed.

| 47. | Rådssekretariatet agter at bygge på de erfaringer, der er gjort under denne revision, og indføre en ordning, hvormed det kan overvåge oversættelsesudgifterne. Rådssekretariatet overvejer også muligheden for systematisk at sende GD'erne og formandskabet »udgifterne« for visse oversættelser, især dem, der medfører for meget overarbejde. |
| --- | --- |

47.

Rådssekretariatet agter at bygge på de erfaringer, der er gjort under denne revision, og indføre en ordning, hvormed det kan overvåge oversættelsesudgifterne. Rådssekretariatet overvejer også muligheden for systematisk at sende GD'erne og formandskabet »udgifterne« for visse oversættelser, især dem, der medfører for meget overarbejde.

| 51. | Da Rådet ligger ved lovgivningsprocedurens afslutning, har det et særligt ansvar for kvaliteten af den vedtagne (og offentliggjorte) tekst. Kvalitet har en pris og har konsekvenser for oversætternes produktivitet. Som allerede forklaret, er det desuden ikke hensigtsmæssigt at sende lovgivningsmæssige og politisk følsomme dokumenter til freelance-bureauer. Dette er grunden til, at det er Rådssekretariatets generelle politik at undgå at anvende ekstern oversættelse. |
| --- | --- |

51.

Da Rådet ligger ved lovgivningsprocedurens afslutning, har det et særligt ansvar for kvaliteten af den vedtagne (og offentliggjorte) tekst. Kvalitet har en pris og har konsekvenser for oversætternes produktivitet. Som allerede forklaret, er det desuden ikke hensigtsmæssigt at sende lovgivningsmæssige og politisk følsomme dokumenter til freelance-bureauer. Dette er grunden til, at det er Rådssekretariatets generelle politik at undgå at anvende ekstern oversættelse.

| 53. | b) | Rådet vil indføre en procedure for overvågning af, hvor stor en procentdel af anmodningerne der ikke overholder fristerne for fremsendelse af oversættelser, og årsagerne hertil uden at glemme de aspekter, der nævnes i bemærkningen til punkt 44. |
| --- | --- | --- |

53.

b)

Rådet vil indføre en procedure for overvågning af, hvor stor en procentdel af anmodningerne der ikke overholder fristerne for fremsendelse af oversættelser, og årsagerne hertil uden at glemme de aspekter, der nævnes i bemærkningen til punkt 44.

| e) | Rådet vil indføre en procedure for overvågning af, hvor stor en procentdel kernedokumenter, der skal oversættes, udgør af det samlede antal oversatte dokumenter. |
| --- | --- |

e)

Rådet vil indføre en procedure for overvågning af, hvor stor en procentdel kernedokumenter, der skal oversættes, udgør af det samlede antal oversatte dokumenter.

| f) | Rådet vil indføre en procedure for indsamling af yderligere oplysninger om oversættelser, der ikke var nødvendige på grund af efterfølgende ændringer i originalteksten. |
| --- | --- |

f)

Rådet vil indføre en procedure for indsamling af yderligere oplysninger om oversættelser, der ikke var nødvendige på grund af efterfølgende ændringer i originalteksten.

| 56. | Revisionsrettens argument om betydningen af præcise prognoser er gyldigt, men i realiteten ligger dette ofte uden for oversættelsestjenesternes rækkevidde, f.eks. afhænger fremskridtene med lovgivningstekster i Rådet af fremskridtene i de forskellige arbejdsgrupper, udvalg og rådssamlinger, til tider også bilaterale møder. |
| --- | --- |

56.

Revisionsrettens argument om betydningen af præcise prognoser er gyldigt, men i realiteten ligger dette ofte uden for oversættelsestjenesternes rækkevidde, f.eks. afhænger fremskridtene med lovgivningstekster i Rådet af fremskridtene i de forskellige arbejdsgrupper, udvalg og rådssamlinger, til tider også bilaterale møder.

| 61. | Personalenormeringen på 25 oversættere er baseret på den normale forudsete arbejdsbyrde, der igen er baseret på kernedokumentpolitikken. Den stærkt øgede arbejdsbyrde eller spidsbelastningen i slutningen af hvert formandskab klares ved en meget strengere forvaltning af arbejdet i enhederne og genforhandling af fristerne, men først og fremmest ved hjælp af overarbejde efter arbejdstid og undtagelsesvis i weekenden og på helligdage.
  Den kendsgerning, at Rådets oversættelser først foreligger kort før møderne, skyldes, at 62 % af Rådets dokumenter har frister på under 72 timer. Det er derfor uundgåeligt, at oversættelserne først foreligger lige før møderne. |
| --- | --- |

61.

Personalenormeringen på 25 oversættere er baseret på den normale forudsete arbejdsbyrde, der igen er baseret på kernedokumentpolitikken. Den stærkt øgede arbejdsbyrde eller spidsbelastningen i slutningen af hvert formandskab klares ved en meget strengere forvaltning af arbejdet i enhederne og genforhandling af fristerne, men først og fremmest ved hjælp af overarbejde efter arbejdstid og undtagelsesvis i weekenden og på helligdage.

Den kendsgerning, at Rådets oversættelser først foreligger kort før møderne, skyldes, at 62 % af Rådets dokumenter har frister på under 72 timer. Det er derfor uundgåeligt, at oversættelserne først foreligger lige før møderne.

| 64. | Korrekt, men de har dog tilstrækkelig erfaring til at kende spidsbelastningerne, og i de fleste af oversættelsesenhederne får de »hjælp« fra oversættere, der arbejder som koordinatorer på fuld tid. Både chefen og koordinator holdes konstant informeret af Centralkoordinationen. I Rådet, der kun arbejder med korte frister, overlades initiativet med hensyn til frister til Centralkoordinationen, der er den enhed, der har overblik over arbejdsmængden. |
| --- | --- |

64.

Korrekt, men de har dog tilstrækkelig erfaring til at kende spidsbelastningerne, og i de fleste af oversættelsesenhederne får de »hjælp« fra oversættere, der arbejder som koordinatorer på fuld tid. Både chefen og koordinator holdes konstant informeret af Centralkoordinationen. I Rådet, der kun arbejder med korte frister, overlades initiativet med hensyn til frister til Centralkoordinationen, der er den enhed, der har overblik over arbejdsmængden.

| 65. | Rådet har ændret sin ordning for optælling af sider til vurdering af arbejdsmængden og anvender nu en ordning med vægtede standardsider, der kaldes nettosider. |
| --- | --- |

65.

Rådet har ændret sin ordning for optælling af sider til vurdering af arbejdsmængden og anvender nu en ordning med vægtede standardsider, der kaldes nettosider.

| 67. | Denne opgave udføres af Centralkoordinationen, der anvender tekniske midler. |
| --- | --- |

67.

Denne opgave udføres af Centralkoordinationen, der anvender tekniske midler.

| 69. | Rådet har gjort betydelige fremskridt i denne forbindelse siden den periode, som revisionen dækker, og forholdet mellem sekretærer og oversættere forbedres fortsat. |
| --- | --- |

69.

Rådet har gjort betydelige fremskridt i denne forbindelse siden den periode, som revisionen dækker, og forholdet mellem sekretærer og oversættere forbedres fortsat.

| 70. | Rådet har brugt megen tid på at optimere anvendelsen af it-redskaber. En gennemførelsesplan, der omfatter udvikling af redskaber (Euramis og interne redskaber), et uddannelsesprogram og oprettelse af en særlig Trados-celle i Centralkoordinationen, er under indførelse. Rådet agter dog at indføre en ordning med statistiske indikatorer til overvågning af brugen af Trados i oversættelsesafdelingen. |
| --- | --- |

70.

Rådet har brugt megen tid på at optimere anvendelsen af it-redskaber. En gennemførelsesplan, der omfatter udvikling af redskaber (Euramis og interne redskaber), et uddannelsesprogram og oprettelse af en særlig Trados-celle i Centralkoordinationen, er under indførelse. Rådet agter dog at indføre en ordning med statistiske indikatorer til overvågning af brugen af Trados i oversættelsesafdelingen.

| 78. | Den private sektor er mindre interesseret i kvalitet og konsistens end institutionerne. Det er institutionernes generelle erfaring, som er bekræftet ved CIEQ's arbejde, at lovgivningstekster ikke bør sendes til eksterne bureauer. Rådets erfaring er, at selv når tekster er sendt ud til bureauer i de tidlige stadier af forhandlingerne i Rådet (arbejdsgruppeniveau), har dette ikke været til megen hjælp under oversættelsen af efterfølgende udgaver af teksten. |
| --- | --- |

78.

Den private sektor er mindre interesseret i kvalitet og konsistens end institutionerne. Det er institutionernes generelle erfaring, som er bekræftet ved CIEQ's arbejde, at lovgivningstekster ikke bør sendes til eksterne bureauer. Rådets erfaring er, at selv når tekster er sendt ud til bureauer i de tidlige stadier af forhandlingerne i Rådet (arbejdsgruppeniveau), har dette ikke været til megen hjælp under oversættelsen af efterfølgende udgaver af teksten.

| 85. | Der er faktisk meget begrænsede muligheder for intern omrokering. Oversætterne udgør ca. 66 % af AD-personalet (790 LA eksl. JL'er, 450 A) i Rådet.
  Det skal også bemærkes, at i de otte sprogenheder med personale i overtal er en meget stor andel af dette personale i aldersklassen 55-65 år.
  Andel af personalet i sprogafdelingerne, der er i aldersklassen 55-65 år | DA | DE | EL | ES | NL | FI | PT | IT |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Overtal | 12 | 25 | 15 | 16 | 12 | 19 | 18 | 18 |
| 55-65 år | 15 | 8 | 11 | 10 | 10 | 8 | 15 | 12 |

85.

Der er faktisk meget begrænsede muligheder for intern omrokering. Oversætterne udgør ca. 66 % af AD-personalet (790 LA eksl. JL'er, 450 A) i Rådet.

Det skal også bemærkes, at i de otte sprogenheder med personale i overtal er en meget stor andel af dette personale i aldersklassen 55-65 år.

Andel af personalet i sprogafdelingerne, der er i aldersklassen 55-65 år

DA

DE

EL

ES

NL

FI

PT

IT

Overtal

12

25

15

16

12

19

18

18

55-65 år

15

8

11

10

10

8

15

12

Det er vanskeligt at omskole og omrokere et stort antal oversættere, da oversættere har en specialiseret sproglig baggrund. Rådet agter dog at se på alle muligheder for omrokering, både internt og interinstitutionelt. Passende foranstaltninger er på vej.

| 86. | Ud over de opgaver, der nævnes i Revisionsrettens beretning, yder den engelske sprogenhed også direkte bistand til formandskabet (én oversætter arbejder i formandskabets lokaler) og andre GD'er. |
| --- | --- |

86.

Ud over de opgaver, der nævnes i Revisionsrettens beretning, yder den engelske sprogenhed også direkte bistand til formandskabet (én oversætter arbejder i formandskabets lokaler) og andre GD'er.

| 88. | De nævnte resultatindikatorer og statistikker vil blive gennemført gradvis, så snart de ressourcer, der er til rådighed til udvikling af arbejdsstrømmen, muliggør de nødvendige forbedringer. |
| --- | --- |

88.

De nævnte resultatindikatorer og statistikker vil blive gennemført gradvis, så snart de ressourcer, der er til rådighed til udvikling af arbejdsstrømmen, muliggør de nødvendige forbedringer.

| 90. | Rådets statistikker blev ændret i 2005 for at afspejle praksis i de andre institutioner. Statikkerne for 2003 og 2004 blev ændret med tilbagevirkende kraft for at bringe dem i overensstemmelse med de nye beregningsmetoder. |
| --- | --- |

90.

Rådets statistikker blev ændret i 2005 for at afspejle praksis i de andre institutioner. Statikkerne for 2003 og 2004 blev ændret med tilbagevirkende kraft for at bringe dem i overensstemmelse med de nye beregningsmetoder.

KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER

| 105. | Centralkoordinationen i Rådet forsøger at forudse oversættelsesbyrden og at planlægge arbejdsbyrden i overensstemmelse hermed. Den forsøger på denne måde inden for de politiske begrænsninger at afbalancere arbejdsbyrde og oversættelseskapacitet. |
| --- | --- |

105.

Centralkoordinationen i Rådet forsøger at forudse oversættelsesbyrden og at planlægge arbejdsbyrden i overensstemmelse hermed. Den forsøger på denne måde inden for de politiske begrænsninger at afbalancere arbejdsbyrde og oversættelseskapacitet.

---

(1)  Ikke-kernedokumenter.

---

KOMMISSIONENS SVAR

RESUMÉ

| I. | Kommissionen er forpligtet til at støtte flersproglig skriftlig kommunikation ved at give alle de officielle sprog samme behandling. Den støtter også flersprogetheden i EU, som er blevet et politisk følsomt emne. Kommissionens hovedprincipper for levering af oversættelse er opfyldelse af de faktiske behov, nemlig høj kvalitet og omkostningseffektivitet.
  Kommissionen er den institution, der tager initiativ til at fremsætte nye lovgivningsmæssige forslag, og den skal derfor ofte oversætte fuldstændig nye tekster, der efterfølgende ændres af Rådet og Parlamentet. Dette betyder, at oversættelserne er mere krævende og indebærer mere informationssøgning, navnlig terminologisøgning. |
| --- | --- |

I.

Kommissionen er forpligtet til at støtte flersproglig skriftlig kommunikation ved at give alle de officielle sprog samme behandling. Den støtter også flersprogetheden i EU, som er blevet et politisk følsomt emne. Kommissionens hovedprincipper for levering af oversættelse er opfyldelse af de faktiske behov, nemlig høj kvalitet og omkostningseffektivitet.

Kommissionen er den institution, der tager initiativ til at fremsætte nye lovgivningsmæssige forslag, og den skal derfor ofte oversætte fuldstændig nye tekster, der efterfølgende ændres af Rådet og Parlamentet. Dette betyder, at oversættelserne er mere krævende og indebærer mere informationssøgning, navnlig terminologisøgning.

| II. | Kommissionen har siden revisionens afslutning indført yderligere ændringer i sin praksis og sine procedurer inden for oversættelse, hvilket efter Kommissionens egen opfattelse tager behørigt hensyn til Revisionsrettens bemærkninger. Disse foranstaltninger er fremhævet i Kommissionens svar til de relevante afsnit. |
| --- | --- |

II.

Kommissionen har siden revisionens afslutning indført yderligere ændringer i sin praksis og sine procedurer inden for oversættelse, hvilket efter Kommissionens egen opfattelse tager behørigt hensyn til Revisionsrettens bemærkninger. Disse foranstaltninger er fremhævet i Kommissionens svar til de relevante afsnit.

| III-IV. | Kommissionen agter at ajourføre sin oversættelsesstrategi, bl.a. ved at fastsætte retningslinjer for såkaldte »non-core« dokumenter. Generaldirektoraterne vil blive opfordret til at strømline deres interne procedurer for anmodning om oversættelser. |
| --- | --- |

III-IV.

Kommissionen agter at ajourføre sin oversættelsesstrategi, bl.a. ved at fastsætte retningslinjer for såkaldte »non-core« dokumenter. Generaldirektoraterne vil blive opfordret til at strømline deres interne procedurer for anmodning om oversættelser.

| V. | Kommissionen undersøger i øjeblikket, hvorledes man bedst kan måle kvalitet. DGT har styrket sin kommunikation med Kommissionens forskellige generaldirektorater og tjenester, hvilket har givet mulighed for løbende feedback om kvaliteten af de tjenester, de tilbydes. Den er af den opfattelse, at det ikke giver nogen betydelig merværdi at foretage regelmæssige forbrugertilfredshedsundersøgelser blandt de forskellige generaldirektorater og tjenester.
  Kommissionens kvalitetskontrolprocedurer bygger på risikovurdering og omkostningseffektivitet med det formål at levere oversættelser, der til enhver tid er egnet til formålet. Denne strategi gør det uhensigtsmæssigt at gå ud fra en enkelt »kvalitetsindikator«, der bygger på antallet af fejl pr. side (se ligeledes punkt 100 nedenfor). |
| --- | --- |

V.

Kommissionen undersøger i øjeblikket, hvorledes man bedst kan måle kvalitet. DGT har styrket sin kommunikation med Kommissionens forskellige generaldirektorater og tjenester, hvilket har givet mulighed for løbende feedback om kvaliteten af de tjenester, de tilbydes. Den er af den opfattelse, at det ikke giver nogen betydelig merværdi at foretage regelmæssige forbrugertilfredshedsundersøgelser blandt de forskellige generaldirektorater og tjenester.

Kommissionens kvalitetskontrolprocedurer bygger på risikovurdering og omkostningseffektivitet med det formål at levere oversættelser, der til enhver tid er egnet til formålet. Denne strategi gør det uhensigtsmæssigt at gå ud fra en enkelt »kvalitetsindikator«, der bygger på antallet af fejl pr. side (se ligeledes punkt 100 nedenfor).

| VI-VII. | Kommissionen har beregnet sine udgifter til oversættelse og udgifter pr. side for 2002, men indstillet den efterfølgende ajourføring af disse beregninger, indtil resultatet af denne revision, som er genstand for denne beretning, foreligger.
  Stigningen i prisen pr. side i 2005 for Kommissionen (sammenlignet med 2003) skyldes gennemførelsen af en streng efterspørgselsstyring, der har reduceret efterspørgslen lige meget hos de forskellige sprog til et niveau, der ligger under kapaciteten i de »gamle« sprogdepartementer. Dette gav Kommissionen mulighed for at reducere sit behov for ressourcer til de nye sprogdepartementer og således opnå betydelige og øjeblikkelige besparelser på Kommissionens administrative budget svarende til omkring 380 stillinger.
  Det resulterende kapacitetsoverskud i de »gamle« sprog blev allerede delvist behandlet i 2004 og 2005 gennem kompenserende foranstaltninger, herunder intern omfordeling, nye metoder til øget fleksibilitet, drastisk reduktion af freelance-oversættelser for de »gamle« sprogdepartementer osv. Disse foranstaltninger blev optrappet ultimo 2005 med indførelsen af en strategi for ressourcefordeling inden for DGT, hvilket blev bekræftet af Kommissionens APS 2007-beslutning, der har til formål at skabe en bedre balance mellem udbud og efterspørgsel og forbedre omkostningseffektiviteten og således opnå yderligere besparelser på Kommissionens administrative budget på både mellemlangt og langt sigt. Dette burde sikre, at forskelle i arbejdsrytme og outsourcingsgrad udlignes på mellemlangt sigt. |
| --- | --- |

VI-VII.

Kommissionen har beregnet sine udgifter til oversættelse og udgifter pr. side for 2002, men indstillet den efterfølgende ajourføring af disse beregninger, indtil resultatet af denne revision, som er genstand for denne beretning, foreligger.

Stigningen i prisen pr. side i 2005 for Kommissionen (sammenlignet med 2003) skyldes gennemførelsen af en streng efterspørgselsstyring, der har reduceret efterspørgslen lige meget hos de forskellige sprog til et niveau, der ligger under kapaciteten i de »gamle« sprogdepartementer. Dette gav Kommissionen mulighed for at reducere sit behov for ressourcer til de nye sprogdepartementer og således opnå betydelige og øjeblikkelige besparelser på Kommissionens administrative budget svarende til omkring 380 stillinger.

Det resulterende kapacitetsoverskud i de »gamle« sprog blev allerede delvist behandlet i 2004 og 2005 gennem kompenserende foranstaltninger, herunder intern omfordeling, nye metoder til øget fleksibilitet, drastisk reduktion af freelance-oversættelser for de »gamle« sprogdepartementer osv. Disse foranstaltninger blev optrappet ultimo 2005 med indførelsen af en strategi for ressourcefordeling inden for DGT, hvilket blev bekræftet af Kommissionens APS 2007-beslutning, der har til formål at skabe en bedre balance mellem udbud og efterspørgsel og forbedre omkostningseffektiviteten og således opnå yderligere besparelser på Kommissionens administrative budget på både mellemlangt og langt sigt. Dette burde sikre, at forskelle i arbejdsrytme og outsourcingsgrad udlignes på mellemlangt sigt.

| VIII. | Kommissionen støtter det interinstitutionelle samarbejde, herunder mekanismen til arbejdsbyrdefordeling som et middel til at dele overskydende oversættelseskapacitet mellem institutioner, og den har været den største nettobidragsyder gennem hele pilotprojektet.
  Kommissionen vil fortsat bidrage til at optimere denne procedure. Projektet vil dog i fremtiden have en reduceret potentiale på grund af de foranstaltninger, der i øjeblikket træffes for at tilpasse ressourcefordelingen til det virkelige behov. Der er desuden grænser for, hvor langt man kan gå, fordi oversættelsesarbejdet i de forskellige institutioner er af forskellig karakter, fordi de har forskellige tidsplaner og planlægning, og fordi arbejdsbyrdefordeling ikke kan erstatte freelancearbejdet eller gøre det muligt fuldstændigt at absorbere den ledige kapacitet på tværs af institutionerne. |
| --- | --- |

VIII.

Kommissionen støtter det interinstitutionelle samarbejde, herunder mekanismen til arbejdsbyrdefordeling som et middel til at dele overskydende oversættelseskapacitet mellem institutioner, og den har været den største nettobidragsyder gennem hele pilotprojektet.

Kommissionen vil fortsat bidrage til at optimere denne procedure. Projektet vil dog i fremtiden have en reduceret potentiale på grund af de foranstaltninger, der i øjeblikket træffes for at tilpasse ressourcefordelingen til det virkelige behov. Der er desuden grænser for, hvor langt man kan gå, fordi oversættelsesarbejdet i de forskellige institutioner er af forskellig karakter, fordi de har forskellige tidsplaner og planlægning, og fordi arbejdsbyrdefordeling ikke kan erstatte freelancearbejdet eller gøre det muligt fuldstændigt at absorbere den ledige kapacitet på tværs af institutionerne.

| IX. | Mens der ikke forelå nogen tal for 2004 og 2005 om den gennemsnitlige brug af it-redskaber blandt Kommissionens oversættere, blev det i en undersøgelse foretaget ultimo 2005 konkluderet, at anvendelsesgraden af disse redskaber er på mindst 76 % med en anvendelsesgrad blandt de »nye« EU-sprog på næsten 100 %.
  Kommissionen udarbejder i øjeblikket statistikker om anvendelsen af it-redskaber. Der arbejdes i øjeblikket på automatisk at registrere den reelle brug og på at indføre andre indikatorer.
  Kommissionens afdeling for central styring af oversættelsesanmodninger har udvidet sin kapacitet og sin effektivitet betydeligt med hensyn til fremadrettet planning, forhandling af realistiske frister og sammenhængende freelancepraksis, men disse anstrengelser omfatter endnu ikke alle Kommissionens oversættelsesaktiviteter. Den kommende revision af Kommissionens oversættelsesstrategi vil styrke DGT's koordinerende rolle for samtlige oversættelsesaktiviteter i Kommissionen. |
| --- | --- |

IX.

Mens der ikke forelå nogen tal for 2004 og 2005 om den gennemsnitlige brug af it-redskaber blandt Kommissionens oversættere, blev det i en undersøgelse foretaget ultimo 2005 konkluderet, at anvendelsesgraden af disse redskaber er på mindst 76 % med en anvendelsesgrad blandt de »nye« EU-sprog på næsten 100 %.

Kommissionen udarbejder i øjeblikket statistikker om anvendelsen af it-redskaber. Der arbejdes i øjeblikket på automatisk at registrere den reelle brug og på at indføre andre indikatorer.

Kommissionens afdeling for central styring af oversættelsesanmodninger har udvidet sin kapacitet og sin effektivitet betydeligt med hensyn til fremadrettet planning, forhandling af realistiske frister og sammenhængende freelancepraksis, men disse anstrengelser omfatter endnu ikke alle Kommissionens oversættelsesaktiviteter. Den kommende revision af Kommissionens oversættelsesstrategi vil styrke DGT's koordinerende rolle for samtlige oversættelsesaktiviteter i Kommissionen.

INDLEDNING

| 11. | Kommissionen har siden revisionens afslutning indført yderligere ændringer i sin praksis og sine procedurer inden for oversættelse, hvilket efter Kommissionens egen opfattelse tager behørigt hensyn til Revisionsrettens bemærkninger. Disse foranstaltninger er fremhævet i Kommissionens svar til de relevante afsnit. |
| --- | --- |

11.

Kommissionen har siden revisionens afslutning indført yderligere ændringer i sin praksis og sine procedurer inden for oversættelse, hvilket efter Kommissionens egen opfattelse tager behørigt hensyn til Revisionsrettens bemærkninger. Disse foranstaltninger er fremhævet i Kommissionens svar til de relevante afsnit.

BEMÆRKNINGER

| 13.-18. | Kommissionen har fastlagt sine procedurer for, hvorledes oversættelsesanmodninger fremsættes til DGT, med støtte i et web-baseret redskab (»POETRY«), der samler alle oversættelsesanmodninger fra de forskellige generaldirektorater og tjenester til DGT, og som DGT anvender til at behandle disse anmodninger i overensstemmelse med sin oversættelsesstrategi. Hver kunde/tjeneste tilrettelægger således sin interne arbejdsgang inden for disse rammer med henblik på at sende sine anmodninger gennem POETRY.
  Fordi der mangler sammenhæng mellem de forskellige procedurer for godkendelse af oversættelsesanmodninger i Kommissionen, spiller DGT's screening af anmodninger en betydelig rolle med hensyn til at harmonisere de forskellige generaldirektoraters oversættelsespraksis. De tilladelser, der gives i Kommissionens planning, er siden 2005 blevet kontrolleret mere systematisk, særlig hvad angår de dokumenter, der ikke er omfattet af nogen retningslinjer i Kommissionens oversættelsesstrategi.
  Kommissionen agter at foretage en gennemgang af godkendelsesprocedurerne og af screeningen af oversættelsesanmodninger inden for sine generaldirektorater og tjenester samt at fastsætte retningslinjer for oversættelsen af såkaldte »non core«-dokumenter som led i sin ajourførte strategi for 2007 og derefter (planlagt til ultimo 2006). Dette vil styrke dens kapacitet med hensyn til en sammenhængende screening af efterspørgslen. |
| --- | --- |

13.-18.

Kommissionen har fastlagt sine procedurer for, hvorledes oversættelsesanmodninger fremsættes til DGT, med støtte i et web-baseret redskab (»POETRY«), der samler alle oversættelsesanmodninger fra de forskellige generaldirektorater og tjenester til DGT, og som DGT anvender til at behandle disse anmodninger i overensstemmelse med sin oversættelsesstrategi. Hver kunde/tjeneste tilrettelægger således sin interne arbejdsgang inden for disse rammer med henblik på at sende sine anmodninger gennem POETRY.

Fordi der mangler sammenhæng mellem de forskellige procedurer for godkendelse af oversættelsesanmodninger i Kommissionen, spiller DGT's screening af anmodninger en betydelig rolle med hensyn til at harmonisere de forskellige generaldirektoraters oversættelsespraksis. De tilladelser, der gives i Kommissionens planning, er siden 2005 blevet kontrolleret mere systematisk, særlig hvad angår de dokumenter, der ikke er omfattet af nogen retningslinjer i Kommissionens oversættelsesstrategi.

Kommissionen agter at foretage en gennemgang af godkendelsesprocedurerne og af screeningen af oversættelsesanmodninger inden for sine generaldirektorater og tjenester samt at fastsætte retningslinjer for oversættelsen af såkaldte »non core«-dokumenter som led i sin ajourførte strategi for 2007 og derefter (planlagt til ultimo 2006). Dette vil styrke dens kapacitet med hensyn til en sammenhængende screening af efterspørgslen.

| 19.-20. | De aktuelle ansættelsesniveau pr. 31. december 2004 skal ses i forhold til budgetmyndighedens beslutning om at anvende de ressourcer, der var afsat til udvidelsen, i perioden 2004-2006.
  Kommissionen har til trods for manglende personale og sårbare strukturer på grund af det store antal midlertidigt ansatte været i stand til at opfylde sine retlige forpligtelser, og den har således tilgodeset alle vigtige oversættelsesbehov for disse sprog. Dette er lykkedes ved at føre en sammenhængende styring af efterspørgslen, ved et betydeligt overarbejde i EU-10-afdelingerne og ved en omfattende brug af outsourcing.
  Den oprindelige målsætning med 90 fuldtidsækvivalenter, der blev fastsat, inden overgangsstrategien for oversættelse (transitional translation strategy) blev vedtaget, er blevet revideret i overensstemmelse med strategiens forventede virkning på efterspørgslen efter oversættelse og er blevet sat til 75 fuldtidsækvivalenter (bekræftet i Kommissionens APS 2007-beslutning). |
| --- | --- |

19.-20.

De aktuelle ansættelsesniveau pr. 31. december 2004 skal ses i forhold til budgetmyndighedens beslutning om at anvende de ressourcer, der var afsat til udvidelsen, i perioden 2004-2006.

Kommissionen har til trods for manglende personale og sårbare strukturer på grund af det store antal midlertidigt ansatte været i stand til at opfylde sine retlige forpligtelser, og den har således tilgodeset alle vigtige oversættelsesbehov for disse sprog. Dette er lykkedes ved at føre en sammenhængende styring af efterspørgslen, ved et betydeligt overarbejde i EU-10-afdelingerne og ved en omfattende brug af outsourcing.

Den oprindelige målsætning med 90 fuldtidsækvivalenter, der blev fastsat, inden overgangsstrategien for oversættelse (transitional translation strategy) blev vedtaget, er blevet revideret i overensstemmelse med strategiens forventede virkning på efterspørgslen efter oversættelse og er blevet sat til 75 fuldtidsækvivalenter (bekræftet i Kommissionens APS 2007-beslutning).

| 21.-23. | Kommissionen henlægger sine oversættelsesaktiviteter til hovedkontorerne i Bruxelles og Luxembourg af hensyn til samarbejdet mellem sprogdepartementerne og den flersproglige koordination og desuden af hensyn til administration, uddannelse og it-støtte.
  Kommissionen var imidlertid nødt til at etablere oversættelsesfaciliteter i de fleste af sine repræsentationskontorer som en foreløbig foranstaltning til at supplere den manglende kapacitet i de nye sprogs indføringsfase. Disse faciliteters rolle tages i øjeblikket op til fornyet overvejelse.
  Kommissionen forberedte sig aktivt på at levere oversættelser fra EU-10-sprogene, og i 2004 havde over 25 % af oversætterne fra de »gamle« sprog taget eller var i gang med undervisning i de »nye« sprog (216 under uddannelse, 87 med gode kundskaber og 68 med delvise kundskaber).
  Kommissionen lader i visse tilfælde (0,9 % af den samlede produktion) oversættere, der har kildesproget og ikke målsproget som modersmål, foretage oversættelse eller revision for at klare situationer med manglende kapacitet inden for visse sprogkombinationer og for at øge omkostningseffektiviteten. |
| --- | --- |

21.-23.

Kommissionen henlægger sine oversættelsesaktiviteter til hovedkontorerne i Bruxelles og Luxembourg af hensyn til samarbejdet mellem sprogdepartementerne og den flersproglige koordination og desuden af hensyn til administration, uddannelse og it-støtte.

Kommissionen var imidlertid nødt til at etablere oversættelsesfaciliteter i de fleste af sine repræsentationskontorer som en foreløbig foranstaltning til at supplere den manglende kapacitet i de nye sprogs indføringsfase. Disse faciliteters rolle tages i øjeblikket op til fornyet overvejelse.

Kommissionen forberedte sig aktivt på at levere oversættelser fra EU-10-sprogene, og i 2004 havde over 25 % af oversætterne fra de »gamle« sprog taget eller var i gang med undervisning i de »nye« sprog (216 under uddannelse, 87 med gode kundskaber og 68 med delvise kundskaber).

Kommissionen lader i visse tilfælde (0,9 % af den samlede produktion) oversættere, der har kildesproget og ikke målsproget som modersmål, foretage oversættelse eller revision for at klare situationer med manglende kapacitet inden for visse sprogkombinationer og for at øge omkostningseffektiviteten.

| 25. | Den stigende tendens i Kommissionens oversættelsesvolumen blev stoppet i 2004 som følge af indførelsen af strategien for efterspørgselsstyring. Opbremsningen i lovgivingsaktiviteterne, som er blevet fremhævet af Revisionsretten, havde kun en begrænset virkning, eftersom store mængder lovgivningstekster, herunder inden for landbrug, antidumping, konkurrence, statsstøtte osv., ikke er påvirket.
  Den forventede pukkel af oversættelser til EU-10-sprogene opstod desuden ikke.
  Kommissionen indrømmer, at der med hensyn til direkte outsourcing og »grå oversættelser« (jf. fodnote 13) ikke findes pålidelige tal for omfanget af disse faktorer, hvorfor den agter at iværksætte en undersøgelse inden for sine generaldirektorater og tjenester. Resultatet af denne undersøgelse vil blive anvendt i forbindelse med Kommissionens ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter. |
| --- | --- |

25.

Den stigende tendens i Kommissionens oversættelsesvolumen blev stoppet i 2004 som følge af indførelsen af strategien for efterspørgselsstyring. Opbremsningen i lovgivingsaktiviteterne, som er blevet fremhævet af Revisionsretten, havde kun en begrænset virkning, eftersom store mængder lovgivningstekster, herunder inden for landbrug, antidumping, konkurrence, statsstøtte osv., ikke er påvirket.

Den forventede pukkel af oversættelser til EU-10-sprogene opstod desuden ikke.

Kommissionen indrømmer, at der med hensyn til direkte outsourcing og »grå oversættelser« (jf. fodnote 13) ikke findes pålidelige tal for omfanget af disse faktorer, hvorfor den agter at iværksætte en undersøgelse inden for sine generaldirektorater og tjenester. Resultatet af denne undersøgelse vil blive anvendt i forbindelse med Kommissionens ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter.

| 37.-43. | Kommissionen har inden for rammerne af sin strategi for kontrol af oversættelsernes kvalitet fokuseret på at producere oversættelser, der tjener deres formål (»fit for purpose«), og den har indtil videre ikke udformet nogen fælles kvalitetsindikator som sådan. Generaldirektoraterne og tjenesterne tager ikke altid højde for de differentierede kvalitetskrav i forbindelse med princippet om oversættelser, der tjener deres formål, når de vurderer kvaliteten af freelance-oversættelser. Kommissionen undersøger i øjeblikket, hvorledes man bedst kan måle kvalitet.
  Alle freelanceoversættelser evalueres på grundlag af en stikprøvekontrol af et antal sider, og de afvises, hvis kvaliteten ikke er tilfredsstillende.
  De kvalitetsproblemer, der var i opstartsperioden i 2004 i forbindelse med freelanceoversættelser af lovgivningsforslag, som Kommissionen havde fremsat for de nye sprog, kan forklares med den begrænsede kapacitet til intern revision i denne periode. Mens der blev foretaget nogenlunde systematisk revision af selvstændige retsakter, var dette ikke tilfældet for retsakter, der blev vedtaget ifølge den fælles beslutningsprocedure, eftersom disse bliver læst mindst én gang til (i Parlamentet eller Rådet) inden offentliggørelse. Dette midlertidige problem blev løst i 2005, og over 90 % af alle interne og eksterne oversættelser revideres eller kontrolleres nu.
  Kommissionen reagerede på problemerne med freelanceoversættelsernes dårlige kvalitet, særlig for nye oversættere af EU-10-sprogene, ved i) at organisere workshopper for freelanceoversættere primo 2005 i de nye medlemsstaters hovedstæder, ii) at tilbyde flere og flere oversættelsesredskaber og referencematerialer, og iii) at give systematisk feedback til freelanceoversættere for alle oversættelser, der ikke blev kvalificeret som »meget gode« og indeholdende over 5 sider. Freelanceoversættelsernes kvalitetsproblemer er som følge heraf blevet reduceret i anden halvdel af 2005. |
| --- | --- |

37.-43.

Kommissionen har inden for rammerne af sin strategi for kontrol af oversættelsernes kvalitet fokuseret på at producere oversættelser, der tjener deres formål (»fit for purpose«), og den har indtil videre ikke udformet nogen fælles kvalitetsindikator som sådan. Generaldirektoraterne og tjenesterne tager ikke altid højde for de differentierede kvalitetskrav i forbindelse med princippet om oversættelser, der tjener deres formål, når de vurderer kvaliteten af freelance-oversættelser. Kommissionen undersøger i øjeblikket, hvorledes man bedst kan måle kvalitet.

Alle freelanceoversættelser evalueres på grundlag af en stikprøvekontrol af et antal sider, og de afvises, hvis kvaliteten ikke er tilfredsstillende.

De kvalitetsproblemer, der var i opstartsperioden i 2004 i forbindelse med freelanceoversættelser af lovgivningsforslag, som Kommissionen havde fremsat for de nye sprog, kan forklares med den begrænsede kapacitet til intern revision i denne periode. Mens der blev foretaget nogenlunde systematisk revision af selvstændige retsakter, var dette ikke tilfældet for retsakter, der blev vedtaget ifølge den fælles beslutningsprocedure, eftersom disse bliver læst mindst én gang til (i Parlamentet eller Rådet) inden offentliggørelse. Dette midlertidige problem blev løst i 2005, og over 90 % af alle interne og eksterne oversættelser revideres eller kontrolleres nu.

Kommissionen reagerede på problemerne med freelanceoversættelsernes dårlige kvalitet, særlig for nye oversættere af EU-10-sprogene, ved i) at organisere workshopper for freelanceoversættere primo 2005 i de nye medlemsstaters hovedstæder, ii) at tilbyde flere og flere oversættelsesredskaber og referencematerialer, og iii) at give systematisk feedback til freelanceoversættere for alle oversættelser, der ikke blev kvalificeret som »meget gode« og indeholdende over 5 sider. Freelanceoversættelsernes kvalitetsproblemer er som følge heraf blevet reduceret i anden halvdel af 2005.

| 44.-46. | Forbedringen af Kommissionens overholdelse af oversættelsernes afleveringsfrister skyldes en bedre styring af oversættelsesefterspørgslen og en proaktiv planlægning.
  DGT opfatter problemerne med at overholde fristerne mere som et spørgsmål om at forbedre tjenesternes og institutionernes planning end som et udtryk for manglende oversættelseskapacitet. Kommissionen opfatter oversættelse som en del af processen med vedtagelse af retsakter, hvorfor oversættelsesfristerne skal være fuldt integreret i programmeringen, og DGT deltager således også i planlægningen og koordineringsnetværkene. Kommissionen har oprettet et system til overvågning af rettidig levering af oversættelser i overensstemmelse med Kommissionens og Rådets mødekalender, og de hidtidige resultater viser, at de oversættelsesydelser, der tilbydes inden for disse rammer, opfylder de retlige krav og operationelle behov.
  Frister, der var sat til medio og ultimo 2004 for oversættelser til EU-10-sprogene, var ganske vist længere på grund af manglende ressourcer, jf. punkt 19-20. Fra 2005 er fristerne blevet kortere og programmeringen mere smidig.
  Kommissionen vil iværksætte en undersøgelse for at forsøge at måle omfanget af »grå oversættelser« og direkte outsourcing, og den agter at behandle disse aspekter i forbindelse med den kommende ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter. |
| --- | --- |

44.-46.

Forbedringen af Kommissionens overholdelse af oversættelsernes afleveringsfrister skyldes en bedre styring af oversættelsesefterspørgslen og en proaktiv planlægning.

DGT opfatter problemerne med at overholde fristerne mere som et spørgsmål om at forbedre tjenesternes og institutionernes planning end som et udtryk for manglende oversættelseskapacitet. Kommissionen opfatter oversættelse som en del af processen med vedtagelse af retsakter, hvorfor oversættelsesfristerne skal være fuldt integreret i programmeringen, og DGT deltager således også i planlægningen og koordineringsnetværkene. Kommissionen har oprettet et system til overvågning af rettidig levering af oversættelser i overensstemmelse med Kommissionens og Rådets mødekalender, og de hidtidige resultater viser, at de oversættelsesydelser, der tilbydes inden for disse rammer, opfylder de retlige krav og operationelle behov.

Frister, der var sat til medio og ultimo 2004 for oversættelser til EU-10-sprogene, var ganske vist længere på grund af manglende ressourcer, jf. punkt 19-20. Fra 2005 er fristerne blevet kortere og programmeringen mere smidig.

Kommissionen vil iværksætte en undersøgelse for at forsøge at måle omfanget af »grå oversættelser« og direkte outsourcing, og den agter at behandle disse aspekter i forbindelse med den kommende ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter.

| 47.-49. | Kommissionens projekt til beregning af udgifter, som Revisionsretten henviser til, blev udviklet i 2001 og fandt anvendelse indtil medio 2003. Det opfyldte sin målsætning, som var at gøre brugerne mere bevidste om udgifterne til oversættelse. Det blev imidlertid ikke længere betragtet som nogen prioritet at bevare dette system og fortsætte med at levere ajourførte oplysninger om de samlede udgifter til oversættelse, eftersom det kun gav generaldirektoraterne en begrænset merværdi, fordi deres oversættelsesanmodninger blev undersøgt nøje i forhold til overgangsordningen for oversættelse.
  Efter sin meddelelse fra maj 2004 ændrede Kommissionen kurs, og fra at øge bevidstheden om udgifterne til oversættelse gik den over til en mere proaktiv efterspørgselsstyring, hvilket har medført et betydeligt fald i de samlede udgifter til oversættelse.
  Kommissionen vil i sit foreløbige budgetforslag for 2007 foreslå, at der indføres et nyt politikområde »31-sprogtjenester« (31-Language Services), som vil omfatte alle sprogtjenesternes indflydelse på budgettet (dvs. ikke længere fordelt mellem de forskellige politikområder).
  Kommissionen er i øjeblikket — i overensstemmelse med Revisionsrettens metode — ved at ajourføre sit permanente system til omkostningsberegning for at støtte administrationen i sin styring af oversættelsesprocessen på grundlag af udviklingen i udgifter til oversættelse (og andre ydelser). |
| --- | --- |

47.-49.

Kommissionens projekt til beregning af udgifter, som Revisionsretten henviser til, blev udviklet i 2001 og fandt anvendelse indtil medio 2003. Det opfyldte sin målsætning, som var at gøre brugerne mere bevidste om udgifterne til oversættelse. Det blev imidlertid ikke længere betragtet som nogen prioritet at bevare dette system og fortsætte med at levere ajourførte oplysninger om de samlede udgifter til oversættelse, eftersom det kun gav generaldirektoraterne en begrænset merværdi, fordi deres oversættelsesanmodninger blev undersøgt nøje i forhold til overgangsordningen for oversættelse.

Efter sin meddelelse fra maj 2004 ændrede Kommissionen kurs, og fra at øge bevidstheden om udgifterne til oversættelse gik den over til en mere proaktiv efterspørgselsstyring, hvilket har medført et betydeligt fald i de samlede udgifter til oversættelse.

Kommissionen vil i sit foreløbige budgetforslag for 2007 foreslå, at der indføres et nyt politikområde »31-sprogtjenester« (31-Language Services), som vil omfatte alle sprogtjenesternes indflydelse på budgettet (dvs. ikke længere fordelt mellem de forskellige politikområder).

Kommissionen er i øjeblikket — i overensstemmelse med Revisionsrettens metode — ved at ajourføre sit permanente system til omkostningsberegning for at støtte administrationen i sin styring af oversættelsesprocessen på grundlag af udviklingen i udgifter til oversættelse (og andre ydelser).

| 51.-52. | Til trods for en næsten fordobling af antallet af officielle sprog er Kommissionens samlede udgifter til oversættelse i 2005 kun steget med omkring 20 % i forhold til 2003. Dette blev opnået gennem en nøje overholdelse af strategien for efterspørgselsstyring. Men medførte ikke desto mindre et fald i arbejdsrytmen og en naturlig stigning i prisen pr. side i Kommissionen, hvilket er af forbigående karakter og kan forklares med:






  — | den politiske vilje til at behandle alle sprog ens, selv om oversættelseskapaciteten for de nye ni officielle sprog efter udvidelsen i 2004 kun gradvist blev udbygget i perioden 2004-2006 |
| --- | --- | --- |

51.-52.

Til trods for en næsten fordobling af antallet af officielle sprog er Kommissionens samlede udgifter til oversættelse i 2005 kun steget med omkring 20 % i forhold til 2003. Dette blev opnået gennem en nøje overholdelse af strategien for efterspørgselsstyring. Men medførte ikke desto mindre et fald i arbejdsrytmen og en naturlig stigning i prisen pr. side i Kommissionen, hvilket er af forbigående karakter og kan forklares med:

—

den politiske vilje til at behandle alle sprog ens, selv om oversættelseskapaciteten for de nye ni officielle sprog efter udvidelsen i 2004 kun gradvist blev udbygget i perioden 2004-2006

| — | manglen på erfarne oversættere, oversættelseshukommelser, terminologisk support, maskinoversættelsessupport osv. for de ni nye officielle sprog, hvilket medfører en lavere produktionskapacitet for disse sprog i forhold til de »gamle« sprog |
| --- | --- |

—

manglen på erfarne oversættere, oversættelseshukommelser, terminologisk support, maskinoversættelsessupport osv. for de ni nye officielle sprog, hvilket medfører en lavere produktionskapacitet for disse sprog i forhold til de »gamle« sprog

| — | oversættelsesefterspørgslen i 2003 og den dermed forbundne arbejdsrytme, som var rekordhøj og krævede en stor indsats fra personalet i form af overarbejde og ændrede ferieplaner osv. Dette niveau er som sådan ikke nogen hensigtsmæssig målestok for fastsættelsen af en langsigtet arbejdsrytme. |
| --- | --- |

—

oversættelsesefterspørgslen i 2003 og den dermed forbundne arbejdsrytme, som var rekordhøj og krævede en stor indsats fra personalet i form af overarbejde og ændrede ferieplaner osv. Dette niveau er som sådan ikke nogen hensigtsmæssig målestok for fastsættelsen af en langsigtet arbejdsrytme.

Kommissionen foretog allerede i 2004 og 2005 en række interne omfordelinger, og den har opstillet endnu mere ambitiøse målsætninger for intern omfordeling i DGT i sin APS 2007-beslutning med henblik på at justere de faste omkostninger i forhold til de forskellige sproggruppers varierende efterspørgsel. Andre korrigerende foranstaltninger omfatter en reduktion af freelanceoversættelser (selv om outsourcing kan være nødvendigt, hvis man ikke internt er i besiddelse af den nødvendige faglige viden eller sproglige ekspertise), tovejsoversættelse, midlertidig udstationering af oversættere til andre generaldirektorater og en udvidelse af Kommissionens tekstredigeringstjeneste.

| 53. f) | Ifølge Kommissionen var omfanget af fuldstændig eller delvis færdige oversættelser pr. 2005, der senere viste sig ikke at være nødvendige på grund af efterfølgende ændringer af originalen, kun marginal på grund af Kommissionens politik om ikke at påbegynde en oversættelse, før der foreligger en stabil tekst.
  De eneste undtagelser er de dokumenter, der af politiske grunde og efter afgørelse på højeste niveau er underlagt stramme tidsfrister, som det ikke ville være muligt at overholde, hvis oversættelsen først blev påbegyndt, når der forelå et stabilt dokument. |
| --- | --- |

53. f)

Ifølge Kommissionen var omfanget af fuldstændig eller delvis færdige oversættelser pr. 2005, der senere viste sig ikke at være nødvendige på grund af efterfølgende ændringer af originalen, kun marginal på grund af Kommissionens politik om ikke at påbegynde en oversættelse, før der foreligger en stabil tekst.

De eneste undtagelser er de dokumenter, der af politiske grunde og efter afgørelse på højeste niveau er underlagt stramme tidsfrister, som det ikke ville være muligt at overholde, hvis oversættelsen først blev påbegyndt, når der forelå et stabilt dokument.

| 54. | Kommissionen vil iværksætte en undersøgelse for at vurdere omfanget af »grå oversættelser« og direkte outsourcing, og resultatet af denne undersøgelse vil blive anvendt i den kommende ajourføring af Kommissionens oversættelsesstrategi for 2007 og derefter. |
| --- | --- |

54.

Kommissionen vil iværksætte en undersøgelse for at vurdere omfanget af »grå oversættelser« og direkte outsourcing, og resultatet af denne undersøgelse vil blive anvendt i den kommende ajourføring af Kommissionens oversættelsesstrategi for 2007 og derefter.

| 56.-59. | Kommissionen forbedrede i 2005 på betydelig vis sin kapacitet til at udarbejde behovsprognoser: En stor del af Kommissionens oversættelsesarbejde er omfattet af arbejdsplaner og løbende styring på grundlag af koordinationsmøder med generaldirektoraterne. DGT’s kontor for efterspørgselsstyring er i løbende kontakt med de ansvarlige for oversættelse i de enkelte generaldirektorater, og dette arbejde har medført, at de fleste generaldirektorater indsender regelmæssige prognoser, særlig når det drejer sig om vigtige dokumenter.
  Generalsekretariatet har anerkendt behovet for et bedre programmeringsredskab, og der er truffet foranstaltninger for en bedre integration af oversættelse i Kommissionens programmeringsredskaber.
  Sådanne prognosesystemer vil imidlertid altid være behæftet med en vis usikkerhed, der skyldes arbejdets politiske karakter, uforudsete begivenheder, der kræver nye initiativer, osv. Selv når der findes intern kapacitet, kan det desuden være nødvendigt at anvende freelance for bestemte dokumenter (f.eks. med en meget kompleks teknisk terminologi), for hvilke der ikke findes nogen intern ekspertise. |
| --- | --- |

56.-59.

Kommissionen forbedrede i 2005 på betydelig vis sin kapacitet til at udarbejde behovsprognoser: En stor del af Kommissionens oversættelsesarbejde er omfattet af arbejdsplaner og løbende styring på grundlag af koordinationsmøder med generaldirektoraterne. DGT’s kontor for efterspørgselsstyring er i løbende kontakt med de ansvarlige for oversættelse i de enkelte generaldirektorater, og dette arbejde har medført, at de fleste generaldirektorater indsender regelmæssige prognoser, særlig når det drejer sig om vigtige dokumenter.

Generalsekretariatet har anerkendt behovet for et bedre programmeringsredskab, og der er truffet foranstaltninger for en bedre integration af oversættelse i Kommissionens programmeringsredskaber.

Sådanne prognosesystemer vil imidlertid altid være behæftet med en vis usikkerhed, der skyldes arbejdets politiske karakter, uforudsete begivenheder, der kræver nye initiativer, osv. Selv når der findes intern kapacitet, kan det desuden være nødvendigt at anvende freelance for bestemte dokumenter (f.eks. med en meget kompleks teknisk terminologi), for hvilke der ikke findes nogen intern ekspertise.

| 60.-62. | DGT fastsætter fristerne med det anmodende generaldirektorat med udgangspunkt i deres krav i forhold til dokumentets formål (f.eks. til drøftelse på et specifikt Råds- eller Kommissionsmøde). Denne fremgangsmåde foretrækkes frem for faste frister, da det giver mulighed for en mere fleksibel og effektiv anvendelse af de eksisterende ressourcer og reducerer behovet for supplerende kapacitet i perioder med spidsbelastning. |
| --- | --- |

60.-62.

DGT fastsætter fristerne med det anmodende generaldirektorat med udgangspunkt i deres krav i forhold til dokumentets formål (f.eks. til drøftelse på et specifikt Råds- eller Kommissionsmøde). Denne fremgangsmåde foretrækkes frem for faste frister, da det giver mulighed for en mere fleksibel og effektiv anvendelse af de eksisterende ressourcer og reducerer behovet for supplerende kapacitet i perioder med spidsbelastning.

| 67. | I Kommissionen forbehandles dokumenterne i høj grad automatisk, således at den centrale planning ikke behøver foretage nogen specifik søgning: Alle dokumenter (undtaget fortrolige dokumenter), der skal oversættes, analyseres i forhold til Euramis, som er en stor sproglig database indeholdende tusindvis af dokumenter, der er inddelt i tekstenheder på sætningsniveau og knyttet til tilsvarende oversættelsesenheder. Denne analyse foretages ligeledes i forhold til Eur-Lex. |
| --- | --- |

67.

I Kommissionen forbehandles dokumenterne i høj grad automatisk, således at den centrale planning ikke behøver foretage nogen specifik søgning: Alle dokumenter (undtaget fortrolige dokumenter), der skal oversættes, analyseres i forhold til Euramis, som er en stor sproglig database indeholdende tusindvis af dokumenter, der er inddelt i tekstenheder på sætningsniveau og knyttet til tilsvarende oversættelsesenheder. Denne analyse foretages ligeledes i forhold til Eur-Lex.

| 68.-71. | Arbejdsgangen i Kommissionens oversættelsesenheder planlægges ved hjælp af en række redskaber, der viser de enkelte oversætteres kapacitet. Disse redskaber giver dog ikke et fuldstændigt billede af hver oversætters kapacitet, herunder speciale eller sprogkundskaber. Kontorchefens vurdering er derfor fortsat en vigtig faktor.
  Kommissionen gør en aktiv indsats for at fremme anvendelsen af it-redskaber for at øge omkostningseffektiviteten. Foranstaltningerne på dette område har bestået i oplysningskampagner og uddannelse (især med henblik på at give slutbrugerne mulighed for at anvende disse redskaber effektivt) samtidig med, at man har sikret sig, at de produktionsfremmende redskaber fungerer sammen med andre applikationer (f.eks. TWB med LegisWrite). Den overordnede ledelse har hele tiden anbefalet brugen af sådanne redskaber, og Kommissionen offentliggjorde for nylig en række retningslinier for bedste praksis til sine oversættere. Man har ligeledes gjort en særlig indsats for at uddanne nyansatte oversættere og sekretærer til at anvende de eksisterende edb-redskaber. Det er imidlertid op til den enkelte oversætter på grundlag af de foreliggende forbehandlingsrapporter og sin egen baggrund, viden og erfaring at vurdere, hvilke redskaber og ressourcer der er bedst egnet til det pågældende arbejde. |
| --- | --- |

68.-71.

Arbejdsgangen i Kommissionens oversættelsesenheder planlægges ved hjælp af en række redskaber, der viser de enkelte oversætteres kapacitet. Disse redskaber giver dog ikke et fuldstændigt billede af hver oversætters kapacitet, herunder speciale eller sprogkundskaber. Kontorchefens vurdering er derfor fortsat en vigtig faktor.

Kommissionen gør en aktiv indsats for at fremme anvendelsen af it-redskaber for at øge omkostningseffektiviteten. Foranstaltningerne på dette område har bestået i oplysningskampagner og uddannelse (især med henblik på at give slutbrugerne mulighed for at anvende disse redskaber effektivt) samtidig med, at man har sikret sig, at de produktionsfremmende redskaber fungerer sammen med andre applikationer (f.eks. TWB med LegisWrite). Den overordnede ledelse har hele tiden anbefalet brugen af sådanne redskaber, og Kommissionen offentliggjorde for nylig en række retningslinier for bedste praksis til sine oversættere. Man har ligeledes gjort en særlig indsats for at uddanne nyansatte oversættere og sekretærer til at anvende de eksisterende edb-redskaber. Det er imidlertid op til den enkelte oversætter på grundlag af de foreliggende forbehandlingsrapporter og sin egen baggrund, viden og erfaring at vurdere, hvilke redskaber og ressourcer der er bedst egnet til det pågældende arbejde.

| 73.-74. | Kommissionens beslutning om enten at oversætte internt eller at anvende freelance afhænger i høj grad af det pågældende dokument. Det var i en periode et krav at sende mindst 30 % af dokumenterne i freelance, og da oversættelsesarbejdsbyrden i Kommissionen var meget stor, blev visse dokumenter automatisk sendt i freelance.
  Kommissionen har efter indførelsen af den nye strategi for efterspørgselsstyring i 2004 imidlertid opgivet sine tidligere målsætninger med hensyn til outsourcing. Ændringen i praksis med hensyn til outsourcing skete dog med en vis forsinkelse. Outsourcing er nu i et vidt omfang begrænset til situationer med et reelt behov (dvs. for at supplere den interne kapacitet). I særlige tilfælde, hvor et bestemt sprogdepartement ikke er i besiddelse af den nødvendige ekspertise om et særligt emne, vil oversættelserne imidlertid fortsat blive sendt i freelance, uanset ledig intern kapacitet. |
| --- | --- |

73.-74.

Kommissionens beslutning om enten at oversætte internt eller at anvende freelance afhænger i høj grad af det pågældende dokument. Det var i en periode et krav at sende mindst 30 % af dokumenterne i freelance, og da oversættelsesarbejdsbyrden i Kommissionen var meget stor, blev visse dokumenter automatisk sendt i freelance.

Kommissionen har efter indførelsen af den nye strategi for efterspørgselsstyring i 2004 imidlertid opgivet sine tidligere målsætninger med hensyn til outsourcing. Ændringen i praksis med hensyn til outsourcing skete dog med en vis forsinkelse. Outsourcing er nu i et vidt omfang begrænset til situationer med et reelt behov (dvs. for at supplere den interne kapacitet). I særlige tilfælde, hvor et bestemt sprogdepartement ikke er i besiddelse af den nødvendige ekspertise om et særligt emne, vil oversættelserne imidlertid fortsat blive sendt i freelance, uanset ledig intern kapacitet.

| 75. | Kommissionens oversættelsesstrategi vil blive udvidet til også at omfatte retningslinjer for oversættelsen af såkaldte »non core«-dokumenter, og den vil styrke DGT's koordinerende rolle ved at kanalisere alle oplysninger om oversættelsesanmodninger gennem DGT. |
| --- | --- |

75.

Kommissionens oversættelsesstrategi vil blive udvidet til også at omfatte retningslinjer for oversættelsen af såkaldte »non core«-dokumenter, og den vil styrke DGT's koordinerende rolle ved at kanalisere alle oplysninger om oversættelsesanmodninger gennem DGT.

| 76. | For Kommissionen er »produktiviteten« knyttet til »arbejdsrytmen«, dvs. produktionen pr. oversætter pr. dag under hensyntagen til efterspørgslen, eftersom produktiviteten ikke kan måles ved blot at tælle antallet af oversatte sider pr. fuldtidsækvivalent. |
| --- | --- |

76.

For Kommissionen er »produktiviteten« knyttet til »arbejdsrytmen«, dvs. produktionen pr. oversætter pr. dag under hensyntagen til efterspørgslen, eftersom produktiviteten ikke kan måles ved blot at tælle antallet af oversatte sider pr. fuldtidsækvivalent.

| 78. | Der skal tages højde for følgende supplerende faktorer, hvis man sammenligner oversættelsesarbejdet i EU-institutionerne og den private sektor:






  a) | Markedets udbud af ekspertoversættere varierer betydeligt afhængig af det pågældende sprog. |
| --- | --- | --- |

78.

Der skal tages højde for følgende supplerende faktorer, hvis man sammenligner oversættelsesarbejdet i EU-institutionerne og den private sektor:

a)

Markedets udbud af ekspertoversættere varierer betydeligt afhængig af det pågældende sprog.

| b) | Freelanceoversættelsernes svingende kvalitet er et stort problem, og det gør det vanskeligt at gennemføre en effektiv kvalitetskontrol. |
| --- | --- |

b)

Freelanceoversættelsernes svingende kvalitet er et stort problem, og det gør det vanskeligt at gennemføre en effektiv kvalitetskontrol.

| c) | Oversættelsesbureauernes strukturer er ofte mere fleksible, idet de kan sende dokumenterne videre til en række underleverandører, der ikke er permanent ansat. De kan således nemmere tilpasse sig variationer i efterspørgslen. EU-institutionerne derimod er tvunget til at opretholde en kritisk masse af ansatte for at sikre kvalitet og uafhængighed samt for at kunne imødekomme variationer i efterspørgslen og uforudsete oversættelsesanmodninger. |
| --- | --- |

c)

Oversættelsesbureauernes strukturer er ofte mere fleksible, idet de kan sende dokumenterne videre til en række underleverandører, der ikke er permanent ansat. De kan således nemmere tilpasse sig variationer i efterspørgslen. EU-institutionerne derimod er tvunget til at opretholde en kritisk masse af ansatte for at sikre kvalitet og uafhængighed samt for at kunne imødekomme variationer i efterspørgslen og uforudsete oversættelsesanmodninger.

Kommissionen er derfor af den opfattelse, at omkostningsfordelene ved ekstern oversættelse ikke altid opvejer risikoen med hensyn til kvalitet i politiske organisationer som EU-institutionerne.

| 79.-80. | Kommissionen understreger, at udviklingen i den gennemsnitlige arbejdsrytme pr. oversætter i 2004 og 2005 er atypisk og ikke giver et reelt billede af oversætternes ydeevne. Det er snarere et resultat af en faldende efterspørgsel, hvilket har skabt strukturelle uligheder mellem efterspørgslen og kapaciteten i sprogdepartementerne, mangel på erfarne oversættere, terminologiske databaser og sproghukommelser i EU-10-sprogene, samt den tid, som EU-10-oversætterne har brugt på revision af talrige freelanceoversættelser (Revisionsrettens statistikker for arbejdsrytme tager ikke højde for dette aspekt).
  Efterspørgslen og den hermed forbundne arbejdsrytme kan variere i forhold til Kommissionens politiske og lovgivningsmæssige aktiviteter. En del af baggrunden for den relativt omkostningstunge interne oversættelsestjeneste er at gøre det muligt at dække politiske hastebehov, hvilket resulterer i en vis grad af ledig kapacitet i perioder med lav aktivitet.
  Kommissionen har taget en række initiativer som følge af det strukturelle fald i efterspørgselsniveauet for de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog:






  — | intern omfordeling for at styrke de nye sprogdepartementer, DGT’s horisontale tjenester eller andre af Kommissionens tjenester (32 poster i stillingsoversigten i 2004, 41 i 2005, 43 planlagt i 2006 og 205 i 2007) |
| --- | --- | --- |

79.-80.

Kommissionen understreger, at udviklingen i den gennemsnitlige arbejdsrytme pr. oversætter i 2004 og 2005 er atypisk og ikke giver et reelt billede af oversætternes ydeevne. Det er snarere et resultat af en faldende efterspørgsel, hvilket har skabt strukturelle uligheder mellem efterspørgslen og kapaciteten i sprogdepartementerne, mangel på erfarne oversættere, terminologiske databaser og sproghukommelser i EU-10-sprogene, samt den tid, som EU-10-oversætterne har brugt på revision af talrige freelanceoversættelser (Revisionsrettens statistikker for arbejdsrytme tager ikke højde for dette aspekt).

Efterspørgslen og den hermed forbundne arbejdsrytme kan variere i forhold til Kommissionens politiske og lovgivningsmæssige aktiviteter. En del af baggrunden for den relativt omkostningstunge interne oversættelsestjeneste er at gøre det muligt at dække politiske hastebehov, hvilket resulterer i en vis grad af ledig kapacitet i perioder med lav aktivitet.

Kommissionen har taget en række initiativer som følge af det strukturelle fald i efterspørgselsniveauet for de EU-15-sprog, der ikke er proceduresprog:

—

intern omfordeling for at styrke de nye sprogdepartementer, DGT’s horisontale tjenester eller andre af Kommissionens tjenester (32 poster i stillingsoversigten i 2004, 41 i 2005, 43 planlagt i 2006 og 205 i 2007)

| — | reduktion af den eksterne oversættelse til EU-15-sprog fra 20 % i 2003 til næsten nul |
| --- | --- |

—

reduktion af den eksterne oversættelse til EU-15-sprog fra 20 % i 2003 til næsten nul

| — | indførelse af tovejsoversættelse (oversættelse til den pågældende oversætters første fremmedsprog) |
| --- | --- |

—

indførelse af tovejsoversættelse (oversættelse til den pågældende oversætters første fremmedsprog)

| — | udstationering af oversættere til andre generaldirektorater. |
| --- | --- |

—

udstationering af oversættere til andre generaldirektorater.

Disse foranstaltninger vil fortsætte, og Kommissionen har sat sig for at justere antallet af ansatte i alle sine sprogdepartementer i forhold til det reelle behov ultimo 2006. Den vil også i forbindelse med den kommende ajourføring af sin oversættelsesstrategi for 2007 og derefter se nærmere på generaldirektoraternes anvendelse af direkte outsourcing og »grå oversættelser« uden om DGT's kontrol.

| 81. | Kommissionen vil styrke sin indsats for at skabe større ligevægt i de forskellige afdelingers arbejdsbyrde ved a) at øge fleksibiliteten mellem sprogdepartementer, og b) strømline fordelingen af arbejdsområder (porteføljer) mellem de enkelte sprogdepartementers forskellige oversættelsesenheder, som skal afspejle sig i lignende strukturer i efterspørgselsstyringsenhedens forskellige sektorer.
  Kommissionen understreger imidlertid, at der skal tages behørig højde for de forskellige sprogdepartementers særlige karakteristika og begrænsninger, når deres arbejdsrytme sammenlignes. |
| --- | --- |

81.

Kommissionen vil styrke sin indsats for at skabe større ligevægt i de forskellige afdelingers arbejdsbyrde ved a) at øge fleksibiliteten mellem sprogdepartementer, og b) strømline fordelingen af arbejdsområder (porteføljer) mellem de enkelte sprogdepartementers forskellige oversættelsesenheder, som skal afspejle sig i lignende strukturer i efterspørgselsstyringsenhedens forskellige sektorer.

Kommissionen understreger imidlertid, at der skal tages behørig højde for de forskellige sprogdepartementers særlige karakteristika og begrænsninger, når deres arbejdsrytme sammenlignes.

| 87. | Kommissionen har gjort en stor indsats i 2004 for at tilpasse sådanne statistiske systemer, således at de også dækker relevante indikatorer for gennemførelsen af den oversættelsesstrategi, der blev vedtaget i maj 2004. Den er i øjeblikket ved at udvikle et data warehouse med henblik på at registrere mere detaljerede oplysninger om arbejdsgangene i forbindelse med oversættelse. Det er i 2006 planen at foretage en gennemgang af visse statistiske nøglebegreber, f.eks. kvotienten for den daglige arbejdsbyrde (»pressionstal«). |
| --- | --- |

87.

Kommissionen har gjort en stor indsats i 2004 for at tilpasse sådanne statistiske systemer, således at de også dækker relevante indikatorer for gennemførelsen af den oversættelsesstrategi, der blev vedtaget i maj 2004. Den er i øjeblikket ved at udvikle et data warehouse med henblik på at registrere mere detaljerede oplysninger om arbejdsgangene i forbindelse med oversættelse. Det er i 2006 planen at foretage en gennemgang af visse statistiske nøglebegreber, f.eks. kvotienten for den daglige arbejdsbyrde (»pressionstal«).

| 88. | Kommissionen foretrækker at anvende et aggregeret tal for arbejdsrytmen (pr. enhed/departement; gennemsnit pr. oversætter osv.), som den mener er mere hensigtsmæssig til at styre og optimere arbejdsgangen i forbindelse med oversættelse. Mere detaljerede statistikker bør anvendes med en vis forsigtighed, fordi statistikkerne påvirkes af en lang række forskellige faktorer: adgangen til oversættelseshukommelser og terminologi, oversætterens specialviden om det pågældende emne, oversætterens kendskab til kildesproget (oversætternes andet, tredje eller fjerde fremmedsprog), kvalitetssikringsbestræbelser i overensstemmelse med princippet om, at oversættelserne skal tjene deres formål (fit-for-purpose) osv. På grund af den meget komplekse arbejdsgang i forbindelse med oversættelse, er det imidlertid både kompliceret og kostbart at udvikle sådanne statistikker.
  Kommissionens data warehouse for oversættelse, der er under opbygning, vil omfatte mere detaljerede oplysninger om kvalitetskontrol på grundlag af en fælles definition af revision, parallellæsning, korrekturlæsning, stikprøvekontrol og andre kontrolforanstaltninger, samt en fælles forståelse af, hvornår og med hvilket formål hver enkelt af disse revisionsformer skal anvendes for at sikre, at oversættelsen tjener sit formål.
  Det skal med hensyn til forholdet mellem arbejdsbyrde og outsourcing tages i betragtning, at det i visse situationer er nødvendigt at sende et dokument i freelance, uanset den interne kapacitet (jf. bemærkningerne til punkt 73 og 74).
  Kommissionen har ingen faste resultatsindikatorer for de elektroniske oversættelsesredskabers betydning for produktiviteten, men der foreligger visse statistikker, som skal fortolkes. Der foreligger således oplysninger om årlig produktion og arbejdsrytme, som kan sammenholdes med udgifterne til elektroniske oversættelsesredskaber. Dette giver imidlertid ikke altid et korrekt billede, eftersom virkningen altid er størst i starten. |
| --- | --- |

88.

Kommissionen foretrækker at anvende et aggregeret tal for arbejdsrytmen (pr. enhed/departement; gennemsnit pr. oversætter osv.), som den mener er mere hensigtsmæssig til at styre og optimere arbejdsgangen i forbindelse med oversættelse. Mere detaljerede statistikker bør anvendes med en vis forsigtighed, fordi statistikkerne påvirkes af en lang række forskellige faktorer: adgangen til oversættelseshukommelser og terminologi, oversætterens specialviden om det pågældende emne, oversætterens kendskab til kildesproget (oversætternes andet, tredje eller fjerde fremmedsprog), kvalitetssikringsbestræbelser i overensstemmelse med princippet om, at oversættelserne skal tjene deres formål (fit-for-purpose) osv. På grund af den meget komplekse arbejdsgang i forbindelse med oversættelse, er det imidlertid både kompliceret og kostbart at udvikle sådanne statistikker.

Kommissionens data warehouse for oversættelse, der er under opbygning, vil omfatte mere detaljerede oplysninger om kvalitetskontrol på grundlag af en fælles definition af revision, parallellæsning, korrekturlæsning, stikprøvekontrol og andre kontrolforanstaltninger, samt en fælles forståelse af, hvornår og med hvilket formål hver enkelt af disse revisionsformer skal anvendes for at sikre, at oversættelsen tjener sit formål.

Det skal med hensyn til forholdet mellem arbejdsbyrde og outsourcing tages i betragtning, at det i visse situationer er nødvendigt at sende et dokument i freelance, uanset den interne kapacitet (jf. bemærkningerne til punkt 73 og 74).

Kommissionen har ingen faste resultatsindikatorer for de elektroniske oversættelsesredskabers betydning for produktiviteten, men der foreligger visse statistikker, som skal fortolkes. Der foreligger således oplysninger om årlig produktion og arbejdsrytme, som kan sammenholdes med udgifterne til elektroniske oversættelsesredskaber. Dette giver imidlertid ikke altid et korrekt billede, eftersom virkningen altid er størst i starten.

| 89. | Kommissionen er af den opfattelse, at man skal tage de tekstsegmenter, der oversættes automatisk, med i betragtning, når man beregner virkningen af investeringerne i it-redskaber på produktiviteten.
  Det vil udgøre en betydelig investering at tilpasse Kommissionens statistikker om arbejdsbyrde, således at de viser virkningen af oversættelseshukommelser eller andre oversættelsesredskaber. Det er vanskeligt at tage højde for andre faktorer, der påvirker produktiviteten (f.eks. ulempen ved at oversætte fra et tredje eller fjerde fremmedsprog og fordelen ved at oversætte om et velkendt emne). |
| --- | --- |

89.

Kommissionen er af den opfattelse, at man skal tage de tekstsegmenter, der oversættes automatisk, med i betragtning, når man beregner virkningen af investeringerne i it-redskaber på produktiviteten.

Det vil udgøre en betydelig investering at tilpasse Kommissionens statistikker om arbejdsbyrde, således at de viser virkningen af oversættelseshukommelser eller andre oversættelsesredskaber. Det er vanskeligt at tage højde for andre faktorer, der påvirker produktiviteten (f.eks. ulempen ved at oversætte fra et tredje eller fjerde fremmedsprog og fordelen ved at oversætte om et velkendt emne).

| 91.-95. | Ordningen for udligning af arbejdsbyrden (workload balancing scheme) var et pilotprojekt, der havde til formål at skabe gensidig tillid. Resultaterne var meget positive: Kommissionen tilbød de øvrige institutioner sin fulde ledige oversættelseskapacitet i EU-8-sprogene og aftalte med alle institutioner, at EU-10-sprogdepartementerne endnu ikke var i stand til fuldt ud at tilslutte sig ordningen på grund af manglende ressourcer. Dette vil ske i løbet af 2006.
  Tallene for arbejdsbyrdeudligning for 2006 viser en støt og betydelig stigning i den samlede volumen. Kommissionen går fuldt ind for at anvende og videreudvikle ordningen til arbejdsbyrdeudligning, men konstaterer, at der altid skal være en vis margin af intern ledig kapacitet til at imødekomme uforudsete efterspørgsler.
  Ordningens potentiale vil blive mindre og mindre som følge af resultaterne af de igangværende foranstaltninger til at tilpasse sprogdepartementernes ressourcetildeling i forhold til de reelle behov. Disse korrektive foranstaltninger er Kommissionens førsteprioritet.
  Når institutionerne sender i gennemsnit 20 % af deres samlede arbejdsmængde i freelance i stedet for at udveksle dette arbejde indbyrdes, skyldes det især et manglende sammenfald mellem den ledige kapacitet på den ene side og anmodningerne om udveksling på den anden side i løbet af den periode, der er nødvendig for at imødekomme anmodningen.
  De yderligere besparelser på 11 mio. EUR vedrørende freelanceaktiviteter, som Revisionsretten har anslået, er ikke relevante for Kommissionen, der fra maj 2004 hovedsagelig kun sendte dokumenter til EU-10-sprogene i freelance, hvormed potentielle yderligere besparelser på freelancebudgettet blev reduceret til praktisk talt nul. |
| --- | --- |

91.-95.

Ordningen for udligning af arbejdsbyrden (workload balancing scheme) var et pilotprojekt, der havde til formål at skabe gensidig tillid. Resultaterne var meget positive: Kommissionen tilbød de øvrige institutioner sin fulde ledige oversættelseskapacitet i EU-8-sprogene og aftalte med alle institutioner, at EU-10-sprogdepartementerne endnu ikke var i stand til fuldt ud at tilslutte sig ordningen på grund af manglende ressourcer. Dette vil ske i løbet af 2006.

Tallene for arbejdsbyrdeudligning for 2006 viser en støt og betydelig stigning i den samlede volumen. Kommissionen går fuldt ind for at anvende og videreudvikle ordningen til arbejdsbyrdeudligning, men konstaterer, at der altid skal være en vis margin af intern ledig kapacitet til at imødekomme uforudsete efterspørgsler.

Ordningens potentiale vil blive mindre og mindre som følge af resultaterne af de igangværende foranstaltninger til at tilpasse sprogdepartementernes ressourcetildeling i forhold til de reelle behov. Disse korrektive foranstaltninger er Kommissionens førsteprioritet.

Når institutionerne sender i gennemsnit 20 % af deres samlede arbejdsmængde i freelance i stedet for at udveksle dette arbejde indbyrdes, skyldes det især et manglende sammenfald mellem den ledige kapacitet på den ene side og anmodningerne om udveksling på den anden side i løbet af den periode, der er nødvendig for at imødekomme anmodningen.

De yderligere besparelser på 11 mio. EUR vedrørende freelanceaktiviteter, som Revisionsretten har anslået, er ikke relevante for Kommissionen, der fra maj 2004 hovedsagelig kun sendte dokumenter til EU-10-sprogene i freelance, hvormed potentielle yderligere besparelser på freelancebudgettet blev reduceret til praktisk talt nul.

KONKLUSION OG ANBEFALINGER

| 96. | Der er iværksat de nødvendige procedurer og redskaber for at sende oversættelsesanmodninger fra Kommissionens generaldirektorater til DGT og for den efterfølgende behandling af sådanne anmodninger. |
| --- | --- |

96.

Der er iværksat de nødvendige procedurer og redskaber for at sende oversættelsesanmodninger fra Kommissionens generaldirektorater til DGT og for den efterfølgende behandling af sådanne anmodninger.

Anbefaling

Kommissionen er enig i Revisionsrettens anbefaling om at strømline procedurerne for generaldirektoraternes og tjenesternes anmodninger om oversættelse, og den agter at fastsætte regler/retningslinjer vedrørende oversættelsen af såkaldte »non core«-dokumenter i forbindelse med den kommende ajourføring af oversættelsesstrategien.

| 97. | Kommissionen har været i stand til at opfylde sine politiske og traktatfæstede forpligtelser med hensyn til oversættelse. Den understreger ligeledes, at det først og fremmest er tiltrædelseslandene selv, som er ansvarlige for at udvikle deres oversættelsesmarkeder, og Kommissionen har gentagne gange gjort de forskellige regeringer opmærksom på dette. |
| --- | --- |

97.

Kommissionen har været i stand til at opfylde sine politiske og traktatfæstede forpligtelser med hensyn til oversættelse. Den understreger ligeledes, at det først og fremmest er tiltrædelseslandene selv, som er ansvarlige for at udvikle deres oversættelsesmarkeder, og Kommissionen har gentagne gange gjort de forskellige regeringer opmærksom på dette.

Anbefaling

Kommissionen noterer sig Revisionsrettens anbefaling om at etablere en handlingsplan for at gøre EU-10-medlemsstaterne og kandidatlandene mere bevidste om og mere interesserede i Fællesskabets oversættelsesarbejde, men den understreger, at den har truffet foranstaltninger til at forberede oversættelsesmarkedet i tiltrædelseslandene ved at gøre dem mere bevidste om og mere interesserede i Fællesskabets oversættelsesarbejde: Den etablerede faciliteter på EU-10-medlemsstaternes repræsentationskontorer inden deres tiltrædelse og for nylig også i EU-2-tiltrædelseslandene. Disse opretholder en løbende kontakt med oversætternes faglige organisationer, universiteter og medier, og Kommissionens ordning for udveksling af oversættere (Visiting translator scheme) er blevet udvidet til universiteter i alle disse lande, inklusive Bulgarien og Rumænien. Der er blevet organiseret faglige besøg fra disse lande til Kommissionen, og generaldirektøren for DGT har besøgt Bulgarien og Rumænien i starten af 2005 for at fremme mediedækningen af — og den faglige interesse for — oversættelsesaktiviteterne.

98.   Anbefaling

Kommissionen udtrykker tilfredshed med Revisionsrettens anbefaling om at indgå serviceniveauaftaler (Service Level Agreements) med oversættelsestjenesternes brugere. Der er allerede etableret sådanne serviceniveauaftaler for oversættelse af retningslinjer for Generaldirektoratet for Sundhed og Forbrugerbeskyttelse og Generaldirektoratet for Beskæftigelse: Disse generaldirektorater har foretaget en fuldstændig evaluering af deres behov for hele året, DGT har tilbudt sproglig rådgivning til udarbejdelse af originaler, og der er blevet vedtaget en arbejdsplan for dokumenternes oversættelse.

| 99. | Manglen på intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelser til EU-10-sprogene var begrænset til de første måneder efter udvidelsen og til de dokumenter, der var omfattet af det »sikkerhedsnet«, som de efterfølgende behandlinger i Parlamentet og Rådet udgjorde. |
| --- | --- |

99.

Manglen på intern kapacitet til at revidere freelanceoversættelser til EU-10-sprogene var begrænset til de første måneder efter udvidelsen og til de dokumenter, der var omfattet af det »sikkerhedsnet«, som de efterfølgende behandlinger i Parlamentet og Rådet udgjorde.

Anbefaling

Kommissionen stiller sig tvivlende med hensyn til merværdien ved en regelmæssig anvendelse af tilfredshedsundersøgelser. Den undersøger imidlertid i øjeblikket, hvorledes man bedst måler servicekvaliteten. Hertil kommer, at der løbende modtages feedback og foretages opfølgning.

| 100. | Der foretages produktkvalitetskontrol (revision og anden kontrol) af interne oversættelser med henblik på at levere oversættelser, der er egnet til formålet, men ikke for at udarbejde en kvalitetsindikator som sådan, og det omfatter ikke nødvendigvis alle oversættelser (risikovurdering). Eksterne oversættelser vurderes på grundlag af en stikprøve på et bestemt antal sider, og hvis det vurderes, at kvaliteten er dårlig, revideres resten af dokumentet. |
| --- | --- |

100.

Der foretages produktkvalitetskontrol (revision og anden kontrol) af interne oversættelser med henblik på at levere oversættelser, der er egnet til formålet, men ikke for at udarbejde en kvalitetsindikator som sådan, og det omfatter ikke nødvendigvis alle oversættelser (risikovurdering). Eksterne oversættelser vurderes på grundlag af en stikprøve på et bestemt antal sider, og hvis det vurderes, at kvaliteten er dårlig, revideres resten af dokumentet.

Anbefaling

Kommissionen er enig i Revisionsrettens anbefaling om at udføre regelmæssig stikprøvekontrol. Den agter som led i sine overordnede kvalitetsstyringsbestræbelser at indføre et system til at definere, overvåge og dokumentere sine kvalitetssikringsforanstaltninger på mere systematisk vis. Man vil overveje en mere systematisk fremgangsmåde, der omfatter stikprøvekontrol, inden for rammerne af en mere overordnet analyse af kvalitet og kvalitetsmåling, som foretages i øjeblikket.

101.   Anbefaling

Kommissionen accepterer Revisionsrettens anbefaling om at kontrollere omfanget af den direkte outsourcing og de »grå oversættelser«, og den agter at iværksætte en undersøgelse for at bestemme omfanget af disse »grå oversættelser« og den direkte outsourcing mere præcist. Konklusionerne fra denne undersøgelse vil indgå i overvejelserne omkring ajourføringen af oversættelsestrategien for 2007 og derefter.

| 102.-103. | Kommissionen har beregnet sine udgifter til oversættelse og udgifter pr. side for 2002 og udsatte de efterfølgende ajourføringer af disse beregninger, indtil resultatet af denne revision forelå. |
| --- | --- |

102.-103.

Kommissionen har beregnet sine udgifter til oversættelse og udgifter pr. side for 2002 og udsatte de efterfølgende ajourføringer af disse beregninger, indtil resultatet af denne revision forelå.

Anbefaling

Kommissionen accepterer Revisionsrettens anbefaling om at sikre passende ledelsesinformation om udgifterne til oversættelsesaktiviteter, og den er i øjeblikket ved at ajourføre sine omkostningsberegninger og sit overvågningssystem i overensstemmelse med Revisionsrettens metode som led i sin normale rapportering af ledelsesinformation.

| 104. | Faldet i arbejdsrytme og den strukturelle uligevægt mellem kapacitet og efterspørgsel efter oversættelse på tværs af de forskellige officielle sprog er et resultat af oversættelsesstrategien, der blev indført i maj 2004. Denne uligevægt er imidlertid af forbigående karakter og Kommissionen ser i øjeblikket nærmere på dette problem.
  Denne strategi har skabt basis for betydelige besparelser på Fællesskabets budget: Man har opnået øjeblikkelige besparelser ved at sætte rekruteringsmålene for de nye sprog langt under tidligere gennemsnit. Der kan opnås yderligere besparelser ved de igangværende omfordelinger inden for de »gamle« sprog og andre foranstaltninger inden for forvaltningen af menneskelige ressourcer samt løbende tilpasninger af oversættelsesstrategien. |
| --- | --- |

104.

Faldet i arbejdsrytme og den strukturelle uligevægt mellem kapacitet og efterspørgsel efter oversættelse på tværs af de forskellige officielle sprog er et resultat af oversættelsesstrategien, der blev indført i maj 2004. Denne uligevægt er imidlertid af forbigående karakter og Kommissionen ser i øjeblikket nærmere på dette problem.

Denne strategi har skabt basis for betydelige besparelser på Fællesskabets budget: Man har opnået øjeblikkelige besparelser ved at sætte rekruteringsmålene for de nye sprog langt under tidligere gennemsnit. Der kan opnås yderligere besparelser ved de igangværende omfordelinger inden for de »gamle« sprog og andre foranstaltninger inden for forvaltningen af menneskelige ressourcer samt løbende tilpasninger af oversættelsesstrategien.

| 105. | Kommissionen har på betydelig vis forbedret sin fremadrettede planlægning: Netværket af oversættelseskorrespondenter i generaldirektoraterne er blevet moderniseret, således at DGT's enhed for efterspørgselsstyring nu råder over specifikke kontaktpunkter, og for at fremme både koordineringen af generaldirektoraternes oversættelsesopgaver og oversættelsesprogrammeringen i de tidligere led.
  Der er nu større opmærksomhed omkring oversættelsesaspekter på både kommissionsniveau og interinstitutionelt niveau: Der er indgået et registersamarbejde mellem Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet for nøje at følge oversættelsen af lovgivningsforslag. Der er iværksat foranstaltninger i samarbejde med Generalsekretariatet for yderligere at forbedre redskaberne til oversættelsesprogrammering inden for rammerne af »eGreffe«. Det er blevet sædvane at afholde møder med Rådets formandskab med henblik på planlægningen af oversættelse og fastsættelsen af prioriteter, hvilket bidrager til at fremme den fremadrettede planning. Der organiseres ligeledes regelmæssige møder om oversættelse med Kommissionens generaldirektorater.
  Kommissionen er fast besluttet på at fortsætte ad denne vej med henblik på yderligere at forbedre den fremadrettede planlægning af oversættelse. |
| --- | --- |

105.

Kommissionen har på betydelig vis forbedret sin fremadrettede planlægning: Netværket af oversættelseskorrespondenter i generaldirektoraterne er blevet moderniseret, således at DGT's enhed for efterspørgselsstyring nu råder over specifikke kontaktpunkter, og for at fremme både koordineringen af generaldirektoraternes oversættelsesopgaver og oversættelsesprogrammeringen i de tidligere led.

Der er nu større opmærksomhed omkring oversættelsesaspekter på både kommissionsniveau og interinstitutionelt niveau: Der er indgået et registersamarbejde mellem Kommissionen, Rådet og Europa-Parlamentet for nøje at følge oversættelsen af lovgivningsforslag. Der er iværksat foranstaltninger i samarbejde med Generalsekretariatet for yderligere at forbedre redskaberne til oversættelsesprogrammering inden for rammerne af »eGreffe«. Det er blevet sædvane at afholde møder med Rådets formandskab med henblik på planlægningen af oversættelse og fastsættelsen af prioriteter, hvilket bidrager til at fremme den fremadrettede planning. Der organiseres ligeledes regelmæssige møder om oversættelse med Kommissionens generaldirektorater.

Kommissionen er fast besluttet på at fortsætte ad denne vej med henblik på yderligere at forbedre den fremadrettede planlægning af oversættelse.

| 106. | Der opstod visse overgangsproblemer i 2004, men Kommissionen har nu tilpasset sin politik for outsourcing, og den reducerer således outsourcing til praktisk talt nul for sprogdepartementer med ledig kapacitet. Der vil dog fortsat ske outsourcing for at imødekomme specifikke mangler med hensyn til sproglig kompetence (f.eks. særlige sprogkombinationer) eller faglig ekspertise (f.eks. internationale regnskabsnormer, bankdirektiver osv.). |
| --- | --- |

106.

Der opstod visse overgangsproblemer i 2004, men Kommissionen har nu tilpasset sin politik for outsourcing, og den reducerer således outsourcing til praktisk talt nul for sprogdepartementer med ledig kapacitet. Der vil dog fortsat ske outsourcing for at imødekomme specifikke mangler med hensyn til sproglig kompetence (f.eks. særlige sprogkombinationer) eller faglig ekspertise (f.eks. internationale regnskabsnormer, bankdirektiver osv.).

| 107. | Kommissionen er besluttet på fortsat at gøre en aktiv indsats for at fremme og bidrage til den interinstitutionelle ordning for arbejdsbyrdeudligning. Den er imidlertid af den opfattelse, at Revisionsrettens anslåede potentielle besparelse på 11 mio. EUR ikke finder anvendelse på Kommissionen (jf. punkt 95).
  Arbejdsbyrdeudligningen er imidlertid underlagt en række begrænsninger, fordi arbejdet i de forskellige institutioner er af forskellig karakter, fordi de har forskellige arbejdsplaner og på grund af behovet for at opretholde en vis ledig kapacitet for at imødekomme uforudsete eller hastende anmodninger. |
| --- | --- |

107.

Kommissionen er besluttet på fortsat at gøre en aktiv indsats for at fremme og bidrage til den interinstitutionelle ordning for arbejdsbyrdeudligning. Den er imidlertid af den opfattelse, at Revisionsrettens anslåede potentielle besparelse på 11 mio. EUR ikke finder anvendelse på Kommissionen (jf. punkt 95).

Arbejdsbyrdeudligningen er imidlertid underlagt en række begrænsninger, fordi arbejdet i de forskellige institutioner er af forskellig karakter, fordi de har forskellige arbejdsplaner og på grund af behovet for at opretholde en vis ledig kapacitet for at imødekomme uforudsete eller hastende anmodninger.

Anbefaling

Kommissionen accepterer Revisionsrettens anbefaling om i fremtiden at styrke sine tjenesters oversættelsesplanlægning og den henviser til de foranstaltninger, der truffet i denne henseende (jf. punkt 105 ovenfor).

Kommissionen støtter det interinstitutionelle samarbejde og accepterer anbefalingen om at se nærmere på den direkte outsourcing samt udvide pilotprojektet om interinstitutionnel arbejdsbyrdeudligning. Den er imidlertid af den opfattelse, at et interinstitutionelt faktureringssystem vil medføre en for stor administrativ byrde i forhold til potentielle fordele.

108.   Anbefaling

Kommissionen accepterer Revisionsrettens anbefalinger med hensyn til yderligere forbedringer af oversættelsesprocessen, og de fleste af disse er allerede blevet gennemført: Der udsendes regelmæssigt retningslinjer om bedste praksis for anvendelsen af moderne teknologi, og de nye oversættere følger straks disse retningslinjer og anvender i meget høj grad (100 %) elektroniske oversættelsesredskaber. Integrationen af elektroniske redskaber er et løbende projekt både med hensyn til administrations- og oversættelsesredskaber. Den automatiserede forbehandling af dokumenter var et vigtigt skridt i denne retning.

Kommissionen øger i øjeblikket antallet af telearbejdere i DGT fra 100 til 200.

| 109. | Kommissionen finder, at der leveres tilstrækkelige ledelsesinformationer til at følge op på udgifterne til oversættelse. De statistiske databaser opdateres og forbedres imidlertid løbende, således at de hele tiden tilpasses nye behov for målrettet ledelsesinformation.
  Desuden går Kommissionen ind for aggregerede statistikker, der anses for passende med henblik på styring. |
| --- | --- |

109.

Kommissionen finder, at der leveres tilstrækkelige ledelsesinformationer til at følge op på udgifterne til oversættelse. De statistiske databaser opdateres og forbedres imidlertid løbende, således at de hele tiden tilpasses nye behov for målrettet ledelsesinformation.

Desuden går Kommissionen ind for aggregerede statistikker, der anses for passende med henblik på styring.

---