# Publicatieblad C 284/2006

| | ISSN 1725-2474 |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 284 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 49e jaargang21 november 2006 |

ISSN 1725-2474

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 284

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

49e jaargang21 november 2006

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | I   Mededelingen |
| | Rekenkamer |
| 2006/C 284/1 | Speciaal verslag nr. 9/2006 over de uitgaven van de Commissie, het Parlement en de Raad voor vertaling, vergezeld van de antwoorden van de instellingen | 1 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

I   Mededelingen

Rekenkamer

2006/C 284/1

Speciaal verslag nr. 9/2006 over de uitgaven van de Commissie, het Parlement en de Raad voor vertaling, vergezeld van de antwoorden van de instellingen

1

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

I Mededelingen

Rekenkamer

| 21.11.2006 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 284/1 |
| --- | --- | --- | --- |

21.11.2006

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 284/1

---

SPECIAAL VERSLAG Nr. 9/2006

over de uitgaven van de Commissie, het Parlement en de Raad voor vertaling, vergezeld van de antwoorden van de instellingen

(uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

(2006/C 284/01

INHOUD

AFKORTINGEN

| I-IX | SAMENVATTING |
| --- | --- |

I-IX

| 1-11 | INLEIDING |
| --- | --- |

1-11

| 2-3 | Relevante voorschriften |
| --- | --- |

2-3

| 4-8 | Organisatie van de vertaaldiensten bij de instellingen van de EU |
| --- | --- |

4-8

| 9-11 | Reikwijdte en aanpak van de controle |
| --- | --- |

9-11

| 12-95 | OPMERKINGEN |
| --- | --- |

12-95

| 12-36 | Procedures die worden toegepast om ervoor te zorgen dat aan vertaalaanvragen wordt voldaan en dat onnodige vertalingen worden voorkomen |
| --- | --- |

12-36

| 13-18 | Interne richtsnoeren betreffende vertaalaanvragen |
| --- | --- |

13-18

| 19-23 | De capaciteit om in de vraag naar vertaling te voorzien |
| --- | --- |

19-23

| 24-26 | De evolutie van het aantal vertaalde bladzijden |
| --- | --- |

24-26

| 27-36 | Praktische maatregelen van de instellingen om het vertaalde volume in de hand te houden |
| --- | --- |

27-36

| 37-46 | Kwaliteitscontrole |
| --- | --- |

37-46

| 37-43 | De controles om te zorgen voor vertalingen van behoorlijke kwaliteit |
| --- | --- |

37-43

| 44-46 | Naleving van termijnen en andere elementen die tot tevredenheid van de gebruikers leiden |
| --- | --- |

44-46

| 47-95 | Kosten en efficiëntie van vertalingen |
| --- | --- |

47-95

| 47-52 | Kosten van vertaling |
| --- | --- |

47-52

| 53-95 | De efficiëntie van het vertaalproces |
| --- | --- |

53-95

| 96-109 | CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN |
| --- | --- |

96-109

| 96-98 | De procedures die worden toegepast om ervoor te zorgen dat aan de vertaalaanvragen wordt voldaan en dat onnodige vertalingen worden vermeden |
| --- | --- |

96-98

| 99-101 | De procedures die worden toegepast om ervoor te zorgen dat de vertalingen tijdig gereed zijn en kwalitatief geschikt voor het doel waarvoor ze zijn bestemd |
| --- | --- |

99-101

| 102-109 | Kostprijs en doelmatigheid van vertaling |
| --- | --- |

102-109

| 1-12 | BIJLAGE I: Bepalingen van toepassing bij de Commissie, het Parlement en de Raad |
| --- | --- |

1-12

| 1-6 | Commissie |
| --- | --- |

1-6

| 7-10 | Parlement |
| --- | --- |

7-10

| 11-12 | Raad |
| --- | --- |

11-12

| 1-9 | BIJLAGE II: De door de Rekenkamer ontwikkelde methode om vertaalkosten te schatten |
| --- | --- |

1-9

Antwoorden van de instellingen

AFKORTINGENCIEQ Interinstitutioneel Comité voor de kwaliteitsbeoordeling van externe vertalingenCOM CommissieCRE Volledig verslag van de vergadering (gedetailleerd verslag van de debatten tijdens de voltallige vergaderingen van het Parlement)DG Directoraat-generaalDG A III Directoraat A III (Vertaling en documentenproductie) van het secretariaat-generaal van de RaadDGT Directoraat-generaal Vertaling van de CommissieEP Europees ParlementEPSO Europees Bureau voor personeelsselectieEU-10-talen Officiële talen van de 10 toetredende landenEU-15-talen Officiële talen van de 15 EU-lidstaten vóór de toetredingICTI Interinstitutioneel comité voor vertaling en vertolkingISC Inter-Service Consultation (overleg tussen de directoraten-generaal van de Commissie)PB PublicatiebladSGC Secretariaat-generaal van de RaadVTE Voltijds-equivalent (het equivalent van één personeelslid dat gedurende één jaar voltijds werkzaam is)

SAMENVATTING

| I. | Eenentwintig talen hebben de status van officiële taal en werktaal van de Europese instellingen. Elke EU-instelling heeft haar eigen vertaaldienst. De instellingen die wegens hun activiteiten het grootste volume aan vertalingen moeten produceren, zijn de Commissie, het Parlement en de Raad. Vanwege de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar of een tijdelijk ontoereikende interne capaciteit voor de EU-10-talen hebben de Europese instellingen naast hun vertalers in vaste dienst ook freelance vertalers nodig. |
| --- | --- |

I.

Eenentwintig talen hebben de status van officiële taal en werktaal van de Europese instellingen. Elke EU-instelling heeft haar eigen vertaaldienst. De instellingen die wegens hun activiteiten het grootste volume aan vertalingen moeten produceren, zijn de Commissie, het Parlement en de Raad. Vanwege de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar of een tijdelijk ontoereikende interne capaciteit voor de EU-10-talen hebben de Europese instellingen naast hun vertalers in vaste dienst ook freelance vertalers nodig.

| II. | De controle had tot doel na te gaan in hoeverre de Commissie, het Parlement en de Raad de middelen en uitgaven voor vertaling doelmatig en doeltreffend beheren. De Rekenkamer onderzocht drie vragen:






  — | wordt in de vraag naar vertaling voorzien en zijn er deugdelijke procedures om onnodige vertalingen te voorkomen? |
| --- | --- | --- |

II.

De controle had tot doel na te gaan in hoeverre de Commissie, het Parlement en de Raad de middelen en uitgaven voor vertaling doelmatig en doeltreffend beheren. De Rekenkamer onderzocht drie vragen:

—

wordt in de vraag naar vertaling voorzien en zijn er deugdelijke procedures om onnodige vertalingen te voorkomen?

| — | zijn de vertalingen tijdig gereed en kwalitatief geschikt voor het doel waarvoor ze zijn bestemd? |
| --- | --- |

—

zijn de vertalingen tijdig gereed en kwalitatief geschikt voor het doel waarvoor ze zijn bestemd?

| — | waren de instellingen in staat, de kosten voor vertaling in de hand te houden? |
| --- | --- |

—

waren de instellingen in staat, de kosten voor vertaling in de hand te houden?

| III. | Uit de controle blijkt dat de instellingen verschillend reageren op de toenemende vraag naar vertaling. Zowel de Commissie als de Raad heeft passende maatregelen getroffen om het aantal in alle talen te vertalen documenten te verminderen. Maar een aanzienlijk deel van alle vertaalaanvragen valt niet onder de door elke instelling vastgestelde richtsnoeren inzake vertaling en geen van de instellingen heeft een duidelijke en coherente procedure voor het aanvragen van vertalingen. |
| --- | --- |

III.

Uit de controle blijkt dat de instellingen verschillend reageren op de toenemende vraag naar vertaling. Zowel de Commissie als de Raad heeft passende maatregelen getroffen om het aantal in alle talen te vertalen documenten te verminderen. Maar een aanzienlijk deel van alle vertaalaanvragen valt niet onder de door elke instelling vastgestelde richtsnoeren inzake vertaling en geen van de instellingen heeft een duidelijke en coherente procedure voor het aanvragen van vertalingen.

| IV. | De drie gecontroleerde vertaaldiensten slagen er doorgaans wel in tijdig vertalingen van de vereiste kwaliteit in de EU-15-talen af te leveren. In 2004 deden zich echter aanzienlijke problemen voor bij de EU-10-talen. |
| --- | --- |

IV.

De drie gecontroleerde vertaaldiensten slagen er doorgaans wel in tijdig vertalingen van de vereiste kwaliteit in de EU-15-talen af te leveren. In 2004 deden zich echter aanzienlijke problemen voor bij de EU-10-talen.

| V. | Geen van de vertaaldiensten heeft een middel om de tevredenheid van de gebruikers te meten of procedures voor de behandeling van klachten over de kwaliteit. Alleen de Commissie heeft richtsnoeren betreffende kwaliteitscontrole. Indicatoren inzake de kwaliteit, zoals het aantal aangetroffen fouten per bladzijde, zijn wel beschikbaar bij het Parlement, maar niet bij de Commissie of de Raad. |
| --- | --- |

V.

Geen van de vertaaldiensten heeft een middel om de tevredenheid van de gebruikers te meten of procedures voor de behandeling van klachten over de kwaliteit. Alleen de Commissie heeft richtsnoeren betreffende kwaliteitscontrole. Indicatoren inzake de kwaliteit, zoals het aantal aangetroffen fouten per bladzijde, zijn wel beschikbaar bij het Parlement, maar niet bij de Commissie of de Raad.

| VI. | Geen van de instellingen heeft haar totale kosten voor vertaling of de gemiddelde kostprijs per vertaalde bladzijde berekend, behalve de Commissie voor 2002. Volgens een berekening van de Rekenkamer beliepen de totale vertaalkosten in 2003 ongeveer 100 miljoen euro voor het Parlement en de Raad en 215 miljoen euro voor de Commissie. Als gevolg van de toename van het aantal talen na de uitbreiding van de EU in mei 2004 zijn de vertaalkosten in 2005 gestegen tot ongeveer 128 miljoen euro voor het Parlement, 126 miljoen euro voor de Raad en 257 miljoen euro voor de Commissie. In 2003 bedroeg de gemiddelde kostprijs per bladzijde bij het Parlement en de Commissie 150 euro en bij de Raad 254 euro. In 2005 steeg de gemiddelde kostprijs per bladzijde tot 194 euro bij de Commissie en 276 euro bij de Raad, terwijl hij bij het Parlement daalde tot 119 euro. Interne vertaling is duurder dan freelance vertaling, maar een vergelijking is moeilijk omdat extern vertaalde teksten van een andere aard zijn en de kwaliteit van interne vertalingen hoger wordt geacht. |
| --- | --- |

VI.

Geen van de instellingen heeft haar totale kosten voor vertaling of de gemiddelde kostprijs per vertaalde bladzijde berekend, behalve de Commissie voor 2002. Volgens een berekening van de Rekenkamer beliepen de totale vertaalkosten in 2003 ongeveer 100 miljoen euro voor het Parlement en de Raad en 215 miljoen euro voor de Commissie. Als gevolg van de toename van het aantal talen na de uitbreiding van de EU in mei 2004 zijn de vertaalkosten in 2005 gestegen tot ongeveer 128 miljoen euro voor het Parlement, 126 miljoen euro voor de Raad en 257 miljoen euro voor de Commissie. In 2003 bedroeg de gemiddelde kostprijs per bladzijde bij het Parlement en de Commissie 150 euro en bij de Raad 254 euro. In 2005 steeg de gemiddelde kostprijs per bladzijde tot 194 euro bij de Commissie en 276 euro bij de Raad, terwijl hij bij het Parlement daalde tot 119 euro. Interne vertaling is duurder dan freelance vertaling, maar een vergelijking is moeilijk omdat extern vertaalde teksten van een andere aard zijn en de kwaliteit van interne vertalingen hoger wordt geacht.

| VII. | De Commissie en de Raad zijn erin geslaagd de vraag naar vertaling in de EU-15-talen te verminderen, maar dit heeft ook geleid tot overcapaciteit en een productiviteit onder het gemiddelde. De Rekenkamer constateerde echter aanzienlijke verschillen in de productiviteit en het uitbestedingspercentage van de verschillende taaleenheden van de betrokken instellingen. |
| --- | --- |

VII.

De Commissie en de Raad zijn erin geslaagd de vraag naar vertaling in de EU-15-talen te verminderen, maar dit heeft ook geleid tot overcapaciteit en een productiviteit onder het gemiddelde. De Rekenkamer constateerde echter aanzienlijke verschillen in de productiviteit en het uitbestedingspercentage van de verschillende taaleenheden van de betrokken instellingen.

| VIII. | Sinds 1995 hebben de vertaaldiensten van de EU hun samenwerking op bepaalde gebieden versterkt, zoals de werving, het opzetten van een terminologiedatabase, de aankoop van IT-middelen, enz. De Rekenkamer is van oordeel dat besparingen mogelijk zijn door de interinstitutionele samenwerking verder te intensiveren en met name door ervoor te zorgen dat een overschot aan capaciteit in de ene instelling ter beschikking wordt gesteld van de andere instellingen, zodat deze minder moeten uitbesteden aan freelance vertalers. Maar doordat prognoses ontbreken en beschikbare vertaalcapaciteit onvoldoende wordt gesignaleerd, kan een instelling moeilijk optimaal gebruikmaken van tijdelijk bij andere instellingen beschikbare capaciteit. |
| --- | --- |

VIII.

Sinds 1995 hebben de vertaaldiensten van de EU hun samenwerking op bepaalde gebieden versterkt, zoals de werving, het opzetten van een terminologiedatabase, de aankoop van IT-middelen, enz. De Rekenkamer is van oordeel dat besparingen mogelijk zijn door de interinstitutionele samenwerking verder te intensiveren en met name door ervoor te zorgen dat een overschot aan capaciteit in de ene instelling ter beschikking wordt gesteld van de andere instellingen, zodat deze minder moeten uitbesteden aan freelance vertalers. Maar doordat prognoses ontbreken en beschikbare vertaalcapaciteit onvoldoende wordt gesignaleerd, kan een instelling moeilijk optimaal gebruikmaken van tijdelijk bij andere instellingen beschikbare capaciteit.

| IX. | Hoewel er bij de gecontroleerde vertaaldiensten geavanceerde IT-instrumenten beschikbaar zijn, worden die niet op consistente wijze gebruikt. Bij het Parlement verschilt het effectieve gebruik van IT-middelen sterk van de ene vertaaleenheid tot de andere. De Raad maakte er in 2004 slechts marginaal gebruik van voor de EU-15-talen en bij de Commissie is geen informatie over de gebruiksgraad tijdens de referentieperiode van de controle beschikbaar. De doelmatigheid en de harmonisatie van het vertaalwerk kunnen worden verbeterd door een intensiever gebruik van computertoepassingen, een betere planning, een striktere naleving van de termijnen voor het aanvragen van vertalingen en een strenger toezicht op de besluiten tot uitbesteding, zodat geen freelance vertalers worden ingezet wanneer er vaste vertalers beschikbaar zijn. Bovendien moet er een consistent toezicht worden ingevoerd door middel van prestatie-indicatoren en procedures die zorgen voor adequate beheersinformatie. |
| --- | --- |

IX.

Hoewel er bij de gecontroleerde vertaaldiensten geavanceerde IT-instrumenten beschikbaar zijn, worden die niet op consistente wijze gebruikt. Bij het Parlement verschilt het effectieve gebruik van IT-middelen sterk van de ene vertaaleenheid tot de andere. De Raad maakte er in 2004 slechts marginaal gebruik van voor de EU-15-talen en bij de Commissie is geen informatie over de gebruiksgraad tijdens de referentieperiode van de controle beschikbaar. De doelmatigheid en de harmonisatie van het vertaalwerk kunnen worden verbeterd door een intensiever gebruik van computertoepassingen, een betere planning, een striktere naleving van de termijnen voor het aanvragen van vertalingen en een strenger toezicht op de besluiten tot uitbesteding, zodat geen freelance vertalers worden ingezet wanneer er vaste vertalers beschikbaar zijn. Bovendien moet er een consistent toezicht worden ingevoerd door middel van prestatie-indicatoren en procedures die zorgen voor adequate beheersinformatie.

INLEIDING

| 1. | De Europese Unie functioneert in een meertalige omgeving, waarin de talen van haar lidstaten gelijk worden behandeld. Bij de instellingen van de Europese Gemeenschap werken burgers van alle lidstaten met een uiteenlopende mate van talenkennis. Om praktische redenen wordt het aantal meest gebruikte talen binnen de instellingen beperkt (1), maar documentatie die wordt ontvangen van of gezonden naar de lidstaten is gesteld in hun officiële taal. De vertaling van inkomende en uitgaande documenten is dus van vitaal belang voor een vlot functioneren van de instellingen en voor de communicatie met de lidstaten en hun burgers. |
| --- | --- |

1.

De Europese Unie functioneert in een meertalige omgeving, waarin de talen van haar lidstaten gelijk worden behandeld. Bij de instellingen van de Europese Gemeenschap werken burgers van alle lidstaten met een uiteenlopende mate van talenkennis. Om praktische redenen wordt het aantal meest gebruikte talen binnen de instellingen beperkt (1), maar documentatie die wordt ontvangen van of gezonden naar de lidstaten is gesteld in hun officiële taal. De vertaling van inkomende en uitgaande documenten is dus van vitaal belang voor een vlot functioneren van de instellingen en voor de communicatie met de lidstaten en hun burgers.

Relevante voorschriften

| 2. | Krachtens artikel 290 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en Verordening nr. 1/1958 van de Raad (2), bijgewerkt bij iedere uitbreiding, kregen 21 talen de status van officiële taal en werktaal van de instellingen (3). Deze verordening stelt verder de taalregeling vast voor bepaalde grote categorieën EU-documenten (4), maar staat de instellingen toe om in hun reglement van orde te bepalen welke talen in specifieke gevallen moeten worden gebruikt. Door deze bepaling kan de taalregeling worden toegesneden op de specifieke behoeften van elke instelling (zie bijlage I). |
| --- | --- |

2.

Krachtens artikel 290 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en Verordening nr. 1/1958 van de Raad (2), bijgewerkt bij iedere uitbreiding, kregen 21 talen de status van officiële taal en werktaal van de instellingen (3). Deze verordening stelt verder de taalregeling vast voor bepaalde grote categorieën EU-documenten (4), maar staat de instellingen toe om in hun reglement van orde te bepalen welke talen in specifieke gevallen moeten worden gebruikt. Door deze bepaling kan de taalregeling worden toegesneden op de specifieke behoeften van elke instelling (zie bijlage I).

| 3. | Elke instelling stelt naast zijn reglement van orde een aantal praktische richtsnoeren vast aangaande de soorten te vertalen documenten, het aantal talen, de lengte van de bronteksten en de termijnen (zie eveneens bijlage I). |
| --- | --- |

3.

Elke instelling stelt naast zijn reglement van orde een aantal praktische richtsnoeren vast aangaande de soorten te vertalen documenten, het aantal talen, de lengte van de bronteksten en de termijnen (zie eveneens bijlage I).

Organisatie van de vertaaldiensten bij de instellingen van de EU

| 4. | Elke instelling heeft haar eigen vertaaldienst: het directoraat-generaal Vertaling en publicatie bij het Parlement, het directoraat-generaal Vertaling bij de Commissie (hierna DGT) en het directoraat A III (Vertaling en documentenproductie) bij de Raad (hierna DG A III). Ook het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's hebben hun eigen vertaaldiensten. In de vertaalbehoeften van de agentschappen wordt voorzien door het Vertaalbureau te Luxemburg (5). |
| --- | --- |

4.

Elke instelling heeft haar eigen vertaaldienst: het directoraat-generaal Vertaling en publicatie bij het Parlement, het directoraat-generaal Vertaling bij de Commissie (hierna DGT) en het directoraat A III (Vertaling en documentenproductie) bij de Raad (hierna DG A III). Ook het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's hebben hun eigen vertaaldiensten. In de vertaalbehoeften van de agentschappen wordt voorzien door het Vertaalbureau te Luxemburg (5).

| 5. | In 2005 telde de Commissie ongeveer 1 450 vaste vertalers (en ongeveer 600 assistenten), het Parlement ongeveer 550 vertalers (en ongeveer 380 assistenten) en de Raad 660 vertalers (en ongeveer 330 assistenten). De spreiding van de vraag naar vertaling over het jaar is ongelijk en sommige Europese instellingen beperken de kosten of vangen vraagpieken op met de hulp van freelance vertalers die door middel van aanbestedingsprocedures worden geselecteerd. |
| --- | --- |

5.

In 2005 telde de Commissie ongeveer 1 450 vaste vertalers (en ongeveer 600 assistenten), het Parlement ongeveer 550 vertalers (en ongeveer 380 assistenten) en de Raad 660 vertalers (en ongeveer 330 assistenten). De spreiding van de vraag naar vertaling over het jaar is ongelijk en sommige Europese instellingen beperken de kosten of vangen vraagpieken op met de hulp van freelance vertalers die door middel van aanbestedingsprocedures worden geselecteerd.

| 6. | De organisatorische structuur van de Europese vertaaldiensten bestaat uit vertaaleenheden met vertalers en secretaresses (één eenheid per taal bij het Parlement en de Raad, één afdeling per taal bij de Commissie (6)), een planningseenheid, een freelance eenheid en diverse andere ondersteunende eenheden (informatietechnologie, middelenbeheer enz.). |
| --- | --- |

6.

De organisatorische structuur van de Europese vertaaldiensten bestaat uit vertaaleenheden met vertalers en secretaresses (één eenheid per taal bij het Parlement en de Raad, één afdeling per taal bij de Commissie (6)), een planningseenheid, een freelance eenheid en diverse andere ondersteunende eenheden (informatietechnologie, middelenbeheer enz.).

| 7. | In 2005 werd het grootste volume aan vertalingen geproduceerd bij de Commissie (1 324 000 bladzijden (7)), het Parlement (1 080 000 bladzijden (8)) en de Raad (457 000 bladzijden (9)). Samen zijn zij goed voor ongeveer 70 % van het totale volume aan vertalingen in de EU. |
| --- | --- |

7.

In 2005 werd het grootste volume aan vertalingen geproduceerd bij de Commissie (1 324 000 bladzijden (7)), het Parlement (1 080 000 bladzijden (8)) en de Raad (457 000 bladzijden (9)). Samen zijn zij goed voor ongeveer 70 % van het totale volume aan vertalingen in de EU.

| 8. | In de vertaalbehoeften van de instellingen wordt voorzien op verschillende manieren:






  a) | de vertaaldienst vertaalt het document zelf, of |
| --- | --- | --- |

8.

In de vertaalbehoeften van de instellingen wordt voorzien op verschillende manieren:

a)

de vertaaldienst vertaalt het document zelf, of

| b) | besteedt het werk uit aan freelance vertalers; |
| --- | --- |

b)

besteedt het werk uit aan freelance vertalers;

| c) | er wordt een rechtstreeks beroep gedaan op freelance vertalers zonder dat de vertaaldienst erbij betrokken hoeft te zijn (hierna te noemen „rechtstreekse uitbesteding”); |
| --- | --- |

c)

er wordt een rechtstreeks beroep gedaan op freelance vertalers zonder dat de vertaaldienst erbij betrokken hoeft te zijn (hierna te noemen „rechtstreekse uitbesteding”);

| d) | personeelsleden van het betrokken directoraat-generaal (hierna DG) vertalen zelf („grijze vertalingen”). |
| --- | --- |

d)

personeelsleden van het betrokken directoraat-generaal (hierna DG) vertalen zelf („grijze vertalingen”).

Reikwijdte en aanpak van de controle

| 9. | De controle had tot doel na te gaan in hoeverre de Commissie, het Parlement en de Raad de middelen en uitgaven voor vertaling doelmatig en doeltreffend beheren. |
| --- | --- |

9.

De controle had tot doel na te gaan in hoeverre de Commissie, het Parlement en de Raad de middelen en uitgaven voor vertaling doelmatig en doeltreffend beheren.

| 10. | Daartoe werd onderzoek gedaan naar drie vragen:






  — | wordt in de vraag naar vertaling voorzien en zijn er deugdelijke procedures om onnodige vertalingen te voorkomen? |
| --- | --- | --- |

10.

Daartoe werd onderzoek gedaan naar drie vragen:

—

wordt in de vraag naar vertaling voorzien en zijn er deugdelijke procedures om onnodige vertalingen te voorkomen?

| — | zijn de vertalingen tijdig gereed en kwalitatief geschikt voor het doel waarvoor ze zijn bestemd? |
| --- | --- |

—

zijn de vertalingen tijdig gereed en kwalitatief geschikt voor het doel waarvoor ze zijn bestemd?

| — | waren de instellingen in staat, de kosten voor vertaling in de hand te houden? |
| --- | --- |

—

waren de instellingen in staat, de kosten voor vertaling in de hand te houden?

| 11. | De controle betrof hoofdzakelijk de jaren 2003 en 2004, maar er werd ook rekening gehouden met veranderingen in 2005 ten gevolge van de uitbreiding. De controle was gebaseerd op een onderzoek van de bestaande regels en procedures, een test van de betrouwbaarheid van de productiestatistieken, een berekening van de kosten en de productiviteit en een enquête betreffende de tevredenheid als cliënt bij de diensten die de grootste gebruikers zijn. |
| --- | --- |

11.

De controle betrof hoofdzakelijk de jaren 2003 en 2004, maar er werd ook rekening gehouden met veranderingen in 2005 ten gevolge van de uitbreiding. De controle was gebaseerd op een onderzoek van de bestaande regels en procedures, een test van de betrouwbaarheid van de productiestatistieken, een berekening van de kosten en de productiviteit en een enquête betreffende de tevredenheid als cliënt bij de diensten die de grootste gebruikers zijn.

OPMERKINGEN

Procedures die worden toegepast om ervoor te zorgen dat aan vertaalaanvragen wordt voldaan en dat onnodige vertalingen worden voorkomen

| 12. | Met het oog op een doelmatig gebruik van de middelen zou er alleen mogen worden vertaald als dat noodzakelijk is en voldoende prioriteit heeft voor het efficiënt functioneren van de instellingen. Er zijn duidelijke richtsnoeren nodig met criteria voor teksten waarvan vertaling kan worden gevraagd. De Rekenkamer onderzocht in hoeverre die richtsnoeren bestaan, wat de kwaliteit ervan is en hoe ze worden toegepast. |
| --- | --- |

12.

Met het oog op een doelmatig gebruik van de middelen zou er alleen mogen worden vertaald als dat noodzakelijk is en voldoende prioriteit heeft voor het efficiënt functioneren van de instellingen. Er zijn duidelijke richtsnoeren nodig met criteria voor teksten waarvan vertaling kan worden gevraagd. De Rekenkamer onderzocht in hoeverre die richtsnoeren bestaan, wat de kwaliteit ervan is en hoe ze worden toegepast.

Interne richtsnoeren betreffende vertaalaanvragen

| 13. | Geen enkele instelling heeft consistente en duidelijke procedures vastgesteld om te bepalen wie een vertaling kan aanvragen, welke soorten documenten moeten worden vertaald (wanneer en in welke talen), welke criteria gelden voor het toestaan van niet-verplichte vertalingen en welke procedures er worden gevolgd voor het toezicht op de uitvoering van het „vertaalbeleid”. |
| --- | --- |

13.

Geen enkele instelling heeft consistente en duidelijke procedures vastgesteld om te bepalen wie een vertaling kan aanvragen, welke soorten documenten moeten worden vertaald (wanneer en in welke talen), welke criteria gelden voor het toestaan van niet-verplichte vertalingen en welke procedures er worden gevolgd voor het toezicht op de uitvoering van het „vertaalbeleid”.

| 14. | De door de drie instellingen vastgestelde richtsnoeren geven alleen aan voor welke soorten documenten vertaling (in alle of sommige talen) verplicht is. Behalve voor de „niet-essentiële” documenten van de Raad (10), waarvoor in 2003 werd besloten ze niet in de EU-10-talen te vertalen, is niet duidelijk welke documenten niet ter vertaling mogen worden aanvaard. |
| --- | --- |

14.

De door de drie instellingen vastgestelde richtsnoeren geven alleen aan voor welke soorten documenten vertaling (in alle of sommige talen) verplicht is. Behalve voor de „niet-essentiële” documenten van de Raad (10), waarvoor in 2003 werd besloten ze niet in de EU-10-talen te vertalen, is niet duidelijk welke documenten niet ter vertaling mogen worden aanvaard.

| 15. | Enkele duizenden personen bij de Commissie, 800 bij het Parlement en bijna al het administratief personeel van de Raad hebben toegang gekregen tot het systeem voor het aanvragen van vertalingen. Doordat dit samengaat met ontoereikende richtsnoeren, wordt het risico groter dat onnodige of niet-prioritaire vertalingen worden aangevraagd. |
| --- | --- |

15.

Enkele duizenden personen bij de Commissie, 800 bij het Parlement en bijna al het administratief personeel van de Raad hebben toegang gekregen tot het systeem voor het aanvragen van vertalingen. Doordat dit samengaat met ontoereikende richtsnoeren, wordt het risico groter dat onnodige of niet-prioritaire vertalingen worden aangevraagd.

| 16. | In sommige DG's van de Commissie worden vertaalaanvragen goedgekeurd door het hoofd van een coördinatie-eenheid. In andere DG's van de Commissie en in sommige DG's van het Parlement en de Raad worden de vertaalaanvragen goedgekeurd op het niveau van de eenheid of direct naar de planningseenheid van de vertaaldienst gezonden zonder voorafgaande goedkeuring of toezicht. In deze gevallen vormt de planningseenheid van de vertaaldienst de enige echte filter waarmee aanvragen om niet-prioritaire vertalingen voor de instelling (11) kunnen worden onderkend en geweigerd. Die heeft echter slechts weinig gegevens als basis voor die beoordeling. |
| --- | --- |

16.

In sommige DG's van de Commissie worden vertaalaanvragen goedgekeurd door het hoofd van een coördinatie-eenheid. In andere DG's van de Commissie en in sommige DG's van het Parlement en de Raad worden de vertaalaanvragen goedgekeurd op het niveau van de eenheid of direct naar de planningseenheid van de vertaaldienst gezonden zonder voorafgaande goedkeuring of toezicht. In deze gevallen vormt de planningseenheid van de vertaaldienst de enige echte filter waarmee aanvragen om niet-prioritaire vertalingen voor de instelling (11) kunnen worden onderkend en geweigerd. Die heeft echter slechts weinig gegevens als basis voor die beoordeling.

| 17. | In de „Gedragscode meertaligheid” van het Parlement (zie bijlage I) worden alleen „toepassingsmodaliteiten vastgelegd, en dan met name de prioriteiten die in acht moeten worden genomen ingeval de personele middelen op taalkundig gebied ontoereikend zijn om alle gevraagde diensten te leveren”. Tevens wordt gesteld dat „iedere gebruiker ... bevoegd [is] voor het vaststellen van zijn taalkundige behoeften” (artikel 1, leden 1 en 5). Wanneer de aanvraag niet ingaat tegen de Gedragscode, stelt de planningseenheid de noodzaak van vertaling of het aantal gevraagde doeltalen dan ook niet ter discussie, zelfs niet wanneer duidelijk is dat de operationele termijn niet haalbaar is (en de vertaling dus waarschijnlijk niet zal worden benut). |
| --- | --- |

17.

In de „Gedragscode meertaligheid” van het Parlement (zie bijlage I) worden alleen „toepassingsmodaliteiten vastgelegd, en dan met name de prioriteiten die in acht moeten worden genomen ingeval de personele middelen op taalkundig gebied ontoereikend zijn om alle gevraagde diensten te leveren”. Tevens wordt gesteld dat „iedere gebruiker ... bevoegd [is] voor het vaststellen van zijn taalkundige behoeften” (artikel 1, leden 1 en 5). Wanneer de aanvraag niet ingaat tegen de Gedragscode, stelt de planningseenheid de noodzaak van vertaling of het aantal gevraagde doeltalen dan ook niet ter discussie, zelfs niet wanneer duidelijk is dat de operationele termijn niet haalbaar is (en de vertaling dus waarschijnlijk niet zal worden benut).

| 18. | De planningseenheden van de Commissie en de Raad kunnen na overleg met de aanvrager een vertaalaanvraag afwijzen als deze niet aan de interne regels voldoet, dan wel voortijdig of onnodig wordt geacht. In 2003 en 2004 werd 5 à 10 % van de vertaalaanvragen afgewezen. Tenzij een aanvrager zijn beklag deed, werden de goedkeuringen van de operationele personeelsleden bij de planningsdienst van de Commissie en de Raad niet door het management gecontroleerd, zelfs niet steekproefsgewijs. Of een vertaalaanvraag werd geaccepteerd, hing vaak meer af van de beschikbare vertaalcapaciteit dan van de reële behoeften. |
| --- | --- |

18.

De planningseenheden van de Commissie en de Raad kunnen na overleg met de aanvrager een vertaalaanvraag afwijzen als deze niet aan de interne regels voldoet, dan wel voortijdig of onnodig wordt geacht. In 2003 en 2004 werd 5 à 10 % van de vertaalaanvragen afgewezen. Tenzij een aanvrager zijn beklag deed, werden de goedkeuringen van de operationele personeelsleden bij de planningsdienst van de Commissie en de Raad niet door het management gecontroleerd, zelfs niet steekproefsgewijs. Of een vertaalaanvraag werd geaccepteerd, hing vaak meer af van de beschikbare vertaalcapaciteit dan van de reële behoeften.

De capaciteit om in de vraag naar vertaling te voorzien

| 19. | Sinds de uitbreiding konden de instellingen meestal wel voldoen aan vertaalaanvragen naar de EU-15-talen. Dat geldt niet voor de EU-10-talen, omdat het aantal vertalers uit de nieuwe lidstaten ontoereikend is. De eerste reeks interinstitutionele vergelijkende EPSO-onderzoeken voor adjunct-vertalers voor de EU-10-talen was nog niet afgesloten op het moment van de uitbreiding en leverde niet voldoende geslaagden op. |
| --- | --- |

19.

Sinds de uitbreiding konden de instellingen meestal wel voldoen aan vertaalaanvragen naar de EU-15-talen. Dat geldt niet voor de EU-10-talen, omdat het aantal vertalers uit de nieuwe lidstaten ontoereikend is. De eerste reeks interinstitutionele vergelijkende EPSO-onderzoeken voor adjunct-vertalers voor de EU-10-talen was nog niet afgesloten op het moment van de uitbreiding en leverde niet voldoende geslaagden op.

| 20. | Hoewel het Parlement beter was voorbereid op vertaling in de EU-10-talen na de uitbreiding, kon geen van de instellingen haar streefcijfer inzake de werving van vaste vertalers en assistenten voor de nieuwe taaleenheden realiseren. In december 2004 had DGT van de Commissie slechts 25 à 38 vertalers en assistenten per EU-10-eenheid gerekruteerd bij een streefcijfer van 90. Aangezien pas in mei 2005 nieuwe EPSO-onderzoeken werden gestart, wordt verwacht dat het tekort aan vaste vertalers voor de EU-10-talen nog tot eind 2006 zal voortduren (zie ook paragraaf 74). |
| --- | --- |

20.

Hoewel het Parlement beter was voorbereid op vertaling in de EU-10-talen na de uitbreiding, kon geen van de instellingen haar streefcijfer inzake de werving van vaste vertalers en assistenten voor de nieuwe taaleenheden realiseren. In december 2004 had DGT van de Commissie slechts 25 à 38 vertalers en assistenten per EU-10-eenheid gerekruteerd bij een streefcijfer van 90. Aangezien pas in mei 2005 nieuwe EPSO-onderzoeken werden gestart, wordt verwacht dat het tekort aan vaste vertalers voor de EU-10-talen nog tot eind 2006 zal voortduren (zie ook paragraaf 74).

| 21. | In tegenstelling tot de vertaaldiensten van de EU zijn sommige grote particuliere vertaalbureaus, waarop de Europese instellingen een beroep doen, erin geslaagd vanaf 2004 in en uit alle EU-10-talen te vertalen. Ze deden dat door kantoren te vestigen in de nieuwe lidstaten. De Commissie heeft op beperkte schaal gebruikgemaakt van contractuele vertalers in haar delegatiekantoren in de nieuwe lidstaten, maar heeft om praktische redenen van beheer besloten dat dit in 2006 goeddeels zal worden afgebouwd. |
| --- | --- |

21.

In tegenstelling tot de vertaaldiensten van de EU zijn sommige grote particuliere vertaalbureaus, waarop de Europese instellingen een beroep doen, erin geslaagd vanaf 2004 in en uit alle EU-10-talen te vertalen. Ze deden dat door kantoren te vestigen in de nieuwe lidstaten. De Commissie heeft op beperkte schaal gebruikgemaakt van contractuele vertalers in haar delegatiekantoren in de nieuwe lidstaten, maar heeft om praktische redenen van beheer besloten dat dit in 2006 goeddeels zal worden afgebouwd.

| 22. | Wegens die beperkte capaciteit werden bij de Raad tot april 2005 alleen essentiële wetgevende documenten (12) in de EU-10-talen vertaald. In dezelfde periode vertaalde het Parlement in of uit de EU-10-talen alleen regels van algemeen belang, de agenda en notulen van plenaire vergaderingen en in stemming gebrachte documenten. |
| --- | --- |

22.

Wegens die beperkte capaciteit werden bij de Raad tot april 2005 alleen essentiële wetgevende documenten (12) in de EU-10-talen vertaald. In dezelfde periode vertaalde het Parlement in of uit de EU-10-talen alleen regels van algemeen belang, de agenda en notulen van plenaire vergaderingen en in stemming gebrachte documenten.

| 23. | In 2004 hadden zeer weinig vertalers in de EU-15-taaleenheden voldoende kennis van een of meer EU-10-talen. Bijgevolg moesten vertalingen in de zogeheten proceduretalen — Engels, Frans en Duits — meestal worden gedaan door vertalers met een andere moedertaal, hetgeen de beschikbare capaciteit voor vertaling in de EU-10-talen nog meer beperkte. |
| --- | --- |

23.

In 2004 hadden zeer weinig vertalers in de EU-15-taaleenheden voldoende kennis van een of meer EU-10-talen. Bijgevolg moesten vertalingen in de zogeheten proceduretalen — Engels, Frans en Duits — meestal worden gedaan door vertalers met een andere moedertaal, hetgeen de beschikbare capaciteit voor vertaling in de EU-10-talen nog meer beperkte.

De evolutie van het aantal vertaalde bladzijden

| 24. | De uitbreiding van de Europese Unie resulteerde in een toename van het aantal officiële talen van 11 tot 20. Daardoor bestond het gevaar dat de kosten en de complexiteit van het vertaalwerk aanzienlijk zouden toenemen. Daarom troffen de EU-instellingen maatregelen om die toename minimaal te houden door het invoeren van strengere criteria voor vertaling. De Rekenkamer onderzocht in hoeverre die maatregelen succes opleverden bij het beheersen van de vraag naar vertaling. |
| --- | --- |

24.

De uitbreiding van de Europese Unie resulteerde in een toename van het aantal officiële talen van 11 tot 20. Daardoor bestond het gevaar dat de kosten en de complexiteit van het vertaalwerk aanzienlijk zouden toenemen. Daarom troffen de EU-instellingen maatregelen om die toename minimaal te houden door het invoeren van strengere criteria voor vertaling. De Rekenkamer onderzocht in hoeverre die maatregelen succes opleverden bij het beheersen van de vraag naar vertaling.

| 25. | Uit grafiek 1 blijkt dat de instellingen de laatste jaren erin zijn geslaagd de toename van het volume aan vertalingen (13) te beperken. De strengere acceptatiecriteria die in 2003 door de Raad en in 2004 door de Commissie werden ingevoerd, verbraken de stijgende lijn van de voorgaande jaren. Dat het vertaalde volume in 2004 in alle instellingen afnam, was echter ook het gevolg van de vertraging van de wetgevende activiteiten door de parlementsverkiezingen en de vernieuwing van de Commissie, alsook van de achterstallige vertalingen in de EU-10-talen. |
| --- | --- |

25.

Uit grafiek 1 blijkt dat de instellingen de laatste jaren erin zijn geslaagd de toename van het volume aan vertalingen (13) te beperken. De strengere acceptatiecriteria die in 2003 door de Raad en in 2004 door de Commissie werden ingevoerd, verbraken de stijgende lijn van de voorgaande jaren. Dat het vertaalde volume in 2004 in alle instellingen afnam, was echter ook het gevolg van de vertraging van de wetgevende activiteiten door de parlementsverkiezingen en de vernieuwing van de Commissie, alsook van de achterstallige vertalingen in de EU-10-talen.

Image

| 26. | Uit tabel 1 blijkt dat het vertaalde volume bij het Parlement en bij de Raad, die een beleid van integrale meertaligheid volgen, voor alle talen vrijwel gelijk is. Het geringere volume voor de EU-10-talen is te wijten aan de beperkte capaciteit. Alleen voor de Engelse eenheden is de vraag kleiner dan voor de andere, omdat ongeveer driekwart van de bronteksten bij de Raad en bijna de helft bij het Parlement thans in het Engels wordt geschreven. De Commissie maakt harerzijds een duidelijk onderscheid tussen proceduretalen (Engels, Frans en Duits) en andere talen, waarnaar aanzienlijk minder vraag is. Anders dan bij het Parlement en de Raad, krijgen de Engelse eenheden bij de Commissie niet minder aanvragen dan de andere taaleenheden, want een groot aantal documenten van buiten de Commissie moet worden vertaald in de proceduretalen. |
| --- | --- |

26.

Uit tabel 1 blijkt dat het vertaalde volume bij het Parlement en bij de Raad, die een beleid van integrale meertaligheid volgen, voor alle talen vrijwel gelijk is. Het geringere volume voor de EU-10-talen is te wijten aan de beperkte capaciteit. Alleen voor de Engelse eenheden is de vraag kleiner dan voor de andere, omdat ongeveer driekwart van de bronteksten bij de Raad en bijna de helft bij het Parlement thans in het Engels wordt geschreven. De Commissie maakt harerzijds een duidelijk onderscheid tussen proceduretalen (Engels, Frans en Duits) en andere talen, waarnaar aanzienlijk minder vraag is. Anders dan bij het Parlement en de Raad, krijgen de Engelse eenheden bij de Commissie niet minder aanvragen dan de andere taaleenheden, want een groot aantal documenten van buiten de Commissie moet worden vertaald in de proceduretalen.

Tabel 1

Vertaald volume per doeltaal (x 1 000 bladzijden)

| | COMMISSIE | PARLEMENT | RAAD |
| --- | --- | --- | --- |
| 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Vertaling in | | | | | | | | | |
| Duits | 175 | 146 | 126 | 65 | 53 | 73 | 40 | 32 | 28 |
| Engels | 146 | 131 | 128 | 51 | 40 | 53 | 30 | 17 | 20 |
| Frans | 174 | 151 | 142 | 63 | 51 | 70 | 34 | 33 | 29 |
| Andere EU-15-talen (gemiddeld) | 108 | 75 | 56 | 60 | 47 | 66 | 37 | 30 | 26 |
| EU-10-talen (gemiddeld) | 2 | 23 | 51 | 1 | 12 | 39 | < 1 | 5 | 19 |
| Bron: Rekenkamer. |

COMMISSIE

PARLEMENT

RAAD

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Vertaling in

Duits

175

146

126

65

53

73

40

32

28

Engels

146

131

128

51

40

53

30

17

20

Frans

174

151

142

63

51

70

34

33

29

Andere EU-15-talen (gemiddeld)

108

75

56

60

47

66

37

30

26

EU-10-talen (gemiddeld)

2

23

51

1

12

39

< 1

5

19

Bron: Rekenkamer.

Praktische maatregelen van de instellingen om het vertaalde volume in de hand te houden

Commissie

| 27. | Ter voorbereiding van de uitbreiding van mei 2004 trof de Commissie specifieke maatregelen om te voorkomen dat het vertaalde volume evenredig met het aantal officiële talen zou toenemen. |
| --- | --- |

27.

Ter voorbereiding van de uitbreiding van mei 2004 trof de Commissie specifieke maatregelen om te voorkomen dat het vertaalde volume evenredig met het aantal officiële talen zou toenemen.

| 28. | In mei 2004 deed de Commissie een mededeling uitgaan met een actieplan om het volume en de kosten van vertalingen te beheersen door het aantal talen waarin bepaalde documenten zouden worden vertaald te beperken en de maximale lengte van teksten vast te leggen. Verscheidene DG's troffen extra maatregelen ter beperking van het vertaalde volume op niet in de mededeling vermelde terreinen. Zo verschijnen sommige publicaties niet langer in alle officiële talen. Van bepaalde documenten wordt alleen een samenvatting in alle talen vertaald. |
| --- | --- |

28.

In mei 2004 deed de Commissie een mededeling uitgaan met een actieplan om het volume en de kosten van vertalingen te beheersen door het aantal talen waarin bepaalde documenten zouden worden vertaald te beperken en de maximale lengte van teksten vast te leggen. Verscheidene DG's troffen extra maatregelen ter beperking van het vertaalde volume op niet in de mededeling vermelde terreinen. Zo verschijnen sommige publicaties niet langer in alle officiële talen. Van bepaalde documenten wordt alleen een samenvatting in alle talen vertaald.

| 29. | De Commissie pakt de vertaling pragmatisch aan: zij stemt de behoeften van het aanvragende DG af op de beschikbare capaciteit. De vertaling van aanbestedingsdocumenten in andere dan de proceduretalen (14) wordt bijvoorbeeld opgeschort totdat een potentiële inschrijver erom vraagt. De taalregelingen voor de diverse comitologiecomités (15) verschillen naar gelang van de behoeften van hun leden: sommige hanteren een enkele werktaal, andere vragen documenten alleen in een beperkt aantal overeengekomen talen. |
| --- | --- |

29.

De Commissie pakt de vertaling pragmatisch aan: zij stemt de behoeften van het aanvragende DG af op de beschikbare capaciteit. De vertaling van aanbestedingsdocumenten in andere dan de proceduretalen (14) wordt bijvoorbeeld opgeschort totdat een potentiële inschrijver erom vraagt. De taalregelingen voor de diverse comitologiecomités (15) verschillen naar gelang van de behoeften van hun leden: sommige hanteren een enkele werktaal, andere vragen documenten alleen in een beperkt aantal overeengekomen talen.

| 30. | Om de gebruikers ervan af te brengen een volledige vertaling te vragen wanneer slechts een elementair inzicht gewenst wordt, biedt DGT ook alternatieve diensten, zoals schriftelijke of mondelinge samenvattingen, een „hotline” (een vereenvoudigd systeem voor zeer korte vertalingen) en, voor bepaalde talencombinaties, bewerkte machinevertaling. Maar uit de controle bleek dat die mogelijkheden, die slechts een klein deel van de totale productie van DGT vormen, bij de gebruikers onvoldoende bekend zijn. Daarom trof DGT in 2005 maatregelen om de diverse beschikbare diensten beter in beeld te brengen. |
| --- | --- |

30.

Om de gebruikers ervan af te brengen een volledige vertaling te vragen wanneer slechts een elementair inzicht gewenst wordt, biedt DGT ook alternatieve diensten, zoals schriftelijke of mondelinge samenvattingen, een „hotline” (een vereenvoudigd systeem voor zeer korte vertalingen) en, voor bepaalde talencombinaties, bewerkte machinevertaling. Maar uit de controle bleek dat die mogelijkheden, die slechts een klein deel van de totale productie van DGT vormen, bij de gebruikers onvoldoende bekend zijn. Daarom trof DGT in 2005 maatregelen om de diverse beschikbare diensten beter in beeld te brengen.

| 31. | De Commissie heeft grote inspanningen geleverd om het telkens weer vertalen van opeenvolgende versies van dezelfde tekst te verminderen. In de regel worden Commissiedocumenten voor het eerst vertaald nadat de Inter-Service Consultation procedure (ISC) is voltooid. |
| --- | --- |

31.

De Commissie heeft grote inspanningen geleverd om het telkens weer vertalen van opeenvolgende versies van dezelfde tekst te verminderen. In de regel worden Commissiedocumenten voor het eerst vertaald nadat de Inter-Service Consultation procedure (ISC) is voltooid.

Parlement

| 32. | Een nieuwe versie van de „Gedragscode meertaligheid” die door het Bureau van het Parlement in 2004 werd goedgekeurd, beperkt de omvang van de documenten, maar niet het aantal talen en de te vertalen soorten documenten. |
| --- | --- |

32.

Een nieuwe versie van de „Gedragscode meertaligheid” die door het Bureau van het Parlement in 2004 werd goedgekeurd, beperkt de omvang van de documenten, maar niet het aantal talen en de te vertalen soorten documenten.

| 33. | De door de parlementaire commissies te bespreken documenten worden in principe vertaald in alle talen van de leden en hun plaatsvervangers, maar sommige commissies accepteren een kleiner aantal talen. |
| --- | --- |

33.

De door de parlementaire commissies te bespreken documenten worden in principe vertaald in alle talen van de leden en hun plaatsvervangers, maar sommige commissies accepteren een kleiner aantal talen.

Raad

| 34. | Ook de Raad trof ter voorbereiding van de uitbreiding van 2004 specifieke maatregelen om een nodeloze toename van het vertaalde volume te vermijden. In 2003 stelde hij een lijst van essentiële documenten vast (zie bijlage I) en stelde strenge beperkingen aan de acceptatie van niet-essentiële documenten. |
| --- | --- |

34.

Ook de Raad trof ter voorbereiding van de uitbreiding van 2004 specifieke maatregelen om een nodeloze toename van het vertaalde volume te vermijden. In 2003 stelde hij een lijst van essentiële documenten vast (zie bijlage I) en stelde strenge beperkingen aan de acceptatie van niet-essentiële documenten.

| 35. | Bovendien deed de Raad moeite om het aantal opeenvolgende vertalingen te verminderen. Sinds 2003 vertaalt het secretariaat-generaal van de Raad (hierna SGC) wetgevende teksten slechts in alle talen in een beperkt aantal als „mijlpaal” te beschouwen fasen en niet zoals voordien na elke vergadering van elke voorbereidende instantie. DG A III houdt echter geen toezicht op de naleving van deze regels en onderzoekt niet of het mogelijk is om het aantal opeenvolgende te vertalen versies verder te verminderen. |
| --- | --- |

35.

Bovendien deed de Raad moeite om het aantal opeenvolgende vertalingen te verminderen. Sinds 2003 vertaalt het secretariaat-generaal van de Raad (hierna SGC) wetgevende teksten slechts in alle talen in een beperkt aantal als „mijlpaal” te beschouwen fasen en niet zoals voordien na elke vergadering van elke voorbereidende instantie. DG A III houdt echter geen toezicht op de naleving van deze regels en onderzoekt niet of het mogelijk is om het aantal opeenvolgende te vertalen versies verder te verminderen.

| 36. | De aanpak waarmee de verschillende instellingen de vraag naar vertaling trachten te beperken, is ongecoördineerd en bijgevolg inconsistent. Zo vertaalt het Parlement momenteel alle schriftelijke vragen in de EU-15-talen en worden de antwoorden van de Commissie alleen ter beschikking gesteld in twee proceduretalen plus de taal van het parlementslid dat de vraag stelde. |
| --- | --- |

36.

De aanpak waarmee de verschillende instellingen de vraag naar vertaling trachten te beperken, is ongecoördineerd en bijgevolg inconsistent. Zo vertaalt het Parlement momenteel alle schriftelijke vragen in de EU-15-talen en worden de antwoorden van de Commissie alleen ter beschikking gesteld in twee proceduretalen plus de taal van het parlementslid dat de vraag stelde.

Kwaliteitscontrole

De controles om te zorgen voor vertalingen van behoorlijke kwaliteit

| 37. | Vertalingen moeten accuraat en duidelijk zijn en „geschikt voor hun doel” (waarbij de vereiste „kwaliteit” van de vertaling afhangt van de bestemming ervan (16)). De Rekenkamer onderzocht of er passende maatregelen zijn genomen om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de vertalingen voldoet aan de doelstellingen. Op het niveau van de vertaaldiensten ligt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteitscontrole in eerste instantie bij de hoofden van de eenheden. Bij de Commissie verdeelt DGT alle vertalingen in een van de vijf „typen vertaalkwaliteit” (TQT), met een verschillende mate van revisie en/of kwaliteitsbeoordeling naar gelang van het soort document. Daarenboven zien sommige DG's van de Commissie, zoals DG Concurrentie, systematisch de vertalingen na die zij ontvangen. |
| --- | --- |

37.

Vertalingen moeten accuraat en duidelijk zijn en „geschikt voor hun doel” (waarbij de vereiste „kwaliteit” van de vertaling afhangt van de bestemming ervan (16)). De Rekenkamer onderzocht of er passende maatregelen zijn genomen om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de vertalingen voldoet aan de doelstellingen. Op het niveau van de vertaaldiensten ligt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteitscontrole in eerste instantie bij de hoofden van de eenheden. Bij de Commissie verdeelt DGT alle vertalingen in een van de vijf „typen vertaalkwaliteit” (TQT), met een verschillende mate van revisie en/of kwaliteitsbeoordeling naar gelang van het soort document. Daarenboven zien sommige DG's van de Commissie, zoals DG Concurrentie, systematisch de vertalingen na die zij ontvangen.

| 38. | Van hun kant hebben het Parlement en de Raad geen kwaliteitscategorieën voor de vertalingen en zijn hun procedures voor kwaliteitscontrole minder gestructureerd. De praktijken inzake revisie verschillen dan ook aanzienlijk, maar wetgevende teksten worden vóór de publicatie altijd gereviseerd door jurist-vertalers. |
| --- | --- |

38.

Van hun kant hebben het Parlement en de Raad geen kwaliteitscategorieën voor de vertalingen en zijn hun procedures voor kwaliteitscontrole minder gestructureerd. De praktijken inzake revisie verschillen dan ook aanzienlijk, maar wetgevende teksten worden vóór de publicatie altijd gereviseerd door jurist-vertalers.

| 39. | Naast de controles door de vertaaleenheden beoordeelt het directoraat Vertalingen bij het Parlement de kwaliteit van de interne en externe vertalingen door middel van tweemaandelijkse aselecte controles (die voornamelijk gericht zijn op taalkundige fouten, zoals spelling en grammatica, maar niet op de toepassing van de juiste terminologie, enz.). Dit levert kwaliteitsindicatoren op, zoals het aantal aangetroffen fouten per bladzijde, welke informatie niet beschikbaar is bij de Commissie of de Raad. |
| --- | --- |

39.

Naast de controles door de vertaaleenheden beoordeelt het directoraat Vertalingen bij het Parlement de kwaliteit van de interne en externe vertalingen door middel van tweemaandelijkse aselecte controles (die voornamelijk gericht zijn op taalkundige fouten, zoals spelling en grammatica, maar niet op de toepassing van de juiste terminologie, enz.). Dit levert kwaliteitsindicatoren op, zoals het aantal aangetroffen fouten per bladzijde, welke informatie niet beschikbaar is bij de Commissie of de Raad.

| 40. | Geen enkele vertaaldienst heeft specifieke instrumenten ingevoerd om de tevredenheid van de gebruikers te meten of in procedures voorzien om klachten over de kwaliteit te behandelen. |
| --- | --- |

40.

Geen enkele vertaaldienst heeft specifieke instrumenten ingevoerd om de tevredenheid van de gebruikers te meten of in procedures voorzien om klachten over de kwaliteit te behandelen.

| 41. | Eind 2004 verrichtte de Rekenkamer een onderzoek naar de tevredenheid van de gebruikers, waaruit bleek dat de kwaliteit van de vertalingen in de EU-15-talen evenals de administratieve verwerking van de vertaalaanvragen in het algemeen bevredigend werden geacht. Toch signaleerden sommige DG's van de Commissie enige kwaliteitsproblemen bij vertalingen van DGT in de EU-15-talen, met name een gebrek aan precisie bij technische termen en een wisselende kwaliteit van freelance vertalingen. DG A III van de Raad signaleerde eveneens enige kwaliteitsproblemen bij de door de Commissie ingediende wetgevingsvoorstellen. |
| --- | --- |

41.

Eind 2004 verrichtte de Rekenkamer een onderzoek naar de tevredenheid van de gebruikers, waaruit bleek dat de kwaliteit van de vertalingen in de EU-15-talen evenals de administratieve verwerking van de vertaalaanvragen in het algemeen bevredigend werden geacht. Toch signaleerden sommige DG's van de Commissie enige kwaliteitsproblemen bij vertalingen van DGT in de EU-15-talen, met name een gebrek aan precisie bij technische termen en een wisselende kwaliteit van freelance vertalingen. DG A III van de Raad signaleerde eveneens enige kwaliteitsproblemen bij de door de Commissie ingediende wetgevingsvoorstellen.

| 42. | Daarentegen wezen de meeste in 2004 ondervraagde gebruikers, met name bij de Commissie, op kwaliteitsproblemen bij vertalingen in de EU-10-talen. Dit was te wijten aan het feit dat hoofdzakelijk moest worden gewerkt met externe vertalers — van wie velen weinig ervaring hadden met de vertaling van communautaire teksten — en aan het ontbreken van interne capaciteit om freelance vertalingen naar behoren te reviseren. |
| --- | --- |

42.

Daarentegen wezen de meeste in 2004 ondervraagde gebruikers, met name bij de Commissie, op kwaliteitsproblemen bij vertalingen in de EU-10-talen. Dit was te wijten aan het feit dat hoofdzakelijk moest worden gewerkt met externe vertalers — van wie velen weinig ervaring hadden met de vertaling van communautaire teksten — en aan het ontbreken van interne capaciteit om freelance vertalingen naar behoren te reviseren.

| 43. | De kwaliteit van door freelance vertalers gemaakte vertalingen wordt door vaste vertalers beoordeeld en gewaardeerd volgens een schaal van één tot tien. Indien uit die kwaliteitscontrole blijkt dat de kwaliteit van een freelance vertaling onvoldoende is, wordt het document ofwel teruggezonden naar de freelance vertaler, ofwel grondig gereviseerd door een vaste vertaler. Freelance vertalingen met een beoordeling van 6/10 of minder worden voorgelegd aan het CIEQ (17), een onafhankelijk interinstitutioneel arbitragecomité. In 40 % van de gevallen die de Commissie in 2004 heeft voorgelegd, adviseerde het CIEQ het hele contract of delen ervan te beëindigen. |
| --- | --- |

43.

De kwaliteit van door freelance vertalers gemaakte vertalingen wordt door vaste vertalers beoordeeld en gewaardeerd volgens een schaal van één tot tien. Indien uit die kwaliteitscontrole blijkt dat de kwaliteit van een freelance vertaling onvoldoende is, wordt het document ofwel teruggezonden naar de freelance vertaler, ofwel grondig gereviseerd door een vaste vertaler. Freelance vertalingen met een beoordeling van 6/10 of minder worden voorgelegd aan het CIEQ (17), een onafhankelijk interinstitutioneel arbitragecomité. In 40 % van de gevallen die de Commissie in 2004 heeft voorgelegd, adviseerde het CIEQ het hele contract of delen ervan te beëindigen.

Naleving van termijnen en andere elementen die tot tevredenheid van de gebruikers leiden

| 44. | In 2004 voltooide DGT van de Commissie ongeveer 90 % van alle vertalingen binnen de overeengekomen termijnen (tegen 80 % in 2003 en 94 % in 2005). Deze verbetering is ten dele te danken aan de afnemende werklast. Het overeenkomstige percentage bij het Parlement voor de periode mei 2004 — juli 2005 was 86 %. Het SGC heeft geen statistische gegevens over de mate waarin de Raad zich aan de termijnen voor vertaling hield. |
| --- | --- |

44.

In 2004 voltooide DGT van de Commissie ongeveer 90 % van alle vertalingen binnen de overeengekomen termijnen (tegen 80 % in 2003 en 94 % in 2005). Deze verbetering is ten dele te danken aan de afnemende werklast. Het overeenkomstige percentage bij het Parlement voor de periode mei 2004 — juli 2005 was 86 %. Het SGC heeft geen statistische gegevens over de mate waarin de Raad zich aan de termijnen voor vertaling hield.

| 45. | Enkele DG's van de Commissie die tijdens de controle van de Rekenkamer werden bevraagd, lieten echter weten dat de door DGT gestelde termijnen niet altijd sporen met de wettelijke verplichtingen of de operationele behoeften van de DG's. Daarom vertalen administrateurs (niet-linguïsten) vaak zelf sommige dringende, korte documenten („grijze vertalingen”), en besteden zij in andere gevallen bepaalde vertalingen rechtstreeks uit aan freelance vertalers (zie ook de paragrafen 54 en 75). Deze — weliswaar pragmatische — oplossing toont aan dat niet aan de vraag kan worden voldaan en maakt het voor de Commissie aanzienlijk moeilijker haar vertaalfunctie als geheel te beheren. |
| --- | --- |

45.

Enkele DG's van de Commissie die tijdens de controle van de Rekenkamer werden bevraagd, lieten echter weten dat de door DGT gestelde termijnen niet altijd sporen met de wettelijke verplichtingen of de operationele behoeften van de DG's. Daarom vertalen administrateurs (niet-linguïsten) vaak zelf sommige dringende, korte documenten („grijze vertalingen”), en besteden zij in andere gevallen bepaalde vertalingen rechtstreeks uit aan freelance vertalers (zie ook de paragrafen 54 en 75). Deze — weliswaar pragmatische — oplossing toont aan dat niet aan de vraag kan worden voldaan en maakt het voor de Commissie aanzienlijk moeilijker haar vertaalfunctie als geheel te beheren.

| 46. | Gebruikers van vertalingen bij de Raad en de Commissie meldden ook dat de ontoereikende capaciteit wat betreft de EU-10-talen ertoe leidde dat de door de planningseenheden gestelde termijnen (met name in 2004) te lang waren om aan hun behoeften te voldoen. |
| --- | --- |

46.

Gebruikers van vertalingen bij de Raad en de Commissie meldden ook dat de ontoereikende capaciteit wat betreft de EU-10-talen ertoe leidde dat de door de planningseenheden gestelde termijnen (met name in 2004) te lang waren om aan hun behoeften te voldoen.

Kosten en efficiëntie van vertalingen

Kosten van vertaling

Kostprijsberekeningen

| 47. | „Activiteitengeoriënteerd begroten” (ABB, activity based budgeting) is een middel ter verbetering van de „doorzichtigheid van het begrotingsbeheer ten aanzien van de doelstellingen goed financieel beheer en met name efficiëntie en doeltreffendheid” (18). Het is essentieel de kostprijs van een activiteit te kennen om het rendement ervan te kunnen controleren. Artikel 12, lid 1, van de Gedragscode van het Parlement bepaalt: „De tolken- en vertaaldiensten stellen de gebruikers om de drie maanden [...] op basis van vergelijkbare berekeningen, op de hoogte van de kosten die zijn voortgevloeid uit hun aanvragen voor taalkundige diensten.”. Deze bepaling is echter niet toegepast. Het SGC heeft de kosten voor vertaling nooit geschat. |
| --- | --- |

47.

„Activiteitengeoriënteerd begroten” (ABB, activity based budgeting) is een middel ter verbetering van de „doorzichtigheid van het begrotingsbeheer ten aanzien van de doelstellingen goed financieel beheer en met name efficiëntie en doeltreffendheid” (18). Het is essentieel de kostprijs van een activiteit te kennen om het rendement ervan te kunnen controleren. Artikel 12, lid 1, van de Gedragscode van het Parlement bepaalt: „De tolken- en vertaaldiensten stellen de gebruikers om de drie maanden [...] op basis van vergelijkbare berekeningen, op de hoogte van de kosten die zijn voortgevloeid uit hun aanvragen voor taalkundige diensten.”. Deze bepaling is echter niet toegepast. Het SGC heeft de kosten voor vertaling nooit geschat.

| 48. | Tijdens de door de audit bestreken periode heeft de Commissie een kostenberekeningsproject opgegeven. Maar in het kader van de ABB-procedure worden de kosten voor vertaling toegewezen aan individuele beleidsterreinen. Overeenkomstig de grootte van het betrokken DG wordt een forfaitair bedrag toegekend, maar dit berust niet op de werkelijke kosten of het reële gebruik. |
| --- | --- |

48.

Tijdens de door de audit bestreken periode heeft de Commissie een kostenberekeningsproject opgegeven. Maar in het kader van de ABB-procedure worden de kosten voor vertaling toegewezen aan individuele beleidsterreinen. Overeenkomstig de grootte van het betrokken DG wordt een forfaitair bedrag toegekend, maar dit berust niet op de werkelijke kosten of het reële gebruik.

| 49. | Ondanks het belang van deze informatie hebben de instellingen noch de totale kosten voor vertaling, noch de kostprijs per bladzijde berekend. De Rekenkamer berekende de totale kosten van de interne en externe vertalingen die worden beheerd door de vertaaldiensten van de instellingen (d.w.z. exclusief directe uitbesteding en „grijze vertalingen”, waarvoor geen kostprijsberekening kan worden gemaakt omdat er geen informatie beschikbaar is over de tijd die administratief personeel besteedt aan vertaalwerk). Die berekening had ten doel, een vergelijking mogelijk te maken tussen de gecontroleerde instellingen en de kosten voor freelance vertaling. De kostprijsberekeningsmethode van de Rekenkamer wordt in detail beschreven in bijlage II. |
| --- | --- |

49.

Ondanks het belang van deze informatie hebben de instellingen noch de totale kosten voor vertaling, noch de kostprijs per bladzijde berekend. De Rekenkamer berekende de totale kosten van de interne en externe vertalingen die worden beheerd door de vertaaldiensten van de instellingen (d.w.z. exclusief directe uitbesteding en „grijze vertalingen”, waarvoor geen kostprijsberekening kan worden gemaakt omdat er geen informatie beschikbaar is over de tijd die administratief personeel besteedt aan vertaalwerk). Die berekening had ten doel, een vergelijking mogelijk te maken tussen de gecontroleerde instellingen en de kosten voor freelance vertaling. De kostprijsberekeningsmethode van de Rekenkamer wordt in detail beschreven in bijlage II.

| 50. | De resultaten van de berekeningen van de Rekenkamer voor 2003 (19) worden gedetailleerd weergegeven in de tabellen 2, 3 en 4. |
| --- | --- |

50.

De resultaten van de berekeningen van de Rekenkamer voor 2003 (19) worden gedetailleerd weergegeven in de tabellen 2, 3 en 4.

Tabel 2

Totale kosten voor interne vertaling

| | TOTALE KOSTEN VOOR INTERNE VERTALING
  (miljoen euro) | GEMIDDELDE KOSTPRIJS PER BLADZIJDE
  (euro) |
| --- | --- | --- |
| Commissie | Parlement | Raad | 3 instellingen | Commissie | Parlement | Raad | 3 instellingen |
| Vaste vertalers | 94,76 | 40,03 | 54,58 | 189,37 | 85,27 | 89,87 | 136,92 | 96,85 |
| Secretaresses | 5,46 | 7,80 | 11,25 | 24,51 | 4,92 | 17,51 | 28,22 | 12,54 |
| Directe kosten | 100,22 | 47,83 | 65,83 | 213,88 | 90,19 | 107,38 | 165,14 | 109,39 |
| Management | 0,50 | 0,27 | 0,52 | 1,30 | 0,45 | 0,62 | 1,31 | 0,66 |
| Personeel vertaaldienst | 34,06 | 10,35 | 11,42 | 55,84 | 30,66 | 23,25 | 28,64 | 28,56 |
| Planning | 2,35 | 0,41 | 1,25 | 4,00 | 2,11 | 0,92 | 3,12 | 2,05 |
| Gebouw | 22,80 | 9,14 | 12,50 | 44,44 | 20,52 | 20,52 | 31,35 | 22,73 |
| IT | 8,31 | 6,01 | 5,39 | 19,70 | 7,48 | 13,49 | 13,51 | 10,08 |
| Overige (20) | 9,72 | 3,09 | 3,48 | 16,28 | 8,74 | 6,93 | 8,72 | 8,33 |
| Indirecte kosten | 77,74 | 29,28 | 34,54 | 141,56 | 69,96 | 65,72 | 86,65 | 72,40 |
| Totale kosten | 177,95 | 77,11 | 100,38 | 355,44 | 160,15 | 173,11 | 251,80 | 181,78 |
| Bron: Rekenkamer. |

TOTALE KOSTEN VOOR INTERNE VERTALING

(miljoen euro)

GEMIDDELDE KOSTPRIJS PER BLADZIJDE

(euro)

Commissie

Parlement

Raad

3 instellingen

Commissie

Parlement

Raad

3 instellingen

Vaste vertalers

94,76

40,03

54,58

189,37

85,27

89,87

136,92

96,85

Secretaresses

5,46

7,80

11,25

24,51

4,92

17,51

28,22

12,54

Directe kosten

100,22

47,83

65,83

213,88

90,19

107,38

165,14

109,39

Management

0,50

0,27

0,52

1,30

0,45

0,62

1,31

0,66

Personeel vertaaldienst

34,06

10,35

11,42

55,84

30,66

23,25

28,64

28,56

Planning

2,35

0,41

1,25

4,00

2,11

0,92

3,12

2,05

Gebouw

22,80

9,14

12,50

44,44

20,52

20,52

31,35

22,73

IT

8,31

6,01

5,39

19,70

7,48

13,49

13,51

10,08

Overige (20)

9,72

3,09

3,48

16,28

8,74

6,93

8,72

8,33

Indirecte kosten

77,74

29,28

34,54

141,56

69,96

65,72

86,65

72,40

Totale kosten

177,95

77,11

100,38

355,44

160,15

173,11

251,80

181,78

Bron: Rekenkamer.

Tabel 3

Totale kosten voor externe vertaling

| | TOTALE KOSTEN VOOR EXTERNE VERTALING
  (miljoen euro) | GEMIDDELDE KOSTPRIJS PER BLADZIJDE
  (euro) |
| --- | --- | --- |
| Commissie | Parlement | Raad | 3 instellingen | Commissie | Parlement | Raad | 3 instellingen |
| Vaste vertalers (revisie) | 5,85 | 0,00 | n.v.t. | 5,85 | 18,36 | 0,00 | n.v.t. | 10,95 |
| Secretaresses | 1,51 | 2,74 | n.v.t. | 4,25 | 4,74 | 12,70 | n.v.t. | 7,95 |
| Freelance vertaling | 11,22 | 8,90 | n.v.t. | 20,12 | 35,24 | 41,22 | n.v.t. | 37,65 |
| Directe kosten | 18,58 | 11,64 | n.v.t. | 30,22 | 58,34 | 53,92 | n.v.t. | 56,55 |
| Management | 0,14 | 0,12 | n.v.t. | 0,26 | 0,44 | 0,56 | n.v.t. | 0,49 |
| Personeel vertaaldienst | 9,32 | 4,54 | n.v.t. | 13,86 | 29,26 | 21,04 | n.v.t. | 25,94 |
| Planning | 0,65 | 0,18 | n.v.t. | 0,83 | 2,03 | 0,83 | n.v.t. | 1,55 |
| Freelance eenheid | 2,01 | 1,39 | n.v.t. | 3,40 | 6,32 | 6,44 | n.v.t. | 6,37 |
| Gebouw | 2,29 | 1,75 | n.v.t. | 4,04 | 7,18 | 8,10 | n.v.t. | 7,55 |
| IT | 2,29 | 1,71 | n.v.t. | 4,01 | 7,20 | 7,94 | n.v.t. | 7,50 |
| Overige (21) | 1,56 | 0,58 | n.v.t. | 2,15 | 4,91 | 2,69 | n.v.t. | 4,02 |
| Indirecte kosten | 18,27 | 10,27 | n.v.t. | 28,54 | 57,34 | 47,60 | n.v.t. | 53,41 |
| Totale kosten | 36,85 | 21,92 | n.v.t. | 58,76 | 115,68 | 101,54 | n.v.t. | 109,97 |
| Bron: Rekenkamer. |

TOTALE KOSTEN VOOR EXTERNE VERTALING

(miljoen euro)

GEMIDDELDE KOSTPRIJS PER BLADZIJDE

(euro)

Commissie

Parlement

Raad

3 instellingen

Commissie

Parlement

Raad

3 instellingen

Vaste vertalers (revisie)

5,85

0,00

n.v.t.

5,85

18,36

0,00

n.v.t.

10,95

Secretaresses

1,51

2,74

n.v.t.

4,25

4,74

12,70

n.v.t.

7,95

Freelance vertaling

11,22

8,90

n.v.t.

20,12

35,24

41,22

n.v.t.

37,65

Directe kosten

18,58

11,64

n.v.t.

30,22

58,34

53,92

n.v.t.

56,55

Management

0,14

0,12

n.v.t.

0,26

0,44

0,56

n.v.t.

0,49

Personeel vertaaldienst

9,32

4,54

n.v.t.

13,86

29,26

21,04

n.v.t.

25,94

Planning

0,65

0,18

n.v.t.

0,83

2,03

0,83

n.v.t.

1,55

Freelance eenheid

2,01

1,39

n.v.t.

3,40

6,32

6,44

n.v.t.

6,37

Gebouw

2,29

1,75

n.v.t.

4,04

7,18

8,10

n.v.t.

7,55

IT

2,29

1,71

n.v.t.

4,01

7,20

7,94

n.v.t.

7,50

Overige (21)

1,56

0,58

n.v.t.

2,15

4,91

2,69

n.v.t.

4,02

Indirecte kosten

18,27

10,27

n.v.t.

28,54

57,34

47,60

n.v.t.

53,41

Totale kosten

36,85

21,92

n.v.t.

58,76

115,68

101,54

n.v.t.

109,97

Bron: Rekenkamer.

Tabel 4

Geschatte totale vertaalkosten: interne en externe vertaling

| | TOTALE VERTAALKOSTEN
  (miljoen euro) | GEMIDDELDE KOSTPRIJS PER BLADZIJDE
  (euro) |
| --- | --- | --- |
| Commissie | Parlement | Raad | 3 instellingen | Commissie | Parlement | Raad | 3 instellingen |
| Vaste vertalers | 100,61 | 40,03 | 54,58 | 195,22 | 70,37 | 60,54 | 136,92 | 78,41 |
| Secretaresses | 6,97 | 10,54 | 11,25 | 28,76 | 4,88 | 15,94 | 28,22 | 11,55 |
| Freelance vertalers | 11,22 | 8,90 | 0,00 | 20,12 | 7,85 | 13,45 | 0,00 | 8,08 |
| Directe kosten | 118,80 | 59,47 | 65,83 | 244,10 | 83,09 | 89,93 | 165,14 | 98,05 |
| Management | 0,64 | 0,40 | 0,52 | 1,56 | 0,45 | 0,60 | 1,31 | 0,63 |
| Personeel vertaaldienst | 43,38 | 14,90 | 11,42 | 69,70 | 30,34 | 22,53 | 28,64 | 27,99 |
| Planning | 2,99 | 0,59 | 1,25 | 4,83 | 2,09 | 0,89 | 3,12 | 1,94 |
| Freelance eenheid | 2,01 | 1,39 | 0,00 | 3,40 | 1,41 | 2,10 | 0,00 | 1,37 |
| Gebouw | 25,09 | 10,89 | 12,50 | 48,47 | 17,55 | 16,47 | 31,35 | 19,47 |
| IT | 10,60 | 7,72 | 5,39 | 23,71 | 7,41 | 11,68 | 13,51 | 9,52 |
| Overige (22) | 11,28 | 3,67 | 3,48 | 18,42 | 7,89 | 5,55 | 8,72 | 7,40 |
| Indirecte kosten | 96,00 | 39,55 | 34,54 | 170,09 | 67,14 | 59,81 | 86,65 | 68,32 |
| Totale kosten | 214,80 | 99,02 | 100,38 | 414,19 | 150,24 | 149,74 | 251,80 | 166,37 |
| Bron: Rekenkamer. |

TOTALE VERTAALKOSTEN

(miljoen euro)

GEMIDDELDE KOSTPRIJS PER BLADZIJDE

(euro)

Commissie

Parlement

Raad

3 instellingen

Commissie

Parlement

Raad

3 instellingen

Vaste vertalers

100,61

40,03

54,58

195,22

70,37

60,54

136,92

78,41

Secretaresses

6,97

10,54

11,25

28,76

4,88

15,94

28,22

11,55

Freelance vertalers

11,22

8,90

0,00

20,12

7,85

13,45

0,00

8,08

Directe kosten

118,80

59,47

65,83

244,10

83,09

89,93

165,14

98,05

Management

0,64

0,40

0,52

1,56

0,45

0,60

1,31

0,63

Personeel vertaaldienst

43,38

14,90

11,42

69,70

30,34

22,53

28,64

27,99

Planning

2,99

0,59

1,25

4,83

2,09

0,89

3,12

1,94

Freelance eenheid

2,01

1,39

0,00

3,40

1,41

2,10

0,00

1,37

Gebouw

25,09

10,89

12,50

48,47

17,55

16,47

31,35

19,47

IT

10,60

7,72

5,39

23,71

7,41

11,68

13,51

9,52

Overige (22)

11,28

3,67

3,48

18,42

7,89

5,55

8,72

7,40

Indirecte kosten

96,00

39,55

34,54

170,09

67,14

59,81

86,65

68,32

Totale kosten

214,80

99,02

100,38

414,19

150,24

149,74

251,80

166,37

Bron: Rekenkamer.

Kostprijsanalyse

| 51. | De kostprijs per bladzijde wordt achteraf berekend en geldt alleen voor het aangevraagde volume en de productie van 2003. Aangezien het grootste deel ervan bestaat uit vaste kosten (87 % bij het EP, 91 % bij DGT en 97 % bij het SGC) is de kostprijs per bladzijde hoger in jaren met een geringe vraag. In 2004 kromp het vertaalde volume in de EU-15-talen bij de Commissie met bijna 25 %, waardoor de productiviteit daalde met 20 %, want de vermindering van freelance vertaling volstond niet om de vaste vertalers voltijds aan het werk te houden. In 2003 was de kostprijs per intern vertaalde bladzijde bij de Commissie en het Parlement vergelijkbaar, maar lag die bij de Raad aanzienlijk hoger, hoofdzakelijk wegens de geringere productiviteit en de hogere kosten voor secretariaatswerk en gebouwen. Doordat de Raad genoeg vast personeel heeft om voor de EU-15-talen geen beroep te hoeven doen op freelance vertaling, was het verschil qua totale kosten per bladzijde nog groter. |
| --- | --- |

51.

De kostprijs per bladzijde wordt achteraf berekend en geldt alleen voor het aangevraagde volume en de productie van 2003. Aangezien het grootste deel ervan bestaat uit vaste kosten (87 % bij het EP, 91 % bij DGT en 97 % bij het SGC) is de kostprijs per bladzijde hoger in jaren met een geringe vraag. In 2004 kromp het vertaalde volume in de EU-15-talen bij de Commissie met bijna 25 %, waardoor de productiviteit daalde met 20 %, want de vermindering van freelance vertaling volstond niet om de vaste vertalers voltijds aan het werk te houden. In 2003 was de kostprijs per intern vertaalde bladzijde bij de Commissie en het Parlement vergelijkbaar, maar lag die bij de Raad aanzienlijk hoger, hoofdzakelijk wegens de geringere productiviteit en de hogere kosten voor secretariaatswerk en gebouwen. Doordat de Raad genoeg vast personeel heeft om voor de EU-15-talen geen beroep te hoeven doen op freelance vertaling, was het verschil qua totale kosten per bladzijde nog groter.

| 52. | De geschatte totale kosten per bladzijde externe vertaling voor 2003 waren 35 % lager dan de kosten voor interne vertaling bij het Parlement (100 euro tegenover 154 euro) en 25 % lager bij de Commissie (120 euro tegenover 160 euro). Bij deze cijfers is echter geen rekening gehouden met de verschillende aard van interne en externe vertaling: bij interne vertaling gaat het om prioritaire teksten die meer moeite en tijd vergen, zoals wetgeving en voor publicatie bestemde documenten. Vaste vertalers zijn ook betrokken bij andere taalkundige activiteiten en hun tijd wordt dus niet volledig besteed aan vertaalwerk (zie paragraaf 76). Zowel bij de EU-15- als bij de EU-10-talen is de prijs die het Parlement voor freelance vertaling betaalt gemiddeld 12 % hoger dan hetgeen DGT betaalt (23). |
| --- | --- |

52.

De geschatte totale kosten per bladzijde externe vertaling voor 2003 waren 35 % lager dan de kosten voor interne vertaling bij het Parlement (100 euro tegenover 154 euro) en 25 % lager bij de Commissie (120 euro tegenover 160 euro). Bij deze cijfers is echter geen rekening gehouden met de verschillende aard van interne en externe vertaling: bij interne vertaling gaat het om prioritaire teksten die meer moeite en tijd vergen, zoals wetgeving en voor publicatie bestemde documenten. Vaste vertalers zijn ook betrokken bij andere taalkundige activiteiten en hun tijd wordt dus niet volledig besteed aan vertaalwerk (zie paragraaf 76). Zowel bij de EU-15- als bij de EU-10-talen is de prijs die het Parlement voor freelance vertaling betaalt gemiddeld 12 % hoger dan hetgeen DGT betaalt (23).

De efficiëntie van het vertaalproces

| 53. | Ten behoeve van de activiteitengeoriënteerde aanpak bij het beheer van de personele en financiële middelen moeten doelstellingen worden gekozen en activiteiten gepland, en moeten output en prestaties aan streefdoelen worden getoetst door middel van indicatoren. De instellingen leveren echter niet genoeg indicatoren en beheersinformatie om zicht te houden op:






  a) | afgewezen aanvragen en het totale aantal aanvragen (EP); |
| --- | --- | --- |

53.

Ten behoeve van de activiteitengeoriënteerde aanpak bij het beheer van de personele en financiële middelen moeten doelstellingen worden gekozen en activiteiten gepland, en moeten output en prestaties aan streefdoelen worden getoetst door middel van indicatoren. De instellingen leveren echter niet genoeg indicatoren en beheersinformatie om zicht te houden op:

a)

afgewezen aanvragen en het totale aantal aanvragen (EP);

| b) | de naleving van indieningstermijnen (SGC); |
| --- | --- |

b)

de naleving van indieningstermijnen (SGC);

| c) | overtredingen van de Gedragscode (EP); |
| --- | --- |

c)

overtredingen van de Gedragscode (EP);

| d) | het aantal vertaalde bladzijden per aanvragende eenheid/talencombinatie (EP); |
| --- | --- |

d)

het aantal vertaalde bladzijden per aanvragende eenheid/talencombinatie (EP);

| e) | „essentiële” documenten, waarvan vertaling verplicht is (EP en SGC); |
| --- | --- |

e)

„essentiële” documenten, waarvan vertaling verplicht is (EP en SGC);

| f) | geheel of gedeeltelijk uitgevoerde vertalingen die niet nodig waren omdat het origineel later werd gewijzigd (EP, COM en SGC). |
| --- | --- |

f)

geheel of gedeeltelijk uitgevoerde vertalingen die niet nodig waren omdat het origineel later werd gewijzigd (EP, COM en SGC).

| 54. | Bovendien ziet de Commissie niet toe op het volume aan grijze vertalingen of via rechtstreekse uitbesteding door de gebruiker-DG's vertaalde documenten en heeft ze daarover ook geen informatie (zie de paragrafen 45 en 75). |
| --- | --- |

54.

Bovendien ziet de Commissie niet toe op het volume aan grijze vertalingen of via rechtstreekse uitbesteding door de gebruiker-DG's vertaalde documenten en heeft ze daarover ook geen informatie (zie de paragrafen 45 en 75).

| 55. | Voor de procedures, organisatie en werkmethoden van de vertaaldiensten bestaan specifieke gegevenheden, zoals dringende aanvragen (met name bij de Raad), juridische teksten en het werkprogramma van de instellingen. Tabel 5 toont het volume aan vertalingen waarvoor een zeer korte termijn geldt (minder dan 24 uur of tussen 24 en 72 uur). |
| --- | --- |

55.

Voor de procedures, organisatie en werkmethoden van de vertaaldiensten bestaan specifieke gegevenheden, zoals dringende aanvragen (met name bij de Raad), juridische teksten en het werkprogramma van de instellingen. Tabel 5 toont het volume aan vertalingen waarvoor een zeer korte termijn geldt (minder dan 24 uur of tussen 24 en 72 uur).

Tabel 5

Toepasselijke termijnen voor vertaling

| | Commissie | Parlement | Raad |
| --- | --- | --- | --- |
| Productietijd (uren) | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 |
| 3 % | 7 % | 19 % | 30 % | 40 % | 22 % |
| Bron: ICTI (Interinstitutioneel comité voor vertaling en vertolking). |

Commissie

Parlement

Raad

Productietijd (uren)

< 24

24-72

< 24

24-72

< 24

24-72

3 %

7 %

19 %

30 %

40 %

22 %

Bron: ICTI (Interinstitutioneel comité voor vertaling en vertolking).

Raming van de aanvragen

| 56. | Een nauwkeurige raming van de aanvragen is bijzonder belangrijk voor een optimaal gebruik van de interne middelen. Ondanks de schijnbaar lagere kosten van externe vertaling levert uitbesteding op korte termijn niet altijd besparingen op. Aangezien het bij interne vertaling voornamelijk om vaste kosten gaat (zie de paragrafen 51 en 52), zijn de marginale (of bijkomende) kosten voor, bijvoorbeeld, een extra bladzijde interne vertaling zeer gering, terwijl die bij externe vertaling aanzienlijk zijn. Het is dus wenselijk, alleen een beroep op externe vertaling te doen wanneer er geen interne capaciteit beschikbaar is. Dat vereist een goed systeem voor het ramen van de aanvragen. |
| --- | --- |

56.

Een nauwkeurige raming van de aanvragen is bijzonder belangrijk voor een optimaal gebruik van de interne middelen. Ondanks de schijnbaar lagere kosten van externe vertaling levert uitbesteding op korte termijn niet altijd besparingen op. Aangezien het bij interne vertaling voornamelijk om vaste kosten gaat (zie de paragrafen 51 en 52), zijn de marginale (of bijkomende) kosten voor, bijvoorbeeld, een extra bladzijde interne vertaling zeer gering, terwijl die bij externe vertaling aanzienlijk zijn. Het is dus wenselijk, alleen een beroep op externe vertaling te doen wanneer er geen interne capaciteit beschikbaar is. Dat vereist een goed systeem voor het ramen van de aanvragen.

| 57. | De Gedragscode van het Parlement bepaalt: „De secretariaten van de commissies, delegaties en fracties stellen maandelijks op basis van hun werkprogramma ramingen op voor het vertaalwerk, met vermelding van de vermoedelijke brontaal, de verwachte datum van indiening en het vermoedelijke aantal bladzijden.”. Dergelijke ramingen worden echter niet naar de planning gezonden. |
| --- | --- |

57.

De Gedragscode van het Parlement bepaalt: „De secretariaten van de commissies, delegaties en fracties stellen maandelijks op basis van hun werkprogramma ramingen op voor het vertaalwerk, met vermelding van de vermoedelijke brontaal, de verwachte datum van indiening en het vermoedelijke aantal bladzijden.”. Dergelijke ramingen worden echter niet naar de planning gezonden.

| 58. | In 2003 en 2004 verstrekten de meeste DG's van de Commissie hun ramingen van vertalingen voor een bepaalde periode niet systematisch aan DGT en bij de Raad waren er slechts enkele DG's die DG A III regelmatig informeerden over voorziene vertaalbehoeften. |
| --- | --- |

58.

In 2003 en 2004 verstrekten de meeste DG's van de Commissie hun ramingen van vertalingen voor een bepaalde periode niet systematisch aan DGT en bij de Raad waren er slechts enkele DG's die DG A III regelmatig informeerden over voorziene vertaalbehoeften.

| 59. | In de praktijk zijn de voornaamste bronnen van informatie over de toekomstige werklast de werkprogramma’s van de instellingen en de voorlopige agenda's van de vergaderingen bij de instellingen, maar deze geven slechts een grove indicatie van de behoeften aan vertaling en zijn dus ongeschikt voor een gedetailleerde planning. |
| --- | --- |

59.

In de praktijk zijn de voornaamste bronnen van informatie over de toekomstige werklast de werkprogramma’s van de instellingen en de voorlopige agenda's van de vergaderingen bij de instellingen, maar deze geven slechts een grove indicatie van de behoeften aan vertaling en zijn dus ongeschikt voor een gedetailleerde planning.

Naleving van de indieningstermijnen

| 60. | De Gedragscode 2004 van het Parlement schrijft een algemene indieningstermijn van tien dagen voor (24). Tijdens het eerste jaar van toepassing werd die termijn echter slechts in ongeveer de helft van de gevallen door de gebruikers gerespecteerd. Daardoor kunnen de meeste vertalingen slechts kort voor de vergaderingen worden bezorgd. |
| --- | --- |

60.

De Gedragscode 2004 van het Parlement schrijft een algemene indieningstermijn van tien dagen voor (24). Tijdens het eerste jaar van toepassing werd die termijn echter slechts in ongeveer de helft van de gevallen door de gebruikers gerespecteerd. Daardoor kunnen de meeste vertalingen slechts kort voor de vergaderingen worden bezorgd.

| 61. | Bij de Raad voerde DG A III in 1998 indieningstermijnen in (10 werkdagen voor documenten van werkgroepen en 5 werkdagen voor documenten van Coreper). Door de tijdsdruk die inherent is aan de taken van de Raad worden die termijnen zelden gerespecteerd. De meeste vertalingen bij het Parlement en de Raad worden pas kort voor de vergaderingen geleverd. |
| --- | --- |

61.

Bij de Raad voerde DG A III in 1998 indieningstermijnen in (10 werkdagen voor documenten van werkgroepen en 5 werkdagen voor documenten van Coreper). Door de tijdsdruk die inherent is aan de taken van de Raad worden die termijnen zelden gerespecteerd. De meeste vertalingen bij het Parlement en de Raad worden pas kort voor de vergaderingen geleverd.

| 62. | De Commissie heeft geen indieningstermijnen opgelegd, maar de planningseenheid van DGT heronderhandelt regelmatig over termijnen met de gebruikers indien de voorgestelde termijn niet haalbaar is. |
| --- | --- |

62.

De Commissie heeft geen indieningstermijnen opgelegd, maar de planningseenheid van DGT heronderhandelt regelmatig over termijnen met de gebruikers indien de voorgestelde termijn niet haalbaar is.

Planning

| 63. | Volgens de berekening van de totale kosten voor vertaling in 2003 door de Rekenkamer kost de planning bij de drie instellingen naar schatting ongeveer 4,8 miljoen euro, wat neerkomt op circa 1 % van de totale kosten voor vertaling (zie tabel 2). Planning is een van de middelen om een optimale benutting van de interne middelen te bereiken (zie paragraaf 56). |
| --- | --- |

63.

Volgens de berekening van de totale kosten voor vertaling in 2003 door de Rekenkamer kost de planning bij de drie instellingen naar schatting ongeveer 4,8 miljoen euro, wat neerkomt op circa 1 % van de totale kosten voor vertaling (zie tabel 2). Planning is een van de middelen om een optimale benutting van de interne middelen te bereiken (zie paragraaf 56).

| 64. | Onder meer door de zeer korte vertaaltermijnen (zie tabel 5) hebben de hoofden van eenheden bij de Raad en het Parlement weinig ruimte voor een planning op lange of middellange termijn of mogelijkheden om de werklast gelijkmatiger te verdelen. |
| --- | --- |

64.

Onder meer door de zeer korte vertaaltermijnen (zie tabel 5) hebben de hoofden van eenheden bij de Raad en het Parlement weinig ruimte voor een planning op lange of middellange termijn of mogelijkheden om de werklast gelijkmatiger te verdelen.

| 65. | Bij de Raad gaat de planning uit van het aantal gedrukte bladzijden van het ingediende document. Dit is geen betrouwbaar middel om de voor vertaling benodigde tijd te voorspellen, want het geeft vaak niet aan hoeveel vertaalwerk in feite vereist is (25). |
| --- | --- |

65.

Bij de Raad gaat de planning uit van het aantal gedrukte bladzijden van het ingediende document. Dit is geen betrouwbaar middel om de voor vertaling benodigde tijd te voorspellen, want het geeft vaak niet aan hoeveel vertaalwerk in feite vereist is (25).

| 66. | Met het computersysteem van het Parlement kunnen de planningseenheden nagaan hoeveel bladzijden er per dag vertaald moeten worden. Dit geeft een algemene indicatie van de beschikbare capaciteit per taaleenheid, maar geen bijgewerkte informatie over de beschikbare interne capaciteit in elke taaleenheid voor een bepaalde periode, gelet op de beschikbaarheid van de vertalers (verlof, opleiding, enz.). |
| --- | --- |

66.

Met het computersysteem van het Parlement kunnen de planningseenheden nagaan hoeveel bladzijden er per dag vertaald moeten worden. Dit geeft een algemene indicatie van de beschikbare capaciteit per taaleenheid, maar geen bijgewerkte informatie over de beschikbare interne capaciteit in elke taaleenheid voor een bepaalde periode, gelet op de beschikbaarheid van de vertalers (verlof, opleiding, enz.).

Doelmatig gebruik van de interne en externe middelen

Voorbehandeling

| 67. | Om hervertaling van reeds eerder vertaalde teksten te voorkomen, verzoeken de vertaaldiensten de gebruikers te verwijzen naar vergelijkbare bestaande vertalingen en/of de wijzigingen aan te geven die in de vorige versie van een reeds vertaald document zijn aangebracht. Maar omdat die aanduidingen vaak ontbreken of onvolledig zijn, moeten de planningseenheden ze opzoeken in databases. De codering van aanvragen en van vertaalde teksten is niet precies genoeg om optimaal te kunnen zoeken. De situatie is bijzonder moeilijk bij het Parlement, waar de documenten over verscheidene databases en netwerken zijn verspreid en de vertaaldiensten niet over een alomvattende verzameling van vertaalde teksten beschikken. |
| --- | --- |

67.

Om hervertaling van reeds eerder vertaalde teksten te voorkomen, verzoeken de vertaaldiensten de gebruikers te verwijzen naar vergelijkbare bestaande vertalingen en/of de wijzigingen aan te geven die in de vorige versie van een reeds vertaald document zijn aangebracht. Maar omdat die aanduidingen vaak ontbreken of onvolledig zijn, moeten de planningseenheden ze opzoeken in databases. De codering van aanvragen en van vertaalde teksten is niet precies genoeg om optimaal te kunnen zoeken. De situatie is bijzonder moeilijk bij het Parlement, waar de documenten over verscheidene databases en netwerken zijn verspreid en de vertaaldiensten niet over een alomvattende verzameling van vertaalde teksten beschikken.

De werkmethoden van de vertaaleenheden

| 68. | De hoofden van de eenheden zijn verantwoordelijk voor de toewijzing van taken aan hun vaste vertalers. Elke taaleenheid is anders georganiseerd: sommige bestaan uit groepen gespecialiseerde vertalers, andere werken naar volgorde van binnenkomst van de vertaalaanvragen. DGT van de Commissie en DG A III van de Raad hebben elk op centraal niveau instrumenten ontworpen om de beschikbaarheid van elke vertaler te volgen. Maar die instrumenten worden niet systematisch door alle taaleenheden gebruikt. Bij het Parlement bestaan zulke instrumenten niet. Sommige afdelingshoofden gebruiken spreadsheets, andere doen de werkverdeling manueel. |
| --- | --- |

68.

De hoofden van de eenheden zijn verantwoordelijk voor de toewijzing van taken aan hun vaste vertalers. Elke taaleenheid is anders georganiseerd: sommige bestaan uit groepen gespecialiseerde vertalers, andere werken naar volgorde van binnenkomst van de vertaalaanvragen. DGT van de Commissie en DG A III van de Raad hebben elk op centraal niveau instrumenten ontworpen om de beschikbaarheid van elke vertaler te volgen. Maar die instrumenten worden niet systematisch door alle taaleenheden gebruikt. Bij het Parlement bestaan zulke instrumenten niet. Sommige afdelingshoofden gebruiken spreadsheets, andere doen de werkverdeling manueel.

| 69. | Alle vertaaleenheden omvatten naast de vertalers ook ondersteunend personeel, dat verantwoordelijk is voor het opzoeken van referenties, tikwerk, formattering, archivering, enz. Bij de Raad (26) en het Parlement is er ongeveer één secretaresse op twee vertalers, bij de Commissie slechts één op vier à vijf vertalers. |
| --- | --- |

69.

Alle vertaaleenheden omvatten naast de vertalers ook ondersteunend personeel, dat verantwoordelijk is voor het opzoeken van referenties, tikwerk, formattering, archivering, enz. Bij de Raad (26) en het Parlement is er ongeveer één secretaresse op twee vertalers, bij de Commissie slechts één op vier à vijf vertalers.

| 70. | Hoewel de drie instellingen als verklaard beleid hebben, het gebruik van moderne technologie aan te moedigen en in 2003 ook 23,7 miljoen euro besteedden aan IT-middelen (totale kosten, inclusief licenties, zie tabel 4), kan elke vertaler in de praktijk met stilzwijgende toestemming van het hoofd van de eenheid zelf beslissen over het gebruik van computerondersteunde vertaling (Translator's Workbench), zoekprogramma’s (zoals Euramis, IATE, enz.) en spraakherkenningssoftware (in plaats van tikwerk). Bij het Parlement varieert het percentage vertalers en ondersteunend personeel dat gebruikmaakt van deze instrumenten aanzienlijk van de ene eenheid tot de andere (van 10 tot 90 %). Bij de Raad worden IT-middelen slechts marginaal gebruikt. Van de drie instellingen heeft de Commissie de meest geavanceerde IT-middelen, maar er was geen informatie beschikbaar over de benuttingsgraad. |
| --- | --- |

70.

Hoewel de drie instellingen als verklaard beleid hebben, het gebruik van moderne technologie aan te moedigen en in 2003 ook 23,7 miljoen euro besteedden aan IT-middelen (totale kosten, inclusief licenties, zie tabel 4), kan elke vertaler in de praktijk met stilzwijgende toestemming van het hoofd van de eenheid zelf beslissen over het gebruik van computerondersteunde vertaling (Translator's Workbench), zoekprogramma’s (zoals Euramis, IATE, enz.) en spraakherkenningssoftware (in plaats van tikwerk). Bij het Parlement varieert het percentage vertalers en ondersteunend personeel dat gebruikmaakt van deze instrumenten aanzienlijk van de ene eenheid tot de andere (van 10 tot 90 %). Bij de Raad worden IT-middelen slechts marginaal gebruikt. Van de drie instellingen heeft de Commissie de meest geavanceerde IT-middelen, maar er was geen informatie beschikbaar over de benuttingsgraad.

| 71. | Sinds 2003 doen ongeveer 100 van de 1 100 Commissievertalers aan telewerken. Volgens het evaluatieverslag van DGT (27) levert de bestaande formule jaarlijks een netto kostenbesparing op van ongeveer 10 000 euro per vertaler, hoofdzakelijk dank zij een hogere productiviteit. Bij het Parlement zijn 26 van de 430 vertalers telewerkers en ook de Raad heeft ter zake twee proefprojecten lopen. |
| --- | --- |

71.

Sinds 2003 doen ongeveer 100 van de 1 100 Commissievertalers aan telewerken. Volgens het evaluatieverslag van DGT (27) levert de bestaande formule jaarlijks een netto kostenbesparing op van ongeveer 10 000 euro per vertaler, hoofdzakelijk dank zij een hogere productiviteit. Bij het Parlement zijn 26 van de 430 vertalers telewerkers en ook de Raad heeft ter zake twee proefprojecten lopen.

Uitbesteding

| 72. | Het beleid van zowel de Commissie als het Parlement is, om wetgevende teksten (om redenen van kwaliteit) en dringende, vertrouwelijke en korte documenten (om praktische redenen) altijd intern te laten vertalen. Daar bijna al het vertaalwerk bij de Raad tot deze categorieën behoort, worden de vertalingen daar meestal intern gedaan. |
| --- | --- |

72.

Het beleid van zowel de Commissie als het Parlement is, om wetgevende teksten (om redenen van kwaliteit) en dringende, vertrouwelijke en korte documenten (om praktische redenen) altijd intern te laten vertalen. Daar bijna al het vertaalwerk bij de Raad tot deze categorieën behoort, worden de vertalingen daar meestal intern gedaan.

| 73. | Het besluit tot uitbesteding aan freelance vertalers wordt (behalve bij rechtstreekse uitbesteding, zoals hierna wordt beschreven) in principe genomen door de hoofden van de vertaaleenheden, waarbij de aard van de vertaling en de beschikbare interne capaciteit in aanmerking wordt genomen. Bij de Commissie en het Parlement werd voor de meeste vertaaleenheden in 2004 een duidelijke, positieve correlatie geconstateerd tussen de werklast en het uitbestedingspercentage. Niettemin bleek uit de controle dat twee DGT-eenheden bij de Commissie in 2004 hoge uitbestedingspercentages hadden, hoewel hun werklast lager was dan het gemiddelde (als gevolg van een vertraagde reactie op de afgenomen werklast in vergelijking met 2003), hetgeen wijst op een onderbenutting van de interne capaciteit. De Franse vertaalafdeling van het Parlement had in 2005 de op één na laagste werklast, maar ook het op één na hoogste uitbestedingspercentage. Deze situaties lokten geen corrigerende maatregelen van het management uit. |
| --- | --- |

73.

Het besluit tot uitbesteding aan freelance vertalers wordt (behalve bij rechtstreekse uitbesteding, zoals hierna wordt beschreven) in principe genomen door de hoofden van de vertaaleenheden, waarbij de aard van de vertaling en de beschikbare interne capaciteit in aanmerking wordt genomen. Bij de Commissie en het Parlement werd voor de meeste vertaaleenheden in 2004 een duidelijke, positieve correlatie geconstateerd tussen de werklast en het uitbestedingspercentage. Niettemin bleek uit de controle dat twee DGT-eenheden bij de Commissie in 2004 hoge uitbestedingspercentages hadden, hoewel hun werklast lager was dan het gemiddelde (als gevolg van een vertraagde reactie op de afgenomen werklast in vergelijking met 2003), hetgeen wijst op een onderbenutting van de interne capaciteit. De Franse vertaalafdeling van het Parlement had in 2005 de op één na laagste werklast, maar ook het op één na hoogste uitbestedingspercentage. Deze situaties lokten geen corrigerende maatregelen van het management uit.

| 74. | Zowel het Parlement als de Commissie besteedt bepaalde vertaalwerkzaamheden automatisch uit zonder na te gaan of er interne capaciteit beschikbaar is voor sommige of alle talen. Beide instellingen stelden zich in 2003-2004 ten doel, het percentage vertaalwerk voor freelance vertalers te verhogen tot 30, respectievelijk 40 % om de verwachte stijging van de totale vraag te ondervangen; daarbij werd rekening gehouden met de geringere kosten van freelance vertaling (in vergelijking met de werving van bijkomende voltijds vertalers). Wegens de structurele daling van de vraag in 2004 schortte DGT van de Commissie die doelstelling op en gaf het Parlement instructie, gedurende de verkiezingsperiode alleen „CRE”-teksten naar freelance vertalers te sturen (28). Hoewel de totale werklast per EU-15-taaleenheid in 2004 ongeveer 20 % lager was dan in 2003, veranderde het uitbestedingspercentage bij het Parlement nauwelijks (32,5 % in 2003 en 32 % in 2004) (zie tabel 6). Dat de uitbestedingspercentages voor de EU-10-talen van 2004 tot 2005 bij het Parlement, de Commissie en de Raad verschillen, komt vooral door het feit dat het Parlement in 2004 bij de werving van vaste vertalers voor de EU-10-talen meer succes had dan de andere instellingen. Doordat er in 2004 minder wetgeving werd geproduceerd en minder werd vertaald, kon het Parlement een groter percentage van het vertaalwerk in de EU-10-talen intern vertalen (zie ook de paragrafen 20 en 25). |
| --- | --- |

74.

Zowel het Parlement als de Commissie besteedt bepaalde vertaalwerkzaamheden automatisch uit zonder na te gaan of er interne capaciteit beschikbaar is voor sommige of alle talen. Beide instellingen stelden zich in 2003-2004 ten doel, het percentage vertaalwerk voor freelance vertalers te verhogen tot 30, respectievelijk 40 % om de verwachte stijging van de totale vraag te ondervangen; daarbij werd rekening gehouden met de geringere kosten van freelance vertaling (in vergelijking met de werving van bijkomende voltijds vertalers). Wegens de structurele daling van de vraag in 2004 schortte DGT van de Commissie die doelstelling op en gaf het Parlement instructie, gedurende de verkiezingsperiode alleen „CRE”-teksten naar freelance vertalers te sturen (28). Hoewel de totale werklast per EU-15-taaleenheid in 2004 ongeveer 20 % lager was dan in 2003, veranderde het uitbestedingspercentage bij het Parlement nauwelijks (32,5 % in 2003 en 32 % in 2004) (zie tabel 6). Dat de uitbestedingspercentages voor de EU-10-talen van 2004 tot 2005 bij het Parlement, de Commissie en de Raad verschillen, komt vooral door het feit dat het Parlement in 2004 bij de werving van vaste vertalers voor de EU-10-talen meer succes had dan de andere instellingen. Doordat er in 2004 minder wetgeving werd geproduceerd en minder werd vertaald, kon het Parlement een groter percentage van het vertaalwerk in de EU-10-talen intern vertalen (zie ook de paragrafen 20 en 25).

Tabel 6

Uitbestedingspercentages in 2003, 2004 en 2005

| | Commissie | Parlement | Raad |
| --- | --- | --- | --- |
| Uitbestedingspercentage | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Alle talen | 22 % | 23 % | 20 % | 33 % | 30 % | 36 % | 0 % | 1 % | 2 % |
| EU-15-talen | 21 % | 16 % | 10 % | 32,5 % | 32 % | 33 % | 0 % | 0 % | 0 % |
| EU-10-talen | n.v.t. | 60 % | 37 % | 41 % | 20 % | 43 % | n.v.t. | 8 % | 5 % |
| Bron: Rekenkamer. |

Commissie

Parlement

Raad

Uitbestedingspercentage

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Alle talen

22 %

23 %

20 %

33 %

30 %

36 %

0 %

1 %

2 %

EU-15-talen

21 %

16 %

10 %

32,5 %

32 %

33 %

0 %

0 %

0 %

EU-10-talen

n.v.t.

60 %

37 %

41 %

20 %

43 %

n.v.t.

8 %

5 %

Bron: Rekenkamer.

| 75. | Terwijl rechtstreekse uitbesteding door de gebruiker-DG's bij de Raad en het Parlement marginaal is (29), blijkt uit de controle dat de DG's van de Commissie in de periode 2003-2004 meerdere honderdduizenden bladzijden rechtstreeks hebben uitbesteed zonder toezicht van DGT (zie ook de paragrafen 45 en 54). |
| --- | --- |

75.

Terwijl rechtstreekse uitbesteding door de gebruiker-DG's bij de Raad en het Parlement marginaal is (29), blijkt uit de controle dat de DG's van de Commissie in de periode 2003-2004 meerdere honderdduizenden bladzijden rechtstreeks hebben uitbesteed zonder toezicht van DGT (zie ook de paragrafen 45 en 54).

Productiviteit

| 76. | De productiviteit van de drie gecontroleerde instellingen over de periode 2000-2005 werd bestudeerd om de prestaties van de instellingen gedurende enige tijd te vergelijken. Bij de berekening werd het concept „voltijds-equivalent” (VTE) gehanteerd, waarbij de tijd die geacht wordt aan vertaling te zijn besteed de tijd is gedurende welke de vertalers werkelijk beschikbaar zijn voor kantoorwerk. Omdat die tijd in vele gevallen ook andere activiteiten dan vertalen omvat (opleiding, beheer, kwaliteitscontrole, corrigeren van documenten van andere diensten, enz.) biedt het VTE slechts een grove indicatie van de productiviteit. Bij vergelijkingen tussen instellingen en tussen taaleenheden binnen een instelling is omzichtigheid geboden. Het is ook noodzakelijk de redenen van de waargenomen verschillen vast te stellen en mogelijke knelpunten te analyseren om te beoordelen of het management rechtstreeks kan ingrijpen. |
| --- | --- |

76.

De productiviteit van de drie gecontroleerde instellingen over de periode 2000-2005 werd bestudeerd om de prestaties van de instellingen gedurende enige tijd te vergelijken. Bij de berekening werd het concept „voltijds-equivalent” (VTE) gehanteerd, waarbij de tijd die geacht wordt aan vertaling te zijn besteed de tijd is gedurende welke de vertalers werkelijk beschikbaar zijn voor kantoorwerk. Omdat die tijd in vele gevallen ook andere activiteiten dan vertalen omvat (opleiding, beheer, kwaliteitscontrole, corrigeren van documenten van andere diensten, enz.) biedt het VTE slechts een grove indicatie van de productiviteit. Bij vergelijkingen tussen instellingen en tussen taaleenheden binnen een instelling is omzichtigheid geboden. Het is ook noodzakelijk de redenen van de waargenomen verschillen vast te stellen en mogelijke knelpunten te analyseren om te beoordelen of het management rechtstreeks kan ingrijpen.

| 77. | De productiviteit, gedefinieerd als het aantal standaardbladzijden dat intern wordt vertaald per interne VTE-vertaler, verschilt sterk van de ene vertaaleenheid tot de andere en van de ene instelling tot de andere. De productiviteit van de EU-10-taaleenheden in alle instellingen is doorgaans kleiner omdat zij meer behoefte hebben aan opleiding, minder ervaring en kleinere vertaalgeheugens hebben (hetgeen het gebruik van computerondersteunde vertaling beperkt) en meer tijd besteden aan de revisie van externe vertalingen. |
| --- | --- |

77.

De productiviteit, gedefinieerd als het aantal standaardbladzijden dat intern wordt vertaald per interne VTE-vertaler, verschilt sterk van de ene vertaaleenheid tot de andere en van de ene instelling tot de andere. De productiviteit van de EU-10-taaleenheden in alle instellingen is doorgaans kleiner omdat zij meer behoefte hebben aan opleiding, minder ervaring en kleinere vertaalgeheugens hebben (hetgeen het gebruik van computerondersteunde vertaling beperkt) en meer tijd besteden aan de revisie van externe vertalingen.

| 78. | De productiviteit van de Europese vertaaldiensten is veel lager dan in de particuliere sector (30). De hogere productiviteit in de particuliere sector is voornamelijk het gevolg van de aard van de teksten (weinig wetgevende teksten), alsmede van het wijdverbreide gebruik van IT-middelen. Hoewel de in freelance gegeven teksten minder ingewikkeld zijn, vindt men dat deze vertalingen van geringere kwaliteit zijn en meer revisie behoeven dan intern vertaalde documenten. Een aantal contracten met externe vertaalbureaus werd dan ook opgezegd wegens de ontoereikende kwaliteit van de vertalingen (zie paragraaf 43). Maar nu er geen interne capaciteit overblijft, maakt de combinatie van grotere productiviteit en lagere salarissen freelance vertaling aanzienlijk goedkoper dan de werving van bijkomende vaste vertalers, zelfs als de indirecte kosten (planning, aanbesteding, betaling, kwaliteitscontrole, enz.) worden meegerekend (zie tabel 7). |
| --- | --- |

78.

De productiviteit van de Europese vertaaldiensten is veel lager dan in de particuliere sector (30). De hogere productiviteit in de particuliere sector is voornamelijk het gevolg van de aard van de teksten (weinig wetgevende teksten), alsmede van het wijdverbreide gebruik van IT-middelen. Hoewel de in freelance gegeven teksten minder ingewikkeld zijn, vindt men dat deze vertalingen van geringere kwaliteit zijn en meer revisie behoeven dan intern vertaalde documenten. Een aantal contracten met externe vertaalbureaus werd dan ook opgezegd wegens de ontoereikende kwaliteit van de vertalingen (zie paragraaf 43). Maar nu er geen interne capaciteit overblijft, maakt de combinatie van grotere productiviteit en lagere salarissen freelance vertaling aanzienlijk goedkoper dan de werving van bijkomende vaste vertalers, zelfs als de indirecte kosten (planning, aanbesteding, betaling, kwaliteitscontrole, enz.) worden meegerekend (zie tabel 7).

Tabel 7

Gemiddeld aantal vertaalde bladzijden per vertaler (VTE)

| | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Commissie (per jaar) | 915 | 902 | 909 | 1 054 | 917 | 797 |
| Commissie (per dag) | 5,2 | 5,2 | 5,1 | 5,7 | 5,0 | 4,5 |
| Parlement (per jaar) | 1 092 | 1 195 | 1 062 | 1 031 | 858 | 1 226 |
| Raad (31) (per jaar) | 602 | 653 | 772 | 707 | 648 | 669 |
| Bron: Rekenkamer. |

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Commissie (per jaar)

915

902

909

1 054

917

797

Commissie (per dag)

5,2

5,2

5,1

5,7

5,0

4,5

Parlement (per jaar)

1 092

1 195

1 062

1 031

858

1 226

Raad (31) (per jaar)

602

653

772

707

648

669

Bron: Rekenkamer.

Commissie

| 79. | Het feit dat de productiviteit van DGT in de meeste jaren iets lager lag dan die van het Parlement kan in zekere mate worden verklaard door de rol van de Commissie als initiator in het wetgevingsproces. Dit betekent dat zij meer revisie doet en leidinggevend is in de ontwikkeling van terminologie en databases, waarvan ook de andere instellingen profijt trekken. Verder vervullen de vaste vertalers van de Commissie andere taalkundige functies die niet tot uiting komen in de vertaaloutput per dag. |
| --- | --- |

79.

Het feit dat de productiviteit van DGT in de meeste jaren iets lager lag dan die van het Parlement kan in zekere mate worden verklaard door de rol van de Commissie als initiator in het wetgevingsproces. Dit betekent dat zij meer revisie doet en leidinggevend is in de ontwikkeling van terminologie en databases, waarvan ook de andere instellingen profijt trekken. Verder vervullen de vaste vertalers van de Commissie andere taalkundige functies die niet tot uiting komen in de vertaaloutput per dag.

| 80. | Van 2003 tot 2005 daalde de gemiddelde productiviteit voor de EU-15-talen met meer dan 20 %. Voor de meeste EU-15-talen die geen proceduretalen zijn, is de productiviteit afgenomen tot minder dan vier bladzijden per dag. Dat is een gevolg van de afgenomen werklast voor de niet-proceduretalen, die leidde tot overcapaciteit. Deze overcapaciteit moet worden afgezet tegen de mate van rechtstreekse uitbesteding, die zonder toezicht van DGT plaatsvindt (zie paragraaf 75). |
| --- | --- |

80.

Van 2003 tot 2005 daalde de gemiddelde productiviteit voor de EU-15-talen met meer dan 20 %. Voor de meeste EU-15-talen die geen proceduretalen zijn, is de productiviteit afgenomen tot minder dan vier bladzijden per dag. Dat is een gevolg van de afgenomen werklast voor de niet-proceduretalen, die leidde tot overcapaciteit. Deze overcapaciteit moet worden afgezet tegen de mate van rechtstreekse uitbesteding, die zonder toezicht van DGT plaatsvindt (zie paragraaf 75).

| 81. | DGT heeft een zogeheten „flexibiliteitsmechanisme” ingevoerd, waardoor eenheden die tijdelijk een meer dan gemiddelde werklast kennen vertaalwerk kunnen overdragen aan andere eenheden binnen dezelfde taalafdeling, maar desondanks bestaan er tussen de eenheden nog aanzienlijke productiviteitsverschillen (32). De voornaamste verklaring voor deze verschillen is de schommeling van de vraag naar vertaling van teksten betreffende de diverse beleidsterreinen op basis waarvan de bevoegdheden van de taaleenheden zijn bepaald. De verschillen in productiviteit tussen de eenheden van DGT zijn sinds de uitbreiding nog groter geworden. De meest productieve eenheid heeft in 2005 dubbel zoveel werk verzet als de minst productieve eenheid. |
| --- | --- |

81.

DGT heeft een zogeheten „flexibiliteitsmechanisme” ingevoerd, waardoor eenheden die tijdelijk een meer dan gemiddelde werklast kennen vertaalwerk kunnen overdragen aan andere eenheden binnen dezelfde taalafdeling, maar desondanks bestaan er tussen de eenheden nog aanzienlijke productiviteitsverschillen (32). De voornaamste verklaring voor deze verschillen is de schommeling van de vraag naar vertaling van teksten betreffende de diverse beleidsterreinen op basis waarvan de bevoegdheden van de taaleenheden zijn bepaald. De verschillen in productiviteit tussen de eenheden van DGT zijn sinds de uitbreiding nog groter geworden. De meest productieve eenheid heeft in 2005 dubbel zoveel werk verzet als de minst productieve eenheid.

Parlement

| 82. | De laatste vijf jaar heeft het Parlement het aantal vertalers verminderd met gemiddeld meer dan vijf VTE (ofwel 15 %) per taal. |
| --- | --- |

82.

De laatste vijf jaar heeft het Parlement het aantal vertalers verminderd met gemiddeld meer dan vijf VTE (ofwel 15 %) per taal.

| 83. | De productiviteit van de Engelse en Franse vertaaleenheden van het EP ligt systematisch onder het gemiddelde (5 à 20 %, afhankelijk van het jaar), terwijl de productiviteitsverschillen tussen de andere EU-15-talen tot 10 % beperkt blijven. Voor de Franse eenheid is dat te verklaren door een hoger dan gemiddeld aantal vertalers en een meer dan gemiddelde uitbesteding van vertalingen. Bij de Engelse eenheid is er een geringere behoefte aan vertaling, aangezien de meeste interne documenten in het Engels worden gesteld. Het niveau van uitbesteding en de overcapaciteit kunnen worden beïnvloed door besluiten van het management. |
| --- | --- |

83.

De productiviteit van de Engelse en Franse vertaaleenheden van het EP ligt systematisch onder het gemiddelde (5 à 20 %, afhankelijk van het jaar), terwijl de productiviteitsverschillen tussen de andere EU-15-talen tot 10 % beperkt blijven. Voor de Franse eenheid is dat te verklaren door een hoger dan gemiddeld aantal vertalers en een meer dan gemiddelde uitbesteding van vertalingen. Bij de Engelse eenheid is er een geringere behoefte aan vertaling, aangezien de meeste interne documenten in het Engels worden gesteld. Het niveau van uitbesteding en de overcapaciteit kunnen worden beïnvloed door besluiten van het management.

Raad

| 84. | Bij de Raad was de productiviteit systematisch lager dan bij de Commissie en het Parlement. Dit kan worden toegeschreven aan een hoog percentage wetgevende documenten die bijzondere aandacht vergen, gecombineerd met een sterk schommelende vraag (een dagelijkse werklast van minder dan 1 000 tot meer dan 7 000 bladzijden in 2003). |
| --- | --- |

84.

Bij de Raad was de productiviteit systematisch lager dan bij de Commissie en het Parlement. Dit kan worden toegeschreven aan een hoog percentage wetgevende documenten die bijzondere aandacht vergen, gecombineerd met een sterk schommelende vraag (een dagelijkse werklast van minder dan 1 000 tot meer dan 7 000 bladzijden in 2003).

| 85. | Ter oplossing van zijn probleem van overcapaciteit stelde DG A III een actieplan voor de lange termijn vast dat het aantal vertalers en secretaresses in de eenheden van de EU-15-talen moet verminderen van circa 50 VTE's in 2002 tot 25 VTE's in 2015 (33). Maar dit plan zal pas op lange termijn zijn volle effect bereiken, want de Raad beweert dat de mogelijkheden tot interne herindeling beperkt zijn en er weinig interinstitutionele mobiliteit bestaat. |
| --- | --- |

85.

Ter oplossing van zijn probleem van overcapaciteit stelde DG A III een actieplan voor de lange termijn vast dat het aantal vertalers en secretaresses in de eenheden van de EU-15-talen moet verminderen van circa 50 VTE's in 2002 tot 25 VTE's in 2015 (33). Maar dit plan zal pas op lange termijn zijn volle effect bereiken, want de Raad beweert dat de mogelijkheden tot interne herindeling beperkt zijn en er weinig interinstitutionele mobiliteit bestaat.

| 86. | De productiviteitsverschillen tussen de taaleenheden zijn bij de Raad (en het Parlement) minder groot dan bij de Commissie (afgezien van de productiviteit van de Engelse eenheid van DG A III die 20 à 40 % lager is dan die van de andere eenheden in 2003-2005). Die schijnbaar geringe productiviteit zou in zekere mate te verklaren zijn doordat originele teksten worden bewerkt en doordat Engels de voornaamste spiltaal is voor het vertalen van teksten uit de EU-10-talen, die aanzienlijke terminologieproblemen met zich meebrengen. |
| --- | --- |

86.

De productiviteitsverschillen tussen de taaleenheden zijn bij de Raad (en het Parlement) minder groot dan bij de Commissie (afgezien van de productiviteit van de Engelse eenheid van DG A III die 20 à 40 % lager is dan die van de andere eenheden in 2003-2005). Die schijnbaar geringe productiviteit zou in zekere mate te verklaren zijn doordat originele teksten worden bewerkt en doordat Engels de voornaamste spiltaal is voor het vertalen van teksten uit de EU-10-talen, die aanzienlijke terminologieproblemen met zich meebrengen.

Toezicht op het vertaalproces met behulp van prestatie-indicatoren

| 87. | De voornaamste statistieken van de instellingen over vertaling worden centraal geproduceerd en zijn gericht op het vertaalde volume per eenheid. Die statistieken worden regelmatig gebruikt door management- en personeelseenheden, maar het gebruik ervan voor het dagelijkse toezicht door de hoofden van de vertaaleenheden loopt sterk uiteen en sommige hoofden hebben eigen hulpmiddelen ingevoerd. |
| --- | --- |

87.

De voornaamste statistieken van de instellingen over vertaling worden centraal geproduceerd en zijn gericht op het vertaalde volume per eenheid. Die statistieken worden regelmatig gebruikt door management- en personeelseenheden, maar het gebruik ervan voor het dagelijkse toezicht door de hoofden van de vertaaleenheden loopt sterk uiteen en sommige hoofden hebben eigen hulpmiddelen ingevoerd.

| 88. | Sommige instellingen hebben geen prestatie-indicatoren en statistieken over:






  a) | de tijd die werkelijk aan de vertaling van een specifiek document wordt besteed, in vergelijking met de standaardtijd of een geraamde tijd (EP, COM en SGC); |
| --- | --- | --- |

88.

Sommige instellingen hebben geen prestatie-indicatoren en statistieken over:

a)

de tijd die werkelijk aan de vertaling van een specifiek document wordt besteed, in vergelijking met de standaardtijd of een geraamde tijd (EP, COM en SGC);

| b) | het aantal gereviseerde bladzijden (COM en SGC) en de aan revisie bestede tijd (EP, COM en SGC); |
| --- | --- |

b)

het aantal gereviseerde bladzijden (COM en SGC) en de aan revisie bestede tijd (EP, COM en SGC);

| c) | de productie en productiviteit van afzonderlijke vertalers (SGC); |
| --- | --- |

c)

de productie en productiviteit van afzonderlijke vertalers (SGC);

| d) | het volume van de automatisch door de planningseenheden uitbestede vertalingen en van de door de vertaaleenheden uitbestede vertalingen (EP en COM); |
| --- | --- |

d)

het volume van de automatisch door de planningseenheden uitbestede vertalingen en van de door de vertaaleenheden uitbestede vertalingen (EP en COM);

| e) | het niet in acht nemen van de leveringstermijnen (SGC); |
| --- | --- |

e)

het niet in acht nemen van de leveringstermijnen (SGC);

| f) | de impact van IT-vertaalmiddelen op de productiviteit (EP, COM en SGC); |
| --- | --- |

f)

de impact van IT-vertaalmiddelen op de productiviteit (EP, COM en SGC);

| g) | gegevensvergelijkingen, zoals de correlatie tussen werklast en uitbesteding (EP, COM en SGC) (zie de paragrafen 73 en 83). |
| --- | --- |

g)

gegevensvergelijkingen, zoals de correlatie tussen werklast en uitbesteding (EP, COM en SGC) (zie de paragrafen 73 en 83).

| 89. | De statistieken over de productie en productiviteit van de diverse vertaaldiensten van de Europese instellingen omvatten ook de tekstgedeelten die automatisch zijn vertaald, met name via de Translator's Workbench (TWB). Particuliere vertaalbureaus gebruiken meer verfijnde systemen om de reële werklast en de productiviteit van individuele vertalers te berekenen. |
| --- | --- |

89.

De statistieken over de productie en productiviteit van de diverse vertaaldiensten van de Europese instellingen omvatten ook de tekstgedeelten die automatisch zijn vertaald, met name via de Translator's Workbench (TWB). Particuliere vertaalbureaus gebruiken meer verfijnde systemen om de reële werklast en de productiviteit van individuele vertalers te berekenen.

| 90. | De Raad berekent zijn productie op basis van de gedrukte bladzijden (zie ook paragraaf 65), terwijl de andere instellingen alleen gewijzigde tekstgedeelten meetellen. Dit heeft tot gevolg dat het werkelijke aantal vertaalde bladzijden in de productiestatistieken van de Raad ruim 50 % te hoog wordt aangegeven. Na de controle van de Rekenkamer heeft DG A III een methode ingevoerd die vergelijkbaar is met die van de andere instellingen. |
| --- | --- |

90.

De Raad berekent zijn productie op basis van de gedrukte bladzijden (zie ook paragraaf 65), terwijl de andere instellingen alleen gewijzigde tekstgedeelten meetellen. Dit heeft tot gevolg dat het werkelijke aantal vertaalde bladzijden in de productiestatistieken van de Raad ruim 50 % te hoog wordt aangegeven. Na de controle van de Rekenkamer heeft DG A III een methode ingevoerd die vergelijkbaar is met die van de andere instellingen.

Interinstitutionele samenwerking

| 91. | Door de oprichting van ICTI in 1995 konden de vertaaldiensten van de EU op bepaalde gebieden geleidelijk gaan samenwerken. |
| --- | --- |

91.

Door de oprichting van ICTI in 1995 konden de vertaaldiensten van de EU op bepaalde gebieden geleidelijk gaan samenwerken.

| 92. | De belangrijkste tot dusver verwezenlijkte zaken zijn:






  a) | de vorming van een gemeenschappelijke terminologie-database en vertaalgeheugen; |
| --- | --- | --- |

92.

De belangrijkste tot dusver verwezenlijkte zaken zijn:

a)

de vorming van een gemeenschappelijke terminologie-database en vertaalgeheugen;

| b) | een interinstitutionele uitnodiging tot inschrijving voor freelance vertaling uit en in de EU-10-talen (34); |
| --- | --- |

b)

een interinstitutionele uitnodiging tot inschrijving voor freelance vertaling uit en in de EU-10-talen (34);

| c) | een gemeenschappelijke aanbestedingsprocedure voor de verwerving van spraakherkenningssoftware en andere meertalige instrumenten; |
| --- | --- |

c)

een gemeenschappelijke aanbestedingsprocedure voor de verwerving van spraakherkenningssoftware en andere meertalige instrumenten;

| d) | een gemeenschappelijk comité voor de beoordeling van uitbestede vertalingen (CIEQ); |
| --- | --- |

d)

een gemeenschappelijk comité voor de beoordeling van uitbestede vertalingen (CIEQ);

| e) | een beperkte uitwisseling van vertalers en vertaalwerk. |
| --- | --- |

e)

een beperkte uitwisseling van vertalers en vertaalwerk.

| 93. | Een analyse door de Rekenkamer van de aard en timing van vraag en aanbod wijst uit dat alle instellingen structurele problemen kennen om in de EU-10-talen een voldoende volume vertalingen van aanvaardbare kwaliteit af te leveren, maar dat er duidelijke verschillen zijn als het gaat om de EU-15-talen. Zo hebben Engelse vertalers de hoogste werklast van alle talen bij DGT van de Commissie (zie paragraaf 86), maar de laagste bij de Raad en het Parlement. Daar de Raad en het Parlement met zeer korte leveringstermijnen en een sterk schommelende vraag werken, hebben ze in bepaalde perioden tijdelijk ook overcapaciteit (zie paragraaf 84). |
| --- | --- |

93.

Een analyse door de Rekenkamer van de aard en timing van vraag en aanbod wijst uit dat alle instellingen structurele problemen kennen om in de EU-10-talen een voldoende volume vertalingen van aanvaardbare kwaliteit af te leveren, maar dat er duidelijke verschillen zijn als het gaat om de EU-15-talen. Zo hebben Engelse vertalers de hoogste werklast van alle talen bij DGT van de Commissie (zie paragraaf 86), maar de laagste bij de Raad en het Parlement. Daar de Raad en het Parlement met zeer korte leveringstermijnen en een sterk schommelende vraag werken, hebben ze in bepaalde perioden tijdelijk ook overcapaciteit (zie paragraaf 84).

| 94. | Overeenkomstig de conclusies van de werkgroep inzake werklastspreiding werd op 1 januari 2005 gestart met een proefproject. In 2005 werden 3 763 bladzijden (ofwel 63 % van het aangevraagde volume) op verzoek van een der deelnemende instellingen vertaald door een andere instelling. Dat is amper 0,2 % van de totale werklast van alle betrokken instellingen, terwijl meer dan 20 % van dat vertaalwerk freelance wordt vertaald. De besparingen kunnen worden geschat op 150 000 euro (35). Aangezien de totale overcapaciteit veel groter is dan de capaciteit die in het kader van het proefproject ter beschikking van de andere instellingen wordt gesteld, zijn de potentiële besparingen hoger. |
| --- | --- |

94.

Overeenkomstig de conclusies van de werkgroep inzake werklastspreiding werd op 1 januari 2005 gestart met een proefproject. In 2005 werden 3 763 bladzijden (ofwel 63 % van het aangevraagde volume) op verzoek van een der deelnemende instellingen vertaald door een andere instelling. Dat is amper 0,2 % van de totale werklast van alle betrokken instellingen, terwijl meer dan 20 % van dat vertaalwerk freelance wordt vertaald. De besparingen kunnen worden geschat op 150 000 euro (35). Aangezien de totale overcapaciteit veel groter is dan de capaciteit die in het kader van het proefproject ter beschikking van de andere instellingen wordt gesteld, zijn de potentiële besparingen hoger.

| 95. | Een tekortkoming van het bestaande systeem voor werklastspreiding is echter dat documenten die gewoonlijk worden uitbesteed en vertalingen in de EU-10-talen daarvan zijn uitgesloten. Bovendien houden de instellingen elkaar niet voldoende op de hoogte van de beschikbare overcapaciteit en is er geen verplichting of reële stimulans om een vertaalaanvraag van een andere instelling zomaar te accepteren. Indien bij DGT van de Commissie de interne vertalers van de niet-proceduretalen van de EU-15-vertaaleenheden in 2005 dezelfde productiviteit hadden gehaald als in 2003, dan hadden zij voor elke taal van de EU-15 ten minste 10 000 bladzijden meer vertaald. In 2005 hebben het Parlement en verscheidene DG's van de Commissie een vergelijkbaar aantal bladzijden van niet-dringende documenten in die talen uitbesteed als wat had kunnen worden vertaald door een andere instelling. In totaal hadden betalingen ten belope van ongeveer 11 miljoen euro voor freelance vertaling kunnen worden vermeden (36). |
| --- | --- |

95.

Een tekortkoming van het bestaande systeem voor werklastspreiding is echter dat documenten die gewoonlijk worden uitbesteed en vertalingen in de EU-10-talen daarvan zijn uitgesloten. Bovendien houden de instellingen elkaar niet voldoende op de hoogte van de beschikbare overcapaciteit en is er geen verplichting of reële stimulans om een vertaalaanvraag van een andere instelling zomaar te accepteren. Indien bij DGT van de Commissie de interne vertalers van de niet-proceduretalen van de EU-15-vertaaleenheden in 2005 dezelfde productiviteit hadden gehaald als in 2003, dan hadden zij voor elke taal van de EU-15 ten minste 10 000 bladzijden meer vertaald. In 2005 hebben het Parlement en verscheidene DG's van de Commissie een vergelijkbaar aantal bladzijden van niet-dringende documenten in die talen uitbesteed als wat had kunnen worden vertaald door een andere instelling. In totaal hadden betalingen ten belope van ongeveer 11 miljoen euro voor freelance vertaling kunnen worden vermeden (36).

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

De procedures die worden toegepast om ervoor te zorgen dat aan de vertaalaanvragen wordt voldaan en dat onnodige vertalingen worden vermeden

| 96. | Geen enkele instelling heeft consistente en duidelijke procedures voor het indienen of goedkeuren van vertaalaanvragen. De door de drie instellingen vastgestelde uitvoeringsvoorschriften maken vertaling van bepaalde soorten documenten verplicht. Er is echter een heel gebied waarvoor geen algemeen aanvaarde criteria bestaan, en waar elke aanvraag ad hoc wordt behandeld, hoofdzakelijk op basis van de beschikbare middelen (zie de paragrafen 13 t/m 18).


  Aanbeveling: Met het oog op de noodzaak prioriteiten en beperkingen te stellen om aan de steeds toenemende vraag naar vertalingen het hoofd te kunnen bieden, moeten de instellingen hun procedures stroomlijnen. Daarbij hoort controle over de omvang van de documenten, een verdere differentiatie van teksten naar gelang van de aard en het doel ervan, en een geschikt-voor-gebruik-aanpak van de ter vertaling goedgekeurde teksten. |
| --- | --- |

96.

Geen enkele instelling heeft consistente en duidelijke procedures voor het indienen of goedkeuren van vertaalaanvragen. De door de drie instellingen vastgestelde uitvoeringsvoorschriften maken vertaling van bepaalde soorten documenten verplicht. Er is echter een heel gebied waarvoor geen algemeen aanvaarde criteria bestaan, en waar elke aanvraag ad hoc wordt behandeld, hoofdzakelijk op basis van de beschikbare middelen (zie de paragrafen 13 t/m 18).

Aanbeveling: Met het oog op de noodzaak prioriteiten en beperkingen te stellen om aan de steeds toenemende vraag naar vertalingen het hoofd te kunnen bieden, moeten de instellingen hun procedures stroomlijnen. Daarbij hoort controle over de omvang van de documenten, een verdere differentiatie van teksten naar gelang van de aard en het doel ervan, en een geschikt-voor-gebruik-aanpak van de ter vertaling goedgekeurde teksten.

| 97. | Uit de controle blijkt dat de vertaalbehoeften in de EU-15-talen doorgaans zijn gedekt. Maar de toetreding van kleine landen heeft geleid tot een sterke stijging van de vraag op kleine vertaalmarkten, waar het aanbod vrij beperkt is. De moeilijkheden bij de start van de EPSO-onderzoeken voor de selectie van vaste vertalers in de EU-10-talen leverden een tekort aan vertalers uit de nieuwe lidstaten op. Dit had tot gevolg dat de lidstaten het eerste jaar na de uitbreiding niet in staat waren, in de vertaalbehoeften voor de nieuwe talen te voorzien (zie de paragrafen 19 t/m 23).


  Aanbeveling: Het is nog steeds noodzakelijk de interne capaciteit van de instellingen voor de EU-10-talen aanzienlijk uit te breiden. De Commissie moet een kritisch onderzoek instellen naar het falen van EPSO om tijdig de nodige vaste vertalers te werven. Dit moet leiden tot een actieplan om het bewustzijn van de vertaalactiviteiten van de Gemeenschap te versterken en de belangstelling ervoor te bevorderen in de EU-10-lidstaten en de kandidaat-lidstaten. |
| --- | --- |

97.

Uit de controle blijkt dat de vertaalbehoeften in de EU-15-talen doorgaans zijn gedekt. Maar de toetreding van kleine landen heeft geleid tot een sterke stijging van de vraag op kleine vertaalmarkten, waar het aanbod vrij beperkt is. De moeilijkheden bij de start van de EPSO-onderzoeken voor de selectie van vaste vertalers in de EU-10-talen leverden een tekort aan vertalers uit de nieuwe lidstaten op. Dit had tot gevolg dat de lidstaten het eerste jaar na de uitbreiding niet in staat waren, in de vertaalbehoeften voor de nieuwe talen te voorzien (zie de paragrafen 19 t/m 23).

Aanbeveling: Het is nog steeds noodzakelijk de interne capaciteit van de instellingen voor de EU-10-talen aanzienlijk uit te breiden. De Commissie moet een kritisch onderzoek instellen naar het falen van EPSO om tijdig de nodige vaste vertalers te werven. Dit moet leiden tot een actieplan om het bewustzijn van de vertaalactiviteiten van de Gemeenschap te versterken en de belangstelling ervoor te bevorderen in de EU-10-lidstaten en de kandidaat-lidstaten.

| 98. | In het algemeen slaagden de instellingen erin de uitgaven voor vertaling in de hand te houden ondanks de toename van het aantal officiële talen van 11 tot 21 (inclusief Iers) sinds mei 2004 (zie de paragrafen 25 t/m 36). Terwijl de Commissie en de Raad ingrijpende maatregelen hebben getroffen om het aantal in alle talen te vertalen documenten te verminderen, was het Parlement minder ambitieus met het verminderen van het vertaalde volume: het beperkte alleen de lengte van de te vertalen documenten, maar niet het aantal en de soorten documenten (zie paragraaf 32).


  Aanbeveling: De vertaaldiensten zouden met hun gebruikers overeenkomsten op dienstniveau kunnen sluiten met strengere richtsnoeren inzake de soorten documenten die vertaling behoeven, de vereiste taalversies, de fase waarin met vertalen moet worden begonnen, het totale aantal bladzijden per jaar, de inschakeling van computervertaling, enz. Ook met enige coördinatie zouden de instellingen inconsistenties in hun respectieve benaderingen kunnen voorkomen. |
| --- | --- |

98.

In het algemeen slaagden de instellingen erin de uitgaven voor vertaling in de hand te houden ondanks de toename van het aantal officiële talen van 11 tot 21 (inclusief Iers) sinds mei 2004 (zie de paragrafen 25 t/m 36). Terwijl de Commissie en de Raad ingrijpende maatregelen hebben getroffen om het aantal in alle talen te vertalen documenten te verminderen, was het Parlement minder ambitieus met het verminderen van het vertaalde volume: het beperkte alleen de lengte van de te vertalen documenten, maar niet het aantal en de soorten documenten (zie paragraaf 32).

Aanbeveling: De vertaaldiensten zouden met hun gebruikers overeenkomsten op dienstniveau kunnen sluiten met strengere richtsnoeren inzake de soorten documenten die vertaling behoeven, de vereiste taalversies, de fase waarin met vertalen moet worden begonnen, het totale aantal bladzijden per jaar, de inschakeling van computervertaling, enz. Ook met enige coördinatie zouden de instellingen inconsistenties in hun respectieve benaderingen kunnen voorkomen.

De procedures die worden toegepast om ervoor te zorgen dat de vertalingen tijdig gereed zijn en kwalitatief geschikt voor het doel waarvoor ze zijn bestemd

| 99. | De drie instellingen slaagden er doorgaans wel in tijdig vertalingen van de vereiste kwaliteit in de EU-15-talen te leveren (zie de paragrafen 41 en 44). Bij de EU-10-talen was de situatie echter anders omdat het aantal vertalers ontoereikend was. Bij de Commissie en de Raad was de interne capaciteit voor deze talen in 2004 niet eens toereikend om freelance vertalingen te reviseren en de meeste gebruikers achtten de kwaliteit van de vertalingen onbevredigend (zie paragraaf 42). Geen van de vertaaldiensten meet de tevredenheid van de gebruikers.


  Aanbeveling: De instellingen moeten regelmatig onderzoeken of de diverse gebruikers van vertaaldiensten tevreden zijn, ook wat betreft de nakoming van de termijnen. Dergelijke onderzoeken kunnen als basis dienen voor actieplannen ter verbetering van de dienstkwaliteit en de productiviteit. |
| --- | --- |

99.

De drie instellingen slaagden er doorgaans wel in tijdig vertalingen van de vereiste kwaliteit in de EU-15-talen te leveren (zie de paragrafen 41 en 44). Bij de EU-10-talen was de situatie echter anders omdat het aantal vertalers ontoereikend was. Bij de Commissie en de Raad was de interne capaciteit voor deze talen in 2004 niet eens toereikend om freelance vertalingen te reviseren en de meeste gebruikers achtten de kwaliteit van de vertalingen onbevredigend (zie paragraaf 42). Geen van de vertaaldiensten meet de tevredenheid van de gebruikers.

Aanbeveling: De instellingen moeten regelmatig onderzoeken of de diverse gebruikers van vertaaldiensten tevreden zijn, ook wat betreft de nakoming van de termijnen. Dergelijke onderzoeken kunnen als basis dienen voor actieplannen ter verbetering van de dienstkwaliteit en de productiviteit.

| 100. | Het Parlement en de Raad hebben geen nauwkeurige richtsnoeren voor de kwaliteitscontrole, en de gewoonten inzake revisie lopen aanzienlijk uiteen. Niettemin verrichten de instellingen in de regel afdoende controles om vertalingen van slechte kwaliteit op het spoor te komen (zie de paragrafen 37 t/m 43). Het directoraat Vertaling van het Parlement beoordeelt de kwaliteit van de interne en externe vertalingen aan de hand van tweemaandelijkse aselecte tests en kwaliteitsindicatoren; de andere instellingen hebben zulke controles of prestatie-indicatoren niet.


  Aanbeveling: Het zou raadzaam zijn als er naast de systematische kwaliteitscontrole van uitbestede vertalingen en het toezicht door elk hoofd van een eenheid in elke taalafdeling ook regelmatig aselecte kwaliteitstests werden verricht. Samen met de onderzoeken naar de tevredenheid van de gebruikers kan dit dienen als basis voor indicatoren van de kwalitatieve prestaties. |
| --- | --- |

100.

Het Parlement en de Raad hebben geen nauwkeurige richtsnoeren voor de kwaliteitscontrole, en de gewoonten inzake revisie lopen aanzienlijk uiteen. Niettemin verrichten de instellingen in de regel afdoende controles om vertalingen van slechte kwaliteit op het spoor te komen (zie de paragrafen 37 t/m 43). Het directoraat Vertaling van het Parlement beoordeelt de kwaliteit van de interne en externe vertalingen aan de hand van tweemaandelijkse aselecte tests en kwaliteitsindicatoren; de andere instellingen hebben zulke controles of prestatie-indicatoren niet.

Aanbeveling: Het zou raadzaam zijn als er naast de systematische kwaliteitscontrole van uitbestede vertalingen en het toezicht door elk hoofd van een eenheid in elke taalafdeling ook regelmatig aselecte kwaliteitstests werden verricht. Samen met de onderzoeken naar de tevredenheid van de gebruikers kan dit dienen als basis voor indicatoren van de kwalitatieve prestaties.

| 101. | Sommige DG's van de Commissie signaleerden dat zij moesten vertrouwen op „grijze vertalingen” of rechtstreekse uitbesteding omdat DGT bepaalde vertalingen niet binnen de gestelde termijnen kon leveren. Het volume van deze vertalingen is niet duidelijk en de kostprijs ervan is niet meegeteld in de berekeningen van de Rekenkamer aangezien niet bekend is hoeveel tijd administratief personeel aan grijze vertalingen besteedt (zie de paragrafen 45, 54 en 75).


  Aanbeveling: De vertaaldiensten moeten toezicht houden op het volume van rechtstreekse uitbesteding en „grijze vertalingen” om hiermee rekening te kunnen houden bij hun planning. |
| --- | --- |

101.

Sommige DG's van de Commissie signaleerden dat zij moesten vertrouwen op „grijze vertalingen” of rechtstreekse uitbesteding omdat DGT bepaalde vertalingen niet binnen de gestelde termijnen kon leveren. Het volume van deze vertalingen is niet duidelijk en de kostprijs ervan is niet meegeteld in de berekeningen van de Rekenkamer aangezien niet bekend is hoeveel tijd administratief personeel aan grijze vertalingen besteedt (zie de paragrafen 45, 54 en 75).

Aanbeveling: De vertaaldiensten moeten toezicht houden op het volume van rechtstreekse uitbesteding en „grijze vertalingen” om hiermee rekening te kunnen houden bij hun planning.

Kostprijs en doelmatigheid van vertaling

| 102. | De instellingen hebben noch hun totale kosten voor vertaling, noch hun gemiddelde kostprijs per bladzijde berekend, behalve de Commissie voor 2002. De Rekenkamer schat de totale jaarlijkse kosten voor vertaling bij de drie instellingen samen op 414 miljoen euro vóór de uitbreiding (zie tabel 4) en op 511 miljoen euro na de uitbreiding. De gemiddelde kostprijs per bladzijde in 2003 bedroeg 150 euro bij de Commissie en het Parlement, en 254 euro bij de Raad. In 2005 steeg de gemiddelde kostprijs per bladzijde tot 194 euro bij de Commissie en 276 euro bij de Raad, terwijl hij bij het Parlement daalde tot 119 euro. |
| --- | --- |

102.

De instellingen hebben noch hun totale kosten voor vertaling, noch hun gemiddelde kostprijs per bladzijde berekend, behalve de Commissie voor 2002. De Rekenkamer schat de totale jaarlijkse kosten voor vertaling bij de drie instellingen samen op 414 miljoen euro vóór de uitbreiding (zie tabel 4) en op 511 miljoen euro na de uitbreiding. De gemiddelde kostprijs per bladzijde in 2003 bedroeg 150 euro bij de Commissie en het Parlement, en 254 euro bij de Raad. In 2005 steeg de gemiddelde kostprijs per bladzijde tot 194 euro bij de Commissie en 276 euro bij de Raad, terwijl hij bij het Parlement daalde tot 119 euro.

| 103. | Interne vertaling is duurder dan freelance vertaling, maar een vergelijking wordt bemoeilijkt doordat de aard van de vertaalde teksten verschilt, de kwaliteit van interne vertalingen beter wordt geacht, er korte termijnen gelden voor interne vertalingen van bepaalde documenten als gevolg van de werkmethoden bij met name het Parlement en de Raad, en externe vertalingen gereviseerd moeten worden (zie paragraaf 52).


  Aanbeveling: Inzicht in de kosten van een activiteit is van essentieel belang voor de beheersing van de uitgaven daarvoor. Er moeten dan ook procedures worden ingevoerd om te zorgen voor toereikende beheersinformatie over de kosten. |
| --- | --- |

103.

Interne vertaling is duurder dan freelance vertaling, maar een vergelijking wordt bemoeilijkt doordat de aard van de vertaalde teksten verschilt, de kwaliteit van interne vertalingen beter wordt geacht, er korte termijnen gelden voor interne vertalingen van bepaalde documenten als gevolg van de werkmethoden bij met name het Parlement en de Raad, en externe vertalingen gereviseerd moeten worden (zie paragraaf 52).

Aanbeveling: Inzicht in de kosten van een activiteit is van essentieel belang voor de beheersing van de uitgaven daarvoor. Er moeten dan ook procedures worden ingevoerd om te zorgen voor toereikende beheersinformatie over de kosten.

| 104. | Door een sterke afname van de werklast daalde de productiviteit van de meeste EU-15-vertaaleenheden in 2004 aanzienlijk, met het gevolg dat de gemiddelde kostprijs per bladzijde steeg (zie de paragrafen 51 en 76 t/m 86). Doordat de Commissie en de Raad maatregelen hebben getroffen om de vraag naar vertaling te verminderen, hebben zij sinds 2004 teveel capaciteit voor de niet-proceduretalen van de EU-15. |
| --- | --- |

104.

Door een sterke afname van de werklast daalde de productiviteit van de meeste EU-15-vertaaleenheden in 2004 aanzienlijk, met het gevolg dat de gemiddelde kostprijs per bladzijde steeg (zie de paragrafen 51 en 76 t/m 86). Doordat de Commissie en de Raad maatregelen hebben getroffen om de vraag naar vertaling te verminderen, hebben zij sinds 2004 teveel capaciteit voor de niet-proceduretalen van de EU-15.

| 105. | Uit de controle bleek dat de planningseenheden van de drie vertaaldiensten momenteel meer bezig zijn met het toewijzen van werk dan met het opstellen van vertaalprognoses om de werklast te plannen en activiteitspieken af te vlakken (zie de paragrafen 56 t/m 59, 63 t/m 66 en 91 t/m 95). |
| --- | --- |

105.

Uit de controle bleek dat de planningseenheden van de drie vertaaldiensten momenteel meer bezig zijn met het toewijzen van werk dan met het opstellen van vertaalprognoses om de werklast te plannen en activiteitspieken af te vlakken (zie de paragrafen 56 t/m 59, 63 t/m 66 en 91 t/m 95).

| 106. | Regulering van de werklast is een kwestie van essentieel belang. Een vermindering van het vertaalde volume leidt in een overgangsperiode tot overcapaciteit, minder productiviteit en hogere gemiddelde vertaalkosten. De Rekenkamer constateerde bij sommige eenheden echter zowel geringe productiviteitscijfers als bovengemiddelde uitbestedingspercentages (zie de paragrafen 73 en 74). Het ontbreken van werklastprognoses (planning) maakt het voor de instellingen moeilijker ten volle gebruik te maken van capaciteit die tijdelijk bij andere instellingen beschikbaar is (zie de paragrafen 56 t/m 66 en 91 t/m 95). |
| --- | --- |

106.

Regulering van de werklast is een kwestie van essentieel belang. Een vermindering van het vertaalde volume leidt in een overgangsperiode tot overcapaciteit, minder productiviteit en hogere gemiddelde vertaalkosten. De Rekenkamer constateerde bij sommige eenheden echter zowel geringe productiviteitscijfers als bovengemiddelde uitbestedingspercentages (zie de paragrafen 73 en 74). Het ontbreken van werklastprognoses (planning) maakt het voor de instellingen moeilijker ten volle gebruik te maken van capaciteit die tijdelijk bij andere instellingen beschikbaar is (zie de paragrafen 56 t/m 66 en 91 t/m 95).

| 107. | In 2005 hebben de DG's van het Parlement en de Commissie (behalve DGT) een groot aantal bladzijden uitbesteed dat intern bij een andere instelling had kunnen worden vertaald. De Rekenkamer schat dan ook dat betalingen aan freelance vertalers ten belope van in totaal ongeveer 11 miljoen euro bespaard hadden kunnen worden (zie paragraaf 95).


  Aanbeveling: Er moet meer nadruk worden gelegd op de beheers- en planningsprocessen om de pieken en dalen in de vertaalwerklast te effenen en meer doeltreffende interinstitutionele samenwerking te vergemakkelijken. Er moeten geregelde en betrouwbare prognoses van het verwachte vertaalwerk naar de planningseenheden worden gestuurd en de instellingen dienen elkaar op de hoogte te houden van de beschikbare interne capaciteit.Overtollige interne capaciteit moet worden benut om de mate van uitbesteding door DG's van de Commissie (andere dan DGT) en door andere instellingen te verminderen, en wel door het in januari 2005 gestarte proefproject van interinstitutionele samenwerking voort te zetten. Een systeem van interinstitutionele facturering voor vertaling zou instellingen met een tijdelijke of structurele overcapaciteit kunnen aansporen tot samenwerking met andere instellingen.De Raad zou verdere inspanningen moeten leveren om zich aan te passen aan de structurele overcapaciteit. De mogelijkheid van herallocatie buiten de vertaaldiensten of de toepassing van andere bepalingen van het Statuut moeten worden overwogen, daar met het bestaande actieplan de huidige overcapaciteit pas tegen 2015 kan worden weggewerkt. |
| --- | --- |

107.

In 2005 hebben de DG's van het Parlement en de Commissie (behalve DGT) een groot aantal bladzijden uitbesteed dat intern bij een andere instelling had kunnen worden vertaald. De Rekenkamer schat dan ook dat betalingen aan freelance vertalers ten belope van in totaal ongeveer 11 miljoen euro bespaard hadden kunnen worden (zie paragraaf 95).

Aanbeveling: Er moet meer nadruk worden gelegd op de beheers- en planningsprocessen om de pieken en dalen in de vertaalwerklast te effenen en meer doeltreffende interinstitutionele samenwerking te vergemakkelijken. Er moeten geregelde en betrouwbare prognoses van het verwachte vertaalwerk naar de planningseenheden worden gestuurd en de instellingen dienen elkaar op de hoogte te houden van de beschikbare interne capaciteit.Overtollige interne capaciteit moet worden benut om de mate van uitbesteding door DG's van de Commissie (andere dan DGT) en door andere instellingen te verminderen, en wel door het in januari 2005 gestarte proefproject van interinstitutionele samenwerking voort te zetten. Een systeem van interinstitutionele facturering voor vertaling zou instellingen met een tijdelijke of structurele overcapaciteit kunnen aansporen tot samenwerking met andere instellingen.De Raad zou verdere inspanningen moeten leveren om zich aan te passen aan de structurele overcapaciteit. De mogelijkheid van herallocatie buiten de vertaaldiensten of de toepassing van andere bepalingen van het Statuut moeten worden overwogen, daar met het bestaande actieplan de huidige overcapaciteit pas tegen 2015 kan worden weggewerkt.

| 108. | Hoewel de instellingen hebben geïnvesteerd in geavanceerde moderne technologie, wordt die niet op systematische wijze gebruikt (zie de paragrafen 68 t/m 70).


  Aanbeveling: De doelmatigheid van het vertaalproces kan worden verbeterd door:





  — | geringere secretariaatsondersteuning bij de Raad en het Parlement; |
| --- | --- | --- |

108.

Hoewel de instellingen hebben geïnvesteerd in geavanceerde moderne technologie, wordt die niet op systematische wijze gebruikt (zie de paragrafen 68 t/m 70).

Aanbeveling: De doelmatigheid van het vertaalproces kan worden verbeterd door:





  —

geringere secretariaatsondersteuning bij de Raad en het Parlement;

| — | geharmoniseerde werkmethoden op basis van de beste praktijken; |
| --- | --- |

—

geharmoniseerde werkmethoden op basis van de beste praktijken;

| — | verdere integratie en intensiever gebruik van computertoepassingen; |
| --- | --- |

—

verdere integratie en intensiever gebruik van computertoepassingen;

| — | ruimere toepassing van telewerken. |
| --- | --- |

—

ruimere toepassing van telewerken.

| 109. | De vertaaldiensten produceren onvoldoende beheersinformatie voor een follow-up van de kosten voor vertaling, zoals de werkelijk aan vertaling en revisie bestede tijd, gedetailleerde productiviteitscijfers, het uitbestedingsniveau, enz. (zie paragraaf 88).


  Aanbeveling: Teneinde de productiviteit als beheersindicator te kunnen gebruiken, dienen de instellingen systemen te ontwikkelen die alle activiteiten van de vaste vertalers beter weergeven (inclusief de tijd besteed aan het leren van nieuwe talen). Voor een betere benutting van de middelen moeten alle instellingen zich inspannen om relevante kwalitatieve en kwantitatieve prestatie-indicatoren te ontwikkelen. |
| --- | --- |

109.

De vertaaldiensten produceren onvoldoende beheersinformatie voor een follow-up van de kosten voor vertaling, zoals de werkelijk aan vertaling en revisie bestede tijd, gedetailleerde productiviteitscijfers, het uitbestedingsniveau, enz. (zie paragraaf 88).

Aanbeveling: Teneinde de productiviteit als beheersindicator te kunnen gebruiken, dienen de instellingen systemen te ontwikkelen die alle activiteiten van de vaste vertalers beter weergeven (inclusief de tijd besteed aan het leren van nieuwe talen). Voor een betere benutting van de middelen moeten alle instellingen zich inspannen om relevante kwalitatieve en kwantitatieve prestatie-indicatoren te ontwikkelen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 6 juli 2006.

Voor de Rekenkamer

Hubert WEBER

President

---

(1)  In de regel Engels, Frans en Duits.

1

(2)  Verordening nr. 1 van de Raad van 15 april 1958 tot regeling van het taalgebruik in de Europese Economische Gemeenschap (PB 17 van 6.10.1958, blz. 385/58), zoals gewijzigd.

2

(3)  Spaans, Tsjechisch, Deens, Duits, Ests, Grieks, Engels, Frans, Iers, Italiaans, Lets, Litouws, Hongaars, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Slowaaks, Sloveens, Fins en Zweeds. Sinds 18 juni 2005 is Iers de eenentwintigste officiële taal van de EU, hoewel bepaalde effecten van Verordening (EG) nr. 920/2005 van de Raad (PB L 156 van 18.6.2005, blz. 3) zijn uitgesteld tot 1 januari 2007.

3

(4)  Met name documenten die verschijnen in het Publicatieblad van de Europese Unie (19, 20 of 21 officiële talen door afwijkingen in verband met het gebruik van Maltees en Iers) en documenten die worden gestuurd naar een lidstaat of een onder de jurisdictie van die lidstaat vallende persoon (taal van de betrokken staat).

4

Publicatieblad van de Europese Unie

(5)  Het Vertaalbureau te Luxemburg vertrouwt de vertaling meestal toe aan freelance vertalers. Het telde (in 2004) ongeveer 80 vaste vertalers die hoofdzakelijk freelance vertalingen reviseren voor de agentschappen en in beperkte mate vertaalwerk voor andere instellingen uitvoeren.

5

(6)  Elke afdeling telt drie tot zes eenheden, gespecialiseerd naar beleidsterrein (of sector); in totaal 77 eenheden.

6

(7)  Inclusief uitbesteding door DGT, maar exclusief uitbesteding door andere DG's, waarover geen betrouwbare en volledige gegevens beschikbaar zijn.

7

(8)  Geharmoniseerde definitie: 1 500 gedrukte karakters in de brontekst, zonder spaties. Bij gewijzigde versies van bestaande teksten telt DGT het aantal gewijzigde karakters en vermenigvuldigt dit met een bepaald percentage (50 % bij interne vertaling en 30 % bij freelance vertaling) ter verrekening van het extra werk om de gewijzigde delen in de originele tekst in te voegen. Het Parlement volgt een iets andere methode waarbij de karakters van de hele gewijzigde alinea worden geteld, maar geen 50 % wordt toegevoegd. Het resulterend aantal bladzijden van elk document wordt afgerond op hele bladzijden.

8

(9)  De officiële productiegegevens van de Raad werden door de Rekenkamer aangepast om ze vergelijkbaar te maken met die van de andere instellingen.

9

(10)  Zie bijlage I, voetnoot 9.

10

bijlage I

(11)  In haar voorontwerp van begroting 2006 verklaart de Commissie dat niet-essentiële documenten kunnen worden getoetst aan de werkelijke behoeften overeenkomstig het besluit van 26 mei 2004 over vraag en aanbod van vertaling (SEC(2004) 638).

11

(12)  Zie bijlage I, voetnoot 9.

12

bijlage I

(13)  Het aantal vertaalde bladzijden biedt vergelijkbare gegevens voor alle instellingen, maar verschilt licht van de vraag wegens de door de planningseenheden afgewezen aanvragen en omdat er tijd verloopt tussen aanvraag en levering. De genoemde aantallen omvatten niet de „grijze vertalingen” noch de rechtstreekse uitbesteding, die vooral bij de Commissie veel voorkomt, maar waarover geen complete gegevens beschikbaar zijn.

13

(14)  De proceduretalen van de Commissie zijn Duits, Engels en Frans.

14

(15)  Adviescomités, beheerscomités en regelgevende comités die vallen onder Besluit 1999/468/EG van de Raad van 28 juni 1999 tot vaststelling van de voorwaarden voor de uitoefening van de aan de Commissie verleende uitvoeringsbevoegdheden (PB L 184 van 17.7.1999, blz. 23), dat Besluit 87/373/EEG van de Raad van 13 juli 1987 (PB L 197 van 18.7.1987, blz. 33) vervangt.

15

(16)  Te publiceren documenten of juridische teksten vergen bijvoorbeeld vertalingen van een betere kwaliteit (en dus meer middelen) dan documenten voor intern gebruik.

16

(17)  CIEQ: Interinstitutioneel comité voor de kwaliteitsbeoordeling van externe vertalingen.

17

(18)  Zie overweging 14 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

18

(19)  In 2004 en 2005 lagen de kosten aanzienlijk hoger, zoals uiteengezet in paragraaf 53, maar in die jaren was de efficiëntie geringer wegens de overgang van een systeem met 11 naar een systeem met 21 talen.

19

(20)  Personeelsbeheer, opleiding, financiën, enz.

20

Bron: Rekenkamer.

Bron:

(21)  Personeelsbeheer, opleiding, financiën, enz.

21

Bron: Rekenkamer.

Bron:

(22)  Personeelsbeheer, opleiding, financiën, enz.

22

Bron: Rekenkamer.

Bron:

(23)  Voor de nieuwe talen ligt het prijsverschil tussen 15 % voor Litouws en 38 % voor Lets. Het gemiddelde prijsverschil is circa 12 % (zie tabel 4), hetgeen ten dele wordt verklaard door de verschillende contractvoorwaarden. Zo is de contractant van het Parlement verplicht vertalingen te accepteren en moet hij binnen zeer korte termijnen werken in geval van vertaling van schriftelijke vragen.

23

tabel 4

(24)  De indieningstermijn is de absolute minimumtijd die de vertaaldienst krijgt om een gevraagde vertaling te leveren.

24

(25)  Hoeveel werk er nodig is om een document te vertalen, hangt af van een aantal factoren, waaronder het aantal te vertalen woorden (op de bladzijden kunnen teksten van ongelijke lengte voorkomen, er moeten alleen wijzigingen van een eerder vertaalde tekst worden vertaald, enz.), de technische moeilijkheidsgraad van het document en de beschikbaarheid van vertaalde bron- of referentieteksten.

25

(26)  Na aftrek van de tijd die de secretaresses besteden aan activiteiten die geen verband houden met het vertaalwerk.

26

(27)  Europese Commissie, DGT, Directoraat Vertaling, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Brussel, 6 oktober 2003.

27

Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service

(28)  CRE = Compte rendu in extenso (volledig verslag van de vergadering), een gedetailleerd verslag van de debatten, goed voor ongeveer 18 % van het bij het Parlement vertaalde volume in 2003-2005.

28

(29)  De fracties van het EP engageren soms rechtstreeks freelance vertalers wanneer de planningseenheid hun aanvragen afwijst (omdat ze het weekquotum van 15 bladzijden overschrijden).

29

(30)  Zie ook: PriceWaterhouseCoopers, Economisch en Sociaal Comité (ESC) en Comité van de Regio's (CvdR), „Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes”, Brussel, 4 augustus 2000, blz. 24: „Il est à noter que la productivité d’un traducteur d’un établissement privé tourne aux environs de 8 à 10 pages par jour sans tenir compte de la production via „Translation Memory” (une page correspondant à 350 mots)”. (350 woorden = 2 100 karakters = 1,4 standaardbladzijde).

30

(31)  Raad: tot en met 2004 alleen de EU-15-talen.

31

Bron: Rekenkamer.

Bron:

(32)  Binnen de Engelse afdeling bijvoorbeeld lag de productiviteit in de eerste helft van 2004 van de drukstbezette eenheid 65 % hoger dan die van de eenheid met de laagste werklast.

32

(33)  DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 mei 2002, deel 11: Réforme de la DG A III.

33

Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA)

Réforme de la DG A III

(34)  De Commissie maakte echter vrijwel geen gebruik van de lijst en organiseerde een eigen uitnodiging tot inschrijving.

34

(35)  Bij variabele kosten van 40 euro per bladzijde.

35

(36)  Uitsluitend gelet op de variabele kosten voor freelance vertaling, geschat op 40 euro per bladzijde.

36

---

BIJLAGE I

BEPALINGEN VAN TOEPASSING BIJ DE COMMISSIE, HET PARLEMENT EN DE RAAD

Commissie

| 1. | Het reglement van orde van de Commissie (1) bepaalt dat alle door de Commissie goedgekeurde besluiten worden gevoegd bij een „samenvatting” (mondelinge procedure) of bij het „dagregister” (schriftelijke, machtigings- of delegatieprocedure) (2) en dit in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, namelijk de officiële talen van de Gemeenschappen wanneer het gaat om besluiten met een algemene strekking en — in de andere gevallen — de taal of talen van degenen tot wie zij zijn gericht (artikel 18 van het reglement van orde). |
| --- | --- |

1.

Het reglement van orde van de Commissie (1) bepaalt dat alle door de Commissie goedgekeurde besluiten worden gevoegd bij een „samenvatting” (mondelinge procedure) of bij het „dagregister” (schriftelijke, machtigings- of delegatieprocedure) (2) en dit in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, namelijk de officiële talen van de Gemeenschappen wanneer het gaat om besluiten met een algemene strekking en — in de andere gevallen — de taal of talen van degenen tot wie zij zijn gericht (artikel 18 van het reglement van orde).

| 2. | Hoewel de „comitologiecomités” onder de Commissie zelf (3) vallen en Verordening nr. 1/1958 van toepassing is op hun werkzaamheden (4), bevat het Standaardreglement van orde (5) met opzet geen expliciete verwijzing naar de taalregeling, zodat elk comité op zijn werkelijke behoeften toegesneden pragmatische oplossingen kan vinden. Documenten die in elk geval zouden worden vertaald in een latere fase (met name ontwerp-maatregelen waarvan de definitieve versie bekend moet worden gemaakt in het PB), worden in principe reeds vertaald voor de vergaderingen van de comités. |
| --- | --- |

2.

Hoewel de „comitologiecomités” onder de Commissie zelf (3) vallen en Verordening nr. 1/1958 van toepassing is op hun werkzaamheden (4), bevat het Standaardreglement van orde (5) met opzet geen expliciete verwijzing naar de taalregeling, zodat elk comité op zijn werkelijke behoeften toegesneden pragmatische oplossingen kan vinden. Documenten die in elk geval zouden worden vertaald in een latere fase (met name ontwerp-maatregelen waarvan de definitieve versie bekend moet worden gemaakt in het PB), worden in principe reeds vertaald voor de vergaderingen van de comités.

| 3. | In een nota van het secretariaat-generaal (6) van juni 2004 wordt gesteld dat voor uitvoeringsmaatregelen die slechts tot een klein aantal lidstaten gericht zijn een vertaling in de desbetreffende talen volstaat, samen met een mededeling in het Publicatieblad van de Europese Unie die de vaststelling van het besluit meldt en de lezer informeert over de website waar het te vinden is. Een volledige vertaling is alleen vereist als de bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie een wettelijke voorwaarde is voor de inwerkingtreding (dus voor verordeningen, richtlijnen en besluiten die door het EP en de Raad via de medebeslissingsprocedure worden vastgesteld en voor aan alle lidstaten gerichte verordeningen en richtlijnen van de Commissie, maar niet voor besluiten van de Commissie). |
| --- | --- |

3.

In een nota van het secretariaat-generaal (6) van juni 2004 wordt gesteld dat voor uitvoeringsmaatregelen die slechts tot een klein aantal lidstaten gericht zijn een vertaling in de desbetreffende talen volstaat, samen met een mededeling in het Publicatieblad van de Europese Unie die de vaststelling van het besluit meldt en de lezer informeert over de website waar het te vinden is. Een volledige vertaling is alleen vereist als de bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie een wettelijke voorwaarde is voor de inwerkingtreding (dus voor verordeningen, richtlijnen en besluiten die door het EP en de Raad via de medebeslissingsprocedure worden vastgesteld en voor aan alle lidstaten gerichte verordeningen en richtlijnen van de Commissie, maar niet voor besluiten van de Commissie).

| 4. | In de mededeling van mei 2004 wordt onderscheid gemaakt tussen documenten ingevolge wettelijke verplichtingen (verdeeld in negen categorieën) en documenten van politiek belang (verdeeld in elf categorieën). De vertaling van bepaalde categorieën documenten, zoals andere publicaties dan het Publicatieblad van de Europese Unie, wordt niet in de mededeling behandeld, maar moet op ad-hocbasis worden geregeld in overleg tussen het aanvragende DG en DGT (7). |
| --- | --- |

4.

In de mededeling van mei 2004 wordt onderscheid gemaakt tussen documenten ingevolge wettelijke verplichtingen (verdeeld in negen categorieën) en documenten van politiek belang (verdeeld in elf categorieën). De vertaling van bepaalde categorieën documenten, zoals andere publicaties dan het Publicatieblad van de Europese Unie, wordt niet in de mededeling behandeld, maar moet op ad-hocbasis worden geregeld in overleg tussen het aanvragende DG en DGT (7).

| 5. | De voornaamste categorieën in alle talen vertaalde documenten zijn: voorstellen voor regelgeving, memories van toelichting, verslagen voorgeschreven in regelgevende teksten, meldingen van staatssteun en antitrustprocedures die in het Publicatieblad verschijnen alsmede de daarop aansluitende, in het Publicatieblad bekendgemaakte definitieve besluiten, antidumpingbesluiten, mededelingen van de Commissie (inclusief witboeken en groenboeken), aanbestedingen en oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling, en persberichten. |
| --- | --- |

5.

De voornaamste categorieën in alle talen vertaalde documenten zijn: voorstellen voor regelgeving, memories van toelichting, verslagen voorgeschreven in regelgevende teksten, meldingen van staatssteun en antitrustprocedures die in het Publicatieblad verschijnen alsmede de daarop aansluitende, in het Publicatieblad bekendgemaakte definitieve besluiten, antidumpingbesluiten, mededelingen van de Commissie (inclusief witboeken en groenboeken), aanbestedingen en oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling, en persberichten.

| 6. | Andere documenten worden alleen in de proceduretalen (Duits, Engels en Frans) vertaald (met name mededelingen aan de Commissie, follow-upverslagen bij besluiten van de Raad en voorstellen van de Commissie), dan wel in de taal van de geadresseerde (brieven aan de permanente vertegenwoordigingen, antwoorden op individuele verzoeken en financieringsvoorstellen). Technische bijlagen worden in niet meer dan drie talen, of zelfs helemaal niet vertaald, afhankelijk van de „werkelijke behoeften”. Antwoorden op schriftelijke parlementaire vragen worden vertaald in de taal van het lid van het Europees Parlement dat de vraag stelde en in één proceduretaal. |
| --- | --- |

6.

Andere documenten worden alleen in de proceduretalen (Duits, Engels en Frans) vertaald (met name mededelingen aan de Commissie, follow-upverslagen bij besluiten van de Raad en voorstellen van de Commissie), dan wel in de taal van de geadresseerde (brieven aan de permanente vertegenwoordigingen, antwoorden op individuele verzoeken en financieringsvoorstellen). Technische bijlagen worden in niet meer dan drie talen, of zelfs helemaal niet vertaald, afhankelijk van de „werkelijke behoeften”. Antwoorden op schriftelijke parlementaire vragen worden vertaald in de taal van het lid van het Europees Parlement dat de vraag stelde en in één proceduretaal.

Parlement

| 7. | Overeenkomstig artikel 138 van het reglement van het Parlement worden „alle stukken van het Parlement [...] gesteld in de officiële talen”. Artikel 150 bepaalt: „Tenzij het Parlement anders beslist, kunnen amendementen slechts in stemming worden gebracht wanneer zij in alle officiële talen zijn vermenigvuldigd en rondgedeeld. Indien ten minste zevenendertig leden hiertegen bezwaar maken, kan het Parlement niet anders beslissen.”. |
| --- | --- |

7.

Overeenkomstig artikel 138 van het reglement van het Parlement worden „alle stukken van het Parlement [...] gesteld in de officiële talen”. Artikel 150 bepaalt: „Tenzij het Parlement anders beslist, kunnen amendementen slechts in stemming worden gebracht wanneer zij in alle officiële talen zijn vermenigvuldigd en rondgedeeld. Indien ten minste zevenendertig leden hiertegen bezwaar maken, kan het Parlement niet anders beslissen.”.

| 8. | Op 19 april 2004 stelde het Bureau van het Europees Parlement een Gedragscode vast die op 1 mei 2004 van kracht werd en een soortgelijke Gedragscode van 8 februari 1999 verving. Artikel 1, lid 2, van de Gedragscode bepaalt het volgende: „De talendiensten van het Europees Parlement worden beheerd op basis van de beginselen van „gecontroleerde integrale meertaligheid”. Op deze wijze zal het recht van de leden om zich in het Parlement te bedienen van de officiële taal van hun keuze volledig worden geëerbiedigd, overeenkomstig het reglement van het Europees Parlement. De voor de meertaligheid in te zetten personele middelen zullen worden beheerd op basis van de reële behoeften van de gebruikers, responsabilisering van de gebruikers en een betere planning van de aanvragen voor taalkundige faciliteiten.”. |
| --- | --- |

8.

Op 19 april 2004 stelde het Bureau van het Europees Parlement een Gedragscode vast die op 1 mei 2004 van kracht werd en een soortgelijke Gedragscode van 8 februari 1999 verving. Artikel 1, lid 2, van de Gedragscode bepaalt het volgende: „De talendiensten van het Europees Parlement worden beheerd op basis van de beginselen van „gecontroleerde integrale meertaligheid”. Op deze wijze zal het recht van de leden om zich in het Parlement te bedienen van de officiële taal van hun keuze volledig worden geëerbiedigd, overeenkomstig het reglement van het Europees Parlement. De voor de meertaligheid in te zetten personele middelen zullen worden beheerd op basis van de reële behoeften van de gebruikers, responsabilisering van de gebruikers en een betere planning van de aanvragen voor taalkundige faciliteiten.”.

| 9. | De documenten met het grootste aantal doeltalen zijn amendementen, ontwerp-adviezen en ontwerp-verslagen. Alle andere soorten documenten hebben één (meestal Engels) tot vier doeltalen. Tabel 8 is opgesteld ten behoeve van de controle en geeft een opsomming van de soorten documenten die bij het Parlement worden vertaald. |
| --- | --- |

9.

De documenten met het grootste aantal doeltalen zijn amendementen, ontwerp-adviezen en ontwerp-verslagen. Alle andere soorten documenten hebben één (meestal Engels) tot vier doeltalen. Tabel 8 is opgesteld ten behoeve van de controle en geeft een opsomming van de soorten documenten die bij het Parlement worden vertaald.

Tabel 8

Door het Europees Parlement vertaalde soorten documenten

| Gegevens van 1 januari 2003 tot 31 mei 2004 | Soort document | % vertaling | Verplicht in alle talen | Niet verplicht in alle talen |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Verslag | CR | 19,3 % | x | |
| Amendement | AM | 17,6 % | x | |
| Diversen | DV | 15,1 % | | x |
| Ontwerp-verslagen | PR | 9,8 % | x | |
| Herzien verslag | RR | 7,3 % | x | |
| Schriftelijke vragen | QE | 5,9 % | | x |
| Notulen | PV | 5,2 % | | x |
| Mededelingen aan de leden | CM | 4,2 % | | x |
| Werkdocumenten | DT | 3,2 % | | x |
| Nota's | NT | 2,3 % | | x |
| Ontwerp-adviezen | PA | 2,2 % | x | |
| Resoluties | RE | 1,7 % | x | |
| Brief | LT | 1,2 % | | x |
| Agenda | OJ | 1,1 % | x | |
| 12 andere specifieke categorieën, die elk goed zijn voor maximaal 1 % van het totale vertaalde volume | | 3,9 % | x | x |
| Bron: Rekenkamer. |

Gegevens van 1 januari 2003 tot 31 mei 2004

Soort document

% vertaling

Verplicht in alle talen

Niet verplicht in alle talen

Verslag

CR

19,3 %

x

Amendement

AM

17,6 %

x

Diversen

DV

15,1 %

x

Ontwerp-verslagen

PR

9,8 %

x

Herzien verslag

RR

7,3 %

x

Schriftelijke vragen

QE

5,9 %

x

Notulen

PV

5,2 %

x

Mededelingen aan de leden

CM

4,2 %

x

Werkdocumenten

DT

3,2 %

x

Nota's

NT

2,3 %

x

Ontwerp-adviezen

PA

2,2 %

x

Resoluties

RE

1,7 %

x

Brief

LT

1,2 %

x

Agenda

OJ

1,1 %

x

12 andere specifieke categorieën, die elk goed zijn voor maximaal 1 % van het totale vertaalde volume

3,9 %

x

x

Bron: Rekenkamer.

| 10. | Een document dat in het Publicatieblad van de Europese Unie wordt bekendgemaakt of waarover in voltallige zitting wordt gestemd, moet altijd in alle officiële talen worden vertaald; bij werkdocumenten kan de vertaling beperkt blijven tot de taalkundige behoeften van de lezers. |
| --- | --- |

10.

Een document dat in het Publicatieblad van de Europese Unie wordt bekendgemaakt of waarover in voltallige zitting wordt gestemd, moet altijd in alle officiële talen worden vertaald; bij werkdocumenten kan de vertaling beperkt blijven tot de taalkundige behoeften van de lezers.

Raad

| 11. | Overeenkomstig Verordening nr. 1/1958 en artikel 14 van het reglement van orde van de Raad (8) is vertaling in alle officiële talen vereist voor documenten waarover moet worden beraadslaagd op ministersvergaderingen, behoudens een andersluidend besluit dat de Raad, met eenparigheid van stemmen, op grond van de urgentie neemt. Ieder lid van de Raad kan zich tegen beraadslaging verzetten indien er geen vertaling beschikbaar is. |
| --- | --- |

11.

Overeenkomstig Verordening nr. 1/1958 en artikel 14 van het reglement van orde van de Raad (8) is vertaling in alle officiële talen vereist voor documenten waarover moet worden beraadslaagd op ministersvergaderingen, behoudens een andersluidend besluit dat de Raad, met eenparigheid van stemmen, op grond van de urgentie neemt. Ieder lid van de Raad kan zich tegen beraadslaging verzetten indien er geen vertaling beschikbaar is.

| 12. | De bijlage bij de Gids voor het opstellen van documenten voor de Raad en zijn voorbereidende instanties vermeldt de „essentiële documenten” die in alle talen moeten worden vertaald (9). Zoals de gids aangeeft, mogen niet in de lijst opgenomen documenten niet in de nieuwe talen worden vertaald. Zulke documenten mogen op selectieve wijze worden vertaald in de EU-15-talen indien het werkvolume van DG A III dit toelaat en de in het reglement van orde gestelde termijnen worden aangehouden. DG A III is bevoegd om vertaling van niet op de lijst vermelde documenten te weigeren. |
| --- | --- |

12.

De bijlage bij de Gids voor het opstellen van documenten voor de Raad en zijn voorbereidende instanties vermeldt de „essentiële documenten” die in alle talen moeten worden vertaald (9). Zoals de gids aangeeft, mogen niet in de lijst opgenomen documenten niet in de nieuwe talen worden vertaald. Zulke documenten mogen op selectieve wijze worden vertaald in de EU-15-talen indien het werkvolume van DG A III dit toelaat en de in het reglement van orde gestelde termijnen worden aangehouden. DG A III is bevoegd om vertaling van niet op de lijst vermelde documenten te weigeren.

---

(1)  Reglement van orde van de Commissie, C(2000) 3614 (PB L 308 van 8.12.2000, blz. 26).

(2)  Deze registreren alle besluiten die door de Commissie worden genomen op een vergadering („samenvatting” in de mondelinge procedure) of in de loop van de dag („dagregister” in de andere procedures).

(3)  Arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 19 juli 1999 in zaak T-188/97, Rothmans International BV tegen Commissie.

(4)  Europese Commissie, nota van de secretaris-generaal aan de directeuren-generaal en diensthoofden, SEC(2003) 795 van 10 juli 2003.

(5)  Standaardreglement van orde; Besluit 1999/468/EG van de Raad — Reglement van orde van het comité ... (PB C 38 van 6.2.2001, blz. 3).

(6)  Europese Commissie, secretariaat-generaal, werkgroep inzake de toekomst van de Unie en institutionele aangelegenheden, de directeur, „Note for the attention of Mr Madelin, Director-General of DG SANCO”, 23 juni 2004, TFAU/2-RH-nb (2004) D/6980 5/1208-A/DOS 6242.

(7)  De twintig categorieën in de mededeling van mei 2004 waren goed voor 34 % van de vertalingen in 2003, 64 % in 2004 en 72 % in 2005. In 2005 waren de voornaamste categorieën: voorstellen voor regelgeving en autonome besluiten (36 %), procedures inzake staatssteun en mededinging (10 %), mededelingen van de Commissie (7 %), aanbestedingsprocedures (6 %) en webpagina's (4 %).

(8)  Besluit 2004/338/EG, Euratom van de Raad van 22 maart 2004 houdende vaststelling van zijn reglement van orde (PB L 106 van 15.4.2004, blz. 22).

(9)  De essentiële documenten van de Raad zijn: ontwerp-wetgeving op bepaalde essentiële tijdstippen; agenda's voor de Raad; punt „A”-nota's en de addenda daarbij; aan te nemen of te bespreken documenten die op de agenda van de Raad staan; adviezen van de juridische dienst; notulen van de Raad; antwoorden van de Raad op schriftelijke vragen van het Europees Parlement en op mondelinge vragen met debat; verklaringen van het voorzitterschap uit naam van de Unie; perscommuniqués voor zittingen van de Raad; telexen tijdens de schriftelijke procedure; handleidingen bestemd voor gebruik door nationale departementen in de lidstaten; conclusies van het voorzitterschap van de Europese Raad.

---

BIJLAGE II

DE DOOR DE REKENKAMER ONTWIKKELDE METHODE OM VERTAALKOSTEN TE SCHATTEN

| 1. | De totale kosten („kosten vóór belasting en pensioen”), zoals die werden geschat door de controleurs, omvatten alle directe en indirecte kosten in verband met het vertaalwerk. |
| --- | --- |

1.

De totale kosten („kosten vóór belasting en pensioen”), zoals die werden geschat door de controleurs, omvatten alle directe en indirecte kosten in verband met het vertaalwerk.

| 2. | Door de „kosten vóór belasting en pensioen” te verlagen met de door de vaste vertalers betaalde communautaire belasting en te verhogen met de fictieve pensioenbijdragen van de werkgevers voor vaste vertalers (gelijk aan tweemaal de door de ambtenaar betaalde bijdrage), verkrijgt men de kosten voor de communautaire begroting („kosten na belasting en pensioen”). |
| --- | --- |

2.

Door de „kosten vóór belasting en pensioen” te verlagen met de door de vaste vertalers betaalde communautaire belasting en te verhogen met de fictieve pensioenbijdragen van de werkgevers voor vaste vertalers (gelijk aan tweemaal de door de ambtenaar betaalde bijdrage), verkrijgt men de kosten voor de communautaire begroting („kosten na belasting en pensioen”).

| 3. | Directe kosten zijn de personeelskosten voor de activiteiten in verband met vertaling die worden verricht door vertalers of secretaresses (inclusief voorvertaling door de vertaaleenheden, revisie en bewerking, maar exclusief de tijd die wordt besteed aan andere taken dan vertaling). |
| --- | --- |

3.

Directe kosten zijn de personeelskosten voor de activiteiten in verband met vertaling die worden verricht door vertalers of secretaresses (inclusief voorvertaling door de vertaaleenheden, revisie en bewerking, maar exclusief de tijd die wordt besteed aan andere taken dan vertaling).

| 4. | De indirecte kosten omvatten de salarissen en toelagen van het personeel dat niet rechtstreeks betrokken is bij specifieke vertaaltaken (terminologen, specialisten inzake werkmethoden, hoofden van eenheden, taaladviseurs en hoger management, de eenheden voor freelance en planning), een evenredig deel voor de tijd die vertalers besteden aan andere taken dan vertaling of revisie, plus overheadkosten, bijvoorbeeld voor IT, gebouwen, kantoormeubilair, personeelsbeheer enz., die deels niet rechtstreeks door de vertaaldiensten worden beheerd. De splitsing in directe en indirecte kosten werd overeengekomen met de instellingen. |
| --- | --- |

4.

De indirecte kosten omvatten de salarissen en toelagen van het personeel dat niet rechtstreeks betrokken is bij specifieke vertaaltaken (terminologen, specialisten inzake werkmethoden, hoofden van eenheden, taaladviseurs en hoger management, de eenheden voor freelance en planning), een evenredig deel voor de tijd die vertalers besteden aan andere taken dan vertaling of revisie, plus overheadkosten, bijvoorbeeld voor IT, gebouwen, kantoormeubilair, personeelsbeheer enz., die deels niet rechtstreeks door de vertaaldiensten worden beheerd. De splitsing in directe en indirecte kosten werd overeengekomen met de instellingen.

| 5. | Voor de berekening van de personeelskosten werden de volgende elementen gehanteerd:






  — | de gemiddelde personeelskosten die door het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Commissie voor elke rang werden vastgesteld en alle elementen van de salarissen en toelagen omvatten. Het controleteam nam twee verschillende gemiddelden in aanmerking, namelijk het gemiddelde vóór aftrek van belasting en toevoeging van pensioensbijdragen (1) en het gemiddelde daarna; |
| --- | --- | --- |

5.

Voor de berekening van de personeelskosten werden de volgende elementen gehanteerd:

—

de gemiddelde personeelskosten die door het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Commissie voor elke rang werden vastgesteld en alle elementen van de salarissen en toelagen omvatten. Het controleteam nam twee verschillende gemiddelden in aanmerking, namelijk het gemiddelde vóór aftrek van belasting en toevoeging van pensioensbijdragen (1) en het gemiddelde daarna;

| — | de specifieke combinatie van rangen in de vertaaldienst van elke instelling; |
| --- | --- |

—

de specifieke combinatie van rangen in de vertaaldienst van elke instelling;

| — | de kosten voor gebouwen (5 854 euro per ambtenaar), zoals berekend door een extern expert in samenwerking met de instellingen; |
| --- | --- |

—

de kosten voor gebouwen (5 854 euro per ambtenaar), zoals berekend door een extern expert in samenwerking met de instellingen;

| — | de gemiddelde kosten voor het beheer van salarissen en personeel tegen een percentage dat werd vastgesteld door DGT (voor de Commissie) of door een extern deskundige (voor de andere instellingen). |
| --- | --- |

—

de gemiddelde kosten voor het beheer van salarissen en personeel tegen een percentage dat werd vastgesteld door DGT (voor de Commissie) of door een extern deskundige (voor de andere instellingen).

| 6. | Het bedrag van de kosten voor IT werd berekend op basis van de begrotingsuitvoering 2003 voor de desbetreffende begrotingsonderdelen en van de gemiddelde kosten voor aankoop en onderhoud van IT-uitrusting als vastgesteld door de diensten voor IT en financiën. |
| --- | --- |

6.

Het bedrag van de kosten voor IT werd berekend op basis van de begrotingsuitvoering 2003 voor de desbetreffende begrotingsonderdelen en van de gemiddelde kosten voor aankoop en onderhoud van IT-uitrusting als vastgesteld door de diensten voor IT en financiën.

| 7. | Aangezien interne vertalers de kwaliteitscontrole en revisie van freelance vertalingen verrichten, werd een deel van hun tijd en kosten toegeschreven aan externe vertaling. |
| --- | --- |

7.

Aangezien interne vertalers de kwaliteitscontrole en revisie van freelance vertalingen verrichten, werd een deel van hun tijd en kosten toegeschreven aan externe vertaling.

| 8. | Vervolgens werden de totale vertaalkosten van de drie instellingen gedeeld door het aantal per jaar vertaalde bladzijden om de kostprijs per bladzijde te verkrijgen (zie de tabellen 2, 3 en 4). Voor de Commissie en het Parlement werd gewerkt met het officiële aantal vertaalde bladzijden zoals doorgegeven door DGT en DG VII, aangezien de door deze beide instellingen toegepaste telmethoden (zie de voetnoten 8 en 9 in het verslag) vergelijkbare resultaten opleveren. Daar de officiële gegevens van de Raad voor 2003 eenvoudig gebaseerd waren op het aantal gedrukte bladzijden van de documenten, en niet op het aantal te vertalen karakters, berekende de Rekenkamer de gemiddelde correctiefactor voor een steekproef van 100 documenten (2). Vermenigvuldiging van deze gemiddelde correctiefactor met het officiële, door DG A III opgegeven aantal gedrukte bladzijden levert een vergelijkbaar productiecijfer op. |
| --- | --- |

8.

Vervolgens werden de totale vertaalkosten van de drie instellingen gedeeld door het aantal per jaar vertaalde bladzijden om de kostprijs per bladzijde te verkrijgen (zie de tabellen 2, 3 en 4). Voor de Commissie en het Parlement werd gewerkt met het officiële aantal vertaalde bladzijden zoals doorgegeven door DGT en DG VII, aangezien de door deze beide instellingen toegepaste telmethoden (zie de voetnoten 8 en 9 in het verslag) vergelijkbare resultaten opleveren. Daar de officiële gegevens van de Raad voor 2003 eenvoudig gebaseerd waren op het aantal gedrukte bladzijden van de documenten, en niet op het aantal te vertalen karakters, berekende de Rekenkamer de gemiddelde correctiefactor voor een steekproef van 100 documenten (2). Vermenigvuldiging van deze gemiddelde correctiefactor met het officiële, door DG A III opgegeven aantal gedrukte bladzijden levert een vergelijkbaar productiecijfer op.

| 9. | De door de Rekenkamer berekende kostprijs per bladzijde geeft niet de totale kosten voor meertaligheid weer, want hij omvat niet de kosten voor revisie door jurist-vertalers, noch de extra kosten voor publicatie van de documenten in 20 talen. Aangezien tijdens het regelgevingsproces vele opeenvolgende versies van eenzelfde ontwerp-tekst worden vertaald, is de werkelijke kostprijs van vastgestelde regelgeving een veelvoud van de in tabel 2 van dit verslag vermelde kostprijs per bladzijde. Van de Grondwet voor Europa werden bijvoorbeeld 15 versies vertaald. |
| --- | --- |

9.

De door de Rekenkamer berekende kostprijs per bladzijde geeft niet de totale kosten voor meertaligheid weer, want hij omvat niet de kosten voor revisie door jurist-vertalers, noch de extra kosten voor publicatie van de documenten in 20 talen. Aangezien tijdens het regelgevingsproces vele opeenvolgende versies van eenzelfde ontwerp-tekst worden vertaald, is de werkelijke kostprijs van vastgestelde regelgeving een veelvoud van de in tabel 2 van dit verslag vermelde kostprijs per bladzijde. Van de Grondwet voor Europa werden bijvoorbeeld 15 versies vertaald.

---

(1)  De door de Commissie betaalde pensioenbijdragen werden geschat op 16,5 % van het brutosalaris, ofwel tweemaal de door de ambtenaren betaalde bijdragen.

(2)  De correctiefactor die bij de telling voor een document in de steekproef moet worden gehanteerd om de documenten vergelijkbaar te maken met die van de andere instellingen is de ratio tussen enerzijds het aantal karakters (of bij een nieuwe versie van een reeds vertaald document het aantal gewijzigde karakters plus 50 %, zoals DGT doet voor interne vertalingen), zonder spaties, gedeeld door 1 500 en afgerond op hele bladzijden, en anderzijds het werkelijke aantal bladzijden.

---

ANTWOORDEN VAN HET PARLEMENT

| 1. | In het Europees Parlement daarentegen is het aantal werktalen niet beperkt; alle zittingsdocumenten en alle vergaderstukken van de officiële organen worden dus in alle werktalen van de Unie vertaald. |
| --- | --- |

1.

In het Europees Parlement daarentegen is het aantal werktalen niet beperkt; alle zittingsdocumenten en alle vergaderstukken van de officiële organen worden dus in alle werktalen van de Unie vertaald.

| 13 en 14. | Op vertaalgebied past het Parlement zijn reglement en de door het Bureau goedgekeurde en per 1 mei 2004 van kracht geworden Gedragscode meertaligheid toe.
  De gedragscode is op zich geen toestemmingssysteem, maar daarin zijn wel de volgende zaken vastgelegd: een hiërarchie van organen die bevoegd zijn om vertalingen aan te vragen; een reeks prioriteiten met betrekking tot de categorieën te vertalen documenten, zowel intern als extern, in het kader van de verschillende wetgevingsprocedures; een volgorde van prioriteiten voor de gevraagde talen; termijnen voor de indiening van vertaalaanvragen en maximale lengte van de te vertalen teksten. In de gedragscode is ook vastgelegd onder welke voorwaarden uitdrukkelijk toestemming voor vertaling kan worden verleend als de aanvraag afkomstig is van entiteiten die niet voorkomen in de lijst van geautoriseerde gebruikers. Deze aanvragen worden aan het Bureau voorgelegd en toestemming wordt uitsluitend verleend als het document in kwestie van essentieel belang voor de parlementaire werkzaamheden is. |
| --- | --- |

13 en 14.

Op vertaalgebied past het Parlement zijn reglement en de door het Bureau goedgekeurde en per 1 mei 2004 van kracht geworden Gedragscode meertaligheid toe.

De gedragscode is op zich geen toestemmingssysteem, maar daarin zijn wel de volgende zaken vastgelegd: een hiërarchie van organen die bevoegd zijn om vertalingen aan te vragen; een reeks prioriteiten met betrekking tot de categorieën te vertalen documenten, zowel intern als extern, in het kader van de verschillende wetgevingsprocedures; een volgorde van prioriteiten voor de gevraagde talen; termijnen voor de indiening van vertaalaanvragen en maximale lengte van de te vertalen teksten. In de gedragscode is ook vastgelegd onder welke voorwaarden uitdrukkelijk toestemming voor vertaling kan worden verleend als de aanvraag afkomstig is van entiteiten die niet voorkomen in de lijst van geautoriseerde gebruikers. Deze aanvragen worden aan het Bureau voorgelegd en toestemming wordt uitsluitend verleend als het document in kwestie van essentieel belang voor de parlementaire werkzaamheden is.

| 15 en 16. | Toegang tot het systeem wordt slechts op aanvraag van de verantwoordelijke van een vragende dienst verleend. In het kader van de hervorming van het computerprogramma GEPRO (ITMS-project) moeten alle bestaande autorisaties overigens opnieuw worden verleend en zal het aantal hiervan zo veel mogelijk worden beperkt. Het door de Rekenkamer genoemde risico is volgens het Parlement minimaal dankzij de voorschriften in de genoemde gedragscode.
  Zie ook het antwoord op de paragrafen 13 en 14 hierboven. |
| --- | --- |

15 en 16.

Toegang tot het systeem wordt slechts op aanvraag van de verantwoordelijke van een vragende dienst verleend. In het kader van de hervorming van het computerprogramma GEPRO (ITMS-project) moeten alle bestaande autorisaties overigens opnieuw worden verleend en zal het aantal hiervan zo veel mogelijk worden beperkt. Het door de Rekenkamer genoemde risico is volgens het Parlement minimaal dankzij de voorschriften in de genoemde gedragscode.

Zie ook het antwoord op de paragrafen 13 en 14 hierboven.

| 17. | Dit komt niet vaak voor, maar het gebeurt dat de Planning het aantal gevraagde talen beperkt, hetzij overeenkomstig de normen inzake vertaalprofielen, hetzij in het licht van andere specifieke uitzonderingen waarmee de vragende diensten eventueel geen rekening hebben gehouden.
  In ongeveer 90 % van de gevallen zijn de vertalingen vóór de vergaderdatum beschikbaar. Wanneer de termijn onmogelijk kan worden aangehouden, wordt de tekst alleen maar vertaald als deze nodig is voor de volgende fase in de procedure. |
| --- | --- |

17.

Dit komt niet vaak voor, maar het gebeurt dat de Planning het aantal gevraagde talen beperkt, hetzij overeenkomstig de normen inzake vertaalprofielen, hetzij in het licht van andere specifieke uitzonderingen waarmee de vragende diensten eventueel geen rekening hebben gehouden.

In ongeveer 90 % van de gevallen zijn de vertalingen vóór de vergaderdatum beschikbaar. Wanneer de termijn onmogelijk kan worden aangehouden, wordt de tekst alleen maar vertaald als deze nodig is voor de volgende fase in de procedure.

| 20. | In april 2006 was de situatie als volgt: 238 VTE-vertalers (VTE = voltijdsequivalent) naar de EU-10-talen, waarvan 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, alsmede 5 eenheidshoofden (CS, LV, PL, SK, SL) en 1 waarnemend eenheidshoofd (MT). |
| --- | --- |

20.

In april 2006 was de situatie als volgt: 238 VTE-vertalers (VTE = voltijdsequivalent) naar de EU-10-talen, waarvan 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, alsmede 5 eenheidshoofden (CS, LV, PL, SK, SL) en 1 waarnemend eenheidshoofd (MT).

| 23. | In het Europees Parlement kon de vertaling uit de nieuwe talen vrijwel altijd worden verricht door vertalers van wie de doeltaal de moedertaal is.
  Het Parlement beperkt de werktalen niet en kent geen „proceduretalen” (zie ook het antwoord op paragraaf 1). |
| --- | --- |

23.

In het Europees Parlement kon de vertaling uit de nieuwe talen vrijwel altijd worden verricht door vertalers van wie de doeltaal de moedertaal is.

Het Parlement beperkt de werktalen niet en kent geen „proceduretalen” (zie ook het antwoord op paragraaf 1).

| 26. | Het Parlement kent geen „proceduretalen” (zie paragraaf 23). |
| --- | --- |

26.

Het Parlement kent geen „proceduretalen” (zie paragraaf 23).

| 32 en 33. | In de gedragscode is het begrip „profiel” ingevoerd. Zoals de Rekenkamer aangeeft, worden de door de commissies behandelde documenten slechts vertaald in de talen van hun vaste leden en plaatsvervangers. |
| --- | --- |

32 en 33.

In de gedragscode is het begrip „profiel” ingevoerd. Zoals de Rekenkamer aangeeft, worden de door de commissies behandelde documenten slechts vertaald in de talen van hun vaste leden en plaatsvervangers.

| 36. | Naar de mening van het EP is geen sprake van inconsistentie, maar is de aanpak afgestemd op de uiteenlopende specifieke behoeften van de instellingen. |
| --- | --- |

36.

Naar de mening van het EP is geen sprake van inconsistentie, maar is de aanpak afgestemd op de uiteenlopende specifieke behoeften van de instellingen.

| 37. | Het Parlement wil de aandacht van de Rekenkamer vestigen op het Actieplan voor kwaliteit dat op verzoek van de secretarissen-generaal van de instellingen door het CITI is opgesteld en dat weldra van start zal gaan. In dit plan is sprake van 14 concrete maatregelen, waarvan sommige zowel op vertolking als vertaling van toepassing zijn, op het vlak van personele middelen, technische en linguïstische kwaliteit van de originelen en de vertalingen, documentatie, terminologie en hulpmiddelen. Het ligt in de bedoeling om in elke betrokken dienst een ambtenaar aan te wijzen die hiervoor verantwoordelijk is. |
| --- | --- |

37.

Het Parlement wil de aandacht van de Rekenkamer vestigen op het Actieplan voor kwaliteit dat op verzoek van de secretarissen-generaal van de instellingen door het CITI is opgesteld en dat weldra van start zal gaan. In dit plan is sprake van 14 concrete maatregelen, waarvan sommige zowel op vertolking als vertaling van toepassing zijn, op het vlak van personele middelen, technische en linguïstische kwaliteit van de originelen en de vertalingen, documentatie, terminologie en hulpmiddelen. Het ligt in de bedoeling om in elke betrokken dienst een ambtenaar aan te wijzen die hiervoor verantwoordelijk is.

| 39. | Er zij op gewezen dat bij de controles in het EP systematisch op alle soorten fouten wordt gelet, inclusief op het gebruik van de juiste terminologie. |
| --- | --- |

39.

Er zij op gewezen dat bij de controles in het EP systematisch op alle soorten fouten wordt gelet, inclusief op het gebruik van de juiste terminologie.

| 40. | Er is inderdaad geen specifiek instrument in het leven geroepen om de mate van tevredenheid bij de gebruikers te meten, maar er is wel een klachtenformulier. Voorts zij opgemerkt dat de „klanten” in de EU-instellingen en de parlementsleden in het bijzonder voldoende dicht bij het secretariaat-generaal staan om hun eventuele ontevredenheid op elk moment en zonder speciale procedure kenbaar te kunnen maken. |
| --- | --- |

40.

Er is inderdaad geen specifiek instrument in het leven geroepen om de mate van tevredenheid bij de gebruikers te meten, maar er is wel een klachtenformulier. Voorts zij opgemerkt dat de „klanten” in de EU-instellingen en de parlementsleden in het bijzonder voldoende dicht bij het secretariaat-generaal staan om hun eventuele ontevredenheid op elk moment en zonder speciale procedure kenbaar te kunnen maken.

| 47. | Met het huidige beheersysteem kan de toepassing van deze bepaling van de gedragscode inderdaad niet worden gegarandeerd. In het thans in ontwikkeling zijnde ITMS-project wordt evenwel een factureringsmodule voor dit doel opgenomen. |
| --- | --- |

47.

Met het huidige beheersysteem kan de toepassing van deze bepaling van de gedragscode inderdaad niet worden gegarandeerd. In het thans in ontwikkeling zijnde ITMS-project wordt evenwel een factureringsmodule voor dit doel opgenomen.

| 52. | Zoals ook de Rekenkamer onderstreept, is het van belang dat de factoren kwaliteit, termijnen en aard van de documenten niet worden losgezien van de prijsindicator die op zichzelf geen werkelijkheidsgetrouw beeld van de vertaalactiviteit geeft. |
| --- | --- |

52.

Zoals ook de Rekenkamer onderstreept, is het van belang dat de factoren kwaliteit, termijnen en aard van de documenten niet worden losgezien van de prijsindicator die op zichzelf geen werkelijkheidsgetrouw beeld van de vertaalactiviteit geeft.

| 53. | De vertaaldiensten en de planning van het EP zijn begonnen met de opstelling van statistieken die drie van de genoemde punten bestrijken:






  a) | totaal aantal aanvragen; |
| --- | --- | --- |

53.

De vertaaldiensten en de planning van het EP zijn begonnen met de opstelling van statistieken die drie van de genoemde punten bestrijken:

a)

totaal aantal aanvragen;

| c) | niet-naleving van de indieningstermijnen (= inbreuk op de gedragscode); |
| --- | --- |

c)

niet-naleving van de indieningstermijnen (= inbreuk op de gedragscode);

| d) | aantal vertaalde bladzijden per vragende dienst/talencombinatie. |
| --- | --- |

d)

aantal vertaalde bladzijden per vragende dienst/talencombinatie.

Deze statistieken moeten prestatie-indicatoren opleveren op grond waarvan het management de nodige maatregelen kan treffen.

| 56. | Een dergelijke planning is noodzakelijk maar bepaalde aspecten van de werkzaamheden van een politieke instelling zijn van nature onvoorspelbaar. |
| --- | --- |

56.

Een dergelijke planning is noodzakelijk maar bepaalde aspecten van de werkzaamheden van een politieke instelling zijn van nature onvoorspelbaar.

| 66. | In het EP is een voorbereidende studie verricht naar een nieuw beheersysteem (T-Flow). Dit systeem, waarmee tegemoet wordt gekomen aan de opmerkingen van de Rekenkamer, bevindt zich thans in de ontwikkelingsfase en zal in de herfst van 2006 operationeel worden. |
| --- | --- |

66.

In het EP is een voorbereidende studie verricht naar een nieuw beheersysteem (T-Flow). Dit systeem, waarmee tegemoet wordt gekomen aan de opmerkingen van de Rekenkamer, bevindt zich thans in de ontwikkelingsfase en zal in de herfst van 2006 operationeel worden.

| 67. | Het door de Rekenkamer genoemde probleem van de verspreiding van documenten wordt thans onderzocht door de bevoegde informaticadiensten. Overigens beschikken de vertaaleenheden wel degelijk over een overzicht van reeds vertaalde documenten waarin naar bestaande vertalingen kan worden gezocht. |
| --- | --- |

67.

Het door de Rekenkamer genoemde probleem van de verspreiding van documenten wordt thans onderzocht door de bevoegde informaticadiensten. Overigens beschikken de vertaaleenheden wel degelijk over een overzicht van reeds vertaalde documenten waarin naar bestaande vertalingen kan worden gezocht.

| 69. | De verhouding is 1 op 2 voor de EU-15-talen. Voor de EU-10-talen is de verhouding secretaresses/vertalers momenteel circa 0,7 op 2, met als streefdoel maximaal 0,8 op 2. |
| --- | --- |

69.

De verhouding is 1 op 2 voor de EU-15-talen. Voor de EU-10-talen is de verhouding secretaresses/vertalers momenteel circa 0,7 op 2, met als streefdoel maximaal 0,8 op 2.

| 70. | Het gebruik van informatica is inderdaad nog niet gelijkelijk verbreid en de werkmethoden lopen soms uiteen. Dit ligt vooral aan het grote verschil in leeftijd van het personeel. Niettemin ligt de productiviteit dankzij de grote ervaring van de oudere vertalers per hoofd vrijwel gelijk. Het Bureau van het EP, dat het gebruik van nieuwe technologieën wil stimuleren, heeft de secretaris-generaal verzocht om een verslag over dit probleem. Hieraan wordt momenteel gewerkt. |
| --- | --- |

70.

Het gebruik van informatica is inderdaad nog niet gelijkelijk verbreid en de werkmethoden lopen soms uiteen. Dit ligt vooral aan het grote verschil in leeftijd van het personeel. Niettemin ligt de productiviteit dankzij de grote ervaring van de oudere vertalers per hoofd vrijwel gelijk. Het Bureau van het EP, dat het gebruik van nieuwe technologieën wil stimuleren, heeft de secretaris-generaal verzocht om een verslag over dit probleem. Hieraan wordt momenteel gewerkt.

| 73. | De opmerking over de inzet van de interne capaciteit van de Franse vertaaleenheid behoeft nuancering. Er is geen sprake geweest van onderbenutting, maar andere benutting voor extra taken. De FR-eenheid is met name ingezet voor de opvang en het management van de nieuwe Poolse en Litouwse eenheden en voor taalcursussen gericht op vertaling uit de EU-10-talen. Andere extra taken waren vertalingen in de spiltaal en de transcriptie en revisie van het volledig verslag van de plenaire zittingen en van de „economische en monetaire dialoog”. |
| --- | --- |

73.

De opmerking over de inzet van de interne capaciteit van de Franse vertaaleenheid behoeft nuancering. Er is geen sprake geweest van onderbenutting, maar andere benutting voor extra taken. De FR-eenheid is met name ingezet voor de opvang en het management van de nieuwe Poolse en Litouwse eenheden en voor taalcursussen gericht op vertaling uit de EU-10-talen. Andere extra taken waren vertalingen in de spiltaal en de transcriptie en revisie van het volledig verslag van de plenaire zittingen en van de „economische en monetaire dialoog”.

| 74. | De opmerking behoeft verduidelijking want, zoals de Rekenkamer constateert, werd de uitbesteding van vertaalwerk, met uitzondering van het CRE, onderbroken in de periode in kwestie.
  Wat betreft de stabiliteit van het uitbestedingspercentage is de tegenstrijdigheid met de vermindering van de totale werklast slechts ogenschijnlijk. De reden dat het gemiddelde uitbestedingspercentage nauwelijks is veranderd ondanks de geringere werklast is gelegen in de sterke concentratie van het werk in het eerste deel van het jaar, waardoor er in die periode meer werk is uitbesteed. |
| --- | --- |

74.

De opmerking behoeft verduidelijking want, zoals de Rekenkamer constateert, werd de uitbesteding van vertaalwerk, met uitzondering van het CRE, onderbroken in de periode in kwestie.

Wat betreft de stabiliteit van het uitbestedingspercentage is de tegenstrijdigheid met de vermindering van de totale werklast slechts ogenschijnlijk. De reden dat het gemiddelde uitbestedingspercentage nauwelijks is veranderd ondanks de geringere werklast is gelegen in de sterke concentratie van het werk in het eerste deel van het jaar, waardoor er in die periode meer werk is uitbesteed.

| 83. | Het EP is het niet eens met de conclusie van de Rekenkamer dat deze twee eenheden minder productief zijn omdat inhoud en aard van een deel van hun taken verschillen van de andere eenheden, een verschil dat personele middelen kost. Het feit dat de Engelse en de Franse vertaaleenheid minder bladzijden intern vertalen dan het gemiddelde kan worden verklaard uit hun rol als spiltaal voor de vertaling van in de originele teksten minder gebruikte talen, uit het grotere aantal originelen waarvoor revisie en lay-out is vereist, uit het grotere volume handelingen waarvoor transcriptie en revisie is vereist en uit het management van sommige nieuwe eenheden en de scholing in de EU-10-talen. Bovendien is de Engelse eenheid sinds de herfst van 2005 samen met het Tabling Office verantwoordelijk voor de systematische verificatie van de originelen.
  Zie ook het antwoord op paragraaf 73. |
| --- | --- |

83.

Het EP is het niet eens met de conclusie van de Rekenkamer dat deze twee eenheden minder productief zijn omdat inhoud en aard van een deel van hun taken verschillen van de andere eenheden, een verschil dat personele middelen kost. Het feit dat de Engelse en de Franse vertaaleenheid minder bladzijden intern vertalen dan het gemiddelde kan worden verklaard uit hun rol als spiltaal voor de vertaling van in de originele teksten minder gebruikte talen, uit het grotere aantal originelen waarvoor revisie en lay-out is vereist, uit het grotere volume handelingen waarvoor transcriptie en revisie is vereist en uit het management van sommige nieuwe eenheden en de scholing in de EU-10-talen. Bovendien is de Engelse eenheid sinds de herfst van 2005 samen met het Tabling Office verantwoordelijk voor de systematische verificatie van de originelen.

Zie ook het antwoord op paragraaf 73.

| 95. | Bij een uitzonderlijke werklast in de vertaaleenheden gaat de planning in eerste instantie na of de werklast kan worden gespreid, uiteraard naar gelang van de talencombinaties en de beschikbaarheid in de andere instellingen.
  De uitsluiting van de EU-10-talen is slechts tijdelijk. Op termijn, als de EU-10-eenheden volgroeid zijn, zullen zij net als de EU-15-eenheden hieraan deelnemen.
  In het algemeen moet worden onderstreept dat de spreiding van de werklast pas sinds januari 2006 deel uitmaakt van de actieve samenwerking tussen de planningen van de instellingen. Uit de statistieken over het eerste trimester van 2006 blijkt dat het volume van de spreiding aanzienlijk is gestegen. |
| --- | --- |

95.

Bij een uitzonderlijke werklast in de vertaaleenheden gaat de planning in eerste instantie na of de werklast kan worden gespreid, uiteraard naar gelang van de talencombinaties en de beschikbaarheid in de andere instellingen.

De uitsluiting van de EU-10-talen is slechts tijdelijk. Op termijn, als de EU-10-eenheden volgroeid zijn, zullen zij net als de EU-15-eenheden hieraan deelnemen.

In het algemeen moet worden onderstreept dat de spreiding van de werklast pas sinds januari 2006 deel uitmaakt van de actieve samenwerking tussen de planningen van de instellingen. Uit de statistieken over het eerste trimester van 2006 blijkt dat het volume van de spreiding aanzienlijk is gestegen.

| 96 t/m 109. | Het EP neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer en zal hieraan het nodige gevolg geven. Inmiddels is een ad hoc-werkgroep bezig met een herziening van de gedragscode. Ook zijn er op het gebied van bepaalde door de Rekenkamer gesignaleerde automatiseringsaspecten thans ontwikkelingen gaande. |
| --- | --- |

96 t/m 109.

Het EP neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer en zal hieraan het nodige gevolg geven. Inmiddels is een ad hoc-werkgroep bezig met een herziening van de gedragscode. Ook zijn er op het gebied van bepaalde door de Rekenkamer gesignaleerde automatiseringsaspecten thans ontwikkelingen gaande.

---

ANTWOORDEN VAN DE RAAD

ALGEMENE OPMERKINGEN

Het secretariaat-generaal van de Raad (SGR) neemt met voldoening kennis van de eerste controle van de uitgaven voor vertaling in enkele van de instellingen van de EU en onderkent het nut van deze controle. Het wijst erop dat een aantal zaken die in loop van de controle zijn bekritiseerd reeds zijn bijgestuurd of het voorwerp van actief beraad binnen de talendienst zijn.

Het SGR wenst voorts te beklemtonen dat het, gezien het veeleisende karakter van de uitbreiding, voor zijn hele structuur gekozen heeft voor een beheersingsstrategie, welke in 2002 op het hoogste politieke niveau is goedgekeurd, waardoor de gevolgen van de uitbreiding voor zijn beheerskosten konden worden beperkt.

Concreet zou in de vertaaldienst extrapolatie van de bij eerdere uitbreidingen gevolgde werkwijze hebben geleid tot een toename van het personeelsbestand met ongeveer 765 nieuwe ambtenaren, maar de beheersingsstrategie zal, wanneer alle maatregelen helemaal zijn doorgevoerd, resulteren in een drastische vermindering van het personeelsbestand. Aan het eind van de huidige periode van aanpassing en bijsturing zal het SGR in een Unie van 25 lidstaten zelfs minder vertalers (551) tellen dan vroeger in een Unie van 15 lidstaten (578).

Dat resultaat werd onder andere bereikt door alleen documenten te laten vertalen die van wezenlijk belang voor het politieke en wetgevingsproces worden geacht (de zogeheten „core documents”), door de vertaaldiensten grondig te rationaliseren en door richtsnoeren betreffende het redigeren, de inhoud, het register en de lengte van Raadsdocumenten in te voeren. Daarmee heeft het SGR ook voor andere instellingen de te volgen koers uitgezet.

Het SGR onderkent dat het thans als gevolg van deze aanpak te kampen heeft met overcapaciteit in de EU-15-vertaalafdelingen, maar het benadrukt dat deze situatie van voorbijgaande en niet-structurele aard is en in dynamische zin moet worden beoordeeld, recht doend aan de onmiskenbare middellange- en langetermijnvoordelen in de vorm van kostenbeheersing.

Het SGR wijst er voorts op dat de Raad, als laatste schakel in de wetgevingsketen vóór de goedkeuring en bekendmaking van wetgeving in 20 talen er, wat betreft medebeslissing samen met het Europees Parlement, voor moet zorgen dat de door de Raad vastgestelde wetgeving van de hoogste kwaliteit is, zoals herhaaldelijk door de lidstaten is geëist. Dat geldt ook voor de politieke teksten van de Raad.

De controleprocedure die de nodige kwaliteit en consistentie moet waarborgen, brengt uiteraard extra kosten met zich mee. Andere instellingen kunnen voor bepaalde documenten uitgebreid gebruik maken van freelance bureaus om de kosten te drukken, maar het SGR beschikt niet over deze mogelijkheid, omdat de kwaliteit het best en het meest kosteneffectief kan worden gewaarborgd door teksten intern te doen vertalen. Dat openbaar te maken teksten van hoge kwaliteit moeten zijn, heeft uiteraard grote gevolgen voor de kosten van vertaling in de Raad.

Het SGR pakt het overcapaciteitsprobleem evenwel pro-actief aan, met een beleidsmix die zich tegelijkertijd richt op alle aspecten van het probleem. Niet alleen zijn vertalers en secretaresses die de negen EU-15-vertaalafdelingen sinds 2002 hebben verlaten, niet vervangen, maar de personeelsleden van de vertaaldienst worden tevens actief gestimuleerd om te solliciteren naar vacatures in andere DG's en directoraten. Er wordt gewerkt aan een speciaal overplaatsingsprogramma, met vermelding van in aanmerking komende ambten, opleidingen voor nieuwe functies, en motivering tot verandering.

Voorts neemt het SGR met een netto-bijdrage actief deel aan het „workload balancing”project en beraadt het zich op interinstitutionele mobiliteit en andere mogelijke maatregelen waarin het ambtenarenstatuut voorziet.

Het SGR is er dan ook van overtuigd dat het de in het controleverslag vermelde zwakke punten, met name die welke kenmerkend zijn voor de overgangsperiode weg zal kunnen werken, en dat het zijn taak binnen de aan zijn werkzaamheden gestelde grenzen efficiënt zal kunnen vervullen.

COMMENTAAR BIJ DE BEVINDINGEN VAN DE REKENKAMER

SAMENVATTING

| III. | Hoewel het SGR niet over schriftelijke vertaalrichtsnoeren beschikt, draagt de cöordinatie- en productie-eenheid (centrale cöordinatie) zorg voor een gecontroleerde productie van vertalingen. |
| --- | --- |

III.

Hoewel het SGR niet over schriftelijke vertaalrichtsnoeren beschikt, draagt de cöordinatie- en productie-eenheid (centrale cöordinatie) zorg voor een gecontroleerde productie van vertalingen.

| IV. | De problemen met de EU-10-talen in 2004 hielden verband met de moeilijkheden bij het aanwerven van personeel (zie paragraaf 19 hieronder). De kwaliteit en de punctualiteit van de vertalingen zijn in 2005 sterk verbeterd. In 2006 vallen de verbeteringen op dit punt af te leiden uit de vermindering van het aantal vertaalopdrachten aan freelance bureaus. |
| --- | --- |

IV.

De problemen met de EU-10-talen in 2004 hielden verband met de moeilijkheden bij het aanwerven van personeel (zie paragraaf 19 hieronder). De kwaliteit en de punctualiteit van de vertalingen zijn in 2005 sterk verbeterd. In 2006 vallen de verbeteringen op dit punt af te leiden uit de vermindering van het aantal vertaalopdrachten aan freelance bureaus.

| V. | Sinds de tweede helft van 2005 heeft het hoofd van de centrale cöordinatie zijn nauwe contacten met de permanente vertegenwoordigingen, met name met die van EU-10, hervat teneinde:






  a) | feedback te ontvangen over:






  — | de kwaliteit van vertalingen; |
| --- | --- | --- | --- |

V.

Sinds de tweede helft van 2005 heeft het hoofd van de centrale cöordinatie zijn nauwe contacten met de permanente vertegenwoordigingen, met name met die van EU-10, hervat teneinde:

a)

feedback te ontvangen over:

—

de kwaliteit van vertalingen;

| — | het aantal vertaalde documenten; |
| --- | --- |

—

het aantal vertaalde documenten;

| — | de beschikbaarheid van die documenten in vergaderingen; |
| --- | --- |

—

de beschikbaarheid van die documenten in vergaderingen;

| — | de betrekkingen tussen cöordinatie/productie en de vertaalafdelingen enerzijds en de permanente vertegenwoordigingen en de nationale autoriteiten anderzijds. |
| --- | --- |

—

de betrekkingen tussen cöordinatie/productie en de vertaalafdelingen enerzijds en de permanente vertegenwoordigingen en de nationale autoriteiten anderzijds.

| b) | informatie uit te wisselen over:






  — | het functioneren van de Raad, dat wil zeggen het documentencircuit; |
| --- | --- | --- |

b)

informatie uit te wisselen over:

—

het functioneren van de Raad, dat wil zeggen het documentencircuit;

| — | de situatie van de vertaalafdelingen, met name wat het personeel betreft; |
| --- | --- |

—

de situatie van de vertaalafdelingen, met name wat het personeel betreft;

| — | algemene problemen in verband met terminologie, termijnen enz. |
| --- | --- |

—

algemene problemen in verband met terminologie, termijnen enz.

In de zeer nabije toekomst zal een mailbox worden gecreëerd. Daarin zullen alle opmerkingen van de delegaties worden samengebracht, waardoor een algeheel beeld van de kwalitatieve perceptie van de door de Raad geproduceerde teksten wordt geboden en de synergie tussen de vertaalafdelingen en de delegaties wordt verbeterd. De delegaties zijn hiervan op 5 mei 2006 op de hoogte gesteld.

| VI. | Het secretariaat-generaal van de Raad is voornemens een systeem voor het permanent evalueren van de kosten van vertaling in te voeren. Dat SGR-vertalingen duur zijn heeft zijn redenen, die elders in dit document uitvoeriger worden besproken: de specifieke kenmerken en de termijnen van de Raadswerkzaamheden; de noodzaak om aan het eind van de productieketen zorg te dragen voor de nodige kwaliteit van de wetgevingsdocumenten; en de tijdelijke structurele redenen in verband met de herstructurering van het directoraat. |
| --- | --- |

VI.

Het secretariaat-generaal van de Raad is voornemens een systeem voor het permanent evalueren van de kosten van vertaling in te voeren. Dat SGR-vertalingen duur zijn heeft zijn redenen, die elders in dit document uitvoeriger worden besproken: de specifieke kenmerken en de termijnen van de Raadswerkzaamheden; de noodzaak om aan het eind van de productieketen zorg te dragen voor de nodige kwaliteit van de wetgevingsdocumenten; en de tijdelijke structurele redenen in verband met de herstructurering van het directoraat.

| VII. | Het SGR is voornemens de overcapaciteit te verminderen, bij voorbeeld door middel van interne overplaatsing (naar andere DG's) en interinstitutionele mobiliteit (naar vertaalafdelingen van andere instellingen).
  Voorts onderzoekt het SGR alle mogelijkheden die door het ambtenarenstatuut worden geboden. |
| --- | --- |

VII.

Het SGR is voornemens de overcapaciteit te verminderen, bij voorbeeld door middel van interne overplaatsing (naar andere DG's) en interinstitutionele mobiliteit (naar vertaalafdelingen van andere instellingen).

Voorts onderzoekt het SGR alle mogelijkheden die door het ambtenarenstatuut worden geboden.

| VIII. | Het SGR levert een grote bijdrage aan het workload balancing systeem en heeft in 2005 55 % van de in totaal in het kader van dat systeem verwerkte bladzijden voor zijn rekening genomen. |
| --- | --- |

VIII.

Het SGR levert een grote bijdrage aan het workload balancing systeem en heeft in 2005 55 % van de in totaal in het kader van dat systeem verwerkte bladzijden voor zijn rekening genomen.

| IX. | In 2004 en 2005 heeft het SGR een coherent beleid inzake het gebruik van de moderne technologie ontwikkeld. Alle nieuwe vertaalafdelingen werken vanaf het begin met de beschikbare IT-instrumenten, terwijl het beleid ten aanzien van de oude vertaalafdelingen parallel aan de ontwikkeling van de passende IT-middelen wordt uitgevoerd. |
| --- | --- |

IX.

In 2004 en 2005 heeft het SGR een coherent beleid inzake het gebruik van de moderne technologie ontwikkeld. Alle nieuwe vertaalafdelingen werken vanaf het begin met de beschikbare IT-instrumenten, terwijl het beleid ten aanzien van de oude vertaalafdelingen parallel aan de ontwikkeling van de passende IT-middelen wordt uitgevoerd.

INLEIDING

| 6. | Het SGR heeft geen freelance dienst noch een IT-dienst die verbonden is aan de vertaaldienst. Het SGR heeft dus een lichtere structuur dan de andere instellingen. |
| --- | --- |

6.

Het SGR heeft geen freelance dienst noch een IT-dienst die verbonden is aan de vertaaldienst. Het SGR heeft dus een lichtere structuur dan de andere instellingen.

OPMERKINGEN

| 13. | Het SGR heeft duidelijke procedures, die evenwel voor verbetering vatbaar zijn.
  Wie om een vertaling kan verzoeken wordt in het secretariaat-generaal van de Raad bepaald en is bekend bij de cöordinatie. Op de lijst van „core documents” wordt eveneens duidelijk aangegeven welke documenten dienen te worden vertaald. |
| --- | --- |

13.

Het SGR heeft duidelijke procedures, die evenwel voor verbetering vatbaar zijn.

Wie om een vertaling kan verzoeken wordt in het secretariaat-generaal van de Raad bepaald en is bekend bij de cöordinatie. Op de lijst van „core documents” wordt eveneens duidelijk aangegeven welke documenten dienen te worden vertaald.

| 14. | Het SGR voelt er weinig voor EU-10-talen anders te behandelen dan EU-15-talen, wat tot beschuldigingen van discriminatie zou kunnen leiden. |
| --- | --- |

14.

Het SGR voelt er weinig voor EU-10-talen anders te behandelen dan EU-15-talen, wat tot beschuldigingen van discriminatie zou kunnen leiden.

| 15. | De conclusie van de Rekenkamer betreffende verzoeken om vertaling is juist. De aanvaarding van de verzoeken is evenwel afhankelijk van de bestaande controlestructuur. |
| --- | --- |

15.

De conclusie van de Rekenkamer betreffende verzoeken om vertaling is juist. De aanvaarding van de verzoeken is evenwel afhankelijk van de bestaande controlestructuur.

| 16. | In de Raad controleert de centrale coördinatie, die zich aan het begin van de productieketen van de vertaaldienst bevindt, altijd of een tekst behoort te worden vertaald alvorens hem naar één of alle 20 vertaalafdelingen te zenden. In geval van problemen treedt het hoofd van de centrale coördinatie op en kan er soms zelfs contact worden opgenomen met het voorzitterschap. De centrale coördinatie, dat wil zeggen de coördinatie met de DG's en de taalkundige coördinatie, staat in voortdurend contact met de DG's en in mindere mate met het voorzitterschap, waardoor zij zich een gefundeerd oordeel kan vormen over de wenselijkheid van vertalingen en zij vertaalprioriteiten kan stellen ingeval onvoldoende vertaalcapaciteit beschikbaar is. |
| --- | --- |

16.

In de Raad controleert de centrale coördinatie, die zich aan het begin van de productieketen van de vertaaldienst bevindt, altijd of een tekst behoort te worden vertaald alvorens hem naar één of alle 20 vertaalafdelingen te zenden. In geval van problemen treedt het hoofd van de centrale coördinatie op en kan er soms zelfs contact worden opgenomen met het voorzitterschap. De centrale coördinatie, dat wil zeggen de coördinatie met de DG's en de taalkundige coördinatie, staat in voortdurend contact met de DG's en in mindere mate met het voorzitterschap, waardoor zij zich een gefundeerd oordeel kan vormen over de wenselijkheid van vertalingen en zij vertaalprioriteiten kan stellen ingeval onvoldoende vertaalcapaciteit beschikbaar is.

| 18. | Het machtigen en weigeren van vertalingen is een taak van de coördinatie (met name de Tour de contrôle). De huidige situatie is naar het oordeel van de Raad bevredigend, maar kan nog verbeterd worden. Afgezien van „controle door het management”, kunnen wellicht statistieken betreffende weigeringen worden opgesteld met het oog op nadere analyse. Ten aanzien van machtigingen zijn geen maatregelen nodig.
  Dat het accepteren van vertaalaanvragen (1) vaak meer afhing van de beschikbare vertaalcapaciteit dan van de reële behoeften, was onvermijdelijk vanwege:






  — | te veel of te weinig personeel in bepaalde vertaalafdelingen; |
| --- | --- | --- |

18.

Het machtigen en weigeren van vertalingen is een taak van de coördinatie (met name de Tour de contrôle). De huidige situatie is naar het oordeel van de Raad bevredigend, maar kan nog verbeterd worden. Afgezien van „controle door het management”, kunnen wellicht statistieken betreffende weigeringen worden opgesteld met het oog op nadere analyse. Ten aanzien van machtigingen zijn geen maatregelen nodig.

Dat het accepteren van vertaalaanvragen (1) vaak meer afhing van de beschikbare vertaalcapaciteit dan van de reële behoeften, was onvermijdelijk vanwege:

—

te veel of te weinig personeel in bepaalde vertaalafdelingen;

| — | beleid ter minimalisering van overwerk; |
| --- | --- |

—

beleid ter minimalisering van overwerk;

| — | twee verschillende vertaalsnelheden (EU-10 en EU-15). |
| --- | --- |

—

twee verschillende vertaalsnelheden (EU-10 en EU-15).

Vertalingen die echt nodig zijn, worden nooit geweigerd.

| 19. | Aanwerven via EPSO is vanwege het geringe aantal geschikte kandidaten moeilijker gebleken dan verwacht, ondanks de inspanningen die de instellingen zich hebben getroost om de lidstaten en andere partijen van dit probleem bewust te maken. |
| --- | --- |

19.

Aanwerven via EPSO is vanwege het geringe aantal geschikte kandidaten moeilijker gebleken dan verwacht, ondanks de inspanningen die de instellingen zich hebben getroost om de lidstaten en andere partijen van dit probleem bewust te maken.

| 20. | Het feit dat de aanwervingsdoelstellingen niet zijn gehaald, mag niet worden toegerekend aan de afzonderlijke instellingen. Helaas zal ook na de streefdatum van eind 2006 nog een tekort aan personeel bestaan, niet alleen aan vertalers maar ook aan afdelingshoofden, kwaliteitscontroleurs en secretaresses. |
| --- | --- |

20.

Het feit dat de aanwervingsdoelstellingen niet zijn gehaald, mag niet worden toegerekend aan de afzonderlijke instellingen. Helaas zal ook na de streefdatum van eind 2006 nog een tekort aan personeel bestaan, niet alleen aan vertalers maar ook aan afdelingshoofden, kwaliteitscontroleurs en secretaresses.

| 23. | Het is juist dat heel weinig vertalers in andere EU-15-afdelingen dan EN en FR kennis hebben van EU-10-talen. Dat is het resultaat van een bewust beleidsbesluit dat erop is gericht te kunnen werken met 20 in plaats van 11 officiële talen zonder dat het personeelsbestand evenredig moet worden vergroot. Ter voorbereiding van de uitbreiding van 2004 heeft het SGR vertalers in de Engelse en de Franse vertaalafdeling opgeleid in een of meer EU-10-talen en dat heeft tot de volgende situatie geleid (situatie per 22 mei 2006).
  Kennis van EU-10-talen bij Engelse en Franse vertalers (situatie per 22 mei 2006) | CS | ET | HU | LT | LV | MT | PL | SK | SL |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| FR | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 |
| EN | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 0 | 2 | 4 | 4 |
| Totaal | 6 | 3 | 5 | 2 | 3 | 0 | 5 | 4 | 4 |

23.

Het is juist dat heel weinig vertalers in andere EU-15-afdelingen dan EN en FR kennis hebben van EU-10-talen. Dat is het resultaat van een bewust beleidsbesluit dat erop is gericht te kunnen werken met 20 in plaats van 11 officiële talen zonder dat het personeelsbestand evenredig moet worden vergroot. Ter voorbereiding van de uitbreiding van 2004 heeft het SGR vertalers in de Engelse en de Franse vertaalafdeling opgeleid in een of meer EU-10-talen en dat heeft tot de volgende situatie geleid (situatie per 22 mei 2006).

Kennis van EU-10-talen bij Engelse en Franse vertalers (situatie per 22 mei 2006)

CS

ET

HU

LT

LV

MT

PL

SK

SL

FR

2

0

1

0

0

0

3

0

0

EN

4

3

4

2

3

0

2

4

4

Totaal

6

3

5

2

3

0

5

4

4

Voorts onderzoekt het SGR andere wegen om alle officiële talen te dekken, onder andere door het gebruik van retour-vertalingen (waarbij vertalers vanuit hun moedertaal werken in EN en FR).

| 26. | De Engelse vertaalafdeling neemt uitgebreid deel aan het workload balancing systeem. Wel zij opgemerkt dat de Engelse vertaalafdeling weliswaar enige overcapaciteit heeft als gevolg van het streven om in die afdeling alle talen te dekken, maar dit moet worden vergeleken met de kosten van het vroegere systeem, waarbij elke vertaalafdeling beschikte over de capaciteit (ongeveer minimaal zes vertalers met kennis van elke EU-taal) om vanuit elke officiële taal te vertalen, hoewel het aantal te vertalen bladzijden vanuit de meeste van die talen neerkwam op minder dan één procent van het totale aantal te vertalen bladzijden.
  Het SGR heeft niettemin altijd gezegd dat het zijn beleid in het licht van de ervaring opnieuw zal bezien (na ten minste twee jaar). Deze evaluatie zal plaatsvinden in de tweede helft van 2006/begin 2007. |
| --- | --- |

26.

De Engelse vertaalafdeling neemt uitgebreid deel aan het workload balancing systeem. Wel zij opgemerkt dat de Engelse vertaalafdeling weliswaar enige overcapaciteit heeft als gevolg van het streven om in die afdeling alle talen te dekken, maar dit moet worden vergeleken met de kosten van het vroegere systeem, waarbij elke vertaalafdeling beschikte over de capaciteit (ongeveer minimaal zes vertalers met kennis van elke EU-taal) om vanuit elke officiële taal te vertalen, hoewel het aantal te vertalen bladzijden vanuit de meeste van die talen neerkwam op minder dan één procent van het totale aantal te vertalen bladzijden.

Het SGR heeft niettemin altijd gezegd dat het zijn beleid in het licht van de ervaring opnieuw zal bezien (na ten minste twee jaar). Deze evaluatie zal plaatsvinden in de tweede helft van 2006/begin 2007.

| 35. | De centrale coördinatie ziet toe op de naleving van het „mijlpalenbeleid”, door de noodzaak van een vertaling in een bepaalde fase te beoordelen en te weigeren bepaalde documenten te vertalen. Op basis van de beschikbare middelen en de verlangde termijnen, zorgt de taalkundige coördinatie ervoor dat het passende aantal mijlpaalversies wordt vertaald. Bij haar besluit over de vertaling van een mijlpaalversie houdt de taalkundige coördinatie rekening met een aantal immateriële factoren zoals het politieke belang van een tekst, de prioriteit voor het programma van een voorzitterschap en beperkingen in de tijd. |
| --- | --- |

35.

De centrale coördinatie ziet toe op de naleving van het „mijlpalenbeleid”, door de noodzaak van een vertaling in een bepaalde fase te beoordelen en te weigeren bepaalde documenten te vertalen. Op basis van de beschikbare middelen en de verlangde termijnen, zorgt de taalkundige coördinatie ervoor dat het passende aantal mijlpaalversies wordt vertaald. Bij haar besluit over de vertaling van een mijlpaalversie houdt de taalkundige coördinatie rekening met een aantal immateriële factoren zoals het politieke belang van een tekst, de prioriteit voor het programma van een voorzitterschap en beperkingen in de tijd.

| 38. | Wanneer in bepaalde gevallen een afweging tussen snelheid en kwaliteit moet worden gemaakt, kan de taalkundige coördinatie aanbevelen een tekst niet te reviseren. Dit is alleen mogelijk in tussenfasen.
  Aangezien de Raad alleen core documents vertaalt, is doorgaans evenwel een hoog kwaliteitsniveau vereist. |
| --- | --- |

38.

Wanneer in bepaalde gevallen een afweging tussen snelheid en kwaliteit moet worden gemaakt, kan de taalkundige coördinatie aanbevelen een tekst niet te reviseren. Dit is alleen mogelijk in tussenfasen.

Aangezien de Raad alleen core documents vertaalt, is doorgaans evenwel een hoog kwaliteitsniveau vereist.

| 39. | Het SGR is doende een kwaliteitscontroleprocedure in de vertaalafdelingen op te zetten en heeft een formele procedure voor de behandeling van kwaliteitsklachten en feedback van onze klanten betreffende vertalingen ingevoerd. |
| --- | --- |

39.

Het SGR is doende een kwaliteitscontroleprocedure in de vertaalafdelingen op te zetten en heeft een formele procedure voor de behandeling van kwaliteitsklachten en feedback van onze klanten betreffende vertalingen ingevoerd.

| 40. | Zie opmerking onder paragraaf 39. |
| --- | --- |

40.

Zie opmerking onder paragraaf 39.

| 41. | Het SGR constateert met voldoening dat de Rekenkamer erkent dat zijn klanten tevreden zijn over de kwaliteit van de geleverde diensten. Het is niettemin gereed voor het invoeren van geharmoniseerde kwaliteitsbewakingsprocedures. |
| --- | --- |

41.

Het SGR constateert met voldoening dat de Rekenkamer erkent dat zijn klanten tevreden zijn over de kwaliteit van de geleverde diensten. Het is niettemin gereed voor het invoeren van geharmoniseerde kwaliteitsbewakingsprocedures.

| 42. | De algemene feedback van de EU-10-delegaties is thans eveneens over het geheel genomen bevredigend. De revisie van externe vertalingen vormt een probleem. Vertalingen worden uitbesteed vanwege een gebrek aan personeel en revisie ervan zou ten koste gaan van het voordeel van externe vertalingen (gebruik van kostbare middelen voor revisie). |
| --- | --- |

42.

De algemene feedback van de EU-10-delegaties is thans eveneens over het geheel genomen bevredigend. De revisie van externe vertalingen vormt een probleem. Vertalingen worden uitbesteed vanwege een gebrek aan personeel en revisie ervan zou ten koste gaan van het voordeel van externe vertalingen (gebruik van kostbare middelen voor revisie).

| 44. | De Raad zal in het kader van de statistische ontwikkelingen in de centrale coördinatie onderzoeken hoe kan worden nagegaan in welke mate vertaaltermijnen worden nageleefd. Core documents die voldoen aan het reglement van orde zijn altijd klaar voor de vergadering waarvoor zij nodig zijn. |
| --- | --- |

44.

De Raad zal in het kader van de statistische ontwikkelingen in de centrale coördinatie onderzoeken hoe kan worden nagegaan in welke mate vertaaltermijnen worden nageleefd. Core documents die voldoen aan het reglement van orde zijn altijd klaar voor de vergadering waarvoor zij nodig zijn.

| 46. | Dit was te wijten aan het ernstige capaciteitstekort in die talen. Er zijn evenwel geen aanwijzingen dat de aanneming van wetgeving is vertraagd omdat documenten niet beschikbaar waren. |
| --- | --- |

46.

Dit was te wijten aan het ernstige capaciteitstekort in die talen. Er zijn evenwel geen aanwijzingen dat de aanneming van wetgeving is vertraagd omdat documenten niet beschikbaar waren.

| 47. | Het SGR is voornemens op basis van de tijdens deze controle opgedane ervaring een systeem voor het permanent evalueren van de vertaalkosten op te zetten. Het SGR overweegt tevens of de kosten van bepaalde vertalingen stelselmatig aan de DG's en aan het voorzitterschap kunnen worden medegedeeld, met name de kosten van vertalingen die buitensporig veel overwerk met zich meebrengen. |
| --- | --- |

47.

Het SGR is voornemens op basis van de tijdens deze controle opgedane ervaring een systeem voor het permanent evalueren van de vertaalkosten op te zetten. Het SGR overweegt tevens of de kosten van bepaalde vertalingen stelselmatig aan de DG's en aan het voorzitterschap kunnen worden medegedeeld, met name de kosten van vertalingen die buitensporig veel overwerk met zich meebrengen.

| 51. | Aangezien de Raad zich aan het eind van de wetgevingsprocedure bevindt, draagt hij een bijzondere verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de aangenomen (en openbaar gemaakte) teksten. Kwaliteit heeft haar prijs en heeft gevolgen voor de productiviteit van de vertalers. Voorts is het, zoals eerder toegelicht, niet wenselijk wetgevingsdocumenten en politiek gevoelige documenten uit te besteden aan freelance bureaus. Dat is de reden waarom het SGR in het algemeen het gebruik van externe vertalingen vermijdt. |
| --- | --- |

51.

Aangezien de Raad zich aan het eind van de wetgevingsprocedure bevindt, draagt hij een bijzondere verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de aangenomen (en openbaar gemaakte) teksten. Kwaliteit heeft haar prijs en heeft gevolgen voor de productiviteit van de vertalers. Voorts is het, zoals eerder toegelicht, niet wenselijk wetgevingsdocumenten en politiek gevoelige documenten uit te besteden aan freelance bureaus. Dat is de reden waarom het SGR in het algemeen het gebruik van externe vertalingen vermijdt.

| 53. | b) | De Raad zal een procedure invoeren voor het bijhouden van het percentage verzoeken die niet voldoen aan de termijnen voor de indiening van te vertalen documenten, en van de redenen daarvoor, zonder de in het commentaar bij paragraaf 44 genoemde aspecten uit het oog te verliezen. |
| --- | --- | --- |

53.

b)

De Raad zal een procedure invoeren voor het bijhouden van het percentage verzoeken die niet voldoen aan de termijnen voor de indiening van te vertalen documenten, en van de redenen daarvoor, zonder de in het commentaar bij paragraaf 44 genoemde aspecten uit het oog te verliezen.

| e) | De Raad zal een procedure invoeren voor het bijhouden van het percentage „essentiële” (core) documenten dat verplicht vertaald moet worden in verhouding tot het totale aantal vertaalde documenten. |
| --- | --- |

e)

De Raad zal een procedure invoeren voor het bijhouden van het percentage „essentiële” (core) documenten dat verplicht vertaald moet worden in verhouding tot het totale aantal vertaalde documenten.

| f) | De Raad zal een procedure invoeren voor het vergaren van extra informatie over vertalingen die als gevolg van latere wijzigingen in de originele tekst niet nodig waren. |
| --- | --- |

f)

De Raad zal een procedure invoeren voor het vergaren van extra informatie over vertalingen die als gevolg van latere wijzigingen in de originele tekst niet nodig waren.

| 56. | Het argument van de Rekenkamer over het belang van nauwkeurige prognoses is steekhoudend, maar die nauwkeurigheid onttrekt zich in de realiteit aan de invloed van de vertaaldiensten omdat bijvoorbeeld de voortgang van wetgevingsteksten in de Raad afhangt van de vorderingen in de verschillende werkgroepen, comités en Raadszittingen, soms zelfs in bilaterale bijeenkomsten. |
| --- | --- |

56.

Het argument van de Rekenkamer over het belang van nauwkeurige prognoses is steekhoudend, maar die nauwkeurigheid onttrekt zich in de realiteit aan de invloed van de vertaaldiensten omdat bijvoorbeeld de voortgang van wetgevingsteksten in de Raad afhangt van de vorderingen in de verschillende werkgroepen, comités en Raadszittingen, soms zelfs in bilaterale bijeenkomsten.

| 61. | Het streefgetal van 25 vertalers per afdeling is gebaseerd op de normaal te voorziene werklast, die op zijn beurt gebaseerd is op het beleid van core documents. De toename of de piek in de werklast aan het eind van elk voorzitterschap wordt opgelost door een veel rigoureuzer beheer van het werk in de afdelingen, het bedingen van andere termijnen maar vooral door overwerk aan het eind van de werkdag en, bij wijze van uitzondering, in het weekeinde of op vrije dagen.
  De reden waarom Raadsvertalingen pas kort voor de vergaderingen worden verstrekt is dat 62 % van de Raadsdocumenten termijnen van minder dan 72 uur hebben. Daardoor is het onvermijdelijk dat de vertalingen pas in een laat stadium beschikbaar komen. |
| --- | --- |

61.

Het streefgetal van 25 vertalers per afdeling is gebaseerd op de normaal te voorziene werklast, die op zijn beurt gebaseerd is op het beleid van core documents. De toename of de piek in de werklast aan het eind van elk voorzitterschap wordt opgelost door een veel rigoureuzer beheer van het werk in de afdelingen, het bedingen van andere termijnen maar vooral door overwerk aan het eind van de werkdag en, bij wijze van uitzondering, in het weekeinde of op vrije dagen.

De reden waarom Raadsvertalingen pas kort voor de vergaderingen worden verstrekt is dat 62 % van de Raadsdocumenten termijnen van minder dan 72 uur hebben. Daardoor is het onvermijdelijk dat de vertalingen pas in een laat stadium beschikbaar komen.

| 64. | Dit is juist, maar zij zijn hoe dan ook ervaren genoeg om de pieken te kennen en in de meeste vertaalafdelingen worden zij geholpen door vertalers die optreden als voltijdse coördinatoren. Zowel het hoofd van de vertaalafdeling als de coördinator wordt door de centrale coördinatie voortdurend op de hoogte gehouden. In de Raad, die alleen werkt met korte termijnen, ligt het initiatief ten aanzien van de termijnen bij de centrale coördinatie, die een beeld van de totale hoeveelheid werk heeft. |
| --- | --- |

64.

Dit is juist, maar zij zijn hoe dan ook ervaren genoeg om de pieken te kennen en in de meeste vertaalafdelingen worden zij geholpen door vertalers die optreden als voltijdse coördinatoren. Zowel het hoofd van de vertaalafdeling als de coördinator wordt door de centrale coördinatie voortdurend op de hoogte gehouden. In de Raad, die alleen werkt met korte termijnen, ligt het initiatief ten aanzien van de termijnen bij de centrale coördinatie, die een beeld van de totale hoeveelheid werk heeft.

| 65. | De Raad heeft zijn systeem voor het tellen van bladzijden met het oog op het ramen van de werklast veranderd en gebruikt thans een systeem met gewogen standaardbladzijden, zogeheten netto-bladzijden. |
| --- | --- |

65.

De Raad heeft zijn systeem voor het tellen van bladzijden met het oog op het ramen van de werklast veranderd en gebruikt thans een systeem met gewogen standaardbladzijden, zogeheten netto-bladzijden.

| 67. | Deze taak wordt door de centrale coördinatie met behulp van technische middelen uitgevoerd. |
| --- | --- |

67.

Deze taak wordt door de centrale coördinatie met behulp van technische middelen uitgevoerd.

| 69. | De Raad heeft op dit punt sinds de controleperiode aanzienlijke vorderingen gemaakt en de verhouding tussen het aantal secretaresses en het aantal vertalers verbetert nog steeds. |
| --- | --- |

69.

De Raad heeft op dit punt sinds de controleperiode aanzienlijke vorderingen gemaakt en de verhouding tussen het aantal secretaresses en het aantal vertalers verbetert nog steeds.

| 70. | De Raad heeft veel tijd geïnvesteerd in het optimaliseren van het gebruik van IT-instrumenten. Momenteel wordt een programma uitgevoerd dat het ontwikkelen van instrumenten (Euramis en interne instrumenten), een opleidingsprogramma en het opzetten van een speciale TRADOS-cel in de centrale coördinatie omvat. De Raad is daarnaast voornemens een systeem van statistische indicatoren in te voeren om het gebruik van TRADOS in de vertaaldienst bij te houden. |
| --- | --- |

70.

De Raad heeft veel tijd geïnvesteerd in het optimaliseren van het gebruik van IT-instrumenten. Momenteel wordt een programma uitgevoerd dat het ontwikkelen van instrumenten (Euramis en interne instrumenten), een opleidingsprogramma en het opzetten van een speciale TRADOS-cel in de centrale coördinatie omvat. De Raad is daarnaast voornemens een systeem van statistische indicatoren in te voeren om het gebruik van TRADOS in de vertaaldienst bij te houden.

| 78. | De particuliere sector is minder begaan met kwaliteit en consistentie dan de instellingen. De ervaringen van de instelling in het algemeen, zoals bevestigd door de werkzaamheden van het Interinstitutioneel comité voor de beoordeling van de kwaliteit (CIEQ), leren dat wetgevingsteksten niet door externe bureaus moeten worden vertaald. Uit de ervaring van de Raad blijkt voorts dat teksten die in de vroege fasen van de onderhandelingen binnen de Raad (groepsniveau) door externe bureaus worden vertaald, bij de vertaling van latere versies van de tekst van weinig nut zijn. |
| --- | --- |

78.

De particuliere sector is minder begaan met kwaliteit en consistentie dan de instellingen. De ervaringen van de instelling in het algemeen, zoals bevestigd door de werkzaamheden van het Interinstitutioneel comité voor de beoordeling van de kwaliteit (CIEQ), leren dat wetgevingsteksten niet door externe bureaus moeten worden vertaald. Uit de ervaring van de Raad blijkt voorts dat teksten die in de vroege fasen van de onderhandelingen binnen de Raad (groepsniveau) door externe bureaus worden vertaald, bij de vertaling van latere versies van de tekst van weinig nut zijn.

| 85. | Er zijn inderdaad zeer beperkte mogelijkheden voor interne overplaatsing. Vertalers vormen ongeveer 66 % van het AD-personeel (790 LA, JL niet meegerekend; 450 A) in de Raad.
  Opgemerkt zij tevens dat een zeer groot deel van de personeelsleden in de acht boventallige vertaalafdelingen tussen 55 en 65 jaar oud is.
  Personeelsleden in de vertaalafdelingen in de leeftijdsgroep 55-65 | DA | DE | EL | ES | NL | FI | PT | IT |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Overcapaciteit | 12 | 25 | 15 | 16 | 12 | 19 | 18 | 18 |
| 55-65 | 15 | 8 | 11 | 10 | 10 | 8 | 15 | 12 |

85.

Er zijn inderdaad zeer beperkte mogelijkheden voor interne overplaatsing. Vertalers vormen ongeveer 66 % van het AD-personeel (790 LA, JL niet meegerekend; 450 A) in de Raad.

Opgemerkt zij tevens dat een zeer groot deel van de personeelsleden in de acht boventallige vertaalafdelingen tussen 55 en 65 jaar oud is.

Personeelsleden in de vertaalafdelingen in de leeftijdsgroep 55-65

DA

DE

EL

ES

NL

FI

PT

IT

Overcapaciteit

12

25

15

16

12

19

18

18

55-65

15

8

11

10

10

8

15

12

Het is moeilijk vertalers in groten getale om te scholen en over te plaatsen omdat vertalers een taalkundige achtergrond hebben. De Raad is niettemin voornemens alle mogelijkheden voor overplaatsing, zowel intern als interinstitutioneel, te onderzoeken. Er staan passende maatregelen op stapel.

| 86. | Naast de in het verslag van de Rekenkamer vermelde taken verstrekt de Engelse vertaalafdeling tevens rechtstreekse bijstand aan het voorzitterschap (er werkt een vertaler in de kantoren van het voorzitterschap) en aan andere DG's. |
| --- | --- |

86.

Naast de in het verslag van de Rekenkamer vermelde taken verstrekt de Engelse vertaalafdeling tevens rechtstreekse bijstand aan het voorzitterschap (er werkt een vertaler in de kantoren van het voorzitterschap) en aan andere DG's.

| 88. | De eerder genoemde prestatie-indicatoren en statistieken zullen geleidelijk worden geïmplementeerd zodra met de middelen die voor workflow-ontwikkeling beschikbaar zijn, de nodige verbeteringen kunnen worden aangebracht. |
| --- | --- |

88.

De eerder genoemde prestatie-indicatoren en statistieken zullen geleidelijk worden geïmplementeerd zodra met de middelen die voor workflow-ontwikkeling beschikbaar zijn, de nodige verbeteringen kunnen worden aangebracht.

| 90. | De door de Raad gehanteerde statistieken zijn in 2005 aangepast aan de praktijk in andere instellingen. De statistieken voor 2003 en 2004 zijn met terugwerkende kracht gewijzigd om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe berekeningsmethoden. |
| --- | --- |

90.

De door de Raad gehanteerde statistieken zijn in 2005 aangepast aan de praktijk in andere instellingen. De statistieken voor 2003 en 2004 zijn met terugwerkende kracht gewijzigd om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe berekeningsmethoden.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| 105. | De centrale coördinatie van de Raad tracht de vertaalwerklast te voorspellen en de planning daarop af te stemmen. Op deze wijze streeft zij ernaar, binnen de politieke mogelijkheden, de werklast en de vertaalcapaciteit met elkaar in evenwicht te brengen. |
| --- | --- |

105.

De centrale coördinatie van de Raad tracht de vertaalwerklast te voorspellen en de planning daarop af te stemmen. Op deze wijze streeft zij ernaar, binnen de politieke mogelijkheden, de werklast en de vertaalcapaciteit met elkaar in evenwicht te brengen.

---

(1)  Niet-essentiële documenten.

---

ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE

SAMENVATTING

| I. | De Commissie heeft tot taak de meertalige schriftelijke communicatie te ondersteunen door een gelijke taalkundige behandeling van alle officiële talen. Zij ondersteunt ook de meertaligheid in de Unie, die tot een delicate politieke kwestie is uitgegroeid. Voldoen aan reële behoeften, leveren van hoge kwaliteit en kosteneffectiviteit zijn de richtsnoeren die de Commissie bij haar vertalingen toepast.
  De Commissie is de instelling die het initiatief neemt om wetgevende voorstellen uit te werken en heeft daarom vaak te maken met vertalingen van volledig nieuwe teksten, die nadien in de Raad en het Parlement worden gewijzigd. Dit impliceert een hogere moeilijkheidsgraad en meer research, vooral op terminologisch gebied. |
| --- | --- |

I.

De Commissie heeft tot taak de meertalige schriftelijke communicatie te ondersteunen door een gelijke taalkundige behandeling van alle officiële talen. Zij ondersteunt ook de meertaligheid in de Unie, die tot een delicate politieke kwestie is uitgegroeid. Voldoen aan reële behoeften, leveren van hoge kwaliteit en kosteneffectiviteit zijn de richtsnoeren die de Commissie bij haar vertalingen toepast.

De Commissie is de instelling die het initiatief neemt om wetgevende voorstellen uit te werken en heeft daarom vaak te maken met vertalingen van volledig nieuwe teksten, die nadien in de Raad en het Parlement worden gewijzigd. Dit impliceert een hogere moeilijkheidsgraad en meer research, vooral op terminologisch gebied.

| II. | Sinds de voltooiing van de audit heeft de Commissie verdere wijzigingen in haar vertaalpraktijken en –procedures ingevoerd, die volgens haar een antwoord bieden op de opmerkingen van de Rekenkamer en worden toegelicht in het antwoord van de Commissie op de desbetreffende paragrafen. |
| --- | --- |

II.

Sinds de voltooiing van de audit heeft de Commissie verdere wijzigingen in haar vertaalpraktijken en –procedures ingevoerd, die volgens haar een antwoord bieden op de opmerkingen van de Rekenkamer en worden toegelicht in het antwoord van de Commissie op de desbetreffende paragrafen.

| III en IV. | De Commissie zal haar vertaalstrategie bijwerken, bijvoorbeeld door richtsnoeren voor niet-essentiële documenten op te nemen. De DG's zullen worden aangemoedigd om hun interne procedures voor het aanvragen van vertalingen te vereenvoudigen. |
| --- | --- |

III en IV.

De Commissie zal haar vertaalstrategie bijwerken, bijvoorbeeld door richtsnoeren voor niet-essentiële documenten op te nemen. De DG's zullen worden aangemoedigd om hun interne procedures voor het aanvragen van vertalingen te vereenvoudigen.

| V. | De Commissie onderzoekt thans wat de beste methode is om kwaliteit te meten. DGT heeft zijn contacten met de DG's en diensten van de Commissie opgevoerd, zodat zij regelmatig commentaar kunnen leveren op de kwaliteit van de dienstverlening. De vertaaldienst is van oordeel dat regelmatige peilingen naar de tevredenheid van de gebruikers binnen de DG's en diensten geen significante toegevoegde waarde zullen bieden.
  De procedures van de Commissie voor kwaliteitscontrole zijn gebaseerd op risicobeoordeling en kosteneffectiviteit teneinde vertalingen te produceren die in de verschillende gevallen beantwoorden aan hun doel. Deze werkwijze maakt het gebruik van een enkele „kwaliteitsindicator” gebaseerd op het aantal fouten per bladzijde ongeschikt (zie ook paragraaf 100 hierna). |
| --- | --- |

V.

De Commissie onderzoekt thans wat de beste methode is om kwaliteit te meten. DGT heeft zijn contacten met de DG's en diensten van de Commissie opgevoerd, zodat zij regelmatig commentaar kunnen leveren op de kwaliteit van de dienstverlening. De vertaaldienst is van oordeel dat regelmatige peilingen naar de tevredenheid van de gebruikers binnen de DG's en diensten geen significante toegevoegde waarde zullen bieden.

De procedures van de Commissie voor kwaliteitscontrole zijn gebaseerd op risicobeoordeling en kosteneffectiviteit teneinde vertalingen te produceren die in de verschillende gevallen beantwoorden aan hun doel. Deze werkwijze maakt het gebruik van een enkele „kwaliteitsindicator” gebaseerd op het aantal fouten per bladzijde ongeschikt (zie ook paragraaf 100 hierna).

| VI en VII. | De Commissie heeft haar vertaalkosten en de kostprijs per bladzijde voor 2002 berekend, en verdere bijwerkingen van deze berekeningen opgeschort in afwachting van de resultaten van de in dit verslag besproken audit.
  De stijging van de kostprijs per bladzijde in 2005 voor de Commissie (vergeleken met 2003) is het gevolg van een strakke beheersing van de vraag, die voor de verschillende talen gelijkelijk is teruggeschroefd en in de „oude” vertaalafdelingen zelfs beneden de beschikbare capaciteit is gedaald. Hierdoor kon de Commissie haar behoeften aan middelen voor de nieuwe vertaalafdelingen aanzienlijk inkrimpen, waardoor belangrijke onmiddellijke besparingen voor de administratieve begroting van de Commissie werden gecreëerd die met circa 380 posten overeenstemmen.
  De resulterende capaciteitsoverschotten voor de „oude” talen werden in 2004 en 2005 al gedeeltelijk aangepakt door middel van compenserende maatregelen zoals interne herindeling, nieuwe methoden voor verhoogde flexibiliteit, drastische verlaging van de freelance vertalingen voor de „oude” vertaalafdelingen, enz. Deze maatregelen werden eind 2005 geïntensiveerd met de invoering van een strategie voor middelentoewijzing binnen DGT, die in het besluit van de Commissie betreffende de JBS 2007 werd bevestigd en gericht was op een beter evenwicht tussen vraag en aanbod en het verbeteren van de kosteneffectiviteit, wat op middellange tot lange termijn bijkomende besparingen voor de administratieve begroting van de Commissie zal opleveren. Hierdoor zouden de verschillen in werktempo en uitbestedingspercentages op middellange termijn moeten worden weggewerkt. |
| --- | --- |

VI en VII.

De Commissie heeft haar vertaalkosten en de kostprijs per bladzijde voor 2002 berekend, en verdere bijwerkingen van deze berekeningen opgeschort in afwachting van de resultaten van de in dit verslag besproken audit.

De stijging van de kostprijs per bladzijde in 2005 voor de Commissie (vergeleken met 2003) is het gevolg van een strakke beheersing van de vraag, die voor de verschillende talen gelijkelijk is teruggeschroefd en in de „oude” vertaalafdelingen zelfs beneden de beschikbare capaciteit is gedaald. Hierdoor kon de Commissie haar behoeften aan middelen voor de nieuwe vertaalafdelingen aanzienlijk inkrimpen, waardoor belangrijke onmiddellijke besparingen voor de administratieve begroting van de Commissie werden gecreëerd die met circa 380 posten overeenstemmen.

De resulterende capaciteitsoverschotten voor de „oude” talen werden in 2004 en 2005 al gedeeltelijk aangepakt door middel van compenserende maatregelen zoals interne herindeling, nieuwe methoden voor verhoogde flexibiliteit, drastische verlaging van de freelance vertalingen voor de „oude” vertaalafdelingen, enz. Deze maatregelen werden eind 2005 geïntensiveerd met de invoering van een strategie voor middelentoewijzing binnen DGT, die in het besluit van de Commissie betreffende de JBS 2007 werd bevestigd en gericht was op een beter evenwicht tussen vraag en aanbod en het verbeteren van de kosteneffectiviteit, wat op middellange tot lange termijn bijkomende besparingen voor de administratieve begroting van de Commissie zal opleveren. Hierdoor zouden de verschillen in werktempo en uitbestedingspercentages op middellange termijn moeten worden weggewerkt.

| VIII. | De Commissie ondersteunt de interinstitutionele samenwerking met inbegrip van het mechanisme voor het verdelen van de werklast als middel om beschikbare vertaalcapaciteit over de instellingen te verdelen, en zij heeft gedurende het hele proefproject de hoogste nettobijdrage geleverd.
  De Commissie zal blijven bijdragen tot de verdere verfijning van deze procedure. De mogelijkheden daarvan zullen evenwel in de toekomst afnemen als gevolg van de huidige maatregelen om de middelentoewijzingen overeenkomstig de reële behoeften bij te stellen. De toepasbaarheid van deze werkwijze is evenwel beperkt gezien de uiteenlopende aard van de werkwijzen, tijdschema’s en agenda's van de verschillende instellingen en omdat de verdeling van de werklast geen vervanging van freelance vertalingen kan zijn en evenmin de volledige absorptie van onbenutte capaciteit in de instellingen mogelijk kan maken. |
| --- | --- |

VIII.

De Commissie ondersteunt de interinstitutionele samenwerking met inbegrip van het mechanisme voor het verdelen van de werklast als middel om beschikbare vertaalcapaciteit over de instellingen te verdelen, en zij heeft gedurende het hele proefproject de hoogste nettobijdrage geleverd.

De Commissie zal blijven bijdragen tot de verdere verfijning van deze procedure. De mogelijkheden daarvan zullen evenwel in de toekomst afnemen als gevolg van de huidige maatregelen om de middelentoewijzingen overeenkomstig de reële behoeften bij te stellen. De toepasbaarheid van deze werkwijze is evenwel beperkt gezien de uiteenlopende aard van de werkwijzen, tijdschema’s en agenda's van de verschillende instellingen en omdat de verdeling van de werklast geen vervanging van freelance vertalingen kan zijn en evenmin de volledige absorptie van onbenutte capaciteit in de instellingen mogelijk kan maken.

| IX. | In 2004 en 2005 was nog geen informatie beschikbaar over het gemiddelde gebruik van IT-instrumenten door vertalers van de Commissie maar eind 2005 kwam een onderzoek tot de conclusie dat het gebruik van deze instrumenten op zijn minst 76 % bedraagt, terwijl het in de „nieuwe” EU-10-talen bijna 100 % beloopt.
  De Commissie is thans bezig met het opstellen van statistieken over het gebruik van IT-instrumenten. Er zijn werkzaamheden aan de gang om het effectieve gebruik automatisch te registreren en om andere indicatoren vast te stellen.
  De centrale eenheid van de Commissie voor beheersing van de vraag naar vertalingen kan bogen op een sterke verbetering van haar capaciteiten en prestaties inzake planning, het afspreken van realistische termijnen en coherentie bij de uitbesteding, maar deze inspanningen omvatten nog niet de volledige vertaalactiviteit binnen de Commissie. De komende toetsing van de vertaalstrategie van de Commissie zal de coördinerende rol van DGT voor alle vertaalactiviteiten binnen de Commissie versterken. |
| --- | --- |

IX.

In 2004 en 2005 was nog geen informatie beschikbaar over het gemiddelde gebruik van IT-instrumenten door vertalers van de Commissie maar eind 2005 kwam een onderzoek tot de conclusie dat het gebruik van deze instrumenten op zijn minst 76 % bedraagt, terwijl het in de „nieuwe” EU-10-talen bijna 100 % beloopt.

De Commissie is thans bezig met het opstellen van statistieken over het gebruik van IT-instrumenten. Er zijn werkzaamheden aan de gang om het effectieve gebruik automatisch te registreren en om andere indicatoren vast te stellen.

De centrale eenheid van de Commissie voor beheersing van de vraag naar vertalingen kan bogen op een sterke verbetering van haar capaciteiten en prestaties inzake planning, het afspreken van realistische termijnen en coherentie bij de uitbesteding, maar deze inspanningen omvatten nog niet de volledige vertaalactiviteit binnen de Commissie. De komende toetsing van de vertaalstrategie van de Commissie zal de coördinerende rol van DGT voor alle vertaalactiviteiten binnen de Commissie versterken.

INLEIDING

| 11. | Sinds de voltooiing van de audit heeft de Commissie verdere wijzigingen in haar vertaalpraktijken en -procedures ingevoerd, die volgens haar een antwoord bieden op de opmerkingen van de Rekenkamer en nader worden toegelicht in het antwoord van de Commissie op de desbetreffende paragrafen. |
| --- | --- |

11.

Sinds de voltooiing van de audit heeft de Commissie verdere wijzigingen in haar vertaalpraktijken en -procedures ingevoerd, die volgens haar een antwoord bieden op de opmerkingen van de Rekenkamer en nader worden toegelicht in het antwoord van de Commissie op de desbetreffende paragrafen.

OPMERKINGEN

| 13 t/m 18. | De Commissie heeft procedures vastgesteld voor het aanvragen van vertalingen bij DGT aan de hand van een webgebaseerde toepassing („POETRY”), die alle vertalingsaanvragen van de DG's en diensten naar DGT verzendt en door DGT wordt gebruikt om deze aanvragen overeenkomstig haar vertaalstrategie te verwerken. Binnen het kader van deze beperkingen organiseert iedere afnemende dienst zijn interne werkstroom met het oog op de verzending van de aanvragen via „POETRY”.
  Gezien het gebrek aan coherentie bij de Commissieprocedures voor goedkeuring van een vertalingsaanvraag speelt het onderzoek van de vraag door DGT een belangrijke rol bij de harmonisatie van de vertaalpraktijken tussen de verschillende DG's. Sinds 2005 worden de goedkeuringen die de eenheid Planning van de Commissie verleent, systematischer gecontroleerd, vooral met betrekking tot de categorieën documenten waarvoor in de vertaalstrategie geen richtsnoeren zijn vastgesteld.
  De Commissie zal de goedkeuringsprocedures en het onderzoek van vertalingsaanvragen in haar DG's en diensten onder de loep nemen en zal ook voor de vertaling van niet-essentiële documenten richtsnoeren vaststellen als onderdeel van haar geactualiseerde strategie voor de periode 2007 en volgende jaren (gepland voor eind 2006). Hierdoor zal de capaciteit voor coherent onderzoek van de vraag worden versterkt. |
| --- | --- |

13 t/m 18.

De Commissie heeft procedures vastgesteld voor het aanvragen van vertalingen bij DGT aan de hand van een webgebaseerde toepassing („POETRY”), die alle vertalingsaanvragen van de DG's en diensten naar DGT verzendt en door DGT wordt gebruikt om deze aanvragen overeenkomstig haar vertaalstrategie te verwerken. Binnen het kader van deze beperkingen organiseert iedere afnemende dienst zijn interne werkstroom met het oog op de verzending van de aanvragen via „POETRY”.

Gezien het gebrek aan coherentie bij de Commissieprocedures voor goedkeuring van een vertalingsaanvraag speelt het onderzoek van de vraag door DGT een belangrijke rol bij de harmonisatie van de vertaalpraktijken tussen de verschillende DG's. Sinds 2005 worden de goedkeuringen die de eenheid Planning van de Commissie verleent, systematischer gecontroleerd, vooral met betrekking tot de categorieën documenten waarvoor in de vertaalstrategie geen richtsnoeren zijn vastgesteld.

De Commissie zal de goedkeuringsprocedures en het onderzoek van vertalingsaanvragen in haar DG's en diensten onder de loep nemen en zal ook voor de vertaling van niet-essentiële documenten richtsnoeren vaststellen als onderdeel van haar geactualiseerde strategie voor de periode 2007 en volgende jaren (gepland voor eind 2006). Hierdoor zal de capaciteit voor coherent onderzoek van de vraag worden versterkt.

| 19 en 20. | Het daadwerkelijke aantal indiensttredingen per 31 december 2004 moet worden beoordeeld in het licht van de besluiten van de begrotingsautoriteit om de middelen voor de uitbreiding geleidelijk in te voeren over de periode 2004-2006.
  Ondanks de personeelstekorten en de kwetsbare structuren als gevolg van het grote aantal tijdelijke personeelsleden kon de Commissie voldoen aan haar wettelijke verplichtingen, zodat in alle cruciale vertaalbehoeften voor deze talen is voorzien. Een en ander is het resultaat van een coherente beheersing van de vraag, aanzienlijke overuren door het personeel van de EU-10-afdelingen en een belangrijke bijdrage van externe vertaling.
  Het oorspronkelijke streefcijfer van 90 fulltime-equivalenten, dat was vastgesteld voor de overgangsstrategie voor vertalingen was goedgekeurd, is herzien overeenkomstig de geraamde impact van deze strategie op de vraag naar vertalingen en is bepaald op 75 fulltime-equivalenten (als bevestigd door het besluit van de Commissie betreffende de JBS 2007). |
| --- | --- |

19 en 20.

Het daadwerkelijke aantal indiensttredingen per 31 december 2004 moet worden beoordeeld in het licht van de besluiten van de begrotingsautoriteit om de middelen voor de uitbreiding geleidelijk in te voeren over de periode 2004-2006.

Ondanks de personeelstekorten en de kwetsbare structuren als gevolg van het grote aantal tijdelijke personeelsleden kon de Commissie voldoen aan haar wettelijke verplichtingen, zodat in alle cruciale vertaalbehoeften voor deze talen is voorzien. Een en ander is het resultaat van een coherente beheersing van de vraag, aanzienlijke overuren door het personeel van de EU-10-afdelingen en een belangrijke bijdrage van externe vertaling.

Het oorspronkelijke streefcijfer van 90 fulltime-equivalenten, dat was vastgesteld voor de overgangsstrategie voor vertalingen was goedgekeurd, is herzien overeenkomstig de geraamde impact van deze strategie op de vraag naar vertalingen en is bepaald op 75 fulltime-equivalenten (als bevestigd door het besluit van de Commissie betreffende de JBS 2007).

| 21 t/m 23. | De Commissie organiseert haar vertaalactiviteit in haar hoofdkantoren in Brussel en Luxemburg met het oog op de vergemakkelijking van samenwerking tussen de vertaalafdelingen, meertalige coördinatie en beheer, opleiding en informaticaondersteuning.
  De Commissie diende evenwel in het merendeel van haar vertegenwoordigingen vertaalstructuren op te zetten als tijdelijke maatregel ter aanvulling van de beperkte capaciteit die tijdens de aanloopperiode voor de nieuwe talen beschikbaar was. De rol van deze structuren wordt thans opnieuw bekeken.
  De Commissie heeft zich actief voorbereid op vertalingen uit de EU-10-talen, en in 2004 had meer dan 25 % van alle vertalers van de „oude” talen een opleiding in de „nieuwe” talen voltooid of aangevat (216 in opleiding, 87 operationeel en 68 gedeeltelijk operationeel).
  Om het capaciteitstekort voor sommige talencombinaties aan te pakken en de kosteneffectiviteit te verhogen maakt de Commissie (voor 0,9 % van de totale productie) gebruik van vertaling of revisie door moedertaalsprekers van de brontaal en niet de doeltaal. |
| --- | --- |

21 t/m 23.

De Commissie organiseert haar vertaalactiviteit in haar hoofdkantoren in Brussel en Luxemburg met het oog op de vergemakkelijking van samenwerking tussen de vertaalafdelingen, meertalige coördinatie en beheer, opleiding en informaticaondersteuning.

De Commissie diende evenwel in het merendeel van haar vertegenwoordigingen vertaalstructuren op te zetten als tijdelijke maatregel ter aanvulling van de beperkte capaciteit die tijdens de aanloopperiode voor de nieuwe talen beschikbaar was. De rol van deze structuren wordt thans opnieuw bekeken.

De Commissie heeft zich actief voorbereid op vertalingen uit de EU-10-talen, en in 2004 had meer dan 25 % van alle vertalers van de „oude” talen een opleiding in de „nieuwe” talen voltooid of aangevat (216 in opleiding, 87 operationeel en 68 gedeeltelijk operationeel).

Om het capaciteitstekort voor sommige talencombinaties aan te pakken en de kosteneffectiviteit te verhogen maakt de Commissie (voor 0,9 % van de totale productie) gebruik van vertaling of revisie door moedertaalsprekers van de brontaal en niet de doeltaal.

| 25. | De stijgende tendens van de vertaalvolumes in de Commissie is in 2004 stopgezet als gevolg van de invoering van de Commissiestrategie voor beheersing van de vraag. De vertraging van de wetgevende activiteit waarop de Rekenkamer wijst, had slechts een beperkte impact aangezien grote volumes wetgevende teksten zoals landbouwbesluiten, antidumping, mededinging, staatssteun, enz. geen effect daarvan ondervinden.
  Bovendien deed de verwachte achterstand bij vertalingen in de EU-10-talen zich in de praktijk niet voor.
  In verband met directe uitbesteding en grijze vertalingen (genoemd in voetnoot 13) is de Commissie het ermee eens dat er op dit ogenblik geen betrouwbare ramingen bestaan van de omvang van grijze vertalingen of directe uitbesteding. Zij start daarom een enquête in haar DG's en diensten om de reikwijdte van die praktijken te beoordelen. De resultaten daarvan zullen worden gebruikt voor een actualisering van de vertaalstrategie van de Commissie voor 2007 en volgende jaren. |
| --- | --- |

25.

De stijgende tendens van de vertaalvolumes in de Commissie is in 2004 stopgezet als gevolg van de invoering van de Commissiestrategie voor beheersing van de vraag. De vertraging van de wetgevende activiteit waarop de Rekenkamer wijst, had slechts een beperkte impact aangezien grote volumes wetgevende teksten zoals landbouwbesluiten, antidumping, mededinging, staatssteun, enz. geen effect daarvan ondervinden.

Bovendien deed de verwachte achterstand bij vertalingen in de EU-10-talen zich in de praktijk niet voor.

In verband met directe uitbesteding en grijze vertalingen (genoemd in voetnoot 13) is de Commissie het ermee eens dat er op dit ogenblik geen betrouwbare ramingen bestaan van de omvang van grijze vertalingen of directe uitbesteding. Zij start daarom een enquête in haar DG's en diensten om de reikwijdte van die praktijken te beoordelen. De resultaten daarvan zullen worden gebruikt voor een actualisering van de vertaalstrategie van de Commissie voor 2007 en volgende jaren.

| 37 t/m 43. | Het beleid van de Commissie inzake de kwaliteitscontrole van vertalingen is geconcentreerd op het produceren van vertalingen die „geschikt zijn voor hun doel”; tot nog toe is geen eengemaakte kwaliteitsindicator uitgewerkt. Bij hun beoordeling van de kwaliteit van freelance vertalingen besteden de DG's en diensten wellicht niet altijd voldoende aandacht aan de gedifferentieerde kwaliteitseisen in overeenstemming met het beginsel dat een vertaling geschikt moet zijn voor haar doel. De Commissie verricht thans een onderzoek naar de passendste wijzen om de kwaliteit te meten.
  Alle freelance vertalingen worden beoordeeld op basis van een steekproefsgewijze controle van de bladzijden en afgewezen indien de kwaliteit op die basis onbevredigend blijkt.
  De kwaliteitsproblemen bij uitbestede wetgevingsvoorstellen die de Commissie tijdens de startperiode in 2004 voor de nieuwe talen heeft ingediend, zijn te verklaren door de beperkte capaciteit voor interne revisie in die periode. Terwijl autonome besluiten vrij systematisch werden gereviseerd, vond voor medebeslissingsbesluiten vaak geen revisie plaats, aangezien die vóór publicatie nog ten minste eenmaal (in het Parlement of de Raad) zouden worden gelezen. Dit tijdelijke probleem is in 2005 grondig aangepakt en thans wordt meer dan 90 % van alle interne en freelance vertalingen gereviseerd of gecontroleerd.
  Gelet op de slechte kwaliteit van de freelance vertalingen, in het bijzonder bij de nieuwe contractanten voor de EU-10-talen, heeft de Commissie de volgende maatregelen genomen: i) begin 2005 heeft ze in de hoofdsteden van de nieuwe lidstaten workshops voor freelance vertalers georganiseerd; ii) ze heeft ervoor gezorgd dat vertaalinstrumenten en referentiematerialen in toenemende mate beschikbaar zijn en iii) voor alle vertalingen van meer dan vijf bladzijden die niet de beoordeling „zeer goed” kregen, heeft ze systematisch feedback aan de externe vertalers gegeven. Daardoor hebben zich in de tweede helft van 2005 minder kwaliteitsproblemen met freelance vertalingen voorgedaan. |
| --- | --- |

37 t/m 43.

Het beleid van de Commissie inzake de kwaliteitscontrole van vertalingen is geconcentreerd op het produceren van vertalingen die „geschikt zijn voor hun doel”; tot nog toe is geen eengemaakte kwaliteitsindicator uitgewerkt. Bij hun beoordeling van de kwaliteit van freelance vertalingen besteden de DG's en diensten wellicht niet altijd voldoende aandacht aan de gedifferentieerde kwaliteitseisen in overeenstemming met het beginsel dat een vertaling geschikt moet zijn voor haar doel. De Commissie verricht thans een onderzoek naar de passendste wijzen om de kwaliteit te meten.

Alle freelance vertalingen worden beoordeeld op basis van een steekproefsgewijze controle van de bladzijden en afgewezen indien de kwaliteit op die basis onbevredigend blijkt.

De kwaliteitsproblemen bij uitbestede wetgevingsvoorstellen die de Commissie tijdens de startperiode in 2004 voor de nieuwe talen heeft ingediend, zijn te verklaren door de beperkte capaciteit voor interne revisie in die periode. Terwijl autonome besluiten vrij systematisch werden gereviseerd, vond voor medebeslissingsbesluiten vaak geen revisie plaats, aangezien die vóór publicatie nog ten minste eenmaal (in het Parlement of de Raad) zouden worden gelezen. Dit tijdelijke probleem is in 2005 grondig aangepakt en thans wordt meer dan 90 % van alle interne en freelance vertalingen gereviseerd of gecontroleerd.

Gelet op de slechte kwaliteit van de freelance vertalingen, in het bijzonder bij de nieuwe contractanten voor de EU-10-talen, heeft de Commissie de volgende maatregelen genomen: i) begin 2005 heeft ze in de hoofdsteden van de nieuwe lidstaten workshops voor freelance vertalers georganiseerd; ii) ze heeft ervoor gezorgd dat vertaalinstrumenten en referentiematerialen in toenemende mate beschikbaar zijn en iii) voor alle vertalingen van meer dan vijf bladzijden die niet de beoordeling „zeer goed” kregen, heeft ze systematisch feedback aan de externe vertalers gegeven. Daardoor hebben zich in de tweede helft van 2005 minder kwaliteitsproblemen met freelance vertalingen voorgedaan.

| 44 en 46. | De verbeterde naleving van de vertalingstermijnen door de Commissie is het gevolg van een betere beheersing van de vraag naar vertaling en van proactieve programmering.
  In de ervaring van DGT zijn problemen met de naleving van termijnen veel meer een kwestie van het verbeteren van de kwaliteit van de planning door de diensten en instellingen dan van tekorten bij de vertaalcapaciteit. De Commissie beschouwt vertaling als een onderdeel van het implementatieproces waardoor vertalingstermijnen volledig in de programmering moeten worden geïntegreerd en DGT bij de agendaplanning en coördinatienetwerken wordt betrokken. De Commissie heeft thans een systeem voor de controle van de tijdige verzending van vertalingen opgezet in overeenstemming met de vergaderingsroosters van de Commissie en de Raad, en uit de resultaten tot nog toe blijkt dat de in deze context geboden vertaaldiensten aan de wettelijke verplichtingen en operationele behoeften beantwoorden.
  De termijnen voor midden en eind 2004 voor vertalingen in de EU-10-talen waren langer als gevolg van een gebrek aan middelen als uiteengezet in de paragrafen 19 en 20. Vanaf 2005 zijn de termijnen korter en verloopt de programmering vlotter.
  De Commissie start een onderzoek om de omvang van grijze vertalingen en directe uitbesteding te kwantificeren en zal deze kwesties aanpakken in het kader van de komende bijwerking van haar vertaalstrategie voor 2007 en verdere jaren. |
| --- | --- |

44 en 46.

De verbeterde naleving van de vertalingstermijnen door de Commissie is het gevolg van een betere beheersing van de vraag naar vertaling en van proactieve programmering.

In de ervaring van DGT zijn problemen met de naleving van termijnen veel meer een kwestie van het verbeteren van de kwaliteit van de planning door de diensten en instellingen dan van tekorten bij de vertaalcapaciteit. De Commissie beschouwt vertaling als een onderdeel van het implementatieproces waardoor vertalingstermijnen volledig in de programmering moeten worden geïntegreerd en DGT bij de agendaplanning en coördinatienetwerken wordt betrokken. De Commissie heeft thans een systeem voor de controle van de tijdige verzending van vertalingen opgezet in overeenstemming met de vergaderingsroosters van de Commissie en de Raad, en uit de resultaten tot nog toe blijkt dat de in deze context geboden vertaaldiensten aan de wettelijke verplichtingen en operationele behoeften beantwoorden.

De termijnen voor midden en eind 2004 voor vertalingen in de EU-10-talen waren langer als gevolg van een gebrek aan middelen als uiteengezet in de paragrafen 19 en 20. Vanaf 2005 zijn de termijnen korter en verloopt de programmering vlotter.

De Commissie start een onderzoek om de omvang van grijze vertalingen en directe uitbesteding te kwantificeren en zal deze kwesties aanpakken in het kader van de komende bijwerking van haar vertaalstrategie voor 2007 en verdere jaren.

| 47 t/m 49. | Het kostenberekeningsproject van de Commissie waarnaar de Rekenkamer verwijst, is in 2001 ontwikkeld en tot medio 2003 toegepast. De doelstelling om de vertaalkosten te verduidelijken werd bereikt. De handhaving van dit systeem door het verstrekken van up-to-date-informatie over de totale kosten van aangevraagde vertalingen werd evenwel niet prioritair geacht, aangezien dit weinig toegevoegde waarde voor de aanvragende DG's zou inhouden in een context waarin hun vraag naar vertaling diepgaand werd getoetst aan de overgangsregeling voor vertalingen.
  Na de mededeling van mei 2004 heeft de Commissie haar aandacht verschoven van verduidelijking van de vertaalkosten naar proactieve beheersing van de vraag, wat tot een aanzienlijke verlaging van de totale vertaalkosten heeft geleid.
  De Commissie zal in haar voorontwerp van begroting 2007 (VOB 2007) voorstellen een nieuw beleidsterrein te creëren, de „31-talendiensten”, waarin de begrotingseffecten van alle vertaaldiensten zullen worden opgenomen (maar de kosten niet langer aan de verschillende beleidsterreinen zullen worden toegewezen).
  De Commissie actualiseert thans volgens de door de Rekenkamer toegepaste methodiek haar systeem voor permanente kostenberekening teneinde het management bij te staan bij het controleren van de efficiency van het vertaalproces aan de hand van de ontwikkeling van de kosten verbonden aan haar vertaalproductie (en andere producten). |
| --- | --- |

47 t/m 49.

Het kostenberekeningsproject van de Commissie waarnaar de Rekenkamer verwijst, is in 2001 ontwikkeld en tot medio 2003 toegepast. De doelstelling om de vertaalkosten te verduidelijken werd bereikt. De handhaving van dit systeem door het verstrekken van up-to-date-informatie over de totale kosten van aangevraagde vertalingen werd evenwel niet prioritair geacht, aangezien dit weinig toegevoegde waarde voor de aanvragende DG's zou inhouden in een context waarin hun vraag naar vertaling diepgaand werd getoetst aan de overgangsregeling voor vertalingen.

Na de mededeling van mei 2004 heeft de Commissie haar aandacht verschoven van verduidelijking van de vertaalkosten naar proactieve beheersing van de vraag, wat tot een aanzienlijke verlaging van de totale vertaalkosten heeft geleid.

De Commissie zal in haar voorontwerp van begroting 2007 (VOB 2007) voorstellen een nieuw beleidsterrein te creëren, de „31-talendiensten”, waarin de begrotingseffecten van alle vertaaldiensten zullen worden opgenomen (maar de kosten niet langer aan de verschillende beleidsterreinen zullen worden toegewezen).

De Commissie actualiseert thans volgens de door de Rekenkamer toegepaste methodiek haar systeem voor permanente kostenberekening teneinde het management bij te staan bij het controleren van de efficiency van het vertaalproces aan de hand van de ontwikkeling van de kosten verbonden aan haar vertaalproductie (en andere producten).

| 51 en 52. | Hoewel het aantal officiële talen bijna verdubbeld is, zijn de totale vertaalkosten van de Commissie in 2005 vergeleken met 2003 slechts met circa 20 % verhoogd. Dit resultaat werd verkregen door een strakke toepassing van de strategie voor vraagbeheersing. Toch leidde het tot een daling van het werktempo en een gecorreleerde stijging van de kostprijs per bladzijde voor de Commissie, die een tijdelijk karakter heeft en kan worden verklaard door de volgende factoren:






  — | de politieke eis dat alle talen gelijk worden behandeld, terwijl de vertaalcapaciteit voor de negen nieuwe officiële talen na de uitbreiding van 2004 over de periode 2004-2006 slechts geleidelijk wordt opgebouwd; |
| --- | --- | --- |

51 en 52.

Hoewel het aantal officiële talen bijna verdubbeld is, zijn de totale vertaalkosten van de Commissie in 2005 vergeleken met 2003 slechts met circa 20 % verhoogd. Dit resultaat werd verkregen door een strakke toepassing van de strategie voor vraagbeheersing. Toch leidde het tot een daling van het werktempo en een gecorreleerde stijging van de kostprijs per bladzijde voor de Commissie, die een tijdelijk karakter heeft en kan worden verklaard door de volgende factoren:

—

de politieke eis dat alle talen gelijk worden behandeld, terwijl de vertaalcapaciteit voor de negen nieuwe officiële talen na de uitbreiding van 2004 over de periode 2004-2006 slechts geleidelijk wordt opgebouwd;

| — | het gebrek aan ervaren vertalers, vertaalgeheugens, terminologische ondersteuning, computervertalingen, enz. voor de negen nieuwe officiële talen, dat leidt tot een lagere productiviteit voor deze dan voor de „oude” talen; |
| --- | --- |

—

het gebrek aan ervaren vertalers, vertaalgeheugens, terminologische ondersteuning, computervertalingen, enz. voor de negen nieuwe officiële talen, dat leidt tot een lagere productiviteit voor deze dan voor de „oude” talen;

| — | de vraag naar vertaling in 2003 en het daaruit voortvloeiende werktempo, dat een recordpiek bereikte en enorme inspanningen van het personeel vergde in de vorm van overuren, uitstel van gepland verlof, enz. Daarom vormen deze cijfers geen eerlijke toets met het oog op een langetermijndoelstelling inzake het werktempo. |
| --- | --- |

—

de vraag naar vertaling in 2003 en het daaruit voortvloeiende werktempo, dat een recordpiek bereikte en enorme inspanningen van het personeel vergde in de vorm van overuren, uitstel van gepland verlof, enz. Daarom vormen deze cijfers geen eerlijke toets met het oog op een langetermijndoelstelling inzake het werktempo.

De Commissie heeft al in 2004 en 2005 een aantal interne herindelingen uitgevoerd, en in haar besluit betreffende de JBS ambitieuzere doelstellingen voor interne herindelingen in DGT vastgesteld teneinde de vaste kosten aan te passen aan de wijzigende vraagpatronen naar taalgroepen. Andere corrigerende maatregelen omvatten het terugschroeven van freelance vertalingen (hoewel uitbesteding noodzakelijk kan zijn in verband met specifieke onderwerpen of intern niet beschikbare talenkennis), vertaling uit de moedertaal, tijdelijke detachering van vertalers naar andere DG's en uitbreiding van de redactiedienst van de Commissie.

| 53. f) | De Commissie is van oordeel dat het aantal vertalingen dat geheel of gedeeltelijk wordt uitgevoerd maar niet noodzakelijk is als gevolg van latere wijzigingen in het origineel, marginaal is dankzij haar beleid om niet met een vertaling te beginnen tot er een degelijk uitgewerkte tekst bestaat.
  De enige uitzonderingen zijn documenten waarvoor om politieke redenen die op het hoogste niveau worden bevestigd, scherpe termijnen gelden die niet zouden kunnen worden nageleefd indien geen aanvang met de vertaling werd gemaakt alvorens een degelijk uitgewerkte tekst bestaat. |
| --- | --- |

53. f)

De Commissie is van oordeel dat het aantal vertalingen dat geheel of gedeeltelijk wordt uitgevoerd maar niet noodzakelijk is als gevolg van latere wijzigingen in het origineel, marginaal is dankzij haar beleid om niet met een vertaling te beginnen tot er een degelijk uitgewerkte tekst bestaat.

De enige uitzonderingen zijn documenten waarvoor om politieke redenen die op het hoogste niveau worden bevestigd, scherpe termijnen gelden die niet zouden kunnen worden nageleefd indien geen aanvang met de vertaling werd gemaakt alvorens een degelijk uitgewerkte tekst bestaat.

| 54. | De Commissie start een onderzoek om de omvang van grijze vertalingen en directe uitbesteding te beoordelen, en de resultaten daarvan zullen worden gebruikt bij de komende bijwerking van de vertaalstrategie van de Commissie voor 2007 en latere jaren. |
| --- | --- |

54.

De Commissie start een onderzoek om de omvang van grijze vertalingen en directe uitbesteding te beoordelen, en de resultaten daarvan zullen worden gebruikt bij de komende bijwerking van de vertaalstrategie van de Commissie voor 2007 en latere jaren.

| 56 t/m 59. | Vanaf 2005 heeft de Commissie haar capaciteit voor de programmering van vertalingen aanzienlijk verbeterd: een groot deel van de werklast van de Commissie voor vertalingen wordt geregeld door werkschema’s en regelmatige controles met de DG's op coördinatiebijeenkomsten. De DGT-eenheid voor beheersing van de vraag pleegt regelmatig overleg met de contactpersonen voor vertaling in de verschillende DG's, en het resultaat daarvan is dat de meeste DG's regelmatig ramingen van de vertaalaanvragen zenden, vooral wanneer zich belangrijke vraagstukken aandienen.
  Het secretariaat-generaal heeft erkend dat een solider programmeringsinstrument noodzakelijk is en er worden stappen ondernomen om vertaling beter in de programmeringsinstrumenten van de Commissie te integreren.
  Dergelijke systemen voor de raming van de vraag zullen echter altijd onzeker blijven als gevolg van het politieke karakter van onze werkzaamheden, onvoorziene gebeurtenissen die nieuwe initiatieven noodzakelijk maken, enz. Zelfs wanneer interne capaciteit beschikbaar is, kan freelance capaciteit toch nog nodig blijven voor documenten waarvoor geen interne expertise bestaat, bijvoorbeeld documenten met gespecialiseerde technische terminologie. |
| --- | --- |

56 t/m 59.

Vanaf 2005 heeft de Commissie haar capaciteit voor de programmering van vertalingen aanzienlijk verbeterd: een groot deel van de werklast van de Commissie voor vertalingen wordt geregeld door werkschema’s en regelmatige controles met de DG's op coördinatiebijeenkomsten. De DGT-eenheid voor beheersing van de vraag pleegt regelmatig overleg met de contactpersonen voor vertaling in de verschillende DG's, en het resultaat daarvan is dat de meeste DG's regelmatig ramingen van de vertaalaanvragen zenden, vooral wanneer zich belangrijke vraagstukken aandienen.

Het secretariaat-generaal heeft erkend dat een solider programmeringsinstrument noodzakelijk is en er worden stappen ondernomen om vertaling beter in de programmeringsinstrumenten van de Commissie te integreren.

Dergelijke systemen voor de raming van de vraag zullen echter altijd onzeker blijven als gevolg van het politieke karakter van onze werkzaamheden, onvoorziene gebeurtenissen die nieuwe initiatieven noodzakelijk maken, enz. Zelfs wanneer interne capaciteit beschikbaar is, kan freelance capaciteit toch nog nodig blijven voor documenten waarvoor geen interne expertise bestaat, bijvoorbeeld documenten met gespecialiseerde technische terminologie.

| 60 t/m 62. | DGT stelt samen met de aanvragende DG's termijnen vast in het licht van hun eisen in verband met de bestemming/het doel van het document (bijvoorbeeld ter bespreking op specifieke bijeenkomsten van de Raad of de Commissie). Deze aanpak verdient de voorkeur boven vastgelegde termijnen aangezien hij de mogelijkheid biedt tot een meer flexibel en efficiënt gebruik van de beschikbare middelen en de noodzaak vermindert van bijkomende capaciteit om pieken in de werklast op te vangen. |
| --- | --- |

60 t/m 62.

DGT stelt samen met de aanvragende DG's termijnen vast in het licht van hun eisen in verband met de bestemming/het doel van het document (bijvoorbeeld ter bespreking op specifieke bijeenkomsten van de Raad of de Commissie). Deze aanpak verdient de voorkeur boven vastgelegde termijnen aangezien hij de mogelijkheid biedt tot een meer flexibel en efficiënt gebruik van de beschikbare middelen en de noodzaak vermindert van bijkomende capaciteit om pieken in de werklast op te vangen.

| 67. | De voorbehandeling in de Commissie is sterk geautomatiseerd en maakt het overbodig dat de centrale planningeenheid van de vertaaldienst specifieke opzoekingen verricht: alle (behalve vertrouwelijke) te vertalen documenten worden automatisch vergeleken met Euramis, een uitgebreide taalkundige databank die duizenden documenten omvat, verdeeld in zinnen die gekoppeld zijn aan de overeenkomstige vertalingen en waarin ook de inhoud van Eur-Lex is opgenomen. |
| --- | --- |

67.

De voorbehandeling in de Commissie is sterk geautomatiseerd en maakt het overbodig dat de centrale planningeenheid van de vertaaldienst specifieke opzoekingen verricht: alle (behalve vertrouwelijke) te vertalen documenten worden automatisch vergeleken met Euramis, een uitgebreide taalkundige databank die duizenden documenten omvat, verdeeld in zinnen die gekoppeld zijn aan de overeenkomstige vertalingen en waarin ook de inhoud van Eur-Lex is opgenomen.

| 68 t/m 71. | De organisatie van de werkstroom in de vertaaleenheden van de Commissie wordt ondersteund door instrumenten die de beschikbaarheid van de afzonderlijke vertalers aangeven. Deze instrumenten geven evenwel geen volledig beeld van alle aspecten in verband met de beschikbaarheid van vertalers zoals gespecialiseerde of taalkundige kennis. Daarom blijft de beoordeling door het eenheidshoofd een belangrijke factor.
  De Commissie stimuleert actief het gebruik van IT-instrumenten teneinde de kosteneffectiviteit te verhogen. Maatregelen op dit gebied omvatten bewustmaking, opleiding (in het bijzonder om eindgebruikers in staat te stellen deze instrumenten doeltreffend te gebruiken) en ervoor zorgen dat productiviteitsverhogende instrumenten probleemloos kunnen worden gebruikt met andere toepassingen (bijvoorbeeld TWB met LegisWrite). Het gebruik van deze instrumenten is herhaaldelijk verdedigd door het hoger management, en de Commissie heeft onlangs richtsnoeren voor beste praktijken voor haar vertalers uitgegeven. Er worden ook bijzondere inspanningen geleverd om pas in dienst getreden vertalers en secretaresses op te leiden in het gebruik van computerinstrumenten. De vertaler kan evenwel gedeeltelijk zelf beslissen welke instrumenten en middelen het best voor zijn/haar functie geschikt zijn, afhankelijk van de voorbehandelingsresultaten en zijn/haar eigen achtergrond, kennis en ervaring. |
| --- | --- |

68 t/m 71.

De organisatie van de werkstroom in de vertaaleenheden van de Commissie wordt ondersteund door instrumenten die de beschikbaarheid van de afzonderlijke vertalers aangeven. Deze instrumenten geven evenwel geen volledig beeld van alle aspecten in verband met de beschikbaarheid van vertalers zoals gespecialiseerde of taalkundige kennis. Daarom blijft de beoordeling door het eenheidshoofd een belangrijke factor.

De Commissie stimuleert actief het gebruik van IT-instrumenten teneinde de kosteneffectiviteit te verhogen. Maatregelen op dit gebied omvatten bewustmaking, opleiding (in het bijzonder om eindgebruikers in staat te stellen deze instrumenten doeltreffend te gebruiken) en ervoor zorgen dat productiviteitsverhogende instrumenten probleemloos kunnen worden gebruikt met andere toepassingen (bijvoorbeeld TWB met LegisWrite). Het gebruik van deze instrumenten is herhaaldelijk verdedigd door het hoger management, en de Commissie heeft onlangs richtsnoeren voor beste praktijken voor haar vertalers uitgegeven. Er worden ook bijzondere inspanningen geleverd om pas in dienst getreden vertalers en secretaresses op te leiden in het gebruik van computerinstrumenten. De vertaler kan evenwel gedeeltelijk zelf beslissen welke instrumenten en middelen het best voor zijn/haar functie geschikt zijn, afhankelijk van de voorbehandelingsresultaten en zijn/haar eigen achtergrond, kennis en ervaring.

| 73 en 74. | De beslissing van de Commissie om vertalingen al dan niet uit te besteden hangt sterk af van de soorten documenten. In een situatie waarbij een streefcijfer van 30 % uitbesteding was opgelegd en de vertalingswerklast in de Commissie zeer hoog lag, werd soms beslist om bepaalde documenten automatisch uit te besteden.
  Na de invoering van het nieuwe beleid inzake vraagbeheersing in 2004 zag de Commissie af van haar eerdere uitbestedingsdoelstellingen. Er trad evenwel een zekere vertraging op alvorens de uitbesteding ook in de praktijk wijzigde. Op dit ogenblik is uitbesteding grotendeels beperkt tot situaties waarin ze werkelijk nodig is (d.w.z. ter aanvulling van interne capaciteit). In uitzonderlijke gevallen waarin de nodige deskundigheid over specifieke onderwerpen in een bepaalde vertaalafdeling ontbreekt, zullen vertalingen evenwel verder worden uitbesteed ongeacht de beschikbare interne capaciteit. |
| --- | --- |

73 en 74.

De beslissing van de Commissie om vertalingen al dan niet uit te besteden hangt sterk af van de soorten documenten. In een situatie waarbij een streefcijfer van 30 % uitbesteding was opgelegd en de vertalingswerklast in de Commissie zeer hoog lag, werd soms beslist om bepaalde documenten automatisch uit te besteden.

Na de invoering van het nieuwe beleid inzake vraagbeheersing in 2004 zag de Commissie af van haar eerdere uitbestedingsdoelstellingen. Er trad evenwel een zekere vertraging op alvorens de uitbesteding ook in de praktijk wijzigde. Op dit ogenblik is uitbesteding grotendeels beperkt tot situaties waarin ze werkelijk nodig is (d.w.z. ter aanvulling van interne capaciteit). In uitzonderlijke gevallen waarin de nodige deskundigheid over specifieke onderwerpen in een bepaalde vertaalafdeling ontbreekt, zullen vertalingen evenwel verder worden uitbesteed ongeacht de beschikbare interne capaciteit.

| 75. | De vertalingsstrategie van de Commissie zal worden uitgebreid: er komen richtsnoeren over de vertaling van niet-essentiële documenten en de coördinerende rol van DGT zal worden versterkt door alle informatie over vertaalaanvragen via DGT te verzenden. |
| --- | --- |

75.

De vertalingsstrategie van de Commissie zal worden uitgebreid: er komen richtsnoeren over de vertaling van niet-essentiële documenten en de coördinerende rol van DGT zal worden versterkt door alle informatie over vertaalaanvragen via DGT te verzenden.

| 76. | In de opvatting van de Commissie verwijst „productiviteit” naar „arbeidstempo”, dat wil zeggen de productie per vertaler per dag, rekening houdend met de vraag, aangezien de productiviteit niet gewoonweg kan worden gemeten door het aantal bladzijden per voltijds-equivalent te tellen. |
| --- | --- |

76.

In de opvatting van de Commissie verwijst „productiviteit” naar „arbeidstempo”, dat wil zeggen de productie per vertaler per dag, rekening houdend met de vraag, aangezien de productiviteit niet gewoonweg kan worden gemeten door het aantal bladzijden per voltijds-equivalent te tellen.

| 78. | Bij de vergelijking tussen vertaling in de EU-instellingen en in de particuliere sector moet rekening worden gehouden met de volgende extra factoren:






  a) | het marktaanbod van ervaren vertalers loopt sterk uiteen naargelang van de betrokken taal; |
| --- | --- | --- |

78.

Bij de vergelijking tussen vertaling in de EU-instellingen en in de particuliere sector moet rekening worden gehouden met de volgende extra factoren:

a)

het marktaanbod van ervaren vertalers loopt sterk uiteen naargelang van de betrokken taal;

| b) | een belangrijk probleem is dat de freelance kwaliteit ongelijk is, waardoor een doeltreffende programmering van kwaliteitscontrole wordt bemoeilijkt; |
| --- | --- |

b)

een belangrijk probleem is dat de freelance kwaliteit ongelijk is, waardoor een doeltreffende programmering van kwaliteitscontrole wordt bemoeilijkt;

| c) | vertaalbureaus hebben vaak een afgeslankte structuur doordat zij de vertalingsaanvragen direct kunnen uitbesteden aan een aantal beschikbare personen die niet in vaste dienst zijn en zich daarom op meer flexibele wijze aan een wisselende vraag kunnen aanpassen. De EU-instellingen moeten een kritieke personeelsmassa in dienst houden omwille van kwaliteit en onafhankelijkheid en om in te spelen op een schommelende en onverwachts optredende vraag. |
| --- | --- |

c)

vertaalbureaus hebben vaak een afgeslankte structuur doordat zij de vertalingsaanvragen direct kunnen uitbesteden aan een aantal beschikbare personen die niet in vaste dienst zijn en zich daarom op meer flexibele wijze aan een wisselende vraag kunnen aanpassen. De EU-instellingen moeten een kritieke personeelsmassa in dienst houden omwille van kwaliteit en onafhankelijkheid en om in te spelen op een schommelende en onverwachts optredende vraag.

De Commissie is daarom van oordeel dat de kostenvoordelen van externe vertaling in politieke organisaties zoals de Europese instellingen niet altijd opwegen tegen de kwaliteitsrisico's.

| 79 en 80. | De Commissie onderstreept dat de ontwikkeling van het gemiddelde arbeidstempo per vertaler voor 2004 en 2005 atypisch is en geen juist beeld van de vertaalprestaties biedt. Die evolutie is eerder het gevolg van een daling van de vraag die leidt tot een structureel onevenwicht tussen aanbod en vraag in de vertaalafdelingen, een tekort aan ervaren vertalers, terminologische databanken en vertaalgeheugens voor de EU-10-talen, en de tijd die EU-10-vertalers besteden aan de revisie van de talrijke freelance vertalingen (de statistieken van de Rekenkamer over het arbeidstempo zijn voor dit aspect niet gecorrigeerd).
  De vraag en het daaraan gekoppelde werktempo kunnen schommelen met de mate van beleids- en wetgevingsactiviteit in de Commissie. Een van de redenen om een vrij dure interne vertaaldienst in stand te houden is dat kan worden beantwoord aan dringende politieke behoeften, wat inhoudt dat zich periodes met weinig werk kunnen voordoen wanneer de activiteitsgraad laag ligt.
  De Commissie heeft een aantal initiatieven opgezet in antwoord op de structurele daling van de vraag voor de niet-proceduretalen van EU-15:






  — | interne herindelingen om de nieuwe vertaalafdelingen, de horizontale diensten van DGT of andere Commissiediensten te versterken (32 posten van de personeelsformatie in 2004; 41 in 2005; 43 gepland voor 2006 en 205 voor 2007); |
| --- | --- | --- |

79 en 80.

De Commissie onderstreept dat de ontwikkeling van het gemiddelde arbeidstempo per vertaler voor 2004 en 2005 atypisch is en geen juist beeld van de vertaalprestaties biedt. Die evolutie is eerder het gevolg van een daling van de vraag die leidt tot een structureel onevenwicht tussen aanbod en vraag in de vertaalafdelingen, een tekort aan ervaren vertalers, terminologische databanken en vertaalgeheugens voor de EU-10-talen, en de tijd die EU-10-vertalers besteden aan de revisie van de talrijke freelance vertalingen (de statistieken van de Rekenkamer over het arbeidstempo zijn voor dit aspect niet gecorrigeerd).

De vraag en het daaraan gekoppelde werktempo kunnen schommelen met de mate van beleids- en wetgevingsactiviteit in de Commissie. Een van de redenen om een vrij dure interne vertaaldienst in stand te houden is dat kan worden beantwoord aan dringende politieke behoeften, wat inhoudt dat zich periodes met weinig werk kunnen voordoen wanneer de activiteitsgraad laag ligt.

De Commissie heeft een aantal initiatieven opgezet in antwoord op de structurele daling van de vraag voor de niet-proceduretalen van EU-15:

—

interne herindelingen om de nieuwe vertaalafdelingen, de horizontale diensten van DGT of andere Commissiediensten te versterken (32 posten van de personeelsformatie in 2004; 41 in 2005; 43 gepland voor 2006 en 205 voor 2007);

| — | terugschroeven van de externe vertalingen voor EU-15-talen van 20 % in 2003 naar praktisch nul; |
| --- | --- |

—

terugschroeven van de externe vertalingen voor EU-15-talen van 20 % in 2003 naar praktisch nul;

| — | introduceren van vertaling uit de moedertaal (vertaling naar de tweede taal van de vertaler); |
| --- | --- |

—

introduceren van vertaling uit de moedertaal (vertaling naar de tweede taal van de vertaler);

| — | detachering van vertalers naar andere DG's. |
| --- | --- |

—

detachering van vertalers naar andere DG's.

Deze maatregelen zullen worden voortgezet, en de Commissie zal haar personeelsbestand in alle vertaalafdelingen tegen eind 2006 op de reële behoeften afstellen. In de context van de komende bijwerking van haar vertaalstrategie voor 2007 en daarna zal de Commissie ook de kwestie van directe uitbesteding en grijze vertalingen door de DG's zonder de supervisie van DGT, aanpakken.

| 81. | De Commissie zal haar inspanningen opvoeren om tot een beter evenwicht van de werklast van de verschillende eenheden te komen door a) de flexibiliteit binnen eenzelfde vertaalafdeling te versterken en b) de portefeuilles gelijk te verdelen over de eenheden in de vertaalafdelingen, wat moet blijken uit soortgelijke structuren voor de sectoren van de eenheid Beheersing van de vraag.
  De Commissie wijst er evenwel op dat bij een vergelijking van de respectieve werktempo's van de verschillende vertaalafdelingen rekening moet worden gehouden met hun kenmerken en beperkingen. |
| --- | --- |

81.

De Commissie zal haar inspanningen opvoeren om tot een beter evenwicht van de werklast van de verschillende eenheden te komen door a) de flexibiliteit binnen eenzelfde vertaalafdeling te versterken en b) de portefeuilles gelijk te verdelen over de eenheden in de vertaalafdelingen, wat moet blijken uit soortgelijke structuren voor de sectoren van de eenheid Beheersing van de vraag.

De Commissie wijst er evenwel op dat bij een vergelijking van de respectieve werktempo's van de verschillende vertaalafdelingen rekening moet worden gehouden met hun kenmerken en beperkingen.

| 87. | De Commissie heeft in 2004 aanzienlijke inspanningen geleverd om deze statistieksystemen bij te stellen zodat zij ook relevante indicatoren voor de tenuitvoerlegging van de in mei 2004 vastgestelde vertaalstrategie omvatten. Zij ontwikkelt thans een Data Warehouse (gegevenopslagplaats) dat meer gedetailleerde gegevens over de vertalingswerkstromen zal omvatten. Voor 2006 is een herziening van bepaalde essentiële statistische concepten zoals dagelijkse werkdruk gepland. |
| --- | --- |

87.

De Commissie heeft in 2004 aanzienlijke inspanningen geleverd om deze statistieksystemen bij te stellen zodat zij ook relevante indicatoren voor de tenuitvoerlegging van de in mei 2004 vastgestelde vertaalstrategie omvatten. Zij ontwikkelt thans een Data Warehouse (gegevenopslagplaats) dat meer gedetailleerde gegevens over de vertalingswerkstromen zal omvatten. Voor 2006 is een herziening van bepaalde essentiële statistische concepten zoals dagelijkse werkdruk gepland.

| 88. | De Commissie verkiest gebruik te maken van het werktempo op geaggregeerd niveau (per eenheid/afdeling; gemiddelden per vertaler, enz.). Zij vindt die werkwijze adequaat om de prestaties van haar vertalingswerkstroom te meten. Statistieken op een meer gedetailleerd niveau moeten met omzichtigheid worden gehanteerd, aangezien zij worden beïnvloed door diverse factoren zoals de beschikbaarheid van vertaalgeheugens en terminologie, de kennis van de vertaler over het onderwerp, de talenkennis van de vertaler met betrekking tot de brontaal (derde, vierde of zelfs vijfde taal van de vertaler), kwaliteitsborging overeenkomstig de „geschikt voor het doel”-benadering, enz. Het opstellen van dergelijke statistieken is complex en duur gezien de complexiteit van de vertalingswerkstroom.
  Het Data Warehouse voor vertaling van de Commissie, dat thans wordt opgezet, zal uitgebreidere gegevens over kwaliteitsborging omvatten op basis van een afgesproken definitie van revisie, lezen van elkaars teksten, nalezen van drukproeven, steekproefsgewijze controle en andere maatregelen voor kwaliteitsborging, en een inzicht in de plaats en het doel van ieder instrument teneinde een product af te leveren dat op het doel is afgestemd.
  In verband met de correlatie tussen werklast en uitbesteding moet men voor ogen houden dat bepaalde vertalingen soms moeten worden uitbesteed ongeacht de beschikbare interne capaciteit (zie ook de opmerkingen bij de paragrafen 73 en 74).
  De Commissie beschikt niet over vaste prestatie-indicatoren om het effect van IT-vertaalinstrumenten op de productiviteit te meten, maar wel over een aantal statistieken, die moeten worden geïnterpreteerd. Er zijn gegevens beschikbaar over de jaarlijkse productie en de werklast, die met de uitgaven voor IT-vertaalinstrumenten kunnen worden gecorreleerd. Deze correlatie is evenwel niet vanzelfsprekend, aangezien het effect altijd groter is in de eerste fasen. |
| --- | --- |

88.

De Commissie verkiest gebruik te maken van het werktempo op geaggregeerd niveau (per eenheid/afdeling; gemiddelden per vertaler, enz.). Zij vindt die werkwijze adequaat om de prestaties van haar vertalingswerkstroom te meten. Statistieken op een meer gedetailleerd niveau moeten met omzichtigheid worden gehanteerd, aangezien zij worden beïnvloed door diverse factoren zoals de beschikbaarheid van vertaalgeheugens en terminologie, de kennis van de vertaler over het onderwerp, de talenkennis van de vertaler met betrekking tot de brontaal (derde, vierde of zelfs vijfde taal van de vertaler), kwaliteitsborging overeenkomstig de „geschikt voor het doel”-benadering, enz. Het opstellen van dergelijke statistieken is complex en duur gezien de complexiteit van de vertalingswerkstroom.

Het Data Warehouse voor vertaling van de Commissie, dat thans wordt opgezet, zal uitgebreidere gegevens over kwaliteitsborging omvatten op basis van een afgesproken definitie van revisie, lezen van elkaars teksten, nalezen van drukproeven, steekproefsgewijze controle en andere maatregelen voor kwaliteitsborging, en een inzicht in de plaats en het doel van ieder instrument teneinde een product af te leveren dat op het doel is afgestemd.

In verband met de correlatie tussen werklast en uitbesteding moet men voor ogen houden dat bepaalde vertalingen soms moeten worden uitbesteed ongeacht de beschikbare interne capaciteit (zie ook de opmerkingen bij de paragrafen 73 en 74).

De Commissie beschikt niet over vaste prestatie-indicatoren om het effect van IT-vertaalinstrumenten op de productiviteit te meten, maar wel over een aantal statistieken, die moeten worden geïnterpreteerd. Er zijn gegevens beschikbaar over de jaarlijkse productie en de werklast, die met de uitgaven voor IT-vertaalinstrumenten kunnen worden gecorreleerd. Deze correlatie is evenwel niet vanzelfsprekend, aangezien het effect altijd groter is in de eerste fasen.

| 89. | De Commissie is van oordeel dat bij de berekening van het effect van investeringen in IT-instrumenten op de productiviteit rekening moet worden gehouden met automatisch vertaalde tekstgedeelten.
  Het corrigeren van de werklaststatistieken van de Commissie voor het effect van vertaalgeheugens of andere ondersteuningsinstrumenten zou een aanzienlijke investering vertegenwoordigen. Andere elementen die een effect op de productiviteit hebben (bijvoorbeeld het nadeel om uit een vierde of vijfde taal te vertalen of het voordeel om een tekst over een bekend onderwerp te vertalen) zijn moeilijker te integreren. |
| --- | --- |

89.

De Commissie is van oordeel dat bij de berekening van het effect van investeringen in IT-instrumenten op de productiviteit rekening moet worden gehouden met automatisch vertaalde tekstgedeelten.

Het corrigeren van de werklaststatistieken van de Commissie voor het effect van vertaalgeheugens of andere ondersteuningsinstrumenten zou een aanzienlijke investering vertegenwoordigen. Andere elementen die een effect op de productiviteit hebben (bijvoorbeeld het nadeel om uit een vierde of vijfde taal te vertalen of het voordeel om een tekst over een bekend onderwerp te vertalen) zijn moeilijker te integreren.

| 91 t/m 95. | Het plan voor werklastspreiding was een proefproject om wederzijds vertrouwen op te bouwen. De resultaten waren zeer positief: de Commissie heeft de andere instellingen haar volledige overblijvende vertaalcapaciteit in de EU-8-talen aangeboden en was het met alle instellingen eens dat de EU-10-vertaalafdelingen gezien hun beperkte middelen nog steeds niet in staat waren het programma voor werklastspreiding volledig na te komen. In de loop van 2006 zullen zij daarbij worden betrokken.
  De cijfers voor werklastspreiding in 2006 tonen een sterke en gestadige toename van het totale volume. De Commissie verplicht zich ertoe het systeem van werklastspreiding ten volle te gebruiken en verder te ontwikkelen, maar merkt op dat er steeds een bepaalde marge van interne capaciteit beschikbaar moet zijn om een onvoorziene vraag op te vangen.
  De mogelijkheden van het plan voor werklastspreiding zullen verminderen als gevolg van de reeds lopende maatregelen om de middelentoewijzing aan de reële behoeften van de taalafdelingen aan te passen. Deze corrigerende maatregelen blijven de eerste prioriteit voor de Commissie.
  Indien gemiddeld 20 % van het totale vertaalwerk door de instellingen uitbesteed in plaats van onder elkaar verdeeld wordt, komt dit voornamelijk doordat de beschikbare overcapaciteit enerzijds en het verzoek om overname van de werklast anderzijds, over de gehele periode die nodig is om aan dit verzoek te voldoen, niet samenvallen.
  De door de Rekenkamer geraamde bijkomende besparingen van 11 miljoen euro voor freelance vertaling zijn niet van toepassing op de Commissie, die haar freelance vertalingen vanaf mei 2004 vooral heeft toegespitst op de EU-10-talen, waardoor de mogelijke bijkomende besparingen op het freelance budget tot zo goed als nul zijn beperkt. |
| --- | --- |

91 t/m 95.

Het plan voor werklastspreiding was een proefproject om wederzijds vertrouwen op te bouwen. De resultaten waren zeer positief: de Commissie heeft de andere instellingen haar volledige overblijvende vertaalcapaciteit in de EU-8-talen aangeboden en was het met alle instellingen eens dat de EU-10-vertaalafdelingen gezien hun beperkte middelen nog steeds niet in staat waren het programma voor werklastspreiding volledig na te komen. In de loop van 2006 zullen zij daarbij worden betrokken.

De cijfers voor werklastspreiding in 2006 tonen een sterke en gestadige toename van het totale volume. De Commissie verplicht zich ertoe het systeem van werklastspreiding ten volle te gebruiken en verder te ontwikkelen, maar merkt op dat er steeds een bepaalde marge van interne capaciteit beschikbaar moet zijn om een onvoorziene vraag op te vangen.

De mogelijkheden van het plan voor werklastspreiding zullen verminderen als gevolg van de reeds lopende maatregelen om de middelentoewijzing aan de reële behoeften van de taalafdelingen aan te passen. Deze corrigerende maatregelen blijven de eerste prioriteit voor de Commissie.

Indien gemiddeld 20 % van het totale vertaalwerk door de instellingen uitbesteed in plaats van onder elkaar verdeeld wordt, komt dit voornamelijk doordat de beschikbare overcapaciteit enerzijds en het verzoek om overname van de werklast anderzijds, over de gehele periode die nodig is om aan dit verzoek te voldoen, niet samenvallen.

De door de Rekenkamer geraamde bijkomende besparingen van 11 miljoen euro voor freelance vertaling zijn niet van toepassing op de Commissie, die haar freelance vertalingen vanaf mei 2004 vooral heeft toegespitst op de EU-10-talen, waardoor de mogelijke bijkomende besparingen op het freelance budget tot zo goed als nul zijn beperkt.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| 96. | Er bestaan procedures en instrumenten om de vertaalaanvragen van de DG's van de Commissie door te sturen naar DGT en voor de behandeling van dergelijke aanvragen. |
| --- | --- |

96.

Er bestaan procedures en instrumenten om de vertaalaanvragen van de DG's van de Commissie door te sturen naar DGT en voor de behandeling van dergelijke aanvragen.

Aanbeveling

De Commissie is het eens met de aanbeveling van de Rekenkamer om de procedures voor vertaalaanvragen in de DG's en diensten te stroomlijnen en zij zal in het kader van de aangekondigde aanpassing van de vertaalstrategie regels/richtsnoeren opstellen betreffende de vertaling van niet-essentiële documenten.

| 97. | De Commissie heeft aan haar politieke verplichtingen en haar verplichtingen uit hoofde van het Verdrag kunnen voldoen wat de vertaling betreft. Zij wijst er ook op dat de toetredende landen als eerste de verantwoordelijkheid moeten opnemen om hun vertaalmarkten te ontwikkelen en dat de Commissie deze boodschap herhaaldelijk aan de verschillende regeringen heeft meegedeeld. |
| --- | --- |

97.

De Commissie heeft aan haar politieke verplichtingen en haar verplichtingen uit hoofde van het Verdrag kunnen voldoen wat de vertaling betreft. Zij wijst er ook op dat de toetredende landen als eerste de verantwoordelijkheid moeten opnemen om hun vertaalmarkten te ontwikkelen en dat de Commissie deze boodschap herhaaldelijk aan de verschillende regeringen heeft meegedeeld.

Aanbeveling

De Commissie neemt nota van de aanbeveling van de Rekenkamer om een actieplan op te stellen om het bewustzijn van de vertaalactiviteiten van de Gemeenschap te versterken en de belangstelling ervoor te bevorderen in de EU-10-lidstaten en de kandidaatlanden maar merkt op dat zij stappen heeft ondernomen om de vertaalmarkten in die landen voor te bereiden: zij heeft in de delegatiekantoren in de EU-10-lidstaten, vóór de toetreding van deze landen, en onlangs ook in de toetredende landen van de EU-2, voorzieningen opgericht. Deze onderhouden in de respectieve landen actief contacten met beroepsorganisaties voor vertalers, universiteiten en de media. Het „Visiting translator scheme” van de Commissie werd uitgebreid tot universiteiten van al deze landen, met inbegrip van Bulgarije en Roemenië. Beroepsbeoefenaren uit deze landen hebben de Commissie bezocht en er werden speciale inspanningen gedaan om de verslaggeving door de media van — en de interesse in — de vertaalactiviteiten te stimuleren door het bezoek van de directeur-generaal van DGT aan Bulgarije en Roemenië begin 2005.

98.   Aanbeveling

De Commissie staat positief tegenover de aanbeveling van de Rekenkamer om overeenkomsten op dienstniveau te sluiten met de gebruikers van vertaaldiensten. Er werden reeds dergelijke overeenkomsten voor de vertaling van gidsen voor DG SANCO en DG EMPL gesloten: deze DG's hebben een volledige evaluatie gemaakt van hun behoeften voor het gehele jaar, DGT heeft taalkundig advies aangeboden bij het opstellen van de originelen, en er werd een tijdschema voor de vertaling van de teksten overeengekomen.

| 99. | Het gebrek aan interne capaciteit om freelance vertalingen te reviseren in de EU-10-talen was beperkt tot de eerste maanden na de uitbreiding en had ook alleen betrekking op documenten die later zouden worden behandeld door het Parlement en de Raad en dus nagelezen zouden worden. |
| --- | --- |

99.

Het gebrek aan interne capaciteit om freelance vertalingen te reviseren in de EU-10-talen was beperkt tot de eerste maanden na de uitbreiding en had ook alleen betrekking op documenten die later zouden worden behandeld door het Parlement en de Raad en dus nagelezen zouden worden.

Aanbeveling

De Commissie twijfelt aan de waarde van een regelmatige peiling naar de tevredenheid van gebruikers. Zij onderzoekt momenteel evenwel op welke wijze de kwaliteit van de dienstverlening het beste kan worden gemeten. Bovendien wordt regelmatig feedback ontvangen en wordt deze ook opgevolgd.

| 100. | De kwaliteitscontrole (revisies en andere tests) van de interne vertalingen wordt uitgevoerd om teksten te kunnen leveren die geschikt zijn voor hun doel, maar zij vormt geen kwaliteitsindicator als dusdanig, en wordt ook niet altijd op alle vertalingen toegepast (risicobeoordeling). Externe vertalingen worden steekproefsgewijs gecontroleerd en de documenten welke van slechte kwaliteit zijn worden vervolgens gereviseerd. |
| --- | --- |

100.

De kwaliteitscontrole (revisies en andere tests) van de interne vertalingen wordt uitgevoerd om teksten te kunnen leveren die geschikt zijn voor hun doel, maar zij vormt geen kwaliteitsindicator als dusdanig, en wordt ook niet altijd op alle vertalingen toegepast (risicobeoordeling). Externe vertalingen worden steekproefsgewijs gecontroleerd en de documenten welke van slechte kwaliteit zijn worden vervolgens gereviseerd.

Aanbeveling

De Commissie is het eens met de aanbeveling van de Rekenkamer om regelmatig aselecte kwaliteitstests te verrichten. Zij is voornemens om, in het kader van haar algemene inspanningen op het gebied van kwaliteitsbeheer, een systeem in te voeren om haar kwaliteitscontrolemaatregelen systematischer te omschrijven, te controleren en te documenteren. Er zal een meer systematische aanpak worden overwogen, waaronder steekproefsgewijze controles, in het kader van een momenteel uitgevoerde globalere analyse van de kwaliteit en de meetinstrumenten voor kwaliteit.

101.   Aanbeveling

De Commissie aanvaardt de aanbeveling van de Rekenkamer om toezicht te houden op het volume van de directe uitbestedingen en de „grijze vertalingen” en zal een onderzoek opstarten om de omvang van deze grijze vertalingen en directe uitbestedingen preciezer te kunnen inschatten. De conclusies van dit onderzoek zullen gebruikt worden bij de herziening van de vertalingsstrategie voor 2007 en daarna.

| 102 en 103. | De Commissie heeft haar kosten voor vertaling en de gemiddelde kostprijs per bladzijde voor 2002 berekend. Zij heeft de actualisering van deze cijfers opgeschort in afwachting van de resultaten van de audit die het voorwerp vormt van dit verslag. |
| --- | --- |

102 en 103.

De Commissie heeft haar kosten voor vertaling en de gemiddelde kostprijs per bladzijde voor 2002 berekend. Zij heeft de actualisering van deze cijfers opgeschort in afwachting van de resultaten van de audit die het voorwerp vormt van dit verslag.

Aanbeveling

De Commissie aanvaardt de aanbeveling van de Rekenkamer dat er moet worden gezorgd voor toereikende beheersinformatie over de kosten van de vertaalactiviteiten. Zij is momenteel bezig met een actualisering van haar kostenberekenings- en toezichtssysteem, overeenkomstig de door de Rekenkamer toegepaste methode, als onderdeel van haar regelmatige rapportage over de beheersinformatie.

| 104. | De afname van de werklast en de structurele wanverhouding tussen het aanbod van en de vraag naar vertalingen in de verschillende officiële talen zijn het gevolg van de in mei 2004 ingevoerde vertalingsstrategie. Deze wanverhoudingen zijn evenwel van voorbijgaande aard en worden momenteel aangepakt.
  Deze strategie vormde de basis voor aanzienlijke besparingen op de Gemeenschapsbegroting: de streefcijfers inzake aantal indiensttredingen voor de nieuwe talen werden aanzienlijk verminderd ten opzichte van het historische gemiddelde, hetgeen onmiddellijke besparingen heeft opgeleverd. Bijkomende besparingen zullen worden verkregen door een heralocatie van het personeel van de oude talen en andere maatregelen op het vlak van personeelsbeheer alsook een permanente heraanpassing van de vertaalstrategie. |
| --- | --- |

104.

De afname van de werklast en de structurele wanverhouding tussen het aanbod van en de vraag naar vertalingen in de verschillende officiële talen zijn het gevolg van de in mei 2004 ingevoerde vertalingsstrategie. Deze wanverhoudingen zijn evenwel van voorbijgaande aard en worden momenteel aangepakt.

Deze strategie vormde de basis voor aanzienlijke besparingen op de Gemeenschapsbegroting: de streefcijfers inzake aantal indiensttredingen voor de nieuwe talen werden aanzienlijk verminderd ten opzichte van het historische gemiddelde, hetgeen onmiddellijke besparingen heeft opgeleverd. Bijkomende besparingen zullen worden verkregen door een heralocatie van het personeel van de oude talen en andere maatregelen op het vlak van personeelsbeheer alsook een permanente heraanpassing van de vertaalstrategie.

| 105. | De Commissie heeft haar capaciteit voor de programmering van vertalingen aanzienlijk verbeterd: het netwerk van contactpersonen voor vertaling in de DG's werd vernieuwd om specifieke contactpunten voor de vraagbeheersingseenheid van DGT tot stand te brengen en om zowel de coördinatie van het vertaalwerk binnen de DG's als de programmering van vertalingen op de hogere niveaus te coördineren.
  Thans wordt speciale aandacht besteed aan de aspecten van de vertaling, zowel op het niveau van de Commissie als interinstitutioneel: er werd een systeem georganiseerd voor een goede follow-up van de vertalingen van wetgevingsvoorstellen in samenwerking met de griffies van de Commissie, de Raad en het Europees Parlement. Met het secretariaat-generaal worden de inspanningen voortgezet om de programmeringsinstrumenten voor de vertaling nog verder te verbeteren in het kader van eGreffe. Bijeenkomsten met het voorzitterschap van de Raad die toegespitst zijn op de planning van het vertaalwerk en het vaststellen van prioriteiten, zijn thans een gewoonte geworden, en deze dragen ook bij tot een verbeterde programmering. Ook worden er tussen de diensten van de DG's van de Commissie regelmatig bijeenkomsten over de vertaling georganiseerd.
  De Commissie is vastbesloten op de ingeslagen weg voort te gaan om de programmering van vertalingen nog verder te verbeteren. |
| --- | --- |

105.

De Commissie heeft haar capaciteit voor de programmering van vertalingen aanzienlijk verbeterd: het netwerk van contactpersonen voor vertaling in de DG's werd vernieuwd om specifieke contactpunten voor de vraagbeheersingseenheid van DGT tot stand te brengen en om zowel de coördinatie van het vertaalwerk binnen de DG's als de programmering van vertalingen op de hogere niveaus te coördineren.

Thans wordt speciale aandacht besteed aan de aspecten van de vertaling, zowel op het niveau van de Commissie als interinstitutioneel: er werd een systeem georganiseerd voor een goede follow-up van de vertalingen van wetgevingsvoorstellen in samenwerking met de griffies van de Commissie, de Raad en het Europees Parlement. Met het secretariaat-generaal worden de inspanningen voortgezet om de programmeringsinstrumenten voor de vertaling nog verder te verbeteren in het kader van eGreffe. Bijeenkomsten met het voorzitterschap van de Raad die toegespitst zijn op de planning van het vertaalwerk en het vaststellen van prioriteiten, zijn thans een gewoonte geworden, en deze dragen ook bij tot een verbeterde programmering. Ook worden er tussen de diensten van de DG's van de Commissie regelmatig bijeenkomsten over de vertaling georganiseerd.

De Commissie is vastbesloten op de ingeslagen weg voort te gaan om de programmering van vertalingen nog verder te verbeteren.

| 106. | Hoewel er in 2004 een aantal tijdelijke problemen zijn geweest, heeft de Commissie haar uitbestedingsbeleid thans aangepast en heeft zij voor de taalafdelingen met overcapaciteit het volume uitbestedingen tot zo goed als nul beperkt. Er zal evenwel een beroep blijven gedaan worden op uitbesteding om het hoofd te kunnen bieden aan specifieke tekorten op het gebied van de talenkennis (bijvoorbeeld specifieke talencombinaties) of kennis van het onderwerp (bijvoorbeeld interne standaard voor jaarrekeningen, bankrichtlijnen, enz.). |
| --- | --- |

106.

Hoewel er in 2004 een aantal tijdelijke problemen zijn geweest, heeft de Commissie haar uitbestedingsbeleid thans aangepast en heeft zij voor de taalafdelingen met overcapaciteit het volume uitbestedingen tot zo goed als nul beperkt. Er zal evenwel een beroep blijven gedaan worden op uitbesteding om het hoofd te kunnen bieden aan specifieke tekorten op het gebied van de talenkennis (bijvoorbeeld specifieke talencombinaties) of kennis van het onderwerp (bijvoorbeeld interne standaard voor jaarrekeningen, bankrichtlijnen, enz.).

| 107. | De Commissie is vastbesloten om actief te blijven bijdragen aan het plan voor interinstitutionele werklastspreiding en dit plan te blijven bevorderen. Zij meent evenwel dat de door de Rekenkamer geraamde mogelijke besparingen van 11 miljoen euro niet van toepassing zijn op de Commissie (zie paragraaf 95).
  De spreiding van de werklast blijft onderworpen aan beperkingen omdat de aard van het werk in de onderscheiden instellingen, en hun tijdschema’s en agenda's onderling verschillen en er een zekere capaciteit moet worden behouden om te kunnen inspelen op een onvoorziene en dringende vraag. |
| --- | --- |

107.

De Commissie is vastbesloten om actief te blijven bijdragen aan het plan voor interinstitutionele werklastspreiding en dit plan te blijven bevorderen. Zij meent evenwel dat de door de Rekenkamer geraamde mogelijke besparingen van 11 miljoen euro niet van toepassing zijn op de Commissie (zie paragraaf 95).

De spreiding van de werklast blijft onderworpen aan beperkingen omdat de aard van het werk in de onderscheiden instellingen, en hun tijdschema’s en agenda's onderling verschillen en er een zekere capaciteit moet worden behouden om te kunnen inspelen op een onvoorziene en dringende vraag.

Aanbeveling

De Commissie aanvaardt de aanbeveling van de Rekenkamer betreffende de versterking van de programmering van het vertaalwerk door haar diensten en wijst op de inspanningen die zij op dit gebied heeft gedaan (zie paragraaf 105 hierboven).

De Commissie ondersteunt de interinstitutionele samenwerking en aanvaardt ook de aanbeveling om op te treden tegen de directe uitbesteding en het proefproject inzake de interinstitutionele werklastspreiding uit te breiden. Zij is evenwel van mening dat een systeem van interinstitutionele facturering een administratieve last met zich zou brengen die niet in verhouding zou staan tot de mogelijke voordelen.

108.   Aanbeveling

De Commissie aanvaardt de aanbevelingen van de Rekenkamer om het vertaalproces nog verder te verbeteren, en heeft de meeste daarvan reeds ten uitvoer gelegd: er worden geregeld beste praktijken opgesteld in verband met het gebruik van moderne technologiemiddelen; de nieuwe vertalers passen deze beste praktijken onmiddellijk toe en maken uitgebreid gebruik van IT-instrumenten voor de vertaling (100 %). De integratie van computertoepassingen is een lopend project voor zowel de administratieve als de vertaalinstrumenten. De automatisering van de voorbewerking van teksten vormde een belangrijke stap in die richting.

De Commissie verhoogt momenteel het aantal telewerkers in DGT van 100 naar 200.

| 109. | De Commissie is van mening dat de beheersinformatie voor een follow-up van de kosten voor vertaling adequaat is. Desondanks worden de gegevensbanken met statistieken voortdurend geactualiseerd en verbeterd om deze aan te passen aan de nieuwe behoeften die ontstaan op het gebied van accurate beheersinformatie.
  Bovendien staat de Commissie positief tegenover geaggregeerde statistieken die geschikt worden geacht voor het toezicht. |
| --- | --- |

109.

De Commissie is van mening dat de beheersinformatie voor een follow-up van de kosten voor vertaling adequaat is. Desondanks worden de gegevensbanken met statistieken voortdurend geactualiseerd en verbeterd om deze aan te passen aan de nieuwe behoeften die ontstaan op het gebied van accurate beheersinformatie.

Bovendien staat de Commissie positief tegenover geaggregeerde statistieken die geschikt worden geacht voor het toezicht.

---