# Επίσημη Εφημερίδα C 284/2006

| | ISSN 1725-2415 |
| --- | --- |
| Επίσημη Εφημερίδα
  της Ευρωπαϊκής Ένωσης | C 284 |
| | |
| Έκδοση στην ελληνική γλώσσα | Ανακοινώσεις και Πληροφορίες | 49ό έτος21 Νοεμβρίου 2006 |

ISSN 1725-2415

Επίσημη Εφημερίδα

της Ευρωπαϊκής Ένωσης

C 284

Έκδοση στην ελληνική γλώσσα

Ανακοινώσεις και Πληροφορίες

49ό έτος21 Νοεμβρίου 2006

---

| Ανακοίνωση αριθ | Περιεχόμενα | Σελίδα |
| --- | --- | --- |
| | I   Ανακοινώσεις |
| | Ελεγκτικό Συνέδριο |
| 2006/C 284/1 | Ειδική έκθεση αριθ. 9/2006 σχετικά με τις δαπάνες μετάφρασης της Επιτροπής, του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις των οργάνων | 1 |

Ανακοίνωση αριθ

Περιεχόμενα

Σελίδα

I   Ανακοινώσεις

Ελεγκτικό Συνέδριο

2006/C 284/1

Ειδική έκθεση αριθ. 9/2006 σχετικά με τις δαπάνες μετάφρασης της Επιτροπής, του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις των οργάνων

1

| EL | |
| --- | --- |

EL

---

I Ανακοινώσεις

Ελεγκτικό Συνέδριο

| 21.11.2006 | EL | Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης | C 284/1 |
| --- | --- | --- | --- |

21.11.2006

EL

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

C 284/1

---

ΕΙΔΙΚΉ ΈΚΘΕΣΗ αριθ. 9/2006

σχετικά με τις δαπάνες μετάφρασης της Επιτροπής, του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις των οργάνων

(υποβαλλόμενη δυνάμει του άρθρου 248 παράγραφος 4 δεύτερο εδάφιο ΕΚ)

(2006/C 284/01)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ

| I-IX | ΣΥΝΟΨΗ |
| --- | --- |

I-IX

| 1-11 | ΕΙΣΑΓΩΓΗ |
| --- | --- |

1-11

| 2-3 | Νομικό πλαίσιο |
| --- | --- |

2-3

| 4-8 | Οργάνωση των υπηρεσιών μετάφρασης στα όργανα της ΕΕ |
| --- | --- |

4-8

| 9-11 | Εμβέλεια και μέθοδος του ελέγχου |
| --- | --- |

9-11

| 12-95 | ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ |
| --- | --- |

12-95

| 12-36 | Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων |
| --- | --- |

12-36

| 13-18 | Εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές που διέπουν τις αιτήσεις μετάφρασης |
| --- | --- |

13-18

| 19-23 | Δυναμικότητα ικανοποίησης της μεταφραστικής ζήτησης |
| --- | --- |

19-23

| 24-26 | Εξέλιξη του αριθμού των μεταφρασμένων σελίδων |
| --- | --- |

24-26

| 27-36 | Πρακτικά μέτρα που έλαβαν τα θεσμικά όργανα για τον περιορισμό του μεταφραστικού όγκου |
| --- | --- |

27-36

| 37-46 | Έλεγχος της ποιότητας |
| --- | --- |

37-46

| 37-43 | Έλεγχοι προς διαπίστωση ότι η ποιότητα των μεταφράσεων είναι η δέουσα |
| --- | --- |

37-43

| 44-46 | Τήρηση των προθεσμιών και άλλα στοιχεία που σχετίζονται με την ικανοποίηση των πελατών |
| --- | --- |

44-46

| 47-95 | Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης |
| --- | --- |

47-95

| 47-52 | Κόστος της μετάφρασης |
| --- | --- |

47-52

| 53-95 | Αποδοτικότητα της μεταφραστικής διαδικασίας |
| --- | --- |

53-95

| 96-109 | ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ |
| --- | --- |

96-109

| 96-98 | Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων |
| --- | --- |

96-98

| 99-101 | Διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι οι μεταφράσεις είναι έγκαιρες και επαρκούς ποιότητας για το σκοπό τους |
| --- | --- |

99-101

| 102-109 | Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης |
| --- | --- |

102-109

| 1-12 | ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I: Διατάξεις που ισχύουν στην Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο |
| --- | --- |

1-12

| 1-6 | Επιτροπή |
| --- | --- |

1-6

| 7-10 | Κοινοβούλιο |
| --- | --- |

7-10

| 11-12 | Συμβούλιο |
| --- | --- |

11-12

| 1-9 | ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II: Μέθοδος που ανέπτυξε το Συνέδριο για να υπολογίζει το κόστος της μετάφρασης |
| --- | --- |

1-9

Απαντήσεις των οργάνων

ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣCIEQ Διοργανική επιτροπή για την αξιολόγηση των εξωτερικών μεταφράσεωνCRE Compte rendu in extenso (πλήρη πρακτικά, ήτοι λεπτομερής καταγραφή των συζητήσεων κατά τις συνόδους της ολομέλειας του Κοινοβουλίου)ΓΔ Γενική ΔιεύθυνσηΓΔ A III Διεύθυνση A III (Μετάφραση και παραγωγή εγγράφων) της Γενικής Γραμματείας του ΣυμβουλίουΓΓΣ Γενική Γραμματεία του ΣυμβουλίουDGT Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης της ΕπιτροπήςΕΕ Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών ΚοινοτήτωνΕΚ Ευρωπαϊκό ΚοινοβούλιοEPSO Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής ΠροσωπικούICTI Interinstitutional Committee for Translation and Interpretation (Διοργανική επιτροπή μετάφρασης και διερμηνείας)ΙΠΑ ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης (μονάδα μέτρησης που ισούται με έναν εσωτερικό υπάλληλο που εργάζεται με καθεστώς πλήρους απασχόλησης για ένα χρόνο)ISC Inter-Service Consultation (διυπηρεσιακή διαβούλευση, ήτοι συνεννόηση μεταξύ των γενικών διευθύνσεων της Επιτροπής)ΜΕΚ Μέλος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

ΣΥΝΟΨΗ

| I. | Είκοσι μία γλώσσες έχουν το καθεστώς των επίσημων γλωσσών και γλωσσών εργασίας των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων. Κάθε θεσμικό όργανο της ΕΕ διαθέτει τη δική του υπηρεσία μετάφρασης. Τα όργανα τα οποία, λόγω της φύσης των δραστηριοτήτων τους, πρέπει να παράγουν το μεγαλύτερο όγκο μεταφράσεων είναι η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο. Εξαιτίας της άνισης κατανομής της ζήτησης κατά τη διάρκεια του έτους ή της προσωρινά ανεπαρκούς εσωτερικής δυναμικότητας των γλωσσών ΕΕ-10, τα ευρωπαϊκά όργανα χρειάζονται, πέρα από τους εσωτερικούς μεταφραστές τους, και ελεύθερους μεταφραστές. |
| --- | --- |

I.

Είκοσι μία γλώσσες έχουν το καθεστώς των επίσημων γλωσσών και γλωσσών εργασίας των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων. Κάθε θεσμικό όργανο της ΕΕ διαθέτει τη δική του υπηρεσία μετάφρασης. Τα όργανα τα οποία, λόγω της φύσης των δραστηριοτήτων τους, πρέπει να παράγουν το μεγαλύτερο όγκο μεταφράσεων είναι η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο. Εξαιτίας της άνισης κατανομής της ζήτησης κατά τη διάρκεια του έτους ή της προσωρινά ανεπαρκούς εσωτερικής δυναμικότητας των γλωσσών ΕΕ-10, τα ευρωπαϊκά όργανα χρειάζονται, πέρα από τους εσωτερικούς μεταφραστές τους, και ελεύθερους μεταφραστές.

| II. | Στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί σε ποιο βαθμό η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο διαχειρίζονται τους πόρους και τις δαπάνες που διατίθενται για τη μετάφραση κατά τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό. Το Συνέδριο έθεσε τρία ερωτήματα:






  — | Ικανοποιείται η μεταφραστική ζήτηση και υπάρχουν κατάλληλες διαδικασίες προς αποφυγή των περιττών μεταφράσεων; |
| --- | --- | --- |

II.

Στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί σε ποιο βαθμό η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο διαχειρίζονται τους πόρους και τις δαπάνες που διατίθενται για τη μετάφραση κατά τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό. Το Συνέδριο έθεσε τρία ερωτήματα:

—

Ικανοποιείται η μεταφραστική ζήτηση και υπάρχουν κατάλληλες διαδικασίες προς αποφυγή των περιττών μεταφράσεων;

| — | Είναι οι μεταφράσεις έγκαιρες και επαρκεί η ποιότητά τους για το σκοπό τους; |
| --- | --- |

—

Είναι οι μεταφράσεις έγκαιρες και επαρκεί η ποιότητά τους για το σκοπό τους;

| — | Κατόρθωσαν τα όργανα να κρατήσουν υπό έλεγχο το κόστος των μεταφράσεων; |
| --- | --- |

—

Κατόρθωσαν τα όργανα να κρατήσουν υπό έλεγχο το κόστος των μεταφράσεων;

| III. | Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι τα θεσμικά όργανα έχουν υιοθετήσει διαφορετικές προσεγγίσεις για να ανταποκριθούν στην αύξηση της μεταφραστικής ζήτησης. Τόσο η Επιτροπή όσο και το Συμβούλιο έλαβαν τα κατάλληλα μέτρα για τη μείωση του αριθμού των εγγράφων που μεταφράζονται προς όλες τις γλώσσες. Ωστόσο, σημαντικό μέρος του συνόλου των αιτήσεων μετάφρασης δεν καλύπτεται από τις κατευθυντήριες γραμμές για τη μετάφραση που έχει θεσπίσει κάθε όργανο, ενώ κανένα από αυτά δεν εφαρμόζει σαφή και συνεκτική διαδικασία όσον αφορά την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης. |
| --- | --- |

III.

Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι τα θεσμικά όργανα έχουν υιοθετήσει διαφορετικές προσεγγίσεις για να ανταποκριθούν στην αύξηση της μεταφραστικής ζήτησης. Τόσο η Επιτροπή όσο και το Συμβούλιο έλαβαν τα κατάλληλα μέτρα για τη μείωση του αριθμού των εγγράφων που μεταφράζονται προς όλες τις γλώσσες. Ωστόσο, σημαντικό μέρος του συνόλου των αιτήσεων μετάφρασης δεν καλύπτεται από τις κατευθυντήριες γραμμές για τη μετάφραση που έχει θεσπίσει κάθε όργανο, ενώ κανένα από αυτά δεν εφαρμόζει σαφή και συνεκτική διαδικασία όσον αφορά την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης.

| IV. | Γενικά, οι τρεις υπηρεσίες μετάφρασης που υποβλήθηκαν σε έλεγχο είναι σε θέση να παραδίδουν μεταφράσεις στις γλώσσες ΕΕ-15 εγκαίρως και με την απαιτούμενη ποιότητα. Ωστόσο, το 2004 σημειώθηκαν σημαντικά προβλήματα με τις γλώσσες ΕΕ-10. |
| --- | --- |

IV.

Γενικά, οι τρεις υπηρεσίες μετάφρασης που υποβλήθηκαν σε έλεγχο είναι σε θέση να παραδίδουν μεταφράσεις στις γλώσσες ΕΕ-15 εγκαίρως και με την απαιτούμενη ποιότητα. Ωστόσο, το 2004 σημειώθηκαν σημαντικά προβλήματα με τις γλώσσες ΕΕ-10.

| V. | Καμία από τις υπηρεσίες μετάφρασης δεν διαθέτει μέσο για τη μέτρηση της ικανοποίησης των πελατών, ούτε διαδικασίες για την αντιμετώπιση παραπόνων σχετικά με την ποιότητα. Μόνο η Επιτροπή διαθέτει κατευθυντήριες γραμμές για τον έλεγχο της ποιότητας. Δείκτες ποιότητας, όπως είναι ο αριθμός σφαλμάτων ανά σελίδα, διατίθενται στο Κοινοβούλιο, όχι όμως στην Επιτροπή ούτε στο Συμβούλιο. |
| --- | --- |

V.

Καμία από τις υπηρεσίες μετάφρασης δεν διαθέτει μέσο για τη μέτρηση της ικανοποίησης των πελατών, ούτε διαδικασίες για την αντιμετώπιση παραπόνων σχετικά με την ποιότητα. Μόνο η Επιτροπή διαθέτει κατευθυντήριες γραμμές για τον έλεγχο της ποιότητας. Δείκτες ποιότητας, όπως είναι ο αριθμός σφαλμάτων ανά σελίδα, διατίθενται στο Κοινοβούλιο, όχι όμως στην Επιτροπή ούτε στο Συμβούλιο.

| VI. | Με εξαίρεση την Επιτροπή για το 2002, κανένα θεσμικό όργανο δεν είχε υπολογίσει το συνολικό κόστος της μετάφρασης ή το μέσο κόστος ανά μεταφραζόμενη σελίδα. Από τους υπολογισμούς του Συνεδρίου προκύπτει ότι, το 2003, το συνολικό κόστος της μετάφρασης για το Κοινοβούλιο και για το Συμβούλιο, ανερχόταν στα 100 εκατομμύρια ευρώ περίπου για κάθε όργανο και σε 215 εκατομμύρια ευρώ για την Επιτροπή. Συνεπεία της αύξησης του αριθμού των γλωσσών μετά τη διεύρυνση της ΕΕ τον Μάιο του 2004, το 2005 το κόστος της μετάφρασης αυξήθηκε περίπου σε 128 εκατομμύρια ευρώ για το Κοινοβούλιο, σε 126 εκατομμύρια ευρώ για το Συμβούλιο και σε 257 εκατομμύρια ευρώ για την Επιτροπή. Το μέσο κόστος ανά σελίδα το 2003 ήταν 150 ευρώ στο Κοινοβούλιο και στην Επιτροπή και 254 ευρώ στο Συμβούλιο. Το 2005, το μέσο κόστος ανά σελίδα ανήλθε στα 194 ευρώ στην Επιτροπή και στα 276 ευρώ στο Συμβούλιο, μειώθηκε όμως στα 119 ευρώ στο Κοινοβούλιο. Η εσωτερική μετάφραση είναι ακριβότερη από ό,τι η εξωτερική, αλλά η σύγκριση είναι δύσκολη, δεδομένου ότι τα κείμενα που μεταφράζονται εξωτερικά είναι διαφορετικής φύσης ενώ η ποιότητα της εσωτερικής μετάφρασης θεωρείται ανώτερη. |
| --- | --- |

VI.

Με εξαίρεση την Επιτροπή για το 2002, κανένα θεσμικό όργανο δεν είχε υπολογίσει το συνολικό κόστος της μετάφρασης ή το μέσο κόστος ανά μεταφραζόμενη σελίδα. Από τους υπολογισμούς του Συνεδρίου προκύπτει ότι, το 2003, το συνολικό κόστος της μετάφρασης για το Κοινοβούλιο και για το Συμβούλιο, ανερχόταν στα 100 εκατομμύρια ευρώ περίπου για κάθε όργανο και σε 215 εκατομμύρια ευρώ για την Επιτροπή. Συνεπεία της αύξησης του αριθμού των γλωσσών μετά τη διεύρυνση της ΕΕ τον Μάιο του 2004, το 2005 το κόστος της μετάφρασης αυξήθηκε περίπου σε 128 εκατομμύρια ευρώ για το Κοινοβούλιο, σε 126 εκατομμύρια ευρώ για το Συμβούλιο και σε 257 εκατομμύρια ευρώ για την Επιτροπή. Το μέσο κόστος ανά σελίδα το 2003 ήταν 150 ευρώ στο Κοινοβούλιο και στην Επιτροπή και 254 ευρώ στο Συμβούλιο. Το 2005, το μέσο κόστος ανά σελίδα ανήλθε στα 194 ευρώ στην Επιτροπή και στα 276 ευρώ στο Συμβούλιο, μειώθηκε όμως στα 119 ευρώ στο Κοινοβούλιο. Η εσωτερική μετάφραση είναι ακριβότερη από ό,τι η εξωτερική, αλλά η σύγκριση είναι δύσκολη, δεδομένου ότι τα κείμενα που μεταφράζονται εξωτερικά είναι διαφορετικής φύσης ενώ η ποιότητα της εσωτερικής μετάφρασης θεωρείται ανώτερη.

| VII. | Μολονότι η Επιτροπή και το Συμβούλιο κατόρθωσαν να μειώσουν τη ζήτηση μεταφράσεων προς τις γλώσσες ΕΕ-15, αυτό είχε επίσης ως συνέπεια υπερβάλλουσα δυναμικότητα και παραγωγικότητα κάτω του μέσου όρου. Το Συνέδριο, ωστόσο, παρατήρησε σημαντικές διαφορές στην παραγωγικότητα και στα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης μεταξύ των διαφόρων γλωσσικών μονάδων των οργάνων. |
| --- | --- |

VII.

Μολονότι η Επιτροπή και το Συμβούλιο κατόρθωσαν να μειώσουν τη ζήτηση μεταφράσεων προς τις γλώσσες ΕΕ-15, αυτό είχε επίσης ως συνέπεια υπερβάλλουσα δυναμικότητα και παραγωγικότητα κάτω του μέσου όρου. Το Συνέδριο, ωστόσο, παρατήρησε σημαντικές διαφορές στην παραγωγικότητα και στα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης μεταξύ των διαφόρων γλωσσικών μονάδων των οργάνων.

| VIII. | Από το 1995 οι υπηρεσίες μετάφρασης της ΕΕ έχουν εντείνει τη μεταξύ τους συνεργασία σε ορισμένους τομείς, όπως οι προσλήψεις, η δημιουργία ορολογικής βάσης δεδομένων, η προμήθεια εργαλείων πληροφορικής κ.λπ. Το Συνέδριο θεωρεί ότι θα μπορούσαν να εξοικονομηθούν πόροι με την περαιτέρω αύξηση της διοργανικής συνεργασίας, και ιδίως εάν η διαθέσιμη δυναμικότητα σε ένα όργανο διατίθεται σε άλλα όργανα ώστε να μειώνεται η ανάθεση σε εξωτερικούς μεταφραστές. Εντούτοις, η έλλειψη προβλέψεων και η ανεπαρκής κοινοποίηση της διαθέσιμης μεταφραστικής δυναμικότητας δεν επιτρέπουν εύκολα στα θεσμικά όργανα να επωφεληθούν πλήρως από την προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα άλλων οργάνων. |
| --- | --- |

VIII.

Από το 1995 οι υπηρεσίες μετάφρασης της ΕΕ έχουν εντείνει τη μεταξύ τους συνεργασία σε ορισμένους τομείς, όπως οι προσλήψεις, η δημιουργία ορολογικής βάσης δεδομένων, η προμήθεια εργαλείων πληροφορικής κ.λπ. Το Συνέδριο θεωρεί ότι θα μπορούσαν να εξοικονομηθούν πόροι με την περαιτέρω αύξηση της διοργανικής συνεργασίας, και ιδίως εάν η διαθέσιμη δυναμικότητα σε ένα όργανο διατίθεται σε άλλα όργανα ώστε να μειώνεται η ανάθεση σε εξωτερικούς μεταφραστές. Εντούτοις, η έλλειψη προβλέψεων και η ανεπαρκής κοινοποίηση της διαθέσιμης μεταφραστικής δυναμικότητας δεν επιτρέπουν εύκολα στα θεσμικά όργανα να επωφεληθούν πλήρως από την προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα άλλων οργάνων.

| IX. | Μολονότι οι υπηρεσίες μετάφρασης που υποβλήθηκαν σε έλεγχο διαθέτουν προηγμένα εργαλεία πληροφορικής, αυτά δεν χρησιμοποιούνται με συνεπή τρόπο. Στο Κοινοβούλιο, η πραγματική χρήση των εργαλείων πληροφορικής ποικίλλει σημαντικά από τη μία μεταφραστική μονάδα στην άλλη. Για τις γλώσσες ΕΕ-15 το 2004, τα εργαλεία αυτά χρησιμοποιήθηκαν οριακά στο Συμβούλιο, ενώ δεν υπήρχαν στοιχεία σχετικά με το βαθμό χρήσης τους στην Επιτροπή κατά το χρόνο του ελέγχου. Η αποδοτικότητα και η εναρμόνιση των μεταφράσεων θα μπορούσε να βελτιωθεί με την αυξημένη χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων, τον καλύτερο προγραμματισμό, την αυστηρότερη τήρηση των προθεσμιών για την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης και τη στενότερη επίβλεψη των αποφάσεων εξωτερικής ανάθεσης, προς αποφυγή της χρήσης ελεύθερων μεταφραστών όταν υπάρχουν διαθέσιμοι εσωτερικοί μεταφραστές. Επιπλέον, θα πρέπει να εφαρμοστεί συστηματική παρακολούθηση μέσω δεικτών απόδοσης και διαδικασιών που επιτρέπουν την εξασφάλιση των κατάλληλων πληροφοριών διαχείρισης. |
| --- | --- |

IX.

Μολονότι οι υπηρεσίες μετάφρασης που υποβλήθηκαν σε έλεγχο διαθέτουν προηγμένα εργαλεία πληροφορικής, αυτά δεν χρησιμοποιούνται με συνεπή τρόπο. Στο Κοινοβούλιο, η πραγματική χρήση των εργαλείων πληροφορικής ποικίλλει σημαντικά από τη μία μεταφραστική μονάδα στην άλλη. Για τις γλώσσες ΕΕ-15 το 2004, τα εργαλεία αυτά χρησιμοποιήθηκαν οριακά στο Συμβούλιο, ενώ δεν υπήρχαν στοιχεία σχετικά με το βαθμό χρήσης τους στην Επιτροπή κατά το χρόνο του ελέγχου. Η αποδοτικότητα και η εναρμόνιση των μεταφράσεων θα μπορούσε να βελτιωθεί με την αυξημένη χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων, τον καλύτερο προγραμματισμό, την αυστηρότερη τήρηση των προθεσμιών για την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης και τη στενότερη επίβλεψη των αποφάσεων εξωτερικής ανάθεσης, προς αποφυγή της χρήσης ελεύθερων μεταφραστών όταν υπάρχουν διαθέσιμοι εσωτερικοί μεταφραστές. Επιπλέον, θα πρέπει να εφαρμοστεί συστηματική παρακολούθηση μέσω δεικτών απόδοσης και διαδικασιών που επιτρέπουν την εξασφάλιση των κατάλληλων πληροφοριών διαχείρισης.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

| 1. | Η Ευρωπαϊκή Ένωση λειτουργεί σε πολυγλωσσικό περιβάλλον με ισότιμη μεταχείριση των γλωσσών των κρατών μελών της. Τα όργανα της Ευρωπαϊκής Κοινότητας απασχολούν υπηκόους από όλα τα κράτη μέλη με διαφορετικών βαθμών γλωσσικές γνώσεις. Για πρακτικούς λόγους, οι γλώσσες που χρησιμοποιούνται συχνότερα στα θεσμικά όργανα είναι μειωμένες σε αριθμό (1), ωστόσο τα έγγραφα που λαμβάνονται από τα κράτη μέλη και αποστέλλονται σε αυτά είναι στην επίσημη γλώσσα της εκάστοτε χώρας. Κατά συνέπεια, η μετάφραση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων έχει ζωτική σημασία για την απρόσκοπτη λειτουργία των οργάνων καθώς και για την επικοινωνία με τα κράτη μέλη και τους πολίτες τους. |
| --- | --- |

1.

Η Ευρωπαϊκή Ένωση λειτουργεί σε πολυγλωσσικό περιβάλλον με ισότιμη μεταχείριση των γλωσσών των κρατών μελών της. Τα όργανα της Ευρωπαϊκής Κοινότητας απασχολούν υπηκόους από όλα τα κράτη μέλη με διαφορετικών βαθμών γλωσσικές γνώσεις. Για πρακτικούς λόγους, οι γλώσσες που χρησιμοποιούνται συχνότερα στα θεσμικά όργανα είναι μειωμένες σε αριθμό (1), ωστόσο τα έγγραφα που λαμβάνονται από τα κράτη μέλη και αποστέλλονται σε αυτά είναι στην επίσημη γλώσσα της εκάστοτε χώρας. Κατά συνέπεια, η μετάφραση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων έχει ζωτική σημασία για την απρόσκοπτη λειτουργία των οργάνων καθώς και για την επικοινωνία με τα κράτη μέλη και τους πολίτες τους.

Νομικό πλαίσιο

| 2. | Δυνάμει του άρθρου 290 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και του κανονισμού αριθ. 1/1958 του Συμβουλίου (2), ο οποίος ενημερώνεται μετά από κάθε διεύρυνση, το καθεστώς επίσημης γλώσσας και γλώσσας εργασίας των οργάνων έχει παραχωρηθεί σε 21 γλώσσες (3). Ο κανονισμός αυτός ορίζει στη συνέχεια τα γλωσσικά καθεστώτα που ισχύουν για ορισμένες μεγάλες κατηγορίες κοινοτικών εγγράφων (4), αλλά επιτρέπει επίσης στα θεσμικά όργανα να ορίζουν στον εσωτερικό κανονισμό τους ποιες γλώσσες πρέπει να χρησιμοποιούνται σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Η διάταξη αυτή καθιστά δυνατή την προσαρμογή των γλωσσικών καθεστώτων στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε οργάνου (βλέπε παράρτημα I). |
| --- | --- |

2.

Δυνάμει του άρθρου 290 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και του κανονισμού αριθ. 1/1958 του Συμβουλίου (2), ο οποίος ενημερώνεται μετά από κάθε διεύρυνση, το καθεστώς επίσημης γλώσσας και γλώσσας εργασίας των οργάνων έχει παραχωρηθεί σε 21 γλώσσες (3). Ο κανονισμός αυτός ορίζει στη συνέχεια τα γλωσσικά καθεστώτα που ισχύουν για ορισμένες μεγάλες κατηγορίες κοινοτικών εγγράφων (4), αλλά επιτρέπει επίσης στα θεσμικά όργανα να ορίζουν στον εσωτερικό κανονισμό τους ποιες γλώσσες πρέπει να χρησιμοποιούνται σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Η διάταξη αυτή καθιστά δυνατή την προσαρμογή των γλωσσικών καθεστώτων στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε οργάνου (βλέπε παράρτημα I).

| 3. | Πέρα από τον εσωτερικό κανονισμό του, κάθε όργανο θεσπίζει πρακτικές κατευθυντήριες γραμμές που αφορούν το είδος των προς μετάφραση κειμένων, τον αριθμό των γλωσσών, το μέγεθος των πρωτοτύπων και τις προθεσμίες (βλέπε επίσης παράρτημα I). |
| --- | --- |

3.

Πέρα από τον εσωτερικό κανονισμό του, κάθε όργανο θεσπίζει πρακτικές κατευθυντήριες γραμμές που αφορούν το είδος των προς μετάφραση κειμένων, τον αριθμό των γλωσσών, το μέγεθος των πρωτοτύπων και τις προθεσμίες (βλέπε επίσης παράρτημα I).

Οργάνωση των υπηρεσιών μετάφρασης στα όργανα της ΕΕ

| 4. | Κάθε θεσμικό όργανο διαθέτει τη δική του μεταφραστική υπηρεσία: τη Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης και Εκδόσεων το Κοινοβούλιο, τη Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης η Επιτροπή (εφεξής DGT) και τη Διεύθυνση Α III (Μετάφραση και παραγωγή εγγράφων) το Συμβούλιο (εφεξής ΓΔ Α III). Το Δικαστήριο, το Ελεγκτικό Συνέδριο καθώς και η Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και η Επιτροπή των Περιφερειών έχουν επίσης τις δικές τους υπηρεσίες μετάφρασης. Οι μεταφραστικές ανάγκες των αποκεντρωμένων οργανισμών καλύπτονται από το Μεταφραστικό Κέντρο στο Λουξεμβούργο (5). |
| --- | --- |

4.

Κάθε θεσμικό όργανο διαθέτει τη δική του μεταφραστική υπηρεσία: τη Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης και Εκδόσεων το Κοινοβούλιο, τη Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης η Επιτροπή (εφεξής DGT) και τη Διεύθυνση Α III (Μετάφραση και παραγωγή εγγράφων) το Συμβούλιο (εφεξής ΓΔ Α III). Το Δικαστήριο, το Ελεγκτικό Συνέδριο καθώς και η Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και η Επιτροπή των Περιφερειών έχουν επίσης τις δικές τους υπηρεσίες μετάφρασης. Οι μεταφραστικές ανάγκες των αποκεντρωμένων οργανισμών καλύπτονται από το Μεταφραστικό Κέντρο στο Λουξεμβούργο (5).

| 5. | Το 2005, η Επιτροπή απασχολούσε περί τους 1 450 εσωτερικούς μεταφραστές (και περίπου 600 υπαλλήλους υποστήριξης), το Κοινοβούλιο περί τους 550 μεταφραστές (και περίπου 380 υπαλλήλους υποστήριξης) και το Συμβούλιο 660 μεταφραστές (και περίπου 330 υπαλλήλους υποστήριξης). Δεδομένου ότι η ζήτηση μετάφρασης κατανέμεται άνισα κατά τη διάρκεια του έτους, ορισμένα κοινοτικά όργανα περιορίζουν τα έξοδα ή εξυπηρετούν τη μεταφραστική ζήτηση σε περιόδους αιχμής χρησιμοποιώντας ελεύθερους μεταφραστές, οι οποίοι επιλέγονται μέσω διαδικασιών δημόσιου διαγωνισμού. |
| --- | --- |

5.

Το 2005, η Επιτροπή απασχολούσε περί τους 1 450 εσωτερικούς μεταφραστές (και περίπου 600 υπαλλήλους υποστήριξης), το Κοινοβούλιο περί τους 550 μεταφραστές (και περίπου 380 υπαλλήλους υποστήριξης) και το Συμβούλιο 660 μεταφραστές (και περίπου 330 υπαλλήλους υποστήριξης). Δεδομένου ότι η ζήτηση μετάφρασης κατανέμεται άνισα κατά τη διάρκεια του έτους, ορισμένα κοινοτικά όργανα περιορίζουν τα έξοδα ή εξυπηρετούν τη μεταφραστική ζήτηση σε περιόδους αιχμής χρησιμοποιώντας ελεύθερους μεταφραστές, οι οποίοι επιλέγονται μέσω διαδικασιών δημόσιου διαγωνισμού.

| 6. | Η οργανωτική δομή των υπηρεσιών μετάφρασης της ΕΕ συνίσταται σε μονάδες μετάφρασης οι οποίες περιλαμβάνουν μεταφραστές και γραμματείς (μία μονάδα ανά γλώσσα στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο· ένα τμήμα ανά γλώσσα στην Επιτροπή (6)), μονάδα προγραμματισμού (planning), μονάδα ελεύθερων μεταφραστών και διάφορες άλλες μονάδες υποστήριξης (τεχνολογία της πληροφορίας, διαχείριση των πόρων κ.λπ.). |
| --- | --- |

6.

Η οργανωτική δομή των υπηρεσιών μετάφρασης της ΕΕ συνίσταται σε μονάδες μετάφρασης οι οποίες περιλαμβάνουν μεταφραστές και γραμματείς (μία μονάδα ανά γλώσσα στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο· ένα τμήμα ανά γλώσσα στην Επιτροπή (6)), μονάδα προγραμματισμού (planning), μονάδα ελεύθερων μεταφραστών και διάφορες άλλες μονάδες υποστήριξης (τεχνολογία της πληροφορίας, διαχείριση των πόρων κ.λπ.).

| 7. | Το 2005, τα όργανα της ΕΕ που παρήγαγαν το μεγαλύτερο όγκο μεταφράσεων ήταν η Επιτροπή (1 324 000 σελίδες (7)), το Κοινοβούλιο (1 080 000 σελίδες (8)) και το Συμβούλιο (457 000 σελίδες (9)). Λαμβανόμενες ως σύνολο, αντιστοιχούν στο 70 % περίπου του συνολικού όγκου των μεταφράσεων της ΕΕ. |
| --- | --- |

7.

Το 2005, τα όργανα της ΕΕ που παρήγαγαν το μεγαλύτερο όγκο μεταφράσεων ήταν η Επιτροπή (1 324 000 σελίδες (7)), το Κοινοβούλιο (1 080 000 σελίδες (8)) και το Συμβούλιο (457 000 σελίδες (9)). Λαμβανόμενες ως σύνολο, αντιστοιχούν στο 70 % περίπου του συνολικού όγκου των μεταφράσεων της ΕΕ.

| 8. | Οι μεταφραστικές ανάγκες των θεσμικών οργάνων ικανοποιούνται με διάφορους τρόπους:






  α) | μέσω της υπηρεσίας μετάφρασης, η οποία είτε μεταφράζει το κείμενο εντός υπηρεσίας, είτε |
| --- | --- | --- |

8.

Οι μεταφραστικές ανάγκες των θεσμικών οργάνων ικανοποιούνται με διάφορους τρόπους:

α)

μέσω της υπηρεσίας μετάφρασης, η οποία είτε μεταφράζει το κείμενο εντός υπηρεσίας, είτε

| β) | αναθέτει το έργο σε ελεύθερους μεταφραστές· |
| --- | --- |

β)

αναθέτει το έργο σε ελεύθερους μεταφραστές·

| γ) | με άμεση ανάθεση σε ελεύθερους μεταφραστές, όχι απαραίτητα με την παρέμβαση της υπηρεσίας μετάφρασης (εφεξής «άμεση ανάθεση»)· |
| --- | --- |

γ)

με άμεση ανάθεση σε ελεύθερους μεταφραστές, όχι απαραίτητα με την παρέμβαση της υπηρεσίας μετάφρασης (εφεξής «άμεση ανάθεση»)·

| δ) | με μετάφραση από το διοικητικό προσωπικό της σχετικής γενικής διεύθυνσης (εφεξής «ΓΔ») («γκρίζες μεταφράσεις»). |
| --- | --- |

δ)

με μετάφραση από το διοικητικό προσωπικό της σχετικής γενικής διεύθυνσης (εφεξής «ΓΔ») («γκρίζες μεταφράσεις»).

Εμβέλεια και μέθοδος του ελέγχου

| 9. | Στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί σε ποιο βαθμό η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο διαχειρίζονται τους πόρους και τις δαπάνες που διατίθενται για τη μετάφραση κατά τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό. |
| --- | --- |

9.

Στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί σε ποιο βαθμό η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο διαχειρίζονται τους πόρους και τις δαπάνες που διατίθενται για τη μετάφραση κατά τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό.

| 10. | Για το σκοπό αυτό τέθηκαν τρία ερωτήματα:






  — | Ικανοποιείται η μεταφραστική ζήτηση και υπάρχουν κατάλληλες διαδικασίες προς αποφυγή των περιττών μεταφράσεων; |
| --- | --- | --- |

10.

Για το σκοπό αυτό τέθηκαν τρία ερωτήματα:

—

Ικανοποιείται η μεταφραστική ζήτηση και υπάρχουν κατάλληλες διαδικασίες προς αποφυγή των περιττών μεταφράσεων;

| — | Είναι οι μεταφράσεις έγκαιρες και επαρκεί η ποιότητά τους για το σκοπό τους; |
| --- | --- |

—

Είναι οι μεταφράσεις έγκαιρες και επαρκεί η ποιότητά τους για το σκοπό τους;

| — | Κατόρθωσαν τα όργανα να κρατήσουν υπό έλεγχο το κόστος των μεταφράσεων; |
| --- | --- |

—

Κατόρθωσαν τα όργανα να κρατήσουν υπό έλεγχο το κόστος των μεταφράσεων;

| 11. | Ο έλεγχος κάλυψε κατά κύριο λόγο τα έτη 2003 και 2004, αλλά ελήφθησαν επίσης υπόψη οι αλλαγές που επήλθαν το 2005 συνεπεία της διεύρυνσης. Ο έλεγχος βασίστηκε σε εξέταση των ισχυόντων κανόνων και διαδικασιών, σε δοκιμαστικό έλεγχο της αξιοπιστίας των στατιστικών που αφορούσαν την παραγωγή, σε υπολογισμό των εξόδων και της παραγωγικότητας καθώς και σε έρευνα ικανοποίησης πελατών που πραγματοποιήθηκε μεταξύ των σημαντικότερων υπηρεσιών χρηστών. |
| --- | --- |

11.

Ο έλεγχος κάλυψε κατά κύριο λόγο τα έτη 2003 και 2004, αλλά ελήφθησαν επίσης υπόψη οι αλλαγές που επήλθαν το 2005 συνεπεία της διεύρυνσης. Ο έλεγχος βασίστηκε σε εξέταση των ισχυόντων κανόνων και διαδικασιών, σε δοκιμαστικό έλεγχο της αξιοπιστίας των στατιστικών που αφορούσαν την παραγωγή, σε υπολογισμό των εξόδων και της παραγωγικότητας καθώς και σε έρευνα ικανοποίησης πελατών που πραγματοποιήθηκε μεταξύ των σημαντικότερων υπηρεσιών χρηστών.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων

| 12. | Προκειμένου να εξασφαλιστεί η αποδοτική χρήση των πόρων, θα πρέπει να πραγματοποιούνται μόνο οι μεταφράσεις που έχουν επαρκές προβάδισμα από άποψη προτεραιότητας και είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική λειτουργία των οργάνων. Από την άποψη αυτή χρειάζονται σαφείς κατευθυντήριες γραμμές οι οποίες να καθορίζουν τα κριτήρια για την επιλογή των κειμένων τα οποία μπορούν να αποτελούν αντικείμενο αίτησης μετάφρασης. Το Συνέδριο επαλήθευσε κατά πόσο υπάρχουν τέτοιες κατευθυντήριες γραμμές και εξέτασε την ποιότητά τους και τον τρόπο εφαρμογής τους. |
| --- | --- |

12.

Προκειμένου να εξασφαλιστεί η αποδοτική χρήση των πόρων, θα πρέπει να πραγματοποιούνται μόνο οι μεταφράσεις που έχουν επαρκές προβάδισμα από άποψη προτεραιότητας και είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική λειτουργία των οργάνων. Από την άποψη αυτή χρειάζονται σαφείς κατευθυντήριες γραμμές οι οποίες να καθορίζουν τα κριτήρια για την επιλογή των κειμένων τα οποία μπορούν να αποτελούν αντικείμενο αίτησης μετάφρασης. Το Συνέδριο επαλήθευσε κατά πόσο υπάρχουν τέτοιες κατευθυντήριες γραμμές και εξέτασε την ποιότητά τους και τον τρόπο εφαρμογής τους.

Εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές που διέπουν τις αιτήσεις μετάφρασης

| 13. | Κανένα θεσμικό όργανο δεν έχει καθιερώσει συνεκτικές και σαφείς διαδικασίες οι οποίες να καθορίζουν ποιος μπορεί να υποβάλλει αίτηση για μετάφραση, ποια είδη εγγράφων πρέπει να μεταφράζονται (σε ποιες περιπτώσεις και προς ποιες γλώσσες), τα κριτήρια βάσει των οποίων επιτρέπονται οι μη υποχρεωτικές μεταφράσεις, ούτε διαδικασίες για την παρακολούθηση της εφαρμογής της «πολιτικής μετάφρασης». |
| --- | --- |

13.

Κανένα θεσμικό όργανο δεν έχει καθιερώσει συνεκτικές και σαφείς διαδικασίες οι οποίες να καθορίζουν ποιος μπορεί να υποβάλλει αίτηση για μετάφραση, ποια είδη εγγράφων πρέπει να μεταφράζονται (σε ποιες περιπτώσεις και προς ποιες γλώσσες), τα κριτήρια βάσει των οποίων επιτρέπονται οι μη υποχρεωτικές μεταφράσεις, ούτε διαδικασίες για την παρακολούθηση της εφαρμογής της «πολιτικής μετάφρασης».

| 14. | Οι κατευθυντήριες γραμμές που καθόρισαν τα τρία θεσμικά όργανα αναφέρουν μόνο τα είδη των εγγράφων των οποίων η μετάφραση είναι υποχρεωτική (είτε σε όλες τις γλώσσες, είτε σε ορισμένες). Με εξαίρεση τα μη βασικά έγγραφα του Συμβουλίου (10), για τα οποία αποφασίστηκε να μη μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-10 το 2003, δεν είναι σαφές ποια έγγραφα δεν πρέπει να γίνονται δεκτά προς μετάφραση. |
| --- | --- |

14.

Οι κατευθυντήριες γραμμές που καθόρισαν τα τρία θεσμικά όργανα αναφέρουν μόνο τα είδη των εγγράφων των οποίων η μετάφραση είναι υποχρεωτική (είτε σε όλες τις γλώσσες, είτε σε ορισμένες). Με εξαίρεση τα μη βασικά έγγραφα του Συμβουλίου (10), για τα οποία αποφασίστηκε να μη μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-10 το 2003, δεν είναι σαφές ποια έγγραφα δεν πρέπει να γίνονται δεκτά προς μετάφραση.

| 15. | Περισσότεροι από μερικές χιλιάδες υπάλληλοι στην Επιτροπή, 800 στο Κοινοβούλιο και οι περισσότεροι διοικητικοί υπάλληλοι του Συμβουλίου έχουν δικαίωμα πρόσβασης στο σύστημα υποβολής αιτήσεων μετάφρασης. Αυτό, σε συνδυασμό με τις ανεπαρκείς κατευθυντήριες γραμμές, αυξάνει τον κίνδυνο να ζητούνται ενδεχομένως μεταφράσεις που βρίσκονται χαμηλά στην κλίμακα προτεραιότητας ή που δεν είναι απαραίτητες. |
| --- | --- |

15.

Περισσότεροι από μερικές χιλιάδες υπάλληλοι στην Επιτροπή, 800 στο Κοινοβούλιο και οι περισσότεροι διοικητικοί υπάλληλοι του Συμβουλίου έχουν δικαίωμα πρόσβασης στο σύστημα υποβολής αιτήσεων μετάφρασης. Αυτό, σε συνδυασμό με τις ανεπαρκείς κατευθυντήριες γραμμές, αυξάνει τον κίνδυνο να ζητούνται ενδεχομένως μεταφράσεις που βρίσκονται χαμηλά στην κλίμακα προτεραιότητας ή που δεν είναι απαραίτητες.

| 16. | Σε ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, οι αιτήσεις μετάφρασης εγκρίνονται από τον προϊστάμενο μονάδας συντονισμού. Σε άλλες ΓΔ της Επιτροπής ή σε ορισμένες ΓΔ του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, οι αιτήσεις μετάφρασης εγκρίνονται σε επίπεδο μονάδας ή διαβιβάζονται κατευθείαν στη μονάδα προγραμματισμού της υπηρεσίας μετάφρασης, χωρίς προηγούμενη έγκριση ή προηγούμενο έλεγχο. Στις περιπτώσεις αυτές, η μονάδα προγραμματισμού της υπηρεσίας μετάφρασης αποτελεί τη μόνη πραγματική δικλείδα για τον εντοπισμό και την απόρριψη των αιτήσεων μετάφρασης που έχουν χαμηλή προτεραιότητα για το όργανο (11). Παρ' όλα αυτά, η εν λόγω μονάδα διαθέτει πολύ περιορισμένη βάση για να λαμβάνει τέτοιες αποφάσεις. |
| --- | --- |

16.

Σε ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, οι αιτήσεις μετάφρασης εγκρίνονται από τον προϊστάμενο μονάδας συντονισμού. Σε άλλες ΓΔ της Επιτροπής ή σε ορισμένες ΓΔ του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, οι αιτήσεις μετάφρασης εγκρίνονται σε επίπεδο μονάδας ή διαβιβάζονται κατευθείαν στη μονάδα προγραμματισμού της υπηρεσίας μετάφρασης, χωρίς προηγούμενη έγκριση ή προηγούμενο έλεγχο. Στις περιπτώσεις αυτές, η μονάδα προγραμματισμού της υπηρεσίας μετάφρασης αποτελεί τη μόνη πραγματική δικλείδα για τον εντοπισμό και την απόρριψη των αιτήσεων μετάφρασης που έχουν χαμηλή προτεραιότητα για το όργανο (11). Παρ' όλα αυτά, η εν λόγω μονάδα διαθέτει πολύ περιορισμένη βάση για να λαμβάνει τέτοιες αποφάσεις.

| 17. | Ο «Κώδικας συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία» του Κοινοβουλίου (βλέπε παράρτημα I) απλώς «καθορίζει τους όρους εφαρμογής, ιδίως δε τις προτεραιότητες που πρέπει να τηρούνται στις περιπτώσεις που οι γλωσσικοί πόροι δεν επιτρέπουν την παροχή όλων των ζητούμενων διευκολύνσεων». Αναφέρεται ότι «ένας χρήστης είναι αρμόδιος για τον καθορισμό των γλωσσικών του αναγκών» (άρθρο 1 παράγραφοι 1 και 5). Κατά συνέπεια, εάν η αίτηση δεν παραβιάζει τον κώδικα συμπεριφοράς, η μονάδα προγραμματισμού δεν θέτει υπό αμφισβήτηση την αναγκαιότητα της μετάφρασης ή τον αριθμό των γλωσσών-στόχων που ζητούνται, ακόμη και εάν είναι σαφές ότι δεν μπορούν να τηρηθούν οι επιχειρησιακές προθεσμίες (και, ως εκ τούτου, η μετάφραση είναι απίθανο να χρησιμοποιηθεί). |
| --- | --- |

17.

Ο «Κώδικας συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία» του Κοινοβουλίου (βλέπε παράρτημα I) απλώς «καθορίζει τους όρους εφαρμογής, ιδίως δε τις προτεραιότητες που πρέπει να τηρούνται στις περιπτώσεις που οι γλωσσικοί πόροι δεν επιτρέπουν την παροχή όλων των ζητούμενων διευκολύνσεων». Αναφέρεται ότι «ένας χρήστης είναι αρμόδιος για τον καθορισμό των γλωσσικών του αναγκών» (άρθρο 1 παράγραφοι 1 και 5). Κατά συνέπεια, εάν η αίτηση δεν παραβιάζει τον κώδικα συμπεριφοράς, η μονάδα προγραμματισμού δεν θέτει υπό αμφισβήτηση την αναγκαιότητα της μετάφρασης ή τον αριθμό των γλωσσών-στόχων που ζητούνται, ακόμη και εάν είναι σαφές ότι δεν μπορούν να τηρηθούν οι επιχειρησιακές προθεσμίες (και, ως εκ τούτου, η μετάφραση είναι απίθανο να χρησιμοποιηθεί).

| 18. | Οι μονάδες προγραμματισμού της Επιτροπής και του Συμβουλίου μπορούν, σε συνεννόηση με τον αιτούντα τη μετάφραση, να αρνηθούν αιτήσεις που δεν συμμορφώνονται με τους εσωτερικούς κανόνες ή που θεωρούνται πρόωρες ή μη αναγκαίες. Το 2003 και 2004, από τις αιτήσεις μετάφρασης απορρίφθηκε ποσοστό μεταξύ 5 % και 10 %. Εξαιρουμένης της περίπτωσης διαμαρτυρίας εκ μέρους του αιτούντος τη μετάφραση, οι εγκρίσεις που δίδονται από το επιχειρησιακό προσωπικό της μονάδας προγραμματισμού της Επιτροπής και του Συμβουλίου δεν ελέγχονταν από τους ανωτέρους, ούτε καν δειγματοληπτικά. Η αποδοχή των αιτήσεων μετάφρασης συχνά εξαρτάτο περισσότερο από τη διαθεσιμότητα μεταφραστικής δυναμικότητας, παρά από τις πραγματικές ανάγκες. |
| --- | --- |

18.

Οι μονάδες προγραμματισμού της Επιτροπής και του Συμβουλίου μπορούν, σε συνεννόηση με τον αιτούντα τη μετάφραση, να αρνηθούν αιτήσεις που δεν συμμορφώνονται με τους εσωτερικούς κανόνες ή που θεωρούνται πρόωρες ή μη αναγκαίες. Το 2003 και 2004, από τις αιτήσεις μετάφρασης απορρίφθηκε ποσοστό μεταξύ 5 % και 10 %. Εξαιρουμένης της περίπτωσης διαμαρτυρίας εκ μέρους του αιτούντος τη μετάφραση, οι εγκρίσεις που δίδονται από το επιχειρησιακό προσωπικό της μονάδας προγραμματισμού της Επιτροπής και του Συμβουλίου δεν ελέγχονταν από τους ανωτέρους, ούτε καν δειγματοληπτικά. Η αποδοχή των αιτήσεων μετάφρασης συχνά εξαρτάτο περισσότερο από τη διαθεσιμότητα μεταφραστικής δυναμικότητας, παρά από τις πραγματικές ανάγκες.

Δυναμικότητα ικανοποίησης της μεταφραστικής ζήτησης

| 19. | Μετά τη διεύρυνση, τα όργανα γενικά ήταν σε θέση να ικανοποιήσουν τις αιτήσεις μετάφρασης που αφορούσαν τις γλώσσες ΕΕ-15. Η κατάσταση ήταν διαφορετική για τις γλώσσες ΕΕ-10, εξαιτίας του ανεπαρκούς αριθμού μεταφραστών από τα νέα κράτη μέλη. Η πρώτη σειρά διοργανικών διαγωνισμών της EPSO για βοηθούς μεταφραστές για τις γλώσσες ΕΕ-10 δεν ολοκληρώθηκε πριν από τη διεύρυνση και δεν είχε ως κατάληξη την εξασφάλιση επαρκούς αριθμού επιτυχόντων. |
| --- | --- |

19.

Μετά τη διεύρυνση, τα όργανα γενικά ήταν σε θέση να ικανοποιήσουν τις αιτήσεις μετάφρασης που αφορούσαν τις γλώσσες ΕΕ-15. Η κατάσταση ήταν διαφορετική για τις γλώσσες ΕΕ-10, εξαιτίας του ανεπαρκούς αριθμού μεταφραστών από τα νέα κράτη μέλη. Η πρώτη σειρά διοργανικών διαγωνισμών της EPSO για βοηθούς μεταφραστές για τις γλώσσες ΕΕ-10 δεν ολοκληρώθηκε πριν από τη διεύρυνση και δεν είχε ως κατάληξη την εξασφάλιση επαρκούς αριθμού επιτυχόντων.

| 20. | Μολονότι το Κοινοβούλιο σημείωσε μεγαλύτερη επιτυχία όσον αφορά την προετοιμασία του για τη μετάφραση στις γλώσσες ΕΕ-10 μετά τη διεύρυνση, κανένα όργανο δεν κατάφερε να επιτύχει τους στόχους του σχετικά με την πρόσληψη μεταφραστών και προσωπικού υποστήριξης για τις νέες γλωσσικές μονάδες. Τον Δεκέμβριο του 2004, η DGT της Επιτροπής είχε προσλάβει μόνο από 25 έως 38 μεταφραστές και προσωπικό υποστήριξης ανά μονάδα ΕΕ-10, σε σχέση με το στόχο των 90. Δεδομένου ότι οι νέοι διαγωνισμοί της EPSO προκηρύχθηκαν μόλις τον Μάιο του 2005, η έλλειψη μεταφραστών για τις γλώσσες ΕΕ-10 αναμένεται να διαρκέσει μέχρι τα τέλη του 2006 (βλέπε επίσης σημείο 74). |
| --- | --- |

20.

Μολονότι το Κοινοβούλιο σημείωσε μεγαλύτερη επιτυχία όσον αφορά την προετοιμασία του για τη μετάφραση στις γλώσσες ΕΕ-10 μετά τη διεύρυνση, κανένα όργανο δεν κατάφερε να επιτύχει τους στόχους του σχετικά με την πρόσληψη μεταφραστών και προσωπικού υποστήριξης για τις νέες γλωσσικές μονάδες. Τον Δεκέμβριο του 2004, η DGT της Επιτροπής είχε προσλάβει μόνο από 25 έως 38 μεταφραστές και προσωπικό υποστήριξης ανά μονάδα ΕΕ-10, σε σχέση με το στόχο των 90. Δεδομένου ότι οι νέοι διαγωνισμοί της EPSO προκηρύχθηκαν μόλις τον Μάιο του 2005, η έλλειψη μεταφραστών για τις γλώσσες ΕΕ-10 αναμένεται να διαρκέσει μέχρι τα τέλη του 2006 (βλέπε επίσης σημείο 74).

| 21. | Σε αντίθεση με τις υπηρεσίες μετάφρασης της ΕΕ, ορισμένα μεγάλα ιδιωτικά μεταφραστικά γραφεία, που χρησιμοποιούν τα ευρωπαϊκά όργανα, κατόρθωσαν να μεταφράζουν προς και από όλες τις γλώσσες ΕΕ-10 από το 2004. Αυτό επιτεύχθηκε με τη δημιουργία γραφείων στα νέα κράτη μέλη. Μολονότι η Επιτροπή χρησιμοποιούσε σε περιορισμένο βαθμό μεταφραστές ως συμβασιούχους υπαλλήλους στα γραφεία εκπροσώπησής της στα νέα κράτη μέλη, αποφάσισε να καταργήσει σταδιακά και σε μεγάλο βαθμό την πρακτική αυτή το 2006 για πρακτικούς λόγους διαχείρισης. |
| --- | --- |

21.

Σε αντίθεση με τις υπηρεσίες μετάφρασης της ΕΕ, ορισμένα μεγάλα ιδιωτικά μεταφραστικά γραφεία, που χρησιμοποιούν τα ευρωπαϊκά όργανα, κατόρθωσαν να μεταφράζουν προς και από όλες τις γλώσσες ΕΕ-10 από το 2004. Αυτό επιτεύχθηκε με τη δημιουργία γραφείων στα νέα κράτη μέλη. Μολονότι η Επιτροπή χρησιμοποιούσε σε περιορισμένο βαθμό μεταφραστές ως συμβασιούχους υπαλλήλους στα γραφεία εκπροσώπησής της στα νέα κράτη μέλη, αποφάσισε να καταργήσει σταδιακά και σε μεγάλο βαθμό την πρακτική αυτή το 2006 για πρακτικούς λόγους διαχείρισης.

| 22. | Μέχρι τον Απρίλιο του 2005, λόγω αυτής της περιορισμένης δυναμικότητας, την περίοδο 2004-2005 το Συμβούλιο μετέφρασε στις γλώσσες ΕΕ-10 μόνο τα βασικά νομοθετικά έγγραφα (12). Το ίδιο διάστημα, το Κοινοβούλιο μετέφρασε από και προς τις γλώσσες ΕΕ-10 μόνο κανονιστικά κείμενα γενικού ενδιαφέροντος, τις ημερήσιες διατάξεις και τα πρακτικά της ολομέλειας καθώς και έγγραφα που ετίθεντο σε ψηφοφορία. |
| --- | --- |

22.

Μέχρι τον Απρίλιο του 2005, λόγω αυτής της περιορισμένης δυναμικότητας, την περίοδο 2004-2005 το Συμβούλιο μετέφρασε στις γλώσσες ΕΕ-10 μόνο τα βασικά νομοθετικά έγγραφα (12). Το ίδιο διάστημα, το Κοινοβούλιο μετέφρασε από και προς τις γλώσσες ΕΕ-10 μόνο κανονιστικά κείμενα γενικού ενδιαφέροντος, τις ημερήσιες διατάξεις και τα πρακτικά της ολομέλειας καθώς και έγγραφα που ετίθεντο σε ψηφοφορία.

| 23. | Το 2004, πολύ λίγοι μεταφραστές από τις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 είχαν επαρκείς γνώσεις εργασίας σε μία ή περισσότερες γλώσσες ΕΕ-10. Για το λόγο αυτό, τη μετάφραση προς τις αποκαλούμενες γλώσσες διαδικασίας, ήτοι τα αγγλικά, τα γαλλικά και τα γερμανικά, ανέλαβαν ως επί το πλείστον μεταφραστές, οι οποίοι δεν είχαν ως μητρική κάποια από αυτές τις γλώσσες, γεγονός που περιόρισε ακόμη περισσότερο τη διαθέσιμη μεταφραστική δυναμικότητα προς τις γλώσσες ΕΕ-10. |
| --- | --- |

23.

Το 2004, πολύ λίγοι μεταφραστές από τις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 είχαν επαρκείς γνώσεις εργασίας σε μία ή περισσότερες γλώσσες ΕΕ-10. Για το λόγο αυτό, τη μετάφραση προς τις αποκαλούμενες γλώσσες διαδικασίας, ήτοι τα αγγλικά, τα γαλλικά και τα γερμανικά, ανέλαβαν ως επί το πλείστον μεταφραστές, οι οποίοι δεν είχαν ως μητρική κάποια από αυτές τις γλώσσες, γεγονός που περιόρισε ακόμη περισσότερο τη διαθέσιμη μεταφραστική δυναμικότητα προς τις γλώσσες ΕΕ-10.

Εξέλιξη του αριθμού των μεταφρασμένων σελίδων

| 24. | Η διεύρυνση της Ευρωπαϊκής Ένωσης είχε ως αποτέλεσμα την αύξηση των επίσημων γλωσσών από 11 σε 20. Η εξέλιξη αυτή θα μπορούσε να αυξήσει σημαντικά το κόστος και την πολυπλοκότητα της μετάφρασης. Για το λόγο αυτό, τα όργανα της ΕΕ έλαβαν μέτρα με σκοπό να περιορίζουν την αύξηση στο ελάχιστο καθιερώνοντας αυστηρότερα κριτήρια για τη μετάφραση. Το Συνέδριο εξέτασε το κατά πόσο αυτά τα μέτρα ήταν επιτυχή όσον αφορά τον έλεγχο της μεταφραστικής ζήτησης. |
| --- | --- |

24.

Η διεύρυνση της Ευρωπαϊκής Ένωσης είχε ως αποτέλεσμα την αύξηση των επίσημων γλωσσών από 11 σε 20. Η εξέλιξη αυτή θα μπορούσε να αυξήσει σημαντικά το κόστος και την πολυπλοκότητα της μετάφρασης. Για το λόγο αυτό, τα όργανα της ΕΕ έλαβαν μέτρα με σκοπό να περιορίζουν την αύξηση στο ελάχιστο καθιερώνοντας αυστηρότερα κριτήρια για τη μετάφραση. Το Συνέδριο εξέτασε το κατά πόσο αυτά τα μέτρα ήταν επιτυχή όσον αφορά τον έλεγχο της μεταφραστικής ζήτησης.

| 25. | Από τη γραφική παράσταση 1 φαίνεται ότι τα τελευταία χρόνια τα θεσμικά όργανα έχουν κατορθώσει να περιορίσουν την αύξηση του μεταφραστικού όγκου (13). Τα αυστηρότερα κριτήρια αποδοχής που εισήγαγαν το Συμβούλιο το 2003 και η Επιτροπή το 2004 αναχαίτισαν την ανοδική τάση των προηγούμενων ετών. Ωστόσο, η μείωση του μεταφραστικού όγκου σε όλα τα όργανα το 2004 οφείλεται επίσης στην επιβράδυνση της νομοθετικής δραστηριότητας λόγω των βουλευτικών εκλογών και της ανανέωσης της Επιτροπής, καθώς και στις συσσωρευμένες εκκρεμείς μεταφράσεις προς τις γλώσσες ΕΕ-10. |
| --- | --- |

25.

Από τη γραφική παράσταση 1 φαίνεται ότι τα τελευταία χρόνια τα θεσμικά όργανα έχουν κατορθώσει να περιορίσουν την αύξηση του μεταφραστικού όγκου (13). Τα αυστηρότερα κριτήρια αποδοχής που εισήγαγαν το Συμβούλιο το 2003 και η Επιτροπή το 2004 αναχαίτισαν την ανοδική τάση των προηγούμενων ετών. Ωστόσο, η μείωση του μεταφραστικού όγκου σε όλα τα όργανα το 2004 οφείλεται επίσης στην επιβράδυνση της νομοθετικής δραστηριότητας λόγω των βουλευτικών εκλογών και της ανανέωσης της Επιτροπής, καθώς και στις συσσωρευμένες εκκρεμείς μεταφράσεις προς τις γλώσσες ΕΕ-10.

Image

| 26. | Από τον πίνακα 1 φαίνεται ότι στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, όργανα τα οποία εφαρμόζουν πολιτική πλήρους πολυγλωσσίας, ο μεταφραστικός όγκος είναι σχεδόν ο ίδιος για όλες τις γλώσσες. Ο μικρότερος όγκος για τις γλώσσες ΕΕ-10 οφείλεται στην περιορισμένη δυναμικότητα. Μόνο οι αγγλικές μονάδες παρουσιάζουν χαμηλότερη ζήτηση από τις άλλες, εξαιτίας του γεγονότος ότι στα αγγλικά συντάσσονται πλέον σχεδόν τα τρία τέταρτα των πρωτοτύπων στο Συμβούλιο και σχεδόν τα μισά στο Κοινοβούλιο. Η Επιτροπή, από την άλλη μεριά, κάνει σαφή διαχωρισμό μεταξύ γλωσσών διαδικασίας (αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά) και μη, για τις οποίες η ζήτηση είναι σημαντικά χαμηλότερη. Σε αντίθεση με το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, οι αγγλικές μονάδες στην Επιτροπή δεν γνωρίζουν χαμηλότερη ζήτηση σε σύγκριση με τις άλλες, για το λόγο ότι μεγάλος όγκος εγγράφων που προέρχεται εκτός οργάνου πρέπει να μεταφραστεί στις γλώσσες διαδικασίας. |
| --- | --- |

26.

Από τον πίνακα 1 φαίνεται ότι στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, όργανα τα οποία εφαρμόζουν πολιτική πλήρους πολυγλωσσίας, ο μεταφραστικός όγκος είναι σχεδόν ο ίδιος για όλες τις γλώσσες. Ο μικρότερος όγκος για τις γλώσσες ΕΕ-10 οφείλεται στην περιορισμένη δυναμικότητα. Μόνο οι αγγλικές μονάδες παρουσιάζουν χαμηλότερη ζήτηση από τις άλλες, εξαιτίας του γεγονότος ότι στα αγγλικά συντάσσονται πλέον σχεδόν τα τρία τέταρτα των πρωτοτύπων στο Συμβούλιο και σχεδόν τα μισά στο Κοινοβούλιο. Η Επιτροπή, από την άλλη μεριά, κάνει σαφή διαχωρισμό μεταξύ γλωσσών διαδικασίας (αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά) και μη, για τις οποίες η ζήτηση είναι σημαντικά χαμηλότερη. Σε αντίθεση με το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, οι αγγλικές μονάδες στην Επιτροπή δεν γνωρίζουν χαμηλότερη ζήτηση σε σύγκριση με τις άλλες, για το λόγο ότι μεγάλος όγκος εγγράφων που προέρχεται εκτός οργάνου πρέπει να μεταφραστεί στις γλώσσες διαδικασίας.

Πίνακας 1

Μεταφραστικός όγκος ανά γλώσσα-στόχο (σε χιλιάδες σελίδες)

| | ΕΠΙΤΡΟΠΗ | ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ | ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ |
| --- | --- | --- | --- |
| 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Μετάφραση προς | | | | | | | | | |
| αγγλικά | 146 | 131 | 128 | 51 | 40 | 53 | 30 | 17 | 20 |
| γαλλικά | 174 | 151 | 142 | 63 | 51 | 70 | 34 | 33 | 29 |
| γερμανικά | 175 | 146 | 126 | 65 | 53 | 73 | 40 | 32 | 28 |
| λοιπές γλώσσες ΕΕ-15 (μέσος όρος) | 108 | 75 | 56 | 60 | 47 | 66 | 37 | 30 | 26 |
| γλώσσες ΕΕ-10 (μέσος όρος) | 2 | 23 | 51 | 1 | 12 | 39 | < 1 | 5 | 19 |
| Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. |

ΕΠΙΤΡΟΠΗ

ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ

ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Μετάφραση προς

αγγλικά

146

131

128

51

40

53

30

17

20

γαλλικά

174

151

142

63

51

70

34

33

29

γερμανικά

175

146

126

65

53

73

40

32

28

λοιπές γλώσσες ΕΕ-15 (μέσος όρος)

108

75

56

60

47

66

37

30

26

γλώσσες ΕΕ-10 (μέσος όρος)

2

23

51

1

12

39

< 1

5

19

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πρακτικά μέτρα που έλαβαν τα θεσμικά όργανα για τον περιορισμό του μεταφραστικού όγκου

Επιτροπή

| 27. | Στο πλαίσιο της προετοιμασίας για τη διεύρυνση του Μαΐου 2004, η Επιτροπή έλαβε ειδικά μέτρα, προκειμένου να αποτρέψει αύξηση του μεταφραστικού όγκου ανάλογη με την αύξηση του αριθμού των επίσημων γλωσσών. |
| --- | --- |

27.

Στο πλαίσιο της προετοιμασίας για τη διεύρυνση του Μαΐου 2004, η Επιτροπή έλαβε ειδικά μέτρα, προκειμένου να αποτρέψει αύξηση του μεταφραστικού όγκου ανάλογη με την αύξηση του αριθμού των επίσημων γλωσσών.

| 28. | Τον Μάιο του 2004, η Επιτροπή εξέδωσε μια ανακοίνωση στην οποία παρουσιαζόταν ένα σχέδιο δράσης με στόχο τον έλεγχο του όγκου και του κόστους της μετάφρασης μέσω, αφενός, του περιορισμού του αριθμού των γλωσσών προς τις οποίες θα μεταφράζονταν ορισμένα έγγραφα και, αφετέρου, του καθορισμού της ανώτατης έκτασης των κειμένων. Αρκετές ΓΔ έλαβαν επιπρόσθετα μέτρα για τη μείωση του μεταφραστικού όγκου σε τομείς που δεν αναφέρονταν στην ανακοίνωση. Κατά συνέπεια, ορισμένες δημοσιεύσεις δεν εκδίδονται πλέον σε όλες τις επίσημες γλώσσες. Για ορισμένα έγγραφα, σε όλες τις γλώσσες μεταφράζεται μόνο περίληψη. |
| --- | --- |

28.

Τον Μάιο του 2004, η Επιτροπή εξέδωσε μια ανακοίνωση στην οποία παρουσιαζόταν ένα σχέδιο δράσης με στόχο τον έλεγχο του όγκου και του κόστους της μετάφρασης μέσω, αφενός, του περιορισμού του αριθμού των γλωσσών προς τις οποίες θα μεταφράζονταν ορισμένα έγγραφα και, αφετέρου, του καθορισμού της ανώτατης έκτασης των κειμένων. Αρκετές ΓΔ έλαβαν επιπρόσθετα μέτρα για τη μείωση του μεταφραστικού όγκου σε τομείς που δεν αναφέρονταν στην ανακοίνωση. Κατά συνέπεια, ορισμένες δημοσιεύσεις δεν εκδίδονται πλέον σε όλες τις επίσημες γλώσσες. Για ορισμένα έγγραφα, σε όλες τις γλώσσες μεταφράζεται μόνο περίληψη.

| 29. | Η Επιτροπή υιοθέτησε μια πραγματιστική προσέγγιση όσον αφορά τη μετάφραση, η οποία συνδυάζει τις ανάγκες των ΓΔ από τις οποίες προέρχεται η αίτηση με τη διαθέσιμη δυναμικότητα. Η μετάφραση των εγγράφων πρόσκλησης υποβολής προσφορών σε γλώσσες που δεν ανήκουν στις γλώσσες διαδικασίας (14), για παράδειγμα, αναβάλλεται μέχρι να ζητηθεί από πιθανό υποψήφιο. Τα γλωσσικά καθεστώτα των διαφόρων επιτροπών «επιτροπολογίας» (15) ποικίλλουν ανάλογα με τις ανάγκες των μελών τους: μερικές χρησιμοποιούν μία μόνο γλώσσα εργασίας, άλλες ζητούν τα έγγραφα μόνο σε περιορισμένο αριθμό γλωσσών που έχουν συμφωνηθεί εκ των προτέρων. |
| --- | --- |

29.

Η Επιτροπή υιοθέτησε μια πραγματιστική προσέγγιση όσον αφορά τη μετάφραση, η οποία συνδυάζει τις ανάγκες των ΓΔ από τις οποίες προέρχεται η αίτηση με τη διαθέσιμη δυναμικότητα. Η μετάφραση των εγγράφων πρόσκλησης υποβολής προσφορών σε γλώσσες που δεν ανήκουν στις γλώσσες διαδικασίας (14), για παράδειγμα, αναβάλλεται μέχρι να ζητηθεί από πιθανό υποψήφιο. Τα γλωσσικά καθεστώτα των διαφόρων επιτροπών «επιτροπολογίας» (15) ποικίλλουν ανάλογα με τις ανάγκες των μελών τους: μερικές χρησιμοποιούν μία μόνο γλώσσα εργασίας, άλλες ζητούν τα έγγραφα μόνο σε περιορισμένο αριθμό γλωσσών που έχουν συμφωνηθεί εκ των προτέρων.

| 30. | Προκειμένου να αποτρέπονται οι χρήστες από το να ζητούν πλήρη μετάφραση όταν σκοπός τους είναι να κατανοήσουν το βασικό νόημα κειμένου, η DGT παρέχει επίσης εναλλακτικές υπηρεσίες, όπως γραπτές ή προφορικές περιλήψεις, μια ανοικτή γραμμή μετάφρασης (απλοποιημένο σύστημα για ιδιαίτερα σύντομες μεταφράσεις) και, για ορισμένους γλωσσικούς συνδυασμούς, επεξεργασμένες αυτόματες μεταφράσεις. Ωστόσο, από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι οι πελάτες δεν γνώριζαν αρκετά αυτές τις επιλογές, οι οποίες αντιπροσωπεύουν ένα μικρό μέρος της συνολικής παραγωγής της DGT. Για το λόγο αυτό, το 2005, η DGT έλαβε μέτρα για την προβολή των διαφόρων διαθέσιμων υπηρεσιών. |
| --- | --- |

30.

Προκειμένου να αποτρέπονται οι χρήστες από το να ζητούν πλήρη μετάφραση όταν σκοπός τους είναι να κατανοήσουν το βασικό νόημα κειμένου, η DGT παρέχει επίσης εναλλακτικές υπηρεσίες, όπως γραπτές ή προφορικές περιλήψεις, μια ανοικτή γραμμή μετάφρασης (απλοποιημένο σύστημα για ιδιαίτερα σύντομες μεταφράσεις) και, για ορισμένους γλωσσικούς συνδυασμούς, επεξεργασμένες αυτόματες μεταφράσεις. Ωστόσο, από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι οι πελάτες δεν γνώριζαν αρκετά αυτές τις επιλογές, οι οποίες αντιπροσωπεύουν ένα μικρό μέρος της συνολικής παραγωγής της DGT. Για το λόγο αυτό, το 2005, η DGT έλαβε μέτρα για την προβολή των διαφόρων διαθέσιμων υπηρεσιών.

| 31. | Η Επιτροπή έχει καταβάλει σημαντικές προσπάθειες για τη μείωση του αριθμού των διαδοχικών μεταφράσεων των διαφόρων εκδοχών του ίδιου κειμένου. Κατά κανόνα, τα έγγραφα της Επιτροπής μεταφράζονται για πρώτη φορά μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία διυπηρεσιακής διαβούλευσης (Inter-Service Consultation — ISC). |
| --- | --- |

31.

Η Επιτροπή έχει καταβάλει σημαντικές προσπάθειες για τη μείωση του αριθμού των διαδοχικών μεταφράσεων των διαφόρων εκδοχών του ίδιου κειμένου. Κατά κανόνα, τα έγγραφα της Επιτροπής μεταφράζονται για πρώτη φορά μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία διυπηρεσιακής διαβούλευσης (Inter-Service Consultation — ISC).

Κοινοβούλιο

| 32. | Μια νέα έκδοση του «Κώδικα συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία», η οποία εγκρίθηκε από το προεδρείο του Κοινοβουλίου το 2004, περιορίζει το μέγεθος των εγγράφων, αλλά όχι τον αριθμό των γλωσσών ή το είδος των προς μετάφραση εγγράφων. |
| --- | --- |

32.

Μια νέα έκδοση του «Κώδικα συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία», η οποία εγκρίθηκε από το προεδρείο του Κοινοβουλίου το 2004, περιορίζει το μέγεθος των εγγράφων, αλλά όχι τον αριθμό των γλωσσών ή το είδος των προς μετάφραση εγγράφων.

| 33. | Ενώ τα έγγραφα που συζητούνται στις κοινοβουλευτικές επιτροπές μεταφράζονται κατά κανόνα σε όλες τις γλώσσες των μελών και των αναπληρωτών τους, ορισμένες επιτροπές δέχονται μικρότερο αριθμό γλωσσών. |
| --- | --- |

33.

Ενώ τα έγγραφα που συζητούνται στις κοινοβουλευτικές επιτροπές μεταφράζονται κατά κανόνα σε όλες τις γλώσσες των μελών και των αναπληρωτών τους, ορισμένες επιτροπές δέχονται μικρότερο αριθμό γλωσσών.

Συμβούλιο

| 34. | Το Συμβούλιο επίσης έλαβε ειδικά μέτρα για την αποτροπή της περιττής αύξησης του μεταφραστικού όγκου κατά την προετοιμασία της διεύρυνσης του 2004. Το 2003, καθιέρωσε κατάσταση των βασικών εγγράφων (βλέπε παράρτημα I) και περιόρισε αυστηρά την αποδοχή μη βασικών εγγράφων. |
| --- | --- |

34.

Το Συμβούλιο επίσης έλαβε ειδικά μέτρα για την αποτροπή της περιττής αύξησης του μεταφραστικού όγκου κατά την προετοιμασία της διεύρυνσης του 2004. Το 2003, καθιέρωσε κατάσταση των βασικών εγγράφων (βλέπε παράρτημα I) και περιόρισε αυστηρά την αποδοχή μη βασικών εγγράφων.

| 35. | Επιπλέον, κατέβαλε προσπάθειες για τη μείωση του αριθμού των διαδοχικών μεταφράσεων του αυτού εγγράφου. Από το 2003, η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου (εφεξής «ΓΓΣ») παρέχει μεταφράσεις νομοθετικών κειμένων σε όλες τις γλώσσες μόνο σε περιορισμένο αριθμό καθοριστικών σταδίων της διαδικασίας, αντί, όπως συνέβαινε στο παρελθόν, μετά από κάθε συνεδρίαση κάθε προπαρασκευαστικού σώματος. Ωστόσο, η ΓΔ A III δεν παρακολουθεί την τήρηση αυτών των κανόνων, ούτε εξετάζει τις δυνατότητες περαιτέρω μείωσης του αριθμού των διαδοχικών μεταφραζόμενων εκδοχών ενός εγγράφου. |
| --- | --- |

35.

Επιπλέον, κατέβαλε προσπάθειες για τη μείωση του αριθμού των διαδοχικών μεταφράσεων του αυτού εγγράφου. Από το 2003, η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου (εφεξής «ΓΓΣ») παρέχει μεταφράσεις νομοθετικών κειμένων σε όλες τις γλώσσες μόνο σε περιορισμένο αριθμό καθοριστικών σταδίων της διαδικασίας, αντί, όπως συνέβαινε στο παρελθόν, μετά από κάθε συνεδρίαση κάθε προπαρασκευαστικού σώματος. Ωστόσο, η ΓΔ A III δεν παρακολουθεί την τήρηση αυτών των κανόνων, ούτε εξετάζει τις δυνατότητες περαιτέρω μείωσης του αριθμού των διαδοχικών μεταφραζόμενων εκδοχών ενός εγγράφου.

| 36. | Οι προσεγγίσεις που υιοθετούν τα διάφορα θεσμικά όργανα για τον περιορισμό της μεταφραστικής ζήτησης χαρακτηρίζονται από απουσία συντονισμού και, κατά συνέπεια, συνοχής. Για παράδειγμα, επί του παρόντος το Κοινοβούλιο μεταφράζει όλες τις γραπτές ερωτήσεις στις γλώσσες ΕΕ-15, ενώ οι απαντήσεις της Επιτροπής διατίθενται μόνο στις δύο γλώσσες διαδικασίας, συν τη γλώσσα του βουλευτή που υπέβαλε την ερώτηση. |
| --- | --- |

36.

Οι προσεγγίσεις που υιοθετούν τα διάφορα θεσμικά όργανα για τον περιορισμό της μεταφραστικής ζήτησης χαρακτηρίζονται από απουσία συντονισμού και, κατά συνέπεια, συνοχής. Για παράδειγμα, επί του παρόντος το Κοινοβούλιο μεταφράζει όλες τις γραπτές ερωτήσεις στις γλώσσες ΕΕ-15, ενώ οι απαντήσεις της Επιτροπής διατίθενται μόνο στις δύο γλώσσες διαδικασίας, συν τη γλώσσα του βουλευτή που υπέβαλε την ερώτηση.

Έλεγχος της ποιότητας

Έλεγχοι προς διαπίστωση ότι η ποιότητα των μεταφράσεων είναι η δέουσα

| 37. | Οι μεταφράσεις πρέπει να είναι ακριβείς, σαφείς και «ανάλογες του σκοπού τους» (βάσει αυτού η απαιτούμενη «ποιότητα» της μετάφρασης εξαρτάται από τον προορισμό της (16)). Το Συνέδριο εξέτασε κατά πόσο υπάρχουν κατάλληλα μέτρα τα οποία να εξασφαλίζουν ότι η ποιότητα των μεταφράσεων ανταποκρίνεται στους στόχους. Σε επίπεδο υπηρεσιών μετάφρασης, την ευθύνη για τον έλεγχο της ποιότητας φέρουν πρωτίστως οι προϊστάμενοι μονάδας. Στην Επιτροπή, η DGT κατατάσσει όλες τις μεταφράσεις σε πέντε κατηγορίες ανάλογα με τον «τύπο ποιότητας της μετάφρασης» (translation quality types — TQT), στις οποίες αντιστοιχεί διαφορετικός βαθμός αναθεώρησης και/ή αξιολόγησης της ποιότητας ανάλογα με το είδος του εγγράφου. Επιπλέον, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, όπως η ΓΔ Ανταγωνισμού, αναθεωρούν συστηματικά τις μεταφράσεις που λαμβάνουν. |
| --- | --- |

37.

Οι μεταφράσεις πρέπει να είναι ακριβείς, σαφείς και «ανάλογες του σκοπού τους» (βάσει αυτού η απαιτούμενη «ποιότητα» της μετάφρασης εξαρτάται από τον προορισμό της (16)). Το Συνέδριο εξέτασε κατά πόσο υπάρχουν κατάλληλα μέτρα τα οποία να εξασφαλίζουν ότι η ποιότητα των μεταφράσεων ανταποκρίνεται στους στόχους. Σε επίπεδο υπηρεσιών μετάφρασης, την ευθύνη για τον έλεγχο της ποιότητας φέρουν πρωτίστως οι προϊστάμενοι μονάδας. Στην Επιτροπή, η DGT κατατάσσει όλες τις μεταφράσεις σε πέντε κατηγορίες ανάλογα με τον «τύπο ποιότητας της μετάφρασης» (translation quality types — TQT), στις οποίες αντιστοιχεί διαφορετικός βαθμός αναθεώρησης και/ή αξιολόγησης της ποιότητας ανάλογα με το είδος του εγγράφου. Επιπλέον, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, όπως η ΓΔ Ανταγωνισμού, αναθεωρούν συστηματικά τις μεταφράσεις που λαμβάνουν.

| 38. | Από την άλλη μεριά, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο δεν κατατάσσουν τις μεταφράσεις σε ποιοτικές κατηγορίες και οι διαδικασίες ελέγχου της ποιότητας που εφαρμόζουν είναι λιγότερο συστηματοποιημένες. Κατά συνέπεια, οι πρακτικές αναθεώρησης ποικίλλουν σημαντικά, μολονότι οι νομοθετικές πράξεις αναθεωρούνται πάντοτε πριν από τη δημοσίευσή τους από γλωσσομαθείς νομικούς. |
| --- | --- |

38.

Από την άλλη μεριά, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο δεν κατατάσσουν τις μεταφράσεις σε ποιοτικές κατηγορίες και οι διαδικασίες ελέγχου της ποιότητας που εφαρμόζουν είναι λιγότερο συστηματοποιημένες. Κατά συνέπεια, οι πρακτικές αναθεώρησης ποικίλλουν σημαντικά, μολονότι οι νομοθετικές πράξεις αναθεωρούνται πάντοτε πριν από τη δημοσίευσή τους από γλωσσομαθείς νομικούς.

| 39. | Εκτός από τους ελέγχους που διενεργούν οι μονάδες μετάφρασης, η Διεύθυνση Μετάφρασης του Κοινοβουλίου αξιολογεί την ποιότητα τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών μεταφράσεων μέσω διμηνιαίων τυχαίων ελέγχων (οι οποίοι αφορούν κυρίως γλωσσικά σφάλματα, όπως ορθογραφία ή γραμματική, αλλά όχι τη χρήση της ορθής ορολογίας κ.λπ.). Από τη διαδικασία αυτή εξάγονται δείκτες ποιότητας, όπως ο αριθμός σφαλμάτων που διαπιστώνονται ανά σελίδα, πληροφορίες τις οποίες δεν διαθέτει η Επιτροπή ή το Συμβούλιο. |
| --- | --- |

39.

Εκτός από τους ελέγχους που διενεργούν οι μονάδες μετάφρασης, η Διεύθυνση Μετάφρασης του Κοινοβουλίου αξιολογεί την ποιότητα τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών μεταφράσεων μέσω διμηνιαίων τυχαίων ελέγχων (οι οποίοι αφορούν κυρίως γλωσσικά σφάλματα, όπως ορθογραφία ή γραμματική, αλλά όχι τη χρήση της ορθής ορολογίας κ.λπ.). Από τη διαδικασία αυτή εξάγονται δείκτες ποιότητας, όπως ο αριθμός σφαλμάτων που διαπιστώνονται ανά σελίδα, πληροφορίες τις οποίες δεν διαθέτει η Επιτροπή ή το Συμβούλιο.

| 40. | Καμία υπηρεσία μετάφρασης δεν έχει καθιερώσει ειδικά εργαλεία για τη μέτρηση της ικανοποίησης των χρηστών, ούτε έχει διαμορφώσει διαδικασίες για το χειρισμό παραπόνων σχετικά με την ποιότητα. |
| --- | --- |

40.

Καμία υπηρεσία μετάφρασης δεν έχει καθιερώσει ειδικά εργαλεία για τη μέτρηση της ικανοποίησης των χρηστών, ούτε έχει διαμορφώσει διαδικασίες για το χειρισμό παραπόνων σχετικά με την ποιότητα.

| 41. | Από την έρευνα ικανοποίησης των χρηστών που πραγματοποίησε το Συνέδριο περί τα τέλη του 2004 διαπιστώθηκε ότι η ποιότητα των μεταφράσεων στις γλώσσες ΕΕ-15 καθώς και η διοικητική διεκπεραίωση των αιτήσεων μετάφρασης θεωρούνταν γενικά ικανοποιητικές. Ωστόσο, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής ανέφεραν μερικά προβλήματα με την ποιότητα των μεταφράσεων της DGT προς τις γλώσσες ΕΕ-15, και συγκεκριμένα μια έλλειψη ακρίβειας σε τεχνικούς όρους και την μεταβαλλόμενη ποιότητα των εξωτερικών μεταφράσεων. Η ΓΔ A III του Συμβουλίου ανέφερε επίσης ορισμένα προβλήματα με την ποιότητα των νομοθετικών προτάσεων που υποβάλλει η Επιτροπή. |
| --- | --- |

41.

Από την έρευνα ικανοποίησης των χρηστών που πραγματοποίησε το Συνέδριο περί τα τέλη του 2004 διαπιστώθηκε ότι η ποιότητα των μεταφράσεων στις γλώσσες ΕΕ-15 καθώς και η διοικητική διεκπεραίωση των αιτήσεων μετάφρασης θεωρούνταν γενικά ικανοποιητικές. Ωστόσο, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής ανέφεραν μερικά προβλήματα με την ποιότητα των μεταφράσεων της DGT προς τις γλώσσες ΕΕ-15, και συγκεκριμένα μια έλλειψη ακρίβειας σε τεχνικούς όρους και την μεταβαλλόμενη ποιότητα των εξωτερικών μεταφράσεων. Η ΓΔ A III του Συμβουλίου ανέφερε επίσης ορισμένα προβλήματα με την ποιότητα των νομοθετικών προτάσεων που υποβάλλει η Επιτροπή.

| 42. | Αντίθετα, οι περισσότεροι πελάτες που ερωτήθηκαν το 2004, ιδίως στην Επιτροπή, αναφέρθηκαν στα προβλήματα ποιότητας των μεταφράσεων προς τις γλώσσες ΕΕ-10. Αυτό οφείλετο, αφενός, στο γεγονός ότι χρησιμοποιούνταν αναγκαστικά κυρίως εξωτερικοί μεταφραστές, πολλοί από τους οποίους διέθεταν ελάχιστη πείρα σε μεταφράσεις κοινοτικού τύπου, και, αφετέρου, στην έλλειψη εσωτερικής δυναμικότητας για την επαρκή αναθεώρηση των μεταφράσεων των ελεύθερων μεταφραστών. |
| --- | --- |

42.

Αντίθετα, οι περισσότεροι πελάτες που ερωτήθηκαν το 2004, ιδίως στην Επιτροπή, αναφέρθηκαν στα προβλήματα ποιότητας των μεταφράσεων προς τις γλώσσες ΕΕ-10. Αυτό οφείλετο, αφενός, στο γεγονός ότι χρησιμοποιούνταν αναγκαστικά κυρίως εξωτερικοί μεταφραστές, πολλοί από τους οποίους διέθεταν ελάχιστη πείρα σε μεταφράσεις κοινοτικού τύπου, και, αφετέρου, στην έλλειψη εσωτερικής δυναμικότητας για την επαρκή αναθεώρηση των μεταφράσεων των ελεύθερων μεταφραστών.

| 43. | Η ποιότητα των μεταφράσεων που εκτελούνται από ελεύθερους μεταφραστές αξιολογείται από εσωτερικούς μεταφραστές και βαθμολογείται με άριστα το 10. Όταν από τον έλεγχο της ποιότητας διαπιστώνεται ότι η ποιότητα της εξωτερικής μετάφρασης είναι ανεπαρκής, το έγγραφο είτε επιστρέφεται στον ελεύθερο μεταφραστή, είτε αναθεωρείται εις βάθος από εσωτερικό μεταφραστή. Οι εξωτερικές μεταφράσεις που βαθμολογούνται με 6/10 ή λιγότερο υποβάλλονται στην CIEQ (17), μία ανεξάρτητη διοργανική επιτροπή διαιτησίας. Στο 40 % των περιπτώσεων που υπέβαλε η Επιτροπή το 2004, η CIEQ συνέστησε την καταγγελία ολόκληρης της σύμβασης ή τμημάτων αυτής. |
| --- | --- |

43.

Η ποιότητα των μεταφράσεων που εκτελούνται από ελεύθερους μεταφραστές αξιολογείται από εσωτερικούς μεταφραστές και βαθμολογείται με άριστα το 10. Όταν από τον έλεγχο της ποιότητας διαπιστώνεται ότι η ποιότητα της εξωτερικής μετάφρασης είναι ανεπαρκής, το έγγραφο είτε επιστρέφεται στον ελεύθερο μεταφραστή, είτε αναθεωρείται εις βάθος από εσωτερικό μεταφραστή. Οι εξωτερικές μεταφράσεις που βαθμολογούνται με 6/10 ή λιγότερο υποβάλλονται στην CIEQ (17), μία ανεξάρτητη διοργανική επιτροπή διαιτησίας. Στο 40 % των περιπτώσεων που υπέβαλε η Επιτροπή το 2004, η CIEQ συνέστησε την καταγγελία ολόκληρης της σύμβασης ή τμημάτων αυτής.

Τήρηση των προθεσμιών και άλλα στοιχεία που σχετίζονται με την ικανοποίηση των πελατών

| 44. | Το 2004, η DGT της Επιτροπής ολοκλήρωσε το 90 % περίπου όλων των μεταφράσεων εντός των συμφωνηθεισών προθεσμιών (σε σύγκριση με το 80 % περίπου το 2003 και το 94 % in 2005). Η ανωτέρω βελτίωση μπορεί να αποδοθεί εν μέρει στη μείωση του φόρτου εργασίας. Το αντίστοιχο ποσοστό στο Κοινοβούλιο, για την περίοδο από τον Μάιο του 2004 έως τον Ιούλιο του 2005, ήταν 86 %. Η ΓΓΣ δεν διαθέτει στατιστικά στοιχεία από τα οποία να προκύπτει ο βαθμός τήρησης των προθεσμιών μετάφρασης στο Συμβούλιο. |
| --- | --- |

44.

Το 2004, η DGT της Επιτροπής ολοκλήρωσε το 90 % περίπου όλων των μεταφράσεων εντός των συμφωνηθεισών προθεσμιών (σε σύγκριση με το 80 % περίπου το 2003 και το 94 % in 2005). Η ανωτέρω βελτίωση μπορεί να αποδοθεί εν μέρει στη μείωση του φόρτου εργασίας. Το αντίστοιχο ποσοστό στο Κοινοβούλιο, για την περίοδο από τον Μάιο του 2004 έως τον Ιούλιο του 2005, ήταν 86 %. Η ΓΓΣ δεν διαθέτει στατιστικά στοιχεία από τα οποία να προκύπτει ο βαθμός τήρησης των προθεσμιών μετάφρασης στο Συμβούλιο.

| 45. | Εντούτοις, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, οι οποίες ερωτήθηκαν κατά τον έλεγχο του Συνεδρίου, ανέφεραν ότι οι προθεσμίες που ορίζει η DGT δεν συμβαδίζουν πάντοτε τις νομικές υποχρεώσεις ή τις επιχειρησιακές ανάγκες τους. Για το λόγο αυτό, συχνά διοικητικοί υπάλληλοι (μη γλωσσομαθείς) μεταφράζουν οι ίδιοι ορισμένα επείγοντα σύντομα έγγραφα («γκρίζες μεταφράσεις») ή, σε άλλες περιπτώσεις, αναθέτουν ορισμένες μεταφράσεις άμεσα σε εξωτερικούς μεταφραστές (βλέπε επίσης σημεία 54 και 75). Μολονότι αυτό αποτελεί μια πραγματιστική λύση, υποδηλώνει επίσης ανικανότητα ικανοποίησης της ζήτησης και αυξάνει σημαντικά τις δυσκολίες της Επιτροπής να διαχειριστεί το σύστημα της μετάφρασης ως συνόλου. |
| --- | --- |

45.

Εντούτοις, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, οι οποίες ερωτήθηκαν κατά τον έλεγχο του Συνεδρίου, ανέφεραν ότι οι προθεσμίες που ορίζει η DGT δεν συμβαδίζουν πάντοτε τις νομικές υποχρεώσεις ή τις επιχειρησιακές ανάγκες τους. Για το λόγο αυτό, συχνά διοικητικοί υπάλληλοι (μη γλωσσομαθείς) μεταφράζουν οι ίδιοι ορισμένα επείγοντα σύντομα έγγραφα («γκρίζες μεταφράσεις») ή, σε άλλες περιπτώσεις, αναθέτουν ορισμένες μεταφράσεις άμεσα σε εξωτερικούς μεταφραστές (βλέπε επίσης σημεία 54 και 75). Μολονότι αυτό αποτελεί μια πραγματιστική λύση, υποδηλώνει επίσης ανικανότητα ικανοποίησης της ζήτησης και αυξάνει σημαντικά τις δυσκολίες της Επιτροπής να διαχειριστεί το σύστημα της μετάφρασης ως συνόλου.

| 46. | Οι χρήστες μεταφράσεων του Συμβουλίου και της Επιτροπής ανέφεραν επίσης ότι, λόγω της ανεπαρκούς δυναμικότητας για τις γλώσσες της ΕΕ-10, οι προθεσμίες που καθορίστηκαν από τις μονάδες προγραμματισμού, ιδίως το 2004, ήταν υπερβολικά μεγάλες για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες τους. |
| --- | --- |

46.

Οι χρήστες μεταφράσεων του Συμβουλίου και της Επιτροπής ανέφεραν επίσης ότι, λόγω της ανεπαρκούς δυναμικότητας για τις γλώσσες της ΕΕ-10, οι προθεσμίες που καθορίστηκαν από τις μονάδες προγραμματισμού, ιδίως το 2004, ήταν υπερβολικά μεγάλες για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες τους.

Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης

Κόστος της μετάφρασης

Υπολογισμοί του κόστους

| 47. | Η κατάρτιση του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων (ΚΠΔ) αποτελεί μέσο «προκειμένου να ενισχυθεί η διαφάνεια της διαχείρισης του προϋπολογισμού σε συνάρτηση με τους στόχους της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και ιδίως της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας» (18). Η γνώση του κόστους μιας δραστηριότητας είναι βασική για τον έλεγχο της απόδοσής της. Το άρθρο 12 παράγραφος 1 του κώδικα συμπεριφοράς του Κοινοβουλίου ορίζει ότι «οι υπηρεσίες μετάφρασης ενημερώνουν τους χρήστες ανά τρίμηνο, επί συγκρίσιμων βάσεων, για το κόστος που δημιουργούν οι αιτήσεις τους για παροχή γλωσσικών διευκολύνσεων». Η διάταξη αυτή, ωστόσο, δεν εφαρμόζεται στην πράξη. Η ΓΓΣ δεν έχει υπολογίσει ποτέ το κόστος της μετάφρασης. |
| --- | --- |

47.

Η κατάρτιση του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων (ΚΠΔ) αποτελεί μέσο «προκειμένου να ενισχυθεί η διαφάνεια της διαχείρισης του προϋπολογισμού σε συνάρτηση με τους στόχους της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και ιδίως της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας» (18). Η γνώση του κόστους μιας δραστηριότητας είναι βασική για τον έλεγχο της απόδοσής της. Το άρθρο 12 παράγραφος 1 του κώδικα συμπεριφοράς του Κοινοβουλίου ορίζει ότι «οι υπηρεσίες μετάφρασης ενημερώνουν τους χρήστες ανά τρίμηνο, επί συγκρίσιμων βάσεων, για το κόστος που δημιουργούν οι αιτήσεις τους για παροχή γλωσσικών διευκολύνσεων». Η διάταξη αυτή, ωστόσο, δεν εφαρμόζεται στην πράξη. Η ΓΓΣ δεν έχει υπολογίσει ποτέ το κόστος της μετάφρασης.

| 48. | Κατά την περίοδο που καλύπτει ο έλεγχος, η Επιτροπή εγκατέλειψε ένα σχέδιο κοστολόγησης. Ωστόσο, μέσω της διαδικασίας ΚΠΔ, το κόστος της μετάφρασης καταλογίζεται στους μεμονωμένους τομείς πολιτικής. Εφαρμόζεται μια κατ' αποκοπή τιμή ανάλογα με το μέγεθος της κάθε ΓΔ, αλλά αυτή δεν βασίζεται ούτε στα πραγματικά έξοδα ούτε στην πραγματική χρήση. |
| --- | --- |

48.

Κατά την περίοδο που καλύπτει ο έλεγχος, η Επιτροπή εγκατέλειψε ένα σχέδιο κοστολόγησης. Ωστόσο, μέσω της διαδικασίας ΚΠΔ, το κόστος της μετάφρασης καταλογίζεται στους μεμονωμένους τομείς πολιτικής. Εφαρμόζεται μια κατ' αποκοπή τιμή ανάλογα με το μέγεθος της κάθε ΓΔ, αλλά αυτή δεν βασίζεται ούτε στα πραγματικά έξοδα ούτε στην πραγματική χρήση.

| 49. | Παρά τη σπουδαιότητα αυτών των πληροφοριών, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν υπολογίσει ούτε το συνολικό κόστος της μετάφρασης, ούτε το κόστος της ανά σελίδα. Το Συνέδριο υπολόγισε το πλήρες κόστος των εσωτερικών και των εξωτερικών μεταφράσεων υπό τη διαχείριση των υπηρεσιών μετάφρασης των θεσμικών οργάνων (ήτοι, εξαιρώντας την άμεση εξωτερική ανάθεση και τις «γκρίζες μεταφράσεις», για τις οποίες δεν μπορεί να γίνει κανένας υπολογισμός κόστους, δεδομένου ότι δεν υπάρχουν στοιχεία σχετικά με το χρόνο που διαθέτει το διοικητικό προσωπικό για την εκτέλεση μεταφραστικών καθηκόντων). Σκοπός του υπολογισμού ήταν μπορέσει να υπάρξει σύγκριση, αφενός, μεταξύ των θεσμικών οργάνων που περιελάμβανε ο έλεγχος και, αφετέρου, μεταξύ του κόστους των εξωτερικών μεταφράσεων. Στο παράρτημα ΙΙ περιγράφεται λεπτομερώς η μέθοδος υπολογισμού του κόστους που εφάρμοσε το Συνέδριο. |
| --- | --- |

49.

Παρά τη σπουδαιότητα αυτών των πληροφοριών, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν υπολογίσει ούτε το συνολικό κόστος της μετάφρασης, ούτε το κόστος της ανά σελίδα. Το Συνέδριο υπολόγισε το πλήρες κόστος των εσωτερικών και των εξωτερικών μεταφράσεων υπό τη διαχείριση των υπηρεσιών μετάφρασης των θεσμικών οργάνων (ήτοι, εξαιρώντας την άμεση εξωτερική ανάθεση και τις «γκρίζες μεταφράσεις», για τις οποίες δεν μπορεί να γίνει κανένας υπολογισμός κόστους, δεδομένου ότι δεν υπάρχουν στοιχεία σχετικά με το χρόνο που διαθέτει το διοικητικό προσωπικό για την εκτέλεση μεταφραστικών καθηκόντων). Σκοπός του υπολογισμού ήταν μπορέσει να υπάρξει σύγκριση, αφενός, μεταξύ των θεσμικών οργάνων που περιελάμβανε ο έλεγχος και, αφετέρου, μεταξύ του κόστους των εξωτερικών μεταφράσεων. Στο παράρτημα ΙΙ περιγράφεται λεπτομερώς η μέθοδος υπολογισμού του κόστους που εφάρμοσε το Συνέδριο.

| 50. | Τα αποτελέσματα των υπολογισμών του Συνεδρίου για το 2003 (19) αναλύονται στους πίνακες 2, 3 και 4: |
| --- | --- |

50.

Τα αποτελέσματα των υπολογισμών του Συνεδρίου για το 2003 (19) αναλύονται στους πίνακες 2, 3 και 4:

Πίνακας 2

Πλήρες κόστος των εσωτερικών μεταφράσεων

| | ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ
  (εκατομμύρια ευρώ) | ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ
  (ευρώ) |
| --- | --- | --- |
| Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο | τα 3 όργανα | Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο | τα 3 όργανα |
| Εσωτερικοί μεταφραστές | 94,76 | 40,03 | 54,58 | 189,37 | 85,27 | 89,87 | 136,92 | 96,85 |
| Γραμματείς | 5,46 | 7,80 | 11,25 | 24,51 | 4,92 | 17,51 | 28,22 | 12,54 |
| Άμεσο κόστος | 100,22 | 47,83 | 65,83 | 213,88 | 90,19 | 107,38 | 165,14 | 109,39 |
| Διευθυντικά στελέχη | 0,50 | 0,27 | 0,52 | 1,30 | 0,45 | 0,62 | 1,31 | 0,66 |
| Προσωπικό μεταφραστικού | 34,06 | 10,35 | 11,42 | 55,84 | 30,66 | 23,25 | 28,64 | 28,56 |
| Planning | 2,35 | 0,41 | 1,25 | 4,00 | 2,11 | 0,92 | 3,12 | 2,05 |
| Κτίρια | 22,80 | 9,14 | 12,50 | 44,44 | 20,52 | 20,52 | 31,35 | 22,73 |
| ΤΠ | 8,31 | 6,01 | 5,39 | 19,70 | 7,48 | 13,49 | 13,51 | 10,08 |
| Λοιπά (20) | 9,72 | 3,09 | 3,48 | 16,28 | 8,74 | 6,93 | 8,72 | 8,33 |
| Έμμεσο κόστος | 77,74 | 29,28 | 34,54 | 141,56 | 69,96 | 65,72 | 86,65 | 72,40 |
| Συνολικό κόστος | 177,95 | 77,11 | 100,38 | 355,44 | 160,15 | 173,11 | 251,80 | 181,78 |
| Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. |

ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ

(εκατομμύρια ευρώ)

ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ

(ευρώ)

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

τα 3 όργανα

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

τα 3 όργανα

Εσωτερικοί μεταφραστές

94,76

40,03

54,58

189,37

85,27

89,87

136,92

96,85

Γραμματείς

5,46

7,80

11,25

24,51

4,92

17,51

28,22

12,54

Άμεσο κόστος

100,22

47,83

65,83

213,88

90,19

107,38

165,14

109,39

Διευθυντικά στελέχη

0,50

0,27

0,52

1,30

0,45

0,62

1,31

0,66

Προσωπικό μεταφραστικού

34,06

10,35

11,42

55,84

30,66

23,25

28,64

28,56

Planning

2,35

0,41

1,25

4,00

2,11

0,92

3,12

2,05

Κτίρια

22,80

9,14

12,50

44,44

20,52

20,52

31,35

22,73

ΤΠ

8,31

6,01

5,39

19,70

7,48

13,49

13,51

10,08

Λοιπά (20)

9,72

3,09

3,48

16,28

8,74

6,93

8,72

8,33

Έμμεσο κόστος

77,74

29,28

34,54

141,56

69,96

65,72

86,65

72,40

Συνολικό κόστος

177,95

77,11

100,38

355,44

160,15

173,11

251,80

181,78

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πίνακας 3

Πλήρες κόστος των εξωτερικών μεταφράσεων

| | ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ
  (εκατομμύρια ευρώ) | ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ
  (ευρώ) |
| --- | --- | --- |
| Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο | τα 3 όργανα | Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο | τα 3 όργανα |
| Εσωτ. μεταφραστές (αναθεώρηση) | 5,85 | 0,00 | ουδέν | 5,85 | 18,36 | 0,00 | ουδέν | 10,95 |
| Γραμματείς | 1,51 | 2,74 | ουδέν | 4,25 | 4,74 | 12,70 | ουδέν | 7,95 |
| Μετάφραση freelance | 11,22 | 8,90 | ουδέν | 20,12 | 35,24 | 41,22 | ουδέν | 37,65 |
| Άμεσο κόστος | 18,58 | 11,64 | ουδέν | 30,22 | 58,34 | 53,92 | ουδέν | 56,55 |
| Διευθυντικά στελέχη | 0,14 | 0,12 | ουδέν | 0,26 | 0,44 | 0,56 | ουδέν | 0,49 |
| Προσωπικό μεταφραστικού | 9,32 | 4,54 | ουδέν | 13,86 | 29,26 | 21,04 | ουδέν | 25,94 |
| Planning | 0,65 | 0,18 | ουδέν | 0,83 | 2,03 | 0,83 | ουδέν | 1,55 |
| Μονάδα freelance | 2,01 | 1,39 | ουδέν | 3,40 | 6,32 | 6,44 | ουδέν | 6,37 |
| Κτίρια | 2,29 | 1,75 | ουδέν | 4,04 | 7,18 | 8,10 | ουδέν | 7,55 |
| ΤΠ | 2,29 | 1,71 | ουδέν | 4,01 | 7,20 | 7,94 | ουδέν | 7,50 |
| Λοιπά (21) | 1,56 | 0,58 | ουδέν | 2,15 | 4,91 | 2,69 | ουδέν | 4,02 |
| Έμμεσο κόστος | 18,27 | 10,27 | ουδέν | 28,54 | 57,34 | 47,60 | ουδέν | 53,41 |
| Συνολικό κόστος | 36,85 | 21,92 | ουδέν | 58,76 | 115,68 | 101,54 | ουδέν | 109,97 |
| Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. |

ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ

(εκατομμύρια ευρώ)

ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ

(ευρώ)

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

τα 3 όργανα

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

τα 3 όργανα

Εσωτ. μεταφραστές (αναθεώρηση)

5,85

0,00

ουδέν

5,85

18,36

0,00

ουδέν

10,95

Γραμματείς

1,51

2,74

ουδέν

4,25

4,74

12,70

ουδέν

7,95

Μετάφραση freelance

11,22

8,90

ουδέν

20,12

35,24

41,22

ουδέν

37,65

Άμεσο κόστος

18,58

11,64

ουδέν

30,22

58,34

53,92

ουδέν

56,55

Διευθυντικά στελέχη

0,14

0,12

ουδέν

0,26

0,44

0,56

ουδέν

0,49

Προσωπικό μεταφραστικού

9,32

4,54

ουδέν

13,86

29,26

21,04

ουδέν

25,94

Planning

0,65

0,18

ουδέν

0,83

2,03

0,83

ουδέν

1,55

Μονάδα freelance

2,01

1,39

ουδέν

3,40

6,32

6,44

ουδέν

6,37

Κτίρια

2,29

1,75

ουδέν

4,04

7,18

8,10

ουδέν

7,55

ΤΠ

2,29

1,71

ουδέν

4,01

7,20

7,94

ουδέν

7,50

Λοιπά (21)

1,56

0,58

ουδέν

2,15

4,91

2,69

ουδέν

4,02

Έμμεσο κόστος

18,27

10,27

ουδέν

28,54

57,34

47,60

ουδέν

53,41

Συνολικό κόστος

36,85

21,92

ουδέν

58,76

115,68

101,54

ουδέν

109,97

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πίνακας 4

Εκτιμώμενο πλήρες κόστος της μετάφρασης, εσωτερικής και εξωτερικής

| | ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ
  (εκατ. ευρώ) | ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ
  (ευρώ) |
| --- | --- | --- |
| Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο | τα 3 όργανα | Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο | τα 3 όργανα |
| Εσωτερικοί μεταφραστές | 100,61 | 40,03 | 54,58 | 195,22 | 70,37 | 60,54 | 136,92 | 78,41 |
| Γραμματείς | 6,97 | 10,54 | 11,25 | 28,76 | 4,88 | 15,94 | 28,22 | 11,55 |
| Μεταφραστές freelance | 11,22 | 8,90 | 0,00 | 20,12 | 7,85 | 13,45 | 0,00 | 8,08 |
| Άμεσο κόστος | 118,80 | 59,47 | 65,83 | 244,10 | 83,09 | 89,93 | 165,14 | 98,05 |
| Διευθυντικά στελέχη | 0,64 | 0,40 | 0,52 | 1,56 | 0,45 | 0,60 | 1,31 | 0,63 |
| Προσωπικό μεταφραστικού | 43,38 | 14,90 | 11,42 | 69,70 | 30,34 | 22,53 | 28,64 | 27,99 |
| Planning | 2,99 | 0,59 | 1,25 | 4,83 | 2,09 | 0,89 | 3,12 | 1,94 |
| Μονάδα freelance | 2,01 | 1,39 | 0,00 | 3,40 | 1,41 | 2,10 | 0,00 | 1,37 |
| Κτίρια | 25,09 | 10,89 | 12,50 | 48,47 | 17,55 | 16,47 | 31,35 | 19,47 |
| ΤΠ | 10,60 | 7,72 | 5,39 | 23,71 | 7,41 | 11,68 | 13,51 | 9,52 |
| Λοιπά (22) | 11,28 | 3,67 | 3,48 | 18,42 | 7,89 | 5,55 | 8,72 | 7,40 |
| Έμμεσο κόστος | 96,00 | 39,55 | 34,54 | 170,09 | 67,14 | 59,81 | 86,65 | 68,32 |
| Συνολικό κόστος | 214,80 | 99,02 | 100,38 | 414,19 | 150,24 | 149,74 | 251,80 | 166,37 |
| Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. |

ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ

(εκατ. ευρώ)

ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ

(ευρώ)

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

τα 3 όργανα

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

τα 3 όργανα

Εσωτερικοί μεταφραστές

100,61

40,03

54,58

195,22

70,37

60,54

136,92

78,41

Γραμματείς

6,97

10,54

11,25

28,76

4,88

15,94

28,22

11,55

Μεταφραστές freelance

11,22

8,90

0,00

20,12

7,85

13,45

0,00

8,08

Άμεσο κόστος

118,80

59,47

65,83

244,10

83,09

89,93

165,14

98,05

Διευθυντικά στελέχη

0,64

0,40

0,52

1,56

0,45

0,60

1,31

0,63

Προσωπικό μεταφραστικού

43,38

14,90

11,42

69,70

30,34

22,53

28,64

27,99

Planning

2,99

0,59

1,25

4,83

2,09

0,89

3,12

1,94

Μονάδα freelance

2,01

1,39

0,00

3,40

1,41

2,10

0,00

1,37

Κτίρια

25,09

10,89

12,50

48,47

17,55

16,47

31,35

19,47

ΤΠ

10,60

7,72

5,39

23,71

7,41

11,68

13,51

9,52

Λοιπά (22)

11,28

3,67

3,48

18,42

7,89

5,55

8,72

7,40

Έμμεσο κόστος

96,00

39,55

34,54

170,09

67,14

59,81

86,65

68,32

Συνολικό κόστος

214,80

99,02

100,38

414,19

150,24

149,74

251,80

166,37

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Ανάλυση του κόστους

| 51. | Το κόστος ανά σελίδα υπολογίζεται εκ των υστέρων και ισχύει μόνο για τον όγκο της ζήτησης και της παραγωγής του 2003. Δεδομένου ότι τα περισσότερα έξοδα της μετάφρασης είναι πάγια έξοδα (87 % στο ΕΚ, 91 % στη DGT και 97 % στη ΓΓΣ), τα έτη με χαμηλή ζήτηση συνεπάγονται, όπως είναι φυσικό, υψηλότερο κόστος ανά σελίδα. Το 2004, ο μεταφραστικός όγκος της Επιτροπής για τις γλώσσες ΕΕ-15 μειώθηκε σχεδόν κατά 25 %, με αποτέλεσμα τη μείωση της παραγωγικότητας κατά 20 %, διότι η μείωση της εξωτερικής μετάφρασης δεν ήταν αρκετή ώστε να απασχοληθούν πλήρως οι εσωτερικοί μεταφραστές. Το 2003, το κόστος ανά μεταφρασμένη εσωτερικά σελίδα ήταν παρόμοιο στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο, ενώ το κόστος ανά σελίδα στο Συμβούλιο ήταν σημαντικά υψηλότερο, γεγονός που οφείλεται εν πολλοίς στη χαμηλότερη παραγωγικότητα και το μεγαλύτερα έξοδα για γραμματειακή υποστήριξη και κτήρια. Δεδομένου ότι το Συμβούλιο διαθέτει αρκετούς μονίμους υπαλλήλους ώστε να αποφεύγει τη χρήση της εξωτερικής μετάφρασης για τις γλώσσες ΕΕ-15, η απόκλιση ήταν ακόμη μεγαλύτερη σε επίπεδο συνολικού κόστους ανά σελίδα. |
| --- | --- |

51.

Το κόστος ανά σελίδα υπολογίζεται εκ των υστέρων και ισχύει μόνο για τον όγκο της ζήτησης και της παραγωγής του 2003. Δεδομένου ότι τα περισσότερα έξοδα της μετάφρασης είναι πάγια έξοδα (87 % στο ΕΚ, 91 % στη DGT και 97 % στη ΓΓΣ), τα έτη με χαμηλή ζήτηση συνεπάγονται, όπως είναι φυσικό, υψηλότερο κόστος ανά σελίδα. Το 2004, ο μεταφραστικός όγκος της Επιτροπής για τις γλώσσες ΕΕ-15 μειώθηκε σχεδόν κατά 25 %, με αποτέλεσμα τη μείωση της παραγωγικότητας κατά 20 %, διότι η μείωση της εξωτερικής μετάφρασης δεν ήταν αρκετή ώστε να απασχοληθούν πλήρως οι εσωτερικοί μεταφραστές. Το 2003, το κόστος ανά μεταφρασμένη εσωτερικά σελίδα ήταν παρόμοιο στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο, ενώ το κόστος ανά σελίδα στο Συμβούλιο ήταν σημαντικά υψηλότερο, γεγονός που οφείλεται εν πολλοίς στη χαμηλότερη παραγωγικότητα και το μεγαλύτερα έξοδα για γραμματειακή υποστήριξη και κτήρια. Δεδομένου ότι το Συμβούλιο διαθέτει αρκετούς μονίμους υπαλλήλους ώστε να αποφεύγει τη χρήση της εξωτερικής μετάφρασης για τις γλώσσες ΕΕ-15, η απόκλιση ήταν ακόμη μεγαλύτερη σε επίπεδο συνολικού κόστους ανά σελίδα.

| 52. | Για το 2003, το υπολογιζόμενο πλήρες ανά σελίδα κόστος της εξωτερικής μετάφρασης ήταν χαμηλότερο από το κόστος της εσωτερικής μετάφρασης κατά 35 % στο Κοινοβούλιο (100 ευρώ έναντι 154 ευρώ) και κατά 25 % στην Επιτροπή (120 ευρώ έναντι 160 ευρώ). Εντούτοις, στα στοιχεία αυτά δεν συνυπολογίζεται η διαφορετική φύση της εσωτερικής και της εξωτερικής μετάφρασης, καθώς η πρώτη ασχολείται με απαιτητικότερα και περισσότερο χρονοβόρα κείμενα προτεραιότητας, όπως τα νομοθετικά κείμενα και τα έγγραφα προς δημοσίευση. Οι εσωτερικοί μεταφραστές ασχολούνται επίσης και με άλλα γλωσσικά καθήκοντα, γεγονός που σημαίνει ότι ο χρόνος τους δεν διατίθεται αποκλειστικά σε μεταφράσεις (βλέπε σημείο 76). Τόσο για τις γλώσσες ΕΕ-15 όσο και για τις γλώσσες ΕΕ-10, οι τιμές εξωτερικής μετάφρασης που κατέβαλε το Κοινοβούλιο είναι κατά μέσο όρο 12 % υψηλότερες από τις τιμές που κατέβαλε η DGT (23). |
| --- | --- |

52.

Για το 2003, το υπολογιζόμενο πλήρες ανά σελίδα κόστος της εξωτερικής μετάφρασης ήταν χαμηλότερο από το κόστος της εσωτερικής μετάφρασης κατά 35 % στο Κοινοβούλιο (100 ευρώ έναντι 154 ευρώ) και κατά 25 % στην Επιτροπή (120 ευρώ έναντι 160 ευρώ). Εντούτοις, στα στοιχεία αυτά δεν συνυπολογίζεται η διαφορετική φύση της εσωτερικής και της εξωτερικής μετάφρασης, καθώς η πρώτη ασχολείται με απαιτητικότερα και περισσότερο χρονοβόρα κείμενα προτεραιότητας, όπως τα νομοθετικά κείμενα και τα έγγραφα προς δημοσίευση. Οι εσωτερικοί μεταφραστές ασχολούνται επίσης και με άλλα γλωσσικά καθήκοντα, γεγονός που σημαίνει ότι ο χρόνος τους δεν διατίθεται αποκλειστικά σε μεταφράσεις (βλέπε σημείο 76). Τόσο για τις γλώσσες ΕΕ-15 όσο και για τις γλώσσες ΕΕ-10, οι τιμές εξωτερικής μετάφρασης που κατέβαλε το Κοινοβούλιο είναι κατά μέσο όρο 12 % υψηλότερες από τις τιμές που κατέβαλε η DGT (23).

Αποδοτικότητα της μεταφραστικής διαδικασίας

| 53. | Η προσέγγιση βάσει δραστηριοτήτων για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και των οικονομικών πόρων απαιτεί τον καθορισμό στόχων, τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων και την παρακολούθηση των υλοποιήσεων και της απόδοσης σε σχέση με τους στόχους, οι οποίες μετρούνται βάσει δεικτών. Εντούτοις, τα θεσμικά όργανα δεν παράγουν επαρκείς δείκτες και διαχειριστικές πληροφορίες για την παρακολούθηση:






  α) | των απορριπτόμενων αιτήσεων και του συνολικού αριθμού αιτήσεων (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)· |
| --- | --- | --- |

53.

Η προσέγγιση βάσει δραστηριοτήτων για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και των οικονομικών πόρων απαιτεί τον καθορισμό στόχων, τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων και την παρακολούθηση των υλοποιήσεων και της απόδοσης σε σχέση με τους στόχους, οι οποίες μετρούνται βάσει δεικτών. Εντούτοις, τα θεσμικά όργανα δεν παράγουν επαρκείς δείκτες και διαχειριστικές πληροφορίες για την παρακολούθηση:

α)

των απορριπτόμενων αιτήσεων και του συνολικού αριθμού αιτήσεων (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)·

| β) | της τήρησης των προθεσμιών υποβολής των αιτήσεων (ΓΓΣ)· |
| --- | --- |

β)

της τήρησης των προθεσμιών υποβολής των αιτήσεων (ΓΓΣ)·

| γ) | των παραβιάσεων του κώδικα συμπεριφοράς (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)· |
| --- | --- |

γ)

των παραβιάσεων του κώδικα συμπεριφοράς (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)·

| δ) | των μεταφραζόμενων σελίδων ανά αιτούσα υπηρεσία/γλωσσικό συνδυασμό (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)· |
| --- | --- |

δ)

των μεταφραζόμενων σελίδων ανά αιτούσα υπηρεσία/γλωσσικό συνδυασμό (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)·

| ε) | των βασικών εγγράφων των οποίων η μετάφραση είναι υποχρεωτική (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και ΓΓΣ)· |
| --- | --- |

ε)

των βασικών εγγράφων των οποίων η μετάφραση είναι υποχρεωτική (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και ΓΓΣ)·

| στ) | των μεταφράσεων που εκτελούνται εν όλω ή εν μέρει και τελικά δεν χρειάζονται λόγω μεταγενέστερων αλλαγών στο πρωτότυπο (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ). |
| --- | --- |

στ)

των μεταφράσεων που εκτελούνται εν όλω ή εν μέρει και τελικά δεν χρειάζονται λόγω μεταγενέστερων αλλαγών στο πρωτότυπο (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ).

| 54. | Επιπλέον, η Επιτροπή ούτε παρακολουθεί, ούτε διαθέτει πληροφορίες για τον όγκο των «γκρίζων μεταφράσεων» ή των εγγράφων που μεταφράζονται με άμεση εξωτερική ανάθεση από τις ΓΔ-πελάτες (βλέπε επίσης σημεία 45 και 75). |
| --- | --- |

54.

Επιπλέον, η Επιτροπή ούτε παρακολουθεί, ούτε διαθέτει πληροφορίες για τον όγκο των «γκρίζων μεταφράσεων» ή των εγγράφων που μεταφράζονται με άμεση εξωτερική ανάθεση από τις ΓΔ-πελάτες (βλέπε επίσης σημεία 45 και 75).

| 55. | Οι διαδικασίες, η οργάνωση και οι μέθοδοι εργασίας των υπηρεσιών μετάφρασης επηρεάζονται από ορισμένους περιορισμούς, όπως οι επείγουσες αιτήσεις ιδίως στο Συμβούλιο, τα νομικά κείμενα και το πρόγραμμα εργασίας των οργάνων. Στον πίνακα 5 παρουσιάζεται ο όγκος των μεταφράσεων με πολύ σύντομη προθεσμία (λιγότερο από 24 ώρες ή μεταξύ 24 και 72 ωρών). |
| --- | --- |

55.

Οι διαδικασίες, η οργάνωση και οι μέθοδοι εργασίας των υπηρεσιών μετάφρασης επηρεάζονται από ορισμένους περιορισμούς, όπως οι επείγουσες αιτήσεις ιδίως στο Συμβούλιο, τα νομικά κείμενα και το πρόγραμμα εργασίας των οργάνων. Στον πίνακα 5 παρουσιάζεται ο όγκος των μεταφράσεων με πολύ σύντομη προθεσμία (λιγότερο από 24 ώρες ή μεταξύ 24 και 72 ωρών).

Πίνακας 5

Ισχύουσες προθεσμίες μετάφρασης

| | Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο |
| --- | --- | --- | --- |
| Χρόνος παράδοσης (σε ώρες) | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 | < 24 | 24-72 |
| 3 % | 7 % | 19 % | 30 % | 40 % | 22 % |
| Πηγή: ICTI (Interinstitutional Committee for Translation and Interpretation — Διοργανική επιτροπή μετάφρασης και διερμηνείας). |

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

Χρόνος παράδοσης (σε ώρες)

< 24

24-72

< 24

24-72

< 24

24-72

3 %

7 %

19 %

30 %

40 %

22 %

Πηγή: ICTI (Interinstitutional Committee for Translation and Interpretation — Διοργανική επιτροπή μετάφρασης και διερμηνείας).

Προβλέψεις της ζήτησης

| 56. | Η ακριβής πρόβλεψη της ζήτησης έχει ιδιαίτερη σημασία για την εξασφάλιση της βέλτιστης αξιοποίησης των εσωτερικών πόρων. Βραχυπρόθεσμα, παρά το φαινομενικά χαμηλότερο κόστος των εξωτερικών μεταφράσεων, η εξωτερική ανάθεση δεν συμβάλλει πάντοτε στην εξοικονόμηση χρημάτων. Καθώς τα έξοδα της εσωτερικής μετάφρασης είναι κυρίως πάγια έξοδα (βλέπε σημεία 51-52), το οριακό (ή επιπρόσθετο) κόστος μιας επιπλέον σελίδας εσωτερικής μετάφρασης, για παράδειγμα, είναι εξαιρετικά χαμηλό, ενώ το οριακό κόστος μιας σελίδας εξωτερικής μετάφρασης είναι σημαντικό. Κατά συνέπεια, η εξωτερική μετάφραση θα έπρεπε, κατ' ιδανική περίπτωση, να χρησιμοποιείται μόνον όταν δεν υπάρχει η απαιτούμενη εσωτερική δυναμικότητα. Αυτό απαιτεί την ύπαρξη ενός αποτελεσματικού συστήματος πρόβλεψης της ζήτησης. |
| --- | --- |

56.

Η ακριβής πρόβλεψη της ζήτησης έχει ιδιαίτερη σημασία για την εξασφάλιση της βέλτιστης αξιοποίησης των εσωτερικών πόρων. Βραχυπρόθεσμα, παρά το φαινομενικά χαμηλότερο κόστος των εξωτερικών μεταφράσεων, η εξωτερική ανάθεση δεν συμβάλλει πάντοτε στην εξοικονόμηση χρημάτων. Καθώς τα έξοδα της εσωτερικής μετάφρασης είναι κυρίως πάγια έξοδα (βλέπε σημεία 51-52), το οριακό (ή επιπρόσθετο) κόστος μιας επιπλέον σελίδας εσωτερικής μετάφρασης, για παράδειγμα, είναι εξαιρετικά χαμηλό, ενώ το οριακό κόστος μιας σελίδας εξωτερικής μετάφρασης είναι σημαντικό. Κατά συνέπεια, η εξωτερική μετάφραση θα έπρεπε, κατ' ιδανική περίπτωση, να χρησιμοποιείται μόνον όταν δεν υπάρχει η απαιτούμενη εσωτερική δυναμικότητα. Αυτό απαιτεί την ύπαρξη ενός αποτελεσματικού συστήματος πρόβλεψης της ζήτησης.

| 57. | Μολονότι ο κώδικας συμπεριφοράς του Κοινοβουλίου ορίζει ότι «οι Γραμματείες των επιτροπών, των αντιπροσωπειών και των πολιτικών ομάδων, βάσει τους προγράμματος εργασίας τους, καταρτίζουν κάθε μήνα προβλέψεις μετάφρασης και αναφέρουν την πιθανή γλώσσα-πηγή, την προβλεπόμενη ημερομηνία κατάθεσης και των αριθμό των προβλεπόμενων σελίδων», στην υπηρεσία προγραμματισμού δεν υποβάλλεται καμία τέτοια πρόβλεψη. |
| --- | --- |

57.

Μολονότι ο κώδικας συμπεριφοράς του Κοινοβουλίου ορίζει ότι «οι Γραμματείες των επιτροπών, των αντιπροσωπειών και των πολιτικών ομάδων, βάσει τους προγράμματος εργασίας τους, καταρτίζουν κάθε μήνα προβλέψεις μετάφρασης και αναφέρουν την πιθανή γλώσσα-πηγή, την προβλεπόμενη ημερομηνία κατάθεσης και των αριθμό των προβλεπόμενων σελίδων», στην υπηρεσία προγραμματισμού δεν υποβάλλεται καμία τέτοια πρόβλεψη.

| 58. | Το 2003 και το 2004, οι περισσότερες ΓΔ της Επιτροπής δεν υπέβαλλαν συστηματικά στη DGT τις προβλέψεις τους σχετικά με τα προς μετάφραση κείμενα για μια δεδομένη περίοδο, ενώ στο Συμβούλιο μόνο ορισμένες ΓΔ ενημέρωναν τακτικά τη ΓΔ A III σχετικά με τις προβλεπόμενες μεταφραστικές τους ανάγκες. |
| --- | --- |

58.

Το 2003 και το 2004, οι περισσότερες ΓΔ της Επιτροπής δεν υπέβαλλαν συστηματικά στη DGT τις προβλέψεις τους σχετικά με τα προς μετάφραση κείμενα για μια δεδομένη περίοδο, ενώ στο Συμβούλιο μόνο ορισμένες ΓΔ ενημέρωναν τακτικά τη ΓΔ A III σχετικά με τις προβλεπόμενες μεταφραστικές τους ανάγκες.

| 59. | Στην πράξη, οι κύριες πηγές πληροφοριών για το μελλοντικό φόρτο εργασίας είναι τα προγράμματα εργασίας των οργάνων καθώς και οι προσωρινές ημερήσιες διατάξεις των συνεδριάσεών τους, που παρέχουν μια κατά προσέγγιση εικόνα των μεταφραστικών αναγκών και, για το λόγο αυτό, δεν ενδείκνυνται για λεπτομερή προγραμματισμό. |
| --- | --- |

59.

Στην πράξη, οι κύριες πηγές πληροφοριών για το μελλοντικό φόρτο εργασίας είναι τα προγράμματα εργασίας των οργάνων καθώς και οι προσωρινές ημερήσιες διατάξεις των συνεδριάσεών τους, που παρέχουν μια κατά προσέγγιση εικόνα των μεταφραστικών αναγκών και, για το λόγο αυτό, δεν ενδείκνυνται για λεπτομερή προγραμματισμό.

Τήρηση των προθεσμιών υποβολής των αιτήσεων

| 60. | Ο Κώδικας συμπεριφοράς του 2004 του Κοινοβουλίου ορίζει μια γενική προθεσμία 10 ημερών για την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης (24). Ωστόσο, κατά τον πρώτο χρόνο της εφαρμογής του κώδικα, οι χρήστες τήρησαν αυτή την προθεσμία μόνο στις μισές περίπου περιπτώσεις. Συνεπώς, οι περισσότερες μεταφράσεις μπορούν να παραδοθούν μόλις λίγο πριν από τις συνεδριάσεις. |
| --- | --- |

60.

Ο Κώδικας συμπεριφοράς του 2004 του Κοινοβουλίου ορίζει μια γενική προθεσμία 10 ημερών για την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης (24). Ωστόσο, κατά τον πρώτο χρόνο της εφαρμογής του κώδικα, οι χρήστες τήρησαν αυτή την προθεσμία μόνο στις μισές περίπου περιπτώσεις. Συνεπώς, οι περισσότερες μεταφράσεις μπορούν να παραδοθούν μόλις λίγο πριν από τις συνεδριάσεις.

| 61. | Το 1998, η ΓΔ A III του Συμβουλίου καθόρισε προθεσμίες υποβολής των αιτήσεων μετάφρασης (δέκα εργάσιμες ημέρες για τα έγγραφα των ομάδων εργασίας και πέντε εργάσιμες ημέρες για τα έγγραφα της Coreper). Λόγω των χρονικών περιορισμών οι οποίοι είναι εγγενείς με τις εργασίες του Συμβουλίου, οι ανωτέρω προθεσμίες τηρούνται σπάνια. Οι περισσότερες μεταφράσεις του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου παραδίδονται μόλις λίγο πριν από τις συνεδριάσεις. |
| --- | --- |

61.

Το 1998, η ΓΔ A III του Συμβουλίου καθόρισε προθεσμίες υποβολής των αιτήσεων μετάφρασης (δέκα εργάσιμες ημέρες για τα έγγραφα των ομάδων εργασίας και πέντε εργάσιμες ημέρες για τα έγγραφα της Coreper). Λόγω των χρονικών περιορισμών οι οποίοι είναι εγγενείς με τις εργασίες του Συμβουλίου, οι ανωτέρω προθεσμίες τηρούνται σπάνια. Οι περισσότερες μεταφράσεις του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου παραδίδονται μόλις λίγο πριν από τις συνεδριάσεις.

| 62. | Η Επιτροπή δεν επιβάλλει προθεσμίες υποβολής των αιτήσεων μετάφρασης, αλλά η μονάδα προγραμματισμού της DGT επαναδιαπραγματεύεται τακτικά τις προθεσμίες με τους χρήστες, εάν η ζητούμενη προθεσμία δεν είναι εφικτή. |
| --- | --- |

62.

Η Επιτροπή δεν επιβάλλει προθεσμίες υποβολής των αιτήσεων μετάφρασης, αλλά η μονάδα προγραμματισμού της DGT επαναδιαπραγματεύεται τακτικά τις προθεσμίες με τους χρήστες, εάν η ζητούμενη προθεσμία δεν είναι εφικτή.

Προγραμματισμός

| 63. | Σύμφωνα με τον υπολογισμό του πλήρους κόστους της μετάφρασης στον οποίο προέβη το Συνέδριο, το κόστος προγραμματισμού των τριών θεσμικών οργάνων ανέρχεται περίπου σε 4,8 εκατομμύρια ευρώ, ποσό που αντιστοιχεί στο 1 % περίπου του συνολικού κόστους της μετάφρασης (βλέπε πίνακα 2). Ο προγραμματισμός αποτελεί ένα ακόμη μέσο εξασφάλισης της αποτελεσματικότερης αξιοποίησης των εσωτερικών πόρων (βλέπε σημείο 56). |
| --- | --- |

63.

Σύμφωνα με τον υπολογισμό του πλήρους κόστους της μετάφρασης στον οποίο προέβη το Συνέδριο, το κόστος προγραμματισμού των τριών θεσμικών οργάνων ανέρχεται περίπου σε 4,8 εκατομμύρια ευρώ, ποσό που αντιστοιχεί στο 1 % περίπου του συνολικού κόστους της μετάφρασης (βλέπε πίνακα 2). Ο προγραμματισμός αποτελεί ένα ακόμη μέσο εξασφάλισης της αποτελεσματικότερης αξιοποίησης των εσωτερικών πόρων (βλέπε σημείο 56).

| 64. | Μεταξύ άλλων, λόγω των ιδιαίτερα σύντομων προθεσμιών μετάφρασης, βλέπε πίνακα 5, οι προϊστάμενοι μονάδων στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο δεν έχουν ούτε μεγάλα περιθώρια για μακροπρόθεσμο ή μεσοπρόθεσμο προγραμματισμό, ούτε τη δυνατότητα ελάφρυνσης του φόρτου εργασίας. |
| --- | --- |

64.

Μεταξύ άλλων, λόγω των ιδιαίτερα σύντομων προθεσμιών μετάφρασης, βλέπε πίνακα 5, οι προϊστάμενοι μονάδων στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο δεν έχουν ούτε μεγάλα περιθώρια για μακροπρόθεσμο ή μεσοπρόθεσμο προγραμματισμό, ούτε τη δυνατότητα ελάφρυνσης του φόρτου εργασίας.

| 65. | Το σύστημα προγραμματισμού του Συμβουλίου βασίζεται στον αριθμό των τυπωμένων σελίδων του εγγράφου που υποβάλλεται προς μετάφραση. Η μέθοδος αυτή δεν αποτελεί αξιόπιστο εργαλείο για την πρόβλεψη του χρόνου που απαιτείται για τη μετάφραση, δεδομένου ότι συχνά δεν αντικατοπτρίζει το μεταφραστικό έργο που απαιτείται πραγματικά (25). |
| --- | --- |

65.

Το σύστημα προγραμματισμού του Συμβουλίου βασίζεται στον αριθμό των τυπωμένων σελίδων του εγγράφου που υποβάλλεται προς μετάφραση. Η μέθοδος αυτή δεν αποτελεί αξιόπιστο εργαλείο για την πρόβλεψη του χρόνου που απαιτείται για τη μετάφραση, δεδομένου ότι συχνά δεν αντικατοπτρίζει το μεταφραστικό έργο που απαιτείται πραγματικά (25).

| 66. | Το σύστημα πληροφορικής του Κοινοβουλίου παρέχει τη δυνατότητα στις μονάδες προγραμματισμού να ελέγχουν τον αριθμό των μεταφρασμένων σελίδων που πρέπει να ολοκληρώνονται καθημερινά. Αυτό προσφέρει μια γενική εικόνα της διαθέσιμης δυναμικότητας ανά γλωσσική μονάδα, αλλά δεν παρέχει ενημερωμένα στοιχεία σχετικά με τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα κάθε μονάδας για ένα δεδομένο διάστημα, λαμβάνοντας υπόψη τη διαθεσιμότητα των μεταφραστών (άδειες, επιμόρφωση κ.λπ.). |
| --- | --- |

66.

Το σύστημα πληροφορικής του Κοινοβουλίου παρέχει τη δυνατότητα στις μονάδες προγραμματισμού να ελέγχουν τον αριθμό των μεταφρασμένων σελίδων που πρέπει να ολοκληρώνονται καθημερινά. Αυτό προσφέρει μια γενική εικόνα της διαθέσιμης δυναμικότητας ανά γλωσσική μονάδα, αλλά δεν παρέχει ενημερωμένα στοιχεία σχετικά με τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα κάθε μονάδας για ένα δεδομένο διάστημα, λαμβάνοντας υπόψη τη διαθεσιμότητα των μεταφραστών (άδειες, επιμόρφωση κ.λπ.).

Αποδοτική χρήση των εσωτερικών και εξωτερικών πόρων

Προεπεξεργασία

| 67. | Προς αποφυγή της εκ νέου μετάφρασης ήδη μεταφρασμένων κειμένων, οι υπηρεσίες μετάφρασης ζητούν από τους χρήστες να υποδεικνύουν τις αναφορές σε υπάρχοντα παρόμοια μεταφρασμένα κείμενα και/ή να σημειώνουν τις αλλαγές που έχουν γίνει σε προηγούμενη εκδοχή κειμένου που έχει ήδη μεταφραστεί. Εντούτοις, δεδομένου ότι αυτές οι ενδείξεις συχνά παραλείπονται ή δεν είναι πλήρεις, οι μονάδες προγραμματισμού είναι υποχρεωμένες να τις αναζητούν σε βάσεις δεδομένων. Η κωδικοποίηση των αιτήσεων και των μεταφρασμένων κειμένων δεν είναι αρκετά ακριβής ώστε να βελτιστοποιούνται αυτές οι έρευνες. Η κατάσταση είναι ιδιαίτερα προβληματική στο Κοινοβούλιο, όπου τα έγγραφα βρίσκονται διασκορπισμένα σε διάφορες βάσεις δεδομένων και δίκτυα και οι υπηρεσίες μετάφρασης δεν έχουν ολοκληρωμένη συλλογή των μεταφρασμένων κειμένων. |
| --- | --- |

67.

Προς αποφυγή της εκ νέου μετάφρασης ήδη μεταφρασμένων κειμένων, οι υπηρεσίες μετάφρασης ζητούν από τους χρήστες να υποδεικνύουν τις αναφορές σε υπάρχοντα παρόμοια μεταφρασμένα κείμενα και/ή να σημειώνουν τις αλλαγές που έχουν γίνει σε προηγούμενη εκδοχή κειμένου που έχει ήδη μεταφραστεί. Εντούτοις, δεδομένου ότι αυτές οι ενδείξεις συχνά παραλείπονται ή δεν είναι πλήρεις, οι μονάδες προγραμματισμού είναι υποχρεωμένες να τις αναζητούν σε βάσεις δεδομένων. Η κωδικοποίηση των αιτήσεων και των μεταφρασμένων κειμένων δεν είναι αρκετά ακριβής ώστε να βελτιστοποιούνται αυτές οι έρευνες. Η κατάσταση είναι ιδιαίτερα προβληματική στο Κοινοβούλιο, όπου τα έγγραφα βρίσκονται διασκορπισμένα σε διάφορες βάσεις δεδομένων και δίκτυα και οι υπηρεσίες μετάφρασης δεν έχουν ολοκληρωμένη συλλογή των μεταφρασμένων κειμένων.

Μέθοδοι εργασίας των μονάδων μετάφρασης

| 68. | Οι προϊστάμενοι μονάδας είναι υπεύθυνοι για την ανάθεση των εργασιών στους εσωτερικούς μεταφραστές. Κάθε γλωσσική μονάδα είναι οργανωμένη διαφορετικά, άλλη κατά ομάδες εξειδικευμένων μεταφραστών, άλλη ακολουθώντας την προσέγγιση «ο πρώτος επιλέγει». Η DGT της Επιτροπής και η ΓΔ A III έχουν αναπτύξει και οι δύο εργαλεία σε κεντρικό επίπεδο τα οποία παρουσιάζουν τη διαθεσιμότητα κάθε μεταφραστή. Ωστόσο, τα εργαλεία αυτά δεν χρησιμοποιούνται συστηματικά από όλες τις γλωσσικές μονάδες. Το Κοινοβούλιο δεν διαθέτει τέτοια εργαλεία. Ορισμένοι προϊστάμενοι τμήματος χρησιμοποιούν λογιστικά φύλλα, άλλοι διανέμουν την εργασία ιδιοχείρως. |
| --- | --- |

68.

Οι προϊστάμενοι μονάδας είναι υπεύθυνοι για την ανάθεση των εργασιών στους εσωτερικούς μεταφραστές. Κάθε γλωσσική μονάδα είναι οργανωμένη διαφορετικά, άλλη κατά ομάδες εξειδικευμένων μεταφραστών, άλλη ακολουθώντας την προσέγγιση «ο πρώτος επιλέγει». Η DGT της Επιτροπής και η ΓΔ A III έχουν αναπτύξει και οι δύο εργαλεία σε κεντρικό επίπεδο τα οποία παρουσιάζουν τη διαθεσιμότητα κάθε μεταφραστή. Ωστόσο, τα εργαλεία αυτά δεν χρησιμοποιούνται συστηματικά από όλες τις γλωσσικές μονάδες. Το Κοινοβούλιο δεν διαθέτει τέτοια εργαλεία. Ορισμένοι προϊστάμενοι τμήματος χρησιμοποιούν λογιστικά φύλλα, άλλοι διανέμουν την εργασία ιδιοχείρως.

| 69. | Όλες οι μεταφραστικές μονάδες αποτελούνται από μεταφραστές και προσωπικό υποστήριξης. Το δεύτερο είναι υπεύθυνο για την αναζήτηση των εγγράφων αναφοράς, τη δακτυλογράφηση, τη μορφοποίηση, την αρχειοθέτηση κ.λπ. Το Συμβούλιο (26) και το Κοινοβούλιο απασχολούν έναν γραμματέα για δύο μεταφραστές, ενώ η Επιτροπή απασχολεί μόνο έναν γραμματέα για τέσσερις ή πέντε μεταφραστές. |
| --- | --- |

69.

Όλες οι μεταφραστικές μονάδες αποτελούνται από μεταφραστές και προσωπικό υποστήριξης. Το δεύτερο είναι υπεύθυνο για την αναζήτηση των εγγράφων αναφοράς, τη δακτυλογράφηση, τη μορφοποίηση, την αρχειοθέτηση κ.λπ. Το Συμβούλιο (26) και το Κοινοβούλιο απασχολούν έναν γραμματέα για δύο μεταφραστές, ενώ η Επιτροπή απασχολεί μόνο έναν γραμματέα για τέσσερις ή πέντε μεταφραστές.

| 70. | Παρά το γεγονός ότι τα τρία θεσμικά όργανα έχουν υιοθετήσει ρητά πολιτικές που ενθαρρύνουν τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας, έχοντας δαπανήσει 23,7 εκατομμύρια ευρώ για εργαλεία πληροφορικής το 2003 (πλήρες κόστος, συμπεριλαμβανομένων των αδειών χρήσης, βλέπε πίνακα 4), στην πράξη κάθε μεταφραστής, με τη σιωπηρή έγκριση του προϊσταμένου μονάδας, μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει ή όχι τη μετάφραση με τη βοήθεια υπολογιστή (Translator's Workbench), τα εργαλεία έρευνας (όπως το Euramis, το IATE κ.λπ.) και το λογισμικό φωνητικής αναγνώρισης (αντί για τη δακτυλογράφηση). Στο Κοινοβούλιο, το ποσοστό των μεταφραστών και των υπαλλήλων υποστήριξης που χρησιμοποιεί αυτά τα εργαλεία ποικίλλει σημαντικά από μονάδα σε μονάδα (από 10 % έως 90 %). Στο Συμβούλιο, η χρήση των εργαλείων πληροφορικής είναι μόνο περιθωριακή. Από τα τρία θεσμικά όργανα η Επιτροπή διαθέτει τα πλέον προηγμένα εργαλεία πληροφορικής, ωστόσο δεν υπάρχουν στοιχεία για το βαθμό χρήσης τους. |
| --- | --- |

70.

Παρά το γεγονός ότι τα τρία θεσμικά όργανα έχουν υιοθετήσει ρητά πολιτικές που ενθαρρύνουν τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας, έχοντας δαπανήσει 23,7 εκατομμύρια ευρώ για εργαλεία πληροφορικής το 2003 (πλήρες κόστος, συμπεριλαμβανομένων των αδειών χρήσης, βλέπε πίνακα 4), στην πράξη κάθε μεταφραστής, με τη σιωπηρή έγκριση του προϊσταμένου μονάδας, μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει ή όχι τη μετάφραση με τη βοήθεια υπολογιστή (Translator's Workbench), τα εργαλεία έρευνας (όπως το Euramis, το IATE κ.λπ.) και το λογισμικό φωνητικής αναγνώρισης (αντί για τη δακτυλογράφηση). Στο Κοινοβούλιο, το ποσοστό των μεταφραστών και των υπαλλήλων υποστήριξης που χρησιμοποιεί αυτά τα εργαλεία ποικίλλει σημαντικά από μονάδα σε μονάδα (από 10 % έως 90 %). Στο Συμβούλιο, η χρήση των εργαλείων πληροφορικής είναι μόνο περιθωριακή. Από τα τρία θεσμικά όργανα η Επιτροπή διαθέτει τα πλέον προηγμένα εργαλεία πληροφορικής, ωστόσο δεν υπάρχουν στοιχεία για το βαθμό χρήσης τους.

| 71. | Από το 2003, περίπου 100 από τους 1 100 μεταφραστές της Επιτροπής έχουν επιλέξει το σύστημα της τηλεργασίας. Σύμφωνα με τη σχετική έκθεση αξιολόγησης της DGT (27), το εν λόγω σύστημα, με την τρέχουσα μορφή του, επιτρέπει την εξοικονόμηση καθαρών ετήσιων πόρων ύψους σχεδόν 10 000 ευρώ ανά μεταφραστή, κυρίως χάρη στην υψηλότερη παραγωγικότητα. Στο Κοινοβούλιο, 26 από τους 430 μεταφραστές εργάζονται με το σύστημα της τηλεργασίας, ενώ το Συμβούλιο επίσης έχει αρχίσει να εφαρμόζει δύο πιλοτικά σχέδια στον τομέα αυτό. |
| --- | --- |

71.

Από το 2003, περίπου 100 από τους 1 100 μεταφραστές της Επιτροπής έχουν επιλέξει το σύστημα της τηλεργασίας. Σύμφωνα με τη σχετική έκθεση αξιολόγησης της DGT (27), το εν λόγω σύστημα, με την τρέχουσα μορφή του, επιτρέπει την εξοικονόμηση καθαρών ετήσιων πόρων ύψους σχεδόν 10 000 ευρώ ανά μεταφραστή, κυρίως χάρη στην υψηλότερη παραγωγικότητα. Στο Κοινοβούλιο, 26 από τους 430 μεταφραστές εργάζονται με το σύστημα της τηλεργασίας, ενώ το Συμβούλιο επίσης έχει αρχίσει να εφαρμόζει δύο πιλοτικά σχέδια στον τομέα αυτό.

Εξωτερική ανάθεση

| 72. | Τόσο η Επιτροπή όσο και το Κοινοβούλιο έχουν ως πολιτική να χρησιμοποιούν πάντοτε εσωτερικούς μεταφραστές για τα νομοθετικά κείμενα (για λόγους ποιότητας), καθώς και για επείγοντα, απόρρητα και σύντομα έγγραφα (για πρακτικούς λόγους). Δεδομένου ότι όλες σχεδόν οι μεταφραστικές εργασίες του Συμβουλίου εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες, οι μεταφράσεις στο Συμβούλιο πραγματοποιούνται κατά κύριο λόγο εσωτερικά. |
| --- | --- |

72.

Τόσο η Επιτροπή όσο και το Κοινοβούλιο έχουν ως πολιτική να χρησιμοποιούν πάντοτε εσωτερικούς μεταφραστές για τα νομοθετικά κείμενα (για λόγους ποιότητας), καθώς και για επείγοντα, απόρρητα και σύντομα έγγραφα (για πρακτικούς λόγους). Δεδομένου ότι όλες σχεδόν οι μεταφραστικές εργασίες του Συμβουλίου εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες, οι μεταφράσεις στο Συμβούλιο πραγματοποιούνται κατά κύριο λόγο εσωτερικά.

| 73. | Η απόφαση ανάθεσης σε ελεύθερο μεταφραστή λαμβάνεται κατά κανόνα από τους προϊσταμένους των μεταφραστικών μονάδων (εκτός από την άμεση εξωτερική ανάθεση που αναφέρεται κατωτέρω), οι οποίοι λαμβάνουν υπόψη τον τύπο της μετάφρασης και τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα. Στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο, για το 2004 και για τις περισσότερες γλωσσικές μονάδες, διαπιστώθηκε θετική συσχέτιση μεταξύ του φόρτου εργασίας και του ποσοστού της εξωτερικής ανάθεσης. Ωστόσο, από τον έλεγχο προέκυψε ότι δύο μονάδες της DGT της Επιτροπής είχαν υψηλά ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης το 2004, παρά το ότι ο φόρτος εργασίας τους ήταν χαμηλότερος του μέσου όρου (λόγω καθυστερημένης αντίδρασης στη μείωση του φόρτου εργασίας σε σχέση με το 2003), γεγονός που υποδηλώνει υποχρησιμοποίηση της εσωτερικής δυναμικότητας. Το τμήμα της γαλλικής μετάφρασης του Κοινοβουλίου είχε τον δεύτερο μικρότερο φόρτο εργασίας για το 2005, αλλά το δεύτερο υψηλότερο ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης. Οι καταστάσεις αυτές δεν οδήγησαν στη λήψη διορθωτικών μέτρων εκ μέρους των υπευθύνων. |
| --- | --- |

73.

Η απόφαση ανάθεσης σε ελεύθερο μεταφραστή λαμβάνεται κατά κανόνα από τους προϊσταμένους των μεταφραστικών μονάδων (εκτός από την άμεση εξωτερική ανάθεση που αναφέρεται κατωτέρω), οι οποίοι λαμβάνουν υπόψη τον τύπο της μετάφρασης και τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα. Στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο, για το 2004 και για τις περισσότερες γλωσσικές μονάδες, διαπιστώθηκε θετική συσχέτιση μεταξύ του φόρτου εργασίας και του ποσοστού της εξωτερικής ανάθεσης. Ωστόσο, από τον έλεγχο προέκυψε ότι δύο μονάδες της DGT της Επιτροπής είχαν υψηλά ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης το 2004, παρά το ότι ο φόρτος εργασίας τους ήταν χαμηλότερος του μέσου όρου (λόγω καθυστερημένης αντίδρασης στη μείωση του φόρτου εργασίας σε σχέση με το 2003), γεγονός που υποδηλώνει υποχρησιμοποίηση της εσωτερικής δυναμικότητας. Το τμήμα της γαλλικής μετάφρασης του Κοινοβουλίου είχε τον δεύτερο μικρότερο φόρτο εργασίας για το 2005, αλλά το δεύτερο υψηλότερο ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης. Οι καταστάσεις αυτές δεν οδήγησαν στη λήψη διορθωτικών μέτρων εκ μέρους των υπευθύνων.

| 74. | Τόσο το Κοινοβούλιο, όσο και η Επιτροπή αναθέτουν αυτομάτως σε εξωτερικούς μεταφραστές ορισμένες μεταφραστικές εργασίες, χωρίς να ελέγχουν εάν υπάρχει διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα για ορισμένες ή για όλες τις γλώσσες. Το 2003-2004, και τα δύο όργανα όρισαν ως στόχο τους την αύξηση του ποσοστού των μεταφραστικών εργασιών που αποστέλλονται σε ελεύθερους μεταφραστές σε 30 % και 40 % αντίστοιχα, προκειμένου να αντεπεξέλθουν στις προβλεπόμενες αυξήσεις της συνολικής ζήτησης, λαμβανομένου υπόψη του χαμηλότερου κόστους της εξωτερικής μετάφρασης (σε σύγκριση με την πρόσληψη πρόσθετων μεταφραστών πλήρους απασχόλησης). Λόγω της διαρθρωτικής μείωσης της ζήτησης το 2004, η DGT της Επιτροπής ανέστειλε αυτό το στόχο και το Κοινοβούλιο έδωσε οδηγίες να μην αποστέλλονται για εξωτερική μετάφραση άλλες μεταφράσεις παρά μόνο τα CRE για την περίοδο των εκλογών (28). Ενώ ο συνολικός φόρτος εργασίας ανά γλωσσική μονάδα ΕΕ-15 ήταν περίπου κατά 20 % χαμηλότερος το 2004 σε σύγκριση με το 2003, το ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης του Κοινοβουλίου δεν μεταβλήθηκε σχεδόν καθόλου (32,5 % το 2003 και 32 % το 2004) (βλέπε πίνακα 6). Η διαφορά των ποσοστών εξωτερικής ανάθεσης από το 2004 στο 2005, για τις μονάδες ΕΕ-10, μεταξύ Κοινοβουλίου, Επιτροπής και Συμβουλίου, οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι το Κοινοβούλιο, το 2004, κατόρθωσε να προσλάβει περισσότερους εσωτερικούς μεταφραστές για τις γλώσσες ΕΕ-10 από τα άλλα όργανα. Λόγω της ύφεσης της νομοθετικής δραστηριότητας το 2004 και του χαμηλότερου μεταφραστικού όγκου, το Κοινοβούλιο μπόρεσε να εκτελέσει μεγαλύτερο ποσοστό μεταφραστικών εργασιών στις γλώσσες ΕΕ-20 εσωτερικά (βλέπε επίσης σημεία 10 και 25). |
| --- | --- |

74.

Τόσο το Κοινοβούλιο, όσο και η Επιτροπή αναθέτουν αυτομάτως σε εξωτερικούς μεταφραστές ορισμένες μεταφραστικές εργασίες, χωρίς να ελέγχουν εάν υπάρχει διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα για ορισμένες ή για όλες τις γλώσσες. Το 2003-2004, και τα δύο όργανα όρισαν ως στόχο τους την αύξηση του ποσοστού των μεταφραστικών εργασιών που αποστέλλονται σε ελεύθερους μεταφραστές σε 30 % και 40 % αντίστοιχα, προκειμένου να αντεπεξέλθουν στις προβλεπόμενες αυξήσεις της συνολικής ζήτησης, λαμβανομένου υπόψη του χαμηλότερου κόστους της εξωτερικής μετάφρασης (σε σύγκριση με την πρόσληψη πρόσθετων μεταφραστών πλήρους απασχόλησης). Λόγω της διαρθρωτικής μείωσης της ζήτησης το 2004, η DGT της Επιτροπής ανέστειλε αυτό το στόχο και το Κοινοβούλιο έδωσε οδηγίες να μην αποστέλλονται για εξωτερική μετάφραση άλλες μεταφράσεις παρά μόνο τα CRE για την περίοδο των εκλογών (28). Ενώ ο συνολικός φόρτος εργασίας ανά γλωσσική μονάδα ΕΕ-15 ήταν περίπου κατά 20 % χαμηλότερος το 2004 σε σύγκριση με το 2003, το ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης του Κοινοβουλίου δεν μεταβλήθηκε σχεδόν καθόλου (32,5 % το 2003 και 32 % το 2004) (βλέπε πίνακα 6). Η διαφορά των ποσοστών εξωτερικής ανάθεσης από το 2004 στο 2005, για τις μονάδες ΕΕ-10, μεταξύ Κοινοβουλίου, Επιτροπής και Συμβουλίου, οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι το Κοινοβούλιο, το 2004, κατόρθωσε να προσλάβει περισσότερους εσωτερικούς μεταφραστές για τις γλώσσες ΕΕ-10 από τα άλλα όργανα. Λόγω της ύφεσης της νομοθετικής δραστηριότητας το 2004 και του χαμηλότερου μεταφραστικού όγκου, το Κοινοβούλιο μπόρεσε να εκτελέσει μεγαλύτερο ποσοστό μεταφραστικών εργασιών στις γλώσσες ΕΕ-20 εσωτερικά (βλέπε επίσης σημεία 10 και 25).

Πίνακας 6

Ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης το 2003, το 2004 και το 2005

| | Επιτροπή | Κοινοβούλιο | Συμβούλιο |
| --- | --- | --- | --- |
| Ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
| Σύνολο γλωσσών | 22 % | 23 % | 20 % | 33 % | 30 % | 36 % | 0 % | 1 % | 2 % |
| Γλώσσες ΕΕ-15 | 21 % | 16 % | 10 % | 32,5 % | 32 % | 33 % | 0 % | 0 % | 0 % |
| Γλώσσες ΕΕ-10 | μ.δ. | 60 % | 37 % | 41 % | 20 % | 43 % | μ.δ. | 8 % | 5 % |
| Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. |

Επιτροπή

Κοινοβούλιο

Συμβούλιο

Ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης

2003

2004

2005

2003

2004

2005

2003

2004

2005

Σύνολο γλωσσών

22 %

23 %

20 %

33 %

30 %

36 %

0 %

1 %

2 %

Γλώσσες ΕΕ-15

21 %

16 %

10 %

32,5 %

32 %

33 %

0 %

0 %

0 %

Γλώσσες ΕΕ-10

μ.δ.

60 %

37 %

41 %

20 %

43 %

μ.δ.

8 %

5 %

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

| 75. | Ενώ η άμεση εξωτερική ανάθεση από τις ΓΔ-πελάτες είναι οριακή στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο (29), από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες σελίδες ανατέθηκαν άμεσα σε εξωτερικούς μεταφραστές από τις ΓΔ της Επιτροπής κατά την περίοδο 2003-2004 χωρίς έλεγχο από τη DGT (βλέπε επίσης σημεία 45 και 54). |
| --- | --- |

75.

Ενώ η άμεση εξωτερική ανάθεση από τις ΓΔ-πελάτες είναι οριακή στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο (29), από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες σελίδες ανατέθηκαν άμεσα σε εξωτερικούς μεταφραστές από τις ΓΔ της Επιτροπής κατά την περίοδο 2003-2004 χωρίς έλεγχο από τη DGT (βλέπε επίσης σημεία 45 και 54).

Παραγωγικότητα

| 76. | Εξετάσθηκε η παραγωγικότητα των τριών θεσμικών οργάνων από το 2000 έως το 2005, προκειμένου να συγκριθεί η απόδοση μεταξύ οργάνων κατά την περίοδο αυτή. Για τον υπολογισμό της παραγωγικότητας χρησιμοποιήθηκε η έννοια του «ισοδυνάμου πλήρους απασχόλησης» (ΙΠΑ), σύμφωνα με το οποίο ως χρόνος διατιθέμενος στη μετάφραση θεωρείται αυτός κατά τον οποίο οι μεταφραστές είναι πραγματικά διαθέσιμοι για εργασίες γραφείου. Δεδομένου ότι, σε πολλές περιπτώσεις, ο χρόνος αυτός περιλαμβάνει και άλλες δραστηριότητες, εκτός από τη μετάφραση (κατάρτιση, διοικητικά καθήκοντα, έλεγχο ποιότητας, διόρθωση εγγράφων που συντάσσονται από άλλες υπηρεσίες κ.λπ.), η παραγωγικότητα βάσει ΙΠΑ είναι μόνο ένας γενικός δείκτης. Οι συγκρίσεις μεταξύ οργάνων καθώς και μεταξύ γλωσσικών μονάδων του αυτού οργάνου πρέπει να εξετάζονται με προσοχή. Επίσης, οι λόγοι των διαπιστούμενων διαφορών θα πρέπει να αναζητούνται προσεκτικά και να αναλύονται οι πιθανοί περιορισμοί, προκειμένου να εκτιμάται εάν είναι δυνατή η άμεση παρέμβαση της ιεραρχίας. |
| --- | --- |

76.

Εξετάσθηκε η παραγωγικότητα των τριών θεσμικών οργάνων από το 2000 έως το 2005, προκειμένου να συγκριθεί η απόδοση μεταξύ οργάνων κατά την περίοδο αυτή. Για τον υπολογισμό της παραγωγικότητας χρησιμοποιήθηκε η έννοια του «ισοδυνάμου πλήρους απασχόλησης» (ΙΠΑ), σύμφωνα με το οποίο ως χρόνος διατιθέμενος στη μετάφραση θεωρείται αυτός κατά τον οποίο οι μεταφραστές είναι πραγματικά διαθέσιμοι για εργασίες γραφείου. Δεδομένου ότι, σε πολλές περιπτώσεις, ο χρόνος αυτός περιλαμβάνει και άλλες δραστηριότητες, εκτός από τη μετάφραση (κατάρτιση, διοικητικά καθήκοντα, έλεγχο ποιότητας, διόρθωση εγγράφων που συντάσσονται από άλλες υπηρεσίες κ.λπ.), η παραγωγικότητα βάσει ΙΠΑ είναι μόνο ένας γενικός δείκτης. Οι συγκρίσεις μεταξύ οργάνων καθώς και μεταξύ γλωσσικών μονάδων του αυτού οργάνου πρέπει να εξετάζονται με προσοχή. Επίσης, οι λόγοι των διαπιστούμενων διαφορών θα πρέπει να αναζητούνται προσεκτικά και να αναλύονται οι πιθανοί περιορισμοί, προκειμένου να εκτιμάται εάν είναι δυνατή η άμεση παρέμβαση της ιεραρχίας.

| 77. | Η παραγωγικότητα, οριζόμενη ως ο αριθμός των τυποποιημένων σελίδων που μεταφράζονται εσωτερικά ανά εσωτερικό μεταφραστή ΙΠΑ, ποικίλλει σημαντικά μεταξύ γλωσσικών τμημάτων καθώς και μεταξύ οργάνων. Η παραγωγικότητα των γλωσσικών μονάδων ΕΕ-10 σε όλα τα όργανα είναι γενικά χαμηλότερη λόγω των μεγαλύτερων επιμορφωτικών αναγκών, της έλλειψης πείρας, των μικρότερων μεταφραστικών μνημών (οι οποίες περιορίζουν τη χρήση της μετάφρασης με τη βοήθεια υπολογιστή) και του περισσότερου χρόνου που διατίθεται για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων. |
| --- | --- |

77.

Η παραγωγικότητα, οριζόμενη ως ο αριθμός των τυποποιημένων σελίδων που μεταφράζονται εσωτερικά ανά εσωτερικό μεταφραστή ΙΠΑ, ποικίλλει σημαντικά μεταξύ γλωσσικών τμημάτων καθώς και μεταξύ οργάνων. Η παραγωγικότητα των γλωσσικών μονάδων ΕΕ-10 σε όλα τα όργανα είναι γενικά χαμηλότερη λόγω των μεγαλύτερων επιμορφωτικών αναγκών, της έλλειψης πείρας, των μικρότερων μεταφραστικών μνημών (οι οποίες περιορίζουν τη χρήση της μετάφρασης με τη βοήθεια υπολογιστή) και του περισσότερου χρόνου που διατίθεται για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων.

| 78. | Η παραγωγικότητα των υπηρεσιών μετάφρασης της ΕΕ είναι πολύ χαμηλότερη από εκείνη στον ιδιωτικό τομέα (30). Η υψηλότερη παραγωγικότητα στον ιδιωτικό τομέα οφείλεται κυρίως στη φύση των κειμένων (λίγα νομοθετικά κείμενα), καθώς και στη διαδεδομένη χρήση των εργαλείων πληροφορικής. Παρά τον λιγότερο περίπλοκο χαρακτήρα των κειμένων, οι εξωτερικές μεταφράσεις θεωρείται ότι είναι χαμηλότερης ποιότητας και ότι χρειάζονται περισσότερη αναθεώρηση από ό,τι τα έγγραφα που μεταφράζονται εσωτερικά. Έτσι, ένας αριθμός συμβάσεων με εξωτερικά μεταφραστικά γραφεία καταγγέλθηκε λόγω της ανεπαρκούς ποιότητας των μεταφράσεων (βλέπε σημείο 43). Παρ' όλα αυτά, όταν δεν υπάρχει διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα, η υψηλότερη παραγωγικότητα σε συνδυασμό με τις χαμηλότερες αμοιβές, καθιστά την εξωτερική μετάφραση σημαντικά λιγότερο επαχθή από την πρόσληψη πρόσθετων εσωτερικών μεταφραστών, ακόμα και αν ληφθούν υπόψη τα έμμεσα έξοδα (προγραμματισμός, πρόσκληση υποβολής προσφορών, πληρωμή, έλεγχος της ποιότητας κ.λπ.) (βλέπε πίνακα 7). |
| --- | --- |

78.

Η παραγωγικότητα των υπηρεσιών μετάφρασης της ΕΕ είναι πολύ χαμηλότερη από εκείνη στον ιδιωτικό τομέα (30). Η υψηλότερη παραγωγικότητα στον ιδιωτικό τομέα οφείλεται κυρίως στη φύση των κειμένων (λίγα νομοθετικά κείμενα), καθώς και στη διαδεδομένη χρήση των εργαλείων πληροφορικής. Παρά τον λιγότερο περίπλοκο χαρακτήρα των κειμένων, οι εξωτερικές μεταφράσεις θεωρείται ότι είναι χαμηλότερης ποιότητας και ότι χρειάζονται περισσότερη αναθεώρηση από ό,τι τα έγγραφα που μεταφράζονται εσωτερικά. Έτσι, ένας αριθμός συμβάσεων με εξωτερικά μεταφραστικά γραφεία καταγγέλθηκε λόγω της ανεπαρκούς ποιότητας των μεταφράσεων (βλέπε σημείο 43). Παρ' όλα αυτά, όταν δεν υπάρχει διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα, η υψηλότερη παραγωγικότητα σε συνδυασμό με τις χαμηλότερες αμοιβές, καθιστά την εξωτερική μετάφραση σημαντικά λιγότερο επαχθή από την πρόσληψη πρόσθετων εσωτερικών μεταφραστών, ακόμα και αν ληφθούν υπόψη τα έμμεσα έξοδα (προγραμματισμός, πρόσκληση υποβολής προσφορών, πληρωμή, έλεγχος της ποιότητας κ.λπ.) (βλέπε πίνακα 7).

Πίνακας 7

Μέσος αριθμός σελίδων που μεταφράστηκαν ανά μεταφραστή (ΙΠΑ)

| | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Επιτροπή (ετησίως) | 915 | 902 | 909 | 1 054 | 917 | 797 |
| Επιτροπή (ημερησίως) | 5,2 | 5,2 | 5,1 | 5,7 | 5,0 | 4,5 |
| Κοινοβούλιο (ετησίως) | 1 092 | 1 195 | 1 062 | 1 031 | 858 | 1 226 |
| Συμβούλιο (31) (ετησίως) | 602 | 653 | 772 | 707 | 648 | 669 |
| Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. |

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Επιτροπή (ετησίως)

915

902

909

1 054

917

797

Επιτροπή (ημερησίως)

5,2

5,2

5,1

5,7

5,0

4,5

Κοινοβούλιο (ετησίως)

1 092

1 195

1 062

1 031

858

1 226

Συμβούλιο (31) (ετησίως)

602

653

772

707

648

669

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Επιτροπή

| 79. | Η παραγωγικότητα της DGT, η οποία, κατά τα περισσότερα έτη, ήταν ελαφρώς χαμηλότερη από εκείνη του Κοινοβουλίου, ως ένα βαθμό οφείλεται στο ρόλο της Επιτροπής ως οργάνου που έχει την πρωτοβουλία της νομοθετικής διαδικασίας. Αυτό συνεπάγεται υψηλότερο ποσοστό αναθεώρησης και πρωταγωνιστικό ρόλο στην ανάπτυξη ορολογίας και βάσεων δεδομένων, από τις οποίες επωφελούνται και άλλα όργανα. Επιπλέον, οι εσωτερικοί μεταφραστές της Επιτροπής παρέχουν και άλλες γλωσσικές υπηρεσίες, οι οποίες δεν αντικατοπτρίζονται στην ημερήσια μεταφραστική παραγωγή. |
| --- | --- |

79.

Η παραγωγικότητα της DGT, η οποία, κατά τα περισσότερα έτη, ήταν ελαφρώς χαμηλότερη από εκείνη του Κοινοβουλίου, ως ένα βαθμό οφείλεται στο ρόλο της Επιτροπής ως οργάνου που έχει την πρωτοβουλία της νομοθετικής διαδικασίας. Αυτό συνεπάγεται υψηλότερο ποσοστό αναθεώρησης και πρωταγωνιστικό ρόλο στην ανάπτυξη ορολογίας και βάσεων δεδομένων, από τις οποίες επωφελούνται και άλλα όργανα. Επιπλέον, οι εσωτερικοί μεταφραστές της Επιτροπής παρέχουν και άλλες γλωσσικές υπηρεσίες, οι οποίες δεν αντικατοπτρίζονται στην ημερήσια μεταφραστική παραγωγή.

| 80. | Από το 2003 έως το 2005, μέση παραγωγικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-15 μειώθηκε περισσότερο από 20 %. Για τις περισσότερες γλώσσες ΕΕ-15 που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας, η παραγωγικότητα μειώθηκε κάτω των τεσσάρων σελίδων ημερησίως. Η μείωση αυτή οφείλεται στη μείωση του φόρτου εργασίας για τις γλώσσες που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας, γεγονός που δημιούργησε υπερβάλλουσα δυναμικότητα. Η εν λόγω υπερδυναμικότητα πρέπει να θεωρηθεί υπό το πρίσμα του ποσοστού της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης, η οποία λαμβάνει χώρα χωρίς κανενός είδους εποπτεία εκ μέρους της DGT (βλέπε σημείο 75). |
| --- | --- |

80.

Από το 2003 έως το 2005, μέση παραγωγικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-15 μειώθηκε περισσότερο από 20 %. Για τις περισσότερες γλώσσες ΕΕ-15 που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας, η παραγωγικότητα μειώθηκε κάτω των τεσσάρων σελίδων ημερησίως. Η μείωση αυτή οφείλεται στη μείωση του φόρτου εργασίας για τις γλώσσες που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας, γεγονός που δημιούργησε υπερβάλλουσα δυναμικότητα. Η εν λόγω υπερδυναμικότητα πρέπει να θεωρηθεί υπό το πρίσμα του ποσοστού της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης, η οποία λαμβάνει χώρα χωρίς κανενός είδους εποπτεία εκ μέρους της DGT (βλέπε σημείο 75).

| 81. | Ακόμη και μετά την καθιέρωση από τη DGT του λεγόμενου «μηχανισμού ευελιξίας», ο οποίος επιτρέπει τη μεταφορά μεταφραστικών εργασιών εντός του ίδιου γλωσσικού τμήματος από μονάδες που αντιμετωπίζουν προσωρινά φόρτο εργασίας που υπερβαίνει το μέσο όρο προς άλλες μονάδες, εξακολουθούν να υπάρχουν σημαντικές διαφορές μεταξύ μονάδων όσον αφορά την παραγωγικότητα (32). Ο κύριος λόγος αυτών των διαφορών είναι η διακύμανση στη ζήτηση της μετάφρασης κειμένων που αφορούν διάφορους τομείς πολιτικής, οι οποίοι καθορίζουν τις αρμοδιότητες των γλωσσικών μονάδων. Οι αποκλίσεις στην παραγωγικότητα μεταξύ των μονάδων της DGT έγιναν μεγαλύτερες μετά τη διεύρυνση. Η παραγωγικότητα της παραγωγικότερης μονάδας το 2005 είναι διπλάσια από εκείνη της λιγότερο παραγωγικής μονάδας. |
| --- | --- |

81.

Ακόμη και μετά την καθιέρωση από τη DGT του λεγόμενου «μηχανισμού ευελιξίας», ο οποίος επιτρέπει τη μεταφορά μεταφραστικών εργασιών εντός του ίδιου γλωσσικού τμήματος από μονάδες που αντιμετωπίζουν προσωρινά φόρτο εργασίας που υπερβαίνει το μέσο όρο προς άλλες μονάδες, εξακολουθούν να υπάρχουν σημαντικές διαφορές μεταξύ μονάδων όσον αφορά την παραγωγικότητα (32). Ο κύριος λόγος αυτών των διαφορών είναι η διακύμανση στη ζήτηση της μετάφρασης κειμένων που αφορούν διάφορους τομείς πολιτικής, οι οποίοι καθορίζουν τις αρμοδιότητες των γλωσσικών μονάδων. Οι αποκλίσεις στην παραγωγικότητα μεταξύ των μονάδων της DGT έγιναν μεγαλύτερες μετά τη διεύρυνση. Η παραγωγικότητα της παραγωγικότερης μονάδας το 2005 είναι διπλάσια από εκείνη της λιγότερο παραγωγικής μονάδας.

Κοινοβούλιο

| 82. | Την τελευταία πενταετία το Κοινοβούλιο μείωσε τον αριθμό των μεταφραστών κατά περισσότερο από πέντε ΙΠΑ (ή 15 %) κατά μέσο όρο ανά γλώσσα. |
| --- | --- |

82.

Την τελευταία πενταετία το Κοινοβούλιο μείωσε τον αριθμό των μεταφραστών κατά περισσότερο από πέντε ΙΠΑ (ή 15 %) κατά μέσο όρο ανά γλώσσα.

| 83. | Η παραγωγικότητα της αγγλικής και της γαλλικής μεταφραστικής μονάδας στο ΕΚ είναι συστηματικά χαμηλότερη του μέσου όρου (κατά 5 έως 20 %, ανάλογα με το έτος), ενώ οι διαφορές στην παραγωγικότητα μεταξύ των άλλων γλωσσών ΕΕ-15 περιορίζονται στο 10 %. Αυτό οφείλεται στον υψηλότερο του μέσου όρου αριθμό των μεταφραστών της γαλλικής μονάδας σε συνδυασμό με το υψηλότερο του μέσου όρου ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης. Όσον αφορά την αγγλική μονάδα, υπάρχει μικρότερη ανάγκη μεταφράσεων, καθώς τα περισσότερα εσωτερικά έγγραφα συντάσσονται στα αγγλικά. Τα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης και η υπερβάλλουσα δυναμικότητα είναι παράγοντες που μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο σχετικών αποφάσεων εκ μέρους της ιεραρχίας. |
| --- | --- |

83.

Η παραγωγικότητα της αγγλικής και της γαλλικής μεταφραστικής μονάδας στο ΕΚ είναι συστηματικά χαμηλότερη του μέσου όρου (κατά 5 έως 20 %, ανάλογα με το έτος), ενώ οι διαφορές στην παραγωγικότητα μεταξύ των άλλων γλωσσών ΕΕ-15 περιορίζονται στο 10 %. Αυτό οφείλεται στον υψηλότερο του μέσου όρου αριθμό των μεταφραστών της γαλλικής μονάδας σε συνδυασμό με το υψηλότερο του μέσου όρου ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης. Όσον αφορά την αγγλική μονάδα, υπάρχει μικρότερη ανάγκη μεταφράσεων, καθώς τα περισσότερα εσωτερικά έγγραφα συντάσσονται στα αγγλικά. Τα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης και η υπερβάλλουσα δυναμικότητα είναι παράγοντες που μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο σχετικών αποφάσεων εκ μέρους της ιεραρχίας.

Συμβούλιο

| 84. | Η παραγωγικότητα του Συμβουλίου ήταν συστηματικά χαμηλότερη από εκείνη της Επιτροπής και του Κοινοβουλίου. Αυτό μπορεί να αποδοθεί στο συνδυασμό του υψηλού ποσοστού νομοθετικών εγγράφων που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή και της εξαιρετικά κυμαινόμενης ζήτησης (ημερήσιος φόρτος εργασίας από λιγότερες από 1 000 σε περισσότερες από 7 000 σελίδες το 2003). |
| --- | --- |

84.

Η παραγωγικότητα του Συμβουλίου ήταν συστηματικά χαμηλότερη από εκείνη της Επιτροπής και του Κοινοβουλίου. Αυτό μπορεί να αποδοθεί στο συνδυασμό του υψηλού ποσοστού νομοθετικών εγγράφων που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή και της εξαιρετικά κυμαινόμενης ζήτησης (ημερήσιος φόρτος εργασίας από λιγότερες από 1 000 σε περισσότερες από 7 000 σελίδες το 2003).

| 85. | Προκειμένου να αντιμετωπίσει το πρόβλημα της υπερβάλλουσας δυναμικότητας, η ΓΔ A III ενέκρινε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο δράσης για τη μείωση του αριθμού των μεταφραστών και των γραμματέων στις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 από περίπου 50 ΙΠΑ το 2002 σε 25 ΙΠΑ το 2015 (33). Ωστόσο, θα χρειαστεί αρκετός χρόνος μέχρι το σχέδιο να αποφέρει τα πλήρη αποτελέσματά του, δεδομένου ότι Συμβούλιο υποστηρίζει ότι οι δυνατότητες εσωτερικής ανακατάταξης είναι περιορισμένες και η διοργανική κινητικότητα χαμηλή. |
| --- | --- |

85.

Προκειμένου να αντιμετωπίσει το πρόβλημα της υπερβάλλουσας δυναμικότητας, η ΓΔ A III ενέκρινε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο δράσης για τη μείωση του αριθμού των μεταφραστών και των γραμματέων στις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 από περίπου 50 ΙΠΑ το 2002 σε 25 ΙΠΑ το 2015 (33). Ωστόσο, θα χρειαστεί αρκετός χρόνος μέχρι το σχέδιο να αποφέρει τα πλήρη αποτελέσματά του, δεδομένου ότι Συμβούλιο υποστηρίζει ότι οι δυνατότητες εσωτερικής ανακατάταξης είναι περιορισμένες και η διοργανική κινητικότητα χαμηλή.

| 86. | Η διαφορές στην παραγωγικότητα μεταξύ γλωσσικών μονάδων είναι μικρότερες στο Συμβούλιο (και στο Κοινοβούλιο) από ό,τι στην Επιτροπή (με εξαίρεση τη χαμηλή παραγωγικότητα της αγγλικής μονάδας στη ΓΔ A III, η οποία ήταν περίπου 20 έως 40 % χαμηλότερη από εκείνη των άλλων μονάδων κατά την περίοδο 2003-2005). Η επιμέλεια των πρωτοτύπων και ο ρόλος της αγγλικής ως της κύριας κομβικής γλώσσας για τη μετάφραση κειμένων από τις γλώσσες ΕΕ-10, τα οποία θέτουν σημαντικά ορολογικά προβλήματα, θα μπορούσαν να αιτιολογήσουν, ως ένα βαθμό, αυτή την εμφανώς χαμηλή παραγωγικότητα. |
| --- | --- |

86.

Η διαφορές στην παραγωγικότητα μεταξύ γλωσσικών μονάδων είναι μικρότερες στο Συμβούλιο (και στο Κοινοβούλιο) από ό,τι στην Επιτροπή (με εξαίρεση τη χαμηλή παραγωγικότητα της αγγλικής μονάδας στη ΓΔ A III, η οποία ήταν περίπου 20 έως 40 % χαμηλότερη από εκείνη των άλλων μονάδων κατά την περίοδο 2003-2005). Η επιμέλεια των πρωτοτύπων και ο ρόλος της αγγλικής ως της κύριας κομβικής γλώσσας για τη μετάφραση κειμένων από τις γλώσσες ΕΕ-10, τα οποία θέτουν σημαντικά ορολογικά προβλήματα, θα μπορούσαν να αιτιολογήσουν, ως ένα βαθμό, αυτή την εμφανώς χαμηλή παραγωγικότητα.

Παρακολούθηση της μεταφραστικής διαδικασίας μέσω δεικτών απόδοσης

| 87. | Οι κύριες μεταφραστικές στατιστικές των οργάνων παράγονται κεντρικά και εστιάζονται στον όγκο των μεταφράσεων ανά μονάδα. Τα εν λόγω στατιστικά στοιχεία χρησιμοποιούνται τακτικά από την ιεραρχία και τις μονάδες ανθρώπινου δυναμικού, η χρήση τους, ωστόσο, για τους σκοπούς της καθημερινής παρακολούθησης από τους προϊσταμένους των μεταφραστικών μονάδων ποικίλλει σημαντικά και μερικοί από αυτούς έχουν αναπτύξει δικά τους εργαλεία. |
| --- | --- |

87.

Οι κύριες μεταφραστικές στατιστικές των οργάνων παράγονται κεντρικά και εστιάζονται στον όγκο των μεταφράσεων ανά μονάδα. Τα εν λόγω στατιστικά στοιχεία χρησιμοποιούνται τακτικά από την ιεραρχία και τις μονάδες ανθρώπινου δυναμικού, η χρήση τους, ωστόσο, για τους σκοπούς της καθημερινής παρακολούθησης από τους προϊσταμένους των μεταφραστικών μονάδων ποικίλλει σημαντικά και μερικοί από αυτούς έχουν αναπτύξει δικά τους εργαλεία.

| 88. | Ορισμένα όργανα δεν διαθέτουν δείκτες απόδοσης ούτε στατιστικές όσον αφορά:






  α) | τον πραγματικά διατεθέντα χρόνο για τη μετάφραση ενός συγκεκριμένου εγγράφου (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ), έναντι του συνήθους ή του υπολογιζόμενου χρόνου· |
| --- | --- | --- |

88.

Ορισμένα όργανα δεν διαθέτουν δείκτες απόδοσης ούτε στατιστικές όσον αφορά:

α)

τον πραγματικά διατεθέντα χρόνο για τη μετάφραση ενός συγκεκριμένου εγγράφου (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ), έναντι του συνήθους ή του υπολογιζόμενου χρόνου·

| β) | τον αριθμό των αναθεωρούμενων σελίδων (Επιτροπή και ΓΓΣ) και το χρόνο που διατίθεται για την αναθεώρηση (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ)· |
| --- | --- |

β)

τον αριθμό των αναθεωρούμενων σελίδων (Επιτροπή και ΓΓΣ) και το χρόνο που διατίθεται για την αναθεώρηση (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ)·

| γ) | την παραγωγή και την παραγωγικότητα κάθε μεταφραστή χωριστά (ΓΓΣ)· |
| --- | --- |

γ)

την παραγωγή και την παραγωγικότητα κάθε μεταφραστή χωριστά (ΓΓΣ)·

| δ) | τον όγκο των μεταφράσεων που ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές αυτόματα από τις μονάδες προγραμματισμού και εκείνων που ανατίθενται από τις μεταφραστικές μονάδες (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και Επιτροπή)· |
| --- | --- |

δ)

τον όγκο των μεταφράσεων που ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές αυτόματα από τις μονάδες προγραμματισμού και εκείνων που ανατίθενται από τις μεταφραστικές μονάδες (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και Επιτροπή)·

| ε) | τη μη τήρηση των προθεσμιών παράδοσης (ΓΓΣ)· |
| --- | --- |

ε)

τη μη τήρηση των προθεσμιών παράδοσης (ΓΓΣ)·

| στ) | τον αντίκτυπο των μεταφραστικών εργαλείων πληροφορικής στην παραγωγικότητα (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ)· |
| --- | --- |

στ)

τον αντίκτυπο των μεταφραστικών εργαλείων πληροφορικής στην παραγωγικότητα (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ)·

| ζ) | συσχετιζόμενα στοιχεία, όπως η σχέση μεταξύ φόρτου εργασίας και εξωτερικής ανάθεσης (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ) (βλέπε σημεία 73 και 83). |
| --- | --- |

ζ)

συσχετιζόμενα στοιχεία, όπως η σχέση μεταξύ φόρτου εργασίας και εξωτερικής ανάθεσης (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ) (βλέπε σημεία 73 και 83).

| 89. | Τα στατιστικά στοιχεία που αφορούν την παραγωγή και την παραγωγικότητα των διαφόρων μεταφραστικών μονάδων των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων περιλαμβάνουν τμήματα κειμένου που έχουν μεταφραστεί αυτόματα, ιδίως από το σύστημα «Translators’ Workbench (TWB)». Οι ιδιωτικές εταιρείες χρησιμοποιούν περισσότερο περίπλοκα συστήματα, προκειμένου να υπολογίζουν τον πραγματικό φόρτο εργασίας και την παραγωγικότητα κάθε μεταφραστή. |
| --- | --- |

89.

Τα στατιστικά στοιχεία που αφορούν την παραγωγή και την παραγωγικότητα των διαφόρων μεταφραστικών μονάδων των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων περιλαμβάνουν τμήματα κειμένου που έχουν μεταφραστεί αυτόματα, ιδίως από το σύστημα «Translators’ Workbench (TWB)». Οι ιδιωτικές εταιρείες χρησιμοποιούν περισσότερο περίπλοκα συστήματα, προκειμένου να υπολογίζουν τον πραγματικό φόρτο εργασίας και την παραγωγικότητα κάθε μεταφραστή.

| 90. | Σε αντίθεση με τα άλλα θεσμικά όργανα τα οποία συνυπολογίζουν μόνο το τροποποιούμενα τμήματα του κειμένου, το Συμβούλιο υπολογίζει την παραγωγή του βάσει των τυπωμένων σελίδων (βλέπε επίσης σημείο 65). Κατά συνέπεια, οι στατιστικές του Συμβουλίου που αφορούν την παραγωγή υπερεκτιμούν τον πραγματικό αριθμό των μεταφρασμένων σελίδων σε ποσοστό που υπερβαίνει το 50 %. Μετά τον έλεγχο του Συνεδρίου, η ΓΔ A III υιοθέτησε μέθοδο παρόμοια με αυτήν που χρησιμοποιούν τα άλλα όργανα. |
| --- | --- |

90.

Σε αντίθεση με τα άλλα θεσμικά όργανα τα οποία συνυπολογίζουν μόνο το τροποποιούμενα τμήματα του κειμένου, το Συμβούλιο υπολογίζει την παραγωγή του βάσει των τυπωμένων σελίδων (βλέπε επίσης σημείο 65). Κατά συνέπεια, οι στατιστικές του Συμβουλίου που αφορούν την παραγωγή υπερεκτιμούν τον πραγματικό αριθμό των μεταφρασμένων σελίδων σε ποσοστό που υπερβαίνει το 50 %. Μετά τον έλεγχο του Συνεδρίου, η ΓΔ A III υιοθέτησε μέθοδο παρόμοια με αυτήν που χρησιμοποιούν τα άλλα όργανα.

Διοργανική συνεργασία

| 91. | Η δημιουργία της ICTI το 1995 κατέστησε δυνατή σταδιακά τη συνεργασία των υπηρεσιών μετάφρασης σε ορισμένους τομείς. |
| --- | --- |

91.

Η δημιουργία της ICTI το 1995 κατέστησε δυνατή σταδιακά τη συνεργασία των υπηρεσιών μετάφρασης σε ορισμένους τομείς.

| 92. | Μέχρι σήμερα έχει επιτευχθεί κυρίως:






  α) | η δημιουργία μιας κοινής ορολογικής βάσης δεδομένων και μεταφραστικής μνήμης· |
| --- | --- | --- |

92.

Μέχρι σήμερα έχει επιτευχθεί κυρίως:

α)

η δημιουργία μιας κοινής ορολογικής βάσης δεδομένων και μεταφραστικής μνήμης·

| β) | μια διοργανική πρόσκληση υποβολής προσφορών για εξωτερικές μεταφράσεις από και προς τις γλώσσες ΕΕ-10 (34)· |
| --- | --- |

β)

μια διοργανική πρόσκληση υποβολής προσφορών για εξωτερικές μεταφράσεις από και προς τις γλώσσες ΕΕ-10 (34)·

| γ) | μια κοινή διαδικασία υποβολής προσφορών για την αγορά λογισμικού φωνητικής αναγνώρισης και άλλων πολύγλωσσων εργαλείων· |
| --- | --- |

γ)

μια κοινή διαδικασία υποβολής προσφορών για την αγορά λογισμικού φωνητικής αναγνώρισης και άλλων πολύγλωσσων εργαλείων·

| δ) | μια κοινή επιτροπή για την αξιολόγηση των μεταφράσεων που ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές (CIEQ)· |
| --- | --- |

δ)

μια κοινή επιτροπή για την αξιολόγηση των μεταφράσεων που ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές (CIEQ)·

| ε) | μια περιορισμένη ανταλλαγή μεταφραστών και φόρτου μεταφραστικών εργασιών. |
| --- | --- |

ε)

μια περιορισμένη ανταλλαγή μεταφραστών και φόρτου μεταφραστικών εργασιών.

| 93. | Από την ανάλυση, εκ μέρους του Συνεδρίου, της φύσης και του προγραμματισμού της προσφοράς και της ζήτησης διαπιστώνεται ότι, ενώ όλα τα θεσμικά όργανα αντιμετωπίζουν διαρθρωτικές δυσκολίες για την παροχή επαρκούς μεταφραστικού όγκου αποδεκτής ποιότητας στις γλώσσες ΕΕ-10, υπάρχουν σαφείς διαφορές ως προς τις γλώσσες ΕΕ-15. Οι μεταφραστές της αγγλικής γλώσσας, για παράδειγμα, αντιμετωπίζουν το μεγαλύτερο φόρτο εργασίας από όλες τις γλώσσες στη DGT της Επιτροπής (βλέπε σημείο 86), αλλά το μικρότερο στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο. Δεδομένου ότι το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο εργάζονται με πολύ σύντομες προθεσμίες παράδοσης και ιδιαίτερα διακυμαινόμενη ζήτηση, έχουν επίσης προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα σε ορισμένες περιόδους (βλέπε σημείο 84). |
| --- | --- |

93.

Από την ανάλυση, εκ μέρους του Συνεδρίου, της φύσης και του προγραμματισμού της προσφοράς και της ζήτησης διαπιστώνεται ότι, ενώ όλα τα θεσμικά όργανα αντιμετωπίζουν διαρθρωτικές δυσκολίες για την παροχή επαρκούς μεταφραστικού όγκου αποδεκτής ποιότητας στις γλώσσες ΕΕ-10, υπάρχουν σαφείς διαφορές ως προς τις γλώσσες ΕΕ-15. Οι μεταφραστές της αγγλικής γλώσσας, για παράδειγμα, αντιμετωπίζουν το μεγαλύτερο φόρτο εργασίας από όλες τις γλώσσες στη DGT της Επιτροπής (βλέπε σημείο 86), αλλά το μικρότερο στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο. Δεδομένου ότι το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο εργάζονται με πολύ σύντομες προθεσμίες παράδοσης και ιδιαίτερα διακυμαινόμενη ζήτηση, έχουν επίσης προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα σε ορισμένες περιόδους (βλέπε σημείο 84).

| 94. | Σε συνέχεια των συμπερασμάτων της ειδικής ομάδας για την κατανομή του φόρτου εργασίας, ένα πιλοτικό σχέδιο άρχισε να εφαρμόζεται από την 1η Ιανουαρίου 2005. Το 2005, 3 763 σελίδες (ή το 63 % του ζητηθέντος όγκου) μεταφράστηκαν από ένα από τα συμμετέχοντα όργανα κατόπιν αίτησης ενός άλλου οργάνου. Αυτό αντιστοιχεί μόλις στο 0,2 % του συνολικού φόρτου εργασίας όλων των συμμετεχόντων οργάνων, ενώ περισσότερο από 20 % αυτού του φόρτου ανατίθεται σε εξωτερικούς μεταφραστές. Οι πόροι που εξοικονομήθηκαν μπορούν να υπολογισθούν σε 150 000 ευρώ (35). Δεδομένου ότι η συνολική διαθέσιμη δυναμικότητα είναι πολύ υψηλότερη από εκείνη που διατίθεται σε άλλα όργανα στο πλαίσιο του πιλοτικού σχεδίου, οι πόροι που είναι πιθανόν να εξοικονομηθούν είναι υψηλότεροι. |
| --- | --- |

94.

Σε συνέχεια των συμπερασμάτων της ειδικής ομάδας για την κατανομή του φόρτου εργασίας, ένα πιλοτικό σχέδιο άρχισε να εφαρμόζεται από την 1η Ιανουαρίου 2005. Το 2005, 3 763 σελίδες (ή το 63 % του ζητηθέντος όγκου) μεταφράστηκαν από ένα από τα συμμετέχοντα όργανα κατόπιν αίτησης ενός άλλου οργάνου. Αυτό αντιστοιχεί μόλις στο 0,2 % του συνολικού φόρτου εργασίας όλων των συμμετεχόντων οργάνων, ενώ περισσότερο από 20 % αυτού του φόρτου ανατίθεται σε εξωτερικούς μεταφραστές. Οι πόροι που εξοικονομήθηκαν μπορούν να υπολογισθούν σε 150 000 ευρώ (35). Δεδομένου ότι η συνολική διαθέσιμη δυναμικότητα είναι πολύ υψηλότερη από εκείνη που διατίθεται σε άλλα όργανα στο πλαίσιο του πιλοτικού σχεδίου, οι πόροι που είναι πιθανόν να εξοικονομηθούν είναι υψηλότεροι.

| 95. | Ωστόσο, το τρέχον σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας παρουσιάζει μια αδυναμία, ότι δηλαδή τα έγγραφα που συνήθως ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές καθώς και οι μεταφράσεις προς τις γλώσσες Ε-10 εξαιρούνται από αυτό. Επιπλέον, τα όργανα δεν αλληλοενημερώνονται επαρκώς σχετικά με τη διαθέσιμη δυναμικότητα, ούτε έχουν πραγματικό κίνητρο ή υποχρέωση να αποδέχονται αίτηση μετάφρασης από άλλο όργανο. Εάν οι εσωτερικοί μεταφραστές των γλωσσών που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας από τις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 της DGT είχαν το 2005 την ίδια απόδοση που είχαν το 2003, θα είχαν μεταφράσει τουλάχιστον 10 000 σελίδες παραπάνω σε κάθε γλώσσα ΕΕ-15. Το 2005, το Κοινοβούλιο και πολλές ΓΔ της Επιτροπής ανέθεσαν σε εξωτερικούς μεταφραστές σχεδόν τον ίδιο αριθμό σελίδων μη επειγόντων κειμένων στις ίδιες γλώσσες, οι οποίες θα μπορούσαν να είχαν μεταφραστεί από άλλο όργανο. Κατ' αυτό τον τρόπο, θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί συνολικές πληρωμές ύψους 11 εκατομμυρίων ευρώ περίπου για εξωτερικές μεταφράσεις (36). |
| --- | --- |

95.

Ωστόσο, το τρέχον σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας παρουσιάζει μια αδυναμία, ότι δηλαδή τα έγγραφα που συνήθως ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές καθώς και οι μεταφράσεις προς τις γλώσσες Ε-10 εξαιρούνται από αυτό. Επιπλέον, τα όργανα δεν αλληλοενημερώνονται επαρκώς σχετικά με τη διαθέσιμη δυναμικότητα, ούτε έχουν πραγματικό κίνητρο ή υποχρέωση να αποδέχονται αίτηση μετάφρασης από άλλο όργανο. Εάν οι εσωτερικοί μεταφραστές των γλωσσών που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας από τις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 της DGT είχαν το 2005 την ίδια απόδοση που είχαν το 2003, θα είχαν μεταφράσει τουλάχιστον 10 000 σελίδες παραπάνω σε κάθε γλώσσα ΕΕ-15. Το 2005, το Κοινοβούλιο και πολλές ΓΔ της Επιτροπής ανέθεσαν σε εξωτερικούς μεταφραστές σχεδόν τον ίδιο αριθμό σελίδων μη επειγόντων κειμένων στις ίδιες γλώσσες, οι οποίες θα μπορούσαν να είχαν μεταφραστεί από άλλο όργανο. Κατ' αυτό τον τρόπο, θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί συνολικές πληρωμές ύψους 11 εκατομμυρίων ευρώ περίπου για εξωτερικές μεταφράσεις (36).

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων

| 96. | Κανένα θεσμικό όργανο δεν διαθέτει συνεκτικές και σαφείς διαδικασίες για την υποβολή αιτήσεων μετάφρασης και την έγκρισή τους. Οι κανόνες εφαρμογής που έχουν καθιερώσει τα τρία θεσμικά όργανα ορίζουν την υποχρεωτική μετάφραση ορισμένων ειδών κειμένων. Υπάρχει, ωστόσο, ένα ευρύ πεδίο για το οποίο δεν υπάρχουν κοινώς αποδεκτά κριτήρια και όπου τα έγγραφα αντιμετωπίζονται ανάλογα με την περίπτωση, κυρίως σε συνάρτηση με τη διαθεσιμότητα πόρων (βλέπε σημεία 13 έως 18).


  Σύσταση: Λαμβανομένης υπόψη της αναγκαιότητας να καθοριστούν προτεραιότητες και περιορισμοί, προκειμένου να αντιμετωπισθεί μια διαρκώς αυξανόμενη ζήτηση στον τομέα των μεταφράσεων, τα θεσμικά όργανα οφείλουν να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες που εφαρμόζουν. Αυτό θα έπρεπε να περιλαμβάνει τον έλεγχο του μεγέθους των εγγράφων, περαιτέρω διαχωρισμό των κειμένων βάσει της φύσης τους και υιοθέτηση της προσέγγισης μιας «μετάφρασης ανάλογης του σκοπού της» για τα κείμενα που εγκρίνονται προς μετάφραση. |
| --- | --- |

96.

Κανένα θεσμικό όργανο δεν διαθέτει συνεκτικές και σαφείς διαδικασίες για την υποβολή αιτήσεων μετάφρασης και την έγκρισή τους. Οι κανόνες εφαρμογής που έχουν καθιερώσει τα τρία θεσμικά όργανα ορίζουν την υποχρεωτική μετάφραση ορισμένων ειδών κειμένων. Υπάρχει, ωστόσο, ένα ευρύ πεδίο για το οποίο δεν υπάρχουν κοινώς αποδεκτά κριτήρια και όπου τα έγγραφα αντιμετωπίζονται ανάλογα με την περίπτωση, κυρίως σε συνάρτηση με τη διαθεσιμότητα πόρων (βλέπε σημεία 13 έως 18).

Σύσταση: Λαμβανομένης υπόψη της αναγκαιότητας να καθοριστούν προτεραιότητες και περιορισμοί, προκειμένου να αντιμετωπισθεί μια διαρκώς αυξανόμενη ζήτηση στον τομέα των μεταφράσεων, τα θεσμικά όργανα οφείλουν να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες που εφαρμόζουν. Αυτό θα έπρεπε να περιλαμβάνει τον έλεγχο του μεγέθους των εγγράφων, περαιτέρω διαχωρισμό των κειμένων βάσει της φύσης τους και υιοθέτηση της προσέγγισης μιας «μετάφρασης ανάλογης του σκοπού της» για τα κείμενα που εγκρίνονται προς μετάφραση.

| 97. | Ο έλεγχος κατέδειξε ότι γενικά οι μεταφραστικές ανάγκες στις γλώσσες ΕΕ-15 μπορούν να ικανοποιηθούν. Ωστόσο, η προσχώρηση μικρών χωρών δημιούργησε μεγάλη αύξηση της ζήτησης σε μικρές μεταφραστικές αγορές, όπου η προσφορά είναι μάλλον περιορισμένη. Οι δυσκολίες που ανέκυψαν όσον αφορά τη διοργάνωση διαγωνισμών της EPSO για την επιλογή εσωτερικών μεταφραστών για τις γλώσσες ΕΕ-10 είχαν ως αποτέλεσμα την έλλειψη μεταφραστών από τα νέα κράτη μέλη. Συνεπεία αυτού, τον πρώτο χρόνο μετά τη διεύρυνση τα θεσμικά όργανα δεν ήταν σε θέση να ικανοποιήσουν τις μεταφραστικές ανάγκες για τις νέες γλώσσες (βλέπε σημεία 19-23).


  Σύσταση: Εξακολουθεί να υπάρχει η ανάγκη σημαντικής αύξησης της εσωτερικής δυναμικότητας των θεσμικών οργάνων για τις γλώσσες ΕΕ-10. Η Επιτροπή οφείλει να προβεί σε έλεγχο και να υποβάλει σε κριτική την αδυναμία της EPSO να προσλάβει εγκαίρως τους αναγκαίους εσωτερικούς υπαλλήλους. Σκοπός αυτής της διαδικασίας θα πρέπει να είναι ένα σχέδιο δράσης που θα αποβλέπει στο να καταστήσει γνωστή τη μεταφραστική δραστηριότητα της Κοινότητας στα κράτη μέλη ΕΕ-10 και σε άλλες υποψήφιες χώρες και να δημιουργήσει σχετικό ενδιαφέρον. |
| --- | --- |

97.

Ο έλεγχος κατέδειξε ότι γενικά οι μεταφραστικές ανάγκες στις γλώσσες ΕΕ-15 μπορούν να ικανοποιηθούν. Ωστόσο, η προσχώρηση μικρών χωρών δημιούργησε μεγάλη αύξηση της ζήτησης σε μικρές μεταφραστικές αγορές, όπου η προσφορά είναι μάλλον περιορισμένη. Οι δυσκολίες που ανέκυψαν όσον αφορά τη διοργάνωση διαγωνισμών της EPSO για την επιλογή εσωτερικών μεταφραστών για τις γλώσσες ΕΕ-10 είχαν ως αποτέλεσμα την έλλειψη μεταφραστών από τα νέα κράτη μέλη. Συνεπεία αυτού, τον πρώτο χρόνο μετά τη διεύρυνση τα θεσμικά όργανα δεν ήταν σε θέση να ικανοποιήσουν τις μεταφραστικές ανάγκες για τις νέες γλώσσες (βλέπε σημεία 19-23).

Σύσταση: Εξακολουθεί να υπάρχει η ανάγκη σημαντικής αύξησης της εσωτερικής δυναμικότητας των θεσμικών οργάνων για τις γλώσσες ΕΕ-10. Η Επιτροπή οφείλει να προβεί σε έλεγχο και να υποβάλει σε κριτική την αδυναμία της EPSO να προσλάβει εγκαίρως τους αναγκαίους εσωτερικούς υπαλλήλους. Σκοπός αυτής της διαδικασίας θα πρέπει να είναι ένα σχέδιο δράσης που θα αποβλέπει στο να καταστήσει γνωστή τη μεταφραστική δραστηριότητα της Κοινότητας στα κράτη μέλη ΕΕ-10 και σε άλλες υποψήφιες χώρες και να δημιουργήσει σχετικό ενδιαφέρον.

| 98. | Γενικά, τα θεσμικά όργανα κατάφεραν να συγκρατήσουν τις δαπάνες μετάφρασης, παρά την αύξηση του αριθμού των επίσημων γλωσσών από 11 σε 21 (συμπεριλαμβανομένης της ιρλανδικής) από τον Μάιο του 2004 (βλέπε σημεία 25 έως 36). Ενώ η Επιτροπή και το Συμβούλιο έλαβαν σημαντικά μέτρα για τη μείωση του αριθμού των εγγράφων που μεταφράζονται προς όλες τις γλώσσες, το Κοινοβούλιο ήταν λιγότερο φιλόδοξο όσον αφορά τη μείωση του μεταφραστικού όγκου, περιορίζοντας μόνο το μέγεθος των προς μετάφραση εγγράφων αλλά όχι τον αριθμό και το είδος τους (βλέπε σημείο 32).


  Σύσταση: Οι υπηρεσίες μετάφρασης θα μπορούσαν να συνάψουν συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών με τους χρήστες τους, στις οποίες θα καθορίζονταν αυστηρότερες κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το είδος των προς μετάφραση εγγράφων, τις απαραίτητες γλωσσικές εκδοχές, το στάδιο κατά το οποίο πρέπει να αρχίζει η μετάφραση, τον συνολικό ετήσιο αριθμό σελίδων, τη χρήση αυτόματης μετάφρασης κ.λπ. Μια προσπάθεια συντονισμού των οργάνων μεταξύ τους θα μπορούσε επίσης να αποτρέψει την έλλειψη συνοχής στις προσεγγίσεις που εφαρμόζουν. |
| --- | --- |

98.

Γενικά, τα θεσμικά όργανα κατάφεραν να συγκρατήσουν τις δαπάνες μετάφρασης, παρά την αύξηση του αριθμού των επίσημων γλωσσών από 11 σε 21 (συμπεριλαμβανομένης της ιρλανδικής) από τον Μάιο του 2004 (βλέπε σημεία 25 έως 36). Ενώ η Επιτροπή και το Συμβούλιο έλαβαν σημαντικά μέτρα για τη μείωση του αριθμού των εγγράφων που μεταφράζονται προς όλες τις γλώσσες, το Κοινοβούλιο ήταν λιγότερο φιλόδοξο όσον αφορά τη μείωση του μεταφραστικού όγκου, περιορίζοντας μόνο το μέγεθος των προς μετάφραση εγγράφων αλλά όχι τον αριθμό και το είδος τους (βλέπε σημείο 32).

Σύσταση: Οι υπηρεσίες μετάφρασης θα μπορούσαν να συνάψουν συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών με τους χρήστες τους, στις οποίες θα καθορίζονταν αυστηρότερες κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το είδος των προς μετάφραση εγγράφων, τις απαραίτητες γλωσσικές εκδοχές, το στάδιο κατά το οποίο πρέπει να αρχίζει η μετάφραση, τον συνολικό ετήσιο αριθμό σελίδων, τη χρήση αυτόματης μετάφρασης κ.λπ. Μια προσπάθεια συντονισμού των οργάνων μεταξύ τους θα μπορούσε επίσης να αποτρέψει την έλλειψη συνοχής στις προσεγγίσεις που εφαρμόζουν.

Διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι οι μεταφράσεις είναι έγκαιρες και επαρκούς ποιότητας για το σκοπό τους

| 99. | Γενικά, τα τρία όργανα κατόρθωσαν να παραδώσουν τις μεταφράσεις προς τις γλώσσες ΕΕ-15 εγκαίρως και με την απαιτούμενη ποιότητα (βλέπε σημεία 41 και 44). Ωστόσο, η κατάσταση ήταν διαφορετική για τις γλώσσες ΕΕ-10, λόγω του ανεπαρκούς αριθμού μεταφραστών. Το 2004, στην Επιτροπή και στο Συμβούλιο, η εσωτερική δυναμικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-10 δεν αρκούσε ούτε για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων και οι περισσότεροι πελάτες έκριναν την ποιότητα των μεταφράσεων ανεπαρκή (βλέπε σημείο 42). Καμία υπηρεσία μετάφρασης δεν μετρά την ικανοποίηση των χρηστών.


  Σύσταση: Τα όργανα οφείλουν να διερευνούν τακτικά την ικανοποίηση των διαφόρων χρηστών των μεταφραστικών υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της τήρησης των προθεσμιών. Αυτού του είδους οι έρευνες θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν ως συμβολή σε σχέδια δράσης για τη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών και της παραγωγικότητας. |
| --- | --- |

99.

Γενικά, τα τρία όργανα κατόρθωσαν να παραδώσουν τις μεταφράσεις προς τις γλώσσες ΕΕ-15 εγκαίρως και με την απαιτούμενη ποιότητα (βλέπε σημεία 41 και 44). Ωστόσο, η κατάσταση ήταν διαφορετική για τις γλώσσες ΕΕ-10, λόγω του ανεπαρκούς αριθμού μεταφραστών. Το 2004, στην Επιτροπή και στο Συμβούλιο, η εσωτερική δυναμικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-10 δεν αρκούσε ούτε για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων και οι περισσότεροι πελάτες έκριναν την ποιότητα των μεταφράσεων ανεπαρκή (βλέπε σημείο 42). Καμία υπηρεσία μετάφρασης δεν μετρά την ικανοποίηση των χρηστών.

Σύσταση: Τα όργανα οφείλουν να διερευνούν τακτικά την ικανοποίηση των διαφόρων χρηστών των μεταφραστικών υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της τήρησης των προθεσμιών. Αυτού του είδους οι έρευνες θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν ως συμβολή σε σχέδια δράσης για τη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών και της παραγωγικότητας.

| 100. | Το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο δεν έχουν καθιερώσει ακριβείς κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τον έλεγχο της ποιότητας, ενώ οι πρακτικές αναθεώρησης ποικίλλουν σημαντικά. Εντούτοις, γενικά οι έλεγχοι που διενεργούν τα θεσμικά όργανα για τον εντοπισμό των χαμηλής ποιότητας μεταφράσεων είναι επαρκείς (βλέπε σημεία 37 έως 43). Ενώ η Διεύθυνση Μετάφρασης του Κοινοβουλίου αξιολογεί την ποιότητα τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών μεταφράσεων μέσω διμηνιαίων τυχαίων ελέγχων και δεικτών ποιότητας, τα άλλα όργανα δεν παράγουν τέτοιους δείκτες ελέγχου ή απόδοσης.


  Σύσταση: Εκτός από το συστηματικό έλεγχο της ποιότητας στον οποίο υποβάλλονται οι εξωτερικές μεταφράσεις και την εποπτεία που ασκεί κάθε προϊστάμενος μονάδας, συνιστάται η διενέργεια τακτικών τυχαίων ελέγχων ποιότητας σε κάθε γλωσσικό τμήμα. Αυτό, σε συνδυασμό με έρευνες ικανοποίησης των χρηστών, θα μπορούσε να αποτελέσει τη βάση για την παραγωγή δεικτών απόδοσης όσον αφορά την ποιότητα. |
| --- | --- |

100.

Το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο δεν έχουν καθιερώσει ακριβείς κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τον έλεγχο της ποιότητας, ενώ οι πρακτικές αναθεώρησης ποικίλλουν σημαντικά. Εντούτοις, γενικά οι έλεγχοι που διενεργούν τα θεσμικά όργανα για τον εντοπισμό των χαμηλής ποιότητας μεταφράσεων είναι επαρκείς (βλέπε σημεία 37 έως 43). Ενώ η Διεύθυνση Μετάφρασης του Κοινοβουλίου αξιολογεί την ποιότητα τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών μεταφράσεων μέσω διμηνιαίων τυχαίων ελέγχων και δεικτών ποιότητας, τα άλλα όργανα δεν παράγουν τέτοιους δείκτες ελέγχου ή απόδοσης.

Σύσταση: Εκτός από το συστηματικό έλεγχο της ποιότητας στον οποίο υποβάλλονται οι εξωτερικές μεταφράσεις και την εποπτεία που ασκεί κάθε προϊστάμενος μονάδας, συνιστάται η διενέργεια τακτικών τυχαίων ελέγχων ποιότητας σε κάθε γλωσσικό τμήμα. Αυτό, σε συνδυασμό με έρευνες ικανοποίησης των χρηστών, θα μπορούσε να αποτελέσει τη βάση για την παραγωγή δεικτών απόδοσης όσον αφορά την ποιότητα.

| 101. | Ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής ανέφεραν ότι χρειάστηκε να καταφύγουν σε «γκρίζες μεταφράσεις» ή σε άμεση εξωτερική ανάθεση καθώς η DGT δεν ήταν σε θέση να παράσχει ορισμένες μεταφραστικές υπηρεσίες εντός των απαιτούμενων προθεσμιών. Ο όγκος αυτών των μεταφράσεων δεν είναι σαφής και το σχετικό κόστος δεν περιλαμβάνεται στους υπολογισμούς του Συνεδρίου, δεδομένου ότι δεν είναι γνωστό πόσο χρόνο διέθεσε το διοικητικό προσωπικό για τις «γκρίζες μεταφράσεις» (βλέπε σημεία 45, 54 και 75).


  Σύσταση: Οι υπηρεσίες μετάφρασης πρέπει να παρακολουθούν το μέγεθος της εξωτερικής ανάθεσης και των «γκρίζων μεταφράσεων», προκειμένου να συνυπολογίζουν το σχετικό μεταφραστικό όγκο κατά τον προγραμματισμό. |
| --- | --- |

101.

Ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής ανέφεραν ότι χρειάστηκε να καταφύγουν σε «γκρίζες μεταφράσεις» ή σε άμεση εξωτερική ανάθεση καθώς η DGT δεν ήταν σε θέση να παράσχει ορισμένες μεταφραστικές υπηρεσίες εντός των απαιτούμενων προθεσμιών. Ο όγκος αυτών των μεταφράσεων δεν είναι σαφής και το σχετικό κόστος δεν περιλαμβάνεται στους υπολογισμούς του Συνεδρίου, δεδομένου ότι δεν είναι γνωστό πόσο χρόνο διέθεσε το διοικητικό προσωπικό για τις «γκρίζες μεταφράσεις» (βλέπε σημεία 45, 54 και 75).

Σύσταση: Οι υπηρεσίες μετάφρασης πρέπει να παρακολουθούν το μέγεθος της εξωτερικής ανάθεσης και των «γκρίζων μεταφράσεων», προκειμένου να συνυπολογίζουν το σχετικό μεταφραστικό όγκο κατά τον προγραμματισμό.

Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης

| 102. | Με εξαίρεση την Επιτροπή για το 2002, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν υπολογίσει ούτε το συνολικό κόστος της μετάφρασης, ούτε το μέσο κόστος ανά σελίδα. Το Συνέδριο υπολογίζει το ετήσιο συνολικό κόστος της μετάφρασης για τα τρία θεσμικά όργανα σε 414 εκατομμύρια ευρώ πριν από τη διεύρυνση (βλέπε πίνακα 4) και σε 511 εκατομμύρια ευρώ μετά τη διεύρυνση. Το μέσο κόστος ανά σελίδα το 2003 ήταν 150 ευρώ στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο και 254 ευρώ στο Συμβούλιο. Το 2005, το μέσο κόστος ανά σελίδα αυξήθηκε στα 194 ευρώ στην Επιτροπή και στα 276 ευρώ στο Συμβούλιο, αλλά μειώθηκε στα 119 ευρώ στο Κοινοβούλιο. |
| --- | --- |

102.

Με εξαίρεση την Επιτροπή για το 2002, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν υπολογίσει ούτε το συνολικό κόστος της μετάφρασης, ούτε το μέσο κόστος ανά σελίδα. Το Συνέδριο υπολογίζει το ετήσιο συνολικό κόστος της μετάφρασης για τα τρία θεσμικά όργανα σε 414 εκατομμύρια ευρώ πριν από τη διεύρυνση (βλέπε πίνακα 4) και σε 511 εκατομμύρια ευρώ μετά τη διεύρυνση. Το μέσο κόστος ανά σελίδα το 2003 ήταν 150 ευρώ στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο και 254 ευρώ στο Συμβούλιο. Το 2005, το μέσο κόστος ανά σελίδα αυξήθηκε στα 194 ευρώ στην Επιτροπή και στα 276 ευρώ στο Συμβούλιο, αλλά μειώθηκε στα 119 ευρώ στο Κοινοβούλιο.

| 103. | Η εσωτερική μετάφραση είναι ακριβότερη από ό,τι η εξωτερική, η σύγκριση ωστόσο δυσχεραίνεται από τη διαφορετική φύση των μεταφραζόμενων κειμένων, τη θεωρούμενη καλύτερη ποιότητα της εσωτερικής μετάφρασης, τις σύντομες προθεσμίες που ισχύουν για την εσωτερική μετάφραση ορισμένων εγγράφων λόγω των μεθόδων εργασίας, ιδίως στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, και την αναθεώρηση που χρειάζονται οι εξωτερικές μεταφράσεις (βλέπε σημείο 52).


  Σύσταση: Η γνώση του κόστους μιας δραστηριότητας είναι σημαντική για τον έλεγχο της σχετικής δαπάνης. Επομένως, θα πρέπει να εφαρμοστούν διαδικασίες οι οποίες να εξασφαλίζουν επαρκείς πληροφορίες διαχείρισης σχετικά με το κόστος. |
| --- | --- |

103.

Η εσωτερική μετάφραση είναι ακριβότερη από ό,τι η εξωτερική, η σύγκριση ωστόσο δυσχεραίνεται από τη διαφορετική φύση των μεταφραζόμενων κειμένων, τη θεωρούμενη καλύτερη ποιότητα της εσωτερικής μετάφρασης, τις σύντομες προθεσμίες που ισχύουν για την εσωτερική μετάφραση ορισμένων εγγράφων λόγω των μεθόδων εργασίας, ιδίως στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, και την αναθεώρηση που χρειάζονται οι εξωτερικές μεταφράσεις (βλέπε σημείο 52).

Σύσταση: Η γνώση του κόστους μιας δραστηριότητας είναι σημαντική για τον έλεγχο της σχετικής δαπάνης. Επομένως, θα πρέπει να εφαρμοστούν διαδικασίες οι οποίες να εξασφαλίζουν επαρκείς πληροφορίες διαχείρισης σχετικά με το κόστος.

| 104. | Το 2004, εξαιτίας της μεγάλης μείωσης του φόρτου εργασίας, η παραγωγικότητα των περισσότερων μεταφραστικών μονάδων των γλωσσών ΕΕ-15 μειώθηκε σημαντικά και, κατά συνέπεια, αυξήθηκε το μέσο κόστος ανά σελίδα (βλέπε σημεία 51 και 76 έως 86). Λόγω των μέτρων που έλαβαν για τη μείωση της μεταφραστικής ζήτησης, από το 2004 η Επιτροπή και το Συμβούλιο έχουν διαθέσιμη δυναμικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-15 που δεν περιλαμβάνονται στις γλώσσες διαδικασίας. |
| --- | --- |

104.

Το 2004, εξαιτίας της μεγάλης μείωσης του φόρτου εργασίας, η παραγωγικότητα των περισσότερων μεταφραστικών μονάδων των γλωσσών ΕΕ-15 μειώθηκε σημαντικά και, κατά συνέπεια, αυξήθηκε το μέσο κόστος ανά σελίδα (βλέπε σημεία 51 και 76 έως 86). Λόγω των μέτρων που έλαβαν για τη μείωση της μεταφραστικής ζήτησης, από το 2004 η Επιτροπή και το Συμβούλιο έχουν διαθέσιμη δυναμικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-15 που δεν περιλαμβάνονται στις γλώσσες διαδικασίας.

| 105. | Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, επί του παρόντος, οι μονάδες προγραμματισμού των τριών υπηρεσιών μετάφρασης ασχολούνται περισσότερο με την κατανομή της εργασίας, παρά με την προετοιμασία προβλέψεων μετάφρασης, προκειμένου να προγραμματίζουν το φόρτο εργασίας και να εξομαλύνουν τις κορυφώσεις της δραστηριότητας (βλέπε σημεία 56 έως 59, 63 έως 66 και 91 έως 95). |
| --- | --- |

105.

Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, επί του παρόντος, οι μονάδες προγραμματισμού των τριών υπηρεσιών μετάφρασης ασχολούνται περισσότερο με την κατανομή της εργασίας, παρά με την προετοιμασία προβλέψεων μετάφρασης, προκειμένου να προγραμματίζουν το φόρτο εργασίας και να εξομαλύνουν τις κορυφώσεις της δραστηριότητας (βλέπε σημεία 56 έως 59, 63 έως 66 και 91 έως 95).

| 106. | Η προσαρμογή του φόρτου εργασίας αποτελεί ζήτημα ουσιώδους σημασίας. Η μείωση του μεταφραστικού όγκου έχει ως αποτέλεσμα μια μεταβατική περίοδο υπερβάλλουσας δυναμικότητας, χαμηλότερης παραγωγικότητας και υψηλότερου μέσου κόστους της μετάφρασης. Εντούτοις, το Συνέδριο παρατήρησε ότι ορισμένες μονάδες παρουσίαζαν χαμηλά στοιχεία σχετικά με την παραγωγικότητα και ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης που υπερέβαιναν το μέσο όρο (βλέπε σημεία 73 έως 74). Λόγω έλλειψης προβλέψεων όσον αφορά το φόρτο εργασίας (προγραμματισμός), είναι ακόμη δυσκολότερο για τα όργανα να επωφεληθούν πλήρως από την προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα άλλων οργάνων (βλέπε σημεία 91 έως 95, καθώς και σημεία 56 έως 66). |
| --- | --- |

106.

Η προσαρμογή του φόρτου εργασίας αποτελεί ζήτημα ουσιώδους σημασίας. Η μείωση του μεταφραστικού όγκου έχει ως αποτέλεσμα μια μεταβατική περίοδο υπερβάλλουσας δυναμικότητας, χαμηλότερης παραγωγικότητας και υψηλότερου μέσου κόστους της μετάφρασης. Εντούτοις, το Συνέδριο παρατήρησε ότι ορισμένες μονάδες παρουσίαζαν χαμηλά στοιχεία σχετικά με την παραγωγικότητα και ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης που υπερέβαιναν το μέσο όρο (βλέπε σημεία 73 έως 74). Λόγω έλλειψης προβλέψεων όσον αφορά το φόρτο εργασίας (προγραμματισμός), είναι ακόμη δυσκολότερο για τα όργανα να επωφεληθούν πλήρως από την προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα άλλων οργάνων (βλέπε σημεία 91 έως 95, καθώς και σημεία 56 έως 66).

| 107. | Το 2005, οι ΓΔ του Κοινοβουλίου και της Επιτροπής (εκτός από τη DGT) ανέθεσαν σε εξωτερικούς μεταφραστές μεγάλο αριθμό σελίδων που θα μπορούσαν να είχαν μεταφραστεί εσωτερικά από άλλο όργανο. Έτσι, το Συνέδριο υπολογίζει ότι θα μπορούσαν να είχαν εξοικονομηθεί συνολικές πληρωμές ύψους 11 εκατομμυρίων ευρώ περίπου που πραγματοποιήθηκαν σε εξωτερικούς μεταφραστές (βλέπε σημείο 95).


  Σύσταση: Θα έπρεπε να δοθεί μεγαλύτερη έμφαση στις διαδικασίες διαχείρισης και προγραμματισμού, προκειμένου να εξομαλύνονται οι κορυφώσεις και οι υφέσεις στο φόρτο εργασίας και να διευκολύνεται η αποτελεσματικότερη διοργανική συνεργασία. Στις μονάδες προγραμματισμού θα έπρεπε να αποστέλλονται τακτικές και αξιόπιστες προβλέψεις για μελλοντικές μεταφραστικές εργασίες, ενώ τα θεσμικά όργανα θα έπρεπε να αλληλοενημερώνονται σχετικά με ενδεχόμενη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα.Η διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για τη μείωση του επιπέδου της εξωτερικής ανάθεσης από τις ΓΔ της Επιτροπής (εκτός από τη DGT) καθώς και από άλλα όργανα, ενώ θα πρέπει να παραταθεί η διάρκεια του πιλοτικού προγράμματος που άρχισε να εφαρμόζεται τον Ιανουάριο του 2005 στον τομέα της διοργανικής συνεργασίας. Ένα σύστημα διοργανικής τιμολόγησης της μετάφρασης θα μπορούσε να αποτελέσει κίνητρο ώστε τα όργανα με προσωρινή ή διαρθρωτική διαθέσιμη δυναμικότητα να συνεργάζονται με άλλα.Στο Συμβούλιο, πρέπει να καταβληθούν περαιτέρω προσπάθειες για την προσαρμογή της διαρθρωτικής υπερβάλλουσας δυναμικότητας. Θα πρέπει να εξεταστεί η δυνατότητα ανακατάταξης εκτός υπηρεσίας μετάφρασης ή η εφαρμογή άλλων διατάξεων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, καθώς το υπάρχον σχέδιο δράσης αναμένεται να λύσει το πρόβλημα της παρούσας υπερβάλλουσας δυναμικότητας μόνο το 2015. |
| --- | --- |

107.

Το 2005, οι ΓΔ του Κοινοβουλίου και της Επιτροπής (εκτός από τη DGT) ανέθεσαν σε εξωτερικούς μεταφραστές μεγάλο αριθμό σελίδων που θα μπορούσαν να είχαν μεταφραστεί εσωτερικά από άλλο όργανο. Έτσι, το Συνέδριο υπολογίζει ότι θα μπορούσαν να είχαν εξοικονομηθεί συνολικές πληρωμές ύψους 11 εκατομμυρίων ευρώ περίπου που πραγματοποιήθηκαν σε εξωτερικούς μεταφραστές (βλέπε σημείο 95).

Σύσταση: Θα έπρεπε να δοθεί μεγαλύτερη έμφαση στις διαδικασίες διαχείρισης και προγραμματισμού, προκειμένου να εξομαλύνονται οι κορυφώσεις και οι υφέσεις στο φόρτο εργασίας και να διευκολύνεται η αποτελεσματικότερη διοργανική συνεργασία. Στις μονάδες προγραμματισμού θα έπρεπε να αποστέλλονται τακτικές και αξιόπιστες προβλέψεις για μελλοντικές μεταφραστικές εργασίες, ενώ τα θεσμικά όργανα θα έπρεπε να αλληλοενημερώνονται σχετικά με ενδεχόμενη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα.Η διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για τη μείωση του επιπέδου της εξωτερικής ανάθεσης από τις ΓΔ της Επιτροπής (εκτός από τη DGT) καθώς και από άλλα όργανα, ενώ θα πρέπει να παραταθεί η διάρκεια του πιλοτικού προγράμματος που άρχισε να εφαρμόζεται τον Ιανουάριο του 2005 στον τομέα της διοργανικής συνεργασίας. Ένα σύστημα διοργανικής τιμολόγησης της μετάφρασης θα μπορούσε να αποτελέσει κίνητρο ώστε τα όργανα με προσωρινή ή διαρθρωτική διαθέσιμη δυναμικότητα να συνεργάζονται με άλλα.Στο Συμβούλιο, πρέπει να καταβληθούν περαιτέρω προσπάθειες για την προσαρμογή της διαρθρωτικής υπερβάλλουσας δυναμικότητας. Θα πρέπει να εξεταστεί η δυνατότητα ανακατάταξης εκτός υπηρεσίας μετάφρασης ή η εφαρμογή άλλων διατάξεων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, καθώς το υπάρχον σχέδιο δράσης αναμένεται να λύσει το πρόβλημα της παρούσας υπερβάλλουσας δυναμικότητας μόνο το 2015.

| 108. | Μολονότι τα όργανα έχουν επενδύσει σε προηγμένη σύγχρονη τεχνολογία, αυτή δεν χρησιμοποιείται με συστηματικό τρόπο (βλέπε σημεία 68 έως 70).


  Σύσταση: Η αποδοτικότητα της μεταφραστικής διαδικασίας θα μπορούσε να βελτιωθεί μέσω:





  — | μείωσης της γραμματειακής υποστήριξης στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο, |
| --- | --- | --- |

108.

Μολονότι τα όργανα έχουν επενδύσει σε προηγμένη σύγχρονη τεχνολογία, αυτή δεν χρησιμοποιείται με συστηματικό τρόπο (βλέπε σημεία 68 έως 70).

Σύσταση: Η αποδοτικότητα της μεταφραστικής διαδικασίας θα μπορούσε να βελτιωθεί μέσω:





  —

μείωσης της γραμματειακής υποστήριξης στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο,

| — | εναρμονισμένων μεθόδων εργασίας βασιζόμενων στις βέλτιστες πρακτικές, |
| --- | --- |

—

εναρμονισμένων μεθόδων εργασίας βασιζόμενων στις βέλτιστες πρακτικές,

| — | περαιτέρω ολοκλήρωσης και εντατικότερης χρήσης των ηλεκτρονικών εργαλείων, |
| --- | --- |

—

περαιτέρω ολοκλήρωσης και εντατικότερης χρήσης των ηλεκτρονικών εργαλείων,

| — | αυξημένης χρήσης του συστήματος της τηλεργασίας. |
| --- | --- |

—

αυξημένης χρήσης του συστήματος της τηλεργασίας.

| 109. | Οι υπηρεσίες μετάφρασης δεν παράγουν επαρκείς πληροφορίες διαχείρισης για την παρακολούθηση του κόστους της μετάφρασης, όπως είναι ο χρόνος που δαπανάται πραγματικά για μετάφραση και αναθεώρηση, λεπτομερή στοιχεία σχετικά με την παραγωγικότητα, το ποσοστό της εξωτερικής ανάθεσης κ.λπ. (βλέπε σημείο 88).


  Σύσταση: Προκειμένου η παραγωγικότητα να χρησιμοποιηθεί ως δείκτης διαχείρισης, τα όργανα οφείλουν να αναπτύξουν συστήματα τα οποία αντικατοπτρίζουν καλύτερα όλες τις δραστηριότητες των εσωτερικών μεταφραστών (συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που διατίθεται για την εκμάθηση νέων γλωσσών). Για την καλύτερη αξιοποίηση των πόρων, πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες σε όλα τα όργανα για την ανάπτυξη των κατάλληλων ποιοτικών και ποσοτικών δεικτών απόδοσης. |
| --- | --- |

109.

Οι υπηρεσίες μετάφρασης δεν παράγουν επαρκείς πληροφορίες διαχείρισης για την παρακολούθηση του κόστους της μετάφρασης, όπως είναι ο χρόνος που δαπανάται πραγματικά για μετάφραση και αναθεώρηση, λεπτομερή στοιχεία σχετικά με την παραγωγικότητα, το ποσοστό της εξωτερικής ανάθεσης κ.λπ. (βλέπε σημείο 88).

Σύσταση: Προκειμένου η παραγωγικότητα να χρησιμοποιηθεί ως δείκτης διαχείρισης, τα όργανα οφείλουν να αναπτύξουν συστήματα τα οποία αντικατοπτρίζουν καλύτερα όλες τις δραστηριότητες των εσωτερικών μεταφραστών (συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που διατίθεται για την εκμάθηση νέων γλωσσών). Για την καλύτερη αξιοποίηση των πόρων, πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες σε όλα τα όργανα για την ανάπτυξη των κατάλληλων ποιοτικών και ποσοτικών δεικτών απόδοσης.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 6ης Ιουλίου 2006.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Hubert WEBER

Πρόεδρος

---

(1)  Συνήθως αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά.

1

(2)  Κανονισμός αριθ. 1 του Συμβουλίου, της 15ης Απριλίου 1958, περί καθορισμού του γλωσσικού καθεστώτος της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας (ελληνική ειδική έκδοση της ΕΕ: κεφάλαιο 01, τόμος 01, σ. 14), όπως αυτός τροποποιήθηκε.

2

(3)  Ισπανικά, τσεχικά, δανικά, γερμανικά, εσθονικά, ελληνικά, αγγλικά, γαλλικά, ιρλανδικά, ιταλικά, λεττονικά, λιθουανικά, ουγγρικά, μαλτέζικα, ολλανδικά, πολωνικά, πορτογαλικά, σλοβακικά, σλοβενικά, φινλανδικά, σουηδικά. Από τις 18 Ιουνίου 2005, τα ιρλανδικά έγιναν η 21η επίσημη γλώσσα της ΕΕ, μολονότι η επέλευση ορισμένων έννομων συνεπειών του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 920/2005 (ΕΕ L 156 της 18.6.2005, σ. 3) έχει μετατεθεί για την 1η Ιανουαρίου 2007.

3

(4)  Ιδιαίτερα, εγγράφων που δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (19, 20 ή 21 επίσημες γλώσσες, λόγω παρεκκλίσεων που αφορούν τη χρήση των μαλτέζικων και των ιρλανδικών) και εγγράφων που αποστέλλονται σε κράτος μέλος ή σε πρόσωπο που υπάγεται στη δικαιοδοσία αυτού του κράτους μέλους (γλώσσα του σχετικού κράτους).

4

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

(5)  Το Μεταφραστικό Κέντρο στο Λουξεμβούργο χρησιμοποιεί κυρίως τις υπηρεσίες ελεύθερων μεταφραστών. Απασχολεί περίπου 80 (το 2004) εσωτερικούς μεταφραστές οι οποίοι ασχολούνται κατά κύριο λόγο με την αναθεώρηση των μεταφράσεων των ελεύθερων μεταφραστών για τους αποκεντρωμένους οργανισμούς και, σε περιορισμένη κλίμακα, με μεταφραστικές εργασίες για άλλα θεσμικά όργανα.

5

(6)  Κάθε τμήμα περιλαμβάνει από τρεις έως έξι μονάδες, ειδικευμένες ανά πολιτική (ή τομέα), ήτοι 77 μονάδες συνολικά.

6

(7)  Ο αριθμός αυτός περιλαμβάνει την εξωτερική ανάθεση που αποφάσισε η DGT, αλλά όχι αυτήν που ζήτησαν άλλες ΓΔ, για την οποία δεν υπάρχουν αξιόπιστα και εξαντλητικά στοιχεία.

7

(8)  Εναρμονισμένος ορισμός: 1 500 τυπωμένοι χαρακτήρες πρωτότυπου κειμένου (στη γλώσσα πηγή), μη υπολογιζόμενων των κενών. Για τις τροποποιημένες εκδοχές υπαρχόντων κειμένων, η DGT μετρά τον αριθμό των τροποποιημένων χαρακτήρων και τον πολλαπλασιάζει με ένα ορισμένο ποσοστό (50 % για τις εσωτερικές μεταφράσεις και 30 % για τις μεταφράσεις από ελεύθερους μεταφραστές), προκειμένου να υπολογίσει την επιπλέον εργασία ενσωμάτωσης των τροποποιημένων τμημάτων στο πρωτότυπο κείμενο. Το Κοινοβούλιο χρησιμοποιεί μια ελαφρώς διαφορετική μέθοδο, μετρώντας τον αριθμό των χαρακτήρων ολόκληρης της τροποποιημένης παραγράφου, χωρίς να προσθέτει 50 %. Ο αριθμός των σελίδων που προκύπτει για κάθε έγγραφο στρογγυλοποιείται στην επόμενη μονάδα.

8

(9)  Τα επίσημα αριθμητικά στοιχεία για την παραγωγή του Συμβουλίου προσαρμόστηκαν από το Συνέδριο, ώστε να καταστούν συγκρίσιμα με αυτά των άλλων οργάνων.

9

(10)  Βλέπε παράρτημα I, υποσημείωση 9.

10

παράρτημα I

(11)  Στο προσχέδιο του προϋπολογισμού για το 2006, η Επιτροπή αναφέρει ότι τα «μη βασικά» έγγραφα μπορούν να αξιολογηθούν έναντι των πραγματικών αναγκών σύμφωνα με την απόφαση της 26ης Μαΐου 2004 σχετικά με την προσφορά και τη ζήτηση μεταφραστικών υπηρεσιών [SEC(2004) 638].

11

(12)  Βλέπε παράρτημα I, υποσημείωση 9.

12

παράρτημα I

(13)  Ο αριθμός των μεταφρασμένων σελίδων παρέχει συγκρίσιμα στοιχεία για όλα τα όργανα, αλλά διαφέρει ελαφρά από τη ζήτηση, λόγω των αιτήσεων που απορρίπτονται από τις μονάδες προγραμματισμού και της χρονικής διαφοράς μεταξύ αίτησης και παράδοσης. Τα αναφερόμενα αριθμητικά στοιχεία δεν περιλαμβάνουν τις «γκρίζες μεταφράσεις» ή την άμεση εξωτερική ανάθεση, η οποία είναι ιδιαίτερα σημαντική στην Επιτροπή, αλλά για την οποία δεν διατίθενται πλήρη στοιχεία.

13

(14)  Οι γλώσσες διαδικασίας της Επιτροπής είναι τα αγγλικά, τα γαλλικά και τα γερμανικά.

14

(15)  Συμβουλευτικές επιτροπές, διαχειριστικές επιτροπές και κανονιστικές επιτροπές, οι οποίες διέπονται από την απόφαση του Συμβουλίου 1999/468/ΕΚ, της 28ης Ιουνίου 1999, για τον καθορισμό των όρων άσκησης των εκτελεστικών αρμοδιοτήτων που ανατίθενται στην Επιτροπή (ΕΕ L 184 της 17.7.1999, σ. 23), η οποία αντικαθιστά την απόφαση του Συμβουλίου 87/373/ΕΟΚ της 13ης Ιουλίου 1987 (ΕΕ L 197 της 18.7.1987, σ. 33).

15

(16)  Για παράδειγμα, τα έγγραφα που προορίζονται για δημοσίευση ή τα νομικά κείμενα απαιτούν μετάφραση καλύτερης ποιότητας (και, κατά συνέπεια, περισσότερους πόρους) από ό,τι τα έγγραφα εσωτερικής χρήσης.

16

(17)  CIEQ: Comité Interinstitutionnel d’Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (Διοργανική επιτροπή αξιολόγησης της ποιότητας των εξωτερικών μεταφράσεων).

17

(18)  Βλέπε 14η αιτιολογική σκέψη του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου, της 25ης Ιουνίου 2002 (ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1).

18

(19)  Το 2004 και το 2005, το κόστος ήταν σημαντικά υψηλότερο, όπως αναλύεται στο σημείο 53, ωστόσο τα έτη αυτά χαρακτηρίζονται από χαμηλότερη αποδοτικότητα λόγω της μετάβασης από το σύστημα των 11 στο σύστημα των 21 γλωσσών.

19

(20)  Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού, Επιμόρφωση, Οικονομικά κ.λπ.

20

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πηγή:

(21)  Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού, Επιμόρφωση, Οικονομικά κ.λπ.

21

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πηγή:

(22)  Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού, Επιμόρφωση, Οικονομικά κ.λπ.

22

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πηγή:

(23)  Για τις νέες γλώσσες, η διαφορά στην τιμή κυμαίνεται από 15 % για τα λιθουανικά έως 38 % για τα λεττονικά. Η μέση διαφορά τιμής είναι περίπου 12 % (βλέπε πίνακα 4) και οφείλεται εν μέρει στη διαφορά των συμβατικών όρων. Συγκεκριμένα, ο αντισυμβαλλόμενος του Κοινοβουλίου είναι υποχρεωμένος να δέχεται τις μεταφράσεις και να τις εκτελεί εντός ιδιαίτερα σύντομων προθεσμιών στην περίπτωση μετάφρασης γραπτών ερωτήσεων.

23

πίνακα 4

(24)  Η προθεσμία υποβολής μιας αίτησης μετάφρασης είναι ο ελάχιστος μη περαιτέρω συντμήσιμος χρόνος που παρέχεται σε μια υπηρεσία μετάφρασης για να εκτελέσει μια υποβαλλόμενη μετάφραση.

24

(25)  Ο όγκος της εργασίας που χρειάζεται για τη μετάφραση ενός εγγράφου εξαρτάται από μια σειρά παραγόντων, στους οποίους συμπεριλαμβάνεται ο αριθμός των λέξεων που πρέπει να μεταφραστούν (οι σελίδες ενδέχεται να περιλαμβάνουν κείμενα διαφορετικής έκτασης· για κείμενο που έχει μεταφραστεί προηγουμένως μετάφραση χρειάζονται μόνο οι τροποποιήσεις, κ.λπ.), η τεχνική δυσκολία του εγγράφου και η διαθεσιμότητα μεταφρασμένων πηγών ή κειμένων αναφοράς.

25

(26)  Αφού αφαιρεθεί ο χρόνος που οι γραμματείς διαθέτουν σε δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με τη μεταφραστική διαδικασία.

26

(27)  Ευρωπαϊκή Επιτροπή, DGT, Διεύθυνση Μετάφρασης, «Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service», Βρυξέλλες, 6 Οκτωβρίου 2003.

27

(28)  CRE = Compte rendu in Extenso (πλήρη πρακτικά): Λεπτομερής καταγραφή των συζητήσεων, η οποία αντιστοιχούσε περίπου στο 18 % του μεταφραστικού όγκου του Κοινοβουλίου για την περίοδο 2003-2005.

28

(29)  Οι πολιτικές ομάδες του ΕΚ μερικές φορές αναθέτουν οι ίδιες άμεσα εργασίες σε εξωτερικούς μεταφραστές, εάν η ομάδα προγραμματισμού απορρίψει την αίτησή τους (καθ' υπέρβαση της εβδομαδιαίας ποσόστωσης των 15 σελίδων).

29

(30)  Βλέπε επίσης PriceWaterhouseCoopers, Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή (ΟΚΕ) & Επιτροπή των Περιφερειών (ΕτΠ), «Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes», Βρυξέλλες, 4 Αυγούστου 2000, σ. 24: Επισημαίνεται ότι η παραγωγικότητα ενός μεταφραστή ιδιωτικής εταιρείας κυμαίνεται από 8 έως 10 σελίδες ημερησίως, χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η παραγωγή μέσω «μεταφραστικής μνήμης» (μία σελίδα αντιστοιχεί σε 350 λέξεις) (350 λέξεις = 2 100 χαρακτήρες = 1,4 τυποποιημένες σελίδες).

30

(31)  Συμβούλιο: μέχρι το 2004 (συμπεριλαμβανομένου) μόνο γλώσσες ΕΕ-15.

31

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πηγή:

(32)  Εντός του αγγλικού τμήματος, για παράδειγμα, το πρώτο εξάμηνο του 2004 η παραγωγικότητα της μονάδας με το μεγαλύτερο φόρτο εργασίας ήταν κατά 65 % υψηλότερη από εκείνη της μονάδας με το μικρότερο φόρτο εργασίας.

32

(33)  DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 Μαΐου 2002, τμήμα 11: Réforme de la DG A III.

33

Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA)

Réforme de la DG A III

(34)  Ωστόσο, η Επιτροπή δεν χρησιμοποίησε τον πίνακα σχεδόν καθόλου και οργάνωσε δική της πρόσκληση υποβολής προσφορών.

34

(35)  Με μεταβαλλόμενο κόστος 40 ευρώ ανά σελίδα.

35

(36)  Λαμβανομένου υπόψη μόνο του μεταβλητού κόστους της εξωτερικής μετάφρασης που υπολογίζεται σε 40 ευρώ ανά σελίδα.

36

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι

ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΠΟΥ ΙΣΧΥΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ, ΤΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

Επιτροπή

| 1. | Ο εσωτερικός κανονισμός της Επιτροπής (1) ορίζει ότι όλες οι πράξεις που εκδίδονται από την Επιτροπή προσαρτώνται σε ένα «ανακεφαλαιωτικό σημείωμα» (στην προφορική διαδικασία) ή «ημερήσιο σημείωμα» (στη γραπτή διαδικασία, στη διαδικασία εξουσιοδότησης ή στη διαδικασία μεταβίβασης αρμοδιοτήτων) (2), στην αυθεντική γλώσσα ή γλώσσες, ήτοι στις επίσημες γλώσσες των Κοινοτήτων εφόσον πρόκειται για πράξεις γενικής ισχύος και στη γλώσσα ή τις γλώσσες των αποδεκτών για τις υπόλοιπες πράξεις (άρθρο 18 του εσωτερικού κανονισμού). |
| --- | --- |

1.

Ο εσωτερικός κανονισμός της Επιτροπής (1) ορίζει ότι όλες οι πράξεις που εκδίδονται από την Επιτροπή προσαρτώνται σε ένα «ανακεφαλαιωτικό σημείωμα» (στην προφορική διαδικασία) ή «ημερήσιο σημείωμα» (στη γραπτή διαδικασία, στη διαδικασία εξουσιοδότησης ή στη διαδικασία μεταβίβασης αρμοδιοτήτων) (2), στην αυθεντική γλώσσα ή γλώσσες, ήτοι στις επίσημες γλώσσες των Κοινοτήτων εφόσον πρόκειται για πράξεις γενικής ισχύος και στη γλώσσα ή τις γλώσσες των αποδεκτών για τις υπόλοιπες πράξεις (άρθρο 18 του εσωτερικού κανονισμού).

| 2. | Μολονότι οι επιτροπές «επιτροπολογίας» εμπίπτουν στα όσα ισχύουν για την Επιτροπή (3) και στις εργασίες τους εφαρμόζεται ο κανονισμός 1/1958 (4), στους πρότυπους διαδικαστικούς κανόνες (5) δεν περιλήφθηκε σκόπιμα ρητή αναφορά στο γλωσσικό καθεστώς, έτσι ώστε η κάθε επιτροπή να μπορεί να βρει ρεαλιστικές λύσεις προσαρμοσμένες στις πραγματικές ανάγκες της. Έγγραφα τα οποία, σε κάθε περίπτωση, θα μεταφραστούν σε μεταγενέστερο στάδιο (ιδίως τα σχέδια μέτρων των οποίων η τελική εκδοχή πρέπει να δημοσιευτεί στην ΕΕ) κατ' αρχήν μεταφράζονται ήδη για τις συνεδριάσεις των επιτροπών. |
| --- | --- |

2.

Μολονότι οι επιτροπές «επιτροπολογίας» εμπίπτουν στα όσα ισχύουν για την Επιτροπή (3) και στις εργασίες τους εφαρμόζεται ο κανονισμός 1/1958 (4), στους πρότυπους διαδικαστικούς κανόνες (5) δεν περιλήφθηκε σκόπιμα ρητή αναφορά στο γλωσσικό καθεστώς, έτσι ώστε η κάθε επιτροπή να μπορεί να βρει ρεαλιστικές λύσεις προσαρμοσμένες στις πραγματικές ανάγκες της. Έγγραφα τα οποία, σε κάθε περίπτωση, θα μεταφραστούν σε μεταγενέστερο στάδιο (ιδίως τα σχέδια μέτρων των οποίων η τελική εκδοχή πρέπει να δημοσιευτεί στην ΕΕ) κατ' αρχήν μεταφράζονται ήδη για τις συνεδριάσεις των επιτροπών.

| 3. | Σημείωμα του Γενικού Γραμματέα (6) που εκδόθηκε τον Ιούνιο του 2004 ορίζει ότι «για τα μέτρα εφαρμογής που απευθύνονται σε περιορισμένο αριθμό κρατών μελών αρκεί η μετάφραση στις αντίστοιχες γλώσσες, καθώς και μια ανακοίνωση που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης και γνωστοποιεί ότι εγκρίθηκε η απόφαση και ενημερώνει τον αναγνώστη για την ιστοσελίδα στην οποία είναι διαθέσιμη. Η πλήρης μετάφραση απαιτείται μόνο εάν η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης αποτελεί προϋπόθεση της ισχύος της πράξης (ήτοι για κανονισμούς, οδηγίες και αποφάσεις του ΕΚ και του Συμβουλίου που εγκρίνονται με συναπόφαση, καθώς και για κανονισμούς και οδηγίες της Επιτροπής που απευθύνονται σε όλα τα κράτη μέλη, αλλά όχι για τις αποφάσεις της Επιτροπής).» |
| --- | --- |

3.

Σημείωμα του Γενικού Γραμματέα (6) που εκδόθηκε τον Ιούνιο του 2004 ορίζει ότι «για τα μέτρα εφαρμογής που απευθύνονται σε περιορισμένο αριθμό κρατών μελών αρκεί η μετάφραση στις αντίστοιχες γλώσσες, καθώς και μια ανακοίνωση που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης και γνωστοποιεί ότι εγκρίθηκε η απόφαση και ενημερώνει τον αναγνώστη για την ιστοσελίδα στην οποία είναι διαθέσιμη. Η πλήρης μετάφραση απαιτείται μόνο εάν η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης αποτελεί προϋπόθεση της ισχύος της πράξης (ήτοι για κανονισμούς, οδηγίες και αποφάσεις του ΕΚ και του Συμβουλίου που εγκρίνονται με συναπόφαση, καθώς και για κανονισμούς και οδηγίες της Επιτροπής που απευθύνονται σε όλα τα κράτη μέλη, αλλά όχι για τις αποφάσεις της Επιτροπής).»

| 4. | Η ανακοίνωση του Μαΐου 2004 προβαίνει σε διάκριση μεταξύ εγγράφων που πηγάζουν από νομικές υποχρεώσεις (που υποδιαιρούνται σε 9 κατηγορίες) και εγγράφων με πολιτική σημασία (που υποδιαιρούνται σε 11 κατηγορίες). Η μετάφραση ορισμένων κατηγοριών εγγράφων, όπως οι δημοσιεύσεις εκτός Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, δεν καλύπτεται από την ανακοίνωση και πρέπει να αποφασίζεται κατά περίπτωση, μέσω διαλόγου μεταξύ της ΓΔ που ζητά τη μετάφραση και της DGT (7). |
| --- | --- |

4.

Η ανακοίνωση του Μαΐου 2004 προβαίνει σε διάκριση μεταξύ εγγράφων που πηγάζουν από νομικές υποχρεώσεις (που υποδιαιρούνται σε 9 κατηγορίες) και εγγράφων με πολιτική σημασία (που υποδιαιρούνται σε 11 κατηγορίες). Η μετάφραση ορισμένων κατηγοριών εγγράφων, όπως οι δημοσιεύσεις εκτός Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, δεν καλύπτεται από την ανακοίνωση και πρέπει να αποφασίζεται κατά περίπτωση, μέσω διαλόγου μεταξύ της ΓΔ που ζητά τη μετάφραση και της DGT (7).

| 5. | Οι κύριες κατηγορίες εγγράφων που μεταφράζονται σε όλες τις γλώσσες είναι: νομοθετικές προτάσεις, αιτιολογικές εκθέσεις, εκθέσεις που απαιτούνται από νομικά κείμενα, ανακοινώσεις κρατικής ενίσχυσης και αντιμονοπωλιακές διαδικασίες που δημοσιεύονται στην ΕΕ, καθώς και οι μετέπειτα οριστικές αποφάσεις που δημοσιεύονται στην ΕΕ, αποφάσεις αντιντάμπινγκ, ανακοινώσεις της Επιτροπής (μεταξύ των οποίων οι λευκές και πράσινες βίβλοι), οι προσκλήσεις για υποβολή προσφορών και οι προσκλήσεις για εκδήλωση ενδιαφέροντος, καθώς και τα ανακοινωθέντα Τύπου. |
| --- | --- |

5.

Οι κύριες κατηγορίες εγγράφων που μεταφράζονται σε όλες τις γλώσσες είναι: νομοθετικές προτάσεις, αιτιολογικές εκθέσεις, εκθέσεις που απαιτούνται από νομικά κείμενα, ανακοινώσεις κρατικής ενίσχυσης και αντιμονοπωλιακές διαδικασίες που δημοσιεύονται στην ΕΕ, καθώς και οι μετέπειτα οριστικές αποφάσεις που δημοσιεύονται στην ΕΕ, αποφάσεις αντιντάμπινγκ, ανακοινώσεις της Επιτροπής (μεταξύ των οποίων οι λευκές και πράσινες βίβλοι), οι προσκλήσεις για υποβολή προσφορών και οι προσκλήσεις για εκδήλωση ενδιαφέροντος, καθώς και τα ανακοινωθέντα Τύπου.

| 6. | Τα υπόλοιπα έγγραφα μεταφράζονται μόνο στις γλώσσες διαδικασίας (αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά) (ιδίως οι ανακοινώσεις στην Επιτροπή, οι εκθέσεις παρακολούθησης των αποφάσεων του Συμβουλίου και οι προτάσεις της Επιτροπής), ή στη γλώσσα του αποδέκτη (ήτοι επιστολές προς τις μόνιμες αντιπροσωπείες, απαντήσεις σε μεμονωμένα αιτήματα και προτάσεις χρηματοδότησης). Τα τεχνικά παραρτήματα μεταφράζονται το πολύ σε τρεις γλώσσες, ή δεν μεταφράζονται καθόλου, ανάλογα με τις «πραγματικές ανάγκες». Οι απαντήσεις στις γραπτές ερωτήσεις μεταφράζονται στη γλώσσα του μέλους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που έχει υποβάλει την ερώτηση και σε μία γλώσσα διαδικασίας. |
| --- | --- |

6.

Τα υπόλοιπα έγγραφα μεταφράζονται μόνο στις γλώσσες διαδικασίας (αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά) (ιδίως οι ανακοινώσεις στην Επιτροπή, οι εκθέσεις παρακολούθησης των αποφάσεων του Συμβουλίου και οι προτάσεις της Επιτροπής), ή στη γλώσσα του αποδέκτη (ήτοι επιστολές προς τις μόνιμες αντιπροσωπείες, απαντήσεις σε μεμονωμένα αιτήματα και προτάσεις χρηματοδότησης). Τα τεχνικά παραρτήματα μεταφράζονται το πολύ σε τρεις γλώσσες, ή δεν μεταφράζονται καθόλου, ανάλογα με τις «πραγματικές ανάγκες». Οι απαντήσεις στις γραπτές ερωτήσεις μεταφράζονται στη γλώσσα του μέλους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που έχει υποβάλει την ερώτηση και σε μία γλώσσα διαδικασίας.

Κοινοβούλιο

| 7. | Σύμφωνα με το άρθρο 138 του εσωτερικού κανονισμού του Κοινοβουλίου, «όλα τα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου πρέπει να συντάσσονται στις επίσημες γλώσσες». Το άρθρο 150 ορίζει ότι «εκτός αντίθετης απόφασης του Κοινοβουλίου, οι τροπολογίες δεν μπορούν να τεθούν σε ψηφοφορία παρά μόνον αν έχουν τυπωθεί και διανεμηθεί σε όλες τις επίσημες γλώσσες. Δεν είναι δυνατό να ληφθεί τέτοια απόφαση εάν τριάντα επτά τουλάχιστον βουλευτές εκφράσουν την αντίθεσή τους». |
| --- | --- |

7.

Σύμφωνα με το άρθρο 138 του εσωτερικού κανονισμού του Κοινοβουλίου, «όλα τα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου πρέπει να συντάσσονται στις επίσημες γλώσσες». Το άρθρο 150 ορίζει ότι «εκτός αντίθετης απόφασης του Κοινοβουλίου, οι τροπολογίες δεν μπορούν να τεθούν σε ψηφοφορία παρά μόνον αν έχουν τυπωθεί και διανεμηθεί σε όλες τις επίσημες γλώσσες. Δεν είναι δυνατό να ληφθεί τέτοια απόφαση εάν τριάντα επτά τουλάχιστον βουλευτές εκφράσουν την αντίθεσή τους».

| 8. | Στις 19 Απριλίου 2004 το Προεδρείο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ενέκρινε κώδικα συμπεριφοράς (για την πολυγλωσσία) που τέθηκε σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004 και αντικατέστησε παρόμοιο κώδικα της 8ης Φεβρουαρίου 1999. Το άρθρο 1 παράγραφος 2 του κώδικα συμπεριφοράς αναφέρει τα εξής: «Η διαχείριση των γλωσσικών διευκολύνσεων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο γίνεται με βάση τις αρχές της “ελεγχόμενης πλήρους πολυγλωσσίας”. Έτσι, θα υπάρχει πλήρης σεβασμός του δικαιώματος των βουλευτών να χρησιμοποιούν στο Κοινοβούλιο την επίσημη γλώσσα της επιλογής τους, σύμφωνα με τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Οι πόροι που θα διατεθούν στην πολυγλωσσία θα ελέγχονται χάρη στη διαχείρισή τους βάσει των πραγματικών αναγκών των χρηστών, στο αυξημένο αίσθημα ευθύνης των χρηστών, καθώς και σε έναν καλύτερο προγραμματισμό των αιτήσεων για γλωσσικές διευκολύνσεις.» |
| --- | --- |

8.

Στις 19 Απριλίου 2004 το Προεδρείο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ενέκρινε κώδικα συμπεριφοράς (για την πολυγλωσσία) που τέθηκε σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004 και αντικατέστησε παρόμοιο κώδικα της 8ης Φεβρουαρίου 1999. Το άρθρο 1 παράγραφος 2 του κώδικα συμπεριφοράς αναφέρει τα εξής: «Η διαχείριση των γλωσσικών διευκολύνσεων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο γίνεται με βάση τις αρχές της “ελεγχόμενης πλήρους πολυγλωσσίας”. Έτσι, θα υπάρχει πλήρης σεβασμός του δικαιώματος των βουλευτών να χρησιμοποιούν στο Κοινοβούλιο την επίσημη γλώσσα της επιλογής τους, σύμφωνα με τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Οι πόροι που θα διατεθούν στην πολυγλωσσία θα ελέγχονται χάρη στη διαχείρισή τους βάσει των πραγματικών αναγκών των χρηστών, στο αυξημένο αίσθημα ευθύνης των χρηστών, καθώς και σε έναν καλύτερο προγραμματισμό των αιτήσεων για γλωσσικές διευκολύνσεις.»

| 9. | Τα έγγραφα με το μεγαλύτερο αριθμών γλωσσών στόχου είναι οι τροπολογίες και τα σχέδια γνωμοδοτήσεων και εκθέσεων. Για όλους τους άλλους τύπους εγγράφων, οι γλώσσες στόχου κυμαίνονται από μία (κυρίως τα αγγλικά) μέχρι τέσσερις. Ο πίνακας 8, που καταρτίστηκε για τους σκοπούς του ελέγχου, παρέχει επισκόπηση των τύπων εγγράφων που μεταφράζονται στο Κοινοβούλιο. |
| --- | --- |

9.

Τα έγγραφα με το μεγαλύτερο αριθμών γλωσσών στόχου είναι οι τροπολογίες και τα σχέδια γνωμοδοτήσεων και εκθέσεων. Για όλους τους άλλους τύπους εγγράφων, οι γλώσσες στόχου κυμαίνονται από μία (κυρίως τα αγγλικά) μέχρι τέσσερις. Ο πίνακας 8, που καταρτίστηκε για τους σκοπούς του ελέγχου, παρέχει επισκόπηση των τύπων εγγράφων που μεταφράζονται στο Κοινοβούλιο.

Πίνακας 8

Τύποι εγγράφων που μεταφράζονται από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο

| Στοιχεία από 1ης Ιανουαρίου 2003 έως 31 Μαΐου 2004 | Τύπος εγγράφου | % μετάφρασης | Υποχρεωτική σε όλες τις γλώσσες | Μη υποχρεωτική σε όλες τις γλώσσες |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Πλήρη πρακτικά | CR | 19,3 % | × | |
| Τροπολογίες | AM | 17,6 % | × | |
| Διάφορα («Divers») | DV | 15,1 % | | × |
| Σχέδια εκθέσεων | PR | 9,8 % | × | |
| Αναθεωρημένη έκθεση | RR | 7,3 % | × | |
| Γραπτές ερωτήσεις | QE | 5,9 % | | × |
| Συνοπτικά πρακτικά | PV | 5,2 % | | × |
| Ανακοινώσεις στα μέλη | CM | 4,2 % | | × |
| Έγγραφα εργασίας | DT | 3,2 % | | × |
| Σημειώματα | NT | 2,3 % | | × |
| Σχέδια γνωμοδοτήσεων | PA | 2,2 % | × | |
| Ψηφίσματα | RE | 1,7 % | × | |
| Επιστολές | LT | 1,2 % | | × |
| Ημερήσια διάταξη | OJ | 1,1 % | × | |
| 12 άλλες ειδικές κατηγορίες καθεμία από τις οποίες αντιπροσωπεύει κατ' ανώτατο όριο το 1 % του συνολικού όγκου μετάφρασης | | 3,9 % | × | × |
| Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. |

Στοιχεία από 1ης Ιανουαρίου 2003 έως 31 Μαΐου 2004

Τύπος εγγράφου

% μετάφρασης

Υποχρεωτική σε όλες τις γλώσσες

Μη υποχρεωτική σε όλες τις γλώσσες

Πλήρη πρακτικά

CR

19,3 %

×

Τροπολογίες

AM

17,6 %

×

Διάφορα («Divers»)

DV

15,1 %

×

Σχέδια εκθέσεων

PR

9,8 %

×

Αναθεωρημένη έκθεση

RR

7,3 %

×

Γραπτές ερωτήσεις

QE

5,9 %

×

Συνοπτικά πρακτικά

PV

5,2 %

×

Ανακοινώσεις στα μέλη

CM

4,2 %

×

Έγγραφα εργασίας

DT

3,2 %

×

Σημειώματα

NT

2,3 %

×

Σχέδια γνωμοδοτήσεων

PA

2,2 %

×

Ψηφίσματα

RE

1,7 %

×

Επιστολές

LT

1,2 %

×

Ημερήσια διάταξη

OJ

1,1 %

×

12 άλλες ειδικές κατηγορίες καθεμία από τις οποίες αντιπροσωπεύει κατ' ανώτατο όριο το 1 % του συνολικού όγκου μετάφρασης

3,9 %

×

×

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

| 10. | Ένα έγγραφο που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ψηφίζεται στην ολομέλεια πρέπει να μεταφραστεί σε όλες τις επίσημες γλώσσες, ενώ η μετάφραση εγγράφων εργασίας μπορεί να περιοριστεί στις γλωσσικές ανάγκες των χρηστών. |
| --- | --- |

10.

Ένα έγγραφο που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ψηφίζεται στην ολομέλεια πρέπει να μεταφραστεί σε όλες τις επίσημες γλώσσες, ενώ η μετάφραση εγγράφων εργασίας μπορεί να περιοριστεί στις γλωσσικές ανάγκες των χρηστών.

Συμβούλιο

| 11. | Σύμφωνα με τον κανονισμό αριθ. 1 και το άρθρο 14 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου (8), για τα έγγραφα που συζητούνται κατά τις συσκέψεις του Συμβουλίου απαιτείται η μετάφραση σε όλες τις γλώσσες, εκτός εάν το Συμβούλιο λάβει ομόφωνα αντίθετη απόφαση λόγω επείγοντος θέματος. Κάθε μέλος του Συμβουλίου μπορεί να αντιταχθεί στη διεξαγωγή συζήτησης εάν δεν υπάρχουν οι μεταφράσεις. |
| --- | --- |

11.

Σύμφωνα με τον κανονισμό αριθ. 1 και το άρθρο 14 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου (8), για τα έγγραφα που συζητούνται κατά τις συσκέψεις του Συμβουλίου απαιτείται η μετάφραση σε όλες τις γλώσσες, εκτός εάν το Συμβούλιο λάβει ομόφωνα αντίθετη απόφαση λόγω επείγοντος θέματος. Κάθε μέλος του Συμβουλίου μπορεί να αντιταχθεί στη διεξαγωγή συζήτησης εάν δεν υπάρχουν οι μεταφράσεις.

| 12. | Το παράρτημα του Οδηγού για την παραγωγή εγγράφων του Συμβουλίου και των προπαρασκευαστικών οργάνων του απαριθμεί τα «βασικά έγγραφα» που πρέπει να μεταφράζονται σε όλες τις επίσημες γλώσσες (9). Όπως αναφέρει ο οδηγός, τα έγγραφα που δεν παρατίθενται στον κατάλογο μπορούν να μη μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-10. Τα εν λόγω έγγραφα μπορούν να μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-15, επιλεκτικά, εφόσον το επιτρέπει ο φόρτος εργασίας της ΓΔ Α ΙΙΙ και τηρούνται οι προθεσμίες που ορίζει ο εσωτερικός κανονισμός. Η ΓΔ Α ΙΙΙ δικαιούται να αρνηθεί τη μετάφραση εγγράφου που δεν παρατίθεται στον κατάλογο. |
| --- | --- |

12.

Το παράρτημα του Οδηγού για την παραγωγή εγγράφων του Συμβουλίου και των προπαρασκευαστικών οργάνων του απαριθμεί τα «βασικά έγγραφα» που πρέπει να μεταφράζονται σε όλες τις επίσημες γλώσσες (9). Όπως αναφέρει ο οδηγός, τα έγγραφα που δεν παρατίθενται στον κατάλογο μπορούν να μη μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-10. Τα εν λόγω έγγραφα μπορούν να μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-15, επιλεκτικά, εφόσον το επιτρέπει ο φόρτος εργασίας της ΓΔ Α ΙΙΙ και τηρούνται οι προθεσμίες που ορίζει ο εσωτερικός κανονισμός. Η ΓΔ Α ΙΙΙ δικαιούται να αρνηθεί τη μετάφραση εγγράφου που δεν παρατίθεται στον κατάλογο.

---

(1)  Εσωτερικός κανονισμός της Επιτροπής, C(2000) 3614 (ΕΕ L 308 της 8.12.2000, σ. 26).

(2)  Στα σημειώματα αυτά καταγράφονται όλες οι αποφάσεις που ενέκρινε η Επιτροπή κατά τη συνεδρίαση («ανακεφαλαιωτικό σημείωμα» στην προφορική διαδικασία) ή κατά τη διάρκεια της ημέρας («ημερήσιο σημείωμα» για τις υπόλοιπες διαδικασίες).

(3)  Απόφαση του Πρωτοδικείου της 19ης Ιουλίου 1999, υπόθεση T-188/97, Rothmans International BV κατά Επιτροπής.

(4)  Ευρωπαϊκή Επιτροπή, Σημείωμα του Γενικού Γραμματέα υπόψη των Γενικών Διευθυντών και των Προϊσταμένων Υπηρεσιών, SEC(2003) 795, 10 Ιουλίου 2003.

(5)  Πρότυποι διαδικαστικοί κανόνες — Απόφαση 1999/468/ΕΚ του Συμβουλίου — Εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής (ΕΕ C 38 της 6.2.2001, σ. 3).

(6)  Ευρωπαϊκή Επιτροπή, Γενική Γραμματεία, Task Force Μέλλον της Ευρώπης και θεσμικά ζητήματα, Διευθυντής, Σημείωμα υπόψη κ. Madelin, Γενικού Διευθυντή της ΓΔ SANCO, 23 Ιουνίου 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242).

(7)  Οι είκοσι κατηγορίες της ανακοίνωσης του Μαΐου 2004 κάλυπταν το 64 % των μεταφράσεων το 2004 και το 72 % το 2005, έναντι 34 % το 2003. Οι κύριες κατηγορίες το 2005 είναι: νομοθετικές προτάσεις και αυτόνομες πράξεις (36 %), κρατικές ενισχύσεις και διαδικασίες ανταγωνισμού (10 %), ανακοινώσεις της Επιτροπής (7 %), διαδικασίες διαγωνισμού (6 %) και ιστοσελίδες (4 %).

(8)  Απόφαση 2004/338/ΕΚ, Ευρατόμ του Συμβουλίου, της 22ας Μαρτίου 2004, για την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου (ΕΕ L 106 της 15.4.2004, σ. 22).

(9)  Τα βασικά έγγραφα του Συμβουλίου είναι: σχέδια νομοθεσίας σε ορισμένα καθοριστικά στάδια· ημερήσιες διατάξεις του Συμβουλίου· σημειώματα στοιχείου «A» και προσθήκες τους· έγγραφα προς έγκριση ή συζήτηση από την ημερήσια διάταξη του Συμβουλίου· γνωμοδοτήσεις της νομικής υπηρεσίας· πρακτικά του Συμβουλίου· απαντήσεις του Συμβουλίου σε γραπτές και προφορικές ερωτήσεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου με συζήτηση· δηλώσεις της Προεδρίας εκ μέρους της Ένωσης· ανακοινωθέντα Τύπου για συνόδους του Συμβουλίου· τηλετυπήματα γραπτής διαδικασίας· εγχειρίδια προς χρήση από τις εθνικές υπηρεσίες των κρατών μελών· συμπεράσματα της Προεδρίας του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου.

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ

ΜΕΘΟΔΟΣ ΠΟΥ ΑΝΕΠΤΥΞΕ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΓΙΑ ΝΑ ΥΠΟΛΟΓΙΣΕΙ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ

| 1. | Το πλήρες κόστος («κόστος προ φόρων και συντάξεων»), όπως υπολογίστηκε από τους ελεγκτές, περιλαμβάνει κάθε άμεσο και έμμεσο κόστος που σχετίζεται με τη μεταφραστική δραστηριότητα. |
| --- | --- |

1.

Το πλήρες κόστος («κόστος προ φόρων και συντάξεων»), όπως υπολογίστηκε από τους ελεγκτές, περιλαμβάνει κάθε άμεσο και έμμεσο κόστος που σχετίζεται με τη μεταφραστική δραστηριότητα.

| 2. | Με την αφαίρεση του κοινοτικού φόρου που καταβάλλεται από τους εσωτερικούς μεταφραστές από το «κόστος προ φόρων και συντάξεων» και με την πρόσθεση των πλασματικών εργοδοτικών εισφορών για τους εσωτερικούς μεταφραστές (που ισούται με το διπλάσιο της εισφοράς του υπαλλήλου), λαμβάνεται το κόστος για τον κοινοτικό προϋπολογισμό («κόστος μετά τους φόρους και συντάξεις»). |
| --- | --- |

2.

Με την αφαίρεση του κοινοτικού φόρου που καταβάλλεται από τους εσωτερικούς μεταφραστές από το «κόστος προ φόρων και συντάξεων» και με την πρόσθεση των πλασματικών εργοδοτικών εισφορών για τους εσωτερικούς μεταφραστές (που ισούται με το διπλάσιο της εισφοράς του υπαλλήλου), λαμβάνεται το κόστος για τον κοινοτικό προϋπολογισμό («κόστος μετά τους φόρους και συντάξεις»).

| 3. | Το άμεσο κόστος είναι το κόστος του προσωπικού για δραστηριότητες που σχετίζονται με τη μετάφραση, οι οποίες εκτελούνται από μεταφραστές ή γραμματείς (μαζί με την προετοιμασία της μετάφρασης, αναθεώρηση και μορφοποίηση/σελιδοποίηση, αλλά χωρίς το χρόνο που αναλώνεται για καθήκοντα άλλα πλην της μετάφρασης). |
| --- | --- |

3.

Το άμεσο κόστος είναι το κόστος του προσωπικού για δραστηριότητες που σχετίζονται με τη μετάφραση, οι οποίες εκτελούνται από μεταφραστές ή γραμματείς (μαζί με την προετοιμασία της μετάφρασης, αναθεώρηση και μορφοποίηση/σελιδοποίηση, αλλά χωρίς το χρόνο που αναλώνεται για καθήκοντα άλλα πλην της μετάφρασης).

| 4. | Το έμμεσο κόστος περιλαμβάνει τους μισθούς και τα επιδόματα του προσωπικού που δεν εμπλέκεται άμεσα σε συγκεκριμένα μεταφραστικά καθήκοντα (ορολόγοι, ειδικοί σε μεθόδους εργασίας, προϊστάμενοι μονάδων, γλωσσικοί σύμβουλοι και ανώτερα στελέχη, μονάδα freelance και planning), καθώς και ποσοστό του χρόνου που αναλώνουν οι μεταφραστές σε δραστηριότητες πλην μετάφρασης ή αναθεώρησης, συν τα γενικά έξοδα, όπως ΤΠ, κτίρια και έπιπλα γραφείου, διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού, κ.λπ., που εν μέρει δεν τελούν υπό την άμεση διαχείριση των μεταφραστικών υπηρεσιών. Η κατάτμηση μεταξύ άμεσου και έμμεσου κόστους συμφωνήθηκε με τα όργανα. |
| --- | --- |

4.

Το έμμεσο κόστος περιλαμβάνει τους μισθούς και τα επιδόματα του προσωπικού που δεν εμπλέκεται άμεσα σε συγκεκριμένα μεταφραστικά καθήκοντα (ορολόγοι, ειδικοί σε μεθόδους εργασίας, προϊστάμενοι μονάδων, γλωσσικοί σύμβουλοι και ανώτερα στελέχη, μονάδα freelance και planning), καθώς και ποσοστό του χρόνου που αναλώνουν οι μεταφραστές σε δραστηριότητες πλην μετάφρασης ή αναθεώρησης, συν τα γενικά έξοδα, όπως ΤΠ, κτίρια και έπιπλα γραφείου, διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού, κ.λπ., που εν μέρει δεν τελούν υπό την άμεση διαχείριση των μεταφραστικών υπηρεσιών. Η κατάτμηση μεταξύ άμεσου και έμμεσου κόστους συμφωνήθηκε με τα όργανα.

| 5. | Για την εξαγωγή του κόστους προσωπικού χρησιμοποιήθηκαν τα εξής στοιχεία:






  — | το μέσο κόστος προσωπικού που έχει καθοριστεί από τη Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοίκησης της Επιτροπής για κάθε βαθμό. Το κόστος προσωπικού περιλάμβανε όλα τα στοιχεία μισθού και επιδομάτων. Η ελεγκτική ομάδα έλαβε υπόψη δύο διαφορετικά μέσα κόστη προσωπικού: πριν και μετά την αφαίρεση φόρων και την πρόσθεση συνταξιοδοτικών εισφορών (1), |
| --- | --- | --- |

5.

Για την εξαγωγή του κόστους προσωπικού χρησιμοποιήθηκαν τα εξής στοιχεία:

—

το μέσο κόστος προσωπικού που έχει καθοριστεί από τη Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοίκησης της Επιτροπής για κάθε βαθμό. Το κόστος προσωπικού περιλάμβανε όλα τα στοιχεία μισθού και επιδομάτων. Η ελεγκτική ομάδα έλαβε υπόψη δύο διαφορετικά μέσα κόστη προσωπικού: πριν και μετά την αφαίρεση φόρων και την πρόσθεση συνταξιοδοτικών εισφορών (1),

| — | τον ειδικό συνδυασμό βαθμών στη μεταφραστική υπηρεσία του κάθε οργάνου, |
| --- | --- |

—

τον ειδικό συνδυασμό βαθμών στη μεταφραστική υπηρεσία του κάθε οργάνου,

| — | το κτιριακό κόστος (5 854 ευρώ ανά υπάλληλο), που προσδιορίστηκε από εξωτερικό σύμβουλο σε συνεργασία με τα όργανα, |
| --- | --- |

—

το κτιριακό κόστος (5 854 ευρώ ανά υπάλληλο), που προσδιορίστηκε από εξωτερικό σύμβουλο σε συνεργασία με τα όργανα,

| — | το μέσο κόστος επεξεργασίας της μισθοδοσίας και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, σύμφωνα με κλίμακα κατανομής που καθορίστηκε από την DGT (για την Επιτροπή) ή από εξωτερικό σύμβουλο (για τα άλλα όργανα). |
| --- | --- |

—

το μέσο κόστος επεξεργασίας της μισθοδοσίας και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, σύμφωνα με κλίμακα κατανομής που καθορίστηκε από την DGT (για την Επιτροπή) ή από εξωτερικό σύμβουλο (για τα άλλα όργανα).

| 6. | Το ποσό για το κόστος ΤΠ προσδιορίστηκε υπό το φως της εκτέλεσης των ειδικών κονδυλίων του προϋπολογισμού του 2003 και του μέσου κόστους αγοράς και συντήρησης εξοπλισμού ΤΠ, όπως καθορίστηκε από τις υπηρεσίες ΤΠ και οικονομικών. |
| --- | --- |

6.

Το ποσό για το κόστος ΤΠ προσδιορίστηκε υπό το φως της εκτέλεσης των ειδικών κονδυλίων του προϋπολογισμού του 2003 και του μέσου κόστους αγοράς και συντήρησης εξοπλισμού ΤΠ, όπως καθορίστηκε από τις υπηρεσίες ΤΠ και οικονομικών.

| 7. | Δεδομένου ότι οι εσωτερικοί μεταφραστές διενεργούν ποιοτικό έλεγχο και αναθεώρηση των μεταφράσεων που πραγματοποιούν οι μεταφραστές freelance, ένα μέρος του χρόνου και του κόστους τους κατανεμήθηκε στην εξωτερική μετάφραση. |
| --- | --- |

7.

Δεδομένου ότι οι εσωτερικοί μεταφραστές διενεργούν ποιοτικό έλεγχο και αναθεώρηση των μεταφράσεων που πραγματοποιούν οι μεταφραστές freelance, ένα μέρος του χρόνου και του κόστους τους κατανεμήθηκε στην εξωτερική μετάφραση.

| 8. | Κατόπιν το κόστος μετάφρασης για τα τρία όργανα διαιρέθηκε με τον αριθμό των σελίδων που μεταφράστηκαν κάθε έτος ώστε να εξαχθεί το κόστος ανά σελίδα (βλέπε πίνακες 2, 3 και 4). Για την Επιτροπή και το Κοινοβούλιο χρησιμοποιήθηκε ο επίσημος αριθμός μεταφρασθεισών σελίδων, βάσει των στοιχείων της DGT και της ΓΔ VII, καθώς οι μέθοδοι μέτρησης σελίδων στα εν λόγω δύο όργανα οδηγούν σε συγκρίσιμα αποτελέσματα (βλέπε υποσημειώσεις 8 και 9 της έκθεσης). Καθώς τα επίσημα στοιχεία του Συμβουλίου για το 2003 βασίζονταν στον αριθμό των τυπωμένων σελίδων των εγγράφων και όχι στον αριθμό των χαρακτήρων προς μετάφραση, το Συνέδριο υπολόγισε το μέσο συντελεστή διόρθωσης σε δείγμα 100 εγγράφων (2). Πολλαπλασιάζοντας επί αυτόν το συντελεστή διόρθωσης τον επίσημο αριθμό τυπωμένων σελίδων που παρήγαγε η ΓΔ A III, προέκυψε ένα συγκρίσιμο στοιχείο για την παραγωγή. |
| --- | --- |

8.

Κατόπιν το κόστος μετάφρασης για τα τρία όργανα διαιρέθηκε με τον αριθμό των σελίδων που μεταφράστηκαν κάθε έτος ώστε να εξαχθεί το κόστος ανά σελίδα (βλέπε πίνακες 2, 3 και 4). Για την Επιτροπή και το Κοινοβούλιο χρησιμοποιήθηκε ο επίσημος αριθμός μεταφρασθεισών σελίδων, βάσει των στοιχείων της DGT και της ΓΔ VII, καθώς οι μέθοδοι μέτρησης σελίδων στα εν λόγω δύο όργανα οδηγούν σε συγκρίσιμα αποτελέσματα (βλέπε υποσημειώσεις 8 και 9 της έκθεσης). Καθώς τα επίσημα στοιχεία του Συμβουλίου για το 2003 βασίζονταν στον αριθμό των τυπωμένων σελίδων των εγγράφων και όχι στον αριθμό των χαρακτήρων προς μετάφραση, το Συνέδριο υπολόγισε το μέσο συντελεστή διόρθωσης σε δείγμα 100 εγγράφων (2). Πολλαπλασιάζοντας επί αυτόν το συντελεστή διόρθωσης τον επίσημο αριθμό τυπωμένων σελίδων που παρήγαγε η ΓΔ A III, προέκυψε ένα συγκρίσιμο στοιχείο για την παραγωγή.

| 9. | Το κόστος ανά σελίδα που υπολόγισε το Συνέδριο δεν είναι το πλήρες κόστος της πολυγλωσσίας, διότι δεν περιλαμβάνει το κόστος αναθεώρησης από τους γλωσσομαθείς νομικούς ούτε το κόστος δημοσίευσης εγγράφων στις 20 γλώσσες. Δεδομένου ότι κατά τη διάρκεια της νομοθετικής διαδικασίας μεταφράζονται πολλές διαδοχικές εκδοχές του ίδιου σχεδίου νομοθετικού κειμένου, το πραγματικό κόστος της εγκρινόμενης νομοθεσίας είναι πολλαπλάσιο του κόστους ανά σελίδα που αναφέρεται στον πίνακα 2 της παρούσας έκθεσης. Για παράδειγμα, μεταφράστηκαν 15 εκδοχές του Συντάγματος της Ευρώπης. |
| --- | --- |

9.

Το κόστος ανά σελίδα που υπολόγισε το Συνέδριο δεν είναι το πλήρες κόστος της πολυγλωσσίας, διότι δεν περιλαμβάνει το κόστος αναθεώρησης από τους γλωσσομαθείς νομικούς ούτε το κόστος δημοσίευσης εγγράφων στις 20 γλώσσες. Δεδομένου ότι κατά τη διάρκεια της νομοθετικής διαδικασίας μεταφράζονται πολλές διαδοχικές εκδοχές του ίδιου σχεδίου νομοθετικού κειμένου, το πραγματικό κόστος της εγκρινόμενης νομοθεσίας είναι πολλαπλάσιο του κόστους ανά σελίδα που αναφέρεται στον πίνακα 2 της παρούσας έκθεσης. Για παράδειγμα, μεταφράστηκαν 15 εκδοχές του Συντάγματος της Ευρώπης.

---

(1)  Οι συνταξιοδοτικές εισφορές που βαρύνουν την Επιτροπή εκτιμήθηκαν στο 16,5 % του ακαθάριστου μισθού ή στο διπλάσιο των εισφορών των υπαλλήλων.

(2)  Ο συντελεστής διόρθωσης που εφαρμόζεται στη μέτρηση σελίδων για κάθε έγγραφο του δείγματος, προκειμένου να καταστούν τα έγγραφα συγκρίσιμα με εκείνα των άλλων οργάνων ισούται με το λόγο μεταξύ, αφενός, του αριθμού χαρακτήρων (ή, στην περίπτωση που το έγγραφο είναι νέα εκδοχή ενός ήδη μεταφρασμένου, του αριθμού χαρακτήρων των τροποποιήσεων, προσαυξημένου κατά 50 %, κατά την πρακτική της DGT για τις εσωτερικές μεταφράσεις) χωρίς τα διαστήματα, διαιρούμενου διά 1 500, στρογγυλοποιημένου στη μονάδα και, αφετέρου, του αριθμού φυσικών σελίδων.

---

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ

| 1. | Αντιθέτως, στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, ο αριθμός γλωσσών εργασίας δεν είναι μειωμένος· κατά συνέπεια, γίνεται μετάφραση όλων των εγγράφων συνόδου και συνεδριάσεων των επίσημων οργάνων σε όλες τις γλώσσες εργασίας της Ένωσης. |
| --- | --- |

1.

Αντιθέτως, στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, ο αριθμός γλωσσών εργασίας δεν είναι μειωμένος· κατά συνέπεια, γίνεται μετάφραση όλων των εγγράφων συνόδου και συνεδριάσεων των επίσημων οργάνων σε όλες τις γλώσσες εργασίας της Ένωσης.

| 13 και 14. | Στο θέμα της μετάφρασης, το Κοινοβούλιο εφαρμόζει τον Κανονισμό του καθώς και τον «Κώδικα συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία» που εγκρίθηκε από το Προεδρείο και τέθηκε σε ισχύ την 1η Μαΐου.
  Αν και αληθεύει ότι ο κώδικας συμπεριφοράς δεν συνιστά καθαυτός σύστημα εξουσιοδότησης μεταφράσεων, ωστόσο ορίζει μια ιεραρχία οργάνων που δικαιούνται να ζητούν μεταφράσεις, ορίζει σειρά προτεραιοτήτων σχετικά με τις κατηγορίες εγγράφων προς μετάφραση, στο εσωτερικό και στο εξωτερικό του οργάνου στο πλαίσιο των διάφορων νομοθετικών διαδικασιών, καθώς και τη σειρά προτεραιότητας των ζητούμενων γλωσσών, προσδιορίζει τις προθεσμίες κατάθεσης αιτήσεων μετάφρασης και την έκταση των προς μετάφραση κειμένων. Ο κώδικας καθορίζει επίσης τις προϋποθέσεις για τη ρητή έγκριση αιτήσεων που προέρχονται από οντότητες που δεν περιλαμβάνονται στον κατάλογο των εγκεκριμένων χρηστών. Οι αιτήσεις αυτές παραπέμπονται στο Προεδρείο και η έγκριση δίνεται μόνο εάν το εν λόγω έγγραφο έχει ουσιαστική σημασία για την κοινοβουλευτική δραστηριότητα. |
| --- | --- |

13 και 14.

Στο θέμα της μετάφρασης, το Κοινοβούλιο εφαρμόζει τον Κανονισμό του καθώς και τον «Κώδικα συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία» που εγκρίθηκε από το Προεδρείο και τέθηκε σε ισχύ την 1η Μαΐου.

Αν και αληθεύει ότι ο κώδικας συμπεριφοράς δεν συνιστά καθαυτός σύστημα εξουσιοδότησης μεταφράσεων, ωστόσο ορίζει μια ιεραρχία οργάνων που δικαιούνται να ζητούν μεταφράσεις, ορίζει σειρά προτεραιοτήτων σχετικά με τις κατηγορίες εγγράφων προς μετάφραση, στο εσωτερικό και στο εξωτερικό του οργάνου στο πλαίσιο των διάφορων νομοθετικών διαδικασιών, καθώς και τη σειρά προτεραιότητας των ζητούμενων γλωσσών, προσδιορίζει τις προθεσμίες κατάθεσης αιτήσεων μετάφρασης και την έκταση των προς μετάφραση κειμένων. Ο κώδικας καθορίζει επίσης τις προϋποθέσεις για τη ρητή έγκριση αιτήσεων που προέρχονται από οντότητες που δεν περιλαμβάνονται στον κατάλογο των εγκεκριμένων χρηστών. Οι αιτήσεις αυτές παραπέμπονται στο Προεδρείο και η έγκριση δίνεται μόνο εάν το εν λόγω έγγραφο έχει ουσιαστική σημασία για την κοινοβουλευτική δραστηριότητα.

| 15 και 16. | Η πρόσβαση στο σύστημα δεν χορηγείται παρά με αίτηση υπεύθυνου μιας αιτούσας υπηρεσίας. Ωστόσο, στο πλαίσιο της αναμόρφωσης του συστήματος πληροφορικής GEPRO (έργο ITMS) θα γίνει εκ νέου έγκριση όλων των ισχυουσών προσβάσεων και, στο μέτρο του δυνατού, ο αριθμός τους θα μειωθεί με την ευκαιρία αυτή. Όσο για τον κίνδυνο στον οποίο αναφέρεται το Συνέδριο, κατά τη γνώμη του Κοινοβουλίου είναι ελάχιστος λόγω των περιορισμών που επιβάλλονται από τις προαναφερθείσες διατάξεις.
  Βλέπε επίσης την απάντηση στα σημεία 13 και 14 παραπάνω. |
| --- | --- |

15 και 16.

Η πρόσβαση στο σύστημα δεν χορηγείται παρά με αίτηση υπεύθυνου μιας αιτούσας υπηρεσίας. Ωστόσο, στο πλαίσιο της αναμόρφωσης του συστήματος πληροφορικής GEPRO (έργο ITMS) θα γίνει εκ νέου έγκριση όλων των ισχυουσών προσβάσεων και, στο μέτρο του δυνατού, ο αριθμός τους θα μειωθεί με την ευκαιρία αυτή. Όσο για τον κίνδυνο στον οποίο αναφέρεται το Συνέδριο, κατά τη γνώμη του Κοινοβουλίου είναι ελάχιστος λόγω των περιορισμών που επιβάλλονται από τις προαναφερθείσες διατάξεις.

Βλέπε επίσης την απάντηση στα σημεία 13 και 14 παραπάνω.

| 17. | Αν και όχι συχνά, συμβαίνει κάποτε η μονάδα προγραμματισμού να μειώσει τον αριθμό των ζητούμενων γλωσσών, είτε κατ' εφαρμογή των κανόνων σχετικά με τις γλωσσικές δέσμες είτε στο φως άλλων ειδικών παρεκκλίσεων τις οποίες δεν ήταν δυνατόν να λάβουν υπόψη οι αιτούσες υπηρεσίες.
  Περίπου στο 90 % των περιπτώσεων οι μεταφράσεις παραδίδονται πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Στις περιπτώσεις όπου αποδεικνύεται αδύνατη η τήρηση των προθεσμιών, οι μεταφράσεις δεν γίνονται παρά μόνον αν το κείμενο πρέπει να χρησιμεύσει ως βάση για την προσεχή φάση της διαδικασίας. |
| --- | --- |

17.

Αν και όχι συχνά, συμβαίνει κάποτε η μονάδα προγραμματισμού να μειώσει τον αριθμό των ζητούμενων γλωσσών, είτε κατ' εφαρμογή των κανόνων σχετικά με τις γλωσσικές δέσμες είτε στο φως άλλων ειδικών παρεκκλίσεων τις οποίες δεν ήταν δυνατόν να λάβουν υπόψη οι αιτούσες υπηρεσίες.

Περίπου στο 90 % των περιπτώσεων οι μεταφράσεις παραδίδονται πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Στις περιπτώσεις όπου αποδεικνύεται αδύνατη η τήρηση των προθεσμιών, οι μεταφράσεις δεν γίνονται παρά μόνον αν το κείμενο πρέπει να χρησιμεύσει ως βάση για την προσεχή φάση της διαδικασίας.

| 20. | Τον Απρίλιο του 2006, η κατάσταση είχε ως εξής: 238 μεταφραστές ΙΠΩ (ΙΠΩ = ισοδύναμο πλήρους ωραρίου), εκ των οποίων 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, καθώς και 5 προϊστάμενοι μονάδων (CS, LV, PL, SK, SL) και 1 εκτελών χρέη προϊσταμένου μονάδας (MT) είχαν τοποθετηθεί στη μετάφραση προς τις γλώσσες ΕΕ-10. |
| --- | --- |

20.

Τον Απρίλιο του 2006, η κατάσταση είχε ως εξής: 238 μεταφραστές ΙΠΩ (ΙΠΩ = ισοδύναμο πλήρους ωραρίου), εκ των οποίων 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, καθώς και 5 προϊστάμενοι μονάδων (CS, LV, PL, SK, SL) και 1 εκτελών χρέη προϊσταμένου μονάδας (MT) είχαν τοποθετηθεί στη μετάφραση προς τις γλώσσες ΕΕ-10.

| 23. | Στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, η μετάφραση προς τις νέες γλώσσες πραγματοποιήθηκε σχεδόν πάντοτε από μεταφραστές οι οποίοι είχαν ως μητρική γλώσσα τη γλώσσα προέλευσης.
  Το Κοινοβούλιο δεν περιορίζει τις γλώσσες εργασίας και δεν αναγνωρίζει "γλώσσες διαδικασίας" (βλέπε επίσης την απάντηση στο σημείο 1). |
| --- | --- |

23.

Στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, η μετάφραση προς τις νέες γλώσσες πραγματοποιήθηκε σχεδόν πάντοτε από μεταφραστές οι οποίοι είχαν ως μητρική γλώσσα τη γλώσσα προέλευσης.

Το Κοινοβούλιο δεν περιορίζει τις γλώσσες εργασίας και δεν αναγνωρίζει "γλώσσες διαδικασίας" (βλέπε επίσης την απάντηση στο σημείο 1).

| 26. | Το Κοινοβούλιο δεν χρησιμοποιεί την έννοια των «γλωσσών διαδικασίας» (βλέπε σημείο 23). |
| --- | --- |

26.

Το Κοινοβούλιο δεν χρησιμοποιεί την έννοια των «γλωσσών διαδικασίας» (βλέπε σημείο 23).

| 32 και 33. | Ο κώδικας συμπεριφοράς εισήγαγε την έννοια των «γλωσσικών δεσμών». Όπως υπογραμμίζει το Συνέδριο, τα έγγραφα που εξετάζονται από τις κοινοβουλευτικές επιτροπές δεν μεταφράζονται παρά μόνο στις γλώσσες των τακτικών και των αναπληρωματικών μελών κάθε επιτροπής. |
| --- | --- |

32 και 33.

Ο κώδικας συμπεριφοράς εισήγαγε την έννοια των «γλωσσικών δεσμών». Όπως υπογραμμίζει το Συνέδριο, τα έγγραφα που εξετάζονται από τις κοινοβουλευτικές επιτροπές δεν μεταφράζονται παρά μόνο στις γλώσσες των τακτικών και των αναπληρωματικών μελών κάθε επιτροπής.

| 36. | Κατά τη γνώμη του Κοινοβουλίου, οι προσεγγίσεις δεν χαρακτηρίζονται από έλλειψη συνοχής, δεδομένου ότι ανταποκρίνονται στις ειδικές ανάγκες κάθε θεσμικού οργάνου, ανάγκες οι οποίες διαφέρουν σε κάθε όργανο. |
| --- | --- |

36.

Κατά τη γνώμη του Κοινοβουλίου, οι προσεγγίσεις δεν χαρακτηρίζονται από έλλειψη συνοχής, δεδομένου ότι ανταποκρίνονται στις ειδικές ανάγκες κάθε θεσμικού οργάνου, ανάγκες οι οποίες διαφέρουν σε κάθε όργανο.

| 37. | Το Κοινοβούλιο θέλει να επισύρει την προσοχή του Συνεδρίου στο πρόγραμμα δράσης για την ποιότητα, που καταρτίστηκε από τη Διοργανική Επιτροπή Μετάφρασης και Διερμηνείας (CITI) κατόπιν αιτήσεως των Γενικών Γραμματέων των θεσμικών οργάνων, το οποίο πρόκειται προσεχώς να τεθεί σε εφαρμογή. Το εν λόγω πρόγραμμα δράσης προβλέπει 14 συγκεκριμένα μέτρα, ορισμένα εκ των οποίων είναι κοινά για τη μετάφραση και τη διερμηνεία, σε τομείς όπως οι ανθρώπινοι πόροι, η τεχνική και γλωσσική ποιότητα των πρωτοτύπων και των μεταφράσεων, η τεκμηρίωση, η ορολογία και τα εργαλεία. Προβλέπεται να ορισθεί σε κάθε εμπλεκόμενη υπηρεσία ένας μόνιμος υπάλληλος υπεύθυνος για την ποιότητα. |
| --- | --- |

37.

Το Κοινοβούλιο θέλει να επισύρει την προσοχή του Συνεδρίου στο πρόγραμμα δράσης για την ποιότητα, που καταρτίστηκε από τη Διοργανική Επιτροπή Μετάφρασης και Διερμηνείας (CITI) κατόπιν αιτήσεως των Γενικών Γραμματέων των θεσμικών οργάνων, το οποίο πρόκειται προσεχώς να τεθεί σε εφαρμογή. Το εν λόγω πρόγραμμα δράσης προβλέπει 14 συγκεκριμένα μέτρα, ορισμένα εκ των οποίων είναι κοινά για τη μετάφραση και τη διερμηνεία, σε τομείς όπως οι ανθρώπινοι πόροι, η τεχνική και γλωσσική ποιότητα των πρωτοτύπων και των μεταφράσεων, η τεκμηρίωση, η ορολογία και τα εργαλεία. Προβλέπεται να ορισθεί σε κάθε εμπλεκόμενη υπηρεσία ένας μόνιμος υπάλληλος υπεύθυνος για την ποιότητα.

| 39. | Επιβάλλεται να σημειωθεί ότι στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο οι έλεγχοι αφορούν συστηματικά όλες τις τυπολογίες λαθών, συμπεριλαμβανομένων των σφαλμάτων κατά τη χρήση της ακριβούς ορολογίας. |
| --- | --- |

39.

Επιβάλλεται να σημειωθεί ότι στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο οι έλεγχοι αφορούν συστηματικά όλες τις τυπολογίες λαθών, συμπεριλαμβανομένων των σφαλμάτων κατά τη χρήση της ακριβούς ορολογίας.

| 40. | Παρόλο που δεν έχει δημιουργηθεί ένα ειδικό εργαλείο για τη μέτρηση του βαθμού ικανοποίησης των χρηστών, ωστόσο υπάρχει διαδικασία επισήμανσης παραπόνων, που συνοδεύεται από ειδικό έντυπο. Πρέπει να προστεθεί ότι στα θεσμικά όργανα της ΕΕ οι «πελάτες», και ιδίως οι βουλευτές, βρίσκονται αρκετά κοντά τη Γενική Γραμματεία και έτσι μπορούν να εκδηλώνουν την ενδεχόμενη δυσαρέσκειά τους ανά πάσα στιγμή και χωρίς ιδιαίτερη διαδικασία. |
| --- | --- |

40.

Παρόλο που δεν έχει δημιουργηθεί ένα ειδικό εργαλείο για τη μέτρηση του βαθμού ικανοποίησης των χρηστών, ωστόσο υπάρχει διαδικασία επισήμανσης παραπόνων, που συνοδεύεται από ειδικό έντυπο. Πρέπει να προστεθεί ότι στα θεσμικά όργανα της ΕΕ οι «πελάτες», και ιδίως οι βουλευτές, βρίσκονται αρκετά κοντά τη Γενική Γραμματεία και έτσι μπορούν να εκδηλώνουν την ενδεχόμενη δυσαρέσκειά τους ανά πάσα στιγμή και χωρίς ιδιαίτερη διαδικασία.

| 47. | Πράγματι, το ισχύον σύστημα διαχείρισης δεν επιτρέπει να εξασφαλισθεί η εφαρμογή αυτής της διάταξης του Κώδικα συμπεριφοράς. Ωστόσο, το έργο ITMS, που βρίσκεται αυτή τη στιγμή υπό ανάπτυξη, θα περιλαμβάνει ένα πρότυπο τιμολόγησης για το σκοπό αυτό. |
| --- | --- |

47.

Πράγματι, το ισχύον σύστημα διαχείρισης δεν επιτρέπει να εξασφαλισθεί η εφαρμογή αυτής της διάταξης του Κώδικα συμπεριφοράς. Ωστόσο, το έργο ITMS, που βρίσκεται αυτή τη στιγμή υπό ανάπτυξη, θα περιλαμβάνει ένα πρότυπο τιμολόγησης για το σκοπό αυτό.

| 52. | Είναι ιδιαίτερα σημαντικό, όπως υπογραμμίζει το Συνέδριο, να μη διαχωρίζονται οι παράγοντες της ποιότητας, των προθεσμιών και της φύσης των εγγράφων από τον δείκτη της τιμής, ο οποίος μόνος του δεν αντανακλά την πραγματικότητα των μεταφράσεων. |
| --- | --- |

52.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό, όπως υπογραμμίζει το Συνέδριο, να μη διαχωρίζονται οι παράγοντες της ποιότητας, των προθεσμιών και της φύσης των εγγράφων από τον δείκτη της τιμής, ο οποίος μόνος του δεν αντανακλά την πραγματικότητα των μεταφράσεων.

| 53. | Οι μεταφραστικές υπηρεσίες και η Μονάδα Προγραμματισμού του ΕΚ έχουν αρχίσει τη συγκρότηση στατιστικών στοιχείων που καλύπτουν τρία από τα μνημονευόμενα σημεία, δηλαδή:






  α) | το συνολικό αριθμό αιτήσεων· |
| --- | --- | --- |

53.

Οι μεταφραστικές υπηρεσίες και η Μονάδα Προγραμματισμού του ΕΚ έχουν αρχίσει τη συγκρότηση στατιστικών στοιχείων που καλύπτουν τρία από τα μνημονευόμενα σημεία, δηλαδή:

α)

το συνολικό αριθμό αιτήσεων·

| γ) | τη μη τήρηση των προθεσμιών κατάθεσης (= παραβιάσεις του κώδικα συμπεριφοράς)· |
| --- | --- |

γ)

τη μη τήρηση των προθεσμιών κατάθεσης (= παραβιάσεις του κώδικα συμπεριφοράς)·

| δ) | τον αριθμό των σελίδων που μεταφράζονται ανά αιτούσα υπηρεσία/γλωσσικό συνδυασμό. |
| --- | --- |

δ)

τον αριθμό των σελίδων που μεταφράζονται ανά αιτούσα υπηρεσία/γλωσσικό συνδυασμό.

Τα στατιστικά αυτά στοιχεία έχουν στόχο να παράσχουν δείκτες απόδοσης, έτσι ώστε η διοίκηση να μπορέσει να λάβει τα απαραίτητα μέτρα.

| 56. | Ένας τέτοιος προγραμματισμός είναι απαραίτητος αλλά, από τη φύση τους, ορισμένες πτυχές των εργασιών ενός πολιτικού θεσμικού οργάνου πρόκειται να παραμείνουν πάντοτε απρόβλεπτες. |
| --- | --- |

56.

Ένας τέτοιος προγραμματισμός είναι απαραίτητος αλλά, από τη φύση τους, ορισμένες πτυχές των εργασιών ενός πολιτικού θεσμικού οργάνου πρόκειται να παραμείνουν πάντοτε απρόβλεπτες.

| 66. | Το Κοινοβούλιο έχει δρομολογήσει προκαταρκτική μελέτη για ένα νέο σύστημα διαχείρισης (T-Flow). Το σύστημα αυτό, το οποίο θα επιτρέψει να απαντηθούν τα σημεία που θίγονται από το Συνέδριο, βρίσκεται αυτή τη στιγμή υπό φάση ανάπτυξης και θα είναι λειτουργικό το φθινόπωρο του 2006. |
| --- | --- |

66.

Το Κοινοβούλιο έχει δρομολογήσει προκαταρκτική μελέτη για ένα νέο σύστημα διαχείρισης (T-Flow). Το σύστημα αυτό, το οποίο θα επιτρέψει να απαντηθούν τα σημεία που θίγονται από το Συνέδριο, βρίσκεται αυτή τη στιγμή υπό φάση ανάπτυξης και θα είναι λειτουργικό το φθινόπωρο του 2006.

| 67. | Το ζήτημα του διασκορπισμού των εγγράφων για το οποίο κάνει λόγο το Συνέδριο μελετάται αυτή τη στιγμή από τις αρμόδιες υπηρεσίες πληροφορικής. Αντιθέτως, οι μεταφραστικές μονάδες διαθέτουν συλλογή των μεταφρασμένων κειμένων, η οποία τους επιτρέπει να πραγματοποιούν αναζητήσεις ήδη μεταφρασμένων κειμένων. |
| --- | --- |

67.

Το ζήτημα του διασκορπισμού των εγγράφων για το οποίο κάνει λόγο το Συνέδριο μελετάται αυτή τη στιγμή από τις αρμόδιες υπηρεσίες πληροφορικής. Αντιθέτως, οι μεταφραστικές μονάδες διαθέτουν συλλογή των μεταφρασμένων κειμένων, η οποία τους επιτρέπει να πραγματοποιούν αναζητήσεις ήδη μεταφρασμένων κειμένων.

| 69. | Η αναλογία είναι 1 προς 2 για τις γλώσσες EΕ-15. Για τις γλώσσες EΕ-10 ο λόγος γραμματέων/μεταφραστών είναι αυτή τη στιγμή περίπου 0,7 προς 2 και δεν προβλέπεται να υπερβεί το 0,8 προς 2. |
| --- | --- |

69.

Η αναλογία είναι 1 προς 2 για τις γλώσσες EΕ-15. Για τις γλώσσες EΕ-10 ο λόγος γραμματέων/μεταφραστών είναι αυτή τη στιγμή περίπου 0,7 προς 2 και δεν προβλέπεται να υπερβεί το 0,8 προς 2.

| 70. | Είναι αληθές ότι η χρήση της πληροφορικής δεν καταμερίζεται ακόμη ομοιόμορφα, ενώ οι μέθοδοι εργασίας ορισμένες φορές διαφέρουν. Τούτο οφείλεται κατά κύριο λόγο στις μεγάλες διαφορές ηλικίας του προσωπικού. Ωστόσο, χάρη στην αυξημένη πείρα των αρχαιότερων μεταφραστών, η κατά κεφαλή παραγωγικότητα είναι ουσιαστικά η ίδια. Το Προεδρείο του ΕΚ, έχοντας ως γνώμονα την καλύτερη χρήση των νέων τεχνολογιών, ανέθεσε στο Γενικό Γραμματέα να του παρουσιάσει έκθεση σχετικά με το θέμα αυτό, με την εκπόνηση της οποίας ασχολούνται αυτή τη στιγμή οι υπηρεσίες του Κοινοβουλίου. |
| --- | --- |

70.

Είναι αληθές ότι η χρήση της πληροφορικής δεν καταμερίζεται ακόμη ομοιόμορφα, ενώ οι μέθοδοι εργασίας ορισμένες φορές διαφέρουν. Τούτο οφείλεται κατά κύριο λόγο στις μεγάλες διαφορές ηλικίας του προσωπικού. Ωστόσο, χάρη στην αυξημένη πείρα των αρχαιότερων μεταφραστών, η κατά κεφαλή παραγωγικότητα είναι ουσιαστικά η ίδια. Το Προεδρείο του ΕΚ, έχοντας ως γνώμονα την καλύτερη χρήση των νέων τεχνολογιών, ανέθεσε στο Γενικό Γραμματέα να του παρουσιάσει έκθεση σχετικά με το θέμα αυτό, με την εκπόνηση της οποίας ασχολούνται αυτή τη στιγμή οι υπηρεσίες του Κοινοβουλίου.

| 73. | Επιβάλλεται να δοθούν ορισμένες διευκρινίσεις σχετικά με την παρατήρηση για τη χρησιμοποίηση της εσωτερικής δυναμικότητας του τμήματος γαλλικής μετάφρασης. Η εν λόγω δυναμικότητα δεν υποχρησιμοποιήθηκε, αλλά χρησιμοποιήθηκε για άλλα επικουρικά έργα. Το τμήμα γαλλικής μετάφρασης διέθεσε δυνάμεις ιδίως στην εγκατάσταση και διαχείριση δύο νέων τμημάτων, του πολωνικού και του λιθουανικού, και σε γλωσσικά μαθήματα για τη μετάφραση από γλώσσες ΕΕ-10. Εκτός αυτού, μια άλλη επικουρική εργασία ήταν η εξασφάλιση ενδιάμεσου κόμβου για τη μετάφραση προς άλλες γλώσσες, καθώς και η μεταγραφή και αναθεώρηση των πλήρων πρακτικών (CRE) των συνόδων ολομελείας, καθώς και του «οικονομικού και νομισματικού διαλόγου». |
| --- | --- |

73.

Επιβάλλεται να δοθούν ορισμένες διευκρινίσεις σχετικά με την παρατήρηση για τη χρησιμοποίηση της εσωτερικής δυναμικότητας του τμήματος γαλλικής μετάφρασης. Η εν λόγω δυναμικότητα δεν υποχρησιμοποιήθηκε, αλλά χρησιμοποιήθηκε για άλλα επικουρικά έργα. Το τμήμα γαλλικής μετάφρασης διέθεσε δυνάμεις ιδίως στην εγκατάσταση και διαχείριση δύο νέων τμημάτων, του πολωνικού και του λιθουανικού, και σε γλωσσικά μαθήματα για τη μετάφραση από γλώσσες ΕΕ-10. Εκτός αυτού, μια άλλη επικουρική εργασία ήταν η εξασφάλιση ενδιάμεσου κόμβου για τη μετάφραση προς άλλες γλώσσες, καθώς και η μεταγραφή και αναθεώρηση των πλήρων πρακτικών (CRE) των συνόδων ολομελείας, καθώς και του «οικονομικού και νομισματικού διαλόγου».

| 74. | Η παρατήρηση αυτή χρειάζεται διευκρινίσεις, διότι, όπως διαπιστώνει το Συνέδριο, η εξωτερική ανάθεση μεταφράσεων, με εξαίρεση τα CRE, διακόπηκε κατά την εν λόγω περίοδο.
  Όσον αφορά τη σταθερότητα του ποσοστού εξωτερικής ανάθεσης, η αντίφαση με τη μείωση του συνολικού φόρτου εργασίας είναι μόνο φαινομενική. Ο λόγος για τον οποίο το μέσο ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης έμεινε σχεδόν αμετάβλητο παρά τη μείωση του φόρτου εργασίας, είναι η έντονη συγκέντρωση του φόρτου εργασίας κατά το πρώτο τμήμα του έτους, κάτι που προκάλεσε περισσότερη εξωτερική ανάθεση κατά την περίοδο αυτή. |
| --- | --- |

74.

Η παρατήρηση αυτή χρειάζεται διευκρινίσεις, διότι, όπως διαπιστώνει το Συνέδριο, η εξωτερική ανάθεση μεταφράσεων, με εξαίρεση τα CRE, διακόπηκε κατά την εν λόγω περίοδο.

Όσον αφορά τη σταθερότητα του ποσοστού εξωτερικής ανάθεσης, η αντίφαση με τη μείωση του συνολικού φόρτου εργασίας είναι μόνο φαινομενική. Ο λόγος για τον οποίο το μέσο ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης έμεινε σχεδόν αμετάβλητο παρά τη μείωση του φόρτου εργασίας, είναι η έντονη συγκέντρωση του φόρτου εργασίας κατά το πρώτο τμήμα του έτους, κάτι που προκάλεσε περισσότερη εξωτερική ανάθεση κατά την περίοδο αυτή.

| 83. | Το Κοινοβούλιο δεν είναι σε θέση να επιβεβαιώσει το συμπέρασμα του Συνεδρίου σχετικά με χαμηλότερη παραγωγικότητα των δύο μονάδων που αναφέρονται, λόγω της διαφοράς περιεχομένου και φύσης ορισμένων από τις εργασίες τους σε σύγκριση με τις εργασίες των άλλων μονάδων, διαφορά η οποία καταναλώνει ανθρώπινους πόρους. Το γεγονός ότι η αγγλική και η γαλλική μονάδα παράγουν εσωτερικά λιγότερες μεταφραζόμενες σελίδες από ό,τι ο μέσος όρος εξηγείται από το ρόλο τους ως γλωσσών-αξόνων για τη μετάφραση από γλώσσες που χρησιμοποιούνται λιγότερο στο πρωτότυπο, από τον περισσότερο αυξημένο όγκο των πρωτοτύπων που πρέπει να αναθεωρηθούν και να μορφοποιηθούν, από το σημαντικότερο όγκο πλήρων πρακτικών που πρέπει να μεταγραφούν και να αναθεωρηθούν, καθώς και από τη διαχείριση ορισμένων νέων μονάδων και την επαγγελματική κατάρτιση στις γλώσσες EΕ-10. Εκτός αυτού, από το φθινόπωρο του 2005, η αγγλική μονάδα μοιράζεται με την Υπηρεσία Κατάθεσης Εγγράφων τη συστηματική επαλήθευση των πρωτοτύπων κειμένων.
  Βλέπε επίσης την απάντηση που δίνεται στην παράγραφο 73. |
| --- | --- |

83.

Το Κοινοβούλιο δεν είναι σε θέση να επιβεβαιώσει το συμπέρασμα του Συνεδρίου σχετικά με χαμηλότερη παραγωγικότητα των δύο μονάδων που αναφέρονται, λόγω της διαφοράς περιεχομένου και φύσης ορισμένων από τις εργασίες τους σε σύγκριση με τις εργασίες των άλλων μονάδων, διαφορά η οποία καταναλώνει ανθρώπινους πόρους. Το γεγονός ότι η αγγλική και η γαλλική μονάδα παράγουν εσωτερικά λιγότερες μεταφραζόμενες σελίδες από ό,τι ο μέσος όρος εξηγείται από το ρόλο τους ως γλωσσών-αξόνων για τη μετάφραση από γλώσσες που χρησιμοποιούνται λιγότερο στο πρωτότυπο, από τον περισσότερο αυξημένο όγκο των πρωτοτύπων που πρέπει να αναθεωρηθούν και να μορφοποιηθούν, από το σημαντικότερο όγκο πλήρων πρακτικών που πρέπει να μεταγραφούν και να αναθεωρηθούν, καθώς και από τη διαχείριση ορισμένων νέων μονάδων και την επαγγελματική κατάρτιση στις γλώσσες EΕ-10. Εκτός αυτού, από το φθινόπωρο του 2005, η αγγλική μονάδα μοιράζεται με την Υπηρεσία Κατάθεσης Εγγράφων τη συστηματική επαλήθευση των πρωτοτύπων κειμένων.

Βλέπε επίσης την απάντηση που δίνεται στην παράγραφο 73.

| 95. | Σε περίπτωση υπερβολικού φόρτου εργασίας στις γλωσσικές μονάδες, η Μονάδα Προγραμματισμού διερευνά κατά πρώτο λόγο την οδό της κατανομής του φόρτου εργασίας, φυσικά συναρτήσει των γλωσσικών συνδυασμών και της διαθεσιμότητας στα άλλα θεσμικά όργανα.
  Ο αποκλεισμός των γλωσσών EΕ-10 δεν είναι παρά προσωρινός. Στο μέλλον, όταν οι μονάδες EΕ-10 συμπληρώσουν το δυναμικό τους, θα συμμετέχουν στην ίδια βάση με τις γλώσσες EΕ-15.
  Σε γενικές γραμμές, επιβάλλεται να υπογραμμισθεί ότι η κατανομή του φόρτου εργασίας εισήλθε σε φάση ενεργητικής συνεργασίας μεταξύ των μονάδων προγραμματισμού των θεσμικών οργάνων μόνο τον Ιανουάριο του 2006. Από τα στατιστικά στοιχεία για το πρώτο τρίμηνο του 2006 προκύπτει σημαντική αύξηση του ανταλλασσόμενου όγκου. |
| --- | --- |

95.

Σε περίπτωση υπερβολικού φόρτου εργασίας στις γλωσσικές μονάδες, η Μονάδα Προγραμματισμού διερευνά κατά πρώτο λόγο την οδό της κατανομής του φόρτου εργασίας, φυσικά συναρτήσει των γλωσσικών συνδυασμών και της διαθεσιμότητας στα άλλα θεσμικά όργανα.

Ο αποκλεισμός των γλωσσών EΕ-10 δεν είναι παρά προσωρινός. Στο μέλλον, όταν οι μονάδες EΕ-10 συμπληρώσουν το δυναμικό τους, θα συμμετέχουν στην ίδια βάση με τις γλώσσες EΕ-15.

Σε γενικές γραμμές, επιβάλλεται να υπογραμμισθεί ότι η κατανομή του φόρτου εργασίας εισήλθε σε φάση ενεργητικής συνεργασίας μεταξύ των μονάδων προγραμματισμού των θεσμικών οργάνων μόνο τον Ιανουάριο του 2006. Από τα στατιστικά στοιχεία για το πρώτο τρίμηνο του 2006 προκύπτει σημαντική αύξηση του ανταλλασσόμενου όγκου.

| 96 έως 109. | Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο λαμβάνει υπόψη το σύνολο των συστάσεων του Συνεδρίου και δεν θα παραλείψει να δώσει τη δέουσα συνέχεια. Ειδικότερα, αναθεώρηση του κώδικα συμπεριφοράς έχει δρομολογηθεί από ειδική ομάδα εργασίας. Επίσης υπό εξέλιξη βρίσκονται εργασίες στον τομέα της πληροφορικής οι οποίες αφορούν ορισμένα από τα θέματα που θίγονται από το Συνέδριο. |
| --- | --- |

96 έως 109.

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο λαμβάνει υπόψη το σύνολο των συστάσεων του Συνεδρίου και δεν θα παραλείψει να δώσει τη δέουσα συνέχεια. Ειδικότερα, αναθεώρηση του κώδικα συμπεριφοράς έχει δρομολογηθεί από ειδική ομάδα εργασίας. Επίσης υπό εξέλιξη βρίσκονται εργασίες στον τομέα της πληροφορικής οι οποίες αφορούν ορισμένα από τα θέματα που θίγονται από το Συνέδριο.

---

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου (ΓΓΣ) εκφράζει την ικανοποίησή της για τον πρώτο λογιστικό έλεγχο στις μεταφραστικές δαπάνες σε μερικά από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ και αναγνωρίζει τη χρησιμότητά του. Επισημαίνει ότι, σε κάποιες πτυχές του γλωσσικού τμήματος που δέχθηκαν κριτική κατά το λογιστικό έλεγχο, έχουν ήδη επέλθει αλλαγές ή εξετάζονται ενεργώς.

Η ΓΓΣ ωστόσο θα επιθυμούσε να τονίσει ότι, αντιμέτωπη με τη μείζονα πρόκληση της διεύρυνσης, καθιέρωσε για τη συνολική δομή της μια ελεγχόμενη προσέγγιση, η οποία επικυρώθηκε στο υψηλότερο πολιτικό επίπεδο το 2002, και η οποία επέτρεψε να περιοριστεί ο δημοσιονομικός αντίκτυπος της διεύρυνσης επί των διοικητικών εξόδων της.

Ειδικότερα, στον τομέα της μετάφρασης, ενώ μια προβολή των προσεγγίσεων που ακολουθήθηκαν για τις προηγούμενες διευρύνσεις θα είχε οδηγήσει σε αύξηση του προσωπικού στο γλωσσικό τμήμα κατά περίπου 765 νέους υπαλλήλους, η ελεγχόμενη προσέγγιση που αναφέρθηκε ανωτέρω θα εξασφαλίσει δραστική μείωση των συνολικών αριθμών όταν αυτά τα μέτρα καταστούν πλήρως λειτουργικά. Κατά τη λήξη της τρέχουσας περιόδου προσαρμογής, η ΓΓΣ θα έχει λιγότερους μεταφραστές (551) για μια Ένωση που αποτελείται από 25 κράτη μέλη απ' όσους είχε για μια Ένωση 15 κρατών μελών (578).

Το αποτέλεσμα αυτό κατέστη δυνατό μεταξύ άλλων με τον περιορισμό της μετάφρασης στα έγγραφα που κρίνονται απαραίτητα για την πολιτική και νομοθετική διαδικασία (τα λεγόμενα «βασικά έγγραφα»), με την εφαρμογή ενός εκ βάθρων εξορθολογισμού των μεταφραστικών υπηρεσιών και με την έκδοση οδηγιών για τη σύνταξη, το περιεχόμενο, την καταγραφή και την έκταση των εγγράφων του Συμβουλίου. Με αυτό τον τρόπο, η ΓΓΣ έχει ανοίξει το δρόμο για να ακολουθήσουν και άλλα όργανα.

Η ΓΓΣ αναγνωρίζει ότι, συνεπεία της προσέγγισης αυτής, αντιμετωπίζει τώρα πρόβλημα υπερστελέχωσης στις γλωσσικές μονάδες της ΕΕ των 15, αλλά τονίζει ότι η κατάσταση αυτή έχει μεταβατικό και όχι διαρθρωτικό χαρακτήρα και πρέπει να αξιολογηθεί από δυναμική άποψη, η οποία να λαμβάνει δεόντως υπόψη τα αναμφισβήτητα μεσο-μακροπρόθεσμα οφέλη που θα προκύψουν όσον αφορά τον έλεγχο των διοικητικών δαπανών.

Η ΓΓΣ επίσης επισημαίνει ότι, ως τελευταίος κρίκος στη νομοθετική αλυσίδα πριν από την έγκριση και τη δημοσίευση της νομοθεσίας σε 20 γλώσσες, το Συμβούλιο, μαζί με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο όσον αφορά τις συναποφάσεις, πρέπει να εξασφαλίζει ότι η νομοθεσία που θεσπίζει είναι της υψηλότερης ποιότητας, όπως επανειλημμένα ζήτησαν τα κράτη μέλη. Αυτό ισχύει και για τα πολιτικά κείμενα του Συμβουλίου.

Η διαδικασία ποιοτικού ελέγχου που απαιτείται για να εξασφαλισθεί τέτοια ποιότητα και συνοχή προκαλεί φυσικά πρόσθετες δαπάνες. Αντίθετα με άλλα όργανα, τα οποία μπορούν να προσφύγουν ευρέως στις υπηρεσίες ιδιωτικών γραφείων για ορισμένα έγγραφα προκειμένου να μειωθούν οι δαπάνες, η οδός αυτή δεν είναι ανοικτή στη ΓΓΣ, εφόσον η εσωτερική μετάφραση είναι ο καλύτερος και οικονομικώς πιο αποδοτικός τρόπος για να εξασφαλιστεί τέτοια ποιότητα. Η ανάγκη για υψηλής ποιότητας κείμενα προς δημοσίευση ασκεί, φυσικά, σημαντική επίδραση στο κόστος μετάφρασης στο Συμβούλιο.

Η ΓΓΣ ωστόσο αντιμετωπίζει αυτό το πρόβλημα υπερστελέχωσης κατά τρόπο δυναμικό και μέσα από ένα μείγμα πολιτικής που αντιμετωπίζει ταυτόχρονα όλες τις πτυχές του προβλήματος. Πέραν του ότι οι μεταφραστές ή οι γραμματείς που έφυγαν από τις εννέα γλωσσικές μονάδες της ΕΕ των 15 (εκτός από τα αγγλικά και γαλλικά) μετά το 2002 δεν έχουν αντικατασταθεί, το προσωπικό του μεταφραστικού τμήματος ενθαρρύνεται ενεργά να υποβάλει αίτηση για κενές θέσεις σε άλλες Διευθύνσεις και Γενικές Διευθύνσεις. Οργανώνεται ειδικό πρόγραμμα ανακατανομής, που περιλαμβάνει εντοπισμό κατάλληλων θέσεων, κατάρτιση για νέα καθήκοντα και κίνητρα για αλλαγή.

Επιπλέον, η ΓΓΣ συμμετέχει ενεργά στο διοργανικό πρόγραμμα «εξισορρόπηση του φόρτου εργασίας» με καθαρή συνεισφορά και επίσης εξετάζει τη διοργανική κινητικότητα και άλλα πιθανά μέτρα που προβλέπονται στον κανονισμό προσωπικού.

Η ΓΓΣ επομένως είναι πεπεισμένη ότι θα θεραπεύσει επιτυχώς τις αδυναμίες που επισημαίνονται στην έκθεση, και ιδίως όσες είναι μεταβατικής φύσεως, και ότι θα εκπληρώσει αποτελεσματικά την αποστολή της εντός των ορίων που τίθενται για τη λειτουργία της.

ΣΧΟΛΙΑ ΓΙΑ ΤΑ ΕΥΡΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

ΣΥΝΟΨΗ

| ΙΙΙ. | Αν και η ΓΓΣ δεν διαθέτει γραπτές μεταφραστικές οδηγίες, η Μονάδα Συντονισμού και Παραγωγής (Κεντρικός Συντονισμός) εξασφαλίζει ελεγχόμενη παραγωγή μεταφράσεων. |
| --- | --- |

ΙΙΙ.

Αν και η ΓΓΣ δεν διαθέτει γραπτές μεταφραστικές οδηγίες, η Μονάδα Συντονισμού και Παραγωγής (Κεντρικός Συντονισμός) εξασφαλίζει ελεγχόμενη παραγωγή μεταφράσεων.

| IV. | Τα προβλήματα που προέκυψαν το 2004 για την ΕΕ των δέκα γλωσσών είχαν να κάνουν με τις δυσκολίες κατά την πρόσληψη προσωπικού (βλέπε σχόλια στο σημείο 19 κατωτέρω). Η ποιότητα και η έγκαιρη παράδοση της μετάφρασης βελτιώθηκε σημαντικά το 2005. Το 2006, αυτή η βελτίωση φαίνεται από τη μείωση των αιτημάτων μετάφρασης προς ιδιωτικά γραφεία. |
| --- | --- |

IV.

Τα προβλήματα που προέκυψαν το 2004 για την ΕΕ των δέκα γλωσσών είχαν να κάνουν με τις δυσκολίες κατά την πρόσληψη προσωπικού (βλέπε σχόλια στο σημείο 19 κατωτέρω). Η ποιότητα και η έγκαιρη παράδοση της μετάφρασης βελτιώθηκε σημαντικά το 2005. Το 2006, αυτή η βελτίωση φαίνεται από τη μείωση των αιτημάτων μετάφρασης προς ιδιωτικά γραφεία.

| Β. | Από το δεύτερο εξάμηνο του 2005, ο επικεφαλής του Κεντρικού Συντονισμού ανέλαβε στενές επαφές με τις μόνιμες αντιπροσωπείες, ειδικά από την ΕΕ-10, με σκοπό:






  α) | να του αναφέρουν αν είναι ικανοποιημένοι από:






  — | την ποιότητα των μεταφράσεων, |
| --- | --- | --- | --- |

Β.

Από το δεύτερο εξάμηνο του 2005, ο επικεφαλής του Κεντρικού Συντονισμού ανέλαβε στενές επαφές με τις μόνιμες αντιπροσωπείες, ειδικά από την ΕΕ-10, με σκοπό:

α)

να του αναφέρουν αν είναι ικανοποιημένοι από:

—

την ποιότητα των μεταφράσεων,

| — | το ποσό των μεταφρασμένων εγγράφων, |
| --- | --- |

—

το ποσό των μεταφρασμένων εγγράφων,

| — | τη διαθεσιμότητα των εγγράφων αυτών στις συνεδριάσεις, |
| --- | --- |

—

τη διαθεσιμότητα των εγγράφων αυτών στις συνεδριάσεις,

| — | τις σχέσεις μεταξύ της Μονάδας Συντονισμού και Παραγωγής και των μεταφραστικών ομάδων, αφενός, και, αφετέρου, των μόνιμων αντιπροσωπειών και των εθνικών αρχών. |
| --- | --- |

—

τις σχέσεις μεταξύ της Μονάδας Συντονισμού και Παραγωγής και των μεταφραστικών ομάδων, αφενός, και, αφετέρου, των μόνιμων αντιπροσωπειών και των εθνικών αρχών.

| β) | την ανταλλαγή πληροφοριών για:






  — | τη λειτουργία του Συμβουλίου, δηλαδή το κύκλωμα των εγγράφων, |
| --- | --- | --- |

β)

την ανταλλαγή πληροφοριών για:

—

τη λειτουργία του Συμβουλίου, δηλαδή το κύκλωμα των εγγράφων,

| — | τη κατάσταση των μεταφραστικών ομάδων, ιδιαίτερα από άποψη προσωπικού, |
| --- | --- |

—

τη κατάσταση των μεταφραστικών ομάδων, ιδιαίτερα από άποψη προσωπικού,

| — | γενικά ζητήματα ορολογίας, προθεσμιών κ.λπ. |
| --- | --- |

—

γενικά ζητήματα ορολογίας, προθεσμιών κ.λπ.

Στο πολύ εγγύς μέλλον, θα τεθεί σε λειτουργία ένα γραμματοκιβώτιο, το οποίο θα συγκεντρώνει όλα τα σχόλια των αντιπροσωπειών, θα παρέχει μια γενική άποψη για το πώς γίνεται αντιληπτή η ποιότητα των μεταφράσεων που παράγονται από το Συμβούλιο και θα βελτιώσει τη σύμπραξη μεταξύ των μεταφραστικών ομάδων και των αντιπροσωπειών. Οι αντιπροσωπείες ενημερώθηκαν σχετικά στις 5 Μαΐου 2006.

| VI. | Η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου σκοπεύει να οργανώσει ένα σύστημα που θα επιτρέπει τη διαρκή αναθεώρηση του κόστους μετάφρασης. Υπάρχουν, ωστόσο, λόγοι για τους οποίους οι μεταφράσεις της ΓΓΣ είναι ακριβές, οι οποίοι αναφέρονται εκτενέστερα σε άλλο σημείο του παρόντος εγγράφου: οι ιδιομορφίες των εργασιών του Συμβουλίου και των προθεσμιών τους, η ανάγκη να εξασφαλιστεί επαρκής ποιότητα στα νομοθετικά έγγραφα προς το τέλος της αλυσίδας παραγωγής και οι προσωρινοί διαρθρωτικοί λόγοι που συνδέονται με την αναδιάρθρωση της Διεύθυνσης. |
| --- | --- |

VI.

Η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου σκοπεύει να οργανώσει ένα σύστημα που θα επιτρέπει τη διαρκή αναθεώρηση του κόστους μετάφρασης. Υπάρχουν, ωστόσο, λόγοι για τους οποίους οι μεταφράσεις της ΓΓΣ είναι ακριβές, οι οποίοι αναφέρονται εκτενέστερα σε άλλο σημείο του παρόντος εγγράφου: οι ιδιομορφίες των εργασιών του Συμβουλίου και των προθεσμιών τους, η ανάγκη να εξασφαλιστεί επαρκής ποιότητα στα νομοθετικά έγγραφα προς το τέλος της αλυσίδας παραγωγής και οι προσωρινοί διαρθρωτικοί λόγοι που συνδέονται με την αναδιάρθρωση της Διεύθυνσης.

| VII. | Η ΓΓΣ σκοπεύει να περιορίσει την υπερστελέχωση, για παράδειγμα μέσω εσωτερικής ανακατανομής (προς άλλες Γενικές Διευθύνσεις) και διοργανικής κινητικότητας (προς μεταφραστικά τμήματα άλλων θεσμικών οργάνων).
  Επιπλέον, η ΓΓΣ εξετάζει όλες τις δυνατότητες που παρέχονται από τον κανονισμό προσωπικού. |
| --- | --- |

VII.

Η ΓΓΣ σκοπεύει να περιορίσει την υπερστελέχωση, για παράδειγμα μέσω εσωτερικής ανακατανομής (προς άλλες Γενικές Διευθύνσεις) και διοργανικής κινητικότητας (προς μεταφραστικά τμήματα άλλων θεσμικών οργάνων).

Επιπλέον, η ΓΓΣ εξετάζει όλες τις δυνατότητες που παρέχονται από τον κανονισμό προσωπικού.

| VIII. | Η ΓΓΣ συνεισφέρει σημαντικά στο σύστημα εξισορρόπησης του φόρτου εργασίας και σε αυτήν οφείλεται η μετάφραση του 55 % του συνολικού αριθμού σελίδων που υποβλήθηκαν σε επεξεργασία στο πλαίσιο αυτού του συστήματος το 2005. |
| --- | --- |

VIII.

Η ΓΓΣ συνεισφέρει σημαντικά στο σύστημα εξισορρόπησης του φόρτου εργασίας και σε αυτήν οφείλεται η μετάφραση του 55 % του συνολικού αριθμού σελίδων που υποβλήθηκαν σε επεξεργασία στο πλαίσιο αυτού του συστήματος το 2005.

| ΙΧ. | Το 2004 και το 2005, η ΓΓΣ ανέπτυξε μια συνεκτική πολιτική για τη χρήση σύγχρονης τεχνολογίας. Όλες οι νέες γλωσσικές μονάδες έχουν λειτουργήσει με τα διαθέσιμα εργαλεία ΤΠ από τη στιγμή της δημιουργίας τους, ενώ για τις μονάδες των «παλαιών γλωσσών» η πολιτική καταρτίζεται αυτή την περίοδο ανάλογα με την ανάπτυξη των κατάλληλων εργαλείων ΤΠ. |
| --- | --- |

ΙΧ.

Το 2004 και το 2005, η ΓΓΣ ανέπτυξε μια συνεκτική πολιτική για τη χρήση σύγχρονης τεχνολογίας. Όλες οι νέες γλωσσικές μονάδες έχουν λειτουργήσει με τα διαθέσιμα εργαλεία ΤΠ από τη στιγμή της δημιουργίας τους, ενώ για τις μονάδες των «παλαιών γλωσσών» η πολιτική καταρτίζεται αυτή την περίοδο ανάλογα με την ανάπτυξη των κατάλληλων εργαλείων ΤΠ.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

| 6. | Η ΓΓΣ δεν διαθέτει μονάδα ελεύθερων επαγγελματιών, ή μονάδα ΤΠ συνδεόμενη με το μεταφραστικό τμήμα της. Επομένως, η ισχύουσα διάρθρωση της ΓΓΣ είναι ελαφρύτερη από τα άλλα θεσμικά όργανα. |
| --- | --- |

6.

Η ΓΓΣ δεν διαθέτει μονάδα ελεύθερων επαγγελματιών, ή μονάδα ΤΠ συνδεόμενη με το μεταφραστικό τμήμα της. Επομένως, η ισχύουσα διάρθρωση της ΓΓΣ είναι ελαφρύτερη από τα άλλα θεσμικά όργανα.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

| 13. | Οι διαδικασίες της ΓΓΣ είναι σαφείς, αν και μπορούν να βελτιωθούν.
  Πρέπει να σημειωθεί ότι όσοι δικαιούνται να ζητήσουν μετάφραση είναι ορισμένοι στη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου και γνωστοί στο Συντονισμό. Ομοίως, οι τύποι εγγράφων που πρέπει να μεταφράζονται, ορίζονται σαφώς στον κατάλογο βασικών εγγράφων. |
| --- | --- |

13.

Οι διαδικασίες της ΓΓΣ είναι σαφείς, αν και μπορούν να βελτιωθούν.

Πρέπει να σημειωθεί ότι όσοι δικαιούνται να ζητήσουν μετάφραση είναι ορισμένοι στη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου και γνωστοί στο Συντονισμό. Ομοίως, οι τύποι εγγράφων που πρέπει να μεταφράζονται, ορίζονται σαφώς στον κατάλογο βασικών εγγράφων.

| 14. | Η ΓΓΣ είναι απρόθυμη να υιοθετήσει διαφοροποιημένη προσέγγιση για τις γλώσσες της ΕΕ-10 σε σχέση με εκείνες της ΕΕ-15, γιατί αυτό θα έδινε λαβή να κατηγορηθεί για διακρίσεις. |
| --- | --- |

14.

Η ΓΓΣ είναι απρόθυμη να υιοθετήσει διαφοροποιημένη προσέγγιση για τις γλώσσες της ΕΕ-10 σε σχέση με εκείνες της ΕΕ-15, γιατί αυτό θα έδινε λαβή να κατηγορηθεί για διακρίσεις.

| 15. | Το συμπέρασμα του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με το αίτημα προς μετάφραση είναι ορθό. Ωστόσο η αποδοχή των αιτημάτων εξαρτάται από την υπάρχουσα δομή ελέγχου. |
| --- | --- |

15.

Το συμπέρασμα του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με το αίτημα προς μετάφραση είναι ορθό. Ωστόσο η αποδοχή των αιτημάτων εξαρτάται από την υπάρχουσα δομή ελέγχου.

| 16. | Στο Συμβούλιο, ο Κεντρικός Συντονισμός, που είναι σε υψηλότερη θέση της αλυσίδας σε σχέση με το μεταφραστικό τμήμα, ελέγχει πάντοτε την καταλληλότητα μιας μετάφρασης πριν αποστείλει το κείμενο σε μια από τις 20 μονάδες –ή σε όλες. Σε περίπτωση προβλημάτων, παρεμβαίνει ο επικεφαλής του Κεντρικού Συντονισμού και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε επαφές ακόμη και με την Προεδρία. Ο Κεντρικός Συντονισμός, δηλαδή η Γενική Διεύθυνση Συντονισμού και ο Γλωσσικός Συντονισμός, είναι σε διαρκή επαφή με τις Γενικές Διευθύνσεις και επίσης, σε μικρότερο βαθμό, με την Προεδρία, και αυτό του επιτρέπει να εκφέρει τεκμηριωμένες κρίσεις για την επάρκεια των μεταφράσεων και να θέτει προτεραιότητες σε κάποιες μεταφράσεις σε περίπτωση ανεπαρκών μεταφραστικών δυνατοτήτων. |
| --- | --- |

16.

Στο Συμβούλιο, ο Κεντρικός Συντονισμός, που είναι σε υψηλότερη θέση της αλυσίδας σε σχέση με το μεταφραστικό τμήμα, ελέγχει πάντοτε την καταλληλότητα μιας μετάφρασης πριν αποστείλει το κείμενο σε μια από τις 20 μονάδες –ή σε όλες. Σε περίπτωση προβλημάτων, παρεμβαίνει ο επικεφαλής του Κεντρικού Συντονισμού και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε επαφές ακόμη και με την Προεδρία. Ο Κεντρικός Συντονισμός, δηλαδή η Γενική Διεύθυνση Συντονισμού και ο Γλωσσικός Συντονισμός, είναι σε διαρκή επαφή με τις Γενικές Διευθύνσεις και επίσης, σε μικρότερο βαθμό, με την Προεδρία, και αυτό του επιτρέπει να εκφέρει τεκμηριωμένες κρίσεις για την επάρκεια των μεταφράσεων και να θέτει προτεραιότητες σε κάποιες μεταφράσεις σε περίπτωση ανεπαρκών μεταφραστικών δυνατοτήτων.

| 18. | Η έγκριση και η απόρριψη των μεταφράσεων είναι έργο του Συντονισμού (ειδικότερα του Tour de contrôle). Κατά τη γνώμη του Συμβουλίου, η κατάσταση είναι ικανοποιητική, αλλά επιδέχεται βελτιώσεις. Αποκλειομένου του «ελέγχου από τους ανωτέρους», οι στατιστικές όσον αφορά τις αρνήσεις μπορούν να προετοιμαστούν για περαιτέρω ανάλυση. Δεν απαιτούνται μέτρα όσον αφορά τις εγκρίσεις.
  Το γεγονός ότι η «αποδοχή των αιτήσεων μετάφρασης (1) συχνά εξαρτάτο περισσότερο από τη διαθεσιμότητα μεταφραστικής δυναμικότητας, παρά από τις πραγματικές ανάγκες» είναι αναπόφευκτο, λόγω:






  — | «υπερστελέχωσης» ή ελλείψεων προσωπικού σε ορισμένες μεταφραστικές μονάδες, |
| --- | --- | --- |

18.

Η έγκριση και η απόρριψη των μεταφράσεων είναι έργο του Συντονισμού (ειδικότερα του Tour de contrôle). Κατά τη γνώμη του Συμβουλίου, η κατάσταση είναι ικανοποιητική, αλλά επιδέχεται βελτιώσεις. Αποκλειομένου του «ελέγχου από τους ανωτέρους», οι στατιστικές όσον αφορά τις αρνήσεις μπορούν να προετοιμαστούν για περαιτέρω ανάλυση. Δεν απαιτούνται μέτρα όσον αφορά τις εγκρίσεις.

Το γεγονός ότι η «αποδοχή των αιτήσεων μετάφρασης (1) συχνά εξαρτάτο περισσότερο από τη διαθεσιμότητα μεταφραστικής δυναμικότητας, παρά από τις πραγματικές ανάγκες» είναι αναπόφευκτο, λόγω:

—

«υπερστελέχωσης» ή ελλείψεων προσωπικού σε ορισμένες μεταφραστικές μονάδες,

| — | της πολιτικής μείωσης των υπερωριών στο ελάχιστο, |
| --- | --- |

—

της πολιτικής μείωσης των υπερωριών στο ελάχιστο,

| — | των δύο διαφορετικών ταχυτήτων μεταφράσεων (ΕΕ-10 σε σχέση με την ΕΕ-15). |
| --- | --- |

—

των δύο διαφορετικών ταχυτήτων μεταφράσεων (ΕΕ-10 σε σχέση με την ΕΕ-15).

Οι μεταφράσεις που είναι πραγματικά απαραίτητες δεν απορρίπτονται ποτέ.

| 19. | Οι προσλήψεις μέσω της EPSO έχουν αποδειχθεί δυσκολότερες από το αναμενόμενο λόγω του μικρού αριθμού κατάλληλων υποψηφίων, παρότι τα θεσμικά όργανα καταβάλλουν κάθε προσπάθεια για να βελτιώσουν την πληροφόρηση των κρατών μελών και άλλων εμπλεκομένων σε αυτό το πρόβλημα. |
| --- | --- |

19.

Οι προσλήψεις μέσω της EPSO έχουν αποδειχθεί δυσκολότερες από το αναμενόμενο λόγω του μικρού αριθμού κατάλληλων υποψηφίων, παρότι τα θεσμικά όργανα καταβάλλουν κάθε προσπάθεια για να βελτιώσουν την πληροφόρηση των κρατών μελών και άλλων εμπλεκομένων σε αυτό το πρόβλημα.

| 20. | Δεν είναι δυνατόν να συναχθεί ότι το σφάλμα για τη μη επίτευξη των στόχων ως προς τις προσλήψεις βαρύνει τα κατ' ιδίαν θεσμικά όργανα. Δυστυχώς, αυτή η κατάσταση (ελλείψεις στον αριθμό του προσωπικού) θα συνεχιστεί ακόμα και μετά την ημερομηνία αυτή (τέλος 2006), όσον αφορά όχι μόνο τους μεταφραστές, αλλά και τους προϊσταμένους μονάδων, τους ελεγκτές ποιότητας και τους/τις γραμματείς. |
| --- | --- |

20.

Δεν είναι δυνατόν να συναχθεί ότι το σφάλμα για τη μη επίτευξη των στόχων ως προς τις προσλήψεις βαρύνει τα κατ' ιδίαν θεσμικά όργανα. Δυστυχώς, αυτή η κατάσταση (ελλείψεις στον αριθμό του προσωπικού) θα συνεχιστεί ακόμα και μετά την ημερομηνία αυτή (τέλος 2006), όσον αφορά όχι μόνο τους μεταφραστές, αλλά και τους προϊσταμένους μονάδων, τους ελεγκτές ποιότητας και τους/τις γραμματείς.

| 23. | Είναι ορθός ο ισχυρισμός ότι πολύ λίγοι μεταφραστές στις μονάδες της ΕΕ-15, εκτός από την αγγλική και γαλλική μονάδα, γνωρίζουν κάποια γλώσσα της ΕΕ-10. Αυτό είναι αποτέλεσμα σκόπιμης πολιτικής απόφασης, προσεκτικά σχεδιασμένης ώστε ο αριθμός επίσημων γλωσσών να φτάσει από 11 στις 20 χωρίς να απαιτηθεί ανάλογη αύξηση στο επίπεδο του προσωπικού. Κατά την προετοιμασία για τη διεύρυνση του 2004, η ΓΓΣ οργάνωνε κατάρτιση για μεταφραστές από τις μονάδες αγγλική και γαλλική σε μία ή περισσότερες από τις γλώσσες της ΕΕ-10, και αυτό οδήγησε στην κατάσταση που παρουσιάζεται στον ακόλουθο πίνακα (στοιχεία της 22ας Μαΐου 2006).
  Γνώση μεταφραστών EN και FR όσον αφορά τις γλώσσες της ΕΕ-10 (στοιχεία της 22ας Μαΐου 2006) | CS | ET | HU | LT | LV | MT | PL | SK | SL |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| FR | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 |
| EN | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 0 | 2 | 4 | 4 |
| Σύνολο | 6 | 3 | 5 | 2 | 3 | 0 | 5 | 4 | 4 |

23.

Είναι ορθός ο ισχυρισμός ότι πολύ λίγοι μεταφραστές στις μονάδες της ΕΕ-15, εκτός από την αγγλική και γαλλική μονάδα, γνωρίζουν κάποια γλώσσα της ΕΕ-10. Αυτό είναι αποτέλεσμα σκόπιμης πολιτικής απόφασης, προσεκτικά σχεδιασμένης ώστε ο αριθμός επίσημων γλωσσών να φτάσει από 11 στις 20 χωρίς να απαιτηθεί ανάλογη αύξηση στο επίπεδο του προσωπικού. Κατά την προετοιμασία για τη διεύρυνση του 2004, η ΓΓΣ οργάνωνε κατάρτιση για μεταφραστές από τις μονάδες αγγλική και γαλλική σε μία ή περισσότερες από τις γλώσσες της ΕΕ-10, και αυτό οδήγησε στην κατάσταση που παρουσιάζεται στον ακόλουθο πίνακα (στοιχεία της 22ας Μαΐου 2006).

Γνώση μεταφραστών EN και FR όσον αφορά τις γλώσσες της ΕΕ-10 (στοιχεία της 22ας Μαΐου 2006)

CS

ET

HU

LT

LV

MT

PL

SK

SL

FR

2

0

1

0

0

0

3

0

0

EN

4

3

4

2

3

0

2

4

4

Σύνολο

6

3

5

2

3

0

5

4

4

Επιπλέον, η ΓΓΣ εξετάζει και άλλους τρόπους να παράσχει κάλυψη για όλες τις επίσημες γλώσσες, μεταξύ των οποίων η χρήση μετάφρασης retour (οι μεταφραστές εργάζονται από τη μητρική γλώσσα τους προς την αγγλική και τη γαλλική).

| 26. | Η αγγλική μονάδα συμμετέχει εκτεταμένα στο σύστημα εξισορρόπησης του φόρτου εργασίας. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι ακόμα κι αν υπάρχει κάποια υπερστελέχωση στην αγγλική μονάδα, προορισμένη να εξασφαλίσει πλήρη πολυγλωσσία στην εν λόγω μονάδα, αυτό πρέπει να συγκριθεί με το κόστος του προηγούμενου συστήματος σύμφωνα με το οποίο κάθε γλωσσική μονάδα είχε την ικανότητα να μεταφράζει από κάθε επίσημη γλώσσα (για κάθε γλώσσα της ΕΕ, τουλάχιστον έξι περίπου μεταφραστές που να τη γνωρίζουν), έστω και αν ο αριθμός των σελίδων που μεταφράζονταν από τις περισσότερες από αυτές τις γλώσσες αντιπροσώπευε λιγότερο από 1 % του αριθμού των σελίδων των πρωτότυπων εγγράφων.
  Ωστόσο, η ΓΓΣ ανέκαθεν έλεγε ότι θα αναθεωρήσει την πολιτική της υπό το φως της εμπειρίας (τουλάχιστο δύο ετών). Η αναθεώρηση αυτή θα πραγματοποιηθεί κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2006/αρχές 2007. |
| --- | --- |

26.

Η αγγλική μονάδα συμμετέχει εκτεταμένα στο σύστημα εξισορρόπησης του φόρτου εργασίας. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι ακόμα κι αν υπάρχει κάποια υπερστελέχωση στην αγγλική μονάδα, προορισμένη να εξασφαλίσει πλήρη πολυγλωσσία στην εν λόγω μονάδα, αυτό πρέπει να συγκριθεί με το κόστος του προηγούμενου συστήματος σύμφωνα με το οποίο κάθε γλωσσική μονάδα είχε την ικανότητα να μεταφράζει από κάθε επίσημη γλώσσα (για κάθε γλώσσα της ΕΕ, τουλάχιστον έξι περίπου μεταφραστές που να τη γνωρίζουν), έστω και αν ο αριθμός των σελίδων που μεταφράζονταν από τις περισσότερες από αυτές τις γλώσσες αντιπροσώπευε λιγότερο από 1 % του αριθμού των σελίδων των πρωτότυπων εγγράφων.

Ωστόσο, η ΓΓΣ ανέκαθεν έλεγε ότι θα αναθεωρήσει την πολιτική της υπό το φως της εμπειρίας (τουλάχιστο δύο ετών). Η αναθεώρηση αυτή θα πραγματοποιηθεί κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2006/αρχές 2007.

| 35. | Ο Κεντρικός Συντονισμός ελέγχει τη συμμόρφωση με την πολιτική των «σταδίων-οροσήμων», ήτοι αξιολογεί την ανάγκη μετάφρασης σε ένα ορισμένο στάδιο και αρνείται τη μετάφραση ορισμένων εγγράφων. Βάσει των διαθέσιμων πόρων και των χρονικών περιορισμών, ο Γλωσσικός Συντονισμός μεριμνά ώστε να μεταφράζεται ο ενδεδειγμένος αριθμός των κειμένων-οροσήμων. Όταν αποφασίζει σχετικά με τη μετάφραση ενός κειμένου-οροσήμου, ο Γλωσσικός Συντονισμός λαμβάνει υπόψη και ορισμένα άυλα στοιχεία, όπως η πολιτική σημασία ενός κειμένου ή η προτεραιότητά του για το πρόγραμμα της Προεδρίας και οι χρονικοί περιορισμοί. |
| --- | --- |

35.

Ο Κεντρικός Συντονισμός ελέγχει τη συμμόρφωση με την πολιτική των «σταδίων-οροσήμων», ήτοι αξιολογεί την ανάγκη μετάφρασης σε ένα ορισμένο στάδιο και αρνείται τη μετάφραση ορισμένων εγγράφων. Βάσει των διαθέσιμων πόρων και των χρονικών περιορισμών, ο Γλωσσικός Συντονισμός μεριμνά ώστε να μεταφράζεται ο ενδεδειγμένος αριθμός των κειμένων-οροσήμων. Όταν αποφασίζει σχετικά με τη μετάφραση ενός κειμένου-οροσήμου, ο Γλωσσικός Συντονισμός λαμβάνει υπόψη και ορισμένα άυλα στοιχεία, όπως η πολιτική σημασία ενός κειμένου ή η προτεραιότητά του για το πρόγραμμα της Προεδρίας και οι χρονικοί περιορισμοί.

| 38. | Σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν η έγκαιρη παράδοση πρέπει να συνδυαστεί με την ποιότητα, ο Γλωσσικός Συντονισμός συνιστά να μην αναθεωρηθεί ένα κείμενο. Αυτό μπορεί να προκύψει μόνο στα ενδιάμεσα στάδια.
  Ωστόσο, αφού το Συμβούλιο μεταφράζει μόνο βασικά έγγραφα, κανονικά απαιτείται υψηλό επίπεδο ποιότητας. |
| --- | --- |

38.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν η έγκαιρη παράδοση πρέπει να συνδυαστεί με την ποιότητα, ο Γλωσσικός Συντονισμός συνιστά να μην αναθεωρηθεί ένα κείμενο. Αυτό μπορεί να προκύψει μόνο στα ενδιάμεσα στάδια.

Ωστόσο, αφού το Συμβούλιο μεταφράζει μόνο βασικά έγγραφα, κανονικά απαιτείται υψηλό επίπεδο ποιότητας.

| 39. | Η ΓΓΣ καθιερώνει το διάστημα αυτό μια διαδικασία ποιοτικού ελέγχου σε επίπεδο γλωσσικών μονάδων και πρόσφατα εφαρμόζει μια επίσημη διαδικασία για να εξετάζονται τα παράπονα σχετικά με την ποιότητα και για να δίνεται στους πελάτες μας η δυνατότητα να αναφέρουν τη γνώμη τους για τις μεταφράσεις. |
| --- | --- |

39.

Η ΓΓΣ καθιερώνει το διάστημα αυτό μια διαδικασία ποιοτικού ελέγχου σε επίπεδο γλωσσικών μονάδων και πρόσφατα εφαρμόζει μια επίσημη διαδικασία για να εξετάζονται τα παράπονα σχετικά με την ποιότητα και για να δίνεται στους πελάτες μας η δυνατότητα να αναφέρουν τη γνώμη τους για τις μεταφράσεις.

| 40. | Βλέπε το σχόλιο στο σημείο 39. |
| --- | --- |

40.

Βλέπε το σχόλιο στο σημείο 39.

| 41. | Η ΓΓΣ σημειώνει με ικανοποίηση ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο αναγνωρίζει ότι οι πελάτες της είναι ευχαριστημένοι με την ποιότητα της παρεχόμενης υπηρεσίας. Είναι ωστόσο έτοιμη να θεσπίσει εναρμονισμένες διαδικασίες εξασφάλισης της ποιότητας. |
| --- | --- |

41.

Η ΓΓΣ σημειώνει με ικανοποίηση ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο αναγνωρίζει ότι οι πελάτες της είναι ευχαριστημένοι με την ποιότητα της παρεχόμενης υπηρεσίας. Είναι ωστόσο έτοιμη να θεσπίσει εναρμονισμένες διαδικασίες εξασφάλισης της ποιότητας.

| 42. | Επίσης, οι εντυπώσεις που αναφέρουν οι αντιπροσωπείες της ΕΕ-10 είναι τώρα γενικά ικανοποιητικές. Η αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων είναι πρόβλημα. Οι μεταφράσεις ανατίθενται εξωτερικά λόγω προβλημάτων υποστελέχωσης και η αναθεώρησή τους θα μείωνε το όφελος από αυτή την εξωτερική ανάθεση (χρήση πολύτιμων πόρων για αναθεώρηση). |
| --- | --- |

42.

Επίσης, οι εντυπώσεις που αναφέρουν οι αντιπροσωπείες της ΕΕ-10 είναι τώρα γενικά ικανοποιητικές. Η αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων είναι πρόβλημα. Οι μεταφράσεις ανατίθενται εξωτερικά λόγω προβλημάτων υποστελέχωσης και η αναθεώρησή τους θα μείωνε το όφελος από αυτή την εξωτερική ανάθεση (χρήση πολύτιμων πόρων για αναθεώρηση).

| 44. | Το Συμβούλιο θα εξετάσει, στα πλαίσια των στατιστικών εξελίξεων στον Κεντρικό Συντονισμό, πώς θα πρέπει να αξιολογήσει το επίπεδο συμμόρφωσης με τις προθεσμίες μετάφρασης. Ωστόσο, τα βασικά έγγραφα που συμμορφώνονται με τον Εσωτερικό Κανονισμό είναι πάντοτε έτοιμα στη συνεδρίαση για την οποία απαιτούνται. |
| --- | --- |

44.

Το Συμβούλιο θα εξετάσει, στα πλαίσια των στατιστικών εξελίξεων στον Κεντρικό Συντονισμό, πώς θα πρέπει να αξιολογήσει το επίπεδο συμμόρφωσης με τις προθεσμίες μετάφρασης. Ωστόσο, τα βασικά έγγραφα που συμμορφώνονται με τον Εσωτερικό Κανονισμό είναι πάντοτε έτοιμα στη συνεδρίαση για την οποία απαιτούνται.

| 46. | Αυτό οφειλόταν σε δραματικές ελλείψεις που υπήρχαν σε αυτές τις γλώσσες. Ωστόσο, δεν υπάρχει κανένα στοιχείο που να μαρτυρεί ότι η θέσπιση κάποιου νομοθετήματος καθυστέρησε επειδή δεν ήταν διαθέσιμα τα έγγραφα. |
| --- | --- |

46.

Αυτό οφειλόταν σε δραματικές ελλείψεις που υπήρχαν σε αυτές τις γλώσσες. Ωστόσο, δεν υπάρχει κανένα στοιχείο που να μαρτυρεί ότι η θέσπιση κάποιου νομοθετήματος καθυστέρησε επειδή δεν ήταν διαθέσιμα τα έγγραφα.

| 47. | Η ΓΓΣ σκοπεύει να στηριχτεί στην εμπειρία που αποκτήθηκε κατά τη διάρκεια αυτού του λογιστικού ελέγχου για να οργανώσει ένα σύστημα διαρκούς παρακολούθησης του κόστους της μετάφρασης. Η ΓΓΣ εξετάζει επίσης τη δυνατότητα να αποστέλλεται συστηματικά στις Γενικές Διευθύνσεις και την Προεδρία το «κόστος» για ορισμένες μεταφράσεις, ιδίως εκείνες που προκαλούν υπερβολικές υπερωρίες. |
| --- | --- |

47.

Η ΓΓΣ σκοπεύει να στηριχτεί στην εμπειρία που αποκτήθηκε κατά τη διάρκεια αυτού του λογιστικού ελέγχου για να οργανώσει ένα σύστημα διαρκούς παρακολούθησης του κόστους της μετάφρασης. Η ΓΓΣ εξετάζει επίσης τη δυνατότητα να αποστέλλεται συστηματικά στις Γενικές Διευθύνσεις και την Προεδρία το «κόστος» για ορισμένες μεταφράσεις, ιδίως εκείνες που προκαλούν υπερβολικές υπερωρίες.

| 51. | Δεδομένου ότι το Συμβούλιο είναι στο τέλος της νομοθετικής διαδικασίας, έχει ιδιαίτερη ευθύνη για την ποιότητα του κειμένου που εγκρίνεται (και δημοσιεύεται). Η ποιότητα κοστίζει και έχει επιπτώσεις στην παραγωγικότητα των μεταφραστών. Επιπλέον, όπως εξηγήθηκε νωρίτερα, δεν είναι σκόπιμο να στέλνονται νομοθετικώς και πολιτικώς ευαίσθητα έγγραφα σε ιδιωτικά γραφεία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο γενική πολιτική της ΓΓΣ είναι να αποφεύγει τη χρήση εξωτερικής μετάφρασης. |
| --- | --- |

51.

Δεδομένου ότι το Συμβούλιο είναι στο τέλος της νομοθετικής διαδικασίας, έχει ιδιαίτερη ευθύνη για την ποιότητα του κειμένου που εγκρίνεται (και δημοσιεύεται). Η ποιότητα κοστίζει και έχει επιπτώσεις στην παραγωγικότητα των μεταφραστών. Επιπλέον, όπως εξηγήθηκε νωρίτερα, δεν είναι σκόπιμο να στέλνονται νομοθετικώς και πολιτικώς ευαίσθητα έγγραφα σε ιδιωτικά γραφεία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο γενική πολιτική της ΓΓΣ είναι να αποφεύγει τη χρήση εξωτερικής μετάφρασης.

| 53. | β) | Το Συμβούλιο θα θέσει σε ισχύ μια διαδικασία για την παρακολούθηση του ποσοστού των αιτημάτων που δεν τηρούν τις προθεσμίες για υποβολή των μεταφράσεων και τους λόγους αυτής της παραβίασης, χωρίς να λησμονούνται οι πτυχές που επισημαίνονται στο σχόλιο του σημείου 44. |
| --- | --- | --- |

53.

β)

Το Συμβούλιο θα θέσει σε ισχύ μια διαδικασία για την παρακολούθηση του ποσοστού των αιτημάτων που δεν τηρούν τις προθεσμίες για υποβολή των μεταφράσεων και τους λόγους αυτής της παραβίασης, χωρίς να λησμονούνται οι πτυχές που επισημαίνονται στο σχόλιο του σημείου 44.

| ε) | Το Συμβούλιο θα θέσει σε ισχύ μια διαδικασία για την παρακολούθηση του ποσοστού βασικών εγγράφων για το οποίο η μετάφραση είναι υποχρεωτική, σε σχέση με το συνολικό αριθμό εγγράφων που μεταφράζονται. |
| --- | --- |

ε)

Το Συμβούλιο θα θέσει σε ισχύ μια διαδικασία για την παρακολούθηση του ποσοστού βασικών εγγράφων για το οποίο η μετάφραση είναι υποχρεωτική, σε σχέση με το συνολικό αριθμό εγγράφων που μεταφράζονται.

| στ) | Το Συμβούλιο θα θέσει σε ισχύ μια διαδικασία για να συλλέγονται πρόσθετες πληροφορίες για τις μεταφράσεις που δεν χρειάστηκε να γίνουν επειδή επήλθαν αλλαγές στο πρωτότυπο εκ των υστέρων. |
| --- | --- |

στ)

Το Συμβούλιο θα θέσει σε ισχύ μια διαδικασία για να συλλέγονται πρόσθετες πληροφορίες για τις μεταφράσεις που δεν χρειάστηκε να γίνουν επειδή επήλθαν αλλαγές στο πρωτότυπο εκ των υστέρων.

| 56. | Το επιχείρημα του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με τη σημασία ακριβών προβλέψεων είναι εύστοχο, αλλά στην πραγματικότητα αυτό συχνά υπερβαίνει τις δυνάμεις των μεταφραστικών υπηρεσιών. Π.χ. η πρόοδος των νομοθετικών κειμένων στο Συμβούλιο εξαρτάται από την πρόοδο που επιτυγχάνεται στις διάφορες ομάδες εργασίας, επιτροπές και συνόδους του Συμβουλίου, μερικές φορές ακόμη και σε διμερείς συναντήσεις. |
| --- | --- |

56.

Το επιχείρημα του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με τη σημασία ακριβών προβλέψεων είναι εύστοχο, αλλά στην πραγματικότητα αυτό συχνά υπερβαίνει τις δυνάμεις των μεταφραστικών υπηρεσιών. Π.χ. η πρόοδος των νομοθετικών κειμένων στο Συμβούλιο εξαρτάται από την πρόοδο που επιτυγχάνεται στις διάφορες ομάδες εργασίας, επιτροπές και συνόδους του Συμβουλίου, μερικές φορές ακόμη και σε διμερείς συναντήσεις.

| 61. | Ο αριθμός των 25 μεταφραστών βασίζεται στον κανονικό προσδοκώμενο φόρτο εργασίας, που με τη σειρά του βασίζεται στην πολιτική «βασικών εγγράφων». Η περίοδος αιχμής στο τέλος κάθε Προεδρίας αντιμετωπίζεται με πολύ αυστηρότερη διαχείριση της εργασίας στις μονάδες, αναδιαπραγμάτευση των προθεσμιών, αλλά πάνω απ' όλα με τη χρήση υπερωριών στο τέλος της εργάσιμης ημέρας και, κατ' εξαίρεση, το Σαββατοκύριακο ή τις επίσημες αργίες.
  Το γεγονός ότι οι μεταφράσεις του Συμβουλίου παραδίδονται μόλις λίγο πριν τη συνεδρίαση οφείλεται στο γεγονός ότι 62 % των εγγράφων του Συμβουλίου έχουν προθεσμίες κάτω των 72 ωρών. Είναι λοιπόν αναπόφευκτο οι μεταφράσεις να είναι διαθέσιμες λίγο πριν τη συνεδρίαση. |
| --- | --- |

61.

Ο αριθμός των 25 μεταφραστών βασίζεται στον κανονικό προσδοκώμενο φόρτο εργασίας, που με τη σειρά του βασίζεται στην πολιτική «βασικών εγγράφων». Η περίοδος αιχμής στο τέλος κάθε Προεδρίας αντιμετωπίζεται με πολύ αυστηρότερη διαχείριση της εργασίας στις μονάδες, αναδιαπραγμάτευση των προθεσμιών, αλλά πάνω απ' όλα με τη χρήση υπερωριών στο τέλος της εργάσιμης ημέρας και, κατ' εξαίρεση, το Σαββατοκύριακο ή τις επίσημες αργίες.

Το γεγονός ότι οι μεταφράσεις του Συμβουλίου παραδίδονται μόλις λίγο πριν τη συνεδρίαση οφείλεται στο γεγονός ότι 62 % των εγγράφων του Συμβουλίου έχουν προθεσμίες κάτω των 72 ωρών. Είναι λοιπόν αναπόφευκτο οι μεταφράσεις να είναι διαθέσιμες λίγο πριν τη συνεδρίαση.

| 64. | Ορθό, αλλά είναι οπωσδήποτε αρκετά πεπειραμένοι ώστε να ξέρουν τις περιόδους αιχμής, και στις περισσότερες από τις μεταφραστικές μονάδες «βοηθούνται» από τους μεταφραστές που ενεργούν ως συντονιστές πλήρους απασχόλησης. Τόσο ο προϊστάμενος της μονάδας όσο και ο συντονιστής τηρούνται συνεχώς ενήμεροι από τον Κεντρικό Συντονισμό. Στο Συμβούλιο, το οποίο λειτουργεί μόνο με βραχυπρόθεσμες προθεσμίες, η πρωτοβουλία ως προς τις προθεσμίες αφήνεται στον Κεντρικό Συντονισμό, ο οποίος είναι η μονάδα που έχει σφαιρική αντίληψη για τον όγκο της εργασίας. |
| --- | --- |

64.

Ορθό, αλλά είναι οπωσδήποτε αρκετά πεπειραμένοι ώστε να ξέρουν τις περιόδους αιχμής, και στις περισσότερες από τις μεταφραστικές μονάδες «βοηθούνται» από τους μεταφραστές που ενεργούν ως συντονιστές πλήρους απασχόλησης. Τόσο ο προϊστάμενος της μονάδας όσο και ο συντονιστής τηρούνται συνεχώς ενήμεροι από τον Κεντρικό Συντονισμό. Στο Συμβούλιο, το οποίο λειτουργεί μόνο με βραχυπρόθεσμες προθεσμίες, η πρωτοβουλία ως προς τις προθεσμίες αφήνεται στον Κεντρικό Συντονισμό, ο οποίος είναι η μονάδα που έχει σφαιρική αντίληψη για τον όγκο της εργασίας.

| 65. | Το Συμβούλιο έχει αλλάξει το σύστημα με το οποίο μετρά τις σελίδες προς υπολογισμό του φόρτου εργασίας και τώρα χρησιμοποιεί ένα σύστημα σταθμισμένων τυποποιημένων σελίδων, που αποκαλούνται «καθαρές» σελίδες. |
| --- | --- |

65.

Το Συμβούλιο έχει αλλάξει το σύστημα με το οποίο μετρά τις σελίδες προς υπολογισμό του φόρτου εργασίας και τώρα χρησιμοποιεί ένα σύστημα σταθμισμένων τυποποιημένων σελίδων, που αποκαλούνται «καθαρές» σελίδες.

| 67. | Το καθήκον αυτό το επιτελεί ο Κεντρικός Συντονισμός χρησιμοποιώντας τεχνικά μέσα. |
| --- | --- |

67.

Το καθήκον αυτό το επιτελεί ο Κεντρικός Συντονισμός χρησιμοποιώντας τεχνικά μέσα.

| 69. | Το Συμβούλιο έχει σημειώσει σημαντική πρόοδο σε αυτό το μέτωπο από την περίοδο την οποία καλύπτει ο λογιστικός έλεγχος, η δε αναλογία γραμματέων προς μεταφραστές εξακολουθεί να βελτιώνεται. |
| --- | --- |

69.

Το Συμβούλιο έχει σημειώσει σημαντική πρόοδο σε αυτό το μέτωπο από την περίοδο την οποία καλύπτει ο λογιστικός έλεγχος, η δε αναλογία γραμματέων προς μεταφραστές εξακολουθεί να βελτιώνεται.

| 70. | Το Συμβούλιο έχει επενδύσει πολύ χρόνο στη βελτιστοποίηση της χρήσης εργαλείων ΤΠ. Το διάστημα αυτό αναπτύσσεται ένα σχέδιο εφαρμογής που περιλαμβάνει ανάπτυξη μέσων (Euramis και ιδιαίτερα μέσα του Συμβουλίου), ένα επιμορφωτικό πρόγραμμα και τη σύσταση ειδικής ομάδας Trados στον Κεντρικό Συντονισμό. Το Συμβούλιο πάντως σκοπεύει να καθιερώσει ένα σύστημα στατιστικών δεικτών για να ελέγξει τη χρήση του Trados στο μεταφραστικό τμήμα. |
| --- | --- |

70.

Το Συμβούλιο έχει επενδύσει πολύ χρόνο στη βελτιστοποίηση της χρήσης εργαλείων ΤΠ. Το διάστημα αυτό αναπτύσσεται ένα σχέδιο εφαρμογής που περιλαμβάνει ανάπτυξη μέσων (Euramis και ιδιαίτερα μέσα του Συμβουλίου), ένα επιμορφωτικό πρόγραμμα και τη σύσταση ειδικής ομάδας Trados στον Κεντρικό Συντονισμό. Το Συμβούλιο πάντως σκοπεύει να καθιερώσει ένα σύστημα στατιστικών δεικτών για να ελέγξει τη χρήση του Trados στο μεταφραστικό τμήμα.

| 78. | Ο ιδιωτικός τομέας ενδιαφέρεται λιγότερο από τα θεσμικά όργανα για την ποιότητα και τη συνοχή. Η εμπειρία των οργάνων γενικά, όπως επιβεβαιώνεται από τις εργασίες της CIEQ, είναι ότι τα νομοθετικά κείμενα δεν πρέπει να στέλνονται σε ιδιωτικά γραφεία. Η εμπειρία του Συμβουλίου είναι ότι ακόμα και όταν στέλνονται τα κείμενα σε γραφεία κατά τα αρχικά στάδια των διαπραγματεύσεων μέσα στο Συμβούλιο (επίπεδο ομάδων εργασίας), αυτό δεν έχει βοηθήσει και πολύ κατά τη μετάφραση επόμενων μορφών του κειμένου. |
| --- | --- |

78.

Ο ιδιωτικός τομέας ενδιαφέρεται λιγότερο από τα θεσμικά όργανα για την ποιότητα και τη συνοχή. Η εμπειρία των οργάνων γενικά, όπως επιβεβαιώνεται από τις εργασίες της CIEQ, είναι ότι τα νομοθετικά κείμενα δεν πρέπει να στέλνονται σε ιδιωτικά γραφεία. Η εμπειρία του Συμβουλίου είναι ότι ακόμα και όταν στέλνονται τα κείμενα σε γραφεία κατά τα αρχικά στάδια των διαπραγματεύσεων μέσα στο Συμβούλιο (επίπεδο ομάδων εργασίας), αυτό δεν έχει βοηθήσει και πολύ κατά τη μετάφραση επόμενων μορφών του κειμένου.

| 85. | Υπάρχουν πράγματι πολύ περιορισμένες δυνατότητες εσωτερικής ανακατανομής. Οι μεταφραστές αποτελούν περίπου 66 % του προσωπικού AD (790 LA χωρίς να υπολογίζονται οι J-L· 450 Α) στο Συμβούλιο.
  Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι στις οκτώ γλωσσικές μονάδες με υπεράριθμο προσωπικό, υπάρχει πολύ μεγάλο μέρος του προσωπικού στην ηλικιακή ομάδα 55-65.
  Ποσοστό του προσωπικού στα γλωσσικά τμήματα στην ηλικιακή ομάδα 55-65 | DA | DE | EL | ES | NL | FI | PT | ΙΤ |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Υπεράριθμοι | 12 | 25 | 15 | 16 | 12 | 19 | 18 | 18 |
| 55-65 ετών | 15 | 8 | 11 | 10 | 10 | 8 | 15 | 12 |

85.

Υπάρχουν πράγματι πολύ περιορισμένες δυνατότητες εσωτερικής ανακατανομής. Οι μεταφραστές αποτελούν περίπου 66 % του προσωπικού AD (790 LA χωρίς να υπολογίζονται οι J-L· 450 Α) στο Συμβούλιο.

Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι στις οκτώ γλωσσικές μονάδες με υπεράριθμο προσωπικό, υπάρχει πολύ μεγάλο μέρος του προσωπικού στην ηλικιακή ομάδα 55-65.

Ποσοστό του προσωπικού στα γλωσσικά τμήματα στην ηλικιακή ομάδα 55-65

DA

DE

EL

ES

NL

FI

PT

ΙΤ

Υπεράριθμοι

12

25

15

16

12

19

18

18

55-65 ετών

15

8

11

10

10

8

15

12

Είναι δύσκολο να επανεκπαιδευθούν και να ανακατανεμηθούν οι μεταφραστές σε μεγάλους αριθμούς, καθώς οι μεταφραστές έχουν ειδική γλωσσική κατάρτιση. Ωστόσο, το Συμβούλιο σκοπεύει να εξετάσει κάθε δυνατότητα ανακατανομής, τόσο εσωτερικά όσο και διοργανικά. Έχουν ήδη αναληφθεί οι κατάλληλες ενέργειες.

| 86. | Εκτός από τα καθήκοντα που αναφέρονται στην έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η μονάδα αγγλικής γλώσσας παρέχει επίσης άμεση βοήθεια στην Προεδρία (ένας μεταφραστής εργάζεται στα γραφεία της Προεδρίας) και σε άλλες Γενικές Διευθύνσεις. |
| --- | --- |

86.

Εκτός από τα καθήκοντα που αναφέρονται στην έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η μονάδα αγγλικής γλώσσας παρέχει επίσης άμεση βοήθεια στην Προεδρία (ένας μεταφραστής εργάζεται στα γραφεία της Προεδρίας) και σε άλλες Γενικές Διευθύνσεις.

| 88. | Οι προαναφερθέντες δείκτες και οι στατιστικές απόδοσης θα εφαρμοστούν βαθμιαία, ευθύς μόλις οι διαθέσιμοι για την ανάπτυξη της ροής εργασίας πόροι επιτρέψουν τις απαραίτητες βελτιώσεις. |
| --- | --- |

88.

Οι προαναφερθέντες δείκτες και οι στατιστικές απόδοσης θα εφαρμοστούν βαθμιαία, ευθύς μόλις οι διαθέσιμοι για την ανάπτυξη της ροής εργασίας πόροι επιτρέψουν τις απαραίτητες βελτιώσεις.

| 90. | Οι στατιστικές που χρησιμοποιεί το Συμβούλιο άλλαξαν το 2005 ώστε να αντανακλούν την πρακτική που ακολουθείται στα άλλα θεσμικά όργανα. Οι στατιστικές για το 2003 και το 2004 τροποποιήθηκαν αναδρομικά για να εναρμονισθούν με τις νέες μεθόδους υπολογισμού. |
| --- | --- |

90.

Οι στατιστικές που χρησιμοποιεί το Συμβούλιο άλλαξαν το 2005 ώστε να αντανακλούν την πρακτική που ακολουθείται στα άλλα θεσμικά όργανα. Οι στατιστικές για το 2003 και το 2004 τροποποιήθηκαν αναδρομικά για να εναρμονισθούν με τις νέες μεθόδους υπολογισμού.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

| 105. | Ο Κεντρικός Συντονισμός στο Συμβούλιο προσπαθεί να προβλέψει τον μεταφραστικό φόρτο εργασίας και να προγραμματίσει αναλόγως τις εργασίες. Κατ' αυτό τον τρόπο, επιδιώκει, μέσα στο πλαίσιο των πολιτικών περιορισμών, να εξισορροπήσει το φόρτο εργασίας και το μεταφραστικό δυναμικό. |
| --- | --- |

105.

Ο Κεντρικός Συντονισμός στο Συμβούλιο προσπαθεί να προβλέψει τον μεταφραστικό φόρτο εργασίας και να προγραμματίσει αναλόγως τις εργασίες. Κατ' αυτό τον τρόπο, επιδιώκει, μέσα στο πλαίσιο των πολιτικών περιορισμών, να εξισορροπήσει το φόρτο εργασίας και το μεταφραστικό δυναμικό.

---

(1)  Μη βασικά έγγραφα.

---

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΣΥΝΟΨΗ

| I. | Η Επιτροπή έχει αναλάβει τη δέσμευση να υποστηρίζει την πολύγλωσση γραπτή επικοινωνία με ίση γλωσσική μεταχείριση όλων των επίσημων γλωσσών. Επίσης υποστηρίζει την πολυγλωσσία στην Ένωση, η οποία αποτελεί ευαίσθητο πολιτικό θέμα. Η αντιμετώπιση των πραγματικών αναγκών, η υψηλή ποιότητα και η σχέση κόστους/αποτελεσματικότητας αποτελούν τις κατευθυντήριες αρχές που ακολουθεί η Επιτροπή στην παροχή μεταφράσεων.
  Η Επιτροπή είναι το θεσμικό όργανο που έχει την πρωτοβουλία για την υποβολή νομοθετικών προτάσεων και, επομένως, συχνά ευρίσκεται αντιμέτωπη με την ανάγκη να μεταφράσει απολύτως νέα κείμενα, τα οποία στη συνέχεια τροποποιούνται στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο. Αυτό συνεπάγεται μεγαλύτερη δυσκολία και περισσότερη έρευνα, κυρίως στον τομέα της ορολογίας. |
| --- | --- |

I.

Η Επιτροπή έχει αναλάβει τη δέσμευση να υποστηρίζει την πολύγλωσση γραπτή επικοινωνία με ίση γλωσσική μεταχείριση όλων των επίσημων γλωσσών. Επίσης υποστηρίζει την πολυγλωσσία στην Ένωση, η οποία αποτελεί ευαίσθητο πολιτικό θέμα. Η αντιμετώπιση των πραγματικών αναγκών, η υψηλή ποιότητα και η σχέση κόστους/αποτελεσματικότητας αποτελούν τις κατευθυντήριες αρχές που ακολουθεί η Επιτροπή στην παροχή μεταφράσεων.

Η Επιτροπή είναι το θεσμικό όργανο που έχει την πρωτοβουλία για την υποβολή νομοθετικών προτάσεων και, επομένως, συχνά ευρίσκεται αντιμέτωπη με την ανάγκη να μεταφράσει απολύτως νέα κείμενα, τα οποία στη συνέχεια τροποποιούνται στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο. Αυτό συνεπάγεται μεγαλύτερη δυσκολία και περισσότερη έρευνα, κυρίως στον τομέα της ορολογίας.

| II. | Μετά την περάτωση του ελέγχου, η Επιτροπή προέβη και σε άλλες αλλαγές των πρακτικών και διαδικασιών της στον τομέα της μετάφρασης, οι οποίες, κατά τη γνώμη της, ανταποκρίνονται στις παρατηρήσεις του Συνεδρίου και τονίζονται στην απάντηση της Επιτροπής στις σχετικές παραγράφους. |
| --- | --- |

II.

Μετά την περάτωση του ελέγχου, η Επιτροπή προέβη και σε άλλες αλλαγές των πρακτικών και διαδικασιών της στον τομέα της μετάφρασης, οι οποίες, κατά τη γνώμη της, ανταποκρίνονται στις παρατηρήσεις του Συνεδρίου και τονίζονται στην απάντηση της Επιτροπής στις σχετικές παραγράφους.

| III και IV. | Η Επιτροπή θα προσαρμόσει στα σημερινά δεδομένα τη στρατηγική της στον τομέα της μετάφρασης, π.χ. με κατευθυντήριες γραμμές για τα μη βασικά έγγραφα. Οι ΓΔ θα κληθούν να εξορθολογίσουν τις εσωτερικές διαδικασίες τους για τις αιτήσεις μεταφράσεων. |
| --- | --- |

III και IV.

Η Επιτροπή θα προσαρμόσει στα σημερινά δεδομένα τη στρατηγική της στον τομέα της μετάφρασης, π.χ. με κατευθυντήριες γραμμές για τα μη βασικά έγγραφα. Οι ΓΔ θα κληθούν να εξορθολογίσουν τις εσωτερικές διαδικασίες τους για τις αιτήσεις μεταφράσεων.

| V. | Η Επιτροπή μελετά επί του παρόντος τους καταλληλότερους τρόπους για τη μέτρηση της ποιότητας. Η Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης έχει εντείνει τις επαφές της με τις ΓΔ και τις υπηρεσίες της Επιτροπής, οι οποίες την ενημερώνουν τακτικά σχετικά με την ποιότητα των υπηρεσιών που τους παρέχονται. Θεωρεί δε ότι δεν θα είναι ιδιαίτερα σημαντικά τα αποτελέσματα που θα προκύψουν από τις τακτικές έρευνες σχετικά με την ικανοποίηση των χρηστών σε επίπεδο ΓΔ και υπηρεσιών.
  Οι διαδικασίες ελέγχου της ποιότητας της Επιτροπής βασίζονται στην αξιολόγηση του κινδύνου και τη σχέση κόστους/αποτελεσματικότητας, με στόχο την παραγωγή μεταφράσεων που είναι κατάλληλες για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται σε κάθε περίπτωση. Με βάση αυτή τη μέθοδο, ο ενιαίος «δείκτης ποιότητας» που βασίζεται στον αριθμό σφαλμάτων ανά σελίδα καθίσταται ακατάλληλος (βλέπε επίσης κατωτέρω σημείο 100). |
| --- | --- |

V.

Η Επιτροπή μελετά επί του παρόντος τους καταλληλότερους τρόπους για τη μέτρηση της ποιότητας. Η Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης έχει εντείνει τις επαφές της με τις ΓΔ και τις υπηρεσίες της Επιτροπής, οι οποίες την ενημερώνουν τακτικά σχετικά με την ποιότητα των υπηρεσιών που τους παρέχονται. Θεωρεί δε ότι δεν θα είναι ιδιαίτερα σημαντικά τα αποτελέσματα που θα προκύψουν από τις τακτικές έρευνες σχετικά με την ικανοποίηση των χρηστών σε επίπεδο ΓΔ και υπηρεσιών.

Οι διαδικασίες ελέγχου της ποιότητας της Επιτροπής βασίζονται στην αξιολόγηση του κινδύνου και τη σχέση κόστους/αποτελεσματικότητας, με στόχο την παραγωγή μεταφράσεων που είναι κατάλληλες για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται σε κάθε περίπτωση. Με βάση αυτή τη μέθοδο, ο ενιαίος «δείκτης ποιότητας» που βασίζεται στον αριθμό σφαλμάτων ανά σελίδα καθίσταται ακατάλληλος (βλέπε επίσης κατωτέρω σημείο 100).

| VI και VII. | Η Επιτροπή υπολόγισε το κόστος της μετάφρασης και το κόστος ανά σελίδα για το 2002 και ανέστειλε τις μετέπειτα αναπροσαρμογές αυτών των υπολογισμών αναμένοντας το αποτέλεσμα του ελέγχου στον οποίο αναφέρεται η παρούσα έκθεση.
  Η αύξηση του κόστους ανά σελίδα το 2005 για την Επιτροπή (σε σύγκριση με το 2003) προκύπτει από την εφαρμογή αυστηρής διαχείρισης της ζήτησης η οποία περιορίζει τη ζήτηση εξίσου στις διάφορες γλώσσες και σε επίπεδο χαμηλότερο από τις δυνατότητες των «παλαιών» γλωσσικών τμημάτων. Αυτό επέτρεψε στην Επιτροπή να περιορίσει τις ανάγκες της σε πόρους για τα νέα γλωσσικά τμήματα και κατ' αυτό τον τρόπο να προβεί σε άμεσες σημαντικές οικονομίες για τον διοικητικό προϋπολογισμό της Επιτροπής, οι οποίες ισοδυναμούν σε 380 περίπου θέσεις απασχόλησης.
  Το πλεόνασμα δυναμικού που προέκυψε στις «παλαιές» γλώσσες αντιμετωπίστηκε εν μέρει ήδη το 2004 και 2005 με αντισταθμιστικά μέτρα, όπως η εσωτερική ανακατάταξη, οι νέες μέθοδοι για μεγαλύτερη ευελιξία, η δραστική μείωση των εξωτερικών μεταφράσεων για τα «παλαιά» γλωσσικά τμήματα, κ.λπ. Τα μέτρα αυτά ενισχύθηκαν στο τέλος του 2005 με την εισαγωγή μιας στρατηγικής για την κατανομή των πόρων μέσα στην DGT, που επιβεβαιώθηκε στην απόφαση της Επιτροπής για την ΕΣΠ 2007, η οποία είχε ως στόχο την καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στην προσφορά και στη ζήτηση και τη βελτίωση της σχέσης κόστους/αποδοτικότητας, καθώς και τη δημιουργία με τον τρόπο αυτό πρόσθετων οικονομιών για το διοικητικό προϋπολογισμό της Επιτροπής, σε μεσοπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη βάση. Αυτό θα πρέπει να μειώσει μεσοπρόθεσμα τις διαφορές στο ρυθμό εργασίας και τα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης. |
| --- | --- |

VI και VII.

Η Επιτροπή υπολόγισε το κόστος της μετάφρασης και το κόστος ανά σελίδα για το 2002 και ανέστειλε τις μετέπειτα αναπροσαρμογές αυτών των υπολογισμών αναμένοντας το αποτέλεσμα του ελέγχου στον οποίο αναφέρεται η παρούσα έκθεση.

Η αύξηση του κόστους ανά σελίδα το 2005 για την Επιτροπή (σε σύγκριση με το 2003) προκύπτει από την εφαρμογή αυστηρής διαχείρισης της ζήτησης η οποία περιορίζει τη ζήτηση εξίσου στις διάφορες γλώσσες και σε επίπεδο χαμηλότερο από τις δυνατότητες των «παλαιών» γλωσσικών τμημάτων. Αυτό επέτρεψε στην Επιτροπή να περιορίσει τις ανάγκες της σε πόρους για τα νέα γλωσσικά τμήματα και κατ' αυτό τον τρόπο να προβεί σε άμεσες σημαντικές οικονομίες για τον διοικητικό προϋπολογισμό της Επιτροπής, οι οποίες ισοδυναμούν σε 380 περίπου θέσεις απασχόλησης.

Το πλεόνασμα δυναμικού που προέκυψε στις «παλαιές» γλώσσες αντιμετωπίστηκε εν μέρει ήδη το 2004 και 2005 με αντισταθμιστικά μέτρα, όπως η εσωτερική ανακατάταξη, οι νέες μέθοδοι για μεγαλύτερη ευελιξία, η δραστική μείωση των εξωτερικών μεταφράσεων για τα «παλαιά» γλωσσικά τμήματα, κ.λπ. Τα μέτρα αυτά ενισχύθηκαν στο τέλος του 2005 με την εισαγωγή μιας στρατηγικής για την κατανομή των πόρων μέσα στην DGT, που επιβεβαιώθηκε στην απόφαση της Επιτροπής για την ΕΣΠ 2007, η οποία είχε ως στόχο την καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στην προσφορά και στη ζήτηση και τη βελτίωση της σχέσης κόστους/αποδοτικότητας, καθώς και τη δημιουργία με τον τρόπο αυτό πρόσθετων οικονομιών για το διοικητικό προϋπολογισμό της Επιτροπής, σε μεσοπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη βάση. Αυτό θα πρέπει να μειώσει μεσοπρόθεσμα τις διαφορές στο ρυθμό εργασίας και τα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης.

| VIII. | Η Επιτροπή υποστηρίζει τη διοργανική συνεργασία και το μηχανισμό κατανομής του φόρτου εργασίας ως μέσο για τη διάθεση της διαθέσιμης δυναμικότητας της μετάφρασης μεταξύ των θεσμικών οργάνων, και συνεισέφερε περισσότερο από όλα τα όργανα σε όλη τη διάρκεια του πιλοτικού έργου.
  Η Επιτροπή θα συνεχίσει να συμβάλλει στη βελτίωση της διαδικασίας αυτής. Ωστόσο, το δυναμικό της θα μειωθεί μελλοντικά, λόγω των μέτρων που λαμβάνονται επί του παρόντος για την προσαρμογή της κατανομής των πόρων με βάση τις πραγματικές ανάγκες. Επίσης, ο μηχανισμός αυτός έχει όρια, λόγω των διαφορών μεταξύ των δραστηριοτήτων και των προγραμμάτων και χρονοδιαγραμμάτων των διαφόρων θεσμικών οργάνων, και διότι η κατανομή του φόρτου εργασίας δεν μπορεί να αντικαταστήσει το έργο των εξωτερικών μεταφραστών, ούτε θα επιτρέψει την πλήρη απορρόφηση της μη χρησιμοποιούμενης δυναμικότητας των οργάνων. |
| --- | --- |

VIII.

Η Επιτροπή υποστηρίζει τη διοργανική συνεργασία και το μηχανισμό κατανομής του φόρτου εργασίας ως μέσο για τη διάθεση της διαθέσιμης δυναμικότητας της μετάφρασης μεταξύ των θεσμικών οργάνων, και συνεισέφερε περισσότερο από όλα τα όργανα σε όλη τη διάρκεια του πιλοτικού έργου.

Η Επιτροπή θα συνεχίσει να συμβάλλει στη βελτίωση της διαδικασίας αυτής. Ωστόσο, το δυναμικό της θα μειωθεί μελλοντικά, λόγω των μέτρων που λαμβάνονται επί του παρόντος για την προσαρμογή της κατανομής των πόρων με βάση τις πραγματικές ανάγκες. Επίσης, ο μηχανισμός αυτός έχει όρια, λόγω των διαφορών μεταξύ των δραστηριοτήτων και των προγραμμάτων και χρονοδιαγραμμάτων των διαφόρων θεσμικών οργάνων, και διότι η κατανομή του φόρτου εργασίας δεν μπορεί να αντικαταστήσει το έργο των εξωτερικών μεταφραστών, ούτε θα επιτρέψει την πλήρη απορρόφηση της μη χρησιμοποιούμενης δυναμικότητας των οργάνων.

| IX. | Αν και το 2004 και 2005 δεν υπήρχαν διαθέσιμα στοιχεία σχετικά με τον μέσο όρο χρησιμοποίησης των εργαλείων πληροφορικής από τους μεταφραστές της Επιτροπής, σύμφωνα με μία έρευνα που ολοκληρώθηκε στο τέλος του 2005, η χρήση των εργαλείων αυτών ανέρχεται σε τουλάχιστον 76 %, ενώ στις «νέες» γλώσσες ΕΕ-10 φθάνει περίπου το 100 %.
  Η Επιτροπή καταρτίζει επί του παρόντος στατιστικά στοιχεία σχετικά με τη χρήση των μέσων ΤΠ. Έχει αρχίσει η αυτόματη καταγραφή της πραγματικής χρήσης των μέσων και ο καθορισμός άλλων δεικτών.
  Η κεντρική διοικητική μονάδα της Επιτροπής που είναι αρμόδια για τη διαχείριση της ζήτησης μεταφράσεων βελτίωσε σημαντικά τις δυνατότητές της και την απόδοσή της όσον αφορά τον προγραμματισμό, τη διαπραγμάτευση ρεαλιστικών προθεσμιών και τη συνοχή στις πρακτικές εξωτερικής ανάθεσης, αλλά οι προσπάθειες αυτές δεν περιλαμβάνουν ακόμη το σύνολο των δραστηριοτήτων μετάφρασης στην Επιτροπή. Η προσεχής επανεξέταση της στρατηγικής της Επιτροπής για τη μετάφραση θα ενισχύσει το συντονιστικό ρόλο της DGT για όλες τις μεταφραστικές δραστηριότητες της Επιτροπής. |
| --- | --- |

IX.

Αν και το 2004 και 2005 δεν υπήρχαν διαθέσιμα στοιχεία σχετικά με τον μέσο όρο χρησιμοποίησης των εργαλείων πληροφορικής από τους μεταφραστές της Επιτροπής, σύμφωνα με μία έρευνα που ολοκληρώθηκε στο τέλος του 2005, η χρήση των εργαλείων αυτών ανέρχεται σε τουλάχιστον 76 %, ενώ στις «νέες» γλώσσες ΕΕ-10 φθάνει περίπου το 100 %.

Η Επιτροπή καταρτίζει επί του παρόντος στατιστικά στοιχεία σχετικά με τη χρήση των μέσων ΤΠ. Έχει αρχίσει η αυτόματη καταγραφή της πραγματικής χρήσης των μέσων και ο καθορισμός άλλων δεικτών.

Η κεντρική διοικητική μονάδα της Επιτροπής που είναι αρμόδια για τη διαχείριση της ζήτησης μεταφράσεων βελτίωσε σημαντικά τις δυνατότητές της και την απόδοσή της όσον αφορά τον προγραμματισμό, τη διαπραγμάτευση ρεαλιστικών προθεσμιών και τη συνοχή στις πρακτικές εξωτερικής ανάθεσης, αλλά οι προσπάθειες αυτές δεν περιλαμβάνουν ακόμη το σύνολο των δραστηριοτήτων μετάφρασης στην Επιτροπή. Η προσεχής επανεξέταση της στρατηγικής της Επιτροπής για τη μετάφραση θα ενισχύσει το συντονιστικό ρόλο της DGT για όλες τις μεταφραστικές δραστηριότητες της Επιτροπής.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

| 11. | Μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου, η Επιτροπή επέφερε και άλλες αλλαγές στις μεταφραστικές πρακτικές και διαδικασίες της, οι οποίες, κατά την άποψή της, ανταποκρίνονται στις παρατηρήσεις που διατύπωσε το Συνέδριο και οι οποίες τονίζονται στην απάντηση της Επιτροπής στα σχετικά σημεία. |
| --- | --- |

11.

Μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου, η Επιτροπή επέφερε και άλλες αλλαγές στις μεταφραστικές πρακτικές και διαδικασίες της, οι οποίες, κατά την άποψή της, ανταποκρίνονται στις παρατηρήσεις που διατύπωσε το Συνέδριο και οι οποίες τονίζονται στην απάντηση της Επιτροπής στα σχετικά σημεία.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

| 13 έως 18. | Η Επιτροπή καθιέρωσε τις διαδικασίες της για την αίτηση μεταφράσεων προς την DGT, οι οποίες στηρίζονται σε ενιαία διαδικτυακή εφαρμογή («Poetry»), η οποία διοχετεύει όλες τις αιτήσεις μετάφρασης από τις ΓΔ και υπηρεσίες της στην DGT και η οποία χρησιμοποιείται από την DGT για τη διεκπεραίωση αυτών των αιτήσεων βάσει της στρατηγικής της για τη μετάφραση. Στο πλαίσιο αυτών των δεσμεύσεων, κάθε αιτούσα υπηρεσία οργανώνει την εσωτερική ροή εργασίας της και προωθεί τις αιτήσεις της μέσω του «Poetry».
  Λόγω έλλειψης συνοχής των διαδικασιών έγκρισης των μεταφράσεων στην Επιτροπή, η εξέταση των αιτήσεων από την DGT διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην εναρμόνιση των μεταφραστικών πρακτικών μεταξύ των ΓΔ. Από το 2005, οι εγκρίσεις που παρέχονται στο πλαίσιο της μονάδας προγραμματισμού της Επιτροπής ελέγχονται συστηματικότερα, ιδίως όσον αφορά κατηγορίες εγγράφων για τις οποίες δεν έχουν καθοριστεί κατευθυντήριες γραμμές στη στρατηγική μετάφρασης της Επιτροπής.
  Η Επιτροπή θα μελετήσει τις διαδικασίες έγκρισης και την εξέταση των αιτήσεων μετάφρασης στο πλαίσιο των ΓΔ και υπηρεσιών της και θα καθορίσει κατευθυντήριες γραμμές για τη μετάφραση των μη βασικών εγγράφων στο πλαίσιο της ενημερωμένης στρατηγικής της για την περίοδο 2007 και εξής (που έχει προγραμματιστεί για το τέλος του 2006). Κατ' αυτό τον τρόπο θα έχει μεγαλύτερη δυνατότητα να εξετάζει συνεκτικά τις αιτήσεις. |
| --- | --- |

13 έως 18.

Η Επιτροπή καθιέρωσε τις διαδικασίες της για την αίτηση μεταφράσεων προς την DGT, οι οποίες στηρίζονται σε ενιαία διαδικτυακή εφαρμογή («Poetry»), η οποία διοχετεύει όλες τις αιτήσεις μετάφρασης από τις ΓΔ και υπηρεσίες της στην DGT και η οποία χρησιμοποιείται από την DGT για τη διεκπεραίωση αυτών των αιτήσεων βάσει της στρατηγικής της για τη μετάφραση. Στο πλαίσιο αυτών των δεσμεύσεων, κάθε αιτούσα υπηρεσία οργανώνει την εσωτερική ροή εργασίας της και προωθεί τις αιτήσεις της μέσω του «Poetry».

Λόγω έλλειψης συνοχής των διαδικασιών έγκρισης των μεταφράσεων στην Επιτροπή, η εξέταση των αιτήσεων από την DGT διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην εναρμόνιση των μεταφραστικών πρακτικών μεταξύ των ΓΔ. Από το 2005, οι εγκρίσεις που παρέχονται στο πλαίσιο της μονάδας προγραμματισμού της Επιτροπής ελέγχονται συστηματικότερα, ιδίως όσον αφορά κατηγορίες εγγράφων για τις οποίες δεν έχουν καθοριστεί κατευθυντήριες γραμμές στη στρατηγική μετάφρασης της Επιτροπής.

Η Επιτροπή θα μελετήσει τις διαδικασίες έγκρισης και την εξέταση των αιτήσεων μετάφρασης στο πλαίσιο των ΓΔ και υπηρεσιών της και θα καθορίσει κατευθυντήριες γραμμές για τη μετάφραση των μη βασικών εγγράφων στο πλαίσιο της ενημερωμένης στρατηγικής της για την περίοδο 2007 και εξής (που έχει προγραμματιστεί για το τέλος του 2006). Κατ' αυτό τον τρόπο θα έχει μεγαλύτερη δυνατότητα να εξετάζει συνεκτικά τις αιτήσεις.

| 19 και 20. | Τα επίπεδα πραγματικών προσλήψεων στις 31 Δεκεμβρίου 2004 πρέπει να εκτιμηθούν με βάση τις αποφάσεις της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής σχετικά με τη σταδιακή κατανομή των πόρων για τη διεύρυνση κατά την περίοδο 2004-2006.
  Παρά την έλλειψη προσωπικού και τις εύθραυστες δομές λόγω του μεγάλου αριθμού έκτακτου προσωπικού, η Επιτροπή μπόρεσε να ανταποκριθεί στις νομικές υποχρεώσεις της και συνεπώς κάλυψε όλες τις βασικές μεταφραστικές ανάγκες σ' αυτές τις γλώσσες. Αυτό κατέστη δυνατό χάρη στη συνεπή διαχείριση των αιτήσεων, στη σημαντική υπερωριακή εργασία του προσωπικού των γλωσσικών τμημάτων ΕΕ-10 και στη μεγάλη εξωτερική ανάθεση.
  Ο αρχικός στόχος των 90 μεταφραστών πλήρους απασχόλησης, ο οποίος είχε καθοριστεί προτού εγκριθεί η μεταβατική στρατηγική μετάφρασης, αναθεωρήθηκε με βάση τις εκτιμώμενες επιπτώσεις αυτής της στρατηγικής στις αιτήσεις μετάφρασης και καθορίστηκε σε 75 μεταφραστές πλήρους απασχόλησης (όπως επιβεβαιώθηκε στην απόφαση της Επιτροπής για την ΕΣΠ 2007). |
| --- | --- |

19 και 20.

Τα επίπεδα πραγματικών προσλήψεων στις 31 Δεκεμβρίου 2004 πρέπει να εκτιμηθούν με βάση τις αποφάσεις της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής σχετικά με τη σταδιακή κατανομή των πόρων για τη διεύρυνση κατά την περίοδο 2004-2006.

Παρά την έλλειψη προσωπικού και τις εύθραυστες δομές λόγω του μεγάλου αριθμού έκτακτου προσωπικού, η Επιτροπή μπόρεσε να ανταποκριθεί στις νομικές υποχρεώσεις της και συνεπώς κάλυψε όλες τις βασικές μεταφραστικές ανάγκες σ' αυτές τις γλώσσες. Αυτό κατέστη δυνατό χάρη στη συνεπή διαχείριση των αιτήσεων, στη σημαντική υπερωριακή εργασία του προσωπικού των γλωσσικών τμημάτων ΕΕ-10 και στη μεγάλη εξωτερική ανάθεση.

Ο αρχικός στόχος των 90 μεταφραστών πλήρους απασχόλησης, ο οποίος είχε καθοριστεί προτού εγκριθεί η μεταβατική στρατηγική μετάφρασης, αναθεωρήθηκε με βάση τις εκτιμώμενες επιπτώσεις αυτής της στρατηγικής στις αιτήσεις μετάφρασης και καθορίστηκε σε 75 μεταφραστές πλήρους απασχόλησης (όπως επιβεβαιώθηκε στην απόφαση της Επιτροπής για την ΕΣΠ 2007).

| 21 έως 23. | Η Επιτροπή οργανώνει τις εργασίες μετάφρασης στις έδρες της στις Βρυξέλλες και στο Λουξεμβούργο, ούτως ώστε να διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των γλωσσικών τμημάτων, τον πολυγλωσσικό συντονισμό και τη διαχείριση, την επιμόρφωση και την υποστήριξη ΤΠ.
  Ωστόσο, η Επιτροπή έπρεπε να δημιουργήσει μεταφραστικές δομές στα περισσότερα από τα γραφεία εκπροσώπησης ως προσωρινό μέτρο για τη συμπλήρωση της περιορισμένης δυναμικότητας κατά την περίοδο σταδιακής εισαγωγής των πόρων για τις νέες γλώσσες. Ο ρόλος αυτών των δομών επανεξετάζεται επί του παρόντος.
  Η Επιτροπή προετοιμάστηκε δραστήρια για τη μετάφραση από τις γλώσσες ΕΕ-10 και, το 2004, πάνω από το 25 % των μεταφραστών των «παλαιών» γλωσσών είχαν παρακολουθήσει ή παρακολουθούσαν μαθήματα των «νέων» γλωσσών (216 σε επιμόρφωση, 87 κάτοχοι της γλώσσας και 68 μερική γνώση της γλώσσας).
  Η Επιτροπή χρησιμοποιεί (για το 0,9 % της συνολικής παραγωγής) μεταφράσεις ή αναθεωρήσεις που έχουν γίνει από πρόσωπα που έχουν ως μητρική τη γλώσσα πηγή και όχι τη γλώσσα στόχο, για να αντιμετωπίζει τις ελλείψεις δυναμικού για ορισμένους γλωσσικούς συνδυασμούς και για να βελτιώσει τη σχέση κόστους/αποδοτικότητας. |
| --- | --- |

21 έως 23.

Η Επιτροπή οργανώνει τις εργασίες μετάφρασης στις έδρες της στις Βρυξέλλες και στο Λουξεμβούργο, ούτως ώστε να διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των γλωσσικών τμημάτων, τον πολυγλωσσικό συντονισμό και τη διαχείριση, την επιμόρφωση και την υποστήριξη ΤΠ.

Ωστόσο, η Επιτροπή έπρεπε να δημιουργήσει μεταφραστικές δομές στα περισσότερα από τα γραφεία εκπροσώπησης ως προσωρινό μέτρο για τη συμπλήρωση της περιορισμένης δυναμικότητας κατά την περίοδο σταδιακής εισαγωγής των πόρων για τις νέες γλώσσες. Ο ρόλος αυτών των δομών επανεξετάζεται επί του παρόντος.

Η Επιτροπή προετοιμάστηκε δραστήρια για τη μετάφραση από τις γλώσσες ΕΕ-10 και, το 2004, πάνω από το 25 % των μεταφραστών των «παλαιών» γλωσσών είχαν παρακολουθήσει ή παρακολουθούσαν μαθήματα των «νέων» γλωσσών (216 σε επιμόρφωση, 87 κάτοχοι της γλώσσας και 68 μερική γνώση της γλώσσας).

Η Επιτροπή χρησιμοποιεί (για το 0,9 % της συνολικής παραγωγής) μεταφράσεις ή αναθεωρήσεις που έχουν γίνει από πρόσωπα που έχουν ως μητρική τη γλώσσα πηγή και όχι τη γλώσσα στόχο, για να αντιμετωπίζει τις ελλείψεις δυναμικού για ορισμένους γλωσσικούς συνδυασμούς και για να βελτιώσει τη σχέση κόστους/αποδοτικότητας.

| 25. | Η ανοδική τάση του μεταφραστικού όγκου για την Επιτροπή αναχαιτίστηκε το 2004 χάρη στην εφαρμογή της στρατηγικής της για τη διαχείριση της ζήτησης. Η επιβράδυνση της νομοθετικής δραστηριότητας, την οποία τόνισε το Ελεγκτικό Συνέδριο, είχε περιορισμένο μόνο αντίκτυπο, δεδομένου ότι ο μεγάλος όγκος των νομοθετικών κειμένων που εκδόθηκαν στους τομείς της γεωργίας, των μέτρων αντιντάμπιγκ, του ανταγωνισμού, των κρατικών ενισχύσεων κ.λπ. δεν θίγονται.
  Εξάλλου, δεν σημειώθηκε η προβλεπόμενη συσσώρευση καθυστερημένων μεταφράσεων στις γλώσσες ΕΕ-10.
  Όσον αφορά την άμεση εξωτερική ανάθεση και τις «γκρίζες μεταφράσεις» (που αναφέρονται στην υποσημείωση 13), η Επιτροπή συμφωνεί ότι δεν υπάρχουν επί του παρόντος αξιόπιστες εκτιμήσεις σχετικά με τον όγκο των γκρίζων μεταφράσεων ή την άμεση εξωτερική ανάθεση, και γι' αυτό τον λόγο αρχίζει μία έρευνα στο πλαίσιο των ΓΔ και των υπηρεσιών της για την εκτίμηση του βαθμού στον οποίο εφαρμόζονται τέτοιου είδους πρακτικές. Το αποτέλεσμα αυτής της έρευνας θα χρησιμοποιηθεί κατά την ενημέρωση από την Επιτροπή της στρατηγικής της στον τομέα της μετάφρασης για το 2007 και εξής. |
| --- | --- |

25.

Η ανοδική τάση του μεταφραστικού όγκου για την Επιτροπή αναχαιτίστηκε το 2004 χάρη στην εφαρμογή της στρατηγικής της για τη διαχείριση της ζήτησης. Η επιβράδυνση της νομοθετικής δραστηριότητας, την οποία τόνισε το Ελεγκτικό Συνέδριο, είχε περιορισμένο μόνο αντίκτυπο, δεδομένου ότι ο μεγάλος όγκος των νομοθετικών κειμένων που εκδόθηκαν στους τομείς της γεωργίας, των μέτρων αντιντάμπιγκ, του ανταγωνισμού, των κρατικών ενισχύσεων κ.λπ. δεν θίγονται.

Εξάλλου, δεν σημειώθηκε η προβλεπόμενη συσσώρευση καθυστερημένων μεταφράσεων στις γλώσσες ΕΕ-10.

Όσον αφορά την άμεση εξωτερική ανάθεση και τις «γκρίζες μεταφράσεις» (που αναφέρονται στην υποσημείωση 13), η Επιτροπή συμφωνεί ότι δεν υπάρχουν επί του παρόντος αξιόπιστες εκτιμήσεις σχετικά με τον όγκο των γκρίζων μεταφράσεων ή την άμεση εξωτερική ανάθεση, και γι' αυτό τον λόγο αρχίζει μία έρευνα στο πλαίσιο των ΓΔ και των υπηρεσιών της για την εκτίμηση του βαθμού στον οποίο εφαρμόζονται τέτοιου είδους πρακτικές. Το αποτέλεσμα αυτής της έρευνας θα χρησιμοποιηθεί κατά την ενημέρωση από την Επιτροπή της στρατηγικής της στον τομέα της μετάφρασης για το 2007 και εξής.

| 37 έως 43. | Η πολιτική ελέγχου της ποιότητας της μετάφρασης, στην Επιτροπή, είχε ως στόχο την παραγωγή μεταφράσεων «κατάλληλων για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται» και, μέχρι στιγμής, δεν έχει καθορίσει έναν ενιαίο δείκτη ποιότητας. Κατά την εκτίμηση της ποιότητας των εξωτερικών μεταφράσεων, οι ΓΔ και οι υπηρεσίες ίσως δεν λαμβάνουν επαρκώς υπόψη τις διαφορετικές απαιτήσεις ποιότητας σύμφωνα με την αρχή της καταλληλότητας των μεταφράσεων για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται. Η Επιτροπή εξετάζει επί του παρόντος ποιοι είναι οι πλέον ενδεδειγμένοι τρόποι για την αξιολόγηση της ποιότητας.
  Όλες οι εξωτερικές μεταφράσεις αξιολογούνται με βάση δειγματοληπτικό έλεγχο σελίδων και απορρίπτονται εάν η ποιότητα που διαπιστώνεται, σ' αυτή τη βάση, κρίνεται μη ικανοποιητική.
  Τα προβλήματα ποιότητας που παρουσίασαν οι νομοθετικές προτάσεις τις οποίες υπέβαλε η Επιτροπή για τις νέες γλώσσες και οι οποίες δόθηκαν σε εξωτερικούς μεταφραστές, κατά την περίοδο εκκίνησης το 2004, οφείλονται στην περιορισμένη δυνατότητα εσωτερικής αναθεώρησης κατά την περίοδο αυτή. Αν και οι αυτόνομες πράξεις αναθεωρούνταν αρκετά συστηματικά, οι πράξεις συναπόφασης συχνά δεν αναθεωρούνταν, δεδομένου ότι επρόκειτο να αναγνωστούν ακόμη τουλάχιστον μία φορά (από το Κοινοβούλιο ή το Συμβούλιο) πριν από τη δημοσίευση. Το προσωρινό αυτό πρόβλημα αντιμετωπίστηκε πλήρως το 2005 και πάνω από το 90 % του συνόλου των εσωτερικών και εξωτερικών μεταφράσεων αναθεωρείται πλέον ή ελέγχεται.
  Η Επιτροπή αντιμετώπισε το πρόβλημα των εξωτερικών μεταφράσεων κακής ποιότητας, ιδίως όσον αφορά τους νέους αναδόχους για τις γλώσσες ΕΕ-10, με i) τη διοργάνωση εργαστηρίων για εξωτερικούς μεταφραστές στις αρχές του 2005 στις πρωτεύουσες των νέων κρατών μελών· ii) την εξασφάλιση ολοένα περισσότερων μεταφραστικών βοηθημάτων και υλικού αναφοράς και iii) τη συστηματική διατύπωση παρατηρήσεων στους εξωτερικούς μεταφραστές για όλες τις μεταφράσεις οι οποίες δεν κρίθηκαν «πολύ καλές» και οι οποίες αριθμούν περισσότερες από πέντε σελίδες. Ως εκ τούτου, η συχνότητα των προβλημάτων ποιότητας των εξωτερικών μεταφράσεων μειώθηκε κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2005. |
| --- | --- |

37 έως 43.

Η πολιτική ελέγχου της ποιότητας της μετάφρασης, στην Επιτροπή, είχε ως στόχο την παραγωγή μεταφράσεων «κατάλληλων για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται» και, μέχρι στιγμής, δεν έχει καθορίσει έναν ενιαίο δείκτη ποιότητας. Κατά την εκτίμηση της ποιότητας των εξωτερικών μεταφράσεων, οι ΓΔ και οι υπηρεσίες ίσως δεν λαμβάνουν επαρκώς υπόψη τις διαφορετικές απαιτήσεις ποιότητας σύμφωνα με την αρχή της καταλληλότητας των μεταφράσεων για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται. Η Επιτροπή εξετάζει επί του παρόντος ποιοι είναι οι πλέον ενδεδειγμένοι τρόποι για την αξιολόγηση της ποιότητας.

Όλες οι εξωτερικές μεταφράσεις αξιολογούνται με βάση δειγματοληπτικό έλεγχο σελίδων και απορρίπτονται εάν η ποιότητα που διαπιστώνεται, σ' αυτή τη βάση, κρίνεται μη ικανοποιητική.

Τα προβλήματα ποιότητας που παρουσίασαν οι νομοθετικές προτάσεις τις οποίες υπέβαλε η Επιτροπή για τις νέες γλώσσες και οι οποίες δόθηκαν σε εξωτερικούς μεταφραστές, κατά την περίοδο εκκίνησης το 2004, οφείλονται στην περιορισμένη δυνατότητα εσωτερικής αναθεώρησης κατά την περίοδο αυτή. Αν και οι αυτόνομες πράξεις αναθεωρούνταν αρκετά συστηματικά, οι πράξεις συναπόφασης συχνά δεν αναθεωρούνταν, δεδομένου ότι επρόκειτο να αναγνωστούν ακόμη τουλάχιστον μία φορά (από το Κοινοβούλιο ή το Συμβούλιο) πριν από τη δημοσίευση. Το προσωρινό αυτό πρόβλημα αντιμετωπίστηκε πλήρως το 2005 και πάνω από το 90 % του συνόλου των εσωτερικών και εξωτερικών μεταφράσεων αναθεωρείται πλέον ή ελέγχεται.

Η Επιτροπή αντιμετώπισε το πρόβλημα των εξωτερικών μεταφράσεων κακής ποιότητας, ιδίως όσον αφορά τους νέους αναδόχους για τις γλώσσες ΕΕ-10, με i) τη διοργάνωση εργαστηρίων για εξωτερικούς μεταφραστές στις αρχές του 2005 στις πρωτεύουσες των νέων κρατών μελών· ii) την εξασφάλιση ολοένα περισσότερων μεταφραστικών βοηθημάτων και υλικού αναφοράς και iii) τη συστηματική διατύπωση παρατηρήσεων στους εξωτερικούς μεταφραστές για όλες τις μεταφράσεις οι οποίες δεν κρίθηκαν «πολύ καλές» και οι οποίες αριθμούν περισσότερες από πέντε σελίδες. Ως εκ τούτου, η συχνότητα των προβλημάτων ποιότητας των εξωτερικών μεταφράσεων μειώθηκε κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2005.

| 44 έως 46. | Η βελτίωση της τήρησης, εκ μέρους της Επιτροπής, των προθεσμιών μετάφρασης οφείλεται στην καλύτερη διαχείριση της μεταφραστικής ζήτησης και στο δραστήριο προγραμματισμό.
  Η DGT αντιμετωπίζει προβλήματα όσον αφορά την τήρηση των προθεσμιών, κυρίως επειδή πρέπει να βελτιωθεί η ποιότητα του προγραμματισμού από τις υπηρεσίες και τα θεσμικά όργανα, παρά λόγω έλλειψης μεταφραστικού δυναμικού. Η Επιτροπή θεωρεί τη μετάφραση ως στοιχείο της διαδικασίας θέσπισης, στην οποία οι προθεσμίες μετάφρασης πρέπει να λαμβάνονται πλήρως υπόψη κατά τον προγραμματισμό και κρίνει ότι η DGT συμμετέχει στα δίκτυα προγραμματισμού και συντονισμού. Η Επιτροπή δημιούργησε πλέον ένα σύστημα παρακολούθησης της έγκαιρης παράδοσης των μεταφράσεων σύμφωνα με τα προγράμματα συνεδριάσεων της Επιτροπής και του Συμβουλίου, και τα αποτελέσματα μέχρι στιγμής καταδεικνύουν ότι οι μεταφραστικές υπηρεσίες που παρέχονται σ' αυτό το πλαίσιο είναι σύμφωνες με τις νομικές υποχρεώσεις και τις επιχειρησιακές ανάγκες.
  Οι προθεσμίες που καθορίστηκαν για τα μέσα και το τέλος του 2004 για τις μεταφράσεις στις γλώσσες ΕΕ-10 ήταν πράγματι μεγαλύτερες λόγω έλλειψης πόρων, όπως τονίστηκε στα σημεία 19 και 20. Από το 2005, οι προθεσμίες είναι μικρότερες και ο προγραμματισμός πιο ευέλικτος.
  Η Επιτροπή αρχίζει μία έρευνα για να υπολογίσει την ποσότητα των γκρίζων μεταφράσεων και της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης· θα εξετάσει δε τα θέματα αυτά στο πλαίσιο της προσεχούς ενημέρωσης της στρατηγικής της στον τομέα της μετάφρασης για το 2007 και εξής. |
| --- | --- |

44 έως 46.

Η βελτίωση της τήρησης, εκ μέρους της Επιτροπής, των προθεσμιών μετάφρασης οφείλεται στην καλύτερη διαχείριση της μεταφραστικής ζήτησης και στο δραστήριο προγραμματισμό.

Η DGT αντιμετωπίζει προβλήματα όσον αφορά την τήρηση των προθεσμιών, κυρίως επειδή πρέπει να βελτιωθεί η ποιότητα του προγραμματισμού από τις υπηρεσίες και τα θεσμικά όργανα, παρά λόγω έλλειψης μεταφραστικού δυναμικού. Η Επιτροπή θεωρεί τη μετάφραση ως στοιχείο της διαδικασίας θέσπισης, στην οποία οι προθεσμίες μετάφρασης πρέπει να λαμβάνονται πλήρως υπόψη κατά τον προγραμματισμό και κρίνει ότι η DGT συμμετέχει στα δίκτυα προγραμματισμού και συντονισμού. Η Επιτροπή δημιούργησε πλέον ένα σύστημα παρακολούθησης της έγκαιρης παράδοσης των μεταφράσεων σύμφωνα με τα προγράμματα συνεδριάσεων της Επιτροπής και του Συμβουλίου, και τα αποτελέσματα μέχρι στιγμής καταδεικνύουν ότι οι μεταφραστικές υπηρεσίες που παρέχονται σ' αυτό το πλαίσιο είναι σύμφωνες με τις νομικές υποχρεώσεις και τις επιχειρησιακές ανάγκες.

Οι προθεσμίες που καθορίστηκαν για τα μέσα και το τέλος του 2004 για τις μεταφράσεις στις γλώσσες ΕΕ-10 ήταν πράγματι μεγαλύτερες λόγω έλλειψης πόρων, όπως τονίστηκε στα σημεία 19 και 20. Από το 2005, οι προθεσμίες είναι μικρότερες και ο προγραμματισμός πιο ευέλικτος.

Η Επιτροπή αρχίζει μία έρευνα για να υπολογίσει την ποσότητα των γκρίζων μεταφράσεων και της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης· θα εξετάσει δε τα θέματα αυτά στο πλαίσιο της προσεχούς ενημέρωσης της στρατηγικής της στον τομέα της μετάφρασης για το 2007 και εξής.

| 47 έως 49. | Το σχέδιο κοστολόγησης της Επιτροπής, στο οποίο αναφέρεται το Ελεγκτικό Συνέδριο, δημιουργήθηκε το 2001 και εφαρμόστηκε έως τα μέσα του 2003. Ο στόχος του για την ευαισθητοποίηση σχετικά με το κόστος της μετάφρασης έχει επιτευχθεί. Ωστόσο, η διατήρηση αυτού του συστήματος με την παροχή ενημερωμένων στοιχείων σχετικά με το συνολικό κόστος των αιτούμενων μεταφράσεων δεν θεωρήθηκε προτεραιότητα, δεδομένου ότι αυτό θα παρείχε ελάχιστη προστιθέμενη αξία στις ενδιαφερόμενες ΓΔ, εφόσον οι αιτήσεις τους για μεταφράσεις εξετάζονταν λεπτομερώς στο πλαίσιο του μεταβατικού μεταφραστικού καθεστώτος.
  Μετά την ανακοίνωση του Μαΐου 2004, η Επιτροπή μετέθεσε το στόχο της από την ευαισθητοποίηση σχετικά με το κόστος της μετάφρασης σε μια δυναμική διαχείριση της ζήτησης, χάρη στην οποία μειώθηκε σημαντικά το συνολικό κόστος της μετάφρασης.
  Η Επιτροπή θα προτείνει στο προσχέδιο προϋπολογισμού 2007 (ΠΠ 2007) τη δημιουργία ενός νέου τομέα πολιτικής «31–Γλωσσικές υπηρεσίες» ο οποίος θα συγκεντρώνει τις δημοσιονομικές επιπτώσεις όλων των γλωσσικών υπηρεσιών (αλλά δεν θα κατανέμει πλέον τις αντίστοιχες πιστώσεις μεταξύ των διαφόρων τομέων πολιτικής).
  Η Επιτροπή ενημερώνει επί του παρόντος το σύστημα υπολογισμού των μόνιμων δαπανών, σύμφωνα με τη μέθοδο που εφαρμόζει το Ελεγκτικό Συνέδριο, για να στηρίξει τη διοίκηση κατά τον έλεγχο της αποδοτικότητας της μεταφραστικής διαδικασίας με την εξέλιξη των δαπανών για την παραγωγή μεταφράσεων (και άλλων προϊόντων). |
| --- | --- |

47 έως 49.

Το σχέδιο κοστολόγησης της Επιτροπής, στο οποίο αναφέρεται το Ελεγκτικό Συνέδριο, δημιουργήθηκε το 2001 και εφαρμόστηκε έως τα μέσα του 2003. Ο στόχος του για την ευαισθητοποίηση σχετικά με το κόστος της μετάφρασης έχει επιτευχθεί. Ωστόσο, η διατήρηση αυτού του συστήματος με την παροχή ενημερωμένων στοιχείων σχετικά με το συνολικό κόστος των αιτούμενων μεταφράσεων δεν θεωρήθηκε προτεραιότητα, δεδομένου ότι αυτό θα παρείχε ελάχιστη προστιθέμενη αξία στις ενδιαφερόμενες ΓΔ, εφόσον οι αιτήσεις τους για μεταφράσεις εξετάζονταν λεπτομερώς στο πλαίσιο του μεταβατικού μεταφραστικού καθεστώτος.

Μετά την ανακοίνωση του Μαΐου 2004, η Επιτροπή μετέθεσε το στόχο της από την ευαισθητοποίηση σχετικά με το κόστος της μετάφρασης σε μια δυναμική διαχείριση της ζήτησης, χάρη στην οποία μειώθηκε σημαντικά το συνολικό κόστος της μετάφρασης.

Η Επιτροπή θα προτείνει στο προσχέδιο προϋπολογισμού 2007 (ΠΠ 2007) τη δημιουργία ενός νέου τομέα πολιτικής «31–Γλωσσικές υπηρεσίες» ο οποίος θα συγκεντρώνει τις δημοσιονομικές επιπτώσεις όλων των γλωσσικών υπηρεσιών (αλλά δεν θα κατανέμει πλέον τις αντίστοιχες πιστώσεις μεταξύ των διαφόρων τομέων πολιτικής).

Η Επιτροπή ενημερώνει επί του παρόντος το σύστημα υπολογισμού των μόνιμων δαπανών, σύμφωνα με τη μέθοδο που εφαρμόζει το Ελεγκτικό Συνέδριο, για να στηρίξει τη διοίκηση κατά τον έλεγχο της αποδοτικότητας της μεταφραστικής διαδικασίας με την εξέλιξη των δαπανών για την παραγωγή μεταφράσεων (και άλλων προϊόντων).

| 51 και 52. | Παρά τον σχεδόν διπλάσιο αριθμό επίσημων γλωσσών, το συνολικό κόστος της μετάφρασης για την Επιτροπή το 2005 αυξήθηκε μόνο κατά 20 % περίπου σε σύγκριση με το 2003. Αυτό οφείλεται στην αυστηρή εφαρμογή της στρατηγικής για τη διαχείριση της ζήτησης. Ωστόσο, είχε ως αποτέλεσμα τη μείωση του ρυθμού εργασίας και τη σχετική αύξηση του κόστους ανά σελίδα για την Επιτροπή, η οποία έχει μεταβατικό χαρακτήρα και οφείλεται στα εξής:






  — | στην πολιτική επιταγή της ίσης μεταχείρισης όλων των γλωσσών, ενώ η μεταφραστική ικανότητα για τις εννέα νέες επίσημες γλώσσες μετά τη διεύρυνση του 2004 αυξάνεται μόνο σταδιακά κατά την περίοδο 2004-2006, |
| --- | --- | --- |

51 και 52.

Παρά τον σχεδόν διπλάσιο αριθμό επίσημων γλωσσών, το συνολικό κόστος της μετάφρασης για την Επιτροπή το 2005 αυξήθηκε μόνο κατά 20 % περίπου σε σύγκριση με το 2003. Αυτό οφείλεται στην αυστηρή εφαρμογή της στρατηγικής για τη διαχείριση της ζήτησης. Ωστόσο, είχε ως αποτέλεσμα τη μείωση του ρυθμού εργασίας και τη σχετική αύξηση του κόστους ανά σελίδα για την Επιτροπή, η οποία έχει μεταβατικό χαρακτήρα και οφείλεται στα εξής:

—

στην πολιτική επιταγή της ίσης μεταχείρισης όλων των γλωσσών, ενώ η μεταφραστική ικανότητα για τις εννέα νέες επίσημες γλώσσες μετά τη διεύρυνση του 2004 αυξάνεται μόνο σταδιακά κατά την περίοδο 2004-2006,

| — | στην έλλειψη έμπειρων μεταφραστών, μεταφραστικών μνημών, ορολογικής υποστήριξης, υποστήριξης για την αυτόματη μετάφραση, κ.λπ., για τις εννέα νέες επίσημες γλώσσες, με αποτέλεσμα να είναι χαμηλότερη η παραγωγικότητα σ' αυτές τις γλώσσες σε σύγκριση με τις «παλαιές» γλώσσες, |
| --- | --- |

—

στην έλλειψη έμπειρων μεταφραστών, μεταφραστικών μνημών, ορολογικής υποστήριξης, υποστήριξης για την αυτόματη μετάφραση, κ.λπ., για τις εννέα νέες επίσημες γλώσσες, με αποτέλεσμα να είναι χαμηλότερη η παραγωγικότητα σ' αυτές τις γλώσσες σε σύγκριση με τις «παλαιές» γλώσσες,

| — | στη μεταφραστική ζήτηση το 2003 και στον αντίστοιχο ρυθμό εργασίας, ο οποίος ήταν ιδιαίτερα υψηλός και απαιτούσε μεγάλη προσπάθεια εκ μέρους του προσωπικού όσον αφορά τις υπερωρίες, την αναβολή προγραμματισμένων αδειών κ.λπ. Συνεπώς, ο ρυθμός αυτός δεν αποτελεί κατάλληλο σημείο αναφοράς για τον μακροπρόθεσμο στόχο ρυθμού εργασίας. |
| --- | --- |

—

στη μεταφραστική ζήτηση το 2003 και στον αντίστοιχο ρυθμό εργασίας, ο οποίος ήταν ιδιαίτερα υψηλός και απαιτούσε μεγάλη προσπάθεια εκ μέρους του προσωπικού όσον αφορά τις υπερωρίες, την αναβολή προγραμματισμένων αδειών κ.λπ. Συνεπώς, ο ρυθμός αυτός δεν αποτελεί κατάλληλο σημείο αναφοράς για τον μακροπρόθεσμο στόχο ρυθμού εργασίας.

Η Επιτροπή πραγματοποίησε ορισμένες εσωτερικές ανακατανομές ήδη το 2004 και 2005, και έθεσε πιο φιλόδοξους στόχους όσον αφορά τις εσωτερικές ανακατανομές για την DGT στην απόφαση της Επιτροπής για την ΕΣΠ 2007, ώστε να προσαρμοστούν οι πάγιες δαπάνες στις μεταβαλλόμενες τάσεις της ζήτησης ανάλογα με τις ομάδες γλωσσών. Μεταξύ των άλλων διορθωτικών μέτρων περιλαμβάνονται η μείωση των εξωτερικών μεταφράσεων (αν και η εξωτερική ανάθεση μπορεί να είναι απαραίτητη για ορισμένα ειδικά θέματα ή για γλώσσα για την οποία δεν υπάρχουν μεταφραστές στο πλαίσιο της υπηρεσίας), η διπολική μετάφραση, η προσωρινή απόσπαση μεταφραστών σε άλλες ΓΔ και η επέκταση της υπηρεσίας επεξεργασίας κειμένων της Επιτροπής («Editing»).

| 53. στ) | Η Επιτροπή θεωρεί ότι, για το 2005, ο αριθμός των μεταφράσεων οι οποίες εκτελέστηκαν εν όλω ή εν μέρει αλλά δεν χρειάστηκαν, λόγω μεταγενέστερων τροποποιήσεων του πρωτοτύπου, είναι ελάχιστος, λόγω της πολιτικής της να μην αρχίζει μία μετάφραση έως ότου υπάρξει ένα σταθερό κείμενο.
  Οι μόνες εξαιρέσεις αφορούν έγγραφα για τα οποία, για πολιτικούς λόγους, οι οποίοι επιβεβαιώνονται σε ανώτατο επίπεδο, προβλέπονται μικρές προθεσμίες οι οποίες δεν θα μπορούσαν να τηρηθούν εάν δεν άρχιζε η εκτέλεση των μεταφράσεων πριν σταλεί το οριστικό κείμενο. |
| --- | --- |

53. στ)

Η Επιτροπή θεωρεί ότι, για το 2005, ο αριθμός των μεταφράσεων οι οποίες εκτελέστηκαν εν όλω ή εν μέρει αλλά δεν χρειάστηκαν, λόγω μεταγενέστερων τροποποιήσεων του πρωτοτύπου, είναι ελάχιστος, λόγω της πολιτικής της να μην αρχίζει μία μετάφραση έως ότου υπάρξει ένα σταθερό κείμενο.

Οι μόνες εξαιρέσεις αφορούν έγγραφα για τα οποία, για πολιτικούς λόγους, οι οποίοι επιβεβαιώνονται σε ανώτατο επίπεδο, προβλέπονται μικρές προθεσμίες οι οποίες δεν θα μπορούσαν να τηρηθούν εάν δεν άρχιζε η εκτέλεση των μεταφράσεων πριν σταλεί το οριστικό κείμενο.

| 54. | Η Επιτροπή αρχίζει μία έρευνα για την εκτίμηση του όγκου των γκρίζων μεταφράσεων και της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης, και τα αποτελέσματα της έρευνας αυτής θα ληφθούν υπόψη στην επόμενη ενημέρωση της στρατηγικής της Επιτροπής στον τομέα της μετάφρασης για το 2007 και εξής. |
| --- | --- |

54.

Η Επιτροπή αρχίζει μία έρευνα για την εκτίμηση του όγκου των γκρίζων μεταφράσεων και της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης, και τα αποτελέσματα της έρευνας αυτής θα ληφθούν υπόψη στην επόμενη ενημέρωση της στρατηγικής της Επιτροπής στον τομέα της μετάφρασης για το 2007 και εξής.

| 56 έως 59. | Από το 2005, η Επιτροπή βελτίωσε σημαντικά την ικανότητά της για μελλοντικό προγραμματισμό της μετάφρασης: ένα μεγάλο τμήμα του φόρτου εργασίας της Επιτροπής στον τομέα της μετάφρασης καλύπτεται από τον προγραμματισμό («agenda planning») και από τον τακτικό έλεγχο από κοινού με τις ΓΔ σε συνεδριάσεις συντονισμού. Η μονάδα διαχείρισης της ζήτησης της DGT διατηρεί τακτικές επαφές με τους αρμόδιους για τη μετάφραση σε κάθε ΓΔ, χάρη στις οποίες οι περισσότερες ΓΔ στέλνουν τακτικές προβλέψεις, ιδίως όταν πρόκειται για σημαντικά θέματα.
  Η Γενική Γραμματεία συμφώνησε ότι είναι απαραίτητο να υπάρχει ένα ισχυρότερο μέσο προγραμματισμού, οπότε λαμβάνονται μέτρα ώστε η μετάφραση να ενταχθεί περισσότερο στα μέσα προγραμματισμού της Επιτροπής.
  Ωστόσο, αυτά τα συστήματα για την πρόβλεψη της ζήτησης θα παρέχουν πάντοτε αβέβαια αποτελέσματα, λόγω της πολιτικής φύσης της εργασίας μας, των απρόβλεπτων γεγονότων που απαιτούν νέες πρωτοβουλίες, κ.λπ. Εξάλλου, ακόμη και όταν υπάρχει η δυνατότητα εσωτερικής μετάφρασης, ενδέχεται και πάλι να είναι απαραίτητη η εξωτερική μετάφραση για κείμενα για τα οποία δεν υπάρχει εσωτερική εμπειρογνωμοσύνη (π.χ. κείμενα με πολύ τεχνική ορολογία). |
| --- | --- |

56 έως 59.

Από το 2005, η Επιτροπή βελτίωσε σημαντικά την ικανότητά της για μελλοντικό προγραμματισμό της μετάφρασης: ένα μεγάλο τμήμα του φόρτου εργασίας της Επιτροπής στον τομέα της μετάφρασης καλύπτεται από τον προγραμματισμό («agenda planning») και από τον τακτικό έλεγχο από κοινού με τις ΓΔ σε συνεδριάσεις συντονισμού. Η μονάδα διαχείρισης της ζήτησης της DGT διατηρεί τακτικές επαφές με τους αρμόδιους για τη μετάφραση σε κάθε ΓΔ, χάρη στις οποίες οι περισσότερες ΓΔ στέλνουν τακτικές προβλέψεις, ιδίως όταν πρόκειται για σημαντικά θέματα.

Η Γενική Γραμματεία συμφώνησε ότι είναι απαραίτητο να υπάρχει ένα ισχυρότερο μέσο προγραμματισμού, οπότε λαμβάνονται μέτρα ώστε η μετάφραση να ενταχθεί περισσότερο στα μέσα προγραμματισμού της Επιτροπής.

Ωστόσο, αυτά τα συστήματα για την πρόβλεψη της ζήτησης θα παρέχουν πάντοτε αβέβαια αποτελέσματα, λόγω της πολιτικής φύσης της εργασίας μας, των απρόβλεπτων γεγονότων που απαιτούν νέες πρωτοβουλίες, κ.λπ. Εξάλλου, ακόμη και όταν υπάρχει η δυνατότητα εσωτερικής μετάφρασης, ενδέχεται και πάλι να είναι απαραίτητη η εξωτερική μετάφραση για κείμενα για τα οποία δεν υπάρχει εσωτερική εμπειρογνωμοσύνη (π.χ. κείμενα με πολύ τεχνική ορολογία).

| 60 έως 62. | Η DGT καθορίζει τις προθεσμίες από κοινού με τις αιτούσες ΓΔ με βάση τις ανάγκες τους όσον αφορά τον προορισμό/σκοπό του εγγράφου (π.χ. προς συζήτηση σε ειδικές συνεδριάσεις του Συμβουλίου της Επιτροπής). Η προσέγγιση αυτή προτιμάται από την κατάθεση προθεσμιών, διότι επιτρέπει μια πιο ευέλικτη και αποτελεσματική χρήση των διαθέσιμων πόρων και περιορίζει την ανάγκη να υπάρχει πρόσθετη δυναμικότητα κατά τις περιόδους έκτακτου φόρτου εργασίας. |
| --- | --- |

60 έως 62.

Η DGT καθορίζει τις προθεσμίες από κοινού με τις αιτούσες ΓΔ με βάση τις ανάγκες τους όσον αφορά τον προορισμό/σκοπό του εγγράφου (π.χ. προς συζήτηση σε ειδικές συνεδριάσεις του Συμβουλίου της Επιτροπής). Η προσέγγιση αυτή προτιμάται από την κατάθεση προθεσμιών, διότι επιτρέπει μια πιο ευέλικτη και αποτελεσματική χρήση των διαθέσιμων πόρων και περιορίζει την ανάγκη να υπάρχει πρόσθετη δυναμικότητα κατά τις περιόδους έκτακτου φόρτου εργασίας.

| 67. | Η προεπεξεργασία στην Επιτροπή είναι αυτοματοποιημένη σε μεγάλο βαθμό οπότε δεν απαιτείται καμία ειδική έρευνα εκ μέρους της κεντρικής μονάδας προγραμματισμού της μετάφρασης: όλα τα έγγραφα (εκτός από τα εμπιστευτικά) προς μετάφραση εξετάζονται αυτόματα στη Euramis, μία μεγάλη γλωσσική βάση δεδομένων που περιέχει χιλιάδες εγγράφων, τα οποία είναι χωρισμένα σε περιόδους που συνδέονται με τις αντίστοιχες μεταφράσεις, και η εξέταση αυτή βασίζεται επίσης στο περιεχόμενο της βάσης Eur-Lex. |
| --- | --- |

67.

Η προεπεξεργασία στην Επιτροπή είναι αυτοματοποιημένη σε μεγάλο βαθμό οπότε δεν απαιτείται καμία ειδική έρευνα εκ μέρους της κεντρικής μονάδας προγραμματισμού της μετάφρασης: όλα τα έγγραφα (εκτός από τα εμπιστευτικά) προς μετάφραση εξετάζονται αυτόματα στη Euramis, μία μεγάλη γλωσσική βάση δεδομένων που περιέχει χιλιάδες εγγράφων, τα οποία είναι χωρισμένα σε περιόδους που συνδέονται με τις αντίστοιχες μεταφράσεις, και η εξέταση αυτή βασίζεται επίσης στο περιεχόμενο της βάσης Eur-Lex.

| 68 έως 71. | Η οργάνωση του φόρτου εργασίας της μετάφρασης στις μεταφραστικές μονάδες της Επιτροπής βασίζεται σε εργαλεία τα οποία δείχνουν ποιοι μεταφραστές είναι διαθέσιμοι. Ωστόσο, τα εργαλεία αυτά δεν αναφέρουν όλα τα στοιχεία σχετικά με τους διαθέσιμους μεταφραστές, όπως τις ειδικές ή γλωσσικές γνώσεις τους. Συνεπώς, η κρίση του προϊσταμένου της μονάδας αποτελεί σημαντικό παράγοντα.
  Όσον αφορά τη χρήση μέσων ΤΠ, η Επιτροπή καταβάλλει κάθε προσπάθεια για να προωθήσει τη χρήση τους, ώστε να βελτιωθεί η σχέση κόστους/αποδοτικότητας. Οι ενέργειες σ' αυτό τον τομέα συνίστανται στην ευαισθητοποίηση, στην επιμόρφωση (ιδιαίτερα για να μπορέσουν οι τελικοί χρήστες να χρησιμοποιήσουν αποδοτικά αυτά τα μέσα) και στη διασφάλιση ότι τα μέσα για την ενίσχυση της παραγωγικότητας συνδυάζονται με τις άλλες εφαρμογές (π.χ. TWB με LegisWrite). Η χρήση αυτών των εργαλείων υποστηρίζεται διαρκώς από τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, η δε Επιτροπή εξέδωσε πρόσφατα έναν «κώδικα ορθών πρακτικών» για τους μεταφραστές της, ενώ καταβάλλονται επίσης ειδικές προσπάθειες για την επιμόρφωση των μεταφραστών και γραμματέων που προσλήφθηκαν πρόσφατα, ώστε να χρησιμοποιούν τα εργαλεία πληροφορικής. Ωστόσο, εναπόκειται εν μέρει στο μεταφραστή να αποφασίσει ποια εργαλεία και μέσα ταιριάζουν καλύτερα στην εργασία του, ανάλογα με τις εκθέσεις προεπεξεργασίας και τη δική του κατάρτιση, τις δικές του γνώσεις και τη δική του εμπειρία. |
| --- | --- |

68 έως 71.

Η οργάνωση του φόρτου εργασίας της μετάφρασης στις μεταφραστικές μονάδες της Επιτροπής βασίζεται σε εργαλεία τα οποία δείχνουν ποιοι μεταφραστές είναι διαθέσιμοι. Ωστόσο, τα εργαλεία αυτά δεν αναφέρουν όλα τα στοιχεία σχετικά με τους διαθέσιμους μεταφραστές, όπως τις ειδικές ή γλωσσικές γνώσεις τους. Συνεπώς, η κρίση του προϊσταμένου της μονάδας αποτελεί σημαντικό παράγοντα.

Όσον αφορά τη χρήση μέσων ΤΠ, η Επιτροπή καταβάλλει κάθε προσπάθεια για να προωθήσει τη χρήση τους, ώστε να βελτιωθεί η σχέση κόστους/αποδοτικότητας. Οι ενέργειες σ' αυτό τον τομέα συνίστανται στην ευαισθητοποίηση, στην επιμόρφωση (ιδιαίτερα για να μπορέσουν οι τελικοί χρήστες να χρησιμοποιήσουν αποδοτικά αυτά τα μέσα) και στη διασφάλιση ότι τα μέσα για την ενίσχυση της παραγωγικότητας συνδυάζονται με τις άλλες εφαρμογές (π.χ. TWB με LegisWrite). Η χρήση αυτών των εργαλείων υποστηρίζεται διαρκώς από τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, η δε Επιτροπή εξέδωσε πρόσφατα έναν «κώδικα ορθών πρακτικών» για τους μεταφραστές της, ενώ καταβάλλονται επίσης ειδικές προσπάθειες για την επιμόρφωση των μεταφραστών και γραμματέων που προσλήφθηκαν πρόσφατα, ώστε να χρησιμοποιούν τα εργαλεία πληροφορικής. Ωστόσο, εναπόκειται εν μέρει στο μεταφραστή να αποφασίσει ποια εργαλεία και μέσα ταιριάζουν καλύτερα στην εργασία του, ανάλογα με τις εκθέσεις προεπεξεργασίας και τη δική του κατάρτιση, τις δικές του γνώσεις και τη δική του εμπειρία.

| 73 και 74. | Η απόφαση της Επιτροπής όσον αφορά την εξωτερική ή μη ανάθεση εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τους τύπους των σχετικών εγγράφων. Όταν είχε καθοριστεί ο στόχος του 30 % εξωτερικής ανάθεσης και ο φόρτος εργασίας της μετάφρασης μέσα στην Επιτροπή ήταν πολύ μεγάλος, σε ορισμένες περιπτώσεις αποφασίστηκε η αυτόματη εξωτερική ανάθεση ορισμένων εγγράφων.
  Μετά την εφαρμογή της νέας πολιτικής για τη διαχείριση της ζήτησης το 2004, η Επιτροπή εγκατέλειψε τους προηγούμενους στόχους της σχετικά με την εξωτερική ανάθεση. Ωστόσο, μεσολάβησε κάποιο χρονικό διάστημα έως ότου αλλάξει η πρακτική εξωτερικής ανάθεσης. Εν τω μεταξύ, η εξωτερική ανάθεση περιορίζεται κυρίως σε περιπτώσεις πραγματικής ανάγκης (δηλαδή ως συμπλήρωμα της εσωτερικής ικανότητας). Ωστόσο, σε εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες δεν υπάρχει σε ένα δεδομένο γλωσσικό τμήμα η απαραίτητη εμπειρογνωμοσύνη σε ειδικά θέματα, θα συνεχιστεί η εξωτερική ανάθεση των μεταφράσεων, ανεξάρτητα από τη διαθέσιμη εσωτερική ικανότητα. |
| --- | --- |

73 και 74.

Η απόφαση της Επιτροπής όσον αφορά την εξωτερική ή μη ανάθεση εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τους τύπους των σχετικών εγγράφων. Όταν είχε καθοριστεί ο στόχος του 30 % εξωτερικής ανάθεσης και ο φόρτος εργασίας της μετάφρασης μέσα στην Επιτροπή ήταν πολύ μεγάλος, σε ορισμένες περιπτώσεις αποφασίστηκε η αυτόματη εξωτερική ανάθεση ορισμένων εγγράφων.

Μετά την εφαρμογή της νέας πολιτικής για τη διαχείριση της ζήτησης το 2004, η Επιτροπή εγκατέλειψε τους προηγούμενους στόχους της σχετικά με την εξωτερική ανάθεση. Ωστόσο, μεσολάβησε κάποιο χρονικό διάστημα έως ότου αλλάξει η πρακτική εξωτερικής ανάθεσης. Εν τω μεταξύ, η εξωτερική ανάθεση περιορίζεται κυρίως σε περιπτώσεις πραγματικής ανάγκης (δηλαδή ως συμπλήρωμα της εσωτερικής ικανότητας). Ωστόσο, σε εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες δεν υπάρχει σε ένα δεδομένο γλωσσικό τμήμα η απαραίτητη εμπειρογνωμοσύνη σε ειδικά θέματα, θα συνεχιστεί η εξωτερική ανάθεση των μεταφράσεων, ανεξάρτητα από τη διαθέσιμη εσωτερική ικανότητα.

| 75. | Η στρατηγική της Επιτροπής για τη μετάφραση θα επεκταθεί για να περιλάβει και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη μετάφραση μη βασικών εγγράφων και θα ενισχύσει τον συντονιστικό ρόλο της DGT με τη διαβίβαση όλων των πληροφοριών σχετικά με τις αιτήσεις μετάφρασης μέσω της DGT. |
| --- | --- |

75.

Η στρατηγική της Επιτροπής για τη μετάφραση θα επεκταθεί για να περιλάβει και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη μετάφραση μη βασικών εγγράφων και θα ενισχύσει τον συντονιστικό ρόλο της DGT με τη διαβίβαση όλων των πληροφοριών σχετικά με τις αιτήσεις μετάφρασης μέσω της DGT.

| 76. | Η Επιτροπή αντιλαμβάνεται την «παραγωγικότητα» ως αναφορά στο «ρυθμό εργασίας» με την έννοια της παραγωγής ανά μεταφραστή ημερησίως λαμβανομένης υπόψη της ζήτησης, δεδομένου ότι η παραγωγικότητα δεν μπορεί να μετρηθεί με την απλή καταμέτρηση του αριθμού σελίδων ανά ΙΠΑ (ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης). |
| --- | --- |

76.

Η Επιτροπή αντιλαμβάνεται την «παραγωγικότητα» ως αναφορά στο «ρυθμό εργασίας» με την έννοια της παραγωγής ανά μεταφραστή ημερησίως λαμβανομένης υπόψη της ζήτησης, δεδομένου ότι η παραγωγικότητα δεν μπορεί να μετρηθεί με την απλή καταμέτρηση του αριθμού σελίδων ανά ΙΠΑ (ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης).

| 78. | Κατά τη σύγκριση της μετάφρασης στα θεσμικά όργανα της ΕΕ και στον ιδιωτικό τομέα, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και οι εξής παράγοντες:






  α) | η προσφορά στην αγορά έμπειρων μεταφραστών διαφέρει σημαντικά ανάλογα με τη γλώσσα· |
| --- | --- | --- |

78.

Κατά τη σύγκριση της μετάφρασης στα θεσμικά όργανα της ΕΕ και στον ιδιωτικό τομέα, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και οι εξής παράγοντες:

α)

η προσφορά στην αγορά έμπειρων μεταφραστών διαφέρει σημαντικά ανάλογα με τη γλώσσα·

| β) | μείζον πρόβλημα αποτελεί το ότι η ποιότητα των εξωτερικών μεταφράσεων δεν είναι σταθερή, οπότε είναι δύσκολο να προγραμματιστούν αποτελεσματικά οι εργασίες ελέγχου της ποιότητας· |
| --- | --- |

β)

μείζον πρόβλημα αποτελεί το ότι η ποιότητα των εξωτερικών μεταφράσεων δεν είναι σταθερή, οπότε είναι δύσκολο να προγραμματιστούν αποτελεσματικά οι εργασίες ελέγχου της ποιότητας·

| γ) | οι μεταφραστικές εταιρείες συχνά έχουν πιο λιτές δομές, δεδομένου ότι μπορούν να προωθούν άμεσα με υπεργολαβία τις αιτήσεις μετάφρασης σε ένα δίκτυο διαθέσιμων ατόμων που δεν απασχολούνται μόνιμα και, επομένως, μπορούν να προσαρμοστούν με περισσότερη ευελιξία στη μεταβαλλόμενη ζήτηση. Τα θεσμικά όργανα της ΕΕ πρέπει να διατηρούν ένα σημαντικό τμήμα του προσωπικού για λόγους ποιότητας και ανεξαρτησίας, αλλά και για να αντιμετωπίζονται οι διακυμάνσεις της ζήτησης καθώς και η απρόβλεπτη ζήτηση. |
| --- | --- |

γ)

οι μεταφραστικές εταιρείες συχνά έχουν πιο λιτές δομές, δεδομένου ότι μπορούν να προωθούν άμεσα με υπεργολαβία τις αιτήσεις μετάφρασης σε ένα δίκτυο διαθέσιμων ατόμων που δεν απασχολούνται μόνιμα και, επομένως, μπορούν να προσαρμοστούν με περισσότερη ευελιξία στη μεταβαλλόμενη ζήτηση. Τα θεσμικά όργανα της ΕΕ πρέπει να διατηρούν ένα σημαντικό τμήμα του προσωπικού για λόγους ποιότητας και ανεξαρτησίας, αλλά και για να αντιμετωπίζονται οι διακυμάνσεις της ζήτησης καθώς και η απρόβλεπτη ζήτηση.

Η Επιτροπή είναι συνεπώς της γνώμης ότι τα οικονομικά πλεονεκτήματα της εξωτερικής μετάφρασης δεν αντισταθμίζουν πάντα τους κινδύνους όσον αφορά την ποιότητα σε πολιτικούς οργανισμούς όπως τα ευρωπαϊκά όργανα.

| 79 και 80. | Η Επιτροπή τονίζει ότι η εξέλιξη του μέσου ρυθμού εργασίας ανά μεταφραστή για το 2004 και 2005 δεν είναι αντιπροσωπευτική και δεν εκφράζει ορθά τις επιδόσεις των μεταφραστών. Οφείλεται δε κυρίως στη μείωση της ζήτησης που δημιούργησε διαρθρωτικές ανισορροπίες μεταξύ προσφοράς και ζήτησης στα γλωσσικά τμήματα, στην έλλειψη έμπειρων μεταφραστών, βάσεων ορολογίας και γλωσσικών μνημών για τις γλώσσες ΕΕ-10, καθώς και στο χρόνο που διαθέτουν οι μεταφραστές της ΕΕ-10 για την αναθεώρηση των πολυάριθμων εξωτερικών μεταφράσεων (οι στατιστικές του ρυθμού εργασίας που παρουσίασε το Συνέδριο δεν προσαρμόστηκαν από αυτή την άποψη).
  Η ζήτηση και ο αντίστοιχος ρυθμός εργασίας είναι δυνατόν να μεταβάλλονται ανάλογα με το επίπεδο πολιτικής και νομοθετικής δραστηριότητας στην Επιτροπή. Μια λογική εξήγηση για την ύπαρξη μιας σχετικά δαπανηρής εσωτερικής μεταφραστικής υπηρεσίας είναι να μπορεί να καλύπτει τις επείγουσες πολιτικές ανάγκες· αυτό συνεπάγεται κάποια επιβράδυνση του ρυθμού εργασίας σε περιόδους χαμηλής δραστηριότητας.
  Η Επιτροπή ανέλαβε αρκετές πρωτοβουλίες για να αντιμετωπίσει τη διαρθρωτική μείωση των επιπέδων ζήτησης για τις μη διαδικαστικές γλώσσες ΕΕ-15:






  — | εσωτερική ανακατανομή για να ενισχυθούν τα νέα γλωσσικά τμήματα, οι οριζόντιες υπηρεσίες της DGT ή άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής (32 θέσεις στον πίνακα προσωπικού το 2004, 41 το 2005, 43 προγραμματισμένες για το 2006 και 205 για το 2007), |
| --- | --- | --- |

79 και 80.

Η Επιτροπή τονίζει ότι η εξέλιξη του μέσου ρυθμού εργασίας ανά μεταφραστή για το 2004 και 2005 δεν είναι αντιπροσωπευτική και δεν εκφράζει ορθά τις επιδόσεις των μεταφραστών. Οφείλεται δε κυρίως στη μείωση της ζήτησης που δημιούργησε διαρθρωτικές ανισορροπίες μεταξύ προσφοράς και ζήτησης στα γλωσσικά τμήματα, στην έλλειψη έμπειρων μεταφραστών, βάσεων ορολογίας και γλωσσικών μνημών για τις γλώσσες ΕΕ-10, καθώς και στο χρόνο που διαθέτουν οι μεταφραστές της ΕΕ-10 για την αναθεώρηση των πολυάριθμων εξωτερικών μεταφράσεων (οι στατιστικές του ρυθμού εργασίας που παρουσίασε το Συνέδριο δεν προσαρμόστηκαν από αυτή την άποψη).

Η ζήτηση και ο αντίστοιχος ρυθμός εργασίας είναι δυνατόν να μεταβάλλονται ανάλογα με το επίπεδο πολιτικής και νομοθετικής δραστηριότητας στην Επιτροπή. Μια λογική εξήγηση για την ύπαρξη μιας σχετικά δαπανηρής εσωτερικής μεταφραστικής υπηρεσίας είναι να μπορεί να καλύπτει τις επείγουσες πολιτικές ανάγκες· αυτό συνεπάγεται κάποια επιβράδυνση του ρυθμού εργασίας σε περιόδους χαμηλής δραστηριότητας.

Η Επιτροπή ανέλαβε αρκετές πρωτοβουλίες για να αντιμετωπίσει τη διαρθρωτική μείωση των επιπέδων ζήτησης για τις μη διαδικαστικές γλώσσες ΕΕ-15:

—

εσωτερική ανακατανομή για να ενισχυθούν τα νέα γλωσσικά τμήματα, οι οριζόντιες υπηρεσίες της DGT ή άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής (32 θέσεις στον πίνακα προσωπικού το 2004, 41 το 2005, 43 προγραμματισμένες για το 2006 και 205 για το 2007),

| — | κατάργηση ουσιαστικά της εξωτερικής μετάφρασης για τις γλώσσες ΕΕ-15 η οποία, το 2003, αντιπροσώπευε το 20 %, |
| --- | --- |

—

κατάργηση ουσιαστικά της εξωτερικής μετάφρασης για τις γλώσσες ΕΕ-15 η οποία, το 2003, αντιπροσώπευε το 20 %,

| — | εισαγωγή της διπολικής μετάφρασης (μετάφραση προς τη δεύτερη γλώσσα των μεταφραστών), |
| --- | --- |

—

εισαγωγή της διπολικής μετάφρασης (μετάφραση προς τη δεύτερη γλώσσα των μεταφραστών),

| — | απόσπαση μεταφραστών σε άλλες ΓΔ. |
| --- | --- |

—

απόσπαση μεταφραστών σε άλλες ΓΔ.

Τα μέτρα αυτά θα συνεχιστούν, δεδομένου ότι στόχος της Επιτροπής είναι, έως το τέλος του 2006, να έχει προσαρμόσει στις πραγματικές ανάγκες τα επίπεδα προσωπικού σε όλα τα γλωσσικά τμήματά της. Επίσης θα εξετάσει το θέμα της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης και των γκρίζων μεταφράσεων από τις ΓΔ χωρίς την εποπτεία της DGT στο πλαίσιο της προσεχούς ενημέρωσης της στρατηγικής της για τη μετάφραση για το 2007 και εξής.

| 81. | Η Επιτροπή θα εντείνει τις προσπάθειές της ώστε να επιτύχει μεγαλύτερη ισορροπία του φόρτου εργασίας των διαφόρων μονάδων: α) αυξάνοντας την ευελιξία μεταξύ των τμημάτων και β) κατανέμοντας τα χαρτοφυλάκια μεταξύ των μονάδων στο πλαίσιο των γλωσσικών τμημάτων, και οργανώνοντας με παρόμοιο τρόπο τους τομείς της μονάδας διαχείρισης της ζήτησης.
  Ωστόσο, η Επιτροπή τονίζει ότι τα χαρακτηριστικά και οι περιορισμοί των διαφόρων γλωσσικών τμημάτων πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη σύγκριση των αντίστοιχων ρυθμών εργασίας τους. |
| --- | --- |

81.

Η Επιτροπή θα εντείνει τις προσπάθειές της ώστε να επιτύχει μεγαλύτερη ισορροπία του φόρτου εργασίας των διαφόρων μονάδων: α) αυξάνοντας την ευελιξία μεταξύ των τμημάτων και β) κατανέμοντας τα χαρτοφυλάκια μεταξύ των μονάδων στο πλαίσιο των γλωσσικών τμημάτων, και οργανώνοντας με παρόμοιο τρόπο τους τομείς της μονάδας διαχείρισης της ζήτησης.

Ωστόσο, η Επιτροπή τονίζει ότι τα χαρακτηριστικά και οι περιορισμοί των διαφόρων γλωσσικών τμημάτων πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη σύγκριση των αντίστοιχων ρυθμών εργασίας τους.

| 87. | Η Επιτροπή κατέβαλε σημαντικές προσπάθειες το 2004 για να προσαρμόσει αυτά τα στατιστικά συστήματα, ώστε να περιλαμβάνουν και τους σχετικούς δείκτες για την εφαρμογή της στρατηγικής στον τομέα της μετάφρασης που αποφασίστηκε τον Μάιο του 2004. Προς το παρόν δημιουργεί μία αποθήκη δεδομένων, για να ενσωματώσει λεπτομερέστερα στοιχεία σχετικά με τις ροές εργασίες της μετάφρασης. Για το 2006 προβλέπεται η αναθεώρηση ορισμένων βασικών στατιστικών εννοιών όπως η «ημερήσια πίεση». |
| --- | --- |

87.

Η Επιτροπή κατέβαλε σημαντικές προσπάθειες το 2004 για να προσαρμόσει αυτά τα στατιστικά συστήματα, ώστε να περιλαμβάνουν και τους σχετικούς δείκτες για την εφαρμογή της στρατηγικής στον τομέα της μετάφρασης που αποφασίστηκε τον Μάιο του 2004. Προς το παρόν δημιουργεί μία αποθήκη δεδομένων, για να ενσωματώσει λεπτομερέστερα στοιχεία σχετικά με τις ροές εργασίες της μετάφρασης. Για το 2006 προβλέπεται η αναθεώρηση ορισμένων βασικών στατιστικών εννοιών όπως η «ημερήσια πίεση».

| 88. | Η Επιτροπή προτιμά να χρησιμοποιεί ένα ρυθμό εργασίας σε συνολικό επίπεδο (ανά μονάδα/τμήμα· μέσος όρος ανά μεταφραστή κ.λπ.) τον οποίο θεωρεί κατάλληλο για την παρακολούθηση της απόδοσης της μεταφραστικής ροής. Τα στατιστικά στοιχεία σε λεπτομερέστερο επίπεδο θα πρέπει να χρησιμοποιούνται προσεκτικά, διότι επηρεάζονται από διάφορους παράγοντες: τη διαθεσιμότητα μεταφραστικών μνημών και ορολογίας, την πείρα του μεταφραστή επί του θέματος, τη γλωσσική επάρκεια του μεταφραστή όσον αφορά τη γλώσσα του πρωτοτύπου (τρίτη, τέταρτη ή και πέμπτη γλώσσα του μεταφραστή), τις προσπάθειες διασφάλισης της ποιότητας σύμφωνα με την προσέγγιση της μετάφρασης που είναι κατάλληλη για το σκοπό για τον οποίο προορίζεται κ.λπ. Τα στατιστικά αυτά στοιχεία είναι πολύπλοκα και η κατάρτισή τους δαπανηρή λόγω της πολυπλοκότητας της ροής εργασίας της μετάφρασης.
  Το αρχείο μεταφραστικών δεδομένων της Επιτροπής, υπό κατασκευή επί του παρόντος, θα περιλάβει λεπτομερέστερα δεδομένα σχετικά με τον έλεγχο της ποιότητας, με βάση ένα συμφωνηθέντα ορισμό της αναθεώρησης, την αμοιβαία ανάγνωση, τη διόρθωση κειμένων, την τυχαία δειγματοληπτική διόρθωση και άλλες εργασίες ελέγχου της ποιότητας, καθώς και πληροφορίες σχετικά με το τόπο και το ρόλο του καθενός, ώστε να διασφαλίζεται προϊόν που είναι κατάλληλο για το σκοπό για τον οποίο προορίζεται.
  Όσον αφορά τη σχέση μεταξύ φόρτου εργασίας και εξωτερικής ανάθεσης, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι ορισμένες μεταφράσεις πρέπει μερικές φορές να ανατίθενται σε εξωτερικό μεταφραστή, ανεξάρτητα από τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα (βλέπε επίσης παρατηρήσεις στα σημεία 73 και 74).
  Η Επιτροπή δεν έχει καθορίσει δείκτες απόδοσης σχετικά με τον αντίκτυπο των μεταφραστικών εργαλείων ΤΠ στην παραγωγικότητα, αλλά διαθέτει ορισμένα στατιστικά στοιχεία, τα οποία πρέπει να ερμηνευθούν. Τα στοιχεία σχετικά με την ετήσια παραγωγή και το ρυθμό εργασίας είναι διαθέσιμα και μπορούν να συσχετιστούν με τις δαπάνες των μεταφραστικών εργαλείων ΤΠ. Ωστόσο, ο συσχετισμός αυτός δεν είναι προφανής, δεδομένου ότι ο αντίκτυπος είναι πάντα μεγαλύτερος στα πρώτα στάδια. |
| --- | --- |

88.

Η Επιτροπή προτιμά να χρησιμοποιεί ένα ρυθμό εργασίας σε συνολικό επίπεδο (ανά μονάδα/τμήμα· μέσος όρος ανά μεταφραστή κ.λπ.) τον οποίο θεωρεί κατάλληλο για την παρακολούθηση της απόδοσης της μεταφραστικής ροής. Τα στατιστικά στοιχεία σε λεπτομερέστερο επίπεδο θα πρέπει να χρησιμοποιούνται προσεκτικά, διότι επηρεάζονται από διάφορους παράγοντες: τη διαθεσιμότητα μεταφραστικών μνημών και ορολογίας, την πείρα του μεταφραστή επί του θέματος, τη γλωσσική επάρκεια του μεταφραστή όσον αφορά τη γλώσσα του πρωτοτύπου (τρίτη, τέταρτη ή και πέμπτη γλώσσα του μεταφραστή), τις προσπάθειες διασφάλισης της ποιότητας σύμφωνα με την προσέγγιση της μετάφρασης που είναι κατάλληλη για το σκοπό για τον οποίο προορίζεται κ.λπ. Τα στατιστικά αυτά στοιχεία είναι πολύπλοκα και η κατάρτισή τους δαπανηρή λόγω της πολυπλοκότητας της ροής εργασίας της μετάφρασης.

Το αρχείο μεταφραστικών δεδομένων της Επιτροπής, υπό κατασκευή επί του παρόντος, θα περιλάβει λεπτομερέστερα δεδομένα σχετικά με τον έλεγχο της ποιότητας, με βάση ένα συμφωνηθέντα ορισμό της αναθεώρησης, την αμοιβαία ανάγνωση, τη διόρθωση κειμένων, την τυχαία δειγματοληπτική διόρθωση και άλλες εργασίες ελέγχου της ποιότητας, καθώς και πληροφορίες σχετικά με το τόπο και το ρόλο του καθενός, ώστε να διασφαλίζεται προϊόν που είναι κατάλληλο για το σκοπό για τον οποίο προορίζεται.

Όσον αφορά τη σχέση μεταξύ φόρτου εργασίας και εξωτερικής ανάθεσης, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι ορισμένες μεταφράσεις πρέπει μερικές φορές να ανατίθενται σε εξωτερικό μεταφραστή, ανεξάρτητα από τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα (βλέπε επίσης παρατηρήσεις στα σημεία 73 και 74).

Η Επιτροπή δεν έχει καθορίσει δείκτες απόδοσης σχετικά με τον αντίκτυπο των μεταφραστικών εργαλείων ΤΠ στην παραγωγικότητα, αλλά διαθέτει ορισμένα στατιστικά στοιχεία, τα οποία πρέπει να ερμηνευθούν. Τα στοιχεία σχετικά με την ετήσια παραγωγή και το ρυθμό εργασίας είναι διαθέσιμα και μπορούν να συσχετιστούν με τις δαπάνες των μεταφραστικών εργαλείων ΤΠ. Ωστόσο, ο συσχετισμός αυτός δεν είναι προφανής, δεδομένου ότι ο αντίκτυπος είναι πάντα μεγαλύτερος στα πρώτα στάδια.

| 89. | Κατά τη γνώμη της Επιτροπής, τα τμήματα κειμένου που έχουν μεταφραστεί αυτόματα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τον υπολογισμό του αντίκτυπου στην παραγωγικότητα των επενδύσεων σε εργαλεία ΤΠ.
  Η προσαρμογή των στατιστικών της Επιτροπής σχετικά με το φόρτο εργασίας, για να λαμβάνεται υπόψη ο αντίκτυπος των μεταφραστικών μνημών ή άλλων εργαλείων μεταφραστικής υποστήριξης, θα αντιπροσώπευε σημαντική επένδυση. Τα άλλα στοιχεία που έχουν αντίκτυπο στην παραγωγικότητα (π.χ. το μειονέκτημα της μετάφρασης από την τέταρτη ή πέμπτη γλώσσα, ή το πλεονέκτημα της μετάφρασης ενός γνωστού θέματος) είναι πιο δύσκολο να ληφθούν υπόψη. |
| --- | --- |

89.

Κατά τη γνώμη της Επιτροπής, τα τμήματα κειμένου που έχουν μεταφραστεί αυτόματα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τον υπολογισμό του αντίκτυπου στην παραγωγικότητα των επενδύσεων σε εργαλεία ΤΠ.

Η προσαρμογή των στατιστικών της Επιτροπής σχετικά με το φόρτο εργασίας, για να λαμβάνεται υπόψη ο αντίκτυπος των μεταφραστικών μνημών ή άλλων εργαλείων μεταφραστικής υποστήριξης, θα αντιπροσώπευε σημαντική επένδυση. Τα άλλα στοιχεία που έχουν αντίκτυπο στην παραγωγικότητα (π.χ. το μειονέκτημα της μετάφρασης από την τέταρτη ή πέμπτη γλώσσα, ή το πλεονέκτημα της μετάφρασης ενός γνωστού θέματος) είναι πιο δύσκολο να ληφθούν υπόψη.

| 91 έως 95. | Το σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας αποτέλεσε πιλοτικό σχέδιο για τη δημιουργία αμοιβαίας εμπιστοσύνης. Τα αποτελέσματα ήταν πολύ θετικά: η Επιτροπή προσέφερε στα άλλα όργανα όλη τη διαθέσιμη μεταφραστική δυναμικότητά της στις γλώσσες ΕΕ-8 και συμφώνησε με τα άλλα όργανα ότι τα γλωσσικά τμήματα ΕΕ-10 δεν ήταν ακόμη σε θέση να συμμετάσχουν πλήρως στο σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας λόγω των περιορισμένων πόρων τους, και ότι θα αρχίσουν να συμμετέχουν κατά το 2006.
  Τα στοιχεία της κατανομής του φόρτου εργασίας το 2006 καταδεικνύουν μία σταθερή και μεγάλη αύξηση του συνολικού όγκου. Η Επιτροπή αναλαμβάνει πλήρως τη δέσμευση να χρησιμοποιήσει και να αναπτύξει περαιτέρω το σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας, αλλά σημειώνει ότι θα πρέπει πάντα να υπάρχει κάποιο περιθώριο εσωτερικής δυναμικότητας, για να αντιμετωπίζεται η απρόβλεπτη ζήτηση.
  Το δυναμικό αυτού του συστήματος θα μειωθεί λόγω των τρεχουσών ενεργειών για την προσαρμογή της κατανομής των πόρων στα γλωσσικά τμήματα ανάλογα με τις πραγματικές ανάγκες. Οι διορθωτικές αυτές ενέργειες παραμένουν βασική προτεραιότητα της Επιτροπής.
  Το γεγονός ότι τα όργανα αναθέτουν σε εξωτερικούς μεταφραστές το 20 % κατά μέσο όρο της συνολικής ροής εργασίας, αντί να το ανταλλάσσουν μεταξύ τους, οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι δεν συμπίπτει χρονικά η διαθέσιμη δυναμικότητα αφενός και το αίτημα ανταλλαγής αφετέρου, κατά την περίοδο που είναι απαραίτητη για να ικανοποιηθεί το αίτημα.
  Η πρόσθετη εξοικονόμηση 11 εκατομμυρίων ευρώ, κατά τις εκτιμήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά την ανάθεση σε εξωτερικούς μεταφραστές, δεν ισχύει για την Επιτροπή, η οποία περιόρισε, από τον Μάιο του 2004, τις εξωτερικές μεταφράσεις κυρίως στις γλώσσες ΕΕ-10, οπότε η δυνατότητα για μεγαλύτερες οικονομίες του προϋπολογισμού για εξωτερικές μεταφράσεις ουσιαστικά δεν υπάρχει πλέον. |
| --- | --- |

91 έως 95.

Το σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας αποτέλεσε πιλοτικό σχέδιο για τη δημιουργία αμοιβαίας εμπιστοσύνης. Τα αποτελέσματα ήταν πολύ θετικά: η Επιτροπή προσέφερε στα άλλα όργανα όλη τη διαθέσιμη μεταφραστική δυναμικότητά της στις γλώσσες ΕΕ-8 και συμφώνησε με τα άλλα όργανα ότι τα γλωσσικά τμήματα ΕΕ-10 δεν ήταν ακόμη σε θέση να συμμετάσχουν πλήρως στο σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας λόγω των περιορισμένων πόρων τους, και ότι θα αρχίσουν να συμμετέχουν κατά το 2006.

Τα στοιχεία της κατανομής του φόρτου εργασίας το 2006 καταδεικνύουν μία σταθερή και μεγάλη αύξηση του συνολικού όγκου. Η Επιτροπή αναλαμβάνει πλήρως τη δέσμευση να χρησιμοποιήσει και να αναπτύξει περαιτέρω το σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας, αλλά σημειώνει ότι θα πρέπει πάντα να υπάρχει κάποιο περιθώριο εσωτερικής δυναμικότητας, για να αντιμετωπίζεται η απρόβλεπτη ζήτηση.

Το δυναμικό αυτού του συστήματος θα μειωθεί λόγω των τρεχουσών ενεργειών για την προσαρμογή της κατανομής των πόρων στα γλωσσικά τμήματα ανάλογα με τις πραγματικές ανάγκες. Οι διορθωτικές αυτές ενέργειες παραμένουν βασική προτεραιότητα της Επιτροπής.

Το γεγονός ότι τα όργανα αναθέτουν σε εξωτερικούς μεταφραστές το 20 % κατά μέσο όρο της συνολικής ροής εργασίας, αντί να το ανταλλάσσουν μεταξύ τους, οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι δεν συμπίπτει χρονικά η διαθέσιμη δυναμικότητα αφενός και το αίτημα ανταλλαγής αφετέρου, κατά την περίοδο που είναι απαραίτητη για να ικανοποιηθεί το αίτημα.

Η πρόσθετη εξοικονόμηση 11 εκατομμυρίων ευρώ, κατά τις εκτιμήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά την ανάθεση σε εξωτερικούς μεταφραστές, δεν ισχύει για την Επιτροπή, η οποία περιόρισε, από τον Μάιο του 2004, τις εξωτερικές μεταφράσεις κυρίως στις γλώσσες ΕΕ-10, οπότε η δυνατότητα για μεγαλύτερες οικονομίες του προϋπολογισμού για εξωτερικές μεταφράσεις ουσιαστικά δεν υπάρχει πλέον.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

| 96. | Υπάρχουν ήδη οι διαδικασίες και τα μέσα για τη διαβίβαση των αιτήσεων μετάφρασης από τις ΓΔ της Επιτροπής στην DGT και για τη μετέπειτα εξέταση αυτών των αιτήσεων. |
| --- | --- |

96.

Υπάρχουν ήδη οι διαδικασίες και τα μέσα για τη διαβίβαση των αιτήσεων μετάφρασης από τις ΓΔ της Επιτροπής στην DGT και για τη μετέπειτα εξέταση αυτών των αιτήσεων.

Σύσταση

Η Επιτροπή συμφωνεί με τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με τον εξορθολογισμό των διαδικασιών για τις αιτήσεις μετάφρασης των ΓΔ και των υπηρεσιών και θα θεσπίσει κανόνες/κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τη μετάφραση των μη βασικών κειμένων στο πλαίσιο της προσεχούς ενημέρωσης της στρατηγικής για τη μετάφραση.

| 97. | Η Επιτροπή μπόρεσε να ανταποκριθεί στις πολιτικές της υποχρεώσεις και στις υποχρεώσεις της δυνάμει της Συνθήκης όσον αφορά τη μετάφραση. Τονίζει δε ότι οι προσχωρούσες χώρες έχουν πρωτίστως την ευθύνη για την ανάπτυξη της μεταφραστικής αγοράς τους, και η Επιτροπή το έχει επισημάνει επανειλημμένα στις αντίστοιχες κυβερνήσεις. |
| --- | --- |

97.

Η Επιτροπή μπόρεσε να ανταποκριθεί στις πολιτικές της υποχρεώσεις και στις υποχρεώσεις της δυνάμει της Συνθήκης όσον αφορά τη μετάφραση. Τονίζει δε ότι οι προσχωρούσες χώρες έχουν πρωτίστως την ευθύνη για την ανάπτυξη της μεταφραστικής αγοράς τους, και η Επιτροπή το έχει επισημάνει επανειλημμένα στις αντίστοιχες κυβερνήσεις.

Σύσταση

Η Επιτροπή λαμβάνει υπό σημείωση τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου να καταρτίσει ένα σχέδιο δράσης για να καταστήσει γνωστή στα κράτη μέλη ΕΕ-10 και τις άλλες υποψήφιες χώρες τη μεταφραστική δραστηριότητα της Κοινότητας και να προκαλέσει το ενδιαφέρον τους γι' αυτή, αλλά τονίζει ότι έλαβε μέτρα για την προετοιμασία των μεταφραστικών αγορών στις προσχωρούσες χώρες καθιστώντας γνωστή τη μεταφραστική δραστηριότητα της Επιτροπής και προκαλώντας το ανάλογο ενδιαφέρον γι' αυτή: δημιούργησε υπηρεσίες στα γραφεία της αντιπροσωπείας στα κράτη μέλη ΕΕ-10 πριν από την προσχώρησή τους, πρόσφατα δε και στις προσχωρούσες χώρες ΕΕ-2. Οι υπηρεσίες αυτές επιδιώκουν ενεργά τις επαφές με τις επαγγελματικές οργανώσεις των μεταφραστών, τα πανεπιστήμια και τα μέσα μαζικής ενημέρωσης στις αντίστοιχες χώρες. Το «Visiting translator scheme» (πρόγραμμα επισκέπτη μεταφραστή) της Επιτροπής επεκτάθηκε στα πανεπιστήμια όλων αυτών των χωρών, περιλαμβανομένης της Βουλγαρίας και της Ρουμανίας. Διοργανώθηκαν επαγγελματικές επισκέψεις από αυτές τις χώρες στην Επιτροπή και καταβλήθηκαν ιδιαίτερες προσπάθειες για μεγαλύτερη κάλυψη της μεταφραστικής δραστηριότητας από τα μέσα μαζικής ενημέρωσης –και για την αύξηση του επαγγελματικού ενδιαφέροντος σχετικά με αυτή τη δραστηριότητα– με τις επισκέψεις του Γενικού Διευθυντή της DGT στη Βουλγαρία και στη Ρουμανία στις αρχές του 2005.

98.   Σύσταση

Η Επιτροπή συμφωνεί με τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου να συνάψει συμφωνίες σε επίπεδο υπηρεσιών με τους χρήστες των μεταφραστικών υπηρεσιών. Έχουν δε ήδη συναφθεί τέτοιες συμφωνίες σε επίπεδο υπηρεσιών για τη μετάφραση οδηγών για τη ΓΔ SANCO και τη ΓΔ EMPL: οι εν λόγω ΓΔ αξιολόγησαν πλήρως τις ανάγκες τους για όλο το έτος, η DGT παρέσχε γλωσσικές συμβουλές για την κατάρτιση των πρωτοτύπων, και συμφωνήθηκε χρονοδιάγραμμα για τη μετάφραση των κειμένων.

| 99. | Η έλλειψη εσωτερικής δυναμικότητας για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων στις γλώσσες ΕΕ-10 περιορίστηκε στους πρώτους μήνες μετά τη διεύρυνση και αφορούσε μόνο έγγραφα τα οποία καλύπτει το δίχτυ ασφαλείας που παρέχουν οι επακόλουθες αναγνώσεις στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο. |
| --- | --- |

99.

Η έλλειψη εσωτερικής δυναμικότητας για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων στις γλώσσες ΕΕ-10 περιορίστηκε στους πρώτους μήνες μετά τη διεύρυνση και αφορούσε μόνο έγγραφα τα οποία καλύπτει το δίχτυ ασφαλείας που παρέχουν οι επακόλουθες αναγνώσεις στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο.

Σύσταση

Η Επιτροπή αμφισβητεί την προστιθέμενη αξία που αντιπροσωπεύει η τακτική διενέργεια ερευνών σχετικά με το βαθμό ικανοποίησης των χρηστών. Ωστόσο, επί του παρόντος εξετάζει ποιοι είναι οι καταλληλότεροι τρόποι για τη μέτρηση της ποιότητας των υπηρεσιών. Εξάλλου, λαμβάνει τακτικά παρατηρήσεις οι οποίες αποτελούν αντικείμενο παρακολούθησης.

| 100. | Οι έλεγχοι ποιότητας του προϊόντος (αναθεώρηση και άλλοι έλεγχοι) των εσωτερικών μεταφράσεων πραγματοποιούνται για να είναι τα κείμενα κατάλληλα για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται, αλλά ουσιαστικά δεν παρέχουν δείκτη ποιότητας και δεν μπορούν να εφαρμόζονται σε όλες τις μεταφράσεις (εκτίμηση του κινδύνου). Οι εξωτερικές μεταφράσεις αξιολογούνται με βάση δειγματοληπτικό έλεγχο ορισμένων σελίδων και όσες θεωρούνται κακής ποιότητας αναθεωρούνται στη συνέχεια. |
| --- | --- |

100.

Οι έλεγχοι ποιότητας του προϊόντος (αναθεώρηση και άλλοι έλεγχοι) των εσωτερικών μεταφράσεων πραγματοποιούνται για να είναι τα κείμενα κατάλληλα για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται, αλλά ουσιαστικά δεν παρέχουν δείκτη ποιότητας και δεν μπορούν να εφαρμόζονται σε όλες τις μεταφράσεις (εκτίμηση του κινδύνου). Οι εξωτερικές μεταφράσεις αξιολογούνται με βάση δειγματοληπτικό έλεγχο ορισμένων σελίδων και όσες θεωρούνται κακής ποιότητας αναθεωρούνται στη συνέχεια.

Σύσταση

Η Επιτροπή συμφωνεί με τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου να διενεργούνται τακτικοί τυχαίοι έλεγχοι ποιότητας. Στο πλαίσιο δε του συνόλου των προσπαθειών που καταβάλλει για τη διαχείριση της ποιότητας, σχεδιάζει να θεσπίσει ένα σύστημα για το συστηματικότερο καθορισμό, την παρακολούθηση και την τεκμηρίωση των τρόπων ελέγχου της ποιότητας. Μια συστηματικότερη προσέγγιση η οποία θα περιλαμβάνει δειγματοληπτικούς ελέγχους θα εξεταστεί προσεκτικά στο πλαίσιο μιας γενικότερης ανάλυσης όσον αφορά την ποιότητα και τη μέτρηση της ποιότητας, η οποία έχει ήδη αρχίσει.

101.   Σύσταση

Η Επιτροπή αποδέχεται τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου να παρακολουθεί το μέγεθος της εξωτερικής ανάθεσης και των γκρίζων μεταφράσεων και αρχίζει μία έρευνα για να υπολογίσει ακριβέστερα τον όγκο αυτών των γκρίζων μεταφράσεων και της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης. Τα συμπεράσματα αυτής της έρευνας θα χρησιμεύσουν για τις προπαρασκευαστικές εργασίες ενημέρωσης της στρατηγικής για τη μετάφραση για το 2007 και εξής.

| 102 και 103. | Η Επιτροπή υπολόγισε το κόστος της μετάφρασης και το κόστος ανά σελίδα για το 2002, αλλά ανέβαλε τις προσαρμογές αυτών των υπολογισμών για τα επόμενα έτη, αναμένοντας το αποτέλεσμα του ελέγχου που αποτελεί αντικείμενο της παρούσας έκθεσης. |
| --- | --- |

102 και 103.

Η Επιτροπή υπολόγισε το κόστος της μετάφρασης και το κόστος ανά σελίδα για το 2002, αλλά ανέβαλε τις προσαρμογές αυτών των υπολογισμών για τα επόμενα έτη, αναμένοντας το αποτέλεσμα του ελέγχου που αποτελεί αντικείμενο της παρούσας έκθεσης.

Σύσταση

Η Επιτροπή αποδέχεται τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου να εξασφαλίσει επαρκείς πληροφορίες σχετικά με το κόστος της μετάφρασης και επί του παρόντος ενημερώνει τα συστήματά της για τον υπολογισμό του κόστους και για την παρακολούθηση, σύμφωνα με τη μέθοδο που εφαρμόζει το Ελεγκτικό Συνέδριο, στο πλαίσιο της τακτικής έκθεσής της όσον αφορά τη διαχείριση.

| 104. | Η μείωση του ρυθμού εργασίας και η διαρθρωτική ανισορροπία μεταξύ προσφοράς και ζήτησης μεταφράσεων στις διάφορες επίσημες γλώσσες είναι αποτέλεσμα των επιπτώσεων της στρατηγικής για τη μετάφραση που εφαρμόστηκε τον Μάιο του 2004. Οι ανισορροπίες αυτές είναι ωστόσο μεταβατικής φύσεως και στο παρόν στάδιο τείνουν να εκλείψουν.
  Η στρατηγική αυτή αποτέλεσε τη βάση για σημαντικές οικονομίες στον κοινοτικό προϋπολογισμό: με τον καθορισμό, για τις προσλήψεις στις νέες γλώσσες, στόχων σημαντικά χαμηλότερων από τον ιστορικό μέσο όρο δημιουργήθηκαν άμεσες οικονομίες. Θα επιτευχθούν δε πρόσθετες οικονομίες με τις πραγματοποιούμενες ανακατανομές από τις παλαιές γλώσσες και με άλλες ενέργειες διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων, καθώς και με τη συνεχή αναπροσαρμογή της στρατηγικής για τη μετάφραση. |
| --- | --- |

104.

Η μείωση του ρυθμού εργασίας και η διαρθρωτική ανισορροπία μεταξύ προσφοράς και ζήτησης μεταφράσεων στις διάφορες επίσημες γλώσσες είναι αποτέλεσμα των επιπτώσεων της στρατηγικής για τη μετάφραση που εφαρμόστηκε τον Μάιο του 2004. Οι ανισορροπίες αυτές είναι ωστόσο μεταβατικής φύσεως και στο παρόν στάδιο τείνουν να εκλείψουν.

Η στρατηγική αυτή αποτέλεσε τη βάση για σημαντικές οικονομίες στον κοινοτικό προϋπολογισμό: με τον καθορισμό, για τις προσλήψεις στις νέες γλώσσες, στόχων σημαντικά χαμηλότερων από τον ιστορικό μέσο όρο δημιουργήθηκαν άμεσες οικονομίες. Θα επιτευχθούν δε πρόσθετες οικονομίες με τις πραγματοποιούμενες ανακατανομές από τις παλαιές γλώσσες και με άλλες ενέργειες διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων, καθώς και με τη συνεχή αναπροσαρμογή της στρατηγικής για τη μετάφραση.

| 105. | Η Επιτροπή βελτίωσε σημαντικά την ικανότητά της για προγραμματισμό των προβλεπόμενων μεταφράσεων: το δίκτυο των ανταποκριτών της μετάφρασης στις ΓΔ βελτιώθηκε, ώστε να παρέχει ειδικά σημεία επαφής για τη μονάδα διαχείρισης της ζήτησης της DGT και να προωθεί αφενός το συντονισμό των μεταφραστικών προβλημάτων στο πλαίσιο των ΓΔ και αφετέρου τον εκ των προτέρων προγραμματισμό της μετάφρασης.
  Αποδίδεται πλέον μεγαλύτερη σημασία στις πτυχές της μετάφρασης σε επίπεδο Επιτροπής και διοργανικό επίπεδο: σε συνεργασία με τις Γραμματείες της Επιτροπής, του Συμβουλίου και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, οργανώθηκε η στενή παρακολούθηση των μεταφράσεων νομοθετικών προτάσεων. Από κοινού με τη Γενική Γραμματεία καταβάλλονται προσπάθειες να βελτιωθούν ακόμη περισσότερο τα μέσα προγραμματισμού της μετάφρασης στο πλαίσιο του eGreffe. Για τον προγραμματισμό της μετάφρασης και τον καθορισμό των προτεραιοτήτων, πραγματοποιούνται τακτικά συνεδριάσεις με την Προεδρία του Συμβουλίου, οι οποίες συμβάλλουν στη βελτίωση του μελλοντικού προγραμματισμού. Επίσης διοργανώνονται τακτικές διυπηρεσιακές συνεδριάσεις για τη μετάφραση με τις ΓΔ της Επιτροπής.
  Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να συνεχίσει αυτές τις προσπάθειες για την περαιτέρω βελτίωση του μελλοντικού προγραμματισμού της μετάφρασης. |
| --- | --- |

105.

Η Επιτροπή βελτίωσε σημαντικά την ικανότητά της για προγραμματισμό των προβλεπόμενων μεταφράσεων: το δίκτυο των ανταποκριτών της μετάφρασης στις ΓΔ βελτιώθηκε, ώστε να παρέχει ειδικά σημεία επαφής για τη μονάδα διαχείρισης της ζήτησης της DGT και να προωθεί αφενός το συντονισμό των μεταφραστικών προβλημάτων στο πλαίσιο των ΓΔ και αφετέρου τον εκ των προτέρων προγραμματισμό της μετάφρασης.

Αποδίδεται πλέον μεγαλύτερη σημασία στις πτυχές της μετάφρασης σε επίπεδο Επιτροπής και διοργανικό επίπεδο: σε συνεργασία με τις Γραμματείες της Επιτροπής, του Συμβουλίου και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, οργανώθηκε η στενή παρακολούθηση των μεταφράσεων νομοθετικών προτάσεων. Από κοινού με τη Γενική Γραμματεία καταβάλλονται προσπάθειες να βελτιωθούν ακόμη περισσότερο τα μέσα προγραμματισμού της μετάφρασης στο πλαίσιο του eGreffe. Για τον προγραμματισμό της μετάφρασης και τον καθορισμό των προτεραιοτήτων, πραγματοποιούνται τακτικά συνεδριάσεις με την Προεδρία του Συμβουλίου, οι οποίες συμβάλλουν στη βελτίωση του μελλοντικού προγραμματισμού. Επίσης διοργανώνονται τακτικές διυπηρεσιακές συνεδριάσεις για τη μετάφραση με τις ΓΔ της Επιτροπής.

Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να συνεχίσει αυτές τις προσπάθειες για την περαιτέρω βελτίωση του μελλοντικού προγραμματισμού της μετάφρασης.

| 106. | Αν και το 2004 προέκυψαν ορισμένα μεταβατικά προβλήματα, η Επιτροπή προσάρμοσε πλέον την πολιτική της εξωτερικής ανάθεσης, την οποία μείωσε και ουσιαστικά κατάργησε για τα γλωσσικά τμήματα με διαθέσιμη δυναμικότητα. Ωστόσο, η εξωτερική ανάθεση θα διατηρηθεί για να καλύπτει τις ειδικές ελλείψεις όσον αφορά τη γλωσσική επάρκεια (δηλαδή τους ειδικούς γλωσσικούς συνδυασμούς) ή τις γνώσεις ως προς το αντικείμενο (π.χ. διεθνή λογιστικά πρότυπα, τραπεζικές οδηγίες κ.λπ.). |
| --- | --- |

106.

Αν και το 2004 προέκυψαν ορισμένα μεταβατικά προβλήματα, η Επιτροπή προσάρμοσε πλέον την πολιτική της εξωτερικής ανάθεσης, την οποία μείωσε και ουσιαστικά κατάργησε για τα γλωσσικά τμήματα με διαθέσιμη δυναμικότητα. Ωστόσο, η εξωτερική ανάθεση θα διατηρηθεί για να καλύπτει τις ειδικές ελλείψεις όσον αφορά τη γλωσσική επάρκεια (δηλαδή τους ειδικούς γλωσσικούς συνδυασμούς) ή τις γνώσεις ως προς το αντικείμενο (π.χ. διεθνή λογιστικά πρότυπα, τραπεζικές οδηγίες κ.λπ.).

| 107. | Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να συνεχίσει το ρόλο της στην προώθηση και ενεργό συμβολή στο διοργανικό σχέδιο κατανομής του φόρτου εργασίας. Ωστόσο, πιστεύει ότι η εκτίμηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου ότι θα μπορούσαν να έχουν εξοικονομηθεί 11 εκατομμύρια ευρώ δεν ισχύει για την Επιτροπή (βλέπε σημείο 95).
  Όσον αφορά την κατανομή του φόρτου εργασίας, υπάρχουν πάντα περιορισμοί που συνδέονται με τη διαφορετική φύση της εργασίας στα διάφορα όργανα, το χρονοδιάγραμμα και την ημερήσια διάταξη των διαφόρων οργάνων, καθώς και την ανάγκη να διατηρηθεί κάποια δυναμικότητα για να αντιμετωπίσει την απρόβλεπτη και επείγουσα ζήτηση. |
| --- | --- |

107.

Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να συνεχίσει το ρόλο της στην προώθηση και ενεργό συμβολή στο διοργανικό σχέδιο κατανομής του φόρτου εργασίας. Ωστόσο, πιστεύει ότι η εκτίμηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου ότι θα μπορούσαν να έχουν εξοικονομηθεί 11 εκατομμύρια ευρώ δεν ισχύει για την Επιτροπή (βλέπε σημείο 95).

Όσον αφορά την κατανομή του φόρτου εργασίας, υπάρχουν πάντα περιορισμοί που συνδέονται με τη διαφορετική φύση της εργασίας στα διάφορα όργανα, το χρονοδιάγραμμα και την ημερήσια διάταξη των διαφόρων οργάνων, καθώς και την ανάγκη να διατηρηθεί κάποια δυναμικότητα για να αντιμετωπίσει την απρόβλεπτη και επείγουσα ζήτηση.

Σύσταση

Η Επιτροπή αποδέχεται τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά την ενίσχυση του προγραμματισμού των μελλοντικών μεταφράσεων από τις υπηρεσίες της και τονίζει τις προσπάθειες που έχουν καταβληθεί ως προς αυτό (βλέπε ανωτέρω σημείο 105).

Η Επιτροπή υποστηρίζει τη διοργανική συνεργασία και αποδέχεται επίσης τη σύσταση να περιορίσει την άμεση εξωτερική ανάθεση και να επεκτείνει το πιλοτικό σχέδιο στη διοργανική κατανομή του φόρτου εργασίας. Ωστόσο, θεωρεί ότι ένα σύστημα διοργανικής τιμολόγησης συνεπάγεται διοικητικό φόρτο ο οποίος θα ήταν δυσανάλογος προς τα πιθανά οφέλη.

108.   Σύσταση

Η Επιτροπή αποδέχεται τις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά την περαιτέρω βελτίωση της μεταφραστικής διαδικασίας, η οποία ως επί το πλείστον έχει επιτευχθεί: όσον αφορά τη χρησιμοποίηση της σύγχρονης τεχνολογίας, καθορίζονται τακτικά βέλτιστες πρακτικές· οι νέοι μεταφραστές εφαρμόζουν αμέσως αυτές τις βέλτιστες πρακτικές και χρησιμοποιούν ευρέως (100 %) τα μεταφραστικά εργαλεία ΤΠ. Όσον αφορά την ολοκλήρωση των ηλεκτρονικών εργαλείων, πρόκειται για σχέδιο εν εξελίξει τόσο για τα διοικητικά όσο και για τα μεταφραστικά εργαλεία. Η αυτοματοποίηση της προεπεξεργασίας αποτέλεσε το πρώτο βήμα προς αυτή την κατεύθυνση.

Η Επιτροπή επί του παρόντος αυξάνει τον αριθμό των τηλεργαζομένων στην DGT από 100 σε 200.

| 109. | Η Επιτροπή θεωρεί ότι οι πληροφορίες διαχείρισης για την παρακολούθηση του κόστους της μετάφρασης είναι ικανοποιητικές. Ωστόσο, οι βάσεις δεδομένων στατιστικών στοιχείων ενημερώνονται και βελτιώνονται συνεχώς, για να προσαρμόζονται στις εξελισσόμενες ανάγκες για συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση.
  Επίσης, η Επιτροπή προτιμά τις συνολικές στατιστικές, οι οποίες θεωρούνται ικανοποιητικές για την παρακολούθηση. |
| --- | --- |

109.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι οι πληροφορίες διαχείρισης για την παρακολούθηση του κόστους της μετάφρασης είναι ικανοποιητικές. Ωστόσο, οι βάσεις δεδομένων στατιστικών στοιχείων ενημερώνονται και βελτιώνονται συνεχώς, για να προσαρμόζονται στις εξελισσόμενες ανάγκες για συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση.

Επίσης, η Επιτροπή προτιμά τις συνολικές στατιστικές, οι οποίες θεωρούνται ικανοποιητικές για την παρακολούθηση.

---