----

----

I Meddelanden

Revisionsrätten

----

SÄRSKILD RAPPORT nr 9/2006

om utgifter för översättning vid kommissionen, parlamentet och rådet, samt institutionernas svar

(i enlighet med artikel 248.4 andra stycket i EG-fördraget)

(2006/C 284/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

FÖRKORTNINGAR

Institutionernas svar

FÖRKORTNINGARCIEQ Interinstitutionell kommitté för utvärdering av externa översättningarCRE Fullständigt förhandlingsreferat (detaljerat protokoll från debatterna vid parlamentets plenarsammanträden)EP EuropaparlamentetEPSO Europeiska byrån för uttagningsprov för rekrytering av personalEU-10-språk De officiella språken i de 10 nya medlemsstaternaEU-15-språk De officiella språken i de 15 EU-medlemsstaterna före utvidgningenEUT Europeiska unionens officiella tidningFTE Heltidsekvivalent (en måttenhet som motsvarar en anställd som arbetar heltid under ett år)GD GeneraldirektoratGD A 3 Direktorat A 3 (Översättning och dokumentframställning) vid rådets generalsekretariatICTI Interinstitutionella kommittén för översättning och tolkningISC Samråd mellan tjänsteavdelningarna (samråd mellan kommissionens generaldirektorat)SGC Rådets generalsekretariat

SAMMANFATTNING

INLEDNING

Rättslig ram

Organisationen av EU-institutionernas översättningstjänster

Granskningens omfattning och granskningsmetod

IAKTTAGELSER

Förfaranden för att se till att efterfrågan på översättning möts och att onödiga översättningar undviks

Interna riktlinjer för förfrågningar om översättning

Kapaciteten att möta efterfrågan på översättning

Utvecklingen när det gäller antalet översatta sidor

Tabell 1

Översättningsvolym per målspråk (tusen sidor)

Institutionernas konkreta åtgärder för att hålla översättningsvolymen under kontroll

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Kvalitetskontroll

Kontroller för att se till att översättningar håller tillfredsställande kvalitet

Översättning i tid och andra faktorer för kundtillfredsställelse

Kostnaderna för översättning och översättningens effektivitet

Kostnaderna för översättning

Kostnadsberäkningar

Tabell 2

Fullständig kostnad för intern översättning

Tabell 3

Fullständig kostnad för extern översättning

Tabell 4

Beräknad fullständig kostnad för översättning: intern och extern översättning

Kostnadsanalys

Översättningsprocessens effektivitet

Tabell 5

Tillämplig tidsfrist för översättning

Efterfrågeprognoser

Iakttagande av tidsfrister för inlämning av texter för översättning

Planering

Effektiv användning av interna och externa resurser

Förbehandling

Översättningsenheternas arbetsmetoder

Utläggning på entreprenad

Tabell 6

Andelen utläggning på entreprenad 2003, 2004 och 2005

Produktivitet

Tabell 7

Genomsnittligt antal sidor som översatts per översättare (heltidsekvivalent)

Kommissionen

Parlamentet

Rådet

Övervakning av översättningsprocessen med hjälp av resultatindikatorer

Interinstitutionellt samarbete

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Förfaranden för att se till att efterfrågan på översättning möts och att onödiga översättningar undviks

Förfaranden för att se till att översättningarna görs i tid och att de håller tillfredsställande kvalitet för sitt syfte

Kostnaderna för översättning och översättningens effektivitet

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 6 juli 2006.

För revisionsrätten

Hubert WEBER

Ordförande

----

(1)  Vanligtvis engelska, franska och tyska.

(2)  Rådets förordning nr 1 av den 15 april 1958 om vilka språk som skall användas i Europeiska ekonomiska gemenskapen (EGT 17, 6.10.1958, s. 385/58), såsom ändrad.

(3)  Danska, engelska, estniska, finska, franska, grekiska, iriska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, slovakiska, slovenska, spanska, svenska, tjeckiska, tyska och ungerska. Sedan den 18 juni 2005 är iriska det tjugoförsta officiella EU-språket, men vissa effekter av rådets förordning (EG) nr 920/2005 (EUT L 156, 18.6.2005, s. 3) har skjutits upp till den 1 januari 2007.

(4)  Särskilt dokument som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning (19, 20 eller 21 officiella språk beroende på undantag när det gäller användningen av maltesiska och iriska) och skriftliga handlingar som ställs till en medlemsstat eller en person som lyder under den medlemsstatens jurisdiktion (den berörda statens språk).

(5)  Översättningscentrum i Luxemburg är främst beroende av frilansöversättare. Centrumet hade 2004 omkring 80 fast anställda översättare som huvudsakligen ägnar sig åt granskning av frilansöversättningar för organen och i begränsad omfattning utför översättningsuppgifter åt andra institutioner.

(6)  Varje avdelning består av mellan tre och sex enheter som är specialiserade på olika politikområden. Totalt finns 77 enheter.

(7)  Detta sidantal inbegriper utläggning på entreprenad som beställts av GD Översättning men inte av andra generaldirektorat, för vilka tillförlitliga och uttömmande uppgifter saknas.

(8)  Harmoniserad definition: 1 500 nedslag i originaltexten (källspråk), utan blanksteg. När det gäller ändrade versioner av befintliga texter räknar GD Översättning antalet ändrade tecken och multiplicerar det antalet med en viss procentsats (50 % vid intern översättning och 30 % vid frilansöversättning) för att på så sätt ta hänsyn till extraarbetet med att föra in ändringarna i ursprungstexten. Parlamentet tillämpar en något annorlunda metod och räknar antalet tecken i hela det ändrade stycket, utan att lägga till 50 %. Det antal sidor i varje dokument som blir resultatet avrundas uppåt till närmaste ental.

(9)  Revisionsrätten har anpassat rådets officiella produktionsuppgifter för att göra dem jämförbara med de andra institutionernas uppgifter.

(10)  Se fotnot 9 i bilaga I.

(11)  I sitt preliminära förslag till budget för 2006 anger kommissionen att icke centrala dokument kan bedömas utifrån faktiska behov i enlighet med beslutet av den 26 maj 2004 om tillgång och efterfrågan på översättning (SEK(2004) 638).

(12)  Se fotnot 9 i bilaga I.

(13)  Antalet översatta sidor ger jämförbara uppgifter för alla institutioner men de skiljer sig något från efterfrågan på grund av de förfrågningar som avslagits av planeringsenheterna och tidsfördröjningar mellan förfrågan och leverans. De rapporterade uppgifterna inbegriper inte ”grå översättning” eller direkt utläggning på entreprenad, som är särskilt vanligt förekommande vid kommissionen, men där uttömmande uppgifter saknas.

(14)  Kommissionens verksamhetsspråk är engelska, franska och tyska.

(15)  Rådgivande kommittéer, förvaltningskommittéer och föreskrivande kommittéer, i enlighet med rådets beslut 1999/468/EG av den 28 juni 1999 om de förfaranden som skall tillämpas vid utövandet av kommissionens genomförandebefogenheter (EGT L 184, 17.7.1999, s. 23) som ersätter rådets beslut 87/373/EEG av den 13 juli 1987 (EGT L 197, 18.7.1987, s. 33).

(16)  Exempelvis kräver dokument som skall offentliggöras eller lagtexter översättning av högre kvalitet (och därmed mer resurser) än dokument för internt bruk.

(17)  CIEQ: Comité interinstitutionnel d’évaluation de la qualité des traductions externes.

(18)  Se skäl 14 i ingressen till rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 (EGT L 248, 16.9.2002, s. 1).

(19)  År 2004 och 2005 var kostnaderna betydligt högre, såsom förklaras i punkt 53, men dessa år kännetecknades av en lägre effektivitet på grund av övergången från ett system med 11 språk till ett system med 21 språk.

(20)  Personalförvaltning, utbildning, ekonomi etc.

Källa: Revisionsrätten.

(21)  Personalförvaltning, utbildning, ekonomi etc.

Källa: Revisionsrätten.

(22)  Personalförvaltning, utbildning, ekonomi etc.

Källa: Revisionsrätten.

(23)  När det gäller de nya språken sträcker sig prisskillnaden från 15 % för litauiska till 38 % för lettiska. Den genomsnittliga prisskillnaden är omkring 12 % (se tabell 4), vilket delvis förklaras av de olika kontraktsvillkoren. Framför allt är parlamentets kontraktspart skyldig att acceptera översättningar och måste arbeta med mycket korta tidsfrister när det gäller översättning av frågor för skriftligt besvarande.

(24)  En tidsfrist för inlämning är den absoluta minimitid som en översättningstjänst tilldelas för att leverera en begärd översättning.

(25)  Den arbetsinsats som krävs för att översätta ett dokument beror på flera faktorer, bland annat det antal ord som måste översättas (sidor kan innehålla texter av olika längd, endast ändringarna i en tidigare översatt text behöver översättas etc.), dokumentets tekniska svårighetsgrad och tillgången till översatt käll- eller referenstext.

(26)  Efter avdrag av den tid som sekreterare ägnar åt verksamhet utan samband med översättningsprocessen.

(27)  Europeiska kommissionen, GD Översättning, direktoratet för översättning, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bryssel, 6 oktober 2003.

(28)  CRE = fullständigt förhandlingsreferat (”Compte rendu in Extenso”): detaljerat protokoll från debatterna vid parlamentets plenarsammanträden, som utgjorde cirka 18 % av parlamentets översättningsvolym mellan 2003 och 2005.

(29)  Parlamentets politiska grupper ingår ibland kontrakt direkt med frilansöversättare, om planeringsenheten avslår deras förfrågningar (deras kvot på 15 sidor per vecka överskrids).

(30)  Se även PriceWaterhouseCoopers, Comité Economique et Social (CES) & Comité des Régions (CdR), ”Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes”, Bryssel, 4 augusti 2000, s. 24, där det sägs att man bör notera att produktiviteten hos en översättare vid ett privat företag ligger på omkring åtta till tio sidor per dag, utan hänsyn till produktionen med hjälp av översättningsminnen (en sida motsvarar 350 ord). (350 ord = 2 100 tecken = 1,4 standardsidor.)

(31)  Rådet: till och med 2004 endast EU-15-språken.

Källa: Revisionsrätten.

(32)  Inom exempelvis den engelska avdelningen var produktiviteten under det första halvåret 2004 vid den enhet som hade högst arbetsbelastning 65 % högre än produktiviteten vid den enhet som hade lägst arbetsbelastning.

(33)  DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, avsnitt 11: Réforme de la DG A III.

(34)  Kommissionen använde sig dock nästan inte alls av listan och anordnade sina egna anbudsförfaranden.

(35)  Till en rörlig kostnad på 40 euro per sida.

(36)  Med hänsyn endast till den rörliga kostnaden för frilansöversättning, som beräknas till 40 euro per sida.

----

BILAGA I

BESTÄMMELSER VID KOMMISSIONEN, PARLAMENTET OCH RÅDET

Kommissionen

Parlamentet

Tabell 8

Typer av dokument som översätts av Europaparlamentet

Rådet

----

(1)  Kommissionens arbetsordning, K(2000) 3614 (EGT L 308, 8.12.2000, s. 26).

(2)  I dessa anteckningar förs alla beslut som kommissionen fattat under sammanträdet (”sammanfattande anteckning” vid det muntliga förfarandet) eller under dagen (”daganteckning” vid övriga förfaranden) in.

(3)  Förstainstansrättens beslut av den 19 juli 1999, mål T-188/97, Rothmans International BV mot Europeiska kommissionen.

(4)  Europeiska kommissionen, meddelande från generalsekreteraren till generaldirektörer och avdelningschefer, SEK(2003) 795, 10 juli 2003.

(5)  Mall för arbetsordning – rådets beslut 1999/468/EG. Arbetsordning för kommittén (EGT C 38, 6.2.2001, s. 3).

(6)  Europeiska kommissionen, generalsekretariatet, Task Force Future of the Union and institutional questions, Director, Note for the attention of Mr Madelin, Director General of DG SANCO, 23 juni 2004 (TFAU/2 – RH – nb (2004) D/6980 5/1208 – A/DOS 6242).

(7)  De 20 kategorierna i meddelandet från maj 2004 täckte 64 % av översättningarna 2004 och 72 % 2005, jämfört med 34 % 2003. Huvudkategorierna 2005 är följande: lagstiftningsförslag och självständiga rättsakter (36 %), statligt stöd och konkurrensförfaranden (10 %), meddelanden från kommissionen (7 %), anbudsförfaranden (6 %) och webbsidor (4 %).

(8)  Rådets beslut 2004/338/EG, Euratom av den 22 mars 2004 om antagande av rådets arbetsordning (EUT L 106, 15.4.2004, s. 22).

(9)  Rådets centrala dokument är följande: lagstiftningsförslag vid vissa viktiga skeden i förfarandet, dagordningar för rådet, A-punktsnoter och tillägg till dem, dokument som skall antas eller diskuteras av rådet och vars referensnummer står på rådets dagordning, yttranden från rättstjänsten, rådets protokoll, rådets svar på Europaparlamentets frågor för skriftligt besvarande samt frågor för muntligt besvarande med debatt, uttalanden från ordförandeskapet på Europeiska unionens vägnar, pressmeddelanden i anslutning till rådets sammanträden, telexmeddelanden inom ramen för det skriftliga förfarandet, handböcker som är avsedda att användas av nationella myndigheter i medlemsstaterna och ordförandeskapets slutsatser från Europeiska rådets möten.

----

BILAGA II

METOD FÖR BERÄKNING AV ÖVERSÄTTNINGSKOSTNADERNA SOM TAGITS FRAM AV REVISIONSRÄTTEN

----

(1)  De pensionsavgifter som betalades av kommissionen beräknades uppgå till 16,5 % av bruttolönen eller vara dubbelt så stora som de avgifter tjänstemännen betalar.

(2)  Den korrektionsfaktor som skall tillämpas vid sidräkningen för varje dokument i urvalet, så att dokumenten skall kunna jämföras med dokumenten från andra institutioner, motsvarar förhållandet mellan antalet tecken (eller, om dokumentet är en ny version av ett redan översatt dokument, antalet ändrade tecken, med ett pålägg på 50 %, såsom GD Översättning gör när det gäller interna översättningar) utan blanksteg dividerat med 1 500 och avrundat till närmaste ental, å ena sidan, och antalet faktiska sidor, å andra sidan.

----

PARLAMENTETS SVAR

----

RÅDETS SVAR

ALLMÄNNA SYNPUNKTER

Rådets generalsekretariat välkomnar den första revisionen av utgifterna för översättning i några av EU:s institutioner och erkänner nyttan med denna. Generalsekretariatet vill framhålla att förändringar av vissa av de aspekter som kritiserades redan har genomförts eller är under aktivt övervägande inom språktjänsten.

Generalsekretariatet vill emellertid betona att det inför den stora utmaning som utvidgningen innebar för hela sin struktur inrättade en kontrollerad strategi som godkändes på högsta politiska nivå 2002 och som gjorde det möjligt att begränsa utvidgningens budgetkonsekvenser för dess administrativa kostnader.

Beträffande översättningen är situationen följande. Medan en extrapolering av de metoder som antagits vid tidigare utvidgningar skulle ha resulterat i en ökning av antalet anställda inom språktjänsten med ungefär 765 nya tjänstemän, kommer den kontrollerade strategi som nämns ovan att säkerställa en drastisk minskning av de totala siffrorna när dessa åtgärder är fullt operationella. Vid utgången av den pågående anpassningsperioden kommer generalsekretariatet att ha färre översättare för en union bestående av 25 medlemsstater (551) än det hade för en union med 15 medlemsstater (578).

Detta resultat har möjliggjorts bl.a. genom att begränsa översättningen till dokument som anses centrala för den politiska och lagstiftande processen (de s.k. ”kärndokumenten”), genomföra en djupgående rationalisering av översättningstjänsterna och genom att anta riktlinjer för rådsdokumentens redaktionella utformning, innehåll, register och längd. I och med detta har generalsekretariatet blivit vägledande för andra institutioner.

Generalsekretariatet konstaterar att det till följd av denna strategi nu står inför problemet överkapacitet i språkenheterna för EU-15, men betonar att situationen är övergående och icke-strukturell, och enligt sekretariatets mening måste den bedömas ur dynamisk synvinkel och med vederbörligt beaktande av de otvetydiga fördelar på medellång och lång sikt som kommer att bli följden när de administrativa utgifterna kontrolleras.

Generalsekretariatet påpekar också att rådet, tillsammans med Europaparlamentet vid medbeslutandeförfarande, som sista länk i lagstiftningskedjan före godkännande och offentliggörande av lagstiftningen på 20 språk måste se till att den lagstiftning som antas av rådet är av den yppersta kvalitet som oupphörligen begärs av medlemsstaterna. Detta gäller också för rådets politiska texter.

Det förfarande för kvalitetskontroll som krävs för att garantera en sådan kvalitet och enhetlighet leder naturligt nog till extra kostnader. Till skillnad från andra institutioner som i stor utsträckning kan använda sig av tjänster från översättningsbyråer för vissa dokument för att minska kostnaderna är detta ingen framkomlig väg för generalsekretariatet, eftersom internöversättning är det bästa och mest kostnadseffektiva sättet att säkra en sådan kvalitet. Behovet av högkvalitativa texter för offentliggörande påverkar självfallet i hög grad översättningskostnaderna i rådet.

Generalsekretariatet tacklar emellertid problemet med överkapacitet på ett proaktivt sätt och genom en kombination av politiska åtgärder som angriper alla aspekter av problemet samtidigt. Bortsett från att de översättare och sekreterare som har lämnat de nio språkenheterna för EU-15 (borträknat den engelska och den franska) efter 2002 inte har ersatts, uppmuntras översättningsavdelningarnas personal aktivt att söka vakanta tjänster inom andra generaldirektorat och direktorat. Ett särskilt omplaceringsprogram, i vilket ingår fastställande av lämpliga tjänster, utbildning inför nya uppgifter och motivation till förändring, håller på att inrättas.

Generalsekretariatet deltar dessutom aktivt i det interinstitutionella projektet Fördelning av arbetsbördan (Workload balancing) som nettobidragsgivare och överväger även interinstitutionell rörlighet och andra möjliga åtgärder enligt tjänsteföreskrifterna.

Generalsekretariatet är därför övertygat om att det på ett framgångsrikt sätt kommer att avhjälpa de svagheter som framhålls i rapporten, särskilt de som är av övergående karaktär, och att det effektivt kommer att fullgöra sitt uppdrag inom de tidsgränser som är avsatta för arbetet.

SYNPUNKTER PÅ REVISIONSRÄTTENS RESULTAT

SAMMANFATTNING

INLEDNING

IAKTTAGELSER

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

----

(1)  Av dokument som inte är centrala.

----

KOMMISSIONENS SVAR

SAMMANFATTNING

INLEDNING

IAKTTAGELSER

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

Rekommendation

Kommissionen instämmer i revisionsrättens rekommendation att effektivisera förfarandena i generaldirektoraten och de andra tjänsteavdelningarna för förfrågningar om översättning och kommer inom ramen för den kommande uppdateringen av sin strategi för översättning att fastställa riktlinjer (eller regler) för översättning av dokument som inte utgör centrala dokument.

Rekommendation

Kommissionen noterar revisionsrättens rekommendation att upprätta en handlingsplan för att öka medvetenheten om och främja intresset för gemenskapens översättningsverksamhet i EU–10-länderna och i kandidatländerna, men vill framhålla att den har vidtagit åtgärder för att förbereda översättningsmarknaderna i de anslutande länderna, genom att öka medvetenheten om och främja intresset för kommissionens översättningsverksamhet. Den satte t.ex. upp översättningsinrättningar vid representationskontoren i EU–10-länderna innan dessa länder anslöt sig till unionen, och den gjorde nyligen detta även i de anslutande länderna (EU–2). Dessa inrättningar bygger upp kontakter med yrkesorganisationer för översättare, universitet och medier i de respektive länderna. Kommissionens Visiting Translator Scheme har utvidgats till att omfatta universitet i alla dessa länder, inbegripet Bulgarien och Rumänien. Vidare har det anordnats besök av yrkesverksamma från länderna i fråga till kommissionen, och det gjordes särskilda ansträngningar för att förbättra mediarapporteringen om och yrkesintresset för översättningsverksamheten i samband med GD Översättnings generaldirektörs besök i Bulgarien och Rumänien i början av 2005.

98.   Rekommendation

Kommissionen välkomnar revisionsrättens rekommendation om ingående av servicenivåavtal med användarna av översättningstjänster. Det har redan ingåtts sådana servicenivåavtal, för översättning, för GD Hälsa och konsumentskydd och GD Sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter, av vägledningar. Dessa generaldirektorat gjorde en fullständig utvärdering av sina behov under ett helt år, GD Översättning erbjöd språklig rådgivning vid utarbetandet av originaltexterna och parterna kom överens om en tidsplan för översättningen av texterna.

Rekommendation

Kommissionen tvivlar på att regelbundna mätningar av kundtillfredsställelsen tillför något större mervärde. Den håller emellertid för närvarande på att undersöka de lämpligaste sätten att mäta kvaliteten på de tjänster som erbjuds. Den får regelbundet feedback och följer upp denna.

Rekommendation

Kommissionen instämmer i revisionsrättens rekommendation om genomförande av regelbundna stickprovskontroller av kvalitet. Den planerar som en del av sina samlade insatser för styrning av kvaliteten att införa ett system för att definiera, övervaka och dokumentera sina åtgärder för kvalitetskontroll mer systematiskt. Ett mer systematiskt upplägg inbegripet stickprovskontroller kommer att övervägas noga i samband med den övergripande analys av kvalitet och kvalitetsmätning som för närvarande genomförs.

101.   Rekommendation

Kommissionen godtar revisionsrättens rekommendation om kontroll av omfattningen av direkt utläggning på entreprenad och grå översättning och kommer att inleda en undersökning för att bedöma omfattningen av dessa förfaranden. Resultatet av denna undersökning kommer att användas för den kommande uppdateringen, för 2007 och framåt, av kommissionens strategi för översättning.

Rekommendation

Kommissionen godtar revisionsrättens rekommendation om införande av förfaranden som garanterar lämplig förvaltningsinformation om kostnaderna för översättningsverksamheten och håller för närvarande på att uppdatera sitt kostnadsberäknings- och övervakningssystem, i linje med den metod som tillämpas av revisionsrätten, inom ramen för sin regelbundna rapportering av förvaltningsinformation.

Rekommendation

Kommissionen godtar revisionsrättens rekommendation rörande förstärkning av tjänsteavdelningarnas planering framåt av översättningen men vill framhålla de åtgärder som redan vidtagits i detta avseende (se kommissionens svar ovan på punkt 105 i rapporten).

Kommissionen stöder det interinstitutionella samarbetet och godtar revisionsrättens rekommendation om att ta itu med frågan om direkt utläggning på entreprenad och förlänga pilotprojektet för interinstitutionell utjämning av arbetsbelastningen. Den anser dock att ett system med interinstitutionell debitering för översättning skulle ge upphov till en oproportionerligt stor administrativ börda i förhållande till de fördelar som ett sådant system skulle kunna ge.

108.   Rekommendation

Kommissionen godtar revisionsrättens rekommendationer rörande ytterligare förbättringar av effektiviteten i översättningsprocessen men vill framhålla att den redan har genomfört de flesta av dessa. Det utfärdas regelbundet riktlinjer om bästa metoder i fråga om användning av modern teknik. Nya översättare börjar tillämpa dessa omedelbart och använder i full utsträckning (till 100 %) IT-översättningsverktyg. Integreringen av dataverktyg är ett fortgående projekt vad gäller såväl förvaltningsverktyg som översättningsverktyg. Automatiseringen av förbehandlingen av dokument var ett viktigt steg i denna riktning.

Kommissionen håller för närvarande på att utöka antalet distansarbetande i GD Översättning från 100 till 200.

----