----

----

I Informacje

Trybunał Obrachunkowy

----

SPRAWOZDANIE SPECJALNE NR 9/2006

dotyczące kosztów tłumaczeń pisemnych ponoszonych przez Komisję, Parlament i Radę, wraz z odpowiedziami instytucji

(przedstawione na mocy art. 248 ust. 4 akapit drugi Traktatu WE)

(2006/C 284/01)

SPIS TREŚCI

WYKAZ SKRÓTÓW

Odpowiedzi instytucji

WYKAZ SKRÓTÓWCIEQ Międzyinstytucjonalny Komitet ds. Oceny Jakości Tłumaczeń ZewnętrznychCRE Sprawozdanie in extenso z posiedzeń (szczegółowy zapis debat plenarnych Parlamentu)DG Dyrekcja generalnaDG A III Dyrekcja A III (Tłumaczenia pisemne i opracowanie dokumentów) Sekretariatu Generalnego RadyDGT Dyrekcja Generalna ds. Tłumaczeń Pisemnych KomisjiDz.U. Dziennik Urzędowy Unii EuropejskiejEPSO Europejskie Biuro Doboru KadrFTE Pełen etat (jednostka pracy odpowiadająca pracy członka personelu w pełnym wymiarze godzin przez rok)ICTI Międzyinstytucjonalny Komitet ds. TłumaczeńISC Konsultacje międzydepartamentalne (konsultacje między dyrekcjami generalnymi Komisji)Języki UE-15 Języki urzędowe 15 państw członkowskich UE przed rozszerzeniemJęzyki UE-10 Języki urzędowe 10 państw, które przystąpiły do UEPE Parlament EuropejskiSGR Sekretariat Generalny Rady

STRESZCZENIE

WSTĘP

Uregulowania prawne

Organizacja służb tłumaczeniowych w instytucjach UE

Zakres kontroli i podejście kontrolne

UWAGI

Stosowane procedury pozwalające na zaspokojenie zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe i uniknięcie wykonywania zbędnych tłumaczeń

Wewnętrzne wytyczne regulujące zlecanie tłumaczeń

Zdolność sprostania potrzebom tłumaczeniowym

Zmiany w liczbie tłumaczonych stron

Tabela 1

Ilość tłumaczeń w podziale na poszczególne języki (w tys. stron)

Praktyczne działania podjęte przez instytucje w celu ograniczenia ilości tłumaczeń

Komisja

Parlament

Rada

Kontrola jakości

Kontrola odpowiedniej jakości tłumaczeń

Terminowość i inne aspekty wpływające na satysfakcję klienta

Koszt i wydajność tłumaczeń

Koszt tłumaczeń

Obliczanie kosztów

Tabela 2

Całkowity koszt tłumaczeń wewnętrznych

Tabela 3

Całkowity koszt tłumaczeń zewnętrznych

Tabela 4

Szacowany całkowity koszt tłumaczeń: tłumaczenia wewnętrzne i zewnętrzne

Analiza kosztów

Wydajność procesu tłumaczenia

Tabela 5

Obowiązujące terminy na dostarczenie tłumaczeń

Prognozy zapotrzebowania

Przestrzeganie terminów nadsyłania zleceń na tłumaczenie

Planowanie

Efektywne wykorzystanie zasobów wewnętrznych i zewnętrznych

Wstępna obróbka tekstów

Metody pracy działów tłumaczeniowych

Outsourcing

Tabela 6

Udział procentowy tłumaczeń zewnętrznych w 2003, 2004 i 2005 r.

Produktywność

Tabela 7

Średnia liczba stron tłumaczenia w przeliczeniu na tłumacza (pełny etat)

Komisja

Parlament

Rada

Monitorowanie procesu tłumaczenia przy pomocy wskaźników efektywności

Współpraca międzyinstytucjonalna

WNIOSKI I ZALECENIA

Procedury pozwalające na zaspokojenie zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe i uniknięcie wykonywania zbędnych tłumaczeń

Procedury stosowane do zapewnienia terminowości tłumaczeń i zagwarantowania, że ich jakość jest odpowiednia do ich przeznaczenia

Koszt i wydajność tłumaczeń

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 6 lipca 2006 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Hubert WEBER

Prezes

----

(1)  Zasadniczo angielski, francuski i niemiecki.

(2)  Rozporządzenie Rady nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. w sprawie określenia systemu językowego Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (Dz.U. 17 z 6.10.1958, str. 385/58), z późniejszymi zmianami.

(3)  Angielski, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, niderlandzki, niemiecki, polski, portugalski, słowacki, słoweński, szwedzki? węgierski oraz włoski. Od dnia 18 czerwca 2005 r. irlandzki jest 21. językiem urzędowym UE, chociaż stosowanie wobec niego niektórych przepisów rozporządzenia Rady (WE) nr 920/2005 (Dz.U. L 156 z 18.6.2005, str. 3) zostało odłożone do dnia 1 stycznia 2007 r.

(4)  W szczególności dokumenty publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (19, 20 lub 21 języków urzędowych, w związku z odstępstwami dotyczącymi jęz. maltańskiego i irlandzkiego) oraz dokumenty kierowane do państwa członkowskiego lub do osoby objętej jurysdykcją tego państwa (język danego państwa).

(5)  Centrum Tłumaczeń w Luksemburgu polega głównie na usługach tłumaczy zewnętrznych. Centrum zatrudnia około 80 (w 2004 r.) tłumaczy etatowych, którzy zajmują się głównie weryfikacją tłumaczeń zewnętrznych na potrzeby agencji oraz, w ograniczonym zakresie, tłumaczeniami dla innych instytucji.

(6)  Na każdy departament składa się od trzech do sześciu działów specjalizujących się w różnych politykach (lub dziedzinach), łącznie 77 działów.

(7)  Ta liczba obejmuje tłumaczenia zlecone przez DGT, ale nie przez inne dyrekcje, w przypadku których nie ma dostępnych wiarygodnych i wyczerpujących danych.

(8)  Ujednolicona definicja: 1 500 drukowanych znaków tekstu źródłowego, liczonych bez spacji. W przypadku zmodyfikowanych wersji istniejących już tekstów DGT liczy liczbę zmienionych znaków i mnoży ją przez określoną wartość procentową (50 % przy tłumaczeniach wewnętrznych i 30 % przy tłumaczeniach zlecanych na zewnątrz), tak aby uwzględnić dodatkowy nakład pracy wynikający z konieczności zintegrowania zmienionych części z istniejącym już tekstem. Parlament stosuje nieco inną metodę, polegającą na naliczaniu wszystkich znaków składających się na akapit, w którym występują modyfikacje, jednak bez dodawania 50 %. Liczba stron wynikających z tych obliczeń dla każdego dokumentu jest zaokrąglana w górę.

(9)  Oficjalne dane dotyczące ilości tłumaczeń w Radzie zostały dostosowane przez Trybunał do formatu umożliwiającego ich łatwe porównanie z danymi innych instytucji.

(10)  Patrz: załącznik I, przypis 9.

(11)  W swoim wstępnym projekcie budżetu na rok 2006 Komisja stwierdza, że dokumenty nienależące do grupy dokumentów najistotniejszych należy oceniać z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb, zgodnie z decyzją z dnia 26 maja 2004 r. w sprawie podaży i popytu na tłumaczenia (SEC(2004) 638).

(12)  Patrz: załącznik I, przypis 9.

(13)  Liczba przetłumaczonych stron dostarcza porównywalnych informacji dla każdej z instytucji, ale nieznacznie odbiega od wielkości zapotrzebowania z powodu zleceń odrzuconych przez dział planowania i upływu czasu między zleceniem a dostarczeniem tłumaczenia. Przytoczone liczby nie obejmują szarej strefy tłumaczeń ani outsourcingu bezpośredniego, który ma szczególnie znaczący wymiar w przypadku Komisji, ale na temat którego nie ma dostępnych dokładnych danych.

(14)  Językami roboczymi Komisji są angielski, francuski i niemiecki.

(15)  Komitety doradcze, komitety zarządzające i komitety regulacyjne określone decyzją Rady 1999/468/WE z dnia 28 czerwca 1999 r. ustanawiającą warunki wykonywania uprawnień wykonawczych przyznanych Komisji (Dz.U. L 184 z 17.7.1999, str. 23) zastępującą decyzję Rady 87/373/EWG z dnia 13 lipca 1987 r.(Dz.U. L 197 z 18.7.1987, str. 33).

(16)  Na przykład dokumenty przeznaczone do publikacji lub teksty prawne wymagają tłumaczeń wyższej jakości (a co za tym idzie, pochłaniają więcej zasobów) niż dokumenty do użytku wewnętrznego.

(17)  CIEQ: Comité interinstitutionnel d’évaluation de la qualité des traductions externes.

(18)  Patrz: motyw 14 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1).

(19)  Jak opisano w pkt 53, w latach 2004 i 2005 koszty były znacznie wyższe, ale lata te charakteryzowały się niższą wydajnością z powodu przejścia z systemu obejmującego 11 języków na system obejmujący 21 języków.

(20)  Zarządzanie zasobami ludzkimi, szkolenia, finanse itp.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(21)  Zarządzanie zasobami ludzkimi, szkolenia, finanse itp.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(22)  Zarządzanie zasobami ludzkimi, szkolenia, finanse itp.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(23)  W przypadku nowych języków różnice cenowe wahają się od 15 % dla jęz. litewskiego do 38 % dla jęz. łotewskiego. Średnia różnica cenowa wynosi około 12 % (patrz: tabela 4), co częściowo wyjaśniają różniące się warunki umowne. Dla przykładu kontrahent Parlamentu jest zobowiązany do przyjmowania zleceń i musi je realizować w bardzo krótkim terminie w przypadku tłumaczenia pytań pisemnych.

(24)  Termin nadsyłania zleceń na tłumaczenie jest minimalnym nieskracalnym okresem czasu przyznanym służbie tłumaczeniowej na dostarczenie zleconego tłumaczenia.

(25)  Ilość pracy potrzebna do przetłumaczenia dokumentu zależy od wielu czynników, takich jak ilość słów, które muszą zostać przetłumaczone (strony mogą zawierać tekst różnej długości; wymagane jest jedynie tłumaczenie zmian do już przetłumaczonego tekstu itp.), trudność techniczna dokumentu i dostępność przetłumaczonego tekstu źródłowego lub tekstu mogącego służyć za punkt odniesienia.

(26)  Po odliczeniu czasu spędzanego przez osoby z obsługi sekretarskiej na czynnościach niezwiązanych z procesem tłumaczenia.

(27)  Komisja Europejska, DGT, Dyrekcja ds. Tłumaczeń Pisemnych, »Sprawozdanie oceniające pilotażowy projekt telepracy«, Bruksela, 6 października 2003 r.

(28)  CRE = »Compte rendu in extenso«: szczegółowe sprawozdania z posiedzeń, w latach 2003–2005 stanowiły około 18 % wszystkich tłumaczeń w Parlamencie.

(29)  Grupy polityczne w PE niekiedy zlecają tłumaczenia tłumaczom zewnętrznym, gdy dział planowania odrzuci ich zlecenie (w przypadku przekroczenia przez nich tygodniowego limitu 15 stron).

(30)  Patrz też: PriceWaterhouseCoopers, Komitet Ekonomiczno-Społeczny (KES) i Komitet Regionów, »Analiza porównawcza produktywności sekcji tłumaczeniowych w instytucjach europejskich«, Bruksela, 4 sierpnia 2000 r., str. 24: »Zauważa się, że produktywność tłumacza z prywatnego biura tłumaczeń wynosi około 8–10 stron dziennie bez uwzględnienia produkcji za pomocą pamięci tłumaczeniowej (jedna strona odpowiada 350 słowom)«. (350 słów = 2 100 znaków = 1,4 strony standardowej).

(31)  Rada: do 2004 r. (włącznie) tylko języki UE-15.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(32)  W dziale angielskim, na przykład, produktywność w pierwszej połowie 2004 r. w najbardziej obciążonym zleceniami dziale była o 65 % wyższa niż w najmniej obciążonym dziale.

(33)  DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 maja 2002 r., sekcja 11: Reforma DG A III.

(34)  Komisja jednak prawie w ogóle nie korzystała z listy wybranych usługodawców i zorganizowała własną procedurę przetargową.

(35)  Przy zmiennym koszcie 40 euro za stronę.

(36)  Przy uwzględnieniu jedynie zmiennych kosztów tłumaczeń zewnętrznych, szacowanych na 40 euro za stronę.

----

ZAŁĄCZNIK I

ZASADY OBOWIĄZUJĄCE W KOMISJI, PARLAMENCIE I RADZIE

Komisja

Parlament

Tabela 8

Rodzaje dokumentów tłumaczonych w Parlamencie Europejskim

Rada

----

(1)  Regulamin Komisji, C(2000) 3614 (Dz.U. L 308 z 8.12.2000, str. 26).

(2)  Dokumenty te odnotowują wszystkie decyzje przyjęte przez Komisję w trakcie posiedzenia („streszczenie” w procedurze ustnej) lub w danym dniu („notatka dzienna” w przypadku innych procedur).

(3)  Wyrok Sądu Pierwszej Instancji z dnia 19 lipca 1999 r., sprawa T-188/97, Rothmans International BV przeciwko Komisji.

(4)  Komisja Europejska, nota Sekretarza Generalnego do wiadomości dyrektorów generalnych i szefów służb, SEC(2003) 795 z dnia 10 lipca 2003 r.

(5)  Standardowy regulamin – decyzja Rady 1999/468/WE – Regulamin Komitetu... (Dz.U. C 38 z 6.2.2001, str. 3).

(6)  Komisja Europejska, Sekretariat Generalny, Task Force Future of the Union and institutional questions, Director, Note for the attention of Mr Madelin, Director General of DG SANCO, 23 czerwca 2004 r., TFAU/2 – RH – nb (2004) D/6980 5/1208 – A/DOS 6242).

(7)  Dwadzieścia kategorii dokumentów wymienionych w komunikacie z maja 2004 r. odpowiadało 64 % tłumaczeń w 2004 r. i 72 % w 2005 r. w porównaniu z 34 % w 2003 r. Do głównych kategorii należą: wnioski legislacyjne i autonomiczne akty prawne (36 %), procedury dotyczące pomocy państwa i konkurencji (10 %), komunikaty Komisji (7 %), postępowania przetargowe (6 %) oraz strony internetowe (4 %).

(8)  Decyzja Rady 2004/338/WE, Euratom z dnia 22 marca 2004 r. przyjmująca Regulamin Rady (Dz.U. L 106 z 15.4.2004, str. 22).

(9)  Do grupy najistotniejszych dokumentów Rady należą: projekty aktów prawnych na niektórych kluczowych etapach ich powstawania, porządki obrad Rady, noty dotyczące punktów z części „A” oraz ich uzupełnienia, dokumenty, których przyjęcie lub debata nad którymi jest częścią porządku obrad Rady, opinie służby prawnej, protokoły z posiedzeń Rady, odpowiedzi Rady na pytania Parlamentu Europejskiego wymagające odpowiedzi na piśmie oraz pytania wymagające odpowiedzi ustnej i debaty, oświadczenia Prezydencji w imieniu Unii, komunikaty prasowe na sesje Rady, teleksy w ramach procedury pisemnej, podręczniki przeznaczone do użytku departamentów krajowych w państwach członkowskich oraz konkluzje Prezydencji Rady Europejskiej.

----

ZAŁĄCZNIK II

METODA PRZYJĘTA PRZEZ TRYBUNAŁ DO OSZACOWANIA KOSZTÓW TŁUMACZEŃ

----

(1)  Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wpłacone przez Komisję zostały oszacowane na 16,5 % wynagrodzenia brutto, co odpowiada podwójnej wysokości składki płaconej przez urzędników.

(2)  Współczynnik korygujący zastosowany do obliczenia liczby stron każdego dokumentu znajdującego się w próbie, umożliwiający porównanie tych dokumentów z dokumentami innych instytucji, wynika ze stosunku dwóch wielkości: z jednej strony, liczby znaków (lub, jeżeli dokument jest nową wersją dokumentu już istniejącego, liczby zmienionych znaków plus 50 %, co jest praktyką stosowaną przez DGT w przypadku tłumaczeń wewnętrznych) bez spacji podzielonej przez 1 500 (a następnie zaokrąglanej w górę), a z drugiej strony – liczby istniejących fizycznie stron.

----

ODPOWIEDZI PARLAMENTU

----

ODPOWIEDŹ RADY

UWAGI OGÓLNE

Sekretariat Generalny Rady (SGR) z zadowoleniem przyjmuje pierwszą kontrolę kosztów tłumaczeń pisemnych w niektórych instytucjach UE i uznaje jej przydatność. SGR pragnie podkreślić, że już wprowadzono zmiany w elementach skrytykowanych w trakcie kontroli lub zmiany takie są przedmiotem poważnej analizy w dziale językowym.

Niemniej jednak SGR pragnie podkreślić, że w obliczu wielkiego wyzwania, jakim było rozszerzenie, wprowadził dla całej swej struktury kontrolowane podejście, które zostało zatwierdzone na najwyższym szczeblu politycznym w 2002 r. i które umożliwiło ograniczenie budżetowych konsekwencji rozszerzenia dla kosztów administracyjnych SGR.

W szczególności w dziedzinie tłumaczeń pisemnych, mając na uwadze, że ekstrapolacja metod podejścia przyjętych względem poprzednich rozszerzeń skutkowałaby wzrostem liczby pracowników w dziale językowym o ok. 765 nowych urzędników, kontrolowane podejście, o którym mowa powyżej, zapewni radykalną redukcję w ogólnych liczbach, kiedy środki te staną się w pełni operacyjne. W chwili zakończenia obecnego okresu adaptacji i dostosowania SGR będzie dysponował mniejszą liczbą tłumaczy pisemnych dla Unii obejmującej 25 państw członkowskich (551) niż miało to miejsce w okresie, gdy Unia liczyła 15 państw członkowskich (578).

Stało się to możliwe między innymi dzięki ograniczeniu tłumaczeń do dokumentów uznawanych za najbardziej istotne dla procesu politycznego i prawodawczego (tak zwanych dokumentów najistotniejszych — ang. core documents), głębokiej racjonalizacji usług tłumaczeniowych oraz dzięki przyjęciu wytycznych dotyczących sporządzania dokumentów Rady, a także ich treści, rejestru i wielkości. Działaniami tymi SGR wytyczył drogę, którą powinny pójść inne instytucje.

SGR przyznaje, że w rezultacie takiego podejścia stoi obecnie przed problemem nadwyżki potencjału w sekcjach językowych UE-15, podkreśla jednakże przejściowy i niestrukturalny charakter tej sytuacji, którą, jego zdaniem, należy oceniać z dynamicznego punktu widzenia, należycie biorąc pod uwagę niewątpliwe średnio- i długoterminowe korzyści pod względem kontroli wydatków administracyjnych, które będą wynikiem przyjęcia wspomnianego podejścia.

SGR wskazuje również, że będąc ostatnim ogniwem w łańcuchu prawodawczym przed zatwierdzeniem i publikacją aktów prawodawczych w 20 językach, Rada, wraz z Parlamentem Europejskim w przypadku współdecyzji, musi zapewnić najwyższą jakość przyjmowanych przez Radę aktów prawodawczych, czego wielokrotnie domagały się państwa członkowskie. Odnosi się to również do politycznych tekstów Rady.

Procedura kontroli jakości, niezbędna do zapewnienia takiej jakości i spójności, w sposób naturalny prowadzi do dodatkowych kosztów. W odróżnieniu od innych instytucji, które w przypadku niektórych dokumentów mogą w dużym stopniu korzystać z usług agencji zewnętrznych w celu obniżenia kosztów, ścieżka ta nie jest dostępna SGR, ponieważ tłumaczenie wewnętrzne stanowi najlepszy i najbardziej efektywny kosztowo sposób zapewnienia takiej jakości. Konieczność zapewnienia wysokiej jakości tekstów do publikacji ma naturalnie ogromny wpływ na koszty tłumaczeń pisemnych w Radzie.

SGR podchodzi jednak do wspomnianego problemu nadwyżki potencjału w sposób aktywny i w ramach różnych polityk, zajmując się jednocześnie wszystkimi aspektami tego problemu. Poza tym, że tłumacze lub sekretarki, którzy opuścili dziewięć sekcji językowych UE-15 (innych niż sekcje angielska i francuska), po roku 2002 nie zostali zastąpieni, personel działu tłumaczeń jest aktywnie zachęcany do ubiegania się o wolne stanowiska w innych dyrekcjach generalnych i dyrekcjach. Tworzony jest specjalny program przeniesienia pracowników, obejmujący określenie odpowiednich stanowisk, szkolenie do nowych funkcji i motywowanie do zmiany miejsca pracy.

Ponadto SGR, jako instytucja dokonująca wkładu netto, aktywnie uczestniczy w międzyinstytucjonalnym projekcie dotyczącym równoważenia nakładu pracy i rozważa także mobilność międzyinstytucjonalną oraz inne możliwe środki przewidziane w regulaminie pracowniczym.

SGR jest zatem przekonany, że z powodzeniem zlikwiduje słabe punkty wskazane w sprawozdaniu, w szczególności te o charakterze przejściowym, oraz że skutecznie wypełni swoje zadanie w granicach wyznaczonych na jego działania.

UWAGI DO WNIOSKÓW TRYBUNAŁU

STRESZCZENIE

WPROWADZENIE

UWAGI

WNIOSKI I ZALECENIA

----

(1)  Dokumenty nienależące do grupy dokumentów najistotniejszych.

----

ODPOWIEDZI KOMISJI

STRESZCZENIE

WSTĘP

UWAGI

WNIOSKI I ZALECENIA

Zalecenie

Komisja zgadza się z zaleceniem Trybunału Obrachunkowego dotyczącym usprawnienia procedur zlecania tłumaczeń w dyrekcjach generalnych i służbach oraz ustali zasady/wytyczne dotyczące tłumaczenia dokumentów nienależących do grupy dokumentów najistotniejszych w kontekście zbliżającej się aktualizacji jej strategii w dziedzinie tłumaczeń.

Zalecenie

Komisja przyjmuje do wiadomości zalecenie Trybunału Obrachunkowego w sprawie przyjęcia planu działań mającego na celu zwiększenie zainteresowania tłumaczeniami wspólnotowymi oraz wiedzy w tym zakresie w państwach UE-10 i krajach kandydujących. Jednocześnie podkreśla, że podjęła działania mające na celu przygotowanie rynków tłumaczeń w krajach przystępujących poprzez zwiększenie świadomości i zainteresowania tłumaczeniami Komisji, tj.: powołała odpowiednie zespoły w reprezentacjach w państwach członkowskich UE-10 przed ich przystąpieniem, a ostatnio również w dwóch nowych krajach przystępujących UE-2. Są one odpowiedzialne za aktywne kontakty z organizacjami zawodowymi zrzeszającymi tłumaczy, uniwersytetami oraz mediami w poszczególnych krajach. Organizowany przez Komisję program szkoleń wyjazdowych dla tłumaczy („Visiting translator scheme”) został rozszerzony na uniwersytety we wszystkich wyżej wymienionych krajach, w tym w Bułgarii i Rumunii. Ponadto zorganizowano projekty wyjazdowe z tych krajów do Komisji, jak również podejmowane są starania mające na celu zapewnienie większego nagłośnienia w mediach i zainteresowania zawodowego tłumaczeniami, dzięki wizytom dyrektora generalnego DGT w Bułgarii i Rumunii na początku 2005 r.

98.   Zalecenie

Komisja z zadowoleniem przyjęła zalecenie Trybunału Obrachunkowego w sprawie zawarcia z użytkownikami usług tłumaczeniowych umów o gwarantowanym poziomie usług. Podpisano już tego rodzaju umowy na tłumaczenie wytycznych dla DG SANCO i DG EMPL. Dyrekcje te dokonały pełnej oceny swoich potrzeb na cały rok, a DGT zaoferowała doradztwo lingwistyczne w zakresie sporządzenia wstępnej wersji oryginałów oraz uzgodniono harmonogram tłumaczeń tych tekstów.

Zalecenie

Komisja ma wątpliwości co do wartości dodanej wynikającej z systematycznych ankiet satysfakcji klienta. Tym niemniej Komisja analizuje obecnie najlepsze sposoby pomiaru jakości usług. Ponadto regularnie otrzymywane są informacje zwrotne, w oparciu o które podejmowane są odpowiednie działania.

Zalecenie

Komisja zgadza się z zaleceniem Trybunału Obrachunkowego w sprawie regularnych losowych kontroli jakości. W ramach ogólnych działań w zakresie zarządzania jakością Komisja planuje wprowadzić system umożliwiający bardziej systematyczne określanie, monitorowanie i dokumentowanie działań w zakresie kontroli jakości. Bardziej systematyczne podejście, w tym losowe kontrole, będzie przedmiotem rozważań w ramach obecnie prowadzonej bardziej ogólnej analizy jakości i pomiaru jakości.

101.   Zalecenie

Komisja przyjmuje zalecenie Trybunału Obrachunkowego dotyczące monitorowania poziomu outsourcingu bezpośredniego i szarej strefy tłumaczeń i rozpoczyna badanie w celu dokładniejszego ustalenia ich zakresu. Wnioski z tego badania zostaną wykorzystane przy opracowaniu zaktualizowanej strategii w dziedzinie tłumaczeń na 2007 r. i lata kolejne.

Zalecenie

Komisja przyjmuje zalecenie Trybunału Obrachunkowego w sprawie zapewnienia odpowiednich, wymaganych na potrzeby zarządzania informacji o kosztach tłumaczeń; obecnie aktualizuje system obliczania i monitorowania kosztów, zgodnie z metodologią stosowaną przez Trybunał Obrachunkowy, w ramach regularnej sprawozdawczości w zakresie informacji zarządczych.

Zalecenie

Komisja przyjmuje zalecenie Trybunału Obrachunkowego dotyczące przyszłej poprawy w zakresie planowania tłumaczeń przez jej służby oraz podkreśla podjęte w tym obszarze starania (patrz: pkt 105 powyżej).

Komisja wspiera współpracę międzyinstytucjonalną i przyjmuje zalecenie w sprawie outsourcingu bezpośredniego oraz rozszerzenia projektu pilotażowego w zakresie systemu równoważenia nakładu pracy. Jednakże jej zdaniem system międzyinstytucjonalnych rozliczeń spowodowałby nieproporcjonalne w stosunku do ewentualnych korzyści obciążenia administracyjne.

108.   Zalecenie

Komisja przyjmuje zalecenia Trybunału Obrachunkowego dotyczące dalszego usprawnienia procesu tłumaczenia, z których większość została już wprowadzona. Regularnie przekazywane są informacje na temat najlepszych standardów w zakresie wykorzystania nowoczesnych technologii; nowi tłumacze od razu i w szerokim zakresie (100 %) stosują narzędzia informatyczne wspomagające tłumaczenie. Trwa integracja narzędzi komputerowych zarówno w dziedzinie administracji; jak i tłumaczeń. Automatyzacja wstępnej obróbki tekstów była istotnym krokiem w tym kierunku.

Komisja zwiększyła obecnie liczbę telepracowników w DGT ze 100 do 200.

----