# Europeiska unionens C 148/2007

| | ISSN 1725-2504 |
| --- | --- |
| Europeiska unionens
  officiella tidning | C 148 |
| | |
| Svensk utgåva | Meddelanden och upplysningar | 50 årgången2 juli 2007 |

ISSN 1725-2504

Europeiska unionens

officiella tidning

C 148

Svensk utgåva

Meddelanden och upplysningar

50 årgången2 juli 2007

---

| Informationsnummer | Innehållsförteckning | Sida |
| --- | --- | --- |
| | IV   Upplysningar |
| | UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER OCH ORGAN |
| | Revisionsrätten |
| 2007/C 148/01 | Särskild rapport nr 2/2007 om institutionernas utgifter för fastigheter samt institutionernas svar | 1 |

Informationsnummer

Innehållsförteckning

Sida

IV   Upplysningar

UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER OCH ORGAN

Revisionsrätten

2007/C 148/01

Särskild rapport nr 2/2007 om institutionernas utgifter för fastigheter samt institutionernas svar

1

| SV | |
| --- | --- |

SV

---

IV Upplysningar

UPPLYSNINGAR FRÅN EUROPEISKA UNIONENS INSTITUTIONER OCH ORGAN

Revisionsrätten

| 2.7.2007 | SV | Europeiska unionens officiella tidning | C 148/1 |
| --- | --- | --- | --- |

2.7.2007

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 148/1

---

SÄRSKILD RAPPORT nr 2/2007

om institutionernas utgifter för fastigheter samt institutionernas svar

(i enlighet med artikel 248.4 andra stycket i EG-fördraget)

(2007/C 148/01)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

FÖRKORTNINGAR

ORDLISTA

| I–X | SAMMANFATTNING |
| --- | --- |

I–X

| 1–3 | INLEDNING |
| --- | --- |

1–3

| 1 | Granskningsområde |
| --- | --- |

1

| 2–3 | Granskningens omfattning och granskningsmål |
| --- | --- |

2–3

| 4–49 | IAKTTAGELSER |
| --- | --- |

4–49

| 4–19 | Planering |
| --- | --- |

4–19

| 9–12 | Fastighetspolitik |
| --- | --- |

9–12

| 13–15 | Urval och placering av fastigheter |
| --- | --- |

13–15

| 16–19 | Förvaltningsinformation |
| --- | --- |

16–19

| 20–38 | Finansiering och kostnader |
| --- | --- |

20–38

| 21–23 | Upphandlingsförfaranden |
| --- | --- |

21–23

| 24–31 | Fastställande av kontraktsvillkor, försäljningspriser och hyror |
| --- | --- |

24–31

| 32–38 | Medel för finansiering av byggprojekt |
| --- | --- |

32–38

| 39–49 | Interinstitutionellt samarbete |
| --- | --- |

39–49

| 50–58 | SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER |
| --- | --- |

50–58

| 51–55 | Planering |
| --- | --- |

51–55

| 56–57 | Finansiering och kostnader |
| --- | --- |

56–57

| 58 | Interinstitutionellt samarbete |
| --- | --- |

58

Bilaga I: Budgetgenomförande 2003–2005

Bilaga II: Förteckning över fastigheter som tas upp i denna rapport

Europaparlamentets svar

Rådets svar

Kommissionens svar

Domstolens svar

Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs svar

FÖRKORTNINGAR

| CPQBF | Interinstitutionell kommitté för utarbetande av budget- och finansfrågor (Comité Pour les Questions Budgétaires et Financières) |
| --- | --- |
| EIB | Europeiska investeringsbanken |
| EU | Europeiska unionen |
| EURIBOR | Euro Interbank Offer Rate |
| Moms | Mervärdesskatt |
| SA | Société anonyme (aktiebolag) |

CPQBF

Interinstitutionell kommitté för utarbetande av budget- och finansfrågor (Comité Pour les Questions Budgétaires et Financières)

EIB

Europeiska investeringsbanken

EU

Europeiska unionen

EURIBOR

Euro Interbank Offer Rate

Moms

Mervärdesskatt

SA

Société anonyme (aktiebolag)

ORDLISTA (1)

Emphyteusis/tomträtt: En rätt att nyttja en tomt eller en byggnad i utbyte mot en hyra under en fastställd tidsperiod (enligt belgisk lag minst 27 år och högst 99 år). Ägaren har praktiskt taget ingen skyldighet att reparera eller underhålla byggnaden. Den kan kompletteras med en köpoption, som, om den utnyttjas, ger full äganderätt.

Fitting-out works/utrustningsarbeten: Arbeten som utförs i en i övrigt färdigställd byggnad, för att få den att överensstämma med kommissionens regler och behov.

Headquarters agreements/Avtal om säte: Överenskommelser där institutionernas och värdmedlemsstaternas respektive roll och ansvarsområden fastställs.

Hidden defect/dolt fel: En (vanligtvis större) defekt som upptäcks efter det att byggnaden slutligen har godkänts. Om den upptäcks inom tio år efter godkännandet, täcker en särskild garanti (kallad den tioåriga garantin) reparationerna.

Institutioner: De institutioner som tas upp i denna rapport är institutionerna enligt definitionen i artikel 1 i budgetförordningen. Berörda institutioner var kommissionen, parlamentet, rådet, domstolen, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Interna koder för kommissionens byggnader.

Köpoption: En rätt som ägaren ger kommissionen till ett fastställt pris. När rätten utnyttjas får kommissionen fullständig äganderätt. Vissa köpoptioner kan utnyttjas när som helst, andra först efter 27 år.

OIB: Infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel

OIL: Infrastruktur- och logistikbyrån i Luxemburg

En administrativ avdelning i kommissionen med ansvar för byggnader, leveranser och andra sociala tjänster. Dessa byråer, som inrättades 2003 och som är kopplade till Generaldirektoratet för personal och administration, har ett operativt mål och omfattas av särskilda regler.

PPI: Protokoll om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna, som undertecknades 1965, och som ingår som en bilaga till EG-fördraget, och som har undertecknats av samtliga medlemsstater. Det ger gemenskapen vissa förmåner för officiella ändamål, bland annat skattebefrielse.

Property tax/fastighetsskatt: En skatt som huvudstadsregionen Bryssel tar ut på fast egendom. Den tas ut av innehavaren av sakrätten (dvs. innehavaren av den fullständiga äganderätten, nyttjanderätten eller tomträtten).

Registration tax/registreringsavgift: En skatt som tas ut av den federala regeringen för registrering av avtal som upprättats inför en notarie när de förs upp i fastighetsregistret. Den tas ut av innehavaren av sakrätten (dvs. innehavaren av den fullständiga äganderätten, nyttjanderätten eller tomträtten).

Rights in rem/sakrätt: Rätt (köp, nyttjanderätt och tomträtt) till fast egendom (byggnad eller tomtmark). Notera att leasing inte betraktas som en sakrätt, utan en tjänst. Många skatter på fast egendom (fastighetsskatt, regionala skatter) tas ut av ägaren istället för leasingtagaren.

Usufruct/nyttjanderätt: Rätten att bruka en byggnad (i detta fall) utan att ändra dess innehåll och att nyttja den (dvs. hyra den). Brukaren (innehavaren av nyttjanderätten) har fler rättigheter än en hyrestagare och samtidigt fler skyldigheter när det gäller reparationer.

SAMMANFATTNING

| I. | Utgifter för förvärv och hyra av byggnader utgör en av de största delarna av EU-institutionernas administrativa utgifter. År 2005 uppgick den totala yta som upptogs av institutionerna i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg till cirka 2 miljoner m2. Den årliga besittningskostnaden för denna yta uppskattades till 345 miljoner euro. |
| --- | --- |

I.

Utgifter för förvärv och hyra av byggnader utgör en av de största delarna av EU-institutionernas administrativa utgifter. År 2005 uppgick den totala yta som upptogs av institutionerna i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg till cirka 2 miljoner m2. Den årliga besittningskostnaden för denna yta uppskattades till 345 miljoner euro.

| II. | Granskningen syftade till att besvara tre frågor:






  — | Garanterar planeringen att lämpliga lokaler tillhandahålls? |
| --- | --- | --- |

II.

Granskningen syftade till att besvara tre frågor:

—

Garanterar planeringen att lämpliga lokaler tillhandahålls?

| — | Förvaltas finansieringar och kostnader på ett ekonomiskt sätt? |
| --- | --- |

—

Förvaltas finansieringar och kostnader på ett ekonomiskt sätt?

| — | Utnyttjar institutionerna interinstitutionellt samarbete på bästa sätt, bland annat genom att gemensamt utvärdera sin fastighetspolitik? |
| --- | --- |

—

Utnyttjar institutionerna interinstitutionellt samarbete på bästa sätt, bland annat genom att gemensamt utvärdera sin fastighetspolitik?

| III. | Granskningen visade att EU-institutionerna trots politiska och budgetmässiga begränsningar har lyckats hitta tillfredsställande lokaler till sin personal och förbättrat förvaltningen av utgifter för fastigheter under de senaste åren. Institutionernas förvaltning lider dock fortfarande av ett antal brister på de områden som granskats. |
| --- | --- |

III.

Granskningen visade att EU-institutionerna trots politiska och budgetmässiga begränsningar har lyckats hitta tillfredsställande lokaler till sin personal och förbättrat förvaltningen av utgifter för fastigheter under de senaste åren. Institutionernas förvaltning lider dock fortfarande av ett antal brister på de områden som granskats.

| IV. | Revisionsrätten konstaterade att institutionerna på grund av politiska och budgetmässiga begränsningar hade svårt att fastställa en långsiktig politik och göra en långsiktig planering. De svårigheter som hör ihop med långsiktig planering förklarar varför de definitiva lokalarrangemangen tillhandahålls sent och varför det ofta krävs tillfälliga arrangemang och kostsamma kortsiktiga lösningar. Revisionsrätten konstaterade att den långsiktiga planeringen kunde förbättras. |
| --- | --- |

IV.

Revisionsrätten konstaterade att institutionerna på grund av politiska och budgetmässiga begränsningar hade svårt att fastställa en långsiktig politik och göra en långsiktig planering. De svårigheter som hör ihop med långsiktig planering förklarar varför de definitiva lokalarrangemangen tillhandahålls sent och varför det ofta krävs tillfälliga arrangemang och kostsamma kortsiktiga lösningar. Revisionsrätten konstaterade att den långsiktiga planeringen kunde förbättras.

| V. | Institutionerna har prioriterat att köpa fastigheter i stället för att hyra dem, men de har inte samordnat sina projekt eller genomfört dem på ett enhetligt sätt. Trots revisionsrättens tidigare rekommendationer har de hyrt fastigheter på lång tid utan köpoption vilket gör att ett förvärv på ett senare stadium blir dyrare. |
| --- | --- |

V.

Institutionerna har prioriterat att köpa fastigheter i stället för att hyra dem, men de har inte samordnat sina projekt eller genomfört dem på ett enhetligt sätt. Trots revisionsrättens tidigare rekommendationer har de hyrt fastigheter på lång tid utan köpoption vilket gör att ett förvärv på ett senare stadium blir dyrare.

| VI. | Institutionerna har fortsatt att koncentrera nästan alla sina byggnader till EU-kvarteren i Bryssel. En sådan koncentration innebär stordriftsfördelar (till exempel tjänster, kommunikation och underhåll) men har bidragit till höjda priser på grund av den ökade efterfrågan på fastigheter och till minskning av antalet lediga lokaler i området. |
| --- | --- |

VI.

Institutionerna har fortsatt att koncentrera nästan alla sina byggnader till EU-kvarteren i Bryssel. En sådan koncentration innebär stordriftsfördelar (till exempel tjänster, kommunikation och underhåll) men har bidragit till höjda priser på grund av den ökade efterfrågan på fastigheter och till minskning av antalet lediga lokaler i området.

| VII. | Revisionsrättens bedömning av institutionernas förvaltning av finansieringar och kostnader visade att deras omfattande användande av förhandlade förfaranden – istället för konkurrenskraftiga upphandlingar – inte garanterade att man fick de bästa priserna. |
| --- | --- |

VII.

Revisionsrättens bedömning av institutionernas förvaltning av finansieringar och kostnader visade att deras omfattande användande av förhandlade förfaranden – istället för konkurrenskraftiga upphandlingar – inte garanterade att man fick de bästa priserna.

| VIII. | På grund av restriktioner i den rättsliga ramen som förhindrar upplåning använde institutionerna flera alternativa finansieringsmetoder när de förvärvade fastigheter. Dessa metoder var dyrare och medgav mindre insyn än direkt upplåning av medel. |
| --- | --- |

VIII.

På grund av restriktioner i den rättsliga ramen som förhindrar upplåning använde institutionerna flera alternativa finansieringsmetoder när de förvärvade fastigheter. Dessa metoder var dyrare och medgav mindre insyn än direkt upplåning av medel.

| IX. | Med undantag av några särskilda fall har det interinstitutionella samarbetet inte varit särskilt ändamålsenligt. Den eventuella fördel som inrättandet av infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel och infrastruktur- och logistikbyrån I Luxemburg kunde erbjuda var begränsad. Det ingicks få ”servicenivåavtal” med andra institutioner, erfarenheter och bästa arbetsmetoder utbyttes sällan mellan OIB och OIL eller med övriga institutioner. Institutionerna har varken gjort någon gemensam eller enskild utvärdering av sin fastighetspolitik. |
| --- | --- |

IX.

Med undantag av några särskilda fall har det interinstitutionella samarbetet inte varit särskilt ändamålsenligt. Den eventuella fördel som inrättandet av infrastruktur- och logistikbyrån i Bryssel och infrastruktur- och logistikbyrån I Luxemburg kunde erbjuda var begränsad. Det ingicks få ”servicenivåavtal” med andra institutioner, erfarenheter och bästa arbetsmetoder utbyttes sällan mellan OIB och OIL eller med övriga institutioner. Institutionerna har varken gjort någon gemensam eller enskild utvärdering av sin fastighetspolitik.

| X. | På grundval av sin granskning ger revisionsrätten ett antal rekommendationer som gäller institutionernas fastighetspolitik: fastställande av gemensam fastighetspolitik, bättre interinstitutionellt samarbete, däribland bättre samordning av planeringen, ny bedömning av koncentrationen av kontor till särskilda områden, utnyttjande av upphandling med så många potentiella anbudsgivare som möjligt och förbättring av OIB:s och OIL:s arbete. |
| --- | --- |

X.

På grundval av sin granskning ger revisionsrätten ett antal rekommendationer som gäller institutionernas fastighetspolitik: fastställande av gemensam fastighetspolitik, bättre interinstitutionellt samarbete, däribland bättre samordning av planeringen, ny bedömning av koncentrationen av kontor till särskilda områden, utnyttjande av upphandling med så många potentiella anbudsgivare som möjligt och förbättring av OIB:s och OIL:s arbete.

INLEDNING

Granskningsområde

| 1. | Budgetutgifterna för förvärv och hyra av fastigheter utgör cirka 8 % av EU-institutionernas administrativa utgifter. Under perioden 2003–2005 ökade dessa utgifter från 397 till 532 miljoner euro per år (se bilaga I). Från 1978 till 2005 ökade den totala ytan av de byggnader som utnyttjades av institutionerna i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg med 260 % till cirka 2 miljoner m2. Det utrymme som utnyttjades av institutionerna kan delas in i två huvudkategorier: specialutrymmen (till exempel sammanträdesrum), bland annat formella debattkammare (som måste specialbyggas och har ett osäkert marknadsvärde) och standardkontor för administrativ personal (som kan hyras eller köpas på öppna marknaden). Mellan 1978 och 2005 ökade antalet tjänstemän och övriga anställda med 240 % till sammanlagt 36 131 personer. År 2005 beräknade institutionerna att genomsnittskostnaden per år för de lokaler som de utnyttjade var 173 euro per m2 och årskostnaden för kontorsutrymmet 6 040 euro per person. Årskostnaden för den totala yta som utnyttjades av institutionerna beräknades till 345 miljoner euro och kontorslokalerna till 1 535 000 m2 (dvs. exklusive det utrymme som inte används till kontor, till exempel konferensrum) (2). Den 31 december 2005 var det nedskrivna värdet för de byggnader som ägdes av institutionerna 3 886 miljoner euro, dvs. en ökning med 791 miljoner på en femårsperiod (3). |
| --- | --- |

1.

Budgetutgifterna för förvärv och hyra av fastigheter utgör cirka 8 % av EU-institutionernas administrativa utgifter. Under perioden 2003–2005 ökade dessa utgifter från 397 till 532 miljoner euro per år (se bilaga I). Från 1978 till 2005 ökade den totala ytan av de byggnader som utnyttjades av institutionerna i Bryssel, Luxemburg och Strasbourg med 260 % till cirka 2 miljoner m2. Det utrymme som utnyttjades av institutionerna kan delas in i två huvudkategorier: specialutrymmen (till exempel sammanträdesrum), bland annat formella debattkammare (som måste specialbyggas och har ett osäkert marknadsvärde) och standardkontor för administrativ personal (som kan hyras eller köpas på öppna marknaden). Mellan 1978 och 2005 ökade antalet tjänstemän och övriga anställda med 240 % till sammanlagt 36 131 personer. År 2005 beräknade institutionerna att genomsnittskostnaden per år för de lokaler som de utnyttjade var 173 euro per m2 och årskostnaden för kontorsutrymmet 6 040 euro per person. Årskostnaden för den totala yta som utnyttjades av institutionerna beräknades till 345 miljoner euro och kontorslokalerna till 1 535 000 m2 (dvs. exklusive det utrymme som inte används till kontor, till exempel konferensrum) (2). Den 31 december 2005 var det nedskrivna värdet för de byggnader som ägdes av institutionerna 3 886 miljoner euro, dvs. en ökning med 791 miljoner på en femårsperiod (3).

Granskningens omfattning och granskningsmål

| 2. | Målet med granskningen var att undersöka i vilken utsträckning Europeiska unionens institutioner har förvaltat sina utgifter för fastigheter på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Vid granskningen bedömdes tre aspekter:






  — | Garanterar planeringen att lämpliga lokaler tillhandahålls? |
| --- | --- | --- |

2.

Målet med granskningen var att undersöka i vilken utsträckning Europeiska unionens institutioner har förvaltat sina utgifter för fastigheter på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Vid granskningen bedömdes tre aspekter:

—

Garanterar planeringen att lämpliga lokaler tillhandahålls?

| — | Förvaltas finansieringar och kostnader ekonomiskt? |
| --- | --- |

—

Förvaltas finansieringar och kostnader ekonomiskt?

| — | Utnyttjar institutionerna interinstitutionellt samarbete på bästa sätt, bland annat genom att gemensamt utvärdera fastighetspolitiken? |
| --- | --- |

—

Utnyttjar institutionerna interinstitutionellt samarbete på bästa sätt, bland annat genom att gemensamt utvärdera fastighetspolitiken?

| 3. | Granskningen inriktades på institutionernas utgifter för fastigheter vid de största arbetsplatserna (Bryssel, Luxemburg och Strasbourg) under perioden 2003–2005. Därför undersöktes inte utgifter för delegationer, kontor och forskningscenter utanför dessa städer vid denna granskning. Berörda institutioner var kommissionen, parlamentet, rådet, domstolen, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén. Granskningen omfattade inte revisionsrätten, Europeiska ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen på grund av att deras utgifter för fastigheter var låga under den granskade perioden. |
| --- | --- |

3.

Granskningen inriktades på institutionernas utgifter för fastigheter vid de största arbetsplatserna (Bryssel, Luxemburg och Strasbourg) under perioden 2003–2005. Därför undersöktes inte utgifter för delegationer, kontor och forskningscenter utanför dessa städer vid denna granskning. Berörda institutioner var kommissionen, parlamentet, rådet, domstolen, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Regionkommittén. Granskningen omfattade inte revisionsrätten, Europeiska ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen på grund av att deras utgifter för fastigheter var låga under den granskade perioden.

IAKTTAGELSER

Planering

| 4. | Planering bör innebära att byggnader tillhandahålls på rätt plats i rätt tid till en så låg kostnad som möjligt samtidigt som fullständig hänsyn tas till politiska och budgetmässa krav. Revisionsrätten bedömde institutionernas planering genom att undersöka följande tre aspekter:






  — | Baserades planeringen på en godkänd fastighetspolitik och fanns det en enhetlig arbetsmetod för förvärv eller hyra av fastigheter? |
| --- | --- | --- |

4.

Planering bör innebära att byggnader tillhandahålls på rätt plats i rätt tid till en så låg kostnad som möjligt samtidigt som fullständig hänsyn tas till politiska och budgetmässa krav. Revisionsrätten bedömde institutionernas planering genom att undersöka följande tre aspekter:

—

Baserades planeringen på en godkänd fastighetspolitik och fanns det en enhetlig arbetsmetod för förvärv eller hyra av fastigheter?

| — | Ledde urvalet av byggnader och byggnadernas placering till att kontorslokaler tillhandahölls på ett optimalt sätt? |
| --- | --- |

—

Ledde urvalet av byggnader och byggnadernas placering till att kontorslokaler tillhandahölls på ett optimalt sätt?

| — | Fanns det tillräcklig och lämplig förvaltningsinformation för en korrekt bedömning av behoven? |
| --- | --- |

—

Fanns det tillräcklig och lämplig förvaltningsinformation för en korrekt bedömning av behoven?

| 5. | Planering förutsätter tre saker. För det första en godkänd fastighetspolitik med grundläggande koncept och normer och även en väldefinerad arbetsmetod för förvärv av fastigheter. För det andra krävs kriterier för hur byggnader skall väljas ut och för var de skall ligga. För det tredje tillförlitlig och lämplig information om nuvarande och kommande behov. Vid planeringen av EU-institutionernas fastigheter måste hänsyn tas till den politiska och budgetmässiga verkligheten. Särskilt utvidgningar förknippas med en stor ökning av personal (vilket medför ökat behov av lokaler). På grund av varje utvidgnings politiska karaktär kan sådana beslut formellt inte planeras förrän anslutningen har godkänts, vilket ofta sker kort tid innan utvidgningen faktiskt äger rum. Enligt budgeten har institutionerna inte befogenhet att ta upp lån, och byggnader finansieras inom ramen för de årliga budgeterna. Vid planeringen måste man ta itu med dessa begränsningar på ett ändamålsenligt sätt. |
| --- | --- |

5.

Planering förutsätter tre saker. För det första en godkänd fastighetspolitik med grundläggande koncept och normer och även en väldefinerad arbetsmetod för förvärv av fastigheter. För det andra krävs kriterier för hur byggnader skall väljas ut och för var de skall ligga. För det tredje tillförlitlig och lämplig information om nuvarande och kommande behov. Vid planeringen av EU-institutionernas fastigheter måste hänsyn tas till den politiska och budgetmässiga verkligheten. Särskilt utvidgningar förknippas med en stor ökning av personal (vilket medför ökat behov av lokaler). På grund av varje utvidgnings politiska karaktär kan sådana beslut formellt inte planeras förrän anslutningen har godkänts, vilket ofta sker kort tid innan utvidgningen faktiskt äger rum. Enligt budgeten har institutionerna inte befogenhet att ta upp lån, och byggnader finansieras inom ramen för de årliga budgeterna. Vid planeringen måste man ta itu med dessa begränsningar på ett ändamålsenligt sätt.

| 6. | Urval och uppförande av byggnader som fullständigt uppfyller en institutions behov av lokaler kräver att långsiktiga projekt genomförs på ett lämpligt och samordnat sätt (4). Långsiktig planering och budgetprognoser är dock särskilt svårt att göra eftersom beslut om anslag och behörig personal fattas årligen under budgetförfarandet och eftersom viktiga politiska beslut som får stora följder i fråga om kontorsutrymme, till exempel framtida utvidgningar, inte riktigt går att förutse. |
| --- | --- |

6.

Urval och uppförande av byggnader som fullständigt uppfyller en institutions behov av lokaler kräver att långsiktiga projekt genomförs på ett lämpligt och samordnat sätt (4). Långsiktig planering och budgetprognoser är dock särskilt svårt att göra eftersom beslut om anslag och behörig personal fattas årligen under budgetförfarandet och eftersom viktiga politiska beslut som får stora följder i fråga om kontorsutrymme, till exempel framtida utvidgningar, inte riktigt går att förutse.

| 7. | Detta förklarar delvis varför institutionerna i september 2006 inte hade tillgodosett de slutliga behoven efter utvidgningen 2004. Under tiden ingick institutionerna kortsiktiga hyreskontrakt för att täcka sina behov av lokaler tills de viktigaste projekten hade slutförts. När det gäller lokaler i Bryssel ingick rådet och parlamentet kontrakt i mars 2003 och oktober 2004 om nya byggnader. Dessa byggnader (Lex för rådet och D4-D5 för parlamentet) förväntas vara uppförda i december 2006 och januari 2008. Byggnader som blivit klara under 2004 – till exempel komplexet Belliard 99–101 (kommittéerna) och Berlaymont (kommissionen) – täckte de behov som fanns före utvidgningen. |
| --- | --- |

7.

Detta förklarar delvis varför institutionerna i september 2006 inte hade tillgodosett de slutliga behoven efter utvidgningen 2004. Under tiden ingick institutionerna kortsiktiga hyreskontrakt för att täcka sina behov av lokaler tills de viktigaste projekten hade slutförts. När det gäller lokaler i Bryssel ingick rådet och parlamentet kontrakt i mars 2003 och oktober 2004 om nya byggnader. Dessa byggnader (Lex för rådet och D4-D5 för parlamentet) förväntas vara uppförda i december 2006 och januari 2008. Byggnader som blivit klara under 2004 – till exempel komplexet Belliard 99–101 (kommittéerna) och Berlaymont (kommissionen) – täckte de behov som fanns före utvidgningen.

| 8. | Dessutom kräver byggnadsprojekt, särskilt uppförande och beslutsförfaranden, ofta omfattande ledtid. Institutionerna gjorde vissa ansträngningar för att komma till rätta med dessa problem:






  — | Institutionerna fastställde sina behov av lokaler inför utvidgningen 2004 oberoende av varandra, men samordnade beräkningarna av administrativa utgifter och personalökningen. |
| --- | --- | --- |

8.

Dessutom kräver byggnadsprojekt, särskilt uppförande och beslutsförfaranden, ofta omfattande ledtid. Institutionerna gjorde vissa ansträngningar för att komma till rätta med dessa problem:

—

Institutionerna fastställde sina behov av lokaler inför utvidgningen 2004 oberoende av varandra, men samordnade beräkningarna av administrativa utgifter och personalökningen.

| — | Sedan 2003 har kommissionen utarbetat ”fleråriga politikramar” som syftar till att förutse byggnadsbehovet i Bryssel över en tioårsperiod, vilket skulle kunna vara en utgångspunkt för en samordnad långsiktig programplanering. |
| --- | --- |

—

Sedan 2003 har kommissionen utarbetat ”fleråriga politikramar” som syftar till att förutse byggnadsbehovet i Bryssel över en tioårsperiod, vilket skulle kunna vara en utgångspunkt för en samordnad långsiktig programplanering.

Fastighetspolitik

| 9. | Trots de ansträngningar som gjorts har inte institutionerna fastställt en gemensam fastighetspolitik för gemenskapen, och varje institution har fastställt sin egen politik oberoende av de andra (5). Två principer är dock gemensamma för alla institutioner: alla prioriterar förvärv av fastigheter på lång sikt och vill sammanföra avdelningar som arbetar inom närliggande områden. |
| --- | --- |

9.

Trots de ansträngningar som gjorts har inte institutionerna fastställt en gemensam fastighetspolitik för gemenskapen, och varje institution har fastställt sin egen politik oberoende av de andra (5). Två principer är dock gemensamma för alla institutioner: alla prioriterar förvärv av fastigheter på lång sikt och vill sammanföra avdelningar som arbetar inom närliggande områden.

| 10. | Sedan 1996 har alla institutioner prioriterat förvärv av fastigheter framför långtidshyrning. Undersökningar som institutionerna har gjort utifrån sina egna erfarenheter visade att det är 40 till 50 % billigare att köpa kontorsutrymme än att hyra det (6). Dessutom kan institutionerna genom förvärv av fastigheter till fullo utnyttja de skattebefrielser som ges genom protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier (PPI) av den 8 april 1965. Den 1 januari 2005 hyrde institutionerna 38 % av den totalyta som de utnyttjade (7). |
| --- | --- |

10.

Sedan 1996 har alla institutioner prioriterat förvärv av fastigheter framför långtidshyrning. Undersökningar som institutionerna har gjort utifrån sina egna erfarenheter visade att det är 40 till 50 % billigare att köpa kontorsutrymme än att hyra det (6). Dessutom kan institutionerna genom förvärv av fastigheter till fullo utnyttja de skattebefrielser som ges genom protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier (PPI) av den 8 april 1965. Den 1 januari 2005 hyrde institutionerna 38 % av den totalyta som de utnyttjade (7).

| 11. | Institutionernas tillämpning av den politik som består i att prioritera förvärv har lett till att vissa fastigheter har köpts efter att ha hyrts i många år. Trots revisionsrättens rekommendationer från 1979 (8) har institutionerna tecknat hyreskontrakt som inte ger minskad hyreskostnad efter nedskrivningen av investeringen eller som inte innehåller en köpoption till ett pris där redan inbetald hyra beaktas. Därför kunde inte institutionerna förhandla om ett lägre pris än marknadsvärdet. Tack vare en politisk överenskommelse med ägaren (Luxemburgs regering) kunde dock parlamentet i viss utsträckning minska priset för KAD-byggnaden. |
| --- | --- |

11.

Institutionernas tillämpning av den politik som består i att prioritera förvärv har lett till att vissa fastigheter har köpts efter att ha hyrts i många år. Trots revisionsrättens rekommendationer från 1979 (8) har institutionerna tecknat hyreskontrakt som inte ger minskad hyreskostnad efter nedskrivningen av investeringen eller som inte innehåller en köpoption till ett pris där redan inbetald hyra beaktas. Därför kunde inte institutionerna förhandla om ett lägre pris än marknadsvärdet. Tack vare en politisk överenskommelse med ägaren (Luxemburgs regering) kunde dock parlamentet i viss utsträckning minska priset för KAD-byggnaden.

Ruta 1I september 2006 beslutade Europaparlamentet att köpa de byggnader det använder i Strasbourg (IPE 1, 2 och 3) för 143,125 miljoner euro. När köpeskillingen fastställdes togs ingen hänsyn till den hyra som dittills hade betalats.

| 12. | Kommissionens politik består i att köpa större fastigheter eller komplex och bara hyra mindre och strategiskt mindre viktiga fastigheter (9). När det gäller vissa stora fastigheter (se ett exempel i ruta 2) gick dock inte ägarna med på långtidshyreskontrakt med köpoption. |
| --- | --- |

12.

Kommissionens politik består i att köpa större fastigheter eller komplex och bara hyra mindre och strategiskt mindre viktiga fastigheter (9). När det gäller vissa stora fastigheter (se ett exempel i ruta 2) gick dock inte ägarna med på långtidshyreskontrakt med köpoption.

Ruta 2I maj 2004 undertecknade kommissionen ett nyttjanderättskontrakt för Mondrian-byggnaden på 15 år, med möjlig förlängning upp till maximalt 30 år. Kontraktet innehöll ingen köpoption och årskostnaden fastställdes till 4,8 miljoner euro med indexreglering. Mondrian-byggnadens marknadsvärde uppskattades av kommissionens experter till omkring 61,7 miljoner euro. Om kommissionen hade kunnat förhandla om köp av en liknande byggnad av samma värde och till exempel använt ett ”tomträttsavtal med köpoption” (ett slags långtidshyreskontrakt med köpoption som ofta används av institutionerna), skulle de årliga delbetalningarna ha kunnat fastställas till mindre än 3,25 miljoner euro (10).

Urval och placering av fastigheter

| 13. | Samtliga institutioner vill helst att avdelningar som har mycket med varandra att göra skall ligga så nära varandra som möjligt, främst i stora byggnader, för att skapa stordriftsvinster (till exempel tjänster, kommunikation och underhåll) medan andra avdelningar däremot skulle kunna ligga någon annanstans. Därför genomfördes de flesta projekten vid eller i närheten av institutionernas huvudbyggnader. Detta tillvägagångssätt hade praktiska fördelar men också ekonomiska nackdelar: institutionerna hade få alternativ att välja mellan, marknaden kunde enkelt förutse institutionernas beslut, och därmed blev de tillgängliga platserna dyrare på grund av den stora efterfrågan på byggnader i området. I Bryssel ligger därför så gott som alla institutioneras kontorslokaler i vad som har blivit känt som EU-kvarteren, där de upptar cirka 50 % av det totala kontorsutrymmet (11). |
| --- | --- |

13.

Samtliga institutioner vill helst att avdelningar som har mycket med varandra att göra skall ligga så nära varandra som möjligt, främst i stora byggnader, för att skapa stordriftsvinster (till exempel tjänster, kommunikation och underhåll) medan andra avdelningar däremot skulle kunna ligga någon annanstans. Därför genomfördes de flesta projekten vid eller i närheten av institutionernas huvudbyggnader. Detta tillvägagångssätt hade praktiska fördelar men också ekonomiska nackdelar: institutionerna hade få alternativ att välja mellan, marknaden kunde enkelt förutse institutionernas beslut, och därmed blev de tillgängliga platserna dyrare på grund av den stora efterfrågan på byggnader i området. I Bryssel ligger därför så gott som alla institutioneras kontorslokaler i vad som har blivit känt som EU-kvarteren, där de upptar cirka 50 % av det totala kontorsutrymmet (11).

| 14. | År 1996 medgav kommissionen att koncentrationen till EU-kvarteren i Bryssel pressade upp marknadspriserna och beslutade att man skulle leta efter billigare platser. År 2003 analyserade kommissionen behovet att behålla sina generaldirektorat och avdelningar i dessa kvarter. Slutsatsen blev att det inte var absolut nödvändigt att vissa av kommissionens generaldirektorat och avdelningar – där cirka 40 % av personalen arbetar – låg i EU-kvarteren. Kommissionen, liksom övriga institutioner, fortsatte dock att placera merparten av sina kontor i dessa kvarter. År 2006 minskade dock kommissionen sitt kontorsutrymme där från 90 % till 82 %. |
| --- | --- |

14.

År 1996 medgav kommissionen att koncentrationen till EU-kvarteren i Bryssel pressade upp marknadspriserna och beslutade att man skulle leta efter billigare platser. År 2003 analyserade kommissionen behovet att behålla sina generaldirektorat och avdelningar i dessa kvarter. Slutsatsen blev att det inte var absolut nödvändigt att vissa av kommissionens generaldirektorat och avdelningar – där cirka 40 % av personalen arbetar – låg i EU-kvarteren. Kommissionen, liksom övriga institutioner, fortsatte dock att placera merparten av sina kontor i dessa kvarter. År 2006 minskade dock kommissionen sitt kontorsutrymme där från 90 % till 82 %.

| 15. | Ett nära samarbete med de nationella myndigheterna var också ett mål i institutionernas fastighetspolitik. Situationerna skiljer sig åt i Bryssel och Luxemburg. I Bryssel har de allra senaste kontrakten förhandlats individuellt av institutionerna med privata byggherrar. I Luxemburg fick alla institutioner förutom kommissionen stöd från de nationella myndigheterna, till exempel tillhandahållande av mark utan kostnad till sina huvudbyggnader på Kirchberg. Kommissionen i Luxemburg har ännu inte fastställt sin fastighetspolitik och inte klargjort var och när en slutlig plats för dess huvudbyggnad kommer att fastställas. Diskussioner pågår med de luxemburgska myndigheterna. |
| --- | --- |

15.

Ett nära samarbete med de nationella myndigheterna var också ett mål i institutionernas fastighetspolitik. Situationerna skiljer sig åt i Bryssel och Luxemburg. I Bryssel har de allra senaste kontrakten förhandlats individuellt av institutionerna med privata byggherrar. I Luxemburg fick alla institutioner förutom kommissionen stöd från de nationella myndigheterna, till exempel tillhandahållande av mark utan kostnad till sina huvudbyggnader på Kirchberg. Kommissionen i Luxemburg har ännu inte fastställt sin fastighetspolitik och inte klargjort var och när en slutlig plats för dess huvudbyggnad kommer att fastställas. Diskussioner pågår med de luxemburgska myndigheterna.

Förvaltningsinformation

| 16. | Fullständig och detaljerad information om den personal som skall inhysas och om de ytor som krävs är nödvändig för planeringen. |
| --- | --- |

16.

Fullständig och detaljerad information om den personal som skall inhysas och om de ytor som krävs är nödvändig för planeringen.

| 17. | För att kunna förutse budgetbehov och planera tillhandahållandet av lokaler måste institutionerna veta hur många personer som för närvarande är inhysta och också hur många kontorslokaler som är lediga. Eftersom det inte finns några mer formella uppgifter om hur byggnaderna utnyttjas använder kommissionen registret över e-postadressadresser och telefonnummer för att beräkna utnyttjandet av byggnaderna eftersom denna databas anses vara den mest tillförlitliga källan. Att beräkna behovet av lokaler på kort sikt är också svårt och kan leda till att behoven överskattas eller underskattas. Till exempel har rekryteringsförfarandena för nya anställda efter utvidgningen 2004 tagit längre tid än vad som ursprungligen var tänkt. Å ena sidan överskattade kommissionen i Luxemburg sina behov, vilket ledde till att HITEC-fastigheten började hyras för tidigt (byggnaden stod tom i cirka ett år med en hyreskostnad på 1,14 miljoner euro). På grund av de kombinerade effekterna av att parlamentet till viss del underskattade sina behov 2001 och av de nya krav som uppstod de följande åren, tvingades parlamentet å andra sidan att akut hyra cirka 30 000 m2
   (12) under 2004 och 2005. |
| --- | --- |

17.

För att kunna förutse budgetbehov och planera tillhandahållandet av lokaler måste institutionerna veta hur många personer som för närvarande är inhysta och också hur många kontorslokaler som är lediga. Eftersom det inte finns några mer formella uppgifter om hur byggnaderna utnyttjas använder kommissionen registret över e-postadressadresser och telefonnummer för att beräkna utnyttjandet av byggnaderna eftersom denna databas anses vara den mest tillförlitliga källan. Att beräkna behovet av lokaler på kort sikt är också svårt och kan leda till att behoven överskattas eller underskattas. Till exempel har rekryteringsförfarandena för nya anställda efter utvidgningen 2004 tagit längre tid än vad som ursprungligen var tänkt. Å ena sidan överskattade kommissionen i Luxemburg sina behov, vilket ledde till att HITEC-fastigheten började hyras för tidigt (byggnaden stod tom i cirka ett år med en hyreskostnad på 1,14 miljoner euro). På grund av de kombinerade effekterna av att parlamentet till viss del underskattade sina behov 2001 och av de nya krav som uppstod de följande åren, tvingades parlamentet å andra sidan att akut hyra cirka 30 000 m2
   (12) under 2004 och 2005.

| 18. | En ändamålsenlig ekonomisk planering fordrar att olika lösningar jämförs. En jämförelse av fastighetskostnader som bärs av institutionerna visade att institutitionerna använder olika kriterier för att beräkna kontorsutrymme och kostnader, vilket gör det svårt att använda gemensamma indikatorer för riktmärkning och internt utnyttjande (13). Eftersom uppgifter om ytor och kostnader inte är homogena är det svårt att jämföra hyreskostnaden per kvadratmeter mellan institutionerna eller med marknadsvärdena. |
| --- | --- |

18.

En ändamålsenlig ekonomisk planering fordrar att olika lösningar jämförs. En jämförelse av fastighetskostnader som bärs av institutionerna visade att institutitionerna använder olika kriterier för att beräkna kontorsutrymme och kostnader, vilket gör det svårt att använda gemensamma indikatorer för riktmärkning och internt utnyttjande (13). Eftersom uppgifter om ytor och kostnader inte är homogena är det svårt att jämföra hyreskostnaden per kvadratmeter mellan institutionerna eller med marknadsvärdena.

| 19. | Den norm som oftast används av institutionerna när behoven och fördelningen av kontorsutrymme bedöms är ett riktmärke på 35 m2 per person. Då beaktar man inte olika fastigheters särskilda kännetecken (kontorsutrymme som faktiskt är ledigt, storlek på kontor eller gemensamma utrymmen). Institutionerna är medvetna om dessa brister i förvaltningsinformationen och har därför tagit några initiativ:






  — | Kommissionen håller på att slutföra arbetet med att sammanställa en ”handbok avseende lokalförhållanden” i vilken mer rationella kriterier för fördelning av utrymme mellan generaldirektorat och avdelningar skall fastställas, och har färdigställt en förteckning över sitt fastighetsbestånd 2006. |
| --- | --- | --- |

19.

Den norm som oftast används av institutionerna när behoven och fördelningen av kontorsutrymme bedöms är ett riktmärke på 35 m2 per person. Då beaktar man inte olika fastigheters särskilda kännetecken (kontorsutrymme som faktiskt är ledigt, storlek på kontor eller gemensamma utrymmen). Institutionerna är medvetna om dessa brister i förvaltningsinformationen och har därför tagit några initiativ:

—

Kommissionen håller på att slutföra arbetet med att sammanställa en ”handbok avseende lokalförhållanden” i vilken mer rationella kriterier för fördelning av utrymme mellan generaldirektorat och avdelningar skall fastställas, och har färdigställt en förteckning över sitt fastighetsbestånd 2006.

| — | Institutionerna i Bryssel beslutade i mars 2006 att inrätta en arbetsgrupp vars första uppgift skulle vara att fastställa ett gemensamt arbetssätt för och en definition av de olika typerna av lokaler och kostnader. |
| --- | --- |

—

Institutionerna i Bryssel beslutade i mars 2006 att inrätta en arbetsgrupp vars första uppgift skulle vara att fastställa ett gemensamt arbetssätt för och en definition av de olika typerna av lokaler och kostnader.

Finansiering och kostnader

| 20. | Fastigheter bör hyras eller köpas utifrån behoven och detta till en så låg kostnad som möjligt för den europeiske skattebetalaren. Revisionsrätten undersökte följande tre frågor:






  — | Användes upphandlingsförfarandena på lämpligt sätt och var de ändamålsenliga? |
| --- | --- | --- |

20.

Fastigheter bör hyras eller köpas utifrån behoven och detta till en så låg kostnad som möjligt för den europeiske skattebetalaren. Revisionsrätten undersökte följande tre frågor:

—

Användes upphandlingsförfarandena på lämpligt sätt och var de ändamålsenliga?

| — | Fastställdes kontraktsvillkoren, inklusive köpeskillingen, för fastigheterna korrekt? |
| --- | --- |

—

Fastställdes kontraktsvillkoren, inklusive köpeskillingen, för fastigheterna korrekt?

| — | Är den metod som används för finansiering av fastigheter ekonomisk med tanke på budgetkraven? |
| --- | --- |

—

Är den metod som används för finansiering av fastigheter ekonomisk med tanke på budgetkraven?

Upphandlingsförfaranden

| 21. | Artikel 89.2 i budgetförordningen föreskriver följande: ”All upphandling skall ske med så brett deltagande som möjligt utom i de fall då förhandlat förfarande (...) används.” Det förhandlade förfarandet kan användas, efter det att den lokala marknaden har kartlagts, när det gäller förvärv eller hyra av befintliga byggnader (”upphandlingar av fast egendom”) (14). När det gäller de projekt som granskats användes det förhandlade förfarandet även för kontrakt som gällde uppförande eller renovering av en byggnad eller omfattande utrustningsarbete, vilket motsvarar ”kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten” som inte omfattas av det ovannämnda undantag som gäller ”upphandlingar av fast egendom”. Öppna och konkurrenskraftiga upphandlingar gör det lättare för de offentliga förvaltningarna att attrahera ett bredare spektrum av potentiella anbudsgivare och kunna utnyttja anbud som ger ett mervärde (15). |
| --- | --- |

21.

Artikel 89.2 i budgetförordningen föreskriver följande: ”All upphandling skall ske med så brett deltagande som möjligt utom i de fall då förhandlat förfarande (...) används.” Det förhandlade förfarandet kan användas, efter det att den lokala marknaden har kartlagts, när det gäller förvärv eller hyra av befintliga byggnader (”upphandlingar av fast egendom”) (14). När det gäller de projekt som granskats användes det förhandlade förfarandet även för kontrakt som gällde uppförande eller renovering av en byggnad eller omfattande utrustningsarbete, vilket motsvarar ”kontrakt om bygg- och anläggningsarbeten” som inte omfattas av det ovannämnda undantag som gäller ”upphandlingar av fast egendom”. Öppna och konkurrenskraftiga upphandlingar gör det lättare för de offentliga förvaltningarna att attrahera ett bredare spektrum av potentiella anbudsgivare och kunna utnyttja anbud som ger ett mervärde (15).

| 22. | Institutionerna har endast i enstaka fall tillkännagett sina byggnadsprojekt i EUT, vilket skulle ha gjort det möjligt för flest potentiella anbudsgivare att visa sitt intresse (16). Det enda projekt där bygg- och anläggningsarbeten har haft en öppen anbudsinfordran är utbyggnaden av domstolen, vilken utfördes efter överenskommelse med Luxemburgs regering som är den upphandlande myndigheten och följer nationell lag. |
| --- | --- |

22.

Institutionerna har endast i enstaka fall tillkännagett sina byggnadsprojekt i EUT, vilket skulle ha gjort det möjligt för flest potentiella anbudsgivare att visa sitt intresse (16). Det enda projekt där bygg- och anläggningsarbeten har haft en öppen anbudsinfordran är utbyggnaden av domstolen, vilken utfördes efter överenskommelse med Luxemburgs regering som är den upphandlande myndigheten och följer nationell lag.

| 23. | Institutionerna har i stor utsträckning använt sig av det förhandlade förfarandet (utan offentliggörande) snarare än av konkurrenskraftig upphandling, vilket är det förfarande som normalt föreskrivs i budgetförordningen och direktiven om offentlig upphandling. Följden är att de priser som de betalar för uppförandet av byggnader och för bygg- och anläggningsarbeten i de fastigheter som de utnyttjar inte har fastställts enligt öppna konkurrensvillkor. |
| --- | --- |

23.

Institutionerna har i stor utsträckning använt sig av det förhandlade förfarandet (utan offentliggörande) snarare än av konkurrenskraftig upphandling, vilket är det förfarande som normalt föreskrivs i budgetförordningen och direktiven om offentlig upphandling. Följden är att de priser som de betalar för uppförandet av byggnader och för bygg- och anläggningsarbeten i de fastigheter som de utnyttjar inte har fastställts enligt öppna konkurrensvillkor.

Fastställande av kontraktsvillkor, försäljningspriser och hyror

| 24. | I avsaknad av konkurrenskraftiga anbudsförfaranden, är den viktigaste faktorn för att fastställa försäljningspriser och hyror förhandling med byggherrarna. När det gäller byggnader som uppförs för att tillgodose institutionernas särskilda behov bör priser och långtidshyror inte överstiga byggkostnaderna (inbegripet skälig vinst för de privata byggherrarna) (17). |
| --- | --- |

24.

I avsaknad av konkurrenskraftiga anbudsförfaranden, är den viktigaste faktorn för att fastställa försäljningspriser och hyror förhandling med byggherrarna. När det gäller byggnader som uppförs för att tillgodose institutionernas särskilda behov bör priser och långtidshyror inte överstiga byggkostnaderna (inbegripet skälig vinst för de privata byggherrarna) (17).

| 25. | Domstolen, parlamentet och rådet förhandlade sina huvudkontrakt (utbyggnaden av Palais, D4-D5 och Lex) på grundval av byggkostnaderna. |
| --- | --- |

25.

Domstolen, parlamentet och rådet förhandlade sina huvudkontrakt (utbyggnaden av Palais, D4-D5 och Lex) på grundval av byggkostnaderna.

| 26. | När det gäller utbyggnaden av domstolens huvudbyggnad, som för närvarande är under uppförande, kommer köpeskillingen för byggnaden att motsvara den faktiska byggkostnaden. Enligt ramkontraktet skall en oberoende expert granska räkenskaperna och utgifterna för att fastställa priset på byggnaden. Mer än två år efter det att bygg- och anläggningsarbetena inleddes har en expert ännu inte utsetts. Detta innebär ökad risk för att eventuella tidiga problem och kostnadsöverskridanden inte identifieras. Denna risk ökar ytterligare av det faktum att det ursprungliga ramkontraktet endast innehåller allmänna principer och inga exakta förfaranden avseende kontroll, tidsfrister, straffavgifter och budgettak (18). |
| --- | --- |

26.

När det gäller utbyggnaden av domstolens huvudbyggnad, som för närvarande är under uppförande, kommer köpeskillingen för byggnaden att motsvara den faktiska byggkostnaden. Enligt ramkontraktet skall en oberoende expert granska räkenskaperna och utgifterna för att fastställa priset på byggnaden. Mer än två år efter det att bygg- och anläggningsarbetena inleddes har en expert ännu inte utsetts. Detta innebär ökad risk för att eventuella tidiga problem och kostnadsöverskridanden inte identifieras. Denna risk ökar ytterligare av det faktum att det ursprungliga ramkontraktet endast innehåller allmänna principer och inga exakta förfaranden avseende kontroll, tidsfrister, straffavgifter och budgettak (18).

| 27. | Kommissionen och kommittéerna förhandlade inte om köpeskilling och långtidshyreskontrakt utifrån byggkostnaderna utan på grundval av marknadsvillkoren, eftersom institutionerna blev tvungna att konkurrera med andra köpare. Inom fastighetssektorn är det brukligt att värdera fastigheter utifrån en kapitalisering av det reella eller förväntade hyresvärdet. Detta värde måste anpassas för att man skall kunna beakta alla de fördelar som institutionernas skattebefrielser (19) enligt PPI medför. I rutorna 3 och 4 visas konkreta exempel på hur värdet på vissa byggnader fastställdes. |
| --- | --- |

27.

Kommissionen och kommittéerna förhandlade inte om köpeskilling och långtidshyreskontrakt utifrån byggkostnaderna utan på grundval av marknadsvillkoren, eftersom institutionerna blev tvungna att konkurrera med andra köpare. Inom fastighetssektorn är det brukligt att värdera fastigheter utifrån en kapitalisering av det reella eller förväntade hyresvärdet. Detta värde måste anpassas för att man skall kunna beakta alla de fördelar som institutionernas skattebefrielser (19) enligt PPI medför. I rutorna 3 och 4 visas konkreta exempel på hur värdet på vissa byggnader fastställdes.

Ruta 3När det gäller SPA3-byggnaden beräknades marknadsvärdet av en konsult, och det anpassades med hänsyn till vissa skattebefrielser. Beräkningen inbegrep dock inte reduktion för den momsbefrielse som hade beviljats kommissionen. Dessutom byggde beräkningen på omedelbar ränteavkastning, vilket ökade värdet jämfört med normala fall då man utgår ifrån att byggnaden står tom under en inledande period.För att få de skattelättnader som fastställdes i PPI, hyrdes Mondrian-byggnaden genom ett nyttjanderättskontrakt. ”Hyran” för nyttjanderätten fastställdes till ett värde motsvarande marknadshyrorna, vilket innebar att fördelen med momsbefrielsen inte avspeglades i hyreskostnaden och kommissionen fick stå för kostnaderna för extra underhåll och mindre renoveringar (vilket normalt är ägarens ansvar). Dessutom borde detta kontrakt ha lett till en lägre hyreskostnad på grund av att det var långfristigt (15 år) och med tanke på kommissionens betalningsförmåga.Båda dessa omständigheter ledde till att kommissionen betalade mer än nödvändigt.

| 28. | När det gäller 18 långtidshyreskontrakt (27 år) med köpoption, som utarbetats i form av en ”tomträtt med köpoption” av kommissionen i Bryssel under perioden 1997–2001 angavs inte köpeskillingen i kontrakten. I kontrakten fastställdes endast beloppet på den första avbetalningen och kontrakten innehöll automatiska indexeringsklausuler som liknar dem som används i hyreskontrakt. Kommissionen upphörde med detta arbetssätt för kommande kontrakt och följde därmed slutsatsen från tjänsten för internrevision om att detta var olämpligt. Övriga institutioner delade dock inte denna syn, och kommittéerna har fortsatt att basera sina förvärv på indexerade hyror och inte på fastigheternas värde (20). |
| --- | --- |

28.

När det gäller 18 långtidshyreskontrakt (27 år) med köpoption, som utarbetats i form av en ”tomträtt med köpoption” av kommissionen i Bryssel under perioden 1997–2001 angavs inte köpeskillingen i kontrakten. I kontrakten fastställdes endast beloppet på den första avbetalningen och kontrakten innehöll automatiska indexeringsklausuler som liknar dem som används i hyreskontrakt. Kommissionen upphörde med detta arbetssätt för kommande kontrakt och följde därmed slutsatsen från tjänsten för internrevision om att detta var olämpligt. Övriga institutioner delade dock inte denna syn, och kommittéerna har fortsatt att basera sina förvärv på indexerade hyror och inte på fastigheternas värde (20).

Ruta 4När det gäller byggnaden Belliard 99–101 anges ingen köpeskilling i det kontrakt som undertecknades i december 2000 (tomträtt med köpoption på mer än 27 år). I kontraktet fastställs endast den första årliga delbetalningen till 8,28 miljoner euro som skall betalas från och med det år som byggnaden levereras. Detta belopp har beräknats med hänsyn till marknadshyrorna och är föremål för indexering enligt inflationstakten. Detta sätt att fastställa ett pris är inte det mest lämpliga när det gäller långtidshyra. Byggnadens marknadsvärde, om det uppskattas enligt den metod som kommissionens konsulter använder sig av (se ruta 3) skulle ha uppgått till cirka 127 miljoner euro. Den första årliga delbetalningen av detta belopp skulle ha uppgått till 6,83 miljoner euro.

| 29. | I vissa fall var priserna ett resultat av politiska överenskommelser. I ett samförståndsavtal som undertecknades den 8 juli 1997 av Europeiska kommissionen, belgiska staten och SA Berlaymont 2000 uttryckte kommissionen sin avsikt att på nytt utnyttja Berlaymont-byggnaden. I överenskommelsen fastställdes dock inget pris, inga tidsfrister och inte heller vem som hade ansvaret för renoveringen av Berlaymont. Efter en ny överenskommelse i juli 2001 godtog kommissionen i oktober 2002 de belgiska myndigheternas anbud trots att priset var högre än det uppskattade marknadspriset (21). |
| --- | --- |

29.

I vissa fall var priserna ett resultat av politiska överenskommelser. I ett samförståndsavtal som undertecknades den 8 juli 1997 av Europeiska kommissionen, belgiska staten och SA Berlaymont 2000 uttryckte kommissionen sin avsikt att på nytt utnyttja Berlaymont-byggnaden. I överenskommelsen fastställdes dock inget pris, inga tidsfrister och inte heller vem som hade ansvaret för renoveringen av Berlaymont. Efter en ny överenskommelse i juli 2001 godtog kommissionen i oktober 2002 de belgiska myndigheternas anbud trots att priset var högre än det uppskattade marknadspriset (21).

| 30. | Lämpliga säkerheter bör krävas från kontraktsparterna för att garantera ett fullgott genomförande av kontrakten fram till det slutliga godkännandet, och betalning av straffavgifter om tidsfristerna inte iakttas (22). Institutionerna har dock inte fastställt någon tydlig politik på detta område och nivån på säkerheterna var inte alltid tillräcklig. Goda rutiner, till exempel att man kräver intyg på kvaliteten på arbetena, vilka utfärdas av företag för teknisk kontroll och obligatoriska försäkringsavtal som omfattar byggmästarens rättsliga ansvar, har inte använts genomgående (23). |
| --- | --- |

30.

Lämpliga säkerheter bör krävas från kontraktsparterna för att garantera ett fullgott genomförande av kontrakten fram till det slutliga godkännandet, och betalning av straffavgifter om tidsfristerna inte iakttas (22). Institutionerna har dock inte fastställt någon tydlig politik på detta område och nivån på säkerheterna var inte alltid tillräcklig. Goda rutiner, till exempel att man kräver intyg på kvaliteten på arbetena, vilka utfärdas av företag för teknisk kontroll och obligatoriska försäkringsavtal som omfattar byggmästarens rättsliga ansvar, har inte använts genomgående (23).

Ruta 5När det gäller Euroforum befann sig kommissionen i en svår situation eftersom det i kontraktet fastställdes att 95 % av den säkerhet som skall garantera att kontraktet genomförs korrekt (2 500 000 euro) skulle lösas direkt efter det att byggnaden hade tagits i besittning, vilket gjorde att det endast återstod 125 000 euro för att täcka eventuella defekter i en byggnad som värderades till mer än 100 miljoner euro. När det gäller D4-D5 använde Europaparlamentet ett annat förfarande som framstår som mer rationellt. I kontraktet fastställs att tillräckliga säkerheter som garanti för att kontraktet genomförs korrekt kommer att ges – med hänsyn till de identifierade defekterna – när en byggnad tas i besittning.I det ursprungliga kontraktet av den 26 mars 2003 för Lex-byggnaden (rådet) fanns inga bankgarantier för att garantera att kontraktet följs till fullo. Det slutliga kontraktet, som undertecknades den 20 december 2006, innehöll en korrekt bankgaranti.

| 31. | I kontrakten anges perioder (till exempel 15 dagar för SPA3, 25 för Euroforum och 30 för Berlaymont) under vilka institutionerna kan utföra kontroller innan de flyttar in i byggnaden för att undersöka att det arbete som utförts uppfyller de villkor som man kommit överens om och att installationerna fungerar korrekt. Dessa perioder är dock för korta för att man skall hinna utföra alla de kontroller och tester som är nödvändiga för komplexa projekt. |
| --- | --- |

31.

I kontrakten anges perioder (till exempel 15 dagar för SPA3, 25 för Euroforum och 30 för Berlaymont) under vilka institutionerna kan utföra kontroller innan de flyttar in i byggnaden för att undersöka att det arbete som utförts uppfyller de villkor som man kommit överens om och att installationerna fungerar korrekt. Dessa perioder är dock för korta för att man skall hinna utföra alla de kontroller och tester som är nödvändiga för komplexa projekt.

Medel för finansiering av byggprojekt

| 32. | Enligt artikel 282 i fördraget får Europeiska gemenskapen förvärva och avyttra fast och lös egendom. I sådana fall företräds gemenskapen av kommissionen. Den gällande rättsliga ramen (24) medger dock inte att gemenskapen tar upp lån. Därför har institutionerna tvingats använda flera alternativa finansieringsmetoder för förvärv av egendom. De skulder som motsvarar finansiell leasing för gemenskapens förvärv av mark och fastigheter uppgick till 1 803 miljoner euro den 31 december 2005 (25). |
| --- | --- |

32.

Enligt artikel 282 i fördraget får Europeiska gemenskapen förvärva och avyttra fast och lös egendom. I sådana fall företräds gemenskapen av kommissionen. Den gällande rättsliga ramen (24) medger dock inte att gemenskapen tar upp lån. Därför har institutionerna tvingats använda flera alternativa finansieringsmetoder för förvärv av egendom. De skulder som motsvarar finansiell leasing för gemenskapens förvärv av mark och fastigheter uppgick till 1 803 miljoner euro den 31 december 2005 (25).

| 33. | Att en institution direkt upphandlar uppförande av en byggnad är det billigaste alternativet, men det är också en komplex, långdragen och tekniskt krävande uppgift. Dessutom är det svårt att inleda byggprojekt inom de ramar som lagstiftningen och budgeten ställer. Ställda inför dessa begränsningar har institutionerna anlitat privata byggherrar och i vissa fall nationella myndigheter för att uppföra byggnader. |
| --- | --- |

33.

Att en institution direkt upphandlar uppförande av en byggnad är det billigaste alternativet, men det är också en komplex, långdragen och tekniskt krävande uppgift. Dessutom är det svårt att inleda byggprojekt inom de ramar som lagstiftningen och budgeten ställer. Ställda inför dessa begränsningar har institutionerna anlitat privata byggherrar och i vissa fall nationella myndigheter för att uppföra byggnader.

| 34. | De metoder som institutionerna använde var dyrare och medgav mindre insyn än explicit upplåning. I de senaste större projekten ingår i regel ett köp på lång sikt med implicit upplåning. I kontraktspriset ingår de finansiella kostnaderna implicit eller explicit. Den ränta som betalas av byggherrarna för finansieringen av uppförandet av byggnader debiteras institutionerna och är alltid högre (26) än de räntesatser som institutionerna skulle ha fått direkt genom upphandlingsförfaranden eller via värdlandet eller Europeiska investeringsbanken (EIB). |
| --- | --- |

34.

De metoder som institutionerna använde var dyrare och medgav mindre insyn än explicit upplåning. I de senaste större projekten ingår i regel ett köp på lång sikt med implicit upplåning. I kontraktspriset ingår de finansiella kostnaderna implicit eller explicit. Den ränta som betalas av byggherrarna för finansieringen av uppförandet av byggnader debiteras institutionerna och är alltid högre (26) än de räntesatser som institutionerna skulle ha fått direkt genom upphandlingsförfaranden eller via värdlandet eller Europeiska investeringsbanken (EIB).

| 35. | Till finansieringen av utbyggnadsprojektet använder domstolen en komplicerad mekanism som innefattar Luxemburgs regering, en privat bank, ett specialföretag och EIB. Specialföretaget fick ett fördelaktigt finansiellt arrangemang (Euribor +0,01) för 49 % av projektet från EIB. Denna mekanism innebär dock även risker eftersom domstolen inte var inblandad i själva upphandlingen och på detaljnivån av förhandlingen av kontraktet – vars klausuler och valmöjligheter domstolen inte godkände på förhand – och inte är undertecknare av finansieringskontrakten även om den kommer att bli tvungen att stå för de finansiella kostnaderna (till exempel räntor, förvaltningsavgifter). Domstolens avdelningar granskade det förfarande som regeringen följde för tilldelningen av kontraktet som gällde finansieringen av projektet och påpekade att det saknades lämplig konkurrens. Trots att EIB erbjuder goda ekonomiska villkor har ingen annan institution eller byggnadspartner anlitat EIB för att finansiera sina byggprojekt. |
| --- | --- |

35.

Till finansieringen av utbyggnadsprojektet använder domstolen en komplicerad mekanism som innefattar Luxemburgs regering, en privat bank, ett specialföretag och EIB. Specialföretaget fick ett fördelaktigt finansiellt arrangemang (Euribor +0,01) för 49 % av projektet från EIB. Denna mekanism innebär dock även risker eftersom domstolen inte var inblandad i själva upphandlingen och på detaljnivån av förhandlingen av kontraktet – vars klausuler och valmöjligheter domstolen inte godkände på förhand – och inte är undertecknare av finansieringskontrakten även om den kommer att bli tvungen att stå för de finansiella kostnaderna (till exempel räntor, förvaltningsavgifter). Domstolens avdelningar granskade det förfarande som regeringen följde för tilldelningen av kontraktet som gällde finansieringen av projektet och påpekade att det saknades lämplig konkurrens. Trots att EIB erbjuder goda ekonomiska villkor har ingen annan institution eller byggnadspartner anlitat EIB för att finansiera sina byggprojekt.

| 36. | Kommissionen införde en rutin som skulle minska finansieringskostnaderna under 2002. När det gäller vissa transaktioner stod det i kontrakten att man innan själva överenskommelsen undertecknades skulle fastställa räntesatsen genom ett upphandlingsförfarande avseende finansmarknaderna. Denna rutin följdes av rådet när det gällde Lex-kontraktet men inte av kommissionen i det fall som redovisas nedan. |
| --- | --- |

36.

Kommissionen införde en rutin som skulle minska finansieringskostnaderna under 2002. När det gäller vissa transaktioner stod det i kontrakten att man innan själva överenskommelsen undertecknades skulle fastställa räntesatsen genom ett upphandlingsförfarande avseende finansmarknaderna. Denna rutin följdes av rådet när det gällde Lex-kontraktet men inte av kommissionen i det fall som redovisas nedan.

Ruta 6Den implicita räntesats som kommissionen ingick kontrakt om i januari 2003 för att finansiera förvärvet av Euroforum-byggnaden på 30 års tid var 5,65 %. För att finansiera SPA3 inledde kommissionen ett anbudsförfarande och fick i februari 2003 en räntesats på 5,01 %. Om ett liknande anbudsförfarande hade gjorts för Euroforum kunde omkring 7,7 miljoner euro ha sparats i räntekostnader.

| 37. | När institutionerna har outnyttjade anslag i slutet av året – på grund av underutnyttjande på andra administrativa områden – används medlen ofta till oplanerade betalningar till byggnadsprojekt (se bilaga I). Detta har lett till att de slutliga utgifterna har blivit mycket högre än vad som var budgeterat från början. År 2005 använde parlamentet och rådet till exempel var för sig 89 miljoner euro i extra anslag som de hade fått genom överföringar. |
| --- | --- |

37.

När institutionerna har outnyttjade anslag i slutet av året – på grund av underutnyttjande på andra administrativa områden – används medlen ofta till oplanerade betalningar till byggnadsprojekt (se bilaga I). Detta har lett till att de slutliga utgifterna har blivit mycket högre än vad som var budgeterat från början. År 2005 använde parlamentet och rådet till exempel var för sig 89 miljoner euro i extra anslag som de hade fått genom överföringar.

| 38. | Under de två senaste decennierna har revisionsrätten vid flera tillfällen påpekat att förfaranden enligt vilka man hanterar lokalkostnader endast på ettårsbasis i praktiken hindrar fastställandet och genomförandet av en lämplig investeringspolitik. I december 2005 upprepade revisionsrätten sin rekommendation att differentierade anslag – som skulle medföra en större flexibilitet – används för transaktioner som gäller förvärv eller uppförande av byggnader (27). |
| --- | --- |

38.

Under de två senaste decennierna har revisionsrätten vid flera tillfällen påpekat att förfaranden enligt vilka man hanterar lokalkostnader endast på ettårsbasis i praktiken hindrar fastställandet och genomförandet av en lämplig investeringspolitik. I december 2005 upprepade revisionsrätten sin rekommendation att differentierade anslag – som skulle medföra en större flexibilitet – används för transaktioner som gäller förvärv eller uppförande av byggnader (27).

Interinstitutionellt samarbete

| 39. | Behovet att införskaffa och förvalta byggnader är detsamma för samtliga EU-institutioner. Ett ändamålsenligt samarbete bör förbättra resultaten och kan minska kostnaderna tack vare att expertkunskaper och köpkraft slås samman. Revisionsrätten bedömde huruvida institutionerna hade identifierat relevanta samarbetsområden, inbegripet gemensamma utvärderingar av fastighetspolitiken och om detta samarbete hade varit effektivt. |
| --- | --- |

39.

Behovet att införskaffa och förvalta byggnader är detsamma för samtliga EU-institutioner. Ett ändamålsenligt samarbete bör förbättra resultaten och kan minska kostnaderna tack vare att expertkunskaper och köpkraft slås samman. Revisionsrätten bedömde huruvida institutionerna hade identifierat relevanta samarbetsområden, inbegripet gemensamma utvärderingar av fastighetspolitiken och om detta samarbete hade varit effektivt.

| 40. | Som svar på revisionsrättens upprepade rekommendationer om ökat interinstitutionellt samarbete bildade institutionernas generalsekreterare en arbetsgrupp om fastighetspolitik, och godkände i juni 2001 gruppens förslag till förbättringar av det interinstitutionella samarbetet (28). De konkreta förslagen omfattade förbättrat utbyte av information, utformning av en gemensam strategi när det gäller kontakter med offentliga myndigheter i värdländerna, bland annat när det gäller att sluta ”avtal om säte” där institutionernas och värdmedlemsstaternas respektive roll och ansvarsområden fastställs, ömsesidigt stöd och genomförande av en miljökonsekvensbedömning av fastigheterna som bör leda till interinstitutionella initiativ vad gäller utrustning och förvaltning av byggnader. |
| --- | --- |

40.

Som svar på revisionsrättens upprepade rekommendationer om ökat interinstitutionellt samarbete bildade institutionernas generalsekreterare en arbetsgrupp om fastighetspolitik, och godkände i juni 2001 gruppens förslag till förbättringar av det interinstitutionella samarbetet (28). De konkreta förslagen omfattade förbättrat utbyte av information, utformning av en gemensam strategi när det gäller kontakter med offentliga myndigheter i värdländerna, bland annat när det gäller att sluta ”avtal om säte” där institutionernas och värdmedlemsstaternas respektive roll och ansvarsområden fastställs, ömsesidigt stöd och genomförande av en miljökonsekvensbedömning av fastigheterna som bör leda till interinstitutionella initiativ vad gäller utrustning och förvaltning av byggnader.

| 41. | Interinstitutionella arbetsgrupper om fastighetsfrågor har bildats och de träffas regelbundet i Bryssel och Luxemburg, men detta har ännu inte lett till några nämnvärda gemensamma initiativ eller betydande besparingar (29). I vissa specifika fall har dock kontorslokaler hyrts ut i andra hand av en institution till en annan. Samarbetet mellan kommissionen och parlamentet när det gäller delade representationskontor i medlemsstaterna och mellan kommissionen och rådet när det gäller Infopoint i Bryssel och kontor som hyrs i New York och Genève har varit givande. De två kommittéerna har inrättat gemensamma avdelningar som förvaltar områden av gemensamt intresse. Detta interinstitutionella samarbete har inneburit en gemensam programplanering av fastighetspolitiken och en gemensam bedömning av behoven vid kommittéerna. På andra områden av gemensamt intresse ägde dock inget interinstitutionellt samarbete rum. Revisionsrättens granskning visade att institutionerna inte hade gjort vare sig en gemensam eller en enskild utvärdering av institutionernas fastighetspolitik. |
| --- | --- |

41.

Interinstitutionella arbetsgrupper om fastighetsfrågor har bildats och de träffas regelbundet i Bryssel och Luxemburg, men detta har ännu inte lett till några nämnvärda gemensamma initiativ eller betydande besparingar (29). I vissa specifika fall har dock kontorslokaler hyrts ut i andra hand av en institution till en annan. Samarbetet mellan kommissionen och parlamentet när det gäller delade representationskontor i medlemsstaterna och mellan kommissionen och rådet när det gäller Infopoint i Bryssel och kontor som hyrs i New York och Genève har varit givande. De två kommittéerna har inrättat gemensamma avdelningar som förvaltar områden av gemensamt intresse. Detta interinstitutionella samarbete har inneburit en gemensam programplanering av fastighetspolitiken och en gemensam bedömning av behoven vid kommittéerna. På andra områden av gemensamt intresse ägde dock inget interinstitutionellt samarbete rum. Revisionsrättens granskning visade att institutionerna inte hade gjort vare sig en gemensam eller en enskild utvärdering av institutionernas fastighetspolitik.

Ruta 7En del av utbyggnaden av domstolens huvudbyggnad i Luxemburg – som planeras att färdigställas 2008 – byggs på mark där kommissionens ”Cube”-byggnad tidigare låg. ”Kuben” inrymde kommissionens datacentral. Kommissionen var 1999 medveten om att byggnaden behövde utrymmas, men kunde inte hitta en ersättningslokal förrän 2004 och bidrog därmed till att domstolens projekt försenades.Trots att Belliard 99–101-komplexet utrymdes 1998 betalade institutionerna (först parlamentet, sedan kommittéerna på grund av parlamentets krav att de skulle överta kontraktet (30)) fram till 2004 en årshyra på omkring 6 miljoner euro för en tom byggnad.

| 42. | Enligt revisionsrättens uppfattning bör institutionerna, och i synnerhet kommissionen, ingå ”avtal om säte” med myndigheterna i värdländerna. Inga sådana avtal har dock ingåtts för någon av institutionernas viktigaste byggnader. Enskilda institutioner har fortsatt att förhandla om sina byggprojekt med värdländerna var och en för sig och fått olika villkor. |
| --- | --- |

42.

Enligt revisionsrättens uppfattning bör institutionerna, och i synnerhet kommissionen, ingå ”avtal om säte” med myndigheterna i värdländerna. Inga sådana avtal har dock ingåtts för någon av institutionernas viktigaste byggnader. Enskilda institutioner har fortsatt att förhandla om sina byggprojekt med värdländerna var och en för sig och fått olika villkor.

| 43. | Institutionerna gjorde inte någon interinstitutionell miljökonsekvensbeskrivning av fastigheterna trots generalsekreterarnas rekommendation om det. Kommissionen har dock tagit några initiativ inom ramen för gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (31) som övriga institutioner nu har börjat följa och utförde miljörevisioner av några av sina egna byggnader. Energikonsumtion och energiprestanda var angelägna frågor för institutionerna när de planerade byggnaderna. De byggnadsprojekt som granskades hade dock inte varit föremål för tekniska, miljömässiga och ekonomiska genomförbarhetsstudier om alternativa system och tekniker för att förbättra byggnadernas energiprestanda, vilket krävs enligt direktivet om byggnaders energiprestanda (32). Inte heller hade de varit föremål för en kostnads–nytto-analys när det gäller olika möjligheter till uppvärmning, ventilation och luftkonditionering där beräknade underhållskostnader på lång sikt och energikonsumtion beaktas. Trots detta införde kommissionen en skyldighet att utföra sådana kostnads–nytto-analyser i sina förfaranden för 2004 och börjar nu utveckla en metod för utvärdering av de totala kostnader som uppstår under en byggnads livstid (”livscykelkostnad”). Detta är en fråga där man skulle vinna på att använda ett interinstitutionellt tillvägagångssätt. |
| --- | --- |

43.

Institutionerna gjorde inte någon interinstitutionell miljökonsekvensbeskrivning av fastigheterna trots generalsekreterarnas rekommendation om det. Kommissionen har dock tagit några initiativ inom ramen för gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (31) som övriga institutioner nu har börjat följa och utförde miljörevisioner av några av sina egna byggnader. Energikonsumtion och energiprestanda var angelägna frågor för institutionerna när de planerade byggnaderna. De byggnadsprojekt som granskades hade dock inte varit föremål för tekniska, miljömässiga och ekonomiska genomförbarhetsstudier om alternativa system och tekniker för att förbättra byggnadernas energiprestanda, vilket krävs enligt direktivet om byggnaders energiprestanda (32). Inte heller hade de varit föremål för en kostnads–nytto-analys när det gäller olika möjligheter till uppvärmning, ventilation och luftkonditionering där beräknade underhållskostnader på lång sikt och energikonsumtion beaktas. Trots detta införde kommissionen en skyldighet att utföra sådana kostnads–nytto-analyser i sina förfaranden för 2004 och börjar nu utveckla en metod för utvärdering av de totala kostnader som uppstår under en byggnads livstid (”livscykelkostnad”). Detta är en fråga där man skulle vinna på att använda ett interinstitutionellt tillvägagångssätt.

| 44. | Genomförandet av fastighetspolitiken omfattar områden där institutionerna behöver stöd av likartad karaktär (tekniskt stöd i fråga om arkitektur, ingenjörskonst, hälsoaspekter, säkerhet och ergonomi, miljöförvaltning och miljösäkerhet, planerings- och byggnadsbestämmelser, egendomsrätt, ekonomisk planering). De flesta institutioner anställer personal eller anlitar experter särskilt till vissa av eller alla dessa områden. Därför skulle ett operativt samarbete göra det möjligt att dela på och bättre utnyttja expertkunskap och även innebära stordriftsfördelar vid köp av tjänster. Inget sådant samarbete har dock ännu fastställts. |
| --- | --- |

44.

Genomförandet av fastighetspolitiken omfattar områden där institutionerna behöver stöd av likartad karaktär (tekniskt stöd i fråga om arkitektur, ingenjörskonst, hälsoaspekter, säkerhet och ergonomi, miljöförvaltning och miljösäkerhet, planerings- och byggnadsbestämmelser, egendomsrätt, ekonomisk planering). De flesta institutioner anställer personal eller anlitar experter särskilt till vissa av eller alla dessa områden. Därför skulle ett operativt samarbete göra det möjligt att dela på och bättre utnyttja expertkunskap och även innebära stordriftsfördelar vid köp av tjänster. Inget sådant samarbete har dock ännu fastställts.

| 45. | Såsom revisionsrätten tidigare har rekommenderat bör institutionerna ha full administrativ, teknisk och ekonomisk kontroll över sina fastighetsprojekt. Detta betyder att man antingen måste anlita högt kvalificerade konsulter eller internt utveckla lämplig sakkunskap inom en interinstitutionell ram (33). Interinstitutionellt samarbete hade kunnat bidra till att förbättra vissa områden, till exempel övervakningen av bygg- och anläggningsarbeten och kontrollen av deras kvalitet. Man hade kunnat dra lärdom av de reservationer som gavs i rapporterna om godkännande av fastigheterna, av de defekter som institutionerna har konstaterat efter att de hade tagit byggnaderna i besittning och av resultaten av institutionernas olika sätt att arbeta. Ett arbetssätt består i att antingen institutionens egna avdelningar eller externa konsulter noggrant övervakar utförandet av projekten. Att som parlamentet och domstolen utnyttja både interna och externa experter har visat sig vara ett bra tillvägagångssätt. Ett annat arbetssätt som främst kommissionen följer är inriktat på kontrollen av slutresultatet enligt överenskomna normer och specifikationer. |
| --- | --- |

45.

Såsom revisionsrätten tidigare har rekommenderat bör institutionerna ha full administrativ, teknisk och ekonomisk kontroll över sina fastighetsprojekt. Detta betyder att man antingen måste anlita högt kvalificerade konsulter eller internt utveckla lämplig sakkunskap inom en interinstitutionell ram (33). Interinstitutionellt samarbete hade kunnat bidra till att förbättra vissa områden, till exempel övervakningen av bygg- och anläggningsarbeten och kontrollen av deras kvalitet. Man hade kunnat dra lärdom av de reservationer som gavs i rapporterna om godkännande av fastigheterna, av de defekter som institutionerna har konstaterat efter att de hade tagit byggnaderna i besittning och av resultaten av institutionernas olika sätt att arbeta. Ett arbetssätt består i att antingen institutionens egna avdelningar eller externa konsulter noggrant övervakar utförandet av projekten. Att som parlamentet och domstolen utnyttja både interna och externa experter har visat sig vara ett bra tillvägagångssätt. Ett annat arbetssätt som främst kommissionen följer är inriktat på kontrollen av slutresultatet enligt överenskomna normer och specifikationer.

| 46. | Institutionernas rättstjänster och konsulter har skrivit flera detaljerade rapporter när det gäller särskilda kontrakt och fastigheter där man har undersökt fördelar och nackdelar med olika sätt att förvärva fastigheter, och de identifierade särskilda risker som borde ha diskuterats av samtliga institutioner. Standardformuleringen i de kontrakt som används mest har inte diskuterats av samtliga institutioner tillsammans. Eftersom varje institution utarbetar sina egna kontrakt var och en för sig utbyter man inte tidigare erfarenheter och juridiska sakkunskaper. Parlamentet beaktade brister som hade konstaterats i tidigare projekt och utarbetade detaljerade bestämmelser om övervakning av arbeten och säkerheter som övriga institutioner hade kunnat ha nytta av. |
| --- | --- |

46.

Institutionernas rättstjänster och konsulter har skrivit flera detaljerade rapporter när det gäller särskilda kontrakt och fastigheter där man har undersökt fördelar och nackdelar med olika sätt att förvärva fastigheter, och de identifierade särskilda risker som borde ha diskuterats av samtliga institutioner. Standardformuleringen i de kontrakt som används mest har inte diskuterats av samtliga institutioner tillsammans. Eftersom varje institution utarbetar sina egna kontrakt var och en för sig utbyter man inte tidigare erfarenheter och juridiska sakkunskaper. Parlamentet beaktade brister som hade konstaterats i tidigare projekt och utarbetade detaljerade bestämmelser om övervakning av arbeten och säkerheter som övriga institutioner hade kunnat ha nytta av.

| 47. | Kommissionens inrättande av två kontor 2002 för ”infrastruktur och logistik” i Bryssel och Luxemburg (OIB respektive OIL), vilkas syfte var att ge stöd till kommissionens avdelningar och eventuellt till övriga gemenskapsinstitutioner, har inte medfört de förväntade resultaten när det gäller att förbättra det interinstitutionella samarbetet. Endast OIL har undertecknat ”servicenivåavtal” (revisionsrätten och Översättningscentrum). |
| --- | --- |

47.

Kommissionens inrättande av två kontor 2002 för ”infrastruktur och logistik” i Bryssel och Luxemburg (OIB respektive OIL), vilkas syfte var att ge stöd till kommissionens avdelningar och eventuellt till övriga gemenskapsinstitutioner, har inte medfört de förväntade resultaten när det gäller att förbättra det interinstitutionella samarbetet. Endast OIL har undertecknat ”servicenivåavtal” (revisionsrätten och Översättningscentrum).

| 48. | Dessutom konstaterade revisionsrätten att OIB och OIL delade endast med sig till varandra eller i vissa särskilda fall till andra institutioner av sakkunskap och bästa arbetsmetoder (till exempel när det gäller förfaranden, programvara för förvaltningen av kontorslokaler eller analys av de risker som är förenade med långtidshyrningar). |
| --- | --- |

48.

Dessutom konstaterade revisionsrätten att OIB och OIL delade endast med sig till varandra eller i vissa särskilda fall till andra institutioner av sakkunskap och bästa arbetsmetoder (till exempel när det gäller förfaranden, programvara för förvaltningen av kontorslokaler eller analys av de risker som är förenade med långtidshyrningar).

| 49. | Varje institution hyr ibland byggnader för att täcka tillfälliga lokalbehov i väntan på att ett stort byggnadsprojekt skall bli klart. Samtidigt har andra institutioner ofta en ”reserv” av kontorslokaler för att hantera oförutsedda händelser, till exempel flyttning eller återkommande renoveringar av fastigheter, vilket innebär att de i perioder förfogar över lokaler som de inte behöver. Flera interinstitutionella initiativ som syftade till att man skulle dela på lokaler har nyligen misslyckats på grund av att byggnader som är acceptabla för en institution inte uppfyller normerna för en annan (34). |
| --- | --- |

49.

Varje institution hyr ibland byggnader för att täcka tillfälliga lokalbehov i väntan på att ett stort byggnadsprojekt skall bli klart. Samtidigt har andra institutioner ofta en ”reserv” av kontorslokaler för att hantera oförutsedda händelser, till exempel flyttning eller återkommande renoveringar av fastigheter, vilket innebär att de i perioder förfogar över lokaler som de inte behöver. Flera interinstitutionella initiativ som syftade till att man skulle dela på lokaler har nyligen misslyckats på grund av att byggnader som är acceptabla för en institution inte uppfyller normerna för en annan (34).

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

| 50. | Trots att institutionerna påverkas av ett antal politiska och budgetmässiga begränsningar har de lyckats tillhandahålla lämpliga lokaler till sin personal. De senaste åren har institutionerna förbättrat förvaltningen av sin fastighetspolitik, men den lider fortfarande av ett antal brister i fråga om planering, finansiering och kostnader samt interinstitutionellt samarbete. |
| --- | --- |

50.

Trots att institutionerna påverkas av ett antal politiska och budgetmässiga begränsningar har de lyckats tillhandahålla lämpliga lokaler till sin personal. De senaste åren har institutionerna förbättrat förvaltningen av sin fastighetspolitik, men den lider fortfarande av ett antal brister i fråga om planering, finansiering och kostnader samt interinstitutionellt samarbete.

Planering

| 51. | Institutionerna har ingen gemensam fastighetspolitik för gemenskapen utan har fastställt sin egen politik var och en för sig. I planeringen måste man ta hänsyn till många olika begränsningar, till exempel EU:s offentliga karaktär, fördelningen av personal mellan Bryssel, Luxemburg och Strasbourg, storleken på avdelningar och institutioner, avsaknaden av differentierade anslag, de olika typerna av byggnader och nödvändigheten att förhandla med tredjepartsägare och investerare. Institutionerna var också tvungna att handskas med problemet att inte kunna förutse definitiva beslut i samband med utvidgningen (se punkterna 4–6 och punkt 9). |
| --- | --- |

51.

Institutionerna har ingen gemensam fastighetspolitik för gemenskapen utan har fastställt sin egen politik var och en för sig. I planeringen måste man ta hänsyn till många olika begränsningar, till exempel EU:s offentliga karaktär, fördelningen av personal mellan Bryssel, Luxemburg och Strasbourg, storleken på avdelningar och institutioner, avsaknaden av differentierade anslag, de olika typerna av byggnader och nödvändigheten att förhandla med tredjepartsägare och investerare. Institutionerna var också tvungna att handskas med problemet att inte kunna förutse definitiva beslut i samband med utvidgningen (se punkterna 4–6 och punkt 9).

Rekommendation: En samordnad flerårig ram för fastighetspolitik bör fastställas. Budgetmyndigheterna bör på lämpligt sätt och regelbundet informeras om hur fastighetspolitiken påverkar budgeten totalt för varje institution.

| 52. | Begränsningarna ovan förklarar varför de slutliga lokalerna tillhandahålls sent och varför det ofta krävs tillfälliga arrangemang och kostsamma kortsiktiga lösningar. Revisionsrätten konstaterade att den långsiktiga planeringen kunde förbättras (se punkterna 7–8). |
| --- | --- |

52.

Begränsningarna ovan förklarar varför de slutliga lokalerna tillhandahålls sent och varför det ofta krävs tillfälliga arrangemang och kostsamma kortsiktiga lösningar. Revisionsrätten konstaterade att den långsiktiga planeringen kunde förbättras (se punkterna 7–8).

| 53. | Institutionerna har prioriterat att köpa byggnader i stället för att hyra dem. De har dock inte tillämpat denna politik konsekvent utan har hyrt byggnader på lång tid utan köpoption trots revisionsrättens tidigare rekommendationer. Dessa förfaranden gör att ett senare förvärv blir dyrare (se punkterna 9–12). |
| --- | --- |

53.

Institutionerna har prioriterat att köpa byggnader i stället för att hyra dem. De har dock inte tillämpat denna politik konsekvent utan har hyrt byggnader på lång tid utan köpoption trots revisionsrättens tidigare rekommendationer. Dessa förfaranden gör att ett senare förvärv blir dyrare (se punkterna 9–12).

Rekommendation: Institutionerna bör fortsätta att samordna sina tidtabeller och beräkningar av lokalbehov för att i så stor utsträckning som möjligt undvika att byggnader hyrs på kort tid. EU-institutionerna bör också alltid försöka söka efter hyreskontrakt på lång tid med köpoption.

| 54. | Institutionerna fortsatte att koncentrera nästan alla sina byggnader till EU-kvarteren i Bryssel trots att kommissionen hade som politik att leta efter lokaler i andra områden av staden. Koncentrationen innebär stordriftsfördelar, men har bidragit till att priserna har ökat på grund av den ökade efterfrågan på byggnader och att antalet tillgängliga lokaler i området minskat (se punkterna 13–15). |
| --- | --- |

54.

Institutionerna fortsatte att koncentrera nästan alla sina byggnader till EU-kvarteren i Bryssel trots att kommissionen hade som politik att leta efter lokaler i andra områden av staden. Koncentrationen innebär stordriftsfördelar, men har bidragit till att priserna har ökat på grund av den ökade efterfrågan på byggnader och att antalet tillgängliga lokaler i området minskat (se punkterna 13–15).

Rekommendation: Nyligen tagna initiativ som syftar till att sprida kontorslokalerna i Bryssel bör fullföljas.

| 55. | Den information som finns tillgänglig vid beslutsfattande och förvaltning av kontorslokaler (till exempel uppgifter om kontorsytor och kostnader för byggnader och personal som behöver lokaler) är otydlig, vilket gör det svårt att bedöma behoven och planera för framtiden (se punkterna 16–19). |
| --- | --- |

55.

Den information som finns tillgänglig vid beslutsfattande och förvaltning av kontorslokaler (till exempel uppgifter om kontorsytor och kostnader för byggnader och personal som behöver lokaler) är otydlig, vilket gör det svårt att bedöma behoven och planera för framtiden (se punkterna 16–19).

Rekommendation: Institutionerna bör utveckla lämpliga metoder för att uppskatta sina nuvarande och kortsiktiga behov. Förvaltningsinformationen bör förbättras ytterligare genom att gemensamma och tydliga indikatorer fastställs. De initiativ som redan tagits av institutionerna var och en för sig och av de interinstitutionella arbetsgrupperna bör stödjas, konsolideras och breddas.

Finansiering och kostnader

| 56. | De priser som institutionerna betalar för uppförande och bygg- och anläggningsarbeten i byggnaderna har inte alla fastställts enligt öppna konkurrensvillkor. När det gäller nästan alla granskade projekt ingicks kontrakten genom direktupphandling. Otillräckligt utnyttjande av upphandlingsförfaranden innebär att det inte går att försäkra sig om att byggnaderna har förvärvats till minsta möjliga kostnad (se punkterna 21–23). Revisionsrätten fann fall där de förhandlade förfarandena inte hade lett till det bästa priset (se punkterna 24–29). |
| --- | --- |

56.

De priser som institutionerna betalar för uppförande och bygg- och anläggningsarbeten i byggnaderna har inte alla fastställts enligt öppna konkurrensvillkor. När det gäller nästan alla granskade projekt ingicks kontrakten genom direktupphandling. Otillräckligt utnyttjande av upphandlingsförfaranden innebär att det inte går att försäkra sig om att byggnaderna har förvärvats till minsta möjliga kostnad (se punkterna 21–23). Revisionsrätten fann fall där de förhandlade förfarandena inte hade lett till det bästa priset (se punkterna 24–29).

Rekommendation: Anbudsförfaranden med en så bred bas som möjligt bör genomföras för alla kontrakt som gäller uppförande av byggnader och utrustningsarbeten. Om det förhandlade förfarandet används i undantagsfall bör priser grundas på byggkostnaderna, inbegripet rimliga marginaler för de ekonomiska aktörerna. När det gäller hyra och inköp av befintliga byggnader bör marknaden undersökas på så många olika sätt som möjligt. Institutionerna bör se till att de till fullo utnyttjar skattebefrielserna enligt PPI.

| 57. | Enligt den nuvarande rättsliga ramen får institutionerna inte ta upp lån. På grund av denna restriktion använde de flera komplexa metoder för att finansiera förvärv av egendom, vilket ledde till ytterligare kostnader jämfört med direkt upplåning och medgav mindre insyn (se punkterna 32–38). |
| --- | --- |

57.

Enligt den nuvarande rättsliga ramen får institutionerna inte ta upp lån. På grund av denna restriktion använde de flera komplexa metoder för att finansiera förvärv av egendom, vilket ledde till ytterligare kostnader jämfört med direkt upplåning och medgav mindre insyn (se punkterna 32–38).

Rekommendation: Förbättrad budgetplanering och större flexibilitet genom utnyttjandet av differentierade anslag skulle göra det möjligt att utnyttja budgetanslagen på ett rationellare sätt och att bättre förvalta institutionernas skulder och långfristiga åtaganden.

Interinstitutionellt samarbete

| 58. | Inrättandet av OIB och OIL har inte gett de förväntade resultaten för det interinstitutionella samarbetet. Det ingicks få ”servicenivåavtal” och man utbytte sällan erfarenheter och bästa arbetsmetoder mellan institutionerna. Revisionsrätten har dock noterat vissa särskilda fall av interinstitutionellt samarbete, och bra initiativ har tagits på senare tid för att förbättra det. Övergripande ”avtal om säte” med värdmedlemsstaterna har ännu inte ingåtts, vilket har lett till att institutionerna måste förhandla om villkor och hyror från fall till fall. Tidigare har institutionerna inte tillräckligt beaktat miljöaspekter, men initiativ på senare tid visar att detta område börjar få större uppmärksamhet. Institutionerna har inte gjort vare sig någon gemensam eller någon enskild utvärdering av sin fastighetspolitik (se punkterna 39–49). |
| --- | --- |

58.

Inrättandet av OIB och OIL har inte gett de förväntade resultaten för det interinstitutionella samarbetet. Det ingicks få ”servicenivåavtal” och man utbytte sällan erfarenheter och bästa arbetsmetoder mellan institutionerna. Revisionsrätten har dock noterat vissa särskilda fall av interinstitutionellt samarbete, och bra initiativ har tagits på senare tid för att förbättra det. Övergripande ”avtal om säte” med värdmedlemsstaterna har ännu inte ingåtts, vilket har lett till att institutionerna måste förhandla om villkor och hyror från fall till fall. Tidigare har institutionerna inte tillräckligt beaktat miljöaspekter, men initiativ på senare tid visar att detta område börjar få större uppmärksamhet. Institutionerna har inte gjort vare sig någon gemensam eller någon enskild utvärdering av sin fastighetspolitik (se punkterna 39–49).

Rekommendation: Goda rutiner och intitativ som tagits av någon institution bör utvidgas till samtliga institutioner särskilt när det gäller tekniska frågor som kontrakt eller övervakning av projekt, och områden som miljön. Resultaten av institutionernas fastighetspolitik bör utvärderas gemensamt och nya sätt att förbättra det interinstitutionella samarbetet bör undersökas. Institutionerna bör fortsätta att inrätta arbetsgrupper i frågor som kräver uppmärksamhet från alla institutioner, till exempel utarbetandet av en ”livskostnadscykel”-metodik. Nära samarbete med myndigheterna i värdländerna bör vara ett väsentligt mål i institutionernas fastighetsstrategi.

Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 21 mars 2007.

För revisionsrätten

Hubert WEBER

Ordförande

---

(1)  Förklaringarna avser situationen i Belgien och definitionerna har förenklats något jämfört med de juridiska definitionerna.

1

(2)  Årskostnaden grundades på de årliga betalningarna för långtidsleasing, hyror och tillämpningen av en avskrivning på 4 % av värdet av de ägda fastigheterna. Kontorsutrymmet rymde 44 006 personer (tjänstemän och övrig personal, till exempel experter eller externt anställda som behöver lokaler). Källa: Jämförelse av kostnader mellan institutionerna på fastighetsområdet. Interinstitutionell kommitté för utarbetande av budget- och finansfrågor (CPQBF), juni 2005.

2

Källa

(3)  Europeiska gemenskapernas slutliga årsredovisning. Del I. Mer detaljerad information om utgifter för fastigheter och deras värde presenteras årligen i en bilaga till Europeiska unionens allmänna budget (tabell D ”Europeiska unionens fastigheter”).

3

(4)  Revisionsrätten har redan rapporterat om denna fråga i punkt 7.2.2 i Särskild rapport om lokalpolitiken vid Europeiska gemenskapernas institutioner (EGT C 221, 3.9.1979).

4

(5)  Se till exempel: Kommissionens fastighetspolitik 1996–2005, SEK(96) 1095 slutlig av den 18 juni 1996 uppdaterad för Bryssel i december 2003, KOM(2003) 755 slutlig av den 10 december 2003.

5

(6)  Rapport från den interinstitutionella tekniska gruppen ”Programmes immobiliers et conditionds de financement” (fastighetsprogram och finansieringsvillkor), februari 1996.

6

(7)  Källa: Jämförelse av kostnader mellan institutionerna på fastighetsområdet, CPQBF juni 2005.

7

Källa:

(8)  Avsnitt 7.5 i särskild rapport om EG-institutionernas fastighetspolitik. Punkt 10.51 i årsrapporten för budgetåret 1987 (EGT C 316, 12.12.1988).

8

(9)  Kommissionens fastighetspolitik 1996–2005. SEK(96) 1095 slutlig av den 18 juni 1996, s. 10.

9

(10)  Simulering av ett tomträttsavtal med köpoption för 27 år (med 2 % årlig ökning och en räntesats på 5 %).

10

(11)  Källor: Workshop ”Understanding the Brussels Office Market” (förstå kontorsmarkanden i Bryssel), februari 2005, och ”Programmes pluriannuels de politique immobilière de la Commission à Bruxelles” (fleråriga program för kommissionens fastighetspolitik i Bryssel), OIB.

11

Källor:

(12)  Byggnaderna Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2) Montoyer 63 (9 681 m2) och Montoyer 75 (9 935 m2).

12

2

2

2

2

(13)  Källa: Jämförelse av kostnader mellan institutionerna på fastighetsområdet, CPQBF juni 2005.

13

Källa:

(14)  Artikel 116.1 och artikel 126.1 h i genomförandebestämmelserna.

14

(15)  Kommissionens tolkningsmeddelande om gemenskapsrättens tillämplighet på upphandlingskontrakt som inte, eller bara delvis, omfattas av direktiven om offentlig upphandling (EUT C 179, 1.8.2006, s. 2).

15

(16)  Förhandsinformation offentliggjordes under kartläggningen av marknaden för endast fyra projekt (tre fall vid rådet och ett vid parlamentet).

16

(17)  Punkterna 10.51–55 i årsrapporten för budgetåret 1987; avsnitt 7.5 i särskild rapport om EG-institutionernas fastighetspolitik.

17

(18)  Enligt artikel 4.3 i ramkontraktet skall staten få domstolens godkännande vid varje fas av genomförandet av projektet, men det anges inte tydligt hur och på grundval av vilka handlingar domstolen skall ge sitt godkännande eller, vilket är viktigare, vad som sker om det inte finns någon överenskommelse. Se även särskild rapport nr 5/2000 om domstolens utgifter för fastigheter, särskilt punkt 16 (EGT C 109, 14.4.2000).

18

(19)  I Bryssel är momsen på byggverksamhet 21 %; fastighetsskatt ligger på cirka 10–15 % och registreringsskatten för förvärv är 12,5 %.

19

(20)  Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

20

(21)  En värderingsrapport som gjorts av en konsult baserad på marknadsvillkoren visade att bruttovärdet på öppna marknaden på Berlaymont skulle ligga på cirka 451 miljoner euro. Med kommissionens skattebefrielser skulle värdet bli cirka 379 miljoner euro. Priset fastställdes till 553 miljoner euro inbegripet inredningsarbeten (konferenscentrum, presscentrum, kommissionärernas lokaler, multimediautrustning) för 35 miljoner euro.

21

(22)  Artikel 102 i budgetförordningen.

22

(23)  Att ta fram obligatoriska försäkringsavtal som omfattar byggmästarens rättsliga skyldigheter såsom de fastställs i nationell lag är mycket viktigt för den tioårsperiod (”garantie décennale”) under vilken byggmästaren är ansvarig. Institutionerna accepterade ofta i kontraktet att från byggherren ta över de rättigheter som kommer av tioårsgarantin för att göra det lättare för byggherren att till banker överlåta sin rätt till utestående fordringar på institutionerna. I flera fall begärdes dock inte försäkringsavtal från byggherrarna (till exempel begärde kommissionen det endast för Euroforum medan kommittéerna inte begärde det för någon av sina byggnader). Institutionerna kommer att ha minskade möjligheter att få ersättning om problem uppstår. I sådana fall måste ersättningsanspråken ställas till underleverantörer. Kravet att ta fram intyg om kvaliteten på arbetena, vilka utfärdas av godkända företag för teknisk kontroll fastställdes i de flesta kontrakten. Denna goda rutin innebär en extra säkerhet om att arbetena utförs korrekt.

23

(24)  Enligt artikel 14 i budgetförordningen får inte gemenskaperna samt de organ som inrättas av dem ta upp lån.

24

(25)  Europeiska gemenskapernas årsredovisning 2005. Tabellen Finansiell leasing och liknande rättigheter, s. 35.

25

(26)  Till exempel när det gäller Lex-byggnaden kommer den slutliga kostnaden för investeringen att fastställas med hänvisning till Euribors räntesats +1,125. När det gäller D4-D5 var den överenskomna räntesatsen Euribor +0,650 (senare minskades den till Euribor +0,375). När det gäller finansieringen av de särskilda utrustningsarbetena i byggnaderna som rådet hyr (Rolin och Woluwe-Heights), som var en finansiering på kort sikt med möjlighet att betala av i förtid, kom man överens om höga räntesatser (7 % – 6 %) med byggherren.

26

(27)  Punkt 21 i yttrande nr 10/2005 över förslaget till rådets förordning om ändring av förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EUT C 13, 18.1.2006, s. 1). Se även: punkt 10.77 i årsrapporten om budgetåret 1987; Särskild rapport nr 5/2000 om domstolens utgifter för fastigheter; punkt 2.13 i Yttrande nr 4/97 om förslaget till rådets förordning (Euratom, EKSG, EG) om ändring av budgetförordningen av den 21 december 1977 för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT C 57, 23.2.1998).

27

(28)  Se kommissionens svar på punkt 7.66 i årsrapporten för budgetåret 2000 (EGT C 359, 15.12.2001).

28

(29)  Se "Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation" (rapport till budgetmyndigheten om vinsterna med ett interinstitutionellt samarbete) från oktober 2005.

29

(30)  Se punkt 7.68 i årsrapporten för budgetåret 2000.

30

(31)  Europaparlamentets och kommissionens förordning (EG) nr 761/2001 av den 19 mars 2001 (EGT L 114, 24.4.2001, s. 1) och kommissionens rekommendation av den 10 juli 2003 (EUT L 184, 23.7.2003, s. 19) om gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning.

31

(32)  Europaparlamentets och rådets direktiv 2002/91/EG av den 16 december 2002 om byggnaders energiprestanda (EGT L 1, 4.1.2003, s. 65).

32

(33)  Punkt 6.30 i årsrapporten för budgetåret 1999 (EGT C 342, 1.12.2000).

33

(34)  Till exempel byggnaderna Goldbell och Jean Monnet i Luxemburg.

34

---

BILAGA I

BUDGETGENOMFÖRANDE 2003–2005

| Beskrivning | 2003 | 2004 | 2005 |
| --- | --- | --- | --- |
| Budgetanslag | Överföringar | Slutliga anslag | Resultat | Budgetanslag | Överföringar | Slutliga anslag | Resultat | Budgetanslag | Överföringar | Slutliga anslag | Resultat |
| KOMMISSIONEN |
| Hyra och årliga leasingavgifter | 154 490 904 | 4 215 000 | 158 705 904 | 158 705 600 | 165 406 000 | 9 909 960 | 155 496 040 | 155 201 012 | 206 771 000 | 8 207 883 | 198 563 117 | 198 260 217 |
| Förvärv av fast egendom | 0 | 0 | 0 | 0 | ej tillämpligt | | | | ej tillämpligt | | | |
| | 154 490 904 | 4 215 000 | 158 705 904 | 158 705 600 | 165 406 000 | 9 909 960 | 155 496 040 | 155 201 012 | 206 771 000 | 8 207 883 | 198 563 117 | 198 260 217 |
| EUROPAPARLAMENTET |
| Hyra och årliga leasingavgifter | 56 219 900 | –13 142 943 | 43 076 957 | 43 076 839 | 67 391 000 | 142 734 931 | 210 125 931 | 209 987 082 | 34 761 956 | 45 979 590 | 80 741 546 | 80 734 779 |
| Förvärv av fast egendom | 5 600 000 | 134 686 103 | 140 286 103 | 140 286 103 | 2 327 500 | –23 000 | 2 304 500 | 2 304 085 | 0 | 98 059 966 | 98 059 966 | 97 876 424 |
| Preliminära anslag för att täcka institutionernas investeringar i fastigheter/egendom | 58 152 272 | –58 152 272 | 0 | | 44 942 471 | –44 942 471 | 0 | | 54 793 389 | –54 793 389 | 0 | |
| | 119 972 172 | 63 390 888 | 183 363 060 | 183 362 942 | 114 660 971 | 97 769 460 | 212 430 431 | 212 291 167 | 89 555 345 | 89 246 167 | 178 801 512 | 178 611 203 |
| RÅDET |
| Hyra och årliga leasingavgifter | 9 100 000 | – 495 000 | 8 605 000 | 8 594 092 | 14 634 000 | –1 554 000 | 13 080 000 | 13 073 791 | 17 200 000 | –1 238 000 | 15 962 000 | 15 958 948 |
| Förvärv av fast egendom | 0 | 15 909 000 | 15 909 000 | 15 909 000 | 13 500 000 | 44 949 000 | 58 449 000 | 58 449 000 | 14 420 000 | 89 950 000 | 104 370 000 | 104 370 000 |
| | 9 100 000 | 15 414 000 | 24 514 000 | 24 503 092 | 28 134 000 | 43 395 000 | 71 529 000 | 71 522 791 | 31 620 000 | 88 712 000 | 120 332 000 | 120 328 948 |
| DOMSTOLEN |
| Hyra och årliga leasingavgifter | 9 436 500 | 561 925 | 9 998 425 | 9 998 425 | 33 867 000 | 9 622 300 | 43 489 300 | 43 327 934 | 9 669 000 | 639 447 | 10 308 447 | 10 298 891 |
| Förvärv av fast egendom | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| | 9 436 500 | 561 925 | 9 998 425 | 9 998 425 | 33 867 000 | 9 622 300 | 43 489 300 | 43 327 934 | 9 669 000 | 639 447 | 10 308 447 | 10 298 891 |
| EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN |
| Hyra och årliga leasingavgifter | 10 378 510 | 1 620 957 | 11 999 467 | 11 936 819 | 11 160 000 | 3 235 409 | 14 395 409 | 14 141 891 | 8 791 580 | 5 727 300 | 14 518 880 | 14 508 882 |
| Förvärv av fast egendom | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| | 10 378 510 | 1 620 957 | 11 999 467 | 11 936 819 | 11 160 000 | 3 235 409 | 14 395 409 | 14 141 891 | 8 791 580 | 5 727 300 | 14 518 880 | 14 508 882 |
| REGIONKOMMITTÉN |
| Hyra och årliga leasingavgifter | 5 464 490 | 518 364 | 5 982 854 | 5 957 904 | 6 625 340 | 2 229 224 | 8 854 564 | 8 660 069 | 5 987 619 | 2 140 600 | 8 128 219 | 8 116 253 |
| Förvärv av fast egendom | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| | 5 464 490 | 518 364 | 5 982 854 | 5 957 904 | 6 625 340 | 2 229 224 | 8 854 564 | 8 660 069 | 5 987 619 | 2 140 600 | 8 128 219 | 8 116 253 |
| REVISIONSRÄTTEN |
| Hyra och årliga leasingavgifter | 2 713 000 | 142 000 | 2 855 000 | 2 854 996 | 2 427 000 | - 290 000 | 2 137 000 | 1 920 241 | 2 571 000 | – 227 500 | 2 343 500 | 2 221 446 |
| Förvärv av fast egendom | 0 | 0 | 0 | 0 | 500 000 | 150 000 | 650 000 | 650 000 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| | 2 713 000 | 142 000 | 2 855 000 | 2 854 996 | 2 927 000 | – 140 000 | 2 787 000 | 2 570 241 | 2 571 000 | – 227 500 | 2 343 500 | 2 221 446 |
| Totalt | 311 555 576 | 85 863 134 | 397 418 710 | 397 319 778 | 362 780 311 | 166 021 353 | 508 981 744 | 507 715 105 | 354 965 544 | 194 445 897 | 532 995 675 | 532 345 840 |

Beskrivning

2003

2004

2005

Budgetanslag

Överföringar

Slutliga anslag

Resultat

Budgetanslag

Överföringar

Slutliga anslag

Resultat

Budgetanslag

Överföringar

Slutliga anslag

Resultat

KOMMISSIONEN

Hyra och årliga leasingavgifter

154 490 904

4 215 000

158 705 904

158 705 600

165 406 000

9 909 960

155 496 040

155 201 012

206 771 000

8 207 883

198 563 117

198 260 217

Förvärv av fast egendom

0

0

0

0

ej tillämpligt

ej tillämpligt

154 490 904

4 215 000

158 705 904

158 705 600

165 406 000

9 909 960

155 496 040

155 201 012

206 771 000

8 207 883

198 563 117

198 260 217

EUROPAPARLAMENTET

Hyra och årliga leasingavgifter

56 219 900

–13 142 943

43 076 957

43 076 839

67 391 000

142 734 931

210 125 931

209 987 082

34 761 956

45 979 590

80 741 546

80 734 779

Förvärv av fast egendom

5 600 000

134 686 103

140 286 103

140 286 103

2 327 500

–23 000

2 304 500

2 304 085

0

98 059 966

98 059 966

97 876 424

Preliminära anslag för att täcka institutionernas investeringar i fastigheter/egendom

58 152 272

–58 152 272

0

44 942 471

–44 942 471

0

54 793 389

–54 793 389

0

119 972 172

63 390 888

183 363 060

183 362 942

114 660 971

97 769 460

212 430 431

212 291 167

89 555 345

89 246 167

178 801 512

178 611 203

RÅDET

Hyra och årliga leasingavgifter

9 100 000

– 495 000

8 605 000

8 594 092

14 634 000

–1 554 000

13 080 000

13 073 791

17 200 000

–1 238 000

15 962 000

15 958 948

Förvärv av fast egendom

0

15 909 000

15 909 000

15 909 000

13 500 000

44 949 000

58 449 000

58 449 000

14 420 000

89 950 000

104 370 000

104 370 000

9 100 000

15 414 000

24 514 000

24 503 092

28 134 000

43 395 000

71 529 000

71 522 791

31 620 000

88 712 000

120 332 000

120 328 948

DOMSTOLEN

Hyra och årliga leasingavgifter

9 436 500

561 925

9 998 425

9 998 425

33 867 000

9 622 300

43 489 300

43 327 934

9 669 000

639 447

10 308 447

10 298 891

Förvärv av fast egendom

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

9 436 500

561 925

9 998 425

9 998 425

33 867 000

9 622 300

43 489 300

43 327 934

9 669 000

639 447

10 308 447

10 298 891

EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉN

Hyra och årliga leasingavgifter

10 378 510

1 620 957

11 999 467

11 936 819

11 160 000

3 235 409

14 395 409

14 141 891

8 791 580

5 727 300

14 518 880

14 508 882

Förvärv av fast egendom

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

10 378 510

1 620 957

11 999 467

11 936 819

11 160 000

3 235 409

14 395 409

14 141 891

8 791 580

5 727 300

14 518 880

14 508 882

REGIONKOMMITTÉN

Hyra och årliga leasingavgifter

5 464 490

518 364

5 982 854

5 957 904

6 625 340

2 229 224

8 854 564

8 660 069

5 987 619

2 140 600

8 128 219

8 116 253

Förvärv av fast egendom

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

5 464 490

518 364

5 982 854

5 957 904

6 625 340

2 229 224

8 854 564

8 660 069

5 987 619

2 140 600

8 128 219

8 116 253

REVISIONSRÄTTEN

Hyra och årliga leasingavgifter

2 713 000

142 000

2 855 000

2 854 996

2 427 000

- 290 000

2 137 000

1 920 241

2 571 000

– 227 500

2 343 500

2 221 446

Förvärv av fast egendom

0

0

0

0

500 000

150 000

650 000

650 000

0

0

0

0

2 713 000

142 000

2 855 000

2 854 996

2 927 000

– 140 000

2 787 000

2 570 241

2 571 000

– 227 500

2 343 500

2 221 446

Totalt

311 555 576

85 863 134

397 418 710

397 319 778

362 780 311

166 021 353

508 981 744

507 715 105

354 965 544

194 445 897

532 995 675

532 345 840

---

BILAGA II

FÖRTECKNING ÖVER FASTIGHETER SOM TAS UPP I DENNA RAPPORT

Kommissionen, Bryssel

Berlaymont

SPA3

Mondrian

Kommissionen, Luxemburg

Euroforum

Hitec

Parlamentet, Bryssel

D4-D5

Atrium II

Remard

Wiertz 50

Montoyer 63

Parlamentet, Luxemburg

Tornen A och B

Goldbell

KAD

Parlamentet, Strasbourg

IPE1, 2 och 3

Kommittéerna, Bryssel

Belliard 99–101

Trèves 74

Belliard 93

Belliard 68

Rådet, Bryssel

Lex

Woluwe-Heights

Rolin

Domstolen, Luxemburg

Utbyggnaden av Palais

Geos

Tbis

Allegro

---

EUROPAPARLAMENTETS SVAR

| 11. Ruta 1. | Det pris som Europaparlamentet betalade för byggnaderna IPE 0, 1, 2 och 3 fastställdes genom komplicerade förhandlingar där många parter deltog, särskilt staden Strasbourg och franska staten i sin roll som värdland för institutionens säte. När detta pris fastställdes tog man hänsyn till samtliga aspekter: De rättsliga begränsningar som följer av den finansieringsmodell som valts för byggnadernas uppförande, markpriset, de privata investerarnas medverkan i förhandlingarna i rollen som ägare till byggnaderna, fastställandet av byggnadernas värde, staden Strasbourgs budgetbegränsningar samt franska statens medverkan. Även om de kontrakt som undertecknades 1979 inte innehöll någon klausul om att vid ett eventuellt köp av byggnaderna – vilken inte planerades vid den tidpunkten – ta hänsyn till de hyror som institutionen betalat, utgjorde de inbetalade hyrorna en av parametrarna vid förhandlingarna för att slutgiltigt fastställa köpesumman för byggnaderna. |
| --- | --- |

11. Ruta 1.

Det pris som Europaparlamentet betalade för byggnaderna IPE 0, 1, 2 och 3 fastställdes genom komplicerade förhandlingar där många parter deltog, särskilt staden Strasbourg och franska staten i sin roll som värdland för institutionens säte. När detta pris fastställdes tog man hänsyn till samtliga aspekter: De rättsliga begränsningar som följer av den finansieringsmodell som valts för byggnadernas uppförande, markpriset, de privata investerarnas medverkan i förhandlingarna i rollen som ägare till byggnaderna, fastställandet av byggnadernas värde, staden Strasbourgs budgetbegränsningar samt franska statens medverkan. Även om de kontrakt som undertecknades 1979 inte innehöll någon klausul om att vid ett eventuellt köp av byggnaderna – vilken inte planerades vid den tidpunkten – ta hänsyn till de hyror som institutionen betalat, utgjorde de inbetalade hyrorna en av parametrarna vid förhandlingarna för att slutgiltigt fastställa köpesumman för byggnaderna.

| 17. | År 2001 beräknade man, efter analys av tillgängliga uppgifter, vilka behov som fanns av nya byggnader och förde in denna skattning i den långsiktiga planeringen. Mellan 2001 och 2005 uppdaterades skattningen och planeringen med jämna mellanrum för att anpassa dem när de kända behoven av kontorsutrymme förändrades. Dessa förändringar berodde på en mängd faktorer:






  a) | Beslut om inrättande av tjänster sker årligen, inte för flera år i taget. |
| --- | --- | --- |

17.

År 2001 beräknade man, efter analys av tillgängliga uppgifter, vilka behov som fanns av nya byggnader och förde in denna skattning i den långsiktiga planeringen. Mellan 2001 och 2005 uppdaterades skattningen och planeringen med jämna mellanrum för att anpassa dem när de kända behoven av kontorsutrymme förändrades. Dessa förändringar berodde på en mängd faktorer:

a)

Beslut om inrättande av tjänster sker årligen, inte för flera år i taget.

| b) | Särskilda behov som uppstod p.g.a. ökningen av antalet officiella språk, medlemsstater och anställda (beloppen kunde beräknas mer exakt efter en detaljerad analys). |
| --- | --- |

b)

Särskilda behov som uppstod p.g.a. ökningen av antalet officiella språk, medlemsstater och anställda (beloppen kunde beräknas mer exakt efter en detaljerad analys).

| c) | Utvidgningen av parlamentets behörighet efter Nicefördraget. Generalsekretariatet omorganiserades grundligt med syftet att ge ledamöterna bättre stöd (satsningen ”Raising the Game”). Trots förbättrad produktivitet ökade den totala personalstyrkan och fördelningen av personalen mellan Luxemburg och Bryssel förändrades. |
| --- | --- |

c)

Utvidgningen av parlamentets behörighet efter Nicefördraget. Generalsekretariatet omorganiserades grundligt med syftet att ge ledamöterna bättre stöd (satsningen ”Raising the Game”). Trots förbättrad produktivitet ökade den totala personalstyrkan och fördelningen av personalen mellan Luxemburg och Bryssel förändrades.

Dessutom räknade man i scenariot från 2001 med att byggnaderna D4/D5 skulle kunna tas i bruk 2004/2005. Detta har sedan reviderats av många skäl: Kravet att hundraprocentigt leva upp till gemenskapslagstiftningen om offentlig upphandling, de svårigheter som nödvändigtvis är förknippade med förhandlingarna om ett så komplicerat kontrakt, den tid som behövdes för att se till att man vid infogandet av ett så stort byggnadskomplex i den omgivande miljön tog hänsyn till intressena i de intilliggande kvarteren.

| 43. | Att det inte finns några studier med syftet att förbättra byggnadernas energiprestanda beror på vilka byggnader som revisionsrätten har granskat (bilaga II till iakttagelserna): Det rör sig om byggnader som parlamentet hyr (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Torn A och B, Goldbell) eller byggnader som parlamentet ursprungligen hyrt och senare köpt (KAD, IPE 0, 1, 2 och 3) eller, slutligen, byggnader som kommit till stånd genom offentligt samråd och som är föremål för köpekontrakt eller tomträtt (D4/D5 och Atrium). Parlamentet har inte deltagit i den preliminära utformningen av Atriumbyggnaden, men har sett till att det installerats system för solenergi och energiåtervinning i byggnaderna D4/D5.
  Andra byggprojekt har också blivit föremål för detaljerade miljöstudier. Det senaste exemplet är utbyggnaden av KAD-byggnaden i Luxemburg, men redan 1992 begärde parlamentet att man skulle undersöka möjligheterna att använda en miljöanpassad klimatanläggning i LOW-byggnaden. |
| --- | --- |

43.

Att det inte finns några studier med syftet att förbättra byggnadernas energiprestanda beror på vilka byggnader som revisionsrätten har granskat (bilaga II till iakttagelserna): Det rör sig om byggnader som parlamentet hyr (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Torn A och B, Goldbell) eller byggnader som parlamentet ursprungligen hyrt och senare köpt (KAD, IPE 0, 1, 2 och 3) eller, slutligen, byggnader som kommit till stånd genom offentligt samråd och som är föremål för köpekontrakt eller tomträtt (D4/D5 och Atrium). Parlamentet har inte deltagit i den preliminära utformningen av Atriumbyggnaden, men har sett till att det installerats system för solenergi och energiåtervinning i byggnaderna D4/D5.

Andra byggprojekt har också blivit föremål för detaljerade miljöstudier. Det senaste exemplet är utbyggnaden av KAD-byggnaden i Luxemburg, men redan 1992 begärde parlamentet att man skulle undersöka möjligheterna att använda en miljöanpassad klimatanläggning i LOW-byggnaden.

| 51 och 58. | Revisionsrätten rekommenderar en förstärkning av det interinstitutionella samarbetet, särskilt när det gäller att planera långsiktigt för att tillfredsställa institutionernas behov, att utarbeta en gemensam fastighetspolicy och att allmänt sett utbyta information om de olika institutionernas arbetsmetoder på fastighetsområdet.
  Europaparlamentet instämmer i dessa rekommendationer. I detta sammanhang vill parlamentet påminna om att man i sin resolution av den 26 september 2006 om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för 2004 uppdrog åt sin administration ”att i samråd med unionens övriga institutioner utarbeta en rapport som utreder huruvida det skulle vara möjligt att inrätta en europeisk byggnadsbyrå med ansvar för byggande och underhåll av de europeiska institutionernas och organens byggnader”. Denna rapport skall presenteras för Europaparlamentets budgetkontrollutskott senast den 1 oktober 2007. |
| --- | --- |

51 och 58.

Revisionsrätten rekommenderar en förstärkning av det interinstitutionella samarbetet, särskilt när det gäller att planera långsiktigt för att tillfredsställa institutionernas behov, att utarbeta en gemensam fastighetspolicy och att allmänt sett utbyta information om de olika institutionernas arbetsmetoder på fastighetsområdet.

Europaparlamentet instämmer i dessa rekommendationer. I detta sammanhang vill parlamentet påminna om att man i sin resolution av den 26 september 2006 om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för 2004 uppdrog åt sin administration ”att i samråd med unionens övriga institutioner utarbeta en rapport som utreder huruvida det skulle vara möjligt att inrätta en europeisk byggnadsbyrå med ansvar för byggande och underhåll av de europeiska institutionernas och organens byggnader”. Denna rapport skall presenteras för Europaparlamentets budgetkontrollutskott senast den 1 oktober 2007.

| 58. | Se svaret ovan avseende punkt 51. |
| --- | --- |

58.

Se svaret ovan avseende punkt 51.

---

RÅDETS SVAR

| Fotnot 25. | Räntesatserna för inredningen av Rolin och Woluwe Heights bör jämföras med en finansiering på kort sikt med möjlighet till förtida återbetalning. I båda fallen utnyttjade rådet denna möjlighet och totalkostnaderna för inredningen av dessa byggnader återbetalades samma år som arbetena utfördes eller året efter. Mot bakgrund av dessa fakta bör inte de räntesatser som tagits ut betraktas som höga. |
| --- | --- |

Fotnot 25.

Räntesatserna för inredningen av Rolin och Woluwe Heights bör jämföras med en finansiering på kort sikt med möjlighet till förtida återbetalning. I båda fallen utnyttjade rådet denna möjlighet och totalkostnaderna för inredningen av dessa byggnader återbetalades samma år som arbetena utfördes eller året efter. Mot bakgrund av dessa fakta bör inte de räntesatser som tagits ut betraktas som höga.

| 43. | Rådets generalsekretariat föreslår att revisionsrätten i sin miljökonsekvensbeskrivning för fastigheter noterar de åtgärder som rådets generalsekretariat vidtagit på detta område, bl.a. följande:






  a) | En omfattande kontroll av energiförbrukningen i Justus Lipsius-byggnaden genomfördes 2006 under överinseende av ”Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnement”. Som ett exempel bör noteras att denna byggnad för närvarande har den största anläggningen för produktion av solcellsenergi i Brysselregionen. |
| --- | --- | --- |

43.

Rådets generalsekretariat föreslår att revisionsrätten i sin miljökonsekvensbeskrivning för fastigheter noterar de åtgärder som rådets generalsekretariat vidtagit på detta område, bl.a. följande:

a)

En omfattande kontroll av energiförbrukningen i Justus Lipsius-byggnaden genomfördes 2006 under överinseende av ”Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnement”. Som ett exempel bör noteras att denna byggnad för närvarande har den största anläggningen för produktion av solcellsenergi i Brysselregionen.

| b) | En ingående studie av Lex-byggnaden har genomförts för att förbättra dess prestanda när det gäller hållbar utveckling. På flera punkter har detta lett till en betydande minskning av den koldioxidproduktion som byggnaden ger upphov till (kraftvärme, värmepumpar, automatisk släckning av belysningen osv.) |
| --- | --- |

b)

En ingående studie av Lex-byggnaden har genomförts för att förbättra dess prestanda när det gäller hållbar utveckling. På flera punkter har detta lett till en betydande minskning av den koldioxidproduktion som byggnaden ger upphov till (kraftvärme, värmepumpar, automatisk släckning av belysningen osv.)

---

KOMMISSIONENS SVAR

SAMMANFATTNING

| I.–III. | Kommissionen håller på att anpassa sin fastighetspolitik i Bryssel och Luxemburg, och det nya meddelandet på detta område kommer att antas innan sommaruppehållet 2007.
  Kommissionen anser att det i framtiden behövs vissa strukturella förändringar för att man på ett hållbart sätt skall kunna förbättra fastighetspolitikens ändamålsenlighet och effektivitet samt livskvaliteten för de anställda och lokalbefolkningen. Vid kommissionens översyn av fastighetspolitiken, som kommer att omfatta en strategi som går ut på att hysa personalen i färre, men större byggnader kommer kommissionen att ta hänsyn till flera aspekter: kostnadseffektivitet, utvecklingen av det genomsnittliga marknadspriset per kvadratmeter för kontorsbyggnader, kapacitetsutnyttjandet i kontorsbyggnaderna, utvecklingen vad gäller använt kontorsutrymme, lokalisering och metoder samt de framtida behoven.
  Kommissionen kommer att analysera resultatet av sin politik som i högre grad inriktats på förvärv av fastigheter och vilka slutsatser den behöver dra från denna: kommissionen behöver nu fastställa en politik för underhåll och renovering av byggnaderna för att bevara värdet på tillgångarna, och i de fall där fastigheterna nått slutet av sin livscykel, fastställa en strategi som omfattar rivning och återuppbyggnad.
  Under de senaste åren har fokuseringen på säkerhet ökat, vilket har stärkt kommissionens vilja att utveckla blandad användning av byggnaderna.
  Slutligen skall kommissionen bedöma samarbetet med de lokala myndigheterna. |
| --- | --- |

I.–III.

Kommissionen håller på att anpassa sin fastighetspolitik i Bryssel och Luxemburg, och det nya meddelandet på detta område kommer att antas innan sommaruppehållet 2007.

Kommissionen anser att det i framtiden behövs vissa strukturella förändringar för att man på ett hållbart sätt skall kunna förbättra fastighetspolitikens ändamålsenlighet och effektivitet samt livskvaliteten för de anställda och lokalbefolkningen. Vid kommissionens översyn av fastighetspolitiken, som kommer att omfatta en strategi som går ut på att hysa personalen i färre, men större byggnader kommer kommissionen att ta hänsyn till flera aspekter: kostnadseffektivitet, utvecklingen av det genomsnittliga marknadspriset per kvadratmeter för kontorsbyggnader, kapacitetsutnyttjandet i kontorsbyggnaderna, utvecklingen vad gäller använt kontorsutrymme, lokalisering och metoder samt de framtida behoven.

Kommissionen kommer att analysera resultatet av sin politik som i högre grad inriktats på förvärv av fastigheter och vilka slutsatser den behöver dra från denna: kommissionen behöver nu fastställa en politik för underhåll och renovering av byggnaderna för att bevara värdet på tillgångarna, och i de fall där fastigheterna nått slutet av sin livscykel, fastställa en strategi som omfattar rivning och återuppbyggnad.

Under de senaste åren har fokuseringen på säkerhet ökat, vilket har stärkt kommissionens vilja att utveckla blandad användning av byggnaderna.

Slutligen skall kommissionen bedöma samarbetet med de lokala myndigheterna.

| IV. | Kommissionen har fastställt en sådan löpande långfristig planering för fastighetspolitiken, en flerårig politisk ram som årligen diskuteras utifrån ett perspektiv på fem till tio år.
  Kommissionen är redo att undersöka i vilken utsträckning denna ram kan utgöra grund för en inter-institutionell ram, utöver dess deltagande i de två interinstitutionella arbetsgrupperna i Bryssel och Luxemburg (1). |
| --- | --- |

IV.

Kommissionen har fastställt en sådan löpande långfristig planering för fastighetspolitiken, en flerårig politisk ram som årligen diskuteras utifrån ett perspektiv på fem till tio år.

Kommissionen är redo att undersöka i vilken utsträckning denna ram kan utgöra grund för en inter-institutionell ram, utöver dess deltagande i de två interinstitutionella arbetsgrupperna i Bryssel och Luxemburg (1).

| V. | För kommissionen är det en absolut prioritet att köpa fastigheter eller att hyra dem på lång tid och den har bara i undantagsfall ingått kortfristiga avtal. Politiken för att ingå långfristiga hyresavtal med köpoption bör ingå i en tydlig politik som rör de tätbebyggda områden där kommissionens närvaro skall ökas.
  I Bryssel undertecknas långfristiga avtal om syftet är att förvärva byggnaden enligt systemet med betalningsanstånd. Kortfristiga avtal på ungefär 15 år undertecknas för byggnader med nyttjanderätt, vilket är en ekonomiskt sund metod. I Luxemburg används för närvarande bara kortfristiga avtal i väntan på att kommissionsbyggnaden JMO2 skall uppföras. I annat fall används långfristiga avtal med köpoption. |
| --- | --- |

V.

För kommissionen är det en absolut prioritet att köpa fastigheter eller att hyra dem på lång tid och den har bara i undantagsfall ingått kortfristiga avtal. Politiken för att ingå långfristiga hyresavtal med köpoption bör ingå i en tydlig politik som rör de tätbebyggda områden där kommissionens närvaro skall ökas.

I Bryssel undertecknas långfristiga avtal om syftet är att förvärva byggnaden enligt systemet med betalningsanstånd. Kortfristiga avtal på ungefär 15 år undertecknas för byggnader med nyttjanderätt, vilket är en ekonomiskt sund metod. I Luxemburg används för närvarande bara kortfristiga avtal i väntan på att kommissionsbyggnaden JMO2 skall uppföras. I annat fall används långfristiga avtal med köpoption.

| VI. | Kommissionen vill fortsätta att tillämpa och utveckla sin spridningspolitik, som skall ses inom ramen för en mycket långfristig strategi, där hänsyn tas till sådana faktorer som framtida behov, mobilitet och värdlandets insats. |
| --- | --- |

VI.

Kommissionen vill fortsätta att tillämpa och utveckla sin spridningspolitik, som skall ses inom ramen för en mycket långfristig strategi, där hänsyn tas till sådana faktorer som framtida behov, mobilitet och värdlandets insats.

| VII. | Kommissionens generaldirektorat håller för närvarande på att utarbeta ett meddelande om fastighetspolitiken, som kommer att innehålla ett nytt förfarande för att fastställa lämpliga byggnader som kan hyras eller köpas, inklusive ett fullständigt samråd med marknadsaktörer. Kommissionen är dock kapabel att genomföra eller uppnå förhandlingar som följer eller till och med ligger under de genomsnittliga marknadspriserna med gott resultat, också jämfört med andra privata och institutionella aktörer som agerar inom samma område. |
| --- | --- |

VII.

Kommissionens generaldirektorat håller för närvarande på att utarbeta ett meddelande om fastighetspolitiken, som kommer att innehålla ett nytt förfarande för att fastställa lämpliga byggnader som kan hyras eller köpas, inklusive ett fullständigt samråd med marknadsaktörer. Kommissionen är dock kapabel att genomföra eller uppnå förhandlingar som följer eller till och med ligger under de genomsnittliga marknadspriserna med gott resultat, också jämfört med andra privata och institutionella aktörer som agerar inom samma område.

| VIII. | Kommissionen har uppnått stabilitet genom en politik för förvärv av fastigheter och den har också infört en ny metod för att finansiera förvärven. Köp med betalningsanstånd (kreditköp) är både rättsligt och finansiellt enklare att genomföra än de tidigare leasingavtalen (tomträttsavtal). |
| --- | --- |

VIII.

Kommissionen har uppnått stabilitet genom en politik för förvärv av fastigheter och den har också infört en ny metod för att finansiera förvärven. Köp med betalningsanstånd (kreditköp) är både rättsligt och finansiellt enklare att genomföra än de tidigare leasingavtalen (tomträttsavtal).

| IX. | Kommissionen är helt inriktad på ett interinstitutionellt samarbete på alla områden (miljö- och energifrågor, planering, metodik för behovsvärdering och bästa praxis, för att nämna några områden). |
| --- | --- |

IX.

Kommissionen är helt inriktad på ett interinstitutionellt samarbete på alla områden (miljö- och energifrågor, planering, metodik för behovsvärdering och bästa praxis, för att nämna några områden).

| X. | Kommissionen har för avsikt att följa upp revisionsrättens rekommendationer i den nya fastighetspolitik som kollegiet skall anta senare i år och som tas upp i punkterna 50–58. |
| --- | --- |

X.

Kommissionen har för avsikt att följa upp revisionsrättens rekommendationer i den nya fastighetspolitik som kollegiet skall anta senare i år och som tas upp i punkterna 50–58.

IAKTTAGELSER

| 6. | Kommissionen utfärdade två meddelanden (2) om personalbehoven till följd av utvidgningarna EU-10 och EU-2. Dessa meddelanden tjänade som underlag för de årliga personalbehoven och därmed också för det beräknade behovet av kontorsutrymme. |
| --- | --- |

6.

Kommissionen utfärdade två meddelanden (2) om personalbehoven till följd av utvidgningarna EU-10 och EU-2. Dessa meddelanden tjänade som underlag för de årliga personalbehoven och därmed också för det beräknade behovet av kontorsutrymme.

| 8. | Första strecksatsen – se svaret på punkt 6. |
| --- | --- |

8.

Första strecksatsen – se svaret på punkt 6.

| 8. | Andra strecksatsen – Generaldirektoratet för personal och administration håller i nära samarbete med infrastruktur- och logistikbyråerna för närvarande på att utarbeta en långsiktig strategi för att fylla sina fastighetsbehov (fram till 2025) i både Bryssel och Luxemburg. Det inbegriper ett betänkande om alternativa lokaliseringar eller kompletterande lösningar i förhållande till kommissionens befintliga kontorsområden i Bryssel. |
| --- | --- |

8.

Andra strecksatsen – Generaldirektoratet för personal och administration håller i nära samarbete med infrastruktur- och logistikbyråerna för närvarande på att utarbeta en långsiktig strategi för att fylla sina fastighetsbehov (fram till 2025) i både Bryssel och Luxemburg. Det inbegriper ett betänkande om alternativa lokaliseringar eller kompletterande lösningar i förhållande till kommissionens befintliga kontorsområden i Bryssel.

| 9. | Kommissionen kommer att fortsätta att sträva efter att institutionerna skall fastställa och genomföra sin fastighetspolitik tillsammans eller åtminstone på ett integrerat sätt. Detta samarbete är dock inte alltid möjligt, då varje institution har sina egna specifika behov och prioriteringar, men vissa framsteg har dock gjorts.
  I Bryssel ingår alla institutionerna i en arbetsgrupp (ILISWG – den interinstitutionella arbetsgruppen för infrastrukturer, logistik och interna tjänster), vars uppgift också täcker informationsutbyte om utvecklingen på fastighetsmarknaden och institutionernas behov.
  I Luxemburg samarbetar alla institutionerna genom förvaltningschefernas kollegium och en inter-institutionell arbetsgrupp om byggnader. |
| --- | --- |

9.

Kommissionen kommer att fortsätta att sträva efter att institutionerna skall fastställa och genomföra sin fastighetspolitik tillsammans eller åtminstone på ett integrerat sätt. Detta samarbete är dock inte alltid möjligt, då varje institution har sina egna specifika behov och prioriteringar, men vissa framsteg har dock gjorts.

I Bryssel ingår alla institutionerna i en arbetsgrupp (ILISWG – den interinstitutionella arbetsgruppen för infrastrukturer, logistik och interna tjänster), vars uppgift också täcker informationsutbyte om utvecklingen på fastighetsmarknaden och institutionernas behov.

I Luxemburg samarbetar alla institutionerna genom förvaltningschefernas kollegium och en inter-institutionell arbetsgrupp om byggnader.

| 10. | Politiken med att köpa byggnader snarare än att hyra dem är relativt ny och en viss andel av de 38 % av den yta som fortfarande hyrs beror på de långfristiga åtaganden som tidigare ingåtts.
  Samtidigt är köp av en byggnad inte alltid den bästa lösningen (t.ex. för den byggnad som hyser infrastrukturen för informations- och kommunikationsteknik, då en sådan byggnad snabbt blir tekniskt föråldrad) och att hyra kan då vara en bättre lösning. I undantagsfall är det inte ens möjligt att köpa (se svaret på punkt 27, ruta 3).
  Slutligen ges i protokollet om immunitet och privilegier undantag också i andra fall än full äganderätt, nämligen när byggnaden hyrs med nyttjanderätt. |
| --- | --- |

10.

Politiken med att köpa byggnader snarare än att hyra dem är relativt ny och en viss andel av de 38 % av den yta som fortfarande hyrs beror på de långfristiga åtaganden som tidigare ingåtts.

Samtidigt är köp av en byggnad inte alltid den bästa lösningen (t.ex. för den byggnad som hyser infrastrukturen för informations- och kommunikationsteknik, då en sådan byggnad snabbt blir tekniskt föråldrad) och att hyra kan då vara en bättre lösning. I undantagsfall är det inte ens möjligt att köpa (se svaret på punkt 27, ruta 3).

Slutligen ges i protokollet om immunitet och privilegier undantag också i andra fall än full äganderätt, nämligen när byggnaden hyrs med nyttjanderätt.

| 11. | Kommissionen har köpt en byggnad (konferenscentrumet Albert Borschette) som tidigare hyrdes.
  När en byggnad hyrs är ägaren, även om byggnaden (finansiellt) är avskriven, enligt lag skyldig att hålla den i gott skick på egen bekostnad under hyresperioden. Därför finns det nästan inget utrymme för att förhandla om en hyressänkning under avtalets löptid. När långfristiga avtal ingås, är hyresnivån redan lägre än vid kortfristiga avtal. Slutligen beror hyresnivåerna på marknadsvillkoren, och därför, även när avtalet ger möjlighet till översyn av hyresbeloppet, bör det betalda hyresbeloppet bedömas med utgångspunkt i nuvarande hyresnivåer och inte bara i relation till avskrivningen.
  Kommissionen omförhandlar hyrorna när det är möjligt. Under 2005 omförhandlades avtalet för SC15 och förlängdes innan det löpte ut. Denna omförhandling minskade hyresbeloppet med ungefär 40 %. |
| --- | --- |

11.

Kommissionen har köpt en byggnad (konferenscentrumet Albert Borschette) som tidigare hyrdes.

När en byggnad hyrs är ägaren, även om byggnaden (finansiellt) är avskriven, enligt lag skyldig att hålla den i gott skick på egen bekostnad under hyresperioden. Därför finns det nästan inget utrymme för att förhandla om en hyressänkning under avtalets löptid. När långfristiga avtal ingås, är hyresnivån redan lägre än vid kortfristiga avtal. Slutligen beror hyresnivåerna på marknadsvillkoren, och därför, även när avtalet ger möjlighet till översyn av hyresbeloppet, bör det betalda hyresbeloppet bedömas med utgångspunkt i nuvarande hyresnivåer och inte bara i relation till avskrivningen.

Kommissionen omförhandlar hyrorna när det är möjligt. Under 2005 omförhandlades avtalet för SC15 och förlängdes innan det löpte ut. Denna omförhandling minskade hyresbeloppet med ungefär 40 %.

| 12. | Ruta 2 – ägaren till Mondrian-byggnaden är en tysk fond vars huvudsakliga intresse är att generera stabilt och långfristigt kassaflöde. Fonden är därför, trots kommissionens försök, inte intresserad av att sälja byggnaden.
  Kommissionen ingick trots detta ett nyttjanderättsavtal, eftersom byggnaden vid denna tidpunkt var den enda i området som motsvarade kommissionens behov vad gällde storlek, kvalitet och läge, då den ligger mycket nära kommissionsbyggnaden SDME där andra delar av samma generaldirektorat finns belägna.
  Det är dock svårt att strikt jämföra villkoren i ett nyttjanderättsavtal med dem i ett tomträttsavtal. |
| --- | --- |

12.

Ruta 2 – ägaren till Mondrian-byggnaden är en tysk fond vars huvudsakliga intresse är att generera stabilt och långfristigt kassaflöde. Fonden är därför, trots kommissionens försök, inte intresserad av att sälja byggnaden.

Kommissionen ingick trots detta ett nyttjanderättsavtal, eftersom byggnaden vid denna tidpunkt var den enda i området som motsvarade kommissionens behov vad gällde storlek, kvalitet och läge, då den ligger mycket nära kommissionsbyggnaden SDME där andra delar av samma generaldirektorat finns belägna.

Det är dock svårt att strikt jämföra villkoren i ett nyttjanderättsavtal med dem i ett tomträttsavtal.

| 13–14. | Kommissionen har upprepade gånger officiellt framfört att den för generaldirektoraten främjar en kombination av central och perifer lokalisering. Syftet med denna politik är att minska trycket på EU-kvarteret.
  Genom nuvarande politik har kommissionen spridit sina byggnader. I Bryssel där den har 82,5 % av sitt kontorsutrymme, ligger 82 % i EU-kvarteret och 18 % på annan plats, då Madoubyggnaden anses ligga utanför EU-kvarteret, eftersom den ligger långt ut i periferin. I Luxemburg, där den har 17,5 % av sitt kontorsutrymme, finns 72 % i Kirchberg och 28 % på annan plats.
  Även om kommissionens fastighetsstrategi i EU-kvarteret är ganska förutsägbar, befinner den sig ofta i en fördelaktig förhandlingsposition när det gäller kontorsutrymme där det bara finns ett fåtal intresserade parter.
  Kommissionen har inte bara utvecklat lokaliseringarna Beaulieu och Genève i Bryssel, utan den överväger också andra alternativ mot bakgrund av den nya politiken.
  Efter att ha fastställt en politik för lokaliseringen av organen har kommissionen hyrt en byggnad för Generaldirektoratet för utbildning och kulturs genomförandeorgan. Denna byggnad ligger i Evere, en bra bit utanför EU-kvarteret. Dessutom har kommissionen nyligen hyrt en byggnad nära Gare du Nord (Covent Garden, med ett utrymme på 14 000 m2) för utvärderingsverksamheten av det sjunde ramprogrammet för forskning. |
| --- | --- |

13–14.

Kommissionen har upprepade gånger officiellt framfört att den för generaldirektoraten främjar en kombination av central och perifer lokalisering. Syftet med denna politik är att minska trycket på EU-kvarteret.

Genom nuvarande politik har kommissionen spridit sina byggnader. I Bryssel där den har 82,5 % av sitt kontorsutrymme, ligger 82 % i EU-kvarteret och 18 % på annan plats, då Madoubyggnaden anses ligga utanför EU-kvarteret, eftersom den ligger långt ut i periferin. I Luxemburg, där den har 17,5 % av sitt kontorsutrymme, finns 72 % i Kirchberg och 28 % på annan plats.

Även om kommissionens fastighetsstrategi i EU-kvarteret är ganska förutsägbar, befinner den sig ofta i en fördelaktig förhandlingsposition när det gäller kontorsutrymme där det bara finns ett fåtal intresserade parter.

Kommissionen har inte bara utvecklat lokaliseringarna Beaulieu och Genève i Bryssel, utan den överväger också andra alternativ mot bakgrund av den nya politiken.

Efter att ha fastställt en politik för lokaliseringen av organen har kommissionen hyrt en byggnad för Generaldirektoratet för utbildning och kulturs genomförandeorgan. Denna byggnad ligger i Evere, en bra bit utanför EU-kvarteret. Dessutom har kommissionen nyligen hyrt en byggnad nära Gare du Nord (Covent Garden, med ett utrymme på 14 000 m2) för utvärderingsverksamheten av det sjunde ramprogrammet för forskning.

| 15. | Kommissionen håller fast vid sin vilja att öka samarbetet med värdlandet.
  I Belgien blev OIB:s direktör utnämnd till kommissionens företrädare vid diskussionerna om utvecklingen av EU-kvarteret med de relevanta myndigheterna, och han deltar också i mötena i ”Fonds Quartier européen”. Sedan 2005 håller en interinstitutionell tillfällig arbetsgrupp mellan EU och Belgien möte varannan månad med företrädare för den federala, regionala och lokala nivån för att förhandla om frågor som rör fastighetspolitiken.
  I Luxemburg håller kommissionen för närvarande (februari 2007) på att förhandla om ett avtal med den luxemburgska staten om en huvudbyggnad. Genom detta avtal får den avgiftsfri tomtmark för uppförandet av byggnaden JMO2. När avtalet har undertecknats kommer kommissionen att fastställa sin fastighetspolitik i Luxemburg. |
| --- | --- |

15.

Kommissionen håller fast vid sin vilja att öka samarbetet med värdlandet.

I Belgien blev OIB:s direktör utnämnd till kommissionens företrädare vid diskussionerna om utvecklingen av EU-kvarteret med de relevanta myndigheterna, och han deltar också i mötena i ”Fonds Quartier européen”. Sedan 2005 håller en interinstitutionell tillfällig arbetsgrupp mellan EU och Belgien möte varannan månad med företrädare för den federala, regionala och lokala nivån för att förhandla om frågor som rör fastighetspolitiken.

I Luxemburg håller kommissionen för närvarande (februari 2007) på att förhandla om ett avtal med den luxemburgska staten om en huvudbyggnad. Genom detta avtal får den avgiftsfri tomtmark för uppförandet av byggnaden JMO2. När avtalet har undertecknats kommer kommissionen att fastställa sin fastighetspolitik i Luxemburg.

| 17. | En av principerna i den nya fastighetspolitiken är att hysa kommissionens generaldirektorat i färre men större byggnader, vilket skulle minska effekterna avseende de årliga punktvisa ökningarna av generaldirektoratens personalkvot och interna omorganisationer.
  De av kommissionens generaldirektorat som berörs (generaldirektoraten ADMIN, OIB och OIL) håller på att fastställa ett förfarande med utgångspunkt i COMREF (en personalrelaterad databas) för att uppskatta antalet anställda som skall hysas i dess lokaler.
  Det faktum att HITEC (5 000 m2) stod tom i nästan ett år berodde mer på en försening vid urvalet av de översättare som skulle anställas i samband med utvidgningen än att kommissionen hade övervärderat sina behov. |
| --- | --- |

17.

En av principerna i den nya fastighetspolitiken är att hysa kommissionens generaldirektorat i färre men större byggnader, vilket skulle minska effekterna avseende de årliga punktvisa ökningarna av generaldirektoratens personalkvot och interna omorganisationer.

De av kommissionens generaldirektorat som berörs (generaldirektoraten ADMIN, OIB och OIL) håller på att fastställa ett förfarande med utgångspunkt i COMREF (en personalrelaterad databas) för att uppskatta antalet anställda som skall hysas i dess lokaler.

Det faktum att HITEC (5 000 m2) stod tom i nästan ett år berodde mer på en försening vid urvalet av de översättare som skulle anställas i samband med utvidgningen än att kommissionen hade övervärderat sina behov.

| 18. | De interinstitutionella arbetsgruppernas uppgifter, både i Bryssel och Luxemburg, omfattar fastställandet av gemensamma indikatorer och kriterier, och kommissionens företrädare bidrar aktivt till denna insats. |
| --- | --- |

18.

De interinstitutionella arbetsgruppernas uppgifter, både i Bryssel och Luxemburg, omfattar fastställandet av gemensamma indikatorer och kriterier, och kommissionens företrädare bidrar aktivt till denna insats.

| 19. | Normen på 35 kvadratmeter per person används för en övergripande fastighetsplanering.
  Första strecksatsen – den del av ”handboken avseende lokalförhållanden” som behandlar kriterierna för fördelningen av utrymmet mellan generaldirektoraten godkändes av OIB:s styrelse den 16 januari 2007.
  När yttrandet från Luxemburgs kommitté för arbetsmiljöfrågor finns tillgängligt (väntas under våren 2007), kommer också OIL:s styrelse att godkänna dokumentet.
  Det kommer därefter att tillämpas på både OIB och OIL.
  Andra strecksatsen – en liknande strategi kommer att följas i Luxemburg. |
| --- | --- |

19.

Normen på 35 kvadratmeter per person används för en övergripande fastighetsplanering.

Första strecksatsen – den del av ”handboken avseende lokalförhållanden” som behandlar kriterierna för fördelningen av utrymmet mellan generaldirektoraten godkändes av OIB:s styrelse den 16 januari 2007.

När yttrandet från Luxemburgs kommitté för arbetsmiljöfrågor finns tillgängligt (väntas under våren 2007), kommer också OIL:s styrelse att godkänna dokumentet.

Det kommer därefter att tillämpas på både OIB och OIL.

Andra strecksatsen – en liknande strategi kommer att följas i Luxemburg.

| 21–23. | Kommissionen anser att utrustningsarbeten utgör en del av det förhandlade förfarande som används för att hitta en byggnad som helt överensstämmer med kommissionens handbok för standardbyggnader (”Manuel des normes applicables à l'immeuble type, 148”).
  Om arbetena skulle utföras av en annan uppdragstagare på kommissionens ansvar, skulle detta kunna resultera i att kommissionen betalar hyra för en byggnad som inte uppfyller kraven under hela renoveringsperioden. Om uppdragstagaren inte utför dessa arbeten korrekt och inom fastställd tid, kan detta skada EU:s ekonomiska intressen i ännu högre grad.
  Om det gäller en nybyggnation där kommissionen äger tomten eller om den renoverar en byggnad den äger – båda fallen kan komma att aktualiseras relativt snart – i Luxemburg för JMO2 och i Bryssel för Cornet-Leman – kommer kommissionen att inleda en öppen anbudsinfordran för arbetena.
  För vissa byggnadsprojekt med ett rent tekniskt ändamål (centralkök, arkiv, datacenter, konferensbyggnader, logistikbyggnader) genomförs ett öppet samråd med marknadsaktörerna.
  Den nya fastighetspolitiken leder till utökade samråd med fastighetsmarknaden, vilket främjar konkurrensen och efterlevnaden av öppenhet och insyn. |
| --- | --- |

21–23.

Kommissionen anser att utrustningsarbeten utgör en del av det förhandlade förfarande som används för att hitta en byggnad som helt överensstämmer med kommissionens handbok för standardbyggnader (”Manuel des normes applicables à l'immeuble type, 148”).

Om arbetena skulle utföras av en annan uppdragstagare på kommissionens ansvar, skulle detta kunna resultera i att kommissionen betalar hyra för en byggnad som inte uppfyller kraven under hela renoveringsperioden. Om uppdragstagaren inte utför dessa arbeten korrekt och inom fastställd tid, kan detta skada EU:s ekonomiska intressen i ännu högre grad.

Om det gäller en nybyggnation där kommissionen äger tomten eller om den renoverar en byggnad den äger – båda fallen kan komma att aktualiseras relativt snart – i Luxemburg för JMO2 och i Bryssel för Cornet-Leman – kommer kommissionen att inleda en öppen anbudsinfordran för arbetena.

För vissa byggnadsprojekt med ett rent tekniskt ändamål (centralkök, arkiv, datacenter, konferensbyggnader, logistikbyggnader) genomförs ett öppet samråd med marknadsaktörerna.

Den nya fastighetspolitiken leder till utökade samråd med fastighetsmarknaden, vilket främjar konkurrensen och efterlevnaden av öppenhet och insyn.

| 24. | Hyran för en byggnad bestäms av marknadsvillkoren som är kopplade till utbud och efterfrågan, byggnadens lokalisering och värde, som uttrycks genom tomtpriset. Som domstolen korrekt framhåller, kan definitionen på en ”rimlig vinst för fastighetsutvecklarna” tillämpas bara när det gäller en byggnad som har uppförts för att uppfylla särskilda behov.
  När det gäller en byggnad som uppförts på en tomt som ägs av en av institutionerna, skall priset ligga nära byggkostnaderna (inklusive en rimlig vinst). Priset bör vara ett resultat av olika anbudsförfaranden för de arbeten, leveranser och tjänster som är nödvändiga för att uppföra byggnaden. |
| --- | --- |

24.

Hyran för en byggnad bestäms av marknadsvillkoren som är kopplade till utbud och efterfrågan, byggnadens lokalisering och värde, som uttrycks genom tomtpriset. Som domstolen korrekt framhåller, kan definitionen på en ”rimlig vinst för fastighetsutvecklarna” tillämpas bara när det gäller en byggnad som har uppförts för att uppfylla särskilda behov.

När det gäller en byggnad som uppförts på en tomt som ägs av en av institutionerna, skall priset ligga nära byggkostnaderna (inklusive en rimlig vinst). Priset bör vara ett resultat av olika anbudsförfaranden för de arbeten, leveranser och tjänster som är nödvändiga för att uppföra byggnaden.

| 27. | Under 2003 valde kommissionen att köpa eller hyra framför att bygga: kommissionen valde därför att betala på marknadsvillkor istället för att täcka byggkostnader. Det faktiska priset beror slutligen på objektiva faktorer (lokalisering, storlek, kvalitet, marknadsvillkor) och subjektiva faktorer, som säljarens och köparens prioriteringar och de båda parternas finansiella begränsningar. Vid vissa tillfällen kan kommissionen använda sin förhandlingsposition, t.ex. när det gäller stora byggnader som Madou, då kommissionen är en av de få aktörer som kan hyra eller köpa hela byggnaden.
  Ruta 3 – när det gäller byggnaden SPA3 är konsultens värdering bara ett vägledande inslag vid förhandlingarna. Det slutliga priset är i slutändan resultatet av en förhandling. Även om det förekom vissa felaktigheter vid expertutvärderingen, påverkade de utvärderingen i båda riktningar och avvikelsen från det pris som betalades var 4 %, vilket kan anses ligga inom en godtagbar marginal.
  Som anges i svaret på punkt 12, ruta 2 var kommissionens förhandlingsposition begränsad, eftersom Mondrian-byggnaden var den enda godtagbara byggnad som uppfyllde Generaldirektoratet för forsknings behov av två stora byggnader. Tidigare var detta generaldirektorat utspritt i fem byggnader. Dessutom gav byggnadens storlek (ungefär 20 000 m2) stordriftsfördelar (underhåll, säkerhet), och kommissionen ansåg att den med tanke på byggnadens kvalitet hade nått en fördelaktig affärsuppgörelse. Byggnaden gjorde det möjligt för kommissionen att nå de mål som fastställts i meddelandet från 2003 om fastighetspolitiken och infrastrukturerna i Bryssel (KOM(2003) 755), dvs. placera generaldirektoraten i färre och större byggnader, och ge de anställda en arbetsmiljö av hög kvalitet. |
| --- | --- |

27.

Under 2003 valde kommissionen att köpa eller hyra framför att bygga: kommissionen valde därför att betala på marknadsvillkor istället för att täcka byggkostnader. Det faktiska priset beror slutligen på objektiva faktorer (lokalisering, storlek, kvalitet, marknadsvillkor) och subjektiva faktorer, som säljarens och köparens prioriteringar och de båda parternas finansiella begränsningar. Vid vissa tillfällen kan kommissionen använda sin förhandlingsposition, t.ex. när det gäller stora byggnader som Madou, då kommissionen är en av de få aktörer som kan hyra eller köpa hela byggnaden.

Ruta 3 – när det gäller byggnaden SPA3 är konsultens värdering bara ett vägledande inslag vid förhandlingarna. Det slutliga priset är i slutändan resultatet av en förhandling. Även om det förekom vissa felaktigheter vid expertutvärderingen, påverkade de utvärderingen i båda riktningar och avvikelsen från det pris som betalades var 4 %, vilket kan anses ligga inom en godtagbar marginal.

Som anges i svaret på punkt 12, ruta 2 var kommissionens förhandlingsposition begränsad, eftersom Mondrian-byggnaden var den enda godtagbara byggnad som uppfyllde Generaldirektoratet för forsknings behov av två stora byggnader. Tidigare var detta generaldirektorat utspritt i fem byggnader. Dessutom gav byggnadens storlek (ungefär 20 000 m2) stordriftsfördelar (underhåll, säkerhet), och kommissionen ansåg att den med tanke på byggnadens kvalitet hade nått en fördelaktig affärsuppgörelse. Byggnaden gjorde det möjligt för kommissionen att nå de mål som fastställts i meddelandet från 2003 om fastighetspolitiken och infrastrukturerna i Bryssel (KOM(2003) 755), dvs. placera generaldirektoraten i färre och större byggnader, och ge de anställda en arbetsmiljö av hög kvalitet.

| 29. | I samförståndsavtalet mellan Belgien och kommissionen fastställdes de allmänna principerna för renoveringen av Berlaymont. Ett andra, mer detaljerat dokument undertecknades av kommissionen, Belgien och SA Berlaymont 2000 den 17 juli 2001 för att fastställa pris, tidsfrist och kvalitetsstandarder.
  Om priset hade förhandlats fram på grundval av bygg- och renoveringskostnaderna skulle det ha varit mycket högre. Enligt SA Berlaymont 2000 uppgick de totala kostnaderna för byggnaden till ungefär 670 miljoner euro, exklusive 125 miljoner euro för asbestsanering. Delbetalningarna för tomträtten fastställdes däremot på grundval av värdet på 553 miljoner euro. |
| --- | --- |

29.

I samförståndsavtalet mellan Belgien och kommissionen fastställdes de allmänna principerna för renoveringen av Berlaymont. Ett andra, mer detaljerat dokument undertecknades av kommissionen, Belgien och SA Berlaymont 2000 den 17 juli 2001 för att fastställa pris, tidsfrist och kvalitetsstandarder.

Om priset hade förhandlats fram på grundval av bygg- och renoveringskostnaderna skulle det ha varit mycket högre. Enligt SA Berlaymont 2000 uppgick de totala kostnaderna för byggnaden till ungefär 670 miljoner euro, exklusive 125 miljoner euro för asbestsanering. Delbetalningarna för tomträtten fastställdes däremot på grundval av värdet på 553 miljoner euro.

| 30. | Kommissionen kräver ett antal obligatoriska intyg och försäkringspremier när den inleder en undersökning av en byggnad. Sedan 2004 har en tioårig försäkringsgaranti systematiskt införts för de byggnader som kommissionen köper (Berlaymont, Madou och Beaulieu 25).
  Större defekter leder till att det preliminära godkännandet av byggnaden och motsvarande betalningar ställs in. Mindre defekter, som kan repareras mellan det preliminära och det slutliga godkännandet omfattas av en procentandel av den finansiella garanti som uppdragstagaren lämnar (i allmänhet ungefär 5 % av resultatgarantin).
  Om det efter det slutliga godkännandet framkommer en större defekt aktiveras den lagstadgade tioåriga garantin eller garantin för lämplig utrustning.
  Ruta 5 – när det gäller Euroforum följdes förfarandena för godkännande av arbetena och frigörande av garanti som gäller för Luxemburg.
  En första garanti som avser leverans inom fastställd tidsfrist (i detta fall 500 000 euro) frigjordes tre månader efter det att byggnaden tagits i besittning och först efter det att Euroforum SA hade betalat ett bötesbelopp på 93 000 euro för sen leverans av byggnaden.
  95 % av en andra garanti, en resultatgaranti för arbeten och installationer (i detta fall 2 500 000 euro) frigjordes 17 månader efter det att byggnaden hade godkänts (3) och tagits i besittning, efter det att Euroforum SA reparerat alla större defekter.
  Slutligen behölls en garanti för resterande 5 % (125 000 euro) för att reparera vissa mindre defekter. Detta belopp ansågs vara tillräckligt och strategin därför godtagbar. Kommissionen är villig att införa samma praxis som parlamentet använder.
  Utöver ovannämnda garantier täcker en obligatorisk försäkring som ingår i avtalet för byggnaden Euroforum byggföretagets ansvar under en tvåårs- och en tioårsperiod efter leverans. |
| --- | --- |

30.

Kommissionen kräver ett antal obligatoriska intyg och försäkringspremier när den inleder en undersökning av en byggnad. Sedan 2004 har en tioårig försäkringsgaranti systematiskt införts för de byggnader som kommissionen köper (Berlaymont, Madou och Beaulieu 25).

Större defekter leder till att det preliminära godkännandet av byggnaden och motsvarande betalningar ställs in. Mindre defekter, som kan repareras mellan det preliminära och det slutliga godkännandet omfattas av en procentandel av den finansiella garanti som uppdragstagaren lämnar (i allmänhet ungefär 5 % av resultatgarantin).

Om det efter det slutliga godkännandet framkommer en större defekt aktiveras den lagstadgade tioåriga garantin eller garantin för lämplig utrustning.

Ruta 5 – när det gäller Euroforum följdes förfarandena för godkännande av arbetena och frigörande av garanti som gäller för Luxemburg.

En första garanti som avser leverans inom fastställd tidsfrist (i detta fall 500 000 euro) frigjordes tre månader efter det att byggnaden tagits i besittning och först efter det att Euroforum SA hade betalat ett bötesbelopp på 93 000 euro för sen leverans av byggnaden.

95 % av en andra garanti, en resultatgaranti för arbeten och installationer (i detta fall 2 500 000 euro) frigjordes 17 månader efter det att byggnaden hade godkänts (3) och tagits i besittning, efter det att Euroforum SA reparerat alla större defekter.

Slutligen behölls en garanti för resterande 5 % (125 000 euro) för att reparera vissa mindre defekter. Detta belopp ansågs vara tillräckligt och strategin därför godtagbar. Kommissionen är villig att införa samma praxis som parlamentet använder.

Utöver ovannämnda garantier täcker en obligatorisk försäkring som ingår i avtalet för byggnaden Euroforum byggföretagets ansvar under en tvåårs- och en tioårsperiod efter leverans.

| 31. | Längden på denna period är en kompromiss mellan kontrollernas fullständighet och institutionens önskan att ta byggnaden i bruk, och beror på hur komplexa projekten är och på de resurser som finns tillgängliga.
  Kommissionen anser en period på några veckor tillräcklig för att upptäcka större defekter, resterande mindre defekter omfattas av den finansiella garantin och de större, men dolda defekterna omfattas av den tioåriga garantin.
  I alla fallen genomförs alla väsentliga kontroller rörande säkerhet, hälsa och sundhet, och kontrolleras av ackrediterade företag innan en byggnad tas i bruk. |
| --- | --- |

31.

Längden på denna period är en kompromiss mellan kontrollernas fullständighet och institutionens önskan att ta byggnaden i bruk, och beror på hur komplexa projekten är och på de resurser som finns tillgängliga.

Kommissionen anser en period på några veckor tillräcklig för att upptäcka större defekter, resterande mindre defekter omfattas av den finansiella garantin och de större, men dolda defekterna omfattas av den tioåriga garantin.

I alla fallen genomförs alla väsentliga kontroller rörande säkerhet, hälsa och sundhet, och kontrolleras av ackrediterade företag innan en byggnad tas i bruk.

| 33. | Hittills har inte kommissionen byggt några byggnader för egen räkning av de orsaker som domstolen anger och givetvis också på grund av att det inte har funnits tillgänglig tomtmark.
  När det gäller de två nya projekten (JMO2 i Luxemburg och daghemmet Cornet-Leman i Bryssel), kommer kommissionen till följd av de finansiella fördelarna att samarbeta med de nationella myndigheterna om deras uppförande eller renovering. |
| --- | --- |

33.

Hittills har inte kommissionen byggt några byggnader för egen räkning av de orsaker som domstolen anger och givetvis också på grund av att det inte har funnits tillgänglig tomtmark.

När det gäller de två nya projekten (JMO2 i Luxemburg och daghemmet Cornet-Leman i Bryssel), kommer kommissionen till följd av de finansiella fördelarna att samarbeta med de nationella myndigheterna om deras uppförande eller renovering.

| 34. | Även om den nya finansiella mekanismen har kostat några baspunkter, anser kommissionen att de marginaler som uppnåtts ändå är mycket konkurrenskraftiga när de jämförs med andra mekanismer. |
| --- | --- |

34.

Även om den nya finansiella mekanismen har kostat några baspunkter, anser kommissionen att de marginaler som uppnåtts ändå är mycket konkurrenskraftiga när de jämförs med andra mekanismer.

| 36. | På grund av reviderad praxis (anstånd med betalningen) blev finansieringssatsen för Madou-byggnaden 2006 fastställd till en negativ marginal på -0,01 %. Denna marginal fastställs i förhållande till en fast ränteswap.
  Vid förvärvet av byggnaden Beaulieu 25 var marginalen i förhållande till ränteswappen +0,008 % under 2006.
  Ruta 6 – analysen av detta ärende måste placeras in i sitt historiska sammanhang.
  Ett övergripande avtal nåddes efter långdragna förhandlingar under 2001–2002 och lades fram för Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (4) den 28 augusti 2002. Rådgivande kommittén för upphandling och avtal avgav ett positivt yttrande den 4 december 2002.
  Dessa villkor var mycket fördelaktiga för kommissionen både ekonomiskt och funktionellt (med en omfattande omgruppering av generaldirektoraten). Det skulle ha varit svårt för kommissionen att inleda förhandlingarna igen efter sex månader, eftersom den var pressad att lämna CUBE-byggnaden (se svaret på punkt 41, ruta 7), då utrustningsarbetena beräknades pågå i över tolv månader.
  Sedan dess, och så snart byggnadsprojektet är lämpat för det, förhandlar kommissionen fram de tekniska och funktionella aspekterna separat från finansieringen. För denna finansiering samråder kommissionen med finansmarknaderna för bästa möjliga resultat. |
| --- | --- |

36.

På grund av reviderad praxis (anstånd med betalningen) blev finansieringssatsen för Madou-byggnaden 2006 fastställd till en negativ marginal på -0,01 %. Denna marginal fastställs i förhållande till en fast ränteswap.

Vid förvärvet av byggnaden Beaulieu 25 var marginalen i förhållande till ränteswappen +0,008 % under 2006.

Ruta 6 – analysen av detta ärende måste placeras in i sitt historiska sammanhang.

Ett övergripande avtal nåddes efter långdragna förhandlingar under 2001–2002 och lades fram för Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (4) den 28 augusti 2002. Rådgivande kommittén för upphandling och avtal avgav ett positivt yttrande den 4 december 2002.

Dessa villkor var mycket fördelaktiga för kommissionen både ekonomiskt och funktionellt (med en omfattande omgruppering av generaldirektoraten). Det skulle ha varit svårt för kommissionen att inleda förhandlingarna igen efter sex månader, eftersom den var pressad att lämna CUBE-byggnaden (se svaret på punkt 41, ruta 7), då utrustningsarbetena beräknades pågå i över tolv månader.

Sedan dess, och så snart byggnadsprojektet är lämpat för det, förhandlar kommissionen fram de tekniska och funktionella aspekterna separat från finansieringen. För denna finansiering samråder kommissionen med finansmarknaderna för bästa möjliga resultat.

| 37. | När dessa anslag har blivit tillgängliga har kommissionen använt dem för både betalningar som förfaller och för oförutsedda utgifter.
  När utgifterna har varit oförutsedda har dessa gjort det möjligt för kommissionen att endera omförhandla tomträttsavtal eller att påskynda återbetalningar av avtal om byggnadsarbeten, och bara efter en noggrann analys av balansen mellan besparingar och böter, eller för att förvärva en byggnad, för att på så sätt uppnå framtida besparingar i EU-budgeten. |
| --- | --- |

37.

När dessa anslag har blivit tillgängliga har kommissionen använt dem för både betalningar som förfaller och för oförutsedda utgifter.

När utgifterna har varit oförutsedda har dessa gjort det möjligt för kommissionen att endera omförhandla tomträttsavtal eller att påskynda återbetalningar av avtal om byggnadsarbeten, och bara efter en noggrann analys av balansen mellan besparingar och böter, eller för att förvärva en byggnad, för att på så sätt uppnå framtida besparingar i EU-budgeten.

| 38. | Kommissionen tillämpar bestämmelserna i budgetförordningen. |
| --- | --- |

38.

Kommissionen tillämpar bestämmelserna i budgetförordningen.

| 41. | Det har redan införts ett visst mått av samarbete, särskilt för att lösa kortsiktiga behov. I Bryssel har kommissionen ingått särskilda avtal med Regionkommittén (VM-2), Europaparlamentet (MO75) och rådet (Infopoint och daghemmet Dailly). I Luxemburg ingicks liknande avtal mellan kommissionen och de övriga institutionerna.
  Den nya fastighetspolitiken kommer att vara resultatet av ett noggrant övervägande och kommer, där det är lämpligt, att ta hänsyn till revisionsrättens iakttagelser om den pågående IAS-revisionen och personalundersökningar.
  Ruta 7 – kommissionen anser att CUBE-byggnaden är ett fall där de två institutionernas intressen gick isär. Det positiva är dock att EU-institutionerna i Luxemburg efter denna erfarenhet har förstärkt sitt samarbete i avsikt att förbättra harmoniseringen av fastighetspolitiken. |
| --- | --- |

41.

Det har redan införts ett visst mått av samarbete, särskilt för att lösa kortsiktiga behov. I Bryssel har kommissionen ingått särskilda avtal med Regionkommittén (VM-2), Europaparlamentet (MO75) och rådet (Infopoint och daghemmet Dailly). I Luxemburg ingicks liknande avtal mellan kommissionen och de övriga institutionerna.

Den nya fastighetspolitiken kommer att vara resultatet av ett noggrant övervägande och kommer, där det är lämpligt, att ta hänsyn till revisionsrättens iakttagelser om den pågående IAS-revisionen och personalundersökningar.

Ruta 7 – kommissionen anser att CUBE-byggnaden är ett fall där de två institutionernas intressen gick isär. Det positiva är dock att EU-institutionerna i Luxemburg efter denna erfarenhet har förstärkt sitt samarbete i avsikt att förbättra harmoniseringen av fastighetspolitiken.

| 42. | Frågan om ett övergripande avtal om säte är komplicerad och känslig då ämnesområdet är så brett och kommissionen medger att sådana avtal inte har undertecknats med de belgiska eller luxemburgska myndigheterna. Istället har protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna kunnat användas på de flesta områdena och samarbetsavtal har ingåtts på särskilda områden, t.ex. i fråga om säkerheten i byggnaderna. |
| --- | --- |

42.

Frågan om ett övergripande avtal om säte är komplicerad och känslig då ämnesområdet är så brett och kommissionen medger att sådana avtal inte har undertecknats med de belgiska eller luxemburgska myndigheterna. Istället har protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska gemenskaperna kunnat användas på de flesta områdena och samarbetsavtal har ingåtts på särskilda områden, t.ex. i fråga om säkerheten i byggnaderna.

| 43. | OIB har börjat genomförandet av en ”livscykelkostnads”-metod för att bedöma de totala kostnader som uppstår under den tidsperiod en byggnad kan nyttjas, inklusive energi- och miljöaspekter. Huvudmålet med denna strategi är att bedöma, övervaka och förvalta alla kostnader i samband med nyttjandet av en byggnad. Denna metod kommer att fastställas under 2007 och presenterades i form av ett utkast till övriga institutioner (Europaparlamentet, rådet och kommittéerna) i september 2006.
  Sedan 2006 uppmanar kommissionen fastighetsägaren att lägga fram en rapport om byggnadens energiprestanda (sådana rapporter har lagts fram avseende Beaulieu 25 och SPA2). |
| --- | --- |

43.

OIB har börjat genomförandet av en ”livscykelkostnads”-metod för att bedöma de totala kostnader som uppstår under den tidsperiod en byggnad kan nyttjas, inklusive energi- och miljöaspekter. Huvudmålet med denna strategi är att bedöma, övervaka och förvalta alla kostnader i samband med nyttjandet av en byggnad. Denna metod kommer att fastställas under 2007 och presenterades i form av ett utkast till övriga institutioner (Europaparlamentet, rådet och kommittéerna) i september 2006.

Sedan 2006 uppmanar kommissionen fastighetsägaren att lägga fram en rapport om byggnadens energiprestanda (sådana rapporter har lagts fram avseende Beaulieu 25 och SPA2).

| 44. | När kommissionen har för avsikt att lansera ett anbudsförfarande för byggnadsrelaterade tjänster (t.ex. försäkring, underhåll, kurser i byggnadsteknik, städning) samråder den med andra institutioner för att ge dem möjlighet att delta.
  I Luxemburg har mycket nära samarbete etablerats mellan kommission, översättningscentrum och revisionsrätten.
  Kommissionen instämmer dock i att det finns utrymme för ökat samarbete. |
| --- | --- |

44.

När kommissionen har för avsikt att lansera ett anbudsförfarande för byggnadsrelaterade tjänster (t.ex. försäkring, underhåll, kurser i byggnadsteknik, städning) samråder den med andra institutioner för att ge dem möjlighet att delta.

I Luxemburg har mycket nära samarbete etablerats mellan kommission, översättningscentrum och revisionsrätten.

Kommissionen instämmer dock i att det finns utrymme för ökat samarbete.

| 45. | Sedan det andra halvåret 2006 vänder sig kommissionen alltid till en extern advokatbyrå för noggrann genomgång av de byggnader den förhandlar om. Denna genomgång omfattar alla rättsliga aspekter, avtal med arkitekter och försäkringsbolag, byggnadens officiella mål, miljö- och urbaniseringstillstånd samt skattefrågor.
  Beträffande värderingen av byggnaderna har kommissionen ett avtal med en specialist på området och när det gäller de tekniska aspekterna med ett teknikföretag.
  Mot denna bakgrund anser kommissionen att dess egen kvalificerade personal, tillsammans med de externa avtal som det hänvisas till ovan omfattar alla områden (rättsligt, finansiellt och tekniskt) som är nödvändiga för en samlad överblick av fastighetsprojekten. |
| --- | --- |

45.

Sedan det andra halvåret 2006 vänder sig kommissionen alltid till en extern advokatbyrå för noggrann genomgång av de byggnader den förhandlar om. Denna genomgång omfattar alla rättsliga aspekter, avtal med arkitekter och försäkringsbolag, byggnadens officiella mål, miljö- och urbaniseringstillstånd samt skattefrågor.

Beträffande värderingen av byggnaderna har kommissionen ett avtal med en specialist på området och när det gäller de tekniska aspekterna med ett teknikföretag.

Mot denna bakgrund anser kommissionen att dess egen kvalificerade personal, tillsammans med de externa avtal som det hänvisas till ovan omfattar alla områden (rättsligt, finansiellt och tekniskt) som är nödvändiga för en samlad överblick av fastighetsprojekten.

| 46. | I oktober 2006 genomförde kommissionen en presentation för de övriga institutionerna (Europaparlamentet, rådet, de två kommittéerna) av de rättsliga aspekterna av dess fastighetsavtal och särskilt tanken att skriva en handbok riktad till aktörerna på fastighetsmarknaden. I denna handbok skall huvudvillkoren för att ingå avtal med kommissionen beskrivas.
  Om kommissionen skulle inleda byggprojekt av liknande slag som rådet, domstolen eller revisionsrätten, skulle den med all säkerhet ta hänsyn till deras erfarenheter. |
| --- | --- |

46.

I oktober 2006 genomförde kommissionen en presentation för de övriga institutionerna (Europaparlamentet, rådet, de två kommittéerna) av de rättsliga aspekterna av dess fastighetsavtal och särskilt tanken att skriva en handbok riktad till aktörerna på fastighetsmarknaden. I denna handbok skall huvudvillkoren för att ingå avtal med kommissionen beskrivas.

Om kommissionen skulle inleda byggprojekt av liknande slag som rådet, domstolen eller revisionsrätten, skulle den med all säkerhet ta hänsyn till deras erfarenheter.

| 47. | Att integrera ett interinstitutionellt samarbete i lämpliga strukturer är möjligt bara om det finns ett fast åtagande från alla institutionerna.
  Utöver de inslag som anges i svaren på punkterna 41–46, ingick kommissionen särskilda avtal med Regionkommittén (VM2), Europaparlamentet (MO75) och rådet (Infopoint och daghemmet Dailly) i Bryssel. OIL har tagit betydande steg och det grundläggande arbetet för vidare åtgärder och resultat har genomförts. |
| --- | --- |

47.

Att integrera ett interinstitutionellt samarbete i lämpliga strukturer är möjligt bara om det finns ett fast åtagande från alla institutionerna.

Utöver de inslag som anges i svaren på punkterna 41–46, ingick kommissionen särskilda avtal med Regionkommittén (VM2), Europaparlamentet (MO75) och rådet (Infopoint och daghemmet Dailly) i Bryssel. OIL har tagit betydande steg och det grundläggande arbetet för vidare åtgärder och resultat har genomförts.

| 48. | De två kommissionskontoren samarbetar i nära anslutning till varandra och delar sina erfarenheter på ett flertal ämnesområden: tekniska standarder för datacenter, handbok med normer för inhysning, budgetförfaranden, fastighetsstrategi för informations- och kommunikationsteknik, utbildning, särskilda anbudsförfaranden, osv.
  De planerar också att standardisera programvaran för förvaltningen av kontorslokalerna.
  Utbyte med andra institutioner förekommer, men det är relativt informellt och behöver struktureras. |
| --- | --- |

48.

De två kommissionskontoren samarbetar i nära anslutning till varandra och delar sina erfarenheter på ett flertal ämnesområden: tekniska standarder för datacenter, handbok med normer för inhysning, budgetförfaranden, fastighetsstrategi för informations- och kommunikationsteknik, utbildning, särskilda anbudsförfaranden, osv.

De planerar också att standardisera programvaran för förvaltningen av kontorslokalerna.

Utbyte med andra institutioner förekommer, men det är relativt informellt och behöver struktureras.

SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER

| 50. | Kommissionen har kommentarer och åtaganden som den lägger fram för varje specifik rekommendation enligt nedan, men i den allmänna inledningen till kommissionens svar (se punkterna I–X) anges de grundläggande villkor som begränsar kommissionen på de fyra områden som revisionsrätten nämner. |
| --- | --- |

50.

Kommissionen har kommentarer och åtaganden som den lägger fram för varje specifik rekommendation enligt nedan, men i den allmänna inledningen till kommissionens svar (se punkterna I–X) anges de grundläggande villkor som begränsar kommissionen på de fyra områden som revisionsrätten nämner.

| 51. | Kommissionen instämmer i rekommendationen.
  En samordnad flerårig ram förutsätter att en sådan ram fastställs i varje institution.
  Kommissionen har fastställt en flerårig politisk ram, som är en löpande plan som varje år diskuteras i OIB:s och OIL:s styrelse.
  Kommissionen är också redo att undersöka i vilken utsträckning denna ram kan utgöra grund för en interinstitutionell ram.
  I det preliminära budgetförslaget lämnas information om de nya byggnader (kontorsyta) som väntas under det kommande året och en uppskattning av fastighetspolitikens samlade påverkan på budgeten ingår i årsrapporten om rubrik V.
  Slutligen måste dessa fleråriga ramar fortsätta att stämma överens med den grundläggande fastighetspolitik som håller på att ses över. |
| --- | --- |

51.

Kommissionen instämmer i rekommendationen.

En samordnad flerårig ram förutsätter att en sådan ram fastställs i varje institution.

Kommissionen har fastställt en flerårig politisk ram, som är en löpande plan som varje år diskuteras i OIB:s och OIL:s styrelse.

Kommissionen är också redo att undersöka i vilken utsträckning denna ram kan utgöra grund för en interinstitutionell ram.

I det preliminära budgetförslaget lämnas information om de nya byggnader (kontorsyta) som väntas under det kommande året och en uppskattning av fastighetspolitikens samlade påverkan på budgeten ingår i årsrapporten om rubrik V.

Slutligen måste dessa fleråriga ramar fortsätta att stämma överens med den grundläggande fastighetspolitik som håller på att ses över.

| 52–53. | Kommissionen godtar båda delarna av rekommendationen.
  Beträffande ett interinstitutionellt samarbete bedrivs ett sådant både i Bryssel och i Luxemburg (5).
  Kommissionen prioriterar helt långfristigt hyrande eller köp och den har ingått kortfristiga avtal bara i undantagsfall (6). Det står dock klart att politiken med att ingå långfristiga förvärvs-orienterade avtal är effektiv när den integreras i en tydlig politik som baseras på ett antal inslag som omfattar långfristig planering, behovsanalyser och den faktiska lokaliseringen av det fåtal stora byggnader som ingår, dvs. de stadsområden där kommissionens närvaro skall ökas. |
| --- | --- |

52–53.

Kommissionen godtar båda delarna av rekommendationen.

Beträffande ett interinstitutionellt samarbete bedrivs ett sådant både i Bryssel och i Luxemburg (5).

Kommissionen prioriterar helt långfristigt hyrande eller köp och den har ingått kortfristiga avtal bara i undantagsfall (6). Det står dock klart att politiken med att ingå långfristiga förvärvs-orienterade avtal är effektiv när den integreras i en tydlig politik som baseras på ett antal inslag som omfattar långfristig planering, behovsanalyser och den faktiska lokaliseringen av det fåtal stora byggnader som ingår, dvs. de stadsområden där kommissionens närvaro skall ökas.

| 54. | I linje med svaret på rekommendationen under punkt 53 vill kommission påpeka följande:






  — | Spridningen av kontorslokalerna måste ses inom ramen för en ny, mycket långsiktig strategi, som tar hänsyn till sådana faktorer som planerade behov, mobilitet och värdlandets insatser. |
| --- | --- | --- |

54.

I linje med svaret på rekommendationen under punkt 53 vill kommission påpeka följande:

—

Spridningen av kontorslokalerna måste ses inom ramen för en ny, mycket långsiktig strategi, som tar hänsyn till sådana faktorer som planerade behov, mobilitet och värdlandets insatser.

| — | Kommissionen instämmer i revisionsrättens analys och har börjat utforska alternativa och kompletterande lokaliseringar i Bryssel, i avsikt att fastställa ovannämnda strategi. |
| --- | --- |

—

Kommissionen instämmer i revisionsrättens analys och har börjat utforska alternativa och kompletterande lokaliseringar i Bryssel, i avsikt att fastställa ovannämnda strategi.

| — | Kommissionen anser dock att denna spridning inte bara styrs av ekonomiska överväganden, utan också begränsas av ett antal parametrar, där två av de viktigaste är miljöhänsyn (transporter från hemmet till kontoret och mellan kontorsbyggnaderna) och operativa aspekter (transporttid till möten). |
| --- | --- |

—

Kommissionen anser dock att denna spridning inte bara styrs av ekonomiska överväganden, utan också begränsas av ett antal parametrar, där två av de viktigaste är miljöhänsyn (transporter från hemmet till kontoret och mellan kontorsbyggnaderna) och operativa aspekter (transporttid till möten).

| — | Kommissionen fortsätter att sprida sina kontorslokaler i Bryssel, senast genom utvecklingen av lokaliseringarna Beaulieu och Genève, förvärvet av Madou nyligen och hyrandet av byggnaderna Covent Garden och Colonel Bourg. |
| --- | --- |

—

Kommissionen fortsätter att sprida sina kontorslokaler i Bryssel, senast genom utvecklingen av lokaliseringarna Beaulieu och Genève, förvärvet av Madou nyligen och hyrandet av byggnaderna Covent Garden och Colonel Bourg.

| 55. | Kommissionen stöder helt denna rekommendation och kommer att fortsätta att agera genom den interinstitutionella arbetsgruppen för infrastrukturer, logistik och interna tjänster (ILISWG) för Bryssels räkning och genom den tekniska interinstitutionella arbetsgruppen (GIITL) för Luxemburgs räkning och se till att behovsbedömningar och behovsindikatorer systematiskt finns med på deras dagordningar.
  OIB och OIL medger betydelsen av tillförlitlig styrinformation och har beslutat att använda samma programvara för att förvalta byggnader, våningar och ytor, så snart den harmoniserade handboken avseende lokalförhållanden har avslutats, vilket håller på att ske. Denna fråga kan tas upp som en fast punkt i de interinstitutionella arbetsgrupperna.
  Ett visst mått av samordning, särskilt för att lösa kortfristiga behov finns redan, vilket framgår av iakttagelse 47 och kommissionens svar på denna. |
| --- | --- |

55.

Kommissionen stöder helt denna rekommendation och kommer att fortsätta att agera genom den interinstitutionella arbetsgruppen för infrastrukturer, logistik och interna tjänster (ILISWG) för Bryssels räkning och genom den tekniska interinstitutionella arbetsgruppen (GIITL) för Luxemburgs räkning och se till att behovsbedömningar och behovsindikatorer systematiskt finns med på deras dagordningar.

OIB och OIL medger betydelsen av tillförlitlig styrinformation och har beslutat att använda samma programvara för att förvalta byggnader, våningar och ytor, så snart den harmoniserade handboken avseende lokalförhållanden har avslutats, vilket håller på att ske. Denna fråga kan tas upp som en fast punkt i de interinstitutionella arbetsgrupperna.

Ett visst mått av samordning, särskilt för att lösa kortfristiga behov finns redan, vilket framgår av iakttagelse 47 och kommissionens svar på denna.

| 56. | Beträffande samrådsförfarandet med marknadsaktörerna har kommissionen en klar strategi. |
| --- | --- |

56.

Beträffande samrådsförfarandet med marknadsaktörerna har kommissionen en klar strategi.

För framtida bygg- eller renoveringsprojekt (JMO2 i Luxemburg och Cornet-Leman i Bryssel) kommer anbudsförfaranden att användas i enlighet med direktivet.

För att hyra eller köpa befintliga byggnader, när det framgår av direktivet att det inte skall tillämpas, kommer kommissionen att samråda med marknadsaktörerna på ett så omfattande sätt som möjligt genom ett nytt förfarande, som är särskilt utformat för detta ändamål. Kommissionen kommer att avvika från denna princip bara under exceptionella omständigheter.

För utrustningsarbeten i befintliga byggnader är situationen väldigt annorlunda, vilket framgår av svaret på iakttagelse 21. Genom att välja en byggnad som är helt utrustad i enlighet med kommissionens specifikationer på ägarens ansvar (och som därför inte omfattas av offentliga anbudsförfaranden), undviker kommissionen att spendera pengar på hyra under den period byggnaden utrustas och den undviker också att ta ansvar för dessa arbeten.

Kommissionen godtar rekommendationen om att priserna bör baseras på byggkostnaderna, inklusive skäliga marginaler för de ekonomiska aktörerna, men den understryker att det pris som fastställs för tomtmarken kan utgöra en försvårande omständighet.

Beträffande protokollet om immunitet och privilegier är kommissionen enig med revisionsrätten. Kommissionen kommer att stärka de åtgärder den redan vidtagit i detta avseende i samband med dess översyn av fastighetspolitiken. (Se svaret i punkt 42.) Som anges ovan ligger de undantag som beviljas genom protokollet om immunitet och privilegier till grund för de nyttjanderättsavtal på 15 år som kommissionen har undertecknat för vissa av byggnaderna i Bryssel.

| 57. | Kommissionen tillämpar bestämmelserna i budgetförordningen. |
| --- | --- |

57.

Kommissionen tillämpar bestämmelserna i budgetförordningen.

| 58. | Kommissionen är helt inriktad på ett interinstitutionellt samarbete på alla områden, vilket den har bevisat i flertalet fall (miljö- och energifrågor, planering, metod för behovsvärdering, bästa praxis, för att nämna några områden).
  Detta åtagande kommer att bekräftas i den nya fastighetspolitiken, som kollegiet skall anta innan sommaruppehållet 2007.
  Beträffande samarbetet med Belgien har kommissionen utvidgat detta samarbete genom att inrätta en arbetsgrupp (med undergrupper om det finns behov av dessa), där Siim Kallas kabinett flera gånger om året håller möten med företrädare för huvudstadsregionen Bryssel.
  Beträffande samarbetet med Storhertigdömet Luxemburg, håller de administrativa cheferna i Luxemburg regelbundet möten med ordföranden i ”Fonds Urbain et d'Aménagement du Kirchberg”. |
| --- | --- |

58.

Kommissionen är helt inriktad på ett interinstitutionellt samarbete på alla områden, vilket den har bevisat i flertalet fall (miljö- och energifrågor, planering, metod för behovsvärdering, bästa praxis, för att nämna några områden).

Detta åtagande kommer att bekräftas i den nya fastighetspolitiken, som kollegiet skall anta innan sommaruppehållet 2007.

Beträffande samarbetet med Belgien har kommissionen utvidgat detta samarbete genom att inrätta en arbetsgrupp (med undergrupper om det finns behov av dessa), där Siim Kallas kabinett flera gånger om året håller möten med företrädare för huvudstadsregionen Bryssel.

Beträffande samarbetet med Storhertigdömet Luxemburg, håller de administrativa cheferna i Luxemburg regelbundet möten med ordföranden i ”Fonds Urbain et d'Aménagement du Kirchberg”.

---

(1)  Bryssel: ILISWG (den interinstitutionella arbetsgruppen för infrastrukturer, logistik och interna tjänster/Inter-institutional Infrastructure, Logistics and Internal Services Working Group); Luxemburg: GIITL (den tekniska interinstitutionella arbetsgruppen/Groupe interinstitutionnel technique – Luxembourg)

(2)  KOM(2002) 311 för 3 900 tjänster och KOM(2005) 573.

(3)  Enligt luxemburgsk lagstiftning gäller bara ett godkännande, som äger rum när hyrestagaren anser att inga större defekter finns kvar, så att byggnaden omfattas av en så kallad ”normal användning”.

(4)  Rådgivande kommittén för upphandling och avtal (mer känd som CCAM).

(5)  I Bryssel är ILISWG (den interinstitutionella arbetsgruppen för infrastrukturer, logistik och interna tjänster) och i Luxemburg ”den tekniska interinstitutionella arbetsgruppen – Luxemburg”, (GIITL) en arbetsgrupp som inrättats av de administrativa cheferna i Luxemburg, forum för interinstitutionella diskussioner om byggnads- och fastighetsfrågor. De möts regelbundet för att diskutera, sedan en kort tid tillbaka allt oftare, fastighetsprojekt, avtal och de rättsliga mekanismer som skall användas under särskilda omständigheter, livscykelkostnadsmetoden (vilket inkluderar renoveringskostnader av byggnaderna efter 15 till 20 år), energifrågan, skattestrategi och relationer med värdlandet.

(6)  I Bryssel undertecknas långfristiga avtal om syftet är att förvärva byggnaden enligt systemet med anstånd med betalning. Kortfristiga (fast inte riktigt kortfristiga) avtal på ungefär 15 år undertecknas för att få nyttjanderätt till byggnader. Denna metod tillämpas oftast på nya byggnader, då den kombinerar skattebefrielse genom protokollet om immunitet och privilegier med en minimal kostnad för budgeten, då underhållskostnaderna, som skall bäras av hyrestagaren, fortsätter att vara låga under de första 15 åren under en byggnads livscykel. Valet mellan de båda metoderna regleras av utbudet på marknaden och behoven, t.ex. när byggnaderna skall hysa genomförandeorgan, utan att man vet om dessa fortfarande kommer att existera ett tiotal år senare.

I Luxemburg används för närvarande bara kortfristiga avtal i väntan på att JMO2 skall uppföras. I övrigt används långfristiga avtal med köpoption.

---

DOMSTOLENS SVAR

| 15, 22 och 45. | Domstolen gläds åt att revisionsrätten uttalat sig positivt om dess önskan om att de luxemburgska myndigheterna utan kostnad skall tillhandahålla mark till domstolens byggnader, om att det skall råda konkurrens om bygg- och anläggningsarbetena, och om vikten av att upprätthålla den sakkunskap som krävs för att domstolen skall ha administrativ, ekonomisk och teknisk kontroll över sina byggnadsprojekt. |
| --- | --- |

15, 22 och 45.

Domstolen gläds åt att revisionsrätten uttalat sig positivt om dess önskan om att de luxemburgska myndigheterna utan kostnad skall tillhandahålla mark till domstolens byggnader, om att det skall råda konkurrens om bygg- och anläggningsarbetena, och om vikten av att upprätthålla den sakkunskap som krävs för att domstolen skall ha administrativ, ekonomisk och teknisk kontroll över sina byggnadsprojekt.

| 26. | Såsom revisionsrätten har anfört föreskrivs i ramkontraktet mellan domstolen och de luxemburgska myndigheterna att en oberoende expert skall utses för att fastställa byggnadens försäljningspris. Den luxemburgska staten inledde ett anbudsförfarande för att välja ut denna expert. Förfarandet gav inget resultat då inget anbud gavs in. Ett nytt förfarande har inletts och en expert kommer därför att kunna utses inom kort. Enligt de sista uppgifterna från de luxemburgska myndigheterna kommer den oberoende experten att kunna utses inom de närmsta dagarna. Förseningen kommer inte att hindra experten från att fullgöra sitt uppdrag enligt bestämmelserna i artikel 6.2 i ramkontraktet och fastställa fastighetens försäljningspris enligt artikel 6.3 i nämnda kontrakt. Redan nu granskas alla fakturor som utfärdas av de entreprenörer som arbetar på byggarbetsplatsen av en extern konsult som domstolen utsett och som skall bistå domstolen med uppföljning och kontroll av byggnadsprojektet. När den oberoende experten har tillsatts kommer fakturorna att överlämnas till honom så att han kan fastställa byggnadens slutliga försäljningspris.
  Revisionsrätten anför vidare att ramkontraktet endast innehåller allmänna principer utan närmare bestämmelser om kontroller, tidsfrister, förseningsavgifter och budgettak. Denna bedömning förtjänar att nyanseras betydligt.






  — | Hur kontrollerna skall utföras framgår tydligt av artikel 4.2 och 4.3 samt artikel 4.4.3 och 4.5.2 i ramkontraktet. Staten är skyldig att underrätta domstolen och få dess godkännande vid varje fas av genomförandet av byggnadsprojektet fram till tilldelningen av kontrakten. Genom dessa bestämmelser genomförs den princip som definieras i skälen och som det uttryckligen hänvisas till i ramkontraktets ingress. Enligt denna princip skall domstolen med den luxemburgska statens hjälp kunna bestämma finansieringsmetod och finansieringsvillkor för byggnadsprojektet i enlighet med gemenskapernas ekonomiska intressen. |
| --- | --- | --- |

26.

Såsom revisionsrätten har anfört föreskrivs i ramkontraktet mellan domstolen och de luxemburgska myndigheterna att en oberoende expert skall utses för att fastställa byggnadens försäljningspris. Den luxemburgska staten inledde ett anbudsförfarande för att välja ut denna expert. Förfarandet gav inget resultat då inget anbud gavs in. Ett nytt förfarande har inletts och en expert kommer därför att kunna utses inom kort. Enligt de sista uppgifterna från de luxemburgska myndigheterna kommer den oberoende experten att kunna utses inom de närmsta dagarna. Förseningen kommer inte att hindra experten från att fullgöra sitt uppdrag enligt bestämmelserna i artikel 6.2 i ramkontraktet och fastställa fastighetens försäljningspris enligt artikel 6.3 i nämnda kontrakt. Redan nu granskas alla fakturor som utfärdas av de entreprenörer som arbetar på byggarbetsplatsen av en extern konsult som domstolen utsett och som skall bistå domstolen med uppföljning och kontroll av byggnadsprojektet. När den oberoende experten har tillsatts kommer fakturorna att överlämnas till honom så att han kan fastställa byggnadens slutliga försäljningspris.

Revisionsrätten anför vidare att ramkontraktet endast innehåller allmänna principer utan närmare bestämmelser om kontroller, tidsfrister, förseningsavgifter och budgettak. Denna bedömning förtjänar att nyanseras betydligt.

—

Hur kontrollerna skall utföras framgår tydligt av artikel 4.2 och 4.3 samt artikel 4.4.3 och 4.5.2 i ramkontraktet. Staten är skyldig att underrätta domstolen och få dess godkännande vid varje fas av genomförandet av byggnadsprojektet fram till tilldelningen av kontrakten. Genom dessa bestämmelser genomförs den princip som definieras i skälen och som det uttryckligen hänvisas till i ramkontraktets ingress. Enligt denna princip skall domstolen med den luxemburgska statens hjälp kunna bestämma finansieringsmetod och finansieringsvillkor för byggnadsprojektet i enlighet med gemenskapernas ekonomiska intressen.

| — | När kontrakten tilldelas fastställs priserna och tidsfristerna i kontrakten med de utsedda entreprenörerna. |
| --- | --- |

—

När kontrakten tilldelas fastställs priserna och tidsfristerna i kontrakten med de utsedda entreprenörerna.

| — | Även om ramkontraktet inte direkt ålägger den luxemburgska staten någon förseningsavgift, föreskrivs det emellertid i artikel 4.4.1h, artikel 4.6.2 och artikel 4.8 att kontrakten med de entreprenörer som tilldelats kontrakt skall innehålla fullgörandegarantier och sanktionsbestämmelser, däribland förseningsavgifter. Staten åläggs genom denna artikel att strikt tillämpa dessa garantier och sanktionsbestämmelser (artikel 4.5.6) och att dra av motsvarande belopp från försäljningspriset (artikel 4.7). |
| --- | --- |

—

Även om ramkontraktet inte direkt ålägger den luxemburgska staten någon förseningsavgift, föreskrivs det emellertid i artikel 4.4.1h, artikel 4.6.2 och artikel 4.8 att kontrakten med de entreprenörer som tilldelats kontrakt skall innehålla fullgörandegarantier och sanktionsbestämmelser, däribland förseningsavgifter. Staten åläggs genom denna artikel att strikt tillämpa dessa garantier och sanktionsbestämmelser (artikel 4.5.6) och att dra av motsvarande belopp från försäljningspriset (artikel 4.7).

| — | Domstolen bibehåller kontrollen över budgeten. Staten är inte endast skyldig att få domstolens godkännande i fråga om de förslag på tilldelning av kontrakt avseende finansiering och tilldelning av kontrakt som huvudentreprenörer, vilka innehåller bindande löften, utan den skall också underrätta domstolen om varje eventuellt kostnadsöverskridande och lägga fram förslag för att på nytt anpassa sig till budgeten (artikel 4.4.4). |
| --- | --- |

—

Domstolen bibehåller kontrollen över budgeten. Staten är inte endast skyldig att få domstolens godkännande i fråga om de förslag på tilldelning av kontrakt avseende finansiering och tilldelning av kontrakt som huvudentreprenörer, vilka innehåller bindande löften, utan den skall också underrätta domstolen om varje eventuellt kostnadsöverskridande och lägga fram förslag för att på nytt anpassa sig till budgeten (artikel 4.4.4).

| — | Slutligen har domstolens administration och den luxemburgska förvaltningen för offentliga byggnader kompletterat dessa kontraktsbestämmelser med praktiska förfaranden för att säkerställa att tidsfrister och budget iakttas. Goda rutiner är, särskilt på byggområdet, säkert lika värdefulla som detaljerade kontraktsbestämmelser, som ofta är svåra att genomföra med tvång inom en viss tidsfrist och till en rimlig kostnad. |
| --- | --- |

—

Slutligen har domstolens administration och den luxemburgska förvaltningen för offentliga byggnader kompletterat dessa kontraktsbestämmelser med praktiska förfaranden för att säkerställa att tidsfrister och budget iakttas. Goda rutiner är, särskilt på byggområdet, säkert lika värdefulla som detaljerade kontraktsbestämmelser, som ofta är svåra att genomföra med tvång inom en viss tidsfrist och till en rimlig kostnad.

| 35. | Domstolen noterar med tillfredsställelse revisionsrättens anmärkning om att den använda finansieringsmodellen, som förvisso är komplicerad, är fördelaktig tack vare Europeiska investeringsbankens medverkan. För finansieringen av framtida moderniserings- och renoveringsarbeten av annexen A, B och C, kommer domstolen, för att ta hänsyn till revisionsrättens iakttagelser, att se till att den blir inblandad i anbudsförfarandet avseende finansieringen av dessa arbeten. |
| --- | --- |

35.

Domstolen noterar med tillfredsställelse revisionsrättens anmärkning om att den använda finansieringsmodellen, som förvisso är komplicerad, är fördelaktig tack vare Europeiska investeringsbankens medverkan. För finansieringen av framtida moderniserings- och renoveringsarbeten av annexen A, B och C, kommer domstolen, för att ta hänsyn till revisionsrättens iakttagelser, att se till att den blir inblandad i anbudsförfarandet avseende finansieringen av dessa arbeten.

| Bilaga I | Domstolen påpekar att till skillnad från budgetdokumenten görs det i tabellen ingen åtskillnad mellan krediter som endast går till hyra och medel för finansiering av de hyrköpsbetalningar som sker med sikte på att överta byggnaderna. Denna åtskillnad framgår av domstolens budget som innehåller två olika budgetposter. De respektive anslagen till dessa två poster visar den fastighetspolitik som domstolen har fört under flera år, och som syftar till att den genom hyrköp skall bli ägare av de byggnader som den varaktigt skall nyttja. |
| --- | --- |

Bilaga I

Domstolen påpekar att till skillnad från budgetdokumenten görs det i tabellen ingen åtskillnad mellan krediter som endast går till hyra och medel för finansiering av de hyrköpsbetalningar som sker med sikte på att överta byggnaderna. Denna åtskillnad framgår av domstolens budget som innehåller två olika budgetposter. De respektive anslagen till dessa två poster visar den fastighetspolitik som domstolen har fört under flera år, och som syftar till att den genom hyrköp skall bli ägare av de byggnader som den varaktigt skall nyttja.

---

EUROPEISKA EKONOMISKA OCH SOCIALA KOMMITTÉNS SVAR

| Punkt 28, ruta 4. | |
| --- | --- |

Punkt 28, ruta 4.

| 1. | När Europaparlamentet lämnade Jacques Delors-byggnaden (Belliard 99–101) år 1998 hade man ett fortlöpande hyreskontrakt för denna byggnad till 2007. Europaparlamentet, som även agerade som budgetmyndighet, beslutade att be kommittéerna att ta över detta kontrakt. Kommittéerna hade inget annat val än att gå med på detta, eftersom Europaparlamentet hade avsatt hälften av kommittéernas årliga budget för hyra till reserven, och motsvarande belopp endast skulle frigöras när kommittéerna undertecknat ett nytt hyreskontrakt avseende ett övertagande av Europaparlamentets innevarande kontrakt. Till en början ifrågasatte kommittéerna inte detta, eftersom de resurser som stod till deras förfogande då uppfyllde deras behov (det enda undantaget var Regionkommitténs plenarsessioner – fem per år – som hölls i Europaparlamentets lokaler). Eftersom Europaparlamentets kontrakt löpte ut först 2007, står det klart att ägarna stod i en stark förhandlingsposition (de skulle till och med 2007 erhålla ett årligt indexerat belopp på cirka 6,7 miljoner euro, även om byggnaden inte användes). |
| --- | --- |

1.

När Europaparlamentet lämnade Jacques Delors-byggnaden (Belliard 99–101) år 1998 hade man ett fortlöpande hyreskontrakt för denna byggnad till 2007. Europaparlamentet, som även agerade som budgetmyndighet, beslutade att be kommittéerna att ta över detta kontrakt. Kommittéerna hade inget annat val än att gå med på detta, eftersom Europaparlamentet hade avsatt hälften av kommittéernas årliga budget för hyra till reserven, och motsvarande belopp endast skulle frigöras när kommittéerna undertecknat ett nytt hyreskontrakt avseende ett övertagande av Europaparlamentets innevarande kontrakt. Till en början ifrågasatte kommittéerna inte detta, eftersom de resurser som stod till deras förfogande då uppfyllde deras behov (det enda undantaget var Regionkommitténs plenarsessioner – fem per år – som hölls i Europaparlamentets lokaler). Eftersom Europaparlamentets kontrakt löpte ut först 2007, står det klart att ägarna stod i en stark förhandlingsposition (de skulle till och med 2007 erhålla ett årligt indexerat belopp på cirka 6,7 miljoner euro, även om byggnaden inte användes).

| 2. | Revisionsrätten uppmärksammade i punkt 7.68 [om byggnaden Belliard 99–101] i sin årsrapport för budgetåret 2000 denna ovanliga och ganska problematiska situation:

  ”[...] kommittéerna [...] försattes i en besvärlig situation på grund av Europaparlamentets krav att de skulle överta denna byggnad för vilken Europaparlamentet hade tecknat hyreskontrakt till och med 2007”.

  I samma rapport påpekade revisionsrätten även följande:

  ”Trots detta lyckades de [kommittéerna] införa ett förhandlingsmoment genom att undersöka marknaden under sommaren 2000. De priser man slutligen kom fram till är mera i nivå med rådande marknadspriser i Bryssel för denna typ av byggnad.”

  Kommittéerna ställer sig bakom denna analys, och man är övertygad om att det inte skulle ha gått att förhandla fram något bättre pris för byggnaden Belliard 99–101. Förhandlingarna var i själva verket mycket tuffa, och det pris som uppnåddes motsvarade marknadsvillkoren. Sett till kvaliteten på resultaten och med hänsyn till att tidsgränserna respekterades var projektet som helhet en framgång. |
| --- | --- |

2.

Revisionsrätten uppmärksammade i punkt 7.68 [om byggnaden Belliard 99–101] i sin årsrapport för budgetåret 2000 denna ovanliga och ganska problematiska situation:

”[...] kommittéerna [...] försattes i en besvärlig situation på grund av Europaparlamentets krav att de skulle överta denna byggnad för vilken Europaparlamentet hade tecknat hyreskontrakt till och med 2007”.

I samma rapport påpekade revisionsrätten även följande:

”Trots detta lyckades de [kommittéerna] införa ett förhandlingsmoment genom att undersöka marknaden under sommaren 2000. De priser man slutligen kom fram till är mera i nivå med rådande marknadspriser i Bryssel för denna typ av byggnad.”

Kommittéerna ställer sig bakom denna analys, och man är övertygad om att det inte skulle ha gått att förhandla fram något bättre pris för byggnaden Belliard 99–101. Förhandlingarna var i själva verket mycket tuffa, och det pris som uppnåddes motsvarade marknadsvillkoren. Sett till kvaliteten på resultaten och med hänsyn till att tidsgränserna respekterades var projektet som helhet en framgång.

| 3. | Europaparlamentet informerades kontinuerligt om förhandlingsprocessens utveckling. Kommittéerna undertecknade i själva verket kontraktet efter budgetmyndighetens godkännande och helt i enlighet med budgetförordningen. |
| --- | --- |

3.

Europaparlamentet informerades kontinuerligt om förhandlingsprocessens utveckling. Kommittéerna undertecknade i själva verket kontraktet efter budgetmyndighetens godkännande och helt i enlighet med budgetförordningen.

| 4. | Den finansiella analysen i revisionsrättens särskilda rapport baseras på ett hyresvärde för den helrenoverade byggnaden på 8,28 miljoner euro (det årliga beloppet för tomträtten). Detta motsvarar cirka 221 euro per kvadratmeter. I rapporten ”Office Market trends” (december 2004, Catella), sidan 14, beräknades hyrorna i Léopold-kvarteret snarare till 240 euro per kvadratmeter vid den tidpunkt då kontraktet undertecknades (december 2000). Därför menar kommittéerna att byggnadens uppskattade värde i enlighet med den metod som beskrivs i revisionsrättens rapport (tillämpning av en teoretisk avkastning på 6,5 % baserad på en årlig indexerad hyra) inte skulle vara 127 miljoner euro, utan 138 miljoner euro. Motsvarande årliga delbetalning skulle i enlighet med revisionsrättens metod då uppgå till 7,42 miljoner euro (i stället för 6,83 miljoner euro). Vidare är detta beräknade årliga delbelopp starkt beroende av den förväntade inflationen under 27-årsperioden. Som ett exempel skulle en minskning av inflationen med endast 0,5 % (vilket minskar de framtida årliga betalningarna, eftersom de är indexerade) leda till en ökning av det motsvarande årliga delbeloppet med cirka 400 000 euro. |
| --- | --- |

4.

Den finansiella analysen i revisionsrättens särskilda rapport baseras på ett hyresvärde för den helrenoverade byggnaden på 8,28 miljoner euro (det årliga beloppet för tomträtten). Detta motsvarar cirka 221 euro per kvadratmeter. I rapporten ”Office Market trends” (december 2004, Catella), sidan 14, beräknades hyrorna i Léopold-kvarteret snarare till 240 euro per kvadratmeter vid den tidpunkt då kontraktet undertecknades (december 2000). Därför menar kommittéerna att byggnadens uppskattade värde i enlighet med den metod som beskrivs i revisionsrättens rapport (tillämpning av en teoretisk avkastning på 6,5 % baserad på en årlig indexerad hyra) inte skulle vara 127 miljoner euro, utan 138 miljoner euro. Motsvarande årliga delbetalning skulle i enlighet med revisionsrättens metod då uppgå till 7,42 miljoner euro (i stället för 6,83 miljoner euro). Vidare är detta beräknade årliga delbelopp starkt beroende av den förväntade inflationen under 27-årsperioden. Som ett exempel skulle en minskning av inflationen med endast 0,5 % (vilket minskar de framtida årliga betalningarna, eftersom de är indexerade) leda till en ökning av det motsvarande årliga delbeloppet med cirka 400 000 euro.

| Punkt 41, ruta 7. | Se EESK:s kommentarer till ruta 4. |
| --- | --- |

Punkt 41, ruta 7.

Se EESK:s kommentarer till ruta 4.

---