# Jurnalul Oficial C 295/18 n

| | ISSN 1830-3668 |
| --- | --- |
| Jurnalul Oficial
  al Uniunii Europene | C 295 |
| | |
| Ediţia în limba română | Comunicări şi informări | Anul 5118 noiembrie 2008 |

ISSN 1830-3668

Jurnalul Oficial

al Uniunii Europene

C 295

Ediţia în limba română

Comunicări şi informări

Anul 5118 noiembrie 2008

---

| Informarea nr. | Cuprins | Pagina |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informări |
| | INFORMĂRI PROVENIND DE LA INSTITUȚIILE ȘI ORGANELE UNIUNII EUROPENE |
| | Comisie |
| | Comitetul de supraveghere a OLAF |
| 2008/C 295/01 | Raportul de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF (iunie 2007-mai 2008) | 1 |

Informarea nr.

Cuprins

Pagina

IV   Informări

INFORMĂRI PROVENIND DE LA INSTITUȚIILE ȘI ORGANELE UNIUNII EUROPENE

Comisie

Comitetul de supraveghere a OLAF

2008/C 295/01

Raportul de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF (iunie 2007-mai 2008)

1

| | |
| --- | --- |
| 2008/C 295/02 | Aviz cititorilor (A se vedea coperta a treia) | s3 |

2008/C 295/02

Aviz cititorilor (A se vedea coperta a treia)

Aviz cititorilor

s3

| RO | |
| --- | --- |

RO

---

IV Informări

INFORMĂRI PROVENIND DE LA INSTITUȚIILE ȘI ORGANELE UNIUNII EUROPENE

Comisie

Comitetul de supraveghere a OLAF

| 18.11.2008 | RO | Jurnalul Oficial al Uniunii Europene | C 295/1 |
| --- | --- | --- | --- |

18.11.2008

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

C 295/1

---

Raportul de activitate al Comitetului de supraveghere a OLAF

iunie 2007-mai 2008

(2008/C 295/01)

Membrii Comitetului de supraveghere a OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARÁNGUEZPreședinteProcuror la Curtea Supremă, SpaniaKálmán GYÖRGYIConsilier-șef al ministrului justiției și aplicării legiiProcuror general al Republicii Ungaria (pensionat), UngariaPeter STRÖMBERGDirector al Comisiei de supraveghere a contabililor publici, SuediaDiemut R. THEATOFost parlamentar european, fost președinte al Comisiei pentru control bugetar, GermaniaRosalind WRIGHTPreședinte al Grupului consultativ privind frauda, Regatul Unit

CUPRINS

CUVÂNT ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI LA RAPORTUL DE ACTIVITATE AL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

INTRODUCERE

| I. | METODELE DE LUCRU ALE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE |
| --- | --- |

I.

| I – 1. | Ședințe |
| --- | --- |

I – 1.

| I – 2. | Secretariatul |
| --- | --- |

I – 2.

| II. | FUNCŢIA DE INVESTIGARE A OLAF |
| --- | --- |

II.

| II – 1. | Monitorizarea funcției de investigare a OLAF: consolidarea independenței OLAF |
| --- | --- |

II – 1.

| II – 1.1. | Monitorizarea regulată la inițiativa Comitetului de supraveghere [articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999] |
| --- | --- |

II – 1.1.

| II – 1.2. | Monitorizarea regulată pe baza informațiilor trimise Comitetului de supraveghere de către directorul general al OLAF [articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999] |
| --- | --- |

II – 1.2.

| II – 1.2.1. | Investigații aflate în curs de peste nouă luni |
| --- | --- |

II – 1.2.1.

| II – 1.2.2. | Recomandări pentru instituții |
| --- | --- |

II – 1.2.2.

| II – 1.2.3. | Cazuri care necesită transmiterea informațiilor către autoritățile judiciare naționale |
| --- | --- |

II – 1.2.3.

| II – 1.3. | „Nedeschiderea prima facie a unui caz”: informații primite care în mod clar și neechivoc nu intră în competența OLAF |
| --- | --- |

II – 1.3.

| II – 1.4. | Politica de minimis a OLAF: nereguli minore care pot fi soluționate în mod satisfăcător de alte servicii |
| --- | --- |

II – 1.4.

| II – 1.5. | Activitățile OLAF în domeniul prevenirii fraudei |
| --- | --- |

II – 1.5.

| II – 2. | Gestionarea funcției de investigare a OLAF |
| --- | --- |

II – 2.

| II – 2.1. | Normele procedurale de investigare ale OLAF |
| --- | --- |

II – 2.1.

| II – 2.2. | Gestionarea investigațiilor |
| --- | --- |

II – 2.2.

| II – 2.3. | Organizarea administrativă și politica de personal în raport cu funcția de investigare a OLAF |
| --- | --- |

II – 2.3.

| III. | RELAŢIILE CU OLAF, CU INSTITUŢIILE EUROPENE, CU PARTENERII OLAF ŞI CU PĂRŢILE INTERESATE |
| --- | --- |

III.

| III – 1. | Relațiile cu OLAF |
| --- | --- |

III – 1.

| III – 2. | Relațiile cu instituțiile comunitare, cu partenerii OLAF și cu părțile interesate |
| --- | --- |

III – 2.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

| ANEXA 1 | Calendarul ședințelor Comitetului de supraveghere |
| --- | --- |

ANEXA 1

| ANEXA 2 | Lista avizelor adoptate de Comitetul de supraveghere între 1 decembrie 2006 și 31 mai 2008 |
| --- | --- |

ANEXA 2

| ANEXA 3 | Avizul nr. 1/2008 „Prima facie non-cases” |
| --- | --- |

ANEXA 3

| ANEXA 4 | Avizul nr. 2/2008 Planul anual de gestionare al OLAF pentru 2008 |
| --- | --- |

ANEXA 4

| ANEXA 5 | Avizul nr. 3/2008 Proiectul preliminar de buget OLAF pe anul 2009 |
| --- | --- |

ANEXA 5

CUVÂNT ÎNAINTE AL PREȘEDINTELUI LA RAPORTUL DE ACTIVITATE AL COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

Am plăcerea de a prezenta cel de al doilea Raport de activitate al actualului Comitet de supraveghere a OLAF, pentru perioada iunie 2007-mai 2008.

Comitetul de supraveghere se angajează pe deplin să asiste OLAF în misiunea sa crucială de luptă împotriva fraudei, a corupției și a activităților ilegale care aduc prejudicii intereselor financiare ale Comunității Europene și să consolideze independența OLAF prin monitorizarea regulată a investigațiilor sale. În prezent, suntem într-un moment hotărâtor al mandatului nostru pentru îndeplinirea acestor sarcini, deoarece am dobândit atât o bună înțelegere, cât și cunoștințe vaste cu privire la OLAF și la domeniul său de activitate.

Având această experiență practică, am accelerat monitorizarea investigațiilor OLAF prin examinarea unui număr considerabil de cazuri cu scopul de a proteja independența OLAF în cursul investigațiilor, precum și calitatea activității sale. La momentul redactării prezentului raport, Comitetul de supraveghere finalizează mai multe avize cu privire la cazuri de nereguli minore (cazuri de minimis), la analiza detaliată a motivelor care fac ca investigațiile să dureze mai mult de nouă luni și la evaluarea mai multor cazuri care rămân nesoluționate după patru ani de la deschidere. Monitorizarea regulată a investigațiilor este o metodă de o importanță fundamentală pentru garantarea respectării depline a independenței în cursul deschiderii și desfășurării investigațiilor, precum și în elaborarea rapoartelor de caz. Fiind un comitet independent, deținem o poziție ideală pentru a realiza această sarcină și ne-am concentrat și vom continua să ne concentrăm toate eforturile și experiența pentru a o duce la îndeplinire.

Menționăm faptul că OLAF lucrează la un nou manual de proceduri, pe care îl vom examina cu atenție și vom furniza un feedback constructiv. Astfel cum am menționat în raportul de activitate anterior, Comitetul de supraveghere a constatat că o mare parte dintre problemele legate de investigațiile OLAF pot fi soluționate prin intermediul unor norme procedurale clare pe care trebuie să le respecte toți funcționarii OLAF. Acest lucru este valabil în special în ceea ce privește durata excesivă a unora dintre aceste investigații. Ne așteptăm ca noul manual să stabilească norme procedurale clare pentru operațiuni, inclusiv termene rezonabile pentru fiecare etapă a procedurii de investigare.

Comitetul constată cu satisfacție aceste inițiative întreprinse de OLAF pentru a spori eficiența investigațiilor, dar a mai rămas un drum lung de parcurs. Sperăm că OLAF să își va revizui politicile de gestionare și de resurse umane și sperăm ca resursele în general să fie alocate într-un mod mai rațional pentru a consolida funcția de investigare pe care o deține OLAF.

În cursul perioadei în cauză, am menținut contacte strânse cu personalul de conducere al OLAF, inclusiv directorul general, directorii și șefii de unitate, precum și cu personalul din întreaga organizație. Am colaborat bine cu OLAF și suntem convinși că această colaborare va continua și va fi consolidată în viitor. Mai mult, ne exprimăm totodată încrederea că relația de lucru strânsă dintre Comitet și instituțiile UE va continua.

În calitate de comitet independent, principalul nostru obiectiv este să ajutăm OLAF să își sporească eficacitatea și să își consolideze independența și suntem ferm hotărâți să continuăm în acest sens.

Aș dori să mulțumesc în special secretariatului Comitetului de supraveghere pentru sprijinul său inestimabil.

INTRODUCERE

Comitetul de supraveghere (CS) a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) a fost înființat pentru a consolida și garanta independența OLAF prin monitorizarea regulată a funcției de investigare a acestuia. Comitetul emite avize în atenția directorului general al OLAF și trebuie să prezinte instituțiilor un raport anual privind activitățile sale. Acesta este al doilea raport de activitate al actualului CS și se referă la activitățile întreprinse în perioada 1 iunie 2007-31 mai 2008.

În primul nostru raport de activitate, adoptat în octombrie 2007 (1), CS a subliniat necesitatea ca OLAF să pună în aplicare o conducere puternică și eficientă, o politică de investigare clară și o gestionare transparentă a procedurilor, mecanisme de control intern pentru a evita conflictele de interese care pot apărea în cursul investigațiilor și o politică de personal robustă, deoarece toate aceste aspecte au un impact direct asupra desfășurării independente a investigațiilor, precum și asupra eficacității acestora. De asemenea, CS a recomandat schimbări în modul în care OLAF îi furnizează informații privind investigațiile aflate în curs de peste nouă luni. Raportul a fost discutat cu vicepreședintele Comisiei, domnul Siim Kallas, secretarul-general al Comisiei, doamna Catherine Day, Comisia pentru control bugetar din cadrul Parlamentului European (Cocobu) și Grupul de lucru al Consiliului pentru combaterea fraudei în timpul președinției slovene. CS este mulțumit de feedback-ul pozitiv și de sprijinul primit. Domnul Franz-Hermann Brüner, director general al OLAF, a afirmat că, în opinia sa, raportul reprezintă un mijloc adecvat pentru realizarea unor obiective comune.

Doamna Rosalind Wright a deținut președinția CS până în decembrie 2007, când domnul Luis López Sanz-Aránguez a fost ales pentru un mandat de un an.

I.   METODELE DE LUCRU ALE COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

I – 1.   Ședințe

CS își menține programul de ședințe lunare și a ținut unsprezece ședințe plenare cu ușile închise, la care au participat toți membrii (2). Ședințele CS nu sunt deschise publicului, iar documentele CS sunt confidențiale, cu toate că procesele-verbale ale ședințelor sunt puse la dispoziția OLAF și a secretariatelor generale ale Parlamentului European, Consiliului și Comisei din motive de transparență și pentru a le informa în mod regulat cu privire la activitățile CS. Avizele CS adresate directorului general al OLAF au fost adoptate în unanimitate de membrii CS și s-a păstrat numirea raportorilor (3) în vederea sporirii eficienței pregătirii unor aspecte specifice care prezintă interes pentru CS, precum și a acțiunilor ulterioare acestora.

Astfel cum s-a procedat și în cursul perioadei de raportare precedente, CS a continuat practica de a invita directorul general al OLAF și mai mulți membri ai personalului OLAF la ședințele sale, pentru a discuta și a fi la curent cu orice aspecte pertinente care sunt relevante pentru activitățile sale, precum și pentru a informa OLAF cu privire la activitățile CS.

I – 2.   Secretariatul

Responsabilitățile secretariatului CS sunt definite în Regulamentul de procedură al CS (4), care stipulează că secretariatul joacă un rol-cheie, facilitând și contribuind la îndeplinirea tuturor sarcinilor întreprinse de CS și asigurând independența deplină a CS în îndeplinirea mandatului său legal.

Dat fiind că a constatat dificultăți în recrutarea și numirea personalului de secretariat pe parcursul primilor doi ani de funcționare (5), CS a recomandat (6) rezervarea a opt persoane calificate pentru postul de secretar prin intermediul unei note de subsol la schema de personal a OLAF, pentru a evita întreruperea activităților viitoare ale CS, precum și pentru a asigura continuitatea activităților CS și pentru a consolida independența acestuia.

II.   FUNCŢIA DE INVESTIGARE A OLAF

II – 1.   Monitorizarea funcției de investigare a OLAF: consolidarea independenței OLAF

Inițierea și desfășurarea de investigații în mod independent și elaborarea de rapoarte de caz în urma acestor investigații intră în responsabilitățile de bază ale OLAF. De la începutul mandatului său, actualul Comitet de supraveghere a decis să utilizeze pe deplin mecanismele legale care îi sunt acordate de legislator în ceea ce privește monitorizarea regulată a funcției de investigare a OLAF.

De la ultimul raport, CS și-a sporit activitatea de monitorizare a investigațiilor care durează mai mult de nouă luni și, pentru prima dată, a investigațiilor care rămân deschise timp de peste patru ani și a cazurilor transferate autorităților judiciare naționale. De asemenea, CS a examinat statisticile lunare privind activitățile operaționale.

II – 1.1.   Monitorizarea regulată la inițiativa Comitetului de supraveghere [articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999]

Durata excesiv de lungă a investigațiilor OLAF a reprezentat un motiv de îngrijorare pentru CS. De asemenea, OLAF consideră reducerea duratei cazurilor mai vechi drept o prioritate (7).

Având în vedere rolul principal pe care îl joacă OLAF în anumite domenii de investigație în care deține și competențe procedurale clare, CS a decis să examineze toate cazurile Direcției A „Investigații și operațiuni I” din cadrul OLAF, care au rămas deschise după mai mult de patru ani de investigare sau care au fost create în 2004. Raportorii au examinat informațiile legate de 26 de dosare de investigație ale OLAF, care implică toate sectoarele Direcției A, după cum urmează: 13 investigații interne privind instituțiile europene, 5 investigații interne/externe privind organismele UE, 6 privind cheltuielile directe și ajutorul extern și 2 privind ajutorul extern.

Obiectivul acestei analize a fost să verifice dacă întârzierile potențial nejustificate nu erau legate de vreun motiv care ar fi compromis desfășurarea independentă a investigațiilor sau care ar putea pune în pericol rezultatele acestora.

În examinarea cazurilor, CS a acordat atenția cuvenită următoarelor elemente: respectarea normelor stabilite în Manualul OLAF; clasificarea cazurilor drept abateri de natură penală, disciplinară sau financiară; întârzierile nejustificate; perioadele de inactivitate și termenele de prescripție; conflictele de interese în cursul investigațiilor; respectarea drepturilor omului și a libertăților fundamentale; riscurile potențiale asupra desfășurării independente a investigațiilor. În plus, s-a efectuat o evaluare generală a calității dosarelor, precum și a concordanței între sistemul de gestionare a cazurilor (CMS) și copia pe suport de hârtie.

Deși fiecare caz are caracteristici individuale, a reieșit existența unor aspecte comune în ceea ce privește întârzierile nejustificate și perioadele neexplicate de inactivitate pe parcursul etapei de investigare. Unele dintre cazurile clasificate drept „investigații interne” erau de fapt cazuri de „asistență penală”. Cazurile respective, precum și alte cazuri care au fost corect clasificate drept investigații interne au rămas deschise, deși nu se desfășoară în prezent nicio activitate de investigare.

Cu excepția perioadelor de evaluare, Manualul OLAF nu prevede termene clare pentru durata unei investigații. Această lacună creează nesiguranță juridică și un risc potențial de nerespectare a termenelor de prescripție și a altor factori care pot aduce atingere intereselor justiției.

CS își exprimă îngrijorarea cu privire la lipsa unor mecanisme eficiente de monitorizare a cazurilor care să asiste OLAF în evitarea acestor riscuri. CS recunoaște și salută numirea a doi consilieri pentru departamentele de investigare și operaționale din cadrul OLAF, însă mandatul acestora nu este clar definit, iar CS se teme că, în lipsa unor norme procedurale clare, subzistă factori care pot periclita succesul investigațiilor.

În prezent, toate investigațiile OLAF care au rămas deschise timp de peste patru ani sunt examinate de raportori. În cursul lunilor viitoare, se va ajunge la concluzii generale și detaliate, care vor face obiectul unui aviz adresat directorului general al OLAF.

În procesul de monitorizare de către CS a cazurilor OLAF, au fost examinate atât dosarele pe suport de hârtie, cât și dosarele în format electronic provenind din baza de date a OLAF din cadrul sistemului de gestionare a cazurilor (CMS). CS a constat o lipsă generală de rigurozitate și organizare sistematică atât la nivelul indexării, cât și al arhivării documentelor OLAF. CS consideră că este indispensabil să se acorde atenție acestor detalii, pentru a evita orice eventuală confuzie și posibila pierdere a continuității în tratarea cazurilor. În plus, CS consideră că, pentru a câștiga timp, ar trebui pregătite note de dosar cu un rezumat al faptelor unui caz, în una dintre limbile de lucru ale Comisiei, de către un investigator care poate citi documentele în limba originală.

II – 1.2.   Monitorizarea regulată pe baza informațiilor trimise Comitetului de supraveghere de către directorul general al OLAF [articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999]

II – 1.2.1.   Investigații aflate în curs de peste nouă luni

CS a continuat să examineze rapoartele întocmite de investigatorii OLAF în cazul investigațiilor aflate în curs de peste nouă luni. CS a examinat toate cele 141 de rapoarte privind investigațiile de acest tip în perioada ianuarie-decembrie 2007 (78 % dintre investigațiile deschise de OLAF la momentul respectiv fuseseră în curs pentru o perioadă mai lungă de nouă luni), grupându-le pe luni și pe sectoare și acordând o atenție deosebită motivelor invocate pentru nefinalizarea cazurilor în termen de nouă luni. CS a remarcat că motivul invocat de OLAF pentru jumătate dintre aceste rapoarte a fost: „cu toate că s-au alocat resurse semnificative, volumul muncii de investigare necesită mai mult timp”.

În raportul anual de activitate pentru perioada 2005-2007, CS a recomandat schimbări radicale în informațiile incluse în rapoartele OLAF, menite să ofere motive detaliate pentru întârzierile exagerate ale investigațiilor și să atragă atenția asupra eventualelor termene de prescripție (8).

Mai exact, CS a adresat directorului general al OLAF următoarea recomandare: „formatul rezumatului «rapoartelor privind cazurile deschise de peste nouă luni» ar trebui modificat pentru a încorpora elemente suplimentare care să permită o evaluare eficientă a evoluției investigațiilor. Aceste elemente ar trebui să includă: descrierea juridică a neregulii, data sau perioada când au fost săvârșite actele investigate, durata «etapei de evaluare» anterior luării deciziei de deschidere a cazului, potențiale sancțiuni sau consecințe juridice ale actelor investigate și termenele de prescripție asociate actelor investigate.”

Directorul general al OLAF a dat curs în mod formal acestei recomandări a CS. Cu toate acestea, în timp ce unitățile de investigare și operaționale din cadrul Direcției B „Investigații și operațiuni II” și-au adaptat rapoartele pentru a include informațiile solicitate de CS, unitățile de investigare și operaționale din cadrul Direcției A „Investigații și operațiuni I” nu au urmat recomandarea (9). Prin urmare, CS a întâmpinat aceleași probleme ca și în perioada de raportare anterioară. Recurgerea la „suspendarea strategică a investigației” a fost invocată în mod frecvent drept motiv pentru faptul că anumite investigațiile erau încă în curs. CS recomandase anterior omiterea acestei formulări ca motiv pentru a menține o investigație deschisă, deoarece nu oferea o imagine clară asupra motivelor pentru întârzieri. În plus, s-a constatat că perioada de timp preconizată pentru finalizarea investigației nu a fost menționată într-o treime dintre cazuri.

CS a atras atenția directorului general al OLAF asupra diferenței în abordarea adoptată de cele două direcții. Direcția A și-a adaptat rezumatele conform solicitării CS abia în ianuarie 2008. Aceste rapoarte sunt de asemenea examinate de CS (54 de rapoarte din perioada ianuarie-mai 2008) și, alături de cele 141 de rapoarte menționate anterior, fac obiectul unui aviz care urmează să fie adresat directorului general al OLAF.

II – 1.2.2.   Recomandări pentru instituții

Directorul general al OLAF are obligația să informeze CS cu privire la cazurile în care o instituție, un organism sau o agenție vizată nu au acționat după recomandările OLAF (10). În perioada de raportare, nu au fost raportate Consiliului de supraveghere decât două astfel de cazuri, care au fost analizate și discutate în cadrul CS. Pe baza unui număr atât de scăzut de cazuri raportate, CS nu poate ajunge la nicio concluzie generală și nu poate formula nicio recomandare. Cu toate acestea, cazurile respective au generat temerea că OLAF nu a desfășurat acțiuni de urmărire adecvate și nu a ținut seama de termenele de prescripție, în pofida cărora a realizat un număr considerabil de sarcini administrative inutile. CS este îngrijorat de faptul că nu au fost semnalate decât două cazuri în perioada de raportare, deoarece aceasta pare să indice lipsa unei raportări sistematice.

CS recomandă OLAF să creeze un sistem de raportare sistematică pentru cazurile în care o instituție, un organism sau o agenție nu au acționat conform recomandărilor OLAF în respectarea obligațiilor legale.

II – 1.2.3.   Cazuri care necesită transmiterea informațiilor către autoritățile judiciare naționale

Obiectivul CS este de a evalua calitatea și utilitatea rapoartelor de investigație ale OLAF pentru autoritățile judiciare naționale și de a verifica fundamentarea exclusivă a concluziilor investigațiilor pe elemente care au valoare probatorie în cadrul procedurilor judiciare ale statului membru în care utilizarea acestora se dovedește necesară (11).

Directorul general al OLAF transmite în mod regulat Comitetului de supraveghere copii ale documentelor trimise autorităților judiciare din statele membre. În cursul perioadei de raportare, CS a examinat 43 de cazuri de acest tip. Aceste cazuri au fost prezentate la ședințele CS de către magistrații din Unitatea pentru consiliere juridică și judiciară din cadrul OLAF care au înaintat dosarele cazurilor. Pe baza unei analize preliminare, au loc discuții între CS și reprezentanți ai acestei unități cu privire la aspectele de fond și de procedură ale investigațiilor.

CS a acordat o atenție deosebită clasificării abaterilor, precum și perioadei de prescripție a acestora. De asemenea, CS verifică dacă descrierea faptelor este clară și ușor de înțeles pentru destinatar. În cele din urmă, membrii fac eforturi pentru a asigura faptul că rapoartele vor fi utilizabile drept dovezi admisibile în cadrul procedurilor judiciare ale statului membru în cauză. În cazul unei abateri ale cărei elemente constitutive au fost comise în mai multe state membre, CS încearcă de asemenea să stabilească motivele obiective pentru care OLAF a ales statul membru căruia i-a prezentat cazul.

CS a observat că, în unele cazuri, rapoartele finale au fost trimise autorităților naționale după ce cazurile respective au fost prescrise și că, în altele, autoritățile nu au deschis cazul pe motiv că acesta era lipsit de relevanță. CS a remarcat, de asemenea, că acest lucru ar putea fi evitat prin implicarea într-o etapă mai timpurie a magistratului din cadrul Unității de consiliere juridică și judiciară în investigație. În toate cazurile în care avizul magistraților OLAF pare esențial, gradul de implicare a acestora și momentul în care se implică nu sunt sistematice.

Trebuie menționat că autoritățile judiciare din statele membre care primesc rapoartele OLAF nu sunt obligate să inițieze proceduri legale (12). Intră în responsabilitatea autorităților respective să ia o decizie în conformitate cu statul de drept aplicabil în teritoriile lor și, dacă este cazul, conform priorităților politicii lor în materie penală.

Având în vedere aceste aspecte și pentru a îmbunătăți claritatea rapoartelor transmise, ar fi de dorit să se garanteze că toate aceste rapoarte se bazează întotdeauna pe același model prestabilit pentru a se asigura că nimic nu este omis și că sunt incluse toate elementele relevante, ținând seama de cerințele legale ale statelor membre și de normele naționale de evaluare.

De asemenea, CS primește informații în mod regulat din partea OLAF cu privire la cazurile în care autoritățile naționale, inclusiv parchetele, nu au inițiat proceduri în urma primirii dosarelor de la OLAF. Acest lucru s-a întâmplat în două cazuri înaintate în 2007 și, respectiv, în 2008, în care autoritățile judiciare cărora le-a fost transferat cazul au decis să nu întreprindă nicio acțiune ulterioară.

II – 1.3.   „Nedeschiderea prima facie a unui caz”: informații primite care în mod clar și neechivoc nu intră în competența OLAF

CS a examinat un eșantion reprezentativ de 212 de cazuri care nu au fost deschise prima facie (24 % din toate cazurile între 2003 și 2007) deoarece informațiile primite de OLAF nu țineau de competența sa și, prin urmare, cazurile respective nu au necesitat efectuarea unei evaluări complete sau deschiderea unei investigații formale (13). Analiza s-a concentrat pe verificarea aplicării corecte de către OLAF a normelor prevăzute în manual și pe examinarea procedurilor existente pentru tratarea acestui tip de cazuri.

CS a concluzionat că OLAF aplică normele existente în mod corespunzător și că procedurile îi permit să închidă acest tip de cazuri rapid și fără să aibă nevoie de resurse excesive. CS nu a descoperit niciun caz din eșantion în care să fi fost mai adecvată utilizarea unei alte proceduri sau investigarea completă a informațiilor. Cu toate acestea, CS observă că există o neconcordanță între procedurile obișnuite, conform cărora investigatorii evaluează informațiile primite, și manual, care indică faptul că procesarea informațiilor primite este responsabilitatea șefului de unitate. CS recomandă Oficiului de Luptă Antifraudă să țină seama de acest aspect în revizuirea Manualului OLAF – Proceduri operaționale.

II – 1.4.   Politica de minimis a OLAF: nereguli minore care pot fi soluționate în mod satisfăcător de alte servicii

CS este conștient că impactul financiar nu reprezintă întotdeauna motivul principal luat în considerare atunci când se decide deschiderea sau nu a unui caz. OLAF are de asemenea obligația de a lua în considerare și alți factori, cum ar fi importanța la nivel politic a informațiilor și reputația Comunităților, precum și respectarea politicii de toleranță zero aplicate de Comisie în ceea ce privește frauda și corupția. Acest lucru nu înseamnă însă că OLAF trebuie să proceseze toate tipurile de informații inițiale și să investigheze toate cazurile indiferent de amploarea impactului financiar al acestora.

CS a identificat anumite cazuri extrem de minore (de exemplu, introducerea de către funcționari a unor cereri false de rambursare a cheltuielilor care implică sume mici de bani) care ar fi putut fi transferate direct Oficiului de investigație și de disciplină al Comisiei (IDOC), organismul competent pentru investigarea acestui tip de cazuri interne, precum și a cazurilor de abateri profesionale. Din experiența CS rezultă de asemenea că OLAF ar putea avea de câștigat din cooperarea cu IDOC. Prin urmare, este important ca OLAF să pună în aplicarea Memorandumul de înțelegere cu IDOC cât mai curând posibil, pentru a clarifica normele care stabilesc ce trebuie investigat de OLAF și ce ar trebui transferat IDOC, precum și aspectele practice, cum ar fi accesul la dosar.

CS consideră că ar fi util pentru OLAF să dezvolte o politică internă de minimis în conformitate cu politica sa de investigare și cu prioritățile acesteia. CS consideră că, în măsura posibilului, OLAF ar trebui să încerce să aloce resursele pentru investigarea cazurilor mai grave conform unei strategii de investigare care urmează să fie definită de OLAF și prin care volumul de muncă și resursele umane vor fi redistribuite astfel încât să nu fie alocate cazurilor cu un impact financiar redus.

II – 1.5.   Activitățile OLAF în domeniul prevenirii fraudei

Pe parcursul perioadei vizate de prezentul raport, OLAF a susținut în mod regulat prezentări pentru CS cu privire la noile inițiative de prevenire a fraudei și corupției. În timp ce CS susține, în principiu, eforturile depuse de OLAF în domeniul prevenirii fraudei și corupției, acesta consideră că activitățile în acest domeniu ar trebui să fie strâns legate de investigațiile și de activitățile operaționale ale OLAF. În special, CS este interesat să afle cum ar putea OLAF să utilizeze, pe baza rezultatelor concrete ale investigațiilor, această experiența și cunoștințele care rezultă din aceasta pentru a face față provocărilor strategice din domeniul fraudei și corupției, astfel cum prevede Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 (14).

Date fiind resursele limitate de care dispune OLAF atât pentru investigații, cât și pentru activitățile de prevenire, CS recomandă Oficiului de Luptă Antifraudă să aibă urgent în vedere stabilirea de priorități clare în domeniul prevenirii fraudei și corupției pentru ca resursele să nu fie deturnate de la activitățile de investigare. CS subliniază necesitatea de a spori în mod substanțial fluxul de informații, colaborarea și coordonarea între direcțiile și unitățile OLAF de prevenire a fraudei și direcțiile și unitățile responsabile pentru investigații, astfel încât experiența dobândită prin investigații să poate fi cu adevărat utilă pentru inițiativele OLAF în acest domeniu. Această aliniere este esențială pentru ca OLAF să își poată aduce contribuția utilă pe care serviciile Comisiei o așteaptă de la acest oficiu.

II – 2.   Gestionarea funcției de investigare a OLAF

II – 2.1.   Normele procedurale de investigare ale OLAF

În aprilie 2007, OLAF a transmis Comitetului de supraveghere proiectul de Manual OLAF – Proceduri operaționale (versiunea scurtă). CS consideră că OLAF are nevoie de un ghid clar și practic pentru investigatorii săi, formulat astfel încât să servească drept un instrument de lucru util pentru desfășurarea investigațiilor, explicând procedurile, normele și termenele aplicabile în diferitele etape ale investigației. Această versiune a proiectului de Manual OLAF nu a satisfăcut așteptările Comitetului de supraveghere.

La momentul redactării prezentei, OLAF finaliza noul proiect de Manual OLAF – Proceduri operaționale, iar CS va oferi un feedback în acest sens, ținând seama de punctele menționate anterior.

II – 2.2.   Gestionarea investigațiilor

De la începutul mandatului său, CS a acordat atenție impactului direct pe care gestionarea, conducerea și organizarea OLAF îl au asupra punerii în aplicare a funcției sale de investigare (15). CS își exprimă încrederea că îmbunătățirile aduse în aceste domenii vor spori eficiența și eficacitatea funcției de investigare a OLAF, în special în ceea ce privește controlul întârzierilor și calitatea și eficiența investigațiilor. În opinia CS, cadrul legislativ actual (16) conferă directorului general al OLAF, în calitate de șef al serviciului, putere de decizie asupra aspectelor legate de organizarea și gestionarea activităților OLAF în general.

CS observă că mai multe îmbunătățiri sunt deja în curs în gestionarea investigațiilor. CS salută numirea directorilor pentru Direcția B „Investigații și operațiuni II” și pentru Direcția C „Sprijin operațional și în materie de politică”, precum și numirea consilierilor pentru Direcțiile A și B.

La sfârșitul perioadei de raportare, CS s-a întâlnit cu directorii Direcțiilor A și B (17) pentru a discuta ultimele evoluții în ceea ce privește domeniile lor de lucru respective și ideile lor pentru viitor. CS ar dori să dezvolte o relație mai strânsă și mai deschisă cu conducerea OLAF. CS acordă un sprijin deplin directorilor OLAF în ceea ce privește eforturile acestora de a îmbunătăți controlul și monitorizarea investigațiilor și este dispus să ofere asistență și consiliere Oficiului de Luptă Antifraudă la momentul și în măsura în care este necesar.

CS recomandă conducerii OLAF să definească mai bine o politică de investigare clară, precum și planificarea strategică a investigațiilor, ceea ce, în opinia CS, ar îmbunătăți transparența și ar facilita gestionarea unui volum mare de investigații și a resurselor disponibile corespunzătoare în modul cel mai eficient.

De asemenea, CS încurajează conducerea OLAF să adopte o abordare și o viziune de management mai clare în ceea ce privește principala funcție a OLAF. CS consideră că există pericolul ca lipsa transparenței să ducă la întârzieri în procesarea dosarelor, care, la rândul lor, să împiedice statele membre să urmeze recomandările OLAF. Prezentările OLAF referitoare la cazurile înaintate autorităților judiciare naționale indică faptul că anumite dosare nu au fost procesate de autoritățile judiciare naționale deoarece termenul de prescripție expirase deja înainte de a le fi fost înaintat cazul. În plus, analiza efectuată de CS asupra rapoartelor de nouă luni (18) indică faptul că multe întârzieri (cauzate de prioritatea redusă, lipsa de resurse și reținerea tactică) în procesarea dosarelor ar fi putut fi evitate prin îmbunătățirea gestionării și planificării.

Mai mult, CS subliniază importanța mecanismelor pentru controlul adecvat al calității și evitarea întârzierilor, precum și a unui sistem de feedback pe deplin operațional și a evaluării investigațiilor. Existența unui sistem eficient de control și a unor criterii de referință ar facilita monitorizarea de către conducerea OLAF a performanței și identificarea domeniilor problematice. Pe de altă parte, sistemul ar trebui, de asemenea, să permită efectuarea unor acțiuni corective pe baza lecțiilor învățate în urma recomandărilor formulate. Instrumentele-cheie de îmbunătățire a sistemelor de control și de feedback sunt transparența și comunicarea la nivel intern.

CS a elaborat un aviz privind Planul anual de gestionare al OLAF pentru 2008 (PAG) (19), în care a formulat mai multe sugestii privind obiectivele de gestionare și indicatorii de performanță (20).

II – 2.3.   Organizarea administrativă și politica de personal în raport cu funcția de investigare a OLAF

În opinia CS, directorul general al OLAF ar trebui să fie responsabil de elaborarea unei politici de personal eficiente în cadrul Statutul funcționarilor Comunităților Europene, astfel cum este prevăzut în decizia Comisiei din 1999 (21). În plus, directorul general al OLAF ar trebui să valorifice flexibilitatea totală de care dispune în calitate de autoritate împuternicită să facă numiri pentru a asigura buna funcționare a recrutării de personal, a transferurilor interne și a retragerii de personal, precum și punerea la dispoziție a posturilor și creditelor necesare pentru a permite funcționarea eficientă a OLAF.

CS a examinat proiectul de buget preliminar al OLAF pentru 2009 și a emis un aviz (22) în care subliniază în mod deosebit importanța unei alinieri strânse a politicii de personal la nevoile unităților de investigare.

În opinia CS, acest lucru poate fi realizat prin dezvoltarea în continuare a strategiei de resurse umane pentru a permite o alocare eficientă a personalului pe baza nevoilor reale și a priorităților convenite, precum și prin alocarea de noi resurse pentru activitățile de investigare de bază. În prezent, există un dezechilibru între resursele alocate pentru activitățile operaționale și cele neoperaționale, iar prioritatea OLAF ar trebui să fie mai degrabă utilizarea mai eficientă a resurselor de care dispune deja la nivel intern, decât creșterea numărului total al efectivelor.

CS subliniază importanța stabilirii unui program de formare specializată și continuă care să permită investigatorilor să își îmbunătățească abilitățile și cunoștințele, în special în ceea ce privește punerea în aplicare financiară a normelor comunitare.

Independența investigatorilor OLAF este esențială. În acest scop, chestiunea personalului temporar din cadrul OLAF este de o importanță critică din punctul de vedere al stabilității, continuității și independenței, deoarece în prezent un număr important de personal de investigare este angajat pe bază de contract temporar. CS salută evoluțiile pozitive din 2007 și 2008 în ceea ce privește prelungirea contractelor temporare pentru o perioadă nelimitată și publicarea de concursuri generale. Mai mult, CS încurajează OLAF să își promoveze personalul temporar în conformitate cu Statutul personalului și cu decizia directorului general din 2005 (23), pentru a îmbunătăți mobilitatea acestei categorii de personal și, în același timp, să își planifice cu atenție politica de recrutare în urma finalizării concursurilor în curs și a celor planificate.

III.   RELAŢIILE CU OLAF, CU INSTITUŢIILE EUROPENE, CU PARTENERII OLAF ŞI CU PĂRŢILE INTERESATE

III – 1.   Relațiile cu OLAF

De la începutul mandatului său, CS a emis opt avize (24): trei privind proiectul de buget preliminar al OLAF, unul privind rapoartele de nouă luni, unul privind „nedeschiderea prima facie a unui caz”, unul privind reforma propusă a OLAF (inclusiv un aviz complementar) și două privind aspecte legate de gestionarea funcției de investigare a OLAF. CS își exprimă satisfacția că, în majoritatea cazurilor, OLAF a fost de acord să ia în considerare opiniile CS și planifică punerea în aplicare integrală a acestora.

CS încurajează OLAF să răspundă cu informații mai detaliate și mai regulate privind modul în care intenționează să pună în aplicare recomandările CS pentru ca CS să poată evalua impactul activității sale. În general, CS își exprimă încrederea că recomandările sale vor ajuta OLAF să își îmbunătățească eficacitatea activităților pe care le desfășoară și, în special, anumite aspecte esențiale pentru independența operațională a oficiului și buna gestionare a funcției sale de investigare.

În cursul perioadei de raportare, CS a organizat în mod regulat reuniuni cu directorul general al OLAF, cu fiecare director și cu magistrații din Unitatea pentru consiliere juridică și judiciară, precum și cu membri ai personalului din celelalte unități, pentru a discuta despre activitățile acestora. În urma acestor discuții, CS a concluzionat că ambiguitățile menționate anterior în prezentul raport în ceea ce privește natura investigațiilor OLAF și în special aspectele legate de gestionare și resurse umane reprezintă de asemenea o preocupare pentru conducerea și personalul OLAF. OLAF este conștient de nevoia urgentă de a îmbunătăți planificarea și gestionarea strategică a investigațiilor sale și de a stabili și pune în aplicare priorități, norme și proceduri operaționale pentru investigațiile sale.

CS a subliniat importanța criteriilor și priorităților de investigare pentru a permite utilizarea optimă a resurselor existente. CS împărtășește opinia conducerii generale a OLAF, potrivit căreia o creștere a numărului efectivelor nu reprezintă în prezent o nevoie stringentă pentru OLAF și că ar trebui, mai degrabă, să se asigure realocarea și formarea corespunzătoare a resurselor de care dispune deja la nivel intern pentru a corecta abordarea. Toate aceste măsuri și inițiative necesită totuși un angajament și un spirit de conducere mai ferme din partea conducerii OLAF.

În perioada de raportare, președintele CS și raportorii au fost invitați de către OLAF să participe la trei conferințe organizate de acesta din urmă: conferința procurorilor însărcinați cu lupta antifraudă (Bruxelles), conferința Eurojust-OLAF privind corupția (Bruxelles) și conferința comună ISCTE/ANU/OLAF de combatere a corupției, care a avut loc în Portugalia (25).

III – 2.   Relațiile cu instituțiile comunitare, cu partenerii OLAF și cu părțile interesate

CS a menținut contacte directe cu instituțiile comunitare și cu partenerii și părțile interesate de activitatea OLAF și s-a angajat într-un schimb de opinii în mod regulat cu organismele care au un interes comun de combatere a fraudei, corupției și activităților ilegale care aduc atingere intereselor financiare ale Comunității.

În acest context, în cursul perioadei de raportare, CS a avut întâlniri cu: vicepreședintele Comisiei, domnul Siim Kallas; secretarul general al Comisiei, doamna Catherine Day; Comisia pentru control bugetar din cadrul Parlamentului European (COCOBU) și președintele acesteia, domnul Herbert Bösch; coordonatorii Cocobu și raportorul Cocobu pentru OLAF și CS, doamna Ingeborg Grässle; directorul pentru justiție și afaceri interne din cadrul Secretariatului Consiliului European, domnul Gilles de Kerchove; Grupul de lucru al Consiliului European pentru combaterea fraudei în timpul președinției slovene; adjunctul Autorității Europene pentru Protecția Datelor, domnul Joaquín Bayo Delgado și Ombudsmanul European, domnul Nikiforos Diamandouros.

În urma acestor discuții, CS a ajuns la următoarele concluzii: s-a stabilit o înțelegere mai bună și o relație de lucru mai apropiată cu OLAF în toată Comisia; a existat o îngrijorare comună și generalizată în ceea ce privește repercusiunile întârzierilor în tratarea și închiderea investigațiilor interne; capacitatea operațională a OLAF ar fi foarte apreciată în cadrul justiției și afacerilor interne și ar trebui să se reflecteze asupra mandatului OLAF în cadrul Tratatului de la Lisabona și al Parchetului European. La invitația procurorului general al Spaniei și în cooperare cu acesta, CS a participat la seminarul internațional organizat pe această temă cu scopul de a reuni organismele care își desfășoară activitatea în domeniul justiției, pentru a discuta viitorul cadru al luptei împotriva abaterilor care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii și pentru a reflecta asupra rolului pe care OLAF l-ar putea juca în această nouă structură.

CS s-a întâlnit, de asemenea, cu procurorul general al Spaniei, domnul Candido Conde-Pumpido, și cu procurorul federal al Belgiei, domnul Johan Delmulle, în scopul de a evalua calitatea și utilitatea rapoartelor de investigație ale OLAF transmise autorităților judiciare naționale și de a încuraja un flux corespunzător de informații între OLAF și statele membre, precum și o punere în aplicare proactivă de către autoritățile naționale a dispozițiilor privind obligația de a informa OLAF (26). Rolul CS include, de asemenea, acordarea de asistență Oficiului de Luptă Antifraudă pentru îmbunătățirea nivelului de colaborare și cooperare între OLAF și statele membre, acest lucru fiind esențial pentru succesul investigațiilor OLAF. În timpul discuțiilor, s-a subliniat faptul că există în prezent o bună cooperare și un schimb de informații corespunzător între autoritățile judiciare și de urmărire penală și OLAF. Rolul magistraților din Unitatea pentru consiliere juridică și judiciară din cadrul OLAF rămâne esențial pentru menținerea de contacte regulate și conlucrarea cu autoritățile judiciare naționale.

În ianuarie 2008, în urma seminarului internațional menționat anterior, a fost semnat un acord de cooperare între Biroul procurorului general al Spaniei și OLAF. CS încurajează OLAF să își consolideze relațiile generale cu autoritățile naționale, dat fiind că rezultatele tangibile ale activității sale depind și de contribuția statelor membre atât pe parcursul investigației, cât și în etapele ulterioare.

În discuțiile purtate cu adjunctul Autorității Europene pentru Protecția Datelor (AEPD), domnul Joaquín Bayo Delgado, CS a subliniat faptul că accesul permanent la datele OLAF este inerent activității CS, pentru a-i permite acestuia să își îndeplinească mandatul legal de monitorizare, asigurând totodată aplicarea deplină a dispozițiilor privind protecția datelor personale și confidențialitatea. În iulie 2007, AEPD a emis un aviz (27) în care a concluzionat că: „nu există motive pentru a considera că au fost încălcate dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 45/2001, cu condiția ca argumentele prezentate în aviz să fie pe deplin luate în considerare”. CS a fost de acord cu recomandările formulate de AEPD și se angajează pe deplin să le pună în aplicare.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

| I. | Principalul rol al CS este de a efectua monitorizarea regulată a investigațiilor OLAF pentru a asigura independența în deschiderea și desfășurarea investigațiilor, precum și în elaborarea rapoartelor cazurilor. Acest mecanism este esențial pentru a consolida independența investigațiilor OLAF încă de la început, iar CS rămâne fidel acestui obiectiv. |
| --- | --- |

I.

Principalul rol al CS este de a efectua monitorizarea regulată a investigațiilor OLAF pentru a asigura independența în deschiderea și desfășurarea investigațiilor, precum și în elaborarea rapoartelor cazurilor. Acest mecanism este esențial pentru a consolida independența investigațiilor OLAF încă de la început, iar CS rămâne fidel acestui obiectiv.

| II. | CS este îngrijorat de durata excesivă a anumitor investigații și a examinat toate investigațiile care au rămas deschise pentru o perioadă mai lungă de patru ani, aparținând Direcției A „Investigații și operațiuni I”. CS a studiat 26 de investigații, fără a interveni în desfășurarea acestora, și a constatat perioade de inactivitate inexplicabile și clasificarea incorectă a cazurilor. CS îndeamnă OLAF să pună în aplicare mecanisme de control riguroase pentru a evita potențialele conflicte de interese în cursul investigațiilor. |
| --- | --- |

II.

CS este îngrijorat de durata excesivă a anumitor investigații și a examinat toate investigațiile care au rămas deschise pentru o perioadă mai lungă de patru ani, aparținând Direcției A „Investigații și operațiuni I”. CS a studiat 26 de investigații, fără a interveni în desfășurarea acestora, și a constatat perioade de inactivitate inexplicabile și clasificarea incorectă a cazurilor. CS îndeamnă OLAF să pună în aplicare mecanisme de control riguroase pentru a evita potențialele conflicte de interese în cursul investigațiilor.

| III. | CS a analizat toate rapoartele (195 în total) privind investigațiile care au rămas deschise după o perioadă de nouă luni. Motivele pentru întârzieri și timpul preconizat până la finalizare fac obiectul unei examinări minuțioase. CS va urmări acest aspect alături de OLAF. |
| --- | --- |

III.

CS a analizat toate rapoartele (195 în total) privind investigațiile care au rămas deschise după o perioadă de nouă luni. Motivele pentru întârzieri și timpul preconizat până la finalizare fac obiectul unei examinări minuțioase. CS va urmări acest aspect alături de OLAF.

| IV. | CS recomandă ca magistrații din Unitatea de consiliere juridică și judiciară din cadrul OLAF să fie pe deplin implicați într-o etapă mai timpurie a investigațiilor pentru a se ține seama în mod cuvenit de perioadele de prescripție și pentru a asigura faptul că investigațiile înaintate autorităților judiciare naționale sunt susceptibile de a fi admise ca probe în fiecare stat membru. |
| --- | --- |

IV.

CS recomandă ca magistrații din Unitatea de consiliere juridică și judiciară din cadrul OLAF să fie pe deplin implicați într-o etapă mai timpurie a investigațiilor pentru a se ține seama în mod cuvenit de perioadele de prescripție și pentru a asigura faptul că investigațiile înaintate autorităților judiciare naționale sunt susceptibile de a fi admise ca probe în fiecare stat membru.

| V. | CS se declară mulțumit de eșantionul de 212 de cazuri nedeschise prima facie pe care le-a examinat și concluzionează că procedura actuală de tratare a informațiilor care nu țin de competența OLAF i-a permis acestuia să închidă cazurile respective în mod rapid și eficient. Cu toate acestea, CS recomandă ca trimiterea relevantă din Manualul OLAF să fie în concordanță cu practica actuală a OLAF. |
| --- | --- |

V.

CS se declară mulțumit de eșantionul de 212 de cazuri nedeschise prima facie pe care le-a examinat și concluzionează că procedura actuală de tratare a informațiilor care nu țin de competența OLAF i-a permis acestuia să închidă cazurile respective în mod rapid și eficient. Cu toate acestea, CS recomandă ca trimiterea relevantă din Manualul OLAF să fie în concordanță cu practica actuală a OLAF.

| VI. | CS consideră că OLAF nu este obligat să proceseze toate tipurile de informații și toate cazurile indiferent de impactul financiar al acestora și recomandă insistent oficiului să dezvolte o politică de minimis pentru cazurile de abateri minore cu un impact financiar foarte redus și să evalueze în mod critic dacă aceste cazuri ar putea fi înaintate IDOC. În plus, CS îndeamnă OLAF să pună în aplicare memorandumul de înțelegere cu IDOC pentru a clarifica delimitarea atribuțiilor în ceea ce privește aceste cazuri. |
| --- | --- |

VI.

CS consideră că OLAF nu este obligat să proceseze toate tipurile de informații și toate cazurile indiferent de impactul financiar al acestora și recomandă insistent oficiului să dezvolte o politică de minimis pentru cazurile de abateri minore cu un impact financiar foarte redus și să evalueze în mod critic dacă aceste cazuri ar putea fi înaintate IDOC. În plus, CS îndeamnă OLAF să pună în aplicare memorandumul de înțelegere cu IDOC pentru a clarifica delimitarea atribuțiilor în ceea ce privește aceste cazuri.

| VII. | CS a primit și a examinat cele două cazuri semnalate de OLAF în care o instituție nu a urmat recomandările OLAF. CS recomandă insistent ca OLAF să monitorizeze în mod regulat și să informeze CS în mod sistematic cu privire la astfel de cazuri pentru a îmbunătăți eficacitatea acțiunilor de urmărire ale OLAF. |
| --- | --- |

VII.

CS a primit și a examinat cele două cazuri semnalate de OLAF în care o instituție nu a urmat recomandările OLAF. CS recomandă insistent ca OLAF să monitorizeze în mod regulat și să informeze CS în mod sistematic cu privire la astfel de cazuri pentru a îmbunătăți eficacitatea acțiunilor de urmărire ale OLAF.

| VIII. | CS recomandă ca OLAF să revizuiască atât conținutul, cât și formatul rapoartelor statistice lunare deoarece, în prezent, datele nu sunt nici interpretate, nici relaționate cu o evaluare a calității și nu pot fi verificate de CS. |
| --- | --- |

VIII.

CS recomandă ca OLAF să revizuiască atât conținutul, cât și formatul rapoartelor statistice lunare deoarece, în prezent, datele nu sunt nici interpretate, nici relaționate cu o evaluare a calității și nu pot fi verificate de CS.

| IX. | CS a luat în considerare impactul conducerii OLAF asupra funcției de investigare a oficiului și sprijină pe deplin măsurile întreprinse pentru a îmbunătăți gestionarea investigațiilor și în special planificarea, controlul și monitorizarea acestora. CS recomandă insistent ca OLAF să pună mai mult accentul pe gestionare, planificare strategică și control, precum și pe sistemele de feedback pentru activitățile operaționale. CS recomandă mai ales ca OLAF să își definească mai bine politica de investigare și să adopte o abordare și o viziune de management mai clare în ceea ce privește scopul și factorii săi generali de succes. Angajamentul ferm din partea conducerii și a directorilor OLAF este o condiție prealabilă pentru asigurarea unui mediu de lucru armonios și productiv. |
| --- | --- |

IX.

CS a luat în considerare impactul conducerii OLAF asupra funcției de investigare a oficiului și sprijină pe deplin măsurile întreprinse pentru a îmbunătăți gestionarea investigațiilor și în special planificarea, controlul și monitorizarea acestora. CS recomandă insistent ca OLAF să pună mai mult accentul pe gestionare, planificare strategică și control, precum și pe sistemele de feedback pentru activitățile operaționale. CS recomandă mai ales ca OLAF să își definească mai bine politica de investigare și să adopte o abordare și o viziune de management mai clare în ceea ce privește scopul și factorii săi generali de succes. Angajamentul ferm din partea conducerii și a directorilor OLAF este o condiție prealabilă pentru asigurarea unui mediu de lucru armonios și productiv.

| X. | CS recomandă ca OLAF să dezvolte o politică în materie de resurse umane, având drept prioritate alocarea mai multor resurse umane de cea mai bună calitate pentru activitățile operaționale, care constituie activitatea de bază a OLAF. Nu este clar dacă există un temei juridic solid în baza căruia OLAF să își desfășoare unele activități secundare cum ar fi urmărirea și gestionarea programelor de cheltuieli comunitare. CS recomandă conducerii OLAF să ia măsurile necesare pentru a corecta dezechilibrele existente între resursele alocate activităților operaționale și celor neoperaționale și să asigure formarea continuă a investigatorilor săi. |
| --- | --- |

X.

CS recomandă ca OLAF să dezvolte o politică în materie de resurse umane, având drept prioritate alocarea mai multor resurse umane de cea mai bună calitate pentru activitățile operaționale, care constituie activitatea de bază a OLAF. Nu este clar dacă există un temei juridic solid în baza căruia OLAF să își desfășoare unele activități secundare cum ar fi urmărirea și gestionarea programelor de cheltuieli comunitare. CS recomandă conducerii OLAF să ia măsurile necesare pentru a corecta dezechilibrele existente între resursele alocate activităților operaționale și celor neoperaționale și să asigure formarea continuă a investigatorilor săi.

| XI. | CS recomandă ca OLAF să conlucreze cu administrația Comisiei în vederea optimizării punerii în aplicare a propriei politici de personal. CS salută evoluțiile pozitive în ceea ce privește situația personalului temporar din cadrul OLAF și recomandă ca OLAF să își promoveze personalul temporar în conformitate cu Statutul personalului. |
| --- | --- |

XI.

CS recomandă ca OLAF să conlucreze cu administrația Comisiei în vederea optimizării punerii în aplicare a propriei politici de personal. CS salută evoluțiile pozitive în ceea ce privește situația personalului temporar din cadrul OLAF și recomandă ca OLAF să își promoveze personalul temporar în conformitate cu Statutul personalului.

| XII. | CS recomandă ca eforturile depuse de OLAF în domeniul prevenirii fraudei și corupției să fie concentrate în așa fel încât experiența și cunoștințele acumulate în urma investigațiilor să poată avea o utilitate practică pentru toate serviciile Comisiei. CS recomandă ca OLAF să își amelioreze coordonarea internă și să asigure fluxul regulat de informații între direcțiile sale în acest domeniu. |
| --- | --- |

XII.

CS recomandă ca eforturile depuse de OLAF în domeniul prevenirii fraudei și corupției să fie concentrate în așa fel încât experiența și cunoștințele acumulate în urma investigațiilor să poată avea o utilitate practică pentru toate serviciile Comisiei. CS recomandă ca OLAF să își amelioreze coordonarea internă și să asigure fluxul regulat de informații între direcțiile sale în acest domeniu.

| XIII. | CS consideră că toate recomandările anterioare trebuie integrate în mod adecvat în noul manual de operare, acesta fiind instrumentul de lucru esențial pentru desfășurarea investigațiilor. CS este ferm convins că adoptarea unui manual care să conțină proceduri operaționale și termene mai clare ar oferi un cadru coerent pentru investigațiile OLAF și ar consolida independența acestuia. CS se angajează să contribuie în mod constructiv la elaborarea acestui manual. |
| --- | --- |

XIII.

CS consideră că toate recomandările anterioare trebuie integrate în mod adecvat în noul manual de operare, acesta fiind instrumentul de lucru esențial pentru desfășurarea investigațiilor. CS este ferm convins că adoptarea unui manual care să conțină proceduri operaționale și termene mai clare ar oferi un cadru coerent pentru investigațiile OLAF și ar consolida independența acestuia. CS se angajează să contribuie în mod constructiv la elaborarea acestui manual.

| XIV. | Pentru a evita dificultățile în dobândirea resurselor necesare pentru secretariatul CS, CS recomandă ca posturile pentru secretariatul său să fie rezervate în schema de personal a OLAF. Numirea personalului din secretariatul CS ar trebui să aibă loc cu acordul expres al CS, asigurându-se astfel independența deplină a CS în îndeplinirea atribuțiilor care îi revin. |
| --- | --- |

XIV.

Pentru a evita dificultățile în dobândirea resurselor necesare pentru secretariatul CS, CS recomandă ca posturile pentru secretariatul său să fie rezervate în schema de personal a OLAF. Numirea personalului din secretariatul CS ar trebui să aibă loc cu acordul expres al CS, asigurându-se astfel independența deplină a CS în îndeplinirea atribuțiilor care îi revin.

---

(1)  Primul raport de activitate pentru perioada decembrie 2005-mai 2007 (JO C 123, 20.5.2008, p. 1).

(2)  A se vedea anexa 1.

(3)  Articolul 8 din Regulamentul de procedură al Comitetului de supraveghere a OLAF (JO L 33, 7.2.2007, p. 7).

(4)  Regulamentul a fost adoptat de CS în august 2006 și publicat în februarie 2007 [Regulamentul de procedură al Comitetului de supraveghere a OLAF (JO L 33, 7.2.2007, p. 7)].

(5)  OLAF a publicat la nivel intern două posturi de secretariat vacante în iunie 2006. Un membru al secretariatului a fost numit în ianuarie 2007 și al doilea în iulie 2007.

(6)  A se vedea anexa 5.

(7)  Cel de-al șaptelea raport de activitate al OLAF din 2006.

(8)  Recomandarea III din Raportul anual de activitate al CS pentru perioada decembrie 2005-mai 2007 și avizul CS nr. 1/2007 (anexa 4).

(9)  Direcția B (4 unități): Agricultură; Vamă I; Vamă II; Măsuri structurale. Direcția A (4 unități): Investigații interne privind instituții europene; Investigații interne/externe privind organisme ale UE; Cheltuieli directe și ajutor extern; Ajutor extern.

(10)  Articolul 11 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(11)  Considerentul 10 și articolul 9 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1073/1999.

(12)  A se vedea hotărârea din 4 octombrie 2006, cauza T-193/04, HMT/Comisia (punctul 69).

(13)  Partea 3.3.3.1, p. 76 din Manualul OLAF din 25 februarie 2005.

(14)  Articolul 1 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(15)  A se vedea concluziile primului raport de activitate din 17 octombrie 2007 (JO C 123, 20.5.2008, p. 1) și avizul CS nr. 1/2007 „Rapoartele OLAF cu privire la investigațiile aflate în curs de peste nouă luni”, inclus în raportul respectiv.

(16)  Articolul 12 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și articolul 5 din Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom a Comisiei (JO L 136, 31.5.1999, p. 20).

(17)  Direcția A (4 unități): Investigații interne privind instituții europene; Investigații interne/externe privind organisme ale UE; Cheltuieli directe și ajutor extern; Ajutor extern. Direcția B (4 unități): Agricultură; Vamă I; Vamă II; Măsuri structurale.

(18)  Avizul CS nr. 1/2007 „Rapoartele OLAF cu privire la investigațiile aflate în curs de peste nouă luni”.

(19)  A se vedea anexa 4.

(20)  A se vedea anexa 4.

(21)  Articolul 6 din Decizia 1999/352/CE, CECO, Euratom.

(22)  A se vedea anexa 5.

(23)  Articolul 1 din decizia directorului general al OLAF privind o nouă politică de angajare și utilizare a agenților temporari stipulează că: „Personalul temporar poate fi reclasificat o dată în gradul imediat superior din categoria/grupa de funcții respectivă printr-o decizie a directorului general în urma unei consultări a comitetului mixt.”

(24)  A se vedea anexa 2, care conține o listă a avizelor adoptate de CS între 1 decembrie 2006 și 31 mai 2008.

(25)  Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa/Australian National University/OLAF.

(26)  Articolul 7 din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999.

(27)  Avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor privind o notificare pentru efectuarea unei verificări prealabile de către responsabilul cu protecția datelor din cadrul Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF) asupra monitorizării regulate a punerii în aplicare a funcției de investigare. Cazul 2007-0073 din 19 iulie 2007.

---

ANEXA 1

CALENDARUL ŞEDINŢELOR COMITETULUI DE SUPRAVEGHERE

2007

| Luna | Data ședinței |
| --- | --- |
| IUNIE | marți, 19 iunie-miercuri, 20 iunie |
| IULIE | luni, 9 iulie-marți, 10 iulie |
| SEPTEMBRIE | marţi, 18 septembrie-miercuri, 19 septembrie |
| OCTOMBRIE | marți, 16 octombrie-miercuri, 17 octombrie |
| NOIEMBRIE | luni, 26 noiembrie-marți, 27 noiembrie |
| DECEMBRIE | marți, 11 decembrie-miercuri, 12 decembrie |

Luna

Data ședinței

IUNIE

marți, 19 iunie-miercuri, 20 iunie

IULIE

luni, 9 iulie-marți, 10 iulie

SEPTEMBRIE

marţi, 18 septembrie-miercuri, 19 septembrie

OCTOMBRIE

marți, 16 octombrie-miercuri, 17 octombrie

NOIEMBRIE

luni, 26 noiembrie-marți, 27 noiembrie

DECEMBRIE

marți, 11 decembrie-miercuri, 12 decembrie

2008

| Luna | Data ședinței |
| --- | --- |
| IANUARIE | miercuri, 23 ianuarie |
| FEBRUARIE | marți, 26 februarie-miercuri, 27 februarie |
| APRILIE | marți, 1 aprilie-miercuri, 2 aprilie


  luni, 28 aprilie-marți, 29 aprilie |
| MAI | marți, 27 mai-miercuri, 28 mai |

Luna

Data ședinței

IANUARIE

miercuri, 23 ianuarie

FEBRUARIE

marți, 26 februarie-miercuri, 27 februarie

APRILIE

marți, 1 aprilie-miercuri, 2 aprilie

luni, 28 aprilie-marți, 29 aprilie

MAI

marți, 27 mai-miercuri, 28 mai

---

ANEXA 2

LISTA AVIZELOR ADOPTATE DE COMITETUL DE SUPRAVEGHERE ÎNTRE 1 DECEMBRIE 2006 ŞI 31 MAI 2008

2006

Avizul nr. 1/2006 privind proiectul preliminar de buget al OLAF pentru anul 2007

Avizul nr. 2/2006 privind reforma Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF)

Avizul suplimentar privind reforma Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF)

Avizul nr. 3/2006 privind indicatorii de performanță ai Comitetului de supraveghere pentru OLAF

2007

Avizul nr. 1/2007 referitor la rapoartele OLAF privind investigațiile cu o durată mai mare de nouă luni

Avizul nr. 2/2007 privind proiectul preliminar de buget al OLAF pentru anul 2008

2008

Avizul nr. 1/2008 privind cazurile nedeschise prima facie

Avizul nr. 2/2008 privind planul anual de gestionare al OLAF pentru anul 2008

Avizul nr. 3/2008 privind proiectul preliminar de buget al OLAF pentru anul 2009

---

ANEXA 3

Bruxelles, 28 martie 2008

| 1. | În cadrul reuniunii din 18/19 septembrie 2007, Comitetul de supraveghere a OLAF a hotărât să analizeze modalitatea în care OLAF tratează cazurile prima facie non-cases (care par neîntemeiate la prima vedere). |
| --- | --- |

1.

În cadrul reuniunii din 18/19 septembrie 2007, Comitetul de supraveghere a OLAF a hotărât să analizeze modalitatea în care OLAF tratează cazurile prima facie non-cases (care par neîntemeiate la prima vedere).

| 2. | Pentru a se putea concentra mai mult asupra cazurilor mai importante, OLAF a introdus, în 2004, o procedură simplificată pentru cazurile prima facie non-cases (care par neîntemeiate la prima vedere). Această procedură se referă la toate cazurile care sunt, în mod clar și fără echivoc, în afara competențelor OLAF (1). (exemplu: plângerea unui cetățean dintr-o țară terță cu privire la impozitarea incorectă de către autoritățile fiscale locale). Această procedură scutește OLAF de deschiderea unei proceduri oficiale, de efectuare a unei evaluări și de încheiere a procedurii, după o scurtă perioadă de timp. |
| --- | --- |

2.

Pentru a se putea concentra mai mult asupra cazurilor mai importante, OLAF a introdus, în 2004, o procedură simplificată pentru cazurile prima facie non-cases (care par neîntemeiate la prima vedere). Această procedură se referă la toate cazurile care sunt, în mod clar și fără echivoc, în afara competențelor OLAF (1). (exemplu: plângerea unui cetățean dintr-o țară terță cu privire la impozitarea incorectă de către autoritățile fiscale locale). Această procedură scutește OLAF de deschiderea unei proceduri oficiale, de efectuare a unei evaluări și de încheiere a procedurii, după o scurtă perioadă de timp.

| 3. | Între 2003 și 2007, OLAF a tratat 894 de cazuri prima facie non-cases. Comitetul de supraveghere a selectat un eșantion aleatoriu, dar reprezentativ de 212 cazuri prima facie non-cases, asigurându-se că eșantionul include cazuri care implică toate direcțiile operaționale și departamentele de anchetă din OLAF. În acest context, trebuie subliniat faptul că doar un număr redus de cazuri se refereau la aspecte vamale, importuri de țigări și TVA. După clarificarea unor serii de întrebări privind protecția datelor personale, OLAF a oferit Comitetului de supraveghere acces nerestricționat pentru toate eșantioanele. |
| --- | --- |

3.

Între 2003 și 2007, OLAF a tratat 894 de cazuri prima facie non-cases. Comitetul de supraveghere a selectat un eșantion aleatoriu, dar reprezentativ de 212 cazuri prima facie non-cases, asigurându-se că eșantionul include cazuri care implică toate direcțiile operaționale și departamentele de anchetă din OLAF. În acest context, trebuie subliniat faptul că doar un număr redus de cazuri se refereau la aspecte vamale, importuri de țigări și TVA. După clarificarea unor serii de întrebări privind protecția datelor personale, OLAF a oferit Comitetului de supraveghere acces nerestricționat pentru toate eșantioanele.

| 4. | Rezultatele analizei Comitetului de supraveghere pot fi rezumate după cum urmează: |
| --- | --- |

4.

Rezultatele analizei Comitetului de supraveghere pot fi rezumate după cum urmează:

| 4.1. | În general, OLAF aplică regulile corespunzătoare cazurilor prima facie non-cases în mod corect. Acest lucru este valabil îndeosebi pentru următoarele situații cu care OLAF se confruntă des:






  — | informații din surse anonime; |
| --- | --- | --- |

4.1.

În general, OLAF aplică regulile corespunzătoare cazurilor prima facie non-cases în mod corect. Acest lucru este valabil îndeosebi pentru următoarele situații cu care OLAF se confruntă des:

—

informații din surse anonime;

| — | informații provenite de la persoane care răspândesc zvonuri; |
| --- | --- |

—

informații provenite de la persoane care răspândesc zvonuri;

| — | informații privind litigii între persoane fizice; |
| --- | --- |

—

informații privind litigii între persoane fizice;

| — | informații privind programe naționale care nu au nicio legătură cu finanțele Uniunii Europene; |
| --- | --- |

—

informații privind programe naționale care nu au nicio legătură cu finanțele Uniunii Europene;

| — | informații privind punerea în aplicare a unei politici sau a unui program comunitar. Asemenea cazuri apar frecvent în legătură cu politica agricolă comună sau cu politica structurală.
  Pentru cazurile menționate anterior, OLAF este obligat să identifice proiectul respectiv și să investigheze cazurile, beneficiind de asistența autorităților naționale competente și/sau a DG AGRI sau DG REGIO. Dacă suspiciunile se dovedesc neîntemeiate, cazurile sunt, de asemenea, închise, pe motiv că sunt prima facie non-cases.
  OLAF ar putea, de asemenea, să claseze aceste dosare ca „non-cases”. Cu toate acestea, procedura PFNC are avantajul că nu necesită nici evaluare, nici sesizarea conducerii OLAF, permițând astfel simplificarea procedurii care conduce la același rezultat, adică închiderea cazului; |
| --- | --- |

—

informații privind punerea în aplicare a unei politici sau a unui program comunitar. Asemenea cazuri apar frecvent în legătură cu politica agricolă comună sau cu politica structurală.

Pentru cazurile menționate anterior, OLAF este obligat să identifice proiectul respectiv și să investigheze cazurile, beneficiind de asistența autorităților naționale competente și/sau a DG AGRI sau DG REGIO. Dacă suspiciunile se dovedesc neîntemeiate, cazurile sunt, de asemenea, închise, pe motiv că sunt prima facie non-cases.

OLAF ar putea, de asemenea, să claseze aceste dosare ca „non-cases”. Cu toate acestea, procedura PFNC are avantajul că nu necesită nici evaluare, nici sesizarea conducerii OLAF, permițând astfel simplificarea procedurii care conduce la același rezultat, adică închiderea cazului;

| — | autoritatea disciplinară a Comisiei (IDOC) informează OLAF despre o suspiciune de abatere profesională și întreabă dacă dorește să se ocupe de caz. Dacă OLAF nu se implică, cazul este închis ca prima facie non-case. |
| --- | --- |

—

autoritatea disciplinară a Comisiei (IDOC) informează OLAF despre o suspiciune de abatere profesională și întreabă dacă dorește să se ocupe de caz. Dacă OLAF nu se implică, cazul este închis ca prima facie non-case.

Procedura prima facie non-case permite astfel OLAF să închidă cazurile care nu sunt de competența sa normativă, fără cheltuieli administrative excesive și în termen scurt.

| 4.2. | Procedura prima facie non-case este aplicată câteodată în situații care nu intră în cadrul definiției stabilite în manualul OLAF, astfel cum demonstrează următoarele două exemple:






  — | O persoană anonimă contactează OLAF la linia telefonică gratuită cu privire la presupuse neregularități în utilizarea fondurilor europene și lasă un număr de telefon. OLAF încearcă de mai multe ori să obțină informații suplimentare de la această persoană, dar se pare că nu este posibil; fie numărul nu există, fie persoana nu este disponibilă. În asemenea circumstanțe, „suspiciunile suficiente de grave” necesare, conform normelor Curții Europene de Justiție pentru lansarea unei investigații nu pot fi stabilite. Prin urmare, OLAF închide în mod justificat cazul. |
| --- | --- | --- |

4.2.

Procedura prima facie non-case este aplicată câteodată în situații care nu intră în cadrul definiției stabilite în manualul OLAF, astfel cum demonstrează următoarele două exemple:

—

O persoană anonimă contactează OLAF la linia telefonică gratuită cu privire la presupuse neregularități în utilizarea fondurilor europene și lasă un număr de telefon. OLAF încearcă de mai multe ori să obțină informații suplimentare de la această persoană, dar se pare că nu este posibil; fie numărul nu există, fie persoana nu este disponibilă. În asemenea circumstanțe, „suspiciunile suficiente de grave” necesare, conform normelor Curții Europene de Justiție pentru lansarea unei investigații nu pot fi stabilite. Prin urmare, OLAF închide în mod justificat cazul.

| — | În anumite cazuri, OLAF efectuează o investigație inițială și stabilește, în urma rezultatelor acesteia, că este un caz prima facie non-case.
  Este de apreciat că OLAF nu procedează direct la închiderea rapidă a cazurilor prin declararea lor prima facie non-cases și că depune eforturi în analiza faptelor înainte de închiderea acestor cazuri. |
| --- | --- |

—

În anumite cazuri, OLAF efectuează o investigație inițială și stabilește, în urma rezultatelor acesteia, că este un caz prima facie non-case.

Este de apreciat că OLAF nu procedează direct la închiderea rapidă a cazurilor prin declararea lor prima facie non-cases și că depune eforturi în analiza faptelor înainte de închiderea acestor cazuri.

| — | În niciunul dintre cazurile examinate, OLAF nu a folosit procedura prima facie non-case pentru a „îngropa” cazuri care să facă obiectul unei investigații complete. |
| --- | --- |

—

În niciunul dintre cazurile examinate, OLAF nu a folosit procedura prima facie non-case pentru a „îngropa” cazuri care să facă obiectul unei investigații complete.

Concluzie

Eșantionul aleatoriu reprezentativ a arătat că procedura prima facie non-case permite OLAF să închidă aceste cazurile care nu sunt de competența sa normativă, fără cheltuieli administrative excesive și în termen scurt. OLAF aplică această procedură cu toată vigilența necesară. Comitetul de supraveghere nu a găsit niciun caz, în eșantionul aleatoriu ales, unde ar fi fost potrivită altă procedură, în special o investigație completă.

---

(1)  OLAF, Operational Manual, S.76: „Prima Facie Non-Cases: Where information is received which clearly and unequivocally does not fall within the competence of OLAF, then the responsible Head of Unit may propose not to refer the information for assessment. The Head of Unit must complete a Prima Facie Non-Case form (Annex 2, Form 19), which must be countersigned by Director B and returned to the Archives for registration, together with the initial information. A CMS record will be opened, but the case will appear on the CMS as closed.”

1

---

ANEXA 4

Bruxelles, 26 februarie 2008

Planul anual de gestionare al OLAF (PAG) 2008 a fost trimis la secretariatul Comitetului de supraveghere (CS) în luna ianuarie și a fost discutat de CS în cadrul reuniunilor sale din lunile ianuarie și februarie 2008 acordându-se o atenție deosebită acelor părți care privesc funcția de investigație a oficiului. Prin urmare, CS încurajează adoptarea unor obiective clare și a unor indicatori de performanță măsurabile (indicatori și obiective privind rezultatele) și speră că aceștia vor contribui la creșterea eficienței, transparenței și a responsabilității tuturor operațiunilor OLAF.

CS observă că, în comparație cu 2007, obiectivele strategice generale și operaționale ale OLAF au fost modificate de la „toleranță zero” la „minimizarea fraudei”. Deoarece aceasta reprezintă o schimbare strategică importantă, ar trebui specificată „rata de fraudă minimă” în vederea stabilirii de repere și evaluării activităților desfășurate pentru a stabili dacă acestea contribuie la îndeplinirea obiectivelor generale. Pe de altă parte, având în vedere că resursele OLAF sunt foarte limitate, CS consideră că obiectivele generale de gestiune ar trebui să țintească acele cazuri de fraudă mai grave (adică impact financiar mai important) care să crească reputația oficiului, asigurând în același timp utilizarea cât mai eficientă a fondurilor Comunității. Nu există nicio asemenea referință în PAG.

Având în vedere indicatorii de performanță pentru cele patru obiective specifice, CS are dubii cu privire la posibilitatea de realizare a obiectivelor și anume, dacă numărul de cazuri încheiate cu recomandări de respectat și cu proceduri disciplinare reprezintă un obiectiv realist, având în vedere dificultatea prognozării rezultatului unei investigații într-o fază incipientă. În plus, este greu de imaginat cum se va aplica acest obiectiv numărului crescător de cazuri de asistență, monitorizare și coordonare, în care OLAF nu are un rol determinant.

CS se întreabă asupra valorii indicatorului „Creșterea numărului de proceduri judiciare și disciplinare pe baza recomandărilor OLAF”, deoarece îndeplinirea acestui obiectiv este în afara jurisdicției OLAF. În plus, în revizuirea intermediară a Comitetului de supraveghere a OLAF PAG 2006 se precizează că în prezent OLAF nu primește informații coerente și fiabile de la autoritățile judiciare naționale ale statelor membre (SM) în ceea ce privește monitorizarea judiciară a recomandărilor acestuia. CS sugerează că un obiectiv mai util ar fi creșterea fluxului de informații între OLAF și autoritățile statelor membre relevante. Mai mult, în acest context, CS dorește clarificarea urgentă a temeiului juridic, precum și a obiectivelor și responsabilităților diferitelor zone de monitorizare, iar aceasta ar trebui să se reflecteze în PAG. În cadrul reuniunii cu reprezentanții OLAF în luna iunie 2007, CS a precizat, printre altele, că OLAF nu are un temei juridic pentru a declanșa activități de monitorizare financiară în numele Comisiei.

În ceea ce privește impactul financiar, înainte de stabilirea ca obiectiv în PAG, ar trebui elaborată o politică sau o serie de orientări coerente privind evaluarea impactului financiar pentru diferitele tipuri de cazuri. CS consideră că în prezent se folosesc metode diferite de calcul pentru evaluarea impactului financiar în cadrul celor două direcții de investigație, precum și în cadrul diferitelor unități. Odată stabilite asemenea orientări, acestea ar trebui relaționate cu strategia de punere în aplicare a politicii de minimis și ar trebui abordată problema eficienței în raport cu costurile unor resurse date.

PAG precizează că investigațiile OLAF trebuie să se desfășoare într-o perioadă rezonabilă de timp, respectiv într-o medie de 24 de luni (indicatorul de rezultat 2.1). CS subliniază că, potrivit rapoartelor anuale de activitate ale OLAF, acest obiectiv nu a fost îndeplinit în ultimii trei ani. Între 2005 și 2007, durata medie a investigațiilor s-a încadrat între 24 și 28 de luni. Totuși, acest obiectiv rămâne neschimbat în PAG-ul curent. CS se întreabă dacă obiectivul este într-adevăr realizabil și realist sau dacă nu ar trebui luate alte măsuri de gestionare mai eficiente pentru îndeplinirea acestui obiectiv. În al doilea rând, rata de rezolvare a cazurilor (indicatorul de rezultat 2.2) ar trebui să se apropie de unu, ceea ce s-a îndeplinit în trecut dacă indicatorul este calculat pe baza cazurilor noi, deschise într-un an calendaristic. Cu toate acestea, CS dorește să știe ce măsuri urmează să ia conducerea OLAF pentru a soluționa numărul actual de cazuri (în jur de 400 în decembrie 2007), deoarece atingerea acestui obiectiv nu va contribui la reducerea numărului de cazuri.

Cât despre celelalte activități auxiliare (obiectivele 3 și 4), CS consideră că unele obiective sunt exprimate în termeni prea generali, fiind astfel dificil de măsurat. Acesta ar fi cazul, de exemplu, cu „Cooperare și relații consolidate cu Europol și Eurojust”, „Rețea funcțională de contacte cu toți partenerii relevanți”, „OLAF privit ca un partener important a cărui asistență și sprijin este căutat” și „Folosirea eficientă a experienței operaționale a OLAF, precum și folosirea eficientă a rezultatelor investigațiilor OLAF în vederea împiedicării fraudelor și a neregularităților”.

În sfârșit, CS dorește să sa facă o referire în PAG cu privire la punerea în aplicare a recomandărilor sale.

---

ANEXA 5

Bruxelles, 2 aprilie 2008

La reuniunile sale din 1 și 2 aprilie, Comitetul de supraveghere al OLAF (CS) a discutat proiectul preliminar de buget OLAF pe anul 2009 și a adoptat următorul aviz.

I.   Repartizarea și gestionarea resurselor umane ale OLAF

În ceea ce privește angajații temporari, CS își exprimă satisfacția privind evoluțiile pozitive înregistrate în 2007 și la începutul anului 2008, în special privind acordarea unei prelungiri, pe o perioadă nedeterminată, de care beneficiază angajații temporari, precum și publicarea concursurilor generale de recrutare în domeniul prevenirii fraudei. Aceste evoluții nu ar fi avut loc fără implicarea activă și susținută a OLAF pentru îmbunătățirea situației angajaților temporari ai OLAF.

De asemenea, CS ia notă de faptul că numărul de posturi vacante este în scădere de la începutul anului 2007. Această tendință pozitivă va spori capacitatea OLAF de a-și desfășura activitățile în mod eficient. În acest context, CS ar dori să se acorde o atenție specială unui număr mai mare de posturi de conducere care au fost ocupate de personal „în exercițiu” pe o mare perioadă de timp. Din cele opt unități din cele două direcții de investigare, numai una are un șef de unitate permanent. În opinia CS, această chestiune ar trebui rezolvată de urgență de către conducerea OLAF, astfel încât să se asigure continuitatea activității și să se ofere siguranță personalului cu funcții de conducere.

Numărul personalului OLAF a crescut considerabil din 1999 până în prezent, astfel încât se apropie de 400. CS își exprimă îngrijorarea că nici până la această dată nu au fost adoptate măsuri suficiente în domeniul managementului resurselor umane. Această deficiență a fost subliniată în Avizul nr. 2/2007 al CS privind bugetul OLAF pe 2008, precum și în numeroasele discuții cu reprezentanții OLAF, în 2007. Prin urmare, CS subliniază din nou necesitatea de a se stabili de urgență o strategie de resurse umane, prin care să se asigure că resursele umane sunt deplin adaptate cerințelor și priorităților organizației. Strategia ar putea aborda, printre altele, relațiile de lucru cu DG Admin, recrutarea de personal, activitatea de formare, mobilitatea internă, precum și dezvoltarea carierei personalului permanent și temporar.

În opinia CS, o strategie de resurse umane bine definită ar permite OLAF să sporească eficiența și eficacitatea investigațiilor, să valorifice la maxim resursele existente în domeniul investigărilor și să gestioneze mai bine volumul de lucru al echipelor de investigare. În contextul strategiei de resurse umane, CS dorește să sublinieze, în special, importanța identificării unei soluții practice pentru ameliorarea cooperării dintre OLAF și DG Admin în ceea ce privește managementul resurselor umane, dezvoltarea personalului angajat temporar (promovări), precum și pentru stabilirea unui program adecvat de formare continuă pentru investigatori.

În ceea ce privește bugetul 2009, OLAF solicită două posturi suplimentare de AD, care vor fi repartizate direcțiilor operative A și B, astfel cum a declarat directorul general al OLAF în data de 2 aprilie 2008, la reuniunea CS. CS susține pe deplin consolidarea funcției OLAF de investigare, care să permită OLAF să reducă întârzierile și să sporească eficiența investigărilor în domenii prioritare, astfel încât să răspundă mai bine cerințelor factorilor interesați.

În urma examinării, de către Comitetul de supraveghere, pe o perioadă mai mare de nouă luni a celor 295 de rapoarte OLAF de investigare din anii 2006 și 2007, aproximativ 55 % din investigații nu au fost finalizate din cauza „lipsei de resurse” ori din cauză că „volumul acțiunilor de investigație necesita mai mult timp”. Din această analiză a rezultat necesitatea consolidării echipelor de investigare, pentru ca acestea să poată face față volumului de muncă.

În plus, cu privire la repartizarea resurselor pentru activitățile OLAF, CS a întreprins o analiză în urma căreia a rezultat că în ultimii ani au fost alocate mai multe resurse activităților OLAF de sprijin decât activității de bază de investigare din direcțiile A și B ale OLAF. Din numeroasele prezentări susținute de OLAF în fața CS în 2006 și 2007, nu rezultă cu claritate dacă o mare parte din atribuțiile îndeplinite în mod curent de către OLAF, cum ar fi activitățile de urmărire (în special urmărirea operațiunilor financiare) și gestionarea programelor comunitare, țin de misiunea de bază a OLAF sau dacă OLAF este cel mai în măsură să le rezolve.

În cazul gestionării programelor Hercule II și Pericles (20 milioane euro), CS este preocupat de eventualul conflict de interese ce ar putea să apară dacă ar exista o deturnare de fonduri, urmată de inițierea unei investigări. În opinia CS, OLAF nu ar trebui să gestioneze niciunul dintre programele finanțate din fonduri comunitare.

În rezumat, CS consideră că resursele OLAF au fost distribuite în mod aleatoriu și că există un dezechilibru între resursele alocate activităților operative și celor neoperative. De acum înainte, conducerea OLAF ar trebui să acorde o prioritate absolută numai acelor investigări care, în fapt, necesită alocarea resurselor existente și viitoare activităților esențiale de investigare. Activitățile neoperaționale desfășurate în mod curent de OLAF nu ar trebui să reprezinte o prioritate în alocarea resurselor, astfel încât ar trebui să se examineze, în primul rând, dacă unele activități sunt într-adevăr responsabilitatea OLAF.

Recomandări:
  CS susține solicitările OLAF de alocare a două posturi de AD direcțiilor A și B de investigări.
  OLAF ar trebui să elaboreze o strategie de resurse umane pe baza evaluării cerințelor, în vederea rezolvării problemelor din domeniul resurselor umane pe termen scurt și mediu.
  OLAF ar trebui ca, în cel mai scurt timp, să publice posturile vacante de șefi de unitate în direcțiile A și B.
  CS încurajează conducerea OLAF să aloce resurse în domeniul activităților de investigare de maximă prioritate, în special domeniilor cu un mare volum de muncă. În plus, ar trebui să se evalueze foarte riguros necesarul de resurse suplimentare pentru activitățile neoperaționale.

II.   Secretariatul CS

CS a întreprins o evaluare a necesarului privind personalul din secretariatul său. În consecință, CS solicită OLAF să prevadă în bugetul pe 2009 opt posturi suplimentare, prin rezervarea acestor posturi în mod expres pentru secretariat, aplicând metoda „notei de subsol” sau altă metodă corespunzătoare.

În anii anteriori, postul de Șef al secretariatului CS era încadrat la nivel de director. CS solicită să se ia în considerare ca numirea șefului secretariatului CS la nivelul de director să aibă loc cu acordul expres al CS, în așa fel încât să existe certitudinea că persoana selectată este cea mai potrivită pentru a se conforma cerințelor și exigențelor CS, contribuind astfel la îndeplinirea atribuțiilor CS și la independența acestuia. Conform celor subliniate în raportul de activitate al CS, independența Comitetului este un factor cheie pentru menținerea independenței OLAF.

Recomandări:
  OLAF ar trebui să rezerve opt posturi pentru secretariat.
  Ar trebui ca postul de șef al secretariatului Comitetului de supraveghere să fie la nivel de director. Numirea ar trebui să aibă loc cu acordul expres al Comitetului de supraveghere, asigurându-se astfel independența deplină a CS în îndeplinirea atribuțiilor care îi revin.

III.   Concluzie

CS sprijină propunerea de buget pentru 2009 prezentată de OLAF, cu condiția luării în considerare a recomandărilor menționate anterior.

---

18.11.2008

| 18.11.2008 | RO | Jurnalul Oficial al Uniunii Europene | C 295/s3 |
| --- | --- | --- | --- |

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

C 295/s3

---

AVIZ CITITORILORInstituțiile au hotărât să nu mai menționeze, în textele lor, ultima modificare a actelor citate.În lipsa unor dispoziții contrare, actele la care se face trimitere în textele publicate se consideră ca fiind actele în versiunea în vigoare a acestora.

---