# Publicatieblad C 417/6 de

| | ISSN 1977-0995 |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 417 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 60e jaargang6 december 2017 |

ISSN 1977-0995

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 417

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

60e jaargang6 december 2017

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informatie |
| | INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE |
| | Rekenkamer |
| 2017/C 417/01 | Samenvatting van de resultaten van de jaarlijkse controles van de Europese agentschappen en andere organen door de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2016 | 1 |
| 2017/C 417/02 | Verslag over de jaarrekening van het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 25 |
| 2017/C 417/03 | Verslag over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 31 |
| 2017/C 417/04 | Verslag over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 37 |
| 2017/C 417/05 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum | 42 |
| 2017/C 417/06 | Verslag over de jaarrekening van het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 47 |
| 2017/C 417/07 | Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 52 |
| 2017/C 417/08 | Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 57 |
| 2017/C 417/09 | Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 63 |
| 2017/C 417/10 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap | 68 |
| 2017/C 417/11 | Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 74 |
| 2017/C 417/12 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 79 |
| 2017/C 417/13 | Verslag over de jaarrekening van de Europese Bankautoriteit betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit | 87 |
| 2017/C 417/14 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum | 92 |
| 2017/C 417/15 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor chemische stoffen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 98 |
| 2017/C 417/16 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 104 |
| 2017/C 417/17 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Bureau voor visserijcontrole betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 110 |
| 2017/C 417/18 | Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit | 115 |
| 2017/C 417/19 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Instituut | 120 |
| 2017/C 417/20 | Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit | 126 |
| 2017/C 417/21 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Instituut | 131 |
| 2017/C 417/22 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Geneesmiddelenbureau betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 142 |
| 2017/C 417/23 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum | 150 |
| 2017/C 417/24 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 156 |
| 2017/C 417/25 | Verslag over de jaarrekening van het Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 160 |
| 2017/C 417/26 | Verslag over de jaarrekening van het Spoorwegbureau van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 166 |
| 2017/C 417/27 | Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 171 |
| 2017/C 417/28 | Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor effecten en markten betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit | 176 |
| 2017/C 417/29 | Verslag over de jaarrekening van de Europese Stichting voor opleiding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Stichting | 181 |
| 2017/C 417/30 | Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 187 |
| 2017/C 417/31 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 194 |
| 2017/C 417/32 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap | 201 |
| 2017/C 417/33 | Verslag over de jaarrekening van het Voorzieningsagentschap van Euratom betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 207 |
| 2017/C 417/34 | Verslag over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Stichting | 212 |
| 2017/C 417/35 | Verslag over de jaarrekening van de Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van Eurojust | 218 |
| 2017/C 417/36 | Verslag over de jaarrekening van de Europese Politiedienst betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Dienst | 223 |
| 2017/C 417/37 | Verslag over de jaarrekening van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau | 228 |
| 2017/C 417/38 | Verslag over de jaarrekening van het Europees Grens- en kustwachtagentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 233 |
| 2017/C 417/39 | Verslag over de jaarrekening van het Europees GNSS-Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 241 |
| 2017/C 417/40 | Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 247 |
| 2017/C 417/41 | Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderzoek betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap | 252 |
| 2017/C 417/42 | Verslag over de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Afwikkelingsraad | 256 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

IV   Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

Rekenkamer

2017/C 417/01

Samenvatting van de resultaten van de jaarlijkse controles van de Europese agentschappen en andere organen door de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2016

1

2017/C 417/02

Verslag over de jaarrekening van het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

25

2017/C 417/03

Verslag over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

31

2017/C 417/04

Verslag over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

37

2017/C 417/05

Verslag over de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum

42

2017/C 417/06

Verslag over de jaarrekening van het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

47

2017/C 417/07

Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

52

2017/C 417/08

Verslag over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

57

2017/C 417/09

Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

63

2017/C 417/10

Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

68

2017/C 417/11

Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

74

2017/C 417/12

Verslag over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

79

2017/C 417/13

Verslag over de jaarrekening van de Europese Bankautoriteit betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

87

2017/C 417/14

Verslag over de jaarrekening van het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum

92

2017/C 417/15

Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor chemische stoffen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

98

2017/C 417/16

Verslag over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

104

2017/C 417/17

Verslag over de jaarrekening van het Europees Bureau voor visserijcontrole betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

110

2017/C 417/18

Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

115

2017/C 417/19

Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Instituut

120

2017/C 417/20

Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

126

2017/C 417/21

Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Instituut

131

2017/C 417/22

Verslag over de jaarrekening van het Europees Geneesmiddelenbureau betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

142

2017/C 417/23

Verslag over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum

150

2017/C 417/24

Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

156

2017/C 417/25

Verslag over de jaarrekening van het Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

160

2017/C 417/26

Verslag over de jaarrekening van het Spoorwegbureau van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

166

2017/C 417/27

Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

171

2017/C 417/28

Verslag over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor effecten en markten betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

176

2017/C 417/29

Verslag over de jaarrekening van de Europese Stichting voor opleiding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Stichting

181

2017/C 417/30

Verslag over de jaarrekening van het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

187

2017/C 417/31

Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

194

2017/C 417/32

Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

201

2017/C 417/33

Verslag over de jaarrekening van het Voorzieningsagentschap van Euratom betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

207

2017/C 417/34

Verslag over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Stichting

212

2017/C 417/35

Verslag over de jaarrekening van de Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van Eurojust

218

2017/C 417/36

Verslag over de jaarrekening van de Europese Politiedienst betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Dienst

223

2017/C 417/37

Verslag over de jaarrekening van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

228

2017/C 417/38

Verslag over de jaarrekening van het Europees Grens- en kustwachtagentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

233

2017/C 417/39

Verslag over de jaarrekening van het Europees GNSS-Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

241

2017/C 417/40

Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

247

2017/C 417/41

Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderzoek betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

252

2017/C 417/42

Verslag over de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Afwikkelingsraad

256

---

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

IV Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

Rekenkamer

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/1 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/1

---

Samenvatting van de resultaten van de jaarlijkse controles van de Europese agentschappen en andere organen door de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2016

(2017/C 417/01)

INHOUD

| ACRONIEMEN VAN DE GEDECENTRALISEERDE AGENTSCHAPPEN EN ANDERE ORGANEN VAN DE EU | 3 |
| --- | --- |

| SAMENVATTING | 5 |
| --- | --- |

| WIE WIJ ZIJN | 5 |
| --- | --- |

| WAT WE CONTROLEERDEN | 5 |
| --- | --- |

| Verschillende soorten agentschappen zijn gevestigd in verschillende EU-lidstaten | 5 |
| --- | --- |

| Begrotingen en financiering van agentschappen — toename van het aantal prioritaire gebieden en het belang van zelffinanciering | 7 |
| --- | --- |

| Personeelsgroei op prioritaire terreinen | 9 |
| --- | --- |

| Controleregelingen | 9 |
| --- | --- |

| WAT WIJ HEBBEN GECONSTATEERD | 10 |
| --- | --- |

| Een controleoordeel zonder beperkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen voor alle agentschappen | 10 |
| --- | --- |

| Controleoordelen zonder beperkingen over de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen voor alle agentschappen, behalve voor het EASO | 10 |
| --- | --- |

| Door de ERK benadrukte kwesties van specifiek belang | 10 |
| --- | --- |

| Andere controlebevindingen op verschillende gebieden | 11 |
| --- | --- |

| Personeelsbeleid — in sommige gevallen een punt van zorg | 11 |
| --- | --- |

| Het gebied van openbare aanbestedingen blijft gevoelig voor fouten | 11 |
| --- | --- |

| Het IT-landschap van de agentschappen blijft divers, ondanks de vele vergelijkbare activiteiten | 12 |
| --- | --- |

| De IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij het EMA moeten worden verbeterd 18 | 13 |
| --- | --- |

| Het begrotingsbeheer verbetert, maar er zijn uitzonderingen | 14 |
| --- | --- |

| Externe evaluaties zijn over het algemeen positief | 14 |
| --- | --- |

| De gerapporteerde IAS-controleresultaten zullen een completer beeld geven | 14 |
| --- | --- |

| Follow-up van de opmerkingen van de voorgaande jaren | 14 |
| --- | --- |

| BIJLAGE I — | De begroting en het personeelsbestand van de agentschappen | 16 |
| --- | --- | --- |

BIJLAGE I —

| BIJLAGE II — | Door de ERK gemaakte opmerkingen die niets afdeden aan haar oordelen | 19 |
| --- | --- | --- |

BIJLAGE II —

| BIJLAGE III — | Follow-up van openstaande opmerkingen die niets afdoen aan de oordelen van de ERK | 22 |
| --- | --- | --- |

BIJLAGE III —

ACRONIEMEN VAN DE GEDECENTRALISEERDE AGENTSCHAPPEN EN ANDERE ORGANEN VAN DE EU

| Acroniem | Volledige naam | Locatie |
| --- | --- | --- |
| ACER | Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators | Ljubljana, Slovenië |
| Berec | Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie | Riga, Letland |
| CdT | Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie | Luxemburg, Luxemburg |
| Cedefop | Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding | Thessaloniki, Griekenland |
| Cepol | Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving | Boedapest, Hongarije |
| Chafea | Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding | Luxemburg, Luxemburg |
| CPVO | Communautair Bureau voor plantenrassen | Angers, Frankrijk |
| EACEA | Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur | Brussel, België |
| EASA | Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart | Keulen, Duitsland |
| Easme | Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen | Brussel, België |
| EASO | Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken | Valletta, Malta |
| EBA | Europese Bankautoriteit | Londen, VK |
| ECDC | Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding | Stockholm, Zweden |
| ECHA | Europees Agentschap voor chemische stoffen | Helsinki, Finland |
| EEA | Europees Milieuagentschap | Kopenhagen, Denemarken |
| EFCA | Europees Bureau voor visserijcontrole | Vigo, Spanje |
| EFSA | Europese Autoriteit voor voedselveiligheid | Parma, Italië |
| EIGE | Europees Instituut voor gendergelijkheid | Vilnius, Litouwen |
| Eiopa | Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen | Frankfurt, Duitsland |
| EIT | Europees Instituut voor innovatie en technologie | Boedapest, Hongarije |
| EMA | Europees Geneesmiddelenbureau | Londen, VK |
| EWDD | Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving | Lissabon, Portugal |
| EMSA | Europees Agentschap voor maritieme veiligheid | Lissabon, Portugal |
| Enisa | Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging | Heraklion, Griekenland |
| ERA | Spoorwegbureau van de Europese Unie | Valenciennes, Frankrijk |
| ERCEA | Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad | Brussel, België |
| ESMA | Europese autoriteit voor effecten en markten | Parijs, Frankrijk |
| ETF | Europese Stichting voor opleiding | Turijn, Italië |
| EUIPO | Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie | Alicante, Spanje |
| eu-LISA | Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht | Tallinn, Estland |
| EU-OSHA | Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk | Bilbao, Spanje |
| ESA | Voorzieningsagentschap van Euratom | Luxemburg, Luxemburg |
| Eurofound | Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden | Dublin, Ierland |
| Eurojust | De Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie | Den Haag, Nederland |
| Europol | Europese Politiedienst | Den Haag, Nederland |
| FRA | Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten | Wenen, Oostenrijk |
| Frontex | Europees Grens- en kustwachtagentschap | Warschau, Polen |
| GAR | Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad | Brussel, België |
| GSA | Europees GNSS-Agentschap | Praag, Tsjechische Republiek |
| INEA | Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken | Brussel, België |
| REA | Uitvoerend Agentschap onderzoek | Brussel, België |

Acroniem

Volledige naam

Locatie

ACER

Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators

Ljubljana, Slovenië

Berec

Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie

Riga, Letland

CdT

Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

Luxemburg, Luxemburg

Cedefop

Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding

Thessaloniki, Griekenland

Cepol

Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving

Boedapest, Hongarije

Chafea

Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding

Luxemburg, Luxemburg

CPVO

Communautair Bureau voor plantenrassen

Angers, Frankrijk

EACEA

Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur

Brussel, België

EASA

Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart

Keulen, Duitsland

Easme

Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen

Brussel, België

EASO

Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken

Valletta, Malta

EBA

Europese Bankautoriteit

Londen, VK

ECDC

Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding

Stockholm, Zweden

ECHA

Europees Agentschap voor chemische stoffen

Helsinki, Finland

EEA

Europees Milieuagentschap

Kopenhagen, Denemarken

EFCA

Europees Bureau voor visserijcontrole

Vigo, Spanje

EFSA

Europese Autoriteit voor voedselveiligheid

Parma, Italië

EIGE

Europees Instituut voor gendergelijkheid

Vilnius, Litouwen

Eiopa

Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen

Frankfurt, Duitsland

EIT

Europees Instituut voor innovatie en technologie

Boedapest, Hongarije

EMA

Europees Geneesmiddelenbureau

Londen, VK

EWDD

Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving

Lissabon, Portugal

EMSA

Europees Agentschap voor maritieme veiligheid

Lissabon, Portugal

Enisa

Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging

Heraklion, Griekenland

ERA

Spoorwegbureau van de Europese Unie

Valenciennes, Frankrijk

ERCEA

Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad

Brussel, België

ESMA

Europese autoriteit voor effecten en markten

Parijs, Frankrijk

ETF

Europese Stichting voor opleiding

Turijn, Italië

EUIPO

Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie

Alicante, Spanje

eu-LISA

Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht

Tallinn, Estland

EU-OSHA

Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk

Bilbao, Spanje

ESA

Voorzieningsagentschap van Euratom

Luxemburg, Luxemburg

Eurofound

Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden

Dublin, Ierland

Eurojust

De Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie

Den Haag, Nederland

Europol

Europese Politiedienst

Den Haag, Nederland

FRA

Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten

Wenen, Oostenrijk

Frontex

Europees Grens- en kustwachtagentschap

Warschau, Polen

GAR

Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad

Brussel, België

GSA

Europees GNSS-Agentschap

Praag, Tsjechische Republiek

INEA

Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken

Brussel, België

REA

Uitvoerend Agentschap onderzoek

Brussel, België

SAMENVATTING

De Europese Rekenkamer (ERK) heeft de rekeningen en de onderliggende verrichtingen gecontroleerd van 41 Europese organen, bureaus en agentschappen (agentschappen) voor het begrotingsjaar 2016. De ERK heeft een goedkeurend controleoordeel (zonder beperkingen) afgegeven over de rekeningen van alle agentschappen en over de onderliggende verrichtingen voor alle agentschappen op één na (EASO).

Hoewel de rekeningen van de agentschappen een getrouw beeld geven van hun financiële en economische situatie en de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen in de meeste gevallen wettig en regelmatig waren, is er nog ruimte voor verbetering, zoals door de ERK is aangegeven in enkele van de toelichtende paragrafen en paragrafen inzake overige aangelegenheden, en door middel van de opmerkingen met betrekking tot de controlebevindingen die niets afdoen aan de controleoordelen.

| Dit document biedt een overzicht van de resultaten van deze controles. Het doel ervan is de analyse en vergelijking van de specifieke jaarverslagen van de ERK voor deze agentschappen te vergemakkelijken. De oordelen en opmerkingen van de ERK en de antwoorden daarop zijn te vinden in de desbetreffende specifieke jaarverslagen. Deze samenvatting is geen controleverslag of -oordeel. |
| --- |

Dit document biedt een overzicht van de resultaten van deze controles. Het doel ervan is de analyse en vergelijking van de specifieke jaarverslagen van de ERK voor deze agentschappen te vergemakkelijken. De oordelen en opmerkingen van de ERK en de antwoorden daarop zijn te vinden in de desbetreffende specifieke jaarverslagen. Deze samenvatting is geen controleverslag of -oordeel.

WIE WIJ ZIJN

De Rekenkamer is de EU-instelling die de EU-financiën controleert. De Rekenkamer heeft tot taak bij te dragen tot de verbetering van het financieel beheer van de EU, de verantwoording en transparantie te bevorderen en op te treden als onafhankelijk hoedster van de financiële belangen van de burgers van de Unie. In haar rol als onafhankelijk extern controleur van de EU gaat de Rekenkamer na of de EU-middelen naar behoren worden verantwoord, of ze worden geheven en besteed overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en waar voor geld opleveren. Binnen dit mandaat controleert de Rekenkamer jaarlijks de rekeningen en de onderliggende verrichtingen daarbij voor alle EU-instellingen en agentschappen.

WAT WE CONTROLEERDEN

Verschillende soorten agentschappen zijn gevestigd in verschillende EU-lidstaten

De agentschappen zijn afzonderlijke rechtspersonen die bij een handeling van afgeleid recht zijn opgericht om specifieke technische, wetenschappelijke of beheerstaken uit te voeren ter ondersteuning van de beleidsvorming en -uitvoering door de EU-instellingen. De zichtbaarheid van deze agentschappen in de lidstaten is bijzonder groot en ze hebben een aanzienlijke invloed op de beleids- en besluitvorming en programma-uitvoering op gebieden die van essentieel belang zijn voor het dagelijks leven van de Europese burgers, zoals gezondheid, veiligheid, vrijheid en justitie. Afhankelijk van hun opzet en taken kan een onderscheid worden gemaakt tussen gedecentraliseerde agentschappen, andere organen en uitvoerende agentschappen van de Commissie. In deze samenvatting wordt naar specifieke agentschappen verwezen door de afkortingen of volledige benamingen te gebruiken die zijn opgenomen in de lijst van acroniemen aan het begin van het verslag.

De 32 gedecentraliseerde agentschappen spelen een belangrijke rol bij de voorbereiding en uitvoering van EU-beleid, met name voor taken van technische, wetenschappelijke, operationele en/of regelgevende aard. Zij hebben tot doel om het de Commissie mogelijk te maken zich te concentreren op beleidsvorming en om de samenwerking te versterken tussen de EU en nationale overheden door technische en specialistische deskundigheid van beide zijden te bundelen. Gedecentraliseerde agentschappen worden opgericht voor onbepaalde tijd en zijn gevestigd in de gehele EU (zie figuur 1).

De drie andere organen zijn het EIT, het Voorzieningsagentschap van Euratom en de GAR. Het EIT in Boedapest is een onafhankelijk, gedecentraliseerd EU-orgaan waarin wetenschappelijke, zakelijke en onderwijsmiddelen bijeen worden gebracht ter stimulering van de innovatiecapaciteit van de Unie. Het Voorzieningsagentschap van Euratom in Luxemburg is opgezet ter ondersteuning van de doelstellingen van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie. De GAR in Brussel is de belangrijkste autoriteit van het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme in de Europese bankenunie. Deze heeft tot taak te zorgen voor een ordelijke afwikkeling van falende banken, waarbij de gevolgen voor de reële economie en de overheidsfinanciën van de deelnemende EU-lidstaten en andere landen zo veel mogelijk worden beperkt.

De zes uitvoerende agentschappen van de Commissie zijn belast met taken in verband met het beheer van een of meer programma’s van de Unie en zijn opgericht voor bepaalde tijdsperioden. Zij zijn gevestigd in Brussel (EACEA, ERCEA, Easme, INEA, REA) en Luxemburg (Chafea).

Figuur 1

Vestigingsplaatsen van de agentschappen in de lidstaten

Image

Begrotingen en financiering van agentschappe — toename van het aantal prioritaire gebieden en het belang van zelffinanciering

De meeste agentschappen worden vrijwel volledig gefinancierd uit de algemene begroting van de EU, maar enkele financieren zich volledig of gedeeltelijk zelf (zie tabel 1). Het Spoorwegbureau van de Europese Unie zal zich uiterlijk per juni 2019 zelf financieren.

Tabel 1

De typen en de financiering van agentschappen

| | Gefinancierd door |
| --- | --- |
| Hoofdzakelijk de algemene EU-begroting | Hoofdzakelijk eigen middelen | EU-begroting, bijdragen van lidstaten en/of vergoedingen
  (gedeeltelijke zelffinanciering) |
| Gedecentraliseerde agentschappen | 24 | 2
  CPVO, EUIPO | 6
  EASA, EBA, ECHA, Eiopa, EMA, ESMA |
| Overige organen | 2
  EIT, Voorzieningsagentschap van Euratom | 1
  GAR | — |
| Uitvoerende agentschappen van de Commissie | 6
  EACEA, REA, ERCEA, Easme, INEA, Chafea | — | — |

Gefinancierd door

Hoofdzakelijk de algemene EU-begroting

Hoofdzakelijk eigen middelen

EU-begroting, bijdragen van lidstaten en/of vergoedingen

(gedeeltelijke zelffinanciering)

Gedecentraliseerde agentschappen

24

2

CPVO, EUIPO

6

EASA, EBA, ECHA, Eiopa, EMA, ESMA

Overige organen

2

EIT, Voorzieningsagentschap van Euratom

1

GAR

—

Uitvoerende agentschappen van de Commissie

6

EACEA, REA, ERCEA, Easme, INEA, Chafea

—

—

De totale begroting voor 2016 voor alle agentschappen (behalve voor de Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (GAR), met zijn specifieke mandaat en mechanisme) beliep ongeveer 3,4 miljard euro (2015: 2,8 miljard euro), ofwel ongeveer 2,4 % van de algemene begroting 2016 van de EU (2015: 2,0 %). De stijging is vooral toe te schrijven aan de agentschappen die zich bezighouden met aangelegenheden die verband houden met industrie, onderzoek en energie (358 miljoen euro extra) en de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (174 miljoen euro extra). Van de begroting van 3,4 miljard euro werd ongeveer 2,3 miljard euro gefinancierd uit de algemene begroting van de EU, en circa 1 miljard euro werd gefinancierd door vergoedingen en ook uit rechtstreekse bijdragen van de lidstaten, de EVA-landen enz.

Bovendien werd door de GAR, die werd opgericht bij de GAM-verordening waarmee het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme wordt ondersteund, ongeveer 11,8 miljard euro aan bijdragen van kredietinstellingen begroot om de volledige invoering van het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds tegen 2023 te verwezenlijken.

De totale begroting voor 2016 van alle agentschappen, met inbegrip van de GAR, bedroegen dus ongeveer 15,2 miljard euro. Bijlage I bevat nadere gegevens over de begrotingen van de afzonderlijke agentschappen.

Figuur 2

Financieringsbronnen van de agentschappen in 2016

Image

Figuur 3

Begrotingen van de agentschappen in miljoen euro

Image

Personeelsgroei op prioritaire terreinen

Aan het einde van 2016 hadden de agentschappen 10 364 personeelsleden in dienst (2015: 9 848) (1)
   (2). Net als in het voorgaande jaar deed de grootste stijging van het personeelsbestand zich voor bij instanties die zich bezighouden met kwesties die verband houden met industrie, onderzoek en energie (110), burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (177), en economische en monetaire zaken (85). Bijlage I bevat nadere gegevens over het aantal personeelsleden van de afzonderlijke agentschappen.

Controleregelingen

Artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (3) bepaalt dat de ERK de rekeningen van alle door de Unie ingestelde agentschappen moet onderzoeken, voor zover het desbetreffende instellingsbesluit dit onderzoek niet uitsluit. Wij hebben daarom 41 agentschappen gecontroleerd en een oordeel afgegeven over de betrouwbaarheid van hun rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar.

In tabel 2 wordt het huidige wettelijke kader weergegeven waarin de regelingen inzake controle van de rekeningen van de agentschappen worden omschreven.

Tabel 2

Controleregelingen voor de rekeningen van de agentschappen

| Agentschappen | Gecontroleerd door |
| --- | --- |
| De ERK | Accountantskantoor en de ERK |
| Gedecentraliseerde agentschappen | 2 | 30 |
| Overige organen | 1 (4) | 2 |
| Uitvoerende agentschappen | 6 | — |
| |

Agentschappen

Gecontroleerd door

De ERK

Accountantskantoor en de ERK

Gedecentraliseerde agentschappen

2

30

Overige organen

1 (4)

2

Uitvoerende agentschappen

6

—

De jaarrekeningen van de 32 agentschappen zijn door een onafhankelijk extern controleur (accountantskantoor) gecontroleerd in overeenstemming met artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement (5) van de EU en artikel 107, lid 1, van de financiële kaderregeling voor de agentschappen (6). Wij onderzochten het werk van de accountantskantoren overeenkomstig de internationale controlenormen. Deze evaluatie bood ons voldoende zekerheid om onze eigen controleoordelen betreffende de betrouwbaarheid van de rekeningen te baseren op het werk van de accountantskantoren. Voor de overige negen agentschappen hebben wij alleen de betrouwbaarheid van de rekeningen gecontroleerd. Evenals in voorgaande jaren bleef de ERK uitsluitend verantwoordelijk voor de controle van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen van alle agentschappen.

Afgezien van de door de ERK gecontroleerde agentschappen zijn er drie agentschappen die zich bezighouden met defensie (het Europees Defensieagentschap, het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie en het Satellietcentrum van de Europese Unie) die onder het gezag van de Raad vallen en door bijdragen van lidstaten worden gefinancierd. Deze worden niet gecontroleerd door de ERK, maar door andere onafhankelijke externe controleurs. In ons overzicht 2014 (7) over EU-regelingen inzake verantwoording en controle van de overheidsfinanciën hebben wij geconstateerd dat er geen dwingende reden bestond voor de verschillende mandaten van deze agentschappen.

WAT WIJ HEBBEN GECONSTATEERD

Een controleoordeel zonder beperkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen voor alle agentschappen

De definitieve jaarrekeningen van alle 41 agentschappen geven op alle materiële punten een getrouw beeld van hun financiële situatie per 31 december 2016 en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke financiële reglementen en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Controleoordelen zonder beperkingen over de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen voor alle agentschappen, behalve voor het EASO

Wij hebben geconcludeerd dat de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar van de 40 agentschappen op alle materiële punten wettig en regelmatig waren.

Wij hebben een oordeel met beperking afgegeven over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen van het EASO. De kwalificatie verwijst naar twee aanbestedingsprocedures die niet voldoende overeenstemden met de beginselen van openbare aanbestedingen.

Door de ERK benadrukte kwesties van specifiek belang

Voor de twee in Londen gevestigde agentschappen, de EBA en het EMA, hebben wij toelichtende paragrafen
   (8) toegevoegd met betrekking tot het besluit van het VK om zich terug te trekken uit de Europese Unie. De rekeningen van de EBA en het EMA en de bijbehorende toelichtingen zijn opgesteld op basis van de beperkte informatie die beschikbaar was op de datum van de ondertekening ervan en die nog geen betrouwbare raming verschafte van de toekomstige kosten die voortvloeien uit de stillegging van de activiteiten in het VK en de daaropvolgende verhuizing naar andere locaties. Wij hebben ook gewezen op het risico van daling van de ontvangsten na het vertrek van het VK uit de EU en het risico dat de verhuizing van deze agentschappen zal leiden tot een verlies van deskundigheid, waardoor een risico voor de bedrijfscontinuïteit ontstaat.

Wij hebben zeven andere toelichtende paragrafen
   (9) toegevoegd over de mogelijke gevolgen van de uittreding van het VK uit de Europese Unie op de ontvangsten en de activiteiten van verschillende agentschappen die niet zijn gevestigd in Londen. Het CPVO, EASA, ECHA, Eiopa, ESMA en het EUIPO kunnen te maken krijgen met een vermindering van de inkomsten als gevolg van een vermindering van het aantal inkomsten genererende activiteiten in het VK. Het GSA werkt met in het VK gevestigde technische eenheden waarvan de status nog moet worden bepaald.

In het geval van de GAR hebben we een toelichtende paragraaf toegevoegd over het controlekader voor de berekening van de bijdragen van de kredietinstellingen aan het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds. Wij benadrukten dat de bijdragen aan het fonds worden berekend op basis van de informatie die door de kredietinstellingen via de nationale afwikkelingsautoriteiten aan de Afwikkelingsraad wordt verstrekt. De GAM-verordening voorziet echter niet in een alomvattend en consistent controlekader ter waarborging van de betrouwbaarheid van de informatie. Verder merken wij op dat de methodologie om de in het rechtskader vastgelegde bijdragen te berekenen uiterst complex is, wat een risico voor de nauwkeurigheid inhoudt. Bovendien kan de Afwikkelingsraad geen gedetailleerde informatie verstrekken over de berekeningen van de bijdragen per kredietinstelling waarvoor een risicobeoordeling is verricht omdat deze onderling verbonden zijn en vertrouwelijke informatie over andere kredietinstellingen bevatten. Dit is van invloed op de transparantie van deze berekeningen.

Wij hebben ook toelichtende paragrafen toegevoegd over tekortkomingen in de aanbestedingsprocedures die door de juridische entiteiten van de kennisinnovatiecentra van het EIT zijn uitgevoerd, en over het feit dat de personele middelen van het EIT niet toereikend zijn om de uitgebreide werklast ervan aan te kunnen.

Voor het CdT hebben wij een toelichtende paragraaf toegevoegd over het feit dat verschillende agentschappen steeds meer gebruikmaken van interne en andere alternatieve vertaaloplossingen. Dit houdt in dat de capaciteit van het CdT niet ten volle wordt gebruikt en dat er op Europees niveau sprake is van dubbele (ontwikkelings- en exploitatie-)kosten van vertaalsystemen. Het feit dat de andere agentschappen op het gebied van vertaling meer alternatieve oplossingen gebruiken, vormt een risico voor het bedrijfsmodel van het CdT.

Andere controlebevindingen op verschillende gebieden

Ook hebben wij in totaal 115 „opmerkingen” (controlebevindingen) gemaakt (2015: 90) die betrekking hebben op 34 agentschappen (2015: 37), om de aandacht te vestigen op belangrijke zaken en aan te geven waar ruimte voor verbetering is. Bijlage II bevat een overzicht van de opmerkingen die voor elk van de agentschappen zijn gemaakt.

Personeelsbeleid — in sommige gevallen een punt van zorg

Voldoende personeel is een cruciale factor voor de stabiliteit en de doelmatigheid van de werkzaamheden van de agentschappen en hun vermogen om hun werkprogramma’s uit te voeren. Wij hebben vastgesteld dat zeven agentschappen te kampen hadden met kwesties op het gebied van personeelsbeheer en andere personeelsaangelegenheden, waaronder een hoog personeelsverloop, tekortkomingen in de aanwervingsprocedures en vacante posten die gedurende een lange periode werden bezet door tijdelijk personeel.

Drie agentschappen (Frontex, Cepol en Berec) ondervonden problemen bij het vinden van geschikte kandidaten met het gewenste profiel, wat mogelijk verband houdt met de salariscorrectiecoëfficiënt voor het gastland (respectievelijk 66,7 %, 69 % en 76,5 %). Wanneer geschikte kandidaten werden gevonden, konden er onevenredig meer personeelsleden uit het gastland worden aangeworven dan vanuit andere lidstaten. Om kandidaten aan te trekken, nam Frontex 14 personeelsleden in dienst in een hogere rang dan was toegestaan door het Statuut. Voor de andere twee agentschappen is een groot personeelsverloop vastgesteld, wat invloed kan hebben op de bedrijfscontinuïteit en het vermogen van het Agentschap om de in zijn werkprogramma geplande activiteiten uit te voeren. Een andere mogelijke reden voor de aanwervingsproblemen van Cepol is dat het concurreert met een andere Europese instelling die in Boedapest is gevestigd (EIT).

Drie agentschappen (EIT, EMA, ECDC) werden geconfronteerd met organisatorische uitdagingen. Sinds 2014 is het EMA twee keer grondig gereorganiseerd, onder meer door middel van een interne herschikking van de functies van het hoger en middenkader. De herschikking van personeel op sleutelposities op het gebied van IT en administratie was niet succesvol, waardoor er een materieel risico op instabiliteit van het Bureau en zijn activiteiten ontstond. Vanaf de oprichting van het EIT in 2008 tot juli 2014 is er viermaal een nieuwe directeur benoemd. Sinds augustus 2014 werd de functie van directeur ad interim vervuld, en sinds februari 2013 gold dit ook voor één andere leidinggevende functie, hetgeen in strijd is met de in het Statuut vastgestelde maximale termijn van één jaar voor tijdelijke tewerkstelling. Dit is een bron van onzekerheid voor de belanghebbenden en brengt de strategische continuïteit in gevaar. Bij het ECDC was de waarnemend directeur die in mei 2015 was benoemd, op 31 december 2016 nog steeds in dienst, waarmee de termijn van maximaal één jaar werd overschreden. Deze ad-interimbenoeming had ook tot gevolg dat er nog eens 15 ad-interimregelingen werden getroffen voor andere personeelsleden.

Het gebied van openbare aanbestedingen blijft gevoelig voor fouten

De onderliggende doelstelling van openbare aanbestedingen is te zorgen voor concurrentie tussen de marktdeelnemers, zodat op transparante, objectieve en consistente wijze en op basis van het toepasselijke rechtskader de economisch meest voordelige aankoop kan worden gedaan. In de specifieke jaarverslagen voor het EASO, het EWDD, eu-LISA, het EMA en Berec hebben wij gerapporteerd dat de agentschappen niet volledig voldeden aan de beginselen van openbare aanbestedingen en de regels die zijn vastgelegd in het Financieel Reglement. De opmerkingen hebben voornamelijk betrekking op inconsistenties in het aanbestedingsdossier, de niet-inachtneming van de criteria die zijn vastgesteld voor de selectie van de marktdeelnemers, het ontbreken van formele procedures en een duidelijke gedelegeerde instantie om contracten te gunnen en te ondertekenen.

De ERK waardeert het feit dat de agentschappen in toenemende mate interinstitutionele kadercontracten (RO) gebruiken voor de aankoop van goederen en diensten, waardoor administratieve doelmatigheid en schaalvoordelen ontstaan. Wat betreft één interinstitutioneel raamcontract voor software, IT-licenties en -diensten dat in 2014 werd gesloten tussen een contractant en, namens verschillende instellingen en agentschappen, de Commissie, was de latere uitvoering door ten minste drie agentschappen (EMA, EEA, EASO) niet optimaal. De contractant treedt op als tussenpersoon tussen de instellingen en agentschappen en de potentiële leveranciers die zich aan hun behoeften kunnen aanpassen. In het kader van deze bemiddelingsdiensten heeft de contractant recht op een toeslag van twee tot negen procent boven op de prijzen van de leveranciers. Met betrekking tot de gecontroleerde betalingen uit hoofde van deze RO hebben wij geconstateerd dat de prijzen en in rekening gebrachte toeslagen niet altijd systematisch werden gecontroleerd aan de hand van de prijsopgaven en facturen van de leveranciers, dat de uitvoering van de RO niet altijd voldoende concurrentie kon waarborgen en dat daarom niet kon worden gegarandeerd dat de voordeligste oplossing werd gekozen.

Tekortkomingen in de procedures voor openbare aanbestedingen werden ook gemeld in verband met interne controles. In vijf gevallen in vier agentschappen (EASO, EIT, EMSA, EIGE) hebben wij geconstateerd dat tekortschietende controles tot ondoelmatigheden hebben geleid, bijvoorbeeld door onderschatting van de aanbestedingsbehoeften op het moment van de procedures.

Hoewel onze jaarlijkse controles van de agentschappen niet in de eerste plaats op prestatieaspecten zijn gericht, worden onze controleurs geacht zich bewust te zijn van de risico’s van ondermaatse prestaties en risico’s in verband met financieel beheer. In zeven gevallen in zes agentschappen (eu-LISA, Frontex, EU-OSHA, EEA, Berec, Euipo) hebben wij opmerkingen gemaakt over niet-optimale regelingen voor openbare aanbestedingen, waardoor het risico bestaat dat niet de best mogelijke kosten-batenverhouding wordt gerealiseerd, en over tekortkomingen in de uitvoering van monitoringscontracten.

Het IT-landschap van de agentschappen blijft divers, ondanks de vele vergelijkbare activiteiten

Agentschappen voeren een breed scala van operationele activiteiten uit waarvoor adequate en soms op maat gesneden IT-oplossingen nodig zijn. De belangrijkste operationele en administratieve activiteiten worden echter uitgevoerd op basis van hetzelfde wettelijke kader, wat suggereert dat daarbij sprake is van vergelijkbare processen die kunnen worden ondersteund door soortgelijke IT-oplossingen. Hoewel de agentschappen zeer goede vorderingen hebben gemaakt op het gebied van het gebruik van soortgelijke systemen voor het beheer van de begroting en de boekhouding, worden er op andere belangrijke gebieden nog steeds vele IT-oplossingen gebruikt, zoals voor het beheer van de personele middelen en aanbestedingen/het beheer van contracten. De agentschappen moeten nadenken over verdere harmonisatie van IT-oplossingen op deze gebieden, omdat dit niet alleen tot een verbetering van de kostenefficiëntie zal leiden, maar ook de internecontrolerisico’s zal verminderen en het IT-beheer zal versterken.

Verder valt mogelijk iets te winnen op het gebied van een verdere harmonisatie van het beheer en de verslaglegging door belanghebbenden, en de invoering van meer geautomatiseerde controleprocedures ter vergroting van de doeltreffendheid van de controle. Het netwerk van EU-agentschappen is vastbesloten om op het gebied van deze kwesties de samenwerking tussen de agentschappen en met de Commissie verder te bevorderen, evenals, wat de externe controle betreft, de samenwerking met de ERK.

Figuur 4

Verscheidenheid van IT-oplossingen bij de agentschappen

Personeelsbeheersystemen

Image

Systemen voor aanbestedingen/contractbeheer

Image

De IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij het EMA moeten worden verbeterd

Naast de jaarlijkse standaardcontrolewerkzaamheden voor alle agentschappen hebben wij een evaluatie gemaakt van het inhuren van adviseurs door het EMA voor twee grote IT-projecten (op het gebied van geneesmiddelenbewaking en klinische proeven), door middel waarvan het Bureau zijn wettelijke verplichtingen nakomt om een complex pan-Europees netwerk van systemen op te zetten waarvoor aanzienlijke IT-ontwikkeling nodig is. Aangezien de personeelsformatie van het EMA niet werd uitgebreid om de opbouw van de interne deskundigheid op het gebied van bedrijfsontwikkeling en ontwikkeling van IT-systemen mogelijk te maken, maakte het Bureau gebruik van adviesbureaus in die sectoren, waardoor het in essentiële mate afhankelijk werd van externe expertise.

Wij constateerden verder dat er geen methodologie was ingevoerd die geschikt is voor dergelijke complexe grootschalige projecten voordat er met de projecten werd begonnen, en dit kan van invloed zijn geweest op het vermogen van het management om toezicht te houden op de projectuitvoering, om die te monitoren en om de samenhang van de projecten te waarborgen. Het EMA is verder gegaan met de ontwikkeling van een passende methodologie en heeft de meest recente verfijning daarvan ingevoerd in september 2016.

Het vermogen van het EMA om de activiteit van haar adviseurs te controleren en om de kwaliteit van de door hen geleverde resultaten te monitoren, werd ook beperkt door het soort consultancycontracten dat werd gebruikt (tijd en middelen) en het feit dat een deel van het adviesproces niet ter plaatse wordt verricht maar in een andere lidstaat. Het EMA heeft vertraging opgelopen en de kosten voor het uitvoeren van de projecten zijn geëscaleerd. Frequente veranderingen in de reikwijdte van het project, de begroting en de termijnen waren voornamelijk het gevolg van zich ontwikkelende systeemvereisten waarbij rekening werd gehouden met de veranderende behoeften van de lidstaten. Er is nog geen zekerheid over de uiteindelijke kosten en de data waarop de IT-systemen in gebruik worden genomen.

In de toekomst zal de ERK, waar nodig, goed gebruikmaken van de geavanceerde methodologie, kennis en expertise die tijdens deze controle zijn verworven met betrekking tot de resultaten van deze proefcontrole van door het EMA gebruikte adviesdiensten.

Het begrotingsbeheer verbetert, maar er zijn uitzonderingen

In 2016 zijn er op dit punt aanzienlijk minder opmerkingen gemaakt, maar de hoge overdracht van vastgelegde kredieten blijft de vaakst genoemde kwestie in de specifieke jaarverslagen; dit betreft 23 agentschappen. Deze overdrachten kunnen meestal echter worden verklaard door het meerjarige karakter van de activiteiten. Wij nodigden verschillende agentschappen uit om te overwegen gesplitste begrotingskredieten in te voeren. Het Financieel Reglement voorziet in dit instrument om dergelijke situaties aan te pakken.

In vier gevallen (Frontex, CPVO, Chafea, Easme) werden annuleringen van overgedragen begrotingskredieten van voorgaande jaren gerapporteerd, die op overschatting van de begrotingsbehoeften wijzen en dus op tekortkomingen in de planning.

De takenpakketten van Frontex en het EASO zijn aanzienlijk uitgebreid in reactie op de migratiecrisis waarmee de Unie werd geconfronteerd. Als gevolg daarvan waren de definitieve begrotingen voor 2016 voor het EASO en Frontex ten opzichte van het voorgaande jaar respectievelijk driemaal en 75 % hoger. Beide agentschappen werden geconfronteerd met aanzienlijke administratieve en operationele uitdagingen en hooggespannen verwachtingen dat meteen resultaten zouden worden geboekt, terwijl zij weinig tijd hadden om hun systemen en procedures aan te passen en om het noodzakelijke personeel in dienst te nemen. Daardoor was het voor deze agentschappen problematisch om de aanvullende middelen tijdens het begrotingsjaar te absorberen, wat tot aanzienlijke annuleringen (Frontex) of hoge overdrachten (EASO) van middelen heeft geleid. Dit was een oorzaak van de niet-naleving van de begrotings- en aanbestedingsregels in verschillende gevallen en van de moeilijkheden om de subsidieovereenkomsten met de Commissie of begunstigden optimaal uit te voeren.

Externe evaluaties zijn over het algemeen positief

Voor het eerst hebben wij in zes gevallen uitdrukkelijk verwezen naar de resultaten van externe evaluaties van de activiteiten en de algemene prestaties van agentschappen. De resultaten van de evaluaties waren over het algemeen positief en de agentschappen hebben actieplannen opgesteld om follow-up te geven aan de in de evaluatieverslagen genoemde kwesties. Hoewel de meeste oprichtingsverordeningen voorzien in een regelmatig uit te voeren externe evaluatie (gewoonlijk elke vier à zes jaar), hebben wij vastgesteld dat een dergelijke bepaling ontbreekt in de oprichtingsverordeningen van zes agentschappen (EASO, eu-LISA, ETF, Enisa, EIGE, REA), en deze kwestie moet worden aangepakt. Ook hebben wij gerapporteerd dat de oprichtingsverordening van het EMA voorschrijft om elke tien jaar een externe evaluatie te verrichten, wat een te lange termijn is om de belanghebbenden op doeltreffende wijze feedback te geven over de prestaties.

De gerapporteerde IAS-controleresultaten zullen een completer beeld geven

Om een completer beeld van de controleresultaten te geven, hebben wij voor 2016 voor het eerst verwezen naar de conclusies van de controle die werden getrokken door de dienst Interne Audit van de Commissie (IAS). In totaal werd naar 14 IAS-controleverslagen verwezen. In alle gevallen hebben de agentschappen met de IAS afspraken gemaakt over plannen om corrigerende maatregelen te nemen.

Follow-up van de opmerkingen van de voorgaande jaren

Waar van toepassing hebben wij voorzien in een voortgangsverslag over de follow-upmaatregelen die de agentschappen naar aanleiding van de opmerkingen uit voorgaande jaren troffen. Bijlage III laat zien dat voor de 140 opmerkingen die aan het einde van 2015 nog openstonden (2014: 134), de corrigerende maatregelen in de meeste gevallen waren afgerond of nog liepen.

Figuur 5

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Image

---

(1)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, en gedetacheerde nationale deskundigen.

(2)  De personeelscijfers voor 2015 zijn geactualiseerd op basis van gegevens van de agentschappen.

(3)  PB C 326 van 26.10.2012, blz. 47.

(4)  Gezien de beperkte middelen en activiteiten van het Voorzieningsagentschap van Euratom wordt het alleen door de ERK gecontroleerd.

(5)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

(6)  Artikel 107 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(7)  ERK-overzicht (Landscape review) „Hiaten, overlappingen en uitdagingen: een landschapsoverzicht van EU-regelingen inzake verantwoording en controle van de overheidsfinanciën”.

(8)  In een toelichtende paragraaf wordt de aandacht gevestigd op belangrijke kwesties die van fundamenteel belang zijn voor het inzicht van de lezer in de rekeningen.

(9)  Toelichtende paragrafen worden gebruikt om mededelingen te doen over belangrijke kwesties die niet specifiek worden vermeld of geopenbaard in de jaarrekening.

---

BIJLAGE I

Begroting en personeel van de agentschappen (1)

| | | Begroting (2) | Personeelsbestand (3) |
| --- | --- | --- | --- |
| | Vaste EP-comités | Bevoegd DG | Beleidsterrein | 2015 | 2016 | 2015 | 2016 |
| (miljoen euro) | (miljoen euro) |
| Gedecentraliseerde agentschappen |
| eu-LISA | Burgerlijke Vrijheden, Justitie en Binnenlandse Zaken | HOME | Binnenlandse Zaken | 71,7 | 82,3 | 134 | 144 |
| EASO | HOME | Binnenlandse Zaken | 15,9 | 53,0 | 93 | 125 |
| Frontex | HOME | Binnenlandse Zaken | 143,3 | 251,0 | 309 | 365 |
| EWDD | HOME | Binnenlandse Zaken | 18,5 | 15,4 | 100 | 101 |
| Europol | HOME | Binnenlandse Zaken | 95,0 | 104,0 | 666 | 737 |
| FRA | JUST | Justitie | 21,6 | 21,6 | 107 | 105 |
| Cepol | HOME | Binnenlandse Zaken | 8,8 | 10,3 | 41 | 51 |
| Eurojust | JUST | Justitie | 33,8 | 43,5 | 246 | 245 |
| EBA | Economische en Monetaire Zaken | FISMA | Financiële Diensten en Kapitaalmarkten | 33,4 | 36,5 | 156 | 161 |
| Eiopa | Fisma | Financiële Diensten en Kapitaalmarkten | 20,2 | 21,8 | 133 | 139 |
| ESMA | Fisma | Financiële Diensten en Kapitaalmarkten | 36,8 | 39,4 | 202 | 204 |
| GAR (4) | Fisma | Financiële Diensten en Kapitaalmarkten | 22,0 | 11 865 | 108 | 180 |
| EU-OSHA | Werkgelegenheid en Sociale Zaken | EMPL | Werkgelegenheid en Sociale Zaken | 16,9 | 16,7 | 65 | 65 |
| Cedefop | EAC | Onderwijs en Cultuur | 18,4 | 18,0 | 123 | 122 |
| Eurofound | EMPL | Werkgelegenheid en Sociale Zaken | 21,2 | 20,8 | 111 | 104 |
| ETF | EAC | Onderwijs en Cultuur | 21,0 | 21,0 | 129 | 130 |
| CdT | DGT | Taalkundige Diensten | 49,6 | 50,5 | 218 | 225 |
| ECDC | Milieubeheer, Volksgezondheid en Voedselveiligheid | SANTE | Gezondheid en Consumentenbescherming | 58,5 | 58,2 | 260 | 260 |
| ECHA | GROW | Ondernemingen | 114,8 | 110,1 | 572 | 578 |
| EEA | ENV | Milieu | 49,2 | 50,5 | 219 | 208 |
| EFSA | SANTE | Gezondheid en Consumentenbescherming | 78,8 | 79,5 | 434 | 443 |
| EMA | SANTE | Gezondheid en Consumentenbescherming | 304,0 | 305,0 | 775 | 768 |
| EFCA | Visserij | MARE | Maritieme Zaken en Visserij | 9,2 | 10,0 | 64 | 64 |
| CPVO | Industrie, Onderzoek en Energie | SANTE | Landbouw en Plattelandsontwikkeling | 14,7 | 16,1 | 46 | 44 |
| Euratom (4) | ENER en RTD | Energie en Innovatie | 0,1 | 0,1 | 17 | 17 |
| ACER | ENER | Energie | 11,3 | 15,9 | 80 | 103 |
| GSA | GROW | Ondernemingen | 363,8 | 626,4 | 139 | 160 |
| EIT | EAC | Innovatie en Technologie | 232,0 | 283,0 | 50 | 59 |
| Enisa | CNECT | Digitale Eengemaakte Markt | 10,0 | 11,0 | 69 | 69 |
| EUIPO | GROW | Interne Markt | 384,2 | 421,3 | 848 | 910 |
| Berec | CNECT | Digitale Eengemaakte Markt | 4,0 | 4,2 | 26 | 27 |
| EASA | Vervoer en Toerisme | MOVE | Mobiliteit en Vervoer | 185,4 | 193,4 | 779 | 774 |
| EMSA | MOVE | Mobiliteit en Vervoer | 64,8 | 71,1 | 246 | 246 |
| ERA | MOVE | Mobiliteit en Vervoer | 26,3 | 27,5 | 157 | 155 |
| EIGE | Vrouwenrechten en Gendergelijkheid | JUST | Justitie | 7,9 | 7,8 | 42 | 45 |
| Uitvoerende agentschappen |
| Eacea | | EAC & CNECT & HOME & ECHO | Onderwijs en Cultuur | 46,9 | 49,1 | 441 | 442 |
| REA | | RTD & EAC & GROW & HOME & CNECT & AGRI | Onderzoek en Innovatie | 54,6 | 62,9 | 618 | 628 |
| ERCEA | | RTD | Onderzoek en Innovatie | 39,6 | 42,6 | 417 | 461 |
| Easme | | ENTR & RTD & & ENR & ENV & CLIMA & CNECT & MARE | Energie, Ondernemerschap en Innovatie | 36,4 | 35,8 | 373 | 417 |
| INEA | | MOVE & ENER & CNECT & RTD | Mobiliteit en Vervoer | 18,4 | 21,7 | 186 | 225 |
| Chafea | | SANTE & JUST & AGRI | Consumentenbescherming | 7,4 | 8,7 | 49 | 58 |
| Totaal | | | | 2 770,40 | 15 182,70 | 9 848 | 10 364 |
| Exclusief de GAR-begroting voor het fonds | | | | 2 770,04 | 3 382,70 | 9 848 | 10 364 |

Begroting (2)

Personeelsbestand (3)

Vaste EP-comités

Bevoegd DG

Beleidsterrein

2015

2016

2015

2016

(miljoen euro)

(miljoen euro)

Gedecentraliseerde agentschappen

eu-LISA

Burgerlijke Vrijheden, Justitie en Binnenlandse Zaken

HOME

Binnenlandse Zaken

71,7

82,3

134

144

EASO

HOME

Binnenlandse Zaken

15,9

53,0

93

125

Frontex

HOME

Binnenlandse Zaken

143,3

251,0

309

365

EWDD

HOME

Binnenlandse Zaken

18,5

15,4

100

101

Europol

HOME

Binnenlandse Zaken

95,0

104,0

666

737

FRA

JUST

Justitie

21,6

21,6

107

105

Cepol

HOME

Binnenlandse Zaken

8,8

10,3

41

51

Eurojust

JUST

Justitie

33,8

43,5

246

245

EBA

Economische en Monetaire Zaken

FISMA

Financiële Diensten en Kapitaalmarkten

33,4

36,5

156

161

Eiopa

Fisma

Financiële Diensten en Kapitaalmarkten

20,2

21,8

133

139

ESMA

Fisma

Financiële Diensten en Kapitaalmarkten

36,8

39,4

202

204

GAR (4)

Fisma

Financiële Diensten en Kapitaalmarkten

22,0

11 865

108

180

EU-OSHA

Werkgelegenheid en Sociale Zaken

EMPL

Werkgelegenheid en Sociale Zaken

16,9

16,7

65

65

Cedefop

EAC

Onderwijs en Cultuur

18,4

18,0

123

122

Eurofound

EMPL

Werkgelegenheid en Sociale Zaken

21,2

20,8

111

104

ETF

EAC

Onderwijs en Cultuur

21,0

21,0

129

130

CdT

DGT

Taalkundige Diensten

49,6

50,5

218

225

ECDC

Milieubeheer, Volksgezondheid en Voedselveiligheid

SANTE

Gezondheid en Consumentenbescherming

58,5

58,2

260

260

ECHA

GROW

Ondernemingen

114,8

110,1

572

578

EEA

ENV

Milieu

49,2

50,5

219

208

EFSA

SANTE

Gezondheid en Consumentenbescherming

78,8

79,5

434

443

EMA

SANTE

Gezondheid en Consumentenbescherming

304,0

305,0

775

768

EFCA

Visserij

MARE

Maritieme Zaken en Visserij

9,2

10,0

64

64

CPVO

Industrie, Onderzoek en Energie

SANTE

Landbouw en Plattelandsontwikkeling

14,7

16,1

46

44

Euratom (4)

ENER en RTD

Energie en Innovatie

0,1

0,1

17

17

ACER

ENER

Energie

11,3

15,9

80

103

GSA

GROW

Ondernemingen

363,8

626,4

139

160

EIT

EAC

Innovatie en Technologie

232,0

283,0

50

59

Enisa

CNECT

Digitale Eengemaakte Markt

10,0

11,0

69

69

EUIPO

GROW

Interne Markt

384,2

421,3

848

910

Berec

CNECT

Digitale Eengemaakte Markt

4,0

4,2

26

27

EASA

Vervoer en Toerisme

MOVE

Mobiliteit en Vervoer

185,4

193,4

779

774

EMSA

MOVE

Mobiliteit en Vervoer

64,8

71,1

246

246

ERA

MOVE

Mobiliteit en Vervoer

26,3

27,5

157

155

EIGE

Vrouwenrechten en Gendergelijkheid

JUST

Justitie

7,9

7,8

42

45

Uitvoerende agentschappen

Eacea

EAC & CNECT & HOME & ECHO

Onderwijs en Cultuur

46,9

49,1

441

442

REA

RTD & EAC & GROW & HOME & CNECT & AGRI

Onderzoek en Innovatie

54,6

62,9

618

628

ERCEA

RTD

Onderzoek en Innovatie

39,6

42,6

417

461

Easme

ENTR & RTD & & ENR & ENV & CLIMA & CNECT & MARE

Energie, Ondernemerschap en Innovatie

36,4

35,8

373

417

INEA

MOVE & ENER & CNECT & RTD

Mobiliteit en Vervoer

18,4

21,7

186

225

Chafea

SANTE & JUST & AGRI

Consumentenbescherming

7,4

8,7

49

58

Totaal

2 770,40

15 182,70

9 848

10 364

Exclusief de GAR-begroting voor het fonds

2 770,04

3 382,70

9 848

10 364

---

(1)  Bron: Door de agentschappen verstrekte gegevens.

(2)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, en gedetacheerde nationale deskundigen.

(4)  De GAR en Euratom zijn niet geconsolideerd in de EU-rekeningen.

---

BIJLAGE II

Door de Rekenkamer gemaakte opmerkingen die niets afdeden aan haar oordeel

| | | Totaalaantal opmerkingen | Betrouwbaarheid van de rekeningen | Wettigheid/regelmatigheid van de verrichtingen | Internebeheersingsmaatregelen | Begrotingsbeheer | Goed financieel beheer/doelmatigheid | Overige opmerkingen |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| | | Procedures voor overheidsopdrachten | Werving, bevorderingen en salarissen | Overige | Procedures voor overheidsopdrachten | Monitoring van de financiële uitvoering van contracten | Overige | IAS-bevindingen | Hoog niveau aan overdrachten | Hoog niveau aan annuleringen van overdrachten uit 2015 | Overige | Procedures voor overheidsopdrachten | Personeelsbeheer | Opmerkingen uit externe evaluatie | Overige | Geen doeltreffende vereiste voor externe evaluatie | Personeelszaken | Overige |
| | Gedecentraliseerde agentschappen | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 1 | Cepol | 2 | | | | | | | | | 1 | | | | | | | | 1 | |
| 2 | EASO | 11 | | 1 | | | 1 | 1 | 3 | 1 | 1 | | | | | 1 | 2 | | | |
| 3 | EWDD | 2 | | 1 | | | | | | 1 | | | | | | | | | | |
| 4 | eu-LISA | 7 | | 1 | | | | | | 1 | 1 | | | 2 | | 1 | 1 | | | |
| 5 | Eurojust | 1 | | | | | | | | | 1 | | | | | | | | | |
| 6 | Europol | 1 | | | | | | | | | 1 | | | | | | | | | |
| 7 | FRA | 2 | | | | | | | 1 | | 1 | | | | | | | | | |
| 8 | Frontex | 9 | | | 1 | 1 | | | | | 1 | 1 | | 1 | | | 1 | | 2 | 1 |
| 9 | EBA | 0 | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 10 | Eiopa | 0 | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 11 | ESMA | 0 | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 12 | GAR | 6 | 1 | | | | | | | | 1 | | 3 | | | | | | 1 | |
| 13 | CdT | 1 | | | | | | | | | | | 1 | | | | | | | |
| 14 | Cedefop | 0 | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 15 | ETF | 2 | | | | | | | | | | | | | | 1 | | | | 1 |
| 16 | EU-OSHA | 3 | | | | | | | | | 1 | | | 1 | | | | 1 | | |
| 17 | Eurofound | 4 | | | 1 | | | | | 1 | 1 | | | | | | | 1 | | |
| 18 | ECDC | 3 | | | 1 | | | | | 1 | 1 | | | | | | | | | |
| 19 | ECHA | 3 | | | | | | | | 1 | 1 | | | | | | | 1 | | |
| 20 | EEA | 3 | | | | | | | 1 | 1 | | | | 1 | | | | | | |
| 21 | EFSA | 1 | | | | | | | | 1 | | | | | | | | | | |
| 22 | EMA | 8 | 1 | 1 | | | | 1 | | | | | | | 1 | | 3 | 1 | | |
| 23 | EFCA | 0 | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 24 | ACER | 2 | | | | | | | | 1 | 1 | | | | | | | | | |
| 25 | Berec | 5 | | 1 | 1 | | | | | | | | | 1 | | | | 1 | 1 | |
| 26 | CPVO | 3 | | | | | | | | | 1 | 1 | | | | | | 1 | | |
| 27 | EIT | 7 | | | | | 1 | | | 1 | 1 | | | | | | 2 | | 1 | 1 |
| 28 | Enisa | 3 | | | | | | | | | 1 | | | | 1 | 1 | | | | |
| 29 | EUIPO | 3 | | | | | | | | | | | 1 | 1 | | | | | | 1 |
| 30 | Euratom | 0 | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 31 | GSA | 3 | | | | | | | | 1 | 1 | | | | | | | | | 1 |
| 32 | EASA | 2 | | | | 1 | | | | | | | | | | | | | | 1 |
| 33 | EMSA | 1 | | | | | 1 | | | | | | | | | | | | | |
| 34 | ERA | 0 | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 35 | EIGE | 4 | | | | | 2 | | | | 1 | | | | | 1 | | | | |
| | Uitvoerende agentschappen | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| 36 | Chafea | 2 | | | | | | | | | 1 | 1 | | | | | | | | |
| 37 | EACEA | 2 | | | | | | | 1 | | 1 | | | | | | | | | |
| 38 | Easme | 2 | | | | | | | | | 1 | 1 | | | | | | | | |
| 39 | ERCEA | 3 | | | | | | | 1 | 1 | 1 | | | | | | | | | |
| 40 | INEA | 1 | | | | | | | | | 1 | | | | | | | | | |
| 41 | REA | 3 | | | | | | | | 2 | | | | | | 1 | | | | |
| Subtotaal: | 115 | 2 | 5 | 4 | 2 | 5 | 2 | 7 | 14 | 23 | 4 | 5 | 7 | 2 | 6 | 9 | 6 | 6 | 6 |
| Totaal: | 11 | 28 | 32 | 24 | 18 |

Totaalaantal opmerkingen

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Wettigheid/regelmatigheid van de verrichtingen

Internebeheersingsmaatregelen

Begrotingsbeheer

Goed financieel beheer/doelmatigheid

Overige opmerkingen

Procedures voor overheidsopdrachten

Werving, bevorderingen en salarissen

Overige

Procedures voor overheidsopdrachten

Monitoring van de financiële uitvoering van contracten

Overige

IAS-bevindingen

Hoog niveau aan overdrachten

Hoog niveau aan annuleringen van overdrachten uit 2015

Overige

Procedures voor overheidsopdrachten

Personeelsbeheer

Opmerkingen uit externe evaluatie

Overige

Geen doeltreffende vereiste voor externe evaluatie

Personeelszaken

Overige

Gedecentraliseerde agentschappen

1

Cepol

2

1

1

2

EASO

11

1

1

1

3

1

1

1

2

3

EWDD

2

1

1

4

eu-LISA

7

1

1

1

2

1

1

5

Eurojust

1

1

6

Europol

1

1

7

FRA

2

1

1

8

Frontex

9

1

1

1

1

1

1

2

1

9

EBA

0

10

Eiopa

0

11

ESMA

0

12

GAR

6

1

1

3

1

13

CdT

1

1

14

Cedefop

0

15

ETF

2

1

1

16

EU-OSHA

3

1

1

1

17

Eurofound

4

1

1

1

1

18

ECDC

3

1

1

1

19

ECHA

3

1

1

1

20

EEA

3

1

1

1

21

EFSA

1

1

22

EMA

8

1

1

1

1

3

1

23

EFCA

0

24

ACER

2

1

1

25

Berec

5

1

1

1

1

1

26

CPVO

3

1

1

1

27

EIT

7

1

1

1

2

1

1

28

Enisa

3

1

1

1

29

EUIPO

3

1

1

1

30

Euratom

0

31

GSA

3

1

1

1

32

EASA

2

1

1

33

EMSA

1

1

34

ERA

0

35

EIGE

4

2

1

1

Uitvoerende agentschappen

36

Chafea

2

1

1

37

EACEA

2

1

1

38

Easme

2

1

1

39

ERCEA

3

1

1

1

40

INEA

1

1

41

REA

3

2

1

Subtotaal:

115

2

5

4

2

5

2

7

14

23

4

5

7

2

6

9

6

6

6

Totaal:

11

28

32

24

18

---

BIJLAGE III

Follow-up van nog openstaande opmerkingen die niets afdoen aan de oordelen van de Rekenkamer

| | Totaal | Afgerond | Loopt nog | Nog af te handelen | Geen maatregelen vereist |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| | Gedecentraliseerde agentschappen |
| 1 | Frontex | 11 | 2 | 7 | 1 | 1 |
| 2 | Europol | 2 | 1 | | | 1 |
| 3 | eu-LISA | 7 | 1 | 2 | 2 | 2 |
| 4 | EASO | 9 | 3 | 3 | 2 | 1 |
| 5 | Eurojust | 2 | | 1 | | 1 |
| 6 | EWDD | 1 | | 1 | | |
| 7 | FRA | 1 | | | | 1 |
| 8 | Cepol | 2 | 1 | | | 1 |
| 9 | EBA | 3 | | 1 | | 2 |
| 10 | Eiopa | 2 | 1 | | | 1 |
| 11 | ESMA | 6 | 4 | | | 2 |
| 12 | GAR | 5 | | 1 | | 4 |
| 13 | EU-OSHA | 2 | | | | 2 |
| 14 | Cedefop | 2 | 1 | | | 1 |
| 15 | Eurofound | 1 | | | | 1 |
| 16 | ETF | 1 | 1 | | | |
| 17 | CdT | 5 | | 1 | | 4 |
| 18 | ECDC | 4 | | 1 | | 3 |
| 19 | ECHA | 3 | 1 | 1 | | 1 |
| 20 | EEA | 4 | 4 | | | |
| 21 | EFSA | 2 | 1 | 1 | | |
| 22 | EMA | 4 | 1 | 3 | | |
| 23 | EFCA | 1 | 1 | | | |
| 24 | CPVO | 6 | | 3 | 1 | 2 |
| 25 | ACER | 2 | | | 1 | 1 |
| 26 | GSA | 7 | 1 | 5 | | 1 |
| 27 | Enisa | 2 | | 1 | | 1 |
| 28 | EUIPO | 6 | 5 | | | 1 |
| 29 | Berec | 4 | 2 | | 1 | 1 |
| 30 | EASA | 2 | 1 | | | 1 |
| 31 | EMSA | 0 | | | | |
| 32 | ERA | 2 | 1 | 1 | | |
| 33 | EIGE | 1 | | | | 1 |
| | Uitvoerende agentschappen |
| 34 | EACEA | 1 | | | | 1 |
| 35 | REA | 0 | | | | |
| 36 | ERCEA | 1 | | | | 1 |
| 37 | Easme | 4 | 1 | | | 3 |
| 38 | INEA | 1 | | | | 1 |
| 39 | Chafea | 3 | | 1 | | 2 |
| | Andere organen |
| 40 | EIT | 17 | 2 | 10 | 2 | 3 |
| 41 | Euratom | 1 | | | | 1 |
| Totalen | 140 | 36 | 44 | 10 | 50 |

Totaal

Afgerond

Loopt nog

Nog af te handelen

Geen maatregelen vereist

Gedecentraliseerde agentschappen

1

Frontex

11

2

7

1

1

2

Europol

2

1

1

3

eu-LISA

7

1

2

2

2

4

EASO

9

3

3

2

1

5

Eurojust

2

1

1

6

EWDD

1

1

7

FRA

1

1

8

Cepol

2

1

1

9

EBA

3

1

2

10

Eiopa

2

1

1

11

ESMA

6

4

2

12

GAR

5

1

4

13

EU-OSHA

2

2

14

Cedefop

2

1

1

15

Eurofound

1

1

16

ETF

1

1

17

CdT

5

1

4

18

ECDC

4

1

3

19

ECHA

3

1

1

1

20

EEA

4

4

21

EFSA

2

1

1

22

EMA

4

1

3

23

EFCA

1

1

24

CPVO

6

3

1

2

25

ACER

2

1

1

26

GSA

7

1

5

1

27

Enisa

2

1

1

28

EUIPO

6

5

1

29

Berec

4

2

1

1

30

EASA

2

1

1

31

EMSA

0

32

ERA

2

1

1

33

EIGE

1

1

Uitvoerende agentschappen

34

EACEA

1

1

35

REA

0

36

ERCEA

1

1

37

Easme

4

1

3

38

INEA

1

1

39

Chafea

3

1

2

Andere organen

40

EIT

17

2

10

2

3

41

Euratom

1

1

Totalen

140

36

44

10

50

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/25 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/25

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/02)

INLEIDING

| 1. | Het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „ACER”), gevestigd te Ljubljana, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 713/2009 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Agentschap heeft voornamelijk tot taak om de nationale regulerende instanties bij te staan bij het op EU-niveau uitoefenen van de door hen in de lidstaten vervulde reguleringstaken, en zo nodig hun optreden te coördineren. In het kader van de REMIT-verordening (2) heeft het Agentschap — samen met de nationale regulerende instanties — bijkomende verantwoordelijkheden gekregen ten aanzien van het toezicht op de Europese groothandelsmarkt voor energie. |
| --- | --- |

1.

Het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „ACER”), gevestigd te Ljubljana, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 713/2009 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Agentschap heeft voornamelijk tot taak om de nationale regulerende instanties bij te staan bij het op EU-niveau uitoefenen van de door hen in de lidstaten vervulde reguleringstaken, en zo nodig hun optreden te coördineren. In het kader van de REMIT-verordening (2) heeft het Agentschap — samen met de nationale regulerende instanties — bijkomende verantwoordelijkheden gekregen ten aanzien van het toezicht op de Europese groothandelsmarkt voor energie.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 11,3 | 15,9 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 80 | 103 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

11,3

15,9

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

80

103

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over het Agentschap. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over het Agentschap.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 17. | In zijn controleverslag van mei 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie op de grote noodzaak om binnen de cel voor de aanbesteding de taken en verantwoordelijkheden te verduidelijken en de werklast te analyseren teneinde te zorgen voor efficiëntere processen en procedures. Hij concludeerde ook dat de planning en monitoring van aanbestedingen aanzienlijk moet worden verbeterd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

17.

In zijn controleverslag van mei 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie op de grote noodzaak om binnen de cel voor de aanbesteding de taken en verantwoordelijkheden te verduidelijken en de werklast te analyseren teneinde te zorgen voor efficiëntere processen en procedures. Hij concludeerde ook dat de planning en monitoring van aanbestedingen aanzienlijk moet worden verbeterd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 18. | Het Agentschap heeft 4,9 miljoen euro, ofwel 86 % van de vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) overgedragen (2015: 1,4 miljoen euro, ofwel 59 %). Evenals in voorgaande jaren betreffen de overdrachten voornamelijk de tenuitvoerlegging van de REMIT-verordening betreffende de integriteit en transparantie van de groothandelsmarkt voor energie (8), en wel voor een bedrag van 4,7 miljoen euro in 2016 (2015: 1,1 miljoen euro). Voor titel II (administratieve uitgaven) droeg het Agentschap 1 miljoen euro over, ofwel 38 % van de vastgelegde kredieten (2015: 0,8 miljoen euro, ofwel 35 %). |
| --- | --- |

18.

Het Agentschap heeft 4,9 miljoen euro, ofwel 86 % van de vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) overgedragen (2015: 1,4 miljoen euro, ofwel 59 %). Evenals in voorgaande jaren betreffen de overdrachten voornamelijk de tenuitvoerlegging van de REMIT-verordening betreffende de integriteit en transparantie van de groothandelsmarkt voor energie (8), en wel voor een bedrag van 4,7 miljoen euro in 2016 (2015: 1,1 miljoen euro). Voor titel II (administratieve uitgaven) droeg het Agentschap 1 miljoen euro over, ofwel 38 % van de vastgelegde kredieten (2015: 0,8 miljoen euro, ofwel 35 %).

| 19. | Het stijgende niveau van overdrachten is zorgwekkend en in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het houdt rechtstreeks verband met het feit dat de afronding van aanbestedingsprocedures en de ondertekening van contracten grotendeels laat in het jaar plaatsvinden, waardoor leveringen en/of betalingen in het volgende jaar plaatsvinden. In 2016 werden 98 van de 299 contracten in november en december ondertekend (5 976 122,47 euro, ofwel 40 % van de totale waarde van de in 2016 gesloten overeenkomsten). Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

19.

Het stijgende niveau van overdrachten is zorgwekkend en in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het houdt rechtstreeks verband met het feit dat de afronding van aanbestedingsprocedures en de ondertekening van contracten grotendeels laat in het jaar plaatsvinden, waardoor leveringen en/of betalingen in het volgende jaar plaatsvinden. In 2016 werden 98 van de 299 contracten in november en december ondertekend (5 976 122,47 euro, ofwel 40 % van de totale waarde van de in 2016 gesloten overeenkomsten). Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 211 van 14.8.2009, blz. 1.

1

(2)  Verordening nr. 1227/2011 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 326 van 8.12.2011, blz. 1), die het Agentschap een belangrijke rol toebedeelt in het toezicht op de groothandelsmarkt voor energie in heel Europa.

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.acer.europa.eu

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: In het PB gepubliceerde begroting.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

(8)  Verordening (EU) nr. 1227/2011 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 326 van 8.12.2011, blz. 1).

8

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | Volgens de vestigingsovereenkomst tussen het Agentschap en de Sloveense regering zal er in Slovenië een Europese School worden gevestigd. Ruim vier jaar na de overeenkomst is er echter nog geen Europese School opgericht. | Nog af te handelen |
| 2015 | Het Agentschap heeft 1,36  miljoen euro, ofwel 59 % van zijn vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) overgedragen (2014: 1,57  miljoen euro, ofwel 62 %). Deze overdrachten hadden voornamelijk betrekking op de tenuitvoerlegging van REMIT (1,1  miljoen euro), een complexe operationele activiteit met betrekking tot de integriteit en transparantie van de groothandelsmarkt voor energie met een meerjarig karakter. Het Agentschap heeft bovendien 0,79  miljoen euro, ofwel 35 % (2014: 0,98  miljoen euro, ofwel 41 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) overgedragen, voornamelijk in verband met studies en diensten die in 2015 nog niet waren geleverd. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

Volgens de vestigingsovereenkomst tussen het Agentschap en de Sloveense regering zal er in Slovenië een Europese School worden gevestigd. Ruim vier jaar na de overeenkomst is er echter nog geen Europese School opgericht.

Nog af te handelen

2015

Het Agentschap heeft 1,36  miljoen euro, ofwel 59 % van zijn vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) overgedragen (2014: 1,57  miljoen euro, ofwel 62 %). Deze overdrachten hadden voornamelijk betrekking op de tenuitvoerlegging van REMIT (1,1  miljoen euro), een complexe operationele activiteit met betrekking tot de integriteit en transparantie van de groothandelsmarkt voor energie met een meerjarig karakter. Het Agentschap heeft bovendien 0,79  miljoen euro, ofwel 35 % (2014: 0,98  miljoen euro, ofwel 41 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) overgedragen, voornamelijk in verband met studies en diensten die in 2015 nog niet waren geleverd.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 18. | Het Agentschap heeft de maatregelen met succes doorgevoerd, zoals met de dienst Interne Audit was overeengekomen. Van de zes aanbevelingen zijn twee zeer belangrijke en drie belangrijke reeds volledig opgevolgd. Het Agentschap plant de volledige uitvoering van de laatste aanbeveling voor oktober 2017. |
| --- | --- |

18.

Het Agentschap heeft de maatregelen met succes doorgevoerd, zoals met de dienst Interne Audit was overeengekomen. Van de zes aanbevelingen zijn twee zeer belangrijke en drie belangrijke reeds volledig opgevolgd. Het Agentschap plant de volledige uitvoering van de laatste aanbeveling voor oktober 2017.

| 19. | Het Agentschap erkent dat het niveau aan kredietoverdrachten hoog is. Dit is het gevolg van het feit dat REMIT-gerelateerde investeringen over meerdere jaren gespreid zijn. Dat past niet goed in het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het hoge niveau aan kredietoverdrachten is toe te schrijven aan de planning van de jaarlijkse contractcyclus, die in 2013 werd vastgesteld, toen het Agentschap een substantiële aanvullende begroting voor het REMIT-project pas aan het einde van het jaar had ontvangen. Hier zij er echter op gewezen dat de vastgelegde kredieten voor het boekjaar 2016 onder het begrotingshoofdstuk REMIT-uitgaven volledig ten uitvoer werden gelegd. Het Agentschap zal de mogelijkheid van invoering van gesplitste begrotingskredieten voor titel III onderzoeken. |
| --- | --- |

19.

Het Agentschap erkent dat het niveau aan kredietoverdrachten hoog is. Dit is het gevolg van het feit dat REMIT-gerelateerde investeringen over meerdere jaren gespreid zijn. Dat past niet goed in het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het hoge niveau aan kredietoverdrachten is toe te schrijven aan de planning van de jaarlijkse contractcyclus, die in 2013 werd vastgesteld, toen het Agentschap een substantiële aanvullende begroting voor het REMIT-project pas aan het einde van het jaar had ontvangen. Hier zij er echter op gewezen dat de vastgelegde kredieten voor het boekjaar 2016 onder het begrotingshoofdstuk REMIT-uitgaven volledig ten uitvoer werden gelegd. Het Agentschap zal de mogelijkheid van invoering van gesplitste begrotingskredieten voor titel III onderzoeken.

| 20. | Het is van mening dat dit het meerjarige karakter van enkele van zijn verrichtingen beter weerspiegelt, vooral op het gebied van REMIT, op voorwaarde dat de financiële middelen die het Agentschap ter beschikking worden gesteld stabiel en voorspelbaar zijn. |
| --- | --- |

20.

Het is van mening dat dit het meerjarige karakter van enkele van zijn verrichtingen beter weerspiegelt, vooral op het gebied van REMIT, op voorwaarde dat de financiële middelen die het Agentschap ter beschikking worden gesteld stabiel en voorspelbaar zijn.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/31 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/31

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/03)

INLEIDING

| 1. | Het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (hierna het „Bureau” genoemd), gevestigd te Riga, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft als belangrijkste taak, diensten voor professionele en administratieve ondersteuning te verlenen aan het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec), en onder sturing van de raad van regelgevers informatie te verzamelen en te analyseren betreffende elektronische communicatie en onder de nationale regelgevende instanties optimale regelgevingspraktijken te verspreiden zoals gemeenschappelijke benaderingswijzen, methoden of richtsnoeren voor de uitvoering van het EU-regelgevingskader. |
| --- | --- |

1.

Het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (hierna het „Bureau” genoemd), gevestigd te Riga, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft als belangrijkste taak, diensten voor professionele en administratieve ondersteuning te verlenen aan het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec), en onder sturing van de raad van regelgevers informatie te verzamelen en te analyseren betreffende elektronische communicatie en onder de nationale regelgevende instanties optimale regelgevingspraktijken te verspreiden zoals gemeenschappelijke benaderingswijzen, methoden of richtsnoeren voor de uitvoering van het EU-regelgevingskader.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 4,0 | 4,2 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 26 | 27 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

4,0

4,2

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

26

27

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 17. | In maart 2016 schreef het Bureau een aanbestedingsprocedure uit met het oog op de ondertekening van één kaderovereenkomst met de twee in Riga bestaande internationale scholen voor de kinderen van zijn personeelsleden. Hoewel in de technische specificaties in het aanbestedingsdocument staat dat het Bureau een meervoudige trapsgewijze kaderovereenkomst met twee economische actoren zou sluiten, staat in de gunningscriteria dat de ouders de school mogen kiezen. De in juli 2016 ondertekende kaderovereenkomst ter waarde van 400 000 euro is dus op tegenstrijdige concepten gebaseerd, waardoor rechtsonzekerheid ontstaat voor het Bureau en de scholen. Bovendien was een kaderovereenkomst in dit specifieke geval niet nodig. |
| --- | --- |

17.

In maart 2016 schreef het Bureau een aanbestedingsprocedure uit met het oog op de ondertekening van één kaderovereenkomst met de twee in Riga bestaande internationale scholen voor de kinderen van zijn personeelsleden. Hoewel in de technische specificaties in het aanbestedingsdocument staat dat het Bureau een meervoudige trapsgewijze kaderovereenkomst met twee economische actoren zou sluiten, staat in de gunningscriteria dat de ouders de school mogen kiezen. De in juli 2016 ondertekende kaderovereenkomst ter waarde van 400 000 euro is dus op tegenstrijdige concepten gebaseerd, waardoor rechtsonzekerheid ontstaat voor het Bureau en de scholen. Bovendien was een kaderovereenkomst in dit specifieke geval niet nodig.

| 18. | Na een herclassificatie werd een personeelslid onmiddellijk ingeschaald in salaristrap 2 van een hogere rang in plaats van in salaristrap 1, hetgeen in strijd is met het Statuut van de EU. |
| --- | --- |

18.

Na een herclassificatie werd een personeelslid onmiddellijk ingeschaald in salaristrap 2 van een hogere rang in plaats van in salaristrap 1, hetgeen in strijd is met het Statuut van de EU.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

| 19. | In maart 2016 sloot het Bureau een overeenkomst ter waarde van 60 000 euro voor de verlening van professionele ondersteuning en adviesdiensten op het gebied van personeelszaken. De aanbestedingsprocedure was uitsluitend gebaseerd op de prijs. Wanneer bij het inhuren van een consultant competenties en deskundigheid niet in aanmerking worden genomen als gunningscriteria, is niet gegarandeerd dat de best mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding wordt verkregen. |
| --- | --- |

19.

In maart 2016 sloot het Bureau een overeenkomst ter waarde van 60 000 euro voor de verlening van professionele ondersteuning en adviesdiensten op het gebied van personeelszaken. De aanbestedingsprocedure was uitsluitend gebaseerd op de prijs. Wanneer bij het inhuren van een consultant competenties en deskundigheid niet in aanmerking worden genomen als gunningscriteria, is niet gegarandeerd dat de best mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding wordt verkregen.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 20. | In 2016 bleef personeel gemiddeld 2,58 jaar in dienst bij het Bureau en was het personeelsverloop hoog met 25 %. Deze situatie heeft een nadelige invloed op de efficiëntie van het Bureau en vormt een risico voor de uitvoering van zijn werkprogramma’s. Een mogelijke reden is de op de salarissen toegepaste correctiecoëfficiënt voor het gastland (73 % per 1 juli 2016). |
| --- | --- |

20.

In 2016 bleef personeel gemiddeld 2,58 jaar in dienst bij het Bureau en was het personeelsverloop hoog met 25 %. Deze situatie heeft een nadelige invloed op de efficiëntie van het Bureau en vormt een risico voor de uitvoering van zijn werkprogramma’s. Een mogelijke reden is de op de salarissen toegepaste correctiecoëfficiënt voor het gastland (73 % per 1 juli 2016).

| 21. | De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe evaluaties van de prestaties voor. Het Bureau zou samen met de Commissie moeten overwegen om minstens om de vijf jaar opdracht te geven tot een dergelijke evaluatie, zoals gebeurt bij de meeste andere agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd. |
| --- | --- |

21.

De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe evaluaties van de prestaties voor. Het Bureau zou samen met de Commissie moeten overwegen om minstens om de vijf jaar opdracht te geven tot een dergelijke evaluatie, zoals gebeurt bij de meeste andere agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 22. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

22.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 337 van 18.12.2009, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.berec.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | De bijdragen van nationale regelgevende instanties van EVA (1)-landen met de status van waarnemer bij Berec waarvoor in de begroting 2014 middelen waren uitgetrokken, bleven uit omdat er geen overeenkomsten werden gesloten met de EVA-landen. | Nog af te handelen |
| 2015 | Het Bureau ondertekende in 2013 een kaderovereenkomst met een looptijd van vier jaar voor de levering van diensten voor het organiseren van evenementen. Het had zijn behoeften echter onderschat en in december 2014 werd het maximumbedrag van de overeenkomst bereikt. Pas in augustus 2015 werd een aanbestedingsprocedure uitgeschreven om een nieuwe kaderovereenkomst te ondertekenen. In de tussentijd kocht het Bureau deze diensten in bij dezelfde aanbieder door middel van kooporders en opdrachten van geringe waarde (onderhandelingsprocedures) (2). Het totale bedrag van de op die wijze ingekochte diensten overschreed de drempelwaarde (3). Er had een openbare aanbestedingsprocedure moeten worden gebruikt, waarbij alle geïnteresseerde marktdeelnemers een offerte mogen indienen. | Afgerond |
| 2015 | Het gecontroleerde verslag over de uitvoering van de begroting van het Bureau verschilt wat betreft de mate van gedetailleerdheid van dat van de meeste andere agentschappen, waaruit de noodzaak blijkt voor duidelijke richtsnoeren inzake de begrotingsrapportage van de agentschappen. | Afgerond |
| 2015 | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 134 228 euro, ofwel 44 % (2014: 91 757 euro, ofwel 40 %). Deze overdrachten hebben voornamelijk betrekking op de levering van diensten na 2015. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

De bijdragen van nationale regelgevende instanties van EVA (1)-landen met de status van waarnemer bij Berec waarvoor in de begroting 2014 middelen waren uitgetrokken, bleven uit omdat er geen overeenkomsten werden gesloten met de EVA-landen.

Nog af te handelen

2015

Het Bureau ondertekende in 2013 een kaderovereenkomst met een looptijd van vier jaar voor de levering van diensten voor het organiseren van evenementen. Het had zijn behoeften echter onderschat en in december 2014 werd het maximumbedrag van de overeenkomst bereikt. Pas in augustus 2015 werd een aanbestedingsprocedure uitgeschreven om een nieuwe kaderovereenkomst te ondertekenen. In de tussentijd kocht het Bureau deze diensten in bij dezelfde aanbieder door middel van kooporders en opdrachten van geringe waarde (onderhandelingsprocedures) (2). Het totale bedrag van de op die wijze ingekochte diensten overschreed de drempelwaarde (3). Er had een openbare aanbestedingsprocedure moeten worden gebruikt, waarbij alle geïnteresseerde marktdeelnemers een offerte mogen indienen.

Afgerond

2015

Het gecontroleerde verslag over de uitvoering van de begroting van het Bureau verschilt wat betreft de mate van gedetailleerdheid van dat van de meeste andere agentschappen, waaruit de noodzaak blijkt voor duidelijke richtsnoeren inzake de begrotingsrapportage van de agentschappen.

Afgerond

2015

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 134 228 euro, ofwel 44 % (2014: 91 757 euro, ofwel 40 %). Deze overdrachten hebben voornamelijk betrekking op de levering van diensten na 2015.

N.v.t.

---

(1)  Europese Vrijhandelsassociatie.

(2)  In het geval van kooporders en opdrachten van geringe waarde beperken de aanbestedingsregels de mededinging tot respectievelijk één en drie kandidaten.

(3)  De totale waarde van de ondertekende contracten bedraagt ongeveer 80 000 euro, terwijl de drempel die is vastgesteld in artikel 137 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie 60 000 euro bedraagt.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

| 18. | De gastlidstaat Letland beschikt niet over een geaccrediteerde Europese school. Een nieuwe geaccrediteerde Europese school oprichten duurt lang, en inmiddels heeft het Bureau van Berec rechtstreekse contacten gelegd met scholen die les geven met Engels, Frans en Duits als hoofdtaal. Dit is een tijdelijke maatregel om ervoor te zorgen dat de kinderen van het personeel naar een internationale school kunnen gaan, zoals dit is vastgesteld in de richtsnoeren van de Commissie inzake personeelsbeleid in de Europese regelgevende agentschappen (1). Het Bureau is het met de bevindingen van de controleurs eens dat het gebruik van kaderovereenkomsten voor diensten geen geschikte oplossing is voor het schoolprobleem, en het zal in de toekomst met de scholen samenwerken via rechtstreekse dienstenovereenkomsten zonder aanbesteding. Het Bureau zou het op prijs stellen als de Commissie de richtsnoeren kon bijwerken zodat deze rekening houden met de specifieke kenmerken van schooldiensten. |
| --- | --- |

18.

De gastlidstaat Letland beschikt niet over een geaccrediteerde Europese school. Een nieuwe geaccrediteerde Europese school oprichten duurt lang, en inmiddels heeft het Bureau van Berec rechtstreekse contacten gelegd met scholen die les geven met Engels, Frans en Duits als hoofdtaal. Dit is een tijdelijke maatregel om ervoor te zorgen dat de kinderen van het personeel naar een internationale school kunnen gaan, zoals dit is vastgesteld in de richtsnoeren van de Commissie inzake personeelsbeleid in de Europese regelgevende agentschappen (1). Het Bureau is het met de bevindingen van de controleurs eens dat het gebruik van kaderovereenkomsten voor diensten geen geschikte oplossing is voor het schoolprobleem, en het zal in de toekomst met de scholen samenwerken via rechtstreekse dienstenovereenkomsten zonder aanbesteding. Het Bureau zou het op prijs stellen als de Commissie de richtsnoeren kon bijwerken zodat deze rekening houden met de specifieke kenmerken van schooldiensten.

| 19. | Op grond van de aanbevelingen die zijn gedaan door het Gezamenlijk Herindelingscomité en op basis van de dossiers van alle tijdelijke personeelsleden die in aanmerking komen voor herindeling, heeft het tot aanstelling bevoegde gezag de lijst van heringedeelde tijdelijke personeelsleden vastgesteld.
  Op voorstel van de administratief directeur stemt het tot aanstelling bevoegde gezag er na rijp beraad mee in om de medewerker in te schalen in salaristrap 2 van de hogere rang in plaats van salaristrap 1. Bovendien is een uitzondering ex ante toegestaan krachtens de regels inzake afwijkingen van de financiële voorschriften en procedures. |
| --- | --- |

19.

Op grond van de aanbevelingen die zijn gedaan door het Gezamenlijk Herindelingscomité en op basis van de dossiers van alle tijdelijke personeelsleden die in aanmerking komen voor herindeling, heeft het tot aanstelling bevoegde gezag de lijst van heringedeelde tijdelijke personeelsleden vastgesteld.

Op voorstel van de administratief directeur stemt het tot aanstelling bevoegde gezag er na rijp beraad mee in om de medewerker in te schalen in salaristrap 2 van de hogere rang in plaats van salaristrap 1. Bovendien is een uitzondering ex ante toegestaan krachtens de regels inzake afwijkingen van de financiële voorschriften en procedures.

| 20. | Het Bureau is het in ruime mate eens met de opmerking over de kaderovereenkomst voor diensten inzake personeelsbeheer. Bij de uitvoering van de eerste specifieke overeenkomst is al gebleken dat er zich problemen stelden doordat de gunning van het contract uitsluitend was gebaseerd op de prijs en niet op de competenties en ervaring van de consultant.
  Het Bureau is het roerend eens met de opmerkingen van de controleurs. Het heeft daarom de kaderovereenkomst beëindigd en het zal kiezen voor een andere strategie om diensten aan te kopen. |
| --- | --- |

20.

Het Bureau is het in ruime mate eens met de opmerking over de kaderovereenkomst voor diensten inzake personeelsbeheer. Bij de uitvoering van de eerste specifieke overeenkomst is al gebleken dat er zich problemen stelden doordat de gunning van het contract uitsluitend was gebaseerd op de prijs en niet op de competenties en ervaring van de consultant.

Het Bureau is het roerend eens met de opmerkingen van de controleurs. Het heeft daarom de kaderovereenkomst beëindigd en het zal kiezen voor een andere strategie om diensten aan te kopen.

| 21. | Het Bureau is zich ervan bewust dat het personeelsverloop een risicofactor is, en dit is dan ook opgenomen in het risicoregister. Het sterke verloop heeft in het bijzonder een negatieve impact doordat het om een klein agentschap gaat (het Bureau van Berec is het kleinste gedecentraliseerde EU-agentschap).
  Het management werkt continu aan het invoeren van technieken om het risico te beperken. Er moet echter op worden gewezen dat het Bureau geen vat heeft op een aantal structurele en externe horizontale elementen die van invloed zijn op het personeelsverloop omdat ze geworteld zitten in de regionale/lokale werkomstandigheden van het Bureau.
  De recente verlaging van de nettosalarissen, die het gevolg is van de voortdurende verlaging van de aanpassingscoëfficiënt voor Letland, heeft de risicofactor verhoogd.
  Het Bureau kan alleen maar maatregelen nemen om het risico wat in te perken. Als men écht iets wil doen aan het probleem op het vlak van personeelsbehoud, moeten er maatregelen van buitenaf komen, vooral wanneer het gaat om het systeem van de aanpassingscoëfficiënten. |
| --- | --- |

21.

Het Bureau is zich ervan bewust dat het personeelsverloop een risicofactor is, en dit is dan ook opgenomen in het risicoregister. Het sterke verloop heeft in het bijzonder een negatieve impact doordat het om een klein agentschap gaat (het Bureau van Berec is het kleinste gedecentraliseerde EU-agentschap).

Het management werkt continu aan het invoeren van technieken om het risico te beperken. Er moet echter op worden gewezen dat het Bureau geen vat heeft op een aantal structurele en externe horizontale elementen die van invloed zijn op het personeelsverloop omdat ze geworteld zitten in de regionale/lokale werkomstandigheden van het Bureau.

De recente verlaging van de nettosalarissen, die het gevolg is van de voortdurende verlaging van de aanpassingscoëfficiënt voor Letland, heeft de risicofactor verhoogd.

Het Bureau kan alleen maar maatregelen nemen om het risico wat in te perken. Als men écht iets wil doen aan het probleem op het vlak van personeelsbehoud, moeten er maatregelen van buitenaf komen, vooral wanneer het gaat om het systeem van de aanpassingscoëfficiënten.

| 22. | Het Bureau heeft met de Commissie samengewerkt voor het opstellen van het beoordelingsverslag dat wordt genoemd in artikel 25 van de oprichtingsverordening, en het is bereid om dit ook in de toekomst te doen. Het Bureau zal voldoen aan eventuele vereisten die de wetgever op dit gebied invoert. De oprichtingsverordening van het Bureau wordt momenteel herzien, en het voorstel van de Commissie bevat een specifieke bepaling over het houden van een nieuwe beoordeling om de vijf jaar. |
| --- | --- |

22.

Het Bureau heeft met de Commissie samengewerkt voor het opstellen van het beoordelingsverslag dat wordt genoemd in artikel 25 van de oprichtingsverordening, en het is bereid om dit ook in de toekomst te doen. Het Bureau zal voldoen aan eventuele vereisten die de wetgever op dit gebied invoert. De oprichtingsverordening van het Bureau wordt momenteel herzien, en het voorstel van de Commissie bevat een specifieke bepaling over het houden van een nieuwe beoordeling om de vijf jaar.

---

(1)  COM(2005) 5304.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/37 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/37

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/04)

INLEIDING

| 1. | Het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna het „Bureau” ofwel „CdT” genoemd), gevestigd te Luxemburg, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (1). Het Bureau heeft tot taak, voor de instellingen en organen van de Europese Unie die een beroep op het Bureau doen, de vertalingen te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten. |
| --- | --- |

1.

Het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna het „Bureau” ofwel „CdT” genoemd), gevestigd te Luxemburg, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (1). Het Bureau heeft tot taak, voor de instellingen en organen van de Europese Unie die een beroep op het Bureau doen, de vertalingen te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 49,6 | 50,5 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 218 | 225 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

49,6

50,5

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

218

225

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

Andere aangelegenheid

| 16. | Het Bureau heeft tot taak om voor de agentschappen en organen van de EU, en desgewenst voor de EU-instellingen, vertaaldiensten te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten. De meeste agentschappen en organen zijn volgens hun oprichtingsverordeningen verplicht gebruik te maken van de vertaaldiensten van het Bureau. Een aantal hiervan (die goed zijn voor meer dan de helft van de ontvangsten van het Bureau) maakt steeds vaker gebruik van interne vertalers en andere alternatieve oplossingen. Dit betekent echter dat de capaciteit van het Bureau niet optimaal wordt benut, dat er op Europees niveau sprake is van parallelle systeemontwikkeling en een verdubbeling van exploitatiekosten en dat het bedrijfsmodel en de bedrijfscontinuïteit van het Bureau in gevaar komen. |
| --- | --- |

16.

Het Bureau heeft tot taak om voor de agentschappen en organen van de EU, en desgewenst voor de EU-instellingen, vertaaldiensten te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten. De meeste agentschappen en organen zijn volgens hun oprichtingsverordeningen verplicht gebruik te maken van de vertaaldiensten van het Bureau. Een aantal hiervan (die goed zijn voor meer dan de helft van de ontvangsten van het Bureau) maakt steeds vaker gebruik van interne vertalers en andere alternatieve oplossingen. Dit betekent echter dat de capaciteit van het Bureau niet optimaal wordt benut, dat er op Europees niveau sprake is van parallelle systeemontwikkeling en een verdubbeling van exploitatiekosten en dat het bedrijfsmodel en de bedrijfscontinuïteit van het Bureau in gevaar komen.

| 17. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

17.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 18. | Eind 2016 bedroegen de door het Bureau aangehouden kasmiddelen en kortetermijndeposito’s 34,2 miljoen euro (eind 2015: 38,3 miljoen euro) en de reserves bedroegen 31,1 miljoen euro (eind 2015: 34 miljoen euro). Deze afname is het resultaat van een budgettaire aanpak die het gecumuleerde overschot van voorgaande jaren beoogt te verminderen. |
| --- | --- |

18.

Eind 2016 bedroegen de door het Bureau aangehouden kasmiddelen en kortetermijndeposito’s 34,2 miljoen euro (eind 2015: 38,3 miljoen euro) en de reserves bedroegen 31,1 miljoen euro (eind 2015: 34 miljoen euro). Deze afname is het resultaat van een budgettaire aanpak die het gecumuleerde overschot van voorgaande jaren beoogt te verminderen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 19. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 17 oktober 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.cdt.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2012 | Krachtens hun oprichtingsverordening zijn 20 regelgevende agentschappen die de Rekenkamer in 2012 controleerde, verplicht voor al hun vertalingsbehoeften gebruik te maken van het Bureau (hetzelfde geldt krachtens de oprichtingsverordening van het Bureau voor vier andere agentschappen). Andere agentschappen zijn niet verplicht gebruik te maken van het Bureau. Ze zouden hun kosten kunnen verlagen door lokale dienstverleners in te schakelen voor niet-technische documenten. Naar het oordeel van de Rekenkamer zou de wetgever moeten overwegen om dit alle agentschappen toe te staan. | N.v.t.
  [Aanbeveling die niet door de wetgever is overgenomen] |
| 2015 | Het Bureau heeft nog geen bedrijfscontinuïteitsplan ingevoerd. Het voldoet dus niet aan internecontrolenorm 10 (1). | Loopt nog |
| 2015 | Eind 2015 bedroegen de door het Bureau aangehouden kasmiddelen en kortetermijndeposito’s 38,3  miljoen euro (eind 2014: 44 miljoen euro) en de reserves bedroegen 34 miljoen euro (eind 2014: 40,4  miljoen euro). Dit weerspiegelt de prijsdaling in 2015. | N.v.t. |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven): 2 miljoen euro, ofwel 29 % (2014: 1,5  miljoen euro, ofwel 24 %). Deze overdrachten hebben hoofdzakelijk betrekking op de renovatie van gehuurde extra kantoorruimte in 2015, alsook op IT-diensten die tegen het einde van 2015 nog niet waren geleverd. | N.v.t. |
| 2015 | Aan het eind van 2015 had het Bureau 5,9  miljoen euro aan beschikbare kredieten (12 %) geannuleerd. Deze annuleringen houden verband met een overschatting van de kosten voor externe vertalers. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

Krachtens hun oprichtingsverordening zijn 20 regelgevende agentschappen die de Rekenkamer in 2012 controleerde, verplicht voor al hun vertalingsbehoeften gebruik te maken van het Bureau (hetzelfde geldt krachtens de oprichtingsverordening van het Bureau voor vier andere agentschappen). Andere agentschappen zijn niet verplicht gebruik te maken van het Bureau. Ze zouden hun kosten kunnen verlagen door lokale dienstverleners in te schakelen voor niet-technische documenten. Naar het oordeel van de Rekenkamer zou de wetgever moeten overwegen om dit alle agentschappen toe te staan.

N.v.t.

[Aanbeveling die niet door de wetgever is overgenomen]

2015

Het Bureau heeft nog geen bedrijfscontinuïteitsplan ingevoerd. Het voldoet dus niet aan internecontrolenorm 10 (1).

Loopt nog

2015

Eind 2015 bedroegen de door het Bureau aangehouden kasmiddelen en kortetermijndeposito’s 38,3  miljoen euro (eind 2014: 44 miljoen euro) en de reserves bedroegen 34 miljoen euro (eind 2014: 40,4  miljoen euro). Dit weerspiegelt de prijsdaling in 2015.

N.v.t.

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven): 2 miljoen euro, ofwel 29 % (2014: 1,5  miljoen euro, ofwel 24 %). Deze overdrachten hebben hoofdzakelijk betrekking op de renovatie van gehuurde extra kantoorruimte in 2015, alsook op IT-diensten die tegen het einde van 2015 nog niet waren geleverd.

N.v.t.

2015

Aan het eind van 2015 had het Bureau 5,9  miljoen euro aan beschikbare kredieten (12 %) geannuleerd. Deze annuleringen houden verband met een overschatting van de kosten voor externe vertalers.

N.v.t.

---

(1)  De internecontrolenormen van het Bureau zijn gebaseerd op de overeenkomstige normen die zijn vastgesteld door de Commissie.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

| 19. | Het Bureau heeft diverse maatregelen getroffen om zijn begrotingsoverschotten terug te dringen. De begroting voor 2016 werd zeer krap opgesteld om de voorziening voor prijsstabiliteit te kunnen verlagen. Het saldo van de begrotingsuitvoering van vorig jaar, dat een tekort van 2,9 miljoen euro aangaf, droeg bij tot de verlaging van genoemde voorziening en tot een beter kassaldo.
  Beoogd wordt de afbouw van de begrotingsoverschotten in 2017 verder te versnellen als gevolg van de invoering van de nieuwe prijsstructuur. Het gemiddelde vertaaltarief dat de klanten van het Vertaalbureau betalen zal daarmee dalen. |
| --- | --- |

19.

Het Bureau heeft diverse maatregelen getroffen om zijn begrotingsoverschotten terug te dringen. De begroting voor 2016 werd zeer krap opgesteld om de voorziening voor prijsstabiliteit te kunnen verlagen. Het saldo van de begrotingsuitvoering van vorig jaar, dat een tekort van 2,9 miljoen euro aangaf, droeg bij tot de verlaging van genoemde voorziening en tot een beter kassaldo.

Beoogd wordt de afbouw van de begrotingsoverschotten in 2017 verder te versnellen als gevolg van de invoering van de nieuwe prijsstructuur. Het gemiddelde vertaaltarief dat de klanten van het Vertaalbureau betalen zal daarmee dalen.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/42 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/42

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum

(2017/C 417/05)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (hierna „het Centrum” genoemd ofwel „Cedefop”), gevestigd te Thessaloniki, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (1). Hoofdtaak van het Centrum is bij te dragen tot de ontwikkeling van de beroepsopleiding op het niveau van de Unie. Hiertoe moet het Centrum documentatie over de systemen voor beroepsopleiding samenstellen en verspreiden. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (hierna „het Centrum” genoemd ofwel „Cedefop”), gevestigd te Thessaloniki, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (1). Hoofdtaak van het Centrum is bij te dragen tot de ontwikkeling van de beroepsopleiding op het niveau van de Unie. Hiertoe moet het Centrum documentatie over de systemen voor beroepsopleiding samenstellen en verspreiden.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 18,4 | 18,0 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 123 | 122 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

18,4

18,0

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

123

122

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Centrum. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Centrum. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Centrum is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Centrum draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Centrum is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Centrum draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Centrum om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Centrum om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Centrum geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Centrum geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Centrum voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Centrum voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Centrum dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Centrum dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Centrum, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Centrum, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 16. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

16.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 39 van 13.2.1975, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum is te vinden op zijn website: www.cedefop.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 477 994  euro, ofwel 28 % (2013: 425 877  euro, ofwel 24 %). Dit werd grotendeels ingegeven door het grote volume aan netwerk- en andere IT-apparatuur die nodig was voor de herinrichting van de herstelde gedeelten van het gebouw waarin het Centrum is gehuisvest en die eind 2015 nog niet was geleverd of gefactureerd. | N.v.t. |
| 2015 | Het gebouw dat door de Griekse staat ter beschikking is gesteld aan het Centrum, is gebouwd op een actieve breuklijn, hetgeen heeft geleid tot structurele schade aan het gebouw. De Griekse autoriteiten hebben reparatiewerkzaamheden uitgevoerd en structurele verstevigingen aangebracht; deze zijn in 2015 afgerond. Daarnaast is het Centrum momenteel bezig verschillende veiligheidskwesties met betrekking tot de constructie van het gebouw aan te pakken. Een bijzonder veiligheidsprobleem, dat van invloed is op de beschikbaarheid van de voorzieningen van het Centrum, betreft de glazen façade van het gebouw en de bovenlichten van de vergaderzalen van het Centrum. | Afgerond |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 477 994  euro, ofwel 28 % (2013: 425 877  euro, ofwel 24 %). Dit werd grotendeels ingegeven door het grote volume aan netwerk- en andere IT-apparatuur die nodig was voor de herinrichting van de herstelde gedeelten van het gebouw waarin het Centrum is gehuisvest en die eind 2015 nog niet was geleverd of gefactureerd.

N.v.t.

2015

Het gebouw dat door de Griekse staat ter beschikking is gesteld aan het Centrum, is gebouwd op een actieve breuklijn, hetgeen heeft geleid tot structurele schade aan het gebouw. De Griekse autoriteiten hebben reparatiewerkzaamheden uitgevoerd en structurele verstevigingen aangebracht; deze zijn in 2015 afgerond. Daarnaast is het Centrum momenteel bezig verschillende veiligheidskwesties met betrekking tot de constructie van het gebouw aan te pakken. Een bijzonder veiligheidsprobleem, dat van invloed is op de beschikbaarheid van de voorzieningen van het Centrum, betreft de glazen façade van het gebouw en de bovenlichten van de vergaderzalen van het Centrum.

Afgerond

---

ANTWOORD VAN HET CENTRUM

Het Centrum heeft kennis genomen van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/47 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/47

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/06)

INLEIDING

| 1. | Het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel Cepol), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EU) 2015/2219 van het Europees Parlement en de Raad (1) tot vervanging en intrekking van Besluit 2005/681/JBZ van de Raad. De taak van het Agentschap bestaat erin, te functioneren als een netwerk en de nationale politieopleidingsinstituten in de lidstaten samen te brengen om op gemeenschappelijke normen gebaseerde opleidingen ten behoeve van hogere politiefunctionarissen te verzorgen. |
| --- | --- |

1.

Het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel Cepol), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EU) 2015/2219 van het Europees Parlement en de Raad (1) tot vervanging en intrekking van Besluit 2005/681/JBZ van de Raad. De taak van het Agentschap bestaat erin, te functioneren als een netwerk en de nationale politieopleidingsinstituten in de lidstaten samen te brengen om op gemeenschappelijke normen gebaseerde opleidingen ten behoeve van hogere politiefunctionarissen te verzorgen.

| 2. | De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 8,8 | 10,3 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 41 | 51 |

2.

De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

8,8

10,3

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

41

51

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II (uitgaven voor ondersteunende activiteiten) waren met 140 055 euro, ofwel 30 %, hoog (2015: 212 456 euro, ofwel 49 %). Zij betreffen voornamelijk IT-advisering en laat in het jaar bestelde IT-gerelateerde goederen en diensten. |
| --- | --- |

17.

De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II (uitgaven voor ondersteunende activiteiten) waren met 140 055 euro, ofwel 30 %, hoog (2015: 212 456 euro, ofwel 49 %). Zij betreffen voornamelijk IT-advisering en laat in het jaar bestelde IT-gerelateerde goederen en diensten.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 18. | Er is een hoog personeelsverloop, hetgeen invloed kan hebben op de bedrijfscontinuïteit en het vermogen van het Agentschap om de in zijn werkprogramma geplande activiteiten uit te voeren. In 2016 vertrokken 11 personeelsleden bij het Agentschap terwijl er 21 werden aangeworven. Het lage aantal sollicitaties, met name uit andere lidstaten dan het gastland, vormt een risico voor het vermogen van het Agentschap om geschikte kandidaten aan te werven. Tussen 2013 en 2016 nam het aantal personeelsleden uit het gastland toe van één tot zestien, ofwel 31 % van het totale personeelsbestand in 2016. Mogelijke het beperkte aantal sollicitaties uit andere lidstaten zijn de op de salarissen toepasselijke correctiecoëfficiënt voor het gastland (69 %) en concurrentie van een ander in Boedapest gevestigd EU-orgaan. |
| --- | --- |

18.

Er is een hoog personeelsverloop, hetgeen invloed kan hebben op de bedrijfscontinuïteit en het vermogen van het Agentschap om de in zijn werkprogramma geplande activiteiten uit te voeren. In 2016 vertrokken 11 personeelsleden bij het Agentschap terwijl er 21 werden aangeworven. Het lage aantal sollicitaties, met name uit andere lidstaten dan het gastland, vormt een risico voor het vermogen van het Agentschap om geschikte kandidaten aan te werven. Tussen 2013 en 2016 nam het aantal personeelsleden uit het gastland toe van één tot zestien, ofwel 31 % van het totale personeelsbestand in 2016. Mogelijke het beperkte aantal sollicitaties uit andere lidstaten zijn de op de salarissen toepasselijke correctiecoëfficiënt voor het gastland (69 %) en concurrentie van een ander in Boedapest gevestigd EU-orgaan.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 19. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  Verordening (EU) 2015/2219 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2015 betreffende het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving (Cepol) en tot vervanging en intrekking van Besluit 2005/681/JBZ van de Raad (PB L 319 van 4.12.2015, blz. 1).

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.cepol.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het gecontroleerde verslag over de uitvoering van de begroting van het agentschap verschilt wat betreft de mate van gedetailleerdheid van dat van de meeste andere agentschappen, waaruit de noodzaak blijkt duidelijke richtsnoeren inzake de begrotingsrapportage van de agentschappen. | Afgerond |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 212 456  euro, ofwel 49 % (2014: 383 940  euro, ofwel 59 %). Dit was het gevolg van de verhuizing van het Agentschap van het Verenigd Koninkrijk naar Hongarije in september 2014 en de daaruit voortvloeiende noodzaak om nieuwe overeenkomsten voor leveringen en diensten af te sluiten. Het merendeel van de diensten die waren aanbesteed in dit kader van deze jaarlijkse overeenkomsten, was aan het einde van 2015 nog niet geleverd. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het gecontroleerde verslag over de uitvoering van de begroting van het agentschap verschilt wat betreft de mate van gedetailleerdheid van dat van de meeste andere agentschappen, waaruit de noodzaak blijkt duidelijke richtsnoeren inzake de begrotingsrapportage van de agentschappen.

Afgerond

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 212 456  euro, ofwel 49 % (2014: 383 940  euro, ofwel 59 %). Dit was het gevolg van de verhuizing van het Agentschap van het Verenigd Koninkrijk naar Hongarije in september 2014 en de daaruit voortvloeiende noodzaak om nieuwe overeenkomsten voor leveringen en diensten af te sluiten. Het merendeel van de diensten die waren aanbesteed in dit kader van deze jaarlijkse overeenkomsten, was aan het einde van 2015 nog niet geleverd.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 18. | Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II is gerechtvaardigd omdat het gaat om IT-advisering en laat in het jaar bestelde IT-gerelateerde goederen en diensten. Cepol heeft zijn begrotingsbeheer verder verbeterd en verbindt zich ertoe het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit dat in het Financieel Reglement is opgenomen na te leven. |
| --- | --- |

18.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II is gerechtvaardigd omdat het gaat om IT-advisering en laat in het jaar bestelde IT-gerelateerde goederen en diensten. Cepol heeft zijn begrotingsbeheer verder verbeterd en verbindt zich ertoe het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit dat in het Financieel Reglement is opgenomen na te leven.

| 19. | Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. Door de verhuizing van het Verenigd Koninkrijk naar Hongarije en de aanzienlijk lagere correctiecoëfficiënt die op de salarissen van toepassing is, heeft een groter aantal medewerkers ontslag genomen. Het aantal sollicitaties is in vergelijking met de periode voorafgaand aan de verhuizing afgenomen, maar de kwaliteit van de sollicitaties heeft hier niet onder geleden en het Agentschap kan nog steeds goede kandidaten vinden. Door de lage rang van functies in combinatie met de lage correctiecoëfficiënt is het voor buitenlanders (vooral uit West- en Noord-Europa) niet interessant om naar Hongarije te verhuizen, zodat het geografische evenwicht tijdens het aanwervingsproces niet altijd kan worden verzekerd. Cepol zal verder maatregelen nemen met het oog op personeelsbehoud en bedrijfscontinuïteit, maar zolang het Agentschap de rangen niet mag verhogen, kan het personeelsverloop hoog blijven. |
| --- | --- |

19.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. Door de verhuizing van het Verenigd Koninkrijk naar Hongarije en de aanzienlijk lagere correctiecoëfficiënt die op de salarissen van toepassing is, heeft een groter aantal medewerkers ontslag genomen. Het aantal sollicitaties is in vergelijking met de periode voorafgaand aan de verhuizing afgenomen, maar de kwaliteit van de sollicitaties heeft hier niet onder geleden en het Agentschap kan nog steeds goede kandidaten vinden. Door de lage rang van functies in combinatie met de lage correctiecoëfficiënt is het voor buitenlanders (vooral uit West- en Noord-Europa) niet interessant om naar Hongarije te verhuizen, zodat het geografische evenwicht tijdens het aanwervingsproces niet altijd kan worden verzekerd. Cepol zal verder maatregelen nemen met het oog op personeelsbehoud en bedrijfscontinuïteit, maar zolang het Agentschap de rangen niet mag verhogen, kan het personeelsverloop hoog blijven.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/52 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/52

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/07)

INLEIDING

| 1. | Het Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding (hierna „het Agentschap” genoemd) werd op 1 januari 2005 opgericht (en heette van 2005 tot 2008 Uitvoerend Agentschap voor de volksgezondheid — PHEA, van 2008 tot 2013 Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten — EAHC — en sinds 1 januari 2014 Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding — Chafea) (1). Het Agentschap is gevestigd in Luxemburg en zijn mandaat is verlengd tot 31 december 2024. Het voert het EU-programma op het gebied van gezondheid uit, alsmede het consumentenprogramma en het initiatief „Betere opleiding voor veiliger voedsel”. |
| --- | --- |

1.

Het Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding (hierna „het Agentschap” genoemd) werd op 1 januari 2005 opgericht (en heette van 2005 tot 2008 Uitvoerend Agentschap voor de volksgezondheid — PHEA, van 2008 tot 2013 Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten — EAHC — en sinds 1 januari 2014 Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding — Chafea) (1). Het Agentschap is gevestigd in Luxemburg en zijn mandaat is verlengd tot 31 december 2024. Het voert het EU-programma op het gebied van gezondheid uit, alsmede het consumentenprogramma en het initiatief „Betere opleiding voor veiliger voedsel”.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 7,4 | 8,7 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 49 | 58 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

7,4

8,7

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

49

58

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

15.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 16. | Het Agentschap heeft 1,1 miljoen euro, ofwel 48 % (2015: 0,9 miljoen euro, ofwel 52 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel III (uitgaven in verband met de werking van het Agentschap) overgedragen. Deze overdrachten houden voornamelijk verband met IT-diensten en andere studies die waren gecontracteerd, maar nog niet waren uitgevoerd of beëindigd aan het eind van het jaar. Van de overdrachten van 2015 naar 2016 heeft het Agentschap 0,2 miljoen euro, ofwel 17 % geannuleerd, hetgeen wijst op een gebrekkige behoefteplanning. |
| --- | --- |

16.

Het Agentschap heeft 1,1 miljoen euro, ofwel 48 % (2015: 0,9 miljoen euro, ofwel 52 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel III (uitgaven in verband met de werking van het Agentschap) overgedragen. Deze overdrachten houden voornamelijk verband met IT-diensten en andere studies die waren gecontracteerd, maar nog niet waren uitgevoerd of beëindigd aan het eind van het jaar. Van de overdrachten van 2015 naar 2016 heeft het Agentschap 0,2 miljoen euro, ofwel 17 % geannuleerd, hetgeen wijst op een gebrekkige behoefteplanning.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 17. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

17.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  Besluit 2013/770/EU van de Commissie (PB L 341 van 18.12.2013, blz. 69).

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: http://ec.europa.eu/chafea/

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerking van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het Agentschap heeft 0,5  miljoen euro, ofwel 36,4  % (2014: 0,1  miljoen euro, ofwel 13 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) overgedragen. Deze overdrachten houden voornamelijk verband met de uitbreiding van de kantoorruimte van het Agentschap en de benodigde inrichting van de kantoren (0,3  miljoen euro). | N.v.t. |
| 2015 | Het Agentschap heeft 0,9  miljoen euro, ofwel 52 % (2014: 0,9  miljoen euro, ofwel 50 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel III (uitgaven in verband met de werking van het Agentschap) overgedragen. Deze overdrachten waren voornamelijk het gevolg van het feit dat de Commissie het werkplan van het Agentschap pas laat, in juni 2015, heeft uitgebracht. | N.v.t. |
| 2015 | Het Agentschap heeft 0,2  miljoen euro, ofwel 18 % van zijn overdrachten naar 2015 geannuleerd (2014: 0,1  miljoen euro, ofwel 14 %), hetgeen op tekortkomingen in zijn planning wijst. | Loopt nog |

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het Agentschap heeft 0,5  miljoen euro, ofwel 36,4  % (2014: 0,1  miljoen euro, ofwel 13 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) overgedragen. Deze overdrachten houden voornamelijk verband met de uitbreiding van de kantoorruimte van het Agentschap en de benodigde inrichting van de kantoren (0,3  miljoen euro).

N.v.t.

2015

Het Agentschap heeft 0,9  miljoen euro, ofwel 52 % (2014: 0,9  miljoen euro, ofwel 50 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel III (uitgaven in verband met de werking van het Agentschap) overgedragen. Deze overdrachten waren voornamelijk het gevolg van het feit dat de Commissie het werkplan van het Agentschap pas laat, in juni 2015, heeft uitgebracht.

N.v.t.

2015

Het Agentschap heeft 0,2  miljoen euro, ofwel 18 % van zijn overdrachten naar 2015 geannuleerd (2014: 0,1  miljoen euro, ofwel 14 %), hetgeen op tekortkomingen in zijn planning wijst.

Loopt nog

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 16. | Het Agentschap aanvaardt de opmerkingen van de Rekenkamer. Het Agentschap blijft zich inspannen om het niveau van de overdrachten en het C8-annuleringspercentage verder te verlagen. |
| --- | --- |

16.

Het Agentschap aanvaardt de opmerkingen van de Rekenkamer. Het Agentschap blijft zich inspannen om het niveau van de overdrachten en het C8-annuleringspercentage verder te verlagen.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/57 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/57

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/08)

INLEIDING

| 1. | Het Communautair Bureau voor plantenrassen (hierna „Bureau” ofwel „CPVO” genoemd), gevestigd te Angers, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad (1). De belangrijkste taken van het Bureau zijn het registreren en onderzoeken van de aanvragen tot verlening van kwekersrechten in de Unie, alsmede het door de bevoegde bureaus in de lidstaten laten uitvoeren van de nodige technische onderzoeken. |
| --- | --- |

1.

Het Communautair Bureau voor plantenrassen (hierna „Bureau” ofwel „CPVO” genoemd), gevestigd te Angers, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad (1). De belangrijkste taken van het Bureau zijn het registreren en onderzoeken van de aanvragen tot verlening van kwekersrechten in de Unie, alsmede het door de bevoegde bureaus in de lidstaten laten uitvoeren van de nodige technische onderzoeken.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 14,7 | 16,1 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 46 | 44 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

14,7

16,1

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

46

44

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

Andere aangelegenheid

| 15. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van het Bureau wordt volledig uit eigen middelen gefinancierd, voornamelijk door ontvangsten van aanvragers en houders van communautaire kwekersrechten. Hoewel ongeveer 4 % van de ontvangsten afkomstig is van klanten uit het VK, acht het Bureau het niet waarschijnlijk dat het vertrek van het VK een aanzienlijk risico voor zijn inkomsten zal vormen. Het Bureau is eveneens van oordeel dat er maatregelen getroffen kunnen worden om te garanderen dat er passende voorzieningen beschikbaar zijn voor de onderzoeken naar soorten die momenteel in het VK worden uitgevoerd, zonder noemenswaardig risico voor de bedrijfscontinuïteit van het Bureau. |
| --- | --- |

15.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van het Bureau wordt volledig uit eigen middelen gefinancierd, voornamelijk door ontvangsten van aanvragers en houders van communautaire kwekersrechten. Hoewel ongeveer 4 % van de ontvangsten afkomstig is van klanten uit het VK, acht het Bureau het niet waarschijnlijk dat het vertrek van het VK een aanzienlijk risico voor zijn inkomsten zal vormen. Het Bureau is eveneens van oordeel dat er maatregelen getroffen kunnen worden om te garanderen dat er passende voorzieningen beschikbaar zijn voor de onderzoeken naar soorten die momenteel in het VK worden uitgevoerd, zonder noemenswaardig risico voor de bedrijfscontinuïteit van het Bureau.

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 788 540 euro, ofwel 40 % (2015: 395 882 euro, ofwel 28 %). Dit kan voornamelijk worden toegeschreven aan lopende renovaties van gebouwen (284 423 euro), IT-projecten (253 483 euro) en kosten met betrekking tot controles en evaluaties (137 098 euro) waarvoor de diensten pas gedeeltelijk in 2017 worden geleverd of waarvan de facturen pas in 2017 worden ontvangen. |
| --- | --- |

17.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 788 540 euro, ofwel 40 % (2015: 395 882 euro, ofwel 28 %). Dit kan voornamelijk worden toegeschreven aan lopende renovaties van gebouwen (284 423 euro), IT-projecten (253 483 euro) en kosten met betrekking tot controles en evaluaties (137 098 euro) waarvoor de diensten pas gedeeltelijk in 2017 worden geleverd of waarvan de facturen pas in 2017 worden ontvangen.

| 18. | Het percentage geannuleerde betalingskredieten die van 2015 naar 2016 waren overgedragen, was ook hoog voor titel II met 17 % (2015: 20 %), hetgeen duidt op de noodzaak om de begrotingsplanning van het Bureau te verbeteren. |
| --- | --- |

18.

Het percentage geannuleerde betalingskredieten die van 2015 naar 2016 waren overgedragen, was ook hoog voor titel II met 17 % (2015: 20 %), hetgeen duidt op de noodzaak om de begrotingsplanning van het Bureau te verbeteren.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 19. | De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe prestatie-evaluaties voor. Hoewel het Bureau of de Commissie op ad-hocbasis evaluaties van specifieke onderwerpen uitvoerde, zou het Bureau samen met de Commissie moeten overwegen om eens in de vijf jaar uitgebreide externe prestatie-evaluaties uit te laten voeren, zoals het geval is voor de meeste agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd. |
| --- | --- |

19.

De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe prestatie-evaluaties voor. Hoewel het Bureau of de Commissie op ad-hocbasis evaluaties van specifieke onderwerpen uitvoerde, zou het Bureau samen met de Commissie moeten overwegen om eens in de vijf jaar uitgebreide externe prestatie-evaluaties uit te laten voeren, zoals het geval is voor de meeste agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 227 van 1.9.1994, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.cpvo.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | Het Bureau maakt voor de meeste van zijn betalingen gebruik van elektronisch bankieren. De rekenplichtige en haar twee vervangers kunnen betalingen elektronisch ondertekenen. Er is geen handtekening van een tweede persoon nodig, hetgeen een financieel risico inhoudt voor het Bureau. | Nog af te handelen |
| 2014 | Hoewel het Bureau sinds 1995 operationeel is, is er nog steeds geen zetelovereenkomst gesloten met de gastlidstaat die de voorwaarden zou verduidelijken waaronder het Bureau kan opereren alsook de voorwaarden die het Bureau zijn personeel kan bieden. | Loopt nog |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 395 882  euro, ofwel 28 % (2014: 394 599  euro, ofwel 30 %). Ze hebben voornamelijk betrekking op IT-projecten (134 030  euro), kosten van dienstreizen (96 368  euro) en kosten met betrekking tot interne audit (82 070  euro) waarvoor de diensten pas in 2016 worden geleverd of waarvan de facturen pas in 2016 worden ontvangen. | N.v.t. |
| 2015 | Het percentage geannuleerde overdrachten uit 2014 was met 20 % (2014: 26 %) hoog voor Titel II en duidt op tekortkomingen in de planning van het Bureau. | Loopt nog |
| 2015 | De uitgaven voor procedures in verband met beroepsprocedures moesten in principe worden gedekt door beroepsrechten (1). Deze rechten dekken echter slechts een klein gedeelte van de daadwerkelijk gemaakte kosten. In 2015 bedroegen de inkomsten uit beroepsrechten in totaal 11 000  euro (2014: 12 500  euro) terwijl de kosten voor de leden van de kamer van beroep ongeveer 62 037  euro bedroegen (2014: 80 114  euro). | N.v.t. |
| 2015 | Op 31 december 2015 bedroegen de rechten die langer dan 90 dagen onbetaald waren gebleven (vooral jaarlijkse rechten) 240 766  euro. Het Bureau maakte geen gebruik van alle opties die in zijn financieel reglement worden geboden om onbetaalde rechten te innen, zoals gedwongen invordering (2). | Loopt nog |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

Het Bureau maakt voor de meeste van zijn betalingen gebruik van elektronisch bankieren. De rekenplichtige en haar twee vervangers kunnen betalingen elektronisch ondertekenen. Er is geen handtekening van een tweede persoon nodig, hetgeen een financieel risico inhoudt voor het Bureau.

Nog af te handelen

2014

Hoewel het Bureau sinds 1995 operationeel is, is er nog steeds geen zetelovereenkomst gesloten met de gastlidstaat die de voorwaarden zou verduidelijken waaronder het Bureau kan opereren alsook de voorwaarden die het Bureau zijn personeel kan bieden.

Loopt nog

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 395 882  euro, ofwel 28 % (2014: 394 599  euro, ofwel 30 %). Ze hebben voornamelijk betrekking op IT-projecten (134 030  euro), kosten van dienstreizen (96 368  euro) en kosten met betrekking tot interne audit (82 070  euro) waarvoor de diensten pas in 2016 worden geleverd of waarvan de facturen pas in 2016 worden ontvangen.

N.v.t.

2015

Het percentage geannuleerde overdrachten uit 2014 was met 20 % (2014: 26 %) hoog voor Titel II en duidt op tekortkomingen in de planning van het Bureau.

Loopt nog

2015

De uitgaven voor procedures in verband met beroepsprocedures moesten in principe worden gedekt door beroepsrechten (1). Deze rechten dekken echter slechts een klein gedeelte van de daadwerkelijk gemaakte kosten. In 2015 bedroegen de inkomsten uit beroepsrechten in totaal 11 000  euro (2014: 12 500  euro) terwijl de kosten voor de leden van de kamer van beroep ongeveer 62 037  euro bedroegen (2014: 80 114  euro).

N.v.t.

2015

Op 31 december 2015 bedroegen de rechten die langer dan 90 dagen onbetaald waren gebleven (vooral jaarlijkse rechten) 240 766  euro. Het Bureau maakte geen gebruik van alle opties die in zijn financieel reglement worden geboden om onbetaalde rechten te innen, zoals gedwongen invordering (2).

Loopt nog

---

(1)  Overwegingen bij Verordening (EG) nr. 1238/95 van de Commissie (PB L 121 van 1.6.1995, blz. 31).

(2)  Artikel 53 van het financieel reglement van het Bureau.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

Het Bureau neemt nota van de bevindingen van de Rekenkamer.

| 17. | Het hoge niveau aan overdrachten in 2016 betrof grotendeels een renovatie van het gebouw die nog gaande is, en een IT-ontwikkelingsproject. De uitvoering van beide projecten kan om operationele redenen niet samenvallen met het kalenderjaar. |
| --- | --- |

17.

Het hoge niveau aan overdrachten in 2016 betrof grotendeels een renovatie van het gebouw die nog gaande is, en een IT-ontwikkelingsproject. De uitvoering van beide projecten kan om operationele redenen niet samenvallen met het kalenderjaar.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/63 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/63

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/09)

INLEIDING

| 1. | Het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel „EACEA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Uitvoeringsbesluit nr. 2013/776/EU van de Commissie (1) tot intrekking van Besluit nr. 2009/336/EG. Het Agentschap heeft tot taak de door de Commissie vastgestelde programma’s op het gebied van onderwijs, audiovisuele media en cultuur te beheren, met inbegrip van de gedetailleerde uitvoering van projecten met een technisch karakter. |
| --- | --- |

1.

Het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel „EACEA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Uitvoeringsbesluit nr. 2013/776/EU van de Commissie (1) tot intrekking van Besluit nr. 2009/336/EG. Het Agentschap heeft tot taak de door de Commissie vastgestelde programma’s op het gebied van onderwijs, audiovisuele media en cultuur te beheren, met inbegrip van de gedetailleerde uitvoering van projecten met een technisch karakter.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 46,9 | 49,1 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 441 | 442 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

46,9

49,1

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

441

442

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

15.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 16. | Bij zijn jaarlijkse inventaris van activa in 2016 was het Agentschap niet in staat de plaats de bepalen van 46 IT-apparaten met een totale aanvankelijke aankoopwaarde van ongeveer 22 000 euro, hetgeen duidt op tekortkomingen in de bescherming van activa. |
| --- | --- |

16.

Bij zijn jaarlijkse inventaris van activa in 2016 was het Agentschap niet in staat de plaats de bepalen van 46 IT-apparaten met een totale aanvankelijke aankoopwaarde van ongeveer 22 000 euro, hetgeen duidt op tekortkomingen in de bescherming van activa.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | Het niveau aan overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap): 2,3 miljoen euro, ofwel 47 % (2015: 2,8 miljoen euro, ofwel 50 %). Deze hebben voornamelijk betrekking op lopende controles van projecten (0,8 miljoen euro) en IT-diensten (0,9 miljoen euro) die in 2016 waren besteld maar aan het einde van het jaar nog niet waren gefactureerd of pas in 2017 zullen worden geleverd. |
| --- | --- |

17.

Het niveau aan overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap): 2,3 miljoen euro, ofwel 47 % (2015: 2,8 miljoen euro, ofwel 50 %). Deze hebben voornamelijk betrekking op lopende controles van projecten (0,8 miljoen euro) en IT-diensten (0,9 miljoen euro) die in 2016 waren besteld maar aan het einde van het jaar nog niet waren gefactureerd of pas in 2017 zullen worden geleverd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 18. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

18.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 343 van 19.12.2013, blz. 46.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.eacea.ec.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau aan overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap): 2,8  miljoen euro, ofwel 50 % (2014: 3,2  miljoen euro, ofwel 56 %). Deze hebben voornamelijk betrekking op lopende controles van projecten (1 miljoen euro), IT-diensten (0,8  miljoen euro), voorlichtings-, communicatie- en publicatiediensten (0,5  miljoen euro) en vertaaldiensten (0,2  miljoen euro) die in 2015 waren besteld maar aan het einde van het jaar nog niet waren gefactureerd of pas in 2016 zullen worden geleverd. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau aan overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap): 2,8  miljoen euro, ofwel 50 % (2014: 3,2  miljoen euro, ofwel 56 %). Deze hebben voornamelijk betrekking op lopende controles van projecten (1 miljoen euro), IT-diensten (0,8  miljoen euro), voorlichtings-, communicatie- en publicatiediensten (0,5  miljoen euro) en vertaaldiensten (0,2  miljoen euro) die in 2015 waren besteld maar aan het einde van het jaar nog niet waren gefactureerd of pas in 2016 zullen worden geleverd.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 16. | De waarde van de IT-items die tijdens de inventarisopname 2015/2016 niet gevonden konden worden, bedraagt slechts 0,64 % van de waarde van alle IT-items, wat aansluit bij het resultaat van vorige jaren. De resterende boekwaarde van de items die niet gevonden konden worden ligt veel lager (ongeveer 8 000 euro) dan de aanvankelijke aanschafkosten.
  Het Agentschap zal regelmatig inventarisopnames blijven doorvoeren om de activa te vrijwaren. |
| --- | --- |

16.

De waarde van de IT-items die tijdens de inventarisopname 2015/2016 niet gevonden konden worden, bedraagt slechts 0,64 % van de waarde van alle IT-items, wat aansluit bij het resultaat van vorige jaren. De resterende boekwaarde van de items die niet gevonden konden worden ligt veel lager (ongeveer 8 000 euro) dan de aanvankelijke aanschafkosten.

Het Agentschap zal regelmatig inventarisopnames blijven doorvoeren om de activa te vrijwaren.

| 17. | Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. Het zal zich blijven inspannen om het percentage overgedragen kredieten onder controle te houden. |
| --- | --- |

17.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. Het zal zich blijven inspannen om het percentage overgedragen kredieten onder controle te houden.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/68 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/68

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2017/C 417/10)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „EASA”), gevestigd te Keulen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1592/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1), die is ingetrokken bij Verordening (EG) nr. 216/2008 (2). Aan het Agentschap zijn specifieke regelgevende en uitvoerende taken toevertrouwd op het gebied van veiligheid van de luchtvaart. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „EASA”), gevestigd te Keulen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1592/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1), die is ingetrokken bij Verordening (EG) nr. 216/2008 (2). Aan het Agentschap zijn specifieke regelgevende en uitvoerende taken toevertrouwd op het gebied van veiligheid van de luchtvaart.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 185,4 | 193,4 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 779 | 774 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

185,4

193,4

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

779

774

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

Andere aangelegenheid

| 16. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van 2016 van het Agentschap werd voor 70 % gefinancierd met vergoedingen door de luchtvaartsector en voor 30 % met middelen van de Europese Unie. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een daling van de ontvangsten van het Bureau tot gevolg zal hebben. |
| --- | --- |

16.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van 2016 van het Agentschap werd voor 70 % gefinancierd met vergoedingen door de luchtvaartsector en voor 30 % met middelen van de Europese Unie. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een daling van de ontvangsten van het Bureau tot gevolg zal hebben.

| 17. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

17.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 18. | Hoewel de door de industrie gefinancierde activiteiten in 2016 resulteerden in een tekort van 7,6 miljoen euro, fluctueren de begrotingsresultaten per jaar (8) en het Agentschap heeft een gecumuleerd overschot van 52 miljoen euro afkomstig uit dit soort activiteiten. De oprichtingsverordening van het Agentschap bepaalt dat aan de sector in rekening gebrachte tarieven de kosten van de certificeringsactiviteiten van het Agentschap moeten dekken. Daarin wordt echter niet uitgegaan van een gecumuleerd overschot. |
| --- | --- |

18.

Hoewel de door de industrie gefinancierde activiteiten in 2016 resulteerden in een tekort van 7,6 miljoen euro, fluctueren de begrotingsresultaten per jaar (8) en het Agentschap heeft een gecumuleerd overschot van 52 miljoen euro afkomstig uit dit soort activiteiten. De oprichtingsverordening van het Agentschap bepaalt dat aan de sector in rekening gebrachte tarieven de kosten van de certificeringsactiviteiten van het Agentschap moeten dekken. Daarin wordt echter niet uitgegaan van een gecumuleerd overschot.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 19. | In de periode 2014-2016 gaf het Agentschap 9,4 miljoen euro (4,4 miljoen euro in 2016) van zijn gecumuleerde overschot uit om de renovatiekosten (en verhuiskosten) van 12,4 miljoen euro voor de verhuizing van het Agentschap naar een nieuw gebouw te financieren. De Commissie droeg hiervoor eveneens 3 miljoen euro uit de EU-begroting bij. Deze financieringsdeling tussen industrie- en de Uniebijdragen voldeed aan de standaard kostenverdelingsmethode van het Agentschap en resulteerde in de financiering, grotendeels uit industriebijdragen, van deze werkzaamheden. |
| --- | --- |

19.

In de periode 2014-2016 gaf het Agentschap 9,4 miljoen euro (4,4 miljoen euro in 2016) van zijn gecumuleerde overschot uit om de renovatiekosten (en verhuiskosten) van 12,4 miljoen euro voor de verhuizing van het Agentschap naar een nieuw gebouw te financieren. De Commissie droeg hiervoor eveneens 3 miljoen euro uit de EU-begroting bij. Deze financieringsdeling tussen industrie- en de Uniebijdragen voldeed aan de standaard kostenverdelingsmethode van het Agentschap en resulteerde in de financiering, grotendeels uit industriebijdragen, van deze werkzaamheden.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 240 van 7.9.2002, blz. 1.

1

(2)  PB L 79 van 19.3.2008, blz. 1.

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.easa.europa.eu

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

(8)  In 2014 en 2015 waren er overschotten van respectievelijk 15,3 miljoen en 16,9 miljoen euro.

8

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2013 | Het Agentschap werd in 2004 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel tussen het Agentschap en die lidstaat geen alomvattende zetelovereenkomst afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder het Agentschap en zijn personeel opereren. | Afgerond (1) |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) was hoog met 4,4  miljoen euro, ofwel 20,2  % (2014: 3,6  miljoen euro, ofwel 22 %) en voor titel III (operationele uitgaven) met 2 miljoen euro, ofwel 32,0  % (2014: 2 miljoen euro, ofwel 38,1  %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op de ontwikkeling van IT-producten die tegen het einde van het jaar waren besteld, alsmede regelgevingsactiviteiten en onderzoeksprojecten die doorlopen tot na 2015. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2013

Het Agentschap werd in 2004 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel tussen het Agentschap en die lidstaat geen alomvattende zetelovereenkomst afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder het Agentschap en zijn personeel opereren.

Afgerond (1)

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) was hoog met 4,4  miljoen euro, ofwel 20,2  % (2014: 3,6  miljoen euro, ofwel 22 %) en voor titel III (operationele uitgaven) met 2 miljoen euro, ofwel 32,0  % (2014: 2 miljoen euro, ofwel 38,1  %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op de ontwikkeling van IT-producten die tegen het einde van het jaar waren besteld, alsmede regelgevingsactiviteiten en onderzoeksprojecten die doorlopen tot na 2015.

N.v.t.

---

(1)  Een zetelovereenkomst tussen het Agentschap en de lidstaat werd overeengekomen en werd van kracht per 17 augustus 2017.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 16. | EASA neemt kennis van het antwoord van de Rekenkamer. Een werkgroep die speciaal voor deze aangelegenheid in het leven is geroepen, heeft een eerste analyse gemaakt van de potentiële risico’s en gevolgen van de Brexit. |
| --- | --- |

16.

EASA neemt kennis van het antwoord van de Rekenkamer. Een werkgroep die speciaal voor deze aangelegenheid in het leven is geroepen, heeft een eerste analyse gemaakt van de potentiële risico’s en gevolgen van de Brexit.

| 20. | De oprichtingsverordening en het financieel reglement bevatten bepalingen op grond waarvan betalingen uit de sector als bestemmingsontvangsten worden behandeld. Overschotten of tekorten in verband met activiteiten tegen vergoedingen en rechten worden door het Agentschap derhalve verwerkt in een gecumuleerd overschot. Dit gecumuleerde overschot fluctueert van jaar tot jaar, afhankelijk van het resultaat van het begrotingsjaar. Tussen 2010 en 2015 fluctueerde het overschot of tekort tussen een tekort van 5,9 miljoen euro en een overschot van 16,9 miljoen euro. Dit gecumuleerde overschot (buffer) voorziet in dekking van tekorten en komt neer op zes maanden van continuïteit in de dienstverlening. Het Agentschap is voornemens om zowel het financiële reglement als de voorschriften inzake vergoedingen en rechten te wijzigen om de behandeling van gecumuleerde overschotten beter te formaliseren. |
| --- | --- |

20.

De oprichtingsverordening en het financieel reglement bevatten bepalingen op grond waarvan betalingen uit de sector als bestemmingsontvangsten worden behandeld. Overschotten of tekorten in verband met activiteiten tegen vergoedingen en rechten worden door het Agentschap derhalve verwerkt in een gecumuleerd overschot. Dit gecumuleerde overschot fluctueert van jaar tot jaar, afhankelijk van het resultaat van het begrotingsjaar. Tussen 2010 en 2015 fluctueerde het overschot of tekort tussen een tekort van 5,9 miljoen euro en een overschot van 16,9 miljoen euro. Dit gecumuleerde overschot (buffer) voorziet in dekking van tekorten en komt neer op zes maanden van continuïteit in de dienstverlening. Het Agentschap is voornemens om zowel het financiële reglement als de voorschriften inzake vergoedingen en rechten te wijzigen om de behandeling van gecumuleerde overschotten beter te formaliseren.

| 21. | Overeenkomstig artikel 88 van het financiële reglement van het Agentschap heeft de voorzitter van zijn raad van bestuur de begrotingsautoriteit (Europees Parlement en de Raad) ingelicht over het project inzake het nieuwe hoofdkwartier van het Agentschap. Op 22 mei 2013 is een uitvoerig verslag verzonden met in het bijzonder de financieringsregeling. Op basis daarvan wordt het volgende opgemerkt:






  — | het Agentschap heeft gehandeld overeenkomstig de informatie die aan de begrotingsautoriteit is meegedeeld; |
| --- | --- | --- |

21.

Overeenkomstig artikel 88 van het financiële reglement van het Agentschap heeft de voorzitter van zijn raad van bestuur de begrotingsautoriteit (Europees Parlement en de Raad) ingelicht over het project inzake het nieuwe hoofdkwartier van het Agentschap. Op 22 mei 2013 is een uitvoerig verslag verzonden met in het bijzonder de financieringsregeling. Op basis daarvan wordt het volgende opgemerkt:

—

het Agentschap heeft gehandeld overeenkomstig de informatie die aan de begrotingsautoriteit is meegedeeld;

| — | overeenkomstig artikel 87 van het financiële reglement wordt er jaarlijks mededeling gedaan over het gebouw. De mededelingen worden ieder jaar aan de begrotingsautoriteit gezonden; |
| --- | --- |

—

overeenkomstig artikel 87 van het financiële reglement wordt er jaarlijks mededeling gedaan over het gebouw. De mededelingen worden ieder jaar aan de begrotingsautoriteit gezonden;

| — | het Europees Parlement heeft het verslag en financieringsmechanisme goedgekeurd overeenkomstig de financieringsregeling van het Agentschap. |
| --- | --- |

—

het Europees Parlement heeft het verslag en financieringsmechanisme goedgekeurd overeenkomstig de financieringsregeling van het Agentschap.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/74 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/74

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/11)

INLEIDING

| 1. | Het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen (Easme) (hierna het „Agentschap” ofwel „Easme” genoemd), gevestigd te Brussel, werd opgericht voor de periode 1 januari 2014 tot en met 31 december 2024 bij Uitvoeringsbesluit 2013/771/EU van de Commissie (1). Zijn belangrijkste taken zijn het beheren, in nauwe samenwerking met zeven directoraten-generaal van de Commissie, van EU-acties op het terrein van onderzoek en innovatie, concurrentievermogen van kmo’s, milieu en klimaatmaatregelen, maritieme zaken en visserij. |
| --- | --- |

1.

Het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen (Easme) (hierna het „Agentschap” ofwel „Easme” genoemd), gevestigd te Brussel, werd opgericht voor de periode 1 januari 2014 tot en met 31 december 2024 bij Uitvoeringsbesluit 2013/771/EU van de Commissie (1). Zijn belangrijkste taken zijn het beheren, in nauwe samenwerking met zeven directoraten-generaal van de Commissie, van EU-acties op het terrein van onderzoek en innovatie, concurrentievermogen van kmo’s, milieu en klimaatmaatregelen, maritieme zaken en visserij.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 36,4 | 35,8 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 373 | 417 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

36,4

35,8

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

373

417

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen, en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen, en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310 tot en met 325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waaronder ze vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310 tot en met 325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waaronder ze vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

15.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 16. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 1 250 000 euro, ofwel 33 % (2015: 998 324 euro, ofwel 14 %), en voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap) met 2 550 000 euro, ofwel 62 % (2015: 4 miljoen euro, ofwel 65 %). Voor titel II houden deze vooral verband met huur (0,6 miljoen euro) en de aanschaf van hardware die aan het eind van het jaar nog niet was geleverd (0,5 miljoen euro). Overdrachten voor titel III houden verband met evaluaties van externe deskundigen en het monitoren van het LIFE-programma (1,5 miljoen euro), lopende verificaties achteraf (0,5 miljoen euro) en IT-diensten (0,5 miljoen euro) die in 2016 werden besteld maar aan het eind van het jaar slechts gedeeltelijk waren geleverd en nog niet gefactureerd. Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarig karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

16.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 1 250 000 euro, ofwel 33 % (2015: 998 324 euro, ofwel 14 %), en voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap) met 2 550 000 euro, ofwel 62 % (2015: 4 miljoen euro, ofwel 65 %). Voor titel II houden deze vooral verband met huur (0,6 miljoen euro) en de aanschaf van hardware die aan het eind van het jaar nog niet was geleverd (0,5 miljoen euro). Overdrachten voor titel III houden verband met evaluaties van externe deskundigen en het monitoren van het LIFE-programma (1,5 miljoen euro), lopende verificaties achteraf (0,5 miljoen euro) en IT-diensten (0,5 miljoen euro) die in 2016 werden besteld maar aan het eind van het jaar slechts gedeeltelijk waren geleverd en nog niet gefactureerd. Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarig karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

| 17. | Het niveau van geannuleerde overdrachten uit het voorgaande jaar was hoog voor titel I (personeelsuitgaven) met 32 000 euro, ofwel 8,3 %, waaruit een overschatting van begrotingsbehoeften blijkt. |
| --- | --- |

17.

Het niveau van geannuleerde overdrachten uit het voorgaande jaar was hoog voor titel I (personeelsuitgaven) met 32 000 euro, ofwel 8,3 %, waaruit een overschatting van begrotingsbehoeften blijkt.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 18. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

18.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 341 van 18.12.2013, blz. 73.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.ec.europa.eu/easme/

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | Hoewel de oorspronkelijke begroting van het Agentschap in september 2014 werd gewijzigd en verlaagd met 3 miljoen euro, werd slechts 91 % van de verlaagde begrotingskredieten vastgelegd door het Agentschap. Deze lage uitvoeringsgraad valt hoofdzakelijk te verklaren uit organisatorische en operationele uitdagingen in verband met de uitbreiding van het mandaat van het Agentschap met de uitvoering van bijkomende programma’s en taken in nauwe samenwerking met de Commissie. Niettemin toont de significante onderbesteding van de begroting de noodzaak van verbetering van de begrotingsplanning van het Agentschap aan. | Afgerond |
| 2014 | Dit blijkt ook uit het hoge en toegenomen niveau van vastgelegde kredieten dat naar 2015 is overgedragen ten bedrage van 3,8  miljoen euro, ofwel 17 % (2013: 1,3  miljoen euro, ofwel 8 %), dat hoofdzakelijk betrekking heeft op titel III (uitgaven ter ondersteuning van programma’s) met 2,6  miljoen euro, ofwel 72 % (2013: 0,6  miljoen euro, ofwel 35 %), wat in strijd is met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. | N.v.t. |
| 2015 | De overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (uitgaven ter ondersteuning van programma’s) belopen 4 miljoen euro, ofwel 65 % (2013: 2,6  miljoen euro, ofwel 72 %). De overdrachten houden hoofdzakelijk verband met specifieke overeenkomsten voor deskundigen (3 miljoen euro) en voor externe controles (0,6  miljoen euro), waarvan eind 2015 overeenkomsten ter waarde van 0,8  miljoen euro werden ondertekend. Deze overdrachten hebben hoofdzakelijk betrekking op in 2016 te verlenen diensten. | N.v.t. |
| 2015 | In december 2015 betaalde het Agentschap 2,2  miljoen euro voor de huur over 2016 van zijn kantoren en voor bijkomende kosten. Deze betalingen werden gedaan uit de begroting van het Agentschap voor 2015 en zijn daarom in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit (1). | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

Hoewel de oorspronkelijke begroting van het Agentschap in september 2014 werd gewijzigd en verlaagd met 3 miljoen euro, werd slechts 91 % van de verlaagde begrotingskredieten vastgelegd door het Agentschap. Deze lage uitvoeringsgraad valt hoofdzakelijk te verklaren uit organisatorische en operationele uitdagingen in verband met de uitbreiding van het mandaat van het Agentschap met de uitvoering van bijkomende programma’s en taken in nauwe samenwerking met de Commissie. Niettemin toont de significante onderbesteding van de begroting de noodzaak van verbetering van de begrotingsplanning van het Agentschap aan.

Afgerond

2014

Dit blijkt ook uit het hoge en toegenomen niveau van vastgelegde kredieten dat naar 2015 is overgedragen ten bedrage van 3,8  miljoen euro, ofwel 17 % (2013: 1,3  miljoen euro, ofwel 8 %), dat hoofdzakelijk betrekking heeft op titel III (uitgaven ter ondersteuning van programma’s) met 2,6  miljoen euro, ofwel 72 % (2013: 0,6  miljoen euro, ofwel 35 %), wat in strijd is met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

N.v.t.

2015

De overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (uitgaven ter ondersteuning van programma’s) belopen 4 miljoen euro, ofwel 65 % (2013: 2,6  miljoen euro, ofwel 72 %). De overdrachten houden hoofdzakelijk verband met specifieke overeenkomsten voor deskundigen (3 miljoen euro) en voor externe controles (0,6  miljoen euro), waarvan eind 2015 overeenkomsten ter waarde van 0,8  miljoen euro werden ondertekend. Deze overdrachten hebben hoofdzakelijk betrekking op in 2016 te verlenen diensten.

N.v.t.

2015

In december 2015 betaalde het Agentschap 2,2  miljoen euro voor de huur over 2016 van zijn kantoren en voor bijkomende kosten. Deze betalingen werden gedaan uit de begroting van het Agentschap voor 2015 en zijn daarom in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit (1).

N.v.t.

---

(1)  Artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1653/2004 van de Commissie (PB L 297 van 22.9.2004, blz. 6).

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 17. | Het Agentschap gaat verschillende maatregelen nemen die de overdrachten van vastgelegde kredieten zullen helpen reduceren: i) de voorschotbetalingen voor diensten die worden verleend door het OIB en DG HR (huur, kosten voor beveiliging enz.) zo veel mogelijk uitbreiden; ii) nauwer toezien op het uitvoeren van de begroting met de nieuwe IT-tool Bluebell, en iii) de begrotingsuitgaven van de externe deskundigen voor het LIFE-programma met ingang van 2018 overhevelen van de administratieve naar de operationele begroting, waardoor deze dan zullen worden beheerd als gesplitste begrotingskredieten. |
| --- | --- |

17.

Het Agentschap gaat verschillende maatregelen nemen die de overdrachten van vastgelegde kredieten zullen helpen reduceren: i) de voorschotbetalingen voor diensten die worden verleend door het OIB en DG HR (huur, kosten voor beveiliging enz.) zo veel mogelijk uitbreiden; ii) nauwer toezien op het uitvoeren van de begroting met de nieuwe IT-tool Bluebell, en iii) de begrotingsuitgaven van de externe deskundigen voor het LIFE-programma met ingang van 2018 overhevelen van de administratieve naar de operationele begroting, waardoor deze dan zullen worden beheerd als gesplitste begrotingskredieten.

| 18. | De geannuleerde overdrachten van 32 000 euro, ofwel 8,3 %, beperkten zich tot één bepaald begrotingsonderdeel onder titel I (individuele rechten) en worden beïnvloed door de schommeling van het personeelsbestand. Er wordt verwacht dat deze variabele in de toekomst stabieler zal zijn. Het Agentschap zal de overdrachten zo laag mogelijk houden, maar zal daarbij wel een kleine reserve incalculeren voor alle onderdelen waarvoor het eindbedrag bij het voorbereiden van de overdracht niet precies gekend is. |
| --- | --- |

18.

De geannuleerde overdrachten van 32 000 euro, ofwel 8,3 %, beperkten zich tot één bepaald begrotingsonderdeel onder titel I (individuele rechten) en worden beïnvloed door de schommeling van het personeelsbestand. Er wordt verwacht dat deze variabele in de toekomst stabieler zal zijn. Het Agentschap zal de overdrachten zo laag mogelijk houden, maar zal daarbij wel een kleine reserve incalculeren voor alle onderdelen waarvoor het eindbedrag bij het voorbereiden van de overdracht niet precies gekend is.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/79 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/79

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/12)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna: „Bureau” ofwel „EASO”), dat is gevestigd in Valletta, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1) met als doel de praktische samenwerking in asielzaken te verbeteren en lidstaten te helpen om te voldoen aan hun Europese en internationale verplichtingen om mensen in nood te beschermen. Sinds 2015 biedt het Bureau hulp aan Griekenland en Italië in het kader van de migratiecrisis. In 2016 stelde de Europese Commissie voor om het mandaat van het Bureau en zijn takenpakket aanzienlijk uit te breiden om structurele tekortkomingen in de toepassing van het EU-asielsysteem aan te pakken (2). Sinds maart 2016 werken teams van het Bureau in de hotspots ook aan de operationele uitvoering van de overeenkomst tussen de EU en Turkije en bieden zij hulp aan de Griekse asieldienst. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna: „Bureau” ofwel „EASO”), dat is gevestigd in Valletta, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1) met als doel de praktische samenwerking in asielzaken te verbeteren en lidstaten te helpen om te voldoen aan hun Europese en internationale verplichtingen om mensen in nood te beschermen. Sinds 2015 biedt het Bureau hulp aan Griekenland en Italië in het kader van de migratiecrisis. In 2016 stelde de Europese Commissie voor om het mandaat van het Bureau en zijn takenpakket aanzienlijk uit te breiden om structurele tekortkomingen in de toepassing van het EU-asielsysteem aan te pakken (2). Sinds maart 2016 werken teams van het Bureau in de hotspots ook aan de operationele uitvoering van de overeenkomst tussen de EU en Turkije en bieden zij hulp aan de Griekse asieldienst.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (4) | 15,9 | 53 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (5) | 93 | 125 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (4)

15,9

53

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (5)

93

125

| 3. | Uit de tabel blijkt dat de aanzienlijke uitbreiding van het takenpakket van het Bureau ertoe heeft geleid dat zijn definitieve begroting voor 2016 drie keer zo hoog was als in het voorgaande jaar. Daarnaast nam het in 2016 beschikbare personeel met 34 % toe en systemen en procedures werden nog aangepast aan de nieuwe situatie. |
| --- | --- |

3.

Uit de tabel blijkt dat de aanzienlijke uitbreiding van het takenpakket van het Bureau ertoe heeft geleid dat zijn definitieve begroting voor 2016 drie keer zo hoog was als in het voorgaande jaar. Daarnaast nam het in 2016 beschikbare personeel met 34 % toe en systemen en procedures werden nog aangepast aan de nieuwe situatie.

| 4. | Dit verslag moet worden gelezen tegen de achtergrond van deze uitdagingen en het mandaat van de Rekenkamer, waarop internationale controlestandaarden van toepassing zijn. |
| --- | --- |

4.

Dit verslag moet worden gelezen tegen de achtergrond van deze uitdagingen en het mandaat van de Rekenkamer, waarop internationale controlestandaarden van toepassing zijn.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 5. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''. |
| --- | --- |

5.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''.

| OORDEEL









  6. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (6) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (7) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

6.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (6) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (7) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij deze rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij deze rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 8. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

8.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Grondslag voor een oordeel met beperking

| 9. | De Rekenkamer heeft materiële bevindingen gedaan met betrekking tot twee van de vijf belangrijke aanbestedingsprocedures die vanaf 2016 liepen en waarvoor de betalingen werden gedaan gedurende het jaar, zoals wordt uiteengezet in paragraaf 9.1 en 9.2. Hieruit blijkt een gebrek aan nauwkeurigheid in de aanbestedingsprocedures van het Bureau:








  9.1. | Twee van de drie inschrijvers die deelnamen aan een gecontroleerde aanbestedingsprocedure voor reisdiensten in een dienstenkadercontract van 4 miljoen euro voor de periode van 2016-2020, werden gevraagd om meer informatie te verschaffen in het kader van dezelfde selectiecriteria. Hoewel geen van hen de gevraagde informatie verstrekte (cv’s van de personen die de taken bij EASO ter plaatse uitvoeren), werd slechts een van hen om deze reden uitgesloten van de procedure. De andere persoon werd het contract gegund op basis van de afspraak dat het betreffende cv zou worden verstrekt nadat het contract was gegund. De aanbestedingsprocedure voldeed daarom niet aan het beginsel van gelijke behandeling en het contract werd gegund aan een inschrijver die niet voldeed aan alle selectiecriteria. Het kadercontract en de bijbehorende betalingen in 2016, die ongeveer 920 561 miljoen euro bedroegen, zijn daarom onregelmatig. |
| --- | --- | --- |

9.

De Rekenkamer heeft materiële bevindingen gedaan met betrekking tot twee van de vijf belangrijke aanbestedingsprocedures die vanaf 2016 liepen en waarvoor de betalingen werden gedaan gedurende het jaar, zoals wordt uiteengezet in paragraaf 9.1 en 9.2. Hieruit blijkt een gebrek aan nauwkeurigheid in de aanbestedingsprocedures van het Bureau:

9.1.

Twee van de drie inschrijvers die deelnamen aan een gecontroleerde aanbestedingsprocedure voor reisdiensten in een dienstenkadercontract van 4 miljoen euro voor de periode van 2016-2020, werden gevraagd om meer informatie te verschaffen in het kader van dezelfde selectiecriteria. Hoewel geen van hen de gevraagde informatie verstrekte (cv’s van de personen die de taken bij EASO ter plaatse uitvoeren), werd slechts een van hen om deze reden uitgesloten van de procedure. De andere persoon werd het contract gegund op basis van de afspraak dat het betreffende cv zou worden verstrekt nadat het contract was gegund. De aanbestedingsprocedure voldeed daarom niet aan het beginsel van gelijke behandeling en het contract werd gegund aan een inschrijver die niet voldeed aan alle selectiecriteria. Het kadercontract en de bijbehorende betalingen in 2016, die ongeveer 920 561 miljoen euro bedroegen, zijn daarom onregelmatig.

| 9.2. | In februari 2016 werd door het Bureau onderhands een kadercontract gegund voor de levering van tijdelijke diensten ter ondersteuning van zijn antwoord op de migratiecrisis, voor een periode van twaalf maanden en ter waarde van 3,6 miljoen euro. Het kadercontract werd gegund aan een enkele vooraf geselecteerde marktdeelnemer die zich voor geen van de in het Financieel Reglement van de EU vastgestelde aanbestedingsprocedures had ingeschreven (8). De gunning voldeed daarom niet aan de relevante EU-regels en de bijbehorende betalingen in 2016 van 592 273 euro zijn onregelmatig. |
| --- | --- |

9.2.

In februari 2016 werd door het Bureau onderhands een kadercontract gegund voor de levering van tijdelijke diensten ter ondersteuning van zijn antwoord op de migratiecrisis, voor een periode van twaalf maanden en ter waarde van 3,6 miljoen euro. Het kadercontract werd gegund aan een enkele vooraf geselecteerde marktdeelnemer die zich voor geen van de in het Financieel Reglement van de EU vastgestelde aanbestedingsprocedures had ingeschreven (8). De gunning voldeed daarom niet aan de relevante EU-regels en de bijbehorende betalingen in 2016 van 592 273 euro zijn onregelmatig.

| 10. | De bedragen die gemoeid zijn met de in de paragrafen 9.1 en 9.2 beschreven kwesties vertegenwoordigen 2,9 % van de totale uitgaven van het Bureau in 2016. |
| --- | --- |

10.

De bedragen die gemoeid zijn met de in de paragrafen 9.1 en 9.2 beschreven kwesties vertegenwoordigen 2,9 % van de totale uitgaven van het Bureau in 2016.

Oordeel met beperking ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 11. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de jaarrekening voor het op 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, behoudens de gevolgen van de in de grondslag voor een oordeel met beperking in paragraaf 9 omschreven aangelegenheden, in alle materiële opzichten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

11.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de jaarrekening voor het op 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, behoudens de gevolgen van de in de grondslag voor een oordeel met beperking in paragraaf 9 omschreven aangelegenheden, in alle materiële opzichten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 12. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 13. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

13.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 14. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

14.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 15. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

15.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 16. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

16.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 17. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

17.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 18. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

18.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 19. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (9). |
| --- | --- |

19.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (9).

| 20. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

20.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 21. | In augustus 2016 startte het Bureau een openbare procedure (vijf percelen) voor een kadercontract voor zijn behoefte aan interculturele bemiddelaars/vertalers in verschillende landen. Het totaalbedrag van het kadercontract voor de onderdelen die werden ondertekend en gecontroleerd (percelen 2-5) was 60 miljoen euro voor vier jaar. Deze vier percelen werden gegund aan dezelfde inschrijver als de eerste cascadecontractant. Deze contractant voldeed aan de financiële vereisten van de selectiecriteria (jaaromzet 1 miljoen euro), behalve voor een van de drie voorafgaande jaren, waarvoor een contract inzake terbeschikkingstelling („availment contract”) werd gesloten met een non-profitorganisatie die zich ertoe heeft verbonden haar „omzet” ter beschikking te stellen aan de contractant. Overeenkomstig het Financieel Reglement mag worden gesteund op de financiële en economische draagkracht van andere entiteiten. In dit geval is het echter niet duidelijk op welke wijze de „omzet” van deze entiteit beschikbaar kan worden gesteld, en — gezien de aard van haar activiteiten — ook niet of ze de levering van de te verlenen diensten kan ondersteunen. Het Bureau had het aanbod moeten afwijzen, omdat niet is aangetoond dat dit voldoet aan de eisen met betrekking tot de economische en financiële draagkracht van de inschrijvers. Als gevolg daarvan zijn het kadercontract en alle bijbehorende betalingen onregelmatig (geen betalingen in 2016). |
| --- | --- |

21.

In augustus 2016 startte het Bureau een openbare procedure (vijf percelen) voor een kadercontract voor zijn behoefte aan interculturele bemiddelaars/vertalers in verschillende landen. Het totaalbedrag van het kadercontract voor de onderdelen die werden ondertekend en gecontroleerd (percelen 2-5) was 60 miljoen euro voor vier jaar. Deze vier percelen werden gegund aan dezelfde inschrijver als de eerste cascadecontractant. Deze contractant voldeed aan de financiële vereisten van de selectiecriteria (jaaromzet 1 miljoen euro), behalve voor een van de drie voorafgaande jaren, waarvoor een contract inzake terbeschikkingstelling („availment contract”) werd gesloten met een non-profitorganisatie die zich ertoe heeft verbonden haar „omzet” ter beschikking te stellen aan de contractant. Overeenkomstig het Financieel Reglement mag worden gesteund op de financiële en economische draagkracht van andere entiteiten. In dit geval is het echter niet duidelijk op welke wijze de „omzet” van deze entiteit beschikbaar kan worden gesteld, en — gezien de aard van haar activiteiten — ook niet of ze de levering van de te verlenen diensten kan ondersteunen. Het Bureau had het aanbod moeten afwijzen, omdat niet is aangetoond dat dit voldoet aan de eisen met betrekking tot de economische en financiële draagkracht van de inschrijvers. Als gevolg daarvan zijn het kadercontract en alle bijbehorende betalingen onregelmatig (geen betalingen in 2016).

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 22. | Tijdens de buitengewone bijeenkomst van de Europese Raad van 23 april 2015 en in het 10-puntenplan inzake migratie dat op 20 april 2015 werd aangenomen door de ministers van Buitenlandse Zaken en Binnenlandse Zaken werden de lidstaten opgeroepen om ervoor te zorgen dat van alle migranten vingerafdrukken worden genomen. Om aan deze eis te voldoen, was het dringend noodzakelijk om de capaciteit van de Griekse autoriteiten om vingerafdrukken te nemen uit te breiden. De Commissie heeft het Bureau met deze taak belast. Dit vereiste de aanschaf en de daaropvolgende donatie aan de Griekse staat van 90 vingerafdrukscanners en 90 compatibele computers (apparatuur) voor een bedrag van 1,1 miljoen euro in het kader van een subsidieovereenkomst tussen de Commissie en het Bureau. In de subsidieovereenkomst is het verzoek opgenomen om levering van de apparatuur aan de IT-afdeling van de politie in Athene en om distributie van daaruit naar de hotspots op de Griekse eilanden. Volgens de beschrijving van deze actie moest er personeel van het Bureau ter plaatse zijn om te waarborgen dat de levering, installatie en eigendomsoverdracht aan de Griekse politie in goede orde zou verlopen. Het personeel van het Bureau was echter niet ter plaatse om aan deze eis te voldoen en pas in juli 2017 werd de bevestiging ontvangen van de betrokken Griekse autoriteiten dat de apparatuur in februari en begin maart 2016 aan de hotspots was geleverd, en ook voor het beoogde doel werd gebruikt. |
| --- | --- |

22.

Tijdens de buitengewone bijeenkomst van de Europese Raad van 23 april 2015 en in het 10-puntenplan inzake migratie dat op 20 april 2015 werd aangenomen door de ministers van Buitenlandse Zaken en Binnenlandse Zaken werden de lidstaten opgeroepen om ervoor te zorgen dat van alle migranten vingerafdrukken worden genomen. Om aan deze eis te voldoen, was het dringend noodzakelijk om de capaciteit van de Griekse autoriteiten om vingerafdrukken te nemen uit te breiden. De Commissie heeft het Bureau met deze taak belast. Dit vereiste de aanschaf en de daaropvolgende donatie aan de Griekse staat van 90 vingerafdrukscanners en 90 compatibele computers (apparatuur) voor een bedrag van 1,1 miljoen euro in het kader van een subsidieovereenkomst tussen de Commissie en het Bureau. In de subsidieovereenkomst is het verzoek opgenomen om levering van de apparatuur aan de IT-afdeling van de politie in Athene en om distributie van daaruit naar de hotspots op de Griekse eilanden. Volgens de beschrijving van deze actie moest er personeel van het Bureau ter plaatse zijn om te waarborgen dat de levering, installatie en eigendomsoverdracht aan de Griekse politie in goede orde zou verlopen. Het personeel van het Bureau was echter niet ter plaatse om aan deze eis te voldoen en pas in juli 2017 werd de bevestiging ontvangen van de betrokken Griekse autoriteiten dat de apparatuur in februari en begin maart 2016 aan de hotspots was geleverd, en ook voor het beoogde doel werd gebruikt.

| 23. | De aanbestedende diensten zullen schriftelijk om details vragen van de bestanddelen van de prijs of de kosten als deze abnormaal laag lijken, en zij zullen de inschrijver in de gelegenheid stellen zijn opmerkingen te maken (10). Voor twee van de percelen (de percelen 3 en 5), voor de aanbesteding van diensten van interculturele bemiddelaars/ tolken in de verschillende landen (zie ook paragraaf 21), ontving het Bureau financiële offertes die respectievelijk 50 % en 31 % lager waren dan de volgende laagste offertes. Hoewel dit erop duidt dat de inschrijvingen abnormaal laag waren, heeft het Bureau niet overwogen om de inschrijver in dit verband om verdere toelichting te vragen. |
| --- | --- |

23.

De aanbestedende diensten zullen schriftelijk om details vragen van de bestanddelen van de prijs of de kosten als deze abnormaal laag lijken, en zij zullen de inschrijver in de gelegenheid stellen zijn opmerkingen te maken (10). Voor twee van de percelen (de percelen 3 en 5), voor de aanbesteding van diensten van interculturele bemiddelaars/ tolken in de verschillende landen (zie ook paragraaf 21), ontving het Bureau financiële offertes die respectievelijk 50 % en 31 % lager waren dan de volgende laagste offertes. Hoewel dit erop duidt dat de inschrijvingen abnormaal laag waren, heeft het Bureau niet overwogen om de inschrijver in dit verband om verdere toelichting te vragen.

| 24. | In zijn controleverslag van oktober 2016 benadrukte de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat er geen geschikte planning voor aanbestedingsprocedures voor administratieve uitgaven is en dat de monitoring van procedures en specifieke contracten die zijn gesloten binnen kadercontracten tekortschiet. Het Bureau en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen. |
| --- | --- |

24.

In zijn controleverslag van oktober 2016 benadrukte de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat er geen geschikte planning voor aanbestedingsprocedures voor administratieve uitgaven is en dat de monitoring van procedures en specifieke contracten die zijn gesloten binnen kadercontracten tekortschiet. Het Bureau en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen.

| 25. | In 2016 stond het Bureau voor een aantal uitdagingen in zijn operationele omgeving, waaronder niet alleen een aanzienlijke toename van zijn budget en een takenuitbreiding, maar ook een grote toename in het aantal verrichtingen, een wisseling van rekenplichtige (accountant) met verschillende interne oplossingen en de invoering van een papierloos workflowsysteem. Deze situatie van vele veranderingen en instabiliteit werd niet ondervangen door een hervalidering van het boekhoudsysteem, noch door het invoeren van een systeem van periodieke verificaties achteraf van verrichtingen (11). |
| --- | --- |

25.

In 2016 stond het Bureau voor een aantal uitdagingen in zijn operationele omgeving, waaronder niet alleen een aanzienlijke toename van zijn budget en een takenuitbreiding, maar ook een grote toename in het aantal verrichtingen, een wisseling van rekenplichtige (accountant) met verschillende interne oplossingen en de invoering van een papierloos workflowsysteem. Deze situatie van vele veranderingen en instabiliteit werd niet ondervangen door een hervalidering van het boekhoudsysteem, noch door het invoeren van een systeem van periodieke verificaties achteraf van verrichtingen (11).

| 26. | In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van softwarelicenties en de verstrekking van onderhoud en ondersteuning. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoeften van het Bureau. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2016 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 534 900 euro. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die in rekening werden gebracht, niet systematisch aan de hand van de offertes van de leveranciers en aan de kadercontractant gerichte rekeningen. |
| --- | --- |

26.

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van softwarelicenties en de verstrekking van onderhoud en ondersteuning. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoeften van het Bureau. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2016 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 534 900 euro. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die in rekening werden gebracht, niet systematisch aan de hand van de offertes van de leveranciers en aan de kadercontractant gerichte rekeningen.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

| 27. | In opdracht van de Commissie werd een externe evaluatie over de prestaties van het Bureau in de periode van 2011-2014 opgesteld en in december 2015 werd het eindverslag afgeleverd. Daarin werd het belang van de missie en de taken van het Bureau bevestigd, evenals een algehele doeltreffende uitvoering van zijn kerntaken, en werd bevestigd dat de meerderheid van de verwachte resultaten waren behaald. In de evaluatie werd ook de behoefte benoemd om de doeltreffendheid van de operaties te verbeteren en verdere samenwerking en coherentie van activiteiten met andere Europese en internationale instellingen en organen die zich bezighouden met migratiekwesties te blijven waarborgen. Het Bureau voert een actieplan uit dat het is overeengekomen met de raad van bestuur in het kader van zijn verlengde mandaat; het eindverslag over de uitvoering staat gepland voor juni 2017. |
| --- | --- |

27.

In opdracht van de Commissie werd een externe evaluatie over de prestaties van het Bureau in de periode van 2011-2014 opgesteld en in december 2015 werd het eindverslag afgeleverd. Daarin werd het belang van de missie en de taken van het Bureau bevestigd, evenals een algehele doeltreffende uitvoering van zijn kerntaken, en werd bevestigd dat de meerderheid van de verwachte resultaten waren behaald. In de evaluatie werd ook de behoefte benoemd om de doeltreffendheid van de operaties te verbeteren en verdere samenwerking en coherentie van activiteiten met andere Europese en internationale instellingen en organen die zich bezighouden met migratiekwesties te blijven waarborgen. Het Bureau voert een actieplan uit dat het is overeengekomen met de raad van bestuur in het kader van zijn verlengde mandaat; het eindverslag over de uitvoering staat gepland voor juni 2017.

| 28. | Het Bureau kocht en installeerde 65 containers die gebruikt konden worden als mobiele kantoren op de Griekse en Italiaanse hotspots voor een totaalbedrag van 852 136 euro. Sommige van deze containers werden op een locatie geplaatst waar soortgelijke containers stonden die niet van het Bureau waren en later werden verwoest tijdens rellen. Het Bureau heeft de containers niet tegen dit risico verzekerd met een verzekeringscontract. |
| --- | --- |

28.

Het Bureau kocht en installeerde 65 containers die gebruikt konden worden als mobiele kantoren op de Griekse en Italiaanse hotspots voor een totaalbedrag van 852 136 euro. Sommige van deze containers werden op een locatie geplaatst waar soortgelijke containers stonden die niet van het Bureau waren en later werden verwoest tijdens rellen. Het Bureau heeft de containers niet tegen dit risico verzekerd met een verzekeringscontract.

| 29. | Het Bureau heeft niet tijdig al zijn vorderingen verhaald. Btw-vergoeding voor 2014 (180 919 euro) en 2015 (245 960 euro) waren aan het einde van 2016 nog steeds niet teruggevorderd. |
| --- | --- |

29.

Het Bureau heeft niet tijdig al zijn vorderingen verhaald. Btw-vergoeding voor 2014 (180 919 euro) en 2015 (245 960 euro) waren aan het einde van 2016 nog steeds niet teruggevorderd.

BEGROTINGSBEHEER

| 30. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven), namelijk 2,5 miljoen euro, ofwel 43,9 % (2015: 1 076 583 euro, ofwel 36,9 %). De overdrachten houden voornamelijk verband met IT-infrastructuur, vertalingen en publicaties, bedrijfsadvies en kosten voor vergadering van de raad van bestuur waarvoor de contracten tegen het eind van 2016 werden ondertekend en/of de rekeningen pas in 2017 werden gestuurd. |
| --- | --- |

30.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven), namelijk 2,5 miljoen euro, ofwel 43,9 % (2015: 1 076 583 euro, ofwel 36,9 %). De overdrachten houden voornamelijk verband met IT-infrastructuur, vertalingen en publicaties, bedrijfsadvies en kosten voor vergadering van de raad van bestuur waarvoor de contracten tegen het eind van 2016 werden ondertekend en/of de rekeningen pas in 2017 werden gestuurd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 31. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

31.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 17 oktober 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 132 van 29.5.2010, blz. 11.

1

(2)  COM(2016) 271 final.

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.easo.europa.eu

3

(4)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

4

(5)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

5

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron

(6)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

6

(7)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

7

(8)  Artikel 104 van Verordening (EU) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1) schrijft voor dat voor de gunning van concessieovereenkomsten of overheidsopdrachten, waaronder kaderovereenkomsten, een van de in dat artikel genoemde aanbestedingsprocedures moet worden gevolgd.

8

(9)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.

9

(10)  Artikel 151 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1).

10

(11)  Behalve voor verrichtingen die zijn gedaan in het kader van delegatieovereenkomsten met de Commissie.

11

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2012 | De doorzichtigheid van de wervingsprocedures kan nog worden verbeterd: er was geen bewijs dat de wegingen en minimaal vereiste scores om te worden uitgenodigd voor de sollicitatiegesprekken of om te worden opgenomen in de reservelijst, waren vastgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht, of dat de vragen voor de sollicitatiegesprekken en de schriftelijke tests waren vastgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht. | Afgerond |
| 2013 | 446 (18 %) van het totale aantal betalingen werden gedaan na het verstrijken van de daarvoor in het Financieel Reglement gestelde termijnen. De vertraging bij te laat uitgevoerde betalingen bedroeg gemiddeld 21 dagen. | Nog af te handelen (1) |
| 2013 | Zes van de 16 internecontrolenormen zijn niet volledig ten uitvoer gelegd. | Loopt nog (2) |
| 2013 | De doorzichtigheid van de wervingsprocedures kan nog worden verbeterd: de vragen voor de sollicitatiegesprekken en schriftelijke tests werden opgesteld nadat de sollicitaties waren onderzocht, waardoor het risico groter wordt dat de vragen zijn beïnvloed door afzonderlijke sollicitaties; de jury kende niet altijd punten toe voor alle selectiecriteria die waren opgenomen in de kennisgevingen van vacature; in de door de juryleden ondertekende verklaring over belangenconflicten wordt enkel een persoonlijke band beschouwd als mogelijk belangenconflict en worden beroepsbetrekkingen expliciet uitgesloten; in één bepaalde wervingsprocedure werd opgemerkt dat het in de kennisgeving van vacature vermelde criterium met betrekking tot het aantal jaar bewezen beroepservaring niet overeenkwam met het desbetreffende selectiecriterium. | Afgerond |
| 2014 | Het Bureau verrichtte 1 062 betalingen (28,6  %) na de uiterste datum volgens de Financiële Regels. Die betalingen waren gemiddeld 24 dagen te laat. | Uitstaand (1) |
| 2014 | Het Bureau kent een sterk personeelsverloop: 14 personeelsleden verlieten het Bureau in 2014, waaronder vier leidinggevenden. Dit sterke personeelsverloop houdt een aanzienlijk risico in voor de verwezenlijking van de doelstellingen die zijn vermeld in het jaarlijkse en het meerjarige werkprogramma. | Loopt nog (3) |
| 2014 | Overeenkomstig een besluit van de uitvoerend directeur worden deelnemers aan de door het EASO georganiseerde vergaderingen voor de vergoeding van kosten ingedeeld in drie categorieën (A, B of C). De vergoedingen voor deelname aan vergaderingen over 2014 bedroegen in totaal 997 506  euro. Deelnemers in categorie A worden geacht een specifieke taak te vervullen bij de vergaderingen en ontvangen een forfaitaire vergoeding voor reis- en verblijfkosten, terwijl deelnemers in categorie B alleen een forfaitaire vergoeding voor reiskosten ontvangen. Deelnemers in categorie C komen niet in aanmerking voor een vergoeding. Het aantal deelnemers dat een vergoeding als begunstigde in categorie A ontving, steeg van 61 % in 2013 tot 69 % in 2014. Er zijn geen bewijsstukken ter onderbouwing van de indeling van de deelnemers in de drie categorieën. | Loopt nog (4) |
| 2015. | Het Bureau heeft slechts 14,5  miljoen euro vastgelegd, ofwel 93,7  % van de goedgekeurde begroting (2014: 12,4  miljoen euro, ofwel 84,7  %). Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 1 076 583  euro, ofwel 36,9  % (2014: 635 492  euro, ofwel 28,7  %). De overdrachten houden voornamelijk verband met adviesdiensten voor ICT-ontwikkeling waarvoor in het laatste kwartaal van 2015 contracten werden afgesloten (0,4  miljoen euro) en met investeringen in IT-infrastructuur (0,3  miljoen euro) met het oog op de verwachte aanwerving van extra personeel na het besluit van de begrotingsautoriteit eind 2015 om de personeelsformatie uit te breiden. | N.v.t. |
| 2015 | De directeur van het Bureau heeft in november 2015 nieuw beleid goedgekeurd inzake de aanwerving van tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten. Met het nieuwe beleid wordt ingespeeld op de meeste kwesties die de Rekenkamer bij voorgaande controles heeft vastgesteld. Aan de uitvoering ervan zal follow-up worden gegeven in 2016, wanneer een aanzienlijk aantal rekruteringen wordt verwacht. | Afgerond |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

De doorzichtigheid van de wervingsprocedures kan nog worden verbeterd: er was geen bewijs dat de wegingen en minimaal vereiste scores om te worden uitgenodigd voor de sollicitatiegesprekken of om te worden opgenomen in de reservelijst, waren vastgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht, of dat de vragen voor de sollicitatiegesprekken en de schriftelijke tests waren vastgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht.

Afgerond

2013

446 (18 %) van het totale aantal betalingen werden gedaan na het verstrijken van de daarvoor in het Financieel Reglement gestelde termijnen. De vertraging bij te laat uitgevoerde betalingen bedroeg gemiddeld 21 dagen.

Nog af te handelen (1)

2013

Zes van de 16 internecontrolenormen zijn niet volledig ten uitvoer gelegd.

Loopt nog (2)

2013

De doorzichtigheid van de wervingsprocedures kan nog worden verbeterd: de vragen voor de sollicitatiegesprekken en schriftelijke tests werden opgesteld nadat de sollicitaties waren onderzocht, waardoor het risico groter wordt dat de vragen zijn beïnvloed door afzonderlijke sollicitaties; de jury kende niet altijd punten toe voor alle selectiecriteria die waren opgenomen in de kennisgevingen van vacature; in de door de juryleden ondertekende verklaring over belangenconflicten wordt enkel een persoonlijke band beschouwd als mogelijk belangenconflict en worden beroepsbetrekkingen expliciet uitgesloten; in één bepaalde wervingsprocedure werd opgemerkt dat het in de kennisgeving van vacature vermelde criterium met betrekking tot het aantal jaar bewezen beroepservaring niet overeenkwam met het desbetreffende selectiecriterium.

Afgerond

2014

Het Bureau verrichtte 1 062 betalingen (28,6  %) na de uiterste datum volgens de Financiële Regels. Die betalingen waren gemiddeld 24 dagen te laat.

Uitstaand (1)

2014

Het Bureau kent een sterk personeelsverloop: 14 personeelsleden verlieten het Bureau in 2014, waaronder vier leidinggevenden. Dit sterke personeelsverloop houdt een aanzienlijk risico in voor de verwezenlijking van de doelstellingen die zijn vermeld in het jaarlijkse en het meerjarige werkprogramma.

Loopt nog (3)

2014

Overeenkomstig een besluit van de uitvoerend directeur worden deelnemers aan de door het EASO georganiseerde vergaderingen voor de vergoeding van kosten ingedeeld in drie categorieën (A, B of C). De vergoedingen voor deelname aan vergaderingen over 2014 bedroegen in totaal 997 506  euro. Deelnemers in categorie A worden geacht een specifieke taak te vervullen bij de vergaderingen en ontvangen een forfaitaire vergoeding voor reis- en verblijfkosten, terwijl deelnemers in categorie B alleen een forfaitaire vergoeding voor reiskosten ontvangen. Deelnemers in categorie C komen niet in aanmerking voor een vergoeding. Het aantal deelnemers dat een vergoeding als begunstigde in categorie A ontving, steeg van 61 % in 2013 tot 69 % in 2014. Er zijn geen bewijsstukken ter onderbouwing van de indeling van de deelnemers in de drie categorieën.

Loopt nog (4)

2015.

Het Bureau heeft slechts 14,5  miljoen euro vastgelegd, ofwel 93,7  % van de goedgekeurde begroting (2014: 12,4  miljoen euro, ofwel 84,7  %). Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 1 076 583  euro, ofwel 36,9  % (2014: 635 492  euro, ofwel 28,7  %). De overdrachten houden voornamelijk verband met adviesdiensten voor ICT-ontwikkeling waarvoor in het laatste kwartaal van 2015 contracten werden afgesloten (0,4  miljoen euro) en met investeringen in IT-infrastructuur (0,3  miljoen euro) met het oog op de verwachte aanwerving van extra personeel na het besluit van de begrotingsautoriteit eind 2015 om de personeelsformatie uit te breiden.

N.v.t.

2015

De directeur van het Bureau heeft in november 2015 nieuw beleid goedgekeurd inzake de aanwerving van tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten. Met het nieuwe beleid wordt ingespeeld op de meeste kwesties die de Rekenkamer bij voorgaande controles heeft vastgesteld. Aan de uitvoering ervan zal follow-up worden gegeven in 2016, wanneer een aanzienlijk aantal rekruteringen wordt verwacht.

Afgerond

---

(1)  In 2016 verrichtte het Bureau 2 007, ofwel 41,29 % van de betalingen (2015: 1 024, ofwel 29,2 % daarvan) na de uiterste datum bepaald in het Financieel Reglement. De vertraging bij te laat uitgevoerde betalingen bedroeg gemiddeld 35 dagen (2015: 29 dagen).

(2)  Aan het eind van 2016 moet nog een internecontrolesysteem worden ingevoerd.

(3)  In 2016 verlieten 17 personeelsleden het Bureau en werden er 70 aangeworven. Het Bureau ontving 50 nieuwe ambten, zoals in de personeelsformatie voor 2016 stond aangegeven.

(4)  De vergoedingen voor deelname aan vergaderingen over 2015 bedroegen in totaal 987 515 euro. Het aantal deelnemers dat een vergoeding als begunstigde in categorie A ontving, daalde van 69 % in 2014 tot 52 % in 2015. De vergoedingen voor deelname aan vergaderingen over 2016 bedroegen in totaal 1 012 147 euro. Het aantal deelnemers dat een vergoeding als begunstigde in categorie A ontving, daalde van 52 % in 2015 tot 37 % in 2016.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

| 9.1. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer, doch het EASO heeft beslist het contract aan dit bedrijf te gunnen omdat het als enige reeds over de capaciteit beschikte om aan de contractuele verplichtingen te voldoen. |
| --- | --- |

9.1.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer, doch het EASO heeft beslist het contract aan dit bedrijf te gunnen omdat het als enige reeds over de capaciteit beschikte om aan de contractuele verplichtingen te voldoen.

| 9.2. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer en zal dit soort situaties in de toekomst proberen te vermijden. Het EASO heeft gehandeld uit extreem dringende noodzaak, toen de vluchtelingencrisis op haar hoogtepunt was. Bovendien moest het Bureau de beslissingen van de Raad betreffende noodmaatregelen uitvoeren en het tekort aan deskundigen uit de lidstaten opvangen.
  De contractant die in deze uitzonderlijke omstandigheden is gekozen was dezelfde aan wie eerder al een contract was gegund door een ander EU-agentschap dat in Griekenland is gevestigd. Het EASO is afgegaan op de controle van de subsidiabiliteit en de financiële draagkracht die dit agentschap had uitgevoerd. De beslissing hieromtrent is gedocumenteerd en goedgekeurd in een verzoek om uitzondering.
  Het EASO heeft inmiddels een nieuwe aanbestedingsprocedure opgestart met het oog op gunning van een nieuw kadercontract. |
| --- | --- |

9.2.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer en zal dit soort situaties in de toekomst proberen te vermijden. Het EASO heeft gehandeld uit extreem dringende noodzaak, toen de vluchtelingencrisis op haar hoogtepunt was. Bovendien moest het Bureau de beslissingen van de Raad betreffende noodmaatregelen uitvoeren en het tekort aan deskundigen uit de lidstaten opvangen.

De contractant die in deze uitzonderlijke omstandigheden is gekozen was dezelfde aan wie eerder al een contract was gegund door een ander EU-agentschap dat in Griekenland is gevestigd. Het EASO is afgegaan op de controle van de subsidiabiliteit en de financiële draagkracht die dit agentschap had uitgevoerd. De beslissing hieromtrent is gedocumenteerd en goedgekeurd in een verzoek om uitzondering.

Het EASO heeft inmiddels een nieuwe aanbestedingsprocedure opgestart met het oog op gunning van een nieuw kadercontract.

| 21. | Het Bureau neemt kennis van de mening van de Rekenkamer. Het EASO heeft geprobeerd naar de geldende bepaling te handelen. De rechtspraak inzake betrouwbaarheid van gesplitste entiteiten is voor interpretatie vatbaar, en het EASO vond dat het conform de voorschriften heeft gehandeld. |
| --- | --- |

21.

Het Bureau neemt kennis van de mening van de Rekenkamer. Het EASO heeft geprobeerd naar de geldende bepaling te handelen. De rechtspraak inzake betrouwbaarheid van gesplitste entiteiten is voor interpretatie vatbaar, en het EASO vond dat het conform de voorschriften heeft gehandeld.

| 22. | Het EASO heeft voorzien in de dringende behoefte aan capaciteit om vingerafdrukken te nemen door de nodige apparatuur aan te schaffen en deze op 12 februari en 2 maart 2016 aan de politie te bezorgen.
  Het heeft de procedure dus moeten opstarten vóór het op 3 maart 2016 ondertekende grote contract rond was. Het was niet mogelijk om het EASO-personeel de installatie van de EURODAC-apparatuur ter plaatse te laten vaststellen omdat de subsidieovereenkomst is ondertekend nadat de apparatuur reeds was geleverd en de politie was begonnen met deze naar de hotspots te verdelen.
  Het Bureau heeft de Griekse overheid op 23 mei 2016 formeel verzocht de levering en installatie van de apparatuur op de hotspots te bevestigen maar het heeft deze bevestiging pas op 20 juli 2017 gekregen. |
| --- | --- |

22.

Het EASO heeft voorzien in de dringende behoefte aan capaciteit om vingerafdrukken te nemen door de nodige apparatuur aan te schaffen en deze op 12 februari en 2 maart 2016 aan de politie te bezorgen.

Het heeft de procedure dus moeten opstarten vóór het op 3 maart 2016 ondertekende grote contract rond was. Het was niet mogelijk om het EASO-personeel de installatie van de EURODAC-apparatuur ter plaatse te laten vaststellen omdat de subsidieovereenkomst is ondertekend nadat de apparatuur reeds was geleverd en de politie was begonnen met deze naar de hotspots te verdelen.

Het Bureau heeft de Griekse overheid op 23 mei 2016 formeel verzocht de levering en installatie van de apparatuur op de hotspots te bevestigen maar het heeft deze bevestiging pas op 20 juli 2017 gekregen.

| 23. | Het Bureau neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

23.

Het Bureau neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer.

| 24. | Het Bureau neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer en wijst erop dat veel van de maatregelen die in het plan worden genoemd reeds zijn uitgevoerd. |
| --- | --- |

24.

Het Bureau neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer en wijst erop dat veel van de maatregelen die in het plan worden genoemd reeds zijn uitgevoerd.

| 25. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer maar wijst erop dat een onafhankelijke externe controleur een goedkeurend oordeel over de rekeningen heeft uitgesproken. Toch staat voor 2017 een hervalidatie van het boekhoudsysteem op stapel. Op de middellange termijn zal er een strategie voor verificatie achteraf worden overwogen. |
| --- | --- |

25.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer maar wijst erop dat een onafhankelijke externe controleur een goedkeurend oordeel over de rekeningen heeft uitgesproken. Toch staat voor 2017 een hervalidatie van het boekhoudsysteem op stapel. Op de middellange termijn zal er een strategie voor verificatie achteraf worden overwogen.

| 26. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer en deelt mee dat, overeenkomstig het standpunt van de Rekenkamer, het Bureau met ingang van 1 januari 2018 systematische controles gaat invoeren voor offertes van meer dan 135 000 euro. |
| --- | --- |

26.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer en deelt mee dat, overeenkomstig het standpunt van de Rekenkamer, het Bureau met ingang van 1 januari 2018 systematische controles gaat invoeren voor offertes van meer dan 135 000 euro.

| 28. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer maar wijst erop dat de leiding van het EASO heeft besloten dat een verzekering nemen niet zou lonen. |
| --- | --- |

28.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer maar wijst erop dat de leiding van het EASO heeft besloten dat een verzekering nemen niet zou lonen.

| 29. | De nationale overheden hebben een wijziging van de btw-aangiftetregeling opgelegd die ervoor heeft gezorgd dat verzoeken tot btw-vergoeding voor het jaar 2014 en 2015 opnieuw moesten worden ingediend, doch op kwartaalbasis. |
| --- | --- |

29.

De nationale overheden hebben een wijziging van de btw-aangiftetregeling opgelegd die ervoor heeft gezorgd dat verzoeken tot btw-vergoeding voor het jaar 2014 en 2015 opnieuw moesten worden ingediend, doch op kwartaalbasis.

| 30. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer maar wijst erop dat door wijzigingen in de begroting in de tweede helft van het jaar de betalingen voor vastleggingen gedurende het voorbije kwartaal zijn geaccumuleerd en dat dit heeft geresulteerd in het effect dat door de Rekenkamer wordt genoemd. |
| --- | --- |

30.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer maar wijst erop dat door wijzigingen in de begroting in de tweede helft van het jaar de betalingen voor vastleggingen gedurende het voorbije kwartaal zijn geaccumuleerd en dat dit heeft geresulteerd in het effect dat door de Rekenkamer wordt genoemd.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/87 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/87

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Bankautoriteit betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

(2017/C 417/13)

INLEIDING

| 1. | De Europese Bankautoriteit (hierna „Autoriteit” ofwel „EBA”), gevestigd te Londen, is opgericht bij Verordening (EU) nr. 1093/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1). De Autoriteit heeft als taak, bij te dragen tot de invoering van kwalitatief hoogstaande gemeenschappelijke regulerings- en toezichtnormen en -praktijken alsmede tot de consistente toepassing van de juridisch bindende handelingen van de Unie, de delegatie van taken en verantwoordelijkheden tussen de bevoegde autoriteiten te stimuleren en te vergemakkelijken, marktontwikkelingen op haar bevoegdheidsgebied te volgen en te beoordelen en de bescherming van depositohouders en beleggers te bevorderen. |
| --- | --- |

1.

De Europese Bankautoriteit (hierna „Autoriteit” ofwel „EBA”), gevestigd te Londen, is opgericht bij Verordening (EU) nr. 1093/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1). De Autoriteit heeft als taak, bij te dragen tot de invoering van kwalitatief hoogstaande gemeenschappelijke regulerings- en toezichtnormen en -praktijken alsmede tot de consistente toepassing van de juridisch bindende handelingen van de Unie, de delegatie van taken en verantwoordelijkheden tussen de bevoegde autoriteiten te stimuleren en te vergemakkelijken, marktontwikkelingen op haar bevoegdheidsgebied te volgen en te beoordelen en de bescherming van depositohouders en beleggers te bevorderen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 33,4 | 36,5 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 156 | 161 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

33,4

36,5

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

156

161

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

Toelichtende paragraaf

| 16. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De voorlopige rekeningen en de bijbehorende toelichting van de Autoriteit, die haar zetel in Londen heeft, zijn voorbereid met de beperkte informatie die beschikbaar was op de datum van ondertekening (28 februari 2017). |
| --- | --- |

16.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De voorlopige rekeningen en de bijbehorende toelichting van de Autoriteit, die haar zetel in Londen heeft, zijn voorbereid met de beperkte informatie die beschikbaar was op de datum van ondertekening (28 februari 2017).

| 17. | Met het oog op de te nemen besluiten over de toekomstige vestigingsplaats van de Autoriteit, heeft deze in de financiële staten de resterende kosten van 14 miljoen euro in verband met de huurovereenkomst van kantoorruimte als voorwaardelijke verplichting openbaargemaakt (ervan uitgaande dat deze eind 2020 wordt opgezegd) evenals het feit dat de kosten die een verplaatsing met zich mee kan brengen, bijvoorbeeld de verhuizing van het personeel met hun gezin, nog niet geraamd kunnen worden. Bovendien wordt de begroting van de Autoriteit voor 40 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd en voor 60 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg zal hebben. |
| --- | --- |

17.

Met het oog op de te nemen besluiten over de toekomstige vestigingsplaats van de Autoriteit, heeft deze in de financiële staten de resterende kosten van 14 miljoen euro in verband met de huurovereenkomst van kantoorruimte als voorwaardelijke verplichting openbaargemaakt (ervan uitgaande dat deze eind 2020 wordt opgezegd) evenals het feit dat de kosten die een verplaatsing met zich mee kan brengen, bijvoorbeeld de verhuizing van het personeel met hun gezin, nog niet geraamd kunnen worden. Bovendien wordt de begroting van de Autoriteit voor 40 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd en voor 60 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg zal hebben.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 18. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

18.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 331 van 15.12.2010, blz. 12.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.eba.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2012 | Ter dekking van het hogere schoolgeld verleent de Autoriteit aan personeelsleden met kinderen op de lagere of middelbare school een onderwijsbijdrage bovenop de in het Statuut vastgelegde onderwijstoelage. De onderwijsbijdragen over 2012 bedroegen in totaal ongeveer 76 000 euro. Deze betalingen vallen niet onder het Statuut en zijn dus onregelmatig. | Loopt nog (1) |
| 2015 | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 1 487 794 euro, ofwel 28 % van de totale vastgelegde kredieten onder deze titel (2014: 3 431 070 euro, ofwel 48 %). Deze omvatten een onopgeloste kwestie betreffende de uitstaande btw die verschuldigd is op de compensatiebelasting van het nieuwe gebouw van de Autoriteit en een factuur inzake bedrijfstarieven afkomstig van het Britse taxatiebureau (samen goed voor 538 938 euro). | N.v.t. |
| 2015 | Er werden tekortkomingen geconstateerd in de schatting van IT-behoeften, met name met betrekking tot uitbestede diensten, die van invloed waren op het begrotingsbeheer door de Autoriteit van gerelateerde uitgaven. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

Ter dekking van het hogere schoolgeld verleent de Autoriteit aan personeelsleden met kinderen op de lagere of middelbare school een onderwijsbijdrage bovenop de in het Statuut vastgelegde onderwijstoelage. De onderwijsbijdragen over 2012 bedroegen in totaal ongeveer 76 000 euro. Deze betalingen vallen niet onder het Statuut en zijn dus onregelmatig.

Loopt nog (1)

2015

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 1 487 794 euro, ofwel 28 % van de totale vastgelegde kredieten onder deze titel (2014: 3 431 070 euro, ofwel 48 %). Deze omvatten een onopgeloste kwestie betreffende de uitstaande btw die verschuldigd is op de compensatiebelasting van het nieuwe gebouw van de Autoriteit en een factuur inzake bedrijfstarieven afkomstig van het Britse taxatiebureau (samen goed voor 538 938 euro).

N.v.t.

2015

Er werden tekortkomingen geconstateerd in de schatting van IT-behoeften, met name met betrekking tot uitbestede diensten, die van invloed waren op het begrotingsbeheer door de Autoriteit van gerelateerde uitgaven.

N.v.t.

---

(1)  Aan het einde van 2016 had de Autoriteit contracten afgesloten met 23 scholen die door de kinderen van personeelsleden worden bezocht.

---

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

De Autoriteit neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/92 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/92

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum

(2017/C 417/14)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (hierna het „Centrum” of „ECDC” genoemd), gevestigd te Stockholm, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 851/2004 van het Europees Parlement en de Raad (1). Hoofdtaak van het Centrum is informatie te verzamelen en te verspreiden betreffende de preventie en bestrijding van ziekten bij de mens en daarover wetenschappelijke adviezen te verstrekken. Het Centrum moet ook het Europese netwerk van op dit gebied werkzame organen coördineren. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (hierna het „Centrum” of „ECDC” genoemd), gevestigd te Stockholm, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 851/2004 van het Europees Parlement en de Raad (1). Hoofdtaak van het Centrum is informatie te verzamelen en te verspreiden betreffende de preventie en bestrijding van ziekten bij de mens en daarover wetenschappelijke adviezen te verstrekken. Het Centrum moet ook het Europese netwerk van op dit gebied werkzame organen coördineren.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 58,5 | 58,2 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 260 | 260 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

58,5

58,2

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

260

260

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Centrum. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Centrum. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Centrum is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Centrum draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Centrum is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Centrum draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Centrum om zijn activiteiten voort te zetten, voor het melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Centrum om zijn activiteiten voort te zetten, voor het melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Centrum geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Centrum geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Centrum voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Centrum voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Centrum dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Centrum dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Centrum, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Centrum, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 17. | In mei 2015 werd de waarnemend directeur van het Centrum benoemd bij besluit van de raad van bestuur. Op 31 december 2016 bekleedde hij de functie al acht maanden langer dan de maximumperiode van één jaar die is vastgelegd in het Statuut. Dit had ook tot gevolg dat er nog eens 15 ad-interimregelingen waren getroffen voor andere personeelsleden. |
| --- | --- |

17.

In mei 2015 werd de waarnemend directeur van het Centrum benoemd bij besluit van de raad van bestuur. Op 31 december 2016 bekleedde hij de functie al acht maanden langer dan de maximumperiode van één jaar die is vastgelegd in het Statuut. Dit had ook tot gevolg dat er nog eens 15 ad-interimregelingen waren getroffen voor andere personeelsleden.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 18. | In zijn controleverslag van oktober 2016 erkende de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat het Centrum zich inspande om zijn internebeheersingsmaatregelen op het gebied van de plaatsing van overheidsopdrachten te versterken, maar wees hij er toch op dat het aanbestedingsproces nog aanzienlijke tekortkomingen vertoonde. De DIA concludeerde dat de aanbestedingsplanning en -monitoring te wensen overlieten en dat aankopen niet altijd berustten op het jaarlijks werkprogramma of een financieringsbesluit. Er wordt ook verwezen naar het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Centrum betreffende het begrotingsjaar 2015 en de daar vermelde tekortkomingen met gevolgen voor de transparantie van aanbestedingsprocedures. Het Centrum en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

18.

In zijn controleverslag van oktober 2016 erkende de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat het Centrum zich inspande om zijn internebeheersingsmaatregelen op het gebied van de plaatsing van overheidsopdrachten te versterken, maar wees hij er toch op dat het aanbestedingsproces nog aanzienlijke tekortkomingen vertoonde. De DIA concludeerde dat de aanbestedingsplanning en -monitoring te wensen overlieten en dat aankopen niet altijd berustten op het jaarlijks werkprogramma of een financieringsbesluit. Er wordt ook verwezen naar het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Centrum betreffende het begrotingsjaar 2015 en de daar vermelde tekortkomingen met gevolgen voor de transparantie van aanbestedingsprocedures. Het Centrum en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 19. | Evenals in voorgaande haren was het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (beleidsuitgaven) hoog met 7,9 miljoen euro, ofwel 41 % (2015: 7,5 miljoen euro, ofwel 42 %). De overdrachten betreffen voornamelijk meerjarige projecten op de gebieden wetenschappelijk advies (2,4 miljoen euro), toezicht (1,3 miljoen euro), opleidingen en IT op het gebied van volksgezondheid (respectievelijk 1,4 miljoen euro en 2,1 miljoen euro). Het Centrum zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

19.

Evenals in voorgaande haren was het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (beleidsuitgaven) hoog met 7,9 miljoen euro, ofwel 41 % (2015: 7,5 miljoen euro, ofwel 42 %). De overdrachten betreffen voornamelijk meerjarige projecten op de gebieden wetenschappelijk advies (2,4 miljoen euro), toezicht (1,3 miljoen euro), opleidingen en IT op het gebied van volksgezondheid (respectievelijk 1,4 miljoen euro en 2,1 miljoen euro). Het Centrum zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 142 van 30.4.2004, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum is te vinden op zijn website: www.ecdc.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | De Rekenkamer constateerde verschillende tekortkomingen die de transparantie van de gecontroleerde aanbestedingsprocedures beïnvloeden, zoals het ontbreken van een duidelijk verband met het jaarlijkse werkprogramma van het Centrum, onvoldoende motivering van de geraamde waarde van de overeenkomst, of het ontbreken van een financiële benchmark (drempel) voor de beoordeling van de financiële draagkracht van de inschrijver. | Loopt nog (1) |
| 2015 | Het algemene uitvoeringspercentage van de begroting was 94 % (99 % in 2014). Het lagere percentage houdt verband met de lagere wegingsfactor die per 1 juni 2014 wordt toegepast op bezoldigingen in Zweden en met vertragingen op het gebied van de aanwerving van personeel die ertoe hebben geleid dat de personeelskosten lager waren dan geraamd. | N.v.t. |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) was hoog met 1,6  miljoen euro, ofwel 23 % (2014: 1,5  miljoen euro, ofwel 25 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op de aankoop van IT-hard- en -software (0,8  miljoen euro) en adviesdiensten op het gebied van onroerend goed ten behoeve van een nieuw gebouw (0,3  miljoen euro), waarvoor de betalingen pas in 2016 verschuldigd zijn. | N.v.t. |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) was hoog met 7,5  miljoen euro, ofwel 42 % (2014: 8,1  miljoen euro, ofwel 49 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op meerjarige projecten (5 miljoen euro) en IT-ondersteuning voor operationele activiteiten (1,7  miljoen euro), die conform de planning werden geleverd en betaald. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

De Rekenkamer constateerde verschillende tekortkomingen die de transparantie van de gecontroleerde aanbestedingsprocedures beïnvloeden, zoals het ontbreken van een duidelijk verband met het jaarlijkse werkprogramma van het Centrum, onvoldoende motivering van de geraamde waarde van de overeenkomst, of het ontbreken van een financiële benchmark (drempel) voor de beoordeling van de financiële draagkracht van de inschrijver.

Loopt nog (1)

2015

Het algemene uitvoeringspercentage van de begroting was 94 % (99 % in 2014). Het lagere percentage houdt verband met de lagere wegingsfactor die per 1 juni 2014 wordt toegepast op bezoldigingen in Zweden en met vertragingen op het gebied van de aanwerving van personeel die ertoe hebben geleid dat de personeelskosten lager waren dan geraamd.

N.v.t.

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) was hoog met 1,6  miljoen euro, ofwel 23 % (2014: 1,5  miljoen euro, ofwel 25 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op de aankoop van IT-hard- en -software (0,8  miljoen euro) en adviesdiensten op het gebied van onroerend goed ten behoeve van een nieuw gebouw (0,3  miljoen euro), waarvoor de betalingen pas in 2016 verschuldigd zijn.

N.v.t.

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) was hoog met 7,5  miljoen euro, ofwel 42 % (2014: 8,1  miljoen euro, ofwel 49 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op meerjarige projecten (5 miljoen euro) en IT-ondersteuning voor operationele activiteiten (1,7  miljoen euro), die conform de planning werden geleverd en betaald.

N.v.t.

---

(1)  In 2016 werden twee specifieke contracten ondertekend voor een bedrag van in totaal 79 000 euro zonder dat er een financieringsbesluit aan ten grondslag lag.

---

ANTWOORD VAN HET CENTRUM

| 18. | Het Centrum wil erop wijzen dat de benoeming van de waarnemend directeur heeft plaatsgevonden in overeenstemming met zowel het Statuut als de oprichtingsverordening van het Centrum. De eerste wervingsprocedure voor de functie van directeur heeft niets opgeleverd. Om de werking te kunnen blijven garanderen is de ad-interimregeling daarom verlengd tot na de maximumperiode van twaalf maanden. Hoewel het personeelslid tijdelijk een functie in een hogere graad uitoefent, is deze persoon op verzoek van de raad van bestuur akkoord gegaan om tijdens de verlenging af te zien van de financiële vergoeding die volgens het Statuut bij die functie hoort. |
| --- | --- |

18.

Het Centrum wil erop wijzen dat de benoeming van de waarnemend directeur heeft plaatsgevonden in overeenstemming met zowel het Statuut als de oprichtingsverordening van het Centrum. De eerste wervingsprocedure voor de functie van directeur heeft niets opgeleverd. Om de werking te kunnen blijven garanderen is de ad-interimregeling daarom verlengd tot na de maximumperiode van twaalf maanden. Hoewel het personeelslid tijdelijk een functie in een hogere graad uitoefent, is deze persoon op verzoek van de raad van bestuur akkoord gegaan om tijdens de verlenging af te zien van de financiële vergoeding die volgens het Statuut bij die functie hoort.

| 19. | Het ECDC heeft in zijn werkprogramma 2017 het formaat van zijn financieringsbeslissing voor aanbestedingen omgewerkt. Er is een gestandaardiseerde procedure ingevoerd voor de interne goedkeuring van nieuwe aanbestedingen. Dit maakt dat veranderingen in de financieringsbeslissing vóór de start van de procedure worden goedgekeurd door de raad van bestuur van het ECDC. Het ECDC volgt ook de algemene aanbevelingen van de IAS door zijn interne procedures en leidraadmateriaal te herzien. |
| --- | --- |

19.

Het ECDC heeft in zijn werkprogramma 2017 het formaat van zijn financieringsbeslissing voor aanbestedingen omgewerkt. Er is een gestandaardiseerde procedure ingevoerd voor de interne goedkeuring van nieuwe aanbestedingen. Dit maakt dat veranderingen in de financieringsbeslissing vóór de start van de procedure worden goedgekeurd door de raad van bestuur van het ECDC. Het ECDC volgt ook de algemene aanbevelingen van de IAS door zijn interne procedures en leidraadmateriaal te herzien.

| 20. | Het Centrum zal in samenspraak met de Rekenkamer zorgvuldig nagaan hoe het zit met de voor- en nadelen van gesplitste begrotingskredieten, met inbegrip van het risico dat dit voor meer complexiteit zal zorgen en dat hierdoor meer middelen nodig zullen zijn. |
| --- | --- |

20.

Het Centrum zal in samenspraak met de Rekenkamer zorgvuldig nagaan hoe het zit met de voor- en nadelen van gesplitste begrotingskredieten, met inbegrip van het risico dat dit voor meer complexiteit zal zorgen en dat hierdoor meer middelen nodig zullen zijn.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/98 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/98

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor chemische stoffen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/15)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Agentschap voor chemische stoffen (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „ECHA”), gevestigd te Helsinki, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad (1). De voornaamste taken ervan zijn het waarborgen van een hoog niveau van bescherming van de gezondheid van de mens en het milieu, alsmede het vrije verkeer van stoffen op de interne markt, en tegelijkertijd het vergroten van het concurrentievermogen en de innovatie. Het Agentschap bevordert ook de ontwikkeling van alternatieve methoden voor de beoordeling van gevaren met betrekking tot stoffen. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Agentschap voor chemische stoffen (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „ECHA”), gevestigd te Helsinki, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad (1). De voornaamste taken ervan zijn het waarborgen van een hoog niveau van bescherming van de gezondheid van de mens en het milieu, alsmede het vrije verkeer van stoffen op de interne markt, en tegelijkertijd het vergroten van het concurrentievermogen en de innovatie. Het Agentschap bevordert ook de ontwikkeling van alternatieve methoden voor de beoordeling van gevaren met betrekking tot stoffen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 114,8 | 110,1 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 572 | 578 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

114,8

110,1

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

572

578

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

Andere aangelegenheid

| 16. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van het ECHA wordt deels gefinancierd uit vergoedingen van marktdeelnemers in de EU. De hoogte van deze vergoedingen varieert van jaar tot jaar, afhankelijk van het aantal registraties van stoffen. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een toekomstige daling van de ontvangsten van het Agentschap tot gevolg heeft. |
| --- | --- |

16.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van het ECHA wordt deels gefinancierd uit vergoedingen van marktdeelnemers in de EU. De hoogte van deze vergoedingen varieert van jaar tot jaar, afhankelijk van het aantal registraties van stoffen. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een toekomstige daling van de ontvangsten van het Agentschap tot gevolg heeft.

| 17. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

17.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 18. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven op het gebied van REACH) bleef hoog met 10,1 miljoen euro, ofwel 39 % (2015: 7,3 miljoen euro, ofwel 32 %) en was voor titel IV (operationele uitgaven op het gebied van biociden) zelfs nog hoger met 1,3 miljoen euro, ofwel 68 % (2015: 1,5 miljoen euro, ofwel 74 %). Een dermate hoog niveau aan overdrachten is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het Agentschap kan overwegen om meer gesplitste begrotingskredieten te gebruiken om het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

18.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven op het gebied van REACH) bleef hoog met 10,1 miljoen euro, ofwel 39 % (2015: 7,3 miljoen euro, ofwel 32 %) en was voor titel IV (operationele uitgaven op het gebied van biociden) zelfs nog hoger met 1,3 miljoen euro, ofwel 68 % (2015: 1,5 miljoen euro, ofwel 74 %). Een dermate hoog niveau aan overdrachten is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het Agentschap kan overwegen om meer gesplitste begrotingskredieten te gebruiken om het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 19. | In het kader van de biocidenverordening draagt het ECHA bij tot de goede werking van de markt voor biociden. In zijn controleverslag van november 2016 heeft de dienst Interne audit (DIA) van de Commissie geconcludeerd dat het ontwerp en de praktische implementatie van het internecontrolesysteem van het ECHA met betrekking tot de processen en activiteiten van het Agentschap in het kader van de biocidenverordening doeltreffend en doelmatig is. Hoewel er geen grote tekortkomingen werden vastgesteld, heeft de DIA een aantal mogelijkheden voor verdere verbetering geïdentificeerd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

19.

In het kader van de biocidenverordening draagt het ECHA bij tot de goede werking van de markt voor biociden. In zijn controleverslag van november 2016 heeft de dienst Interne audit (DIA) van de Commissie geconcludeerd dat het ontwerp en de praktische implementatie van het internecontrolesysteem van het ECHA met betrekking tot de processen en activiteiten van het Agentschap in het kader van de biocidenverordening doeltreffend en doelmatig is. Hoewel er geen grote tekortkomingen werden vastgesteld, heeft de DIA een aantal mogelijkheden voor verdere verbetering geïdentificeerd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 20. | Anders dan bij de meeste andere agentschappen vereist de oprichtingsverordening van het ECHA niet met zoveel woorden periodieke externe evaluaties van de activiteiten van het Agentschap, wat essentiële prestatiebeoordelingselementen zijn. |
| --- | --- |

20.

Anders dan bij de meeste andere agentschappen vereist de oprichtingsverordening van het ECHA niet met zoveel woorden periodieke externe evaluaties van de activiteiten van het Agentschap, wat essentiële prestatiebeoordelingselementen zijn.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 21. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

21.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 396 van 30.12.2006, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.echa.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerking van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | De uitgaven aan procedures die verband houden met een specifieke nieuwe activiteit van het Agentschap, de tenuitvoerlegging van de verordening over biociden, moesten in principe worden gedekt door de vergoeding voor de aanvraag van registratie van deze producten. De in 2014 geïnde vergoedingen dekten echter slechts 17 % van deze uitgaven en het resterende deel werd in feite gefinancierd uit bijdragen in de begroting van het Agentschap door de Unie (6,3  miljoen euro) en EVA-landen (0,2  miljoen euro) (1). | Loopt nog |
| 2015 | Het Agentschap betaalt 50 % van de kosten voor naschoolse opvang van kinderen van personeelsleden op de Europese School in Helsinki. De bijdrage is beperkt tot 1 000  euro per kind per jaar en bedroeg in totaal ongeveer 95 000  euro in 2015. Deze maatregel van sociale aard werd in 2008 door de directeur van het Agentschap goedgekeurd, maar is niet medegedeeld aan de begrotingsautoriteit in het kader van de begrotingsprocedure (2). | Afgerond |
| 2015 | Het bedrag aan overdrachten van vastgelegde kredieten was met 1,5  miljoen euro, ofwel 74 %, hoog voor titel IV (beleidsuitgaven op het gebied van biociden). Zij hebben voornamelijk betrekking op een grootschalig IT-project (1,4  miljoen euro). Dit project kon pas in de tweede helft van 2015 van start gaan toen er voldoende inkomsten uit vergoedingen waren geïnd voor de financiering ervan. | N.v.t. |

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

De uitgaven aan procedures die verband houden met een specifieke nieuwe activiteit van het Agentschap, de tenuitvoerlegging van de verordening over biociden, moesten in principe worden gedekt door de vergoeding voor de aanvraag van registratie van deze producten. De in 2014 geïnde vergoedingen dekten echter slechts 17 % van deze uitgaven en het resterende deel werd in feite gefinancierd uit bijdragen in de begroting van het Agentschap door de Unie (6,3  miljoen euro) en EVA-landen (0,2  miljoen euro) (1).

Loopt nog

2015

Het Agentschap betaalt 50 % van de kosten voor naschoolse opvang van kinderen van personeelsleden op de Europese School in Helsinki. De bijdrage is beperkt tot 1 000  euro per kind per jaar en bedroeg in totaal ongeveer 95 000  euro in 2015. Deze maatregel van sociale aard werd in 2008 door de directeur van het Agentschap goedgekeurd, maar is niet medegedeeld aan de begrotingsautoriteit in het kader van de begrotingsprocedure (2).

Afgerond

2015

Het bedrag aan overdrachten van vastgelegde kredieten was met 1,5  miljoen euro, ofwel 74 %, hoog voor titel IV (beleidsuitgaven op het gebied van biociden). Zij hebben voornamelijk betrekking op een grootschalig IT-project (1,4  miljoen euro). Dit project kon pas in de tweede helft van 2015 van start gaan toen er voldoende inkomsten uit vergoedingen waren geïnd voor de financiering ervan.

N.v.t.

---

(1)  De in 2015 geïnde vergoedingen dekten 62 % van deze uitgaven.

(2)  Artikel 1 sexies van Verordening (EEG) nr. 31, (EGA) 11 tot vaststelling van het statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB 45 van 14.6.1962, blz. 1385/62).

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 19. | De grootste overdrachten betreffen projecten voor IT-ontwikkeling die over meerdere jaren lopen en contracten met rapporteurs voor stoffenboordeling. Deze hebben een wettelijk verplichte looptijd van twaalf maanden die ingaat bij de goedkeuring van het Communautair voortschrijdend actieplan in maart. Wat het laatstgenoemde betreft, heeft het Agentschap voor 2017 reeds een afzonderlijke begrotingspost gecreëerd, waardoor het nominale overdrachtspercentage voor 2017 en daarna lager komt te liggen. Ook wat IT-uitgaven betreft, overweegt ECHA om in de toekomst te werken met afzonderlijke begrotingsposten. |
| --- | --- |

19.

De grootste overdrachten betreffen projecten voor IT-ontwikkeling die over meerdere jaren lopen en contracten met rapporteurs voor stoffenboordeling. Deze hebben een wettelijk verplichte looptijd van twaalf maanden die ingaat bij de goedkeuring van het Communautair voortschrijdend actieplan in maart. Wat het laatstgenoemde betreft, heeft het Agentschap voor 2017 reeds een afzonderlijke begrotingspost gecreëerd, waardoor het nominale overdrachtspercentage voor 2017 en daarna lager komt te liggen. Ook wat IT-uitgaven betreft, overweegt ECHA om in de toekomst te werken met afzonderlijke begrotingsposten.

| 20. | Het Agentschap neemt hiervan nota. |
| --- | --- |

20.

Het Agentschap neemt hiervan nota.

| 21. | Op grond van artikel 75, lid 2, van de oprichtingsverordening van ECHA moest in 2012 een eerste externe evaluatie van het Agentschap plaatsvinden. De Commissie heeft zich naar behoren van deze taak gekweten met de hulp van een externe contractant (PwC). Hoewel dit niet als uitdrukkelijke vereiste in de oprichtingsverordening van ECHA staat vermeld, heeft de Commissie op grond van de EU-richtsnoeren voor betere regelgeving (evaluatierichtsnoeren) de opdracht gegeven voor een bijkomende prestatiebeoordeling van ECHA in 2016, die is uitgevoerd door twee externe partijen (Deloitte en VVA). Het verslag van de consultant is hier beschikbaar:
  https://ec.europa.eu/growth/sectors/chemicals/reach_en
  Zodra de Commissie haar eigen verslag over de herziening van REACH in 2017 goedkeurt, zal ECHA de nodige vervolgmaatregelen nemen om werk te maken van de aanbevelingen uit het formele verslag van de Commissie. |
| --- | --- |

21.

Op grond van artikel 75, lid 2, van de oprichtingsverordening van ECHA moest in 2012 een eerste externe evaluatie van het Agentschap plaatsvinden. De Commissie heeft zich naar behoren van deze taak gekweten met de hulp van een externe contractant (PwC). Hoewel dit niet als uitdrukkelijke vereiste in de oprichtingsverordening van ECHA staat vermeld, heeft de Commissie op grond van de EU-richtsnoeren voor betere regelgeving (evaluatierichtsnoeren) de opdracht gegeven voor een bijkomende prestatiebeoordeling van ECHA in 2016, die is uitgevoerd door twee externe partijen (Deloitte en VVA). Het verslag van de consultant is hier beschikbaar:

https://ec.europa.eu/growth/sectors/chemicals/reach_en

Zodra de Commissie haar eigen verslag over de herziening van REACH in 2017 goedkeurt, zal ECHA de nodige vervolgmaatregelen nemen om werk te maken van de aanbevelingen uit het formele verslag van de Commissie.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/104 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/104

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/16)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Milieuagentschap (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „EEA”), gevestigd te Kopenhagen, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad (1). Het Agentschap heeft tot taak, een observatienetwerk op te zetten om de Commissie, het Parlement, de lidstaten en het publiek in het algemeen betrouwbare informatie over de toestand van het milieu te verschaffen. Deze informatie moet de Europese Unie en de lidstaten met name in staat stellen, maatregelen ter bescherming van het milieu te nemen en de doeltreffendheid hiervan te beoordelen. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Milieuagentschap (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „EEA”), gevestigd te Kopenhagen, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad (1). Het Agentschap heeft tot taak, een observatienetwerk op te zetten om de Commissie, het Parlement, de lidstaten en het publiek in het algemeen betrouwbare informatie over de toestand van het milieu te verschaffen. Deze informatie moet de Europese Unie en de lidstaten met name in staat stellen, maatregelen ter bescherming van het milieu te nemen en de doeltreffendheid hiervan te beoordelen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 49,2 | 50,5 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 219 | 208 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

49,2

50,5

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

219

208

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 17. | Het Agentschap heeft zijn veiligheidsbeleid in 2016 bijgewerkt, maar veel interne procedures zijn verouderd. Het hogere management nam een actieplan aan waarin een herziening en actualisering van het bedrijfscontinuïteitsplan zijn opgenomen. Het Agentschap wil eveneens zijn documentbeheerbeleid, dat in 2009 werd vastgesteld, herzien in het licht van het nieuwe veiligheidsbeleid. Bovendien wil het Agentschap zijn internecontrolenormen waar nodig herzien en bijwerken. |
| --- | --- |

17.

Het Agentschap heeft zijn veiligheidsbeleid in 2016 bijgewerkt, maar veel interne procedures zijn verouderd. Het hogere management nam een actieplan aan waarin een herziening en actualisering van het bedrijfscontinuïteitsplan zijn opgenomen. Het Agentschap wil eveneens zijn documentbeheerbeleid, dat in 2009 werd vastgesteld, herzien in het licht van het nieuwe veiligheidsbeleid. Bovendien wil het Agentschap zijn internecontrolenormen waar nodig herzien en bijwerken.

| 18. | De dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie voerde een doelmatigheidscontrole uit van het voorbereidingsproces van het verslag van 2015 over de stand van het milieu (SOER). In zijn controleverslag van juli 2016 concludeerde de DIA dat de processen rondom het SOER in het algemeen geschikt waren voor het beoogde doel. Het Agentschap en de DIA zijn desondanks overeengekomen om een plan uit te voeren om deze verder te verbeteren. |
| --- | --- |

18.

De dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie voerde een doelmatigheidscontrole uit van het voorbereidingsproces van het verslag van 2015 over de stand van het milieu (SOER). In zijn controleverslag van juli 2016 concludeerde de DIA dat de processen rondom het SOER in het algemeen geschikt waren voor het beoogde doel. Het Agentschap en de DIA zijn desondanks overeengekomen om een plan uit te voeren om deze verder te verbeteren.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

| 19. | In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Agentschap, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van software, licenties en verstrekking van het bijbehorende IT-onderhoud en -advies. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Agentschap en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoefte van het Agentschap. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In de kaderovereenkomst staat expliciet vermeld dat de contractant geen exclusieve rechten kan ontlenen aan de overeenkomst. In 2016 gebruikte het Agentschap deze kaderovereenkomst om softwarelicenties aan te schaffen voor een totaalbedrag van 442 754 euro. De meeste van deze aankopen betroffen producten van een bepaalde categorie die enkel in uitzonderingsgevallen zou moeten worden gebruikt en de prijzen voor deze producten werden niet in de aanbestedingsprocedure opgegeven, noch in de kaderovereenkomst. Met deze werkwijze kunnen voldoende concurrentie en de voordeligste oplossing niet worden gegarandeerd. Bovendien werden de verhogingen door de kadercontractant niet behoorlijk gecontroleerd. De grootste order betrof de verlenging van softwarelicenties die geleverd werden door een exclusieve Scandinavische wederverkoper (112 248 euro). In dit geval was er geen rechtvaardiging voor het gebruik van de kaderovereenkomst, waardoor de prijs onnodig werd verhoogd. |
| --- | --- |

19.

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Agentschap, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van software, licenties en verstrekking van het bijbehorende IT-onderhoud en -advies. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Agentschap en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoefte van het Agentschap. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In de kaderovereenkomst staat expliciet vermeld dat de contractant geen exclusieve rechten kan ontlenen aan de overeenkomst. In 2016 gebruikte het Agentschap deze kaderovereenkomst om softwarelicenties aan te schaffen voor een totaalbedrag van 442 754 euro. De meeste van deze aankopen betroffen producten van een bepaalde categorie die enkel in uitzonderingsgevallen zou moeten worden gebruikt en de prijzen voor deze producten werden niet in de aanbestedingsprocedure opgegeven, noch in de kaderovereenkomst. Met deze werkwijze kunnen voldoende concurrentie en de voordeligste oplossing niet worden gegarandeerd. Bovendien werden de verhogingen door de kadercontractant niet behoorlijk gecontroleerd. De grootste order betrof de verlenging van softwarelicenties die geleverd werden door een exclusieve Scandinavische wederverkoper (112 248 euro). In dit geval was er geen rechtvaardiging voor het gebruik van de kaderovereenkomst, waardoor de prijs onnodig werd verhoogd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 120 van 11.5.1990, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.eea.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens; omvat zowel de kernbegroting als niet-kernbegroting.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2012 en 2013 | Zelden worden er ter plaatse verificaties (vooraf) verricht van kosten die worden gedeclareerd in het kader van subsidieprogramma’s op het niveau van de begunstigde (1).
  De bestaande controles verschaffen dan ook slechts beperkte zekerheid over de subsidiabiliteit en de juistheid van de door begunstigden gedeclareerde kosten. | Afgerond (2) |
| 2014 | Bovendien was de interne controleur betrokken bij de verificaties vooraf én achteraf, taken die niet verenigbaar zijn. Opgemerkt dient te worden dat het systeem voor controles vooraf sinds 2012 voorwerp van discussie is geweest tussen de Rekenkamer en het Agentschap. | Afgerond |
| 2014 | Het Agentschap heeft met gebruikmaking van een door DIGIT gegunde interinstitutionele overeenkomst een contract voor back-updiensten, waaronder e-maildiensten, gesloten met een clouddienstverlener. In de contractvoorwaarden wordt de locatie van de gegevens van het Agentschap niet adequaat beschreven. De contractant heeft zich het recht voorbehouden om de gegevens van het Agentschap zonder voorafgaande mededeling buiten het geografisch gebied van de Europese Unie te versturen, bijvoorbeeld als er routinggegevens gekopieerd moeten worden naar verschillende datacentra in verschillende regio’s om wachttijdproblemen op te lossen. Als gevolg hiervan heeft het Agentschap er niet voor gezorgd dat de privileges en de immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, die van toepassing zijn op het Agentschap, gewaarborgd worden en dat de dienstverleners de door artikel 7 door het Handvest van de grondrechten van de EU geboden privacybescherming volledig waarborgen. | Afgerond (3) |
| 2015 | Uit de gecontroleerde aanbestedingsprocedures bleek dat het Agentschap met één enkele contractant kaderovereenkomsten sloot die voor diverse diensten worden gebruikt in het kader van specifieke contracten tegen vaste prijs. Als gevolg van de aanvraag van een offerte tegen vaste prijs van één enkele contractant in het kader van deze contracten, wordt de mededinging op basis van prijs geneutraliseerd en de afhankelijkheid van de contractant vergroot. Het Agentschap moet, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers sluiten met hernieuwde oproep tot mededinging of in het kader van rechtstreekse dienstencontracten. | Afgerond |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012 en 2013

Zelden worden er ter plaatse verificaties (vooraf) verricht van kosten die worden gedeclareerd in het kader van subsidieprogramma’s op het niveau van de begunstigde (1).

De bestaande controles verschaffen dan ook slechts beperkte zekerheid over de subsidiabiliteit en de juistheid van de door begunstigden gedeclareerde kosten.

Afgerond (2)

2014

Bovendien was de interne controleur betrokken bij de verificaties vooraf én achteraf, taken die niet verenigbaar zijn. Opgemerkt dient te worden dat het systeem voor controles vooraf sinds 2012 voorwerp van discussie is geweest tussen de Rekenkamer en het Agentschap.

Afgerond

2014

Het Agentschap heeft met gebruikmaking van een door DIGIT gegunde interinstitutionele overeenkomst een contract voor back-updiensten, waaronder e-maildiensten, gesloten met een clouddienstverlener. In de contractvoorwaarden wordt de locatie van de gegevens van het Agentschap niet adequaat beschreven. De contractant heeft zich het recht voorbehouden om de gegevens van het Agentschap zonder voorafgaande mededeling buiten het geografisch gebied van de Europese Unie te versturen, bijvoorbeeld als er routinggegevens gekopieerd moeten worden naar verschillende datacentra in verschillende regio’s om wachttijdproblemen op te lossen. Als gevolg hiervan heeft het Agentschap er niet voor gezorgd dat de privileges en de immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, die van toepassing zijn op het Agentschap, gewaarborgd worden en dat de dienstverleners de door artikel 7 door het Handvest van de grondrechten van de EU geboden privacybescherming volledig waarborgen.

Afgerond (3)

2015

Uit de gecontroleerde aanbestedingsprocedures bleek dat het Agentschap met één enkele contractant kaderovereenkomsten sloot die voor diverse diensten worden gebruikt in het kader van specifieke contracten tegen vaste prijs. Als gevolg van de aanvraag van een offerte tegen vaste prijs van één enkele contractant in het kader van deze contracten, wordt de mededinging op basis van prijs geneutraliseerd en de afhankelijkheid van de contractant vergroot. Het Agentschap moet, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers sluiten met hernieuwde oproep tot mededinging of in het kader van rechtstreekse dienstencontracten.

Afgerond

---

(1)  In 2012 en in 2011 werd één verificatie vooraf verricht ter controle van de beheersingssystemen van één begunstigde. In 2010 was een verificatie vooraf verricht om na te gaan of de door één begunstigde gedeclareerde uitgaven subsidiabel waren.

(2)  In 2016 voerde het Agentschap ter plaatse twee verificaties achteraf uit van begunstigden van ETC-subsidies.

(3)  Het Agentschap monitort de nieuwe ontwikkelingen doorlopend.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 18. | Het Agentschap hanteert een groot aantal regelmatig bijgewerkte procedures die op het intranet aan het personeel ter beschikking worden gesteld. In de tweede helft van 2016 werd het gedeelte over kwaliteitsbeheer bijgewerkt, met inbegrip van de lijst van procedures. In 2017 worden alle procedures in de lijst herzien en indien nodig ook bijgewerkt. |
| --- | --- |

18.

Het Agentschap hanteert een groot aantal regelmatig bijgewerkte procedures die op het intranet aan het personeel ter beschikking worden gesteld. In de tweede helft van 2016 werd het gedeelte over kwaliteitsbeheer bijgewerkt, met inbegrip van de lijst van procedures. In 2017 worden alle procedures in de lijst herzien en indien nodig ook bijgewerkt.

| 19. | Het EEA neemt kennis van het antwoord van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

19.

Het EEA neemt kennis van het antwoord van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

| 20. | De kaderovereenkomst voor diensten in kwestie is inderdaad het resultaat van een interinstitutionele aanbestedingsprocedure die is uitgevoerd door de Europese Commissie met het oog op meer efficiëntie, zoals bepaald in artikel 104, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement. Dit heeft als dusdanig rechtstreeks te maken met het beginsel van goed financieel beheer. In overeenstemming met de geldende regels inzake de organisatie en het beheer van de interinstitutionele aanbestedingsprocedure verplicht het Agentschap zich bij deelname aan deze interinstitutionele aanbesteding ertoe om niet via een andere overeenkomst dezelfde diensten aan te kopen. Dit is om transparant te kunnen zijn ten aanzien van andere inschrijvers maar vooral ook om het beginsel van goed financieel beheer in acht te nemen, in het bijzonder met betrekking tot de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid in het aanwenden van middelen. Alleen al deze verplichting volstaat om het gebruik van de kaderovereenkomst te rechtvaardigen. Verder moet worden opgemerkt dat de prijsverhoging van de doorverkochte producten een contractuele afspraak tussen de partijen betreft, terwijl de contractant krachtens de overeenkomst ervoor verantwoordelijk is de producten te leveren tegen een prijs die zich op een constante manier verhoudt tot de geldende marktprijs voor gelijkwaardige producten. Het Agentschap zal er bij de Commissie naar informeren of deze op grond van het totale aantal aangekochte licenties kunnen worden bevorderd tot de lokale categorie of de bedrijfscategorie van de kaderovereenkomst. |
| --- | --- |

20.

De kaderovereenkomst voor diensten in kwestie is inderdaad het resultaat van een interinstitutionele aanbestedingsprocedure die is uitgevoerd door de Europese Commissie met het oog op meer efficiëntie, zoals bepaald in artikel 104, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement. Dit heeft als dusdanig rechtstreeks te maken met het beginsel van goed financieel beheer. In overeenstemming met de geldende regels inzake de organisatie en het beheer van de interinstitutionele aanbestedingsprocedure verplicht het Agentschap zich bij deelname aan deze interinstitutionele aanbesteding ertoe om niet via een andere overeenkomst dezelfde diensten aan te kopen. Dit is om transparant te kunnen zijn ten aanzien van andere inschrijvers maar vooral ook om het beginsel van goed financieel beheer in acht te nemen, in het bijzonder met betrekking tot de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid in het aanwenden van middelen. Alleen al deze verplichting volstaat om het gebruik van de kaderovereenkomst te rechtvaardigen. Verder moet worden opgemerkt dat de prijsverhoging van de doorverkochte producten een contractuele afspraak tussen de partijen betreft, terwijl de contractant krachtens de overeenkomst ervoor verantwoordelijk is de producten te leveren tegen een prijs die zich op een constante manier verhoudt tot de geldende marktprijs voor gelijkwaardige producten. Het Agentschap zal er bij de Commissie naar informeren of deze op grond van het totale aantal aangekochte licenties kunnen worden bevorderd tot de lokale categorie of de bedrijfscategorie van de kaderovereenkomst.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/110 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/110

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor visserijcontrole betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/17)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Bureau voor visserijcontrole (hierna „Bureau” ofwel „EFCA” genoemd), gevestigd te Vigo, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 768/2005 van de Raad (1). De belangrijkste taak van het Bureau is het organiseren van de operationele coördinatie van de visserijcontroles en -inspecties van de lidstaten, om ervoor te zorgen dat de regels van het gemeenschappelijk visserijbeleid effectief en uniform worden toegepast. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Bureau voor visserijcontrole (hierna „Bureau” ofwel „EFCA” genoemd), gevestigd te Vigo, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 768/2005 van de Raad (1). De belangrijkste taak van het Bureau is het organiseren van de operationele coördinatie van de visserijcontroles en -inspecties van de lidstaten, om ervoor te zorgen dat de regels van het gemeenschappelijk visserijbeleid effectief en uniform worden toegepast.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 9,2 | 10,0 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 64 | 64 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

9,2

10,0

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

64

64

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 16. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

16.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 128 van 21.5.2005, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.efca.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het Bureau voldoet nog niet volledig aan de internecontrolenormen 10 (bedrijfscontinuïteit), 11 (documentenbeheer) en 12 (informatie en communicatie) (1). | Afgerond |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het Bureau voldoet nog niet volledig aan de internecontrolenormen 10 (bedrijfscontinuïteit), 11 (documentenbeheer) en 12 (informatie en communicatie) (1).

Afgerond

---

(1)  De internecontrolenormen van het Bureau zijn gebaseerd op de overeenkomstige normen die zijn vastgesteld door de Commissie.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

Het Agentschap neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/115 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/115

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

(2017/C 417/18)

INLEIDING

| 1. | De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (hierna „Autoriteit” genoemd ofwel „EFSA”), gevestigd te Parma, is opgericht bij Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1). De voornaamste taken van de Autoriteit zijn het verschaffen van de nodige wetenschappelijke gegevens voor de opstelling van wetgeving inzake voedsel en voedselveiligheid voor de Unie en het verzamelen en analyseren van gegevens met het oog op karakterisering en controle van de risico’s en onafhankelijke informatievoorziening daarover. |
| --- | --- |

1.

De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (hierna „Autoriteit” genoemd ofwel „EFSA”), gevestigd te Parma, is opgericht bij Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1). De voornaamste taken van de Autoriteit zijn het verschaffen van de nodige wetenschappelijke gegevens voor de opstelling van wetgeving inzake voedsel en voedselveiligheid voor de Unie en het verzamelen en analyseren van gegevens met het oog op karakterisering en controle van de risico’s en onafhankelijke informatievoorziening daarover.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 78,8 | 79,5 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 434 | 443 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

78,8

79,5

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

434

443

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig van het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig van het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen, en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen, en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben we rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben we rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 17. | In zijn controleverslag van november 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat de bestaande controles voor IT-projectbeheer toereikend zijn, maar wees hij op aanzienlijke tekortkomingen op het gebied van IT-governance. De dienst beval aan om het beleid inzake IT-governance van de EFSA te actualiseren, een organisatiebreed IT-risicobeheerskader en -risicoregister in te voeren en de informatiebeveiligingsfunctie los te koppelen van de IT-eenheid. De EFSA en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

17.

In zijn controleverslag van november 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat de bestaande controles voor IT-projectbeheer toereikend zijn, maar wees hij op aanzienlijke tekortkomingen op het gebied van IT-governance. De dienst beval aan om het beleid inzake IT-governance van de EFSA te actualiseren, een organisatiebreed IT-risicobeheerskader en -risicoregister in te voeren en de informatiebeveiligingsfunctie los te koppelen van de IT-eenheid. De EFSA en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 18. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

18.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 17 oktober 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 31 van 1.2.2002, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.efsa.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2012 | Bij twee risicobeoordelingen op hoog niveau, één door een externe consultant in 2012 en de andere door de dienst Interne Audit van de Commissie in februari 2013, werd een aantal mogelijke kritieke risico’s vastgesteld in het functioneren van de interne beheersing van de Autoriteit, met name wat betreft het gegevensbeheer, de bedrijfscontinuïteit en de IT-veiligheid. In 2012 ondernam de Autoriteit een alomvattende zelfbeoordeling van haar internebeheersingssysteem, die momenteel nog loopt. De uitvoering van corrigerende maatregelen is gepland voor 2013. | Afgerond |
| 2015 | De Autoriteit beschikt nog niet over een duidelijke en alomvattende strategie voor financiële controle achteraf die alle operationele gebieden bestrijkt en waarin de frequentie en reikwijdte van dergelijke maatregelen worden gespecificeerd. | Loopt nog (1) |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

Bij twee risicobeoordelingen op hoog niveau, één door een externe consultant in 2012 en de andere door de dienst Interne Audit van de Commissie in februari 2013, werd een aantal mogelijke kritieke risico’s vastgesteld in het functioneren van de interne beheersing van de Autoriteit, met name wat betreft het gegevensbeheer, de bedrijfscontinuïteit en de IT-veiligheid. In 2012 ondernam de Autoriteit een alomvattende zelfbeoordeling van haar internebeheersingssysteem, die momenteel nog loopt. De uitvoering van corrigerende maatregelen is gepland voor 2013.

Afgerond

2015

De Autoriteit beschikt nog niet over een duidelijke en alomvattende strategie voor financiële controle achteraf die alle operationele gebieden bestrijkt en waarin de frequentie en reikwijdte van dergelijke maatregelen worden gespecificeerd.

Loopt nog (1)

---

(1)  De EFSA is een verbeterde governance op het gebied van de verschaffing van zekerheid aan het ontwikkelen en haar kader voor interne beheersing aan het verfijnen. Met name heeft de EFSA een herziene controlestrategie vastgesteld en uitgevoerd op basis van een risicogebaseerde beoordeling voor de omvangrijke betalingen die worden verricht voor wetenschappelijke vergaderingen en dienstreizen; deze zal worden geïntegreerd in een EFSA-procedure betreffende vooraf en achteraf uitgevoerde financiële controles.

---

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

| 5. | EFSA verwelkomt het oordeel onder voorbehoud van de Rekenkamer over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de transacties. Daaruit blijkt dat haar controlesysteem op adequate wijze algemene naleving waarborgt. |
| --- | --- |

5.

EFSA verwelkomt het oordeel onder voorbehoud van de Rekenkamer over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de transacties. Daaruit blijkt dat haar controlesysteem op adequate wijze algemene naleving waarborgt.

| 17. | EFSA zal het actieplan dat na de DIA-controle inzake IT-governance werd opgesteld, prompt ten uitvoer leggen. Alle maatregelen ten aanzien van de positionering van de informatiebeveiligingsfunctie, organisatiebrede participatie en IT-strategie zijn volledig uitgevoerd. De meeste acties inzake IT-governance zijn doorgevoerd en de laatste acties zullen volgens planning eind 2017 plaatsvinden. |
| --- | --- |

17.

EFSA zal het actieplan dat na de DIA-controle inzake IT-governance werd opgesteld, prompt ten uitvoer leggen. Alle maatregelen ten aanzien van de positionering van de informatiebeveiligingsfunctie, organisatiebrede participatie en IT-strategie zijn volledig uitgevoerd. De meeste acties inzake IT-governance zijn doorgevoerd en de laatste acties zullen volgens planning eind 2017 plaatsvinden.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/120 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/120

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Instituut

(2017/C 417/19)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Instituut voor gendergelijkheid (hierna „Instituut” genoemd ofwel „EIGE”), gevestigd te Vilnius, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Instituut heeft tot taak het verzamelen, analyseren en verspreiden van informatie betreffende gendergelijkheid en het ontwikkelen, analyseren, evalueren en verspreiden van methodologische hulpmiddelen om de integratie van gendergelijkheid in het gehele beleid van de Unie en het daaruit voortvloeiende nationale beleid te ondersteunen. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Instituut voor gendergelijkheid (hierna „Instituut” genoemd ofwel „EIGE”), gevestigd te Vilnius, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Instituut heeft tot taak het verzamelen, analyseren en verspreiden van informatie betreffende gendergelijkheid en het ontwikkelen, analyseren, evalueren en verspreiden van methodologische hulpmiddelen om de integratie van gendergelijkheid in het gehele beleid van de Unie en het daaruit voortvloeiende nationale beleid te ondersteunen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 7,9 | 7,8 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 42 | 45 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

7,9

7,8

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

42

45

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Instituut over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Instituut per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Instituut over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Instituut per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Instituut is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Instituut draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Instituut is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Instituut draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Instituut om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Instituut om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Instituut geen afwijkingen van materieel belang vertonen, en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Instituut geen afwijkingen van materieel belang vertonen, en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van het Instituut voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van het Instituut voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Instituut dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Instituut dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben we rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Instituut, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben we rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Instituut, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten bleef hoog voor titel III (operationele uitgaven): 1,7 miljoen euro ofwel 51 % (2015: 2,2 miljoen euro, ofwel 60 %), voornamelijk in verband met studies die doorlopen tot in het volgende jaar. Het Instituut kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

17.

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten bleef hoog voor titel III (operationele uitgaven): 1,7 miljoen euro ofwel 51 % (2015: 2,2 miljoen euro, ofwel 60 %), voornamelijk in verband met studies die doorlopen tot in het volgende jaar. Het Instituut kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 18. | In 2016 schreef het Instituut een openbare aanbesteding uit voor een kaderovereenkomst betreffende het onderhoud en de actualisering van zijn instrumenten en hulpmiddelen op het gebied van genderstatistieken voor een maximumbedrag van 1,6 miljoen euro. De aanbesteding werd gesplitst in twee percelen zonder dat de bedragen per perceel werden gespecificeerd. Naar aanleiding van een vraag van één inschrijver verduidelijkte het Instituut op zijn website dat het maximumbedrag per perceel op 800 000 euro werd geschat. Er werden echter twee afzonderlijke kaderovereenkomsten ondertekend met dezelfde inschrijver voor een maximumbedrag van 1,6 miljoen euro per perceel en de optie om de bedragen met maximaal 50 % per perceel te verhogen, waardoor het Instituut specifieke overeenkomsten kon ondertekenen waarvan de looptijd langer was dan de maximale looptijd van de kaderoverkomsten (vier jaar), voor maximaal 4,8 miljoen euro, ofwel driemaal het bedrag dat in de aankondiging van de opdracht was aangekondigd. Verder was de prijsconcurrentie in de aanbesteding slechts gebaseerd op dagtarieven en niet tevens op de tijd die nodig was om de taken uit te voeren, zodat het niet mogelijk was de economisch voordeligste aanbiedingen te kiezen en de beste prijs-kwaliteitverhouding te garanderen. Deze tekortkomingen kunnen de mededinging hebben verstoord. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 87 920 euro. Naar aanleiding van de controle ondertekende het Instituut wijzigingen van beide kaderovereenkomsten, waardoor de maximumbedragen werden verlaagd tot 800 000 euro per overeenkomst (met een mogelijke stijging van maximaal 50 %). |
| --- | --- |

18.

In 2016 schreef het Instituut een openbare aanbesteding uit voor een kaderovereenkomst betreffende het onderhoud en de actualisering van zijn instrumenten en hulpmiddelen op het gebied van genderstatistieken voor een maximumbedrag van 1,6 miljoen euro. De aanbesteding werd gesplitst in twee percelen zonder dat de bedragen per perceel werden gespecificeerd. Naar aanleiding van een vraag van één inschrijver verduidelijkte het Instituut op zijn website dat het maximumbedrag per perceel op 800 000 euro werd geschat. Er werden echter twee afzonderlijke kaderovereenkomsten ondertekend met dezelfde inschrijver voor een maximumbedrag van 1,6 miljoen euro per perceel en de optie om de bedragen met maximaal 50 % per perceel te verhogen, waardoor het Instituut specifieke overeenkomsten kon ondertekenen waarvan de looptijd langer was dan de maximale looptijd van de kaderoverkomsten (vier jaar), voor maximaal 4,8 miljoen euro, ofwel driemaal het bedrag dat in de aankondiging van de opdracht was aangekondigd. Verder was de prijsconcurrentie in de aanbesteding slechts gebaseerd op dagtarieven en niet tevens op de tijd die nodig was om de taken uit te voeren, zodat het niet mogelijk was de economisch voordeligste aanbiedingen te kiezen en de beste prijs-kwaliteitverhouding te garanderen. Deze tekortkomingen kunnen de mededinging hebben verstoord. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 87 920 euro. Naar aanleiding van de controle ondertekende het Instituut wijzigingen van beide kaderovereenkomsten, waardoor de maximumbedragen werden verlaagd tot 800 000 euro per overeenkomst (met een mogelijke stijging van maximaal 50 %).

| 19. | In de uitnodiging tot inschrijving voor het verrichten van onderhoud en het leveren van ondersteuning voor IT-instrumenten en databases waarop een onderhandelingsprocedure met één inschrijver van toepassing was, werd het maximumbedrag voor alle drie de vastgestelde outputs op 81 000 euro (exclusief btw) vastgesteld, waarbij werd aangegeven dat elke aanbieding die dit bedrag zou overschrijden, niet in aanmerking zou worden genomen. Na ontvangst van een offerte voor twee van de drie gevraagde outputs ondertekende het Instituut een dienstverleningscontract ter waarde van 97 410 euro. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 73 057 euro. |
| --- | --- |

19.

In de uitnodiging tot inschrijving voor het verrichten van onderhoud en het leveren van ondersteuning voor IT-instrumenten en databases waarop een onderhandelingsprocedure met één inschrijver van toepassing was, werd het maximumbedrag voor alle drie de vastgestelde outputs op 81 000 euro (exclusief btw) vastgesteld, waarbij werd aangegeven dat elke aanbieding die dit bedrag zou overschrijden, niet in aanmerking zou worden genomen. Na ontvangst van een offerte voor twee van de drie gevraagde outputs ondertekende het Instituut een dienstverleningscontract ter waarde van 97 410 euro. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 73 057 euro.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

| 20. | In januari 2016 publiceerde het Instituut zijn externe evaluatie. Daarin werd geconcludeerd dat de activiteiten van het Instituut in overeenstemming waren met zijn mandaat en dat het beheer betrekkelijk hoog scoort wat betreft governance en doelmatigheid. De evaluatie omvatte echter verschillende aanbevelingen om de bedrijfsvoering van het Instituut te verbeteren, door bijvoorbeeld duidelijker prioriteiten te stellen, gerichtere outputs te leveren, synergieën te ontwikkelen met relevante externe actoren en tevens door de rol van de raad van bestuur te versterken alsmede de rol van het forum van deskundigen te verduidelijken. Het Instituut is begonnen met de uitvoering van een actieplan voor de tenuitvoerlegging van de aanbevelingen. |
| --- | --- |

20.

In januari 2016 publiceerde het Instituut zijn externe evaluatie. Daarin werd geconcludeerd dat de activiteiten van het Instituut in overeenstemming waren met zijn mandaat en dat het beheer betrekkelijk hoog scoort wat betreft governance en doelmatigheid. De evaluatie omvatte echter verschillende aanbevelingen om de bedrijfsvoering van het Instituut te verbeteren, door bijvoorbeeld duidelijker prioriteiten te stellen, gerichtere outputs te leveren, synergieën te ontwikkelen met relevante externe actoren en tevens door de rol van de raad van bestuur te versterken alsmede de rol van het forum van deskundigen te verduidelijken. Het Instituut is begonnen met de uitvoering van een actieplan voor de tenuitvoerlegging van de aanbevelingen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 403 van 30.12.2006, blz. 9.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut is te vinden op zijn website: www.eige.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Instituut verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten onder titel III bleef hoog met 61 % (2014: 54 %). Dit houdt voornamelijk verband met de aard van de activiteiten van het Instituut die opdrachten voor studies inhouden die zich over vele maanden, vaak tot het volgende jaar, uitstrekken. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten onder titel III bleef hoog met 61 % (2014: 54 %). Dit houdt voornamelijk verband met de aard van de activiteiten van het Instituut die opdrachten voor studies inhouden die zich over vele maanden, vaak tot het volgende jaar, uitstrekken.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET INSTITUUT

| 18. | De overgedragen vastgelegde kredieten bleven voor titel III op het gegeven niveau ten gevolge van de grote moeilijkheden met de vijf projecten, waardoor deze zijn overgedragen naar 2017. Twee van deze projecten hebben gevolgen ondervonden van het vertraagde besluit van het Raadsvoorzitterschap (na de overgang van het Britse naar het Estse voorzitterschap) en het lange overleg met de Commissie. Andere projecten zijn later dan verwacht van start gegaan wegens de late uitvoering van voorgaande projecten en studies waarop de nieuwe projecten waren gebaseerd, en omdat niet-geselecteerde kandidaten het gunningsbesluit hebben aangevochten en er daardoor nieuwe beoordelingen moesten worden uitgevoerd.
  Ondanks alle door overmacht ontstane problemen die negatieve gevolgen hadden voor de uitvoering van EIGE’s begroting, is EIGE erin geslaagd de operationele overdrachten (C1) met meer dan 9 % af te bouwen, wat EIGE een noemenswaardige prestatie vindt.
  Gezien de jaarperiodiciteit van de begroting heeft EIGE in het verleden nooit gesplitste begrotingskredieten ingevoerd. Toch zal EIGE een haalbaarheidsanalyse uitvoeren, zodat in de toekomst op een solide basis kan worden beslist om al dan niet te werken met gesplitste begrotingskredieten. |
| --- | --- |

18.

De overgedragen vastgelegde kredieten bleven voor titel III op het gegeven niveau ten gevolge van de grote moeilijkheden met de vijf projecten, waardoor deze zijn overgedragen naar 2017. Twee van deze projecten hebben gevolgen ondervonden van het vertraagde besluit van het Raadsvoorzitterschap (na de overgang van het Britse naar het Estse voorzitterschap) en het lange overleg met de Commissie. Andere projecten zijn later dan verwacht van start gegaan wegens de late uitvoering van voorgaande projecten en studies waarop de nieuwe projecten waren gebaseerd, en omdat niet-geselecteerde kandidaten het gunningsbesluit hebben aangevochten en er daardoor nieuwe beoordelingen moesten worden uitgevoerd.

Ondanks alle door overmacht ontstane problemen die negatieve gevolgen hadden voor de uitvoering van EIGE’s begroting, is EIGE erin geslaagd de operationele overdrachten (C1) met meer dan 9 % af te bouwen, wat EIGE een noemenswaardige prestatie vindt.

Gezien de jaarperiodiciteit van de begroting heeft EIGE in het verleden nooit gesplitste begrotingskredieten ingevoerd. Toch zal EIGE een haalbaarheidsanalyse uitvoeren, zodat in de toekomst op een solide basis kan worden beslist om al dan niet te werken met gesplitste begrotingskredieten.

| 19. | Het Instituut neemt akte van de opmerking van de Rekenkamer over het probleem dat is ontstaan na een administratieve fout, die ervoor heeft gezorgd dat het in de kaderovereenkomst genoemde bedrag per perceel niet is aangepast. De ondertekende kaderovereenkomsten hebben geen gevolgen voor de begroting. Beide percelen zijn aan dezelfde aannemer toegekend en de kandidaten zijn hierover tijdens de aanbestedingsfase terdege geïnformeerd.
  EIGE heeft ervoor gekozen om verder te gaan met één kaderovereenkomst omdat er op deze kleine en gespecialiseerde markt maar een beperkt aantal bekwame en sterke contractanten zijn. Deze oplossing bood sterkere garanties op het vlak van kwaliteit en continuïteit voor dit bijzonder gespecialiseerde project, dat in het gedrang kan komen als zou worden gekozen voor een trapsgewijze benadering of het heropenen van de aanbesteding met meerdere kaderovereenkomsten.
  Om te voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer heeft EIGE de desbetreffende templates van de technische specificaties aangepast. In de tussentijd gaat EIGE het risico beperken door in toekomstige verzoeken om specifieke dienstverlening een maximumaantal werkdagen te vermelden. |
| --- | --- |

19.

Het Instituut neemt akte van de opmerking van de Rekenkamer over het probleem dat is ontstaan na een administratieve fout, die ervoor heeft gezorgd dat het in de kaderovereenkomst genoemde bedrag per perceel niet is aangepast. De ondertekende kaderovereenkomsten hebben geen gevolgen voor de begroting. Beide percelen zijn aan dezelfde aannemer toegekend en de kandidaten zijn hierover tijdens de aanbestedingsfase terdege geïnformeerd.

EIGE heeft ervoor gekozen om verder te gaan met één kaderovereenkomst omdat er op deze kleine en gespecialiseerde markt maar een beperkt aantal bekwame en sterke contractanten zijn. Deze oplossing bood sterkere garanties op het vlak van kwaliteit en continuïteit voor dit bijzonder gespecialiseerde project, dat in het gedrang kan komen als zou worden gekozen voor een trapsgewijze benadering of het heropenen van de aanbesteding met meerdere kaderovereenkomsten.

Om te voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer heeft EIGE de desbetreffende templates van de technische specificaties aangepast. In de tussentijd gaat EIGE het risico beperken door in toekomstige verzoeken om specifieke dienstverlening een maximumaantal werkdagen te vermelden.

| 20. | Het Instituut neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer. Doordat de inschrijver exclusieve rechten heeft op de software die EIGE gebruikt, is gekozen voor een buitengewone onderhandelingsprocedure met één genodigde. Tijdens de onderhandelingsprocedure zijn aan het oorspronkelijke verzoek om dienstverlening wijzigingen aangebracht. Zo zijn hieraan diensten toegevoegd om te kunnen voorzien in de toegenomen behoeften en beschikbare begrotingsmiddelen van EIGE, en kon de inschrijver een van de drie werkzaamheden die EIGE had gevraagd, niet uitvoeren. |
| --- | --- |

20.

Het Instituut neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer. Doordat de inschrijver exclusieve rechten heeft op de software die EIGE gebruikt, is gekozen voor een buitengewone onderhandelingsprocedure met één genodigde. Tijdens de onderhandelingsprocedure zijn aan het oorspronkelijke verzoek om dienstverlening wijzigingen aangebracht. Zo zijn hieraan diensten toegevoegd om te kunnen voorzien in de toegenomen behoeften en beschikbare begrotingsmiddelen van EIGE, en kon de inschrijver een van de drie werkzaamheden die EIGE had gevraagd, niet uitvoeren.

| 21. | Het Instituut neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer. Er zijn reeds vroegtijdige maatregelen genomen zoals de Knowledge Management and Communications Strategy (strategie inzake kennisbeheer en communicatie) 2016-2018, die de raad van bestuur op 18 mei 2016 heeft goedgekeurd. Daarnaast bevat het enkelvoudig programmeringsdocument gedetailleerde maatregelen inzake communicatie en het monitoren van een toename in gebruik, en zijn in 2016 basislijnen voor het meten van outputindicatoren vastgesteld. |
| --- | --- |

21.

Het Instituut neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer. Er zijn reeds vroegtijdige maatregelen genomen zoals de Knowledge Management and Communications Strategy (strategie inzake kennisbeheer en communicatie) 2016-2018, die de raad van bestuur op 18 mei 2016 heeft goedgekeurd. Daarnaast bevat het enkelvoudig programmeringsdocument gedetailleerde maatregelen inzake communicatie en het monitoren van een toename in gebruik, en zijn in 2016 basislijnen voor het meten van outputindicatoren vastgesteld.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/126 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/126

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

(2017/C 417/20)

INLEIDING

| 1. | De Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (hierna „de Autoriteit” genoemd ofwel „Eiopa”), gevestigd te Frankfurt, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1094/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1). De Autoriteit heeft als taak, bij te dragen tot de invoering van kwalitatief hoogstaande gemeenschappelijke regulerings- en toezichtnormen en -praktijken, bij te dragen tot de consistente toepassing van de juridisch bindende handelingen van de Unie, de delegatie van taken en verantwoordelijkheden tussen de bevoegde autoriteiten te stimuleren en vergemakkelijken, marktontwikkelingen op haar bevoegdheidsgebied te volgen en beoordelen, en de bescherming van verzekeringnemers, deelnemers aan pensioenregelingen en begunstigden te bevorderen. |
| --- | --- |

1.

De Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (hierna „de Autoriteit” genoemd ofwel „Eiopa”), gevestigd te Frankfurt, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1094/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1). De Autoriteit heeft als taak, bij te dragen tot de invoering van kwalitatief hoogstaande gemeenschappelijke regulerings- en toezichtnormen en -praktijken, bij te dragen tot de consistente toepassing van de juridisch bindende handelingen van de Unie, de delegatie van taken en verantwoordelijkheden tussen de bevoegde autoriteiten te stimuleren en vergemakkelijken, marktontwikkelingen op haar bevoegdheidsgebied te volgen en beoordelen, en de bescherming van verzekeringnemers, deelnemers aan pensioenregelingen en begunstigden te bevorderen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 20,2 | 21,8 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 133 | 139 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

20,2

21,8

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

133

139

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

Andere aangelegenheid

| 16. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van Eiopa wordt voor 40 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd en voor 60 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een toekomstige daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg heeft. |
| --- | --- |

16.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van Eiopa wordt voor 40 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd en voor 60 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een toekomstige daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg heeft.

| 17. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

17.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 331 van 15.12.2010, blz. 48.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.eiopa.europa.eu.

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | Het globale niveau van vastgelegde kredieten was hoog met 95 %. Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten bleef ook hoog met 5,6  miljoen euro, of 26 % (5,2  miljoen euro, of 28 % in 2013), met name voor de operationele begroting (titel III) met 4,7  miljoen euro of 66 % (3,7  miljoen euro, of 85 % in 2013). De overdrachten hebben vooral betrekking op specifieke contracten met een cumulatieve waarde van 2,4  miljoen euro die laat in het jaar werden ondertekend, met name voor de lopende ontwikkeling en het onderhoud van een databank (1,8  miljoen euro) en andere in 2015 te leveren IT-diensten. Een deel van de overgedragen vastgelegde kredieten houdt verband met begrotingsoverschrijvingen die in november en december 2014 zijn gedaan toen de Autoriteit de operationele begroting (titel III) met 1,1  miljoen euro (19 %) (1) verhoogde via overschrijvingen vanuit de begroting voor personeel (titel I) ten bedrage van 858 828 euro (2) en vanuit administratieve uitgaven (titel II) ten bedrage van 266 360 euro (3). De overschrijvingen waren bedoeld ter compensatie van tekorten in de begroting van de Autoriteit voor 2015 ten gevolge van aanzienlijke begrotingsbezuinigingen waartoe door de kwijtingverlenende autoriteiten was besloten. Door deze tekorten zou de Autoriteit niet in staat zijn geweest de tenuitvoerlegging van haar meerjarige IT-strategie, één van haar operationele kernactiviteiten, voort te zetten. | N.v.t. |
| 2014 | Hoewel de begrotingsoverschrijvingen, overdrachten en de daarmee verband houdende vastleggingen in overeenstemming zijn met de specifieke bepalingen van het Financieel Reglement van de EU, en zijn uitgevoerd in navolging van besluiten van de raad van bestuur, is de mate waarin de activiteiten voor 2015 worden afgedekt door kredieten uit 2014 in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. De op de jaarlijkse begrotingen van de Autoriteit ter beschikking gestelde middelen moeten beter worden afgestemd op de financiële behoeften voor de tenuitvoerlegging van haar meerjarige IT-strategie. | Afgerond |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

Het globale niveau van vastgelegde kredieten was hoog met 95 %. Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten bleef ook hoog met 5,6  miljoen euro, of 26 % (5,2  miljoen euro, of 28 % in 2013), met name voor de operationele begroting (titel III) met 4,7  miljoen euro of 66 % (3,7  miljoen euro, of 85 % in 2013). De overdrachten hebben vooral betrekking op specifieke contracten met een cumulatieve waarde van 2,4  miljoen euro die laat in het jaar werden ondertekend, met name voor de lopende ontwikkeling en het onderhoud van een databank (1,8  miljoen euro) en andere in 2015 te leveren IT-diensten. Een deel van de overgedragen vastgelegde kredieten houdt verband met begrotingsoverschrijvingen die in november en december 2014 zijn gedaan toen de Autoriteit de operationele begroting (titel III) met 1,1  miljoen euro (19 %) (1) verhoogde via overschrijvingen vanuit de begroting voor personeel (titel I) ten bedrage van 858 828 euro (2) en vanuit administratieve uitgaven (titel II) ten bedrage van 266 360 euro (3). De overschrijvingen waren bedoeld ter compensatie van tekorten in de begroting van de Autoriteit voor 2015 ten gevolge van aanzienlijke begrotingsbezuinigingen waartoe door de kwijtingverlenende autoriteiten was besloten. Door deze tekorten zou de Autoriteit niet in staat zijn geweest de tenuitvoerlegging van haar meerjarige IT-strategie, één van haar operationele kernactiviteiten, voort te zetten.

N.v.t.

2014

Hoewel de begrotingsoverschrijvingen, overdrachten en de daarmee verband houdende vastleggingen in overeenstemming zijn met de specifieke bepalingen van het Financieel Reglement van de EU, en zijn uitgevoerd in navolging van besluiten van de raad van bestuur, is de mate waarin de activiteiten voor 2015 worden afgedekt door kredieten uit 2014 in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. De op de jaarlijkse begrotingen van de Autoriteit ter beschikking gestelde middelen moeten beter worden afgestemd op de financiële behoeften voor de tenuitvoerlegging van haar meerjarige IT-strategie.

Afgerond

---

(1)  2015: 0,6 miljoen euro (16 %)

(2)  2015: 317 737 euro

(3)  2015: 322 737 euro

---

ANTWOORD VAN DE EUROPESE AUTORITEIT VOOR VERZEKERINGEN EN BEDRIJFSPENSIOENEN

De Autoriteit heeft nota genomen van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/131 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/131

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Instituut

(2017/C 417/21)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Instituut voor innovatie en technologie (hierna „het Instituut” ofwel „EIT”), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Instituut heeft als doel de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Europese Unie te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Het Instituut kent subsidies toe aan een groeiend aantal „kennis- en innovatiegemeenschappen” (KIG's) waarin het hoger onderwijs, de onderzoekssector en het bedrijfsleven samenwerken en waarmee wordt beoogd innovatie en ondernemerschap te stimuleren. De KIG's coördineren de activiteiten van honderden partners. Uit de door het Instituut verleende subsidies worden de kosten van de partners vergoed alsmede de kosten die voortvloeien uit de coördinatieactiviteiten van de KIG's. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Instituut voor innovatie en technologie (hierna „het Instituut” ofwel „EIT”), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Instituut heeft als doel de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Europese Unie te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Het Instituut kent subsidies toe aan een groeiend aantal „kennis- en innovatiegemeenschappen” (KIG's) waarin het hoger onderwijs, de onderzoekssector en het bedrijfsleven samenwerken en waarmee wordt beoogd innovatie en ondernemerschap te stimuleren. De KIG's coördineren de activiteiten van honderden partners. Uit de door het Instituut verleende subsidies worden de kosten van de partners vergoed alsmede de kosten die voortvloeien uit de coördinatieactiviteiten van de KIG's.

| 2. | De tabellen 1-3 bevatten de belangrijkste cijfers met betrekking tot de ontwikkeling van de begroting en het personeelsbestand van het Instituut (2).

  Tabel 1


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 232 | 283 |
| Totaalaantal huidige personeelsleden per 31 december (4)

  (vaste ambten) | 50
  (62) | 59
  (63) |

2.

De tabellen 1-3 bevatten de belangrijkste cijfers met betrekking tot de ontwikkeling van de begroting en het personeelsbestand van het Instituut (2).

Tabel 1

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

232

283

Totaalaantal huidige personeelsleden per 31 december (4)

(vaste ambten)

50

(62)

59

(63)

Tabel 2

Ontwikkeling van de belangrijkste cijfers sinds 2011

Image

tabel 3

De belangrijkste cijfers van 2016 met betrekking tot het instituut per actor

Image

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Instituut over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Instituut per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Instituut over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Instituut per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Instituut is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Instituut draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Instituut is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Instituut draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Instituut om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Instituut om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Instituut geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Instituut geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Instituut voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Instituut voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Instituut dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Instituut dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Instituut, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Instituut, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

Andere aangelegenheid

Significante tekortkomingen van de aanbestedingsprocedures van de juridische entiteiten van de KIG’s (KIG-JE’s)

| 16. | De KIG-JE’s, die vrijwel volledig door het Instituut worden gefinancierd, zijn belast met de coördinatie en vertegenwoordiging van de KIG’s. In haar controle besteedde de Rekenkamer bijzondere aandacht aan de door deze entiteiten uitgevoerde aanbestedingsprocedures, die zij als een gebied met hoog risico beschouwt. |
| --- | --- |

16.

De KIG-JE’s, die vrijwel volledig door het Instituut worden gefinancierd, zijn belast met de coördinatie en vertegenwoordiging van de KIG’s. In haar controle besteedde de Rekenkamer bijzondere aandacht aan de door deze entiteiten uitgevoerde aanbestedingsprocedures, die zij als een gebied met hoog risico beschouwt.

| 17. | In het kader van de subsidieovereenkomsten van 2015 moeten de KIG-JE’s en/of partners van KIG’s waarborgen dat met iedere aanbesteding de best mogelijke kosten-batenverhouding wordt gerealiseerd of dat deze, waar passend, tegen de laagst mogelijke prijs wordt uitgevoerd. Voor alle contracten van meer dan 60 000 euro bepalen de subsidieovereenkomsten dat de KIG-JE’s en/of KIG-partners ten minste drie economische actoren moeten uitnodigen om een offerte in te dienen en de aanbestedingsprocedure moeten documenteren zodat de transparantie ervan kan worden aangetoond. De Rekenkamer heeft een steekproef gecontroleerd van door de KIG-JE’s uitgevoerde aanbestedingsprocedures met een waarde van ongeveer 7 miljoen euro die volledig door het EIT werden gefinancierd. Uit de controle bleken aanzienlijke tekortkomingen, zoals de rechtstreekse gunning van contracten, het ontbreken van essentiële elementen in offertes, aanzienlijke uitbreidingen van oorspronkelijke contracten in tijd en/of volume, qua tijd en/of volume onbeperkte contracten, of prijs-kwaliteitswegingen waarbij prijsconcurrentie teniet werd gedaan. In 2016 bedroegen de betalingen voor deze onregelmatige aanbestedingsprocedures 2,2 miljoen euro. Het Instituut had bij één KIG-JE ook tekortkomingen in de aanbesteding vastgesteld en een actieplan ingevoerd om alle toekomstige aanbestedingsprocedures van de KIG-JE’s te verbeteren. |
| --- | --- |

17.

In het kader van de subsidieovereenkomsten van 2015 moeten de KIG-JE’s en/of partners van KIG’s waarborgen dat met iedere aanbesteding de best mogelijke kosten-batenverhouding wordt gerealiseerd of dat deze, waar passend, tegen de laagst mogelijke prijs wordt uitgevoerd. Voor alle contracten van meer dan 60 000 euro bepalen de subsidieovereenkomsten dat de KIG-JE’s en/of KIG-partners ten minste drie economische actoren moeten uitnodigen om een offerte in te dienen en de aanbestedingsprocedure moeten documenteren zodat de transparantie ervan kan worden aangetoond. De Rekenkamer heeft een steekproef gecontroleerd van door de KIG-JE’s uitgevoerde aanbestedingsprocedures met een waarde van ongeveer 7 miljoen euro die volledig door het EIT werden gefinancierd. Uit de controle bleken aanzienlijke tekortkomingen, zoals de rechtstreekse gunning van contracten, het ontbreken van essentiële elementen in offertes, aanzienlijke uitbreidingen van oorspronkelijke contracten in tijd en/of volume, qua tijd en/of volume onbeperkte contracten, of prijs-kwaliteitswegingen waarbij prijsconcurrentie teniet werd gedaan. In 2016 bedroegen de betalingen voor deze onregelmatige aanbestedingsprocedures 2,2 miljoen euro. Het Instituut had bij één KIG-JE ook tekortkomingen in de aanbesteding vastgesteld en een actieplan ingevoerd om alle toekomstige aanbestedingsprocedures van de KIG-JE’s te verbeteren.

| 18. | Er bestaat momenteel juridische onzekerheid over de vraag of KIG-JE’s aanbestedende diensten zijn (8). Indien dit het geval zou zijn, zouden ze verplicht zijn regels inzake overheidsopdrachten, zoals vastgelegd in de richtlijn inzake overheidsopdrachten 2004/18/EG (9), te volgen, die strenger zijn dan die welke voorgeschreven zijn in het kader van de subsidieovereenkomsten. Het Instituut bespreekt de aangelegenheid samen met de diensten van de Commissie teneinde in de toekomst rechtszekerheid voor KIG-JE’s te creëren. |
| --- | --- |

18.

Er bestaat momenteel juridische onzekerheid over de vraag of KIG-JE’s aanbestedende diensten zijn (8). Indien dit het geval zou zijn, zouden ze verplicht zijn regels inzake overheidsopdrachten, zoals vastgelegd in de richtlijn inzake overheidsopdrachten 2004/18/EG (9), te volgen, die strenger zijn dan die welke voorgeschreven zijn in het kader van de subsidieovereenkomsten. Het Instituut bespreekt de aangelegenheid samen met de diensten van de Commissie teneinde in de toekomst rechtszekerheid voor KIG-JE’s te creëren.

Capaciteit om de toegenomen werklast aan te kunnen

| 19. | Ondanks de grote stijging van de begroting van 309 miljoen euro (2008-2013) tot 2,4 miljard euro (2014-2020) en de toename van het aantal KIG’s van drie naar zes aan het eind van 2016, veranderde het goedgekeurde aantal posten van het Instituut niet significant (zie tabel 2). De Rekenkamer wees in Speciaal verslag nr. 4/2016 (10) op het risico dat het Instituut niet voldoende capaciteit heeft om de toegenomen werklast aan te kunnen. De interim-directeur van het Instituut noemde dit risico in het jaarlijks activiteitenverslag van het Instituut voor het jaar 2015. |
| --- | --- |

19.

Ondanks de grote stijging van de begroting van 309 miljoen euro (2008-2013) tot 2,4 miljard euro (2014-2020) en de toename van het aantal KIG’s van drie naar zes aan het eind van 2016, veranderde het goedgekeurde aantal posten van het Instituut niet significant (zie tabel 2). De Rekenkamer wees in Speciaal verslag nr. 4/2016 (10) op het risico dat het Instituut niet voldoende capaciteit heeft om de toegenomen werklast aan te kunnen. De interim-directeur van het Instituut noemde dit risico in het jaarlijks activiteitenverslag van het Instituut voor het jaar 2015.

| 20. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

20.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 21. | De Rekenkamer constateerde tekortkomingen met betrekking tot verificaties achteraf van door KIG-JE’s uitgevoerde aanbestedingsprocedures. Voor minstens één KIG-JE was de selectie van te verifiëren aanbestedingsprocedures niet representatief voor de populatie. Daarnaast trok de Rekenkamer een andere conclusie inzake de wettigheid en regelmatigheid van twee aanbestedingsprocedures. In deze gevallen aanvaardde het Instituut de rechtstreekse gunning of de buitensporige verlenging van contracten. |
| --- | --- |

21.

De Rekenkamer constateerde tekortkomingen met betrekking tot verificaties achteraf van door KIG-JE’s uitgevoerde aanbestedingsprocedures. Voor minstens één KIG-JE was de selectie van te verifiëren aanbestedingsprocedures niet representatief voor de populatie. Daarnaast trok de Rekenkamer een andere conclusie inzake de wettigheid en regelmatigheid van twee aanbestedingsprocedures. In deze gevallen aanvaardde het Instituut de rechtstreekse gunning of de buitensporige verlenging van contracten.

| 22. | De dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie trok in zijn controleverslag „Grant management: Transition to Horizon H2020” van december 2016 de conclusie dat het Instituut erin is geslaagd zijn processen aan te passen aan de regels van Horizon 2020, met name de regels voor deelname, en dat de beheersingsmaatregelen van het Instituut met betrekking tot het opstartproces in het algemeen doeltreffend zijn geweest in het ondersteunen van nieuwe KIG’s. De DIA concludeerde dat er dringend maatregelen moeten worden getroffen om een strikte toepassing van het wettelijke kader voor H2020 te waarborgen en om het opstartproces van nieuwe KIG’s verder te verbeteren. Het Instituut en de DIA kwamen een actieplan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

22.

De dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie trok in zijn controleverslag „Grant management: Transition to Horizon H2020” van december 2016 de conclusie dat het Instituut erin is geslaagd zijn processen aan te passen aan de regels van Horizon 2020, met name de regels voor deelname, en dat de beheersingsmaatregelen van het Instituut met betrekking tot het opstartproces in het algemeen doeltreffend zijn geweest in het ondersteunen van nieuwe KIG’s. De DIA concludeerde dat er dringend maatregelen moeten worden getroffen om een strikte toepassing van het wettelijke kader voor H2020 te waarborgen en om het opstartproces van nieuwe KIG’s verder te verbeteren. Het Instituut en de DIA kwamen een actieplan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 23. | Het niveau van de overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel II, namelijk 0,4 miljoen euro, ofwel 40 % (2015: 0,4 miljoen euro, ofwel 44 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op contracten voor IT-diensten die na het einde van het jaar doorlopen en voor de kosten van vergaderingen waarvoor nog geen facturen waren ontvangen. |
| --- | --- |

23.

Het niveau van de overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel II, namelijk 0,4 miljoen euro, ofwel 40 % (2015: 0,4 miljoen euro, ofwel 44 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op contracten voor IT-diensten die na het einde van het jaar doorlopen en voor de kosten van vergaderingen waarvoor nog geen facturen waren ontvangen.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

| 24. | De subsidies voor de periode 2015 werden pas in april 2015 toegekend en de subsidieovereenkomsten werden in juni en juli 2015 ondertekend. Voor de periode 2016 werden er in april 2016 subsidies toegekend en subsidieovereenkomsten ondertekend. Ondanks een verbetering in 2016 leiden deze vertragingen bij het nemen van besluiten over de toekenning van subsidies en het ondertekenen ervan tot onzekerheid en ondermijnen ze de bereidheid van de partners om middelen vast te leggen en om aan het begin van het jaar met activiteiten te starten. |
| --- | --- |

24.

De subsidies voor de periode 2015 werden pas in april 2015 toegekend en de subsidieovereenkomsten werden in juni en juli 2015 ondertekend. Voor de periode 2016 werden er in april 2016 subsidies toegekend en subsidieovereenkomsten ondertekend. Ondanks een verbetering in 2016 leiden deze vertragingen bij het nemen van besluiten over de toekenning van subsidies en het ondertekenen ervan tot onzekerheid en ondermijnen ze de bereidheid van de partners om middelen vast te leggen en om aan het begin van het jaar met activiteiten te starten.

| 25. | Voor de meest recente oproepen voor nieuwe KIG’s waarvoor de thematische gebieden in de strategische innovatieagenda van het EIT voor de jaren 2014-2020 waren vastgelegd, bleken er weinig gegadigden te zijn. Op de oproep van 2014 voor twee nieuwe KIG’s (gezondheid en grondstoffen) volgden slechts zeven voorstellen. Op de oproep van 2016 voor twee extra KIG’s (voedsel en productie met meerwaarde) volgden drie voorstellen, waarbij het enige voorstel voor een KIG voor productie met meerwaarde om kwaliteitsredenen niet werd geselecteerd. |
| --- | --- |

25.

Voor de meest recente oproepen voor nieuwe KIG’s waarvoor de thematische gebieden in de strategische innovatieagenda van het EIT voor de jaren 2014-2020 waren vastgelegd, bleken er weinig gegadigden te zijn. Op de oproep van 2014 voor twee nieuwe KIG’s (gezondheid en grondstoffen) volgden slechts zeven voorstellen. Op de oproep van 2016 voor twee extra KIG’s (voedsel en productie met meerwaarde) volgden drie voorstellen, waarbij het enige voorstel voor een KIG voor productie met meerwaarde om kwaliteitsredenen niet werd geselecteerd.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 26. | Vanaf de oprichting van het Instituut in 2008 tot juli 2014 is er viermaal een nieuwe directeur benoemd. De post van directeur en de andere leidinggevende posten worden sinds augustus 2014, respectievelijk februari 2013 op een ad-interimbasis ingevuld. Dit is niet alleen in strijd met de maximale periode van één jaar die in het Statuut is vastgelegd voor interim-benoemingen, maar ook leiden de veelvuldige veranderingen en langdurige interim-oplossingen tot onzekerheid bij de belanghebbenden en ten aanzien van de strategische continuïteit. |
| --- | --- |

26.

Vanaf de oprichting van het Instituut in 2008 tot juli 2014 is er viermaal een nieuwe directeur benoemd. De post van directeur en de andere leidinggevende posten worden sinds augustus 2014, respectievelijk februari 2013 op een ad-interimbasis ingevuld. Dit is niet alleen in strijd met de maximale periode van één jaar die in het Statuut is vastgelegd voor interim-benoemingen, maar ook leiden de veelvuldige veranderingen en langdurige interim-oplossingen tot onzekerheid bij de belanghebbenden en ten aanzien van de strategische continuïteit.

| 27. | Het Instituut speelt een belangrijke rol in het Horizon 2020-programma: voor de periode 2014-2020 is er een begroting van 2,4 miljard euro aan toegewezen. De Commissie heeft een gemeenschappelijk ondersteuningscentrum voor Horizon 2020 opgericht om te zorgen voor samenhang tussen de organen die het programma uitvoeren en die zich bezighouden met aspecten als juridische diensten, IT-instrumenten, subsidiebeheer, de verspreiding en toepassing van onderzoeksresultaten enz. In tegenstelling tot andere organen zoals de uitvoerende agentschappen van de Commissie en de publiek-private partnerschappen heeft het Instituut geen rechtstreekse toegang tot het ondersteuningscentrum, maar heeft het per geval de toestemming nodig van het toezichthoudende DG van de Commissie. Deze beperking is van invloed op de doelmatigheid van de activiteiten van het Instituut. |
| --- | --- |

27.

Het Instituut speelt een belangrijke rol in het Horizon 2020-programma: voor de periode 2014-2020 is er een begroting van 2,4 miljard euro aan toegewezen. De Commissie heeft een gemeenschappelijk ondersteuningscentrum voor Horizon 2020 opgericht om te zorgen voor samenhang tussen de organen die het programma uitvoeren en die zich bezighouden met aspecten als juridische diensten, IT-instrumenten, subsidiebeheer, de verspreiding en toepassing van onderzoeksresultaten enz. In tegenstelling tot andere organen zoals de uitvoerende agentschappen van de Commissie en de publiek-private partnerschappen heeft het Instituut geen rechtstreekse toegang tot het ondersteuningscentrum, maar heeft het per geval de toestemming nodig van het toezichthoudende DG van de Commissie. Deze beperking is van invloed op de doelmatigheid van de activiteiten van het Instituut.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 28. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

28.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 97 van 9.4.2008, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut is te vinden op zijn website: www.eit.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Instituut verstrekte gegevens.

Bron

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

(8)  Artikel 1, lid 9, van Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 134 van 30.4.2004, blz. 114).

8

(9)  De artikelen 7 en 9 van Richtlijn 2004/18/EG, gewijzigd bij Verordening (EU) nr. 1336/2013 van de Commissie.

9

(10)  Speciaal verslag nr. 4/2016: Het Europees Instituut voor innovatie en technologie moet zijn uitvoeringsmechanismen en de elementen van zijn opzet veranderen om de verwachte impact te verwezenlijken.

10

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2012 | Subsidieovereenkomsten bevatten geen afzonderlijke drempelwaarden voor specifieke kostencategorieën (personeelskosten, onderaanbesteding, juridische diensten enz.). | Loopt nog (1) |
| 2014 | Het Instituut had zijn begrotingsbehoeften voor 2014 overschat met 13,1  miljoen euro, ofwel 5,6  % (2013: 3,4  miljoen euro, ofwel 2,5  %) en slechts 220 miljoen euro van de beschikbare 233,1  miljoen euro werd vastgelegd. De lage uitvoeringsgraad houdt voornamelijk verband met de niet-gebruikte kredieten voor subsidies (11,4  miljoen euro) ter financiering van KIG-activiteiten. De ondernemingsplannen van de KIG's, op basis waarvan de subsidieovereenkomsten werden ondertekend, vereisten niet dat alle voor het Instituut beschikbare kredieten voor 2014 werden benut. De niet-gebruikte kredieten zullen opnieuw worden opgenomen in de begrotingen van het Instituut voor de jaren 2015-2017, zoals bepaald in het financieel reglement van het Instituut. | Loopt nog (2) |
| 2014 | Terwijl KIG's strategieën voor financiële duurzaamheid moeten ontwikkelen, zijn zij tot op heden, en in het vijfde jaar van hun bestaan, nog steeds volledig afhankelijk van financiering door het Instituut en de KIG-partners. | Loopt nog (3) |
| 2014 | Sinds de oprichting van het Instituut in 2009 heeft het geleden onder een sterk personeelsverloop en instabiliteit op managementniveau. Sinds 2013 zijn twee van de drie posten voor eenheidshoofden onbezet. Eén daarvan wordt sinds 2013 ingevuld door een waarnemer, hetgeen in strijd is met het Statuut, dat een periode van maximaal één jaar bepaalt. De andere post wordt op dit moment ingevuld door de directeur-generaal administratie, die ook optreedt als waarnemend directeur en dus drie functies tegelijkertijd vervult. | Loopt nog |
| 2014 | Hoewel de situatie in vergelijking met 2013 is verbeterd, was aan het einde van 2014 nog steeds 20 % van de posten in de lijst van het aantal ambten van het EIT onbezet (vergeleken met een derde aan het einde van 2013). | Afgerond |
| 2015 | In 2015 informeerde het Instituut de KIG’s dat zijn financiële bijdrage voor de eerste vijf jaar (2010-2014) niet hoger was dan het maximum van 25 % van hun respectieve totale uitgaven. De tekortschietende definitie van aanvullende KIG-activiteiten („KCA”) had een negatieve invloed op een duidelijke beoordeling of de kosten die aan KCA zijn verbonden wel of niet moesten worden aanvaard in de maximale EIT-bijdrage. | Afgerond |
| 2015 | In haar Speciaal verslag nr. 4/2016 concludeerde de Rekenkamer dat de financieringsvoorwaarde dat de EIT-bijdrage aan de KIG’s niet hoger mag zijn dan 25 %, weinig of geen toegevoegde waarde heeft, en dat het schrappen ervan de lasten van de KIG-partners inzake operationele en financiële rapportage aanzienlijk zou verlichten (4). | Loopt nog |
| 2015 | Het certificaat betreffende de financiële staten („CFS”) dat wordt gevraagd van KIG-partners die meer dan 325 000  euro aan uitgaven declareren, moet bijdragen tot de verificaties vooraf door het Instituut van kostendeclaraties. De kwaliteit van deze certificaten varieert echter aanzienlijk, waardoor de zekerheid die hieruit kan worden verkregen, beperkt is en het Instituut aanvullende controles moet uitvoeren. | Loopt nog |
| 2015 | De oprichtingsverordening van het EIT bepaalt dat het EIT financiële middelen uit de publieke en de particuliere sector zal trekken en deze in overeenstemming met deze verordening zal aanwenden. Het zal met name trachten een aanzienlijk, stijgend aandeel van zijn begroting uit particuliere bronnen en uit door de eigen activiteiten gegenereerd inkomen te betrekken. Ondanks deze bepaling, die duidelijk verwijst naar de EIT-begroting, maakte de bijdrage van de financiële toewijzing in het kader van Horizon 2020 99 % van zijn begroting voor 2015 uit. | Nog af te handelen (5) |
| 2015 | Hoewel het Instituut niet-gebruikte kredieten (niet tijdens het jaar vastgelegde, of aan het einde van het jaar vrijgemaakte kredieten) opnieuw mag opnemen in de begrotingen voor de volgende drie jaren, had het zijn proces niet op tijd aangepast om 26,6  miljoen euro, beschikbaar uit de subsidieovereenkomsten van 2014, in de begrotingen voor 2015-2017 op te nemen. Deze vastleggingen zijn het gevolg van de lager dan verwachte gebruikmaking van middelen door KIG’s. | Loopt nog (6) |
| 2015 | Het niveau van de overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel II, namelijk 0,4  miljoen euro, ofwel 44 % (2014: 0,5  miljoen euro, ofwel 36 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op contracten voor IT-diensten die zich tot het volgende jaar uitstrekken en voor vergaderingen waarvoor nog geen facturen waren ontvangen. | N.v.t. |
| 2015 | De Commissie had oorspronkelijk 2010 vastgesteld als streefjaar voor financiële zelfstandigheid van het Instituut. Het verkreeg echter in juni 2011 slechts gedeeltelijk financiële zelfstandigheid onder voorwaarde van goedkeuring vooraf door zijn (toezichthoudende) directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur van verrichtingen met betrekking tot subsidies en aanbestedingen van meer dan 60 000  euro. | Loopt nog |
| 2015 | De subsidieovereenkomsten 2014 met de drie KIG’s werden na het begin van de gesubsidieerde acties op 1 januari 2014 ondertekend. Wijzigingen betreffende 38 miljoen euro aan aanvullende middelen van de oorspronkelijk in februari 2014 ondertekende subsidieovereenkomsten werden pas tegen eind maart 2014 ondertekend. | N.v.t. |
| 2015 | Het Instituut financiert het masterprogramma van EIT-Digital waaraan 16 Europese universiteiten deelnemen. Het model voor de vergoeding van de kosten van de universiteiten combineert een maximaal forfaitair bedrag van 8 000  euro per student (krachtens de voorzieningen van het Erasmus Mundus-programma) plus de feitelijke kosten inclusief op een forfaitair percentage gebaseerde indirecte kosten. Op basis hiervan werd in 2015 gemiddeld 15 000  euro per student aan de universiteiten betaald (met inbegrip van het forfaitaire bedrag). Het model is echter nooit formeel beschreven en er kan geen onderscheid worden gemaakt tussen activiteiten die enerzijds door het forfaitaire bedrag, en anderzijds door de werkelijke kosten worden gedekt. Het Instituut zou moeten streven naar een duidelijk en formeel beschreven model dat is gebaseerd op één enkele methode voor kostendeclaratie zoals één onderbouwd forfaitair bedrag. | Loopt nog (7) |
| 2015 | Op basis van het besluit van de raad van toezicht van de KIG's betaalde één wettelijk KIG-orgaan 646 000  euro aan bonussen aan 55 personeelsleden (individuele bonussen tot wel 100 000  euro), die het Instituut voor 100 % vergoedde. Het betalen van dergelijke bonussen met uitsluitend overheidsmiddelen is een ongebruikelijke praktijk en deze moeten worden meegerekend in het maximumbedrag van de EIT-financiering van afzonderlijke salarissen dat met ingang van de subsidieovereenkomst van 2016 zal worden toegepast. | N.v.t. |
| 2015 | Op het beginsel van goed financieel beheer werd inbreuk gemaakt toen een KIG-partner pr-diensten inkocht voor dagelijkse tarieven die varieerden van 800 tot 3 250  euro per persoon, die ook volledig werden vergoed door het Instituut (8). | Nog af te handelen |
| 2015 | Het Instituut gebruikte een kadercontract van de Commissie („FWC”) voor de organisatie van innovatieconferenties in 2015 en 2016. In het kader van dit FWC werden er diensten uitbesteed waarvoor de prijzen niet in het FWC waren vastgelegd. De overeengekomen prijzen voor deze diensten liepen uiteen van 800 euro per dag voor een junior adviseur tot 2 250  euro per dag voor een senior adviseur (bijna vier keer zo hoog als de prijs die in het FWC voor een senior manager is overeengekomen). De kosten voor diensten die tegen deze prijzen waren aanbesteed, bedroegen meer dan 100 000  euro per conferentie. | Loopt nog |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

Subsidieovereenkomsten bevatten geen afzonderlijke drempelwaarden voor specifieke kostencategorieën (personeelskosten, onderaanbesteding, juridische diensten enz.).

Loopt nog (1)

2014

Het Instituut had zijn begrotingsbehoeften voor 2014 overschat met 13,1  miljoen euro, ofwel 5,6  % (2013: 3,4  miljoen euro, ofwel 2,5  %) en slechts 220 miljoen euro van de beschikbare 233,1  miljoen euro werd vastgelegd. De lage uitvoeringsgraad houdt voornamelijk verband met de niet-gebruikte kredieten voor subsidies (11,4  miljoen euro) ter financiering van KIG-activiteiten. De ondernemingsplannen van de KIG's, op basis waarvan de subsidieovereenkomsten werden ondertekend, vereisten niet dat alle voor het Instituut beschikbare kredieten voor 2014 werden benut. De niet-gebruikte kredieten zullen opnieuw worden opgenomen in de begrotingen van het Instituut voor de jaren 2015-2017, zoals bepaald in het financieel reglement van het Instituut.

Loopt nog (2)

2014

Terwijl KIG's strategieën voor financiële duurzaamheid moeten ontwikkelen, zijn zij tot op heden, en in het vijfde jaar van hun bestaan, nog steeds volledig afhankelijk van financiering door het Instituut en de KIG-partners.

Loopt nog (3)

2014

Sinds de oprichting van het Instituut in 2009 heeft het geleden onder een sterk personeelsverloop en instabiliteit op managementniveau. Sinds 2013 zijn twee van de drie posten voor eenheidshoofden onbezet. Eén daarvan wordt sinds 2013 ingevuld door een waarnemer, hetgeen in strijd is met het Statuut, dat een periode van maximaal één jaar bepaalt. De andere post wordt op dit moment ingevuld door de directeur-generaal administratie, die ook optreedt als waarnemend directeur en dus drie functies tegelijkertijd vervult.

Loopt nog

2014

Hoewel de situatie in vergelijking met 2013 is verbeterd, was aan het einde van 2014 nog steeds 20 % van de posten in de lijst van het aantal ambten van het EIT onbezet (vergeleken met een derde aan het einde van 2013).

Afgerond

2015

In 2015 informeerde het Instituut de KIG’s dat zijn financiële bijdrage voor de eerste vijf jaar (2010-2014) niet hoger was dan het maximum van 25 % van hun respectieve totale uitgaven. De tekortschietende definitie van aanvullende KIG-activiteiten („KCA”) had een negatieve invloed op een duidelijke beoordeling of de kosten die aan KCA zijn verbonden wel of niet moesten worden aanvaard in de maximale EIT-bijdrage.

Afgerond

2015

In haar Speciaal verslag nr. 4/2016 concludeerde de Rekenkamer dat de financieringsvoorwaarde dat de EIT-bijdrage aan de KIG’s niet hoger mag zijn dan 25 %, weinig of geen toegevoegde waarde heeft, en dat het schrappen ervan de lasten van de KIG-partners inzake operationele en financiële rapportage aanzienlijk zou verlichten (4).

Loopt nog

2015

Het certificaat betreffende de financiële staten („CFS”) dat wordt gevraagd van KIG-partners die meer dan 325 000  euro aan uitgaven declareren, moet bijdragen tot de verificaties vooraf door het Instituut van kostendeclaraties. De kwaliteit van deze certificaten varieert echter aanzienlijk, waardoor de zekerheid die hieruit kan worden verkregen, beperkt is en het Instituut aanvullende controles moet uitvoeren.

Loopt nog

2015

De oprichtingsverordening van het EIT bepaalt dat het EIT financiële middelen uit de publieke en de particuliere sector zal trekken en deze in overeenstemming met deze verordening zal aanwenden. Het zal met name trachten een aanzienlijk, stijgend aandeel van zijn begroting uit particuliere bronnen en uit door de eigen activiteiten gegenereerd inkomen te betrekken. Ondanks deze bepaling, die duidelijk verwijst naar de EIT-begroting, maakte de bijdrage van de financiële toewijzing in het kader van Horizon 2020 99 % van zijn begroting voor 2015 uit.

Nog af te handelen (5)

2015

Hoewel het Instituut niet-gebruikte kredieten (niet tijdens het jaar vastgelegde, of aan het einde van het jaar vrijgemaakte kredieten) opnieuw mag opnemen in de begrotingen voor de volgende drie jaren, had het zijn proces niet op tijd aangepast om 26,6  miljoen euro, beschikbaar uit de subsidieovereenkomsten van 2014, in de begrotingen voor 2015-2017 op te nemen. Deze vastleggingen zijn het gevolg van de lager dan verwachte gebruikmaking van middelen door KIG’s.

Loopt nog (6)

2015

Het niveau van de overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel II, namelijk 0,4  miljoen euro, ofwel 44 % (2014: 0,5  miljoen euro, ofwel 36 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op contracten voor IT-diensten die zich tot het volgende jaar uitstrekken en voor vergaderingen waarvoor nog geen facturen waren ontvangen.

N.v.t.

2015

De Commissie had oorspronkelijk 2010 vastgesteld als streefjaar voor financiële zelfstandigheid van het Instituut. Het verkreeg echter in juni 2011 slechts gedeeltelijk financiële zelfstandigheid onder voorwaarde van goedkeuring vooraf door zijn (toezichthoudende) directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur van verrichtingen met betrekking tot subsidies en aanbestedingen van meer dan 60 000  euro.

Loopt nog

2015

De subsidieovereenkomsten 2014 met de drie KIG’s werden na het begin van de gesubsidieerde acties op 1 januari 2014 ondertekend. Wijzigingen betreffende 38 miljoen euro aan aanvullende middelen van de oorspronkelijk in februari 2014 ondertekende subsidieovereenkomsten werden pas tegen eind maart 2014 ondertekend.

N.v.t.

2015

Het Instituut financiert het masterprogramma van EIT-Digital waaraan 16 Europese universiteiten deelnemen. Het model voor de vergoeding van de kosten van de universiteiten combineert een maximaal forfaitair bedrag van 8 000  euro per student (krachtens de voorzieningen van het Erasmus Mundus-programma) plus de feitelijke kosten inclusief op een forfaitair percentage gebaseerde indirecte kosten. Op basis hiervan werd in 2015 gemiddeld 15 000  euro per student aan de universiteiten betaald (met inbegrip van het forfaitaire bedrag). Het model is echter nooit formeel beschreven en er kan geen onderscheid worden gemaakt tussen activiteiten die enerzijds door het forfaitaire bedrag, en anderzijds door de werkelijke kosten worden gedekt. Het Instituut zou moeten streven naar een duidelijk en formeel beschreven model dat is gebaseerd op één enkele methode voor kostendeclaratie zoals één onderbouwd forfaitair bedrag.

Loopt nog (7)

2015

Op basis van het besluit van de raad van toezicht van de KIG's betaalde één wettelijk KIG-orgaan 646 000  euro aan bonussen aan 55 personeelsleden (individuele bonussen tot wel 100 000  euro), die het Instituut voor 100 % vergoedde. Het betalen van dergelijke bonussen met uitsluitend overheidsmiddelen is een ongebruikelijke praktijk en deze moeten worden meegerekend in het maximumbedrag van de EIT-financiering van afzonderlijke salarissen dat met ingang van de subsidieovereenkomst van 2016 zal worden toegepast.

N.v.t.

2015

Op het beginsel van goed financieel beheer werd inbreuk gemaakt toen een KIG-partner pr-diensten inkocht voor dagelijkse tarieven die varieerden van 800 tot 3 250  euro per persoon, die ook volledig werden vergoed door het Instituut (8).

Nog af te handelen

2015

Het Instituut gebruikte een kadercontract van de Commissie („FWC”) voor de organisatie van innovatieconferenties in 2015 en 2016. In het kader van dit FWC werden er diensten uitbesteed waarvoor de prijzen niet in het FWC waren vastgelegd. De overeengekomen prijzen voor deze diensten liepen uiteen van 800 euro per dag voor een junior adviseur tot 2 250  euro per dag voor een senior adviseur (bijna vier keer zo hoog als de prijs die in het FWC voor een senior manager is overeengekomen). De kosten voor diensten die tegen deze prijzen waren aanbesteed, bedroegen meer dan 100 000  euro per conferentie.

Loopt nog

---

(1)  Volgens het EIT zijn er voor 2016 maxima voor subsidieovereenkomsten vastgesteld.

(2)  De begrotingsbehoeften voor 2016 waren met 13,1 miljoen euro overschat, ofwel 5,0 % (2015: 25 miljoen euro, ofwel 9,4 %) en slechts 249,9 miljoen euro van de beschikbare 263 miljoen euro werd vastgelegd. De niet-gebruikte kredieten zullen opnieuw worden opgenomen in de begrotingen voor 2017-2019.

(3)  Het EIT financierde gemiddeld 90 % van de subsidiabele kosten die door de KIG’s werden gedeclareerd in het kader van de subsidieovereenkomsten van 2015. De door de KIG’s uit verschillende bronnen geïnde bedragen waren goed voor 2,5 %van de gevraagde EIT-financiering.

(4)  Speciaal verslag nr. 4/2016: Het Europees Instituut voor innovatie en technologie moet zijn uitvoeringsmechanismen en de elementen van zijn opzet veranderen om de verwachte impact te verwezenlijken.

(5)  Het EIT legt de EIT-verordening anders uit zoals beschreven in zijn antwoord van 2015.

(6)  In 2016 kon het Instituut de 14 miljoen euro die beschikbaar was in het kader van de subsidieovereenkomsten van 2015 niet vrijmaken. Deze kredieten konden niet opnieuw worden opgenomen in de begrotingen van 2016-2018.

(7)  Gemiddeld werd er in 2016 in totaal 17 000 euro per voltijdstudent voor één studiejaar betaald aan universiteiten op basis van het beschreven model, waarin feitelijke kosten en forfaitaire bedragen worden gecombineerd. Het model is eind 2016 formeel vastgesteld en is vanaf 2017 van toepassing.

(8)  In 2016 (subsidieverrichtingen van 2015) vergoedde het EIT een bedrag van 410 000 euro in verband met die overeenkomst.

---

ANTWOORD VAN HET INSTITUUT

| 17. | Het EIT beaamt dat de aanbestedingsprocedures van twee wettelijke KIG-organen tekortkomingen vertoonden in het gecontroleerde jaar (subsidies van 2015). Het EIT heeft dit onderkend en in 2016 als pilotproject toezicht uitgeoefend op de aanbestedingsprocedures van één wettelijk orgaan, waarna het gerichte aanbevelingen deed voor verbeteringen op dit terrein. Het betreffende wettelijke orgaan nam deze aanbevelingen in 2016 over, herzag zijn aanbestedingsprocedures en gaf bijscholing aan personeel dat verantwoordelijk is voor aanbestedingen, hetgeen in 2017 tot een hogere mate van betrouwbaarheid moet leiden. In 2017 is vergelijkbaar toezicht uitgeoefend op alle andere wettelijke KIG-organen en zijn actieplannen ingevoerd voor verbetering. Het EIT acht de betreffende betalingen wettig en regelmatig, aangezien wettelijke KIG-organen hebben voldaan aan hun wettelijke plicht om voor de beste prijs-kwaliteitverhouding te zorgen en ze de beginselen van gezond financieel beheer hebben nageleefd voor de betreffende uitgaven. |
| --- | --- |

17.

Het EIT beaamt dat de aanbestedingsprocedures van twee wettelijke KIG-organen tekortkomingen vertoonden in het gecontroleerde jaar (subsidies van 2015). Het EIT heeft dit onderkend en in 2016 als pilotproject toezicht uitgeoefend op de aanbestedingsprocedures van één wettelijk orgaan, waarna het gerichte aanbevelingen deed voor verbeteringen op dit terrein. Het betreffende wettelijke orgaan nam deze aanbevelingen in 2016 over, herzag zijn aanbestedingsprocedures en gaf bijscholing aan personeel dat verantwoordelijk is voor aanbestedingen, hetgeen in 2017 tot een hogere mate van betrouwbaarheid moet leiden. In 2017 is vergelijkbaar toezicht uitgeoefend op alle andere wettelijke KIG-organen en zijn actieplannen ingevoerd voor verbetering. Het EIT acht de betreffende betalingen wettig en regelmatig, aangezien wettelijke KIG-organen hebben voldaan aan hun wettelijke plicht om voor de beste prijs-kwaliteitverhouding te zorgen en ze de beginselen van gezond financieel beheer hebben nageleefd voor de betreffende uitgaven.

| 18. | Naar het oordeel van het EIT vallen wettelijke KIG-organen niet onder EU-richtlijnen voor overheidsopdrachten. Het EIT heeft echter onlangs kennis genomen van tegenstrijdige juridische zienswijzen in deze materie, wat inderdaad tot onzekerheid leidt. Niettemin dient te worden opgemerkt dat wettelijke KIG-organen, ongeacht hun status, altijd wettelijk verplicht zijn de beste prijs-kwaliteitverhouding te bewerkstelligen op grond van de subsidieovereenkomsten met het EIT die zijn gebaseerd op de modelovereenkomst voor subsidies van Horizon 2020. Verder zal het EIT in overleg met de diensten van de Commissie vereisten voor wettelijke KIG-organen opstellen om naleving van de algemene principes in de EU-richtlijnen voor overheidsopdrachten te waarborgen. |
| --- | --- |

18.

Naar het oordeel van het EIT vallen wettelijke KIG-organen niet onder EU-richtlijnen voor overheidsopdrachten. Het EIT heeft echter onlangs kennis genomen van tegenstrijdige juridische zienswijzen in deze materie, wat inderdaad tot onzekerheid leidt. Niettemin dient te worden opgemerkt dat wettelijke KIG-organen, ongeacht hun status, altijd wettelijk verplicht zijn de beste prijs-kwaliteitverhouding te bewerkstelligen op grond van de subsidieovereenkomsten met het EIT die zijn gebaseerd op de modelovereenkomst voor subsidies van Horizon 2020. Verder zal het EIT in overleg met de diensten van de Commissie vereisten voor wettelijke KIG-organen opstellen om naleving van de algemene principes in de EU-richtlijnen voor overheidsopdrachten te waarborgen.

| 19. | Het EIT beaamt dat zijn capaciteit beperkt is gezien het aantal aan het EIT toegekende posten in relatie tot de taken en de begroting die aan het Instituut zijn toevertrouwd. Het EIT heeft de Europese Commissie reeds verzocht meer formatieplaatsen toe te kennen. Tegelijk is de operationele efficiëntie van het EIT opmerkelijk. Zoals te zien is in tabel 3, bedroeg het aandeel administratieve uitgaven van het EIT slechts 1,9 % van de totale begroting in 2016, aanmerkelijk minder dan het gemiddelde van 4,6 % voor Horizon 2020 in zijn totaliteit. |
| --- | --- |

19.

Het EIT beaamt dat zijn capaciteit beperkt is gezien het aantal aan het EIT toegekende posten in relatie tot de taken en de begroting die aan het Instituut zijn toevertrouwd. Het EIT heeft de Europese Commissie reeds verzocht meer formatieplaatsen toe te kennen. Tegelijk is de operationele efficiëntie van het EIT opmerkelijk. Zoals te zien is in tabel 3, bedroeg het aandeel administratieve uitgaven van het EIT slechts 1,9 % van de totale begroting in 2016, aanmerkelijk minder dan het gemiddelde van 4,6 % voor Horizon 2020 in zijn totaliteit.

| 21. | Ten aanzien van de selectie van aanbestedingsprocedures voor de verificaties achteraf dient te worden vermeld dat verificatie van een representatieve deelsteekproef niet vereist is op grond van Horizon 2020. Als een populatie meer dan 15 begrotingsposten telt, dienen de controleurs volgens het Horizon 2020-controleprogramma maximaal 15 posten te selecteren volgens deze regels: „Selecteer voor de steekproef alle boekingsposten met een waarde van 10 % of meer van de gedeclareerde kosten aan uitbestede diensten. Voeg willekeurig geselecteerde posten toe, totdat 50 % van de kosten aan uitbestede diensten of het maximale aantal van 15 posten is bereikt.”. Ten aanzien van de twee genoemde contracten heeft het EIT de betreffende uitgaven geaccepteerd op grond van het oordeel dat de begunstigden hadden voldaan aan hun wettelijke plicht om voor de beste prijs-kwaliteitverhouding te zorgen en de beginselen van gezond financieel beheer na te leven. |
| --- | --- |

21.

Ten aanzien van de selectie van aanbestedingsprocedures voor de verificaties achteraf dient te worden vermeld dat verificatie van een representatieve deelsteekproef niet vereist is op grond van Horizon 2020. Als een populatie meer dan 15 begrotingsposten telt, dienen de controleurs volgens het Horizon 2020-controleprogramma maximaal 15 posten te selecteren volgens deze regels: „Selecteer voor de steekproef alle boekingsposten met een waarde van 10 % of meer van de gedeclareerde kosten aan uitbestede diensten. Voeg willekeurig geselecteerde posten toe, totdat 50 % van de kosten aan uitbestede diensten of het maximale aantal van 15 posten is bereikt.”. Ten aanzien van de twee genoemde contracten heeft het EIT de betreffende uitgaven geaccepteerd op grond van het oordeel dat de begunstigden hadden voldaan aan hun wettelijke plicht om voor de beste prijs-kwaliteitverhouding te zorgen en de beginselen van gezond financieel beheer na te leven.

| 22. | De DIA deed naar aanleiding van zijn audit „Transition to Horizon 2020” drie aanbevelingen, maar merkte geen van alle aan als zeer belangrijk. Het EIT kreeg kort samengevat drie aanbevelingen: 1) het ontwikkelen en gebruiken van een kennisbeheersysteem; 2) het aanscherpen van zijn maatregelen ter beheersing van veranderingen in de portefeuille van KIG-partners tijdens het opstartproces, en 3) het scheppen van duidelijkheid over mijlpalen die moeten worden bereikt tijdens het opstartproces. Geen van de genoemde punten brengt de strikte toepassing van het wettelijk kader voor Horizon 2020 in gevaar, en het EIT heeft reeds stappen gezet om gevolg te geven aan de aanbevelingen van de DIA. |
| --- | --- |

22.

De DIA deed naar aanleiding van zijn audit „Transition to Horizon 2020” drie aanbevelingen, maar merkte geen van alle aan als zeer belangrijk. Het EIT kreeg kort samengevat drie aanbevelingen: 1) het ontwikkelen en gebruiken van een kennisbeheersysteem; 2) het aanscherpen van zijn maatregelen ter beheersing van veranderingen in de portefeuille van KIG-partners tijdens het opstartproces, en 3) het scheppen van duidelijkheid over mijlpalen die moeten worden bereikt tijdens het opstartproces. Geen van de genoemde punten brengt de strikte toepassing van het wettelijk kader voor Horizon 2020 in gevaar, en het EIT heeft reeds stappen gezet om gevolg te geven aan de aanbevelingen van de DIA.

| 23. | Het totale bedrag dat door de Rekenkamer wordt genoemd, bestaat uit geplande overdrachten die noodzakelijk waren vanwege de aard van de activiteiten, zoals diensten die zich tot het volgende jaar uitstrekken en vergaderingen die in december 2016 werden gehouden, maar waarvoor pas in januari 2017 facturen werden ontvangen. Deze geplande overdrachten wijzen niet op tekortkomingen in het begrotingsbeheer van het EIT, maar zijn een standaardinstrument voor begrotingsbeheer. |
| --- | --- |

23.

Het totale bedrag dat door de Rekenkamer wordt genoemd, bestaat uit geplande overdrachten die noodzakelijk waren vanwege de aard van de activiteiten, zoals diensten die zich tot het volgende jaar uitstrekken en vergaderingen die in december 2016 werden gehouden, maar waarvoor pas in januari 2017 facturen werden ontvangen. Deze geplande overdrachten wijzen niet op tekortkomingen in het begrotingsbeheer van het EIT, maar zijn een standaardinstrument voor begrotingsbeheer.

| 24. | Het EIT beaamt dat specifieke subsidieovereenkomsten in 2015 relatief laat zijn ondertekend als gevolg van de lopende onderhandelingen met KIG's over de nieuwe kaderpartnerschapsovereenkomsten volgens de modelovereenkomsten van Horizon 2020. De onderhandelingen tussen de Europese Commissie, het EIT en KIG's duurden langer dan aanvankelijk was verwacht, doordat nog overeenstemming moest worden bereikt over specifieke bepalingen afgestemd op de behoeften van KIG's. Het EIT heeft ondertussen gevolg gegeven aan de aanbeveling in Speciaal verslag nr. 4/2016 van de Rekenkamer door de termijn voor het voorbereiden en beoordelen van KIG-ondernemingsplannen te herzien, zodat subsidieovereenkomsten tijdig kunnen worden ondertekend. Deze herziene termijn is in 2016 ingevoerd en heeft ertoe geleid dat specifieke subsidieovereenkomsten voor 2017 tijdig zijn ondertekend. In februari 2017 zijn vier specifieke subsidieovereenkomsten ondertekend en zijn voorfinancieringen van het EIT aan KIG's uitbetaald. De subsidietoekenningstermijn van 4-5 maanden ligt onder het gemiddelde van Horizon 2020 in zijn totaliteit. |
| --- | --- |

24.

Het EIT beaamt dat specifieke subsidieovereenkomsten in 2015 relatief laat zijn ondertekend als gevolg van de lopende onderhandelingen met KIG's over de nieuwe kaderpartnerschapsovereenkomsten volgens de modelovereenkomsten van Horizon 2020. De onderhandelingen tussen de Europese Commissie, het EIT en KIG's duurden langer dan aanvankelijk was verwacht, doordat nog overeenstemming moest worden bereikt over specifieke bepalingen afgestemd op de behoeften van KIG's. Het EIT heeft ondertussen gevolg gegeven aan de aanbeveling in Speciaal verslag nr. 4/2016 van de Rekenkamer door de termijn voor het voorbereiden en beoordelen van KIG-ondernemingsplannen te herzien, zodat subsidieovereenkomsten tijdig kunnen worden ondertekend. Deze herziene termijn is in 2016 ingevoerd en heeft ertoe geleid dat specifieke subsidieovereenkomsten voor 2017 tijdig zijn ondertekend. In februari 2017 zijn vier specifieke subsidieovereenkomsten ondertekend en zijn voorfinancieringen van het EIT aan KIG's uitbetaald. De subsidietoekenningstermijn van 4-5 maanden ligt onder het gemiddelde van Horizon 2020 in zijn totaliteit.

| 25. | Van belang is dat de oproepen zijn bedoeld om goed partnerschap te bevorderen, niet om zo veel mogelijk voorstellen binnen te krijgen. Met alle oproepen aan KIG's is goed partnerschap tot stand gebracht, behalve binnen het thema EIT Productie (productie met meerwaarde). Toch bleken zelfs binnen dit thema, waarin slechts één voorstel werd ontvangen, meer dan 150 organisaties geïnteresseerd in deelname aan de KIG. Het EIT heeft de respons op de oproep van 2016 reeds diepgaand geanalyseerd met de hulp van externe specialisten en de betrokkenheid van zijn eigen raad van bestuur. Op basis van de conclusies van deze analyses heeft het EIT verscheidene maatregelen getroffen om in de toekomst te voorkomen dat per thema slechts één voorstel wordt ontvangen. |
| --- | --- |

25.

Van belang is dat de oproepen zijn bedoeld om goed partnerschap te bevorderen, niet om zo veel mogelijk voorstellen binnen te krijgen. Met alle oproepen aan KIG's is goed partnerschap tot stand gebracht, behalve binnen het thema EIT Productie (productie met meerwaarde). Toch bleken zelfs binnen dit thema, waarin slechts één voorstel werd ontvangen, meer dan 150 organisaties geïnteresseerd in deelname aan de KIG. Het EIT heeft de respons op de oproep van 2016 reeds diepgaand geanalyseerd met de hulp van externe specialisten en de betrokkenheid van zijn eigen raad van bestuur. Op basis van de conclusies van deze analyses heeft het EIT verscheidene maatregelen getroffen om in de toekomst te voorkomen dat per thema slechts één voorstel wordt ontvangen.

| 26. | Het EIT is niet in de positie om zich te uiten over de wervingsprocedure voor een directeur van het EIT, aangezien deze door de Europese Commissie wordt beheerd. De tijdelijke regeling is nodig om de operationele continuïteit te waarborgen in afwachting van de aanstelling van een directeur. Ten aanzien van de tweede leidinggevende functie heeft het EIT op 2 december 2015 een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling gepubliceerd met het doel een reservelijst aan te leggen voor het profiel van eenheidshoofd Beleid en Communicatie. Naar aanleiding van de selectieprocedure heeft het EIT de functie aangeboden aan de eerste kandidaat op de lijst, maar deze kandidaat heeft het aanbod afgeslagen. Daarom was de vacature eind 2016 nog niet vervuld. Het EIT is vastberaden de wervingsprocedures voor deze managementfunctie in 2017 af te ronden en zo een eind te maken aan de tijdelijke regeling die nodig was om de operationele continuïteit te waarborgen. |
| --- | --- |

26.

Het EIT is niet in de positie om zich te uiten over de wervingsprocedure voor een directeur van het EIT, aangezien deze door de Europese Commissie wordt beheerd. De tijdelijke regeling is nodig om de operationele continuïteit te waarborgen in afwachting van de aanstelling van een directeur. Ten aanzien van de tweede leidinggevende functie heeft het EIT op 2 december 2015 een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling gepubliceerd met het doel een reservelijst aan te leggen voor het profiel van eenheidshoofd Beleid en Communicatie. Naar aanleiding van de selectieprocedure heeft het EIT de functie aangeboden aan de eerste kandidaat op de lijst, maar deze kandidaat heeft het aanbod afgeslagen. Daarom was de vacature eind 2016 nog niet vervuld. Het EIT is vastberaden de wervingsprocedures voor deze managementfunctie in 2017 af te ronden en zo een eind te maken aan de tijdelijke regeling die nodig was om de operationele continuïteit te waarborgen.

| 27. | Het EIT neemt momenteel inderdaad niet direct en slechts gedeeltelijk deel aan het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum voor Horizon 2020. Wel heeft het EIT toegang tot een aantal diensten van het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum via zijn partner, het directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur. Het EIT blijft met de Commissie samenwerken om te zorgen dat het kan beschikken over de benodigde diensten en adviezen van het GOC. |
| --- | --- |

27.

Het EIT neemt momenteel inderdaad niet direct en slechts gedeeltelijk deel aan het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum voor Horizon 2020. Wel heeft het EIT toegang tot een aantal diensten van het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum via zijn partner, het directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur. Het EIT blijft met de Commissie samenwerken om te zorgen dat het kan beschikken over de benodigde diensten en adviezen van het GOC.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/142 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/142

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Geneesmiddelenbureau betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/22)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Geneesmiddelenbureau (hierna: „Bureau” ofwel „EMA”), gevestigd te Londen, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad, die is vervangen door Verordening (EG) nr. 726/2004 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau maakt deel uit van een pan-Europees netwerk en coördineert de wetenschappelijke middelen die het van de nationale autoriteiten ter beschikking krijgt om te zorgen voor de beoordeling van en het toezicht op geneesmiddelen voor menselijk of diergeneeskundig gebruik. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Geneesmiddelenbureau (hierna: „Bureau” ofwel „EMA”), gevestigd te Londen, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad, die is vervangen door Verordening (EG) nr. 726/2004 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau maakt deel uit van een pan-Europees netwerk en coördineert de wetenschappelijke middelen die het van de nationale autoriteiten ter beschikking krijgt om te zorgen voor de beoordeling van en het toezicht op geneesmiddelen voor menselijk of diergeneeskundig gebruik.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 304 | 305 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 775 | 768 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

304

305

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

775

768

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren we de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen we de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken we betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben we rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben we rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

Toelichtende paragraaf

| 16. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De voorlopige rekeningen en de bijbehorende toelichting van het Bureau, dat zijn zetel in Londen heeft, zijn voorbereid met de beperkte informatie die beschikbaar was op de datum van ondertekening (28 februari 2017). |
| --- | --- |

16.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De voorlopige rekeningen en de bijbehorende toelichting van het Bureau, dat zijn zetel in Londen heeft, zijn voorbereid met de beperkte informatie die beschikbaar was op de datum van ondertekening (28 februari 2017).

| 17. | Met het oog op de te nemen besluiten over de toekomstige locatie van het Bureau heeft dit in zijn financiële staten 448 miljoen euro aan geraamde huurkosten voor de resterende huurperiode van 2017-2039 als voorwaardelijke verplichting openbaargemaakt, aangezien het huurcontract geen opzeggingsclausule kent. Bovendien moeten de voorwaardelijke verplichtingen in het kader van andere kosten die een verhuizing met zich meebrengt, zoals de overplaatsing van personeel met hun gezin, acties om het potentiële verlies van interne en externe deskundigheid te beperken en het daaruit voortvloeiende risico voor de bedrijfscontinuïteit, nog worden vastgesteld. Bovendien werd de begroting van 2016 van het Bureau voor 95 % gefinancierd door vergoedingen van farmaceutische bedrijven en voor 5 % met middelen van de Europese Unie. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een daling van de ontvangsten van het Bureau tot gevolg zal hebben. |
| --- | --- |

17.

Met het oog op de te nemen besluiten over de toekomstige locatie van het Bureau heeft dit in zijn financiële staten 448 miljoen euro aan geraamde huurkosten voor de resterende huurperiode van 2017-2039 als voorwaardelijke verplichting openbaargemaakt, aangezien het huurcontract geen opzeggingsclausule kent. Bovendien moeten de voorwaardelijke verplichtingen in het kader van andere kosten die een verhuizing met zich meebrengt, zoals de overplaatsing van personeel met hun gezin, acties om het potentiële verlies van interne en externe deskundigheid te beperken en het daaruit voortvloeiende risico voor de bedrijfscontinuïteit, nog worden vastgesteld. Bovendien werd de begroting van 2016 van het Bureau voor 95 % gefinancierd door vergoedingen van farmaceutische bedrijven en voor 5 % met middelen van de Europese Unie. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een daling van de ontvangsten van het Bureau tot gevolg zal hebben.

| 18. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

18.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

| 19. | Sinds de invoering van een nieuw IT-boekhoudsysteem in 2011 is de rapportage over de workflow en het gebruik van vastleggingen niet voldoende transparant. Hoewel dit herhaaldelijk is aangekaart bij het Bureau, zijn er geen corrigerende maatregelen getroffen. |
| --- | --- |

19.

Sinds de invoering van een nieuw IT-boekhoudsysteem in 2011 is de rapportage over de workflow en het gebruik van vastleggingen niet voldoende transparant. Hoewel dit herhaaldelijk is aangekaart bij het Bureau, zijn er geen corrigerende maatregelen getroffen.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 20. | Het Bureau sloot met 25 hotels in Londen overeenkomsten af inzake speciale tarieven voor de accommodatie van deskundigen zonder gebruik te maken van een concurrerende aanbestedingsprocedure. Bij zes hotels overschreden de betalingen in 2016 de het in het financieel reglement vastgestelde maximumbedrag; in deze gevallen was een concurrerende niet-openbare of openbare aanbestedingsprocedure vereist. De zes overeenkomsten inzake speciale tarieven en de bijbehorende betalingen in 2016, die ongeveer 2,1 miljoen euro bedroegen, zijn daarom onregelmatig. |
| --- | --- |

20.

Het Bureau sloot met 25 hotels in Londen overeenkomsten af inzake speciale tarieven voor de accommodatie van deskundigen zonder gebruik te maken van een concurrerende aanbestedingsprocedure. Bij zes hotels overschreden de betalingen in 2016 de het in het financieel reglement vastgestelde maximumbedrag; in deze gevallen was een concurrerende niet-openbare of openbare aanbestedingsprocedure vereist. De zes overeenkomsten inzake speciale tarieven en de bijbehorende betalingen in 2016, die ongeveer 2,1 miljoen euro bedroegen, zijn daarom onregelmatig.

OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 21. | In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van software, licenties en verstrekking van het bijbehorende IT-onderhoud en -advies. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoefte van het Bureau. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2016 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 8,9 miljoen euro. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die met de offertes van de leveranciers in rekening werden gebracht, en aan de kadercontractant gerichte rekeningen niet systematisch. |
| --- | --- |

21.

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van software, licenties en verstrekking van het bijbehorende IT-onderhoud en -advies. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoefte van het Bureau. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2016 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 8,9 miljoen euro. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die met de offertes van de leveranciers in rekening werden gebracht, en aan de kadercontractant gerichte rekeningen niet systematisch.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

Personeelsdiensten

| 22. | Sinds 2014 heeft er bij het Bureau twee keer een grondige reorganisatie plaatsgevonden, met inbegrip van een interne herschikking van de functies van het hoger en middenkader. De herschikking van belangrijk personeel op het gebied van IT en administratie was niet succesvol, waardoor er een materieel risico op instabiliteit van het Bureau en zijn activiteiten ontstond. Bovendien bestaat er geen systeem waarmee de beschikbaarheid van vaardigheden kan worden geanalyseerd, lacunes kunnen worden vastgesteld en geschikt personeel kan worden aangeworven en toegewezen. |
| --- | --- |

22.

Sinds 2014 heeft er bij het Bureau twee keer een grondige reorganisatie plaatsgevonden, met inbegrip van een interne herschikking van de functies van het hoger en middenkader. De herschikking van belangrijk personeel op het gebied van IT en administratie was niet succesvol, waardoor er een materieel risico op instabiliteit van het Bureau en zijn activiteiten ontstond. Bovendien bestaat er geen systeem waarmee de beschikbaarheid van vaardigheden kan worden geanalyseerd, lacunes kunnen worden vastgesteld en geschikt personeel kan worden aangeworven en toegewezen.

Advies

| 23. | Naast de jaarlijkse controlewerkzaamheden die voor alle agentschappen worden verricht, analyseerde de Rekenkamer het gebruik van adviesdiensten door het Bureau in verband met twee grote projecten. |
| --- | --- |

23.

Naast de jaarlijkse controlewerkzaamheden die voor alle agentschappen worden verricht, analyseerde de Rekenkamer het gebruik van adviesdiensten door het Bureau in verband met twee grote projecten.

| 24. | Het Bureau heeft van het Parlement en de Raad opdracht gekregen om de verordeningen inzake geneesmiddelenbewaking (Verordening (EU) nr. 1027/2012 van het Europees Parlement en de Raad (7)) en klinische proeven (Verordening (EU) nr. 536/2014 van het Europees Parlement en de Raad (8)) uit te voeren, waarvoor de complexe pan-Europese netwerksystemen opgezet moeten worden. Dit vereist uitgebreide technische IT-ontwikkeling en -deelname, evenals de input van een groot aantal belanghebbenden, in het bijzonder van de lidstaten. |
| --- | --- |

24.

Het Bureau heeft van het Parlement en de Raad opdracht gekregen om de verordeningen inzake geneesmiddelenbewaking (Verordening (EU) nr. 1027/2012 van het Europees Parlement en de Raad (7)) en klinische proeven (Verordening (EU) nr. 536/2014 van het Europees Parlement en de Raad (8)) uit te voeren, waarvoor de complexe pan-Europese netwerksystemen opgezet moeten worden. Dit vereist uitgebreide technische IT-ontwikkeling en -deelname, evenals de input van een groot aantal belanghebbenden, in het bijzonder van de lidstaten.

| 25. | Het Bureau kreeg deze opdracht toen het werd geacht het personeelsbestand in te krimpen in overeenstemming met het Interinstitutioneel Akkoord betreffende de begrotingsdiscipline van 2 december 2013. Er was geen toename in de personeelsformatie van het Bureau, waarmee het de nodige expertise zou kunnen opbouwen op het gebied van IT- en bedrijfsontwikkeling. |
| --- | --- |

25.

Het Bureau kreeg deze opdracht toen het werd geacht het personeelsbestand in te krimpen in overeenstemming met het Interinstitutioneel Akkoord betreffende de begrotingsdiscipline van 2 december 2013. Er was geen toename in de personeelsformatie van het Bureau, waarmee het de nodige expertise zou kunnen opbouwen op het gebied van IT- en bedrijfsontwikkeling.

Uitgebreid gebruik van externe adviseurs

| 26. | Gezien het feit dat de afdeling die met de levering van informatiediensten belast was, slechts uit 13 personen bestond, schakelde het Bureau adviesbureaus in die gespecialiseerd waren in bedrijfsanalyses, informatietechnologie, projectmanagement en kwaliteitsborging. In het tweede kwartaal van 2016 beschikte het Bureau over 131 adviseurs ter plaatse en 60 elders gevestigde adviseurs. |
| --- | --- |

26.

Gezien het feit dat de afdeling die met de levering van informatiediensten belast was, slechts uit 13 personen bestond, schakelde het Bureau adviesbureaus in die gespecialiseerd waren in bedrijfsanalyses, informatietechnologie, projectmanagement en kwaliteitsborging. In het tweede kwartaal van 2016 beschikte het Bureau over 131 adviseurs ter plaatse en 60 elders gevestigde adviseurs.

| 27. | Het Bureau is daardoor vanaf het moment dat met de projecten werd gestart, in doorslaggevende mate afhankelijk van externe deskundigheid, maar er is geen beleid om het gebruik van adviseurs te regelen. Zo zijn de profielen van de functies die door het eigen personeel van het Bureau moeten worden ingevuld, niet beschreven(projectbeheer, bedrijfsanalyse, bedrijfsarchitecten, oplossingsarchitecten, gegevensarchitecten enz.). Dergelijke functieprofielen zijn in sommige gevallen toegewezen aan externe adviseurs. |
| --- | --- |

27.

Het Bureau is daardoor vanaf het moment dat met de projecten werd gestart, in doorslaggevende mate afhankelijk van externe deskundigheid, maar er is geen beleid om het gebruik van adviseurs te regelen. Zo zijn de profielen van de functies die door het eigen personeel van het Bureau moeten worden ingevuld, niet beschreven(projectbeheer, bedrijfsanalyse, bedrijfsarchitecten, oplossingsarchitecten, gegevensarchitecten enz.). Dergelijke functieprofielen zijn in sommige gevallen toegewezen aan externe adviseurs.

Ontoereikend toezicht op projectontwikkeling en -uitvoering

| 28. | Toen het Bureau in 2012 en 2014 werd belast met de nieuwe taken, had het nog geen geschikte methodologie om dergelijke grootschalige projecten te beheren. In 2014 werd een nieuwe methodologie ingevoerd die in september 2016 aanzienlijk verfijnd moest worden. |
| --- | --- |

28.

Toen het Bureau in 2012 en 2014 werd belast met de nieuwe taken, had het nog geen geschikte methodologie om dergelijke grootschalige projecten te beheren. In 2014 werd een nieuwe methodologie ingevoerd die in september 2016 aanzienlijk verfijnd moest worden.

| 29. | Een aantal keren werden de geplande activiteiten of aanpak gewijzigd voordat deze waren goedgekeurd via een formeel wijzigingsverzoek. Een dergelijke werkwijze belemmert niet alleen het vermogen van de leiding om de ontwikkeling en uitvoering van projecten te monitoren en er toezicht op te houden, maar kan ook de samenhang van projecten ondermijnen. |
| --- | --- |

29.

Een aantal keren werden de geplande activiteiten of aanpak gewijzigd voordat deze waren goedgekeurd via een formeel wijzigingsverzoek. Een dergelijke werkwijze belemmert niet alleen het vermogen van de leiding om de ontwikkeling en uitvoering van projecten te monitoren en er toezicht op te houden, maar kan ook de samenhang van projecten ondermijnen.

| 30. | Tot midden 2016 waren alle externe adviseurs ingehuurd met contracten op tijd- en middelenbasis, hoewel de te leveren projectprestaties duidelijk waren vastgesteld. Daarnaast werd een aanzienlijk deel van de adviesdiensten vanuit een andere lidstaat geleverd, omdat alle in Londen gevestigde externe adviseurs al waren ingezet. Hierdoor werd het Bureau beperkt in zijn vermogen om de uitvoering van de projecten tijdig te monitoren. Problemen met de kwaliteit die werden vastgesteld bij ontvangst van de te leveren prestaties moesten worden opgelost; de bijkomende kosten hiervan werden aan het Bureau in rekening gebracht. |
| --- | --- |

30.

Tot midden 2016 waren alle externe adviseurs ingehuurd met contracten op tijd- en middelenbasis, hoewel de te leveren projectprestaties duidelijk waren vastgesteld. Daarnaast werd een aanzienlijk deel van de adviesdiensten vanuit een andere lidstaat geleverd, omdat alle in Londen gevestigde externe adviseurs al waren ingezet. Hierdoor werd het Bureau beperkt in zijn vermogen om de uitvoering van de projecten tijdig te monitoren. Problemen met de kwaliteit die werden vastgesteld bij ontvangst van de te leveren prestaties moesten worden opgelost; de bijkomende kosten hiervan werden aan het Bureau in rekening gebracht.

Vertraging en oplopende kosten

| 31. | Het Bureau heeft vertraging opgelopen en de kosten voor het ontwikkelen van de systemen zijn hoger uitgevallen. Frequente veranderingen in de reikwijdte van het project, de begroting en de termijnen waren voornamelijk het gevolg van nieuwe systeemvereisten waarbij rekening werd gehouden met de veranderende behoeften van de lidstaten (9). Er is nog geen zekerheid betreffende de uiteindelijke kosten en de data waarop de systemen in gebruik worden genomen. Zie de voorbeelden in de tabel hieronder voor twee grote projecten. |
| --- | --- |

31.

Het Bureau heeft vertraging opgelopen en de kosten voor het ontwikkelen van de systemen zijn hoger uitgevallen. Frequente veranderingen in de reikwijdte van het project, de begroting en de termijnen waren voornamelijk het gevolg van nieuwe systeemvereisten waarbij rekening werd gehouden met de veranderende behoeften van de lidstaten (9). Er is nog geen zekerheid betreffende de uiteindelijke kosten en de data waarop de systemen in gebruik worden genomen. Zie de voorbeelden in de tabel hieronder voor twee grote projecten.

| | Oorspronkelijke datum van ingebruikneming | Huidige geplande datum van ingebruikneming | Oorspronkelijke begroting | Begroting per 31 oktober 2016 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Eudravigilance-database voor bijwerkingen van geneesmiddelen | Q3/2015 | Q4/2017 | 3,7  miljoen | 14,3  miljoen |
| Klinische proeven & EU-database | Q1/2017 | Q3/2018 | 6,1  miljoen | 24,3  miljoen |

Oorspronkelijke datum van ingebruikneming

Huidige geplande datum van ingebruikneming

Oorspronkelijke begroting

Begroting per 31 oktober 2016

Eudravigilance-database voor bijwerkingen van geneesmiddelen

Q3/2015

Q4/2017

3,7  miljoen

14,3  miljoen

Klinische proeven & EU-database

Q1/2017

Q3/2018

6,1  miljoen

24,3  miljoen

OVERIGE OPMERKINGEN

| 32. | De oprichtingsverordening bepaalt dat de Commissie om de tien jaar een externe evaluatie van het Bureau en zijn activiteiten moet verrichten. Het laatste evaluatieverslag verscheen in 2010. Met een zodanig lange periode kan niet worden gegarandeerd dat belanghebbenden tijdig feedback krijgen over de prestaties. |
| --- | --- |

32.

De oprichtingsverordening bepaalt dat de Commissie om de tien jaar een externe evaluatie van het Bureau en zijn activiteiten moet verrichten. Het laatste evaluatieverslag verscheen in 2010. Met een zodanig lange periode kan niet worden gegarandeerd dat belanghebbenden tijdig feedback krijgen over de prestaties.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 33. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

33.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 214 van 24.8.1993, blz. 1, en PB L 136 van 30.4.2004, blz. 1. Krachtens laatstgenoemde verordening is de oorspronkelijke naam van het Bureau, Europees Agentschap voor de geneesmiddelenbeoordeling, vervangen door Europees Geneesmiddelenbureau.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.ema.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

(7)  PB L 316 van 14.11.2012, blz. 38.

7

(8)  PB L 158 van 27.5.2014, blz. 1.

8

(9)  Bestuursorganen op het gebied van telematica waarin de lidstaten zijn vertegenwoordigd om de vereisten van toekomstige IT-systemen uit te werken en goed te keuren.

9

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | In de vergoedingsregeling van het Bureau zijn vervaldata vastgesteld voor de inning van vergoedingen van aanvragers, alsmede de daarmee verband houdende betalingen door het Bureau aan de nationale bevoegde autoriteiten (1). Deze vervaldata werden voor het merendeel van de door de Rekenkamer gecontroleerde verrichtingen niet in acht genomen. | Loopt nog (innen van vergoedingen)
  Afgerond (betalingen aan NBA’s) |
| 2014 | In 2014 voerde het Bureau een administratieve procedure tegen zijn manager van Informatie, Communicatie en Technologie (ICT). Er werden ernstige gebreken in de beheerscontrole gemeld, die aanzienlijke operationele en financiële risico's voor het Bureau inhielden. Er werd een actieplan voor de aanpak van de kwestie opgesteld en uitgevoerd. De doeltreffendheid van de getroffen maatregelen moet echter nog door het Bureau worden geëvalueerd. | Loopt nog |
| 2014 | Een van de taken van het Bureau is de verspreiding van passende informatie op het gebied van geneesmiddelenbewaking onder de lidstaten en het publiek. Deze informatie wordt verkregen van individuele nationale autoriteiten en geverifieerd bij de desbetreffende farmaceutische bedrijven. Het Bureau is echter grotendeels afhankelijk van de door de autoriteiten van de lidstaten uitgevoerde controles en inspecties. Deze zijn bepalend voor de volledigheid en nauwkeurigheid van de onder het publiek verspreide informatie. | Loopt nog |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.)

2014

In de vergoedingsregeling van het Bureau zijn vervaldata vastgesteld voor de inning van vergoedingen van aanvragers, alsmede de daarmee verband houdende betalingen door het Bureau aan de nationale bevoegde autoriteiten (1). Deze vervaldata werden voor het merendeel van de door de Rekenkamer gecontroleerde verrichtingen niet in acht genomen.

Loopt nog (innen van vergoedingen)

Afgerond (betalingen aan NBA’s)

2014

In 2014 voerde het Bureau een administratieve procedure tegen zijn manager van Informatie, Communicatie en Technologie (ICT). Er werden ernstige gebreken in de beheerscontrole gemeld, die aanzienlijke operationele en financiële risico's voor het Bureau inhielden. Er werd een actieplan voor de aanpak van de kwestie opgesteld en uitgevoerd. De doeltreffendheid van de getroffen maatregelen moet echter nog door het Bureau worden geëvalueerd.

Loopt nog

2014

Een van de taken van het Bureau is de verspreiding van passende informatie op het gebied van geneesmiddelenbewaking onder de lidstaten en het publiek. Deze informatie wordt verkregen van individuele nationale autoriteiten en geverifieerd bij de desbetreffende farmaceutische bedrijven. Het Bureau is echter grotendeels afhankelijk van de door de autoriteiten van de lidstaten uitgevoerde controles en inspecties. Deze zijn bepalend voor de volledigheid en nauwkeurigheid van de onder het publiek verspreide informatie.

Loopt nog

---

(1)  Vergoedingsregeling van het Bureau, de artikelen 10, lid 1, en 11, lid 1.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

| 19. | Het Bureau neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. Na het referendum heeft het EMA een speciale taskforce opgericht om de gevolgen voor het Bureau te onderzoeken en het Bureau voor te bereiden op hervestiging. Deze taskforce en de subgroepen richten zich op verschillende aspecten van de gevolgen en de hervestiging: wetenschappelijke procedures en het werk van wetenschappelijke comités, aanbestedingen, gevolgen voor IT-systemen, gevolgen voor menselijke en financiële hulpbronnen, verhuizingsondersteuning voor personeel, verhuizing, maatregelen ter verzekering van de bedrijfscontinuïteit. Het blijft moeilijk solide begrotingsramingen op te stellen gezien het grote aantal onbekende factoren, zoals de nieuwe vestigingsplaats en de daarbij horende beheerskosten, de door het nieuwe gastland geboden omstandigheden, de voor een doelmatig functioneren van het Bureau vereiste investeringen in infrastructuur, en verlies van personeel ten gevolge van de hervestiging. Het is belangrijk te onderkennen dat de financiële gevolgen pas daadwerkelijk nauwkeurig kunnen worden vastgesteld wanneer overeenkomst is bereikt over de nieuwe vestigingsplaats. |
| --- | --- |

19.

Het Bureau neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. Na het referendum heeft het EMA een speciale taskforce opgericht om de gevolgen voor het Bureau te onderzoeken en het Bureau voor te bereiden op hervestiging. Deze taskforce en de subgroepen richten zich op verschillende aspecten van de gevolgen en de hervestiging: wetenschappelijke procedures en het werk van wetenschappelijke comités, aanbestedingen, gevolgen voor IT-systemen, gevolgen voor menselijke en financiële hulpbronnen, verhuizingsondersteuning voor personeel, verhuizing, maatregelen ter verzekering van de bedrijfscontinuïteit. Het blijft moeilijk solide begrotingsramingen op te stellen gezien het grote aantal onbekende factoren, zoals de nieuwe vestigingsplaats en de daarbij horende beheerskosten, de door het nieuwe gastland geboden omstandigheden, de voor een doelmatig functioneren van het Bureau vereiste investeringen in infrastructuur, en verlies van personeel ten gevolge van de hervestiging. Het is belangrijk te onderkennen dat de financiële gevolgen pas daadwerkelijk nauwkeurig kunnen worden vastgesteld wanneer overeenkomst is bereikt over de nieuwe vestigingsplaats.

| 21. | Het IT-boekhoudsysteem bevat een solide en betrouwbare werkstroomprocedure voor verplichtingen, waarmee de regelmatigheid en wettigheid van de afzonderlijke onderliggende verrichtingen worden verzekerd, en het EMA controleert het gebruik van de begrotingsmiddelen middels een robuuste begrotingscontroleprocedure. De complexiteit van het systeem en het grote aantal verrichtingen dat jaarlijks wordt uitgevoerd, maken het opzetten van een volledig transparant rapportagesysteem dat voldoet aan de vereisten van de Rekenkamer, echter kostbaar en gecompliceerd. Het EMA zal zijn inspanningen in 2017 voortzetten, al moet worden aangetekend dat hetzelfde team tevens betrokken zal zijn bij activiteiten ter voorbereiding op de brexit. |
| --- | --- |

21.

Het IT-boekhoudsysteem bevat een solide en betrouwbare werkstroomprocedure voor verplichtingen, waarmee de regelmatigheid en wettigheid van de afzonderlijke onderliggende verrichtingen worden verzekerd, en het EMA controleert het gebruik van de begrotingsmiddelen middels een robuuste begrotingscontroleprocedure. De complexiteit van het systeem en het grote aantal verrichtingen dat jaarlijks wordt uitgevoerd, maken het opzetten van een volledig transparant rapportagesysteem dat voldoet aan de vereisten van de Rekenkamer, echter kostbaar en gecompliceerd. Het EMA zal zijn inspanningen in 2017 voortzetten, al moet worden aangetekend dat hetzelfde team tevens betrokken zal zijn bij activiteiten ter voorbereiding op de brexit.

| 22. | Het Bureau neemt kennis van de bevinding van de Rekenkamer en zal, zoals is besproken met de controleurs, in 2017-2018 een oplossing voor hotelboekingen vaststellen en in praktijk brengen. Het EMA wil benadrukken dat de procedure waarop de opmerking van de Rekenkamer betrekking heeft, is ingesteld teneinde de administratieve en financiële last van de gedelegeerden van het Bureau zo veel mogelijk te verlichten, de organisatie te vereenvoudigen en besprekingen efficiënt te laten verlopen. De in de regels voor vergoedingen voor gedelegeerden toegepaste plafonds voor hotelkosten zijn goedgekeurd door de raad van bestuur en zijn in lijn met die van de Europese Commissie. Er is een aanbesteding in voorbereiding om deze kwestie aan te pakken. |
| --- | --- |

22.

Het Bureau neemt kennis van de bevinding van de Rekenkamer en zal, zoals is besproken met de controleurs, in 2017-2018 een oplossing voor hotelboekingen vaststellen en in praktijk brengen. Het EMA wil benadrukken dat de procedure waarop de opmerking van de Rekenkamer betrekking heeft, is ingesteld teneinde de administratieve en financiële last van de gedelegeerden van het Bureau zo veel mogelijk te verlichten, de organisatie te vereenvoudigen en besprekingen efficiënt te laten verlopen. De in de regels voor vergoedingen voor gedelegeerden toegepaste plafonds voor hotelkosten zijn goedgekeurd door de raad van bestuur en zijn in lijn met die van de Europese Commissie. Er is een aanbesteding in voorbereiding om deze kwestie aan te pakken.

| 23. | Overeenkomstig het standpunt van de Rekenkamer betreffende de invoering van een systematische controle zal het EMA met ingang van 1 januari 2018 systematische controles invoeren voor alle prijsopgaven boven 135 000 euro. |
| --- | --- |

23.

Overeenkomstig het standpunt van de Rekenkamer betreffende de invoering van een systematische controle zal het EMA met ingang van 1 januari 2018 systematische controles invoeren voor alle prijsopgaven boven 135 000 euro.

| 24. | In 2014 heeft het Bureau vanwege uitzonderlijke omstandigheden zijn IT-eenheid moeten herstructureren. Na de reorganisatie is de productiviteit hersteld en aanzienlijk verbeterd. In de administratieve eenheid hebben na de pensionering en het vertrek van senior personeelsleden organisatorische veranderingen plaatsgevonden teneinde de rapporteringsketen, de specialisering en de doelmatigheid van de verschillende betrokken afdelingen en diensten te stroomlijnen en de organisatie af te stemmen op de vereisten in het financieel reglement voor programmering. Het EMA is van mening dat organisatorische veranderingen niet tot instabiliteit binnen het Bureau hebben geleid.
  De HR-strategie van 2017 tot 2020 bevat doelstellingen voor een gestructureerder en systematischer beoordeling van vaardigheden, waaronder invoering van een instrument voor een doeltreffender beschrijving van vaardigheden en bevoegdheden met het oog op analyse van lacunes en ter ondersteuning van wervingsactiviteiten van het Bureau. De eerste fase wordt op dit moment uitgevoerd. |
| --- | --- |

24.

In 2014 heeft het Bureau vanwege uitzonderlijke omstandigheden zijn IT-eenheid moeten herstructureren. Na de reorganisatie is de productiviteit hersteld en aanzienlijk verbeterd. In de administratieve eenheid hebben na de pensionering en het vertrek van senior personeelsleden organisatorische veranderingen plaatsgevonden teneinde de rapporteringsketen, de specialisering en de doelmatigheid van de verschillende betrokken afdelingen en diensten te stroomlijnen en de organisatie af te stemmen op de vereisten in het financieel reglement voor programmering. Het EMA is van mening dat organisatorische veranderingen niet tot instabiliteit binnen het Bureau hebben geleid.

De HR-strategie van 2017 tot 2020 bevat doelstellingen voor een gestructureerder en systematischer beoordeling van vaardigheden, waaronder invoering van een instrument voor een doeltreffender beschrijving van vaardigheden en bevoegdheden met het oog op analyse van lacunes en ter ondersteuning van wervingsactiviteiten van het Bureau. De eerste fase wordt op dit moment uitgevoerd.

| 25. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking. |
| --- | --- |

25.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking.

| 26. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking. |
| --- | --- |

26.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking.

| 27. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking. |
| --- | --- |

27.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking.

| 28. | Het Bureau neemt kennis van de opmerking. |
| --- | --- |

28.

Het Bureau neemt kennis van de opmerking.

| 29. | Het EMA herhaalt dat, hoewel het Bureau niet beschikt over een gedocumenteerd beleid voor de inschakeling van consultants, het sinds 2016 op IT-gebied in de praktijk op gevoelige posten eigen personeel inzet (bv. projectmanagers) of consultants onder nauwlettend toezicht van senior medewerkers met hetzelfde profiel. Het EMA zal dit beleid in documenten vastleggen. |
| --- | --- |

29.

Het EMA herhaalt dat, hoewel het Bureau niet beschikt over een gedocumenteerd beleid voor de inschakeling van consultants, het sinds 2016 op IT-gebied in de praktijk op gevoelige posten eigen personeel inzet (bv. projectmanagers) of consultants onder nauwlettend toezicht van senior medewerkers met hetzelfde profiel. Het EMA zal dit beleid in documenten vastleggen.

| 30. | Methoden voor projectmanagement waren aanwezig bij aanvang van alle projecten, maar belangrijke nieuwe taken werden aan het Bureau toegewezen zonder een evenredige toename in middelen die de benodigde kennis- en capaciteitsopbouw op het gebied van IT en bedrijfsontwikkeling mogelijk zou hebben gemaakt. Tijdens de periode vanaf de lancering van deze projecten heeft het EMA een fundamentele herziening en reorganisatie van zowel IT-beheer als projectmanagementmethoden uitgevoerd. Het EMA werkt inmiddels ruim drie jaar met de gefaseerde methode en blijft deze voortdurend verbeteren. |
| --- | --- |

30.

Methoden voor projectmanagement waren aanwezig bij aanvang van alle projecten, maar belangrijke nieuwe taken werden aan het Bureau toegewezen zonder een evenredige toename in middelen die de benodigde kennis- en capaciteitsopbouw op het gebied van IT en bedrijfsontwikkeling mogelijk zou hebben gemaakt. Tijdens de periode vanaf de lancering van deze projecten heeft het EMA een fundamentele herziening en reorganisatie van zowel IT-beheer als projectmanagementmethoden uitgevoerd. Het EMA werkt inmiddels ruim drie jaar met de gefaseerde methode en blijft deze voortdurend verbeteren.

| 31. | De veranderingen in geplande activiteiten waren altijd onderwerp van uitgebreide interne discussies en werden overeengekomen in gevestigde bestuurslichamen zoals de projectcommissie voor het EU-portaal en de EU-databank, en de programmacommissie voor klinische proeven. Er vond tevens geregelde programma- en projectrapportage plaats, wat toezicht op voorgestelde wijzigingen in benadering mogelijk maakte. In een aantal gevallen kwam de raad van bestuur tot principeovereenkomsten, waarna de afzonderlijke lichamen de overeengekomen stappen konden uitwerken. |
| --- | --- |

31.

De veranderingen in geplande activiteiten waren altijd onderwerp van uitgebreide interne discussies en werden overeengekomen in gevestigde bestuurslichamen zoals de projectcommissie voor het EU-portaal en de EU-databank, en de programmacommissie voor klinische proeven. Er vond tevens geregelde programma- en projectrapportage plaats, wat toezicht op voorgestelde wijzigingen in benadering mogelijk maakte. In een aantal gevallen kwam de raad van bestuur tot principeovereenkomsten, waarna de afzonderlijke lichamen de overeengekomen stappen konden uitwerken.

| 32. | Tot midden 2016 was het EMA gebonden door bestaande IT-kaderovereenkomsten die geen ruimte lieten voor uitgebreide gebruikmaking van contracten tegen een vaste prijs. Het EMA nam de zorgvuldig afgewogen beslissing om externe contractanten te gebruiken, zodat de voordelen van gevestigde teams van de contractant op locatie konden worden benut (en om geen individuele contractanten te werven voor interne plaatsing). Interne controle werd uitgevoerd door personeelsleden (projectmanagers, technisch managers). Controle op locatie in een andere lidstaat werd uitgevoerd door toezicht op afstand middels gedeelde werkruimten en vergaderingen op afstand, en door medewerkers wanneer nodig op locatie te sturen. De nieuwe situatie: sinds midden 2016 is een nieuwe kaderovereenkomst getekend die het mogelijk maakt veel ruimer gebruik te maken van contracten tegen vaste prijs. Sindsdien worden voor alle grote IT-projecten contracten tegen een vaste prijs gesloten. |
| --- | --- |

32.

Tot midden 2016 was het EMA gebonden door bestaande IT-kaderovereenkomsten die geen ruimte lieten voor uitgebreide gebruikmaking van contracten tegen een vaste prijs. Het EMA nam de zorgvuldig afgewogen beslissing om externe contractanten te gebruiken, zodat de voordelen van gevestigde teams van de contractant op locatie konden worden benut (en om geen individuele contractanten te werven voor interne plaatsing). Interne controle werd uitgevoerd door personeelsleden (projectmanagers, technisch managers). Controle op locatie in een andere lidstaat werd uitgevoerd door toezicht op afstand middels gedeelde werkruimten en vergaderingen op afstand, en door medewerkers wanneer nodig op locatie te sturen. De nieuwe situatie: sinds midden 2016 is een nieuwe kaderovereenkomst getekend die het mogelijk maakt veel ruimer gebruik te maken van contracten tegen vaste prijs. Sindsdien worden voor alle grote IT-projecten contracten tegen een vaste prijs gesloten.

| 33. | Zoals door de Rekenkamer is erkend, waren wijzigingen in reikwijdte, budget en uitvoeringstermijn van projecten voornamelijk het gevolg van veranderingen in systeemvereisten om de zich ontwikkelende behoeften van lidstaten in aanmerking te kunnen nemen. Het gaat om grote, complexe systemen die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en tevens voor het voldoen aan de juridische verplichtingen van houders van communautaire handelsvergunningen, opdrachtgevers van klinische proeven, en lidstaten, en niet alleen, of in het geheel niet, voor de operationele activiteiten van het EMA zelf. |
| --- | --- |

33.

Zoals door de Rekenkamer is erkend, waren wijzigingen in reikwijdte, budget en uitvoeringstermijn van projecten voornamelijk het gevolg van veranderingen in systeemvereisten om de zich ontwikkelende behoeften van lidstaten in aanmerking te kunnen nemen. Het gaat om grote, complexe systemen die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en tevens voor het voldoen aan de juridische verplichtingen van houders van communautaire handelsvergunningen, opdrachtgevers van klinische proeven, en lidstaten, en niet alleen, of in het geheel niet, voor de operationele activiteiten van het EMA zelf.

| 34. | De Commissie bereidt op dit moment de volgende evaluatie voor die in de periode 2017-2018 zal worden uitgevoerd. Tevens moet worden opgemerkt dat er, gelet op de specificiteiten van het Bureau, eveneens rapportage- en controlevereisten zijn met betrekking tot de tenuitvoerlegging door het Bureau van specifieke wettelijke bepalingen (bv. regelgeving op het gebied van pediatrie, geneesmiddelenbewaking en geneesmiddelen voor geavanceerde therapie). Deze vormen een aanvulling op de hierboven genoemde evaluatie. |
| --- | --- |

34.

De Commissie bereidt op dit moment de volgende evaluatie voor die in de periode 2017-2018 zal worden uitgevoerd. Tevens moet worden opgemerkt dat er, gelet op de specificiteiten van het Bureau, eveneens rapportage- en controlevereisten zijn met betrekking tot de tenuitvoerlegging door het Bureau van specifieke wettelijke bepalingen (bv. regelgeving op het gebied van pediatrie, geneesmiddelenbewaking en geneesmiddelen voor geavanceerde therapie). Deze vormen een aanvulling op de hierboven genoemde evaluatie.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/150 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/150

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Centrum

(2017/C 417/23)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (hierna „Centrum” genoemd ofwel „EMCDDA”), gevestigd te Lissabon, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad (1). Zijn voornaamste taak is het verzamelen, analyseren en verspreiden van informatie over het verschijnsel drugs en drugsverslaving met het oog op het uitwerken en publiceren van objectieve, betrouwbare en op Europees niveau vergelijkbare gegevens. De informatie moet geschikt zijn om de vraag naar drugs, de wijze waarop die kan worden beperkt, alsmede met drugshandel verband houdende verschijnselen in het algemeen te analyseren. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (hierna „Centrum” genoemd ofwel „EMCDDA”), gevestigd te Lissabon, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad (1). Zijn voornaamste taak is het verzamelen, analyseren en verspreiden van informatie over het verschijnsel drugs en drugsverslaving met het oog op het uitwerken en publiceren van objectieve, betrouwbare en op Europees niveau vergelijkbare gegevens. De informatie moet geschikt zijn om de vraag naar drugs, de wijze waarop die kan worden beperkt, alsmede met drugshandel verband houdende verschijnselen in het algemeen te analyseren.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 18,5 | 15,4 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 100 | 101 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

18,5

15,4

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

100

101

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Centrum. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Centrum. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Centrum is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Centrum draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Centrum is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Centrum draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Centrum om zijn activiteiten voort te zetten, voor het melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Centrum om zijn activiteiten voort te zetten, voor het melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Centrum geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Centrum geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Centrum voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Centrum voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Centrum dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Centrum dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Centrum, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Centrum, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 17. | Voor twee kaderovereenkomsten met maximumwaarden van 135 000 euro en 650 000 euro trad een medewerker van het Centrum op als gedelegeerd ordonnateur toen hij de beoordelingscommissie aanstelde, de gunningsbesluiten nam en de overeenkomsten ondertekende. De door de ordonnateur verleende delegatie was echter beperkt tot 130 000 euro en verwees niet expliciet naar kaderovereenkomsten. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 35 310 euro. |
| --- | --- |

17.

Voor twee kaderovereenkomsten met maximumwaarden van 135 000 euro en 650 000 euro trad een medewerker van het Centrum op als gedelegeerd ordonnateur toen hij de beoordelingscommissie aanstelde, de gunningsbesluiten nam en de overeenkomsten ondertekende. De door de ordonnateur verleende delegatie was echter beperkt tot 130 000 euro en verwees niet expliciet naar kaderovereenkomsten. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 35 310 euro.

OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 18. | In zijn controleverslag van januari 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie erop dat het dringend noodzakelijk was het beheer van IT-projecten door het Centrum te verbeteren. De DIA kwam met name tot de conclusie dat er geen overkoepelende strategische visie voor de lange termijn is met betrekking tot IT-systemen ter ondersteuning van de operationele kernprocessen van het Centrum, dat zijn methodologie voor IT-projectbeheer slechts gedeeltelijk was afgestemd op zijn behoeften en dat de procedure voor het beheer van systeemvereisten ongeschikt is. Het Centrum en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

18.

In zijn controleverslag van januari 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie erop dat het dringend noodzakelijk was het beheer van IT-projecten door het Centrum te verbeteren. De DIA kwam met name tot de conclusie dat er geen overkoepelende strategische visie voor de lange termijn is met betrekking tot IT-systemen ter ondersteuning van de operationele kernprocessen van het Centrum, dat zijn methodologie voor IT-projectbeheer slechts gedeeltelijk was afgestemd op zijn behoeften en dat de procedure voor het beheer van systeemvereisten ongeschikt is. Het Centrum en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 19. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 17 oktober 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 36 van 12.2.1993, blz. 1. Deze verordening en de wijzigingen daarop werden ingetrokken bij Verordening (EG) nr. 1920/2006 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 376 van 27.12.2006, blz. 1).

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum is te vinden op zijn website: www.emcdda.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | In 2012 tekende het Centrum een kaderovereenkomst waarin een maximumbedrag van 250 000  euro voor het ondertekenen van specifieke contracten was vastgelegd, dat in de aankondiging van de opdracht werd gespecificeerd. Het centrum hield zich echter niet aan dit maximumbedrag. Eind 2015 bedroegen de totale in het kader van deze overeenkomst gedane betalingen 382 181  euro, dat wil zeggen dat ze het maximumbedrag met 50 % overschreden. De betalingen boven het maximumbedrag wijzen erop dat de procedure van het Centrum voor de monitoring van kaderovereenkomsten verbeterd dient te worden. | Loopt nog |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

In 2012 tekende het Centrum een kaderovereenkomst waarin een maximumbedrag van 250 000  euro voor het ondertekenen van specifieke contracten was vastgelegd, dat in de aankondiging van de opdracht werd gespecificeerd. Het centrum hield zich echter niet aan dit maximumbedrag. Eind 2015 bedroegen de totale in het kader van deze overeenkomst gedane betalingen 382 181  euro, dat wil zeggen dat ze het maximumbedrag met 50 % overschreden. De betalingen boven het maximumbedrag wijzen erop dat de procedure van het Centrum voor de monitoring van kaderovereenkomsten verbeterd dient te worden.

Loopt nog

---

ANTWOORD VAN HET WAARNEMINGSCENTRUM

| 20. | In overeenstemming met de desbetreffende regels zijn de maximumwaarden van de twee kaderovereenkomsten slechts een indicatie van het gecumuleerde bedrag van de specifieke contracten die waarschijnlijk uit hoofde van de kaderovereenkomsten worden gesloten.
  Dat neemt niet weg dat het EMCDDA zijn besluit over de delegatie van de bevoegdheden van de ordonnateur zal aanpassen om explicieter toe te lichten welke handelingen daaronder vallen. |
| --- | --- |

20.

In overeenstemming met de desbetreffende regels zijn de maximumwaarden van de twee kaderovereenkomsten slechts een indicatie van het gecumuleerde bedrag van de specifieke contracten die waarschijnlijk uit hoofde van de kaderovereenkomsten worden gesloten.

Dat neemt niet weg dat het EMCDDA zijn besluit over de delegatie van de bevoegdheden van de ordonnateur zal aanpassen om explicieter toe te lichten welke handelingen daaronder vallen.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/156 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/156

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/24)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel „EMSA”), gevestigd te Lissabon, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1). De taken van het Agentschap omvatten het waarborgen van een hoog niveau van veiligheid op zee en het voorkomen van verontreiniging door schepen, de verlening van technische bijstand aan de Commissie en de lidstaten, alsmede de controle op de uitvoering van de wetgeving van de Unie en de beoordeling van de doeltreffendheid hiervan. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel „EMSA”), gevestigd te Lissabon, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1). De taken van het Agentschap omvatten het waarborgen van een hoog niveau van veiligheid op zee en het voorkomen van verontreiniging door schepen, de verlening van technische bijstand aan de Commissie en de lidstaten, alsmede de controle op de uitvoering van de wetgeving van de Unie en de beoordeling van de doeltreffendheid hiervan.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 64,8 | 71,1 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 246 | 246 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

64,8

71,1

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

246

246

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 17. | In 2014 sloot het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 3,5 miljoen euro voor de aankoop van IT-goederen en -diensten gedurende een periode van zes jaar. Het Agentschap onderschatte zijn behoeften en de waarde die de overeenkomst waarschijnlijk zou vertegenwoordigen, waardoor 80 % van het in de overeenkomst vastgelegde bedrag aan het eind van 2016 was verbruikt. Een nieuwe aanbestedingsprocedure moest vier jaar eerder dan verwacht worden gestart, wat tot extra administratieve kosten heeft geleid. |
| --- | --- |

17.

In 2014 sloot het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 3,5 miljoen euro voor de aankoop van IT-goederen en -diensten gedurende een periode van zes jaar. Het Agentschap onderschatte zijn behoeften en de waarde die de overeenkomst waarschijnlijk zou vertegenwoordigen, waardoor 80 % van het in de overeenkomst vastgelegde bedrag aan het eind van 2016 was verbruikt. Een nieuwe aanbestedingsprocedure moest vier jaar eerder dan verwacht worden gestart, wat tot extra administratieve kosten heeft geleid.

| 18. | In 2016 sloot het Agentschap zeven kaderovereenkomsten voor de aankoop van systemen voor de bestrijding van olieverontreiniging. Elke kaderovereenkomst (die een perceel in de aanbestedingsprocedure vertegenwoordigt) had betrekking op een specifieke soort apparatuur. De aanbestedingsprocedure werd gestart met de aanname dat de zeven kaderovereenkomsten een totale waarde van 7 miljoen euro zouden hebben. In deze aanname werden de behoeften van het Agentschap echter onderschat en er werden zeven raamovereenkomsten ondertekend die elk een waarde van 7 miljoen euro hadden, waardoor de totale waarde van de contracten uitkwam op 49 miljoen euro. |
| --- | --- |

18.

In 2016 sloot het Agentschap zeven kaderovereenkomsten voor de aankoop van systemen voor de bestrijding van olieverontreiniging. Elke kaderovereenkomst (die een perceel in de aanbestedingsprocedure vertegenwoordigt) had betrekking op een specifieke soort apparatuur. De aanbestedingsprocedure werd gestart met de aanname dat de zeven kaderovereenkomsten een totale waarde van 7 miljoen euro zouden hebben. In deze aanname werden de behoeften van het Agentschap echter onderschat en er werden zeven raamovereenkomsten ondertekend die elk een waarde van 7 miljoen euro hadden, waardoor de totale waarde van de contracten uitkwam op 49 miljoen euro.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 17 oktober 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 208 van 5.8.2002, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.emsa.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

ANTWOORD VAN EMSA

| 18. | Het was bijzonder moeilijk om de behoeften in samenhang met dit contract te bepalen doordat ten tijde van de aanbesteding nog werd onderhandeld over de delegatieovereenkomst voor Copernicus. Nog belangrijker is dat toen niet duidelijk was of en in welke mate IT-kosten in het kader van deze overeenkomst subsidiabel zijn. Dit komt vooral omdat het onduidelijk is hoe men bij EMSA zal moeten tegemoetkomen aan de specifieke behoeften van Copernicus in een hybride en gecombineerde IT-omgeving. Bij het afsluiten van de bovengenoemde kaderovereenkomst kon niet worden voorzien dat een groot deel ervan aan Copernicus zou opgaan. |
| --- | --- |

18.

Het was bijzonder moeilijk om de behoeften in samenhang met dit contract te bepalen doordat ten tijde van de aanbesteding nog werd onderhandeld over de delegatieovereenkomst voor Copernicus. Nog belangrijker is dat toen niet duidelijk was of en in welke mate IT-kosten in het kader van deze overeenkomst subsidiabel zijn. Dit komt vooral omdat het onduidelijk is hoe men bij EMSA zal moeten tegemoetkomen aan de specifieke behoeften van Copernicus in een hybride en gecombineerde IT-omgeving. Bij het afsluiten van de bovengenoemde kaderovereenkomst kon niet worden voorzien dat een groot deel ervan aan Copernicus zou opgaan.

| 19. | Het was aanvankelijk de bedoeling om een aanbestedingsprocedure in zes percelen met een totale geraamde begroting van 7 miljoen euro excl. btw te starten. In het tijdvak tussen de eerste raming van de behoeften en de daadwerkelijke start van de aanbestedingsprocedure zijn de geraamde behoeften echter veranderd, met als gevolg dat het uiteindelijke aantal percelen van de aanbesteding is gewijzigd, alsook het begrotingsplafond van elk perceel.
  Het hele pakket van de aanbestedingsdocumentatie (bestek, ontwerpovereenkomst, aankondiging van de opdracht, verslag aan de ordonnateur, toekenningsbesluit en de aankondiging van gunning) is dienovereenkomstig aangepast en op coherente wijze gepubliceerd, met vermelding van 7 miljoen euro per perceel. |
| --- | --- |

19.

Het was aanvankelijk de bedoeling om een aanbestedingsprocedure in zes percelen met een totale geraamde begroting van 7 miljoen euro excl. btw te starten. In het tijdvak tussen de eerste raming van de behoeften en de daadwerkelijke start van de aanbestedingsprocedure zijn de geraamde behoeften echter veranderd, met als gevolg dat het uiteindelijke aantal percelen van de aanbesteding is gewijzigd, alsook het begrotingsplafond van elk perceel.

Het hele pakket van de aanbestedingsdocumentatie (bestek, ontwerpovereenkomst, aankondiging van de opdracht, verslag aan de ordonnateur, toekenningsbesluit en de aankondiging van gunning) is dienovereenkomstig aangepast en op coherente wijze gepubliceerd, met vermelding van 7 miljoen euro per perceel.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/160 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/160

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/25)

INLEIDING

| 1. | Het Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging (hierna: „Agentschap” ofwel „Enisa”), gevestigd te Athene en Heraklion (1), werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 460/2004 van het Europees Parlement en de Raad (2), die na diverse wijzigingen werd vervangen door Verordening (EU) nr. 526/2013 (3). Het Agentschap heeft voornamelijk tot taak om, voortbouwend op nationale en Unie-inspanningen, de Unie in staat te stellen om netwerk- en informatiebeveiligingsproblemen beter te voorkomen en het hoofd te bieden. |
| --- | --- |

1.

Het Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging (hierna: „Agentschap” ofwel „Enisa”), gevestigd te Athene en Heraklion (1), werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 460/2004 van het Europees Parlement en de Raad (2), die na diverse wijzigingen werd vervangen door Verordening (EU) nr. 526/2013 (3). Het Agentschap heeft voornamelijk tot taak om, voortbouwend op nationale en Unie-inspanningen, de Unie in staat te stellen om netwerk- en informatiebeveiligingsproblemen beter te voorkomen en het hoofd te bieden.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (4).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 10 | 11 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (5) | 69 | 69 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (4).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

10

11

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (5)

69

69

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (6) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (7) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (6) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (7) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (8). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (8).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) is hoog, namelijk 0,3 miljoen euro, ofwel 25 % (2015: 0,15 miljoen euro, ofwel 22 %) van de vastgelegde kredieten. Dit hoge niveau wordt vooral veroorzaakt door overschrijvingen van titel I (personeelsuitgaven) en titel III (operationele uitgaven) en betreft hoofdzakelijk investeringen in IT en een dienstauto aan het eind van het jaar. |
| --- | --- |

17.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) is hoog, namelijk 0,3 miljoen euro, ofwel 25 % (2015: 0,15 miljoen euro, ofwel 22 %) van de vastgelegde kredieten. Dit hoge niveau wordt vooral veroorzaakt door overschrijvingen van titel I (personeelsuitgaven) en titel III (operationele uitgaven) en betreft hoofdzakelijk investeringen in IT en een dienstauto aan het eind van het jaar.

Opmerkingen over goed financieel beheer en over prestaties

| 18. | Zoals voorgeschreven door het financieel reglement van het Agentschap werden er voor 2014 en 2015 externe evaluaties verricht van de prestaties van Enisa, en de eindverslagen werden respectievelijk in oktober 2015 en mei 2016 verstrekt. In de evaluatie van 2014 werd geconcludeerd dat de operationele kernactiviteiten die in het kader van het werkprogramma 2014 werden uitgevoerd, duidelijk verband houden met het juridische mandaat van Enisa en werd de doeltreffendheid van het Agentschap als goed beoordeeld. Er werd echter geconstateerd dat er ruimte was voor verbetering met betrekking tot de opdeling van het Agentschap tussen Heraklion en Athene, wat omslachtige werkprocessen en een gebrek aan communicatie en samenwerking in de hand werkt. In de evaluatie van 2015 werd geconcludeerd dat de werkzaamheden en output van Enisa voorzien in een behoefte aan netwerk- en informatiebeveiliging binnen de EU en de lidstaten en dat het Agentschap op doeltreffende wijze voldoet aan de verwachtingen van de belanghebbenden. In het verslag wordt echter benadrukt dat de communicatie tussen Enisa en de belanghebbenden, die het mandaat en de reikwijdte van Enisa te beperkt vinden, moet worden verbeterd. In antwoord daarop is het Agentschap bezig een actieplan uit te voeren dat met de raad van bestuur is overeengekomen. |
| --- | --- |

18.

Zoals voorgeschreven door het financieel reglement van het Agentschap werden er voor 2014 en 2015 externe evaluaties verricht van de prestaties van Enisa, en de eindverslagen werden respectievelijk in oktober 2015 en mei 2016 verstrekt. In de evaluatie van 2014 werd geconcludeerd dat de operationele kernactiviteiten die in het kader van het werkprogramma 2014 werden uitgevoerd, duidelijk verband houden met het juridische mandaat van Enisa en werd de doeltreffendheid van het Agentschap als goed beoordeeld. Er werd echter geconstateerd dat er ruimte was voor verbetering met betrekking tot de opdeling van het Agentschap tussen Heraklion en Athene, wat omslachtige werkprocessen en een gebrek aan communicatie en samenwerking in de hand werkt. In de evaluatie van 2015 werd geconcludeerd dat de werkzaamheden en output van Enisa voorzien in een behoefte aan netwerk- en informatiebeveiliging binnen de EU en de lidstaten en dat het Agentschap op doeltreffende wijze voldoet aan de verwachtingen van de belanghebbenden. In het verslag wordt echter benadrukt dat de communicatie tussen Enisa en de belanghebbenden, die het mandaat en de reikwijdte van Enisa te beperkt vinden, moet worden verbeterd. In antwoord daarop is het Agentschap bezig een actieplan uit te voeren dat met de raad van bestuur is overeengekomen.

| 19. | In 2016 plaatste het Agentschap nog eens acht personeelsleden over naar Athene, waarmee het aantal personeelsleden in Heraklion terugliep naar 14. Zoals benadrukt in het verslag van de Rekenkamer over 2013 is een verdere kostenverlaging waarschijnlijk mogelijk indien al het personeel op één locatie zou worden ondergebracht. |
| --- | --- |

19.

In 2016 plaatste het Agentschap nog eens acht personeelsleden over naar Athene, waarmee het aantal personeelsleden in Heraklion terugliep naar 14. Zoals benadrukt in het verslag van de Rekenkamer over 2013 is een verdere kostenverlaging waarschijnlijk mogelijk indien al het personeel op één locatie zou worden ondergebracht.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  Het operationele personeel van het Agentschap werd in maart 2013 naar Athene overgeplaatst.

1

(2)  PB L 77 van 13.3.2004, blz. 1.

2

(3)  PB L 165 van 18.6.2013, blz. 41.

3

(4)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.enisa.europa.eu

4

(5)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

5

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron

(6)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

6

(7)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

7

(8)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

8

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten is voor titel II (administratieve uitgaven) hoog met 0,15  miljoen euro, ofwel 22 % (2014: 0,6  miljoen euro, ofwel 49 %). Deze overdrachten hebben betrekking op investeringen in IT-infrastructuur waartoe volgens plan opdracht was gegeven tegen het einde van het jaar. | N.v.t. |
| 2015 | Het Agentschap is van plan om in 2016 enkele administratieve medewerkers van Heraklion naar Athene over te plaatsen terwijl de basisverordening bepaalt dat personeel dat zich hoofdzakelijk bezighoudt met de administratie van het Agentschap in Heraklion gevestigd zou moeten zijn. | Loopt nog |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten is voor titel II (administratieve uitgaven) hoog met 0,15  miljoen euro, ofwel 22 % (2014: 0,6  miljoen euro, ofwel 49 %). Deze overdrachten hebben betrekking op investeringen in IT-infrastructuur waartoe volgens plan opdracht was gegeven tegen het einde van het jaar.

N.v.t.

2015

Het Agentschap is van plan om in 2016 enkele administratieve medewerkers van Heraklion naar Athene over te plaatsen terwijl de basisverordening bepaalt dat personeel dat zich hoofdzakelijk bezighoudt met de administratie van het Agentschap in Heraklion gevestigd zou moeten zijn.

Loopt nog

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 17. | Enisa heeft de belanghebbenden in kaart gebracht en prioriteiten vastgelegd. Enisa neemt tezelfdertijd SRM-software (Stakeholders Relationship Management) in gebruik, wat moet helpen bij het afstemmen van de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden en zo moet bijdragen tot een meer doeltreffende communicatiestrategie.
  De overdracht is daarom gerechtvaardigd en betreft de aanschaf van de SRM-software, die in december 2016 is afgerond, en de aanschaf van de dienstauto van het Agentschap. |
| --- | --- |

17.

Enisa heeft de belanghebbenden in kaart gebracht en prioriteiten vastgelegd. Enisa neemt tezelfdertijd SRM-software (Stakeholders Relationship Management) in gebruik, wat moet helpen bij het afstemmen van de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden en zo moet bijdragen tot een meer doeltreffende communicatiestrategie.

De overdracht is daarom gerechtvaardigd en betreft de aanschaf van de SRM-software, die in december 2016 is afgerond, en de aanschaf van de dienstauto van het Agentschap.

| 18. | Om de efficiëntie te verhogen, heeft het Agentschap zijn faciliteiten voor videoconferenties verbeterd en wordt nu gebruik gemaakt van de software „Paperless”, waarmee het Agentschap de dagelijkse werkzaamheden doeltreffender kan afhandelen (m.a.w. een geheel papierloze manier om de workflow te organiseren). Beide maatregelen hebben gezorgd voor een verbeterde communicatie binnen het Agentschap.
  Wat Enisa en zijn externe betrekkingen betreft, heeft het Agentschap met de autoriteiten van zijn gastland de mogelijkheid besproken om al het personeel naar het kantoor in Athene te verhuizen.
  Bovendien bespreken de raad van bestuur en het management de toekomst van het Agentschap en de beste manier om de belanghebbenden te bereiken, alsook een manier om de reikwijdte te verbeteren met de beschikbare menselijke en financiële middelen. Met het oog op interne en externe efficiëntie is het communicatieteam ondergebracht in een nieuwe afdeling met de naam „Stakeholders Relations and Administration” (Betrekkingen met belanghebbenden en administratie). Strategische en operationele plannen worden voortdurend getoetst om ervoor te zorgen dat het Agentschap de EU zo goed mogelijk voorziet van informatie inzake cyberveiligheid en zorgt voor de nodige bewustmaking. En zoals is uitgelegd in punt 17, heeft Enisa geïnvesteerd in een SRM-tool. |
| --- | --- |

18.

Om de efficiëntie te verhogen, heeft het Agentschap zijn faciliteiten voor videoconferenties verbeterd en wordt nu gebruik gemaakt van de software „Paperless”, waarmee het Agentschap de dagelijkse werkzaamheden doeltreffender kan afhandelen (m.a.w. een geheel papierloze manier om de workflow te organiseren). Beide maatregelen hebben gezorgd voor een verbeterde communicatie binnen het Agentschap.

Wat Enisa en zijn externe betrekkingen betreft, heeft het Agentschap met de autoriteiten van zijn gastland de mogelijkheid besproken om al het personeel naar het kantoor in Athene te verhuizen.

Bovendien bespreken de raad van bestuur en het management de toekomst van het Agentschap en de beste manier om de belanghebbenden te bereiken, alsook een manier om de reikwijdte te verbeteren met de beschikbare menselijke en financiële middelen. Met het oog op interne en externe efficiëntie is het communicatieteam ondergebracht in een nieuwe afdeling met de naam „Stakeholders Relations and Administration” (Betrekkingen met belanghebbenden en administratie). Strategische en operationele plannen worden voortdurend getoetst om ervoor te zorgen dat het Agentschap de EU zo goed mogelijk voorziet van informatie inzake cyberveiligheid en zorgt voor de nodige bewustmaking. En zoals is uitgelegd in punt 17, heeft Enisa geïnvesteerd in een SRM-tool.

| 19. | Wegens de beperkingen van de locatie in Heraklion hebben in 2016 zeven medewerkers en in 2017 twee medewerkers gevraagd om naar het kantoor in Athene te worden overgeplaatst. Er wordt verwacht dat er eind 2017 nog acht medewerkers in Heraklion zullen zijn. |
| --- | --- |

19.

Wegens de beperkingen van de locatie in Heraklion hebben in 2016 zeven medewerkers en in 2017 twee medewerkers gevraagd om naar het kantoor in Athene te worden overgeplaatst. Er wordt verwacht dat er eind 2017 nog acht medewerkers in Heraklion zullen zijn.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/166 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/166

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Spoorwegbureau van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/26)

INLEIDING

| 1. | Het Spoorwegbureau van de Europese Unie (hierna „Bureau” ofwel „ERA” genoemd), gevestigd te Lille en Valenciennes, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad, die is vervangen door Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft als taak het interoperabiliteitsniveau van de spoorwegsystemen te vergroten en een gemeenschappelijke benadering van de veiligheid te ontwikkelen, teneinde bij te dragen aan de totstandkoming van een Europese spoorwegruimte met een verbeterd concurrentievermogen en een hoog niveau van veiligheid. |
| --- | --- |

1.

Het Spoorwegbureau van de Europese Unie (hierna „Bureau” ofwel „ERA” genoemd), gevestigd te Lille en Valenciennes, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad, die is vervangen door Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft als taak het interoperabiliteitsniveau van de spoorwegsystemen te vergroten en een gemeenschappelijke benadering van de veiligheid te ontwikkelen, teneinde bij te dragen aan de totstandkoming van een Europese spoorwegruimte met een verbeterd concurrentievermogen en een hoog niveau van veiligheid.

| 2. | De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 26,3 | 27,5 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 157 | 155 |

2.

De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

26,3

27,5

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

157

155

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 16. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

16.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 220 van 21.6.2004, blz. 3, en PB L 138 van 26.5.2016, blz. 1. Bij laatstgenoemde verordening is de oorspronkelijke naam van het Bureau, Europees Spoorwegbureau, vervangen door Spoorwegbureau van de Europese Unie.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.era.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2013 | Volgens de oprichtingsverordening van het Bureau (1) dient het personeel te bestaan uit:






  — | tijdelijke medewerkers die voor ten hoogste vijf jaar op basis van hun kwalificaties en hun ervaring op het gebied van spoorwegveiligheid en -interoperabiliteit door het Bureau worden aangeworven onder beroepsbeoefenaren uit de sector; |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2013

Volgens de oprichtingsverordening van het Bureau (1) dient het personeel te bestaan uit:

—

tijdelijke medewerkers die voor ten hoogste vijf jaar op basis van hun kwalificaties en hun ervaring op het gebied van spoorwegveiligheid en -interoperabiliteit door het Bureau worden aangeworven onder beroepsbeoefenaren uit de sector;

| — | ambtenaren die voor ten hoogste vijf jaar door de Commissie of de lidstaten worden toegewezen of gedetacheerd, en |
| --- | --- |

—

ambtenaren die voor ten hoogste vijf jaar door de Commissie of de lidstaten worden toegewezen of gedetacheerd, en

| — | overige personeelsleden voor uitvoerende of secretariaatstaken. |
| --- | --- |

—

overige personeelsleden voor uitvoerende of secretariaatstaken.

Afgerond (2)

Eind 2013 had het Bureau 136 tijdelijke medewerkers in dienst. In de oprichtingsverordening is tevens bepaald dat die periode van vijf jaar gedurende de eerste tien jaar dat het Bureau operationeel is, zo nodig kan worden verlengd met maximaal nog eens drie jaar teneinde de continuïteit van de activiteiten te verzekeren. Het Bureau gebruikte die optie als gangbare praktijk tot medio 2013. In de periode van september 2013 tot maart 2014 nam het Bureau bovendien vier tijdelijke personeelsleden opnieuw (voor een periode van acht jaar) in dienst van wie de arbeidsovereenkomsten met het ERA in 2013 waren beëindigd na afloop van de maximale periode van acht jaar.

Het Bureau heeft in 2013 een nieuw besluit aangenomen in overleg met zijn raad van bestuur en de Commissie, op grond waarvan tijdelijke personeelsleden een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur kunnen krijgen. Het voorstel voor een herziene oprichtingsverordening voor het ERA omvat soortgelijke bepalingen, maar het is onduidelijk of en wanneer deze zal worden vastgesteld door het Parlement en de Raad.

2013

Het Bureau is gevestigd in Lille en Valenciennes. Zoals de Rekenkamer in haar specifieke jaarverslag voor het begrotingsjaar 2006 vermeldde, is een kostenverlaging waarschijnlijk mogelijk indien alle werkzaamheden op één locatie zouden worden gecentraliseerd. Dit kan ook een alomvattende vestigingsovereenkomst met het gastland gemakkelijker maken, met een verduidelijking van de voorwaarden waaronder het Bureau en zijn personeel actief zijn.

Loopt nog

---

(1)  Artikel 24, lid 3, van Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 164 van 30.4.2004, blz. 1).

(2)  In Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 138 van 26.5.2016, blz. 1), tot vervanging van Verordening 881/2004, werd de opmerking van de Rekenkamer met betrekking tot de personeelsvoorziening van het Bureau verwerkt.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

Het Bureau neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/171 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/171

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/27)

INLEIDING

| 1. | Het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „ERCEA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/37/EG van de Commissie (1). Het Agentschap werd opgericht voor een periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017 voor het beheer van het specifieke programma „Ideeën” in het kader van het zevende kaderprogramma voor onderzoek. Overeenkomstig Besluit 2013/743/EU van de Raad (2) is het Agentschap de specifieke uitvoeringsstructuur geworden die verantwoordelijk is voor de administratieve en programma-uitvoering van het onderzoeksprogramma Horizon 2020 en voert het de acties uit in het kader van deel I van het programma, getiteld „Excellente wetenschap”, die betrekking hebben op de specifieke doelstelling om grensverleggend onderzoek te versterken via de activiteiten van de Europese Onderzoeksraad (ERC). |
| --- | --- |

1.

Het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (hierna „Agentschap” genoemd ofwel „ERCEA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/37/EG van de Commissie (1). Het Agentschap werd opgericht voor een periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017 voor het beheer van het specifieke programma „Ideeën” in het kader van het zevende kaderprogramma voor onderzoek. Overeenkomstig Besluit 2013/743/EU van de Raad (2) is het Agentschap de specifieke uitvoeringsstructuur geworden die verantwoordelijk is voor de administratieve en programma-uitvoering van het onderzoeksprogramma Horizon 2020 en voert het de acties uit in het kader van deel I van het programma, getiteld „Excellente wetenschap”, die betrekking hebben op de specifieke doelstelling om grensverleggend onderzoek te versterken via de activiteiten van de Europese Onderzoeksraad (ERC).

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 39,6 | 42,6 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 417 | 461 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

39,6

42,6

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

417

461

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

15.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 16. | Openings- en evaluatieverslagen van de comités inzake openbare aanbesteding en werving van het Agentschap bevatten geen volledige en accurate weergave van de daadwerkelijk gevolgde procedures. Door de onvolledige verslagen wordt de transparantie van deze procedures in gevaar gebracht. |
| --- | --- |

16.

Openings- en evaluatieverslagen van de comités inzake openbare aanbesteding en werving van het Agentschap bevatten geen volledige en accurate weergave van de daadwerkelijk gevolgde procedures. Door de onvolledige verslagen wordt de transparantie van deze procedures in gevaar gebracht.

| 17. | In het controleverslag van september 2016 concludeerde de Dienst interne audit (DIA) van de Commissie dat het Agentschap een aantal strategische en operationele maatregelen getroffen heeft om de processen rondom werving, behoud en toewijzing van zijn personeel te verbeteren. In deze context concludeerde de DIA dat het Agentschap een geschikt proces voor personeelsbeheer heeft ontworpen en toegepast om competent en betrokken personeel in te zetten om zijn doelen te bereiken. Hoewel erg geen kritieke of zeer belangrijke kwesties werden geïdentificeerd, zijn het Agentschap en de DIA een actieplan overeengekomen om dit proces op bepaalde vlakken verder te verbeteren. |
| --- | --- |

17.

In het controleverslag van september 2016 concludeerde de Dienst interne audit (DIA) van de Commissie dat het Agentschap een aantal strategische en operationele maatregelen getroffen heeft om de processen rondom werving, behoud en toewijzing van zijn personeel te verbeteren. In deze context concludeerde de DIA dat het Agentschap een geschikt proces voor personeelsbeheer heeft ontworpen en toegepast om competent en betrokken personeel in te zetten om zijn doelen te bereiken. Hoewel erg geen kritieke of zeer belangrijke kwesties werden geïdentificeerd, zijn het Agentschap en de DIA een actieplan overeengekomen om dit proces op bepaalde vlakken verder te verbeteren.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 18. | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was nog steeds hoog voor titel III (operationele uitgaven): 1,3 miljoen euro, ofwel 40 % (2015: 1,5 miljoen euro, ofwel 43 %), voornamelijk in verband met externe controles en communicatieactiviteiten die tot in het volgende jaar doorlopen. Het hoge niveau aan overdrachten is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. |
| --- | --- |

18.

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was nog steeds hoog voor titel III (operationele uitgaven): 1,3 miljoen euro, ofwel 40 % (2015: 1,5 miljoen euro, ofwel 43 %), voornamelijk in verband met externe controles en communicatieactiviteiten die tot in het volgende jaar doorlopen. Het hoge niveau aan overdrachten is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 19. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 9 van 12.1.2008, blz. 15.

1

(2)  PB L 347 van 20.12.2013, blz. 965.

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.erc.europa.eu

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (operationele uitgaven) met 1 457 920  euro, ofwel 43,14  % (2014: 1 126 275  euro, ofwel 38,50  %). Ze hebben voornamelijk betrekking op de meerjarige aard van IT-contracten (504 473  euro) en de controles achteraf van subsidieregelingen (687 522,50  euro) waarmee in 2015 werd begonnen, maar die aan het einde van het jaar nog niet waren afgerond. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (operationele uitgaven) met 1 457 920  euro, ofwel 43,14  % (2014: 1 126 275  euro, ofwel 38,50  %). Ze hebben voornamelijk betrekking op de meerjarige aard van IT-contracten (504 473  euro) en de controles achteraf van subsidieregelingen (687 522,50  euro) waarmee in 2015 werd begonnen, maar die aan het einde van het jaar nog niet waren afgerond.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 16. | Het Agentschap bestudeert momenteel hoe het voortaan zijn openingsprotocollen (van openbare aanbestedingen) en wervingsverslagen duidelijker kan verwoorden en vindt derhalve de conclusie van de Rekenkamer over de transparantie van deze procedures nog altijd buitenproportioneel gezien de aard van de gemelde feiten en het aantal malen dat dit is voorgekomen. |
| --- | --- |

16.

Het Agentschap bestudeert momenteel hoe het voortaan zijn openingsprotocollen (van openbare aanbestedingen) en wervingsverslagen duidelijker kan verwoorden en vindt derhalve de conclusie van de Rekenkamer over de transparantie van deze procedures nog altijd buitenproportioneel gezien de aard van de gemelde feiten en het aantal malen dat dit is voorgekomen.

| 17. | Het actieplan voor het personeelsbeheer van het Agentschap in verband met de controle van de DIA wordt momenteel uitgevoerd. |
| --- | --- |

17.

Het actieplan voor het personeelsbeheer van het Agentschap in verband met de controle van de DIA wordt momenteel uitgevoerd.

| 18. | Het Agentschap neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer maar is van mening dat er geen reden voor corrigerende maatregelen bestaat. De „overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III” zijn gerechtvaardigd wegens de aard en timing van de onderliggende economische transacties. Het merkt tevens op dat deze overgedragen vastgelegde kredieten in 2016 zijn afgenomen in vergelijking met 2015, en wel van 43,1 % tot 40,1 %. |
| --- | --- |

18.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer maar is van mening dat er geen reden voor corrigerende maatregelen bestaat. De „overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III” zijn gerechtvaardigd wegens de aard en timing van de onderliggende economische transacties. Het merkt tevens op dat deze overgedragen vastgelegde kredieten in 2016 zijn afgenomen in vergelijking met 2015, en wel van 43,1 % tot 40,1 %.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/176 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/176

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor effecten en markten betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

(2017/C 417/28)

INLEIDING

| 1. | De Europese Autoriteit voor effecten en markten (hierna de „Autoriteit” genoemd ofwel „ESMA”), gevestigd te Parijs, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1095/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1). De Autoriteit heeft als taak de werking van de interne financiële markt van de EU te verbeteren door een hoog, effectief en consistent niveau van regulering en toezicht te verzekeren, de integriteit en de stabiliteit van de financiële stelsels te bevorderen en de internationale coördinatie van het toezicht te versterken teneinde de stabiliteit en doeltreffendheid van het financiële stelsel te garanderen. |
| --- | --- |

1.

De Europese Autoriteit voor effecten en markten (hierna de „Autoriteit” genoemd ofwel „ESMA”), gevestigd te Parijs, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1095/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1). De Autoriteit heeft als taak de werking van de interne financiële markt van de EU te verbeteren door een hoog, effectief en consistent niveau van regulering en toezicht te verzekeren, de integriteit en de stabiliteit van de financiële stelsels te bevorderen en de internationale coördinatie van het toezicht te versterken teneinde de stabiliteit en doeltreffendheid van het financiële stelsel te garanderen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 36,8 | 39,4 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 202 | 204 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

36,8

39,4

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

202

204

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Autoriteit is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Autoriteit draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Autoriteit om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Autoriteit voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Autoriteit dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

Andere aangelegenheid

| 16. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van de Autoriteit wordt voor 26 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd, voor 47 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten, en voor 27 % met vergoedingen van onder toezicht staande entiteiten (ratingbureaus en transactieregisters). Het vertrek van het Verenigd Koninkrijk uit de EU kan van invloed zijn op de activiteiten van de Autoriteit aangezien de belangrijkste onder toezicht staande entiteiten momenteel daar zijn gevestigd. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een toekomstige daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg heeft. |
| --- | --- |

16.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van de Autoriteit wordt voor 26 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd, voor 47 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten, en voor 27 % met vergoedingen van onder toezicht staande entiteiten (ratingbureaus en transactieregisters). Het vertrek van het Verenigd Koninkrijk uit de EU kan van invloed zijn op de activiteiten van de Autoriteit aangezien de belangrijkste onder toezicht staande entiteiten momenteel daar zijn gevestigd. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een toekomstige daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg heeft.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 17. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

17.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 331 van 15.12.2010, blz. 84.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.esma.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2011 | Er werden tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van zes juridische verbintenissen die voorafgaand aan de begrotingsvastleggingen waren gedaan (483 845 euro). | Afgerond |
| 2012 | Tijdens haar tweede werkingsjaar zette de Autoriteit een belangrijke stap met de vaststelling en toepassing van de basisvereisten voor alle internecontrolenormen. Het is echter nog niet gelukt de normen volledig toe te passen. | Afgerond |
| 2012 | De tijdigheid en de documentatie van aanbestedingsprocedures kunnen nog aanzienlijk worden verbeterd. | Afgerond |
| 2014 | De vergoedingen die de onder toezicht staande entiteiten (ratingbureaus en transactieregisters) in 2014 werden aangerekend (6 623 000 euro) en als ontvangsten voorkomen in de definitieve staat van de financiële resultaten, waren gebaseerd op ramingen in plaats van op de werkelijke kosten voor de verrichte toezichtactiviteiten. De vergoeding die de onder toezicht staande entiteiten wordt aangerekend, moet zo goed mogelijk aansluiten bij de op dit gebied werkelijk gemaakte kosten. De ESMA verricht momenteel een project met het oog op een op activiteiten gebaseerd kostenmodel om dit te bereiken. | Afgerond |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven): 2,2  miljoen euro, ofwel 26 % (2014: 1,4  miljoen euro, ofwel 19 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op IT-projecten waarvoor nog geen diensten waren geleverd of waarvoor de facturen pas in 2016 zullen worden ontvangen. | N.v.t. |
| 2015 | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was nog steeds hoog voor titel III (operationele uitgaven): 2,3  miljoen euro, ofwel 33 % (2014: 4,1  miljoen euro, ofwel 45 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op IT-projecten waarvoor nog geen diensten waren geleverd of waarvoor de facturen pas in 2016 zullen worden ontvangen (1,7  miljoen euro) en op uitgaven voor dienstreizen die pas in 2016 zullen worden vergoed (0,1  miljoen euro). | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2011

Er werden tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van zes juridische verbintenissen die voorafgaand aan de begrotingsvastleggingen waren gedaan (483 845 euro).

Afgerond

2012

Tijdens haar tweede werkingsjaar zette de Autoriteit een belangrijke stap met de vaststelling en toepassing van de basisvereisten voor alle internecontrolenormen. Het is echter nog niet gelukt de normen volledig toe te passen.

Afgerond

2012

De tijdigheid en de documentatie van aanbestedingsprocedures kunnen nog aanzienlijk worden verbeterd.

Afgerond

2014

De vergoedingen die de onder toezicht staande entiteiten (ratingbureaus en transactieregisters) in 2014 werden aangerekend (6 623 000 euro) en als ontvangsten voorkomen in de definitieve staat van de financiële resultaten, waren gebaseerd op ramingen in plaats van op de werkelijke kosten voor de verrichte toezichtactiviteiten. De vergoeding die de onder toezicht staande entiteiten wordt aangerekend, moet zo goed mogelijk aansluiten bij de op dit gebied werkelijk gemaakte kosten. De ESMA verricht momenteel een project met het oog op een op activiteiten gebaseerd kostenmodel om dit te bereiken.

Afgerond

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven): 2,2  miljoen euro, ofwel 26 % (2014: 1,4  miljoen euro, ofwel 19 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op IT-projecten waarvoor nog geen diensten waren geleverd of waarvoor de facturen pas in 2016 zullen worden ontvangen.

N.v.t.

2015

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was nog steeds hoog voor titel III (operationele uitgaven): 2,3  miljoen euro, ofwel 33 % (2014: 4,1  miljoen euro, ofwel 45 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op IT-projecten waarvoor nog geen diensten waren geleverd of waarvoor de facturen pas in 2016 zullen worden ontvangen (1,7  miljoen euro) en op uitgaven voor dienstreizen die pas in 2016 zullen worden vergoed (0,1  miljoen euro).

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

De Autoriteit heeft kennis genomen van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/181 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/181

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Stichting voor opleiding betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Stichting

(2017/C 417/29)

INLEIDING

| 1. | De Europese Stichting voor opleiding (hierna: „Stichting” ofwel „ETF”), gevestigd te Turijn, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (1) (herschikking (EG) nr. 1339/2008). Zij heeft ten doel de hervorming van de beroepsopleiding in de partnerlanden van de Europese Unie te ondersteunen. In dit kader helpt zij de Commissie bij de tenuitvoerlegging van diverse programma's voor beroepsonderwijs. |
| --- | --- |

1.

De Europese Stichting voor opleiding (hierna: „Stichting” ofwel „ETF”), gevestigd te Turijn, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (1) (herschikking (EG) nr. 1339/2008). Zij heeft ten doel de hervorming van de beroepsopleiding in de partnerlanden van de Europese Unie te ondersteunen. In dit kader helpt zij de Commissie bij de tenuitvoerlegging van diverse programma's voor beroepsonderwijs.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 21 | 21 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 129 | 130 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

21

21

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

129

130

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Stichting. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Stichting. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Stichting over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Stichting per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Stichting over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Stichting per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Stichting is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Stichting draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Stichting is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Stichting draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Stichting om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Stichting om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Stichting geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Stichting geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Stichting voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Stichting voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Stichting dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Stichting dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Stichting, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Stichting, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

| 17. | In 2016 werd er in opdracht van de Commissie een externe evaluatie van de Stichting verricht. Dit was de eerste stap in een horizontale evaluatie van de vier agentschappen die actief zijn op het gebied van werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie (7). De conclusie van de evaluatie was dat de omvangrijke reorganisatie van de ETF sinds 2011 geen significante negatieve gevolgen heeft gehad en dat deze door zowel interne als externe belanghebbenden voornamelijk positief is gewaardeerd, met name wat betreft strategie en doeltreffendheid. Het bestuur van de ETF werd als doelmatig en doeltreffend gezien. In de evaluatie wordt ook benadrukt dat de ETF sinds 2011 haar monitoringscapaciteit is blijven versterken, maar dat zij haar activiteiten en resultaten nog steeds duidelijker kan presenteren. De situatie zou kunnen worden verbeterd door indicatoren te vereenvoudigen en samen te bundelen rond één enkele interventielogica en door in de gehele organisatie gebruik te maken van een gemeenschappelijke terminologie. De Stichting stelde een plan op ter uitvoering van de aanbevelingen van de beoordelaars. |
| --- | --- |

17.

In 2016 werd er in opdracht van de Commissie een externe evaluatie van de Stichting verricht. Dit was de eerste stap in een horizontale evaluatie van de vier agentschappen die actief zijn op het gebied van werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie (7). De conclusie van de evaluatie was dat de omvangrijke reorganisatie van de ETF sinds 2011 geen significante negatieve gevolgen heeft gehad en dat deze door zowel interne als externe belanghebbenden voornamelijk positief is gewaardeerd, met name wat betreft strategie en doeltreffendheid. Het bestuur van de ETF werd als doelmatig en doeltreffend gezien. In de evaluatie wordt ook benadrukt dat de ETF sinds 2011 haar monitoringscapaciteit is blijven versterken, maar dat zij haar activiteiten en resultaten nog steeds duidelijker kan presenteren. De situatie zou kunnen worden verbeterd door indicatoren te vereenvoudigen en samen te bundelen rond één enkele interventielogica en door in de gehele organisatie gebruik te maken van een gemeenschappelijke terminologie. De Stichting stelde een plan op ter uitvoering van de aanbevelingen van de beoordelaars.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 18. | In haar verslag over de jaarrekening van de Stichting betreffende het jaar 2011 wees de Rekenkamer er al op dat de situatie omtrent het kantoorgebouw van de Stichting onbevredigend is en het gevaar bestaat dat de activiteiten worden verstoord. De situatie verkeert in een impasse, aangezien het consortium dat een deel van het complex beheerde en in gebruik had, in 2011 failliet ging en een deel van het complex leeg liet staan. Het gastland moet dringend een oplossing vinden voor deze kwestie. Volgens de gastheerschapsovereenkomst worden tot 2027 passende faciliteiten gegarandeerd. |
| --- | --- |

18.

In haar verslag over de jaarrekening van de Stichting betreffende het jaar 2011 wees de Rekenkamer er al op dat de situatie omtrent het kantoorgebouw van de Stichting onbevredigend is en het gevaar bestaat dat de activiteiten worden verstoord. De situatie verkeert in een impasse, aangezien het consortium dat een deel van het complex beheerde en in gebruik had, in 2011 failliet ging en een deel van het complex leeg liet staan. Het gastland moet dringend een oplossing vinden voor deze kwestie. Volgens de gastheerschapsovereenkomst worden tot 2027 passende faciliteiten gegarandeerd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 19. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 131 van 23.5.1990, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Stichting is te vinden op haar website: www.etf.europa.eu.

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door de Stichting verstrekte gegevens.

Bron

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

(7)  De andere agentschappen die zullen worden geëvalueerd zijn de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Dublin), het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk (Bilboa) en het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Thessaloniki).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2013 | Eind 2013 bezat de Stichting rekeningen ten belope van 7,5  miljoen euro bij één enkele bank met een lage rating (F3, BBB) (1). | Afgerond |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2013

Eind 2013 bezat de Stichting rekeningen ten belope van 7,5  miljoen euro bij één enkele bank met een lage rating (F3, BBB) (1).

Afgerond

---

(1)  Dit bedrag is verlaagd tot 1,8 miljoen euro.

---

ANTWOORD VAN DE STICHTING

De Stichting neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/187 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/187

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/30)

INLEIDING

| 1. | Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (hierna „Bureau” genoemd, ofwel „EUIPO”), tot 23 maart 2016 bekend als Harmonisatiebureau voor de interne markt („BHIM”), werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 207/2009 (1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EU) 2015/2424 (2). De kernactiviteit van het Bureau, dat gevestigd is in Alicante, is het registreren van EU-handelsmerken en geregistreerde communautaire tekeningen of modellen die geldig zijn in de gehele EU. |
| --- | --- |

1.

Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (hierna „Bureau” genoemd, ofwel „EUIPO”), tot 23 maart 2016 bekend als Harmonisatiebureau voor de interne markt („BHIM”), werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 207/2009 (1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EU) 2015/2424 (2). De kernactiviteit van het Bureau, dat gevestigd is in Alicante, is het registreren van EU-handelsmerken en geregistreerde communautaire tekeningen of modellen die geldig zijn in de gehele EU.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (4) | 384,2 | 421,3 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december | 848 | 910 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (4)

384,2

421,3

Totaalaantal personeelsleden per 31 december

848

910

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor de opstelling en weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor de opstelling en weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Bureau draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

Andere aangelegenheid

| 15. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel, vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van het Bureau wordt volledig gefinancierd uit betalingen van economische actoren die werkzaam zijn binnen de EU. De hoogte van deze vergoedingen varieert van jaar tot jaar, afhankelijk van het aantal registraties en verlengingen van merken, tekeningen en modellen. Het is mogelijk dat het besluit van het Verenigd Koninkrijk om de EU te verlaten in de toekomst een daling van de ontvangsten van het Bureau tot gevolg zal hebben. |
| --- | --- |

15.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel, vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van het Bureau wordt volledig gefinancierd uit betalingen van economische actoren die werkzaam zijn binnen de EU. De hoogte van deze vergoedingen varieert van jaar tot jaar, afhankelijk van het aantal registraties en verlengingen van merken, tekeningen en modellen. Het is mogelijk dat het besluit van het Verenigd Koninkrijk om de EU te verlaten in de toekomst een daling van de ontvangsten van het Bureau tot gevolg zal hebben.

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | De begrotingsuitvoeringsgraad van het Bureau was laag, namelijk 89 %, wat wijst op een onnauwkeurige inschatting van zijn uitgaven in de begroting van 2016. De nauwkeurigheid van de begroting van het Bureau, waar nodig bij amendement, is belangrijker geworden na de recente wijzigingen in de oprichtingsverordening en het financieel reglement van het bureau, waarin onder meer mechanismen als de toewijzing van overschotten aan een reservefonds (7) en het bijbehorend vergoedingsmechanisme (8) die verband houden met de begrote bedragen worden gespecifieerd. |
| --- | --- |

17.

De begrotingsuitvoeringsgraad van het Bureau was laag, namelijk 89 %, wat wijst op een onnauwkeurige inschatting van zijn uitgaven in de begroting van 2016. De nauwkeurigheid van de begroting van het Bureau, waar nodig bij amendement, is belangrijker geworden na de recente wijzigingen in de oprichtingsverordening en het financieel reglement van het bureau, waarin onder meer mechanismen als de toewijzing van overschotten aan een reservefonds (7) en het bijbehorend vergoedingsmechanisme (8) die verband houden met de begrote bedragen worden gespecifieerd.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

| 18. | In 2014 schreef het Bureau een openbare aanbesteding uit voor een kadercontract met een looptijd van vier jaar met een geraamd marktvolume van 30 miljoen euro om adviesdiensten in te kopen die uiteenlopende activiteiten inhouden zoals dienstverlening op het gebied van audit, projectmanagement, algemeen advies en studies. De aanbestedingsprocedure en het daaropvolgende gebruik van het kadercontract werden echter voor een gedeelte niet goed beheerd. De doelstellingen en uit te voeren activiteiten waren niet voldoende specifiek om het volume van het kadercontract precies in te schatten. Bijgevolg was het in slechts twee jaar en zes maanden volledig verbruikt. Bovendien waren er geen gebruikgemaakt van percelen, ondanks de grote diversiteit aan uit te besteden diensten en de sterk uiteenlopende uitgaven per activiteit. Het gebruik ervan had een stimulans kunnen zijn voor kleinere bedrijven om deel te nemen waar het ging om activiteiten met een geringe waarde. Doordat er was gevraagd om een offerte tegen een vaste prijs van één enkele contractant die het kadercontract gebruikte, werd de prijsconcurrentie tenietgedaan en de afhankelijkheid van de contractant vergroot. Het Bureau moet overwegen overeenkomsten met meerdere leveranciers te sluiten en waar nodig een hernieuwde oproep tot mededinging doen. |
| --- | --- |

18.

In 2014 schreef het Bureau een openbare aanbesteding uit voor een kadercontract met een looptijd van vier jaar met een geraamd marktvolume van 30 miljoen euro om adviesdiensten in te kopen die uiteenlopende activiteiten inhouden zoals dienstverlening op het gebied van audit, projectmanagement, algemeen advies en studies. De aanbestedingsprocedure en het daaropvolgende gebruik van het kadercontract werden echter voor een gedeelte niet goed beheerd. De doelstellingen en uit te voeren activiteiten waren niet voldoende specifiek om het volume van het kadercontract precies in te schatten. Bijgevolg was het in slechts twee jaar en zes maanden volledig verbruikt. Bovendien waren er geen gebruikgemaakt van percelen, ondanks de grote diversiteit aan uit te besteden diensten en de sterk uiteenlopende uitgaven per activiteit. Het gebruik ervan had een stimulans kunnen zijn voor kleinere bedrijven om deel te nemen waar het ging om activiteiten met een geringe waarde. Doordat er was gevraagd om een offerte tegen een vaste prijs van één enkele contractant die het kadercontract gebruikte, werd de prijsconcurrentie tenietgedaan en de afhankelijkheid van de contractant vergroot. Het Bureau moet overwegen overeenkomsten met meerdere leveranciers te sluiten en waar nodig een hernieuwde oproep tot mededinging doen.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 19. | Het mandaat van het Bureau om merken, tekeningen en modellen te registreren voor de Europese eengemaakte markt zorgt voor veel vertaalwerk. De oprichtingsverordening van het Bureau bepaalt dat de voor de werking van het Bureau vereiste vertalingen door het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie („CdT”) worden verricht, met als gevolg dat het Bureau de grootste klant is van het CdT. Het Bureau maakt meer gebruik van interne oplossingen zoals (ver)taalgeheugens en de bijbehorende software. Deze tools zijn bedoeld om de kosteneffectiviteit en de doelmatigheid van het Bureau zelf te verbeteren. Vanuit het oogpunt van de Europese Unie kan de huidige situatie echter leiden tot een dubbele inspanningen en bijbehorende kosten. |
| --- | --- |

19.

Het mandaat van het Bureau om merken, tekeningen en modellen te registreren voor de Europese eengemaakte markt zorgt voor veel vertaalwerk. De oprichtingsverordening van het Bureau bepaalt dat de voor de werking van het Bureau vereiste vertalingen door het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie („CdT”) worden verricht, met als gevolg dat het Bureau de grootste klant is van het CdT. Het Bureau maakt meer gebruik van interne oplossingen zoals (ver)taalgeheugens en de bijbehorende software. Deze tools zijn bedoeld om de kosteneffectiviteit en de doelmatigheid van het Bureau zelf te verbeteren. Vanuit het oogpunt van de Europese Unie kan de huidige situatie echter leiden tot een dubbele inspanningen en bijbehorende kosten.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 78 van 24.3.2009, blz. 1.

1

(2)  PB L 341 van 24.12.2015, blz. 21.

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: https://euipo.europa.eu

3

(4)  Begroting inclusief de reserve voor onvoorziene gebeurtenissen.

4

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Artikel 89, lid 1, van het financieel reglement van het Bureau bepaalt dat het Bureau een reservefonds opzet met voldoende middelen om de bedrijfscontinuïteit en de uitvoering van zijn taken voor een jaar te garanderen, ofwel het equivalent van de geraamde kredieten in de titels 1, 2 en 3 van de begroting van het Bureau.

7

(8)  Artikel 139, de leden 4 en 6, van de oprichtingsverordening van het Bureau bepaalt dat ieder jaar de kosten worden vergoed die door de diensten voor de industriële eigendom van de lidstaten, het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom en andere betrokken en door de lidstaten aan te wijzen autoriteiten zijn gemaakt in het kader van de specifieke opdrachten die zij als schakel in het Uniemerkenstelsel uitvoeren in verband met diverse diensten en procedures, waarbij deze verplichting van toepassing is voor zover er in het betreffende jaar geen begrotingstekort ontstaat.

8

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2013 | Het Bureau beschikt over een plan voor bedrijfscontinuïteit en crisisbeheer waarin is bepaald dat ongeveer 25 taken permanent moeten worden afgedekt door werknemers die wachtdiensten verrichten. Hoewel de begrotingsmiddelen voor wachtdienstvergoedingen jaarlijks worden goedgekeurd door het begrotingscomité van het Bureau, ligt het in 2013 betaalde bedrag (402 458  euro) aanzienlijk hoger dan bij andere agentschappen die een permanente dienst moeten verzekeren. | Afgerond |
| 2014 | In zijn verslag over de jaarrekening 2013 van het Bureau heeft de Rekenkamer vraagtekens geplaatst bij het bedrag dat was besteed aan wachtdienstvergoedingen (0,40  miljoen euro). Dergelijke betalingen waren in 2014 hoger (0,44  miljoen euro). In november 2014 heeft het Bureau zijn beleid herzien en het aantal functies dat in aanmerking komt voor wachtdienstvergoedingen teruggebracht van 25 tot 17; het financiële effect daarvan zal zichtbaar zijn vanaf 2015 (1). Negen personeelsleden, waaronder zeven managers, ontvingen elk meer dan 11 000  euro aan wachtdienstvergoedingen. | Afgerond |
| 2015 | Het niveau van de naar 2016 overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III: 12,9  miljoen euro, ofwel 36 % (2014: 14,1  miljoen euro, ofwel 38 %). Deze overdrachten hielden voornamelijk verband met de samenwerkingsovereenkomsten met nationale bureaus, die pas na afloop van het jaar kostendeclaraties indienen. | N.v.t. |
| 2015 | De openbare aanbesteding van de levering van diensten op basis van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking van een aankondiging van opdracht beperkt de mededinging tot een enkele onderhandelingspartner en dient daarom slechts in uitzonderlijke omstandigheden te worden gebruikt. In 2015 verlengde het Bureau, door middel van deze procedure, zes kaderovereenkomsten voor bijkomende diensten met een waarde van 1,9  miljoen euro (in 2014: twaalf kaderovereenkomsten voor bijkomende diensten met een waarde van 12,6  miljoen euro) (2). Het gebruik dat het Bureau van deze procedure heeft gemaakt, kan, gelet op het aantal, de waarde en de frequentie van dergelijke overeenkomst, niet worden beschouwd als „uitzonderlijk” en voldeed niet volledig aan de formele vereisten (3). | Afgerond |
| 2015 | Het Bureau vergoedt een deel van of het gehele brutosalaris van gedetacheerde nationale deskundigen (GND’s) aan hun werkgevers. Dit wijkt af van de praktijk van de Commissie dat de werkgevers van de GND’s hun salarissen blijven betalen. In 2015 bedroegen deze vergoedingen 1,9  miljoen euro. | Afgerond |
| 2015 | Per 31 december 2015 waren negen BHIM-medewerkers in het belang van de dienst gedetacheerd bij de kamer van beroep van het BHIM. Het Ambtenarenstatuut van de EU voorziet echter niet in dergelijke detacheringen (4). | Afgerond (5) |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2013

Het Bureau beschikt over een plan voor bedrijfscontinuïteit en crisisbeheer waarin is bepaald dat ongeveer 25 taken permanent moeten worden afgedekt door werknemers die wachtdiensten verrichten. Hoewel de begrotingsmiddelen voor wachtdienstvergoedingen jaarlijks worden goedgekeurd door het begrotingscomité van het Bureau, ligt het in 2013 betaalde bedrag (402 458  euro) aanzienlijk hoger dan bij andere agentschappen die een permanente dienst moeten verzekeren.

Afgerond

2014

In zijn verslag over de jaarrekening 2013 van het Bureau heeft de Rekenkamer vraagtekens geplaatst bij het bedrag dat was besteed aan wachtdienstvergoedingen (0,40  miljoen euro). Dergelijke betalingen waren in 2014 hoger (0,44  miljoen euro). In november 2014 heeft het Bureau zijn beleid herzien en het aantal functies dat in aanmerking komt voor wachtdienstvergoedingen teruggebracht van 25 tot 17; het financiële effect daarvan zal zichtbaar zijn vanaf 2015 (1). Negen personeelsleden, waaronder zeven managers, ontvingen elk meer dan 11 000  euro aan wachtdienstvergoedingen.

Afgerond

2015

Het niveau van de naar 2016 overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III: 12,9  miljoen euro, ofwel 36 % (2014: 14,1  miljoen euro, ofwel 38 %). Deze overdrachten hielden voornamelijk verband met de samenwerkingsovereenkomsten met nationale bureaus, die pas na afloop van het jaar kostendeclaraties indienen.

N.v.t.

2015

De openbare aanbesteding van de levering van diensten op basis van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking van een aankondiging van opdracht beperkt de mededinging tot een enkele onderhandelingspartner en dient daarom slechts in uitzonderlijke omstandigheden te worden gebruikt. In 2015 verlengde het Bureau, door middel van deze procedure, zes kaderovereenkomsten voor bijkomende diensten met een waarde van 1,9  miljoen euro (in 2014: twaalf kaderovereenkomsten voor bijkomende diensten met een waarde van 12,6  miljoen euro) (2). Het gebruik dat het Bureau van deze procedure heeft gemaakt, kan, gelet op het aantal, de waarde en de frequentie van dergelijke overeenkomst, niet worden beschouwd als „uitzonderlijk” en voldeed niet volledig aan de formele vereisten (3).

Afgerond

2015

Het Bureau vergoedt een deel van of het gehele brutosalaris van gedetacheerde nationale deskundigen (GND’s) aan hun werkgevers. Dit wijkt af van de praktijk van de Commissie dat de werkgevers van de GND’s hun salarissen blijven betalen. In 2015 bedroegen deze vergoedingen 1,9  miljoen euro.

Afgerond

2015

Per 31 december 2015 waren negen BHIM-medewerkers in het belang van de dienst gedetacheerd bij de kamer van beroep van het BHIM. Het Ambtenarenstatuut van de EU voorziet echter niet in dergelijke detacheringen (4).

Afgerond (5)

---

(1)  In 2015 betaalde het Bureau 285 242 euro voor wachtdienstvergoedingen en 13 functies kwamen in aanmerking voor dergelijke vergoedingen.

(2)  De kaderovereenkomsten werden verlengd op basis van artikel 134, lid 1, onder f, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1).

(3)  Zoals bepaald in artikel 134, lid 3, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.

(4)  Artikel 37, onder a, van Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA) tot vaststelling van het statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB 45 van 14.6.1962, blz. 1385/62).

(5)  In 2016 heeft het Bureau verder maatregelen getroffen om de onafhankelijkheid van de kamer ten opzichte van het Bureau te garanderen.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

| 17. | Het Bureau beaamt dat de nauwkeurigheid van de begroting van het Bureau belangrijker is geworden na de recente wijzigingen in de oprichtingsverordening en het financieel reglement van het Bureau, waarin onder meer mechanismen als de toewijzing van overschotten aan een reservefonds, de drempel van de samenwerkingsactiviteiten in de EU en het vergoedingsmechanisme worden gespecificeerd, aangezien deze verband houden met de begrote bedragen. Om die reden zal het Bureau in de toekomst speciale aandacht besteden aan het opstellen van nauwkeuriger begrotingen en zal het, indien nodig, begrotingen wijzigen. Deze gewijzigde begrotingen zullen op een passend moment aan de bestuursorganen van het Bureau worden voorgelegd, zodat de prognosticerende aard van de begroting behouden blijft. |
| --- | --- |

17.

Het Bureau beaamt dat de nauwkeurigheid van de begroting van het Bureau belangrijker is geworden na de recente wijzigingen in de oprichtingsverordening en het financieel reglement van het Bureau, waarin onder meer mechanismen als de toewijzing van overschotten aan een reservefonds, de drempel van de samenwerkingsactiviteiten in de EU en het vergoedingsmechanisme worden gespecificeerd, aangezien deze verband houden met de begrote bedragen. Om die reden zal het Bureau in de toekomst speciale aandacht besteden aan het opstellen van nauwkeuriger begrotingen en zal het, indien nodig, begrotingen wijzigen. Deze gewijzigde begrotingen zullen op een passend moment aan de bestuursorganen van het Bureau worden voorgelegd, zodat de prognosticerende aard van de begroting behouden blijft.

| 18. | Het Bureau neemt goede nota van de opmerkingen van de Rekenkamer.
  Het volume van het kadercontract was op het moment van de aanbesteding nog moeilijk in te schatten als gevolg van het feit dat de specificatie van de doelstellingen en activiteiten voor de laatste twee jaar van het contract rechtstreeks gekoppeld was aan het Strategisch Plan 2020 (1) (SP2020), dat op dat moment nog niet was uitgewerkt of zelfs maar was ontwikkeld. Dit is echter rechtgezet in het volgende kadercontract, waarin de schattingen van het volume overeenstemmen met een gedetailleerd overzicht van onderliggende activiteiten.
  Het Bureau zal het mogelijke gebruik van percelen overwegen voor toekomstige aanbestedingen van deze aard.
  Wat betreft de opmerking van de Rekenkamer over tenietgedane prijsconcurrentie en de vergrote afhankelijkheid van de contractant als gevolg van het verzoek om offertes tegen een vaste prijs van één enkele contractant, zij opgemerkt dat slechts 50 % van de specifieke contracten onder dit kadercontract wordt afgesloten tegen een vaste prijs. In dit kader heeft het Bureau een speciaal team opgezet dat gespecialiseerd is in contractbeheer voor het hele Bureau, evenals een raamwerk voor leveranciersbeheer, aan de hand waarvan het de juistheid van de offerte tegen een vaste prijs kan beoordelen en het, in het voorkomende geval, kan overschakelen op een ander contractmechanisme zoals „Quoted Times & Means” of, in laatste instantie, op „Times & Means”. Bovendien brengt een hernieuwde oproep tot mededinging hogere administratieve kosten mee en blijkt deze tijdrovender te zijn dan andere oplossingen.
  Daarnaast gebruikt het Bureau, voor volgende kadercontracten, een gemengd meervoudig kadercontract, deels met een cascadesysteem en deels met een hernieuwde oproep voor de diensten van deze aard. |
| --- | --- |

18.

Het Bureau neemt goede nota van de opmerkingen van de Rekenkamer.

Het volume van het kadercontract was op het moment van de aanbesteding nog moeilijk in te schatten als gevolg van het feit dat de specificatie van de doelstellingen en activiteiten voor de laatste twee jaar van het contract rechtstreeks gekoppeld was aan het Strategisch Plan 2020 (1) (SP2020), dat op dat moment nog niet was uitgewerkt of zelfs maar was ontwikkeld. Dit is echter rechtgezet in het volgende kadercontract, waarin de schattingen van het volume overeenstemmen met een gedetailleerd overzicht van onderliggende activiteiten.

Het Bureau zal het mogelijke gebruik van percelen overwegen voor toekomstige aanbestedingen van deze aard.

Wat betreft de opmerking van de Rekenkamer over tenietgedane prijsconcurrentie en de vergrote afhankelijkheid van de contractant als gevolg van het verzoek om offertes tegen een vaste prijs van één enkele contractant, zij opgemerkt dat slechts 50 % van de specifieke contracten onder dit kadercontract wordt afgesloten tegen een vaste prijs. In dit kader heeft het Bureau een speciaal team opgezet dat gespecialiseerd is in contractbeheer voor het hele Bureau, evenals een raamwerk voor leveranciersbeheer, aan de hand waarvan het de juistheid van de offerte tegen een vaste prijs kan beoordelen en het, in het voorkomende geval, kan overschakelen op een ander contractmechanisme zoals „Quoted Times & Means” of, in laatste instantie, op „Times & Means”. Bovendien brengt een hernieuwde oproep tot mededinging hogere administratieve kosten mee en blijkt deze tijdrovender te zijn dan andere oplossingen.

Daarnaast gebruikt het Bureau, voor volgende kadercontracten, een gemengd meervoudig kadercontract, deels met een cascadesysteem en deels met een hernieuwde oproep voor de diensten van deze aard.

| 19. | Terwijl in de basisbesluiten van zowel het CdT als EUIPO slechts is neergelegd dat het CdT de voor het functioneren van het Bureau noodzakelijke vertaaldiensten levert, schakelt EUIPO het CdT niet alleen voor die noodzakelijke vertaaldiensten in, maar ook voor een aantal aanvullende taken, zoals editing- en terminologiewerkzaamheden. Het Bureau is echter net als ieder ander Europees agentschap of orgaan gebonden aan het beginsel van goed financieel beheer, en het is van mening dat het betalen voor vertalingen waarvoor in het verleden reeds opdracht is gegeven en ook is betaald, niet strookt met dit beginsel.
  Zoals de Rekenkamer signaleert, blijft EUIPO de grootste klant van het CdT, aangezien het verantwoordelijk was voor ruim de helft van diens ontvangsten over 2016, ook al maakt het Bureau gebruik van IE-vertaalgeheugens (2), die zijn opgebouwd uit IE-vertalingen in onze dossiers van de afgelopen twintig jaar. In 2016 kon 96 % van de voor IE-vertalingen benodigde termen uit deze geheugens worden gehaald. De resterende 4 % IE-vertalingen die het CdT moest maken, kostten het Bureau 15,5 miljoen euro.
  Overeenkomstig zijn missie heeft EUIPO altijd geprobeerd IE-gebruikers de beste kwaliteit te leveren tegen de laagst mogelijke prijs teneinde Europese bedrijven te ondersteunen. Met het oog daarop heeft het Bureau taksen voor merken met ruim 50 % verlaagd, zulks ten voordele van onze gebruikers, en met name het midden- en kleinbedrijf. De besparingen die zijn gerealiseerd met de bovengenoemde praktijk, speelden een belangrijke rol in deze aanzienlijke verlaging.
  Wat betreft de bezwaren die de Rekenkamer heeft geuit ten aanzien van mogelijke dubbele inspanningen en bijbehorende kosten op het niveau van de Europese Unie, is het Bureau van mening dat het onderhoud en hergebruik van het beschikbare materiaal van EUIPO geen significante inspanning of kosten meebrengen. Het Bureau denkt voortdurend na over manieren om een goede prijs-kwaliteitverhouding te waarborgen binnen de bestaande wet- en regelgeving.
  Het CdT is een belangrijke partner bij de uitvoering van de opdracht van het Bureau. Het Bureau is, gezien de vooruitgang op het gebied van geautomatiseerde vertalingen, van mening dat het in het wederzijds strategisch belang zeer belangrijk is in de nabije toekomst samen acties te ondernemen om een modern en duurzaam bedrijfsmodel te realiseren waarvan alle betrokken partijen gelijkelijk profijt hebben. |
| --- | --- |

19.

Terwijl in de basisbesluiten van zowel het CdT als EUIPO slechts is neergelegd dat het CdT de voor het functioneren van het Bureau noodzakelijke vertaaldiensten levert, schakelt EUIPO het CdT niet alleen voor die noodzakelijke vertaaldiensten in, maar ook voor een aantal aanvullende taken, zoals editing- en terminologiewerkzaamheden. Het Bureau is echter net als ieder ander Europees agentschap of orgaan gebonden aan het beginsel van goed financieel beheer, en het is van mening dat het betalen voor vertalingen waarvoor in het verleden reeds opdracht is gegeven en ook is betaald, niet strookt met dit beginsel.

Zoals de Rekenkamer signaleert, blijft EUIPO de grootste klant van het CdT, aangezien het verantwoordelijk was voor ruim de helft van diens ontvangsten over 2016, ook al maakt het Bureau gebruik van IE-vertaalgeheugens (2), die zijn opgebouwd uit IE-vertalingen in onze dossiers van de afgelopen twintig jaar. In 2016 kon 96 % van de voor IE-vertalingen benodigde termen uit deze geheugens worden gehaald. De resterende 4 % IE-vertalingen die het CdT moest maken, kostten het Bureau 15,5 miljoen euro.

Overeenkomstig zijn missie heeft EUIPO altijd geprobeerd IE-gebruikers de beste kwaliteit te leveren tegen de laagst mogelijke prijs teneinde Europese bedrijven te ondersteunen. Met het oog daarop heeft het Bureau taksen voor merken met ruim 50 % verlaagd, zulks ten voordele van onze gebruikers, en met name het midden- en kleinbedrijf. De besparingen die zijn gerealiseerd met de bovengenoemde praktijk, speelden een belangrijke rol in deze aanzienlijke verlaging.

Wat betreft de bezwaren die de Rekenkamer heeft geuit ten aanzien van mogelijke dubbele inspanningen en bijbehorende kosten op het niveau van de Europese Unie, is het Bureau van mening dat het onderhoud en hergebruik van het beschikbare materiaal van EUIPO geen significante inspanning of kosten meebrengen. Het Bureau denkt voortdurend na over manieren om een goede prijs-kwaliteitverhouding te waarborgen binnen de bestaande wet- en regelgeving.

Het CdT is een belangrijke partner bij de uitvoering van de opdracht van het Bureau. Het Bureau is, gezien de vooruitgang op het gebied van geautomatiseerde vertalingen, van mening dat het in het wederzijds strategisch belang zeer belangrijk is in de nabije toekomst samen acties te ondernemen om een modern en duurzaam bedrijfsmodel te realiseren waarvan alle betrokken partijen gelijkelijk profijt hebben.

---

(1)  Het SP2020 verwijst naar een meerjarenwerkprogramma met activiteiten en projecten voor de periode 2016-2020

(2)  De vertaalgeheugens maken het mogelijk beschikbare vertalingen te hergebruiken. Hier wordt in de feiten naar verwezen met „voorvertaling”.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/194 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/194

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/31)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel eu-LISA), gevestigd te Tallinn, Straatsburg en St. Johann im Pongau, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad (1). De kerntaak van dit Agentschap is het operationeel beheer van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en het Europees systeem voor de vergelijking van vingerafdrukken (Eurodac). |
| --- | --- |

1.

Het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (hierna „het Agentschap” genoemd ofwel eu-LISA), gevestigd te Tallinn, Straatsburg en St. Johann im Pongau, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad (1). De kerntaak van dit Agentschap is het operationeel beheer van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en het Europees systeem voor de vergelijking van vingerafdrukken (Eurodac).

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (3) | 71,7 | 82,3 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 134 | 144 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (3)

71,7

82,3

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

134

144

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 17. | In 2016 ontving en aanvaardde het Agentschap materiaal ter waarde van 2,8 miljoen euro zonder dat er budgettaire en juridische verbintenissen (contracten) bestonden. Deze werden met terugwerkende kracht aangegaan om de aankopen te regulariseren. |
| --- | --- |

17.

In 2016 ontving en aanvaardde het Agentschap materiaal ter waarde van 2,8 miljoen euro zonder dat er budgettaire en juridische verbintenissen (contracten) bestonden. Deze werden met terugwerkende kracht aangegaan om de aankopen te regulariseren.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 18. | In haar controleverslag van juli 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) dat de algehele opzet en de praktische uitvoering van processen waarborgen dat eu-LISA zodanig werkt met de IT-systemen SIS II, VIS en Eurodac dat de nationale autoriteiten die ze gebruiken doorlopend en ononderbroken gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Hoewel de DIA op geen enkele zeer belangrijke kwestie de aandacht vestigde, was hij van oordeel dat er ruimte is voor de verbetering van de doelmatigheid van de processen op het gebied van configuratie- en wijzigingsbeheer, release- en testbeheer en probleembeheer, evenals diensten- en incidentenbeheer. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

18.

In haar controleverslag van juli 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) dat de algehele opzet en de praktische uitvoering van processen waarborgen dat eu-LISA zodanig werkt met de IT-systemen SIS II, VIS en Eurodac dat de nationale autoriteiten die ze gebruiken doorlopend en ononderbroken gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Hoewel de DIA op geen enkele zeer belangrijke kwestie de aandacht vestigde, was hij van oordeel dat er ruimte is voor de verbetering van de doelmatigheid van de processen op het gebied van configuratie- en wijzigingsbeheer, release- en testbeheer en probleembeheer, evenals diensten- en incidentenbeheer. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 19. | De overgedragen kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) zijn hoog, namelijk 5 miljoen euro, ofwel 63 % van de vastgelegde kredieten (2015: 9 miljoen euro, ofwel 50 %). Ze hebben voornamelijk betrekking op het onderhoud van gebouwen en adviesdiensten die in 2017 moeten worden geleverd. Een dergelijk hoog bedrag aan overdrachten ter dekking van activiteiten van het volgende jaar is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. |
| --- | --- |

19.

De overgedragen kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) zijn hoog, namelijk 5 miljoen euro, ofwel 63 % van de vastgelegde kredieten (2015: 9 miljoen euro, ofwel 50 %). Ze hebben voornamelijk betrekking op het onderhoud van gebouwen en adviesdiensten die in 2017 moeten worden geleverd. Een dergelijk hoog bedrag aan overdrachten ter dekking van activiteiten van het volgende jaar is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

| 20. | In juni 2015 ondertekende het Agentschap een bouwcontract voor zijn kantoor in Straatsburg voor een bedrag van 21,5 miljoen euro. Er werd overeengekomen te werken met termijnbetalingen als belangrijkste betalingsmethode. Om de begrotingsbesteding te verhogen, wijzigde het Agentschap echter in juli 2015 het contract om van vooruitbetalingen de voorkeursmethode te maken. In november 2016 had het agentschap het volledige bedrag van het contract betaald, hoewel minder dan de helft van de werkzaamheden was afgerond. |
| --- | --- |

20.

In juni 2015 ondertekende het Agentschap een bouwcontract voor zijn kantoor in Straatsburg voor een bedrag van 21,5 miljoen euro. Er werd overeengekomen te werken met termijnbetalingen als belangrijkste betalingsmethode. Om de begrotingsbesteding te verhogen, wijzigde het Agentschap echter in juli 2015 het contract om van vooruitbetalingen de voorkeursmethode te maken. In november 2016 had het agentschap het volledige bedrag van het contract betaald, hoewel minder dan de helft van de werkzaamheden was afgerond.

| 21. | In een van de in 2016 gehouden vergaderingen stelde de vertegenwoordiger van de Commissie in de raad van bestuur van het Agentschap de stijging van de onderhoudskosten aan de orde. Hoewel deze met verschillende argumenten onderbouwd kon worden, zoals de verdere ontwikkeling en toegenomen functionaliteiten van de systemen, stelde de Rekenkamer vast dat het Agentschap bij bepaalde aanbestedingen niet was nagegaan wat de voordeligste oplossing was. Zo kocht het Agentschap een nieuwe softwarelicentie voor een bedrag van 4,6 miljoen euro op grond van een kaderovereenkomst zonder dat het controleerde of de kadercontractant, die optrad als tussenpersoon tussen het Agentschap en de potentiële softwareleveranciers, de beste prijs had gevonden. |
| --- | --- |

21.

In een van de in 2016 gehouden vergaderingen stelde de vertegenwoordiger van de Commissie in de raad van bestuur van het Agentschap de stijging van de onderhoudskosten aan de orde. Hoewel deze met verschillende argumenten onderbouwd kon worden, zoals de verdere ontwikkeling en toegenomen functionaliteiten van de systemen, stelde de Rekenkamer vast dat het Agentschap bij bepaalde aanbestedingen niet was nagegaan wat de voordeligste oplossing was. Zo kocht het Agentschap een nieuwe softwarelicentie voor een bedrag van 4,6 miljoen euro op grond van een kaderovereenkomst zonder dat het controleerde of de kadercontractant, die optrad als tussenpersoon tussen het Agentschap en de potentiële softwareleveranciers, de beste prijs had gevonden.

| 22. | In mei 2016 ondertekende het Agentschap een kaderovereenkomst voor 194 miljoen euro met een consortium voor de verdere ontwikkeling en het onderhoud van het Visuminformatiesysteem (VIS) en het biometrische matchingsysteem (BMS) voor een periode van maximaal zes jaar. De opdracht werd gegund door middel van een openbare aanbestedingsprocedure. Een van de belangrijkste vereisten voor inschrijvers om te mogen meedingen was dat ze commerciële toegang moesten hebben tot BMS-technologie. Omdat het bedrijf dat de BMS-technologie ontwikkelde niet contractueel verplicht was om iedere geïnteresseerde inschrijver commerciële toegang te verlenen, bestond er een potentieel risico voor het concurrentiële karakter van de procedure. |
| --- | --- |

22.

In mei 2016 ondertekende het Agentschap een kaderovereenkomst voor 194 miljoen euro met een consortium voor de verdere ontwikkeling en het onderhoud van het Visuminformatiesysteem (VIS) en het biometrische matchingsysteem (BMS) voor een periode van maximaal zes jaar. De opdracht werd gegund door middel van een openbare aanbestedingsprocedure. Een van de belangrijkste vereisten voor inschrijvers om te mogen meedingen was dat ze commerciële toegang moesten hebben tot BMS-technologie. Omdat het bedrijf dat de BMS-technologie ontwikkelde niet contractueel verplicht was om iedere geïnteresseerde inschrijver commerciële toegang te verlenen, bestond er een potentieel risico voor het concurrentiële karakter van de procedure.

| 23. | Van maart tot december 2015 werd er namens de Commissie een externe evaluatie van het Agentschap verricht en de resultaten daarvan werden in maart 2016 in het definitieve evaluatieverslag gepresenteerd. Uit de evaluatie kwam naar voren dat het Agentschap een bijdrage levert aan het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht en zijn taken doeltreffend uitvoert. Om het operationeel beheer verder te verbeteren, deden de beoordelaars 64 aanbevelingen, waarvan er 7 van kritiek belang en 11 zeer belangrijk worden geacht. Het Agentschap heeft een plan voor de opvolging van de aanbevelingen opgesteld dat momenteel wordt uitgevoerd. |
| --- | --- |

23.

Van maart tot december 2015 werd er namens de Commissie een externe evaluatie van het Agentschap verricht en de resultaten daarvan werden in maart 2016 in het definitieve evaluatieverslag gepresenteerd. Uit de evaluatie kwam naar voren dat het Agentschap een bijdrage levert aan het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht en zijn taken doeltreffend uitvoert. Om het operationeel beheer verder te verbeteren, deden de beoordelaars 64 aanbevelingen, waarvan er 7 van kritiek belang en 11 zeer belangrijk worden geacht. Het Agentschap heeft een plan voor de opvolging van de aanbevelingen opgesteld dat momenteel wordt uitgevoerd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 24. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

24.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 286 van 1.11.2011, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.eulisa.europa.eu

2

(3)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2013 | Krachtens de oprichtingsverordening van het Agentschap moeten de landen die betrokken zijn bij de uitvoering, toepassing en ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen een bijdrage leveren aan de begroting van het Agentschap. Hoewel met Schengen geassocieerde landen de door het Agentschap beheerde systemen in 2013 gebruikten, waren de onderhandelingen bij de Commissie nog steeds gaande. | Loopt nog |
| 2014 | Toelichting inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen
  Zonder iets af te doen aan het in paragraaf 8 gegeven oordeel, vestigt de Rekenkamer de aandacht op de waardering van het Schengeninformatiesysteem (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac (systemen) in de rekeningen van het Agentschap. Het operationeel beheer van deze systemen is de kerntaak van het Agentschap. Bij gebrek aan betrouwbare en volledige informatie over de totale ontwikkelingskosten ervan worden zij in de rekeningen van het Agentschap geboekt tegen de nettoboekwaarde volgens de boekhouding van de Commissie, en aan het eind van het jaar geactualiseerd (circa 6,6  miljoen euro op de overdrachtsdatum en 2,1  miljoen euro op 31 december 2014). Deze waarden hebben hoofdzakelijk betrekking op hardware en kant-en-klare softwarecomponenten, en de kosten van ontwikkeling van software zijn daarin niet meegerekend (zie toelichting 6.3.1 bij de jaarrekening van het Agentschap). | Afgerond |
| 2015 | Het Agentschap ondertekende een kaderovereenkomst ter waarde van 2 miljoen euro voor de aanbestedingsdiensten van een contractant (aanbestedingsdiensten) en voor opleidings-, coaching- en onderwijsdiensten van derden (opleidingsdiensten). De contractant stelt per specifiek verzoek geschikte opleidingsdiensten vast, en verstrekt een opgave van de prijs van de opleidingsdiensten vermeerderd met een vergoeding voor zijn eigen aanbestedingsdiensten (verhoging). In de kaderovereenkomst wordt echter niet vermeld dat de aanbestedingsdiensten in overeenstemming moeten zijn met de aanbestedingsregels in de financiële regeling van het Agentschap. Daarom garandeert het huidige proces van het overleggen van prijsopgaven voor goedkeuring door het Agentschap niet dat de diensten worden ingekocht in overeenstemming met alle vereisten van de financiële regeling. | Nog af te handelen |
| 2015 | De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling en de voorselectie van kandidaten voor deelname aan een procedure van gunning via onderhandelingen met een geschatte waarde van 20 miljoen euro vond plaats zonder toestemming van de ordonnateur. | N.v.t. |
| 2015 | De overgedragen vastgelegde kredieten onder titel II (administratieve uitgaven) bedragen 9 miljoen euro, ofwel 50 % van het totaal aan vastgelegde kredieten (2014: 15 miljoen euro, ofwel 87 %). Deze overdrachten betreffen hoofdzakelijk een groot contract voor de uitbreiding van het gebouw in Straatsburg (4,6  miljoen euro) en diensten die zijn verleend in het kader van meerjarige contracten. | N.v.t. |
| 2015 | Overeenkomsten met de met Schengen geassocieerde landen (Zwitserland, Liechtenstein, IJsland en Noorwegen) die de nadere bepalingen inzake deelname aan het werk van het Agentschap, inclusief bepalingen inzake stemrechten en hun bijdrage aan de begroting van het Agentschap specificeren, zijn nog steeds niet afgesloten. Bij gebreke daarvan dragen de met Schengen geassocieerde landen bij tot titel III (operationele uitgaven) van de begroting van het Agentschap op grond van een bepaling in de met de EU ondertekende associatieovereenkomsten. Zij dragen echter nog niet bij tot de activiteiten onder titel I en II (salarissen en andere administratieve uitgaven) van de begroting van het Agentschap. | Loopt nog |
| 2015 | Uit de gecontroleerde aanbestedingsprocedures bleek dat het Agentschap contracten of onderhandelingen aanging met één enkele contractant zonder de gevraagde diensten duidelijk te omschrijven. Dit beperkt de mededinging en vergroot de afhankelijkheid van de contractant. Het Agentschap moet, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers sluiten of de vereiste diensten nauwkeuriger omschrijven. | Nog af te handelen |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2013

Krachtens de oprichtingsverordening van het Agentschap moeten de landen die betrokken zijn bij de uitvoering, toepassing en ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen een bijdrage leveren aan de begroting van het Agentschap. Hoewel met Schengen geassocieerde landen de door het Agentschap beheerde systemen in 2013 gebruikten, waren de onderhandelingen bij de Commissie nog steeds gaande.

Loopt nog

2014

Toelichting inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen

Zonder iets af te doen aan het in paragraaf 8 gegeven oordeel, vestigt de Rekenkamer de aandacht op de waardering van het Schengeninformatiesysteem (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac (systemen) in de rekeningen van het Agentschap. Het operationeel beheer van deze systemen is de kerntaak van het Agentschap. Bij gebrek aan betrouwbare en volledige informatie over de totale ontwikkelingskosten ervan worden zij in de rekeningen van het Agentschap geboekt tegen de nettoboekwaarde volgens de boekhouding van de Commissie, en aan het eind van het jaar geactualiseerd (circa 6,6  miljoen euro op de overdrachtsdatum en 2,1  miljoen euro op 31 december 2014). Deze waarden hebben hoofdzakelijk betrekking op hardware en kant-en-klare softwarecomponenten, en de kosten van ontwikkeling van software zijn daarin niet meegerekend (zie toelichting 6.3.1 bij de jaarrekening van het Agentschap).

Afgerond

2015

Het Agentschap ondertekende een kaderovereenkomst ter waarde van 2 miljoen euro voor de aanbestedingsdiensten van een contractant (aanbestedingsdiensten) en voor opleidings-, coaching- en onderwijsdiensten van derden (opleidingsdiensten). De contractant stelt per specifiek verzoek geschikte opleidingsdiensten vast, en verstrekt een opgave van de prijs van de opleidingsdiensten vermeerderd met een vergoeding voor zijn eigen aanbestedingsdiensten (verhoging). In de kaderovereenkomst wordt echter niet vermeld dat de aanbestedingsdiensten in overeenstemming moeten zijn met de aanbestedingsregels in de financiële regeling van het Agentschap. Daarom garandeert het huidige proces van het overleggen van prijsopgaven voor goedkeuring door het Agentschap niet dat de diensten worden ingekocht in overeenstemming met alle vereisten van de financiële regeling.

Nog af te handelen

2015

De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling en de voorselectie van kandidaten voor deelname aan een procedure van gunning via onderhandelingen met een geschatte waarde van 20 miljoen euro vond plaats zonder toestemming van de ordonnateur.

N.v.t.

2015

De overgedragen vastgelegde kredieten onder titel II (administratieve uitgaven) bedragen 9 miljoen euro, ofwel 50 % van het totaal aan vastgelegde kredieten (2014: 15 miljoen euro, ofwel 87 %). Deze overdrachten betreffen hoofdzakelijk een groot contract voor de uitbreiding van het gebouw in Straatsburg (4,6  miljoen euro) en diensten die zijn verleend in het kader van meerjarige contracten.

N.v.t.

2015

Overeenkomsten met de met Schengen geassocieerde landen (Zwitserland, Liechtenstein, IJsland en Noorwegen) die de nadere bepalingen inzake deelname aan het werk van het Agentschap, inclusief bepalingen inzake stemrechten en hun bijdrage aan de begroting van het Agentschap specificeren, zijn nog steeds niet afgesloten. Bij gebreke daarvan dragen de met Schengen geassocieerde landen bij tot titel III (operationele uitgaven) van de begroting van het Agentschap op grond van een bepaling in de met de EU ondertekende associatieovereenkomsten. Zij dragen echter nog niet bij tot de activiteiten onder titel I en II (salarissen en andere administratieve uitgaven) van de begroting van het Agentschap.

Loopt nog

2015

Uit de gecontroleerde aanbestedingsprocedures bleek dat het Agentschap contracten of onderhandelingen aanging met één enkele contractant zonder de gevraagde diensten duidelijk te omschrijven. Dit beperkt de mededinging en vergroot de afhankelijkheid van de contractant. Het Agentschap moet, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers sluiten of de vereiste diensten nauwkeuriger omschrijven.

Nog af te handelen

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 17. | De procedures zijn gekozen om in te kunnen spelen op dringende operationele behoeften, en om te kunnen voldoen aan de snel groeiende vraag naar opslagcapaciteit vanwege de lidstaten. |
| --- | --- |

17.

De procedures zijn gekozen om in te kunnen spelen op dringende operationele behoeften, en om te kunnen voldoen aan de snel groeiende vraag naar opslagcapaciteit vanwege de lidstaten.

| 18. | Het Agentschap neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. Er is tussen eu-LISA en IAS een actieplan afgesproken om werk te maken van de bevindingen, en dit plan wordt momenteel uitgevoerd. |
| --- | --- |

18.

Het Agentschap neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. Er is tussen eu-LISA en IAS een actieplan afgesproken om werk te maken van de bevindingen, en dit plan wordt momenteel uitgevoerd.

| 20. | De overdragen kredieten voor titel 1 en titel 2 worden voortdurend bijgesteld en gepland met de bedoeling deze na verloop van tijd tot het strikt noodzakelijke te beperken.
  Om een indicatie te geven van de prestatie: van de 19 551 594,31 euro aan niet-gesplitste kredieten die zijn overgedragen naar 2016, is slechts 474 015,04 euro geannuleerd (2,42 %). |
| --- | --- |

20.

De overdragen kredieten voor titel 1 en titel 2 worden voortdurend bijgesteld en gepland met de bedoeling deze na verloop van tijd tot het strikt noodzakelijke te beperken.

Om een indicatie te geven van de prestatie: van de 19 551 594,31 euro aan niet-gesplitste kredieten die zijn overgedragen naar 2016, is slechts 474 015,04 euro geannuleerd (2,42 %).

| 21. | De keuze van het mechanisme voor de betaling is ingegeven door de begrotingsbeperkingen. Zo kunnen de C1- en C2-kredieten volledig worden benut overeenkomstig de n+1-regels betreffende niet-gesplitste kredieten.
  De voorfinancieringsbetalingen betroffen een financiële garantie die werd vrijgegeven naarmate de werkzaamheden vorderden, wat het risico voor het Agentschap tot een minimum heeft beperkt. Naast de financiële garantie heeft de contractant een uitvoeringsgarantie van 5 % verstrekt. De uitvoeringsgarantie heeft specifiek betrekking op de uitvoering van de contractuele verplichtingen. |
| --- | --- |

21.

De keuze van het mechanisme voor de betaling is ingegeven door de begrotingsbeperkingen. Zo kunnen de C1- en C2-kredieten volledig worden benut overeenkomstig de n+1-regels betreffende niet-gesplitste kredieten.

De voorfinancieringsbetalingen betroffen een financiële garantie die werd vrijgegeven naarmate de werkzaamheden vorderden, wat het risico voor het Agentschap tot een minimum heeft beperkt. Naast de financiële garantie heeft de contractant een uitvoeringsgarantie van 5 % verstrekt. De uitvoeringsgarantie heeft specifiek betrekking op de uitvoering van de contractuele verplichtingen.

| 22. | Wat betreft de verlenging van het onderhoud met betrekking tot de VIS-onderdelen, is geoordeeld dat de voorgenomen veranderingen technisch of economisch gezien niet van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden. In dit opzicht wordt erop gewezen dat WCC houder is van de intellectuele-eigendomsrechten van de zoekmachine Elise. Een andere leverancier zou daarom als onderaannemer van WCC moeten handelen, en zou dus niet in staat zijn om meer waar voor het geld te bieden. Verder betrof SC 14 niet alleen de aanschaf van permanente licenties voor WCC Elise, maar ook het onderhoud dat daarna moet plaatsvinden. Dit onderhoud kon niet worden uitbesteed aan een derde partij zonder dat de algehele verantwoordelijkheid van de MWO-contractant voor het onderhoud van VIS in het gedrang komt.
  Verder heeft het Agentschap met de aanschaf van permanente licenties voor WCC Elise heel wat bespaard op de lange termijn: naar schatting 402 243,22 euro over een periode van vier jaar.
  Ten slotte wordt erop gewezen dat artikel I.19.1 van de bijzondere voorwaarden een beding van „meest begunstigde klant” bevat, waarmee de financiële belangen van het Agentschap beschermd blijven wanneer het hardware of software van de contractant koopt. |
| --- | --- |

22.

Wat betreft de verlenging van het onderhoud met betrekking tot de VIS-onderdelen, is geoordeeld dat de voorgenomen veranderingen technisch of economisch gezien niet van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden. In dit opzicht wordt erop gewezen dat WCC houder is van de intellectuele-eigendomsrechten van de zoekmachine Elise. Een andere leverancier zou daarom als onderaannemer van WCC moeten handelen, en zou dus niet in staat zijn om meer waar voor het geld te bieden. Verder betrof SC 14 niet alleen de aanschaf van permanente licenties voor WCC Elise, maar ook het onderhoud dat daarna moet plaatsvinden. Dit onderhoud kon niet worden uitbesteed aan een derde partij zonder dat de algehele verantwoordelijkheid van de MWO-contractant voor het onderhoud van VIS in het gedrang komt.

Verder heeft het Agentschap met de aanschaf van permanente licenties voor WCC Elise heel wat bespaard op de lange termijn: naar schatting 402 243,22 euro over een periode van vier jaar.

Ten slotte wordt erop gewezen dat artikel I.19.1 van de bijzondere voorwaarden een beding van „meest begunstigde klant” bevat, waarmee de financiële belangen van het Agentschap beschermd blijven wanneer het hardware of software van de contractant koopt.

| 23. | Het Agentschap erkent het potentiële risico dat het Rekenhof noemt, maar voert aan dat dit zich niet heeft voorgedaan aangezien geen enkele marktdeelnemer bezwaren heeft geuit over toegang tot de technologie. We mogen daarom tamelijk zeker zijn dat de overeenkomst is nageleefd. |
| --- | --- |

23.

Het Agentschap erkent het potentiële risico dat het Rekenhof noemt, maar voert aan dat dit zich niet heeft voorgedaan aangezien geen enkele marktdeelnemer bezwaren heeft geuit over toegang tot de technologie. We mogen daarom tamelijk zeker zijn dat de overeenkomst is nageleefd.

| 24. | Het Agentschap neemt nota van de opmerking van het Rekenhof en bevestigt dat het overeengekomen actieplan wordt uitgevoerd. |
| --- | --- |

24.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking van het Rekenhof en bevestigt dat het overeengekomen actieplan wordt uitgevoerd.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/201 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/201

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2017/C 417/32)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk (hierna „Agentschap” ofwel „EU-OSHA”), gevestigd te Bilbao, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad (1). Het Agentschap heeft tot taak het verzamelen en verspreiden van informatie over de nationale prioriteiten en prioriteiten van de Unie op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, evenals het ondersteunen van de nationale en EU-autoriteiten bij de opstelling en uitvoering van beleid, en het geven van voorlichting over preventieve maatregelen. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk (hierna „Agentschap” ofwel „EU-OSHA”), gevestigd te Bilbao, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad (1). Het Agentschap heeft tot taak het verzamelen en verspreiden van informatie over de nationale prioriteiten en prioriteiten van de Unie op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, evenals het ondersteunen van de nationale en EU-autoriteiten bij de opstelling en uitvoering van beleid, en het geven van voorlichting over preventieve maatregelen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 16,9 | 16,7 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 65 | 65 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

16,9

16,7

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

65

65

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten naar 2017 was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 417 279 euro, ofwel 30 % (2015: 364 740 euro, ofwel 26 %). Deze overdrachten houden voornamelijk verband met IT-diensten die aan einde van het jaar nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd. De overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III bedroegen 3 370 616 euro, ofwel 43 % (2015: 3 383 052 euro, ofwel 41 %). Deze overdrachten betreffen voornamelijk onderzoeksprojecten en studies die langer dan een jaar duren. Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

17.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten naar 2017 was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 417 279 euro, ofwel 30 % (2015: 364 740 euro, ofwel 26 %). Deze overdrachten houden voornamelijk verband met IT-diensten die aan einde van het jaar nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd. De overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III bedroegen 3 370 616 euro, ofwel 43 % (2015: 3 383 052 euro, ofwel 41 %). Deze overdrachten betreffen voornamelijk onderzoeksprojecten en studies die langer dan een jaar duren. Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

| 18. | In 2014 sloot het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 1,1 miljoen euro voor de levering van IT-adviesdiensten voor de periode 2014-2017. Hoewel de door het project te leveren prestaties duidelijk worden gedefinieerd in de voor de uitvoering van deze kaderovereenkomst in 2016 ondertekende specifieke contracten, werkten de adviseurs op een „tijd en middelen-basis”, waarbij de prijs niet was vastgesteld en ook niet rechtstreeks was gekoppeld aan de levering, maar voortvloeide uit het aantal gewerkte dagen. in 2016 werd ongeveer 50 % van de IT-adviesdiensten bovendien buiten de gebouwen van het Agentschap uitgevoerd, waardoor het minder in staat was om de doelmatige uitvoering van de contracten te monitoren. Voor deze kaderovereenkomst werden in 2016 betalingen gedaan voor een bedrag van ongeveer 0,4 miljoen euro. |
| --- | --- |

18.

In 2014 sloot het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 1,1 miljoen euro voor de levering van IT-adviesdiensten voor de periode 2014-2017. Hoewel de door het project te leveren prestaties duidelijk worden gedefinieerd in de voor de uitvoering van deze kaderovereenkomst in 2016 ondertekende specifieke contracten, werkten de adviseurs op een „tijd en middelen-basis”, waarbij de prijs niet was vastgesteld en ook niet rechtstreeks was gekoppeld aan de levering, maar voortvloeide uit het aantal gewerkte dagen. in 2016 werd ongeveer 50 % van de IT-adviesdiensten bovendien buiten de gebouwen van het Agentschap uitgevoerd, waardoor het minder in staat was om de doelmatige uitvoering van de contracten te monitoren. Voor deze kaderovereenkomst werden in 2016 betalingen gedaan voor een bedrag van ongeveer 0,4 miljoen euro.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 19. | De oprichtingsverordening van het Agentschap vereist niet in zoveel woorden externe evaluaties van zijn activiteiten. In het voorstel van de Commissie voor een nieuwe oprichtingsverordening moet elke vijf jaar een evaluatie worden gemaakt. |
| --- | --- |

19.

De oprichtingsverordening van het Agentschap vereist niet in zoveel woorden externe evaluaties van zijn activiteiten. In het voorstel van de Commissie voor een nieuwe oprichtingsverordening moet elke vijf jaar een evaluatie worden gemaakt.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 20. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

20.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 216 van 20.8.1994, blz. 1. De verordening werd laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1112/2005 (PB L 184 van 15.7.2005, blz. 5).

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.osha.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten blijft hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 364 740  euro, ofwel 26 % (2014: 443 412  euro, ofwel 34 %). Deze overdrachten betreffen diensten waarvoor contracten zijn afgesloten voor een periode van twee kalenderjaren, alsmede IT-diensten die eind 2015 nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd. | N.v.t. |
| 2015 | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten blijft hoog voor titel III (operationele uitgaven): 3 383 052  euro ofwel 41 % (2014: 4 277 160  euro, ofwel 42 %). Deze overdrachten betreffen voornamelijk grootschalige onderzoeksprojecten die langer dan een jaar duren, alsmede een vergadering van de raad van bestuur die in januari 2016 werd gehouden, maar in het laatste kwartaal van 2015 moest worden georganiseerd. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten blijft hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 364 740  euro, ofwel 26 % (2014: 443 412  euro, ofwel 34 %). Deze overdrachten betreffen diensten waarvoor contracten zijn afgesloten voor een periode van twee kalenderjaren, alsmede IT-diensten die eind 2015 nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd.

N.v.t.

2015

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten blijft hoog voor titel III (operationele uitgaven): 3 383 052  euro ofwel 41 % (2014: 4 277 160  euro, ofwel 42 %). Deze overdrachten betreffen voornamelijk grootschalige onderzoeksprojecten die langer dan een jaar duren, alsmede een vergadering van de raad van bestuur die in januari 2016 werd gehouden, maar in het laatste kwartaal van 2015 moest worden georganiseerd.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 18. | EU-OSHA bevestigt dat het bij de overdracht van 41 % van vastgelegde kredieten onder titel III voornamelijk gaat om onderzoeksprojecten en studies met een duur van meer dan een jaar. Dit is het resultaat van de beslissing van het Agentschap om opdracht te geven tot minder, maar wel grotere onderzoeken. In mindere mate is de overdracht het resultaat van vertraging bij de aanbesteding, waarbij een procedure opnieuw moest worden opgestart en de beoordelingsperioden zijn uitgelopen. Een dergelijke situatie is niet ongebruikelijk bij aanbestedingen voor verkennend onderzoek. Wat betreft de suggestie om gesplitste begrotingskredieten in te voeren, zal het Agentschap deze mogelijkheid bekijken met het oog op een beter beheer van de begroting. |
| --- | --- |

18.

EU-OSHA bevestigt dat het bij de overdracht van 41 % van vastgelegde kredieten onder titel III voornamelijk gaat om onderzoeksprojecten en studies met een duur van meer dan een jaar. Dit is het resultaat van de beslissing van het Agentschap om opdracht te geven tot minder, maar wel grotere onderzoeken. In mindere mate is de overdracht het resultaat van vertraging bij de aanbesteding, waarbij een procedure opnieuw moest worden opgestart en de beoordelingsperioden zijn uitgelopen. Een dergelijke situatie is niet ongebruikelijk bij aanbestedingen voor verkennend onderzoek. Wat betreft de suggestie om gesplitste begrotingskredieten in te voeren, zal het Agentschap deze mogelijkheid bekijken met het oog op een beter beheer van de begroting.

| 19. | Het Agentschap heeft nota genomen van de opmerkingen die de controleurs tijdens hun bezoek hebben gemaakt, en past hun advies reeds toe op de nieuwe kaderovereenkomsten inzake ICT en adviesdiensten. Zo mogelijk wordt nu gewerkt met specifieke contracten met vooraf opgegeven tijd en middelen („Quoted Time and Means”). |
| --- | --- |

19.

Het Agentschap heeft nota genomen van de opmerkingen die de controleurs tijdens hun bezoek hebben gemaakt, en past hun advies reeds toe op de nieuwe kaderovereenkomsten inzake ICT en adviesdiensten. Zo mogelijk wordt nu gewerkt met specifieke contracten met vooraf opgegeven tijd en middelen („Quoted Time and Means”).

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/207 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/207

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Voorzieningsagentschap van Euratom betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/33)

INLEIDING

| 1. | Het Voorzieningsagentschap van Euratom (hierna het „Agentschap” genoemd), gevestigd te Luxemburg, werd opgericht in 1958 (1). Besluit 2008/114/EG, Euratom van de Raad (2) verving de eerdere statuten van het Agentschap. Het Agentschap heeft als voornaamste taak, gebruikers in de EU een regelmatige voorziening te verzekeren van nucleair materiaal en met name kernbrandstof door middel van een gemeenschappelijk voorzieningsbeleid volgens het beginsel van gelijke toegang tot hulpbronnen. |
| --- | --- |

1.

Het Voorzieningsagentschap van Euratom (hierna het „Agentschap” genoemd), gevestigd te Luxemburg, werd opgericht in 1958 (1). Besluit 2008/114/EG, Euratom van de Raad (2) verving de eerdere statuten van het Agentschap. Het Agentschap heeft als voornaamste taak, gebruikers in de EU een regelmatige voorziening te verzekeren van nucleair materiaal en met name kernbrandstof door middel van een gemeenschappelijk voorzieningsbeleid volgens het beginsel van gelijke toegang tot hulpbronnen.

| 2. | Van 2008 tot en met 2011 ontving het Agentschap geen eigen begroting ter dekking van zijn werkzaamheden. De Commissie nam alle kosten van het Agentschap voor de uitvoering van zijn werkzaamheden voor haar rekening. Vanaf 2012 kreeg het Agentschap van de Commissie een eigen begroting; deze dekt echter slechts een klein deel van zijn uitgaven. |
| --- | --- |

2.

Van 2008 tot en met 2011 ontving het Agentschap geen eigen begroting ter dekking van zijn werkzaamheden. De Commissie nam alle kosten van het Agentschap voor de uitvoering van zijn werkzaamheden voor haar rekening. Vanaf 2012 kreeg het Agentschap van de Commissie een eigen begroting; deze dekt echter slechts een klein deel van zijn uitgaven.

| 3. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 0,1 | 0,1 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 17 | 17 |

3.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

0,1

0,1

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

17

17

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 4. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

4.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  5. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

5.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 8. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

8.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 9. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

9.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 10. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

10.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 11. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

11.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 12. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

12.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 13. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

13.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 14. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

14.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 15. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

15.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 16. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

16.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB 27 van 6.12.1958, blz. 534/58.

1

(2)  PB L 41 van 15.2.2008, blz. 15.

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: http://ec.europa.eu/euratom/index.html

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerking van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten is hoog voor titel II met 41 482 euro ofwel 50,5  % (2014: 8 970 euro ofwel 14,9  %). Ze hebben voornamelijk betrekking op de aankoop van in december 2015 bestelde IT-hardware (servers en laptops) en IT-adviesdiensten die het kalenderjaar overschrijden. | N.v.t. |

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten is hoog voor titel II met 41 482 euro ofwel 50,5  % (2014: 8 970 euro ofwel 14,9  %). Ze hebben voornamelijk betrekking op de aankoop van in december 2015 bestelde IT-hardware (servers en laptops) en IT-adviesdiensten die het kalenderjaar overschrijden.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

Het Agentschap neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/212 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/212

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Stichting

(2017/C 417/34)

INLEIDING

| 1. | De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna „de Stichting” genoemd ofwel „Eurofound”), gevestigd te Dublin, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1). Zij heeft ten doel bij te dragen aan het uitwerken en verwezenlijken van betere levens- en arbeidsomstandigheden in de Unie door de ontwikkeling en verspreiding van relevante kennis op dit gebied. |
| --- | --- |

1.

De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna „de Stichting” genoemd ofwel „Eurofound”), gevestigd te Dublin, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1). Zij heeft ten doel bij te dragen aan het uitwerken en verwezenlijken van betere levens- en arbeidsomstandigheden in de Unie door de ontwikkeling en verspreiding van relevante kennis op dit gebied.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 21,2 | 20,8 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 111 | 104 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

21,2

20,8

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

111

104

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Stichting. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Stichting. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Stichting over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Stichting per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Stichting over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Stichting per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Stichting is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Stichting draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Stichting is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Stichting draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Stichting om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Stichting om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Stichting geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Stichting geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Stichting voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Stichting voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Stichting dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Stichting dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Stichting, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Stichting, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 17. | In haar verslag over de jaarrekeningen voor 2014, constateerde de Rekenkamer te lage betalingen voor personeel voor de periode 2005-2014 in verband met de overgang naar het nieuwe EU-statuut in 2005. Hoewel de redenen voor de te lage betalingen (2014: niet-naleving van de minimale gegarandeerde salarissen; 2015: verkeerde vermenigvuldigingsfactor op salarissen) verschillen, heeft de Rekenkamer opnieuw te lage betalingen vastgesteld (43 350 euro) en een aantal te hoge betalingen (168 930 euro), die betrekking hebben op 30 huidige en voormalige personeelsleden. Eurofound heeft alle te lage betalingen gecorrigeerd, maar zal de te hoge betalingen niet terugvorderen (overeenkomstig artikel 85 van het huidige Statuut). De Stichting moet eventuele fouten in verband met de overgang naar het Statuut van 2005 opnieuw analyseren en een volledige evaluatie maken van haar loonadministratie. |
| --- | --- |

17.

In haar verslag over de jaarrekeningen voor 2014, constateerde de Rekenkamer te lage betalingen voor personeel voor de periode 2005-2014 in verband met de overgang naar het nieuwe EU-statuut in 2005. Hoewel de redenen voor de te lage betalingen (2014: niet-naleving van de minimale gegarandeerde salarissen; 2015: verkeerde vermenigvuldigingsfactor op salarissen) verschillen, heeft de Rekenkamer opnieuw te lage betalingen vastgesteld (43 350 euro) en een aantal te hoge betalingen (168 930 euro), die betrekking hebben op 30 huidige en voormalige personeelsleden. Eurofound heeft alle te lage betalingen gecorrigeerd, maar zal de te hoge betalingen niet terugvorderen (overeenkomstig artikel 85 van het huidige Statuut). De Stichting moet eventuele fouten in verband met de overgang naar het Statuut van 2005 opnieuw analyseren en een volledige evaluatie maken van haar loonadministratie.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 18. | In zijn controleverslag van januari 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie erop dat het nodig was het projectbeheer door de Stichting te verbeteren, met name in verband met governanceregelingen, monitoring en verslaglegging. De Stichting en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen. |
| --- | --- |

18.

In zijn controleverslag van januari 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie erop dat het nodig was het projectbeheer door de Stichting te verbeteren, met name in verband met governanceregelingen, monitoring en verslaglegging. De Stichting en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 19. | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (operationele uitgaven): 2,8 miljoen euro ofwel 43 % (2015: 2,1 miljoen euro, ofwel 31 %), voornamelijk in verband met projecten (studies en proefregelingen) zich tot het volgende jaar uitstrekken. De hoge bedragen aan overdrachten zijn in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. De Stichting zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

19.

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (operationele uitgaven): 2,8 miljoen euro ofwel 43 % (2015: 2,1 miljoen euro, ofwel 31 %), voornamelijk in verband met projecten (studies en proefregelingen) zich tot het volgende jaar uitstrekken. De hoge bedragen aan overdrachten zijn in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. De Stichting zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

ANDERE OPMERKING

| 20. | In de oprichtingsverordening van de Stichting worden externe evaluaties van de activiteiten niet expliciet voorgeschreven. Volgens het voorstel van de Commissie voor een nieuwe oprichtingsverordening moet elke vijf jaar een evaluatie worden gemaakt. |
| --- | --- |

20.

In de oprichtingsverordening van de Stichting worden externe evaluaties van de activiteiten niet expliciet voorgeschreven. Volgens het voorstel van de Commissie voor een nieuwe oprichtingsverordening moet elke vijf jaar een evaluatie worden gemaakt.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 21. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

21.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Stichting is te vinden op haar website: www.eurofound.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door de Stichting verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerking van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van de naar 2016 overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (operationele uitgaven): 2 135 164  euro ofwel 31,2  % (2014: 3 814 156  euro, ofwel 53,7  %), voornamelijk in verband met meerjarige projecten die volgens plan worden uitgevoerd. | N.v.t. |

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van de naar 2016 overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (operationele uitgaven): 2 135 164  euro ofwel 31,2  % (2014: 3 814 156  euro, ofwel 53,7  %), voornamelijk in verband met meerjarige projecten die volgens plan worden uitgevoerd.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN DE STICHTING

| 17. | Er heeft in april 2017 een alomvattende interne controle van de loonadministratie plaatsgevonden. Eurofound wacht momenteel op het eindverslag, en er zal terdege rekening worden gehouden met eventuele aanbevelingen. |
| --- | --- |

17.

Er heeft in april 2017 een alomvattende interne controle van de loonadministratie plaatsgevonden. Eurofound wacht momenteel op het eindverslag, en er zal terdege rekening worden gehouden met eventuele aanbevelingen.

| 18. | Eurofound neemt akte van hetgeen de Rekenkamer heeft aangehaald met betrekking tot het recentste verslag van de dienst Interne Audit (DIA). Zoals dit reeds jaren gangbare praktijk is, zal Eurofound in nauwe samenwerking en in nauw overleg met de DIA het overeengekomen actieplan uitvoeren. |
| --- | --- |

18.

Eurofound neemt akte van hetgeen de Rekenkamer heeft aangehaald met betrekking tot het recentste verslag van de dienst Interne Audit (DIA). Zoals dit reeds jaren gangbare praktijk is, zal Eurofound in nauwe samenwerking en in nauw overleg met de DIA het overeengekomen actieplan uitvoeren.

| 19. | Met de instemming van de Rekenkamer maakt Eurofound het onderscheid tussen geplande en niet-geplande overdrachten, zoals ook in vorige jaren. In 2016 bedroegen de geplande overdrachten van het agentschap 3,0 miljoen euro (zoals meegedeeld aan de Rekenkamer) en bedroegen de feitelijke overdrachten slechts 2,8 miljoen euro. Het lager dan voorziene cijfer kwam tot stand door tijdige projectoplevering en stipte betaling aan de contractanten in combinatie met bezuinigingen in titel III, die nodig waren om een tekort in titel I te compenseren. Hoewel Eurofound het onderscheid tussen geplande en ongeplande overdrachten nog steeds nuttig acht om het meerjarige karakter van de activiteiten beter weer te geven, is de Stichting zorgvuldig aan het afwegen of het gesplitste begrotingskredieten zal invoeren. |
| --- | --- |

19.

Met de instemming van de Rekenkamer maakt Eurofound het onderscheid tussen geplande en niet-geplande overdrachten, zoals ook in vorige jaren. In 2016 bedroegen de geplande overdrachten van het agentschap 3,0 miljoen euro (zoals meegedeeld aan de Rekenkamer) en bedroegen de feitelijke overdrachten slechts 2,8 miljoen euro. Het lager dan voorziene cijfer kwam tot stand door tijdige projectoplevering en stipte betaling aan de contractanten in combinatie met bezuinigingen in titel III, die nodig waren om een tekort in titel I te compenseren. Hoewel Eurofound het onderscheid tussen geplande en ongeplande overdrachten nog steeds nuttig acht om het meerjarige karakter van de activiteiten beter weer te geven, is de Stichting zorgvuldig aan het afwegen of het gesplitste begrotingskredieten zal invoeren.

| 20. | De oprichtingsverordening van Eurofound vereist weliswaar niet dat haar activiteiten aan een externe evaluatie moeten worden onderworpen, toch is er sinds 2001 van elk vierjarenprogramma zo’n evaluatie uitgevoerd. De evaluatie van het werkprogramma 2013-2016 is nog aan de gang. |
| --- | --- |

20.

De oprichtingsverordening van Eurofound vereist weliswaar niet dat haar activiteiten aan een externe evaluatie moeten worden onderworpen, toch is er sinds 2001 van elk vierjarenprogramma zo’n evaluatie uitgevoerd. De evaluatie van het werkprogramma 2013-2016 is nog aan de gang.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/218 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/218

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van Eurojust

(2017/C 417/35)

INLEIDING

| 1. | De Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie (hierna „Eurojust”), gevestigd te Den Haag, werd opgericht bij Besluit 2002/187/JBZ van de Raad (1) om de strijd tegen ernstige vormen van georganiseerde misdaad te versterken. Zij heeft tot doel de coördinatie te verbeteren van grensoverschrijdende onderzoeken en vervolgingen tussen de lidstaten van de Europese Unie, alsook tussen lidstaten en derde landen. |
| --- | --- |

1.

De Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie (hierna „Eurojust”), gevestigd te Den Haag, werd opgericht bij Besluit 2002/187/JBZ van de Raad (1) om de strijd tegen ernstige vormen van georganiseerde misdaad te versterken. Zij heeft tot doel de coördinatie te verbeteren van grensoverschrijdende onderzoeken en vervolgingen tussen de lidstaten van de Europese Unie, alsook tussen lidstaten en derde landen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot Eurojust (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot Eurojust | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 33,8 | 43,5 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 246 | 245 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot Eurojust (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot Eurojust

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

33,8

43,5

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

246

245

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van Eurojust. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van Eurojust. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van Eurojust, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van Eurojust, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van Eurojust over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van Eurojust per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van Eurojust over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van Eurojust per 31 december 2016, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van Eurojust is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van Eurojust draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van Eurojust is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van Eurojust draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van Eurojust om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van Eurojust om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van Eurojust geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van Eurojust geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van Eurojust voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van Eurojust voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen aantoont dat deze naar behoren zijn gebruikt en Eurojust dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen aantoont dat deze naar behoren zijn gebruikt en Eurojust dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van Eurojust, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van Eurojust, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II (uitgaven voor ondersteunende activiteiten) waren met 6 446 530 euro, ofwel 40 %, hoog (2015: 1,6 miljoen euro, ofwel 22 %). Zij betreffen voornamelijk werken die tot het volgende jaar doorlopen en bestellingen die zijn geplaatst met het oog op de verhuizing van Eurojust naar een nieuw kantoorgebouw in 2017 (4 867 482 euro). |
| --- | --- |

17.

De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II (uitgaven voor ondersteunende activiteiten) waren met 6 446 530 euro, ofwel 40 %, hoog (2015: 1,6 miljoen euro, ofwel 22 %). Zij betreffen voornamelijk werken die tot het volgende jaar doorlopen en bestellingen die zijn geplaatst met het oog op de verhuizing van Eurojust naar een nieuw kantoorgebouw in 2017 (4 867 482 euro).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 18. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

18.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 63 van 6.3.2002, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van Eurojust is te vinden op haar website: www.eurojust.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door Eurojust verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2011 | In het verslag over het begrotingsjaar 2010 verklaarde de Rekenkamer dat er ruimte was om de omschrijving van de respectieve rollen en verantwoordelijkheden van de directeur en het college van Eurojust te heroverwegen teneinde de huidige overlapping van verantwoordelijkheden die voortvloeit uit de oprichtingsverordening te vermijden. Er werden in 2011 geen corrigerende maatregelen genomen ) (1). | Loopt nog |
| 2015 | Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven): 1,6  miljoen euro ofwel 21 % (2014: 1,5  miljoen euro ofwel 20 %). Deze overdrachten hebben voornamelijk betrekking op specifieke contracten voor beveiligings- en receptiediensten (0,3  miljoen euro) en voor ICT-projecten, hardware en onderhoud (0,6  miljoen euro) alsmede consultancy- en projectkosten voor het nieuwe gebouw (0,3  miljoen euro), waarbij 0,5  miljoen euro laat in het jaar werd vastgelegd, voornamelijk voor in 2016 te leveren diensten. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2011

In het verslag over het begrotingsjaar 2010 verklaarde de Rekenkamer dat er ruimte was om de omschrijving van de respectieve rollen en verantwoordelijkheden van de directeur en het college van Eurojust te heroverwegen teneinde de huidige overlapping van verantwoordelijkheden die voortvloeit uit de oprichtingsverordening te vermijden. Er werden in 2011 geen corrigerende maatregelen genomen ) (1).

Loopt nog

2015

Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven): 1,6  miljoen euro ofwel 21 % (2014: 1,5  miljoen euro ofwel 20 %). Deze overdrachten hebben voornamelijk betrekking op specifieke contracten voor beveiligings- en receptiediensten (0,3  miljoen euro) en voor ICT-projecten, hardware en onderhoud (0,6  miljoen euro) alsmede consultancy- en projectkosten voor het nieuwe gebouw (0,3  miljoen euro), waarbij 0,5  miljoen euro laat in het jaar werd vastgelegd, voornamelijk voor in 2016 te leveren diensten.

N.v.t.

---

(1)  De nieuwe Eurojust-verordening is nog in behandeling bij de wetgever.

---

ANTWOORD VAN EUROJUST

| 18. | Eurojust accepteert het feit dat carry-overs naar 2017 voor titel II relatief hoog zijn, maar verwijst naar de door het Hof gegeven uitleg. Eurojust blijft scherpt toezien op het voorkomen van ongerechtvaardigde carry-overs, die niet het directe resultaat zijn van de verhuizing naar een nieuw pand, bestaande veiligheidsvereisten en operationele kosten |
| --- | --- |

18.

Eurojust accepteert het feit dat carry-overs naar 2017 voor titel II relatief hoog zijn, maar verwijst naar de door het Hof gegeven uitleg. Eurojust blijft scherpt toezien op het voorkomen van ongerechtvaardigde carry-overs, die niet het directe resultaat zijn van de verhuizing naar een nieuw pand, bestaande veiligheidsvereisten en operationele kosten

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/223 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/223

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Politiedienst betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Dienst

(2017/C 417/36)

INLEIDING

| 1. | De Europese Politiedienst (hierna de „Dienst” ofwel „Europol” genoemd), gevestigd te Den Haag, werd opgericht bij Besluit 2009/371/JBZ van de Raad (1). De Dienst heeft ten doel het ondersteunen en versterken van het optreden van de politie-instanties en andere wetshandhavingsdiensten van de lidstaten, alsmede van hun wederzijdse samenwerking bij de voorkoming en bestrijding van zware criminaliteit waardoor twee of meer lidstaten worden getroffen, van terrorisme en van vormen van criminaliteit die een schending inhouden van een gemeenschappelijk belang dat tot het beleid van de Unie behoort. |
| --- | --- |

1.

De Europese Politiedienst (hierna de „Dienst” ofwel „Europol” genoemd), gevestigd te Den Haag, werd opgericht bij Besluit 2009/371/JBZ van de Raad (1). De Dienst heeft ten doel het ondersteunen en versterken van het optreden van de politie-instanties en andere wetshandhavingsdiensten van de lidstaten, alsmede van hun wederzijdse samenwerking bij de voorkoming en bestrijding van zware criminaliteit waardoor twee of meer lidstaten worden getroffen, van terrorisme en van vormen van criminaliteit die een schending inhouden van een gemeenschappelijk belang dat tot het beleid van de Unie behoort.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Dienst (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Dienst | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 95 | 104 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 666 | 737 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Dienst (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Dienst

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

95

104

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

666

737

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalysen, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Dienst. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalysen, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Dienst. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Dienst, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Dienst, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Dienst over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Dienst per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Dienst over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Dienst per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310 tot en met 325 van het VWEU en het financieel reglement van de Dienst is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waaronder ze vallen. De leiding van de Dienst draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310 tot en met 325 van het VWEU en het financieel reglement van de Dienst is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waaronder ze vallen. De leiding van de Dienst draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Dienst om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Dienst om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Dienst geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Dienst geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Dienst voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Dienst voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Dienst dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Dienst dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Dienst, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Dienst, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 17. | Evenals in voorgaande jaren was het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) hoog met 3,5 miljoen euro, ofwel 39 % (2015: 4,2 miljoen euro, ofwel 41 %). Het betreft vooral de uitgaven in 2016 voor het hoofdkantoor van de Dienst, die pas in 2017 door het gastland worden gefactureerd (2 miljoen euro). |
| --- | --- |

17.

Evenals in voorgaande jaren was het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) hoog met 3,5 miljoen euro, ofwel 39 % (2015: 4,2 miljoen euro, ofwel 41 %). Het betreft vooral de uitgaven in 2016 voor het hoofdkantoor van de Dienst, die pas in 2017 door het gastland worden gefactureerd (2 miljoen euro).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 18. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

18.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 121 van 15.5.2009, blz. 37.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Dienst is te vinden op zijn website: www.europol.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door de Dienst verstrekte gegevens.

Bron

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2011 | Er werden uitzonderingen en afwijkingen vastgelegd bij 7 % van de betalingen in 2011. | Afgerond |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) is hoog met 4,2  miljoen euro, ofwel 41 % (2014: 1,9  miljoen euro, ofwel 27 %). De overdrachten houden voornamelijk verband met bouwkundige werkzaamheden, zoals functionele en technische verbeteringen in de operationele ruimten op het hoofdkantoor van de Dienst (1,5  miljoen euro) of preventief/corrigerend onderhoud en bijkomende werkzaamheden (0,8  miljoen euro). Deze werkzaamheden waren nog niet afgerond of er waren eind 2015 nog geen facturen voor ontvangen. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2011

Er werden uitzonderingen en afwijkingen vastgelegd bij 7 % van de betalingen in 2011.

Afgerond

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) is hoog met 4,2  miljoen euro, ofwel 41 % (2014: 1,9  miljoen euro, ofwel 27 %). De overdrachten houden voornamelijk verband met bouwkundige werkzaamheden, zoals functionele en technische verbeteringen in de operationele ruimten op het hoofdkantoor van de Dienst (1,5  miljoen euro) of preventief/corrigerend onderhoud en bijkomende werkzaamheden (0,8  miljoen euro). Deze werkzaamheden waren nog niet afgerond of er waren eind 2015 nog geen facturen voor ontvangen.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN EUROPOL

| 18. | Europol neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer en zal zich blijven inspannen voor een efficiënte begrotingsuitvoering in overeenstemming met de Europese begrotingsvoorschriften, in het bijzonder wat de overdrachten met betrekking tot administratieve uitgaven betreft. Aangezien de werken met betrekking tot Europols hoofdkantoor worden uitgevoerd in opdracht van het gastland als externe partij, zal voor de afhandeling van de bouwkosten naar verwachting ook in de toekomst het beginsel van jaarperiodiciteit niet worden nageleefd. Dit komt door de specifieke administratieve regeling, die maakt dat Europol de betreffende facturen ontvangt nadat het gastland contact heeft gehad met de respectieve aannemers op nationaal niveau. |
| --- | --- |

18.

Europol neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer en zal zich blijven inspannen voor een efficiënte begrotingsuitvoering in overeenstemming met de Europese begrotingsvoorschriften, in het bijzonder wat de overdrachten met betrekking tot administratieve uitgaven betreft. Aangezien de werken met betrekking tot Europols hoofdkantoor worden uitgevoerd in opdracht van het gastland als externe partij, zal voor de afhandeling van de bouwkosten naar verwachting ook in de toekomst het beginsel van jaarperiodiciteit niet worden nageleefd. Dit komt door de specifieke administratieve regeling, die maakt dat Europol de betreffende facturen ontvangt nadat het gastland contact heeft gehad met de respectieve aannemers op nationaal niveau.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/228 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/228

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2017/C 417/37)

INLEIDING

| 1. | Het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (hierna: „Bureau” ofwel „FRA”), gevestigd te Wenen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 168/2007 (1) van de Raad. Het Bureau heeft ten doel de betrokken instanties van de Unie en haar lidstaten bij de toepassing van het recht van de Unie betreffende de grondrechten bijstand en expertise te verlenen. |
| --- | --- |

1.

Het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (hierna: „Bureau” ofwel „FRA”), gevestigd te Wenen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 168/2007 (1) van de Raad. Het Bureau heeft ten doel de betrokken instanties van de Unie en haar lidstaten bij de toepassing van het recht van de Unie betreffende de grondrechten bijstand en expertise te verlenen.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 21,6 | 21,6 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 107 | 105 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

21,6

21,6

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

107

105

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Bureau is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Bureau om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Bureau voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Bureau dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (6).

| 16. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

16.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 17. | De formele (sub-)delegaties van (gedelegeerd) ordonnateurs kwamen niet altijd overeen met de ordonnateursrechten voor verrichtingen in het ABAC-workflowsysteem. |
| --- | --- |

17.

De formele (sub-)delegaties van (gedelegeerd) ordonnateurs kwamen niet altijd overeen met de ordonnateursrechten voor verrichtingen in het ABAC-workflowsysteem.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 18. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) was hoog met 5,2 miljoen euro, ofwel 68 % (2015: 5,7 miljoen euro, ofwel 70 %). Dit houdt voornamelijk verband met de aard van de activiteiten waarvoor studies worden gefinancierd die zich over vele maanden, vaak tot het volgende jaar, uitstrekken. Het Bureau kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven. |
| --- | --- |

18.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) was hoog met 5,2 miljoen euro, ofwel 68 % (2015: 5,7 miljoen euro, ofwel 70 %). Dit houdt voornamelijk verband met de aard van de activiteiten waarvoor studies worden gefinancierd die zich over vele maanden, vaak tot het volgende jaar, uitstrekken. Het Bureau kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 19. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 53 van 22.2.2007, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.fra.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

Bron

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III bleef hoog met 5 723 282  euro, ofwel 70 % (2014: 5 848 956  euro, ofwel 75 %). Dit houdt voornamelijk verband met de aard van de activiteiten van het Bureau die opdrachten voor studies inhouden die zich over vele maanden, vaak tot het volgende jaar, uitstrekken. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.)

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III bleef hoog met 5 723 282  euro, ofwel 70 % (2014: 5 848 956  euro, ofwel 75 %). Dit houdt voornamelijk verband met de aard van de activiteiten van het Bureau die opdrachten voor studies inhouden die zich over vele maanden, vaak tot het volgende jaar, uitstrekken.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET BUREAU

| 17. | In 2015 en 2016 zijn als gevolg van interne organisatorische veranderingen de subdelegaties van ordonnateurs geactualiseerd. Door een transcriptiefout werden alle delegaties, zowel de oude als de nieuwe, als geldig beschouwd in het boekhoudsysteem ABAC. De fout is gecorrigeerd en maatregelen zijn genomen om ervoor te zorgen dat in ABAC alleen de geldige delegaties worden weergegeven. |
| --- | --- |

17.

In 2015 en 2016 zijn als gevolg van interne organisatorische veranderingen de subdelegaties van ordonnateurs geactualiseerd. Door een transcriptiefout werden alle delegaties, zowel de oude als de nieuwe, als geldig beschouwd in het boekhoudsysteem ABAC. De fout is gecorrigeerd en maatregelen zijn genomen om ervoor te zorgen dat in ABAC alleen de geldige delegaties worden weergegeven.

| 18. | Zoals de Rekenkamer al in voorgaande jaren opgemerkt heeft, houden de overdrachten voor T3 verband met het meerjarige karakter van de operationele projecten van het Bureau, waarbij betalingen worden gedaan overeenkomstig zorgvuldig geplande en gecontroleerde tijdschema’s. Het feit dat de definitieve begrotingsuitvoering van het Bureau de afgelopen jaren meer dan 99 % bedraagt en dat het niveau van geannuleerde C8-kredieten altijd erg laag is geweest (gemiddeld 2,4 % in de afgelopen drie jaar), is volgens het Bureau een aanwijzing dat de overdrachten volledig gerechtvaardigd zijn.
  Het Bureau heeft de mogelijkheid om gesplitste begrotingskredieten te gebruiken al overwogen en geconcludeerd dat invoering hiervan weinig toegevoegde waarde biedt, aangezien de operationele projecten een levensduur hebben van minder dan twee jaar. Verlenging leidt waarschijnlijk niet alleen tot vertraging in de tenuitvoerlegging van de projecten maar ook tot een belangrijk liquiditeitsrisico. |
| --- | --- |

18.

Zoals de Rekenkamer al in voorgaande jaren opgemerkt heeft, houden de overdrachten voor T3 verband met het meerjarige karakter van de operationele projecten van het Bureau, waarbij betalingen worden gedaan overeenkomstig zorgvuldig geplande en gecontroleerde tijdschema’s. Het feit dat de definitieve begrotingsuitvoering van het Bureau de afgelopen jaren meer dan 99 % bedraagt en dat het niveau van geannuleerde C8-kredieten altijd erg laag is geweest (gemiddeld 2,4 % in de afgelopen drie jaar), is volgens het Bureau een aanwijzing dat de overdrachten volledig gerechtvaardigd zijn.

Het Bureau heeft de mogelijkheid om gesplitste begrotingskredieten te gebruiken al overwogen en geconcludeerd dat invoering hiervan weinig toegevoegde waarde biedt, aangezien de operationele projecten een levensduur hebben van minder dan twee jaar. Verlenging leidt waarschijnlijk niet alleen tot vertraging in de tenuitvoerlegging van de projecten maar ook tot een belangrijk liquiditeitsrisico.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/233 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/233

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Grens- en kustwachtagentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/38)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Grens- en kustwachtagentschap (hierna het „Agentschap” genoemd ofwel „Frontex”) werd opgericht bij Verordening (EU) 2016/1624 van het Europees Parlement en de Raad (1) („nieuwe oprichtingsverordening”) tot intrekking van Verordening (EG) nr. 2007/2004 van de Raad (2). Het is voortgekomen uit het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie en het heeft de korte naam „Frontex” aangehouden, alsmede Warschau als vestigingsplaats van zijn hoofdkantoor. Bij de nieuwe oprichtingsverordening wordt het mandaat van het Agentschap uitgebreid en wordt het belast met het waarborgen van een Europees geïntegreerd beheer van de buitengrenzen met het oog op een doeltreffend beheer van het overschrijden van de buitengrenzen. Dit omvat de aanpak van uitdagingen op het gebied van migratie en mogelijke toekomstige dreigingen aan die grenzen, om op die manier bij te dragen aan de bestrijding van zware criminaliteit met een grensoverschrijdende dimensie en te zorgen voor een hoog niveau van interne veiligheid in de Unie waarbij de grondrechten volledig worden geëerbiedigd en tegelijkertijd het vrije verkeer van personen daarbinnen wordt gewaarborgd. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Grens- en kustwachtagentschap (hierna het „Agentschap” genoemd ofwel „Frontex”) werd opgericht bij Verordening (EU) 2016/1624 van het Europees Parlement en de Raad (1) („nieuwe oprichtingsverordening”) tot intrekking van Verordening (EG) nr. 2007/2004 van de Raad (2). Het is voortgekomen uit het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie en het heeft de korte naam „Frontex” aangehouden, alsmede Warschau als vestigingsplaats van zijn hoofdkantoor. Bij de nieuwe oprichtingsverordening wordt het mandaat van het Agentschap uitgebreid en wordt het belast met het waarborgen van een Europees geïntegreerd beheer van de buitengrenzen met het oog op een doeltreffend beheer van het overschrijden van de buitengrenzen. Dit omvat de aanpak van uitdagingen op het gebied van migratie en mogelijke toekomstige dreigingen aan die grenzen, om op die manier bij te dragen aan de bestrijding van zware criminaliteit met een grensoverschrijdende dimensie en te zorgen voor een hoog niveau van interne veiligheid in de Unie waarbij de grondrechten volledig worden geëerbiedigd en tegelijkertijd het vrije verkeer van personen daarbinnen wordt gewaarborgd.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 143,3 | 251 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4) | 309 | 365 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

143,3

251

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (4)

309

365

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (7).

| 16. | In antwoord op de migratiecrisis in de Unie werd het mandaat van Frontex aanzienlijk uitgebreid en was de uiteindelijke begroting voor 2016 75 % hoger dan die van het voorgaande jaar. Het in 2016 beschikbare personeel nam slechts met 18 % toe en systemen en procedures werden nog aangepast aan de nieuwe situatie. Door onderstaande opmerkingen wordt het oordeel van de Rekenkamer niet in twijfel getrokken en zij dienen te worden gelezen in het licht van de uitdagingen waarmee het Agentschap werd geconfronteerd. |
| --- | --- |

16.

In antwoord op de migratiecrisis in de Unie werd het mandaat van Frontex aanzienlijk uitgebreid en was de uiteindelijke begroting voor 2016 75 % hoger dan die van het voorgaande jaar. Het in 2016 beschikbare personeel nam slechts met 18 % toe en systemen en procedures werden nog aangepast aan de nieuwe situatie. Door onderstaande opmerkingen wordt het oordeel van de Rekenkamer niet in twijfel getrokken en zij dienen te worden gelezen in het licht van de uitdagingen waarmee het Agentschap werd geconfronteerd.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

| 17. | De vorige oprichtingsverordening, die tot 5 oktober 2016 van kracht was, voorzag in de financiering van gezamenlijke terugkeeroperaties die met deelnemende landen werden uitgevoerd. Nationale terugkeeroperaties kwamen pas krachtens de nieuwe oprichtingsverordening in aanmerking voor financiering. In de periode januari tot oktober 2016 financierde het Agentschap echter nationale terugkeeroperaties voor een bedrag van 3,6 miljoen euro. Deze betalingen zijn onregelmatig. |
| --- | --- |

17.

De vorige oprichtingsverordening, die tot 5 oktober 2016 van kracht was, voorzag in de financiering van gezamenlijke terugkeeroperaties die met deelnemende landen werden uitgevoerd. Nationale terugkeeroperaties kwamen pas krachtens de nieuwe oprichtingsverordening in aanmerking voor financiering. In de periode januari tot oktober 2016 financierde het Agentschap echter nationale terugkeeroperaties voor een bedrag van 3,6 miljoen euro. Deze betalingen zijn onregelmatig.

| 18. | Het Statuut bepaalt dat bij externe selectieprocedures tijdelijk personeel alleen kan worden aangeworven voor de rangen SC 1 en SC 2, AST 1 tot AST 4 of AD 5 tot AD 8 (8). In 2016 wierf het Agentschap 14 personeelsleden aan in hogere AST-rangen. De aanwervingen in deze rangen zijn onregelmatig. |
| --- | --- |

18.

Het Statuut bepaalt dat bij externe selectieprocedures tijdelijk personeel alleen kan worden aangeworven voor de rangen SC 1 en SC 2, AST 1 tot AST 4 of AD 5 tot AD 8 (8). In 2016 wierf het Agentschap 14 personeelsleden aan in hogere AST-rangen. De aanwervingen in deze rangen zijn onregelmatig.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 19. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten steeg voor titel II (administratieve uitgaven) tot 6,4 miljoen euro, ofwel 43 % (2015: 3,2 miljoen euro, ofwel 38 %) en voor titel III (operationele uitgaven) tot 67,3 miljoen euro, ofwel 37 % (2015: 40,2 miljoen euro, ofwel 35 %). De belangrijkste reden is dat sommige contracten en operaties na het einde van het jaar doorlopen. Het Agentschap kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren om het onvermijdelijke tijdsverloop tussen juridische verbintenissen, de uitvoering van een overeenkomst en operaties enerzijds en de daarmee verband houdende betalingen anderzijds beter weer te geven. |
| --- | --- |

19.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten steeg voor titel II (administratieve uitgaven) tot 6,4 miljoen euro, ofwel 43 % (2015: 3,2 miljoen euro, ofwel 38 %) en voor titel III (operationele uitgaven) tot 67,3 miljoen euro, ofwel 37 % (2015: 40,2 miljoen euro, ofwel 35 %). De belangrijkste reden is dat sommige contracten en operaties na het einde van het jaar doorlopen. Het Agentschap kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren om het onvermijdelijke tijdsverloop tussen juridische verbintenissen, de uitvoering van een overeenkomst en operaties enerzijds en de daarmee verband houdende betalingen anderzijds beter weer te geven.

| 20. | Het niveau van de geannuleerde overdrachten uit 2015 was hoog voor titel III (operationele uitgaven), namelijk 6,4 miljoen euro, ofwel 16 %, door een overschatting van de kosten van 2015 die in 2016 nog aan deelnemende landen moesten worden vergoed. Samenwerkende landen dienen nauwkeuriger kostenramingen te verstrekken en kosten tijdiger te rapporteren. |
| --- | --- |

20.

Het niveau van de geannuleerde overdrachten uit 2015 was hoog voor titel III (operationele uitgaven), namelijk 6,4 miljoen euro, ofwel 16 %, door een overschatting van de kosten van 2015 die in 2016 nog aan deelnemende landen moesten worden vergoed. Samenwerkende landen dienen nauwkeuriger kostenramingen te verstrekken en kosten tijdiger te rapporteren.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

| 21. | In het kader van het uitgebreide mandaat van het Agentschap wordt grote waarde gehecht aan terugkeeroperaties en in de begroting van 2016 was hiervoor 63 miljoen euro bestemd. 23 miljoen euro, ofwel 37,5 %, werd echter teruggestort in de EU-begroting omdat er minder terugkeeroperaties werden uitgevoerd dan verwacht. De aanzienlijke vertraging in de aanbestedingsprocedure voor een kaderovereenkomst ter waarde van 50 miljoen euro voor het charteren van vliegtuigen en aanverwante diensten voor Frontex-terugkeeroperaties droeg bij aan deze situatie en is nog steeds van invloed op het aantal door het Agentschap geregelde terugkeeroperaties. Hoewel deze aanbestedingsprocedure volgens de planning in maart 2016 van start had moeten gaan, was dit aan het eind van het jaar nog niet het geval. |
| --- | --- |

21.

In het kader van het uitgebreide mandaat van het Agentschap wordt grote waarde gehecht aan terugkeeroperaties en in de begroting van 2016 was hiervoor 63 miljoen euro bestemd. 23 miljoen euro, ofwel 37,5 %, werd echter teruggestort in de EU-begroting omdat er minder terugkeeroperaties werden uitgevoerd dan verwacht. De aanzienlijke vertraging in de aanbestedingsprocedure voor een kaderovereenkomst ter waarde van 50 miljoen euro voor het charteren van vliegtuigen en aanverwante diensten voor Frontex-terugkeeroperaties droeg bij aan deze situatie en is nog steeds van invloed op het aantal door het Agentschap geregelde terugkeeroperaties. Hoewel deze aanbestedingsprocedure volgens de planning in maart 2016 van start had moeten gaan, was dit aan het eind van het jaar nog niet het geval.

| 22. | Op 22 december 2015 ondertekenden de Commissie en het Agentschap, de medebegunstigde en coördinator van drie andere medebegunstigden (EASO, IOM en UNHCR) (9) een subsidieovereenkomst ter waarde van 5,5 miljoen euro inzake regionale ondersteuning van beschermingsgevoelig migratiebeheer in de Westelijke Balkan en Turkije voor een periode van drie jaar met ingang van 1 januari 2016. De samenwerkingsovereenkomsten met de drie partners (juridische verbintenissen) ter waarde van 3,4 miljoen euro werden echter pas tussen augustus en november 2016 ondertekend. Voor twee van de overeenkomsten werden de begrotingskredieten, waarvoor de middelen al vóór het aangaan van de juridische verbintenissen vrijgemaakt hadden moeten zijn, pas in oktober en in december 2016 ondertekend. Verder bedroegen de begrotingskredieten 1,2 miljoen euro, waarmee slechts de voorfinanciering werd gedekt. Een dergelijke procedure is in strijd met de regels van het Financieel Reglement inzake begrotingsbeheer en de late ondertekening van de overeenkomsten zorgde voor onzekerheid in de operationele samenwerking tussen de partners. |
| --- | --- |

22.

Op 22 december 2015 ondertekenden de Commissie en het Agentschap, de medebegunstigde en coördinator van drie andere medebegunstigden (EASO, IOM en UNHCR) (9) een subsidieovereenkomst ter waarde van 5,5 miljoen euro inzake regionale ondersteuning van beschermingsgevoelig migratiebeheer in de Westelijke Balkan en Turkije voor een periode van drie jaar met ingang van 1 januari 2016. De samenwerkingsovereenkomsten met de drie partners (juridische verbintenissen) ter waarde van 3,4 miljoen euro werden echter pas tussen augustus en november 2016 ondertekend. Voor twee van de overeenkomsten werden de begrotingskredieten, waarvoor de middelen al vóór het aangaan van de juridische verbintenissen vrijgemaakt hadden moeten zijn, pas in oktober en in december 2016 ondertekend. Verder bedroegen de begrotingskredieten 1,2 miljoen euro, waarmee slechts de voorfinanciering werd gedekt. Een dergelijke procedure is in strijd met de regels van het Financieel Reglement inzake begrotingsbeheer en de late ondertekening van de overeenkomsten zorgde voor onzekerheid in de operationele samenwerking tussen de partners.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 23. | In de personeelsformatie van het Agentschap voor 2016 zijn 275 posten voor ambtenaren en tijdelijke functionarissen voorzien (10). Eind 2016 waren slechts 197 van deze posten, ofwel 71 %, bezet, voornamelijk vanwege het feit dat 50 nieuwe posten pas in oktober 2016 werden vastgesteld en dat de aanwerving nog steeds niet is afgerond. Het Agentschap heeft vanouds moeite met het vinden van personeel met het vereiste profiel, ten dele vanwege de salariscorrectiecoëfficiënt (66,7 %). |
| --- | --- |

23.

In de personeelsformatie van het Agentschap voor 2016 zijn 275 posten voor ambtenaren en tijdelijke functionarissen voorzien (10). Eind 2016 waren slechts 197 van deze posten, ofwel 71 %, bezet, voornamelijk vanwege het feit dat 50 nieuwe posten pas in oktober 2016 werden vastgesteld en dat de aanwerving nog steeds niet is afgerond. Het Agentschap heeft vanouds moeite met het vinden van personeel met het vereiste profiel, ten dele vanwege de salariscorrectiecoëfficiënt (66,7 %).

| 24. | Na de uitbreiding van zijn mandaat zal het personeel van het Agentschap meer dan verdubbelen van 365 personeelsleden in 2016 tot 1 000 in 2020 (11). Deze toename is niet gebaseerd op een nauwkeurige schatting van behoeften. |
| --- | --- |

24.

Na de uitbreiding van zijn mandaat zal het personeel van het Agentschap meer dan verdubbelen van 365 personeelsleden in 2016 tot 1 000 in 2020 (11). Deze toename is niet gebaseerd op een nauwkeurige schatting van behoeften.

| 25. | Voor de geplande personeelstoename zal bijkomende kantoorruimte nodig zijn. Het Agentschap is samen met de Commissie en het gastland de mogelijkheden aan het analyseren om in deze behoeften te voorzien. |
| --- | --- |

25.

Voor de geplande personeelstoename zal bijkomende kantoorruimte nodig zijn. Het Agentschap is samen met de Commissie en het gastland de mogelijkheden aan het analyseren om in deze behoeften te voorzien.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 251 van 16.9.2016, blz. 1.

1

(2)  PB L 349 van 25.11.2004, blz. 1.

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.frontex.europa.eu

3

(4)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, en gedetacheerde nationale deskundigen. Het aantal posten dat werd goedgekeurd in het kader van de personeelsformatie van 2016 was hoger, namelijk 275 posten voor ambtenaren en tijdelijke functionarissen en 192 posten voor arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

4

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(5)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

5

(6)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

6

(7)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

7

(8)  Artikel 53, lid 2, van het Statuut.

8

(9)  Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (Malta), de Internationale Organisatie voor Migratie (Belgrado) en de Hoge Commissaris van de Verenigde Naties voor de Vluchtelingen (Genève).

9

(10)  192 extra posten werden goedgekeurd voor arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

10

(11)  Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de Europese grens- en kustwacht en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 2007/2004, Verordening (EG) nr. 863/2007 en Besluit 2005/267/EG van de Raad COM(2015) 671 final — 2015/0310 (COD).

11

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2012 | De onderzochte wervingsprocedures vertoonden significante tekortkomingen die van invloed waren op de transparantie en de gelijke behandeling van kandidaten: vragen voor de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken werden vastgesteld nadat de sollicitaties waren onderzocht door de jury; de minimaal vereiste scores voor opname in de lijst van geslaagde kandidaten waren niet vastgelegd en de jury heeft niet al zijn vergaderingen en besluiten behoorlijk gedocumenteerd. | Afgerond |
| 2013 | Het was erg moeilijk de leveranciersverklaringen aan het einde van het jaar aan te sluiten. De leverancierssaldi moeten regelmatiger worden gevolgd en verschillen moeten tijdiger worden geanalyseerd. | Loopt nog |
| 2013 | Frontex werd in 2005 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van een briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel tussen het Agentschap en die lidstaat geen alomvattende zetelovereenkomst afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie verder bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder het Agentschap en zijn personeel opereren. | Loopt nog |
| 2014 | Er werden aanmerkelijke verbeteringen geconstateerd in de verificaties vooraf én achteraf van uitgaven die door de samenwerkende landen in het kader van de subsidieovereenkomsten zijn gedeclareerd. De door de samenwerkende landen aangeleverde documentatie ter onderbouwing van de gedeclareerde uitgaven is echter niet in alle gevallen toereikend. Bovendien werd er niet om auditcertificaten gevraagd, hoewel dit voor subsidies boven een bepaalde drempelwaarde wel wordt aanbevolen in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van de EU voor subsidies (1). Dergelijke auditcertificaten zouden ervoor zorgen dat de wettigheid en regelmatigheid van subsidieverrichtingen nog beter gewaarborgd zijn. | Loopt nog voor verificaties vooraf of achteraf
  Afgerond voor auditcertificaten |
| 2014 | Het grote en voortdurend groeiende aantal subsidieovereenkomsten en de orde van grootte van de daarmee samenhangende uitgaven die door Frontex moeten worden geverifieerd en vergoed, werpt de vraag op of een doeltreffender en kosteneffectiever alternatief financieringsmechanisme kan worden gebruikt. | Nog af te handelen (2) |
| 2014 | De behoefte bestaat om de berekening van de bijdragen van met de Schengenruimte geassocieerde landen (Zwitserland, Liechtenstein, IJsland en Noorwegen) te verfijnen om de wettelijke regelingen ter zake beter tot uitdrukking te laten komen (3). De berekening zou bijvoorbeeld niet op de begrote, maar op de definitieve jaarlijkse, van de Commissie ontvangen subsidie moeten worden gebaseerd. | Loopt nog |
| 2015 | Uit de controle achteraf met betrekking tot IJsland die in oktober 2015 door het Agentschap werd uitgevoerd, bleek dat er voor in totaal 1,4  miljoen euro aan onregelmatige betalingen waren verricht in verband met de afschrijving van een schip dat tussen 2011 en 2015 deelnam aan zeven gezamenlijke operaties. De IJslandse kustwacht had om terugbetaling van de afschrijving voor dat schip verzocht, hoewel het de in de richtsnoeren van het Agentschap bepaalde nuttige levensduur had overschreden. Hoewel het Agentschap het recht heeft om over te gaan tot invordering van onregelmatige betalingen die tot vijf jaar teruggaan, heeft het aangekondigd dat het enkel de betalingen zal terugvorderen die sinds januari 2015 zijn gedaan, wat neerkomt op een bedrag van 0,6  miljoen euro. | Loopt nog |
| 2015 | Het Fonds voor interne veiligheid (ISF) is opgericht voor de periode 2014-2020. Het is samengesteld uit twee instrumenten: ISF — Grenzen en visa, en ISF Politie, in het kader waarvan respectievelijk 2,8  miljard euro en 1 miljard euro beschikbaar is gesteld voor financieringsmaatregelen. De Commissie vergoedt in het kader van ISF — Grenzen en visa de aankoop door de lidstaten van middelen zoals voertuigen of schepen, alsmede exploitatiekosten zoals brandstofverbruik of onderhoud. Het Agentschap vergoedt dergelijke kosten ook aan deelnemers van gezamenlijke operaties. Daardoor bestaat er een risico op dubbele financiering, dat nog niet is aangepakt (4). | Loopt nog |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 3,2  miljoen euro, ofwel 38 % (2014: 4,5  miljoen euro, ofwel 36 %) en voor titel III (operationele uitgaven) met 40,2  miljoen euro, ofwel 35 % (2014: 28,4  miljoen euro, ofwel 44 %). De belangrijkste reden voor de hoge overdrachten onder titel II zijn IT-contracten die na het einde van het jaar doorlopen, terwijl dat voor titel III het meerjarige karakter van de activiteiten van het Agentschap is. | N.v.t. |
| 2015 | Landen die deelnemen aan grensoperaties declareren de gemaakte kosten op basis van de kostendeclaratieformulieren die „vaste uitgaven” (afschrijving en onderhoud), „variabele uitgaven” (vooral brandstof) en „uitgaven voor dienstreizen” (vooral toelagen en andere personeelskosten) omvatten. De gedeclareerde kosten zijn gebaseerd op reële waarden en berusten op nationale standaarden, hetgeen leidt tot de hantering van uiteenlopende benaderingen door de deelnemende landen en tot een voor alle betrokken partijen bijzonder belastend systeem. In haar Speciaal verslag nr. 12/2016 beval de Rekenkamer de agentschappen aan om zo mogelijk vereenvoudigde kostenopties te gebruiken om dergelijke ondoelmatigheden te vermijden (5). | Loopt nog |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

De onderzochte wervingsprocedures vertoonden significante tekortkomingen die van invloed waren op de transparantie en de gelijke behandeling van kandidaten: vragen voor de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken werden vastgesteld nadat de sollicitaties waren onderzocht door de jury; de minimaal vereiste scores voor opname in de lijst van geslaagde kandidaten waren niet vastgelegd en de jury heeft niet al zijn vergaderingen en besluiten behoorlijk gedocumenteerd.

Afgerond

2013

Het was erg moeilijk de leveranciersverklaringen aan het einde van het jaar aan te sluiten. De leverancierssaldi moeten regelmatiger worden gevolgd en verschillen moeten tijdiger worden geanalyseerd.

Loopt nog

2013

Frontex werd in 2005 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van een briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel tussen het Agentschap en die lidstaat geen alomvattende zetelovereenkomst afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie verder bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder het Agentschap en zijn personeel opereren.

Loopt nog

2014

Er werden aanmerkelijke verbeteringen geconstateerd in de verificaties vooraf én achteraf van uitgaven die door de samenwerkende landen in het kader van de subsidieovereenkomsten zijn gedeclareerd. De door de samenwerkende landen aangeleverde documentatie ter onderbouwing van de gedeclareerde uitgaven is echter niet in alle gevallen toereikend. Bovendien werd er niet om auditcertificaten gevraagd, hoewel dit voor subsidies boven een bepaalde drempelwaarde wel wordt aanbevolen in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van de EU voor subsidies (1). Dergelijke auditcertificaten zouden ervoor zorgen dat de wettigheid en regelmatigheid van subsidieverrichtingen nog beter gewaarborgd zijn.

Loopt nog voor verificaties vooraf of achteraf

Afgerond voor auditcertificaten

2014

Het grote en voortdurend groeiende aantal subsidieovereenkomsten en de orde van grootte van de daarmee samenhangende uitgaven die door Frontex moeten worden geverifieerd en vergoed, werpt de vraag op of een doeltreffender en kosteneffectiever alternatief financieringsmechanisme kan worden gebruikt.

Nog af te handelen (2)

2014

De behoefte bestaat om de berekening van de bijdragen van met de Schengenruimte geassocieerde landen (Zwitserland, Liechtenstein, IJsland en Noorwegen) te verfijnen om de wettelijke regelingen ter zake beter tot uitdrukking te laten komen (3). De berekening zou bijvoorbeeld niet op de begrote, maar op de definitieve jaarlijkse, van de Commissie ontvangen subsidie moeten worden gebaseerd.

Loopt nog

2015

Uit de controle achteraf met betrekking tot IJsland die in oktober 2015 door het Agentschap werd uitgevoerd, bleek dat er voor in totaal 1,4  miljoen euro aan onregelmatige betalingen waren verricht in verband met de afschrijving van een schip dat tussen 2011 en 2015 deelnam aan zeven gezamenlijke operaties. De IJslandse kustwacht had om terugbetaling van de afschrijving voor dat schip verzocht, hoewel het de in de richtsnoeren van het Agentschap bepaalde nuttige levensduur had overschreden. Hoewel het Agentschap het recht heeft om over te gaan tot invordering van onregelmatige betalingen die tot vijf jaar teruggaan, heeft het aangekondigd dat het enkel de betalingen zal terugvorderen die sinds januari 2015 zijn gedaan, wat neerkomt op een bedrag van 0,6  miljoen euro.

Loopt nog

2015

Het Fonds voor interne veiligheid (ISF) is opgericht voor de periode 2014-2020. Het is samengesteld uit twee instrumenten: ISF — Grenzen en visa, en ISF Politie, in het kader waarvan respectievelijk 2,8  miljard euro en 1 miljard euro beschikbaar is gesteld voor financieringsmaatregelen. De Commissie vergoedt in het kader van ISF — Grenzen en visa de aankoop door de lidstaten van middelen zoals voertuigen of schepen, alsmede exploitatiekosten zoals brandstofverbruik of onderhoud. Het Agentschap vergoedt dergelijke kosten ook aan deelnemers van gezamenlijke operaties. Daardoor bestaat er een risico op dubbele financiering, dat nog niet is aangepakt (4).

Loopt nog

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 3,2  miljoen euro, ofwel 38 % (2014: 4,5  miljoen euro, ofwel 36 %) en voor titel III (operationele uitgaven) met 40,2  miljoen euro, ofwel 35 % (2014: 28,4  miljoen euro, ofwel 44 %). De belangrijkste reden voor de hoge overdrachten onder titel II zijn IT-contracten die na het einde van het jaar doorlopen, terwijl dat voor titel III het meerjarige karakter van de activiteiten van het Agentschap is.

N.v.t.

2015

Landen die deelnemen aan grensoperaties declareren de gemaakte kosten op basis van de kostendeclaratieformulieren die „vaste uitgaven” (afschrijving en onderhoud), „variabele uitgaven” (vooral brandstof) en „uitgaven voor dienstreizen” (vooral toelagen en andere personeelskosten) omvatten. De gedeclareerde kosten zijn gebaseerd op reële waarden en berusten op nationale standaarden, hetgeen leidt tot de hantering van uiteenlopende benaderingen door de deelnemende landen en tot een voor alle betrokken partijen bijzonder belastend systeem. In haar Speciaal verslag nr. 12/2016 beval de Rekenkamer de agentschappen aan om zo mogelijk vereenvoudigde kostenopties te gebruiken om dergelijke ondoelmatigheden te vermijden (5).

Loopt nog

---

(1)  Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1).

(2)  Artikel 3, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2007/2004 beperkt de cofinanciering van gezamenlijke operaties door het Agentschap tot subsidies.

(3)  Regeling tussen enerzijds de Europese Gemeenschap en anderzijds de Zwitserse Bondsstaat en het Vorstendom Liechtenstein inzake de wijze waarop deze staten worden betrokken bij het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie (PB L 243 van 16.9.2010, blz. 4); Regeling tussen de Europese Gemeenschap enerzijds en de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen anderzijds inzake de wijze waarop deze twee staten worden betrokken bij het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie (PB L 188 van 20.7.2007, blz. 19).

(4)  De Rekenkamer had gewezen op dit risico in paragraaf 39 en aanbeveling 4 van haar Speciaal verslag nr. 15/2014 „Het Buitengrenzenfonds heeft de financiële solidariteit bevorderd, maar de resultaten ervan moeten beter worden gemeten en het Fonds zou een grotere Europese meerwaarde moeten leveren”.

(5)  Aanbeveling 1 in Speciaal verslag nr. 12/2016 van de Rekenkamer „De gebruikmaking van subsidies door agentschappen: niet altijd adequaat of aantoonbaar doeltreffend”.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 18. | In het licht van de onevenredige migratiedruk op EU-lidstaten en volgend op het EU-actieplan inzake terugkeer van oktober 2015 en de conclusies van de Europese Raad van 15 juni 2015 en 16/17 maart 2016 heeft de uitvoerend directeur van het Agentschap in 2016 Besluit 2016/36 vastgesteld, waarin een ruimere interpretatie wordt gegeven van de modaliteiten voor het (mede)financieren van een gezamenlijke terugkeeroperatie in die zin dat ook een nationale terugkeeroperatie uitgevoerd door één enkele lidstaat die te maken heeft met een onevenredig grote migratiedruk (mede)gefinancierd zou worden uit de Frontex-begroting. Daarnaast heeft de begrotingsautoriteit de begroting voor 2016 specifiek gewijzigd met het oog op uitvoering van het hierboven genoemde actieplan inzake terugkeer. |
| --- | --- |

18.

In het licht van de onevenredige migratiedruk op EU-lidstaten en volgend op het EU-actieplan inzake terugkeer van oktober 2015 en de conclusies van de Europese Raad van 15 juni 2015 en 16/17 maart 2016 heeft de uitvoerend directeur van het Agentschap in 2016 Besluit 2016/36 vastgesteld, waarin een ruimere interpretatie wordt gegeven van de modaliteiten voor het (mede)financieren van een gezamenlijke terugkeeroperatie in die zin dat ook een nationale terugkeeroperatie uitgevoerd door één enkele lidstaat die te maken heeft met een onevenredig grote migratiedruk (mede)gefinancierd zou worden uit de Frontex-begroting. Daarnaast heeft de begrotingsautoriteit de begroting voor 2016 specifiek gewijzigd met het oog op uitvoering van het hierboven genoemde actieplan inzake terugkeer.

| 19. | Het besluit van Frontex met betrekking tot het aantrekken van nieuw tijdelijk personeel in een hogere rang dan AST 4 werd bij het vaststellen van het werkprogramma en de begroting voor 2016, met inbegrip van de personeelsformatie, door de directie gesteund.
  De motivatie voor het opwaarderen van vijf AST 4-betrekkingen tot vijf AST 5-betrekkingen komt voort uit de bedrijfsbehoefte aan permanente beschikbaarheid van de duty officers-dienst. Gezien de verantwoordelijkheden in de context van de migratiestromen en de kwesties omtrent de beveiliging van de buitengrenzen van de EU moet Frontex in staat zijn gekwalificeerde en ervaren kandidaten aan te trekken met relevante werkervaring, maar zonder universitaire opleiding zoals vereist voor AD-functies. Daarnaast heeft de salarisaanpassingscoëfficiënt van 66,7 % een aanzienlijke impact en kan iedere hogere salaristrap meer geschikte kandidaten aantrekken. |
| --- | --- |

19.

Het besluit van Frontex met betrekking tot het aantrekken van nieuw tijdelijk personeel in een hogere rang dan AST 4 werd bij het vaststellen van het werkprogramma en de begroting voor 2016, met inbegrip van de personeelsformatie, door de directie gesteund.

De motivatie voor het opwaarderen van vijf AST 4-betrekkingen tot vijf AST 5-betrekkingen komt voort uit de bedrijfsbehoefte aan permanente beschikbaarheid van de duty officers-dienst. Gezien de verantwoordelijkheden in de context van de migratiestromen en de kwesties omtrent de beveiliging van de buitengrenzen van de EU moet Frontex in staat zijn gekwalificeerde en ervaren kandidaten aan te trekken met relevante werkervaring, maar zonder universitaire opleiding zoals vereist voor AD-functies. Daarnaast heeft de salarisaanpassingscoëfficiënt van 66,7 % een aanzienlijke impact en kan iedere hogere salaristrap meer geschikte kandidaten aantrekken.

| 20. | Het gebruik van gesplitste kredieten brengt een aanzienlijke wijziging in het begrotingsbeheer met zich mee. Rekening houdend met de wijzigingen en uitdagingen waarmee het Agentschap te maken heeft, zullen de pro’s en contra’s zorgvuldig worden afgewogen met het oog op een deugdelijk kader voor interne controle. |
| --- | --- |

20.

Het gebruik van gesplitste kredieten brengt een aanzienlijke wijziging in het begrotingsbeheer met zich mee. Rekening houdend met de wijzigingen en uitdagingen waarmee het Agentschap te maken heeft, zullen de pro’s en contra’s zorgvuldig worden afgewogen met het oog op een deugdelijk kader voor interne controle.

| 21. | Het Agentschap erkent dat het nodig is nauwkeurigere kostenramingen en tijdiger kostenrapportages van medewerkende lidstaten/geassocieerde Schengenlanden te verkrijgen. Het Agentschap spant zich in voor betere samenwerking met de lidstaten/geassocieerde Schengenlanden bij het opstellen van kostenramingen. Tegelijkertijd herziet het Agentschap in 2017 zijn volledige financieringsplan, waarbij het zich richt op vereenvoudigingen, het overschakelen van subsidies op opdrachten voor diensten en het invoeren van forfaits. |
| --- | --- |

21.

Het Agentschap erkent dat het nodig is nauwkeurigere kostenramingen en tijdiger kostenrapportages van medewerkende lidstaten/geassocieerde Schengenlanden te verkrijgen. Het Agentschap spant zich in voor betere samenwerking met de lidstaten/geassocieerde Schengenlanden bij het opstellen van kostenramingen. Tegelijkertijd herziet het Agentschap in 2017 zijn volledige financieringsplan, waarbij het zich richt op vereenvoudigingen, het overschakelen van subsidies op opdrachten voor diensten en het invoeren van forfaits.

| 22. | Het Agentschap heeft het aantal terugkeervluchten drastisch verhoogd: 232 in 2016 tegenover 66 in 2015 en 39 in 2014. In 2016 ging het hierbij om 10 700 personen die naar derde landen werden teruggestuurd, plus duizend personen die na de verklaring EU-Turkije van maart 2016 door het Agentschap vanaf de Griekse eilanden naar Turkije werden getransporteerd. Ondanks deze niet eerder geziene toename van terugkeerdiensten die door het Agentschap werden geleverd, kon slechts 40,0 miljoen euro worden gebruikt van de 63,0 miljoen euro die in de begroting van 2016 aan deze activiteit was toegewezen. De resterende 23,0 miljoen euro kon niet worden gebruikt, voornamelijk vanwege vertraging in de kaderovereenkomst voor het huren van vliegtuigen en daarmee samenhangende diensten voor terugkeeroperaties. De oorzaak van die vertraging was gelegen in het feit dat de prioriteit van het project werd verschoven naar de activiteiten ten behoeve van de logistieke ondersteuning (veerboten en bussen) voor de tenuitvoerlegging van de verklaring EU-Turkije. Dat aan het project geen prioriteit meer gegeven werd, had negatieve gevolgen door gebrek aan personeel in combinatie met een toename van de operationele behoeften. Het vereiste in kwestie brengt een complexe aanbestedingsprocedure onder een kaderovereenkomst met een begroting van meerdere miljoenen met zich mee. Inmiddels is de aanbestedingsprocedure voor het vaststellen van een kaderovereenkomst van vier jaar gepubliceerd, maar met een lagere geraamde begroting (20,0 miljoen euro). |
| --- | --- |

22.

Het Agentschap heeft het aantal terugkeervluchten drastisch verhoogd: 232 in 2016 tegenover 66 in 2015 en 39 in 2014. In 2016 ging het hierbij om 10 700 personen die naar derde landen werden teruggestuurd, plus duizend personen die na de verklaring EU-Turkije van maart 2016 door het Agentschap vanaf de Griekse eilanden naar Turkije werden getransporteerd. Ondanks deze niet eerder geziene toename van terugkeerdiensten die door het Agentschap werden geleverd, kon slechts 40,0 miljoen euro worden gebruikt van de 63,0 miljoen euro die in de begroting van 2016 aan deze activiteit was toegewezen. De resterende 23,0 miljoen euro kon niet worden gebruikt, voornamelijk vanwege vertraging in de kaderovereenkomst voor het huren van vliegtuigen en daarmee samenhangende diensten voor terugkeeroperaties. De oorzaak van die vertraging was gelegen in het feit dat de prioriteit van het project werd verschoven naar de activiteiten ten behoeve van de logistieke ondersteuning (veerboten en bussen) voor de tenuitvoerlegging van de verklaring EU-Turkije. Dat aan het project geen prioriteit meer gegeven werd, had negatieve gevolgen door gebrek aan personeel in combinatie met een toename van de operationele behoeften. Het vereiste in kwestie brengt een complexe aanbestedingsprocedure onder een kaderovereenkomst met een begroting van meerdere miljoenen met zich mee. Inmiddels is de aanbestedingsprocedure voor het vaststellen van een kaderovereenkomst van vier jaar gepubliceerd, maar met een lagere geraamde begroting (20,0 miljoen euro).

| 23. | Samen met de Europese Commissie heeft Frontex sinds 2014 gewerkt aan de subsidieovereenkomst voor dit regionale programma. In augustus 2015, kort voordat de subsidieovereenkomst werd voltooid en ondertekend, leidden complicerende factoren, waaronder de drastische verandering van de migratieomstandigheden in de Westelijke Balkan, tot een verzoek van de Commissie om het project zodanig te herschrijven dat het recht zou doen aan de gewijzigde migratieomstandigheden. Als gevolg hiervan werd het concept van het project met spoed volledig herzien en werd de subsidieovereenkomst pas ondertekend tegen de uiterste datum voor het sluiten van contracten, te weten december 2015.
  Als gevolg van deze wijzigingen op het laatste moment konden alle vier de uitvoerende projectpartners (Frontex, EASO, IOM en UNHCR) pas in januari 2016 beginnen met het bespreken van de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomsten. Aangezien de samenwerkingsovereenkomsten bepalingen omvatten waarin de algehele toewijzing aan elke partner is geregeld, moest er een gedetailleerde projectbegroting worden ontwikkeld en tussen alle partijen worden overeengekomen voordat de samenwerkingsovereenkomsten werden ondertekend. Tevens dient erop te worden gewezen dat de ondertekening met het EASO snel en probleemloos verliep, terwijl andere partners vraagtekens plaatsten bij de regels die de uitvoerend directeur van het Agentschap heeft bepaald om de euro, niet de Amerikaanse dollar, te gebruiken of om rekening te houden met de openbaarmaking van meer begrotingsgegevens ten behoeve van de transparantie.
  In het licht van bovenstaande uitleg en het feit dat de uitvoering van de subsidieovereenkomst in januari 2016 was begonnen, moesten de uitvoerende partners de kosten van de activiteiten al dragen voordat de samenwerkingsovereenkomsten met Frontex werden ondertekend. Om dit te rechtvaardigen, en tevens om op te tekenen dat de juridische verbintenis voor alle drie de projectpartners voorafgaand aan de vastlegging in de begroting was aangegaan, werd dit door Frontex naar behoren als een uitzondering gedocumenteerd.
  Overeenkomstig artikel 7.2 van de uitvoeringsvoorschriften worden de kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, automatisch als vastleggingskredieten en als betalingskredieten opgevoerd wanneer de ontvangsten door de instelling zijn geïnd. |
| --- | --- |

23.

Samen met de Europese Commissie heeft Frontex sinds 2014 gewerkt aan de subsidieovereenkomst voor dit regionale programma. In augustus 2015, kort voordat de subsidieovereenkomst werd voltooid en ondertekend, leidden complicerende factoren, waaronder de drastische verandering van de migratieomstandigheden in de Westelijke Balkan, tot een verzoek van de Commissie om het project zodanig te herschrijven dat het recht zou doen aan de gewijzigde migratieomstandigheden. Als gevolg hiervan werd het concept van het project met spoed volledig herzien en werd de subsidieovereenkomst pas ondertekend tegen de uiterste datum voor het sluiten van contracten, te weten december 2015.

Als gevolg van deze wijzigingen op het laatste moment konden alle vier de uitvoerende projectpartners (Frontex, EASO, IOM en UNHCR) pas in januari 2016 beginnen met het bespreken van de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomsten. Aangezien de samenwerkingsovereenkomsten bepalingen omvatten waarin de algehele toewijzing aan elke partner is geregeld, moest er een gedetailleerde projectbegroting worden ontwikkeld en tussen alle partijen worden overeengekomen voordat de samenwerkingsovereenkomsten werden ondertekend. Tevens dient erop te worden gewezen dat de ondertekening met het EASO snel en probleemloos verliep, terwijl andere partners vraagtekens plaatsten bij de regels die de uitvoerend directeur van het Agentschap heeft bepaald om de euro, niet de Amerikaanse dollar, te gebruiken of om rekening te houden met de openbaarmaking van meer begrotingsgegevens ten behoeve van de transparantie.

In het licht van bovenstaande uitleg en het feit dat de uitvoering van de subsidieovereenkomst in januari 2016 was begonnen, moesten de uitvoerende partners de kosten van de activiteiten al dragen voordat de samenwerkingsovereenkomsten met Frontex werden ondertekend. Om dit te rechtvaardigen, en tevens om op te tekenen dat de juridische verbintenis voor alle drie de projectpartners voorafgaand aan de vastlegging in de begroting was aangegaan, werd dit door Frontex naar behoren als een uitzondering gedocumenteerd.

Overeenkomstig artikel 7.2 van de uitvoeringsvoorschriften worden de kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, automatisch als vastleggingskredieten en als betalingskredieten opgevoerd wanneer de ontvangsten door de instelling zijn geïnd.

| 24. | Het Agentschap waardeert de erkenning van de Rekenkamer dat de zeer lage aanpassingscoëfficiënt negatieve gevolgen heeft voor de werving. Het Agentschap werkt samen de desbetreffende diensten van de Europese Commissie aan herstelmaatregelen en hoopt dat de interpretatie van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen een oplossing kan bieden voor de huidige, ongunstige situatie. |
| --- | --- |

24.

Het Agentschap waardeert de erkenning van de Rekenkamer dat de zeer lage aanpassingscoëfficiënt negatieve gevolgen heeft voor de werving. Het Agentschap werkt samen de desbetreffende diensten van de Europese Commissie aan herstelmaatregelen en hoopt dat de interpretatie van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen een oplossing kan bieden voor de huidige, ongunstige situatie.

| 25. | Het Agentschap neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer, maar wenst tevens duidelijk te maken dat de personeelscijfers zijn opgenomen in de financiële memoranda bij het voorstel van de Commissie voor de verordening betreffende de Europese grens- en kustwacht. |
| --- | --- |

25.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer, maar wenst tevens duidelijk te maken dat de personeelscijfers zijn opgenomen in de financiële memoranda bij het voorstel van de Commissie voor de verordening betreffende de Europese grens- en kustwacht.

| 26. | Het Agentschap had zich begin 2017 al tot de begrotingsautoriteit gewend en groen licht gekregen voor uitbreiding van zijn huidige onderkomen om ruimte te bieden aan de grotere aantallen medewerkers. Daarnaast heeft de Poolse regering toegezegd om het Agentschap, zodra de overeenkomst inzake zijn zetel van kracht is, een perceel te schenken waarop het een nieuw gebouw kan laten verrijzen dat in eigendom van het Agentschap zal blijven. |
| --- | --- |

26.

Het Agentschap had zich begin 2017 al tot de begrotingsautoriteit gewend en groen licht gekregen voor uitbreiding van zijn huidige onderkomen om ruimte te bieden aan de grotere aantallen medewerkers. Daarnaast heeft de Poolse regering toegezegd om het Agentschap, zodra de overeenkomst inzake zijn zetel van kracht is, een perceel te schenken waarop het een nieuw gebouw kan laten verrijzen dat in eigendom van het Agentschap zal blijven.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/241 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/241

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees GNSS-Agentschap betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/39)

INLEIDING

| 1. | Het Europees Agentschap voor het wereldwijde satellietnavigatiesysteem (Global Navigation Satellite System — GNSS) (hierna „Agentschap” ofwel „GSA”), dat op 1 september 2012 werd verplaatst van Brussel naar Praag (1), werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 912/2010 van het Europees Parlement en de Raad (2) tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1321/2004 van de Raad (3) inzake de beheersstructuren van de Europese programma's voor radionavigatie per satelliet en tot wijziging van Verordening (EG) nr. 683/2008 van het Europees Parlement en de Raad (4). Het GNSS-Agentschap, dat bij Verordening (EG) nr. 1321/2004 van de Raad werd opgericht, nam op 1 januari 2007 officieel alle taken over waarmee voorheen de Gemeenschappelijke Onderneming Galileo was belast, en die door het Agentschap als Europees GNSS-agentschap worden voortgezet binnen de werkingssfeer van Verordening (EU) nr. 912/2010, zoals gewijzigd. Daarnaast belastte de Commissie het Agentschap met de exploitatie van de European Geostationary Navigation Overlay Service (Egnos) aan de hand van een delegatieovereenkomst. |
| --- | --- |

1.

Het Europees Agentschap voor het wereldwijde satellietnavigatiesysteem (Global Navigation Satellite System — GNSS) (hierna „Agentschap” ofwel „GSA”), dat op 1 september 2012 werd verplaatst van Brussel naar Praag (1), werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 912/2010 van het Europees Parlement en de Raad (2) tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1321/2004 van de Raad (3) inzake de beheersstructuren van de Europese programma's voor radionavigatie per satelliet en tot wijziging van Verordening (EG) nr. 683/2008 van het Europees Parlement en de Raad (4). Het GNSS-Agentschap, dat bij Verordening (EG) nr. 1321/2004 van de Raad werd opgericht, nam op 1 januari 2007 officieel alle taken over waarmee voorheen de Gemeenschappelijke Onderneming Galileo was belast, en die door het Agentschap als Europees GNSS-agentschap worden voortgezet binnen de werkingssfeer van Verordening (EU) nr. 912/2010, zoals gewijzigd. Daarnaast belastte de Commissie het Agentschap met de exploitatie van de European Geostationary Navigation Overlay Service (Egnos) aan de hand van een delegatieovereenkomst.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (5).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (6) | 363,8 | 626,4 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (7) | 139 | 160 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (5).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (6)

363,8

626,4

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (7)

139

160

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (8) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (9) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (8) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (9) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (10). |
| --- | --- |

15.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Agentschap, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (10).

Andere aangelegenheid

| 16. | Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. Het Agentschap beheert zowel het Galileo-centrum voor de beveiligingscontrole als de Galileo-grondstations die op Brits grondgebied gestationeerd zijn. De status van het VK binnen deze kaders moet nog worden vastgesteld. |
| --- | --- |

16.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. Het Agentschap beheert zowel het Galileo-centrum voor de beveiligingscontrole als de Galileo-grondstations die op Brits grondgebied gestationeerd zijn. De status van het VK binnen deze kaders moet nog worden vastgesteld.

| 17. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

17.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 18. | In zijn controleverslag van november 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat er in 2016 geen jaarlijkse risicobeoordeling voor het hele Agentschap was uitgevoerd en dat de aanzienlijke risico’s voor het agentschap niet zijn opgenomen in zijn planningsdocumenten of activiteitenverslagen. Bovendien constateerde de DIA dat de terminologie die voor de verschillende elementen van het prestatiemetingssysteem wordt gebruikt, niet consistent is, waardoor de prestatiemonitoring wordt belemmerd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen. |
| --- | --- |

18.

In zijn controleverslag van november 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat er in 2016 geen jaarlijkse risicobeoordeling voor het hele Agentschap was uitgevoerd en dat de aanzienlijke risico’s voor het agentschap niet zijn opgenomen in zijn planningsdocumenten of activiteitenverslagen. Bovendien constateerde de DIA dat de terminologie die voor de verschillende elementen van het prestatiemetingssysteem wordt gebruikt, niet consistent is, waardoor de prestatiemonitoring wordt belemmerd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 19. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 2,8 miljoen euro, ofwel 46 % (2015: 2,5 miljoen euro, ofwel 42 %). Deze overdrachten houden vooral verband met IT-diensten die in 2016 waren geleverd, maar nog niet gefactureerd. |
| --- | --- |

19.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 2,8 miljoen euro, ofwel 46 % (2015: 2,5 miljoen euro, ofwel 42 %). Deze overdrachten houden vooral verband met IT-diensten die in 2016 waren geleverd, maar nog niet gefactureerd.

Overige opmerkingen

| 20. | Op 15 december 2016 ondertekende het Agentschap een kadercontract voor de exploitatie van het Galileo-satellietsysteem voor de periode 2017-2027, ter waarde van 1,5 miljard euro. De opdracht werd gegund na een openbare aanbestedingsprocedure. Een van de betrokken inschrijvers heeft bij het Europees Hof van Justitie een proces tegen het Agentschap aangespannen en vecht de uitkomst van de aanbestedingsprocedure aan. Het Europees Hof van Justitie zal in een arrest uitspraak doen over de wettigheid en regelmatigheid van de aanbestedingsprocedure voor het kadercontract en alle bijbehorende specifieke contracten en toekomstige betalingen. Naar verwachting zullen de eerste betalingen in 2017 worden gedaan. |
| --- | --- |

20.

Op 15 december 2016 ondertekende het Agentschap een kadercontract voor de exploitatie van het Galileo-satellietsysteem voor de periode 2017-2027, ter waarde van 1,5 miljard euro. De opdracht werd gegund na een openbare aanbestedingsprocedure. Een van de betrokken inschrijvers heeft bij het Europees Hof van Justitie een proces tegen het Agentschap aangespannen en vecht de uitkomst van de aanbestedingsprocedure aan. Het Europees Hof van Justitie zal in een arrest uitspraak doen over de wettigheid en regelmatigheid van de aanbestedingsprocedure voor het kadercontract en alle bijbehorende specifieke contracten en toekomstige betalingen. Naar verwachting zullen de eerste betalingen in 2017 worden gedaan.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 21. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

21.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  Besluit 2010/803/EU, in onderlinge overeenstemming genomen door de vertegenwoordigers van de regeringen der lidstaten (PB L 342 van 28.12.2010, blz. 15).

1

(2)  PB L 276 van 20.10.2010, blz. 11.

2

(3)  PB L 246 van 20.7.2004, blz. 1.

3

(4)  PB L 196 van 24.7.2008, blz. 1.

4

(5)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: https://www.www.gsa.europa.eu/

5

(6)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

6

(7)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

7

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron

(8)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

8

(9)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

9

(10)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

10

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2014 | De materiële vaste activa (nettoboekwaarde 1 miljoen euro) zijn niet gedekt door een verzekering. | Loopt nog |
| 2015 | De laatste validering van de boekhoudsystemen werd uitgevoerd in 2012. De beloofde validering heeft nog niet plaatsgevonden vanwege de verwachte ingrijpende veranderingen van de processen en informatiestroom naar aanleiding van de verplaatsing van het Agentschap. De nieuwe accountant is van plan, de volgende validering in 2020 uit te voeren. | Loopt nog |
| 2015 | Het Agentschap heeft bedrijfscontinuïteitsplannen ingevoerd voor de veiligheidslocaties in Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Nederland. Er is echter geen bedrijfscontinuïteitsplan voor het hoofdkantoor in Praag en voor het Agentschap als geheel. | Loopt nog |
| 2015 | Het gecontroleerde verslag over de uitvoering van de begroting van het agentschap verschilt wat betreft de mate van gedetailleerdheid van dat van de meeste andere agentschappen, waaruit de noodzaak blijkt van duidelijke richtsnoeren inzake de begrotingsrapportage van de agentschappen. | Afgerond |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 2,5  miljoen euro, ofwel 42 % (2014: 3,4  miljoen euro, ofwel 54 %). Deze overdrachten houden hoofdzakelijk verband met in 2015 verleende diensten waarvoor de facturen pas in 2016 werden ontvangen, een aantal IT-contracten met een hoge waarde en een overeenkomst met betrekking tot een risicobeoordeling die eind 2015 werd ondertekend. Deze projecten, die oorspronkelijk voor 2016 waren gepland, werden in 2015 opgestart om middelen te besteden die waren vrijgekomen vanwege besparingen op andere begrotingsonderdelen. | N.v.t. |
| 2015 | Het jaarlijks werkprogramma 2015 (JWP) van het Agentschap werd pas vastgesteld in maart 2015 en het meerjarig werkprogramma 2014-2020 moet nog worden goedgekeurd. De late goedkeuring van de belangrijkste planningsdocumenten brengt de verwezenlijking van de doelstellingen van het Agentschap in gevaar. | Loopt nog (1) |
| 2015 | Het Agentschap had in 2015 een hoog personeelsverloop: 14 personeelsleden vertrokken en 26 traden in dienst. (2) | Loopt nog |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

De materiële vaste activa (nettoboekwaarde 1 miljoen euro) zijn niet gedekt door een verzekering.

Loopt nog

2015

De laatste validering van de boekhoudsystemen werd uitgevoerd in 2012. De beloofde validering heeft nog niet plaatsgevonden vanwege de verwachte ingrijpende veranderingen van de processen en informatiestroom naar aanleiding van de verplaatsing van het Agentschap. De nieuwe accountant is van plan, de volgende validering in 2020 uit te voeren.

Loopt nog

2015

Het Agentschap heeft bedrijfscontinuïteitsplannen ingevoerd voor de veiligheidslocaties in Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Nederland. Er is echter geen bedrijfscontinuïteitsplan voor het hoofdkantoor in Praag en voor het Agentschap als geheel.

Loopt nog

2015

Het gecontroleerde verslag over de uitvoering van de begroting van het agentschap verschilt wat betreft de mate van gedetailleerdheid van dat van de meeste andere agentschappen, waaruit de noodzaak blijkt van duidelijke richtsnoeren inzake de begrotingsrapportage van de agentschappen.

Afgerond

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 2,5  miljoen euro, ofwel 42 % (2014: 3,4  miljoen euro, ofwel 54 %). Deze overdrachten houden hoofdzakelijk verband met in 2015 verleende diensten waarvoor de facturen pas in 2016 werden ontvangen, een aantal IT-contracten met een hoge waarde en een overeenkomst met betrekking tot een risicobeoordeling die eind 2015 werd ondertekend. Deze projecten, die oorspronkelijk voor 2016 waren gepland, werden in 2015 opgestart om middelen te besteden die waren vrijgekomen vanwege besparingen op andere begrotingsonderdelen.

N.v.t.

2015

Het jaarlijks werkprogramma 2015 (JWP) van het Agentschap werd pas vastgesteld in maart 2015 en het meerjarig werkprogramma 2014-2020 moet nog worden goedgekeurd. De late goedkeuring van de belangrijkste planningsdocumenten brengt de verwezenlijking van de doelstellingen van het Agentschap in gevaar.

Loopt nog (1)

2015

Het Agentschap had in 2015 een hoog personeelsverloop: 14 personeelsleden vertrokken en 26 traden in dienst. (2)

Loopt nog

---

(1)  Het besluit tot vaststelling van het programmeringsdocument 2017-2020 van het Europees GNSS-Agentschap werd genomen op 28 maart 2017.

(2)  In 2016 vertrokken 8 personeelsleden en traden er 24 in dienst.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 19. | Het Agentschap heeft de bevindingen van de IAS met betrekking tot risicobeheer in de praktijk toegepast. Met name heeft het Agentschap in het vierde kwartaal van 2016 de laatste hand gelegd aan een beleid en procedure inzake bedrijfsrisicobeheer. Het GSA houdt elk kwartaal een raad inzake het beheer van bedrijfsrisico's, waar de lijst van bedrijfsrisico's wordt beoordeeld en bijgewerkt. Als eerste resultaat hiervan zijn de bedrijfsrisico's waarover overeenstemming is bereikt opgenomen in bijlage VIII van het voorlopig enkelvoudig programmeringsdocument 2018-2020, dat in januari 2017 werd vastgesteld door de raad van bestuur. Wat betreft het verbeteren van het prestatiebeheer, past het Agentschap de bevindingen van de IAS in de praktijk toe, met name door in het eerste kwartaal van 2017 de laatste hand te leggen aan de ontwikkeling van prestatie-indicatoren en een rapportageprocedure, en de toepassing ervan in het enkelvoudig programmeringsdocument. |
| --- | --- |

19.

Het Agentschap heeft de bevindingen van de IAS met betrekking tot risicobeheer in de praktijk toegepast. Met name heeft het Agentschap in het vierde kwartaal van 2016 de laatste hand gelegd aan een beleid en procedure inzake bedrijfsrisicobeheer. Het GSA houdt elk kwartaal een raad inzake het beheer van bedrijfsrisico's, waar de lijst van bedrijfsrisico's wordt beoordeeld en bijgewerkt. Als eerste resultaat hiervan zijn de bedrijfsrisico's waarover overeenstemming is bereikt opgenomen in bijlage VIII van het voorlopig enkelvoudig programmeringsdocument 2018-2020, dat in januari 2017 werd vastgesteld door de raad van bestuur. Wat betreft het verbeteren van het prestatiebeheer, past het Agentschap de bevindingen van de IAS in de praktijk toe, met name door in het eerste kwartaal van 2017 de laatste hand te leggen aan de ontwikkeling van prestatie-indicatoren en een rapportageprocedure, en de toepassing ervan in het enkelvoudig programmeringsdocument.

| 20. | De annuleringen van overdrachten staan op een bijzonder laag peil (0,7 % voor alle begrotingsonderdelen in 2016). Het GSA vindt dit een betere maatstaf voor het begrotingsbeheer dan het niveau van de overdrachten zelf, dat alleen maar hoog kan zijn gezien het operationele karakter van het Agentschap en de factuurperiodes voor een groot aantal administratieve contracten met een hoge waarde. Daarom zijn er in vergelijking met ongeplande overdrachten zo veel geplande overdrachten. |
| --- | --- |

20.

De annuleringen van overdrachten staan op een bijzonder laag peil (0,7 % voor alle begrotingsonderdelen in 2016). Het GSA vindt dit een betere maatstaf voor het begrotingsbeheer dan het niveau van de overdrachten zelf, dat alleen maar hoog kan zijn gezien het operationele karakter van het Agentschap en de factuurperiodes voor een groot aantal administratieve contracten met een hoge waarde. Daarom zijn er in vergelijking met ongeplande overdrachten zo veel geplande overdrachten.

| 21. | Het Agentschap is ingenomen met het besluit van de Rekenkamer om zich in dit stadium niet in te mengen in het proces waarnaar wordt verwezen in de publicatie van het Europees Hof van Justitie. Het beroep is op 13 juli 2017 aan het GSA bekendgemaakt onder het kenmerk T-99/17 EUTELSAT vs. GSA. |
| --- | --- |

21.

Het Agentschap is ingenomen met het besluit van de Rekenkamer om zich in dit stadium niet in te mengen in het proces waarnaar wordt verwezen in de publicatie van het Europees Hof van Justitie. Het beroep is op 13 juli 2017 aan het GSA bekendgemaakt onder het kenmerk T-99/17 EUTELSAT vs. GSA.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/247 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/247

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/40)

INLEIDING

| 1. | Het Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken (INEA, hierna het „Agentschap” genoemd), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2013/801/EU van de Commissie (1) als vervanger en opvolger van het Uitvoerend Agentschap voor het trans-Europees vervoersnetwerk. Het Agentschap werd voor een periode die begon op 1 januari 2014 en eindigt op 31 december 2024 opgericht voor het beheer van de acties van de EU op het gebied van de Connecting Europe-faciliteit, het programma Horizon 2020 voor de financiering van onderzoek en innovatie, het trans-Europees vervoersnetwerk en het Marco Polo-programma. |
| --- | --- |

1.

Het Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken (INEA, hierna het „Agentschap” genoemd), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2013/801/EU van de Commissie (1) als vervanger en opvolger van het Uitvoerend Agentschap voor het trans-Europees vervoersnetwerk. Het Agentschap werd voor een periode die begon op 1 januari 2014 en eindigt op 31 december 2024 opgericht voor het beheer van de acties van de EU op het gebied van de Connecting Europe-faciliteit, het programma Horizon 2020 voor de financiering van onderzoek en innovatie, het trans-Europees vervoersnetwerk en het Marco Polo-programma.

| 2. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | 18,4 | 21,7 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3) | 186 | 225 |

2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

18,4

21,7

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (3)

186

225

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

15.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

| 16. | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III met 0,5 miljoen euro, ofwel 48 % (2015: 0,5 miljoen euro, ofwel 51 %). Dit was vooral te wijten aan IT- en auditcontracten die ook na het einde van het jaar nog werden uitgevoerd. |
| --- | --- |

16.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III met 0,5 miljoen euro, ofwel 48 % (2015: 0,5 miljoen euro, ofwel 51 %). Dit was vooral te wijten aan IT- en auditcontracten die ook na het einde van het jaar nog werden uitgevoerd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

| 17. | De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. |
| --- | --- |

17.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 12 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 352 van 24.12.2013, blz. 65.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.ec.europa.eu/inea/

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (beleidsuitgaven) met 0,5  miljoen euro, ofwel 51 % (2014: 0,4  miljoen euro, ofwel 56 %). De belangrijkste oorzaak hiervan was de sluiting van IT- en auditcontracten voor diensten die na het einde van het jaar zouden worden geleverd. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (beleidsuitgaven) met 0,5  miljoen euro, ofwel 51 % (2014: 0,4  miljoen euro, ofwel 56 %). De belangrijkste oorzaak hiervan was de sluiting van IT- en auditcontracten voor diensten die na het einde van het jaar zouden worden geleverd.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 16. | Gezien de aard van de uitgaven meent INEA dat de omvang van de overdracht onder titel III gerechtvaardigd was. Zoals de Rekenkamer zelf vermeldt, zijn deze uitgaven te wijten aan IT- en auditcontracten die in 2017 nog steeds in uitvoering zijn. De uitvoering ervan kan niet altijd aanvangen en eindigen binnen hetzelfde jaar. Wat de IT-contracten betreft, wordt erop gewezen dat 35 % van het overgedragen bedrag kan worden toegeschreven aan diensten die zijn geleverd in het laatste kwartaal van 2016, maar die begin 2017 zijn gefactureerd. Op de auditcontracten is een zeer sterk vergelijkbaar percentage van toepassing. Als bijzondere opmerking geldt hier dat voor dit soort contracten de eindbetaling pas aan het auditbedrijf mag worden overgemaakt als het finale auditverslag wordt aanvaard, volgend op het afsluiten van de contradictoire procedure met de geauditeerde. Inea heeft geen controle over de duur hiervan. |
| --- | --- |

16.

Gezien de aard van de uitgaven meent INEA dat de omvang van de overdracht onder titel III gerechtvaardigd was. Zoals de Rekenkamer zelf vermeldt, zijn deze uitgaven te wijten aan IT- en auditcontracten die in 2017 nog steeds in uitvoering zijn. De uitvoering ervan kan niet altijd aanvangen en eindigen binnen hetzelfde jaar. Wat de IT-contracten betreft, wordt erop gewezen dat 35 % van het overgedragen bedrag kan worden toegeschreven aan diensten die zijn geleverd in het laatste kwartaal van 2016, maar die begin 2017 zijn gefactureerd. Op de auditcontracten is een zeer sterk vergelijkbaar percentage van toepassing. Als bijzondere opmerking geldt hier dat voor dit soort contracten de eindbetaling pas aan het auditbedrijf mag worden overgemaakt als het finale auditverslag wordt aanvaard, volgend op het afsluiten van de contradictoire procedure met de geauditeerde. Inea heeft geen controle over de duur hiervan.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/252 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/252

---

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderzoek betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van het Agentschap

(2017/C 417/41)

INLEIDING

| 1. | Het Uitvoerend Agentschap onderzoek (hierna het „Agentschap” ofwel „REA” genoemd), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/46/EG van de Commissie (1). Het werd ingesteld voor een beperkte periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017, met het oog op het beheer van specifieke acties van de Unie op het gebied van onderzoek. Op 15 juni 2009 verleende de Europese Commissie het Agentschap officieel zijn administratieve en operationele autonomie. Op 13 december 2013 verlengde de Commissie bij Uitvoeringsbesluit 2013/778/EU (2) de looptijd van REA tot 2024 en delegeerde zij ook onderdelen van Horizon 2020, het nieuwe kaderprogramma voor onderzoek en innovatie, aan het Agentschap. |
| --- | --- |

1.

Het Uitvoerend Agentschap onderzoek (hierna het „Agentschap” ofwel „REA” genoemd), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/46/EG van de Commissie (1). Het werd ingesteld voor een beperkte periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017, met het oog op het beheer van specifieke acties van de Unie op het gebied van onderzoek. Op 15 juni 2009 verleende de Europese Commissie het Agentschap officieel zijn administratieve en operationele autonomie. Op 13 december 2013 verlengde de Commissie bij Uitvoeringsbesluit 2013/778/EU (2) de looptijd van REA tot 2024 en delegeerde zij ook onderdelen van Horizon 2020, het nieuwe kaderprogramma voor onderzoek en innovatie, aan het Agentschap.

| 2. | De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) (4) | 54,6 | 62,9 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december (5) | 618 | 628 |

2.

De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (3).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

2015

2016

Begroting (miljoen euro) (4)

54,6

62,9

Totaalaantal personeelsleden per 31 december (5)

618

628

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 3. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalysen, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalysen, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  4. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (6) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (7) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (6) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (7) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 5. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

5.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 6. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 8. | Overeenkomstig de artikelen 310 tot en met 325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waaronder ze vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

8.

Overeenkomstig de artikelen 310 tot en met 325 van het VWEU en het financieel reglement van het Agentschap is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waaronder ze vallen. De leiding van het Agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 9. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

9.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het Agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit, en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 10. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

10.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 11. | Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

11.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 12. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

12.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur dat een inschatting omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 13. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing. |
| --- | --- |

13.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van het Agentschap voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

| 14. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

14.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en het Agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 15. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

15.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

| 16. | In zijn controleverslag van december 2016 heeft de dienst Interne Audit (DIA) geconcludeerd dat het Agentschap over het algemeen een adequaat beheersproces voor personeelszaken heeft toegepast. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen voor de enige gerapporteerde bevinding. |
| --- | --- |

16.

In zijn controleverslag van december 2016 heeft de dienst Interne Audit (DIA) geconcludeerd dat het Agentschap over het algemeen een adequaat beheersproces voor personeelszaken heeft toegepast. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen voor de enige gerapporteerde bevinding.

| 17. | In een ander controleverslag van mei 2016 concludeerde de DIA dat het Agentschap samen met de Commissie een efficiënt internebeheersingssysteem heeft opgezet voor het beheer van de subsidies in het kader van het programma Horizon 2020. Het Agentschap en de DIA kwamen samen met de Commissie een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen voor één bevinding die erg belangrijk werd geacht. |
| --- | --- |

17.

In een ander controleverslag van mei 2016 concludeerde de DIA dat het Agentschap samen met de Commissie een efficiënt internebeheersingssysteem heeft opgezet voor het beheer van de subsidies in het kader van het programma Horizon 2020. Het Agentschap en de DIA kwamen samen met de Commissie een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen voor één bevinding die erg belangrijk werd geacht.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN OVER PRESTATIES

| 18. | In opdracht van de Commissie werd een externe evaluatie over de prestaties van het Agentschap in de periode 2012-2015 opgesteld en in mei 2016 werd het eindverslag aangeboden. Daarin werd geconcludeerd dat het Agentschap doeltreffend, doelmatig en kosteneffectief presteerde in het uitvoeren van zijn taken gedurende de genoemde periode, dat zijn mandaat zeer relevant blijft voor de Commissie en de begunstigden van het Agentschap en dat de delegatie van operationele taken door de Commissie succesvol is geweest. De beoordelaars stelden echter vast dat er ruimte is om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de activiteiten te vergroten en het Agentschap en de Commissie werden uitgenodigd om hun interne dialoog en samenwerking te verbeteren, evenals de externe communicatie en specifieke kwesties op het gebied van IT en personeelszaken. Het Agentschap en de Commissie kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen. |
| --- | --- |

18.

In opdracht van de Commissie werd een externe evaluatie over de prestaties van het Agentschap in de periode 2012-2015 opgesteld en in mei 2016 werd het eindverslag aangeboden. Daarin werd geconcludeerd dat het Agentschap doeltreffend, doelmatig en kosteneffectief presteerde in het uitvoeren van zijn taken gedurende de genoemde periode, dat zijn mandaat zeer relevant blijft voor de Commissie en de begunstigden van het Agentschap en dat de delegatie van operationele taken door de Commissie succesvol is geweest. De beoordelaars stelden echter vast dat er ruimte is om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de activiteiten te vergroten en het Agentschap en de Commissie werden uitgenodigd om hun interne dialoog en samenwerking te verbeteren, evenals de externe communicatie en specifieke kwesties op het gebied van IT en personeelszaken. Het Agentschap en de Commissie kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 11 van 15.1.2008, blz. 9.

1

(2)  PB L 346 van 20.12.2013, blz. 54

2

(3)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: https://ec.europa.eu/info/departments/research-executive-agency_nl

3

(4)  De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

4

(5)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

5

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

Bron

(6)  De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

6

(7)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

7

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

Het Agentschap neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

---

| 6.12.2017 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 417/256 |
| --- | --- | --- | --- |

6.12.2017

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 417/256

---

VERSLAG

over de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad betreffende het begrotingsjaar 2016, vergezeld van het antwoord van de Afwikkelingsraad

(2017/C 417/42)

INLEIDING

| 1. | De Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (hierna „de Afwikkelingsraad” ofwel „GAR”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 806/2014 inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme („GAM-verordening”) (1). De Afwikkelingsraad heeft tot taak te zorgen voor een ordelijke afwikkeling van falende kredietinstellingen en bepaalde beleggingsondernemingen (hierna „kredietinstellingen”), waarbij de gevolgen voor de reële economie en de overheidsfinanciën van de deelnemende lidstaten van de bankenunie zo veel mogelijk worden beperkt. |
| --- | --- |

1.

De Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (hierna „de Afwikkelingsraad” ofwel „GAR”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 806/2014 inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme („GAM-verordening”) (1). De Afwikkelingsraad heeft tot taak te zorgen voor een ordelijke afwikkeling van falende kredietinstellingen en bepaalde beleggingsondernemingen (hierna „kredietinstellingen”), waarbij de gevolgen voor de reële economie en de overheidsfinanciën van de deelnemende lidstaten van de bankenunie zo veel mogelijk worden beperkt.

| 2. | De Afwikkelingsraad is belast met het beheer van het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds (hierna „het fonds”), dat bij de GAM-verordening werd opgericht en dat het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme ondersteunt. Het fonds zal in de periode 2016-2023 geleidelijk worden opgebouwd en uiterlijk 31 december 2023 het streefdoel bereiken van ten minste 1 % van het bedrag van gedekte deposito’s van alle kredietinstellingen binnen de Europese bankenunie. |
| --- | --- |

2.

De Afwikkelingsraad is belast met het beheer van het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds (hierna „het fonds”), dat bij de GAM-verordening werd opgericht en dat het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme ondersteunt. Het fonds zal in de periode 2016-2023 geleidelijk worden opgebouwd en uiterlijk 31 december 2023 het streefdoel bereiken van ten minste 1 % van het bedrag van gedekte deposito’s van alle kredietinstellingen binnen de Europese bankenunie.

| 3. | De Afwikkelingsraad heeft een autonome begroting die geen deel uitmaakt van de EU-begroting. Bijdragen worden geïnd van kredietinstellingen gevestigd in lidstaten die deelnemen aan de bankenunie. De begroting voor het jaar 2015 omvatte slechts deel I (administratieve begroting). De begroting voor het jaar 2016 bestond uit deel I ter hoogte van 65 miljoen euro en deel II (bijdragen van de kredietinstellingen aan het fonds) ter hoogte van 11 800 miljoen euro. |
| --- | --- |

3.

De Afwikkelingsraad heeft een autonome begroting die geen deel uitmaakt van de EU-begroting. Bijdragen worden geïnd van kredietinstellingen gevestigd in lidstaten die deelnemen aan de bankenunie. De begroting voor het jaar 2015 omvatte slechts deel I (administratieve begroting). De begroting voor het jaar 2016 bestond uit deel I ter hoogte van 65 miljoen euro en deel II (bijdragen van de kredietinstellingen aan het fonds) ter hoogte van 11 800 miljoen euro.

| 4. | De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Afwikkelingsraad (2).

  Tabel


  De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Afwikkelingsraad | 2015 | 2016 |
| --- | --- | --- | --- |
| Begroting (miljoen euro) | | |
| Deel I (administratieve begroting van de Afwikkelingsraad) | 22 | 65 |
| Deel II (begroting van het fonds) | 0 | 11 800 |
| Totaalaantal personeelsleden per 31 december | 108 | 180 |

4.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Afwikkelingsraad (2).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Afwikkelingsraad

2015

2016

Begroting (miljoen euro)

Deel I (administratieve begroting van de Afwikkelingsraad)

22

65

Deel II (begroting van het fonds)

0

11 800

Totaalaantal personeelsleden per 31 december

108

180

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

| 5. | De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Afwikkelingsraad. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”. |
| --- | --- |

5.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Afwikkelingsraad. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

| OORDEEL









  6. | Wij hebben het volgende gecontroleerd:






  a) | de jaarrekening van de Afwikkelingsraad, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en |
| --- | --- | --- |

OORDEEL

6.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)

de jaarrekening van de Afwikkelingsraad, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar, en

| b) | de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, |
| --- | --- |

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

| 7. | Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Afwikkelingsraad over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Afwikkelingsraad per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. |
| --- | --- |

7.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Afwikkelingsraad over het op 31 december 2016 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Afwikkelingsraad per 31 december 2016, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

| 8. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

8.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

| 9. | Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
| --- | --- |

9.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2016 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

| 10. | Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Afwikkelingsraad is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Afwikkelingsraad draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen. |
| --- | --- |

10.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en het financieel reglement van de Afwikkelingsraad is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Afwikkelingsraad draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

| 11. | Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Afwikkelingsraad om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel. |
| --- | --- |

11.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Afwikkelingsraad om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

| 12. | Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit. |
| --- | --- |

12.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

| 13. | Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Afwikkelingsraad geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen daarbij wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen. |
| --- | --- |

13.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Afwikkelingsraad geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen daarbij wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

| 14. | Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
| --- | --- |

14.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

| 15. | Voor de ontvangsten verifiëren wij de procedures van de Afwikkelingsraad voor het berekenen en innen van bijdragen aan het fonds en van andere inkomsten, voor zover van toepassing (6). Onze verificatie van bijdragen aan het fonds was gebaseerd op informatie die ons via nationale afwikkelingsautoriteiten door de kredietinstellingen werd meegedeeld en betrof niet de betrouwbaarheid van deze informatie. Verder vielen bijdragen aan het fonds waartegen administratief beroep of een gerechtelijke procedure tussen bepaalde kredietinstellingen en nationale afwikkelingsautoriteiten was ingesteld, respectievelijk een gerechtelijke procedure tussen bepaalde kredietinstellingen en de Afwikkelingsraad bij het Gerecht van de Europese Unie, buiten de reikwijdte van onze controle, om de positie van de partijen in dergelijke procedures op generlei wijze te beïnvloeden. Gedetailleerde informatie over administratiefberoeps- en gerechtelijke procedures wordt in paragraaf 7, onder i, van de jaarrekening van de Afwikkelingsraad gegeven. |
| --- | --- |

15.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de procedures van de Afwikkelingsraad voor het berekenen en innen van bijdragen aan het fonds en van andere inkomsten, voor zover van toepassing (6). Onze verificatie van bijdragen aan het fonds was gebaseerd op informatie die ons via nationale afwikkelingsautoriteiten door de kredietinstellingen werd meegedeeld en betrof niet de betrouwbaarheid van deze informatie. Verder vielen bijdragen aan het fonds waartegen administratief beroep of een gerechtelijke procedure tussen bepaalde kredietinstellingen en nationale afwikkelingsautoriteiten was ingesteld, respectievelijk een gerechtelijke procedure tussen bepaalde kredietinstellingen en de Afwikkelingsraad bij het Gerecht van de Europese Unie, buiten de reikwijdte van onze controle, om de positie van de partijen in dergelijke procedures op generlei wijze te beïnvloeden. Gedetailleerde informatie over administratiefberoeps- en gerechtelijke procedures wordt in paragraaf 7, onder i, van de jaarrekening van de Afwikkelingsraad gegeven.

| 16. | Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Afwikkelingsraad dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later. |
| --- | --- |

16.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen, behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Afwikkelingsraad dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

| 17. | Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Afwikkelingsraad, zoals bepaald in artikel 102, lid 1, van het financieel reglement van de Afwikkelingsraad. |
| --- | --- |

17.

Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Afwikkelingsraad, zoals bepaald in artikel 102, lid 1, van het financieel reglement van de Afwikkelingsraad.

Toelichtende paragraaf

| 18. | Zonder iets af te doen aan het in de paragrafen 6 tot en met 17 gegeven oordeel wil de Rekenkamer benadrukken dat de bijdragen aan het fonds worden berekend op basis van de informatie die door de kredietinstellingen via de nationale afwikkelingsautoriteiten aan de Afwikkelingsraad wordt verstrekt. De GAM-verordening voorziet echter niet in een alomvattend en consistent controlekader ter waarborging van de betrouwbaarheid van de informatie. Verder merkt de Rekenkamer op dat de methodologie om de in het rechtskader vastgelegde bijdragen te berekenen uiterst complex is, wat een risico voor de nauwkeurigheid inhoudt. Bovendien kan de Afwikkelingsraad geen gedetailleerde informatie verstrekken over de berekeningen van de bijdragen per kredietinstelling waarvoor een risicobeoordeling is verricht omdat deze onderling verbonden zijn en vertrouwelijke informatie over andere kredietinstellingen bevatten. Dit is van invloed op de transparantie van deze berekeningen. |
| --- | --- |

18.

Zonder iets af te doen aan het in de paragrafen 6 tot en met 17 gegeven oordeel wil de Rekenkamer benadrukken dat de bijdragen aan het fonds worden berekend op basis van de informatie die door de kredietinstellingen via de nationale afwikkelingsautoriteiten aan de Afwikkelingsraad wordt verstrekt. De GAM-verordening voorziet echter niet in een alomvattend en consistent controlekader ter waarborging van de betrouwbaarheid van de informatie. Verder merkt de Rekenkamer op dat de methodologie om de in het rechtskader vastgelegde bijdragen te berekenen uiterst complex is, wat een risico voor de nauwkeurigheid inhoudt. Bovendien kan de Afwikkelingsraad geen gedetailleerde informatie verstrekken over de berekeningen van de bijdragen per kredietinstelling waarvoor een risicobeoordeling is verricht omdat deze onderling verbonden zijn en vertrouwelijke informatie over andere kredietinstellingen bevatten. Dit is van invloed op de transparantie van deze berekeningen.

| 19. | De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
| --- | --- |

19.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

| 20. | Het boekhoudsysteem van de Afwikkelingsraad was nog niet door de rekenplichtige gevalideerd. |
| --- | --- |

20.

Het boekhoudsysteem van de Afwikkelingsraad was nog niet door de rekenplichtige gevalideerd.

| 21. | Artikel 92, lid 4, van de GAM-verordening schrijft voor dat de Rekenkamer met name verslag uitbrengt over de gerelateerde verplichtingen van de Afwikkelingsraad, de Raad en de Commissie die voortvloeien uit de verrichting van hun taken uit hoofde van de GAM-verordening. De Rekenkamer zal een afzonderlijk verslag over deze aangelegenheid publiceren. |
| --- | --- |

21.

Artikel 92, lid 4, van de GAM-verordening schrijft voor dat de Rekenkamer met name verslag uitbrengt over de gerelateerde verplichtingen van de Afwikkelingsraad, de Raad en de Commissie die voortvloeien uit de verrichting van hun taken uit hoofde van de GAM-verordening. De Rekenkamer zal een afzonderlijk verslag over deze aangelegenheid publiceren.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

Deel I (de administratieve begroting van de Afwikkelingsraad)

| 22. | De uitvoeringsgraad was laag, namelijk 62 % (2015: 67 %), ofwel 35 miljoen euro (2015: 15 miljoen euro) van de beschikbare kredieten. Dit komt voornamelijk door de aard van de activiteiten van de Afwikkelingsraad en het bestaande rechtskader voor de begroting. Hoewel de begroting voorziet in kredieten voor de dagelijkse activiteiten van de Afwikkelingsraad en het beheer van afwikkelingszaken, vond er in 2016 geen afwikkeling plaats. De ongebruikte kredieten zullen leiden tot een verlaging van de toekomstige bijdragen van kredietinstellingen. |
| --- | --- |

22.

De uitvoeringsgraad was laag, namelijk 62 % (2015: 67 %), ofwel 35 miljoen euro (2015: 15 miljoen euro) van de beschikbare kredieten. Dit komt voornamelijk door de aard van de activiteiten van de Afwikkelingsraad en het bestaande rechtskader voor de begroting. Hoewel de begroting voorziet in kredieten voor de dagelijkse activiteiten van de Afwikkelingsraad en het beheer van afwikkelingszaken, vond er in 2016 geen afwikkeling plaats. De ongebruikte kredieten zullen leiden tot een verlaging van de toekomstige bijdragen van kredietinstellingen.

| 23. | De overgedragen vastgelegde kredieten onder begrotingstitel II (administratieve uitgaven) bedragen 3,1 miljoen euro, ofwel 35 % (2015: 3,3 miljoen euro, ofwel 70 %) van het totaal aan vastgelegde kredieten. Deze betreffen voornamelijk in 2016 ondertekende IT-contracten (1,9 miljoen euro) en in 2016 geleverde beveiligingsdiensten die nog niet waren gefactureerd en betaald (0,6 miljoen euro). |
| --- | --- |

23.

De overgedragen vastgelegde kredieten onder begrotingstitel II (administratieve uitgaven) bedragen 3,1 miljoen euro, ofwel 35 % (2015: 3,3 miljoen euro, ofwel 70 %) van het totaal aan vastgelegde kredieten. Deze betreffen voornamelijk in 2016 ondertekende IT-contracten (1,9 miljoen euro) en in 2016 geleverde beveiligingsdiensten die nog niet waren gefactureerd en betaald (0,6 miljoen euro).

| 24. | De overgedragen vastgelegde kredieten onder begrotingstitel III (operationele uitgaven) bedragen 5,3 miljoen euro, ofwel 66 % (2015: 1,6 miljoen euro, ofwel 40 %) van de vastgelegde kredieten. Deze betreffen voornamelijk door de Europese Centrale Bank geleverde diensten (1,9 miljoen euro), juridische diensten (1,5 miljoen euro) en IT-contracten (1,3 miljoen euro) die in 2017 moeten worden betaald. Een dermate hoog niveau aan overdrachten is in strijd met het beginsel van jaarperiodiciteit. |
| --- | --- |

24.

De overgedragen vastgelegde kredieten onder begrotingstitel III (operationele uitgaven) bedragen 5,3 miljoen euro, ofwel 66 % (2015: 1,6 miljoen euro, ofwel 40 %) van de vastgelegde kredieten. Deze betreffen voornamelijk door de Europese Centrale Bank geleverde diensten (1,9 miljoen euro), juridische diensten (1,5 miljoen euro) en IT-contracten (1,3 miljoen euro) die in 2017 moeten worden betaald. Een dermate hoog niveau aan overdrachten is in strijd met het beginsel van jaarperiodiciteit.

| 25. | In de periode juli tot en met oktober 2016 legde de Afwikkelingsraad 2 miljoen euro vast voor de inkoop van juridische diensten waaraan geen financieringsbesluit was voorafgegaan en die ook niet voorzien waren in het jaarlijkse werkprogramma en de begroting. |
| --- | --- |

25.

In de periode juli tot en met oktober 2016 legde de Afwikkelingsraad 2 miljoen euro vast voor de inkoop van juridische diensten waaraan geen financieringsbesluit was voorafgegaan en die ook niet voorzien waren in het jaarlijkse werkprogramma en de begroting.

Deel II (begroting van het fonds)

| 26. | Omdat de Europese Centrale Bank in 2016 een negatieve depositorentevoet toepaste, werd uit het fonds negatieve rente ter hoogte van 24 miljoen euro aan nationale centrale banken betaald. Hierdoor verminderde het bedrag van gecumuleerde bijdragen dat beschikbaar was voor toekomstige afwikkelingen. |
| --- | --- |

26.

Omdat de Europese Centrale Bank in 2016 een negatieve depositorentevoet toepaste, werd uit het fonds negatieve rente ter hoogte van 24 miljoen euro aan nationale centrale banken betaald. Hierdoor verminderde het bedrag van gecumuleerde bijdragen dat beschikbaar was voor toekomstige afwikkelingen.

OVERIGE OPMERKINGEN

| 27. | De Afwikkelingsraad moet haar aanwervingsprocedures versnellen, duidelijke minimumvereisten voor kandidaten vastleggen en de functie en verantwoordelijkheden van leden van het selectiecomité beter beschrijven. |
| --- | --- |

27.

De Afwikkelingsraad moet haar aanwervingsprocedures versnellen, duidelijke minimumvereisten voor kandidaten vastleggen en de functie en verantwoordelijkheden van leden van het selectiecomité beter beschrijven.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Baudilio TOMÉ MUGURUZA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 19 september 2017.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

---

(1)  PB L 225 van 30.7.2014, blz. 1.

1

(2)  Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Afwikkelingsraad is te vinden op zijn website: http://srb.europa.eu

2

(3)  Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

3

Bron: Door de Afwikkelingsraad verstrekte gegevens.

Bron:

(4)  De financiële staten omvatten het overzicht van de financiële situatie, de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

4

(5)  De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

5

(6)  Bijdragen aan het fonds voor het jaar 2015 die in 2016 aan de Afwikkelingsraad werden overgedragen, werden door de nationale afwikkelingsautoriteiten berekend en vielen dus niet onder de controle van de Rekenkamer.

6

---

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

| Jaar | Opmerkingen van de Rekenkamer | Stand van de corrigerende maatregel
  (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
| --- | --- | --- |
| 2015 | In 2015 werd de Afwikkelingsraad operationeel en heeft hij geleidelijk zijn internebeheersingsomgeving opgezet. Een aantal essentiële procedures en beheersingsmaatregelen moet echter nog worden opgesteld, vastgesteld of uitgevoerd, waaronder de risicobeheersings- en controlestrategie, de internecontrolenormen, de periodieke beoordeling van het deugdelijk functioneren van het internebeheersingssysteem en de fraudebestrijdingsstrategie. | Loopt nog |
| 2015 | De begroting van de GAR wordt gefinancierd door bijdragen van kredietinstellingen en bedroeg in 2015 22 miljoen euro. De GAR legde 67 % van de afgeroepen begroting vast en gebruikte 45 % ervan. De lage uitvoeringsgraad leidde tot een aanzienlijk begrotingsoverschot van 7,7  miljoen euro. | N.v.t. |
| 2015 | De overdrachten van vastgelegde kredieten zijn met 3,6  miljoen euro, ofwel 70,4  % hoog voor titel II (administratieve uitgaven). Deze overdrachten houden voornamelijk verband met contracten die in 2015 zijn gesloten voor het nieuwe gebouw van de GAR (bijv. IT-infrastructuur, veiligheidsinfrastructuur en kantooruitrusting), waarbij de diensten en goederen eind 2015 nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd. | N.v.t. |
| 2015 | De overdrachten van vastgelegde kredieten zijn met 0,6  miljoen euro, ofwel 40,3  % hoog voor titel III (beleidsuitgaven). Deze overdrachten houden voornamelijk verband met adviesdiensten voor het project „Inning van bijdragen”, die eind 2015 nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd. | N.v.t. |
| 2015 | In 2015 ondertekende de GAR een contract voor zijn nieuwe hoofdkantoor in Brussel met een minimale looptijd van 15 jaar en een totale waarde van minstens 42,4  miljoen euro. De aanbestedingsprocedure was slecht gedocumenteerd en de locatie in de aankondiging van de opdracht beperkt tot een van de duurste wijken van Brussel met uitsluiting van mogelijke goedkopere opties. | N.v.t. |

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

In 2015 werd de Afwikkelingsraad operationeel en heeft hij geleidelijk zijn internebeheersingsomgeving opgezet. Een aantal essentiële procedures en beheersingsmaatregelen moet echter nog worden opgesteld, vastgesteld of uitgevoerd, waaronder de risicobeheersings- en controlestrategie, de internecontrolenormen, de periodieke beoordeling van het deugdelijk functioneren van het internebeheersingssysteem en de fraudebestrijdingsstrategie.

Loopt nog

2015

De begroting van de GAR wordt gefinancierd door bijdragen van kredietinstellingen en bedroeg in 2015 22 miljoen euro. De GAR legde 67 % van de afgeroepen begroting vast en gebruikte 45 % ervan. De lage uitvoeringsgraad leidde tot een aanzienlijk begrotingsoverschot van 7,7  miljoen euro.

N.v.t.

2015

De overdrachten van vastgelegde kredieten zijn met 3,6  miljoen euro, ofwel 70,4  % hoog voor titel II (administratieve uitgaven). Deze overdrachten houden voornamelijk verband met contracten die in 2015 zijn gesloten voor het nieuwe gebouw van de GAR (bijv. IT-infrastructuur, veiligheidsinfrastructuur en kantooruitrusting), waarbij de diensten en goederen eind 2015 nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd.

N.v.t.

2015

De overdrachten van vastgelegde kredieten zijn met 0,6  miljoen euro, ofwel 40,3  % hoog voor titel III (beleidsuitgaven). Deze overdrachten houden voornamelijk verband met adviesdiensten voor het project „Inning van bijdragen”, die eind 2015 nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd.

N.v.t.

2015

In 2015 ondertekende de GAR een contract voor zijn nieuwe hoofdkantoor in Brussel met een minimale looptijd van 15 jaar en een totale waarde van minstens 42,4  miljoen euro. De aanbestedingsprocedure was slecht gedocumenteerd en de locatie in de aankondiging van de opdracht beperkt tot een van de duurste wijken van Brussel met uitsluiting van mogelijke goedkopere opties.

N.v.t.

---

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

| 18. | De Afwikkelingsraad merkt op dat de richtlijn herstel en afwikkeling van banken en de verordening inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme de lidstaten ertoe verplichten een passend kader voor regelgeving, boekhouding en rapportage te creëren om, onder andere, de nauwkeurigheid van de bijdragen te waarborgen. Daarnaast is een groot deel van de voor de berekening vereiste informatie afkomstig van de toepasselijke toezichtrapportagevereisten. Voorts heeft de Afwikkelingsraad binnen zijn taakopdracht een aantal waarborgen ingesteld om de nauwkeurigheid van de door de kredietinstellingen verstrekte gegevens te controleren. Bovendien is, hoewel de transparantie van de berekening wordt beïnvloed door vertrouwelijkheidsaspecten, de berekeningsmethode volledig bekend en heeft de Afwikkelingsraad de nationale regelgevende instanties alle bijzonderheden voorgelegd die overeenkomstig de verordening konden worden gedeeld. |
| --- | --- |

18.

De Afwikkelingsraad merkt op dat de richtlijn herstel en afwikkeling van banken en de verordening inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme de lidstaten ertoe verplichten een passend kader voor regelgeving, boekhouding en rapportage te creëren om, onder andere, de nauwkeurigheid van de bijdragen te waarborgen. Daarnaast is een groot deel van de voor de berekening vereiste informatie afkomstig van de toepasselijke toezichtrapportagevereisten. Voorts heeft de Afwikkelingsraad binnen zijn taakopdracht een aantal waarborgen ingesteld om de nauwkeurigheid van de door de kredietinstellingen verstrekte gegevens te controleren. Bovendien is, hoewel de transparantie van de berekening wordt beïnvloed door vertrouwelijkheidsaspecten, de berekeningsmethode volledig bekend en heeft de Afwikkelingsraad de nationale regelgevende instanties alle bijzonderheden voorgelegd die overeenkomstig de verordening konden worden gedeeld.

| 20. | De Afwikkelingsraad aanvaardt deze opmerking. De Afwikkelingsraad gebruikt het boekhoudsysteem van de Europese Commissie, maar een eerste validatie van de elementen die specifiek zijn voor de Afwikkelingsraad, was gepland voor eind 2017. Omdat de Afwikkelingsraad echter in het vierde kwartaal van 2017 en het eerste kwartaal van 2018 een nieuw systeem voor de berekening en facturering van administratieve bijdragen zal invoeren, zal hij uit efficiëntieoverwegingen in de eerste helft van 2018 één enkele validatie uitvoeren die alle boekhoudsystemen zal bestrijken. |
| --- | --- |

20.

De Afwikkelingsraad aanvaardt deze opmerking. De Afwikkelingsraad gebruikt het boekhoudsysteem van de Europese Commissie, maar een eerste validatie van de elementen die specifiek zijn voor de Afwikkelingsraad, was gepland voor eind 2017. Omdat de Afwikkelingsraad echter in het vierde kwartaal van 2017 en het eerste kwartaal van 2018 een nieuw systeem voor de berekening en facturering van administratieve bijdragen zal invoeren, zal hij uit efficiëntieoverwegingen in de eerste helft van 2018 één enkele validatie uitvoeren die alle boekhoudsystemen zal bestrijken.

| 22. | De Afwikkelingsraad is zich bewust van de uitdagingen van zijn crisisbeheersingsopdracht en neemt momenteel maatregelen om de transparantie in de verslaglegging van de begrotingsuitvoering te vergroten. In 2017 heeft de Afwikkelingsraad zijn begrotingsstructuur herzien om een duidelijk onderscheid in te voeren tussen geplande en onvoorziene uitgaven. Deze nieuwe structuur zal de uitvoering van de begroting voor „normale” verrichtingen en de uitvoering van de begroting voor crisissituaties (noodbegroting) beter weerspiegelen. Deze structuur is al gebruikt voor de ontwerpbegroting voor 2018. |
| --- | --- |

22.

De Afwikkelingsraad is zich bewust van de uitdagingen van zijn crisisbeheersingsopdracht en neemt momenteel maatregelen om de transparantie in de verslaglegging van de begrotingsuitvoering te vergroten. In 2017 heeft de Afwikkelingsraad zijn begrotingsstructuur herzien om een duidelijk onderscheid in te voeren tussen geplande en onvoorziene uitgaven. Deze nieuwe structuur zal de uitvoering van de begroting voor „normale” verrichtingen en de uitvoering van de begroting voor crisissituaties (noodbegroting) beter weerspiegelen. Deze structuur is al gebruikt voor de ontwerpbegroting voor 2018.

| 23. | De Afwikkelingsraad aanvaardt deze opmerking. Aangezien een deel van de betalingen onder titel II afhangt van de facturering door verschillende diensten van de Commissie (OIB met beveiligingsdiensten, DG HR enz.), werden verscheidene procedures voor het plaatsen van opdrachten voor ICT-projecten pas later in het jaar gestart. Doordat de Afwikkelingsraad in de opstartfase verkeerde, was het niet mogelijk de ICT-projecten helemaal op één lijn te brengen met de begrotingscyclus. |
| --- | --- |

23.

De Afwikkelingsraad aanvaardt deze opmerking. Aangezien een deel van de betalingen onder titel II afhangt van de facturering door verschillende diensten van de Commissie (OIB met beveiligingsdiensten, DG HR enz.), werden verscheidene procedures voor het plaatsen van opdrachten voor ICT-projecten pas later in het jaar gestart. Doordat de Afwikkelingsraad in de opstartfase verkeerde, was het niet mogelijk de ICT-projecten helemaal op één lijn te brengen met de begrotingscyclus.

| 24. | Als gevolg van haar strikte „beginsel van kostendekkende exploitatie” kan de ECB de Afwikkelingsraad pas na 31 december van elk jaar rekeningen sturen. Dit feit maakt de overdracht van kredieten die verband houden met diensten van de ECB, onvermijdelijk.
  Het overgedragen bedrag voor juridische diensten betreft uitzonderlijke en niet-voorspelbare uitgaven die verband houden met afwikkelingen en rechtszaken. De overdracht van dit type uitgaven is te verwachten en dient te worden beschouwd als iets wat direct verband houdt met de specifieke aard van de verleende diensten en met de rol van crisisbeheerder van de Afwikkelingsraad.
  De Afwikkelingsraad aanvaardt de opmerking met betrekking tot de IT-contracten overeenkomstig het antwoord dat is gegeven op opmerking 24. |
| --- | --- |

24.

Als gevolg van haar strikte „beginsel van kostendekkende exploitatie” kan de ECB de Afwikkelingsraad pas na 31 december van elk jaar rekeningen sturen. Dit feit maakt de overdracht van kredieten die verband houden met diensten van de ECB, onvermijdelijk.

Het overgedragen bedrag voor juridische diensten betreft uitzonderlijke en niet-voorspelbare uitgaven die verband houden met afwikkelingen en rechtszaken. De overdracht van dit type uitgaven is te verwachten en dient te worden beschouwd als iets wat direct verband houdt met de specifieke aard van de verleende diensten en met de rol van crisisbeheerder van de Afwikkelingsraad.

De Afwikkelingsraad aanvaardt de opmerking met betrekking tot de IT-contracten overeenkomstig het antwoord dat is gegeven op opmerking 24.

| 25. | De Afwikkelingsraad merkt op dat alle beleidsuitgaven werden gedekt door een financieringsbesluit in de vorm van bijlage I bij het jaarlijks werkprogramma, in overeenstemming met zijn financieel reglement. Hij erkent echter dat de toewijzing aan activiteiten binnen het financieringsbesluit niet overeenkwam met de reikwijdte van de afgenomen diensten. Deze betroffen juridische bijstand met betrekking tot het Fonds, terwijl het financieringsbesluit de middelen toewees aan adviesdiensten op het gebied van afwikkelingsgereedheid. |
| --- | --- |

25.

De Afwikkelingsraad merkt op dat alle beleidsuitgaven werden gedekt door een financieringsbesluit in de vorm van bijlage I bij het jaarlijks werkprogramma, in overeenstemming met zijn financieel reglement. Hij erkent echter dat de toewijzing aan activiteiten binnen het financieringsbesluit niet overeenkwam met de reikwijdte van de afgenomen diensten. Deze betroffen juridische bijstand met betrekking tot het Fonds, terwijl het financieringsbesluit de middelen toewees aan adviesdiensten op het gebied van afwikkelingsgereedheid.

| 26. | De Afwikkelingsraad erkent deze opmerking. Ondanks verzoeken aan het Eurosysteem om op de Afwikkelingsraad geen negatieve percentages toe te passen, heeft het Fonds te maken gekregen met negatieve percentages op zijn rekeningen bij centrale banken. De Afwikkelingsraad heeft periodiek alternatieven voor de kasgeldrekeningen in de vorm van termijndeposito’s beoordeeld, maar deze boden geen financieel aantrekkelijk alternatief. In september 2016 heeft de Afwikkelingsraad een beleggingsstrategie vastgesteld, die geleidelijk ten uitvoer zal worden gelegd. Onder de huidige marktomstandigheden is het echter niet mogelijk om een portefeuille op te bouwen die zowel een positieve verwachte opbrengst bij een aanvaardbaar risiconiveau biedt als voorziet in de liquiditeitsbehoeften. |
| --- | --- |

26.

De Afwikkelingsraad erkent deze opmerking. Ondanks verzoeken aan het Eurosysteem om op de Afwikkelingsraad geen negatieve percentages toe te passen, heeft het Fonds te maken gekregen met negatieve percentages op zijn rekeningen bij centrale banken. De Afwikkelingsraad heeft periodiek alternatieven voor de kasgeldrekeningen in de vorm van termijndeposito’s beoordeeld, maar deze boden geen financieel aantrekkelijk alternatief. In september 2016 heeft de Afwikkelingsraad een beleggingsstrategie vastgesteld, die geleidelijk ten uitvoer zal worden gelegd. Onder de huidige marktomstandigheden is het echter niet mogelijk om een portefeuille op te bouwen die zowel een positieve verwachte opbrengst bij een aanvaardbaar risiconiveau biedt als voorziet in de liquiditeitsbehoeften.

| 27. | De Afwikkelingsraad aanvaardt deze opmerking en heeft al stappen ondernomen om zijn tekortkomingen in de loop van 2017 te verhelpen. Hij heeft een wervingshandleiding opgesteld en ten uitvoer gelegd waarin de rollen en verantwoordelijkheden van de leden van het selectiepanel worden beschreven en een richtsnoer betreffende minimumdrempels wordt gegeven. |
| --- | --- |

27.

De Afwikkelingsraad aanvaardt deze opmerking en heeft al stappen ondernomen om zijn tekortkomingen in de loop van 2017 te verhelpen. Hij heeft een wervingshandleiding opgesteld en ten uitvoer gelegd waarin de rollen en verantwoordelijkheden van de leden van het selectiepanel worden beschreven en een richtsnoer betreffende minimumdrempels wordt gegeven.

---