# Publicatieblad C 295/18 n

| | ISSN 1725-2474 |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 295 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 51e jaargang18 november 2008 |

ISSN 1725-2474

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 295

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

51e jaargang18 november 2008

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informatie |
| | INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN EN ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE |
| | Commissie |
| | Comité van toezicht van het OLAF |
| 2008/C 295/01 | Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van het OLAF (Juni 2007-mei 2008) | 1 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

IV   Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN EN ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

Commissie

Comité van toezicht van het OLAF

2008/C 295/01

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van het OLAF (Juni 2007-mei 2008)

1

| | |
| --- | --- |
| 2008/C 295/02 | Bericht aan de lezer (zie bladzijde 3 van de omslag) | s3 |

2008/C 295/02

Bericht aan de lezer (zie bladzijde 3 van de omslag)

Bericht aan de lezer

s3

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

IV Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN EN ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

Commissie

Comité van toezicht van het OLAF

| 18.11.2008 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 295/1 |
| --- | --- | --- | --- |

18.11.2008

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 295/1

---

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van het OLAF

Juni 2007-mei 2008

(2008/C 295/01)

Leden van het Comité van toezicht van het OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARÁNGUEZVoorzitterOpenbare aanklager bij het Hooggerechtshof, SpanjeKálmán GYÖRGYIHoofdadviseur van de minister van Justitie en Politie, procureur-generaal van Hongarije (gepensioneerd), HongarijePeter STRÖMBERGDirecteur van de Raad van toezicht voor accountants, ZwedenDiemut R. THEATOVoormalig lid van het Europees Parlement, voormalig voorzitter van de commissie Begrotingscontrole, DuitslandRosalind WRIGHTVoorzitter van het Fraud Advisory Panel, Verenigd Koninkrijk

INHOUD

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

INLEIDING

| I. | WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT |
| --- | --- |

I.

| I — 1. | Vergaderingen |
| --- | --- |

I — 1.

| I — 2. | Het secretariaat |
| --- | --- |

I — 2.

| II. | DE ONDERZOEKSTAAK VAN HET OLAF |
| --- | --- |

II.

| II — 1. | De controle van de onderzoekstaak van het OLAF: het versterken van de onafhankelijkheid van het OLAF |
| --- | --- |

II — 1.

| II — 1.1. | Geregelde controle op initiatief van het Comité van toezicht (artikel 11, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999) |
| --- | --- |

II — 1.1.

| II — 1.2. | Geregeld toezicht op basis van informatie die de directeur-generaal van het OLAF het Comité van toezicht toezendt (artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999) |
| --- | --- |

II — 1.2.

| II — 1.2.1. | Onderzoeken die langer dan negen maanden lopen |
| --- | --- |

II — 1.2.1.

| II — 1.2.2. | Aanbevelingen aan de instellingen |
| --- | --- |

II — 1.2.2.

| II — 1.2.3. | Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties |
| --- | --- |

II — 1.2.3.

| II — 1.3. | „Prima facie non-cases”: zaken waarbij het klaar en duidelijk is dat de ontvangen informatie niet onder de juridische bevoegdheid van het OLAF valt |
| --- | --- |

II — 1.3.

| II — 1.4. | Het de minimis-beleid van het OLAF: geringe fouten kunnen heel goed door andere diensten worden afgehandeld |
| --- | --- |

II — 1.4.

| II — 1.5. | De activiteiten van het OLAF op het gebied van fraudepreventie |
| --- | --- |

II — 1.5.

| II — 2. | Het beheer van de onderzoekstaak van het OLAF |
| --- | --- |

II — 2.

| II — 2.1. | De procedurele onderzoeksregels van het OLAF |
| --- | --- |

II — 2.1.

| II — 2.2. | Het beheer van de onderzoekswerkzaamheden |
| --- | --- |

II — 2.2.

| II — 2.3. | Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van het OLAF |
| --- | --- |

II — 2.3.

| III. | BETREKKINGEN MET HET OLAF, DE INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN HET OLAF |
| --- | --- |

III.

| III — 1. | Betrekkingen met het OLAF |
| --- | --- |

III — 1.

| III — 2. | Betrekkingen met de communautaire instellingen en de partners en belanghebbenden van het OLAF |
| --- | --- |

III — 2.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| BIJLAGE 1 | Overzicht bijeenkomsten van het Comité van toezicht |
| --- | --- |

BIJLAGE 1

| BIJLAGE 2 | Lijst van adviezen die tussen 1 december 2006 en 31 mei 2008 door het Comité van toezicht zijn goedgekeurd |
| --- | --- |

BIJLAGE 2

| BIJLAGE 3 | Advies nr. 1/2008 „Prima facie non-cases” |
| --- | --- |

BIJLAGE 3

| BIJLAGE 4 | Advies nr. 2/2008 Jaarlijks beheersplan van het OLAF voor 2008 |
| --- | --- |

BIJLAGE 4

| BIJLAGE 5 | Advies nr. 3/2008 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2009 |
| --- | --- |

BIJLAGE 5

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

Voor u ligt het tweede activiteitenverslag van het huidige Comité van toezicht van het OLAF, dat de periode van juni 2007 tot en met mei 2008 bestrijkt.

Het Comité van toezicht zet zich volledig in om het OLAF bij te staan bij de zo belangrijke bestrijding van fraude, corruptie en onregelmatige activiteiten die de financiële belangen van de Europese Gemeenschap schaden, en om de onafhankelijkheid van het OLAF te sterken door geregelde controles van diens onderzoekswerkzaamheden. Wij staan voor een beslissend moment in onze zittingsperiode: we hebben inmiddels een goed begrip en een brede kennis van het OLAF en de reikwijdte van zijn werk — nu komt het erop aan deze taken te vervullen.

Op grond van deze praktische ervaring hebben we ons toezicht op de onderzoekswerkzaamheden van het OLAF verscherpt door een aanzienlijk aantal zaken te bestuderen om de onafhankelijkheid en de kwaliteit van het onderzoek van het OLAF te waarborgen. Op het moment van schrijven legt het Comité van toezicht de laatste hand aan een aantal adviezen over zaken betreffende geringe fouten (de minimis-zaken), een gedetailleerde analyse van de oorzaken voor onderzoekszaken die langer dan negen maanden duren en een beoordeling van een aantal zaken dat vier jaar na opening nog steeds niet is opgelost. Geregelde controle van het onderzoek is een fundamentele waarborg voor het betrachten van volledige onafhankelijkheid bij het openen en uitvoeren van onderzoek en bij het opstellen van onderzoeksverslagen. Als onafhankelijk comité zijn wij bij uitstek in staat deze taak uit te voeren — een taak waarvan wij ons naar beste kunnen kwijten, met alle kennis die we in huis hebben.

We merken op dat het OLAF aan een nieuw handboek voor operaties werkt; wij zullen dit zorgvuldig bestuderen en het OLAF van constructieve feedback voorzien. Zoals wij al opmerkten in ons vorige activiteitenverslag, heeft het Comité van toezicht geconstateerd dat veel kwesties rond het onderzoek van het OLAF zouden kunnen worden opgelost door duidelijke procedurele regels waaraan alle OLAF-ambtenaren zich dienen te houden. Dit geldt met name voor de overdreven hoeveelheid tijd die aan sommige onderzoeken wordt besteed. Wij hopen dat het nieuwe handboek duidelijke procedurele regels voor operaties bevat, zoals redelijke termijnen voor elke fase in de onderzoeksprocedure.

Het stemt het Comité tevreden dat het OLAF deze initiatieven neemt om zijn onderzoekswerkzaamheden efficiënter uit te voeren; er is echter nog een lange weg te gaan. Wij verwachten dat het OLAF zijn management- en personeelsbeleid zal herzien, en hopen dat het Bureau de beschikbare middelen ter versterking van zijn onderzoekstaak over de hele linie verstandiger zal toewijzen.

Gedurende de verslagperiode onderhielden wij nauw contact met de leiding van het OLAF, waaronder de directeur-generaal, de directeuren en de afdelingshoofden, alsook met andere personeelsleden. De samenwerking met het OLAF was goed en zal in de toekomst stellig worden geconsolideerd en uitgebouwd. Verder vertrouwen wij erop dat ook de nauwe samenwerking tussen het Comité en de EU-instellingen zal worden geprolongeerd.

Ons voornaamste doel als onafhankelijk comité is het OLAF te helpen doeltreffender en onafhankelijker te worden, en wij willen zeker op de ingeslagen weg voortgaan.

Ik ben met name het secretariaat van het Comité van toezicht dankbaar voor zijn waardevolle steun.

INLEIDING

Het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) is opgericht om de onafhankelijkheid van het OLAF door geregelde controle van zijn onderzoekswerkzaamheden te versterken en te waarborgen. Het Comité stelt adviezen op voor de directeur-generaal van het OLAF en dient de instellingen jaarlijks verslag uit te brengen van zijn activiteiten. Dit tweede activiteitenverslag van het huidige Comité van toezicht bestrijkt de activiteiten tussen 1 juni 2007 en 31 mei 2008.

In ons eerste activiteitenverslag, dat in oktober 2007 werd goedgekeurd (1), benadrukte het Comité dat het OLAF moest zorgen voor krachtig en doeltreffend leiderschap, duidelijk onderzoeksbeleid en procedurebeheer, internecontroleprocedures ter voorkoming van mogelijke belangenconflicten bij zijn onderzoekswerkzaamheden, en een daadkrachtig personeelsbeleid; al deze factoren zijn rechtstreeks van invloed op de onafhankelijkheid en doeltreffendheid van de onderzoekswerkzaamheden. Ook beval het Comité aan de wijze waarop het OLAF het Comité informeert over onderzoekszaken die langer dan negen maanden lopen, aan te passen. Het verslag werd tijdens het Sloveense voorzitterschap besproken met de heer Siim Kallas, vicevoorzitter van de Commissie, mevrouw Catherine Day, secretaris-generaal van de Commissie, met de commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement (COCOBU) en de werkgroep van de Raad inzake fraudebestrijding. Het Comité is dankbaar voor de positieve feedback en steun die het mocht ontvangen. De heer Franz-Hermann Brüner, directeur-generaal van het OLAF, verklaarde het verslag te beschouwen als een positief middel voor de verwezenlijking van gemeenschappelijke doelen.

In december 2007 werd mevrouw Rosalind Wright als voorzitter van het Comité opgevolgd door de heer Luis López Sanz-Aránguez, die voor een termijn van één jaar werd gekozen.

I.   WERKMETHODEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

I — 1.   Vergaderingen

Het Comité is zijn schema van maandelijkse vergaderingen blijven volgen en heeft elf besloten plenaire vergaderingen gehouden, waarbij alle leden aanwezig waren (2). De vergaderingen van het Comité zijn niet openbaar en alle vergaderstukken zijn vertrouwelijk, hoewel de notulen van zijn vergaderingen aan het OLAF en de secretariaten-generaal van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ter beschikking worden gesteld ten behoeve van de doorzichtigheid en om deze partijen regelmatig te informeren over de activiteiten van het Comité. De adviezen van het Comité aan de directeur-generaal van het OLAF werden door de leden van het Comité bij eenparigheid van stemmen goedgekeurd en er zijn opnieuw rapporteurs (3) aangewezen om de voorbereiding en follow-up van specifieke aandachtspunten van het Comité doeltreffender te maken.

Evenals in de vorige verslagperiode heeft het Comité de directeur-generaal en een aantal personeelsleden van het OLAF voor zijn vergaderingen uitgenodigd om mee te praten en geïnformeerd te worden over alle zaken die relevant zijn voor het werk van het Comité, en ook om het OLAF op de hoogte te brengen van de activiteiten van het Comité.

I — 2.   Het secretariaat

De verantwoordelijkheden van het secretariaat van het comité zijn vastgesteld in het Reglement van orde van het Comité (4); hierin staat dat het secretariaat een sleutelrol speelt door de uitvoering van alle taken die het Comité op zich neemt te vergemakkelijken en te ondersteunen, en door ervoor te zorgen dat het Comité zijn wettelijke mandaat in volstrekte onafhankelijkheid kan uitvoeren.

Gelet op de problemen bij het aanwerven en aanstellen van secretariaatspersoneel gedurende de eerst twee jaren dat het Comité in functie was (5), heeft het Comité aanbevolen (6) acht voldoende gekwalificeerde secretariaatsmedewerkers specifiek aan zijn Secretariaat toe te wijzen middels een vermelding in een voetnoot bij de personeelsformatie van het OLAF, om te voorkomen dat de werkzaamheden van het Comité in de toekomst stil komen te liggen, alsook om de continuïteit van het werk van het Comité te waarborgen en zijn onafhankelijkheid te versterken.

II.   DE ONDERZOEKSTAAK VAN HET OLAF

II — 1.   De controle van de onderzoekstaak van het OLAF: het versterken van de onafhankelijkheid van het OLAF

De kerntaken van het OLAF bestaan in het onafhankelijk openen en verrichten van onderzoeken en het opstellen van verslagen naar aanleiding hiervan. Sinds het begin van zijn mandaatperiode heeft het huidige Comité van toezicht besloten optimaal gebruik te maken van de juridische mogelijkheden waarin de wetgever heeft voorzien met betrekking tot de geregelde controle van de onderzoekswerkzaamheden van het OLAF.

Sinds het vorige verslag heeft het Comité zijn controleactiviteit uitgebreid voor onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. Ook is voor het eerst controle ingesteld naar onderzoeken die na een periode van vier jaar nog steeds openstaan en naar zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten zijn voorgelegd. Verder heeft het Comité maandstatistieken over operationele activiteiten onderzocht.

II — 1.1.   Geregelde controle op initiatief van het Comité van toezicht (artikel 11, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999)

De overdreven duur van sommige onderzoeken van het OLAF baart het Comité zorgen. Ook voor het OLAF geldt de vlottere afronding van oude zaken als prioriteit (7).

Gelet op de leidende rol die het OLAF speelt op bepaalde onderzoeksterreinen waarop het ook over duidelijke procedurele bevoegdheden beschikt, besloot het Comité alle zaken van OLAF-directoraat A („Onderzoek en operationele taken I”) te onderzoeken die na meer dan vier jaar onderzoek nog openstonden, of in 2004 waren geopend. De rapporteurs hebben informatie onderzocht over 26 OLAF-onderzoeksdossiers die alle sectoren van directoraat A bestrijken, en wel als volgt: 13 interne onderzoeken (Europese instellingen), 5 interne/externe onderzoeken (EU-organen), 6 directe uitgaven en externe steun en 2 externe steun.

Deze analyse was bedoeld om na te gaan of eventuele onnodige vertragingen verband hielden met zaken die de onafhankelijkheid van het onderzoek in het gedrang brachten of de uitkomst ervan in gevaar zouden kunnen brengen.

Bij het onderzoek van deze zaken heeft het Comité terdege gelet op de volgende elementen: inachtneming van de regels van het OLAF-handboek, classificatie van zaken als strafrechtelijk, disciplinair of financieel misdrijf, onnodige vertragingen, perioden van inactiviteit en verjaringstermijnen, belangenconflicten bij onderzoek, eerbiediging van de mensenrechten en de fundamentele vrijheden, potentiële risico's voor de onafhankelijkheid van de onderzoekswerkzaamheden. Verder zijn de dossiers aan een algehele kwalitatieve beoordeling onderworpen en is gecontroleerd of het Case Management System (CMS) overeenkomt met de papieren versie van de dossiers.

Hoewel elke zaak zijn specifieke kenmerken heeft, vertoonde de onderzoeksfase een duidelijk constante van onnodige vertragingen en onopgehelderde perioden van inactiviteit. Een aantal van deze als „interne onderzoeken” geclassificeerde zaken waren eigenlijk „strafrechtelijke bijstandszaken”. Deze en andere, terecht als interne onderzoeken geclassificeerde zaken, bleven onafgesloten, hoewel er momenteel geen onderzoekswerkzaamheden meer plaatsvinden.

De evaluatie- en beoordelingsperioden uitgezonderd, worden er in het OLAF-handboek geen duidelijke termijnen gesteld aan de onderzoeksduur. Deze leemte schept rechtsonzekerheid en kan leiden tot overschrijding van de verjaringstermijnen en tot andere factoren die de belangen van de rechtspraak schaden.

Het Comité vindt het zorgwekkend dat doeltreffende mechanismen voor het grondig beoordelen van zaken ontbreken; zij zouden het OLAF kunnen helpen dit soort risico's te voorkomen. Het Comité stelt tevreden vast dat er twee adviseurs zijn aangesteld voor de OLAF-directoraten Onderzoek en Operationele taken, maar hun taakomschrijving is niet welomschreven en bij gebrek aan duidelijke procedurele regels vreest het Comité dat er nog steeds factoren zijn die de succesvolle afsluiting van een onderzoek kunnen belemmeren.

Alle onderzoeken van het OLAF die langer dan vier jaar openstaan, worden momenteel door de rapporteurs onderzocht. De komende maanden zullen algemene en specifieke conclusies worden geformuleerd; naar aanleiding hiervan zal een advies worden uitgebracht aan de directeur-generaal van het OLAF.

Bij de controle van de OLAF-zaken onderzocht het Comité zowel papieren stukken als elektronische dossiers uit het Case Management System (CSM), een database van het OLAF. Het Comité constateerde over de hele linie een gebrek aan gedegen en systematische organisatie bij het indiceren en archiveren van OLAF-documenten. Het Comité is van mening dat zorgvuldigheid absoluut geboden is, wil men verwarring voorkomen en continuïteit waarborgen. Verder is het Comité van mening dat er tijd kan worden bespaard door een onderzoeker die de documenten in hun oorspronkelijke taal kan lezen, de belangrijkste feiten van een zaak in een nota te laten samenvatten in een van de werktalen van de Commissie.

II — 1.2.   Geregeld toezicht op basis van informatie die de directeur-generaal van het OLAF het Comité van toezicht toezendt (artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999)

II — 1.2.1.   Onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

Het Comité is de verslagen over OLAF-zaken die langer dan negen maanden liepen, blijven onderzoeken. Van januari tot december 2007 onderzocht het Comité alle 141 onderzoeksverslagen van dit type (78 % van de door het OLAF geopende zaken was op dat moment langer dan negen maanden in onderzoek) per maand en per sector, waarbij vooral werd gekeken naar de redenen die werden aangevoerd voor het feit dat zaken niet binnen negen maanden werden afgerond. Het Comité stelde vast dat het OLAF voor de helft van deze verslagen als reden opgaf dat, ofschoon er aanzienlijke middelen waren toegewezen, de omvang van de onderzoekswerkzaamheden meer tijd vereiste.

In zijn activiteitenverslag 2005-2007 heeft het Comité de aanbeveling gedaan de informatie in de verslagen ingrijpend te veranderen teneinde buitensporige vertragingen bij onderzoeken uitvoerig te verantwoorden en de aandacht te vestigen op eventuele verjaringstermijnen (8).

Het Comité deed de directeur-generaal van het OLAF met name de volgende aanbeveling: „Het formulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, zou moeten worden veranderd: er zouden aanvullende elementen moeten worden opgenomen aan de hand waarvan de vooruitgang van onderzoeken doeltreffend kan worden geëvalueerd, namelijk de juridische kwalificatie van de onregelmatigheid, de datum waarop of de periode waarbinnen de onderzochte feiten werden gepleegd, de duur van de „beoordelingsfase” voorafgaand aan het besluit tot opening van de zaak, de mogelijke sancties of rechtsgevolgen van de onderzochte feiten en de verjaringstermijnen van de onderzochte feiten.”.

De directeur-generaal van het OLAF nam deze aanbeveling van het Comité formeel over. Hoewel de eenheden Onderzoek en operationele taken van directoraat B (Onderzoek en operationele taken II) hun verslagen uitbreidden met de door het Comité gevraagde informatie, gaven dezelfde eenheden van directoraat A (Onderzoek en operationele taken I) geen gehoor aan de aanbeveling (9). Zodoende constateerde het Comité dezelfde problemen als in de vorige verslagperiode. Het feit dat een zaak nog liep, werd dikwijls als gemotiveerd als „tactische onderbreking van het onderzoek”. Het Comité had al eens aanbevolen dit niet als reden op te geven voor het aanhouden van een zaak, aangezien de oorzaken van de vertragingen er niet duidelijk uit bleken. Bovendien werd geconstateerd dat in een derde van de zaken niet werd vermeld hoeveel tijd wellicht nog nodig was om het onderzoek te voltooien.

Het Comité wees de directeur-generaal van het OLAF op de ongelijke aanpak van de beide directoraten. Pas in januari 2008 pasten de afdelingen van directoraat A hun samenvattingen aan overeenkomstig het verzoek van het Comité. Ook aan deze verslagen (54 van januari tot en met mei 2008) besteedt het Comité aandacht; zij zullen, samen met de voornoemde 141 verslagen, onderwerp zijn van een aan de directeur-generaal van het OLAF te richten advies.

II — 1.2.2.   Aanbevelingen aan de instellingen

De directeur-generaal is ertoe gehouden het Comité van toezicht in kennis te stellen van gevallen waarin de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van het OLAF (10). In de verslagperiode zijn er slechts twee van deze gevallen aan het Comité gemeld, waarna deze zijn geanalyseerd en besproken. Op basis van zo'n klein aantal gemelde gevallen kan het Comité geen algemene conclusies of aanbevelingen formuleren. Deze gevallen doen echter vermoeden dat het OLAF niet voor doeltreffende follow-up heeft gezorgd en geen rekening heeft gehouden met de verjaringstermijnen, waardoor het een berg overbodig administratief werk op zich heeft genomen. Het feit dat er zich gedurende de verslagperiode maar twee gevallen hebben voorgedaan, doet het Comité vrezen dat er wellicht geen stelselmatige verslaglegging plaatsvindt.

Het Comité beveelt het OLAF aan te voorzien in een systematisch verslagleggingsmechanisme voor gevallen waarin een instelling, orgaan of instantie in weerwil van de wettelijke verplichting geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van het OLAF.

II — 1.2.3.   Gevallen waarin informatie moet worden toegezonden aan de nationale gerechtelijke instanties

Het Comité beoogt de kwaliteit van de onderzoeksverslagen van het OLAF te beoordelen, alsook het nut ervan voor nationale gerechtelijke autoriteiten, en zich ervan te vergewissen dat de bevindingen van een onderzoek alleen berusten op elementen die bewijskracht hebben in de gerechtelijke procedures van de lidstaat waar het gebruik ervan nodig blijkt (11).

De directeur-generaal van het OLAF doet het Comité geregeld kopieën toekomen van de dossiers die aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten zijn toegezonden. Gedurende de verslagperiode onderzocht het Comité 43 van dit soort zaken. Deze zaken zijn aan de vergaderingen van het Comité voorgelegd door de OLAF-magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies die dossiers in kwestie doorzonden. Op grond van een voorlopige analyse worden de materiële en procedurele onderzoeksaspecten besproken tussen het Comité en de vertegenwoordigers van deze eenheid.

Het Comité heeft vooral gekeken naar de classificatie van de misdrijven en naar hun verjaringstermijn. Ook controleert het Comité of de beschrijving van de feiten duidelijk en begrijpelijk is voor de adressaten. Ten slotte trachten de leden verslagen af te leveren die in de gerechtelijke procedure van de betrokken lidstaat als toelaatbaar bewijs zullen gelden. Als een misdrijf feiten omvat die in meerdere lidstaten zijn gepleegd, probeert het Comité tevens vast te stellen op grond van welke objectieve redenen het OLAF de lidstaat heeft gekozen waaraan het de zaak heeft voorgelegd.

Het Comité heeft geconstateerd dat er aan de nationale gerechtelijke autoriteiten eindverslagen zijn toegezonden voor verjaarde zaken; ook kwam het voor dat de gerechtelijke autoriteiten een zaak niet openden, omdat deze niet relevant genoeg was. Tevens stelde het Comité vast dat een en ander zou kunnen worden voorkomen door de magistraat van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies eerder bij het onderzoek te betrekken. In geen van de zaken waarin hun advies van essentieel belang lijkt te zijn, worden de OLAF-magistraten genoeg en tijdig betrokken.

Er zij op gewezen dat de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat bij ontvangst van OLAF-verslagen niet verplicht zijn een gerechtelijke procedure in te leiden (12). Het is aan deze autoriteiten hierin te besluiten overeenkomstig de op hun grondgebied geldende rechtsregels en — indien van toepassing — hun prioriteiten op het gebied van strafrechtelijk beleid.

Gelet op het bovenstaande, en ter verduidelijking van de toegezonden verslagen, zou het raadzaam zijn alle verslagen te baseren op eenzelfde, vooraf opgesteld model. Zo kan worden verzekerd dat niets wordt weggelaten en dat alle elementen zijn vermeld die uit hoofde van de wettelijke vereisten van de lidstaat en de nationale beoordelingsregels relevant zijn.

Het Comité ontvangt ook regelmatig informatie van het OLAF over gevallen waarin de nationale autoriteiten, waaronder het openbaar ministerie, na ontvangst van dossiers van het OLAF geen procedure hebben ingeleid. Het ging om dossiers die in 2007 (twee zaken) en 2008 (één zaak) waren toegezonden en naar aanleiding waarvan de gerechtelijke autoriteiten waaraan de zaken werden voorgelegd, besloten geen verdere actie te ondernemen.

II — 1.3.   „Prima facie non-cases”: zaken waarbij het klaar en duidelijk is dat de ontvangen informatie niet onder de juridische bevoegdheid van het OLAF valt

Het Comité heeft een representatieve steekproef geanalyseerd van 212 „prima facie non-cases” (24 % van alle zaken tussen 2003 en 2007). Bij deze klaarblijkelijk niet-ontvankelijke zaken ontving het OLAF informatie die niet onder zijn bevoegdheid viel en waarvoor derhalve geen volledige beoordeling of formeel onderzoek nodig was (13). De analyse was er vooral op gericht te controleren of het OLAF de regels van zijn handboek correct ten uitvoer legt en na te gaan welke procedures er thans op dit soort zaken van toepassing zijn.

Het Comité concludeerde dat het OLAF de bestaande regels naar behoren toepast en dat het dit soort zaken met de huidige procedures snel kan afsluiten zonder dat hiermee overdreven veel middelen gemoeid zijn. Het Comité heeft in de steekproef geen enkele zaak ontdekt waarin een andere procedure of een volledig onderzoek van de informatie op zijn plaats zou zijn geweest. Wel merkt het Comité op dat de huidige praktijk waarbij onderzoekers binnenkomende informatie beoordelen, afwijkt van het handboek, waarin is vastgesteld dat het verwerken van de binnenkomende informatie tot de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd behoort. Het Comité beveelt OLAF aan om hiermee rekening te houden bij de herziening van het OLAF-handboek met operationele procedures.

II — 1.4.   Het de minimis-beleid van het OLAF: geringe fouten kunnen heel goed door andere diensten worden afgehandeld

Het Comité beseft dat de financiële impact niet altijd het belangrijkste motief is om een zaak al dan niet te openen. Het OLAF is ook verplicht andere factoren in aanmerking te nemen, zoals het politieke belang van de informatie en de reputatie van de Gemeenschappen, en rekening te houden met het nultolerantiebeleid inzake fraude en corruptie van de Commissie. Dit houdt echter niet in dat het OLAF iedere informatie die binnenkomt, moet verwerken en alle zaken, ongeacht hun financiële impact, in onderzoek moet nemen.

Het Comité ontdekte een aantal bijzonder kleine zaken (zoals valse uitgavendeclaraties voor kleine geldbedragen door ambtenaren) die onmiddellijk hadden kunnen worden doorverwezen naar het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC), dat bevoegd is om dit soort interne zaken en beroepsfouten te onderzoeken. De ervaring van het Comité wijst ook uit dat het OLAF er goed aan zou doen nauwer samen te werken met het IDOC. Het is dan ook zaak dat het OLAF het memorandum van overeenstemming met het IDOC zo snel mogelijk uitvoert teneinde duidelijk te maken wat het OLAF volgens de regelgeving moet onderzoeken en welke gevallen aan het IDOC moeten worden voorgelegd; ook dient het OLAF praktische zaken zoals de toegang tot dossiers toe te lichten.

Het Comité is van mening dat het OLAF er goed aan zou doen een intern de minimis-beleid te ontwikkelen overeenkomstig zijn eigen onderzoeksbeleid en -prioriteiten. Het Comité is van mening dat het OLAF moet proberen zijn middelen zoveel mogelijk toe te wijzen aan onderzoek van de ernstiger zaken. Hiertoe dient het OLAF een onderzoeksstrategie vast te stellen die leidt tot een herverdeling van de werklast en personele middelen, waardoor er minder energie wordt gestoken in zaken met een geringe financiële impact.

II — 1.5.   De activiteiten van het OLAF op het gebied van fraudepreventie

Gedurende de verslagperiode heeft het OLAF het Comité geregeld presentaties gegeven over nieuwe initiatieven ter voorkoming van fraude en corruptie. Hoewel het Comité de inspanningen van het OLAF op het gebied van fraude- corruptiepreventie in beginsel steunt, is het van mening dat de betrokken werkzaamheden nauw moeten aansluiten bij de operationele en onderzoekstaken van het OLAF. Het Comité zou vooral graag willen weten hoe het OLAF deze ervaring en knowhow denkt te kunnen gebruiken om op grond van concrete onderzoeksresultaten conform Verordening (EG) nr. 1073/1999 (14) strategische problemen op het gebied van fraude en corruptie aan te pakken.

Gelet op de beperkte middelen voor zowel preventieve als onderzoeksactiviteiten, geeft het Comité het OLAF ernstig in overweging om bij de preventie van fraude en corruptie duidelijke prioriteiten te stellen, zodat er geen middelen hoeven te worden onttrokken aan onderzoekswerkzaamheden. Het Comité benadrukt dat er behoefte is aan veel meer informatie-uitwisseling, samenwerking en coördinatie tussen de OLAF-directoraten en -eenheden die met fraudepreventie, respectievelijk onderzoek zijn belast, wil het OLAF de onderzoekservaring werkelijk benutten voor zijn initiatieven op dit gebied. Zo'n krachtenbundeling is van cruciaal belang voor de nuttige bijdrage die het OLAF geacht wordt te leveren aan de diensten van de Commissie.

II — 2.   Het beheer van de onderzoekstaak van het OLAF

II — 2.1.   De procedurele onderzoeksregels van het OLAF

In april 2007 zond het OLAF het Comité het ontwerp toe van het OLAF-handboek met operationele procedures (korte versie). Het Comité meent dat de onderzoekers van het OLAF behoefte hebben aan een duidelijk en praktisch handboek dat is opgesteld als nuttig instrument bij hun onderzoekswerkzaamheden en waarin de procedures, regels en uiterste termijnen voor de verschillende onderzoeksfasen worden uitgelegd. Dit voorontwerp van het OLAF-handboek voldeed niet aan de verwachtingen van het Comité.

Op het moment van schrijven legde het OLAF de laatste hand aan het nieuwe voorontwerp van het OLAF-handboek met operationele procedures, naar aanleiding waarvan het Comité, lettend op voornoemde aspecten, feedback zal geven.

II — 2.2.   Het beheer van de onderzoekswerkzaamheden

Sinds het begin van zijn mandaatperiode schenkt het Comité aandacht aan de rechtstreekse impact van het beheer, de leiding en de organisatie van het OLAF op de uitvoering van zijn onderzoekstaak (15). Het Comité is ervan overtuigd dat het OLAF doeltreffender en doelmatiger uitvoering zal kunnen geven aan zijn onderzoeksopdracht wanneer het strikter toeziet op de termijnen en het de kwaliteit en efficiëntie van het onderzoek verbetert. Naar de mening van het Comité berust de beslissingsbevoegdheid inzake de organisatie en het beheer van de activiteiten van het OLAF volgens het huidige juridische kader (16) over het algemeen bij de directeur-generaal van het OLAF, als diensthoofd.

Het Comité stelt vast dat er inmiddels wordt gewerkt aan een aantal verbeteringen van het onderzoeksbeheer. Het Comité is ingenomen met de aanstelling van de directeuren van directoraat B (Onderzoek en operationele taken II) en directoraat C (Operationele en beleidsondersteuning) en van adviseurs voor de directoraten A en B.

Aan het einde van de verslagperiode is het Comité bijeengekomen met de directeuren van de directoraten A en B (17) om de laatste ontwikkelingen op hun onderscheiden werkterreinen en hun toekomstplannen te bespreken. Het Comité zou graag een nauwer en vertrouwelijker verstandhouding met de leiding van het OLAF willen opbouwen. Het Comité staat volledig achter het streven van de directeuren van het OLAF om de controle van en het toezicht op de onderzoekswerkzaamheden te verbeteren, en het zal het OLAF zo nodig hulp en advies geven.

Het Comité beveelt de leiding van het OLAF aan het onderzoeksbeleid en de strategische beleidsplanning duidelijker te formuleren. Dit zou de doorzichtigheid ten goede komen en het gemakkelijker maken de grote hoeveelheid onderzoeken en de daarvoor beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te beheren.

Het Comité moedigt de leidinggevenden van het OLAF ook aan duidelijker te maken wat hen bij het beheer voor ogen staat en wat zij als belangrijkste taak van het OLAF zien. Het Comité meent dat het gevaar bestaat dat het gebrek aan doorzichtigheid de verwerking van dossiers vertraagt, wat de lidstaten weer zou kunnen belemmeren bij het opvolgen van de aanbevelingen van het OLAF. Uit de overzichten van de zaken die OLAF heeft voorgelegd aan de nationale gerechtelijke autoriteiten, blijkt dat deze sommige dossiers niet in behandeling hebben genomen, omdat de verjaringstermijn al was verstreken voordat het dossier hen werd toegezonden. Verder blijkt uit de door het Comité verrichte analyse van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen (18), dat de vele vertragingen bij de behandeling van de dossiers (wegens geringe prioriteit, financiële tekorten en tactische onderbreking van het onderzoek) door beter management en betere planning zouden kunnen worden voorkomen.

Voorts benadrukt het Comité het belang van mechanismen voor adequate kwaliteitscontrole en ter voorkoming van vertragingen, een optimaal functionerend feedbacksysteem en de beoordeling van onderzoekswerkzaamheden. Zowel de follow-up van activiteiten als de identificatie van probleemgebieden zouden de leiding van het OLAF gemakkelijker afgaan met een solide controlesysteem en benchmarks. Anderzijds zou het met een dergelijk systeem ook mogelijk moeten zijn om op basis van verworven kennis en naar aanleiding van aanbevelingen corrigerende maatregelen te treffen. Bij de verbetering van de controle- en feedbacksystemen zal het in de eerste plaats aankomen op interne doorzichtigheid en communicatie.

Het Comité heeft een advies uitgebracht over het jaarlijkse managementplan 2008 (19) van het OLAF, en daarin een aantal beheersdoelstellingen en prestatie-indicatoren voorgesteld (20).

II — 2.3.   Administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van het OLAF

Het Comité is van mening dat de directeur-generaal van het OLAF, conform het besluit van de Commissie uit 1999 (21), verantwoordelijk moet zijn voor de tenuitvoerlegging van een doeltreffend personeelsbeleid binnen het kader van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen. Bovendien moet de directeur-generaal van het OLAF gebruikmaken van alle speelruimte waarover hij als tot aanstelling bevoegd gezag geniet, om te zorgen voor vlotte aanwerving van personeel, interne overplaatsingen en ontslag, en om te verzekeren dat het OLAF over de kredieten en personeelsleden beschikt die het nodig heeft om efficiënt te kunnen functioneren.

Het Comité heeft het voorontwerp van begroting 2009 van het OLAF bestudeerd en er een advies over uitgebracht (22), waarin het vooral heeft benadrukt dat het van belang is dat het personeelsbeleid nauw aansluit bij de behoeften van de onderzoekseenheden.

Het Comité is van mening dat dit kan worden verwezenlijkt door de personeelsstrategie verder te ontwikkelen met het oog op een efficiënte personeelstoewijzing op basis van reële behoeften en vastgestelde prioriteiten, en door nieuwe middelen aan het echte onderzoekswerk toe te wijzen. Momenteel staan de personele middelen die zijn toegewezen voor operationele en niet-operationele taken niet in verhouding. Het OLAF dient in de eerste plaats de reeds verworven interne middelen beter te benutten, in plaats van het totale aantal ambten te vergroten.

Het Comité pleit voor het opzetten van een speciaal en permanent opleidingsprogramma waardoor onderzoekers hun kennis en competenties kunnen verbeteren, met name wat betreft de financiële tenuitvoerlegging van communautaire regelgeving.

De onafhankelijkheid van de OLAF-onderzoekers is van fundamenteel belang. Uit het oogpunt van stabiliteit, continuïteit en onafhankelijkheid is het hoogst belangrijk dat een groot deel van hen momenteel op basis van tijdelijke contracten werkt. Het Comité is ingenomen met twee positieve ontwikkelingen in 2007 en 2008, namelijk de onbeperkte verlenging van tijdelijke contracten en de publicatie van algemene vergelijkende onderzoeken. Verder moedigt het Comité het OLAF aan om, overeenkomstig het Statuut en het besluit van de directeur-generaal van 2005 (23), zijn tijdelijke personeelsleden te bevorderen teneinde hun mobiliteit te verbeteren, en om met het oog op de resultaten van de lopende en geplande vergelijkende onderzoeken een zorgvuldig aanwervingsbeleid uit te stippelen.

III.   BETREKKINGEN MET HET OLAF, DE INSTELLINGEN EN PARTNERS EN BELANGHEBBENDEN VAN HET OLAF

III — 1.   Betrekkingen met het OLAF

Sinds zijn aantreden heeft het Comité acht adviezen uitgebracht (24): drie over de voorontwerpen van begroting van het OLAF, één over de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, één over de voorgestelde reorganisatie van het OLAF (met daarin één aanvullend advies) en twee over zaken die verband houden met de onderzoeksopdracht van het OLAF. Het Comité is ingenomen met het feit dat het OLAF in de meeste gevallen heeft besloten rekening te houden met de standpunten van het Comité en zich heeft voorgenomen zijn adviezen volledig uit te voeren.

Het Comité nodigt het OLAF uit uitvoeriger en regelmatiger uit te leggen hoe het de aanbevelingen van het Comité ten uitvoer wil leggen, zodat het Comité de impact van zijn werkzaamheden kan beoordelen. Algemeen gesteld is het Comité ervan overtuigd dat zijn aanbevelingen het OLAF zullen helpen bij het verbeteren van de doeltreffendheid van zijn activiteiten, en met name bepaalde aspecten daarvan, die van wezenlijk belang zijn voor de operationele onafhankelijkheid van het Bureau en een goed beheer van de onderzoekswerkzaamheden.

In de verslagperiode is het Comité regelmatig met de directeur-generaal van het OLAF, alle afzonderlijke directeuren, de magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies, en met personeel van andere eenheden bijeengekomen om hun werk te bespreken. Het Comité maakte uit deze gesprekken op dat ook de leiding en het personeel van het OLAF zwaar tillen aan de voornoemde onduidelijkheden over de aard van de onderzoekswerkzaamheden van het OLAF en met name het management- en personeelsbeleid. Het OLAF is zich ervan bewust dat het dringend de planning en het strategische beheer van zijn onderzoekswerkzaamheden moet verbeteren en operationele prioriteiten, regels en procedures voor onderzoek moet vaststellen.

Het Comité heeft benadrukt dat onderzoekscriteria en -prioriteiten van groot belang zijn om de beschikbare middelen optimaal te kunnen gebruiken. Het Comité onderschrijft het standpunt van de top van het OLAF dat het Bureau thans geen dringende behoefte aan meer personele middelen heeft, maar dat de koers moet worden bijgesteld door herverdeling en passende opleiding van het huidige personeel. Voor al deze maatregelen en initiatieven moet de leiding van het OLAF echter meer inzet en leiderschap aan de dag leggen.

Tijdens de verslagperiode werden de voorzitter van het Comité en de rapporteurs driemaal uitgenodigd voor OLAF-conferenties: de conferentie voor fraudebestrijders (te Brussel), de Eurojust/OLAF-conferentie over corruptie (te Brussel) en de gezamenlijke conferentie van ISCTE/ANU/OLAF (25) over corruptiebestrijding (in Portugal).

III — 2.   Betrekkingen met de communautaire instellingen en de partners en belanghebbenden van het OLAF

Het Comité heeft nauw contact onderhouden met de communautaire instellingen en de partners en belanghebbenden van het OLAF. Het streeft ernaar regelmatig van gedachten te wisselen met andere organen die belang stellen in de bestrijding van fraude, corruptie en illegale activiteiten die de financiële belangen van de Gemeenschap schaden.

Hiertoe kwam het Comité gedurende de verslagperiode bijeen met de heer Siim Kallas, vicevoorzitter van de Commissie, mevrouw Catherine Day, secretaris-generaal van de Commissie, de commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement (COCOBU) en de voorzitter daarvan, de heer Herbert Bösch, de COCOBU-coördinatoren en mevrouw Ingeborg Grässle, COCOBU-rapporteur voor het OLAF en het Comité, de heer Gilles de Kerchove, directeur Justitie en Binnenlandse Zaken van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, de werkgroep van de Raad inzake fraudebestrijding tijdens het Sloveense voorzitterschap, de heer Joaquín Bayo Delgado, de Europese assistent-toezichthouder voor gegevensbescherming, en de heer Nikiforos Diamandouros, de Europese ombudsman.

Uit deze bijeenkomsten leidde het Comité af dat het OLAF binnen de hele Commissie op meer begrip en nauwere samenwerking kon rekenen, dat men in brede kring beducht was voor de gevolgen van vertragingen bij het verrichten en afsluiten van interne onderzoeken, dat de operationele capaciteit van het OLAF bijzonder gewaardeerd zou worden op het gebied van justitie en binnenlandse zaken en dat er moet worden nagedacht over het werkterrein van het OLAF in het kader van het Verdrag van Lissabon en met betrekking tot het Europese openbaar ministerie. Op uitnodiging van en in samenwerking met de procureur-generaal van Spanje heeft het Comité deelgenomen aan een internationaal seminar over dit onderwerp. Het seminar had ten doel de op justitieel gebied actieve organen bijeen te brengen voor een discussie over het kader waarbinnen de strijd tegen misdrijven die de financiële belangen van de Unie schaden in de toekomst zal worden gevoerd, en om na te denken over de rol die het OLAF in deze nieuwe structuur zou kunnen spelen.

Het Comité kwam ook bijeen met de heer Candido Conde-Pumpido, procureur-generaal van Spanje, en de heer Johan Delmulle, federaal procureur van België, om de kwaliteit en het nut te bespreken van de onderzoeksverslagen die het OLAF voorlegt aan de nationale gerechtelijke autoriteiten, een goede informatiestroom tussen het OLAF en de lidstaten te bevorderen, en de nationale autoriteiten te bewegen tot een proactieve tenuitvoerlegging van de bepalingen inzake de verplichte informatieverstrekking aan het OLAF (26). De rol van het Comité bestaat er ook in het OLAF te helpen bij het verbeteren van de onderlinge medewerking en samenwerking tussen het OLAF en de lidstaten — iets wat van essentieel belang is, wil het OLAF zijn onderzoeken tot een goed einde brengen. Tijdens de discussies werd beklemtoond dat de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de openbare ministeries/gerechtelijke autoriteiten en het OLAF goed is. De OLAF-magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies blijven een belangrijke rol spelen bij de regelmatige contacten en samenwerking met de nationale gerechtelijke autoriteiten.

Naar aanleiding van het voornoemde seminar sloten het Spaanse openbaar ministerie en het OLAF in januari 2008 een samenwerkingsovereenkomst. Het Comité raadt het OLAF aan te blijven investeren in de algemene verstandhouding met de nationale autoriteiten, aangezien de tastbare resultaten van de werkzaamheden van het OLAF mede afhangen van de bijdrage die de lidstaten leveren tijdens de fase van onderzoek en follow-up.

In de discussies met de Europese assistent-toezichthouder voor gegevensbescherming (EPDS), de heer Joaquín Bayo Delgado, heeft het Comité benadrukt dat de permanente toegang tot de gegevens van het OLAF van elementair belang is voor zijn werkzaamheden en een voorwaarde voor de uitvoering van zijn wettelijke mandaat om toezicht te houden en daarbij de volledige inachtneming te waarborgen van de voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens en vertrouwelijkheid. In juli 2007 heeft de EPDS een advies (27) uitgebracht waarin hij concludeerde dat er geen reden was om aan te nemen dat de in Verordening (EG) nr. 45/2001 vervatte bepalingen werden geschonden, gesteld dat de overwegingen van het advies volledig in aanmerking werden genomen. Het Comité onderschrijft de aanbevelingen van de EPDS en zet zich volledig in om deze ten uitvoer te leggen.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| I. | De voornaamste taak van het Comité bestaat erin de onderzoekswerkzaamheden van het OLAF regelmatig te controleren om te waarborgen dat de opening, uitvoering en verslaglegging van de onderzoeken in onafhankelijkheid plaatsvinden. Het is een belangrijk mechanisme om de onderzoeksonafhankelijkheid van het OLAF vanaf het eerste begin te versterken, en het Comité blijft deze doelstelling nastreven. |
| --- | --- |

I.

De voornaamste taak van het Comité bestaat erin de onderzoekswerkzaamheden van het OLAF regelmatig te controleren om te waarborgen dat de opening, uitvoering en verslaglegging van de onderzoeken in onafhankelijkheid plaatsvinden. Het is een belangrijk mechanisme om de onderzoeksonafhankelijkheid van het OLAF vanaf het eerste begin te versterken, en het Comité blijft deze doelstelling nastreven.

| II. | De overdreven duur van sommige onderzoeken strekt het Comité tot zorg en het heeft alle onderzoeken van OLAF-directoraat A (Onderzoek en operationele verrichtingen I) die langer dan vier jaar lopen, gecontroleerd. Het Comité heeft 26 onderzoeken bestudeerd, zonder zich met de uitvoering ervan te bemoeien, en constateerde hierbij onopgehelderde perioden van inactiviteit en onjuist geclassificeerde zaken. Het Comité spoort het OLAF aan grondige controlemechanismen in te voeren om potentiële belangenconflicten in de loop van onderzoeken te vermijden. |
| --- | --- |

II.

De overdreven duur van sommige onderzoeken strekt het Comité tot zorg en het heeft alle onderzoeken van OLAF-directoraat A (Onderzoek en operationele verrichtingen I) die langer dan vier jaar lopen, gecontroleerd. Het Comité heeft 26 onderzoeken bestudeerd, zonder zich met de uitvoering ervan te bemoeien, en constateerde hierbij onopgehelderde perioden van inactiviteit en onjuist geclassificeerde zaken. Het Comité spoort het OLAF aan grondige controlemechanismen in te voeren om potentiële belangenconflicten in de loop van onderzoeken te vermijden.

| III. | Het Comité heeft alle verslagen geanalyseerd van onderzoeken die langer dan negen maanden liepen (195 in totaal). Er wordt grondig gekeken naar de redenen voor de vertragingen en de verwachte termijn waarbinnen een onderzoek wellicht kan worden afgerond. Het Comité houdt wat dit betreft de vinger aan de pols bij het OLAF. |
| --- | --- |

III.

Het Comité heeft alle verslagen geanalyseerd van onderzoeken die langer dan negen maanden liepen (195 in totaal). Er wordt grondig gekeken naar de redenen voor de vertragingen en de verwachte termijn waarbinnen een onderzoek wellicht kan worden afgerond. Het Comité houdt wat dit betreft de vinger aan de pols bij het OLAF.

| IV. | Het Comité beveelt aan de OLAF-magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies in een eerdere fase volledig bij het onderzoek te betrekken om te verzekeren dat de verjaringstermijnen in acht worden genomen en dat de zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten worden voorgelegd waarschijnlijk in alle lidstaten als bewijs worden toegelaten. |
| --- | --- |

IV.

Het Comité beveelt aan de OLAF-magistraten van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies in een eerdere fase volledig bij het onderzoek te betrekken om te verzekeren dat de verjaringstermijnen in acht worden genomen en dat de zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten worden voorgelegd waarschijnlijk in alle lidstaten als bewijs worden toegelaten.

| V. | Het Comité is ingenomen met de steekproef van 212 „prima facie non-cases” die het heeft onderzocht en concludeert dat het OLAF deze zaken snel en doeltreffend heeft kunnen afsluiten met de huidige procedure voor informatie die niet onder zijn bevoegdheid valt. Wel beveelt het Comité aan de betrokken passage in het OLAF-handboek aan te passen aan de huidige praktijk van het OLAF. |
| --- | --- |

V.

Het Comité is ingenomen met de steekproef van 212 „prima facie non-cases” die het heeft onderzocht en concludeert dat het OLAF deze zaken snel en doeltreffend heeft kunnen afsluiten met de huidige procedure voor informatie die niet onder zijn bevoegdheid valt. Wel beveelt het Comité aan de betrokken passage in het OLAF-handboek aan te passen aan de huidige praktijk van het OLAF.

| VI. | Het Comité is van mening dat het OLAF niet verplicht is iedere soort informatie en alle zaken, ongeacht hun financiële impact, in behandeling te nemen en beveelt krachtig aan voor kleine fouten met zeer geringe financiële impact een de minimis-beleid te ontwikkelen, en om terdege na te aan of deze zaken wellicht naar het IDOC kunnen worden doorverwezen. Voorts spoort het Comité het OLAF aan het memorandum van overeenstemming met het IDOC ten uitvoer te leggen zodat de werkverdeling in verband met deze zaken duidelijk wordt. |
| --- | --- |

VI.

Het Comité is van mening dat het OLAF niet verplicht is iedere soort informatie en alle zaken, ongeacht hun financiële impact, in behandeling te nemen en beveelt krachtig aan voor kleine fouten met zeer geringe financiële impact een de minimis-beleid te ontwikkelen, en om terdege na te aan of deze zaken wellicht naar het IDOC kunnen worden doorverwezen. Voorts spoort het Comité het OLAF aan het memorandum van overeenstemming met het IDOC ten uitvoer te leggen zodat de werkverdeling in verband met deze zaken duidelijk wordt.

| VII. | De twee door het OLAF gemelde gevallen waarin een instelling zijn aanbevelingen niet heeft overgenomen, zijn door het Comité ontvangen en bestudeerd. Het Comité beveelt het OLAF met klem aan deze gevallen regelmatig na te lopen en stelselmatig aan het Comité te melden; zo kan het OLAF de doeltreffendheid van zijn follow-up verbeteren. |
| --- | --- |

VII.

De twee door het OLAF gemelde gevallen waarin een instelling zijn aanbevelingen niet heeft overgenomen, zijn door het Comité ontvangen en bestudeerd. Het Comité beveelt het OLAF met klem aan deze gevallen regelmatig na te lopen en stelselmatig aan het Comité te melden; zo kan het OLAF de doeltreffendheid van zijn follow-up verbeteren.

| VIII. | Het Comité beveelt het OLAF aan de inhoud en het formaat van de maandelijkse statistische verslagen aan te passen, aangezien de gegevens momenteel noch worden toegelicht, noch in verband worden gebracht met een kwaliteitsmeting, en dus niet door het Comité kunnen worden gecontroleerd. |
| --- | --- |

VIII.

Het Comité beveelt het OLAF aan de inhoud en het formaat van de maandelijkse statistische verslagen aan te passen, aangezien de gegevens momenteel noch worden toegelicht, noch in verband worden gebracht met een kwaliteitsmeting, en dus niet door het Comité kunnen worden gecontroleerd.

| IX. | Het Comité heeft de impact van het beheer van het OLAF op de onderzoeksopdracht van het OLAF onderzocht en is groot voorstander van de maatregelen om het onderzoeksbeheer te verbeteren, en met name wat betreft planning, controle en toezicht. Het Comité beveelt het OLAF met klem aan meer nadruk te leggen op beheer, strategische planning en controle, en op feedbacksystemen voor operationele werkzaamheden. Het Comité beveelt het OLAF bovenal aan zijn onderzoeksbeleid beter te omschrijven en de focus en de visie van het beheer te verduidelijken wat betreft zijn doelstelling en algemene succesfactoren. Sterk engagement van de leiding en het management van het OLAF is een eerste vereiste voor een harmonieus en productief werkklimaat. |
| --- | --- |

IX.

Het Comité heeft de impact van het beheer van het OLAF op de onderzoeksopdracht van het OLAF onderzocht en is groot voorstander van de maatregelen om het onderzoeksbeheer te verbeteren, en met name wat betreft planning, controle en toezicht. Het Comité beveelt het OLAF met klem aan meer nadruk te leggen op beheer, strategische planning en controle, en op feedbacksystemen voor operationele werkzaamheden. Het Comité beveelt het OLAF bovenal aan zijn onderzoeksbeleid beter te omschrijven en de focus en de visie van het beheer te verduidelijken wat betreft zijn doelstelling en algemene succesfactoren. Sterk engagement van de leiding en het management van het OLAF is een eerste vereiste voor een harmonieus en productief werkklimaat.

| X. | Het Comité beveelt het OLAF aan een personeelsstrategie te ontwikkelen en prioritair meer en eersteklas personele middelen te bestemmen voor operationele werkzaamheden — de kernactiviteit van het OLAF. Het is niet duidelijk of het OLAF voor een aantal van de nevenactiviteiten, zoals follow-up en beheer van de communautaire uitgavenprogramma's, over een solide juridische basis beschikt. Het Comité beveelt de leiding van het OLAF aan stappen te ondernemen om het evenwicht te herstellen tussen de middelen die worden toegewezen aan operationeel en niet-operationeel werk, en te zorgen voor permanente opleiding van zijn onderzoekers. |
| --- | --- |

X.

Het Comité beveelt het OLAF aan een personeelsstrategie te ontwikkelen en prioritair meer en eersteklas personele middelen te bestemmen voor operationele werkzaamheden — de kernactiviteit van het OLAF. Het is niet duidelijk of het OLAF voor een aantal van de nevenactiviteiten, zoals follow-up en beheer van de communautaire uitgavenprogramma's, over een solide juridische basis beschikt. Het Comité beveelt de leiding van het OLAF aan stappen te ondernemen om het evenwicht te herstellen tussen de middelen die worden toegewezen aan operationeel en niet-operationeel werk, en te zorgen voor permanente opleiding van zijn onderzoekers.

| XI. | Het Comité beveelt het OLAF aan samen te werken met de administratie van de Commissie teneinde zijn eigen personeelsbeleid zo goed mogelijk ten uitvoer te leggen. Het Comité is ingenomen met de positieve ontwikkelingen in de situatie van het tijdelijke personeel van het OLAF en het beveelt het OLAF aan het tijdelijke personeel overeenkomstig het Statuut te bevorderen. |
| --- | --- |

XI.

Het Comité beveelt het OLAF aan samen te werken met de administratie van de Commissie teneinde zijn eigen personeelsbeleid zo goed mogelijk ten uitvoer te leggen. Het Comité is ingenomen met de positieve ontwikkelingen in de situatie van het tijdelijke personeel van het OLAF en het beveelt het OLAF aan het tijdelijke personeel overeenkomstig het Statuut te bevorderen.

| XII. | Het Comité beveelt het OLAF aan de bestrijding van fraude en corruptie zo aan te pakken dat de deskundigheid en kennis die bij onderzoek worden opgedaan alle diensten van de Commissie tot praktisch nut strekken. Het Comité beveelt het OLAF aan in dit opzicht de interne coördinatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat de directoraten geregeld informatie uitwisselen. |
| --- | --- |

XII.

Het Comité beveelt het OLAF aan de bestrijding van fraude en corruptie zo aan te pakken dat de deskundigheid en kennis die bij onderzoek worden opgedaan alle diensten van de Commissie tot praktisch nut strekken. Het Comité beveelt het OLAF aan in dit opzicht de interne coördinatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat de directoraten geregeld informatie uitwisselen.

| XIII. | Het Comité is van mening dat alle bovenstaande aanbevelingen voldoende moeten worden weerspiegeld in het nieuwe handboek, dat een van de belangrijkste instrumenten in de onderzoekspraktijk is. Het Comité is er stellig van overtuigd dat het OLAF door een handboek met duidelijke operationele procedures en uiterste termijnen aan te nemen, zijn onderzoekswerkzaamheden binnen een consistenter kader en in grotere onafhankelijkheid zal kunnen verrichten. Het Comité heeft zich voorgenomen constructief bij te dragen tot de totstandkoming van het handboek. |
| --- | --- |

XIII.

Het Comité is van mening dat alle bovenstaande aanbevelingen voldoende moeten worden weerspiegeld in het nieuwe handboek, dat een van de belangrijkste instrumenten in de onderzoekspraktijk is. Het Comité is er stellig van overtuigd dat het OLAF door een handboek met duidelijke operationele procedures en uiterste termijnen aan te nemen, zijn onderzoekswerkzaamheden binnen een consistenter kader en in grotere onafhankelijkheid zal kunnen verrichten. Het Comité heeft zich voorgenomen constructief bij te dragen tot de totstandkoming van het handboek.

| XIV. | Om moeilijkheden bij het verwerven van de benodigde middelen in het secretariaat van het Comité te voorkomen, beveelt het Comité het OLAF aan hier in de personeelsformatie specifieke posten voor aan te wijzen. Om te waarborgen dat het Comité zijn taken in volledige onafhankelijkheid verricht, dient het personeel van zijn secretariaat te worden aangesteld met uitdrukkelijke toestemming van het Comité. |
| --- | --- |

XIV.

Om moeilijkheden bij het verwerven van de benodigde middelen in het secretariaat van het Comité te voorkomen, beveelt het Comité het OLAF aan hier in de personeelsformatie specifieke posten voor aan te wijzen. Om te waarborgen dat het Comité zijn taken in volledige onafhankelijkheid verricht, dient het personeel van zijn secretariaat te worden aangesteld met uitdrukkelijke toestemming van het Comité.

---

(1)  Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van het OLAF (December 2005-mei 2007) (PB C 123 van 20.5.2008, blz. 1).

(2)  Zie bijlage I.

(3)  Artikel 8 van het Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF (PB L 33 van 7.2.2007, blz. 7).

(4)  Het Reglement is door het Comité vastgesteld in augustus 2006 en gepubliceerd in februari 2007 (Reglement van orde van het Comité van toezicht van het OLAF).

(5)  In juni 2006 publiceerde het OLAF intern twee vacatures voor zijn secretariaat. Er werd één secretariaatsmedewerker aangesteld in januari 2007 en één in juli 2007.

(6)  Zie bijlage 5.

(7)  Zevende activiteitenverslag van het OLAF (over 2006).

(8)  Aanbeveling III van het jaarlijkse activiteitenverslag december 2005-mei 2007 en Advies nr. 1/2007 van het Comité (bijlage 4).

(9)  Directoraat B (4 afdelingen): Landbouw, Douane I, Douane II en Structuurmaatregelen. Directoraat A (4 afdelingen): Interne onderzoeken (Europese instellingen), Interne/externe onderzoeken (organen van de Europese Unie), Directe uitgaven en externe steun, en Externe steun.

(10)  Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van de Raad.

(11)  Overweging 10 en artikel 9, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(12)  Zie ook het arrest van 4 oktober 2006 in zaak T-193/04, Tillack/Commissie (punt 69).

(13)  Punt 3.3.3.1 (blz. 76) van het OLAF-handboek van 25 februari 2005.

(14)  Artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van de Raad.

(15)  Zie de conclusies van het activiteitenverslag van 17 oktober 2007 (PB C 123 van 20.5.2008, blz. 1) en het daarin opgenomen advies over de OLAF-verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen (Advies nr. 1/2007).

(16)  Artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 5 van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

(17)  Directoraat A (4 afdelingen): Interne onderzoeken (Europese instellingen), Interne/externe onderzoeken (organen van de Europese Unie), Directe uitgaven en externe steun, en Externe steun. Directoraat B (4 afdelingen): Landbouw, Douane I, Douane II en Structuurmaatregelen.

(18)  Advies over de OLAF-verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden duren (Advies nr. 1/2007).

(19)  Zie bijlage 4.

(20)  Zie bijlage 4.

(21)  Artikel 6 van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

(22)  Zie bijlage 5.

(23)  Krachtens artikel 1 van het besluit van de directeur-generaal van het OLAF betreffende een nieuw beleid voor de aanwerving en inzet van tijdelijke functionarissen mag tijdelijk personeel bij besluit van de directeur-generaal en na raadpleging van een gemengd comité eenmaal opnieuw worden ingedeeld in de eerstvolgende hogere rang binnen dezelfde categorie/functiegroep.

(24)  Zie bijlage 2, waarin een lijst is opgenomen van adviezen die tussen 1 december 2006 en 31 mei 2008 door het Comité zijn goedgekeurd.

(25)  Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa (Hogeschool voor Arbeids- en Bedrijfswetenschappen, Lissabon)/Australian National University/OLAF.

(26)  Artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(27)  Advies van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming over kennisgeving voor voorafgaande controle van de functionaris voor gegevensbescherming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) betreffende de geregelde controles van de uitvoering van de onderzoekswerkzaamheden. Zaak 2007-0073 van 19 juli 2007.

---

BIJLAGE 1

OVERZICHT BIJEENKOMSTEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2007

| Maand | Datum bijeenkomst |
| --- | --- |
| JUNI | dinsdag 19-woensdag 20 juni |
| JULI | maandag 9-dinsdag 10 juli |
| SEPTEMBER | dinsdag 18-woensdag 19 september |
| OKTOBER | dinsdag 16-woensdag 17 oktober |
| NOVEMBER | maandag 26-dinsdag 27 november |
| DECEMBER | dinsdag 11-woensdag 12 december |

Maand

Datum bijeenkomst

JUNI

dinsdag 19-woensdag 20 juni

JULI

maandag 9-dinsdag 10 juli

SEPTEMBER

dinsdag 18-woensdag 19 september

OKTOBER

dinsdag 16-woensdag 17 oktober

NOVEMBER

maandag 26-dinsdag 27 november

DECEMBER

dinsdag 11-woensdag 12 december

2008

| Maand | Datum bijeenkomst |
| --- | --- |
| JANUARI | woensdag 23 januari |
| FEBRUARI | dinsdag 26-woensdag 27 februari |
| APRIL | dinsdag 1-woensdag 2 april
  maandag 28-dinsdag 29 april |
| MEI | dinsdag 27-woensdag 28 mei |

Maand

Datum bijeenkomst

JANUARI

woensdag 23 januari

FEBRUARI

dinsdag 26-woensdag 27 februari

APRIL

dinsdag 1-woensdag 2 april

maandag 28-dinsdag 29 april

MEI

dinsdag 27-woensdag 28 mei

---

BIJLAGE 2

LIJST VAN ADVIEZEN DIE TUSSEN 1 DECEMBER 2006 EN 31 MEI 2008 DOOR HET COMITÉ VAN TOEZICHT ZIJN GOEDGEKEURD

2006

Advies nr. 1/2006 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2007

Advies nr. 2/2006 over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)

Aanvullend advies inzake de wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)

Advies nr. 3/2006 Prestatie-indicatoren voor het OLAF

2007

Advies nr. 1/2007 OLAF-verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen

Advies nr. 2/2007 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2008

2008

Advies nr. 1/2008 „Prima facie non-cases”

Advies nr. 2/2008 Jaarlijks beheersplan van OLAF voor 2008

Advies nr. 3/2008 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2009

---

BIJLAGE 3

Brussel, 28 maart 2008

| 1. | Het Comité van toezicht van het OLAF heeft tijdens zijn vergadering van 18 en 19 september 2007 besloten de manier waarop het OLAF klaarblijkelijk niet-ontvankelijke zaken („prima facie non-cases”) behandelt, aan een analyse te onderwerpen. |
| --- | --- |

1.

Het Comité van toezicht van het OLAF heeft tijdens zijn vergadering van 18 en 19 september 2007 besloten de manier waarop het OLAF klaarblijkelijk niet-ontvankelijke zaken („prima facie non-cases”) behandelt, aan een analyse te onderwerpen.

| 2. | Teneinde zich op de belangrijkste zaken te kunnen concentreren, heeft het OLAF in 2004 een vereenvoudigde procedure voor de zogenaamde „prima facie non-cases” (hierna: PFNC’s) ingevoerd. Deze procedure kan worden toegepast wanneer alle beschikbare informatie er duidelijk en ondubbelzinnig op wijst dat een zaak niet onder de bevoegdheid van het OLAF valt (1), bijvoorbeeld wanneer een onderdaan van een derde land klaagt over een onjuiste aanslag van de plaatselijke belastingautoriteiten. Deze procedure ontslaat het OLAF van de plicht een formeel onderzoek in te stellen, een beoordeling te verrichten en — kort daarna — de procedure weer af te sluiten. |
| --- | --- |

2.

Teneinde zich op de belangrijkste zaken te kunnen concentreren, heeft het OLAF in 2004 een vereenvoudigde procedure voor de zogenaamde „prima facie non-cases” (hierna: PFNC’s) ingevoerd. Deze procedure kan worden toegepast wanneer alle beschikbare informatie er duidelijk en ondubbelzinnig op wijst dat een zaak niet onder de bevoegdheid van het OLAF valt (1), bijvoorbeeld wanneer een onderdaan van een derde land klaagt over een onjuiste aanslag van de plaatselijke belastingautoriteiten. Deze procedure ontslaat het OLAF van de plicht een formeel onderzoek in te stellen, een beoordeling te verrichten en — kort daarna — de procedure weer af te sluiten.

| 3. | Het OLAF heeft tussen 2003 en 2007 894 zaken aangemerkt als „prima facie non-cases”. Het Comité van toezicht van het OLAF heeft een representatieve en willekeurige steekproef van 212 „prima facie non-cases” genomen, waarbij er wel op werd gelet dat alle operationele directoraten en onderzoeksafdelingen werden bestreken. Hierbij moet worden opgemerkt dat slechts weinig PFNC’s betrekking hebben op douane-, sigaretten- en btw-zaken. Na opheldering van een aantal vragen omtrent de bescherming van persoonsgegevens heeft het OLAF het Comité van toezicht onbeperkte toegang tot alle zaken gegeven die deel uitmaakten van de steekproef. |
| --- | --- |

3.

Het OLAF heeft tussen 2003 en 2007 894 zaken aangemerkt als „prima facie non-cases”. Het Comité van toezicht van het OLAF heeft een representatieve en willekeurige steekproef van 212 „prima facie non-cases” genomen, waarbij er wel op werd gelet dat alle operationele directoraten en onderzoeksafdelingen werden bestreken. Hierbij moet worden opgemerkt dat slechts weinig PFNC’s betrekking hebben op douane-, sigaretten- en btw-zaken. Na opheldering van een aantal vragen omtrent de bescherming van persoonsgegevens heeft het OLAF het Comité van toezicht onbeperkte toegang tot alle zaken gegeven die deel uitmaakten van de steekproef.

| 4. | De resultaten van het onderzoek kunnen als volgt worden samengevat. |
| --- | --- |

4.

De resultaten van het onderzoek kunnen als volgt worden samengevat.

| 4.1. | In principe past het OLAF de regels voor de PFNC-procedure op correcte wijze toe. Dit geldt met name voor de volgende gevallen, waarmee het OLAF dikwijls geconfronteerd wordt:






  — | Inlichtingen uit anonieme bron; |
| --- | --- | --- |

4.1.

In principe past het OLAF de regels voor de PFNC-procedure op correcte wijze toe. Dit geldt met name voor de volgende gevallen, waarmee het OLAF dikwijls geconfronteerd wordt:

—

Inlichtingen uit anonieme bron;

| — | Inlichtingen afkomstig van querulanten; |
| --- | --- |

—

Inlichtingen afkomstig van querulanten;

| — | Inlichtingen die betrekking hebben op geschillen tussen particulieren; |
| --- | --- |

—

Inlichtingen die betrekking hebben op geschillen tussen particulieren;

| — | Inlichtingen die betrekking hebben op nationale programma's die niets te maken hebben met de financiën van de Unie; |
| --- | --- |

—

Inlichtingen die betrekking hebben op nationale programma's die niets te maken hebben met de financiën van de Unie;

| — | Inlichtingen die betrekking hebben op de uitvoering van communautair beleid of een communautair programma. Dergelijke gevallen doen zich geregeld voor in verband met het gemeenschappelijke landbouw- en structuurbeleid.
  In dit geval is het OLAF verplicht het betreffende project te identificeren en met hulp van de bevoegde nationale autoriteiten of bijvoorbeeld DG AGRI of DG REGIO de zaak verder te onderzoeken. Als dit niet leidt tot redelijke verdenking, worden ook deze gevallen aangemerkt als PFNC.
  Het OLAF kan deze gevallen ook als „non-cases” aanmerken. Het voordeel van een PFNC-procedure is echter dat hiervoor geen evaluatie of raadpleging van het OLAF-bestuur noodzakelijk is. Zo kan de behandeling op verantwoorde manier worden vereenvoudigd, met hetzelfde resultaat, namelijk de sluiting van de zaak. |
| --- | --- |

—

Inlichtingen die betrekking hebben op de uitvoering van communautair beleid of een communautair programma. Dergelijke gevallen doen zich geregeld voor in verband met het gemeenschappelijke landbouw- en structuurbeleid.

In dit geval is het OLAF verplicht het betreffende project te identificeren en met hulp van de bevoegde nationale autoriteiten of bijvoorbeeld DG AGRI of DG REGIO de zaak verder te onderzoeken. Als dit niet leidt tot redelijke verdenking, worden ook deze gevallen aangemerkt als PFNC.

Het OLAF kan deze gevallen ook als „non-cases” aanmerken. Het voordeel van een PFNC-procedure is echter dat hiervoor geen evaluatie of raadpleging van het OLAF-bestuur noodzakelijk is. Zo kan de behandeling op verantwoorde manier worden vereenvoudigd, met hetzelfde resultaat, namelijk de sluiting van de zaak.

| — | Het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDOC) stelt het OLAF in kennis van een verdenking van een beroepsfout en verzoekt het OLAF deze zaak in behandeling te nemen. Indien het OLAF dit verzoek afwijst, wordt het geval als PFNC aangemerkt. |
| --- | --- |

—

Het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDOC) stelt het OLAF in kennis van een verdenking van een beroepsfout en verzoekt het OLAF deze zaak in behandeling te nemen. Indien het OLAF dit verzoek afwijst, wordt het geval als PFNC aangemerkt.

Via de PFNC-procedure kan het OLAF zaken die niet binnen zijn wettelijke bevoegdheid vallen zonder al te veel administratieve lasten en in korte tijd afsluiten.

| 4.2. | Af en toe wordt de PFNC-procedure toegepast op zaken die niet onder de definitie vallen zoals die is opgenomen in het OLAF-handboek. Twee voorbeelden hiervan:






  — | een anonieme beller neemt contact op met het OLAF via de gratis lijn, beweert dat er onregelmatigheden hebben plaatsgevonden bij het gebruik van Europese fondsen en geeft een telefoonnummer op. Het OLAF probeert herhaaldelijk nadere informatie te krijgen van de beller. Dit blijkt onmogelijk: het telefoonnummer bestaat niet of de beller is niet bereikbaar. In een dergelijk geval kan de „voldoende ernstige verdenking” die volgens de jurisprudentie van het Europees Hof van Justitie nodig is om een onderzoek in te stellen, niet worden vastgesteld. Het OLAF heeft derhalve het recht om de zaak te sluiten. |
| --- | --- | --- |

4.2.

Af en toe wordt de PFNC-procedure toegepast op zaken die niet onder de definitie vallen zoals die is opgenomen in het OLAF-handboek. Twee voorbeelden hiervan:

—

een anonieme beller neemt contact op met het OLAF via de gratis lijn, beweert dat er onregelmatigheden hebben plaatsgevonden bij het gebruik van Europese fondsen en geeft een telefoonnummer op. Het OLAF probeert herhaaldelijk nadere informatie te krijgen van de beller. Dit blijkt onmogelijk: het telefoonnummer bestaat niet of de beller is niet bereikbaar. In een dergelijk geval kan de „voldoende ernstige verdenking” die volgens de jurisprudentie van het Europees Hof van Justitie nodig is om een onderzoek in te stellen, niet worden vastgesteld. Het OLAF heeft derhalve het recht om de zaak te sluiten.

| — | het komt voor dat het OLAF na een eerste onderzoek een zaak op basis van de onderzoeksresultaten aanmerkt als een „prima facie non-case”.
  Het is loffelijk dat het OLAF zaken niet overhaast als „prima facie non-cases” afdoet, maar eerst via onderzoek zekerheid verkrijgt over de aard van de zaak voordat deze wordt gesloten. |
| --- | --- |

—

het komt voor dat het OLAF na een eerste onderzoek een zaak op basis van de onderzoeksresultaten aanmerkt als een „prima facie non-case”.

Het is loffelijk dat het OLAF zaken niet overhaast als „prima facie non-cases” afdoet, maar eerst via onderzoek zekerheid verkrijgt over de aard van de zaak voordat deze wordt gesloten.

| — | In geen van de bestudeerde gevallen heeft het OLAF gebruikgemaakt van de PFNC-procedure om zaken „onder het tapijt te vegen” terwijl er eigenlijk een volledig onderzoek had moeten worden uitgevoerd. |
| --- | --- |

—

In geen van de bestudeerde gevallen heeft het OLAF gebruikgemaakt van de PFNC-procedure om zaken „onder het tapijt te vegen” terwijl er eigenlijk een volledig onderzoek had moeten worden uitgevoerd.

Samenvatting

Uit de representatieve steekproef is gebleken dat het OLAF via de PFNC-procedure zaken die niet binnen zijn wettelijke bevoegdheid vallen zonder al te veel administratieve lasten en in korte tijd kan afsluiten. Het OLAF betracht voldoende zorgvuldigheid bij het gebruik van deze procedure. Het Comité van toezicht heeft in de steekproef geen zaken aangetroffen waarbij aan een andere procedure, met name een volledig onderzoek, de voorkeur had moeten worden gegeven.

---

(1)  OLAF-handboek, blz. 76: „Prima facie Non-Cases”: Where information is received which clearly and unequivocally does not fall within the competence of OLAF, then the responsible Head of Unit may propose not to refer the information for assessment. The Head of Unit must complete a Prima Facie Non-Case form (Annex2, Form 19), which must be countersigned by Director B and returned to the Archives for registration, together with the initial information. A CMS record will be opened, but the case will appear on the CMS as closed.

1

---

BIJLAGE 4

Brussel, 26 februari 2008

Het jaarlijkse beheersplan van het OLAF voor 2008 is in januari naar het secretariaat van het Comité van toezicht (Cvt) gestuurd en besproken tijdens de Cvt-vergaderingen in januari en februari 2008, waarbij de aandacht met name uitging naar de gedeelten over de onderzoekstaken van het OLAF. Het Cvt is verheugd over de duidelijke doelstellingen en prestatie-indicatoren (resultaatsindicatoren en streefdoelen) die geformuleerd zijn en hoopt dat deze zullen bijdragen tot meer doeltreffendheid, transparantie en verantwoordelijkheid binnen het OLAF.

Het Cvt merkt op dat de algemene strategische en operationele doelstelling van het OLAF nu het minimaliseren van fraude is, terwijl in 2007 nog werd uitgegaan van nultolerantie. Aangezien het hier om een aanzienlijke strategische verandering gaat, moet het minimalefraudecijfer exacter gedefinieerd worden om ambities te kunnen formuleren en te kunnen beoordelen of de ondernomen activiteiten bijdragen tot de verwezenlijking van deze algemene doelstelling. Anderzijds is het Cvt, gezien de zeer beperkte middelen van het OLAF, van mening dat de algemene beheersdoelstelling zou moeten zijn de ernstigste fraudegevallen (met grote financiële gevolgen) aan te pakken. Dit zou de reputatie van het OLAF ten goede komen en tegelijkertijd een optimaal gebruik van communautaire middelen waarborgen. Hier wordt in het beheersplan niet specifiek op ingegaan.

Met betrekking tot de resultaatsindicatoren en streefdoelen voor de vier specifieke doelstellingen twijfelt het Cvt over de haalbaarheid van het streefdoel voor het aantal zaken waaraan aanbevelingen verbonden worden die leiden tot de instelling van een disciplinaire procedure. Het is namelijk moeilijk om onderzoeksresultaten in een vroeg stadium te voorspellen. Bovendien valt deze doelstelling moeilijk te hanteren bij het toenemende aantal zaken waarbij het OLAF geen leidende rol vervult, maar hulp verleent, toezicht houdt of voor coördinatie zorgt.

Het Cvt zet vraagtekens bij de bruikbaarheid van de indicator die aangeeft hoeveel gerechtelijke en disciplinaire procedures er zijn ingesteld op basis van de aanbevelingen van het OLAF, aangezien het OLAF geen directe invloed kan uitoefenen op de verwezenlijking van dit streefdoel. Bovendien vermeldt de tussentijdse beoordeling van het jaarlijkse beheersplan voor 2006 dat het OLAF momenteel geen consistente en betrouwbare informatie van de justitiële autoriteiten van de lidstaten ontvangt over de gerechtelijke vervolgmaatregelen die naar aanleiding van de aanbevelingen van het OLAF worden genomen. Het Cvt meent dat verbetering van de informatiestroom tussen het OLAF en de betrokken autoriteiten van de lidstaten wellicht een bruikbaardere doelstelling zou zijn. Daarnaast dringt het Cvt er in dit kader op aan dat de rechtsgrond, alsmede de taken en verantwoordelijkheden op de verschillende gebieden waarop vervolgmaatregelen worden genomen, zo spoedig mogelijk worden verduidelijkt en dat dit wordt opgenomen in het beheersplan. Tijdens de vergadering met vertegenwoordigers van het OLAF in juni 2007 gaf het Cvt onder andere aan dat het OLAF geen rechtsgrond heeft om financiële vervolgmaatregelen te nemen namens de Commissie.

Met betrekking tot financiële gevolgen moeten er eerst coherente beleidsmaatregelen of richtsnoeren worden opgesteld die voorschrijven hoe de financiële gevolgen van verschillende typen zaken moeten worden beoordeeld voordat deze in het beheersplan als streefdoel worden opgenomen. Het Cvt meent dat de wijze waarop de financiële gevolgen worden beoordeeld momenteel per onderzoeksdirectoraat en per eenheid verschilt. Als de genoemde richtsnoeren eenmaal zijn opgesteld, moeten deze in verband worden gebracht met de strategie voor uitvoering van het minimalefraudebeleid en betrekking hebben op de kosteneffectieve besteding van de beschikbare middelen.

In het beheersplan wordt vermeld dat de onderzoeken van het OLAF binnen een redelijke tijd moeten worden afgerond, gemiddeld binnen 24 maanden (resultaatsindicator 2.1). Het Cvt merkt op dat dit streefdoel volgens eerdere jaarlijkse activiteitenverslagen van het OLAF de laatste drie jaar niet gehaald is. Tussen 2005 en 2007 lag de gemiddelde onderzoeksduur tussen de 24 en 28 maanden. Desalniettemin is dit streefdoel ongewijzigd opgenomen in het huidige beheersplan. Het Cvt vraagt zich derhalve af of dit streefdoel wel realistisch is en of er meer doeltreffende beheersmaatregelen nodig zijn om dit streefdoel te verwezenlijken. Daarnaast zou het afhandelingspercentage (resultaatsindicator 2.2) dichtbij de 100 % moeten liggen, hetgeen in het verleden het geval was, als dit percentage wordt berekend op basis van de nieuwe zaken die gedurende een kalenderjaar worden geopend. Het Cvt zou echter willen weten welke maatregelen het kader van het OLAF van plan is te nemen om de huidige hoeveelheid zaken (ongeveer 400 in december 2007) terug te brengen, aangezien de verwezenlijking van dit streefdoel niet zal bijdragen tot een vermindering van de hoeveelheid zaken.

Waar het andere ondersteunende activiteiten betreft (doelstellingen 3 en 4), is het Cvt van mening dat enkele van de doelstellingen en streefdoelen in te algemene bewoordingen zijn gesteld en daardoor moeilijk meetbaar zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor: de verbetering van de betrekkingen en samenwerking met Europol en Eurojust, de contactnetwerken met alle betrokken partners, het OLAF als gewaardeerde en regelmatig geraadpleegde partner, en doeltreffend gebruik van de operationele ervaring en de onderzoeksresultaten van het OLAF om fraude en onregelmatigheden tegen te gaan.

Ten slotte zou het Cvt graag willen dat er in het beheersplan wordt ingegaan op de uitvoering van zijn aanbevelingen.

---

BIJLAGE 5

Brussel, 2 april 2008

In zijn vergaderingen van 1 en 2 april heeft het Comité van toezicht van het OLAF (Cvt) het voorontwerp van OLAF-begroting voor 2009 besproken en het volgende advies aangenomen.

I.   Toewijzing en beheer van het OLAF-personeel

Het Cvt verheugt zich wat de problematiek van het tijdelijke personeel betreft over een aantal gunstige ontwikkelingen in 2007 en begin 2008, in het bijzonder de verlenging voor onbepaalde tijd van tijdelijke dienstverbanden en de bekendmaking van algemene vergelijkende onderzoeken op het gebied van fraudepreventie. Deze ontwikkelingen waren niet mogelijk geweest zonder de niet aflatende inspanningen van het OLAF om de situatie van zijn tijdelijke medewerkers te verbeteren.

Het Cvt stelt eveneens vast dat het aantal vacante betrekkingen sinds begin 2007 afneemt. Dit is een positieve trend, die het vermogen van het OLAF vergroot om zich effectief van zijn taken te kwijten. Het Cvt wenst in dit verband dat bijzondere aandacht wordt geschonken aan het grote aantal managementposten dat sedert geruime tijd door „waarnemend” personeel wordt bezet. Van de acht eenheden in de twee onderzoeksdirectoraten heeft momenteel slechts één een vast benoemd eenheidshoofd. Volgens het Cvt moet deze kwestie dringend worden aangepakt door de hiërarchie, om de continuïteit van de dienst en zekerheid voor de managers te garanderen.

Sinds 1999 is het aantal OLAF-personeelsleden aanzienlijk toegenomen, tot het huidige aantal van bijna 400. Het baart het Cvt zorgen dat inzake personeelsbeleid nog steeds geen voldoende krachtige maatregelen zijn genomen. Deze tekortkoming is onder de aandacht gebracht in het advies van het Cvt nr. 2/2007 over de OLAF-begroting voor 2008 en in een aantal besprekingen met vertegenwoordigers van het OLAF in 2007. Het Cvt benadrukt andermaal de urgentie van een personeelsstrategie die ervoor moet zorgen dat de personele middelen volkomen op de behoeften en de prioriteiten van de organisatie zijn afgestemd. In een dergelijke strategie zouden, onder andere, de werkrelaties met DG ADMIN, het aanwervingsbeleid, het opleidingsbeleid, de interne mobiliteit en de loopbaanontwikkeling van zowel vaste als tijdelijke medewerkers aan bod kunnen komen.

Het Cvt denkt dat een duidelijk omschreven personeelsstrategie het OLAF in staat zou stellen de effectiviteit en doeltreffendheid van zijn onderzoeken te vergroten, de beschikbare middelen op onderzoeksgebied optimaal te benutten en de werkbelasting van de onderzoeksteams beter te beheersen. In verband met de personeelsstrategie wenst het Cvt in het bijzonder het belang te benadrukken van een praktische oplossing voor een betere samenwerking van het OLAF met DG ADMIN inzake personeelsmanagement, ontwikkeling van tijdelijk personeel (bevorderingen) en aangepaste, continue opleiding van onderzoekers.

Het OLAF vraagt op de begroting voor 2009 twee extra AD-posten voor de operationele directoraten A en B, zoals de directeur-generaal van het OLAF op 2 april 2008 in de vergadering van het Cvt heeft verklaard. Het Cvt staat volkomen achter een versterking van de onderzoeksfunctie van het OLAF om de termijnen te verkorten, de onderzoeken op prioritaire domeinen doeltreffender te laten verlopen en aldus meer aan de behoeften van de belanghebbenden tegemoet te komen.

Volgens de analyse die het Comité van toezicht heeft verricht van de 295 verslagen (betreffende 2006 en 2007) van het OLAF over onderzoeken die meer dan negen maanden lopen, is 55 % daarvan niet afgerond wegens de redenen „een gebrek aan middelen” of „meer tijd nodig vanwege de hoeveelheid onderzoekswerk”. Dit betekent dat de onderzoeksteams moeten worden versterkt om de werkdruk op te vangen.

Voorts heeft het Cvt wat de verdeling van de middelen over de verschillende OLAF-activiteiten betreft, vastgesteld dat de jongste jaren meer middelen zijn ingezet voor ondersteunende activiteiten van het Bureau dan voor kernonderzoekstaken in de directoraten A en B. Het Cvt is bezorgd over deze ontwikkeling die het vermogen van het Bureau aantast om zijn onderzoeken doeltreffend, effectief en tijdig te voltooien en ten nadele gaat van de kernopdracht van het OLAF. Vertrekkende van de talrijke presentaties die het OLAF in 2006 en 2007 voor het Cvt heeft gedaan, is het twijfelachtig of heel wat van de taken die het Bureau momenteel verricht, zoals follow-upwerkzaamheden (voornamelijk financiële follow-up) en beheer van programma's van de Gemeenschap, tot de kerntaken van het OLAF behoren en of zij het best door het OLAF kunnen worden verricht.

In het geval van het beheer van de programma's Hercules II en Pericles (20 miljoen EUR) is het Cvt bezorgd over het belangenconflict dat zou kunnen ontstaan bij een eventueel misbruik van middelen en instelling van een onderzoek. Volgens het Cvt zou het OLAF geen communautaire uitgavenprogramma's mogen beheren.

Samenvattend, is het Cvt van oordeel dat de middelen van het OLAF willekeurig zijn verdeeld en dat er een onevenwicht is tussen de middelen voor operationele en niet-operationele taken. Voor het management van het OLAF moeten de onderzoekstaken voortaan de enige en duidelijke prioriteit zijn, wat in de praktijk dient te betekenen dat die kerntaken bestaande en toekomstige additionele middelen toegewezen krijgen. De niet-operationele taken die momenteel door het Bureau worden verricht, dienen geen prioriteit te krijgen bij de toewijzing van middelen en er dient te worden over nagedacht of sommige van die taken überhaupt wel tot de opdracht van het OLAF behoren.

Aanbevelingen:
  Het Cvt steunt het verzoek van het OLAF voor twee AD-posten voor de onderzoeksdirectoraten A en B.
  Het OLAF dient een personeelsstrategie uit te stippelen die vertrekt van een behoeftenevaluatie voor de aanpak van personeelskwesties op korte en middellange termijn.
  Het OLAF dient de vacatures voor hoofden van eenheid in de directoraten A en B zo snel mogelijk te publiceren.
  Het Cvt dringt er bij het OLAF-management op aan middelen toe te wijzen aan onderzoekssectoren die een topprioriteit zijn en in het bijzonder aan die sectoren waar de werkdruk hoog is. Voorts dienen de aanvragen om aanvullende middelen voor niet-operationele activiteiten kritisch te worden onderzocht.

II.   Het secretariaat van het Cvt

Het Cvt heeft de behoeften van zijn eigen secretariaat onderzocht. Het Cvt verzoekt het OLAF op grond daarvan in het kader van de begroting voor 2009 acht aanvullende secretariaatsposten toe te kennen en deze via een „voetnoot” of een andere adequate methode specifiek voor het secretariaat te oormerken.

In het verleden had het hoofd van het Cvt-secretariaat de rang van directeur. Het Cvt verzoekt dat zou worden overwogen het hoofd van het secretariaat in deze rang te benoemen, met de uitdrukkelijke goedkeuring van het Cvt om te waarborgen dat de geselecteerde persoon optimaal voldoet aan de behoeften en eisen van het Cvt en bijdraagt aan het vervullen van zijn taken en zijn onafhankelijkheid. Zoals het Cvt in zijn activiteitenverslag heeft benadrukt, is de onafhankelijkheid van het Comité een cruciale voorwaarde voor de onafhankelijkheid van het OLAF zelf.

Aanbevelingen:
  Het OLAF bestemt acht personeelsleden voor het secretariaat.
  Het hoofd van het secretariaat van het Comité van toezicht wordt benoemd in de rang van directeur. De benoeming dient met de uitdrukkelijke goedkeuring van het Comité van toezicht te geschieden, om de volledige onafhankelijkheid van het Cvt bij de uitoefening van zijn taken te waarborgen.

III.   Conclusie

Het Cvt steunt het voorstel van OLAF-begroting voor 2009, op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de hierboven gedane aanbevelingen.

---

18.11.2008

| 18.11.2008 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 295/s3 |
| --- | --- | --- | --- |

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 295/s3

---

BERICHT AAN DE LEZERDe instellingen hebben besloten in hun teksten niet langer te verwijzen naar de laatste wijziging van de aangehaalde besluiten.Tenzij anders vermeld, zijn de besluiten waarnaar in de hierin gepubliceerde teksten wordt verwezen, de besluiten zoals die momenteel van kracht zijn.

---