# Journal officiel C 100/2012

| | ISSN 1977-0936
  doi:10.3000/19770936.C_2012.100.fra |
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| Journal officiel
  de l'Union européenne | C 100 |
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| Édition de langue française | Communications et informations | 55e année3 avril 2012 |

ISSN 1977-0936

doi:10.3000/19770936.C_2012.100.fra

Journal officiel

de l'Union européenne

C 100

Édition de langue française

Communications et informations

55e année3 avril 2012

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| Numéro d'information | Sommaire | page |
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| | IV   Informations |
| | INFORMATIONS PROVENANT DES INSTITUTIONS, ORGANES ET ORGANISMES DE L'UNION EUROPÉENNE |
| | OLAF |
| 2012/C 100/01 | Rapport d’activité du comité de surveillance de l’OLAF (janvier 2011 – novembre 2011) | 1 |

Numéro d'information

Sommaire

page

IV   Informations

INFORMATIONS PROVENANT DES INSTITUTIONS, ORGANES ET ORGANISMES DE L'UNION EUROPÉENNE

OLAF

2012/C 100/01

Rapport d’activité du comité de surveillance de l’OLAF (janvier 2011 – novembre 2011)

1

| FR | |
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FR

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IV Informations

INFORMATIONS PROVENANT DES INSTITUTIONS, ORGANES ET ORGANISMES DE L'UNION EUROPÉENNE

OLAF

| 3.4.2012 | FR | Journal officiel de l'Union européenne | C 100/1 |
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3.4.2012

FR

Journal officiel de l'Union européenne

C 100/1

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Rapport d’activité du comité de surveillance de l’OLAF

janvier 2011 – novembre 2011

2012/C 100/01

Membres du comité de surveillance de l’OLAF

| | Diemut R. THEATO

  Présidente
  Ancien membre du Parlement européen
  Ancienne présidente de la commission du contrôle budgétaire du Parlement européen, Allemagne |
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Diemut R. THEATO

Présidente

Ancien membre du Parlement européen

Ancienne présidente de la commission du contrôle budgétaire du Parlement européen, Allemagne

| | Peter STRÖMBERG

  Directeur du conseil de surveillance des experts-comptables, Suède |
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Peter STRÖMBERG

Directeur du conseil de surveillance des experts-comptables, Suède

| | Kálmán GYÖRGYI

  Ancien procureur général de la République de Hongrie, Hongrie |
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Kálmán GYÖRGYI

Ancien procureur général de la République de Hongrie, Hongrie

| | Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

  Procureur à la Cour suprême, Espagne |
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Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Procureur à la Cour suprême, Espagne

| | Rosalind WRIGHT

  Présidente du groupe consultatif sur la fraude, Royaume-Uni |
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Rosalind WRIGHT

Présidente du groupe consultatif sur la fraude, Royaume-Uni

SOMMAIRE

PRÉFACE DU RAPPORT D’ACTIVITÉ PAR LA PRÉSIDENTE

| 1. | INTRODUCTION |
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1.

| 2. | GARANTIES JURIDIQUES DE L’INDÉPENDANCE DE L’OLAF DANS SES ENQUÊTES |
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2.

| 2.1. | Indépendance du directeur général de l’OLAF |
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2.1.

| 2.1.1. | Recrutement du directeur général de l’OLAF |
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2.1.1.

| 2.1.2. | Moyens d’assurer l’indépendance du directeur général de l’OLAF |
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2.1.2.

| 2.1.3. | Le directeur général suppléant |
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2.1.3.

| 2.2. | Rôle du comité de surveillance |
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2.2.

| 2.2.1. | Accès du comité de surveillance aux dossiers de l’OLAF |
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2.2.1.

| 2.2.2. | Le secrétariat du comité de surveillance |
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2.2.2.

| 3. | CONTRÔLE DE L’EXERCICE DE LA FONCTION D’ENQUÊTE DE L’OLAF |
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3.

| 3.1. | Compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF |
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3.1.

| 3.2. | Durée des enquêtes |
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3.2.

| 3.3. | Respect des garanties procédurales lors des enquêtes |
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3.3.

| 3.4. | Coopération et échange d’informations avec les États membres |
| --- | --- |

3.4.

| 3.5. | Coopération et échange d’informations avec les institutions, organes et organismes dans le contexte de la fonction d’enquête de l’OLAF |
| --- | --- |

3.5.

| 3.5.1. | Accès de l’OLAF aux informations détenues par les institutions |
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3.5.1.

| 3.5.2. | Relations avec l’IDOC et d’autres services des institutions de l’Union européenne |
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3.5.2.

| 3.5.3. | Suivi des recommandations de l’OLAF par les institutions |
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3.5.3.

| 3.5.4. | Accord du secrétaire général ou du président d’une institution, d’un organe ou d’un organisme pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations |
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3.5.4.

| 3.5.5. | Transmission de rapports d’enquête et communication d’informations par l’OLAF aux institutions, organes et organismes |
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3.5.5.

| 3.5.6. | Échange de vues avec les institutions |
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3.5.6.

| 4. | CONTRÔLE DE L’IMPACT DE LA GESTION SUR LA FONCTION D’ENQUÊTE DE L’OLAF |
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4.

| 4.1. | Gestion des enquêtes |
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4.1.

| 4.1.1. | Planification et direction stratégique des enquêtes |
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4.1.1.

| 4.1.2. | Contrôle interne des enquêtes |
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4.1.2.

| 4.2. | Budget, organisation administrative et politique du personnel en relation avec la fonction d’enquête de l’OLAF |
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4.2.

| 4.3. | Règles procédurales des enquêtes de l’OLAF (le manuel) |
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4.3.

CONCLUSIONS

| ANNEXE I: | calendrier des réunions du comité de surveillance |
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ANNEXE I:

| ANNEXE II: | liste des avis adoptés par le comité de surveillance entre le 1er décembre 2005 et le 30 novembre 2011 |
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ANNEXE II:

| ANNEXE III: | avis no 1/2011 Accès de l’OLAF aux données relatives au personnel détenues par la Commission |
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ANNEXE III:

| ANNEXE IV: | avis no 2/2011 Compétences de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) concernant l’exécution indépendante des enquêtes internes au sein des institutions de l’UE |
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ANNEXE IV:

| ANNEXE V: | avis no 3/2011 Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2012 |
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ANNEXE V:

| ANNEXE VI: | avis no 4/2011 sur la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999 |
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ANNEXE VI:

| ANNEXE VII: | avis no 5/2011 Transmission aux institutions, par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF), des rapports d’enquête finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite |
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ANNEXE VII:

PRÉFACE DU RAPPORT D’ACTIVITÉ PAR LA PRÉSIDENTE

Je me réjouis de présenter le présent rapport d’activité du comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF). C’est le dernier rapport d’activité de notre comité, qui est entré en fonction en décembre 2005.

La dernière année de notre mandat a été particulièrement complexe et stimulante, avec l’arrivée d’un nouveau directeur général, l’accélération de la révision du règlement (CE) no 1073/1999 (qui a suscité un débat associant activement le comité de surveillance), et l’audit de suivi de l’OLAF par la Cour des comptes européenne.

Le moment est venu d’effectuer une évaluation globale de notre travail. La présentation de ce dernier rapport annuel de notre comité de surveillance est donc différente, afin de mieux refléter nos activités durant les six années de notre mandat. Le présent rapport a pour objectif de résumer nos activités en 2011 et de présenter une synthèse des principales questions soumises à l’activité de contrôle du comité de surveillance.

Le comité est resté très attentif à aider l’OLAF dans sa lutte contre la fraude, la corruption et toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne, et à renforcer l’indépendance de l’OLAF grâce au suivi régulier de ses enquêtes.

Le comité de surveillance a collaboré étroitement avec le premier directeur général de l’OLAF, le regretté Franz-Hermann Brüner, durant plusieurs années, et, après janvier 2010, avec M. Nicholas Ilett, directeur général par intérim. En 2010, le comité de surveillance a participé activement à la procédure de sélection du nouveau directeur général et, à la suite de sa nomination en février 2011, a assisté à plusieurs réunions avec M. Giovanni Kessler.

Le comité de surveillance a également estimé qu’il était prioritaire de maintenir des contacts réguliers avec les institutions de l’Union européenne et les partenaires et intervenants de l’OLAF, d’autant plus que l’OLAF dépend de ces derniers pour l’application effective de ses recommandations à l’issue des enquêtes. Le comité apprécie les bonnes relations entretenues avec la Commission européenne, le Parlement européen, le Conseil et la Cour des comptes européenne, avec lesquels il a organisé des réunions régulières pour discuter de questions d’intérêt commun concernant l’OLAF. Il espère seulement que ces relations fructueuses se poursuivront à l’avenir.

Le comité de surveillance, dans un esprit amical et critique à la fois, a soutenu l’OLAF en cas de besoin, l’incitant à conserver ses bonnes pratiques, tout en soulignant les aspects que l’OLAF devait améliorer dans l’exercice de sa fonction d’enquête.

En particulier, le comité de surveillance a constamment affirmé que l’OLAF devait se concentrer sur son activité d’enquête centrale et orienter ses efforts vers les affaires plus importantes, en élaborant une politique «de minimis» cohérente et fiable. Il a également conseillé à l’OLAF d’accélérer le processus d’enquête en améliorant la gestion, la planification de toutes les activités d’enquête et la hiérarchisation des dossiers. Il a aussi régulièrement souligné la nécessité de disposer de règles procédurales suffisantes et claires pour les enquêtes, et a recommandé d’améliorer à la fois les règles contenues dans le manuel de l’OLAF et leur application à chaque étape des enquêtes.

Notre action durant toute l’année 2011 illustre aussi notre double rôle de soutien et de critique. Le comité de surveillance a formulé au total cinq avis relatifs à la fonction d’enquête de l’OLAF. Le premier avis a été rédigé à la demande du directeur général par intérim: le comité de surveillance soutenait le besoin d’accès de l’OLAF aux bases de données relatives au personnel de la Commission européenne, lors de la phase d’évaluation d’une enquête. Le deuxième avis a été formulé à la demande du nouveau directeur général et a confirmé les compétences de l’OLAF pour enquêter sur la corruption présumée de membres du Parlement européen. Le troisième avis concernait le projet de budget de l’OLAF pour 2012; le comité de surveillance soutenait la direction de l’OLAF, qui souhaitait être libre de décider comment répartir les réductions de dépenses imposées à l’OLAF par la Commission européenne pour l’année à venir. Dans son quatrième avis, le comité de surveillance examinait la proposition de la Commission européenne de réviser le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF). Le dernier avis du comité de surveillance étudie les pratiques de transmission de l’OLAF aux institutions, organes ou organismes concernés des rapports d’enquête rédigés à l’issue d’enquêtes internes closes sans suivi. Le comité de surveillance a attiré l’attention sur les conséquences de cette pratique sur le plan de l’efficacité et de l’indépendance des enquêtes de l’OLAF.

Le comité de surveillance se félicite que, au fil des ans, l’OLAF ait adopté des mesures pour appliquer un grand nombre de ses recommandations. Toutefois, le comité reste conscient de la nécessité d’améliorer certains aspects. En particulier, l’OLAF doit accorder la priorité à sa fonction d’enquête et améliorer son efficacité générale grâce à une meilleure gestion des enquêtes, notamment en ce qui concerne leur durée et leur supervision. Le comité de surveillance espère que la réorganisation de l’OLAF, qui entrera en vigueur le 1er février 2012, atténuera ces problèmes. Les progrès de l’OLAF, plus spécialement dans les domaines spécifiques susmentionnés, devront être contrôlés par le prochain comité de surveillance.

Tout au long de notre mandat, nous avons développé une relation constructive avec l’OLAF. Les nombreuses réunions avec la direction et le personnel de l’OLAF ont donné lieu à de précieux échanges d’opinions et d’informations. Nous aimerions remercier le personnel de l’OLAF et son directeur général de leur coopération durant tout notre mandat. Leur aide a rendu notre tâche plus facile et plus agréable.

Je souhaite tout particulièrement exprimer ma gratitude et celle des autres membres du comité de surveillance envers les membres de notre secrétariat. Sans leur travail assidu et leur soutien fidèle, aucune de nos actions n’aurait été possible. Ce fut un plaisir de travailler avec eux.

Diemut THEATO,

présidente

Comité de surveillance, OLAF

1.   INTRODUCTION

INTRODUCTION

| 1. | Le comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) a été créé pour renforcer l’indépendance de l’OLAF en contrôlant régulièrement sa fonction d’enquête, sans pour autant s’ingérer dans l’exécution des enquêtes en cours. Il aide également le directeur général de l’OLAF à s’acquitter de ses responsabilités, afin de soutenir l’action de l’Office et de veiller à ce que ses enquêtes soient effectuées de manière optimale. |
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1.

Le comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) a été créé pour renforcer l’indépendance de l’OLAF en contrôlant régulièrement sa fonction d’enquête, sans pour autant s’ingérer dans l’exécution des enquêtes en cours. Il aide également le directeur général de l’OLAF à s’acquitter de ses responsabilités, afin de soutenir l’action de l’Office et de veiller à ce que ses enquêtes soient effectuées de manière optimale.

| 2. | Le comité de surveillance remplit ce rôle en transmettant au directeur général des avis qui recommandent à l’OLAF de procéder aux améliorations appropriées et nécessaires. Le comité présente également des rapports annuels sur ses activités aux institutions de l’Union européenne. |
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2.

Le comité de surveillance remplit ce rôle en transmettant au directeur général des avis qui recommandent à l’OLAF de procéder aux améliorations appropriées et nécessaires. Le comité présente également des rapports annuels sur ses activités aux institutions de l’Union européenne.

| 3. | Le présent rapport d’activité couvre les six années du mandat du comité de surveillance, dont les membres sont entrés en fonction en décembre 2005. |
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3.

Le présent rapport d’activité couvre les six années du mandat du comité de surveillance, dont les membres sont entrés en fonction en décembre 2005.

| 4. | La principale responsabilité du comité de surveillance durant son mandat a été de veiller à ce que l’indépendance de l’OLAF ne soit en aucun cas compromise. Le comité estime que les risques d’abus d’influence lors de l’ouverture, de la poursuite et de l’exécution d’une enquête peuvent venir de n’importe quelle source. Il a accordé une attention particulière aux pressions plus subtiles susceptibles d’affecter l’indépendance de l’OLAF, tels les efforts des institutions, organes et organismes, États membres ou autres tierces parties pour entraver l’action de l’OLAF lors de l’ouverture ou de l’exécution d’une enquête (en refusant ou en retardant la transmission de preuves ou documents à l’OLAF, en entravant ce dernier dans ses activités d’enquête, ou en restreignant indûment ses ressources opérationnelles, financières ou humaines). Le contrôle des enquêtes de l’OLAF par le comité de surveillance a donc couvert une vaste gamme de questions. |
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4.

La principale responsabilité du comité de surveillance durant son mandat a été de veiller à ce que l’indépendance de l’OLAF ne soit en aucun cas compromise. Le comité estime que les risques d’abus d’influence lors de l’ouverture, de la poursuite et de l’exécution d’une enquête peuvent venir de n’importe quelle source. Il a accordé une attention particulière aux pressions plus subtiles susceptibles d’affecter l’indépendance de l’OLAF, tels les efforts des institutions, organes et organismes, États membres ou autres tierces parties pour entraver l’action de l’OLAF lors de l’ouverture ou de l’exécution d’une enquête (en refusant ou en retardant la transmission de preuves ou documents à l’OLAF, en entravant ce dernier dans ses activités d’enquête, ou en restreignant indûment ses ressources opérationnelles, financières ou humaines). Le contrôle des enquêtes de l’OLAF par le comité de surveillance a donc couvert une vaste gamme de questions.

| 5. | Le comité de surveillance a accordé une attention particulière à l’application des dispositions juridiques énoncées dans le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil (1) garantissant l’indépendance de l’OLAF: les garanties associées au poste de directeur général de l’OLAF, et l’existence et les pouvoirs du comité de surveillance. Ce dernier a activement participé à la procédure de recrutement du nouveau directeur général de l’OLAF et a exprimé ses opinions concernant les modifications de la révision du règlement (CE) no 1073/1999 (2) qui concernent cette procédure, ainsi que les modifications relatives au mandat, au statut, au rôle et à l’indépendance du directeur général de l’OLAF. |
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5.

Le comité de surveillance a accordé une attention particulière à l’application des dispositions juridiques énoncées dans le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil (1) garantissant l’indépendance de l’OLAF: les garanties associées au poste de directeur général de l’OLAF, et l’existence et les pouvoirs du comité de surveillance. Ce dernier a activement participé à la procédure de recrutement du nouveau directeur général de l’OLAF et a exprimé ses opinions concernant les modifications de la révision du règlement (CE) no 1073/1999 (2) qui concernent cette procédure, ainsi que les modifications relatives au mandat, au statut, au rôle et à l’indépendance du directeur général de l’OLAF.

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| 6. | Le comité de surveillance a contrôlé attentivement l’exercice de la fonction d’enquête de l’OLAF afin d’être en mesure de repérer toute pression indue sur l’Office, susceptible de compromettre son indépendance. Sur la base de l’examen approfondi d’un échantillon représentatif de dossiers variés et de nombreuses discussions avec les enquêteurs, les administrateurs et les directeurs de l’OLAF, le comité de surveillance a évalué les aspects qu’il jugeait essentiels à l’efficacité et à l’indépendance du travail d’enquête de l’OLAF: compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF, durée des enquêtes, respect par l’OLAF des règles procédurales durant les enquêtes, coopération et échange d’informations avec les États membres et les institutions, organes et organismes concernés, dans le contexte de la fonction d’enquête de l’OLAF. |
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6.

Le comité de surveillance a contrôlé attentivement l’exercice de la fonction d’enquête de l’OLAF afin d’être en mesure de repérer toute pression indue sur l’Office, susceptible de compromettre son indépendance. Sur la base de l’examen approfondi d’un échantillon représentatif de dossiers variés et de nombreuses discussions avec les enquêteurs, les administrateurs et les directeurs de l’OLAF, le comité de surveillance a évalué les aspects qu’il jugeait essentiels à l’efficacité et à l’indépendance du travail d’enquête de l’OLAF: compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF, durée des enquêtes, respect par l’OLAF des règles procédurales durant les enquêtes, coopération et échange d’informations avec les États membres et les institutions, organes et organismes concernés, dans le contexte de la fonction d’enquête de l’OLAF.

| 7. | Le comité de surveillance a évalué l’impact de la gestion de l’OLAF sur les enquêtes. Il a accordé une attention spéciale à des questions telles que la gestion des enquêtes, le budget, ainsi que l’organisation administrative et la politique du personnel, dans le contexte de la fonction d’enquête et des règles procédurales de l’OLAF. |
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7.

Le comité de surveillance a évalué l’impact de la gestion de l’OLAF sur les enquêtes. Il a accordé une attention spéciale à des questions telles que la gestion des enquêtes, le budget, ainsi que l’organisation administrative et la politique du personnel, dans le contexte de la fonction d’enquête et des règles procédurales de l’OLAF.

2.   GARANTIES JURIDIQUES DE L’INDÉPENDANCE DE L’OLAF DANS SES ENQUÊTES

GARANTIES JURIDIQUES DE L’INDÉPENDANCE DE L’OLAF DANS SES ENQUÊTES

| 8. | Bien que l’OLAF fasse officiellement partie de la Commission européenne d’un point de vue administratif, il est indépendant de cette dernière en ce qui concerne ses activités d’enquête. Le cadre juridique régissant les enquêtes de l’OLAF distingue deux types de garanties destinées à assurer l’indépendance opérationnelle de l’OLAF et «la bonne exécution de la fonction d’enquête de l’Office» (3): l’indépendance du directeur de l’Office et le rôle du comité de surveillance. |
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8.

Bien que l’OLAF fasse officiellement partie de la Commission européenne d’un point de vue administratif, il est indépendant de cette dernière en ce qui concerne ses activités d’enquête. Le cadre juridique régissant les enquêtes de l’OLAF distingue deux types de garanties destinées à assurer l’indépendance opérationnelle de l’OLAF et «la bonne exécution de la fonction d’enquête de l’Office» (3): l’indépendance du directeur de l’Office et le rôle du comité de surveillance.

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2.1.   
  Indépendance du directeur général de l’OLAF

Indépendance du directeur général de l’OLAF

| 9. | L’ouverture, le traitement et la clôture des dossiers de l’OLAF relèvent exclusivement du directeur général de l’OLAF. Son indépendance est donc une condition préalable indispensable pour que l’OLAF mène ses enquêtes administratives sans subir d’influence ou de pression extérieures. Dans plusieurs avis, le comité de surveillance a exprimé son opinion concernant le recrutement du directeur général, les moyens de garantir son indépendance et la question de la suppléance. |
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9.

L’ouverture, le traitement et la clôture des dossiers de l’OLAF relèvent exclusivement du directeur général de l’OLAF. Son indépendance est donc une condition préalable indispensable pour que l’OLAF mène ses enquêtes administratives sans subir d’influence ou de pression extérieures. Dans plusieurs avis, le comité de surveillance a exprimé son opinion concernant le recrutement du directeur général, les moyens de garantir son indépendance et la question de la suppléance.

2.1.1.   Recrutement du directeur général de l’OLAF

Recrutement du directeur général de l’OLAF

| 10. | En 2010, le comité de surveillance a participé activement à la procédure de nomination au poste de directeur général et a formulé son avis no 2/2010 sur la nomination du directeur général de l’OLAF. Le comité de surveillance a déclaré que le bon fonctionnement de l’OLAF nécessitait du directeur général une aptitude au commandement, des compétences de gestion avérées et la capacité confirmée de diriger de grandes équipes. Plus spécifiquement, le comité de surveillance a souligné que le directeur général de l’OLAF devait posséder la capacité et la détermination nécessaires pour administrer une organisation complexe, aux multiples fonctions, dans un environnement international, afin d’obtenir des résultats concrets dans la lutte contre la fraude et la corruption en Europe. Il devait avoir une expérience suffisante dans ce domaine pour susciter le dévouement et le respect d’une équipe hautement spécialisée, et pour assurer la crédibilité à l’intérieur comme à l’extérieur de l’OLAF. |
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10.

En 2010, le comité de surveillance a participé activement à la procédure de nomination au poste de directeur général et a formulé son avis no 2/2010 sur la nomination du directeur général de l’OLAF. Le comité de surveillance a déclaré que le bon fonctionnement de l’OLAF nécessitait du directeur général une aptitude au commandement, des compétences de gestion avérées et la capacité confirmée de diriger de grandes équipes. Plus spécifiquement, le comité de surveillance a souligné que le directeur général de l’OLAF devait posséder la capacité et la détermination nécessaires pour administrer une organisation complexe, aux multiples fonctions, dans un environnement international, afin d’obtenir des résultats concrets dans la lutte contre la fraude et la corruption en Europe. Il devait avoir une expérience suffisante dans ce domaine pour susciter le dévouement et le respect d’une équipe hautement spécialisée, et pour assurer la crédibilité à l’intérieur comme à l’extérieur de l’OLAF.

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| 11. | De plus, dans son avis no 3/2010, le comité de surveillance a accueilli favorablement la nouvelle procédure de recrutement, telle qu’énoncée à l’article 12, paragraphe 2, du règlement modifié (CE) no 1073/1999. Cette procédure satisfait pleinement à l’exigence d’indépendance, et l’accord conjoint des trois institutions (Parlement européen, Conseil et Commission européenne) permet de renforcer la position du directeur général de l’OLAF. |
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11.

De plus, dans son avis no 3/2010, le comité de surveillance a accueilli favorablement la nouvelle procédure de recrutement, telle qu’énoncée à l’article 12, paragraphe 2, du règlement modifié (CE) no 1073/1999. Cette procédure satisfait pleinement à l’exigence d’indépendance, et l’accord conjoint des trois institutions (Parlement européen, Conseil et Commission européenne) permet de renforcer la position du directeur général de l’OLAF.

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2.1.2.   Moyens d’assurer l’indépendance du directeur général de l’OLAF

Moyens d’assurer l’indépendance du directeur général de l’OLAF

| 12. | Le directeur général de l’OLAF doit exercer ses tâches en toute indépendance. Il a la responsabilité générale d’assurer l’indépendance de l’ensemble de l’Office dans ses activités opérationnelles, et bénéficie à cette fin depuis toujours du soutien du comité de surveillance. Le cadre juridique régissant les enquêtes de l’OLAF prévoit plusieurs mécanismes permettant au directeur général d’agir de manière indépendante. Le comité de surveillance a exprimé son opinion concernant certains d’entre eux dans ses avis et dans les précédents rapports annuels. |
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12.

Le directeur général de l’OLAF doit exercer ses tâches en toute indépendance. Il a la responsabilité générale d’assurer l’indépendance de l’ensemble de l’Office dans ses activités opérationnelles, et bénéficie à cette fin depuis toujours du soutien du comité de surveillance. Le cadre juridique régissant les enquêtes de l’OLAF prévoit plusieurs mécanismes permettant au directeur général d’agir de manière indépendante. Le comité de surveillance a exprimé son opinion concernant certains d’entre eux dans ses avis et dans les précédents rapports annuels.

| 13. | Il appartient notamment au directeur général de l’OLAF de décider de l’ouverture et de l’exécution des enquêtes, ainsi que de l’établissement des rapports, sans qu’il ait besoin de solliciter ou d’accepter des instructions extérieures (4). De plus, s’il estime qu’une mesure prise par la Commission met en cause son indépendance, le directeur général dispose d’un recours contre son institution devant la Cour de justice. À la lumière des malentendus récents entre le Parlement européen et l’OLAF, le comité de surveillance déclare, dans son avis no 4/2011, que cette possibilité doit être étendue à tous les institutions, organes et organismes (5) dans la proposition modifiée du règlement (CE) no 1073/1999. Dans un tel cas, le directeur général doit informer immédiatement le comité de surveillance et solliciter son appui total. |
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13.

Il appartient notamment au directeur général de l’OLAF de décider de l’ouverture et de l’exécution des enquêtes, ainsi que de l’établissement des rapports, sans qu’il ait besoin de solliciter ou d’accepter des instructions extérieures (4). De plus, s’il estime qu’une mesure prise par la Commission met en cause son indépendance, le directeur général dispose d’un recours contre son institution devant la Cour de justice. À la lumière des malentendus récents entre le Parlement européen et l’OLAF, le comité de surveillance déclare, dans son avis no 4/2011, que cette possibilité doit être étendue à tous les institutions, organes et organismes (5) dans la proposition modifiée du règlement (CE) no 1073/1999. Dans un tel cas, le directeur général doit informer immédiatement le comité de surveillance et solliciter son appui total.

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| 14. | De plus, à la différence d’autres directeurs généraux de la Commission européenne, le directeur général de l’OLAF a le pouvoir d’agir en tant qu’autorité investie du pouvoir de nomination ou en tant qu’autorité habilitée à conclure les contrats d’engagement (6). Étant donné qu’il doit gérer les ressources humaines de manière à répondre au mieux aux besoins opérationnels de l’OLAF, le comité de surveillance estime que ce rôle doit être renforcé, le laissant libre de recruter des enquêteurs dotés des compétences et qualifications requises pour accomplir toutes les activités opérationnelles de l’OLAF. Cette fonction doit relever de la seule responsabilité du directeur général, et se distinguer des procédures de recrutement du reste de la Commission européenne. Cette responsabilité ne doit pas être cédée à la Commission européenne. Le comité de surveillance réaffirme la nécessité de mieux définir la politique des ressources humaines, en introduisant une stratégie qui reflète les priorités opérationnelles de la direction (7). |
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14.

De plus, à la différence d’autres directeurs généraux de la Commission européenne, le directeur général de l’OLAF a le pouvoir d’agir en tant qu’autorité investie du pouvoir de nomination ou en tant qu’autorité habilitée à conclure les contrats d’engagement (6). Étant donné qu’il doit gérer les ressources humaines de manière à répondre au mieux aux besoins opérationnels de l’OLAF, le comité de surveillance estime que ce rôle doit être renforcé, le laissant libre de recruter des enquêteurs dotés des compétences et qualifications requises pour accomplir toutes les activités opérationnelles de l’OLAF. Cette fonction doit relever de la seule responsabilité du directeur général, et se distinguer des procédures de recrutement du reste de la Commission européenne. Cette responsabilité ne doit pas être cédée à la Commission européenne. Le comité de surveillance réaffirme la nécessité de mieux définir la politique des ressources humaines, en introduisant une stratégie qui reflète les priorités opérationnelles de la direction (7).

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| 15. | Enfin, le comité de surveillance souligne, dans son avis no 4/2011, qu’il est essentiel de préserver la conduite indépendante des enquêtes de l’OLAF et qu’aucune délégation des fonctions d’enquête du directeur général à un ou plusieurs membres du personnel de l’OLAF ne doit diminuer les responsabilités de la personne désignée envers les institutions ni compromettre son indépendance (8). |
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15.

Enfin, le comité de surveillance souligne, dans son avis no 4/2011, qu’il est essentiel de préserver la conduite indépendante des enquêtes de l’OLAF et qu’aucune délégation des fonctions d’enquête du directeur général à un ou plusieurs membres du personnel de l’OLAF ne doit diminuer les responsabilités de la personne désignée envers les institutions ni compromettre son indépendance (8).

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2.1.3.   Le directeur général suppléant

Le directeur général suppléant

| 16. | En janvier 2010, les institutions ont été confrontées à l’absence de directeur général de l’OLAF [la nomination d’un directeur est requise par l’article 12 du règlement (CE) no 1073/1999]. La Commission européenne a alors nommé un directeur général par intérim sans consultation ni accord préalables avec les deux autres institutions (Parlement européen et Conseil). Le comité de surveillance a suggéré que «la personne qui remplit le rôle de directeur général faisant fonction durant la période transitoire [fasse] l’objet d’un consensus» des trois institutions (9). |
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16.

En janvier 2010, les institutions ont été confrontées à l’absence de directeur général de l’OLAF [la nomination d’un directeur est requise par l’article 12 du règlement (CE) no 1073/1999]. La Commission européenne a alors nommé un directeur général par intérim sans consultation ni accord préalables avec les deux autres institutions (Parlement européen et Conseil). Le comité de surveillance a suggéré que «la personne qui remplit le rôle de directeur général faisant fonction durant la période transitoire [fasse] l’objet d’un consensus» des trois institutions (9).

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| 17. | À la lumière de ces événements, le comité de surveillance a estimé qu’il était important d’assurer la continuité de l’exécution indépendante des enquêtes de l’OLAF grâce à la création, dans le règlement (CE) no 1073/1999, d’un poste permanent de directeur général suppléant. Le directeur général suppléant serait choisi parmi les directeurs de l’OLAF, en accord avec les trois institutions, et pourrait remplacer le directeur général au cas où ce dernier démissionnerait, prendrait sa retraite, serait en congé maladie ou se trouverait dans l’incapacité de s’acquitter de ses obligations pour toute autre raison (10). |
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17.

À la lumière de ces événements, le comité de surveillance a estimé qu’il était important d’assurer la continuité de l’exécution indépendante des enquêtes de l’OLAF grâce à la création, dans le règlement (CE) no 1073/1999, d’un poste permanent de directeur général suppléant. Le directeur général suppléant serait choisi parmi les directeurs de l’OLAF, en accord avec les trois institutions, et pourrait remplacer le directeur général au cas où ce dernier démissionnerait, prendrait sa retraite, serait en congé maladie ou se trouverait dans l’incapacité de s’acquitter de ses obligations pour toute autre raison (10).

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2.2.   
  Rôle du comité de surveillance

Rôle du comité de surveillance

| 18. | Le comité de surveillance a été créé pour conforter l’indépendance de l’Office par le contrôle régulier qu’il exerce sur l’exécution de la fonction d’enquête de l’OLAF. Son indépendance est un facteur clé de l’indépendance opérationnelle de l’OLAF. Par conséquent, les ressources du comité de surveillance (appui de son secrétariat et accès aux dossiers de l’OLAF) doivent être appropriées et suffisantes pour lui permettre de remplir son rôle et d’exercer ses fonctions en toute indépendance. Le comité a régulièrement exprimé ses opinions à ce sujet, à la fois dans ses rapports annuels et dans ses avis. |
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18.

Le comité de surveillance a été créé pour conforter l’indépendance de l’Office par le contrôle régulier qu’il exerce sur l’exécution de la fonction d’enquête de l’OLAF. Son indépendance est un facteur clé de l’indépendance opérationnelle de l’OLAF. Par conséquent, les ressources du comité de surveillance (appui de son secrétariat et accès aux dossiers de l’OLAF) doivent être appropriées et suffisantes pour lui permettre de remplir son rôle et d’exercer ses fonctions en toute indépendance. Le comité a régulièrement exprimé ses opinions à ce sujet, à la fois dans ses rapports annuels et dans ses avis.

2.2.1.   Accès du comité de surveillance aux dossiers de l’OLAF

Accès du comité de surveillance aux dossiers de l’OLAF

| 19. | Comme il l’a souligné dans son avis no 4/2011, le comité de surveillance, en tant qu’organe indépendant, ne fonde pas son activité de contrôle sur les seules informations communiquées par l’OLAF. Il doit être capable d’effectuer sa propre analyse, en utilisant non seulement les documents et informations transmis par l’OLAF [conformément au règlement (CE) no 1073/1999], mais aussi toute la documentation qu’il juge nécessaire à l’accomplissement de sa tâche. Dans ce contexte, il est essentiel que le comité de surveillance et son secrétariat aient accès aux dossiers de l’OLAF pour obtenir les informations nécessaires à la mission du comité, qui consiste à conforter l’indépendance de l’Office en contrôlant régulièrement sa fonction d’enquête. |
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19.

Comme il l’a souligné dans son avis no 4/2011, le comité de surveillance, en tant qu’organe indépendant, ne fonde pas son activité de contrôle sur les seules informations communiquées par l’OLAF. Il doit être capable d’effectuer sa propre analyse, en utilisant non seulement les documents et informations transmis par l’OLAF [conformément au règlement (CE) no 1073/1999], mais aussi toute la documentation qu’il juge nécessaire à l’accomplissement de sa tâche. Dans ce contexte, il est essentiel que le comité de surveillance et son secrétariat aient accès aux dossiers de l’OLAF pour obtenir les informations nécessaires à la mission du comité, qui consiste à conforter l’indépendance de l’Office en contrôlant régulièrement sa fonction d’enquête.

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2.2.2.   Le secrétariat du comité de surveillance

Le secrétariat du comité de surveillance

| 20. | Les membres du comité de surveillance sont assistés par un secrétariat dans l’exécution de leurs tâches. Le secrétariat est assuré par l’Office (11). Le comité de surveillance a toujours souligné la nécessité pour son secrétariat de travailler de manière indépendante, sous la supervision et la direction du président et des autres membres du comité de surveillance. Selon ce dernier, le fonctionnement indépendant du secrétariat nécessite d’inclure dans le texte même du règlement (CE) no 1073/1999 des garanties supplémentaires, concernant par exemple le nombre de membres du secrétariat, leur nomination et leur évaluation [voir l’avis no 4/2011 du comité de surveillance (12)]. |
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20.

Les membres du comité de surveillance sont assistés par un secrétariat dans l’exécution de leurs tâches. Le secrétariat est assuré par l’Office (11). Le comité de surveillance a toujours souligné la nécessité pour son secrétariat de travailler de manière indépendante, sous la supervision et la direction du président et des autres membres du comité de surveillance. Selon ce dernier, le fonctionnement indépendant du secrétariat nécessite d’inclure dans le texte même du règlement (CE) no 1073/1999 des garanties supplémentaires, concernant par exemple le nombre de membres du secrétariat, leur nomination et leur évaluation [voir l’avis no 4/2011 du comité de surveillance (12)].

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| 21. | Le comité de surveillance a réaffirmé, durant tout son mandat, que le secrétariat devait être doté de ressources humaines d’un niveau adéquat, en nombre suffisant: un chef d’unité, quatre administrateurs et trois assistants. Il est donc très déçu de constater que l’OLAF, loin de prendre en compte ses recommandations répétées, prévoit une réduction de huit à six postes. Le comité de surveillance note également avec inquiétude que la nomination du prochain chef d’unité du secrétariat a été effectuée par le directeur général de l’OLAF. Ces deux décisions ont été prises sans la moindre consultation préalable du comité de surveillance. |
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21.

Le comité de surveillance a réaffirmé, durant tout son mandat, que le secrétariat devait être doté de ressources humaines d’un niveau adéquat, en nombre suffisant: un chef d’unité, quatre administrateurs et trois assistants. Il est donc très déçu de constater que l’OLAF, loin de prendre en compte ses recommandations répétées, prévoit une réduction de huit à six postes. Le comité de surveillance note également avec inquiétude que la nomination du prochain chef d’unité du secrétariat a été effectuée par le directeur général de l’OLAF. Ces deux décisions ont été prises sans la moindre consultation préalable du comité de surveillance.

| 22. | Selon le comité, conformément à l’article 11 de son règlement intérieur (13), les membres du secrétariat devraient à l’avenir être nommés sur proposition du comité de surveillance, par une autorité distincte du directeur général de l’OLAF, exécuter leurs tâches en rendant compte au comité de surveillance et en se conformant exclusivement à ses instructions, et être périodiquement évalués par le comité de surveillance (14). Fort de ses six années d’expérience, le comité de surveillance pense que son indépendance et celle de son secrétariat seraient illusoires si les membres du secrétariat continuaient à être nommés, dirigés et évalués par l’office qu’il est chargé de contrôler. |
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22.

Selon le comité, conformément à l’article 11 de son règlement intérieur (13), les membres du secrétariat devraient à l’avenir être nommés sur proposition du comité de surveillance, par une autorité distincte du directeur général de l’OLAF, exécuter leurs tâches en rendant compte au comité de surveillance et en se conformant exclusivement à ses instructions, et être périodiquement évalués par le comité de surveillance (14). Fort de ses six années d’expérience, le comité de surveillance pense que son indépendance et celle de son secrétariat seraient illusoires si les membres du secrétariat continuaient à être nommés, dirigés et évalués par l’office qu’il est chargé de contrôler.

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3.   CONTRÔLE DE L’EXERCICE DE LA FONCTION D’ENQUÊTE DE L’OLAF

CONTRÔLE DE L’EXERCICE DE LA FONCTION D’ENQUÊTE DE L’OLAF

| 23. | Durant tout son mandat, le comité de surveillance a utilisé pleinement les mécanismes juridiques prévus par le législateur pour qu’il assure le contrôle régulier de la fonction d’enquête de l’OLAF et veille ainsi à ce que son indépendance ne soit pas compromise. Sur la base des informations transmises par le directeur général de l’OLAF (15) ou de sa propre initiative (16), le comité de surveillance a examiné attentivement les aspects de la fonction d’enquête de l’OLAF qu’il jugeait essentiels à la sauvegarde de son indépendance opérationnelle: compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF, durée des enquêtes, respect des règles de procédure, coopération et échange d’informations avec les États membres et avec les institutions, organes et organismes. |
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23.

Durant tout son mandat, le comité de surveillance a utilisé pleinement les mécanismes juridiques prévus par le législateur pour qu’il assure le contrôle régulier de la fonction d’enquête de l’OLAF et veille ainsi à ce que son indépendance ne soit pas compromise. Sur la base des informations transmises par le directeur général de l’OLAF (15) ou de sa propre initiative (16), le comité de surveillance a examiné attentivement les aspects de la fonction d’enquête de l’OLAF qu’il jugeait essentiels à la sauvegarde de son indépendance opérationnelle: compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF, durée des enquêtes, respect des règles de procédure, coopération et échange d’informations avec les États membres et avec les institutions, organes et organismes.

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3.1.   
  Compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF

Compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF

| 24. | Dans son avis no 3/2010, le comité de surveillance souhaitait que le règlement modifié (CE) no 1073/1999 inclue une définition claire des compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF à chaque étape, notamment en ce qui concerne les contrôles et vérifications sur place prévus par le règlement (Euratom, CE) no 2185/96 (17). Les difficultés récentes ont montré qu’il fallait aussi renforcer le droit d’accès de l’OLAF, sans préavis et sans délai, à toute information détenue par les institutions, organes ou organismes (18). |
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24.

Dans son avis no 3/2010, le comité de surveillance souhaitait que le règlement modifié (CE) no 1073/1999 inclue une définition claire des compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF à chaque étape, notamment en ce qui concerne les contrôles et vérifications sur place prévus par le règlement (Euratom, CE) no 2185/96 (17). Les difficultés récentes ont montré qu’il fallait aussi renforcer le droit d’accès de l’OLAF, sans préavis et sans délai, à toute information détenue par les institutions, organes ou organismes (18).

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18

| 25. | L’OLAF s’est vu refuser l’accès immédiat et automatique aux bases de données de la Commission européenne contenant des données à caractère personnel alors qu’il envisageait d’ouvrir une enquête. L’avis no 1/2011 du comité de surveillance, publié à la demande du directeur général, soutenait l’OLAF dans son dialogue avec la Commission européenne sur cette question (pour plus de détails, voir le point 3.5.1 ci-après). |
| --- | --- |

25.

L’OLAF s’est vu refuser l’accès immédiat et automatique aux bases de données de la Commission européenne contenant des données à caractère personnel alors qu’il envisageait d’ouvrir une enquête. L’avis no 1/2011 du comité de surveillance, publié à la demande du directeur général, soutenait l’OLAF dans son dialogue avec la Commission européenne sur cette question (pour plus de détails, voir le point 3.5.1 ci-après).

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| 26. | Les compétences de l’OLAF concernant l’ouverture et l’exécution d’une enquête interne sur les membres du Parlement européen, et son droit d’accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par cette institution et à ses locaux ont également été contestés. Le comité de surveillance a de nouveau soutenu l’OLAF et, à la demande du directeur général, a formulé son avis no 2/2011. Il y affirmait que le fait d’empêcher l’OLAF d’exercer cette activité d’enquête essentielle, à la suite de l’interprétation du mandat de l’OLAF par une institution, un organe ou un organisme, constituait une limitation de l’exécution indépendante des enquêtes par l’OLAF. |
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26.

Les compétences de l’OLAF concernant l’ouverture et l’exécution d’une enquête interne sur les membres du Parlement européen, et son droit d’accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par cette institution et à ses locaux ont également été contestés. Le comité de surveillance a de nouveau soutenu l’OLAF et, à la demande du directeur général, a formulé son avis no 2/2011. Il y affirmait que le fait d’empêcher l’OLAF d’exercer cette activité d’enquête essentielle, à la suite de l’interprétation du mandat de l’OLAF par une institution, un organe ou un organisme, constituait une limitation de l’exécution indépendante des enquêtes par l’OLAF.

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| 27. | Dans son avis no 4/2011, le comité de surveillance regrettait que, à ce jour, les compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF n’aient pas été clairement définis, notamment en ce qui concerne les enquêtes dans les institutions, organes et organismes (19). |
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27.

Dans son avis no 4/2011, le comité de surveillance regrettait que, à ce jour, les compétences et pouvoirs d’enquête de l’OLAF n’aient pas été clairement définis, notamment en ce qui concerne les enquêtes dans les institutions, organes et organismes (19).

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19

3.2.   
  Durée des enquêtes

Durée des enquêtes

| 28. | Le comité de surveillance a accordé une grande attention à la durée des enquêtes de l’OLAF, notamment en ce qui concerne le fonctionnement des délais ou les retards inexpliqués au cours des enquêtes. La durée des enquêtes a également été contrôlée afin de vérifier que les éventuels retards indus n’étaient pas liés à une raison qui aurait compromis leur exécution indépendante ou mis en péril leurs résultats. Le comité de surveillance a examiné un total de quatre cent vingt-cinq enquêtes de plus de neuf mois, ainsi que plusieurs affaires non closes après plus de quatre années d’enquête. Ses conclusions ont été présentées dans deux avis (20) et décrites dans chaque rapport annuel du comité de surveillance. |
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28.

Le comité de surveillance a accordé une grande attention à la durée des enquêtes de l’OLAF, notamment en ce qui concerne le fonctionnement des délais ou les retards inexpliqués au cours des enquêtes. La durée des enquêtes a également été contrôlée afin de vérifier que les éventuels retards indus n’étaient pas liés à une raison qui aurait compromis leur exécution indépendante ou mis en péril leurs résultats. Le comité de surveillance a examiné un total de quatre cent vingt-cinq enquêtes de plus de neuf mois, ainsi que plusieurs affaires non closes après plus de quatre années d’enquête. Ses conclusions ont été présentées dans deux avis (20) et décrites dans chaque rapport annuel du comité de surveillance.

20

| 29. | Dans son avis no 1/2007, le comité de surveillance a recommandé que les rapports transmis par l’OLAF sur les enquêtes engagées depuis plus de neuf mois indiquent plus clairement les raisons des retards exceptionnels des enquêtes (21). Le comité de surveillance a donc pu déterminer plus aisément les raisons de ces retards, et l’OLAF a largement éliminé les raisons inexpliquées, après avoir modifié la forme des «rapports sur les dossiers ouverts depuis neuf mois». |
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29.

Dans son avis no 1/2007, le comité de surveillance a recommandé que les rapports transmis par l’OLAF sur les enquêtes engagées depuis plus de neuf mois indiquent plus clairement les raisons des retards exceptionnels des enquêtes (21). Le comité de surveillance a donc pu déterminer plus aisément les raisons de ces retards, et l’OLAF a largement éliminé les raisons inexpliquées, après avoir modifié la forme des «rapports sur les dossiers ouverts depuis neuf mois».

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21

| 30. | Cela ne signifie pas pour autant que le comité de surveillance soit convaincu que les enquêtes sont achevées dans un délai acceptable. Il a au contraire observé que les enquêtes, parfois consacrées à des sujets relativement simples, étaient excessivement longues dans de nombreux cas. Fait significatif, il y a actuellement trente-six enquêtes ouvertes depuis plus de quatre ans (22). Cela peut être dû à l’insuffisance des effectifs expérimentés affectés à certaines enquêtes, ou au fait que les enquêteurs ouvrent une nouvelle enquête sans avoir achevé la précédente. Cette question inquiète beaucoup le comité de surveillance, qui a notamment suggéré de meilleures méthodes de contrôle et de planification des enquêtes, afin que les responsables puissent utiliser leurs enquêteurs de manière plus satisfaisante et diriger plus efficacement le déroulement des enquêtes (23). |
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30.

Cela ne signifie pas pour autant que le comité de surveillance soit convaincu que les enquêtes sont achevées dans un délai acceptable. Il a au contraire observé que les enquêtes, parfois consacrées à des sujets relativement simples, étaient excessivement longues dans de nombreux cas. Fait significatif, il y a actuellement trente-six enquêtes ouvertes depuis plus de quatre ans (22). Cela peut être dû à l’insuffisance des effectifs expérimentés affectés à certaines enquêtes, ou au fait que les enquêteurs ouvrent une nouvelle enquête sans avoir achevé la précédente. Cette question inquiète beaucoup le comité de surveillance, qui a notamment suggéré de meilleures méthodes de contrôle et de planification des enquêtes, afin que les responsables puissent utiliser leurs enquêteurs de manière plus satisfaisante et diriger plus efficacement le déroulement des enquêtes (23).

22

23

3.3.   
  Respect des garanties procédurales lors des enquêtes

Respect des garanties procédurales lors des enquêtes

| 31. | L’indépendance de l’OLAF dépend, dans une grande mesure, de sa capacité et de sa volonté de respecter les droits fondamentaux et les garanties procédurales lorsqu’il mène ses enquêtes. En négligeant ces principes, l’OLAF s’exposerait aux critiques, à la résistance des parties concernées et aux interventions politiques. C’est pourquoi le comité de surveillance s’est toujours vivement intéressé au respect de ces droits et garanties et a accompli des efforts considérables, à la fois pour évaluer la manière dont l’OLAF assure le respect des droits fondamentaux et des garanties procédurales, et pour encourager activement l’élaboration de normes pertinentes applicables à l’OLAF dans ce domaine. |
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31.

L’indépendance de l’OLAF dépend, dans une grande mesure, de sa capacité et de sa volonté de respecter les droits fondamentaux et les garanties procédurales lorsqu’il mène ses enquêtes. En négligeant ces principes, l’OLAF s’exposerait aux critiques, à la résistance des parties concernées et aux interventions politiques. C’est pourquoi le comité de surveillance s’est toujours vivement intéressé au respect de ces droits et garanties et a accompli des efforts considérables, à la fois pour évaluer la manière dont l’OLAF assure le respect des droits fondamentaux et des garanties procédurales, et pour encourager activement l’élaboration de normes pertinentes applicables à l’OLAF dans ce domaine.

| 32. | Lorsqu’il a examiné les dossiers transmis aux autorités judiciaires nationales, le comité de surveillance a accordé une attention particulière aux aspects matériels et procéduraux des enquêtes. En se fondant sur ces dossiers, le comité de surveillance a évalué la manière dont l’OLAF assurait le respect des droits fondamentaux et des garanties procédurales dans ses enquêtes. Ses conclusions et ses recommandations sont résumées dans son avis no 5/2010. Dans cet avis, le comité de surveillance a conclu que, dans l’ensemble, l’OLAF respectait les droits fondamentaux et les garanties procédurales, mais a découvert des problèmes spécifiques tels que les lacunes procédurales, les erreurs administratives et les pratiques divergentes dans les unités d’enquête. |
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32.

Lorsqu’il a examiné les dossiers transmis aux autorités judiciaires nationales, le comité de surveillance a accordé une attention particulière aux aspects matériels et procéduraux des enquêtes. En se fondant sur ces dossiers, le comité de surveillance a évalué la manière dont l’OLAF assurait le respect des droits fondamentaux et des garanties procédurales dans ses enquêtes. Ses conclusions et ses recommandations sont résumées dans son avis no 5/2010. Dans cet avis, le comité de surveillance a conclu que, dans l’ensemble, l’OLAF respectait les droits fondamentaux et les garanties procédurales, mais a découvert des problèmes spécifiques tels que les lacunes procédurales, les erreurs administratives et les pratiques divergentes dans les unités d’enquête.

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| 33. | Le comité de surveillance a formulé des recommandations destinées à améliorer les méthodes d’enquête actuelles. Il a notamment suggéré des mesures précises que l’OLAF devrait prendre pour renforcer le respect des droits fondamentaux et des garanties procédurales à chaque étape d’une enquête. Il a de plus recommandé que l’OLAF procède à des améliorations spécifiques de son manuel (24) et veille au respect des règles fixées. Le comité de surveillance a également conseillé de renforcer les mécanismes de contrôle de l’impartialité, la confidentialité et la durée des enquêtes. Enfin, il a fourni à l’OLAF une grille d’analyse pour les droits fondamentaux et les garanties procédurales, destinée à guider les enquêteurs durant leurs enquêtes et l’équipe de direction lors du contrôle de la légalité des enquêtes. |
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33.

Le comité de surveillance a formulé des recommandations destinées à améliorer les méthodes d’enquête actuelles. Il a notamment suggéré des mesures précises que l’OLAF devrait prendre pour renforcer le respect des droits fondamentaux et des garanties procédurales à chaque étape d’une enquête. Il a de plus recommandé que l’OLAF procède à des améliorations spécifiques de son manuel (24) et veille au respect des règles fixées. Le comité de surveillance a également conseillé de renforcer les mécanismes de contrôle de l’impartialité, la confidentialité et la durée des enquêtes. Enfin, il a fourni à l’OLAF une grille d’analyse pour les droits fondamentaux et les garanties procédurales, destinée à guider les enquêteurs durant leurs enquêtes et l’équipe de direction lors du contrôle de la légalité des enquêtes.

24

| 34. | Le comité de surveillance note avec satisfaction que, en réponse à son avis no 5/2010, le directeur général a décidé d’appliquer la plupart de ses recommandations au sein de l’OLAF. |
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34.

Le comité de surveillance note avec satisfaction que, en réponse à son avis no 5/2010, le directeur général a décidé d’appliquer la plupart de ses recommandations au sein de l’OLAF.

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| 35. | Le comité de surveillance a également contribué au débat sur la révision du règlement (CE) no 1073/1999, exhortant la Commission européenne et le législateur à profiter de cette révision pour renforcer la protection des droits fondamentaux et des garanties procédurales des personnes impliquées dans les enquêtes de l’OLAF. Le comité de surveillance a formulé trois avis à ce sujet (25). |
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35.

Le comité de surveillance a également contribué au débat sur la révision du règlement (CE) no 1073/1999, exhortant la Commission européenne et le législateur à profiter de cette révision pour renforcer la protection des droits fondamentaux et des garanties procédurales des personnes impliquées dans les enquêtes de l’OLAF. Le comité de surveillance a formulé trois avis à ce sujet (25).

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25

| 36. | Le comité de surveillance a notamment souligné que, lors de la définition des normes pour les garanties procédurales, il fallait toujours rechercher l’équilibre entre les intérêts des parties concernées et l’efficacité de l’exécution des enquêtes. Cet équilibre est particulièrement délicat lors de la mise en place d’une procédure administrative qui n’inclut pas de mesure coercitive et a un impact relativement limité sur le statut juridique de la personne concernée. Le fait d’accorder trop de poids aux aspects procéduraux risque de nuire à l’exécution efficace de l’enquête. Ce danger est notamment illustré par la question complexe du report de l’obligation de l’OLAF d’inviter la personne concernée à présenter ses observations et par la nécessité pour l’OLAF d’obtenir l’accord préalable du secrétaire général ou du président de l’institution, organe ou organisme impliqué (voir le point 3.5.4 ci-après). |
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36.

Le comité de surveillance a notamment souligné que, lors de la définition des normes pour les garanties procédurales, il fallait toujours rechercher l’équilibre entre les intérêts des parties concernées et l’efficacité de l’exécution des enquêtes. Cet équilibre est particulièrement délicat lors de la mise en place d’une procédure administrative qui n’inclut pas de mesure coercitive et a un impact relativement limité sur le statut juridique de la personne concernée. Le fait d’accorder trop de poids aux aspects procéduraux risque de nuire à l’exécution efficace de l’enquête. Ce danger est notamment illustré par la question complexe du report de l’obligation de l’OLAF d’inviter la personne concernée à présenter ses observations et par la nécessité pour l’OLAF d’obtenir l’accord préalable du secrétaire général ou du président de l’institution, organe ou organisme impliqué (voir le point 3.5.4 ci-après).

3.4.   
  Coopération et échange d’informations avec les États membres

Coopération et échange d’informations avec les États membres

| 37. | L’efficacité de l’activité opérationnelle de l’OLAF dépend fortement de sa coopération avec les États membres et de la contribution de chacun durant l’enquête et les étapes suivantes. À cet égard, le contrôle de la fonction d’enquête de l’OLAF par le comité de surveillance recouvrait deux aspects. |
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37.

L’efficacité de l’activité opérationnelle de l’OLAF dépend fortement de sa coopération avec les États membres et de la contribution de chacun durant l’enquête et les étapes suivantes. À cet égard, le contrôle de la fonction d’enquête de l’OLAF par le comité de surveillance recouvrait deux aspects.

| 38. | Le comité de surveillance était particulièrement conscient de la nécessité d’améliorer le flux d’informations entre les autorités des États membres et l’OLAF. Il cherchait notamment à garantir que les États membres n’agissaient pas d’une manière susceptible d’entraver activement l’OLAF dans son activité d’enquête, par exemple en s’abstenant de transmettre des preuves ou des documents à l’OLAF ou en retardant cette transmission. En examinant les rapports sur les dossiers ouverts depuis plus de neuf mois, le comité de surveillance a constaté que, dans plusieurs dossiers, l’OLAF expliquait l’inachèvement des enquêtes au cours de cette période par le manque de coopération des États membres (26). Si ce motif a été invoqué à tort dans certains cas, il l’a été avec raison dans d’autres cas. Le comité de surveillance a également noté que l’OLAF rencontrait des problèmes pour trouver les autorités nationales compétentes qui soient capables de lui fournir l’aide nécessaire, par exemple lorsqu’il devait effectuer des vérifications sur place dans les locaux des opérateurs économiques. C’est pourquoi le comité de surveillance, dans son avis no 4/2011, a soutenu la révision du règlement (CE) no 1073/1999 qui oblige chaque État membre à désigner rapidement l’autorité nationale compétente chargée d’aider l’OLAF dans ses enquêtes, principalement dans le domaine des dépenses directes. |
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38.

Le comité de surveillance était particulièrement conscient de la nécessité d’améliorer le flux d’informations entre les autorités des États membres et l’OLAF. Il cherchait notamment à garantir que les États membres n’agissaient pas d’une manière susceptible d’entraver activement l’OLAF dans son activité d’enquête, par exemple en s’abstenant de transmettre des preuves ou des documents à l’OLAF ou en retardant cette transmission. En examinant les rapports sur les dossiers ouverts depuis plus de neuf mois, le comité de surveillance a constaté que, dans plusieurs dossiers, l’OLAF expliquait l’inachèvement des enquêtes au cours de cette période par le manque de coopération des États membres (26). Si ce motif a été invoqué à tort dans certains cas, il l’a été avec raison dans d’autres cas. Le comité de surveillance a également noté que l’OLAF rencontrait des problèmes pour trouver les autorités nationales compétentes qui soient capables de lui fournir l’aide nécessaire, par exemple lorsqu’il devait effectuer des vérifications sur place dans les locaux des opérateurs économiques. C’est pourquoi le comité de surveillance, dans son avis no 4/2011, a soutenu la révision du règlement (CE) no 1073/1999 qui oblige chaque État membre à désigner rapidement l’autorité nationale compétente chargée d’aider l’OLAF dans ses enquêtes, principalement dans le domaine des dépenses directes.

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| 39. | Une analyse attentive des dossiers reste nécessaire dans les cas où l’OLAF s’est heurté au manque de coopération des États membres. |
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39.

Une analyse attentive des dossiers reste nécessaire dans les cas où l’OLAF s’est heurté au manque de coopération des États membres.

| 40. | En second lieu, gardant à l’esprit que l’OLAF ne peut engager des poursuites, le comité de surveillance estime qu’une coopération étroite entre l’OLAF et les autorités judiciaires nationales, ainsi qu’un suivi adéquat des recommandations de l’OLAF, restent essentiels à la réussite des enquêtes. À la lumière de ces considérations, le comité de surveillance a étudié les dossiers nécessitant de transmettre des informations aux autorités nationales. Il entendait ainsi évaluer la qualité des rapports d’enquête de l’OLAF et leur utilité pour ces autorités, et comprendre pourquoi ces dernières avaient refusé certains dossiers (27). Le comité de surveillance voulait aussi s’assurer que les conclusions des enquêtes se fondaient exclusivement sur des éléments de preuve admissibles dans les procédures judiciaires de l’État membre où leur utilisation s’avérait nécessaire (28). |
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40.

En second lieu, gardant à l’esprit que l’OLAF ne peut engager des poursuites, le comité de surveillance estime qu’une coopération étroite entre l’OLAF et les autorités judiciaires nationales, ainsi qu’un suivi adéquat des recommandations de l’OLAF, restent essentiels à la réussite des enquêtes. À la lumière de ces considérations, le comité de surveillance a étudié les dossiers nécessitant de transmettre des informations aux autorités nationales. Il entendait ainsi évaluer la qualité des rapports d’enquête de l’OLAF et leur utilité pour ces autorités, et comprendre pourquoi ces dernières avaient refusé certains dossiers (27). Le comité de surveillance voulait aussi s’assurer que les conclusions des enquêtes se fondaient exclusivement sur des éléments de preuve admissibles dans les procédures judiciaires de l’État membre où leur utilisation s’avérait nécessaire (28).

27

28

| 41. | Le comité de surveillance a remarqué que, dans certains cas, les autorités judiciaires nationales n’avaient pas suivi les recommandations de l’OLAF pour diverses raisons: prescription, manque de hiérarchisation ou absence évidente de preuves. Toutefois, le comité a noté que le nombre d’affaires dans lesquelles les autorités nationales ne pouvaient intenter d’action en raison de la prescription diminuait progressivement à mesure que la qualité des informations fournies dans les rapports s’améliorait (notamment l’analyse des délits présumés et des règles applicables dans l’État membre auquel le rapport était transmis). |
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41.

Le comité de surveillance a remarqué que, dans certains cas, les autorités judiciaires nationales n’avaient pas suivi les recommandations de l’OLAF pour diverses raisons: prescription, manque de hiérarchisation ou absence évidente de preuves. Toutefois, le comité a noté que le nombre d’affaires dans lesquelles les autorités nationales ne pouvaient intenter d’action en raison de la prescription diminuait progressivement à mesure que la qualité des informations fournies dans les rapports s’améliorait (notamment l’analyse des délits présumés et des règles applicables dans l’État membre auquel le rapport était transmis).

| 42. | Le comité de surveillance pense que la majorité de ces problèmes pourrait être évitée en impliquant, à un stade précoce, les experts dans les systèmes juridiques nationaux concernés, qu’il s’agisse des magistrats de l’unité «Conseil judiciaire et juridique» de l’OLAF ou des juristes d’un service similaire relevant des activités d’enquête de l’OLAF. |
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42.

Le comité de surveillance pense que la majorité de ces problèmes pourrait être évitée en impliquant, à un stade précoce, les experts dans les systèmes juridiques nationaux concernés, qu’il s’agisse des magistrats de l’unité «Conseil judiciaire et juridique» de l’OLAF ou des juristes d’un service similaire relevant des activités d’enquête de l’OLAF.

3.5.   
  Coopération et échange d’informations avec les institutions, organes et organismes dans le contexte de la fonction d’enquête de l’OLAF

Coopération et échange d’informations avec les institutions, organes et organismes dans le contexte de la fonction d’enquête de l’OLAF

| 43. | Pour s’acquitter de sa mission, l’OLAF doit obtenir l’assistance et la confiance totales des institutions, organes et organismes. Sans leur confiance, l’OLAF ne peut pas mener d’enquête complète et efficace en toute indépendance, car de nombreuses affaires requièrent la coopération de leurs effectifs. |
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43.

Pour s’acquitter de sa mission, l’OLAF doit obtenir l’assistance et la confiance totales des institutions, organes et organismes. Sans leur confiance, l’OLAF ne peut pas mener d’enquête complète et efficace en toute indépendance, car de nombreuses affaires requièrent la coopération de leurs effectifs.

| 44. | Le comité de surveillance a toujours souligné qu’une coopération étroite entre l’OLAF et les institutions et organes compétents, ainsi que le suivi adéquat des recommandations de l’OLAF, était essentielle à la réussite des enquêtes. Il souhaite cependant s’assurer que toutes les parties coopérant avec l’OLAF n’agissent pas d’une manière susceptible d’entraver activement le travail de l’OLAF. Le comité de surveillance a donc observé attentivement et contrôlé les aspects de la coopération en rapport avec l’indépendance opérationnelle de l’OLAF: accès de l’OLAF aux informations détenues par les institutions, relations avec l’Office d’investigation et de discipline (IDOC) et les autres services des institutions de l’Union européenne, suivi des recommandations de l’OLAF par les institutions, situations où l’OLAF diffère l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations, transmission des rapports d’enquête, communication d’informations par l’OLAF aux institutions, organes et organismes, et échange d’opinions avec les institutions. |
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44.

Le comité de surveillance a toujours souligné qu’une coopération étroite entre l’OLAF et les institutions et organes compétents, ainsi que le suivi adéquat des recommandations de l’OLAF, était essentielle à la réussite des enquêtes. Il souhaite cependant s’assurer que toutes les parties coopérant avec l’OLAF n’agissent pas d’une manière susceptible d’entraver activement le travail de l’OLAF. Le comité de surveillance a donc observé attentivement et contrôlé les aspects de la coopération en rapport avec l’indépendance opérationnelle de l’OLAF: accès de l’OLAF aux informations détenues par les institutions, relations avec l’Office d’investigation et de discipline (IDOC) et les autres services des institutions de l’Union européenne, suivi des recommandations de l’OLAF par les institutions, situations où l’OLAF diffère l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations, transmission des rapports d’enquête, communication d’informations par l’OLAF aux institutions, organes et organismes, et échange d’opinions avec les institutions.

3.5.1.   Accès de l’OLAF aux informations détenues par les institutions

Accès de l’OLAF aux informations détenues par les institutions

| 45. | Le comité de surveillance a été amené à examiner un domaine dans lequel la confiance semble avoir été brisée: l’accès de l’OLAF aux bases de données détenues par la Commission européenne. L’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1073/1999 reconnaît clairement le droit d’accès de l’OLAF, sans préavis et sans délai, à toute information détenue par les institutions, organes et organismes. Toutefois, le comité de surveillance a noté que depuis sa création, l’OLAF avait rencontré des difficultés d’accès aux informations détenues par certaines institutions. Ces institutions sont particulièrement réticentes à accorder à l’OLAF un accès rapide et discret à certaines catégories de données à caractère personnel, en raison d’une interprétation très restrictive du règlement (CE) no 45/2001 (29). Le comité de surveillance a estimé qu’une telle attitude était un signe de méfiance vis-à-vis de l’OLAF et pouvait aussi nuire à son indépendance dans l’exécution des enquêtes. |
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45.

Le comité de surveillance a été amené à examiner un domaine dans lequel la confiance semble avoir été brisée: l’accès de l’OLAF aux bases de données détenues par la Commission européenne. L’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1073/1999 reconnaît clairement le droit d’accès de l’OLAF, sans préavis et sans délai, à toute information détenue par les institutions, organes et organismes. Toutefois, le comité de surveillance a noté que depuis sa création, l’OLAF avait rencontré des difficultés d’accès aux informations détenues par certaines institutions. Ces institutions sont particulièrement réticentes à accorder à l’OLAF un accès rapide et discret à certaines catégories de données à caractère personnel, en raison d’une interprétation très restrictive du règlement (CE) no 45/2001 (29). Le comité de surveillance a estimé qu’une telle attitude était un signe de méfiance vis-à-vis de l’OLAF et pouvait aussi nuire à son indépendance dans l’exécution des enquêtes.

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29

| 46. | En mai 2011, le comité de surveillance a émis un avis (30) favorable à un accès rapide et discret, notamment au stade initial d’une enquête, avant l’ouverture du dossier, afin que l’OLAF puisse évaluer si les documents répondent à ses critères d’enquête. Cette précaution est particulièrement adaptée en cas de conflit d’intérêts potentiel. |
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46.

En mai 2011, le comité de surveillance a émis un avis (30) favorable à un accès rapide et discret, notamment au stade initial d’une enquête, avant l’ouverture du dossier, afin que l’OLAF puisse évaluer si les documents répondent à ses critères d’enquête. Cette précaution est particulièrement adaptée en cas de conflit d’intérêts potentiel.

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| 47. | L’OLAF a besoin d’accéder aux informations contenues dans les bases de données relatives aux ressources humaines gérées par la Commission européenne. En particulier, l’OLAF réclame l’accès aux données concernant les employés individuels et les membres de leur famille («données relatives à l’arbre généalogique»). |
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47.

L’OLAF a besoin d’accéder aux informations contenues dans les bases de données relatives aux ressources humaines gérées par la Commission européenne. En particulier, l’OLAF réclame l’accès aux données concernant les employés individuels et les membres de leur famille («données relatives à l’arbre généalogique»).

| 48. | Cette question se pose depuis longtemps, et aucun accord sur la marche à suivre n’a été atteint à ce jour. Il reste à espérer que ce problème ancien puisse être résolu par l’application des recommandations du comité de surveillance et la poursuite du dialogue engagé entre l’OLAF et la Commission européenne. |
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48.

Cette question se pose depuis longtemps, et aucun accord sur la marche à suivre n’a été atteint à ce jour. Il reste à espérer que ce problème ancien puisse être résolu par l’application des recommandations du comité de surveillance et la poursuite du dialogue engagé entre l’OLAF et la Commission européenne.

| 49. | Le comité de surveillance pense que la révision du règlement (CE) no 1073/1999 devrait aussi permettre de traiter cette question. Il a déclaré, dans son avis no 4/2011, que le nouveau règlement devrait inclure des dispositions permettant d’atteindre un équilibre adéquat entre les règles pertinentes relatives à la protection des données et la nécessité pour l’OLAF d’accéder aux informations détenues par les institutions avant l’ouverture d’un dossier et à tous les stades de l’enquête. |
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49.

Le comité de surveillance pense que la révision du règlement (CE) no 1073/1999 devrait aussi permettre de traiter cette question. Il a déclaré, dans son avis no 4/2011, que le nouveau règlement devrait inclure des dispositions permettant d’atteindre un équilibre adéquat entre les règles pertinentes relatives à la protection des données et la nécessité pour l’OLAF d’accéder aux informations détenues par les institutions avant l’ouverture d’un dossier et à tous les stades de l’enquête.

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| 50. | Le comité de surveillance a également recommandé que l’OLAF lui transmette systématiquement toute information concernant l’absence de signalement ou la notification tardive d’un cas de fraude, ainsi que la non-communication, par une institution, un organe ou un organisme, des informations qu’ils détiennent. |
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50.

Le comité de surveillance a également recommandé que l’OLAF lui transmette systématiquement toute information concernant l’absence de signalement ou la notification tardive d’un cas de fraude, ainsi que la non-communication, par une institution, un organe ou un organisme, des informations qu’ils détiennent.

3.5.2.   Relations avec l’IDOC et d’autres services des institutions de l’Union européenne

Relations avec l’IDOC et d’autres services des institutions de l’Union européenne

| 51. | La manière dont l’OLAF utilise ses ressources d’investigation limitées est une source de préoccupation constante pour le comité de surveillance. Ce dernier pense que l’OLAF doit concentrer ses efforts sur les affaires susceptibles d’être résolues et d’offrir un bon rapport coût-efficacité. L’OLAF ne pourra mener des enquêtes sur les cas les plus graves de fraude ou d’irrégularité portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union qu’en utilisant efficacement ses ressources, confiant les autres affaires à des organes plus adaptés, tels l’IDOC, le bureau de sécurité de la Commission européenne ou les services compétents des autres institutions. |
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51.

La manière dont l’OLAF utilise ses ressources d’investigation limitées est une source de préoccupation constante pour le comité de surveillance. Ce dernier pense que l’OLAF doit concentrer ses efforts sur les affaires susceptibles d’être résolues et d’offrir un bon rapport coût-efficacité. L’OLAF ne pourra mener des enquêtes sur les cas les plus graves de fraude ou d’irrégularité portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union qu’en utilisant efficacement ses ressources, confiant les autres affaires à des organes plus adaptés, tels l’IDOC, le bureau de sécurité de la Commission européenne ou les services compétents des autres institutions.

| 52. | À la lumière de ces considérations, le comité de surveillance a recommandé que l’OLAF formule une politique interne «de minimis» conforme à la politique et aux priorités d’enquête de l’OLAF, afin de consacrer si possible ses ressources à enquêter sur les affaires plus graves. Le comité de surveillance a examiné cette politique et résumé ses conclusions dans son avis no 5/2008. Il a suggéré un ensemble de recommandations qui prennent notamment en compte la nécessité de coopérer avec l’IDOC et les autres services des institutions de l’Union. Le partage des tâches suppose de définir les responsabilités relatives aux enquêtes. En conséquence, le comité de surveillance a encouragé l’OLAF à améliorer le processus d’échange d’informations et de coopération avec ces services, tout en soulignant qu’aucun accord de coopération ne devait limiter les compétences clés de l’OLAF ni son indépendance dans le contexte de ses enquêtes. |
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52.

À la lumière de ces considérations, le comité de surveillance a recommandé que l’OLAF formule une politique interne «de minimis» conforme à la politique et aux priorités d’enquête de l’OLAF, afin de consacrer si possible ses ressources à enquêter sur les affaires plus graves. Le comité de surveillance a examiné cette politique et résumé ses conclusions dans son avis no 5/2008. Il a suggéré un ensemble de recommandations qui prennent notamment en compte la nécessité de coopérer avec l’IDOC et les autres services des institutions de l’Union. Le partage des tâches suppose de définir les responsabilités relatives aux enquêtes. En conséquence, le comité de surveillance a encouragé l’OLAF à améliorer le processus d’échange d’informations et de coopération avec ces services, tout en soulignant qu’aucun accord de coopération ne devait limiter les compétences clés de l’OLAF ni son indépendance dans le contexte de ses enquêtes.

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| 53. | Le comité de surveillance a contrôlé l’application de son avis (31) et a constaté avec satisfaction que des règles «de minimis» avaient été ajoutées au manuel de l’OLAF (32). Il a également approuvé l’initiative visant à clarifier l’application de la politique «de minimis» grâce à des lignes directrices opérationnelles, ainsi que la création d’une annexe «de minimis» énumérant les différents critères à prendre en compte dans la décision d’ouvrir une enquête externe. |
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53.

Le comité de surveillance a contrôlé l’application de son avis (31) et a constaté avec satisfaction que des règles «de minimis» avaient été ajoutées au manuel de l’OLAF (32). Il a également approuvé l’initiative visant à clarifier l’application de la politique «de minimis» grâce à des lignes directrices opérationnelles, ainsi que la création d’une annexe «de minimis» énumérant les différents critères à prendre en compte dans la décision d’ouvrir une enquête externe.

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3.5.3.   Suivi des recommandations de l’OLAF par les institutions

Suivi des recommandations de l’OLAF par les institutions

| 54. | Le directeur général de l’OLAF a l’obligation d’informer le comité des cas où l’institution, l’organe ou l’organisme concerné n’a pas donné suite aux recommandations de l’Office (33). Le comité de surveillance a abordé cette question dans chaque rapport annuel et noté que deux cas seulement avaient été notifiés durant les six années de son mandat. Ce faible nombre ne lui a donc pas permis de parvenir à une conclusion générale ni de formuler des recommandations. Le comité de surveillance a craint que cette absence de notification ne reflète une absence de mécanisme de suivi adapté, et a recommandé que l’OLAF instaure dès que possible un système de notification systématique dans de tels cas. Selon le comité de surveillance, l’indépendance de l’OLAF pourrait être gravement menacée s’il ne réagit pas lorsque ses homologues négligent ses recommandations. |
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54.

Le directeur général de l’OLAF a l’obligation d’informer le comité des cas où l’institution, l’organe ou l’organisme concerné n’a pas donné suite aux recommandations de l’Office (33). Le comité de surveillance a abordé cette question dans chaque rapport annuel et noté que deux cas seulement avaient été notifiés durant les six années de son mandat. Ce faible nombre ne lui a donc pas permis de parvenir à une conclusion générale ni de formuler des recommandations. Le comité de surveillance a craint que cette absence de notification ne reflète une absence de mécanisme de suivi adapté, et a recommandé que l’OLAF instaure dès que possible un système de notification systématique dans de tels cas. Selon le comité de surveillance, l’indépendance de l’OLAF pourrait être gravement menacée s’il ne réagit pas lorsque ses homologues négligent ses recommandations.

33

3.5.4.   Accord du secrétaire général ou du président d’une institution, d’un organe ou d’un organisme pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations

Accord du secrétaire général ou du président d’une institution, d’un organe ou d’un organisme pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations

| 55. | Lorsqu’il effectue des enquêtes internes, l’OLAF doit obtenir l’accord préalable du secrétaire général ou du président de l’institution, de l’organe ou de l’organisme impliqué s’il décide de différer l’obligation d’inviter la personne concernée par l’enquête à présenter ses observations. Cette exigence a pour objectif de veiller au respect des droits de la défense des personnes concernées (34). Toutefois, selon le comité de surveillance, si une institution refuse son accord ou tarde à le donner, l’indépendance de l’OLAF dans l’exécution de son enquête peut être compromise (35): à plusieurs reprises, des dossiers d’enquête de l’OLAF n’ont pu être transmis aux autorités judiciaires nationales parce que l’institution ou l’organe concerné a tardé à donner son accord. Le comité de surveillance a déclaré, dans son avis no 4/2011, que le nouveau règlement devait inclure des dispositions permettant d’éviter de telles situations à l’avenir, et a estimé que ce problème était traité de manière inadéquate dans l’actuelle proposition de révision du règlement (CE) no 1073/1999. |
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55.

Lorsqu’il effectue des enquêtes internes, l’OLAF doit obtenir l’accord préalable du secrétaire général ou du président de l’institution, de l’organe ou de l’organisme impliqué s’il décide de différer l’obligation d’inviter la personne concernée par l’enquête à présenter ses observations. Cette exigence a pour objectif de veiller au respect des droits de la défense des personnes concernées (34). Toutefois, selon le comité de surveillance, si une institution refuse son accord ou tarde à le donner, l’indépendance de l’OLAF dans l’exécution de son enquête peut être compromise (35): à plusieurs reprises, des dossiers d’enquête de l’OLAF n’ont pu être transmis aux autorités judiciaires nationales parce que l’institution ou l’organe concerné a tardé à donner son accord. Le comité de surveillance a déclaré, dans son avis no 4/2011, que le nouveau règlement devait inclure des dispositions permettant d’éviter de telles situations à l’avenir, et a estimé que ce problème était traité de manière inadéquate dans l’actuelle proposition de révision du règlement (CE) no 1073/1999.

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| 56. | En sa qualité de gardien de l’indépendance de l’OLAF, le comité de surveillance doit être informé systématiquement de tous les cas dans lesquels les institutions, organes ou organismes ont refusé ou retardé inutilement l’accord requis pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations. |
| --- | --- |

56.

En sa qualité de gardien de l’indépendance de l’OLAF, le comité de surveillance doit être informé systématiquement de tous les cas dans lesquels les institutions, organes ou organismes ont refusé ou retardé inutilement l’accord requis pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations.

3.5.5.   Transmission de rapports d’enquête et communication d’informations par l’OLAF aux institutions, organes et organismes

Transmission de rapports d’enquête et communication d’informations par l’OLAF aux institutions, organes et organismes

Communication d’informations par l’OLAF aux institutions, organes et organismes

Communication d’informations par l’OLAF aux institutions, organes et organismes

| 57. | Dans le contexte de la législation actuelle, l’OLAF a l’obligation juridique d’informer une institution, un organe ou un organisme lorsqu’une enquête interne révèle qu’un membre ou membre du personnel peut être concerné, sauf si les affaires nécessitent un secret absolu aux fins de l’enquête ou si l’enquête relève de la compétence d’une autorité judiciaire nationale. Dans son avis no 4/2011, le comité de surveillance a exprimé ses inquiétudes quant à la proposition législative modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 et les règles actuelles (36), parce qu’elle pourrait priver l’OLAF de la possibilité de préserver la confidentialité de son enquête si nécessaire. |
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57.

Dans le contexte de la législation actuelle, l’OLAF a l’obligation juridique d’informer une institution, un organe ou un organisme lorsqu’une enquête interne révèle qu’un membre ou membre du personnel peut être concerné, sauf si les affaires nécessitent un secret absolu aux fins de l’enquête ou si l’enquête relève de la compétence d’une autorité judiciaire nationale. Dans son avis no 4/2011, le comité de surveillance a exprimé ses inquiétudes quant à la proposition législative modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 et les règles actuelles (36), parce qu’elle pourrait priver l’OLAF de la possibilité de préserver la confidentialité de son enquête si nécessaire.

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Transmission de rapports d’enquête par l’OLAF aux institutions, organes et organismes

Transmission de rapports d’enquête par l’OLAF aux institutions, organes et organismes

| 58. | Le comité de surveillance a pris note de la décision de l’OLAF d’adresser à la Commission européenne, en réponse à sa demande, tous les rapports d’enquête finaux rédigés à l’issue d’enquêtes internes closes sans suivi. De plus, l’OLAF a décidé d’appliquer une politique similaire aux autres institutions et organes, sauf disposition contraire. Le comité de surveillance a résolu d’évaluer cette pratique, dans le but délibéré de déterminer si elle pouvait menacer l’indépendance des enquêtes de l’OLAF. L’avis no 5/2011 du comité de surveillance expose les conclusions du comité de surveillance après examen de dix-sept cas, ainsi que son opinion concernant la base juridique de ces transmissions et la conformité de cette pratique avec la législation de l’Union européenne. |
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58.

Le comité de surveillance a pris note de la décision de l’OLAF d’adresser à la Commission européenne, en réponse à sa demande, tous les rapports d’enquête finaux rédigés à l’issue d’enquêtes internes closes sans suivi. De plus, l’OLAF a décidé d’appliquer une politique similaire aux autres institutions et organes, sauf disposition contraire. Le comité de surveillance a résolu d’évaluer cette pratique, dans le but délibéré de déterminer si elle pouvait menacer l’indépendance des enquêtes de l’OLAF. L’avis no 5/2011 du comité de surveillance expose les conclusions du comité de surveillance après examen de dix-sept cas, ainsi que son opinion concernant la base juridique de ces transmissions et la conformité de cette pratique avec la législation de l’Union européenne.

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| 59. | Plus spécifiquement, le comité de surveillance a redouté que cette transmission affecte les droits des personnes impliquées dans les enquêtes et les incite à intenter une action en dommages-intérêts devant la Cour européenne de justice, ce qui porterait préjudice à la crédibilité et à la réputation de l’OLAF. La transmission de rapports d’enquête finaux contenant des informations sensibles sur les témoins, les informateurs et les dénonciateurs pourrait aussi menacer l’aboutissement des enquêtes en dissuadant ces personnes de se présenter et d’aider l’OLAF et en dévoilant des informations inutiles liées à d’autres enquêtes en cours de l’OLAF. À tout le moins, cette pratique pourrait donner aux autres institutions des moyens inappropriés d’influencer l’activité d’enquête de l’OLAF, ce qui nuirait à la confiance du public en l’indépendance de l’OLAF. |
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59.

Plus spécifiquement, le comité de surveillance a redouté que cette transmission affecte les droits des personnes impliquées dans les enquêtes et les incite à intenter une action en dommages-intérêts devant la Cour européenne de justice, ce qui porterait préjudice à la crédibilité et à la réputation de l’OLAF. La transmission de rapports d’enquête finaux contenant des informations sensibles sur les témoins, les informateurs et les dénonciateurs pourrait aussi menacer l’aboutissement des enquêtes en dissuadant ces personnes de se présenter et d’aider l’OLAF et en dévoilant des informations inutiles liées à d’autres enquêtes en cours de l’OLAF. À tout le moins, cette pratique pourrait donner aux autres institutions des moyens inappropriés d’influencer l’activité d’enquête de l’OLAF, ce qui nuirait à la confiance du public en l’indépendance de l’OLAF.

| 60. | Le comité de surveillance recommande que l’OLAF reconsidère sa décision de transmettre ces rapports d’enquête aux institutions, organes ou organismes concernés sans prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que cette pratique soit conforme à la législation de l’Union et ne menace pas l’efficacité et l’indépendance de ses enquêtes. |
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60.

Le comité de surveillance recommande que l’OLAF reconsidère sa décision de transmettre ces rapports d’enquête aux institutions, organes ou organismes concernés sans prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que cette pratique soit conforme à la législation de l’Union et ne menace pas l’efficacité et l’indépendance de ses enquêtes.

3.5.6.   Échange de vues avec les institutions

Échange de vues avec les institutions

| 61. | L’un des objectifs de la révision du règlement (CE) no 1073/1999 est d’améliorer la gouvernance de l’OLAF et de renforcer sa coopération avec les institutions, tout en respectant son indépendance opérationnelle. Le dialogue interinstitutionnel régulier initialement proposé a été remplacé par un échange de vues moins formel entre le Parlement européen, le Conseil et la Commission européenne, avec la participation de l’OLAF et du comité de surveillance. Ce dernier a exprimé ses opinions concernant les deux propositions dans ses avis nos 3/2010 et 4/2011. |
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61.

L’un des objectifs de la révision du règlement (CE) no 1073/1999 est d’améliorer la gouvernance de l’OLAF et de renforcer sa coopération avec les institutions, tout en respectant son indépendance opérationnelle. Le dialogue interinstitutionnel régulier initialement proposé a été remplacé par un échange de vues moins formel entre le Parlement européen, le Conseil et la Commission européenne, avec la participation de l’OLAF et du comité de surveillance. Ce dernier a exprimé ses opinions concernant les deux propositions dans ses avis nos 3/2010 et 4/2011.

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| 62. | Le comité de surveillance a déclaré qu’un dialogue officiel ou un échange de vues avec les institutions pourraient soutenir les activités de l’OLAF, mais ne devraient en aucun cas donner lieu à une mise en cause de l’indépendance opérationnelle de l’OLAF (37). Il a notamment été proposé que l’OLAF prenne des mesures appropriées en tenant compte des opinions exprimées dans l’échange de vues. Une telle possibilité pourrait nuire à l’indépendance du directeur général. Ce dernier pourrait subir la pression des institutions, notamment en ce qui concerne la définition des priorités stratégiques des politiques d’enquête de l’OLAF. |
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62.

Le comité de surveillance a déclaré qu’un dialogue officiel ou un échange de vues avec les institutions pourraient soutenir les activités de l’OLAF, mais ne devraient en aucun cas donner lieu à une mise en cause de l’indépendance opérationnelle de l’OLAF (37). Il a notamment été proposé que l’OLAF prenne des mesures appropriées en tenant compte des opinions exprimées dans l’échange de vues. Une telle possibilité pourrait nuire à l’indépendance du directeur général. Ce dernier pourrait subir la pression des institutions, notamment en ce qui concerne la définition des priorités stratégiques des politiques d’enquête de l’OLAF.

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4.   CONTRÔLE DE L’IMPACT DE LA GESTION SUR LA FONCTION D’ENQUÊTE DE L’OLAF

CONTRÔLE DE L’IMPACT DE LA GESTION SUR LA FONCTION D’ENQUÊTE DE L’OLAF

| 63. | Dès le départ et tout au long de son mandat, le comité de surveillance a souligné la nécessité pour l’OLAF d’appliquer une politique d’encadrement fiable et efficace, d’exposer des règles d’enquête claires et de veiller à la gestion adaptée des enquêtes. Le comité de surveillance accorde de plus une grande importance à l’introduction de mécanismes de contrôle interne concernant la durée des enquêtes et le respect des garanties procédurales dans les enquêtes et les situations de conflit d’intérêts potentiel. Toutes ces questions ont un impact direct sur l’exécution indépendante des enquêtes et ont donc été contrôlées attentivement par le comité de surveillance. |
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63.

Dès le départ et tout au long de son mandat, le comité de surveillance a souligné la nécessité pour l’OLAF d’appliquer une politique d’encadrement fiable et efficace, d’exposer des règles d’enquête claires et de veiller à la gestion adaptée des enquêtes. Le comité de surveillance accorde de plus une grande importance à l’introduction de mécanismes de contrôle interne concernant la durée des enquêtes et le respect des garanties procédurales dans les enquêtes et les situations de conflit d’intérêts potentiel. Toutes ces questions ont un impact direct sur l’exécution indépendante des enquêtes et ont donc été contrôlées attentivement par le comité de surveillance.

4.1.   
  Gestion des enquêtes

Gestion des enquêtes

4.1.1.   Planification et direction stratégique des enquêtes

Planification et direction stratégique des enquêtes

| 64. | D’après l’analyse des «rapports sur les dossiers ouverts depuis neuf mois» par le comité de surveillance (38), les enquêtes souffraient d’un manque de méthode, et de nombreux retards dans le traitement des dossiers pourraient être évités en améliorant la gestion et la planification des enquêtes. Le comité de surveillance s’inquiétait de ces conclusions et pensait que, si chaque étape de l’enquête était insuffisamment planifiée, les enquêteurs risquaient constamment de dévier des objectifs fixés au début de l’enquête. Cela pouvait entraîner un manque de responsabilité et porter gravement atteinte à l’indépendance même de l’enquête. Gardant à l’esprit qu’une enquête doit être soigneusement planifiée pour être ciblée et couronnée de succès, le comité de surveillance a donc étudié un certain nombre de dossiers de l’OLAF pour établir dans quelle mesure la planification des enquêtes aide l’OLAF à mener ses enquêtes. |
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64.

D’après l’analyse des «rapports sur les dossiers ouverts depuis neuf mois» par le comité de surveillance (38), les enquêtes souffraient d’un manque de méthode, et de nombreux retards dans le traitement des dossiers pourraient être évités en améliorant la gestion et la planification des enquêtes. Le comité de surveillance s’inquiétait de ces conclusions et pensait que, si chaque étape de l’enquête était insuffisamment planifiée, les enquêteurs risquaient constamment de dévier des objectifs fixés au début de l’enquête. Cela pouvait entraîner un manque de responsabilité et porter gravement atteinte à l’indépendance même de l’enquête. Gardant à l’esprit qu’une enquête doit être soigneusement planifiée pour être ciblée et couronnée de succès, le comité de surveillance a donc étudié un certain nombre de dossiers de l’OLAF pour établir dans quelle mesure la planification des enquêtes aide l’OLAF à mener ses enquêtes.

38

| 65. | Dans son avis no 4/2010, le comité de surveillance a noté l’absence récurrente de planification adéquate des enquêtes. Cette absence a un impact négatif sur l’efficacité des travaux de l’OLAF et la durée de ses enquêtes. Le comité de surveillance a également noté que le manuel de l’OLAF proposait des lignes directrices pour concevoir un plan de travail initial au stade de l’évaluation, mais ne fournissait pas d’indications pour élaborer un plan d’enquête complet après le début de celle-ci. |
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65.

Dans son avis no 4/2010, le comité de surveillance a noté l’absence récurrente de planification adéquate des enquêtes. Cette absence a un impact négatif sur l’efficacité des travaux de l’OLAF et la durée de ses enquêtes. Le comité de surveillance a également noté que le manuel de l’OLAF proposait des lignes directrices pour concevoir un plan de travail initial au stade de l’évaluation, mais ne fournissait pas d’indications pour élaborer un plan d’enquête complet après le début de celle-ci.

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| 66. | Le comité de surveillance a souligné la nécessité pour l’OLAF de réduire la durée excessive de certaines enquêtes en instaurant des procédures et des délais précis. Il a conseillé à l’OLAF d’appliquer, à tous les stades de l’enquête, une politique de programmation adéquate, assortie de contrôles réguliers, de calendriers réalistes et de mises à jour périodiques pour veiller au respect des instructions. Il a notamment recommandé d’élaborer, au début de chaque enquête, un plan détaillé incluant les objectifs de l’enquête, les ressources vraisemblablement requises pour sa réalisation et une estimation des coûts. Le comité a par ailleurs suggéré que les responsables des unités examinent régulièrement les plans d’enquête pour suivre et, le cas échéant, orienter le déroulement des travaux. |
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66.

Le comité de surveillance a souligné la nécessité pour l’OLAF de réduire la durée excessive de certaines enquêtes en instaurant des procédures et des délais précis. Il a conseillé à l’OLAF d’appliquer, à tous les stades de l’enquête, une politique de programmation adéquate, assortie de contrôles réguliers, de calendriers réalistes et de mises à jour périodiques pour veiller au respect des instructions. Il a notamment recommandé d’élaborer, au début de chaque enquête, un plan détaillé incluant les objectifs de l’enquête, les ressources vraisemblablement requises pour sa réalisation et une estimation des coûts. Le comité a par ailleurs suggéré que les responsables des unités examinent régulièrement les plans d’enquête pour suivre et, le cas échéant, orienter le déroulement des travaux.

| 67. | Grâce aux efforts déployés par le comité de surveillance dans ce domaine, l’OLAF a pris conscience de la nécessité d’adopter une méthode commune de planification stratégique et a commencé à établir des programmes de travail précis applicables dès l’ouverture du dossier. Le comité de surveillance se réjouit aussi de noter que, dès le début de son mandat, le nouveau directeur général de l’OLAF a demandé que des changements soient apportés au manuel, afin d’appliquer les recommandations du comité de surveillance. |
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67.

Grâce aux efforts déployés par le comité de surveillance dans ce domaine, l’OLAF a pris conscience de la nécessité d’adopter une méthode commune de planification stratégique et a commencé à établir des programmes de travail précis applicables dès l’ouverture du dossier. Le comité de surveillance se réjouit aussi de noter que, dès le début de son mandat, le nouveau directeur général de l’OLAF a demandé que des changements soient apportés au manuel, afin d’appliquer les recommandations du comité de surveillance.

| 68. | L’efficacité des mesures prises par l’OLAF devra faire l’objet d’une évaluation ultérieure. |
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68.

L’efficacité des mesures prises par l’OLAF devra faire l’objet d’une évaluation ultérieure.

4.1.2.   Contrôle interne des enquêtes

Contrôle interne des enquêtes

| 69. | Le comité de surveillance a souligné l’importance des dispositifs suivants: des mécanismes internes adaptés pour contrôler la qualité et éviter les retards, un système de retour d’information pleinement opérationnel et une évaluation des enquêtes de l’OLAF pour garantir leur indépendance et leur efficacité. L’existence d’un système de contrôle sûr et de points de référence faciliterait non seulement le suivi des performances par la direction de l’OLAF et la définition des domaines problématiques, mais permettrait en outre de prendre des mesures correctrices à partir des enseignements tirés, en suivant les recommandations formulées. |
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69.

Le comité de surveillance a souligné l’importance des dispositifs suivants: des mécanismes internes adaptés pour contrôler la qualité et éviter les retards, un système de retour d’information pleinement opérationnel et une évaluation des enquêtes de l’OLAF pour garantir leur indépendance et leur efficacité. L’existence d’un système de contrôle sûr et de points de référence faciliterait non seulement le suivi des performances par la direction de l’OLAF et la définition des domaines problématiques, mais permettrait en outre de prendre des mesures correctrices à partir des enseignements tirés, en suivant les recommandations formulées.

| 70. | À la lumière de ces considérations, le comité de surveillance a accordé une attention particulière au caractère adéquat et à l’efficacité de ces mécanismes, notamment en ce qui concerne le contrôle de la durée des enquêtes et le respect par l’OLAF des droits fondamentaux et des garanties procédurales. |
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70.

À la lumière de ces considérations, le comité de surveillance a accordé une attention particulière au caractère adéquat et à l’efficacité de ces mécanismes, notamment en ce qui concerne le contrôle de la durée des enquêtes et le respect par l’OLAF des droits fondamentaux et des garanties procédurales.

Contrôle de la durée des enquêtes

Contrôle de la durée des enquêtes

| 71. | Deux avis du comité de surveillance (39) ont souligné des défauts dans l’exécution des enquêtes, dont certains sont liés aux facteurs opérationnels et d’autres aux faiblesses de la planification ou de l’organisation interne. En particulier, le comité de surveillance a noté que l’augmentation de la durée des enquêtes était souvent due à des erreurs de gestion, ou au contrôle insuffisant des véritables raisons de la durée des enquêtes, des délais d’achèvement estimés et du calendrier des mesures d’investigation prévues. Pour le comité de surveillance, ces observations diverses reflétaient les lacunes de la supervision et du contrôle de la gestion quotidienne des dossiers. |
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71.

Deux avis du comité de surveillance (39) ont souligné des défauts dans l’exécution des enquêtes, dont certains sont liés aux facteurs opérationnels et d’autres aux faiblesses de la planification ou de l’organisation interne. En particulier, le comité de surveillance a noté que l’augmentation de la durée des enquêtes était souvent due à des erreurs de gestion, ou au contrôle insuffisant des véritables raisons de la durée des enquêtes, des délais d’achèvement estimés et du calendrier des mesures d’investigation prévues. Pour le comité de surveillance, ces observations diverses reflétaient les lacunes de la supervision et du contrôle de la gestion quotidienne des dossiers.

39

| 72. | Le comité de surveillance regrette que, malgré ses recommandations répétées, les mesures visant à instaurer une vérification régulière de la durée des enquêtes n’aient pas été appliquées de manière suffisamment systématique. Le comité de surveillance réaffirme donc la nécessité d’un contrôle efficace de la durée des enquêtes. |
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72.

Le comité de surveillance regrette que, malgré ses recommandations répétées, les mesures visant à instaurer une vérification régulière de la durée des enquêtes n’aient pas été appliquées de manière suffisamment systématique. Le comité de surveillance réaffirme donc la nécessité d’un contrôle efficace de la durée des enquêtes.

Contrôle de l’impartialité des enquêtes

Contrôle de l’impartialité des enquêtes

| 73. | Selon le comité de surveillance, l’exécution impartiale des enquêtes va de pair avec l’indépendance opérationnelle de l’OLAF. Le comité a donc recommandé à plusieurs reprises que l’OLAF établisse des mécanismes de contrôle interne stricts pour prévenir tout conflit d’intérêts susceptible de nuire à son indépendance et à sa réputation (40). Dans son avis no 5/2010, le comité de surveillance a formulé des recommandations spécifiques pour que l’OLAF soutienne les mécanismes de contrôle actuels concernant l’impartialité des enquêtes. En évaluant le respect par l’OLAF des droits fondamentaux et des garanties procédurales lors des enquêtes, le comité de surveillance s’est particulièrement intéressé à cette question et regrette que les mesures prises par l’OLAF à ce jour restent insuffisantes. |
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73.

Selon le comité de surveillance, l’exécution impartiale des enquêtes va de pair avec l’indépendance opérationnelle de l’OLAF. Le comité a donc recommandé à plusieurs reprises que l’OLAF établisse des mécanismes de contrôle interne stricts pour prévenir tout conflit d’intérêts susceptible de nuire à son indépendance et à sa réputation (40). Dans son avis no 5/2010, le comité de surveillance a formulé des recommandations spécifiques pour que l’OLAF soutienne les mécanismes de contrôle actuels concernant l’impartialité des enquêtes. En évaluant le respect par l’OLAF des droits fondamentaux et des garanties procédurales lors des enquêtes, le comité de surveillance s’est particulièrement intéressé à cette question et regrette que les mesures prises par l’OLAF à ce jour restent insuffisantes.

40

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Contrôle de la légalité des enquêtes

Contrôle de la légalité des enquêtes

| 74. | Le comité de surveillance a noté avec inquiétude que le contrôle de la légalité du travail d’enquête de l’OLAF n’était pas effectué de manière systématique à chaque étape. Cette lacune a parfois entraîné un non-respect des exigences procédurales. Le comité a régulièrement déclaré que, pour assurer le respect effectif des droits fondamentaux et des garanties procédurales, il était nécessaire de vérifier la légalité des enquêtes, en associant plus étroitement et plus régulièrement les membres de l’unité «Conseil judiciaire et juridique» (41). |
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74.

Le comité de surveillance a noté avec inquiétude que le contrôle de la légalité du travail d’enquête de l’OLAF n’était pas effectué de manière systématique à chaque étape. Cette lacune a parfois entraîné un non-respect des exigences procédurales. Le comité a régulièrement déclaré que, pour assurer le respect effectif des droits fondamentaux et des garanties procédurales, il était nécessaire de vérifier la légalité des enquêtes, en associant plus étroitement et plus régulièrement les membres de l’unité «Conseil judiciaire et juridique» (41).

41

| 75. | Le comité de surveillance a abordé la question du rôle supplémentaire joué par ces magistrats dans chacun de ses précédents rapports d’activité. Ils sont non seulement les principaux points de contact avec les autorités judiciaires nationales, mais ils jouent aussi un rôle important en veillant à ce que les preuves contenues dans les dossiers transmis aux autorités judiciaires nationales respectent les exigences juridiques de l’État membre concerné. En raison de l’importance de leur rôle, le comité de surveillance a régulièrement encouragé l’implication accrue des magistrats dans les enquêtes. Le comité note que des effectifs de l’OLAF possédant une expérience juridique et judiciaire rejoindront l’unité nouvellement créée de sélection et d’analyse des enquêtes. Selon lui, quelle que soit leur place dans la nouvelle structure de l’OLAF, ils doivent conserver leur rôle précédent. Afin de respecter son obligation juridique (42) de transmettre aux États membres les rapports et les informations obtenues durant ses enquêtes, l’OLAF doit faire appel à des experts en procédures judiciaires et en techniques d’enquête issus de la majorité des États membres. |
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75.

Le comité de surveillance a abordé la question du rôle supplémentaire joué par ces magistrats dans chacun de ses précédents rapports d’activité. Ils sont non seulement les principaux points de contact avec les autorités judiciaires nationales, mais ils jouent aussi un rôle important en veillant à ce que les preuves contenues dans les dossiers transmis aux autorités judiciaires nationales respectent les exigences juridiques de l’État membre concerné. En raison de l’importance de leur rôle, le comité de surveillance a régulièrement encouragé l’implication accrue des magistrats dans les enquêtes. Le comité note que des effectifs de l’OLAF possédant une expérience juridique et judiciaire rejoindront l’unité nouvellement créée de sélection et d’analyse des enquêtes. Selon lui, quelle que soit leur place dans la nouvelle structure de l’OLAF, ils doivent conserver leur rôle précédent. Afin de respecter son obligation juridique (42) de transmettre aux États membres les rapports et les informations obtenues durant ses enquêtes, l’OLAF doit faire appel à des experts en procédures judiciaires et en techniques d’enquête issus de la majorité des États membres.

42

| 76. | L’efficacité des transmissions d’informations et de rapports d’enquête par l’OLAF aux autorités judiciaires nationales à la suite de sa réorganisation interne devra être examinée à l’avenir. |
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76.

L’efficacité des transmissions d’informations et de rapports d’enquête par l’OLAF aux autorités judiciaires nationales à la suite de sa réorganisation interne devra être examinée à l’avenir.

Conseiller réviseur

Conseiller réviseur

| 77. | Le comité de surveillance a pour rôle principal d’effectuer une analyse systémique des enquêtes de l’OLAF et non de traiter les cas individuels. Il a affirmé, dans son avis no 4/2011, qu’il était indispensable de confier les tâches d’examen des procédures ou de traitement des plaintes à une personne indépendante. Cette personne aurait une mission claire qui n’empiéterait pas sur celle du comité de surveillance, et son indépendance serait garantie. Le comité de surveillance a notamment déclaré que cette personne devrait pouvoir analyser les plaintes contre l’OLAF, mais aussi agir de sa propre initiative en assurant le respect régulier des droits procéduraux durant tout le processus d’enquête. |
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77.

Le comité de surveillance a pour rôle principal d’effectuer une analyse systémique des enquêtes de l’OLAF et non de traiter les cas individuels. Il a affirmé, dans son avis no 4/2011, qu’il était indispensable de confier les tâches d’examen des procédures ou de traitement des plaintes à une personne indépendante. Cette personne aurait une mission claire qui n’empiéterait pas sur celle du comité de surveillance, et son indépendance serait garantie. Le comité de surveillance a notamment déclaré que cette personne devrait pouvoir analyser les plaintes contre l’OLAF, mais aussi agir de sa propre initiative en assurant le respect régulier des droits procéduraux durant tout le processus d’enquête.

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4.2.   
  Budget, organisation administrative et politique du personnel en relation avec la fonction d’enquête de l’OLAF

Budget, organisation administrative et politique du personnel en relation avec la fonction d’enquête de l’OLAF

| 78. | Le comité de surveillance est légalement tenu de donner son avis sur l’avant-projet de budget annuel de l’OLAF (43). Les avis nos 1/2006, 2/2007, 3/2008, 3/2009, 1/2010 et 3/2011 du comité de surveillance ont abordé des questions budgétaires techniques comme des questions de principe. |
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78.

Le comité de surveillance est légalement tenu de donner son avis sur l’avant-projet de budget annuel de l’OLAF (43). Les avis nos 1/2006, 2/2007, 3/2008, 3/2009, 1/2010 et 3/2011 du comité de surveillance ont abordé des questions budgétaires techniques comme des questions de principe.

43

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| 79. | Plus spécifiquement, le comité de surveillance a souligné que la première mesure à adopter pour garantir l’indépendance de l’OLAF dans ses enquêtes consistait à lui allouer des ressources suffisantes. Un financement substantiel doit être garanti dans le temps. La récession économique entraîne des compressions budgétaires dans l’ensemble de l’Union européenne et l’OLAF ne peut en aucun cas y échapper. Toutefois, en tant qu’organe d’enquête indépendant, il doit être doté d’une autonomie budgétaire optimale. Conformément à la recommandation du comité de surveillance dans son avis no 3/2011, seul le directeur général de l’OLAF devrait pouvoir décider de la répartition des coupes budgétaires au sein de l’Office. |
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79.

Plus spécifiquement, le comité de surveillance a souligné que la première mesure à adopter pour garantir l’indépendance de l’OLAF dans ses enquêtes consistait à lui allouer des ressources suffisantes. Un financement substantiel doit être garanti dans le temps. La récession économique entraîne des compressions budgétaires dans l’ensemble de l’Union européenne et l’OLAF ne peut en aucun cas y échapper. Toutefois, en tant qu’organe d’enquête indépendant, il doit être doté d’une autonomie budgétaire optimale. Conformément à la recommandation du comité de surveillance dans son avis no 3/2011, seul le directeur général de l’OLAF devrait pouvoir décider de la répartition des coupes budgétaires au sein de l’Office.

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| 80. | Selon le comité de surveillance, l’OLAF doit veiller à ce que ses principales fonctions d’enquête disposent d’effectifs et d’allocations budgétaires adaptés. L’OLAF dépend pour mener ses enquêtes de spécialistes hautement qualifiés, difficiles à recruter dans le contexte des procédures normales d’embauche de la Commission européenne. Le comité de surveillance a souligné à diverses reprises la nécessité pour l’OLAF de définir et de conserver sa propre politique du personnel. L’Office pourrait ainsi attirer des agents temporaires issus des services d’investigation et des organes judiciaires des États membres et leur offrir un parcours professionnel intéressant sur le plan du salaire et de la promotion, ou la possibilité de devenir des membres permanents du personnel. |
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80.

Selon le comité de surveillance, l’OLAF doit veiller à ce que ses principales fonctions d’enquête disposent d’effectifs et d’allocations budgétaires adaptés. L’OLAF dépend pour mener ses enquêtes de spécialistes hautement qualifiés, difficiles à recruter dans le contexte des procédures normales d’embauche de la Commission européenne. Le comité de surveillance a souligné à diverses reprises la nécessité pour l’OLAF de définir et de conserver sa propre politique du personnel. L’Office pourrait ainsi attirer des agents temporaires issus des services d’investigation et des organes judiciaires des États membres et leur offrir un parcours professionnel intéressant sur le plan du salaire et de la promotion, ou la possibilité de devenir des membres permanents du personnel.

| 81. | Dans ses divers avis sur le budget de l’OLAF, le comité de surveillance a également demandé que les agents temporaires de l’OLAF soient promus conformément à la décision du directeur général du 30 juin 2005. Le comité de surveillance regrette vivement que, malgré les promesses faites en ce sens, aucune mesure de ce type n’ait été prise à ce jour. |
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81.

Dans ses divers avis sur le budget de l’OLAF, le comité de surveillance a également demandé que les agents temporaires de l’OLAF soient promus conformément à la décision du directeur général du 30 juin 2005. Le comité de surveillance regrette vivement que, malgré les promesses faites en ce sens, aucune mesure de ce type n’ait été prise à ce jour.

4.3.   
  Règles procédurales des enquêtes de l’OLAF (le manuel)

Règles procédurales des enquêtes de l’OLAF (le manuel)

| 82. | Pendant toute la durée de son mandat, le comité de surveillance a déploré que les enquêtes de l’OLAF se fondent sur des instructions et pratiques hétéroclites au lieu d’obéir à des règles claires. Le comité de surveillance a régulièrement souligné que l’adoption d’un guide simple, pratique et utile, incluant des délais pour les différentes étapes des enquêtes, fournirait un cadre cohérent aux enquêtes de l’OLAF et consoliderait son indépendance opérationnelle. La nécessité de disposer de règles procédurales claires et adaptées, qui renforceraient la légalité, l’efficacité et la transparence des enquêtes, ainsi que la responsabilité de l’OLAF, était un sujet de discussion constant entre le comité de surveillance, le directeur général et les enquêteurs de l’OLAF. De plus, en étudiant différents aspects de l’exercice de la fonction d’enquête de l’OLAF, le comité de surveillance a évalué l’utilité du manuel de l’OLAF. |
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82.

Pendant toute la durée de son mandat, le comité de surveillance a déploré que les enquêtes de l’OLAF se fondent sur des instructions et pratiques hétéroclites au lieu d’obéir à des règles claires. Le comité de surveillance a régulièrement souligné que l’adoption d’un guide simple, pratique et utile, incluant des délais pour les différentes étapes des enquêtes, fournirait un cadre cohérent aux enquêtes de l’OLAF et consoliderait son indépendance opérationnelle. La nécessité de disposer de règles procédurales claires et adaptées, qui renforceraient la légalité, l’efficacité et la transparence des enquêtes, ainsi que la responsabilité de l’OLAF, était un sujet de discussion constant entre le comité de surveillance, le directeur général et les enquêteurs de l’OLAF. De plus, en étudiant différents aspects de l’exercice de la fonction d’enquête de l’OLAF, le comité de surveillance a évalué l’utilité du manuel de l’OLAF.

| 83. | Le comité de surveillance a suivi avec grand intérêt les progrès de la mise à jour du manuel. Il a examiné plusieurs versions et, dans ses précédents rapports annuels, a adressé de nombreux commentaires écrits à l’OLAF. Le comité a constamment déploré qu’aucune version ne réponde à ses attentes. Malgré des améliorations progressives de la forme et du contenu à chaque stade de la rédaction, le nouveau manuel ne forme pas encore un ensemble de règles strictes capables de guider les enquêteurs à travers les différentes étapes d’une enquête. Le comité de surveillance a donc régulièrement conseillé de l’améliorer. Il a en particulier exhorté l’OLAF à suivre les recommandations formulées dans ses précédents rapports d’activité et dans divers avis, notamment en ce qui concerne la politique de minimis, la planification des enquêtes et la protection des droits fondamentaux et des garanties procédurales (44). Le comité de surveillance a également recommandé que le manuel inclue des exemples de bonnes pratiques élaborées dans les enquêtes et qu’une formation approfondie soit régulièrement consacrée au manuel. |
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83.

Le comité de surveillance a suivi avec grand intérêt les progrès de la mise à jour du manuel. Il a examiné plusieurs versions et, dans ses précédents rapports annuels, a adressé de nombreux commentaires écrits à l’OLAF. Le comité a constamment déploré qu’aucune version ne réponde à ses attentes. Malgré des améliorations progressives de la forme et du contenu à chaque stade de la rédaction, le nouveau manuel ne forme pas encore un ensemble de règles strictes capables de guider les enquêteurs à travers les différentes étapes d’une enquête. Le comité de surveillance a donc régulièrement conseillé de l’améliorer. Il a en particulier exhorté l’OLAF à suivre les recommandations formulées dans ses précédents rapports d’activité et dans divers avis, notamment en ce qui concerne la politique de minimis, la planification des enquêtes et la protection des droits fondamentaux et des garanties procédurales (44). Le comité de surveillance a également recommandé que le manuel inclue des exemples de bonnes pratiques élaborées dans les enquêtes et qu’une formation approfondie soit régulièrement consacrée au manuel.

44

| 84. | Le manuel est actuellement réexaminé à la lumière des changements proposés de la structure de l’OLAF et des nouvelles méthodes de travail. La version actualisée nécessitera une évaluation attentive, et le comité de surveillance devra être consulté durant le processus de rédaction. |
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84.

Le manuel est actuellement réexaminé à la lumière des changements proposés de la structure de l’OLAF et des nouvelles méthodes de travail. La version actualisée nécessitera une évaluation attentive, et le comité de surveillance devra être consulté durant le processus de rédaction.

CONCLUSIONS

CONCLUSIONS

Selon les précédents rapports annuels du comité de surveillance, aucun danger réel n’avait compromis l’indépendance de l’OLAF, et aucune menace n’avait été signalée au comité ni remarquée par ce dernier.

Dans le présent rapport, le comité de surveillance a notamment abordé les questions suivantes:

| a) | la capacité de l’OLAF à accéder aux locaux des membres du Parlement européen; |
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a)

la capacité de l’OLAF à accéder aux locaux des membres du Parlement européen;

| b) | l’accès de l’OLAF à certaines données à caractère personnel dans les fichiers conservés par la Commission européenne; |
| --- | --- |

b)

l’accès de l’OLAF à certaines données à caractère personnel dans les fichiers conservés par la Commission européenne;

| c) | la transmission par l’OLAF aux institutions, organes et organismes concernés des rapports d’enquête finaux rédigés à la suite d’enquêtes internes closes sans suivi; |
| --- | --- |

c)

la transmission par l’OLAF aux institutions, organes et organismes concernés des rapports d’enquête finaux rédigés à la suite d’enquêtes internes closes sans suivi;

| d) | l’obligation de l’OLAF d’obtenir l’accord préalable du secrétaire général ou du président de l’institution, de l’organe ou de l’organisme impliqué avant de différer l’obligation d’inviter la personne concernée par l’enquête interne à présenter ses observations. |
| --- | --- |

d)

l’obligation de l’OLAF d’obtenir l’accord préalable du secrétaire général ou du président de l’institution, de l’organe ou de l’organisme impliqué avant de différer l’obligation d’inviter la personne concernée par l’enquête interne à présenter ses observations.

Le comité de surveillance regrette que les problèmes suivants remettent en cause l’indépendance de l’OLAF vis-à-vis des institutions dans l’exécution de ses enquêtes.

| a) | La possibilité pour l’OLAF d’accéder aux locaux du Parlement européen a été non seulement remise en question, mais aussi entravée par le Parlement européen, en violation de dispositions juridiques considérées comme claires par le comité de surveillance; |
| --- | --- |

a)

La possibilité pour l’OLAF d’accéder aux locaux du Parlement européen a été non seulement remise en question, mais aussi entravée par le Parlement européen, en violation de dispositions juridiques considérées comme claires par le comité de surveillance;

| b) | Le comité de surveillance a observé que la Commission européenne était peu disposée à offrir à l’OLAF un accès direct et immédiat à certaines données à caractère personnel, en raison d’une interprétation très restrictive des règles relatives à ces données; |
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b)

Le comité de surveillance a observé que la Commission européenne était peu disposée à offrir à l’OLAF un accès direct et immédiat à certaines données à caractère personnel, en raison d’une interprétation très restrictive des règles relatives à ces données;

| c) | Le comité de surveillance a noté avec inquiétude que l’OLAF avait obéi à la requête de la Commission européenne de transmettre régulièrement ses rapports finaux sur les affaires internes closes sans suivi, bien que ces rapports puissent contenir des informations très sensibles; |
| --- | --- |

c)

Le comité de surveillance a noté avec inquiétude que l’OLAF avait obéi à la requête de la Commission européenne de transmettre régulièrement ses rapports finaux sur les affaires internes closes sans suivi, bien que ces rapports puissent contenir des informations très sensibles;

| d) | Le comité de surveillance a remarqué que les institutions, organes ou organismes pouvaient entraver toute enquête interne en cours en refusant ou en retardant leur accord, qui est nécessaire pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée par l’enquête à présenter ses observations. |
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d)

Le comité de surveillance a remarqué que les institutions, organes ou organismes pouvaient entraver toute enquête interne en cours en refusant ou en retardant leur accord, qui est nécessaire pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée par l’enquête à présenter ses observations.

Le comité de surveillance répugne à affirmer que ces problèmes reflètent l’intention délibérée des institutions en question d’entraver l’indépendance de l’OLAF dans l’exécution de ses enquêtes. Ils ont toutefois pour effet général d’éroder partiellement l’indépendance de l’OLAF sur le plan pratique.

Le comité de surveillance souligne que le fonctionnement indépendant de l’OLAF ne peut être garanti que si l’indépendance du comité de surveillance est assurée. En entravant le bon fonctionnement du secrétariat du comité de surveillance, l’OLAF met en péril l’indépendance du comité de surveillance et donc la sienne.

Le comité de surveillance pense que les choses vont indubitablement dans la mauvaise direction. Il conseille donc au prochain comité de surveiller de près toute évolution future susceptible d’influer sur l’indépendance de l’OLAF.

---

(1)  JO L 136 du 31.5.1999, p. 1.

1

(2)  Voir le document de réflexion de la Commission européenne sur la réforme de l’OLAF du 6 juillet 2010, SEC(2010) 859, et l’avis no 3/2010 du comité de surveillance; voir aussi la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999 du 17 mars 2011, COM(2011) 135 final, et l’avis no 4/2011 du comité de surveillance.

2

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o

o

(3)  Considérant 5 de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Commission du 28 avril 1999 instituant l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (JO L 136 du 31.5.1999, p. 20).

3

(4)  Article 12, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1073/1999.

4

o

(5)  Avis no 4/2011, paragraphe 6.

5

o

(6)  Article 6, paragraphe 1, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom.

6

(7)  Avis no 3/2011.

7

o

(8)  Avis no 4/2011, point 4.2.1.

8

o

(9)  Rapport d’activité 2009-2010 du comité de surveillance, point 3.1.1.

9

(10)  Avis nos 3/2010 et 4/2011.

10

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(11)  Article 11, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1073/1999.

11

o

(12)  Avis no 4/2011, paragraphe 41.

12

o

(13)  JO L 308 du 24.11.2011, p. 114.

13

(14)  Voir le point 44 de l’avis no 6/2011 de la Cour des comptes de l’Union européenne sur la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999 (JO C 254, 30.8.2011, p. 1).

14

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o

(15)  Article 11, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1073/1999.

15

o

(16)  Article 11, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1073/1999.

16

o

(17)  Règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (JO L 292, 15.11.1996, p. 2).

17

o

(18)  Article 4, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999.

18

o

(19)  Avis no 4/2011, paragraphe 5.

19

o

(20)  Avis nos 1/2007 et 2/2009.

20

os

(21)  Le comité de surveillance recommandait d’inclure des informations se rapportant au moment où les faits sous enquête ont eu lieu, à leur délai de prescription, à la description juridique de l’irrégularité, aux sanctions ou conséquences juridiques potentielles des faits, ainsi qu’à la date de clôture prévue, accompagnés d’une explication motivée.

21

(22)  Octobre 2011.

22

(23)  Avis no 4/2010.

23

o

(24)  Manuel de l’OLAF – procédures opérationnelles.

24

(25)  Avis nos 2/2006, 3/2010 et 4/2011.

25

os

(26)  Avis no 2/2009.

26

o

(27)  Pour des informations supplémentaires concernant les conclusions du comité de surveillance à ce sujet, veuillez consulter ses précédents rapports d’activité.

27

(28)  Considérant 10 et article 9, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999.

28

o

(29)  Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8, 12.1.2001, p. 1).

29

o

(30)  Avis no 1/2011.

30

o

(31)  Voir le rapport d’activité 2009-2010 du comité de surveillance, point 3.2.

31

(32)  Voir l’annexe 9 du manuel.

32

(33)  Article 11, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1073/1999.

33

o

(34)  Tribunal de première instance, Franchet et Byk contre Commission (no 2), 8 juillet 2008, affaire T-48/05, paragraphe 151.

34

Franchet et Byk

Commission

o

(35)  Voir l’avis no 5/2010, paragraphes 36-37.

35

o

(36)  Article 4, paragraphe 6, de la proposition modifiée: «Dans les cas exceptionnels où la confidentialité de l’enquête ne peut être assurée, l’Office recourt à d’autres moyens appropriés pour communiquer l’information.»

36

(37)  Avis no 3/2010, point 2.1, et avis no 4/2011, point 4.3.

37

o

o

(38)  Avis nos 1/2007 et 2/2009.

38

os

(39)  Avis nos 2/2009 et 5/2010.

39

os

(40)  Voir les rapports d’activité 2005-2007 et 2008-2009 du comité de surveillance.

40

(41)  Voir les précédents rapports d’activité et l’avis no 4/2011 du comité de surveillance.

41

o

(42)  Articles 9 et 10 du règlement (CE) no 1073/1999.

42

o

(43)  Article 6, paragraphe 2, de la décision susmentionnée de la Commission du 28 avril 1999.

43

(44)  Voir les avis nos 5/2008, 4/2010 et 5/2010.

44

os

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ANNEXE I

CALENDRIER DES RÉUNIONS DU COMITÉ DE SURVEILLANCE

2011

| Mois | Date de la réunion |
| --- | --- |
| JANVIER | lundi 17 - mardi 18 |
| FÉVRIER | mardi 15 - mercredi 16 |
| MARS | mardi 15 - mercredi 16 |
| AVRIL | mercredi 6 - jeudi 7 |
| MAI | mardi 10 - mercredi 11 |
| JUIN | mardi 28 - mercredi 29 |
| SEPTEMBRE | mardi 6 - mercredi 7 |
| OCTOBRE | mercredi 5 (toute la journée) |
| NOVEMBRE | mardi 8 - mercredi 9 |
| NOVEMBRE | mardi 29 - mercredi 30 |

Mois

Date de la réunion

JANVIER

lundi 17 - mardi 18

FÉVRIER

mardi 15 - mercredi 16

MARS

mardi 15 - mercredi 16

AVRIL

mercredi 6 - jeudi 7

MAI

mardi 10 - mercredi 11

JUIN

mardi 28 - mercredi 29

SEPTEMBRE

mardi 6 - mercredi 7

OCTOBRE

mercredi 5 (toute la journée)

NOVEMBRE

mardi 8 - mercredi 9

NOVEMBRE

mardi 29 - mercredi 30

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ANNEXE II

Liste des avis adoptés par le comité de surveillance entre le 1er décembre 2005 et le 30 novembre 2011

2005-2007

Avis no 2/2006 concernant la réforme du règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF)

Avis no 3/2006 Les indicateurs de performance de l’OLAF

Avis no 1/2007 Rapports de l’OLAF relatifs aux enquêtes engagées depuis plus de neuf mois

Avis no 1/2006 Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2007

Avis no 2/2007 Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2008

2007-2008

Avis no 1/2008«Dossiers classés sans suite à première vue»

Avis no 2/2008 Plan de gestion annuel de l’OLAF pour 2008

Avis no 3/2008 Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2009

2008-2009

Avis no 5/2008 La politique de minimis de l’OLAF

Avis no 1/2009 Plan de gestion annuel de l’OLAF pour 2009

Avis no 2/2009 Rapports de l’OLAF relatifs aux enquêtes engagées depuis plus de neuf mois

Avis no 3/2009 Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2010

2009-2010

Avis no 1/2010 Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2011

Avis no 2/2010 relatif à la nomination du directeur général de l’OLAF

Avis no 3/2010 relatif au document de réflexion sur la réforme de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF)

Avis no 4/2010 Planification des enquêtes

Avis no 5/2010 L’application des droits fondamentaux et des garanties procédurales dans les enquêtes de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF)

2011

Avis no 1/2011 Accès de l’OLAF aux données relatives au personnel détenues par la Commission

Avis no 2/2011 Compétences de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) concernant l’exécution indépendante des enquêtes internes au sein des institutions de l’UE

Avis no 3/2011 Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2012

Avis no 4/2011 concernant la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999

Avis no 5/2011 Transmission, par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) aux institutions, des rapports d’enquête finaux rédigés à l’issue d’enquêtes internes closes sans suivi

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ANNEXE III

AVIS No 1/2011

Accès de l'OLAF aux données du personnel détenues par la Commission

Bruxelles, le 30 mai 2011

1.   Historique

| 1.1. | Lors de l'évaluation des premières informations reçues par l'OLAF, l'unité C4, «Intelligence opérationnelle», qui apporte son soutien aux deux directions en charge des enquêtes et opérations, doit être en mesure d'identifier rapidement, de manière précise et en toute discrétion, une personne suspectée, en particulier lorsque des allégations de conflit d'intérêts sont susceptibles d'être avancées. Pour ce faire, l'OLAF a besoin de disposer d'un accès aux informations contenues dans les bases de données «ressources humaines» gérées par la Commission. L'OLAF demande en particulier l'accès aux données relatives aux membres du personnel, à leur situation familiale et à leurs liens familiaux, à leur adresse privée, leur numéro de téléphone, ainsi qu'à leur date de naissance et à celle des membres de leur famille. Ces dernières données sont qualifiées de données de «l'arbre généalogique». |
| --- | --- |

1.1.

Lors de l'évaluation des premières informations reçues par l'OLAF, l'unité C4, «Intelligence opérationnelle», qui apporte son soutien aux deux directions en charge des enquêtes et opérations, doit être en mesure d'identifier rapidement, de manière précise et en toute discrétion, une personne suspectée, en particulier lorsque des allégations de conflit d'intérêts sont susceptibles d'être avancées. Pour ce faire, l'OLAF a besoin de disposer d'un accès aux informations contenues dans les bases de données «ressources humaines» gérées par la Commission. L'OLAF demande en particulier l'accès aux données relatives aux membres du personnel, à leur situation familiale et à leurs liens familiaux, à leur adresse privée, leur numéro de téléphone, ainsi qu'à leur date de naissance et à celle des membres de leur famille. Ces dernières données sont qualifiées de données de «l'arbre généalogique».

| 1.2 | L'OLAF tient à ce que le fait d'accéder à ces informations ne nuise aucunement à la réputation de personnes innocentes travaillant à la Commission ou dans tout autre organe de l'UE et à ce que, lorsque les allégations faites ne sont pas fondées, ce fait puisse être vérifié sans diffuser ces allégations qui reposent parfois sur des éléments très légers. De la même manière, lorsque les allégations se révèlent fondées, l'OLAF souhaite, à ce stade préliminaire, qu'un minimum de personnes soient averties de l'existence de ces allégations, afin que la personne pouvant potentiellement faire l'objet d'une enquête ne soit pas alertée prématurément. |
| --- | --- |

1.2

L'OLAF tient à ce que le fait d'accéder à ces informations ne nuise aucunement à la réputation de personnes innocentes travaillant à la Commission ou dans tout autre organe de l'UE et à ce que, lorsque les allégations faites ne sont pas fondées, ce fait puisse être vérifié sans diffuser ces allégations qui reposent parfois sur des éléments très légers. De la même manière, lorsque les allégations se révèlent fondées, l'OLAF souhaite, à ce stade préliminaire, qu'un minimum de personnes soient averties de l'existence de ces allégations, afin que la personne pouvant potentiellement faire l'objet d'une enquête ne soit pas alertée prématurément.

| 1.3 | L'OLAF propose dès lors qu'un nombre limité des membres du personnel de l'unité C4 dispose d'un accès «pull» direct, confidentiel et en mode lecture uniquement, aux données de l'arbre généalogique, ce qui leur permettrait de consulter un ensemble limité de données afin d'être en mesure de valider les allégations avant l'ouverture d'une enquête. |
| --- | --- |

1.3

L'OLAF propose dès lors qu'un nombre limité des membres du personnel de l'unité C4 dispose d'un accès «pull» direct, confidentiel et en mode lecture uniquement, aux données de l'arbre généalogique, ce qui leur permettrait de consulter un ensemble limité de données afin d'être en mesure de valider les allégations avant l'ouverture d'une enquête.

2.   Situation actuelle

| 2.1. | L'article 4, paragraphe 2, du règlement 1073/1999 prévoit que:






  — | l’Office a accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions, organes et organismes, ainsi qu’aux locaux de ceux-ci. L’Office a la faculté de contrôler la comptabilité des institutions, organes et organismes. L’Office peut prendre copie et obtenir des extraits de tout document et du contenu de tout support d’information que les institutions, organes et organismes détiennent et, en cas de besoin, s’assurer de ces documents ou informations pour éviter tout risque de disparition, |
| --- | --- | --- |

2.1.

L'article 4, paragraphe 2, du règlement 1073/1999 prévoit que:

—

l’Office a accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions, organes et organismes, ainsi qu’aux locaux de ceux-ci. L’Office a la faculté de contrôler la comptabilité des institutions, organes et organismes. L’Office peut prendre copie et obtenir des extraits de tout document et du contenu de tout support d’information que les institutions, organes et organismes détiennent et, en cas de besoin, s’assurer de ces documents ou informations pour éviter tout risque de disparition,

| 2.2. | Cette disposition permet à l'OLAF d'avoir un accès illimité [pour autant que les dispositions mentionnées au paragraphe 1 de l'article 4 (1) soient respectées] aux données détenues par la Commission, y compris les données relatives au personnel de la Commission. Elle s'applique aux enquêtes internes en cours de l'OLAF. |
| --- | --- |

2.2.

Cette disposition permet à l'OLAF d'avoir un accès illimité [pour autant que les dispositions mentionnées au paragraphe 1 de l'article 4 (1) soient respectées] aux données détenues par la Commission, y compris les données relatives au personnel de la Commission. Elle s'applique aux enquêtes internes en cours de l'OLAF.

| 2.3. | Le secrétariat général est prêt à octroyer à l'OLAF un accès «push» aux données de l'arbre généalogique, mais pas un accès «pull» comme demandé. Le motif avancé pour refuser l'accès «pull» est la protection des données. En sa qualité de contrôleur de la protection des données à caractère personnel, la Commission affirme qu'elle est tenue de filtrer les demandes et de ne fournir que les données à caractère personnel dont elle estime qu'elles relèvent d'une demande légitime, nécessaire et proportionnelle de l'OLAF. Ce «processus de filtrage» semble n'être appliqué qu'aux demandes de l'OLAF, alors que d'autres services au sein de la Commission disposent d'un accès «pull» direct, sans intervention du contrôleur de la protection des données. |
| --- | --- |

2.3.

Le secrétariat général est prêt à octroyer à l'OLAF un accès «push» aux données de l'arbre généalogique, mais pas un accès «pull» comme demandé. Le motif avancé pour refuser l'accès «pull» est la protection des données. En sa qualité de contrôleur de la protection des données à caractère personnel, la Commission affirme qu'elle est tenue de filtrer les demandes et de ne fournir que les données à caractère personnel dont elle estime qu'elles relèvent d'une demande légitime, nécessaire et proportionnelle de l'OLAF. Ce «processus de filtrage» semble n'être appliqué qu'aux demandes de l'OLAF, alors que d'autres services au sein de la Commission disposent d'un accès «pull» direct, sans intervention du contrôleur de la protection des données.

| 2.4. | Le comité de surveillance s'inquiète du fait que cette limitation de l'accès direct, confidentiel et en mode lecture uniquement de l'OLAF aux données de l'arbre généalogique peut nuire à son indépendance dans le cadre de sa fonction d'enquêteur. |
| --- | --- |

2.4.

Le comité de surveillance s'inquiète du fait que cette limitation de l'accès direct, confidentiel et en mode lecture uniquement de l'OLAF aux données de l'arbre généalogique peut nuire à son indépendance dans le cadre de sa fonction d'enquêteur.

3.   Réunions avec le secrétariat général et avec le Contrôleur européen de la protection des données

| 3.1 | Le comité de surveillance et des membres du secrétariat ont rencontré le personnel du secrétariat général à deux reprises, le 25 novembre 2010 et le 8 décembre 2010, ainsi que la secrétaire générale en personne, le 15 décembre 2010, afin de débattre de cette question. Le secrétariat général reconnaît que l'OLAF «dispose effectivement du droit d'accéder à toute base de données qu'elle estime importante à des fins d'investigation en vue de l'ouverture d'une enquête et pendant toute la durée de celle-ci, même avant la décision d'ouverture officielle, lorsqu'elle dispose d'un numéro de dossier CMS spécifique», mais maintient que l'OLAF ne peut bénéficier d'un accès «pull» direct. |
| --- | --- |

3.1

Le comité de surveillance et des membres du secrétariat ont rencontré le personnel du secrétariat général à deux reprises, le 25 novembre 2010 et le 8 décembre 2010, ainsi que la secrétaire générale en personne, le 15 décembre 2010, afin de débattre de cette question. Le secrétariat général reconnaît que l'OLAF «dispose effectivement du droit d'accéder à toute base de données qu'elle estime importante à des fins d'investigation en vue de l'ouverture d'une enquête et pendant toute la durée de celle-ci, même avant la décision d'ouverture officielle, lorsqu'elle dispose d'un numéro de dossier CMS spécifique», mais maintient que l'OLAF ne peut bénéficier d'un accès «pull» direct.

| 3.2 | Étant donné que la demande de l'OLAF d'obtenir un accès aux données est couverte par les dispositions de l'article 7, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 45/2001, l'OLAF et le comité de surveillance ont souhaité connaître l'avis du Contrôleur européen de la protection des données, M. Hustinx, avec lequel ils ont en conséquence eu deux réunions, le 15 décembre 2010 et le 25 mars 2011. |
| --- | --- |

3.2

Étant donné que la demande de l'OLAF d'obtenir un accès aux données est couverte par les dispositions de l'article 7, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 45/2001, l'OLAF et le comité de surveillance ont souhaité connaître l'avis du Contrôleur européen de la protection des données, M. Hustinx, avec lequel ils ont en conséquence eu deux réunions, le 15 décembre 2010 et le 25 mars 2011.

4.   Position à l'égard de la protection des données

| 4.1. | Conformément à l'article 7, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 45/2001 (2), il y a lieu de vérifier la nécessité du transfert des données de la Commission vers l'OLAF. |
| --- | --- |

4.1.

Conformément à l'article 7, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 45/2001 (2), il y a lieu de vérifier la nécessité du transfert des données de la Commission vers l'OLAF.

| 4.2. | La nécessité doit être vérifiée. Si le type et le volume des données faisant l'objet de la demande d'accès varient en fonction de chaque situation, la vérification de la nécessité doit alors intervenir ex ante pour chaque accès individuel. S'il existe des catégories d'accès limité similaire aux mêmes fins, pouvant être vérifiées ex post par les deux parties, il est possible, dans ce cas, de les regrouper dans le cadre de la vérification de la nécessité. Ce qui précède fait partie de la structure que devraient développer le contrôleur de la protection des données et le destinataire des données. La solution doit apporter une réponse à la question de la nécessité et être vérifiable. Elle doit également comporter une limitation stricte de la finalité. |
| --- | --- |

4.2.

La nécessité doit être vérifiée. Si le type et le volume des données faisant l'objet de la demande d'accès varient en fonction de chaque situation, la vérification de la nécessité doit alors intervenir ex ante pour chaque accès individuel. S'il existe des catégories d'accès limité similaire aux mêmes fins, pouvant être vérifiées ex post par les deux parties, il est possible, dans ce cas, de les regrouper dans le cadre de la vérification de la nécessité. Ce qui précède fait partie de la structure que devraient développer le contrôleur de la protection des données et le destinataire des données. La solution doit apporter une réponse à la question de la nécessité et être vérifiable. Elle doit également comporter une limitation stricte de la finalité.

| 4.3. | Dans la situation décrite ci-dessus, l'OLAF est en mesure de définir au préalable la nécessité du transfert des données parce que la nécessité est toujours la même: l'identification de l'individu ou des individus qui serai(en)t impliqué(s) dans une affaire faisant l'objet d'une évaluation ou d'une enquête. Comme l'a expliqué l'unité C4, l'OLAF a besoin d'accéder à un nombre limité de champs dans les bases de données de la Commission, aux fins de garantir l'identification correcte d'un membre du personnel de la Commission dont il est présumé qu'il est impliqué dans une fraude ou une irrégularité. Les champs de données auxquels l'OLAF souhaite avoir accès à cette fin sont les suivants:






  — | date de naissance, |
| --- | --- | --- |

4.3.

Dans la situation décrite ci-dessus, l'OLAF est en mesure de définir au préalable la nécessité du transfert des données parce que la nécessité est toujours la même: l'identification de l'individu ou des individus qui serai(en)t impliqué(s) dans une affaire faisant l'objet d'une évaluation ou d'une enquête. Comme l'a expliqué l'unité C4, l'OLAF a besoin d'accéder à un nombre limité de champs dans les bases de données de la Commission, aux fins de garantir l'identification correcte d'un membre du personnel de la Commission dont il est présumé qu'il est impliqué dans une fraude ou une irrégularité. Les champs de données auxquels l'OLAF souhaite avoir accès à cette fin sont les suivants:

—

date de naissance,

| — | adresse, |
| --- | --- |

—

adresse,

| — | personne à contacter en cas d'accident, et |
| --- | --- |

—

personne à contacter en cas d'accident, et

| — | numéro de téléphone. |
| --- | --- |

—

numéro de téléphone.

(D'autres champs de données pertinents, tels que le nom, le statut, le numéro d'identification, l'entité organisationnelle et les dates de travail pour cette entité sont accessibles à tout le personnel de la Commission dans Sysper2.)

| 4.4. | Dans les cas d'allégations de conflit d'intérêts impliquant un membre de la famille, l'OLAF aura également besoin d'accéder aux données de «l'arbre généalogique» afin de vérifier l'identification des membres de la famille qui peuvent être concernés, y compris le partenaire et les parents en ligne ascendante et/ou descendante. Dans de tels cas, les champs de données seraient les suivants:






  — | nom, |
| --- | --- | --- |

4.4.

Dans les cas d'allégations de conflit d'intérêts impliquant un membre de la famille, l'OLAF aura également besoin d'accéder aux données de «l'arbre généalogique» afin de vérifier l'identification des membres de la famille qui peuvent être concernés, y compris le partenaire et les parents en ligne ascendante et/ou descendante. Dans de tels cas, les champs de données seraient les suivants:

—

nom,

| — | date de naissance. |
| --- | --- |

—

date de naissance.

L'accès sera effectué par l'un des membres (trois ou quatre) d'un petit groupe de collaborateurs, dûment formés, de l'unité «Intelligence opérationnelle». L'OLAF conserve en outre un fichier journal précis de tous les accès à ces bases de données. Celui-ci mentionne les renseignements suivants:

| — | la base de données consultée, |
| --- | --- |

—

la base de données consultée,

| — | la date, |
| --- | --- |

—

la date,

| — | le membre du personnel ayant opéré la consultation, |
| --- | --- |

—

le membre du personnel ayant opéré la consultation,

| — | le numéro de la demande, dans le module de renseignements CMS, ayant entraîné la demande d'accès, et |
| --- | --- |

—

le numéro de la demande, dans le module de renseignements CMS, ayant entraîné la demande d'accès, et

| — | le numéro du dossier opérationnel (OF). |
| --- | --- |

—

le numéro du dossier opérationnel (OF).

| 4.5. | L'OLAF prévoit que ces renseignements seront enregistrés automatiquement par le CMS dans le courant de cette année encore. Les fichiers d'accès peuvent à tout moment être consultés par le responsable du traitement des données, les délégués à la protection des données et le contrôleur de la protection des données. |
| --- | --- |

4.5.

L'OLAF prévoit que ces renseignements seront enregistrés automatiquement par le CMS dans le courant de cette année encore. Les fichiers d'accès peuvent à tout moment être consultés par le responsable du traitement des données, les délégués à la protection des données et le contrôleur de la protection des données.

| 4.6. | Lorsque l'objet du transfert est limité à l'identité des personnes et que des fichiers journaux précis sont conservés, le comité de surveillance estime que les exigences de l'article 7, paragraphe 2, sont satisfaites sans qu'il soit nécessaire de demander l'autorisation du contrôleur avant chaque accès individuel. |
| --- | --- |

4.6.

Lorsque l'objet du transfert est limité à l'identité des personnes et que des fichiers journaux précis sont conservés, le comité de surveillance estime que les exigences de l'article 7, paragraphe 2, sont satisfaites sans qu'il soit nécessaire de demander l'autorisation du contrôleur avant chaque accès individuel.

5.   Interprétation de l'article 7, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001

| 5.1. | L'article 7, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 semble autoriser un certain nombre de scénarios différents. Il pourrait être interprété comme créant un dialogue structuré entre le contrôleur de la protection des données et le destinataire de ces données, tous deux ayant besoin de vérifier la nécessité du transfert. |
| --- | --- |

5.1.

L'article 7, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 semble autoriser un certain nombre de scénarios différents. Il pourrait être interprété comme créant un dialogue structuré entre le contrôleur de la protection des données et le destinataire de ces données, tous deux ayant besoin de vérifier la nécessité du transfert.

| 5.2. | Il apparaît que l'accès «pull» n'est pas accordé sur une base automatique, mais il est octroyé sur demande au sein de la Commission dans d'autres contextes. Dans les exemples suivants, l'accès «pull» a donné lieu à des problèmes, mais dans le dernier exemple ci-dessous, il a été accordé:






  — | communication entre Sysper1 et Sysper2 – Sysper1 posait problème du fait qu'il accordait l'accès «pull» sans garanties/traçabilité suffisantes de la personne qui disposait de l'accès, |
| --- | --- | --- |

5.2.

Il apparaît que l'accès «pull» n'est pas accordé sur une base automatique, mais il est octroyé sur demande au sein de la Commission dans d'autres contextes. Dans les exemples suivants, l'accès «pull» a donné lieu à des problèmes, mais dans le dernier exemple ci-dessous, il a été accordé:

—

communication entre Sysper1 et Sysper2 – Sysper1 posait problème du fait qu'il accordait l'accès «pull» sans garanties/traçabilité suffisantes de la personne qui disposait de l'accès,

| — | PNR – celui-ci impliquait un accès «pull» par un pays tiers, ce qui est inacceptable, |
| --- | --- |

—

PNR – celui-ci impliquait un accès «pull» par un pays tiers, ce qui est inacceptable,

| — | ABAC et transactions de paiement – ne pouvait fonctionner sans accès «pull». |
| --- | --- |

—

ABAC et transactions de paiement – ne pouvait fonctionner sans accès «pull».

En effet, l'accès «push» peut également être inacceptable si les données à caractère personnel sont transmises sans vérification de la nécessité.

| 5.3. | Il ne semble dès lors pas qu'il existe en principe un quelconque obstacle fondamental, du point de vue de la protection des données, à l'octroi à OLAF de l'accès aux données demandé. |
| --- | --- |

5.3.

Il ne semble dès lors pas qu'il existe en principe un quelconque obstacle fondamental, du point de vue de la protection des données, à l'octroi à OLAF de l'accès aux données demandé.

6.   Pistes pour l'avenir

| 6.1. | Le comité de surveillance considère que le besoin de l'OLAF d'avoir accès, sur une base «pull», aux données du personnel détenues par la Commission, pour déterminer, avant l'ouverture d'une enquête, si une personne peut être identifiée ou exclue, est essentiel à son travail. Refuser cet accès à l'OLAF pourrait menacer son indépendance dans le cadre de sa fonction d'investigation. |
| --- | --- |

6.1.

Le comité de surveillance considère que le besoin de l'OLAF d'avoir accès, sur une base «pull», aux données du personnel détenues par la Commission, pour déterminer, avant l'ouverture d'une enquête, si une personne peut être identifiée ou exclue, est essentiel à son travail. Refuser cet accès à l'OLAF pourrait menacer son indépendance dans le cadre de sa fonction d'investigation.

| 6.2. | Le comité de surveillance recommande une modification du «protocole d’accord relatif à un code de conduite visant à assurer en temps utile l'échange d'informations entre l'OLAF et la Commission au sujet des enquêtes internes de l'OLAF au sein de la Commission» (3). Cette disposition pourrait prévoir un protocole d'accès aux données de la Commission lors de la phase de sélection, selon les mêmes modalités que celles prévues à l'article 4, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999 en ce qui concerne les enquêtes en cours. |
| --- | --- |

6.2.

Le comité de surveillance recommande une modification du «protocole d’accord relatif à un code de conduite visant à assurer en temps utile l'échange d'informations entre l'OLAF et la Commission au sujet des enquêtes internes de l'OLAF au sein de la Commission» (3). Cette disposition pourrait prévoir un protocole d'accès aux données de la Commission lors de la phase de sélection, selon les mêmes modalités que celles prévues à l'article 4, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999 en ce qui concerne les enquêtes en cours.

| 6.3. | Le comité suggère dès lors qu'un moyen pratique d'aller de l'avant consiste à entamer des négociations pour trouver une solution entre l'OLAF et la Commission. Une suggestion pratique serait de désigner un médiateur externe bénéficiant de la confiance à la fois de l'OLAF et de la Commission. Un ancien haut fonctionnaire ou un commissaire pourrait faire un médiateur approprié. Le comité de surveillance recommande à cette fin qu'un accord soit convenu le plus rapidement possible avec la Commission pour nommer un médiateur adéquat en vue de résoudre ce problème. |
| --- | --- |

6.3.

Le comité suggère dès lors qu'un moyen pratique d'aller de l'avant consiste à entamer des négociations pour trouver une solution entre l'OLAF et la Commission. Une suggestion pratique serait de désigner un médiateur externe bénéficiant de la confiance à la fois de l'OLAF et de la Commission. Un ancien haut fonctionnaire ou un commissaire pourrait faire un médiateur approprié. Le comité de surveillance recommande à cette fin qu'un accord soit convenu le plus rapidement possible avec la Commission pour nommer un médiateur adéquat en vue de résoudre ce problème.

| 6.4. | Le comité de surveillance veut croire qu'un accord sera trouvé sur cette question. Le comité de surveillance estime que la réforme du règlement (CE) no 1073/1999 constituera l'occasion idéale et opportune de modifier l'article 4 afin d'y inclure l'accès par l'OLAF aux informations détenues par les institutions avant l'ouverture d'un dossier ainsi qu'à tous les stades d'une enquête. |
| --- | --- |

6.4.

Le comité de surveillance veut croire qu'un accord sera trouvé sur cette question. Le comité de surveillance estime que la réforme du règlement (CE) no 1073/1999 constituera l'occasion idéale et opportune de modifier l'article 4 afin d'y inclure l'accès par l'OLAF aux informations détenues par les institutions avant l'ouverture d'un dossier ainsi qu'à tous les stades d'une enquête.

---

(1)  Article 4, paragraphe 1:

1

«L'Office effectue les enquêtes administratives à l'intérieur des institutions, des organes et des organismes, ci-après dénommées «enquêtes internes».

Ces enquêtes internes sont exécutées dans le respect des règles des traités, notamment du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que du statut, dans les conditions et selon les modalités prévues par le présent règlement et par des décisions que chaque institution, organe et organisme adopte. Les institutions se concertent sur le régime à établir par une telle décision.»

(2)

2

«Article 7

Transferts de données à caractère personnel entre institutions ou organes communautaires ou en leur sein

Sans préjudice des articles 4, 5, 6 et 10:

| 1. | Les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet de transferts entre institutions ou organes communautaires ou en leur sein que si elles sont nécessaires à l'exécution légitime de missions relevant de la compétence du destinataire. |
| --- | --- |

1.

Les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet de transferts entre institutions ou organes communautaires ou en leur sein que si elles sont nécessaires à l'exécution légitime de missions relevant de la compétence du destinataire.

| 2. | Lorsque les données sont transférées à la suite d'une demande du destinataire, tant le responsable du traitement que le destinataire assument la responsabilité de la légitimité de ce transfert.
  Le responsable du traitement est tenu de vérifier la compétence du destinataire et d'évaluer à titre provisoire la nécessité du transfert de ces données. Si des doutes se font jour quant à la nécessité de ce transfert, le responsable du traitement demande au destinataire un complément d'informations.
  Le destinataire veille à ce que la nécessité du transfert des données puisse être ultérieurement vérifiée. |
| --- | --- |

2.

Lorsque les données sont transférées à la suite d'une demande du destinataire, tant le responsable du traitement que le destinataire assument la responsabilité de la légitimité de ce transfert.

Le responsable du traitement est tenu de vérifier la compétence du destinataire et d'évaluer à titre provisoire la nécessité du transfert de ces données. Si des doutes se font jour quant à la nécessité de ce transfert, le responsable du traitement demande au destinataire un complément d'informations.

Le destinataire veille à ce que la nécessité du transfert des données puisse être ultérieurement vérifiée.

| 3. | Le destinataire traite les données à caractère personnel uniquement aux fins qui ont motivé leur transmission.» |
| --- | --- |

3.

Le destinataire traite les données à caractère personnel uniquement aux fins qui ont motivé leur transmission.»

(3)  SEC 871 du 14.8.2003 (version consolidée).

3

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ANNEXE IV

AVIS No 2/2011

Compétences de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) concernant l’exécution indépendante des enquêtes internes au sein des institutions de l’UE

Bruxelles, le 13 juin 2011

Contexte

| 1. | Le 20 mars 2011, le journal Sunday Times a publié un article intitulé «An MEP claims to earn more than € 450.000 a year moonlighting for clients. He is one of three ready to take cash to help change EU laws» [«Un parlementaire européen déclare gagner plus de 450 000 EUR par an en travaillant au noir. Il est l'un des trois députés disposés à accepter de l’argent pour aider à modifier les lois européennes»]. L’article expliquait comment des journalistes s’étaient fait passer pour un groupe de pression et avaient offert de l’argent à trois députés européens (jusqu’à 100 000 EUR annuels pour deux d’entre eux) afin qu’ils présentent des amendements à des projets législatifs. Les députés avaient œuvré en ce sens et les amendements avaient été déposés. Les journalistes rapportaient des réunions dans les locaux du Parlement européen et à l’extérieur, des conversations téléphoniques, des échanges de courriers électroniques, l’envoi de factures et une correspondance écrite entre eux et certains députés. Après la révélation de cette enquête secrète du Sunday Times, deux des trois députés européens ont démissionné le lendemain et le troisième a été exclu de son groupe (1). |
| --- | --- |

1.

Le 20 mars 2011, le journal Sunday Times a publié un article intitulé «An MEP claims to earn more than € 450.000 a year moonlighting for clients. He is one of three ready to take cash to help change EU laws» [«Un parlementaire européen déclare gagner plus de 450 000 EUR par an en travaillant au noir. Il est l'un des trois députés disposés à accepter de l’argent pour aider à modifier les lois européennes»]. L’article expliquait comment des journalistes s’étaient fait passer pour un groupe de pression et avaient offert de l’argent à trois députés européens (jusqu’à 100 000 EUR annuels pour deux d’entre eux) afin qu’ils présentent des amendements à des projets législatifs. Les députés avaient œuvré en ce sens et les amendements avaient été déposés. Les journalistes rapportaient des réunions dans les locaux du Parlement européen et à l’extérieur, des conversations téléphoniques, des échanges de courriers électroniques, l’envoi de factures et une correspondance écrite entre eux et certains députés. Après la révélation de cette enquête secrète du Sunday Times, deux des trois députés européens ont démissionné le lendemain et le troisième a été exclu de son groupe (1).

| 2. | Le 22 mars, l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) a ouvert une enquête interne en s’appuyant sur la base juridique suivante: «Article 4 du règlement (CE) no 1073/1999 en liaison avec la décision du Parlement européen relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés (annexe XII au règlement du Parlement européen).» |
| --- | --- |

2.

Le 22 mars, l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) a ouvert une enquête interne en s’appuyant sur la base juridique suivante: «Article 4 du règlement (CE) no 1073/1999 en liaison avec la décision du Parlement européen relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés (annexe XII au règlement du Parlement européen).»

| 3. | Le 15 avril 2011, le directeur général de l’OLAF a demandé l’avis du comité de surveillance sur les compétences de l’OLAF concernant le lancement et l’exécution d’enquêtes internes au sein des institutions, et sur les limitations imposées par les privilèges et les immunités de leurs membres, et notamment des députés européens, au droit d’accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions et à leurs locaux. |
| --- | --- |

3.

Le 15 avril 2011, le directeur général de l’OLAF a demandé l’avis du comité de surveillance sur les compétences de l’OLAF concernant le lancement et l’exécution d’enquêtes internes au sein des institutions, et sur les limitations imposées par les privilèges et les immunités de leurs membres, et notamment des députés européens, au droit d’accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions et à leurs locaux.

Compétences de l’OLAF concernant l’exécution indépendante des enquêtes internes

| 4. | L’article 12 du règlement (CE) no 1073/1999 dispose que le directeur ne sollicite ni n’accepte d’instructions d’aucun gouvernement ni d’aucune institution, d’aucun organe ni organisme, dans l’accomplissement de ses devoirs relatifs à l’ouverture et à l’exécution des enquêtes externes et internes. |
| --- | --- |

4.

L’article 12 du règlement (CE) no 1073/1999 dispose que le directeur ne sollicite ni n’accepte d’instructions d’aucun gouvernement ni d’aucune institution, d’aucun organe ni organisme, dans l’accomplissement de ses devoirs relatifs à l’ouverture et à l’exécution des enquêtes externes et internes.

Enquêtes internes relatives à des comportements irréguliers

| 5. | L’OLAF est responsable du lancement et de l’exécution, au sein des institutions, des enquêtes administratives destinées à lutter contre la fraude, la corruption et contre toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne.
  L’Office a le pouvoir de rechercher à cet effet les faits graves, liés à l’exercice d’activités professionnelles, pouvant constituer un manquement aux obligations des fonctionnaires susceptible de poursuites disciplinaires et, le cas échéant, pénales, ou un manquement aux obligations analogues des membres des institutions (2). |
| --- | --- |

5.

L’OLAF est responsable du lancement et de l’exécution, au sein des institutions, des enquêtes administratives destinées à lutter contre la fraude, la corruption et contre toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne.

L’Office a le pouvoir de rechercher à cet effet les faits graves, liés à l’exercice d’activités professionnelles, pouvant constituer un manquement aux obligations des fonctionnaires susceptible de poursuites disciplinaires et, le cas échéant, pénales, ou un manquement aux obligations analogues des membres des institutions (2).

| 6. | Le comité de surveillance note que la responsabilité de l’OLAF concernant les enquêtes internes au sein des institutions inclut l’ensemble des activités liées à la nécessité de sauvegarder les intérêts communautaires contre des comportements irréguliers susceptibles de poursuites administrative ou pénales. |
| --- | --- |

6.

Le comité de surveillance note que la responsabilité de l’OLAF concernant les enquêtes internes au sein des institutions inclut l’ensemble des activités liées à la nécessité de sauvegarder les intérêts communautaires contre des comportements irréguliers susceptibles de poursuites administrative ou pénales.

| 7. | Ces activités ont été précisément répertoriées dans la décision du Parlement européen relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés, fondée sur le considérant 5 et sur l’article 4, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1073/1999.
  Des aspects tels que le conflit d’intérêt, les devoirs d’honnêteté quant à l’acceptation d’avantages, l’obligation de s’abstenir de tout acte et de tout comportement qui puissent porter atteinte à la dignité de la fonction du fonctionnaire ou la faute personnelle grave relèvent des compétences d’enquête de l’OLAF (3). |
| --- | --- |

7.

Ces activités ont été précisément répertoriées dans la décision du Parlement européen relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés, fondée sur le considérant 5 et sur l’article 4, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1073/1999.

Des aspects tels que le conflit d’intérêt, les devoirs d’honnêteté quant à l’acceptation d’avantages, l’obligation de s’abstenir de tout acte et de tout comportement qui puissent porter atteinte à la dignité de la fonction du fonctionnaire ou la faute personnelle grave relèvent des compétences d’enquête de l’OLAF (3).

| 8. | Le comité de surveillance estime que tous ces aspects font partie des faits présumés et relèvent donc des compétences d’enquête de l’OLAF, telles qu’énoncées à l’article 10 du règlement du Parlement européen «Enquêtes internes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude». |
| --- | --- |

8.

Le comité de surveillance estime que tous ces aspects font partie des faits présumés et relèvent donc des compétences d’enquête de l’OLAF, telles qu’énoncées à l’article 10 du règlement du Parlement européen «Enquêtes internes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude».

Enquêtes internes relatives aux activités portant atteinte aux intérêts financiers de l’UE

| 9. | Le comité de surveillance considère que la fraude, la corruption et toute autre activité illégale portant atteinte aux «intérêts financiers de l’Union européenne» incluent les activités qui, même si elles ne sont pas directement liées au budget de la Communauté, sont susceptibles de porter préjudice aux intérêts financiers de la Communauté au sens large, en portant atteinte à son patrimoine (4). |
| --- | --- |

9.

Le comité de surveillance considère que la fraude, la corruption et toute autre activité illégale portant atteinte aux «intérêts financiers de l’Union européenne» incluent les activités qui, même si elles ne sont pas directement liées au budget de la Communauté, sont susceptibles de porter préjudice aux intérêts financiers de la Communauté au sens large, en portant atteinte à son patrimoine (4).

| 10. | Le comité de surveillance partage l’avis de l’avocat général émis dans l’affaire susmentionnée: «La source du patrimoine en question n’est pas décisive [...]; s’assurer que les fonds détenus par les institutions, organes et organismes de la Communauté sont correctement utilisés doit être considéré [...] comme faisant partie des intérêts financiers de la Communauté et peut donc faire l’objet de mesures adoptées sur la base de l’article 280, paragraphe 4, CE (5).» |
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10.

Le comité de surveillance partage l’avis de l’avocat général émis dans l’affaire susmentionnée: «La source du patrimoine en question n’est pas décisive [...]; s’assurer que les fonds détenus par les institutions, organes et organismes de la Communauté sont correctement utilisés doit être considéré [...] comme faisant partie des intérêts financiers de la Communauté et peut donc faire l’objet de mesures adoptées sur la base de l’article 280, paragraphe 4, CE (5).»

| 11. | Le comité de surveillance rappelle les décisions de la Cour de justice à ce sujet, selon lesquelles l’expression «intérêts financiers de la Communauté» paraît plus large que celle de «recettes et dépenses de la Communauté»: «Le fait même qu’un organe ou un organisme tire son existence du traité CE suggère qu’il a été conçu en vue de contribuer à la réalisation des objectifs de la Communauté européenne et l’inscrit dans l’ordre juridique communautaire, si bien que les moyens dont il dispose par l’effet dudit traité présentent par nature un intérêt financier propre et direct pour celle-ci» (6). |
| --- | --- |

11.

Le comité de surveillance rappelle les décisions de la Cour de justice à ce sujet, selon lesquelles l’expression «intérêts financiers de la Communauté» paraît plus large que celle de «recettes et dépenses de la Communauté»: «Le fait même qu’un organe ou un organisme tire son existence du traité CE suggère qu’il a été conçu en vue de contribuer à la réalisation des objectifs de la Communauté européenne et l’inscrit dans l’ordre juridique communautaire, si bien que les moyens dont il dispose par l’effet dudit traité présentent par nature un intérêt financier propre et direct pour celle-ci» (6).

| 12. | Le comité de surveillance souligne que l’utilisation correcte des fonds dont le Parlement européen dispose pour couvrir l’exercice du mandat parlementaire [indemnités parlementaires, remboursement de frais (voyage, téléphone, etc.), paiement d’indemnités diverses, etc.] se fonde sur le respect du règlement financier et sur le principe selon lequel ces fonds sont exclusivement réservés au financement d’activités liées à l’exercice du mandat des députés
   (7) et ne sont pas destinés à des activités motivées par un paiement privé. |
| --- | --- |

12.

Le comité de surveillance souligne que l’utilisation correcte des fonds dont le Parlement européen dispose pour couvrir l’exercice du mandat parlementaire [indemnités parlementaires, remboursement de frais (voyage, téléphone, etc.), paiement d’indemnités diverses, etc.] se fonde sur le respect du règlement financier et sur le principe selon lequel ces fonds sont exclusivement réservés au financement d’activités liées à l’exercice du mandat des députés
   (7) et ne sont pas destinés à des activités motivées par un paiement privé.

Obligation d’informer et de coopérer avec l’OLAF

| 13. | L’article 7, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1073/1999 dispose que les institutions, organes et organismes communiquent sans délai à l’Office toute information relative à d’éventuels cas de fraude ou de corruption, ou à toute autre activité illégale. |
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13.

L’article 7, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1073/1999 dispose que les institutions, organes et organismes communiquent sans délai à l’Office toute information relative à d’éventuels cas de fraude ou de corruption, ou à toute autre activité illégale.

| 14. | Le comité de surveillance souligne l’obligation fondamentale, pour toutes les institutions et leurs membres, de coopérer pleinement avec l’OLAF, de fournir des informations et d’apporter une assistance dans l’exécution matérielle des enquêtes. Le plein respect de ces obligations permet à l’OLAF d’effectuer des enquêtes dans des conditions équivalentes dans toutes les institutions, tous les organes et tous les organismes communautaires (8). Le manque de coopération remet en question la crédibilité des instruments adoptés par les institutions pour lutter contre toute forme de fraude, de corruption, d’activité illégale ou de comportement irrégulier. |
| --- | --- |

14.

Le comité de surveillance souligne l’obligation fondamentale, pour toutes les institutions et leurs membres, de coopérer pleinement avec l’OLAF, de fournir des informations et d’apporter une assistance dans l’exécution matérielle des enquêtes. Le plein respect de ces obligations permet à l’OLAF d’effectuer des enquêtes dans des conditions équivalentes dans toutes les institutions, tous les organes et tous les organismes communautaires (8). Le manque de coopération remet en question la crédibilité des instruments adoptés par les institutions pour lutter contre toute forme de fraude, de corruption, d’activité illégale ou de comportement irrégulier.

| 15. | Le comité de surveillance considère que les règles énoncées dans le règlement du Parlement européen comportant les mesures nécessaires pour faciliter le bon déroulement des enquêtes menées par l’Office doivent être rigoureusement respectées (9). |
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15.

Le comité de surveillance considère que les règles énoncées dans le règlement du Parlement européen comportant les mesures nécessaires pour faciliter le bon déroulement des enquêtes menées par l’Office doivent être rigoureusement respectées (9).

Stade initial de l’enquête

| 16. | Le comité de surveillance estime prématuré de nier catégoriquement les compétences de l’OLAF concernant l’enquête sur les faits présumés au stade initial de l’enquête, en particulier dans les cas de suspicion de corruption et de comportement irrégulier, dont la complexité ne permet pas de vérifier toutes les activités illégales dès le début de l’enquête. |
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16.

Le comité de surveillance estime prématuré de nier catégoriquement les compétences de l’OLAF concernant l’enquête sur les faits présumés au stade initial de l’enquête, en particulier dans les cas de suspicion de corruption et de comportement irrégulier, dont la complexité ne permet pas de vérifier toutes les activités illégales dès le début de l’enquête.

Accès de l’OLAF aux locaux des institutions: privilèges et immunités des députés européens

| 17. | Le comité de surveillance souligne que ces enquêtes internes ne peuvent être effectuées que si l’Office se voit garantir un accès à tous les locaux des institutions, organes et organismes, ainsi qu’à toute information et tout document détenus par ceux-ci. Cette compétence clé doit être exercée en toute indépendance par le directeur général de l’OLAF, et les bureaux de sécurité des institutions assistent les agents de l’Office dans l’exécution matérielle des enquêtes (10). |
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17.

Le comité de surveillance souligne que ces enquêtes internes ne peuvent être effectuées que si l’Office se voit garantir un accès à tous les locaux des institutions, organes et organismes, ainsi qu’à toute information et tout document détenus par ceux-ci. Cette compétence clé doit être exercée en toute indépendance par le directeur général de l’OLAF, et les bureaux de sécurité des institutions assistent les agents de l’Office dans l’exécution matérielle des enquêtes (10).

| 18. | L’Office effectue les enquêtes administratives à l’intérieur des institutions, dans le respect des règles des traités, notamment du protocole sur les privilèges et immunités. L’Office a accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions, organes et organismes ainsi qu’aux locaux de ceux-ci. L’Office a la faculté de contrôler la comptabilité des institutions, organes et organismes. L’Office peut prendre copie et obtenir des extraits de tout document et du contenu de tout support d’information que les institutions, organes et organismes détiennent et, en cas de besoin, s’assurer de ces documents ou informations pour éviter tout risque de disparition (11). |
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18.

L’Office effectue les enquêtes administratives à l’intérieur des institutions, dans le respect des règles des traités, notamment du protocole sur les privilèges et immunités. L’Office a accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions, organes et organismes ainsi qu’aux locaux de ceux-ci. L’Office a la faculté de contrôler la comptabilité des institutions, organes et organismes. L’Office peut prendre copie et obtenir des extraits de tout document et du contenu de tout support d’information que les institutions, organes et organismes détiennent et, en cas de besoin, s’assurer de ces documents ou informations pour éviter tout risque de disparition (11).

| 19. | Le protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne contient plusieurs règles relatives aux privilèges et immunités des députés européens (articles 7 à 9), et dispose notamment que les membres du Parlement européen ne peuvent être recherchés, détenus ou poursuivis en raison des opinions ou votes émis par eux dans l’exercice de leurs fonctions. Toutefois, l’immunité ne peut être invoquée en cas de flagrant délit. |
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19.

Le protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne contient plusieurs règles relatives aux privilèges et immunités des députés européens (articles 7 à 9), et dispose notamment que les membres du Parlement européen ne peuvent être recherchés, détenus ou poursuivis en raison des opinions ou votes émis par eux dans l’exercice de leurs fonctions. Toutefois, l’immunité ne peut être invoquée en cas de flagrant délit.

| 20. | Le comité de surveillance fait remarquer à ce sujet que le tribunal a statué que «ce protocole ne vise les membres du Parlement que d’une manière générale et ne contient aucune disposition régissant expressément les enquêtes internes au Parlement [...]. Ainsi que le juge des référés a pu le souligner au point 107 de l’ordonnance Rothley e.a. contre Parlement, précitée, ne saurait être exclu a priori le risque que l’OLAF effectue, dans le cadre d’une enquête, un acte qui porte atteinte à l’immunité dont bénéficie tout membre du Parlement. Cependant, à supposer qu’une telle circonstance survienne, tout membre du Parlement confronté à un acte de cette nature, dont il estimerait qu’il lui fait grief, disposerait alors de la protection juridictionnelle et des voies de recours instaurées par le traité» (12). |
| --- | --- |

20.

Le comité de surveillance fait remarquer à ce sujet que le tribunal a statué que «ce protocole ne vise les membres du Parlement que d’une manière générale et ne contient aucune disposition régissant expressément les enquêtes internes au Parlement [...]. Ainsi que le juge des référés a pu le souligner au point 107 de l’ordonnance Rothley e.a. contre Parlement, précitée, ne saurait être exclu a priori le risque que l’OLAF effectue, dans le cadre d’une enquête, un acte qui porte atteinte à l’immunité dont bénéficie tout membre du Parlement. Cependant, à supposer qu’une telle circonstance survienne, tout membre du Parlement confronté à un acte de cette nature, dont il estimerait qu’il lui fait grief, disposerait alors de la protection juridictionnelle et des voies de recours instaurées par le traité» (12).

| 21. | Le comité de surveillance estime qu’il s’agit là d’un point délicat et qu’il peut être utile de rappeler la position adoptée par l’avocat général dans l’affaire C-167/02: «Quant aux mesures prises par l’OLAF au cours d’une enquête interne, bien qu’il soit difficile de se prononcer dans l’abstrait sur la recevabilité d’actions futures, il nous semble probable que, comme le Tribunal l’a jugé et les autres parties l’on suggéré, les membres du Parlement qui considéreraient qu’il a été porté atteinte à leurs droits auraient différentes possibilités de recours juridictionnels. La Commission indique un certain nombre d’actes juridiques susceptibles d’être attaqués de cette manière: la décision du directeur de l’OLAF d’ouvrir une enquête interne, conformément à l’article 5, paragraphe 2, du règlement no 1073/1999, diverses mesures prises par l’OLAF au cours d’une enquête, y compris la décision d’avoir accès à un bureau, de saisir des documents ou de demander des informations orales, ou encore l’accord, implicite ou explicite, de l’institution en cause.
  Toutefois, il nous semble que la nécessité d’une action discrète et prompte pour détecter les fraudes implique inévitablement une part de risque. Il convient d’observer en outre que l’acte attaqué contient des dispositions destinées à minimiser le danger. Ainsi, l’article 5 exige que les députés soient informés rapidement de leur implication dans une enquête, dès lors que celle-ci ne serait pas mise en péril. Il interdit également à l’OLAF de nommer des députés dans ses conclusions sans qu’ils aient été préalablement entendus, à moins que le recours à des procédures nationales d’investigation n’exige le maintien d’un secret absolu» (13). |
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21.

Le comité de surveillance estime qu’il s’agit là d’un point délicat et qu’il peut être utile de rappeler la position adoptée par l’avocat général dans l’affaire C-167/02: «Quant aux mesures prises par l’OLAF au cours d’une enquête interne, bien qu’il soit difficile de se prononcer dans l’abstrait sur la recevabilité d’actions futures, il nous semble probable que, comme le Tribunal l’a jugé et les autres parties l’on suggéré, les membres du Parlement qui considéreraient qu’il a été porté atteinte à leurs droits auraient différentes possibilités de recours juridictionnels. La Commission indique un certain nombre d’actes juridiques susceptibles d’être attaqués de cette manière: la décision du directeur de l’OLAF d’ouvrir une enquête interne, conformément à l’article 5, paragraphe 2, du règlement no 1073/1999, diverses mesures prises par l’OLAF au cours d’une enquête, y compris la décision d’avoir accès à un bureau, de saisir des documents ou de demander des informations orales, ou encore l’accord, implicite ou explicite, de l’institution en cause.

Toutefois, il nous semble que la nécessité d’une action discrète et prompte pour détecter les fraudes implique inévitablement une part de risque. Il convient d’observer en outre que l’acte attaqué contient des dispositions destinées à minimiser le danger. Ainsi, l’article 5 exige que les députés soient informés rapidement de leur implication dans une enquête, dès lors que celle-ci ne serait pas mise en péril. Il interdit également à l’OLAF de nommer des députés dans ses conclusions sans qu’ils aient été préalablement entendus, à moins que le recours à des procédures nationales d’investigation n’exige le maintien d’un secret absolu» (13).

| 22. | Le comité de surveillance considère que l’OLAF doit agir dans le strict respect de ces règles, après avoir évalué précisément les risques induits dans chaque cas et la proportionnalité de la mesure à prendre. |
| --- | --- |

22.

Le comité de surveillance considère que l’OLAF doit agir dans le strict respect de ces règles, après avoir évalué précisément les risques induits dans chaque cas et la proportionnalité de la mesure à prendre.

| 23. | Le comité de surveillance rappelle que la Cour de justice a constaté que, dans l’affaire T-17/00, les dispositions «relatives à la coopération avec l’OLAF ou à l’information de celui-ci visent, quelle qu’en soit la portée exacte, à imposer des obligations aux membres du Parlement, en sorte que c’est à ces derniers qu’il appartient, au premier chef, dans chaque cas particulier, soit de donner effet à de telles obligations, soit de ne pas se soumettre à celles-ci s’ils ont la conviction qu’il leur est loisible de le faire sans méconnaître le droit communautaire. Si, dans un cas concret, l’un des membres du Parlement adopte cette dernière attitude, les éventuels actes ultérieurs qui seraient pris par le Parlement à l’égard de ce membre et qui lui feraient grief, pourront, en principe, faire l’objet d’un contrôle juridictionnel» (14).
  S’agissant des diverses mesures que l’OLAF pourrait être amené à adopter dans l’exercice de ses pouvoirs d’enquête, la Cour de justice était consciente du risque que l’OLAF effectue un acte qui porte atteinte à l’immunité dont bénéficie tout membre du Parlement, et a rappelé que le contrôle de la légalité des actes des institutions avait été confié au juge communautaire (15). |
| --- | --- |

23.

Le comité de surveillance rappelle que la Cour de justice a constaté que, dans l’affaire T-17/00, les dispositions «relatives à la coopération avec l’OLAF ou à l’information de celui-ci visent, quelle qu’en soit la portée exacte, à imposer des obligations aux membres du Parlement, en sorte que c’est à ces derniers qu’il appartient, au premier chef, dans chaque cas particulier, soit de donner effet à de telles obligations, soit de ne pas se soumettre à celles-ci s’ils ont la conviction qu’il leur est loisible de le faire sans méconnaître le droit communautaire. Si, dans un cas concret, l’un des membres du Parlement adopte cette dernière attitude, les éventuels actes ultérieurs qui seraient pris par le Parlement à l’égard de ce membre et qui lui feraient grief, pourront, en principe, faire l’objet d’un contrôle juridictionnel» (14).

S’agissant des diverses mesures que l’OLAF pourrait être amené à adopter dans l’exercice de ses pouvoirs d’enquête, la Cour de justice était consciente du risque que l’OLAF effectue un acte qui porte atteinte à l’immunité dont bénéficie tout membre du Parlement, et a rappelé que le contrôle de la légalité des actes des institutions avait été confié au juge communautaire (15).

| 24. | Le comité de surveillance estime que les institutions, organes et organismes (qui se distinguent de la «personne concernée» par une enquête de l’OLAF) doivent coopérer pleinement avec l’OLAF et s’abstenir de prendre des mesures entravant les compétences d’enquête de l’OLAF.
  Le comité de surveillance pense que le fait d’empêcher l’OLAF d’exercer cette activité d’enquête essentielle, à la suite de l’interprétation du mandat de l’OLAF par une institution, un organe ou un organisme, constitue une limitation à l’exécution indépendante des enquêtes de l’OLAF. |
| --- | --- |

24.

Le comité de surveillance estime que les institutions, organes et organismes (qui se distinguent de la «personne concernée» par une enquête de l’OLAF) doivent coopérer pleinement avec l’OLAF et s’abstenir de prendre des mesures entravant les compétences d’enquête de l’OLAF.

Le comité de surveillance pense que le fait d’empêcher l’OLAF d’exercer cette activité d’enquête essentielle, à la suite de l’interprétation du mandat de l’OLAF par une institution, un organe ou un organisme, constitue une limitation à l’exécution indépendante des enquêtes de l’OLAF.

| 25. | Le comité de surveillance recommande à l’OLAF de se conformer à une application rigoureuse du règlement et de la jurisprudence existante dans ce domaine. |
| --- | --- |

25.

Le comité de surveillance recommande à l’OLAF de se conformer à une application rigoureuse du règlement et de la jurisprudence existante dans ce domaine.

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(1)  Article du Sunday Times, 20 mars 2011.

1

Sunday Times

(2)  Article 1er du règlement (CE) no 1073/1999.

2

er

o

(3)  Voir l’article 10 du règlement de procédure du Parlement européen, les considérants 2, 3 et 4 de l’accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 et de la décision du Parlement européen relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés (18 novembre 1999), ainsi que les articles 11, 12, 13, 14, 16, 17 et 22 du statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes.

3

(4)  Conclusions de l’avocat général Jacobs, affaire C-11/00, Commission contre Banque centrale européenne, paragraphe 118.

4

Commission

Banque centrale européenne

(5)  Actuel article 325 du traité UE. Voir l’affaire C-11/00, conclusions de l’avocat général Jacobs, paragraphe 118.

5

(6)  Voir les affaires C-11/00, Commission contre Banque centrale européenne, et C-15/00, Commission contre Banque européenne d’investissement.

6

Commission

Banque centrale européenne

Commission

Banque européenne d’investissement.

(7)  Voir la décision du Parlement européen du 28 septembre 2005 portant adoption du statut des députés au Parlement européen (articles 9 et 10), la décision du bureau du Parlement européen des 19 mai et 9 juillet 2008 portant mesures d’application du statut des députés au Parlement européen, et les décisions ultérieures portant modification des mesures d’application du statut des députés au Parlement européen (articles 10, 25, 28, 32, 61, 62, 66, 67, 68, etc.), ainsi que le règlement du Parlement européen de mars 2011 (articles 9 et 10).

7

(8)  Voir l’article 3 «Assistance du bureau de sécurité»: «Sur demande du directeur de l’Office, le bureau de sécurité du Parlement européen assiste les agents de l’Office dans l’exécution matérielle des enquêtes» et le sixième considérant de la décision du Parlement européen du 18 novembre 1999.

8

Assistance du bureau de sécurité

(9)  Voir l’article 10 du règlement du Parlement européen et la décision du Parlement européen relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés, adoptée le 18 novembre 1999.

9

(10)  Voir le considérant 11 du règlement (CE) no 1073/1999 et l’article 3 de l’accord interinstitutionnel et des décisions pertinentes de chaque institution.

10

o

(11)  Article 4 du règlement (CE) no 1073/1999.

11

o

(12)  Voir l’affaire T-17/00, arrêt du 26 février 2002, Rothley e.a. contre Parlement européen, paragraphes 72 et 73.

12

Rothley e.a.

Parlement européen

(13)  Voir les conclusions de l’avocat général Jacobs dans l’affaire C-167/02 P, Willi Rothley et autres contre Parlement européen, paragraphes 56 à 61.

13

Willi Rothley et autres

Parlement européen

(14)  Voir l’affaire C-167/02 P, paragraphe 49.

14

(15)  Voir l’affaire C-167/02 P, paragraphes 46, 50 et 51.

15

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ANNEXE V

AVIS No 3/2011

Avant-projet de budget de l’OLAF pour 2012

Bruxelles, le 14 juillet 2011

Le 16 mars et le 10 mai 2011, le comité de surveillance (CS) de l'OLAF a examiné l'«avant-projet de budget pour 2012 de l’Office européen de lutte antifraude» et a adopté l’avis suivant.

a)   L'indépendance administrative de l'OLAF vis-à-vis de la Commission

La proposition de budget de l'OLAF pour 2012 était totalement en adéquation avec la demande par la Commission à tous ses services de mener une politique de croissance zéro pour 2012. Le CS a cependant été informé que la Commission avait exigé récemment des réductions budgétaires supplémentaires pour faire face à des difficultés qu'elle anticipe dans les négociations relatives au budget 2012, une réduction de 1,47 % (soit 857 000 EUR) par rapport à l'avant-proposition de budget de l'OLAF ayant été imposée. Lesdites réductions par rapport à la proposition initiale portent sur les domaines suivants:

| — | 75 000 (2,8 %) sur le personnel externe |
| --- | --- |

—

75 000 (2,8 %) sur le personnel externe

| — | 159 000 (4,8 %) sur les autres dépenses de gestion (à savoir les frais de missions) |
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—

159 000 (4,8 %) sur les autres dépenses de gestion (à savoir les frais de missions)

| — | 587 000 (4,9 %) sur les bâtiments et coûts associés |
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—

587 000 (4,9 %) sur les bâtiments et coûts associés

| — | 36 000 (2,25 %) sur le financement des actions de lutte antifraude |
| --- | --- |

—

36 000 (2,25 %) sur le financement des actions de lutte antifraude

Même si le CS reconnaît les réalités politiques auxquelles l'Union européenne doit faire face dans le contexte économique difficile actuel et la nécessité qui en découle pour ses institutions de fournir de nouveaux efforts d'économies dans tous les postes de dépenses administratives, il exprime sa préoccupation quant aux coupes budgétaires supplémentaires proposées, notamment en ce qui concerne les lignes budgétaires portant sur la gestion du personnel (A3 01 02), qui ont une incidence directe sur la conduite des activités d'enquête de l'OLAF. Il met en cause les réductions proposées sur les lignes budgétaires concernant les activités opérationnelles de l'OLAF. Ce dernier est un service d'enquête, et c'est précisément en période de crise financière qu'il doit à ce titre exercer un contrôle accru tant sur les dépenses que sur les recettes. L'Office considère que les réductions de dépenses supplémentaires proposées par la Commission auraient les effets suivants sur les services opérationnels:

| — | résiliation de cinq (au minimum) contrats d'agent contractuel, |
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—

résiliation de cinq (au minimum) contrats d'agent contractuel,

| — | résiliation de deux contrats de personnel intérimaire, |
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résiliation de deux contrats de personnel intérimaire,

| — | retard dans le lancement de la procédure de recrutement de nouveaux directeurs des directions B et C, |
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retard dans le lancement de la procédure de recrutement de nouveaux directeurs des directions B et C,

| — | retards supplémentaires dans l'exercice de reclassement d'agents temporaires, affectant principalement des enquêteurs des unités opérationnelles, le plus souvent aux grades les plus élevés. |
| --- | --- |

—

retards supplémentaires dans l'exercice de reclassement d'agents temporaires, affectant principalement des enquêteurs des unités opérationnelles, le plus souvent aux grades les plus élevés.

Le CS fait remarquer plus particulièrement que, pour renforcer l'indépendance de l'OLAF en sa qualité d'organisme d'enquête, le règlement (CE) no 1073/1999 confère expressément à son directeur général, en tant qu'ordonnateur, la responsabilité exclusive de la préparation du projet de budget, après consultation du CS. Le principe de l'autonomie budgétaire de l'OLAF a par ailleurs été consacré par la Commission en 1999 (1), lorsqu'elle a créé une ligne budgétaire spécifique pour celui-ci.

En outre, il va sans dire que, bien que l'OLAF soit attaché administrativement à la Commission, il doit pouvoir mener ses activités opérationnelles en toute indépendance et, partant, il convient de lui allouer des ressources suffisantes pour garantir sa capacité d'enquête. L'OLAF doit donc conserver les ressources financières et de main-d'œuvre dont il a besoin pour remplir ses tâches au minimum au niveau convenu au cours de négociations budgétaires antérieures en ce qui concerne sa capacité de personnel. Le CS considère que la Commission doit respecter le principe d'autonomie budgétaire, eu égard plus particulièrement au fait que l'OLAF n'a pas proposé d'augmentation par rapport au budget 2011. Si, malgré tout les éléments qui précèdent, des réductions à hauteur de celles proposées par la Commission devaient être adoptées, il conviendrait alors d'autoriser expressément l'OLAF à ventiler ces réductions de la façon qui lui semble appropriée.

En résumé, le CS s'oppose vivement à la position de la Commission au cours des discussions budgétaires.

Recommandations:

| — | le CS soutient la proposition formulée par l'OLAF en ce qui concerne le projet de budget 2012 le concernant, qui ne prévoit aucune augmentation des dépenses administratives, |
| --- | --- |

—

le CS soutient la proposition formulée par l'OLAF en ce qui concerne le projet de budget 2012 le concernant, qui ne prévoit aucune augmentation des dépenses administratives,

| — | le CS s'oppose fortement aux économies supplémentaires en matière de personnel, que la Commission devrait réexaminer afin d'éviter une incidence négative sur le travail opérationnel de l'OLAF, |
| --- | --- |

—

le CS s'oppose fortement aux économies supplémentaires en matière de personnel, que la Commission devrait réexaminer afin d'éviter une incidence négative sur le travail opérationnel de l'OLAF,

| — | si des économies supplémentaires devaient néanmoins être adoptées, le CS recommande d'autoriser le directeur général de l'OLAF à ventiler librement les réductions qui en découleraient sur toute ligne budgétaire qu'il choisirait. |
| --- | --- |

—

si des économies supplémentaires devaient néanmoins être adoptées, le CS recommande d'autoriser le directeur général de l'OLAF à ventiler librement les réductions qui en découleraient sur toute ligne budgétaire qu'il choisirait.

b)   Indépendance opérationnelle et gestion des ressources humaines de l'OLAF

Les lignes budgétaires relatives au personnel du projet de budget de l'OLAF représentent près de 70 % des dépenses administratives totales. Pour cette raison, le CS souligne une nouvelle fois la nécessité d'une politique des ressources humaines mieux conçue, fondée sur une stratégie reflétant les priorités opérationnelles fixées par les instances de direction.

Ainsi qu'il l'a déjà été indiqué dans des avis antérieurs du CS en matière de budget, la gestion des ressources humaines constitue la fonction essentielle de soutien aux enquêtes et elle doit renforcer l'efficience et l'efficacité de celles-ci. Faute de stratégie claire en la matière, il est difficile pour le CS de se faire un avis sur le degré d'efficience et d'efficacité de l'utilisation des ressources du budget administratif.

Le CS ne comprend pas pourquoi, après six ans, la Commission n'a toujours pas pris de mesure de reclassement de l'ensemble des agents temporaires de l'OLAF. Il aurait été possible de le faire depuis juin 2005, et le CS a évoqué cette option à de nombreuses reprises auprès des instances supérieures de direction de l'OLAF. Il considère que cette situation est très préoccupante.

Le CS est favorable à une politique de ressources humaines mieux conçue, qui renforcera la fonction d'enquête de l'OLAF et, partant, son indépendance opérationnelle grâce à une gestion des enquêtes plus efficiente et efficace.

Recommandations:

| — | l'OLAF devrait faire évoluer sa stratégie de ressources humaines sur la base d'une politique claire à adopter par les instances de direction, |
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—

l'OLAF devrait faire évoluer sa stratégie de ressources humaines sur la base d'une politique claire à adopter par les instances de direction,

| — | tous les agents temporaires de l'OLAF devraient, le cas échéant, être reclassés. |
| --- | --- |

—

tous les agents temporaires de l'OLAF devraient, le cas échéant, être reclassés.

c)   Budget et personnel du secrétariat du CS

Le CS confirme sa position en ce qui concerne l'inscription, dans le projet de budget pour 2012, de huit postes de secrétariat (cinq fonctionnaires de niveau AD et trois de niveau AST). Cela lui permettrait d'exercer son mandat légal en toute indépendance. Le nombre total de huit postes demandés pour son secrétariat est conforme à ses demandes antérieures à cet égard. En outre, il est important que le CS soit en mesure de remplir les tâches de suivi et de contrôle qui lui ont été confiées par les trois institutions. Par conséquent, le Parlement, le Conseil et la Commission devraient veiller à ce que le niveau de personnel actuel du secrétariat du CS soit maintenu.

Recommandations:

| — | huit membres du personnel devraient être affectés au secrétariat du CS dans le projet de budget pour 2012. |
| --- | --- |

—

huit membres du personnel devraient être affectés au secrétariat du CS dans le projet de budget pour 2012.

d)   Conclusion

Le CS soutient la proposition de l'OLAF relative à son budget 2012, mais s'oppose fermement aux réductions et aux autres propositions faites par la Commission. Il émet donc un avis négatif sur l'avant-proposition de cette dernière au sujet du projet de budget de l'OLAF pour 2012.

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(1)  Décision 1999/352/CE, CECA, Euratom du 28 avril 1999 instituant l'Office européen de lutte antifraude (OLAF).

1

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ANNEXE VI

AVIS No 4/2011

sur la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999

Bruxelles, le 20 septembre 2011

CONTENTS

| 1. | INTRODUCTION |
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1.

| 2. | AMÉLIORATION DE L'EFFICIENCE ET DE L'EFFICACITÉ DES ENQUÊTES |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | Clarification du rôle de l'OLAF |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | Raccourcissement de la durée des enquêtes |
| --- | --- |

2.2.

| 2.2.1. | Raccourcissement par l’OLAF de la durée des enquêtes |
| --- | --- |

2.2.1.

| 2.2.2. | Suivi de la durée des enquêtes |
| --- | --- |

2.2.2.

| 2.3. | Amélioration de la coopération et de l'échange d'informations avec les institutions, organes et organismes |
| --- | --- |

2.3.

| 2.3.1. | Informations fournies par l’OLAF aux institutions, organes et organismes |
| --- | --- |

2.3.1.

| 2.3.2. | Suivi des recommandations de l'OLAF par les institutions, organes et organismes |
| --- | --- |

2.3.2.

| 2.3.3. | Accès de l'OLAF aux informations détenues par les institutions, organes et organismes |
| --- | --- |

2.3.3.

| 2.4. | Amélioration de la coopération et de l'échange d'informations avec les États membres |
| --- | --- |

2.4.

| 2.4.1. | Assistance opérationnelle des États membres |
| --- | --- |

2.4.1.

| 2.4.2. | Transmission des informations par l’OLAF aux États membres |
| --- | --- |

2.4.2.

| 2.4.3. | Suivi par les États membres des recommandations de l'OLAF |
| --- | --- |

2.4.3.

| 2.5. | Promotion de la coopération entre l'OLAF et Europol, Eurojust, les pays tiers et les organisations internationales |
| --- | --- |

2.5.

| 3. | RENFORCEMENT DE LA RESPONSABILITÉ DE L'OLAF |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Renforcement des droits procéduraux |
| --- | --- |

3.1.

| 3.2. | Instauration d’une procédure de contrôle |
| --- | --- |

3.2.

| 3.2.1. | Nécessité de procéder à un contrôle régulier de la légalité des enquêtes |
| --- | --- |

3.2.1.

| 3.2.2. | Nécessité de disposer d’un mécanisme de réclamations |
| --- | --- |

3.2.2.

| 3.3. | Adoption de règles de procédure |
| --- | --- |

3.3.

| 4. | RENFORCEMENT DE L'INDÉPENDANCE DE L'OLAF |
| --- | --- |

4.

| 4.1. | Clarification du rôle du comité de surveillance |
| --- | --- |

4.1.

| 4.1.1. | Rôle du comité de surveillance |
| --- | --- |

4.1.1.

| 4.1.2. | Appui au comité de surveillance |
| --- | --- |

4.1.2.

| 4.2. | Clarification du rôle du directeur général |
| --- | --- |

4.2.

| 4.2.1. | Délégation de pouvoirs et représentation par un adjoint |
| --- | --- |

4.2.1.

| 4.2.2. | Organe interne que le directeur général doit consulter |
| --- | --- |

4.2.2.

| 4.3. | Mise en place d'un échange de vues |
| --- | --- |

4.3.

1.   INTRODUCTION

| 1. | Le comité de surveillance accueille favorablement la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999. Le comité apprécie les efforts déployés par la Commission européenne pour engager la réforme du règlement (CE) no 1073/1999 ainsi que la volonté de la Commission de renforcer l'efficience, l’efficacité et la responsabilité de l'OLAF, tout en préservant son indépendance dans le domaine des enquêtes. Le comité de surveillance recommande toutefois que certains aspects de la réforme soient clarifiés et modifiés. |
| --- | --- |

1.

Le comité de surveillance accueille favorablement la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999. Le comité apprécie les efforts déployés par la Commission européenne pour engager la réforme du règlement (CE) no 1073/1999 ainsi que la volonté de la Commission de renforcer l'efficience, l’efficacité et la responsabilité de l'OLAF, tout en préservant son indépendance dans le domaine des enquêtes. Le comité de surveillance recommande toutefois que certains aspects de la réforme soient clarifiés et modifiés.

| 2. | Le comité de surveillance a analysé les propositions de révision du texte élaborées par la Commission (1) et modifiées par le Conseil (2) ainsi que la résolution du Parlement européen (3). Le comité de surveillance a en outre pris en considération ses propres avis antérieurs concernant la réforme du règlement (CE) no 1073/1999 (4) ainsi que les avis de la Cour des comptes européenne (5) et du Contrôleur européen de la protection des données (6). Le présent avis suit l'ordre dans lequel les objectifs sont définis par la Commission dans sa proposition modifiée du 17 mars 2011. |
| --- | --- |

2.

Le comité de surveillance a analysé les propositions de révision du texte élaborées par la Commission (1) et modifiées par le Conseil (2) ainsi que la résolution du Parlement européen (3). Le comité de surveillance a en outre pris en considération ses propres avis antérieurs concernant la réforme du règlement (CE) no 1073/1999 (4) ainsi que les avis de la Cour des comptes européenne (5) et du Contrôleur européen de la protection des données (6). Le présent avis suit l'ordre dans lequel les objectifs sont définis par la Commission dans sa proposition modifiée du 17 mars 2011.

2.   AMÉLIORATION DE L'EFFICIENCE ET DE L'EFFICACITÉ DES ENQUÊTES

2.1.   Clarification du rôle de l'OLAF

| 3. | Le comité de surveillance note que l'expression «enquête administrative», telle que la définit le règlement en vigueur (7), couvre à la fois les enquêtes menées au sein des institutions et les enquêtes externes relatives aux opérateurs économiques. L’expérience a montré que cette dichotomie était souvent artificielle et source de confusion. En effet, si un opérateur économique a bénéficié d’un avantage déloyal, cela a pu résulter d'actes posés par une personne soumise au statut. Il est donc nécessaire de clarifier l'article 1er du nouveau règlement afin de préciser que l'OLAF a été créé pour mener des enquêtes administratives, qui sont internes, externes ou les deux à la fois. Il convient de noter que les missions de l’OLAF comprennent aussi des actions de coordination entre les autorités compétentes des États membres. |
| --- | --- |

3.

Le comité de surveillance note que l'expression «enquête administrative», telle que la définit le règlement en vigueur (7), couvre à la fois les enquêtes menées au sein des institutions et les enquêtes externes relatives aux opérateurs économiques. L’expérience a montré que cette dichotomie était souvent artificielle et source de confusion. En effet, si un opérateur économique a bénéficié d’un avantage déloyal, cela a pu résulter d'actes posés par une personne soumise au statut. Il est donc nécessaire de clarifier l'article 1er du nouveau règlement afin de préciser que l'OLAF a été créé pour mener des enquêtes administratives, qui sont internes, externes ou les deux à la fois. Il convient de noter que les missions de l’OLAF comprennent aussi des actions de coordination entre les autorités compétentes des États membres.

| 4. | Le comité de surveillance salue les efforts fournis dans l'article 2 du texte pour définir des notions telles que «enquêtes administratives», «personne concernée» et «statut». Quelle que soit l'utilité de cette démarche, elle reste limitée, dans la mesure où elle aurait dû conduire à définir les nombreux autres concepts relatifs à la lutte contre la fraude, comme les «intérêts financiers de l'UE» ou la «corruption», que mentionne le règlement (CE) no 1073/1999. Cette démarche ne trouvera sa conclusion que lorsque le législateur aura consolidé l'ensemble de la législation pertinente de l’UE relative à la lutte antifraude. |
| --- | --- |

4.

Le comité de surveillance salue les efforts fournis dans l'article 2 du texte pour définir des notions telles que «enquêtes administratives», «personne concernée» et «statut». Quelle que soit l'utilité de cette démarche, elle reste limitée, dans la mesure où elle aurait dû conduire à définir les nombreux autres concepts relatifs à la lutte contre la fraude, comme les «intérêts financiers de l'UE» ou la «corruption», que mentionne le règlement (CE) no 1073/1999. Cette démarche ne trouvera sa conclusion que lorsque le législateur aura consolidé l'ensemble de la législation pertinente de l’UE relative à la lutte antifraude.

| 5. | Le comité de surveillance est déçu de constater que la compétence de l’OLAF consistant à mener des enquêtes n'a pas été clairement définie, notamment en ce qui concerne les enquêtes réalisées au sein des institutions, organes et organismes. Le libellé de l'article 1er de la proposition modifiée exclut des compétences de l'OLAF les affaires qui n’ont pas d’incidence sur les intérêts financiers de l’UE (8). Le comité de surveillance note cependant que d'autres instruments juridiques, toujours en vigueur, autorisent l'OLAF à conduire des enquêtes internes portant sur des questions qui vont au-delà de la protection des intérêts financiers de l’UE (9). L’expérience récente a aussi montré qu’il était nécessaire de pouvoir s'appuyer sur des règles claires en ce qui concerne les enquêtes menées au sein des institutions sur des allégations de fautes graves commises par des personnes qui ne sont pas soumises au statut. Ces fautes peuvent ne pas avoir d’incidence sur les intérêts financiers de l'UE, mais sont susceptibles d'entraîner l'ouverture d'une procédure disciplinaire ou pénale. Une consolidation de la législation antifraude aurait permis d'éviter ces incohérences ou de combler les lacunes des textes en vigueur. Le comité de surveillance estime que, en l'absence d'une telle consolidation, qu'elle déplore, il importe de clarifier la définition des compétences de l'OLAF dans la proposition modifiée. |
| --- | --- |

5.

Le comité de surveillance est déçu de constater que la compétence de l’OLAF consistant à mener des enquêtes n'a pas été clairement définie, notamment en ce qui concerne les enquêtes réalisées au sein des institutions, organes et organismes. Le libellé de l'article 1er de la proposition modifiée exclut des compétences de l'OLAF les affaires qui n’ont pas d’incidence sur les intérêts financiers de l’UE (8). Le comité de surveillance note cependant que d'autres instruments juridiques, toujours en vigueur, autorisent l'OLAF à conduire des enquêtes internes portant sur des questions qui vont au-delà de la protection des intérêts financiers de l’UE (9). L’expérience récente a aussi montré qu’il était nécessaire de pouvoir s'appuyer sur des règles claires en ce qui concerne les enquêtes menées au sein des institutions sur des allégations de fautes graves commises par des personnes qui ne sont pas soumises au statut. Ces fautes peuvent ne pas avoir d’incidence sur les intérêts financiers de l'UE, mais sont susceptibles d'entraîner l'ouverture d'une procédure disciplinaire ou pénale. Une consolidation de la législation antifraude aurait permis d'éviter ces incohérences ou de combler les lacunes des textes en vigueur. Le comité de surveillance estime que, en l'absence d'une telle consolidation, qu'elle déplore, il importe de clarifier la définition des compétences de l'OLAF dans la proposition modifiée.

| 6. | Le comité de surveillance considère par conséquent que le directeur général de l'OLAF devrait être habilité à engager une action devant la Cour de justice, s'il pense qu'une mesure prise par une institution (et pas uniquement par la Commission, comme le prévoit la proposition) met en cause son indépendance ou l'indépendance de ses enquêtes. De même, le directeur général, ou tout membre du personnel de l'OLAF auquel il aurait délégué ses compétences en la matière, devrait être habilité à intervenir dans les affaires qui sont portées devant les juridictions nationales, en ce qui concerne l’exécution des enquêtes de l'OLAF, comme le propose l'article 12 bis inclus dans la résolution du Parlement européen. |
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6.

Le comité de surveillance considère par conséquent que le directeur général de l'OLAF devrait être habilité à engager une action devant la Cour de justice, s'il pense qu'une mesure prise par une institution (et pas uniquement par la Commission, comme le prévoit la proposition) met en cause son indépendance ou l'indépendance de ses enquêtes. De même, le directeur général, ou tout membre du personnel de l'OLAF auquel il aurait délégué ses compétences en la matière, devrait être habilité à intervenir dans les affaires qui sont portées devant les juridictions nationales, en ce qui concerne l’exécution des enquêtes de l'OLAF, comme le propose l'article 12 bis inclus dans la résolution du Parlement européen.

2.2.   Raccourcissement de la durée des enquêtes

2.2.1.   Raccourcissement par l’OLAF de la durée des enquêtes

| 7. | Le comité de surveillance a toujours insisté pour que l'OLAF procède à des enquêtes aussi courtes que possible. Le comité relève que les ressources mises à la disposition de l'OLAF sont limitées et que cela restera le cas en cette période d'austérité budgétaire. Il appartient toutefois aux institutions de démontrer sans ambiguïté que, même en temps de crise, la lutte contre la fraude demeure une priorité. L'OLAF doit fixer des priorités réalistes en matière d'enquête, se concentrer sur les activités d'enquête et sur la lutte contre la fraude et aider les États membres à assurer le suivi judiciaire des affaires. La durée des enquêtes ne peut être réduite qu'au moyen d'une plus grande implication de l'encadrement dans le contrôle des enquêtes, notamment par une planification rigoureuse de celles-ci (10). Le temps nécessaire à l'ouverture des enquêtes doit aussi être strictement limité, et cela quelle que soit la source d’informations (11). |
| --- | --- |

7.

Le comité de surveillance a toujours insisté pour que l'OLAF procède à des enquêtes aussi courtes que possible. Le comité relève que les ressources mises à la disposition de l'OLAF sont limitées et que cela restera le cas en cette période d'austérité budgétaire. Il appartient toutefois aux institutions de démontrer sans ambiguïté que, même en temps de crise, la lutte contre la fraude demeure une priorité. L'OLAF doit fixer des priorités réalistes en matière d'enquête, se concentrer sur les activités d'enquête et sur la lutte contre la fraude et aider les États membres à assurer le suivi judiciaire des affaires. La durée des enquêtes ne peut être réduite qu'au moyen d'une plus grande implication de l'encadrement dans le contrôle des enquêtes, notamment par une planification rigoureuse de celles-ci (10). Le temps nécessaire à l'ouverture des enquêtes doit aussi être strictement limité, et cela quelle que soit la source d’informations (11).

| 8. | Le comité de surveillance considère que la proposition modifiée ne prend pas suffisamment en compte les cas dans lesquels des enquêtes nationales sont menées parallèlement aux enquêtes de l'OLAF. Lorsque l’obligation faite à l’OLAF d’inviter la personne concernée à faire connaître ses observations est différée afin de ne pas porter préjudice à une enquête menée par des autorités nationales, l’OLAF ne peut pas clore sa propre enquête tant que l’enquête nationale est en cours. La proposition modifiée devrait prendre cet aspect en considération, pour permettre à l'OLAF de mener ses enquêtes «sans désemparer», ainsi que l’exige l’article 6. |
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8.

Le comité de surveillance considère que la proposition modifiée ne prend pas suffisamment en compte les cas dans lesquels des enquêtes nationales sont menées parallèlement aux enquêtes de l'OLAF. Lorsque l’obligation faite à l’OLAF d’inviter la personne concernée à faire connaître ses observations est différée afin de ne pas porter préjudice à une enquête menée par des autorités nationales, l’OLAF ne peut pas clore sa propre enquête tant que l’enquête nationale est en cours. La proposition modifiée devrait prendre cet aspect en considération, pour permettre à l'OLAF de mener ses enquêtes «sans désemparer», ainsi que l’exige l’article 6.

2.2.2.   Suivi de la durée des enquêtes

| 9. | Il convient que le comité de surveillance soit informé des motifs pour lesquels l'OLAF n'est pas parvenu à achever une enquête dans un délai de douze mois. La notification en ce sens doit ensuite être répétée tous les six mois (12). Le suivi par le comité de surveillance de la durée des enquêtes ne sera efficace que si la proposition modifiée prévoit que le comité est aussi régulièrement informé des mesures envisagées pour accélérer l'enquête (13) et que lui est fournie une estimation du temps encore nécessaire à son achèvement (14). |
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9.

Il convient que le comité de surveillance soit informé des motifs pour lesquels l'OLAF n'est pas parvenu à achever une enquête dans un délai de douze mois. La notification en ce sens doit ensuite être répétée tous les six mois (12). Le suivi par le comité de surveillance de la durée des enquêtes ne sera efficace que si la proposition modifiée prévoit que le comité est aussi régulièrement informé des mesures envisagées pour accélérer l'enquête (13) et que lui est fournie une estimation du temps encore nécessaire à son achèvement (14).

| 10. | Le comité de surveillance note que la personne chargée de la procédure de contrôle émet, à la demande d'une personne concernée, un avis concernant la durée d'une enquête (15). Cet avis devrait également être envoyé au comité de surveillance pour permettre à ce dernier de suivre l'évolution de la situation en ce qui concerne la durée des enquêtes, au vu des avis et rapports analytiques réguliers établis par la personne chargée de la procédure de contrôle (16). Le comité de surveillance relève que le texte de la proposition modifiée doit être revu sur ce point (17). |
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10.

Le comité de surveillance note que la personne chargée de la procédure de contrôle émet, à la demande d'une personne concernée, un avis concernant la durée d'une enquête (15). Cet avis devrait également être envoyé au comité de surveillance pour permettre à ce dernier de suivre l'évolution de la situation en ce qui concerne la durée des enquêtes, au vu des avis et rapports analytiques réguliers établis par la personne chargée de la procédure de contrôle (16). Le comité de surveillance relève que le texte de la proposition modifiée doit être revu sur ce point (17).

2.3.   Amélioration de la coopération et de l'échange d'informations avec les institutions, organes et organismes

2.3.1.   Informations fournies par l’OLAF aux institutions, organes et organismes

| 11. | La réglementation actuelle prévoit que lorsque les enquêtes révèlent la possibilité d'une implication personnelle d'un membre, dirigeant, fonctionnaire ou agent, l'institution, l'organe ou l'organisme de l'UE auquel il appartient en est informé (18). Dans des cas nécessitant le maintien d'un secret absolu aux fins de l'enquête, ou lorsque l'investigation relève de la compétence d'une autorité judiciaire nationale, cette information peut être différée. Le comité de surveillance considère qu'il est important de conserver ces exceptions dans le nouveau règlement. Au début d'une enquête, il n'est en effet pas toujours possible à l’OLAF d’identifier toutes les personnes concernées, et la divulgation incontrôlée d'informations est susceptible de nuire à l'efficacité de l'enquête et de porter préjudice à l'institution concernée. Le comité de surveillance est en profond désaccord avec le nouveau libellé de l’article 4, paragraphe 6, deuxième alinéa (19). Outre son caractère vague, cette disposition prive l'OLAF de tout pouvoir d’appréciation et de la possibilité de maintenir son enquête confidentielle, au moins pendant un certain temps. Un engagement inconditionnel de ce type pourrait porter atteinte à l'indépendance de l'OLAF. Le comité de surveillance suggère que la décision de différer l'information soit prise, tous les trois mois, au moyen d'une décision écrite motivée, qui serait jointe au dossier de l’affaire. Le comité de surveillance et la personne chargée de la procédure de contrôle devraient être informés. Cela permettrait à la personne chargée de la procédure de contrôle d'agir de sa propre initiative en cas de problème grave, comme la violation potentielle des droits procéduraux dans des affaires où la personne concernée n'aurait pas été informée de l’enquête en cours. |
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11.

La réglementation actuelle prévoit que lorsque les enquêtes révèlent la possibilité d'une implication personnelle d'un membre, dirigeant, fonctionnaire ou agent, l'institution, l'organe ou l'organisme de l'UE auquel il appartient en est informé (18). Dans des cas nécessitant le maintien d'un secret absolu aux fins de l'enquête, ou lorsque l'investigation relève de la compétence d'une autorité judiciaire nationale, cette information peut être différée. Le comité de surveillance considère qu'il est important de conserver ces exceptions dans le nouveau règlement. Au début d'une enquête, il n'est en effet pas toujours possible à l’OLAF d’identifier toutes les personnes concernées, et la divulgation incontrôlée d'informations est susceptible de nuire à l'efficacité de l'enquête et de porter préjudice à l'institution concernée. Le comité de surveillance est en profond désaccord avec le nouveau libellé de l’article 4, paragraphe 6, deuxième alinéa (19). Outre son caractère vague, cette disposition prive l'OLAF de tout pouvoir d’appréciation et de la possibilité de maintenir son enquête confidentielle, au moins pendant un certain temps. Un engagement inconditionnel de ce type pourrait porter atteinte à l'indépendance de l'OLAF. Le comité de surveillance suggère que la décision de différer l'information soit prise, tous les trois mois, au moyen d'une décision écrite motivée, qui serait jointe au dossier de l’affaire. Le comité de surveillance et la personne chargée de la procédure de contrôle devraient être informés. Cela permettrait à la personne chargée de la procédure de contrôle d'agir de sa propre initiative en cas de problème grave, comme la violation potentielle des droits procéduraux dans des affaires où la personne concernée n'aurait pas été informée de l’enquête en cours.

| 12. | La proposition modifiée prévoit que l'OLAF informe sans délai l’institution, l’organe ou l’organisme concerné de l’enquête en cours, lorsqu'il apparaît qu'il peut être opportun de prendre des mesures administratives conservatoires afin de protéger les intérêts financiers de l’UE (20). Le comité de surveillance accepterait cette obligation dans le cas où il est possible de différer la transmission de ces informations, tant pour les enquêtes internes que les investigations externes. Le comité de surveillance donne donc à cet égard la préférence au texte adopté par le Parlement européen. |
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12.

La proposition modifiée prévoit que l'OLAF informe sans délai l’institution, l’organe ou l’organisme concerné de l’enquête en cours, lorsqu'il apparaît qu'il peut être opportun de prendre des mesures administratives conservatoires afin de protéger les intérêts financiers de l’UE (20). Le comité de surveillance accepterait cette obligation dans le cas où il est possible de différer la transmission de ces informations, tant pour les enquêtes internes que les investigations externes. Le comité de surveillance donne donc à cet égard la préférence au texte adopté par le Parlement européen.

2.3.2.   Suivi des recommandations de l'OLAF par les institutions, organes et organismes

| 13. | Les institutions, organes et organismes informent l’OLAF des suites données aux recommandations formulées dans les rapports établis à la suite d'une enquête interne (21). Il appartient en outre au directeur général de l'OLAF d'informer le comité de surveillance des points sur lesquels ces organismes ont omis de suivre les recommandations figurant dans le rapport de l'Office (22). Le comité de surveillance déplore que, dans le passé, l’OLAF n’ait pas fait régulièrement usage de cette possibilité. Cette disposition revêtira à l'avenir une importance concrète dans le cadre des échanges de vues avec les institutions visant à surmonter les difficultés. |
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13.

Les institutions, organes et organismes informent l’OLAF des suites données aux recommandations formulées dans les rapports établis à la suite d'une enquête interne (21). Il appartient en outre au directeur général de l'OLAF d'informer le comité de surveillance des points sur lesquels ces organismes ont omis de suivre les recommandations figurant dans le rapport de l'Office (22). Le comité de surveillance déplore que, dans le passé, l’OLAF n’ait pas fait régulièrement usage de cette possibilité. Cette disposition revêtira à l'avenir une importance concrète dans le cadre des échanges de vues avec les institutions visant à surmonter les difficultés.

2.3.3.   Accès de l'OLAF aux informations détenues par les institutions, organes et organismes

| 14. | Le comité de surveillance reste préoccupé par le fait que l'OLAF ne dispose pas d'un accès illimité aux bases de données du personnel que possèdent les institutions. Même si l’article 4, paragraphe 2, premier alinéa, du règlement (CE) no 1073/1999 (qui demeure inchangé dans la proposition modifiée) confère clairement à l'OLAF un droit d'accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions, organes et organismes, les institutions sont en réalité peu enclines à donner à l’OLAF un accès rapide et discret à certaines catégories de données à caractère personnel, en raison d’une interprétation très restrictive du règlement (CE) no 45/2001 (23). Selon le comité de surveillance, cette position traduit un manque de confiance à l'égard de l'OLAF et pourrait également compromettre l'indépendance de ses enquêtes. |
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14.

Le comité de surveillance reste préoccupé par le fait que l'OLAF ne dispose pas d'un accès illimité aux bases de données du personnel que possèdent les institutions. Même si l’article 4, paragraphe 2, premier alinéa, du règlement (CE) no 1073/1999 (qui demeure inchangé dans la proposition modifiée) confère clairement à l'OLAF un droit d'accès sans préavis et sans délai à toute information détenue par les institutions, organes et organismes, les institutions sont en réalité peu enclines à donner à l’OLAF un accès rapide et discret à certaines catégories de données à caractère personnel, en raison d’une interprétation très restrictive du règlement (CE) no 45/2001 (23). Selon le comité de surveillance, cette position traduit un manque de confiance à l'égard de l'OLAF et pourrait également compromettre l'indépendance de ses enquêtes.

| 15. | Le comité de surveillance estime que si l'on permettait à l'OLAF de vérifier rapidement et discrètement les faits sans diffuser les allégations formulées, cela écarterait les risques supposés. Le nouveau règlement devrait, par conséquent, comporter des dispositions permettant un juste équilibre entre, d'une part, la nécessité pour l'OLAF d'avoir accès aux informations détenues par les institutions avant l'ouverture d'un dossier ainsi qu'à chaque étape de l'enquête et, d'autre part, les règles pertinentes en matière de protection des données. |
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15.

Le comité de surveillance estime que si l'on permettait à l'OLAF de vérifier rapidement et discrètement les faits sans diffuser les allégations formulées, cela écarterait les risques supposés. Le nouveau règlement devrait, par conséquent, comporter des dispositions permettant un juste équilibre entre, d'une part, la nécessité pour l'OLAF d'avoir accès aux informations détenues par les institutions avant l'ouverture d'un dossier ainsi qu'à chaque étape de l'enquête et, d'autre part, les règles pertinentes en matière de protection des données.

2.4.   Amélioration de la coopération et de l'échange d'informations avec les États membres

2.4.1.   Assistance opérationnelle des États membres

| 16. | L'amélioration de l'efficacité des activités opérationnelles de l'OLAF requiert une meilleure coopération avec les États membres. Dans le cadre du contrôle qu'il exerce sur la fonction d'enquête de l'OLAF, le comité de surveillance a constaté que l'Office éprouvait souvent des difficultés à identifier les autorités nationales compétentes à même de lui fournir l'assistance nécessaire, par exemple lors des vérifications sur place effectuées auprès des opérateurs économiques. Cette difficulté est encore accrue dans les affaires relatives à des dépenses directes lorsque ce sont les institutions ou les agences, et non les États membres, qui gèrent les fonds de l'UE. Les propositions modifiées visent à mettre en place un service de coordination de la lutte antifraude, ce qui facilitera une coordination appropriée entre toutes les autorités compétentes à l'échelle nationale et assurera une coopération et un échange d’informations efficaces avec l’OLAF (24) ou facilitera une coopération et un échange d’informations efficaces avec l’OLAF (25). Il conviendrait que le nouveau règlement oblige chaque État membre à déterminer rapidement l'autorité nationale compétente pour assister l’OLAF dans ses enquêtes, en particulier celles qui sont liées aux dépenses directes. |
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16.

L'amélioration de l'efficacité des activités opérationnelles de l'OLAF requiert une meilleure coopération avec les États membres. Dans le cadre du contrôle qu'il exerce sur la fonction d'enquête de l'OLAF, le comité de surveillance a constaté que l'Office éprouvait souvent des difficultés à identifier les autorités nationales compétentes à même de lui fournir l'assistance nécessaire, par exemple lors des vérifications sur place effectuées auprès des opérateurs économiques. Cette difficulté est encore accrue dans les affaires relatives à des dépenses directes lorsque ce sont les institutions ou les agences, et non les États membres, qui gèrent les fonds de l'UE. Les propositions modifiées visent à mettre en place un service de coordination de la lutte antifraude, ce qui facilitera une coordination appropriée entre toutes les autorités compétentes à l'échelle nationale et assurera une coopération et un échange d’informations efficaces avec l’OLAF (24) ou facilitera une coopération et un échange d’informations efficaces avec l’OLAF (25). Il conviendrait que le nouveau règlement oblige chaque État membre à déterminer rapidement l'autorité nationale compétente pour assister l’OLAF dans ses enquêtes, en particulier celles qui sont liées aux dépenses directes.

2.4.2.   Transmission des informations par l’OLAF aux États membres

| 17. | Conformément à l'arrêt du Tribunal de première instance de l'Union européenne (affaire T-48/05, Franchet et Byk), le comité de surveillance a toujours vérifié la qualité des communications de l’OLAF aux autorités judiciaires des États membres. Sans interférer dans les enquêtes en cours, le comité de surveillance a noté une amélioration constante de la qualité de ces communications. Le comité de surveillance a aussi fait part de ses préoccupations concernant l'assistance fournie par l'OLAF aux autorités judiciaires nationales dans le cadre de poursuites pénales relatives à la protection des intérêts financiers de l'UE, qui ont été engagées précédemment à l'initiative de ces autorités, mais dont les résultats ont été relativement décevants. Le comité de surveillance estime que le suivi judiciaire qu'il assure doit rester une priorité. Il est important que le comité de surveillance continue, comme c'est le cas aujourd'hui, de recevoir une copie des communications faites aux autorités judiciaires des États membres. |
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17.

Conformément à l'arrêt du Tribunal de première instance de l'Union européenne (affaire T-48/05, Franchet et Byk), le comité de surveillance a toujours vérifié la qualité des communications de l’OLAF aux autorités judiciaires des États membres. Sans interférer dans les enquêtes en cours, le comité de surveillance a noté une amélioration constante de la qualité de ces communications. Le comité de surveillance a aussi fait part de ses préoccupations concernant l'assistance fournie par l'OLAF aux autorités judiciaires nationales dans le cadre de poursuites pénales relatives à la protection des intérêts financiers de l'UE, qui ont été engagées précédemment à l'initiative de ces autorités, mais dont les résultats ont été relativement décevants. Le comité de surveillance estime que le suivi judiciaire qu'il assure doit rester une priorité. Il est important que le comité de surveillance continue, comme c'est le cas aujourd'hui, de recevoir une copie des communications faites aux autorités judiciaires des États membres.

| 18. | L’OLAF peut, à tout moment, transmettre aux autorités compétentes des États membres concernés (26) des informations obtenues dans le cadre d’enquêtes externes, tandis qu’il a l’obligation de communiquer aux autorités judiciaires des États membres concernés des informations obtenues au cours d’enquêtes internes qui impliquent le recours à des procédures d'investigation relevant de la compétence d'une autorité judiciaire nationale (27). Dans ce dernier cas, l'OLAF doit d'abord informer l'institution concernée. Avant la transmission des informations en question, la personne concernée doit avoir été autorisée à présenter ses observations sur les faits qui lui sont reprochés conformément à l'article 7 bis, paragraphe 4). Il est toutefois possible de différer cette exigence, avec l’accord de l'institution concernée. Si l'institution ne répond pas dans un délai d’un mois, elle est réputée avoir donné son accord. Le comité de surveillance juge cette disposition très complexe et insuffisante pour protéger la personne concernée. Elle aura aussi probablement un effet négatif sur toute enquête pénale menée au plan national. Le comité de surveillance suggère que la procédure soit confiée à la personne chargée de la procédure de contrôle, qui est la seule à avoir pleinement accès au dossier de l'affaire et à pouvoir apprécier les intérêts de tous les acteurs concernés. La proposition n'aborde pas non plus le problème que pose le refus d'une institution d’approuver le report du droit de la personne concernée à présenter ses observations. |
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18.

L’OLAF peut, à tout moment, transmettre aux autorités compétentes des États membres concernés (26) des informations obtenues dans le cadre d’enquêtes externes, tandis qu’il a l’obligation de communiquer aux autorités judiciaires des États membres concernés des informations obtenues au cours d’enquêtes internes qui impliquent le recours à des procédures d'investigation relevant de la compétence d'une autorité judiciaire nationale (27). Dans ce dernier cas, l'OLAF doit d'abord informer l'institution concernée. Avant la transmission des informations en question, la personne concernée doit avoir été autorisée à présenter ses observations sur les faits qui lui sont reprochés conformément à l'article 7 bis, paragraphe 4). Il est toutefois possible de différer cette exigence, avec l’accord de l'institution concernée. Si l'institution ne répond pas dans un délai d’un mois, elle est réputée avoir donné son accord. Le comité de surveillance juge cette disposition très complexe et insuffisante pour protéger la personne concernée. Elle aura aussi probablement un effet négatif sur toute enquête pénale menée au plan national. Le comité de surveillance suggère que la procédure soit confiée à la personne chargée de la procédure de contrôle, qui est la seule à avoir pleinement accès au dossier de l'affaire et à pouvoir apprécier les intérêts de tous les acteurs concernés. La proposition n'aborde pas non plus le problème que pose le refus d'une institution d’approuver le report du droit de la personne concernée à présenter ses observations.

| 19. | Lorsque le rapport (28) établi à la suite d'une enquête interne révèle l'existence de faits susceptibles de donner lieu à des poursuites pénales, l'OLAF a l'obligation de transmettre cette information aux autorités judiciaires de l'État membre concerné, sauf s'il existe des mesures internes permettant un suivi plus approprié, compte tenu de la nature des faits et de l'ampleur de l'incidence financière. Le comité de surveillance relève que, en dépit du fait qu'il possède en son sein des spécialistes du droit pénal, l'OLAF n'a aucune compétence pour agir dans le domaine du droit pénal. La mission principale de l’OLAF est en effet de mener des «enquêtes administratives», qui n'affectent pas la compétence des États membres en matière de poursuites pénales (29). Le comité de surveillance note que l'intention de la Commission était de clarifier la politique de minimis et de permettre à l'OLAF de transmettre le dossier à l'Office d'investigation et de discipline de la Commission (IDOC) ou aux institutions, organes ou organismes concernés, plutôt qu'aux autorités judiciaires nationales compétentes. L’IDOC ou les institutions, organes ou organismes concernés pourraient cependant aussi décider de ne pas communiquer à ces autorités les informations obtenues de l'OLAF. Si tel était le cas, l'État membre serait privé de la possibilité d'engager des poursuites pénales. Le comité de surveillance est donc en profond désaccord avec l'idée que le règlement devrait contenir une exception qui pourrait empêcher l’OLAF de notifier à l’État membre des faits susceptibles de donner lieu à des poursuites pénales à l'échelle nationale. |
| --- | --- |

19.

Lorsque le rapport (28) établi à la suite d'une enquête interne révèle l'existence de faits susceptibles de donner lieu à des poursuites pénales, l'OLAF a l'obligation de transmettre cette information aux autorités judiciaires de l'État membre concerné, sauf s'il existe des mesures internes permettant un suivi plus approprié, compte tenu de la nature des faits et de l'ampleur de l'incidence financière. Le comité de surveillance relève que, en dépit du fait qu'il possède en son sein des spécialistes du droit pénal, l'OLAF n'a aucune compétence pour agir dans le domaine du droit pénal. La mission principale de l’OLAF est en effet de mener des «enquêtes administratives», qui n'affectent pas la compétence des États membres en matière de poursuites pénales (29). Le comité de surveillance note que l'intention de la Commission était de clarifier la politique de minimis et de permettre à l'OLAF de transmettre le dossier à l'Office d'investigation et de discipline de la Commission (IDOC) ou aux institutions, organes ou organismes concernés, plutôt qu'aux autorités judiciaires nationales compétentes. L’IDOC ou les institutions, organes ou organismes concernés pourraient cependant aussi décider de ne pas communiquer à ces autorités les informations obtenues de l'OLAF. Si tel était le cas, l'État membre serait privé de la possibilité d'engager des poursuites pénales. Le comité de surveillance est donc en profond désaccord avec l'idée que le règlement devrait contenir une exception qui pourrait empêcher l’OLAF de notifier à l’État membre des faits susceptibles de donner lieu à des poursuites pénales à l'échelle nationale.

| 20. | Le comité de surveillance est aussi déçu de constater que l’obligation d’informer les autorités judiciaires de l’État membre concerné, lorsque le rapport révèle l’existence de faits susceptibles de donner lieu à des poursuites pénales, ne s’applique pas aux enquêtes externes. Il ne ressort pas clairement de l'article 9, paragraphe 3, que cette disposition prévoit cette possibilité. Une clarification du texte à cet égard est donc nécessaire. |
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20.

Le comité de surveillance est aussi déçu de constater que l’obligation d’informer les autorités judiciaires de l’État membre concerné, lorsque le rapport révèle l’existence de faits susceptibles de donner lieu à des poursuites pénales, ne s’applique pas aux enquêtes externes. Il ne ressort pas clairement de l'article 9, paragraphe 3, que cette disposition prévoit cette possibilité. Une clarification du texte à cet égard est donc nécessaire.

2.4.3.   Suivi par les États membres des recommandations de l'OLAF

| 21. | À la demande de l'OLAF, les autorités compétentes des États membres lui transmettent des informations sur les mesures prises après la communication par l'Office de ses rapports d'enquête (30). Le comité de surveillance estime qu'il est important pour l'OLAF d'échanger régulièrement des informations sur les dossiers transmis aux États membres, en particulier parce que, d’une part, l'OLAF a l'obligation de faire rapport au comité de surveillance sur les affaires dans lesquelles les autorités compétentes des États membres ont omis d'agir à la suite des recommandations de l'OLAF (31) et, d’autre part, les échanges de vues visés à l’article 11 bis pourraient faire référence aux relations entre l'OLAF et les autorités compétentes des États membres. Le comité de surveillance soutient donc la proposition du Parlement européen d'imposer aux États membres une obligation de rendre compte de manière régulière, ce qui améliorerait la coopération entre l'OLAF et les États membres, sans nécessairement introduire des procédures lourdes et formelles. |
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21.

À la demande de l'OLAF, les autorités compétentes des États membres lui transmettent des informations sur les mesures prises après la communication par l'Office de ses rapports d'enquête (30). Le comité de surveillance estime qu'il est important pour l'OLAF d'échanger régulièrement des informations sur les dossiers transmis aux États membres, en particulier parce que, d’une part, l'OLAF a l'obligation de faire rapport au comité de surveillance sur les affaires dans lesquelles les autorités compétentes des États membres ont omis d'agir à la suite des recommandations de l'OLAF (31) et, d’autre part, les échanges de vues visés à l’article 11 bis pourraient faire référence aux relations entre l'OLAF et les autorités compétentes des États membres. Le comité de surveillance soutient donc la proposition du Parlement européen d'imposer aux États membres une obligation de rendre compte de manière régulière, ce qui améliorerait la coopération entre l'OLAF et les États membres, sans nécessairement introduire des procédures lourdes et formelles.

2.5.   Promotion de la coopération entre l'OLAF et Europol, Eurojust, les pays tiers et les organisations internationales

| 22. | L’article 10 bis de la proposition modifiée (32) permet à l'OLAF de convenir d'arrangements administratifs avec Eurojust, Europol, les pays tiers et les organisations internationales, en vue de faciliter leur coopération. Le comité de surveillance estime qu'il est important pour l'OLAF d'être en mesure de conclure de tels arrangements, afin de lui permettre de mieux protéger les intérêts financiers de l'UE. Ces arrangements permettraient de s'appuyer sur une coopération renforcée, qui serait bénéfique à toutes les parties concernées. |
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22.

L’article 10 bis de la proposition modifiée (32) permet à l'OLAF de convenir d'arrangements administratifs avec Eurojust, Europol, les pays tiers et les organisations internationales, en vue de faciliter leur coopération. Le comité de surveillance estime qu'il est important pour l'OLAF d'être en mesure de conclure de tels arrangements, afin de lui permettre de mieux protéger les intérêts financiers de l'UE. Ces arrangements permettraient de s'appuyer sur une coopération renforcée, qui serait bénéfique à toutes les parties concernées.

3.   RENFORCEMENT DE LA RESPONSABILITÉ DE L'OLAF

3.1.   Renforcement des droits procéduraux

| 23. | Le comité de surveillance souligne que la proposition modifiée devrait maintenir un équilibre entre la protection des droits des personnes et l’indépendance des enquêtes. Le comité a déjà fait part de ses préoccupations en ce qui concerne l'exigence imposée à l'OLAF d'obtenir l'accord préalable du secrétaire général ou du président de l'institution dont relève la personne concernée, lorsqu'il se penche sur l'opportunité de différer l'obligation d'inviter la personne concernée à présenter ses observations (33). Le comité de surveillance considère que cette exigence pourrait nuire à l'indépendance opérationnelle de l'OLAF en cas de refus ou de retard, comme on l'a constaté à plusieurs reprises par le passé, même si elle paraît constituer une garantie des droits de la défense. Le comité de surveillance estime que le nouveau règlement devrait contenir des dispositions permettant d'éviter des situations de ce type à l'avenir (voir le point 29 du présent avis). La disposition qui, dans la proposition modifiée, prévoit qu'en l'absence de réponse dans le délai d'un mois, l'institution, l'organe ou l'organisme est réputé avoir donné son accord (34), démontre qu'aucun progrès n'a été accompli dans ce domaine. Cette disposition est insuffisante, puisque aucune solution de remplacement n'est proposée en cas de refus. Le comité de surveillance rappelle qu'il souhaite être systématiquement informé de toutes les affaires dans lesquelles les institutions, organes ou organismes ont refusé de donner leur accord pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations. |
| --- | --- |

23.

Le comité de surveillance souligne que la proposition modifiée devrait maintenir un équilibre entre la protection des droits des personnes et l’indépendance des enquêtes. Le comité a déjà fait part de ses préoccupations en ce qui concerne l'exigence imposée à l'OLAF d'obtenir l'accord préalable du secrétaire général ou du président de l'institution dont relève la personne concernée, lorsqu'il se penche sur l'opportunité de différer l'obligation d'inviter la personne concernée à présenter ses observations (33). Le comité de surveillance considère que cette exigence pourrait nuire à l'indépendance opérationnelle de l'OLAF en cas de refus ou de retard, comme on l'a constaté à plusieurs reprises par le passé, même si elle paraît constituer une garantie des droits de la défense. Le comité de surveillance estime que le nouveau règlement devrait contenir des dispositions permettant d'éviter des situations de ce type à l'avenir (voir le point 29 du présent avis). La disposition qui, dans la proposition modifiée, prévoit qu'en l'absence de réponse dans le délai d'un mois, l'institution, l'organe ou l'organisme est réputé avoir donné son accord (34), démontre qu'aucun progrès n'a été accompli dans ce domaine. Cette disposition est insuffisante, puisque aucune solution de remplacement n'est proposée en cas de refus. Le comité de surveillance rappelle qu'il souhaite être systématiquement informé de toutes les affaires dans lesquelles les institutions, organes ou organismes ont refusé de donner leur accord pour différer l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations.

3.2.   Instauration d’une procédure de contrôle

| 24. | Le comité de surveillance fait remarquer que le conseiller réviseur proposé par la Commission, en 2006, a été remplacé par une procédure de contrôle devant être créée par le directeur général au sein de l’OLAF. Le comité n'est pas convaincu que cette nouvelle procédure satisfasse entièrement à l’objectif de la proposition modifiée, à savoir renforcer les droits procéduraux des personnes concernées par les enquêtes de l'OLAF. En effet, ladite procédure ne permet pas un contrôle régulier de la légalité des enquêtes ni ne fixe des garanties suffisantes pour assurer l'indépendance de la personne qui en est chargée. C’est pourquoi le comité propose que le nouveau règlement prévoie un contrôle interne régulier de la légalité des enquêtes, à des étapes précises de l'enquête, ainsi qu’un mécanisme de réclamations ou une procédure de contrôle dont la mise en œuvre serait confiée à une personne indépendante rendant compte au comité de surveillance. |
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24.

Le comité de surveillance fait remarquer que le conseiller réviseur proposé par la Commission, en 2006, a été remplacé par une procédure de contrôle devant être créée par le directeur général au sein de l’OLAF. Le comité n'est pas convaincu que cette nouvelle procédure satisfasse entièrement à l’objectif de la proposition modifiée, à savoir renforcer les droits procéduraux des personnes concernées par les enquêtes de l'OLAF. En effet, ladite procédure ne permet pas un contrôle régulier de la légalité des enquêtes ni ne fixe des garanties suffisantes pour assurer l'indépendance de la personne qui en est chargée. C’est pourquoi le comité propose que le nouveau règlement prévoie un contrôle interne régulier de la légalité des enquêtes, à des étapes précises de l'enquête, ainsi qu’un mécanisme de réclamations ou une procédure de contrôle dont la mise en œuvre serait confiée à une personne indépendante rendant compte au comité de surveillance.

3.2.1.   Nécessité de procéder à un contrôle régulier de la légalité des enquêtes

| 25. | Comme le comité de surveillance l’a déjà souligné (35), veiller au respect des droits fondamentaux et des garanties de procédure des personnes faisant l'objet d'une enquête est avant tout la responsabilité du directeur général et de l’équipe de direction de l'OLAF. C’est pourquoi la mise en place de mécanismes de contrôle interne et de suivi appropriés relève de la compétence du directeur général. |
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25.

Comme le comité de surveillance l’a déjà souligné (35), veiller au respect des droits fondamentaux et des garanties de procédure des personnes faisant l'objet d'une enquête est avant tout la responsabilité du directeur général et de l’équipe de direction de l'OLAF. C’est pourquoi la mise en place de mécanismes de contrôle interne et de suivi appropriés relève de la compétence du directeur général.

| 26. | Le comité de surveillance considère que la proposition modifiée ne permet pas de mettre en place un tel contrôle régulier pour deux raisons. Premièrement, la procédure de contrôle ne serait lancée qu'à la demande d'une personne concernée par une enquête. Les cas dans lesquels il est nécessaire de préserver la confidentialité de l'enquête (et dans lesquels la personne concernée n’aurait même pas connaissance de l'existence de l'enquête) échapperaient systématiquement à cette forme de contrôle. Deuxièmement, le mécanisme proposé par la Commission (mais refusé par le Conseil), en vertu duquel le directeur général consulterait un organe interne à différents stades de l’enquête (lors de l'ouverture d'une enquête, avant sa clôture et chaque fois qu’il le juge opportun) (36), n'est pas l'outil approprié pour remédier à toute violation éventuelle des droits de la personne concernée, étant donné que sa composition, son mandat et son rôle ne sont pas clairement définis. |
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26.

Le comité de surveillance considère que la proposition modifiée ne permet pas de mettre en place un tel contrôle régulier pour deux raisons. Premièrement, la procédure de contrôle ne serait lancée qu'à la demande d'une personne concernée par une enquête. Les cas dans lesquels il est nécessaire de préserver la confidentialité de l'enquête (et dans lesquels la personne concernée n’aurait même pas connaissance de l'existence de l'enquête) échapperaient systématiquement à cette forme de contrôle. Deuxièmement, le mécanisme proposé par la Commission (mais refusé par le Conseil), en vertu duquel le directeur général consulterait un organe interne à différents stades de l’enquête (lors de l'ouverture d'une enquête, avant sa clôture et chaque fois qu’il le juge opportun) (36), n'est pas l'outil approprié pour remédier à toute violation éventuelle des droits de la personne concernée, étant donné que sa composition, son mandat et son rôle ne sont pas clairement définis.

| 27. | Dès lors, le comité est favorable à l'idée d'un contrôle régulier de la légalité des enquêtes de l'OLAF, qui serait réalisé par les membres du personnel de l’OLAF experts en droit et en procédures d’enquête et qualifiés pour exercer une fonction judiciaire dans un État membre, avant l'ouverture d'une enquête et de nouveau avant sa clôture ainsi qu’avant toute communication d'informations aux autorités compétentes de l’État membre concerné (37). |
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27.

Dès lors, le comité est favorable à l'idée d'un contrôle régulier de la légalité des enquêtes de l'OLAF, qui serait réalisé par les membres du personnel de l’OLAF experts en droit et en procédures d’enquête et qualifiés pour exercer une fonction judiciaire dans un État membre, avant l'ouverture d'une enquête et de nouveau avant sa clôture ainsi qu’avant toute communication d'informations aux autorités compétentes de l’État membre concerné (37).

3.2.2.   Nécessité de disposer d’un mécanisme de réclamations

| 28. | Le comité de surveillance est conscient de la difficulté de mettre en place un système de contrôle indépendant dans le but d’apprécier la légalité des actes d’investigation de l’OLAF. Le comité partage l'opinion de la Cour des comptes européenne qui, dans ses avis, constate l’absence de garanties suffisantes de l'indépendance du conseiller réviseur proposé par la Commission, en 2006 (38), et de la personne chargée de la procédure de contrôle, comme proposé en 2011 (39). Le comité réitère son point de vue selon lequel, dans l’architecture générale qui régit l'OLAF, le comité de surveillance est le seul organe capable de satisfaire à cette exigence. Or ni le règlement actuel ni la proposition modifiée n’ont doté le comité de surveillance du pouvoir d’examiner les plaintes individuelles. Le comité a plutôt pour rôle de fournir des analyses systémiques. Le comité de surveillance considère donc qu’il est manifestement nécessaire de confier cette tâche à une personne indépendante. |
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28.

Le comité de surveillance est conscient de la difficulté de mettre en place un système de contrôle indépendant dans le but d’apprécier la légalité des actes d’investigation de l’OLAF. Le comité partage l'opinion de la Cour des comptes européenne qui, dans ses avis, constate l’absence de garanties suffisantes de l'indépendance du conseiller réviseur proposé par la Commission, en 2006 (38), et de la personne chargée de la procédure de contrôle, comme proposé en 2011 (39). Le comité réitère son point de vue selon lequel, dans l’architecture générale qui régit l'OLAF, le comité de surveillance est le seul organe capable de satisfaire à cette exigence. Or ni le règlement actuel ni la proposition modifiée n’ont doté le comité de surveillance du pouvoir d’examiner les plaintes individuelles. Le comité a plutôt pour rôle de fournir des analyses systémiques. Le comité de surveillance considère donc qu’il est manifestement nécessaire de confier cette tâche à une personne indépendante.

| 29. | Le comité a déjà fait part de ses préoccupations à l’égard de la création d'un poste de conseiller réviseur, comme la Commission l’a proposé en 2006. Cependant, le comité pourrait accepter la création d'une procédure de contrôle ou d’un mécanisme de réclamations dont la mise en œuvre serait confiée à une personne indépendante: i) si le mandat et le rôle de cette personne étaient plus clairement définis afin d’éviter les chevauchements avec les compétences et les responsabilités du comité de surveillance; et ii) si les garanties de son indépendance étaient jugées suffisantes. Le comité considère en particulier que cette personne devrait être en mesure non seulement d'examiner les plaintes à l’encontre de l’OLAF, mais également d'agir de sa propre initiative pour assurer de façon régulière le respect des droits procéduraux avant la communication d’informations à la personne concernée, en cas de report de l’obligation d’inviter cette personne à faire connaître son point de vue et, pour les affaires transmises aux autorités judiciaires nationales, lorsque la personne en cause n'a pas été informée de l’enquête. Le comité de surveillance estime également que la personne chargée de la procédure de contrôle devrait être informée de toutes les décisions de différer la mise au courant de la personne concernée et/ou de l'institution à laquelle cette personne appartient, de manière qu’elle puisse agir de sa propre initiative. En effet, c’est notamment dans de telles circonstances que son intervention pourrait être importante. Elle rendrait inutile l’intervention du secrétaire général ou du président de l'institution concernée. |
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29.

Le comité a déjà fait part de ses préoccupations à l’égard de la création d'un poste de conseiller réviseur, comme la Commission l’a proposé en 2006. Cependant, le comité pourrait accepter la création d'une procédure de contrôle ou d’un mécanisme de réclamations dont la mise en œuvre serait confiée à une personne indépendante: i) si le mandat et le rôle de cette personne étaient plus clairement définis afin d’éviter les chevauchements avec les compétences et les responsabilités du comité de surveillance; et ii) si les garanties de son indépendance étaient jugées suffisantes. Le comité considère en particulier que cette personne devrait être en mesure non seulement d'examiner les plaintes à l’encontre de l’OLAF, mais également d'agir de sa propre initiative pour assurer de façon régulière le respect des droits procéduraux avant la communication d’informations à la personne concernée, en cas de report de l’obligation d’inviter cette personne à faire connaître son point de vue et, pour les affaires transmises aux autorités judiciaires nationales, lorsque la personne en cause n'a pas été informée de l’enquête. Le comité de surveillance estime également que la personne chargée de la procédure de contrôle devrait être informée de toutes les décisions de différer la mise au courant de la personne concernée et/ou de l'institution à laquelle cette personne appartient, de manière qu’elle puisse agir de sa propre initiative. En effet, c’est notamment dans de telles circonstances que son intervention pourrait être importante. Elle rendrait inutile l’intervention du secrétaire général ou du président de l'institution concernée.

| 30. | La personne chargée de la procédure de contrôle devrait avoir accès sans préavis, automatiquement et en permanence aux dossiers de l'OLAF. De nouvelles dispositions pourraient être insérées dans le règlement afin de garantir que cette personne respecte la confidentialité des enquêtes et se conforme aux règles de protection des données. Ses avis doivent être transmis au directeur général. S'ils ne sont pas contraignants, lesdits avis doivent donner lieu à une réponse motivée du directeur général au cas où celui-ci déciderait de ne pas suivre les recommandations formulées. Le comité de surveillance devrait recevoir systématiquement copie des plaintes et des avis de la personne chargée de leur examen. En outre, en vue d'assurer la complète indépendance de cette personne, celle-ci ne devrait pas être nommée par le directeur général ni être placée sous son autorité. Si tel était le cas, l'indépendance de cette personne serait illusoire, car son évaluation et sa promotion dépendraient du directeur général. |
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30.

La personne chargée de la procédure de contrôle devrait avoir accès sans préavis, automatiquement et en permanence aux dossiers de l'OLAF. De nouvelles dispositions pourraient être insérées dans le règlement afin de garantir que cette personne respecte la confidentialité des enquêtes et se conforme aux règles de protection des données. Ses avis doivent être transmis au directeur général. S'ils ne sont pas contraignants, lesdits avis doivent donner lieu à une réponse motivée du directeur général au cas où celui-ci déciderait de ne pas suivre les recommandations formulées. Le comité de surveillance devrait recevoir systématiquement copie des plaintes et des avis de la personne chargée de leur examen. En outre, en vue d'assurer la complète indépendance de cette personne, celle-ci ne devrait pas être nommée par le directeur général ni être placée sous son autorité. Si tel était le cas, l'indépendance de cette personne serait illusoire, car son évaluation et sa promotion dépendraient du directeur général.

3.3.   Adoption de règles de procédure

| 31. | Le comité de surveillance appuie pleinement l'idée d’arrêter des règles de procédure claires en vue de renforcer la transparence et la sécurité juridique. Le comité est favorable à l'inclusion de ces règles dans un manuel de procédure plutôt que dans un code de procédure (40). En effet, un code de procédure nécessiterait une procédure complexe, tant pour son adoption que pour toute modification ultérieure; en outre, son adoption exigerait du temps et l’intervention de l’ensemble des trois institutions. |
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31.

Le comité de surveillance appuie pleinement l'idée d’arrêter des règles de procédure claires en vue de renforcer la transparence et la sécurité juridique. Le comité est favorable à l'inclusion de ces règles dans un manuel de procédure plutôt que dans un code de procédure (40). En effet, un code de procédure nécessiterait une procédure complexe, tant pour son adoption que pour toute modification ultérieure; en outre, son adoption exigerait du temps et l’intervention de l’ensemble des trois institutions.

4.   RENFORCEMENT DE L'INDÉPENDANCE DE L'OLAF

4.1.   Clarification du rôle du comité de surveillance

4.1.1.   Rôle du comité de surveillance

| 32. | Le comité de surveillance a principalement pour mission de renforcer l'indépendance de l'OLAF grâce à un contrôle régulier de l’exécution de la fonction d’enquête. Ce rôle consiste [mais ne se limite pas (41)] à suivre le fonctionnement de l’échange d’informations entre l’OLAF et les institutions, organes et organismes ainsi que les autorités compétentes des États membres, d'une part, et à veiller aux évolutions concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, d’autre part. Il consiste aussi à vérifier l’efficacité du travail de l'OLAF et à contrôler les résultats des enquêtes. |
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32.

Le comité de surveillance a principalement pour mission de renforcer l'indépendance de l'OLAF grâce à un contrôle régulier de l’exécution de la fonction d’enquête. Ce rôle consiste [mais ne se limite pas (41)] à suivre le fonctionnement de l’échange d’informations entre l’OLAF et les institutions, organes et organismes ainsi que les autorités compétentes des États membres, d'une part, et à veiller aux évolutions concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, d’autre part. Il consiste aussi à vérifier l’efficacité du travail de l'OLAF et à contrôler les résultats des enquêtes.

| 33. | Le comité de surveillance se félicite de la nouvelle tâche consistant à suivre le fonctionnement de l’échange d’informations entre l’OLAF et les institutions, organes et organismes et est favorable à la proposition de la Commission, qui permettrait d’étendre cette tâche au fonctionnement de l’échange d’informations entre l’OLAF et les autorités compétentes des États membres (42). |
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33.

Le comité de surveillance se félicite de la nouvelle tâche consistant à suivre le fonctionnement de l’échange d’informations entre l’OLAF et les institutions, organes et organismes et est favorable à la proposition de la Commission, qui permettrait d’étendre cette tâche au fonctionnement de l’échange d’informations entre l’OLAF et les autorités compétentes des États membres (42).

| 34. | Le comité de surveillance doit également veiller aux évolutions concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes. C’est pourquoi le comité de surveillance désapprouve fortement le nouveau libellé de l’article 11, paragraphe 7, point b) (43). Cette modification ignore la règle établie par l’arrêt rendu dans l'affaire Franchet et Byk, qui a reconnu que le comité de surveillance avait un rôle à jouer dans la protection des droits des personnes concernées par les enquêtes de l'OLAF. En effet, le rôle du comité de surveillance dans ce domaine serait affaibli, étant donné que le directeur général n'aura plus l'obligation d'informer systématiquement le comité avant la transmission d’informations aux autorités judiciaires nationales, mais seulement de l'informer «périodiquement» des cas dans lesquels des informations ont déjà été transmises à ces autorités (44). |
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34.

Le comité de surveillance doit également veiller aux évolutions concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes. C’est pourquoi le comité de surveillance désapprouve fortement le nouveau libellé de l’article 11, paragraphe 7, point b) (43). Cette modification ignore la règle établie par l’arrêt rendu dans l'affaire Franchet et Byk, qui a reconnu que le comité de surveillance avait un rôle à jouer dans la protection des droits des personnes concernées par les enquêtes de l'OLAF. En effet, le rôle du comité de surveillance dans ce domaine serait affaibli, étant donné que le directeur général n'aura plus l'obligation d'informer systématiquement le comité avant la transmission d’informations aux autorités judiciaires nationales, mais seulement de l'informer «périodiquement» des cas dans lesquels des informations ont déjà été transmises à ces autorités (44).

| 35. | Comme le règlement actuel le prévoit déjà, le comité de surveillance continuera de contrôler les résultats des enquêtes, en tenant compte des informations fournies par le directeur général concernant les cas où l'institution, l'organe, ou l'organisme concerné n'a pas donné suite aux recommandations faites par l'OLAF. Le comité de surveillance déplore que, dans la proposition du Conseil, ces informations ne comprennent pas les cas où les autorités compétentes des États membres ont omis d'agir (45). Le comité considère qu'il est important de déterminer les raisons de ce manquement (par exemple, délai de prescription) et donc de détecter les éventuelles interférences avec l'indépendance de l'OLAF et de faire les recommandations appropriées. Le comité estime qu'il est manifestement nécessaire de contrôler les résultats des enquêtes de l'OLAF et qu’il est idéalement placé pour assumer cette tâche. Le comité n’est absolument pas convaincu que l’échange de vues avec les institutions qui est proposé doive être le seul cadre dans lequel il convient d'examiner l'efficacité des activités d’enquête de l'OLAF (46). |
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35.

Comme le règlement actuel le prévoit déjà, le comité de surveillance continuera de contrôler les résultats des enquêtes, en tenant compte des informations fournies par le directeur général concernant les cas où l'institution, l'organe, ou l'organisme concerné n'a pas donné suite aux recommandations faites par l'OLAF. Le comité de surveillance déplore que, dans la proposition du Conseil, ces informations ne comprennent pas les cas où les autorités compétentes des États membres ont omis d'agir (45). Le comité considère qu'il est important de déterminer les raisons de ce manquement (par exemple, délai de prescription) et donc de détecter les éventuelles interférences avec l'indépendance de l'OLAF et de faire les recommandations appropriées. Le comité estime qu'il est manifestement nécessaire de contrôler les résultats des enquêtes de l'OLAF et qu’il est idéalement placé pour assumer cette tâche. Le comité n’est absolument pas convaincu que l’échange de vues avec les institutions qui est proposé doive être le seul cadre dans lequel il convient d'examiner l'efficacité des activités d’enquête de l'OLAF (46).

4.1.2.   Appui au comité de surveillance

| 36. | Le comité de surveillance déplore que l’accroissement de ses responsabilités et la clarification de son rôle ne s'accompagnent pas de l'appui nécessaire, tant au comité qu'à son secrétariat. Le comité de surveillance rappelle les préoccupations et les remarques qu’il a formulées dans son précédent avis no 3/2010 en ce qui concerne les ressources du comité (informations transmises par l'OLAF, accès du comité aux données, secrétariat du comité), qui devraient être appropriées et suffisantes pour lui permettre de remplir son rôle et de s'acquitter de ses fonctions en toute indépendance. |
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36.

Le comité de surveillance déplore que l’accroissement de ses responsabilités et la clarification de son rôle ne s'accompagnent pas de l'appui nécessaire, tant au comité qu'à son secrétariat. Le comité de surveillance rappelle les préoccupations et les remarques qu’il a formulées dans son précédent avis no 3/2010 en ce qui concerne les ressources du comité (informations transmises par l'OLAF, accès du comité aux données, secrétariat du comité), qui devraient être appropriées et suffisantes pour lui permettre de remplir son rôle et de s'acquitter de ses fonctions en toute indépendance.

| 37. | Le comité doit remplir son rôle de contrôle sur la base des informations et des documents qui lui sont transmis par le directeur général et compte tenu des avis et des rapports analytiques établis par la personne chargée de la procédure de contrôle (47). |
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37.

Le comité doit remplir son rôle de contrôle sur la base des informations et des documents qui lui sont transmis par le directeur général et compte tenu des avis et des rapports analytiques établis par la personne chargée de la procédure de contrôle (47).

| 38. | Le comité de surveillance fait remarquer que les dispositions de l'article 7 ter, paragraphe 5, ne sont pas conformes à celles de l'article 11, paragraphe 1, point b): bien que l’article 11, paragraphe 1, point b), dispose que le comité de surveillance «veille aux évolutions concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, au vu (...) des et rapports analytiques réguliers établis en ces domaines par la personne chargée de la procédure de contrôle», l'article 7 ter, paragraphe 5, déclare que cette personne doit présenter au comité de surveillance «des rapports statistiques et analytiques réguliers», et non les avis rendus à la suite d'une demande présentée par une personne concernée
   (48). L’obligation qu’a cette personne de présenter des rapports réguliers n'équivaut pas à l'obligation de communiquer tous ses avis au comité de surveillance, comme ce devrait être le cas. |
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38.

Le comité de surveillance fait remarquer que les dispositions de l'article 7 ter, paragraphe 5, ne sont pas conformes à celles de l'article 11, paragraphe 1, point b): bien que l’article 11, paragraphe 1, point b), dispose que le comité de surveillance «veille aux évolutions concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, au vu (...) des et rapports analytiques réguliers établis en ces domaines par la personne chargée de la procédure de contrôle», l'article 7 ter, paragraphe 5, déclare que cette personne doit présenter au comité de surveillance «des rapports statistiques et analytiques réguliers», et non les avis rendus à la suite d'une demande présentée par une personne concernée
   (48). L’obligation qu’a cette personne de présenter des rapports réguliers n'équivaut pas à l'obligation de communiquer tous ses avis au comité de surveillance, comme ce devrait être le cas.

| 39. | De plus, le comité de surveillance n’est pas d’accord avec la proposition selon laquelle il ne recevrait plus d’informations régulières sur les cas transmis aux autorités judiciaires nationales, pour les raisons mentionnées ci-dessus. |
| --- | --- |

39.

De plus, le comité de surveillance n’est pas d’accord avec la proposition selon laquelle il ne recevrait plus d’informations régulières sur les cas transmis aux autorités judiciaires nationales, pour les raisons mentionnées ci-dessus.

| 40. | Le comité insiste sur le fait que le travail qu’il accomplit en tant qu'organe indépendant ne peut et ne devrait pas être fondé uniquement sur les informations reçues de l'OLAF. Le comité de surveillance fait sa propre analyse, en s’appuyant non seulement sur les documents et les informations qu’il reçoit de l'OLAF, mais aussi sur tout document qu’il juge nécessaire à cette fin. L’article 11, paragraphe 1, dernière phrase, de la proposition modifiée n'a que partiellement pris en considération la nécessité, pour le comité de surveillance, d'avoir accès aux données et aux informations détenues par l'OLAF, comme demandé dans l’avis no 3/2010 (49). Le comité considère que cette disposition n'est pas suffisante pour lui permettre de réaliser un contrôle correct et approprié et donc de déceler une éventuelle interférence avec l'indépendance de l'OLAF, étant donné que l'accès du comité aux informations serait laissé à l'appréciation du directeur général (50). Le comité de surveillance doit donc avoir accès en permanence et sans préavis à tous les dossiers clos de l’OLAF. Afin de ne pas interférer avec les enquêtes en cours, le comité de surveillance devrait avoir accès aux dossiers ouverts sur demande écrite. |
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40.

Le comité insiste sur le fait que le travail qu’il accomplit en tant qu'organe indépendant ne peut et ne devrait pas être fondé uniquement sur les informations reçues de l'OLAF. Le comité de surveillance fait sa propre analyse, en s’appuyant non seulement sur les documents et les informations qu’il reçoit de l'OLAF, mais aussi sur tout document qu’il juge nécessaire à cette fin. L’article 11, paragraphe 1, dernière phrase, de la proposition modifiée n'a que partiellement pris en considération la nécessité, pour le comité de surveillance, d'avoir accès aux données et aux informations détenues par l'OLAF, comme demandé dans l’avis no 3/2010 (49). Le comité considère que cette disposition n'est pas suffisante pour lui permettre de réaliser un contrôle correct et approprié et donc de déceler une éventuelle interférence avec l'indépendance de l'OLAF, étant donné que l'accès du comité aux informations serait laissé à l'appréciation du directeur général (50). Le comité de surveillance doit donc avoir accès en permanence et sans préavis à tous les dossiers clos de l’OLAF. Afin de ne pas interférer avec les enquêtes en cours, le comité de surveillance devrait avoir accès aux dossiers ouverts sur demande écrite.

| 41. | Dans l’accomplissement de leurs tâches, les membres du comité de surveillance sont assistés par un secrétariat. Bien qu’il soit mis à disposition par l'OLAF, le secrétariat doit travailler en totale indépendance sous l'autorité du président du comité et de ses membres. Du point de vue du comité, pour assurer le fonctionnement tout à fait indépendant du secrétariat (51), le texte du règlement lui-même doit prévoir des garanties supplémentaires: le secrétariat doit être doté de ressources humaines suffisantes; les membres du secrétariat aux termes du règlement doivent être nommés par une autorité investie du pouvoir de nomination autre que le directeur général de l'OLAF, sur proposition du comité de surveillance; ils doivent être évalués périodiquement et uniquement par le comité de surveillance (52); ils doivent agir avec loyauté et dans le parfait respect des instructions reçues exclusivement du comité de surveillance. Comme cela a été dit à l’égard de la personne chargée de la procédure de contrôle, le comité de surveillance estime que le critère d'indépendance de son secrétariat – et, par conséquent, du comité – est illusoire si le personnel du secrétariat est nommé, géré et promu par le service qu'il est chargé de contrôler. |
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41.

Dans l’accomplissement de leurs tâches, les membres du comité de surveillance sont assistés par un secrétariat. Bien qu’il soit mis à disposition par l'OLAF, le secrétariat doit travailler en totale indépendance sous l'autorité du président du comité et de ses membres. Du point de vue du comité, pour assurer le fonctionnement tout à fait indépendant du secrétariat (51), le texte du règlement lui-même doit prévoir des garanties supplémentaires: le secrétariat doit être doté de ressources humaines suffisantes; les membres du secrétariat aux termes du règlement doivent être nommés par une autorité investie du pouvoir de nomination autre que le directeur général de l'OLAF, sur proposition du comité de surveillance; ils doivent être évalués périodiquement et uniquement par le comité de surveillance (52); ils doivent agir avec loyauté et dans le parfait respect des instructions reçues exclusivement du comité de surveillance. Comme cela a été dit à l’égard de la personne chargée de la procédure de contrôle, le comité de surveillance estime que le critère d'indépendance de son secrétariat – et, par conséquent, du comité – est illusoire si le personnel du secrétariat est nommé, géré et promu par le service qu'il est chargé de contrôler.

4.2.   Clarification du rôle du directeur général

| 42. | Bien que le comité de surveillance soit satisfait de la procédure de recrutement mise en place pour le poste de directeur général après le décès du titulaire précédent, il tient à faire remarquer que cette procédure a été excessivement longue; c’est pourquoi il recommande de prévoir dans le règlement un délai relativement court pour les futures nominations à ce poste. |
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42.

Bien que le comité de surveillance soit satisfait de la procédure de recrutement mise en place pour le poste de directeur général après le décès du titulaire précédent, il tient à faire remarquer que cette procédure a été excessivement longue; c’est pourquoi il recommande de prévoir dans le règlement un délai relativement court pour les futures nominations à ce poste.

4.2.1.   Délégation de pouvoirs et représentation par un adjoint

| 43. | Le comité de surveillance n'est pas convaincu que le pouvoir du directeur général de déléguer l'exécution de ses tâches à un ou plusieurs membres du personnel de l'OLAF soit sans risque pour l'indépendance des enquêtes. Le comité fait observer que certaines des tâches qui peuvent être déléguées sont directement liées à l’exécution des enquêtes (53). Par conséquent, la personne chargée de ces tâches doit agir en totale indépendance, de la même façon que le directeur général. |
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43.

Le comité de surveillance n'est pas convaincu que le pouvoir du directeur général de déléguer l'exécution de ses tâches à un ou plusieurs membres du personnel de l'OLAF soit sans risque pour l'indépendance des enquêtes. Le comité fait observer que certaines des tâches qui peuvent être déléguées sont directement liées à l’exécution des enquêtes (53). Par conséquent, la personne chargée de ces tâches doit agir en totale indépendance, de la même façon que le directeur général.

| 44. | Il est important d’assurer la continuité de l’indépendance des enquêtes de l'OLAF par la création d'un poste de directeur général adjoint pour remplacer le directeur général si celui-ci démissionne, part à la retraite, est en congé de maladie ou est empêché d’une autre façon de s’acquitter de ses obligations. L'adjoint devrait être choisi parmi les directeurs avec le consentement de l’ensemble des trois institutions. |
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44.

Il est important d’assurer la continuité de l’indépendance des enquêtes de l'OLAF par la création d'un poste de directeur général adjoint pour remplacer le directeur général si celui-ci démissionne, part à la retraite, est en congé de maladie ou est empêché d’une autre façon de s’acquitter de ses obligations. L'adjoint devrait être choisi parmi les directeurs avec le consentement de l’ensemble des trois institutions.

4.2.2.   Organe interne que le directeur général doit consulter

| 45. | Le comité de surveillance est favorable à l’article 12, paragraphe 6, de la proposition modifiée qui impose au directeur général l’obligation de consulter un organe interne lors de l'ouverture d'une enquête ou avant sa clôture et chaque fois qu’il le juge opportun, mais uniquement à la condition que des garanties suffisantes soient ajoutées dans le texte afin d'éviter tout retard en cas d’urgence. |
| --- | --- |

45.

Le comité de surveillance est favorable à l’article 12, paragraphe 6, de la proposition modifiée qui impose au directeur général l’obligation de consulter un organe interne lors de l'ouverture d'une enquête ou avant sa clôture et chaque fois qu’il le juge opportun, mais uniquement à la condition que des garanties suffisantes soient ajoutées dans le texte afin d'éviter tout retard en cas d’urgence.

4.3.   Mise en place d'un échange de vues

| 46. | Le comité de surveillance est favorable au concept d'un échange de vues au niveau politique (54) afin d’examiner la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes, à condition qu'il ait pour but de soutenir les activités de l’OLAF et qu’il ne porte pas atteinte à son indépendance opérationnelle. Le comité de surveillance considère que l'obligation imposée à l'OLAF de prendre des mesures appropriées tout en tenant compte des avis exprimés lors de l’échange de vues pourrait porter atteinte à l'indépendance du directeur général. Les institutions pourraient ainsi faire pression sur le directeur général, notamment en ce qui concerne la fixation des priorités stratégiques de la politique d’enquête de l’OLAF (55). De plus, le comité de surveillance désapprouve fermement la modification apportée par le Conseil qui, selon lui, pourrait gravement compromettre l’indépendance de l’OLAF, étant donné qu’elle modifie considérablement le sens de l'article 11 bis, paragraphe 1, dans la mesure où la participation du comité de surveillance à cet échange de vues ne serait pas systématiquement obligatoire (56). |
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46.

Le comité de surveillance est favorable au concept d'un échange de vues au niveau politique (54) afin d’examiner la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes, à condition qu'il ait pour but de soutenir les activités de l’OLAF et qu’il ne porte pas atteinte à son indépendance opérationnelle. Le comité de surveillance considère que l'obligation imposée à l'OLAF de prendre des mesures appropriées tout en tenant compte des avis exprimés lors de l’échange de vues pourrait porter atteinte à l'indépendance du directeur général. Les institutions pourraient ainsi faire pression sur le directeur général, notamment en ce qui concerne la fixation des priorités stratégiques de la politique d’enquête de l’OLAF (55). De plus, le comité de surveillance désapprouve fermement la modification apportée par le Conseil qui, selon lui, pourrait gravement compromettre l’indépendance de l’OLAF, étant donné qu’elle modifie considérablement le sens de l'article 11 bis, paragraphe 1, dans la mesure où la participation du comité de surveillance à cet échange de vues ne serait pas systématiquement obligatoire (56).

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(1)  Proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999 (COM/2011/0135 final – COD 2006/0084).

1

o

o

(2)  Voir le texte modifié du Conseil du 28 juin 2011.

2

(3)  Résolution législative du Parlement européen du 20 novembre 2008 sur la proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) [COM(2006) 244 – C6-0228/2006 – 2006/0084(COD)] (JO C 16E du 22.1.2010, p. 201).

3

o

(4)  Avis no 2/2006; avis no 3/2010 relatif au document de réflexion de la Commission.

4

o

o

(5)  Avis no 6/2011 (présenté en vertu de l’article 325 du TFUE) sur la proposition modifiée de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) n o 1073/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (Euratom) no 1074/1999 (JO C 254 du 30.8.2011, p. 1).

5

o

o

o

(6)  Avis adopté le 1er juin 2011.

6

er

(7)  Article 1er.

7

er

(8)  L'article 1er dispose que l’OLAF «effectue les enquêtes administratives destinées à lutter contre la fraude, la corruption et toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union. À cet effet, il recherche les faits graves, liés à l'exercice d'activités professionnelles, pouvant constituer un manquement aux obligations des fonctionnaires et autres agents de l'Union susceptible de poursuites disciplinaires ou, le cas échéant, pénales, ou un manquement analogue aux obligations des membres des institutions et organes, des dirigeants des organismes ou des membres du personnel des institutions, organes et organismes non soumis au statut des fonctionnaires ou au régime applicable aux autres agents de l'Union européenne».

8

er

portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union

À cet effet

(9)  Ainsi, la décision de la Commission du 28 avril 1999 instituant l'OLAF (1999/352/CE, CECA, Euratom) autorise ce dernier «à rechercher les faits graves, liés à l'exercice d'activités professionnelles, pouvant constituer un manquement aux obligations des fonctionnaires et agents des Communautés susceptible de poursuites disciplinaires et, le cas échéant, pénales, ou un manquement aux obligations analogues des membres des institutions et organes, des dirigeants des organismes ou des membres du personnel des institutions, organes et organismes non soumis au statut des fonctionnaires des Communautés européennes ou au régime applicable aux autres agents de ces Communautés» (article 2). Cette optique est confirmée au considérant 6, qui souligne que «la responsabilité de l'Office doit concerner, au-delà de la protection des intérêts financiers, l'ensemble des activités liées [à] la sauvegarde d'intérêts communautaires contre des comportements irréguliers susceptibles de relever de poursuites administratives ou pénales». L'article 86 du statut autorise en outre l'OLAF à ouvrir une enquête administrative en vue de vérifier l'existence d'un manquement aux obligations auxquelles le fonctionnaire ou l’ancien fonctionnaire est tenu au titre dudit statut.

9

(10)  Voir l'avis no 4/2010 du comité de surveillance.

10

o

(11)  Voir l’article 5, paragraphe 4, de la proposition de la Commission.

11

(12)  Article 6, paragraphe 6, de la proposition de la Commission.

12

(13)  Comme l'indique la proposition du Conseil.

13

(14)  Comme le prévoit actuellement l’article 11, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1073/1999.

14

o

(15)  Article 7 ter, paragraphe 3, et article 6, paragraphe 4, de la proposition modifiée.

15

ter

(16)  Article 11, paragraphe 1, point b), et article 8 de la proposition modifiée.

16

(17)  L’article 7 ter dispose que la personne chargée de la procédure de contrôle ne transmet son avis qu'au seul directeur général et communique une réponse motivée à la personne concernée.

17

ter

(18)  Article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1073/1999.

18

o

(19)  La proposition de la Commission se lit comme suit: «Dans les cas exceptionnels où la confidentialité de l'enquête ne peut être assurée, l'Office recourt à d'autres moyens appropriés pour communiquer l'information.»

19

(20)  Article 6, paragraphe 5, de la proposition modifiée.

20

(21)  Article 9, paragraphe 4, de la proposition modifiée.

21

(22)  Article 11, paragraphe 7, point a), de la proposition modifiée.

22

(23)  Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1).

23

o

(24)  Article 3, paragraphe 4, de la proposition de la Commission.

24

(25)  Article 3, paragraphe 4, de la proposition du Conseil.

25

(26)  Article 10, paragraphe 1, de la proposition modifiée.

26

(27)  Article 10, paragraphe 2, de la proposition modifiée.

27

(28)  Article 9, paragraphe 5, de la proposition de la Commission. La proposition du Conseil envisage des mesures administratives internes, en particulier des sanctions financières et disciplinaires.

28

(29)  Article 2 de la proposition modifiée.

29

(30)  Voir l’article 9, paragraphe 3, de la proposition de la Commission et l’article 9, paragraphe 4, point a), de la proposition du Conseil.

30

(31)  Voir l’article 11, paragraphe 7, point a), de la proposition de la Commission. Le Conseil n'a maintenu cette obligation qu'en ce qui concerne les institutions, organes ou organismes et a supprimé la référence aux autorités nationales.

31

(32)  Cet article a été considérablement modifié par le Conseil.

32

(33)  Voir l'avis no 5/2010 du comité de surveillance.

33

o

(34)  Article 7 bis, paragraphe 4.

34

bis

(35)  Voir l’avis no 3/2010 du comité de surveillance.

35

o

(36)  Voir l’article 12, paragraphe 6, de la proposition de la Commission.

36

(37)  Article 14 inclus dans la résolution du Parlement européen de 2008.

37

(38)  Voir l’avis no 2/2006.

38

o

(39)  Voir l’avis no 6/2011 de la Cour des comptes européenne, points 15 et 37 à 40.

39

o

(40)  Comme proposé à l’article 15 inclus dans la résolution du Parlement européen.

40

(41)  L’article 11, paragraphe 1, deuxième phrase, de la proposition modifiée prévoit qu’«en particulier», le comité de surveillance suit le fonctionnement de l’échange d’informations...

41

(42)  La mention de la tâche consistant à suivre le fonctionnement de l’échange d’informations entre l’OLAF et les autorités compétentes des États membres a été supprimée par le Conseil.

42

(43)  «Le directeur général informe périodiquement le comité de surveillance (...) b) des cas de transmission d’informations aux autorités judiciaires des États membres et des cas où il a décidé de ne pas transmettre d'informations sur des enquêtes internes aux autorités judiciaires nationales concernées, conformément à l’article 9, paragraphe 5.»

43

(44)  Voir l’avis no 6/2011 de la Cour des comptes européenne, point 45.

44

o

(45)  Article 11, paragraphe 7, point a), de la proposition du Conseil.

45

(46)  Article 11, paragraphe 2, point f), de la proposition modifiée.

46

(47)  Article 11, paragraphe 1, point b), et article 7 de la proposition modifiée.

47

(48)  En effet, conformément à l’article 7 ter, paragraphe 3, la personne chargée de la procédure de contrôle ne doit communiquer ses avis qu’au directeur général et envoyer une réponse motivée (NB: et non l'avis lui-même) à la personne concernée.

48

ter

NB: et non l'avis lui-même

(49)  Avis no 3/2010 du comité de surveillance, point 2.2.3. En effet, l'article 11, paragraphe 1, dernière phrase, dispose que le comité de surveillance peut demander à l’OLAF des informations complémentaires sur les enquêtes dans des situations dûment justifiées, sans interférer toutefois dans le déroulement des enquêtes.

49

o

(50)  La Cour des comptes européenne est du même avis (voir avis no 6/2011, point 43).

50

o

(51)  Comme prévu au considérant 17 de la proposition modifiée.

51

(52)  Selon l’avis no 6/2011 de la Cour des comptes européenne, les membres du secrétariat du comité de surveillance ne doivent pas être nommés par le directeur général ni placés sous son autorité (point 44).

52

o

(53)  Les tâches qui peuvent être déléguées sont notamment la décision d'ouvrir ou non une enquête (article 5) ou la gestion des enquêtes (article 6, paragraphe 1).

53

(54)  Cet échange de vues remplace le dialogue interinstitutionnel proposé par les textes précédents sur la réforme.

54

(55)  Article 11 bis, paragraphe 2, point a), de la proposition modifiée.

55

bis

(56)  Dans la proposition de la Commission, l’article 11 bis, paragraphe 1, est libellé comme suit: «Le Parlement européen, le Conseil et la Commission se réunissent périodiquement ou à la demande de l’une de ces institutions, avec l’Office ou le comité de surveillance pour un échange de vues au niveau politique afin d’examiner la politique de l’Office en matière d’enquêtes.» Ce texte a été modifié comme suit par le Conseil: «Le Parlement européen, le Conseil et la Commission se réunissent périodiquement avec l’Office ou le comité de surveillance pour un échange de vues au niveau politique afin d’examiner la politique de l’Office en matière d’enquêtes.» Cette dernière formulation peut être interprétée comme une possibilité laissée aux institutions de se réunir avec l'Office uniquement, sans que la présence du comité de surveillance soit nécessaire.

56

bis

ou à la demande de l’une de ces institutions

---

ANNEXE VII

AVIS No 5/2011

Transmission aux institutions, par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF), des rapports d’enquête finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite

Bruxelles, le 17 novembre 2011.

SOMMAIRE

Contexte

| A — | Analyse des dossiers |
| --- | --- |

A —

| B — | Base juridique de la transmission des rapports d’enquête finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite |
| --- | --- |

B —

| a) | Article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999 |
| --- | --- |

a)

| b) | Article 7 du protocole d’accord entre l’OLAF et la Commission |
| --- | --- |

b)

| C — | Conformité avec le droit européen |
| --- | --- |

C —

| a) | Conformité avec les règles de confidentialité des enquêtes |
| --- | --- |

a)

| b) | Conformité avec les règles de protection des données |
| --- | --- |

b)

Conclusions et recommandations

CONTEXTE

| 1. | L’Office européen de lutte antifraude (ci-après, OLAF) conduit des enquêtes administratives internes en cas de fraude, de corruption ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne. L’OLAF enquête également sur les allégations de manquement aux obligations des fonctionnaires et agents de l’Union, susceptible de poursuites disciplinaires ou pénales (1). Si des preuves tendant à étayer lesdites allégations apparaissent, l’OLAF transmet les résultats de ses enquêtes aux autorités compétentes afin qu’elles en assurent le suivi disciplinaire, administratif, financier ou, le cas échéant, judiciaire. Les rapports établis à la suite d’une enquête interne et tout document utile y afférent sont transmis à l’institution, à l’organe ou à l’organisme concerné (2). |
| --- | --- |

1.

L’Office européen de lutte antifraude (ci-après, OLAF) conduit des enquêtes administratives internes en cas de fraude, de corruption ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne. L’OLAF enquête également sur les allégations de manquement aux obligations des fonctionnaires et agents de l’Union, susceptible de poursuites disciplinaires ou pénales (1). Si des preuves tendant à étayer lesdites allégations apparaissent, l’OLAF transmet les résultats de ses enquêtes aux autorités compétentes afin qu’elles en assurent le suivi disciplinaire, administratif, financier ou, le cas échéant, judiciaire. Les rapports établis à la suite d’une enquête interne et tout document utile y afférent sont transmis à l’institution, à l’organe ou à l’organisme concerné (2).

| 2. | Jusqu’à il y a peu, l’OLAF avait pour habitude de ne transmettre que les rapports d’enquêtes internes qui faisaient l’objet d’un suivi. Quand une enquête interne était classée sans suite, l’OLAF en informait l’institution, l’organe ou l’organisme concerné en envoyant une note (3) indiquant que l’enquête était classée sans qu’aucune suite ait été donnée (4). |
| --- | --- |

2.

Jusqu’à il y a peu, l’OLAF avait pour habitude de ne transmettre que les rapports d’enquêtes internes qui faisaient l’objet d’un suivi. Quand une enquête interne était classée sans suite, l’OLAF en informait l’institution, l’organe ou l’organisme concerné en envoyant une note (3) indiquant que l’enquête était classée sans qu’aucune suite ait été donnée (4).

| 3. | Le comité de surveillance (ci-après, CS) a pris note du fait que l’OLAF a décidé de prendre en considération une «demande [de la Commission européenne] visant à recevoir également tous les rapports d’enquête finaux classés sans suite». De plus, l’OLAF a décidé d’informer «les autres institutions qu’une politique semblable s’appliquerait à leur égard, sauf demande contraire expresse» (5). |
| --- | --- |

3.

Le comité de surveillance (ci-après, CS) a pris note du fait que l’OLAF a décidé de prendre en considération une «demande [de la Commission européenne] visant à recevoir également tous les rapports d’enquête finaux classés sans suite». De plus, l’OLAF a décidé d’informer «les autres institutions qu’une politique semblable s’appliquerait à leur égard, sauf demande contraire expresse» (5).

| 4. | Le CS comprend que les rapports d’enquête finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite seront dès lors transmis automatiquement, au terme de chaque enquête, de façon systématique. Le CS a ainsi décidé d’évaluer cette pratique, dans le but précis de déterminer si elle menace ou non l’indépendance des enquêtes de l’OLAF. Le CS a examiné dix-sept enquêtes internes classées sans suite et pour lesquelles les rapports d’enquête finaux ont été transmis aux institutions ou organes concernés et a évalué la base juridique de ces transmissions ainsi que la conformité de cette pratique avec le droit européen. |
| --- | --- |

4.

Le CS comprend que les rapports d’enquête finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite seront dès lors transmis automatiquement, au terme de chaque enquête, de façon systématique. Le CS a ainsi décidé d’évaluer cette pratique, dans le but précis de déterminer si elle menace ou non l’indépendance des enquêtes de l’OLAF. Le CS a examiné dix-sept enquêtes internes classées sans suite et pour lesquelles les rapports d’enquête finaux ont été transmis aux institutions ou organes concernés et a évalué la base juridique de ces transmissions ainsi que la conformité de cette pratique avec le droit européen.

A —   ANALYSE DES DOSSIERS

| 5. | Au cours de son examen, le CS a trouvé deux notes envoyées à l’OLAF par le secrétariat général de la Commission européenne. Dans la première note, on peut lire: «Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l’OLAF ne communique plus les rapports finaux d’enquêtes internes closes sans suite concernant ses services.» (6) Le secrétariat général indique, dans la même note, que la transmission des rapports est prévue à l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999. La deuxième note (7) fait référence à la première, «par laquelle je [le secrétariat général de la Commission] rappelais l’obligation faite à l’OLAF par le règlement (CE) no 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles closes sans suite» (8). |
| --- | --- |

5.

Au cours de son examen, le CS a trouvé deux notes envoyées à l’OLAF par le secrétariat général de la Commission européenne. Dans la première note, on peut lire: «Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l’OLAF ne communique plus les rapports finaux d’enquêtes internes closes sans suite concernant ses services.» (6) Le secrétariat général indique, dans la même note, que la transmission des rapports est prévue à l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999. La deuxième note (7) fait référence à la première, «par laquelle je [le secrétariat général de la Commission] rappelais l’obligation faite à l’OLAF par le règlement (CE) no 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles closes sans suite» (8).

| 6. | Après analyse des dossiers susmentionnés, le CS a formulé les conclusions suivantes:






  — | l’OLAF a clos lesdites enquêtes sans adopter aucune action ultérieure en raison de l’absence de preuves des prétendues irrégularités ou fraudes, |
| --- | --- | --- |

6.

Après analyse des dossiers susmentionnés, le CS a formulé les conclusions suivantes:

—

l’OLAF a clos lesdites enquêtes sans adopter aucune action ultérieure en raison de l’absence de preuves des prétendues irrégularités ou fraudes,

| — | l’OLAF a transmis à la Commission, comme suite à sa demande, les rapports d’enquête finaux établis à la suite desdites enquêtes, |
| --- | --- |

—

l’OLAF a transmis à la Commission, comme suite à sa demande, les rapports d’enquête finaux établis à la suite desdites enquêtes,

| — | l’OLAF a également transmis de sa propre initiative ces rapports aux autres institutions et organes concernés, à savoir le Conseil, le Parlement européen et le Service européen pour l’action extérieure, |
| --- | --- |

—

l’OLAF a également transmis de sa propre initiative ces rapports aux autres institutions et organes concernés, à savoir le Conseil, le Parlement européen et le Service européen pour l’action extérieure,

| — | l’OLAF cite l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999 comme base juridique de la transmission d’informations (9), |
| --- | --- |

—

l’OLAF cite l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999 comme base juridique de la transmission d’informations (9),

| — | les rapports contiennent les informations transmises ou obtenues au cours des enquêtes internes, y compris le nom du membre du personnel impliqué et l’institution qui l’emploie, l’origine de l’information, une explication de l’allégation de fraude ou d’irrégularité, les démarches entreprises et les faits rassemblés au cours de l’enquête, les déclarations des personnes impliquées dans le dossier en examen (y compris, le cas échéant, des personnes concernées, dénonciateur ou témoin), les conclusions de l’OLAF et les principaux résultats de l’enquête, |
| --- | --- |

—

les rapports contiennent les informations transmises ou obtenues au cours des enquêtes internes, y compris le nom du membre du personnel impliqué et l’institution qui l’emploie, l’origine de l’information, une explication de l’allégation de fraude ou d’irrégularité, les démarches entreprises et les faits rassemblés au cours de l’enquête, les déclarations des personnes impliquées dans le dossier en examen (y compris, le cas échéant, des personnes concernées, dénonciateur ou témoin), les conclusions de l’OLAF et les principaux résultats de l’enquête,

| — | dans certains cas, ces informations sont utilisées dans le cadre d’autres enquêtes internes et externes en cours au sein de l’OLAF, |
| --- | --- |

—

dans certains cas, ces informations sont utilisées dans le cadre d’autres enquêtes internes et externes en cours au sein de l’OLAF,

| — | les rapports contiennent également des données personnelles concernant, le cas échéant, le personnel des institutions ou organes de l’UE qui fait l’objet de l’enquête ou est impliqué dans les faits en cause, soit comme dénonciateur, soit comme témoin, et, dans d’autres cas, concernant les personnes extérieures aux institutions ou organes de l’UE et pouvant être impliquées dans les faits en cause en tant qu’informateurs ou témoins, |
| --- | --- |

—

les rapports contiennent également des données personnelles concernant, le cas échéant, le personnel des institutions ou organes de l’UE qui fait l’objet de l’enquête ou est impliqué dans les faits en cause, soit comme dénonciateur, soit comme témoin, et, dans d’autres cas, concernant les personnes extérieures aux institutions ou organes de l’UE et pouvant être impliquées dans les faits en cause en tant qu’informateurs ou témoins,

| — | les catégories de données traitées sont (10): le nom, le numéro personnel (pour le personnel des institutions), la date de naissance, la nationalité, l’état civil, l’adresse, le numéro de téléphone, la profession, l’employeur, le compte bancaire, les déclarations faites par la personne concernée ou à propos de la personne concernée dans le cadre des faits sur lesquels porte l’enquête, les éléments de preuve qui mentionnent la personne concernée et les notes relatives au lien entre la personne et les événements qui font l’objet de l’enquête, |
| --- | --- |

—

les catégories de données traitées sont (10): le nom, le numéro personnel (pour le personnel des institutions), la date de naissance, la nationalité, l’état civil, l’adresse, le numéro de téléphone, la profession, l’employeur, le compte bancaire, les déclarations faites par la personne concernée ou à propos de la personne concernée dans le cadre des faits sur lesquels porte l’enquête, les éléments de preuve qui mentionnent la personne concernée et les notes relatives au lien entre la personne et les événements qui font l’objet de l’enquête,

| — | certaines personnes ont uniquement été informées que les résultats des enquêtes de l’OLAF avaient été transmis à la Commission, mais pas que les rapports d’enquête finaux avaient également été transmis, |
| --- | --- |

—

certaines personnes ont uniquement été informées que les résultats des enquêtes de l’OLAF avaient été transmis à la Commission, mais pas que les rapports d’enquête finaux avaient également été transmis,

| — | dans les enquêtes examinées, aucune donnée personnelle n’a été éditée. |
| --- | --- |

—

dans les enquêtes examinées, aucune donnée personnelle n’a été éditée.

B —   BASE JURIDIQUE DE LA TRANSMISSION DES RAPPORTS D’ENQUÊTE FINAUX ÉTABLIS À LA SUITE D’ENQUÊTES INTERNES CLASSÉES SANS SUITE

| 7. | Dans quelques rares enquêtes examinées, l’OLAF a cité l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999 comme base juridique de la transmission des informations. De plus, le CS constate l’existence d’un projet non signé de protocole d’accord établissant un code de conduite pour l’échange d’informations entre l’OLAF et la Commission dans le cadre des enquêtes internes de l’OLAF au sein de la Commission (11). Le CS doute que l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999, ou l’article 7 du protocole d’accord représentent une base juridique suffisante pour la transmission d’informations, et ce pour les raisons présentées ci-après. |
| --- | --- |

7.

Dans quelques rares enquêtes examinées, l’OLAF a cité l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999 comme base juridique de la transmission des informations. De plus, le CS constate l’existence d’un projet non signé de protocole d’accord établissant un code de conduite pour l’échange d’informations entre l’OLAF et la Commission dans le cadre des enquêtes internes de l’OLAF au sein de la Commission (11). Le CS doute que l’article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999, ou l’article 7 du protocole d’accord représentent une base juridique suffisante pour la transmission d’informations, et ce pour les raisons présentées ci-après.

a)   Article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999

| 8. | L’OLAF est tenu légalement de transmettre à l’institution, à l’organe ou à l’organisme concerné les rapports établis à la suite d’une enquête interne et tout document utile y afférent (12). Toutefois, à la lecture de la première phrase de l’article 9, paragraphe 4, et du lien avec la deuxième phrase – «les institutions, organes et organismes donnent aux enquêtes internes les suites, notamment disciplinaires et judiciaires, que leurs résultats appellent» –, le CS interprète ladite disposition comme portant exclusivement sur les enquêtes closes un suivi. De fait, selon le CS, le champ d’application dudit paragraphe est tel qu’il vise à assurer qu’un suivi approprié soit donné aux enquêtes de l’OLAF. |
| --- | --- |

8.

L’OLAF est tenu légalement de transmettre à l’institution, à l’organe ou à l’organisme concerné les rapports établis à la suite d’une enquête interne et tout document utile y afférent (12). Toutefois, à la lecture de la première phrase de l’article 9, paragraphe 4, et du lien avec la deuxième phrase – «les institutions, organes et organismes donnent aux enquêtes internes les suites, notamment disciplinaires et judiciaires, que leurs résultats appellent» –, le CS interprète ladite disposition comme portant exclusivement sur les enquêtes closes un suivi. De fait, selon le CS, le champ d’application dudit paragraphe est tel qu’il vise à assurer qu’un suivi approprié soit donné aux enquêtes de l’OLAF.

| 9. | L’article 1er, paragraphe 3, de l’annexe IX du statut des fonctionnaires corrobore cette conclusion en affirmant que, si une enquête est classée sans suite, le directeur de l’OLAF en informe par écrit le fonctionnaire et son institution (13). L’article 5 de la décision de la Commission du 2 juin 1999 (14) dispose également que lorsqu’une enquête est classée sans suite, le directeur en avise l’intéressé par écrit. Pour le CS, cette disposition fait clairement référence aux résultats de l’enquête et non à la transmission du rapport d’enquête. |
| --- | --- |

9.

L’article 1er, paragraphe 3, de l’annexe IX du statut des fonctionnaires corrobore cette conclusion en affirmant que, si une enquête est classée sans suite, le directeur de l’OLAF en informe par écrit le fonctionnaire et son institution (13). L’article 5 de la décision de la Commission du 2 juin 1999 (14) dispose également que lorsqu’une enquête est classée sans suite, le directeur en avise l’intéressé par écrit. Pour le CS, cette disposition fait clairement référence aux résultats de l’enquête et non à la transmission du rapport d’enquête.

b)   Article 7 du protocole d’accord entre l’OLAF et la Commission

| 10. | Le CS observe que le protocole d’accord, bien qu’il soit respecté par l’OLAF et par la Commission, n’est encore qu’un projet et que, pour autant que le CS en sache, il n’a pas encore été signé. |
| --- | --- |

10.

Le CS observe que le protocole d’accord, bien qu’il soit respecté par l’OLAF et par la Commission, n’est encore qu’un projet et que, pour autant que le CS en sache, il n’a pas encore été signé.

| 11. | Le CS constate que, bien que l’article 7, paragraphe 1, du protocole d’accord prévoie que le directeur de l’OLAF «transmet[te] sans tarder tous les rapports d’enquêtes internes finaux et tout document utile y afférent à la Commission», il prévoit une autre procédure pour les enquêtes classées sans suite. L’article 7, paragraphe 2, dispose clairement que «lorsqu’une enquête est classée sans suite, l’OLAF en informe la Commission». À nouveau, le CS interprète cette disposition comme obligeant l’OLAF à informer la Commission des résultats de l’enquête et non à lui transmettre les rapports finaux. |
| --- | --- |

11.

Le CS constate que, bien que l’article 7, paragraphe 1, du protocole d’accord prévoie que le directeur de l’OLAF «transmet[te] sans tarder tous les rapports d’enquêtes internes finaux et tout document utile y afférent à la Commission», il prévoit une autre procédure pour les enquêtes classées sans suite. L’article 7, paragraphe 2, dispose clairement que «lorsqu’une enquête est classée sans suite, l’OLAF en informe la Commission». À nouveau, le CS interprète cette disposition comme obligeant l’OLAF à informer la Commission des résultats de l’enquête et non à lui transmettre les rapports finaux.

C —   CONFORMITÉ AVEC LE DROIT EUROPÉEN

| 12. | Le CS considère que la décision de l’OLAF de transmettre aux institutions, organes et organismes concernés, au terme de chaque enquête et de façon systématique, tous les rapports finaux établis à la suite d’enquêtes classées sans suite peut être contraire aux règles en matière de confidentialité des enquêtes et de protection des données. Dans la mesure où cette protection incombe tant au directeur de l’OLAF qu’au CS (15), ce dernier s’étonne que le directeur ait pris une telle décision sans l’avoir consulté au préalable afin de s’assurer de son accord. De plus, le CS est surpris que ni le délégué à la protection des données de l’OLAF ni le Contrôleur européen de la protection des données (ci-après, CEPD) n’aient été informés de ladite décision. |
| --- | --- |

12.

Le CS considère que la décision de l’OLAF de transmettre aux institutions, organes et organismes concernés, au terme de chaque enquête et de façon systématique, tous les rapports finaux établis à la suite d’enquêtes classées sans suite peut être contraire aux règles en matière de confidentialité des enquêtes et de protection des données. Dans la mesure où cette protection incombe tant au directeur de l’OLAF qu’au CS (15), ce dernier s’étonne que le directeur ait pris une telle décision sans l’avoir consulté au préalable afin de s’assurer de son accord. De plus, le CS est surpris que ni le délégué à la protection des données de l’OLAF ni le Contrôleur européen de la protection des données (ci-après, CEPD) n’aient été informés de ladite décision.

a)   Conformité avec les règles de confidentialité des enquêtes

| 13. | Selon l’article 8 du règlement (CE) no 1073/1999, l’OLAF est tenu par le secret professionnel lorsqu’il transmet des informations communiquées ou obtenues dans le cadre des enquêtes internes. La transmission des informations liées aux enquêtes de l’OLAF doit respecter deux conditions cumulatives: i) le principe du «besoin de connaître» applicable au destinataire; et ii) l’objet précis de la divulgation des informations (assurer le suivi de l’enquête, par exemple) (16). |
| --- | --- |

13.

Selon l’article 8 du règlement (CE) no 1073/1999, l’OLAF est tenu par le secret professionnel lorsqu’il transmet des informations communiquées ou obtenues dans le cadre des enquêtes internes. La transmission des informations liées aux enquêtes de l’OLAF doit respecter deux conditions cumulatives: i) le principe du «besoin de connaître» applicable au destinataire; et ii) l’objet précis de la divulgation des informations (assurer le suivi de l’enquête, par exemple) (16).

| 14. | Le CS interprète cette disposition de deux manières (17): d’une part, étant à l’origine de la divulgation des informations communiquées ou obtenues dans le cadre des enquêtes internes, l’OLAF est tenu d’évaluer le besoin de connaître du destinataire des rapports. Selon le CS, les rapports d’enquête finaux ne peuvent dès lors être transmis automatiquement, au terme de chaque enquête classée sans suite et de façon systématique. Au contraire, les rapports doivent être transmis cas par cas, à la suite d’une demande dûment motivée de la Commission, d’une autre institution ou d'un autre organe. En aucun cas l’OLAF ne peut divulguer au bénéficiaire des informations qu’il compte utiliser dans d’autres enquêtes internes et externes en cours, au risque de compromettre la réussite de ces enquêtes, comme ce fut le cas. D’autre part, en tant que destinataire des informations, la Commission (ou une autre institution ou un autre organe) ne peut utiliser ces informations à d’autres fins que la prévention de la fraude, la corruption ou toute autre activité illégale. En l’absence d’une finalité spécifiquement liée à la prévention de la fraude, de la corruption ou de toute autre activité illégale, comme c’est le cas pour les rapports d’enquête finaux des enquêtes classées sans suite, il ne semble pas nécessaire de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes classées sans suite. |
| --- | --- |

14.

Le CS interprète cette disposition de deux manières (17): d’une part, étant à l’origine de la divulgation des informations communiquées ou obtenues dans le cadre des enquêtes internes, l’OLAF est tenu d’évaluer le besoin de connaître du destinataire des rapports. Selon le CS, les rapports d’enquête finaux ne peuvent dès lors être transmis automatiquement, au terme de chaque enquête classée sans suite et de façon systématique. Au contraire, les rapports doivent être transmis cas par cas, à la suite d’une demande dûment motivée de la Commission, d’une autre institution ou d'un autre organe. En aucun cas l’OLAF ne peut divulguer au bénéficiaire des informations qu’il compte utiliser dans d’autres enquêtes internes et externes en cours, au risque de compromettre la réussite de ces enquêtes, comme ce fut le cas. D’autre part, en tant que destinataire des informations, la Commission (ou une autre institution ou un autre organe) ne peut utiliser ces informations à d’autres fins que la prévention de la fraude, la corruption ou toute autre activité illégale. En l’absence d’une finalité spécifiquement liée à la prévention de la fraude, de la corruption ou de toute autre activité illégale, comme c’est le cas pour les rapports d’enquête finaux des enquêtes classées sans suite, il ne semble pas nécessaire de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes classées sans suite.

b)   Conformité avec les règles de protection des données

| 15. | L’OLAF doit respecter le droit à la protection des données à caractère personnel consacré à l’article 8 de la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, étroitement lié au droit au respect de la vie privée visé à l’article 7 de la Charte. De plus, en vertu de l’article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1073/1999, le directeur de l’OLAF doit veiller au respect des dispositions européennes en matière de protection des données à caractère personnel (18). Lorsqu’il transmet aux institutions, organes et organismes concernés les rapports établis à la suite d’une enquête interne et tout document utile y afférent (19), l’OLAF transmet des données à caractère personnel sur les personnes impliquées, les dénonciateurs, les informateurs, les témoins et le personnel de l’OLAF. Par conséquent, l’OLAF est tenu légalement d’observer les dispositions de la Charte et du règlement (CE) no 45/2001. Ce dernier prévoit que l’OLAF, en sa qualité de contrôleur des données à caractère personnel, transmet uniquement les rapports et/ou les documents y afférents contenant des données à caractère personnel si ces données sont nécessaires à l’exécution légitime de missions relevant de la compétence du destinataire (20). Pour ce faire, l’OLAF doit s’assurer que: i) le destinataire possède les compétences voulues; et ii) que le transfert est nécessaire (21). |
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15.

L’OLAF doit respecter le droit à la protection des données à caractère personnel consacré à l’article 8 de la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, étroitement lié au droit au respect de la vie privée visé à l’article 7 de la Charte. De plus, en vertu de l’article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1073/1999, le directeur de l’OLAF doit veiller au respect des dispositions européennes en matière de protection des données à caractère personnel (18). Lorsqu’il transmet aux institutions, organes et organismes concernés les rapports établis à la suite d’une enquête interne et tout document utile y afférent (19), l’OLAF transmet des données à caractère personnel sur les personnes impliquées, les dénonciateurs, les informateurs, les témoins et le personnel de l’OLAF. Par conséquent, l’OLAF est tenu légalement d’observer les dispositions de la Charte et du règlement (CE) no 45/2001. Ce dernier prévoit que l’OLAF, en sa qualité de contrôleur des données à caractère personnel, transmet uniquement les rapports et/ou les documents y afférents contenant des données à caractère personnel si ces données sont nécessaires à l’exécution légitime de missions relevant de la compétence du destinataire (20). Pour ce faire, l’OLAF doit s’assurer que: i) le destinataire possède les compétences voulues; et ii) que le transfert est nécessaire (21).

| 16. | Le CS estime qu’une transmission automatique et systématique des rapports d’enquête finaux dans les enquêtes classées sans suite est contraire à ces règles. Il souligne que le CEPD a déclaré que «[...] même si le transfert d’informations est prévu dans la législation applicable, il n’est légal que s’il satisfait à ces deux exigences supplémentaires. Le respect de ces exigences doit être évalué cas par cas. En conséquence, les agents de suivi de l’OLAF doivent appliquer cette règle pour chaque transfert de données. Cela permettra d’éviter tout transfert inutile ainsi que tout transfert d’informations à des parties qui ne possèdent pas les compétences requises. Pour s’assurer de la conformité avec cette règle, le CEPD suggère que l’OLAF mette en place une procédure prévoyant l’élaboration d’une note à joindre au dossier et établissant la nécessité des transferts de données qui ont eu lieu ou auront lieu dans le cadre d’une affaire donnée» (22). |
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16.

Le CS estime qu’une transmission automatique et systématique des rapports d’enquête finaux dans les enquêtes classées sans suite est contraire à ces règles. Il souligne que le CEPD a déclaré que «[...] même si le transfert d’informations est prévu dans la législation applicable, il n’est légal que s’il satisfait à ces deux exigences supplémentaires. Le respect de ces exigences doit être évalué cas par cas. En conséquence, les agents de suivi de l’OLAF doivent appliquer cette règle pour chaque transfert de données. Cela permettra d’éviter tout transfert inutile ainsi que tout transfert d’informations à des parties qui ne possèdent pas les compétences requises. Pour s’assurer de la conformité avec cette règle, le CEPD suggère que l’OLAF mette en place une procédure prévoyant l’élaboration d’une note à joindre au dossier et établissant la nécessité des transferts de données qui ont eu lieu ou auront lieu dans le cadre d’une affaire donnée» (22).

| 17. | Pour le CS, cette déclaration s’applique également aux enquêtes classées sans suite. Aussi, l’OLAF doit déterminer cas par cas si les transferts de données à caractère personnel vers les institutions et organes de l’Union dans le cadre d’enquêtes classées sans suite respectent ces règles. Il est également possible de s’interroger sur la nécessité du transfert pour une catégorie spécifique de dossiers. Par exemple, il apparaît raisonnable de penser que dans certains cas, la Commission (ou une autre institution ou organe) souhaiterait connaître les mesures entreprises par l’OLAF sur la base des informations provenant de l’un de ses services. Le CS note toutefois que, dans la pratique, l’OLAF n’a pas envoyé uniquement à la Commission les rapports d’enquête finaux quelle que soit la source de l’information, mais les a également envoyés à d’autres institutions sans demande spécifique de leur part et, par conséquent, sans évaluer leur besoin de connaître. |
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17.

Pour le CS, cette déclaration s’applique également aux enquêtes classées sans suite. Aussi, l’OLAF doit déterminer cas par cas si les transferts de données à caractère personnel vers les institutions et organes de l’Union dans le cadre d’enquêtes classées sans suite respectent ces règles. Il est également possible de s’interroger sur la nécessité du transfert pour une catégorie spécifique de dossiers. Par exemple, il apparaît raisonnable de penser que dans certains cas, la Commission (ou une autre institution ou organe) souhaiterait connaître les mesures entreprises par l’OLAF sur la base des informations provenant de l’un de ses services. Le CS note toutefois que, dans la pratique, l’OLAF n’a pas envoyé uniquement à la Commission les rapports d’enquête finaux quelle que soit la source de l’information, mais les a également envoyés à d’autres institutions sans demande spécifique de leur part et, par conséquent, sans évaluer leur besoin de connaître.

| 18. | Même dans l’hypothèse où les règles susmentionnées sont respectées, les rapports d’enquête finaux peuvent contenir des données à caractère personnel qui ne sont pas nécessaires à la réalisation des tâches relevant de la compétence du destinataire. C’est particulièrement valable pour les données personnelles des dénonciateurs et informateurs. À cet égard, le CS attire l’attention sur la déclaration du CEPD selon laquelle la Commission n’a pas besoin de connaître les données personnelles des dénonciateurs pour prendre les mesures nécessaires à la protection des intérêts financiers de l’Union (23). L’OLAF ne peut dès lors transmettre ces rapports d’enquête sans protéger les dénonciateurs, en éditant leurs données personnelles. |
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18.

Même dans l’hypothèse où les règles susmentionnées sont respectées, les rapports d’enquête finaux peuvent contenir des données à caractère personnel qui ne sont pas nécessaires à la réalisation des tâches relevant de la compétence du destinataire. C’est particulièrement valable pour les données personnelles des dénonciateurs et informateurs. À cet égard, le CS attire l’attention sur la déclaration du CEPD selon laquelle la Commission n’a pas besoin de connaître les données personnelles des dénonciateurs pour prendre les mesures nécessaires à la protection des intérêts financiers de l’Union (23). L’OLAF ne peut dès lors transmettre ces rapports d’enquête sans protéger les dénonciateurs, en éditant leurs données personnelles.

| 19. | Le CS note également que l’article 27, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001 soumet au contrôle préalable du CEPD les traitements susceptibles de présenter des risques particuliers au regard des droits et libertés des personnes concernées du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités. La liste des traitements susceptibles de présenter de tels risques inclut «les traitements de données relatives à des suspicions, infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté» ainsi que «les traitements destinés à évaluer des aspects de la personnalité des personnes concernées, tels que leur compétence, leur rendement ou leur comportement» (24). Le CS constate que le CEPD estime que la conduite des fonctionnaires de l’Union est analysée par l’OLAF dans ses enquêtes internes; de plus, le traitement des données à caractère personnel dans le cadre des enquêtes administratives internes de l’OLAF peut être considéré comme un traitement de données «[...] relatives à des suspicions, infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté» (25). Dans la mesure où le contrôle préalable exercé par le CEPD sur les traitements de données à caractère personnel dans le contexte des enquêtes internes ou du suivi n’a pas porté sur la question spécifique du transfert des rapports d’enquête finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite, le CS estime que l’OLAF aurait dû demander au CEPD un contrôle préalable pour connaître son avis. |
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19.

Le CS note également que l’article 27, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001 soumet au contrôle préalable du CEPD les traitements susceptibles de présenter des risques particuliers au regard des droits et libertés des personnes concernées du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités. La liste des traitements susceptibles de présenter de tels risques inclut «les traitements de données relatives à des suspicions, infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté» ainsi que «les traitements destinés à évaluer des aspects de la personnalité des personnes concernées, tels que leur compétence, leur rendement ou leur comportement» (24). Le CS constate que le CEPD estime que la conduite des fonctionnaires de l’Union est analysée par l’OLAF dans ses enquêtes internes; de plus, le traitement des données à caractère personnel dans le cadre des enquêtes administratives internes de l’OLAF peut être considéré comme un traitement de données «[...] relatives à des suspicions, infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté» (25). Dans la mesure où le contrôle préalable exercé par le CEPD sur les traitements de données à caractère personnel dans le contexte des enquêtes internes ou du suivi n’a pas porté sur la question spécifique du transfert des rapports d’enquête finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite, le CS estime que l’OLAF aurait dû demander au CEPD un contrôle préalable pour connaître son avis.

| 20. | Le CS craint que cette transmission n’affecte les droits des personnes impliquées dans les enquêtes et les incite à engager une action en dommages et intérêts devant la Cour de justice de l’Union européenne. Comme l’a indiqué le juge européen, les dispositions du règlement (CE) no 45/2001 et l’article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1073/1999 ainsi que l’obligation de confidentialité qui incombe à l’OLAF, conformément à l’article 8, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999, confèrent des droits aux particuliers qui sont affectés par une enquête de l’OLAF (26). En cas de violation de ces principes, la Commission encourrait une responsabilité non contractuelle pour la conduite illégale de l’OLAF, comme ce fut le cas à plusieurs reprises, ce qui porterait atteinte non seulement à la Commission mais, en particulier, à l’OLAF, dont la crédibilité et la réputation seraient mises en doute. |
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20.

Le CS craint que cette transmission n’affecte les droits des personnes impliquées dans les enquêtes et les incite à engager une action en dommages et intérêts devant la Cour de justice de l’Union européenne. Comme l’a indiqué le juge européen, les dispositions du règlement (CE) no 45/2001 et l’article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1073/1999 ainsi que l’obligation de confidentialité qui incombe à l’OLAF, conformément à l’article 8, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999, confèrent des droits aux particuliers qui sont affectés par une enquête de l’OLAF (26). En cas de violation de ces principes, la Commission encourrait une responsabilité non contractuelle pour la conduite illégale de l’OLAF, comme ce fut le cas à plusieurs reprises, ce qui porterait atteinte non seulement à la Commission mais, en particulier, à l’OLAF, dont la crédibilité et la réputation seraient mises en doute.

| 21. | En outre, le CS s’inquiète du fait que cette pratique compromette le succès des enquêtes. En tant qu’organe d’enquête pour les affaires internes, l’OLAF dépend fortement du respect et de la confiance qu’il suscite pour inviter les témoins et les dénonciateurs à franchir le pas et signaler des comportements suspects de fraude ou de corruption. Cette pratique de transmission de rapports menace directement la confiance des témoins et dénonciateurs potentiels et est susceptible de les décourager de se faire connaître et d’aider l’OLAF. Par ailleurs, il est important de noter que lorsqu’une enquête est close sans suite, l’explication se trouve parfois dans des facteurs qui pourraient changer à l’avenir. Si le rapport d’enquête final d’une enquête classée sans suite doit être externalisé, cela pourrait compliquer inutilement toute nouvelle enquête éventuelle dans ce dossier. |
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21.

En outre, le CS s’inquiète du fait que cette pratique compromette le succès des enquêtes. En tant qu’organe d’enquête pour les affaires internes, l’OLAF dépend fortement du respect et de la confiance qu’il suscite pour inviter les témoins et les dénonciateurs à franchir le pas et signaler des comportements suspects de fraude ou de corruption. Cette pratique de transmission de rapports menace directement la confiance des témoins et dénonciateurs potentiels et est susceptible de les décourager de se faire connaître et d’aider l’OLAF. Par ailleurs, il est important de noter que lorsqu’une enquête est close sans suite, l’explication se trouve parfois dans des facteurs qui pourraient changer à l’avenir. Si le rapport d’enquête final d’une enquête classée sans suite doit être externalisé, cela pourrait compliquer inutilement toute nouvelle enquête éventuelle dans ce dossier.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

| 22. | La transmission de rapports finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite peut être remise en cause par un certain nombre d’aspects purement juridiques liés au secret professionnel et à la question de la protection des données. De plus, cette pratique influencera inévitablement l’efficacité de la fonction d’enquête de l’OLAF et, en tout état de cause, risque de fournir aux autres institutions des moyens malvenus d’influencer l’activité d’enquête de l’OLAF, ce qui nuirait à la confiance à l’égard de l’indépendance de l’OLAF. |
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22.

La transmission de rapports finaux établis à la suite d’enquêtes internes classées sans suite peut être remise en cause par un certain nombre d’aspects purement juridiques liés au secret professionnel et à la question de la protection des données. De plus, cette pratique influencera inévitablement l’efficacité de la fonction d’enquête de l’OLAF et, en tout état de cause, risque de fournir aux autres institutions des moyens malvenus d’influencer l’activité d’enquête de l’OLAF, ce qui nuirait à la confiance à l’égard de l’indépendance de l’OLAF.

| 23. | Le CS recommande vivement à l’OLAF de revoir sa décision de transmettre aux institutions, organes et organismes concernés les rapports d’enquête finaux cités dans le présent avis sans prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir que cette pratique respecte le droit européen et ne compromet pas l’efficacité et l’indépendance de ses enquêtes. |
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23.

Le CS recommande vivement à l’OLAF de revoir sa décision de transmettre aux institutions, organes et organismes concernés les rapports d’enquête finaux cités dans le présent avis sans prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir que cette pratique respecte le droit européen et ne compromet pas l’efficacité et l’indépendance de ses enquêtes.

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(1)  Article 1 du règlement (CE) no 1073/1999.

1

o

(2)  Article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999.

2

o

(3)  Notification de clôture de dossier sans lettre de suivi.

3

(4)  Conformément aux dispositions du manuel des procédures opérationnelles de l'OLAF, point 3.4.3.6.2. Ce point n'a pas été transposé dans la nouvelle version du manuel datée de juillet 2011.

4

(5)  Voir le procès-verbal de la réunion des directeurs du 23 juin 2011.

5

(6)  Note ARES (2011) 687782 du 27 juin 2011.

6

(7)  Note ARES (2011) 725801 du 5 juillet 2011.

7

(8)  ibid.

8

(9)  Toutefois, dans deux enquêtes seulement, la lettre accompagnant le rapport d'enquête final mentionne explicitement ledit article comme base juridique de la transmission d'informations.

9

(10)  Voir l'avis du Contrôleur européen de la protection des données concernant une notification relative à un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), à propos des enquêtes internes effectuées par l'OLAF, 23 juin 2006, dossier 2005-418.

10

(11)  SEC(2003)871, version consolidée, 14.8.2003.

11

(12)  Article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999.

12

o

(13)  Article 1, paragraphe 3, de l'annexe IX du statut des fonctionnaires: «Si, à la suite d'une enquête de l'OLAF, aucune charge ne peut être retenue contre un fonctionnaire faisant l'objet d'allégations, l'enquête le concernant est classée sans suite par décision du directeur de l'OLAF, qui en informe par écrit le fonctionnaire et son institution.»

13

(14)  Décision 1999/396/CE, CECA, Euratom de la Commission du 2 juin 1999 relative aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés [SEC(1999) 802] (JO L 149 du 16.6.1999, p. 57). Pour les autres institutions, voir les décisions internes mettant en œuvre la décision modèle de l'accord interinstitutionnel.

14

(15)  Selon l'article 8, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999, le directeur de l'OLAF les membres du comité de surveillance veillent à l'application des dispositions du présent article [article 8] ainsi que des ex-articles 286 et 287 du traité.

15

o

(16)  Article 8, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999: «Les informations communiquées ou obtenues dans le cadre des enquêtes internes, sous quelque forme que ce soit, sont couvertes par le secret professionnel et bénéficient de la protection accordée par les dispositions applicables aux institutions des Communautés européennes. Ces informations ne peuvent notamment être communiquées à des personnes autres que celles qui, au sein des institutions des Communautés européennes ou des États membres sont, par leurs fonctions, appelées à les connaître ni être utilisées à des fins différentes de la lutte contre la fraude, contre la corruption et contre toute autre activité illégale.»

16

o

(17)  Voir avis no 5/2010 du CS, point 19.

17

o

(18)  Voir également l'arrêt du Tribunal de première instance du 12 septembre 2007 dans l'affaire T-259/03 Nikolaou contre Commission, point 191.

18

Nikolaou

Commission

(19)  Article 9, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999.

19

o

(20)  Article 7, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001. Voir également l'avis du CEPD sur les enquêtes internes, op. cit., point 2.2.6.

20

o

op. cit.

(21)  Article 7, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001.

21

o

(22)  Voir l'avis du CEPD sur la notification d'un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) à propos de traitements de données de «suivi» (disciplinaire, administratif, judiciaire, financier), dossiers 2006-544, 2006-545, 2006-546, 2006-547, 27 mars 2007, point 2.2.6.

22

(23)  Voir l'avis du CEPD concernant une notification relative à un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de la Commission européenne à propos de la gestion des informations transmises par l'OLAF dans le cadre du protocole d'accord, dossier 2009-011, point 3.4. Le CS évoque également la déclaration de la Cour européenne des droits de l'homme, qui affirme que la dénonciation, par un fonctionnaire ou un employé du secteur public, de comportement illégal ou de méfait sur le lieu de travail devrait, dans certaines circonstances, bénéficier d'une protection, particulièrement lorsque la personne concernée appartient à un groupe restreint d'individus conscients de la situation et se trouve donc la mieux placée pour agir dans l'intérêt public (voir les arrêts suivants: Guja contre Moldova [GC], no 14277/04, paragraphe 72, 12 février 2008; Marchenko contre Ukraine, no 4063/04, paragraphe 46, 19 février 2009; Heinisch contre Allemagne, no 28274/08, paragraphe 63, 21 juillet 2011).

23

Guja

Moldova

o

Marchenko

Ukraine

o

Heinisch

Allemagne

o

(24)  Article 27, paragraphe 2, points a) et b), du règlement (CE) no 45/2001.

24

o

(25)  Voir l'avis du CEPD sur les enquêtes internes, op. cit., point 2.2.1.

25

op. cit

(26)  Tribunal de première instance, Franchet et Byk contre Commission (no 2), affaire T-48/05, point 218 et Nikolaou contre Commission, affaire T-259/03 du 12 septembre 2007, point 210.

26

Franchet et Byk

Commission

o

Nikolaou

Commissio

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