# Publicatieblad C 100/2012

| | ISSN 1977-0995
  doi:10.3000/19770995.C_2012.100.nld |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 100 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 55e jaargang3 april 2012 |

ISSN 1977-0995

doi:10.3000/19770995.C_2012.100.nld

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 100

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

55e jaargang3 april 2012

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informatie |
| | INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE |
| | OLAF |
| 2012/C 100/01 | Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF (januari 2011-november 2011) | 1 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

IV   Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

OLAF

2012/C 100/01

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF (januari 2011-november 2011)

1

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

IV Informatie

INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

OLAF

| 3.4.2012 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 100/1 |
| --- | --- | --- | --- |

3.4.2012

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 100/1

---

Activiteitenverslag van het Comité van toezicht van OLAF

januari 2011-november 2011

2012/C 100/01

Leden van het Comité van toezicht van OLAF

| | Diemut R. THEATO

  Voorzitter
  Voormalig lid van het Europees Parlement
  Voormalig voorzitter van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement, Duitsland |
| --- | --- |

Diemut R. THEATO

Voorzitter

Voormalig lid van het Europees Parlement

Voormalig voorzitter van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement, Duitsland

| | Peter STRÖMBERG

  Directeur van de Raad van toezicht voor accountants, Zweden |
| --- | --- |

Peter STRÖMBERG

Directeur van de Raad van toezicht voor accountants, Zweden

| | Kálmán GYÖRGYI

  Procureur-generaal van Hongarije (gepensioneerd), Hongarije |
| --- | --- |

Kálmán GYÖRGYI

Procureur-generaal van Hongarije (gepensioneerd), Hongarije

| | Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

  Openbaar aanklager bij het Hooggerechtshof, Spanje |
| --- | --- |

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Openbaar aanklager bij het Hooggerechtshof, Spanje

| | Rosalind WRIGHT

  Voorzitter van het Fraud Advisory Panel, Verenigd Koninkrijk |
| --- | --- |

Rosalind WRIGHT

Voorzitter van het Fraud Advisory Panel, Verenigd Koninkrijk

INHOUD

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

| 1. | INLEIDING |
| --- | --- |

1.

| 2. | JURIDISCHE WAARBORGEN VOOR DE ONAFHANKELIJKHEID VAN OLAF BETREFFENDE ONDERZOEKEN |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | De onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF |
| --- | --- |

2.1.

| 2.1.1. | Selectie van de DG van OLAF |
| --- | --- |

2.1.1.

| 2.1.2. | Middelen om de onafhankelijkheid van de DG van OLAF te verzekeren |
| --- | --- |

2.1.2.

| 2.1.3. | De plaatsvervangend directeur-generaal |
| --- | --- |

2.1.3.

| 2.2. | Rol van het Comité van toezicht |
| --- | --- |

2.2.

| 2.2.1. | Inzage door het Cvt in dossiers van OLAF |
| --- | --- |

2.2.1.

| 2.2.2 | Het secretariaat van het Cvt |
| --- | --- |

2.2.2

| 3. | CONTROLE OP DE TENUITVOERLEGGING VAN DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VAN OLAF |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | De competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF |
| --- | --- |

3.1.

| 3.2. | Duur van onderzoeken |
| --- | --- |

3.2.

| 3.3. | Eerbiediging van procedurele waarborgen binnen onderzoeken |
| --- | --- |

3.3.

| 3.4. | Samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten |
| --- | --- |

3.4.

| 3.5. | Samenwerking en informatie-uitwisseling met de instellingen, organen en instanties betreffende de onderzoekstaak van OLAF |
| --- | --- |

3.5.

| 3.5.1. | Toegang van OLAF tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen |
| --- | --- |

3.5.1.

| 3.5.2. | Betrekkingen met het IDOC en andere diensten van EU-instellingen |
| --- | --- |

3.5.2.

| 3.5.3. | Follow-up door instellingen van de aanbevelingen van OLAF |
| --- | --- |

3.5.3.

| 3.5.4. | Toestemming van de secretaris-generaal/voorzitter van een instelling, orgaan of instantie betreffende uitstel van de verplichting om de desbetreffende persoon de mogelijkheid te bieden zijn standpunten kenbaar te maken |
| --- | --- |

3.5.4.

| 3.5.5. | Het overdragen van verslagen van zaken en het verstrekken van informatie door OLAF aan instellingen, organen en instanties |
| --- | --- |

3.5.5.

| 3.5.6. | Gedachtewisseling met de instellingen |
| --- | --- |

3.5.6.

| 4. | CONTROLE OP DE INVLOED VAN HET MANAGEMENT OP DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VAN OLAF |
| --- | --- |

4.

| 4.1. | Beheer van onderzoeken |
| --- | --- |

4.1.

| 4.1.1. | Planning en strategische richting van onderzoeken |
| --- | --- |

4.1.1.

| 4.1.2. | Interne controle op onderzoeken |
| --- | --- |

4.1.2.

| 4.2. | Begroting, administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF |
| --- | --- |

4.2.

| 4.3. | De procedurele onderzoeksregels van OLAF (het Handboek) |
| --- | --- |

4.3.

CONCLUSIES

| BIJLAGE I: | Overzicht bijeenkomsten van het Comité van toezicht |
| --- | --- |

BIJLAGE I:

| BIJLAGE II: | Lijst van adviezen aangenomen door het Cvt tussen 1 december 2005 en 30 november 2011 |
| --- | --- |

BIJLAGE II:

| BIJLAGE III: | Advies nr. 1/2011 — Toegang door OLAF tot personeelsgegevens die in het bezit zijn van de Europese Commissie |
| --- | --- |

BIJLAGE III:

| BIJLAGE IV: | Advies nr. 2/2011 — Bevoegdheden van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voor het onafhankelijk uitvoeren van interne onderzoeken binnen de EU-instellingen |
| --- | --- |

BIJLAGE IV:

| BIJLAGE V: | Advies nr. 3/2011 — Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2012 |
| --- | --- |

BIJLAGE V:

| BIJLAGE VI: | Advies nr. 4/2011 over het gewijzigde voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 |
| --- | --- |

BIJLAGE VI:

| BIJLAGE VII: | Advies nr. 5/2011 — Toezending door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) aan de instellingen van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken |
| --- | --- |

BIJLAGE VII:

VOORWOORD VAN DE VOORZITTER BIJ HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

Het doet mij genoegen het laatste activiteitenverslag te overleggen van het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). Dit is het laatste activiteitenverslag van ons Comité, waarvan de ambtstermijn in december 2005 aanving.

Het laatste jaar van ons mandaat was bijzonder uitdagend voor ons Comité gezien de komst van de nieuwe directeur-generaal, de versnelde hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999, die leidde tot een debat waarbij het Comité van toezicht actief betrokken was, en de follow-upaudit van OLAF door de Europese Rekenkamer.

Het moment is aangebroken voor een algehele beoordeling van ons werk. De opzet van dit laatste jaarverslag voor dit Comité van toezicht is daarom afwijkend, zodat het een betere afspiegeling vormt van onze activiteiten gedurende ons zesjarig mandaat. Dit verslag geeft een samenvatting van onze activiteiten in 2011 en dient daarnaast als synopsis van de hoofdpunten waarop het Comité van toezicht zijn controleactiviteiten heeft gericht.

Het Comité van toezicht heeft zich voortdurend met volledige toewijding beziggehouden met het ondersteunen van OLAF bij de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad, en het versterken van de onafhankelijkheid van OLAF door geregelde controles op de onderzoeksactiviteiten van OLAF.

Het Comité van toezicht heeft een aantal jaren nauw samengewerkt met de eerste directeur-generaal van OLAF, wijlen de heer Franz-Hermann Brüner en, na januari 2010, met de heer Nicholas Ilett in zijn hoedanigheid van waarnemend directeur-generaal. In 2010 was het Comité van toezicht actief betrokken bij de selectieprocedure voor de nieuwe directeur-generaal en na diens benoeming in februari 2011 had het Cvt een aantal bijeenkomsten met de heer Giovanni Kessler.

Het Comité van toezicht heeft ook prioriteit gegeven aan het onderhouden van regelmatig contact met de EU-instellingen en met de partners en belanghebbenden van OLAF, met name omdat OLAF deze instanties nodig heeft voor de doeltreffende tenuitvoerlegging van de aanbevelingen van OLAF na onderzoeken. Het Comité van toezicht waardeert de goede betrekkingen die het Comité had met de Europese Commissie, het Europees Parlement, de Raad en de Europese Rekenkamer, waarmee het Comité regelmatig bijeenkwam om zaken van gemeenschappelijk belang met betrekking tot OLAF te bespreken. Het Comité van toezicht kan alleen maar hopen dat deze vruchtbare relatie in de toekomst zal worden voortgezet.

Als critical friend van OLAF heeft het Comité van toezicht OLAF waar nodig ondersteund, en aangemoedigd om de goede praktijken in stand te houden, en tegelijkertijd de aandacht gevestigd op die aspecten van de tenuitvoerlegging van de onderzoekstaak van OLAF die verbetering behoefden.

Het Comité van toezicht heeft met name voortdurend benadrukt dat OLAF zich moet concentreren op de kernonderzoeksactiviteiten en een consequent en robuust de minimis-beleid moet ontwikkelen om zich op grotere zaken te kunnen focussen. Het Comité van toezicht heeft OLAF ook aanbevolen om te proberen het onderzoeksproces te bespoedigen door middel van beter beheer, verbeterde planning van alle onderzoeksactiviteiten en effectievere prioriteitenstelling voor case work. Bovendien heeft het Comité van toezicht regelmatig gewezen op de noodzaak van toereikende en duidelijke procedureregels voor onderzoeken en aanbevolen zowel de in het Handboek van OLAF vervatte regels als de tenuitvoerlegging ervan tijdens de verschillende onderzoeksfasen te verbeteren.

Onze werkzaamheden tijdens 2011 kunnen gezien worden als het zoveelste voorbeeld van onze ondersteunende en tegelijkertijd kritische rol. Het Comité van toezicht heeft in totaal vijf adviezen uitgebracht ten aanzien van de onderzoeksfunctie van OLAF. Het eerste advies was op verzoek van de waarnemend directeur-generaal; het Comité van toezicht ondersteunde de behoefte van OLAF aan toegang tot de personeelsgegevensbank van de Europese Commissie tijdens de beoordelingsfase van een onderzoek. Het tweede advies is opgesteld op verzoek van de nieuwe directeur-generaal en bevestigde de competentie van OLAF om onderzoek te doen naar vermeende corruptie door leden van het Europees Parlement. Het derde advies betrof de ontwerpbegroting van OLAF voor 2012; het Comité van toezicht ondersteunde de wens van het management van OLAF om in alle vrijheid zelf te kunnen bepalen hoe besparingen op de uitgaven voor het komende jaar, die aan OLAF waren opgelegd door de Europese Commissie, binnen OLAF toegewezen moesten worden. In het vierde advies onderzocht het Comité van toezicht het voorstel van de Europese Commissie voor de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). In het meest recente advies van het Comité van toezicht wordt ingegaan op de praktijk dat OLAF aan de desbetreffende instellingen, organen of instanties onderzoeksverslagen overdraagt die zijn opgesteld na interne onderzoeken die zonder follow-up zijn afgesloten; het Comité van toezicht heeft de aandacht gevestigd op de gevolgen van deze praktijk voor de efficiëntie en de onafhankelijkheid van de OLAF-onderzoeken.

Het feit dat OLAF in de loop der jaren stappen heeft ondernomen om een groot aantal van de aanbevelingen van het Comité van toezicht over te nemen, stemt ons hoopvol. Het Comité van toezicht is zich er echter van bewust dat een aantal zaken nog altijd verbetering behoeft. OLAF dient met name maatregelen te treffen om zijn aandacht opnieuw op de onderzoekswerkzaamheden te richten en de algehele efficiëntie ervan te verbeteren door beter beheer van onderzoeken, met name wat betreft de duur ervan, en door het beheer ervan en toezicht erop te bewaken. Het Comité van toezicht hoopt dat de reorganisatie van OLAF, die op 1 februari 2012 ingaat, deze problemen zal oplossen. Op de vorderingen die OLAF met name op de hierboven genoemde specifieke vlakken maakt, zal het volgende Comité van toezicht controle moeten uitoefenen.

Gedurende ons mandaat hebben wij een constructieve verstandhouding opgebouwd met OLAF. Tijdens de vele nuttige bijeenkomsten met het hogere kader en de personeelsleden van OLAF hebben we onze standpunten uitgewisseld en informatie gedeeld. Het Comité van toezicht wil de personeelsleden van OLAF en de directeur-generaal bedanken voor hun bereidheid om hun medewerking te verlenen aan het werk van het Comité van toezicht gedurende ons mandaat en onze taak gemakkelijker en prettiger te maken dan zonder hun medewerking mogelijk was geweest.

Een bijzonder woord van dank van de leden van het Comité en mijzelf gaat uit naar ons secretariaat; zonder hun nijvere inspanningen en trouwe steun was ons werk helemaal niet mogelijk geweest. Het was een genoegen om met hen samen te werken.

Diemut THEATO,

Voorzitter,

Comité van toezicht, OLAF

1.   INLEIDING

INLEIDING

| 1. | Het Comité van toezicht (Cvt) van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) is opgericht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door de onderzoekswerkzaamheden van OLAF regelmatig te controleren, zonder zich echter in de afwikkeling van de lopende onderzoeken te mengen. Tevens staat het Cvt de directeur-generaal van OLAF (hierna: DG van OLAF) bij de uitvoering van zijn taken bij, met als doel het werk van OLAF te ondersteunen en te verzekeren dat de onderzoeken volgens de hoogste normen worden uitgevoerd. |
| --- | --- |

1.

Het Comité van toezicht (Cvt) van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) is opgericht om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door de onderzoekswerkzaamheden van OLAF regelmatig te controleren, zonder zich echter in de afwikkeling van de lopende onderzoeken te mengen. Tevens staat het Cvt de directeur-generaal van OLAF (hierna: DG van OLAF) bij de uitvoering van zijn taken bij, met als doel het werk van OLAF te ondersteunen en te verzekeren dat de onderzoeken volgens de hoogste normen worden uitgevoerd.

| 2. | Het Cvt kwijt zich van deze taak door adviezen aan de DG van OLAF te verstrekken, met daarin aanbevelingen voor verbeteringen waar het Cvt dit gepast en noodzakelijk acht. Tevens dient het Cvt jaarverslagen over zijn activiteiten in bij de EU-instellingen. |
| --- | --- |

2.

Het Cvt kwijt zich van deze taak door adviezen aan de DG van OLAF te verstrekken, met daarin aanbevelingen voor verbeteringen waar het Cvt dit gepast en noodzakelijk acht. Tevens dient het Cvt jaarverslagen over zijn activiteiten in bij de EU-instellingen.

| 3. | Dit activiteitenverslag betreft de periode van zes jaar van het mandaat van het Cvt, waarvan de ambtstermijn van de leden in december 2005 is aangevangen. |
| --- | --- |

3.

Dit activiteitenverslag betreft de periode van zes jaar van het mandaat van het Cvt, waarvan de ambtstermijn van de leden in december 2005 is aangevangen.

| 4. | Gedurende het mandaat was het de belangrijkste verantwoordelijkheid van het Cvt erop toe te zien dat de onafhankelijkheid van OLAF gewaarborgd blijft. Het Cvt is van mening dat de risico’s dat er ongewenste invloed wordt uitgeoefend op het openen, verrichten en voeren van een onderzoek van allerlei bronnen afkomstig kunnen zijn en heeft met name aandacht besteed aan de meer subtiele vormen van druk die de onafhankelijkheid van OLAF zouden kunnen aantasten, zoals pogingen van de instellingen, organen, instanties, lidstaten of andere derden om OLAF in de openingsfase of tijdens de loop van een onderzoek te hinderen: door na te laten bewijs of documentatie aan OLAF te doen toekomen of door dit te vertragen, door OLAF te hinderen bij de onderzoeksactiviteiten of door de operationele, financiële of personele middelen van OLAF onterecht in te perken. De controle door het Cvt op de OLAF-onderzoeken betrof derhalve allerlei zaken. |
| --- | --- |

4.

Gedurende het mandaat was het de belangrijkste verantwoordelijkheid van het Cvt erop toe te zien dat de onafhankelijkheid van OLAF gewaarborgd blijft. Het Cvt is van mening dat de risico’s dat er ongewenste invloed wordt uitgeoefend op het openen, verrichten en voeren van een onderzoek van allerlei bronnen afkomstig kunnen zijn en heeft met name aandacht besteed aan de meer subtiele vormen van druk die de onafhankelijkheid van OLAF zouden kunnen aantasten, zoals pogingen van de instellingen, organen, instanties, lidstaten of andere derden om OLAF in de openingsfase of tijdens de loop van een onderzoek te hinderen: door na te laten bewijs of documentatie aan OLAF te doen toekomen of door dit te vertragen, door OLAF te hinderen bij de onderzoeksactiviteiten of door de operationele, financiële of personele middelen van OLAF onterecht in te perken. De controle door het Cvt op de OLAF-onderzoeken betrof derhalve allerlei zaken.

| 5. | Het Cvt heeft met name aandacht besteed aan de tenuitvoerlegging van de in Verordening (EG) nr. 1073/1999 van heet Europees Parlement en de Raad (1) vervatte bepalingen die de onafhankelijkheid van OLAF moeten garanderen: de waarborgen in verband met de functie van de DG van OLAF en het bestaan en de bevoegdheden van het Cvt. Het Cvt heeft actief deelgenomen aan de wervingsprocedure voor de nieuwe DG van OLAF en heeft zijn standpunt kenbaar gemaakt over de amendementen op de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (2) ten aanzien van deze procedure, evenals op de amendementen met betrekking tot het mandaat, de status, de rol en de onafhankelijkheid van de DG van OLAF. |
| --- | --- |

5.

Het Cvt heeft met name aandacht besteed aan de tenuitvoerlegging van de in Verordening (EG) nr. 1073/1999 van heet Europees Parlement en de Raad (1) vervatte bepalingen die de onafhankelijkheid van OLAF moeten garanderen: de waarborgen in verband met de functie van de DG van OLAF en het bestaan en de bevoegdheden van het Cvt. Het Cvt heeft actief deelgenomen aan de wervingsprocedure voor de nieuwe DG van OLAF en heeft zijn standpunt kenbaar gemaakt over de amendementen op de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (2) ten aanzien van deze procedure, evenals op de amendementen met betrekking tot het mandaat, de status, de rol en de onafhankelijkheid van de DG van OLAF.

1

2

| 6. | Het Cvt heeft zorgvuldig de uitvoering van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF gecontroleerd teneinde ongepaste druk op OLAF te kunnen identificeren die ertoe zou kunnen leiden dat de onafhankelijkheid van OLAF niet gewaarborgd is. Op basis van een grondig onderzoek van een representatieve steekproef uit diverse dossiers en vele gesprekken met de onderzoekers, leidinggevenden en directeuren van OLAF, heeft het Cvt de aspecten beoordeeld die volgens het Cvt van essentieel belang waren voor de efficiëntie, doeltreffendheid en onafhankelijkheid van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF: de competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF, de duur van onderzoeken, de eerbiediging van procedureregels tijdens onderzoek door OLAF, samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten en met de instellingen, organen en instanties in verband met de onderzoekswerkzaamheden van OLAF. |
| --- | --- |

6.

Het Cvt heeft zorgvuldig de uitvoering van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF gecontroleerd teneinde ongepaste druk op OLAF te kunnen identificeren die ertoe zou kunnen leiden dat de onafhankelijkheid van OLAF niet gewaarborgd is. Op basis van een grondig onderzoek van een representatieve steekproef uit diverse dossiers en vele gesprekken met de onderzoekers, leidinggevenden en directeuren van OLAF, heeft het Cvt de aspecten beoordeeld die volgens het Cvt van essentieel belang waren voor de efficiëntie, doeltreffendheid en onafhankelijkheid van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF: de competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF, de duur van onderzoeken, de eerbiediging van procedureregels tijdens onderzoek door OLAF, samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten en met de instellingen, organen en instanties in verband met de onderzoekswerkzaamheden van OLAF.

| 7. | Het Cvt heeft de invloed van het management van OLAF op onderzoeken beoordeeld. Het Cvt heeft met name speciale aandacht besteed aan zaken als het beheer van onderzoek, begroting, evenals de administratieve organisatie en het personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak en de procedureregels voor onderzoeken van OLAF. |
| --- | --- |

7.

Het Cvt heeft de invloed van het management van OLAF op onderzoeken beoordeeld. Het Cvt heeft met name speciale aandacht besteed aan zaken als het beheer van onderzoek, begroting, evenals de administratieve organisatie en het personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak en de procedureregels voor onderzoeken van OLAF.

2.   JURIDISCHE WAARBORGEN VOOR DE ONAFHANKELIJKHEID VAN OLAF BETREFFENDE ONDERZOEKEN

JURIDISCHE WAARBORGEN VOOR DE ONAFHANKELIJKHEID VAN OLAF BETREFFENDE ONDERZOEKEN

| 8. | Hoewel OLAF vanuit bestuurlijk oogpunt formeel deel uitmaakt van de Europese Commissie, is OLAF hiervan onafhankelijk wat betreft de onderzoeksactiviteiten. Het wettelijke kader dat van toepassing is op de OLAF-onderzoeken omvat twee waarborgen die erop zijn gericht de operationele onafhankelijkheid van OLAF en de „goede uitvoering van de onderzoekstaak” te verzekeren (3): de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF (DG van OLAF) en de rol van het Cvt. |
| --- | --- |

8.

Hoewel OLAF vanuit bestuurlijk oogpunt formeel deel uitmaakt van de Europese Commissie, is OLAF hiervan onafhankelijk wat betreft de onderzoeksactiviteiten. Het wettelijke kader dat van toepassing is op de OLAF-onderzoeken omvat twee waarborgen die erop zijn gericht de operationele onafhankelijkheid van OLAF en de „goede uitvoering van de onderzoekstaak” te verzekeren (3): de onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF (DG van OLAF) en de rol van het Cvt.

3

2.1.   
  De onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF

De onafhankelijkheid van de directeur-generaal van OLAF

| 9. | Het openen, uitvoeren en sluiten van de zaken van OLAF is uitsluitend voorbehouden aan de DG van OLAF. Zijn onafhankelijkheid is derhalve een onmisbare vereiste voor OLAF om de administratieve onderzoeken zonder invloed of druk van buitenaf te kunnen verrichten. In een aantal adviezen heeft het Cvt zijn standpunten kenbaar gemaakt ten aanzien van de werving van de DG, de middelen waarmee zijn onafhankelijkheid kan worden zeker gesteld en de kwestie van vertegenwoordiging door een adjunct-directeur-generaal. |
| --- | --- |

9.

Het openen, uitvoeren en sluiten van de zaken van OLAF is uitsluitend voorbehouden aan de DG van OLAF. Zijn onafhankelijkheid is derhalve een onmisbare vereiste voor OLAF om de administratieve onderzoeken zonder invloed of druk van buitenaf te kunnen verrichten. In een aantal adviezen heeft het Cvt zijn standpunten kenbaar gemaakt ten aanzien van de werving van de DG, de middelen waarmee zijn onafhankelijkheid kan worden zeker gesteld en de kwestie van vertegenwoordiging door een adjunct-directeur-generaal.

2.1.1.   Selectie van de DG van OLAF

Selectie van de DG van OLAF

| 10. | In 2010 was het Cvt actief betrokken bij de benoemingsprocedure voor de functie van DG en heeft het Advies nr. 2/2010 over de benoeming van de DG van OLAF uitgebracht. Het Cvt stelde dat het succesvol functioneren van OLAF vereist dat de DG beschikt over sterk leiderschap, goede managementvaardigheden en het bewezen vermogen leiding te geven aan grote teams. Het Cvt benadrukte meer in het bijzonder dat de DG van OLAF over het vermogen en de vastberadenheid moest beschikken om een complexe „multi-task” organisatie binnen een internationale omgeving te leiden teneinde tot concrete resultaten te komen in de strijd tegen fraude en corruptie in Europa. Hij dient over voldoende achtergrond op dit gebied te beschikken om de loyaliteit en het respect af te dwingen van een in hoge mate gespecialiseerd team en om geloofwaardig te zijn binnen en buiten OLAF. |
| --- | --- |

10.

In 2010 was het Cvt actief betrokken bij de benoemingsprocedure voor de functie van DG en heeft het Advies nr. 2/2010 over de benoeming van de DG van OLAF uitgebracht. Het Cvt stelde dat het succesvol functioneren van OLAF vereist dat de DG beschikt over sterk leiderschap, goede managementvaardigheden en het bewezen vermogen leiding te geven aan grote teams. Het Cvt benadrukte meer in het bijzonder dat de DG van OLAF over het vermogen en de vastberadenheid moest beschikken om een complexe „multi-task” organisatie binnen een internationale omgeving te leiden teneinde tot concrete resultaten te komen in de strijd tegen fraude en corruptie in Europa. Hij dient over voldoende achtergrond op dit gebied te beschikken om de loyaliteit en het respect af te dwingen van een in hoge mate gespecialiseerd team en om geloofwaardig te zijn binnen en buiten OLAF.

| 11. | Bovendien toonde het Cvt zich in het Advies nr. 3/2010 positief over de nieuwe selectieprocedure zoals voorzien in artikel 12, lid 2, van de gewijzigde Verordening (EG) nr. 1073/1999. Deze procedure stemt volledig overeen met de eis van onafhankelijkheid, terwijl het gezamenlijke akkoord van de drie instellingen — Europees Parlement (EP), Raad en Europese Commissie — de positie van de DG van OLAF versterkt. |
| --- | --- |

11.

Bovendien toonde het Cvt zich in het Advies nr. 3/2010 positief over de nieuwe selectieprocedure zoals voorzien in artikel 12, lid 2, van de gewijzigde Verordening (EG) nr. 1073/1999. Deze procedure stemt volledig overeen met de eis van onafhankelijkheid, terwijl het gezamenlijke akkoord van de drie instellingen — Europees Parlement (EP), Raad en Europese Commissie — de positie van de DG van OLAF versterkt.

2.1.2.   Middelen om de onafhankelijkheid van de DG van OLAF te verzekeren

Middelen om de onafhankelijkheid van de DG van OLAF te verzekeren

| 12. | De DG van OLAF moet zijn taken geheel onafhankelijk uitvoeren. Bovendien heeft hij de algehele verantwoordelijkheid om de onafhankelijkheid van OLAF als geheel tijdens de operationele activiteiten zeker te stellen; in deze taak is hij altijd ondersteund door het Cvt. In het rechtskader dat van toepassing is op de OLAF-onderzoeken zijn diverse middelen vervat die de DG van OLAF in staat stellen onafhankelijk te handelen. Het Cvt heeft zijn standpunten met betrekking tot een aantal van die middelen in adviezen en in voorgaande jaarverslagen kenbaar gemaakt. |
| --- | --- |

12.

De DG van OLAF moet zijn taken geheel onafhankelijk uitvoeren. Bovendien heeft hij de algehele verantwoordelijkheid om de onafhankelijkheid van OLAF als geheel tijdens de operationele activiteiten zeker te stellen; in deze taak is hij altijd ondersteund door het Cvt. In het rechtskader dat van toepassing is op de OLAF-onderzoeken zijn diverse middelen vervat die de DG van OLAF in staat stellen onafhankelijk te handelen. Het Cvt heeft zijn standpunten met betrekking tot een aantal van die middelen in adviezen en in voorgaande jaarverslagen kenbaar gemaakt.

| 13. | De competentie van de DG van OLAF omvat onder andere het beslissen over het openen en uitvoeren van onderzoeken en het opstellen van verslagen daarover zonder instructies van buitenaf te vragen of aanvaarden (4). Bovendien kan de DG van OLAF, indien hij van oordeel is dat een maatregel van de Europese Commissie zijn onafhankelijkheid aantast, bij het Hof van Justitie beroep instellen. Gezien recente misverstanden tussen het Europees Parlement en OLAF heeft het Cvt in Advies nr. 4/2011 gesteld dat deze mogelijkheid in het gewijzigde voorstel voor Verordening (EG) nr. 1073/1999 moet worden uitgebreid naar alle instellingen, organen en instanties (5). In een dergelijk geval moet de DG van OLAF het Cvt onmiddellijk op de hoogte stellen en om de volledige steun van het Cvt vragen. |
| --- | --- |

13.

De competentie van de DG van OLAF omvat onder andere het beslissen over het openen en uitvoeren van onderzoeken en het opstellen van verslagen daarover zonder instructies van buitenaf te vragen of aanvaarden (4). Bovendien kan de DG van OLAF, indien hij van oordeel is dat een maatregel van de Europese Commissie zijn onafhankelijkheid aantast, bij het Hof van Justitie beroep instellen. Gezien recente misverstanden tussen het Europees Parlement en OLAF heeft het Cvt in Advies nr. 4/2011 gesteld dat deze mogelijkheid in het gewijzigde voorstel voor Verordening (EG) nr. 1073/1999 moet worden uitgebreid naar alle instellingen, organen en instanties (5). In een dergelijk geval moet de DG van OLAF het Cvt onmiddellijk op de hoogte stellen en om de volledige steun van het Cvt vragen.

4

5

| 14. | Bovendien heeft de DG van OLAF, in tegenstelling tot andere directeuren-generaal binnen de EC, de bevoegdheid om op te treden als tot aanstelling bevoegd gezag of als gezag met de bevoegdheid arbeidsovereenkomsten te sluiten (6). Aangezien hij de personele middelen dient te beheren op een wijze die het beste beantwoordt aan de operationele behoeften van OLAF, is het Cvt van mening dat deze rol versterkt moet worden, zodat het hem vrij staat onderzoeksmedewerkers te werven met de noodzakelijke vaardigheden en kwalificaties om alle operationele activiteiten van OLAF uit te voeren. Dit moet uitsluitend de verantwoordelijkheid van de DG zijn en losstaan van de wervingsprocedures voor de rest van de EC. Deze verantwoordelijkheid moet niet aan de Europese Commissie worden overgelaten. Het Cvt wil nogmaals uitspreken dat er een strategie moet komen die de door het management gestelde operationele prioriteiten weerspiegelt om zo tot een beter ontwikkeld personeelsbeleid te komen (7). |
| --- | --- |

14.

Bovendien heeft de DG van OLAF, in tegenstelling tot andere directeuren-generaal binnen de EC, de bevoegdheid om op te treden als tot aanstelling bevoegd gezag of als gezag met de bevoegdheid arbeidsovereenkomsten te sluiten (6). Aangezien hij de personele middelen dient te beheren op een wijze die het beste beantwoordt aan de operationele behoeften van OLAF, is het Cvt van mening dat deze rol versterkt moet worden, zodat het hem vrij staat onderzoeksmedewerkers te werven met de noodzakelijke vaardigheden en kwalificaties om alle operationele activiteiten van OLAF uit te voeren. Dit moet uitsluitend de verantwoordelijkheid van de DG zijn en losstaan van de wervingsprocedures voor de rest van de EC. Deze verantwoordelijkheid moet niet aan de Europese Commissie worden overgelaten. Het Cvt wil nogmaals uitspreken dat er een strategie moet komen die de door het management gestelde operationele prioriteiten weerspiegelt om zo tot een beter ontwikkeld personeelsbeleid te komen (7).

6

7

| 15. | Ten slotte benadrukte het Cvt in zijn Advies nr. 4/2011 dat het essentieel is dat OLAF zijn onderzoeken onafhankelijk blijft uitvoeren en dat delegatie van de onderzoeksopdracht van DG aan één of meer personeelsleden van OLAF geen afbreuk mag doen aan de verantwoordelijkheid van de daartoe aangestelde persoon jegens de instellingen en diens onafhankelijkheid niet in gevaar mag brengen (8). |
| --- | --- |

15.

Ten slotte benadrukte het Cvt in zijn Advies nr. 4/2011 dat het essentieel is dat OLAF zijn onderzoeken onafhankelijk blijft uitvoeren en dat delegatie van de onderzoeksopdracht van DG aan één of meer personeelsleden van OLAF geen afbreuk mag doen aan de verantwoordelijkheid van de daartoe aangestelde persoon jegens de instellingen en diens onafhankelijkheid niet in gevaar mag brengen (8).

8

2.1.3.   De plaatsvervangend directeur-generaal

De plaatsvervangend directeur-generaal

| 16. | Toen de instellingen in januari 2010 werden geconfronteerd met de situatie dat de functie van DG van OLAF vacant was en niet aan de vereiste van artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 werd voldaan, heeft de Europese Commissie een waarnemend DG benoemd zonder voorafgaande raadpleging of voorafgaande instemming van de twee andere instellingen (Europees Parlement en Raad). Het Cvt sprak het standpunt uit dat de persoon die gedurende een interimperiode uitvoering geeft aan de rol van waarnemend DG van OLAF, zulks met de consensus van de drie instellingen moet doen (9). |
| --- | --- |

16.

Toen de instellingen in januari 2010 werden geconfronteerd met de situatie dat de functie van DG van OLAF vacant was en niet aan de vereiste van artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 werd voldaan, heeft de Europese Commissie een waarnemend DG benoemd zonder voorafgaande raadpleging of voorafgaande instemming van de twee andere instellingen (Europees Parlement en Raad). Het Cvt sprak het standpunt uit dat de persoon die gedurende een interimperiode uitvoering geeft aan de rol van waarnemend DG van OLAF, zulks met de consensus van de drie instellingen moet doen (9).

9

| 17. | In het licht van deze gebeurtenissen achtte het Cvt het daarom belangrijk de continuïteit van het onafhankelijk verrichten van de OLAF-onderzoeken te verzekeren door, in Verordening (EG) nr. 1073/1999, de functie van plaatsvervangend directeur-generaal te creëren ter vervanging van de directeur-generaal als deze laatstgenoemde aftreedt, met pensioen gaat, met ziekteverlof is of anderszins niet in staat is aan zijn verplichtingen te voldoen (10); een dergelijke plaatsvervangend directeur-generaal moet, in consensus met alle drie de instellingen, worden gekozen uit de OLAF-directeuren. |
| --- | --- |

17.

In het licht van deze gebeurtenissen achtte het Cvt het daarom belangrijk de continuïteit van het onafhankelijk verrichten van de OLAF-onderzoeken te verzekeren door, in Verordening (EG) nr. 1073/1999, de functie van plaatsvervangend directeur-generaal te creëren ter vervanging van de directeur-generaal als deze laatstgenoemde aftreedt, met pensioen gaat, met ziekteverlof is of anderszins niet in staat is aan zijn verplichtingen te voldoen (10); een dergelijke plaatsvervangend directeur-generaal moet, in consensus met alle drie de instellingen, worden gekozen uit de OLAF-directeuren.

10

2.2.   
  Rol van het Comité van toezicht

Rol van het Comité van toezicht

| 18. | Het Cvt is opgezet om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door het verrichten van geregelde controles door het Cvt op de uitvoering van de onderzoeksactiviteiten door OLAF. De onafhankelijkheid van het Cvt is een belangrijke factor voor de operationele onafhankelijkheid van OLAF op zich. Daarom moeten de middelen van het Cvt (wat betreft inzage in dossiers van OLAF door het Cvt en ondersteuning van het secretariaat van het Cvt) passend en toereikend zijn om het Cvt in staat te stellen zijn rol te vervullen en zijn functies in volledige onafhankelijkheid te vervullen. Het Cvt heeft regelmatig zijn standpunt in dezen kenbaar gemaakt in zijn jaarverslagen en adviezen. |
| --- | --- |

18.

Het Cvt is opgezet om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door het verrichten van geregelde controles door het Cvt op de uitvoering van de onderzoeksactiviteiten door OLAF. De onafhankelijkheid van het Cvt is een belangrijke factor voor de operationele onafhankelijkheid van OLAF op zich. Daarom moeten de middelen van het Cvt (wat betreft inzage in dossiers van OLAF door het Cvt en ondersteuning van het secretariaat van het Cvt) passend en toereikend zijn om het Cvt in staat te stellen zijn rol te vervullen en zijn functies in volledige onafhankelijkheid te vervullen. Het Cvt heeft regelmatig zijn standpunt in dezen kenbaar gemaakt in zijn jaarverslagen en adviezen.

2.2.1.   Inzage door het Cvt in dossiers van OLAF

Inzage door het Cvt in dossiers van OLAF

| 19. | Zoals benadrukt in Advies nr. 4/2011 van het Cvt mag de controleactiviteit van het Cvt als onafhankelijk orgaan niet uitsluitend gebaseerd zijn op gegevens die het comité van OLAF ontvangt. Het Cvt moet in staat zijn een eigen analyse uit te voeren waarbij niet alleen gebruik wordt gemaakt van de krachtens Verordening (EG) nr. 1073/1999 van OLAF verkregen documenten en gegevens, maar ook van alle documentatie die het Cvt noodzakelijk acht voor de uitvoering van deze taak. In deze context is inzage door het Cvt en het secretariaat van het Cvt in de dossiers van OLAF van essentieel belang om informatie te verkrijgen die relevant is voor de missie van Cvt om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door regelmatige controles van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF. |
| --- | --- |

19.

Zoals benadrukt in Advies nr. 4/2011 van het Cvt mag de controleactiviteit van het Cvt als onafhankelijk orgaan niet uitsluitend gebaseerd zijn op gegevens die het comité van OLAF ontvangt. Het Cvt moet in staat zijn een eigen analyse uit te voeren waarbij niet alleen gebruik wordt gemaakt van de krachtens Verordening (EG) nr. 1073/1999 van OLAF verkregen documenten en gegevens, maar ook van alle documentatie die het Cvt noodzakelijk acht voor de uitvoering van deze taak. In deze context is inzage door het Cvt en het secretariaat van het Cvt in de dossiers van OLAF van essentieel belang om informatie te verkrijgen die relevant is voor de missie van Cvt om de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door regelmatige controles van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF.

2.2.2   Het secretariaat van het Cvt

Het secretariaat van het Cvt

| 20. | De leden van het Cvt worden tijdens de uitvoering van hun taken bijgestaan door een secretariaat, dat verzorgd wordt door OLAF (11). Het Cvt heeft altijd benadrukt dat het nodig is dat het Cvt-secretariaat onafhankelijk werkt, onder supervisie en leiding van de voorzitter en leden van het Cvt. Volgens het Cvt vereist het onafhankelijk functioneren van het secretariaat dat aanvullende waarborgen worden opgenomen in de tekst van Verordening (EG) nr. 1073/1999 op zich, zoals de door het Cvt in zijn Advies nr. 4/2011 (12) voorgestelde waarborgen ten aanzien van het aantal leden van het secretariaat, hun benoeming en evaluatie. |
| --- | --- |

20.

De leden van het Cvt worden tijdens de uitvoering van hun taken bijgestaan door een secretariaat, dat verzorgd wordt door OLAF (11). Het Cvt heeft altijd benadrukt dat het nodig is dat het Cvt-secretariaat onafhankelijk werkt, onder supervisie en leiding van de voorzitter en leden van het Cvt. Volgens het Cvt vereist het onafhankelijk functioneren van het secretariaat dat aanvullende waarborgen worden opgenomen in de tekst van Verordening (EG) nr. 1073/1999 op zich, zoals de door het Cvt in zijn Advies nr. 4/2011 (12) voorgestelde waarborgen ten aanzien van het aantal leden van het secretariaat, hun benoeming en evaluatie.

11

12

| 21. | Gedurende zijn mandaat heeft het Cvt voortdurend aangegeven dat er een secretariaat met voldoende personeel nodig is, zowel wat betreft aantal als niveau: één hoofd van de eenheid, vier administrateurs en drie assistenten. Het Cvt is daarom zeer teleurgesteld nu blijkt dat niet alleen de herhaalde aanbevelingen niet volledig zijn opgevolgd door OLAF, maar dat de nieuwe structuur van OLAF bovendien voorziet in een afname van acht naar zes functies. Het Cvt maakt zich tevens zorgen over het feit dat het volgende hoofd van het Cvt-secretariaat benoemd is door de DG van OLAF; deze beide beslissingen zijn genomen zonder voorafgaande raadpleging van het Cvt. |
| --- | --- |

21.

Gedurende zijn mandaat heeft het Cvt voortdurend aangegeven dat er een secretariaat met voldoende personeel nodig is, zowel wat betreft aantal als niveau: één hoofd van de eenheid, vier administrateurs en drie assistenten. Het Cvt is daarom zeer teleurgesteld nu blijkt dat niet alleen de herhaalde aanbevelingen niet volledig zijn opgevolgd door OLAF, maar dat de nieuwe structuur van OLAF bovendien voorziet in een afname van acht naar zes functies. Het Cvt maakt zich tevens zorgen over het feit dat het volgende hoofd van het Cvt-secretariaat benoemd is door de DG van OLAF; deze beide beslissingen zijn genomen zonder voorafgaande raadpleging van het Cvt.

| 22. | Het Cvt is van mening dat, in de toekomst en overeenkomstig artikel 11 van het reglement (13), leden van het Cvt-secretariaat op voordracht van het Cvt door een andere autoriteit dan de DG OLAF moeten worden benoemd en hun werk volledig in overeenstemming met aanwijzingen die zij uitsluitend van het Cvt ontvangen, met volledige verantwoording aan het Cvt en met periodieke evaluatie door het Cvt moeten doen (14). Op basis van de ervaring die is opgedaan gedurende de ambtstermijn van zes jaar is het Cvt van mening dat de onafhankelijkheid van het Cvt en van het secretariaat een illusie zou zijn als de medewerkers van het Cvt-secretariaat benoemd, gemanaged en beoordeeld worden door de dienst waarvoor zij controleverantwoordelijkheid hebben. |
| --- | --- |

22.

Het Cvt is van mening dat, in de toekomst en overeenkomstig artikel 11 van het reglement (13), leden van het Cvt-secretariaat op voordracht van het Cvt door een andere autoriteit dan de DG OLAF moeten worden benoemd en hun werk volledig in overeenstemming met aanwijzingen die zij uitsluitend van het Cvt ontvangen, met volledige verantwoording aan het Cvt en met periodieke evaluatie door het Cvt moeten doen (14). Op basis van de ervaring die is opgedaan gedurende de ambtstermijn van zes jaar is het Cvt van mening dat de onafhankelijkheid van het Cvt en van het secretariaat een illusie zou zijn als de medewerkers van het Cvt-secretariaat benoemd, gemanaged en beoordeeld worden door de dienst waarvoor zij controleverantwoordelijkheid hebben.

13

14

3.   CONTROLE OP DE TENUITVOERLEGGING VAN DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VAN OLAF

CONTROLE OP DE TENUITVOERLEGGING VAN DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VAN OLAF

| 23. | Gedurende het mandaat heeft het Cvt optimaal gebruikgemaakt van de wettelijke mechanismen waarin de wetgever voor het Cvt heeft voorzien met betrekking tot de regelmatige controle op de onderzoekswerkzaamheden van OLAF teneinde te verzekeren dat de onafhankelijkheid van OLAF gewaarborgd blijft. Op basis van door de DG van OLAF (15) aan het Cvt gestuurde informatie of op eigen initiatief (16) heeft het Cvt nauwgezet die aspecten van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF onderzocht die het Cvt als essentieel beschouwde om de operationele onafhankelijkheid te waarborgen: de competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF, de duur van onderzoeken, de eerbiediging van procedurele rechten, samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten en met de instellingen, organen en instanties. |
| --- | --- |

23.

Gedurende het mandaat heeft het Cvt optimaal gebruikgemaakt van de wettelijke mechanismen waarin de wetgever voor het Cvt heeft voorzien met betrekking tot de regelmatige controle op de onderzoekswerkzaamheden van OLAF teneinde te verzekeren dat de onafhankelijkheid van OLAF gewaarborgd blijft. Op basis van door de DG van OLAF (15) aan het Cvt gestuurde informatie of op eigen initiatief (16) heeft het Cvt nauwgezet die aspecten van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF onderzocht die het Cvt als essentieel beschouwde om de operationele onafhankelijkheid te waarborgen: de competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF, de duur van onderzoeken, de eerbiediging van procedurele rechten, samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten en met de instellingen, organen en instanties.

15

16

3.1.   
  De competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF

De competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF

| 24. | In Advies nr. 3/2010 heeft het Cvt de wens uitgesproken in de gewijzigde Verordening (EG) nr. 1073/1999 een duidelijke definitie op te nemen van de competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF tijdens elke fase, met name ten aanzien van de bevoegdheden van OLAF om controles en verificaties ter plaatse uit te voeren, zoals voorzien in Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 (17). Recente uitdagingen hebben aangetoond dat de bevoegdheid van OLAF om onmiddellijk en onaangekondigd alle informatie in te zien die in het bezit is van instellingen, organen of instanties (18) ook versterkt moet worden. |
| --- | --- |

24.

In Advies nr. 3/2010 heeft het Cvt de wens uitgesproken in de gewijzigde Verordening (EG) nr. 1073/1999 een duidelijke definitie op te nemen van de competentie en onderzoeksbevoegdheden van OLAF tijdens elke fase, met name ten aanzien van de bevoegdheden van OLAF om controles en verificaties ter plaatse uit te voeren, zoals voorzien in Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 (17). Recente uitdagingen hebben aangetoond dat de bevoegdheid van OLAF om onmiddellijk en onaangekondigd alle informatie in te zien die in het bezit is van instellingen, organen of instanties (18) ook versterkt moet worden.

17

18

| 25. | Directe en automatische toegang tot de gegevensbanken van de Europese Commissie die persoonsgegevens bevatten, op het moment dat wordt overwogen al dan niet een onderzoek te openen, is OLAF onmogelijk gemaakt. Het op verzoek van de DG van OLAF uitgebrachte Advies nr. 1/2011 van het Cvt ondersteunde OLAF in de dialoog met de Europese Commissie in dezen (zie voor nadere bijzonderheden punt 3.5.1 hieronder). |
| --- | --- |

25.

Directe en automatische toegang tot de gegevensbanken van de Europese Commissie die persoonsgegevens bevatten, op het moment dat wordt overwogen al dan niet een onderzoek te openen, is OLAF onmogelijk gemaakt. Het op verzoek van de DG van OLAF uitgebrachte Advies nr. 1/2011 van het Cvt ondersteunde OLAF in de dialoog met de Europese Commissie in dezen (zie voor nadere bijzonderheden punt 3.5.1 hieronder).

| 26. | De competentie van OLAF om interne onderzoeken ten aanzien van leden van het Europees Parlement te openen en uit te voeren en het vermogen van OLAF om onmiddellijk en onaangekondigd alle informatie in te zien die in het bezit is van deze instelling en zich toegang te verschaffen tot haar gebouwen, is ook aangevochten. Wederom steunde het Cvt OLAF en bracht het, naar aanleiding van een verzoek van de DG van OLAF, Advies nr. 2/2011 uit, waarin het Cvt verklaarde dat het tegengaan dat OLAF deze belangrijke onderzoeksactiviteit uitvoert, na een interpretatie van OLAF’s mandaat door een instelling, orgaan of instantie, het onafhankelijk verrichten van onderzoeken door OLAF beperkte. |
| --- | --- |

26.

De competentie van OLAF om interne onderzoeken ten aanzien van leden van het Europees Parlement te openen en uit te voeren en het vermogen van OLAF om onmiddellijk en onaangekondigd alle informatie in te zien die in het bezit is van deze instelling en zich toegang te verschaffen tot haar gebouwen, is ook aangevochten. Wederom steunde het Cvt OLAF en bracht het, naar aanleiding van een verzoek van de DG van OLAF, Advies nr. 2/2011 uit, waarin het Cvt verklaarde dat het tegengaan dat OLAF deze belangrijke onderzoeksactiviteit uitvoert, na een interpretatie van OLAF’s mandaat door een instelling, orgaan of instantie, het onafhankelijk verrichten van onderzoeken door OLAF beperkte.

| 27. | In zijn Advies nr. 4/2011 heeft het Cvt aangegeven het te betreuren dat, tot op de dag van vandaag, zowel de competentie van OLAF om onderzoeken uit te voeren als de onderzoeksbevoegdheden van OLAF niet duidelijk gedefinieerd zijn, met name wat betreft onderzoeken binnen de instellingen, organen en instanties (19). |
| --- | --- |

27.

In zijn Advies nr. 4/2011 heeft het Cvt aangegeven het te betreuren dat, tot op de dag van vandaag, zowel de competentie van OLAF om onderzoeken uit te voeren als de onderzoeksbevoegdheden van OLAF niet duidelijk gedefinieerd zijn, met name wat betreft onderzoeken binnen de instellingen, organen en instanties (19).

19

3.2.   
  Duur van onderzoeken

Duur van onderzoeken

| 28. | Het Cvt heeft nauw aandacht besteed aan de duur van de door OLAF uitgevoerde onderzoeken, waarbij met name is gekeken naar de werking van termijnen en naar onverklaarde vertragingen in het verloop van onderzoeken. Bovendien is de onderzoeksduur gecontroleerd teneinde zeker te stellen dat mogelijke onterechte vertragingen geen verband hielden met mogelijke redenen die het onafhankelijk uitvoeren van onderzoeken of de resultaten ervan in het gedrang zouden hebben gebracht. Het Cvt heeft in totaal 425 zaken onderzocht die meer dan negen maanden duurden, evenals een aantal zaken die nog open stonden na meer dan vier jaar onderzoek. De bevindingen werden gepresenteerd in twee adviezen (20) en opgenomen in elk jaarverslag van het Cvt. |
| --- | --- |

28.

Het Cvt heeft nauw aandacht besteed aan de duur van de door OLAF uitgevoerde onderzoeken, waarbij met name is gekeken naar de werking van termijnen en naar onverklaarde vertragingen in het verloop van onderzoeken. Bovendien is de onderzoeksduur gecontroleerd teneinde zeker te stellen dat mogelijke onterechte vertragingen geen verband hielden met mogelijke redenen die het onafhankelijk uitvoeren van onderzoeken of de resultaten ervan in het gedrang zouden hebben gebracht. Het Cvt heeft in totaal 425 zaken onderzocht die meer dan negen maanden duurden, evenals een aantal zaken die nog open stonden na meer dan vier jaar onderzoek. De bevindingen werden gepresenteerd in twee adviezen (20) en opgenomen in elk jaarverslag van het Cvt.

20

| 29. | Na in zijn Advies nr. 1/2007 te hebben aanbevolen dat de vorm van de door OLAF aan het Cvt overgelegde verslagen ten aanzien van onderzoeken die meer dan negen maanden hadden geduurd, duidelijker de redenen zou moeten aangeven voor uitzonderlijke vertragingen in onderzoeken (21), is het Cvt beter in staat geweest de redenen voor dergelijke vertragingen vast te stellen, dankzij welke omstandigheid OLAF grotendeels een einde heeft weten te maken aan „onverklaarde redenen” door de opzet van de „negenmaandenverslagen” te wijzigen. |
| --- | --- |

29.

Na in zijn Advies nr. 1/2007 te hebben aanbevolen dat de vorm van de door OLAF aan het Cvt overgelegde verslagen ten aanzien van onderzoeken die meer dan negen maanden hadden geduurd, duidelijker de redenen zou moeten aangeven voor uitzonderlijke vertragingen in onderzoeken (21), is het Cvt beter in staat geweest de redenen voor dergelijke vertragingen vast te stellen, dankzij welke omstandigheid OLAF grotendeels een einde heeft weten te maken aan „onverklaarde redenen” door de opzet van de „negenmaandenverslagen” te wijzigen.

21

| 30. | Dit wil niet zeggen dat het Cvt ervan overtuigd is dat onderzoeken binnen een aanvaardbaar tijdsbestek worden afgerond. Integendeel: het Cvt heeft geconstateerd dat het afronden van onderzoeken, soms naar relatief eenvoudige zaken, vaak buitensporig lang op zich laat wachten. Er zijn momenteel bijvoorbeeld 36 zaken waarnaar het onderzoek al meer dan vier jaar loopt (22). Dit kan het gevolg zijn van onvoldoende ervaren medewerkers die zijn toegewezen aan bepaalde onderzoeken of het kan voortkomen uit het feit dat onderzoekers niet de mogelijkheid krijgen een onderzoek af te ronden voordat ze aan een nieuw onderzoek beginnen. Deze kwestie baart het Cvt veel zorgen en het Cvt heeft naar aanleiding van dit probleem onder andere betere methoden voor de bewaking en planning van onderzoeken voorgesteld, zodat managers hun onderzoekers beter kunnen inzetten en het verloop van onderzoeken efficiënter kunnen sturen (23). |
| --- | --- |

30.

Dit wil niet zeggen dat het Cvt ervan overtuigd is dat onderzoeken binnen een aanvaardbaar tijdsbestek worden afgerond. Integendeel: het Cvt heeft geconstateerd dat het afronden van onderzoeken, soms naar relatief eenvoudige zaken, vaak buitensporig lang op zich laat wachten. Er zijn momenteel bijvoorbeeld 36 zaken waarnaar het onderzoek al meer dan vier jaar loopt (22). Dit kan het gevolg zijn van onvoldoende ervaren medewerkers die zijn toegewezen aan bepaalde onderzoeken of het kan voortkomen uit het feit dat onderzoekers niet de mogelijkheid krijgen een onderzoek af te ronden voordat ze aan een nieuw onderzoek beginnen. Deze kwestie baart het Cvt veel zorgen en het Cvt heeft naar aanleiding van dit probleem onder andere betere methoden voor de bewaking en planning van onderzoeken voorgesteld, zodat managers hun onderzoekers beter kunnen inzetten en het verloop van onderzoeken efficiënter kunnen sturen (23).

22

23

3.3.   
  Eerbiediging van procedurele waarborgen binnen onderzoeken

Eerbiediging van procedurele waarborgen binnen onderzoeken

| 31. | De onafhankelijkheid van OLAF is grotendeels afhankelijk van het vermogen en de bereidheid van OLAF om tijdens het verrichten van onderzoeken de grondrechten en procedurele waarborgen te eerbiedigen. Als OLAF dit zou nalaten, zou het zich blootstellen aan kritiek, weerstand bij de betrokken partijen en politieke interventies. Om deze reden heeft het Cvt altijd veel aandacht gehad voor het door OLAF eerbiedigen van deze rechten en waarborgen en de nodige inspanningen geleverd om zowel te beoordelen hoe OLAF toeziet op het eerbiedigen van de grondrechten en procedurele waarborgen, als actief de ontwikkeling te bevorderen van relevante normen op dit gebied die van toepassing zijn op OLAF. |
| --- | --- |

31.

De onafhankelijkheid van OLAF is grotendeels afhankelijk van het vermogen en de bereidheid van OLAF om tijdens het verrichten van onderzoeken de grondrechten en procedurele waarborgen te eerbiedigen. Als OLAF dit zou nalaten, zou het zich blootstellen aan kritiek, weerstand bij de betrokken partijen en politieke interventies. Om deze reden heeft het Cvt altijd veel aandacht gehad voor het door OLAF eerbiedigen van deze rechten en waarborgen en de nodige inspanningen geleverd om zowel te beoordelen hoe OLAF toeziet op het eerbiedigen van de grondrechten en procedurele waarborgen, als actief de ontwikkeling te bevorderen van relevante normen op dit gebied die van toepassing zijn op OLAF.

| 32. | Bij het onderzoeken van zaken die aan de nationale gerechtelijke instanties waren overgedragen, heeft het Cvt met name aandacht besteed aan de materiële en formele aspecten van onderzoeken. Op basis hiervan heeft het Cvt beoordeeld hoe OLAF zeker stelt dat de grondrechten en procedurele waarborgen in het kader van zijn onderzoeken geëerbiedigd worden. De bevindingen en aanbevelingen van het Cvt zijn samengevat in Advies nr. 5/2010. In dit advies kwam het Cvt tot de conclusie dat, in het algemeen, OLAF de grondrechten en procedurele waarborgen eerbiedigt. Het Cvt constateerde echter specifieke problemen zoals procedurele tekortkomingen, administratieve fouten en onderling afwijkende praktijken binnen de onderzoekseenheden. |
| --- | --- |

32.

Bij het onderzoeken van zaken die aan de nationale gerechtelijke instanties waren overgedragen, heeft het Cvt met name aandacht besteed aan de materiële en formele aspecten van onderzoeken. Op basis hiervan heeft het Cvt beoordeeld hoe OLAF zeker stelt dat de grondrechten en procedurele waarborgen in het kader van zijn onderzoeken geëerbiedigd worden. De bevindingen en aanbevelingen van het Cvt zijn samengevat in Advies nr. 5/2010. In dit advies kwam het Cvt tot de conclusie dat, in het algemeen, OLAF de grondrechten en procedurele waarborgen eerbiedigt. Het Cvt constateerde echter specifieke problemen zoals procedurele tekortkomingen, administratieve fouten en onderling afwijkende praktijken binnen de onderzoekseenheden.

| 33. | Het Cvt heeft aanbevelingen gedaan ter verbetering van de huidige onderzoekspraktijk. Het Cvt heeft met name specifieke maatregelen voorgesteld die OLAF moet nemen om het eerbiedigen van grondrechten en procedurele waarborgen tijdens alle onderzoeksfasen te versterken. Bovendien heeft het Cvt OLAF aanbevolen specifieke verbeteringen aan te brengen in het Handboek van OLAF (24) en erop toe te zien dat de regels van OLAF in acht worden genomen. Bovendien heeft het Cvt aanbevolen de mechanismen voor zowel het toetsen van de onpartijdigheid als de vertrouwelijkheid van onderzoeken en de duur ervan te versterken. Ten slotte heeft het Cvt OLAF een analyseschema aangereikt inzake de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen. Het is de bedoeling dat dit door de onderzoekers bij onderzoeken en door het hogere kader bij het controleren van de wettigheid van de onderzoeken wordt gebruikt. |
| --- | --- |

33.

Het Cvt heeft aanbevelingen gedaan ter verbetering van de huidige onderzoekspraktijk. Het Cvt heeft met name specifieke maatregelen voorgesteld die OLAF moet nemen om het eerbiedigen van grondrechten en procedurele waarborgen tijdens alle onderzoeksfasen te versterken. Bovendien heeft het Cvt OLAF aanbevolen specifieke verbeteringen aan te brengen in het Handboek van OLAF (24) en erop toe te zien dat de regels van OLAF in acht worden genomen. Bovendien heeft het Cvt aanbevolen de mechanismen voor zowel het toetsen van de onpartijdigheid als de vertrouwelijkheid van onderzoeken en de duur ervan te versterken. Ten slotte heeft het Cvt OLAF een analyseschema aangereikt inzake de eerbiediging van de grondrechten en procedurele waarborgen. Het is de bedoeling dat dit door de onderzoekers bij onderzoeken en door het hogere kader bij het controleren van de wettigheid van de onderzoeken wordt gebruikt.

24

| 34. | Het Cvt merkt met voldoening op dat de DG van OLAF in reactie op Advies nr. 5/2010 van het Cvt besloten heeft het merendeel van de aanbevelingen van het Comité binnen OLAF ten uitvoer te leggen. |
| --- | --- |

34.

Het Cvt merkt met voldoening op dat de DG van OLAF in reactie op Advies nr. 5/2010 van het Cvt besloten heeft het merendeel van de aanbevelingen van het Comité binnen OLAF ten uitvoer te leggen.

| 35. | Het Cvt heeft ook bijgedragen aan het debat over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999, en er bij de Europese Commissie en de wetgever op aangedrongen deze hervorming te benutten om de bescherming van grondrechten en procedurele waarborgen van personen die betrokken zijn bij de OLAF-onderzoeken, te versterken. Het Cvt heeft drie adviezen over dit onderwerp opgesteld (25). |
| --- | --- |

35.

Het Cvt heeft ook bijgedragen aan het debat over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999, en er bij de Europese Commissie en de wetgever op aangedrongen deze hervorming te benutten om de bescherming van grondrechten en procedurele waarborgen van personen die betrokken zijn bij de OLAF-onderzoeken, te versterken. Het Cvt heeft drie adviezen over dit onderwerp opgesteld (25).

25

| 36. | Het Cvt heeft er met name op gewezen dat, bij het stellen van normen voor procedurele waarborgen, altijd rekening moet worden gehouden met de balans tussen de belangen van betrokken partijen en het efficiënt uitvoeren van onderzoeken. Deze balans ligt met name gevoelig bij het vaststellen van regels voor een administratieve procedure die geen dwangmaatregelen omvat en een vrij beperkte uitwerking heeft op de rechtspositie van de betrokkene. Het risico bestaat dat als de procedurele aspecten van een zaak te zwaar gaan wegen, dit afbreuk doet aan het efficiënt uitvoeren van het onderzoek. Een voorbeeld daarvan is de complexe kwestie van het uitstellen van de verplichting van OLAF om de betrokkene de mogelijkheid te geven zijn standpunt kenbaar te maken en de noodzaak dat OLAF hiervoor voorafgaande toestemming verkrijgt van de secretaris-generaal/voorzitter van de of het betrokken instelling, orgaan of instantie (zie punt 3.5.4 hieronder). |
| --- | --- |

36.

Het Cvt heeft er met name op gewezen dat, bij het stellen van normen voor procedurele waarborgen, altijd rekening moet worden gehouden met de balans tussen de belangen van betrokken partijen en het efficiënt uitvoeren van onderzoeken. Deze balans ligt met name gevoelig bij het vaststellen van regels voor een administratieve procedure die geen dwangmaatregelen omvat en een vrij beperkte uitwerking heeft op de rechtspositie van de betrokkene. Het risico bestaat dat als de procedurele aspecten van een zaak te zwaar gaan wegen, dit afbreuk doet aan het efficiënt uitvoeren van het onderzoek. Een voorbeeld daarvan is de complexe kwestie van het uitstellen van de verplichting van OLAF om de betrokkene de mogelijkheid te geven zijn standpunt kenbaar te maken en de noodzaak dat OLAF hiervoor voorafgaande toestemming verkrijgt van de secretaris-generaal/voorzitter van de of het betrokken instelling, orgaan of instantie (zie punt 3.5.4 hieronder).

3.4.   
  Samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten

Samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten

| 37. | De efficiëntie van de operationele activiteiten van OLAF hangt grotendeels af van de samenwerking van OLAF met de lidstaten en van de bijdrage die zij leveren tijdens het onderzoek en tijdens de follow-upfasen. In dit opzicht was de controle op de onderzoekswerkzaamheden van OLAF door het Cvt tweeledig. |
| --- | --- |

37.

De efficiëntie van de operationele activiteiten van OLAF hangt grotendeels af van de samenwerking van OLAF met de lidstaten en van de bijdrage die zij leveren tijdens het onderzoek en tijdens de follow-upfasen. In dit opzicht was de controle op de onderzoekswerkzaamheden van OLAF door het Cvt tweeledig.

| 38. | Het Cvt was zich met name bewust van het belang van het verbeteren van de informatiestroom tussen de autoriteiten van de lidstaten en OLAF. Het Cvt heeft met name getracht te bewerkstelligen dat de lidstaten geen handelingen stellen die OLAF actief kunnen hinderen bij de onderzoeksactiviteiten, bijvoorbeeld door het doen toekomen van bewijs of documentatie aan OLAF na te laten of te vertragen. Bij het onderzoek naar verslagen over zaken die meer dan negen maanden hadden geduurd, merkte het Cvt een aantal zaken op waar OLAF het gebrek aan medewerking door de lidstaten als reden noemde waarom het onderzoek niet binnen deze periode was afgerond. (26) In een aantal van de onderzochte zaken is deze reden onterecht aangevoerd, maar in andere zaken was dit terecht. Het Cvt heeft ook opgemerkt dat OLAF problemen heeft ondervonden bij het identificeren van de juiste bevoegde nationale autoriteiten die het Bureau de benodigde assistentie zouden kunnen verlenen, bijvoorbeeld tijdens het uitvoeren van controles ter plaatse bij marktdeelnemers. Om deze reden steunde het Cvt in zijn Advies nr. 4/2011 het amendement op Verordening (EG) nr. 1073/1999 dat erop gericht is elke lidstaat te verplichten snel de desbetreffende nationale bevoegde autoriteit te identificeren die OLAF kan bijstaan bij zijn onderzoeken, met name op het gebied van directe uitgaven. |
| --- | --- |

38.

Het Cvt was zich met name bewust van het belang van het verbeteren van de informatiestroom tussen de autoriteiten van de lidstaten en OLAF. Het Cvt heeft met name getracht te bewerkstelligen dat de lidstaten geen handelingen stellen die OLAF actief kunnen hinderen bij de onderzoeksactiviteiten, bijvoorbeeld door het doen toekomen van bewijs of documentatie aan OLAF na te laten of te vertragen. Bij het onderzoek naar verslagen over zaken die meer dan negen maanden hadden geduurd, merkte het Cvt een aantal zaken op waar OLAF het gebrek aan medewerking door de lidstaten als reden noemde waarom het onderzoek niet binnen deze periode was afgerond. (26) In een aantal van de onderzochte zaken is deze reden onterecht aangevoerd, maar in andere zaken was dit terecht. Het Cvt heeft ook opgemerkt dat OLAF problemen heeft ondervonden bij het identificeren van de juiste bevoegde nationale autoriteiten die het Bureau de benodigde assistentie zouden kunnen verlenen, bijvoorbeeld tijdens het uitvoeren van controles ter plaatse bij marktdeelnemers. Om deze reden steunde het Cvt in zijn Advies nr. 4/2011 het amendement op Verordening (EG) nr. 1073/1999 dat erop gericht is elke lidstaat te verplichten snel de desbetreffende nationale bevoegde autoriteit te identificeren die OLAF kan bijstaan bij zijn onderzoeken, met name op het gebied van directe uitgaven.

26

| 39. | Een grondige analyse van de zaken waar OLAF geconfronteerd werd met gebrekkige medewerking van de kant van de lidstaten, is nog altijd nodig. |
| --- | --- |

39.

Een grondige analyse van de zaken waar OLAF geconfronteerd werd met gebrekkige medewerking van de kant van de lidstaten, is nog altijd nodig.

| 40. | Ten tweede is het Cvt, rekening houdend met het feit dat OLAF geen vervolgingsbevoegdheid heeft, van mening dat nauwe samenwerking tussen OLAF en de nationale gerechtelijke instanties, evenals behoorlijke opvolging van de aanbevelingen van OLAF, van essentieel belang blijven voor het welslagen van de OLAF-onderzoeken. In het licht van deze overwegingen heeft het Cvt de zaken onderzocht waarin informatie moest worden overgedragen aan deze instanties. Het Cvt wilde hiermee zowel de kwaliteit als het nut van de onderzoeksverslagen van OLAF voor die instanties beoordelen en vaststellen waarom zij sommige zaken niet overnamen (27). Het Cvt wilde ook zeker stellen dat onderzoeksconclusies uitsluitend gebaseerd waren op elementen die bewijskracht hebben in de juridische procedures van de lidstaat waar het gebruik ervan nodig bleek te zijn (28). |
| --- | --- |

40.

Ten tweede is het Cvt, rekening houdend met het feit dat OLAF geen vervolgingsbevoegdheid heeft, van mening dat nauwe samenwerking tussen OLAF en de nationale gerechtelijke instanties, evenals behoorlijke opvolging van de aanbevelingen van OLAF, van essentieel belang blijven voor het welslagen van de OLAF-onderzoeken. In het licht van deze overwegingen heeft het Cvt de zaken onderzocht waarin informatie moest worden overgedragen aan deze instanties. Het Cvt wilde hiermee zowel de kwaliteit als het nut van de onderzoeksverslagen van OLAF voor die instanties beoordelen en vaststellen waarom zij sommige zaken niet overnamen (27). Het Cvt wilde ook zeker stellen dat onderzoeksconclusies uitsluitend gebaseerd waren op elementen die bewijskracht hebben in de juridische procedures van de lidstaat waar het gebruik ervan nodig bleek te zijn (28).

27

28

| 41. | Het Cvt heeft opgemerkt dat in sommige gevallen de nationale gerechtelijke instanties de aanbevelingen van OLAF om diverse redenen niet hebben opgevolgd: verjaring, gebrekkige prioriteitenstelling of een duidelijk gebrek aan afdoende bewijs. Het Cvt heeft echter opgemerkt dat de zaken waarin deze autoriteiten er wegens verjaring van werden weerhouden actie te ondernemen, geleidelijk afnamen naarmate de kwaliteit van de in de verslagen verstrekte informatie verbeterde. Dit betrof met name de analyse van de vermeende strafbare feiten en van de desbetreffende regels in de lidstaten waaraan het verslag werd doorgezonden. |
| --- | --- |

41.

Het Cvt heeft opgemerkt dat in sommige gevallen de nationale gerechtelijke instanties de aanbevelingen van OLAF om diverse redenen niet hebben opgevolgd: verjaring, gebrekkige prioriteitenstelling of een duidelijk gebrek aan afdoende bewijs. Het Cvt heeft echter opgemerkt dat de zaken waarin deze autoriteiten er wegens verjaring van werden weerhouden actie te ondernemen, geleidelijk afnamen naarmate de kwaliteit van de in de verslagen verstrekte informatie verbeterde. Dit betrof met name de analyse van de vermeende strafbare feiten en van de desbetreffende regels in de lidstaten waaraan het verslag werd doorgezonden.

| 42. | Het Cvt is van mening dat het merendeel van deze problemen vermeden had kunnen worden door reeds in een vroeg stadium deskundigen op het gebied van de desbetreffende nationale rechtsstelsels in te schakelen, bijvoorbeeld de medewerkers van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies of een vergelijkbare, in de onderzoeksorganisatie van OLAF ingebouwde functie. |
| --- | --- |

42.

Het Cvt is van mening dat het merendeel van deze problemen vermeden had kunnen worden door reeds in een vroeg stadium deskundigen op het gebied van de desbetreffende nationale rechtsstelsels in te schakelen, bijvoorbeeld de medewerkers van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies of een vergelijkbare, in de onderzoeksorganisatie van OLAF ingebouwde functie.

3.5.   
  Samenwerking en informatie-uitwisseling met de instellingen, organen en instanties betreffende de onderzoekstaak van OLAF

Samenwerking en informatie-uitwisseling met de instellingen, organen en instanties betreffende de onderzoekstaak van OLAF

| 43. | Om aan zijn opdracht te kunnen voldoen, is het van essentieel belang dat OLAF zijn rol met volledige steun en vertrouwen van de instellingen, organen en instanties vervult. Zonder hun vertrouwen kan OLAF niet in absolute onafhankelijkheid volledige en doeltreffende onderzoeken uitvoeren, aangezien bij veel zaken de medewerking van de medewerkers van de instellingen, organen en instanties nodig is. |
| --- | --- |

43.

Om aan zijn opdracht te kunnen voldoen, is het van essentieel belang dat OLAF zijn rol met volledige steun en vertrouwen van de instellingen, organen en instanties vervult. Zonder hun vertrouwen kan OLAF niet in absolute onafhankelijkheid volledige en doeltreffende onderzoeken uitvoeren, aangezien bij veel zaken de medewerking van de medewerkers van de instellingen, organen en instanties nodig is.

| 44. | Het Cvt heeft altijd benadrukt dat nauwe samenwerking tussen OLAF en de instellingen en bevoegde organen, evenals goede follow-up van de aanbevelingen van OLAF, essentieel is voor het welslagen van de OLAF-onderzoeken. Het Cvt vindt het echter erg belangrijk dat wordt zeker gesteld dat alle partijen die samenwerken met OLAF vermijden dat ze te werk gaan op een wijze die de werkzaamheden van OLAF actief zou kunnen belemmeren. Het Cvt heeft daarom met name aandacht besteed aan en controle uitgeoefend op de aspecten van deze samenwerking die verband houden met de operationele onafhankelijkheid van OLAF: toegang voor OLAF tot informatie die in het bezit is van de instellingen, betrekkingen met het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Europese Commissie (IDOC) en andere diensten van EU-instellingen, follow-up door instellingen van de aanbevelingen van OLAF, de situaties waarin OLAF de verplichting uitstelt om de betrokken persoon in staat te stellen zijn standpunt kenbaar te maken, het overdragen van verslagen over zaken, het verstrekken van informatie door OLAF aan instellingen, organen en instanties en gedachtewisseling met de instellingen. |
| --- | --- |

44.

Het Cvt heeft altijd benadrukt dat nauwe samenwerking tussen OLAF en de instellingen en bevoegde organen, evenals goede follow-up van de aanbevelingen van OLAF, essentieel is voor het welslagen van de OLAF-onderzoeken. Het Cvt vindt het echter erg belangrijk dat wordt zeker gesteld dat alle partijen die samenwerken met OLAF vermijden dat ze te werk gaan op een wijze die de werkzaamheden van OLAF actief zou kunnen belemmeren. Het Cvt heeft daarom met name aandacht besteed aan en controle uitgeoefend op de aspecten van deze samenwerking die verband houden met de operationele onafhankelijkheid van OLAF: toegang voor OLAF tot informatie die in het bezit is van de instellingen, betrekkingen met het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Europese Commissie (IDOC) en andere diensten van EU-instellingen, follow-up door instellingen van de aanbevelingen van OLAF, de situaties waarin OLAF de verplichting uitstelt om de betrokken persoon in staat te stellen zijn standpunt kenbaar te maken, het overdragen van verslagen over zaken, het verstrekken van informatie door OLAF aan instellingen, organen en instanties en gedachtewisseling met de instellingen.

3.5.1.   Toegang van OLAF tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen

Toegang van OLAF tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen

| 45. | De toegang voor OLAF tot gegevensbanken die worden beheerd door de Europese Commissie is één gebied dat onder de aandacht is gebracht van het Cvt en waar er een vertrouwensbreuk lijkt te zijn. In artikel 4, lid 2, eerste alinea van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt duidelijk het recht van OLAF erkend op toegang tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties. Het Cvt heeft echter opgemerkt dat OLAF al vanaf het begin problemen ondervindt om toegang te krijgen tot gegevens die in het bezit zijn van bepaalde instellingen. Deze instellingen zijn, vanwege een zeer restrictieve interpretatie van Verordening (EG) nr. 45/2001 (29), met name terughoudend in het snel en discreet verlenen van toegang aan OLAF tot bepaalde categorieën persoonsgegevens. Het Cvt heeft te kennen gegeven dat een dergelijk standpunt blijk geeft van wantrouwen jegens OLAF en de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF zou kunnen ondermijnen. |
| --- | --- |

45.

De toegang voor OLAF tot gegevensbanken die worden beheerd door de Europese Commissie is één gebied dat onder de aandacht is gebracht van het Cvt en waar er een vertrouwensbreuk lijkt te zijn. In artikel 4, lid 2, eerste alinea van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt duidelijk het recht van OLAF erkend op toegang tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties. Het Cvt heeft echter opgemerkt dat OLAF al vanaf het begin problemen ondervindt om toegang te krijgen tot gegevens die in het bezit zijn van bepaalde instellingen. Deze instellingen zijn, vanwege een zeer restrictieve interpretatie van Verordening (EG) nr. 45/2001 (29), met name terughoudend in het snel en discreet verlenen van toegang aan OLAF tot bepaalde categorieën persoonsgegevens. Het Cvt heeft te kennen gegeven dat een dergelijk standpunt blijk geeft van wantrouwen jegens OLAF en de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF zou kunnen ondermijnen.

29

| 46. | In mei 2011 heeft het Cvt een advies (30) uitgebracht waarin het Comité het standpunt verwoordde dat snelle en discrete toegang verleend dient te worden, met name tijdens de eerste fase van een onderzoek, voordat OLAF een dossier opent, zodat OLAF kan beoordelen of het materiaal noodzakelijkerwijs aan de criteria van OLAF voor een onderzoek voldoet. Dit is met name relevant in zaken waarin sprake kan zijn van belangenverstrengeling. |
| --- | --- |

46.

In mei 2011 heeft het Cvt een advies (30) uitgebracht waarin het Comité het standpunt verwoordde dat snelle en discrete toegang verleend dient te worden, met name tijdens de eerste fase van een onderzoek, voordat OLAF een dossier opent, zodat OLAF kan beoordelen of het materiaal noodzakelijkerwijs aan de criteria van OLAF voor een onderzoek voldoet. Dit is met name relevant in zaken waarin sprake kan zijn van belangenverstrengeling.

30

| 47. | OLAF moet toegang krijgen tot gegevens in de personeelsgegevensbanken die de Europese Commissie onderhoudt. OLAF dient met name toegang te krijgen tot gegevens die verband houden met individuele medewerkers en hun familieleden (aangeduid als de „stamboomgegevens”). |
| --- | --- |

47.

OLAF moet toegang krijgen tot gegevens in de personeelsgegevensbanken die de Europese Commissie onderhoudt. OLAF dient met name toegang te krijgen tot gegevens die verband houden met individuele medewerkers en hun familieleden (aangeduid als de „stamboomgegevens”).

| 48. | Dit is een slepende kwestie waarover nog geen akkoord is bereikt. Het is te hopen dat er een oplossing voor dit probleem kan worden gevonden door het opvolgen van de aanbevelingen van het Cvt en door de dialoog die OLAF en de Europese Commissie nu zijn aangegaan. |
| --- | --- |

48.

Dit is een slepende kwestie waarover nog geen akkoord is bereikt. Het is te hopen dat er een oplossing voor dit probleem kan worden gevonden door het opvolgen van de aanbevelingen van het Cvt en door de dialoog die OLAF en de Europese Commissie nu zijn aangegaan.

| 49. | Het Cvt is van mening dat de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 ook moet worden aangegrepen om deze kwestie aan te pakken. In Advies nr. 4/2011 heeft het Cvt verklaard dat de nieuwe verordening bepalingen zou moeten omvatten die een billijk evenwicht mogelijk maken tussen relevante gegevensbeschermingsregels en de noodzaak dat OLAF, alvorens een zaak te openen en tijdens alle onderzoeksfasen, toegang heeft tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen. |
| --- | --- |

49.

Het Cvt is van mening dat de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 ook moet worden aangegrepen om deze kwestie aan te pakken. In Advies nr. 4/2011 heeft het Cvt verklaard dat de nieuwe verordening bepalingen zou moeten omvatten die een billijk evenwicht mogelijk maken tussen relevante gegevensbeschermingsregels en de noodzaak dat OLAF, alvorens een zaak te openen en tijdens alle onderzoeksfasen, toegang heeft tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen.

| 50. | Het Cvt heeft OLAF tevens aanbevolen stelselmatig aan het Cvt alle informatie toe te zenden ten aanzien van vertragingen in de verslaglegging of het nalaten fraudezaken te melden, evenals het nalaten door een instelling, orgaan of instantie om toegang te verlenen tot gegevens die in hun bezit zijn. |
| --- | --- |

50.

Het Cvt heeft OLAF tevens aanbevolen stelselmatig aan het Cvt alle informatie toe te zenden ten aanzien van vertragingen in de verslaglegging of het nalaten fraudezaken te melden, evenals het nalaten door een instelling, orgaan of instantie om toegang te verlenen tot gegevens die in hun bezit zijn.

3.5.2.   Betrekkingen met het IDOC en andere diensten van EU-instellingen

Betrekkingen met het IDOC en andere diensten van EU-instellingen

| 51. | De wijze waarop OLAF de beperkte onderzoeksmiddelen inzet is een voortdurend punt van zorg voor het Cvt. Het Cvt is van mening dat OLAF zijn inspanningen moet concentreren op die zaken waarvan het waarschijnlijk is dat zij met succes zullen worden afgerond en die de investering waard zijn. Alleen door de middelen op doeltreffende en efficiënte wijze in te zetten, zal OLAF onderzoeken kunnen uitvoeren naar de ernstigere gevallen van fraude of onregelmatigheden waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad. Andere zaken moeten worden overgelaten aan daarvoor meer geschikte instanties, zoals IDOC, het directoraat Beveiliging van de Europese Commissie of de bevoegde diensten van de andere instellingen. |
| --- | --- |

51.

De wijze waarop OLAF de beperkte onderzoeksmiddelen inzet is een voortdurend punt van zorg voor het Cvt. Het Cvt is van mening dat OLAF zijn inspanningen moet concentreren op die zaken waarvan het waarschijnlijk is dat zij met succes zullen worden afgerond en die de investering waard zijn. Alleen door de middelen op doeltreffende en efficiënte wijze in te zetten, zal OLAF onderzoeken kunnen uitvoeren naar de ernstigere gevallen van fraude of onregelmatigheden waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad. Andere zaken moeten worden overgelaten aan daarvoor meer geschikte instanties, zoals IDOC, het directoraat Beveiliging van de Europese Commissie of de bevoegde diensten van de andere instellingen.

| 52. | In het licht van deze overwegingen heeft het Cvt de aanbeveling gedaan dat OLAF een eigen de minimis-beleid dient te ontwikkelen, overeenkomstig het onderzoeksbeleid en de prioriteiten van OLAF, teneinde waar mogelijk de middelen aan ernstigere zaken toe te wijzen. Het Cvt heeft dit beleid bestudeerd en de bevindingen daarvan samengevat in Advies nr. 5/2008. Het Cvt heeft een aantal aanbevelingen gedaan waarbij onder andere rekening is gehouden met de noodzaak van samenwerking met zowel het IDOC als andere diensten van EU-instellingen. Het delen van werkzaamheden met deze diensten is gebaseerd op het opstellen van een overzicht van verantwoordelijkheden voor onderzoek. In verband daarmee heeft het Cvt OLAF aangespoord het proces van informatie-uitwisseling en samenwerking met deze diensten te verbeteren, waarbij het Cvt onderstreepte dat een overeengekomen samenwerkingsregeling de belangrijkste competenties van OLAF of diens onafhankelijkheid om onderzoeken te verrichten nooit mag inperken. |
| --- | --- |

52.

In het licht van deze overwegingen heeft het Cvt de aanbeveling gedaan dat OLAF een eigen de minimis-beleid dient te ontwikkelen, overeenkomstig het onderzoeksbeleid en de prioriteiten van OLAF, teneinde waar mogelijk de middelen aan ernstigere zaken toe te wijzen. Het Cvt heeft dit beleid bestudeerd en de bevindingen daarvan samengevat in Advies nr. 5/2008. Het Cvt heeft een aantal aanbevelingen gedaan waarbij onder andere rekening is gehouden met de noodzaak van samenwerking met zowel het IDOC als andere diensten van EU-instellingen. Het delen van werkzaamheden met deze diensten is gebaseerd op het opstellen van een overzicht van verantwoordelijkheden voor onderzoek. In verband daarmee heeft het Cvt OLAF aangespoord het proces van informatie-uitwisseling en samenwerking met deze diensten te verbeteren, waarbij het Cvt onderstreepte dat een overeengekomen samenwerkingsregeling de belangrijkste competenties van OLAF of diens onafhankelijkheid om onderzoeken te verrichten nooit mag inperken.

| 53. | Het Cvt heeft onderzocht hoe het advies (31) is opgevolgd en was verheugd dat de minimis-regels van OLAF bleken te zijn toegevoegd aan het Handboek van OLAF (32). Ook was het Cvt verheugd over het initiatief om duidelijkheid te verschaffen over de tenuitvoerlegging van het de minimis-beleid via operationele richtsnoeren, evenals het opstellen van een de minimis-bijlage met de verschillende criteria aan de hand waarvan beslist moet worden al dan niet een extern onderzoek in te stellen. |
| --- | --- |

53.

Het Cvt heeft onderzocht hoe het advies (31) is opgevolgd en was verheugd dat de minimis-regels van OLAF bleken te zijn toegevoegd aan het Handboek van OLAF (32). Ook was het Cvt verheugd over het initiatief om duidelijkheid te verschaffen over de tenuitvoerlegging van het de minimis-beleid via operationele richtsnoeren, evenals het opstellen van een de minimis-bijlage met de verschillende criteria aan de hand waarvan beslist moet worden al dan niet een extern onderzoek in te stellen.

31

32

3.5.3.   Follow-up door instellingen van de aanbevelingen van OLAF

Follow-up door instellingen van de aanbevelingen van OLAF

| 54. | De DG van OLAF is verplicht het Cvt in kennis te stellen van gevallen waarin de of het betrokken instelling, orgaan of instantie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF (33). Het Cvt heeft deze kwestie in elk jaarverslag aan de orde gesteld en opgemerkt dat er tijdens het mandaat van zes jaar slechts twee van deze gevallen bij het Cvt gemeld zijn. Vanwege dit geringe aantal gemelde zaken heeft het Cvt geen algemene conclusies kunnen trekken of aanbevelingen kunnen doen. Het Cvt heeft zijn bezorgdheid uitgesproken over het feit dat het geringe aantal meldingen erop kan wijzen dat er geen goed follow-upmechanisme is en heeft OLAF aanbevolen zo snel mogelijk een stelselmatig meldingssysteem op te zetten voor dergelijke zaken. Volgens het Cvt zou de onafhankelijkheid van OLAF ernstig bedreigd kunnen worden indien OLAF nalaat te reageren indien zijn aanbevelingen in de wind worden geslagen. |
| --- | --- |

54.

De DG van OLAF is verplicht het Cvt in kennis te stellen van gevallen waarin de of het betrokken instelling, orgaan of instantie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF (33). Het Cvt heeft deze kwestie in elk jaarverslag aan de orde gesteld en opgemerkt dat er tijdens het mandaat van zes jaar slechts twee van deze gevallen bij het Cvt gemeld zijn. Vanwege dit geringe aantal gemelde zaken heeft het Cvt geen algemene conclusies kunnen trekken of aanbevelingen kunnen doen. Het Cvt heeft zijn bezorgdheid uitgesproken over het feit dat het geringe aantal meldingen erop kan wijzen dat er geen goed follow-upmechanisme is en heeft OLAF aanbevolen zo snel mogelijk een stelselmatig meldingssysteem op te zetten voor dergelijke zaken. Volgens het Cvt zou de onafhankelijkheid van OLAF ernstig bedreigd kunnen worden indien OLAF nalaat te reageren indien zijn aanbevelingen in de wind worden geslagen.

33

3.5.4.   Toestemming van de secretaris-generaal/voorzitter van een instelling, orgaan of instantie betreffende uitstel van de verplichting om de desbetreffende persoon de mogelijkheid te bieden zijn standpunten kenbaar te maken

Toestemming van de secretaris-generaal/voorzitter van een instelling, orgaan of instantie betreffende uitstel van de verplichting om de desbetreffende persoon de mogelijkheid te bieden zijn standpunten kenbaar te maken

| 55. | Bij het uitvoeren van interne onderzoeken moet OLAF eerst toestemming krijgen van de secretaris-generaal/voorzitter van de of het betrokken instelling, orgaan of instantie indien OLAF besluit tot uitstel van de verplichting om de betrokkene de mogelijkheid te geven zijn standpunten kenbaar te maken. Het doel van deze eis is te verzekeren dat de rechten op verdediging van betrokkenen geëerbiedigd worden (34). Het Cvt heeft echter te kennen gegeven dat het weigeren of vertragen van deze toestemming door een instelling de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF in het gedrang kan brengen (35). Het Cvt heeft meermaals opgemerkt dat het overdragen van de dossiers van OLAF aan de nationale gerechtelijke instanties werd tegengehouden doordat het verlenen van toestemming door de betrokken instelling of het betrokken orgaan werd vertraagd. Het Cvt heeft in Advies nr. 4/2011 gesteld dat de nieuwe verordening daarom bepalingen moet bevatten die het mogelijk maken dergelijke situaties in de toekomst te vermijden en dat de wijze waarop dit probleem in het huidige voorstel voor de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt aangepakt, niet afdoende is. |
| --- | --- |

55.

Bij het uitvoeren van interne onderzoeken moet OLAF eerst toestemming krijgen van de secretaris-generaal/voorzitter van de of het betrokken instelling, orgaan of instantie indien OLAF besluit tot uitstel van de verplichting om de betrokkene de mogelijkheid te geven zijn standpunten kenbaar te maken. Het doel van deze eis is te verzekeren dat de rechten op verdediging van betrokkenen geëerbiedigd worden (34). Het Cvt heeft echter te kennen gegeven dat het weigeren of vertragen van deze toestemming door een instelling de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF in het gedrang kan brengen (35). Het Cvt heeft meermaals opgemerkt dat het overdragen van de dossiers van OLAF aan de nationale gerechtelijke instanties werd tegengehouden doordat het verlenen van toestemming door de betrokken instelling of het betrokken orgaan werd vertraagd. Het Cvt heeft in Advies nr. 4/2011 gesteld dat de nieuwe verordening daarom bepalingen moet bevatten die het mogelijk maken dergelijke situaties in de toekomst te vermijden en dat de wijze waarop dit probleem in het huidige voorstel voor de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt aangepakt, niet afdoende is.

34

35

| 56. | Als hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF moet het Cvt regelmatig op de hoogte worden gesteld van alle gevallen waarin instellingen, organen of instanties geweigerd hebben toestemming te verlenen voor het uitstellen van de verplichting om de betrokkene te vragen zijn standpunten kenbaar te maken, of deze toestemming onnodig vertraagd hebben. |
| --- | --- |

56.

Als hoeder van de onafhankelijkheid van OLAF moet het Cvt regelmatig op de hoogte worden gesteld van alle gevallen waarin instellingen, organen of instanties geweigerd hebben toestemming te verlenen voor het uitstellen van de verplichting om de betrokkene te vragen zijn standpunten kenbaar te maken, of deze toestemming onnodig vertraagd hebben.

3.5.5.   Het overdragen van verslagen van zaken en het verstrekken van informatie door OLAF aan instellingen, organen en instanties

Het overdragen van verslagen van zaken en het verstrekken van informatie door OLAF aan instellingen, organen en instanties

Informatieverstrekking door OLAF aan instellingen, organen en instanties

Informatieverstrekking door OLAF aan instellingen, organen en instanties

| 57. | Krachtens de huidige wetgeving is OLAF verplicht een instelling, orgaan of instantie in kennis te stellen indien uit een intern onderzoek blijkt dat een lid of personeelslid betrokken kan zijn, met uitzondering van gevallen die in het kader van het onderzoek absolute geheimhouding vereisen of indien het onderzoek onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie valt. In Advies nr. 4/2011 heeft het Cvt zijn bezorgdheid geuit over het voorstel tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en van deze regels (36), omdat OLAF hierdoor de mogelijkheid ontnomen zou kunnen worden om een onderzoek waar nodig geheim te houden. |
| --- | --- |

57.

Krachtens de huidige wetgeving is OLAF verplicht een instelling, orgaan of instantie in kennis te stellen indien uit een intern onderzoek blijkt dat een lid of personeelslid betrokken kan zijn, met uitzondering van gevallen die in het kader van het onderzoek absolute geheimhouding vereisen of indien het onderzoek onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie valt. In Advies nr. 4/2011 heeft het Cvt zijn bezorgdheid geuit over het voorstel tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en van deze regels (36), omdat OLAF hierdoor de mogelijkheid ontnomen zou kunnen worden om een onderzoek waar nodig geheim te houden.

36

Overdracht van verslagen over zaken door OLAF aan instellingen, organen en instanties

Overdracht van verslagen over zaken door OLAF aan instellingen, organen en instanties

| 58. | Het Cvt heeft kennis genomen van het besluit van OLAF om aan de EC, als antwoord op haar verzoek, alle eindverslagen van onderzoeken toe te zenden die zijn opgesteld na interne onderzoeken die zonder follow-up zijn afgesloten. Bovendien heeft OLAF besloten een vergelijkbaar beleid toe te passen voor de overige instellingen en organen, tenzij om iets anders verzocht wordt. Het Cvt heeft besloten deze praktijk te beoordelen met als uitdrukkelijk doel om te bepalen of dit de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF in gevaar zou kunnen brengen. Advies nr. 5/2011 van het Cvt bevat een overzicht van de bevindingen van het Cvt na een onderzoek van 17 gevallen, evenals de mening van het Cvt over de rechtsgrondslag voor deze overdrachten en over de vraag of deze praktijk in overeenstemming is met het EU-recht. |
| --- | --- |

58.

Het Cvt heeft kennis genomen van het besluit van OLAF om aan de EC, als antwoord op haar verzoek, alle eindverslagen van onderzoeken toe te zenden die zijn opgesteld na interne onderzoeken die zonder follow-up zijn afgesloten. Bovendien heeft OLAF besloten een vergelijkbaar beleid toe te passen voor de overige instellingen en organen, tenzij om iets anders verzocht wordt. Het Cvt heeft besloten deze praktijk te beoordelen met als uitdrukkelijk doel om te bepalen of dit de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF in gevaar zou kunnen brengen. Advies nr. 5/2011 van het Cvt bevat een overzicht van de bevindingen van het Cvt na een onderzoek van 17 gevallen, evenals de mening van het Cvt over de rechtsgrondslag voor deze overdrachten en over de vraag of deze praktijk in overeenstemming is met het EU-recht.

| 59. | Het Cvt heeft meer in het bijzonder zijn bezorgdheid erover geuit dat deze overdracht de rechten zou kunnen aantasten van de personen die betrokken zijn bij onderzoeken en ertoe zou kunnen leiden dat zij een vordering tot schadevergoeding indienen bij het Europees Hof van Justitie, hetgeen schadelijk zou zijn voor de geloofwaardigheid en reputatie van OLAF. De overdracht van eindverslagen van onderzoeken die gevoelige informatie over getuigen, informanten en klokkenluiders bevatten, zou ook het welslagen van onderzoeken in gevaar kunnen brengen, doordat deze personen hierdoor ontmoedigd worden zich te melden en OLAF bij te staan en doordat hierdoor onnodig informatie wordt bekendgemaakt die verband houdt met andere lopende onderzoeken door OLAF. Deze praktijk zou in ieder geval andere instellingen ongepaste middelen kunnen verschaffen om de onderzoeksactiviteiten van OLAF te beïnvloeden, hetgeen schadelijk zou zijn voor het vertrouwen van het publiek in de onafhankelijkheid van OLAF. |
| --- | --- |

59.

Het Cvt heeft meer in het bijzonder zijn bezorgdheid erover geuit dat deze overdracht de rechten zou kunnen aantasten van de personen die betrokken zijn bij onderzoeken en ertoe zou kunnen leiden dat zij een vordering tot schadevergoeding indienen bij het Europees Hof van Justitie, hetgeen schadelijk zou zijn voor de geloofwaardigheid en reputatie van OLAF. De overdracht van eindverslagen van onderzoeken die gevoelige informatie over getuigen, informanten en klokkenluiders bevatten, zou ook het welslagen van onderzoeken in gevaar kunnen brengen, doordat deze personen hierdoor ontmoedigd worden zich te melden en OLAF bij te staan en doordat hierdoor onnodig informatie wordt bekendgemaakt die verband houdt met andere lopende onderzoeken door OLAF. Deze praktijk zou in ieder geval andere instellingen ongepaste middelen kunnen verschaffen om de onderzoeksactiviteiten van OLAF te beïnvloeden, hetgeen schadelijk zou zijn voor het vertrouwen van het publiek in de onafhankelijkheid van OLAF.

| 60. | Het Cvt heeft OLAF aanbevolen nog eens kritisch te kijken naar het besluit deze verslagen over te dragen aan de betrokken instellingen, organen of instanties zonder alle nodige maatregelen te treffen om zeker te stellen dat deze praktijk voldoet aan het EU-recht en de efficiëntie en onafhankelijkheid van de onderzoeken door OLAF niet in gevaar brengt. |
| --- | --- |

60.

Het Cvt heeft OLAF aanbevolen nog eens kritisch te kijken naar het besluit deze verslagen over te dragen aan de betrokken instellingen, organen of instanties zonder alle nodige maatregelen te treffen om zeker te stellen dat deze praktijk voldoet aan het EU-recht en de efficiëntie en onafhankelijkheid van de onderzoeken door OLAF niet in gevaar brengt.

3.5.6.   Gedachtewisseling met de instellingen

Gedachtewisseling met de instellingen

| 61. | Een van de doelstellingen van de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 is het bestuur van OLAF en de samenwerking met de instellingen verbeteren zonder de operationele onafhankelijkheid van het Bureau aan te tasten. De aanvankelijk voorgestelde regelmatige interinstitutionele dialoog is vervangen door een minder formele gedachtewisseling tussen het Europees Parlement, de Raad en de Europese Commissie, met deelname van OLAF en het Cvt. Het Cvt heeft zijn standpunten over deze beide voorstellen in Advies nr. 3/2010 en Advies nr. 4/2011 kenbaar gemaakt. |
| --- | --- |

61.

Een van de doelstellingen van de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 is het bestuur van OLAF en de samenwerking met de instellingen verbeteren zonder de operationele onafhankelijkheid van het Bureau aan te tasten. De aanvankelijk voorgestelde regelmatige interinstitutionele dialoog is vervangen door een minder formele gedachtewisseling tussen het Europees Parlement, de Raad en de Europese Commissie, met deelname van OLAF en het Cvt. Het Cvt heeft zijn standpunten over deze beide voorstellen in Advies nr. 3/2010 en Advies nr. 4/2011 kenbaar gemaakt.

| 62. | Het Cvt heeft aangegeven dat zowel een formele dialoog als een gedachtewisseling met de instellingen de activiteiten van OLAF zou kunnen ondersteunen, maar dat deze in geen geval de operationele onafhankelijkheid van OLAF mogen verzwakken (37). Het Cvt heeft met name opgemerkt dat het voorstel dat OLAF passende maatregelen dient te nemen en daarbij rekening dient te houden met de standpunten die naar voren komen in de gedachtewisseling, tot gevolg kan hebben dat de onafhankelijkheid van de DG ondermijnd wordt. De DG zou gemakkelijk onder druk kunnen worden gezet door de instellingen, met name wat betreft het vaststellen van de strategische prioriteiten voor het onderzoeksbeleid van OLAF. |
| --- | --- |

62.

Het Cvt heeft aangegeven dat zowel een formele dialoog als een gedachtewisseling met de instellingen de activiteiten van OLAF zou kunnen ondersteunen, maar dat deze in geen geval de operationele onafhankelijkheid van OLAF mogen verzwakken (37). Het Cvt heeft met name opgemerkt dat het voorstel dat OLAF passende maatregelen dient te nemen en daarbij rekening dient te houden met de standpunten die naar voren komen in de gedachtewisseling, tot gevolg kan hebben dat de onafhankelijkheid van de DG ondermijnd wordt. De DG zou gemakkelijk onder druk kunnen worden gezet door de instellingen, met name wat betreft het vaststellen van de strategische prioriteiten voor het onderzoeksbeleid van OLAF.

37

4.   CONTROLE OP DE INVLOED VAN HET MANAGEMENT OP DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VAN OLAF

CONTROLE OP DE INVLOED VAN HET MANAGEMENT OP DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VAN OLAF

| 63. | Van meet af aan en gedurende zijn mandaat heeft het Cvt voortdurend benadrukt dat het noodzakelijk is dat OLAF een robuust en doeltreffend leiderschapsbeleid voert, duidelijke onderzoeksregels vastlegt en erop toeziet dat de onderzoeken naar behoren beheerd worden. Bovendien hecht het Cvt veel belang aan de invoering van interne bewakingsmechanismen met betrekking tot de duur van onderzoeken en het eerbiedigen van procedurele waarborgen binnen onderzoeken en situaties waarin mogelijk sprake is van belangenverstrengeling. Daar al deze zaken direct van invloed zijn op het onafhankelijk uitvoeren van onderzoeken, heeft het Cvt hierop nauwlettend controle uitgeoefend. |
| --- | --- |

63.

Van meet af aan en gedurende zijn mandaat heeft het Cvt voortdurend benadrukt dat het noodzakelijk is dat OLAF een robuust en doeltreffend leiderschapsbeleid voert, duidelijke onderzoeksregels vastlegt en erop toeziet dat de onderzoeken naar behoren beheerd worden. Bovendien hecht het Cvt veel belang aan de invoering van interne bewakingsmechanismen met betrekking tot de duur van onderzoeken en het eerbiedigen van procedurele waarborgen binnen onderzoeken en situaties waarin mogelijk sprake is van belangenverstrengeling. Daar al deze zaken direct van invloed zijn op het onafhankelijk uitvoeren van onderzoeken, heeft het Cvt hierop nauwlettend controle uitgeoefend.

4.1.   
  Beheer van onderzoeken

Beheer van onderzoeken

4.1.1.   Planning en strategische richting van onderzoeken

Planning en strategische richting van onderzoeken

| 64. | Uit de analyse van het Cvt van de negenmaandenverslagen (38) kwam naar voren dat het ontbreekt aan voldoende onderzoeksmethodiek en dat veel vertragingen bij het verwerken van dossiers vermeden zouden kunnen worden door beter beheer en betere planning van onderzoeken. Het Cvt vond deze bevindingen zorgwekkend en was van mening dat waar er geen sprake is van behoorlijke planning van de onderzoeken tijdens de verschillende fasen van een zaak, altijd het gevaar aanwezig bestaat dat onderzoekers zich laten afleiden van de bij aanvang van het onderzoek gestelde doelen. Dit kan leiden tot een gebrek aan verantwoording, waardoor de onafhankelijkheid van het onderzoek op zich in het gedrang kan komen. In aanmerking nemende dat goede planning van onderzoek de sleutel is tot succesvolle en gerichte onderzoeken, heeft het Cvt daarom een aantal OLAF-zaken onderzocht teneinde vast te stellen of, en in welke mate, onderzoeksplanning OLAF helpt bij het uitvoeren van de onderzoeken. |
| --- | --- |

64.

Uit de analyse van het Cvt van de negenmaandenverslagen (38) kwam naar voren dat het ontbreekt aan voldoende onderzoeksmethodiek en dat veel vertragingen bij het verwerken van dossiers vermeden zouden kunnen worden door beter beheer en betere planning van onderzoeken. Het Cvt vond deze bevindingen zorgwekkend en was van mening dat waar er geen sprake is van behoorlijke planning van de onderzoeken tijdens de verschillende fasen van een zaak, altijd het gevaar aanwezig bestaat dat onderzoekers zich laten afleiden van de bij aanvang van het onderzoek gestelde doelen. Dit kan leiden tot een gebrek aan verantwoording, waardoor de onafhankelijkheid van het onderzoek op zich in het gedrang kan komen. In aanmerking nemende dat goede planning van onderzoek de sleutel is tot succesvolle en gerichte onderzoeken, heeft het Cvt daarom een aantal OLAF-zaken onderzocht teneinde vast te stellen of, en in welke mate, onderzoeksplanning OLAF helpt bij het uitvoeren van de onderzoeken.

38

| 65. | In Advies nr. 4/2010 van het Cvt werd gewag gemaakt van het herhaaldelijke gebrek aan behoorlijke planning van onderzoeken. Dit heeft zijn weerslag op de doeltreffendheid van OLAF's werkzaamheden en de duur van zijn onderzoeken. Ook heeft het Cvt opgemerkt dat het Handboek van OLAF voorziet in richtsnoeren voor het formuleren van eerste voorstellen voor werkplannen in de beoordelingsfase, maar niet voorziet in een volledig onderzoeksplan nadat het onderzoek van start is gegaan. |
| --- | --- |

65.

In Advies nr. 4/2010 van het Cvt werd gewag gemaakt van het herhaaldelijke gebrek aan behoorlijke planning van onderzoeken. Dit heeft zijn weerslag op de doeltreffendheid van OLAF's werkzaamheden en de duur van zijn onderzoeken. Ook heeft het Cvt opgemerkt dat het Handboek van OLAF voorziet in richtsnoeren voor het formuleren van eerste voorstellen voor werkplannen in de beoordelingsfase, maar niet voorziet in een volledig onderzoeksplan nadat het onderzoek van start is gegaan.

| 66. | Het Cvt heeft benadrukt dat OLAF de excessieve lengte van bepaalde onderzoeken dient te beteugelen door duidelijke onderzoeksprocedures en termijnen vast te stellen. Het Cvt heeft OLAF aanbevolen een beleid te voeren waarbij alle onderzoeksfasen volledig worden gepland, met regelmatige controles, realistische tijdschema's en periodieke actualiseringen om te waarborgen dat de regels worden nageleefd. Het heeft met name aanbevolen om vóór elk onderzoek een gedetailleerd plan uit te werken, dat de onderzoeksdoelstellingen, de middelen die waarschijnlijk nodig zijn en de geraamde kosten omvat. Bovendien heeft het Cvt geopperd dat onderzoeksplannen regelmatig worden onderzocht door het management, op eenheidsniveau, voor de opvolging en – in voorkomend geval – de sturing van het verloop van de zaken. |
| --- | --- |

66.

Het Cvt heeft benadrukt dat OLAF de excessieve lengte van bepaalde onderzoeken dient te beteugelen door duidelijke onderzoeksprocedures en termijnen vast te stellen. Het Cvt heeft OLAF aanbevolen een beleid te voeren waarbij alle onderzoeksfasen volledig worden gepland, met regelmatige controles, realistische tijdschema's en periodieke actualiseringen om te waarborgen dat de regels worden nageleefd. Het heeft met name aanbevolen om vóór elk onderzoek een gedetailleerd plan uit te werken, dat de onderzoeksdoelstellingen, de middelen die waarschijnlijk nodig zijn en de geraamde kosten omvat. Bovendien heeft het Cvt geopperd dat onderzoeksplannen regelmatig worden onderzocht door het management, op eenheidsniveau, voor de opvolging en – in voorkomend geval – de sturing van het verloop van de zaken.

| 67. | OLAF is zich er door het werk van het Cvt van bewust geworden dat er een gemeenschappelijke aanpak van de strategische onderzoeksplanning moet worden vastgesteld en het Bureau werkt inmiddels aan gedetailleerde plannen voor de werkzaamheden na de opening van een onderzoek. Bovendien doet het het Cvt deugd te constateren dat de nieuwe DG van OLAF al meteen vanaf het begin van zijn mandaat heeft verzocht om het aanbrengen van wijzigingen in het Handboek om de aanbevelingen van het Cvt ten uitvoer te leggen. |
| --- | --- |

67.

OLAF is zich er door het werk van het Cvt van bewust geworden dat er een gemeenschappelijke aanpak van de strategische onderzoeksplanning moet worden vastgesteld en het Bureau werkt inmiddels aan gedetailleerde plannen voor de werkzaamheden na de opening van een onderzoek. Bovendien doet het het Cvt deugd te constateren dat de nieuwe DG van OLAF al meteen vanaf het begin van zijn mandaat heeft verzocht om het aanbrengen van wijzigingen in het Handboek om de aanbevelingen van het Cvt ten uitvoer te leggen.

| 68. | De doeltreffendheid van de door OLAF getroffen maatregelen moet nog nader worden beoordeeld. |
| --- | --- |

68.

De doeltreffendheid van de door OLAF getroffen maatregelen moet nog nader worden beoordeeld.

4.1.2.   Interne controle op onderzoeken

Interne controle op onderzoeken

| 69. | Het Cvt heeft extra nadruk gelegd op het belang van toereikende interne mechanismen voor kwaliteitsbewaking en het vermijden van vertragingen, en het belang van een volledig functionerend feedbacksysteem en evaluatie van onderzoeken om de onafhankelijkheid en efficiëntie van de onderzoeken door OLAF te verzekeren. Het bestaan van een gedegen bewakingssysteem en benchmarks zou niet alleen de follow-up van prestaties door het management van OLAF en het identificeren van probleemgebieden mogelijk maken, maar ook het treffen van herstelmaatregelen op basis van de lering die men getrokken heeft, naar aanleiding van de gedane aanbevelingen. |
| --- | --- |

69.

Het Cvt heeft extra nadruk gelegd op het belang van toereikende interne mechanismen voor kwaliteitsbewaking en het vermijden van vertragingen, en het belang van een volledig functionerend feedbacksysteem en evaluatie van onderzoeken om de onafhankelijkheid en efficiëntie van de onderzoeken door OLAF te verzekeren. Het bestaan van een gedegen bewakingssysteem en benchmarks zou niet alleen de follow-up van prestaties door het management van OLAF en het identificeren van probleemgebieden mogelijk maken, maar ook het treffen van herstelmaatregelen op basis van de lering die men getrokken heeft, naar aanleiding van de gedane aanbevelingen.

| 70. | Gelet op het bovenstaande heeft het Cvt met name aandacht besteed aan de toereikendheid en doeltreffendheid van deze mechanismen, met name in het kader van de controle door het Cvt op de duur van onderzoeken en het door OLAF eerbiedigen van grondrechten en procedurele waarborgen. |
| --- | --- |

70.

Gelet op het bovenstaande heeft het Cvt met name aandacht besteed aan de toereikendheid en doeltreffendheid van deze mechanismen, met name in het kader van de controle door het Cvt op de duur van onderzoeken en het door OLAF eerbiedigen van grondrechten en procedurele waarborgen.

Bewaking van de duur van onderzoeken

Bewaking van de duur van onderzoeken

| 71. | In twee adviezen van het Cvt (39) werd met name ingegaan op een aantal tekortkomingen bij het uitvoeren van onderzoeken die soms verband houden met operationele factoren en soms het resultaat zijn van zwaktes in planning of interne organisatie. Het Cvt heeft met name opgemerkt dat de langere duur van onderzoeken vaak te wijten was aan tekortkomingen in het beheer van bepaalde onderzoeken of onvoldoende toezicht door het management op de ware redenen voor de duur ervan, de schatting van termijnen voor de afronding ervan en de planning van de uit te voeren onderzoeksmaatregelen. Voor het Cvt duiden deze uiteenlopende bevindingen op ontoereikend(e) toezicht op en bewaking van het dagelijkse beheer van de zaken. |
| --- | --- |

71.

In twee adviezen van het Cvt (39) werd met name ingegaan op een aantal tekortkomingen bij het uitvoeren van onderzoeken die soms verband houden met operationele factoren en soms het resultaat zijn van zwaktes in planning of interne organisatie. Het Cvt heeft met name opgemerkt dat de langere duur van onderzoeken vaak te wijten was aan tekortkomingen in het beheer van bepaalde onderzoeken of onvoldoende toezicht door het management op de ware redenen voor de duur ervan, de schatting van termijnen voor de afronding ervan en de planning van de uit te voeren onderzoeksmaatregelen. Voor het Cvt duiden deze uiteenlopende bevindingen op ontoereikend(e) toezicht op en bewaking van het dagelijkse beheer van de zaken.

39

| 72. | Het Cvt betreurt dat, ondanks zijn herhaaldelijke aanbevelingen, de ten uitvoer gelegde maatregelen voor het realiseren van regelmatige bewaking van de duur van onderzoeken niet stelselmatig genoeg zijn toegepast. Het Cvt herhaalt daarom de noodzaak van doeltreffende en efficiënte bewaking van de duur van onderzoeken. |
| --- | --- |

72.

Het Cvt betreurt dat, ondanks zijn herhaaldelijke aanbevelingen, de ten uitvoer gelegde maatregelen voor het realiseren van regelmatige bewaking van de duur van onderzoeken niet stelselmatig genoeg zijn toegepast. Het Cvt herhaalt daarom de noodzaak van doeltreffende en efficiënte bewaking van de duur van onderzoeken.

Controle van onpartijdigheid tijdens onderzoeken

Controle van onpartijdigheid tijdens onderzoeken

| 73. | Naar de mening van het Cvt gaat onpartijdigheid tijdens het uitvoeren van onderzoeken hand in hand met de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Daarom heeft het Cvt OLAF herhaaldelijk aanbevolen de strikte interne controlemechanismen op te zetten die nodig zijn om belangenverstrengeling te voorkomen die naar alle waarschijnlijkheid de onafhankelijkheid en reputatie van OLAF zouden schaden (40). In zijn Advies nr. 5/2010 heeft het Cvt OLAF specifiek aanbevolen de huidige controlemechanismen ten aanzien van onpartijdigheid tijdens onderzoeken te laten versterken. Bij het beoordelen van het door OLAF binnen zijn onderzoeken eerbiedigen van grondrechten en procedurele waarborgen heeft het Cvt dit thema in het bijzonder belicht, en het Cvt betreurt het dat de tot nu toe door OLAF getroffen maatregelen nog altijd onvoldoende zijn. |
| --- | --- |

73.

Naar de mening van het Cvt gaat onpartijdigheid tijdens het uitvoeren van onderzoeken hand in hand met de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Daarom heeft het Cvt OLAF herhaaldelijk aanbevolen de strikte interne controlemechanismen op te zetten die nodig zijn om belangenverstrengeling te voorkomen die naar alle waarschijnlijkheid de onafhankelijkheid en reputatie van OLAF zouden schaden (40). In zijn Advies nr. 5/2010 heeft het Cvt OLAF specifiek aanbevolen de huidige controlemechanismen ten aanzien van onpartijdigheid tijdens onderzoeken te laten versterken. Bij het beoordelen van het door OLAF binnen zijn onderzoeken eerbiedigen van grondrechten en procedurele waarborgen heeft het Cvt dit thema in het bijzonder belicht, en het Cvt betreurt het dat de tot nu toe door OLAF getroffen maatregelen nog altijd onvoldoende zijn.

40

Controle op de wettigheid van onderzoeken

Controle op de wettigheid van onderzoeken

| 74. | Het baarde het Cvt zorgen dat de onderzoekswerkzaamheden van OLAF niet stelselmatig in elke fase aan een juridische toetsing werden onderworpen. Het feit dat er bij onderzoeken niet voortdurend op de juridische aspecten wordt toegezien, heeft ertoe geleid dat procedurevoorschriften niet altijd zijn nageleefd. Het Cvt heeft regelmatig naar voren gebracht dat de wettigheid van de onderzoeken moet worden gecontroleerd om te waarborgen dat de grondrechten en de procedurele waarborgen daadwerkelijk worden geëerbiedigd. Dit vereist grotere en voortdurende betrokkenheid van de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies (41). |
| --- | --- |

74.

Het baarde het Cvt zorgen dat de onderzoekswerkzaamheden van OLAF niet stelselmatig in elke fase aan een juridische toetsing werden onderworpen. Het feit dat er bij onderzoeken niet voortdurend op de juridische aspecten wordt toegezien, heeft ertoe geleid dat procedurevoorschriften niet altijd zijn nageleefd. Het Cvt heeft regelmatig naar voren gebracht dat de wettigheid van de onderzoeken moet worden gecontroleerd om te waarborgen dat de grondrechten en de procedurele waarborgen daadwerkelijk worden geëerbiedigd. Dit vereist grotere en voortdurende betrokkenheid van de leden van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies (41).

41

| 75. | Het Cvt is in alle eerdere activiteitenverslagen ingegaan op de kwestie van de aanvullende rol die door deze leden wordt gespeeld. Zij zijn niet alleen de belangrijkste gesprekspartners voor de nationale gerechtelijke instanties, maar zij spelen ook in die zin een belangrijke rol dat zij erop moeten toezien dat het bewijs dat vervat is in de dossiers die worden overgedragen aan nationale gerechtelijke instanties, voldoet aan de wettelijke vereisten van de desbetreffende lidstaat. Gezien deze belangrijke rol heeft het Cvt herhaaldelijk te kennen gegeven dat deze leden nauwer betrokken moeten worden bij de onderzoeken. Het Cvt stelt vast dat personeelsleden van OLAF met juridische en justitiële ervaring bij de nieuw opgezette onderzoeksselectie- en evaluatie-eenheid gaan werken. Het Cvt is van mening dat zij, ongeacht hun plek binnen de nieuwe organisatie van OLAF, hun voorgaande rol moeten behouden. Om aan zijn wettelijke verplichting (42) te voldoen, die inhoudt dat de tijdens zijn onderzoeken verkregen verslagen en gegevens moeten worden overgedragen aan de lidstaten, moet OLAF beschikken over deskundigen op het gebied van juridische en onderzoeksprocedures uit het merendeel van de lidstaten. |
| --- | --- |

75.

Het Cvt is in alle eerdere activiteitenverslagen ingegaan op de kwestie van de aanvullende rol die door deze leden wordt gespeeld. Zij zijn niet alleen de belangrijkste gesprekspartners voor de nationale gerechtelijke instanties, maar zij spelen ook in die zin een belangrijke rol dat zij erop moeten toezien dat het bewijs dat vervat is in de dossiers die worden overgedragen aan nationale gerechtelijke instanties, voldoet aan de wettelijke vereisten van de desbetreffende lidstaat. Gezien deze belangrijke rol heeft het Cvt herhaaldelijk te kennen gegeven dat deze leden nauwer betrokken moeten worden bij de onderzoeken. Het Cvt stelt vast dat personeelsleden van OLAF met juridische en justitiële ervaring bij de nieuw opgezette onderzoeksselectie- en evaluatie-eenheid gaan werken. Het Cvt is van mening dat zij, ongeacht hun plek binnen de nieuwe organisatie van OLAF, hun voorgaande rol moeten behouden. Om aan zijn wettelijke verplichting (42) te voldoen, die inhoudt dat de tijdens zijn onderzoeken verkregen verslagen en gegevens moeten worden overgedragen aan de lidstaten, moet OLAF beschikken over deskundigen op het gebied van juridische en onderzoeksprocedures uit het merendeel van de lidstaten.

42

| 76. | De doeltreffendheid van de overdracht van dossiers en gegevens door OLAF aan de nationale gerechtelijke instanties na de interne reorganisatie van OLAF moet in de toekomst een aandachtspunt worden. |
| --- | --- |

76.

De doeltreffendheid van de overdracht van dossiers en gegevens door OLAF aan de nationale gerechtelijke instanties na de interne reorganisatie van OLAF moet in de toekomst een aandachtspunt worden.

Adviseur-revisor

Adviseur-revisor

| 77. | Daar de rol van het Cvt in essentie het uitvoeren van een stelselmatige analyse van de door OLAF uitgevoerde onderzoeken is, dient het Cvt zich niet met individuele zaken bezig te houden. In zijn Advies nr. 4/2011 overwoog het Cvt dat er een duidelijke behoefte bestond aan het aan een onafhankelijke persoon toewijzen van de taken inzake het herzien van procedures of het behandelen van klachten. Deze persoon zou een duidelijk mandaat moeten hebben dat niet overlapt met het mandaat van het Cvt en omringd moeten worden met waarborgen ten aanzien van de eigen onafhankelijkheid. Het Cvt heeft met name gesteld dat deze persoon niet alleen klachten tegen OLAF moet kunnen analyseren, maar ook op eigen initiatief moet kunnen handelen door regelmatig toe te zien op eerbiediging van de procedurele rechten tijdens het onderzoeksproces. |
| --- | --- |

77.

Daar de rol van het Cvt in essentie het uitvoeren van een stelselmatige analyse van de door OLAF uitgevoerde onderzoeken is, dient het Cvt zich niet met individuele zaken bezig te houden. In zijn Advies nr. 4/2011 overwoog het Cvt dat er een duidelijke behoefte bestond aan het aan een onafhankelijke persoon toewijzen van de taken inzake het herzien van procedures of het behandelen van klachten. Deze persoon zou een duidelijk mandaat moeten hebben dat niet overlapt met het mandaat van het Cvt en omringd moeten worden met waarborgen ten aanzien van de eigen onafhankelijkheid. Het Cvt heeft met name gesteld dat deze persoon niet alleen klachten tegen OLAF moet kunnen analyseren, maar ook op eigen initiatief moet kunnen handelen door regelmatig toe te zien op eerbiediging van de procedurele rechten tijdens het onderzoeksproces.

4.2.   
  Begroting, administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF

Begroting, administratieve organisatie en personeelsbeleid betreffende de onderzoekstaak van OLAF

| 78. | Het Cvt is wettelijk verplicht advies uit te brengen over het voorgestelde ontwerp van de jaarlijkse begroting van OLAF (43). In de Adviezen nr. 1/2006, nr. 2/2007, nr. 3/2008, nr. 3/2009, nr. 1/2010 en nr. 3/2011 is het Cvt zowel ingegaan op technische begrotingskwesties als op principiële kwesties. |
| --- | --- |

78.

Het Cvt is wettelijk verplicht advies uit te brengen over het voorgestelde ontwerp van de jaarlijkse begroting van OLAF (43). In de Adviezen nr. 1/2006, nr. 2/2007, nr. 3/2008, nr. 3/2009, nr. 1/2010 en nr. 3/2011 is het Cvt zowel ingegaan op technische begrotingskwesties als op principiële kwesties.

43

| 79. | Het Cvt heeft met name onderstreept dat de meest essentiële maatregel die genomen moet worden om de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF te waarborgen bestaat uit het toewijzen van voldoende middelen aan OLAF. Een gedegen financiering moet op langere termijn gewaarborgd zijn. In tijden van economische recessie zijn bezuinigingen op de begroting overal in de EU nodig. Ook OLAF is zeker niet immuun voor dergelijke inperkingen, maar als onafhankelijk onderzoeksorgaan moet OLAF een zo groot mogelijke onafhankelijkheid genieten wat betreft de begroting. Overeenkomstig de aanbeveling van het Cvt in zijn Advies nr. 3/2011, moet de beslissing over waar bezuinigingen op de begroting die van invloed zijn op OLAF moeten worden doorgevoerd, alleen bij de DG van OLAF liggen. |
| --- | --- |

79.

Het Cvt heeft met name onderstreept dat de meest essentiële maatregel die genomen moet worden om de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF te waarborgen bestaat uit het toewijzen van voldoende middelen aan OLAF. Een gedegen financiering moet op langere termijn gewaarborgd zijn. In tijden van economische recessie zijn bezuinigingen op de begroting overal in de EU nodig. Ook OLAF is zeker niet immuun voor dergelijke inperkingen, maar als onafhankelijk onderzoeksorgaan moet OLAF een zo groot mogelijke onafhankelijkheid genieten wat betreft de begroting. Overeenkomstig de aanbeveling van het Cvt in zijn Advies nr. 3/2011, moet de beslissing over waar bezuinigingen op de begroting die van invloed zijn op OLAF moeten worden doorgevoerd, alleen bij de DG van OLAF liggen.

| 80. | Het Cvt heeft benadrukt hoe belangrijk het voor OLAF is dat goede personele middelen en begrotingstoewijzingen voor zijn kernonderzoekswerkzaamheden worden zeker gesteld. OLAF is voor zijn onderzoeken afhankelijk van mensen met vaardigheden op sterk gespecialiseerde terreinen, die niet gemakkelijk te vinden zijn via de normale wervingsprocedures waarin de Europese Commissie voorziet. Het Cvt heeft herhaaldelijk onderstreept dat het noodzakelijk is dat OLAF een eigen personeelsbeleid heeft en onderhoudt. Dit zou het mogelijk maken tijdelijk personeel aan te werven van onderzoeks- en justitiële instanties uit de lidstaten en hun aantrekkelijke loopbaanperspectieven te bieden door middel van salaris en promotie of de mogelijkheid een vaste aanstelling te krijgen. |
| --- | --- |

80.

Het Cvt heeft benadrukt hoe belangrijk het voor OLAF is dat goede personele middelen en begrotingstoewijzingen voor zijn kernonderzoekswerkzaamheden worden zeker gesteld. OLAF is voor zijn onderzoeken afhankelijk van mensen met vaardigheden op sterk gespecialiseerde terreinen, die niet gemakkelijk te vinden zijn via de normale wervingsprocedures waarin de Europese Commissie voorziet. Het Cvt heeft herhaaldelijk onderstreept dat het noodzakelijk is dat OLAF een eigen personeelsbeleid heeft en onderhoudt. Dit zou het mogelijk maken tijdelijk personeel aan te werven van onderzoeks- en justitiële instanties uit de lidstaten en hun aantrekkelijke loopbaanperspectieven te bieden door middel van salaris en promotie of de mogelijkheid een vaste aanstelling te krijgen.

| 81. | In zijn diverse adviezen over de begroting van OLAF heeft het Cvt er ook toe opgeroepen tijdelijk personeel van OLAF te bevorderen zoals is voorzien in het besluit van de DG van OLAF van 30 juni 2005. Het Cvt betreurt ten zeerste dat hiertoe nog altijd niet is overgegaan, ondanks andersluidende beloften. |
| --- | --- |

81.

In zijn diverse adviezen over de begroting van OLAF heeft het Cvt er ook toe opgeroepen tijdelijk personeel van OLAF te bevorderen zoals is voorzien in het besluit van de DG van OLAF van 30 juni 2005. Het Cvt betreurt ten zeerste dat hiertoe nog altijd niet is overgegaan, ondanks andersluidende beloften.

4.3.   
  De procedurele onderzoeksregels van OLAF (het Handboek)

De procedurele onderzoeksregels van OLAF (het Handboek)

| 82. | Gedurende zijn mandaat heeft het Cvt uiting gegeven aan zijn bezorgdheid over het feit dat de onderzoeken door OLAF worden uitgevoerd op basis van allerlei instructies en praktijken, zonder duidelijke regels. Het Cvt heeft regelmatig benadrukt dat het vaststellen van een duidelijk, praktisch en nuttig richtsnoer voor onderzoeken, met daarin termijnen waarbinnen afzonderlijke fasen van een onderzoek moeten worden afgerond, voor een consistent kader voor de onderzoeken door OLAF zou zorgen en zijn operationele onafhankelijkheid zou versterken. De behoefte aan adequate en duidelijke procedurele onderzoeksregels die de wettigheid, efficiëntie en transparantie van onderzoeken en de verantwoording door OLAF zouden verhogen, was voortdurend punt van discussie tussen het Cvt, de DG van OLAF en de onderzoekers van OLAF. Bovendien heeft het Cvt bij het onderzoeken van de verschillende aspecten van de tenuitvoerlegging van OLAF’s onderzoekswerkzaamheden beoordeeld hoe nuttig het Handboek van OLAF was. |
| --- | --- |

82.

Gedurende zijn mandaat heeft het Cvt uiting gegeven aan zijn bezorgdheid over het feit dat de onderzoeken door OLAF worden uitgevoerd op basis van allerlei instructies en praktijken, zonder duidelijke regels. Het Cvt heeft regelmatig benadrukt dat het vaststellen van een duidelijk, praktisch en nuttig richtsnoer voor onderzoeken, met daarin termijnen waarbinnen afzonderlijke fasen van een onderzoek moeten worden afgerond, voor een consistent kader voor de onderzoeken door OLAF zou zorgen en zijn operationele onafhankelijkheid zou versterken. De behoefte aan adequate en duidelijke procedurele onderzoeksregels die de wettigheid, efficiëntie en transparantie van onderzoeken en de verantwoording door OLAF zouden verhogen, was voortdurend punt van discussie tussen het Cvt, de DG van OLAF en de onderzoekers van OLAF. Bovendien heeft het Cvt bij het onderzoeken van de verschillende aspecten van de tenuitvoerlegging van OLAF’s onderzoekswerkzaamheden beoordeeld hoe nuttig het Handboek van OLAF was.

| 83. | Het Cvt heeft de vorderingen wat betreft het bijwerken van het Handboek met grote belangstelling gevolgd. Het Cvt heeft een aantal versies bestudeerd en in zijn vorige jaarverslagen een groot aantal schriftelijke opmerkingen aan OLAF doen toekomen. Het Cvt heeft telkens weer blijk gegeven van zijn teleurstelling dat geen enkele versie aan zijn verwachtingen voldeed. Ondanks voortschrijdende formele en inhoudelijke verbeteringen in elke redactiefase voorziet het nieuwe Handboek nog altijd niet in bindende en onherroepelijke regels die in elke onderzoeksfase als leidraad kunnen dienen voor de onderzoekers. Het Cvt heeft daarom herhaaldelijk aanbevolen het Handboek te verbeteren. Het Cvt heeft er bij OLAF met name op aangedrongen de aanbevelingen over te nemen die het Cvt in zijn vorige activiteitenverslagen en een aantal adviezen heeft gedaan, met name wat betreft het de minimis-beleid, onderzoeksplanning en de bescherming van de grondrechten en procedurele waarborgen (44). Het Cvt heeft ook aanbevolen dat het Handboek voorbeelden moet omvatten van beproefde methoden die zijn ontwikkeld bij onderzoeken, en dat er regelmatig grondige bijscholing over het handboek moet worden aangeboden. |
| --- | --- |

83.

Het Cvt heeft de vorderingen wat betreft het bijwerken van het Handboek met grote belangstelling gevolgd. Het Cvt heeft een aantal versies bestudeerd en in zijn vorige jaarverslagen een groot aantal schriftelijke opmerkingen aan OLAF doen toekomen. Het Cvt heeft telkens weer blijk gegeven van zijn teleurstelling dat geen enkele versie aan zijn verwachtingen voldeed. Ondanks voortschrijdende formele en inhoudelijke verbeteringen in elke redactiefase voorziet het nieuwe Handboek nog altijd niet in bindende en onherroepelijke regels die in elke onderzoeksfase als leidraad kunnen dienen voor de onderzoekers. Het Cvt heeft daarom herhaaldelijk aanbevolen het Handboek te verbeteren. Het Cvt heeft er bij OLAF met name op aangedrongen de aanbevelingen over te nemen die het Cvt in zijn vorige activiteitenverslagen en een aantal adviezen heeft gedaan, met name wat betreft het de minimis-beleid, onderzoeksplanning en de bescherming van de grondrechten en procedurele waarborgen (44). Het Cvt heeft ook aanbevolen dat het Handboek voorbeelden moet omvatten van beproefde methoden die zijn ontwikkeld bij onderzoeken, en dat er regelmatig grondige bijscholing over het handboek moet worden aangeboden.

44

| 84. | Het Handboek wordt nu herzien naar aanleiding van de voorgestelde wijzigingen in de structuur van OLAF en de nieuwe manier van werken. De bijgewerkte versie zal grondig geëvalueerd moeten worden en het Cvt moet geraadpleegd worden tijdens het redactieproces. |
| --- | --- |

84.

Het Handboek wordt nu herzien naar aanleiding van de voorgestelde wijzigingen in de structuur van OLAF en de nieuwe manier van werken. De bijgewerkte versie zal grondig geëvalueerd moeten worden en het Cvt moet geraadpleegd worden tijdens het redactieproces.

CONCLUSIES

CONCLUSIES

In eerdere jaarverslagen kwam het Cvt tot de conclusie dat zich geen daadwerkelijke bedreigingen voor de onafhankelijkheid van OLAF hadden voorgedaan, noch dat deze bij het Cvt waren gemeld of door het Cvt waren vastgesteld.

In dit verslag heeft het Cvt onder andere verslag gedaan van:

| a) | de mogelijkheid voor OLAF om toegang te krijgen tot de ruimten van leden van het Europees Parlement; |
| --- | --- |

a)

de mogelijkheid voor OLAF om toegang te krijgen tot de ruimten van leden van het Europees Parlement;

| b) | de toegang voor OLAF tot bepaalde persoonsgegevens in dossiers die in het bezit zijn van de Europese Commissie; |
| --- | --- |

b)

de toegang voor OLAF tot bepaalde persoonsgegevens in dossiers die in het bezit zijn van de Europese Commissie;

| c) | de overdracht door OLAF, aan de instellingen, organen en instanties, van eindverslagen van onderzoeken die zijn opgesteld na interne onderzoeken die zonder follow-up zijn afgesloten; |
| --- | --- |

c)

de overdracht door OLAF, aan de instellingen, organen en instanties, van eindverslagen van onderzoeken die zijn opgesteld na interne onderzoeken die zonder follow-up zijn afgesloten;

| d) | de vereiste dat OLAF eerst toestemming moet verkrijgen van de secretaris-generaal of voorzitter van een instelling, orgaan of instantie alvorens de verplichting te kunnen uitstellen om personen die betrokken zijn bij interne onderzoeken de mogelijkheid te bieden hun standpunten kenbaar te maken. |
| --- | --- |

d)

de vereiste dat OLAF eerst toestemming moet verkrijgen van de secretaris-generaal of voorzitter van een instelling, orgaan of instantie alvorens de verplichting te kunnen uitstellen om personen die betrokken zijn bij interne onderzoeken de mogelijkheid te bieden hun standpunten kenbaar te maken.

Het Cvt betreurt het feit dat door de bovengenoemde kwesties de onafhankelijkheid van OLAF van de instellingen tijdens het uitvoeren van zijn onderzoeken in twijfel wordt getrokken.

| a) | Er werden niet alleen vraagtekens gezet bij de bevoegdheid van OLAF om de gebouwen van het Europees Parlement te betreden, maar OLAF werd hierin ook gehinderd door het Europees Parlement, in strijd met wat het Cvt als duidelijke wettelijke voorschriften beschouwt. |
| --- | --- |

a)

Er werden niet alleen vraagtekens gezet bij de bevoegdheid van OLAF om de gebouwen van het Europees Parlement te betreden, maar OLAF werd hierin ook gehinderd door het Europees Parlement, in strijd met wat het Cvt als duidelijke wettelijke voorschriften beschouwt.

| b) | Het Cvt heeft bij de Europese Commissie de onwil geconstateerd om OLAF direct en onmiddellijk inzage te verschaffen in bepaalde persoonsgegevens, hetgeen wordt ingegeven door een zeer nauwe interpretatie van de regels over het beschermen van persoonsgegevens. |
| --- | --- |

b)

Het Cvt heeft bij de Europese Commissie de onwil geconstateerd om OLAF direct en onmiddellijk inzage te verschaffen in bepaalde persoonsgegevens, hetgeen wordt ingegeven door een zeer nauwe interpretatie van de regels over het beschermen van persoonsgegevens.

| c) | Het Cvt heeft met zorg opgemerkt dat OLAF gehoor heeft gegeven aan een verzoek van de Europese Commissie om regelmatig de eindverslagen over interne zaken die zonder follow-up zijn afgesloten aan de Europese Commissie te doen toekomen, ondanks het feit dat deze verslagen zeer gevoelige informatie kunnen bevatten. |
| --- | --- |

c)

Het Cvt heeft met zorg opgemerkt dat OLAF gehoor heeft gegeven aan een verzoek van de Europese Commissie om regelmatig de eindverslagen over interne zaken die zonder follow-up zijn afgesloten aan de Europese Commissie te doen toekomen, ondanks het feit dat deze verslagen zeer gevoelige informatie kunnen bevatten.

| d) | Het Cvt wijst op de mogelijkheid dat de instellingen, organen of instanties de voortgang van een lopend intern onderzoek kunnen blokkeren door te weigeren toestemming te verlenen voor het uitstellen van de verplichting om de betrokkene te vragen zijn standpunten kenbaar te maken of door deze toestemming onnodig te vertragen. |
| --- | --- |

d)

Het Cvt wijst op de mogelijkheid dat de instellingen, organen of instanties de voortgang van een lopend intern onderzoek kunnen blokkeren door te weigeren toestemming te verlenen voor het uitstellen van de verplichting om de betrokkene te vragen zijn standpunten kenbaar te maken of door deze toestemming onnodig te vertragen.

Het Cvt wil niet direct beweren dat deze voorbeelden wijzen op moedwillige opzet van de kant van de instellingen in kwestie om de onderzoeksonafhankelijkheid van OLAF te verstoren, maar het algehele effect ervan is wel dat ze de onafhankelijkheid van OLAF in de praktijk verminderen.

Het Cvt benadrukt dat het onafhankelijk functioneren van OLAF alleen kan worden verzekerd als de onafhankelijkheid van het Cvt gewaarborgd wordt. Het ondermijnen van het naar behoren functioneren van het Cvt-secretariaat door OLAF kan er alleen maar toe leiden dat de onafhankelijkheid van het Cvt en, als gevolg daarvan, die van OLAF zelf in gevaar komt.

Het Cvt is de mening toegedaan dat dit duidelijk een ontwikkeling in de verkeerde richting is. Het aankomende Cvt wordt geadviseerd toekomstige ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van OLAF nauwlettend in het oog te houden.

---

(1)  PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

1

(2)  Zie de discussienota van de Europese Commissie over de hervorming van OLAF van 6 juli 2010, SEC(2010) 859, en Advies nr. 3/2010 van het Cvt; zie ook het gewijzigde voorstel van de Europese Commissie voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van 17 maart 2011, COM(2011) 135 final, en Advies nr. 4/2011 van het Cvt.

2

(3)  Overweging 5 van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

3

(4)  Artikel 12, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

4

(5)  Advies nr. 4/2011, paragraaf 6.

5

(6)  Artikel 6, lid 1, van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom.

6

(7)  Advies nr. 3/2011.

7

(8)  Advies nr. 4/2011, punt 4.2.1.

8

(9)  Activiteitenverslag Cvt 2009-2010, punt 3.1.1.

9

(10)  Advies nr. 3/2010 en Advies nr. 4/2011.

10

(11)  Artikel 11, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

11

(12)  Advies nr. 4/2011, paragraaf 41.

12

(13)  PB L 308 van 24.11.2011, blz. 114.

13

(14)  Zie punt 44 van Advies nr. 6/2011 van de Europese Rekenkamer over het gewijzigde voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999, PB C 254 van 30.8.2011, blz. 1.

14

(15)  Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

15

(16)  Artikel 11, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

16

(17)  Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Europese Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden, PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2.

17

(18)  Artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

18

(19)  Advies nr. 4/2011, paragraaf 5.

19

(20)  Advies nr. 1/2007 en Advies nr. 2/2009.

20

(21)  Het Cvt heeft aanbevolen informatie op te nemen over wanneer de feiten die onderzocht worden plaatsvonden; verjaringstermijnen voor zaken die onderzocht worden; de juridische beschrijving van de onregelmatigheid die voorwerp is van onderzoek; mogelijke sancties of juridische gevolgen van de feiten die onderzocht worden en hoeveel tijd naar verwachting nodig is om een onderzoek af te ronden en een met redenen omklede uitleg te geven.

21

(22)  Oktober 2011.

22

(23)  Advies nr. 4/2010.

23

(24)  Handboek operationele procedures van OLAF.

24

(25)  Adviezen nr. 2/2006, nr. 3/2010 en nr. 4/2011.

25

(26)  Advies nr. 2/2009.

26

(27)  Zie de vorige activiteitenverslagen voor verdere ontwikkelingen met betrekking tot de bevindingen van het Cvt in dezen.

27

(28)  Overweging 10 en artikel 9, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

28

(29)  Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

29

(30)  Advies nr. 1/2011.

30

(31)  Zie het Activiteitenverslag van het Cvt 2009-2010, punt 3.2.

31

(32)  Zie bijlage 9 bij het Handboek.

32

(33)  Artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

33

(34)  Gerecht van eerste aanleg, Franchet en Byk/Commissie (nr. 2), 8 juli 2008, zaak T-48/05, punt 151.

34

(35)  Zie Advies nr. 5/2010, paragrafen 36-37.

35

(36)  Artikel 4, lid 6, van het gewijzigde voorstel: „In uitzonderlijke gevallen waarin het vertrouwelijk karakter van het onderzoek niet kan worden gewaarborgd, gebruikt het Bureau passende alternatieve informatiekanalen”.

36

(37)  Advies nr. 3/2010, punt 2.1 en Advies nr. 4/2011, punt 4.3.

37

(38)  Advies nr. 1/2007 en Advies nr. 2/2009.

38

(39)  Advies nr. 2/2009 en Advies nr. 5/2010.

39

(40)  Zie de Activiteitenverslagen van het Cvt 2005-2007 en 2008-2009.

40

(41)  Zie het vorige Activiteitenverslag van het Cvt en Advies nr. 4/2011.

41

(42)  Artikelen 9 en 10 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

42

(43)  Artikel 6, lid 2, van het hierboven genoemde besluit van de Europese Commissie van 28 april 1999.

43

(44)  Zie de Adviezen nr. 5/2008, nr. 4/2010 en nr. 5/2010 van het Cvt.

44

---

BIJLAGE I

OVERZICHT BIJEENKOMSTEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2011

| Maand | Datum bijeenkomst |
| --- | --- |
| JANUARI | Maandag 17 - dinsdag 18 |
| FEBRUARI | Dinsdag 15 - woensdag 16 |
| MAART | Dinsdag 15 - woensdag 16 |
| APRIL | Woensdag 6 - donderdag 7 |
| MEI | Dinsdag 10 - woensdag 11 |
| JUNI | Dinsdag 28 - woensdag 29 |
| SEPTEMBER | Dinsdag 6 - woensdag 7 |
| OKTOBER | Woensdag 5 (hele dag) |
| NOVEMBER | Dinsdag 8 - woensdag 9 |
| NOVEMBER | Dinsdag 29 - woensdag 30 |

Maand

Datum bijeenkomst

JANUARI

Maandag 17 - dinsdag 18

FEBRUARI

Dinsdag 15 - woensdag 16

MAART

Dinsdag 15 - woensdag 16

APRIL

Woensdag 6 - donderdag 7

MEI

Dinsdag 10 - woensdag 11

JUNI

Dinsdag 28 - woensdag 29

SEPTEMBER

Dinsdag 6 - woensdag 7

OKTOBER

Woensdag 5 (hele dag)

NOVEMBER

Dinsdag 8 - woensdag 9

NOVEMBER

Dinsdag 29 - woensdag 30

---

BIJLAGE II

Lijst van adviezen aangenomen door het Cvt tussen 1 december 2005 en 30 november 2011

2005-2007

Advies nr. 2/2006 over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)

Advies nr. 3/2006 — Prestatie-indicatoren voor OLAF

Advies nr. 1/2007 — OLAF-verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

Advies nr. 1/2006 — Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2007

Advies nr. 2/2007 — Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2008

2007-2008

Advies nr. 1/2008 — „Prima facie non-cases”

Advies nr. 2/2008 — Jaarlijks beheersplan van het OLAF voor 2008

Advies nr. 3/2008 — Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2009

2008-2009

Advies nr. 5/2008 — OLAF de minimis-beleid

Advies nr. 1/2009 — Jaarlijks beheersplan van OLAF voor 2009

Advies nr. 2/2009 — OLAF-verslagen van onderzoeken die al meer dan negen maanden lopen

Advies nr. 3/2009 — Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2010

2009-2010

Advies nr. 1/2010 — Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2011

Advies nr. 2/2010 — Advies over de benoeming van de directeur-generaal van OLAF

Advies nr. 3/2010 inzake de discussienota over de hervorming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)

Advies nr. 4/2010 — Planning van onderzoeken

Advies nr. 5/2010 — Toepassing van de grondrechten en procedurele waarborgen bij onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding

2011

Advies nr. 1/2011 — Toegang door OLAF tot personeelsgegevens die in het bezit zijn van de Europese Commissie

Advies nr. 2/2011 — Bevoegdheden van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voor het onafhankelijk uitvoeren van interne onderzoeken binnen de EU-instellingen

Advies nr. 3/2011 — Voorontwerp van begroting van OLAF voor 2012

Advies nr. 4/2011 — over het gewijzigde voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999

Advies nr. 5/2011 — Toezending door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) aan de instellingen van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken

---

BIJLAGE III

ADVIES Nr. 1/2011

Toegang door OLAF tot personeelsgegevens in het bezit van de Commissie

Brussel, 30 mei 2011

1.   Achtergrond

| 1.1. | Om eerste informatie die OLAF ontvangt te kunnen beoordelen, dient de eenheid „Operationele inlichtingendienst” (C.4), die de beide directoraten „Onderzoek en operationele taken” ondersteunt, te kunnen overgaan tot snelle, nauwkeurige en discrete identificatie van een persoon tegen wie aantijgingen worden gemaakt, in het bijzonder waar het gaat om mogelijke belangenconflicten. Daartoe dient OLAF toegang te hebben tot informatie die is opgeslagen in de personeelsdatabases van de Commissie. In het bijzonder heeft OLAF toegang nodig tot gegevens betreffende personeelsleden en hun gezinssituatie en familiebanden, de woonplaats, telefoonnummers en geboortedata van de personeelsleden en hun gezinsleden. Deze gegevens worden „stamboomgegevens” („family tree” data) genoemd. |
| --- | --- |

1.1.

Om eerste informatie die OLAF ontvangt te kunnen beoordelen, dient de eenheid „Operationele inlichtingendienst” (C.4), die de beide directoraten „Onderzoek en operationele taken” ondersteunt, te kunnen overgaan tot snelle, nauwkeurige en discrete identificatie van een persoon tegen wie aantijgingen worden gemaakt, in het bijzonder waar het gaat om mogelijke belangenconflicten. Daartoe dient OLAF toegang te hebben tot informatie die is opgeslagen in de personeelsdatabases van de Commissie. In het bijzonder heeft OLAF toegang nodig tot gegevens betreffende personeelsleden en hun gezinssituatie en familiebanden, de woonplaats, telefoonnummers en geboortedata van de personeelsleden en hun gezinsleden. Deze gegevens worden „stamboomgegevens” („family tree” data) genoemd.

| 1.2. | OLAF ziet er bij het inzien van die informatie angstvallig op toe de reputatie van onschuldige personen die bij de Commissie of andere EU-organen werkzaam zijn, niet te schaden en het onderzoek of aantijgingen gegrond zijn, te laten plaatsvinden zonder dat deze aantijgingen – die soms flinterdun zijn – naar buiten worden gebracht. Ook wanneer de aantijgingen gegrond blijken te zijn, zorgt OLAF er in dit vroege stadium voor dat zo weinig mogelijk mensen kennis hebben van de aantijgingen, zodat degene die het voorwerp van een onderzoek zou kunnen uitmaken, daar niet voortijdig weet van heeft. |
| --- | --- |

1.2.

OLAF ziet er bij het inzien van die informatie angstvallig op toe de reputatie van onschuldige personen die bij de Commissie of andere EU-organen werkzaam zijn, niet te schaden en het onderzoek of aantijgingen gegrond zijn, te laten plaatsvinden zonder dat deze aantijgingen – die soms flinterdun zijn – naar buiten worden gebracht. Ook wanneer de aantijgingen gegrond blijken te zijn, zorgt OLAF er in dit vroege stadium voor dat zo weinig mogelijk mensen kennis hebben van de aantijgingen, zodat degene die het voorwerp van een onderzoek zou kunnen uitmaken, daar niet voortijdig weet van heeft.

| 1.3. | Wat OLAF daarom voorstelt, is dat een beperkt aantal personeelsleden in C.4 direct en vertrouwelijk toegang zouden hebben tot de personeelsdatabases om er strikt afgebakende stamboomgegevens in te raadplegen („pull”- en „alleen lezen”-modus) en de geldigheid van aantijgingen te controleren voordat een onderzoek wordt geopend. |
| --- | --- |

1.3.

Wat OLAF daarom voorstelt, is dat een beperkt aantal personeelsleden in C.4 direct en vertrouwelijk toegang zouden hebben tot de personeelsdatabases om er strikt afgebakende stamboomgegevens in te raadplegen („pull”- en „alleen lezen”-modus) en de geldigheid van aantijgingen te controleren voordat een onderzoek wordt geopend.

2.   Huidige situatie

| 2.1. | Artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt:






  — | het Bureau heeft toegang tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, alsmede tot hun gebouwen. Het Bureau is bevoegd om de boekhouding van de instellingen, organen en instanties te controleren. Het Bureau kan alle documenten en de inhoud van alle geautomatiseerde bestanden die deze instellingen, organen en instanties in hun bezit hebben, kopiëren of daarvan uittreksels verkrijgen en kan, zo nodig, deze documenten of gegevens veiligstellen teneinde elk risico van verdwijning uit te schakelen; |
| --- | --- | --- |

2.1.

Artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt:

—

het Bureau heeft toegang tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, alsmede tot hun gebouwen. Het Bureau is bevoegd om de boekhouding van de instellingen, organen en instanties te controleren. Het Bureau kan alle documenten en de inhoud van alle geautomatiseerde bestanden die deze instellingen, organen en instanties in hun bezit hebben, kopiëren of daarvan uittreksels verkrijgen en kan, zo nodig, deze documenten of gegevens veiligstellen teneinde elk risico van verdwijning uit te schakelen;

| 2.2 | Op grond daarvan heeft OLAF onbeperkt toegang (mits aan de voorwaarden van artikel 4, lid 1, is voldaan (1)) tot gegevens die in het bezit van de Commissie zijn, met inbegrip van gegevens betreffende het personeel van de Commissie. De bepaling geldt voor lopende interne onderzoeken van OLAF. |
| --- | --- |

2.2

Op grond daarvan heeft OLAF onbeperkt toegang (mits aan de voorwaarden van artikel 4, lid 1, is voldaan (1)) tot gegevens die in het bezit van de Commissie zijn, met inbegrip van gegevens betreffende het personeel van de Commissie. De bepaling geldt voor lopende interne onderzoeken van OLAF.

| 2.3. | Het Secretariaat-generaal is bereid „push”-toegang tot de stamboomgegevens toe te staan aan OLAF, maar wil niet ingaan op de vraag om „pull”-toegang te verlenen. Als reden voor de weigering wordt gegevensbescherming opgegeven. Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens voert de Commissie aan dat zij verzoeken moet filteren en slechts die persoonsgegevens dient te verstrekken waarvoor zij het OLAF-verzoek rechtmatig, noodzakelijk en proportioneel acht. Deze „filtering” lijkt alleen bij verzoeken van OLAF te worden toegepast en andere diensten binnen de Commissie hebben wel directe „pull”-toegang zonder dat de verantwoordelijke voor de verwerking optreedt. |
| --- | --- |

2.3.

Het Secretariaat-generaal is bereid „push”-toegang tot de stamboomgegevens toe te staan aan OLAF, maar wil niet ingaan op de vraag om „pull”-toegang te verlenen. Als reden voor de weigering wordt gegevensbescherming opgegeven. Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens voert de Commissie aan dat zij verzoeken moet filteren en slechts die persoonsgegevens dient te verstrekken waarvoor zij het OLAF-verzoek rechtmatig, noodzakelijk en proportioneel acht. Deze „filtering” lijkt alleen bij verzoeken van OLAF te worden toegepast en andere diensten binnen de Commissie hebben wel directe „pull”-toegang zonder dat de verantwoordelijke voor de verwerking optreedt.

| 2.4. | Het Comité van toezicht vreest dat deze beperking op de rechtstreekse, „alleen lezen” en vertrouwelijke toegang van OLAF tot stamboomgegevens, het onafhankelijk onderzoek van het Bureau kan schaden. |
| --- | --- |

2.4.

Het Comité van toezicht vreest dat deze beperking op de rechtstreekse, „alleen lezen” en vertrouwelijke toegang van OLAF tot stamboomgegevens, het onafhankelijk onderzoek van het Bureau kan schaden.

3.   Ontmoetingen met het Secretariaat-generaal en met de ETGB

| 3.1. | Het Comité van toezicht en leden van zijn secretariaat hebben twee ontmoetingen met medewerkers van het Secretariaat-generaal gehad, namelijk op 25 november 2010 en 8 december 2010, en hebben de secretaris-generaal zelf ontmoet op 15 december 2010 om over de kwestie te spreken. Het Secretariaat-generaal erkent dat OLAF een recht op toegang heeft tot alle gegevensbestanden die het voor onderzoeksdoeleinden relevant acht, met het oog op de opening van een onderzoek en voor de duur ervan, zelfs voordat een formeel openingsbesluit is genomen, wanneer dit gekoppeld is aan een specifiek CMS-zaaknummer, maar houdt vast aan zijn standpunt dat OLAF geen „pull”-toegang kan hebben. |
| --- | --- |

3.1.

Het Comité van toezicht en leden van zijn secretariaat hebben twee ontmoetingen met medewerkers van het Secretariaat-generaal gehad, namelijk op 25 november 2010 en 8 december 2010, en hebben de secretaris-generaal zelf ontmoet op 15 december 2010 om over de kwestie te spreken. Het Secretariaat-generaal erkent dat OLAF een recht op toegang heeft tot alle gegevensbestanden die het voor onderzoeksdoeleinden relevant acht, met het oog op de opening van een onderzoek en voor de duur ervan, zelfs voordat een formeel openingsbesluit is genomen, wanneer dit gekoppeld is aan een specifiek CMS-zaaknummer, maar houdt vast aan zijn standpunt dat OLAF geen „pull”-toegang kan hebben.

| 3.2. | Omdat op OLAF's verzoek om toegang tot gegevens artikel 7, lid 2, tweede alinea van Verordening (EG) nr. 45/2001, van toepassing is, wilden OLAF en het Comité van toezicht het standpunt kennen van de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (ETGB), de heer Hustinx, met wie op 15 december 2010 en 25 maart 2011 een ontmoeting plaatsvond. |
| --- | --- |

3.2.

Omdat op OLAF's verzoek om toegang tot gegevens artikel 7, lid 2, tweede alinea van Verordening (EG) nr. 45/2001, van toepassing is, wilden OLAF en het Comité van toezicht het standpunt kennen van de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (ETGB), de heer Hustinx, met wie op 15 december 2010 en 25 maart 2011 een ontmoeting plaatsvond.

4.   De situatie vanuit het oogpunt van gegevensbescherming

| 4.1. | Artikel 7, lid 2, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 45/2001 (2) schrijft voor dat de noodzaak van de doorgifte van de gegevens van de Commissie aan OLAF moet worden vastgesteld. |
| --- | --- |

4.1.

Artikel 7, lid 2, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 45/2001 (2) schrijft voor dat de noodzaak van de doorgifte van de gegevens van de Commissie aan OLAF moet worden vastgesteld.

| 4.2. | In elk geval van toegang waarin het soort en de hoeveelheid geraadpleegde gegevens verschillen, dient telkens van tevoren een beoordeling van de noodzaak te worden gemaakt. Voor achteraf door beide partijen controleerbare categorieën van gelijksoortige, beperkte toegang voor dezelfde doeleinden kunnen verschillende verzoeken met het oog op de beoordeling van de noodzaak als één pakket worden behandeld. Dat maakt deel uit van de structuur die door de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens en de ontvanger van de gegevens moet worden opgezet. Wat er uit de bus komt, moet de noodzaaksvraag afdoende beantwoorden, controleerbaar zijn en een strikte doelbinding bevatten. |
| --- | --- |

4.2.

In elk geval van toegang waarin het soort en de hoeveelheid geraadpleegde gegevens verschillen, dient telkens van tevoren een beoordeling van de noodzaak te worden gemaakt. Voor achteraf door beide partijen controleerbare categorieën van gelijksoortige, beperkte toegang voor dezelfde doeleinden kunnen verschillende verzoeken met het oog op de beoordeling van de noodzaak als één pakket worden behandeld. Dat maakt deel uit van de structuur die door de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens en de ontvanger van de gegevens moet worden opgezet. Wat er uit de bus komt, moet de noodzaaksvraag afdoende beantwoorden, controleerbaar zijn en een strikte doelbinding bevatten.

| 4.3. | In de situatie die hiervoor is geschetst, kan OLAF van tevoren zeggen waarom de gegevensdoorgifte noodzakelijk is, want dat is altijd hetzelfde: identificatie van een persoon (personen) die vermoedelijk betrokken is (zijn) in een beoordeelde of onderzochte zaak. Zoals door eenheid C.4 is toegelicht, dient OLAF toegang te hebben tot een beperkt aantal gegevensvelden in de databases van de Commissie om personeelsleden van de Commissie tegen wie aantijgingen van betrokkenheid bij fraude of onregelmatigheden worden gemaakt, naar behoren te kunnen identificeren. De gegevensvelden die OLAF daartoe zal raadplegen, zijn:






  — | geboortedatum, |
| --- | --- | --- |

4.3.

In de situatie die hiervoor is geschetst, kan OLAF van tevoren zeggen waarom de gegevensdoorgifte noodzakelijk is, want dat is altijd hetzelfde: identificatie van een persoon (personen) die vermoedelijk betrokken is (zijn) in een beoordeelde of onderzochte zaak. Zoals door eenheid C.4 is toegelicht, dient OLAF toegang te hebben tot een beperkt aantal gegevensvelden in de databases van de Commissie om personeelsleden van de Commissie tegen wie aantijgingen van betrokkenheid bij fraude of onregelmatigheden worden gemaakt, naar behoren te kunnen identificeren. De gegevensvelden die OLAF daartoe zal raadplegen, zijn:

—

geboortedatum,

| — | adres, |
| --- | --- |

—

adres,

| — | contactgegevens voor noodgevallen, en |
| --- | --- |

—

contactgegevens voor noodgevallen, en

| — | telefoonnummer. |
| --- | --- |

—

telefoonnummer.

(Andere relevante velden, zoals naam, status, nummer identiteitsdocument, onderdeel van de organisatie waar de betrokkene werkzaam is en hoe lang, kunnen door alle personeelsleden van de Commissie in Sysper2 worden geraadpleegd).

| 4.4. | In gevallen waarbij het gaat om aantijgingen van belangenvermenging waarbij een gezinslid of verwant is betrokken, zou OLAF ook toegang nodig hebben tot de stamboomgegevens om de identiteit te verifiëren van de betrokkene(n), bijvoorbeeld een partner of bloedverwanten in opgaande en/of dalende lijn. In die gevallen zou het gaan om de volgende gegevensvelden:






  — | naam, |
| --- | --- | --- |

4.4.

In gevallen waarbij het gaat om aantijgingen van belangenvermenging waarbij een gezinslid of verwant is betrokken, zou OLAF ook toegang nodig hebben tot de stamboomgegevens om de identiteit te verifiëren van de betrokkene(n), bijvoorbeeld een partner of bloedverwanten in opgaande en/of dalende lijn. In die gevallen zou het gaan om de volgende gegevensvelden:

—

naam,

| — | geboortedatum. |
| --- | --- |

—

geboortedatum.

De toegang wordt voorbehouden aan een beperkt aantal (drie of vier) specifiek opgeleide inlichtingenfunctionarissen. OLAF houdt bovendien zorgvuldig een logboek bij van alle raadplegingen van de gegevensbestanden, waarin het volgende wordt vermeld:

| — | het geraadpleegde gegevensbestand, |
| --- | --- |

—

het geraadpleegde gegevensbestand,

| — | de datum, |
| --- | --- |

—

de datum,

| — | de functionaris die toegang heeft gehad tot de gegevens, |
| --- | --- |

—

de functionaris die toegang heeft gehad tot de gegevens,

| — | het volgnummer van het in de CMS-inlichtingenmodule opgenomen verzoek dat aan de raadpleging ten grondslag ligt, en |
| --- | --- |

—

het volgnummer van het in de CMS-inlichtingenmodule opgenomen verzoek dat aan de raadpleging ten grondslag ligt, en

| — | het OF-zaaknummer. |
| --- | --- |

—

het OF-zaaknummer.

| 4.5. | OLAF verwacht dat deze gegevens later dit jaar automatisch door het CMS kunnen worden gelogd. Deze toegangslogs kunnen te allen tijde door de verantwoordelijke voor de verwerking, de gegevensbeschermingsfunctionaris en de ETGB worden ingezien. |
| --- | --- |

4.5.

OLAF verwacht dat deze gegevens later dit jaar automatisch door het CMS kunnen worden gelogd. Deze toegangslogs kunnen te allen tijde door de verantwoordelijke voor de verwerking, de gegevensbeschermingsfunctionaris en de ETGB worden ingezien.

| 4.6. | Het Comité van toezicht is van oordeel dat in de gegeven omstandigheden — de doorgifte heeft alleen het identificeren van personen tot doel en er worden zorgvuldige logs bijgehouden — aan de vereisten van artikel 7, lid 2, is voldaan en dat niet elke keer de toestemming van de verantwoordelijke voor de verwerking moet worden gevraagd om toegang te verkrijgen. |
| --- | --- |

4.6.

Het Comité van toezicht is van oordeel dat in de gegeven omstandigheden — de doorgifte heeft alleen het identificeren van personen tot doel en er worden zorgvuldige logs bijgehouden — aan de vereisten van artikel 7, lid 2, is voldaan en dat niet elke keer de toestemming van de verantwoordelijke voor de verwerking moet worden gevraagd om toegang te verkrijgen.

5.   Interpretatie van artikel 7, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001

| 5.1. | Artikel 7, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 lijkt een aantal verschillende scenario's mogelijk te maken. Het kan worden gelezen als een aanzet tot een gestructureerde dialoog tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de ontvanger van de gegevens, aangezien beide partijen de noodzaak van de doorgifte moeten beoordelen. |
| --- | --- |

5.1.

Artikel 7, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 lijkt een aantal verschillende scenario's mogelijk te maken. Het kan worden gelezen als een aanzet tot een gestructureerde dialoog tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de ontvanger van de gegevens, aangezien beide partijen de noodzaak van de doorgifte moeten beoordelen.

| 5.2. | „Pull”-toegang lijkt niet automatisch te worden toegestaan, maar wordt in andere situaties op verzoek binnen de Commissie verleend. In de gevallen hierna gaf de „pull”-methode aanleiding tot problemen, maar in het laatste voorbeeld werd zij toegestaan:






  — | communicatie tussen Sysper1 en Sysper2 — het probleem met Sysper1 was dat het „pull”-toegang mogelijk maakte zonder voldoende garanties/toegangstraceerbaarheid, |
| --- | --- | --- |

5.2.

„Pull”-toegang lijkt niet automatisch te worden toegestaan, maar wordt in andere situaties op verzoek binnen de Commissie verleend. In de gevallen hierna gaf de „pull”-methode aanleiding tot problemen, maar in het laatste voorbeeld werd zij toegestaan:

—

communicatie tussen Sysper1 en Sysper2 — het probleem met Sysper1 was dat het „pull”-toegang mogelijk maakte zonder voldoende garanties/toegangstraceerbaarheid,

| — | PNR — hierbij ging het om „pull”-toegang door een derde land, wat onaanvaardbaar is, |
| --- | --- |

—

PNR — hierbij ging het om „pull”-toegang door een derde land, wat onaanvaardbaar is,

| — | ABAC en betalingsverrichtingen — kon niet functioneren zonder „pull”-toegang. |
| --- | --- |

—

ABAC en betalingsverrichtingen — kon niet functioneren zonder „pull”-toegang.

„Push”-toegang kan eveneens onaanvaardbaar zijn wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven zonder controle van de noodzaak.

| 5.3. | Voor een principiële goedkeuring aan OLAF om toegang te krijgen tot de verlangde gegevens, lijkt vanuit het oogpunt van gegevensbescherming bijgevolg geen fundamenteel beletsel te bestaan. |
| --- | --- |

5.3.

Voor een principiële goedkeuring aan OLAF om toegang te krijgen tot de verlangde gegevens, lijkt vanuit het oogpunt van gegevensbescherming bijgevolg geen fundamenteel beletsel te bestaan.

6.   Hoe verder?

| 6.1. | Volgens het Comité van toezicht is het voor het functioneren van OLAF essentieel dat het Bureau op „pull”-basis toegang heeft tot personeelsgegevens die in het bezit van de Commissie zijn om voorafgaand aan de opening van een onderzoek personen te kunnen identificeren of uit te sluiten. OLAF deze toegang weigeren, zou de onafhankelijkheid van zijn onderzoeksfunctie in gevaar kunnen brengen. |
| --- | --- |

6.1.

Volgens het Comité van toezicht is het voor het functioneren van OLAF essentieel dat het Bureau op „pull”-basis toegang heeft tot personeelsgegevens die in het bezit van de Commissie zijn om voorafgaand aan de opening van een onderzoek personen te kunnen identificeren of uit te sluiten. OLAF deze toegang weigeren, zou de onafhankelijkheid van zijn onderzoeksfunctie in gevaar kunnen brengen.

| 6.2. | Het Comité van toezicht beveelt aan het „Memorandum van overeenstemming inzake een gedragscode ter waarborging van de tijdige uitwisseling van informatie tussen OLAF en de Commissie ten behoeve van de interne onderzoeken van OLAF binnen de Commissie” (3) te wijzigen. Dit zou de vaststelling kunnen behelzen van een protocol dat de toegang tot gegevens van de Commissie in de selectiefase regelt, naar analogie van de regeling die in artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 is vervat voor onderzoeken die zijn begonnen. |
| --- | --- |

6.2.

Het Comité van toezicht beveelt aan het „Memorandum van overeenstemming inzake een gedragscode ter waarborging van de tijdige uitwisseling van informatie tussen OLAF en de Commissie ten behoeve van de interne onderzoeken van OLAF binnen de Commissie” (3) te wijzigen. Dit zou de vaststelling kunnen behelzen van een protocol dat de toegang tot gegevens van de Commissie in de selectiefase regelt, naar analogie van de regeling die in artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 is vervat voor onderzoeken die zijn begonnen.

| 6.3. | Om de zaken vooruit te helpen, stelt het comité daarom voor dat OLAF en de Commissie onderhandelingen aanknopen om een oplossing uit te werken. Een concrete suggestie is het aanstellen van een extern bemiddelaar die het vertrouwen van zowel OLAF als de Commissie geniet, bijvoorbeeld een voormalig ambtenaar van hoog niveau of een voormalig lid van de Commissie. Het Comité van toezicht beveelt aan dat zo spoedig mogelijk met de Commissie overeenstemming wordt bereikt over de aanstelling van een geschikt bemiddelaar om deze kwestie op te lossen. |
| --- | --- |

6.3.

Om de zaken vooruit te helpen, stelt het comité daarom voor dat OLAF en de Commissie onderhandelingen aanknopen om een oplossing uit te werken. Een concrete suggestie is het aanstellen van een extern bemiddelaar die het vertrouwen van zowel OLAF als de Commissie geniet, bijvoorbeeld een voormalig ambtenaar van hoog niveau of een voormalig lid van de Commissie. Het Comité van toezicht beveelt aan dat zo spoedig mogelijk met de Commissie overeenstemming wordt bereikt over de aanstelling van een geschikt bemiddelaar om deze kwestie op te lossen.

| 6.4. | Het Comité van toezicht hoopt en verwacht dat een akkoord kan worden bereikt. Volgens het comité is de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 een uitgelezen moment om artikel 4 zo te wijzigen dat OLAF voorafgaand aan de opening van een zaak en daarna in elk stadium van een onderzoek toegang krijgt tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen. |
| --- | --- |

6.4.

Het Comité van toezicht hoopt en verwacht dat een akkoord kan worden bereikt. Volgens het comité is de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 een uitgelezen moment om artikel 4 zo te wijzigen dat OLAF voorafgaand aan de opening van een zaak en daarna in elk stadium van een onderzoek toegang krijgt tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen.

---

(1)  Artikel 4, lid 1:

1

„Het Bureau verricht binnen de instellingen, organen en instanties op de in artikel 1 genoemde terreinen, administratieve onderzoeken, hierna „interne onderzoeken” genoemd.

Deze interne onderzoeken worden verricht met eerbiediging van de Verdragen, en met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, en het Statuut en onder de voorwaarden en volgens de nadere regelingen die zijn vastgesteld in deze verordening en in het besluit dat elke instelling, orgaan en instantie aanneemt. De instellingen plegen onderling overleg over de bij dat besluit vast te stellen regeling.”.

(2)

2

„Artikel 7

Doorgifte van persoonsgegevens binnen of tussen communautaire instellingen of organen

Onverminderd de artikelen 4, 5, 6 en 10 geldt het volgende:

| 1. | Persoonsgegevens mogen binnen of tussen communautaire instellingen of organen slechts worden doorgegeven indien die gegevens noodzakelijk voor de rechtmatige uitoefening van onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken zijn. |
| --- | --- |

1.

Persoonsgegevens mogen binnen of tussen communautaire instellingen of organen slechts worden doorgegeven indien die gegevens noodzakelijk voor de rechtmatige uitoefening van onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken zijn.

| 2. | Indien de gegevens op verzoek van de ontvanger worden doorgegeven, zijn zowel de verantwoordelijke voor de verwerking als de ontvanger verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de doorgifte.
  De verantwoordelijke voor de verwerking gaat de bevoegdheid van de ontvanger na en geeft een voorlopig oordeel over de noodzaak van de doorgifte van de gegevens. Bij twijfel over de noodzaak vraagt de verantwoordelijke voor de verwerking de ontvanger om nadere toelichting.
  De ontvanger draagt er zorg voor dat de noodzaak van de doorgifte van de gegevens achteraf kan worden geverifieerd. |
| --- | --- |

2.

Indien de gegevens op verzoek van de ontvanger worden doorgegeven, zijn zowel de verantwoordelijke voor de verwerking als de ontvanger verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de doorgifte.

De verantwoordelijke voor de verwerking gaat de bevoegdheid van de ontvanger na en geeft een voorlopig oordeel over de noodzaak van de doorgifte van de gegevens. Bij twijfel over de noodzaak vraagt de verantwoordelijke voor de verwerking de ontvanger om nadere toelichting.

De ontvanger draagt er zorg voor dat de noodzaak van de doorgifte van de gegevens achteraf kan worden geverifieerd.

| 3. | De ontvanger verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze werden doorgegeven.” |
| --- | --- |

3.

De ontvanger verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze werden doorgegeven.”

(3)  SEC 871 van 14.8.2003 (geconsolideerde versie).

3

---

BIJLAGE IV

ADVIES Nr. 2/2011

Bevoegdheden van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) om in onafhankelijkheid interne onderzoeken binnen de EU-instellingen te verrichten

Brussel, 13 juni 2011

Achtergrond

| 1. | Op 20 maart 2011 verscheen in de krant „The Sunday Times” een artikel onder de kop „An MEP claims to earn more than 450 000 EUR a year moonlighting for clients. He is one of three ready to take cash to help change EU laws”. Hierin wordt uit de doeken gedaan hoe de reporters, die zich uitgaven voor lobbyisten, geld (in twee gevallen tot 100 000 EUR per jaar) in ruil voor wetswijzigingen aanboden aan drie leden van het Europees Parlement, die op het voorstel ingingen en daarna amendementen indienden. De journalisten maakten gewag van ontmoetingen in en buiten de EP-gebouwen, telefoongesprekken, e-mails, briefwisseling en facturen die zij aan sommige van de parlementsleden toestuurden. Na de onthullingen naar aanleiding van deze undercoverreportage door The Sunday Times namen twee van de betrokkenen de volgende dag ontslag uit het Europees Parlement; de derde werd uit zijn fractie gezet (1). |
| --- | --- |

1.

Op 20 maart 2011 verscheen in de krant „The Sunday Times” een artikel onder de kop „An MEP claims to earn more than 450 000 EUR a year moonlighting for clients. He is one of three ready to take cash to help change EU laws”. Hierin wordt uit de doeken gedaan hoe de reporters, die zich uitgaven voor lobbyisten, geld (in twee gevallen tot 100 000 EUR per jaar) in ruil voor wetswijzigingen aanboden aan drie leden van het Europees Parlement, die op het voorstel ingingen en daarna amendementen indienden. De journalisten maakten gewag van ontmoetingen in en buiten de EP-gebouwen, telefoongesprekken, e-mails, briefwisseling en facturen die zij aan sommige van de parlementsleden toestuurden. Na de onthullingen naar aanleiding van deze undercoverreportage door The Sunday Times namen twee van de betrokkenen de volgende dag ontslag uit het Europees Parlement; de derde werd uit zijn fractie gezet (1).

| 2. | Op 22 maart opende het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een intern onderzoek op grond van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 in samenhang met het Besluit van het Europees Parlement betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen (Bijlage XII bij het Reglement van het Europees Parlement). |
| --- | --- |

2.

Op 22 maart opende het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een intern onderzoek op grond van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 in samenhang met het Besluit van het Europees Parlement betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen (Bijlage XII bij het Reglement van het Europees Parlement).

| 3. | Op 15 april 2011 verzocht de directeur-generaal van OLAF het Comité van toezicht (Cvt) om een advies over de bevoegdheden van OLAF om interne onderzoeken te openen en te voeren binnen de instellingen en betreffende de beperkingen voortvloeiende uit de voorrechten en immuniteiten van hun leden, in het bijzonder — ten aanzien van leden van het Europees Parlement — wat betreft het recht van onmiddellijke toegang zonder voorafgaande waarschuwing tot informatie die in het bezit is van de instellingen en tot hun gebouwen. |
| --- | --- |

3.

Op 15 april 2011 verzocht de directeur-generaal van OLAF het Comité van toezicht (Cvt) om een advies over de bevoegdheden van OLAF om interne onderzoeken te openen en te voeren binnen de instellingen en betreffende de beperkingen voortvloeiende uit de voorrechten en immuniteiten van hun leden, in het bijzonder — ten aanzien van leden van het Europees Parlement — wat betreft het recht van onmiddellijke toegang zonder voorafgaande waarschuwing tot informatie die in het bezit is van de instellingen en tot hun gebouwen.

Bevoegdheden van OLAF om in onafhankelijkheid interne onderzoeken te verrichten

| 4. | Artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt dat de directeur-generaal van OLAF instructies vraagt noch aanvaardt van welke instelling dan ook voor de vervulling van zijn taken met betrekking tot het openen en uitvoeren van de interne onderzoeken. |
| --- | --- |

4.

Artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt dat de directeur-generaal van OLAF instructies vraagt noch aanvaardt van welke instelling dan ook voor de vervulling van zijn taken met betrekking tot het openen en uitvoeren van de interne onderzoeken.

Interne onderzoeken betreffende onregelmatige handelingen

| 5. | OLAF is bevoegd om binnen de instellingen administratieve onderzoeken in te leiden en uit te voeren ter bestrijding van fraude, corruptie en andere illegale activiteiten ten nadele van de financiële belangen van de Europese Unie.
  Daartoe kan het Bureau ernstige feiten onderzoeken in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die onverenigbaar kunnen zijn met de plichten van de ambtenaren en aanleiding kunnen geven tot disciplinaire en, in voorkomend geval, strafrechtelijke sancties, dan wel onverenigbaar kunnen zijn met de analoge verplichtingen van de leden van instellingen (2). |
| --- | --- |

5.

OLAF is bevoegd om binnen de instellingen administratieve onderzoeken in te leiden en uit te voeren ter bestrijding van fraude, corruptie en andere illegale activiteiten ten nadele van de financiële belangen van de Europese Unie.

Daartoe kan het Bureau ernstige feiten onderzoeken in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die onverenigbaar kunnen zijn met de plichten van de ambtenaren en aanleiding kunnen geven tot disciplinaire en, in voorkomend geval, strafrechtelijke sancties, dan wel onverenigbaar kunnen zijn met de analoge verplichtingen van de leden van instellingen (2).

| 6. | Het Cvt merkt op dat de bevoegdheid van OLAF inzake interne onderzoeken binnen de instellingen zich uitstrekt tot alle werkzaamheden ter bescherming van de belangen van de Gemeenschap tegen onregelmatige handelingen die tot administratieve of strafrechtelijke vervolgingen aanleiding kunnen geven. |
| --- | --- |

6.

Het Cvt merkt op dat de bevoegdheid van OLAF inzake interne onderzoeken binnen de instellingen zich uitstrekt tot alle werkzaamheden ter bescherming van de belangen van de Gemeenschap tegen onregelmatige handelingen die tot administratieve of strafrechtelijke vervolgingen aanleiding kunnen geven.

| 7. | Deze werkzaamheden zijn uitvoerig opgesomd in het Besluit van het Europees Parlement (EP) betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen, gebaseerd op de vijfde overweging en artikel 4, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

  Belangenvermenging, de verplichting kiesheid te betrachten bij het aanvaarden van bepaalde voordelen en zich te onthouden van iedere handeling en van iedere manier van optreden die afbreuk zouden kunnen doen aan de waardigheid van het ambt en ernstige fouten, zijn zaken die binnen de bevoegdheidssfeer van OLAF inzake onderzoeken vallen (3). |
| --- | --- |

7.

Deze werkzaamheden zijn uitvoerig opgesomd in het Besluit van het Europees Parlement (EP) betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen, gebaseerd op de vijfde overweging en artikel 4, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

Belangenvermenging, de verplichting kiesheid te betrachten bij het aanvaarden van bepaalde voordelen en zich te onthouden van iedere handeling en van iedere manier van optreden die afbreuk zouden kunnen doen aan de waardigheid van het ambt en ernstige fouten, zijn zaken die binnen de bevoegdheidssfeer van OLAF inzake onderzoeken vallen (3).

| 8. | Het Cvt van toezicht is van oordeel dat al deze zaken deel uitmaken van de naar verluidt gepleegde feiten en dat OLAF dus bevoegd is ze te onderzoeken, overeenkomstig artikel 10 van het Reglement van het EP, dat betrekking heeft op interne onderzoeken verricht door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). |
| --- | --- |

8.

Het Cvt van toezicht is van oordeel dat al deze zaken deel uitmaken van de naar verluidt gepleegde feiten en dat OLAF dus bevoegd is ze te onderzoeken, overeenkomstig artikel 10 van het Reglement van het EP, dat betrekking heeft op interne onderzoeken verricht door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF).

Interne onderzoeken betreffende activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden

| 9. | Het Cvt is van oordeel dat onder fraude, corruptie en andere onwettige activiteiten die „de financiële belangen van de Europese Unie” schaden, activiteiten zijn begrepen die „ook al houden zij niet rechtstreeks verband met de begroting van de Gemeenschap, de financiële belangen van de Gemeenschap in ruime zin kunnen schaden, door het communautaire patrimonium aan te tasten” (4). |
| --- | --- |

9.

Het Cvt is van oordeel dat onder fraude, corruptie en andere onwettige activiteiten die „de financiële belangen van de Europese Unie” schaden, activiteiten zijn begrepen die „ook al houden zij niet rechtstreeks verband met de begroting van de Gemeenschap, de financiële belangen van de Gemeenschap in ruime zin kunnen schaden, door het communautaire patrimonium aan te tasten” (4).

| 10. | Het Cvt is het met de conclusie van de advocaat-generaal in bovenvermelde zaak eens dat „de herkomst van het betrokken patrimonium [...] niet beslissend [is]; het juiste gebruik van alle middelen die door de instellingen, organen en instanties van de Gemeenschap worden beheerd, moet [...] worden beschouwd als deel van de financiële belangen van de Gemeenschap, en kan dus onderworpen zijn aan maatregelen op basis van artikel 280, lid 4, EG” (5). |
| --- | --- |

10.

Het Cvt is het met de conclusie van de advocaat-generaal in bovenvermelde zaak eens dat „de herkomst van het betrokken patrimonium [...] niet beslissend [is]; het juiste gebruik van alle middelen die door de instellingen, organen en instanties van de Gemeenschap worden beheerd, moet [...] worden beschouwd als deel van de financiële belangen van de Gemeenschap, en kan dus onderworpen zijn aan maatregelen op basis van artikel 280, lid 4, EG” (5).

| 11. | Het Cvt verwijst naar de arresten van het Hof van Justitie in dit verband, stellende dat „de term „financiële belangen van de Gemeenschap” ruimer lijkt dan „ontvangsten en uitgaven van de Gemeenschap”: ”...het feit dat een orgaan of instantie zijn bestaan aan het EG-Verdrag ontleent, [wijst] er reeds op dat het is opgericht om bij te dragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de Europese Gemeenschap en dat het past binnen het communautaire kader, zodat de middelen waarover het uit hoofde van [het] Verdrag beschikt, uiteraard een eigen en rechtstreeks financieel belang van de Gemeenschap vormen” (6). |
| --- | --- |

11.

Het Cvt verwijst naar de arresten van het Hof van Justitie in dit verband, stellende dat „de term „financiële belangen van de Gemeenschap” ruimer lijkt dan „ontvangsten en uitgaven van de Gemeenschap”: ”...het feit dat een orgaan of instantie zijn bestaan aan het EG-Verdrag ontleent, [wijst] er reeds op dat het is opgericht om bij te dragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de Europese Gemeenschap en dat het past binnen het communautaire kader, zodat de middelen waarover het uit hoofde van [het] Verdrag beschikt, uiteraard een eigen en rechtstreeks financieel belang van de Gemeenschap vormen” (6).

| 12. | Het Cvt beklemtoont dat het juiste gebruik van de middelen waarover het EP beschikt om de uitoefening van het parlementair mandaat te bekostigen, namelijk het salaris van de leden, de kostenvergoedingen (reiskosten, telefoonkosten...) en toeslagen enz., berust op de naleving van het Financieel Reglement en op het beginsel dat die middelen uitsluitend bedoeld zijn om werkzaamheden te bekostigen die verband houden met de uitoefening van het mandaat van een parlementslid
   (7), en niet om werkzaamheden te verrichten voor doeleinden waar een betaling met privé-middelen tegenover staat. |
| --- | --- |

12.

Het Cvt beklemtoont dat het juiste gebruik van de middelen waarover het EP beschikt om de uitoefening van het parlementair mandaat te bekostigen, namelijk het salaris van de leden, de kostenvergoedingen (reiskosten, telefoonkosten...) en toeslagen enz., berust op de naleving van het Financieel Reglement en op het beginsel dat die middelen uitsluitend bedoeld zijn om werkzaamheden te bekostigen die verband houden met de uitoefening van het mandaat van een parlementslid
   (7), en niet om werkzaamheden te verrichten voor doeleinden waar een betaling met privé-middelen tegenover staat.

Informatieplicht en verplichting om met OLAF samen te werken

| 13. | Artikel 7, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt dat de instellingen, organen en instanties het Bureau onverwijld alle informatie over eventuele fraude- of corruptiegevallen of over elke andere onwettige activiteit doen toekomen. |
| --- | --- |

13.

Artikel 7, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt dat de instellingen, organen en instanties het Bureau onverwijld alle informatie over eventuele fraude- of corruptiegevallen of over elke andere onwettige activiteit doen toekomen.

| 14. | Het Cvt benadrukt de op alle instellingen en hun leden rustende fundamentele plicht om OLAF volledige medewerking te verlenen, inlichtingen te verstrekken en bij te staan bij de feitelijke uitvoering van onderzoeken. Alleen als dit ondubbelzinning gebeurt kan OLAF onderzoeken bij alle instellingen, organen en instanties van de Gemeenschappen onder gelijkwaardige voorwaarden uitvoeren (8). Een gebrekkige medewerking ondermijnt de geloofwaardigheid van de instrumenten die de instellingen hebben aangenomen om alle vormen van fraude, corruptie, onwettige activiteiten of onregelmatige gedragingen te bestrijden. |
| --- | --- |

14.

Het Cvt benadrukt de op alle instellingen en hun leden rustende fundamentele plicht om OLAF volledige medewerking te verlenen, inlichtingen te verstrekken en bij te staan bij de feitelijke uitvoering van onderzoeken. Alleen als dit ondubbelzinning gebeurt kan OLAF onderzoeken bij alle instellingen, organen en instanties van de Gemeenschappen onder gelijkwaardige voorwaarden uitvoeren (8). Een gebrekkige medewerking ondermijnt de geloofwaardigheid van de instrumenten die de instellingen hebben aangenomen om alle vormen van fraude, corruptie, onwettige activiteiten of onregelmatige gedragingen te bestrijden.

| 15. | Het Cvt vindt dat de bepalingen van het Reglement van het EP houdende maatregelen ter bevordering van een goed verloop van de onderzoeken van OLAF rigoureus moeten worden toegepast (9). |
| --- | --- |

15.

Het Cvt vindt dat de bepalingen van het Reglement van het EP houdende maatregelen ter bevordering van een goed verloop van de onderzoeken van OLAF rigoureus moeten worden toegepast (9).

Eerste fase van het onderzoek

| 16. | Het Cvt vindt het voorbarig om in de eerste fase aan OLAF resoluut de bevoegdheid te ontzeggen om de aantijgingen te onderzoeken, in het bijzonder waar het gaat om een complexe zaak van corruptie en onregelmatigheden waarbij de juistheid van alle onwettige activiteiten niet aan het begin van het onderzoek kan worden nagetrokken. |
| --- | --- |

16.

Het Cvt vindt het voorbarig om in de eerste fase aan OLAF resoluut de bevoegdheid te ontzeggen om de aantijgingen te onderzoeken, in het bijzonder waar het gaat om een complexe zaak van corruptie en onregelmatigheden waarbij de juistheid van alle onwettige activiteiten niet aan het begin van het onderzoek kan worden nagetrokken.

Toegang van OLAF tot de gebouwen van de instellingen: voorrechten en immuniteiten van de leden van het Europees Parlement

| 17. | Het Cvt merkt op dat de interne onderzoeken alleen kunnen worden uitgevoerd indien OLAF de toegang wordt gegarandeerd tot alle gebouwen van de instellingen, organen en instanties en tot alle gegevens en documenten die deze in hun bezit hebben. Deze essentiële bevoegdheid moet door de directeur-generaal van OLAF in alle onafhankelijkheid kunnen worden uitgeoefend en de veiligheidsdiensten van de instellingen dienen OLAF bij de feitelijke uitvoering bij te staan (10). |
| --- | --- |

17.

Het Cvt merkt op dat de interne onderzoeken alleen kunnen worden uitgevoerd indien OLAF de toegang wordt gegarandeerd tot alle gebouwen van de instellingen, organen en instanties en tot alle gegevens en documenten die deze in hun bezit hebben. Deze essentiële bevoegdheid moet door de directeur-generaal van OLAF in alle onafhankelijkheid kunnen worden uitgeoefend en de veiligheidsdiensten van de instellingen dienen OLAF bij de feitelijke uitvoering bij te staan (10).

| 18. | OLAF verricht de administratieve onderzoeken binnen de instellingen met eerbiediging van de Verdragen, en met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten. OLAF heeft onmiddellijk en zonder voorafgaande waarschuwing toegang tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, alsmede tot hun gebouwen. Het Bureau is bevoegd om de boekhouding van de instellingen, organen en instanties te controleren. Het Bureau kan alle documenten en de inhoud van alle geautomatiseerde bestanden die deze instellingen, organen en instanties in hun bezit hebben, kopiëren of daarvan uittreksels verkrijgen en kan, zo nodig, deze documenten of gegevens veiligstellen teneinde elk risico van verdwijning uit te schakelen (11). |
| --- | --- |

18.

OLAF verricht de administratieve onderzoeken binnen de instellingen met eerbiediging van de Verdragen, en met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten. OLAF heeft onmiddellijk en zonder voorafgaande waarschuwing toegang tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, alsmede tot hun gebouwen. Het Bureau is bevoegd om de boekhouding van de instellingen, organen en instanties te controleren. Het Bureau kan alle documenten en de inhoud van alle geautomatiseerde bestanden die deze instellingen, organen en instanties in hun bezit hebben, kopiëren of daarvan uittreksels verkrijgen en kan, zo nodig, deze documenten of gegevens veiligstellen teneinde elk risico van verdwijning uit te schakelen (11).

| 19. | Het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie bevat verschillende bepalingen betreffende de voorrechten en immuniteiten van de leden van het Europees Parlement (artikelen 7, 8 en 9), met name dat tegen hen geen onderzoek kan worden ingesteld en dat zij niet kunnen worden aangehouden of vervolgd op grond van de mening of de stem, die zij in de uitoefening van hun ambt hebben uitgebracht. Een lid kan zich evenwel niet op immuniteit beroepen wanneer hij/zij op het plegen van een strafbaar feit wordt betrapt. |
| --- | --- |

19.

Het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie bevat verschillende bepalingen betreffende de voorrechten en immuniteiten van de leden van het Europees Parlement (artikelen 7, 8 en 9), met name dat tegen hen geen onderzoek kan worden ingesteld en dat zij niet kunnen worden aangehouden of vervolgd op grond van de mening of de stem, die zij in de uitoefening van hun ambt hebben uitgebracht. Een lid kan zich evenwel niet op immuniteit beroepen wanneer hij/zij op het plegen van een strafbaar feit wordt betrapt.

| 20. | Het Cvt merkt in dezen op dat het Gerecht van eerste aanleg heeft gesteld dat het „Protocol [...] voor de leden van het Parlement echter [geldt] enkel in algemene zin en [...] geen enkele bepaling [bevat] die uitdrukkelijk de interne onderzoeken in het Parlement regelt. Zoals de president van het Gerecht heeft opgemerkt in punt 107 van de beschikking in de zaak Rothley e.a. tegen het Parlement, kan a priori het risico niet worden uitgesloten dat OLAF in het kader van een onderzoek een handeling verricht waarmee inbreuk wordt gemaakt op de immuniteit die elk lid van het Parlement toekomt. Gesteld dat een dergelijke omstandigheid zich voordoet, beschikt elk lid van het Parlement tegenover een handeling van die aard waardoor hij zich bezwaard acht, evenwel over de rechtsbescherming en de beroepsmogelijkheden die bij het Verdrag zijn verleend.” (12). |
| --- | --- |

20.

Het Cvt merkt in dezen op dat het Gerecht van eerste aanleg heeft gesteld dat het „Protocol [...] voor de leden van het Parlement echter [geldt] enkel in algemene zin en [...] geen enkele bepaling [bevat] die uitdrukkelijk de interne onderzoeken in het Parlement regelt. Zoals de president van het Gerecht heeft opgemerkt in punt 107 van de beschikking in de zaak Rothley e.a. tegen het Parlement, kan a priori het risico niet worden uitgesloten dat OLAF in het kader van een onderzoek een handeling verricht waarmee inbreuk wordt gemaakt op de immuniteit die elk lid van het Parlement toekomt. Gesteld dat een dergelijke omstandigheid zich voordoet, beschikt elk lid van het Parlement tegenover een handeling van die aard waardoor hij zich bezwaard acht, evenwel over de rechtsbescherming en de beroepsmogelijkheden die bij het Verdrag zijn verleend.” (12).

| 21. | Volgens het Cvt is het aanbevelenswaardig om er met betrekking tot dit naar zijn mening delicate terrein het standpunt van de advocaat-generaal in zaak C-167/02 op na te lezen: „Met betrekking tot de verschillende door OLAF in het kader van een intern onderzoek getroffen maatregelen — al is het moeilijk om in abstracto uitspraken te doen over de ontvankelijkheid van toekomstige procedures — lijkt het mij waarschijnlijk, zoals het Gerecht heeft beslist en de overige partijen hebben bepleit, dat de leden van het Parlement die van mening zijn dat een inbreuk op hun rechten heeft plaatsgevonden, over verschillende mogelijkheden beschikken om daartegen in rechte op te komen. De Commissie noemt een aantal handelingen die op deze wijze zouden kunnen worden aangevochten: het door artikel 5, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 voorgeschreven besluit van de directeur van OLAF tot het openen van een intern onderzoek; verschillende door OLAF in de loop van het onderzoek getroffen maatregelen, zoals het besluit om zich toegang te verschaffen tot een kantoor, om documenten in beslag te nemen of om mondelinge informatie te verzoeken, alsmede het uitdrukkelijk of stilzwijgend verlenen van toestemming daartoe door de instantie in kwestie.
  Mij lijkt echter toe, dat de noodzaak om discrete en snelle actie te kunnen ondernemen in het kader van de opsporing van fraude, dit risico tot op zeker hoogte onvermijdelijk maakt. Bovendien dient te worden aangetekend, dat de bestreden handeling bepalingen bevat die dit risico tot een minimum beogen te beperken. Zo schrijft artikel 5 voor, dat leden spoedig worden ingelicht wanneer zij bij een onderzoek betrokken zijn, voorzover dat geen nadeel levert voor het onderzoek. Dat artikel verbiedt tevens dat door OLAF in zijn conclusies leden met name worden genoemd zonder eerst te zijn gehoord, met uitzondering van gevallen waarin nationale opsporingsmiddelen absolute geheimhouding vereisen” (13). |
| --- | --- |

21.

Volgens het Cvt is het aanbevelenswaardig om er met betrekking tot dit naar zijn mening delicate terrein het standpunt van de advocaat-generaal in zaak C-167/02 op na te lezen: „Met betrekking tot de verschillende door OLAF in het kader van een intern onderzoek getroffen maatregelen — al is het moeilijk om in abstracto uitspraken te doen over de ontvankelijkheid van toekomstige procedures — lijkt het mij waarschijnlijk, zoals het Gerecht heeft beslist en de overige partijen hebben bepleit, dat de leden van het Parlement die van mening zijn dat een inbreuk op hun rechten heeft plaatsgevonden, over verschillende mogelijkheden beschikken om daartegen in rechte op te komen. De Commissie noemt een aantal handelingen die op deze wijze zouden kunnen worden aangevochten: het door artikel 5, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 voorgeschreven besluit van de directeur van OLAF tot het openen van een intern onderzoek; verschillende door OLAF in de loop van het onderzoek getroffen maatregelen, zoals het besluit om zich toegang te verschaffen tot een kantoor, om documenten in beslag te nemen of om mondelinge informatie te verzoeken, alsmede het uitdrukkelijk of stilzwijgend verlenen van toestemming daartoe door de instantie in kwestie.

Mij lijkt echter toe, dat de noodzaak om discrete en snelle actie te kunnen ondernemen in het kader van de opsporing van fraude, dit risico tot op zeker hoogte onvermijdelijk maakt. Bovendien dient te worden aangetekend, dat de bestreden handeling bepalingen bevat die dit risico tot een minimum beogen te beperken. Zo schrijft artikel 5 voor, dat leden spoedig worden ingelicht wanneer zij bij een onderzoek betrokken zijn, voorzover dat geen nadeel levert voor het onderzoek. Dat artikel verbiedt tevens dat door OLAF in zijn conclusies leden met name worden genoemd zonder eerst te zijn gehoord, met uitzondering van gevallen waarin nationale opsporingsmiddelen absolute geheimhouding vereisen” (13).

| 22. | Volgens het Cvt dient OLAF deze regels scrupuleus toe te passen, nadat per geval het gelopen risico en de proportionaliteit van de te nemen maatregel grondig zijn bestudeerd. |
| --- | --- |

22.

Volgens het Cvt dient OLAF deze regels scrupuleus toe te passen, nadat per geval het gelopen risico en de proportionaliteit van de te nemen maatregel grondig zijn bestudeerd.

| 23. | Het Cvt verwijst naar de vaststelling van het Hof van Justitie dat in zaak T-17/00 de bepalingen „met betrekking tot de samenwerking met of de verstrekking van inlichtingen aan het OLAF, ongeacht de precieze strekking daarvan, tot doel hebben verplichtingen op te leggen aan de leden van het Parlement, zodat het in de eerste plaats aan hen staat om in elk bijzonder geval hetzij aan deze verplichtingen te voldoen, hetzij zich daaraan niet te onderwerpen wanneer zij ervan overtuigd zijn dat zij daardoor het gemeenschapsrecht niet schenden. Indien in een concreet geval een van de leden van het Parlement dit laatste doet, zijn eventuele latere handelingen van het Parlement jegens dat lid die voor dat lid bezwarend zijn, in beginsel vatbaar voor rechterlijke toetsing” (14).
  Met betrekking tot de verschillende maatregelen die OLAF zou kunnen treffen in de uitoefening van zijn onderzoeksbevoegdheden, hield het Hof rekening met het risico dat OLAF een handeling verricht waarmee inbreuk wordt gemaakt op de immuniteit die elk lid van het Parlement toekomt en wees het erop dat de wettigheidstoetsing van de handelingen van de instellingen aan de gemeenschapsrechter is opgedragen (15). |
| --- | --- |

23.

Het Cvt verwijst naar de vaststelling van het Hof van Justitie dat in zaak T-17/00 de bepalingen „met betrekking tot de samenwerking met of de verstrekking van inlichtingen aan het OLAF, ongeacht de precieze strekking daarvan, tot doel hebben verplichtingen op te leggen aan de leden van het Parlement, zodat het in de eerste plaats aan hen staat om in elk bijzonder geval hetzij aan deze verplichtingen te voldoen, hetzij zich daaraan niet te onderwerpen wanneer zij ervan overtuigd zijn dat zij daardoor het gemeenschapsrecht niet schenden. Indien in een concreet geval een van de leden van het Parlement dit laatste doet, zijn eventuele latere handelingen van het Parlement jegens dat lid die voor dat lid bezwarend zijn, in beginsel vatbaar voor rechterlijke toetsing” (14).

Met betrekking tot de verschillende maatregelen die OLAF zou kunnen treffen in de uitoefening van zijn onderzoeksbevoegdheden, hield het Hof rekening met het risico dat OLAF een handeling verricht waarmee inbreuk wordt gemaakt op de immuniteit die elk lid van het Parlement toekomt en wees het erop dat de wettigheidstoetsing van de handelingen van de instellingen aan de gemeenschapsrechter is opgedragen (15).

| 24. | Het Cvt is van oordeel dat de instellingen, organen en instanties (die niet „de betrokkene” van een OLAF-onderzoek zijn) OLAF volledige medewerking dienen te verlenen en zich dienen te onthouden van maatregelen die de uitoefening van OLAF's onderzoeksbevoegdheden belemmeren.
  OLAF verhinderen om deze fundamentele onderzoekswerkzaamheden te verrichten op grond van een interpretatie van het mandaat van OLAF door een instelling, orgaan of instantie, is een inperking van OLAF's onafhankelijkheid om onderzoeken uit te voeren. |
| --- | --- |

24.

Het Cvt is van oordeel dat de instellingen, organen en instanties (die niet „de betrokkene” van een OLAF-onderzoek zijn) OLAF volledige medewerking dienen te verlenen en zich dienen te onthouden van maatregelen die de uitoefening van OLAF's onderzoeksbevoegdheden belemmeren.

OLAF verhinderen om deze fundamentele onderzoekswerkzaamheden te verrichten op grond van een interpretatie van het mandaat van OLAF door een instelling, orgaan of instantie, is een inperking van OLAF's onafhankelijkheid om onderzoeken uit te voeren.

| 25. | Het Cvt beveelt aan dat OLAF zich scrupuleus houdt aan het reglement en aan de bestaande jurisprudentie op dit gebied. |
| --- | --- |

25.

Het Cvt beveelt aan dat OLAF zich scrupuleus houdt aan het reglement en aan de bestaande jurisprudentie op dit gebied.

---

(1)  The Sunday Times van 20 maart 2011.

1

(2)  Artikel 1 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

2

(3)  Zie artikel 10 van het Reglement van het EP, overwegingen 2, 3 en 4 van het Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 en van het EP-Besluit van 18 november 1999 betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen, alsmede de artikelen 11, 12, 13, 14, 16, 17 en 22 van het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

3

(4)  Conclusie van advocaat-generaal Jacobs, zaak C-11/00, Commissie tegen ECB, punt 118.

4

(5)  Huidig artikel 325 van het EU-Verdrag: Zie zaak C-11/00, conclusie van advocaat-generaal Jacobs, punt 118.

5

(6)  Zie zaken C-11/00, Commissie tegen ECB, en C-15/00, Commissie tegen EIB.

6

(7)  Zie het Statuut van de leden van het EP — Besluit van het EP van 28 september 2005 (artikelen 9 en 10), Besluiten houdende uitvoeringsmaatregelen voor het Statuut van de leden van het EP van 19 mei en 9 juli 2008 en daaropvolgende besluiten tot wijziging van die uitvoeringsmaatregelen (artikelen 10, 25, 28, 32, 61, 62, 66, 67, 68...) en het Reglement van het Europees Parlement van maart 2011 (artikelen 9 en 10).

7

(8)  Zie artikel 3 — Bijstand van het Beveiligingsbureau: „Op verzoek van de directeur van het Bureau worden de personeelsleden van het Bureau bij de feitelijke uitvoering van de onderzoeken bijgestaan door het Beveiligingsbureau van het Europees Parlement.” en zesde overweging van het EP-Besluit van 18 november 1999.

8

Bijstand van het Beveiligingsbureau

(9)  Zie artikel 10 van het Reglement van het EP en het EP-Besluit van 18 november 1999 betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaadt.

9

(10)  Zie elfde overweging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 3 van het Interinstitutioneel Akkoord en van de relevante besluiten van alle instellingen.

10

(11)  Artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

11

(12)  Zie zaak T-17/00, Willi Rothley e.a. tegen Europees Parlement, arrest van 26 februari 2002, punten 72 en 73.

12

(13)  Zie de conclusie van advocaat-generaal Jacobs in zaak C-167/02 P, Willi Rothley e.a. tegen Europees Parlement, punten 56 tot en met 61.

13

(14)  Zie zaak C-167/02, punt 49.

14

(15)  Zie zaak C-167/02, punten 46, 50 en 51.

15

---

BIJLAGE V

ADVIES Nr. 3/2011

Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2012

Brussel, 14 juli 2011

Op 16 maart 2011 en 10 mei 2011 onderzocht het Comité van toezicht (Cvt) van OLAF het „voorontwerp van begroting 2012 van het Europees Bureau voor fraudebestrijding” en bracht daarbij het volgende advies uit:

a)   De administratieve onafhankelijkheid van OLAF ten opzichte van de Commissie

De voorgestelde begroting 2012 van OLAF beantwoordde wat betreft de nulgroei van alle diensten van de Commissie in 2012 volledig aan het beleid dat de Commissie voorstaat. Het Cvt werd er echter van in kennis gesteld dat de Commissie onlangs, omdat zij moeilijkheden verwacht bij de onderhandelingen over de begroting voor 2012, om extra bezuinigingen heeft gevraagd die voor de voorgestelde ontwerpbegroting van OLAF neerkomen op 1,47 % (857 000 EUR). Die bezuinigingen ten opzichte van het oorspronkelijke voorstel van OLAF zouden plaatsvinden op de volgende drie gebieden:

| — | 75 000 (2,8 %) Extern personeel |
| --- | --- |

—

75 000 (2,8 %) Extern personeel

| — | 159 000 (4,8 %) Overige beheersuitgaven (met name uitgaven voor dienstreizen) |
| --- | --- |

—

159 000 (4,8 %) Overige beheersuitgaven (met name uitgaven voor dienstreizen)

| — | 587 000 (4,9 %) Gebouwen en daarmee samenhangende kosten |
| --- | --- |

—

587 000 (4,9 %) Gebouwen en daarmee samenhangende kosten

| — | 36 000 (2,25 %) Financiering van fraudebestrijdingsmaatregelen |
| --- | --- |

—

36 000 (2,25 %) Financiering van fraudebestrijdingsmaatregelen

Het Cvt is zich weliswaar bewust van de politieke realiteit waarmee de EU in het huidige lastige economisch klimaat wordt geconfronteerd en van de behoefte voor de instellingen van de EU om extra besparingsinspanningen te leveren op alle gebieden van administratieve uitgaven, maar wil toch uiting geven aan zijn bezorgdheid over de voorgestelde extra budgettaire bezuinigingen. Het gaat daarbij in het bijzonder om de begrotingsonderdelen die het personeelsbeheer (A3 01 02) betreffen en die een directe weerslag hebben op het verloop van de onderzoekswerkzaamheden van OLAF. Het Cvt stelt zich vragen bij de voorgestelde opgelegde bezuinigingen op de begrotingsposten voor de operaties van OLAF. Uitgerekend in tijden van financiële crisis dient OLAF als onderzoeksorgaan zijn controle over zowel de uitgaven als de inkomsten te verscherpen. Volgens OLAF zouden de extra bezuinigingen die de Commissie voorstelt, de volgende consequenties hebben voor de operationele diensten:

| — | stopzetting van minstens vijf overeenkomsten met arbeidscontractanten, |
| --- | --- |

—

stopzetting van minstens vijf overeenkomsten met arbeidscontractanten,

| — | beëindiging van twee overeenkomsten met uitzendkrachten, |
| --- | --- |

—

beëindiging van twee overeenkomsten met uitzendkrachten,

| — | uitstel van de selectieprocedure voor de vervanging van de directeuren van directoraten B en C, |
| --- | --- |

—

uitstel van de selectieprocedure voor de vervanging van de directeuren van directoraten B en C,

| — | bijkomende vertraging van de procedure voor de herclassificatie van tijdelijke functionarissen, waarbij het overwegend gaat om onderzoekers in de operationele eenheden, voornamelijk in de hoogste rangen. |
| --- | --- |

—

bijkomende vertraging van de procedure voor de herclassificatie van tijdelijke functionarissen, waarbij het overwegend gaat om onderzoekers in de operationele eenheden, voornamelijk in de hoogste rangen.

In het bijzonder wenst het Cvt erop te wijzen dat bij Verordening (EG) nr. 1073/1999 — om de functionele onafhankelijkheid van OLAF als onderzoeksorgaan te versterken — aan de directeur-generaal van OLAF in zijn hoedanigheid van ordonnateur uitdrukkelijk de alleenverantwoordelijkheid is verleend om de ontwerpbegroting op te stellen, na raadpleging van het Cvt. Tevens heeft de Commissie in 1999 (1) met de invoering van een afzonderlijke begrotingsrubriek voor OLAF het beginsel van de budgettaire autonomie van het Bureau kracht bijgezet.

Het spreekt overigens voor zich dat OLAF weliswaar administratief onder de Commissie ressorteert, maar zijn operationele taken in volledige onafhankelijkheid moet kunnen uitvoeren en derhalve voldoende middelen moet krijgen om zich van zijn onderzoeksopdracht te kwijten. OLAF moet bijgevolg kunnen blijven beschikken over de nodige financiële en personele middelen om zijn taken te vervullen, minstens op het peil dat inzake personeelsbezetting bij vorige begrotingsonderhandelingen is overeengekomen. Naar het oordeel van het Cvt dient de Commissie het beginsel van budgettaire autonomie te eerbiedigen, met name omdat OLAF geen verhoging ten opzichte van de goedgekeurde begroting 2011 heeft voorgesteld. Indien er desondanks wordt bezuinigd tot op het niveau dat de Commissie voorstelt, dient OLAF uitdrukkelijk zelf te kunnen bepalen welke begrotingsonderdelen worden gekort.

Het Cvt is het met andere woorden grondig oneens met het begrotingsstandpunt van de Commissie.

Aanbevelingen:

| — | het Cvt steunt het voorstel van OLAF voor zijn ontwerpbegroting voor 2012, dat geen verhoging van de administratieve uitgaven bevat, |
| --- | --- |

—

het Cvt steunt het voorstel van OLAF voor zijn ontwerpbegroting voor 2012, dat geen verhoging van de administratieve uitgaven bevat,

| — | het Cvt is fel gekant tegen de extra bezuinigingen op de personeelsuitgaven, die door de Commissie zouden moeten worden heroverwogen om nadelige gevolgen voor de behandeling van dossiers door OLAF te voorkomen, |
| --- | --- |

—

het Cvt is fel gekant tegen de extra bezuinigingen op de personeelsuitgaven, die door de Commissie zouden moeten worden heroverwogen om nadelige gevolgen voor de behandeling van dossiers door OLAF te voorkomen,

| — | als de extra bezuinigingen toch doorgaan, moet de directeur-generaal van OLAF volgens het Cvt vrijuit de begrotingsonderdelen kunnen kiezen die worden gekort. |
| --- | --- |

—

als de extra bezuinigingen toch doorgaan, moet de directeur-generaal van OLAF volgens het Cvt vrijuit de begrotingsonderdelen kunnen kiezen die worden gekort.

b)   De operationele onafhankelijkheid van OLAF en het personeelsbeheer

De personeelsrubrieken maken op de OLAF-ontwerpbegroting ongeveer 70 % van alle administratieve uitgaven uit. Het Cvt wenst daarom andermaal een lans te breken voor een sterker ontwikkeld personeelsbeleid en de invoering van een strategie die de operationele prioriteiten van het management weerspiegelt.

Zoals het Cvt in eerdere begrotingsadviezen reeds heeft benadrukt, is het personeelsbeleid de belangrijkste onderzoeksondersteunende functie en moet het de doeltreffendheid en de effectiviteit van het onderzoekswerk dienen. Zonder een duidelijke strategie op dit vlak is het voor het Cvt lastig zich een oordeel te vormen over het efficiënt en doelmatig gebruik van de middelen van de administratieve begroting.

Het is voor het Cvt onbegrijpelijk waarom de Europese Commissie na zes jaar nog altijd niets heeft ondernomen inzake de herclassificatie van alle tijdelijke functionarissen van OLAF. De mogelijkheid daartoe bestaat sinds juni 2005 en is door het Cvt herhaaldelijk onder de aandacht van het hoger management van OLAF gebracht. Het Cvt is zeer bezorgd over deze situatie.

Het Cvt pleit voor een beter gedefinieerd personeelsbeleid om de onderzoeksfunctie van OLAF en zodoende zijn operationele onafhankelijkheid te versterken door een efficiënter en doelgerichter beheer van de onderzoeken.

Aanbevelingen:

| — | OLAF stippelt een personeelsstrategie uit op basis van een duidelijk, door het management overeengekomen beleid, |
| --- | --- |

—

OLAF stippelt een personeelsstrategie uit op basis van een duidelijk, door het management overeengekomen beleid,

| — | alle tijdelijke functionarissen van OLAF krijgen een passende herclassificatie. |
| --- | --- |

—

alle tijdelijke functionarissen van OLAF krijgen een passende herclassificatie.

c)   Begroting en secretariaatsbezetting van het Cvt

Het Cvt bevestigt zijn in het kader van de ontwerpbegroting 2012 geformuleerde verzoek om acht secretariaatsmedewerkers (vijf ambtenaren categorie AD en drie ambtenaren categorie AST). Dit zou het Cvt in staat stellen om zijn wettelijk mandaat in volledige onafhankelijkheid te vervullen. Het totale aantal van acht voor het secretariaat gevraagde ambten is coherent met wat het Cvt tot hiertoe heeft gevraagd. Het is van belang dat het Cvt zich kan kwijten van de toezichthoudende en controlerende taken die door de drie instellingen zijn opgedragen. Het Parlement, de Raad en de Commissie dienen er daarom over te waken dat de huidige personeelsbezetting van het Cvt-secretariaat wordt gehandhaafd.

Aanbeveling:

| — | in de ontwerpbegroting 2012 acht ambten reserveren voor het Cvt-secretariaat. |
| --- | --- |

—

in de ontwerpbegroting 2012 acht ambten reserveren voor het Cvt-secretariaat.

d)   Conclusie

Het Cvt steunt het voorstel van OLAF voor de begroting 2012, maar spreekt zijn sterke afkeuring uit over de bezuinigingen en voorstellen van de Europese Commissie. Het Cvt geeft bijgevolg een negatief advies over het ontwerpvoorstel van de Europese Commissie voor de ontwerpbegroting 2012 van OLAF.

---

(1)  Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF).

1

---

BIJLAGE VI

ADVIES Nr. 4/2011

over het gewijzigd voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999

Brussel, 20 september 2011

INHOUD

| 1. | INLEIDING |
| --- | --- |

1.

| 2. | DE EFFICIËNTIE EN EFFECTIVITEIT VAN ONDERZOEKEN VERGROTEN |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | De rol van OLAF verduidelijken |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | De duur van onderzoeken verkorten |
| --- | --- |

2.2.

| 2.2.1. | Verkorting van de duur van onderzoeken door OLAF |
| --- | --- |

2.2.1.

| 2.2.2. | Toezicht op de duur van onderzoeken |
| --- | --- |

2.2.2.

| 2.3. | De samenwerking en informatie-uitwisseling met instellingen, organen en instanties verbeteren |
| --- | --- |

2.3.

| 2.3.1. | Informatieverstrekking door OLAF aan instellingen, organen en instanties |
| --- | --- |

2.3.1.

| 2.3.2. | Door instellingen, organen en instanties aan aanbevelingen van OLAF gegeven gevolg |
| --- | --- |

2.3.2.

| 2.3.3. | Toegang van OLAF tot informatie die in het bezit is van instellingen, organen en instanties |
| --- | --- |

2.3.3.

| 2.4. | De samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten verbeteren |
| --- | --- |

2.4.

| 2.4.1. | Operationele bijstand van de lidstaten |
| --- | --- |

2.4.1.

| 2.4.2. | Doorgifte van inlichtingen door OLAF aan de lidstaten |
| --- | --- |

2.4.2.

| 2.4.3. | Gevolg dat de lidstaten aan aanbevelingen van OLAF geven |
| --- | --- |

2.4.3.

| 2.5. | De samenwerking tussen OLAF en Europol, Eurojust, derde landen en internationale organisaties stimuleren |
| --- | --- |

2.5.

| 3. | OLAF MEER VERANTWOORDING LATEN AFLEGGEN |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Versterking van de procedurerechten |
| --- | --- |

3.1.

| 3.2. | Instelling van een toetsingsprocedure |
| --- | --- |

3.2.

| 3.2.1. | Behoefte aan stelselmatige controle op de wettigheid van onderzoeken |
| --- | --- |

3.2.1.

| 3.2.2. | Behoefte aan een klachtenmechanisme |
| --- | --- |

3.2.2.

| 3.3. | Vaststelling van procedureregels |
| --- | --- |

3.3.

| 4. | DE ONAFHANKELIJKHEID VAN OLAF VERSTERKEN |
| --- | --- |

4.

| 4.1. | De rol van het Comité van toezicht verduidelijken |
| --- | --- |

4.1.

| 4.1.1. | Rol van het Cvt |
| --- | --- |

4.1.1.

| 4.1.2. | Ondersteuning van het Cvt |
| --- | --- |

4.1.2.

| 4.2. | De rol van de directeur-generaal verduidelijken |
| --- | --- |

4.2.

| 4.2.1. | Delegatie van bevoegdheden en plaatsvervanging |
| --- | --- |

4.2.1.

| 4.2.2. | Door de DG te raadplegen intern orgaan |
| --- | --- |

4.2.2.

| 4.3. | Instelling van een gedachtewisseling |
| --- | --- |

4.3.

1.   INLEIDING

| 1. | Het Comité van toezicht (Cvt) is ingenomen met het gewijzigd voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999. Het Comité spreekt zijn waardering uit voor de inspanningen van de Europese Commissie om de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 op de rails te zetten en haar voornemens om de efficiëntie, de slagkracht en de verantwoordelijkheid van OLAF te vergroten zonder aan zijn onafhankelijkheid op het gebied van onderzoeken te raken. Sommige aspecten van de hervorming zijn volgens het Cvt echter gebaat bij nadere verduidelijking en enige aanpassing. |
| --- | --- |

1.

Het Comité van toezicht (Cvt) is ingenomen met het gewijzigd voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999. Het Comité spreekt zijn waardering uit voor de inspanningen van de Europese Commissie om de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 op de rails te zetten en haar voornemens om de efficiëntie, de slagkracht en de verantwoordelijkheid van OLAF te vergroten zonder aan zijn onafhankelijkheid op het gebied van onderzoeken te raken. Sommige aspecten van de hervorming zijn volgens het Cvt echter gebaat bij nadere verduidelijking en enige aanpassing.

| 2. | Het Cvt heeft beide herzieningsvoorstellen — de tekst die door de Europese Commissie is opgesteld (1) en door de Raad is geamendeerd (2) — samen met de resolutie van het Europees Parlement (3) geanalyseerd. Voorts heeft het Cvt rekening gehouden met zijn eigen eerdere adviezen over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (4) en met de adviezen van de Europese Rekenkamer (5) en van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (6). Dit advies is opgesteld in de volgorde van de doelstellingen die door de Commissie in haar gewijzigd voorstel van 17 maart 2011 zijn bepaald. |
| --- | --- |

2.

Het Cvt heeft beide herzieningsvoorstellen — de tekst die door de Europese Commissie is opgesteld (1) en door de Raad is geamendeerd (2) — samen met de resolutie van het Europees Parlement (3) geanalyseerd. Voorts heeft het Cvt rekening gehouden met zijn eigen eerdere adviezen over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (4) en met de adviezen van de Europese Rekenkamer (5) en van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (6). Dit advies is opgesteld in de volgorde van de doelstellingen die door de Commissie in haar gewijzigd voorstel van 17 maart 2011 zijn bepaald.

2.   DE EFFICIËNTIE EN EFFECTIVITEIT VAN ONDERZOEKEN VERGROTEN

2.1.   De rol van OLAF verduidelijken

| 3. | Het Cvt merkt op dat in de huidige verordening (7) wat de „administratieve onderzoeken” betreft een onderscheid wordt gemaakt tussen interne onderzoeken binnen de instellingen en externe onderzoeken betreffende marktdeelnemers. In de praktijk is die tweedeling vaak artificieel en een bron van verwarring gebleken. Een oneerlijk voordeel dat een marktdeelnemer heeft genoten, kan inderdaad het gevolg zijn van handelingen van een persoon die aan het Statuut is onderworpen. Daarom is het noodzakelijk in artikel 1 van de nieuwe verordening expliciet te bepalen dat OLAF tot taak heeft administratieve onderzoeken uit te voeren die naargelang van het geval intern, extern of een combinatie van beide zijn. Daarbij zij erop gewezen dat de taak van OLAF ook het coördineren van acties tussen de bevoegde autoriteiten van de lidstaten omvat. |
| --- | --- |

3.

Het Cvt merkt op dat in de huidige verordening (7) wat de „administratieve onderzoeken” betreft een onderscheid wordt gemaakt tussen interne onderzoeken binnen de instellingen en externe onderzoeken betreffende marktdeelnemers. In de praktijk is die tweedeling vaak artificieel en een bron van verwarring gebleken. Een oneerlijk voordeel dat een marktdeelnemer heeft genoten, kan inderdaad het gevolg zijn van handelingen van een persoon die aan het Statuut is onderworpen. Daarom is het noodzakelijk in artikel 1 van de nieuwe verordening expliciet te bepalen dat OLAF tot taak heeft administratieve onderzoeken uit te voeren die naargelang van het geval intern, extern of een combinatie van beide zijn. Daarbij zij erop gewezen dat de taak van OLAF ook het coördineren van acties tussen de bevoegde autoriteiten van de lidstaten omvat.

| 4. | Het Cvt juicht toe dat ernaar is gestreefd in artikel 2 bepaalde begrippen zoals „administratief onderzoek”, „betrokken persoon” en „Statuut” te omschrijven. Deze lovenswaardige onderneming is evenwel te beperkt, in die zin dat de vele andere begrippen in verband met fraudebestrijding die in Verordening (EG) nr. 1073/1999 zijn vervat, zoals „financiële belangen van de EU” of „corruptie”, ook hadden moeten worden omschreven. Slechts een consolidatie van alle EU-wetteksten op het gebied van fraudebestrijding zal dit compleet maken. |
| --- | --- |

4.

Het Cvt juicht toe dat ernaar is gestreefd in artikel 2 bepaalde begrippen zoals „administratief onderzoek”, „betrokken persoon” en „Statuut” te omschrijven. Deze lovenswaardige onderneming is evenwel te beperkt, in die zin dat de vele andere begrippen in verband met fraudebestrijding die in Verordening (EG) nr. 1073/1999 zijn vervat, zoals „financiële belangen van de EU” of „corruptie”, ook hadden moeten worden omschreven. Slechts een consolidatie van alle EU-wetteksten op het gebied van fraudebestrijding zal dit compleet maken.

| 5. | Het Cvt vindt het jammer dat er geen duidelijke afbakening is van de onderzoeksbevoegdheid van OLAF, in het bijzonder wat betreft onderzoeken binnen de instellingen, organen en instanties van de Unie. Volgens artikel 1 van het gewijzigd voorstel is OLAF niet bevoegd voor zaken die geen gevolgen hebben voor de financiële belangen van de EU (8). Het Cvt stelt echter vast dat OLAF op grond van andere, nog rechtsgeldige wettelijke instrumenten gemachtigd is interne onderzoeken te verrichten betreffende aangelegenheden die verder gaan dan de bescherming van de financiële belangen van de EU (9). De recente ervaring leert daarenboven dat duidelijke regels nodig zijn voor onderzoeken binnen de instellingen naar aantijgingen van grove schuld van personen die niet onder het Statuut vallen en wier handelingen misschien geen gevolgen hebben voor de financiële belangen van de EU, maar aanleiding kunnen zijn voor een tucht- of strafrechtelijke procedure. Consolidatie van de fraudebestrijdingswetgeving had onduidelijkheden kunnen voorkomen of leemten in de geldende bepalingen kunnen opvullen. Het Cvt betreurt dat die consolidatie er niet is en vindt dat de bevoegdheden van OLAF in het gewijzigd voorstel daarom nader moeten worden afgebakend. |
| --- | --- |

5.

Het Cvt vindt het jammer dat er geen duidelijke afbakening is van de onderzoeksbevoegdheid van OLAF, in het bijzonder wat betreft onderzoeken binnen de instellingen, organen en instanties van de Unie. Volgens artikel 1 van het gewijzigd voorstel is OLAF niet bevoegd voor zaken die geen gevolgen hebben voor de financiële belangen van de EU (8). Het Cvt stelt echter vast dat OLAF op grond van andere, nog rechtsgeldige wettelijke instrumenten gemachtigd is interne onderzoeken te verrichten betreffende aangelegenheden die verder gaan dan de bescherming van de financiële belangen van de EU (9). De recente ervaring leert daarenboven dat duidelijke regels nodig zijn voor onderzoeken binnen de instellingen naar aantijgingen van grove schuld van personen die niet onder het Statuut vallen en wier handelingen misschien geen gevolgen hebben voor de financiële belangen van de EU, maar aanleiding kunnen zijn voor een tucht- of strafrechtelijke procedure. Consolidatie van de fraudebestrijdingswetgeving had onduidelijkheden kunnen voorkomen of leemten in de geldende bepalingen kunnen opvullen. Het Cvt betreurt dat die consolidatie er niet is en vindt dat de bevoegdheden van OLAF in het gewijzigd voorstel daarom nader moeten worden afgebakend.

| 6. | Het Cvt is dan ook van mening dat de directeur-generaal (DG) van OLAF de bevoegdheid moet krijgen om een vordering bij het Hof van Justitie in te stellen als hij vindt dat een handeling van eender welke instelling (en niet alleen van de Commissie zoals in het voorstel staat) zijn onafhankelijkheid of de onafhankelijkheid van het onderzoek aantast. Insgelijks dient hij, of een door hem gemachtigd medewerker van OLAF, de bevoegdheid te krijgen om op te treden in zaken in verband met onderzoeken door OLAF die voor de nationale rechter worden gebracht, zoals wordt voorgesteld in artikel 12 bis van de EP-resolutie. |
| --- | --- |

6.

Het Cvt is dan ook van mening dat de directeur-generaal (DG) van OLAF de bevoegdheid moet krijgen om een vordering bij het Hof van Justitie in te stellen als hij vindt dat een handeling van eender welke instelling (en niet alleen van de Commissie zoals in het voorstel staat) zijn onafhankelijkheid of de onafhankelijkheid van het onderzoek aantast. Insgelijks dient hij, of een door hem gemachtigd medewerker van OLAF, de bevoegdheid te krijgen om op te treden in zaken in verband met onderzoeken door OLAF die voor de nationale rechter worden gebracht, zoals wordt voorgesteld in artikel 12 bis van de EP-resolutie.

2.2.   De duur van onderzoeken verkorten

2.2.1.   Verkorting van de duur van onderzoeken door OLAF

| 7. | Het Cvt heeft er altijd sterk op aangedrongen dat OLAF de onderzoeken binnen de kortst mogelijke termijn afrondt. Het Cvt wijst erop dat de middelen van OLAF beperkt zijn en dat daar in tijden van budgettaire krapte geen verandering in zal komen. De instellingen moeten desalniettemin tonen dat zelfs in zulke tijden de strijd tegen fraude een prioriteit blijft. OLAF moet realistische prioriteiten voor zijn onderzoekbeleid stellen, zich concentreren op onderzoekwerkzaamheden en fraudebestrijding en de lidstaten bijstand verlenen bij de gerechtelijke follow-up. Verkorting van de duur van onderzoeken kan enkel worden bewerkstelligd door het management nauwer te betrekken bij de controle op de onderzoeken, die ook een zorgvuldige planning ervan omvat (10). Ook de termijn om onderzoeken te openen moet strikt worden gelimiteerd, ongeacht de informatiebron (11). |
| --- | --- |

7.

Het Cvt heeft er altijd sterk op aangedrongen dat OLAF de onderzoeken binnen de kortst mogelijke termijn afrondt. Het Cvt wijst erop dat de middelen van OLAF beperkt zijn en dat daar in tijden van budgettaire krapte geen verandering in zal komen. De instellingen moeten desalniettemin tonen dat zelfs in zulke tijden de strijd tegen fraude een prioriteit blijft. OLAF moet realistische prioriteiten voor zijn onderzoekbeleid stellen, zich concentreren op onderzoekwerkzaamheden en fraudebestrijding en de lidstaten bijstand verlenen bij de gerechtelijke follow-up. Verkorting van de duur van onderzoeken kan enkel worden bewerkstelligd door het management nauwer te betrekken bij de controle op de onderzoeken, die ook een zorgvuldige planning ervan omvat (10). Ook de termijn om onderzoeken te openen moet strikt worden gelimiteerd, ongeacht de informatiebron (11).

| 8. | Het Cvt is van mening dat in het gewijzigd voorstel onvoldoende rekening wordt gehouden met gevallen waarin in de lidstaat een parallel onderzoek naast dat van OLAF wordt uitgevoerd. Wanneer het nakomen van de verplichting voor OLAF om een betrokken persoon in de gelegenheid te stellen zijn/haar opmerkingen kenbaar te maken, wordt vertraagd om een nationaal onderzoek niet te hinderen, kan OLAF zijn onderzoek niet afsluiten zolang het onderzoek in de lidstaat loopt. In het gewijzigd voorstel dient hiermee rekening te worden gehouden, zodat OLAF zijn onderzoeken kan uitvoeren „zonder onderbreking”, zoals artikel 6 voorschrijft. |
| --- | --- |

8.

Het Cvt is van mening dat in het gewijzigd voorstel onvoldoende rekening wordt gehouden met gevallen waarin in de lidstaat een parallel onderzoek naast dat van OLAF wordt uitgevoerd. Wanneer het nakomen van de verplichting voor OLAF om een betrokken persoon in de gelegenheid te stellen zijn/haar opmerkingen kenbaar te maken, wordt vertraagd om een nationaal onderzoek niet te hinderen, kan OLAF zijn onderzoek niet afsluiten zolang het onderzoek in de lidstaat loopt. In het gewijzigd voorstel dient hiermee rekening te worden gehouden, zodat OLAF zijn onderzoeken kan uitvoeren „zonder onderbreking”, zoals artikel 6 voorschrijft.

2.2.2.   Toezicht op de duur van onderzoeken

| 9. | De redenen waarom OLAF een onderzoek niet binnen 12 maanden kan afronden, dienen aan het Cvt te worden meegedeeld. Een dergelijke kennisgeving moet vervolgens elke zes maanden plaatsvinden (12). Het Cvt kan pas effectief toezicht houden op de duur van onderzoeken als in het gewijzigd voorstel zou worden bepaald dat het Cvt ook regelmatig op de hoogte wordt gebracht van de maatregelen die worden overwogen om het onderzoek te bespoedigen (13) en van de tijd die naar schatting nodig is om het af te ronden (14). |
| --- | --- |

9.

De redenen waarom OLAF een onderzoek niet binnen 12 maanden kan afronden, dienen aan het Cvt te worden meegedeeld. Een dergelijke kennisgeving moet vervolgens elke zes maanden plaatsvinden (12). Het Cvt kan pas effectief toezicht houden op de duur van onderzoeken als in het gewijzigd voorstel zou worden bepaald dat het Cvt ook regelmatig op de hoogte wordt gebracht van de maatregelen die worden overwogen om het onderzoek te bespoedigen (13) en van de tijd die naar schatting nodig is om het af te ronden (14).

| 10. | Het Cvt merkt op dat het de persoon is die met de toetsingsprocedure is belast, die op verzoek van een betrokkene een advies uitbrengt over de duur van een onderzoek (15). Dit advies dient ook aan het Cvt te worden verstrekt om het in staat te stellen toe te zien op de ontwikkelingen betreffende de duur van onderzoeken, aan de hand van de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld (16). De tekst van het gewijzigd voorstel dient volgens het Cvt op dit punt te worden herzien (17). |
| --- | --- |

10.

Het Cvt merkt op dat het de persoon is die met de toetsingsprocedure is belast, die op verzoek van een betrokkene een advies uitbrengt over de duur van een onderzoek (15). Dit advies dient ook aan het Cvt te worden verstrekt om het in staat te stellen toe te zien op de ontwikkelingen betreffende de duur van onderzoeken, aan de hand van de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld (16). De tekst van het gewijzigd voorstel dient volgens het Cvt op dit punt te worden herzien (17).

2.3.   De samenwerking en informatie-uitwisseling met instellingen, organen en instanties verbeteren

2.3.1.   Informatieverstrekking door OLAF aan instellingen, organen en instanties

| 11. | De huidige verordening bepaalt dat indien uit de nasporingen de mogelijkheid van persoonlijke betrokkenheid van een lid, hoofd, ambtenaar of personeelslid blijkt, de instelling, instantie of het orgaan van de EU in kwestie daarvan in kennis wordt gesteld (18). Deze kennisgeving kan worden uitgesteld wanneer het onderzoek absolute geheimhouding vereist of tot de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie behoort. Het Cvt vindt het belangrijk dat deze uitzonderingen in de nieuwe verordening worden gehandhaafd. Bij aanvang van een onderzoek is het voor OLAF immers niet altijd mogelijk alle betrokken personen aan te wijzen, en een ongecontroleerde bekendmaking kan de doeltreffendheid van het onderzoek en de reputatie van de betrokken instelling schaden. Het Cvt keurt de nieuwe formulering van artikel 4, lid 6, tweede alinea, daarom scherp af (19). Deze bepaling is niet alleen vaag, maar ontneemt OLAF bovendien de mogelijkheid om zelf een inschatting te maken en het onderzoek — minstens gedurende enige tijd — confidentieel te houden. Een dergelijke absolute verplichting kan afbreuk doen aan de onafhankelijkheid van OLAF. Volgens het Cvt zou over het uitstellen van kennisgeving elke drie maanden uitsluitsel kunnen worden gegeven, via een gemotiveerd schriftelijk besluit dat bij het dossier wordt gevoegd. Het Cvt en de met de toetsingsprocedure belaste persoon zouden daarvan in kennis moeten worden gesteld. Deze laatste kan dan eventueel zelf een initiatief nemen als er een ernstig probleem zou kunnen rijzen, bijvoorbeeld een schending van de procedurerechten wanneer de betrokken persoon niet op de hoogte is gesteld van het lopende onderzoek. |
| --- | --- |

11.

De huidige verordening bepaalt dat indien uit de nasporingen de mogelijkheid van persoonlijke betrokkenheid van een lid, hoofd, ambtenaar of personeelslid blijkt, de instelling, instantie of het orgaan van de EU in kwestie daarvan in kennis wordt gesteld (18). Deze kennisgeving kan worden uitgesteld wanneer het onderzoek absolute geheimhouding vereist of tot de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie behoort. Het Cvt vindt het belangrijk dat deze uitzonderingen in de nieuwe verordening worden gehandhaafd. Bij aanvang van een onderzoek is het voor OLAF immers niet altijd mogelijk alle betrokken personen aan te wijzen, en een ongecontroleerde bekendmaking kan de doeltreffendheid van het onderzoek en de reputatie van de betrokken instelling schaden. Het Cvt keurt de nieuwe formulering van artikel 4, lid 6, tweede alinea, daarom scherp af (19). Deze bepaling is niet alleen vaag, maar ontneemt OLAF bovendien de mogelijkheid om zelf een inschatting te maken en het onderzoek — minstens gedurende enige tijd — confidentieel te houden. Een dergelijke absolute verplichting kan afbreuk doen aan de onafhankelijkheid van OLAF. Volgens het Cvt zou over het uitstellen van kennisgeving elke drie maanden uitsluitsel kunnen worden gegeven, via een gemotiveerd schriftelijk besluit dat bij het dossier wordt gevoegd. Het Cvt en de met de toetsingsprocedure belaste persoon zouden daarvan in kennis moeten worden gesteld. Deze laatste kan dan eventueel zelf een initiatief nemen als er een ernstig probleem zou kunnen rijzen, bijvoorbeeld een schending van de procedurerechten wanneer de betrokken persoon niet op de hoogte is gesteld van het lopende onderzoek.

| 12. | In het gewijzigd voorstel is bepaald dat OLAF de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie zo spoedig mogelijk in kennis stelt van het lopende onderzoek wanneer blijkt dat het wenselijk zou kunnen zijn administratieve voorzorgsmaatregelen te nemen om de financiële belangen van de EU te beschermen (20). Het Cvt is het met een dergelijke verplichting eens op voorwaarde dat de mogelijkheid bestaat, zowel bij interne als bij externe onderzoeken, om de kennisgeving uit te stellen. Het Cvt geeft daarom de voorkeur aan de tekst die door het Europees Parlement is aangenomen. |
| --- | --- |

12.

In het gewijzigd voorstel is bepaald dat OLAF de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie zo spoedig mogelijk in kennis stelt van het lopende onderzoek wanneer blijkt dat het wenselijk zou kunnen zijn administratieve voorzorgsmaatregelen te nemen om de financiële belangen van de EU te beschermen (20). Het Cvt is het met een dergelijke verplichting eens op voorwaarde dat de mogelijkheid bestaat, zowel bij interne als bij externe onderzoeken, om de kennisgeving uit te stellen. Het Cvt geeft daarom de voorkeur aan de tekst die door het Europees Parlement is aangenomen.

2.3.2.   Door instellingen, organen en instanties aan aanbevelingen van OLAF gegeven gevolg

| 13. | De instellingen, organen en instanties stellen OLAF in kennis van het gevolg dat is gegeven aan de aanbevelingen van het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag (21). De DG stelt het Cvt in kennis van gevallen waarin zij geen gevolg hebben gegeven aan de aanbevelingen van het OLAF-verslag (22). Het Cvt betreurt dat OLAF in het verleden niet systematisch van deze mogelijkheid heeft gebruikgemaakt. Deze bepaling zal in de toekomst van belang zijn voor de gedachtewisseling met de instellingen om problemen te verhelpen. |
| --- | --- |

13.

De instellingen, organen en instanties stellen OLAF in kennis van het gevolg dat is gegeven aan de aanbevelingen van het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag (21). De DG stelt het Cvt in kennis van gevallen waarin zij geen gevolg hebben gegeven aan de aanbevelingen van het OLAF-verslag (22). Het Cvt betreurt dat OLAF in het verleden niet systematisch van deze mogelijkheid heeft gebruikgemaakt. Deze bepaling zal in de toekomst van belang zijn voor de gedachtewisseling met de instellingen om problemen te verhelpen.

2.3.3.   Toegang van OLAF tot informatie die in het bezit is van instellingen, organen en instanties

| 14. | Het baart het Cvt nog steeds zorgen dat OLAF niet onbeperkt toegang heeft tot de personeelsbestanden van de instellingen. Niettegenstaande dat artikel 4, lid 2, eerste alinea, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (ongewijzigd overgenomen in het gewijzigd voorstel) OLAF uitdrukkelijk het recht verleent om zich te allen tijde onaangekondigd toegang te verschaffen tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, zijn de instellingen in de praktijk terughoudend om OLAF snel en discreet inzage te geven in sommige categorieën persoonsgegevens, op grond van een zeer restrictieve interpretatie van Verordening (EG) nr. 45/2001 (23). Die houding wijst volgens het Cvt op wantrouwen ten aanzien van OLAF en kan de onafhankelijkheid van het onderzoek door OLAF ondermijnen. |
| --- | --- |

14.

Het baart het Cvt nog steeds zorgen dat OLAF niet onbeperkt toegang heeft tot de personeelsbestanden van de instellingen. Niettegenstaande dat artikel 4, lid 2, eerste alinea, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (ongewijzigd overgenomen in het gewijzigd voorstel) OLAF uitdrukkelijk het recht verleent om zich te allen tijde onaangekondigd toegang te verschaffen tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, zijn de instellingen in de praktijk terughoudend om OLAF snel en discreet inzage te geven in sommige categorieën persoonsgegevens, op grond van een zeer restrictieve interpretatie van Verordening (EG) nr. 45/2001 (23). Die houding wijst volgens het Cvt op wantrouwen ten aanzien van OLAF en kan de onafhankelijkheid van het onderzoek door OLAF ondermijnen.

| 15. | Het Cvt is de mening toegedaan dat OLAF toestaan om sommige feiten snel en discreet te controleren zonder de aantijgingen openbaar te maken, geen risico's inhoudt. Bepalingen in de nieuwe verordening moeten daarom zorgen voor een juist evenwicht tussen, enerzijds, de behoefte voor OLAF om voorafgaand aan het openen van een zaak en in elke fase van het onderzoek toegang te hebben tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen en, anderzijds, de geldende voorschriften inzake gegevensbescherming. |
| --- | --- |

15.

Het Cvt is de mening toegedaan dat OLAF toestaan om sommige feiten snel en discreet te controleren zonder de aantijgingen openbaar te maken, geen risico's inhoudt. Bepalingen in de nieuwe verordening moeten daarom zorgen voor een juist evenwicht tussen, enerzijds, de behoefte voor OLAF om voorafgaand aan het openen van een zaak en in elke fase van het onderzoek toegang te hebben tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen en, anderzijds, de geldende voorschriften inzake gegevensbescherming.

2.4.   De samenwerking en informatie-uitwisseling met de lidstaten verbeteren

2.4.1.   Operationele bijstand van de lidstaten

| 16. | Om de operaties van OLAF doeltreffender te maken, is een betere samenwerking met de lidstaten vereist. Bij het toezicht op de uitvoering van de onderzoekstaak van OLAF heeft het Cvt vastgesteld dat het voor OLAF vaak moeilijk was de bevoegde nationale autoriteiten te vinden die de nodige bijstand konden verlenen, bijvoorbeeld om controles ter plaatse te verrichten in de gebouwen van economische subjecten. In zaken waar directe uitgaven mee gemoeid zijn, en de EU-middelen niet door de lidstaten, maar door de instellingen of agentschappen worden beheerd, is dat zelfs nog moeilijker. De gewijzigd voorstellen omvatten de oprichting van een coördinatiedienst fraudebestrijding, die een passende coördinatie van alle bevoegde instanties op nationaal niveau moet bevorderen en een effectieve samenwerking en informatie-uitwisseling met OLAF moet waarborgen (24), of bij wijze van alternatief een effectieve samenwerking en informatie-uitwisseling met OLAF moet vergemakkelijken (25). De nieuwe verordening moet de lidstaten ertoe verplichten snel de naam mee te delen van de bevoegde nationale autoriteit die OLAF kan bijstaan bij onderzoeken, in het bijzonder die welke verband houden met directe uitgaven. |
| --- | --- |

16.

Om de operaties van OLAF doeltreffender te maken, is een betere samenwerking met de lidstaten vereist. Bij het toezicht op de uitvoering van de onderzoekstaak van OLAF heeft het Cvt vastgesteld dat het voor OLAF vaak moeilijk was de bevoegde nationale autoriteiten te vinden die de nodige bijstand konden verlenen, bijvoorbeeld om controles ter plaatse te verrichten in de gebouwen van economische subjecten. In zaken waar directe uitgaven mee gemoeid zijn, en de EU-middelen niet door de lidstaten, maar door de instellingen of agentschappen worden beheerd, is dat zelfs nog moeilijker. De gewijzigd voorstellen omvatten de oprichting van een coördinatiedienst fraudebestrijding, die een passende coördinatie van alle bevoegde instanties op nationaal niveau moet bevorderen en een effectieve samenwerking en informatie-uitwisseling met OLAF moet waarborgen (24), of bij wijze van alternatief een effectieve samenwerking en informatie-uitwisseling met OLAF moet vergemakkelijken (25). De nieuwe verordening moet de lidstaten ertoe verplichten snel de naam mee te delen van de bevoegde nationale autoriteit die OLAF kan bijstaan bij onderzoeken, in het bijzonder die welke verband houden met directe uitgaven.

2.4.2.   Doorgifte van inlichtingen door OLAF aan de lidstaten

| 17. | Overeenkomstig het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Unie (in zaak T-48/05 Franchet en Byk) heeft het Cvt steeds de kwaliteit van de door OLAF aan de gerechtelijke autoriteiten in de lidstaten doorgegeven inlichtingen gecontroleerd. Zonder zich daarbij te mengen in lopende onderzoeken, heeft het Cvt een gestage verbetering van die kwaliteit vastgesteld. Het Cvt heeft voorts zijn bezorgdheid uitgesproken omtrent de bijstand die OLAF verleent aan de nationale gerechtelijke autoriteiten bij strafrechtelijke procedures betreffende de bescherming van de financiële belangen van de EU die voordien op eigen initiatief van die autoriteiten zijn ingeleid en de betrekkelijk teleurstellende resultaten daarvan. Het Cvt vindt dat het toezicht door het Cvt op de gerechtelijke follow-up een prioriteit moet blijven. Het is van belang dat de huidige praktijk waarbij het Cvt een afschrift ontvangt van de informatie die aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten wordt doorgegeven, wordt gehandhaafd. |
| --- | --- |

17.

Overeenkomstig het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Unie (in zaak T-48/05 Franchet en Byk) heeft het Cvt steeds de kwaliteit van de door OLAF aan de gerechtelijke autoriteiten in de lidstaten doorgegeven inlichtingen gecontroleerd. Zonder zich daarbij te mengen in lopende onderzoeken, heeft het Cvt een gestage verbetering van die kwaliteit vastgesteld. Het Cvt heeft voorts zijn bezorgdheid uitgesproken omtrent de bijstand die OLAF verleent aan de nationale gerechtelijke autoriteiten bij strafrechtelijke procedures betreffende de bescherming van de financiële belangen van de EU die voordien op eigen initiatief van die autoriteiten zijn ingeleid en de betrekkelijk teleurstellende resultaten daarvan. Het Cvt vindt dat het toezicht door het Cvt op de gerechtelijke follow-up een prioriteit moet blijven. Het is van belang dat de huidige praktijk waarbij het Cvt een afschrift ontvangt van de informatie die aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten wordt doorgegeven, wordt gehandhaafd.

| 18. | OLAF kan in het kader van externe onderzoeken verkregen inlichtingen te allen tijde aan de bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaten meedelen (26) of dient in het kader van interne onderzoeken de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat de inlichtingen mee te delen die het heeft verkregen over feiten waarvoor onderzoeksprocedures moeten worden ingesteld die onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke autoriteit vallen (27). In het laatste geval moet OLAF eerst de betrokken instelling op de hoogte brengen. Voordat de inlichtingen worden doorgegeven, dient de betrokken persoon overeenkomstig artikel 7bis, lid 4, in de gelegenheid te zijn gesteld om zijn/haar opmerkingen te maken over de hem ten laste gelegde feiten. Deze verplichting kan met het akkoord van de betrokken instelling evenwel worden opgeschort. Als de instelling niet binnen één maand reageert, wordt aangenomen dat zij akkoord gaat. Het Cvt is van mening dat deze bepaling uiterst ingewikkeld is en de betrokken persoon weinig bescherming biedt. Zij zou waarschijnlijk ook een nadelig effect hebben op eventuele nationale strafonderzoeken. Het Cvt stelt voor dit proces over te laten aan de met de toetsingsprocedure belaste persoon, die als enige volledige toegang heeft tot het dossier en de belangen van alle betrokkenen kan afwegen. Tevens voorziet het voorstel niet in het geval waarin een instelling niet akkoord gaat met de opschorting van het recht van de betrokken persoon om zijn/haar opmerkingen te maken. |
| --- | --- |

18.

OLAF kan in het kader van externe onderzoeken verkregen inlichtingen te allen tijde aan de bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaten meedelen (26) of dient in het kader van interne onderzoeken de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat de inlichtingen mee te delen die het heeft verkregen over feiten waarvoor onderzoeksprocedures moeten worden ingesteld die onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke autoriteit vallen (27). In het laatste geval moet OLAF eerst de betrokken instelling op de hoogte brengen. Voordat de inlichtingen worden doorgegeven, dient de betrokken persoon overeenkomstig artikel 7bis, lid 4, in de gelegenheid te zijn gesteld om zijn/haar opmerkingen te maken over de hem ten laste gelegde feiten. Deze verplichting kan met het akkoord van de betrokken instelling evenwel worden opgeschort. Als de instelling niet binnen één maand reageert, wordt aangenomen dat zij akkoord gaat. Het Cvt is van mening dat deze bepaling uiterst ingewikkeld is en de betrokken persoon weinig bescherming biedt. Zij zou waarschijnlijk ook een nadelig effect hebben op eventuele nationale strafonderzoeken. Het Cvt stelt voor dit proces over te laten aan de met de toetsingsprocedure belaste persoon, die als enige volledige toegang heeft tot het dossier en de belangen van alle betrokkenen kan afwegen. Tevens voorziet het voorstel niet in het geval waarin een instelling niet akkoord gaat met de opschorting van het recht van de betrokken persoon om zijn/haar opmerkingen te maken.

| 19. | Wanneer uit het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag (28) blijkt dat er sprake is van strafrechtelijk vervolgbare feiten, moet OLAF deze informatie aan de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat doorgeven tenzij er, gezien met name de aard van de feiten en de omvang van de financiële gevolgen, interne maatregelen zijn waarmee daaraan een passender gevolg kan worden gegeven. Het Cvt wijst erop dat OLAF, niettegenstaande het over zijn eigen deskundigen inzake strafrecht beschikt, niet bevoegd is op dit gebied actie te ondernemen. De kerntaak van OLAF is „administratieve onderzoeken” uit te voeren die de bevoegdheid van de lidstaten inzake strafvervolging onverlet laten (29). Het Cvt merkt op dat de Commissie beoogde het de minimis-beleid te verduidelijken en OLAF toe te staan een zaak over te dragen aan het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC) of aan de betrokken instellingen, organen en instanties, in plaats van deze door te spelen aan de bevoegde nationale gerechtelijke autoriteiten. Het is echter ook mogelijk dat het IDOC of de betrokken instellingen, organen en instanties besluiten de van OLAF ontvangen inlichtingen niet aan die autoriteiten door te spelen. In dat geval wordt de lidstaat de mogelijkheid ontnomen om strafvervolging in te stellen. Het Cvt is daarom sterk gekant tegen elke uitzondering in de verordening die ertoe zou kunnen leiden dat nationaal strafrechtelijk vervolgbare feiten door OLAF niet ter kennis van de lidstaat worden gebracht. |
| --- | --- |

19.

Wanneer uit het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag (28) blijkt dat er sprake is van strafrechtelijk vervolgbare feiten, moet OLAF deze informatie aan de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat doorgeven tenzij er, gezien met name de aard van de feiten en de omvang van de financiële gevolgen, interne maatregelen zijn waarmee daaraan een passender gevolg kan worden gegeven. Het Cvt wijst erop dat OLAF, niettegenstaande het over zijn eigen deskundigen inzake strafrecht beschikt, niet bevoegd is op dit gebied actie te ondernemen. De kerntaak van OLAF is „administratieve onderzoeken” uit te voeren die de bevoegdheid van de lidstaten inzake strafvervolging onverlet laten (29). Het Cvt merkt op dat de Commissie beoogde het de minimis-beleid te verduidelijken en OLAF toe te staan een zaak over te dragen aan het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC) of aan de betrokken instellingen, organen en instanties, in plaats van deze door te spelen aan de bevoegde nationale gerechtelijke autoriteiten. Het is echter ook mogelijk dat het IDOC of de betrokken instellingen, organen en instanties besluiten de van OLAF ontvangen inlichtingen niet aan die autoriteiten door te spelen. In dat geval wordt de lidstaat de mogelijkheid ontnomen om strafvervolging in te stellen. Het Cvt is daarom sterk gekant tegen elke uitzondering in de verordening die ertoe zou kunnen leiden dat nationaal strafrechtelijk vervolgbare feiten door OLAF niet ter kennis van de lidstaat worden gebracht.

| 20 | .Het Cvt vindt het ook jammer dat de verplichting om de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat in te lichten wanneer uit het verslag blijkt dat er sprake is van strafrechtelijk vervolgbare feiten, niet geldt bij externe onderzoeken. Het is onduidelijk of artikel 9, lid 3, voorziet in deze mogelijkheid. Nadere verduidelijking van de tekst is daarom noodzakelijk. |
| --- | --- |

20

.Het Cvt vindt het ook jammer dat de verplichting om de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat in te lichten wanneer uit het verslag blijkt dat er sprake is van strafrechtelijk vervolgbare feiten, niet geldt bij externe onderzoeken. Het is onduidelijk of artikel 9, lid 3, voorziet in deze mogelijkheid. Nadere verduidelijking van de tekst is daarom noodzakelijk.

2.4.3.   Gevolg dat de lidstaten aan aanbevelingen van OLAF geven

| 21. | De bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaten stellen OLAF op zijn verzoek in kennis van de maatregelen die zij hebben genomen in aansluiting op zijn onderzoeksverslagen (30). Het Cvt vindt het belangrijk voor OLAF dat er op geregelde tijdstippen informatie wordt uitgewisseld over dossiers die aan de lidstaten zijn doorgegeven, in de eerste plaats omdat OLAF ertoe gehouden is zaken waarin de bevoegde autoriteiten van de lidstaten geen gevolg hebben gegeven aan de aanbevelingen van OLAF, aan het Cvt te rapporteren (31), maar daarnaast ook omdat de bij artikel 11bis ingestelde gedachtewisseling kan slaan op de betrekkingen van OLAF met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten. Het Cvt treedt daarom het voorstel van het EP bij om de lidstaten te verplichten op geregelde tijdstippen verslag uit te brengen. Een dergelijke verplichting zou de samenwerking tussen OLAF en de lidstaten ten goede komen, zonder dat er omslachtige en formele procedures aan te pas moeten komen. |
| --- | --- |

21.

De bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaten stellen OLAF op zijn verzoek in kennis van de maatregelen die zij hebben genomen in aansluiting op zijn onderzoeksverslagen (30). Het Cvt vindt het belangrijk voor OLAF dat er op geregelde tijdstippen informatie wordt uitgewisseld over dossiers die aan de lidstaten zijn doorgegeven, in de eerste plaats omdat OLAF ertoe gehouden is zaken waarin de bevoegde autoriteiten van de lidstaten geen gevolg hebben gegeven aan de aanbevelingen van OLAF, aan het Cvt te rapporteren (31), maar daarnaast ook omdat de bij artikel 11bis ingestelde gedachtewisseling kan slaan op de betrekkingen van OLAF met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten. Het Cvt treedt daarom het voorstel van het EP bij om de lidstaten te verplichten op geregelde tijdstippen verslag uit te brengen. Een dergelijke verplichting zou de samenwerking tussen OLAF en de lidstaten ten goede komen, zonder dat er omslachtige en formele procedures aan te pas moeten komen.

2.5.   De samenwerking tussen OLAF en Europol, Eurojust, derde landen en internationale organisaties stimuleren

| 22. | Bij artikel 10bis van het gewijzigd voorstel (32) wordt OLAF gemachtigd om met Eurojust, Europol, derde landen en internationale organisaties administratieve regelingen te treffen ter vergemakkelijking van de onderlinge samenwerking. Het is volgens het Cvt belangrijk voor OLAF dergelijke regelingen te kunnen treffen om de financiële belangen van de EU beter te kunnen beschermen. Deze regelingen maken het mogelijk intensiever samen te werken in het belang van alle betrokken partijen. |
| --- | --- |

22.

Bij artikel 10bis van het gewijzigd voorstel (32) wordt OLAF gemachtigd om met Eurojust, Europol, derde landen en internationale organisaties administratieve regelingen te treffen ter vergemakkelijking van de onderlinge samenwerking. Het is volgens het Cvt belangrijk voor OLAF dergelijke regelingen te kunnen treffen om de financiële belangen van de EU beter te kunnen beschermen. Deze regelingen maken het mogelijk intensiever samen te werken in het belang van alle betrokken partijen.

3.   OLAF MEER VERANTWOORDING LATEN AFLEGGEN

3.1.   Versterking van de procedurerechten

| 23. | Het Cvt dringt aan op een juist evenwicht in het gewijzigd voorstel tussen bescherming van de rechten van personen en onafhankelijkheid van het onderzoek. Het Cvt heeft reeds eerder zijn bezorgdheid erover geuit dat OLAF de instemming moet vragen van de secretaris-generaal of de voorzitter van de instelling waartoe de betrokkene behoort voordat een besluit wordt genomen tot opschorting van de verplichting om de betrokken persoon uit te nodigen zijn/haar opmerkingen te maken (33). Volgens het Cvt kan de operationele onafhankelijkheid van OLAF hierdoor worden beknot bij een weigering of vertraging, wat in het verleden meer dan eens is gebeurd, ook al lijkt dit een garantie te vormen voor de rechten van de verdediging. De nieuwe verordening moet volgens het Cvt bepalingen bevatten om dergelijke situaties voortaan te voorkomen (zie punt 29 van dit advies). Dat in het gewijzigd voorstel is bepaald „Wanneer de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie niet binnen een maand reageert, geldt dat als toestemming.” (34), geeft aan dat er van vooruitgang op dit punt geen sprake is. Omdat er geen alternatief is in geval van weigering, kan hiermee geen genoegen worden genomen. Het Cvt herhaalt zijn wens om stelselmatig op de hoogte te worden gebracht van alle zaken waarin instellingen, organen of instanties geen toestemming hebben gegeven voor het opschorten van de verplichting om de betrokken persoon uit te nodigen zijn/haar opmerkingen te maken. |
| --- | --- |

23.

Het Cvt dringt aan op een juist evenwicht in het gewijzigd voorstel tussen bescherming van de rechten van personen en onafhankelijkheid van het onderzoek. Het Cvt heeft reeds eerder zijn bezorgdheid erover geuit dat OLAF de instemming moet vragen van de secretaris-generaal of de voorzitter van de instelling waartoe de betrokkene behoort voordat een besluit wordt genomen tot opschorting van de verplichting om de betrokken persoon uit te nodigen zijn/haar opmerkingen te maken (33). Volgens het Cvt kan de operationele onafhankelijkheid van OLAF hierdoor worden beknot bij een weigering of vertraging, wat in het verleden meer dan eens is gebeurd, ook al lijkt dit een garantie te vormen voor de rechten van de verdediging. De nieuwe verordening moet volgens het Cvt bepalingen bevatten om dergelijke situaties voortaan te voorkomen (zie punt 29 van dit advies). Dat in het gewijzigd voorstel is bepaald „Wanneer de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie niet binnen een maand reageert, geldt dat als toestemming.” (34), geeft aan dat er van vooruitgang op dit punt geen sprake is. Omdat er geen alternatief is in geval van weigering, kan hiermee geen genoegen worden genomen. Het Cvt herhaalt zijn wens om stelselmatig op de hoogte te worden gebracht van alle zaken waarin instellingen, organen of instanties geen toestemming hebben gegeven voor het opschorten van de verplichting om de betrokken persoon uit te nodigen zijn/haar opmerkingen te maken.

3.2.   Instelling van een toetsingsprocedure

| 24. | Het Cvt merkt op dat in de plaats van de in 2006 door de Commissie voorgestelde functie van adviseur-revisor een toetsingsprocedure is gekomen, die door de DG binnen OLAF moet worden ingesteld. Het Cvt is er niet van overtuigd dat deze nieuwe procedure volledig tegemoetkomt aan het beoogde doel van het gewijzigd voorstel om de procedurerechten van in onderzoeken van OLAF betrokken personen nog beter te beschermen. De toetsingsprocedure houdt immers geen stelselmatige controle in op de wettigheid van onderzoeken, noch biedt zij voldoende waarborgen wat betreft de onafhankelijkheid van de persoon (personen) die daarmee belast wordt (worden). Volgens het Cvt moet de nieuwe verordening voorzien in zowel een stelselmatige interne controle op de wettigheid van onderzoeken in welbepaalde stadia van het onderzoek, als een klachtenmechanisme of een toetsingsprocedure door een onafhankelijk persoon die aan het Cvt rapporteert. |
| --- | --- |

24.

Het Cvt merkt op dat in de plaats van de in 2006 door de Commissie voorgestelde functie van adviseur-revisor een toetsingsprocedure is gekomen, die door de DG binnen OLAF moet worden ingesteld. Het Cvt is er niet van overtuigd dat deze nieuwe procedure volledig tegemoetkomt aan het beoogde doel van het gewijzigd voorstel om de procedurerechten van in onderzoeken van OLAF betrokken personen nog beter te beschermen. De toetsingsprocedure houdt immers geen stelselmatige controle in op de wettigheid van onderzoeken, noch biedt zij voldoende waarborgen wat betreft de onafhankelijkheid van de persoon (personen) die daarmee belast wordt (worden). Volgens het Cvt moet de nieuwe verordening voorzien in zowel een stelselmatige interne controle op de wettigheid van onderzoeken in welbepaalde stadia van het onderzoek, als een klachtenmechanisme of een toetsingsprocedure door een onafhankelijk persoon die aan het Cvt rapporteert.

3.2.1.   Behoefte aan stelselmatige controle op de wettigheid van onderzoeken

| 25. | Het Cvt herhaalt (35) dat het verzekeren van de naleving van de grondrechten en van de procedurele waarborgen van onderzochte personen in de eerste plaats een verantwoordelijkheid is van de directeur-generaal van OLAF en het managementteam. Bijgevolg behoort het tot de taak van de DG om adequate internecontrole- en toezichtmechanismen in te stellen. |
| --- | --- |

25.

Het Cvt herhaalt (35) dat het verzekeren van de naleving van de grondrechten en van de procedurele waarborgen van onderzochte personen in de eerste plaats een verantwoordelijkheid is van de directeur-generaal van OLAF en het managementteam. Bijgevolg behoort het tot de taak van de DG om adequate internecontrole- en toezichtmechanismen in te stellen.

| 26. | Het Cvt vindt dat het gewijzigd voorstel om twee redenen niet in een dergelijke stelselmatige controle voorziet. Ten eerste zou de toetsingsprocedure uitsluitend op verzoek van een in een onderzoek betrokken persoon worden ingeleid. De gevallen waarin het noodzakelijk is het onderzoek confidentieel te houden (en de betrokkene zelfs geen weet zou hebben van het onderzoek), zouden systematisch aan deze vorm van controle ontsnappen. Ten tweede is het door de Commissie voorgestelde (maar niet door de Raad aanvaarde) mechanisme van een intern orgaan dat in verschillende stadia van het onderzoek (bij de opening, vόόr de afsluiting en telkens als hij dat nodig acht) door de DG zou moeten worden geraadpleegd (36), niet het geschikte middel om een mogelijke schending van de rechten van de betrokken persoon ongedaan te maken, omdat de samenstelling, het mandaat en de rol ervan niet duidelijk omschreven zijn. |
| --- | --- |

26.

Het Cvt vindt dat het gewijzigd voorstel om twee redenen niet in een dergelijke stelselmatige controle voorziet. Ten eerste zou de toetsingsprocedure uitsluitend op verzoek van een in een onderzoek betrokken persoon worden ingeleid. De gevallen waarin het noodzakelijk is het onderzoek confidentieel te houden (en de betrokkene zelfs geen weet zou hebben van het onderzoek), zouden systematisch aan deze vorm van controle ontsnappen. Ten tweede is het door de Commissie voorgestelde (maar niet door de Raad aanvaarde) mechanisme van een intern orgaan dat in verschillende stadia van het onderzoek (bij de opening, vόόr de afsluiting en telkens als hij dat nodig acht) door de DG zou moeten worden geraadpleegd (36), niet het geschikte middel om een mogelijke schending van de rechten van de betrokken persoon ongedaan te maken, omdat de samenstelling, het mandaat en de rol ervan niet duidelijk omschreven zijn.

| 27. | Het Cvt is daarom voorstander van het idee om de wettigheid van OLAF-onderzoeken stelselmatig door deskundigen binnen OLAF op het gebied van gerechtelijke onderzoeken die bevoegd zijn om in de lidstaten een rechterlijk ambt te bekleden te laten toetsen voordat het onderzoek worden geopend en voordat het wordt afgesloten, en voordat inlichtingen worden doorgegeven aan de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat (37). |
| --- | --- |

27.

Het Cvt is daarom voorstander van het idee om de wettigheid van OLAF-onderzoeken stelselmatig door deskundigen binnen OLAF op het gebied van gerechtelijke onderzoeken die bevoegd zijn om in de lidstaten een rechterlijk ambt te bekleden te laten toetsen voordat het onderzoek worden geopend en voordat het wordt afgesloten, en voordat inlichtingen worden doorgegeven aan de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat (37).

3.2.2.   Behoefte aan een klachtenmechanisme

| 28. | Het Cvt is zich ervan bewust dat het instellen van een onafhankelijk mechanisme van toezicht op de wettigheid van onderzoekshandelingen van OLAF geen gemakkelijke zaak is. Het Cvt neemt nota van en is het eens met de adviezen van de Rekenkamer dat er onvoldoende waarborgen zijn wat betreft de onafhankelijkheid van de adviseur-revisor die de Commissie in 2006 voorstelde (38) en van de persoon (personen) die met de in 2011 voorgestelde toetsingsprocedure wordt (worden) belast (39). Het Cvt herhaalt zijn standpunt dat het Cvt binnen de algemene beheersstructuur van OLAF het enige orgaan is dat aan dit vereiste kan voldoen. Noch de huidige regelgeving, noch het gewijzigd voorstel verlenen aan het Cvt evenwel de bevoegdheid om individuele klachten te onderzoeken. De rol van het Cvt bestaat er veeleer in systeemanalyses te verrichten. Volgens het Cvt is het daarom absoluut noodzakelijk deze taak aan een onafhankelijk persoon toe te vertrouwen. |
| --- | --- |

28.

Het Cvt is zich ervan bewust dat het instellen van een onafhankelijk mechanisme van toezicht op de wettigheid van onderzoekshandelingen van OLAF geen gemakkelijke zaak is. Het Cvt neemt nota van en is het eens met de adviezen van de Rekenkamer dat er onvoldoende waarborgen zijn wat betreft de onafhankelijkheid van de adviseur-revisor die de Commissie in 2006 voorstelde (38) en van de persoon (personen) die met de in 2011 voorgestelde toetsingsprocedure wordt (worden) belast (39). Het Cvt herhaalt zijn standpunt dat het Cvt binnen de algemene beheersstructuur van OLAF het enige orgaan is dat aan dit vereiste kan voldoen. Noch de huidige regelgeving, noch het gewijzigd voorstel verlenen aan het Cvt evenwel de bevoegdheid om individuele klachten te onderzoeken. De rol van het Cvt bestaat er veeleer in systeemanalyses te verrichten. Volgens het Cvt is het daarom absoluut noodzakelijk deze taak aan een onafhankelijk persoon toe te vertrouwen.

| 29. | Het Cvt heeft in het verleden twijfels geuit omtrent de instelling van de functie van adviseur-revisor zoals de Europese Commissie in 2006 voorstelde. Het Cvt zou zich evenwel kunnen vinden in het instellen van een toetsingsprocedure of een klachtenmechanisme onder gezag van een onafhankelijk persoon mits i) het mandaat en de rol van deze persoon duidelijker worden omschreven om overlapping met de bevoegdheden en taken van het Cvt te voorkomen, en ii) de waarborgen inzake zijn/haar onafhankelijkheid toereikend worden geacht. In het bijzonder vindt het Cvt dat deze persoon niet alleen klachten tegen OLAF zou moeten kunnen onderzoeken, maar ook zelf initiatieven moet kunnen nemen om zich stelselmatig ervan te vergewissen dat de procedurerechten zijn geëerbiedigd vόόr informatie wordt verstrekt aan de betrokken persoon in gevallen waarin de verplichting om de betrokken persoon in de gelegenheid te stellen zich uit te spreken, is opgeschort of in zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten zijn doorgespeeld wanneer de betrokken persoon niet van het onderzoek in kennis is gesteld. Tevens is het Cvt van mening dat de persoon die met de toetsingsprocedure is belast, van alle besluiten om de informatieverstrekking aan de betrokken persoon en/of aan de instelling waartoe die persoon behoort uit te stellen, in kennis moet worden gesteld om op eigen initiatief te kunnen handelen. Uitgerekend in dergelijke omstandigheden kan een interventie immers van belang zijn. Hierdoor zou een actie van de secretaris-generaal of van de voorzitter van de betrokken instelling overbodig worden. |
| --- | --- |

29.

Het Cvt heeft in het verleden twijfels geuit omtrent de instelling van de functie van adviseur-revisor zoals de Europese Commissie in 2006 voorstelde. Het Cvt zou zich evenwel kunnen vinden in het instellen van een toetsingsprocedure of een klachtenmechanisme onder gezag van een onafhankelijk persoon mits i) het mandaat en de rol van deze persoon duidelijker worden omschreven om overlapping met de bevoegdheden en taken van het Cvt te voorkomen, en ii) de waarborgen inzake zijn/haar onafhankelijkheid toereikend worden geacht. In het bijzonder vindt het Cvt dat deze persoon niet alleen klachten tegen OLAF zou moeten kunnen onderzoeken, maar ook zelf initiatieven moet kunnen nemen om zich stelselmatig ervan te vergewissen dat de procedurerechten zijn geëerbiedigd vόόr informatie wordt verstrekt aan de betrokken persoon in gevallen waarin de verplichting om de betrokken persoon in de gelegenheid te stellen zich uit te spreken, is opgeschort of in zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten zijn doorgespeeld wanneer de betrokken persoon niet van het onderzoek in kennis is gesteld. Tevens is het Cvt van mening dat de persoon die met de toetsingsprocedure is belast, van alle besluiten om de informatieverstrekking aan de betrokken persoon en/of aan de instelling waartoe die persoon behoort uit te stellen, in kennis moet worden gesteld om op eigen initiatief te kunnen handelen. Uitgerekend in dergelijke omstandigheden kan een interventie immers van belang zijn. Hierdoor zou een actie van de secretaris-generaal of van de voorzitter van de betrokken instelling overbodig worden.

| 30. | De persoon die deze functie zou vervullen, dient zonder voorafgaande waarschuwing en te allen tijde toegang tot OLAF-dossiers te hebben. In de verordening zouden nieuwe bepalingen kunnen worden opgenomen die de eerbiediging van het vertrouwelijk karakter van onderzoeken en de naleving van de gegevensbeschermingsregels door deze persoon waarborgen. Zijn/haar adviezen worden aan de DG toegezonden. Deze adviezen zijn niet bindend, maar besluiten om geen gevolg te geven aan de erin vervatte aanbevelingen moeten door de DG worden gemotiveerd. Het Cvt moet stelselmatig een afschrift krijgen van de klachten en van de adviezen van de persoon die deze onderzoekt. Om zijn/haar volledige onafhankelijkheid te garanderen, mag deze persoon niet door of onder gezag van de DG worden aangesteld. Wanneer deze persoon voor zijn/haar beoordeling en bevordering afhangt van de DG, zou hij/zij immers maar op papier onafhankelijk zijn. |
| --- | --- |

30.

De persoon die deze functie zou vervullen, dient zonder voorafgaande waarschuwing en te allen tijde toegang tot OLAF-dossiers te hebben. In de verordening zouden nieuwe bepalingen kunnen worden opgenomen die de eerbiediging van het vertrouwelijk karakter van onderzoeken en de naleving van de gegevensbeschermingsregels door deze persoon waarborgen. Zijn/haar adviezen worden aan de DG toegezonden. Deze adviezen zijn niet bindend, maar besluiten om geen gevolg te geven aan de erin vervatte aanbevelingen moeten door de DG worden gemotiveerd. Het Cvt moet stelselmatig een afschrift krijgen van de klachten en van de adviezen van de persoon die deze onderzoekt. Om zijn/haar volledige onafhankelijkheid te garanderen, mag deze persoon niet door of onder gezag van de DG worden aangesteld. Wanneer deze persoon voor zijn/haar beoordeling en bevordering afhangt van de DG, zou hij/zij immers maar op papier onafhankelijk zijn.

3.3.   Vaststelling van procedureregels

| 31. | Het Cvt is geheel voorstander van het vaststellen van duidelijke procedureregels die de transparantie en de rechtszekerheid vergroten. Het Cvt geeft de voorkeur aan de opneming van die regels in een procedurehandboek, eerder dan in een reglement (40). Een reglement vereist immers een ingewikkelde en tijdrovende procedure, zowel voor de vaststelling als voor latere wijzigingen, en de betrokkenheid van alle drie de instellingen. |
| --- | --- |

31.

Het Cvt is geheel voorstander van het vaststellen van duidelijke procedureregels die de transparantie en de rechtszekerheid vergroten. Het Cvt geeft de voorkeur aan de opneming van die regels in een procedurehandboek, eerder dan in een reglement (40). Een reglement vereist immers een ingewikkelde en tijdrovende procedure, zowel voor de vaststelling als voor latere wijzigingen, en de betrokkenheid van alle drie de instellingen.

4.   DE ONAFHANKELIJKHEID VAN OLAF VERSTERKEN

4.1.   De rol van het Comité van toezicht verduidelijken

4.1.1.   Rol van het Cvt

| 32. | De rol van het Cvt bestaat er in de eerste plaats in de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door de uitoefening van de onderzoekstaak aan geregelde controles te onderwerpen. Dit omvat (maar is niet beperkt tot (41)) het uitoefenen van toezicht, enerzijds, op de wijze de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen, organen en instanties en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten verloopt en, anderzijds, op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken. Het omvat ook het uitoefenen van toezicht op de efficiëntie waarmee OLAF werkt en op de resultaten van onderzoeken. |
| --- | --- |

32.

De rol van het Cvt bestaat er in de eerste plaats in de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door de uitoefening van de onderzoekstaak aan geregelde controles te onderwerpen. Dit omvat (maar is niet beperkt tot (41)) het uitoefenen van toezicht, enerzijds, op de wijze de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen, organen en instanties en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten verloopt en, anderzijds, op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken. Het omvat ook het uitoefenen van toezicht op de efficiëntie waarmee OLAF werkt en op de resultaten van onderzoeken.

| 33. | Het Cvt is ingenomen met de nieuwe taak toezicht uit te oefenen op de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen, organen en instanties verloopt en is voorstander van het voorstel van de Commissie om deze taak uit te breiden tot de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten verloopt (42). |
| --- | --- |

33.

Het Cvt is ingenomen met de nieuwe taak toezicht uit te oefenen op de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen, organen en instanties verloopt en is voorstander van het voorstel van de Commissie om deze taak uit te breiden tot de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten verloopt (42).

| 34. | Het Cvt heeft ook tot taak toezicht uit te oefenen op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken. Het Cvt keurt de nieuwe formulering van artikel 11, lid 7, onder b) (43), daarom scherp af. Deze wijziging gaat voorbij aan de bij het arrest Franchet en Byk gevestigde regel dat voor het Cvt een rol is weggelegd inzake het beschermen van de rechten van personen die in een onderzoek van OLAF zijn betrokken. De rol van het Cvt zou op dit punt immers worden beknot doordat de DG niet langer ertoe gehouden zou zijn om het Cvt systematisch in te lichten voordat informatie wordt doorgestuurd aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat, maar het comité slechts „periodiek” zou moeten inlichten over gevallen waarin deze informatieverstrekking reeds heeft plaatsgevonden (44). |
| --- | --- |

34.

Het Cvt heeft ook tot taak toezicht uit te oefenen op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken. Het Cvt keurt de nieuwe formulering van artikel 11, lid 7, onder b) (43), daarom scherp af. Deze wijziging gaat voorbij aan de bij het arrest Franchet en Byk gevestigde regel dat voor het Cvt een rol is weggelegd inzake het beschermen van de rechten van personen die in een onderzoek van OLAF zijn betrokken. De rol van het Cvt zou op dit punt immers worden beknot doordat de DG niet langer ertoe gehouden zou zijn om het Cvt systematisch in te lichten voordat informatie wordt doorgestuurd aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat, maar het comité slechts „periodiek” zou moeten inlichten over gevallen waarin deze informatieverstrekking reeds heeft plaatsgevonden (44).

| 35. | Het Cvt zal voorts, zoals zij op grond van de huidige verordening doet, toezicht uitoefenen op de resultaten van onderzoeken aan de hand van de door de directeur-generaal verstrekte informatie betreffende zaken waarin de instelling, het orgaan of de instantie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF. Het Cvt betreurt dat in het voorstel van de Raad deze informatieverstrekking niet geldt voor zaken waarin geen gevolg aan aanbevelingen is gegeven door de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (45). Het Cvt vindt het belangrijk de redenen daarvoor (bv. verjaringstermijnen) te analyseren en eventuele inmenging in het onafhankelijk onderzoek van OLAF te kunnen vaststellen en passende aanbevelingen te doen. Volgens het Cvt is er een duidelijke behoefte aan toezicht op de resultaten van OLAF-onderzoeken en is het zelf het meest geschikt om deze taak op zich te nemen. Het Cvt stelt zich er ernstig vragen bij dat de voorgestelde gedachtewisseling met de instellingen het enige forum voor overleg over de doeltreffendheid van de onderzoeksactiviteiten van OLAF zou zijn (46). |
| --- | --- |

35.

Het Cvt zal voorts, zoals zij op grond van de huidige verordening doet, toezicht uitoefenen op de resultaten van onderzoeken aan de hand van de door de directeur-generaal verstrekte informatie betreffende zaken waarin de instelling, het orgaan of de instantie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF. Het Cvt betreurt dat in het voorstel van de Raad deze informatieverstrekking niet geldt voor zaken waarin geen gevolg aan aanbevelingen is gegeven door de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (45). Het Cvt vindt het belangrijk de redenen daarvoor (bv. verjaringstermijnen) te analyseren en eventuele inmenging in het onafhankelijk onderzoek van OLAF te kunnen vaststellen en passende aanbevelingen te doen. Volgens het Cvt is er een duidelijke behoefte aan toezicht op de resultaten van OLAF-onderzoeken en is het zelf het meest geschikt om deze taak op zich te nemen. Het Cvt stelt zich er ernstig vragen bij dat de voorgestelde gedachtewisseling met de instellingen het enige forum voor overleg over de doeltreffendheid van de onderzoeksactiviteiten van OLAF zou zijn (46).

4.1.2.   Ondersteuning van het Cvt

| 36. | Het Cvt merkt op dat zijn bevoegdheden zijn uitgebreid en zijn rol nader is omschreven, maar betreurt dat dit niet gepaard is gegaan met de passende ondersteuning van het comité zelf en zijn secretariaat. Het Cvt herhaalt de twijfels en opmerkingen die het in zijn eerdere Advies nr. 3/2010 heeft geformuleerd met betrekking tot de middelen van het Cvt (door OLAF meegedeelde informatie, toegang van het Cvt tot gegevens, secretariaat van het Cvt), die passend en toereikend moeten zijn om het comité in staat te stellen zijn rol te spelen en zijn taken in volledige onafhankelijkheid te vervullen. |
| --- | --- |

36.

Het Cvt merkt op dat zijn bevoegdheden zijn uitgebreid en zijn rol nader is omschreven, maar betreurt dat dit niet gepaard is gegaan met de passende ondersteuning van het comité zelf en zijn secretariaat. Het Cvt herhaalt de twijfels en opmerkingen die het in zijn eerdere Advies nr. 3/2010 heeft geformuleerd met betrekking tot de middelen van het Cvt (door OLAF meegedeelde informatie, toegang van het Cvt tot gegevens, secretariaat van het Cvt), die passend en toereikend moeten zijn om het comité in staat te stellen zijn rol te spelen en zijn taken in volledige onafhankelijkheid te vervullen.

| 37. | Het Cvt vervult zijn rol als toezichthouder aan de hand van de door de directeur-generaal verstrekte informatie en documenten en de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld (47). |
| --- | --- |

37.

Het Cvt vervult zijn rol als toezichthouder aan de hand van de door de directeur-generaal verstrekte informatie en documenten en de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld (47).

| 38. | Het Cvt merkt op dat artikel 7ter, lid 5, en artikel 11, lid 1, onder b), niet met elkaar sporen: artikel 11, lid 1, onder b), bepaalt dat het Cvt „met name [toeziet] op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken, aan de hand van [...] de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld, terwijl er in artikel 7ter, lid 5, sprake van is dat deze persoon of personen het Cvt „regelmatig statistische en analytische verslagen” verstrekken, en niet de adviezen die worden uitgebracht op verzoek van een betrokken persoon
   (48). De verplichting voor deze persoon of personen om regelmatig verslagen te verstrekken, is niet hetzelfde als de verplichting om alle adviezen aan het Cvt toe te zenden, wat het geval zou moeten zijn. |
| --- | --- |

38.

Het Cvt merkt op dat artikel 7ter, lid 5, en artikel 11, lid 1, onder b), niet met elkaar sporen: artikel 11, lid 1, onder b), bepaalt dat het Cvt „met name [toeziet] op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken, aan de hand van [...] de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld, terwijl er in artikel 7ter, lid 5, sprake van is dat deze persoon of personen het Cvt „regelmatig statistische en analytische verslagen” verstrekken, en niet de adviezen die worden uitgebracht op verzoek van een betrokken persoon
   (48). De verplichting voor deze persoon of personen om regelmatig verslagen te verstrekken, is niet hetzelfde als de verplichting om alle adviezen aan het Cvt toe te zenden, wat het geval zou moeten zijn.

| 39. | Bovendien is het Cvt het niet eens met het voorstel dat het niet langer regelmatig basis zou worden geïnformeerd over zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten zijn doorgegeven, om de hogervermelde redenen. |
| --- | --- |

39.

Bovendien is het Cvt het niet eens met het voorstel dat het niet langer regelmatig basis zou worden geïnformeerd over zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten zijn doorgegeven, om de hogervermelde redenen.

| 40. | Het Cvt beklemtoont dat zijn werkzaamheden als onafhankelijk orgaan niet uitsluitend kunnen en mogen steunen op van OLAF ontvangen informatie. Het Cvt maakt zijn eigen analyses met gebruikmaking van niet alleen documenten en informatie die het van OLAF ontvangt, maar ook van alle stukken die het Cvt daartoe noodzakelijk acht. Artikel 11, lid 1, laatste zin, van het gewijzigd voorstel komt slechts gedeeltelijk tegemoet aan het vereiste voor het Cvt om toegang te hebben tot gegevens en inlichtingen die in het bezit zijn van OLAF, zoals het Cvt in zijn Advies nr. 3/2010 had gevraagd (49). Volgens het Cvt is deze bepaling ontoereikend om een adequaat toezicht door het Cvt en het opsporen van eventuele belemmeringen van de onafhankelijkheid van OLAF mogelijk te maken, aangezien het onder de discretionaire bevoegdheid van de DG zou vallen of het Cvt al dan niet toegang tot informatie krijgt (50). Het Cvt moet daarom te allen tijde en onaangekondigd toegang hebben tot alle afgehandelde OLAF-dossiers. Om inmenging in lopende onderzoeken uit te sluiten, dient voor de toegang tot open dossiers schriftelijke toelating door het Cvt te worden gevraagd. |
| --- | --- |

40.

Het Cvt beklemtoont dat zijn werkzaamheden als onafhankelijk orgaan niet uitsluitend kunnen en mogen steunen op van OLAF ontvangen informatie. Het Cvt maakt zijn eigen analyses met gebruikmaking van niet alleen documenten en informatie die het van OLAF ontvangt, maar ook van alle stukken die het Cvt daartoe noodzakelijk acht. Artikel 11, lid 1, laatste zin, van het gewijzigd voorstel komt slechts gedeeltelijk tegemoet aan het vereiste voor het Cvt om toegang te hebben tot gegevens en inlichtingen die in het bezit zijn van OLAF, zoals het Cvt in zijn Advies nr. 3/2010 had gevraagd (49). Volgens het Cvt is deze bepaling ontoereikend om een adequaat toezicht door het Cvt en het opsporen van eventuele belemmeringen van de onafhankelijkheid van OLAF mogelijk te maken, aangezien het onder de discretionaire bevoegdheid van de DG zou vallen of het Cvt al dan niet toegang tot informatie krijgt (50). Het Cvt moet daarom te allen tijde en onaangekondigd toegang hebben tot alle afgehandelde OLAF-dossiers. Om inmenging in lopende onderzoeken uit te sluiten, dient voor de toegang tot open dossiers schriftelijke toelating door het Cvt te worden gevraagd.

| 41. | De leden van het Cvt worden voor de vervulling van hun taken bijgestaan door een secretariaat. Het secretariaat wordt door OLAF verzorgd, maar dient zijn werkzaamheden volledig onafhankelijk te verrichten onder leiding van het Cvt en zijn leden. Volgens het Cvt dienen nadere waarborgen voor het onafhankelijk functioneren van zijn secretariaat (51) uitdrukkelijk te worden opgenomen in de tekst van de verordening: het secretariaat dient over voldoende personeel te beschikken; in de verordening moet worden bepaald dat de leden van het secretariaat door een andere gezag dan de DG van OLAF en op voordracht van het Cvt worden aangesteld; zij dienen periodiek en uitsluitend door het Cvt te worden beoordeeld (52); zij handelen loyaal en uitsluitend overeenkomstig de instructies van het Cvt. Zoals in het geval van de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen, is het Cvt van oordeel dat de onafhankelijkheid van zijn secretariaat — en bijgevolg van het Cvt — slechts schijn is als het personeel ervan wordt benoemd, beheerd en beoordeeld en bevorderd door de dienst waarop het Cvt wordt geacht toezicht te houden. |
| --- | --- |

41.

De leden van het Cvt worden voor de vervulling van hun taken bijgestaan door een secretariaat. Het secretariaat wordt door OLAF verzorgd, maar dient zijn werkzaamheden volledig onafhankelijk te verrichten onder leiding van het Cvt en zijn leden. Volgens het Cvt dienen nadere waarborgen voor het onafhankelijk functioneren van zijn secretariaat (51) uitdrukkelijk te worden opgenomen in de tekst van de verordening: het secretariaat dient over voldoende personeel te beschikken; in de verordening moet worden bepaald dat de leden van het secretariaat door een andere gezag dan de DG van OLAF en op voordracht van het Cvt worden aangesteld; zij dienen periodiek en uitsluitend door het Cvt te worden beoordeeld (52); zij handelen loyaal en uitsluitend overeenkomstig de instructies van het Cvt. Zoals in het geval van de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen, is het Cvt van oordeel dat de onafhankelijkheid van zijn secretariaat — en bijgevolg van het Cvt — slechts schijn is als het personeel ervan wordt benoemd, beheerd en beoordeeld en bevorderd door de dienst waarop het Cvt wordt geacht toezicht te houden.

4.2.   De rol van de directeur-generaal verduidelijken

| 42. | Het Cvt is wat de vorm betreft tevreden over de selectieprocedure die voor dit ambt is gevolgd na het overlijden van de vorige directeur-generaal, maar merkt op dat het hele proces te veel tijd in beslag heeft genomen en beveelt aan dat in de verordening een redelijke termijn wordt vastgesteld voor toekomstige benoemingen. |
| --- | --- |

42.

Het Cvt is wat de vorm betreft tevreden over de selectieprocedure die voor dit ambt is gevolgd na het overlijden van de vorige directeur-generaal, maar merkt op dat het hele proces te veel tijd in beslag heeft genomen en beveelt aan dat in de verordening een redelijke termijn wordt vastgesteld voor toekomstige benoemingen.

4.2.1.   Delegatie van bevoegdheden en plaatsvervanging

| 43. | Volgens het Cvt is de bevoegdheid van de DG om sommige van zijn taken aan individuele personeelsleden van OLAF te delegeren, niet geheel zonder risico voor het onafhankelijk verloop van onderzoeken. Het Cvt merkt op dat sommige van de taken die kunnen worden gedelegeerd, rechtstreeks verband houden met het verrichten van onderzoeken (53). De persoon (of personen) aan wie die taken worden toevertrouwd, dient (dienen) daarom zoals de DG volledig onafhankelijk te kunnen handelen. |
| --- | --- |

43.

Volgens het Cvt is de bevoegdheid van de DG om sommige van zijn taken aan individuele personeelsleden van OLAF te delegeren, niet geheel zonder risico voor het onafhankelijk verloop van onderzoeken. Het Cvt merkt op dat sommige van de taken die kunnen worden gedelegeerd, rechtstreeks verband houden met het verrichten van onderzoeken (53). De persoon (of personen) aan wie die taken worden toevertrouwd, dient (dienen) daarom zoals de DG volledig onafhankelijk te kunnen handelen.

| 44. | Om de continuïteit en de onafhankelijkheid van onderzoeken door OLAF te verzekeren, is het bijgevolg zaak de functie van plaatsvervangend directeur-generaal in te stellen voor het geval deze laatste ontslag neemt of met pensioen gaat, of wegens ziekte of andere redenen zijn taken niet kan vervullen. De plaatsvervanger wordt bij consensus van alle drie de instellingen gekozen uit de directeuren. |
| --- | --- |

44.

Om de continuïteit en de onafhankelijkheid van onderzoeken door OLAF te verzekeren, is het bijgevolg zaak de functie van plaatsvervangend directeur-generaal in te stellen voor het geval deze laatste ontslag neemt of met pensioen gaat, of wegens ziekte of andere redenen zijn taken niet kan vervullen. De plaatsvervanger wordt bij consensus van alle drie de instellingen gekozen uit de directeuren.

4.2.2.   Door de DG te raadplegen intern orgaan

| 45. | Het Cvt is voorstander van de bij artikel 12, lid 6, van het gewijzigd voorstel ingevoerde verplichting voor de DG om een intern orgaan te raadplegen bij de opening van een onderzoek, vóór de afsluiting van een onderzoek en telkens als hij dat nodig acht, mits in de tekst passende garanties worden opgenomen ter voorkoming van vertragingen in spoedeisende gevallen. |
| --- | --- |

45.

Het Cvt is voorstander van de bij artikel 12, lid 6, van het gewijzigd voorstel ingevoerde verplichting voor de DG om een intern orgaan te raadplegen bij de opening van een onderzoek, vóór de afsluiting van een onderzoek en telkens als hij dat nodig acht, mits in de tekst passende garanties worden opgenomen ter voorkoming van vertragingen in spoedeisende gevallen.

4.3.   Instelling van een gedachtewisseling

| 46. | Het Cvt is gewonnen voor het concept van een gedachtewisseling op politiek niveau (54) om het onderzoeksbeleid van OLAF te bespreken, op voorwaarde dat ondersteuning van het optreden van OLAF het doel is en de operationele onafhankelijkheid hierdoor niet wordt belemmerd. Het Cvt vindt dat de verplichting voor OLAF om passende maatregelen te nemen rekening houdend met de tijdens de gedachtewisseling naar voren gebrachte standpunten, de onafhankelijkheid van de DG zou kunnen beknotten. De DG zou aldus onder druk kunnen worden gezet door de instellingen, in het bijzonder wat betreft de bepaling van de strategische prioriteiten voor het onderzoeksbeleid van OLAF (55). Het Cvt spreekt bovendien zijn krachtige afkeuring uit over het amendement van de Raad, dat naar zijn mening de onafhankelijkheid van OLAF ernstig in gevaar zou kunnen brengen doordat de betekenis van artikel 11bis, lid 1, wezenlijk wordt veranderd: de deelname van het Cvt aan deze gedachtewisseling zou immers niet in alle gevallen verplicht zijn (56). |
| --- | --- |

46.

Het Cvt is gewonnen voor het concept van een gedachtewisseling op politiek niveau (54) om het onderzoeksbeleid van OLAF te bespreken, op voorwaarde dat ondersteuning van het optreden van OLAF het doel is en de operationele onafhankelijkheid hierdoor niet wordt belemmerd. Het Cvt vindt dat de verplichting voor OLAF om passende maatregelen te nemen rekening houdend met de tijdens de gedachtewisseling naar voren gebrachte standpunten, de onafhankelijkheid van de DG zou kunnen beknotten. De DG zou aldus onder druk kunnen worden gezet door de instellingen, in het bijzonder wat betreft de bepaling van de strategische prioriteiten voor het onderzoeksbeleid van OLAF (55). Het Cvt spreekt bovendien zijn krachtige afkeuring uit over het amendement van de Raad, dat naar zijn mening de onafhankelijkheid van OLAF ernstig in gevaar zou kunnen brengen doordat de betekenis van artikel 11bis, lid 1, wezenlijk wordt veranderd: de deelname van het Cvt aan deze gedachtewisseling zou immers niet in alle gevallen verplicht zijn (56).

---

(1)  Gewijzigd voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 (COM/2011/0135 final — COD 2006/0084).

1

(2)  Zie de geamendeerde tekst van de Raad van 28 juni 2011.

2

(3)  Wetgevingsresolutie van het Europees Parlement van 20 november 2008 over het voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (COM(2006)0244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)), PB C 16E van 22.1.2010, blz. 201.

3

(4)  Advies nr. 2/2006; Advies nr. 3/2010 over de discussienota van de Commissie.

4

(5)  Advies nr. 6/2011 (uitgebracht krachtens artikel 325 VWEU) over het gewijzigd voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999, PB C 254 van 30.8.2011, blz. 1.

5

(6)  Advies aangenomen op 1 juni 2011.

6

(7)  Artikel 1.

7

(8)  Artikel 1 bepaalt dat OLAF „administratieve onderzoeken [verricht] met het oog op het bestrijden van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad. Daartoe spoort het ernstige feiten op in verband met de uitoefening van activiteiten in dienstverband die onverenigbaar kunnen zijn met de plichten van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Unie en aanleiding kunnen geven tot disciplinaire en, in voorkomend geval, strafrechtelijke sancties, dan wel onverenigbaar kunnen zijn met de analoge verplichtingen van de leden van instellingen, organen en instanties, de hoofden van instanties of personeelsleden van instellingen, organen en instanties die niet vallen onder het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie”.

8

(9)  Zo is het Bureau krachtens artikel 2 van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van OLAF belast met „het onderzoeken van ernstige feiten in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die kunnen worden aangemerkt als een niet-nakoming van de verplichtingen van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschappen die tot tuchtrechtelijke en, eventueel, strafrechtelijke maatregelen aanleiding kan geven, of als een niet-nakoming van dienovereenkomstige verplichtingen van de leden van de instellingen en organen, van de bestuurders van de instanties of van de personeelsleden van de instellingen, organen en instanties die niet aan het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen zijn onderworpen”. Deze benadering wordt bevestigd in de zesde overweging voorafgaande aan dit besluit: „Overwegende dat de verantwoordelijkheid van het Bureau zich, behalve tot de bescherming van de financiële belangen, ook dient uit te strekken tot alle werkzaamheden die samenhangen met de bescherming van de communautaire belangen tegen onregelmatigheden die tot administratieve of strafrechtelijke vervolging aanleiding kunnen geven;”. Voorts machtigt artikel 86 van het Statuut OLAF een administratief onderzoek in te stellen teneinde na te gaan of ambtenaren of gewezen ambtenaren hebben verzuimd de hun door het Statuut opgelegde verplichtingen na te komen.

9

(10)  Zie Advies nr. 4/2010 van het Cvt.

10

(11)  Zie artikel 5, lid 4, van het voorstel van de Commissie.

11

(12)  Artikel 6, lid 6, van het voorstel van de Commissie.

12

(13)  Zoals in het voorstel van de Raad.

13

(14)  Zoals thans in artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 is bepaald.

14

(15)  Artikel 7ter, lid 3 en artikel 6, lid 4, van het gewijzigd voorstel.

15

(16)  Artikel 11, lid 1, onder b), en lid 8, van het gewijzigd voorstel.

16

(17)  Artikel 7ter bepaalt dat de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen hun advies alleen meedelen aan de directeur-generaal en de betrokken persoon een met redenen omkleed antwoord toezenden.

17

(18)  Artikel 4, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

18

(19)  Het voorstel van de Commissie luidt als volgt: „In uitzonderlijke gevallen waarin het vertrouwelijk karakter van het onderzoek niet kan worden gewaarborgd, gebruikt het Bureau passende alternatieve informatiekanalen.”.

19

(20)  Artikel 6, lid 5, van het gewijzigd voorstel.

20

(21)  Artikel 9, lid 4, van het gewijzigd voorstel.

21

(22)  Artikel 11, lid 7, onder a), van het gewijzigd voorstel.

22

(23)  Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

23

(24)  Artikel 3, lid 4, van het voorstel van de Commissie.

24

(25)  Artikel 3, lid 4, van het voorstel van de Raad.

25

(26)  Artikel 10, lid 1, van het gewijzigd voorstel.

26

(27)  Artikel 10, lid 2, van het gewijzigd voorstel.

27

(28)  Artikel 9, lid 5, van het voorstel van de Commissie. Het voorstel van de Raad voorziet in interne administratieve maatregelen, met name tuchtrechtelijke en financiële sancties.

28

(29)  Artikel 2 van het gewijzigd voorstel.

29

(30)  Zie artikel 9, lid 3, van het voorstel van de Commissie en artikel 9, lid 4, onder a), van het voorstel van de Raad.

30

(31)  Zie artikel 11, lid 7, onder a), van het voorstel van de Commissie. De Raad heeft deze verplichting beperkt tot de instellingen, organen en instanties, en de verwijzing naar de autoriteiten van de lidstaten geschrapt.

31

(32)  Het desbetreffende artikel is door de Raad aanzienlijk gewijzigd.

32

(33)  Zie Advies nr. 5/2010 van het Cvt.

33

(34)  Artikel 7bis, lid 4.

34

(35)  Zie Advies nr. 3/2010 van het Cvt.

35

(36)  Zie artikel 12, lid 6, van het voorstel van de Commissie.

36

(37)  Artikel 14 van de resolutie van het Parlement van 2008.

37

(38)  Zie Advies nr. 2/2006.

38

(39)  Zie Advies nr. 6/2011 van de Rekenkamer, punten 15 en 37-40.

39

(40)  Zoals in artikel 15bis van de resolutie van het Parlement wordt voorgesteld.

40

(41)  Artikel 11, lid 1, tweede zin, van het gewijzigd voorstel bepaalt dat het Cvt „met name” toeziet op de wijze waarop de informatie-uitwisseling [...] verloopt.

41

(42)  De verwijzing naar het toezicht op de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten is door de Raad geschrapt.

42

(43)  „De directeur-generaal stelt het Comité van toezicht op gezette tijden in kennis van: [...] b) de gevallen waarin informatie aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten is meegedeeld en de gevallen waarin hij conform artikel 9, lid 5, heeft beslist geen informatie over interne onderzoeken aan de betrokken nationale gerechtelijke autoriteiten toe te zenden.”

43

(44)  Zie punt 45 van Advies nr. 6/2011 van de Europese Rekenkamer.

44

(45)  Artikel 11, lid 7, onder a), van het voorstel van de Raad.

45

(46)  Artikel 11bis, lid 2, onder f), van het gewijzigd voorstel.

46

(47)  Artikel 11, lid 1, onder b), en lid 7, van het gewijzigd voorstel.

47

(48)  Artikel 7ter, lid 3, bepaalt immers dat de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen hun advies alleen meedelen aan de directeur-generaal en de betrokken persoon een met redenen omkleed antwoord (noot: niet het advies) toezenden.

48

noot

(49)  Zie punt 2.2.3 van Advies nr. 3/2010 van het Cvt. Artikel 11, lid 1, laatste zin, bepaalt dat het Cvt het Bureau in naar behoren gemotiveerde gevallen om aanvullende informatie over onderzoeken kan verzoeken, zonder zich te mengen in de aanpak van onderzoeken.

49

(50)  De Rekenkamer deelt die opvatting (zie punt 43 van haar Advies nr. 6/2011).

50

(51)  Zie overweging 17 bij het gewijzigd voorstel.

51

(52)  Volgens Advies nr. 6/2011 van de Rekenkamer mogen de leden van het Cvt-secretariaat niet door de directeur-generaal benoemd worden of onder diens gezag vallen (punt 44).

52

(53)  De taken die kunnen worden gedelegeerd, zijn met name het nemen van besluiten om al dan niet een onderzoek te openen (artikel 5) of het leiden van onderzoeken (artikel 6, lid 1).

53

(54)  Ter vervanging van de interinstitutionele dialoog die in eerdere versies van de tekst werd voorgesteld.

54

(55)  Artikel 11bis, lid 2, onder a), van het gewijzigd voorstel.

55

(56)  In het voorstel van de Commissie luidt artikel 11bis, lid 1, als volgt: „Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie komen op gezette tijden of op verzoek van een van deze instellingen, het Bureau of het Comité van toezicht bijeen om op politiek niveau van gedachten te wisselen over het onderzoeksbeleid van het Bureau.”. Deze bepaling is door de Raad als volgt gewijzigd: „Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie komen op gezette tijden met het Bureau of het Comité van toezicht bijeen om op politiek niveau van gedachten te wisselen over het onderzoeksbeleid van het Bureau.”. Deze laatste formulering kan zo worden opgevat dat het de instellingen vrij staat om alleen met OLAF van gedachten te wisselen, zonder dat het Cvt daarbij aanwezig is.

56

of op verzoek van een van deze instellingen

---

BIJLAGE VII

ADVIES Nr. 5/2011

Toezending door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) aan de instellingen van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken

Brussel, 17 november 2011

INHOUD

Achtergrond

| A — | Analyse van dossiers |
| --- | --- |

A —

| B — | Rechtsgrondslag voor de toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken |
| --- | --- |

B —

| a) | Artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 |
| --- | --- |

a)

| b) | Artikel 7 van het memorandum van overeenstemming tussen OLAF en de Commissie |
| --- | --- |

b)

| C — | Overeenstemming met de EU-wetgeving |
| --- | --- |

C —

| a) | Overeenstemming met het vereiste van geheimhouding van onderzoeken |
| --- | --- |

a)

| b) | Overeenstemming met de regels inzake gegevensbescherming |
| --- | --- |

b)

Conclusies en aanbevelingen

ACHTERGROND

| 1. | Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) verricht interne administratieve onderzoeken om vast te stellen of er sprake is van fraude, corruptie of andere illegale activiteiten ten nadele van de financiële belangen van de Europese Unie. Verder onderzoekt OLAF beschuldigingen van plichtsverzuim door ambtenaren en andere personeelsleden van de EU die aanleiding kunnen geven tot disciplinaire of strafrechtelijke sancties (1). Als uit bewijs blijkt dat er van dergelijke zaken sprake is, geeft OLAF de resultaten van zijn onderzoeken door aan de bevoegde instanties voor disciplinaire, administratieve, financiële of eventueel gerechtelijke follow-up. Het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag en alle dienstige daarmee verband houdende documenten worden aan de betrokken instellingen, organen of instanties toegezonden (2). |
| --- | --- |

1.

Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) verricht interne administratieve onderzoeken om vast te stellen of er sprake is van fraude, corruptie of andere illegale activiteiten ten nadele van de financiële belangen van de Europese Unie. Verder onderzoekt OLAF beschuldigingen van plichtsverzuim door ambtenaren en andere personeelsleden van de EU die aanleiding kunnen geven tot disciplinaire of strafrechtelijke sancties (1). Als uit bewijs blijkt dat er van dergelijke zaken sprake is, geeft OLAF de resultaten van zijn onderzoeken door aan de bevoegde instanties voor disciplinaire, administratieve, financiële of eventueel gerechtelijke follow-up. Het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag en alle dienstige daarmee verband houdende documenten worden aan de betrokken instellingen, organen of instanties toegezonden (2).

| 2. | Tot voor kort zond OLAF uitsluitend verslagen toe van interne onderzoeken die met follow-up waren afgesloten. Wanneer interne onderzoeken zonder enig gevolg werden afgesloten, stelde OLAF de instelling, het orgaan of de instantie daarvan schriftelijk in kennis (3)
   (4). |
| --- | --- |

2.

Tot voor kort zond OLAF uitsluitend verslagen toe van interne onderzoeken die met follow-up waren afgesloten. Wanneer interne onderzoeken zonder enig gevolg werden afgesloten, stelde OLAF de instelling, het orgaan of de instantie daarvan schriftelijk in kennis (3)
   (4).

| 3. | Het Comité van toezicht (Cvt) nam er kennis van dat OLAF besloot rekening te houden met een verzoek van de Europese Commissie om ook alle eindverslagen te ontvangen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken. Bovendien besloot OLAF de andere instellingen ervan in kennis te stellen dat een soortgelijk beleid op hen van toepassing zal zijn, behoudens andersluidend verzoek (5). |
| --- | --- |

3.

Het Comité van toezicht (Cvt) nam er kennis van dat OLAF besloot rekening te houden met een verzoek van de Europese Commissie om ook alle eindverslagen te ontvangen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken. Bovendien besloot OLAF de andere instellingen ervan in kennis te stellen dat een soortgelijk beleid op hen van toepassing zal zijn, behoudens andersluidend verzoek (5).

| 4. | Het Cvt maakt hieruit op dat deze toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken voortaan automatisch, na beëindiging van elk onderzoek en systematisch zal plaatsvinden. Het Cvt heeft dan ook besloten om deze praktijk te beoordelen met het uitdrukkelijke doel vast te stellen of zij de onafhankelijkheid van OLAF bij onderzoek in gevaar zou kunnen brengen. Het Cvt onderzocht 17 zonder follow-up afgesloten interne zaken waarvan de eindverslagen aan de betrokken instellingen of organen waren toegezonden, beoordeelde de rechtsgrondslag voor deze toezendingen en ging na of deze praktijk in overeenstemming is met de EU-wetgeving. |
| --- | --- |

4.

Het Cvt maakt hieruit op dat deze toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken voortaan automatisch, na beëindiging van elk onderzoek en systematisch zal plaatsvinden. Het Cvt heeft dan ook besloten om deze praktijk te beoordelen met het uitdrukkelijke doel vast te stellen of zij de onafhankelijkheid van OLAF bij onderzoek in gevaar zou kunnen brengen. Het Cvt onderzocht 17 zonder follow-up afgesloten interne zaken waarvan de eindverslagen aan de betrokken instellingen of organen waren toegezonden, beoordeelde de rechtsgrondslag voor deze toezendingen en ging na of deze praktijk in overeenstemming is met de EU-wetgeving.

A —   ANALYSE VAN DOSSIERS

| 5. | Bij het onderzoek van de dossiers vond het Cvt twee nota's die door het secretariaat-generaal van de Europese Commissie aan OLAF zijn gezonden. De eerste nota luidt als volgt: „Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l'OLAF ne communique plus les rapports finaux d'enquêtes internes clôturées sans suite concernant ses services (6)”. Het secretariaat-generaal wijst er in deze nota op dat deze overdracht is voorzien in artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999. In de tweede nota (7) wordt verwezen naar de eerste nota „par laquelle je [de secretaris-generaal van de Europese Commissie] rappelais l'obligation faite à l'OLAF par le Règlement (CE) 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles clôturées sans suite” (8). |
| --- | --- |

5.

Bij het onderzoek van de dossiers vond het Cvt twee nota's die door het secretariaat-generaal van de Europese Commissie aan OLAF zijn gezonden. De eerste nota luidt als volgt: „Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l'OLAF ne communique plus les rapports finaux d'enquêtes internes clôturées sans suite concernant ses services (6)”. Het secretariaat-generaal wijst er in deze nota op dat deze overdracht is voorzien in artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999. In de tweede nota (7) wordt verwezen naar de eerste nota „par laquelle je [de secretaris-generaal van de Europese Commissie] rappelais l'obligation faite à l'OLAF par le Règlement (CE) 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles clôturées sans suite” (8).

| 6. | Na analyse van bovengenoemde zaken heeft het Cvt het volgende vastgesteld:






  — | OLAF heeft deze onderzoeken zonder gevolg afgesloten, omdat de vermeende onregelmatigheden of fraudes onbewezen waren; |
| --- | --- | --- |

6.

Na analyse van bovengenoemde zaken heeft het Cvt het volgende vastgesteld:

—

OLAF heeft deze onderzoeken zonder gevolg afgesloten, omdat de vermeende onregelmatigheden of fraudes onbewezen waren;

| — | OLAF heeft de eindverslagen die na deze onderzoeken zijn opgesteld, op haar verzoek aan de Commissie toegezonden; |
| --- | --- |

—

OLAF heeft de eindverslagen die na deze onderzoeken zijn opgesteld, op haar verzoek aan de Commissie toegezonden;

| — | OLAF heeft deze verslagen op eigen initiatief ook gezonden naar de andere betrokken instellingen en organen, namelijk de Raad, het Europees Parlement en de Europese dienst voor extern optreden; |
| --- | --- |

—

OLAF heeft deze verslagen op eigen initiatief ook gezonden naar de andere betrokken instellingen en organen, namelijk de Raad, het Europees Parlement en de Europese dienst voor extern optreden;

| — | OLAF haalde artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 aan als de rechtsgrondslag voor deze overdracht (9); |
| --- | --- |

—

OLAF haalde artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 aan als de rechtsgrondslag voor deze overdracht (9);

| — | deze rapporten bevatten gegevens die in het kader van interne onderzoeken zijn meegedeeld of verkregen, met inbegrip van de naam van het betrokken personeelslid en de EU-instelling waarvoor hij werkt, de aanvankelijke informatiebron, een toelichting op de vermeende fraude of onregelmatigheid, de ondernomen stappen en de tijdens het onderzoek verzamelde informatie, de verklaringen van de personen die betrokken zijn bij de onderzochte zaken (inclusief, in voorkomend geval, de verklaringen van de betrokken persoon, de klokkenluider of de getuige), de bevindingen van OLAF en de voornaamste resultaten van het onderzoek; |
| --- | --- |

—

deze rapporten bevatten gegevens die in het kader van interne onderzoeken zijn meegedeeld of verkregen, met inbegrip van de naam van het betrokken personeelslid en de EU-instelling waarvoor hij werkt, de aanvankelijke informatiebron, een toelichting op de vermeende fraude of onregelmatigheid, de ondernomen stappen en de tijdens het onderzoek verzamelde informatie, de verklaringen van de personen die betrokken zijn bij de onderzochte zaken (inclusief, in voorkomend geval, de verklaringen van de betrokken persoon, de klokkenluider of de getuige), de bevindingen van OLAF en de voornaamste resultaten van het onderzoek;

| — | deze gegevens zullen in sommige gevallen in het kader van andere door OLAF verrichte lopende interne en externe onderzoeken worden gebruikt; |
| --- | --- |

—

deze gegevens zullen in sommige gevallen in het kader van andere door OLAF verrichte lopende interne en externe onderzoeken worden gebruikt;

| — | deze verslagen bevatten ook persoonsgegevens die in sommige gevallen betrekking hebben op personeel van de EU-instellingen of organen dat wordt onderzocht of op andere wijze bij de onderzochte zaken betrokken is, hetzij als klokkenluider, hetzij als getuige, en in andere gevallen op personen buiten de EU-instellingen of -organen die mogelijk betrokken zijn bij zaken die worden onderzocht, hetzij als informant, hetzij als getuige; |
| --- | --- |

—

deze verslagen bevatten ook persoonsgegevens die in sommige gevallen betrekking hebben op personeel van de EU-instellingen of organen dat wordt onderzocht of op andere wijze bij de onderzochte zaken betrokken is, hetzij als klokkenluider, hetzij als getuige, en in andere gevallen op personen buiten de EU-instellingen of -organen die mogelijk betrokken zijn bij zaken die worden onderzocht, hetzij als informant, hetzij als getuige;

| — | de categorieën verwerkte gegevens (10) betreffen naam, personeelsnummer (voor EU-personeel), geboortedatum, nationaliteit, echtelijke staat, adres, telefoonnummer, functie, werkgever, bankrekening, verklaringen die door of over de betrokkene zijn afgelegd en betrekking hebben op de onderzochte zaken, bewijsmateriaal waarin de persoon wordt genoemd en notities over het verband tussen de persoon en de onderzochte gebeurtenissen; |
| --- | --- |

—

de categorieën verwerkte gegevens (10) betreffen naam, personeelsnummer (voor EU-personeel), geboortedatum, nationaliteit, echtelijke staat, adres, telefoonnummer, functie, werkgever, bankrekening, verklaringen die door of over de betrokkene zijn afgelegd en betrekking hebben op de onderzochte zaken, bewijsmateriaal waarin de persoon wordt genoemd en notities over het verband tussen de persoon en de onderzochte gebeurtenissen;

| — | sommige van deze personen werd slechts meegedeeld dat OLAF onderzoeksresultaten aan de Europese Commissie had doorgegeven, en niet dat het om de eindverslagen ging; |
| --- | --- |

—

sommige van deze personen werd slechts meegedeeld dat OLAF onderzoeksresultaten aan de Europese Commissie had doorgegeven, en niet dat het om de eindverslagen ging;

| — | geen van de onderzoeken was anoniem gemaakt. |
| --- | --- |

—

geen van de onderzoeken was anoniem gemaakt.

B —   RECHTSGRONDSLAG VOOR DE TOEZENDING VAN EINDVERSLAGEN VAN ZONDER FOLLOW-UP AFGESLOTEN INTERNE ONDERZOEKEN

| 7. | Bij enkele van de onderzochte zaken heeft OLAF als rechtsgrondslag voor de overdracht artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 aangehaald. Verder merkt het Cvt op dat er een ongetekend ontwerpmemorandum van overeenstemming inzake een gedragscode bestaat, die een tijdige uitwisseling van informatie tussen OLAF en de Commissie moet waarborgen ten behoeve van de interne onderzoeken van OLAF binnen de Commissie (11). Het Cvt betwijfelt of artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dan wel artikel 7 van het memorandum van overeenstemming een toereikende rechtsgrondslag voor de overdracht is, en wel om onderstaande redenen. |
| --- | --- |

7.

Bij enkele van de onderzochte zaken heeft OLAF als rechtsgrondslag voor de overdracht artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 aangehaald. Verder merkt het Cvt op dat er een ongetekend ontwerpmemorandum van overeenstemming inzake een gedragscode bestaat, die een tijdige uitwisseling van informatie tussen OLAF en de Commissie moet waarborgen ten behoeve van de interne onderzoeken van OLAF binnen de Commissie (11). Het Cvt betwijfelt of artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dan wel artikel 7 van het memorandum van overeenstemming een toereikende rechtsgrondslag voor de overdracht is, en wel om onderstaande redenen.

a)   Artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999

| 8. | OLAF heeft wel de wettelijke verplichting het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag en alle dienstige daarmee verband houdende documenten aan de betrokken instellingen, organen of instanties toe te zenden (12). Het Cvt leest de eerste zin van artikel 9, lid 4, echter in samenhang met de tweede, waarin is bepaald dat „instellingen, organen en instanties aan de interne onderzoeken het gevolg [geven] dat de resultaten ervan vragen, inzonderheid op disciplinair en gerechtelijk vlak”, en vat deze bepaling op als enkel betrekking hebbende op follow-up afgesloten onderzoeken. Het Cvt is namelijk van mening dat de strekking van dit lid is, dat aan de onderzoeken van OLAF een passend vervolg moet worden gegeven. |
| --- | --- |

8.

OLAF heeft wel de wettelijke verplichting het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag en alle dienstige daarmee verband houdende documenten aan de betrokken instellingen, organen of instanties toe te zenden (12). Het Cvt leest de eerste zin van artikel 9, lid 4, echter in samenhang met de tweede, waarin is bepaald dat „instellingen, organen en instanties aan de interne onderzoeken het gevolg [geven] dat de resultaten ervan vragen, inzonderheid op disciplinair en gerechtelijk vlak”, en vat deze bepaling op als enkel betrekking hebbende op follow-up afgesloten onderzoeken. Het Cvt is namelijk van mening dat de strekking van dit lid is, dat aan de onderzoeken van OLAF een passend vervolg moet worden gegeven.

| 9. | Deze conclusie wordt versterkt door artikel 1, lid 3, van bijlage IX van het Statuut, waarin wordt bepaald dat wanneer een onderzoek zonder verder gevolg wordt afgesloten, de directeur-generaal van OLAF de ambtenaar en de instelling waartoe hij behoort daarvan schriftelijk op de hoogte moet stellen
   (13). Tevens wordt in artikel 5 van het Besluit van de Commissie van 2 juni 1999 (14) bepaald dat indien een onderzoek zonder gevolg is afgerond, de directeur-generaal de betrokkene schriftelijk in kennis moet stellen. Volgens het Cvt gaat het hier duidelijk om de onderzoeksresultaten en niet om de toezending van het verslag. |
| --- | --- |

9.

Deze conclusie wordt versterkt door artikel 1, lid 3, van bijlage IX van het Statuut, waarin wordt bepaald dat wanneer een onderzoek zonder verder gevolg wordt afgesloten, de directeur-generaal van OLAF de ambtenaar en de instelling waartoe hij behoort daarvan schriftelijk op de hoogte moet stellen
   (13). Tevens wordt in artikel 5 van het Besluit van de Commissie van 2 juni 1999 (14) bepaald dat indien een onderzoek zonder gevolg is afgerond, de directeur-generaal de betrokkene schriftelijk in kennis moet stellen. Volgens het Cvt gaat het hier duidelijk om de onderzoeksresultaten en niet om de toezending van het verslag.

b)   Artikel 7 van het memorandum van overeenstemming tussen OLAF en de Commissie

| 10. | Het Cvt merkt op dat het memorandum van overeenstemming weliswaar door zowel OLAF als de Europese Commissie in acht wordt genomen, maar nog een ontwerp is en voor zover het Cvt bekend nog niet is ondertekend. |
| --- | --- |

10.

Het Cvt merkt op dat het memorandum van overeenstemming weliswaar door zowel OLAF als de Europese Commissie in acht wordt genomen, maar nog een ontwerp is en voor zover het Cvt bekend nog niet is ondertekend.

| 11. | Het Cvt wijst erop dat bij artikel 7, lid 1, van het ontwerpmemorandum wordt bepaald dat DG OLAF de Commissie onverwijld alle eindverslagen betreffende de interne onderzoeken en alle dienstige daarmee verband houdende documenten zal overdragen, maar dat er ook in een andere behandeling voor zonder follow-up afgesloten zaken wordt voorzien. In artikel 7, lid 2, staat duidelijk dat telkens wanneer een onderzoek zonder gevolg wordt afgesloten, OLAF de Commissie ervan in kennis moet stellen. Ook deze bepaling houdt volgens het Cvt in dat OLAF de Europese Commissie de onderzoeksresultaten moet meedelen en niet dat OLAF haar de eindverslagen moet toezenden. |
| --- | --- |

11.

Het Cvt wijst erop dat bij artikel 7, lid 1, van het ontwerpmemorandum wordt bepaald dat DG OLAF de Commissie onverwijld alle eindverslagen betreffende de interne onderzoeken en alle dienstige daarmee verband houdende documenten zal overdragen, maar dat er ook in een andere behandeling voor zonder follow-up afgesloten zaken wordt voorzien. In artikel 7, lid 2, staat duidelijk dat telkens wanneer een onderzoek zonder gevolg wordt afgesloten, OLAF de Commissie ervan in kennis moet stellen. Ook deze bepaling houdt volgens het Cvt in dat OLAF de Europese Commissie de onderzoeksresultaten moet meedelen en niet dat OLAF haar de eindverslagen moet toezenden.

C —   OVEREENSTEMMING MET DE EU-WETGEVING

| 12. | Het Cvt is van oordeel dat het besluit van OLAF om na beëindiging van elk onderzoek de betrokken instellingen, organen of instanties systematisch alle verslagen van een zonder follow-up afgesloten onderzoek te zenden, een inbreuk kan vormen op zowel het vereiste van geheimhouding van de onderzoeken als de regels inzake gegevensbescherming. Aangezien de bescherming daarvan de gedeelde verantwoordelijkheid is van DG OLAF en het Cvt (15), is het Cvt erover ontsteld dat DG OLAF dit besluit heeft genomen zonder het Cvt vooraf te raadplegen om zich van de juistheid van zijn standpunt te verzekeren. Bovendien is het Cvt erover verbaasd dat noch de functionaris voor gegevensbescherming, noch de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming over dit besluit werd ingelicht. |
| --- | --- |

12.

Het Cvt is van oordeel dat het besluit van OLAF om na beëindiging van elk onderzoek de betrokken instellingen, organen of instanties systematisch alle verslagen van een zonder follow-up afgesloten onderzoek te zenden, een inbreuk kan vormen op zowel het vereiste van geheimhouding van de onderzoeken als de regels inzake gegevensbescherming. Aangezien de bescherming daarvan de gedeelde verantwoordelijkheid is van DG OLAF en het Cvt (15), is het Cvt erover ontsteld dat DG OLAF dit besluit heeft genomen zonder het Cvt vooraf te raadplegen om zich van de juistheid van zijn standpunt te verzekeren. Bovendien is het Cvt erover verbaasd dat noch de functionaris voor gegevensbescherming, noch de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming over dit besluit werd ingelicht.

a)   Overeenstemming met het vereiste van geheimhouding van onderzoeken

| 13. | Krachtens artikel 8 van de Verordening (EG) nr. 1073/1999 is OLAF gehouden aan het beroepsgeheim wanneer het in het kader van interne onderzoeken meegedeelde of verkregen gegevens doorgeeft. De doorgifte van gegevens uit onderzoeken moet aan twee cumulatieve voorwaarden voldoen: i) het „need-to-know”-beginsel voor degene voor wie de informatie bestemd is en ii) het beginsel van doelbinding van de doorgifte (het doel kan bijvoorbeeld zijn de follow-up van het onderzoek te waarborgen) (16). |
| --- | --- |

13.

Krachtens artikel 8 van de Verordening (EG) nr. 1073/1999 is OLAF gehouden aan het beroepsgeheim wanneer het in het kader van interne onderzoeken meegedeelde of verkregen gegevens doorgeeft. De doorgifte van gegevens uit onderzoeken moet aan twee cumulatieve voorwaarden voldoen: i) het „need-to-know”-beginsel voor degene voor wie de informatie bestemd is en ii) het beginsel van doelbinding van de doorgifte (het doel kan bijvoorbeeld zijn de follow-up van het onderzoek te waarborgen) (16).

| 14. | Het Cvt legt deze bepaling op twee manieren uit (17): enerzijds is OLAF als verzender van de in het kader van interne onderzoeken meegedeelde of verkregen gegevens verplicht te beoordelen of de ontvanger zijn verslagen nodig heeft. Volgens het Cvt mogen de eindverslagen dan ook niet automatisch en systematisch na beëindiging van elk zonder follow-up afgesloten onderzoek worden toegezonden. Een dergelijke overdracht moet per geval plaatsvinden, na een met redenen omkleed verzoek van de Europese Commissie of een andere instelling of orgaan. In elk geval kan OLAF de ontvanger geen informatie onthullen die het van plan is in andere lopende interne en externe onderzoeken te gebruiken, zonder de resultaten ervan in gevaar te brengen, zoals is gebeurd. Anderzijds mag de Europese Commissie (of een andere instelling of orgaan) als ontvanger van de informatie, deze niet voor enig ander doel gebruiken dan de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit. Aangezien er geen duidelijk doel is dat verband houdt met de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit, zoals bij eindverslagen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken, lijkt de toezending van al deze verslagen niet noodzakelijk. |
| --- | --- |

14.

Het Cvt legt deze bepaling op twee manieren uit (17): enerzijds is OLAF als verzender van de in het kader van interne onderzoeken meegedeelde of verkregen gegevens verplicht te beoordelen of de ontvanger zijn verslagen nodig heeft. Volgens het Cvt mogen de eindverslagen dan ook niet automatisch en systematisch na beëindiging van elk zonder follow-up afgesloten onderzoek worden toegezonden. Een dergelijke overdracht moet per geval plaatsvinden, na een met redenen omkleed verzoek van de Europese Commissie of een andere instelling of orgaan. In elk geval kan OLAF de ontvanger geen informatie onthullen die het van plan is in andere lopende interne en externe onderzoeken te gebruiken, zonder de resultaten ervan in gevaar te brengen, zoals is gebeurd. Anderzijds mag de Europese Commissie (of een andere instelling of orgaan) als ontvanger van de informatie, deze niet voor enig ander doel gebruiken dan de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit. Aangezien er geen duidelijk doel is dat verband houdt met de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit, zoals bij eindverslagen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken, lijkt de toezending van al deze verslagen niet noodzakelijk.

b)   Overeenstemming met de regels inzake gegevensbescherming

| 15. | OLAF moet het recht op de bescherming van persoonsgegevens eerbiedigen. Dit recht is vervat in artikel 8 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en houdt nauw verband met het in artikel 7 van het Handvest neergelegde recht op eerbiediging van het privé-leven. Bovendien is DG OLAF op grond van artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 verplicht om erop toe te zien dat er aan de EU-bepalingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens wordt voldaan (18). Wanneer OLAF de na afloop van interne onderzoeken opgestelde verslagen en alle dienstige daarmee verband houdende documenten aan de betrokken instellingen, organen of instanties toezendt (19), deelt het persoonsgegevens mee van de betrokken personen, de klokkenluiders, de informanten, de getuigen en het OLAF-personeel. Bijgevolg is OLAF wettelijk gebonden door zowel het Handvest als Verordening (EG) nr. 45/2001. Krachtens de verordening mag OLAF in zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens deze verslagen en/of de daarmee verband houdende documenten die persoonsgegevens bevatten, slechts doorgeven indien deze gegevens noodzakelijk zijn voor de rechtmatige uitoefening van de onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken (20). In dat geval moet OLAF controleren of i) de ontvanger de juiste bevoegdheid heeft en ii) de doorgifte noodzakelijk is (21). |
| --- | --- |

15.

OLAF moet het recht op de bescherming van persoonsgegevens eerbiedigen. Dit recht is vervat in artikel 8 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en houdt nauw verband met het in artikel 7 van het Handvest neergelegde recht op eerbiediging van het privé-leven. Bovendien is DG OLAF op grond van artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 verplicht om erop toe te zien dat er aan de EU-bepalingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens wordt voldaan (18). Wanneer OLAF de na afloop van interne onderzoeken opgestelde verslagen en alle dienstige daarmee verband houdende documenten aan de betrokken instellingen, organen of instanties toezendt (19), deelt het persoonsgegevens mee van de betrokken personen, de klokkenluiders, de informanten, de getuigen en het OLAF-personeel. Bijgevolg is OLAF wettelijk gebonden door zowel het Handvest als Verordening (EG) nr. 45/2001. Krachtens de verordening mag OLAF in zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens deze verslagen en/of de daarmee verband houdende documenten die persoonsgegevens bevatten, slechts doorgeven indien deze gegevens noodzakelijk zijn voor de rechtmatige uitoefening van de onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken (20). In dat geval moet OLAF controleren of i) de ontvanger de juiste bevoegdheid heeft en ii) de doorgifte noodzakelijk is (21).

| 16. | Het Cvt is van oordeel dat de automatische en systematische toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken niet aan deze vereisten voldoet. Het Cvt wijst erop dat de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) heeft verklaard dat: „zelfs als de toezending van gegevens in de desbetreffende wetgeving is voorzien, een dergelijke toezending alleen wettig is indien ze aan deze twee aanvullende vereisten voldoet. Of een bepaalde toezending daaraan voldoet, zal per geval moeten worden beoordeeld. Bijgevolg dienen de follow-upagenten van OLAF deze regel op elke afzonderlijke gegevenstoezending toe te passen. Dat zal onnodige gegevenstoezendingen voorkomen, evenals gegevenstoezendingen aan partijen die niet de juiste bevoegdheden hebben. Om te garanderen dat aan deze regel wordt voldaan, stelt de EDPS voor dat OLAF een procedure instelt waardoor een notitie bij het dossier wordt opgesteld. Daarin wordt de noodzaak vastgesteld van de gegevenstoezendingen die hebben plaatsgevonden of die in het kader van een bepaald onderzoek zullen plaatsvinden” (22). |
| --- | --- |

16.

Het Cvt is van oordeel dat de automatische en systematische toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken niet aan deze vereisten voldoet. Het Cvt wijst erop dat de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) heeft verklaard dat: „zelfs als de toezending van gegevens in de desbetreffende wetgeving is voorzien, een dergelijke toezending alleen wettig is indien ze aan deze twee aanvullende vereisten voldoet. Of een bepaalde toezending daaraan voldoet, zal per geval moeten worden beoordeeld. Bijgevolg dienen de follow-upagenten van OLAF deze regel op elke afzonderlijke gegevenstoezending toe te passen. Dat zal onnodige gegevenstoezendingen voorkomen, evenals gegevenstoezendingen aan partijen die niet de juiste bevoegdheden hebben. Om te garanderen dat aan deze regel wordt voldaan, stelt de EDPS voor dat OLAF een procedure instelt waardoor een notitie bij het dossier wordt opgesteld. Daarin wordt de noodzaak vastgesteld van de gegevenstoezendingen die hebben plaatsgevonden of die in het kader van een bepaald onderzoek zullen plaatsvinden” (22).

| 17. | Het Cvt is van mening dat deze verklaring ook van toepassing is op zonder follow-up afgesloten zaken. Daarom moet OLAF per geval beoordelen of een bepaalde overdracht aan EU-instellingen en -organen van persoonsgegevens in zonder follow-up afgesloten onderzoeken aan dergelijke vereisten voldoet. De noodzaak van een overdracht kan ook voor een bepaald soort dossiers worden beoordeeld. Zo ligt het voor de hand dat de Europese Commissie (of andere instelling of orgaan) in bepaalde gevallen zou moeten weten wat OLAF heeft gedaan nadat de eerste informatie werd verstrekt door een van zijn diensten. Het Cvt merkt echter op dat OLAF in de praktijk de eindverslagen, ongeacht de informatiebron, niet alleen naar de Europese Commissie zond, maar ook naar de andere instellingen, zonder dat zij hiertoe een bepaald verzoek hadden ingediend en dus zonder te beoordelen of het nodig was dat zij van de gegevens kennis namen. |
| --- | --- |

17.

Het Cvt is van mening dat deze verklaring ook van toepassing is op zonder follow-up afgesloten zaken. Daarom moet OLAF per geval beoordelen of een bepaalde overdracht aan EU-instellingen en -organen van persoonsgegevens in zonder follow-up afgesloten onderzoeken aan dergelijke vereisten voldoet. De noodzaak van een overdracht kan ook voor een bepaald soort dossiers worden beoordeeld. Zo ligt het voor de hand dat de Europese Commissie (of andere instelling of orgaan) in bepaalde gevallen zou moeten weten wat OLAF heeft gedaan nadat de eerste informatie werd verstrekt door een van zijn diensten. Het Cvt merkt echter op dat OLAF in de praktijk de eindverslagen, ongeacht de informatiebron, niet alleen naar de Europese Commissie zond, maar ook naar de andere instellingen, zonder dat zij hiertoe een bepaald verzoek hadden ingediend en dus zonder te beoordelen of het nodig was dat zij van de gegevens kennis namen.

| 18. | Zelfs indien aan de bovengenoemde vereisten zou worden voldaan, kunnen de eindverslagen persoonsgegevens bevatten die voor de rechtmatige uitoefening van de onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken niet noodzakelijk zijn. Dit geldt vooral voor de persoonsgegevens van klokkenluiders en informanten. In dit verband vestigt het Cvt de aandacht op de verklaring van de EDPS dat de Europese Commissie de persoonsgegevens van de klokkenluiders niet hoeft te kennen om de maatregelen te nemen die nodig zijn om de financiële belangen van de EU te beschermen (23). OLAF mag deze verslagen dus niet overdragen zonder de klokkenluiders te beschermen door de verslagen anoniem te maken. |
| --- | --- |

18.

Zelfs indien aan de bovengenoemde vereisten zou worden voldaan, kunnen de eindverslagen persoonsgegevens bevatten die voor de rechtmatige uitoefening van de onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken niet noodzakelijk zijn. Dit geldt vooral voor de persoonsgegevens van klokkenluiders en informanten. In dit verband vestigt het Cvt de aandacht op de verklaring van de EDPS dat de Europese Commissie de persoonsgegevens van de klokkenluiders niet hoeft te kennen om de maatregelen te nemen die nodig zijn om de financiële belangen van de EU te beschermen (23). OLAF mag deze verslagen dus niet overdragen zonder de klokkenluiders te beschermen door de verslagen anoniem te maken.

| 19. | Het Cvt merkt ook op dat volgens artikel 27, lid 1, van Verordening (EG) nr. 45/2001 de verwerkingen die gezien hun aard, reikwijdte of doeleinden bijzondere risico's kunnen inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen vooraf door de EDPS dienen te worden gecontroleerd. De lijst van verwerkingen die dergelijke risico's kunnen inhouden omvat „verwerking van gegevens inzake ... verdenkingen, strafbare feiten, strafrechtelijke veroordelingen of veiligheidsmaatregelen”, alsmede „verwerkingen die ten doel hebben de persoonlijke eigenschappen van de betrokkenen, zoals bekwaamheid, rendement of gedrag, te beoordelen” (24). Het Cvt wijst erop dat de EDPS van oordeel is dat het gedrag van EU-ambtenaren door OLAF bij zijn interne onderzoeken wordt geanalyseerd. Bovendien zou de verwerking van persoonsgegevens in het kader van interne administratieve onderzoeken door OLAF kunnen worden gezien als een verwerking met betrekking tot „... verdenkingen, strafbare feiten, strafrechtelijke veroordelingen of veiligheidsmaatregelen” (25). Bij de controle vooraf van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van interne onderzoeken of van eventuele „follow-up” heeft de EDPS de bijzondere kwestie van de toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken niet onderzocht. Het Cvt is van oordeel dat OLAF de EDPS van de controle vooraf in kennis had moeten stellen en zijn advies had moeten vragen. |
| --- | --- |

19.

Het Cvt merkt ook op dat volgens artikel 27, lid 1, van Verordening (EG) nr. 45/2001 de verwerkingen die gezien hun aard, reikwijdte of doeleinden bijzondere risico's kunnen inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen vooraf door de EDPS dienen te worden gecontroleerd. De lijst van verwerkingen die dergelijke risico's kunnen inhouden omvat „verwerking van gegevens inzake ... verdenkingen, strafbare feiten, strafrechtelijke veroordelingen of veiligheidsmaatregelen”, alsmede „verwerkingen die ten doel hebben de persoonlijke eigenschappen van de betrokkenen, zoals bekwaamheid, rendement of gedrag, te beoordelen” (24). Het Cvt wijst erop dat de EDPS van oordeel is dat het gedrag van EU-ambtenaren door OLAF bij zijn interne onderzoeken wordt geanalyseerd. Bovendien zou de verwerking van persoonsgegevens in het kader van interne administratieve onderzoeken door OLAF kunnen worden gezien als een verwerking met betrekking tot „... verdenkingen, strafbare feiten, strafrechtelijke veroordelingen of veiligheidsmaatregelen” (25). Bij de controle vooraf van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van interne onderzoeken of van eventuele „follow-up” heeft de EDPS de bijzondere kwestie van de toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken niet onderzocht. Het Cvt is van oordeel dat OLAF de EDPS van de controle vooraf in kennis had moeten stellen en zijn advies had moeten vragen.

| 20. | Het Cvt vreest dat deze toezending de rechten van de personen op wie de onderzoeken betrekking hebben, zou kunnen aantasten en hen er toe kan brengen bij het Europese Hof van Justitie een schadevordering in te stellen. Zoals de rechterlijke macht van de EU heeft verklaard, worden met de bepalingen van Verordening (EG) nr. 45/2001 en artikel 8, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 alsmede met OLAF's geheimhoudingsplicht krachtens artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 rechten verleend aan de personen tegen wie een OLAF-onderzoek loopt (26). Daar waar inbreuk op deze regels is gemaakt, zou de Europese Commissie niet-contractueel aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de onrechtmatige gedragingen van OLAF. Dat is al verscheidene malen gebeurd. Een dergelijke afloop zou schadelijk zijn voor de Europese Commissie als geheel, maar vooral voor OLAF, waarvan de geloofwaardigheid en de reputatie ter discussie zouden worden gesteld. |
| --- | --- |

20.

Het Cvt vreest dat deze toezending de rechten van de personen op wie de onderzoeken betrekking hebben, zou kunnen aantasten en hen er toe kan brengen bij het Europese Hof van Justitie een schadevordering in te stellen. Zoals de rechterlijke macht van de EU heeft verklaard, worden met de bepalingen van Verordening (EG) nr. 45/2001 en artikel 8, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 alsmede met OLAF's geheimhoudingsplicht krachtens artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 rechten verleend aan de personen tegen wie een OLAF-onderzoek loopt (26). Daar waar inbreuk op deze regels is gemaakt, zou de Europese Commissie niet-contractueel aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de onrechtmatige gedragingen van OLAF. Dat is al verscheidene malen gebeurd. Een dergelijke afloop zou schadelijk zijn voor de Europese Commissie als geheel, maar vooral voor OLAF, waarvan de geloofwaardigheid en de reputatie ter discussie zouden worden gesteld.

| 21. | Bovendien maakt het Cvt zich zorgen over het feit dat deze praktijk de goede afloop van de onderzoeken in gevaar zou kunnen brengen. Als onderzoeksorgaan voor interne zaken is het van groot belang dat OLAF respect en vertrouwen geniet, wil het getuigen en klokkenluiders kunnen aanmoedigen zich te melden en te wijzen op vermeend frauduleus of corrupt gedrag. Deze rapportagepraktijk vormt een directe bedreiging voor het noodzakelijke vertrouwen van mogelijke getuigen en klokkenluiders en kan hen ervan weerhouden om zich aan te melden en OLAF te helpen. Anderzijds is het belangrijk op te merken dat een onderzoek zonder follow-up kan zijn afgesloten op grond van factoren die in de toekomst nog kunnen veranderen. Indien het eindverslag in een dergelijk geval buiten OLAF wordt verspreid, zou een eventueel nieuw onderzoek naar dezelfde zaak onnodig kunnen worden bemoeilijkt. |
| --- | --- |

21.

Bovendien maakt het Cvt zich zorgen over het feit dat deze praktijk de goede afloop van de onderzoeken in gevaar zou kunnen brengen. Als onderzoeksorgaan voor interne zaken is het van groot belang dat OLAF respect en vertrouwen geniet, wil het getuigen en klokkenluiders kunnen aanmoedigen zich te melden en te wijzen op vermeend frauduleus of corrupt gedrag. Deze rapportagepraktijk vormt een directe bedreiging voor het noodzakelijke vertrouwen van mogelijke getuigen en klokkenluiders en kan hen ervan weerhouden om zich aan te melden en OLAF te helpen. Anderzijds is het belangrijk op te merken dat een onderzoek zonder follow-up kan zijn afgesloten op grond van factoren die in de toekomst nog kunnen veranderen. Indien het eindverslag in een dergelijk geval buiten OLAF wordt verspreid, zou een eventueel nieuw onderzoek naar dezelfde zaak onnodig kunnen worden bemoeilijkt.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| 22. | Bij de toezending van de verslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken kan een aantal zuiver juridische vragen worden gesteld met betrekking tot zowel het beroepsgeheim als de gegevensbeschermingsaspecten, zoals hierboven is geschetst. Bovendien zal deze praktijk onvermijdelijk de uitvoering van de onderzoekstaken van OLAF aantasten en kan zij op zijn minst andere instellingen middelen aanreiken waarmee de onderzoeksactiviteit van OLAF op ongepaste wijze zou kunnen worden beïnvloed. Dit zou schadelijk zijn voor het vertrouwen van het publiek in de onafhankelijkheid van OLAF. |
| --- | --- |

22.

Bij de toezending van de verslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken kan een aantal zuiver juridische vragen worden gesteld met betrekking tot zowel het beroepsgeheim als de gegevensbeschermingsaspecten, zoals hierboven is geschetst. Bovendien zal deze praktijk onvermijdelijk de uitvoering van de onderzoekstaken van OLAF aantasten en kan zij op zijn minst andere instellingen middelen aanreiken waarmee de onderzoeksactiviteit van OLAF op ongepaste wijze zou kunnen worden beïnvloed. Dit zou schadelijk zijn voor het vertrouwen van het publiek in de onafhankelijkheid van OLAF.

| 23. | Het Cvt beveelt OLAF ten stelligste aan terug te komen op zijn besluit om de in dit advies genoemde eindverslagen aan de betrokken instellingen, organen of instanties toe te zenden, zonder alle nodige maatregelen te nemen om te waarborgen dat deze praktijk aan de EU-wetgeving voldoet en dat de doeltreffendheid en onafhankelijkheid van zijn onderzoeken niet in gevaar worden gebracht. |
| --- | --- |

23.

Het Cvt beveelt OLAF ten stelligste aan terug te komen op zijn besluit om de in dit advies genoemde eindverslagen aan de betrokken instellingen, organen of instanties toe te zenden, zonder alle nodige maatregelen te nemen om te waarborgen dat deze praktijk aan de EU-wetgeving voldoet en dat de doeltreffendheid en onafhankelijkheid van zijn onderzoeken niet in gevaar worden gebracht.

---

(1)  Artikel 1 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

1

(2)  Artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

2

(3)  Kennisgeving afsluiting onderzoek zonder gevolg.

3

(4)  Dit was vastgelegd in punt 3.4.3.6.2 van het OLAF-Handboek operationele procedures. Dit punt staat niet meer in de nieuwe versie van het Handboek, dat in juli 2011 is bijgewerkt.

4

(5)  Zie de notulen van de directeursvergadering van 23 juni 2011.

5

(6)  Nota ARES (2011) 687782 van 27 juni 2011: „Zoals u weet en zoals besproken tijdens de laatste bijeenkomst van de Clearing House, kan de Commissie niet aanvaarden dat OLAF sinds mei 2010 niet langer de eindverslagen toezendt van de zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken met betrekking tot haar diensten” (onze vertaling).

6

(7)  Nota ARES (2011) 725801 van 5 juli 2011.

7

(8)  De nota „waarin ik heb herinnerd aan OLAF's verplichting krachtens Verordening (EG) nr. 1073/1999 om alle eindverslagen van de interne onderzoeken, met inbegrip van de zonder follow-up afgesloten verslagen, toe te zenden” (onze vertaling).

8

(9)  Evenwel wordt dit artikel in slechts twee onderzoeken in de begeleidende brief bij het eindverslag expliciet genoemd als de rechtsgrondslag voor de toezending.

9

(10)  Zie het advies van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming van 23 juni 2006 over een kennisgeving voor voorafgaande controle van de functionaris voor gegevensbescherming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) betreffende de interne onderzoeken van OLAF, zaak 2005-418.

10

(11)  SEC(2003) 871 van 14 augustus 2003 (geconsolideerde versie).

11

(12)  Artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

12

(13)  Artikel 1, lid 3, van bijlage IX van het Statuut: „Als na een OLAF-onderzoek blijkt dat een ambtenaar van de instelling jegens wie bepaalde aantijgingen zijn geuit, niets ten laste kan worden gelegd, wordt het onderzoek zonder verder gevolg afgesloten bij besluit van de directeur van OLAF, die de ambtenaar en de instelling waartoe hij behoort daarvan schriftelijk op de hoogte stelt.”.

13

(14)  Besluit 1999/396/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 2 juni 1999 betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen (SEC(1999) 802) (PB L 149 van 16.6.1999, blz. 57). Zie voor de overige instellingen de desbetreffende interne besluiten ter uitvoering van het modelbesluit bij het Interinstitutioneel Akkoord.

14

(15)  Krachtens artikel 8, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dienen de directeur-generaal van OLAF de leden van het Comité van toezicht er op toe te zien dat dit artikel [artikel 8] en de voormalige artikelen 286 en 287 van het Verdrag worden toegepast.

15

(16)  Artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999: „De in het kader van interne onderzoeken meegedeelde of verkregen gegevens vallen, ongeacht de vorm ervan, onder het beroepsgeheim en genieten de bescherming van de bepalingen die van toepassing zijn op de instellingen van de Europese Gemeenschappen. Deze gegevens mogen met name niet worden meegedeeld aan andere personen dan die welke er binnen de instellingen van de Europese Gemeenschappen of in de lidstaten ambtshalve kennis van moeten nemen, en mogen niet worden gebruikt voor enig ander doel dan de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit.”.

16

(17)  Zie ook punt 19 van Advies nr. 5/2010 van het Cvt.

17

(18)  Zie ook het arrest van het Gerecht van eerste aanleg, Nikolaou/Commissie van 12 september 2007, zaak T-259/03, punt 191.

18

(19)  Artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

19

(20)  Artikel 7, lid 1, van Verordening (EG) nr. 45/2001. Zie ook punt 2.2.6 van het eerder geciteerde advies van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming betreffende interne onderzoeken.

20

(21)  Artikel 7, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001.

21

(22)  Zie punt 2.2.6 van het advies van de EDPS van 27 maart 2007 over een kennisgeving voor voorafgaande controle van de functionaris voor gegevensbescherming van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) betreffende de (disciplinaire, administratieve, gerechtelijke en financiële) „follow-up” van gegevensverwerkingen, zaken 2006-544, 2006-545, 2006-546 en 2006-547.

22

(23)  Zie punt 3.4 van het advies van de EDPS inzake het memorandum van overeenstemming, zaak 2009-011 (Avis concernant une notification relative à un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de la Commission européenne à propos de la gestion des informations transmises par l'OLAF dans le cadre du Memorandum of Understanding). Het Cvt wijst ook op de verklaring van het Europese Hof voor de rechten van de mens waarin wordt gesteld dat het signaleren door een ambtenaar of een werknemer in dienst van de overheid van onwettig gedrag of een wandaad op het werk onder bepaalde omstandigheden beschermd dient te worden, met name als de betrokken werknemer deel uitmaakt van een kleine groep personen die op de hoogte is van wat er op het werk gebeurt en dus het best in dienst van het algemeen belang kan handelen (zie de volgende arresten: Guja/Moldavië [GC], nr. 14277/04 van 12 februari 2008, § 72; Marchenko/Oekraïne, nr. 4063/04 van 19 februari 2009, § 46; Heinisch/Duitsland, nr. 28274/08 van 21 juli 2011, § 63).

23

(24)  Artikel 27, lid 2, onder a) en b), van Verordening (EG) nr. 45/2001.

24

(25)  Zie punt 2.1.1 van het eerder geciteerde advies van de EDPS betreffende interne onderzoeken.

25

(26)  Arresten van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-48/05, Franchet en Byk/Commissie (nr. 2) van 8 juli 2008, punt 218, en in zaak T-259/03, Nikolaou/Commissie van 12 september 2007, punt 210.

26

---