# Gazzetta ufficiale C 100/2012

| | ISSN 1977-0944
  doi:10.3000/19770944.C_2012.100.ita |
| --- | --- |
| Gazzetta ufficiale
  dell'Unione europea | C 100 |
| | |
| Edizione in lingua italiana | Comunicazioni e informazioni | 55o anno3 aprile 2012 |

ISSN 1977-0944

doi:10.3000/19770944.C_2012.100.ita

Gazzetta ufficiale

dell'Unione europea

C 100

Edizione in lingua italiana

Comunicazioni e informazioni

55o anno3 aprile 2012

---

| Numero d'informazione | Sommario | pagina |
| --- | --- | --- |
| | IV   Informazioni |
| | INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA |
| | OLAF |
| 2012/C 100/01 | Relazione di attività del comitato di vigilanza dell’OLAF (gennaio 2011 - novembre 2011) | 1 |

Numero d'informazione

Sommario

pagina

IV   Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

OLAF

2012/C 100/01

Relazione di attività del comitato di vigilanza dell’OLAF (gennaio 2011 - novembre 2011)

1

| IT | |
| --- | --- |

IT

---

IV Informazioni

INFORMAZIONI PROVENIENTI DALLE ISTITUZIONI, DAGLI ORGANI E DAGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA

OLAF

| 3.4.2012 | IT | Gazzetta ufficiale dell'Unione europea | C 100/1 |
| --- | --- | --- | --- |

3.4.2012

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 100/1

---

Relazione di attività del comitato di vigilanza dell’OLAF

gennaio 2011 - novembre 2011

2012/C 100/01

Membri del comitato di vigilanza dell’OLAF

| | Diemut R. THEATO

  Presidente
  Ex deputato del Parlamento europeo
  Ex presidente della Commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo, Germania |
| --- | --- |

Diemut R. THEATO

Presidente

Ex deputato del Parlamento europeo

Ex presidente della Commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo, Germania

| | Peter STRÖMBERG

  Direttore del Consiglio di vigilanza dei commercialisti, Svezia |
| --- | --- |

Peter STRÖMBERG

Direttore del Consiglio di vigilanza dei commercialisti, Svezia

| | Kálmán GYÖRGYI

  Ex procuratore generale della Repubblica di Ungheria, Ungheria |
| --- | --- |

Kálmán GYÖRGYI

Ex procuratore generale della Repubblica di Ungheria, Ungheria

| | Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

  Procuratore della Corte suprema, Spagna |
| --- | --- |

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Procuratore della Corte suprema, Spagna

| | Rosalind WRIGHT

  Presidente del Gruppo consultivo antifrode, Regno Unito |
| --- | --- |

Rosalind WRIGHT

Presidente del Gruppo consultivo antifrode, Regno Unito

INDICE

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE ALLA RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA

| 1. | INTRODUZIONE |
| --- | --- |

1.

| 2. | GARANZIE GIURIDICHE DELL’INDIPENDENZA INVESTIGATIVA DELL’OLAF |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | Indipendenza del direttore generale dell’OLAF |
| --- | --- |

2.1.

| 2.1.1. | Assunzione del direttore generale dell’OLAF |
| --- | --- |

2.1.1.

| 2.1.2. | Mezzi per garantire l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF |
| --- | --- |

2.1.2.

| 2.1.3. | Il direttore generale supplente |
| --- | --- |

2.1.3.

| 2.2. | Ruolo del comitato di vigilanza |
| --- | --- |

2.2.

| 2.2.1. | Accesso del comitato di vigilanza ai fascicoli dell’OLAF |
| --- | --- |

2.2.1.

| 2.2.2. | Il segretariato del comitato di vigilanza |
| --- | --- |

2.2.2.

| 3. | CONTROLLO DELL’ESECUZIONE DELLA FUNZIONE D’INDAGINE DELL’OLAF |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Le competenze e i poteri di indagine dell’OLAF |
| --- | --- |

3.1.

| 3.2. | Durata delle indagini |
| --- | --- |

3.2.

| 3.3. | Rispetto delle garanzie procedurali nell’ambito delle indagini |
| --- | --- |

3.3.

| 3.4. | Cooperazione e scambio di informazioni con gli Stati membri |
| --- | --- |

3.4.

| 3.5. | Cooperazione e scambio di informazioni con le istituzioni, gli organi e gli organismi in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF |
| --- | --- |

3.5.

| 3.5.1. | Accesso dell’OLAF alle informazioni detenute dalle istituzioni |
| --- | --- |

3.5.1.

| 3.5.2. | Relazioni con l’IDOC e altri servizi delle istituzioni dell’UE |
| --- | --- |

3.5.2.

| 3.5.3. | Seguito dato alle raccomandazioni dell’OLAF da parte delle istituzioni |
| --- | --- |

3.5.3.

| 3.5.4. | Accordo del segretario generale/presidente di un’istituzione, organo o organismo al differimento dell’obbligo di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni |
| --- | --- |

3.5.4.

| 3.5.5. | Trasmissione delle relazioni finali e comunicazione di informazioni da parte dell’OLAF alle istituzioni, agli organi e agli organismi |
| --- | --- |

3.5.5.

| 3.5.6. | Scambio di opinioni con le istituzioni |
| --- | --- |

3.5.6.

| 4. | CONTROLLO DELL’IMPATTO DELLA GESTIONE SULLA FUNZIONE D’INDAGINE DELL’OLAF |
| --- | --- |

4.

| 4.1. | Gestione delle indagini |
| --- | --- |

4.1.

| 4.1.1. | Pianificazione e direzione strategica delle indagini |
| --- | --- |

4.1.1.

| 4.1.2. | Controllo interno delle indagini |
| --- | --- |

4.1.2.

| 4.2. | Bilancio, organizzazione amministrativa, politica del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF |
| --- | --- |

4.2.

| 4.3. | Regole procedurali per le indagini dell’OLAF (il manuale) |
| --- | --- |

4.3.

CONCLUSIONI

| ALLEGATO I | Calendario delle riunioni del comitato di vigilanza |
| --- | --- |

ALLEGATO I

| ALLEGATO II | Elenco dei pareri adottati dal comitato di vigilanza tra il 1o dicembre 2005 e il 30 novembre 2011 |
| --- | --- |

ALLEGATO II

| ALLEGATO III | Parere n. 1/2011 Accesso da parte dell’OLAF ai dati del personale in possesso della Commissione |
| --- | --- |

ALLEGATO III

| ALLEGATO IV | Parere n. 2/2011 I poteri dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per lo svolgimento indipendente delle indagini interne presso le istituzioni dell’UE |
| --- | --- |

ALLEGATO IV

| ALLEGATO V | Parere n. 3/2011 Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2012 |
| --- | --- |

ALLEGATO V

| ALLEGATO VI | Parere n. 4/2011 sulla proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 |
| --- | --- |

ALLEGATO VI

| ALLEGATO VII | Parere n. 5/2011 Trasmissione da parte dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) alle istituzioni delle relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up |
| --- | --- |

ALLEGATO VII

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE ALLA RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA

Sono lieto di presentare l’ultima relazione di attività del comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF). Si tratta della relazione finale di attività del comitato di cui sono presidente, il cui mandato è iniziato nel dicembre 2005.

L’ultimo anno del mandato è stato particolarmente impegnativo per questo comitato, poiché è stato segnato dall’arrivo del nuovo direttore generale, dall’accelerazione della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, che ha portato a un dibattito nel quale il comitato di vigilanza è stato parte attiva, e dall’audit di controllo dell’OLAF da parte della Corte dei conti europea.

È giunto il momento di fare una valutazione globale del lavoro di questo comitato: pertanto, per rispecchiare al meglio le sue attività nel corso dei sei anni di mandato, il formato di quest’ultima relazione annuale è modificato. Oltre a riassumere le attività del comitato nel corso del 2011, la presente relazione è intesa a fornire una sintesi delle principali questioni su cui il comitato di vigilanza ha concentrato la sua attività di monitoraggio.

Il comitato di vigilanza si è impegnato a fondo per assistere l’OLAF nella lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione europea e per rafforzare l’indipendenza dell’OLAF tramite il controllo regolare delle sue indagini.

Il comitato di vigilanza ha collaborato strettamente per diversi anni con il primo direttore generale dell’OLAF, il defunto Franz-Hermann Brüner, e dal gennaio 2010 con il direttore generale facente funzione Nicholas Ilett. Nel 2010 il comitato di vigilanza ha partecipato attivamente alla procedura di selezione del nuovo direttore generale e, dopo la nomina di Giovanni Kessler nel febbraio del 2011, lo ha incontrato più volte.

Il comitato di vigilanza ha inoltre ritenuto prioritario intrattenere contatti regolari con le istituzioni dell’UE, con i partner dell’OLAF e con i soggetti portatori di interessi, dal momento che l’OLAF fa affidamento su di essi per l’attuazione efficace delle proprie raccomandazioni a seguito di indagini. Il comitato di vigilanza è soddisfatto per le buone relazioni intrattenute con la Commissione europea, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Corte dei conti europea, con i quali si è riunito regolarmente per discutere delle questioni di interesse comune relative all’OLAF. Il comitato di vigilanza può solo sperare che questa collaborazione proficua proseguirà nel futuro.

In qualità di «amico critico» dell’OLAF, il comitato di vigilanza ha sostenuto l’OLAF quando necessario, incoraggiandolo a mantenere le sue buone pratiche, sottolineando al tempo stesso gli aspetti relativi all’esecuzione della sua funzione investigativa che necessitano di miglioramenti.

In particolare, il comitato di vigilanza ha costantemente sottolineato la necessità per l’OLAF di concentrarsi sulla sua essenziale attività d’indagine e di impegnarsi particolarmente sui casi più importanti, sviluppando una politica «de minimis» solida e coerente. Il comitato di vigilanza ha inoltre raccomandato all’OLAF di adoperarsi per accelerare il processo investigativo mediante una migliore gestione, una migliore pianificazione di tutte le attività d’indagine e una più efficace definizione dell’ordine di priorità dei casi. Inoltre, il comitato di vigilanza ha regolarmente evidenziato la necessità di regole procedurali per le indagini che siano adeguate e chiare e ha raccomandato di migliorare sia le norme contenute nel manuale dell’OLAF che la loro applicazione in ogni fase delle indagini.

Il lavoro svolto durante il 2011 può essere considerato un altro esempio del ruolo di sostegno e al tempo stesso critico del comitato. Il comitato di vigilanza ha formulato un totale di cinque pareri relativi alla funzione investigativa dell’OLAF, il primo dei quali su richiesta del direttore generale facente funzione: il comitato di vigilanza ha appoggiato la necessità dell’OLAF di accedere alle banche dati del personale della Commissione europea nella fase di valutazione di un’indagine. Il secondo parere è stato elaborato su richiesta del nuovo direttore generale dell’OLAF e ha confermato la competenza dell’Ufficio a svolgere indagini su presunti casi di corruzione dei membri del Parlamento europeo. Il terzo parere verteva sul progetto di bilancio dell’OLAF per il 2012; il comitato di vigilanza ha appoggiato la richiesta della direzione dell’OLAF di avere la facoltà di stabilire dove effettuare i tagli di spesa, imposti dalla Commissione europea per il prossimo anno, all’interno dell’OLAF. Nel quarto parere, il comitato di vigilanza ha esaminato la proposta della Commissione europea di riformare il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’OLAF. L’ultimo parere esamina la pratica dell’OLAF di trasmettere alle istituzioni, agli organi o agli organismi interessati le relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up; il comitato di vigilanza ha richiamato l’attenzione sulle conseguenze di tale pratica in termini di efficienza e di indipendenza delle indagini dell’OLAF.

Il comitato rileva con soddisfazione che, negli anni, l’OLAF ha adottato alcune iniziative per mettere in pratica numerose delle sue raccomandazioni. Tuttavia, il comitato di vigilanza è consapevole del fatto che un certo numero di questioni richiedono ancora miglioramenti. In particolare, è necessario che l’OLAF adotti misure volte a riorientare l’attenzione sulla sua funzione investigativa e a migliorare la sua efficienza complessiva grazie a una migliore gestione delle indagini, specialmente per quanto riguarda la loro durata e il controllo della loro gestione e supervisione. Il comitato di vigilanza si augura che la riorganizzazione dell’OLAF, che avrà effetto dal 1o febbraio 2012, risolverà questi problemi. I progressi compiuti dall’OLAF, in particolare negli ambiti specifici di cui sopra, dovranno essere oggetto di monitoraggio da parte del prossimo comitato di vigilanza.

Durante questo mandato il comitato di vigilanza ha sviluppato un rapporto costruttivo con l’OLAF. Numerosi incontri con la direzione e con il personale dell’OLAF sono stati l’occasione per proficui scambi di opinioni e condivisione delle informazioni. Il comitato di vigilanza desidera ringraziare il personale e il direttore generale dell’OLAF per la loro disponibilità a collaborare dimostrata durante l’intero mandato e per aver reso, con la loro assistenza, più facile e piacevole il suo compito.

Desidero esprimere un ringraziamento particolare da parte mia e di tutti i membri del comitato al personale del nostro segretariato, la cui solerzia e il cui leale sostegno hanno reso possibile il nostro lavoro. È stato un piacere lavorare con voi.

Diemut THEATO

Presidente

Comitato di vigilanza, OLAF

1.   INTRODUZIONE

INTRODUZIONE

| 1. | Il comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) è stato istituito allo scopo di potenziare l’indipendenza dell’OLAF, sottoponendone la funzione investigativa a regolari controlli e senza interferire nello svolgimento delle indagini in corso. Il comitato di vigilanza assiste inoltre il direttore generale dell’OLAF nell’adempimento dei suoi compiti, al fine di sostenere l’operato dell’OLAF e garantire che le indagini siano svolte nel rispetto degli standard più elevati. |
| --- | --- |

1.

Il comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) è stato istituito allo scopo di potenziare l’indipendenza dell’OLAF, sottoponendone la funzione investigativa a regolari controlli e senza interferire nello svolgimento delle indagini in corso. Il comitato di vigilanza assiste inoltre il direttore generale dell’OLAF nell’adempimento dei suoi compiti, al fine di sostenere l’operato dell’OLAF e garantire che le indagini siano svolte nel rispetto degli standard più elevati.

| 2. | Il comitato assolve al proprio ruolo esprimendo pareri al direttore generale dell’OLAF, suggerendo miglioramenti all’OLAF ove lo ritenga opportuno e necessario. Il comitato presenta alle istituzioni dell’Unione europea relazioni annuali sulla sua attività. |
| --- | --- |

2.

Il comitato assolve al proprio ruolo esprimendo pareri al direttore generale dell’OLAF, suggerendo miglioramenti all’OLAF ove lo ritenga opportuno e necessario. Il comitato presenta alle istituzioni dell’Unione europea relazioni annuali sulla sua attività.

| 3. | La presente relazione riguarda i sei anni del mandato del comitato, iniziato nel dicembre 2005. |
| --- | --- |

3.

La presente relazione riguarda i sei anni del mandato del comitato, iniziato nel dicembre 2005.

| 4. | La principale responsabilità del comitato di vigilanza durante questo mandato è stata garantire la completa indipendenza dell’OLAF. Il comitato ritiene che i rischi di indebite ingerenze sull’apertura, lo svolgimento e la chiusura di un’indagine possano provenire da qualsiasi fonte e ha prestato particolare attenzione alle pressioni più abili, che potrebbero influire sull’indipendenza dell’OLAF, come i tentativi da parte di istituzioni, organi, organismi, Stati membri o altri soggetti di ostacolare l’OLAF nella fase iniziale di un’indagine o nel corso di essa (omettendo di inviare prove o documenti all’OLAF o trasmettendoli in ritardo, ostacolando l’attività investigativa o limitando indebitamente le risorse dell’OLAF, sia operative, che finanziarie o umane). Il monitoraggio del comitato di vigilanza sulle indagini dell’OLAF ha pertanto riguardato un’ampia gamma di questioni. |
| --- | --- |

4.

La principale responsabilità del comitato di vigilanza durante questo mandato è stata garantire la completa indipendenza dell’OLAF. Il comitato ritiene che i rischi di indebite ingerenze sull’apertura, lo svolgimento e la chiusura di un’indagine possano provenire da qualsiasi fonte e ha prestato particolare attenzione alle pressioni più abili, che potrebbero influire sull’indipendenza dell’OLAF, come i tentativi da parte di istituzioni, organi, organismi, Stati membri o altri soggetti di ostacolare l’OLAF nella fase iniziale di un’indagine o nel corso di essa (omettendo di inviare prove o documenti all’OLAF o trasmettendoli in ritardo, ostacolando l’attività investigativa o limitando indebitamente le risorse dell’OLAF, sia operative, che finanziarie o umane). Il monitoraggio del comitato di vigilanza sulle indagini dell’OLAF ha pertanto riguardato un’ampia gamma di questioni.

| 5. | Il comitato ha dedicato particolare attenzione all’attuazione delle disposizioni giuridiche di cui al regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio (1) che garantiscono l’indipendenza dell’OLAF: le garanzie inerenti alla funzione di direttore generale dell’OLAF e l’esistenza e i poteri del comitato di vigilanza. Il comitato ha partecipato attivamente alla procedura di selezione del nuovo direttore generale dell’OLAF e ha espresso le sue opinioni in merito alle modifiche del regolamento (CE) n. 1073/1999 (2) che interessano questa procedura, nonché in merito agli emendamenti riguardanti il mandato, lo status, il ruolo e l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF. |
| --- | --- |

5.

Il comitato ha dedicato particolare attenzione all’attuazione delle disposizioni giuridiche di cui al regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio (1) che garantiscono l’indipendenza dell’OLAF: le garanzie inerenti alla funzione di direttore generale dell’OLAF e l’esistenza e i poteri del comitato di vigilanza. Il comitato ha partecipato attivamente alla procedura di selezione del nuovo direttore generale dell’OLAF e ha espresso le sue opinioni in merito alle modifiche del regolamento (CE) n. 1073/1999 (2) che interessano questa procedura, nonché in merito agli emendamenti riguardanti il mandato, lo status, il ruolo e l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF.

1

2

| 6. | Il comitato ha verificato attentamente l’esecuzione della funzione d’indagine dell’OLAF per poter identificare eventuali pressioni indebite sull’Ufficio che potrebbero arrivare a comprometterne l’indipendenza. Sulla base di un attento esame di un campione significativo e diversificato di fascicoli e di numerose discussioni con gli investigatori, con i dirigenti e con i direttori dell’OLAF, il comitato di vigilanza ha valutato gli aspetti che considera essenziali per l’efficienza, l’efficacia e l’indipendenza del lavoro di indagine dell’OLAF: la competenza e i poteri di indagine dell’OLAF, la durata delle indagini, il rispetto da parte dell’OLAF di norme procedurali nel corso delle stesse, la cooperazione e lo scambio di informazioni con gli Stati membri e con le istituzioni, gli organi, e gli organismi in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF. |
| --- | --- |

6.

Il comitato ha verificato attentamente l’esecuzione della funzione d’indagine dell’OLAF per poter identificare eventuali pressioni indebite sull’Ufficio che potrebbero arrivare a comprometterne l’indipendenza. Sulla base di un attento esame di un campione significativo e diversificato di fascicoli e di numerose discussioni con gli investigatori, con i dirigenti e con i direttori dell’OLAF, il comitato di vigilanza ha valutato gli aspetti che considera essenziali per l’efficienza, l’efficacia e l’indipendenza del lavoro di indagine dell’OLAF: la competenza e i poteri di indagine dell’OLAF, la durata delle indagini, il rispetto da parte dell’OLAF di norme procedurali nel corso delle stesse, la cooperazione e lo scambio di informazioni con gli Stati membri e con le istituzioni, gli organi, e gli organismi in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF.

| 7. | Il comitato di vigilanza ha valutato l’impatto della gestione dell’OLAF sulle indagini. In particolare, il comitato di vigilanza ha dedicato particolare attenzione a questioni quali la gestione delle indagini, il bilancio, l’organizzazione amministrativa e la politica del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF e alle regole procedurali per le indagini dell’OLAF. |
| --- | --- |

7.

Il comitato di vigilanza ha valutato l’impatto della gestione dell’OLAF sulle indagini. In particolare, il comitato di vigilanza ha dedicato particolare attenzione a questioni quali la gestione delle indagini, il bilancio, l’organizzazione amministrativa e la politica del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF e alle regole procedurali per le indagini dell’OLAF.

2.   GARANZIE GIURIDICHE DELL’INDIPENDENZA INVESTIGATIVA DELL’OLAF

GARANZIE GIURIDICHE DELL’INDIPENDENZA INVESTIGATIVA DELL’OLAF

| 8. | Sebbene sia formalmente parte della Commissione europea dal punto di vista amministrativo, l’OLAF è indipendente da essa per quanto riguarda le sue attività investigative. Il quadro giuridico che disciplina le indagini dell’OLAF definisce due tipi di garanzie tesi ad assicurare l’indipendenza operativa dell’Ufficio e «l’esercizio efficace della funzione d’indagine» (3): l’indipendenza del direttore generale e il ruolo del comitato di vigilanza. |
| --- | --- |

8.

Sebbene sia formalmente parte della Commissione europea dal punto di vista amministrativo, l’OLAF è indipendente da essa per quanto riguarda le sue attività investigative. Il quadro giuridico che disciplina le indagini dell’OLAF definisce due tipi di garanzie tesi ad assicurare l’indipendenza operativa dell’Ufficio e «l’esercizio efficace della funzione d’indagine» (3): l’indipendenza del direttore generale e il ruolo del comitato di vigilanza.

3

2.1.   
  Indipendenza del direttore generale dell’OLAF

Indipendenza del direttore generale dell’OLAF

| 9. | L’apertura, lo svolgimento e la chiusura dei casi dell’OLAF competono esclusivamente al direttore generale. Pertanto, la sua indipendenza è una condizione indispensabile affinché l’Ufficio possa svolgere le proprie indagini amministrative senza alcuna influenza o pressione esterna. In molti dei suoi pareri il comitato di vigilanza ha espresso la sua opinione in merito all’assunzione del direttore generale, ai mezzi per garantirne l’indipendenza e alla questione della supplenza. |
| --- | --- |

9.

L’apertura, lo svolgimento e la chiusura dei casi dell’OLAF competono esclusivamente al direttore generale. Pertanto, la sua indipendenza è una condizione indispensabile affinché l’Ufficio possa svolgere le proprie indagini amministrative senza alcuna influenza o pressione esterna. In molti dei suoi pareri il comitato di vigilanza ha espresso la sua opinione in merito all’assunzione del direttore generale, ai mezzi per garantirne l’indipendenza e alla questione della supplenza.

2.1.1.   Assunzione del direttore generale dell’OLAF

Assunzione del direttore generale dell’OLAF

| 10. | Nel corso del 2010 il comitato di vigilanza ha partecipato attivamente alla procedura di nomina per il posto di direttore generale e ha formulato il parere n. 2/2010 sulla nomina del direttore generale dell’OLAF. Il comitato di vigilanza ha dichiarato che, per il funzionamento efficace dell’Ufficio, il direttore generale deve avere una leadership forte, ottime competenze manageriali e la comprovata capacità di gestire équipe di lavoro numerose. Più specificamente, il comitato di vigilanza ha sottolineato che il direttore generale dell’OLAF dovrebbe avere la capacità e la determinazione necessarie per guidare un’organizzazione complessa e polivalente in un contesto multinazionale per conseguire risultati concreti in materia di lotta contro la frode e la corruzione in Europa. Il direttore dovrebbe possedere sufficienti conoscenze del settore per conquistarsi il rispetto e la lealtà di un’équipe altamente specializzata, nonché per garantire la credibilità all’interno e all’esterno dell’OLAF. |
| --- | --- |

10.

Nel corso del 2010 il comitato di vigilanza ha partecipato attivamente alla procedura di nomina per il posto di direttore generale e ha formulato il parere n. 2/2010 sulla nomina del direttore generale dell’OLAF. Il comitato di vigilanza ha dichiarato che, per il funzionamento efficace dell’Ufficio, il direttore generale deve avere una leadership forte, ottime competenze manageriali e la comprovata capacità di gestire équipe di lavoro numerose. Più specificamente, il comitato di vigilanza ha sottolineato che il direttore generale dell’OLAF dovrebbe avere la capacità e la determinazione necessarie per guidare un’organizzazione complessa e polivalente in un contesto multinazionale per conseguire risultati concreti in materia di lotta contro la frode e la corruzione in Europa. Il direttore dovrebbe possedere sufficienti conoscenze del settore per conquistarsi il rispetto e la lealtà di un’équipe altamente specializzata, nonché per garantire la credibilità all’interno e all’esterno dell’OLAF.

| 11. | Inoltre, nel parere n. 3/2010, il comitato di vigilanza accoglie favorevolmente la nuova procedura di selezione di cui all’articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 modificato. Tale procedura corrisponde perfettamente al requisito di indipendenza e il comune accordo delle tre istituzioni — Parlamento europeo, Consiglio e Commissione europea — serve a rafforzare la posizione del direttore generale dell’OLAF. |
| --- | --- |

11.

Inoltre, nel parere n. 3/2010, il comitato di vigilanza accoglie favorevolmente la nuova procedura di selezione di cui all’articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 modificato. Tale procedura corrisponde perfettamente al requisito di indipendenza e il comune accordo delle tre istituzioni — Parlamento europeo, Consiglio e Commissione europea — serve a rafforzare la posizione del direttore generale dell’OLAF.

2.1.2.   Mezzi per garantire l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF

Mezzi per garantire l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF

| 12. | Il direttore generale dell’OLAF deve esercitare le sue funzioni in piena indipendenza. Inoltre, ha la responsabilità generale di assicurare l’indipendenza di tutto l’OLAF nel quadro delle sue attività operative, compito per il quale ha sempre ricevuto il sostegno del comitato. Il quadro giuridico che disciplina le indagini dell’OLAF definisce vari mezzi che consentono al direttore generale dell’OLAF di agire in modo indipendente. Il comitato di vigilanza ha espresso il suo parere riguardo ad alcuni di essi nei suoi pareri e nelle sue relazioni annuali precedenti. |
| --- | --- |

12.

Il direttore generale dell’OLAF deve esercitare le sue funzioni in piena indipendenza. Inoltre, ha la responsabilità generale di assicurare l’indipendenza di tutto l’OLAF nel quadro delle sue attività operative, compito per il quale ha sempre ricevuto il sostegno del comitato. Il quadro giuridico che disciplina le indagini dell’OLAF definisce vari mezzi che consentono al direttore generale dell’OLAF di agire in modo indipendente. Il comitato di vigilanza ha espresso il suo parere riguardo ad alcuni di essi nei suoi pareri e nelle sue relazioni annuali precedenti.

| 13. | È altresì competenza del direttore generale dell’OLAF decidere l’apertura, lo svolgimento e la comunicazione delle indagini, senza la necessità di sollecitare o accettare istruzioni esterne (4). Inoltre, il direttore generale dell’OLAF può promuovere un’azione contro la Commissione europea qualora egli ritenga che una misura adottata da quest’ultima comprometta la propria indipendenza. Alla luce dei recenti malintesi tra il Parlamento europeo e l’OLAF, nel parere n. 4/2011 il comitato di vigilanza ha dichiarato che nella proposta modificata relativa al regolamento (CE) n. 1073/1999, tale possibilità andrebbe estesa a tutte le istituzioni, agli organi e agli organismi (5). In tal caso, il direttore generale deve informare immediatamente il comitato di vigilanza e ottenere il suo pieno sostegno. |
| --- | --- |

13.

È altresì competenza del direttore generale dell’OLAF decidere l’apertura, lo svolgimento e la comunicazione delle indagini, senza la necessità di sollecitare o accettare istruzioni esterne (4). Inoltre, il direttore generale dell’OLAF può promuovere un’azione contro la Commissione europea qualora egli ritenga che una misura adottata da quest’ultima comprometta la propria indipendenza. Alla luce dei recenti malintesi tra il Parlamento europeo e l’OLAF, nel parere n. 4/2011 il comitato di vigilanza ha dichiarato che nella proposta modificata relativa al regolamento (CE) n. 1073/1999, tale possibilità andrebbe estesa a tutte le istituzioni, agli organi e agli organismi (5). In tal caso, il direttore generale deve informare immediatamente il comitato di vigilanza e ottenere il suo pieno sostegno.

4

5

| 14. | Inoltre, a differenza degli altri direttori generali della Commissione europea, il direttore generale dell’OLAF ha il potere di agire in qualità di autorità che ha il potere di nomina o di autorità competente per concludere i contratti d’assunzione (6). Dato che egli deve gestire le risorse umane nel modo che meglio risponde alle esigenze specifiche di funzionamento dell’OLAF, il comitato di vigilanza ritiene che questo ruolo debba essere rafforzato, dandogli la facoltà di assumere personale per le funzioni investigative che disponga delle competenze e qualifiche necessarie per svolgere tutte le attività operative dell’OLAF. Le assunzioni dovrebbero essere di competenza esclusiva del direttore generale, e non essere collegate alle procedure di assunzione per il resto della Commissione europea. Questa responsabilità non dovrebbe essere ceduta alla Commissione europea. Il comitato di vigilanza ribadisce ancora una volta la necessità di una migliore formulazione della politica in materia di risorse umane, grazie a una strategia che rifletta le priorità operative definite dalla direzione (7). |
| --- | --- |

14.

Inoltre, a differenza degli altri direttori generali della Commissione europea, il direttore generale dell’OLAF ha il potere di agire in qualità di autorità che ha il potere di nomina o di autorità competente per concludere i contratti d’assunzione (6). Dato che egli deve gestire le risorse umane nel modo che meglio risponde alle esigenze specifiche di funzionamento dell’OLAF, il comitato di vigilanza ritiene che questo ruolo debba essere rafforzato, dandogli la facoltà di assumere personale per le funzioni investigative che disponga delle competenze e qualifiche necessarie per svolgere tutte le attività operative dell’OLAF. Le assunzioni dovrebbero essere di competenza esclusiva del direttore generale, e non essere collegate alle procedure di assunzione per il resto della Commissione europea. Questa responsabilità non dovrebbe essere ceduta alla Commissione europea. Il comitato di vigilanza ribadisce ancora una volta la necessità di una migliore formulazione della politica in materia di risorse umane, grazie a una strategia che rifletta le priorità operative definite dalla direzione (7).

6

7

| 15. | Infine, nel parere n. 4/2011 il comitato ha sottolineato che la continuità dello svolgimento indipendente delle indagini dell’OLAF è essenziale e che la delega dell’esercizio delle funzioni d’indagine del direttore generale a uno più membri del personale dell’OLAF non dovrebbe sminuire la responsabilità della persona nominata verso le istituzioni o comprometterne l’indipendenza (8). |
| --- | --- |

15.

Infine, nel parere n. 4/2011 il comitato ha sottolineato che la continuità dello svolgimento indipendente delle indagini dell’OLAF è essenziale e che la delega dell’esercizio delle funzioni d’indagine del direttore generale a uno più membri del personale dell’OLAF non dovrebbe sminuire la responsabilità della persona nominata verso le istituzioni o comprometterne l’indipendenza (8).

8

2.1.3.   Il direttore generale supplente

Il direttore generale supplente

| 16. | Nel gennaio 2010 le istituzioni si sono trovate nella situazione in cui mancava una persona nominata per il posto di direttore generale dell’OLAF, come previsto all’articolo 12 del regolamento (CE) n. 1073/1999, e in quel momento la Commissione europea ha nominato un direttore generale facente funzione senza previa consultazione o previo accordo delle altre due istituzioni (Parlamento europeo e Consiglio). Il comitato di vigilanza ha espresso l’opinione che la persona che svolge la funzione di direttore generale facente funzione dell’OLAF durante un periodo transitorio dovrebbe essere nominata con l’accordo delle tre istituzioni (9). |
| --- | --- |

16.

Nel gennaio 2010 le istituzioni si sono trovate nella situazione in cui mancava una persona nominata per il posto di direttore generale dell’OLAF, come previsto all’articolo 12 del regolamento (CE) n. 1073/1999, e in quel momento la Commissione europea ha nominato un direttore generale facente funzione senza previa consultazione o previo accordo delle altre due istituzioni (Parlamento europeo e Consiglio). Il comitato di vigilanza ha espresso l’opinione che la persona che svolge la funzione di direttore generale facente funzione dell’OLAF durante un periodo transitorio dovrebbe essere nominata con l’accordo delle tre istituzioni (9).

9

| 17. | Alla luce di tali eventi, il comitato di vigilanza ha quindi ritenuto importante garantire la continuità dello svolgimento indipendente delle indagini dell’OLAF attraverso l’introduzione, nel regolamento (CE) n. 1073/1999, del posto permanente di direttore generale supplente per sostituire il direttore generale in caso di dimissioni, pensionamento, malattia o impossibilità di adempiere i propri obblighi di quest’ultimo (10); il direttore generale supplente è scelto fra i direttori dell’OLAF con il consenso delle tre istituzioni. |
| --- | --- |

17.

Alla luce di tali eventi, il comitato di vigilanza ha quindi ritenuto importante garantire la continuità dello svolgimento indipendente delle indagini dell’OLAF attraverso l’introduzione, nel regolamento (CE) n. 1073/1999, del posto permanente di direttore generale supplente per sostituire il direttore generale in caso di dimissioni, pensionamento, malattia o impossibilità di adempiere i propri obblighi di quest’ultimo (10); il direttore generale supplente è scelto fra i direttori dell’OLAF con il consenso delle tre istituzioni.

10

2.2.   
  Ruolo del comitato di vigilanza

Ruolo del comitato di vigilanza

| 18. | Il comitato di vigilanza è stato istituito allo scopo di potenziare l’indipendenza dell’OLAF, controllando regolarmente l’esecuzione della sua funzione investigativa. L’indipendenza del comitato è un fattore fondamentale per l’indipendenza operativa dell’OLAF stesso. Pertanto, le risorse del comitato (accesso ai fascicoli dell’OLAF e sostegno del segretariato del comitato di vigilanza) dovrebbero essere adeguate e sufficienti per consentirgli di svolgere il proprio ruolo e le proprie funzioni con la massima indipendenza. Il comitato si è regolarmente pronunciato sulla questione nelle sue relazioni annuali e nei suoi pareri. |
| --- | --- |

18.

Il comitato di vigilanza è stato istituito allo scopo di potenziare l’indipendenza dell’OLAF, controllando regolarmente l’esecuzione della sua funzione investigativa. L’indipendenza del comitato è un fattore fondamentale per l’indipendenza operativa dell’OLAF stesso. Pertanto, le risorse del comitato (accesso ai fascicoli dell’OLAF e sostegno del segretariato del comitato di vigilanza) dovrebbero essere adeguate e sufficienti per consentirgli di svolgere il proprio ruolo e le proprie funzioni con la massima indipendenza. Il comitato si è regolarmente pronunciato sulla questione nelle sue relazioni annuali e nei suoi pareri.

2.2.1.   Accesso del comitato di vigilanza ai fascicoli dell’OLAF

Accesso del comitato di vigilanza ai fascicoli dell’OLAF

| 19. | Come sottolineato nel parere n. 4/2011, l’attività di controllo del comitato di vigilanza in quanto organismo indipendente non dovrebbe basarsi unicamente sulle informazioni ricevute dall’OLAF. Il comitato deve essere in grado di effettuare il proprio esame servendosi non solo dei documenti e delle informazioni ottenuti dall’OLAF ai sensi del regolamento (CE) n. 1073/1999, ma anche di tutta la documentazione che ritiene necessaria a tal fine. In questo contesto, l’accesso del comitato e del suo segretariato ai fascicoli dell’OLAF è essenziale per ottenere informazioni pertinenti alla missione del comitato di vigilanza di potenziare l’indipendenza dell’Ufficio tramite un controllo regolare della sua funzione investigativa. |
| --- | --- |

19.

Come sottolineato nel parere n. 4/2011, l’attività di controllo del comitato di vigilanza in quanto organismo indipendente non dovrebbe basarsi unicamente sulle informazioni ricevute dall’OLAF. Il comitato deve essere in grado di effettuare il proprio esame servendosi non solo dei documenti e delle informazioni ottenuti dall’OLAF ai sensi del regolamento (CE) n. 1073/1999, ma anche di tutta la documentazione che ritiene necessaria a tal fine. In questo contesto, l’accesso del comitato e del suo segretariato ai fascicoli dell’OLAF è essenziale per ottenere informazioni pertinenti alla missione del comitato di vigilanza di potenziare l’indipendenza dell’Ufficio tramite un controllo regolare della sua funzione investigativa.

2.2.2.   Il segretariato del comitato di vigilanza

Il segretariato del comitato di vigilanza

| 20. | Nell’adempimento dei loro compiti, i membri del comitato di vigilanza sono assistiti da un segretariato, messo a disposizione dall’OLAF (11). Il comitato ha sempre evidenziato la necessità che il suo segretariato operi in modo indipendente sotto il controllo e la direzione del presidente del comitato e dei suoi membri. Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, per garantire il funzionamento indipendente del suo segretariato, il testo del regolamento (CE) n. 1073/1999 debba prevedere ulteriori garanzie, quali quelle proposte nel suo parere n. 4/2011 (12) riguardanti l’organico del segretariato, nonché la sua nomina e la sua valutazione. |
| --- | --- |

20.

Nell’adempimento dei loro compiti, i membri del comitato di vigilanza sono assistiti da un segretariato, messo a disposizione dall’OLAF (11). Il comitato ha sempre evidenziato la necessità che il suo segretariato operi in modo indipendente sotto il controllo e la direzione del presidente del comitato e dei suoi membri. Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, per garantire il funzionamento indipendente del suo segretariato, il testo del regolamento (CE) n. 1073/1999 debba prevedere ulteriori garanzie, quali quelle proposte nel suo parere n. 4/2011 (12) riguardanti l’organico del segretariato, nonché la sua nomina e la sua valutazione.

11

12

| 21. | Durante il suo mandato, il comitato ha costantemente espresso la necessità di disporre di un segretariato con un organico sufficiente quanto al numero e al livello: un capo unità, quattro amministratori e tre assistenti. Il comitato osserva con disappunto che non solo l’OLAF non ha tenuto pienamente conto delle sue ripetute raccomandazioni, ma che per di più la nuova struttura prevede una riduzione da otto a sei posti. Il comitato rileva altresì con preoccupazione che il nuovo capo del segretariato del comitato è stato nominato dal direttore generale dell’OLAF; entrambe le decisioni sono state adottate senza prima consultare il comitato. |
| --- | --- |

21.

Durante il suo mandato, il comitato ha costantemente espresso la necessità di disporre di un segretariato con un organico sufficiente quanto al numero e al livello: un capo unità, quattro amministratori e tre assistenti. Il comitato osserva con disappunto che non solo l’OLAF non ha tenuto pienamente conto delle sue ripetute raccomandazioni, ma che per di più la nuova struttura prevede una riduzione da otto a sei posti. Il comitato rileva altresì con preoccupazione che il nuovo capo del segretariato del comitato è stato nominato dal direttore generale dell’OLAF; entrambe le decisioni sono state adottate senza prima consultare il comitato.

| 22. | Il comitato è dell’avviso che in futuro, e conformemente all’articolo 11 del suo regolamento interno (13), i membri del segretariato dovranno essere nominati su sua proposta da parte di un’autorità diversa dal direttore generale dell’OLAF, affinché agiscano unicamente secondo le istruzioni del comitato, al quale rendono conto, e siano periodicamente valutati da quest’ultimo (14). Sulla scorta dell’esperienza dei sei anni di mandato, il comitato di vigilanza stima che la sua indipendenza, unitamente a quella del suo segretariato, sarebbe illusoria qualora il personale del segretariato del comitato continuasse a essere nominato, gestito e inquadrato dall’ufficio che è incaricato di monitorare. |
| --- | --- |

22.

Il comitato è dell’avviso che in futuro, e conformemente all’articolo 11 del suo regolamento interno (13), i membri del segretariato dovranno essere nominati su sua proposta da parte di un’autorità diversa dal direttore generale dell’OLAF, affinché agiscano unicamente secondo le istruzioni del comitato, al quale rendono conto, e siano periodicamente valutati da quest’ultimo (14). Sulla scorta dell’esperienza dei sei anni di mandato, il comitato di vigilanza stima che la sua indipendenza, unitamente a quella del suo segretariato, sarebbe illusoria qualora il personale del segretariato del comitato continuasse a essere nominato, gestito e inquadrato dall’ufficio che è incaricato di monitorare.

13

14

3.   CONTROLLO DELL’ESECUZIONE DELLA FUNZIONE D’INDAGINE DELL’OLAF

CONTROLLO DELL’ESECUZIONE DELLA FUNZIONE D’INDAGINE DELL’OLAF

| 23. | Durante il suo mandato, il comitato di vigilanza si è avvalso pienamente dei meccanismi giuridici previsti dal legislatore relativi al controllo regolare della funzione d’indagine dell’OLAF allo scopo di garantirne l’indipendenza. Sulla base delle informazioni trasmessegli dal direttore generale dell’OLAF (15) o agendo di propria iniziativa (16), il comitato di vigilanza ha controllato gli aspetti della funzione investigativa dell’OLAF che riteneva indispensabili ai fini della salvaguardia della sua indipendenza operativa: le competenze e i poteri di indagine dell’Ufficio, la durata delle indagini, il rispetto dei diritti procedurali, la cooperazione e lo scambio di informazioni con gli Stati membri e con le istituzioni, gli organi e gli organismi. |
| --- | --- |

23.

Durante il suo mandato, il comitato di vigilanza si è avvalso pienamente dei meccanismi giuridici previsti dal legislatore relativi al controllo regolare della funzione d’indagine dell’OLAF allo scopo di garantirne l’indipendenza. Sulla base delle informazioni trasmessegli dal direttore generale dell’OLAF (15) o agendo di propria iniziativa (16), il comitato di vigilanza ha controllato gli aspetti della funzione investigativa dell’OLAF che riteneva indispensabili ai fini della salvaguardia della sua indipendenza operativa: le competenze e i poteri di indagine dell’Ufficio, la durata delle indagini, il rispetto dei diritti procedurali, la cooperazione e lo scambio di informazioni con gli Stati membri e con le istituzioni, gli organi e gli organismi.

15

16

3.1.   
  Le competenze e i poteri di indagine dell’OLAF

Le competenze e i poteri di indagine dell’OLAF

| 24. | Nel parere n. 3/2010 il comitato di vigilanza ha sottolineato la necessità di introdurre nel regolamento (CE) n. 1073/1999 modificato una definizione chiara delle competenze dell’OLAF e dei suoi poteri in ciascuna fase dell’indagine, in particolare per quanto riguarda la sua facoltà di effettuare controlli e verifiche sul posto, come stabilito dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 (17). Difficoltà incontrate di recente hanno dimostrato che deve inoltre essere rafforzato il diritto dell’OLAF di accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione detenuta dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi (18). |
| --- | --- |

24.

Nel parere n. 3/2010 il comitato di vigilanza ha sottolineato la necessità di introdurre nel regolamento (CE) n. 1073/1999 modificato una definizione chiara delle competenze dell’OLAF e dei suoi poteri in ciascuna fase dell’indagine, in particolare per quanto riguarda la sua facoltà di effettuare controlli e verifiche sul posto, come stabilito dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 (17). Difficoltà incontrate di recente hanno dimostrato che deve inoltre essere rafforzato il diritto dell’OLAF di accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione detenuta dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi (18).

17

18

| 25. | Nel valutare l’opportunità di aprire o meno un’indagine, all’OLAF è stato impedito l’accesso immediato e automatico alle banche dati della Commissione europea contenenti dati personali. Il parere del comitato di vigilanza n. 1/2011, formulato su richiesta del direttore generale dell’OLAF, ha offerto sostegno all’OLAF nel dialogo con la Commissione europea su questo tema (per ulteriori dettagli, cfr. la sezione 3.5.1). |
| --- | --- |

25.

Nel valutare l’opportunità di aprire o meno un’indagine, all’OLAF è stato impedito l’accesso immediato e automatico alle banche dati della Commissione europea contenenti dati personali. Il parere del comitato di vigilanza n. 1/2011, formulato su richiesta del direttore generale dell’OLAF, ha offerto sostegno all’OLAF nel dialogo con la Commissione europea su questo tema (per ulteriori dettagli, cfr. la sezione 3.5.1).

| 26. | È stata inoltre contestata la facoltà dell’OLAF di avviare e condurre un’indagine interna nei confronti dei membri del Parlamento europeo, nonché di poter accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione detenuta da tale istituzione e ai suoi locali. Anche in questo caso, il comitato di vigilanza ha sostenuto l’OLAF e, a seguito di una richiesta del suo direttore generale, ha formulato il parere n. 2/2011, in cui ha affermato che il fatto di impedire all’OLAF di esercitare questa essenziale attività investigativa sulla base dell’interpretazione del mandato dell’Ufficio data da un’istituzione, da un organo o da un organismo costituisce una limitazione allo svolgimento indipendente delle indagini. |
| --- | --- |

26.

È stata inoltre contestata la facoltà dell’OLAF di avviare e condurre un’indagine interna nei confronti dei membri del Parlamento europeo, nonché di poter accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione detenuta da tale istituzione e ai suoi locali. Anche in questo caso, il comitato di vigilanza ha sostenuto l’OLAF e, a seguito di una richiesta del suo direttore generale, ha formulato il parere n. 2/2011, in cui ha affermato che il fatto di impedire all’OLAF di esercitare questa essenziale attività investigativa sulla base dell’interpretazione del mandato dell’Ufficio data da un’istituzione, da un organo o da un organismo costituisce una limitazione allo svolgimento indipendente delle indagini.

| 27. | Nel parere n. 4/2011, il comitato di vigilanza osserva con rammarico che, a tutt’oggi, non sono chiaramente definite le competenze dell’OLAF in materia di esecuzione delle indagini e i suoi poteri di indagine, soprattutto per quanto riguarda quelle svolte all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi (19). |
| --- | --- |

27.

Nel parere n. 4/2011, il comitato di vigilanza osserva con rammarico che, a tutt’oggi, non sono chiaramente definite le competenze dell’OLAF in materia di esecuzione delle indagini e i suoi poteri di indagine, soprattutto per quanto riguarda quelle svolte all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi (19).

19

3.2.   
  Durata delle indagini

Durata delle indagini

| 28. | Il comitato ha verificato attentamente la durata delle indagini dell’OLAF, con particolare riguardo all’applicazione dei termini e ai ritardi ingiustificati nel corso delle indagini. La durata delle indagini è stata oggetto di controllo anche per accertare che eventuali ritardi ingiustificati non fossero dovuti a motivi che avrebbero potuto comprometterne lo svolgimento indipendente o la riuscita. Il comitato di vigilanza ha esaminato un totale di 425 casi di durata superiore a nove mesi, nonché una serie di casi ancora aperti dopo oltre quattro anni di indagini: i risultati sono stati presentati in due pareri (20) e riportati in ogni relazione annuale del comitato. |
| --- | --- |

28.

Il comitato ha verificato attentamente la durata delle indagini dell’OLAF, con particolare riguardo all’applicazione dei termini e ai ritardi ingiustificati nel corso delle indagini. La durata delle indagini è stata oggetto di controllo anche per accertare che eventuali ritardi ingiustificati non fossero dovuti a motivi che avrebbero potuto comprometterne lo svolgimento indipendente o la riuscita. Il comitato di vigilanza ha esaminato un totale di 425 casi di durata superiore a nove mesi, nonché una serie di casi ancora aperti dopo oltre quattro anni di indagini: i risultati sono stati presentati in due pareri (20) e riportati in ogni relazione annuale del comitato.

20

| 29. | Dopo la raccomandazione formulata nel parere n. 1/2007 secondo la quale il modello per le relazioni trasmesse dall’OLAF al comitato sulle indagini in corso da oltre nove mesi deve indicare con maggiore chiarezza i motivi dei ritardi eccezionali nelle indagini (21), il comitato di vigilanza ha potuto identificare meglio le ragioni di tali ritardi e, di conseguenza, l’OLAF ha in gran parte eliminato le ragioni non motivate avendo dato attuazione alla raccomandazione di modificare il formato. |
| --- | --- |

29.

Dopo la raccomandazione formulata nel parere n. 1/2007 secondo la quale il modello per le relazioni trasmesse dall’OLAF al comitato sulle indagini in corso da oltre nove mesi deve indicare con maggiore chiarezza i motivi dei ritardi eccezionali nelle indagini (21), il comitato di vigilanza ha potuto identificare meglio le ragioni di tali ritardi e, di conseguenza, l’OLAF ha in gran parte eliminato le ragioni non motivate avendo dato attuazione alla raccomandazione di modificare il formato.

21

| 30. | Ciò non significa che il comitato di vigilanza ritenga che le indagini vengano completate entro un periodo di tempo accettabile. Al contrario, il comitato ha rilevato che le indagini, talvolta di natura relativamente semplice, durano spesso tempi eccessivamente lunghi. In particolare, si riscontrano attualmente 36 casi per i quali le indagini si protraggono da oltre 4 anni (22). Ciò può essere dovuto al numero insufficiente di personale esperto assegnato a determinate indagini, o al fatto che gli investigatori siano trasferiti a un’altra indagine prima di completare la precedente. Si tratta di una questione che preme molto al comitato di vigilanza che ha affrontato il problema, tra l’altro, proponendo metodi più efficaci di controllo e di pianificazione delle indagini in modo che i dirigenti possano avvalersi al meglio degli investigatori e condurre le indagini in maniera più efficiente (23). |
| --- | --- |

30.

Ciò non significa che il comitato di vigilanza ritenga che le indagini vengano completate entro un periodo di tempo accettabile. Al contrario, il comitato ha rilevato che le indagini, talvolta di natura relativamente semplice, durano spesso tempi eccessivamente lunghi. In particolare, si riscontrano attualmente 36 casi per i quali le indagini si protraggono da oltre 4 anni (22). Ciò può essere dovuto al numero insufficiente di personale esperto assegnato a determinate indagini, o al fatto che gli investigatori siano trasferiti a un’altra indagine prima di completare la precedente. Si tratta di una questione che preme molto al comitato di vigilanza che ha affrontato il problema, tra l’altro, proponendo metodi più efficaci di controllo e di pianificazione delle indagini in modo che i dirigenti possano avvalersi al meglio degli investigatori e condurre le indagini in maniera più efficiente (23).

22

23

3.3.   
  Rispetto delle garanzie procedurali nell’ambito delle indagini

Rispetto delle garanzie procedurali nell’ambito delle indagini

| 31. | L’indipendenza dell’OLAF si basa in larga misura sulla sua capacità e volontà di rispettare i diritti fondamentali e le garanzie procedurali nello svolgimento delle indagini. In caso contrario, l’OLAF si esporrebbe alle critiche, alla resistenza delle parti interessate e a interventi politici. Per questo motivo, il comitato di vigilanza ha sempre rivolto grande attenzione al rispetto da parte dell’OLAF di tali diritti e garanzie e si è adoperato in modo significativo sia per valutare le modalità secondo le quali l’Ufficio ne assicura il rispetto, sia per promuovere attivamente l’elaborazione di norme pertinenti applicabili all’OLAF. |
| --- | --- |

31.

L’indipendenza dell’OLAF si basa in larga misura sulla sua capacità e volontà di rispettare i diritti fondamentali e le garanzie procedurali nello svolgimento delle indagini. In caso contrario, l’OLAF si esporrebbe alle critiche, alla resistenza delle parti interessate e a interventi politici. Per questo motivo, il comitato di vigilanza ha sempre rivolto grande attenzione al rispetto da parte dell’OLAF di tali diritti e garanzie e si è adoperato in modo significativo sia per valutare le modalità secondo le quali l’Ufficio ne assicura il rispetto, sia per promuovere attivamente l’elaborazione di norme pertinenti applicabili all’OLAF.

| 32. | Nell’esaminare i casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali, il comitato di vigilanza ha rivolto particolare attenzione agli aspetti sostanziali e procedurali delle indagini. Sulla base di questi casi, il comitato di vigilanza ha esaminato il modo in cui l’OLAF assicura il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle sue indagini. Le osservazioni e le raccomandazioni del comitato sono sintetizzate nel parere n. 5/2010, nel quale il comitato di vigilanza constata che, nel complesso, l’OLAF rispetta i diritti fondamentali e le garanzie procedurali. Il comitato di vigilanza ha riscontrato, tuttavia, problemi specifici quali carenze procedurali, errori amministrativi e pratiche divergenti all’interno delle unità investigative. |
| --- | --- |

32.

Nell’esaminare i casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali, il comitato di vigilanza ha rivolto particolare attenzione agli aspetti sostanziali e procedurali delle indagini. Sulla base di questi casi, il comitato di vigilanza ha esaminato il modo in cui l’OLAF assicura il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle sue indagini. Le osservazioni e le raccomandazioni del comitato sono sintetizzate nel parere n. 5/2010, nel quale il comitato di vigilanza constata che, nel complesso, l’OLAF rispetta i diritti fondamentali e le garanzie procedurali. Il comitato di vigilanza ha riscontrato, tuttavia, problemi specifici quali carenze procedurali, errori amministrativi e pratiche divergenti all’interno delle unità investigative.

| 33. | Il comitato di vigilanza ha formulato alcune raccomandazioni intese a migliorare la prassi attuale per lo svolgimento delle indagini. In particolare, ha suggerito misure specifiche che dovrebbero essere adottate dall’OLAF per potenziare il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali in ogni fase di un’indagine; ha raccomandato altresì all’OLAF di apportare miglioramenti specifici al suo manuale (24) e di garantire il rispetto delle norme ivi contenute. Inoltre il comitato di vigilanza ha raccomandato il rafforzamento dei meccanismi di controllo sia dell’imparzialità e della riservatezza delle indagini che della loro durata. Infine ha messo a disposizione dell’OLAF una griglia di analisi in materia di diritti fondamentali e di garanzie procedurali, che funge da guida per gli investigatori nel corso delle indagini e serve ai dirigenti per controllare la loro legittimità. |
| --- | --- |

33.

Il comitato di vigilanza ha formulato alcune raccomandazioni intese a migliorare la prassi attuale per lo svolgimento delle indagini. In particolare, ha suggerito misure specifiche che dovrebbero essere adottate dall’OLAF per potenziare il rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali in ogni fase di un’indagine; ha raccomandato altresì all’OLAF di apportare miglioramenti specifici al suo manuale (24) e di garantire il rispetto delle norme ivi contenute. Inoltre il comitato di vigilanza ha raccomandato il rafforzamento dei meccanismi di controllo sia dell’imparzialità e della riservatezza delle indagini che della loro durata. Infine ha messo a disposizione dell’OLAF una griglia di analisi in materia di diritti fondamentali e di garanzie procedurali, che funge da guida per gli investigatori nel corso delle indagini e serve ai dirigenti per controllare la loro legittimità.

24

| 34. | Il comitato di vigilanza rileva con soddisfazione che, in risposta al suo parere n. 5/2010, il direttore generale dell’OLAF ha deciso di attuare la maggior parte delle raccomandazioni all’interno dell’OLAF. |
| --- | --- |

34.

Il comitato di vigilanza rileva con soddisfazione che, in risposta al suo parere n. 5/2010, il direttore generale dell’OLAF ha deciso di attuare la maggior parte delle raccomandazioni all’interno dell’OLAF.

| 35. | Il comitato di vigilanza ha inoltre contribuito al dibattito sulla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, sollecitando la Commissione europea e il legislatore ad approfittare di questa riforma per rafforzare la tutela dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali delle persone coinvolte nelle indagini dell’OLAF. Il comitato ha formulato tre pareri su questo tema (25). |
| --- | --- |

35.

Il comitato di vigilanza ha inoltre contribuito al dibattito sulla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999, sollecitando la Commissione europea e il legislatore ad approfittare di questa riforma per rafforzare la tutela dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali delle persone coinvolte nelle indagini dell’OLAF. Il comitato ha formulato tre pareri su questo tema (25).

25

| 36. | In particolare il comitato ha sottolineato che, nel fissare le norme in materia di garanzie procedurali, occorre sempre tenere presente l’equilibrio tra gli interessi delle parti interessate e l’efficienza dello svolgimento delle indagini. Tale equilibrio è particolarmente delicato quando si disciplina una procedura amministrativa che non prevede misure coercitive e che ha un effetto piuttosto limitato sullo status giuridico della persona interessata. Vi è il rischio che dare troppa importanza agli aspetti procedurali di un caso metta in secondo piano lo svolgimento efficiente dell’indagine, come dimostrano la questione complessa del differimento dell’obbligo dell’OLAF di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni e la necessità per l’OLAF di ottenere l’accordo preliminare del segretario generale/presidente dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo interessati (cfr. la sezione 3.5.4). |
| --- | --- |

36.

In particolare il comitato ha sottolineato che, nel fissare le norme in materia di garanzie procedurali, occorre sempre tenere presente l’equilibrio tra gli interessi delle parti interessate e l’efficienza dello svolgimento delle indagini. Tale equilibrio è particolarmente delicato quando si disciplina una procedura amministrativa che non prevede misure coercitive e che ha un effetto piuttosto limitato sullo status giuridico della persona interessata. Vi è il rischio che dare troppa importanza agli aspetti procedurali di un caso metta in secondo piano lo svolgimento efficiente dell’indagine, come dimostrano la questione complessa del differimento dell’obbligo dell’OLAF di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni e la necessità per l’OLAF di ottenere l’accordo preliminare del segretario generale/presidente dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo interessati (cfr. la sezione 3.5.4).

3.4.   
  Cooperazione e scambio di informazioni con gli Stati membri

Cooperazione e scambio di informazioni con gli Stati membri

| 37. | L’efficacia delle attività operative dell’OLAF dipende in gran misura dalla sua cooperazione con gli Stati membri e dal contributo offerto da ciascuno nelle fasi di indagine e di follow-up. A questo proposito, il controllo della funzione investigativa dell’OLAF condotto dal comitato di vigilanza ha avuto un duplice obiettivo. |
| --- | --- |

37.

L’efficacia delle attività operative dell’OLAF dipende in gran misura dalla sua cooperazione con gli Stati membri e dal contributo offerto da ciascuno nelle fasi di indagine e di follow-up. A questo proposito, il controllo della funzione investigativa dell’OLAF condotto dal comitato di vigilanza ha avuto un duplice obiettivo.

| 38. | Il comitato di vigilanza era particolarmente consapevole dell’importanza di migliorare lo scambio di informazioni tra gli Stati membri e l’OLAF. Ha cercato soprattutto di garantire che gli Stati membri evitassero di agire in modo da ostacolare concretamente l’OLAF nella sua attività investigativa, ad esempio omettendo di inviare prove o documenti all’OLAF o trasmettendoli in ritardo. Esaminando le relazioni sui casi di durata superiore a nove mesi, il comitato di vigilanza ha rilevato un certo numero di casi in cui l’OLAF ha indicato la mancanza di collaborazione da parte degli Stati membri come ragione del mancato completamento delle indagini in tale arco di tempo (26). Sebbene infondata in alcuni dei casi esaminati, in altri questa ragione è risultata giustificata. Il comitato ha inoltre notato che l’OLAF ha avuto difficoltà ad individuare le autorità nazionali competenti in grado di fornirgli l’assistenza necessaria, ad esempio quando effettuava controlli in loco presso i locali degli operatori economici. Per questo motivo nel parere n. 4/2011 il comitato di vigilanza ha approvato l’emendamento del regolamento (CE) n. 1073/1999, volto ad obbligare ciascuno Stato membro a identificare rapidamente l’autorità nazionale competente incaricata di assistere l’OLAF nelle sue indagini, specialmente quelle riguardanti le spese dirette. |
| --- | --- |

38.

Il comitato di vigilanza era particolarmente consapevole dell’importanza di migliorare lo scambio di informazioni tra gli Stati membri e l’OLAF. Ha cercato soprattutto di garantire che gli Stati membri evitassero di agire in modo da ostacolare concretamente l’OLAF nella sua attività investigativa, ad esempio omettendo di inviare prove o documenti all’OLAF o trasmettendoli in ritardo. Esaminando le relazioni sui casi di durata superiore a nove mesi, il comitato di vigilanza ha rilevato un certo numero di casi in cui l’OLAF ha indicato la mancanza di collaborazione da parte degli Stati membri come ragione del mancato completamento delle indagini in tale arco di tempo (26). Sebbene infondata in alcuni dei casi esaminati, in altri questa ragione è risultata giustificata. Il comitato ha inoltre notato che l’OLAF ha avuto difficoltà ad individuare le autorità nazionali competenti in grado di fornirgli l’assistenza necessaria, ad esempio quando effettuava controlli in loco presso i locali degli operatori economici. Per questo motivo nel parere n. 4/2011 il comitato di vigilanza ha approvato l’emendamento del regolamento (CE) n. 1073/1999, volto ad obbligare ciascuno Stato membro a identificare rapidamente l’autorità nazionale competente incaricata di assistere l’OLAF nelle sue indagini, specialmente quelle riguardanti le spese dirette.

26

| 39. | È ancora necessaria un’analisi approfondita dei casi in cui l’OLAF si è scontrato con la mancanza di cooperazione da parte degli Stati membri. |
| --- | --- |

39.

È ancora necessaria un’analisi approfondita dei casi in cui l’OLAF si è scontrato con la mancanza di cooperazione da parte degli Stati membri.

| 40. | In secondo luogo, considerato che l’OLAF non può esercitare un’azione penale, il comitato di vigilanza ritiene essenziali per il buon esito delle indagini la stretta collaborazione tra le autorità giudiziarie nazionali e l’Ufficio e un seguito adeguato alle raccomandazioni di quest’ultimo. Alla luce di queste considerazioni, il comitato ha esaminato i casi per i quali occorre trasmettere le informazioni a dette autorità. In tal modo, il comitato di vigilanza intendeva valutare la qualità e l’utilità delle relazioni d’indagine dell’OLAF per le autorità giudiziarie nazionali e individuare le ragioni per le quali esse non si erano interessate ad alcuni casi (27). Il comitato voleva inoltre garantire che le conclusioni delle indagini si fondassero unicamente su elementi aventi valore probatorio nei procedimenti giudiziari dello Stato membro nel quale fosse necessario avvalersene (28). |
| --- | --- |

40.

In secondo luogo, considerato che l’OLAF non può esercitare un’azione penale, il comitato di vigilanza ritiene essenziali per il buon esito delle indagini la stretta collaborazione tra le autorità giudiziarie nazionali e l’Ufficio e un seguito adeguato alle raccomandazioni di quest’ultimo. Alla luce di queste considerazioni, il comitato ha esaminato i casi per i quali occorre trasmettere le informazioni a dette autorità. In tal modo, il comitato di vigilanza intendeva valutare la qualità e l’utilità delle relazioni d’indagine dell’OLAF per le autorità giudiziarie nazionali e individuare le ragioni per le quali esse non si erano interessate ad alcuni casi (27). Il comitato voleva inoltre garantire che le conclusioni delle indagini si fondassero unicamente su elementi aventi valore probatorio nei procedimenti giudiziari dello Stato membro nel quale fosse necessario avvalersene (28).

27

28

| 41. | Il comitato ha constatato che, in alcuni casi, le autorità giudiziarie nazionali non hanno seguito le raccomandazioni dell’OLAF per vari motivi: prescrizione (termini di prescrizione), insufficiente definizione delle priorità o mancanza palese di prove. Tuttavia, il comitato ha rilevato che i casi sui quali le autorità giudiziarie nazionali non potevano intervenire a causa della prescrizione sono diminuiti progressivamente grazie al miglioramento della qualità delle informazioni fornite nelle relazioni, in particolare per quanto attiene all’analisi di presunti illeciti penali commessi e alle norme applicabili negli Stati membri ai quali la relazione è stata inoltrata. |
| --- | --- |

41.

Il comitato ha constatato che, in alcuni casi, le autorità giudiziarie nazionali non hanno seguito le raccomandazioni dell’OLAF per vari motivi: prescrizione (termini di prescrizione), insufficiente definizione delle priorità o mancanza palese di prove. Tuttavia, il comitato ha rilevato che i casi sui quali le autorità giudiziarie nazionali non potevano intervenire a causa della prescrizione sono diminuiti progressivamente grazie al miglioramento della qualità delle informazioni fornite nelle relazioni, in particolare per quanto attiene all’analisi di presunti illeciti penali commessi e alle norme applicabili negli Stati membri ai quali la relazione è stata inoltrata.

| 42. | Il comitato ritiene che la maggior parte di tali problemi possa essere evitata coinvolgendo tempestivamente gli esperti dei vari sistemi giuridici nazionali, siano i giuristi dell’unità di consulenza giudiziaria e legale, o giuristi di un servizio analogo presente nell’organizzazione investigativa dell’OLAF. |
| --- | --- |

42.

Il comitato ritiene che la maggior parte di tali problemi possa essere evitata coinvolgendo tempestivamente gli esperti dei vari sistemi giuridici nazionali, siano i giuristi dell’unità di consulenza giudiziaria e legale, o giuristi di un servizio analogo presente nell’organizzazione investigativa dell’OLAF.

3.5.   
  Cooperazione e scambio di informazioni con le istituzioni, gli organi e gli organismi in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF

Cooperazione e scambio di informazioni con le istituzioni, gli organi e gli organismi in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF

| 43. | Per adempiere la propria missione, è fondamentale che l’OLAF svolga il suo ruolo con il pieno sostegno e la fiducia delle istituzioni, degli organi e degli organismi. Senza la loro fiducia, l’OLAF non può effettuare indagini complete ed efficaci in assoluta indipendenza, dato che molti casi richiedono necessariamente la collaborazione del loro personale. |
| --- | --- |

43.

Per adempiere la propria missione, è fondamentale che l’OLAF svolga il suo ruolo con il pieno sostegno e la fiducia delle istituzioni, degli organi e degli organismi. Senza la loro fiducia, l’OLAF non può effettuare indagini complete ed efficaci in assoluta indipendenza, dato che molti casi richiedono necessariamente la collaborazione del loro personale.

| 44. | Il comitato di vigilanza ha sempre sottolineato che per il buon esito delle indagini sono essenziali una stretta cooperazione tra l’OLAF e le istituzioni e gli organi competenti, nonché un adeguato seguito dato alle raccomandazioni dell’OLAF. Tuttavia, il comitato desidera garantire che tutte le parti che collaborano con l’OLAF evitino di agire in modo da intralciare concretamente il lavoro dell’OLAF. Pertanto, ha dedicato particolare attenzione a quegli aspetti della cooperazione inerenti all’indipendenza operativa dell’OLAF e li ha tenuti sotto controllo: accesso dell’OLAF alle informazioni detenute dalle istituzioni, relazioni con l’ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC) e altri servizi delle istituzioni dell’UE, seguito dato dalle istituzioni alle raccomandazioni dell’Ufficio, situazioni in cui l’OLAF differisce l’obbligo di consentire alla persona interessata di presentare le proprie osservazioni, trasmissione di relazioni sui casi, trasmissione di informazioni da parte dell’OLAF alle istituzioni, agli organi, e agli organismi e scambio di opinioni con le istituzioni. |
| --- | --- |

44.

Il comitato di vigilanza ha sempre sottolineato che per il buon esito delle indagini sono essenziali una stretta cooperazione tra l’OLAF e le istituzioni e gli organi competenti, nonché un adeguato seguito dato alle raccomandazioni dell’OLAF. Tuttavia, il comitato desidera garantire che tutte le parti che collaborano con l’OLAF evitino di agire in modo da intralciare concretamente il lavoro dell’OLAF. Pertanto, ha dedicato particolare attenzione a quegli aspetti della cooperazione inerenti all’indipendenza operativa dell’OLAF e li ha tenuti sotto controllo: accesso dell’OLAF alle informazioni detenute dalle istituzioni, relazioni con l’ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC) e altri servizi delle istituzioni dell’UE, seguito dato dalle istituzioni alle raccomandazioni dell’Ufficio, situazioni in cui l’OLAF differisce l’obbligo di consentire alla persona interessata di presentare le proprie osservazioni, trasmissione di relazioni sui casi, trasmissione di informazioni da parte dell’OLAF alle istituzioni, agli organi, e agli organismi e scambio di opinioni con le istituzioni.

3.5.1.   Accesso dell’OLAF alle informazioni detenute dalle istituzioni

Accesso dell’OLAF alle informazioni detenute dalle istituzioni

| 45. | Un tema che è stato portato all’attenzione del comitato di vigilanza e sul quale la fiducia sembra essere venuta meno è l’accesso dell’OLAF alle banche dati della Commissione europea. L’articolo 4, paragrafo 2, primo comma, del regolamento (CE) n. 1073/1999 riconosce chiaramente il diritto dell’OLAF di accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi e degli organismi. Tuttavia, il comitato di vigilanza ha rilevato che, fin dalla sua creazione, l’OLAF ha incontrato difficoltà nell’ottenere accesso alle informazioni detenute da talune istituzioni, che sono particolarmente riluttanti a concedere all’OLAF un accesso rapido e discreto ad alcune categorie di dati personali a causa di un’interpretazione molto restrittiva del regolamento (CE) n. 45/2001 (29). Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, oltre a dimostrare una certa sfiducia nei confronti dell’OLAF, una siffatta posizione potrebbe altresì compromettere l’indipendenza delle sue indagini. |
| --- | --- |

45.

Un tema che è stato portato all’attenzione del comitato di vigilanza e sul quale la fiducia sembra essere venuta meno è l’accesso dell’OLAF alle banche dati della Commissione europea. L’articolo 4, paragrafo 2, primo comma, del regolamento (CE) n. 1073/1999 riconosce chiaramente il diritto dell’OLAF di accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi e degli organismi. Tuttavia, il comitato di vigilanza ha rilevato che, fin dalla sua creazione, l’OLAF ha incontrato difficoltà nell’ottenere accesso alle informazioni detenute da talune istituzioni, che sono particolarmente riluttanti a concedere all’OLAF un accesso rapido e discreto ad alcune categorie di dati personali a causa di un’interpretazione molto restrittiva del regolamento (CE) n. 45/2001 (29). Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, oltre a dimostrare una certa sfiducia nei confronti dell’OLAF, una siffatta posizione potrebbe altresì compromettere l’indipendenza delle sue indagini.

29

| 46. | Nel maggio 2011 il comitato di vigilanza ha formulato un parere (30) secondo il quale deve essere concesso un accesso rapido e discreto, soprattutto nella fase iniziale di un’indagine prima dell’apertura di un fascicolo, in modo che l’OLAF possa valutare se il materiale necessariamente soddisfa i criteri per l’indagine. Ciò è particolarmente importante nei casi in cui può sorgere un potenziale conflitto di interessi. |
| --- | --- |

46.

Nel maggio 2011 il comitato di vigilanza ha formulato un parere (30) secondo il quale deve essere concesso un accesso rapido e discreto, soprattutto nella fase iniziale di un’indagine prima dell’apertura di un fascicolo, in modo che l’OLAF possa valutare se il materiale necessariamente soddisfa i criteri per l’indagine. Ciò è particolarmente importante nei casi in cui può sorgere un potenziale conflitto di interessi.

30

| 47. | L’OLAF ha bisogno di accedere alle informazioni contenute nelle banche dati delle risorse umane gestite dalla Commissione europea: in special modo chiede accesso ai dati riguardanti i singoli funzionari e i loro familiari (denominati «dati genealogici»). |
| --- | --- |

47.

L’OLAF ha bisogno di accedere alle informazioni contenute nelle banche dati delle risorse umane gestite dalla Commissione europea: in special modo chiede accesso ai dati riguardanti i singoli funzionari e i loro familiari (denominati «dati genealogici»).

| 48. | Si tratta di una questione che si protrae da tempo e sulla quale non è ancora stata raggiunta un’intesa riguardo a come procedere. È auspicabile che, a seguito delle raccomandazioni del comitato di vigilanza e del dialogo avviato tra l’OLAF e la Commissione europea, si possa trovare una soluzione a questo annoso problema. |
| --- | --- |

48.

Si tratta di una questione che si protrae da tempo e sulla quale non è ancora stata raggiunta un’intesa riguardo a come procedere. È auspicabile che, a seguito delle raccomandazioni del comitato di vigilanza e del dialogo avviato tra l’OLAF e la Commissione europea, si possa trovare una soluzione a questo annoso problema.

| 49. | Il comitato di vigilanza ritiene che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 debba altresì costituire un’occasione per affrontare questo problema. Nel parere n. 4/2011, il comitato di vigilanza ha affermato che il nuovo regolamento dovrebbe comprendere disposizioni che consentano di trovare un giusto equilibrio tra la necessità dell’OLAF di accedere alle informazioni in possesso delle istituzioni prima dell’apertura di un caso e in qualsiasi fase dell’indagine e le norme pertinenti in materia di protezione dei dati. |
| --- | --- |

49.

Il comitato di vigilanza ritiene che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 debba altresì costituire un’occasione per affrontare questo problema. Nel parere n. 4/2011, il comitato di vigilanza ha affermato che il nuovo regolamento dovrebbe comprendere disposizioni che consentano di trovare un giusto equilibrio tra la necessità dell’OLAF di accedere alle informazioni in possesso delle istituzioni prima dell’apertura di un caso e in qualsiasi fase dell’indagine e le norme pertinenti in materia di protezione dei dati.

| 50. | Il comitato ha inoltre raccomandato all’OLAF di informarlo sistematicamente della mancata segnalazione, o della segnalazione tardiva, di casi di frode, nonché del diniego da parte di un’istituzione, di un organo o di un organismo di concedere l’accesso alle informazioni in loro possesso. |
| --- | --- |

50.

Il comitato ha inoltre raccomandato all’OLAF di informarlo sistematicamente della mancata segnalazione, o della segnalazione tardiva, di casi di frode, nonché del diniego da parte di un’istituzione, di un organo o di un organismo di concedere l’accesso alle informazioni in loro possesso.

3.5.2.   Relazioni con l’IDOC e altri servizi delle istituzioni dell’UE

Relazioni con l’IDOC e altri servizi delle istituzioni dell’UE

| 51. | Il modo in cui l’OLAF utilizza le proprie risorse investigative limitate è costantemente al centro dell’attenzione del comitato di vigilanza. Il comitato ritiene che l’OLAF debba concentrare i suoi sforzi sui casi che hanno maggiore probabilità di avere esito positivo e che presentano un buon rapporto costi-benefici. Solo utilizzando le proprie risorse in modo efficace ed efficiente l’OLAF sarà in grado condurre le indagini sui casi di frode o di irregolarità più gravi che ledono gli interessi finanziari dell’UE, lasciando gli altri casi ad altri organismi più adeguati, quali l’IDOC, l’ufficio di sicurezza della Commissione europea o i servizi competenti delle altre istituzioni. |
| --- | --- |

51.

Il modo in cui l’OLAF utilizza le proprie risorse investigative limitate è costantemente al centro dell’attenzione del comitato di vigilanza. Il comitato ritiene che l’OLAF debba concentrare i suoi sforzi sui casi che hanno maggiore probabilità di avere esito positivo e che presentano un buon rapporto costi-benefici. Solo utilizzando le proprie risorse in modo efficace ed efficiente l’OLAF sarà in grado condurre le indagini sui casi di frode o di irregolarità più gravi che ledono gli interessi finanziari dell’UE, lasciando gli altri casi ad altri organismi più adeguati, quali l’IDOC, l’ufficio di sicurezza della Commissione europea o i servizi competenti delle altre istituzioni.

| 52. | Alla luce di queste considerazioni, il comitato di vigilanza ha raccomandato all’OLAF di sviluppare una politica «de minimis» interna, conforme alla sua politica e alle priorità in materia di indagini, al fine di assegnare le risorse, nella misura del possibile, alle indagini sui casi più gravi. Il comitato di vigilanza ha esaminato questa politica e ha sintetizzato le sue conclusioni nel parere n. 5/2008. Il comitato ha proposto una serie di raccomandazioni che tengono conto, tra l’altro, della necessità di collaborare con l’IDOC e con gli altri servizi delle istituzioni dell’UE. La divisione del lavoro con essi si basa su una definizione delle responsabilità in materia di indagini. Di conseguenza, il comitato di vigilanza ha esortato l’OLAF a migliorare la procedura di scambio di informazioni e la cooperazione con tali servizi, ma ha sottolineato che gli accordi di cooperazione non devono limitare le competenze essenziali dell’OLAF né l’indipendenza nelle indagini. |
| --- | --- |

52.

Alla luce di queste considerazioni, il comitato di vigilanza ha raccomandato all’OLAF di sviluppare una politica «de minimis» interna, conforme alla sua politica e alle priorità in materia di indagini, al fine di assegnare le risorse, nella misura del possibile, alle indagini sui casi più gravi. Il comitato di vigilanza ha esaminato questa politica e ha sintetizzato le sue conclusioni nel parere n. 5/2008. Il comitato ha proposto una serie di raccomandazioni che tengono conto, tra l’altro, della necessità di collaborare con l’IDOC e con gli altri servizi delle istituzioni dell’UE. La divisione del lavoro con essi si basa su una definizione delle responsabilità in materia di indagini. Di conseguenza, il comitato di vigilanza ha esortato l’OLAF a migliorare la procedura di scambio di informazioni e la cooperazione con tali servizi, ma ha sottolineato che gli accordi di cooperazione non devono limitare le competenze essenziali dell’OLAF né l’indipendenza nelle indagini.

| 53. | Il comitato di vigilanza ha monitorato l’attuazione del suo parere (31) e ha constatato con soddisfazione che le norme «de minimis» sono state inserite nel manuale dell’OLAF (32). Il comitato ha inoltre accolto con favore l’iniziativa di chiarire l’attuazione della politica «de minimis» mediante orientamenti operativi, nonché la creazione di un allegato «de minimis» che elenca i diversi criteri da prendere in considerazione nel decidere se avviare un’indagine esterna o meno. |
| --- | --- |

53.

Il comitato di vigilanza ha monitorato l’attuazione del suo parere (31) e ha constatato con soddisfazione che le norme «de minimis» sono state inserite nel manuale dell’OLAF (32). Il comitato ha inoltre accolto con favore l’iniziativa di chiarire l’attuazione della politica «de minimis» mediante orientamenti operativi, nonché la creazione di un allegato «de minimis» che elenca i diversi criteri da prendere in considerazione nel decidere se avviare un’indagine esterna o meno.

31

32

3.5.3.   Seguito dato alle raccomandazioni dell’OLAF da parte delle istituzioni

Seguito dato alle raccomandazioni dell’OLAF da parte delle istituzioni

| 54. | Il direttore generale dell’OLAF ha l’obbligo di informare il comitato di vigilanza dei casi in cui l’istituzione, l’organo o l’organismo interessato non ha dato seguito alle raccomandazioni dell’OLAF (33). Il comitato ha trattato questo argomento in ogni relazione annuale e ha constatato che, durante il suo mandato di sei anni, sono stati riferiti solo due casi di questo tipo: di conseguenza, questo numero limitato di casi non gli permette di formulare conclusioni generali o raccomandazioni. Il comitato ha espresso il timore che l’assenza di segnalazioni possa indicare la mancanza di un meccanismo adeguato di follow-up e ha raccomandato all’OLAF di creare quanto prima un sistema di segnalazione sistematica per tali casi. È opinione del comitato di vigilanza che se l’OLAF non reagisce quando le controparti ignorano le sue raccomandazioni, la sua indipendenza potrebbe essere seriamente minacciata. |
| --- | --- |

54.

Il direttore generale dell’OLAF ha l’obbligo di informare il comitato di vigilanza dei casi in cui l’istituzione, l’organo o l’organismo interessato non ha dato seguito alle raccomandazioni dell’OLAF (33). Il comitato ha trattato questo argomento in ogni relazione annuale e ha constatato che, durante il suo mandato di sei anni, sono stati riferiti solo due casi di questo tipo: di conseguenza, questo numero limitato di casi non gli permette di formulare conclusioni generali o raccomandazioni. Il comitato ha espresso il timore che l’assenza di segnalazioni possa indicare la mancanza di un meccanismo adeguato di follow-up e ha raccomandato all’OLAF di creare quanto prima un sistema di segnalazione sistematica per tali casi. È opinione del comitato di vigilanza che se l’OLAF non reagisce quando le controparti ignorano le sue raccomandazioni, la sua indipendenza potrebbe essere seriamente minacciata.

33

3.5.4.   Accordo del segretario generale/presidente di un’istituzione, organo o organismo al differimento dell’obbligo di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni

Accordo del segretario generale/presidente di un’istituzione, organo o organismo al differimento dell’obbligo di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni

| 55. | Quando effettua indagini interne, l’OLAF deve ottenere l’accordo preliminare del segretario generale o del presidente dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo interessati ogniqualvolta decide di differire l’obbligo di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni. Quest’obbligo mira a garantire il rispetto dei diritti di difesa delle persone interessate (34). Tuttavia, il comitato è dell’avviso che se un’istituzione nega il consenso o tarda nel concederlo può essere compromessa l’indipendenza investigativa dell’OLAF (35). Il comitato ha rilevato che, a più riprese, la trasmissione dei fascicoli dell’OLAF alle autorità giudiziarie nazionali è stata intralciata da un ritardo nella concessione di un accordo da parte dell’istituzione o dell’organo interessati. Nel parere n. 4/2011 il comitato ha dichiarato che il nuovo regolamento dovrebbe pertanto contenere disposizioni che consentano di evitare situazioni simili in futuro e ha considerato inadeguato il modo in cui il problema è stato affrontato nella presente proposta di riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999. |
| --- | --- |

55.

Quando effettua indagini interne, l’OLAF deve ottenere l’accordo preliminare del segretario generale o del presidente dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo interessati ogniqualvolta decide di differire l’obbligo di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni. Quest’obbligo mira a garantire il rispetto dei diritti di difesa delle persone interessate (34). Tuttavia, il comitato è dell’avviso che se un’istituzione nega il consenso o tarda nel concederlo può essere compromessa l’indipendenza investigativa dell’OLAF (35). Il comitato ha rilevato che, a più riprese, la trasmissione dei fascicoli dell’OLAF alle autorità giudiziarie nazionali è stata intralciata da un ritardo nella concessione di un accordo da parte dell’istituzione o dell’organo interessati. Nel parere n. 4/2011 il comitato ha dichiarato che il nuovo regolamento dovrebbe pertanto contenere disposizioni che consentano di evitare situazioni simili in futuro e ha considerato inadeguato il modo in cui il problema è stato affrontato nella presente proposta di riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999.

34

35

| 56. | In qualità di custode dell’indipendenza dell’OLAF, il comitato di vigilanza dovrebbe essere informato sistematicamente di tutti i casi in cui le istituzioni, gli organi o gli organismi hanno rifiutato, o hanno inutilmente ritardato, il proprio consenso a differire l’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni. |
| --- | --- |

56.

In qualità di custode dell’indipendenza dell’OLAF, il comitato di vigilanza dovrebbe essere informato sistematicamente di tutti i casi in cui le istituzioni, gli organi o gli organismi hanno rifiutato, o hanno inutilmente ritardato, il proprio consenso a differire l’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni.

3.5.5.   Trasmissione delle relazioni finali e comunicazione di informazioni da parte dell’OLAF alle istituzioni, agli organi e agli organismi

Trasmissione delle relazioni finali e comunicazione di informazioni da parte dell’OLAF alle istituzioni, agli organi e agli organismi

Comunicazione di informazioni alle istituzioni, agli organi e agli organismi da parte dell’OLAF

Comunicazione di informazioni alle istituzioni, agli organi e agli organismi da parte dell’OLAF

| 57. | Ai sensi della legislazione vigente, l’OLAF ha l’obbligo giuridico di informare un’istituzione, un organo o un organismo nei casi in cui un’indagine interna riveli che possa essere interessato un membro o un membro del personale, ad eccezione dei casi che richiedono il segreto assoluto ai fini dell’indagine o qualora l’indagine sia di competenza di un’autorità giudiziaria nazionale. Nel parere n. 4/2011 il comitato ha espresso la sua preoccupazione in merito alla modifica di queste norme (36) avanzata nella proposta legislativa che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999, in quanto potrebbe privare l’OLAF della sua facoltà di mantenere le indagini riservate ogniqualvolta risulti necessario. |
| --- | --- |

57.

Ai sensi della legislazione vigente, l’OLAF ha l’obbligo giuridico di informare un’istituzione, un organo o un organismo nei casi in cui un’indagine interna riveli che possa essere interessato un membro o un membro del personale, ad eccezione dei casi che richiedono il segreto assoluto ai fini dell’indagine o qualora l’indagine sia di competenza di un’autorità giudiziaria nazionale. Nel parere n. 4/2011 il comitato ha espresso la sua preoccupazione in merito alla modifica di queste norme (36) avanzata nella proposta legislativa che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999, in quanto potrebbe privare l’OLAF della sua facoltà di mantenere le indagini riservate ogniqualvolta risulti necessario.

36

Trasmissione delle relazioni finali alle istituzioni, agli organi e agli organismi da parte dell’OLAF

Trasmissione delle relazioni finali alle istituzioni, agli organi e agli organismi da parte dell’OLAF

| 58. | Il comitato di vigilanza ha preso atto della decisione dell’OLAF di inviare alla Commissione europea, in risposta alla sua richiesta, tutte le relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up. Inoltre, l’OLAF ha deciso di applicare una politica analoga alle altre istituzioni e organismi, se non diversamente previsto. Il comitato di vigilanza ha deciso di valutare questa pratica, con il preciso intento di stabilire se possa mettere a repentaglio l’indipendenza investigativa dell’OLAF. Il parere n. 5/2011 presenta una sintesi delle conclusioni del comitato di vigilanza a seguito dell’esame di 17 casi, nonché l’opinione del comitato per quanto riguarda la base giuridica di queste trasmissioni e la conformità di questa pratica con il diritto dell’UE. |
| --- | --- |

58.

Il comitato di vigilanza ha preso atto della decisione dell’OLAF di inviare alla Commissione europea, in risposta alla sua richiesta, tutte le relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up. Inoltre, l’OLAF ha deciso di applicare una politica analoga alle altre istituzioni e organismi, se non diversamente previsto. Il comitato di vigilanza ha deciso di valutare questa pratica, con il preciso intento di stabilire se possa mettere a repentaglio l’indipendenza investigativa dell’OLAF. Il parere n. 5/2011 presenta una sintesi delle conclusioni del comitato di vigilanza a seguito dell’esame di 17 casi, nonché l’opinione del comitato per quanto riguarda la base giuridica di queste trasmissioni e la conformità di questa pratica con il diritto dell’UE.

| 59. | In particolare, il comitato di vigilanza teme che questa trasmissione possa ledere i diritti dei soggetti coinvolti nelle indagini e di conseguenza possa indurli a presentare un ricorso per risarcimento danni dinanzi alla Corte di giustizia europea, che potrebbe nuocere alla credibilità e alla reputazione dell’OLAF. La trasmissione delle relazioni finali che contengono informazioni sensibili riguardanti i testimoni, gli informatori e i denunzianti potrebbe inoltre compromettere la riuscita delle indagini scoraggiando questi soggetti dal farsi avanti e dall’aiutare l’OLAF e divulgando inutilmente informazioni relative ad altre indagini OLAF in corso. Quanto meno questa pratica potrebbe offrire alle altre istituzioni mezzi impropri per influenzare l’attività investigativa dell’OLAF, a scapito della fiducia dei cittadini nella sua indipendenza. |
| --- | --- |

59.

In particolare, il comitato di vigilanza teme che questa trasmissione possa ledere i diritti dei soggetti coinvolti nelle indagini e di conseguenza possa indurli a presentare un ricorso per risarcimento danni dinanzi alla Corte di giustizia europea, che potrebbe nuocere alla credibilità e alla reputazione dell’OLAF. La trasmissione delle relazioni finali che contengono informazioni sensibili riguardanti i testimoni, gli informatori e i denunzianti potrebbe inoltre compromettere la riuscita delle indagini scoraggiando questi soggetti dal farsi avanti e dall’aiutare l’OLAF e divulgando inutilmente informazioni relative ad altre indagini OLAF in corso. Quanto meno questa pratica potrebbe offrire alle altre istituzioni mezzi impropri per influenzare l’attività investigativa dell’OLAF, a scapito della fiducia dei cittadini nella sua indipendenza.

| 60. | Il comitato di vigilanza raccomanda all’OLAF di riconsiderare la sua decisione di trasmettere alle istituzioni, organi e organismi interessati tali relazioni finali senza adottare tutte le misure necessarie per garantire che questa pratica sia conforme con il diritto dell’UE e non comprometta l’efficienza e l’indipendenza delle sue indagini. |
| --- | --- |

60.

Il comitato di vigilanza raccomanda all’OLAF di riconsiderare la sua decisione di trasmettere alle istituzioni, organi e organismi interessati tali relazioni finali senza adottare tutte le misure necessarie per garantire che questa pratica sia conforme con il diritto dell’UE e non comprometta l’efficienza e l’indipendenza delle sue indagini.

3.5.6.   Scambio di opinioni con le istituzioni

Scambio di opinioni con le istituzioni

| 61. | Uno degli obiettivi della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 è migliorare la governance dell’OLAF e intensificare la sua collaborazione con le istituzioni, pur nel rispetto della sua indipendenza operativa. Il regolare dialogo interistituzionale proposto inizialmente è stato sostituito da uno scambio di opinioni meno formale tra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione europea, con la partecipazione dell’OLAF e del comitato di vigilanza. Il comitato di vigilanza ha espresso la sua opinione su entrambe le proposte nei suoi pareri n. 3/2010 e n. 4/2011. |
| --- | --- |

61.

Uno degli obiettivi della riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 è migliorare la governance dell’OLAF e intensificare la sua collaborazione con le istituzioni, pur nel rispetto della sua indipendenza operativa. Il regolare dialogo interistituzionale proposto inizialmente è stato sostituito da uno scambio di opinioni meno formale tra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione europea, con la partecipazione dell’OLAF e del comitato di vigilanza. Il comitato di vigilanza ha espresso la sua opinione su entrambe le proposte nei suoi pareri n. 3/2010 e n. 4/2011.

| 62. | Il comitato di vigilanza ha precisato che un dialogo formale e uno scambio di opinioni con le istituzioni possono entrambi sostenere l’attività dell’OLAF, ma che essi non devono in alcun modo diventare un’occasione per minare l’indipendenza operativa dell’OLAF (37). In particolare, il comitato ha rilevato che la proposta che l’OLAF adotti i provvedimenti opportuni tenendo conto dei pareri espressi nell’ambito dello scambio di opinioni potrebbe compromettere l’indipendenza del direttore generale. Quest’ultimo potrebbe infatti subire pressioni da parte delle istituzioni, soprattutto per quanto riguarda la definizione delle priorità strategiche delle politiche dell’OLAF in materia di indagini. |
| --- | --- |

62.

Il comitato di vigilanza ha precisato che un dialogo formale e uno scambio di opinioni con le istituzioni possono entrambi sostenere l’attività dell’OLAF, ma che essi non devono in alcun modo diventare un’occasione per minare l’indipendenza operativa dell’OLAF (37). In particolare, il comitato ha rilevato che la proposta che l’OLAF adotti i provvedimenti opportuni tenendo conto dei pareri espressi nell’ambito dello scambio di opinioni potrebbe compromettere l’indipendenza del direttore generale. Quest’ultimo potrebbe infatti subire pressioni da parte delle istituzioni, soprattutto per quanto riguarda la definizione delle priorità strategiche delle politiche dell’OLAF in materia di indagini.

37

4.   CONTROLLO DELL’IMPATTO DELLA GESTIONE SULLA FUNZIONE D’INDAGINE DELL’OLAF

CONTROLLO DELL’IMPATTO DELLA GESTIONE SULLA FUNZIONE D’INDAGINE DELL’OLAF

| 63. | Fin dall’inizio e per tutto il suo mandato, il comitato di vigilanza ha sempre sottolineato la necessità per l’OLAF di attuare una leadership forte ed efficace, per definire chiare norme di indagine e garantire che le indagini siano gestite correttamente. Inoltre, il comitato attribuisce una grande importanza all’introduzione di meccanismi di controllo interno in relazione alla durata delle indagini e al rispetto delle garanzie procedurali nell’ambito delle stesse, nonché alle situazioni di potenziale conflitto di interessi. Tutti questi aspetti hanno un impatto diretto sullo svolgimento indipendente delle indagini e di conseguenza sono state oggetto di attento monitoraggio da parte del comitato. |
| --- | --- |

63.

Fin dall’inizio e per tutto il suo mandato, il comitato di vigilanza ha sempre sottolineato la necessità per l’OLAF di attuare una leadership forte ed efficace, per definire chiare norme di indagine e garantire che le indagini siano gestite correttamente. Inoltre, il comitato attribuisce una grande importanza all’introduzione di meccanismi di controllo interno in relazione alla durata delle indagini e al rispetto delle garanzie procedurali nell’ambito delle stesse, nonché alle situazioni di potenziale conflitto di interessi. Tutti questi aspetti hanno un impatto diretto sullo svolgimento indipendente delle indagini e di conseguenza sono state oggetto di attento monitoraggio da parte del comitato.

4.1.   
  Gestione delle indagini

Gestione delle indagini

4.1.1.   Pianificazione e direzione strategica delle indagini

Pianificazione e direzione strategica delle indagini

| 64. | Dall’analisi del comitato riguardante le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi (38) è emersa l’assenza di una metodologia investigativa ed è risultato che molti ritardi nel trattamento dei fascicoli potrebbero essere evitati con una migliore gestione e pianificazione delle indagini. Il comitato ha espresso preoccupazione per tali conclusioni ritenendo che, laddove le indagini mancavano di una pianificazione effettiva per ogni fase del caso, vi fosse il costante pericolo che gli investigatori potessero deviare il proprio operato dagli obiettivi fissati all’inizio dell’indagine. Ciò può comportare una mancanza di responsabilità e di conseguenza può mettere in dubbio l’indipendenza dell’indagine stessa. Tenendo presente che una buona pianificazione è essenziale per svolgere indagini riuscite e mirate, il comitato ha esaminato un certo numero di casi OLAF per stabilire se, e in quale misura, la pianificazione delle indagini aiutasse l’OLAF nello svolgimento di queste. |
| --- | --- |

64.

Dall’analisi del comitato riguardante le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi (38) è emersa l’assenza di una metodologia investigativa ed è risultato che molti ritardi nel trattamento dei fascicoli potrebbero essere evitati con una migliore gestione e pianificazione delle indagini. Il comitato ha espresso preoccupazione per tali conclusioni ritenendo che, laddove le indagini mancavano di una pianificazione effettiva per ogni fase del caso, vi fosse il costante pericolo che gli investigatori potessero deviare il proprio operato dagli obiettivi fissati all’inizio dell’indagine. Ciò può comportare una mancanza di responsabilità e di conseguenza può mettere in dubbio l’indipendenza dell’indagine stessa. Tenendo presente che una buona pianificazione è essenziale per svolgere indagini riuscite e mirate, il comitato ha esaminato un certo numero di casi OLAF per stabilire se, e in quale misura, la pianificazione delle indagini aiutasse l’OLAF nello svolgimento di queste.

38

| 65. | Nel parere n. 4/2010 il comitato ha rilevato l’assenza ricorrente di un’adeguata pianificazione delle indagini. Ciò ha un impatto negativo sull’efficienza dell’operato dell’OLAF e sulla durata delle sue indagini. Il comitato di vigilanza ha inoltre osservato che il manuale OLAF forniva orientamenti per elaborare un piano di lavoro iniziale nella fase di valutazione, ma non conteneva disposizioni per un piano di indagine completo una volta che l’indagine era cominciata. |
| --- | --- |

65.

Nel parere n. 4/2010 il comitato ha rilevato l’assenza ricorrente di un’adeguata pianificazione delle indagini. Ciò ha un impatto negativo sull’efficienza dell’operato dell’OLAF e sulla durata delle sue indagini. Il comitato di vigilanza ha inoltre osservato che il manuale OLAF forniva orientamenti per elaborare un piano di lavoro iniziale nella fase di valutazione, ma non conteneva disposizioni per un piano di indagine completo una volta che l’indagine era cominciata.

| 66. | Il comitato ha sottolineato che è necessario che l’OLAF riduca la durata eccessiva di alcune indagini stabilendo procedure e termini precisi per le indagini. Il comitato di vigilanza ha raccomandato all’OLAF di attuare una politica di pianificazione adeguata di tutte le fasi delle indagini, con controlli periodici, un calendario realistico e aggiornamenti regolari per garantirne il rispetto. In particolare, il comitato aveva raccomandato di elaborare un piano investigativo dettagliato all’inizio di ogni indagine, per stabilirne gli obiettivi, quantificare le risorse probabilmente necessarie per il suo completamento e i costi previsti. Inoltre, il comitato suggeriva che i piani di indagine fossero esaminati regolarmente dai dirigenti, a livello di unità, al fine di seguire e, se necessario, orientare l’evoluzione dei casi. |
| --- | --- |

66.

Il comitato ha sottolineato che è necessario che l’OLAF riduca la durata eccessiva di alcune indagini stabilendo procedure e termini precisi per le indagini. Il comitato di vigilanza ha raccomandato all’OLAF di attuare una politica di pianificazione adeguata di tutte le fasi delle indagini, con controlli periodici, un calendario realistico e aggiornamenti regolari per garantirne il rispetto. In particolare, il comitato aveva raccomandato di elaborare un piano investigativo dettagliato all’inizio di ogni indagine, per stabilirne gli obiettivi, quantificare le risorse probabilmente necessarie per il suo completamento e i costi previsti. Inoltre, il comitato suggeriva che i piani di indagine fossero esaminati regolarmente dai dirigenti, a livello di unità, al fine di seguire e, se necessario, orientare l’evoluzione dei casi.

| 67. | A seguito dell’opera del comitato di vigilanza in questo campo, l’OLAF ha acquistato consapevolezza della necessità di adottare un approccio comune alla pianificazione strategica dei casi e ha iniziato ad elaborare piani di lavoro dettagliati una volta aperto un caso. Inoltre, il comitato si compiace del fatto che il nuovo direttore generale dell’OLAF, sin dall’inizio del suo mandato, abbia chiesto di modificare il manuale per attuare le raccomandazioni del comitato. |
| --- | --- |

67.

A seguito dell’opera del comitato di vigilanza in questo campo, l’OLAF ha acquistato consapevolezza della necessità di adottare un approccio comune alla pianificazione strategica dei casi e ha iniziato ad elaborare piani di lavoro dettagliati una volta aperto un caso. Inoltre, il comitato si compiace del fatto che il nuovo direttore generale dell’OLAF, sin dall’inizio del suo mandato, abbia chiesto di modificare il manuale per attuare le raccomandazioni del comitato.

| 68. | Sarebbe necessario valutare ulteriormente l’efficacia delle misure adottate dall’OLAF. |
| --- | --- |

68.

Sarebbe necessario valutare ulteriormente l’efficacia delle misure adottate dall’OLAF.

4.1.2.   Controllo interno delle indagini

Controllo interno delle indagini

| 69. | Il comitato ha messo in particolare l’accento sull’importanza di adeguati meccanismi interni per controllare la qualità e per evitare ritardi, nonché di un sistema di feedback ben funzionante e di una valutazione delle indagini, onde garantire l’indipendenza e l’efficienza delle indagini dell’OLAF. L’esistenza di un sistema di controllo e di parametri di riferimento validi non solo agevolerebbe la verifica a posteriori dei risultati effettuata dai dirigenti dell’OLAF e l’individuazione dei settori problematici, ma consentirebbe altresì di adottare misure correttive sulla base dell’esperienza acquisita, conformemente alle raccomandazioni formulate. |
| --- | --- |

69.

Il comitato ha messo in particolare l’accento sull’importanza di adeguati meccanismi interni per controllare la qualità e per evitare ritardi, nonché di un sistema di feedback ben funzionante e di una valutazione delle indagini, onde garantire l’indipendenza e l’efficienza delle indagini dell’OLAF. L’esistenza di un sistema di controllo e di parametri di riferimento validi non solo agevolerebbe la verifica a posteriori dei risultati effettuata dai dirigenti dell’OLAF e l’individuazione dei settori problematici, ma consentirebbe altresì di adottare misure correttive sulla base dell’esperienza acquisita, conformemente alle raccomandazioni formulate.

| 70. | Alla luce di queste considerazioni, il comitato ha prestato particolare attenzione all’adeguatezza e all’efficacia di tali meccanismi, in special modo nell’ambito del controllo della durata delle indagini e del rispetto da parte dell’OLAF dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali. |
| --- | --- |

70.

Alla luce di queste considerazioni, il comitato ha prestato particolare attenzione all’adeguatezza e all’efficacia di tali meccanismi, in special modo nell’ambito del controllo della durata delle indagini e del rispetto da parte dell’OLAF dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali.

Controllo della durata delle indagini

Controllo della durata delle indagini

| 71. | Due pareri formulati dal comitato di vigilanza (39) hanno evidenziato una serie di lacune nello svolgimento delle indagini, alcune correlate a fattori operativi, altre dovute a carenze nella pianificazione o nell’organizzazione interna. In particolare, il comitato ha preso atto che l’aumento della durata delle indagini era spesso dovuta a carenze nella gestione di alcune di esse o a un’insufficiente supervisione da parte dei dirigenti delle ragioni effettive del loro protrarsi, delle stime dei termini per il loro completamento e della programmazione delle misure investigative da svolgere. Per il comitato queste constatazioni sono indice di una supervisione e di un controllo inadeguati nella gestione quotidiana dei casi. |
| --- | --- |

71.

Due pareri formulati dal comitato di vigilanza (39) hanno evidenziato una serie di lacune nello svolgimento delle indagini, alcune correlate a fattori operativi, altre dovute a carenze nella pianificazione o nell’organizzazione interna. In particolare, il comitato ha preso atto che l’aumento della durata delle indagini era spesso dovuta a carenze nella gestione di alcune di esse o a un’insufficiente supervisione da parte dei dirigenti delle ragioni effettive del loro protrarsi, delle stime dei termini per il loro completamento e della programmazione delle misure investigative da svolgere. Per il comitato queste constatazioni sono indice di una supervisione e di un controllo inadeguati nella gestione quotidiana dei casi.

39

| 72. | Il comitato si rammarica del fatto che, nonostante le sue ripetute raccomandazioni, le misure attuate per verificare regolarmente la durata delle indagini non siano state applicate in modo sufficientemente sistematico. Il comitato ribadisce pertanto la necessità di un controllo effettivo ed efficace della durata delle indagini. |
| --- | --- |

72.

Il comitato si rammarica del fatto che, nonostante le sue ripetute raccomandazioni, le misure attuate per verificare regolarmente la durata delle indagini non siano state applicate in modo sufficientemente sistematico. Il comitato ribadisce pertanto la necessità di un controllo effettivo ed efficace della durata delle indagini.

Controllo dell’imparzialità delle indagini

Controllo dell’imparzialità delle indagini

| 73. | Secondo il comitato, l’imparzialità nello svolgimento delle indagini è strettamente connessa all’indipendenza operativa dell’OLAF. Pertanto, il comitato ha più volte raccomandato all’OLAF di definire rigorosi meccanismi di controllo interno necessari per evitare eventuali conflitti di interesse che potrebbero pregiudicare l’indipendenza e la reputazione dell’OLAF (40). Nel parere n. 5/2010 il comitato ha raccomandato di potenziare gli attuali meccanismi di controllo per quanto riguarda l’imparzialità nelle indagini. Nel valutare il rispetto da parte dell’OLAF dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle sue indagini, il comitato ha rivolto particolare attenzione a questo aspetto e si rammarica che le misure adottate finora dall’OLAF restino insufficienti. |
| --- | --- |

73.

Secondo il comitato, l’imparzialità nello svolgimento delle indagini è strettamente connessa all’indipendenza operativa dell’OLAF. Pertanto, il comitato ha più volte raccomandato all’OLAF di definire rigorosi meccanismi di controllo interno necessari per evitare eventuali conflitti di interesse che potrebbero pregiudicare l’indipendenza e la reputazione dell’OLAF (40). Nel parere n. 5/2010 il comitato ha raccomandato di potenziare gli attuali meccanismi di controllo per quanto riguarda l’imparzialità nelle indagini. Nel valutare il rispetto da parte dell’OLAF dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle sue indagini, il comitato ha rivolto particolare attenzione a questo aspetto e si rammarica che le misure adottate finora dall’OLAF restino insufficienti.

40

Controllo della legittimità delle indagini

Controllo della legittimità delle indagini

| 74. | Il comitato ha osservato con preoccupazione che non è stato effettuato in modo sistematico e a ogni fase il controllo giuridico dell’attività investigativa dell’OLAF. L’assenza di un controllo giuridico continuo nel corso delle indagini ha causato il mancato rispetto dei requisiti procedurali. Il comitato è stato costantemente dell’avviso che per garantire il rispetto effettivo dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali, fosse necessario controllare la legittimità delle indagini, mediante un maggiore e continuo coinvolgimento dei membri dell’unità di consulenza giudiziaria e legale (41). |
| --- | --- |

74.

Il comitato ha osservato con preoccupazione che non è stato effettuato in modo sistematico e a ogni fase il controllo giuridico dell’attività investigativa dell’OLAF. L’assenza di un controllo giuridico continuo nel corso delle indagini ha causato il mancato rispetto dei requisiti procedurali. Il comitato è stato costantemente dell’avviso che per garantire il rispetto effettivo dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali, fosse necessario controllare la legittimità delle indagini, mediante un maggiore e continuo coinvolgimento dei membri dell’unità di consulenza giudiziaria e legale (41).

41

| 75. | In ognuna delle precedenti relazioni di attività comitato ha affrontato la questione del ruolo plurimo svolto da questi giuristi: non solo rappresentano il punto di contatto principale con le autorità giudiziarie nazionali, ma svolgono anche una funzione importante nell’assicurare che le prove contenute nei fascicoli trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali siano conformi ai requisiti giuridici dei rispettivi Stati membri. In virtù di questo importante ruolo, il comitato ha ripetutamente incoraggiato un più intenso coinvolgimento dei giuristi nelle indagini. Il comitato rileva che il personale dell’OLAF con esperienza giudiziaria e giuridica entrerà a far parte della nuova unità responsabile della selezione e dell’esame delle indagini. Il comitato ritiene che, a prescindere dalla loro posizione nella nuova organizzazione dell’OLAF, essi debbano conservare il loro precedente ruolo. Al fine di adempiere al proprio obbligo giuridico (42) di trasmettere agli Stati membri le relazioni e le informazioni ottenute durante le indagini, l’OLAF deve disporre di esperti in procedure giuridiche e d’indagine provenienti dalla maggior parte degli Stati membri. |
| --- | --- |

75.

In ognuna delle precedenti relazioni di attività comitato ha affrontato la questione del ruolo plurimo svolto da questi giuristi: non solo rappresentano il punto di contatto principale con le autorità giudiziarie nazionali, ma svolgono anche una funzione importante nell’assicurare che le prove contenute nei fascicoli trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali siano conformi ai requisiti giuridici dei rispettivi Stati membri. In virtù di questo importante ruolo, il comitato ha ripetutamente incoraggiato un più intenso coinvolgimento dei giuristi nelle indagini. Il comitato rileva che il personale dell’OLAF con esperienza giudiziaria e giuridica entrerà a far parte della nuova unità responsabile della selezione e dell’esame delle indagini. Il comitato ritiene che, a prescindere dalla loro posizione nella nuova organizzazione dell’OLAF, essi debbano conservare il loro precedente ruolo. Al fine di adempiere al proprio obbligo giuridico (42) di trasmettere agli Stati membri le relazioni e le informazioni ottenute durante le indagini, l’OLAF deve disporre di esperti in procedure giuridiche e d’indagine provenienti dalla maggior parte degli Stati membri.

42

| 76. | In futuro dovrà essere affrontata la questione dell’efficacia della trasmissione delle relazioni e delle informazioni alle autorità giudiziarie nazionali da parte dell’OLAF a seguito della sua riorganizzazione interna. |
| --- | --- |

76.

In futuro dovrà essere affrontata la questione dell’efficacia della trasmissione delle relazioni e delle informazioni alle autorità giudiziarie nazionali da parte dell’OLAF a seguito della sua riorganizzazione interna.

Consigliere revisore

Consigliere revisore

| 77. | Il ruolo del comitato di vigilanza è essenzialmente quello di effettuare analisi sistematiche delle indagini dell’OLAF e non di occuparsi dei singoli casi. Nel parere n. 4/2011 il comitato ha ritenuto che vi fosse un’evidente necessità di affidare la procedura di revisione e il trattamento dei reclami ad una persona indipendente. Questa persona dovrebbe avere un mandato definito chiaramente per non sovrapporsi con le competenze del comitato stesso e la sua indipendenza dovrebbe essere garantita. Il comitato ritiene in particolare che tale persona debba essere in grado non solo di esaminare i reclami nei confronti dell’OLAF, ma anche di agire di propria iniziativa garantendo regolarmente il rispetto dei diritti procedurali in tutto il processo d’indagine. |
| --- | --- |

77.

Il ruolo del comitato di vigilanza è essenzialmente quello di effettuare analisi sistematiche delle indagini dell’OLAF e non di occuparsi dei singoli casi. Nel parere n. 4/2011 il comitato ha ritenuto che vi fosse un’evidente necessità di affidare la procedura di revisione e il trattamento dei reclami ad una persona indipendente. Questa persona dovrebbe avere un mandato definito chiaramente per non sovrapporsi con le competenze del comitato stesso e la sua indipendenza dovrebbe essere garantita. Il comitato ritiene in particolare che tale persona debba essere in grado non solo di esaminare i reclami nei confronti dell’OLAF, ma anche di agire di propria iniziativa garantendo regolarmente il rispetto dei diritti procedurali in tutto il processo d’indagine.

4.2.   
  Bilancio, organizzazione amministrativa, politica del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF

Bilancio, organizzazione amministrativa, politica del personale in relazione alla funzione investigativa dell’OLAF

| 78. | Il comitato di vigilanza è giuridicamente obbligato a fornire un parere sul progetto preliminare di bilancio annuale dell’OLAF (43). I suoi pareri n. 1/2006, 2/2007, 3/2008, 3/2009, 1/2010 e 3/2011 hanno affrontato le questioni tecniche di bilancio, nonché questioni di principio. |
| --- | --- |

78.

Il comitato di vigilanza è giuridicamente obbligato a fornire un parere sul progetto preliminare di bilancio annuale dell’OLAF (43). I suoi pareri n. 1/2006, 2/2007, 3/2008, 3/2009, 1/2010 e 3/2011 hanno affrontato le questioni tecniche di bilancio, nonché questioni di principio.

43

| 79. | Più specificamente, il comitato ha sottolineato che la principale misura per garantire l’indipendenza dell’OLAF nelle indagini consista nell’attribuirgli risorse sufficienti: deve essergli garantito un solido finanziamento nel tempo. In periodi di recessione economica sono necessari tagli di bilancio in tutta l’UE: l’OLAF non può assolutamente restare immune da tali restrizioni, ma come organo investigativo indipendente deve godere della massima indipendenza di bilancio possibile. In linea con la raccomandazione formulata dal comitato nel parere n. 3/2011, soltanto il direttore generale dell’OLAF dovrebbe avere la facoltà di decidere dove effettuare i tagli di bilancio che interessano l’OLAF. |
| --- | --- |

79.

Più specificamente, il comitato ha sottolineato che la principale misura per garantire l’indipendenza dell’OLAF nelle indagini consista nell’attribuirgli risorse sufficienti: deve essergli garantito un solido finanziamento nel tempo. In periodi di recessione economica sono necessari tagli di bilancio in tutta l’UE: l’OLAF non può assolutamente restare immune da tali restrizioni, ma come organo investigativo indipendente deve godere della massima indipendenza di bilancio possibile. In linea con la raccomandazione formulata dal comitato nel parere n. 3/2011, soltanto il direttore generale dell’OLAF dovrebbe avere la facoltà di decidere dove effettuare i tagli di bilancio che interessano l’OLAF.

| 80. | Il comitato ha sottolineato l’importanza per l’OLAF di disporre di personale e di dotazioni di bilancio adeguati per le sue principali funzioni investigative. Le indagini dell’OLAF dipendono da persone che hanno competenze in settori altamente specializzati, che non sono facilmente disponibili attraverso le normali procedure di assunzione fornite dalla Commissione europea. Il comitato ha ripetutamente sottolineato la necessità per l’OLAF di definire e mantenere la propria politica del personale. Ciò gli permetterebbe di attirare agenti temporanei dagli organi investigativi e giudiziari degli Stati membri e di offrire prospettive interessanti in termini di retribuzione e di promozione o la possibilità di un contratto a tempo indeterminato. |
| --- | --- |

80.

Il comitato ha sottolineato l’importanza per l’OLAF di disporre di personale e di dotazioni di bilancio adeguati per le sue principali funzioni investigative. Le indagini dell’OLAF dipendono da persone che hanno competenze in settori altamente specializzati, che non sono facilmente disponibili attraverso le normali procedure di assunzione fornite dalla Commissione europea. Il comitato ha ripetutamente sottolineato la necessità per l’OLAF di definire e mantenere la propria politica del personale. Ciò gli permetterebbe di attirare agenti temporanei dagli organi investigativi e giudiziari degli Stati membri e di offrire prospettive interessanti in termini di retribuzione e di promozione o la possibilità di un contratto a tempo indeterminato.

| 81. | Nei vari pareri sul bilancio dell’OLAF, il comitato ha anche chiesto la promozione degli agenti temporanei dell’OLAF come previsto nella decisione del direttore generale dell’OLAF del 30 giugno 2005. Il comitato è estremamente deluso per il fatto che finora, malgrado le promesse in tal senso, questi provvedimenti non siano stati adottati. |
| --- | --- |

81.

Nei vari pareri sul bilancio dell’OLAF, il comitato ha anche chiesto la promozione degli agenti temporanei dell’OLAF come previsto nella decisione del direttore generale dell’OLAF del 30 giugno 2005. Il comitato è estremamente deluso per il fatto che finora, malgrado le promesse in tal senso, questi provvedimenti non siano stati adottati.

4.3.   
  Regole procedurali per le indagini dell’OLAF (il manuale)

Regole procedurali per le indagini dell’OLAF (il manuale)

| 82. | Durante l’intero mandato, il comitato di vigilanza ha espresso preoccupazione per il fatto che le indagini dell’OLAF vengono svolte in base a svariate istruzioni e pratiche, senza che vi siano norme chiare. Il comitato di vigilanza ha regolarmente sottolineato che l’adozione di una guida per le indagini chiara, pratica e utile, comprendente le scadenze previste per il completamento di ciascuna fase d’indagine, fornirebbe un quadro coerente per le indagini dell’OLAF e rafforzerebbe la sua indipendenza operativa. La necessità di regole procedurali per le indagini adeguate e chiare, che accrescerebbero la legittimità, l’efficienza, la trasparenza delle indagini e la responsabilità dell’OLAF, è stata un costante argomento di discussione tra il comitato di vigilanza, il direttore generale dell’OLAF e gli investigatori. Inoltre, esaminando diversi aspetti dell’attuazione della funzione investigativa dell’OLAF, il comitato ha valutato l’utilità del suo manuale. |
| --- | --- |

82.

Durante l’intero mandato, il comitato di vigilanza ha espresso preoccupazione per il fatto che le indagini dell’OLAF vengono svolte in base a svariate istruzioni e pratiche, senza che vi siano norme chiare. Il comitato di vigilanza ha regolarmente sottolineato che l’adozione di una guida per le indagini chiara, pratica e utile, comprendente le scadenze previste per il completamento di ciascuna fase d’indagine, fornirebbe un quadro coerente per le indagini dell’OLAF e rafforzerebbe la sua indipendenza operativa. La necessità di regole procedurali per le indagini adeguate e chiare, che accrescerebbero la legittimità, l’efficienza, la trasparenza delle indagini e la responsabilità dell’OLAF, è stata un costante argomento di discussione tra il comitato di vigilanza, il direttore generale dell’OLAF e gli investigatori. Inoltre, esaminando diversi aspetti dell’attuazione della funzione investigativa dell’OLAF, il comitato ha valutato l’utilità del suo manuale.

| 83. | Il comitato ha seguito con grande interesse l’avanzamento dei lavori di aggiornamento del manuale. Il comitato ha esaminato più versioni e, nelle sue precedenti relazioni annuali, ha fornito all’OLAF un numero significativo di osservazioni scritte. Il comitato ha ripetutamente espresso il suo disappunto per il fatto che nessuna delle versioni rispondesse alle sue attese. Nonostante il progressivo miglioramento in ogni fase di stesura sia nella forma che nel contenuto, il nuovo manuale non costituisce ancora una serie di norme inderogabili in grado di guidare gli investigatori in ogni fase di un’indagine. Il comitato ha pertanto più volte raccomandato di migliorarlo. In particolare, il comitato ha esortato l’OLAF ad attuare le raccomandazioni formulate nelle precedenti relazioni di attività e in diversi pareri, in particolare per quanto riguarda la politica «de minimis», la pianificazione delle indagini e la protezione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali (44). Il comitato ha inoltre raccomandato che il manuale comprenda esempi di buone pratiche sviluppate nelle indagini e che siano organizzate regolarmente sessioni di formazione dedicate al manuale. |
| --- | --- |

83.

Il comitato ha seguito con grande interesse l’avanzamento dei lavori di aggiornamento del manuale. Il comitato ha esaminato più versioni e, nelle sue precedenti relazioni annuali, ha fornito all’OLAF un numero significativo di osservazioni scritte. Il comitato ha ripetutamente espresso il suo disappunto per il fatto che nessuna delle versioni rispondesse alle sue attese. Nonostante il progressivo miglioramento in ogni fase di stesura sia nella forma che nel contenuto, il nuovo manuale non costituisce ancora una serie di norme inderogabili in grado di guidare gli investigatori in ogni fase di un’indagine. Il comitato ha pertanto più volte raccomandato di migliorarlo. In particolare, il comitato ha esortato l’OLAF ad attuare le raccomandazioni formulate nelle precedenti relazioni di attività e in diversi pareri, in particolare per quanto riguarda la politica «de minimis», la pianificazione delle indagini e la protezione dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali (44). Il comitato ha inoltre raccomandato che il manuale comprenda esempi di buone pratiche sviluppate nelle indagini e che siano organizzate regolarmente sessioni di formazione dedicate al manuale.

44

| 84. | Il manuale è attualmente oggetto di riesame a seguito delle modifiche proposte alla struttura dell’OLAF e del nuovo metodo di lavoro. La versione aggiornata richiederà una valutazione approfondita e il comitato dovrà essere consultato durante il processo di redazione. |
| --- | --- |

84.

Il manuale è attualmente oggetto di riesame a seguito delle modifiche proposte alla struttura dell’OLAF e del nuovo metodo di lavoro. La versione aggiornata richiederà una valutazione approfondita e il comitato dovrà essere consultato durante il processo di redazione.

CONCLUSIONI

CONCLUSIONI

Nelle precedenti relazioni annuali il comitato di vigilanza ha concluso che non si erano verificate, né gli erano state segnalate, né aveva constatato minacce reali all’indipendenza dell’OLAF.

Nella presente relazione, il comitato di vigilanza ha riferito, tra l’altro, in materia di:

| a) | capacità dell’OLAF di accedere ai locali dei membri del Parlamento europeo; |
| --- | --- |

a)

capacità dell’OLAF di accedere ai locali dei membri del Parlamento europeo;

| b) | accesso dell’OLAF ad alcuni dati personali presenti in fascicoli detenuti dalla Commissione europea; |
| --- | --- |

b)

accesso dell’OLAF ad alcuni dati personali presenti in fascicoli detenuti dalla Commissione europea;

| c) | trasmissione da parte dell’OLAF alle istituzioni, agli organi e agli organismi interessati delle relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up; |
| --- | --- |

c)

trasmissione da parte dell’OLAF alle istituzioni, agli organi e agli organismi interessati delle relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up;

| d) | obbligo dell’OLAF di ottenere l’accordo preliminare del segretario generale o del presidente dell’istituzione, organo o organismo interessati per deferire l’obbligo di consentire alle persone coinvolte in indagini interne di presentare le proprie osservazioni. |
| --- | --- |

d)

obbligo dell’OLAF di ottenere l’accordo preliminare del segretario generale o del presidente dell’istituzione, organo o organismo interessati per deferire l’obbligo di consentire alle persone coinvolte in indagini interne di presentare le proprie osservazioni.

Il comitato si rammarica che le questioni summenzionate mettano in discussione l’indipendenza dell’OLAF dalle istituzioni nello svolgimento delle indagini:

| a) | la facoltà dell’OLAF di ispezionare i locali del Parlamento europeo non è stata solo contestata, bensì ostacolata dal Parlamento europeo, in violazione di quelle che il comitato di vigilanza considera norme giuridiche chiare; |
| --- | --- |

a)

la facoltà dell’OLAF di ispezionare i locali del Parlamento europeo non è stata solo contestata, bensì ostacolata dal Parlamento europeo, in violazione di quelle che il comitato di vigilanza considera norme giuridiche chiare;

| b) | il comitato osserva riluttanza da parte della Commissione europea a fornire all’OLAF l’accesso diretto e immediato a taluni dati personali, motivata da un’interpretazione molto restrittiva delle norme sulla protezione dei dati personali; |
| --- | --- |

b)

il comitato osserva riluttanza da parte della Commissione europea a fornire all’OLAF l’accesso diretto e immediato a taluni dati personali, motivata da un’interpretazione molto restrittiva delle norme sulla protezione dei dati personali;

| c) | il comitato ha rilevato con preoccupazione che l’OLAF ha soddisfatto la richiesta della Commissione europea di trasmetterle regolarmente le relazioni finali su indagini interne archiviate senza follow-up, nonostante queste possano contenere informazioni molto sensibili; |
| --- | --- |

c)

il comitato ha rilevato con preoccupazione che l’OLAF ha soddisfatto la richiesta della Commissione europea di trasmetterle regolarmente le relazioni finali su indagini interne archiviate senza follow-up, nonostante queste possano contenere informazioni molto sensibili;

| d) | il comitato prende atto del fatto che le istituzioni, gli organi, e gli organismi hanno la possibilità di bloccare l’avanzamento delle indagine interne in corso rifiutando l’accordo per differire l’obbligo di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni, o concedendolo in ritardo. |
| --- | --- |

d)

il comitato prende atto del fatto che le istituzioni, gli organi, e gli organismi hanno la possibilità di bloccare l’avanzamento delle indagine interne in corso rifiutando l’accordo per differire l’obbligo di dare agli interessati la possibilità di presentare le loro osservazioni, o concedendolo in ritardo.

Il comitato è restio ad arrivare a dire che questi esempi sono indice di un’intenzione deliberata da parte delle istituzioni in questione di ostacolare l’indipendenza investigativa dell’OLAF, tuttavia, essi hanno l’effetto complessivo di limitarne parzialmente l’indipendenza in maniera concreta.

Il comitato ha sottolineato che il funzionamento indipendente dell’OLAF può essere garantito solo se è assicurata l’indipendenza del comitato di vigilanza. L’indebolimento del corretto funzionamento del segretariato del comitato di vigilanza da parte dell’OLAF non può che compromettere l’indipendenza del comitato e di conseguenza dell’OLAF stesso.

Il comitato è dell’avviso che si tratta chiaramente di un’involuzione e consiglia al nuovo comitato di vigilanza di seguire da vicino gli eventuali sviluppi futuri che potrebbero pregiudicare l’indipendenza dell’OLAF.

---

(1)  GU L 136 del 31.5.1999, pag. 1.

1

(2)  Cfr. il documento di riflessione della Commissione europea sulla riforma dell’OLAF del 6 luglio 2010, SEC(2010) 859, e il parere del comitato di vigilanza n. 3/2010; cfr. anche la proposta modificata della Commissione europea di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999, del 17 marzo 2011, COM(2011) 135 definitivo, e il parere n. 4/2011 del comitato di vigilanza.

2

(3)  Considerando 5 della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (GU L 136 del 31.5.1999, pag. 20).

3

(4)  Articolo 12, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

4

(5)  Cfr. il parere n. 4/2011, punto 6.

5

(6)  Articolo 6, paragrafo 1, decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom.

6

(7)  Cfr. il parere n. 3/2011.

7

(8)  Cfr. il parere n. 4/2011, sezione 4.2.1.

8

(9)  Cfr. la relazione di attività del comitato di vigilanza 2009-2010, sezione 3.1.1.

9

(10)  Cfr. i pareri n. 3/2010 e n. 4/2011.

10

(11)  Articolo 11, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

11

(12)  Parere n. 4/2011, punto 41.

12

(13)  GU L 308 del 24.11.2011, pag. 114.

13

(14)  Cfr. anche il punto 44 del parere della Corte dei conti europea n. 6/2011 sulla proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999, (GU C 254 del 30.8.2011, pag. 1).

14

(15)  Articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

15

(16)  Articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

16

(17)  Regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell’11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità (GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2).

17

(18)  Articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

18

(19)  Cfr. il parere n. 4/2011, punto 5.

19

(20)  I pareri n. 1/2007 e n. 2/2009.

20

(21)  Il comitato di vigilanza ha raccomandato di inserire informazioni riguardanti il periodo in cui sono stati compiuti gli atti oggetto di indagine; i termini di prescrizione per i fatti sottoposti ad indagine; la descrizione giuridica delle irregolarità indagate; le potenziali sanzioni o conseguenze giuridiche dei fatti indagati e i tempi previsti per la conclusione dell’indagine, con una spiegazione plausibile.

21

(22)  Situazione all’ottobre 2011.

22

(23)  Cfr. il parere n. 4/2010.

23

(24)  Manuale delle procedure operative dell’OLAF.

24

(25)  I pareri n. 2/2006, n. 3/2010 e n. 4/2011.

25

(26)  Cfr. il parere n. 2/2009.

26

(27)  Per gli ulteriori sviluppi riguardanti le conclusioni del comitato di vigilanza sulla questione, cfr. le precedenti relazioni di attività.

27

(28)  Considerando 10 e articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

28

(29)  Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

29

(30)  Il parere n. 1/2011.

30

(31)  Cfr. la relazione di attività del comitato di vigilanza per il periodo 2009-2010, sezione 3.2.

31

(32)  Cfr. l’allegato 9 del manuale.

32

(33)  Articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

33

(34)  Sentenza del Tribunale di primo grado, dell’8 luglio 2008, nella causa T-48/05, Franchet e Byk/Commissione (n. 2), punto 151.

34

Franchet

Byk/Commissione

(35)  Cfr. il parere n. 5/2010, punti 36 e 37.

35

(36)  L’articolo 4, paragrafo 6, della proposta modificata recita: «In casi eccezionali nei quali non sia possibile garantire la riservatezza dell’indagine, l’Ufficio ricorre ad adeguati canali alternativi d’informazione».

36

(37)  Parere n. 3/2010, sezione 2.1 e parere n. 4/2011, sezione 4.3.

37

(38)  Cfr. i pareri n. 1/2007 e n. 2/2009.

38

(39)  I pareri n. 2/2009 e n. 5/2010.

39

(40)  Cfr. le relazioni di attività del comitato di vigilanza per il 2005-2007 e per il 2008-2009.

40

(41)  Cfr. le precedenti relazioni di attività del comitato di vigilanza e il parere n. 4/2011.

41

(42)  Articoli 9 e 10 del regolamento (CE) n. 1073/1999.

42

(43)  Articolo 6, paragrafo 2, della decisione della Commissione del 28 aprile 1999, citata sopra.

43

(44)  Cfr. i pareri del comitato di vigilanza n. 5/2008, n. 4/2010 e n. 5/2010.

44

---

ALLEGATO I

CALENDARIO DELLE RIUNIONI DEL COMITATO DI VIGILANZA

2011

| Mese | Data della riunione |
| --- | --- |
| GENNAIO | lunedì 17 - martedì 18 |
| FEBBRAIO | martedì 15 - mercoledì 16 |
| MARZO | martedì 15 - mercoledì 16 |
| APRILE | mercoledì 6 - giovedì 7 |
| MAGGIO | martedì 10 - mercoledì 11 |
| GIUGNO | martedì 28 - mercoledì 29 |
| SETTEMBRE | martedì 6 - mercoledì 7 |
| OTTOBRE | mercoledì 5 (tutto il giorno) |
| NOVEMBRE | mercoledì 8 - giovedì 9 |
| NOVEMBRE | martedì 29 - mercoledì 30 |

Mese

Data della riunione

GENNAIO

lunedì 17 - martedì 18

FEBBRAIO

martedì 15 - mercoledì 16

MARZO

martedì 15 - mercoledì 16

APRILE

mercoledì 6 - giovedì 7

MAGGIO

martedì 10 - mercoledì 11

GIUGNO

martedì 28 - mercoledì 29

SETTEMBRE

martedì 6 - mercoledì 7

OTTOBRE

mercoledì 5 (tutto il giorno)

NOVEMBRE

mercoledì 8 - giovedì 9

NOVEMBRE

martedì 29 - mercoledì 30

---

ALLEGATO II

Elenco dei pareri adottati dal comitato di vigilanza tra il 1o dicembre 2005 e il 30 novembre 2011

2005-2007

Parere n. 2/2006 concernente la revisione del regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF)

Parere n. 3/2006 del Comitato di vigilanza Indicatori di rendimento OLAF

Parere n. 1/2007 Relazione dell’OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi

Parere n. 1/2006 relativo al progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per il 2007

Parere n. 2/2007 Progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2008

2007-2008

Parere n. 1/2008«Prima Facie Non-Cases»

Parere n. 2/2008 Piano annuale di gestione dell’OLAF per il 2008

Parere n. 3/2008 Progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2009

2008-2009

Parere n. 5/2008 Politica de minimis dell’OLAF

Parere n. 1/2009 Piano annuale di gestione dell’OLAF per il 2009

Parere n. 2/2009 Relazioni dell’OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi

Parere n. 3/2009 Progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2010

2009-2010

Parere n. 1/2010 Progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2011

Parere n. 2/2010 Parere sulla nomina del direttore generale dell’OLAF

Parere n. 3/2010 sul documento di riflessione sulla riforma dell’OLAF

Parere n. 4/2010 Pianificazione investigativa

Parere n. 5/2010 Rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nelle indagini dell’OLAF

2011

Parere n. 1/2011 Accesso da parte dell’OLAF ai dati del personale in possesso della Commissione

Parere n. 2/2011 I poteri dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per lo svolgimento indipendente delle indagini interne presso le istituzioni dell’UE

Parere n. 3/2011 Progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per l’esercizio 2012

Parere n. 4/2011 sulla proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999

Parere n. 5/2011 Trasmissione da parte dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) alle istituzioni delle relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up

---

ALLEGATO III

PARERE N. 1/2011

Accesso da parte dell’OLAF ai dati del personale in possesso della Commissione

Bruxelles, 30 maggio 2011

1.   Premessa

| 1.1. | Nell’ambito della valutazione delle informazioni iniziali ricevute dall’OLAF, l’Unità C4 di «Intelligence operativa», che coadiuva le due direzioni incaricate delle indagini e delle operazioni, deve poter identificare una persona accusata in modo rapido, preciso e discreto, soprattutto laddove possano insorgere presunti conflitti di interesse. A tal fine, l’OLAF deve poter accedere alle informazioni contenute nelle banche dati delle risorse umane gestite dalla Commissione. In particolare, l’OLAF ha necessità di accedere ai dati riguardanti i singoli dipendenti, il loro stato di famiglia e i legami familiari, il domicilio e i numeri di telefono, nonché le date di nascita dei dipendenti e dei loro familiari. In quest’ultimo caso si parla di «dati genealogici». |
| --- | --- |

1.1.

Nell’ambito della valutazione delle informazioni iniziali ricevute dall’OLAF, l’Unità C4 di «Intelligence operativa», che coadiuva le due direzioni incaricate delle indagini e delle operazioni, deve poter identificare una persona accusata in modo rapido, preciso e discreto, soprattutto laddove possano insorgere presunti conflitti di interesse. A tal fine, l’OLAF deve poter accedere alle informazioni contenute nelle banche dati delle risorse umane gestite dalla Commissione. In particolare, l’OLAF ha necessità di accedere ai dati riguardanti i singoli dipendenti, il loro stato di famiglia e i legami familiari, il domicilio e i numeri di telefono, nonché le date di nascita dei dipendenti e dei loro familiari. In quest’ultimo caso si parla di «dati genealogici».

| 1.2. | Accedendo a queste informazioni l’OLAF non vorrebbe che fosse pregiudicata la reputazione di persone innocenti che lavorano presso la Commissione o presso altri organismi dell’UE e auspica che, qualora le accuse mosse si rivelassero non fondate, fosse possibile verificare le circostanze del caso senza divulgare le accuse che, a volte, si basano su argomentazioni inconsistenti. Allo stesso modo, nel caso in cui le accuse risultassero fondate, l’OLAF preferirebbe che, in questa fase preliminare, le accuse fossero rese note al minor numero possibile di individui per evitare che la persona eventualmente indagata sia informata anzitempo. |
| --- | --- |

1.2.

Accedendo a queste informazioni l’OLAF non vorrebbe che fosse pregiudicata la reputazione di persone innocenti che lavorano presso la Commissione o presso altri organismi dell’UE e auspica che, qualora le accuse mosse si rivelassero non fondate, fosse possibile verificare le circostanze del caso senza divulgare le accuse che, a volte, si basano su argomentazioni inconsistenti. Allo stesso modo, nel caso in cui le accuse risultassero fondate, l’OLAF preferirebbe che, in questa fase preliminare, le accuse fossero rese note al minor numero possibile di individui per evitare che la persona eventualmente indagata sia informata anzitempo.

| 1.3. | L’OLAF propone pertanto che un ristretto numero di agenti dell’Unità C4 abbia un accesso diretto (pull) e riservato di sola lettura ai dati genealogici per visionare una serie limitata di dati e convalidare le accuse prima di dare corso a un’indagine. |
| --- | --- |

1.3.

L’OLAF propone pertanto che un ristretto numero di agenti dell’Unità C4 abbia un accesso diretto (pull) e riservato di sola lettura ai dati genealogici per visionare una serie limitata di dati e convalidare le accuse prima di dare corso a un’indagine.

2.   Posizione attuale

| 2.1. | L’articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 così recita:






  — | l'Ufficio ha accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi nonché ai locali dei medesimi. L'Ufficio ha la facoltà di controllare la contabilità delle istituzioni, degli organi e degli organismi. L'Ufficio può riprodurre e ottenere estratti di qualsiasi documento e del contenuto di qualsiasi supporto di dati in possesso delle istituzioni, degli organi e degli organismi ed all'occorrenza prendere possesso di questi documenti o informazioni per evitare qualsiasi rischio di sottrazione. |
| --- | --- | --- |

2.1.

L’articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 così recita:

—

l'Ufficio ha accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi nonché ai locali dei medesimi. L'Ufficio ha la facoltà di controllare la contabilità delle istituzioni, degli organi e degli organismi. L'Ufficio può riprodurre e ottenere estratti di qualsiasi documento e del contenuto di qualsiasi supporto di dati in possesso delle istituzioni, degli organi e degli organismi ed all'occorrenza prendere possesso di questi documenti o informazioni per evitare qualsiasi rischio di sottrazione.

| 2.2. | Tale disposizione consente all’OLAF di accedere senza restrizioni [a condizione che adempia ai requisiti dell’articolo 4, paragrafo 1 (1)] ai dati in possesso della Commissione, compresi quelli riguardanti il personale della Commissione, e vale per le indagini interne in corso dell’OLAF. |
| --- | --- |

2.2.

Tale disposizione consente all’OLAF di accedere senza restrizioni [a condizione che adempia ai requisiti dell’articolo 4, paragrafo 1 (1)] ai dati in possesso della Commissione, compresi quelli riguardanti il personale della Commissione, e vale per le indagini interne in corso dell’OLAF.

| 2.3. | Il segretariato generale è disposto, per quanto riguarda i dati genealogici, a concedere all’OLAF l’accesso su richiesta (push) e non l’accesso diretto (pull) come desiderato. L’accesso diretto è stato rifiutato a motivo della protezione dei dati. Quale responsabile del trattamento dei dati personali, la Commissione asserisce che è tenuta a filtrare le richieste e a fornire solamente dati personali che la stessa reputa legittimi, necessari e proporzionati alla richiesta dell’OLAF. Il suddetto «processo di filtraggio» risulta applicato solamente alle richieste avanzate dall’OLAF, perché gli altri servizi della Commissione possono accedere direttamente senza l’intervento del responsabile del trattamento. |
| --- | --- |

2.3.

Il segretariato generale è disposto, per quanto riguarda i dati genealogici, a concedere all’OLAF l’accesso su richiesta (push) e non l’accesso diretto (pull) come desiderato. L’accesso diretto è stato rifiutato a motivo della protezione dei dati. Quale responsabile del trattamento dei dati personali, la Commissione asserisce che è tenuta a filtrare le richieste e a fornire solamente dati personali che la stessa reputa legittimi, necessari e proporzionati alla richiesta dell’OLAF. Il suddetto «processo di filtraggio» risulta applicato solamente alle richieste avanzate dall’OLAF, perché gli altri servizi della Commissione possono accedere direttamente senza l’intervento del responsabile del trattamento.

| 2.4. | Il comitato di vigilanza teme che la restrizione nei confronti dell’OLAF per quanto concerne l’accesso diretto e riservato di sola lettura ai dati genealogici possa compromettere l’indipendenza della funzione investigativa dell’Ufficio. |
| --- | --- |

2.4.

Il comitato di vigilanza teme che la restrizione nei confronti dell’OLAF per quanto concerne l’accesso diretto e riservato di sola lettura ai dati genealogici possa compromettere l’indipendenza della funzione investigativa dell’Ufficio.

3.   Riunioni con il segretariato generale e il GEPD

| 3.1. | Il comitato di vigilanza e i membri del segretariato si sono riuniti con il personale del segretariato generale in due occasioni, il 25 novembre 2010 e l’8 dicembre 2010, e con la segretaria generale il 15 dicembre 2010 per discutere tale questione. Pur riconoscendo che l’OLAF ha in effetti il diritto di accedere a qualsiasi banca dati che ritiene pertinente ai fini investigativi per l’apertura e per tutta la durata di un’indagine, anche prima della decisione ufficiale di apertura, se correlata a uno specifico numero di caso del sistema CMS, il segretariato è tuttavia del parere che l’OLAF non possa avere un accesso diretto. |
| --- | --- |

3.1.

Il comitato di vigilanza e i membri del segretariato si sono riuniti con il personale del segretariato generale in due occasioni, il 25 novembre 2010 e l’8 dicembre 2010, e con la segretaria generale il 15 dicembre 2010 per discutere tale questione. Pur riconoscendo che l’OLAF ha in effetti il diritto di accedere a qualsiasi banca dati che ritiene pertinente ai fini investigativi per l’apertura e per tutta la durata di un’indagine, anche prima della decisione ufficiale di apertura, se correlata a uno specifico numero di caso del sistema CMS, il segretariato è tuttavia del parere che l’OLAF non possa avere un accesso diretto.

| 3.2. | Dal momento che la richiesta di accesso ai dati da parte dell’OLAF è disciplinata dalle disposizioni dell’articolo 7, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento (CE) n. 45/2001, l’OLAF e il comitato di vigilanza hanno chiesto il parere del GEDP e, successivamente, hanno preso parte a due riunioni con il signor Hustinx, il GEDP, il 15 dicembre 2010 e il 25 marzo 2011. |
| --- | --- |

3.2.

Dal momento che la richiesta di accesso ai dati da parte dell’OLAF è disciplinata dalle disposizioni dell’articolo 7, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento (CE) n. 45/2001, l’OLAF e il comitato di vigilanza hanno chiesto il parere del GEDP e, successivamente, hanno preso parte a due riunioni con il signor Hustinx, il GEDP, il 15 dicembre 2010 e il 25 marzo 2011.

4.   La posizione riguardante la protezione dei dati

| 4.1. | In osservanza dell’articolo 7, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento (CE) n. 45/2001 (2), occorre stabilire la necessità del trasferimento dei dati dalla Commissione all’OLAF. |
| --- | --- |

4.1.

In osservanza dell’articolo 7, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento (CE) n. 45/2001 (2), occorre stabilire la necessità del trasferimento dei dati dalla Commissione all’OLAF.

| 4.2. | La necessità deve essere verificata. Se la tipologia e la quantità di dati consultati varia a ogni occasione, la verifica della necessità dovrà quindi avere luogo a priori per ogni singolo accesso. In caso di categorie di dati caratterizzate da un analogo accesso limitato per il medesimo scopo e per le quali entrambe le parti possono procedere a una verifica a posteriori, è possibile raggruppare tali categorie per verificarne la necessità. Questa è parte della struttura che dovrebbe essere sviluppata tra il responsabile del trattamento e il destinatario dei dati. La soluzione deve risolvere la questione della necessità ed essere verificabile; deve altresì prevedere una rigorosa limitazione delle finalità. |
| --- | --- |

4.2.

La necessità deve essere verificata. Se la tipologia e la quantità di dati consultati varia a ogni occasione, la verifica della necessità dovrà quindi avere luogo a priori per ogni singolo accesso. In caso di categorie di dati caratterizzate da un analogo accesso limitato per il medesimo scopo e per le quali entrambe le parti possono procedere a una verifica a posteriori, è possibile raggruppare tali categorie per verificarne la necessità. Questa è parte della struttura che dovrebbe essere sviluppata tra il responsabile del trattamento e il destinatario dei dati. La soluzione deve risolvere la questione della necessità ed essere verificabile; deve altresì prevedere una rigorosa limitazione delle finalità.

| 4.3. | Nella situazione descritta, l’OLAF è in grado di definire preventivamente la necessità del trasferimento dei dati dal momento che la necessità è sempre la stessa: identificazione del soggetto o dei soggetti presumibilmente coinvolti in un caso di cui è in corso la valutazione o l’indagine. Come spiegato dall’Unità C4, l’OLAF ha bisogno di accedere a un numero limitato di campi di dati contenuti nelle banche dati della Commissione allo scopo di garantire un’adeguata identificazione di un membro del personale della Commissione presumibilmente coinvolto in un’attività fraudolenta o irregolare. I campi di dati a cui l’OLAF accederà a tal fine sono i seguenti:






  — | data di nascita, |
| --- | --- | --- |

4.3.

Nella situazione descritta, l’OLAF è in grado di definire preventivamente la necessità del trasferimento dei dati dal momento che la necessità è sempre la stessa: identificazione del soggetto o dei soggetti presumibilmente coinvolti in un caso di cui è in corso la valutazione o l’indagine. Come spiegato dall’Unità C4, l’OLAF ha bisogno di accedere a un numero limitato di campi di dati contenuti nelle banche dati della Commissione allo scopo di garantire un’adeguata identificazione di un membro del personale della Commissione presumibilmente coinvolto in un’attività fraudolenta o irregolare. I campi di dati a cui l’OLAF accederà a tal fine sono i seguenti:

—

data di nascita,

| — | indirizzo, |
| --- | --- |

—

indirizzo,

| — | indirizzo in caso di incidente, e |
| --- | --- |

—

indirizzo in caso di incidente, e

| — | numero di telefono. |
| --- | --- |

—

numero di telefono.

(Altri campi di dati pertinenti quali nome, status, numero di matricola, organizzazione e date di impiego per l’organizzazione in questione sono a disposizione di tutto il personale della Commissione nel sistema Sysper2).

| 4.4. | In caso di presunti conflitti di interesse che coinvolgono un familiare, l’OLAF dovrà inoltre accedere ai dati genealogici per verificare l’identità dei parenti interessati, compresi i partner/coniugi e gli ascendenti e/o discendenti. I campi di dati in questi casi saranno:






  — | nome e cognome, |
| --- | --- | --- |

4.4.

In caso di presunti conflitti di interesse che coinvolgono un familiare, l’OLAF dovrà inoltre accedere ai dati genealogici per verificare l’identità dei parenti interessati, compresi i partner/coniugi e gli ascendenti e/o discendenti. I campi di dati in questi casi saranno:

—

nome e cognome,

| — | data di nascita. |
| --- | --- |

—

data di nascita.

L’accesso sarà effettuato da un membro di un gruppo ristretto composto di tre o quattro agenti dell’intelligence qualificati. Inoltre, l’OLAF mantiene un registro accurato di ogni accesso a tali banche dati e archivia le seguenti informazioni:

| — | la banca dati consultata, |
| --- | --- |

—

la banca dati consultata,

| — | la data, |
| --- | --- |

—

la data,

| — | il membro del personale che ha consultato i dati, |
| --- | --- |

—

il membro del personale che ha consultato i dati,

| — | il numero della richiesta nel modulo di intelligence del sistema CMS che ha determinato la necessità di accedere ai dati, e |
| --- | --- |

—

il numero della richiesta nel modulo di intelligence del sistema CMS che ha determinato la necessità di accedere ai dati, e

| — | il numero di caso OF. |
| --- | --- |

—

il numero di caso OF.

| 4.5. | L’OLAF prevede che il sistema CMS potrà registrare tali informazioni in automatico entro quest’anno. I suddetti registri di accesso sono disponibili in qualsiasi momento per un controllo da parte del responsabile del trattamento, dei responsabili della protezione dei dati e del GEDP. |
| --- | --- |

4.5.

L’OLAF prevede che il sistema CMS potrà registrare tali informazioni in automatico entro quest’anno. I suddetti registri di accesso sono disponibili in qualsiasi momento per un controllo da parte del responsabile del trattamento, dei responsabili della protezione dei dati e del GEDP.

| 4.6. | In tali circostanze, in cui lo scopo del trasferimento si limita all’identità dei soggetti, e in presenza di registri accurati, il comitato di vigilanza ritiene che le condizioni dell’articolo 7, paragrafo 2, siano soddisfatte e che per questo motivo non è necessaria l’autorizzazione del responsabile del trattamento prima di ogni singolo accesso. |
| --- | --- |

4.6.

In tali circostanze, in cui lo scopo del trasferimento si limita all’identità dei soggetti, e in presenza di registri accurati, il comitato di vigilanza ritiene che le condizioni dell’articolo 7, paragrafo 2, siano soddisfatte e che per questo motivo non è necessaria l’autorizzazione del responsabile del trattamento prima di ogni singolo accesso.

5.   Interpretazione dell’articolo 7, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001

| 5.1. | L’articolo 7, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 sembra delineare diversi scenari. Si potrebbe ritenere che esso preveda l’avvio di un dialogo strutturato tra il responsabile del trattamento dei dati e il destinatario dei dati, dal momento che entrambi devono verificare la necessità del trasferimento. |
| --- | --- |

5.1.

L’articolo 7, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 sembra delineare diversi scenari. Si potrebbe ritenere che esso preveda l’avvio di un dialogo strutturato tra il responsabile del trattamento dei dati e il destinatario dei dati, dal momento che entrambi devono verificare la necessità del trasferimento.

| 5.2. | Pare che l’accesso diretto non sia concesso in modo automatico ma solo su richiesta all’interno della Commissione in altri contesti. Negli esempi che seguono, l’accesso diretto ha creato problemi, mentre nell’ultimo caso descritto è stato accordato:






  — | Comunicazione tra Sysper 1 e Sysper 2 — Sysper 1 si è rivelato problematico poiché consentiva l’accesso diretto senza sufficienti salvaguardie/un’adeguata tracciabilità di chi ha effettuato l’accesso, |
| --- | --- | --- |

5.2.

Pare che l’accesso diretto non sia concesso in modo automatico ma solo su richiesta all’interno della Commissione in altri contesti. Negli esempi che seguono, l’accesso diretto ha creato problemi, mentre nell’ultimo caso descritto è stato accordato:

—

Comunicazione tra Sysper 1 e Sysper 2 — Sysper 1 si è rivelato problematico poiché consentiva l’accesso diretto senza sufficienti salvaguardie/un’adeguata tracciabilità di chi ha effettuato l’accesso,

| — | PNR — Consentiva un accesso diretto da parte di paesi terzi, il che è inaccettabile, |
| --- | --- |

—

PNR — Consentiva un accesso diretto da parte di paesi terzi, il che è inaccettabile,

| — | ABAC e operazioni di pagamento — Il sistema non funzionava senza accesso diretto. |
| --- | --- |

—

ABAC e operazioni di pagamento — Il sistema non funzionava senza accesso diretto.

In effetti, anche l’accesso su richiesta può essere inaccettabile se i dati personali sono trasmessi senza che ne sia verificata la necessità.

| 5.3. | Non sembrano pertanto sussistere, in linea di principio, ostacoli fondamentali in termini di protezione dei dati che impediscano l’accesso ai dati richiesti da parte dell’OLAF. |
| --- | --- |

5.3.

Non sembrano pertanto sussistere, in linea di principio, ostacoli fondamentali in termini di protezione dei dati che impediscano l’accesso ai dati richiesti da parte dell’OLAF.

6.   Le prospettive future

| 6.1. | Il comitato di vigilanza ritiene che l’esigenza dell’OLAF di accedere direttamente ai dati del personale in possesso della Commissione allo scopo di stabilire, prima dell’apertura di un’indagine, se una persona possa essere identificata o scartata, sia fondamentale per lo svolgimento del suo lavoro. Negare all’OLAF tale accesso potrebbe compromettere l’indipendenza della sua funzione investigativa. |
| --- | --- |

6.1.

Il comitato di vigilanza ritiene che l’esigenza dell’OLAF di accedere direttamente ai dati del personale in possesso della Commissione allo scopo di stabilire, prima dell’apertura di un’indagine, se una persona possa essere identificata o scartata, sia fondamentale per lo svolgimento del suo lavoro. Negare all’OLAF tale accesso potrebbe compromettere l’indipendenza della sua funzione investigativa.

| 6.2. | Il comitato di vigilanza raccomanda una modifica al Memorandum d’intesa riguardante un codice di condotta volto ad assicurare un tempestivo scambio di informazioni tra l’OLAF e la Commissione con riguardo alle indagini dell’OLAF all’interno della Commissione (3). Tale disposizione potrebbe definire un protocollo di accesso ai dati della Commissione nella fase di selezione, analogamente a quanto previsto dall’articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 per le indagini avviate. |
| --- | --- |

6.2.

Il comitato di vigilanza raccomanda una modifica al Memorandum d’intesa riguardante un codice di condotta volto ad assicurare un tempestivo scambio di informazioni tra l’OLAF e la Commissione con riguardo alle indagini dell’OLAF all’interno della Commissione (3). Tale disposizione potrebbe definire un protocollo di accesso ai dati della Commissione nella fase di selezione, analogamente a quanto previsto dall’articolo 4, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 per le indagini avviate.

| 6.3. | Di conseguenza, il comitato ritiene che un modo concreto per trovare una soluzione al problema tra l’OLAF e la Commissione sarebbe quello di avviare dei negoziati. Un suggerimento pratico sarebbe di nominare un mediatore esterno di fiducia dell’OLAF e della Commissione. Un mediatore adatto alla situazione potrebbe essere un ex funzionario di alto livello o un commissario. Il comitato di vigilanza raccomanda pertanto che si giunga a un accordo il prima possibile e che la Commissione nomini un mediatore idoneo per risolvere questo problema. |
| --- | --- |

6.3.

Di conseguenza, il comitato ritiene che un modo concreto per trovare una soluzione al problema tra l’OLAF e la Commissione sarebbe quello di avviare dei negoziati. Un suggerimento pratico sarebbe di nominare un mediatore esterno di fiducia dell’OLAF e della Commissione. Un mediatore adatto alla situazione potrebbe essere un ex funzionario di alto livello o un commissario. Il comitato di vigilanza raccomanda pertanto che si giunga a un accordo il prima possibile e che la Commissione nomini un mediatore idoneo per risolvere questo problema.

| 6.4. | Il comitato di vigilanza spera e auspica che si raggiunga un’intesa al riguardo. Il comitato di vigilanza raccomanda che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 sia l’occasione ideale e opportuna per modificare l’articolo 4 al fine di inserire l’accesso dell’OLAF alle informazioni in possesso delle istituzioni prima dell’apertura di un caso e in qualsiasi fase dell’indagine. |
| --- | --- |

6.4.

Il comitato di vigilanza spera e auspica che si raggiunga un’intesa al riguardo. Il comitato di vigilanza raccomanda che la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 sia l’occasione ideale e opportuna per modificare l’articolo 4 al fine di inserire l’accesso dell’OLAF alle informazioni in possesso delle istituzioni prima dell’apertura di un caso e in qualsiasi fase dell’indagine.

---

(1)  Articolo 4, paragrafo 1:

1

«(...) l'Ufficio svolge le indagini amministrative all'interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi (in prosieguo denominate “le indagini interne”).

Tali indagini interne sono condotte nel rispetto delle norme dei trattati, in particolare del protocollo sui privilegi e sulle immunità, nonché dello statuto, alle condizioni e secondo le modalità stabilite dal presente regolamento nonché dalle decisioni adottate da ciascuna istituzione, organo od organismo. Le istituzioni si concertano sulla disciplina da istituire con tali decisioni.»

(2)

2

«Articolo 7

Trasferimento di dati personali fra istituzioni e organismi comunitari o al loro interno

Fatti salvi gli articoli 4, 5, 6 e 10:

| 1. | Il trasferimento di dati personali ad altre istituzioni o ad altri organismi comunitari ovvero al loro interno è consentito unicamente se i dati sono necessari per il legittimo esercizio delle funzioni che rientrano nelle competenze del destinatario. |
| --- | --- |

1.

Il trasferimento di dati personali ad altre istituzioni o ad altri organismi comunitari ovvero al loro interno è consentito unicamente se i dati sono necessari per il legittimo esercizio delle funzioni che rientrano nelle competenze del destinatario.

| 2. | Se i dati sono trasferiti su richiesta del destinatario, il responsabile del trattamento e il destinatario sono entrambi responsabili della legittimità del trasferimento.
  Il responsabile del trattamento è tenuto a verificare le competenze del destinatario e ad effettuare una valutazione provvisoria della necessità del trasferimento dei dati. Qualora emergano dubbi su tale necessità, il responsabile del trattamento chiede ulteriori spiegazioni al destinatario.
  Il destinatario provvede a che si possa successivamente verificare la necessità del trasferimento dei dati. |
| --- | --- |

2.

Se i dati sono trasferiti su richiesta del destinatario, il responsabile del trattamento e il destinatario sono entrambi responsabili della legittimità del trasferimento.

Il responsabile del trattamento è tenuto a verificare le competenze del destinatario e ad effettuare una valutazione provvisoria della necessità del trasferimento dei dati. Qualora emergano dubbi su tale necessità, il responsabile del trattamento chiede ulteriori spiegazioni al destinatario.

Il destinatario provvede a che si possa successivamente verificare la necessità del trasferimento dei dati.

| 3. | Nel procedere al trattamento dei dati personali il destinatario persegue unicamente le finalitàper cui questi gli sono stati trasmessi.» |
| --- | --- |

3.

Nel procedere al trattamento dei dati personali il destinatario persegue unicamente le finalitàper cui questi gli sono stati trasmessi.»

(3)  SEC 871, 14.8.2003 (consolidato).

3

---

ALLEGATO IV

PARERE N. 2/2011

I poteri dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per lo svolgimento indipendente delle indagini interne presso le istituzioni dell'UE

Bruxelles, 13 giugno 2011

Contesto

| 1. | Il 20 marzo 2001 il quotidiano inglese Sundy Times ha pubblicato un articolo dal titolo «An MEP claims to earn more than 450 000 EUR a year moonlighting for clients. He is one of three ready to take cash to help change EU laws» («Un europarlamentare dichiara di incassare più di 450 000 EUR all’anno per favori resi. Insieme ad altri due colleghi ha accettato denaro per presentare emendamenti alle leggi europee»). L’articolo rivelava che, spacciandosi per lobbisti, alcuni giornalisti hanno offerto denaro a tre membri del Parlamento europeo (in due casi fino a 100 000 EUR all'anno) perché presentassero emendamenti alla normativa europea. I parlamentari hanno fatto quanto richiesto e gli emendamenti sono stati effettivamente presentati. I giornalisti hanno riferito di incontri all’interno e all’esterno dei locali del Parlamento europeo, telefonate, e-mail, scambi di lettere e invio di fatture tra loro e alcuni europarlamentari. Il giorno dopo la rivelazione di questa indagine svolta sotto copertura dal Sundy Times, due dei tre parlamentari hanno presentato le dimissioni mentre il terzo è stato in seguito espulso dal proprio gruppo (1). |
| --- | --- |

1.

Il 20 marzo 2001 il quotidiano inglese Sundy Times ha pubblicato un articolo dal titolo «An MEP claims to earn more than 450 000 EUR a year moonlighting for clients. He is one of three ready to take cash to help change EU laws» («Un europarlamentare dichiara di incassare più di 450 000 EUR all’anno per favori resi. Insieme ad altri due colleghi ha accettato denaro per presentare emendamenti alle leggi europee»). L’articolo rivelava che, spacciandosi per lobbisti, alcuni giornalisti hanno offerto denaro a tre membri del Parlamento europeo (in due casi fino a 100 000 EUR all'anno) perché presentassero emendamenti alla normativa europea. I parlamentari hanno fatto quanto richiesto e gli emendamenti sono stati effettivamente presentati. I giornalisti hanno riferito di incontri all’interno e all’esterno dei locali del Parlamento europeo, telefonate, e-mail, scambi di lettere e invio di fatture tra loro e alcuni europarlamentari. Il giorno dopo la rivelazione di questa indagine svolta sotto copertura dal Sundy Times, due dei tre parlamentari hanno presentato le dimissioni mentre il terzo è stato in seguito espulso dal proprio gruppo (1).

| 2. | Il 22 marzo l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) ha avviato un'indagine interna fondata sulla seguente base giuridica: «Articolo 4 del regolamento (CE) n. 1073/1999 congiuntamente alla decisione del Parlamento europeo relativa alle condizioni e alle modalità di inchiesta interna in materia di lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità (allegato XII del regolamento del Parlamento europeo)». |
| --- | --- |

2.

Il 22 marzo l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) ha avviato un'indagine interna fondata sulla seguente base giuridica: «Articolo 4 del regolamento (CE) n. 1073/1999 congiuntamente alla decisione del Parlamento europeo relativa alle condizioni e alle modalità di inchiesta interna in materia di lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità (allegato XII del regolamento del Parlamento europeo)».

| 3. | Il 15 aprile 2011 il direttore generale dell’OLAF ha chiesto al comitato di vigilanza di formulare un parere sui poteri di cui l’OLAF dispone per avviare e svolgere le indagini interne alle istituzioni e sui limiti imposti dai privilegi e dalle immunità dei loro membri, in particolare, nel caso dei membri del Parlamento europeo, al diritto dell’OLAF ad accedere senza preavviso e senza ritardo a tutte le informazioni in possesso delle istituzioni nonché ai locali di queste ultime. |
| --- | --- |

3.

Il 15 aprile 2011 il direttore generale dell’OLAF ha chiesto al comitato di vigilanza di formulare un parere sui poteri di cui l’OLAF dispone per avviare e svolgere le indagini interne alle istituzioni e sui limiti imposti dai privilegi e dalle immunità dei loro membri, in particolare, nel caso dei membri del Parlamento europeo, al diritto dell’OLAF ad accedere senza preavviso e senza ritardo a tutte le informazioni in possesso delle istituzioni nonché ai locali di queste ultime.

I poteri dell’OLAF per lo svolgimento indipendente delle indagini interne

| 4. | L’articolo 12 del regolamento (CE) n. 1073/1999 prevede che il direttore generale dell’OLAF non accetti istruzioni da alcuna istituzione nell’adempimento dei propri doveri relativi all’avvio e allo svolgimento delle indagini interne. |
| --- | --- |

4.

L’articolo 12 del regolamento (CE) n. 1073/1999 prevede che il direttore generale dell’OLAF non accetti istruzioni da alcuna istituzione nell’adempimento dei propri doveri relativi all’avvio e allo svolgimento delle indagini interne.

Indagini interne relative a comportamenti irregolari

| 5. | L’OLAF è competente per l’avvio e lo svolgimento delle indagini amministrative all'interno delle istituzioni allo scopo di lottare contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Unione europea.
  Ha facoltà di ricercare a tal fine i fatti gravi, connessi all’esercizio di attività professionali, che possono costituire un inadempimento agli obblighi dei funzionari perseguibile in sede disciplinare o un inadempimento agli obblighi analoghi dei membri delle istituzioni (2). |
| --- | --- |

5.

L’OLAF è competente per l’avvio e lo svolgimento delle indagini amministrative all'interno delle istituzioni allo scopo di lottare contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Unione europea.

Ha facoltà di ricercare a tal fine i fatti gravi, connessi all’esercizio di attività professionali, che possono costituire un inadempimento agli obblighi dei funzionari perseguibile in sede disciplinare o un inadempimento agli obblighi analoghi dei membri delle istituzioni (2).

| 6. | Il comitato di vigilanza osserva che le competenze dell’OLAF relative alle indagini interne presso le istituzioni comprendono tutte le attività connesse alla necessità di tutelare degli interessi dell’Unione contro comportamenti irregolari perseguibili in sede amministrativa o penale. |
| --- | --- |

6.

Il comitato di vigilanza osserva che le competenze dell’OLAF relative alle indagini interne presso le istituzioni comprendono tutte le attività connesse alla necessità di tutelare degli interessi dell’Unione contro comportamenti irregolari perseguibili in sede amministrativa o penale.

| 7. | Queste attività sono elencate nel dettaglio nella decisione del Parlamento europeo riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità, basata sul considerando 5 e sull’articolo 4, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1073/1999.
  Situazioni quali il conflitto d’interessi, i doveri di onestà per quanto riguarda l’accettazione di vantaggi, l’obbligo di astenersi da azioni o comportamenti che rischiano di menomare la dignità della funzione rivestita o dal commettere colpa grave rientrano nell’ambito delle indagini dell’OLAF (3). |
| --- | --- |

7.

Queste attività sono elencate nel dettaglio nella decisione del Parlamento europeo riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità, basata sul considerando 5 e sull’articolo 4, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

Situazioni quali il conflitto d’interessi, i doveri di onestà per quanto riguarda l’accettazione di vantaggi, l’obbligo di astenersi da azioni o comportamenti che rischiano di menomare la dignità della funzione rivestita o dal commettere colpa grave rientrano nell’ambito delle indagini dell’OLAF (3).

| 8. | Il comitato di vigilanza ritiene che tutte le suddette questioni siano attinenti ai presunti fatti commessi e che pertanto rientrino nei poteri di indagine dell'OLAF quali indicati all’articolo 10 del regolamento del Parlamento europeo relativo alle indagini interne svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode. |
| --- | --- |

8.

Il comitato di vigilanza ritiene che tutte le suddette questioni siano attinenti ai presunti fatti commessi e che pertanto rientrino nei poteri di indagine dell'OLAF quali indicati all’articolo 10 del regolamento del Parlamento europeo relativo alle indagini interne svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode.

Indagini interne riguardanti attività lesive degli interessi finanziari dell’UE

| 9. | A giudizio del comitato di vigilanza, la frode, la corruzione ed ogni altra attività illecita lesiva degli «interessi finanziari dell’Unione europea» comprendono anche quelle attività che, sebbene non direttamente collegate al bilancio dell'Unione, sono atte a lederne gli interessi finanziari in senso lato, incidendo negativamente sulle sue risorse (4). |
| --- | --- |

9.

A giudizio del comitato di vigilanza, la frode, la corruzione ed ogni altra attività illecita lesiva degli «interessi finanziari dell’Unione europea» comprendono anche quelle attività che, sebbene non direttamente collegate al bilancio dell'Unione, sono atte a lederne gli interessi finanziari in senso lato, incidendo negativamente sulle sue risorse (4).

| 10. | Il comitato concorda con le conclusioni dell‘avvocato generale nella causa summenzionata e ritiene che anche nel caso in oggetto la fonte delle attività in questione non sia decisiva e che «[...] l'interesse a garantire l'uso corretto di tutti i fondi gestiti da istituzioni, organi e organismi della Comunità debba essere considerato parte integrante degli interessi finanziari della Comunità e possa quindi essere oggetto di misure adottate in forza dell'articolo 280, paragrafo 4, CE» (5). |
| --- | --- |

10.

Il comitato concorda con le conclusioni dell‘avvocato generale nella causa summenzionata e ritiene che anche nel caso in oggetto la fonte delle attività in questione non sia decisiva e che «[...] l'interesse a garantire l'uso corretto di tutti i fondi gestiti da istituzioni, organi e organismi della Comunità debba essere considerato parte integrante degli interessi finanziari della Comunità e possa quindi essere oggetto di misure adottate in forza dell'articolo 280, paragrafo 4, CE» (5).

| 11. | Il comitato di vigilanza richiama la giurisprudenza della Corte di giustizia in materia, secondo cui l’espressione «interessi finanziari della Comunità» sembra più ampia dell'espressione «entrate e spese della Comunità»: «Il fatto stesso che un organo o un organismo tragga la propria esistenza dal Trattato suggerisce, infine, che esso è stato concepito per contribuire alla realizzazione degli obiettivi della Comunità europea e lo inserisce nell'ordinamento giuridico comunitario, cosicché i mezzi di cui esso dispone per effetto del detto Trattato rivestono, per natura, un interesse finanziario proprio e diretto per la Comunità medesima» (6). |
| --- | --- |

11.

Il comitato di vigilanza richiama la giurisprudenza della Corte di giustizia in materia, secondo cui l’espressione «interessi finanziari della Comunità» sembra più ampia dell'espressione «entrate e spese della Comunità»: «Il fatto stesso che un organo o un organismo tragga la propria esistenza dal Trattato suggerisce, infine, che esso è stato concepito per contribuire alla realizzazione degli obiettivi della Comunità europea e lo inserisce nell'ordinamento giuridico comunitario, cosicché i mezzi di cui esso dispone per effetto del detto Trattato rivestono, per natura, un interesse finanziario proprio e diretto per la Comunità medesima» (6).

| 12. | Il comitato sottolinea che l’uso corretto dei fondi di cui il Parlamento europeo dispone per coprire l’esercizio del mandato parlamentare, ovvero indennità parlamentari, rimborso delle spese (viaggio, telefono ecc), pagamento di indennità varie ecc., si fonda sul rispetto del regolamento finanziario e sul principio secondo cui tali fondi sono riservati esclusivamente al finanziamento di attività legate all’esercizio del mandato dei deputati
   (7) e non sono destinate ad attività finanziate da privati. |
| --- | --- |

12.

Il comitato sottolinea che l’uso corretto dei fondi di cui il Parlamento europeo dispone per coprire l’esercizio del mandato parlamentare, ovvero indennità parlamentari, rimborso delle spese (viaggio, telefono ecc), pagamento di indennità varie ecc., si fonda sul rispetto del regolamento finanziario e sul principio secondo cui tali fondi sono riservati esclusivamente al finanziamento di attività legate all’esercizio del mandato dei deputati
   (7) e non sono destinate ad attività finanziate da privati.

Obbligo di informare l’OLAF e di cooperarvi

| 13. | A norma dell’articolo 7, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1073/1999, le istituzioni, gli organi e gli organismi comunicano senza indugio all'Ufficio qualsiasi informazione relativa a eventuali casi di frode o di corruzione o ad ogni altra attività illecita. |
| --- | --- |

13.

A norma dell’articolo 7, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1073/1999, le istituzioni, gli organi e gli organismi comunicano senza indugio all'Ufficio qualsiasi informazione relativa a eventuali casi di frode o di corruzione o ad ogni altra attività illecita.

| 14. | Il comitato di vigilanza richiama l’attenzione sull’obbligo fondamentale, per tutte le istituzioni e i loro membri, di cooperare pienamente con l’OLAF, di informarlo e di fornirgli assistenza nell’esecuzione materiale delle indagini. Il pieno rispetto di questi obblighi consente all’OLAF di svolgere le indagini in condizioni equivalenti all’interno di tutte le istituzioni e di tutti gli organi e gli organismi dell’Unione (8). Ove venga meno questa cooperazione è messa in discussione la credibilità degli strumenti adottati dalle istituzioni per lottare contro ogni forma di frode, corruzione, attività illecita o comportamento irregolare. |
| --- | --- |

14.

Il comitato di vigilanza richiama l’attenzione sull’obbligo fondamentale, per tutte le istituzioni e i loro membri, di cooperare pienamente con l’OLAF, di informarlo e di fornirgli assistenza nell’esecuzione materiale delle indagini. Il pieno rispetto di questi obblighi consente all’OLAF di svolgere le indagini in condizioni equivalenti all’interno di tutte le istituzioni e di tutti gli organi e gli organismi dell’Unione (8). Ove venga meno questa cooperazione è messa in discussione la credibilità degli strumenti adottati dalle istituzioni per lottare contro ogni forma di frode, corruzione, attività illecita o comportamento irregolare.

| 15. | Il comitato di vigilanza ritiene che le norme definite nel regolamento del Parlamento europeo, comprese le misure necessarie per agevolare il buon svolgimento delle indagini condotte dall’OLAF, debbano essere rigorosamente rispettate (9). |
| --- | --- |

15.

Il comitato di vigilanza ritiene che le norme definite nel regolamento del Parlamento europeo, comprese le misure necessarie per agevolare il buon svolgimento delle indagini condotte dall’OLAF, debbano essere rigorosamente rispettate (9).

La fase iniziale dell’indagine

| 16. | A giudizio del comitato, nella fase iniziale dell’indagine è prematuro negare categoricamente all’OLAF i poteri d’indagine relativamente ai fatti presunti; ciò vale a maggior ragione per presunti casi di corruzione e comportamento irregolare, la cui complessità non permette di verificare l’esistenza di attività illecite sin dalle prime fasi dell'indagine. |
| --- | --- |

16.

A giudizio del comitato, nella fase iniziale dell’indagine è prematuro negare categoricamente all’OLAF i poteri d’indagine relativamente ai fatti presunti; ciò vale a maggior ragione per presunti casi di corruzione e comportamento irregolare, la cui complessità non permette di verificare l’esistenza di attività illecite sin dalle prime fasi dell'indagine.

Accesso dell’OLAF ai locali delle istituzioni: privilegi e immunità dei membri del Parlamento europeo

| 17. | Il comitato di vigilanza sottolinea che le indagini interne possono essere condotte solo se all'OLAF viene garantito l'accesso a tutti i locali delle istituzioni, degli organi e organismi, nonché a qualsiasi informazione o documento in loro possesso. Questa competenza fondamentale deve essere esercitata in piena indipendenza dal direttore generale dell'OLAF, mentre gli uffici di sicurezza delle istituzioni sono tenuti ad assistere gli agenti dell'OLAF nell'esecuzione materiale delle indagini (10). |
| --- | --- |

17.

Il comitato di vigilanza sottolinea che le indagini interne possono essere condotte solo se all'OLAF viene garantito l'accesso a tutti i locali delle istituzioni, degli organi e organismi, nonché a qualsiasi informazione o documento in loro possesso. Questa competenza fondamentale deve essere esercitata in piena indipendenza dal direttore generale dell'OLAF, mentre gli uffici di sicurezza delle istituzioni sono tenuti ad assistere gli agenti dell'OLAF nell'esecuzione materiale delle indagini (10).

| 18. | L’OLAF svolge le indagini amministrative all'interno delle istituzioni nel rispetto delle norme dei trattati, in particolare del protocollo sui privilegi e le immunità. l'OLAF ha accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi nonché ai locali dei medesimi, e ha la facoltà di controllare la contabilità delle istituzioni, degli organi e degli organismi. L'OLAF può riprodurre e ottenere estratti di qualsiasi documento e del contenuto di qualsiasi supporto di dati in possesso delle istituzioni, degli organi e degli organismi e all'occorrenza prendere possesso di questi documenti o informazioni per evitare qualsiasi rischio di sottrazione (11). |
| --- | --- |

18.

L’OLAF svolge le indagini amministrative all'interno delle istituzioni nel rispetto delle norme dei trattati, in particolare del protocollo sui privilegi e le immunità. l'OLAF ha accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi nonché ai locali dei medesimi, e ha la facoltà di controllare la contabilità delle istituzioni, degli organi e degli organismi. L'OLAF può riprodurre e ottenere estratti di qualsiasi documento e del contenuto di qualsiasi supporto di dati in possesso delle istituzioni, degli organi e degli organismi e all'occorrenza prendere possesso di questi documenti o informazioni per evitare qualsiasi rischio di sottrazione (11).

| 19. | Il protocollo sui privilegi e le immunità dell’Unione europea contiene alcune norme sui privilegi e le immunità dei membri del Parlamento europeo (articoli da 7 a 9) e precisa che i membri del Parlamento europeo non possono essere ricercati, detenuti o perseguiti a motivo delle opinioni o dei voti espressi nell'esercizio delle loro funzioni. L'immunità non può però essere invocata in caso di flagrante delitto. |
| --- | --- |

19.

Il protocollo sui privilegi e le immunità dell’Unione europea contiene alcune norme sui privilegi e le immunità dei membri del Parlamento europeo (articoli da 7 a 9) e precisa che i membri del Parlamento europeo non possono essere ricercati, detenuti o perseguiti a motivo delle opinioni o dei voti espressi nell'esercizio delle loro funzioni. L'immunità non può però essere invocata in caso di flagrante delitto.

| 20. | Il comitato di vigilanza ricorda che il Tribunale di prima istanza ha statuito che «tale protocollo riguarda i membri del Parlamento solo in modo generale e non contiene alcuna disposizione che disciplini espressamente le indagini interne al Parlamento [...]. Come il giudice del procedimento sommario ha potuto rilevare al punto 107 della citata ordinanza Rothley e a./Parlamento, non può escludersi a priori il rischio che l'OLAF compia, nell'ambito di un'indagine, un atto che violi l'immunità di cui godono i membri del Parlamento. Cionondimeno, anche ammettendo che si verifichi una circostanza del genere, ogni membro del Parlamento messo di fronte ad un atto di tal natura, che gli rechi pregiudizio, disporrebbe allora della tutela giurisdizionale e dei rimedi giuridici istituiti dal trattato» (12). |
| --- | --- |

20.

Il comitato di vigilanza ricorda che il Tribunale di prima istanza ha statuito che «tale protocollo riguarda i membri del Parlamento solo in modo generale e non contiene alcuna disposizione che disciplini espressamente le indagini interne al Parlamento [...]. Come il giudice del procedimento sommario ha potuto rilevare al punto 107 della citata ordinanza Rothley e a./Parlamento, non può escludersi a priori il rischio che l'OLAF compia, nell'ambito di un'indagine, un atto che violi l'immunità di cui godono i membri del Parlamento. Cionondimeno, anche ammettendo che si verifichi una circostanza del genere, ogni membro del Parlamento messo di fronte ad un atto di tal natura, che gli rechi pregiudizio, disporrebbe allora della tutela giurisdizionale e dei rimedi giuridici istituiti dal trattato» (12).

| 21. | Il comitato di vigilanza ritiene che questa sia una questione delicata in merito alla quale è utile rammentare la posizione dell’avvocato generale nella causa C-167/02: «Per quanto riguarda gli atti adottati dall’OLAF nel corso di un’indagine interna, sebbene sia difficile pronunciarsi in astratto sulla ricevibilità di ricorsi futuri, mi sembra probabile che, come ha dichiarato il Tribunale e come hanno sostenuto le altre parti, i membri del Parlamento che ritengano lesi i propri diritti avrebbero varie possibilità per agire in giudizio. La Commissione indica un certo numero di atti giuridici impugnabili: la decisione del direttore dell’OLAF di avviare un’indagine interna ai sensi dell’articolo 5, secondo comma, del regolamento; vari provvedimenti adottati dall’OLAF nel corso dell’indagine, compresa la decisione di accedere ad un ufficio, sequestrare documenti o chiedere informazioni orali, nonché il consenso, espresso o implicito, dell’istituzione interessata. [...].
  Ritengo, tuttavia, che l’obbligo di agire con discrezione e rapidità ai fini dell’individuazione delle frodi renda inevitabile tale rischio. Inoltre va rilevato che la decisione controversa contiene disposizioni intese a ridurre al minimo questo pericolo. Infatti, l’articolo 5 del modello di decisione prevede che i deputati siano prontamente informati del loro coinvolgimento in un’indagine, se ciò non rischia di pregiudicare l’indagine stessa. Detto articolo impedisce inoltre che i membri del Parlamento vengano nominati nelle conclusioni dell’OLAF senza essere stati prima sentiti, a meno che procedure d’indagine nazionali impongano la massima segretezza» (13). |
| --- | --- |

21.

Il comitato di vigilanza ritiene che questa sia una questione delicata in merito alla quale è utile rammentare la posizione dell’avvocato generale nella causa C-167/02: «Per quanto riguarda gli atti adottati dall’OLAF nel corso di un’indagine interna, sebbene sia difficile pronunciarsi in astratto sulla ricevibilità di ricorsi futuri, mi sembra probabile che, come ha dichiarato il Tribunale e come hanno sostenuto le altre parti, i membri del Parlamento che ritengano lesi i propri diritti avrebbero varie possibilità per agire in giudizio. La Commissione indica un certo numero di atti giuridici impugnabili: la decisione del direttore dell’OLAF di avviare un’indagine interna ai sensi dell’articolo 5, secondo comma, del regolamento; vari provvedimenti adottati dall’OLAF nel corso dell’indagine, compresa la decisione di accedere ad un ufficio, sequestrare documenti o chiedere informazioni orali, nonché il consenso, espresso o implicito, dell’istituzione interessata. [...].

Ritengo, tuttavia, che l’obbligo di agire con discrezione e rapidità ai fini dell’individuazione delle frodi renda inevitabile tale rischio. Inoltre va rilevato che la decisione controversa contiene disposizioni intese a ridurre al minimo questo pericolo. Infatti, l’articolo 5 del modello di decisione prevede che i deputati siano prontamente informati del loro coinvolgimento in un’indagine, se ciò non rischia di pregiudicare l’indagine stessa. Detto articolo impedisce inoltre che i membri del Parlamento vengano nominati nelle conclusioni dell’OLAF senza essere stati prima sentiti, a meno che procedure d’indagine nazionali impongano la massima segretezza» (13).

| 22. | Il comitato di vigilanza ritiene che l’OLAF debba agire nello stretto rispetto delle norme summenzionate e dopo avere valutato attentamente i rischi connessi a ciascun caso e la proporzionalità della misura da prendere. |
| --- | --- |

22.

Il comitato di vigilanza ritiene che l’OLAF debba agire nello stretto rispetto delle norme summenzionate e dopo avere valutato attentamente i rischi connessi a ciascun caso e la proporzionalità della misura da prendere.

| 23. | Il comitato ricorda che la Corte di giustizia ha constatato che, nella causa T-17/00, le disposizioni «relative alla cooperazione con l’OLAF o all’informazione di questo mirano, qualunque sia la loro esatta portata, ad imporre obblighi ai membri del Parlamento, di modo che spetta a questi ultimi, in primo luogo, in ciascun caso concreto, dare effetto a tali obblighi oppure non sottomettervisi se sono convinti di essere legittimati a farlo senza violare il diritto comunitario. Se, in un caso concreto, un membro del Parlamento opta per tale ultimo comportamento, gli eventuali atti ulteriori che il Parlamento dovesse adottare nei confronti di tale membro e che dovessero arrecargli pregiudizio potranno, in linea di principio, essere oggetto di un controllo giurisdizionale» (14).
  In merito alle diverse misure che l’OLAF ha facoltà di adottare nell’esercizio dei propri poteri d’indagine, la Corte di giustizia ha tenuto conto del rischio che esso compia un atto che violi l’immunità di cui godono i membri del Parlamento europeo e ha ricordato che il controllo della legittimità degli atti delle istituzioni è affidato al giudice dell’Unione (15). |
| --- | --- |

23.

Il comitato ricorda che la Corte di giustizia ha constatato che, nella causa T-17/00, le disposizioni «relative alla cooperazione con l’OLAF o all’informazione di questo mirano, qualunque sia la loro esatta portata, ad imporre obblighi ai membri del Parlamento, di modo che spetta a questi ultimi, in primo luogo, in ciascun caso concreto, dare effetto a tali obblighi oppure non sottomettervisi se sono convinti di essere legittimati a farlo senza violare il diritto comunitario. Se, in un caso concreto, un membro del Parlamento opta per tale ultimo comportamento, gli eventuali atti ulteriori che il Parlamento dovesse adottare nei confronti di tale membro e che dovessero arrecargli pregiudizio potranno, in linea di principio, essere oggetto di un controllo giurisdizionale» (14).

In merito alle diverse misure che l’OLAF ha facoltà di adottare nell’esercizio dei propri poteri d’indagine, la Corte di giustizia ha tenuto conto del rischio che esso compia un atto che violi l’immunità di cui godono i membri del Parlamento europeo e ha ricordato che il controllo della legittimità degli atti delle istituzioni è affidato al giudice dell’Unione (15).

| 24. | Il comitato di vigilanza ritiene che le istituzioni, gli organi e gli organismi (diversi dalla «persona interessata» dall'indagine dell'OLAF) debbano cooperare pienamente con l'OLAF, astenendosi dall'adottare misure che possano limitarne i poteri d’indagine.
  Secondo il comitato di vigilanza, il fatto di impedire all’OLAF di esercitare questa essenziale attività d’indagine sulla base dell’interpretazione del mandato dell’OLAF data da un’istituzione, da un organo o da un organismo costituisce una limitazione allo svolgimento indipendente delle indagini. |
| --- | --- |

24.

Il comitato di vigilanza ritiene che le istituzioni, gli organi e gli organismi (diversi dalla «persona interessata» dall'indagine dell'OLAF) debbano cooperare pienamente con l'OLAF, astenendosi dall'adottare misure che possano limitarne i poteri d’indagine.

Secondo il comitato di vigilanza, il fatto di impedire all’OLAF di esercitare questa essenziale attività d’indagine sulla base dell’interpretazione del mandato dell’OLAF data da un’istituzione, da un organo o da un organismo costituisce una limitazione allo svolgimento indipendente delle indagini.

| 25. | Il comitato di vigilanza raccomanda all’OLAF di conformarsi a un’attuazione rigorosa del regolamento e della giurisprudenza esistente in questo campo. |
| --- | --- |

25.

Il comitato di vigilanza raccomanda all’OLAF di conformarsi a un’attuazione rigorosa del regolamento e della giurisprudenza esistente in questo campo.

---

(1)  Articolo del Sunday Times del 20 marzo 2011.

1

Sunday Times

(2)  Articolo 1 del regolamento (CE) n. 1073/1999.

2

(3)  Cfr. l’articolo 10 del regolamento del Parlamento europeo, i considerando 2, 3 e 4 dell'accordo interistituzionale del 25 maggio 2009, la decisione del Parlamento europeo relativa alle condizioni e alle modalità di inchiesta interna in materia di lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità del 18 novembre 1999 e gli articoli 11, 12, 13, 14, 16, 17 e 22 dello statuto dei funzionari delle Comunità europee e il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee.

3

(4)  Conclusioni dell’avvocato generale Jacobs, causa C-11/00, Commissione/BCE, punto 118.

4

Commissione/BCE

(5)  Ora articolo 325 del TFUE. Cfr. la causa C-11/00, conclusioni dell’avvocato generale Jacobs, punto 118.

5

(6)  Cfr. le cause C-11/00 Commissione/BCE e C-15/00 Commissione/BEI.

6

Commissione/BCE

Commissione/BEI

(7)  Cfr. la decisione del Parlamento europeo, del 28 settembre 2005, che adotta lo statuto dei deputati del Parlamento europeo (articoli 9 e 10), le decisioni, del 19 maggio e 9 luglio 2008, recanti misure di attuazione dello statuto dei deputati al Parlamento europeo e le successive decisioni recanti modifica delle misure di attuazione dello statuto dei deputati al Parlamento europeo (articoli 10, 25, 28, 32, 61, 62, 66, 67, 68 ...) nonché il regolamento del Parlamento europeo del marzo 2011 (articoli 9 e 10).

7

(8)  Cfr. articolo 3 («Assistenza da parte dell’Ufficio di sicurezza»): «Previa richiesta del direttore dell'Ufficio, il servizio responsabile della sicurezza del Parlamento europeo assiste gli agenti dell'Ufficio nell'esecuzione materiale delle indagini.»; cfr. anche il punto 6 della decisione del Parlamento europeo del 18 novembre 1999.

8

Assistenza da parte dell’Ufficio di sicurezza

(9)  Cfr. l'articolo 10 del regolamento del Parlamento europeo e la decisione del Parlamento europeo relativa alle condizioni e alle modalità di inchiesta interna in materia di lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità del 18 novembre 1999.

9

(10)  Cfr. il considerando 11 del regolamento (CE) n. 1073/1999 e l’articolo 3 dell’accordo interistituzionale e le relative decisioni di ciascuna istituzione.

10

(11)  Articolo 4 del regolamento (CE) n. 1073/1999.

11

(12)  Cfr. la causa T-17/00, Willi Rothley e a./Parlamento europeo, sentenza del 26 febbraio 2002, punti 72 e 73.

12

Willi Rothley e a./Parlamento europeo

(13)  Cfr. le conclusioni dell’avvocato generale Jacobs nella causa C-167/02 P, Willi Rothley e a./Parlamento europeo, punti da 56 a 61.

13

Willi Rothley

a./Parlamento europeo

(14)  Cfr. la causa C-167/02 P, punto 49.

14

(15)  Cfr. la causa C-167/02 P, punti 46, 50 e 51.

15

---

ALLEGATO V

PARERE N. 3/2011

Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2012

Bruxelles, 14 luglio 2011

Il comitato di vigilanza dell'OLAF, dopo aver esaminato (i giorni 16 marzo 2011 e 10 maggio 2011) il progetto preliminare di bilancio dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode per l'esercizio 2012, ha adottato il seguente parere:

a)   L'indipendenza amministrativa dell'OLAF nei confronti della Commissione

La proposta di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2012 è del tutto in linea con la richiesta della Commissione a tutti i suoi servizi di perseguire una politica di crescita zero per il 2012. Ciononostante, il comitato di vigilanza è stato informato della richiesta avanzata di recente dalla Commissione di ridurre ulteriormente gli stanziamenti di bilancio per far fronte alle difficoltà previste nell'ambito dei negoziati sul bilancio 2012. I tagli imposti sulla proposta di bilancio preliminare dell'OLAF sono dell'1,47 % (pari a 857 000 EUR) e riguardano le seguenti sezioni:

| — | personale esterno: 75 000 EUR (2,8 %), |
| --- | --- |

—

personale esterno: 75 000 EUR (2,8 %),

| — | altre spese di gestione (in particolare spese per missioni): 159 000 EUR (4,8 %), |
| --- | --- |

—

altre spese di gestione (in particolare spese per missioni): 159 000 EUR (4,8 %),

| — | edifici e costi correlati: 587 000 EUR (4,9 %), |
| --- | --- |

—

edifici e costi correlati: 587 000 EUR (4,9 %),

| — | finanziamento delle azioni di lotta antifrode: 36 000 EUR (2,25 %). |
| --- | --- |

—

finanziamento delle azioni di lotta antifrode: 36 000 EUR (2,25 %).

Se da un lato il comitato di vigilanza riconosce le realtà politiche che l'UE deve affrontare nell'attuale difficile contesto economico, nonché la conseguente necessità che tutte le istituzioni europee si adoperino maggiormente per realizzare risparmi in tutti i settori delle spese amministrative, dall'altro desidera esprimere la sua preoccupazione in merito agli ulteriori tagli di bilancio proposti. In particolare, le riduzioni delle linee di bilancio relative alla gestione del personale (A3 01 02) avrebbero un impatto diretto sulle attività investigative dell'OLAF. Il comitato di vigilanza esprime pertanto le sue riserve sui tagli imposti alle linee di bilancio relative alle attività operative dell'OLAF. L'OLAF è un servizio di indagine ed è proprio in periodi di crisi finanziaria che dovrebbe esercitare un maggior controllo sulle spese e sulle entrate. Secondo l'OLAF, i tagli aggiuntivi alle spese proposti dalla Commissione comporterebbero le seguenti implicazioni per i dipartimenti operativi:

| — | interruzione del contratto di cinque (o più) agenti contrattuali, |
| --- | --- |

—

interruzione del contratto di cinque (o più) agenti contrattuali,

| — | risoluzione di due contratti interinali, |
| --- | --- |

—

risoluzione di due contratti interinali,

| — | ritardo nel lancio della procedura di assunzione per la sostituzione dei direttori delle direzioni B e C, |
| --- | --- |

—

ritardo nel lancio della procedura di assunzione per la sostituzione dei direttori delle direzioni B e C,

| — | ulteriori ritardi nella riclassificazione degli agenti temporanei che interessa, per la maggior parte, investigatori delle unità operative, specialmente dei gradi più alti. |
| --- | --- |

—

ulteriori ritardi nella riclassificazione degli agenti temporanei che interessa, per la maggior parte, investigatori delle unità operative, specialmente dei gradi più alti.

Nello specifico, il comitato di vigilanza tiene a precisare che, per rafforzare l'indipendenza dell'OLAF nell'esercizio della sua funzione di organismo investigativo, il regolamento (CE) n. 1073/1999 conferisce esplicitamente al direttore generale dell'Ufficio, in qualità di ordinatore, la responsabilità esclusiva di preparare il progetto di bilancio dopo essersi consultato con il comitato di vigilanza. Inoltre, il principio dell'autonomia di bilancio dell'OLAF è stato ulteriormente ribadito dalla Commissione nel 1999 (1), quando è stata creata una linea di bilancio specifica per l'Ufficio.

Dal punto di vista amministrativo l'Ufficio appartiene naturalmente alla Commissione europea, ma dovrebbe essere pienamente indipendente nell'esercizio delle sue attività operative e pertanto dotato di risorse sufficienti a sostenere la sua capacità investigativa. L'OLAF deve pertanto poter mantenere le risorse finanziarie e umane necessarie per adempiere i suoi compiti, almeno nella misura concordata durante i precedenti negoziati di bilancio per quanto concerne le risorse umane. Il comitato di vigilanza ritiene che la Commissione debba rispettare il principio dell'autonomia di bilancio, in particolar modo in considerazione del fatto che l'OLAF non ha presentato nessun aumento di bilancio rispetto a quello adottato nel 2011. Se, nonostante quanto esposto in precedenza, le riduzioni si dovessero concretizzare fino all'importo proposto dalla Commissione, l'OLAF dovrebbe essere espressamente autorizzato ad effettuare i tagli nelle sezioni di bilancio che ritenesse più opportune.

In sintesi, il comitato di vigilanza non condivide affatto la posizione presa dalla Commissione durante le discussioni sul bilancio.

Raccomandazioni:

| — | il comitato di vigilanza appoggia la proposta di progetto di bilancio 2012 dell'OLAF, che non prevede nessun aumento delle spese amministrative, |
| --- | --- |

—

il comitato di vigilanza appoggia la proposta di progetto di bilancio 2012 dell'OLAF, che non prevede nessun aumento delle spese amministrative,

| — | il comitato di vigilanza non approva le misure di risparmio aggiuntive in termini di costi del personale e invita la Commissione a riconsiderarle per evitare ripercussioni negative sul trattamento dei casi da parte dell'OLAF, |
| --- | --- |

—

il comitato di vigilanza non approva le misure di risparmio aggiuntive in termini di costi del personale e invita la Commissione a riconsiderarle per evitare ripercussioni negative sul trattamento dei casi da parte dell'OLAF,

| — | qualora le misure di risparmio aggiuntive dovessero essere comunque adottate, il comitato di vigilanza raccomanda che il direttore generale dell'OLAF sia autorizzato a distribuire liberamente le riduzioni sulle linee di bilancio, a sua totale discrezione. |
| --- | --- |

—

qualora le misure di risparmio aggiuntive dovessero essere comunque adottate, il comitato di vigilanza raccomanda che il direttore generale dell'OLAF sia autorizzato a distribuire liberamente le riduzioni sulle linee di bilancio, a sua totale discrezione.

b)   L'indipendenza operativa dell'OLAF e la gestione delle risorse umane

Le linee del progetto di bilancio dell'OLAF relative al personale rappresentano quasi il 70 % delle spese amministrative totali. Per tale motivo il comitato di vigilanza desidera ribadire una volta di più la necessità di una migliore formulazione della politica in materia di risorse umane, introducendo una strategia che rifletta le priorità operative definite dalla direzione.

Come il comitato di vigilanza ha già sottolineato in precedenti pareri sul bilancio, la gestione delle risorse umane ha una funzione essenziale nel sostenere le indagini e sorregge l'efficienza e l'efficacia del lavoro di indagine stesso. In mancanza di una chiara strategia in quest'ambito, risulta difficile al comitato di vigilanza esprimere un parere sull'uso efficiente ed efficace delle risorse del bilancio amministrativo.

Al comitato di vigilanza non è chiaro perché, dopo sei anni, la Commissione europea non abbia ancora preso nessuna misura per la riclassificazione di tutti gli agenti temporanei dell'OLAF. Tale opzione era fattibile sin dal giugno 2005 e il comitato di vigilanza l'ha più volte portata all'attenzione dei vertici dell'OLAF. Il comitato di vigilanza è profondamente preoccupato per questa situazione.

Il comitato di vigilanza è a favore di una migliore formulazione della politica in materia di risorse umane, dal momento che permetterà di rafforzare la funzione investigativa dell'OLAF e, conseguentemente, la sua indipendenza operativa, attraverso una gestione più efficace ed efficiente delle indagini.

Raccomandazioni:

| — | l'OLAF deve sviluppare una strategia propria in materia di risorse umane, fondata su una chiara politica concordata con la direzione, |
| --- | --- |

—

l'OLAF deve sviluppare una strategia propria in materia di risorse umane, fondata su una chiara politica concordata con la direzione,

| — | tutti gli agenti temporanei dell'OLAF devono essere riclassificati in modo opportuno. |
| --- | --- |

—

tutti gli agenti temporanei dell'OLAF devono essere riclassificati in modo opportuno.

c)   Bilancio del comitato di vigilanza e personale del segretariato

Il comitato di vigilanza ribadisce la sua posizione in merito alla raccomandazione di prevedere nel progetto di bilancio 2012 la copertura per otto membri del segretariato (cinque funzionari di livello AD e tre di livello AST). In tal modo, il comitato di vigilanza sarebbe in grado di svolgere in piena indipendenza il proprio mandato giuridico. Il numero totale di otto posti per il segretariato è in linea con quanto richiesto in precedenza dal comitato di vigilanza. È inoltre importante che il comitato di vigilanza sia in misura di adempiere la sua funzione di monitoraggio e controllo, conformemente al mandato conferitogli dalle tre istituzioni. Pertanto, il Parlamento, il Consiglio e la Commissione dovrebbero fare in modo di mantenere l'attuale numero di effettivi in seno al segretariato del comitato di vigilanza.

Raccomandazione:

| — | includere nel progetto di bilancio per l'esercizio 2012 otto membri del personale per il segretariato del comitato di vigilanza. |
| --- | --- |

—

includere nel progetto di bilancio per l'esercizio 2012 otto membri del personale per il segretariato del comitato di vigilanza.

d)   Conclusione

Il comitato di vigilanza sostiene la proposta di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2012, ma disapprova le riduzioni e le proposte avanzate dalla Commissione europea. Il comitato di vigilanza esprime pertanto parere negativo sul progetto di proposta della Commissione europea relativo al progetto di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2012.

---

(1)  Decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom che istituisce l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

1

---

ALLEGATO VI

PARERE N. 4/2011

sulla proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999

Bruxelles, 20 settembre 2011

INDICE

| 1. | INTRODUZIONE |
| --- | --- |

1.

| 2. | MAGGIORE EFFICIENZA ED EFFICACIA DELLE INDAGINI |
| --- | --- |

2.

| 2.1. | Chiarire il ruolo dell’OLAF |
| --- | --- |

2.1.

| 2.2. | Abbreviare la durata delle indagini |
| --- | --- |

2.2.

| 2.2.1. | Riduzione della durata delle indagini da parte dell’OLAF |
| --- | --- |

2.2.1.

| 2.2.2. | Controllo della durata delle indagini |
| --- | --- |

2.2.2.

| 2.3. | Migliorare la cooperazione e lo scambio di informazioni con le istituzioni, gli organi e gli organismi |
| --- | --- |

2.3.

| 2.3.1. | Comunicazione di informazioni alle istituzioni, agli organi e agli organismi da parte dell’OLAF |
| --- | --- |

2.3.1.

| 2.3.2. | Follow-up delle raccomandazioni dell’OLAF da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi |
| --- | --- |

2.3.2.

| 2.3.3. | Accesso dell’OLAF alle informazioni in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi |
| --- | --- |

2.3.3.

| 2.4. | Migliorare la cooperazione e lo scambio di informazioni con gli Stati membri |
| --- | --- |

2.4.

| 2.4.1. | Assistenza operativa degli Stati membri |
| --- | --- |

2.4.1.

| 2.4.2. | Trasmissione di informazioni agli Stati membri da parte dell’OLAF |
| --- | --- |

2.4.2.

| 2.4.3. | Follow-up delle raccomandazioni dell’OLAF da parte degli Stati membri |
| --- | --- |

2.4.3.

| 2.5. | Incoraggiare la cooperazione tra l’OLAF ed Europol, Eurojust, paesi terzi e organizzazioni internazionali |
| --- | --- |

2.5.

| 3. | MAGGIORE RESPONSABILITÀ DELL’OLAF |
| --- | --- |

3.

| 3.1. | Rafforzare i diritti procedurali |
| --- | --- |

3.1.

| 3.2. | Istituzione di una procedura di revisione |
| --- | --- |

3.2.

| 3.2.1. | Necessità di sorvegliare regolarmente la legittimità delle indagini |
| --- | --- |

3.2.1.

| 3.2.2. | Necessità di un meccanismo di reclamo |
| --- | --- |

3.2.2.

| 3.3. | Adozione di norme procedurali |
| --- | --- |

3.3.

| 4. | RAFFORZARE L’INDIPENDENZA DELL’OLAF |
| --- | --- |

4.

| 4.1. | Chiarire il ruolo del comitato di vigilanza |
| --- | --- |

4.1.

| 4.1.1. | Ruolo del comitato di vigilanza |
| --- | --- |

4.1.1.

| 4.1.2. | Sostegno al comitato di vigilanza |
| --- | --- |

4.1.2.

| 4.2. | Chiarire il ruolo del direttore generale |
| --- | --- |

4.2.

| 4.2.1. | Delega di competenze e supplenza |
| --- | --- |

4.2.1.

| 4.2.2. | Organismo interno che il direttore generale è tenuto a consultare |
| --- | --- |

4.2.2.

| 4.3. | Istituzione di uno scambio di opinioni |
| --- | --- |

4.3.

1.   INTRODUZIONE

| 1. | Il comitato di vigilanza accoglie con favore la proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999. Il comitato riconosce gli sforzi compiuti dalla Commissione europea per avviare la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 e la sua intenzione di potenziare l’efficienza, l’efficacia e la responsabilità dell’OLAF, salvaguardandone al tempo stesso l’indipendenza a livello di indagini. Il comitato ritiene tuttavia che certi aspetti della riforma trarrebbero vantaggio da ulteriori chiarimenti e da alcune modifiche. |
| --- | --- |

1.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore la proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999. Il comitato riconosce gli sforzi compiuti dalla Commissione europea per avviare la riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 e la sua intenzione di potenziare l’efficienza, l’efficacia e la responsabilità dell’OLAF, salvaguardandone al tempo stesso l’indipendenza a livello di indagini. Il comitato ritiene tuttavia che certi aspetti della riforma trarrebbero vantaggio da ulteriori chiarimenti e da alcune modifiche.

| 2. | Il comitato di vigilanza ha esaminato entrambe le proposte di revisione del testo elaborate dalla Commissione (1) e modificate dal Consiglio (2), unitamente alla risoluzione del Parlamento europeo (3). Esso ha inoltre tenuto conto dei propri pareri precedenti sulla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (4), nonché dei pareri della Corte dei conti europea (5) e del Garante europeo della protezione dei dati (6). Il presente parere esamina gli obiettivi stabiliti dalla Commissione nella sua proposta modificata del 17 marzo 2011. |
| --- | --- |

2.

Il comitato di vigilanza ha esaminato entrambe le proposte di revisione del testo elaborate dalla Commissione (1) e modificate dal Consiglio (2), unitamente alla risoluzione del Parlamento europeo (3). Esso ha inoltre tenuto conto dei propri pareri precedenti sulla riforma del regolamento (CE) n. 1073/1999 (4), nonché dei pareri della Corte dei conti europea (5) e del Garante europeo della protezione dei dati (6). Il presente parere esamina gli obiettivi stabiliti dalla Commissione nella sua proposta modificata del 17 marzo 2011.

2.   MAGGIORE EFFICIENZA ED EFFICACIA DELLE INDAGINI

2.1.   Chiarire il ruolo dell’OLAF

| 3. | Il comitato di vigilanza rileva che, nel regolamento in vigore (7), il termine «indagini amministrative» si riferisce tanto alle indagini svolte all’interno delle istituzioni quanto alle indagini esterne riguardanti gli operatori economici. L’esperienza dimostra che tale dicotomia si è spesso rivelata artificiale e fuorviante. In effetti, l’eventuale vantaggio ingiustamente goduto da un operatore economico potrebbe derivare dalle azioni di una persona soggetta allo statuto. Occorre pertanto chiarire l’articolo 1 del nuovo regolamento, indicando che l’OLAF è stato istituito per svolgere indagini amministrative, le quali possono essere interne, esterne o di entrambi i tipi. Si osservi che tra i ruoli dell’OLAF figurano operazioni di coordinamento tra le autorità competenti degli Stati membri. |
| --- | --- |

3.

Il comitato di vigilanza rileva che, nel regolamento in vigore (7), il termine «indagini amministrative» si riferisce tanto alle indagini svolte all’interno delle istituzioni quanto alle indagini esterne riguardanti gli operatori economici. L’esperienza dimostra che tale dicotomia si è spesso rivelata artificiale e fuorviante. In effetti, l’eventuale vantaggio ingiustamente goduto da un operatore economico potrebbe derivare dalle azioni di una persona soggetta allo statuto. Occorre pertanto chiarire l’articolo 1 del nuovo regolamento, indicando che l’OLAF è stato istituito per svolgere indagini amministrative, le quali possono essere interne, esterne o di entrambi i tipi. Si osservi che tra i ruoli dell’OLAF figurano operazioni di coordinamento tra le autorità competenti degli Stati membri.

| 4. | Il comitato di vigilanza plaude agli sforzi compiuti all’articolo 2 del testo per definire alcuni concetti quali «indagine amministrativa», «persona interessata» e «statuto». Se anche meritevole, tale sforzo resta però limitato, poiché si sarebbero dovuti definire gli altri numerosi concetti riguardanti la lotta antifrode contenuti nel regolamento (CE) n. 1073/1999, come ad esempio «interesse finanziario dell’UE» o «corruzione». L’operazione sarà pertanto completa solo quando il legislatore avrà consolidato i testi di tutta la legislazione antifrode pertinente dell’UE. |
| --- | --- |

4.

Il comitato di vigilanza plaude agli sforzi compiuti all’articolo 2 del testo per definire alcuni concetti quali «indagine amministrativa», «persona interessata» e «statuto». Se anche meritevole, tale sforzo resta però limitato, poiché si sarebbero dovuti definire gli altri numerosi concetti riguardanti la lotta antifrode contenuti nel regolamento (CE) n. 1073/1999, come ad esempio «interesse finanziario dell’UE» o «corruzione». L’operazione sarà pertanto completa solo quando il legislatore avrà consolidato i testi di tutta la legislazione antifrode pertinente dell’UE.

| 5. | Il comitato di vigilanza osserva con disappunto che non vengono chiaramente definite le competenze dell’OLAF in materia di esecuzione delle indagini, soprattutto per quanto riguarda quelle svolte all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi. La formulazione dell’articolo 1 della proposta modificata esclude dalle competenze dell’OLAF i casi che non incidono sugli interessi finanziari dell’UE (8). Tuttavia, il comitato rileva che altri strumenti giuridici ancora in vigore abilitano l’Ufficio a svolgere indagini interne su questioni che vanno oltre la tutela degli interessi finanziari dell’UE (9). Inoltre, l’esperienza recente conferma la necessità di norme chiare per quanto attiene alle indagini svolte all’interno delle istituzioni in merito ad accuse di colpa grave imputabile a persone non soggette allo statuto, che potrebbe non incidere sugli interessi finanziari dell’UE ma che potrebbe essere perseguibile in sede disciplinare o penale. Il consolidamento della normativa antifrode avrebbe potuto evitare tali contraddizioni o colmare le lacune presenti negli atti in vigore. Il comitato di vigilanza ritiene che, in mancanza di un siffatto consolidamento — fatto che deplora —, occorra chiarire ulteriormente la definizione delle competenze dell’OLAF nella proposta modificata. |
| --- | --- |

5.

Il comitato di vigilanza osserva con disappunto che non vengono chiaramente definite le competenze dell’OLAF in materia di esecuzione delle indagini, soprattutto per quanto riguarda quelle svolte all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi. La formulazione dell’articolo 1 della proposta modificata esclude dalle competenze dell’OLAF i casi che non incidono sugli interessi finanziari dell’UE (8). Tuttavia, il comitato rileva che altri strumenti giuridici ancora in vigore abilitano l’Ufficio a svolgere indagini interne su questioni che vanno oltre la tutela degli interessi finanziari dell’UE (9). Inoltre, l’esperienza recente conferma la necessità di norme chiare per quanto attiene alle indagini svolte all’interno delle istituzioni in merito ad accuse di colpa grave imputabile a persone non soggette allo statuto, che potrebbe non incidere sugli interessi finanziari dell’UE ma che potrebbe essere perseguibile in sede disciplinare o penale. Il consolidamento della normativa antifrode avrebbe potuto evitare tali contraddizioni o colmare le lacune presenti negli atti in vigore. Il comitato di vigilanza ritiene che, in mancanza di un siffatto consolidamento — fatto che deplora —, occorra chiarire ulteriormente la definizione delle competenze dell’OLAF nella proposta modificata.

| 6. | Il comitato di vigilanza è pertanto dell’avviso che il direttore generale dell’OLAF debba essere autorizzato ad adire la Corte di giustizia qualora ritenga che un provvedimento adottato da qualsiasi istituzione (e non solo dalla Commissione, come proposto) comprometta la sua indipendenza o lo svolgimento indipendente delle sue indagini. Analogamente, il direttore generale, o qualsiasi membro del personale dell’OLAF da egli delegato, dovrebbe poter intervenire nei casi riguardanti lo svolgimento delle indagini dell’OLAF portati dinanzi alle giurisdizioni nazionali, come proposto all’articolo 12 bis della risoluzione del Parlamento europeo. |
| --- | --- |

6.

Il comitato di vigilanza è pertanto dell’avviso che il direttore generale dell’OLAF debba essere autorizzato ad adire la Corte di giustizia qualora ritenga che un provvedimento adottato da qualsiasi istituzione (e non solo dalla Commissione, come proposto) comprometta la sua indipendenza o lo svolgimento indipendente delle sue indagini. Analogamente, il direttore generale, o qualsiasi membro del personale dell’OLAF da egli delegato, dovrebbe poter intervenire nei casi riguardanti lo svolgimento delle indagini dell’OLAF portati dinanzi alle giurisdizioni nazionali, come proposto all’articolo 12 bis della risoluzione del Parlamento europeo.

2.2.   Abbreviare la durata delle indagini

2.2.1.   Riduzione della durata delle indagini da parte dell’OLAF

| 7. | Il comitato di vigilanza ha sempre insistito con decisione affinché l’OLAF svolgesse le proprie indagini nel più breve tempo possibile. Il comitato rileva che l’OLAF dispone di risorse limitate e che la situazione non cambierà in tempi di austerità di bilancio. Le istituzioni devono tuttavia dimostrare chiaramente che anche in queste circostanze difficili la lotta contro la frode resta una priorità. L’OLAF deve stabilire priorità realistiche per la propria politica d’indagine, concentrare gli effettivi nelle attività investigative e nella lotta antifrode e assistere gli Stati membri nell’ambito del follow-up giudiziario. Soltanto un maggiore coinvolgimento della direzione nel controllo delle indagini e una loro attenta programmazione permetteranno di ridurne la durata (10). Anche il tempo impiegato per avviare un’indagine dev’essere strettamente limitato a prescindere dalla fonte informativa (11). |
| --- | --- |

7.

Il comitato di vigilanza ha sempre insistito con decisione affinché l’OLAF svolgesse le proprie indagini nel più breve tempo possibile. Il comitato rileva che l’OLAF dispone di risorse limitate e che la situazione non cambierà in tempi di austerità di bilancio. Le istituzioni devono tuttavia dimostrare chiaramente che anche in queste circostanze difficili la lotta contro la frode resta una priorità. L’OLAF deve stabilire priorità realistiche per la propria politica d’indagine, concentrare gli effettivi nelle attività investigative e nella lotta antifrode e assistere gli Stati membri nell’ambito del follow-up giudiziario. Soltanto un maggiore coinvolgimento della direzione nel controllo delle indagini e una loro attenta programmazione permetteranno di ridurne la durata (10). Anche il tempo impiegato per avviare un’indagine dev’essere strettamente limitato a prescindere dalla fonte informativa (11).

| 8. | Il comitato di vigilanza ritiene che la proposta modificata non tenga sufficientemente conto dei casi in cui vengono svolte indagini nazionali parallelamente a quelle dell’OLAF. Quando l’esecuzione dell’obbligo dell’OLAF di invitare la persona interessata a presentare le proprie osservazioni viene differita per non compromettere un’indagine svolta da autorità nazionali, l’OLAF non può chiudere la propria indagine finché è in corso quella condotta da dette autorità. La proposta modificata dovrebbe tener conto di tale aspetto per consentire all’OLAF di svolgere le proprie indagini «in modo continuativo», come previsto all’articolo 6. |
| --- | --- |

8.

Il comitato di vigilanza ritiene che la proposta modificata non tenga sufficientemente conto dei casi in cui vengono svolte indagini nazionali parallelamente a quelle dell’OLAF. Quando l’esecuzione dell’obbligo dell’OLAF di invitare la persona interessata a presentare le proprie osservazioni viene differita per non compromettere un’indagine svolta da autorità nazionali, l’OLAF non può chiudere la propria indagine finché è in corso quella condotta da dette autorità. La proposta modificata dovrebbe tener conto di tale aspetto per consentire all’OLAF di svolgere le proprie indagini «in modo continuativo», come previsto all’articolo 6.

2.2.2.   Controllo della durata delle indagini

| 9. | Il comitato di vigilanza viene informato delle ragioni che non hanno permesso all’OLAF di chiudere un’indagine entro dodici mesi. Tale notifica va ripetuta ogni sei mesi (12). Il comitato di vigilanza potrebbe controllare in maniera efficace la durata delle indagini soltanto se la proposta modificata stipulasse che esso verrà anche regolarmente informato delle misure previste per accelerare l’indagine (13) e del prevedibile periodo di tempo necessario per concluderla (14). |
| --- | --- |

9.

Il comitato di vigilanza viene informato delle ragioni che non hanno permesso all’OLAF di chiudere un’indagine entro dodici mesi. Tale notifica va ripetuta ogni sei mesi (12). Il comitato di vigilanza potrebbe controllare in maniera efficace la durata delle indagini soltanto se la proposta modificata stipulasse che esso verrà anche regolarmente informato delle misure previste per accelerare l’indagine (13) e del prevedibile periodo di tempo necessario per concluderla (14).

| 10. | Il comitato di vigilanza osserva che la persona incaricata della procedura di revisione comunica, su richiesta di una persona interessata, un parere in merito alla durata di un’indagine (15). Tale parere dovrebbe essere inviato altresì al comitato di vigilanza per consentirgli di sorvegliare gli sviluppi relativi alla durata delle indagini, alla luce dei pareri e delle relazioni analitiche elaborati periodicamente dalla persona incaricata della procedura di revisione (16). A questo proposito, il comitato di vigilanza rileva che occorre rivedere il testo della proposta modificata (17). |
| --- | --- |

10.

Il comitato di vigilanza osserva che la persona incaricata della procedura di revisione comunica, su richiesta di una persona interessata, un parere in merito alla durata di un’indagine (15). Tale parere dovrebbe essere inviato altresì al comitato di vigilanza per consentirgli di sorvegliare gli sviluppi relativi alla durata delle indagini, alla luce dei pareri e delle relazioni analitiche elaborati periodicamente dalla persona incaricata della procedura di revisione (16). A questo proposito, il comitato di vigilanza rileva che occorre rivedere il testo della proposta modificata (17).

2.3.   Migliorare la cooperazione e lo scambio di informazioni con le istituzioni, gli organi e gli organismi

2.3.1.   Comunicazione di informazioni alle istituzioni, agli organi e agli organismi da parte dell’OLAF

| 11. | Il regolamento in vigore prevede che qualora dalle indagini emerga la possibilità di un coinvolgimento individuale di un membro, di un dirigente, di un funzionario od agente, l’istituzione, l’organo o l’organismo UE di appartenenza ne è informato (18). Nei casi che richiedano che sia mantenuto il segreto assoluto ai fini dell’indagine o qualora quest’ultima rientri nelle competenze di un’autorità giudiziaria nazionale, questa informazione può essere differita. Il comitato di vigilanza ritiene importante confermare tali eccezioni nel nuovo regolamento. In effetti, dato che all’inizio di un’indagine non è sempre possibile per l’OLAF individuare tutte le persone coinvolte, una divulgazione incontrollata di informazioni potrebbe compromettere l’efficacia dell’indagine e nuocere all’istituzione interessata. Il comitato di vigilanza dissente pertanto fermamente sulla nuova formulazione dell’articolo 4, paragrafo, 6, secondo comma (19); oltre ad essere vaga, infatti, tale disposizione priva l’OLAF di qualsiasi discrezionalità e della possibilità di mantenere riservate le proprie indagini, almeno per un certo periodo di tempo. Un obbligo incondizionato di questo tipo potrebbe compromettere l’indipendenza dell’OLAF. Secondo il comitato di vigilanza, la decisione di differire l’informazione potrebbe essere presa ogni tre mesi mediante una decisione scritta motivata da allegare al fascicolo relativo al caso. Il comitato di vigilanza e la persona incaricata della procedura di revisione dovrebbero esserne informati, cosicché quest’ultima avrebbe la facoltà di agire di propria iniziativa in caso di problemi gravi (ad esempio, una potenziale violazione dei diritti procedurali ove la persona interessata non sia stata informata dell’indagine in corso). |
| --- | --- |

11.

Il regolamento in vigore prevede che qualora dalle indagini emerga la possibilità di un coinvolgimento individuale di un membro, di un dirigente, di un funzionario od agente, l’istituzione, l’organo o l’organismo UE di appartenenza ne è informato (18). Nei casi che richiedano che sia mantenuto il segreto assoluto ai fini dell’indagine o qualora quest’ultima rientri nelle competenze di un’autorità giudiziaria nazionale, questa informazione può essere differita. Il comitato di vigilanza ritiene importante confermare tali eccezioni nel nuovo regolamento. In effetti, dato che all’inizio di un’indagine non è sempre possibile per l’OLAF individuare tutte le persone coinvolte, una divulgazione incontrollata di informazioni potrebbe compromettere l’efficacia dell’indagine e nuocere all’istituzione interessata. Il comitato di vigilanza dissente pertanto fermamente sulla nuova formulazione dell’articolo 4, paragrafo, 6, secondo comma (19); oltre ad essere vaga, infatti, tale disposizione priva l’OLAF di qualsiasi discrezionalità e della possibilità di mantenere riservate le proprie indagini, almeno per un certo periodo di tempo. Un obbligo incondizionato di questo tipo potrebbe compromettere l’indipendenza dell’OLAF. Secondo il comitato di vigilanza, la decisione di differire l’informazione potrebbe essere presa ogni tre mesi mediante una decisione scritta motivata da allegare al fascicolo relativo al caso. Il comitato di vigilanza e la persona incaricata della procedura di revisione dovrebbero esserne informati, cosicché quest’ultima avrebbe la facoltà di agire di propria iniziativa in caso di problemi gravi (ad esempio, una potenziale violazione dei diritti procedurali ove la persona interessata non sia stata informata dell’indagine in corso).

| 12. | Conformemente alla proposta modificata, quando risulti che potrebbe essere opportuno adottare misure amministrative cautelari per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, l’OLAF informa senza indugio l’istituzione, l’organo o l’organismo interessati dell’indagine in corso (20). Il comitato di vigilanza accetterebbe tale obbligo qualora fosse possibile differire la comunicazione delle informazioni tanto nelle indagini interne quanto in quelle esterne. Esso preferisce pertanto il testo adottato dal Parlamento europeo. |
| --- | --- |

12.

Conformemente alla proposta modificata, quando risulti che potrebbe essere opportuno adottare misure amministrative cautelari per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, l’OLAF informa senza indugio l’istituzione, l’organo o l’organismo interessati dell’indagine in corso (20). Il comitato di vigilanza accetterebbe tale obbligo qualora fosse possibile differire la comunicazione delle informazioni tanto nelle indagini interne quanto in quelle esterne. Esso preferisce pertanto il testo adottato dal Parlamento europeo.

2.3.2.   Follow-up delle raccomandazioni dell’OLAF da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi

| 13. | Le istituzioni, gli organi e gli organismi informano l’OLAF del seguito dato alle raccomandazioni formulate nelle relazioni stilate dopo un’indagine interna (21). Inoltre, il direttore generale deve informare il comitato di vigilanza dei casi in cui tali organi non hanno dato seguito alle raccomandazioni contenute nella relazione dell’OLAF (22). Il comitato di vigilanza nota con disappunto che, in passato, l’OLAF non si è avvalso regolarmente di tale possibilità. In futuro, tale disposizione risulterà importante nel quadro dello scambio di opinioni con le istituzioni quale mezzo per sormontare eventuali difficoltà. |
| --- | --- |

13.

Le istituzioni, gli organi e gli organismi informano l’OLAF del seguito dato alle raccomandazioni formulate nelle relazioni stilate dopo un’indagine interna (21). Inoltre, il direttore generale deve informare il comitato di vigilanza dei casi in cui tali organi non hanno dato seguito alle raccomandazioni contenute nella relazione dell’OLAF (22). Il comitato di vigilanza nota con disappunto che, in passato, l’OLAF non si è avvalso regolarmente di tale possibilità. In futuro, tale disposizione risulterà importante nel quadro dello scambio di opinioni con le istituzioni quale mezzo per sormontare eventuali difficoltà.

2.3.3.   Accesso dell’OLAF alle informazioni in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi

| 14. | Il fatto che l’OLAF non goda di un accesso senza restrizioni alle basi di dati sul personale in possesso delle istituzioni continua a preoccupare il comitato di vigilanza. Benché l’articolo 4, paragrafo 2, primo comma, del regolamento (CE) n. 1073/1999 (che resta immutato nella proposta modificata) riconosca chiaramente il diritto dell’OLAF di accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi, in realtà le istituzioni sono riluttanti a concedere all’OLAF un accesso rapido e discreto ad alcune categorie di dati personali a causa di un’interpretazione estremamente restrittiva del regolamento (CE) n. 45/2001 (23). Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, oltre a dimostrare una certa sfiducia nei confronti dell’OLAF, una siffatta posizione potrebbe altresì compromettere l’indipendenza delle sue indagini. |
| --- | --- |

14.

Il fatto che l’OLAF non goda di un accesso senza restrizioni alle basi di dati sul personale in possesso delle istituzioni continua a preoccupare il comitato di vigilanza. Benché l’articolo 4, paragrafo 2, primo comma, del regolamento (CE) n. 1073/1999 (che resta immutato nella proposta modificata) riconosca chiaramente il diritto dell’OLAF di accedere senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione in possesso delle istituzioni, degli organi o degli organismi, in realtà le istituzioni sono riluttanti a concedere all’OLAF un accesso rapido e discreto ad alcune categorie di dati personali a causa di un’interpretazione estremamente restrittiva del regolamento (CE) n. 45/2001 (23). Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, oltre a dimostrare una certa sfiducia nei confronti dell’OLAF, una siffatta posizione potrebbe altresì compromettere l’indipendenza delle sue indagini.

| 15. | Il comitato di vigilanza ritiene che se si permettesse all’OLAF di verificare rapidamente e con discrezione i fatti senza divulgare le accuse mosse si eviterebbero i rischi temuti. Il nuovo regolamento dovrebbe pertanto comprendere disposizioni che consentano di trovare un giusto equilibrio tra la necessità dell’OLAF di accedere alle informazioni in possesso delle istituzioni prima dell’apertura di un caso e in qualsiasi fase dell’indagine e le norme pertinenti in materia di protezione dei dati. |
| --- | --- |

15.

Il comitato di vigilanza ritiene che se si permettesse all’OLAF di verificare rapidamente e con discrezione i fatti senza divulgare le accuse mosse si eviterebbero i rischi temuti. Il nuovo regolamento dovrebbe pertanto comprendere disposizioni che consentano di trovare un giusto equilibrio tra la necessità dell’OLAF di accedere alle informazioni in possesso delle istituzioni prima dell’apertura di un caso e in qualsiasi fase dell’indagine e le norme pertinenti in materia di protezione dei dati.

2.4.   Migliorare la cooperazione e lo scambio di informazioni con gli Stati membri

2.4.1.   Assistenza operativa degli Stati membri

| 16. | Per garantire una maggiore efficienza dell’attività operativa dell’OLAF occorre migliorare la cooperazione con gli Stati membri. Verificando l’esecuzione della funzione investigativa dell’OLAF, il comitato di vigilanza ha constatato che spesso l’OLAF ha incontrato difficoltà ad individuare le autorità nazionali competenti in grado di fornirgli l’assistenza necessaria, ad esempio durante lo svolgimento dei controlli in loco presso la sede degli operatori economici. Tale difficoltà risulta maggiore nei casi riguardanti le spese dirette, nei quali i fondi dell’UE sono gestiti dalle istituzioni o dalle agenzie e non dagli Stati membri. Le proposte modificate prevedono la creazione di un servizio di coordinamento antifrode volto ad agevolare un adeguato coordinamento tra tutte le autorità competenti a livello nazionale e garantire una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l’OLAF (24) o, in alternativa, agevolare una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l’OLAF (25). Il nuovo regolamento dovrebbe obbligare ciascuno Stato membro a identificare rapidamente l’autorità nazionale competente incaricata di assistere l’OLAF nelle sue indagini, specialmente quelle riguardanti le spese dirette. |
| --- | --- |

16.

Per garantire una maggiore efficienza dell’attività operativa dell’OLAF occorre migliorare la cooperazione con gli Stati membri. Verificando l’esecuzione della funzione investigativa dell’OLAF, il comitato di vigilanza ha constatato che spesso l’OLAF ha incontrato difficoltà ad individuare le autorità nazionali competenti in grado di fornirgli l’assistenza necessaria, ad esempio durante lo svolgimento dei controlli in loco presso la sede degli operatori economici. Tale difficoltà risulta maggiore nei casi riguardanti le spese dirette, nei quali i fondi dell’UE sono gestiti dalle istituzioni o dalle agenzie e non dagli Stati membri. Le proposte modificate prevedono la creazione di un servizio di coordinamento antifrode volto ad agevolare un adeguato coordinamento tra tutte le autorità competenti a livello nazionale e garantire una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l’OLAF (24) o, in alternativa, agevolare una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l’OLAF (25). Il nuovo regolamento dovrebbe obbligare ciascuno Stato membro a identificare rapidamente l’autorità nazionale competente incaricata di assistere l’OLAF nelle sue indagini, specialmente quelle riguardanti le spese dirette.

2.4.2.   Trasmissione di informazioni agli Stati membri da parte dell’OLAF

| 17. | Conformemente alla sentenza del Tribunale di primo grado dell’Unione europea (Causa T-48/05 Franchet e Byk), il comitato di vigilanza ha sempre verificato la qualità delle comunicazioni dell’OLAF alle autorità giudiziarie degli Stati membri. Senza interferire con le indagini in corso, il comitato di vigilanza ha osservato un costante miglioramento della qualità di tali comunicazioni. Esso ha espresso altresì preoccupazione in merito all’assistenza fornita dall’OLAF alle autorità giudiziarie nazionali nell’ambito di procedimenti penali riguardanti la tutela degli interessi finanziari dell’UE, aperti in precedenza su iniziativa di tali autorità, e all’esito relativamente deludente. Il comitato di vigilanza ritiene che il controllo del follow-up giudiziario da parte sua debba restare prioritario. È importante che il comitato di vigilanza continui a ricevere copie delle comunicazioni alle autorità giudiziarie degli Stati membri come avviene attualmente. |
| --- | --- |

17.

Conformemente alla sentenza del Tribunale di primo grado dell’Unione europea (Causa T-48/05 Franchet e Byk), il comitato di vigilanza ha sempre verificato la qualità delle comunicazioni dell’OLAF alle autorità giudiziarie degli Stati membri. Senza interferire con le indagini in corso, il comitato di vigilanza ha osservato un costante miglioramento della qualità di tali comunicazioni. Esso ha espresso altresì preoccupazione in merito all’assistenza fornita dall’OLAF alle autorità giudiziarie nazionali nell’ambito di procedimenti penali riguardanti la tutela degli interessi finanziari dell’UE, aperti in precedenza su iniziativa di tali autorità, e all’esito relativamente deludente. Il comitato di vigilanza ritiene che il controllo del follow-up giudiziario da parte sua debba restare prioritario. È importante che il comitato di vigilanza continui a ricevere copie delle comunicazioni alle autorità giudiziarie degli Stati membri come avviene attualmente.

| 18. | L’OLAF può in qualsiasi momento trasmettere alle autorità competenti degli Stati membri interessati informazioni ottenute nel corso di indagini esterne (26) ovvero ha l’obbligo di trasmettere alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato le informazioni raccolte nel corso di indagini interne su fatti che richiedono il ricorso a procedure di indagine che rientrano nelle competenze di un’autorità giudiziaria nazionale (27). In quest’ultimo caso, l’OLAF deve prima informare l’istituzione interessata. Prima che vengano trasmesse le informazioni, la persona interessata deve aver avuto la possibilità di presentare le proprie osservazioni sui fatti che la riguarderebbero, in conformità dell’articolo 7 bis, paragrafo 4. È possibile tuttavia differire l’esecuzione di tale obbligo previa approvazione dell’istituzione interessata. Se l’istituzione non risponde entro un mese, si ritiene abbia dato il proprio consenso. Il comitato di vigilanza ritiene che tale disposizione sia estremamente complessa e non tuteli sufficientemente la persona interessata. Probabilmente, inoltre, essa avrebbe ripercussioni negative su eventuali indagini penali nazionali. Il comitato di vigilanza suggerisce di affidare la procedura alla persona incaricata della procedura di revisione, l’unica che gode di pieno accesso al fascicolo riguardante il caso ed è in grado di valutare gli interessi di tutte le parti coinvolte. La proposta non affronta neppure il problema che sorge se un’istituzione non accetta che venga differito l’esercizio del diritto della persona interessata a presentare le proprie opinioni. |
| --- | --- |

18.

L’OLAF può in qualsiasi momento trasmettere alle autorità competenti degli Stati membri interessati informazioni ottenute nel corso di indagini esterne (26) ovvero ha l’obbligo di trasmettere alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato le informazioni raccolte nel corso di indagini interne su fatti che richiedono il ricorso a procedure di indagine che rientrano nelle competenze di un’autorità giudiziaria nazionale (27). In quest’ultimo caso, l’OLAF deve prima informare l’istituzione interessata. Prima che vengano trasmesse le informazioni, la persona interessata deve aver avuto la possibilità di presentare le proprie osservazioni sui fatti che la riguarderebbero, in conformità dell’articolo 7 bis, paragrafo 4. È possibile tuttavia differire l’esecuzione di tale obbligo previa approvazione dell’istituzione interessata. Se l’istituzione non risponde entro un mese, si ritiene abbia dato il proprio consenso. Il comitato di vigilanza ritiene che tale disposizione sia estremamente complessa e non tuteli sufficientemente la persona interessata. Probabilmente, inoltre, essa avrebbe ripercussioni negative su eventuali indagini penali nazionali. Il comitato di vigilanza suggerisce di affidare la procedura alla persona incaricata della procedura di revisione, l’unica che gode di pieno accesso al fascicolo riguardante il caso ed è in grado di valutare gli interessi di tutte le parti coinvolte. La proposta non affronta neppure il problema che sorge se un’istituzione non accetta che venga differito l’esercizio del diritto della persona interessata a presentare le proprie opinioni.

| 19. | Se la relazione (28) stilata al termine di un’indagine interna rivela l’esistenza di fatti che potrebbero essere penalmente perseguibili, l’OLAF è tenuto a trasmettere tale informazione alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato, a meno che siano disponibili misure interne che consentano un follow-up più adeguato, tenuto conto della natura dei fatti e dell’entità dell’incidenza finanziaria. Il comitato di vigilanza rileva che, pur disponendo dei propri esperti di diritto penale, l’OLAF non è competente ad agire in tale campo. Il principale compito dell’OLAF consiste infatti nello svolgere «indagini amministrative» che non devono incidere sulla competenza degli Stati membri in materia di azione penale (29). Il comitato di vigilanza osserva che la Commissione intendeva chiarire la politica de minimis e consentire all’OLAF di rinviare il caso all’ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC) o alle istituzioni, agli organi o agli organismi interessati, anziché alle autorità giudiziarie nazionali competenti. Tuttavia, l’IDOC o le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati potrebbero anche decidere di non inoltrare a dette autorità le informazioni ricevute dall’OLAF. In tal caso, lo Stato membro verrebbe privato di qualsiasi potere di avviare un’azione giudiziaria. Il comitato di vigilanza si oppone quindi fermamente alla presenza nel regolamento di deroghe che possano impedire all’OLAF di notificare agli Stati membri fatti che potrebbero essere penalmente perseguibili a livello nazionale. |
| --- | --- |

19.

Se la relazione (28) stilata al termine di un’indagine interna rivela l’esistenza di fatti che potrebbero essere penalmente perseguibili, l’OLAF è tenuto a trasmettere tale informazione alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato, a meno che siano disponibili misure interne che consentano un follow-up più adeguato, tenuto conto della natura dei fatti e dell’entità dell’incidenza finanziaria. Il comitato di vigilanza rileva che, pur disponendo dei propri esperti di diritto penale, l’OLAF non è competente ad agire in tale campo. Il principale compito dell’OLAF consiste infatti nello svolgere «indagini amministrative» che non devono incidere sulla competenza degli Stati membri in materia di azione penale (29). Il comitato di vigilanza osserva che la Commissione intendeva chiarire la politica de minimis e consentire all’OLAF di rinviare il caso all’ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC) o alle istituzioni, agli organi o agli organismi interessati, anziché alle autorità giudiziarie nazionali competenti. Tuttavia, l’IDOC o le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati potrebbero anche decidere di non inoltrare a dette autorità le informazioni ricevute dall’OLAF. In tal caso, lo Stato membro verrebbe privato di qualsiasi potere di avviare un’azione giudiziaria. Il comitato di vigilanza si oppone quindi fermamente alla presenza nel regolamento di deroghe che possano impedire all’OLAF di notificare agli Stati membri fatti che potrebbero essere penalmente perseguibili a livello nazionale.

| 20. | Il comitato di vigilanza osserva altresì con disappunto che l’obbligo di informare le autorità giudiziarie dello Stato membro interessato se la relazione stilata rivela l’esistenza di fatti che potrebbero essere penalmente perseguibili non si applica alle indagini esterne. Non è chiaro se tale possibilità sia prevista dall’articolo 9, paragrafo 3. Occorre pertanto chiarire ulteriormente il testo. |
| --- | --- |

20.

Il comitato di vigilanza osserva altresì con disappunto che l’obbligo di informare le autorità giudiziarie dello Stato membro interessato se la relazione stilata rivela l’esistenza di fatti che potrebbero essere penalmente perseguibili non si applica alle indagini esterne. Non è chiaro se tale possibilità sia prevista dall’articolo 9, paragrafo 3. Occorre pertanto chiarire ulteriormente il testo.

2.4.3.   Follow-up delle raccomandazioni dell’OLAF da parte degli Stati membri

| 21. | Su richiesta dell’OLAF, le autorità competenti degli Stati membri devono trasmettergli informazioni sui provvedimenti adottati in seguito alla trasmissione, da parte dell’Ufficio, delle sue relazioni d’indagine (30). Il comitato di vigilanza ritiene importante che l’OLAF proceda periodicamente a uno scambio di informazioni sui casi trasmessi agli Stati membri, soprattutto se si tiene conto non solo del fatto che l’OLAF ha l’obbligo di comunicargli i casi in cui le autorità competenti degli Stati membri non hanno dato seguito alle raccomandazioni formulate dall’Ufficio (31), ma anche che lo scambio di opinioni di cui all’articolo 11 bis potrebbe riguardare le relazioni tra l’OLAF e le autorità competenti degli Stati membri. Il comitato di vigilanza sostiene pertanto la proposta del Parlamento europeo riguardante l’istituzione di un obbligo per gli Stati membri di riferire periodicamente. Un siffatto obbligo contribuirebbe a migliorare la cooperazione tra l’OLAF e gli Stati membri senza necessariamente introdurre procedure farraginose e formali. |
| --- | --- |

21.

Su richiesta dell’OLAF, le autorità competenti degli Stati membri devono trasmettergli informazioni sui provvedimenti adottati in seguito alla trasmissione, da parte dell’Ufficio, delle sue relazioni d’indagine (30). Il comitato di vigilanza ritiene importante che l’OLAF proceda periodicamente a uno scambio di informazioni sui casi trasmessi agli Stati membri, soprattutto se si tiene conto non solo del fatto che l’OLAF ha l’obbligo di comunicargli i casi in cui le autorità competenti degli Stati membri non hanno dato seguito alle raccomandazioni formulate dall’Ufficio (31), ma anche che lo scambio di opinioni di cui all’articolo 11 bis potrebbe riguardare le relazioni tra l’OLAF e le autorità competenti degli Stati membri. Il comitato di vigilanza sostiene pertanto la proposta del Parlamento europeo riguardante l’istituzione di un obbligo per gli Stati membri di riferire periodicamente. Un siffatto obbligo contribuirebbe a migliorare la cooperazione tra l’OLAF e gli Stati membri senza necessariamente introdurre procedure farraginose e formali.

2.5.   Incoraggiare la cooperazione tra l’OLAF ed Europol, Eurojust, paesi terzi e organizzazioni internazionali

| 22. | L’articolo 10 bis della proposta modificata (32) consente all’OLAF di convenire con Eurojust, Europol, paesi terzi e organizzazioni internazionali accordi amministrativi volti ad agevolare la cooperazione tra essi. Il comitato di vigilanza ritiene importante che l’OLAF possa convenire accordi del genere per poter meglio tutelare gli interessi finanziari dell’UE. Tali accordi permetterebbero di rafforzare la cooperazione, a vantaggio di tutte le parti interessate. |
| --- | --- |

22.

L’articolo 10 bis della proposta modificata (32) consente all’OLAF di convenire con Eurojust, Europol, paesi terzi e organizzazioni internazionali accordi amministrativi volti ad agevolare la cooperazione tra essi. Il comitato di vigilanza ritiene importante che l’OLAF possa convenire accordi del genere per poter meglio tutelare gli interessi finanziari dell’UE. Tali accordi permetterebbero di rafforzare la cooperazione, a vantaggio di tutte le parti interessate.

3.   MAGGIORE RESPONSABILITÀ DELL’OLAF

3.1.   Rafforzare i diritti procedurali

| 23. | Il comitato di vigilanza sottolinea che la proposta modificata dovrebbe mantenere un equilibrio tra la tutela dei diritti delle persone e lo svolgimento indipendente delle indagini. Il comitato ha già espresso le proprie preoccupazioni in merito alla disposizione in base alla quale l’OLAF deve ottenere l’accordo preventivo del segretario generale o del presidente dell’istituzione di appartenenza della persona interessata per decidere se differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare tale persona a presentare le proprie osservazioni (33). Il comitato di vigilanza ritiene che, pur essendo stato interpretato come una garanzia dei diritti della difesa, tale requisito potrebbe compromettere l’indipendenza operativa dell’OLAF in caso di rifiuto o di ritardo, come è accaduto in diverse occasioni in passato. Il comitato è dell’avviso che il nuovo regolamento dovrebbe contenere disposizioni che permettano di evitare tali situazioni in futuro (cfr il punto 29 del presente parere). In effetti, la disposizione della proposta modificata che prevede che se l’istituzione, l’organo o l’organismo non risponde entro un mese, si ritiene abbia dato il proprio consenso (34), dimostra la mancanza di progressi in quest’ambito. Essa non è sufficiente, tenuto conto della mancanza di alternative in caso di rifiuto. Il comitato di vigilanza ribadisce il proprio desiderio di essere informato sistematicamente di tutti i casi in cui le istituzioni, gli organi o gli organismi hanno rifiutato di dare il proprio consenso a differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni. |
| --- | --- |

23.

Il comitato di vigilanza sottolinea che la proposta modificata dovrebbe mantenere un equilibrio tra la tutela dei diritti delle persone e lo svolgimento indipendente delle indagini. Il comitato ha già espresso le proprie preoccupazioni in merito alla disposizione in base alla quale l’OLAF deve ottenere l’accordo preventivo del segretario generale o del presidente dell’istituzione di appartenenza della persona interessata per decidere se differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare tale persona a presentare le proprie osservazioni (33). Il comitato di vigilanza ritiene che, pur essendo stato interpretato come una garanzia dei diritti della difesa, tale requisito potrebbe compromettere l’indipendenza operativa dell’OLAF in caso di rifiuto o di ritardo, come è accaduto in diverse occasioni in passato. Il comitato è dell’avviso che il nuovo regolamento dovrebbe contenere disposizioni che permettano di evitare tali situazioni in futuro (cfr il punto 29 del presente parere). In effetti, la disposizione della proposta modificata che prevede che se l’istituzione, l’organo o l’organismo non risponde entro un mese, si ritiene abbia dato il proprio consenso (34), dimostra la mancanza di progressi in quest’ambito. Essa non è sufficiente, tenuto conto della mancanza di alternative in caso di rifiuto. Il comitato di vigilanza ribadisce il proprio desiderio di essere informato sistematicamente di tutti i casi in cui le istituzioni, gli organi o gli organismi hanno rifiutato di dare il proprio consenso a differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni.

3.2.   Istituzione di una procedura di revisione

| 24. | Il comitato di vigilanza osserva che la figura di consigliere revisore proposta dalla Commissione nel 2006 è stata sostituita da una procedura di revisione che il direttore generale deve predisporre all’interno dell’OLAF. Il comitato di vigilanza non è convinto che questa nuova procedura soddisfi appieno l’obiettivo della proposta modificata di rafforzare ulteriormente i diritti procedurali delle persone interessate dalle indagini dell’Ufficio. La procedura di revisione non consente infatti di controllare periodicamente la legittimità delle indagini, né stabilisce sufficienti garanzie per assicurare l’indipendenza della persona o delle persone incaricate di tale revisione. Il comitato suggerisce pertanto che il nuovo regolamento preveda tanto un controllo interno periodico della legittimità delle indagini in momenti precisi dell’indagine quanto un meccanismo di reclamo o procedura di revisione da affidare a una persona indipendente che riferisca al comitato di vigilanza. |
| --- | --- |

24.

Il comitato di vigilanza osserva che la figura di consigliere revisore proposta dalla Commissione nel 2006 è stata sostituita da una procedura di revisione che il direttore generale deve predisporre all’interno dell’OLAF. Il comitato di vigilanza non è convinto che questa nuova procedura soddisfi appieno l’obiettivo della proposta modificata di rafforzare ulteriormente i diritti procedurali delle persone interessate dalle indagini dell’Ufficio. La procedura di revisione non consente infatti di controllare periodicamente la legittimità delle indagini, né stabilisce sufficienti garanzie per assicurare l’indipendenza della persona o delle persone incaricate di tale revisione. Il comitato suggerisce pertanto che il nuovo regolamento preveda tanto un controllo interno periodico della legittimità delle indagini in momenti precisi dell’indagine quanto un meccanismo di reclamo o procedura di revisione da affidare a una persona indipendente che riferisca al comitato di vigilanza.

3.2.1.   Necessità di sorvegliare regolarmente la legittimità delle indagini

| 25. | Come già dichiarato dal comitato di vigilanza (35), il controllo del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali delle persone oggetto di indagine è in primo luogo una responsabilità del direttore generale dell’OLAF e della sua dirigenza. Spetta pertanto al direttore generale predisporre adeguati controlli interni e meccanismi di controllo. |
| --- | --- |

25.

Come già dichiarato dal comitato di vigilanza (35), il controllo del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali delle persone oggetto di indagine è in primo luogo una responsabilità del direttore generale dell’OLAF e della sua dirigenza. Spetta pertanto al direttore generale predisporre adeguati controlli interni e meccanismi di controllo.

| 26. | Il comitato di vigilanza ritiene che la proposta modificata non permetta di predisporre un siffatto controllo periodico per due ragioni. Innanzitutto, la procedura di revisione verrebbe avviata soltanto su richiesta di una persona interessata da un’indagine. I casi in cui occorra salvaguardare la riservatezza dell’indagine (e in cui la persona interessata non sarebbe neppure a conoscenza del suo svolgimento) sfuggirebbero sistematicamente a tale forma di controllo. In secondo luogo, il meccanismo proposto dalla Commissione (ma respinto dal Consiglio), che consiste in un organismo interno che il direttore generale consulterebbe in fasi distinte dell’indagine (all’avvio di un’indagine, prima della sua chiusura e ogniqualvolta lo ritenga opportuno) (36), non è la sede adeguata per rimediare a potenziali violazioni dei diritti della persona interessata, poiché la sua composizione, il suo mandato e il suo ruolo non sono chiaramente definiti. |
| --- | --- |

26.

Il comitato di vigilanza ritiene che la proposta modificata non permetta di predisporre un siffatto controllo periodico per due ragioni. Innanzitutto, la procedura di revisione verrebbe avviata soltanto su richiesta di una persona interessata da un’indagine. I casi in cui occorra salvaguardare la riservatezza dell’indagine (e in cui la persona interessata non sarebbe neppure a conoscenza del suo svolgimento) sfuggirebbero sistematicamente a tale forma di controllo. In secondo luogo, il meccanismo proposto dalla Commissione (ma respinto dal Consiglio), che consiste in un organismo interno che il direttore generale consulterebbe in fasi distinte dell’indagine (all’avvio di un’indagine, prima della sua chiusura e ogniqualvolta lo ritenga opportuno) (36), non è la sede adeguata per rimediare a potenziali violazioni dei diritti della persona interessata, poiché la sua composizione, il suo mandato e il suo ruolo non sono chiaramente definiti.

| 27. | Il comitato di vigilanza sostiene pertanto l’idea di un controllo di legittimità delle indagini dell’OLAF effettuato periodicamente da esperti di diritto e di procedura d’indagine dell’Ufficio che sono qualificati per esercitare una funzione giuridica in uno Stato membro, prima dell’apertura e della chiusura di un’indagine, nonché prima di ciascuna trasmissione di informazioni alle autorità competenti degli Stati membri interessati (37). |
| --- | --- |

27.

Il comitato di vigilanza sostiene pertanto l’idea di un controllo di legittimità delle indagini dell’OLAF effettuato periodicamente da esperti di diritto e di procedura d’indagine dell’Ufficio che sono qualificati per esercitare una funzione giuridica in uno Stato membro, prima dell’apertura e della chiusura di un’indagine, nonché prima di ciascuna trasmissione di informazioni alle autorità competenti degli Stati membri interessati (37).

3.2.2.   Necessità di un meccanismo di reclamo

| 28. | Il comitato di vigilanza è consapevole della difficoltà di predisporre un sistema di controllo indipendente per valutare la legittimità degli atti d’indagine dell’OLAF. Esso prende atto dei pareri formulati dalla Corte dei conti, che condivide, in merito alla mancanza di adeguate garanzie di indipendenza del consigliere revisore proposto dalla Commissione nel 2006 (38) e della persona (delle persone) incaricata (incaricate) della procedura di revisione proposta nel 2011 (39). Il comitato di vigilanza resta dell’avviso che, all’interno dell’architettura generale che regge l’organizzazione dell’OLAF, esso è l’unico organo in grado di soddisfare tale requisito. Tuttavia, né il regolamento in vigore, né la proposta modificata gli hanno conferito il potere di analizzare singoli reclami. Il ruolo del comitato consiste piuttosto nel fornire un’analisi sistemica. Il comitato di vigilanza ritiene pertanto che esista una chiara necessità di assegnare tale compito a una persona indipendente. |
| --- | --- |

28.

Il comitato di vigilanza è consapevole della difficoltà di predisporre un sistema di controllo indipendente per valutare la legittimità degli atti d’indagine dell’OLAF. Esso prende atto dei pareri formulati dalla Corte dei conti, che condivide, in merito alla mancanza di adeguate garanzie di indipendenza del consigliere revisore proposto dalla Commissione nel 2006 (38) e della persona (delle persone) incaricata (incaricate) della procedura di revisione proposta nel 2011 (39). Il comitato di vigilanza resta dell’avviso che, all’interno dell’architettura generale che regge l’organizzazione dell’OLAF, esso è l’unico organo in grado di soddisfare tale requisito. Tuttavia, né il regolamento in vigore, né la proposta modificata gli hanno conferito il potere di analizzare singoli reclami. Il ruolo del comitato consiste piuttosto nel fornire un’analisi sistemica. Il comitato di vigilanza ritiene pertanto che esista una chiara necessità di assegnare tale compito a una persona indipendente.

| 29. | Il comitato di vigilanza ha già espresso le proprie preoccupazioni in merito all’istituzione della figura di consigliere revisore proposta dalla Commissione nel 2006. Esso potrebbe tuttavia convenire con l’istituzione di una procedura di revisione o di un meccanismo di reclamo da affidare a una persona indipendente: i) se il mandato e il ruolo di tale persona fossero definiti più chiaramente per non sovrapporsi con le competenze e le responsabilità del comitato stesso; e ii) se le garanzie della sua indipendenza fossero ritenute adeguate. Il comitato ritiene in particolare che tale persona dovrebbe essere in grado non solo di esaminare i reclami nei confronti dell’OLAF, ma anche di agire di propria iniziativa garantendo regolarmente il rispetto dei diritti procedurali prima della trasmissione di informazioni alla persona interessata qualora si decidesse di differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le proprie osservazioni e nei casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali quando la persona interessata non sia stata informata dell’indagine. Il comitato di vigilanza ritiene altresì che la persona incaricata della procedura di revisione dovrebbe essere informata di ogni decisione di differire l’informazione della persona interessata e/o della sua istituzione di appartenenza per poter agire di propria iniziativa. Il suo intervento potrebbe infatti risultare importante soprattutto in queste circostanze. Ciò renderebbe inutile l’intervento del segretario generale o del presidente dell’istituzione interessata. |
| --- | --- |

29.

Il comitato di vigilanza ha già espresso le proprie preoccupazioni in merito all’istituzione della figura di consigliere revisore proposta dalla Commissione nel 2006. Esso potrebbe tuttavia convenire con l’istituzione di una procedura di revisione o di un meccanismo di reclamo da affidare a una persona indipendente: i) se il mandato e il ruolo di tale persona fossero definiti più chiaramente per non sovrapporsi con le competenze e le responsabilità del comitato stesso; e ii) se le garanzie della sua indipendenza fossero ritenute adeguate. Il comitato ritiene in particolare che tale persona dovrebbe essere in grado non solo di esaminare i reclami nei confronti dell’OLAF, ma anche di agire di propria iniziativa garantendo regolarmente il rispetto dei diritti procedurali prima della trasmissione di informazioni alla persona interessata qualora si decidesse di differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le proprie osservazioni e nei casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali quando la persona interessata non sia stata informata dell’indagine. Il comitato di vigilanza ritiene altresì che la persona incaricata della procedura di revisione dovrebbe essere informata di ogni decisione di differire l’informazione della persona interessata e/o della sua istituzione di appartenenza per poter agire di propria iniziativa. Il suo intervento potrebbe infatti risultare importante soprattutto in queste circostanze. Ciò renderebbe inutile l’intervento del segretario generale o del presidente dell’istituzione interessata.

| 30. | La persona incaricata della procedura di revisione dovrebbe poter accedere in permanenza, automaticamente e senza preavviso ai fascicoli dell’OLAF. Si potrebbero inserire nel regolamento nuove disposizioni per garantire il rispetto, da parte di tale persona, della riservatezza dell’indagine e delle norme in materia di protezione dei dati. I suoi pareri devono essere inviati al direttore generale e, se non sono vincolanti, vengono seguiti da una sua risposta motivata qualora egli decida di non seguire le raccomandazioni formulate. Il comitato di vigilanza dovrebbe ricevere sistematicamente copia dei reclami e dei pareri della persona incaricata di esaminarli. Inoltre, per garantire la piena indipendenza di tale persona, questa non dovrebbe essere nominata dal direttore generale o posta sotto la sua autorità. In tal caso, infatti, la sua indipendenza sarebbe illusoria qualora la sua valutazione e la sua promozione dipendessero dal direttore generale. |
| --- | --- |

30.

La persona incaricata della procedura di revisione dovrebbe poter accedere in permanenza, automaticamente e senza preavviso ai fascicoli dell’OLAF. Si potrebbero inserire nel regolamento nuove disposizioni per garantire il rispetto, da parte di tale persona, della riservatezza dell’indagine e delle norme in materia di protezione dei dati. I suoi pareri devono essere inviati al direttore generale e, se non sono vincolanti, vengono seguiti da una sua risposta motivata qualora egli decida di non seguire le raccomandazioni formulate. Il comitato di vigilanza dovrebbe ricevere sistematicamente copia dei reclami e dei pareri della persona incaricata di esaminarli. Inoltre, per garantire la piena indipendenza di tale persona, questa non dovrebbe essere nominata dal direttore generale o posta sotto la sua autorità. In tal caso, infatti, la sua indipendenza sarebbe illusoria qualora la sua valutazione e la sua promozione dipendessero dal direttore generale.

3.3.   Adozione di norme procedurali

| 31. | Il comitato di vigilanza appoggia pienamente l’idea di stabilire norme procedurali chiare volte a potenziare la trasparenza e la certezza del diritto. Esso è favorevole all’inserimento di tali norme in un manuale di procedure anziché in un codice di procedura (40). Un codice di procedura richiederebbe infatti complesse formalità a livello tanto di adozione quanto di future modifiche, nonché tempo per l’adozione e il coinvolgimento di tutte e tre le istituzioni. |
| --- | --- |

31.

Il comitato di vigilanza appoggia pienamente l’idea di stabilire norme procedurali chiare volte a potenziare la trasparenza e la certezza del diritto. Esso è favorevole all’inserimento di tali norme in un manuale di procedure anziché in un codice di procedura (40). Un codice di procedura richiederebbe infatti complesse formalità a livello tanto di adozione quanto di future modifiche, nonché tempo per l’adozione e il coinvolgimento di tutte e tre le istituzioni.

4.   RAFFORZARE L’INDIPENDENZA DELL’OLAF

4.1.   Chiarire il ruolo del comitato di vigilanza

4.1.1.   Ruolo del comitato di vigilanza

| 32. | Il ruolo principale del comitato di vigilanza consiste nel rafforzare l’indipendenza dell’OLAF attraverso un regolare controllo dell’esecuzione della funzione di indagine. Tale ruolo comporta [ma non esclusivamente (41)], da un lato, il controllo del funzionamento dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le istituzioni, gli organi e gli organismi e le autorità competenti degli Stati membri e, dall’altro, la sorveglianza degli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini. Esso prevede altresì il controllo dell’efficacia dell’operato dell’OLAF e dei risultati delle indagini. |
| --- | --- |

32.

Il ruolo principale del comitato di vigilanza consiste nel rafforzare l’indipendenza dell’OLAF attraverso un regolare controllo dell’esecuzione della funzione di indagine. Tale ruolo comporta [ma non esclusivamente (41)], da un lato, il controllo del funzionamento dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le istituzioni, gli organi e gli organismi e le autorità competenti degli Stati membri e, dall’altro, la sorveglianza degli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini. Esso prevede altresì il controllo dell’efficacia dell’operato dell’OLAF e dei risultati delle indagini.

| 33. | Il comitato di vigilanza accoglie con favore la nuova mansione di controllo del funzionamento dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le istituzioni, gli organi o gli organismi, ed è favorevole alla proposta della Commissione, che estenderebbe tale compito al funzionamento dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le autorità competenti degli Stati membri (42). |
| --- | --- |

33.

Il comitato di vigilanza accoglie con favore la nuova mansione di controllo del funzionamento dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le istituzioni, gli organi o gli organismi, ed è favorevole alla proposta della Commissione, che estenderebbe tale compito al funzionamento dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le autorità competenti degli Stati membri (42).

| 34. | Il comitato di vigilanza sorveglia altresì gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini. Esso è pertanto del tutto contrario alla nuova formulazione dell’articolo 11, paragrafo 7, lettera b) (43). Tale modifica ignora la sentenza pronunciata nella causa Franchet e Byk, la quale ha riconosciuto che il comitato di vigilanza ha un ruolo da svolgere in materia di tutela dei diritti delle persone oggetto di indagini dell’OLAF. Il ruolo del comitato a tale proposito verrebbe in effetti sminuito dal momento che il direttore generale non sarebbe più tenuto ad informarlo sistematicamente prima di trasmettere informazioni alle autorità giudiziarie nazionali, ma soltanto a informarlo «periodicamente» dei casi in cui le informazioni sono già state inviate a tali autorità (44). |
| --- | --- |

34.

Il comitato di vigilanza sorveglia altresì gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini. Esso è pertanto del tutto contrario alla nuova formulazione dell’articolo 11, paragrafo 7, lettera b) (43). Tale modifica ignora la sentenza pronunciata nella causa Franchet e Byk, la quale ha riconosciuto che il comitato di vigilanza ha un ruolo da svolgere in materia di tutela dei diritti delle persone oggetto di indagini dell’OLAF. Il ruolo del comitato a tale proposito verrebbe in effetti sminuito dal momento che il direttore generale non sarebbe più tenuto ad informarlo sistematicamente prima di trasmettere informazioni alle autorità giudiziarie nazionali, ma soltanto a informarlo «periodicamente» dei casi in cui le informazioni sono già state inviate a tali autorità (44).

| 35. | Come previsto dal regolamento in vigore, il comitato di vigilanza continuerà a sorvegliare i risultati delle indagini, sulla base di informazioni fornite dal direttore generale in merito a casi in cui l’istituzione, l’organo o l’organismo interessati non abbiano dato seguito alle raccomandazioni formulate dall’OLAF. Il comitato di vigilanza nota con disappunto che, nella proposta del Consiglio, tale informazione non comprende i casi in cui le autorità competenti degli Stati membri non hanno preso provvedimenti (45). Il comitato ritiene importante valutare le ragioni di tale inazione (ad esempio, prescrizione) e individuare così potenziali interferenze con l’indipendenza dell’OLAF, nonché formulare adeguate raccomandazioni. Il comitato di vigilanza ritiene che il controllo dei risultati delle indagini dell’OLAF sia una palese necessità e si trova in una posizione ideale per svolgere tale funzione. Il comitato dubita seriamente che lo scambio di opinioni con le istituzioni proposto debba costituire l’unica sede di discussione in merito all’efficacia dell’operato dell’OLAF in materia di indagini (46). |
| --- | --- |

35.

Come previsto dal regolamento in vigore, il comitato di vigilanza continuerà a sorvegliare i risultati delle indagini, sulla base di informazioni fornite dal direttore generale in merito a casi in cui l’istituzione, l’organo o l’organismo interessati non abbiano dato seguito alle raccomandazioni formulate dall’OLAF. Il comitato di vigilanza nota con disappunto che, nella proposta del Consiglio, tale informazione non comprende i casi in cui le autorità competenti degli Stati membri non hanno preso provvedimenti (45). Il comitato ritiene importante valutare le ragioni di tale inazione (ad esempio, prescrizione) e individuare così potenziali interferenze con l’indipendenza dell’OLAF, nonché formulare adeguate raccomandazioni. Il comitato di vigilanza ritiene che il controllo dei risultati delle indagini dell’OLAF sia una palese necessità e si trova in una posizione ideale per svolgere tale funzione. Il comitato dubita seriamente che lo scambio di opinioni con le istituzioni proposto debba costituire l’unica sede di discussione in merito all’efficacia dell’operato dell’OLAF in materia di indagini (46).

4.1.2.   Sostegno al comitato di vigilanza

| 36. | Il comitato di vigilanza nota con disappunto che le maggiori responsabilità che gli sono state conferite e il chiarimento del suo ruolo non sono stati accompagnati da un sostegno adeguato né ad esso stesso, né al suo segretariato. Il comitato ribadisce le osservazioni e le perplessità già espresse nel precedente parere n. 3/2010 in merito alle proprie risorse (trasmissione di informazioni da parte dell’OLAF, accesso del comitato di vigilanza ai dati, segretariato del comitato di vigilanza), che dovrebbero essere adeguate e sufficienti per consentirgli di svolgere il proprio ruolo e le proprie funzioni con la massima indipendenza. |
| --- | --- |

36.

Il comitato di vigilanza nota con disappunto che le maggiori responsabilità che gli sono state conferite e il chiarimento del suo ruolo non sono stati accompagnati da un sostegno adeguato né ad esso stesso, né al suo segretariato. Il comitato ribadisce le osservazioni e le perplessità già espresse nel precedente parere n. 3/2010 in merito alle proprie risorse (trasmissione di informazioni da parte dell’OLAF, accesso del comitato di vigilanza ai dati, segretariato del comitato di vigilanza), che dovrebbero essere adeguate e sufficienti per consentirgli di svolgere il proprio ruolo e le proprie funzioni con la massima indipendenza.

| 37. | Il comitato di vigilanza svolgerà la propria funzione di controllo sulla base delle informazioni e dei documenti fornitigli dal direttore generale e tenendo conto dei pareri e delle relazioni analitiche elaborati dalla persona o dalle persone incaricate della procedura di revisione (47). |
| --- | --- |

37.

Il comitato di vigilanza svolgerà la propria funzione di controllo sulla base delle informazioni e dei documenti fornitigli dal direttore generale e tenendo conto dei pareri e delle relazioni analitiche elaborati dalla persona o dalle persone incaricate della procedura di revisione (47).

| 38. | Il comitato di vigilanza rileva che le disposizioni dell’articolo 7 ter, paragrafo 5, non sono coerenti con quelle dell’articolo 11, paragrafo 1, lettera b): benché quest’ultimo stabilisca che il comitato di vigilanza «sorveglia gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce (...) dei e delle relazioni analitiche elaborati periodicamente dalla persona o dalle persone incaricate della procedura di revisione», l’articolo 7 ter, paragrafo 5 indica che tale persona/tali persone presentano periodicamente al comitato «relazioni statistiche ed analitiche» e non i pareri formulati su richiesta di una persona interessata (48). L’obbligo di inviare relazioni periodiche che incombe a tale persona/tali persone non equivale all’obbligo di inviare ogni singolo parere al comitato di vigilanza, come dovrebbe essere. |
| --- | --- |

38.

Il comitato di vigilanza rileva che le disposizioni dell’articolo 7 ter, paragrafo 5, non sono coerenti con quelle dell’articolo 11, paragrafo 1, lettera b): benché quest’ultimo stabilisca che il comitato di vigilanza «sorveglia gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce (...) dei e delle relazioni analitiche elaborati periodicamente dalla persona o dalle persone incaricate della procedura di revisione», l’articolo 7 ter, paragrafo 5 indica che tale persona/tali persone presentano periodicamente al comitato «relazioni statistiche ed analitiche» e non i pareri formulati su richiesta di una persona interessata (48). L’obbligo di inviare relazioni periodiche che incombe a tale persona/tali persone non equivale all’obbligo di inviare ogni singolo parere al comitato di vigilanza, come dovrebbe essere.

| 39. | Inoltre, per le ragioni suesposte, il comitato di vigilanza dissente con la proposta in base alla quale esso non riceverebbe più regolarmente informazioni sui casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali. |
| --- | --- |

39.

Inoltre, per le ragioni suesposte, il comitato di vigilanza dissente con la proposta in base alla quale esso non riceverebbe più regolarmente informazioni sui casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali.

| 40. | Il comitato di vigilanza sottolinea che, in quanto organismo indipendente, il suo operato non può, e non dovrebbe, basarsi unicamente su informazioni ricevute dall’OLAF. Per effettuare il proprio esame, esso non si serve soltanto di documenti e informazioni inviati dall’OLAF, ma di tutta la documentazione che ritiene necessaria a tal fine. L’ultima frase dell’articolo 11, paragrafo 1, della proposta modificata tiene conto solo in parte della necessità del comitato di vigilanza di accedere ai dati e alle informazioni in possesso dell’OLAF, come richiesto nel suo parere n. 3/2010 (49). Il comitato di vigilanza ritiene che tale disposizione non basti a consentire un controllo adeguato e sufficiente da parte sua e quindi a rilevare eventuali casi di interferenze con l’indipendenza dell’OLAF, dal momento che l’accesso del comitato di vigilanza alle informazioni verrebbe lasciato alla discrezione del direttore generale (50). Il comitato di vigilanza deve quindi poter accedere in permanenza e senza preavviso a tutti i fascicoli dell’OLAF relativi a casi chiusi. Per non interferire con le indagini in corso, il comitato di vigilanza dovrebbe poter accedere ai fascicoli riguardanti casi aperti previa richiesta scritta. |
| --- | --- |

40.

Il comitato di vigilanza sottolinea che, in quanto organismo indipendente, il suo operato non può, e non dovrebbe, basarsi unicamente su informazioni ricevute dall’OLAF. Per effettuare il proprio esame, esso non si serve soltanto di documenti e informazioni inviati dall’OLAF, ma di tutta la documentazione che ritiene necessaria a tal fine. L’ultima frase dell’articolo 11, paragrafo 1, della proposta modificata tiene conto solo in parte della necessità del comitato di vigilanza di accedere ai dati e alle informazioni in possesso dell’OLAF, come richiesto nel suo parere n. 3/2010 (49). Il comitato di vigilanza ritiene che tale disposizione non basti a consentire un controllo adeguato e sufficiente da parte sua e quindi a rilevare eventuali casi di interferenze con l’indipendenza dell’OLAF, dal momento che l’accesso del comitato di vigilanza alle informazioni verrebbe lasciato alla discrezione del direttore generale (50). Il comitato di vigilanza deve quindi poter accedere in permanenza e senza preavviso a tutti i fascicoli dell’OLAF relativi a casi chiusi. Per non interferire con le indagini in corso, il comitato di vigilanza dovrebbe poter accedere ai fascicoli riguardanti casi aperti previa richiesta scritta.

| 41. | I membri del comitato di vigilanza sono assistiti, nell’adempimento dei loro compiti, da un segretariato. Pur essendo messo a disposizione dall’OLAF, il segretariato opera in completa indipendenza sotto la presidenza del comitato e dei suoi membri. Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, per garantire il funzionamento indipendente del suo segretariato (51), il testo del regolamento stesso debba fornire ulteriori garanzie: il segretariato deve disporre di un organico adeguato; i suoi membri a norma del regolamento devono essere nominati da un’autorità di nomina diversa dal direttore generale dell’OLAF, su proposta del comitato di vigilanza; essi vengono valutati periodicamente ed esclusivamente dal comitato di vigilanza (52); devono agire lealmente e nel pieno rispetto delle istruzioni ricevute unicamente dal comitato di vigilanza. Come nel caso della persona incaricata della procedura di revisione, il comitato di vigilanza ritiene che il requisito di indipendenza del suo segretariato — e quindi del comitato di vigilanza — sia illusoria se il personale viene nominato, gestito e promosso dal servizio che esso è chiamato a controllare. |
| --- | --- |

41.

I membri del comitato di vigilanza sono assistiti, nell’adempimento dei loro compiti, da un segretariato. Pur essendo messo a disposizione dall’OLAF, il segretariato opera in completa indipendenza sotto la presidenza del comitato e dei suoi membri. Il comitato di vigilanza è dell’avviso che, per garantire il funzionamento indipendente del suo segretariato (51), il testo del regolamento stesso debba fornire ulteriori garanzie: il segretariato deve disporre di un organico adeguato; i suoi membri a norma del regolamento devono essere nominati da un’autorità di nomina diversa dal direttore generale dell’OLAF, su proposta del comitato di vigilanza; essi vengono valutati periodicamente ed esclusivamente dal comitato di vigilanza (52); devono agire lealmente e nel pieno rispetto delle istruzioni ricevute unicamente dal comitato di vigilanza. Come nel caso della persona incaricata della procedura di revisione, il comitato di vigilanza ritiene che il requisito di indipendenza del suo segretariato — e quindi del comitato di vigilanza — sia illusoria se il personale viene nominato, gestito e promosso dal servizio che esso è chiamato a controllare.

4.2.   Chiarire il ruolo del direttore generale

| 42. | Pur essendo soddisfatto del tipo di procedura di assunzione per il posto di direttore generale seguita dopo la scomparsa del precedente titolare, il comitato di vigilanza rileva che essa è stata eccessivamente lunga e raccomanda pertanto che il regolamento stabilisca tempi di attuazione relativamente brevi per le future nomine a tale incarico. |
| --- | --- |

42.

Pur essendo soddisfatto del tipo di procedura di assunzione per il posto di direttore generale seguita dopo la scomparsa del precedente titolare, il comitato di vigilanza rileva che essa è stata eccessivamente lunga e raccomanda pertanto che il regolamento stabilisca tempi di attuazione relativamente brevi per le future nomine a tale incarico.

4.2.1.   Delega di competenze e supplenza

| 43. | Il comitato di vigilanza non è convinto che la facoltà del direttore generale di delegare l’esercizio delle sue funzioni a uno più membri del personale dell’OLAF non presenti rischi per lo svolgimento indipendente delle indagini. Il comitato constata che alcune delle funzioni che possono essere delegate sono direttamente collegate all’esecuzione delle indagini (53). La persona o le persone incaricate di svolgere tali funzioni agiscono pertanto nella più completa indipendenza, allo stesso modo del direttore generale. |
| --- | --- |

43.

Il comitato di vigilanza non è convinto che la facoltà del direttore generale di delegare l’esercizio delle sue funzioni a uno più membri del personale dell’OLAF non presenti rischi per lo svolgimento indipendente delle indagini. Il comitato constata che alcune delle funzioni che possono essere delegate sono direttamente collegate all’esecuzione delle indagini (53). La persona o le persone incaricate di svolgere tali funzioni agiscono pertanto nella più completa indipendenza, allo stesso modo del direttore generale.

| 44. | È importante garantire la continuità dello svolgimento indipendente delle indagini dell’OLAF creando la funzione di direttore generale supplente chiamato a sostituire il direttore generale in caso di dimissioni, pensionamento, malattia o impossibilità di adempiere i propri obblighi di quest’ultimo. Il supplente dovrebbe essere scelto tra i direttori con il consenso di tutte e tre le istituzioni. |
| --- | --- |

44.

È importante garantire la continuità dello svolgimento indipendente delle indagini dell’OLAF creando la funzione di direttore generale supplente chiamato a sostituire il direttore generale in caso di dimissioni, pensionamento, malattia o impossibilità di adempiere i propri obblighi di quest’ultimo. Il supplente dovrebbe essere scelto tra i direttori con il consenso di tutte e tre le istituzioni.

4.2.2.   Organismo interno che il direttore generale è tenuto a consultare

| 45. | Il comitato di vigilanza è favorevole all’articolo 12, paragrafo 6, della proposta modificata che impone al direttore generale l’obbligo di consultare un organismo interno all’avvio di un’indagine, prima della sua chiusura e ogniqualvolta lo ritenga opportuno, ma solo nella misura in cui siano aggiunte al testo opportune garanzie per evitare possibili ritardi in caso di emergenza. |
| --- | --- |

45.

Il comitato di vigilanza è favorevole all’articolo 12, paragrafo 6, della proposta modificata che impone al direttore generale l’obbligo di consultare un organismo interno all’avvio di un’indagine, prima della sua chiusura e ogniqualvolta lo ritenga opportuno, ma solo nella misura in cui siano aggiunte al testo opportune garanzie per evitare possibili ritardi in caso di emergenza.

4.3.   Istituzione di uno scambio di opinioni

| 46. | Il comitato di vigilanza è favorevole all’idea di uno scambio di opinioni a livello politico (54) per discutere la politica dell’OLAF in materia di indagini purché il fine sia quello di sostenere le attività dell’Ufficio senza che ne sia compromessa l’indipendenza operativa. Il comitato di vigilanza ritiene che l’obbligo dell’OLAF di prendere provvedimenti opportuni tenendo conto dei pareri espressi nell’ambito dello scambio di opinioni potrebbe compromettere l’indipendenza del direttore generale. Quest’ultimo potrebbe infatti subire pressioni da parte delle istituzioni, soprattutto per quanto riguarda la definizione delle priorità strategiche delle politiche dell’OLAF in materia di indagini (55). Inoltre, il comitato di vigilanza disapprova fermamente la modifica apportata dal Consiglio, che ritiene potrebbe compromettere seriamente l’indipendenza dell’OLAF, giacché cambia considerevolmente il significato dell’articolo 11 bis, paragrafo 1, facendo sì che la partecipazione del comitato di vigilanza allo scambio di opinioni non sia più obbligatoria in ogni occasione (56). |
| --- | --- |

46.

Il comitato di vigilanza è favorevole all’idea di uno scambio di opinioni a livello politico (54) per discutere la politica dell’OLAF in materia di indagini purché il fine sia quello di sostenere le attività dell’Ufficio senza che ne sia compromessa l’indipendenza operativa. Il comitato di vigilanza ritiene che l’obbligo dell’OLAF di prendere provvedimenti opportuni tenendo conto dei pareri espressi nell’ambito dello scambio di opinioni potrebbe compromettere l’indipendenza del direttore generale. Quest’ultimo potrebbe infatti subire pressioni da parte delle istituzioni, soprattutto per quanto riguarda la definizione delle priorità strategiche delle politiche dell’OLAF in materia di indagini (55). Inoltre, il comitato di vigilanza disapprova fermamente la modifica apportata dal Consiglio, che ritiene potrebbe compromettere seriamente l’indipendenza dell’OLAF, giacché cambia considerevolmente il significato dell’articolo 11 bis, paragrafo 1, facendo sì che la partecipazione del comitato di vigilanza allo scambio di opinioni non sia più obbligatoria in ogni occasione (56).

---

(1)  Proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 (COM/2011/0135 definitivo — COD 2006/0084).

1

(2)  Cfr. il testo modificato del Consiglio del 28.6.2011.

2

(3)  Risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 20 novembre 2008 sulla proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) [COM(2006)0244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)] (GU C 16E del 22.1.2010, pag. 201).

3

(4)  Parere n. 2/2006; Parere n. 3/2010 sul documento di riflessione della Commissione.

4

(5)  Parere n. 6/2011 (presentato in virtù dell’articolo 325, TFUE) sulla proposta modificata di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 (GU C 254 del 30.8.2011, pag. 1).

5

(6)  Parere adottato il 1o giugno 2011.

6

o

(7)  Articolo 1.

7

(8)  Ai sensi dell’articolo 1, l’OLAF «svolge le indagini amministrative volte a lottare contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. A tal fine, esso indaga su fatti gravi, connessi all’esercizio di attività professionali, che possono costituire un inadempimento agli obblighi dei funzionari e agenti dell’Unione, perseguibile in sede disciplinare o penale o un inadempimento agli obblighi analoghi dei membri delle istituzioni e degli organi, dei dirigenti degli organismi o del personale delle istituzioni, degli organi e degli organismi cui non si applicano lo statuto dei funzionari e il regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea».

8

lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. A tal fine

(9)  Ad esempio, la decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l’OLAF conferisce all’Ufficio il potere di «ricercare i fatti gravi, connessi con l’esercizio di attività professionali, che possano costituire un inadempimento degli obblighi dei funzionari ed agenti delle Comunità perseguibile in sede disciplinare o penale o che possano costituire inadempimento degli obblighi analoghi incombenti ai membri delle istituzioni e organi, dei dirigenti degli organismi o del personale delle istituzioni, degli organi e degli organismi cui non si applica lo statuto dei funzionari delle Comunità europee o il regime applicabile agli altri agenti» (articolo 2). Una siffatta impostazione è confermata dal sesto considerando del preambolo, che sottolinea che «oltre alla tutela degli interessi finanziari della Comunità, l’Ufficio è responsabile per tutte le attività connesse alla tutela degli interessi comunitari contro comportamenti irregolari perseguibili in sede amministrativa o penale». Inoltre, l’articolo 86 dello statuto conferisce all’OLAF il potere di avviare un’indagine amministrativa al fine di verificare l’eventuale mancanza agli obblighi cui il funzionario o l’ex funzionario è soggetto ai sensi dello statuto.

9

(10)  Cfr. il parere n. 4/2010 del comitato di vigilanza.

10

(11)  Cfr. l’articolo 5, paragrafo 4, della proposta della Commissione.

11

(12)  Articolo 6, paragrafo 6, della proposta della Commissione.

12

(13)  Come dichiarato nella proposta del Consiglio.

13

(14)  Come sancisce attualmente l’articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

14

(15)  Articolo 7 ter, paragrafo 3 e articolo 6, paragrafo 4, della proposta modificata.

15

ter

(16)  Articolo 11, paragrafo 1, lettera b) e articolo 8, della proposta modificata.

16

(17)  L’articolo 7 ter sancisce che la persona incaricata della procedura di revisione comunica il proprio parere soltanto al direttore generale e invia una risposta motivata alla persona interessata.

17

ter

(18)  Articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

18

(19)  La proposta della Commissione è così redatta: «In casi eccezionali nei quali non sia possibile garantire la riservatezza dell’indagine, l’Ufficio ricorre ad adeguati canali alternativi d’informazione».

19

(20)  Articolo 6, paragrafo 5, della proposta modificata.

20

(21)  Articolo 9, paragrafo 4, della proposta modificata.

21

(22)  Articolo 11, paragrafo 7, lettera a), della proposta modificata.

22

(23)  Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

23

(24)  Articolo 3, paragrafo 4, della proposta della Commissione.

24

(25)  Articolo 3, paragrafo 4, della proposta del Consiglio.

25

(26)  Articolo 10, paragrafo 1, della proposta modificata.

26

(27)  Articolo 10, paragrafo 2, della proposta modificata.

27

(28)  Articolo 9, paragrafo 5, della proposta della Commissione. La proposta del Consiglio prevede misure amministrative interne, in particolare sanzioni disciplinari e pecuniarie.

28

(29)  Articolo 2 della proposta modificata.

29

(30)  Cfr. l’articolo 9, paragrafo 3, della proposta della Commissione e l’articolo 9, paragrafo 4, lettera a), della proposta del Consiglio.

30

(31)  Cfr. l’articolo 11, paragrafo 7, lettera a), della proposta della Commissione. Il Consiglio ha mantenuto tale obbligo solo per quanto riguarda istituzioni, organi e organismi, eliminando il riferimento alle autorità degli Stati membri.

31

(32)  Tale articolo è stato notevolmente modificato dal Consiglio.

32

(33)  Parere n. 5/2010 del comitato di vigilanza.

33

(34)  Articolo 7 bis, paragrafo 4.

34

bis

(35)  Parere n. 3/2010 del Comitato di vigilanza.

35

(36)  Cfr. l’articolo 12, paragrafo 6, della proposta della Commissione.

36

(37)  Articolo 14 della risoluzione del Parlamento europeo del 2008.

37

(38)  Cfr. il parere n. 2/2006.

38

(39)  Cfr. il parere n. 6/2011 della Corte dei conti, punti 15 e 37-40.

39

(40)  Come proposto all’articolo 15 della risoluzione del Parlamento europeo.

40

(41)  Ai sensi dell’articolo 11, paragrafo 1, seconda frase, della proposta modificata, «in particolare» il comitato di vigilanza controlla il funzionamento dello scambio di informazioni ....

41

in particolare

(42)  Il riferimento al controllo del funzionamento dello scambio di informazioni tra l’OLAF e le autorità competenti degli Stati membri è stato soppresso dal Consiglio.

42

(43)  «Il direttore generale informa periodicamente il comitato di vigilanza (...) b) dei casi in cui sono state trasmesse informazioni alle autorità giudiziarie degli Stati membri e dei casi in cui egli ha deciso di non trasmettere informazioni sulle indagini interne alle autorità giudiziarie nazionali interessate ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 5».

43

(44)  Cfr. il punto 45 del parere n. 6/2011 della Corte dei conti.

44

(45)  Articolo 11, paragrafo 7, lettera a), della proposta del Consiglio.

45

(46)  Articolo 11, paragrafo 2, lettera f), della proposta modificata.

46

(47)  Articolo 11, paragrafo 1, lettera b) e articolo 11, paragrafo 7 della proposta modificata.

47

(48)  Infatti, ai sensi dell’articolo 7 ter, paragrafo 3, la persona o le persone incaricate della procedura di revisione comunicano il proprio parere soltanto al direttore generale e inviano una risposta motivata (NB: non il parere) alla persona interessata.

48

ter

NB: non il parere

(49)  Punto 2.2.3 del parere n. 3/2010 del comitato di vigilanza. In effetti, l’articolo 11, paragrafo 1, ultima frase, stabilisce che il comitato di vigilanza può chiedere all’Ufficio informazioni supplementari sulle indagini in situazioni debitamente motivate, senza tuttavia interferire nello svolgimento delle indagini.

49

(50)  La stesso parere è stato espresso dalla Corte dei conti (cfr. il punto 43 del suo parere n. 6/2011).

50

(51)  Come previsto al considerando 17 della proposta modificata.

51

(52)  Conformemente al parere n. 6/2011 della Corte dei conti, i membri del segretariato del comitato di vigilanza non possono essere nominati dal direttore generale né soggetti alla sua autorità (punto 44).

52

(53)  Le funzioni che possono essere delegate sono in particolare la decisione se avviare o no un’indagine (articolo 5) o la direzione dell’esecuzione delle indagini (articolo 6, paragrafo 1).

53

(54)  Tale scambio di opinioni sostituisce il dialogo interistituzionale proposto dal precedente testo sulla riforma.

54

(55)  Articolo 11 bis, paragrafo 2, lettera a), della proposta modificata.

55

bis

(56)  Nella proposta della Commissione, l’articolo 11 bis, paragrafo 1, è così redatto: «Il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione si riuniscono periodicamente o su richiesta di uno di essi, dell’Ufficio o del comitato di vigilanza, e procedono a uno scambio di opinioni a livello politico per discutere la politica dell’Ufficio in materia di indagini». Il testo è stato così modificato dal Consiglio: Il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione si riuniscono periodicamente con l’Ufficio o con il comitato di vigilanza e procedono a uno scambio di opinioni a livello politico per discutere la politica dell’Ufficio in materia di indagini. In base a quest’ultima formulazione, sembra che le istituzioni abbiano la possibilità di riunirsi con il solo Ufficio, senza che il comitato di vigilanza sia necessariamente presente.

56

bis

o su richiesta di uno di essi

---

ALLEGATO VII

PARERE N. 5/2011

Trasmissione da parte dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) alle istituzioni delle relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up

Bruxelles, 17 novembre 2011

INDICE

Contesto

| A — | Analisi dei fascicoli |
| --- | --- |

A —

| B — | Base giuridica per la trasmissione delle relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up |
| --- | --- |

B —

| a) | Articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 |
| --- | --- |

a)

| b) | Articolo 7 del memorandum d'intesa tra l'OLAF e la Commissione |
| --- | --- |

b)

| C — | Conformità con il diritto dell'UE |
| --- | --- |

C —

| a) | Adempimento dell'obbligo di riservatezza delle indagini |
| --- | --- |

a)

| b) | Rispetto delle norme sulla tutela dei dati |
| --- | --- |

b)

Conclusioni e raccomandazioni

CONTESTO

| 1. | L'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) svolge indagini amministrative interne per accertare se si siano verificati casi di frode, corruzione o altre attività illecite lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea. L'OLAF indaga inoltre su presunti casi di inadempimento degli obblighi dei funzionari e agenti dell'UE, perseguibili in sede disciplinare o penale (1). Se emergono prove che dimostrano che si è verificato uno dei casi sopra menzionati, l'OLAF trasmette i risultati delle sue indagini alle autorità competenti per un follow-up disciplinare, amministrativo, finanziario o, se necessario, giudiziario. La relazione redatta in seguito a un'indagine interna ed ogni documento utile ad essa pertinente sono trasmessi all'istituzione, all'organo o all'organismo interessato (2). |
| --- | --- |

1.

L'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) svolge indagini amministrative interne per accertare se si siano verificati casi di frode, corruzione o altre attività illecite lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea. L'OLAF indaga inoltre su presunti casi di inadempimento degli obblighi dei funzionari e agenti dell'UE, perseguibili in sede disciplinare o penale (1). Se emergono prove che dimostrano che si è verificato uno dei casi sopra menzionati, l'OLAF trasmette i risultati delle sue indagini alle autorità competenti per un follow-up disciplinare, amministrativo, finanziario o, se necessario, giudiziario. La relazione redatta in seguito a un'indagine interna ed ogni documento utile ad essa pertinente sono trasmessi all'istituzione, all'organo o all'organismo interessato (2).

| 2. | Fino a non molto tempo fa, la prassi dell'OLAF era quella di trasmettere solo le relazioni delle indagini interne archiviate con un follow-up. Quando le indagini interne venivano archiviate senza procedere con ulteriori azioni, l'OLAF ne informava l'istituzione, l'organo o l'organismo interessato inviando una nota (3) in cui si dichiarava che il caso era stato archiviato senza effettuare ulteriori indagini (4). |
| --- | --- |

2.

Fino a non molto tempo fa, la prassi dell'OLAF era quella di trasmettere solo le relazioni delle indagini interne archiviate con un follow-up. Quando le indagini interne venivano archiviate senza procedere con ulteriori azioni, l'OLAF ne informava l'istituzione, l'organo o l'organismo interessato inviando una nota (3) in cui si dichiarava che il caso era stato archiviato senza effettuare ulteriori indagini (4).

| 3. | Il comitato di vigilanza ha preso atto del fatto che l'OLAF ha deciso di prendere in considerazione una «richiesta [della Commissione europea] di ricevere anche tutte le relazioni finali di casi archiviati senza follow-up». Inoltre, l'OLAF ha deciso di informare «le altre istituzioni che per loro si applicherà una politica analoga, se non diversamente previsto» (5). |
| --- | --- |

3.

Il comitato di vigilanza ha preso atto del fatto che l'OLAF ha deciso di prendere in considerazione una «richiesta [della Commissione europea] di ricevere anche tutte le relazioni finali di casi archiviati senza follow-up». Inoltre, l'OLAF ha deciso di informare «le altre istituzioni che per loro si applicherà una politica analoga, se non diversamente previsto» (5).

| 4. | Il comitato di vigilanza ne deduce che le relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up verranno trasmesse d'ora in poi automaticamente, al termine di ciascuna indagine e in modo sistematico. Il comitato di vigilanza ha pertanto deciso di valutare questa pratica, con il preciso scopo di stabilire se possa mettere a repentaglio l'indipendenza investigativa dell'OLAF. Il comitato ha esaminato 17 casi interni archiviati senza follow-up in cui le relazioni finali sono state trasmesse alle istituzioni o agli organi interessati e ha valutato la base giuridica di queste trasmissioni, nonché la conformità di questa pratica con il diritto dell'UE. |
| --- | --- |

4.

Il comitato di vigilanza ne deduce che le relazioni finali redatte a seguito di indagini interne archiviate senza follow-up verranno trasmesse d'ora in poi automaticamente, al termine di ciascuna indagine e in modo sistematico. Il comitato di vigilanza ha pertanto deciso di valutare questa pratica, con il preciso scopo di stabilire se possa mettere a repentaglio l'indipendenza investigativa dell'OLAF. Il comitato ha esaminato 17 casi interni archiviati senza follow-up in cui le relazioni finali sono state trasmesse alle istituzioni o agli organi interessati e ha valutato la base giuridica di queste trasmissioni, nonché la conformità di questa pratica con il diritto dell'UE.

A —   ANALISI DEI FASCICOLI

| 5. | Nell'esaminare i fascicoli, il comitato di vigilanza ha trovato due note inviate dal segretariato generale della Commissione all'OLAF. La prima nota riporta quanto segue: «Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l'OLAF ne communique plus les rapports finaux d'enquêtes internes clôturées sans suite concernant ses services» (6). Il segretariato generale indica in tale nota che la trasmissione è prevista dall'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999. La seconda nota (7) fa riferimento alla prima «par laquelle je [il segretario generale della CE] rappelais l'obligation faite à l'OLAF par le Règlement (CE) n. 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles clôturées sans suite» (8). |
| --- | --- |

5.

Nell'esaminare i fascicoli, il comitato di vigilanza ha trovato due note inviate dal segretariato generale della Commissione all'OLAF. La prima nota riporta quanto segue: «Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l'OLAF ne communique plus les rapports finaux d'enquêtes internes clôturées sans suite concernant ses services» (6). Il segretariato generale indica in tale nota che la trasmissione è prevista dall'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999. La seconda nota (7) fa riferimento alla prima «par laquelle je [il segretario generale della CE] rappelais l'obligation faite à l'OLAF par le Règlement (CE) n. 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles clôturées sans suite» (8).

| 6. | Successivamente all'analisi dei casi di cui sopra, il comitato di vigilanza ha stabilito che:






  — | l'OLAF ha archiviato queste indagini senza procedere a ulteriori indagini perché le presunte irregolarità o frodi erano prive di fondamento, |
| --- | --- | --- |

6.

Successivamente all'analisi dei casi di cui sopra, il comitato di vigilanza ha stabilito che:

—

l'OLAF ha archiviato queste indagini senza procedere a ulteriori indagini perché le presunte irregolarità o frodi erano prive di fondamento,

| — | l'OLAF ha trasmesso le relazioni finali redatte in seguito a tali indagini alla Commissione, in risposta alla sua richiesta, |
| --- | --- |

—

l'OLAF ha trasmesso le relazioni finali redatte in seguito a tali indagini alla Commissione, in risposta alla sua richiesta,

| — | di propria iniziativa, l'OLAF ha inoltre trasmesso tali relazioni alle altre istituzioni e organismi interessati, vale a dire Consiglio, Parlamento europeo e Servizio europeo per l'azione esterna, |
| --- | --- |

—

di propria iniziativa, l'OLAF ha inoltre trasmesso tali relazioni alle altre istituzioni e organismi interessati, vale a dire Consiglio, Parlamento europeo e Servizio europeo per l'azione esterna,

| — | l'OLAF ha citato l'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 come base giuridica per tale trasmissione (9), |
| --- | --- |

—

l'OLAF ha citato l'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 come base giuridica per tale trasmissione (9),

| — | le relazioni contengono informazioni trasmesse o ottenute nel corso di indagini interne, compresi il nome del membro del personale coinvolto e l'istituzione dell'UE per cui lavora, la fonte iniziale di informazioni, una spiegazione della presunta frode o irregolarità, le misure adottate e i dati raccolti durante l'indagine, le dichiarazioni delle persone coinvolte nelle questioni oggetto di indagine (tra cui, se del caso, quelle della persona interessata, denunciante o testimone), le conclusioni dell'OLAF e i principali risultati dell'indagine, |
| --- | --- |

—

le relazioni contengono informazioni trasmesse o ottenute nel corso di indagini interne, compresi il nome del membro del personale coinvolto e l'istituzione dell'UE per cui lavora, la fonte iniziale di informazioni, una spiegazione della presunta frode o irregolarità, le misure adottate e i dati raccolti durante l'indagine, le dichiarazioni delle persone coinvolte nelle questioni oggetto di indagine (tra cui, se del caso, quelle della persona interessata, denunciante o testimone), le conclusioni dell'OLAF e i principali risultati dell'indagine,

| — | in alcuni casi, queste informazioni saranno utilizzate nel quadro di altre indagini dell'OLAF in corso, interne ed esterne, |
| --- | --- |

—

in alcuni casi, queste informazioni saranno utilizzate nel quadro di altre indagini dell'OLAF in corso, interne ed esterne,

| — | le relazioni contengono inoltre dati personali relativi, in taluni casi, ai membri del personale delle istituzioni o degli organismi dell'UE oggetto delle indagini o comunque coinvolti nelle questioni oggetto di indagine, come denunzianti o testimoni e, in altri casi, a soggetti estranei alle istituzioni o agli organismi dell'UE che possono essere coinvolti nelle questioni oggetto di indagine come informatori o testimoni, |
| --- | --- |

—

le relazioni contengono inoltre dati personali relativi, in taluni casi, ai membri del personale delle istituzioni o degli organismi dell'UE oggetto delle indagini o comunque coinvolti nelle questioni oggetto di indagine, come denunzianti o testimoni e, in altri casi, a soggetti estranei alle istituzioni o agli organismi dell'UE che possono essere coinvolti nelle questioni oggetto di indagine come informatori o testimoni,

| — | le categorie di dati trattati (10) sono il nome, il numero di matricola (per il personale dell'UE), la data di nascita, la nazionalità, lo stato civile, l'indirizzo, il numero di telefono, la professione, il datore di lavoro, il conto bancario, le dichiarazioni rese in merito ai fatti oggetto di indagine da parte dell'interessato o su di esso, gli elementi di prova che menzionano il soggetto e le osservazioni riguardanti la relazione del soggetto con gli eventi oggetto di indagine, |
| --- | --- |

—

le categorie di dati trattati (10) sono il nome, il numero di matricola (per il personale dell'UE), la data di nascita, la nazionalità, lo stato civile, l'indirizzo, il numero di telefono, la professione, il datore di lavoro, il conto bancario, le dichiarazioni rese in merito ai fatti oggetto di indagine da parte dell'interessato o su di esso, gli elementi di prova che menzionano il soggetto e le osservazioni riguardanti la relazione del soggetto con gli eventi oggetto di indagine,

| — | alcuni di questi soggetti sono stati informati solo del fatto che erano stati trasmessi alla Commissione i risultati delle indagini dell'OLAF e non della trasmissione delle relazioni finali, |
| --- | --- |

—

alcuni di questi soggetti sono stati informati solo del fatto che erano stati trasmessi alla Commissione i risultati delle indagini dell'OLAF e non della trasmissione delle relazioni finali,

| — | in nessuna delle indagini esaminate sono stati espunti i dati personali. |
| --- | --- |

—

in nessuna delle indagini esaminate sono stati espunti i dati personali.

B —   BASE GIURIDICA PER LA TRASMISSIONE DELLE RELAZIONI FINALI REDATTE A SEGUITO DI INDAGINI INTERNE ARCHIVIATE SENZA FOLLOW-UP

| 7. | In un numero ridotto di indagini esaminate, l'OLAF ha citato l'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 come base giuridica per la trasmissione. Inoltre, il comitato di vigilanza prende atto dell'esistenza di un progetto di memorandum d'intesa non ancora firmato riguardante un codice di condotta concepito per garantire un tempestivo scambio di informazioni tra l'OLAF e la Commissione rispetto alle indagini interne dell'OLAF in seno alla Commissione stessa (11). Il comitato di vigilanza dubita che l'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 o l'articolo 7 del memorandum d'intesa rappresentino una base giuridica sufficiente per la trasmissione, per i motivi indicati di seguito. |
| --- | --- |

7.

In un numero ridotto di indagini esaminate, l'OLAF ha citato l'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 come base giuridica per la trasmissione. Inoltre, il comitato di vigilanza prende atto dell'esistenza di un progetto di memorandum d'intesa non ancora firmato riguardante un codice di condotta concepito per garantire un tempestivo scambio di informazioni tra l'OLAF e la Commissione rispetto alle indagini interne dell'OLAF in seno alla Commissione stessa (11). Il comitato di vigilanza dubita che l'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 o l'articolo 7 del memorandum d'intesa rappresentino una base giuridica sufficiente per la trasmissione, per i motivi indicati di seguito.

a)   Articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999

| 8. | L'OLAF ha l'obbligo giuridico di trasmettere la relazione redatta in seguito a un'indagine interna ed ogni documento utile ad essa pertinente all'istituzione, all'organo o all'organismo interessato (12). Tuttavia, leggendo la prima frase dell'articolo 9, paragrafo 4, congiuntamente alla sua seconda frase, che stabilisce che «le istituzioni, gli organi e gli organismi danno alle indagini interne il seguito richiesto dalle risultanze ottenute, in particolare sul piano disciplinare e giudiziario», il comitato di vigilanza interpreta tale disposizione come riguardante solo le indagini chiuse un follow-up. Infatti, secondo il comitato di vigilanza, il campo d'applicazione di questo paragrafo è tale da garantire un follow-up adeguato alle indagini dell'OLAF. |
| --- | --- |

8.

L'OLAF ha l'obbligo giuridico di trasmettere la relazione redatta in seguito a un'indagine interna ed ogni documento utile ad essa pertinente all'istituzione, all'organo o all'organismo interessato (12). Tuttavia, leggendo la prima frase dell'articolo 9, paragrafo 4, congiuntamente alla sua seconda frase, che stabilisce che «le istituzioni, gli organi e gli organismi danno alle indagini interne il seguito richiesto dalle risultanze ottenute, in particolare sul piano disciplinare e giudiziario», il comitato di vigilanza interpreta tale disposizione come riguardante solo le indagini chiuse un follow-up. Infatti, secondo il comitato di vigilanza, il campo d'applicazione di questo paragrafo è tale da garantire un follow-up adeguato alle indagini dell'OLAF.

| 9. | Questa conclusione è rafforzata dall'articolo 1, paragrafo 3, dell'allegato IX dello statuto, che precisa che, nei casi in cui un'indagine sia archiviata senza ulteriore seguito, la DG OLAF informerà il funzionario e la sua istituzione per iscritto (13). L'articolo 5 della decisione della Commissione del 2 giugno 1999 (14) stabilisce inoltre che in caso di archiviazione di un'indagine senza alcuna ulteriore azione, la DG informerà l'interessato per iscritto. Per il comitato di vigilanza, queste informazioni si riferiscono chiaramente ai risultati dell'indagine e non alla trasmissione della relazione. |
| --- | --- |

9.

Questa conclusione è rafforzata dall'articolo 1, paragrafo 3, dell'allegato IX dello statuto, che precisa che, nei casi in cui un'indagine sia archiviata senza ulteriore seguito, la DG OLAF informerà il funzionario e la sua istituzione per iscritto (13). L'articolo 5 della decisione della Commissione del 2 giugno 1999 (14) stabilisce inoltre che in caso di archiviazione di un'indagine senza alcuna ulteriore azione, la DG informerà l'interessato per iscritto. Per il comitato di vigilanza, queste informazioni si riferiscono chiaramente ai risultati dell'indagine e non alla trasmissione della relazione.

b)   Articolo 7 del memorandum d'intesa tra l'OLAF e la Commissione

| 10. | Il comitato di vigilanza osserva che il memorandum d'intesa, sebbene rispettato sia dall'OLAF che dalla Commissione, è ancora in una versione provvisoria e, per quanto gli risulta, non è stato ancora firmato. |
| --- | --- |

10.

Il comitato di vigilanza osserva che il memorandum d'intesa, sebbene rispettato sia dall'OLAF che dalla Commissione, è ancora in una versione provvisoria e, per quanto gli risulta, non è stato ancora firmato.

| 11. | Il comitato di vigilanza osserva che se da un lato il progetto di memorandum prevede, all'articolo 7, paragrafo 1, che la DG OLAF «trasmetta tempestivamente tutte le relazioni finali relative alle indagini interne e ogni documento utile alla Commissione», esso prevede altresì un diverso trattamento per i casi chiusi senza follow-up. L'articolo 7, paragrafo 2, afferma chiaramente che «ogniqualvolta venga chiuso un caso senza ulteriori azioni, l'OLAF informerà la Commissione». Ancora una volta, il comitato di vigilanza ritiene che tale disposizione obblighi l'OLAF a informare la CE sui risultati dell'indagine e non a trasmetterle le relazioni finali. |
| --- | --- |

11.

Il comitato di vigilanza osserva che se da un lato il progetto di memorandum prevede, all'articolo 7, paragrafo 1, che la DG OLAF «trasmetta tempestivamente tutte le relazioni finali relative alle indagini interne e ogni documento utile alla Commissione», esso prevede altresì un diverso trattamento per i casi chiusi senza follow-up. L'articolo 7, paragrafo 2, afferma chiaramente che «ogniqualvolta venga chiuso un caso senza ulteriori azioni, l'OLAF informerà la Commissione». Ancora una volta, il comitato di vigilanza ritiene che tale disposizione obblighi l'OLAF a informare la CE sui risultati dell'indagine e non a trasmetterle le relazioni finali.

C —   CONFORMITÀ CON IL DIRITTO DELL'UE

| 12. | Il comitato di vigilanza ritiene che la decisione dell'OLAF di trasmettere alle istituzioni, organi e organismi interessati, al termine di ciascuna indagine e in modo sistematico, tutte le relazioni finali redatte in seguito alla chiusura senza follow-up delle indagini possa violare sia l'obbligo di riservatezza delle indagini sia le norme in materia di protezione dei dati. Dal momento che la loro protezione spetta tanto alla DG OLAF quanto al comitato di vigilanza (15), quest'ultimo si rammarica che la DG OLAF abbia preso questa decisione senza prima consultarlo affinché potesse esprimere il suo parere al riguardo. Inoltre, il comitato di vigilanza è sorpreso del fatto che non siano stati informati di questa decisione né il responsabile della protezione dei dati dell'OLAF né il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD). |
| --- | --- |

12.

Il comitato di vigilanza ritiene che la decisione dell'OLAF di trasmettere alle istituzioni, organi e organismi interessati, al termine di ciascuna indagine e in modo sistematico, tutte le relazioni finali redatte in seguito alla chiusura senza follow-up delle indagini possa violare sia l'obbligo di riservatezza delle indagini sia le norme in materia di protezione dei dati. Dal momento che la loro protezione spetta tanto alla DG OLAF quanto al comitato di vigilanza (15), quest'ultimo si rammarica che la DG OLAF abbia preso questa decisione senza prima consultarlo affinché potesse esprimere il suo parere al riguardo. Inoltre, il comitato di vigilanza è sorpreso del fatto che non siano stati informati di questa decisione né il responsabile della protezione dei dati dell'OLAF né il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD).

a)   Adempimento dell'obbligo di riservatezza delle indagini

| 13. | Ai sensi dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999, le informazioni comunicate o ottenute dall'OLAF nell'ambito di indagini interne sono coperte dal segreto d'ufficio. La trasmissione delle informazioni legate alle indagini dell'OLAF deve rispettare due condizioni concomitanti: i) il principio della «necessità di sapere» in relazione al destinatario; e ii) lo scopo esatto della trasmissione delle informazioni (ad esempio, per garantire un follow-up dell'indagine) (16). |
| --- | --- |

13.

Ai sensi dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999, le informazioni comunicate o ottenute dall'OLAF nell'ambito di indagini interne sono coperte dal segreto d'ufficio. La trasmissione delle informazioni legate alle indagini dell'OLAF deve rispettare due condizioni concomitanti: i) il principio della «necessità di sapere» in relazione al destinatario; e ii) lo scopo esatto della trasmissione delle informazioni (ad esempio, per garantire un follow-up dell'indagine) (16).

| 14. | Il comitato di vigilanza interpreta questa disposizione in due modi (17): da un lato, come mittente delle informazioni trasmesse o ottenute nel corso delle indagini interne, l'OLAF ha l'obbligo di valutare la «necessità di sapere» del destinatario delle sue relazioni. Secondo il comitato, la trasmissione di relazioni finali non può quindi essere eseguita automaticamente, al termine di ciascuna indagine chiusa senza follow-up e in modo sistematico. Al contrario, tale trasmissione deve avvenire caso per caso, a seguito di una richiesta debitamente motivata della Commissione o di altra istituzione o organo. In ogni caso, l'OLAF non può rivelare al destinatario le informazioni che intende utilizzare in altre indagini in corso interne ed esterne senza comprometterne la riuscita, come è già avvenuto. D'altra parte, come destinatario di tali informazioni, la Commissione (o altra istituzione o organo) non potrà utilizzarle per scopi diversi dalla prevenzione delle frodi, della corruzione o di qualsiasi altra attività illecita. In assenza di qualsiasi finalità specifica relativa alla prevenzione della frode, della corruzione o di altre attività illecite, come nel caso delle relazioni finali relative a indagini chiuse senza follow-up, la trasmissione di tutte queste relazioni non sembra essere necessaria. |
| --- | --- |

14.

Il comitato di vigilanza interpreta questa disposizione in due modi (17): da un lato, come mittente delle informazioni trasmesse o ottenute nel corso delle indagini interne, l'OLAF ha l'obbligo di valutare la «necessità di sapere» del destinatario delle sue relazioni. Secondo il comitato, la trasmissione di relazioni finali non può quindi essere eseguita automaticamente, al termine di ciascuna indagine chiusa senza follow-up e in modo sistematico. Al contrario, tale trasmissione deve avvenire caso per caso, a seguito di una richiesta debitamente motivata della Commissione o di altra istituzione o organo. In ogni caso, l'OLAF non può rivelare al destinatario le informazioni che intende utilizzare in altre indagini in corso interne ed esterne senza comprometterne la riuscita, come è già avvenuto. D'altra parte, come destinatario di tali informazioni, la Commissione (o altra istituzione o organo) non potrà utilizzarle per scopi diversi dalla prevenzione delle frodi, della corruzione o di qualsiasi altra attività illecita. In assenza di qualsiasi finalità specifica relativa alla prevenzione della frode, della corruzione o di altre attività illecite, come nel caso delle relazioni finali relative a indagini chiuse senza follow-up, la trasmissione di tutte queste relazioni non sembra essere necessaria.

b)   Rispetto delle norme sulla tutela dei dati

| 15. | L'OLAF deve rispettare il diritto alla protezione dei dati di carattere personale sancito dall'articolo 8 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e strettamente collegato con il diritto al rispetto della vita privata previsto all'articolo 7 della Carta stessa. Inoltre, l'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1073/1999 impone alla DG OLAF l'obbligo di garantire il rispetto delle disposizioni dell'UE sulla tutela dei dati personali (18). Nell'inviare all'istituzione, all'organo o all'organismo interessato la relazione redatta in seguito a un'indagine interna ed ogni documento utile ad essa pertinente (19), l'OLAF trasferisce dati personali di soggetti interessati, denunzianti, informatori, testimoni e personale dell'OLAF. Di conseguenza, l'OLAF è vincolato giuridicamente sia dalle disposizioni della Carta sia dalle norme del regolamento (CE) n. 45/2001. Quest'ultimo implica che l'OLAF, in qualità di controllore dei dati personali, trasferisca tali relazioni e/o i relativi documenti contenenti dati personali unicamente se questi dati sono necessari per il legittimo esercizio delle funzioni che rientrano nelle competenze del destinatario (20). Nel fare ciò, l'OLAF è tenuto a verificare che i) il destinatario abbia le competenze adeguate e ii) il trasferimento sia necessario (21). |
| --- | --- |

15.

L'OLAF deve rispettare il diritto alla protezione dei dati di carattere personale sancito dall'articolo 8 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e strettamente collegato con il diritto al rispetto della vita privata previsto all'articolo 7 della Carta stessa. Inoltre, l'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1073/1999 impone alla DG OLAF l'obbligo di garantire il rispetto delle disposizioni dell'UE sulla tutela dei dati personali (18). Nell'inviare all'istituzione, all'organo o all'organismo interessato la relazione redatta in seguito a un'indagine interna ed ogni documento utile ad essa pertinente (19), l'OLAF trasferisce dati personali di soggetti interessati, denunzianti, informatori, testimoni e personale dell'OLAF. Di conseguenza, l'OLAF è vincolato giuridicamente sia dalle disposizioni della Carta sia dalle norme del regolamento (CE) n. 45/2001. Quest'ultimo implica che l'OLAF, in qualità di controllore dei dati personali, trasferisca tali relazioni e/o i relativi documenti contenenti dati personali unicamente se questi dati sono necessari per il legittimo esercizio delle funzioni che rientrano nelle competenze del destinatario (20). Nel fare ciò, l'OLAF è tenuto a verificare che i) il destinatario abbia le competenze adeguate e ii) il trasferimento sia necessario (21).

| 16. | Il comitato di vigilanza è del parere che la trasmissione automatica e sistematica delle relazioni finali in indagini archiviate senza follow-up non sia conforme a tali requisiti. Il comitato di vigilanza osserva che il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) ha dichiarato che «anche se il trasferimento di informazioni è previsto dalla normativa pertinente, tale trasferimento è legittimo solo se risponde a questi due requisiti aggiuntivi. Occorrerà valutare caso per caso se un determinato trasferimento soddisfi o meno tali condizioni. Di conseguenza, gli agenti dell'OLAF incaricati del follow-up dovranno applicare questa norma per ogni specifico trasferimento di dati. In questo modo si eviteranno inutili trasferimenti di informazioni nonché trasferimenti di informazioni a soggetti che non hanno le competenze adeguate. Per garantire il rispetto di questa norma, il GEPD suggerisce all'OLAF di mettere in atto una procedura che preveda l'inserimento nel fascicolo di una nota che stabilisca la necessità dei trasferimenti di dati che sono stati effettuati o lo saranno nell'ambito di un determinato caso» (22). |
| --- | --- |

16.

Il comitato di vigilanza è del parere che la trasmissione automatica e sistematica delle relazioni finali in indagini archiviate senza follow-up non sia conforme a tali requisiti. Il comitato di vigilanza osserva che il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) ha dichiarato che «anche se il trasferimento di informazioni è previsto dalla normativa pertinente, tale trasferimento è legittimo solo se risponde a questi due requisiti aggiuntivi. Occorrerà valutare caso per caso se un determinato trasferimento soddisfi o meno tali condizioni. Di conseguenza, gli agenti dell'OLAF incaricati del follow-up dovranno applicare questa norma per ogni specifico trasferimento di dati. In questo modo si eviteranno inutili trasferimenti di informazioni nonché trasferimenti di informazioni a soggetti che non hanno le competenze adeguate. Per garantire il rispetto di questa norma, il GEPD suggerisce all'OLAF di mettere in atto una procedura che preveda l'inserimento nel fascicolo di una nota che stabilisca la necessità dei trasferimenti di dati che sono stati effettuati o lo saranno nell'ambito di un determinato caso» (22).

| 17. | Il comitato di vigilanza ritiene che questa affermazione si applichi altresì ai casi archiviati senza follow-up. Pertanto, l'OLAF deve valutare caso per caso se un determinato trasferimento di dati personali alle istituzioni e agli organi dell'UE nei casi chiusi senza follow-up soddisfi tali requisiti. La valutazione della necessità del trasferimento può essere effettuata anche per una categoria specifica di fascicoli. Per esempio, è ragionevole credere che in alcuni casi la Commissione (o altra istituzione o organo) abbia bisogno di sapere quale azione ha svolto l'OLAF a seguito delle prime informazioni fornite da uno dei suoi servizi. Tuttavia, il comitato di vigilanza osserva che, in pratica, l'OLAF ha inviato la relazione finale, a prescindere dalla fonte di informazione, non solo alla Commissione ma anche ad altre istituzioni, in assenza di una richiesta specifica da parte loro e, di conseguenza, senza valutare la loro «necessità di sapere». |
| --- | --- |

17.

Il comitato di vigilanza ritiene che questa affermazione si applichi altresì ai casi archiviati senza follow-up. Pertanto, l'OLAF deve valutare caso per caso se un determinato trasferimento di dati personali alle istituzioni e agli organi dell'UE nei casi chiusi senza follow-up soddisfi tali requisiti. La valutazione della necessità del trasferimento può essere effettuata anche per una categoria specifica di fascicoli. Per esempio, è ragionevole credere che in alcuni casi la Commissione (o altra istituzione o organo) abbia bisogno di sapere quale azione ha svolto l'OLAF a seguito delle prime informazioni fornite da uno dei suoi servizi. Tuttavia, il comitato di vigilanza osserva che, in pratica, l'OLAF ha inviato la relazione finale, a prescindere dalla fonte di informazione, non solo alla Commissione ma anche ad altre istituzioni, in assenza di una richiesta specifica da parte loro e, di conseguenza, senza valutare la loro «necessità di sapere».

| 18. | Anche supponendo che i requisiti di cui sopra siano rispettati, le relazioni finali possono contenere dati personali non necessari per lo svolgimento dei compiti che rientrano nelle competenze del destinatario. Questo vale in particolare per i dati personali di denunzianti e informatori. A questo proposito, il comitato di vigilanza richiama l'attenzione sulla dichiarazione del GEPD in base alla quale la Commissione non ha bisogno di conoscere i dati personali dei denunzianti per poter adottare le misure necessarie per proteggere gli interessi finanziari dell'UE (23). L'OLAF non può quindi trasmettere queste relazioni senza proteggere i denunzianti, espungendo i loro dati personali. |
| --- | --- |

18.

Anche supponendo che i requisiti di cui sopra siano rispettati, le relazioni finali possono contenere dati personali non necessari per lo svolgimento dei compiti che rientrano nelle competenze del destinatario. Questo vale in particolare per i dati personali di denunzianti e informatori. A questo proposito, il comitato di vigilanza richiama l'attenzione sulla dichiarazione del GEPD in base alla quale la Commissione non ha bisogno di conoscere i dati personali dei denunzianti per poter adottare le misure necessarie per proteggere gli interessi finanziari dell'UE (23). L'OLAF non può quindi trasmettere queste relazioni senza proteggere i denunzianti, espungendo i loro dati personali.

| 19. | Il comitato di vigilanza osserva inoltre che l'articolo 27, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001 prevede che i trattamenti che possono presentare rischi specifici per i diritti e le libertà degli interessati, per la loro natura, oggetto o finalità siano soggetti a controllo preventivo da parte del garante europeo della protezione dei dati. L'elenco dei trattamenti che possono presentare tali rischi include i «trattamenti di dati relativi alla... e quelli relativi a sospetti, infrazioni, condanne penali o misure di sicurezza», nonché i «trattamenti destinati a valutare aspetti della personalità degli interessati, inclusi aspetti quali capacità, efficienza e comportamento» (24). Il comitato di vigilanza osserva che il GEPD ritiene che il comportamento dei funzionari dell'UE sia analizzato dall'OLAF nelle sue indagini interne; inoltre, il trattamento dei dati personali nel contesto di indagini amministrative interne da parte dell'OLAF potrebbe essere visto come un trattamento relativo a «... sospetti, infrazioni, condanne penali o misure di sicurezza» (25). Giacché il controllo preventivo da parte del GEPD sul trattamento dei dati personali nel quadro delle indagini interne o del trattamento dei dati sul «follow-up» non ha riguardato la questione specifica del trasferimento di relazioni finali redatte in seguito a indagini interne archiviate senza follow-up, il comitato di vigilanza ritiene che l'OLAF avrebbe dovuto informare il GEPD ai fini di un controllo preventivo e richiedere un suo parere. |
| --- | --- |

19.

Il comitato di vigilanza osserva inoltre che l'articolo 27, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001 prevede che i trattamenti che possono presentare rischi specifici per i diritti e le libertà degli interessati, per la loro natura, oggetto o finalità siano soggetti a controllo preventivo da parte del garante europeo della protezione dei dati. L'elenco dei trattamenti che possono presentare tali rischi include i «trattamenti di dati relativi alla... e quelli relativi a sospetti, infrazioni, condanne penali o misure di sicurezza», nonché i «trattamenti destinati a valutare aspetti della personalità degli interessati, inclusi aspetti quali capacità, efficienza e comportamento» (24). Il comitato di vigilanza osserva che il GEPD ritiene che il comportamento dei funzionari dell'UE sia analizzato dall'OLAF nelle sue indagini interne; inoltre, il trattamento dei dati personali nel contesto di indagini amministrative interne da parte dell'OLAF potrebbe essere visto come un trattamento relativo a «... sospetti, infrazioni, condanne penali o misure di sicurezza» (25). Giacché il controllo preventivo da parte del GEPD sul trattamento dei dati personali nel quadro delle indagini interne o del trattamento dei dati sul «follow-up» non ha riguardato la questione specifica del trasferimento di relazioni finali redatte in seguito a indagini interne archiviate senza follow-up, il comitato di vigilanza ritiene che l'OLAF avrebbe dovuto informare il GEPD ai fini di un controllo preventivo e richiedere un suo parere.

| 20. | Il comitato di vigilanza è preoccupato che questa trasmissione possa ledere i diritti dei soggetti coinvolti nelle indagini e di conseguenza indurli a presentare un ricorso per risarcimento danni dinanzi alla Corte di giustizia europea. Come dichiarato dal Tribunale dell'UE, le disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 e dell'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1073/1999, nonché l'obbligo di riservatezza che incombe all'OLAF ai sensi dell'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999, conferiscono diritti ai singoli sottoposti a un'indagine dell'OLAF (26). In caso di violazione di queste norme, la Commissione andrebbe incontro a una responsabilità extracontrattuale per comportamento illecito dell'OLAF, come è già accaduto in diverse occasioni. Tale conclusione sarebbe dannosa non solo per la Commissione ma, in particolare, per l'OLAF, la cui credibilità e reputazione verrebbero messe in discussione. |
| --- | --- |

20.

Il comitato di vigilanza è preoccupato che questa trasmissione possa ledere i diritti dei soggetti coinvolti nelle indagini e di conseguenza indurli a presentare un ricorso per risarcimento danni dinanzi alla Corte di giustizia europea. Come dichiarato dal Tribunale dell'UE, le disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 e dell'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1073/1999, nonché l'obbligo di riservatezza che incombe all'OLAF ai sensi dell'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999, conferiscono diritti ai singoli sottoposti a un'indagine dell'OLAF (26). In caso di violazione di queste norme, la Commissione andrebbe incontro a una responsabilità extracontrattuale per comportamento illecito dell'OLAF, come è già accaduto in diverse occasioni. Tale conclusione sarebbe dannosa non solo per la Commissione ma, in particolare, per l'OLAF, la cui credibilità e reputazione verrebbero messe in discussione.

| 21. | Inoltre, il comitato di vigilanza è preoccupato che questa prassi possa compromettere la riuscita delle indagini. Nella sua funzione di organismo investigativo per i casi interni, è fondamentale che l'OLAF goda di rispetto e di ampia fiducia per poter incoraggiare testimoni e denunzianti a farsi avanti e segnalare presunti casi di comportamenti fraudolenti o corrotti. Questa pratica di trasmissione delle relazioni minaccia direttamente la fiducia necessaria tra i potenziali testimoni e denunzianti ed è probabile che li dissuada dal farsi avanti e dall'aiutare l'OLAF. D'altra parte, è importante osservare che l'archiviazione di un'indagine senza follow-up può essere dipesa da fattori che potrebbero cambiare in futuro. In tal caso, se la relazione finale deve essere diffusa al di fuori dell'OLAF, una nuova potenziale indagine sulla stessa materia potrebbe venire inutilmente complicata. |
| --- | --- |

21.

Inoltre, il comitato di vigilanza è preoccupato che questa prassi possa compromettere la riuscita delle indagini. Nella sua funzione di organismo investigativo per i casi interni, è fondamentale che l'OLAF goda di rispetto e di ampia fiducia per poter incoraggiare testimoni e denunzianti a farsi avanti e segnalare presunti casi di comportamenti fraudolenti o corrotti. Questa pratica di trasmissione delle relazioni minaccia direttamente la fiducia necessaria tra i potenziali testimoni e denunzianti ed è probabile che li dissuada dal farsi avanti e dall'aiutare l'OLAF. D'altra parte, è importante osservare che l'archiviazione di un'indagine senza follow-up può essere dipesa da fattori che potrebbero cambiare in futuro. In tal caso, se la relazione finale deve essere diffusa al di fuori dell'OLAF, una nuova potenziale indagine sulla stessa materia potrebbe venire inutilmente complicata.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

| 22. | La trasmissione delle relazioni finali redatte in seguito a indagini interne archiviate senza follow-up può essere messa in discussione da una serie di aspetti puramente giuridici relativi sia al segreto d'ufficio sia a questioni relative alla protezione dei dati, come indicato in precedenza. Inoltre, questa prassi influenzerà inevitabilmente l'efficienza delle funzioni investigative dell'OLAF e, per lo meno, potrebbe dare alle altre istituzioni mezzi impropri per influenzare l'attività investigativa dell'OLAF, a scapito della fiducia dei cittadini nell'indipendenza dell'OLAF. |
| --- | --- |

22.

La trasmissione delle relazioni finali redatte in seguito a indagini interne archiviate senza follow-up può essere messa in discussione da una serie di aspetti puramente giuridici relativi sia al segreto d'ufficio sia a questioni relative alla protezione dei dati, come indicato in precedenza. Inoltre, questa prassi influenzerà inevitabilmente l'efficienza delle funzioni investigative dell'OLAF e, per lo meno, potrebbe dare alle altre istituzioni mezzi impropri per influenzare l'attività investigativa dell'OLAF, a scapito della fiducia dei cittadini nell'indipendenza dell'OLAF.

| 23. | Il comitato di vigilanza raccomanda vivamente all'OLAF di riconsiderare la sua decisione di trasmettere alle istituzioni, organi e organismi interessati le relazioni finali menzionate nel presente parere senza adottare tutte le misure necessarie per garantire che questa pratica sia conforme con il diritto dell'UE e non comprometta l'efficienza e l'indipendenza delle sue indagini. |
| --- | --- |

23.

Il comitato di vigilanza raccomanda vivamente all'OLAF di riconsiderare la sua decisione di trasmettere alle istituzioni, organi e organismi interessati le relazioni finali menzionate nel presente parere senza adottare tutte le misure necessarie per garantire che questa pratica sia conforme con il diritto dell'UE e non comprometta l'efficienza e l'indipendenza delle sue indagini.

---

(1)  Articolo 1 del regolamento (CE) n. 1073/1999.

1

(2)  Articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

2

(3)  Notifica della chiusura di un caso senza una lettera di follow-up.

3

(4)  Ciò era previsto nel Manuale OLAF — Procedure operative al punto 3.4.3.6.2, punto che è poi scomparso nella nuova versione del Manuale, aggiornata a luglio 2011.

4

(5)  Cfr. il verbale della riunione dei direttori del 23 giugno 2011.

5

(6)  Nota ARES (2011) 687782 del 27 giugno 2011: «Come sapete e come discusso nel corso dell'ultima riunione della stanza di compensazione, la Commissione non può accettare che, a partire da maggio 2010, l'OLAF cessi di inoltrare le relazioni finali delle indagini interne chiuse senza ulteriore seguito e relative ai propri servizi» (nostra traduzione).

6

(7)  Nota ARES (2011) 725801 del 5 luglio 2011.

7

(8)  La nota «in cui ho ricordato l'obbligo dell'OLAF di trasmettere, ai sensi del regolamento (CE) n. 1073/1999, tutte le relazioni finali delle indagini interne, ivi comprese quelle chiuse senza follow-up» (nostra traduzione).

8

(9)  Tuttavia, solo in due indagini la lettera che accompagna la relazione finale menziona esplicitamente tale articolo come base giuridica per la trasmissione.

9

(10)  Cfr. il parere del 23 giugno 2006 del Garante europeo della protezione dei dati su una notifica di controllo preventivo, ricevuto dal responsabile della protezione dei dati dell'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) in merito alle indagini interne dell'OLAF, caso 2005-418.

10

(11)  SEC(2003) 871, versione consolidata, 14.8.2003.

11

(12)  Articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

12

(13)  Articolo 1, paragrafo 3, dell'allegato IX dello statuto: «Qualora l'indagine dell'OLAF non sia stata in grado di dimostrare la fondatezza delle accuse a carico di un funzionario dell'istituzione, l'indagine stessa è archiviata per decisione del direttore dell'OLAF, che ne informa per iscritto il funzionario e la sua istituzione».

13

(14)  Decisione 1999/396/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 2 giugno 1999, riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari della Comunità [SEC(1999) 802], (GU L 149 del 16.6.1999, pag. 57). Per le altre istituzioni, si vedano le loro decisioni interne che attuano il modello di decisione dell'accordo interistituzionale.

14

(15)  Conformemente all'articolo 8, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999, la DG OLAF i membri del comitato di vigilanza vegliano sull'applicazione delle disposizioni del presente articolo [articolo 8] nonché degli ex articoli 286 e 287 del trattato CE.

15

(16)  Articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999: «Le informazioni comunicate o ottenute in qualsiasi forma nell'ambito di indagini interne sono coperte dal segreto d'Ufficio e godono della tutela concessa dalla normativa vigente per le istituzioni delle Comunità europee. In particolare, tali informazioni possono essere comunicate solo a coloro che, nelle istituzioni delle Comunità europee, ovvero degli Stati membri, sono tenuti a conoscerle in virtù delle loro funzioni, e non possono essere utilizzate per fini diversi dalla lotta contro le frodi, contro la corruzione e contro ogni altra attività illecita».

16

(17)  Cfr. anche il punto 19 del parere n. 5/2010 del comitato di vigilanza.

17

(18)  Cfr. anche la sentenza del Tribunale di primo grado, Nikolaou/Commissione, del 12 settembre 2007, causa T-259/03, punto 191.

18

Nikolaou/Commissione

(19)  Articolo 9, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

19

(20)  Articolo 7, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001. Cfr. anche il parere del Garante europeo della protezione dei dati sulle indagini interne citato in precedenza, punto 2.2.6.

20

(21)  Articolo 7, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

21

(22)  Cfr. il parere del 27 marzo 2007 del Garante europeo della protezione dei dati su una notifica di controllo preventivo, ricevuto dal responsabile della protezione dei dati dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) in merito al trattamento dei dati sul follow-up (disciplinare, amministrativo, giudiziario, finanziario), casi 2006-544, 2006-545, 2006-546, 2006-547, punto 2.2.6.

22

(23)  Cfr. il parere del GEPD sul memorandum d'intesa, caso 2009-011, punto 3.4. (Avis concernant une notification relative à un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de la Commission européenne à propos de la gestion des informations transmises par l'OLAF dans le cadre du Memorandum of Understanding). Il comitato di vigilanza rimanda inoltre alla dichiarazione della Corte europea dei diritti dell'uomo che afferma che la segnalazione da parte di un funzionario pubblico o di un impiegato del settore pubblico di un comportamento illecito o trasgressione sul posto di lavoro dovrà, in determinate circostanze, essere tutelata, in particolare laddove l'impiegato interessato sia parte di un piccolo gruppo di soggetti a conoscenza di quanto avviene sul posto di lavoro e si trovi dunque in una posizione privilegiata per agire nell'interesse pubblico (cfr. le seguenti sentenze: Guja/Moldova [GC], n. 14277/04, 12 febbraio 2008, punto 72; Marchenko/Ucraina, n. 4063/04, 19 febbraio 2009, punto 46; Heinisch/Germania, n. 28274/08, 21 luglio 2011, punto 63).

23

Guja/Moldova

Marchenko/Ucraina

Heinisch/Germania

(24)  Articolo 27, paragrafo 2, lettere a) e b), del regolamento (CE) n. 45/2001.

24

(25)  Cfr. il parere del GEPD sulle indagini interne citato in precedenza, punto 2.2.1.

25

(26)  Tribunale di primo grado Franchet e Byk/Commissione (n. 2), 8 luglio 2008, causa T-48/05, punto 218 e Nikolaou/Commissione, 12 settembre 2007, causa T-259/03, punto 210.

26

Franchet e Byk

Commissione

Nikolaou/Commissione

---