U.S. Department of Labor 

Wage and Hour Division 

Tài Liệu Số 21: Các Quy Định Về Lưu Giữ Sổ Sách, Hồ Sơ

Theo Ðạo Luật Tiêu Chuẩn Lao Ðộng Công Bằng (FLSA) 

Tài liệu này cung cấp thông tin tóm lược về Quy Định Lưu Giữ Sổ Sách, Hồ Sơ Theo Ðạo 

Luật FLSA, 29 CFR Phần 516. 

Những Sổ Sách, Hồ Sơ Chủ Nhân Cần Phải Lưu Giữ

Những Điểm Cần Chú Ý: Ðạo Luật FLSA ấn định mức lương tối thiểu, lương phụ trội 

(overtime), lưu giữ sổ sách, hồ sơ và các tiêu chuẩn về lao động của trẻ vị thành niên cho 

những việc tuyển dụng được chi phối bởi các điều khoản của Đạo Luật này. Trừ khi được 

đặc miễn, các nhân viên phải được trả lương ít nhất ở mức lương tối thiểu và được trả

không ít hơn 1.5 lần mức lương căn bản (regular rate) cho các giờ làm việc phụ trội 

(overtime). 

Bích Chương: Các chủ nhân phải dán một bích chương chính thức lược ghi các điều khoản 

của Ðạo Luật này, bích chương được cung cấp miễn phí tại các văn phòng địa phương của 

Sở Lương Bổng và Giờ Làm Việc và bằng cách gọi số điện thoại miễn phí 1-866-4USWAGE 

(1-866-487-9243). Bích chương này cũng có thể lấy được trên mạng lưới và in ra tại: 

http://www.dol.gov/osbp/sbrefa/poster/main.htm 

Các Sổ Sách, Hồ Sơ Nào Cần Phải Lưu Giữ: Mọi chủ nhân bị chi phối bởi Đạo Luật này 

phải lưu giữ một số dữ kiện của mỗi nhân viên không được miễn trừ. Ðạo Luật này không 

đòi hỏi phải dùng một mẫu hồ sơ cá biệt nào, nhưng đòi hỏi hồ sơ phải có một số thông 

tin nhận diện về nhân viên và dữ kiện về số giờ họ làm việc và số lương họ được lãnh. 

Đạo Luật này đòi hỏi những dữ kiện này phải chính xác. Sau đây là bảng liệt kê những dữ

kiện căn bản mà chủ nhân phải bảo quản: 

1 Họ tên và số an sinh xã hội của nhân viên 

2 Ðịa chỉ và luôn cả số vùng bưu điện 

3 Ngày sinh, nếu chưa tới 19 tuổi 

4 Giới tính và nghề nghiệp 

5 Giờ và ngày trong tuần khi tuần lễ làm việc của nhân viên bắt đầu 

6 Số giờ làm việc mỗi ngày 

7 Tổng số giờ làm việc mỗi tuần 

8 Căn bản dựa theo đó nhân viên được trả lương (thí dụ,“$9 một giờ”, “$440 một 

tuần”, “trả theo sản phẩm” (piece work)) 

9 Mức lương căn bản (regular rate) tính theo giờ

10 Tổng số lương bình thường (straight time) hàng ngày hoặc hàng tuần 

11 Tổng số lương phụ trội (overtime) trong tuần 

12 Tất cả các số tiền thêm vào hoặc khấu trừ đi từ tiền lương của nhân viên 

13 Tổng số tiền lương được trả cho mỗi kỳ lương 

14 Ngày trả lương và thời gian của kỳ lương 

Ghi Giữ Giờ Làm Việc Như Thế Nào: Chủ nhân có thể chọn bất cứ cách thức ghi giờ nào 

cũng được châp nhận, miễn là giờ giấc phải được ghi giữ đầy đủ và chính xác. 

Revised July 2007 

FS 21-VIET
 

 

 

 

 

 

Ví dụ, chủ nhân có thể sử dụng đồng hồ tính giờ, mướn một người để chuyên ghi giữ giờ

giấc làm việc của nhân viên, hoặc để nhân viên tự ghi giờ làm việc của mình vào hồ sơ. 

Sau đây là bản mẫu ghi giữ giờ làm việc để chủ nhân có thể bắt chước theo, nhưng không 

bắt buộc phải làm giống như vậy: 

THỨ NGÀY VÀO RA TỔNG SỐ GIỜ LÀM 

Tên Họ Nhân Viên: 

Chủ Nhật 5/2/93 ------- 

Thứ Hai 5/3/93 8:00 12:02 

1:00 5:03 8 

Thứ Ba 5/4/93 7:57 11:58 

1:00 5:00 8 

Thứ Tư 5/5/93 8:02 12:10

 1:06 5:05 8 

Thứ Năm 5/6/93 ------- 

Thứ Sáu 5/7/93 ------- 

Thứ Bảy 5/8/93 ------­

Tổng Số Giờ Làm Việc Trong Tuần 24 

Nhân Viên Làm Việc Theo Thời Khoá Biểu Cố Ðịnh: Nhiều nhân viên làm việc theo một 

thời khoá biểu cố định ít khi thay đổi. Chủ nhân có thể lưu giữ hồ sơ ghi rõ thời khoá biểu 

chính xác về số giờ làm việc hàng ngày và hàng tuần của nhân viên, và chỉ cần xác định 

rằng nhân viên quả thực đã làm việc theo đúng thời khoá biểu này. Khi một nhân viên 

Revised July 2007 
 

 

làm việc lâu hơn hoặc ngắn hơn thời gian ghi trên thời khoá biểu quy định, chủ nhân phải 

ghi lại số giờ nhân viên này đã thực sự làm trên một hồ sơ khác. 

Sổ Sách, Hồ Sơ Cần Phải Được Lưu Giữ Bao Lâu?: Mỗi chủ nhân cần phải lưu giữ các sổ

sách trả lương, các hợp đồng với nghiệp đoàn và các hồ sơ mua bán tối thiểu là 3 năm. 

Những sổ sách, hồ sơ là căn bản để tính lương bổng phải được lưu giữ 2 năm, nghĩa là, 

các thẻ bấm giờ và các giấy ghi số đơn vị công việc đã hoàn tất (piece work ticket), bảng 

lương, thời khoá biểu làm việc, và hồ sơ về các khoản trả thêm hay khấu trừ vào lương 

bổng. Các sổ sách, hồ sơ này phải chuẩn bị sẵn sàng để trình bày khi các đại diện của Sở

Lương Bổng và Giờ Giấc đến thanh tra; họ có thể yêu cầu chủ nhân bổ xung thêm các chi 

tiết, triển khai thêm các dữ kiện trong các sổ sách, hồ sơ, làm tính toán, hoặc sao chép 

lại các dữ kiện trong các sổ sách, hồ sơ cho họ. Các sổ sách, hồ sơ này có thể được lưu 

giữ tại chỗ làm việc hoặc ở văn phòng chính, nơi lưu giữ tất cả các sổ sách, hồ sơ. 

Nơi Thu Thập Thêm Thông Tin 

Ấn phẩm này cung cấp thông tin tổng quát và không thể đụ̉ỏc xem như cùng trong một ý 

nghĩa với những lời tuyên bố chính thức có thẩm quyền được nêu trong qui luật. 

Ðể thu thập thêm thông tin, xin vào trang mạng Wage-Hour của chúng tôi: 

http://www.wagehour.dol.gov và/hoặc gọi số điện thoại miễn phí của chúng tôi về

thông tin và giúp đỡ 1-866-4USWAGE (1-866-487-9243), từ 8 giờ sáng đến 5 giờ

chiều, giờ địa phương. 

U.S. Department of Labor 

Frances Perkins Building 

200 Constitution Avenue, NW 

Washington, DC 20210 

Revised July 2007 

WHD Fact Sheet #21 

Recordkeeping Requirements under the Fair Labor Standards Act (FLSA)