# Gazzetta ufficiale L 287/2020

| | ISSN 1977-0707 |
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| Gazzetta ufficiale
  dell’Unione europea | L 287 |
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| Edizione in lingua italiana | Legislazione | 63° anno2 settembre 2020 |

ISSN 1977-0707

Gazzetta ufficiale

dell’Unione europea

L 287

Edizione in lingua italiana

Legislazione

63° anno2 settembre 2020

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| Sommario | | II   Atti non legislativi | pagina |
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| | | REGOLAMENTI INTERNI E DI PROCEDURA |
| | * | Decisione del collegio 2020-04, del 15 luglio 2020, sulle norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito del funzionamento di Eurojust | 1 |

Sommario

II   Atti non legislativi

pagina

REGOLAMENTI INTERNI E DI PROCEDURA

*

Decisione del collegio 2020-04, del 15 luglio 2020, sulle norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito del funzionamento di Eurojust

1

| IT | Gli atti i cui titoli sono stampati in caratteri chiari appartengono alla gestione corrente. Essi sono adottati nel quadro della politica agricola ed hanno generalmente una durata di validità limitata.
  I titoli degli altri atti sono stampati in grassetto e preceduti da un asterisco. |
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IT

Gli atti i cui titoli sono stampati in caratteri chiari appartengono alla gestione corrente. Essi sono adottati nel quadro della politica agricola ed hanno generalmente una durata di validità limitata.

I titoli degli altri atti sono stampati in grassetto e preceduti da un asterisco.

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II Atti non legislativi

REGOLAMENTI INTERNI E DI PROCEDURA

| 2.9.2020 | IT | Gazzetta ufficiale dell’Unione europea | L 287/1 |
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2.9.2020

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

L 287/1

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DECISIONE DEL COLLEGIO 2020-04

del 15 luglio 2020

sulle norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito del funzionamento di Eurojust

IL COLLEGIO DI EUROJUST,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1) (in appresso «il regolamento»), in particolare l’articolo 25,

visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati («GEPD») del 25 giugno 2020,

considerando quanto segue:

| (1) | Eurojust ha il potere di effettuare indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione conformemente allo statuto dei funzionari dell’Unione europea e al regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea, previsti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio («statuto dei funzionari») (2), e alla decisione di Eurojust, del 23 settembre 2013, che stabilisce le disposizioni generali d’attuazione concernenti le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari. Laddove necessario, Eurojust notifica anche i casi all’OLAF in conformità della decisione 2020-03 del collegio, del 15 luglio 2020, riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne a Eurojust in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione. |
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(1)

Eurojust ha il potere di effettuare indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione conformemente allo statuto dei funzionari dell’Unione europea e al regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea, previsti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio («statuto dei funzionari») (2), e alla decisione di Eurojust, del 23 settembre 2013, che stabilisce le disposizioni generali d’attuazione concernenti le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari. Laddove necessario, Eurojust notifica anche i casi all’OLAF in conformità della decisione 2020-03 del collegio, del 15 luglio 2020, riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne a Eurojust in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione.

| (2) | I membri del personale di Eurojust hanno l’obbligo di comunicare le possibili attività illecite, comprese la frode e la corruzione, che sono lesive degli interessi dell’Unione. I membri del personale sono tenuti inoltre a segnalare una condotta in rapporto con l’esercizio di incarichi professionali che possa costituire una grave mancanza agli obblighi dei funzionari dell’Unione. L’obbligo di cui sopra è disciplinato dalla decisione 2019-02 del collegio, del 29 gennaio 2019, sugli orientamenti di Eurojust in materia di denunce di irregolarità. |
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(2)

I membri del personale di Eurojust hanno l’obbligo di comunicare le possibili attività illecite, comprese la frode e la corruzione, che sono lesive degli interessi dell’Unione. I membri del personale sono tenuti inoltre a segnalare una condotta in rapporto con l’esercizio di incarichi professionali che possa costituire una grave mancanza agli obblighi dei funzionari dell’Unione. L’obbligo di cui sopra è disciplinato dalla decisione 2019-02 del collegio, del 29 gennaio 2019, sugli orientamenti di Eurojust in materia di denunce di irregolarità.

| (3) | Eurojust ha definito una politica per prevenire e gestire in modo efficace i casi reali o potenziali di molestie psicologiche o sessuali sul luogo di lavoro, come previsto nella sua decisione, del 31 gennaio 2012, sulla politica di Eurojust in materia di dignità della persona e di prevenzione di molestie psicologiche e sessuali. La decisione definisce una procedura informale in base alla quale la presunta vittima di molestie può contattare consulenti di fiducia in seno a Eurojust. |
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(3)

Eurojust ha definito una politica per prevenire e gestire in modo efficace i casi reali o potenziali di molestie psicologiche o sessuali sul luogo di lavoro, come previsto nella sua decisione, del 31 gennaio 2012, sulla politica di Eurojust in materia di dignità della persona e di prevenzione di molestie psicologiche e sessuali. La decisione definisce una procedura informale in base alla quale la presunta vittima di molestie può contattare consulenti di fiducia in seno a Eurojust.

| (4) | Eurojust può anche svolgere indagini sulle presunte violazioni delle norme di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE («ICUE»), in base alla decisione 2016-4 del collegio, del 22 marzo 2016, che adotta le norme di sicurezza di Eurojust, modificata dalla decisione 2016-24 del collegio, del 13 dicembre 2016. |
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(4)

Eurojust può anche svolgere indagini sulle presunte violazioni delle norme di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE («ICUE»), in base alla decisione 2016-4 del collegio, del 22 marzo 2016, che adotta le norme di sicurezza di Eurojust, modificata dalla decisione 2016-24 del collegio, del 13 dicembre 2016.

| (5) | Eurojust è soggetto ad audit sia interni sia esterni relativi alle sue attività. |
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(5)

Eurojust è soggetto ad audit sia interni sia esterni relativi alle sue attività.

| (6) | Nell’ambito di tali indagini amministrative, audit e indagini, Eurojust collabora con le altre istituzioni, gli altri organi e organismi dell’Unione. |
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(6)

Nell’ambito di tali indagini amministrative, audit e indagini, Eurojust collabora con le altre istituzioni, gli altri organi e organismi dell’Unione.

| (7) | Eurojust può collaborare con le autorità nazionali di paesi terzi e le organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa. |
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(7)

Eurojust può collaborare con le autorità nazionali di paesi terzi e le organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa.

| (8) | Eurojust può anche collaborare con le autorità pubbliche degli Stati membri dell’UE, su loro richiesta o di propria iniziativa. |
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(8)

Eurojust può anche collaborare con le autorità pubbliche degli Stati membri dell’UE, su loro richiesta o di propria iniziativa.

| (9) | Eurojust è coinvolto nelle cause dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea per adire la stessa Corte o per difendere le proprie decisioni o, ancora, intervenire nei casi pertinenti ai propri compiti. In tale contesto, Eurojust può dover salvaguardare la riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti. |
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(9)

Eurojust è coinvolto nelle cause dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea per adire la stessa Corte o per difendere le proprie decisioni o, ancora, intervenire nei casi pertinenti ai propri compiti. In tale contesto, Eurojust può dover salvaguardare la riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti.

| (10) | Per adempiere ai propri compiti, Eurojust raccoglie e tratta informazioni e varie categorie di dati personali, tra cui i dati identificativi di persone fisiche (ad esempio nome, cognome, data di nascita ecc.), i recapiti (ad esempio indirizzo di casa, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica ecc.), i ruoli e i compiti professionali, le informazioni relative a comportamenti e prestazioni nell’ambito privato e professionale (dati comportamentali che possono essere pertinenti e strettamente limitati ai fini di indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattamento di denunce di irregolarità e altri procedimenti analoghi in corso) nonché i dati finanziari. Eurojust funge da titolare del trattamento. |
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(10)

Per adempiere ai propri compiti, Eurojust raccoglie e tratta informazioni e varie categorie di dati personali, tra cui i dati identificativi di persone fisiche (ad esempio nome, cognome, data di nascita ecc.), i recapiti (ad esempio indirizzo di casa, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica ecc.), i ruoli e i compiti professionali, le informazioni relative a comportamenti e prestazioni nell’ambito privato e professionale (dati comportamentali che possono essere pertinenti e strettamente limitati ai fini di indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattamento di denunce di irregolarità e altri procedimenti analoghi in corso) nonché i dati finanziari. Eurojust funge da titolare del trattamento.

| (11) | Come stabilito nel regolamento, Eurojust è tenuto ad adempiere all’obbligo di fornire informazioni agli interessati in relazione alle suddette attività di trattamento e a rispettare i diritti degli stessi interessati. |
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(11)

Come stabilito nel regolamento, Eurojust è tenuto ad adempiere all’obbligo di fornire informazioni agli interessati in relazione alle suddette attività di trattamento e a rispettare i diritti degli stessi interessati.

| (12) | Eurojust può essere anche tenuto a conciliare tali diritti con gli obiettivi delle indagini amministrative, degli audit, delle indagini e dei procedimenti giudiziari. Può essere necessario conciliare i diritti di un interessato con i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati. A tal fine, l’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 prevede, a condizioni rigorose, che Eurojust abbia la possibilità di limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22, degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 20. A meno che un atto giuridico adottato sulla base dei trattati non preveda limitazioni, è necessaria l’adozione di norme interne in base alle quali Eurojust è autorizzato a limitare tali diritti. |
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(12)

Eurojust può essere anche tenuto a conciliare tali diritti con gli obiettivi delle indagini amministrative, degli audit, delle indagini e dei procedimenti giudiziari. Può essere necessario conciliare i diritti di un interessato con i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati. A tal fine, l’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 prevede, a condizioni rigorose, che Eurojust abbia la possibilità di limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22, degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 20. A meno che un atto giuridico adottato sulla base dei trattati non preveda limitazioni, è necessaria l’adozione di norme interne in base alle quali Eurojust è autorizzato a limitare tali diritti.

| (13) | Eurojust potrebbe in particolare avere la necessità di limitare le informazioni che fornisce a un interessato sul trattamento dei suoi dati personali nella fase di valutazione preliminare di un’indagine amministrativa o durante l’indagine stessa, prima di un’eventuale archiviazione del caso o di una fase predisciplinare. In determinate circostanze, fornire tali informazioni potrebbe seriamente compromettere la facoltà di Eurojust di condurre un’indagine efficace, ogniqualvolta, per esempio, vi sia il rischio che l’interessato possa distruggere prove o interferire con potenziali testimoni prima che siano ascoltati. Eurojust potrebbe inoltre avere la necessità di tutelare i diritti e le libertà dei testimoni nonché quelli di altre persone coinvolte. |
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(13)

Eurojust potrebbe in particolare avere la necessità di limitare le informazioni che fornisce a un interessato sul trattamento dei suoi dati personali nella fase di valutazione preliminare di un’indagine amministrativa o durante l’indagine stessa, prima di un’eventuale archiviazione del caso o di una fase predisciplinare. In determinate circostanze, fornire tali informazioni potrebbe seriamente compromettere la facoltà di Eurojust di condurre un’indagine efficace, ogniqualvolta, per esempio, vi sia il rischio che l’interessato possa distruggere prove o interferire con potenziali testimoni prima che siano ascoltati. Eurojust potrebbe inoltre avere la necessità di tutelare i diritti e le libertà dei testimoni nonché quelli di altre persone coinvolte.

| (14) | Potrebbe essere necessario tutelare l’anonimato di un testimone o di un informatore che abbia chiesto di non essere identificato. In tal caso, Eurojust può decidere di limitare l’accesso all’identità, alle dichiarazioni e agli altri dati personali di dette persone, al fine di tutelarne i diritti e le libertà. |
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(14)

Potrebbe essere necessario tutelare l’anonimato di un testimone o di un informatore che abbia chiesto di non essere identificato. In tal caso, Eurojust può decidere di limitare l’accesso all’identità, alle dichiarazioni e agli altri dati personali di dette persone, al fine di tutelarne i diritti e le libertà.

| (15) | Potrebbe essere necessario tutelare le informazioni riservate riguardanti un membro del personale che ha contattato i consulenti di fiducia di Eurojust nell’ambito di una procedura per molestie. In tali casi, Eurojust potrebbe dover limitare l’accesso all’identità, alle dichiarazioni e ad altri dati personali della presunta vittima, del presunto autore delle molestie e di altre persone coinvolte, al fine di tutelare i diritti e le libertà di tutte le persone interessate. |
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(15)

Potrebbe essere necessario tutelare le informazioni riservate riguardanti un membro del personale che ha contattato i consulenti di fiducia di Eurojust nell’ambito di una procedura per molestie. In tali casi, Eurojust potrebbe dover limitare l’accesso all’identità, alle dichiarazioni e ad altri dati personali della presunta vittima, del presunto autore delle molestie e di altre persone coinvolte, al fine di tutelare i diritti e le libertà di tutte le persone interessate.

| (16) | Eurojust dovrebbe applicare le limitazioni solo qualora rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali, siano strettamente necessarie e costituiscano una misura proporzionata in una società democratica. Eurojust dovrebbe spiegare la motivazione di tali limitazioni. |
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(16)

Eurojust dovrebbe applicare le limitazioni solo qualora rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali, siano strettamente necessarie e costituiscano una misura proporzionata in una società democratica. Eurojust dovrebbe spiegare la motivazione di tali limitazioni.

| (17) | Conformemente al principio di responsabilità, Eurojust dovrebbe tenere un registro dell’applicazione delle limitazioni. |
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(17)

Conformemente al principio di responsabilità, Eurojust dovrebbe tenere un registro dell’applicazione delle limitazioni.

| (18) | In sede di trattamento dei dati personali scambiati con altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, Eurojust e tali organizzazioni dovrebbero consultarsi in merito ai potenziali motivi per l’imposizione di limitazioni e alla necessità e proporzionalità delle stesse, salvo che ciò pregiudichi le attività di Eurojust. |
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(18)

In sede di trattamento dei dati personali scambiati con altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, Eurojust e tali organizzazioni dovrebbero consultarsi in merito ai potenziali motivi per l’imposizione di limitazioni e alla necessità e proporzionalità delle stesse, salvo che ciò pregiudichi le attività di Eurojust.

| (19) | L’articolo 25, paragrafo 6, del regolamento impone al titolare del trattamento l’obbligo di informare gli interessati dei principali motivi della limitazione e del loro diritto di proporre reclamo presso il GEPD. |
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(19)

L’articolo 25, paragrafo 6, del regolamento impone al titolare del trattamento l’obbligo di informare gli interessati dei principali motivi della limitazione e del loro diritto di proporre reclamo presso il GEPD.

| (20) | A norma dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento, Eurojust ha il diritto di rinviare, omettere o negare la comunicazione delle informazioni sui motivi dell’applicazione di una limitazione all’interessato qualora, in qualsiasi modo, essa annulli l’effetto della limitazione stessa. Eurojust dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annullerebbe l’effetto. |
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(20)

A norma dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento, Eurojust ha il diritto di rinviare, omettere o negare la comunicazione delle informazioni sui motivi dell’applicazione di una limitazione all’interessato qualora, in qualsiasi modo, essa annulli l’effetto della limitazione stessa. Eurojust dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annullerebbe l’effetto.

| (21) | Eurojust dovrebbe revocare la limitazione non appena le condizioni che la giustificano non siano più in essere e valutare periodicamente tali condizioni. |
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(21)

Eurojust dovrebbe revocare la limitazione non appena le condizioni che la giustificano non siano più in essere e valutare periodicamente tali condizioni.

| (22) | Per garantire la massima tutela dei diritti e delle libertà degli interessati e in conformità dell’articolo 44, paragrafo 1, del regolamento, il responsabile della protezione dei dati (RPD) dovrebbe essere consultato a tempo debito in merito alle eventuali limitazioni che possono essere applicate e verificare se siano conformi alla presente decisione. |
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(22)

Per garantire la massima tutela dei diritti e delle libertà degli interessati e in conformità dell’articolo 44, paragrafo 1, del regolamento, il responsabile della protezione dei dati (RPD) dovrebbe essere consultato a tempo debito in merito alle eventuali limitazioni che possono essere applicate e verificare se siano conformi alla presente decisione.

| (23) | L’articolo 16, paragrafo 5, e l’articolo 17, paragrafo 4, del regolamento prevedono deroghe al diritto di informazione e al diritto di accesso degli interessati. Se si applicano tali deroghe, Eurojust non è tenuto ad applicare una limitazione ai sensi della presente decisione, |
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(23)

L’articolo 16, paragrafo 5, e l’articolo 17, paragrafo 4, del regolamento prevedono deroghe al diritto di informazione e al diritto di accesso degli interessati. Se si applicano tali deroghe, Eurojust non è tenuto ad applicare una limitazione ai sensi della presente decisione,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Oggetto e ambito d’applicazione

1.   La presente decisione definisce le norme relative alle condizioni alle quali Eurojust può limitare l’applicazione dell’articolo 4, degli articoli da 14 a 22 nonché 35 e 36, in base all’articolo 25 del regolamento.

2.   Fatte salve le condizioni stabilite in questa decisione, le limitazioni si possono applicare ai seguenti diritti: comunicazione di informazioni agli interessati, diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato o riservatezza delle comunicazioni elettroniche.

3.   La presente decisione si applica al trattamento dei dati personali da parte di Eurojust nella misura in cui esso tratta i dati personali per finalità inerenti a indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattamento di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di molestie, reclami interni ed esterni, svolgimento di audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini sulla sicurezza (informatica) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).

4.   Le categorie di dati personali interessate dalla presente decisione comprendono dati identificativi, comportamentali e finanziari.

5.   Eurojust, in qualità di titolare del trattamento, è rappresentato dal direttore amministrativo.

Articolo 2

Limitazioni

1.   Eurojust può limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22, degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4, nella misura in cui le proprie disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 20:

| a) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento, quando svolge indagini amministrative e avvia procedure predisciplinari, disciplinari e di sospensione ai sensi dell’articolo 86 e dell’allegato IX dello statuto dei funzionari nonché della propria decisione, del 23 settembre 2013, che stabilisce le disposizioni generali d’attuazione concernenti le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari, e quando notifica casi all’OLAF; |
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a)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento, quando svolge indagini amministrative e avvia procedure predisciplinari, disciplinari e di sospensione ai sensi dell’articolo 86 e dell’allegato IX dello statuto dei funzionari nonché della propria decisione, del 23 settembre 2013, che stabilisce le disposizioni generali d’attuazione concernenti le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari, e quando notifica casi all’OLAF;

| b) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando garantisce che i membri del proprio personale possano segnalare in via riservata fatti laddove ritengano che vi siano gravi irregolarità, come disciplinato dalla decisione 2019-02 del collegio, del 29 gennaio 2019, sugli orientamenti di Eurojust in materia di denunce di irregolarità; |
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b)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando garantisce che i membri del proprio personale possano segnalare in via riservata fatti laddove ritengano che vi siano gravi irregolarità, come disciplinato dalla decisione 2019-02 del collegio, del 29 gennaio 2019, sugli orientamenti di Eurojust in materia di denunce di irregolarità;

| c) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando garantisce che i membri del proprio personale possano effettuare segnalazioni in via riservata ai consulenti di fiducia nell’ambito di una procedura per molestie ai sensi della propria decisione, del 31 gennaio 2012, sulla politica di Eurojust in materia di tutela della dignità della persona e di prevenzione di molestie psicologiche e sessuali; |
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c)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando garantisce che i membri del proprio personale possano effettuare segnalazioni in via riservata ai consulenti di fiducia nell’ambito di una procedura per molestie ai sensi della propria decisione, del 31 gennaio 2012, sulla politica di Eurojust in materia di tutela della dignità della persona e di prevenzione di molestie psicologiche e sessuali;

| d) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando svolge audit interni in relazione a tutte le proprie attività e servizi; |
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d)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando svolge audit interni in relazione a tutte le proprie attività e servizi;

| e) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), d), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione, nel contesto delle attività di cui alle lettere da a) a d) del presente paragrafo e ai sensi dei pertinenti accordi sul livello dei servizi, memorandum d’intesa e accordi di cooperazione; |
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e)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), d), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione, nel contesto delle attività di cui alle lettere da a) a d) del presente paragrafo e ai sensi dei pertinenti accordi sul livello dei servizi, memorandum d’intesa e accordi di cooperazione;

| f) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità nazionali di paesi terzi e organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa; |
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f)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità nazionali di paesi terzi e organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa;

| g) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità pubbliche degli Stati membri dell’UE, su loro richiesta o di propria iniziativa; |
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g)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorità pubbliche degli Stati membri dell’UE, su loro richiesta o di propria iniziativa;

| h) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera e), del regolamento, quando tratta i dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea; |
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h)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera e), del regolamento, quando tratta i dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea;

| i) | a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera i), del regolamento, quando il trattamento dei dati personali è necessario per l’esecuzione delle azioni civili. |
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i)

a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera i), del regolamento, quando il trattamento dei dati personali è necessario per l’esecuzione delle azioni civili.

2.   Eventuali limitazioni rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali e rappresentano una misura necessaria e proporzionata in una società democratica.

3.   Prima dell’applicazione di eventuali limitazioni è effettuata, caso per caso, una verifica della necessità e della proporzionalità della misura. Le limitazioni sono circoscritte a quanto strettamente necessario per conseguire i loro obiettivi.

4.   Eurojust redige, a fini di rendicontazione, un resoconto delle motivazioni alla base delle limitazioni attuate, quali motivi trovano applicazione tra quelli elencati al paragrafo 1 e l’esito della verifica della necessità e della proporzionalità. Tali resoconti fanno parte di un registro, che deve essere messo a disposizione del GEPD su richiesta. Eurojust elabora relazioni periodiche sull’applicazione dell’articolo 25 del regolamento.

5.   In sede di trattamento dei dati personali ricevuti da altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, Eurojust consulta tali organizzazioni sui potenziali motivi per l’imposizione di limitazioni e sulla necessità e proporzionalità delle stesse, salvo che ciò pregiudichi le proprie attività.

Articolo 3

Rischi per i diritti e le libertà degli interessati

1.   Le valutazioni dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall’imposizione di limitazioni e i dettagli del periodo di applicazione di tali limitazioni sono riportati nel registro delle pertinenti attività di trattamento tenuto da Eurojust a norma dell’articolo 31 del regolamento. Tali elementi sono inoltre riportati nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati relative a tali limitazioni basate sull’articolo 39 del regolamento.

2.   Qualora valuti la necessità e la proporzionalità di una limitazione, Eurojust considera i potenziali rischi per i diritti e le libertà dell’interessato. Qualora consideri di applicare una limitazione, Eurojust valuta il rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, in particolare rispetto al rischio per i diritti e le libertà degli altri interessati e al rischio di annullare gli effetti delle proprie indagini o procedure, ad esempio distruggendo gli elementi di prova. I rischi per i diritti e le libertà dell’interessato riguardano principalmente, ma non esclusivamente, i rischi legati alla reputazione e i rischi per il diritto di difesa e il diritto di essere ascoltato.

Articolo 4

Periodi di conservazione e garanzie

1.   Eurojust mette in atto garanzie per prevenire gli abusi e l’accesso o il trasferimento illeciti di dati personali che sono o possono essere soggetti a limitazioni. Tali garanzie, che includono misure tecniche e organizzative, sono specificate, ove necessario, nelle decisioni, procedure e norme di attuazione interne di Eurojust. Tra le garanzie figurano:

| a) | una definizione chiara dei ruoli, delle responsabilità e delle fasi procedurali; |
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a)

una definizione chiara dei ruoli, delle responsabilità e delle fasi procedurali;

| b) | la memorizzazione di tutti i dati elettronici in una applicazione informatica sicura che impedisce l’accesso o il trasferimento illeciti o accidentali di tali dati elettronici a persone non autorizzate conformemente agli standard di sicurezza di Eurojust e in specifiche cartelle elettroniche accessibili unicamente al personale autorizzato. Sono disposti appropriati livelli di accesso su base individuale; |
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b)

la memorizzazione di tutti i dati elettronici in una applicazione informatica sicura che impedisce l’accesso o il trasferimento illeciti o accidentali di tali dati elettronici a persone non autorizzate conformemente agli standard di sicurezza di Eurojust e in specifiche cartelle elettroniche accessibili unicamente al personale autorizzato. Sono disposti appropriati livelli di accesso su base individuale;

| c) | la conservazione dei documenti cartacei in armadi sicuri e accessibili soltanto al personale autorizzato; |
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c)

la conservazione dei documenti cartacei in armadi sicuri e accessibili soltanto al personale autorizzato;

| d) | il debito monitoraggio delle limitazioni e una revisione periodica della loro applicazione; |
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d)

il debito monitoraggio delle limitazioni e una revisione periodica della loro applicazione;

| e) | l’obbligo della riservatezza per tutte le persone che hanno accesso ai dati. |
| --- | --- |

e)

l’obbligo della riservatezza per tutte le persone che hanno accesso ai dati.

Le revisioni di cui alla lettera d) sono effettuate almeno ogni sei mesi.

2.   Le limitazioni sono revocate non appena le condizioni che le giustificano cessino di sussistere.

3.   Il periodo di conservazione dei dati personali di cui all’articolo 1, paragrafo 4, non deve essere più lungo di quanto necessario e opportuno per le finalità del trattamento. I dati sono ritenuti conformemente alle norme di Eurojust applicabili in materia di conservazione di cui all’articolo 18 e all’allegato del regolamento interno relativo al trattamento e alla protezione dei dati personali presso Eurojust (3), che devono essere definite nei registri relativi alla protezione dei dati tenuti a norma dell’articolo 31 del regolamento. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali sono cancellati, resi anonimi o trasferiti agli archivi ai sensi dell’articolo 13 del regolamento.

Articolo 5

Coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati

1.   Il RPD presso Eurojust è informato senza indebito ritardo ogniqualvolta i diritti dell’interessato siano soggetti a limitazione in conformità della presente decisione. Al RPD è dato accesso ai relativi registri e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.

2.   Il RPD presso Eurojust può chiedere di riesaminare l’applicazione di una limitazione. Eurojust informa per iscritto il proprio RPD circa l’esito del riesame.

3.   Eurojust documenta la partecipazione del RPD per quanto riguarda l’applicazione delle limitazioni, comprese quali informazioni sono state con questi condivise.

Articolo 6

Informazione degli interessati in merito alle limitazioni dei loro diritti

1.   Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati pubblicate sul proprio sito Internet/Intranet, Eurojust include una sezione relativa alle informazioni generali a uso degli interessati sulle potenziali limitazioni di tutti i loro diritti di cui all’articolo 2, paragrafo 1. Tali informazioni riguardano i diritti che possono essere oggetto di limitazioni, i motivi per cui possono essere applicate tali limitazioni e la durata potenziale delle stesse.

2.   Eurojust, senza indebito ritardo e per iscritto, informa i singoli interessati in merito alle limitazioni presenti o future dei loro diritti. Eurojust informa gli interessati in merito ai principali motivi sui quali si basa l’applicazione della limitazione, al loro diritto di consultare il RPD al fine di impugnare la limitazione e al loro diritto di proporre reclamo presso il GEPD.

3.   Eurojust può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi di una limitazione e del diritto di proporre reclamo presso il GEPD soltanto nella misura in cui tale comunicazione annullerebbe l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso. Nel momento in cui l’effetto della limitazione non possa essere annullato, Eurojust fornisce le informazioni all’interessato.

Articolo 7

Comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato

1.   Qualora abbia l’obbligo di comunicare una violazione dei dati a norma dell’articolo 35, paragrafo 1, del regolamento, Eurojust può, in circostanze eccezionali, limitare tale comunicazione in tutto o in parte. Eurojust documenta in una nota i motivi della limitazione, il suo motivo giuridico conformemente all’articolo 2 e una valutazione della sua necessità e proporzionalità. La nota è trasmessa al GEPD al momento della notifica della violazione dei dati personali.

2.   Qualora cessino di sussistere i motivi della limitazione, Eurojust comunica la violazione dei dati personali all’interessato e lo informa in merito ai principali motivi della limitazione e al suo diritto di proporre reclamo presso il GEPD.

Articolo 8

Riservatezza delle comunicazioni elettroniche

1.   In circostanze eccezionali, Eurojust può limitare il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 36 del regolamento. Tali limitazioni sono conformi alla direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (4).

2.   Laddove limiti il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche, Eurojust informa l’interessato, nella risposta a una sua richiesta, dei principali motivi sui quali si basa l’applicazione della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo presso il GEPD.

3.   Eurojust può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi di una limitazione e del diritto di proporre reclamo presso il GEPD soltanto nella misura in cui tale comunicazione annullerebbe l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso.

Articolo 9

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

Fatto a L’Aia, il 15 luglio 2020

Per il collegio di Eurojust

Ladislav HAMRAN

Presidente di Eurojust

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(1)  
  GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39.

1

(2)  Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1).

2

(3)  Regolamento interno relativo al trattamento e alla protezione dei dati personali presso Eurojust (GU L 50 del 24.2.2020, pag. 10).

3

(4)  Direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche) (GU L 201 del 31.7.2002, pag. 37).

4

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