# Službeni list L 112I/2019

| | ISSN 1977-0847 |
| --- | --- |
| Službeni list
  Europske unije | L 112I |
| | |
| Hrvatsko izdanje | Zakonodavstvo | Godište 62.26. travnja 2019. |

ISSN 1977-0847

Službeni list

Europske unije

L 112I

Hrvatsko izdanje

Zakonodavstvo

Godište 62.26. travnja 2019.

---

| Sadržaj | | II.   Nezakonodavni akti | Stranica |
| --- | --- | --- | --- |
| | | POSLOVNICI |
| | * | Odluka Europske investicijske banke od 26. veljače 2019. o utvrđivanju internih pravila koja se odnose na obradu osobnih podataka koju provodi Uprava za kadrovske poslove Europske investicijske banke u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničavanjem nekih njihovih prava | 1 |

Sadržaj

II.   Nezakonodavni akti

Stranica

POSLOVNICI

*

Odluka Europske investicijske banke od 26. veljače 2019. o utvrđivanju internih pravila koja se odnose na obradu osobnih podataka koju provodi Uprava za kadrovske poslove Europske investicijske banke u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničavanjem nekih njihovih prava

1

| HR | Akti čiji su naslovi tiskani običnim slovima su oni koji se odnose na svakodnevno upravljanje poljoprivrednim pitanjima, a općenito vrijede ograničeno razdoblje.
  Naslovi svih drugih akata tiskani su masnim slovima, a prethodi im zvjezdica. |
| --- | --- |

HR

Akti čiji su naslovi tiskani običnim slovima su oni koji se odnose na svakodnevno upravljanje poljoprivrednim pitanjima, a općenito vrijede ograničeno razdoblje.

Naslovi svih drugih akata tiskani su masnim slovima, a prethodi im zvjezdica.

---

II. Nezakonodavni akti

POSLOVNICI

| 26.4.2019 | HR | Službeni list Europske unije | LI 112/1 |
| --- | --- | --- | --- |

26.4.2019

HR

Službeni list Europske unije

LI 112/1

---

ODLUKA EUROPSKE INVESTICIJSKE BANKE

od 26. veljače 2019.

o utvrđivanju internih pravila koja se odnose na obradu osobnih podataka koju provodi Uprava za kadrovske poslove Europske investicijske banke u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničavanjem nekih njihovih prava

EUROPSKA INVESTICIJSKA BANKA („EIB”),

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 309.,

uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ,

budući da:

Prema članku 38. EIB-ovog Pravilnika o osoblju I. i II. mogu se donositi stegovne mjere protiv članova osoblja koji ne ispunjavaju svoje obveze prema EIB-u u skladu s postupkom utvrđenim člankom 40. tog Pravilnika. Prema članku 41. EIB-ovog Pravilnika o osoblju I. i II., svi sporovi osim onih koji proizlaze iz primjene stegovnih mjera predviđenih člankom 38. tog Pravilnika mogu se uputiti Povjerenstvu za mirenje. Sukladno EIB-ovoj Politici dostojanstva na radnom mjestu i EIB-ovim Smjernicama za postupak podnošenja žalbi na ocjenu, EIB je dužan rješavati pritužbe zbog uznemiravanja, odnosno žalbe na ocjenu radnog učinka.

Za uređenje i vođenje postupaka utvrđenih člancima 40. i 41. EIB-ovog Pravilnika o osoblju I. i II. kao i EIB-ovom Politikom dostojanstva na radnom mjestu i EIB-ovim Smjernicama za postupak podnošenja žalbi na ocjenu prvenstveno je odgovorna Uprava za kadrovske poslove EIB-a. Poglavito, Uprava za kadrovske poslove pruža potporu tijelima nadležnim za navedene postupke i nastupa kao njihovo pravno tajništvo.

U obavljanju svojih zadaća, Uprava za kadrovske poslove ima obvezu poštovati prava pojedinaca koja su u vezi s obradom osobnih podataka priznata člankom 8. stavkom 1. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i člankom 16. stavkom 1. Ugovora o funkcioniranju Europske unije, kao i zakonskim aktima utemeljenim na tim odredbama, pri čemu je Uprava za kadrovske poslove istodobno dužna pridržavati se strogih pravila čuvanja povjerljivosti i profesionalne tajne, koja se navode u EIB-ovom Pravilniku o osoblju i EIB-ovom Kodeksu ponašanja osoblja te osigurati poštovanje postupovnih prava umiješanih osoba i svjedoka, a napose prava umiješanih osoba na pravičan postupak, obranu i pretpostavku nedužnosti.

Određene okolnosti nameću nužnost postizanja ravnoteže u pogledu prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 (1) te ciljeva i potreba vezanih uz zadaće Uprave za kadrovske poslove, kao i potpunog poštovanja temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu članak 25. te Uredbe omogućuje Upravi za kadrovske poslove da ograniči primjenu članaka od 14. do 22. i članka 35. kao i članka 4. iste, ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenim člancima od 14. do 22.

Kako bi se osigurala djelotvornost postupaka koje provode Stegovno povjerenstvo i Povjerenstvo za mirenje osnovano na temelju članka 40. odnosno članka 41. Pravilnika o osoblju I. i II., kao i postupaka koje provode Odbor za dostojanstvo na radnom mjestu i Žalbeni odbor osnovan na temelju EIB-ove Politike dostojanstva na radnom mjestu odnosno Postupka podnošenja žalbi na ocjenu, uz istodobno poštovanje standarda zaštite osobnih podataka prema Uredbi (EU) 2018/1725, neophodno je donijeti unutarnja pravila prema kojima Uprava za kadrovske poslove može ograničiti prava ispitanika u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c) (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

Ta unutarnja pravila treba primjenjivati na sve postupke obrade koje Uprava za kadrovske poslove provodi pri izvršavanju svojih nadležnosti sukladno člancima 40. i 41. EIB-ovog Pravilnika o osoblju I. i II. te sukladno EIB-ovoj Politici dostojanstva na radnom mjestu i Smjernicama za postupak podnošenja žalbi na ocjenu. Ta pravila treba primjenjivati na postupke obrade koji se provode prije pokretanja postupaka koje provode Stegovno povjerenstvo, Povjerenstvo za mirenje, Odbor za dostojanstvo na radnom mjestu i Žalbeni odbor, dok ti postupci traju te tijekom praćenja ishoda tih postupaka.

Radi pridržavanja članaka 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725, voditelj obrade podataka treba na transparentan i dosljedan način obavijestiti sve pojedince o svojim radnjama koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka i o njihovim pravima u obliku obavijesti o zaštiti podataka koja se objavljuje na unutarnjoj mreži EIB-a te pojedinačno obavijestiti ispitanike povezane s njegovim radnjama, odnosno umiješane osobe, stranke i svjedoke.

Osim toga, radi održavanja učinkovite suradnje, Uprava za kadrovske poslove možda će morati primijeniti ograničenja na prava ispitanikâ kako bi zaštitila informacije koje sadržavaju osobne podatke pribavljene od drugih službi EIB-a, institucija, tijela, ureda i agencija Europske unije, nadležnih tijela država članica i trećih zemalja te međunarodnih organizacija. Stoga bi se Uprava za kadrovske poslove trebala savjetovati s tim drugim službama EIB-a, institucijama, tijelima, uredima, agencijama, nadležnim tijelima i međunarodnim organizacijama o odgovarajućim osnovama za ograničenja te njihovoj nužnosti i razmjernosti.

Uprava za kadrovske poslove trebala bi transparentno pristupati svim ograničenjima i zabilježiti svaku primjenu ograničenja u odgovarajućem sustavu evidencije.

Prema članku 25. stavku 8. Uredbe (EU) 2018/1725, voditelji obrade mogu odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o osnovama za primjenu ograničenja ako bi to na bilo koji način ugrozilo svrhu ograničenja. To se poglavito odnosi na ograničenja prava predviđenih člancima 16. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725. Kako bi se osiguralo da je pravo ispitanika da bude obaviješten u skladu s člancima 16. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725 ograničeno samo dok traju razlozi za odgodu, Uprava za kadrovske poslove trebala bi redovito preispitivati svoje stajalište.

Kada se ograničenje primjenjuje na prava drugih ispitanikâ, Uprava za kadrovske poslove trebala bi u svakom pojedinom slučaju ocijeniti bi li obavješćivanje o ograničenju ugrozilo njegovu svrhu.

EIB-ov službenik za zaštitu osobnih podataka („SZP”) može neovisno preispitati primjenu ograničenjâ kako bi se osigurala usklađenost s ovom Odlukom.

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Predmet i područje primjene

1.   Ovom Odlukom utvrđuju se pravila kojih se voditelj obrade podataka pobliže određen u članku 2. stavku 1. mora pridržavati kako bi ispitanike obavijestio o obradi njihovih podataka u skladu s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725.

Njome se utvrđuju i uvjeti pod kojima mjerodavni voditelj obrade podataka može ograničiti primjenu članaka od 14. do 22. te članka 35. kao i članka 4. Uredbe, u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) te Uredbe.

2.   Ova Odluka primjenjuje se na obradu osobnih podataka koju Uprava za kadrovske poslove obavlja u svrhu ili u vezi s radnjama koje provodi kako bi ispunila svoje zadaće određene u EIB-ovom Pravilniku o osoblju I. i II. kao i u EIB-ovoj Politici dostojanstva na radnom mjestu, EIB-ovim Smjernicama za postupak podnošenja žalbi na ocjenu te njihovim kasnijim izmjenama i dopunama.

3.   U okviru svojih nadležnosti, Uprava za kadrovske poslove obrađuje nekoliko kategorija osobnih podataka, osobito identifikacijske podatke, podatke za kontakt, podatke o obrazovanju i radnom iskustvu i podatke o umiješanosti u predmet.

Članak 2.

Pobliže određenje voditelja obrade i zaštitnih mjera

1.   Voditelj poslova obrade podataka je generalni direktor za kadrovske poslove.

2.   Osobni podaci pohranjuju se u sigurnom elektroničkom i fizičkom okruženju, što sprječava nezakonit pristup podacima ili prijenos podataka osobama koje s njima ne moraju biti upoznate.

3.   Obrađeni osobni podaci čuvaju se najmanje šest mjeseci, a najviše deset godina. Dodatne pojedinosti o točnom trajanju razdoblja čuvanja sadržane su u Rasporedu čuvanja Uprave za kadrovske poslove.

4.   Razdoblja dulja od gore navedenih primjenjuju se u iznimnim i propisno opravdanim slučajevima, uz prethodnu suglasnost SZP-a.

Članak 3.

Primjenjive iznimke i ograničenja

1.   Kada Uprava za kadrovske poslove izvršava svoje obveze u pogledu prava ispitanikâ u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725, dužna je razmotriti primjenjuju li se neke od iznimki iz te Uredbe.

2.   Ovisno o člancima od 4. do 7. ove Odluke, Uprava za kadrovske poslove može ograničiti primjenu članaka od 14. do 22. te članka 35. Uredbe (EU) 2018/1725, kao i njezinog članka 4. ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenim člancima od 14. do 22. te Uredbe, u slučajevima kada bi ostvarivanje tih prava i obveza ugrozilo svrhu postupaka utvrđenih u člancima 40. i 41. EIB-ovog Pravilnika o osoblju I. i II. kao i u EIB-ovoj Politici dostojanstva na radnom mjestu i EIB-ovim Smjernicama za postupak podnošenja žalbi na ocjenu ili kada bi štetno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanikâ.

3.   Ovisno o člancima od 4. do 7. ove Odluke, Uprava za kadrovske poslove može ograničiti prava i obveze iz stavka 2. ovoga članka u odnosu na osobne podatke pribavljene od drugih službi EIB-a ili institucija, tijela, agencija i ureda Europske unije, nadležnih tijela država članica ili od međunarodnih organizacija u sljedećim okolnostima:

| (a) | ako bi druge službe EIB-a ili institucije, tijela, agencije i uredi Europske unije mogli ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju drugih akata predviđenih člankom 25. Uredbe ili u skladu s poglavljem IX. te Uredbe; |
| --- | --- |

(a)

ako bi druge službe EIB-a ili institucije, tijela, agencije i uredi Europske unije mogli ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju drugih akata predviđenih člankom 25. Uredbe ili u skladu s poglavljem IX. te Uredbe;

| (b) | ako bi nadležna tijela država članica mogla ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju akata iz članka 23. Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća (2) ili u okviru nacionalnih mjera kojima se prenose članak 13. stavak 3., članak 15. stavak 3. ili članak 16. stavak 3. Direktive (EU) 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća (3); |
| --- | --- |

(b)

ako bi nadležna tijela država članica mogla ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju akata iz članka 23. Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća (2) ili u okviru nacionalnih mjera kojima se prenose članak 13. stavak 3., članak 15. stavak 3. ili članak 16. stavak 3. Direktive (EU) 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća (3);

| (c) | ako bi ostvarivanje tih prava i obveza moglo ugroziti suradnju Uprave za kadrovske poslove s trećim zemljama i međunarodnim organizacijama pri obavljanju njezinih zadaća. |
| --- | --- |

(c)

ako bi ostvarivanje tih prava i obveza moglo ugroziti suradnju Uprave za kadrovske poslove s trećim zemljama i međunarodnim organizacijama pri obavljanju njezinih zadaća.

Prije primjene ograničenjâ u okolnostima navedenima u točkama (a) i (b) prvog podstavka, Uprava za kadrovske poslove dužna je posavjetovati se s mjerodavnim službama EIB-a, institucijama, tijelima, agencijama i uredima Europske unije ili nadležnim tijelima država članica, osim ako je Upravi za kadrovske poslove jasno da je primjena ograničenja predviđena jednim od akata iz tih točaka.

Točka (c) prvog podstavka ne primjenjuje se kada interesi ili temeljna prava i slobode ispitanikâ imaju prevagu nad interesom Europske unije u pogledu suradnje s trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.

4.   Stavcima 1., 2. i 3. ne dovodi se u pitanje primjena drugih odluka EIB-a kojima se utvrđuju unutarnja pravila u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničavanje određenih prava prema članku 25. Uredbe (EU) 2018/1725.

Članak 4.

Pružanje informacija ispitanicima

1.   Uprava za kadrovske poslove na unutarnjoj mreži EIB-a objavljuje obavijesti o zaštiti podataka kako bi sve ispitanike upoznala sa svojim radnjama koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka.

2.   Uprava za kadrovske pojedinačno obavješćuje ispitanike koji su stranke u nekom postupku, osobe umiješane u neki postupak ili svjedoci.

3.   Kada Uprava za kadrovske poslove u potpunosti ili djelomice ograniči pružanje informacija ispitanicima iz stavka 2., dužna je evidentirati razloge za ograničenje, uključujući ocjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja.

U tu svrhu u evidenciji navodi na koji bi način pružanje informacija ugrozilo svrhu odnosnog postupka ili ograničenja koja se primjenjuju prema članku 3. stavku 3. ili bi štetno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanikâ.

Evidencija i, prema potrebi, dokumenti koji sadržavaju osnovne činjenične i pravne elemente moraju se registrirati. Na zahtjev se stavljaju na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (ENZP-u).

4.   Ograničenje iz stavka 3. nastavlja se primjenjivati dokle god postoje razlozi koji ga opravdavaju.

Kada razlozi za ograničenje prestanu postojati, Uprava za kadrovske poslove dužna je ispitaniku pružiti predmetne informacije i razloge za ograničenje. Uprava za kadrovske poslove je istodobno dužna uputiti ispitanika u mogućnost podnošenja pritužbe ENZP-u u bilo kojem trenutku ili traženja pravne zaštite na Sudu Europske unije.

Uprava za kadrovske poslove preispituje primjenu ograničenja najmanje svakih šest mjeseci od njegova donošenja te po zatvaranju odnosnog postupka. Nakon toga, voditelj obrade na godišnjoj osnovi prati je li potrebno zadržati ikakvo ograničenje.

Članak 5.

Pravo ispitanika na pristup

1.   Kada ispitanici zatraže pristup svojim osobnim podacima koji se obrađuju u okviru jednog ili više konkretnih predmeta ili određenom postupku obrade u skladu s člankom 17. Uredbe (EU) 2018/1725, Uprava za kadrovske poslove ograničava svoju ocjenu zahtjeva samo na te osobne podatke.

2.   Kada u potpunosti ili djelomice ograniči pravo na pristup iz članka 17. te Uredbe, Uprava za kadrovske poslove poduzima sljedeće korake:

| (a) | u svojem odgovoru na zahtjev obavješćuje predmetnog ispitanika o primijenjenom ograničenju i glavnim razlozima za ograničenje te ga upućuje u mogućnost podnošenja pritužbe ENZP-u ili traženja pravne zaštite na Sudu Europske unije; |
| --- | --- |

(a)

u svojem odgovoru na zahtjev obavješćuje predmetnog ispitanika o primijenjenom ograničenju i glavnim razlozima za ograničenje te ga upućuje u mogućnost podnošenja pritužbe ENZP-u ili traženja pravne zaštite na Sudu Europske unije;

| (b) | evidentira razloge za ograničenje, uključujući ocjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja te u tu svrhu u evidenciji navodi način na koji bi pružanje informacija ugrozilo svrhu odnosnog postupka ili ograničenja primijenjenih prema članku 3. stavku 3. ili bi štetno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanika. |
| --- | --- |

(b)

evidentira razloge za ograničenje, uključujući ocjenu nužnosti i razmjernosti ograničenja te u tu svrhu u evidenciji navodi način na koji bi pružanje informacija ugrozilo svrhu odnosnog postupka ili ograničenja primijenjenih prema članku 3. stavku 3. ili bi štetno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanika.

Obavješćivanje iz točke (a) može se odgoditi, izostaviti ili uskratiti u skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe (EU) 2018/1725.

3.   Registrira se evidencija iz točke (b) prvog podstavka stavka 2. i, prema potrebi, dokumenti koji sadržavaju osnovne činjenične i pravne elemente. Na zahtjev se stavljaju na raspolaganje ENZP-u. Primjenjuje se članak 25. stavak 7. Uredbe (EU) 2018/1725.

Članak 6.

Pravo na ispravak, brisanje i ograničenje obrade

Kada Uprava za kadrovske poslove u potpunosti ili djelomice ograniči primjenu prava na ispravak i brisanje ili prava na ograničenje obrade iz članka 18., članka 19. stavka 1. i članka 20. stavka 1. Uredbe (EU) 2018/1725, poduzima korake utvrđene člankom 5. stavkom 2. ove Odluke i registrira evidenciju u skladu s člankom 5. stavkom 3. iste.

Članak 7.

Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka

Kada Uprava za kadrovske poslove ograniči obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka iz članka 35. Uredbe (EU) 2018/1725, evidentira i registrira razloge za ograničenje u skladu s člankom 4. stavkom 3. ove Odluke. Primjenjuje se članak 4. stavak 4. ove Odluke.

Članak 8.

Preispitivanje koje obavlja službenik za zaštitu podataka

Uprava za kadrovske poslove bez nepotrebne odgode obavješćuje SZP-a kad god ograniči primjenu prava ispitanika u skladu s ovom Odlukom te omogućuje pristup evidenciji i ocjeni nužnosti i razmjernosti ograničenja.

SZP može od Uprave za kadrovske poslove pisanim putem zatražiti preispitivanje primjene ograničenja. Uprava za kadrovske poslove obavješćuje SZP-a pisanim putem o ishodu zatraženog ispitivanja.

Članak 9.

Stupanje na snagu

Upravno vijeće EIB-a odobrilo je ovu Odluku dana 26. veljače 2019. godine, a ista stupa na snagu na dan njezine objave na mrežnim stranicama EIB-a.

Sastavljeno u Luxembourgu 26. veljače 2019.

---

(1)  Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39).

1

(2)  Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) (SL L 119, 4.5.2016., str. 1).

2

(3)  Direktiva (EU) 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka od strane nadležnih tijela u svrhe sprečavanja, istrage, otkrivanja ili progona kaznenih djela ili izvršavanja kaznenih sankcija i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Okvirne odluke Vijeća 2008/977/PUP (SL L 119, 4.5.2016., str. 89).

3

---