# Europeiska unionens L 112I/2019

| | ISSN 1977-0820 |
| --- | --- |
| Europeiska unionens
  officiella tidning | L 112I |
| | |
| Svensk utgåva | Lagstiftning | 62 årgången26 april 2019 |

ISSN 1977-0820

Europeiska unionens

officiella tidning

L 112I

Svensk utgåva

Lagstiftning

62 årgången26 april 2019

---

| Innehållsförteckning | | II   Icke-lagstiftningsakter | Sida |
| --- | --- | --- | --- |
| | | ARBETSORDNINGAR OCH RÄTTEGÅNGSREGLER |
| | * | Europeiska investeringsbankens beslut av den 26 februari 2019 om införande av interna regler gällande behandling av personuppgifter vid Europeiska investeringsbankens personalavdelning i samband med att registrerade tillhandahålls information samt begränsning av vissa av dessas rättigheter | 1 |

Innehållsförteckning

II   Icke-lagstiftningsakter

Sida

ARBETSORDNINGAR OCH RÄTTEGÅNGSREGLER

*

Europeiska investeringsbankens beslut av den 26 februari 2019 om införande av interna regler gällande behandling av personuppgifter vid Europeiska investeringsbankens personalavdelning i samband med att registrerade tillhandahålls information samt begränsning av vissa av dessas rättigheter

1

| SV | De rättsakter vilkas titlar är tryckta med fin stil är sådana rättsakter som har avseende på den löpande handläggningen av jordbrukspolitiska frågor. De har normalt en begränsad giltighetstid.
  Beträffande alla övriga rättsakter gäller att titlarna är tryckta med fetstil och föregås av en asterisk. |
| --- | --- |

SV

De rättsakter vilkas titlar är tryckta med fin stil är sådana rättsakter som har avseende på den löpande handläggningen av jordbrukspolitiska frågor. De har normalt en begränsad giltighetstid.

Beträffande alla övriga rättsakter gäller att titlarna är tryckta med fetstil och föregås av en asterisk.

---

II Icke-lagstiftningsakter

ARBETSORDNINGAR OCH RÄTTEGÅNGSREGLER

| 26.4.2019 | SV | Europeiska unionens officiella tidning | LI 112/1 |
| --- | --- | --- | --- |

26.4.2019

SV

Europeiska unionens officiella tidning

LI 112/1

---

EUROPEISKA INVESTERINGSBANKENS BESLUT

av den 26 februari 2019

om införande av interna regler gällande behandling av personuppgifter vid Europeiska investeringsbankens personalavdelning i samband med att registrerade tillhandahålls information samt begränsning av vissa av dessas rättigheter

EUROPEISKA INVESTERINGSBANKEN (EIB) HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 309,

med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG, och

av följande skäl:

Enligt artikel 38 i EIB:s tjänsteföreskrifter I och II får disciplinåtgärder vidtas mot medlemmar av personalen som inte fullgör sina åtaganden gentemot EIB i enlighet med det förfarande som anges i artikel 40 i dessa bestämmelser. Enligt artikel 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter I och II får tvister, utöver sådana som uppstår genom tillämpning av de disciplinåtgärder som anges i artikel 38 i dessa bestämmelser, överlämnas till en förlikningskommitté. I enlighet med EIB:s policy om värdighet på arbetsplatsen och EIB:s riktlinjer för förfarandet vid bedömning av överklaganden måste EIB hantera klagomål om trakasserier respektive överklaganden av prestationsbedömningar.

Det är i första hand EIB:s personalavdelning som ansvarar för organisation och hantering av de förfaranden som anges i artiklarna 40 och 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter I och II, liksom i EIB:s policy om värdighet på arbetsplatsen och EIB:s riktlinjer för förfarandet vid bedömning av överklaganden. Personalavdelningen ger framför allt stöd till och fungerar som ett rättssekretariat för de organ som ansvarar för dessa förfaranden.

När personalavdelningen utför sina uppgifter är den skyldig att respektera fysiska personers rättigheter i samband med behandling av personuppgifter, vilka erkänns i artikel 8.1 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna och artikel 16.1 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, samt i rättsakter som baseras på dessa bestämmelser. Samtidigt är det personalavdelningens skyldighet att följa de strikta regler för sekretess och tystnadsplikt som anges i EIB:s tjänsteföreskrifter och uppförandekod och säkerställa att processuella rättigheter för berörda personer och vittnen efterlevs, särskilt berörda personers rätt till rättssäkerhet, rätt till försvar samt oskuldspresumption.

Under vissa omständigheter måste de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 (1) sammanjämkas med syftena med och behoven av personalavdelningens arbetsuppgifter, samt med fullständig respekt för andra registrerades grundläggande rättigheter och friheter. Enligt artikel 25 i den förordningen har därför personalavdelningens möjlighet att begränsa tillämpningen av artiklarna 14–22 och 35, samt artikel 4 i den mån dess bestämmelser motsvarar de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–22.

För att säkerställa ändamålsenligheten i de förfaranden som genomförs av disciplinkommittén och förlikningskommittén, vilka inrättats i enlighet med artiklarna 40 och 41 i tjänsteföreskrifterna I och II, samt av kommittén för värdighet på arbetsplatsen och överklagandekommittén, vilka inrättats i enlighet med EIB:s policy för värdighet på arbetsplatsen respektive förfarandet vid bedömning av överklaganden, och för att respektera normerna för skydd av personuppgifter enligt förordning (EU) 2018/1725 måste interna regler antas för att personalavdelningen ska kunna begränsa de registrerades rättigheter i enlighet med artikel 25.1 c, g och h i förordning (EU) 2018/1725.

De interna reglerna bör gälla all behandling som personalavdelningen utför när den utövar sina befogenheter i enlighet med artiklarna 40 och 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter I och II samt i enlighet med EIB:s policy för värdighet på arbetsplatsen och riktlinjerna för förfarandet vid bedömning av överklaganden. Reglerna bör gälla vid behandling som utförs innan disciplinkommittén, förlikningskommittén, kommittén för värdighet på arbetsplatsen och överklagandekommittén inleder sina förfaranden, under dessa förfaranden och när resultatet av förfarandena följs upp.

För att uppfylla kraven i artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725 bör den personuppgiftsansvarige informera samtliga enskilda om verksamhet som innebär behandling av deras personuppgifter och om deras rättigheter på ett tydligt och konsekvent sätt i form av dataskyddsmeddelanden som offentliggörs på EIB:s intranät, samt enskilt informera de registrerade som berörs av verksamheten, det vill säga berörda personer, parter och vittnen.

För att upprätthålla ett effektivt samarbete kan personalavdelningen dessutom behöva begränsa de registrerades rättigheter för att skydda information som innehåller personuppgifter med ursprung i andra EIB-avdelningar, Europeiska unionens institutioner, organ och byråer, behöriga myndigheter i medlemsstater och tredjeländer samt internationella organisationer. Personalavdelningen bör därför samråda med dessa andra EIB-avdelningar, institutioner, organ, byråer, myndigheter och internationella organisationer om de relevanta skälen till begränsningarna samt nödvändigheten av och proportionaliteten i dessa.

Personalavdelningen bör hantera alla begränsningar på ett öppet sätt och registrera alla ansökningar om begränsningar i motsvarande registreringssystem.

I enlighet med artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725 får de personuppgiftsansvariga skjuta upp, utelämna eller vägra att informera den registrerade om skälen till en begränsning, om detta på något sätt skulle äventyra begränsningens syfte. Det gäller särskilt vid begränsningar av de rättigheter som anges i artiklarna 16 och 35 i förordning (EU) 2018/1725. Personalavdelningen bör regelbundet ompröva sin ståndpunkt för att de registrerades rätt till information i enlighet med artiklarna 16 and 35 i förordning (EU) 2018/1725 endast ska begränsas så länge som skälen till uppskjutandet kvarstår.

Om en begränsning av andra registrerades rättigheter tillämpas bör personalavdelningen från fall till fall bedöma huruvida information om begränsningen kan äventyra syftet.

EIB:s dataskyddsombud får genomföra en oberoende granskning av hur begränsningarna tillämpas för att se till att de överensstämmer med detta beslut.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Syfte och tillämpningsområde

1.   I detta beslut fastställs reglerna för den personuppgiftsansvarige, enligt definitionen i artikel 2.1, om information till de registrerade gällande behandlingen av deras personuppgifter i enlighet med artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725.

I beslutet regleras även villkoren för när relevant personuppgiftsansvarig får begränsa tillämpningen av artiklarna 4, 14–22 och 35, i överensstämmelse med artikel 25.1 c, g och h i den förordningen.

2.   Detta beslut gäller för personalavdelningens behandling av personuppgifter för eller med avseende på sådan verksamhet som bedrivs för att utföra de arbetsuppgifter som avses i artiklarna 40 och 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter I och II samt i EIB:s policy för värdighet på arbetsplatsen, EIB:s riktlinjer för förfarandet vid bedömning av överklaganden och senare ändringar av dessa.

3.   Personalavdelningen behandlar flera kategorier av personuppgifter inom ramen för sina befogenheter, framför allt kontaktuppgifter samt uppgifter om identitet, yrke och samband med ärendet.

Artikel 2

Specificering av personuppgiftsansvarig och skyddsåtgärder

1.   Generaldirektören för personal är personuppgiftsansvarig för behandlingen.

2.   Personuppgifterna lagras i en säker elektronisk och fysisk miljö, som förhindrar olaglig tillgång eller överföring av uppgifter till personer som inte har behov av att ta del av dem.

3.   Behandlade personuppgifter sparas i minst sex månader och i högst tio år. Ytterligare uppgifter om den exakta tid som uppgifterna sparas för respektive förfarande finns i personalavdelningens tidsplan för lagringsperioder.

4.   Längre perioder än den som anges ovan tillämpas vid exceptionella och vederbörligen motiverade ärenden, efter överenskommelse med dataskyddsombudet.

Artikel 3

Tillämpliga undantag och begränsningar

1.   Personalavdelningen ska vid fullgörandet av sina skyldigheter med avseende på de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 överväga om några av de undantag som anges i den förordningen är tillämpliga.

2.   Personalavdelningen får, om inte annat följer av artiklarna 4–7 i föreliggande beslut, begränsa tillämpningen av artiklarna 14–22 och 35 i förordning (EU) 2018/1725, samt artikel 4 i den mån dess bestämmelser motsvarar de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–22 i den förordningen, i de fall utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle äventyra syftet med förfarandena i artiklarna 40 och 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter I och II samt EIB:s policy för värdighet på arbetsplatsen och EIB:s riktlinjer för förfarandet för bedömning av överklaganden, eller skulle inverka menligt på andra registrerades rättigheter och friheter.

3.   Personalavdelningen får, om inte annat följer av artiklarna 4–7 i föreliggande beslut, begränsa de rättigheter och skyldigheter som avses i punkt 2 i denna artikel vad gäller personuppgifter som erhållits från andra EIB-avdelningar eller Europeiska unionens institutioner, organ och byråer, behöriga myndigheter i medlemsstaterna eller internationella organisationer

| a) | om utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle kunna begränsas av andra av EIB:s avdelningar eller Europeiska unionens övriga institutioner, organ och byråer på grundval av andra rättsakter som föreskrivs i artikel 25 i förordningen eller i enlighet med kapitel IX i denna, |
| --- | --- |

a)

om utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle kunna begränsas av andra av EIB:s avdelningar eller Europeiska unionens övriga institutioner, organ och byråer på grundval av andra rättsakter som föreskrivs i artikel 25 i förordningen eller i enlighet med kapitel IX i denna,

| b) | om utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle kunna begränsas av medlemsstaternas behöriga myndigheter på grundval av rättsakter som avses i artikel 23 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (2), eller enligt nationella bestämmelser som införlivar artiklarna 13.3, 15.3 eller 16.3 i Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/680 (3), |
| --- | --- |

b)

om utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle kunna begränsas av medlemsstaternas behöriga myndigheter på grundval av rättsakter som avses i artikel 23 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (2), eller enligt nationella bestämmelser som införlivar artiklarna 13.3, 15.3 eller 16.3 i Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/680 (3),

| c) | om utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle kunna äventyra personalavdelningens samarbete med tredjeländer och internationella organisationer vid utförandet av dess arbetsuppgifter. |
| --- | --- |

c)

om utövandet av dessa rättigheter och skyldigheter skulle kunna äventyra personalavdelningens samarbete med tredjeländer och internationella organisationer vid utförandet av dess arbetsuppgifter.

Före tillämpningen av begränsningar i fall som avses i första stycket a och b, ska personalavdelningen samråda med berörda EIB-avdelningar, Europeiska unionens institutioner, organ och byråer eller medlemsstaters behöriga myndigheter såvida det inte är uppenbart för personalavdelningen att tillämpningen av en begränsning föreskrivs genom någon av de rättsakter som avses i de leden.

Led c ska inte tillämpas om Europeiska unionens intresse att samarbeta med tredjeländer eller internationella organisationer åsidosätts av de registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter.

4.   Punkterna 1, 2 och 3 gäller utan att det påverkar tillämpningen av andra EIB-beslut om interna regler för tillhandahållande av information till registrerade och begränsning av vissa rättigheter enligt artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725.

Artikel 4

Tillhandahållande av information till registrerade

1.   Personalavdelningen ska på EIB:s intranät offentliggöra dataskyddsmeddelanden där alla registrerade informeras om verksamhet som innebär behandling av deras personuppgifter.

2.   Personalavdelningen ska enskilt informera registrerade som omfattas av ett förfarande, personer som berörs av ett förfarande eller vittnen.

3.   Om personalavdelningen helt eller delvis begränsar tillhandahållandet av information till sådana registrerade som avses i punkt 2, ska den notera skälen till begränsningen, däribland en bedömning av begränsningens nödvändighet och proportionalitet.

För detta ändamål ska det av dokumenteringen framgå hur tillhandahållandet av information skulle kunna äventyra syftet med respektive förfarande, eller begränsningar som tillämpats i kraft av artikel 3.3, eller menligt inverka på andra registrerades rättigheter och friheter.

Dokumenteringen och, i förekommande fall, handlingar som innehåller de bakomliggande faktiska och rättsliga omständigheterna ska registreras. Denna information ska på begäran göras tillgänglig för Europeiska datatillsynsmannen (EDPS).

4.   Den begränsning som avses i punkt 3 ska fortsätta vara tillämplig så länge som skälen som motiverar den föreligger.

När skälen till begränsningen inte längre föreligger ska personalavdelningen tillhandahålla den berörda informationen och skälen till begränsningen till den registrerade. Samtidigt ska personalavdelningen informera den registrerade om möjligheten att när som helst inge klagomål till EDPS eller begära rättslig prövning vid Europeiska unionens domstol.

Personalavdelningen ska ompröva tillämpningen av begränsningen minst var sjätte månad från det att den antogs och när förfarandet avslutas. Därefter ska den personuppgiftsansvarige på årsbasis övervaka behovet av att behålla eventuella begränsningar.

Artikel 5

Registrerades rätt till tillgång

1.   Om registrerade, i överensstämmelse med artikel 17 i förordning (EU) 2018/1725, begär tillgång till egna personuppgifter som behandlats i samband med ett eller flera specifika fall eller till en specifik uppgiftsbehandling, ska personalavdelningen begränsa sin bedömning av denna begäran till att endast avse dessa personuppgifter.

2.   Om personalavdelningen helt eller delvis begränsar rätten till tillgång, som avses i artikel 17 i den förordningen, ska följande åtgärder vidtas:

| a) | Avdelningen ska informera berörd registrerad, i sitt svar på dennes begäran, om den begränsning som tillämpas och om de huvudsakliga skälen till denna, samt om möjligheten att inge klagomål till EDPS eller att begära rättslig prövning vid Europeiska unionens domstol. |
| --- | --- |

a)

Avdelningen ska informera berörd registrerad, i sitt svar på dennes begäran, om den begränsning som tillämpas och om de huvudsakliga skälen till denna, samt om möjligheten att inge klagomål till EDPS eller att begära rättslig prövning vid Europeiska unionens domstol.

| b) | Avdelningen ska dokumentera skälen till begränsningen, däribland en bedömning av begränsningens nödvändighet och proportionalitet. För detta ändamål ska det av dokumenteringen framgå hur tillhandahållandet av information skulle äventyra syftet med respektive förfarande, eller begränsningar som tillämpats i kraft av artikel 3.3, eller skulle menligt inverka på andra registrerades rättigheter och friheter. |
| --- | --- |

b)

Avdelningen ska dokumentera skälen till begränsningen, däribland en bedömning av begränsningens nödvändighet och proportionalitet. För detta ändamål ska det av dokumenteringen framgå hur tillhandahållandet av information skulle äventyra syftet med respektive förfarande, eller begränsningar som tillämpats i kraft av artikel 3.3, eller skulle menligt inverka på andra registrerades rättigheter och friheter.

Tillhandahållandet av information som avses i led a får uppskjutas, utelämnas eller nekas i enlighet med artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725.

3.   Den dokumentering som avses i punkt 2 b och, i förekommande fall, de handlingar som innehåller de bakomliggande faktiska och rättsliga omständigheterna ska registreras. Denna information ska på begäran göras tillgänglig för EDPS. Artikel 25.7 i förordning (EU) 2018/1725 ska tillämpas.

Artikel 6

Rätt till rättelse, radering eller begränsning av behandling

Om personalavdelningen helt eller delvis begränsar tillämpningen av den rätt till rättelse, radering eller begränsning av behandling, som avses i artiklarna 18, 19.1 och 20.1 i förordning (EU) 2018/1725, ska avdelningen vidta de åtgärder som anges i artikel 5.2 i föreliggande beslut och registrera dokumenteringen i enlighet med artikel 5.3 i detta.

Artikel 7

Information till den registrerade om personuppgiftsincident

Om personalavdelningen begränsar informationen om en personuppgiftsincident till den registrerade, som avses i artikel 35 i förordning (EU) 2018/1725, ska avdelningen dokumentera och registrera skälen till begränsningen i överensstämmelse med artikel 4.3 i föreliggande beslut. Artikel 4.4 i föreliggande beslut ska tillämpas.

Artikel 8

Omprövning av datasskyddsombudet

Personalavdelningen ska utan onödigt dröjsmål underrätta dataskyddsombudet när tillämpningen av de registrerades rättigheter begränsas med stöd i föreliggande beslut och ska ge tillgång till dokumenteringen och bedömningen av begränsningens nödvändighet och proportionalitet.

Dataskyddsombudet får skriftligen be personalavdelningen att ompröva begränsningarna. Personalavdelningen ska underrätta dataskyddsombudet skriftligen om resultatet av omprövningen.

Artikel 9

Ikraftträdande

Detta beslut godkändes av EIB:s styrelse den 26 februari 2019 och ska träda i kraft den dag det offentliggörs på EIB:s webbplats.

Utfärdat i Luxemburgden 26 februari 2019.

---

(1)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (EUT L 295, 21.11.2018, s. 39).

1

(2)  Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) (EUT L 119, 4.5.2016, s. 1).

2

(3)  Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2016/680 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behöriga myndigheters behandling av personuppgifter för att förebygga, förhindra, utreda, avslöja eller lagföra brott eller verkställa straffrättsliga påföljder, och det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av rådets rambeslut 2008/977/RIF (EUT L 119, 4.5.2016, s. 89).

3

---