### IN THE CO URT OF APPEALS OF TE NNE SS EE

AT KNOX VILLE

Ju ly 11, 2 01 2 S es si on

REBECCA LI TTL E v . CITY OF CHAT TANOOG A, TENNESSE E

A p p e a l f r o m t h e C h a n c e r y C o u r t f o r H a m i l t o n C o u n t y

N o

. 1 1

- 0 5 7 1 W

. F r a n k B r o w n , I I I

, C h a n c e l l o r

N o

. E 2 0 1 1

- 0 2 7

- 2 4

- C O A

- R 3

- C V

- F I L E D

- S E P T E M B E R 2 5

, 2 0 1 2

T h i s a c t i o n i n v o l v e s r e q u e s t s m a d e b y t h e a p p e l l a n t p u r s u a n t t o t h e T e n n e s s e e P u b l i c

R e c o r d s A c t

, T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n s 1 0

- 7

- 5 0 1

, e t s e q

. a n d 6

- 5 1

- 1 0 8 ( b )

, t o t h e

a p p e l l e e c i t y

. A f

t e r n o t r e c e i v i n g a c c e s s t o c e r t a i n r e c o r d s t o w h i c h s h e f e l t e n t i t l e d

, t h e

a p p e l l a n t f

i l e d t h i s p e t i t i o n

. T h e t r i a l c o u r t r u l e d t h a t t h e c i t y n e v e r r e f u s e d t o d i s c l o s e t h e

r e c o r d s b u t i t j u s t h a d n o t d o n e m u c h a s o f t h e t i m e t h e p e t i t i o n w a s f i l e d

. H o w e v e r

, b e c a u s e

a p p e l l a n t d i d n o t p r o v e t h a t t h e c i t y a c t e d i n b a d f a i t h a s a r e s u l t o f i t s s l o w n e s s i n p r o d u c i n g

t h e p u b l i c r e c o r d r e q u e s t e d t h e a p p e l l a n t w a s d e n i e d a n a w a r d o f a t t o r n e y ’ s f e e s f o r t h e f i l i n g

o f t h e p e t i t i o n

. W e r e v e r s e t h e j u d g m e n t o f t h e t r i a l c o u r t

.

T e n n

. R

. A p p

. P

. 3 A p p e a l a s o f R i g h t ; J u d g m e n t o f t h e C h a n c e r y C o u r t

R e v e r s e d ; C a s e R e m a n d e d

J O H N W

. M C C LA R T Y

, J

. , d e l i v e r e d t h e o p i n i o n o f t h e C o u r t

, i n w h i c h C H A R LE S D

. S U S A N O

,

J R

. , a n d D

. M IC H A E L S W IN E Y

, J J

. , j o i n e d

.

J o h n R

. A n d e r s o n a n d M a r k W

. L i t c h f o r d

, C h a t t a n o o g a

, T e n n e s s e e

, f o r t h e a p p e l l a n t

,

R e b e c c a L i t t l e

.

P h i l l i p A

. N o b l e t t a n d K e i t h J

. R e i s m a n

, C h a t t a n o o g a

, T e n n e s s e e

, f o r t h e a p p e l l e e

, C i t y o f

C h a t t a n o o g a

, T e n n e s s e e

.

O P I N I O N

I

. B A C K G R O U N D

T h e a p p e l l a n t

, R e b e c c a L i t t l e ( “ L i t t l e ” ) l i v e s i n a s e c t i o n o f t h e C i t y o f C h a t t a n o o g a

( “ t h e C i t y ” ) k n o w n a s “ A r e a 1 2

. ” T h e C i t y a d v e r s e l y a n n e x e d A r e a 1 2 i n 1 9 7 2

. A c c o r d i n gt o L i t t l e

, t h e C i t y r e p r e s e n t e d t o t h e T e n n e s s e e S u p r e m e C o u r t i n H i c k s v

. C i t y o f

C h a t t a n o o g a

, 5 1 3 S

. W

. 2 d 7 8 0 ( T e n n

. 1 9 7 4 )

, t h a t i t w o u l d p r o v i d e c e r t a i n s e r v i c e s t o A r e a

1 2 w i t h i n a s p e c i f

i c p e r i o d o f t i m e

. I n o r d e r t o a s c e r t a i n t h e C i t y ’ s p r o g r e s s

, L i t t l e r e q u e s t e d

r e c o r d s f r o m t h e C i t y r e l a t e d t o t h e d e v e l o p m e n t o f s e r v i c e s i n A r e a 1 2 s i n c e a n n e x a t i o n

.

S h e a r g u e d r e c o r d s r e g a r d i n g t h e p r o g r e s s o f s e r v i c e s a r e r e q u i r e d t o b e p u b l i s h e d a n n u a l l y

t o t h e p u b l i c p u r s u a n t t o T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 6

- 5 1

- 1 0 8 ( b )

. 1

I n t h e H i c k

s d e c i s i o n

, t h e C i t y a d o p t e d a n o r d i n a n c e t o a n n e x t e r r i t o r y l o c a t e d i n

T i f t o n i a

, i n c l u d i n g A r e a 1 2

, a n d t o d e l i v e r a p l a n o f s e r v i c e s w i t h i n a s p e c i f i c p e r i o d o f t i m e

.

T h e S u p r e m e C o u r t r u l e d t h a t t h e C i t y ’ s a n n e x a t i o n w a s r e a s o n a b l e

. I d

. a t 7 8 2

. T h e H i c k

s

C o u r t r e v i e w e d t h e t r i a l c o u r t ’ s m e m o r a n d u m o p i n i o n a s f o l l o w s :

[ I ] t w a s s h o w n b y t h e c i t y t h a t t h e a r e a s i n q u e s t i o n h a d n o f i r e p r o t e c t i o n

c o m p a r a b l e t o w h a t t h e c i t y c o u l d o f f e r ( a n d u l t i m a t e l y a l o w e r i n g o f i n s u r a n c e

r a t e s )

, t h a t t h e c i t y c o u l d p r o v i d e b e t t e r p o l i c e p r o t e c t i o n

, a n d t h a t t h e s c h o o l s

w o u l d h a v e a v a i l a b l e m o r e f u n d s

, w i t h a s m a l l e r t e a c h e r

- p u p i l r a t i o

, t h a t t h e

h e a l t h o f t h e s e a r e a s w a s e n d a n g e r e d d u e t o p e r c o l a t i o n p r o b l e m s w i t h r e g a r d

t o s e p t i c t a n k s a n d t h a t t h e c o u n t y h a d n e v e r p r o v i d e d s a n i t a r y s e w e r s

, w h e r e a s

t h e c i t y c o u l d

, t h a t t h e c o u n t y d o e s n o t p r o v i d e r e f u s e a n d g a r b a g e c o l l e c t i o n

,

n o [ r ] r e c r e a t i o n a l f

a c i l i t i e s

, n o r s t r e e t l i g h t i n g

, n o r t r a f f i c e n g i n e e r i n g

, n o r

c e r t a i n i n s p e c t i o n s e r v i c e s

, w h i c h s e r v i c e s c o u l d a n d w o u l d b e p r o v i d e d b y t h e

c i t y

. F u r t h e r

, t h a t t h e v a s t m a j o r i t y o f t h e p e o p l e i n t h e p r o p o s e d a r e a s w o r k

i n t h e c i t y

, t h a t t h e i r e c o n o m i c o p p o r t u n i t i e s w e r e p r o v i d e d b y t h e c i t y

, t h a t

r e c r e a t i o n a l f

a c i l i t i e s w e r e p r o v i d e d a n d c o u l d b e b e t t e r p r o v i d e d b y t h e c i t y

,

t h a t t h e a i r p o r t w a s p r o v i d e d b y t h e c i t y

, t h a t c u l t u r a l a d v a n t a g e s w e r e

p r o v i d e d b y t h e c i t y a n d u t i l i z e d b y c o u n t y r e s i d e n t s a n d t h a t i t w a s n e c e s s a r y

a n d r i g h t t h a t t h e t a x b u r d e n f o r a l l s u c h s e r v i c e s b e e q u i t a b l y d i s t r i b u t e d

. I t

w a s s h o w n t h a t t h e c i t y w a s f i n a n c i a l l y a b l e t o a n d w o u l d p r o v i d e t h e u s u a l

m u n i c i p a l s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s c h e d u l e o f s e r v i c e s

, o r b e f o r e t h e

d a t e s s c h e d u l e d

.

I d

.

T enn ess ee Code Annot at ed sec ti on 6- 51- 108( b)( 2011 ), re la ti ng to the ri ghts of re si den ts of ann exe d

1

te rr it ory, st at es as fol lows :

[T ]he re sha ll be pre par ed and publ is hed in a news p ape r of genera l ci rc ula ti on in the

m uni ci pal it y a re por t of the pro gress ma d e i n t h e pre ced ing year towa rd ext ens ion of

ser vices ac cor din g to su ch p la n, a nd a ny chan ges pr opos ed t her ei n.

T enn . Code Ann. § 6- 51- 108( b).

-2-L i t t l e m a d e h e r r e q u e s t s p u r s u a n t t o t h e T e n n e s s e e P u b l i c R e c o r d s A c t

, T e n n e s s e e

C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 1 e t s e q

. T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 3

p r o v i d e s

, i n r e l e v a n t p a r t

, a s f o l l o w s :

1 0

- 7

- 5 0 3

. R e c o r d s o p e n t o p u b l i c i n s p e c t i o n

– S c h e d u l e o f r e a s o n a b l e

c h a r g e s

– C o s t s

. – ( a ) ( 1 ) A s u s e d i n t h i s p a r t a n d t i t l e 8

, c h a p t e r 4

, p a r t 6

,

“ p u b l i c r e c o r d o r r e c o r d s ” o r “ s t a t e r e c o r d o r r e c o r d s ” m e a n s a l l d o c u m e n t s

,

p a p e r s

, l e t t e r s

, m a p s

, b o o k s

, p h o t o g r a p h s

, m i c r o f i l m s

, e l e c t r o n i c d a t a

p r o c e s s i n g f

i l e s a n d o u t p u t

, f

i l m s

, s o u n d r e c o r d i n g s o r o t h e r m a t e r i a l

,

r e g a r d l e s s o f p h y s i c a l f o r m o r c h a r a c t e r i s t i c s

, m a d e o r r e c e i v e d p u r s u a n t t o

l a w o r o r d i n a n c e o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e t r a n s a c t i o n o f o f f i c i a l b u s i n e s s b y

a n y g o v e r n m e n t a l a g e n c y

.

( 2 ) ( A ) A l l s t a t e

, c o u n t y a n d m u n i c i p a l r e c o r d s s h a l l

, a t a l l t i m e s d u r i n g

b u s i n e s s h o u r s

. . . b e o p e n f o r p e r s o n a l i n s p e c t i o n b y a n y c i t i z e n o f t h i s s t a t e

,

a n d t h o s e i n c h a r g e o f t h e r e c o r d s s h a l l n o t r e f u s e s u c h r i g h t o f i n s p e c t i o n t o

a n y c i t i z e n

, u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t e l a w

.

( B ) T h e c u s t o d i a n o f a p u b l i c r e c o r d o r t h e c u s t o d i a n ’ s d e s i g n e e s h a l l

p r o m p t l y m a k e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n a n y p u b l i c r e c o r d n o t s p e c i f i c a l l y

e x e m p t f r o m d i s c l o s u r e

. I n t h e e v e n t i t i s n o t p r a c t i c a b l e f o r t h e r e c o r d t o b e

p r o m p t l y a v a i l a b l e f

o r i n s p e c t i o n

, t h e c u s t o d i a n s h a l l

, w i t h i n s e v e n ( 7 )

b u s i n e s s d a y s :

( i ) M a k e t h e i n f

o r m a t i o n a v a i l a b l e t o t h e r e q u e s t o r ;

( i i ) D e n y t h e r e q u e s t i n w r i t i n g o r b y c o m p l e t i n g a r e c o r d s

r e q u e s t r e s p o n s e f

o r m d e v e l o p e d b y t h e o f f i c e o f o p e n r e c o r d s

c o u n s e l

. T h e r e s p o n s e s h a l l i n c l u d e t h e b a s i s f o r t h e d e n i a l ; o r

( i i i ) F u r n i s h t h e r e q u e s t o r a c o m p l e t e d r e c o r d s r e q u e s t r e s p o n s e

f o r m d e v e l o p e d b y t h e o f f i c e o f o p e n r e c o r d s c o u n s e l s t a t i n g t h e

t i m e r e a s o n a b l y n e c e s s a r y t o p r o d u c e t h e r e c o r d o r i n f o r m a t i o n

.

( 3 ) F a i l u r e t o r e s p o n d t o t h e r e q u e s t a s d e s c r i b e d i n s u b d i v i s i o n ( a ) ( 2 ) s h a l l

c o n s t i t u t e a d e n i a l a n d t h e p e r s o n m a k i n g t h e r e q u e s t s h a l l h a v e t h e r i g h t t o

b r i n g a n a c t i o n a s p r o v i d e d i n § 1 0

- 7

- 5 0 5

.

( 4 ) T h i s s e c t i o n s h a l l n o t b e c o n s t r u e d a s r e q u i r i n g a g o v e r n m e n t a l e n t i t y o r

p u b l i c o f f i c i a l t o s o r t t h r o u g h f

i l e s t o c o m p i l e i n f

o r m a t i o n ; h o w e v e r

, a p e r s o n

-3-r e q u e s t i n g t h e i n f o r m a t i o n s h a l l b e a l l o w e d t o i n s p e c t t h e n o n e x e m p t r e c o r d s

.

( 5 ) T h i s s e c t i o n s h a l l n o t b e c o n s t r u e d a s r e q u i r i n g a g o v e r n m e n t a l e n t i t y o r

p u b l i c o f f i c i a l t o c r e a t e a r e c o r d t h a t d o e s n o t e x i s t ; h o w e v e r

, t h e r e d a c t i o n o f

c o n f i d e n t i a l i n f

o r m a t i o n f

r o m a p u b l i c r e c o r d o r e l e c t r o n i c d a t a b a s e s h a l l n o t

c o n s t i t u t e a n e w r e c o r d

.

* * *

( 7 ) ( A )

. . .

( B ) A n y r e q u e s t f

o r i n s p e c t i o n o r c o p y i n g o f a p u b l i c r e c o r d s h a l l b e

s u f f i c i e n t l y d e t a i l e d t o e n a b l e t h e r e c o r d s c u s t o d i a n t o i d e n t i f y t h e s p e c i f

i c

r e c o r d s t o b e l o c a t e d o r c o p i e d

.

T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 1 )

- ( 7 ) ( B ) ( S u p p

. 2 0 1 0 )

.

O n J u n e 7

, 2 0 1 1

, L i t t l e s u b m i t t e d s i x r e q u e s t s

. A l l o f t h e r e q u e s t s s o u g h t i n f o r m a t i o n

r e g a r d i n g t h e d e v e l o p m e n t o f s a n i t a r y s e w e r s y s t e m s i n t h e a r e a a n n e x e d i n 1 9 7 2

. F o u r o f

t h e r e q u e s t s w e r e v i r t u a l l y i d e n t i c a l

. F o r e x a m p l e

, o n e r e q u e s t r e a d a s f o l l o w s :

A l l d o c u m e n t s

, r e p o r t s

, m a p s

, d i a g r a m s

, c h a r t s

, d r a w i n g s

, b l u e

- p r i n t s

, p a p e r s

, i n f o r m a t i o n

, s t u d i e s

, l e t t e r s

, r e c o r d s

, e m a i l s

, e l e c t r o n i c d a t a p r o c e s s i n g f i l e s

o r o t h e r l i k e m a t e r i a l s p e r t a i n i n g t o t h e d e v e l o p m e n t

, g r o w t h

, a d v a n c e m e n t

, i n s t a l l a t i o n

, d e l i v e r y

, p l a c e m e n t

, o r c o n s t r u c t i o n o f s a n i t a r y s e w e r s i n t h e

t e r r i t o r y i d e n t i f

i e d a n d d e s i g n a t e d a s A r e a 1 2 o n M a p B

- B i n R e s o l u t i o n N o

.

9 1 6 6

, d a t e d J a n u a r y 2 5

, 1 9 7 2 a n d a d o p t e d b y t h e C i t y o f C h a t t a n o o g a i n

O r d i n a n c e N o

. 6 3 9 3

, d a t e d F e b r u a r y 2

, 1 9 7 2

, f r o m 2 0 0 3 t o 2 0 1 1

.

( E m p h a s i s a d d e d

. )

. T h e o n l y d i f f e r e n c e b e t w e e n t h i s r e q u e s t a n d t h r e e o t h e r s w e r e t h e

d i f f e r e n t t i m e p e r i o d s f

o r w h i c h t h e d o c u m e n t s w e r e s o u g h t

– “ f r o m 1 9 9 3 t o 2 0 0 2

, ” “ f

r o m

1 9 8 3 t o 1 9 9 2

, ” a n d “ f

r o m 1 9 7 3 t o 1 9 8 2

. ” T h e t w o r e m a i n i n g r e q u e s t s s o u g h t a s u b s e t o f

r e c o r d s r e q u e s t e d i n t h e f i r s t f o u r r e q u e s t s ( “ p e r t a i n i n g t o

, c o n n e c t e d t o

, d i s c u s s i n g o r

d e s c r i b i n g i n a n y m a n n e r a n y a n d a l l p l a n s f o r s a n i t a r y s e w e r s i n t h e a n n e x e d a r e a ” a n d

“ i d e n t i f y i n g a l l p a r c e l s o r t r a c t s l o c a t e d i n t h e t e r r i t o r y ” k n o w n a s A r e a 1 2 )

. L i t t l e d e s c r i b e d

t h e l a s t t w o r e q u e s t s a s a s k i n g f o r d o c u m e n t s i d e n t i f

y i n g p a r c e l s t h a t h a d a s e w e r i n s t a l l e d

a n d “ w h e n t h a t s e w e r w a s i n s t a l l e d ” a l o n g w i t h “ a l l d o c u m e n t s ( e m a i l s

, n o t e s

, l e t t e r s

,

s t u d i e s

, e t c

. ) d i s c u s s i n g o r d e s c r i b i n g i n a n y m a n n e r a n y a n d a l l p l a n s f o r s a n i t a r y s e w e r s

o v e r t h a t p e r i o d o f t i m e

. ”

-4-J a n i n a M u l l e r i s t h e C i t y e m p l o y e e w h o h a n d l e d t h e o p e n r e c o r d s r e q u e s t s a t t h e t i m e

o f L i t t l e ’ s i n q u i r y

. I n r e g a r d t o t h e J u n e 7

, 2 0 1 1 r e q u e s t s

, M u l l e r t e s t i f i e d t h a t t h e C i t y

i n i t i a l l y b e l i e v e d L i t t l e h a d m a d e t h e s a m e r e q u e s t s i x t i m e s

. I n f a c t

, M u l l e r w r o t e L i t t l e o n

J u n e 1 0

, o b s e r v i n g t h a t i t a p p e a r e d t h e s i x r e q u e s t s “ s e e m t o b e t h e e x a c t [ ] s a m e r e q u e s t

. ”

M u l l e r a l s o f

o r w a r d e d L i t t l e ’ s r e q u e s t t o M i k e P a t r i c k

, t h e W a s t e R e s o u r c e s S y s t e m s

E n g i n e e r

, a n d J e r r y S t e w a r t

, P a t r i c k ’ s i m m e d i a t e s u p e r v i s o r

, s t a t i n g i n h e r e m a i l t h a t t h e s i x

r e q u e s t s “ a p p e a r t o b e o n l y 1 r e q u e s t a n d [ L i t t l e ] m a d e 6 d i f f e r e n t c o p i e s

. ” L a t e r o n J u n e 1 0

,

L i t t l e r e s p o n d e d t o M u l l e r ’ s e m a i l t o e x p l a i n t h e d i f f e r e n c e s b e t w e e n t h e s i x s e p a r a t e

r e q u e s t s

.

O n J u n e 1 6

, M u l l e r s e n t L i t t l e a n e m a i l r e q u e s t i n g a p p r o p r i a t e k e y t e r m s t o s e a r c h

e m a i l f i l e s

. T h a t s a m e d a y

, L i t t l e e m a i l e d M u l l e r t h e f o l l o w i n g r e s p o n s e : “ F r o m t h e

i n f o r m a t i o n y o u h a v e g i v e n m e

, I a l s o n o w k n o w t h a t I n e e d t o b e m o r e s p e c i f i c i n m y

i n q u i r y

. I t h i n k I w i l l b e a b l e t o b e t t e r c o n v e y t h a t s p e c i f i c i t y a f t e r a v i s i t

. ” T h e r e a f

t e r

,

M u l l e r r e c e i v e d s o m e r e c o r d s f r o m P a t r i c k

, w h i c h s h e p r o d u c e d t o L i t t l e o n J u n e 2 1

.

A c c o r d i n g t o L i t t l e

, o n l y o n e d o c u m e n t

– i d e n t i f i e d a s t h e 3 0 t h A n n u a l R e p o r t o n t h e

o p e r a t i o n o f S a n i t a r y a n d I n t e r c e p t o r S e w e r S y s t e m f o r t h e C i t y o f C h a t t a n o o g a ( “ 3 0 t h

A n n u a l R e p o r t ” )

, d a t e d O c t o b e r 1 9 8 2

– a n d e n g i n e e r i n g s e w e r p l a n s f o r t h r e e s e w e r

c o n t r a c t s f

r o m 1 9 8 2 t o 1 9 9 3

, w e r e p r o v i d e d t o h e r

. L i t t l e n o t e d t h a t t h e 3 0 t h A n n u a l R e p o r t

i n d i c a t e d s u c h a r e p o r t w a s p u b l i s h e d b y t h e C i t y a n n u a l l y

. T h u s

, o n J u n e 2 2

, L i t t l e e m a i l e d

M u l l e r

, a d v i s i n g h e r t h a t t h e J u n e 7 r e q u e s t h a d s o u g h t a l l o f t h e a n n u a l r e p o r t s b u t t h a t t h e

C i t y h a d o n l y p r o d u c e d o n e

. 2

L i t t l e s u b s e q u e n t l y s u b m i t t e d a n o t h e r r e q u e s t o n J u n e 3 0

, l i m i t e d t o a s p e c i f i c

g e o g r a p h i c a l a r e a o f A r e a 1 2 ( O ’ G r a d y

, B u r g e s s

, a n d B r o w n s F e r r y r o a d s ) r e l a t i v e t o o n l y

f o u r C i t y s e r v i c e s

– r o a d s

, s t o r m s e w e r

, p a r k s

, a n d s a n i t a r y s e w e r

. S h e r e q u e s t e d f i n a n c i a l

r e c o r d s p e r t a i n i n g t o s e w e r s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d p u r s u a n t t o C o n t r a c t s 7 9

, 6 4 B

, a n d 6 4 C

.

L i t t l e g a v e t h e r e q u e s t t o C a t h y W a t t s

, M u l l e r ’ s o p e n r e c o r d s r e q u e s t b a c k u p

.

T h e f i r s t p a g e o f t h e r e q u e s t r e a d a s f o l l o w s :

A l l d o c u m e n t s

, r e p o r t s

, m a p s

, d i a g r a m s

, c h a r t s

, d r a w i n g s

, b l u e

- p r i n t s

, p a p e r s

,

p l a n s

, i n f

o r m a t i o n

, s t u d i e s

, l e t t e r s

, r e c o r d s

, e m a i l s

, e l e c t r o n i c d a t a p r o c e s s i n g

f i l e s o r o t h e r l i k e m a t e r i a l p e r t a i n i n g t o

, c o n n e c t e d t o

, d i s c u s s i n g o r d e s c r i b i n g

i n a n y m a n n e r a l l p l a n s f o r s a n i t a r y s e w e r s i n t h e a n n e x e d a r e a i d e n t i f i e d a n d

d e s i g n a t e d A r e a 1 2 ( o n M a p B

- B i n R e s o l u t i o n N o

. 9 1 6 6

, d a t e d J a n u a r y 2 5

,

1 9 7 2 a n d a d o p t e d b y t h e C i t y o f C h a t t a n o o g a i n O r d i n a n c e N o

. 6 3 9 3

, d a t e d

I t app ear s tha t the Cit y ult imatel y pro duc ed 19 of a pos si ble 39 sewe r ann ual re por ts

. Lit tl e re cei ved 2

no a nnua l r epo rt s r el at ed t o t he o the r s er vices abo ut whic h sh e i nqui re d.

-5-F e b r u a r y 2

, 1 9 7 2 ) r e l a t e d t o s e w e r c o n t r a c t s i d e n t i f i e d b y t h e C i t y a s C o n t r a c t s

7 9

, 6 4 B a n d 6 4 C

. . . . S i n c e 2 0 0 1 ? 3

T h e J u n e 3 0 r e q u e s t c o n t i n u e d o n t o a s e c o n d p a g e w h e r e L i t t l e r e q u e s t e d d o c u m e n t s :

“ i d e n t i f y i n g r o a d s

, s t r e e t l i g h t i n g a n d s i d e w a l k s ” a n d “ p e r t a i n i n g t o t h e d e v e l o p m e n t

,

g r o w t h

, a d v a n c e m e n t

, i n s t a l l a t i o n

, d e l i v e r y

, p l a c e m e n t

, o r c o n s t r u c t i o n o f s t o r m s e w e r s ”

“ N o r t h o f I

- 2 4 o n B r o w n s F e r r y R o a d

, B u r g e s s R o a d a n d O ’ G r a d y D r i v e s i n c e 1 9 7 2 ” i n A r e a

1 2 ; a n d “ i d e n t i f

y i n g p a r k s a n d r e c r e a t i o n a l s e r v i c e s ” l o c a t e d N o r t h o f I

- 2 4 i n A r e a 1 2

.

W h e n L i t t l e d i d n o t r e c e i v e a c o n f i r m a t i o n f

r o m M u l l e r o f r e c e i p t o f t h e J u n e 3 0

r e q u e s t

, s h e i n q u i r e d o f M u l l e r a b o u t i t b y e m a i l o n J u l y 7

. I n t h a t e m a i l i n q u i r y

, L i t t l e

a t t a c h e d w h a t s h e s t a t e d w a s a c o p y o f h e r J u n e 3 0 r e q u e s t

. H o w e v e r

, a c c o r d i n g t o t h e C i t y

,

s h e s e n t a n a t t a c h m e n t t h a t d i f f e r e d f r o m h e r e d i t e d J u n e 3 0 r e q u e s t

, a s i t s o u g h t t h e

p r o d u c t i o n o f i t e m s p r e v i o u s l y p r o v i d e d i n r e s p o n s e t o t h e J u n e 7 r e q u e s t

.

M u l l e r t e s t i f

i e d t h a t s h e d o e s n o t r e c a l l w h e n s h e a c t u a l l y r e c e i v e d t h e J u n e 3 0

r e q u e s t

, a s s h e w a s s t u d y i n g f o r a b a r e x a m i n a t i o n a n d w a s n o t w o r k i n g f u l l t i m e

. D u r i n g

t h e t i m e f

r a m e a t i s s u e

, M u l l e r a p p a r e n t l y w o r k e d o n a r e d u c e d s c h e d u l e a n d t o o k d a y s o f f

b e t w e e n J u n e 2 9 a n d J u l y 2 8

, 2 0 1 1

, t o s t u d y

.

M u l l e r a d m i t t e d t h a t a s o f t h e t i m e s h e r e c e i v e d L i t t l e ’ s J u l y 7 e m a i l

, s h e h a d n o t

f o r w a r d e d t h e J u n e 3 0 r e q u e s t o u t t o t h e C i t y d e p a r t m e n t s b e c a u s e s h e “ t h o u g h t i t l o o k e d l i k e

t h e p r e v i o u s o n e

. ” M u l l e r w a s o u t o f t h e o f f i c e o n J u l y 7

, a n d d i d n o t r e s p o n d t o L i t t l e ’ s

e m a i l u n t i l t h e n e x t d a y

, a t w h i c h t i m e s h e c a l l e d L i t t l e

, t o l d h e r s h e w a s p r o c e s s i n g t h e

r e q u e s t

, a n d i n d i c a t e d t h e d o c u m e n t s s h o u l d b e m a d e a v a i l a b l e i n s e v e n b u s i n e s s d a y s

.

M u l l e r s u b s e q u e n t l y s e n t o u t e m a i l s t o t h e d e p a r t m e n t s s h e t h o u g h t w o u l d h a v e t h e r e c o r d s

.

S h e s p e c i f

i c a l l y w r o t e S t e v e L e a c h ( P u b l i c W o r k s A d m i n i s t r a t o r )

, L e e N o r r i s ( s u p e r v i s o r o f

S t e w a r t a n d w h o r e p o r t s t o L e a c h )

, a n d P a t r i c k

. A s f o r w a r d e d i n t h e e m a i l

, t h e a t t a c h e d

r e q u e s t w a s s e n t a s t w o s e p a r a t e d o c u m e n t s w i t h t h e f i r s t p a g e b e i n g i n o n e d o c u m e n t a n d

t h e s e c o n d p a g e b e i n g i n a s e c o n d d o c u m e n t r a t h e r t h a n a s i n g l e t w o

- p a g e d o c u m e n t

.

I n L e a c h ’ s r e p l y t o M u l l e r

, h e i n f o r m e d h e r t h a t h e w a s n o t f a m i l i a r w i t h t h e r e q u e s t s

,

“ s o [ h e ] g u e s s e d [ h i s ] s t a f f w a s h a n d l i n g i t

. ” A c c o r d i n g t o M u l l e r

, s h e i n t e r p r e t e d t h i s

r e s p o n s e t o m e a n L e a c h ’ s s t a f f w o u l d s e n d t h e r e c o r d s o v e r

. M u l l e r s t a t e d t h a t s h e d i d n o t

s e n d a c o p y o f t h e J u n e 3 0 r e q u e s t t o a n y o n e i n t h e P a r k s a n d R e c r e a t i o n D e p a r t m e n t

, a s s h e

t h o u g h t t h e J u n e 3 0 r e q u e s t w a s s i m i l a r t o t h e J u n e 7 r e q u e s t a n d o n l y i n v o l v e d P u b l i c

W o r k s

. M u l l e r r e c a l l e d t h a t o n J u l y 1 3

, s h e a g a i n s e n t a c o p y o f t h e J u n e 3 0 r e q u e s t t o L e a c h

t o r e m i n d h i m o f t h e d e a d l i n e f o r t h e r e c o r d s r e q u e s t

.

T he r ef er enc e t o 20 01 a ppe ar s t o r el at e t o t he r equ est fo r a ddi ti ona l s ewer ann ual re por ts

. 3

-6-W h e n s h e d i d n o t r e c e i v e a n y r e s p o n s e t o h e r J u n e 3 0 r e q u e s t

, o n J u l y 2 6

, L i t t l e f i l e d

a p e t i t i o n f

o r a c c e s s t o t h e r e q u e s t e d r e c o r d s p u r s u a n t t o T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n

1 0

- 7

- 5 0 5

. A f

t e r L e a c h l e a r n e d o f t h e p e t i t i o n

, h e s e n t a n e m a i l t o D e p u t y C i t y A t t o r n e y P h i l

N o b l e t t a s k i n g i f t h e r e w a s a n y w a y t o s e e k a n i n j u n c t i o n a g a i n s t L i t t l e : 4

I a s s u m e h e r m o t i v e i s h a r a s s m e n t o f t h e s t a f f i n o r d e r t o p r o v e t h a t s h e s h o u l d

b e l e t o u t o f t h e C i t y

. I s t h e r e a n y l e g a l b a s i s o r p r e c e d e n t f o r t h e J u d g e t o

l i m i t h e r r e q u e s t t o s o m e t h i n g t h a t i s r e a s o n a b l e o r t h a t i s n o t i n e s s e n c e a

d u p l i c a t i o n o f m a t e r i a l s h e h a s a l r e a d y s e e n

. A t s o m e p o i n t i n m y h u m b l e

o p i n i o n t h i s i s p u r e a n d s i m p l e h a r a s s m e n t o f t h e s t a f f a n d a g a i n i n m y o p i n i o n

g o e s b e y o n d t h e p u r p o s e a n d i n t e n t o f t h e l e g i s l a t i o n

. I s t h e r e a n y c a s e l a w

t h a t w o u l d g o t o t h a t p o i n t a n d w o u l d g r a n t s o m e a f f i r m a t i v e / i n

j u n c t i v e r e l i e f

.

N o b l e t t r e s p o n d e d a s f

o l l o w s :

S h e a n d J o h n A n d e r s o n s t i l l h a v e h e r l a w s u i t d e m a n d i n g d e a n n e x a t i o n d u e t o

h e r l a c k o f s e w e r s e r v i c e s

. S h e h a s b e e n u s i n g t h e o p e n r e c o r d s a c t a s a q u i c k 5

w a y t o o b t a i n d i s c o v e r y f o r h e r o t h e r l a w s u i t

. J o h n A n d e r s o n h a s b e e n i n t h e

w i n g s t h e w h o l e t i m e o n t h i s m a t t e r

. W e j u s t n e e d t o m a k e s u r e w e h a v e n o t

l e t s o m e t h i n g f

a l l i n t o t h e c r a c k s f

r o m t h e s e o p e n r e c o r d s r e q u e s t s a n d w e

s h o u l d b e f

i n e

.

S u b s e q u e n t t o t h i s e m a i l

, L e a c h i n s t r u c t e d h i s s t a f f t o s e a r c h f

o r r e c o r d s i n “ [ a ] l l o f A r e a 1 2

, ”

d e s p i t e t h e f

a c t t h a t L i t t l e ’ s l a s t r e q u e s t w a s n a r r o w e d d o w n t o i n f o r m a t i o n r e l a t i v e t o t h r e e

r o a d s l o c a t e d i n t h e a n n e x e d a r e a

.

A s h o w c a u s e h e a r i n g c o m m e n c e d o n A u g u s t 4

, 2 0 1 1

. B o x e s w e r e b r o u g h t t o t h e

h e a r i n g p u r p o r t e d l y c o n t a i n i n g d o c u m e n t s r e s p o n s i v e t o L i t t l e ’ s r e q u e s t s

. T h e C i t y a s s e r t e d :

“ [ W ] e b r o u g h t a l l o f t h a t s t u f f t o t h e e x t e n t w e k n o w i t ’ s r e s p o n s i v e ” a n d “ [ w ] e ’ v e g i v e n

t h e m e v e r y t h i n g w e g o t

. W e d o n ’ t k n o w w h a t e l s e w e c a n t u r n o v e r

. ”

L i t t l e n o t e d t h a t t h e C i t y d i d n o t d i s c l o s e t o t h e t r i a l c o u r t t h a t i t h a d f a i l e d t o p r o d u c e

a n y r e q u e s t e d e m a i l s

. I m m e d i a t e l y a f t e r t h e h e a r i n g

, L i t t l e r e c e i v e d a n e m a i l f r o m M u l l e r

a s k i n g f o r “ k e y t e r m s ” s o t h e C i t y c o u l d s e a r c h f o r r e s p o n s i v e e m a i l s

. O n A u g u s t 1 1

, M u l l e r

a g a i n e m a i l e d L i t t l e a n d a d v i s e d t h a t t h e C i t y c o u l d n o t c o n d u c t a n e m a i l s e a r c h w i t h o u t

Lea ch te st if

ie d tha t he had dea lt wit h Lit tl e “on a pie ce of pro per ty out in Lookout V al le y, a hund re d 4

acr es [on whi ch] she was ru nni ng a bed and br eakfa st and

. . . a meeti ng cent er in th at ar ea. ”

Lit tl e’ s f at her , J ames P. Li tt le , M .D., ha d f il ed a n ac ti on a gains t t he Ci ty on M ay 23, 20 11. 5

-7-s p e c i f

i c k e y t e r m s b e i n g p r o v i d e d b y L i t t l e

. O n A u g u s t 1 5

, L i t t l e i n f o r m e d M u l l e r b y e m a i l

t h a t t h e k e y t e r m s f

o r t h e s e a r c h w e r e t h e d e s c r i p t i v e w o r d s p r o v i d e d i n t h e J u n e 3 0 r e q u e s t

.

F u r t h e r

, s h e o p i n e d t o M u l l e r t h a t t h e C i t y w a s i n a b e t t e r p o s i t i o n t o i d e n t i f y e f f e c t i v e k e y

t e r m s t h a n s h e w a s

. W h e n t h e C i t y e v e n t u a l l y c o n d u c t e d a n e m a i l s e a r c h o n A u g u s t 1 5

, t h e

t e r m s c o n t a i n e d i n t h e J u n e 3 0 r e q u e s t w e r e u t i l i z e d

.

O n A u g u s t 1 8

, L i t t l e t o l d t h e t r i a l c o u r t t h a t t h e C i t y h a d n o t p r o d u c e d a n y r e c o r d s

r e l a t i v e t o C o n t r a c t 7 9 o r a n y e m a i l s d a t e d p r i o r t o J u n e 2 0 0 6

. S h e c l a i m e d t h a t

a p p r o x i m a t e l y 7 5 p e r c e n t o f t h e d o c u m e n t s p r o v i d e d t o h e r h a d n o t b e e n r e s p o n s i v e t o h e r

r e q u e s t s

. L i t t l e f

u r t h e r n o t e d t h a t s h e h a d r e c e i v e d c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e C i t y A t t o r n e y ’ s

o f f i c e t h a t a n y s e a r c h f

o r e m a i l s w o u l d b e l i m i t e d t o t h e p e r i o d b e t w e e n J u n e 3 0

, 2 0 1 1

, a n d

J u n e 3 0

, 2 0 0 6

. A c c o r d i n g t o L i t t l e

, N o b l e t t h a d i n f o r m e d h e r t h a t t h e s e a r c h w a s l i m i t e d d u e

t o t h e f a c t t h e C i t y h a d a d o p t e d

, p u r s u a n t t o T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 7 0 2

,

t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f t h e M u n i c i p a l T e c h n i c a l A d v i s o r y S e r v i c e ( “ M T A S ” ) c o n t a i n e d i n

i t s R e c o r d

s Ma n a g e m e n t f

o r M u n i c i

p a l G o v e r n m e n t

s G u i d e ( “ t h e M T A S g u i d e ” )

. I n r e g a r d

t o e m a i l s

, t h e M T A S g u i d e r e q u i r e d t h e C i t y r e t a i n t h e m f o r a p e r i o d o f f

i v e y e a r s

.

T h e r e f o r e

, p e r N o b l e t t

, i r r e s p e c t i v e o f w h e t h e r t h e C i t y a c t u a l l y h a d e m a i l s o l d e r t h a n f i v e

y e a r s

, t h e C i t y w a s n o t g o i n g t o s e a r c h f o r t h e m b e c a u s e o f t h e p r o v i s i o n s i n t h e M T A S

g u i d e

.

O v e r t h e c o u r s e o f t h e h e a r i n g s c o n d u c t e d i n t h i s m a t t e r

, C i t y e m p l o y e e s w h o

g a t h e r e d t h e r e s p o n s i v e d o c u m e n t s a p p e a r e d b e f o r e t h e t r i a l c o u r t

. L e a c h r e l a t e d t h a t h e

s u p e r v i s e s f

i v e d i v i s i o n s a n d t h a t t h e e n t i r e P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t i s h i s r e s p o n s i b i l i t y

.

H i s i m m e d i a t e o f

f i c e m a i n t a i n s t h e r e c o r d s r e l a t i n g t o s e w e r l i n e s a n d m a p s

. L e a c h t e s t i f i e d

t h a t w h e n h e r e c e i v e d t h e J u n e 3 0 r e q u e s t

, h e g l a n c e d t h r o u g h i t a n d d e t e r m i n e d t h a t i t

l o o k e d l i k e t h e s a m e r e q u e s t L i t t l e h a d m a d e b e f o r e

. H e m i s s e d t h e s e c o n d p a g e o f t h e

r e q u e s t t h a t h a d b e e n a t t a c h e d t o t h e J u l y 7 e m a i l f o r w a r d e d t o h i m b y M u l l e r

. H e a d m i t t e d

t h a t i t w a s h i s “ o v e r s i g h t

. ” L e a c h s t a t e d t h a t h e d i d n o t b e c o m e a w a r e o f t h e f a c t t h e r e q u e s t

w a s d i f f e r e n t u n t i l a f

t e r L i t t l e f

i l e d h e r l a w s u i t

. A c c o r d i n g t o L e a c h

, w h e n h e l e a r n e d o f t h e

d i f f e r e n t r e q u e s t

, h e s e n t e m a i l s t o h i s s t a f f t o p r o v i d e t h e i n f

o r m a t i o n a s q u i c k l y a s p o s s i b l e

.

H e c o n t e n d e d t h a t m a t e r i a l s r e s p o n s i v e t o t h e J u n e 3 0 r e q u e s t w e r e b r o u g h t t o t h e c o u r t h o u s e

o n A u g u s t 4 f

o r r e v i e w a n d c o p y i n g b y L i t t l e

. L e a c h a l s o t e s t i f i e d t h a t h i s s t a f

f l o o k e d f

o r

C o n t r a c t 7 9 a n d t h e a d d i t i o n a l a n n u a l r e p o r t s r e q u e s t e d b y L i t t l e

. H e o b s e r v e d t h a t P u b l i c

W o r k s d o e s n o t p r e p a r e a n n u a l r e p o r t s

.

P a t r i c k

, a s e w e r d e p a r t m e n t e m p l o y e e

, t e s t i f i e d t h a t h e p r o v i d e d t h e s e w e r l i n e m a p s

i n r e s p o n s e t o L i t t l e ’ s i n i t i a l r e q u e s t s

. A c c o r d i n g t o P a t r i c k

, h e c o n d u c t e d a s e a r c h f o r

C o n t r a c t 7 9

, b u t c o u l d f i n d n o t f

i n d s u c h a d o c u m e n t

. H e i n d i c a t e d t h a t h e h a d n o

e x p l a n a t i o n f

o r w h y t h e s e w e r c o n t r a c t n u m b e r s s t o p a t n u m b e r 7 7 a n d t h e n p i c k b a c k u p a t

n u m b e r 8 1

. A t t h e f

i r s t h e a r i n g

, P a t r i c k e x p r e s s e d h i s b e l i e f t h a t h e h a d p r o v i d e d a l l

-8-r e s p o n s i v e r e c o r d s r e q u i r e d o f h i m w i t h t h e e x c e p t i o n o f o n e d o c u m e n t

- a p r e l i m i n a r y

e n g i n e e r i n g r e p o r t t o s e r v e t h e L i t t l e p r o p e r t y

, w h i c h h e p r o f f e r e d t o t h e c o u r t

. H o w e v e r

,

t h r e e d a y s b e f

o r e h i s A u g u s t 2 5 t e s t i m o n y

, P a t r i c k n o t e d h e h a d s i n c e l o c a t e d f o u r

r u d i m e n t a r y s k e t c h e s o n h i s c o m p u t e r r e s p o n s i v e t o L i t t l e ’ s r e q u e s t

. A c c o r d i n g t o P a t r i c k

,

t h e s k e t c h e s h a d b e e n m a d e s e v e r a l y e a r s b e f o r e a n d h e h a d f

o r g o t t e n a b o u t t h e m

.

D e b o r a h M i k e l

, t h e I n f

o r m a t i o n T e c h n o l o g y M a n a g e r f o r P u b l i c W o r k s

, r e l a t e d t h a t

h e r d e p a r t m e n t c o n s i s t s o f t r a f f i c e n g i n e e r i n g

, t r a f

f i c o p e r a t i o n s

, M o c c a s i n B e n d W a s t e w a t e r

T r e a t m e n t P l a n t

, c i t y w i d e s e r v i c e s

, i n a d d i t i o n t o w a t e r q u a l i t y a n d e n g i n e e r i n g

. A c c o r d i n g

t o M i k e l

, s h e i s t h e p e r s o n n o r m a l l y r e q u e s t e d t o g a t h e r i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d o n c o m p u t e r s

r e l a t i n g t o m a p s a n d d o c u m e n t s m a i n t a i n e d b y P u b l i c W o r k s

. S h e n o t e d t h a t i f a f i l e w a s i n

p a p e r f o r m

, t h e y t o o k t h e d o c u m e n t s a n d m a d e c o p i e s

, a n d i f t h e f i l e w a s i n e l e c t r o n i c f

o r m

,

t h e y r a n r e p o r t s t h a t c o n s o l i d a t e d a l l t h e i n f o r m a t i o n

. A t t h e h e a r i n g

, s h e i d e n t i f i e d m a p s

r e l a t i n g t o c a p i t a l r o a d p r o j e c t s

, s t o r m w a t e r

, s o l i d w a s t e

, a n d s e w e r p i p e s t h a t h a d b e e n

p r o d u c e d

. S h e r e l a t e d t h a t m a t e r i a l s p e r t a i n i n g t o t h e C i t y ’ s 3 1 1 s y s t e m

, w a t e r q u a l i t y

, a n d

j o b o r d e r s m a i n t a i n e d f r o m b e f o r e t h e c u r r e n t e l e c t r o n i c s y s t e m a l s o h a d b e e n p r o d u c e d

.

M i k e l t e s t i f

i e d t h a t s h e a n d o t h e r P u b l i c W o r k s e m p l o y e e s w o r k e d a t o t a l o f 1 4 2 h o u r s b e f o r e

t h e A u g u s t 4 h e a r i n g t o l o c a t e a n d c o p y d o c u m e n t s t h e y f e l t w e r e r e s p o n s i v e t o L i t t l e ’ s

r e q u e s t s

. O n t h e d a y o f h e r t e s t i m o n y

, M i k e l b r o u g h t t o c o u r t a d d i t i o n a l d o c u m e n t s

,

c o n s i s t i n g o f r e c o r d s f r o m P u b l i c W o r k s ’ c e n t r a l f i l e

, i n c l u d i n g c o r r e s p o n d e n c e

, o t h e r

m a t e r i a l s r e l a t i n g t o B u r g e s s R o a d

, O ’ G r a d y D r i v e

, a n d B r o w n s F e r r y R o a d

, a n d a d d i t i o n a l

w o r k o r d e r s

.

D e n n i s M a l o n e

, A s s i s t a n t C i t y E n g i n e e r

, t e s t i f i e d t h a t i n r e s p o n s e t o L i t t l e ’ s r e q u e s t

, h e g a t h e r e d d o c u m e n t s r e l a t i n g t o t h e c a p i t a l p r o j e c t s i n A r e a 1 2

– m a

j o r r o a d w o r k a n d

w i d e n i n g o f r o a d s a n d s a n i t a r y s e w e r i n s t a l l a t i o n s

. M a l o n e e s t i m a t e d t h a t t h e o v e r a l l s t a f f

t i m e s p e n t c o n d u c t i n g s e a r c h e s o n L i t t l e ’ s r e q u e s t s w a s a r o u n d o n e h u n d r e d h o u r s

. M a l o n e

a d m i t t e d t h a t h e f

i r s t s a w t h e J u n e 3 0 r e q u e s t o n A u g u s t 1

. H e t e s t i f i e d t h a t i t w a s h i s

u n d e r s t a n d i n g t h a t t h e r e q u e s t r e l a t e d t o a l l o f A r e a 1 2

. A c c o r d i n g t o M a l o n e

, e v e n a f t e r h e

r e a d t h e J u n e 3 0 r e q u e s t h i m s e l f

, h e s t i l l t h o u g h t i t s o u g h t d o c u m e n t s r e l a t i n g t o a l l o f A r e a

1 2

, a n d h e d i d n o t l e a r n u n t i l t h e d a y b e f o r e h i s t e s t i m o n y t h a t t h e r e q u e s t w a s l i m i t e d t o o n l y

t h r e e r o a d s

.

L a w r e n c e Z e h n d e r

, P a r k s a n d R e c r e a t i o n A d m i n i s t r a t o r

, t e s t i f i e d t h a t h e h a d p r o v i d e d

c o p i e s o f a d o c u m e n t s h o w i n g a l l t h e C i t y ’ s f a c i l i t i e s

, b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s

, a n d p a r k s

,

a n d w h i c h o u t l i n e d t h e v a r i o u s c o m p o n e n t s o f t h e C i t y ’ s p a r k s a n d r e c r e a t i o n s y s t e m

. T h e

m a t e r i a l p r o d u c e d i d e n t i f i e d t h e p a r k s a n d t h e J o h n A

. P a t t e n R e c r e a t i o n a l C e n t e r i n t h e

a n n e x e d a r e a

. Z e h n d e r r e l a t e d t h a t t h e C i t y h a s s p e n t m o n e y o n p a r k s i n t h e T i f t o n i a a r e a

i n t h e p a s t 3 0 y e a r s a n d t h e r e s h o u l d b e d o c u m e n t s t o r e f l e c t w h a t w a s s p e n t o n t h e s e

p r o j e c t s

. H e a d m i t t e d h e h a d n o t p r o d u c e d t h e p l a n s c o n c e r n i n g t h e c o n s t r u c t i o n o f J o h n A

.

-9-P a t t e n R e c r e a t i o n a l C e n t e r b e c a u s e L i t t l e ’ s r e q u e s t w a s “ a b o u t w h e r e o u r f a c i l i t i e s a r e

l o c a t e d a n d w h a t s e r v i c e s a r e p r o v i d e d t o t h e c i t i z e n s

. ” I n t e r e s t i n g l y

, Z e h n d e r o b s e r v e d

,

“ T h e r e m a y b e a w a r e h o u s e s o m e w h e r e w h e r e r e c o r d s a r e

, b u t I d o n ’ t k n o w w h e r e t h a t m i g h t

b e

. ” I n d i s c u s s i n g t h e w a r e h o u s e c o m m e n t

, Z e h n d e r r e l a t e d t h a t w h i l e i t w a s p o s s i b l e t h a t

m a t e r i a l r e s p o n s i v e t o t h e J u n e 3 0 r e q u e s t m i g h t b e i n s t o r a g e

, h e d o e s n o t k n o w o f i t a n d h i s

s t a f f h a s n o k n o w l e d g e o f i t

. H e n o t e d t h a t n e i t h e r h e n o r h i s s t a f f l o o k e d i n a w a r e h o u s e

k e p t b y t h e C i t y b e c a u s e “ [ t ] h e r e w a s n o r e a s o n

, n o s u g g e s t i o n t h a t t h e r e e v e n w a s a n y

m a t e r i a l t h e r e

. ” H e d e s c r i b e d t h e w a r e h o u s e a s m o r e o r l e s s a j u n k r o o m

.

L e a n n e T i n k e r t e s t i f

i e d t h a t s h e w o r k s f

o r t h e C i t y a s t h e D e p u t y C I O o f t h e

I n f o r m a t i o n S e r v i c e s D e p a r t m e n t a n d a c t s a s t h e d i r e c t o r o f t e c h n o l o g y

, s u p e r v i s i n g a n d

m a n a g i n g t h e s y s t e m s a n d n e t w o r k d e p a r t m e n t s

. T i n k e r e x p l a i n e d t h a t k e y t e r m s a n d

p e o p l e ’ s n a m e s a r e n e e d e d t o m a k e e m a i l s e a r c h e s b e c a u s e o f t h e m a s s a m o u n t o f e l e c t r o n i c

i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e

. A c c o r d i n g t o T i n k e r

, h a v i n g t h e t e r m s a n d n a m e s m a k e s t h e s e a r c h

“ e a s i e r a n d m o r e e f

f i c i e n t t o g e t t h e i n f

o r m a t i o n y o u ’ r e l o o k i n g f o r

. ” S h e s t a t e d t h e

r e q u e s t o r n o r m a l l y i s a s k e d t o p r o d u c e t h e k e y t e r m s a n d n a m e s f o r t h e s e a r c h

. T i n k e r

r e l a t e d t h a t d u e t o h a r d w a r e a n d s o f t w a r e c o n s t r a i n t s

, t h e C i t y m a i n t a i n s e m a i l s f o r f i v e y e a r s

p u r s u a n t t o t h e M T A S g u i d e

. T h e m e d i a i s t h e n “ u s e d o v e r

. ”

S t e v e F a u l k n e r s t a t e d t h a t h e w o r k s a s t h e S u p p o r t S e r v i c e s M a n a g e r f o r t h e

I n f o r m a t i o n S e r v i c e s D e p a r t m e n t

, w h i c h h a n d l e s t h e t e c h n o l o g y n e e d s f o r a p p r o x i m a t e l y 1 5

C i t y d e p a r t m e n t s i n c l u d i n g t h e M i c r o s o f t E x c h a n g e e l e c t r o n i c m a i l i n g s y s t e m

. F a u l k n e r

r e c a l l e d t h a t h e h a d b e e n a s k e d b y t h e C i t y A t t o r n e y ’ s O f f i c e t o p e r f

o r m s e a r c h e s o n t h e

M i c r o s o f t E x c h a n g e s e r v e r

. H e e x p l a i n e d t h a t i n o r d e r t o p e r f o r m s e a r c h e s o f e m a i l r e c o r d s

,

o n e n e e d s s o m e t y p e o f s e a r c h c r i t e r i a t o l o o k f o r t e r m s i n s i d e t h e e m a i l o r i n t h e h e a d e r s o f

t h e e m a i l

. H e r e l a t e d t h a t h e f u r t h e r n e e d s t o b e t o l d i n w h i c h m a i l b o x e s t o s e a r c h a n d s o m e

d a t e p a r a m e t e r s

.

A c c o r d i n g t o F a u l k n e r

, N o b l e t t g a v e h i m a l i s t o f s e v e n m a i l b o x e s a n d k e y t e r m s a n d

h e w a s a s k e d t o s e a r c h f o r a l l e m a i l s d a t e d f

r o m J u l y 3 0

, 2 0 0 6

, t o t h e p r e s e n t c o n t a i n i n g

t h o s e t e r m s i n a l l s e v e n m a i l b o x e s

. H e s e a r c h e d t h e m a i l b o x e s o f L e a c h

, N o r r i s

, P a t r i c k

, B i l l

P a y n e

, S t e w a r t

, J o h n V a n W i n k l e

, a n d Z e h n d e r l o o k i n g f o r t h e t e r m s “ T i f

t o n i a

, ” “ B r o w n s

F e r r y R o a d

, ” “ B u r g e s s R o a d

, ” “ O ’ G r a d y D r i v e

, ” “ J a m e s L i t t l e

, ” “ R e b e c c a L i t t l e ” a n d “ 3 1 0 4

S c e n i c W a t e r L a n e

. ” H e l o c a t e d 7 5 5 e m a i l s

, s o m e o f w h i c h h a d a t t a c h m e n t s

. L i t t l e w a s

a l l o w e d t o r e v i e w t h e r e t r i e v e d e m a i l s o n a c o m p u t e r p r o v i d e d f o r h e r u s e c o n t a i n i n g

M i c r o s o f t O u t l o o k

. F a u l k n e r n o t e d t h a t a s e c o n d e m a i l s e a r c h w a s l a t e r p e r f o r m e d a t t h e

r e q u e s t o f t h e t r i a l c o u r t

. T h e s e c o n d s e a r c h s o u g h t e m a i l s p r i o r t o J u l y 3 0

, 2 0 0 6

, i n t h e s a m e

m a i l b o x e s u s i n g t h e s a m e k e y t e r m s

. F a u l k n e r r e l a t e d t h a t h e l o c a t e d 4 6 a d d i t i o n a l e m a i l s

,

s o m e o f w h i c h h a d a t t a c h m e n t s

.

-10-O n A u g u s t 2 5

, t h e t r i a l c o u r t c o m m u n i c a t e d w i t h c o u n s e l a s f o l l o w s : “ I f y o u w a n t

t o b r i e f t h e i s s u e s

, p l e a s e d o s o o n o r b e f o r e 9 / 2 0

. ” L i t t l e f

i l e d h e r w r i t t e n c l o s i n g a r g u m e n t

o n S e p t e m b e r 2 0

. T h e C i t y f i l e d i t s w r i t t e n c l o s i n g a r g u m e n t a n d b r i e f o n S e p t e m b e r 2 1

.

T h e r e a f t e r

, a t t h e h e a r i n g t h a t s a m e d a y

, c o u n s e l f o r L i t t l e a s k e d t h e c o u r t t o d i s r e g a r d t h e

C i t y ’ s b r i e f d u e t o t h e l a t e f i l i n g

. B e c a u s e a n i s s u e e x i s t e d a t t h e h e a r i n g ’ s c o n c l u s i o n

c o n c e r n i n g t w o C D s t h a t h a d b e e n i d e n t i f i e d d u r i n g t h e h e a r i n g

, L i t t l e ’ s c o u n s e l a g r e e d t o

r e s p o n d r e g a r d i n g t h e a d m i s s i b i l i t y o f t h e C D s b y S e p t e m b e r 2 6

. H o w e v e r

, t h e C D s w e r e

i n a c c e s s i b l e a n d u n r e a d a b l e

, t h u s m a k i n g i t i m p o s s i b l e t o r e v i e w w h a t t h e y c o n t a i n e d i n

o r d e r t o r a i s e o b

j e c t i o n s p r i o r t o S e p t e m b e r 2 6

. O n S e p t e m b e r 3 0

, L i t t l e ’ s c o u n s e l a d d r e s s e d

t h e e v i d e n t i a r y i s s u e s w i t h t h e c o u r t

. N o t w i t h s t a n d i n g t h e l i m i t e d p u r p o s e o f t h e

c o r r e s p o n d e n c e

, c o u n s e l r e a r g u e d m a t t e r s o u t s i d e t h e i s s u e o f t h e a d m i s s i b i l i t y o f t h e C D s

.

O n O c t o b e r 1 1

, 2 0 1 1

, t h e t r i a l c o u r t e n t e r e d a m e m o r a n d u m o p i n i o n a n d o r d e r t h a t

d e n i e d L i t t l e ’ s r e q u e s t t o r e c o v e r a t t o r n e y ’ s f e e s f r o m t h e C i t y

, d e n i e d t h e C i t y ’ s r e q u e s t t h a t

L i t t l e r e i m b u r s e t h e C i t y f o r t h e c o s t s o f t w o C D s t h e C i t y h a d p r o v i d e d h e r

, d e n i e d L i t t l e ’ s

r e q u e s t t o e x c l u d e t h e C i t y ’ s w r i t t e n c l o s i n g a r g u m e n t a n d b r i e f

, a n d o r d e r e d t h a t t h e c l e r k ’ s

c o s t b e a d

j u d g e d a g a i n s t t h e C i t y

. T h e t r i a l c o u r t s p e c i f i c a l l y n o t e d a s f

o l l o w s :

B a s e d u p o n th e e v i d e n c e , th e C i t y h a s n o t c l a i m e d t h a t a n y t h i n g s o u g h t b

y

M s

. L i t t l e w a s n o t a p u b l i c r e c o r d

. T h e C i t y n e v e r r e f

u s e d t o d i s c l o s e t h e

r e c o r d s

. T h e y j u s t h a d n o t d o n e m u c h a s o f t h e t i m e t h e P e t i t i o n w a s f i l e d

.

T h e C i t y p r o d u c e d a p l e t h o r a o f r e c o r d s a t t h e A u g u s t 4

, 2 0 1 1 h e a r i n g a n d h a s

p r o d u c e d a d d i t i o n a l p u b l i c r e c o r d s a f t e r A u g u s t 4

, 2 0 1 1

.

* * *

T h e c o u r t h o l d

s th a t M s

. L i t t l e h a s n o t

p r o v e d t h a t t h e C i t y o f C h a t t a n o o g a

a c t e d i n b a d f

a i th a s a r e s u l t o

f i t s s l o w n e s s i n p r o d u c i n g t h e p u b l i c r e c o r d s

r e q u e s t e d

. T h e C i t y h a s n e v e r a s s e r t e d t h a t t h e d o c u m e n t s r e q u e s t e d b y M s

.

L i t t l e w e r e n o t p u b l i c r e c o r d s

. A l t h o u g h s l o w a n d i n t e r m i t t e n t

, t h e C i t y h a s

n e v e r r e f u s e d t o p r o d u c e t h e r e c o r d s

. I n d e e d

, t h e C i t y a p p a r e n t l y p r o d u c e d

m o r e r e c o r d s t h a n r e q u e s t e d

, e s p e c i a l l y o n t h e r o a d s r e q u e s t

.

T h e c o u r t c a n n o t i m p u t e b a d f a i t h b e c a u s e o f s l o w n e s s o r n e g l i g e n c e

. T h e r e

w e r e t h r e e p r i m a r y p r o b l e m s t h a t l e d t o t h e d e l a y

. T h e f i r s t w a s M s

. L i t t l e ’ s

r e q u e s t

. I t a p p e a r e d s i m i l a r t o h e r f i r s t r e q u e s t J u n e 7

, 2 0 1 1 a n d t h e C i t y w a s

s t i l l i n t h e p r o c e s s o f r e s p o n d i n g t o M s

. L i t t l e ’ s r e q u e s t w h e n t h e s e c o n d

r e q u e s t w a s s u b m i t t e d b y M s

. L i t t l e o n J u n e 3 0

, 2 0 1 1

. T h e r e m a y w e l l b e

s o m e d u p l i c a t i o n w i t h r e g a r d s t o t h e s a n i t a r y s e w e r s

. T h e s e c o n d p r o b l e m w a s

M s

. M u l l e r ’ s s t u d y i n g f o r t h e T e n n e s s e e b a r e x a m a n d m i s s i n g s o m u c h w o r k

-11-i n J u l y

. T h i r d

, M s

. W a t t s d i d n o t s e e a n d / o r p i c k u p t h e r e q u e s t a n d t a k e o v e r

a s a n t i c i p a t e d

. T h e “ b a l l ” w a s d r o p p e d

.

T h u s

, b a s e d u p o n ( 1 ) t h e l e g a l s t a n d a r d s e t f o r t h i n G r e e r [

v

. C i t y o f M e m p h i s

,

T e n n e s s e e

, 3 5 6 S

. W

. 3 d 9 1 7 ( T e n n

. C t

. A p p

. 2 0 1 0 ) ] a n d o t h e r c a s e s c i t e d

, ( 2 )

t h e f a r b e t t e r f

a c t s f o r t h e C i t y o f C h a t t a n o o g a i n t h i s c a s e c o m p a r e d t o G r e e r

, ( 3 ) t h e c o u r t ’ s f

i n d i n g t h a t t h e C i t y d i d n o t a c t i n b a d f a i t h

, a n d t h e ( 4 ) l i m i t e d

n a t u r e o f t h e a w a r d

, th e c o u r t d e n i e s M s

. L i t t l e ’ s r e q u e s t t o b e a w a r d e d

a t t o r n e y ’ s f e e s f r o m th e C i t

y o f C h a t t a n o o g a i n c o n n e c t i o n w i t h h e r r e q u e s t s

o f J u n e 3 0

, 2 0 1 1

.

( E m p h a s i s a d d e d

. )

.

O n N o v e m b e r 9

, 2 0 1 1

, L i t t l e f i l e d a m o t i o n t o ( 1 ) a l t e r a n d / o r a m e n d t h e c o u r t ’ s

o r d e r

, a n d / o r ( 2 ) a l t e r n a t i v e l y

, r e c o n s i d e r t h e c o u r t ’ s f i n d i n g a n d o r d e r

. L i t t l e ’ s m o t i o n

r e q u e s t e d t h a t t h e c o u r t “ ( 1 ) r e n d e r a f i n a l o r d e r r e l a t i v e t o t h e i s s u e o f w h e t h e r t h e C i t y h a s

p r o d u c e d a l l o f t h e d o c u m e n t s

, a n d ( 2 ) r e n d e r a f i n d i n g t h a t t h e C i t y a c t e d w i l l f u l l y i n

r e f u s i n g t o p r o d u c e a l l o f i t s d o c u m e n t s

, t h u s e n t i t l i n g R e b e c c a L i t t l e t o a t t o r n e y s ’ f e e s i n

t h i s p r o c e e d i n g

. ” A d d i t i o n a l l y

, L i t t l e a r g u e d t h a t t h e “ C o u r t e r r e d i n a c c e p t i n g t h e C i t y ’ s l a t e

f i l e d b r i e f

. ” A h e a r i n g w a s h e l d o n N o v e m b e r 2 1

.

O n D e c e m b e r 7

, t h e t r i a l c o u r t e n t e r e d a m e m o r a n d u m o p i n i o n a n d f i n a l o r d e r i n

w h i c h i t a m e n d e d t h e O c t o b e r 1 1 o r d e r t o r e f l e c t t h a t M s

. L i t t l e d i d n o t r e c e i v e a l l o f t h e

i n f o r m a t i o n s h e w a n t e d f

r o m C h a t t a n o o g a

, r e a f

f i r m e d t h e m e m o r a n d u m o p i n i o n a n d o r d e r

i n a l l o t h e r r e s p e c t s

, a n d o r d e r e d t h a t t h e c l e r k ’ s c o s t f o r t h a t m o t i o n b e a d

j u d g e d a g a i n s t

L i t t l e

. T h e t r i a l c o u r t n o t e d a s t o a l l e g e d “ n o t p r o d u c e d ” d o c u m e n t s

, o n e d o c u m e n t

, s e w e r

c o n t r a c t 7 9

, c o u l d n o t b e f o u n d b y C i t y

, a d d i t i o n a l d o c u m e n t s L i t t l e s o u g h t r e l a t i n g t o p a r k s

a n d r e c r e a t i o n w e r e n o t e n c o m p a s s e d b y h e r r e q u e s t

, a n d i f L i t t l e w a s d i s s a t i s f i e d w i t h t h e

C i t y ’ s r e s p o n s e

, s h e c o u l d h a v e s u b m i t t e d m o r e s p e c i f i c r e q u e s t s f

o r a d d i t i o n a l d o c u m e n t s

.

T h e c o u r t h e l d t h a t i t w o u l d n o t r u l e t h a t t h e C i t y h a d f a i l e d t o p r o d u c e d o c u m e n t s i t w a s

r e q u i r e d t o p r o d u c e

. I n t h e m e m o r a n d u m o p i n i o n a n d f i n a l o r d e r f

i l e d o n D e c e m b e r 7

, 2 0 1 1

,

t h e t r i a l c o u r t s p e c i f

i c a l l y p r o v i d e d a s f

o l l o w s :

B e c a u s e o f t h e p o s t

-

j u d g m e n t a r g u m e n t s a n d c o n t e n t i o n s

, t h e c o u r t h a s

r e v i e w e d t h e p u b l i c r e c o r d s s t a t u t e s a s a n e f f o r t t o s t u d y t h e i s s u e s r a i s e d b y

c o u n s e l

. T h e p u b l i c r e c o r d s s t a t u [ t ] e s h a v e b e e n a m e n d e d o v e r t h e y e a r s s i n c e

t h e c o u r t ’ s l a s t i n

- d e p t h r e v i e w o f t h e m

.

F i r s t

, t h e r e a r e s e v e r a l i n t e r e s t i n g p r o v i s i o n s t h a t a r e f o u n d i n t h e s t a t u t e s t h a t

w e r e n o t c i t e d b y t h e c o u r t i n t h e O c t o b e r 1 1

, 2 0 1 1 O p i n i o n

. O n e

, T e n n

. C o d e

-12-A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 4 ) ( S u p p

. 2 0 1 1 ) p r o v i d e s :

T h i s s e c t i o n s h a l l n o t b e c o n s t r u e d a s r e q u i r i n g a g o v e r n m e n t a l

e n t i t y o r p u b l i c o f

f i c i a l t o s o r t t h r o u g h f i l e s t o c o m p i l e

i n f o r m a t i o n ; h o w e v e r

, a p e r s o n r e q u e s t i n g t h e i n f o r m a t i o n s h a l l

b e a l l o w e d t o i n s p e c t t h e n o n e x e m p t r e c o r d s

.

T h i s s t a t u t e s e e m s t o s u p p o r t C h a t t a n o o g a ’ s f r u s t r a t i o n w i t h M s

. L i t t l e ’ s

p u b l i c r e c o r d s r e q u e s t s

, m o s t o f w h i c h h a v e b e e n p r e t t y f a r r e a c h i n g o r l e s s

t h a n c l e a r a b o u t s p e c i f i c d o c u m e n t s

. H o w e v e r

, t h e s t a t u t e a l s o s e e m s t o

i n d i c a t e t h a t M s

. L i t t l e

, f o r e x a m p l e

, c o u l d s p e n d h e r t i m e a t o n e o r m o r e o f

C h a t t a n o o g a ’ s o f

f i c e s a n d i n s p e c t n o n

- e x e m p t r e c o r d s t o f i n d a n y t h i n g s h e

w a n t e d t o s t u d y o r t o c o p y

. S u c h c o u l d l e a d t o s u c c e s s b u t i t w o u l d b e o n h e r

t i m e a n d n o t t h e t i m e o f C h a t t a n o o g a ’ s e m p l o y e e s

.

T w o

, T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 5 ) ( S u p p

. 2 0 1 1 ) p r o v i d e s :

T h i s s e c t i o n s h a l l n o t b e c o n s t r u e d a s r e q u i r i n g a g o v e r n m e n t a l

e n t i t y o r p u b l i c o f

f i c i a l t o c r e a t e a r e c o r d t h a t d o e s n o t e x i s t

. . .

.

M r

. P a t r i c k t e s t i f

i e d t h a t h e c o u l d n o t f

i n d s e w e r c o n t r a c t n u m b e r 7 9

. T r i a l

E x h i b i t 4 1

. T h u s

, i t a p p e a r s t h a t M s

. L i t t l e h a s a t l e a s t t w o a l t e r n a t i v e s

. F i r s t

,

s h e c o u l d u s e t h e s p e c i f i c i n f o r m a t i o n s h e h a s a b o u t a n y p a y m e n t s m a d e

p u r s u a n t t o o r o n C o n t r a c t 7 9 a s a b a s i s f o r a p u b l i c r e c o r d s r e q u e s t a n d t h u s

t r y t o f i n d a d d i t i o n a l i n f

o r m a t i o n a b o u t C o n t r a c t 7 9

. S e c o n d

, i f t h e c o u r t h a s

r e a d c o r r e c t l y a b o u t h e r p e r s o n a l r i g h t t o i n s p e c t r e c o r d s

, s h e c o u l d g o t o t h e

a p p r o p r i a t e P u b l i c W o r k s ’ o f f i c e a n d g o t h r o u g h f

i l e s a n d l o o k f

o r C o n t r a c t

7 9 o r a n y c h a n g e i n c o n t r a c t n u m b e r s

. T h e d o c u m e n t m a y

, o r m a y n o t

, b e

i d e n t i f i e d b y a n o t h e r n a m e

.

T h r e e

, T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 7 ) ( B ) ( S u p p

. 2 0 1 1 ) p r o v i d e s t h a t :

A n y r e q u e s t f

o r i n s p e c t i o n a n d c o p y i n g o f a p u b l i c r e c o r d s h a l l

b e s u f f i c i e n t l y d e t a i l e d t o e n a b l e t h e r e c o r d s c u s t o d i a n t o

i d e n t i f y t h e s p e c i f

i c r e c o r d s t o b e l o c a t e d o r c o p i e d

.

T h i s s t a t u t e a p p e a r s t o b e i n l i n e w i t h § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 4 ) ( S u p p

. 2 0 1 1 )

.

T h e r e i s n o d o u b t t h a t o b t a i n i n g p u b l i c r e c o r d s b y d i r e c t r e q u e s t t o t h e

-13-g o v e r n m e n t c a n b e f a s t e r a n d l e s s e x p e n s i v e t h a n f o r m a l d i s c o v e r y i n

l i t i g a t i o n

. H o w e v e r

, i n v i e w o f s o m e o f t h e s t a t u t o r y r e s t r i c t i o n s f o u n d i n t h e

p u b l i c r e c o r d s l a w s

, i t m a y b e b e t t e r f o r t h e p u r p o s e s o f

D r

. L i t t l e ’ s c a s e t h a t

d i s c o v e r y

, p u r s u a n t t o t h e T e n n e s s e e R u l e s o f C i v i l P r o c e d u r e

, b e a t t e m p t e d

.

S u c h d i s c o v e r y c a n b e m o r e o p e n e n d e d

.

I n a l l h o n e s t y

, M s

. L i t t l e ’ s J u n e 7 p u b l i c r e c o r d s [ r e q u e s t s ] w e r e p r e t t y b r o a d

a n d f a r r e a c h i n g

. . . .

* * *

F o u r o t h e r r e q u e s t s t h a t w e r e a p a r t o f M s

. L i t t l e ’ s f i r s t p u b l i c r e q u e s t s a r e

i d e n t i c a l

, e x c e p t f

o r t h e d a t e s c o v e r i n g t h e r e c o r d s s o u g h t

. T h e s i x t h l i s t e d

r e q u e s t c a l l s f

o r a l l p l a n s f

o r s a n i t a r y s e w e r s i n A r e a 1 2 f r o m 1 9 7 2 t o 2 0 1 1

.

T h e c o u r t i n t h e f

i r s t o p i n i o n c o m p a r e d t h e f i r s t J u n e 7 r e q u e s t w i t h h e r f i r s t

r e q u e s t o n J u n e 3 0

, 2 0 1 1

.

M s

. L i t t l e ’ s f

i r s t r e q u e s t

, i n h e r J u n e 3 0

, 2 0 1 1 r e q u e s t w a s e s s e n t i a l l y t h e s a m e

a s t h e J u n e 7 r e q u e s t b u t n a r r o w e d t h e s c o p e o f t h e r e c o r d s a t t h e e n d o f t h e

r e q u e s t t o C o n t r a c t s 7 9

, 6 4 B a n d 6 4 C

. H e r o t h e r t h r e e r e q u e s t s c o v e r e d

r e c o r d s f r o m 1 9 7 2 t o t h e p r e s e n t

.

M s

. L i t t l e ’ s r e q u e s t s d o a p p e a r t o r e q u i r e a s o r t i n g t h r o u g h o f f i l e s t o c o m p i l e

t h e r e q u e s t e d r e c o r d s

. I f s o

, t h e n s u c h r e q u e s t s a r e i m p r o p e r a n d i n v a l i d u n d e r

T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 4 ) ( S u p p

. 2 0 1 1 ) q u o t e d a b o v e

.

S e c o n d

, t h e c o u r t d i d n o t t r y t o p u n i s h M s

. L i t t l e f o r h e r a t t o r n e y ’ s l o n g l e t t e r

o f S e p t e m b e r 3 0

, 2 0 1 1 o r n o t c a l l i n g M r

. N o b l e t t a s a w i t n e s s

. T h e c o u r t c i t e d

t h e l e t t e r f

o r a n e x a m p l e o f w a i v e r a n d / o r b r i e f i n g a n o l d i s s u e a f

t e r S e p t e m b e r

2 0

, 2 0 1 1

. I f M s

. L i t t l e c a n s u b m i t l e t t e r

- b r i e f s / a r g u m e n t s a f

t e r S e p t e m b e r 2 0

,

2 0 1 1

, t h e n t h e c o u r t s h o u l d b e a b l e t o c o n s i d e r C h a t t a n o o g a ’ s b r i e f s u b m i t t e d

o n S e p t e m b e r 2 1

, 2 0 1 1

, n i n e d a y s e a r l i e r t h a n M s

. L i t t l e ’ s l e g a l a r g u m e n t s

.

T h e c o u r t d i d n o t a l l o w C h a t t a n o o g a t o r e c o v e r i t s p r o d u c t i o n f e e s f r o m M s

.

L i t t l e

. H a d t h e c o u r t w a n t e d t o p u n i s h h e r

, t h e n s h e w o u l d h a v e b e e n o r d e r e d

t o p a y t h e r e p r o d u c t i o n c o s t s

.

I n t h e p r a c t i c e o f l a w

, o l d e r l a w y e r s o f t e n s e e e x a m p l e s o f t h e l i f e l e s s o n

c a l l e d “ w h a t g o e s a r o u n d c o m e s a r o u n d ” a p p l i e d

. I f M s

. L i t t l e ’ s a t t o r n e y s h a d

a c c e d e d t o t h e c o u r t ’ s q u a l m s a b o u t M s

. L i t t l e ’ s c a l l i n g a t t o r n e y N o b l e t t t o t h e

-14-w i t n e s s s t a n d

, t h e n i t s e e m s o l d f a s h i o n e d

, c o m m o n c o u r t e s y t o h a v e a d v i s e d

M r

. N o b l e t t o f s u c h f

a c t i n o r d e r t h a t a t t o r n e y E l l i o t t w o u l d n o t h a v e b e e n

p r e s e n t d u r i n g t h e h e a r i n g o n S e p t e m b e r 2 1

, 2 0 1 1

. P e r h a p s e v e n w o r s e

, M r

.

E l l i o t t s a t t h r o u g h t h e e n t i r e p r o c e e d i n g d u r i n g t h e a f t e r n o o n o f S e p t e m b e r 2 1

,

2 0 1 1

. I t a l w a y s s a d d e n s t h e c o u r t w h e n z e a l o u s r e p r e s e n t a t i o n a n d / o r a

l a w y e r ’ s p e r s o n a l i d e n t i f i c a t i o n w i t h a c l i e n t ’ s c a u s e r e s u l t s i n t h e l e g a l i s s u e s

b e c o m i n g “ p e r s o n a l

. ” C i v i l i t y i s a g o a l t o b e a t t a i n e d b y j u d g e s a n d a t t o r n e y s

.

T h e a t t o r n e y s f

o r b o t h s i d e s g o t a l i t t l e t e s t y a t t i m e s

. I n t h e l o n g r u n

, p e o p l e

o f t e n g e t m o r e b y h o n e y a n d s u g a r i n s t e a d o f v i n e g a r a n d o t h e r n o x i o u s

l i q u i d s

. T h e c o u r t a c k n o w l e d g e s t h a t a t t i m e s “ h a r d b a l l ” t a c t i c s a r e n e c e s s a r y

.

T h e r e w a s s o m e d i s c u s s i o n a t t r i a l a n d i n t h e p o s t

- j u d g m e n t p a p e r s a b o u t

w h e t h e r T e n n

. C o d e A n n

. § 6

- 5 1

- 1 0 8 ( b ) a p p l i e d t o a 1 9 7 2 o r d i n a n c e a n d

1 9 7 4 a n n e x a t i o n

. M s

. L i t t l e t h o u g h t i t d i d a n d u s e d s u c h a n d S t a t e e x r e l

. C a i n

v

. C i t y o f C h u r c h H i l l

, N o

. E 2 0 0 7

- 0 0 7 0 0

- C O A

- R 3

- C V

, 2 0 0 8 W L 4 4 1 5 5 7 9

( T e n n

. C t

. A p p

. 2 0 0 8 ) t o a r g u e t h a t C h a t t a n o o g a h a d n o t c o m p l i e d w i t h t h e

l a w

. A s s t a t e d a b o v e

, t h e P u b l i c R e c o r d s s t a t u t e s d o n o t r e q u i r e a g o v e r n m e n t

t o m a k e r e c o r d s t h a t d o n o t e x i s t

. T h u s

, § 6

- 5 1

- 1 0 8 ( b ) h a s n o r e l e v a n c e t o M s

.

L i t t l e ’ s a c t i o n

. I f C h a t t a n o o g a f a i l e d t o m a k e r e c o r d s o f i t s p r o g r e s s i n

m e e t i n g t h e p l a n o f s e r v i c e s a d o p t e d f o r a n a n n e x e d a r e a

, i f

r e q u i r e d b y s t a t e

l a w

, t h e n t h i s f

a c t w o u l d p r o b a b l y h a v e m o r e r e l e v a n c e a n d e f f e c t i n h e r

f a t h e r ’ s l a w s u i t t h a n i n t h i s o n e

.

A l s o

, t h e a t t o r n e y s h a v e s p e n t m o r e t i m e o n C h a t t a n o o g a ’ s p o l i c y o f

a u t o m a t i c a l l y r e u s i n g c o m p u t e r d a t a a f t e r f i v e y e a r s

. T h u s

, a c c o r d i n g t o

C h a t t a n o o g a

, a l l e m a i l s a r e e r a s e d o r d i s a p p e a r w h e n n e w e m a i l s a r e c r e a t e d

,

w h i c h i s t o o c c u r a f

t e r f i v e y e a r s

. M s

. L i t t l e c o n t e n d s a f e w e m a i l s w e r e s t i l l

a v a i l a b l e t h a t w e r e m o r e t h a n f i v e ( 5 ) y e a r s o l d

. C h a t t a n o o g a r e l i e s o n T e n n

.

C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 7 0 2 a s a u t h o r i t y f o r i t s p o l i c y o f r e t a i n i n g e m a i l s f o r o n l y 6

f i v e y e a r s

. C h a t t a n o o g a ’ s p o l i c y i s b a s e d u p o n t h e p o l i c y r e c o m m e n d a t i o n s

o f t h e m u n i c i p a l t e c h n i c a l a d v i s o r y s e r v i c e s ( “ M T A S ” )

. M s

. L i t t l e a g r e e d t h a t

t h e M T A S ’ [ s ] r e c o m m e n d a t i o n f o r r e t e n t i o n o f e m a i l s w a s f i v e y e a r s

. I n a

p u b l i c r e c o r d s r e q u e s t

, t h e c o u r t s u g g e s t s t h a t C h a t t a n o o g a n o t l i m i t i t s t i m e

r e f e r e n c e t o f

i v e y e a r s b u t d e t e r m i n e w h a t i s d i s c o v e r e d w i t h o u t r e g a r d t o d a t e

j u s t i n c a s e a n e m a i l o l d e r t h a n f i v e y e a r s o l d s t i l l e x i s t s

. S t a t e s t a t u t e s m u s t

10- 7- 702. Ret ent ion sch edu le s. – (a ) T he m uni ci pal te chn ic al advis ory ser vice, a uni t of the I nst it ute 6

for Publ ic Ser vice of the Univer si ty of T enn ess ee, is aut hor ized to compile and pri nt, in coo per at ion wit h the

st at e li bra ry and ar chi ves, re cor ds re te nti on m anu al s whic h sha ll be use d as guides by m uni ci pal off

ic ia ls in

est abl is hin g ret ent ion sc hed ule s f or al l r eco rds cr eat ed b y m uni ci pal gov er nm ent s i n t he s ta te

.

-15-b e c o n s t r u e d t o g e t h e r i n o r d e r t o d e t e r m i n e t h e i n t e n t o f t h e g e n e r a l a s s e m b l y

.

T o t h e c o u r t ’ s k n o w l e d g e

, t h e r e i s n o t h i n g i n t h e P u b l i c R e c o r d s l a w w h i c h

m a n d a t e s t h a t g o v e r n m e n t a l u n i t s m a i n t a i n [ ] a l l “ p u b l i c r e c o r d s ” f o r e t e r n i t y

.

( E m p h a s i s a d d e d

. )

. L i t t l e t i m e l y f i l e d t h i s a p p e a l

.

I I

. I S S U E S

W e r e s t a t e t h e i s s u e s r a i s e d b y L i t t l e a s f o l l o w s :

1

. W h e t h e r t h e t r i a l c o u r t c o r r e c t l y a p p l i e d t h e l e g a l s t a n d a r d s a p p l i c a b l e

t o a t t o r n e y f

e e a w a r d s i n p u b l i c r e c o r d s c a s e s

.

2

. W h e t h e r t h e t r i a l c o u r t a b u s e d i t s d i s c r e t i o n w h e n i t f o u n d t h a t n o

a t t o r n e y ’ s f

e e a w a r d w a s a p p r o p r i a t e i n t h i s c a s e

.

3

. W h e t h e r t h e t r i a l c o u r t a b u s e d i t s d i s c r e t i o n b y a c c e p t i n g t h e c i t y ’ s

c l o s i n g a r g u m e n t b r i e f

.

4

. W h e t h e r t h e t r i a l c o u r t p r o p e r l y d e n i e d L i t t l e ’ s m o t i o n t o a l t e r o r a m e n d

t o r e q u i r e p r o d u c t i o n o f a l l r e s p o n s i v e d o c u m e n t s r e q u e s t e d b y L i t t l e

.

I I I

. S T A N D A R D O F R E V I E W

O n a p p e a l

, t h e f

a c t u a l f i n d i n g s o f t h e t r i a l c o u r t a r e a c c o r d e d a p r e s u m p t i o n o f

c o r r e c t n e s s

, a n d w i l l n o t b e o v e r t u r n e d u n l e s s t h e e v i d e n c e p r e p o n d e r a t e s a g a i n s t t h e m

. S e e

T e n n

. R

. A p p

. P

. 1 3 ( d )

. W i t h r e s p e c t t o l e g a l i s s u e s

, t h i s c o u r t ’ s r e v i e w s h o u l d b e c o n d u c t e d

u n d e r a p u r e d e n o v o s t a n d a r d o f r e v i e w

. S o u t h e r n C o n s t r u c t o r s

, I n c

. v

. L o u d o n C t

y

. B d

. o f

E d u c

. , 5 8 S

. W

. 3 d 7 0 6

, 7 1 0 ( T e n n

. 2 0 0 1 )

. M i x e d q u e s t i o n s o f l a w a n d f a c t a r e r e v i e w e d d e

n o v o w i t h n o p r e s u m p t i o n o f c o r r e c t n e s s

. S t a t e v

. T h a c k e r

, 1 6 4 S

. W

. 3 d 2 0 8

, 2 4 8 ( T e n n

.

2 0 0 5 )

. H o w e v e r

, a p p e l l a t e c o u r t s h a v e “ g r e a t l a t i t u d e t o d e t e r m i n e w h e t h e r f i n d i n g s a s t o

m i x e d q u e s t i o n s o f f

a c t a n d l a w m a d e b y t h e t r i a l c o u r t a r e s u s t a i n e d b y p r o b a t i v e e v i d e n c e

o n a p p e a l

. ” A a r o n v

. A a r o n

, 9 0 9 S

. W

. 2 d 4 0 8

, 4 1 0 ( T e n n

. 1 9 9 5 )

.

-16-I V

. D I S C U S S I O N

T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 3 e s t a b l i s h e s a b r o a d r i g h t o f p u b l i c a c c e s s

t o g o v e r n m e n t a l r e c o r d s :

A l l s t a t e

, c o u n t y a n d m u n i c i p a l r e c o r d s s h a l l

, a t a l l t i m e s

, d u r i n g b u s i n e s s

h o u r s

, b e o p e n f

o r p e r s o n a l i n s p e c t i o n b y a n y c i t i z e n o f T e n n e s s e e

, a n d t h o s e

i n c h a r g e o f s u c h r e c o r d s s h a l l n o t r e f u s e s u c h r i g h t o f i n s p e c t i o n t o a n y

c i t i z e n

, u n l e s s o t h e r w i s e p r o v i d e d b y s t a t e l a w

.

T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 2 ) ( A )

. S e e M e m p h i s P u b l ’

g C o

. v

. C i t

y o f M e m p h i s

, 8 7 1

S

. W

. 2 d 6 8 1

, 6 8 4 ( T e n n

. 1 9 9 4 )

. T h e C o u r t h a s e m p h a s i z e d t h e l e g i s l a t i v e m a n d a t e t o

“ i n t e r p r e t t h e t e r m s o f t h e A c t l i b e r a l l y t o e n f o r c e t h e p u b l i c i n t e r e s t i n o p e n a c c e s s t o t h e

r e c o r d s o f s t a t e

, c o u n t y a n d m u n i c i p a l g o v e r n m e n t a l e n t i t i e s

. ” M e m p h i s P u b l ’ g C o

. v

. C h e r o k e e C h i l d r e n & F a m i l y S e r v s

. , I

n c

. , 8 7 S

. W

. 3 d 6 7

, 7 4 ( T e n n

. 2 0 0 2 ) ( n o t i n g t h a t “ t h e

A c t s e r v e s a c r u c i a l r o l e i n p r o m o t i n g a c c o u n t a b i l i t y i n g o v e r n m e n t t h r o u g h p u b l i c o v e r s i g h t

o f g o v e r n m e n t a l a c t i v i t i e s

. ” )

.

T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 2 ) ( B ) p r o v i d e s :

T h e c u s t o d i a n o f a p u b l i c r e c o r d o r t h e c u s t o d i a n ’ s d e s i g n e e s h a l l p r o m p t l y

m a k e a v a i l a b l e f

o r i n s p e c t i o n a n y p u b l i c r e c o r d n o t s p e c i f i c a l l y e x e m p t f

r o m

d i s c l o s u r e

. I n t h e e v e n t i t i s n o t p r a c t i c a b l e f o r t h e r e c o r d t o b e p r o m p t l y

a v a i l a b l e f

o r i n s p e c t i o n

, t h e c u s t o d i a n s h a l l

, w i t h i n s e v e n ( 7 ) b u s i n e s s d a y s :

( i ) M a k e t h e i n f

o r m a t i o n a v a i l a b l e t o t h e r e q u e s t o r ;

( i i ) D e n y t h e r e q u e s t i n w r i t i n g o r b y c o m p l e t i n g a r e c o r d s

r e s p o n s e f

o r m d e v e l o p e d b y t h e o f f i c e o f o p e n r e c o r d s c o u n s e l

.

T h e r e s p o n s e s h a l l i n c l u d e t h e b a s i s f o r t h e d e n i a l ; o r

( i i i ) F u r n i s h t h e r e q u e s t o r a c o m p l e t e d r e c o r d s r e q u e s t r e s p o n s e

f o r m d e v e l o p e d b y t h e o f f i c e o f o p e n r e c o r d s c o u n s e l s t a t i n g t h e

t i m e r e a s o n a b l y n e c e s s a r y t o p r o d u c e t h e r e c o r d s o r i n f o r m a t i o n

.

T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( ( 3 ) p r o v i d e s t h a t “ [ f ] a i l u r e t o r e s p o n d t o t h e

r e q u e s t a s d e s c r i b e d i n s u b d i v i s i o n ( a ) ( 2 ) s h a l l c o n s t i t u t e a d e n i a l a n d t h e p e r s o n m a k i n g t h e

r e q u e s t s h a l l h a v e t h e r i g h t t o b r i n g a n a c t i o n a s p r o v i d e d i n § 1 0

- 7

- 5 0 5

. ”

T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 5 o u t l i n e s t h e p r o c e s s t o o b t a i n j u d i c i a l

-17-r e v i e w o f a c t i o n s t a k e n t o d e n y a c c e s s t o a n y p u b l i c r e c o r d

. S u b s e c t i o n ( d ) o f t h a t s t a t u t e

i n s t r u c t s t h e c o u r t s t h a t : “

. . . t h i s s e c t i o n s h a l l b e b r o a d l y c o n s t r u e d s o a s t o g i v e t h e f u l l e s t

p o s s i b l e p u b l i c a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s

. ”

T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 5 ( g ) p r o v i d e s :

I f t h e c o u r t f

i n d s t h a t t h e g o v e r n m e n t a l e n t i t y

, o r a g e n t t h e r e o f

, r e f u s i n g t o

d i s c l o s e a r e c o r d

, k n e w t h a t s u c h r e c o r d w a s p u b l i c a n d w i l l f u l l y r e f u s e d t o

d i s c l o s e i t

, s u c h c o u r t m a y

, i n i t s d i s c r e t i o n

, a s s e s s a l l r e a s o n a b l e c o s t s

i n v o l v e d i n o b t a i n i n g t h e r e c o r d

, i n c l u d i n g r e a s o n a b l e a t t o r n e y s ’ f e e s

, a g a i n s t

t h e n o n d i s c l o s i n g g o v e r n m e n t a l e n t i t y

.

A

.

T h e C i t y d o e s n o t d e n y t h a t i t f a i l e d t o p r o m p t l y r e s p o n d t o L i t t l e ’ s J u n e 3 0

, r e q u e s t

w i t h i n s e v e n b u s i n e s s d a y s a s r e q u i r e d b y s t a t u t e

. I t a r g u e s

, h o w e v e r

, t h a t i t d i d n o t a c t

w i l l f u l l y o r w i t h b a d f

a i t h

. T h e C i t y h a s t h e b u r d e n o f p r o v i n g t h a t i t w a s j u s t i f i e d i n n o t

p r o d u c i n g a l l o f t h e r e s p o n s i v e r e c o r d s

. T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 5 ( c )

. T h e r e i s n o d i s p u t e

t h a t t h e r e c o r d s s o u g h t a r e p u b l i c

, s u b j e c t t o d i s c l o s u r e u n d e r t h e P u b l i c R e c o r d s A c t

.

A g a i n

, p u r s u a n t t o s u b s e c t i o n ( a ) ( 2 ) ( B )

, “ [ t ] h e c u s t o d i a n o f a p u b l i c r e c o r d o r t h e

c u s t o d i a n ’ s d e s i g n e e s h a l l p r o m p t l y m a k e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n a n y p u b l i c r e c o r d n o t

s p e c i f i c a l l y e x e m p t f

r o m d i s c l o s u r e

. I n t h e e v e n t i t i s n o t p r a c t i c a b l e f o r t h e r e c o r d t o b e

p r o m p t l y a v a i l a b l e f

o r i n s p e c t i o n

, t h e c u s t o d i a n s h a l l

, w i t h i n s e v e n ( 7 ) b u s i n e s s d a y s :

( i ) M a k e t h e i n f

o r m a t i o n a v a i l a b l e t o t h e r e q u e s t o r ;

( i i ) D e n y t h e r e q u e s t i n w r i t i n g o r b y c o m p l e t i n g a r e c o r d s r e q u e s t r e s p o n s e

f o r m d e v e l o p e d b y t h e o f f i c e o f o p e n r e c o r d s c o u n s e l

. T h e r e s p o n s e s h a l l

i n c l u d e t h e b a s i s f

o r t h e d e n i a l ; o r

( i i i ) F u r n i s h t h e r e q u e s t o r a c o m p l e t e d r e c o r d s r e q u e s t r e s p o n s e f o r m

d e v e l o p e d b y t h e o f

f i c e o f t h e o p e n r e c o r d s c o u n s e l s t a t i n g t h e t i m e r e a s o n a b l y

n e c e s s a r y t o p r o d u c e t h e r e c o r d o r i n f o r m a t i o n

.

“ F a i l u r e t o r e s p o n d t o t h e r e q u e s t a s d e s c r i b e d i n s u b d i v i s i o n ( a ) ( 2 ) s h a l l c o n s t i t u t e a d e n i a l

. . . . ” T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 3 )

. T h e C i t y c l e a r l y d i d n o t r e s p o n d t o t h e r e q u e s t o f

L i t t l e a s d e s c r i b e d i n s u b d i v i s i o n ( a ) ( 2 )

. T h u s

, t h e a c t i o n s o f t h e C i t y “ c o n s t i t u t e [ d ] a d e n i a l ”

o f a c c e s s t o t h e C i t y r e c o r d s r e q u e s t e d

. T h e r e a f t e r

, L i t t l e p r o p e r l y b r o u g h t h e r a c t i o n

-18-p u r s u a n t t o T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 5

.

I n C o n t e m

p o r a r y M e d i a

, I

n c

. v

. C i t y o f M e m p h i s

, N o

. 0 2 A 0 1

- 9 8 0 7

- C H 0 0 2 1 1

, 1 9 9 9

W L 2 9 2 2 6 4 ( T e n n

. C t

. A p p

. M a y 1 1

, 1 9 9 9 )

, w e o b s e r v e d t h a t “ [ n ] o t e v e r y r e f u s a l t o d i s c l o s e

i s w r o n g f

u l

. T h e s t a t u t e e x p r e s s e d a ‘ k n o w i n g a n d w i l l f u l ’ s t a n d a r d w h i c h i s s y n o n y m o u s

w i t h ‘ b a d f

a i t h

. ’ ” I d

. a t * 3

. T h e C o n t e m

p o r a r y M e d i a c o u r t

, c i t i n g B l a c k ’ s L a w D i c t i o n a r y 7

1 2 7 ( 5 t h e d

. 1 9 7 9 )

, d e f

i n e d “ b a d f

a i t h

, ” i n p a r t

, a s f

o l l o w s : “ [ A ] n e g l e c t o r r e f u s a l t o f u l f i l l

s o m e d u t y

. . . n o t p r o m p t e d b y a n h o n e s t m i s t a k e a s t o o n e ’ s r i g h t s o r d u t i e s

, b u t b y s o m e

i n t e r e s t e d

. . . m o t i v e

. . . . ” C o n t e m p o r a r y M e d i a

, 1 9 9 9 W L 2 9 2 2 6 4

, a t * 4

.

T h e r e l e v a n t q u e s t i o n i s w h e t h e r t h e C i t y ’ s l a c k o f p r o d u c t i o n p u r s u a n t t o t h e s t a t u t o r y

p r o v i s i o n w a s k n o w i n g a n d w i l l f u l

. W e f i n d t h a t i t w a s

.

A s n o t e d b y t h e t r i a l c o u r t

, t h e C i t y k n e w t h e r e c o r d s s o u g h t w e r e p u b l i c a n d s u b j e c t

t o d i s c l o s u r e

. W e f

i n d t h a t t h e e v i d e n c e a l s o r e v e a l s t h a t t h e C i t y d i d n o t “ f u l f i l l i t s d u t y ”

t o t i m e l y p r o v i d e t h e r e c o r d s t o L i t t l e b e c a u s e o f f i c i a l s f e l t s h e w a s i m p r o p e r l y u s i n g t h e

P u b l i c R e c o r d s A c t p r o v i s i o n s t o o b t a i n d i s c o v e r y f o r a n o t h e r l a w s u i t b r o u g h t b y h e r f a t h e r

.

I n d e e d

, L e a c h r e q u e s t e d t h a t t h e l e g a l c o u n s e l f o r t h e C i t y s e e k a n i n

j u n c t i o n s o t h a t

p r o d u c t i o n t o L i t t l e w o u l d n o t b e r e q u i r e d

. F u r t h e r

, t h e C i t y ’ s r e l i a n c e o n t h e A u g u s t 4 “ i n

c o u r t ” p r o d u c t i o n i s m i s p l a c e d

, b e c a u s e “ [ t ] h e q u e s t i o n [ a t i s s u e ] i s w h e t h e r

, a t t h e t i m e o f

r e f u s a l

, t h e C i t y k n e w t h e r e c o r d w a s p u b l i c a n d w i l l f u l l y r e f u s e d t o d i s c l o s e i t

. ” T h e

T e n n e s s e a n v

. C i t

y o f L e b a n o n

, N o

. M 2 0 0 2

- 0 2 0 7 8

- C O A

- R 3

- C V

, 2 0 0 4 W L 2 9 0 7 0 5

, a t * 7

,

n

. 5

. R e l a t e d t o t h e “ i n c o u r t ” p r o d u c t i o n

, w e o b s e r v e t h e C i t y i m p r o p e r l y r e p r e s e n t e d t o t h e

t r i a l c o u r t o n A u g u s t 4 t h a t a l l d o c u m e n t s h a d b e e n p r o d u c e d w h e n i t k n e w t h e s e a r c h f o r t h e

r e s p o n s i v e e m a i l s h a d n o t e v e n b e e n i n i t i a t e d

. T h u s

, a t t h e t i m e t h e r e c o r d s w e r e n o t

d i s c l o s e d

, t h e C i t y k n e w i t w a s o b l i g a t e d t o p r o d u c e a n d w i l l f u l l y d i d n o t

. A c c o r d i n g l y

, t h e

C i t y h a s f

a i l e d t o c a r r y i t s b u r d e n w i t h r e s p e c t t o t h e P u b l i c R e c o r d s A c t

.

T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 5 ( g ) p r o v i d e s :

I f t h e c o u r t f

i n d s t h a t t h e g o v e r n m e n t a l e n t i t y

, o r a g e n t t h e r e o f

, r e f u s i n g t o

d i s c l o s e a r e c o r d

, k n e w t h a t s u c h r e c o r d w a s p u b l i c a n d w i l l f u l l y r e f u s e d t o

d i s c l o s e i t

, s u c h c o u r t m a y

, i n i t s d i s c r e t i o n

, a s s e s s a l l r e a s o n a b l e c o s t s

i n v o l v e d i n o b t a i n i n g t h e r e c o r d

, i n c l u d i n g r e a s o n a b l e a t t o r n e y s ’ f e e s

, a g a i n s t

t h e n o n d i s c l o s i n g g o v e r n m e n t a l e n t i t y

.

Some hol d the view in oppo si ti on to “i nse rt ing [t he ‘ba d fa it h’] el ement int o the st at uto ry st and ar d,” 7

as not “c ons is te nt wit h t he Ac t o r t he pur pos e of the at tor ney fe e pro visio n.” See

, e.g. , The Ten nes sea n v.

Cit y of Leba n o n

, N o

. M 2 0 0 2- 0207 8- COA- R3- CV

, 2004 WL 2907 05, at *9, n. 9 (T enn

. Ct. App. Feb. 13,

2004 ).

-19-T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

- 7

- 5 0 5 ( g ) ( e m p h a s i s a d d e d )

. I n N a s h v i l l e P o s t C o

. v

. T

e n n e s s e e E d u c

.

L o t t e r y C o r p

. , M 2 0 0 6

- 0 1 8 6 3

- C O A

- R 3

- C V

, 2 0 0 7 W L 3 0 7 2 7 7 8 ( T e n n

. C t

. A p p

. O c t

. 2 2

,

2 0 0 7 )

, w e s t a t e d a s f

o l l o w s :

A s t h e l a n g u a g e o f t h e a t t o r n e y s ’ f e e p r o v i s i o n m a k e s c l e a r

, t h e r e i s a n o t h e r

s t e p i n t h e f

e e a w a r d a n a l y s i s

. E v e n i f t h e t r i a l c o u r t m a k e s a f i n d i n g o f

k n o w l e d g e a n d w i l l f

u l n e s s

, t h e s t a t u t e d o e s n o t r e q u i r e t h e t r i a l c o u r t t o a w a r d

a t t o r n e y s ’ f

e e s

. I f t h e t r i a l c o u r t m a k e s s u c h a f i n d i n g

, T e n n

. C o d e A n n

. § 1 0

-

7

- 5 0 5 ( g ) p r o v i d e s t h e t r i a l c o u r t “ m a y

, i n i t s d i s c r e t i o n ” a s s e s s c o s t s a n d f e e s

.

T h e d e c i s i o n w h e t h e r o r n o t t o a s s e s s f e e s

, a f t e r t h e t h r e s h o l d r e q u i r e m e n t i s

m e t

, i s s t i l l w i t h i n t h e t r i a l c o u r t ’ s d i s c r e t i o n a n d i s t h e r e f o r e s u b j e c t t o a n

a b u s e o f d i s c r e t i o n s t a n d a r d o f r e v i e w o n a p p e a l

. M e m p h i s P u b l i s h i n g C o

. v

. C h e r o k e e C h i l d r e n & F a m i l y

, 8 7 S

. W

. 3 d 6 7

, 8 0 n

. 1 5 ( T e n n

. 2 0 0 2 )

.

A t r i a l c o u r t a b u s e s i t s d i s c r e t i o n w h e n i t a p p l i e s a n i n c o r r e c t l e g a l s t a n d a r d

,

o r r e a c h e s a d e c i s i o n w h i c h i s a g a i n s t l o g i c o r r e a s o n i n g t h a t c a u s e s a n

i n j u s t i c e t o t h e p a r t y c o m p l a i n i n g

. W i l l i a m s v

. B a

p t i s t M e m o r i a l H

o s p i t a l

, 1 9 3

S

. W

. 3 d 5 4 5

, 5 5 1 ( T e n n

. 2 0 0 6 ) ; E l d r i d g e v

. E l d r i d

g e

, 4 2 S

. W

. 3 d 8 2

, 8 5 ( T e n n

.

2 0 0 1 )

. S o l o n g a s r e a s o n a b l e m i n d s c a n d i s a g r e e a s t o t h e p r o p r i e t y o f a

d e c i s i o n

, a t r i a l c o u r t ’ s d i s c r e t i o n a r y d e c i s i o n w i l l b e u p h e l d

. E l d r i d g e

, 4 2

S

. W

. 3 d a t 8 5

. T h e a b u s e o f d i s c r e t i o n s t a n d a r d d o e s n o t a l l o w t h e a p p e l l a t e

c o u r t t o s u b s t i t u t e i t s j u d g m e n t f o r t h a t o f t h e t r i a l c o u r t

. W i l l i a m s

, 1 9 3

S

. W

. 3 d a t 5 5 1

.

N a s h v i l l e P o s t C o

. , 2 0 0 7 W L 3 0 7 2 7 7 8

, a t * 3

.

A n a w a r d o f a t t o r n e y ’ s f e e s p u r s u a n t t o T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

-

5 0 5 ( g ) i s w i t h i n t h e d i s c r e t i o n o f t h e t r i a l c o u r t

. T h e c o u r t ’ s d e c i s i o n w i l l n o t b e r e v e r s e d

o r a l t e r e d u n l e s s t h e r e h a s b e e n a n a b u s e o f t h a t d i s c r e t i o n

. S e e M e m p h i s P u b l ’

g C o

. v

. C h e r o k e e C h i l d r e n & F a m i l y S e r v s

. , I

n c

. , 8 7 S

. W

. 3 d 6 7

, 8 0 n

. 1 5 ( T e n n

. 2 0 0 2 ) ; T h r e a d g i l l

v

. T h r e a d g i l l

, 7 4 0 S

. W

. 2 d 4 1 9

, 4 2 6 ( T e n n

. C t

. A p p

. 1 9 8 7 ) ( “ T h e t r i a l c o u r t i s v e s t e d w i t h

w i d e d i s c r e t i o n i n m a t t e r s o f t h e a l l o w a n c e o f a t t o r n e y ’ s f e e s

, a n d t h i s c o u r t w i l l n o t i n t e r f e r e

e x c e p t u p o n a s h o w i n g o f a n a b u s e o f t h a t d i s c r e t i o n

. ” )

.

T h e t r i a l c o u r t a b u s e d i t s d i s c r e t i o n w h e n i t d i d n o t a w a r d f e e s t o L i t t l e

. T h e c o u r t d i d

n o t a p p l y t h e s t a t u t e p r o p e r l y

. I t a p p e a r s t h e c o u r t f o c u s e d o n t h e a m o u n t o f d o c u m e n t s

p r o d u c e d

, e s p e c i a l l y t h o s e b r o u g h t i n t o c o u r t

, r a t h e r t h a n o n w h e t h e r t h e p r o p e r p r o c e d u r e

w a s f o l l o w e d o r t h e w i t h h o l d i n g w a s j u s t i f i e d

. A s w e n o t e d a b o v e

, r e l i a n c e o n w h a t t h e C i t y

b r o u g h t t o t h e h e a r i n g s i s m i s p l a c e d

. T h e r e c o r d s u p p o r t s t h e c o n c l u s i o n t h a t t h e C i t y a c t e d

c o n s c i o u s l y t o w i t h h o l d t h e r e c o r d s w i t h a d i s h o n e s t p u r p o s e

. L i t t l e c o m p l i e d w i t h t h e

-20-P u b l i c R e c o r d s p r o v i s i o n s ; t o f u l f i l l t h e p u r p o s e o f t h e P u b l i c R e c o r d s A c t

– “ t o g i v e t h e

f u l l e s t p o s s i b l e p u b l i c a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s ”

– L i t t l e m u s t b e c o m p e n s a t e d f o r h a v i n g t o

e x p e n d t i m e a n d m o n e y t o e n f o r c e h e r r i g h t t o a c c e s s

.

B

.

L i t t l e a r g u e s t h e c o u r t s h o u l d n o t h a v e c o n s i d e r e d t h e C i t y ’ s w r i t t e n c l o s i n g a r g u m e n t

a n d b r i e f b e c a u s e i t w a s l a t e

.

T h e t r i a l c o u r t d e c i d e d t o c o n s i d e r t h e C i t y ’ s w r i t t e n c l o s i n g a r g u m e n t a n d b r i e f f o r

t h e r e a s o n s s t a t e d i n i t s m e m o r a n d u m :

O n e

, t h e c a s e w a s n o t r e a d y f o r s u b m i s s i o n t o t h e c o u r t o n S e p t e m b e r 2 1

,

2 0 1 1

, a s t h e c o u r t h a s a n t i c i p a t e d

. T h e t w o C D s i n t r o d u c e d b y t h e C i t y o n

S e p t e m b e r 2 1

, 2 0 1 1 w e r e m a r k e d f o r I D

. M s

. L i t t l e w a n t e d t o r e v i e w t h e C D s

b e f o r e a g r e e i n g t h a t t h e C D s c o u l d b e a d m i t t e d i n t o e v i d e n c e

. T w o

, t h e c o u r t

t o l d t h e a t t o r n e y s t h a t i t w o u l d r e c e i v e a n y a r g u m e n t t h e y h a d o n w h e t h e r M s

.

L i t t l e s h o u l d p a y t h e C i t y f o r t h e c o s t o f t h e C D s

. C o u n s e l f o r M s

. L i t t l e u s e d

t h e o p p o r t u n i t y t o p r e s e n t a f o u r p a g e l e t t e r t h a t w e n t b e y o n d t h e s i m p l e

q u e s t i o n

. T h e m e r i t s o f M s

. L i t t l e ’ s p o s i t i o n w e r e p r e s e n t e d i n t h i s l e t t e r d a t e d

S e p t e m b e r 3 0

, 2 0 1 1

. T h i s i s s o m e w h a t l i k e t h e A r n o l d c a s e i n t h a t a p o s i t i o n

w a s w e a k e n e d a n d

, i n e f f e c t

, w a i v e d b y s u b m i t t i n g l e g a l a r g u m e n t s o n t h e

m e r i t s a f t e r S e p t e m b e r 2 0

, 2 0 1 1

. T h e r e f o r e

, t h e c o u r t d e c i d e d t o c o n s i d e r t h e

C i t y ’ s W r i t t e n C l o s i n g A r g u m e n t a n d B r i e f f i l e d a t n o o n o n S e p t e m b e r 2 1

,

2 0 1 1 i n o r d e r t o c o n s i d e r e a c h p a r t y ’ s a r g u m e n t s a n d a u t h o r i t i e s

.

L i t t l e a r g u e s t h a t i t w a s a n a b u s e o f d i s c r e t i o n f o r t h e t r i a l c o u r t t o w a i v e i t s o w n

r e q u i r e m e n t a s t o w h e n t h e f i n a l a r g u m e n t b r i e f

s w e r e t o b e f

i l e d

. S h e c o n t e n d s t h a t b y t h e

c o u r t a l l o w i n g t h e C i t y t o f i l e i t s b r i e f o n S e p t e m b e r 2 1

, s h e w a s p r e j u d i c e d b e c a u s e t h e f

i n a l

b r i e f c o n t a i n e d “ f

a c t u a l i n a c c u r a c i e s a n d L i t t l e w a s p r e v e n t e d f r o m s u b m i t t i n g a n y r e b u t t a l

a r g u m e n t

. ”

W e d o n o t f

i n d t h a t t h e t r i a l c o u r t ’ s c o n s i d e r a t i o n o f t h e C i t y ’ s S e p t e m b e r 2 1 b r i e f w a s

a n a b u s e o f d i s c r e t i o n

. T h e r e c o r d r e v e a l s t h a t L i t t l e h a d a m p l e o p p o r t u n i t i e s a f t e r t h e

a c c e p t a n c e o f t h e C i t y ’ s f i n a l a r g u m e n t b r i e f t o a r g u e h e r p o s i t i o n

.

-21-C

.

L i t t l e a s s e r t s t h a t t h e C i t y f a i l e d t o p r o d u c e a s u b s t a n t i a l n u m b e r o f i d e n t i f i e d

r e s p o n s i v e r e c o r d s t o h e r J u n e 3 0 r e q u e s t

. S h e s t a t e s t h e m i s s i n g d o c u m e n t s i n c l u d e : ( 1 )

e m a i l s f o r t h e C i t y ’ s t o p a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e r s ; ( 2 ) f

i n a n c i a l r e c o r d s r e l a t i v e t o s a n i t a r y

s e w e r C o n t r a c t 7 9 ; ( 3 ) f i n a n c i a l r e c o r d s

, d r a w i n g s

, a n d p l a n s o f r e c r e a t i o n a l f a c i l i t i e s : ( 4 )

d r a w i n g s o r f

i n a n c i a l r e c o r d s r e l a t i v e t o s t o r m s e w e r s o n O ’ G r a d y

, B u r g e s s

, a n d B r o w n s

F e r r y r o a d s

.

A t t h i s s t a g e o f t h e p r o c e s s

, t h e C i t y i s f u l l y c o g n i z a n t o f w h a t r e c o r d s L i t t l e i s

s e e k i n g f r o m i t

. T h e C i t y i s d i r e c t e d t o w o r k w i t h L i t t l e t o i d e n t i f y a n y a d d i t i o n a l d o c u m e n t s

i t h a s t h a t w i l l s a t i s f

y h e r r e q u e s t s

. A s n o t e d b y t h e t r i a l c o u r t i n i t s f i n a l o r d e r

, t h e C i t y

s h o u l d a l l o w L i t t l e t o v i s i t i t s o f f i c e s “ a n d i n s p e c t n o n

- e x e m p t r e c o r d s t o f i n d a n y t h i n g s h e

w a n t [ s ] t o s t u d y o r c o p y

. . . o n h e r t i m e a n d n o t t h e t i m e o f C h a t t a n o o g a ’ s e m p l o y e e s

. ” I n

r e g a r d t o C o n t r a c t 7 9

, w e a g r e e w i t h t h e t r i a l c o u r t t h a t L i t t l e s h o u l d “ g o t o t h e a p p r o p r i a t e

P u b l i c W o r k s ’ o f

f i c e a n d g o t h r o u g h f

i l e s a n d l o o k f

o r C o n t r a c t 7 9

. . . T h e d o c u m e n t m a y

,

o r m a y n o t

, b e i d e n t i f

i e d b y a n o t h e r n a m e

. ” L i t t l e m u s t n o t m a k e r e q u e s t s t h a t r e q u i r e a

“ s o r t i n g t h r o u g h o f f

i l e s t o c o m p i l e t h e r e q u e s t e d r e c o r d s

, ” a s s u c h i n q u i r i e s a r e i m p r o p e r

p u r s u a n t t o T e n n e s s e e C o d e A n n o t a t e d s e c t i o n 1 0

- 7

- 5 0 3 ( a ) ( 4 )

. W e f u r t h e r a g r e e w i t h t h e

t r i a l c o u r t ’ s a d m o n i t i o n t o t h e C i t y t o “ n o t l i m i t i t s t i m e r e f e r e n c e ” i n a p u b l i c r e c o r d s s e a r c h

.

V

. C O N C L U S I O N

T h e j u d g m e n t o f t h e t r i a l c o u r t i s r e v e r s e d

. T h e c a s e i s r e m a n d e d f o r a d e t e r m i n a t i o n

o f t h e a m o u n t o f

a t t o r n e y f

e e s t o b e a w a r d e d a n d f o r o t h e r p r o c e e d i n g s c o n s i s t e n t w i t h t h i s

o p i n i o n

. C o s t s o n a p p e a l a r e t a x e d t o t h e a p p e l l e e

, C i t y o f C h a t t a n o o g a

.

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ J O H N W

. M c C L A R T Y

, J U D G E

-22-