OFFICE OF DEMOCRACY AND GOVERNANCE

(Oficina de Democracia y Governabilidad)

“... impulsando la transición y consolidación de regímenes democráticos alrededor del mundo”

MANUAL DE SEGUIMIENTO

Y ADMINISTRACION DE CASOS

EN LOS SISTEMAS JUDICIALES

Junio 2002

Serie de publicaciones técnicas

Office of Democracy and Governance

Bureau for Democracy, Conflict, and Humanitarian Assistance

U.S. Agency for International Development

Washington, D.C. 20523-3100
______________________________________________________________________________

PARA ENCARGAR ESTE DOCUMENTO DEL Development Experience Clearinghouse

(CENTRO DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN DE LA EXPERIENCIA DE

DESARROLLO):

• Favor referirse al título del documento Manual de Seguimiento y Administración de Casos en los

Sistemas Judiciales y al número de identificación PN-ACP-334.

• Estos documentos pueden ser encargados gratuitamente por los empleados y contratistas del USAID

en el exterior así como las organizaciones en el exterior patrocinadas por la USAID.

• Cualquier universidad, centro de investigación, oficina gubernamental, así como otras instituciones

ubicadas en países en desarrollo pueden encargar hasta cinco copias gratuitas.

• Cualquier otra institución o individuo puede comprar este documento. Favor no enviar pago. Cuando

es pertinente al caso cualquier reproducción así como los gastos de envió serán facturados.

Encargos por fax al (703) 351-4039 Attn: USAID Development Experience Clearinghouse (DEC)

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INFORMACION SOBRE LA SERIE DE PUBLICACIONES TECNICAS

La Serie de Publicaciones Técnicas de la Oficina de Democracia y Gobernabilidad de la USAID se

inauguró en marzo de 1998. Esta serie incluye publicaciones principalmente dirigidas al personal de la

USAID, sin embargo cualquier persona interesada en este sector puede beneficiarse de esta serie. Los

autores de las publicaciones individuales pueden ser funcionarios del USAID o del sector público y

privado. La Oficina de Democracia y Gobernabilidad reserva el derecho de revisar y editar toda

publicación en cuanto a su contenido y formato, y estas publicaciones están sujetas a un proceso de

revisión amplia por parte del USAID. Esta serie tiene en parte la intención de identificar las buenas

prácticas, lecciones aprendidas y directrices para la consideración del practicante además de incluir

publicaciones cuya intención es de estimular el debate y el estudio.

Al final del documento se encuentra una lista de otras publicaciones relacionadas como la información

necesaria para encargarlas.

INFORMACION SOBRE LA PUBLICACION

El presente manual ofrece guías prácticas para los proyectos dirigidos a agilizar el seguimiento y

administración de casos (SAC) en el ámbito judicial. A través de este manual el funcionario de un

sistema judicial puede tomar decisiones mejor informadas sobre cualquier medida que se aplique para

mejorar el SAC además de supervisar el diseño de programas que logren resultados y aseguren la

planificación en la medida de sostener a largo plazo la promoción de programas que fomenten el Estado

de Derecho (EDD).

Cualquier comentario o inquietud sobre esta publicación pertinente al seguimiento y administración de

casos deben dirigirse a la siguiente dirección:

Gail Lecce, Team Leader

Rule of Law

Teléfono: (202) 715-5102

Facsimile: (202) 216-3231

glecce@usaid.gov

Office of Democracy and Governance

Bureau for Democracy, Conflict, and Humanitarian Assistance

U.S. Agency for International Development

Washington, D.C. 20523-3100

Puede encontrar más información incluyendo versiones electrónicas de la Serie de Publicaciones Técnicas

de esta Oficina en el sitio Web del Internet en la siguiente dirección http://inside.usaid.gov/G/DG/ y el

sitio de Internet de democracia de USAID a la dirección http://www.usaid.gov/democracy/

INFORMACION SOBRE ESTA OFICINA

La Oficina de Democracia y Gobernabilidad es el centro dedicado a desarrollar programas de democracia

y gobernabilidad del U.S. Agency for International Development. Esta Oficina se dedica a brindar al

USAID y a otras entidades de fomento de desarrollo las capacidades técnicas e intelectuales que se

requieren para apoyar el proceso de democratización. Facilita experiencia en los siguientes temas:

• Estado de Derecho

• Elecciones y Procesos Políticos

• Sociedad Civil

• Gobernabilidad

RECONOCIMIENTOS

National Center for State Courts

Establecido en 1971 por el Presidente de la Corte Suprema de los Estados Unidos, Warren E. Burger, el

Centro Nacional para los Tribunales Estatales (NCSC por sus siglas en Inglés) es una organización sin

fines de lucro que promueve la justicia basándose en el liderazgo y servicio a los tribunales estatales. El

NCSC está comprometido a mejorar la administración del sistema judicial en los Estados Unidos así

como en el exterior a través de numerosos programas y divisiones.

La División de Programas Internacionales del NCSC se ocupa a fomentar el mejoramiento de la

administración de justicia así como el Estado de Derecho (EDD) en el ámbito internacional. El personal

técnico proporciona servicios de asistencia y asesoría a los tribunales fuera de los Estados Unidos además

de coordinar programas educativos y programas para visitantes internacionales.

Muchas personas contribuyeron al desarrollo y preparación del Case Tracking and Management Guide

(Manual de Seguimiento y Administración de Casos - SAC). Richard Van Duizend, Director Ejecutivo

de la División de Programas Internacionales agradece el trabajo realizado por Madeleine Loontjens Crohn

y NCSC, Carlos G. Gregorio y Steven H. Urist quienes efectuaron la investigación inicial de manera

esmerada y meticulosa, y ayudaron a estructurar el marco conceptual de las lecciones aprendidas, y a Eve

E. Epstein quien aplicó su destacada capacidad como redactora para convertir el borrador inicial en un

producto sumamente refinado.

Madeleine Loontjens Crohn, especialista de desarrollo de programas principales en NCSC, supervisó el

desarrollo de este manual desde su inicio. Durante los últimos ocho años en NCSC Madeleine ha dirigido

numerosos proyectos relacionados al tema del Estado de Derecho (EDD) en el ámbito internacional. Se

graduó de la Universidad de Paris con un título en Derecho Comparado y ha dirigido organizaciones

dedicadas a la reforma judicial en los Estados Unidos desde hace 30 años.

La Oficina de Democracia y Gobernabilidad desea reconocer en forma especial a Gail Lecce y Michael

Miklaucic, lideres del equipo del Estado de Derecho (EDD), quienes tuvieron la paciencia para realizar

estos esfuerzos y proporcionaron su capacidad y experiencia técnica para que se adaptara a las

necesidades de este campo profesional.

MANUAL DE SEGUIMIENTO Y ADMINISTRACION DE CASOS

CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................................................... 1

I. INTRODUCCION............................................................................................................................. 3

A. El propósito del manual............................................................................................................. 3

B. Por qué y como se elaboró el manual........................................................................................ 3

C. Alcance del manual ................................................................................................................... 4

D. Organización del manual........................................................................................................... 4

II. LA IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA LOS TRIBUNALES

EN UN AMBIENTE DEMOCRATICO ......................................................................................... 5

III. FUNCIONES DEL SAC ................................................................................................................... 9

A. Formularios de control .............................................................................................................. 9

B. Establecer el control de registros............................................................................................. 10

C. Procesamiento de casos y la actualización de registros........................................................... 11

D. Programación de los procesos de casos................................................................................... 13

E. Control y almacenaje de registros finales................................................................................ 15

F. Reportar la información de gestión ......................................................................................... 15

G. Divulgación de la información del SAC al público................................................................. 17

IV. ANALISIS Y EVALUACION DE SOLICITUDES DE ASISTENCIA AL SAC...................... 19

A. Determinar los méritos y relevancia de una solicitud para actualizar el sistema

del SAC ................................................................................................................................... 19

B. Evaluación del sistema del SAC actual y el contexto pertinente ............................................ 20

C. Conocer los costos de los proyectos de modernización del sistema del SAC......................... 23

V. PLANIFICACION Y EJECUCION DE PROYECTOS DE MODERNIZACION

DEL SISTEMA DEL SAC ............................................................................................................. 25

A. Lograr un consenso en la elaboración del plan de trabajo ...................................................... 25

B. Actualizar un sistema manual del SAC................................................................................... 26

C. Planificar y ejecutar un sistema automatizado del SAC.......................................................... 27

VI. FACTORES CLAVES RELACIONADOS CON LOS EXITOSOS PROGRAMAS DE

AUTOMATIZACION DE LOS PROYECTOS DE MODERNIZACION DEL SISTEMA

DEL SAC ......................................................................................................................................... 31

A. Evaluación del nivel de compromiso, gerencia y liderazgo .................................................... 31

B. Establecer las condiciones....................................................................................................... 31

GLOSARIO DE TERMINOS COMUNES RELACIONADOS CON LA GESTION DE

TRIBUNALES

Manual de Seguimiento y Administración de Casos 1

RESUMEN EJECUTIVO

Los sistemas de Seguimiento y Administración de Casos (SAC) son imprescindibles para manejar los

sistemas judiciales de manera eficiente y efectiva. Estos sistemas contribuyen a la transparencia de las

operaciones de los tribunales y por lo tanto reducen las posibilidades de que se presenten casos de

corrupción, además de asegurar la rendición de cuentas. El desafío para los funcionarios democráticos de

la USAID, así como para los interesados locales, consiste en diseñar y efectuar un nivel de intervención

que responda a las necesidades y prioridades locales bien definidas de manera viable, inicialmente

asequible y sostenible. Este manual ofrece una orientación necesaria que facilita superar este reto sobre la

base de una serie de experiencias adquiridas en materia de sistemas de iniciativas de modernización del

SAC que han generado importante información sobre cómo lograr estos objetivos además de identificar

las dificultades o escollos que se deben evitar.

Los proyectos exitosos de modernización de SAC dependen de los siguientes factores:

• Una evaluación precisa que identifique cómo y con qué eficiencia cumple el sistema vigente con

las actividades básicas del SAC

• Una apropiada inversión inicial en la definición del status quo y la identificación de problemas

prioritarios y oportunidades

• Una relación clara y lógica entre los objetivos deseados y las propuestas dirigidas a efectuar el

proceso de modernización

• El uso acertado y efectivo en cuanto al costo de consultores expertos desde la evaluación inicial a

la etapa de diseño, ejecución y seguimiento

• El entendimiento de que la automatización si bien es la respuesta correcta para mejorar una

operación de alto volumen sin embargo, no por sí sola, arregla las deficiencias fundamentales del

sistema

• Consultas extensas con los dirigentes del sistema judicial así como con aquellos que lo efectúan,

asegurando un consenso sobre los cambios deseados y cómo se realizarán

• Una determinación precisa de todos los costos iniciales y recurrentes relacionados con un proceso

de modernización de sistemas además de una garantía razonable sobre la disponibilidad de

suficientes fondos y otros recursos.

Este manual proporciona lineamientos prácticos en lo que se refiere a todos los temas mencionados y

contiene información básica en el ámbito técnico. Esta guía también estimula el uso de peritos para tareas

que requieren conocimientos técnicos y capacidades más profundas, además de ayudar a los funcionarios

de gobiernos democráticos en el manejo de dicha asistencia identificando el alcance de estas tareas. Así

mismo indica cuando el uso de la automatización puede ser apropiada o no. El manual provee una

estructura de comunicación con los funcionarios judiciales además de prever la toma de decisiones con

las partes asociadas, primero en las etapas de evaluación y planificación y luego durante toda la etapa de

ejecución. En conclusión el manual recalca los factores de medio ambiente fuera del mismo sistema que

afectan el impacto de las mejoras del SAC. Este manual le permite a cualquier funcionario del Estado de

Derecho (EDD) tomar decisiones mejor informadas sobre las intervenciones de la modernización del

sistema de SAC, supervisar el diseño de programas que generen resultados exitosos, asegurar y planear la

sostenibilidad de estos programas para aumentar el Estado de Derecho.

Manual de Seguimiento y Administración de Casos 3

I. INTRODUCCION

A. El propósito del manual

El propósito del presente manual es para servir

de guía para los funcionarios del Estado de

Derecho (EDD) de USAID en el diseño y

ejecución de iniciativas que apoyan el desarrollo

o mejoramiento de los sistemas de gestión de

información de los tribunales. Estas iniciativas

pueden ser componentes críticos de las

estrategias del EDD en el fomento de la

democracia. Sin información confiable, el

tribunal no puede aplicar la justicia en forma

oportuna, controlar o supervisar sus propias

operaciones, o explicar sus operaciones a los

ciudadanos. Dicha falta de información en los

tribunales puede generar dudas entre los

ciudadanos sobre el nivel de imparcialidad,

transparencia e integridad de su sistema judicial.

Los sistemas judiciales cerrados y reservados

crean la percepción y con frecuencia la realidad

de favoritismo, actos ilícitos y denegación de los

derechos fundamentales. Por lo tanto la

presentación de sistemas de gerencia de

información en los tribunales de alta calidad

genera impactos no solo en la eficiencia, sino en

su efectividad. Puede tener un impacto

importante en los asuntos del EDD tal como

derechos humanos, acceso a la justicia,

transparencia, además del desarrollo de

instituciones y la sociedad democrática.

Existen muchas intervenciones de ayuda que

pueden mejorar el Estado de Derecho. La

naturaleza del medio ambiente local y su

conjunto único de retos y oportunidades, las

condiciones de desarrollo de las instituciones de

justicia nacional y local, el tamaño y naturaleza

de la comunidad que propugna la reforma y los

componentes relacionados a la democracia y

gobierno (DG) de la misión forman parte de los

factores que influyen las decisiones de USAID

sobre donde invertir los recursos. Este manual

no provee una estructura para hacer estas

determinaciones, sino más bien se supone que se

ha hecho un compromiso preliminar para

considerar o dedicarse a sistemas de gestión de

información de los tribunales. Ofrece criterios

que ayudan en la toma de decisiones finales

además de plantear las preguntas más apropiadas

y cómo preparar la ejecución de un proyecto de

modernización de la gestión de los tribunales.

En este contexto el manual provee orientación

sobre los siguientes aspectos:

• La importancia de una administración de

tribunales justos, trasparentes y

efectivos para establecer instituciones

democráticas y un fuerte sistema judicial

• Cómo los tribunales operan y se

benefician de un sistema de

administración de información

(Management Information System –

MIS) efectivo

• Cómo identificar el proyecto más

aplicable

• Cómo maximizar el uso de servicios de

consultoría de MIS para alcanzar las

necesidades del país beneficiario y el

programa del EDD en USAID

B. Por qué y como se elaboró el manual

Reconociendo la importancia fundamental del

MIS en los tribunales para mejorar el EDD, la

USAID y otros donantes han ofrecido asistencia

técnica y financiera para apoyar el desarrollo o

mejoramiento de estos sistemas por más de 15

años empezando en las regiones de América

latina y el Caribe (LAC), la USAID ha

fomentado el uso del MIS en los tribunales así

como en otras instituciones judiciales. Para

determinar como estas experiencias pueden

proveer ayuda a los programas de asistencia en

el futuro, USAID le asignó al NCSC la tarea de

hacer una evaluación comparando los resultados

de estas inversiones. Sobre la base de sus

propias experiencias en cuanto a la creación y

mejoramiento de sistemas de gestión de

información en los tribunales de los Estados

Unidos el personal del NCSC y los consultores

efectuaron visitas a Bolivia, Costa Rica, Ecuador

y El Salvador y también revisaron proyectos

semejantes en Egipto, Tanzania y otros países en

Europa Oriental y Central.
4 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

C. Alcance del manual

Existen tres componentes principales en un

sistema de información de los tribunales. La

siguiente tabla identifica el tipo de información

y su razón de ser para cada componente.

Mientras que todos estos componentes son

importantes, el SAC es el de mayor importancia

tanto para el público como para el Estado de

Derecho. Consecuentemente hemos decidido

dedicar este manual a solo los sistemas de SAC.

D. Organización del manual

La Sección II explica el por qué el MIS es

importante para un ambiente democrático.

Describe no solo los puntos fuertes que el

sistema le brinda a la justicia y al Estado de

Derecho, sino que también demuestra las

consecuencias negativas de no usar estos

sistemas de información en los tribunales. Le

ayudará a los funcionarios del EDD a explicar a

los funcionarios de los países beneficiarios sobre

la relación entre la mejora de la administración

de los tribunales y el fomento del Estado de

Derecho en general.

La Sección III describe las seis funciones del

sistema de SAC en el contexto del

funcionamiento de los tribunales, indicando

cómo la administración de justicia adelanta al

establecer estas funciones.

La Sección IV provee orientación para analizar y

evaluar las peticiones de ayuda local para

obtener sistemas de SAC, con especial énfasis

en determinar si la automatización es una

respuesta apropiada o no. También recalca la

necesidad de entender los costos iniciales y

recurrentes asociados con la modernización del

sistema de SAC.

La Sección V ofrece una orientación sobre la

planificación y ejecución de proyectos de

modernización del sistema de SAC y también

define los elementos claves que deben formar

parte del alcance de trabajo del contratista.

La Sección VI identifica los factores claves que

contribuyen al éxito de los proyectos de

automatización, destacando y sugiriendo

estrategias y enfoques para asegurar el éxito de

los proyectos.

Componentes Tipos de información Razón de ser

Sistema de

Seguimiento de

Casos y su Gestión

Información de casos

individuales y los trámites

durante todo el proceso

Proveerle al juez un registro completo del caso

que sirva de ayuda en la toma de decisiones y

el control de casos. Difundir información

estadística y de gestión así como crear

calendarios de los eventos, formularios y

notificaciones, listas de fallos y otros resultados

de los casos.

Investigación Legal Códigos de ley, opiniones

judiciales, tratados

académicos

Proveerle a los jueces y asistentes legales

acceso a la información legal pertinente a la

toma de decisiones jurídicas así como mejorar

la calidad y constancia en las decisiones ya sea

por computadora personal o por documentos

impresos.

Apoyo

Administrativo

- Asignaciones y presupuesto

- Gastos, contabilidad y

cuentas por pagar

- Contabilidad de ingresos y

cuentas por cobrar

- Nóminas

- Información sobre el

personal

Ayudar al tribunal en su gestión de

administración interna si es que tienen esa

autoridad. Muchos tribunales están en camino a

obtener autosuficiencia administrativa como

componente de la independencia judicial pero

les falta mucho para lograr este objetivo. Sin

embargo, casi todos los tribunales recaudan

dinero, como por ejemplo, los honorarios de

registros, que por lo tanto requieren un sistema

de contabilidad de dinero en efectivo.
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 5

II. LA IMPORTANCIA DE UN

SISTEMA DE

INFORMACION PARA LOS

TRIBUNALES EN UN

AMBIENTE

DEMOCRATICO

A pesar de que existen diferencias en los

sistemas legales en el ámbito internacional, la

mayoría comparten valores fundamentales.

Estos valores incluyen el respeto por el Estado

de Derecho, la necesidad de garantizar la

independencia judicial, la protección de la

integridad del sistema judicial, el acceso y

trasparencia de estos sistemas, justicia en la

protección de procesos y derechos substantivos

así como la igualdad ante la ley. En cualquier

país el sistema judicial es o debería ser el

defensor o protector final de los valores legales

y los derechos humanos contra cualquier

autoridad arbitraria. En el sistema democrático

el sistema judicial representa el organismo que

en última instancia rinde cuentas a sus

ciudadanos en cuanto a la integridad, justicia y

trasparencia de los tribunales y el uso eficiente

de los recursos públicos.

Si el sistema judicial es el que en última

instancia debe rendir cuentas finales a sus

habitantes en un ambiente democrático, la

información de los tribunales tiene que estar a la

disposición del público. La tecnología

informática hoy día brinda un acceso sin

precedente a esta información que es también

fácil de utilizar. Un gran número de tribunales a

escala internacional ha creado paginas en el

Internet para proveer un sin fin de información

sobre sus servicios, calendarios, personal y el

orden del día. Debido al acceso por Internet o

por computadores en los tribunales o quioscos

situados en sitios públicos, el sistema judicial así

como el trabajo del tribunal es trasparente y por

lo tanto los individuos que tienen interés

personal sobre un caso, podrán acceder a dicha

información. Los mecanismos de acceso bien

diseñados aumentan el entendimiento y la

confianza del público hacia las instituciones

judiciales y al mismo tiempo se establece

mejoras en la eficiencia en la administración del

tribunal y beneficios en cuanto a ahorros en los

costos.

Sin información exacta y trasparente relativa a

las operaciones y decisiones de los tribunales no

existe ninguna manera para determinar si los

tribunales han cumplido con sus

responsabilidades democráticas. La información

permite que el sistema jurídico aplique el Estado

de Derecho y evalué su progreso hacia los

objetivos de justicia y servicio al público,

además de permitirle al público identificar los

puntos fuertes y débiles de los tribunales. Sin

esta información el público no tiene confianza

en las instituciones judiciales ni en sus

representantes y existe poca posibilidad para una

reforma democrática.

Por lo tanto el sistema de SAC constituye la base

fundamental de la justicia visto en el contexto

amplio de un sistema judicial democrático. No

es simplemente un sistema mecánico

independiente sino un componente esencial para

la administración efectiva de la justicia, la

protección de los derechos humanos, la

transparencia que se le requiere a un sistema

democrático, además de la integridad del sistema

jurídico. Mediante las siguientes actividades se

presentan ejemplos de cómo un sistema de SAC

bien dirigido contribuye al mejoramiento de la

administración de justicia y del Estado de

Derecho:

Preservar un registro integral de casos. Un

sistema de SAC asegura el control inicial de un

caso y continúa documentando cada acción y

decisión asociada resultando en un registro

integral de casos. Las “Normas de Rendimiento

de los Tribunales de Primer Instancia”1,

extensivamente aceptadas en los tribunales de

los EE.UU., demuestran la relación estrecha

entre los sistemas de SAC y la administración de

registros y como ambos afectan la justicia,

transparencia y rendición de cuentas en el

sistema jurídico.

 

1

 Emitido en 1990 estas normas fueron preparadas por el

NCSC bajo la dirección de una comisión de jueces

prominentes, administradores y académicos. El proyecto

fue apoyado por fondos de la Oficina de Asistencia de

Justicia del Departamento de Justicia de los EE.UU.
6 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

La ubicación de los registros de casos. La

preservación de registros es vital debido a que

pueden afectar los derechos y obligaciones de

individuos por generaciones. Estos sistemas de

registros tienen que asegurar que siempre se

conozca la ubicación de todo registro del

tribunal sin importar su condición ya sea activa

y en circulación frecuente, o inactiva en archivo.

Las inexactitudes, falta de transparencia, pérdida

de registros, o no-disponibilidad a tiempo son

condiciones que comprometen seriamente la

integridad del tribunal y socavan las bases del

proceso judicial.

Prevenir la socavación del proceso judicial al

destruir o esconder registros. Este problema

es endémico en sistemas judiciales corruptos.

En los países que siguen aferrados a sistemas

anticuados en la creación y almacenaje de

registros de casos, la rendición de cuentas no

existe y compromete a todo el sistema judicial.

Con un sistema de SAC efectivo es difícil

ocultar un registro extraviado, o evitar cualquier

responsabilidad asociada. Cada expediente se

identifica de manera única, recibe una ubicación

de archivo, se controla en un registro y

periódicamente se programa como parte del

sistema de gestión de casos. En el momento de

identificar un expediente extraviado, se exige de

los funcionarios pertinentes una rendición de

cuentas. Si se determina por la cantidad y

naturaleza de los registros extraviados que la

acción fue deliberada, se iniciará un proceso

para identificar al culpable.

Eliminar la discriminación contra los pobres.

En algunos países se pagan sobornos

habitualmente para pasar un caso de una etapa

jurídica a la otra, por consecuencia lo más

probable es que los casos presentados por gente

pobre languidezcan en el sistema. Sin un buen

sistema de SAC este tipo de discriminación no

se detecta o por lo menos no se documenta. El

sistema de SAC establece un movimiento

ordenado de casos en el proceso judicial y

requiere explicaciones por demoras.

Establecer jurisdicción. Un caso puede ser

atrasado o simplemente impedido al no notificar

oficialmente a la persona acusada. Esta

situación puede perjudicar severamente el inicio

de un caso dado que no le permite al tribunal

establecer jurisdicción sobre las partes.2

 En

países en donde el soborno a los notificadores

oficiales es común, el índice de la nocomparecencia a la notificación oficial es

inusitadamente alto y por lo tanto efectivamente

impide cualquier acción en el caso y produce

una situación de injusticia. Un buen sistema de

SAC puede identificar los casos en los cuales los

acusados no han sido notificados oficialmente, el

número y tipo de casos en los cuales se

devuelven las notificaciones por no encontrar las

partes y si existen abusos se pueden hasta

identificar los culpables.

Preservando los derechos legales. Durante el

proceso de un caso siempre existe la necesidad

de tener registros completos y exactos. Todos

los eventos o registros tienen que ser

supervisados y los documentos se deben

incorporar en el expediente del caso. Si ocurre

una pérdida o archivo incorrecto o alteración de

un documento, esto puede tener efectos adversos

sobre derechos legales importantes. Por ejemplo

si se pierde un expediente en un caso penal, el

acusado puede seguir encarcelado por un largo

período de tiempo, o evitar, aunque sea por poco

tiempo, el fallo e imposición de la sanción penal.

En casos civiles la pérdida de un expediente

puede poner seriamente en peligro por ejemplo

un derecho fundamental como la titularidad de

tierra. En un ambiente abusivo la inhabilidad de

ver documentos que requieren una acción

jurídica inmediata o a corto plazo, pueden poner

en peligro a personas no protegidas como

menores de edad. El juez no puede proteger

derechos que no conoce. Un sistema de SAC

efectivo sigue de cerca los eventos y

notificaciones de archivo acumulando los datos

pertinentes, reconociendo su interrelación lo

cual impide que estos casos languidezcan en

perjuicio de aquellos reclamando justicia.

Facilitar la revisión de sentencias. El papel

fundamental de un juez es de emitir decisiones

 

2

 Para obligar la comparecencia de las partes el tribunal

tiene que tener autoridad sobre el asunto y las partes en un

caso nuevo. El que inicia un caso categóricamente acepta

la jurisdicción del tribunal sobre su persona u organización.

Las otras partes entran a la jurisdicción del tribunal al

entregarles citaciones oficiales que los obliga a participar y

se les provee con notificaciones que describen la demanda

o cargo.
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 7

justas que cumplen con la ley. El registro de un

caso permite determinar si el juez ha cumplido

con esta responsabilidad. Este registro es la base

para cualquier revisión de sentencia y corrección

de errores. Si la información no es clara,

completa o exacta la justicia correctiva no es

posible. Un sistema de SAC eficaz provee un

registro completo e integral lo cual es necesario

para una revisión de sentencia.

Facilitar el cumplimiento. Normalmente un

proceso legal termina con la orden o el fallo del

juez, esto es el principio de un proceso de

cumplimiento. Una de las debilidades

principales de ciertos tribunales es la inhabilidad

o renuencia en hacer cumplir estos fallos. A

veces este cumplimiento está fuera de su

autoridad, pero frecuentemente no es así.

Cuando el cumplimiento sí está al alcance de la

autoridad del tribunal un sistema eficaz de SAC

puede determinar si una acción de cumplimiento

se ha registrado, un fallo o multa se ha pagado o

si se ha impuesto una sanción penal.

Aumento en la trasparencia y rendición de

cuentas. Un sistema de SAC efectivo permite

que los presidentes del tribunal así como los

observadores externos identifiquen los pasos de

un proceso. Por ejemplo pueden determinar

cuales de los jueces proceden de forma lenta y

luego sugerir la necesidad de nuevos recursos o

cambios sistémicos. También puede ayudar a

examinar las decisiones de los jueces en el

mismo tribunal para ver si existen discrepancias

inexplicables que podrían indicar alguna

injusticia hacia ciertos individuos o grupos.

Estas actividades pueden ayudar a erradicar las

sospechas del público de que el poder judicial

atiende a las necesidades de ciertos grupos de la

sociedad en vez de aplicar el Estado de Derecho

para todos. Muchos tribunales no están

acostumbrados al escrutinio del público, sin

embargo un tribunal que está consciente de sus

responsabilidades usa la información para

evaluarse y buscar soluciones y apoyo del

público.

Claramente un sistema de SAC eficaz puede

tener un impacto fuerte sobre el Estado de

Derecho más allá de los limites estrechos aunque

importantes de la gestión de los tribunales. Con

este entendimiento los funcionarios del EDD

pueden comprometer a los funcionarios de la

justicia local en la evaluación de opciones de

programación, la fijación de objetivos valiosos

para los sistemas de gestión de los tribunales

como parte de los programas más extensivos del

EDD.

Manual de Seguimiento y Administración de Casos 9

III. FUNCION DEL SISTEMA

DEL SAC

El núcleo del sistema de SAC se compone de

registros del flujo de los casos que pasan por el

sistema judicial. Cada tribunal varía en cuanto a

su naturaleza, nivel de sofisticación, tamaño y

volumen así como el número de los subsistemas,

sin embargo los sistemas de SAC tienen

necesidades y razones parecidas y se pueden

evaluar usando indicadores comunes.

Esta sección describe seis funciones de un

sistema de SAC: el control de los formularios,

establecer control de registros, procesar casos y

actualizar registros, programar los eventos de

casos, registros finales y reportar la información

de gestión. Estas funciones trascienden las

diferencias entre casos civiles o penales y entre

sistemas de derecho consuetudinario o romano.

Al poner en efecto este sistema ya sea manual o

automatizado se puede acentuar y en muchos

casos ayudar a corregir problemas comunes

incluyendo los siguientes:

• Deficiencias en la calidad de la base de

datos existente

• Falta de procesos uniformes,

formularios invariables y definición

clara de los datos que se deben reunir

• Falta de control y seguridad de los

registros de casos

• Códigos o regulaciones obsoletas y

redundantes en cómo procesar casos

• Inhabilidad de producir estadísticas

útiles en cuanto a la operación de los

tribunales o la inexactitud de los

sistemas que existen

A. Formularios de control

Los sistemas de SAC y cada trámite del proceso

jurídico son impulsados por los documentos

escritos generados ya sean a mano o

automatizados. Por ejemplo, el caso se inicia

con un documento que acusa a alguno de un

delito o que solicita algún tipo de ayuda civil. El

caso se termina con una disposición o fallo

escrito y generalmente existe un flujo de registro

de documentos desde el principio hasta el final

del caso. Ciertos documentos se elaboran de

manera interna en el tribunal tal como

notificaciones a las partes, horarios de eventos y

fallos, otros documentos se elaboran de manera

externa usualmente por los abogados. Todo

documento sin importar su origen entra al

sistema del SAC.

La intención de la función de control de

formularios es para asegurar la aceptabilidad y

uniformidad de la información. Por ejemplo, si

un abogado presenta un documento no redactado

en el formulario normal o preparado de acuerdo

con una metodología común, puede omitir

información importante o los actuarios tendrían

que analizar los documentos para determinar

como proceder lo cual puede causar errores o

demoras.

Ciertos formularios son requeridos por el

tribunal y se especifican en las reglas de

proceso. Estos pueden ser de uso normal por

todos los tribunales en la región, provincia o

país, o pueden variar de tribunal a tribunal.

Normalmente las reglas de proceso de un país o

región son lo suficientemente parecidas que el

contenido es común, aún si el formato es

distinto. El problema es que en un sistema mal

Indicadores de un sistema de control de

formularios efectivos

• Clara definición de las categorías y

elementos de información.

• Las categorías y elementos de información

son coherentes y constantes en toda la base

de datos del tribunal.

• Los elementos de información son

compatibles con los sistemas de información

relativos como los de la policía, fiscalía y

agencias de corrección.

• El sistema controla la calidad, lo completo y

el formato de los formularios que entran o

que se generan en el tribunal.
10 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

administrado no existe un control de diseño del

formulario en un tribunal individual o dentro de

los tribunales de una provincia o país. La falta

de elementos y formatos de información

coherentes socava la cohesión de la base de

información del tribunal. Esta situación no solo

limita la integridad y uso de un sistema manual,

sino además impide la informatización.

B. Establecer el control de registros

El control de registros tiene cinco componentes:

(1) identificación de casos (2) registro de casos

(3) índice de casos (4) creación de un expediente

(5) ubicación del expediente.

1. Identificar el caso

El método que usa el tribunal para iniciar el

proceso de registro de un caso establece el

marco de control de registros. Cuando el caso se

inicia, se le asigna un número único. El tribunal

puede tener sistemas de numeración separados

para los casos penales, civiles, o de menores,

asignándoles números consecutivos en cada

clase. Los números de los casos con frecuencia

empiezan con una letra como identificador del

tipo de caso, seguido por números de casos

consecutivos en un año. Por ejemplo “Crim-98-

201” indicaría el caso penal 201 iniciado en

1998. En un sistema en el cual cada tribunal de

la región desea que sus casos tengan un número

de identificación único, se puede agregar un

identificador de tribunal numérico. Si no se usa

un identificador al transferir los casos entre

tribunales puede resultar en la pérdida de

registros y de esa manera impedir el desarrollo

de datos de comparación de los tribunales3

.

2. Registro de casos

El registro de casos también llamado el orden o

actas del día, presenta un registro cronológico de

todas las acciones y archivos de los casos.

Después de identificar el caso, el actuario

registra los casos nuevos por número, fecha de

archivo y los nombres de todas las partes. Puede

 

3

 La identificación y el índice de casos es complicado

cuando existen casos asociados y muchas partes

involucradas. Para identificar estos casos se podrá requerir

una referencia recíproca de los casos separados que surgen

de un incidente en común.

existir un libro de orden del día separado para

casos civiles y penales y estos libros se

mantienen en los tribunales. Como se puede ver

en la subsección C abajo, para tener un proceso

eficiente de casos es importante mantener un

registro exacto y actualizado a lo que procede el

caso.

3. Indice de casos

Tiene que haber un índice de casos en orden

alfabético por nombre de las partes (incluyendo

todas las partes). Muchas de las preguntas sobre

un caso se hacen por nombre así que el índice

cronológico que provee el registro por sí solo no

es suficiente. El índice del caso está organizado

por orden alfabético y provee referencias

recíprocas entre los nombre de las partes y el

número del caso. En sistemas donde se refieren

los registros a un actuario en particular, el índice

puede contener el nombre del actuario. A

diferencia del registro el índice no documenta un

registro cronológico de los eventos del caso.

Solo requiere actualización cuando se agregan o

retiran partes del caso.

4. Crear un expediente

Al identificar y registrar el caso se elabora un

expediente que contiene todos los documentos

actuales y futuros que pertenecen al caso. Lleva

identificadores asignados al momento de crear el

índice así como también los nombres de las

partes. Se puede elaborar con un código de

colores para ayudarle a los actuarios identificar

cierto tipo de expedientes, por ejemplo civiles o

penales. Normalmente los documentos se

arreglan dentro del expediente de acuerdo a la

fecha en que fueron registrados. Puesto que este

expediente contiene documentos que son

imprescindibles al juez, es de suma importancia

para la integridad del proceso del caso que esté

completo y preservado. Artículos gruesos como

los elementos de prueba pueden almacenarse por

separado pero deben tener referencias recíprocas

al número del caso y expediente. Existen

tribunales que mantienen todo los documentos

que van ingresando en microfilm para poder

reconstruir un expediente que se pierde. Aún los

tribunales con registros electrónicos no pueden

reproducir el texto completo de los documentos.

En el futuro la tecnología de imágenes que
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 11

captura el texto entero posiblemente eliminará

este problema. No obstante, ningún sistema

automatizado puede rectificar debilidades

internas en la función de control de expedientes.

5. Ubicar el expediente

Cuando se elabora el expediente y se introducen

los documentos iniciales del caso, se transfiere a

los archivos activos y normalmente se ubica en

repisas abiertas o gabinetes, archivado por

número de caso en el año respectivo. Los

archivos también se dividen por tipo de caso, ya

sea civil, penal o menor de edad. En ciertos

sistemas se asignan los expedientes a un actuario

en particular y no a un depósito central. Tiene

que existir un proceso para mantener el

seguimiento de aquellos expedientes que los

jueces, abogados o actuarios retiran. Esto

simplemente puede ser una hoja en la cual el que

retira el expediente firma indicando la ubicación

temporal del expediente y muchos tribunales

introducen un expediente provisional en el sitio

Indicadores de sistema de control de

registros efectivos

• Cada caso tiene un identificador numérico

único.

• Los casos se numeran por año y no

consecutivos al pasar varios años.

• El índice provee referencias reciprocas a los

nombres de todas las partes.

• Los casos se almacenan en expedientes o

cualquier otro método adecuado y se

archivan de manera ordenada.

• Los documentos de casos nuevos se agregan

de manera fiel y oportuna.

• Existe un sistema para mantener un control

de los casos que brevemente están fuera del

archivo.

• La cantidad de casos perdidos o mal puestos

es reducida.

asignado para recibir cualquier documento

nuevo que se debe registrar mientras el

expediente original está en la ubicación

temporal. De no realizar este paso los

documentos nuevos para registrar se podrían

acumular o perder.

Es de suma importancia conocer la ubicación de

un expediente puesto que si hace falta es

imposible que el juez proceda con el caso, o que

cualquiera de las partes o miembros del público

puedan averiguar si se está llevando a cabo la

justicia.4

 En sistemas de registros que no se

mantienen bien, los expedientes pueden quedar

descuidados en el área de almacenamiento, o se

pueden encontrar en las oficinas de los jueces o

abogados sin ningún registro de que están fuera

de su sitio asignado. Sin repisas o gabinetes de

almacenaje, los expedientes pueden simplemente

amontonarse en cualquier orden en mesas o en el

piso. Aún en el caso que sí existan repisas o

gabinetes se pueden perder casos o estar

archivados incorrectamente. Si se realiza un

sistema correcto de numeración e índices es

mucho más fácil encontrar expedientes mal

puestos y devolverlos a sus respectivos lugares.

Existen actuarios quienes se encargan de realizar

revisiones rutinarias para asegurar que los

expedientes están en su puesto.

C. Procesamiento de casos y la actualización

de registros

A medida que el flujo de casos avanza por el

sistema, los tribunales pueden perder el control

sobre ellos. La clave para mantener el control

judicial sobre los casos es tener un mecanismo

preciso que mantenga una supervisión

actualizada respecto a la condición y progreso de

cada caso. A pesar de que la mayoría de los

tribunales mantienen la información necesaria

para realizar este tipo de control, no se hace de

una manera que pueda facilitar una gestión

acertada de los casos. En cada caso lo que se

necesita es un registro de fácil acceso

cronológico de todos los archivos de

documentos. Este registro es el registro de cada

caso que se inicia cuando ocurre el primer

 

4

 De vez en cuando los registros de casos de menores o de

familia se mantienen cerrados al público pero normalmente

los otros registros deben estar disponibles a inspección por

cualquiera, sujetos a algún tipo de seguridad.
12 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

CUADRO 1: REGISTRO

Nombre del caso: Jones v Smith

Número del caso: Civ-98-666

Demandante(s) Dirección /Número de teléfono

________________ _________________________

_________________________

_________________________

Demandado(s) Dirección /Número de teléfono

________________ _________________________

_________________________

_________________________

Abogados:

Abogado del demandante Abogado del demandado

____________________ ______________________

Acciones en el caso

Fecha Acción

___ Registro inicial

___ Devolución de la presentación oficial

___ Alegato en respuesta

Acciones del poder judicial

Fallos y órdenes Juez Fecha

_____________________________________ ___________ ______

_____________________________________ ___________ ______

evento del caso (por ejemplo, la presentación de

un caso civil o una demanda penal). Para

concluir los casos de manera justa y expedita,

este sistema se considera primordial, no sólo

porque identifica la condición y los avances de

cada caso, sino que también contiene

información capaz de detectar retrasos.

La forma de organizar los registros varía según

el tribunal. En algunos casos el registro consiste

de una amplia hoja de análisis que asigna un

caso por línea. La información básica del caso

se encuentra al lado superior a la izquierda,

luego cada acción o archivo es registrado por el

actuario de manera cronológica por cada caso.

Por ejemplo, cuando se registra una petición, el

actuario la inscribe en el registro y luego anota

cualquier orden que resulta de la petición en la

misma línea. Este tipo de registro mantiene la

historia completa del caso en un sólo sitio.

Otros tribunales mantienen un registro con una

página para cada día, registrando las acciones de

todos los casos que ocurren ese día. Este tipo de

sistema requiere que el actuario repita los

números de los casos y otros índices (como

nombres de las partes, o jueces asignados) cada

vez que ocurre una nueva anotación en el caso.

Esto dificulta la determinación de la historia de

cada caso porque requiere la reexaminación de

cada página del registro para encontrar cada

anotación del caso.

Luego en otros tribunales se organiza el registro

con una página separada por cada caso

registrado en el cual el actuario inscribe las
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 13

acciones y archivos del caso en esa página por

orden cronológico. El Cuadro No. 1 es una

ilustración simple de este tipo de registro en un

caso civil. Muchos registros conservan aún más

información, por ejemplo, los registros penales

pueden contener información personal adicional

sobre el acusado incluyendo su condición en la

cárcel y podría usar otra terminología.

El tipo de sistema presentado aquí ofrece una

cronología general a disposición del usuario

siempre y cuando las anotaciones quepan en una

sola página. No obstante, por razones de

seguridad los registros se incorporan en libros

encuadernados y en vez de carpetas de hojas

sueltas. Por lo tanto, una vez que la página del

caso ya no tiene espacio, el actuario debe

empezar una nueva página más adelante en el

mismo libro, o en otro libro. Aunque este

sistema se considera preferible al de crear una

nueva página para todos los días, sigue siendo

un sistema pesado o poco flexible cuando se

trata de revisar la condición del caso. A veces es

necesario ponerse en contacto con el actuario del

caso porque es la única persona capaz de

encontrar los libros del orden del día pertinente.

Una forma de aumentar la disponibilidad de

información en un caso, se puede hacer por

medio del registro de cualquier archivo o acción

del mismo expediente, normalmente en una hoja

adjunta a la portada dentro del expediente, o en

un formulario en el expediente. Esto ofrece un

resumen general de los acontecimientos junto

con las peticiones, alegatos, memorándums, así

como las órdenes que permiten que el juez

verifique cualquier registro dudable, además de

entender los puntos esenciales del caso.

Juntando este tipo de orden del día con el

registro del caso se logra un método efectivo

siempre y cuando sea posible encontrar el

expediente de manera rápida, se mantenga

actualizado y que el juez lo remita de forma

oportuna.

Indicadores de un proceso de casos / sistema

de actualización de registros efectivos

• Existe un registro de todos los eventos y

archivos accesible para cada caso.

• El registro es exacto y actualizado.

Independiente del método utilizado, tanto la

exactitud como la presentación oportuna de la

información se consideran factores críticos. Ya

sea si el sistema es manual o automatizado,

cualquier demora en el archivo o la

incorporación de eventos o anotaciones

inexactas pueden causar equivocaciones por

parte del juez, abogado o actuario.

Generalmente cualquier anotación se debe

realizar dentro de un plazo de 24 horas.

D. Programación de los procesos de casos

Para manejar el flujo de casos en un sistema, los

tribunales requieren un mecanismo de

programación o calendario efectivo. La

programación de casos constituye uno de los

aspectos principales de la gestión de casos. En

algunos sistemas, tradicionalmente, la

programación de los casos se ha hecho a

iniciativa de los abogados, con una intervención

del juez sólo cuando se le solicite. En la

mayoría de los programas de reforma jurídica

esta tradición se ha ido modificando a un

sistema en donde los jueces y tribunales asumen

la responsabilidad de programar los casos a

través del sistema. Cada caso tiene su propio

nivel de complejidad y por lo tanto puede variar

la duración del trámite. En algunos tribunales

existe una distinción entre casos sencillos,

normales o complejos que son tratados de

maneras diferentes. Este sistema se llama

“gestión diferenciada de casos” en los Estados

Unidos lo cual indica que el tribunal está

intentando utilizar los recursos disponibles de la

manera más efectiva posible.

Independientemente del nivel de refinamiento

del sistema, los tribunales tienen que programar

eventos y generar información sobre dichos

eventos, la mayoría de los cuales se procesan

mediante audiencias. A pesar de que el sistema

de derecho romano recurre menos a las

audiencias que el sistema anglosajón, dado que

el primero se basa en la documentación escrita y

menos en presentación de pruebas y argumentos

orales, igual se necesita un sistema de

programación. Si no existe suficiente

organización esto resulta en un manejo

inefectivo de los recursos del sistema judicial y

puede causar demoras. Si la programación es

excesiva esto suele causar modificaciones en el
14 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

calendario así como otras ineficiencias.

Problemas con el calendario se amontonan con

otros tipos de problemas (por ejemplo falta de

control de los abogados, individuos que no

comparecen y notificaciones imperfectas) y por

lo tanto los casos giran en el sistema por mucho

tiempo sin resolución.

El nombre que generalmente se le da a la

programación de audiencias en los tribunales

(Cuadro 2) de los Estados Unidos es un

“calendario”. Como registro de las actividades

del tribunal el calendario se archiva y se

conserva por un corto período de tiempo. En

algunas ocasiones, los jueces utilizan el

calendario para registrar las órdenes pertinentes

a los casos en la lista, lo cual transforma al

calendario en una fuente de datos para el registro

del caso. En los casos más comunes las órdenes

del juez se registran en un documento separado

que se incorpora en el expediente después de

introducirlas en el registro del caso.

Además de anunciar los trámites del tribunal, el

calendario también define las asignaciones

judiciales y los salones. Para asegurar un

sistema justo el proceso de asignación del

poder judicial puede ser un asunto de suma

importancia. El proceso tiene que ser aleatorio a

fin de evitar que las partes decidan comparar y

escoger los jueces. Este proceso de

“comparación y selección de jueces” puede ser

un factor que contribuya a disminuir la

confianza pública en el sistema judicial en el

cual reina la corrupción. En el sistema

angloamericano no se puede asignar un juez

hasta que no existe la disputa oficial (por

ejemplo, hasta que un individuo acusado o

demandado responda). Por otra parte existen

tribunales en los EE.UU. que asignan distintos

jueces a distintas etapas del progreso lo cual

impide la gestión de casos. En el sistema

inquisitorial lo más normal es asignar a un juez

desde el principio del caso hasta el final.

CUADRO 2: PROGRAMACION DE AUDIENCIAS EN LOS TRIBUNALES

Calendario Civil

Fecha: 3 de mayo

Salón: 5 Juez: Crane

Hora: Sesión de la mañana (9-12)

____________________________

Caso Hora Procedimiento Abogados

Civ-98-10 9 AM Petición para despedir Brown

Ames v Doe Carr

Civ 98-201 9:30 AM Petición para obligar Corrado

García v Díaz intercambio de pruebas Flores

Civ 99-14 9:45 AM Petición para Dempsey

Kowski v Dolan sentencia anticipada Herman
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 15

Indicadores de un sistema de programación

efectiva

• Permitir que el tribunal maneje los casos

efectivamente hasta la disposición de

acuerdo con las normas de horarios y

procesos desarrollados con la consulta de los

abogados.

• Evitar el cambio de horario del mismo

evento.

• Unido con un sistema oportuno y efectivo de

notificación.

• Estimular el uso del tiempo de manera

eficiente por parte de los jueces, abogados y

las partes.

E. Control y almacenaje de registros finales

El proceso de finalizar un caso es muy especial,

contiene implicaciones sobre la administración

de justicia de manera oportuna, el manejo de

casos y la gestión de registros. Al llegar a la

disposición del caso este evento se registra y se

preserva como parte de los datos que se deben

incluir en los informes sobre la gestión de casos

y se puede introducir en un libro especial para el

registro de fallos. Los investigadores de títulos

además de instituciones financieras emplean

estos registros. Los fallos penales se pueden

enviar a un sistema de registros de la justicia

penal. Aún cuando el caso se clausura se

pueden requerir acciones de cumplimiento para

asegurar respeto a los fallos de los tribunales.

La última anotación en el registro del caso

indica el sitio de almacenaje del expediente para

casos clausurados y con frecuencia mantiene el

número original que se le asignó al caso desde el

principio. Por lo tanto si se abre el caso de

nuevo pasa a ser activo sin la necesidad de darle

un nuevo número al expediente.

Después de un período de varios años la mayoría

de los sistemas archivan los casos clausurados

como último paso. Esto se efectúa ya sea en

microfilm (eliminando luego los documentos

escritos) o almacenando los expedientes en un

centro de registros histórico, este segundo

Indicadores de un sistema de clausura de

casos efectivos

• Existe una rutina de clausura comprensiva y

oportuna.

• Existe un sistema de almacenaje y archivo

de registros.

• El sistema existente asegura la disponibilidad y cumplimiento de los fallos del

tribunal.

método es menos costoso pero requiere más

espacio.

Con frecuencia se le asignada baja prioridad a la

clausura de casos puesto que esta tarea requiere

mucha mano de obra y disminuye la

concentración en casos activos. Posiblemente sí

existen demoras justificadas tales como esperar

a ver si se presenta una apelación durante el

plazo legal, no obstante al no cumplir con el

proceso necesario de clausura y archivo se

produce confusión en los casos activos, causa

anomalías estadísticas y se dejan de registras los

datos que pertenecen a los fallos. Para las otras

agencias de la justicia penal, negocios y otras

partes, esto último es esencial.

F. Reportar la información de gestión

Para obtener una gestión judicial efectiva se

requiere la capacidad de entender y proceder

sobre la información de gestión, sin embargo el

problema en muchos tribunales es que perciben

que las estadísticas son un peso y no una

herramienta de gestión. Normalmente las

estadísticas se coleccionan en un punto central

de una región o país y se usan para crear

informes que contienen poca importancia en

cuanto a la administración de justicia y hasta

usualmente ya son obsoletas cuando aparecen.

Las estadísticas no son subproductos

automáticos de la mayoría de sistemas, en

realidad son el resultado de un proceso separado

basado en los formularios enviados a los

tribunales por las unidades de planificación o

estadísticas de los tribunales más altos de la

región o país. A escala regional o nacional
16 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

CUADRO 3: INFORME DEL VOLUMEN DE CASOS

Penal Civil Social o Familia Total

Casos pendientes al empezar un

período

Casos presentados durante el período

Casos dispuestos durante el periodo

Casos pendientes al final del período

Proporción de casos resueltos en

relación con presentados

quizá esta información puede contestar a alguna

necesidad de planificación pero en realidad es de

poca aplicación a los tribunales que reportan las

estadísticas. La falta de información de gestión

útil deja a los tribunales individuales sin ninguna

información con la cual puedan evaluar su

operación mucho menos fijar objetivos

calculables, pero aún peor, el público queda sin

conocimiento alguno de los procesos judiciales o

sin ninguna razón para tener fe en los tribunales.

A pesar de que el sistema de seguimiento de

casos es el componente básico de un sistema de

SAC efectivo, no es suficiente.

Los jueces y el público tienen que saber no solo

que el sistema judicial se realiza en cada caso,

sino que el sistema en si funciona para asegurar

que sí se hace justicia. Existen sistemas del

SAC que no generan la información que facilita

los indicadores de rendimiento así como los

datos en conjunto de manera efectiva y necesaria

para que los tribunales puedan administrar su

volumen de casos efectivamente. Los mejores

sistemas del SAC generan informes que extraen

Indicadores de un sistema de reporte

de gestión efectivo

• Los informes facilitan la administración del

movimiento de casos.

• Los informes facilitan la identificación de

conductas que se deben cambiar.

• Los informes incentivan y afectan reformas

en el sistema judicial

datos de los expedientes individuales para

formar una idea de cómo los tribunales operan

como organización. Cualquier sistema manual

aunque relativamente efectivo requiere una

extracción laboriosa de los registros y en general

dificulta el proceso de agrupación de la

información para la gestión de registros. La

automatización en cuanto a este aspecto es

supremamente efectiva siempre que la

información dentro del sistema es exacta,

confiable y actualizada.

Existen varios informes básicos de gestión

generados por la mayoría de los sistemas de

SAC. El primero es el Cuadro 3, el informe del

volumen de casos que les indica a los

administradores si están al día o si existen

demoras de casos. Todo tribunal debe tener

acceso a alguna versión de este tipo de informe

con datos exactos y oportunos. Cada tribunal

puede incluir más detalles como la naturaleza de

las resoluciones, por ejemplo, absoluciones,

acuerdos, declaraciones de culpabilidad y juicios

o tipos de clasificaciones más detalladas.

Como mínimo el número de casos resueltos debe

ser lo mismo que el número de casos

presentados, si no es así se va desarrollando un

atraso de casos y se aumentan las demoras.

El Cuadro 4 representa el segundo informe de

gestión básica informándole a los directores

sobre el tamaño del volumen de trabajo

pendiente y les ayuda a identificar los casos que

languidecen en el sistema.

Versiones aun más complicadas de este informe

presentan los datos por tipo de caso o identifican
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 17

CUADRO 4: INFORME SOBRE EL VOLUMEN DE CASOS PENDIENTES

Duración del caso Número de casos % de casos pendientes

Menos de 7 meses

7-12 meses

13-18 meses

19-24 meses

Más de 2 años

Lista de casos de más de 2 años

Número del caso Nombre del caso Juez asignado

_____________ ____________________________ _____________

_____________ ____________________________ _____________

_____________ ____________________________ _____________

las categorías de los casos que se están

acumulando.

El tercer informe fundamental para la gestión de

flujo de casos documenta los horarios promedios

e intermedios desde la presentación a la

resolución.

Este tipo de informe por lo general requiere un

sistema automatizado debido a la dificultad

logística de introducir esta información de

manera manual.

G. Divulgación de la información del SAC al

público

El diseño y desarrollo del sistema de SAC

debería facilitar la difusión de información al

público por medio de las páginas del web o

terminales de las redes de los juzgados u otros

lugares públicos. La Sección II trata el tema de

los beneficios mutuos generados por la

tecnología de interfase electrónica. La

naturaleza de esta información de casos puede

variar según el alcance o profundidad del

tribunal, pero prácticamente toda página de web

o terminal pertinente ofrece acceso a la

información sobre el orden del día pendiente.

Existen sistemas que permiten la recuperación

de textos enteros de alegatos, peticiones, así

como el intercambio de pruebas durante la etapa

probatoria presentadas en un caso en particular,

además de cualquier fallo del poder judicial u

opiniones escritas. El acceso público a ciertos

expedientes penales o de menores no se permite

en la mayoría de las páginas de web o

terminales. Durante la etapa de diseño los

encargados de elaborar los sistemas del SAC

deben tener conocimientos sobre las leyes y

reglamentos relacionados con temas de

confidencialidad o discreción en cuanto a los

casos y registros de los tribunales en curso; y en

conjunto con los funcionarios de los tribunales,

deben armonizar estas protecciones con las

necesidades y valores del público.
18 Manual de Seguimiento y Administración de Casos
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 19

IV. ANALISIS Y EVALUACION

DE SOLICITUDES DE

ASISTENCIA AL SAC

La Sección III describe las funciones de un

sistema efectivo del SAC así como los

indicadores de los componentes efectivos del

sistema. En el ámbito internacional incluyendo

los EE.UU. pocos tribunales pueden alcanzar los

niveles del modelo. La introducción de la

tecnología informática no cambia para nada la

necesidad de mantener una estructura

subyacente sólida del SAC. Antes de efectuar

mejoras efectivas tiene que existir como base un

sistema manual sano, la automatización no

puede compensar por la ausencia de esta base y

de hecho, sin ella la automatización comprueba

ser una inversión poco efectiva.

Esta sección le ayuda a los funcionarios del

EDD en hacer una revisión inicial en cuanto a

las solicitudes de asistencia al SAC, efectuar

evaluaciones antes de la implementación,

además de definir los requisitos de inversiones.

Estos tres pasos antes mencionados le permite a

los funcionarios del EDD tomar decisiones

informadas si deben apoyar un proyecto de

ayuda o no.

A. Determinar los méritos y relevancia de

una solicitud para actualizar el sistema

del SAC

Cualquier solicitud de fondos para actualizar un

sistema del SAC ya sea manual o automatizado

tiene que justificar la necesidad de ese apoyo.

Primero existen criterios mínimos que

determinan si la petición merece consideración o

no. El primer papel del funcionario del EDD

debe ser de revisar las solicitudes en cuanto a

estos limites.

1. Documentar la necesidad de un

proyecto de Mejoras

Independientemente de que las solicitudes

provengan de funcionarios judiciales locales o

donantes, las solicitudes pueden formularse en

términos generales sin la necesidad de definir

claramente el problema. Típicamente se

presenta la solicitud citando algún problema

genérico que es parte de la mayoría de los

sistemas manuales mal diseñados, por ejemplo,

las demoras de casos y luego declara la

necesidad de actualizar el sistema. Este tipo de

solicitud no presenta ninguna base en la cual se

puede actuar, lo que se requiere es una clarificación del problema percibido y su relación al

proyecto propuesto. Por ejemplo, ¿se puede

atribuir la demora a la incapacidad de seguir el

curso de los casos, o a los procesos legales que

exigen los códigos procésales de un país?

Típicamente la asistencia de peritos externos

puede llegar a ser una buena inversión en vista

de que puede ayudar a los interesados articular

la necesidad de un proyecto.

2. Relación con los objetivos del

programa del EDD

La solicitud puede ser bien clara pero no tener

relación alguna con los objetivos de reforma del

programa del EDD. Puede ser que no establezca

la conexión entre las mejoras deseadas al

sistema del SAC y la protección de derechos

individuales, transparencia, la justicia e

integridad del sistema judicial además de otros

objetivos de reforma. Por ejemplo se puede

plantear una petición para computadoras

personales para los jueces sin explicar como esto

podrá contribuir a lograr los objetivos.

3. Autoridad para hacer la petición

Puede ser posible que aquellos individuos

interesados en actualizar el sistema del SAC no

estén autorizados para representar al Gobierno

Judicial lo cual requiere familiarizarse

plenamente con el sistema de jerarquía del

sistema judicial local. Para evaluar la solicitud

es preciso identificar a la persona autorizada

para servir de portavoz para los tribunales y ver

si existe el nivel de liderazgo necesario para

llevar a cabo las reformas ya sea en los

tribunales o en otro organismo del sistema

judicial5

, además de determinar si las

autoridades más altas del sistema judicial

todavía tienen que obtener permiso de los

 

5

 En muchos países, la fiscalía es la que toma la iniciativa

para mejorar el seguimiento de casos y estadísticas, puesto

que esta institución tiene más autoridad que el poder

judicial. Luego los tribunales imitan las mejoras hechas

por la fiscalía.
20 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

funcionarios que se encuentran fuera del sistema

judicial para poder seguir adelante.

4. Idoneidad del alcance

La propuesta puede ser presentada con un

alcance muy amplio, tan radical que

aparentemente no sea práctica o tan estrecha o

limitada que no presenta importancia alguna al

proyecto propuesto. Por ejemplo, puede incluir

todo los aspectos judiciales o puede dirigirse a

un sólo aspecto en particular como casos

penales. Puede pertenecer a un tribunal en

particular o al sistema judicial de una región o

país. El volumen de casos puede servir como un

cálculo aproximado de cuanta gente recibirán

beneficios de las mejoras propuestas y también

puede determinar si existe la necesidad de un

proceso de datos electrónico que debido al alto

volumen justifique un sistema automatizado.

B. Evaluación del sistema del SAC actual y

el contexto pertinente

Para aquellas solicitudes que pasan la

preselección inicial se debe realizar una

evaluación completa antes de autorizar cualquier

inversión dirigida a modernizar el sistema. La

evaluación tiene dos propósitos relacionados.

El primero consiste en efectuar un análisis

objetivo del contexto en el cual se presentará el

nuevo sistema del SAC y el segundo es para

determinar si el sistema del SAC requiere

grandes mejoras y cuales serían los tipos de

mejoras. En el caso de que la solicitud sea para

actualizar un sistema manual sin recurrir a la

informatización, el análisis no será muy

complicado. En aquellos casos donde se

requiera introducir un sistema informático, será

necesario considerar dos asuntos en particular.

Primero es importante determinar si los defectos

en el sistema actual son tan básicos que el

sistema actual necesita corregir las deficiencias

antes de automatizarse dado que la actualización

de un sistema defectuoso sólo retiene los

defectos, aumenta los costos de operación y crea

una imagen de credibilidad que no merece. La

segunda consideración sería ver si el proceso de

informatización es capaz de atender los

problemas existentes en el sistema.

Típicamente el contratista experto realiza la

evaluación. El alcance de la obra debe requerir

conferencias entre el consultor y los interesados

porque para crear un buen sistema del SAC se

requiere el fuerte apoyo de los dirigentes del

sistema, funcionarios de niveles más bajos que

efectúan su realización, personal con

responsabilidades administrativas así como los

ciudadanos mismos. Se deben incluir por lo

menos las tres siguientes tareas:

1. Tarea 1

Agrupar los correspondientes estatutos,

reglamentos, manuales, formularios,

instrumentos de recopilación de datos, informes

e información relacionada a la capacidad del

personal y la organización existente. El

contratista debe ir más allá de sólo las funciones

judiciales y debe reunir manuales, formularios y

procesos de funciones relacionadas al personal y

contabilidad. Esta tarea ofrece una amplia

imagen de las oportunidades del entorno así

como las barreras en cuanto a los recursos

humanos, características organizacionales,

relaciones, legislación, procesos y madurez

funcional.

2. Tarea 2

Observar los procesos operativos y realizar

entrevistas con el poder judicial y personal a

todo nivel para identificar los problemas,

necesidades y el nivel de interés que existe para

lograr cambios.

3. Tarea 3

Analizar los datos recopilados para evaluar no

sólo las condiciones del sistema judicial sino

también la etapa de desarrollo de la organización

judicial, debido a que el nivel de madurez es un

factor crítico que determina si la organización es

capaz de asimilar los cambios. En algunas

circunstancias es necesario desarrollar y

fortalecer parte de las estructuras internas de la

organización antes de realizar cambios en la

gestión y tecnología jurídica. En sistemas

complejos o donde es difícil encontrar datos

claves este análisis puede demorarse mucho

tiempo, hasta varios meses, o puede ser

relativamente rápido. En todo caso constituye
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 21

un paso esencial porque si el análisis es irregular

sólo resultará en la toma de malas decisiones

sobre la necesidad de invertir recursos y qué

inversiones se deben realizar.

El contratista debe ser responsable de los

siguientes aspectos:

a. Si los datos introducidos al tribunal están

estandarizados, bien presentados,

legalmente suficientes y responden a las

necesidades de los usuarios

La tarea del contratista es de determinar hasta

qué punto los formularios del sistema de control

reflejan los indicadores definidos en la Sección

III y si se encuentran legalmente aceptables y

responden a las necesidades de los usuarios. Si

los usuarios consideran que no satisfacen estos

criterios, se debe revisar el alcance y contenido

de la base de datos.

b. La naturaleza de lo que genera el tribunal y

si su contenido y difusión refleja las

necesidades de los usuarios internos y

externos

Las actividades del tribunal incluyen informes

sobre la operación de sí mismo (por ejemplo, el

inventario sobre el volumen de casos y período

de tiempo que lleva en el sistema, estadísticas

sobre los registros y disposiciones; y a veces el

período promedio de un caso desde el registro a

la disposición) así como sus actividades diarias

(por ejemplo, las notificaciones a las partes y

abogados, órdenes de arresto que emite un juez,

los calendarios del poder judicial y órdenes o

fallos). Estos datos deben de ser evaluados por

el contratista para determinar su utilidad,

precisión, si la información es completa o

parcial y si atiende a las necesidades del usuario

además de determinar si faltan otros datos

necesarios. Como tácito componente de la tarea

del contratista existe la necesidad de identificar a

los grupos de usuarios internos y externos

además de evaluar el flujo de información del

tribunal a nivel interno y externo. Generalmente

los usuarios internos son aquellos que manejan

las operaciones del tribunal que tienen contacto

con el público y aquellos que son responsables

de la administración de operaciones. Los

usuarios externos incluyen agencias de la

justicia penal, otros tribunales en la jurisdicción,

etc. En particular se debe poner atención a las

órdenes y fallos, el contratista debe evaluar y

documentar el proceso de registro y su

disponibilidad. Este proceso incluye la

necesidad de determinar si las notas del juez así

como sus opiniones escritas son parte del

registro o no y si es así, cómo se deben

introducir al expediente del caso. Los trámites

legales que requieren la firma de un juez

también afectan la automatización. Esta

evaluación también contempla la necesidad de

determinar si el tribunal informa a las

dependencias bajo su autoridad sobre los fallos

emitidos y hasta que punto el proceso de

cumplimiento de estos fallos se refleja en el

sistema del SAC.

c. Si la información individual del caso se

agrupa y registra para proveer una historia

del caso por razones de control

La Sección III describió los indicadores de un

sistema eficaz de control de registros y

seguimiento de casos y estos indicadores

deberían ser el objetivo de la evaluación del

contratista. Es de suma importancia determinar

si la información está tan dispersa en varios

libros y documentos o no, que dificultará la

conversión a un sistema electrónico.

d. El control de los tribunales sobre los

registros y si se encuentran completos y

disponibles o no

La sección III describió los indicadores de un

control de registros, procesamiento de casos,

actualización de registros y rutinas de clausura

efectiva. El contratista debe evaluar las

operaciones actuales en términos de estos

indicadores.

e. Recursos disponibles al tribunal para crear

y mantener un sistema de datos

mejorado

El éxito de un tribunal en cumplir su papel

depende de los recursos existentes, o sea la

experiencia del personal, equipo, instalaciones y

fondos. Todos estos factores deberán ser parte

de la evaluación del contratista. Varios asuntos

tratándose de recursos comunes a ambos
22 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

proyectos de mejoras de sistemas del SAC ya

sean manuales o computarizados se ven a

continuación: (1) los fondos necesarios para

sostener el esfuerzo de mejora, en particular

mantener el personal de apoyo competente,

espacio adecuado y equipo; (2) condición y

ubicación de las instalaciones; (3) el sistema de

gestión del tribunal y su capacidad de aplicar

cambios; y (4) el uso actual de tecnología que no

sean computadoras, tales como fax y

microfilmación.

f. Limitaciones de recursos relacionados a las

mejoras de los sistemas SAC

Cualquier proyecto de automatización requiere

un análisis muy cuidadoso de tres factores

especiales que por sí solos o en combinación

frecuentemente desafían el éxito de los sistemas:

(1) experiencia en campos relativos a la

informática o telecomunicaciones dentro del

sistema, empresas o agencias públicas

disponibles a las instalaciones jurídicas; (2)

pericia técnica del personal o disponible a través

de otros órganos gubernamentales; y (3) energía

eléctrica en las instalaciones así como otros

asuntos relacionados a las infraestructuras. Al

no identificar estos tipos de problemas con

antelación muchos proyectos han sufrido

seriamente.

g. Otras limitaciones

Existen limitaciones agobiantes que pueden

impedir la automatización y hasta la

modernización de los sistemas manuales. El

contratista tiene que identificar estas

limitaciones desde el principio para determinar

si se pueden extraer, mejorar o prevenir. Aquí

unos ejemplos:

• Limitaciones o barreras causadas por

leyes o reglas de procedimiento (tal

como la prohibición histórica de

registrar documentos transmitidos por

fax o requisitos que obligan la

conservación de registros

desactualizados)

• Barreras culturales que dificultan

cualquier medida de modernización, en

particular la transición de un formato

tradicional de documentos de papel a un

formato electrónico (lo cual puede

afectar seriamente la capacitación del

personal)

• Barreras en las organizaciones que

impiden los esfuerzos de la gestión

coherente de casos y el intercambio de

datos, como por ejemplo la existencia de

múltiples unidades semiautomatizadas

en el mismo tribunal.

• Procesos obsoletos, ineficientes o

redundantes que causan demoras pero

que se encuentran firmemente

incorporados en el sistema.

• Cualquier limitación en la autoridad

judicial para realizar cambios y la

actitud del órgano legislativo sobre los

procesos de reforma.

h. Proceso de recolección de ingresos

Con frecuencia los tribunales cobran multas,

pagos de indemnización, honorarios de registro,

manutención de menores, además de los fondos

que se introducen en cuentas fiduciarias

administradas por el tribunal. El contratista

tiene la responsabilidad de evaluar los procesos

y el sistema de datos utilizados para cobrar y

asignar los fondos recaudados y los vínculos que

existen entre este sistema y los registros de casos

individuales.

i. Decidir si la automatización es la solución

más idónea de corto plazo

La automatización se presta para facilitar las

funciones de alto volumen y puede mejorar

altamente los niveles de eficiencia, por lo tanto

el contratista debe asesorar al funcionario del

EDD sobre la viabilidad del proceso, en relación

con la profundidad y alcance de los problemas

en el sistema del SAC o si a lo mejor fuese

preferible crear primero un proyecto de reforma

no automatizado en el sistema existente. El

contratista debe expresar sus conclusiones y las

razones que las justifican además de presentar

un plan de trabajo preliminar para los dos casos.

El contratista debe relacionar cada opción a los

asuntos de prioridad que surgen del análisis y
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 23

también debe sugerir los costos relativos y

beneficios al describir estas opciones.

• Procesadora central o computador

personal

• Formas diversas de financiar el sistema

• Compra o arriendo de equipo

• Planes de reducción de costos y niveles

de complejidad en etapas

El plan de trabajo servirá de base para el proceso

de planificación y el sistema de proyectos de

mejoras mencionados en la Sección V.

C. Conocer los costos de los proyectos de

modernización del sistema del SAC

Para conceder una solicitud es fundamental

conocer el costo del proyecto y manutención de

los adelantos del sistema a largo plazo. Muchos

proyectos en el pasado fracasaron por falta de

conocimiento de la naturaleza y dimensión de

los costos, especialmente cuando se trata de

automatización. Los costos totales excedieron

los presupuestos estimados y el sistema jurídico

quedó con un sistema que no podían darse el

lujo de mantener. Un informe sobre los

proyectos de “software”6

 realizados tanto por el

gobierno de los EE.UU. como por el sector

privado documentó gastos de ochenta y un mil

millones de dólares en proyectos cancelados y

cincuenta y nueve mil millones de dólares en

excesos de costo. De estos proyectos sólo

lograron finalizar la sexta parte a tiempo, una

tercera parte se canceló completamente y más de

la mitad se caracterizaron como “proyectos con

dificultades”. De los últimos dos grupos el

proyecto promedio se sobrepasó por 189 %

sobre el presupuesto, con un nivel de retrasos de

221 % y sólo contenía un 61 % de las

características originalmente especificadas. Uno

de los factores principales de estos fracasos fue

la valorización inadecuada de costos.

Consecuentemente es de suma importancia que

antes de proceder con alguna mejora del sistema

del SAC los funcionarios del EDD y sus

 

6

 El Standish Group, “Chaos” 1995.

contrapartes en el sistema judicial local deben

conocer los requisitos de la inversión inicial y

los costos posteriores. Sin embargo estos

individuos rara vez tienen la aptitud,

conocimiento y experiencia necesaria para

identificar y estimar estos tipos de costos con

exactitud y por lo tanto deben contratar la

asistencia de personas calificadas. El consultor

debe trabajar in situ y en estrecha colaboración

con los interesados para elaborar los estimados

de costos y también explorar las implicaciones

en cuanto a la necesidad de fondos permanentes

para el sistema judicial. Esta colaboración le

ofrecerá tanto a la USAID como a los

interesados locales un sistema de alerta

temprana sobre la magnitud de los costos

además de mejorar el proceso de toma de

decisiones sobre si el proyecto se justifica y

cómo proceder.

Los costos básicos iniciales incluyen un análisis

de las organizaciones y sistemas, la planificación

y diseño del sistema, la elaboración o

adquisición del “software”, la adquisición del

“hardware” para los sistemas automatizados, la

preparación de las instalaciones y la

introducción de equipos para sistemas

automatizados, la contratación de personal

nuevo con capacidades actualizadas, programas

de entrenamiento del personal que administrará

el sistema, la capacitación de los usuarios del

sistema y del personal de mantenimiento del

sistema si se automatiza. También pueden

surgir costos relacionados con la revisión de

procesos o reglamentos que permitan el

establecimiento de un nuevo sistema de

funciones del SAC. Con un análisis cuidadoso y

la asistencia de expertos será relativamente

sencillo estimar los costos iniciales

No obstante, es fácil calcular menos de lo que

corresponde en cuanto a los costos de la

elaboración del “software”. Si los objetivos no

quedan claros o el análisis inicial no documenta

el sistema existente de forma integral y con

precisión, el proceso de elaboración de

“software” puede ser tan prolongado y

complicado que redunde en un aumento de

costos. Los costos recurrentes en los proyectos

de sistemas de modernización pueden ser altos

en particular en cuanto a la automatización. El

funcionario del EDD en colaboración con el
24 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

consultor experto puede jugar un papel

importante en la evaluación de costos con los

funcionarios del sistema judicial local,

ayudándoles a entender el compromiso

financiero y a decidir si tienen suficientes

recursos o no para hacer tal compromiso. Los

costos recurrentes no se limitan a la

manutención y reemplazo del equipo

periódicamente aunque estos costos son

considerables en sí. Sino que también incluyen

el reemplazo del personal técnico que con

frecuencia optan por cargos más lucrativos en el

sector privado, la capacitación de personal

adicional o de reemplazo, la revisión y

actualización del sistema completo según se van

cambiando las necesidades de información,

refinando el “software” y los formularios y la

recapacitación de todo el personal al realizar

revisiones y actualizaciones al sistema. Este

proceso es constante e impacta continuamente

en la financiación de los sistemas teniendo en

cuenta que ningún sistema es estacionario. Un

nivel inadecuado de financiamiento o cualquier

reticencia por parte del sistema Judicial de

asignar los fondos necesarios para estos

proyectos han sido tradicionalmente las causas

principales de los fracasos en el pasado. Una de

las más importantes lecciones aprendidas ha

señalado la necesidad de considerar los costos

recurrentes antes de empezar el proyecto.
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 25

V. PLANIFICACION Y

EJECUCION DE

PROYECTOS DE

MODERNIZACION DEL

SISTEMA DEL SAC

Usando las recomendaciones que provienen del

análisis del contratista, el funcionario del EDD

puede decidir actualizar el sistema manual del

SAC como primer paso antes de recurrir a la

automatización, o dejarlo en esa etapa, o pasar

directamente a la automatización. Esta sección

ofrece una orientación en la planificación y

ejecución de ambos tipos de proyectos además

de explicar cómo aprovechar los servicios de

asesoría del contratista después de que haya

terminado los tres pasos descritos en la Sección

IV. La atención principal se dedica al alcance

de las obras y los elementos del proceso en los

proyectos de mejora de sistemas del SAC. La

Sección VI presenta otras estrategias, enfoques y

componentes importantes que tienen que ser

parte de la ejecución para maximizar las

posibilidades de tener éxito.

A. Lograr un consenso en la elaboración del

plan de trabajo

Muy rara vez es posible que un tribunal pueda

efectuar todos los cambios deseados, por lo

tanto, uno de los papeles claves de los dirigentes

es el de establecer las prioridades. Los

dirigentes de los tribunales deben declarar qué se

espera lograr con la automatización. El

funcionario del EDD debe asegurar que los

planes de los proyectos reflejen estos objetivos y

propósitos y que los dirigentes participen en el

proceso de planeamiento.

Al mismo tiempo el apoyo de los funcionarios

del sistema judicial a todo nivel (antes de

empezar el proyecto) es esencial para obtener el

éxito en cualquier iniciativa de modernización

de un sistema de SAC manual o automatizado.

Por lo tanto, los funcionarios deben de participar

en planear las obras y parte del trabajo del

contratista debe ser colaborar con ellos durante

este proceso. Esto evitará diseños creados de

arriba hacia abajo proveyéndole prioridad a las

necesidades de información de los funcionarios

y aquellos que elaboran la política y no

reconociendo las necesidades de información del

personal y los jueces de los tribunales a escala

local. La mayoría de los sistemas judiciales son

autocráticos y no democráticos y la actitud que

prevalece con frecuencia responde a las

demandas de las cortes supremas, consejos o

ministerios de justicia y lo que ellos dictan es lo

que se hace. Sin embargo para realizar cambios

importantes en la organización se requiere la

cooperación de todos los que realizan el trabajo

no sólo los directores.

El alcance de las obras del contratista debe

contener cuatro componentes que culmina en un

plan de trabajo de consenso. Estas tareas

proporcionan una oportunidad para validar el

análisis anterior y refinarlo con la consulta de

los funcionarios judiciales, en particular aquellos

que están involucrados en efectuar las

operaciones diarias de los tribunales.

1. Tarea 1

Realizar una serie de talleres de trabajo con

funcionarios de la organización de alto nivel

para debatir detalladamente los resultados del

análisis y luego elaborar un consenso sobre el

alcance de los cambios sugeridos. Estos

cambios se deben basar en un marco de trabajo

de objetivos claros y sencillos como los que

siguen:

• Permitir que el tribunal realice un

monitoreo de casos desde el principio al

final

• Posibilitar que el tribunal mantenga

control de los eventos provisionales e

identificar los puntos de demoras

• Permitir que el tribunal mantenga

control de los registros o expedientes

• Permitir que el tribunal obtenga los

informes de gestión que muestren de

manera exacta el control de los

tribunales sobre su volumen de casos, su

manejo, la identificación de casos que

requieren acción y ayudar a los

tribunales en asignar recursos
26 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

• Mejorar la satisfacción del usuario con

la calidad y utilidad de información y la

facilidad de ingreso y recuperación

• Proveer los elementos de información

que necesita la corte suprema, el poder

judicial o el ministerio de justicia

Estos pasos nos llevan a la definición de los

beneficios operacionales deseados que se

encuentran asociados con estos objetivos. Los

siguientes puntos representan entre ellos los

beneficios que los directores podrían buscar:

• Reducir tareas repetitivas

• Mejorar la calidad de datos

• Aumentar el acceso a la información

• Aumentar la integración organizacional

• Mejorar las estadísticas y monitoreo de

operaciones

• Aumentar la efectividad realizando

tareas y funciones que son imposibles en

un sistema manual

En general estos beneficios solo aumentan

cuando están asociados con la automatización de

actividades de alto volumen.

Durante los talleres es importante que el

contratista obtenga permiso para consultar con

los funcionarios a bajos niveles (Tarea 2) puesto

que siempre es importante respetar la secuencia

de mando.

2. Tarea 2

Reunión con el personal de operaciones quienes

ayudarán en cualquier proceso de cambio porque

ellos son los que harán el trabajo y su

cooperación y participación en la planificación y

diseño es esencial para obtener éxito en el

proyecto.

3. Tarea 3

Consolidar todos los resultados de las consultas

en un documento que el país anfitrión puede

adoptar como el esquema oficial del plan de

trabajo y luego se usará como la guía oficial para

el desarrollo del sistema.

4. Tarea 4

Después de adoptar el esquema del plan de

trabajo se debe elaborar el plan de trabajo

detallado en consultas estrechas con los

directores de nivel medio y alto de cada

organización afectada. El plan de trabajo debe

incluir un análisis de los requisitos que presentan

las especificaciones de “software y hardware”.

Las especificaciones del proyecto piloto deben

anticipar que el sistema posiblemente se

duplique en el ámbito nacional y por lo menos

debe considerar los puntos comunes de los datos

y diseños de los formularios. Dependiendo del

grado de sofisticación del país en cuanto a los

aspectos técnicos se podría también considerar

la compatibilidad de “software y hardware” así

como el uso de la red de área local y la red de

área amplia.

Al deliberar sobre las Tareas 1 y 2 esto

posiblemente sugiera la necesidad de reunir

información adicional sobre las actividades

específicas tales como el inicio o final de un

caso. El contratista debe trabajar en

colaboración estrecha con los interesados en el

análisis de esta información y asegurar que este

análisis se refleja en los productos de las Tareas

3 y 4.

B. Actualizar un sistema manual del SAC

Generalmente la USAID emplea un contratista

para realizar mejoras en el sistema manual del

SAC. El alcance del trabajo debe especificar los

objetivos de la operación reflejando el consenso

del plan de trabajo así como las tareas del

contratista (por ejemplo, permitiendo que los

tribunales puedan lograr el seguimiento de un

caso del inicio al final). Estas tareas son

especificas en cuanto a los objetivos de mejora

pero generalmente incluyen algún aspecto de

análisis profundo de funciones, diseño de

procesos, capacitación, consultas en curso así

como asistencia técnica y el monitoreo de los

cambios después de iniciar el programa.
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 27

El contratista debe tener en cuenta que cualquier

mejora manual podrá ser la base de una

automatización en el futuro, consecuentemente

los funcionarios del EDD deben estructurar el

alcance del trabajo no sólo para abordar los

defectos documentados en la evaluación inicial

sino también proveer orientación al momento

apropiado respecto a si la automatización es

factible después de realizar mejoras y si es así

como lograr esta automatización. En ciertas

circunstancias un sistema de mejora manual es

un logro loable y posiblemente podría ser lo

mejor que se puede lograr.

El contratista que piense que el sistema está listo

para ser automatizado debe proponer la

estrategia necesaria para lograrlo. La subsección

C describe los elementos básicos de un plan de

trabajo de automatización pero el contratista

realizando la mejora de un sistema manual

puede proveer detalles adicionales sobre los

siguientes puntos para informar sobre la

estrategia:

• Si la realidad del sistema manual refleja

los reglamentos y procesos oficiales o

no

• Los grupos claves de usuarios así como

sus necesidades de datos y resultados

deseados, incluyendo acceso electrónico

del público a la información del SAC de

acuerdo con la Sección III. G

• La calidad de la base de datos y las

opciones para convertir el sistema a

formularios electrónicos

• La calidad de formularios y otros

ingresos

• Qué porción del sistema manual se debe

considerar como prioritario para el

proceso de automatización

• Opciones de gestión en cuanto a los

esfuerzos de ejecución por los tribunales

C. Planificar y ejecutar un sistema

automatizado del SAC

Esta sección servirá de guía para los

funcionarios del EDD en la elaboración de un

alcance de trabajo además de monitorear el

rendimiento del contratista. El funcionario del

EDD no tiene que llegar a ser un experto en

tecnología para lograr efectuar estos puntos.

Cuando un proyecto de automatización falla la

mayoría de las veces es debido a causas no

técnicas y no de problemas de software y

hardware. Como se puede ver en los puntos

siguientes, las razones que causan los fracasos

no son complicadas:

• Un error común aunque la experiencia

nos dice lo contrario es creer que las

computadoras son la solución para

sistemas de operación y administración

no efectivas. El proceso de

automatización por si sólo no va a

resolver los problemas del tribunal como

demoras o dificultades en encontrar un

expediente o registro.

• Se han lanzado proyectos sin un análisis

preliminar apropiado y la

informatización de un sistema del SAC

manual inadecuado sólo resulta en un

sistema automatizado inadecuado.

• Proyectos muy ambiciosos han fallado

generalmente porque no se efectuaron

pruebas de piloto preliminar de los

módulos individuales de un paquete

comprensivo en un solo sitio.

• La fascinación con novedades técnicas,

complicadas, poco prácticas y costosas

ha causado aumentos en costos y

sacrificado lo práctico por ardides de

mínima utilidad.

• Los plazos establecidos no han dado

cabida a las variaciones imprevistas del

proceso de ejecución por ser muy

ajustados. Los eventos que componen

un proyecto rara vez proceden como se

supone, debido a que la automatización

ocurre en el mundo real donde las

condiciones no son siempre óptimas.
28 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

Las especificaciones de los usuarios

pueden resultar imprecisas e imperfectas

y las consideraciones políticas y

financieras pueden abrumar la

tecnología temporalmente.

• Los directores de los proyectos no

entienden las dificultades que

acompañan la introducción de un

sistema en un tribunal congestionado.

Estas actividades tienen que ocurrir

durante las actividades del tribunal que

se encuentra realizando sus obligaciones

cotidianas lo cual tiene prioridad sobre

el nuevo sistema así que estas

actividades se deben introducir de

manera paralela. Las actividades de

conversión de registros activos a

sistemas electrónicos tienen que ocurrir

sin interrumpir las actividades del

tribunal.

• Cualquier proyecto puede fallar por falta

de asistencia técnica local en cuanto a su

mantenimiento.

Las actividades descritas en la Sección IV junto

con el proceso de consenso en los planes de

trabajo descritos arriba ayudan impedir estos

problemas.

El alcance del trabajo se puede organizar usando

seis etapas durante el proyecto: (1) adquisición

de “ hardware” y adquisición y modificación de

“software”; (2) administración del proyecto; (3)

preparación del local e instalación;

(4)capacitación; (5) transición de operaciones

manuales a automatizadas; y (6) operación,

monitoreo de rendimiento y mantenimiento.

Estas etapas no siempre ocurren de manera

consecutiva por ejemplo la capacitación de

ciertos temas en particular pueden ocurrir antes

de la preparación del local e instalación del

equipo. Los peritos pueden asistir suministrando

el idioma técnico adecuado.

Aparte de las tareas asociadas con cada etapa, el

alcance del trabajo debe:

-Realizar pruebas de piloto en una estrategia

nacional de duplicación a largo plazo. Un

proyecto de demostración pequeño comparado a

un esfuerzo ambicioso de todo el sistema tiene

mejor posibilidad de éxito, sin embargo con

mucha frecuencia el proyecto se detiene después

de realizar los pilotos y tiene poco impacto en el

sistema judicial en su totalidad. Para promover

una expansión estos pilotos tienen que asegurar

concordancia y continuidad por ejemplo si un

caso pasa por varios tribunales (la audiencia

inicial de un caso penal es ante un tribunal de

jurisdicción limitada, pero el juicio se realiza

ante un tribunal mas alto) o si varios tipos de

casos están involucrados, entonces será difícil

evaluar los resultados. Estos problemas

posiblemente surjan debido a las variaciones de

procesos en los distintos niveles del sistema

jurídico o tipos de casos como los de menores o

adultos. Si la reforma sólo se aplica a una etapa

del caso como el tribunal de primera instancia,

van a ocurrir problemas cuando el caso pasa a

otro tribunal que no reúne información de la

misma manera.

-Estos alcances también deben requerir el

seguimiento de casos a través del primer nivel

de apelaciones, es aquí en el proceso

contencioso donde los casos más serios en

disputa llegan a una disposición final. En

muchos países no existe ninguna conexión

administrativa entre el tribunal de primera

instancia y el tribunal de apelaciones, así que si

el proceso de seguimiento no es global, por lo

tanto, no será posible determinar cuándo

terminan los casos.

-También es de suma importancia que cada

componente del sistema se elabore en conjunto

con los ciudadanos nacionales anfitriones y se

revise el diseño con los individuos quienes son

afectados.

• Probar el sistema y efectuar ajustes

necesarios tratando estos temas con el

personal y determinándolos en

cooperación con los encargados de su

realización.

• Desarrollar un manual de procesos y un

sistema de automatización

completamente documentado.

• Evaluar el sistema y revisar los

resultados con el personal.
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 29

1. Etapa 1: Adquisición del “Hardware”

y adquisición y modificación del

“Software”

El alcance del trabajo en esta etapa debe

especificar el tipo de asistencia que el contratista

tiene que proveer en las adquisiciones, por

ejemplo, esto podría ser la traducción de

requisitos de funcionamiento a especificaciones

para un pedido de propuesta, la evaluación de

respuestas y la asistencia en la contratación del

abastecedor. Si el contratista mismo está

ofreciendo un paquete de “software” de marca

registrada, su papel en las adquisiciones se

reduce considerablemente, sin embargo es

inevitable que se realicen modificaciones para

que el “software” en cuanto al idioma, términos

y procesos usados por los tribunales sea a la

medida de las necesidades del tribunal. De este

modo el contratista tiene que explicar como se

definirán las modificaciones necesarias, quien

las realizará, como se probará el “software”

modificado y como se actualizarán los manuales

para que reflejen estos cambios. Además el

funcionario del EDD debe asegurar que

cualquier “hardware o software” adquirido se

puede mantener en el ámbito local y es

compatible con cualquier sistema con el cual se

debe relacionar.

2. Etapa 2: Administración del proyecto

La administración del proyecto empieza en la

etapa de planificación pero procede en serio

cuando se programa la adquisición del

“hardware y software” y se está por empezar la

instalación del equipo. El alcance del trabajo le

requiere al contratista elaborar un plan de

implementación detallado que incluye lo

siguiente: (1) preparación del local; (2)

capacitación para el nuevo sistema; (3) diseño

propuesto para la conversión; (4) procesos

iniciales para la inauguración del sistema; (5)

papel del contratista en la operación del nuevo

sistema; (6) elaboración de políticas y procesos

del sistema en general; y (7) seguridad de

sistema.

3. Etapa 3: Preparación del local e

instalación

El alcance del trabajo no puede suponer que las

instalaciones son adecuadas y por lo tanto debe

requerir la preparación de los locales para recibir

un sistema electrónico. En grado mínimo este

proceso debe incluir energía eléctrica adecuada,

calefacción, ventilación, sistemas de aire

acondicionado, cableado para aparatos

periféricos (casi siempre presenta un problema

debido a los edificios viejos o códigos de

edificios anticuados) teléfonos y

telecomunicaciones, alumbrado y pisos. Otros

asuntos que posiblemente requieran atención son

la reducción de interferencia de frecuencia de

radio o peligro de incendio. Debido a que la

instalación de nuevos equipos y pruebas de

“software” con frecuencia realzan debilidades

que se tienen que resolver, el alcance del trabajo

debe asignar la responsabilidad no sólo para las

instalaciones iniciales sino para corregir fallos.

4. Etapa 4: Capacitación

En el pasado el componente de capacitación ha

sido débil y es de suma importancia para crear

confianza y vencer la resistencia inevitable al

cambio de un sistema que depende de un

proceso de documentos escritos.

El alcance del trabajo tiene que fijar la

responsabilidad del esfuerzo de capacitación y

deben abordar cuatro puntos claves. Primero,

quien debe ser entrenado y que tipo de

entrenamiento es necesario. Por ejemplo, los

supervisores tienen que conocer el sistema

completo y deben ser expertos de planta y

entrenadores. El personal normal por otra parte,

posiblemente sólo requiere conocer la parte del

sistema en el cual ellos trabajan. Para un

usuario de alto nivel como un juez, la

capacitación puede ser menos detallada.

Segundo, quien presentará el entrenamiento.

Normalmente el contratista participa pero podría

ser beneficioso tener otros medios de

entrenamiento, institutos locales u otros

abastecedores que conocen partes del sistema.

De esta manera se asegura que este tipo de

ayuda estará disponible para brindar el apoyo

necesario para el sistema en el ámbito local.

Tercero, documentación del sistema y
30 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

producción de guías de capacitación. Estos son

aspectos importantes que facilitaran la

capacitación en curso al igual que la

capacitación interdisciplinaria. Finalmente esta

capacitación debe realizarse antes de la

ejecución del proyecto y los representantes del

contratista deben estar disponibles al personal

del sistema en sus primeras etapas de ejecución.

5. Etapa 5: Transición de operaciones

manuales a automatizadas

El día de la transición al nuevo sistema es la

prueba más rigurosa de los esfuerzos de

planificación. Se depende en actividades

extensivas de preparación del ingreso y

conversión de los datos para obtener éxito en

esta transición. El plan detallado debe describir

las actividades necesarias, el alcance del trabajo

debe especificar las responsabilidades del

contratista para el período antes del lanzamiento

y también debe proveer algún tipo de pruebas

previas para evitar averías vergonzosas.

También debe requerir que el contratista

especifique el método necesario para convertir

los archivos actuales. Existen tres opciones de

conversión: (1) convertir sólo los casos

registrados después de poner el sistema en

marcha; (2) convertir todos los casos pendientes

y nuevos; y (3) convertir distintas partes del

sistema de manera consecuente (por ejemplo,

primero lo penal, luego lo civil).

6. Etapa 6: Operación, monitoreo de

rendimiento y mantenimiento

El trabajo del contratista no termina después de

la instalación y puesta en marcha del sistema. El

alcance del trabajo debe requerir que el

contratista permanezca en la obra por varios

meses para resolver problemas, establecer

procedimientos de monitoreo y revisar los

sistemas de seguridad. También debe requerir

que el contratista proponga un plan de

mantenimiento que se efectuará después de que

el se vaya. Este plan puede incluir comentarios

del contratista periódicamente. Finalmente el

alcance del trabajo debe suministrar una

transición perfecta al entregarle las

responsabilidades del sistema al personal

jurídico.
Manual de Seguimiento y Administración de Casos 31

VI. FACTORES CLAVES

RELACIONADOS CON LOS

EXITOSOS PROGRAMAS

DE AUTOMATIZACION DE

LOS PROYECTOS DE

MODERNIZACION DEL

SISTEMA DEL SAC

La solidez del sistema técnico en el análisis

preliminar del sistema y el alcance del trabajo de

ejecución por si sólo no garantiza el éxito de una

iniciativa de automatización, el funcionario del

EDD tiene que atender a varios otros asuntos

también. Esta sección describe las estrategias y

métodos que aumentarán la posibilidad de éxito.

A. Evaluación del nivel de compromiso,

gerencia y liderazgo

El funcionario del EDD tiene que asegurarse si

el tribunal tiene el suficiente compromiso,

gerencia y liderazgo o no, para realizar el

proyecto y colaborar con el contratista con éxito.

Los puntos siguientes demuestran condiciones

ideales:

• Apoyo de la estructura de autoridad.

La autoridad judicial más alta en el

sistema así como los dirigentes en el

tribunal piloto apoyan el proyecto y lo

han comunicado a todo el sistema.

• Delegación. Los dirigentes han

designado formalmente a las personas

responsables de tratarse con el

contratista y manejar la ejecución del

sistema.

• Consenso. Los dirigentes judiciales han

fijado los objetivos y propósitos del

proyecto y existe un acuerdo substancial

dentro del sistema sobre el alcance del

proyecto y que es lo que debe lograr.

• Control del tribunal. Los funcionarios

judiciales mantendrán control sobre el

sistema y no se lo entregaran a los

técnicos. Existe una comisión que

tendrá la autoridad de tomar decisiones

sobre la política en nombre del tribunal

durante el curso del proyecto y podrá

monitorear su progreso.

• Comentarios por parte de los

usuarios. Los grupos de usuarios se

han reunido y fijado las especificaciones

del proyecto.

• Formación de un grupo técnico.

Personal del tribunal a nivel de trabajo

del proyecto ha sido designado para

trabajar con el contratista sobre aspectos

técnicos.

B. Establecer las condiciones

El proceso de crear una buena fundación para

algún proyecto de mejora del SAC es demorado

y el funcionario del EDD puede asumir un papel

muy importante en su establecimiento. El éxito

en el proceso de consensos en la planificación de

trabajo y en última instancia su ejecución

depende en gran parte a la atención preliminar

que se le presta a varios asuntos que crean las

condiciones para obtener este éxito. Estos

asuntos incluyen lo siguiente:

1. Enfrentar las dudas

Se deberían efectuar debates sobre que grupo

interno o externo apoyará o no los cambios

programados. Siempre existe resistencia al

cambio con frecuencia basada en el temor y por

lo tanto son esenciales las estrategias para

combatir esta resistencia. En los sistemas de

mejora de proyectos del SAC se asocia este

temor generalmente con una perdida de

autoridad y por lo tanto esto quiere decir que los

actuarios son el grupo más afectado. La

información brinda poder y en la mayoría de los

casos son los actuarios quienes controlan esta

información sin ayuda de nadie. Se tiene que

convencer a los jueces y actuarios que el nuevo

sistema será de beneficio y les ayudará en su

trabajo y no es un peso o amenaza. Debería

realizarse un diálogo franco y participativo sobre

los cambios probables en cuanto a relaciones y

responsabilidades, temores posibles relacionados

a la incompetencia percibida, y el nivel de

trabajo asociado con la ejecución de estos

cambios.
32 Manual de Seguimiento y Administración de Casos

2. Abordar defectos de procedimientos

antes de la ejecución

Cualquier defecto en el proceso se convierte en

algo institucionalizado en el nuevo sistema a

menos que se identifique y confronte antes de su

ejecución. Los individuos que participan en el

proceso generalmente están al tanto de estos

defectos y deberían participar en el análisis. Lo

ideal sería iniciar las reformas procésales y hasta

completarlas antes de la ejecución del proyecto.

3. Abordar las debilidades de la gerencia

Pocos países fuera de Norteamérica conocen o

han adoptado el concepto de contratar

profesionales de gestión o sea administradores

del sistema judicial para los tribunales. El

seguimiento de casos, elaboración de nuevos

sistemas y procesos más eficientes, el análisis de

datos el cual es un componente de suma

importancia en las mejoras a los sistemas de

SAC, son funciones nuevas que van más allá de

las actividades tradicionales secretariales

además de ser desconocidas por los funcionarios

judiciales. Esta posible brecha entre la

experiencia necesaria y recursos humanos

disponibles puede afectar de manera negativa el

éxito de los proyectos de mejora. Así que es

importante fijar las responsabilidades de

administración de manera bien clara, sin causar

reacciones violentas entre los jueces.

4. Desarrollar consenso en expectativas

realistas

Un punto clave para este consenso es una

evaluación de la información, equipo, personal y

espacio necesario para lograr los cambios. Esta

evaluación posiblemente descubra que el alcance

de la reforma visualizada es muy extensivo, que

las expectativas son muy altas, o que los

recursos financieros en el futuro no serán

suficientes para sostener esa reforma. Si se tiene

que reducir el alcance del proyecto esto debe

ocurrir antes de planear el trabajo y empezar su

realización. Esto destaca la importancia del

proceso de evaluación de costos que se plantea

en la Sección IV.
GLOSARIO DE TERMINOS COMUNES EN LA GESTION DE LOS

TRIBUNALES

Administración de

registros

Control de expedientes: específicamente almacenaje, espacio para

almacenaje, seguridad y condición de registros y la recuperación exitosa

de casos archivados

Atraso de casos La acumulación de casos cuando el proceso de registros excede las

disposiciones de los casos sobre un largo período de tiempo

Calendario u orden

del día

Programación de las audiencias en el tribunal que indica cual juez y cual

salón. Si un caso nuevo se registra e inmediatamente se asigna a un juez

mientras dura todo el caso, este proceso se llama un sistema de

calendario u orden del día individual. Si distintos jueces manejan el caso

en distintos momentos y se puede asignar el caso para juicio a uno de un

grupo de jueces, este proceso se llama sistema de calendario maestro.

Existen versiones híbridas.

Casos archivados Registros de casos terminados que se retienen por un período de tiempo

requerido y que se pueden enviar a un depósito para registros

terminados o puestos en microfilm y destruidos

Casos concluidos Casos en el sistema que ya no son activos debido a que fueron

terminados por disposición – normalmente se archivan en un sitio para

casos clausurados

Demora de casos Falla de llegar a una disposición en un caso o punto intermedio sin

establecimiento de normas de horario

Disposición La acción que efectúa la clausura oficial del caso – normalmente por

orden de disposición voluntaria o involuntaria o anotación de una orden

judicial o fallo

Expediente Un recipiente normalmente un fólder para guardar los documentos que

pertenecen a un caso en particular

Gestión de flujo de

casos

Monitoreo jurídico pro-activo y programación de casos para acelerar su

disposición dentro de horarios específicos.

Normas de horarios Normas en cuanto al marco de horarios para mover cada tipo de caso

hasta la disposición

Registro u orden del

día

Un libro que registra de manera cronológica las acciones del tribunal y

anota la inserción de documentos que pertenecen al caso

Registros Puede ser la presentación de un documento del caso o puede referirse a

cualquier documento recibido de manera oficial para incluirse en el

expediente – más que todo se usa para describir los documentos

iniciales del caso

Seguimiento o

monitoreo de casos

Fácil seguimiento del progreso de un caso en un libro del tribunal a lo

que procede desde su inicio a la disposición. El registro del tribunal

normalmente se llama un registro de acciones o orden del día.

Tasa de

procesamiento

El promedio entre disposiciones y registros – si el promedio es menos

de 1 a 0 esto indica una acumulación de casos

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