Department of the Treasury 2005 Internal Revenue Service

Instrucciones para la

Forma W-3PR (Instructions

for Form W-3PR)

Informe de Comprobantes de Retenci ́on

(Transmittal of Withholding Statements)

Si un(a) remitente autorizado(a) firma por el(la) pagador(a), Qu ́e Hay de Nuevo este(a)  ́  ́ ultimo(a) es responsable de radicar, para la fecha de

Eliminaci ́on de medios magn ́eticos como m ́etodo de vencimiento, una Forma W-3PR correcta y completa con las

radicaci ́on. El  ́ultimo a ̃no para radicar usando cintas o cartuchos Formas 499R-2/W-2PR correspondientes y est ́a sujeto(a) a

fue el a ̃no contributivo 2004 (para planillas radicadas cualesquier multas que resulten por no haber cumplido con dichos

oportunamente ante la SSA, el 2005). El  ́ultimo a ̃no para radicar requisitos. Aseg ́urese de que el nombre y el n ́umero de

usando un disquete (diskette) es el a ̃no contributivo 2005 (para identificaci ́on del patrono (conocido por sus siglas en ingl ́es, EIN)

planillas radicadas oportunamente ante la SSA, el 2006). sean los mismos que aparecen en la Forma 941-PR, Planilla para

la Declaraci ́on Trimestral del Patrono—La Contribuci ́on Federal al

Seguro Social y al Seguro Medicare, la Forma 943-PR, Planilla ¿Necesita Asistencia? para la Declaraci ́on Anual de la Contribuci ́on Federal del Patrono Si usted desea informaci ́on sobre c ́omo se obtienen formas y de Empleados Agr ́ıcolas, o el Anexo H-PR (Forma 1040-PR), publicaciones, vea la Publicaci ́on 179 (Circular PR), Gu ́ıa Contribuci ́on sobre el Empleo de Empleados Dom ́esticos, Contributiva Federal para Patronos Puertorrique ̃nos. radicados por, o a favor de, el patrono.

Reportaci ́on de los salarios por computadora. Usted puede Compensaci ́on por enfermedad. A la compensaci ́on por tener acceso a la ciberp ́agina Business Services Online (BSO) enfermedad pagada a un(a) empleado(a) por un tercero pagador, (Servicios Comerciales En-L ́ınea, conocidos por sus siglas en p.e., una compa ̃n ́ıa de seguros o un(a) agente fiduciario(a), se le ingl ́es, BSO) en el cibersitio de la Administraci ́on del Seguro Social debe tratar de una manera especial al finalizar el a ̃no debido. Si el

(conocida por sus siglas en ingl ́es, SSA), usando una computadora tercero pagador no notifica al patrono de los pagos de personal y un m ́odem, para reportar datos relacionados con los compensaci ́on por enfermedad, el tercero pagador debe radicar las sueldos o salarios. Para obtener informaci ́on sobre c ́omo reportar Formas 499R-2/W-2PR y la Forma W-3PR con respecto al(la) datos referentes a los salarios electr ́onicamente con la SSA o para empleado(a). Vea, Compensaci ́on por enfermedad, en el tener acceso a los BSO, visite el cibersitio de la SSA en apartado 5 de la Publicaci ́on 179 (Circular PR). www.socialsecurity.gov/employer. Si tiene dificultad con cualquiera Cu ́ando se debe radicar. Radique la Forma W-3PR para el 2005, de los servicios de la ciberp ́agina que aparecen en Employer con el Original de la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR entera, ante la Reporting Instructions and Information (Instrucciones e Informaci ́on SSA para el 28 de febrero del 2006. Sin embargo, si usted radica para la Radicaci ́on para Empleadores o Patronos), llame a la SSA la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR por medios electr ́onicos (pero no por al 1-888-772-2970. medios magn ́eticos), la fecha l ́ımite para radicar es el 31 de marzo

Entre la informaci ́on disponible se incluyen informaci ́on sobre del 2006. Usted quiz ́as tendr ́a que pagar una multa por cada

c ́omo radicar usando medios magn ́eticos, ciertas publicaciones del Forma 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

Servicio Federal de Rentas Internas (IRS) y de la SSA, informaci ́on Pr ́orroga. Usted puede solicitar una pr ́orroga del tiempo para sobre c ́omo radicar usando medios electr ́onicos y temas generales radicar su Forma 499R-2/W-2PR enviando la Forma 8809, Request acerca de la reportaci ́on anual de sueldos y salarios. Usted puede for Extension of Time To File Information Returns (Solicitud para la usar la ciberp ́agina Employer Reporting Instructions and Extensi ́on del Tiempo para Radicar Planillas Informativas), en Information (Instrucciones e Informaci ́on para la Radicaci ́on para ingl ́es, a la direcci ́on indicada en dicha forma. Deber ́a solicitar la

Empleadores o Patronos) tambi ́en si tiene cualquier duda sobre la pr ́orroga antes de la fecha de vencimiento para radicar las reportaci ́on de los salarios. planillas. Usted tendr ́a hasta 30 d ́ıas adicionales para radicar. Vea

la Forma 8809 para m ́as detalles. Instrucciones Generales Ad ́onde se env ́ıa. Env ́ıe el Original de la(s) Forma(s) 499R-2/

Prop ́ W-2PR con la p ́agina entera de la Forma W-3PR a la Social osito de la forma. Se usa la Forma W-3PR para enviar el

Original de las Formas 499R-2/W-2PR a la SSA. Aseg ́urese de Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA

18769-0001. llenar una Forma W-3PR para el a ̃no correcto y de guardar una

copia de la Forma W-3PR para su archivo. Nota: Si usted usa Correspondencia Certificada (Certified Mail)

para radicar, cambie la zona postal (ZIP code) a ‘‘18769-0002’’. Si Qui ́en debe radicar la forma. Los patronos y otros pagadores usa un servicio de entregas particular aprobado por el IRS para deber ́an radicar la Forma W-3PR para enviar las Formas 499R-2/

W-2PR. radicar la informaci ́on, a ̃nada “ATTN: W-2 Process, 1150 E.

Mountain Dr.” a la direcci ́on y cambie la zona postal a Un patrono de empleados dom ́esticos deber ́a radicar una “18702-7997”. Vea la p ́agina 2 de la Publicaci ́on 179 (Circular PR) Forma W-3PR aun cuando radique una sola Forma 499R-2/W-2PR para una lista de servicios de entregas privados aprobados por el para un(a) solo(a) empleado(a) dom ́estico(a). Marque el IRS. encasillado “Dom ́estico” en el encasillado a de la Forma W-3PR. C ́omo enviar las formas. No use cinta adhesiva ni engrape la

Qui ́en puede firmar la Forma W-3PR. Un(a) remitente Forma W-3PR a la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni

(incluyendo una agencia de servicios, un(a) agente pagador(a) o adhiera la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR la una a la otra. Aseg ́urese

un(a) agente de desembolsos) puede firmar la Forma W-3PR (o de no doblar dichas formas tampoco. Env ́ıelas a la SSA en un

usar su n ́umero de identificaci ́on personal, conocido por sus siglas sobre plano. Si usted radica m ́as de una clase de planilla para la

en ingl ́es, PIN, en las radicaciones electr ́onicas) por el patrono o contribuci ́on por raz ́on del empleo, radique todas las Formas

el(la) pagador(a) s ́olo si el(la) remitente: 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con una Forma W-3PR

• Est ́a autorizado(a) por un acuerdo de agencia (un acuerdo por separado, para cada clase de planilla en cuesti ́on y env ́ıelas

verbal, por escrito o impl ́ cada una as ́ı en su grupo particular. ıcito) v ́alido conforme a la ley estatal y • Escribe “Por (nombre del(la) pagador(a))” junto a la firma (s ́olo Reportaci ́on usando medios magn ́eticos/electr ́onicos. Si usted

para las Formas W-3PR en papel). tiene que radicar 250  ́o m ́as Formas 499R-2/W-2PR, deber ́a

Cat. No. 26400E
radicarlas usando medios magn ́eticos (computadora) o Dom ́estico. Marque con una X este encasillado si usted es un

electr ́onicamente a menos que el IRS le haya otorgado una patrono de empleados dom ́esticos que env ́ıa Formas 499R-2/

renuncia. Usted quiz ́as tendr ́a que pagar una multa si no radica por W-2PR para empleados dom ́esticos y no incluy ́o las contribuciones

medios magn ́eticos o electr ́onicamente cuando se le obliga a de tales empleados en la Forma 941-PR o en la Forma 943-PR.

hacerlo. Compensaci ́on por enfermedad pagada por un tercero

Eliminaci ́on de medios magn ́eticos como m ́etodo de pagador. Marque este encasillado si usted es un tercero pagador

radicaci ́on. El  ́ultimo a ̃no para radicar usando cintas o cartuchos de compensaci ́on por enfermedad (o informa pagos de

fue el a ̃no contributivo 2004 (para planillas radicadas compensaci ́on por enfermedad hechos por un tercero pagador)

oportunamente ante la SSA, el 2005). El  ́ultimo a ̃no para radicar que radica la Forma 499R-2/W-2PR con dicha compensaci ́on

usando un disquete (diskette) es el a ̃no contributivo 2005 (para reportada en el encasillado 8 (“Sueldos”). Por favor, no marque

planillas radicadas oportunamente ante la SSA, el 2006). este encasillado si el tercero pagador radica las Formas 499R-2/

W-2PR y usted radica una planilla  ́unicamente para recapitular los Aviso: Ser ́ıa preferible que usted radicara por medios pagos (vea la Publicaci ́on 15-A, Employer’s Supplemental Tax electr ́onicos aunque radicara menos de 250 Formas 499R-2/

W-2PR. Para m ́ Guide (Gu ́ıa Tributaria Suplemental para Empleadores o Patronos), as informaci ́on, visite el cibersitio Employer en ingl ́es, para m ́as detalles). Si le corresponden dos o m ́as Reporting Instructions and Information de la SSA, encasillados (p.e.,  ́este y el para la Forma 941-PR), por favor, www.socialsecurity.gov/employer. Adem ́as, si radica usando marque ambos encasillados y radique una sola Forma W-3PR medios magn ́eticos o electr ́onicos, no radique las mismas formas tanto para la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR regular(es), como para en papel. la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR correspondiente(s) a un tercero Puede solicitar una renuncia llenando la Forma 8508, Request pagador de compensaci ́on por enfermedad. for Waiver From Filing Information Returns Magnetically (Solicitud S ́olo Empleados-Medicare. Marque con una X este para la Renuncia de Radicar Planillas Informativas por Medios encasillado si usted es una agencia del gobierno y sus empleados Magn ́eticos), en ingl ́es. Env ́ıe la Forma 8508 al IRS durante el est ́an sujetos solamente al 1.45% de contribuci ́on al Medicare. per ́ıodo desde al menos 45 d ́ıas antes de la fecha de vencimiento Encasillado b—Total de Formas 499R-2/W-2PR adjuntas. para radicar la planilla. Vea la Forma 8508 para informarse sobre Anote el n ́umero de Formas 499R-2/W-2PR individuales c ́omo se radica. completadas que env ́ıa con esta Forma W-3PR. Si radica la Forma 499R-2/W-2PR usando disquete, usted Los terceros pagadores de compensaci ́on por enfermedad a necesitar ́a completar una Forma 6559, Transmitter Report and beneficio de un(a) empleado(a) (o los patronos que se aprovechan Summary of Magnetic Media (Informe de Transmisi ́on y Resumen de la regla opcional para la Forma W-2, la cual se describe en el de Medios Magn ́eticos), en ingl ́es. Tal vez necesitar ́a una Forma apartado 6 de la Publicaci ́on 15-A, en ingl ́es) deben escribir 6559-A, Continuation Sheet for Form 6559 (Hoja de Continuaci ́on “Recapitulaci ́on (o resumen) de la compensaci ́on por enfermedad para la Forma 6559), tambi ́en en ingl ́es. Por favor, no use la Forma

W-3PR. pagada por un tercero pagador” en este espacio, si los pagadores

asegurados radican Formas 499R-2/W-2PR para reportar dicha Las especificaciones para reportar usando medios magn ́eticos clase de compensaci ́on y el tercero pagador radica la forma s ́olo

correspondientes a la Forma 499R-2/W-2PR pueden hallarse en la para recapitular o resumir los pagos. Vea la Publicaci ́on 15-A, en MMREF-1, Magnetic Media Reporting and Electronic Filing ingl ́es, para m ́as detalles.

(Reportaci ́on usando medios magn ́eticos y radicaci ́on usando Encasillado c—N ́umero de identificaci ́on patronal (EIN). Si medios electr ́onicos), en ingl ́es. Usted puede obtener esta usted recibi ́o una Forma W-3PR del IRS con su direcci ́on impresa publicaci ́on en la ciberp ́agina Employer Reporting Instructions and junto con la Publicaci ́on 179 (Circular PR), verifique que su EIN Information (Instrucciones e Informaci ́on para la Radicaci ́on para est ́a correcto en el encasillado e. Por favor, haga cualesquier Empleadores o Patronos), visitando el cibersitio de la SSA, cambios necesarios en la Forma W-3PR. www.socialsecurity.gov/employer. Tambi ́en puede obtener dichas Si usted no usa la Forma W-3PR del IRS con su direcci ́on ya especificaciones llamando a su Employer Services Liaison Officer impresa, anote el n ́umero de nueve d ́ıgitos asignado a usted por el (Oficial de Enlace para los Servicios para Empleadores o Patronos,

conocido por sus siglas en ingl ́es, ESLO) de la SSA. El n ́umero de IRS. Deber ́a escribirlo de esta manera: 00-0000000. No use el EIN

de un(a) propietario(a) anterior. Si usted no tiene un EIN cuando tel ́efono para este especialista en Puerto Rico es el 787-766-5574. radique su Forma W-3PR, escriba “Solicitado” en el encasillado c; C ́omo hacer correcciones. Por favor, use la Forma W-3c PR, por favor, no escriba su n ́umero de seguro social (SSN). Usted Transmisi ́on de Comprobantes de Retenci ́on Corregidos, para puede obtener un EIN radicando la Forma SS-4PR, Solicitud de hacer correcciones a una Forma W-3PR radicada anteriormente. N ́umero de Identificaci ́on Patronal (EIN).

Encasillados d y e—Nombre y direcci ́on del patrono. Si usted Instrucciones Espec ́ıficas no usa la Forma W-3PR preimpresa del IRS, escriba el nombre del

La Forma 499R-2/W-2PR es le ́ıda por m ́aquinas; entonces, por patrono, n ́umero y calle, ciudad, estado y c ́odigo postal “ZIP”.

favor, escriba a maquinilla, si es posible, o escriba con letras de Encasillado f—Otro n ́umero de identificaci ́on patronal usado imprenta bien oscuras. Env ́ıe la p ́agina entera de la Forma W-3PR, este a ̃no. Si usted ha usado un EIN (incluyendo el n ́umero de

junto con el Original de la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar un(a) propietario(a) anterior) en la Forma 941-PR o la Forma las cifras en d ́olares, omita el signo ($) y la coma, pero no omita el 943-PR, radicada para el 2005, que es distinto al EIN informado en

punto decimal (00000.00). el encasillado c de la Forma W-3PR, anote aqu ́ı el otro EIN que

Aviso: Las cantidades informadas en planillas relacionadas us ́o. Adem ́as, los agentes del patrono, por lo general, reportan el

con el empleo de empleados (tales como las Formas 499R-2/ EIN del mismo en el encasillado f. (Si un(a) agente reporta para

W-2PR, 941-PR, 943-PR o el Anexo H-PR (Forma 1040-PR)) m ́as de un solo patrono, por favor, deje el encasillado f en blanco.)

deben coincidir con las cantidades informadas en la Forma W-3PR. Persona de contacto, no. de tel ́efono, no. de fax y direcci ́on de

Si hay diferencias, el IRS y la SSA pudieran comunicarse con email. Por favor, provea esta informaci ́on para que la pueda usar usted. Usted debe guardar una conciliaci ́on para futura referencia. la SSA si surge cualquier duda durante el procesamiento de la

Encasillado a—Clase de pagador. Marque con una X el planilla.

encasillado que le corresponde. Marque solamente un encasillado Encasillados 1-4 y 6-16. En estos encasillados de la Forma

(vea, Compensaci ́on por enfermedad pagada por un tercero W-3PR, reporte los totales respectivos de las Formas 499R-2/

pagador, para una excepci ́on). Si le corresponden dos o m ́as W-2PR que est ́a enviando con esta Forma W-3PR.

encasillados (excepto en el caso de compensaci ́on por enfermedad

pagada por un tercero pagador), env ́ Conciliaci ́on de las Formas 499R-2/W-2PR, ıe cada clase de Forma

499R-2/W-2PR con una Forma W-3PR por separado. W-3PR, 941-PR, 943-PR y el Anexo H-PR (Forma

Forma 941-PR. Marque con una X este encasillado si radica la 1040-PR) Forma 941-PR y no le corresponde ninguna otra categor ́ıa (a Hay que conciliar las cantidades relacionadas indicadas en su(s) menos que no sea “compensaci ́on por enfermedad pagada por un Forma(s) 499R-2/W-2PR para el 2005 con las de los encasillados tercero pagador”). Una iglesia o una organizaci ́on controlada por del 10 al 16 de su Forma W-3PR, as ́ı como con las cantidades una iglesia deber ́a marcar este encasillado aun cuando no est ́e informadas en las l ́ıneas apropiadas de las Formas 941-PR obligada a radicar la Forma 941-PR. trimestrales, la Forma 943-PR y el Anexo H-PR (Forma 1040-PR)

Forma 943-PR. Marque con una X este encasillado si usted es anuales para el 2005. Si surgen discrepancias entre las cantidades

patrono agr ́ıcola y radica la Forma 943-PR y env ́ıa Formas 499R-2/ reportadas en las Formas 499R-2/W-2PR y W-3PR, radicadas ante

W-2PR para empleados agr ́ıcolas. Para empleados no agr ́ıcolas, la SSA, y las Formas 941-PR, 943-PR y el Anexo H-PR (Forma

env ́ıe sus Formas 499R-2/W-2PR con otra Forma W-3PR, 1040-PR), radicadas ante el IRS, tenemos que comunicarnos con

marcando el encasillado apropiado. usted para resolver tales discrepancias.

-2-
Las cantidades reportadas en las Formas 499R-2/W-2PR,

W-3PR, 941-PR, 943-PR y el Anexo H-PR (Forma 1040-PR) a General Instructions

veces no concuerdan por razones v ́alidas. Si no concuerdan, usted Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit the Original copy deber ́a verificar que las razones son v ́alidas. Conserve su of Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR conciliaci ́on por si acaso el IRS o la SSA tiene dudas relativas a for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your dichas formas. records.

Who must file. Employers and other payers must file Form W-3PR

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de to transmit Forms 499R-2/W-2PR.

A household employer must file a Form W-3PR even if filing Informaci ́on y la Ley de Reducci  ́on de Tr ́amites only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On Solicitamos la informaci ́on requerida en la Forma W-3PR para Form W-3PR check the “Household” box in box a. cumplir con las leyes que regulan la recaudaci ́on de los impuestos Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a internos de los Estados Unidos. La necesitamos para computar y

cobrar la cantidad correcta de contribuci ́on. La secci ́on 6051 del service bureau, paying agent, or disbursing agent) may sign Form

W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on C ́odigo Federal de Rentas Internas y su reglamentaci ́on electronic filings) for the employer or payer only if the sender: correspondiente requieren que usted provea copias de la forma de • Is authorized to sign by an agency agreement (either oral, retenci ́on a sus empleados y a la SSA. La secci ́on 6109 del C ́odigo written, or implied) that is valid under state law and requiere que usted provea su n ́umero de identificaci ́on patronal

(EIN). Si usted no nos provee esta informaci ́on de una manera • Writes “For (name of payer)” next to the signature (paper Form

W-3PR only). oportuna, pudiera estar sujeto(a) a pagar multas y penalidades.

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still Usted no est ́a obligado(a) a facilitar la informaci ́on solicitada en responsible for filing, when due, a correct and complete Form una forma sujeta a la Ley de Reducci ́on de Tr ́amites a menos que W-3PR and related Forms 499R-2/W-2PR and is subject to any la misma muestre un n ́umero de control v ́alido de la Office of penalties that result from not complying with these requirements. Management and Budget (Oficina de Administraci ́on y Be sure that the payer’s name and employer identification number Presupuesto, conocida por sus siglas en ingl ́es, OMB). Los libros o (EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la r ́ecords relativos a una forma o sus instrucciones deber ́an ser Declaraci ́on Trimestral del Patrono—La Contribuci ́on Federal al conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la Seguro Social y al Seguro Medicare, Form 943-PR, Planilla para la administraci ́on de cualquier ley contributiva federal. Declaraci ́on Anual de la Contribuci ́on Federal del Patrono de

Por regla general, las planillas de contribuci ́on y cualquier Empleados Agr ́ıcolas, or Schedule H-PR (Form 1040-PR), informaci ́on pertinente son confidenciales, como lo requiere la Contribuci ́on sobre el Empleo de Empleados Dom ́esticos, filed by secci ́on 6103. No obstante esto, la secci ́on 6103 permite o requiere or for the employer. que el IRS divulgue o provea tal informaci ́on a otros, tal como se Sick pay. Sick pay paid by a third party, such as an insurance describe en el C ́odigo. Por ejemplo, podemos divulgar informaci ́on company or trust, requires special treatment at year end. If the contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y third-party payer does not notify the employer about sick pay criminal y a las ciudades, estados, posesiones, estados libres payments, the third-party payer must prepare Forms 499R-2/ asociados con los EE.UU. y el Distrito de Columbia a fin de W-2PR and W-3PR with respect to the employee. See Sick Pay ayudarlos en administrar sus leyes contributivas respectivas. Reporting in section 6 of Publication 15-A, Employer’s Tambi ́en la ley nos autoriza a facilitarle la informaci ́on a algunos Supplemental Tax Guide. gobiernos extranjeros conforme a los tratados tributarios que

tengan con los Estados Unidos, a agencias federales y estatales When to file. File your 2005 Form W-3PR using the entire

para hacer cumplir las leyes federales criminales que no tienen que Original copy of Form 499R-2/W-2PR with the SSA by February

ver con la contribuci ́on o a agencias federales encargadas de 28, 2006. However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically

hacer cumplir las leyes y agencias federales de inteligencia para (not by magnetic media), the due date is March 31, 2006. You may

combatir el terrorismo. owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

El tiempo que se necesita para llenar y radicar esta forma Extension. You may request an extension of time to file Form

499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Request for Extension of variar ́a, dependiendo de las circunstancias individuales. El Time To File Information Returns, to the address on that form. You promedio de tiempo que se estima para completar esta forma es must request the extension before the due date of the returns. You de 27 minutos. Si desea hacer cualquier comentario acerca de la will have an additional 30 days to file. See Form 8809 for details. exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a

que esta forma sea m ́as sencilla, por favor, env ́ıenos los mismos. Where to file. Send the Original copy of Form 499R-2/W-2PR

Puede escribir al Internal Revenue Service, Tax Products with the entire page of Form W-3PR to Social Security

Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA

Ave. NW, IR-6406, Washington, DC 20224. No env ́ıe ni la(s) 18769-0001.

Forma(s) 499R-2/W-2PR ni la Forma W-3PR a esta direcci ́on. En Note. If you use ‘‘Certified Mail’’ to file, change the ZIP code to vez de eso, vea, Ad ́onde se env ́ıa, en la p ́agina 1. ‘‘18769-0002.’’ If you use an IRS-approved private delivery service

to deliver this information, add ‘‘ATTN: W-2 Process, 1150 E.

Mountain Dr.’’ to the address and change the ZIP code to

What’s New ‘‘18702-7997.’’ See Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide, for

a list of IRS-approved private delivery services. Elimination of magnetic media as a filing method. The last year Shipping and mailing. Do not staple or tape Form W-3PR to for filing on tapes and cartridges was tax year 2004 (forms timely Forms 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to each other. filed with the SSA in 2005). The last year for filing on diskette is tax Do not fold either of these forms; send them to the SSA in a flat year 2005 (forms timely filed with the SSA in 2006). mailing. If you file more than one type of employment tax form,

please group Forms 499R-2/W-2PR of the same type with a Need Help? separate Form W-3PR for each same type and send them in

If you need information about how to get forms and publications, separate groups.

see Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide. Magnetic media filing/electronic reporting. If you are required to

Online wage reporting. Using a personal computer and a modem, file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR, you must file them on

you can access Social Security Administration’s (SSA) Business magnetic media or electronically unless the IRS granted you a

Services Online (BSO) to electronically report wage data. To get waiver. You may be charged a penalty if you fail to file on magnetic

media or electronically when required. information regarding filing wage data electronically with the SSA or

to access BSO, visit the SSA website at www.socialsecurity.gov/ Elimination of magnetic media as filing method. The last

employer. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience year for filing on tapes and cartridges was tax year 2004 (forms problems using any of the services within the Employer Reporting timely filed with the SSA in 2005). The last year for filing on diskette Instructions and Information webpage. is tax year 2005 (forms timely filed with the SSA in 2006).

Information available includes magnetic media filing information, Note. You are encouraged to file electronically even though you

some Internal Revenue Service (IRS) and SSA publications, are filing fewer than 250 Forms 499R-2/W-2PR. For more

information on electronic filing, and general topics of interest about information, visit the SSA’s Employer Reporting Instructions and

annual wage reporting. You can also use the Employer Reporting Information website at www.socialsecurity.gov/employer. But if you

Instructions and Information webpage to ask questions about wage file on magnetic media or electronically, do not file the same returns

reporting. on paper.

-3-
You may request a waiver from filing on magnetic media by filing shown as 00-0000000. Do not use a prior owner’s EIN. If you do

Form 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns not have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied For” in

Magnetically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN

the due date of the return. See Form 8508 for filing information. by filing Form SS-4PR, Solicitud de N ́umero de Identificaci ́on

Patronal (EIN). If you are filing Forms 499R-2/W-2PR using diskette, you will

need to complete Form 6559, Transmitter Report and Summary of Boxes d and e—Employer’s name and address. If you are not

Magnetic Media. You may also need Form 6559-A, Continuation using the preprinted Form W-3PR, enter the employer’s name,

Sheet for Form 6559. Do not use Form W-3PR. street address, city, state, and ZIP code.

Magnetic media reporting specifications for Form 499R-2/ Box f—Other EIN used this year. If you have used an EIN

W-2PR are in the SSA’s MMREF-1, Magnetic Media Reporting and (including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR or 943-PR

Electronic Filing. They can be downloaded from the SSA’s submitted for 2005 that is different from the EIN reported in box c

Employer Reporting Instructions and Information by accessing on Form W-3PR, enter the other EIN used. Also, agents generally

SSA’s website at www.socialsecurity.gov/employer. You can also report the employer’s EIN in box f. (If an agent is reporting for more

get magnetic media (or electronic) specifications by contacting the than one employer, leave box f blank.)

SSA’s Employer Services Liaison Officer (ESLO) in Puerto Rico at Contact person, telephone number, fax number, and email 787-766-5574. address. Please enter this information for use by the SSA if any

Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected questions arise during processing.

Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Boxes 1-4 and 6-16. In these boxes on Form W-3PR, report Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a respective totals from the Forms 499R-2/W-2PR that you are previously filed Form W-3PR. sending with this Form W-3PR.

Specific Instructions Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3PR,

Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if 941-PR, 943-PR and Schedule H-PR (Form

possible, or print as darkly as possible. Send the entire page of 1040-PR) Form W-3PR with the Original copy of all Forms 499R-2/W-2PR. Reconcile the related amounts shown on your 2005 Form(s) Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but 499R-2/W-2PR with the amounts shown in boxes 10 through 16 of with the decimal point (00000.00). your Form W-3PR, as well as with the applicable lines on the Note. Amounts reported on related employment forms (for quarterly Forms 941-PR, the annual Form 943-PR, and Schedule example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form 943-PR, or H-PR (Form 1040-PR) for 2005. When there are discrepancies Schedule H-PR (Form 1040-PR)) should agree with the amounts between amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, reported on Form W-3PR. If there are any differences, you may be filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR, and Schedule H-PR contacted by the IRS and SSA. You should retain a reconciliation (Form 1040-PR) filed with the IRS, we must contact you to resolve for future reference. the discrepancies.

Box a—Kind of payer. Check the box that applies. Check only Amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, one box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more 943-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not match for than one box applies (except for third-party sick pay), send each valid reasons. If the amounts do not match, you should determine type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR. that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there

941-PR. Check this box if you file Form 941-PR and no other are inquiries from the IRS or the SSA.

category (except “third-party sick pay”) applies. A church or church

organization should check this box even if it is not required to file

Form 941-PR. Privacy Act and Paperwork Reduction Act

943-PR. Check this box if you are an agricultural employer and Notice

file Form 943-PR and you are sending Forms 499R-2/W-2PR for We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal agricultural employees. For nonagricultural employees, send their Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect Forms 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code appropriate box. and its regulations require you to furnish wage and tax statements

Household. Check this box if you are a household employer to employees and to the Social Security Administration. Code

sending Forms 499R-2/W-2PR for household employees, and you section 6109 requires you to provide your employer identification

did not include the household employee’s taxes on Form 941-PR or number (EIN). If you fail to provide this information in a timely

Form 943-PR. manner, you may be subject to penalties.

Third-party sick pay. Check this box if you are a third-party You are not required to provide the information requested on a

payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form

third party) filing Forms 499R-2/W-2PR with third-party sick pay displays a valid OMB control number. Books or records relating to a

reported in box 8 (“Wages”). Do not check this box if the third-party form or its instructions must be retained as long as their contents

payer is filing the Forms 499R-2/W-2PR and you are filing a recap may become material in the administration of any Internal Revenue

form (see Pub. 15-A for details). If more than one box applies (for law.

example, this box and the Form 941-PR box), check both boxes Generally, tax returns and return information are confidential, as and file a single Form W-3PR for the regular and third-party sick stated in section 6103. However, section 6103 allows or requires pay Forms 499R-2/W-2PR. the IRS to disclose or give the information shown on your tax return

Medicare employees only. Check this box if you are a to others as described in the Code. For example, we may disclose

government agency with employees subject only to the 1.45% your tax information to the Department of Justice for civil and

Medicare tax. criminal litigation and to cities, states, and the District of Columbia

Box b—Total number of Forms 499R-2/W-2PR. Enter the for use in administering their tax laws. And we may give it to certain

foreign governments under tax treaties they have with the United number of completed individual Forms 499R-2/W-2PR you are States. We may also disclose this information to federal and state sending with this Form W-3PR. agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law Third-party payers of sick pay (or employers using the optional enforcement and intelligence agencies to combat terrorism. rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter The time needed to complete and file this form will vary “Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the insured employers depending on individual circumstances. The estimated average are filing Forms 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details. of this time estimate or suggestions for making this form simpler, Box c—Employer identification number (EIN). If you received a we would be happy to hear from you. You can write to the Internal preprinted Form W-3PR from the IRS with Pub. 179 (Circular PR), Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, verify that your EIN is correct in box e. Make any necessary SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6406, corrections on the form. Washington, DC 20224. Do not send Forms 499R-2/W-2PR or If you are not using the preprinted Form W-3PR, enter the W-3PR to this office. Instead, see Where to file, on page 3. nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be

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