Department of the Treasury 2003 Internal Revenue Service

Instrucciones para la

Forma W-3PR (Instructions

for Form W-3PR)

Informe de Comprobantes de Retenci ́on

(Transmittal of Withholding Statements)

H-PR (Forma 1040-PR), Contribuci ́on Sobre el Empleo de ¿Necesita asistencia? Empleados Dom ́esticos, radicados por, o a favor de, el patrono. Si usted desea informaci ́on sobre c ́omo se obtienen formas y Compensaci ́on por enfermedad. A la compensaci ́on por publicaciones y c ́omo se prepara una planilla substituta de enfermedad pagada a un(a) empleado(a) por un tercero contribuci ́on, vea la Circular PR, Gu ́ıa Contributiva Federal pagador, p.e., una compa ̃n ́ıa de seguros o un agente fiduciario, Para Patronos Puertorrique ̃nos (Publicaci ́on 179). se le debe tratar de una manera especial al finalizar el a ̃no

Reportaci ́on de los salarios por computadora. Usted puede debido. Si el tercero pagador no notifica al patrono de los

acceder al Business Services Online (BSO) de la pagos de compensaci ́on por enfermedad, el tercero pagador

Administraci ́on del Seguro Social (SSA), usando una debe radicar las Formas 499R-2/W-2PR y la Forma W-3PR con

computadora personal y un m ́odem, para reportar datos respecto al (a la) empleado(a). Vea, Compensaci ́on por

relacionados con los sueldos o salarios. Para obtener enfermedad, en la Circular PR (Pub. 179).

informaci ́on sobre c ́omo reportar datos referentes a los salarios Cu ́ando se debe radicar. Radique la Forma W-3PR para electronicamente con la SSA o para acceder al BSO, visite el 2003, con el original de la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR entera, sitio de la SSA en el internet en www.ssa.gov/employer. Si ante la SSA para el 1 de marzo de 2004. Sin embargo, si usted tiene cualquier dificultad con cualquiera de los servicios del radica la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR por medios electr ́onicos

BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970. (pero no por medios magn ́eticos), la fecha l ́ımite para radicar

es el 31 de marzo de 2004. Usted quiz ́as tendr ́a que pagar una Entre la informaci ́on disponible se incluyen informaci ́on multa por cada Forma 499R-2/W-2PR que radique fuera de sobre c ́omo radicar usando medios magn ́eticos, ciertas plazo. publicaciones del Servicio Federal de Rentas Internas (IRS) y

de la SSA, informaci ́on sobre c ́omo radicar usando medios Pr ́orroga. Usted puede solicitar una pr ́orroga del tiempo

electr ́onicos y temas generales acerca de la reportaci ́on anual para radicar su Forma 499R-2/W-2PR, enviando la Forma

de sueldos y salarios. Usted puede usar el BSO tambi ́en si 8809, Request for Extension of Time To File Information

Returns, en ingl ́es, a la direcci ́on indicada en dicha forma. tiene cualquier duda sobre la reportaci ́on de los salarios.

Deber ́a solicitar la pr ́orroga antes de la fecha de vencimiento

para radicar las planillas. Si se le aprueba, usted tendr ́a 30 d ́ıas Instrucciones Generales adicionales para radicar. Vea la Forma 8809 para m ́as detalles.

Por qu ́e se usa la forma. Se usa la Forma W-3PR para enviar Ad ́onde se env ́ıa. Env ́ıe el original de la(s) Forma(s) 499R-2/ los originales de las Formas 499R-2/W-2PR a la SSA. W-2PR con la p ́agina entera de la Forma W-3PR a la Social

Aseg ́urese de llenar una Forma W-3PR para el a ̃no correcto y Security Administration, Data Operations Center, de guardar una copia de la Forma W-3PR para su archivo. Wilkes-Barre, PA 18769-0001.

Qui ́en debe radicar la forma. Los patronos y otros pagadores Nota: Si usted usa Correspondencia Certificada (Certified

deber ́an radicar la Forma W-3PR para enviar las Formas Mail) para radicar, cambie la zona postal (ZIP code) a

499R-2/W-2PR. Un patrono de empleados dom ́esticos ‘‘18769-0002’’. Si usa un servicio de entregas particular

deber ́a radicar una Forma W-3PR aun cuando radique una sola aprobado por el IRS para radicar la informaci ́on, a ̃nada ‘‘ATTN:

Forma 499R-2/W-2PR para un(a) solo(a) empleado(a) W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.’’ a la direcci ́on y cambie la

dom ́estico(a). Marque el encasillado “Dom ́estico” en el zona postal a ‘‘18702-7997’’. Vea la p ́agina 2 de la Circular PR

encasillado a de la Forma W-3PR. (Pub. 179) para una lista de servicios de entregas privados

aprobados por el IRS. Un remitente (incluyendo una agencia de servicios, un C ́omo enviar las formas. No use cinta adhesiva ni engrape la agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar la Forma W-3PR a la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni Forma W-3PR por el patrono o el pagador s ́olo si el remitente: adhiera la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR la una a la otra. 1. Est ́a autorizado por un acuerdo de agencia (un acuerdo Aseg ́urese de no doblar dichas formas tampoco. Env ́ıelas a la

verbal, por escrito o impl ́ıcito) v ́alido conforme a la ley estatal y SSA en un sobre plano. Si usted radica m ́as de una clase de

2. Escribe ‘‘Por (nombre del pagador)’’ junto a la firma. planilla para la contribuci ́on por raz ́on del empleo, radique

Si un remitente autorizado firma por el pagador,  ́ todas las Formas 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con este  ́ultimo

una Forma W-3PR por separado para cada clase de planilla en es responsable de radicar, para la fecha de vencimiento, una

Forma W-3PR correcta y completa con las Formas 499R-2/ cuesti ́on, y env ́ıelas cada una as ́ı en su grupo particular.

W-2PR correspondientes y est ́a sujeto a cualesquier multas Si tiene muchos comprobantes para enviar con una sola

que resulten por no haber cumplido con estos requisitos. Forma W-3PR, puede enviarlos en paquetes separados. En

Aseg ́urese de que el nombre y el n ́umero de identificaci ́on del este caso, anote sobre cada paquete su nombre y su EIN.

patrono (EIN) sean los mismos que aparecen en la Forma Numere los paquetes en orden (por ejemplo, si hay cuatro

941-PR, Planilla para la Declaraci ́on Trimestral del Patrono— paquetes, se marcan ‘‘1 de 4’’, ‘‘2 de 4’’, etc.) e incluya la

La Contribuci ́on Federal al Seguro Social y al Seguro Medicare, Forma W-3PR en el paquete #1. Anote el n ́umero de paquetes

la Forma 943-PR, Planilla para la Declaraci ́on Anual de la al pie de la Forma W-3PR, debajo del t ́ıtulo. Si env ́ıa los

Contribuci ́on del Patrono de Empleados Agr ́ıcolas, o el Anejo paquetes por correo, deber ́a usar la tarifa de primera clase.

Cat. No. 26400E
Reportaci ́on usando medios magn ́eticos/electr ́onicos. Si dos o m ́as encasillados (p.e.,  ́este y el para la Forma 941-PR),

usted tiene que radicar 250  ́o m ́as Formas 499R-2/W-2PR, por favor, marque ambos encasillados y radique una sola

deber ́a radicarlas usando medios magn ́eticos (computadora) o Forma W-3PR tanto para la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR

electr ́onicamente a menos que el IRS le haya otorgado una regular(es), como para la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR

renuncia. Usted quiz ́as tendr ́a que pagar una multa si no radica correspondiente(s) a un tercero pagador de compensaci ́on por

por medios magn ́eticos o electr ́onicamente cuando se le obliga enfermedad.

a hacerlo. S ́olo Empleados-Medicare. Marque con una X este

Aviso: Ser ́ıa preferible que usted radicara por medios encasillado si usted es una agencia del gobierno y sus

magn ́eticos o electr ́onicamente aunque radicara menos de 250 empleados est ́an sujetos solamente al 1.45% de contribuci ́on al

Formas 499R-2/W-2PR. Adem ́as, si radica usando medios Medicare.

magn ́eticos o electr ́onicos, no radique las mismas formas en Encasillado b—Total de Formas 499R-2/W-2PR adjuntas. papel. Anote el n ́umero de Formas 499R-2/W-2PR individuales

Puede solicitar una renuncia llenando la Forma 8508, completadas que env ́ıa con esta Forma W-3PR.

Request for Waiver From Filing Information Returns Los terceros pagadores de compensaci ́on por enfermedad a Magnetically, en ingl ́es. Env ́ıe la Forma 8508 al IRS durante el beneficio de un(a) empleado(a) (o los empleados que se per ́ıodo desde al menos 45 d ́ıas antes de la fecha de aprovechan de la regla opcional para la Forma W-2 que se vencimiento para radicar la planilla. Vea la Forma 8508 para decribe en el apartado 6 de la Publicaci ́on 15-A en ingl ́es) informarse sobre c ́omo se radica. deben anotar “Recapitulaci ́on (o resumen) de la compensaci ́on

Si radica la Forma 499R-2/W-2PR usando cinta o cartuchos por enfermedad pagada por un tercero pagador” en este magn ́eticos, usted necesitar ́a una Forma 6559, Transmitter espacio, si los pagadores asegurados radican Formas 499R-2/ Report and Summary of Magnetic Media, en ingl ́es. Tal vez W-2PR para reportar dicha clase de compensaci ́on y el tercero necesitar ́a una Forma 6559-A, Continuation Sheet for Form pagador radica la forma s ́olo para recapitular o resumir los 6559, tambi ́en en ingl ́es. Por favor, no use la Forma W-3PR. pagos. Vea la Publicaci ́on 15-A, en ingl ́es, para m ́as detalles.

Las especificaciones para reportar usando medios Encasillado c—N ́umero de identificaci ́on patronal. Si usted

magn ́eticos correspondientes a la Forma 499R-2/W-2PR recibi ́o una etiqueta desprendible del IRS con su direcci ́on

pueden hallarse en la MMREF-1, Magnetic Media Reporting impresa junto con la Circular PR, coloque la etiqueta dentro de and Electronic Filing (Reportaci ́on usando medios magn ́eticos y los dos corchetes (brackets) en el encasillado e. Por favor,

radicaci ́on usando medios electr ́onicos), en ingl ́es. Usted haga cualesquier cambios necesarios en la etiqueta puede obtener esta publicaci ́on del BSO, obteniendo acceso al misma.

sitio de la SSA en la red internet en www.ssa.gov/employer. Si usted no usa la etiqueta del IRS con su direcci ́on ya Tambi ́en puede obtener dichas especificaciones llamando a su impresa, anote el n ́umero de nueve d ́ıgitos asignado a usted Wage Reporting Specialist (Especialista en Reportaci ́on de por el IRS. Deber ́a escribirlo de esta manera: 00-0000000. No Salarios) de la SSA. El n ́umero de tel ́efono para este use el EIN de un propietario anterior. Si usted no tiene un especialista en Puerto Rico es el 787-766-5574. EIN cuando radique su Forma W-3PR, escriba “Solicitado” en C ́omo hacer correcciones. Por favor, use la Forma W-3c PR, el encasillado c; por favor, no escriba su n ́umero de seguro Transmisi ́on de Comprobantes de Retenci ́on Corregidos, para social (SSN). Usted puede obtener un EIN radicando la Forma

hacer correcciones a una Forma W-3PR radicada SS-4PR, Solicitud de N ́umero de Identificaci ́on Patronal (EIN). anteriormente. Encasillados d y e—Nombre y direcci ́on del patrono. Si

usted no usa la etiqueta del IRS, anote el nombre del patrono, Instrucciones Espec ́ıficas n ́umero y calle, ciudad, estado y c ́odigo postal ‘‘ZIP’’.

La Forma 499R-2/W-2PR es le ́ıda por m ́aquinas; entonces, por Encasillado f—Otro n ́umero de identificaci ́on patronal favor, escriba a maquinilla, si es posible, o escriba con letras de usado este a ̃no. Si usted ha usado un EIN (incluyendo el imprenta bien oscuras. Env ́ıe la p ́agina entera de la Forma n ́umero de un propietario anterior) en la Forma 941-PR o la W-3PR, junto con el original de la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR. Forma 943-PR, radicada para 2003, que es distinto al EIN Para anotar las cifras en d ́olares, omita el signo ($) y la coma, informado en el encasillado c de la Forma W-3PR, anote aqu ́ı pero no omita el punto decimal (00000.00). el otro EIN que us ́o. Adem ́as, los agentes del patrono deber ́an

Encasillado a—Clase de pagador. Marque con una X el reportar el EIN del mismo en el encasillado f.

encasillado que le corresponde. Marque solamente un Persona de contacto, No. de tel ́efono, No. de Fax y encasillado (vea, Compensaci ́on por enfermedad pagada Direcci ́on de e-mail. Por favor, provea esta informaci ́on para por un tercero pagador, para una excepci ́on). Si le que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante el corresponden dos o m ́as encasillados (excepto en el caso de procesamiento de la planilla. compensaci ́on por enfermedad pagada por un tercero

pagador), env ́ıe cada clase de Forma 499R-2/W-2PR con una Encasillados 1-4 y 6-16. En estos encasillados de la Forma

Forma W-3PR por separado. W-3PR, reporte los totales de las Formas 499R-2/W-2PR que

est ́a enviando con esta Forma W-3PR. Forma 941-PR. Marque con una X este encasillado si radica

la Forma 941-PR y no le corresponde ninguna otra Conciliaci ́on de las Formas 499R-2/W-2PR, categor ́ıa (a menos que no sea “compensaci ́on por W-3PR, 941-PR y/o 943-PR enfermedad pagada por un tercero pagador”). Hay que conciliar las cantidades indicadas en los encasillados Forma 943-PR. Marque con una X este encasillado si usted del 18 al 24 de su Forma 499R-2/W-2PR para 2003 con las de es patrono agr ́ıcola y radica la Forma 943-PR. los encasillados del 10 al 16 de su Forma W-3PR, as ́ı como

Dom ́estico. Marque con una X este encasillado si usted es con las cantidades informadas en las l ́ıneas apropiadas de la

un patrono de empleados dom ́esticos y no incluy ́o las Forma 941-PR trimestral y de la Forma 943-PR anual para

contribuciones de tales empleados en la Forma 941-PR. 2003. Si surgen discrepancias entre las cantidades reportadas

Compensaci ́ en las Formas 499R-2/W-2PR y W-3PR, radicadas ante la on por enfermedad pagada por un tercero SSA, y las Formas 941-PR y 943-PR, radicadas ante el IRS, pagador. Marque este encasillado si usted es un tercero tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales pagador de compensaci ́on por enfermedad (o informa pagos de discrepancias. compensaci ́on por enfermedad hechos por un tercero pagador)

que radica la Forma 499R-2/W-2PR con dicha compensaci ́on Las cantidades reportadas en las Formas 499R-2/W-2PR,

reportada en el encasillado 8. Por favor, no marque este W-3PR, 941-PR y/o 943-PR a veces no concuerdan por

encasillado si el tercero pagador radica las Formas 499R-2/ razones v ́alidas. Si no concuerdan, usted deber ́a verificar que

W-2PR y usted radica una planilla  ́unicamente para recapitular las razones son v ́alidas. Conserve su conciliaci  ́on por si

los pagos (vea la Publicaci ́on 15-A, Employer’s Supplemental acaso el IRS o la SSA tiene dudas relativas a dichas

Tax Guide, en ingl ́es, para m ́as detalles). Si le corresponden formas.

-2-
499R-2/W-2PR for one household employee. On Form W-3PR Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de check the “Household” box in box a. Informaci ́on y la Ley de Reducci  ́on de Tr ́amites A transmitter or sender (including a service bureau, paying Solicitamos la informaci ́on requerida en la Forma W-3PR para agent, or disbursing agent) may sign Form W-3PR for the cumplir con las leyes que regulan la recaudaci ́on de los employer or payer only if the sender: impuestos internos de los Estados Unidos. La necesitamos 1. Is authorized to sign by an agency agreement (either para computar y cobrar la cantidad correcta de contribuci ́on. La oral, written, or implied) that is valid under state law and secci ́on 6051 del C ́odigo Federal de Rentas Internas y su 2. Writes “For (name of payer)” next to the signature. reglamentaci ́on correspondiente requieren que usted provea

copias de la forma de retenci ́on a sus empleados y a la SSA. If an authorized sender signs for the payer, the payer is still

La secci ́on 6109 del C ́odigo requiere que usted provea su responsible for filing, when due, a correct and complete Form

n ́umero de identificaci ́on patronal. Si usted no nos provee esta W-3PR and related Forms 499R-2/W-2PR and is subject to any

informaci ́on de una manera oportuna, pudiera estar sujeto a penalties that result from not complying with these

pagar multas y penalidades. requirements. Be sure that the payer’s name and employer

identification number (EIN) are the same as those used on Usted no est ́a obligado(a) a facilitar la informaci ́on solicitada Form 941-PR, Planilla para la Declaraci ́on Trimestral del en una forma sujeta a la Ley de Reducci ́on de Tr ́amites a

menos que la misma muestre un n ́ Patrono—La Contribuci ́on Federal al Seguro Social y al Seguro umero de control v ́alido de la

OMB (Office of Management and Budget) Medicare, Form 943-PR, Planilla para la Declaraci ́on Anual de . Los libros o r ́ecords la Contribuci ́on del Patrono de Empleados Agr ́ıcolas, or relativos a una forma o sus instrucciones deber ́an ser Schedule H-PR (1040-PR), Contribuci ́on Sobre el Empleo de conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la Empleados Dom ́esticos, filed by or for the employer. administraci ́on de cualquier ley contributiva federal.

Sick pay. Sick pay paid by a third party, such as an insurance Por regla general, las planillas de contribuci ́on y cualquier company or trust, requires special treatment at year end. If the informaci ́on pertinente son confidenciales, como lo requiere la third-party payer does not notify the employer about sick pay secci ́on 6103. No obstante esto, la secci ́on 6103 permite o payments, the third-party payer must prepare Forms 499R-2/ requiere que el IRS divulgue o provea tal informaci ́on a otros, W-2PR and W-3PR with respect to the employee. See Sick tal como se describe en el C ́odigo. Por ejemplo, podemos Pay Reporting in section 6 of Pub. 15-A, Employer’s divulgar informaci ́on contributiva con el Departamento de Supplemental Tax Guide. Justicia para casos de litigio civil y criminal y con las ciudades,

estados, posesiones, estados libres asociados con los EE.UU. When to file. File your 2003 Form W-3PR with the entire

y el Distrito de Columbia a fin de ayudarlos en administrar sus original copy of Form 499R-2/W-2PR with the SSA by March 1,

leyes contributivas respectivas. Podemos tambi ́en divulgar la 2004. However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically

informaci ́on contenida en esta forma a las agencias del (not by magnetic media), the due date is March 31, 2004. You

gobierno federal y estatal para ejecutar las leyes criminales que may owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

no tienen que ver con la contribuci ́on y tambi ́en para combatir Extension. You may request an extension of time to file el terrorismo. Form 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Request for

El tiempo que se necesita para llenar y radicar esta forma Extension of Time To File Information Returns, to the address

variar ́a, dependiendo de las circunstancias individuales. El on that form. You must request the extension before the due

promedio de tiempo que se estima para completar esta forma date of the returns. If approved, you will have an additional 30

es de 27 minutos. Si desea hacer cualquier comentario acerca days to file. See Form 8809 for details.

de la exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que Where to file. Send the original copy of Form 499R-2/W-2PR

ayude a que esta forma sea m ́as sencilla, por favor, env ́ıenos with the entire page of Form W-3PR to Social Security

los mismos. Puede escribir al Tax Forms Committee, Western Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA

Area Distribution Center, Rancho Cordova, CA 95743-0001. No 18769-0001.

env ́ıe esta forma a esta direcci ́on. En vez de eso, vea Ad ́onde Note: If you use ‘‘Certified Mail’’ to file, change the ZIP code to se env ́ıa en la p ́agina 1. ‘‘18769-0002.’’ If you use an IRS approved private delivery

service to deliver this information, add ‘‘ATTN: W-2 Process,

1150 E. Mountain Dr.’’ to the address and change the ZIP code Need Help? to ‘‘18702-7997.’’ See Circular E, Employer’s Tax Guide (Pub.

If you need information about how to get forms and publications 15), for a list of IRS approved private delivery services.

and how to prepare a substitute form, see Circular PR, Gu ́ıa Shipping and mailing. Do not staple or tape Form W-3PR to Contributiva Federal para Patronos Puertorrique ̃nos (Pub. 179). Forms 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to each

Online Wage Reporting. Using a personal computer and a other. Do not fold either of these forms; that is, send them to

modem, you can access the Social Security Administration the SSA in a flat mailing. If you file more than one type of

(SSA)’s Business Services Online (BSO) to electronically report employment tax form, please group Forms 499R-2/W-2PR of

wage data. To get information regarding filing wage data the same type with a separate Form W-3PR for each same type

electronically with the SSA or to access BSO, visit the SSA and send them in separate groups.

Web Site at www.ssa.gov/employer. Call the SSA at If you have a large number of forms to file with one Form 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the W-3PR, you may send them in separate packages. Show your services within BSO. name and EIN on each package. Number them in order (1 of 4,

Information available includes magnetic media filing 2 of 4, etc.) and place Form W-3PR in package 1. Show the

information, some Internal Revenue Service (IRS) and SSA number of packages at the bottom of Form W-3PR, below the

publications, information on electronic filing, and general topics title. If you mail them, you must send them First-Class.

of interest about annual wage reporting. You can also use BSO Magnetic media filing/electronic reporting. If you are to ask questions about wage reporting. required to file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR, you must

file them on magnetic media or electronically unless the IRS General Instructions granted you a waiver. You may be charged a penalty if you fail

to file on magnetic media or electronically when required. Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit the original

copy of Form(s) 499R-2/W-2PR, to the SSA. Be sure to use Note: You are encouraged to file on magnetic media or

Form W-3PR for the correct year and also keep a copy of Form electronically even though you are filing fewer than 250 Forms

W-3PR for your records. 499R-2/W-2PR. But if you file on magnetic media or

Who must file. electronically, do not file the same returns on paper. Employers and other payers must file Form

W-3PR to transmit Forms 499R-2/W-2PR. A household You may request a waiver from filing on magnetic media by

employer must file a Form W-3PR even if filing only one Form filing Form 8508, Request for Waiver From Filing Information

-3-
Returns Magnetically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 get an EIN by filing Form SS-4PR, Solicitud de N ́umero de

days before the due date of the return. See Form 8508 for filing Identificaci ́on Patronal (EIN).

information. Boxes d and e—Employer’s name and address. If you are

If you are filing Forms 499R-2/W-2PR using magnetic tape not using the preprinted IRS label, enter the employer’s name,

or cartridge, you will need Form 6559, Transmitter Report and street address, city, state, and ZIP code.

Summary of Magnetic Media. You may also need Form Box f—Other EIN used this year. If you have used an EIN 6559−A, Continuation Sheet for Form 6559. Do not use Form (including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR or 943-PR W-3PR. submitted for 2003 that is different from the EIN reported in box

Magnetic media reporting specifications for Form 499R-2/ c on Form W-3PR, enter the other EIN used. Also, agents must

W-2PR are in the SSA’s MMREF-1, Magnetic Media Reporting report the employer’s EIN in box f.

and Electronic Filing. They can be downloaded from the SSA’s Contact person, telephone number, fax number, and e-mail BSO by accessing SSA’s Web Site at www.ssa.gov/employer. address. Please enter this information for use by the SSA if You can also get magnetic media (or electronic) specifications any questions arise during processing. by contacting the SSA’s Wage Reporting Specialist in Puerto Boxes 1-4 and 6-16. In these boxes on Form W-3PR, report Rico at 787-766-5574. totals from the Forms 499R-2/W-2PR you are sending with this Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Form W-3PR.

Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3PR, 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to

make corrections to a previously filed Form W-3PR. 941-PR, and 943-PR

Reconcile the amounts shown in boxes 18 through 24 of your Specific Instructions 2003 Form 499R-2/W-2PR with the amounts shown in boxes 10

Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if through 16 of your Form W-3PR, as well as with the applicable

possible, or print as darkly as possible. Send the entire page of lines on the quarterly Form 941-PR and the annual Form

Form W-3PR with the original copy of all Forms 499R-2/W-2PR. 943-PR for 2003. When there are discrepancies between

Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, filed

but with the decimal point (00000.00). with the SSA and Forms 941-PR and 943-PR filed with the IRS,

we must contact you to resolve the discrepancies. Box a—Kind of payer. Check the box that applies. Check

only one Amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR, W-3PR, box (see Third-party sick pay, below, for an

exception). If more than one box applies (except for third-party 941-PR, and/or 943-PR may not match for valid reasons. If the

sick pay), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a amounts do not match, you should determine that the reasons

separate Form W-3PR. are valid. Keep your reconciliation in case there are

inquiries from the IRS or the SSA. 941-PR. Check this box if you file Form 941-PR and no

other category (except “third party sick pay”) applies. Privacy Act and Paperwork Reduction Act 943-PR. Check this box if you are an agricultural employer

and file Form 943-PR. Notice

Household. Check this box if you are a household We ask for the information on Form W-3PR to carry out the

employer, and you did not include the household employee’s Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure

and collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal taxes on Form 941-PR.

Revenue Code and its regulations require you to furnish wage Third-party sick pay. Check this box if you are a third-party and tax statements to employees and to the Social Security payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by Administration. Code section 6109 requires you to provide your a third party) filing Forms 499R-2/W-2PR with third party sick employer identification number. If you fail to provide this pay reported in box 8. Do not check this box if the third-party information in a timely manner, you may be subject to penalties. payer is filing the Forms 499R-2/W-2PR and you are filing a

recap form (see Pub. 15-A for details). If more than one box You are not required to provide the information requested on

applies (for example, this box and the Form 941-PR box), check a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless

both the form displays a valid OMB control number. Books or boxes and file a single Form W-3PR for the regular and

third-party sick pay Forms 499R-2/W-2PR. records relating to a form or its instructions must be retained as

long as their contents may become material in the Medicare employees only. Check this box if you are a administration of any Internal Revenue law. government agency with employees subject only to the 1.45%

Medicare tax. Generally, tax returns and return information are confidential,

as stated in section 6103. However, section 6103 allows or Box b—Total number of Forms 499R-2/W-2PR. Enter the requires the IRS to disclose or give the information shown on number of completed individual Forms 499R-2/W-2PR you are your tax return to others as described in the Code. For sending with this Form W-3PR. example, we may disclose your tax information to the Third-party payers of sick pay (or employers using the Department of Justice for civil and criminal litigation and to optional rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) cities, states, and the District of Columbia for use in must enter “Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the administering their tax laws. We may also disclose this insured employers are filing Forms 499R-2/W-2PR reporting the information to Federal and state agencies to enforce Federal sick pay, and the third-party payer is filing recap forms. See nontax criminal laws and to combat terrorism. Pub. 15-A for details. The time needed to complete and file this form will vary Box c—Employer identification number. If you received a depending on individual circumstances. The estimated average preprinted peel-off label from the IRS with Circular PR, place time is 27 minutes. If you have comments concerning the the label inside the brackets in box e. Make any necessary accuracy of this time estimate or suggestions for making this corrections on the label. form simpler, we would be happy to hear from you. You can If you are not using the preprinted IRS label, enter the write to the Tax Forms Committee, Western Area Distribution nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be Center, Rancho Cordova, CA 95743-0001. Do not send the tax

shown as 00-0000000. Do not use a prior owner’s EIN. If you form to this office. Instead, see Where to file on page 3. do not have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied

For” in box c, not your social security number (SSN). You can

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