# Publicatieblad C 291/23 n

| | ISSN 1725-2474 |
| --- | --- |
| Publicatieblad
  van de Europese Unie | C 291 |
| | |
| Uitgave in de Nederlandse taal | Mededelingen en bekendmakingen | 48e jaargang23 november 2005 |

ISSN 1725-2474

Publicatieblad

van de Europese Unie

C 291

Uitgave in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

48e jaargang23 november 2005

---

| Nummer | Inhoud | Bladzijde |
| --- | --- | --- |
| | I   Mededelingen |
| | Rekenkamer |
| 2005/C 291/1 | Speciaal verslag nr. 5/2005: Uitgaven van het Parlement, de Commissie en de Raad voor vertolking, vergezeld van de antwoorden van de instellingen | 1 |

Nummer

Inhoud

Bladzijde

I   Mededelingen

Rekenkamer

2005/C 291/1

Speciaal verslag nr. 5/2005: Uitgaven van het Parlement, de Commissie en de Raad voor vertolking, vergezeld van de antwoorden van de instellingen

1

| NL | |
| --- | --- |

NL

---

I Mededelingen

Rekenkamer

| 23.11.2005 | NL | Publicatieblad van de Europese Unie | C 291/1 |
| --- | --- | --- | --- |

23.11.2005

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 291/1

---

SPECIAAL VERSLAG Nr. 5/2005

Uitgaven van het Parlement, de Commissie en de Raad voor vertolking, vergezeld van de antwoorden van de instellingen

(uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

(2005/C 291/01)

INHOUD

| I-VIII | SAMENVATTING |
| --- | --- |

I-VIII

| 1-12 | INLEIDING |
| --- | --- |

1-12

| 13-14 | DOELSTELLING EN REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE |
| --- | --- |

13-14

| 15-81 | OPMERKINGEN |
| --- | --- |

15-81

| 15-29 | Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen |
| --- | --- |

15-29

| 16-21 | Parlement |
| --- | --- |

16-21

| 22-24 | Commissie |
| --- | --- |

22-24

| 25-29 | Raad |
| --- | --- |

25-29

| 30-32 | De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden |
| --- | --- |

30-32

| 33-71 | De kosten van vertolking |
| --- | --- |

33-71

| 33-38 | Kostprijsberekening |
| --- | --- |

33-38

| 39-41 | Analyse van de kosten van vertolking |
| --- | --- |

39-41

| 42-58 | Andere factoren die de kosten van vertolking beïnvloeden |
| --- | --- |

42-58

| 59-71 | Specifieke opmerkingen betreffende de uitgaven voor freelance vertolking |
| --- | --- |

59-71

| 72-81 | De kwaliteit van de vertolking |
| --- | --- |

72-81

| 72 | Parlement |
| --- | --- |

72

| 73-81 | Commissie en Raad |
| --- | --- |

73-81

| 82-95 | CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN |
| --- | --- |

82-95

| 82 | Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen |
| --- | --- |

82

| 83-84 | De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden |
| --- | --- |

83-84

| 85-92 | De kosten van vertolking |
| --- | --- |

85-92

| 93 | De kwaliteit van de vertolking |
| --- | --- |

93

| 94-95 | Mogelijke ontwikkelingen |
| --- | --- |

94-95

BIJLAGE I: Specifieke bepalingen van toepassing bij het Parlement, de Commissie en de Raad

BIJLAGE II: De door de Rekenkamer ontwikkelde kostenberekeningsmethode

Antwoorden van de instellingen

SAMENVATTING

| I. | Eenentwintig talen zijn erkend als officiële en werktalen van de Europese instellingen. De instellingen die door de aard van hun werkzaamheden de meest uitgebreide tolkdiensten nodig hebben, zijn het Parlement, de Commissie en de Raad. Het Parlement heeft een eigen tolkenafdeling. In de behoeften aan vertolking bij de Raad en de Commissie wordt voorzien door het directoraat-generaal Tolken (DG Tolken) van de Commissie. |
| --- | --- |

I.

Eenentwintig talen zijn erkend als officiële en werktalen van de Europese instellingen. De instellingen die door de aard van hun werkzaamheden de meest uitgebreide tolkdiensten nodig hebben, zijn het Parlement, de Commissie en de Raad. Het Parlement heeft een eigen tolkenafdeling. In de behoeften aan vertolking bij de Raad en de Commissie wordt voorzien door het directoraat-generaal Tolken (DG Tolken) van de Commissie.

| II. | Wegens de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar hebben de Europese instellingen niet alleen tolken in vaste dienst (ambtenaren), maar werven zij ook freelance tolken aan als hulppersoneel, hierna ACI's genoemd („Auxiliary Conference Interpreters”, freelance conferentietolken). |
| --- | --- |

II.

Wegens de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar hebben de Europese instellingen niet alleen tolken in vaste dienst (ambtenaren), maar werven zij ook freelance tolken aan als hulppersoneel, hierna ACI's genoemd („Auxiliary Conference Interpreters”, freelance conferentietolken).

| III. | De controle van de Rekenkamer had tot doel na te gaan of bij het Parlement, de Commissie en de Raad een goed financieel beheer van de tolkendiensten werd gevoerd. Meer bepaald diende deze controle ertoe, na te gaan of deze instellingen over adequate instrumenten en procedures beschikken om ervoor te zorgen dat:






  — | de geboden tolkdiensten de werkelijke behoeften niet overtreffen; |
| --- | --- | --- |

III.

De controle van de Rekenkamer had tot doel na te gaan of bij het Parlement, de Commissie en de Raad een goed financieel beheer van de tolkendiensten werd gevoerd. Meer bepaald diende deze controle ertoe, na te gaan of deze instellingen over adequate instrumenten en procedures beschikken om ervoor te zorgen dat:

—

de geboden tolkdiensten de werkelijke behoeften niet overtreffen;

| — | alle noodzakelijke tolkdiensten kunnen worden aangeboden; |
| --- | --- |

—

alle noodzakelijke tolkdiensten kunnen worden aangeboden;

| — | de tolkdiensten worden aangeboden tegen zo laag mogelijke kosten; |
| --- | --- |

—

de tolkdiensten worden aangeboden tegen zo laag mogelijke kosten;

| — | de vertolking van goede kwaliteit is. |
| --- | --- |

—

de vertolking van goede kwaliteit is.

| IV. | Uit de controle is gebleken dat de kwaliteit van de vertolking meestal voldoet aan de behoeften en verwachtingen, maar dat een aantal maatregelen moet worden genomen om de kosten te drukken en om te voorkomen dat tolkdiensten worden geboden die werden aangevraagd maar niet benut. |
| --- | --- |

IV.

Uit de controle is gebleken dat de kwaliteit van de vertolking meestal voldoet aan de behoeften en verwachtingen, maar dat een aantal maatregelen moet worden genomen om de kosten te drukken en om te voorkomen dat tolkdiensten worden geboden die werden aangevraagd maar niet benut.

| V. | De instellingen hebben gekozen voor een verschillende aanpak bij het behandelen van aanvragen om vertolking. DG Tolken onderzoekt samen met de aanvragende DG's van de Commissie welke tolkdiensten werkelijk nodig zijn en aan welke aanvragen moet worden voldaan; dit wordt niet onderzocht bij het Parlement, dat alle aanvragen accepteert die formeel aan de regels voldoen, zolang er middelen beschikbaar zijn. In 2004 heeft de Raad een nieuwe procedure vastgesteld die er duidelijk toe aanzet het aantal aanvragen om vertolking te beperken. |
| --- | --- |

V.

De instellingen hebben gekozen voor een verschillende aanpak bij het behandelen van aanvragen om vertolking. DG Tolken onderzoekt samen met de aanvragende DG's van de Commissie welke tolkdiensten werkelijk nodig zijn en aan welke aanvragen moet worden voldaan; dit wordt niet onderzocht bij het Parlement, dat alle aanvragen accepteert die formeel aan de regels voldoen, zolang er middelen beschikbaar zijn. In 2004 heeft de Raad een nieuwe procedure vastgesteld die er duidelijk toe aanzet het aantal aanvragen om vertolking te beperken.

| VI. | Uit een berekening van de Rekenkamer blijkt dat de totale kosten voor vertolking in 2003 ongeveer 57 miljoen euro beliepen bij het Parlement en ongeveer 106 miljoen euro bij de Commissie, de Raad, de comités en bepaalde agentschappen. De gemiddelde kosten per tolk per dag bedroegen 1 476 euro bij het Parlement en 1 046 euro bij de Commissie en de Raad. |
| --- | --- |

VI.

Uit een berekening van de Rekenkamer blijkt dat de totale kosten voor vertolking in 2003 ongeveer 57 miljoen euro beliepen bij het Parlement en ongeveer 106 miljoen euro bij de Commissie, de Raad, de comités en bepaalde agentschappen. De gemiddelde kosten per tolk per dag bedroegen 1 476 euro bij het Parlement en 1 046 euro bij de Commissie en de Raad.

| VII. | Hoewel de instellingen erin zijn geslaagd de hoeveelheid tolkwerk te beperken, zou er nog meer kunnen worden bespaard door te late annuleringen en aanvragen kort voor de vergadering, alsmede de ongelijke spreiding van vergaderingen over de week en het jaar en de hoge reiskosten van de ACI's te vermijden. Dat zijn aspecten waarop de tolkenafdelingen weinig vat hebben; besparingen kunnen alleen worden gerealiseerd indien de organisatoren van vergaderingen verder vooruit denken. |
| --- | --- |

VII.

Hoewel de instellingen erin zijn geslaagd de hoeveelheid tolkwerk te beperken, zou er nog meer kunnen worden bespaard door te late annuleringen en aanvragen kort voor de vergadering, alsmede de ongelijke spreiding van vergaderingen over de week en het jaar en de hoge reiskosten van de ACI's te vermijden. Dat zijn aspecten waarop de tolkenafdelingen weinig vat hebben; besparingen kunnen alleen worden gerealiseerd indien de organisatoren van vergaderingen verder vooruit denken.

| VIII. | Zittingsverslagen die aangeven welke talen tijdens de vergadering werden gebruikt, zijn zeer nuttig om te beoordelen of de geboden tolkdiensten beantwoordden aan de behoeften van de deelnemers, maar in een aanzienlijk aantal gevallen worden deze niet opgesteld. Het aan de organisatoren bezorgen van een overzicht van de kosten voor afgelaste vergaderingen, zoals de Raad doet, is een goede praktijk die ook door de andere instellingen moet worden gevolgd. |
| --- | --- |

VIII.

Zittingsverslagen die aangeven welke talen tijdens de vergadering werden gebruikt, zijn zeer nuttig om te beoordelen of de geboden tolkdiensten beantwoordden aan de behoeften van de deelnemers, maar in een aanzienlijk aantal gevallen worden deze niet opgesteld. Het aan de organisatoren bezorgen van een overzicht van de kosten voor afgelaste vergaderingen, zoals de Raad doet, is een goede praktijk die ook door de andere instellingen moet worden gevolgd.

INLEIDING

| 1. | Overeenkomstig artikel 290 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap wordt de regeling van het taalgebruik door de instellingen der Gemeenschap met eenparigheid van stemmen vastgesteld door de Raad. |
| --- | --- |

1.

Overeenkomstig artikel 290 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap wordt de regeling van het taalgebruik door de instellingen der Gemeenschap met eenparigheid van stemmen vastgesteld door de Raad.

| 2. | Bij Verordening nr. 1, die wordt bijgewerkt bij iedere toetreding van staten tot de Europese Unie, heeft de Raad aan 21 talen (Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch en Zweeds) de status verleend van officiële taal en werktaal van de instellingen (1). |
| --- | --- |

2.

Bij Verordening nr. 1, die wordt bijgewerkt bij iedere toetreding van staten tot de Europese Unie, heeft de Raad aan 21 talen (Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch en Zweeds) de status verleend van officiële taal en werktaal van de instellingen (1).

| 3. | Verordening nr. 1 houdt in dat vertolking noodzakelijk is wanneer op een vergadering verschillende werktalen worden gebruikt. |
| --- | --- |

3.

Verordening nr. 1 houdt in dat vertolking noodzakelijk is wanneer op een vergadering verschillende werktalen worden gebruikt.

| 4. | De instellingen die door de aard van hun werkzaamheden de meest uitgebreide tolkdiensten moeten bieden, zijn het Parlement, de Commissie en de Raad. De totale kosten voor vertolking beliepen in 2003 ongeveer 57 miljoen euro bij het Parlement en ongeveer 106 miljoen euro bij de Commissie, de Raad, de comités en bepaalde agentschappen. |
| --- | --- |

4.

De instellingen die door de aard van hun werkzaamheden de meest uitgebreide tolkdiensten moeten bieden, zijn het Parlement, de Commissie en de Raad. De totale kosten voor vertolking beliepen in 2003 ongeveer 57 miljoen euro bij het Parlement en ongeveer 106 miljoen euro bij de Commissie, de Raad, de comités en bepaalde agentschappen.

| 5. | Het directoraat Vertolking van het Parlement voorziet in de behoefte aan vertolking van het Parlement zelf (voor vergaderingen in Brussel, Straatsburg of elders), van de Ombudsman, de Commissie in Luxemburg en de Rekenkamer. Sinds de controle werd afgerond, verzorgt het Parlement op bepaalde dagen ook de vertolking voor het Comité van de Regio's. |
| --- | --- |

5.

Het directoraat Vertolking van het Parlement voorziet in de behoefte aan vertolking van het Parlement zelf (voor vergaderingen in Brussel, Straatsburg of elders), van de Ombudsman, de Commissie in Luxemburg en de Rekenkamer. Sinds de controle werd afgerond, verzorgt het Parlement op bepaalde dagen ook de vertolking voor het Comité van de Regio's.

| 6. | Het directoraat-generaal Tolken (DG Tolken) dekt de behoefte aan vertolking van de Commissie (ongeveer 40 % van de verzorgde tolkdagen) — behalve voor vergaderingen in Luxemburg —, de Raad (meer dan 50 % van de verzorgde tolkdagen), het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Europese Investeringsbank en sommige Europese agentschappen. |
| --- | --- |

6.

Het directoraat-generaal Tolken (DG Tolken) dekt de behoefte aan vertolking van de Commissie (ongeveer 40 % van de verzorgde tolkdagen) — behalve voor vergaderingen in Luxemburg —, de Raad (meer dan 50 % van de verzorgde tolkdagen), het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Europese Investeringsbank en sommige Europese agentschappen.

| 7. | De Raad heeft alleen een kleine dienst Conferenties, die vergaderingen belegt en tolkdiensten aanvraagt bij DG Tolken. |
| --- | --- |

7.

De Raad heeft alleen een kleine dienst Conferenties, die vergaderingen belegt en tolkdiensten aanvraagt bij DG Tolken.

| 8. | Wegens de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar, al naar gelang de frequentie van vergaderingen en de gewenste talencombinaties, hebben de Europese instellingen niet alleen tolken in vaste dienst (ambtenaren) (2), maar werven zij ook freelance-tolken aan als hulppersoneel, ACI's („Auxiliary Conference Interpreters”) genoemd (3). De arbeidsvoorwaarden, bezoldiging en onkostenvergoedingen voor de ACI's zijn vastgelegd in de „Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen” en in een overeenkomst tussen de grootste vakvereniging van tolken, de Internationale Associatie van Conferentietolken (IACI) en de drie EU-instellingen die gebruikmaken van tolken (de Commissie, het Parlement en het Hof van Justitie); voor de tolken in vaste dienst zijn deze zaken geregeld in het Statuut (4). |
| --- | --- |

8.

Wegens de ongelijke spreiding van de vraag over het jaar, al naar gelang de frequentie van vergaderingen en de gewenste talencombinaties, hebben de Europese instellingen niet alleen tolken in vaste dienst (ambtenaren) (2), maar werven zij ook freelance-tolken aan als hulppersoneel, ACI's („Auxiliary Conference Interpreters”) genoemd (3). De arbeidsvoorwaarden, bezoldiging en onkostenvergoedingen voor de ACI's zijn vastgelegd in de „Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen” en in een overeenkomst tussen de grootste vakvereniging van tolken, de Internationale Associatie van Conferentietolken (IACI) en de drie EU-instellingen die gebruikmaken van tolken (de Commissie, het Parlement en het Hof van Justitie); voor de tolken in vaste dienst zijn deze zaken geregeld in het Statuut (4).

| 9. | In 2003 werden in totaal circa 150 000 tolkdagen verzorgd ten behoeve van de Europese instellingen. De Raad was goed voor ongeveer 39 % van dit totaal, de Commissie in Brussel vertegenwoordigde 26 %, de Commissie in Luxemburg 4 % en het Parlement 21 %. De resterende 10 % komen voor rekening van de andere Europese instellingen en organen (het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Europese Investeringsbank, de Agentschappen enz.). Van de aanbodzijde bezien werd van de verzorgde tolkdiensten ongeveer 70 % geleverd door DG Tolken, 27 % door het Parlement en 3 % door het Hof van Justitie (5).
  Tabel 1
  Aantal ten behoeve van de EU-instellingen verzorgde tolkdagen (index 1998 = 100) (6), inclusief de talen van de nieuwe lidstaten | 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Raad | 100 | 96,8 | 96,3 | 105,6 | 109,1 | 103,9 | 89,9 |
| Commissie | 100 | 101,5 | 100,4 | 94,7 | 85,8 | 85,1 | 85,1 |
| Overige DG Tolken | 100 | 95,2 | 102,7 | 112,3 | 91,0 | 88,8 | 95,8 |
| Totaal DG Tolken | 100 | 98,5 | 98,5 | 101,8 | 98,2 | 95,0 | 88,9 |
| Parlement | 100 | 85,0 | 92,7 | 97,8 | 97,7 | 97,2 | 103,1 |
| Totaal | 100 | 93,8 | 96,5 | 100,4 | 98,0 | 95,8 | 93,9 |

9.

In 2003 werden in totaal circa 150 000 tolkdagen verzorgd ten behoeve van de Europese instellingen. De Raad was goed voor ongeveer 39 % van dit totaal, de Commissie in Brussel vertegenwoordigde 26 %, de Commissie in Luxemburg 4 % en het Parlement 21 %. De resterende 10 % komen voor rekening van de andere Europese instellingen en organen (het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Europese Investeringsbank, de Agentschappen enz.). Van de aanbodzijde bezien werd van de verzorgde tolkdiensten ongeveer 70 % geleverd door DG Tolken, 27 % door het Parlement en 3 % door het Hof van Justitie (5).

Tabel 1

Aantal ten behoeve van de EU-instellingen verzorgde tolkdagen (index 1998 = 100) (6), inclusief de talen van de nieuwe lidstaten

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

Raad

100

96,8

96,3

105,6

109,1

103,9

89,9

Commissie

100

101,5

100,4

94,7

85,8

85,1

85,1

Overige DG Tolken

100

95,2

102,7

112,3

91,0

88,8

95,8

Totaal DG Tolken

100

98,5

98,5

101,8

98,2

95,0

88,9

Parlement

100

85,0

92,7

97,8

97,7

97,2

103,1

Totaal

100

93,8

96,5

100,4

98,0

95,8

93,9

| 10. | Uit tabel 1 blijkt dat de EU-instellingen de laatste jaren het volume van de hun geleverde tolkdiensten hebben weten te beperken. De Raad was de enige van de drie grote instellingen waar het aantal tolkdagen in de periode 1998-2003 steeg, maar met het nieuwe „oproep”-systeem, dat per 1 mei 2004 werd ingevoerd, lijkt die tendens te zijn omgeslagen (zie paragraaf 27). 2004 was echter een overgangsjaar en is dus wellicht niet representatief. |
| --- | --- |

10.

Uit tabel 1 blijkt dat de EU-instellingen de laatste jaren het volume van de hun geleverde tolkdiensten hebben weten te beperken. De Raad was de enige van de drie grote instellingen waar het aantal tolkdagen in de periode 1998-2003 steeg, maar met het nieuwe „oproep”-systeem, dat per 1 mei 2004 werd ingevoerd, lijkt die tendens te zijn omgeslagen (zie paragraaf 27). 2004 was echter een overgangsjaar en is dus wellicht niet representatief.

| 11. | De ontwikkeling die de gebruikmaking van tolkdiensten bij de Raad tussen 1998 en 2003 te zien geeft, is niet alleen te verklaren door het toenemende aantal vergaderingen maar ook door het aantal actieve en passieve talen (7) dat op vergaderingen binnen deze instelling werd gesproken. |
| --- | --- |

11.

De ontwikkeling die de gebruikmaking van tolkdiensten bij de Raad tussen 1998 en 2003 te zien geeft, is niet alleen te verklaren door het toenemende aantal vergaderingen maar ook door het aantal actieve en passieve talen (7) dat op vergaderingen binnen deze instelling werd gesproken.

| 12. | Artikel 6 van Verordening nr. 1 bepaalt: „De instellingen kunnen de wijze van toepassing van de onderhavige regeling in hun reglement van orde vaststellen.” Op grond van deze bepaling kan de regeling van het taalgebruik worden afgestemd op de specifieke behoeften van elke instelling. De instellingen hebben in verschillende mate gebruikgemaakt van deze mogelijkheid, zoals blijkt uit bijlage I. |
| --- | --- |

12.

Artikel 6 van Verordening nr. 1 bepaalt: „De instellingen kunnen de wijze van toepassing van de onderhavige regeling in hun reglement van orde vaststellen.” Op grond van deze bepaling kan de regeling van het taalgebruik worden afgestemd op de specifieke behoeften van elke instelling. De instellingen hebben in verschillende mate gebruikgemaakt van deze mogelijkheid, zoals blijkt uit bijlage I.

DOELSTELLING EN REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE

| 13. | De controle van de Rekenkamer had tot doel na te gaan of bij het Parlement, de Commissie en de Raad een goed financieel beheer van de tolkendiensten werd gevoerd. De controle bestreek 97 % van alle verzorgde tolkdiensten, met uitzondering van die voor het Hof van Justitie, dat een eigen tolkendienst heeft. Meer bepaald diende deze controle ertoe, na te gaan of de gecontroleerde instellingen de geschikte instrumenten en procedures toepassen om ervoor te zorgen dat:






  — | de geboden tolkdiensten de werkelijke behoeften niet overtreffen; |
| --- | --- | --- |

13.

De controle van de Rekenkamer had tot doel na te gaan of bij het Parlement, de Commissie en de Raad een goed financieel beheer van de tolkendiensten werd gevoerd. De controle bestreek 97 % van alle verzorgde tolkdiensten, met uitzondering van die voor het Hof van Justitie, dat een eigen tolkendienst heeft. Meer bepaald diende deze controle ertoe, na te gaan of de gecontroleerde instellingen de geschikte instrumenten en procedures toepassen om ervoor te zorgen dat:

—

de geboden tolkdiensten de werkelijke behoeften niet overtreffen;

| — | alle noodzakelijke tolkdiensten kunnen worden geboden; |
| --- | --- |

—

alle noodzakelijke tolkdiensten kunnen worden geboden;

| — | de tolkdiensten worden aangeboden met zo laag mogelijke kosten; |
| --- | --- |

—

de tolkdiensten worden aangeboden met zo laag mogelijke kosten;

| — | de vertolking van goede kwaliteit is. |
| --- | --- |

—

de vertolking van goede kwaliteit is.

| 14. | De controle had betrekking op de uitgaven gedurende het begrotingsjaar 2003, maar er werd ook rekening gehouden met veranderingen in 2004 ten gevolge van de meest recente uitbreiding van de Europese Unie. |
| --- | --- |

14.

De controle had betrekking op de uitgaven gedurende het begrotingsjaar 2003, maar er werd ook rekening gehouden met veranderingen in 2004 ten gevolge van de meest recente uitbreiding van de Europese Unie.

OPMERKINGEN

Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen

| 15. | Uit het feitelijke taalgebruik bij vergaderingen blijkt dat de beschikbare tolkdiensten soms de werkelijke behoeften overtreffen: deelnemers kunnen een andere, wijder verbreide officiële taal verkiezen boven hun moedertaal, of verwachte deelnemers kunnen afwezig zijn, zodat specifieke talencombinaties overbodig zijn. De Rekenkamer onderzocht in hoeverre de gecontroleerde instellingen adequate procedures hebben ingevoerd om het verwachte taalgebruik zo juist mogelijk te voorspellen en om het feitelijke taalgebruik te controleren, alsmede om de organisatoren van vergaderingen ervan te weerhouden tolkdiensten aan te vragen waarmee deze prognoses worden overschreden. |
| --- | --- |

15.

Uit het feitelijke taalgebruik bij vergaderingen blijkt dat de beschikbare tolkdiensten soms de werkelijke behoeften overtreffen: deelnemers kunnen een andere, wijder verbreide officiële taal verkiezen boven hun moedertaal, of verwachte deelnemers kunnen afwezig zijn, zodat specifieke talencombinaties overbodig zijn. De Rekenkamer onderzocht in hoeverre de gecontroleerde instellingen adequate procedures hebben ingevoerd om het verwachte taalgebruik zo juist mogelijk te voorspellen en om het feitelijke taalgebruik te controleren, alsmede om de organisatoren van vergaderingen ervan te weerhouden tolkdiensten aan te vragen waarmee deze prognoses worden overschreden.

Parlement

| 16. | Het Reglement (zie bijlage I) bepaalt dat elk parlementslid een officiële taal naar eigen keuze kan gebruiken en dat wordt gezorgd voor vertolking in de andere officiële talen; dit dwingt het Parlement ertoe, uitgebreide tolkdiensten beschikbaar te stellen. |
| --- | --- |

16.

Het Reglement (zie bijlage I) bepaalt dat elk parlementslid een officiële taal naar eigen keuze kan gebruiken en dat wordt gezorgd voor vertolking in de andere officiële talen; dit dwingt het Parlement ertoe, uitgebreide tolkdiensten beschikbaar te stellen.

| 17. | Teneinde het aanbod van tolkdiensten te kunnen organiseren en controleren, stelde het Bureau van het Europees Parlement in 1999 een „Gedragscode meertaligheid” vast, die in 2004 werd bijgewerkt. De basisbeginselen van de code zijn, onverminderd de gelijke rechten van de leden, de kosten van meertaligheid binnen aanvaardbare financiële grenzen te houden, de middelen doeltreffender te benutten en de gebruikers van taalfaciliteiten te wijzen op de noodzaak van een verantwoorde gebruikmaking daarvan, op basis van werkelijke behoeften. |
| --- | --- |

17.

Teneinde het aanbod van tolkdiensten te kunnen organiseren en controleren, stelde het Bureau van het Europees Parlement in 1999 een „Gedragscode meertaligheid” vast, die in 2004 werd bijgewerkt. De basisbeginselen van de code zijn, onverminderd de gelijke rechten van de leden, de kosten van meertaligheid binnen aanvaardbare financiële grenzen te houden, de middelen doeltreffender te benutten en de gebruikers van taalfaciliteiten te wijzen op de noodzaak van een verantwoorde gebruikmaking daarvan, op basis van werkelijke behoeften.

| 18. | Vertolking kan bij het directoraat Vertolking van het Parlement uitsluitend worden aangevraagd voor de in de gedragscode genoemde soorten vergaderingen (plenaire zittingen, bestuursorganen, comités en delegaties van het Parlement, enz.). Er is geen vertolking beschikbaar voor individueel optredende leden of externe organen, maar het Bureau kan hierop uitzonderingen maken. Het directoraat Vertolking levert de aangevraagde tolkdienst volgens de prioriteiten en binnen de grenzen van de gedragscode. |
| --- | --- |

18.

Vertolking kan bij het directoraat Vertolking van het Parlement uitsluitend worden aangevraagd voor de in de gedragscode genoemde soorten vergaderingen (plenaire zittingen, bestuursorganen, comités en delegaties van het Parlement, enz.). Er is geen vertolking beschikbaar voor individueel optredende leden of externe organen, maar het Bureau kan hierop uitzonderingen maken. Het directoraat Vertolking levert de aangevraagde tolkdienst volgens de prioriteiten en binnen de grenzen van de gedragscode.

| 19. | De in 2004 bijgewerkte gedragscode bepaalt dat elk parlementair orgaan dat vertolking nodig heeft (in de code „gebruiker” genoemd) een „vertolkingsprofiel” moet opstellen en regelmatig bijwerken op basis van de talen die de leden ervan aanvragen en werkelijk gebruiken. Dit is bijzonder nuttig om ervoor te zorgen dat de aanvragen overeenstemmen met de werkelijke behoeften. Aangezien de leden van het Europees Parlement (MEP's) echter niet verplicht zijn, hun aanwezigheid op een vergadering vooraf te bevestigen, is het vertolkingsprofiel ontoereikend om te voorkomen dat er wordt getolkt zonder toehoorders, wanneer MEP's voor wie specifieke tolkdiensten waren gepland in werkelijkheid niet aanwezig zijn. |
| --- | --- |

19.

De in 2004 bijgewerkte gedragscode bepaalt dat elk parlementair orgaan dat vertolking nodig heeft (in de code „gebruiker” genoemd) een „vertolkingsprofiel” moet opstellen en regelmatig bijwerken op basis van de talen die de leden ervan aanvragen en werkelijk gebruiken. Dit is bijzonder nuttig om ervoor te zorgen dat de aanvragen overeenstemmen met de werkelijke behoeften. Aangezien de leden van het Europees Parlement (MEP's) echter niet verplicht zijn, hun aanwezigheid op een vergadering vooraf te bevestigen, is het vertolkingsprofiel ontoereikend om te voorkomen dat er wordt getolkt zonder toehoorders, wanneer MEP's voor wie specifieke tolkdiensten waren gepland in werkelijkheid niet aanwezig zijn.

| 20. | Overeenkomstig de gedragscode moet het hoofd van het tolkenteam na afloop van elke vergadering in overleg met de secretaris van de vergadering ten behoeve van de directeur Vertolking een lijst opstellen van de aangevraagde maar onbenutte vertolkingsfaciliteiten. Van die lijst moet een kopie worden bezorgd aan de secretaris van de vergadering. In de praktijk wordt deze procedure sinds september 2004 gevolgd bij vergaderingen van comités en delegaties. |
| --- | --- |

20.

Overeenkomstig de gedragscode moet het hoofd van het tolkenteam na afloop van elke vergadering in overleg met de secretaris van de vergadering ten behoeve van de directeur Vertolking een lijst opstellen van de aangevraagde maar onbenutte vertolkingsfaciliteiten. Van die lijst moet een kopie worden bezorgd aan de secretaris van de vergadering. In de praktijk wordt deze procedure sinds september 2004 gevolgd bij vergaderingen van comités en delegaties.

| 21. | De overeenkomstig het Reglement beschikbaar gestelde middelen overtreffen de reële behoeften wanneer tijdens een bepaalde vergadering niet alle verwachte officiële talen worden gebruikt. Het Parlement heeft nooit onderzoek verricht naar de frequentie en gevolgen van dergelijke gevallen. |
| --- | --- |

21.

De overeenkomstig het Reglement beschikbaar gestelde middelen overtreffen de reële behoeften wanneer tijdens een bepaalde vergadering niet alle verwachte officiële talen worden gebruikt. Het Parlement heeft nooit onderzoek verricht naar de frequentie en gevolgen van dergelijke gevallen.

Commissie

| 22. | In elk directoraat-generaal (DG) is er een administratieve eenheid die de verzoeken om vertolking voor specifieke vergaderingen centraliseert en ze via het DOR-systeem („Demande d'Organisation de Réunion”) elektronisch doorstuurt naar DG Tolken. Elk DG stelt een gewenste talencombinatie voor en rangschikt de aanvragen voor vergaderingen op dezelfde dag naar prioriteit. Op wekelijkse interne „arbitrages” beslist DG Tolken aan welke verzoeken kan worden voldaan, gelet op de beschikbaarheid van tolken en vergaderzalen. Tijdens verdere coördinatievergaderingen worden specifieke talencombinaties toegewezen aan elke voor zes weken later geplande vergadering. Het aantal door DG Tolken toegewezen actieve en/of passieve talen is vaak lager dan het aanvankelijk gevraagde aantal en resulteert uit onderhandelingen tussen DG Tolken en het DG dat de vergadering organiseert. |
| --- | --- |

22.

In elk directoraat-generaal (DG) is er een administratieve eenheid die de verzoeken om vertolking voor specifieke vergaderingen centraliseert en ze via het DOR-systeem („Demande d'Organisation de Réunion”) elektronisch doorstuurt naar DG Tolken. Elk DG stelt een gewenste talencombinatie voor en rangschikt de aanvragen voor vergaderingen op dezelfde dag naar prioriteit. Op wekelijkse interne „arbitrages” beslist DG Tolken aan welke verzoeken kan worden voldaan, gelet op de beschikbaarheid van tolken en vergaderzalen. Tijdens verdere coördinatievergaderingen worden specifieke talencombinaties toegewezen aan elke voor zes weken later geplande vergadering. Het aantal door DG Tolken toegewezen actieve en/of passieve talen is vaak lager dan het aanvankelijk gevraagde aantal en resulteert uit onderhandelingen tussen DG Tolken en het DG dat de vergadering organiseert.

| 23. | Bij DG Tolken moet het hoofd van het tolkenteam een ontwerp van zittingsverslag („rapport de séance”) opstellen, waarin wordt vermeld welke talen op de vergadering werden gebruikt. In 2004 werden zulke verslagen opgesteld voor 82,5 % van de 8 107 vergaderingen met vertolking. In 17,7 % van de verslagen verklaren de teamleiders dat meer passieve vertolking was aangevraagd en verzorgd dan werkelijk nodig was, en wel om een of meer van de volgende redenen: bepaalde nationale delegaties spraken niet de eigen officiële taal, namen het woord niet of waren afwezig. In 7,2 % van de verslagen werd vermeld dat de aangevraagde en geboden actieve vertolking niet werd benut. Deze gevallen leidden tot ten minste (8)1 750 betaalde maar niet benutte tolkdagen, met een kostprijs van 1,5 tot 2 miljoen euro. |
| --- | --- |

23.

Bij DG Tolken moet het hoofd van het tolkenteam een ontwerp van zittingsverslag („rapport de séance”) opstellen, waarin wordt vermeld welke talen op de vergadering werden gebruikt. In 2004 werden zulke verslagen opgesteld voor 82,5 % van de 8 107 vergaderingen met vertolking. In 17,7 % van de verslagen verklaren de teamleiders dat meer passieve vertolking was aangevraagd en verzorgd dan werkelijk nodig was, en wel om een of meer van de volgende redenen: bepaalde nationale delegaties spraken niet de eigen officiële taal, namen het woord niet of waren afwezig. In 7,2 % van de verslagen werd vermeld dat de aangevraagde en geboden actieve vertolking niet werd benut. Deze gevallen leidden tot ten minste (8)1 750 betaalde maar niet benutte tolkdagen, met een kostprijs van 1,5 tot 2 miljoen euro.

| 24. | Hoewel de bestaande procedures, waarbij het DG Tolken is dat beslist over concurrerende aanvragen van verschillende DG's, de vraag beperken, is het voor een tolkendienst moeilijk om te beslissen welke vergadering dringender of belangrijker is. Andere internationale instellingen hebben systemen ingevoerd die meer gericht zijn op middelenbeheer:






  — | de Raad van Europa heeft een systeem van interne facturering ingevoerd; |
| --- | --- | --- |

24.

Hoewel de bestaande procedures, waarbij het DG Tolken is dat beslist over concurrerende aanvragen van verschillende DG's, de vraag beperken, is het voor een tolkendienst moeilijk om te beslissen welke vergadering dringender of belangrijker is. Andere internationale instellingen hebben systemen ingevoerd die meer gericht zijn op middelenbeheer:

—

de Raad van Europa heeft een systeem van interne facturering ingevoerd;

| — | de UNESCO past een quotasysteem toe, waarbij tolkdagen boven het quotum aan de aanvrager van vertolking worden aangerekend. |
| --- | --- |

—

de UNESCO past een quotasysteem toe, waarbij tolkdagen boven het quotum aan de aanvrager van vertolking worden aangerekend.

Als instelling van de Europese Unie heeft de Raad het in paragraaf 27 genoemde systeem ingevoerd, dat de prijsbewustheid van de nationale delegaties verhoogt. In het kader van zijn nieuwe systeem voor activiteitengeoriënteerd management zou DG Tolken soortgelijke regelingen kunnen bekijken.

Raad

Gevolgde procedures vóór de uitbreiding van de Europese Unie in 2004

| 25. | De nomenclatuur die vóór de uitbreiding werd gebruikt om te bepalen welke talencombinatie bij elke vergadering werd geboden, berustte op traditie en werd niet regelmatig bijgewerkt. Er was geen procedure om na te gaan of de deelnemers aan vergaderingen werkelijk behoefte hadden aan vertolking in hun moedertaal en of zij zich werkelijk in hun eigen taal uitdrukten. |
| --- | --- |

25.

De nomenclatuur die vóór de uitbreiding werd gebruikt om te bepalen welke talencombinatie bij elke vergadering werd geboden, berustte op traditie en werd niet regelmatig bijgewerkt. Er was geen procedure om na te gaan of de deelnemers aan vergaderingen werkelijk behoefte hadden aan vertolking in hun moedertaal en of zij zich werkelijk in hun eigen taal uitdrukten.

| 26. | Dat er te veel talen werden aangeboden, bleek in 2001 uit een onderzoek onder 799 afgevaardigden van de Raad en de Commissie (9). Hoewel 73 % van de afgevaardigden verklaarde de mogelijkheid te hebben gehad om zich uit te drukken in de moedertaal, zei slechts 59 % die taal werkelijk te hebben gesproken. Dit zal vaak het geval zijn geweest bij afgevaardigden die een minder verbreide taal als moedertaal hebben en een bekendere vreemde taal vloeiend spreken. Het is onwaarschijnlijk dat afgevaardigden die een vreemde taal spreken, vertolking uit die taal in hun moedertaal behoeven. Redelijkerwijs mag dan ook worden aangenomen dat de talen waarvoor vertolking nodig is, die talen zijn welke tijdens de vergadering werkelijk worden gesproken. |
| --- | --- |

26.

Dat er te veel talen werden aangeboden, bleek in 2001 uit een onderzoek onder 799 afgevaardigden van de Raad en de Commissie (9). Hoewel 73 % van de afgevaardigden verklaarde de mogelijkheid te hebben gehad om zich uit te drukken in de moedertaal, zei slechts 59 % die taal werkelijk te hebben gesproken. Dit zal vaak het geval zijn geweest bij afgevaardigden die een minder verbreide taal als moedertaal hebben en een bekendere vreemde taal vloeiend spreken. Het is onwaarschijnlijk dat afgevaardigden die een vreemde taal spreken, vertolking uit die taal in hun moedertaal behoeven. Redelijkerwijs mag dan ook worden aangenomen dat de talen waarvoor vertolking nodig is, die talen zijn welke tijdens de vergadering werkelijk worden gesproken.

Procedures voor de periode na de uitbreiding

| 27. | Besluit nr. 56/04 van de secretaris-generaal van de Raad (10) betreffende de tolkenregeling voor de periode na de uitbreiding heeft aanzienlijke verandering gebracht in de benutting van tolkdiensten. Het nieuwe systeem stemt de talencombinatie af op de werkelijke behoeften van de delegaties, maakt hen prijsbewuster en spoort de lidstaten aan, onnodige aanvragen voor vertolking te vermijden en daardoor de betrokken kosten te beperken. |
| --- | --- |

27.

Besluit nr. 56/04 van de secretaris-generaal van de Raad (10) betreffende de tolkenregeling voor de periode na de uitbreiding heeft aanzienlijke verandering gebracht in de benutting van tolkdiensten. Het nieuwe systeem stemt de talencombinatie af op de werkelijke behoeften van de delegaties, maakt hen prijsbewuster en spoort de lidstaten aan, onnodige aanvragen voor vertolking te vermijden en daardoor de betrokken kosten te beperken.

| 28. | Sinds 1 juli 2004 wordt geen vertolking meer geboden op de vergaderingen van 25 voorbereidende instanties (comités, groepen en werkgroepen). Hierdoor daalde het gemiddelde aantal vergaderingen met vertolking bij de Raad van 13 naar 11 per dag. Een complete 20/20-taalconfiguratie wordt gefinancierd uit de begroting van de Raad voor vergaderingen van de Raad, de Europese Raad en maximaal 20 voorbereidende instanties. |
| --- | --- |

28.

Sinds 1 juli 2004 wordt geen vertolking meer geboden op de vergaderingen van 25 voorbereidende instanties (comités, groepen en werkgroepen). Hierdoor daalde het gemiddelde aantal vergaderingen met vertolking bij de Raad van 13 naar 11 per dag. Een complete 20/20-taalconfiguratie wordt gefinancierd uit de begroting van de Raad voor vergaderingen van de Raad, de Europese Raad en maximaal 20 voorbereidende instanties.

| 29. | Voor andere voorbereidende instanties is er alleen actieve of passieve vertolking indien de nationale delegaties daarom vragen. De delegaties kunnen dit bekostigen uit een financiële toelage van 2 miljoen euro per taal. 66 % van het onbestede bedrag wordt overgeschreven naar de begrotingskredieten die worden toegewezen aan de betrokken lidstaat voor de reiskosten van de afgevaardigden. Nationale delegaties kunnen hun aanvraag om de zes maanden wijzigen, mits ze dit twee maanden vooraf melden. Dit bracht met zich mee dat een aantal voorbereidende instanties in 2004 een of meer talen aan hun talencombinatie hebben toegevoegd of ze daaruit hebben geschrapt. |
| --- | --- |

29.

Voor andere voorbereidende instanties is er alleen actieve of passieve vertolking indien de nationale delegaties daarom vragen. De delegaties kunnen dit bekostigen uit een financiële toelage van 2 miljoen euro per taal. 66 % van het onbestede bedrag wordt overgeschreven naar de begrotingskredieten die worden toegewezen aan de betrokken lidstaat voor de reiskosten van de afgevaardigden. Nationale delegaties kunnen hun aanvraag om de zes maanden wijzigen, mits ze dit twee maanden vooraf melden. Dit bracht met zich mee dat een aantal voorbereidende instanties in 2004 een of meer talen aan hun talencombinatie hebben toegevoegd of ze daaruit hebben geschrapt.

De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden

| 30. | Aan verzoeken om vertolking in de officiële talen van vóór de uitbreiding kan meestal worden voldaan. Voor de nieuwe talen ligt de situatie anders, omdat er te weinig tolken zijn die voldoen aan de specifieke taalkundige behoeften (11) van de Europese Unie. |
| --- | --- |

30.

Aan verzoeken om vertolking in de officiële talen van vóór de uitbreiding kan meestal worden voldaan. Voor de nieuwe talen ligt de situatie anders, omdat er te weinig tolken zijn die voldoen aan de specifieke taalkundige behoeften (11) van de Europese Unie.

| 31. | De vergelijkende onderzoeken van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) voor de werving van tolken voor de nieuwe officiële talen werden pas afgerond na de toetredingsdatum. Geen enkele kandidaat slaagde voor het Maltees en voor de andere officiële talen was het aantal geslaagde kandidaten ontoereikend om de behoeften van de Europese tolkendiensten te dekken. |
| --- | --- |

31.

De vergelijkende onderzoeken van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) voor de werving van tolken voor de nieuwe officiële talen werden pas afgerond na de toetredingsdatum. Geen enkele kandidaat slaagde voor het Maltees en voor de andere officiële talen was het aantal geslaagde kandidaten ontoereikend om de behoeften van de Europese tolkendiensten te dekken.

| 32. | In 2004 ontstonden er problemen bij de Raad, omdat voor sommige nieuwe officiële talen nog meer vertolking werd gevraagd dan voor de andere officiële talen. DG Tolken kon niet voldoen aan 37 % van de aanvragen betreffende vergaderingen die zouden plaatsvinden tussen mei en december 2004. |
| --- | --- |

32.

In 2004 ontstonden er problemen bij de Raad, omdat voor sommige nieuwe officiële talen nog meer vertolking werd gevraagd dan voor de andere officiële talen. DG Tolken kon niet voldoen aan 37 % van de aanvragen betreffende vergaderingen die zouden plaatsvinden tussen mei en december 2004.

De kosten van vertolking

Kostprijsberekening

Kostprijsberekening door de gecontroleerde instellingen

| 33. | Om de uitgaven te kunnen beheren overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer — zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid — moeten alle kosten voor de geboden diensten bekend zijn, zodat een rationele toewijzing van de middelen mogelijk wordt. |
| --- | --- |

33.

Om de uitgaven te kunnen beheren overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer — zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid — moeten alle kosten voor de geboden diensten bekend zijn, zodat een rationele toewijzing van de middelen mogelijk wordt.

| 34. | Het Parlement heeft geen schattingen gemaakt van de gemiddelde totale kostprijs per dag voor ACI's en tolken in vaste dienst. Het berekent alleen de directe kosten (vooral bezoldiging en vergoeding van reiskosten) van de door de ACI's geboden tolkdiensten en werkt zijn berekeningen niet regelmatig bij. |
| --- | --- |

34.

Het Parlement heeft geen schattingen gemaakt van de gemiddelde totale kostprijs per dag voor ACI's en tolken in vaste dienst. Het berekent alleen de directe kosten (vooral bezoldiging en vergoeding van reiskosten) van de door de ACI's geboden tolkdiensten en werkt zijn berekeningen niet regelmatig bij.

| 35. | Elk jaar berekent DG Tolken eenmaal de gemiddelde kostprijs per „ter beschikking gestelde tolk” (hierna BGT) (12) per hele of halve dag. Die berekening dient als basis voor het bepalen van de kosten voor tolkdiensten die worden berekend aan de instellingen en organen waaraan DG Tolken tolkdiensten levert („interinstitutioneel factureren”). Aangezien ingetrokken aanvragen meetellen bij de BGT-berekening, wordt hierbij wel de kostprijs van ter beschikking gestelde tolkdiensten bepaald, maar niet die van de feitelijk gebruikte tolkdiensten. Bovendien neemt DG Tolken bij de BGT-berekening niet alle overheadkosten of pensioenbijdragen voor vast personeel in aanmerking. Aangezien alle pensioenen voor personeelsleden worden betaald uit de begroting van de Commissie, wordt met deze methode — die wel geschikt lijkt voor interinstitutioneel factureren — de totale kostprijs per BGT te laag geschat. Hetzelfde geldt voor de communautaire belasting over het loon van de vaste en freelance tolken, die zou moeten worden afgetrokken van de kostprijs, aangezien het gaat om ontvangsten voor de EU-begroting. |
| --- | --- |

35.

Elk jaar berekent DG Tolken eenmaal de gemiddelde kostprijs per „ter beschikking gestelde tolk” (hierna BGT) (12) per hele of halve dag. Die berekening dient als basis voor het bepalen van de kosten voor tolkdiensten die worden berekend aan de instellingen en organen waaraan DG Tolken tolkdiensten levert („interinstitutioneel factureren”). Aangezien ingetrokken aanvragen meetellen bij de BGT-berekening, wordt hierbij wel de kostprijs van ter beschikking gestelde tolkdiensten bepaald, maar niet die van de feitelijk gebruikte tolkdiensten. Bovendien neemt DG Tolken bij de BGT-berekening niet alle overheadkosten of pensioenbijdragen voor vast personeel in aanmerking. Aangezien alle pensioenen voor personeelsleden worden betaald uit de begroting van de Commissie, wordt met deze methode — die wel geschikt lijkt voor interinstitutioneel factureren — de totale kostprijs per BGT te laag geschat. Hetzelfde geldt voor de communautaire belasting over het loon van de vaste en freelance tolken, die zou moeten worden afgetrokken van de kostprijs, aangezien het gaat om ontvangsten voor de EU-begroting.

Kostprijsberekening door de Rekenkamer

| 36. | De Rekenkamer ontwikkelde een methode (zie bijlage II) voor de berekening van de totale kosten van vertolking en de totale kostprijs per tolkdag van de ACI's en de tolken in vaste dienst. Dezelfde methode werd gebruikt om de kosten voor het Parlement en DG Tolken te berekenen. |
| --- | --- |

36.

De Rekenkamer ontwikkelde een methode (zie bijlage II) voor de berekening van de totale kosten van vertolking en de totale kostprijs per tolkdag van de ACI's en de tolken in vaste dienst. Dezelfde methode werd gebruikt om de kosten voor het Parlement en DG Tolken te berekenen.

| 37. | De berekeningen van de controleurs voor 2003 geven de volgende resultaten te zien:
  Tabel 2
  Kostprijs per tolkdag van een tolk in vaste dienst









  (euro) |
| --- | --- |
| | Parlement | DG Tolken
  (Commissie + Raad) |
| vóór belasting en pensioen | na belasting en pensioen | vóór belasting en pensioen | na belasting en pensioen |
| Directe kosten (13) | 1 205 | 1 232 | 942 | 970 |
| Indirecte kosten (14) | 220 | 227 | 227 | 232 |
| Totale kosten | 1 425 | 1 459 | 1 169 | 1 202 |

37.

De berekeningen van de controleurs voor 2003 geven de volgende resultaten te zien:

Tabel 2

Kostprijs per tolkdag van een tolk in vaste dienst

(euro)

Parlement

DG Tolken

(Commissie + Raad)

vóór belasting en pensioen

na belasting en pensioen

vóór belasting en pensioen

na belasting en pensioen

Directe kosten (13)

1 205

1 232

942

970

Indirecte kosten (14)

220

227

227

232

Totale kosten

1 425

1 459

1 169

1 202

Tabel 3

Kostprijs per tolkdag van een ACI

| (euro) |
| --- |
| | Parlement | DG Tolken
  (Commissie + Raad) |
| vóór belasting | na belasting | vóór belasting | na belasting |
| Directe kosten | 1 390 | 1 250 | 839 | 744 |
| Indirecte kosten | 245 | 245 | 168 | 171 |
| Totale kosten | 1 635 | 1 495 | 1 007 | 915 |

(euro)

Parlement

DG Tolken

(Commissie + Raad)

vóór belasting

na belasting

vóór belasting

na belasting

Directe kosten

1 390

1 250

839

744

Indirecte kosten

245

245

168

171

Totale kosten

1 635

1 495

1 007

915

Tabel 4

Gewogen gemiddelde en totale kosten voor vertolking door tolken in vaste dienst en ACI's

| (euro) |
| --- |
| Kostprijs per tolkdag per tolk | Parlement | DG Tolken
  (Commissie + Raad) |
| vóór belasting en pensioen | na belasting en pensioen | vóór belasting en pensioen | na belasting en pensioen |
| Directe kosten | 1 292 | 1 240 | 886 | 847 |
| Indirecte kosten | 232 | 236 | 195 | 199 |
| Totale kosten per tolkdag (15) | 1 523 | 1 476 | 1 081 | 1 046 |
| Totaal aantal tolkdagen (geharmoniseerde methode) | 38 803 | 38 803 | 101 331 | 101 331 |
| Totale kosten voor vertolking | 59,1 mio | 57,2 mio | 109,5 mio | 106,0 mio |
| Totaal aantal BGT, berekend door DG Tolken | n.v.t. | n.v.t. | 147 751 | 147 751 |
| Totale kosten per BGT | n.v.t. | n.v.t. | 742 | 718 |

(euro)

Kostprijs per tolkdag per tolk

Parlement

DG Tolken

(Commissie + Raad)

vóór belasting en pensioen

na belasting en pensioen

vóór belasting en pensioen

na belasting en pensioen

Directe kosten

1 292

1 240

886

847

Indirecte kosten

232

236

195

199

Totale kosten per tolkdag (15)

1 523

1 476

1 081

1 046

Totaal aantal tolkdagen (geharmoniseerde methode)

38 803

38 803

101 331

101 331

Totale kosten voor vertolking

59,1 mio

57,2 mio

109,5 mio

106,0 mio

Totaal aantal BGT, berekend door DG Tolken

n.v.t.

n.v.t.

147 751

147 751

Totale kosten per BGT

n.v.t.

n.v.t.

742

718

| 38. | Bij een gemiddelde kostprijs per tolkdag — na belasting en pensioenbijdragen — van 1 476 euro bij het Parlement en 1 046 euro bij DG Tolken kostte een hele dag vergaderen met complete vertolking hun vóór de uitbreiding respectievelijk ongeveer 40 000 en 34 500 euro (11/11-dekking met drie tolken per cabine ofwel in totaal 33 tolken) en na de uitbreiding respectievelijk ongeveer 88 500 en 63 000 euro (20/20-dekking met drie tolken per cabine ofwel in totaal 60 tolken). Met vier tolken per cabine, hetgeen niet ongewoon is op vergaderingen van het Parlement, kunnen de tolkenkosten per vergaderdag oplopen tot 118 000 euro (84 000 euro als DG Tolken voor de vertolking zorgt). Een vergadering met een beperkte 3/3-dekking (Engels, Frans en Duits als passieve en actieve talen, met in totaal zes tolken) kost het Parlement slechts 8 900 euro en DG Tolken 6 300 euro. Hieruit blijkt hoe belangrijk het is de aanvragen om vertolking te baseren op reële behoeften. |
| --- | --- |

38.

Bij een gemiddelde kostprijs per tolkdag — na belasting en pensioenbijdragen — van 1 476 euro bij het Parlement en 1 046 euro bij DG Tolken kostte een hele dag vergaderen met complete vertolking hun vóór de uitbreiding respectievelijk ongeveer 40 000 en 34 500 euro (11/11-dekking met drie tolken per cabine ofwel in totaal 33 tolken) en na de uitbreiding respectievelijk ongeveer 88 500 en 63 000 euro (20/20-dekking met drie tolken per cabine ofwel in totaal 60 tolken). Met vier tolken per cabine, hetgeen niet ongewoon is op vergaderingen van het Parlement, kunnen de tolkenkosten per vergaderdag oplopen tot 118 000 euro (84 000 euro als DG Tolken voor de vertolking zorgt). Een vergadering met een beperkte 3/3-dekking (Engels, Frans en Duits als passieve en actieve talen, met in totaal zes tolken) kost het Parlement slechts 8 900 euro en DG Tolken 6 300 euro. Hieruit blijkt hoe belangrijk het is de aanvragen om vertolking te baseren op reële behoeften.

Analyse van de kosten van vertolking

Parlement

| 39. | Hoewel het bezoldigingssysteem voor vaste en freelance tolken bij beide instellingen gelijk is, zijn de kosten per tolkdag bij het Parlement veel hoger dan bij DG Tolken. De Rekenkamer stelde vast dat dit verschil vooral verband houdt met een aantal beperkingen waarop het management weinig vat heeft.






  a) | In tegenstelling tot Brussel heeft Straatsburg weinig plaatselijke (16) freelance tolken. Daarom hebben de freelancers hogere reis- en verblijfskosten: in 2003 waren deze goed voor 22 % van alle betalingen aan ACI's. Twee op drie ACI's die in 2003 door het Europees Parlement werden ingehuurd, kwamen van elders, tegenover minder dan 40 % van de door DG Tolken ingeschakelde tolken. |
| --- | --- | --- |

39.

Hoewel het bezoldigingssysteem voor vaste en freelance tolken bij beide instellingen gelijk is, zijn de kosten per tolkdag bij het Parlement veel hoger dan bij DG Tolken. De Rekenkamer stelde vast dat dit verschil vooral verband houdt met een aantal beperkingen waarop het management weinig vat heeft.

a)

In tegenstelling tot Brussel heeft Straatsburg weinig plaatselijke (16) freelance tolken. Daarom hebben de freelancers hogere reis- en verblijfskosten: in 2003 waren deze goed voor 22 % van alle betalingen aan ACI's. Twee op drie ACI's die in 2003 door het Europees Parlement werden ingehuurd, kwamen van elders, tegenover minder dan 40 % van de door DG Tolken ingeschakelde tolken.

| b) | Omdat alle tolken in vaste dienst in Brussel wonen en er jaarlijks twaalf plenaire zittingen worden gehouden in Straatsburg, heeft het Parlement veel hogere totale reiskosten voor vast personeel dan de Commissie. |
| --- | --- |

b)

Omdat alle tolken in vaste dienst in Brussel wonen en er jaarlijks twaalf plenaire zittingen worden gehouden in Straatsburg, heeft het Parlement veel hogere totale reiskosten voor vast personeel dan de Commissie.

| c) | Kortere werkweken met betrekkelijk weinig parlementaire activiteit op maandag, donderdagmiddag en vooral op vrijdag en een veel grotere vraag naar vertolking tijdens de weken waarin plenaire zittingen in Straatsburg worden gehouden dan tijdens de weken in Brussel, waar alleen comités en politieke fracties vergaderen, brengen met zich mee dat veel vaste tolken tot 32 dagen per jaar niet worden opgeroepen. |
| --- | --- |

c)

Kortere werkweken met betrekkelijk weinig parlementaire activiteit op maandag, donderdagmiddag en vooral op vrijdag en een veel grotere vraag naar vertolking tijdens de weken waarin plenaire zittingen in Straatsburg worden gehouden dan tijdens de weken in Brussel, waar alleen comités en politieke fracties vergaderen, brengen met zich mee dat veel vaste tolken tot 32 dagen per jaar niet worden opgeroepen.

| d) | Bij het Parlement zijn er vaak vergaderingen in de late avond of 's nachts. Dat betekent dat de tolken recht hebben op betaalde rust de volgende morgen of dag en dat andere tolken moeten worden ingezet. Bij de Commissie en in mindere mate bij de Raad zijn zulke vergaderingen uitzonderlijk. |
| --- | --- |

d)

Bij het Parlement zijn er vaak vergaderingen in de late avond of 's nachts. Dat betekent dat de tolken recht hebben op betaalde rust de volgende morgen of dag en dat andere tolken moeten worden ingezet. Bij de Commissie en in mindere mate bij de Raad zijn zulke vergaderingen uitzonderlijk.

DG Tolken

| 40. | De door DG Tolken ingehuurde ACI's kosten doorgaans veel minder dan vast personeel (zie ook de paragrafen 59 t/m 62). Doordat het aantal door vast personeel verzorgde tolkdagen tussen 2002 en 2003 met 4 % daalde, werd het verschil in kostprijs tussen beide groepen van tolken in 2003 onvermijdelijk groter. |
| --- | --- |

40.

De door DG Tolken ingehuurde ACI's kosten doorgaans veel minder dan vast personeel (zie ook de paragrafen 59 t/m 62). Doordat het aantal door vast personeel verzorgde tolkdagen tussen 2002 en 2003 met 4 % daalde, werd het verschil in kostprijs tussen beide groepen van tolken in 2003 onvermijdelijk groter.

| 41. | De meeste door DG Tolken ingehuurde ACI's (55 % van de contractdagen van ACI's in 2003 en 59 % in 2004) kwamen uit de (meer of minder nabije) omgeving en kregen weinig of geen reis- en verblijfkostenvergoedingen. Omdat plaatselijke freelancers alleen worden betaald voor dagen waarvoor ze een contract hadden, kosten ze minder dan vaste tolken. ACI's van elders zijn duurder, zoals bleek uit een voor de Commissie verrichte studie (17). |
| --- | --- |

41.

De meeste door DG Tolken ingehuurde ACI's (55 % van de contractdagen van ACI's in 2003 en 59 % in 2004) kwamen uit de (meer of minder nabije) omgeving en kregen weinig of geen reis- en verblijfkostenvergoedingen. Omdat plaatselijke freelancers alleen worden betaald voor dagen waarvoor ze een contract hadden, kosten ze minder dan vaste tolken. ACI's van elders zijn duurder, zoals bleek uit een voor de Commissie verrichte studie (17).

Andere factoren die de kosten van vertolking beïnvloeden

Parlement

Te late verzoeken en afgelasting

| 42. | Het verzorgen van tolkdiensten op korte termijn is bijzonder duur, want ACI's moeten hun reiskosten ook vergoed krijgen voor een korte opdracht (bijvoorbeeld één vergadering), terwijl het met tijdig ingediende aanvragen mogelijk is de inschakeling van freelance tolken over een langere periode te organiseren (bijvoorbeeld een volledige week waarin meerdere vergaderingen plaatsvinden). |
| --- | --- |

42.

Het verzorgen van tolkdiensten op korte termijn is bijzonder duur, want ACI's moeten hun reiskosten ook vergoed krijgen voor een korte opdracht (bijvoorbeeld één vergadering), terwijl het met tijdig ingediende aanvragen mogelijk is de inschakeling van freelance tolken over een langere periode te organiseren (bijvoorbeeld een volledige week waarin meerdere vergaderingen plaatsvinden).

| 43. | Uit de controle bleek dat in 2003 de in de gedragscode vastgestelde termijnen in een groot aantal gevallen niet in acht werden genomen: er kwamen 853 aanvragen (gemiddeld 17 per week) en 650 annuleringen (gemiddeld 13 per week) binnen na afloop van de termijn. |
| --- | --- |

43.

Uit de controle bleek dat in 2003 de in de gedragscode vastgestelde termijnen in een groot aantal gevallen niet in acht werden genomen: er kwamen 853 aanvragen (gemiddeld 17 per week) en 650 annuleringen (gemiddeld 13 per week) binnen na afloop van de termijn.

| 44. | Laattijdige afgelasting van vergaderingen, die soms weliswaar onvermijdelijk is, brengt verspilling van financiële middelen met zich wanneer de tolken niet voor andere vergaderingen kunnen worden ingezet. Zijn deze tolken ACI's, dan is hun bezoldiging zuiver verlies voor de instelling; zijn het ambtenaren, dan hadden ze kunnen worden ingezet bij andere vergaderingen waarvoor ACI's waren opgeroepen in de veronderstelling dat er geen vast personeel beschikbaar was. Met het computersysteem GERI („Gestion des Réunions et des Interprètes”), dat het Parlement in 2003 gebruikte, kan worden nagegaan hoeveel halve tolkdagen werden gevraagd en geboden maar niet benut omdat vergaderingen werden afgelast (18). In 2003 ging het in totaal om 6 298 halve dagen (2 864 van vast personeel en 3 434 van ACI's). Dat komt overeen met ongeveer 8 % van de verzorgde tolkdagen en 7,5 % van de aangevraagde tolkdagen. Zodoende werd ongeveer 4 miljoen euro uitgegeven voor aangeboden maar onbenutte diensten. Met een betere planning hadden de aan de afgelaste vergaderingen toegewezen vaste tolken dienst kunnen doen in de plaats van ACI's die werden ingezet voor andere vergaderingen (zie hiervoor ook paragraaf 47). |
| --- | --- |

44.

Laattijdige afgelasting van vergaderingen, die soms weliswaar onvermijdelijk is, brengt verspilling van financiële middelen met zich wanneer de tolken niet voor andere vergaderingen kunnen worden ingezet. Zijn deze tolken ACI's, dan is hun bezoldiging zuiver verlies voor de instelling; zijn het ambtenaren, dan hadden ze kunnen worden ingezet bij andere vergaderingen waarvoor ACI's waren opgeroepen in de veronderstelling dat er geen vast personeel beschikbaar was. Met het computersysteem GERI („Gestion des Réunions et des Interprètes”), dat het Parlement in 2003 gebruikte, kan worden nagegaan hoeveel halve tolkdagen werden gevraagd en geboden maar niet benut omdat vergaderingen werden afgelast (18). In 2003 ging het in totaal om 6 298 halve dagen (2 864 van vast personeel en 3 434 van ACI's). Dat komt overeen met ongeveer 8 % van de verzorgde tolkdagen en 7,5 % van de aangevraagde tolkdagen. Zodoende werd ongeveer 4 miljoen euro uitgegeven voor aangeboden maar onbenutte diensten. Met een betere planning hadden de aan de afgelaste vergaderingen toegewezen vaste tolken dienst kunnen doen in de plaats van ACI's die werden ingezet voor andere vergaderingen (zie hiervoor ook paragraaf 47).

Commissie

Afgelasting of korte duur van vergaderingen

| 45. | Laat afgelaste en kortdurende vergaderingen zijn samen met de noodzaak voor DG Tolken om per taal enkele tolken in reserve te houden teneinde last-minute vergaderingen of onvoorziene afwezigheid van tolken te kunnen opvangen, de voornaamste oorzaken van het grote aantal „impliciete of expliciete wachtdiensten” (19), waarbij tolken aanwezig maar niet actief zijn omdat hun diensten niet nodig zijn. In 2003 brachten vaste tolken gemiddeld 33 dagen door in „impliciete wachtdienst”. Een groot aantal van die gevallen (ongeveer 130 tolken per dag ofwel meer dan een kwart van het aantal tolken in vaste dienst in 2003) deed zich voor in augustus, wanneer er zeer weinig vergaderingen plaatsvinden. Dit bracht met zich mee dat in totaal 15 000 tolkdagen ofwel ongeveer 15 % van de werkdagen van de tolken in vaste dienst niet werden benut. ACI's brachten in totaal meer dan 6 000 dagen in „impliciete wachtdienst” door. Bij een gemiddelde kostprijs van 865 euro per beschikbare tolkdag (20) kunnen de totale kosten van de „impliciete wachtdiensten” in 2003 op ongeveer 18 miljoen euro worden geschat. Een groot deel van die wachtdiensten is bij de bestaande arbeidsregeling misschien onvermijdelijk, maar toch moet alles in het werk worden gesteld om deze kosten te verminderen. |
| --- | --- |

45.

Laat afgelaste en kortdurende vergaderingen zijn samen met de noodzaak voor DG Tolken om per taal enkele tolken in reserve te houden teneinde last-minute vergaderingen of onvoorziene afwezigheid van tolken te kunnen opvangen, de voornaamste oorzaken van het grote aantal „impliciete of expliciete wachtdiensten” (19), waarbij tolken aanwezig maar niet actief zijn omdat hun diensten niet nodig zijn. In 2003 brachten vaste tolken gemiddeld 33 dagen door in „impliciete wachtdienst”. Een groot aantal van die gevallen (ongeveer 130 tolken per dag ofwel meer dan een kwart van het aantal tolken in vaste dienst in 2003) deed zich voor in augustus, wanneer er zeer weinig vergaderingen plaatsvinden. Dit bracht met zich mee dat in totaal 15 000 tolkdagen ofwel ongeveer 15 % van de werkdagen van de tolken in vaste dienst niet werden benut. ACI's brachten in totaal meer dan 6 000 dagen in „impliciete wachtdienst” door. Bij een gemiddelde kostprijs van 865 euro per beschikbare tolkdag (20) kunnen de totale kosten van de „impliciete wachtdiensten” in 2003 op ongeveer 18 miljoen euro worden geschat. Een groot deel van die wachtdiensten is bij de bestaande arbeidsregeling misschien onvermijdelijk, maar toch moet alles in het werk worden gesteld om deze kosten te verminderen.

| 46. | In 2003 werd 15 % van de door de diensten van de Commissie aangevraagde tolkdagen geannuleerd; er zijn echter geen gegevens over het aantal gevallen waarin geen middelen verloren gingen doordat de voor de afgelaste vergaderingen bestemde tolken konden worden ingezet bij andere vergaderingen. |
| --- | --- |

46.

In 2003 werd 15 % van de door de diensten van de Commissie aangevraagde tolkdagen geannuleerd; er zijn echter geen gegevens over het aantal gevallen waarin geen middelen verloren gingen doordat de voor de afgelaste vergaderingen bestemde tolken konden worden ingezet bij andere vergaderingen.

| 47. | In 2003 waren er negen werkdagen waarop ten minste 100 vaste tolken (ofwel ruim 20 % van het totale aantal) werden toegewezen aan afgelaste vergaderingen en dus werkeloos bleven in impliciete wachtdienst terwijl er tegelijkertijd meer dan 100 ACI's waren gecontracteerd. |
| --- | --- |

47.

In 2003 waren er negen werkdagen waarop ten minste 100 vaste tolken (ofwel ruim 20 % van het totale aantal) werden toegewezen aan afgelaste vergaderingen en dus werkeloos bleven in impliciete wachtdienst terwijl er tegelijkertijd meer dan 100 ACI's waren gecontracteerd.

| 48. | Vergaderingen die maar heel kort duren, leiden tot een soort impliciete wachtdienst, omdat vertolking alleen nodig is tijdens een klein deel van de geboekte hele of halve tolkdag. Een van de oorzaken van zeer korte vergaderingen is dat sommige werkgroepen op gezette tijden vergaderen, ook wanneer er zeer weinig, niet-urgente agendapunten zijn. |
| --- | --- |

48.

Vergaderingen die maar heel kort duren, leiden tot een soort impliciete wachtdienst, omdat vertolking alleen nodig is tijdens een klein deel van de geboekte hele of halve tolkdag. Een van de oorzaken van zeer korte vergaderingen is dat sommige werkgroepen op gezette tijden vergaderen, ook wanneer er zeer weinig, niet-urgente agendapunten zijn.

Raad

Afgelasting van vergaderingen

| 49. | Volgens een eigen schatting van de Raad ging in 2003 ruim 5 % van de uitgaven van de Raad voor vertolking (2,4 van de 45,7 miljoen euro) naar betalingen voor afgelaste vergaderingen waarbij de Raad de tolken niet voor andere vergaderingen op dezelfde dag kon inzetten. Dit komt neer op een nettoverspilling van bijna 4 000 tolkdagen per jaar. |
| --- | --- |

49.

Volgens een eigen schatting van de Raad ging in 2003 ruim 5 % van de uitgaven van de Raad voor vertolking (2,4 van de 45,7 miljoen euro) naar betalingen voor afgelaste vergaderingen waarbij de Raad de tolken niet voor andere vergaderingen op dezelfde dag kon inzetten. Dit komt neer op een nettoverspilling van bijna 4 000 tolkdagen per jaar.

Vergaderingen gefactureerd tegen hogere tarieven

| 50. | Aanvragen voor nieuwe vergaderingen of voor het toevoegen van een of meer talen die te laat — minder dan zes werkdagen vóór de vergadering — waren ingediend, werden in 2003 aangerekend tegen 835 euro ofwel een derde meer dan het normale tarief van 632 euro. In 2003 waren die laattijdige aanvragen goed voor ongeveer 3 % van het totale aan de Raad gefactureerde bedrag. |
| --- | --- |

50.

Aanvragen voor nieuwe vergaderingen of voor het toevoegen van een of meer talen die te laat — minder dan zes werkdagen vóór de vergadering — waren ingediend, werden in 2003 aangerekend tegen 835 euro ofwel een derde meer dan het normale tarief van 632 euro. In 2003 waren die laattijdige aanvragen goed voor ongeveer 3 % van het totale aan de Raad gefactureerde bedrag.

| 51. | Het is van belang dat de organisatoren bewust worden gemaakt van de hoge kostprijs van afgelastingen en te late aanvragen. Het kan als voorbeeld van goede praktijken worden beschouwd dat het hoofd van de centrale coördinatiedienst van de lidstaat die het roulerend voorzitterschap van de Raad bekleedt, aan het eind van elke maand een overzicht krijgt toegestuurd van de kosten voor afgelaste vergaderingen, mits met dat document rekening wordt gehouden bij het beleid. |
| --- | --- |

51.

Het is van belang dat de organisatoren bewust worden gemaakt van de hoge kostprijs van afgelastingen en te late aanvragen. Het kan als voorbeeld van goede praktijken worden beschouwd dat het hoofd van de centrale coördinatiedienst van de lidstaat die het roulerend voorzitterschap van de Raad bekleedt, aan het eind van elke maand een overzicht krijgt toegestuurd van de kosten voor afgelaste vergaderingen, mits met dat document rekening wordt gehouden bij het beleid.

Het systeem voor interinstitutionele facturering van DG Tolken

| 52. | Om DG Tolken in staat te stellen de kosten voor de aan andere instellingen geboden tolkdiensten — kosten die worden aangewezen op de huishoudelijke begroting van die instellingen — te verhalen, is er op basis van dienstenovereenkomsten tussen DG Tolken en de betrokken instellingen een systeem voor interinstitutionele facturering ingevoerd. |
| --- | --- |

52.

Om DG Tolken in staat te stellen de kosten voor de aan andere instellingen geboden tolkdiensten — kosten die worden aangewezen op de huishoudelijke begroting van die instellingen — te verhalen, is er op basis van dienstenovereenkomsten tussen DG Tolken en de betrokken instellingen een systeem voor interinstitutionele facturering ingevoerd.

| 53. | In 2003 factureerde DG Tolken aan de Raad tegen een basistarief van 632 euro per dag of 369 euro per halve dag als tolken voor vergaderingen in Brussel ten minste zes weken vooraf werden geboekt. Voor dienstreizen en te late boekingen werd een hoger tarief toegepast. |
| --- | --- |

53.

In 2003 factureerde DG Tolken aan de Raad tegen een basistarief van 632 euro per dag of 369 euro per halve dag als tolken voor vergaderingen in Brussel ten minste zes weken vooraf werden geboekt. Voor dienstreizen en te late boekingen werd een hoger tarief toegepast.

| 54. | Met betrekking tot de bestaande facturering werd het volgende vastgesteld:






  a) | De prijsstructuur is niet gebaseerd op de reële kosten voor elk soort aanvraag (tijdige, te late of ingetrokken aanvragen, aanvragen voor talen met hogere reiskosten voor de ACI's, enz.). |
| --- | --- | --- |

54.

Met betrekking tot de bestaande facturering werd het volgende vastgesteld:

a)

De prijsstructuur is niet gebaseerd op de reële kosten voor elk soort aanvraag (tijdige, te late of ingetrokken aanvragen, aanvragen voor talen met hogere reiskosten voor de ACI's, enz.).

| b) | Voor de ontvangsten van DG Tolken worden standaardtarieven op basis van een geschat activiteitenniveau toegepast. De meeste door DG Tolken gedragen kosten zijn vaste kosten, alleen die voor de ACI's zijn geheel variabel. Indien de omvang of samenstelling van de reële vraag naar tolkdiensten afwijkt van de verwachtingen, ontstaat bij DG Tolken dus een tekort of overschot. |
| --- | --- |

b)

Voor de ontvangsten van DG Tolken worden standaardtarieven op basis van een geschat activiteitenniveau toegepast. De meeste door DG Tolken gedragen kosten zijn vaste kosten, alleen die voor de ACI's zijn geheel variabel. Indien de omvang of samenstelling van de reële vraag naar tolkdiensten afwijkt van de verwachtingen, ontstaat bij DG Tolken dus een tekort of overschot.

| c) | De prijs dekt niet alle kosten voor tolkdiensten: zoals werd vermeld in paragraaf 35, zijn niet alle overheadkosten meegerekend. |
| --- | --- |

c)

De prijs dekt niet alle kosten voor tolkdiensten: zoals werd vermeld in paragraaf 35, zijn niet alle overheadkosten meegerekend.

| d) | De in de dienstenovereenkomsten vastgelegde beperking van het aantal tolken en vergaderingen per dag voorkomt wel pieken, maar geen dalen in de vraag (begin januari, augustus, enz.). |
| --- | --- |

d)

De in de dienstenovereenkomsten vastgelegde beperking van het aantal tolken en vergaderingen per dag voorkomt wel pieken, maar geen dalen in de vraag (begin januari, augustus, enz.).

| e) | Doordat de computersystemen van de Raad en DG Tolken niet onderling zijn gekoppeld, is het factureren arbeidsintensief en foutgevoelig werk. Op de facturen van DG Tolken aan de Raad voor 2002-2003 werden correcties naar beneden toegepast die overeenkwamen met bijna 6 % van het oorspronkelijke factuurbedrag. |
| --- | --- |

e)

Doordat de computersystemen van de Raad en DG Tolken niet onderling zijn gekoppeld, is het factureren arbeidsintensief en foutgevoelig werk. Op de facturen van DG Tolken aan de Raad voor 2002-2003 werden correcties naar beneden toegepast die overeenkwamen met bijna 6 % van het oorspronkelijke factuurbedrag.

De interinstitutionele samenwerking

| 55. | Dankzij het werk van het Interinstitutioneel Comité inzake vertaling en vertolking (ICTI) en het Chêne-verslag (21) uit 2002 werd flinke vooruitgang geboekt op weg naar meer samenwerking tussen de EU-instellingen op het gebied van vertolking. Met name is het volgende verwezenlijkt:






  — | gezamenlijke vergelijkende onderzoeken voor vaste tolken, georganiseerd door EPSO; |
| --- | --- | --- |

55.

Dankzij het werk van het Interinstitutioneel Comité inzake vertaling en vertolking (ICTI) en het Chêne-verslag (21) uit 2002 werd flinke vooruitgang geboekt op weg naar meer samenwerking tussen de EU-instellingen op het gebied van vertolking. Met name is het volgende verwezenlijkt:

—

gezamenlijke vergelijkende onderzoeken voor vaste tolken, georganiseerd door EPSO;

| — | een gemeenschappelijke selectieprocedure en een gemeenschappelijke lijst van erkende ACI's; |
| --- | --- |

—

een gemeenschappelijke selectieprocedure en een gemeenschappelijke lijst van erkende ACI's;

| — | een gemeenschappelijk systeem en een gemeenschappelijke eenheid voor betalingen aan ACI's (sinds oktober 2004); |
| --- | --- |

—

een gemeenschappelijk systeem en een gemeenschappelijke eenheid voor betalingen aan ACI's (sinds oktober 2004);

| — | uitwisseling van tolken voor de nieuwe talen, waaraan een tekort is. |
| --- | --- |

—

uitwisseling van tolken voor de nieuwe talen, waaraan een tekort is.

| 56. | Op diverse andere gebieden zou nog meer zuinigheid en efficiëntie kunnen worden bereikt, maar een hechtere samenwerking wordt gehinderd door de bestaande structuur met drie onafhankelijke leveranciers van tolkdiensten (DG Tolken, het Parlement en het Hof van Justitie). |
| --- | --- |

56.

Op diverse andere gebieden zou nog meer zuinigheid en efficiëntie kunnen worden bereikt, maar een hechtere samenwerking wordt gehinderd door de bestaande structuur met drie onafhankelijke leveranciers van tolkdiensten (DG Tolken, het Parlement en het Hof van Justitie).

| 57. | De werkverdeling tussen het Parlement en de Commissie (DG Tolken) is niet efficiënt, en wel om de onderstaande redenen.






  a) | Beide instellingen zijn concurrenten bij het werven van ACI's voor vergaderingen in Brussel. |
| --- | --- | --- |

57.

De werkverdeling tussen het Parlement en de Commissie (DG Tolken) is niet efficiënt, en wel om de onderstaande redenen.

a)

Beide instellingen zijn concurrenten bij het werven van ACI's voor vergaderingen in Brussel.

| b) | De instellingen melden elkaar niet systematisch of zij middelen beschikbaar of nodig hebben. DG Tolken schakelt ACI's in op dagen waarop bij het Parlement vaste tolken nog geen opdracht hebben. Wanneer bij de ene instelling vergaderingen worden afgelast of tolken slechts voor een halve dag of minder worden ingezet, is het door de gescheiden organisatiestructuur en de tekortschietende informatie-uitwisseling voor de andere instelling bijna onmogelijk de beschikbare middelen te benutten. Tijdens de verkiezingsperiode voor het Europees Parlement van 10 mei tot 2 juli 2004 waren er tientallen vaste tolken van het Parlement, vooral voor de kleinere talen, die geen opdracht hadden. Maar tegelijkertijd huurde DG Tolken gemiddeld 253 ACI's per dag in, met aanzienlijke kosten die ten laste van de begrotingskredieten kwamen (ruim 900 euro per dag en per tolk). |
| --- | --- |

b)

De instellingen melden elkaar niet systematisch of zij middelen beschikbaar of nodig hebben. DG Tolken schakelt ACI's in op dagen waarop bij het Parlement vaste tolken nog geen opdracht hebben. Wanneer bij de ene instelling vergaderingen worden afgelast of tolken slechts voor een halve dag of minder worden ingezet, is het door de gescheiden organisatiestructuur en de tekortschietende informatie-uitwisseling voor de andere instelling bijna onmogelijk de beschikbare middelen te benutten. Tijdens de verkiezingsperiode voor het Europees Parlement van 10 mei tot 2 juli 2004 waren er tientallen vaste tolken van het Parlement, vooral voor de kleinere talen, die geen opdracht hadden. Maar tegelijkertijd huurde DG Tolken gemiddeld 253 ACI's per dag in, met aanzienlijke kosten die ten laste van de begrotingskredieten kwamen (ruim 900 euro per dag en per tolk).

| c) | Met de huidige organisatie is het moeilijker de reiskosten te drukken door te werken met van elders komende ACI's die reeds door de andere instelling zijn ingehuurd voor aangrenzende dagen. |
| --- | --- |

c)

Met de huidige organisatie is het moeilijker de reiskosten te drukken door te werken met van elders komende ACI's die reeds door de andere instelling zijn ingehuurd voor aangrenzende dagen.

| d) | Door een gemeenschappelijke organisatie kunnen nog meer schaalvoordelen worden bereikt in het beheer van de personele middelen, financiën, operationeel en IT-beheer en in de integratie van IT-systemen. |
| --- | --- |

d)

Door een gemeenschappelijke organisatie kunnen nog meer schaalvoordelen worden bereikt in het beheer van de personele middelen, financiën, operationeel en IT-beheer en in de integratie van IT-systemen.

| 58. | Daarom moet worden onderzocht of de voornoemde problemen kunnen worden opgelost door het oprichten van één enkel interinstitutioneel bureau of agentschap dat alle EU-instellingen tolkdiensten aanbiedt, of door de interinstitutionele samenwerking te verbeteren. Gecentraliseerd aanbieden van tolkdiensten zou verenigbaar zijn met de autonomie van elke instelling; dat blijkt wel uit het feit dat de Raad reeds jaren steunt op de Commissie voor het aanbod van tolkdiensten zonder dat dit noemenswaardige problemen oplevert. De dienstenovereenkomst tussen de Raad en DG Tolken toont aan dat het heel doenbaar is, de aanvragende instelling te verzekeren van een overeengekomen aantal tolken per dag. |
| --- | --- |

58.

Daarom moet worden onderzocht of de voornoemde problemen kunnen worden opgelost door het oprichten van één enkel interinstitutioneel bureau of agentschap dat alle EU-instellingen tolkdiensten aanbiedt, of door de interinstitutionele samenwerking te verbeteren. Gecentraliseerd aanbieden van tolkdiensten zou verenigbaar zijn met de autonomie van elke instelling; dat blijkt wel uit het feit dat de Raad reeds jaren steunt op de Commissie voor het aanbod van tolkdiensten zonder dat dit noemenswaardige problemen oplevert. De dienstenovereenkomst tussen de Raad en DG Tolken toont aan dat het heel doenbaar is, de aanvragende instelling te verzekeren van een overeengekomen aantal tolken per dag.

Specifieke opmerkingen betreffende de uitgaven voor freelance vertolking

De optimale verhouding tussen vaste en freelance tolken

DG Tolken

| 59. | De beantwoording van de vraag of ACI's in plaats van vaste tolken moeten worden ingezet, hangt af van een groot aantal factoren, zoals de spreiding van vergaderingen over het jaar en de week, de beschikbaarheid van plaatselijke freelancers of de afstand tussen het beroepsdomicilie van de tolk en de vergaderplaats. De Rekenkamer acht de resultaten van de reeds genoemde, voor DG Tolken verrichte studie (17) in het algemeen gefundeerd. Deze geven aan dat het globaal gezien optimaal is als 51 % van de tolkdagen door vaste tolken wordt verricht. Het aandeel van de vaste tolken in het totale aantal tolkdagen was in 2000 53 %, daalde in 2002 en 2003 naar 46 % en steeg in 2004 tot 50 %. |
| --- | --- |

59.

De beantwoording van de vraag of ACI's in plaats van vaste tolken moeten worden ingezet, hangt af van een groot aantal factoren, zoals de spreiding van vergaderingen over het jaar en de week, de beschikbaarheid van plaatselijke freelancers of de afstand tussen het beroepsdomicilie van de tolk en de vergaderplaats. De Rekenkamer acht de resultaten van de reeds genoemde, voor DG Tolken verrichte studie (17) in het algemeen gefundeerd. Deze geven aan dat het globaal gezien optimaal is als 51 % van de tolkdagen door vaste tolken wordt verricht. Het aandeel van de vaste tolken in het totale aantal tolkdagen was in 2000 53 %, daalde in 2002 en 2003 naar 46 % en steeg in 2004 tot 50 %.

| 60. | Streven naar een algemene verhouding 51:49 is echter niet voor alle talen aangewezen. DG Tolken heeft niet voor elke taal de optimale verhouding berekend. Zo moet de verhouding voor Nederlandstalige freelancers (54 % in 2003) hoger zijn, omdat er vele „plaatselijke” (in of rond Brussel wonende) en niet zo dure „niet-plaatselijke” (niet ver van Brussel wonende) freelance ACI's beschikbaar zijn. |
| --- | --- |

60.

Streven naar een algemene verhouding 51:49 is echter niet voor alle talen aangewezen. DG Tolken heeft niet voor elke taal de optimale verhouding berekend. Zo moet de verhouding voor Nederlandstalige freelancers (54 % in 2003) hoger zijn, omdat er vele „plaatselijke” (in of rond Brussel wonende) en niet zo dure „niet-plaatselijke” (niet ver van Brussel wonende) freelance ACI's beschikbaar zijn.

| 61. | Anderzijds zouden er meer vaste tolken kunnen worden geworven voor bijvoorbeeld Portugees en Grieks, aangezien de reiskosten van Portugese en Griekse ACI's hoger dan gemiddeld zijn. Voor die talen is men relatief sterk aangewezen op ACI's (respectievelijk 59 % en 67 % van de tolkdagen in 2003), en kennen de vaste tolken de hoogste werkdruk van alle talen (respectievelijk 116 en 108 dagen, tegenover gemiddeld 104 in 2003), en is het percentage plaatselijke ACI's het laagst (slechts 30 % voor Portugees en 42 % voor Grieks tegenover een gemiddelde van 56 % in 2003). |
| --- | --- |

61.

Anderzijds zouden er meer vaste tolken kunnen worden geworven voor bijvoorbeeld Portugees en Grieks, aangezien de reiskosten van Portugese en Griekse ACI's hoger dan gemiddeld zijn. Voor die talen is men relatief sterk aangewezen op ACI's (respectievelijk 59 % en 67 % van de tolkdagen in 2003), en kennen de vaste tolken de hoogste werkdruk van alle talen (respectievelijk 116 en 108 dagen, tegenover gemiddeld 104 in 2003), en is het percentage plaatselijke ACI's het laagst (slechts 30 % voor Portugees en 42 % voor Grieks tegenover een gemiddelde van 56 % in 2003).

Parlement

| 62. | Het Parlement heeft geen specifieke berekening gemaakt om de optimale verhouding tussen freelancers en vaste tolken te bepalen. In 2003 werd 57 % van de tolkdagen verzorgd door ACI's. Ondanks de hogere kostprijs lijkt een hoger percentage freelance vertolking dan bij DG Tolken gerechtvaardigd omdat de vraag ongelijkmatiger is. Niettemin zijn de vijf talen met de hoogste percentages freelance vertolking (in afnemende orde van grootte: Spaans, Italiaans, Engels, Fins en Zweeds) ook de talen waarbij de reiskosten van de ACI's boven het gemiddelde liggen. |
| --- | --- |

62.

Het Parlement heeft geen specifieke berekening gemaakt om de optimale verhouding tussen freelancers en vaste tolken te bepalen. In 2003 werd 57 % van de tolkdagen verzorgd door ACI's. Ondanks de hogere kostprijs lijkt een hoger percentage freelance vertolking dan bij DG Tolken gerechtvaardigd omdat de vraag ongelijkmatiger is. Niettemin zijn de vijf talen met de hoogste percentages freelance vertolking (in afnemende orde van grootte: Spaans, Italiaans, Engels, Fins en Zweeds) ook de talen waarbij de reiskosten van de ACI's boven het gemiddelde liggen.

De vergoedingen voor ACI's

Betaling van reiskosten- en dagvergoeding

| 63. | De reiskosten liggen voor ACI's aanzienlijk hoger dan voor ambtenaren. Doordat de overeenkomst de ACI's een reiskostenvergoeding, een dagvergoeding en terugbetaling van reis- en verblijfkosten toekent, genieten ACI's gunstiger reisvoorwaarden dan hun collega's in vaste dienst. Bij vergaderingen buiten Brussel betekent dit ongelijke reisvoorwaarden voor tolken van hetzelfde niveau die hetzelfde werk doen. Krachtens IACI-overeenkomsten met andere internationale organisaties genieten ACI's dezelfde voorwaarden voor reiskostenvergoeding als vast personeel van hetzelfde niveau (22). |
| --- | --- |

63.

De reiskosten liggen voor ACI's aanzienlijk hoger dan voor ambtenaren. Doordat de overeenkomst de ACI's een reiskostenvergoeding, een dagvergoeding en terugbetaling van reis- en verblijfkosten toekent, genieten ACI's gunstiger reisvoorwaarden dan hun collega's in vaste dienst. Bij vergaderingen buiten Brussel betekent dit ongelijke reisvoorwaarden voor tolken van hetzelfde niveau die hetzelfde werk doen. Krachtens IACI-overeenkomsten met andere internationale organisaties genieten ACI's dezelfde voorwaarden voor reiskostenvergoeding als vast personeel van hetzelfde niveau (22).

| 64. | Overeenkomstig artikel 10 van de uitvoeringsvoorschriften van de Commissie bij de overeenkomst tussen de IACI en de instellingen van de EU (23) heeft een ACI na overlegging van bewijsstukken recht op vergoeding van een inruilbaar en terugvorderbaar IATA-ticket tegen het laagste tarief waarvoor geen quota gelden. De uitvoeringsvoorschriften van toepassing op de ACI's die werken voor de in Luxemburg gevestigde instellingen (24) bevatten een soortgelijke clausule. |
| --- | --- |

64.

Overeenkomstig artikel 10 van de uitvoeringsvoorschriften van de Commissie bij de overeenkomst tussen de IACI en de instellingen van de EU (23) heeft een ACI na overlegging van bewijsstukken recht op vergoeding van een inruilbaar en terugvorderbaar IATA-ticket tegen het laagste tarief waarvoor geen quota gelden. De uitvoeringsvoorschriften van toepassing op de ACI's die werken voor de in Luxemburg gevestigde instellingen (24) bevatten een soortgelijke clausule.

| 65. | De overeenkomst moet worden gewijzigd om ervoor te zorgen dat aan een ACI in het algemeen niet meer wordt betaald dan de prijs van een ticket met beperkingen (d.w.z. tegen het laagste tarief). Dit bedrag moet echter ook worden betaald in geval van verhindering wegens ziekte, afgelasting van de vergadering of enige andere reden waarop de ACI geen invloed heeft. |
| --- | --- |

65.

De overeenkomst moet worden gewijzigd om ervoor te zorgen dat aan een ACI in het algemeen niet meer wordt betaald dan de prijs van een ticket met beperkingen (d.w.z. tegen het laagste tarief). Dit bedrag moet echter ook worden betaald in geval van verhindering wegens ziekte, afgelasting van de vergadering of enige andere reden waarop de ACI geen invloed heeft.

Parlement

| 66. | Uit onderzoek van een steekproef van betalingen aan ACI's bleek dat de meeste per vliegtuig reizende ACI's een ticket in business class vergoed kregen zonder dat in het dossier was aangetoond dat het noodzakelijk was een dergelijk ticket te kopen. |
| --- | --- |

66.

Uit onderzoek van een steekproef van betalingen aan ACI's bleek dat de meeste per vliegtuig reizende ACI's een ticket in business class vergoed kregen zonder dat in het dossier was aangetoond dat het noodzakelijk was een dergelijk ticket te kopen.

| 67. | In strijd met de voorschriften, die bepalen dat een ACI geen recht heeft op een volledige dagvergoeding wanneer een ambtenaar slechts een deel van die vergoeding zou ontvangen, wordt zelfs voor een periode van minder dan twaalf uur (25) een volledige dagvergoeding toegekend. |
| --- | --- |

67.

In strijd met de voorschriften, die bepalen dat een ACI geen recht heeft op een volledige dagvergoeding wanneer een ambtenaar slechts een deel van die vergoeding zou ontvangen, wordt zelfs voor een periode van minder dan twaalf uur (25) een volledige dagvergoeding toegekend.

DG Tolken

| 68. | Uit onderzoek van een steekproef van 17 betalingen aan per vliegtuig reizende ACI's bleek dat ongeveer één op de vier een ticket in business class vergoed kreeg zonder dat in het dossier was aangetoond dat het noodzakelijk was een dergelijk ticket te kopen. |
| --- | --- |

68.

Uit onderzoek van een steekproef van 17 betalingen aan per vliegtuig reizende ACI's bleek dat ongeveer één op de vier een ticket in business class vergoed kreeg zonder dat in het dossier was aangetoond dat het noodzakelijk was een dergelijk ticket te kopen.

Vergelijking met andere internationale organisaties

| 69. | In 2004 betaalden de Europese instellingen ervaren tolken een vaste dagprijs van 483,98 euro, hetgeen overeenkomt met de huidige marktvoorwaarden in de particuliere sector. Deze prijs ligt echter onder het gemiddelde brutotarief bij andere internationale organisaties die ook overeenkomsten hebben gesloten met de IACI. Het verschil is te verklaren door het feit dat de EU-instellingen een veel groter werkvolume en langer lopende contracten kunnen bieden, alsook een gunstige belastingregeling (ACI's betalen communautaire belasting en zijn bijgevolg vrijgesteld van nationale inkomstenbelasting). |
| --- | --- |

69.

In 2004 betaalden de Europese instellingen ervaren tolken een vaste dagprijs van 483,98 euro, hetgeen overeenkomt met de huidige marktvoorwaarden in de particuliere sector. Deze prijs ligt echter onder het gemiddelde brutotarief bij andere internationale organisaties die ook overeenkomsten hebben gesloten met de IACI. Het verschil is te verklaren door het feit dat de EU-instellingen een veel groter werkvolume en langer lopende contracten kunnen bieden, alsook een gunstige belastingregeling (ACI's betalen communautaire belasting en zijn bijgevolg vrijgesteld van nationale inkomstenbelasting).

| 70. | De gunstige belastingregeling heeft tot gevolg dat de freelance tolk ondanks een lager brutotarief netto een hoger bedrag ontvangt van DG Tolken en het Parlement dan wanneer hij voor de particuliere sector of voor andere internationale organisaties zou werken. Dit betekent dat de instellingen van de EU zich kunnen permitteren, strenge criteria toe te passen bij de werving van ACI's, maar ook goed op de marktvoorwaarden moeten letten, zodat ze hun ACI's niet te veel betalen. |
| --- | --- |

70.

De gunstige belastingregeling heeft tot gevolg dat de freelance tolk ondanks een lager brutotarief netto een hoger bedrag ontvangt van DG Tolken en het Parlement dan wanneer hij voor de particuliere sector of voor andere internationale organisaties zou werken. Dit betekent dat de instellingen van de EU zich kunnen permitteren, strenge criteria toe te passen bij de werving van ACI's, maar ook goed op de marktvoorwaarden moeten letten, zodat ze hun ACI's niet te veel betalen.

| 71. | In tegenstelling tot de Europese instellingen betaalt de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling een lager tarief voor afgelaste, vroeg eindigende en algemene of niet-technische vergaderingen (26). |
| --- | --- |

71.

In tegenstelling tot de Europese instellingen betaalt de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling een lager tarief voor afgelaste, vroeg eindigende en algemene of niet-technische vergaderingen (26).

De kwaliteit van de vertolking

Parlement

| 72. | Onderzoek door de Rekenkamer bij de politieke fracties bracht geen klachten aan het licht over de kwaliteit, betrouwbaarheid of behulpzaamheid van de tolkendienst, maar de beperking van de vertolkingstijd tot drie en een half uur werd te beperkend geacht. |
| --- | --- |

72.

Onderzoek door de Rekenkamer bij de politieke fracties bracht geen klachten aan het licht over de kwaliteit, betrouwbaarheid of behulpzaamheid van de tolkendienst, maar de beperking van de vertolkingstijd tot drie en een half uur werd te beperkend geacht.

Commissie en Raad

| 73. | In ongeveer 1,2 % van de zittingsverslagen (27) van 2003 (0,5 % in 2004) werd een informele klacht vermeld, hoofdzakelijk aangaande de regeling van het taalgebruik. In 2001 werd de kwaliteit van de door DG Tolken geboden tolkdiensten geëvalueerd door externe consultants, waarbij onder meer een onderzoek werd verricht bij de afgevaardigden die vergaderingen van de Commissie en de Raad met vertolking bijwoonden; daaruit bleek dat 91 % van die afgevaardigden in het algemeen tevreden tot zeer tevreden was over de kwaliteit van de vertolking door DG Tolken. Als grootste tekortkoming werd de kennis van de op de vergaderingen besproken onderwerpen genoemd. Dit probleem schijnt verband te houden met de te late verspreiding of onbeschikbaarheid van vergaderstukken, hetgeen in het onderzoek onder tolken het grootste probleem bleek te zijn. Meer dan de helft van de tolken was ontevreden over de documentatie. Vooral het ontbreken van documenten in hun actieve taal werd als een probleem beschouwd. |
| --- | --- |

73.

In ongeveer 1,2 % van de zittingsverslagen (27) van 2003 (0,5 % in 2004) werd een informele klacht vermeld, hoofdzakelijk aangaande de regeling van het taalgebruik. In 2001 werd de kwaliteit van de door DG Tolken geboden tolkdiensten geëvalueerd door externe consultants, waarbij onder meer een onderzoek werd verricht bij de afgevaardigden die vergaderingen van de Commissie en de Raad met vertolking bijwoonden; daaruit bleek dat 91 % van die afgevaardigden in het algemeen tevreden tot zeer tevreden was over de kwaliteit van de vertolking door DG Tolken. Als grootste tekortkoming werd de kennis van de op de vergaderingen besproken onderwerpen genoemd. Dit probleem schijnt verband te houden met de te late verspreiding of onbeschikbaarheid van vergaderstukken, hetgeen in het onderzoek onder tolken het grootste probleem bleek te zijn. Meer dan de helft van de tolken was ontevreden over de documentatie. Vooral het ontbreken van documenten in hun actieve taal werd als een probleem beschouwd.

| 74. | Sinds het vierde kwartaal van 2003 verzoekt DG Tolken de organisatoren, na elke vergadering een korte vragenlijst in te vullen. Daarin verklaarde 94 % van hen zeer tevreden of tevreden te zijn over de diensten van DG Tolken en de kwaliteit van de vertolking. |
| --- | --- |

74.

Sinds het vierde kwartaal van 2003 verzoekt DG Tolken de organisatoren, na elke vergadering een korte vragenlijst in te vullen. Daarin verklaarde 94 % van hen zeer tevreden of tevreden te zijn over de diensten van DG Tolken en de kwaliteit van de vertolking.

| 75. | Dit beeld werd tegenover de controleurs goeddeels bevestigd door meerdere hoofden van de centrale coördinatiedienst, die wordt opgericht door de lidstaat die het roulerend voorzitterschap van de Raad bekleedt (hierna te noemen „Coördinator van het Raadsvoorzitterschap”) en door organisatoren van vergaderingen bij de Commissie. De kwaliteit van de vertolking werd vrijwel unaniem genoemd als sterkste eigenschap van DG Tolken. |
| --- | --- |

75.

Dit beeld werd tegenover de controleurs goeddeels bevestigd door meerdere hoofden van de centrale coördinatiedienst, die wordt opgericht door de lidstaat die het roulerend voorzitterschap van de Raad bekleedt (hierna te noemen „Coördinator van het Raadsvoorzitterschap”) en door organisatoren van vergaderingen bij de Commissie. De kwaliteit van de vertolking werd vrijwel unaniem genoemd als sterkste eigenschap van DG Tolken.

| 76. | Als hulpmiddel om de kwaliteit en samenhang van de vertolking te verzekeren, beschikken de tolken van DG Tolken online over meertalige glossaria over een groot aantal onderwerpen. Anderzijds zijn vergaderstukken vaak alleen in het Engels beschikbaar en moeten deze dus door de tolken zelf worden aangevuld met informatie uit databanken. De kwaliteit zou nog verder worden verbeterd met stabielere tolkenteams in opeenvolgende vergaderingen. Dit lijkt met name aangewezen voor de meest technische vergaderingen. |
| --- | --- |

76.

Als hulpmiddel om de kwaliteit en samenhang van de vertolking te verzekeren, beschikken de tolken van DG Tolken online over meertalige glossaria over een groot aantal onderwerpen. Anderzijds zijn vergaderstukken vaak alleen in het Engels beschikbaar en moeten deze dus door de tolken zelf worden aangevuld met informatie uit databanken. De kwaliteit zou nog verder worden verbeterd met stabielere tolkenteams in opeenvolgende vergaderingen. Dit lijkt met name aangewezen voor de meest technische vergaderingen.

| 77. | Ook de behulpzaamheid van de ambtenaren van DG Tolken wordt genoemd als een van de grootste kwaliteiten van DG Tolken. Wanneer een verzoek om vertolking door DG Tolken geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen tijdens zijn wekelijkse arbitrage- en coördinatievergaderingen, wordt de betrokken vergadering doorgaans verschoven naar de volgende week ofwel gehouden met een beperkter talencombinatie. Aanzienlijke vertraging in het werk van de comités of groepen wordt uitzonderlijk genoemd. |
| --- | --- |

77.

Ook de behulpzaamheid van de ambtenaren van DG Tolken wordt genoemd als een van de grootste kwaliteiten van DG Tolken. Wanneer een verzoek om vertolking door DG Tolken geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen tijdens zijn wekelijkse arbitrage- en coördinatievergaderingen, wordt de betrokken vergadering doorgaans verschoven naar de volgende week ofwel gehouden met een beperkter talencombinatie. Aanzienlijke vertraging in het werk van de comités of groepen wordt uitzonderlijk genoemd.

| 78. | Het minpunt dat tijdens de gesprekken van de Rekenkamer met de cliënten van de Commissie en de Raad het meest werd vermeld, was evenals bij het Parlement de beperking van de vertolking tot drie en een half uur. |
| --- | --- |

78.

Het minpunt dat tijdens de gesprekken van de Rekenkamer met de cliënten van de Commissie en de Raad het meest werd vermeld, was evenals bij het Parlement de beperking van de vertolking tot drie en een half uur.

| 79. | De Raad beschikt niet over een systeem om de kwaliteit van de vertolking en de tevredenheid van de afgevaardigden te evalueren. |
| --- | --- |

79.

De Raad beschikt niet over een systeem om de kwaliteit van de vertolking en de tevredenheid van de afgevaardigden te evalueren.

| 80. | De Coördinatoren van het Raadsvoorzitterschap van 2002-2003 die door de controleurs van de Rekenkamer werden ondervraagd, noemden vrijwel unaniem de kwaliteit van de vertolking als sterkste punt van DG Tolken. Officiële klachten van de zijde van organisatoren of afgevaardigden zijn uitzonderlijk. In 2002 en 2003 ontving DG Tolken telkens slechts vier of vijf van dergelijke klachten, waarvan er telkens slechts twee de kwaliteit van de vertolking betroffen. |
| --- | --- |

80.

De Coördinatoren van het Raadsvoorzitterschap van 2002-2003 die door de controleurs van de Rekenkamer werden ondervraagd, noemden vrijwel unaniem de kwaliteit van de vertolking als sterkste punt van DG Tolken. Officiële klachten van de zijde van organisatoren of afgevaardigden zijn uitzonderlijk. In 2002 en 2003 ontving DG Tolken telkens slechts vier of vijf van dergelijke klachten, waarvan er telkens slechts twee de kwaliteit van de vertolking betroffen.

| 81. | De Coördinatoren van het Raadsvoorzitterschap vinden eveneens dat de door DG Tolken opgelegde termijn van zes weken voorafgaand aan de aanvraag te lang is en onvermijdelijk leidt tot talrijke wijzigingen. Er werd ook gesuggereerd dat duidelijker en meer gedetailleerde instructies van het secretariaat-generaal aan de Coördinator van het Raadsvoorzitterschap en aan de organisatoren van vergaderingen het mogelijk zouden maken de planning van vergaderingen te verbeteren en de talrijke afgelastingen van vergaderingen in de eerste weken van een nieuw voorzitterschap te vermijden. |
| --- | --- |

81.

De Coördinatoren van het Raadsvoorzitterschap vinden eveneens dat de door DG Tolken opgelegde termijn van zes weken voorafgaand aan de aanvraag te lang is en onvermijdelijk leidt tot talrijke wijzigingen. Er werd ook gesuggereerd dat duidelijker en meer gedetailleerde instructies van het secretariaat-generaal aan de Coördinator van het Raadsvoorzitterschap en aan de organisatoren van vergaderingen het mogelijk zouden maken de planning van vergaderingen te verbeteren en de talrijke afgelastingen van vergaderingen in de eerste weken van een nieuw voorzitterschap te vermijden.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Procedures die worden toegepast om te voorkomen dat de geboden tolkdiensten de reële behoeften overtreffen

| 82. | Bij de controle werd vastgesteld dat de instellingen erin zijn geslaagd de uitgaven voor vertolking te beheersen ondanks de toename van het aantal officiële talen van 11 tot 20 in mei 2004. Bij de Commissie en de Raad werden systemen ingevoerd om ervoor te zorgen dat alleen wordt getolkt waar dat werkelijk nodig is. De bij deze instellingen aangetroffen beste praktijken moeten ook worden ingevoerd bij het Parlement (zie de paragrafen 15 t/m 29). |
| --- | --- |

82.

Bij de controle werd vastgesteld dat de instellingen erin zijn geslaagd de uitgaven voor vertolking te beheersen ondanks de toename van het aantal officiële talen van 11 tot 20 in mei 2004. Bij de Commissie en de Raad werden systemen ingevoerd om ervoor te zorgen dat alleen wordt getolkt waar dat werkelijk nodig is. De bij deze instellingen aangetroffen beste praktijken moeten ook worden ingevoerd bij het Parlement (zie de paragrafen 15 t/m 29).

De capaciteit om alle benodigde tolkdiensten te bieden

| 83. | De behoeften aan vertolking in de officiële talen van voor de uitbreiding zijn doorgaans wel gedekt, maar er zijn te weinig tolken beschikbaar die kunnen werken vanuit of naar de nieuwe officiële talen (zie de paragrafen 30 t/m 32). |
| --- | --- |

83.

De behoeften aan vertolking in de officiële talen van voor de uitbreiding zijn doorgaans wel gedekt, maar er zijn te weinig tolken beschikbaar die kunnen werken vanuit of naar de nieuwe officiële talen (zie de paragrafen 30 t/m 32).

| 84. | Door de toename van het aantal werktalen rijzen praktische en financiële problemen die alleen kunnen worden opgelost door beheersing van de vraag naar tolkdiensten en van de daaruit voortvloeiende kosten. De toetreding van kleine landen veroorzaakte een enorme stijging van de vraag op kleine markten waar het tolkenaanbod vrij beperkt is, zodat het steeds moeilijker wordt aan alle aanvragen om vertolking te voldoen. De vergelijkende onderzoeken van EPSO voor de selectie van vaste tolken voor de nieuwe talen werden pas na de toetredingsdatum afgerond en leverden niet genoeg geslaagde kandidaten op om de behoeften van de EU-tolkendiensten te dekken (zie de paragrafen 30 en 31). |
| --- | --- |

84.

Door de toename van het aantal werktalen rijzen praktische en financiële problemen die alleen kunnen worden opgelost door beheersing van de vraag naar tolkdiensten en van de daaruit voortvloeiende kosten. De toetreding van kleine landen veroorzaakte een enorme stijging van de vraag op kleine markten waar het tolkenaanbod vrij beperkt is, zodat het steeds moeilijker wordt aan alle aanvragen om vertolking te voldoen. De vergelijkende onderzoeken van EPSO voor de selectie van vaste tolken voor de nieuwe talen werden pas na de toetredingsdatum afgerond en leverden niet genoeg geslaagde kandidaten op om de behoeften van de EU-tolkendiensten te dekken (zie de paragrafen 30 en 31).

De kosten van vertolking

| 85. | Ongeveer 80 % van de kosten voor vertolking gaat naar de bezoldiging van de tolken. Bijkomende kosten hebben betrekking op beheer, administratie, opleiding, informatietechnologie, enz. De Rekenkamer schat dat de door het Parlement geboden tolkdiensten in 2003 in totaal ongeveer 57 miljoen euro kostten en die van DG Tolken 106 miljoen euro. Wordt het Hof van Justitie meegerekend, dan kunnen de totale kosten van vertolking voor de EU-instellingen in de periode vóór de uitbreiding van de Unie worden geschat op ongeveer 170 miljoen euro. Een tolkdag bij het Parlement kost veel meer dan bij DG Tolken, vooral door de wijze waarop de vergaderingen bij het Parlement worden georganiseerd (zie de paragrafen 33 t/m 41 en bijlage II). |
| --- | --- |

85.

Ongeveer 80 % van de kosten voor vertolking gaat naar de bezoldiging van de tolken. Bijkomende kosten hebben betrekking op beheer, administratie, opleiding, informatietechnologie, enz. De Rekenkamer schat dat de door het Parlement geboden tolkdiensten in 2003 in totaal ongeveer 57 miljoen euro kostten en die van DG Tolken 106 miljoen euro. Wordt het Hof van Justitie meegerekend, dan kunnen de totale kosten van vertolking voor de EU-instellingen in de periode vóór de uitbreiding van de Unie worden geschat op ongeveer 170 miljoen euro. Een tolkdag bij het Parlement kost veel meer dan bij DG Tolken, vooral door de wijze waarop de vergaderingen bij het Parlement worden georganiseerd (zie de paragrafen 33 t/m 41 en bijlage II).

| 86. | Hoewel er maatregelen zijn genomen om de kosten voor vertolking te beheersen en te verminderen, is het mogelijk nog meer te besparen door een beter beheer van de vergaderingen, met name door ervoor te zorgen dat er zo weinig mogelijk wordt veranderd en afgelast op het laatste moment (zie de paragrafen 42 t/m 51). |
| --- | --- |

86.

Hoewel er maatregelen zijn genomen om de kosten voor vertolking te beheersen en te verminderen, is het mogelijk nog meer te besparen door een beter beheer van de vergaderingen, met name door ervoor te zorgen dat er zo weinig mogelijk wordt veranderd en afgelast op het laatste moment (zie de paragrafen 42 t/m 51).

| 87. | Daarnaast moeten de instellingen hun beleid herzien in verband met de omvang van de reservecapaciteit aan tolken die zij in wachtdienst houden, teneinde de betrokken kosten tot een minimum te beperken (zie paragraaf 45). |
| --- | --- |

87.

Daarnaast moeten de instellingen hun beleid herzien in verband met de omvang van de reservecapaciteit aan tolken die zij in wachtdienst houden, teneinde de betrokken kosten tot een minimum te beperken (zie paragraaf 45).

| 88. | Zoals in de paragrafen 44 en 49 werd aangegeven, hebben het Parlement en de Raad in 2003 meer dan 6 miljoen euro uitgegeven voor tolkdiensten die waren aangevraagd maar niet werden benut omdat vergaderingen werden afgelast. Ook bij de Commissie werden vergaderingen afgelast, maar om de in paragraaf 46 genoemde reden kunnen de door de afgelastingen veroorzaakte kosten niet worden geschat. |
| --- | --- |

88.

Zoals in de paragrafen 44 en 49 werd aangegeven, hebben het Parlement en de Raad in 2003 meer dan 6 miljoen euro uitgegeven voor tolkdiensten die waren aangevraagd maar niet werden benut omdat vergaderingen werden afgelast. Ook bij de Commissie werden vergaderingen afgelast, maar om de in paragraaf 46 genoemde reden kunnen de door de afgelastingen veroorzaakte kosten niet worden geschat.

| 89. | De Commissie levert haar eigen diensten, de Raad en de andere instellingen tolkdiensten via DG Tolken. De vertolkingskosten worden gefactureerd aan de andere instellingen — een doeltreffend instrument voor het beheren van middelen — maar de Rekenkamer constateerde dat in het factuurbedrag niet de totale kosten zijn verwerkt. Dit heeft geen netto-effect op de communautaire begroting, maar kan leiden tot onjuiste managementbesluiten inzake de besteding van de beschikbare middelen. |
| --- | --- |

89.

De Commissie levert haar eigen diensten, de Raad en de andere instellingen tolkdiensten via DG Tolken. De vertolkingskosten worden gefactureerd aan de andere instellingen — een doeltreffend instrument voor het beheren van middelen — maar de Rekenkamer constateerde dat in het factuurbedrag niet de totale kosten zijn verwerkt. Dit heeft geen netto-effect op de communautaire begroting, maar kan leiden tot onjuiste managementbesluiten inzake de besteding van de beschikbare middelen.

| 90. | Kostenbesparingen zouden ook kunnen worden gerealiseerd door striktere toepassing van de overeenkomst met de IACI, verdere integratie van computersystemen en sterkere interinstitutionele samenwerking. |
| --- | --- |

90.

Kostenbesparingen zouden ook kunnen worden gerealiseerd door striktere toepassing van de overeenkomst met de IACI, verdere integratie van computersystemen en sterkere interinstitutionele samenwerking.

| 91. | Wat betreft de overeenkomst met de IACI kan worden gedacht aan de mogelijkheid, een overeenkomst te sluiten die de leden dezelfde regeling zou bieden als vaste personeelsleden. Het voorbeeld van de Verenigde Naties toont aan dat het centraliseren van de reisregelingen voor freelance tolken haalbaar is (28). Met de IACI kan worden onderhandeld op basis van artikel 19 van de overeenkomst, teneinde deze op dit punt te wijzigen (zie de paragrafen 63 t/m 71). Tevens moet worden nagegaan of voor de ACI's speciale tarieven kunnen worden overeengekomen met reisbureaus, luchtvaartmaatschappijen, hotels, enz. |
| --- | --- |

91.

Wat betreft de overeenkomst met de IACI kan worden gedacht aan de mogelijkheid, een overeenkomst te sluiten die de leden dezelfde regeling zou bieden als vaste personeelsleden. Het voorbeeld van de Verenigde Naties toont aan dat het centraliseren van de reisregelingen voor freelance tolken haalbaar is (28). Met de IACI kan worden onderhandeld op basis van artikel 19 van de overeenkomst, teneinde deze op dit punt te wijzigen (zie de paragrafen 63 t/m 71). Tevens moet worden nagegaan of voor de ACI's speciale tarieven kunnen worden overeengekomen met reisbureaus, luchtvaartmaatschappijen, hotels, enz.

| 92. | Het algemene beleid, vertolking te laten verzorgen door vast personeel dan wel door ACI's is niet vastomlijnd maar wordt bepaald door een groot aantal factoren: de spreiding van vergaderingen over het jaar en de week, de beschikbaarheid van plaatselijke freelance tolken, de gewenste talencombinaties, de afstand tussen het beroepsdomicilie van de tolk en de vergaderplaats, enz. Plaatselijke ACI's kosten meestal minder dan vaste tolken, van elders komende ACI's zijn gemiddeld duurder (zie de paragrafen 39 t/m 41). |
| --- | --- |

92.

Het algemene beleid, vertolking te laten verzorgen door vast personeel dan wel door ACI's is niet vastomlijnd maar wordt bepaald door een groot aantal factoren: de spreiding van vergaderingen over het jaar en de week, de beschikbaarheid van plaatselijke freelance tolken, de gewenste talencombinaties, de afstand tussen het beroepsdomicilie van de tolk en de vergaderplaats, enz. Plaatselijke ACI's kosten meestal minder dan vaste tolken, van elders komende ACI's zijn gemiddeld duurder (zie de paragrafen 39 t/m 41).

De kwaliteit van de vertolking

| 93. | De gebruikers zijn meestal tevreden over de kwaliteit van de geboden tolkdiensten (zie de paragrafen 72 t/m 75), maar velen roepen op tot meer flexibiliteit in de voor de vergaderingen vastgestelde tijdslimieten. |
| --- | --- |

93.

De gebruikers zijn meestal tevreden over de kwaliteit van de geboden tolkdiensten (zie de paragrafen 72 t/m 75), maar velen roepen op tot meer flexibiliteit in de voor de vergaderingen vastgestelde tijdslimieten.

Mogelijke ontwikkelingen

| 94. | Er moet een studie worden verricht om de mogelijke voordelen van één gezamenlijk interinstitutioneel bureau dat alle EU-instellingen tolkdiensten biedt, te vergelijken met die van een sterkere interinstitutionele samenwerking (zie paragraaf 58). |
| --- | --- |

94.

Er moet een studie worden verricht om de mogelijke voordelen van één gezamenlijk interinstitutioneel bureau dat alle EU-instellingen tolkdiensten biedt, te vergelijken met die van een sterkere interinstitutionele samenwerking (zie paragraaf 58).

| 95. | Met elke uitbreiding van de Europese Unie is het aantal werktalen en de complexiteit van de aanvragen om vertolking toegenomen. Uit dit verslag blijkt dat de instellingen, zonder het beginsel van de meertaligheid ter discussie te stellen, door pragmatische maatregelen de kosten van vertolking hebben kunnen beperken en beheersen. De Rekenkamer beveelt aan dat zij hun inspanningen in die zin voortzetten. |
| --- | --- |

95.

Met elke uitbreiding van de Europese Unie is het aantal werktalen en de complexiteit van de aanvragen om vertolking toegenomen. Uit dit verslag blijkt dat de instellingen, zonder het beginsel van de meertaligheid ter discussie te stellen, door pragmatische maatregelen de kosten van vertolking hebben kunnen beperken en beheersen. De Rekenkamer beveelt aan dat zij hun inspanningen in die zin voortzetten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 22 september 2005.

Voor de Rekenkamer

Hubert WEBER

President

---

(1)  Verordening nr. 1 van de Raad van 15 april 1958 tot regeling van het taalgebruik in de Europese Economische Gemeenschap (PB 17 van 6.10.1958, blz. 385/58), zoals gewijzigd.

1

(2)  Vóór de uitbreiding van de EU in mei 2004 telde DG Tolken bijna 500 vaste tolken, het Parlement ruim 200 en het Hof van Justitie 33.

2

(3)  Freelance tolken worden ook wel aangeduid met het Franse acroniem AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence).

3

(Auxiliaire Interprète de Conférence)

(4)  Het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen zijn vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad (PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 723/2004 (PB L 124 van 27.4.2004, blz. 1).

4

(5)  Voor statistische doeleinden definieert DG Tolken een tolkdag als twee halve dagen waarop een tolk werkelijk ten minste enig tolkwerk verrichtte (dus exclusief reizen en alle andere activiteiten). Omdat DG Tolken, het Parlement en het Hof van Justitie het aantal tolkdagen volgens verschillende methoden berekenen, hebben de controleurs de gegevens van de andere instellingen aangepast om ze te kunnen vergelijken met die van DG Tolken en zo het aandeel van elke instelling in het totale verbruik en de kostprijs per tolkdag te kunnen berekenen.

5

(6)  Voor een betere vergelijkbaarheid werd 1998 gekozen als basisjaar omdat het evenals 2003 voorafging aan een jaar met parlementsverkiezingen en een vernieuwing van de Commissie. Bovendien waren er in beide jaren evenveel officiële talen (11), aangezien de voorlaatste uitbreiding van de EU in 1995 plaatsvond.

6

(7)  Actieve talen zijn die waarin vertolking wordt geboden; passieve talen zijn die welke tijdens de vergadering kunnen worden gesproken. Verschillen zij in aantal, dan vertoont de vergadering een asymmetrische taalconfiguratie. Zo bestaat een 7/6-combinatie uit zeven passieve en zes actieve talen.

7

(8)  Vanuit de voorzichtige veronderstelling dat het probleem slechts één delegatie betrof. De gemiddelde kostprijs per tolkdag is aangegeven in tabel 4.

8

tabel 4

(9)  Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 juni 2001.

9

Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation

(10)  Besluit nr. 56/04 van 7 april 2004 van de secretaris-generaal van de Raad/hoge vertegenwoordiger voor het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid betreffende de tolkenregeling voor de Europese Raad, de Raad en zijn voorbereidende instanties, SN 1327/04 REV 1.

10

(11)  Teneinde vertolking van hoge kwaliteit te garanderen, worden EU-tolken in principe geacht alleen in hun moedertaal te tolken. Door het grote aantal werktalen is het zeer moeilijk tolken te vinden voor alle talencombinaties.

11

(12)  Dit is een vertaling van de Franse term „mise à disposition” (MAD) die bij DG Tolken wordt gebruikt. Alle geboekte tolken waarvoor de aanvragen niet uiterlijk zes werkdagen voor de vergadering worden geannuleerd, worden in rekening gebracht als BGT.

12

mise à disposition

(13)  Directe kosten zijn de lonen voor de vaste tolken en de ACI's, met inbegrip van de vergoedingen voor reis- en verblijfskosten.

13

(14)  Indirecte kosten zijn in dit geval alle andere kosten in verband met vertolking: bezoldiging van het management en van het personeel dat verantwoordelijk is voor planning, financiën, personeelsbeheer en andere administratieve taken, opleiding, IT en kantoorkosten, enz.

14

(15)  De gemiddelde totale kosten per tolkdag beliepen in 2003 1 081 euro voor, en 1 046 euro na aftrek van belasting en pensioen. Die bedragen zijn veel hoger dan de kostprijs per BGT omdat hieronder meer overheadkosten vallen dan DG Tolken in aanmerking neemt, en alleen rekening wordt gehouden met volledige tolkdagen (of twee halve dagen) voor vergaderingen die werkelijk plaatsvonden, terwijl (zie paragraaf 35) afgelaste en slechts een halve dag durende vergaderingen eveneens meetellen in de berekening van de kostprijs per BGT, aangezien dergelijke vergaderingen aan de organisatoren ervan worden gefactureerd.

15

(16)  Plaatselijke ACI's hebben een officieel beroepsdomicilie op minder dan 60 kilometer van de vergaderplaats.

16

(17)  Price Waterhouse Coopers, Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 5 oktober 2001.

17

Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C

(18)  In „GERI” is de meeteenheid voor het werk van de tolken een halve dag. Wordt een aanvraag in GERI geannuleerd, dan worden de voor die vergadering geplande halve dagen automatisch weergegeven als opgeschort voor elke aan die vergadering toegewezen tolk. Wordt een beschikbare tolk ingezet voor een andere vergadering, dan wordt de code „opgeschort” vervangen door die van de nieuwe vergadering. Het totaal van alle opgeschorte halve dagen in GERI geeft dus het nettoverlies aan halve tolkdagen weer.

18

(19)  „Impliciete wachtdienst” verschilt van de „expliciete” omdat deze laatste reserveteams betreft die zijn ingepland ter vervanging van afwezige tolken. Volgens de vastgestelde arbeidsvoorwaarden („Provisions applicable to staff interpreters” DG Tolken (87)25) kunnen tolken aan vergaderingen worden toegewezen gedurende maximaal 18 zittingen (halve dagen van 3,5 uur) per periode van twee weken.

19

(20)  De gemiddelde kostprijs per beschikbare tolkdag wordt als volgt berekend: de totale kosten voor DG Tolken na belasting en pensioen (berekend op 106 miljoen euro) gedeeld door de som van de tolkdagen (101 000) en de impliciete wachtdiensten (21 000).

20

(21)  Verslag van de werkgroep ad hoc van de CITI „Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires”, Brussel, 22 april 2002.

21

Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires

(22)  Artikel 15 van de overeenkomst tussen de IACI en de gecoördineerde organisaties betreffende de voorwaarden voor tewerkstelling van conferentietolken met bezoldiging per dag bepaalt dat, tenzij anders wordt bepaald en onderling overeengekomen, inzake reiskosten de regels worden toegepast die in elke organisatie van kracht zijn; dit wordt bevestigd door artikel 2 van de bijkomende overeenkomst tussen de IACI en de Raad van Europa, dat bepaalt dat de voorwaarden inzake reizen en onkostenvergoedingen die van toepassing zijn op personeel van de Raad van Europa, ook gelden voor tolken.

22

Artikel 13 van de overeenkomst tussen de IACI en de Verenigde Naties (2000-2005) bepaalt dat, tenzij in de overeenkomst anders wordt bepaald, de regels die gelden voor het vaste personeel van de tewerkstellende organisatie op dienstreizen van vergelijkbare duur, van toepassing zullen zijn op de reizen van door haar ingeschakelde freelance tolken.

(23)  Europese Commissie, Uitvoeringsvoorschriften bij een aantal bepalingen van de overeenkomst.

23

(24)  Uitvoeringsbepalingen bij de regels betreffende freelance conferentietolken die werken voor de te Luxemburg gevestigde instellingen (Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg), § III. Reiskosten.

24

(25)  Krachtens artikel 9, lid 2, van de in paragraaf 8 bedoelde overeenkomst moeten de dagvergoeding en de bijkomende dagvergoeding voor tolken die niet tot het vaste personeel van de instelling behoren, gelijk zijn aan de aan ambtenaren van de rangen LA 4 en LA 8 betaalde dienstreistoelage bij de instelling die het gunstigste tarief toepast. Voor tolken waarvan het contract onder artikel 78 van de Regeling valt, geldt het tarief van de instelling die hen heeft aangeworven.

25

(26)  Zie „Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003”.

26

(27)  Zie paragraaf 23.

27

(28)  In artikel 14 van de overeenkomst 2000-2005 tussen de IACI en de Verenigde Naties wordt bepaald dat een organisatie die een tolk een contract aanbiedt, deze moet informeren over de regelingen die zij wil treffen inzake vervoer, en dat de tolk door het aanvaarden van het contract tevens instemt met de getroffen regelingen, tenzij zijn beroepsmatige verplichtingen vóór of na de ondertekening van het contract toepassing van die regelingen naar het oordeel van de organisatie ondoenlijk maken.

28

---

BIJLAGE I

Specifieke bepalingen van toepassing bij het Parlement, de Commissie en de Raad

Parlement

| 1. | Krachtens artikel 138 van het Reglement van het Parlement hebben alle leden het recht in het Parlement de officiële taal van hun keuze te spreken. Toespraken in een van de officiële talen worden simultaan vertolkt in de andere officiële talen. Hetzelfde artikel bepaalt dat op vergaderingen van comités en delegaties vertolking wordt geboden in en uit de officiële talen die door de leden van elk comité of elke delegatie worden gebruikt en zijn gevraagd. In de praktijk wordt voor alle plenaire zittingen en voor een aantal vergaderingen van grote politieke fracties vertolking geboden in en uit alle officiële talen (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 19 omdat er te weinig Maltese tolken beschikbaar zijn). Op vergaderingen van parlementaire commissies wordt vertolking geboden in de talen van alle leden. |
| --- | --- |

1.

Krachtens artikel 138 van het Reglement van het Parlement hebben alle leden het recht in het Parlement de officiële taal van hun keuze te spreken. Toespraken in een van de officiële talen worden simultaan vertolkt in de andere officiële talen. Hetzelfde artikel bepaalt dat op vergaderingen van comités en delegaties vertolking wordt geboden in en uit de officiële talen die door de leden van elk comité of elke delegatie worden gebruikt en zijn gevraagd. In de praktijk wordt voor alle plenaire zittingen en voor een aantal vergaderingen van grote politieke fracties vertolking geboden in en uit alle officiële talen (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 19 omdat er te weinig Maltese tolken beschikbaar zijn). Op vergaderingen van parlementaire commissies wordt vertolking geboden in de talen van alle leden.

Commissie

| 2. | Met betrekking tot het taalgebruik zijn het Reglement van orde van de Commissie (1) en de uitvoeringsbepalingen (2) daarbij soepeler. Op vergaderingen van de Europese Commissie zelf wordt slechts in drie talen vertolkt (Engels, Frans en Duits). Voor de „comitologiecomités” (3) verschilt het aantal talen per comité al naar gelang de aanvragen van de nationale afgevaardigden. In de meeste gevallen wordt op vergaderingen van die commissies getolkt in drie à zeven talen. |
| --- | --- |

2.

Met betrekking tot het taalgebruik zijn het Reglement van orde van de Commissie (1) en de uitvoeringsbepalingen (2) daarbij soepeler. Op vergaderingen van de Europese Commissie zelf wordt slechts in drie talen vertolkt (Engels, Frans en Duits). Voor de „comitologiecomités” (3) verschilt het aantal talen per comité al naar gelang de aanvragen van de nationale afgevaardigden. In de meeste gevallen wordt op vergaderingen van die commissies getolkt in drie à zeven talen.

Raad

| 3. | Krachtens Verordening nr. 1 en artikel 14 van het Reglement van orde van de Raad wordt op de vergaderingen van ministers volledige vertolking geboden (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 20). Bij vergaderingen van het Coreper (Comité van permanente vertegenwoordigers) wordt gewerkt met slechts drie actieve en passieve talen (Engels, Frans en Duits). Voor de vele andere voorbereidende instanties (comités, groepen, werkgroepen) wordt bij de oprichting van elke instantie een specifieke talencombinatie overeengekomen. De taalconfiguraties voor elke instantie staan bij het secretariaat-generaal van de Raad op een lijst volgens een specifieke nomenclatuur. |
| --- | --- |

3.

Krachtens Verordening nr. 1 en artikel 14 van het Reglement van orde van de Raad wordt op de vergaderingen van ministers volledige vertolking geboden (11 actieve en passieve talen vóór de uitbreiding, daarna 20). Bij vergaderingen van het Coreper (Comité van permanente vertegenwoordigers) wordt gewerkt met slechts drie actieve en passieve talen (Engels, Frans en Duits). Voor de vele andere voorbereidende instanties (comités, groepen, werkgroepen) wordt bij de oprichting van elke instantie een specifieke talencombinatie overeengekomen. De taalconfiguraties voor elke instantie staan bij het secretariaat-generaal van de Raad op een lijst volgens een specifieke nomenclatuur.

| 4. | Wanneer de conferentiedienst bij het secretariaat-generaal van de Raad een aanvraag voor een vergadering ontvangt van het voorzitterschap van de Raad, wordt daaraan automatisch een taalconfiguratie overeenkomstig de nomenclatuur toegekend. DG Tolken voldoet aan alle aanvragen om vertolking zolang het totale aantal vergaderingen met vertolking en het aantal tolken per dag niet de maxima overschrijden die zijn gesteld in de dienstenovereenkomst die in december 2002 werd gesloten tussen de Commissie (DG Tolken) en de Raad om de voornaamste verplichtingen van beide partijen formeel vast te leggen. |
| --- | --- |

4.

Wanneer de conferentiedienst bij het secretariaat-generaal van de Raad een aanvraag voor een vergadering ontvangt van het voorzitterschap van de Raad, wordt daaraan automatisch een taalconfiguratie overeenkomstig de nomenclatuur toegekend. DG Tolken voldoet aan alle aanvragen om vertolking zolang het totale aantal vergaderingen met vertolking en het aantal tolken per dag niet de maxima overschrijden die zijn gesteld in de dienstenovereenkomst die in december 2002 werd gesloten tussen de Commissie (DG Tolken) en de Raad om de voornaamste verplichtingen van beide partijen formeel vast te leggen.

---

(1)  Reglement van orde van de Commissie, C(2000) 3614 (PB L 308 van 8.12.2000, blz. 26).

(2)  Regels ter uitvoering van het Reglement van orde van de Commissie, C(2001) 1.

(3)  Adviescomités, beheerscomités en regelgevende comités vallen onder Besluit 1999/468/EG van de Raad van 28 juni 1999 tot vaststelling van de voorwaarden voor de uitoefening van de aan de Commissie verleende uitvoeringsbevoegdheden (PB L 184 van 17.7.1999, blz. 23), dat Besluit 87/373/EEG vervangt (PB L 197 van 18.7.1987, blz. 33).

---

BIJLAGE II

De door de Rekenkamer ontwikkelde kostenberekeningsmethode

| 1. | De totale budgettaire kosten voor DG Tolken (kosten vóór belasting en pensioen) zoals die werden berekend door de controleurs van de Rekenkamer, zijn gelijk aan de totale kosten waarop DG Tolken zijn interinstitutionele factureringstarieven baseert plus de overheadkosten die niet in de berekeningen van DG Tolken zijn meegenomen (kosten voor kaderleden en hulppersoneel dat werkzaamheden verricht in verband met begroting en financiën, beheer van de personele middelen en algemene administratie). |
| --- | --- |

1.

De totale budgettaire kosten voor DG Tolken (kosten vóór belasting en pensioen) zoals die werden berekend door de controleurs van de Rekenkamer, zijn gelijk aan de totale kosten waarop DG Tolken zijn interinstitutionele factureringstarieven baseert plus de overheadkosten die niet in de berekeningen van DG Tolken zijn meegenomen (kosten voor kaderleden en hulppersoneel dat werkzaamheden verricht in verband met begroting en financiën, beheer van de personele middelen en algemene administratie).

| 2. | Door de kostprijs vóór belasting en pensioen te verlagen met de door vaste tolken en ACI's betaalde communautaire belasting en te verhogen met de fictieve werkgeversbijdragen voor pensioenen voor vaste tolken (tweemaal de door de ambtenaar betaalde bijdrage (1)), verkrijgt men de kostprijs voor de communautaire begroting (kostprijs na belasting en pensioen). Voor de ACI's omvatten de totale budgettaire kosten reeds de pensioenbijdragen die zowel de ACI's als de EU-instellingen betalen aan een extern orgaan. |
| --- | --- |

2.

Door de kostprijs vóór belasting en pensioen te verlagen met de door vaste tolken en ACI's betaalde communautaire belasting en te verhogen met de fictieve werkgeversbijdragen voor pensioenen voor vaste tolken (tweemaal de door de ambtenaar betaalde bijdrage (1)), verkrijgt men de kostprijs voor de communautaire begroting (kostprijs na belasting en pensioen). Voor de ACI's omvatten de totale budgettaire kosten reeds de pensioenbijdragen die zowel de ACI's als de EU-instellingen betalen aan een extern orgaan.

---

(1)  Overeenkomstig artikel 83, lid 2, van het Statuut wordt maandelijks op het salaris van de ambtenaren een bijdrage ingehouden die gelijk is aan een derde van de kosten voor de financiering van de pensioenregeling. Bijgevolg bedraagt de werkgeversbijdrage tweemaal die van de ambtenaar.

---

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT

| V. | Binnen het directoraat Vertolking worden de aanvragen voor vergaderingen door de eenheid vergaderingen/conferenties getoetst aan de vigerende regels alvorens wordt ingestemd met de verzorging van tolkendiensten. |
| --- | --- |

V.

Binnen het directoraat Vertolking worden de aanvragen voor vergaderingen door de eenheid vergaderingen/conferenties getoetst aan de vigerende regels alvorens wordt ingestemd met de verzorging van tolkendiensten.

| VII. | Het Europees Parlement beklemtoont dat zij als politieke instelling snel moet kunnen reageren op politieke situaties die in bepaalde gevallen per definitie onmogelijk zijn te voorzien. In 1999 is een gedragscode aangenomen die in 2004 is aangepast teneinde de beschikking te hebben over regels die tot doel hebben om de inzet van de tolkendienst in een beter kader te kunnen plaatsen. |
| --- | --- |

VII.

Het Europees Parlement beklemtoont dat zij als politieke instelling snel moet kunnen reageren op politieke situaties die in bepaalde gevallen per definitie onmogelijk zijn te voorzien. In 1999 is een gedragscode aangenomen die in 2004 is aangepast teneinde de beschikking te hebben over regels die tot doel hebben om de inzet van de tolkendienst in een beter kader te kunnen plaatsen.

Terwijl voor vele vergaderingen bij de twee andere in dit verslag genoemde instellingen niet altijd behoefte aan vertolking is, is voor de parlementaire vergaderingen over het algemeen vertolking nodig (1).

| VIII. | Dergelijke verslagen bestaan voor commissie- en delegatievergaderingen; het systeem moet worden uitgebreid tot de andere soorten vergaderingen waaronder de fractievergaderingen. |
| --- | --- |

VIII.

Dergelijke verslagen bestaan voor commissie- en delegatievergaderingen; het systeem moet worden uitgebreid tot de andere soorten vergaderingen waaronder de fractievergaderingen.

De regelmatige opstelling van periodieke verslagen die tot doel hebben om de gebruikers te sensibiliseren, is verstoord door problemen op technisch vlak. De diensten zullen ervoor zorgen dat de situatie per september 2005 is verbeterd.

| 19. | Zelfs wanneer de leden hun aanwezigheid op de vergadering vooraf zouden moeten bevestigen, zou inachtneming van het vertolkingsprofiel van een vergadering op talloze problemen stuiten, waaronder de verplichting om te voorzien in de taalkundige behoeften die samenhangen met de aanwezigheid in de vergadering van ministers, leden van de Commissie of uitgenodigde deskundigen. |
| --- | --- |

19.

Zelfs wanneer de leden hun aanwezigheid op de vergadering vooraf zouden moeten bevestigen, zou inachtneming van het vertolkingsprofiel van een vergadering op talloze problemen stuiten, waaronder de verplichting om te voorzien in de taalkundige behoeften die samenhangen met de aanwezigheid in de vergadering van ministers, leden van de Commissie of uitgenodigde deskundigen.

| 20 en 21. | De tolkendiensten gaan met de gebruikende diensten regelmatig na of de gevraagde diensten in overeenstemming waren met de behoeften; sinds september 2004 wordt ter waarborging van een optimale inzet van de middelen tevens gebruikgemaakt van de verslagen die na afloop van de commissie- en delegatievergaderingen, en binnenkort eveneens na afloop van de fractievergaderingen, worden opgesteld.
  De gebruikende diensten (commissies en delegaties) zorgen voor aanpassing van het vertolkingsprofiel van hun vergaderingen teneinde het directoraat Vertolking in staat te stellen om de middelen optimaal in te zetten. Deze informatie zal op gezette tijden worden toegezonden aan het Bureau van het Parlement opdat eventueel kan worden besloten tot de noodzakelijke aanpassingen. |
| --- | --- |

20 en 21.

De tolkendiensten gaan met de gebruikende diensten regelmatig na of de gevraagde diensten in overeenstemming waren met de behoeften; sinds september 2004 wordt ter waarborging van een optimale inzet van de middelen tevens gebruikgemaakt van de verslagen die na afloop van de commissie- en delegatievergaderingen, en binnenkort eveneens na afloop van de fractievergaderingen, worden opgesteld.

De gebruikende diensten (commissies en delegaties) zorgen voor aanpassing van het vertolkingsprofiel van hun vergaderingen teneinde het directoraat Vertolking in staat te stellen om de middelen optimaal in te zetten. Deze informatie zal op gezette tijden worden toegezonden aan het Bureau van het Parlement opdat eventueel kan worden besloten tot de noodzakelijke aanpassingen.

| 30. | Het EP houdt rekening (artikel 139 van het Reglement) met het feit dat na de uitbreiding nog niet alle nieuwe officiële talen worden gedekt als gevolg van het tekort aan gekwalificeerde personen, die door de lidstaten zullen moeten worden opgeleid. |
| --- | --- |

30.

Het EP houdt rekening (artikel 139 van het Reglement) met het feit dat na de uitbreiding nog niet alle nieuwe officiële talen worden gedekt als gevolg van het tekort aan gekwalificeerde personen, die door de lidstaten zullen moeten worden opgeleid.

| 31. | Hoewel het door het EPSO georganiseerde vergelijkende onderzoek voor de aanwerving van Maltese tolken geen resultaat heeft opgeleverd, wordt het Maltees tijdens de plenaire vergaderingen in Straatsburg wel gedekt door de aanwerving van externe tolken; dit zal ook in 2006 tijdens de plenaire vergaderingen die in Brussel worden georganiseerd het geval zijn dankzij Maltese tolken die een door de instellingen gefinancierd opleidingsprogramma hebben gevolgd. |
| --- | --- |

31.

Hoewel het door het EPSO georganiseerde vergelijkende onderzoek voor de aanwerving van Maltese tolken geen resultaat heeft opgeleverd, wordt het Maltees tijdens de plenaire vergaderingen in Straatsburg wel gedekt door de aanwerving van externe tolken; dit zal ook in 2006 tijdens de plenaire vergaderingen die in Brussel worden georganiseerd het geval zijn dankzij Maltese tolken die een door de instellingen gefinancierd opleidingsprogramma hebben gevolgd.

| 33 en 34. | De diensten van het EP berekenen de rechtstreekse kosten van de overeenkomstig de vigerende bepalingen door externe tolken geleverde tolkendiensten en passen de gemiddelde kosten per door een externe tolk gepresteerde tolkdag regelmatig aan.
  Zij zullen de door de Rekenkamer voorgestelde berekeningsmethode bestuderen en eventueel overnemen teneinde het inzicht in de globale kosten van de geleverde diensten, met inbegrip van de door de vaste tolken geleverde diensten, te verbeteren, en zullen de nodige middelen uittrekken voor het beheer van deze gegevens. |
| --- | --- |

33 en 34.

De diensten van het EP berekenen de rechtstreekse kosten van de overeenkomstig de vigerende bepalingen door externe tolken geleverde tolkendiensten en passen de gemiddelde kosten per door een externe tolk gepresteerde tolkdag regelmatig aan.

Zij zullen de door de Rekenkamer voorgestelde berekeningsmethode bestuderen en eventueel overnemen teneinde het inzicht in de globale kosten van de geleverde diensten, met inbegrip van de door de vaste tolken geleverde diensten, te verbeteren, en zullen de nodige middelen uittrekken voor het beheer van deze gegevens.

| 38. | Het verschil dat is vastgesteld tussen de kosten per tolkdag bij het EP en het DG Tolken laat zich goed verklaren op grond van het navolgende punt 39, waarin de Rekenkamer wijst op de specifieke problemen die de werkzaamheden van het EP kenmerken. |
| --- | --- |

38.

Het verschil dat is vastgesteld tussen de kosten per tolkdag bij het EP en het DG Tolken laat zich goed verklaren op grond van het navolgende punt 39, waarin de Rekenkamer wijst op de specifieke problemen die de werkzaamheden van het EP kenmerken.

| 39. | De te sterke concentratie van vergaderingen op een deel van de week of van de dag (paragraaf 39, onder c)) valt met name te verklaren door de noodzaak voor de fracties om zich te houden aan de termijnen voor de indiening van amendementen voordat deze schriftelijk worden vertaald. Het feit dat er negen nieuwe talen bijgekomen zijn, heeft tot gevolg gehad dat deze termijn is vervroegd van de donderdagmorgen tot de woensdagavond voorafgaande aan vergaderperioden, hetgeen tevens tot gevolg heeft gehad dat de vergaderingen zich concentreren op de woensdagen.
  Gedachtig de noodzaak om de inzet van middelen te verbeteren, hebben de tolkendiensten de interinstitutionele samenwerking met betrekking tot de uitwisseling van tolken in vaste dienst uitgebreid, en zijn zij van plan deze praktijk nog meer toe te passen en daarbij vooral gebruik te maken van perioden van geringe parlementaire activiteit.
  De diensten die belast zijn met de organisatie van de vergaderingen van parlementaire commissies en delegaties zijn er in 2004 in geslaagd om het aantal vergaderingen dat gepland stond voor de donderdagmiddag te verhogen.
  Avond- en nachtvergaderingen worden bij het EP georganiseerd (paragraaf 39, onder d)) naar gelang van de besluiten die met betrekking tot de organisatie van de werkzaamheden worden genomen door de politieke organen. Het gaat hierbij voornamelijk om de plenaire vergaderingen in Straatsburg en Brussel, bepaalde vergaderingen van de Begrotingscommissie in de periode van de aanneming van de begrotingen en bepaalde vergaderingen van de bemiddelingscomités. Het gaat hierbij om een fractie van het algehele volume van de werkzaamheden, en zij maken integrerend deel uit van het werkritme dat kenmerkend is voor de parlementaire instelling van de 25 lidstaten. |
| --- | --- |

39.

De te sterke concentratie van vergaderingen op een deel van de week of van de dag (paragraaf 39, onder c)) valt met name te verklaren door de noodzaak voor de fracties om zich te houden aan de termijnen voor de indiening van amendementen voordat deze schriftelijk worden vertaald. Het feit dat er negen nieuwe talen bijgekomen zijn, heeft tot gevolg gehad dat deze termijn is vervroegd van de donderdagmorgen tot de woensdagavond voorafgaande aan vergaderperioden, hetgeen tevens tot gevolg heeft gehad dat de vergaderingen zich concentreren op de woensdagen.

Gedachtig de noodzaak om de inzet van middelen te verbeteren, hebben de tolkendiensten de interinstitutionele samenwerking met betrekking tot de uitwisseling van tolken in vaste dienst uitgebreid, en zijn zij van plan deze praktijk nog meer toe te passen en daarbij vooral gebruik te maken van perioden van geringe parlementaire activiteit.

De diensten die belast zijn met de organisatie van de vergaderingen van parlementaire commissies en delegaties zijn er in 2004 in geslaagd om het aantal vergaderingen dat gepland stond voor de donderdagmiddag te verhogen.

Avond- en nachtvergaderingen worden bij het EP georganiseerd (paragraaf 39, onder d)) naar gelang van de besluiten die met betrekking tot de organisatie van de werkzaamheden worden genomen door de politieke organen. Het gaat hierbij voornamelijk om de plenaire vergaderingen in Straatsburg en Brussel, bepaalde vergaderingen van de Begrotingscommissie in de periode van de aanneming van de begrotingen en bepaalde vergaderingen van de bemiddelingscomités. Het gaat hierbij om een fractie van het algehele volume van de werkzaamheden, en zij maken integrerend deel uit van het werkritme dat kenmerkend is voor de parlementaire instelling van de 25 lidstaten.

| 42. | De hoge kosten van de op korte termijn georganiseerde tolkendiensten zijn het gevolg van de flexibele organisatie die binnen het EP is vereist.
  Zoals aangegeven in het antwoord op punt VII hierboven, kunnen vergaderingen op korte termijn worden aangevraagd naar gelang van de politieke actualiteit waarop het Parlement moet reageren. |
| --- | --- |

42.

De hoge kosten van de op korte termijn georganiseerde tolkendiensten zijn het gevolg van de flexibele organisatie die binnen het EP is vereist.

Zoals aangegeven in het antwoord op punt VII hierboven, kunnen vergaderingen op korte termijn worden aangevraagd naar gelang van de politieke actualiteit waarop het Parlement moet reageren.

| 43. | Het late annuleren van vergaderingen met vertolking en de voor verbetering vatbare planning van de werkzaamheden zijn kostenfactoren waarop de administratieve diensten regelmatig de aandacht van de gebruikers vestigen. Er wordt overwogen hen nog meer hiervan bewust te maken door hun regelmatig de kosten van deze late annuleringen mede te delen. De door de Kamer genoemde cijfers moeten echter worden gerelativeerd om elke verkeerde interpretatie te voorkomen. Een vergadering bestaat immers vaak, tijdens eenzelfde dag, uit een reeks van meerdere ondervergaderingen (coördinatoren, bureau, werkgroepen, enz.). De annulering van een of meerdere ondervergaderingen heeft geen gevolgen voor de begroting, omdat de tolken tijdens de andere vergaderingen hebben gewerkt. Bovendien omvatten de cijfers inzake annulering van vergaderingen tevens „technische”” annuleringen die geen gevolgen voor de begroting hebben op het vlak van vertolking, omdat enkel dezelfde vergadering op een ander tijdstip, in een andere zaal, een andere vergaderplaats of met andere talen wordt gehouden. |
| --- | --- |

43.

Het late annuleren van vergaderingen met vertolking en de voor verbetering vatbare planning van de werkzaamheden zijn kostenfactoren waarop de administratieve diensten regelmatig de aandacht van de gebruikers vestigen. Er wordt overwogen hen nog meer hiervan bewust te maken door hun regelmatig de kosten van deze late annuleringen mede te delen. De door de Kamer genoemde cijfers moeten echter worden gerelativeerd om elke verkeerde interpretatie te voorkomen. Een vergadering bestaat immers vaak, tijdens eenzelfde dag, uit een reeks van meerdere ondervergaderingen (coördinatoren, bureau, werkgroepen, enz.). De annulering van een of meerdere ondervergaderingen heeft geen gevolgen voor de begroting, omdat de tolken tijdens de andere vergaderingen hebben gewerkt. Bovendien omvatten de cijfers inzake annulering van vergaderingen tevens „technische”” annuleringen die geen gevolgen voor de begroting hebben op het vlak van vertolking, omdat enkel dezelfde vergadering op een ander tijdstip, in een andere zaal, een andere vergaderplaats of met andere talen wordt gehouden.

| 44. | Bij het beheer van de vertolking moet de begrotingsgerichte benadering van de salariëring van de tolken (de externe tolken worden betaald op een ondeelbare dagbasis, zelfs voor één enkele korte vergadering) worden gecombineerd met de organisatie van de parlementaire werkzaamheden per perioden van halve dagen of nog kortere vergaderingen. Derhalve is de weerslag voor de begroting van vertolkingskosten slechts beperkt en zelfs te verwaarlozen, wanneer een „ondervergadering” of een werkgroep geannuleerd is, maar de betrokken tolken in andere vergaderingen of tijdens dezelfde dag hebben getolkt (gemiddeld 70 % van de tolken die met een annulering te maken hebben, kunnen in andere vergaderingen worden ingezet). In het licht van deze omstandigheden is het Parlement van oordeel dat de kosten van geplande en niet-gebruikte vertolking in 2003 lager lagen dan 5 % van alle voor vertolking gebruikte middelen (56 298 tolkdagen), hetzij een beetje hoger dan de helft van het percentage en de kosten die door de Kamer zijn genoemd. |
| --- | --- |

44.

Bij het beheer van de vertolking moet de begrotingsgerichte benadering van de salariëring van de tolken (de externe tolken worden betaald op een ondeelbare dagbasis, zelfs voor één enkele korte vergadering) worden gecombineerd met de organisatie van de parlementaire werkzaamheden per perioden van halve dagen of nog kortere vergaderingen. Derhalve is de weerslag voor de begroting van vertolkingskosten slechts beperkt en zelfs te verwaarlozen, wanneer een „ondervergadering” of een werkgroep geannuleerd is, maar de betrokken tolken in andere vergaderingen of tijdens dezelfde dag hebben getolkt (gemiddeld 70 % van de tolken die met een annulering te maken hebben, kunnen in andere vergaderingen worden ingezet). In het licht van deze omstandigheden is het Parlement van oordeel dat de kosten van geplande en niet-gebruikte vertolking in 2003 lager lagen dan 5 % van alle voor vertolking gebruikte middelen (56 298 tolkdagen), hetzij een beetje hoger dan de helft van het percentage en de kosten die door de Kamer zijn genoemd.

| 55. | Het EP is tevreden over de vooruitgang die is geboekt met betrekking tot de interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertolking. Deze vooruitgang gaat verder dan de aanbevelingen in het „Chêne-verslag”, met name wat betreft de ad hoc uitwisseling van tolken in vaste dienst voor de oude officiële talen.
  Bepaalde verschillen tussen de instellingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden voor tolken vormen nog een belemmering voor de uitwisseling van ambtenaren. Dit onderwerp is nog in onderzoek. |
| --- | --- |

55.

Het EP is tevreden over de vooruitgang die is geboekt met betrekking tot de interinstitutionele samenwerking op het gebied van vertolking. Deze vooruitgang gaat verder dan de aanbevelingen in het „Chêne-verslag”, met name wat betreft de ad hoc uitwisseling van tolken in vaste dienst voor de oude officiële talen.

Bepaalde verschillen tussen de instellingen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden voor tolken vormen nog een belemmering voor de uitwisseling van ambtenaren. Dit onderwerp is nog in onderzoek.

| 56. | Onafhankelijk van de bezuinigingen en de efficiencyverbeteringen die mogelijk zijn, moet erop worden gewezen dat het bestaan van drie tolkendiensten te maken heeft met de bijzondere kenmerken en specifieke behoeften van de betrokken instellingen.
  De tijdschema 's voor de werkzaamheden van de instellingen zouden meer kunnen worden geharmoniseerd teneinde de doeltreffendheid en de beschikbaarheid van de tolkendiensten te verbeteren, met name in het geval van de talen van de nieuwe lidstaten. |
| --- | --- |

56.

Onafhankelijk van de bezuinigingen en de efficiencyverbeteringen die mogelijk zijn, moet erop worden gewezen dat het bestaan van drie tolkendiensten te maken heeft met de bijzondere kenmerken en specifieke behoeften van de betrokken instellingen.

De tijdschema 's voor de werkzaamheden van de instellingen zouden meer kunnen worden geharmoniseerd teneinde de doeltreffendheid en de beschikbaarheid van de tolkendiensten te verbeteren, met name in het geval van de talen van de nieuwe lidstaten.

| 57. | Het concurrentiebegrip heeft op geen enkele wijze betrekking op de bezoldigingen, die bij overeenkomst met de beroepsgroep voor alle instellingen van de EU op dezelfde wijze worden vastgesteld.
  De secretarissen-generaal van de instellingen zijn zich bewust van de noodzaak de beschikbare mankracht beter in te zetten (paragraaf 57, onder b)), en hebben de interinstitutionele samenwerking aanzienlijk uitgebreid, en zijn een programma gestart voor de wederzijdse beschikbaarstelling van tolken in vaste dienst; zij zijn vastbesloten om de samenwerking op dit gebied uit te breiden.
  Het gemeenschappelijke beheer van de lijst van externe tolken en een beter overleg tussen de planningdiensten hebben het reeds mogelijk gemaakt om de reiskosten (paragraaf 57, onder c)) te delen, maar wat dat betreft zijn er zeker nog verbeteringen mogelijk. |
| --- | --- |

57.

Het concurrentiebegrip heeft op geen enkele wijze betrekking op de bezoldigingen, die bij overeenkomst met de beroepsgroep voor alle instellingen van de EU op dezelfde wijze worden vastgesteld.

De secretarissen-generaal van de instellingen zijn zich bewust van de noodzaak de beschikbare mankracht beter in te zetten (paragraaf 57, onder b)), en hebben de interinstitutionele samenwerking aanzienlijk uitgebreid, en zijn een programma gestart voor de wederzijdse beschikbaarstelling van tolken in vaste dienst; zij zijn vastbesloten om de samenwerking op dit gebied uit te breiden.

Het gemeenschappelijke beheer van de lijst van externe tolken en een beter overleg tussen de planningdiensten hebben het reeds mogelijk gemaakt om de reiskosten (paragraaf 57, onder c)) te delen, maar wat dat betreft zijn er zeker nog verbeteringen mogelijk.

| 58. | De politieke en functionele autonomie van het Europees Parlement kan niet worden verenigd met een organisationele praktijk die eruit zou bestaan dat zijn verzoeken voor het houden van officiële vergaderingen aan een administratieve arbitrage moeten worden onderworpen, die onvermijdelijk is op het moment dat de beschikbare middelen worden beheerd, en dat het houden van zijn vergaderingen uiteindelijk van een dergelijke technische arbitrage zal afhangen. Met het idee van de oprichting van een enkel bureau, belast met het aanbieden van tolkdiensten aan alle instellingen, kan het Europees Parlement dus niet instemmen.
  Overigens werd in de conclusies van het „Chêne-verslag” dat in 2002 na een uitvoerige studie werd opgesteld ter attentie van de secretarissen-generaal van de instellingen, aanbevolen om de synergieën veeleer te verdiepen dan de diensten samen te voegen.
  Ten slotte zou, in economische termen, de oprichting van een enkel bureau voor de levering van tolkdiensten aan alle instellingen niet leiden tot een terugdringing van de extra kosten voor de organisatie van de vergaderingen van het EP (kosten van de dienstreizen naar Straatsburg, meer dienstreizen, objectieve factoren die de Kamer als rechtvaardig aanmerkt). Hierdoor zou evenmin het gebrek aan gekwalificeerde tolken voor bepaalde talen worden verminderd. |
| --- | --- |

58.

De politieke en functionele autonomie van het Europees Parlement kan niet worden verenigd met een organisationele praktijk die eruit zou bestaan dat zijn verzoeken voor het houden van officiële vergaderingen aan een administratieve arbitrage moeten worden onderworpen, die onvermijdelijk is op het moment dat de beschikbare middelen worden beheerd, en dat het houden van zijn vergaderingen uiteindelijk van een dergelijke technische arbitrage zal afhangen. Met het idee van de oprichting van een enkel bureau, belast met het aanbieden van tolkdiensten aan alle instellingen, kan het Europees Parlement dus niet instemmen.

Overigens werd in de conclusies van het „Chêne-verslag” dat in 2002 na een uitvoerige studie werd opgesteld ter attentie van de secretarissen-generaal van de instellingen, aanbevolen om de synergieën veeleer te verdiepen dan de diensten samen te voegen.

Ten slotte zou, in economische termen, de oprichting van een enkel bureau voor de levering van tolkdiensten aan alle instellingen niet leiden tot een terugdringing van de extra kosten voor de organisatie van de vergaderingen van het EP (kosten van de dienstreizen naar Straatsburg, meer dienstreizen, objectieve factoren die de Kamer als rechtvaardig aanmerkt). Hierdoor zou evenmin het gebrek aan gekwalificeerde tolken voor bepaalde talen worden verminderd.

| 62. | Het EP heeft altijd gemikt op een verhouding van 50/50 tussen externe tolken (ACI's) en tolken in vaste dienst; dit valt natuurlijk in piekperioden uit in het voordeel van de ACI's, maar de verhouding heeft zich in 2004 gestabiliseerd op 52 % tolken in vaste dienst en 48 % ACI's. |
| --- | --- |

62.

Het EP heeft altijd gemikt op een verhouding van 50/50 tussen externe tolken (ACI's) en tolken in vaste dienst; dit valt natuurlijk in piekperioden uit in het voordeel van de ACI's, maar de verhouding heeft zich in 2004 gestabiliseerd op 52 % tolken in vaste dienst en 48 % ACI's.

| 63. | De diensten van het EP streven er, met name sinds de oprichting van een enkele dienst die belast is met alle betalingen aan de ACI's, naar om de door de ACI's gemaakte reiskosten meer van nabij te controleren.
  Het doel is om met inachtneming van de vigerende regels de laagst mogelijke tarieven toe te passen en daarbij zoveel mogelijk de criteria te hanteren zoals die ook gelden voor de tolken in vaste dienst.
  Het Europees Parlement is bereid om samen met de andere instellingen opnieuw met de IACI over de overeenkomst te onderhandelen. |
| --- | --- |

63.

De diensten van het EP streven er, met name sinds de oprichting van een enkele dienst die belast is met alle betalingen aan de ACI's, naar om de door de ACI's gemaakte reiskosten meer van nabij te controleren.

Het doel is om met inachtneming van de vigerende regels de laagst mogelijke tarieven toe te passen en daarbij zoveel mogelijk de criteria te hanteren zoals die ook gelden voor de tolken in vaste dienst.

Het Europees Parlement is bereid om samen met de andere instellingen opnieuw met de IACI over de overeenkomst te onderhandelen.

| 64 en 65. | Het soort vliegtuigbiljet dat in artikel 10 van de uitvoeringsmodaliteiten van de thans geldende overeenkomst wordt vermeld („een inruilbaar en terugvorderbaar IATA-ticket tegen het laagste tarief waarvoor geen quota gelden”) komt niet overeen met een biljet waarvoor beperkingen gelden.
  Eventueel zijn de diensten van het Parlement evenwel bereid om de reiskosten te vergoeden op basis van een lager tarief waarvoor beperkingen gelden, en daarbij de tolken de garantie te geven dat eventuele boetes die om dienstredenen in rekening zouden worden gebracht, worden vergoed.
  De beherende dienst moedigt de ACI-tolken aan om deze formule te gebruiken, of systematisch gebruik te maken van de diensten van het reisbureau dat een contract met het EP heeft gesloten en dat de overeengekomen tarieven of de beste beschikbare tarieven moet toepassen.
  Overigens is in bepaalde gevallen en op bepaalde lijnen (bijvoorbeeld Brussel-Straatsburg tijdens de vergaderperioden van het EP) geen enkel inruilbaar biljet beschikbaar waarvan de prijs ligt onder het tarief van de business class. |
| --- | --- |

64 en 65.

Het soort vliegtuigbiljet dat in artikel 10 van de uitvoeringsmodaliteiten van de thans geldende overeenkomst wordt vermeld („een inruilbaar en terugvorderbaar IATA-ticket tegen het laagste tarief waarvoor geen quota gelden”) komt niet overeen met een biljet waarvoor beperkingen gelden.

Eventueel zijn de diensten van het Parlement evenwel bereid om de reiskosten te vergoeden op basis van een lager tarief waarvoor beperkingen gelden, en daarbij de tolken de garantie te geven dat eventuele boetes die om dienstredenen in rekening zouden worden gebracht, worden vergoed.

De beherende dienst moedigt de ACI-tolken aan om deze formule te gebruiken, of systematisch gebruik te maken van de diensten van het reisbureau dat een contract met het EP heeft gesloten en dat de overeengekomen tarieven of de beste beschikbare tarieven moet toepassen.

Overigens is in bepaalde gevallen en op bepaalde lijnen (bijvoorbeeld Brussel-Straatsburg tijdens de vergaderperioden van het EP) geen enkel inruilbaar biljet beschikbaar waarvan de prijs ligt onder het tarief van de business class.

| 66. | In samenwerking met de nieuwe overkoepelende dienst die belast is met de betalingen aan de ACI's en die in oktober 2004 is opgericht, hebben de diensten van het EP een eenheid in het leven geroepen die belast is met het toezicht op de kosten die verband houden met de overeenkomsten met ACI's. |
| --- | --- |

66.

In samenwerking met de nieuwe overkoepelende dienst die belast is met de betalingen aan de ACI's en die in oktober 2004 is opgericht, hebben de diensten van het EP een eenheid in het leven geroepen die belast is met het toezicht op de kosten die verband houden met de overeenkomsten met ACI's.

| 67. | Het is juist dat het Parlement artikel 9, lid 2, van de overeenkomst met de beroepsgroep altijd heeft toegepast met als uitgangspunt dat moest worden gestreefd naar de toepassing van gelijke tarieven en niet van de regels voor de opsplitsing van dagvergoedingen.
  De in het nieuwe Personeelsstatuut vastgestelde bepalingen voorzien thans in een onderscheid tussen de dagvergoeding en de vergoeding voor verblijfkosten. Deze bepalingen moeten worden verduidelijkt in het kader van nieuwe onderhandelingen over de met de IACI gesloten overeenkomst. |
| --- | --- |

67.

Het is juist dat het Parlement artikel 9, lid 2, van de overeenkomst met de beroepsgroep altijd heeft toegepast met als uitgangspunt dat moest worden gestreefd naar de toepassing van gelijke tarieven en niet van de regels voor de opsplitsing van dagvergoedingen.

De in het nieuwe Personeelsstatuut vastgestelde bepalingen voorzien thans in een onderscheid tussen de dagvergoeding en de vergoeding voor verblijfkosten. Deze bepalingen moeten worden verduidelijkt in het kader van nieuwe onderhandelingen over de met de IACI gesloten overeenkomst.

| 72. | Voor de gebruikelijke vergaderingen is de vertolkingstijd vastgesteld op drieënhalf uur. Op verzoek van de gebruikende diensten kan deze tijd echter zonder problemen worden verlengd tot vier uur of meer door middel van een versterking van de tolkenequipes. |
| --- | --- |

72.

Voor de gebruikelijke vergaderingen is de vertolkingstijd vastgesteld op drieënhalf uur. Op verzoek van de gebruikende diensten kan deze tijd echter zonder problemen worden verlengd tot vier uur of meer door middel van een versterking van de tolkenequipes.

| 82. | De bij de overige instellingen waargenomen beste praktijken zullen door de diensten van het EP die gebruikmaken van tolkendiensten worden bestudeerd, teneinde de planning van de werkzaamheden te verbeteren met inachtneming van de politieke behoeften als genoemd in het antwoord op punt VII. |
| --- | --- |

82.

De bij de overige instellingen waargenomen beste praktijken zullen door de diensten van het EP die gebruikmaken van tolkendiensten worden bestudeerd, teneinde de planning van de werkzaamheden te verbeteren met inachtneming van de politieke behoeften als genoemd in het antwoord op punt VII.

| 83 en 84. | In de behoeften aan tolken voor de nieuwe officiële talen wordt in toenemende mate voorzien door de aanzienlijke inspanningen met betrekking tot aanwerving en aanvullende opleiding die door instellingen worden verricht. Beklemtoond moet echter worden dat de nieuwe lidstaten een belangrijke taak hebben op het gebied van de opleiding van linguïsten. |
| --- | --- |

83 en 84.

In de behoeften aan tolken voor de nieuwe officiële talen wordt in toenemende mate voorzien door de aanzienlijke inspanningen met betrekking tot aanwerving en aanvullende opleiding die door instellingen worden verricht. Beklemtoond moet echter worden dat de nieuwe lidstaten een belangrijke taak hebben op het gebied van de opleiding van linguïsten.

| 85 en 86. | Integrale meertaligheid zoals die door het EP gewenst wordt, brengt aanzienlijke kosten met zich mee die beter kunnen worden beheerst, afhankelijk van het type organisatie van de parlementaire werkzaamheden en een optimale vergaderplanning. Deze kosten hebben eveneens te maken met politieke besluiten betreffende de organisatie van de werkzaamheden (vergaderroosters en arbeidsplaatsen). |
| --- | --- |

85 en 86.

Integrale meertaligheid zoals die door het EP gewenst wordt, brengt aanzienlijke kosten met zich mee die beter kunnen worden beheerst, afhankelijk van het type organisatie van de parlementaire werkzaamheden en een optimale vergaderplanning. Deze kosten hebben eveneens te maken met politieke besluiten betreffende de organisatie van de werkzaamheden (vergaderroosters en arbeidsplaatsen).

| 87. | Het directoraat Vertolking van het EP voert een minimalistisch beleid met betrekking tot reservetolkenteams. Er wordt slechts één per dag gepland, en dan uitsluitend voor de piekdagen; uiteindelijk wordt altijd geheel of voor een groot deel gebruikgemaakt van dit team. |
| --- | --- |

87.

Het directoraat Vertolking van het EP voert een minimalistisch beleid met betrekking tot reservetolkenteams. Er wordt slechts één per dag gepland, en dan uitsluitend voor de piekdagen; uiteindelijk wordt altijd geheel of voor een groot deel gebruikgemaakt van dit team.

| 88. | Zie het antwoord van het Parlement op paragraaf 44. |
| --- | --- |

88.

Zie het antwoord van het Parlement op paragraaf 44.

| 90 en 91. | De diensten van het EP zijn momenteel volop bezig met een procedure voor een striktere toepassing van de overeenkomst met de IACI, verdere integratie van computersystemen en een verdieping van de interinstitutionele samenwerking; zij willen hiermee verdergaan.
  De instelling staat open voor heronderhandelingen over de overeenkomst. |
| --- | --- |

90 en 91.

De diensten van het EP zijn momenteel volop bezig met een procedure voor een striktere toepassing van de overeenkomst met de IACI, verdere integratie van computersystemen en een verdieping van de interinstitutionele samenwerking; zij willen hiermee verdergaan.

De instelling staat open voor heronderhandelingen over de overeenkomst.

| 92. | Het EP is van oordeel dat het de beschikking moet hebben over een aantal vaste tolken die in dienst zijn van het Parlement, omdat zulks garanties biedt voor de onafhankelijkheid en de autonomie van de instelling.
  Wanneer overigens afhankelijk van de behoeften ad hoc gebruik wordt gemaakt van externe tolken, kunnen daarmee piekperioden in de werkzaamheden worden opgevangen, en de belasting voor de begroting worden aangepast.
  Een verhouding 50/50 lijkt als compromis een redelijke afweging tussen autonomie en flexibiliteit van de dienst. |
| --- | --- |

92.

Het EP is van oordeel dat het de beschikking moet hebben over een aantal vaste tolken die in dienst zijn van het Parlement, omdat zulks garanties biedt voor de onafhankelijkheid en de autonomie van de instelling.

Wanneer overigens afhankelijk van de behoeften ad hoc gebruik wordt gemaakt van externe tolken, kunnen daarmee piekperioden in de werkzaamheden worden opgevangen, en de belasting voor de begroting worden aangepast.

Een verhouding 50/50 lijkt als compromis een redelijke afweging tussen autonomie en flexibiliteit van de dienst.

| 93. | De duur van de vergaderingen wordt vastgesteld door de politieke en parlementaire organen; deze kan langer zijn dan de gebruikelijke tijd van drieënhalf uur, als aangegeven in paragraaf 72.
  De tolkendienst moet alle verzoeken die in overeenstemming zijn met de regels inwilligen; daarbij worden de tolken op de vergaderingen ingezet met inachtneming van de regels die van kracht zijn op het gebied van arbeidsvoorwaarden. |
| --- | --- |

93.

De duur van de vergaderingen wordt vastgesteld door de politieke en parlementaire organen; deze kan langer zijn dan de gebruikelijke tijd van drieënhalf uur, als aangegeven in paragraaf 72.

De tolkendienst moet alle verzoeken die in overeenstemming zijn met de regels inwilligen; daarbij worden de tolken op de vergaderingen ingezet met inachtneming van de regels die van kracht zijn op het gebied van arbeidsvoorwaarden.

| 94. | Het is aan de politieke autoriteit van het EP om te bepalen of zij de beschikking wenst te hebben over haar eigen autonome tolkendienst, met toepassing van grote interinstitutionele synergieën, of dat zij er de voorkeur aan geeft toe te werken naar de oprichting van een enkel orgaan dat belast is met het verzorgen van tolkendiensten voor alle instellingen. |
| --- | --- |

94.

Het is aan de politieke autoriteit van het EP om te bepalen of zij de beschikking wenst te hebben over haar eigen autonome tolkendienst, met toepassing van grote interinstitutionele synergieën, of dat zij er de voorkeur aan geeft toe te werken naar de oprichting van een enkel orgaan dat belast is met het verzorgen van tolkendiensten voor alle instellingen.

---

(1)  In artikel 138 van het Reglement van het Parlement is het volgende bepaald:

„1.

| „1. | Alle stukken van het Parlement worden gesteld in de officiële talen. |
| --- | --- |

Alle stukken van het Parlement worden gesteld in de officiële talen.

| 2. | Alle leden hebben het recht in de officiële taal van hun keuze in het Parlement het woord te voeren. De uiteenzettingen in een der officiële talen worden gelijktijdig vertolkt in elk van de andere officiële talen en in iedere andere taal welke het Bureau noodzakelijk acht. |
| --- | --- |

2.

Alle leden hebben het recht in de officiële taal van hun keuze in het Parlement het woord te voeren. De uiteenzettingen in een der officiële talen worden gelijktijdig vertolkt in elk van de andere officiële talen en in iedere andere taal welke het Bureau noodzakelijk acht.

| 3. | Voor commissie- en delegatievergaderingen wordt voorzien in vertolking uit en in de door de leden en plaatsvervangers van de betreffende commissie of delegatie gebruikte en verlangde officiële talen. |
| --- | --- |

3.

Voor commissie- en delegatievergaderingen wordt voorzien in vertolking uit en in de door de leden en plaatsvervangers van de betreffende commissie of delegatie gebruikte en verlangde officiële talen.

| 4. | Voor commissie- of delegatievergaderingen buiten de gewone vergaderplaatsen wordt voorzien in vertolking uit en in de talen van de leden die hun komst naar de vergadering hebben bevestigd. Deze regeling kan bij wijze van uitzondering worden versoepeld met instemming van de leden van het betreffende orgaan. Wanneer er geen overeenstemming is, beslist het Bureau.” |
| --- | --- |

4.

Voor commissie- of delegatievergaderingen buiten de gewone vergaderplaatsen wordt voorzien in vertolking uit en in de talen van de leden die hun komst naar de vergadering hebben bevestigd. Deze regeling kan bij wijze van uitzondering worden versoepeld met instemming van de leden van het betreffende orgaan. Wanneer er geen overeenstemming is, beslist het Bureau.”

---

ANTWOORDEN VAN DE RAAD

Het secretariaat-generaal van de Raad is ingenomen met het verslag van de Europese Rekenkamer over de uitgaven van de Europese instellingen voor vertolking, dat als basis kan dienen voor een verdere rationalisering van het gebruik van de vertolkingsfaciliteiten in de toekomst.

Opmerkingen over bepaalde punten van het verslag

| 10 en 11. | In tabel 1 en de navolgende analyse in de paragrafen 10 en 11 wordt geen volledige verklaring gegeven voor de toename van het aantal tolkendagen bij de Raad tussen 1998 en 2002 (+9 %). De voornaamste reden voor de toename is de forse groei in de werkzaamheden van de Raad en het aantal bij de Raad gehouden vergaderingen (+39 %) in die periode (zie tabel 1).
  Tabel 1
  Aantal aan de Raad verstrekte tolkendagen, met inbegrip van de talen van de nieuwe lidstaten, vergeleken met het aantal vergaderingen (index 1998 = 100) | 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Raadsvergaderingen | 100 | 105,8 | 112,2 | 132,7 | 139 | 135,8 | 124,8 |
| Aan de Raad verstrekte tolkendagen | 100 | 96,8 | 96,3 | 105,6 | 109,1 | 103,9 | 89,9 |

10 en 11.

In tabel 1 en de navolgende analyse in de paragrafen 10 en 11 wordt geen volledige verklaring gegeven voor de toename van het aantal tolkendagen bij de Raad tussen 1998 en 2002 (+9 %). De voornaamste reden voor de toename is de forse groei in de werkzaamheden van de Raad en het aantal bij de Raad gehouden vergaderingen (+39 %) in die periode (zie tabel 1).

Tabel 1

Aantal aan de Raad verstrekte tolkendagen, met inbegrip van de talen van de nieuwe lidstaten, vergeleken met het aantal vergaderingen (index 1998 = 100)

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

Raadsvergaderingen

100

105,8

112,2

132,7

139

135,8

124,8

Aan de Raad verstrekte tolkendagen

100

96,8

96,3

105,6

109,1

103,9

89,9

Wat betreft de daling met 13 % voor tolkendagen bij de Raad in 2004 zij erop gewezen dat het aantal vergadering in 2004 is gedaald met 8 %. Bovendien moeten de volgende factoren in aanmerking worden genomen:

| — | sedert 1 mei 2004 zijn er, op basis van besluit nr. 56/04 van de SG/HV, minder vergaderingen met vertolking gehouden; |
| --- | --- |

—

sedert 1 mei 2004 zijn er, op basis van besluit nr. 56/04 van de SG/HV, minder vergaderingen met vertolking gehouden;

| — | de oude lidstaten (de vroegere EU15) hebben in 2004 minder vaak om vertolking gevraagd dan voorheen; |
| --- | --- |

—

de oude lidstaten (de vroegere EU15) hebben in 2004 minder vaak om vertolking gevraagd dan voorheen;

| — | voor de nieuwe talen heeft DG Tolken niet alle gevraagde vertolking kunnen verstrekken. |
| --- | --- |

—

voor de nieuwe talen heeft DG Tolken niet alle gevraagde vertolking kunnen verstrekken.

| 28. | Hier zij aan toegevoegd dat de vertolkingsuitgaven voor de vergaderingen van het Coreper ook voor 50 % uit de begroting van de Raad worden gefinancierd. |
| --- | --- |

28.

Hier zij aan toegevoegd dat de vertolkingsuitgaven voor de vergaderingen van het Coreper ook voor 50 % uit de begroting van de Raad worden gefinancierd.

| 35. | Het feit dat de definitie van de „MAD” (beschikbaarstelling) niet duidelijk is en in de loop der jaren dikwijls is gewijzigd, maakt iedere analyse aan de hand van dit begrip hoogst aanvechtbaar. |
| --- | --- |

35.

Het feit dat de definitie van de „MAD” (beschikbaarstelling) niet duidelijk is en in de loop der jaren dikwijls is gewijzigd, maakt iedere analyse aan de hand van dit begrip hoogst aanvechtbaar.

| 49. | Er zij vermeld dat, als de Raad een vergadering afgelast waarvoor vertolking is aangevraagd en moet worden betaald, dit niet betekent dat de tolken niets te doen hebben. Volgens de ervaring van de Raad kan en heeft DG Tolken sommige van deze tolken ingezet voor andere vergaderingen, bij de Commissie of bij andere instellingen waaraan DG Tolken tolken levert. |
| --- | --- |

49.

Er zij vermeld dat, als de Raad een vergadering afgelast waarvoor vertolking is aangevraagd en moet worden betaald, dit niet betekent dat de tolken niets te doen hebben. Volgens de ervaring van de Raad kan en heeft DG Tolken sommige van deze tolken ingezet voor andere vergaderingen, bij de Commissie of bij andere instellingen waaraan DG Tolken tolken levert.

| 94. | Het secretariaat-generaal van de Raad steunt het idee om een onafhankelijke evaluatie te laten maken van de eventuele voordelen van één interinstitutioneel bureau dat vertolkingsdiensten aan alle EU-instellingen levert. |
| --- | --- |

94.

Het secretariaat-generaal van de Raad steunt het idee om een onafhankelijke evaluatie te laten maken van de eventuele voordelen van één interinstitutioneel bureau dat vertolkingsdiensten aan alle EU-instellingen levert.

---

ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE

SAMENVATTING

| I. | Het DG Tolken zorgt voor meertalige communicatie, wat onontbeerlijk is voor de besluitvorming binnen de Gemeenschap. Doordat het de lidstaten de mogelijkheid biedt hun officiële taal/talen te gebruiken wanneer zij zich tot de instellingen richten, garandeert het hen op taalgebied een gelijke behandeling. Het levert een bijdrage tot de meertaligheid van de Unie, en dit is een politiek heet hangijzer. In haar vertolkingsbeleid past de Commissie de volgende leidende beginselen toe: voorziening in de reële behoeften, hoogstaande kwaliteit, beschikbaarheid en kosteneffectiviteit. |
| --- | --- |

I.

Het DG Tolken zorgt voor meertalige communicatie, wat onontbeerlijk is voor de besluitvorming binnen de Gemeenschap. Doordat het de lidstaten de mogelijkheid biedt hun officiële taal/talen te gebruiken wanneer zij zich tot de instellingen richten, garandeert het hen op taalgebied een gelijke behandeling. Het levert een bijdrage tot de meertaligheid van de Unie, en dit is een politiek heet hangijzer. In haar vertolkingsbeleid past de Commissie de volgende leidende beginselen toe: voorziening in de reële behoeften, hoogstaande kwaliteit, beschikbaarheid en kosteneffectiviteit.

| II. | De Commissie moet op een kosteneffectieve manier in de reële behoeften voorzien, maar moet er gezien de politieke aard van de activiteiten van de Europese Unie ook voor zorgen dat over de beste tolken kan worden beschikt. Het DG Tolken heeft tolken in vaste dienst om de beschikbaarheid en de continuïteit van de vertolking te garanderen op het hoge kwaliteitsniveau dat de instellingen nodig hebben. Wanneer er meer vraag is naar vertolking dan wat het DG Tolken kan bieden, worden freelance tolken (AIC's) van hetzelfde hoge kwaliteitsniveau ingehuurd. |
| --- | --- |

II.

De Commissie moet op een kosteneffectieve manier in de reële behoeften voorzien, maar moet er gezien de politieke aard van de activiteiten van de Europese Unie ook voor zorgen dat over de beste tolken kan worden beschikt. Het DG Tolken heeft tolken in vaste dienst om de beschikbaarheid en de continuïteit van de vertolking te garanderen op het hoge kwaliteitsniveau dat de instellingen nodig hebben. Wanneer er meer vraag is naar vertolking dan wat het DG Tolken kan bieden, worden freelance tolken (AIC's) van hetzelfde hoge kwaliteitsniveau ingehuurd.

| V. | Het DG Tolken van de Commissie onderzoekt de aanvragen om vertolking principieel zeer zorgvuldig en stelt aan de andere diensten informatie ter beschikking over talen die tijdens een bepaalde vergadering niet zijn gebruikt. Samen met de diensten van de Commissie ziet het er ook op toe dat, voorzover kan worden voorzien, er alleen voor vertolking wordt gezorgd voor de talen waarvoor dat nodig is. |
| --- | --- |

V.

Het DG Tolken van de Commissie onderzoekt de aanvragen om vertolking principieel zeer zorgvuldig en stelt aan de andere diensten informatie ter beschikking over talen die tijdens een bepaalde vergadering niet zijn gebruikt. Samen met de diensten van de Commissie ziet het er ook op toe dat, voorzover kan worden voorzien, er alleen voor vertolking wordt gezorgd voor de talen waarvoor dat nodig is.

| VI. | Het gemiddelde van 1 046 euro per tolk per dag is een totaalbedrag, dat ook uitgaven omvat zoals opleiding van vaste tolken, ondersteuning van opleidingsinstellingen in de lidstaten, interne en externe bewustmaking en advies inzake het beleid met betrekking tot de technische aspecten van meertalige communicatie. |
| --- | --- |

VI.

Het gemiddelde van 1 046 euro per tolk per dag is een totaalbedrag, dat ook uitgaven omvat zoals opleiding van vaste tolken, ondersteuning van opleidingsinstellingen in de lidstaten, interne en externe bewustmaking en advies inzake het beleid met betrekking tot de technische aspecten van meertalige communicatie.

| VIII. | Zittingsverslagen bevatten gedetailleerde gegevens over de talen die tijdens een bepaalde vergadering worden gebruikt en worden opgesteld voor 82,5 % van de vergaderingen waaraan het DG Tolken zijn medewerking verleent. Het is er het DG Tolken vooral om te doen directoraten-generaal die geregeld talen aanvragen die vervolgens niet worden gebruikt, te wijzen op de middelen die op die manier worden verspild. |
| --- | --- |

VIII.

Zittingsverslagen bevatten gedetailleerde gegevens over de talen die tijdens een bepaalde vergadering worden gebruikt en worden opgesteld voor 82,5 % van de vergaderingen waaraan het DG Tolken zijn medewerking verleent. Het is er het DG Tolken vooral om te doen directoraten-generaal die geregeld talen aanvragen die vervolgens niet worden gebruikt, te wijzen op de middelen die op die manier worden verspild.

INLEIDING

| 6. | De Commissie wijst erop dat zij sinds enkele jaren rechtstreeks aan de landen die bij toerbeurt het voorzitterschap van de Raad van de Unie waarnemen, op hun verzoek en te hunnen laste, tolkenteams ter beschikking stelt voor de vergaderingen die de voorzitterschappen buiten het tussen hen en de Raad vastgestelde kader organiseren. Ondertussen vertegenwoordigen deze vergaderingen een niet onaanzienlijk aandeel van de activiteiten van het DG Tolken. |
| --- | --- |

6.

De Commissie wijst erop dat zij sinds enkele jaren rechtstreeks aan de landen die bij toerbeurt het voorzitterschap van de Raad van de Unie waarnemen, op hun verzoek en te hunnen laste, tolkenteams ter beschikking stelt voor de vergaderingen die de voorzitterschappen buiten het tussen hen en de Raad vastgestelde kader organiseren. Ondertussen vertegenwoordigen deze vergaderingen een niet onaanzienlijk aandeel van de activiteiten van het DG Tolken.

| 8. | Het DG Tolken heeft tolken in vaste dienst (ambtenaren) om de beschikbaarheid en de continuïteit van de vertolking te garanderen op het hoge kwaliteitsniveau dat de instellingen waarvoor het werkt, nodig hebben. De tolken in vaste dienst spelen ook een essentiële rol bij opleiding en selectie, en al zeker bij de kwaliteitscontrole. Dankzij de beschikbaarheid van tolken in vast dienstverband kunnen stabiele teams worden ingezet voor vergaderingen op hoog niveau en voor politiek gevoelige of zeer technische vergaderingen, en dat is een zeer belangrijke factor om te verzekeren dat bij die gelegenheden vertolking van hoogstaande kwaliteit wordt geleverd. |
| --- | --- |

8.

Het DG Tolken heeft tolken in vaste dienst (ambtenaren) om de beschikbaarheid en de continuïteit van de vertolking te garanderen op het hoge kwaliteitsniveau dat de instellingen waarvoor het werkt, nodig hebben. De tolken in vaste dienst spelen ook een essentiële rol bij opleiding en selectie, en al zeker bij de kwaliteitscontrole. Dankzij de beschikbaarheid van tolken in vast dienstverband kunnen stabiele teams worden ingezet voor vergaderingen op hoog niveau en voor politiek gevoelige of zeer technische vergaderingen, en dat is een zeer belangrijke factor om te verzekeren dat bij die gelegenheden vertolking van hoogstaande kwaliteit wordt geleverd.

| 10. | In mei 2004 voerde de Raad van ministers een „oproep”-systeem in, dat als algemeen effect had dat het aantal aanvragen om vertolking is gedaald. Deze tendens wordt bevestigd voor de eerste vier maanden van 2005, aangezien het totale aantal geleverde diensten gelijk is aan dat van dezelfde periode in 2004, terwijl het aantal talen waarin en waaruit vertolking wordt gevraagd, van 11 tot 20 is gestegen. Een hoger risico van pieken en dalen is evenwel inherent aan dit systeem, waardoor een optimale aanwending van de middelen moeilijk wordt. Ook moeten de gevolgen van dit systeem voor de beschikbaarheid van vertolking nauwlettend in het oog worden gehouden, aangezien een stabiel minimaal activiteitsniveau nodig is om ervoor te zorgen dat de vereiste personeelsbezetting en kwaliteit behouden blijven om tijdens de piekperioden aan de vraag te kunnen voldoen. |
| --- | --- |

10.

In mei 2004 voerde de Raad van ministers een „oproep”-systeem in, dat als algemeen effect had dat het aantal aanvragen om vertolking is gedaald. Deze tendens wordt bevestigd voor de eerste vier maanden van 2005, aangezien het totale aantal geleverde diensten gelijk is aan dat van dezelfde periode in 2004, terwijl het aantal talen waarin en waaruit vertolking wordt gevraagd, van 11 tot 20 is gestegen. Een hoger risico van pieken en dalen is evenwel inherent aan dit systeem, waardoor een optimale aanwending van de middelen moeilijk wordt. Ook moeten de gevolgen van dit systeem voor de beschikbaarheid van vertolking nauwlettend in het oog worden gehouden, aangezien een stabiel minimaal activiteitsniveau nodig is om ervoor te zorgen dat de vereiste personeelsbezetting en kwaliteit behouden blijven om tijdens de piekperioden aan de vraag te kunnen voldoen.

DOELSTELLING EN REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE

| 13. | Om de reiskosten van de AIC's zo laag mogelijk te houden, moeten de vergaderingen zes weken vooraf worden gepland, maar dat kan een aantal annuleringen tot gevolg hebben, aangezien vele delegaties die periode te lang vinden.
  In geval van een annulering worden de tolken in de mate van het mogelijke onmiddellijk voor andere vergaderingen ingezet. Een nieuw systeem, dat het aantal tolksessies telt en dat het DG Tolken graag wil invoeren, houdt rekening met annuleringen en geeft een duidelijker beeld van de kosten van zowel de aanvragen als de annuleringen. |
| --- | --- |

13.

Om de reiskosten van de AIC's zo laag mogelijk te houden, moeten de vergaderingen zes weken vooraf worden gepland, maar dat kan een aantal annuleringen tot gevolg hebben, aangezien vele delegaties die periode te lang vinden.

In geval van een annulering worden de tolken in de mate van het mogelijke onmiddellijk voor andere vergaderingen ingezet. Een nieuw systeem, dat het aantal tolksessies telt en dat het DG Tolken graag wil invoeren, houdt rekening met annuleringen en geeft een duidelijker beeld van de kosten van zowel de aanvragen als de annuleringen.

OPMERKINGEN

| 15. | De Commissie keurde in 1984 procedures goed op basis van het beginsel dat aan „reële behoeften” moest worden voldaan; in 2002 bevestigde zij deze procedure en maakte zij een onderscheid tussen politieke en technische vergaderingen. Het DG Tolken controleert actief welke talen tijdens de vergaderingen worden gebruikt: het verlangt dat de hoofdtolk een zittingsverslag invult en licht de organisatoren systematisch in over de talen die zijn aangevraagd maar niet gebruikt, om hen ertoe aan te zetten een beleid te voeren dat op de werkelijke behoeften is afgestemd. Dat een taal niet wordt gebruikt, hangt af van het verloop van de vergadering en van andere parameters waarop noch de tolkendiensten, noch de organisatoren van de vergadering invloed hebben. In het geval van aanvragen door andere instellingen kan het DG Tolken niet oordelen of een taal al dan niet noodzakelijk is, en kan het evenmin vooraf weten welke talen effectief zullen worden gesproken of beluisterd. |
| --- | --- |

15.

De Commissie keurde in 1984 procedures goed op basis van het beginsel dat aan „reële behoeften” moest worden voldaan; in 2002 bevestigde zij deze procedure en maakte zij een onderscheid tussen politieke en technische vergaderingen. Het DG Tolken controleert actief welke talen tijdens de vergaderingen worden gebruikt: het verlangt dat de hoofdtolk een zittingsverslag invult en licht de organisatoren systematisch in over de talen die zijn aangevraagd maar niet gebruikt, om hen ertoe aan te zetten een beleid te voeren dat op de werkelijke behoeften is afgestemd. Dat een taal niet wordt gebruikt, hangt af van het verloop van de vergadering en van andere parameters waarop noch de tolkendiensten, noch de organisatoren van de vergadering invloed hebben. In het geval van aanvragen door andere instellingen kan het DG Tolken niet oordelen of een taal al dan niet noodzakelijk is, en kan het evenmin vooraf weten welke talen effectief zullen worden gesproken of beluisterd.

| 23. | Het DG Tolken doet zijn best om in de aangevraagde talen te voorzien en heeft geen invloed op de taalregimes, die het resultaat zijn van een politieke beslissing. Dat een taal niet zal worden gebruikt, kan niet worden voorzien. Het kan voorkomen dat afgevaardigden door onvoorziene omstandigheden tijdens de vergadering een andere taal spreken dan hun moedertaal, en ook dat zij het woord niet te voeren, maar wel naar de vertolking blijven luisteren. Wanneer echter blijkt dat een cabine overbodig is, neemt de verantwoordelijke tolk contact op met de planning, die deze actieve taal vervolgens verwijdert en de tolken indien mogelijk elders inzet. De bewering „1 750 betaalde maar niet benutte tolkdagen” houdt er geen rekening mee dat tolken elders worden ingezet, en ook niet met het feit dat een delegatie naar de vertolking kan luisteren zonder zelf het woord te voeren. |
| --- | --- |

23.

Het DG Tolken doet zijn best om in de aangevraagde talen te voorzien en heeft geen invloed op de taalregimes, die het resultaat zijn van een politieke beslissing. Dat een taal niet zal worden gebruikt, kan niet worden voorzien. Het kan voorkomen dat afgevaardigden door onvoorziene omstandigheden tijdens de vergadering een andere taal spreken dan hun moedertaal, en ook dat zij het woord niet te voeren, maar wel naar de vertolking blijven luisteren. Wanneer echter blijkt dat een cabine overbodig is, neemt de verantwoordelijke tolk contact op met de planning, die deze actieve taal vervolgens verwijdert en de tolken indien mogelijk elders inzet. De bewering „1 750 betaalde maar niet benutte tolkdagen” houdt er geen rekening mee dat tolken elders worden ingezet, en ook niet met het feit dat een delegatie naar de vertolking kan luisteren zonder zelf het woord te voeren.

| 24. | De Commissie heeft zorgvuldig onderzocht of voor de DG's van de Commissie een interne facturering kon worden ingevoerd, maar kwam tot de conclusie dat de administratieve belasting die dit met zich zou brengen, niet in verhouding stond tot de mogelijke voordelen. Instellingen zoals de Raad van Europa en de Unesco werken op een andere schaal dan de Commissie. Hun volume aan vertolking en hun aantal werktalen, waarvoor trouwens voldoende tolken beschikbaar zijn, vertegenwoordigen slechts een fractie van de tolkwerkzaamheden van de Commissie.
  Dankzij een wekelijks onderhandelingsproces houdt het DG Tolken rekening met de prioriteiten van elk DG en met de totale beschikbare middelen binnen een breder tijdsbestek dan de datum waarvoor de vergaderingen werden gevraagd. Het stelt ook alternatieven voor om een evenwicht tot stand te brengen tussen de politieke behoeften en de optimale benutting van de middelen.
  Het „oproep”-systeem dat de Raad heeft ingevoerd, biedt geen garantie voor een volledig stabiele vraag en maakt de vraag minder voorspelbaar. Het DG Tolken levert in principe een vastgesteld aantal tolkdagen aan de Raad.
  Momenteel test het DG Tolken samen met zijn klanten een nieuw systeem voor de berekening van de verstrekte vertolking op basis van het aantal tolksessies; dit benadert de werkelijkheid dichter, aangezien dit systeem gekoppeld is aan de effectief gebruikte middelen, waardoor de beheersrisico's verder beperkt kunnen worden. Wanneer dit nieuwe systeem zal worden toegepast, zullen de klanten kunnen beschikken over nauwkeuriger vooruitzichten en gegevens over hun eigen gebruik van vertolking en de kosten daarvan. |
| --- | --- |

24.

De Commissie heeft zorgvuldig onderzocht of voor de DG's van de Commissie een interne facturering kon worden ingevoerd, maar kwam tot de conclusie dat de administratieve belasting die dit met zich zou brengen, niet in verhouding stond tot de mogelijke voordelen. Instellingen zoals de Raad van Europa en de Unesco werken op een andere schaal dan de Commissie. Hun volume aan vertolking en hun aantal werktalen, waarvoor trouwens voldoende tolken beschikbaar zijn, vertegenwoordigen slechts een fractie van de tolkwerkzaamheden van de Commissie.

Dankzij een wekelijks onderhandelingsproces houdt het DG Tolken rekening met de prioriteiten van elk DG en met de totale beschikbare middelen binnen een breder tijdsbestek dan de datum waarvoor de vergaderingen werden gevraagd. Het stelt ook alternatieven voor om een evenwicht tot stand te brengen tussen de politieke behoeften en de optimale benutting van de middelen.

Het „oproep”-systeem dat de Raad heeft ingevoerd, biedt geen garantie voor een volledig stabiele vraag en maakt de vraag minder voorspelbaar. Het DG Tolken levert in principe een vastgesteld aantal tolkdagen aan de Raad.

Momenteel test het DG Tolken samen met zijn klanten een nieuw systeem voor de berekening van de verstrekte vertolking op basis van het aantal tolksessies; dit benadert de werkelijkheid dichter, aangezien dit systeem gekoppeld is aan de effectief gebruikte middelen, waardoor de beheersrisico's verder beperkt kunnen worden. Wanneer dit nieuwe systeem zal worden toegepast, zullen de klanten kunnen beschikken over nauwkeuriger vooruitzichten en gegevens over hun eigen gebruik van vertolking en de kosten daarvan.

| 26. | De lidstaten hebben het recht om de vertolking die zij nodig hebben aan te vragen en te verkrijgen en hun delegaties bestaan vaak uit meer dan één persoon. De actieve en passieve talenkennis van de verschillende afgevaardigden kan verschillen. Zij zullen dus op een andere manier gebruikmaken van de vertolking (sommige afgevaardigden luisteren bijvoorbeeld rechtstreeks naar het Engels, maar verkiezen in hun eigen taal te spreken, terwijl anderen Engels spreken, maar luisteren naar de vertolking in hun eigen taal). Het is daarom moeilijk te zeggen of een taal als overbodig kan worden beschouwd omdat ze niet werd gesproken. |
| --- | --- |

26.

De lidstaten hebben het recht om de vertolking die zij nodig hebben aan te vragen en te verkrijgen en hun delegaties bestaan vaak uit meer dan één persoon. De actieve en passieve talenkennis van de verschillende afgevaardigden kan verschillen. Zij zullen dus op een andere manier gebruikmaken van de vertolking (sommige afgevaardigden luisteren bijvoorbeeld rechtstreeks naar het Engels, maar verkiezen in hun eigen taal te spreken, terwijl anderen Engels spreken, maar luisteren naar de vertolking in hun eigen taal). Het is daarom moeilijk te zeggen of een taal als overbodig kan worden beschouwd omdat ze niet werd gesproken.

| 31. | De vergelijkende onderzoeken voor de werving van tolken in het kader van de uitbreiding zijn begin april 2003, d.w.z. 13 maanden voor de uitbreiding, gepubliceerd. Zij werden naar gelang van de talen afgesloten tussen maart en november 2004 (het vergelijkend onderzoek voor Maltees is, weliswaar zonder geslaagde kandidaten, afgesloten in december 2003).
  Voor een aantal van die nieuwe talen is het ontoereikende aantal geslaagde kandidaten met name te wijten aan het tekort aan tolken die volgens de internationaal erkende normen zijn opgeleid. |
| --- | --- |

31.

De vergelijkende onderzoeken voor de werving van tolken in het kader van de uitbreiding zijn begin april 2003, d.w.z. 13 maanden voor de uitbreiding, gepubliceerd. Zij werden naar gelang van de talen afgesloten tussen maart en november 2004 (het vergelijkend onderzoek voor Maltees is, weliswaar zonder geslaagde kandidaten, afgesloten in december 2003).

Voor een aantal van die nieuwe talen is het ontoereikende aantal geslaagde kandidaten met name te wijten aan het tekort aan tolken die volgens de internationaal erkende normen zijn opgeleid.

| 35. | De Commissie is zich bewust van een aantal tekortkomingen van het BGT-systeem (ter beschikking gestelde tolk) dat zij gebruikt voor de facturering aan haar klanten (instellingen, organen en agentschappen). Daarom heeft zij een nieuw systeem ontwikkeld om aan de hand van het aantal tolksessies te meten hoeveel vertolking is geleverd. Dit nieuwe systeem benadert de werkelijkheid veel beter en de Commissie is in staat om op basis hiervan te factureren. Bepaalde elementen in dit systeem maken het de instellingen mogelijk nauwgezet de kosten van een vergadering te voorspellen zodra de aanvraag ervoor is ingediend. Dit concept is reeds in 2004 gepresenteerd aan de Raad, het EESC en het CvdR. Momenteel worden parallel met het huidige BGT-systeem simulaties uitgevoerd met de bedoeling het nieuwe op het aantal tolksessies gebaseerde systeem in 2006 formeel in te voeren. |
| --- | --- |

35.

De Commissie is zich bewust van een aantal tekortkomingen van het BGT-systeem (ter beschikking gestelde tolk) dat zij gebruikt voor de facturering aan haar klanten (instellingen, organen en agentschappen). Daarom heeft zij een nieuw systeem ontwikkeld om aan de hand van het aantal tolksessies te meten hoeveel vertolking is geleverd. Dit nieuwe systeem benadert de werkelijkheid veel beter en de Commissie is in staat om op basis hiervan te factureren. Bepaalde elementen in dit systeem maken het de instellingen mogelijk nauwgezet de kosten van een vergadering te voorspellen zodra de aanvraag ervoor is ingediend. Dit concept is reeds in 2004 gepresenteerd aan de Raad, het EESC en het CvdR. Momenteel worden parallel met het huidige BGT-systeem simulaties uitgevoerd met de bedoeling het nieuwe op het aantal tolksessies gebaseerde systeem in 2006 formeel in te voeren.

| 37 t/m 38. | De gemiddelde kosten van 1 046 euro per tolk per dag voor het DG Tolken is een totaalbedrag, dat ook uitgaven omvat zoals opleiding en ondersteuning van onderwijsprogramma's, interne en externe bewustmaking en advies inzake de technische aspecten van meertalige communicatie. Het DG Tolken beoogt de aangevraagde vertolking te verstrekken om het besluitvormingsproces in de Europese instellingen te bevorderen. |
| --- | --- |

37 t/m 38.

De gemiddelde kosten van 1 046 euro per tolk per dag voor het DG Tolken is een totaalbedrag, dat ook uitgaven omvat zoals opleiding en ondersteuning van onderwijsprogramma's, interne en externe bewustmaking en advies inzake de technische aspecten van meertalige communicatie. Het DG Tolken beoogt de aangevraagde vertolking te verstrekken om het besluitvormingsproces in de Europese instellingen te bevorderen.

| 40. | In 2003 waren veel vaste tolken betrokken bij de voorbereiding van de uitbreiding: zij volgden opleidingen voor de nieuwe talen, verleenden hun medewerking aan diverse opleidingsprogramma's in universiteiten in de toetredingslanden en waren lid van de jury's voor vergelijkende onderzoeken en freelance tests. Bovendien hadden twee buitengewone Europese tops ter voorbereiding van de uitbreiding tot gevolg dat alle andere vergaderingen van de Raad tijdens de betrokken perioden werden afgelast. In 2003 deden twee stakingsdagen het activiteitsniveau van de vaste tolken met ongeveer 1 % dalen. |
| --- | --- |

40.

In 2003 waren veel vaste tolken betrokken bij de voorbereiding van de uitbreiding: zij volgden opleidingen voor de nieuwe talen, verleenden hun medewerking aan diverse opleidingsprogramma's in universiteiten in de toetredingslanden en waren lid van de jury's voor vergelijkende onderzoeken en freelance tests. Bovendien hadden twee buitengewone Europese tops ter voorbereiding van de uitbreiding tot gevolg dat alle andere vergaderingen van de Raad tijdens de betrokken perioden werden afgelast. In 2003 deden twee stakingsdagen het activiteitsniveau van de vaste tolken met ongeveer 1 % dalen.

| 45. | Gezien de politieke aard van de activiteiten van de instellingen en het feit dat de beschikbaarheid en continuïteit van de vertolking moeten worden gewaarborgd, moet het DG Tolken steeds over een beperkt aantal reservetolken beschikken. Het zou een schijnbesparing zijn de reservetolken af te schaffen. Wanneer een ontbrekende tolk niet kan worden vervangen, kunnen de vereiste talencombinaties met alle nodige relaytolken namelijk niet worden verzekerd, wat betekent dat het hele tolkenteam niet kan functioneren. Aangezien een hele vergadering mogelijk moet worden afgelast wanneer een tolk niet beschikbaar is, moet een reserve als een redelijke risicobeheersmaatregel worden beschouwd. Bovendien is het DG Tolken ingevolge de aard van het tolken zelf en teneinde een hoog kwaliteitsniveau te verzekeren, gebonden door een overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden, die het aantal tolksessies per tolk beperkt en in beperkte wachtdienstregelingen voorziet. Wat de wachtdiensten betreft, moet nog met twee andere aspecten rekening worden gehouden:






  — | het is vaak moeilijk om vaste tolken die volgens het statuut het recht hebben om elke dag halftijds te werken voor de resterende halve dag elders in te zetten; |
| --- | --- | --- |

45.

Gezien de politieke aard van de activiteiten van de instellingen en het feit dat de beschikbaarheid en continuïteit van de vertolking moeten worden gewaarborgd, moet het DG Tolken steeds over een beperkt aantal reservetolken beschikken. Het zou een schijnbesparing zijn de reservetolken af te schaffen. Wanneer een ontbrekende tolk niet kan worden vervangen, kunnen de vereiste talencombinaties met alle nodige relaytolken namelijk niet worden verzekerd, wat betekent dat het hele tolkenteam niet kan functioneren. Aangezien een hele vergadering mogelijk moet worden afgelast wanneer een tolk niet beschikbaar is, moet een reserve als een redelijke risicobeheersmaatregel worden beschouwd. Bovendien is het DG Tolken ingevolge de aard van het tolken zelf en teneinde een hoog kwaliteitsniveau te verzekeren, gebonden door een overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden, die het aantal tolksessies per tolk beperkt en in beperkte wachtdienstregelingen voorziet. Wat de wachtdiensten betreft, moet nog met twee andere aspecten rekening worden gehouden:

—

het is vaak moeilijk om vaste tolken die volgens het statuut het recht hebben om elke dag halftijds te werken voor de resterende halve dag elders in te zetten;

| — | het statuut staat niet toe dat de instellingen eisen dat het personeel in vaste dienst vrij neemt op bepaalde momenten, zoals tijdens minder drukke perioden. |
| --- | --- |

—

het statuut staat niet toe dat de instellingen eisen dat het personeel in vaste dienst vrij neemt op bepaalde momenten, zoals tijdens minder drukke perioden.

Het DG Tolken voert reeds een actief beleid om het personeel ertoe aan te moedigen om tijdens de minder drukke perioden vakantie te nemen en concentreert de opleidingen ook tijdens die perioden. De Commissie zal voort blijven proberen de kosten van de impliciete wachtdiensten verder terug te dringen. Om de hierboven vermelde redenen en door late afgelastingen van vergaderingen door andere instellingen zijn op dit gebied slechts beperkte besparingen mogelijk.

| 46. | De Commissie kan informatie over afgelastingen opvragen en zou kunnen aantonen hoe de tolken elders worden ingezet, maar aangezien dit een lopend proces is, zou een dergelijke follow-up veel tijd vergen en zouden de mogelijke voordelen niet opwegen tegen de kosten. |
| --- | --- |

46.

De Commissie kan informatie over afgelastingen opvragen en zou kunnen aantonen hoe de tolken elders worden ingezet, maar aangezien dit een lopend proces is, zou een dergelijke follow-up veel tijd vergen en zouden de mogelijke voordelen niet opwegen tegen de kosten.

| 47. | Dat op negen werkdagen minstens 100 vaste tolken impliciete wachtdienst hadden, is het gevolg van wijzigingen op korte termijn van de vastgestelde agenda in uitzonderlijke omstandigheden: de buitengewone Europese tops, waardoor alle andere vergaderingen van de Raad werden afgelast, en twee stakingsdagen. Contracten van AIC's kunnen niet worden opgezegd tijdens de eerste 60 dagen na het ingaan van het contract, maar om de kosten te beperken, worden deze contracten omgezet in lokale contracten. Vaste tolken van wie de vergadering wordt afgelast, hebben wachtdienst. |
| --- | --- |

47.

Dat op negen werkdagen minstens 100 vaste tolken impliciete wachtdienst hadden, is het gevolg van wijzigingen op korte termijn van de vastgestelde agenda in uitzonderlijke omstandigheden: de buitengewone Europese tops, waardoor alle andere vergaderingen van de Raad werden afgelast, en twee stakingsdagen. Contracten van AIC's kunnen niet worden opgezegd tijdens de eerste 60 dagen na het ingaan van het contract, maar om de kosten te beperken, worden deze contracten omgezet in lokale contracten. Vaste tolken van wie de vergadering wordt afgelast, hebben wachtdienst.

| 48. | De tolkendiensten hebben geen invloed op het tempo van de vergaderingen, noch op de inhoud van de agenda's. Afgevaardigden beleggen een vergadering wanneer zij dat passend achten en de tolkendiensten voorzien in de aangevraagde vertolking. |
| --- | --- |

48.

De tolkendiensten hebben geen invloed op het tempo van de vergaderingen, noch op de inhoud van de agenda's. Afgevaardigden beleggen een vergadering wanneer zij dat passend achten en de tolkendiensten voorzien in de aangevraagde vertolking.

| 54. | a) | Het prijssysteem van het DG Tolken is gebaseerd op een vast tarief, dat varieert volgens het soort aanvraag; vergaderingen die laat worden gereserveerd, late vergaderingen en vergaderingen tijdens weekends of op feestdagen kosten bijvoorbeeld meer. Ook afgelaste vergaderingen worden gefactureerd. Het is politiek onaanvaardbaar voor de verschillende talen verschillende tarieven te hanteren, aangezien dat het in het Verdrag verankerde gelijkheidsbeginsel ondermijnt. |
| --- | --- | --- |

54.

a)

Het prijssysteem van het DG Tolken is gebaseerd op een vast tarief, dat varieert volgens het soort aanvraag; vergaderingen die laat worden gereserveerd, late vergaderingen en vergaderingen tijdens weekends of op feestdagen kosten bijvoorbeeld meer. Ook afgelaste vergaderingen worden gefactureerd. Het is politiek onaanvaardbaar voor de verschillende talen verschillende tarieven te hanteren, aangezien dat het in het Verdrag verankerde gelijkheidsbeginsel ondermijnt.

| b) | De Commissie kampt met een tekort omdat de instellingen altijd al minder hebben betaald dan het volle tarief dat het DG Tolken verlangde. De Commissie is zich ook bewust van een aantal tekortkomingen van het BGT-systeem (ter beschikking gestelde tolk). Daarom heeft zij een nieuw systeem ontwikkeld om het geleverde volume aan vertolking te meten; het nieuwe factureringssysteem op basis van tolksessies kan binnenkort worden ingevoerd. Dit systeem staat dichter bij de werkelijkheid en bevat elementen die het mogelijk maken te voorspellen hoeveel een vergadering zal kosten zodra deze wordt aangevraagd. Er zijn simulaties uitgevoerd en in 2004 is het systeem aan de Raad, het EESC en het CvdR gepresenteerd. De twee factureringssystemen worden in 2005 naast elkaar gebruikt en het is de bedoeling dat de facturering op basis van tolksessies in 2006 voor de instellingen wordt toegepast. |
| --- | --- |

b)

De Commissie kampt met een tekort omdat de instellingen altijd al minder hebben betaald dan het volle tarief dat het DG Tolken verlangde. De Commissie is zich ook bewust van een aantal tekortkomingen van het BGT-systeem (ter beschikking gestelde tolk). Daarom heeft zij een nieuw systeem ontwikkeld om het geleverde volume aan vertolking te meten; het nieuwe factureringssysteem op basis van tolksessies kan binnenkort worden ingevoerd. Dit systeem staat dichter bij de werkelijkheid en bevat elementen die het mogelijk maken te voorspellen hoeveel een vergadering zal kosten zodra deze wordt aangevraagd. Er zijn simulaties uitgevoerd en in 2004 is het systeem aan de Raad, het EESC en het CvdR gepresenteerd. De twee factureringssystemen worden in 2005 naast elkaar gebruikt en het is de bedoeling dat de facturering op basis van tolksessies in 2006 voor de instellingen wordt toegepast.

| c) | De prijs die het DG Tolken berekent, is geschikt voor interinstitutionele facturering, maar geeft niet alle kosten weer. |
| --- | --- |

c)

De prijs die het DG Tolken berekent, is geschikt voor interinstitutionele facturering, maar geeft niet alle kosten weer.

| d) | De dienstenovereenkomst die met de afnemende instellingen is gesloten, betreft de logistieke mogelijkheden en de middelen die voor vergaderingen beschikbaar zijn, maar voorkomt geen dalperioden omdat de vraag wordt bepaald door elk van de instellingen, afhankelijk van hun planning en politieke agenda, waarop de tolkendiensten van de Commissie tot nu toe geen invloed hebben. |
| --- | --- |

d)

De dienstenovereenkomst die met de afnemende instellingen is gesloten, betreft de logistieke mogelijkheden en de middelen die voor vergaderingen beschikbaar zijn, maar voorkomt geen dalperioden omdat de vraag wordt bepaald door elk van de instellingen, afhankelijk van hun planning en politieke agenda, waarop de tolkendiensten van de Commissie tot nu toe geen invloed hebben.

| e) | Ook al zou de invoering van het nieuwe systeem de facturering minder arbeidsintensief maken, toch is het DG Tolken er zich van bewust dat maximale efficiëntie bij het beheer van tolkmiddelen slechts kan worden bereikt wanneer de computersystemen van de verschillende instellingen op elkaar worden aangesloten. Het zal daar dus naar blijven streven. Om redenen van veiligheid en door de verschillende structuren van de systemen vergt het tijd om tussen de instellingen IT-verbindingen tot stand te brengen. |
| --- | --- |

e)

Ook al zou de invoering van het nieuwe systeem de facturering minder arbeidsintensief maken, toch is het DG Tolken er zich van bewust dat maximale efficiëntie bij het beheer van tolkmiddelen slechts kan worden bereikt wanneer de computersystemen van de verschillende instellingen op elkaar worden aangesloten. Het zal daar dus naar blijven streven. Om redenen van veiligheid en door de verschillende structuren van de systemen vergt het tijd om tussen de instellingen IT-verbindingen tot stand te brengen.

| 55. | De Commissie is ingenomen met de vooruitgang die de tolkendiensten op het vlak van de interinstitutionele samenwerking hebben geboekt. De resultaten gaan verder dan de aanbevelingen van het „verslag-Chêne” en betreffen onder meer opleiding en meer recent in beperkte mate ook de uitwisseling van vaste middelen.






  — | (4e streepje) Door de verschillende arbeidsvoorwaarden voor tolken in de diverse instellingen is er nog steeds geen optimale uitwisseling. De jongste jaren werken de diensten echter samen om op alle gebieden van de interinstitutionele samenwerking vorderingen te maken. |
| --- | --- | --- |

55.

De Commissie is ingenomen met de vooruitgang die de tolkendiensten op het vlak van de interinstitutionele samenwerking hebben geboekt. De resultaten gaan verder dan de aanbevelingen van het „verslag-Chêne” en betreffen onder meer opleiding en meer recent in beperkte mate ook de uitwisseling van vaste middelen.

—

(4e streepje) Door de verschillende arbeidsvoorwaarden voor tolken in de diverse instellingen is er nog steeds geen optimale uitwisseling. De jongste jaren werken de diensten echter samen om op alle gebieden van de interinstitutionele samenwerking vorderingen te maken.

| 56. | Op het gebied van de interinstitutionele samenwerking is wezenlijke vooruitgang geboekt. De verschillende diensten blijven hun werkwijze zoveel mogelijk aanpassen om vooruitgang te maken op gebieden zoals de uitwisseling van vaste middelen en de werkverdeling tijdens drukke perioden. Er is evenwel nog ruimte om de samenwerking, waarop de nadruk werd gelegd in het verslag uit 2002 van een interinstitutionele werkgroep voorgezeten door de heer Claude Chêne, te ontwikkelen en te consolideren, zonder dat de politieke autonomie van de afzonderlijke instellingen in het gedrang komt. |
| --- | --- |

56.

Op het gebied van de interinstitutionele samenwerking is wezenlijke vooruitgang geboekt. De verschillende diensten blijven hun werkwijze zoveel mogelijk aanpassen om vooruitgang te maken op gebieden zoals de uitwisseling van vaste middelen en de werkverdeling tijdens drukke perioden. Er is evenwel nog ruimte om de samenwerking, waarop de nadruk werd gelegd in het verslag uit 2002 van een interinstitutionele werkgroep voorgezeten door de heer Claude Chêne, te ontwikkelen en te consolideren, zonder dat de politieke autonomie van de afzonderlijke instellingen in het gedrang komt.

| 57. | a) | De concurrentie tussen de tolkendiensten om AIC's te werven, wordt beperkt door de overeenkomst met de AIIC, die door alle instellingen wordt toegepast. In dit stadium van de ontwikkeling van de interinstitutionele samenwerking is een betere coördinatie tussen de wervingsdiensten echter een duidelijke doelstelling. |
| --- | --- | --- |

57.

a)

De concurrentie tussen de tolkendiensten om AIC's te werven, wordt beperkt door de overeenkomst met de AIIC, die door alle instellingen wordt toegepast. In dit stadium van de ontwikkeling van de interinstitutionele samenwerking is een betere coördinatie tussen de wervingsdiensten echter een duidelijke doelstelling.

| b) | De tolkendiensten werken aan betere communicatiesystemen tussen de instellingen ondanks de moeilijkheden in verband met de veiligheid en de verschillende IT-structuren. Er wordt in 2005 grote vooruitgang verwacht. Door de verschillende arbeidsvoorwaarden en andere personeelsgebonden voorschriften is er nog geen interinstitutioneel beleid vastgesteld voor de uitwisseling van vaste tolken, maar de diensten werken eraan om deze problemen uit de weg te ruimen. Een goed dienstenniveau kan echter alleen worden verzekerd door bindende besluiten, en niet door ad hoc-besluiten. |
| --- | --- |

b)

De tolkendiensten werken aan betere communicatiesystemen tussen de instellingen ondanks de moeilijkheden in verband met de veiligheid en de verschillende IT-structuren. Er wordt in 2005 grote vooruitgang verwacht. Door de verschillende arbeidsvoorwaarden en andere personeelsgebonden voorschriften is er nog geen interinstitutioneel beleid vastgesteld voor de uitwisseling van vaste tolken, maar de diensten werken eraan om deze problemen uit de weg te ruimen. Een goed dienstenniveau kan echter alleen worden verzekerd door bindende besluiten, en niet door ad hoc-besluiten.

| c) | Momenteel bestaat er al een regeling waarbij de reiskosten per geval kunnen worden verlaagd wanneer niet-plaatselijke AIC's reeds aanwezig zijn omdat zij door andere instellingen voor aangrenzende dagen zijn ingehuurd. Verwacht wordt dat de IT-communicatie tussen de instellingen over de beschikbaarheid en het gemeenschappelijke beheer van freelance tolken in september 2005 volledig operationeel zal zijn. |
| --- | --- |

c)

Momenteel bestaat er al een regeling waarbij de reiskosten per geval kunnen worden verlaagd wanneer niet-plaatselijke AIC's reeds aanwezig zijn omdat zij door andere instellingen voor aangrenzende dagen zijn ingehuurd. Verwacht wordt dat de IT-communicatie tussen de instellingen over de beschikbaarheid en het gemeenschappelijke beheer van freelance tolken in september 2005 volledig operationeel zal zijn.

| d) | Het gemeenschappelijke beheer van freelance tolken, met inbegrip van selectie, accreditering, kwaliteitscontrole en betaling, zal volledig operationeel zijn wanneer de onlinecommunicatie tussen de IT-systemen van de verschillende instellingen na de huidige testfase in september 2005 operationeel wordt. |
| --- | --- |

d)

Het gemeenschappelijke beheer van freelance tolken, met inbegrip van selectie, accreditering, kwaliteitscontrole en betaling, zal volledig operationeel zijn wanneer de onlinecommunicatie tussen de IT-systemen van de verschillende instellingen na de huidige testfase in september 2005 operationeel wordt.

| 58. | Eén enkele interinstitutionele dienst die alle EU-instellingen van vertolking voorziet, kan er slechts komen na een politieke beslissing van de instellingen. De Commissie is van mening dat een verdieping van de interinstitutionele samenwerking schaalvoordelen en besparingen met zich zou brengen, zonder dat de autonomie van de instellingen op het gebied van begroting, personeel en de mogelijkheid om de prioriteiten aan de politieke agenda aan te passen, op de helling wordt gezet. Alvorens een aanvang kan worden gemaakt met een evaluatie van de voordelen van één enkele tolkendienst ten opzichte van een betere interinstitutionele samenwerking moet er een duidelijk signaal komen van de andere instellingen dat zij bereid zijn deze weg in te slaan in plaats van de interinstitutionele samenwerking te verdiepen. Dankzij enorme inspanningen en aanzienlijke middelen werden de betaalkantoren reeds samengesmolten, werd een gemeenschappelijke lijst van geaccrediteerde freelance tolken opgesteld en werden gemeenschappelijke vergelijkende onderzoeken en accrediteringstests georganiseerd. Deze inspanningen moeten worden geconsolideerd en versterkt en de resultaten moeten worden geanalyseerd: een gedetailleerde analyse van de voordelen en besparingen is nodig alvorens een beslissing over de verdere ontwikkelingen kan worden genomen. |
| --- | --- |

58.

Eén enkele interinstitutionele dienst die alle EU-instellingen van vertolking voorziet, kan er slechts komen na een politieke beslissing van de instellingen. De Commissie is van mening dat een verdieping van de interinstitutionele samenwerking schaalvoordelen en besparingen met zich zou brengen, zonder dat de autonomie van de instellingen op het gebied van begroting, personeel en de mogelijkheid om de prioriteiten aan de politieke agenda aan te passen, op de helling wordt gezet. Alvorens een aanvang kan worden gemaakt met een evaluatie van de voordelen van één enkele tolkendienst ten opzichte van een betere interinstitutionele samenwerking moet er een duidelijk signaal komen van de andere instellingen dat zij bereid zijn deze weg in te slaan in plaats van de interinstitutionele samenwerking te verdiepen. Dankzij enorme inspanningen en aanzienlijke middelen werden de betaalkantoren reeds samengesmolten, werd een gemeenschappelijke lijst van geaccrediteerde freelance tolken opgesteld en werden gemeenschappelijke vergelijkende onderzoeken en accrediteringstests georganiseerd. Deze inspanningen moeten worden geconsolideerd en versterkt en de resultaten moeten worden geanalyseerd: een gedetailleerde analyse van de voordelen en besparingen is nodig alvorens een beslissing over de verdere ontwikkelingen kan worden genomen.

| 59. | Doordat het aantal aanvragen voor vertolking varieert, verschilt de gemiddelde verhouding tussen vaste tolken en ingehuurde freelance tolken van jaar tot jaar. Tijdens de aanloop tot de uitbreiding waren er bijvoorbeeld minder vaste tolken met een tolkopdracht omdat een aantal van hen zich in de toetredingslanden bevond om er de uitbreiding te helpen voorbereiden. Andere vaste tolken waren lid van de jury's voor accrediteringstests voor de nieuwe talen. Er moet op worden gewezen dat de tolkendiensten voor die talen momenteel in zeer sterke mate geaccrediteerde freelance tolken inzetten, waardoor het aandeel van de freelance tolken in het totale aantal tolken sinds 1 mei 2004 algemeen is gestegen. |
| --- | --- |

59.

Doordat het aantal aanvragen voor vertolking varieert, verschilt de gemiddelde verhouding tussen vaste tolken en ingehuurde freelance tolken van jaar tot jaar. Tijdens de aanloop tot de uitbreiding waren er bijvoorbeeld minder vaste tolken met een tolkopdracht omdat een aantal van hen zich in de toetredingslanden bevond om er de uitbreiding te helpen voorbereiden. Andere vaste tolken waren lid van de jury's voor accrediteringstests voor de nieuwe talen. Er moet op worden gewezen dat de tolkendiensten voor die talen momenteel in zeer sterke mate geaccrediteerde freelance tolken inzetten, waardoor het aandeel van de freelance tolken in het totale aantal tolken sinds 1 mei 2004 algemeen is gestegen.

| 60. | In deze verhouding kan niet van de ene dag op de andere verandering worden gebracht. Planning op lange termijn is echter wel mogelijk. Door de talencombinaties kunnen de tolkendiensten geen strikte verhoudingen toepassen, aangezien niet alle tolken evenveel talen kennen, en vaste tolken zeer vaak over meer talencombinaties beschikken dan freelance tolken. Er zijn ook vaste tolken nodig om de kwaliteitscontrole uit te voeren, de continuïteit van de vergaderingen te verzekeren en de vertrouwelijkheid van politiek gevoelige vergaderingen te garanderen. |
| --- | --- |

60.

In deze verhouding kan niet van de ene dag op de andere verandering worden gebracht. Planning op lange termijn is echter wel mogelijk. Door de talencombinaties kunnen de tolkendiensten geen strikte verhoudingen toepassen, aangezien niet alle tolken evenveel talen kennen, en vaste tolken zeer vaak over meer talencombinaties beschikken dan freelance tolken. Er zijn ook vaste tolken nodig om de kwaliteitscontrole uit te voeren, de continuïteit van de vergaderingen te verzekeren en de vertrouwelijkheid van politiek gevoelige vergaderingen te garanderen.

| 61. | Voor Grieks is in 2003 een vergelijkend onderzoek georganiseerd, en voor Portugees is er in 2006 een gepland. Sinds de invoering van het „oproep”-systeem door de Raad is de verhouding tussen plaatselijke en niet-plaatselijke freelance tolken gewijzigd. Er worden nu meer plaatselijke freelance tolken ingezet doordat de niet-plaatselijke tolken hun beroepsdomilicie naar Brussel hebben verplaatst, wat een grote kostenbesparing mogelijk maakt. |
| --- | --- |

61.

Voor Grieks is in 2003 een vergelijkend onderzoek georganiseerd, en voor Portugees is er in 2006 een gepland. Sinds de invoering van het „oproep”-systeem door de Raad is de verhouding tussen plaatselijke en niet-plaatselijke freelance tolken gewijzigd. Er worden nu meer plaatselijke freelance tolken ingezet doordat de niet-plaatselijke tolken hun beroepsdomilicie naar Brussel hebben verplaatst, wat een grote kostenbesparing mogelijk maakt.

| 63. | De hoge reiskosten voor AIC's vloeien voort uit de verplichting voor de Commissie om de overeenkomst strikt na te leven en de voorwaarden toe te passen waarbij zij verplicht is de reiskosten te vergoeden. De Commissie verstrekt informatie over de prijzen van tickets en moedigt de AIC's er zo toe aan de goedkoopste tickets te nemen. De vaste tolken komen in aanmerking voor de door de Commissie bedongen preferentiële of aan beperkingen onderworpen tarieven. |
| --- | --- |

63.

De hoge reiskosten voor AIC's vloeien voort uit de verplichting voor de Commissie om de overeenkomst strikt na te leven en de voorwaarden toe te passen waarbij zij verplicht is de reiskosten te vergoeden. De Commissie verstrekt informatie over de prijzen van tickets en moedigt de AIC's er zo toe aan de goedkoopste tickets te nemen. De vaste tolken komen in aanmerking voor de door de Commissie bedongen preferentiële of aan beperkingen onderworpen tarieven.

| 68. | Het DG Tolken moet de bepalingen en voorschriften van de overeenkomst naleven, en daarin staat niet dat een AIC moet bewijzen dat hij of zij het goedkoopst mogelijke ticket heeft gekocht. Wanneer de bepalingen van de overeenkomst worden nageleefd, is het DG Tolken verplicht het ticket te betalen. Het commerciële beleid van de luchtvaartmaatschappij heeft eveneens gevolgen voor de kostprijs van de tickets. |
| --- | --- |

68.

Het DG Tolken moet de bepalingen en voorschriften van de overeenkomst naleven, en daarin staat niet dat een AIC moet bewijzen dat hij of zij het goedkoopst mogelijke ticket heeft gekocht. Wanneer de bepalingen van de overeenkomst worden nageleefd, is het DG Tolken verplicht het ticket te betalen. Het commerciële beleid van de luchtvaartmaatschappij heeft eveneens gevolgen voor de kostprijs van de tickets.

| 70. | Het DG Tolken kan niet op de marktvoorwaarden inspelen, aangezien het gebonden is aan de bepalingen van de overeenkomst. Bij de werving van AIC's worden inderdaad strenge criteria gehanteerd; de kwaliteit wordt gewaarborgd doordat de overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden voor tolken wordt nageleefd. Er wordt geregeld verslag uitgebracht over de kwaliteit van de AIC's en alle AIC's hebben een accrediteringstest afgelegd om op de interinstitutionele lijst van freelance tolken te worden opgenomen. Tijdens minder drukke perioden kunnen ook zij taalopleidingen volgen. |
| --- | --- |

70.

Het DG Tolken kan niet op de marktvoorwaarden inspelen, aangezien het gebonden is aan de bepalingen van de overeenkomst. Bij de werving van AIC's worden inderdaad strenge criteria gehanteerd; de kwaliteit wordt gewaarborgd doordat de overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden voor tolken wordt nageleefd. Er wordt geregeld verslag uitgebracht over de kwaliteit van de AIC's en alle AIC's hebben een accrediteringstest afgelegd om op de interinstitutionele lijst van freelance tolken te worden opgenomen. Tijdens minder drukke perioden kunnen ook zij taalopleidingen volgen.

| 71. | De huidige regeling laat niet toe een lager tarief te betalen wanneer vergaderingen worden afgelast. De Commissie betaalt haar AIC's wel minder dan andere internationale instellingen. |
| --- | --- |

71.

De huidige regeling laat niet toe een lager tarief te betalen wanneer vergaderingen worden afgelast. De Commissie betaalt haar AIC's wel minder dan andere internationale instellingen.

| 73. | Het is het DG Tolken bekend dat de tevredenheidsgraad over de kwaliteit van de tolkdiensten die het levert zeer hoog is. Het streeft ernaar zijn reputatie hoog te houden door bijvoorbeeld thematische opleidingen te verstrekken. Een extern bedrijf voert trouwens een studie over betere documentatie uit met de bedoeling de verstrekking van documenten aan de tolken vóór de vergaderingen te verbeteren. In 2005 wordt hierover een eindverslag verwacht. |
| --- | --- |

73.

Het is het DG Tolken bekend dat de tevredenheidsgraad over de kwaliteit van de tolkdiensten die het levert zeer hoog is. Het streeft ernaar zijn reputatie hoog te houden door bijvoorbeeld thematische opleidingen te verstrekken. Een extern bedrijf voert trouwens een studie over betere documentatie uit met de bedoeling de verstrekking van documenten aan de tolken vóór de vergaderingen te verbeteren. In 2005 wordt hierover een eindverslag verwacht.

| 76. | Er wordt naar gestreefd stabiele tolkenteams naar moeilijke vergaderingen te sturen, hoewel dat door onvoorziene gebeurtenissen of de beschikbaarheid van specifieke middelen niet altijd mogelijk is.
  Er is een „vrijwilligersregeling” (de tolken kunnen hun belangstelling voor specifieke vergaderingen te kennen geven) en er wordt gestreefd naar stabiele tolkenteams. |
| --- | --- |

76.

Er wordt naar gestreefd stabiele tolkenteams naar moeilijke vergaderingen te sturen, hoewel dat door onvoorziene gebeurtenissen of de beschikbaarheid van specifieke middelen niet altijd mogelijk is.

Er is een „vrijwilligersregeling” (de tolken kunnen hun belangstelling voor specifieke vergaderingen te kennen geven) en er wordt gestreefd naar stabiele tolkenteams.

| 78. | Het beroep van tolk is een hooggespecialiseerd beroep dat sterke concentratie vereist. Om een goede kwaliteit te garanderen, moeten specifieke arbeidsomstandigheden worden toegepast. De geldende beperkingen, bijvoorbeeld maximaal 4 werkuren 's morgens, een verplichte lunchpauze van 90 minuten en het einde van de werktijd op een normale werkdag om 18.30 uur, moeten ervoor zorgen dat de kwaliteit van de vertolking op termijn gewaarborgd is. Vergaderingen kunnen echter op voorafgaand verzoek van de organisatoren na 18.30 uur worden verlengd. |
| --- | --- |

78.

Het beroep van tolk is een hooggespecialiseerd beroep dat sterke concentratie vereist. Om een goede kwaliteit te garanderen, moeten specifieke arbeidsomstandigheden worden toegepast. De geldende beperkingen, bijvoorbeeld maximaal 4 werkuren 's morgens, een verplichte lunchpauze van 90 minuten en het einde van de werktijd op een normale werkdag om 18.30 uur, moeten ervoor zorgen dat de kwaliteit van de vertolking op termijn gewaarborgd is. Vergaderingen kunnen echter op voorafgaand verzoek van de organisatoren na 18.30 uur worden verlengd.

| 81. | De Commissie is van oordeel dat, om de beste prijs-kwaliteitverhouding te waarborgen, een planning zes weken op voorhand een redelijk tijdsbestek is om goede prognosen, een goede planning en een goed beheer van de middelen mogelijk te maken. Voor andere instellingen kan dat een probleem zijn, maar het DG Tolken probeert eventuele problemen geval per geval te bekijken. Late aanvragen veroorzaken hogere kosten. |
| --- | --- |

81.

De Commissie is van oordeel dat, om de beste prijs-kwaliteitverhouding te waarborgen, een planning zes weken op voorhand een redelijk tijdsbestek is om goede prognosen, een goede planning en een goed beheer van de middelen mogelijk te maken. Voor andere instellingen kan dat een probleem zijn, maar het DG Tolken probeert eventuele problemen geval per geval te bekijken. Late aanvragen veroorzaken hogere kosten.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

| 82. | De Commissie stelt vast dat haar inspanningen van de laatste vijf jaar om de uitgaven voor vertolking te beperken, worden erkend. |
| --- | --- |

82.

De Commissie stelt vast dat haar inspanningen van de laatste vijf jaar om de uitgaven voor vertolking te beperken, worden erkend.

| 83. | Een uitbreiding moet lang vooraf worden gepland. Hoewel het DG Tolken lang op voorhand in alle nieuwe lidstaten tal van bewustmakingsacties heeft georganiseerd en aanzienlijke hulp heeft verleend bij het opzetten en beheren van opleidingen voor conferentietolken, is er nog steeds een tekort aan tolken, in het bijzonder voor bepaalde nieuwe talen. De Commissie kan zich echter niet in de plaats stellen van de lidstaten, die in de eerste plaats verantwoordelijk zijn voor het ter beschikking stellen van kwalificatiemogelijkheden voor tolken en het garanderen van een voldoende aanbod aan gekwalificeerde tolken. |
| --- | --- |

83.

Een uitbreiding moet lang vooraf worden gepland. Hoewel het DG Tolken lang op voorhand in alle nieuwe lidstaten tal van bewustmakingsacties heeft georganiseerd en aanzienlijke hulp heeft verleend bij het opzetten en beheren van opleidingen voor conferentietolken, is er nog steeds een tekort aan tolken, in het bijzonder voor bepaalde nieuwe talen. De Commissie kan zich echter niet in de plaats stellen van de lidstaten, die in de eerste plaats verantwoordelijk zijn voor het ter beschikking stellen van kwalificatiemogelijkheden voor tolken en het garanderen van een voldoende aanbod aan gekwalificeerde tolken.

| 84. | De vergelijkende onderzoeken voor de werving van tolken in het kader van de uitbreiding zijn begin april 2003, d.w.z. 13 maanden voor de uitbreiding, gepubliceerd. Zij werden naar gelang van de taal afgesloten tussen maart en november 2004 (het vergelijkend onderzoek voor Maltees is, weliswaar zonder geslaagde kandidaten, afgesloten in december 2003).
  Voor een aantal van die nieuwe talen is het ontoereikende aantal geslaagde kandidaten met name te wijten aan het tekort aan tolken die volgens de internationaal erkende normen zijn opgeleid. |
| --- | --- |

84.

De vergelijkende onderzoeken voor de werving van tolken in het kader van de uitbreiding zijn begin april 2003, d.w.z. 13 maanden voor de uitbreiding, gepubliceerd. Zij werden naar gelang van de taal afgesloten tussen maart en november 2004 (het vergelijkend onderzoek voor Maltees is, weliswaar zonder geslaagde kandidaten, afgesloten in december 2003).

Voor een aantal van die nieuwe talen is het ontoereikende aantal geslaagde kandidaten met name te wijten aan het tekort aan tolken die volgens de internationaal erkende normen zijn opgeleid.

| 86. | De tolkendiensten leveren kwalitatief hoogstaande vertolking wanneer dat wordt verlangd. Wanneer vergaderingen door de organisatoren worden afgelast, zetten de tolkendiensten deze vrijgekomen tolken in voor andere vergaderingen. De Commissie is van oordeel dat een aanvraag voor een vergadering zes weken op voorhand een redelijk tijdsbestek is om goede prognoses, een goede planning en een goed beheer van de middelen mogelijk te maken. Voor andere instellingen kan dat een probleem zijn, maar het DG Tolken bekijkt eventuele problemen per geval. |
| --- | --- |

86.

De tolkendiensten leveren kwalitatief hoogstaande vertolking wanneer dat wordt verlangd. Wanneer vergaderingen door de organisatoren worden afgelast, zetten de tolkendiensten deze vrijgekomen tolken in voor andere vergaderingen. De Commissie is van oordeel dat een aanvraag voor een vergadering zes weken op voorhand een redelijk tijdsbestek is om goede prognoses, een goede planning en een goed beheer van de middelen mogelijk te maken. Voor andere instellingen kan dat een probleem zijn, maar het DG Tolken bekijkt eventuele problemen per geval.

| 87. | Een beperkt aantal tolken heeft wachtdienst. Dat maakt deel uit van het risicobeheersingsbeleid om afgelastingskosten te voorkomen en het DG Tolken in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden inzake kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit die het moet nakomen. Gezien de politieke aard van de instellingen waarvoor het DG werkt, zou het zichzelf overbodig maken indien het deze voorwaarden niet kon vervullen. |
| --- | --- |

87.

Een beperkt aantal tolken heeft wachtdienst. Dat maakt deel uit van het risicobeheersingsbeleid om afgelastingskosten te voorkomen en het DG Tolken in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden inzake kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit die het moet nakomen. Gezien de politieke aard van de instellingen waarvoor het DG werkt, zou het zichzelf overbodig maken indien het deze voorwaarden niet kon vervullen.

| 88. | Het DG Tolken zou informatie over afgelastingen kunnen opvragen en zou kunnen aantonen hoe de tolken elders worden ingezet, maar aangezien dit een lopend proces is, zouden dergelijke uitgebreide naspeuringen veel tijd vergen. De kosten voor extra personeel zouden de mogelijke voordelen tenietdoen. |
| --- | --- |

88.

Het DG Tolken zou informatie over afgelastingen kunnen opvragen en zou kunnen aantonen hoe de tolken elders worden ingezet, maar aangezien dit een lopend proces is, zouden dergelijke uitgebreide naspeuringen veel tijd vergen. De kosten voor extra personeel zouden de mogelijke voordelen tenietdoen.

| 89. | Het factureringstarief is geschikt voor interinstitutionele facturering, maar ligt inderdaad lager dan de totale kosten omdat het overeengekomen tarief het resultaat is van onderhandelingen tussen het DG Tolken en zijn institutionele klanten. Het DG Tolken kan ook niet afzien van de verstrekking van vertolking omdat er geen akkoord is over een factureringstarief. |
| --- | --- |

89.

Het factureringstarief is geschikt voor interinstitutionele facturering, maar ligt inderdaad lager dan de totale kosten omdat het overeengekomen tarief het resultaat is van onderhandelingen tussen het DG Tolken en zijn institutionele klanten. Het DG Tolken kan ook niet afzien van de verstrekking van vertolking omdat er geen akkoord is over een factureringstarief.

| 90. | De Commissie past de overeenkomst met de AIIC strikt toe en in de huidige omstandigheden zijn verdere besparingen niet mogelijk. De Commissie is van mening dat extra besparingen alleen mogelijk zijn als opnieuw over de overeenkomst wordt onderhandeld. Sinds 2002 wordt gewerkt aan een verdere integratie van computersystemen en nauwere interinstitutionele samenwerking. Dat blijft een van de hoogste prioriteiten van de Commissie op het gebied van conferentievertolking. |
| --- | --- |

90.

De Commissie past de overeenkomst met de AIIC strikt toe en in de huidige omstandigheden zijn verdere besparingen niet mogelijk. De Commissie is van mening dat extra besparingen alleen mogelijk zijn als opnieuw over de overeenkomst wordt onderhandeld. Sinds 2002 wordt gewerkt aan een verdere integratie van computersystemen en nauwere interinstitutionele samenwerking. Dat blijft een van de hoogste prioriteiten van de Commissie op het gebied van conferentievertolking.

| 91. | De Commissie is het ermee eens dat moet worden geprobeerd opnieuw te onderhandelen over de overeenkomst met de AIIC om vergelijkbare reisregelingen te kunnen toepassen voor freelance tolken als voor vaste personeelsleden. Het DG Tolken acht het echter niet doeltreffend om in navolging van het DG ADMIN speciale contracten te sluiten met reisbureaus, luchtvaartmaatschappijen of hotels. Indien opnieuw over de overeenkomst zou kunnen worden onderhandeld, zou dat bijkomende besparingen kunnen opleveren indien wordt geprobeerd de bezoldigingsstructuur van de AIC's af te stemmen op de benadering die door de hervorming van de administratie voor de vaste personeelsleden is gehanteerd, alsook op de nieuwe realiteit van een uitgebreide Unie. Voor een heropening van de onderhandelingen over de overeenkomst met de AIIC is de instemming van alle betrokken EU-instellingen vereist. |
| --- | --- |

91.

De Commissie is het ermee eens dat moet worden geprobeerd opnieuw te onderhandelen over de overeenkomst met de AIIC om vergelijkbare reisregelingen te kunnen toepassen voor freelance tolken als voor vaste personeelsleden. Het DG Tolken acht het echter niet doeltreffend om in navolging van het DG ADMIN speciale contracten te sluiten met reisbureaus, luchtvaartmaatschappijen of hotels. Indien opnieuw over de overeenkomst zou kunnen worden onderhandeld, zou dat bijkomende besparingen kunnen opleveren indien wordt geprobeerd de bezoldigingsstructuur van de AIC's af te stemmen op de benadering die door de hervorming van de administratie voor de vaste personeelsleden is gehanteerd, alsook op de nieuwe realiteit van een uitgebreide Unie. Voor een heropening van de onderhandelingen over de overeenkomst met de AIIC is de instemming van alle betrokken EU-instellingen vereist.

| 93. | Het beroep van tolk is een hooggespecialiseerd beroep dat een goede voorbereiding en sterke concentratie vereist. Om een kwaliteitsniveau te garanderen waarover de gebruikers tevreden zijn, moeten specifieke arbeidsomstandigheden gelden. De beperkingen die zijn opgenomen in de overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden garanderen de goede kwaliteit van de vertolking ook op termijn. Er zij op gewezen dat vergaderingen op verzoek van de organisatoren kunnen worden verlengd; dan wordt voorzien in een aflossing van de teams of in andere regelingen. |
| --- | --- |

93.

Het beroep van tolk is een hooggespecialiseerd beroep dat een goede voorbereiding en sterke concentratie vereist. Om een kwaliteitsniveau te garanderen waarover de gebruikers tevreden zijn, moeten specifieke arbeidsomstandigheden gelden. De beperkingen die zijn opgenomen in de overeenkomst inzake arbeidsomstandigheden garanderen de goede kwaliteit van de vertolking ook op termijn. Er zij op gewezen dat vergaderingen op verzoek van de organisatoren kunnen worden verlengd; dan wordt voorzien in een aflossing van de teams of in andere regelingen.

| 94. | Eén enkele interinstitutionele dienst die alle EU-instellingen van vertolking voorziet kan er slechts komen na een politieke beslissing. De Commissie is van mening dat een verdieping van de interinstitutionele samenwerking schaalvoordelen en besparingen met zich zou brengen, zonder dat de autonomie van de instellingen op het gebied van begroting, personeel en de mogelijkheid om de prioriteiten aan de politieke agenda aan te passen, op de helling wordt gezet. Alvorens een aanvang kan worden gemaakt met een evaluatie van de voordelen van één enkele tolkendienst ten opzichte van een betere interinstitutionele samenwerking moet er een duidelijk signaal komen van de andere instellingen dat zij bereid zijn deze weg in te slaan in plaats van de interinstitutionele samenwerking te verdiepen. Dankzij enorme inspanningen en aanzienlijke middelen werden de betaalkantoren reeds gefuseerd, werd een gemeenschappelijke lijst van geaccrediteerde freelance tolken opgesteld en werden gemeenschappelijke vergelijkende onderzoeken en accrediteringstests georganiseerd. Deze inspanningen moeten worden geconsolideerd en versterkt en de resultaten moeten worden geanalyseerd: een gedetailleerde analyse van de voordelen en besparingen is nodig alvorens een beslissing kan worden genomen over de verdere ontwikkelingen. |
| --- | --- |

94.

Eén enkele interinstitutionele dienst die alle EU-instellingen van vertolking voorziet kan er slechts komen na een politieke beslissing. De Commissie is van mening dat een verdieping van de interinstitutionele samenwerking schaalvoordelen en besparingen met zich zou brengen, zonder dat de autonomie van de instellingen op het gebied van begroting, personeel en de mogelijkheid om de prioriteiten aan de politieke agenda aan te passen, op de helling wordt gezet. Alvorens een aanvang kan worden gemaakt met een evaluatie van de voordelen van één enkele tolkendienst ten opzichte van een betere interinstitutionele samenwerking moet er een duidelijk signaal komen van de andere instellingen dat zij bereid zijn deze weg in te slaan in plaats van de interinstitutionele samenwerking te verdiepen. Dankzij enorme inspanningen en aanzienlijke middelen werden de betaalkantoren reeds gefuseerd, werd een gemeenschappelijke lijst van geaccrediteerde freelance tolken opgesteld en werden gemeenschappelijke vergelijkende onderzoeken en accrediteringstests georganiseerd. Deze inspanningen moeten worden geconsolideerd en versterkt en de resultaten moeten worden geanalyseerd: een gedetailleerde analyse van de voordelen en besparingen is nodig alvorens een beslissing kan worden genomen over de verdere ontwikkelingen.

| 95. | De Commissie is bereid haar inspanningen voort te zetten om de uitdaging van meertaligheid positief aan te pakken en de vertolkingskosten niettemin onder controle te houden. Dat moet gebeuren door de interinstitutionele samenwerking te consolideren, in het bijzonder wat het inzetten van vast personeel betreft, en door te onderzoeken hoe de reisregelingen en de vergoedingen voor freelance tolken kunnen worden vereenvoudigd en geconsolideerd door de onderhandelingen over de overeenkomst met de AIIC opnieuw te openen. Pas nadat de vooruitgang op deze gebieden is geconsolideerd en de instellingen een duidelijk politiek beeld hebben van de autonomie waarover zij op het gebied van de vertolking willen beschikken, kan worden overwogen of een onafhankelijke studie wordt gemaakt over de voordelen van de oprichting van één enkele interinstitutionele tolkendienst. |
| --- | --- |

95.

De Commissie is bereid haar inspanningen voort te zetten om de uitdaging van meertaligheid positief aan te pakken en de vertolkingskosten niettemin onder controle te houden. Dat moet gebeuren door de interinstitutionele samenwerking te consolideren, in het bijzonder wat het inzetten van vast personeel betreft, en door te onderzoeken hoe de reisregelingen en de vergoedingen voor freelance tolken kunnen worden vereenvoudigd en geconsolideerd door de onderhandelingen over de overeenkomst met de AIIC opnieuw te openen. Pas nadat de vooruitgang op deze gebieden is geconsolideerd en de instellingen een duidelijk politiek beeld hebben van de autonomie waarover zij op het gebied van de vertolking willen beschikken, kan worden overwogen of een onafhankelijke studie wordt gemaakt over de voordelen van de oprichting van één enkele interinstitutionele tolkendienst.

---