# Gazzetta ufficiale C 291/23 n

| | ISSN 1725-2466 |
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| Gazzetta ufficiale
  dell’Unione europea | C 291 |
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| Edizione in lingua italiana | Comunicazioni e informazioni | 48o anno23 novembre 2005 |

ISSN 1725-2466

Gazzetta ufficiale

dell’Unione europea

C 291

Edizione in lingua italiana

Comunicazioni e informazioni

48o anno23 novembre 2005

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| Numero d'informazione | Sommario | pagina |
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| | I   Comunicazioni |
| | Corte dei conti |
| 2005/C 291/1 | Relazione speciale n. 5/2005: Spese per l’interpretazione sostenute dal Parlamento, dalla Commissione e dal Consiglio, corredata delle risposte delle instituzioni | 1 |

Numero d'informazione

Sommario

pagina

I   Comunicazioni

Corte dei conti

2005/C 291/1

Relazione speciale n. 5/2005: Spese per l’interpretazione sostenute dal Parlamento, dalla Commissione e dal Consiglio, corredata delle risposte delle instituzioni

1

| IT | |
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IT

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I Comunicazioni

Corte dei conti

| 23.11.2005 | IT | Gazzetta ufficiale dell’Unione europea | C 291/1 |
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23.11.2005

IT

Gazzetta ufficiale dell’Unione europea

C 291/1

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RELAZIONE SPECIALE N. 5/2005

Spese per l’interpretazione sostenute dal Parlamento, dalla Commissione e dal Consiglio, corredata delle risposte delle instituzioni

(presentata in virtù dell’articolo 248, paragrafo 4, secondo comma, del trattato CE)

(2005/C 291/01)

INDICE

| I-VIII | SINTESI |
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I-VIII

| 1-12 | INTRODUZIONE |
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1-12

| 13-14 | OBIETTIVO E AMBITO DELL’AUDIT |
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13-14

| 15-81 | OSSERVAZIONI |
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15-81

| 15-29 | Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità |
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15-29

| 16-21 | Parlamento |
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16-21

| 22-24 | Commissione |
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22-24

| 25-29 | Consiglio |
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25-29

| 30-32 | La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari |
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30-32

| 33-71 | Il costo dell’interpretazione |
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33-71

| 33-38 | Calcolo dei costi |
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33-38

| 39-41 | Analisi del costo dell’interpretazione |
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39-41

| 42-58 | Altre questioni che incidono sul costo dell’interpretazione |
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42-58

| 59-71 | Osservazioni specifiche sulla spesa per gli interpreti free-lance |
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59-71

| 72-81 | La qualità dell’interpretazione |
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72-81

| 72 | Parlamento |
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72

| 73-81 | Commissione e Consiglio |
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73-81

| 82-95 | CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI |
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82-95

| 82 | Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità |
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82

| 83-84 | La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari |
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83-84

| 85-92 | Il costo dell’interpretazione |
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85-92

| 93 | La qualità dell’interpretazione |
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93

| 94-95 | Possibili sviluppi |
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94-95

ALLEGATO I: Disposizioni specifiche applicate presso il Parlamento, la Commissione e il Consiglio

ALLEGATO II: Il metodo di calcolo dei costi elaborato dalla Corte

Risposte delle istituzioni

SINTESI

| I. | Ventuno lingue hanno lo status di lingue ufficiali e di lavoro delle istituzioni europee. Le istituzioni che, per la natura delle loro attività, necessitano del maggior volume di servizi di interpretazione sono il Parlamento, la Commissione e il Consiglio. Il Parlamento dispone di un proprio servizio di interpretazione. Il Consiglio e la Commissione ricorrono ai servizi forniti dalla direzione generale dell’Interpretazione (DG Interpretazione). |
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I.

Ventuno lingue hanno lo status di lingue ufficiali e di lavoro delle istituzioni europee. Le istituzioni che, per la natura delle loro attività, necessitano del maggior volume di servizi di interpretazione sono il Parlamento, la Commissione e il Consiglio. Il Parlamento dispone di un proprio servizio di interpretazione. Il Consiglio e la Commissione ricorrono ai servizi forniti dalla direzione generale dell’Interpretazione (DG Interpretazione).

| II. | A causa dell’irregolare distribuzione della domanda nel corso dell’anno, le istituzioni europee si avvalgono non solo di interpreti permanenti di ruolo (funzionari), ma anche di interpreti liberi professionisti (free-lance) assunti in qualità di agenti ausiliari (noti come AIC: ausiliari interpreti di conferenza). |
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II.

A causa dell’irregolare distribuzione della domanda nel corso dell’anno, le istituzioni europee si avvalgono non solo di interpreti permanenti di ruolo (funzionari), ma anche di interpreti liberi professionisti (free-lance) assunti in qualità di agenti ausiliari (noti come AIC: ausiliari interpreti di conferenza).

| III. | L’audit della Corte mirava a valutare se i servizi di interpretazione del Parlamento, della Commissione e del Consiglio siano gestiti secondo i principi di una sana gestione finanziaria. In particolare, l’audit intendeva stabilire se queste istituzioni dispongano di strumenti e procedure adeguate per:






  — | evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità, |
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III.

L’audit della Corte mirava a valutare se i servizi di interpretazione del Parlamento, della Commissione e del Consiglio siano gestiti secondo i principi di una sana gestione finanziaria. In particolare, l’audit intendeva stabilire se queste istituzioni dispongano di strumenti e procedure adeguate per:

—

evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità,

| — | fornire tutti i servizi di interpretazione necessari, |
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—

fornire tutti i servizi di interpretazione necessari,

| — | fornire servizi di interpretazione al minor costo possibile, |
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—

fornire servizi di interpretazione al minor costo possibile,

| — | fornire un’interpretazione di alta qualità. |
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—

fornire un’interpretazione di alta qualità.

| IV. | Dall’audit è emerso che la qualità dell’interpretazione è nella maggior parte dei casi all’altezza delle aspettative e conforme alle necessità, ma che occorre adottare alcune misure per ridurre i costi ed evitare di fornire servizi richiesti ma non utilizzati. |
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IV.

Dall’audit è emerso che la qualità dell’interpretazione è nella maggior parte dei casi all’altezza delle aspettative e conforme alle necessità, ma che occorre adottare alcune misure per ridurre i costi ed evitare di fornire servizi richiesti ma non utilizzati.

| V. | Le istituzioni hanno adottato diverse procedure per rispondere alle domande di interpretazione. Mentre la DG Interpretazione esamina, insieme alle direzioni generali della Commissione committenti, quali servizi di interpretazione siano realmente necessari e poi decide a quali richieste rispondere, il Parlamento non procede ad un analogo esame e tutte le richieste formalmente conformi alla normativa vengono accettate fintanto che vi sono risorse disponibili. Nel 2004 il Consiglio ha adottato una nuova procedura che incoraggia esplicitamente a limitare le domande di interpretazione. |
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V.

Le istituzioni hanno adottato diverse procedure per rispondere alle domande di interpretazione. Mentre la DG Interpretazione esamina, insieme alle direzioni generali della Commissione committenti, quali servizi di interpretazione siano realmente necessari e poi decide a quali richieste rispondere, il Parlamento non procede ad un analogo esame e tutte le richieste formalmente conformi alla normativa vengono accettate fintanto che vi sono risorse disponibili. Nel 2004 il Consiglio ha adottato una nuova procedura che incoraggia esplicitamente a limitare le domande di interpretazione.

| VI. | Un calcolo effettuato dalla Corte mostra che, nel 2003, il costo totale dell’interpretazione è ammontato a circa 57 milioni di euro al Parlamento e a circa 106 milioni di euro presso Commissione, Consiglio, Comitati e alcune agenzie. Il costo medio per interprete di una giornata di interpretazione è stato di 1 476 euro al Parlamento e di 1 046 euro alla Commissione e al Consiglio. |
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VI.

Un calcolo effettuato dalla Corte mostra che, nel 2003, il costo totale dell’interpretazione è ammontato a circa 57 milioni di euro al Parlamento e a circa 106 milioni di euro presso Commissione, Consiglio, Comitati e alcune agenzie. Il costo medio per interprete di una giornata di interpretazione è stato di 1 476 euro al Parlamento e di 1 046 euro alla Commissione e al Consiglio.

| VII. | Anche se le istituzioni sono riuscite a limitare l’interpretazione, ulteriori risparmi sarebbero possibili evitando annullamenti tardivi, richieste di riunioni all’ultimo minuto, una distribuzione irregolare delle riunioni nel corso della settimana e dell’anno e le elevate spese di viaggio per gli AIC. Poiché questi elementi sfuggono in gran parte al controllo dei servizi di interpretazione, i risparmi sarebbero possibili soltanto grazie ad una migliore pianificazione da parte dei responsabili dell’organizzazione delle riunioni. |
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VII.

Anche se le istituzioni sono riuscite a limitare l’interpretazione, ulteriori risparmi sarebbero possibili evitando annullamenti tardivi, richieste di riunioni all’ultimo minuto, una distribuzione irregolare delle riunioni nel corso della settimana e dell’anno e le elevate spese di viaggio per gli AIC. Poiché questi elementi sfuggono in gran parte al controllo dei servizi di interpretazione, i risparmi sarebbero possibili soltanto grazie ad una migliore pianificazione da parte dei responsabili dell’organizzazione delle riunioni.

| VIII. | Le relazioni di seduta, su cui vengono indicate le lingue utilizzate durante le riunioni, costituiscono un validissimo strumento per valutare se il tipo di interpretazione fornita risponda alle necessità dei partecipanti alla riunione, ma in un numero significativo di casi non vengono compilate. Una buona pratica adottata dal Consiglio, e che dovrebbe essere estesa alle altre istituzioni, consiste nel fornire agli organizzatori delle riunioni una nota indicante il costo delle riunioni annullate. |
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VIII.

Le relazioni di seduta, su cui vengono indicate le lingue utilizzate durante le riunioni, costituiscono un validissimo strumento per valutare se il tipo di interpretazione fornita risponda alle necessità dei partecipanti alla riunione, ma in un numero significativo di casi non vengono compilate. Una buona pratica adottata dal Consiglio, e che dovrebbe essere estesa alle altre istituzioni, consiste nel fornire agli organizzatori delle riunioni una nota indicante il costo delle riunioni annullate.

INTRODUZIONE

| 1. | Ai sensi dell’articolo 290 del trattato che istituisce la Comunità economica europea, il Consiglio è abilitato a deliberare all’unanimità sul regime linguistico delle istituzioni della Comunità. |
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1.

Ai sensi dell’articolo 290 del trattato che istituisce la Comunità economica europea, il Consiglio è abilitato a deliberare all’unanimità sul regime linguistico delle istituzioni della Comunità.

| 2. | In virtù del regolamento n. 1, aggiornato dopo tutte le adesioni di Stati dell’Unione europea, il Consiglio ha attribuito a 21 lingue (ceco, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, olandese, polacco, portoghese, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco, ungherese) lo status di lingue ufficiali e lingue di lavoro delle istituzioni (1). |
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2.

In virtù del regolamento n. 1, aggiornato dopo tutte le adesioni di Stati dell’Unione europea, il Consiglio ha attribuito a 21 lingue (ceco, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, olandese, polacco, portoghese, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco, ungherese) lo status di lingue ufficiali e lingue di lavoro delle istituzioni (1).

| 3. | In base al regolamento n. 1, i servizi di interpretazione sono necessari quando in una riunione vengono utilizzate più lingue ufficiali. |
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3.

In base al regolamento n. 1, i servizi di interpretazione sono necessari quando in una riunione vengono utilizzate più lingue ufficiali.

| 4. | Le istituzioni che, per la natura delle loro attività, devono fornire il maggior volume di servizi di interpretazione sono il Parlamento, la Commissione e il Consiglio. Nel 2003, il costo totale dell’interpretazione è ammontato a circa 57 milioni di euro per il Parlamento e a circa 106 milioni di euro per Commissione, Consiglio, Comitati e alcune agenzie. |
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4.

Le istituzioni che, per la natura delle loro attività, devono fornire il maggior volume di servizi di interpretazione sono il Parlamento, la Commissione e il Consiglio. Nel 2003, il costo totale dell’interpretazione è ammontato a circa 57 milioni di euro per il Parlamento e a circa 106 milioni di euro per Commissione, Consiglio, Comitati e alcune agenzie.

| 5. | La direzione dell’Interpretazione del Parlamento fornisce tutti i servizi di interpretazione al Parlamento stesso (per le riunioni tenute a Bruxelles, Strasburgo o altrove), al Mediatore europeo, alla Commissione a Lussemburgo e alla Corte dei conti. Successivamente al completamento dell’audit, in alcuni giorni il Parlamento ha iniziato a fornire servizi di interpretazione anche al Comitato delle regioni. |
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5.

La direzione dell’Interpretazione del Parlamento fornisce tutti i servizi di interpretazione al Parlamento stesso (per le riunioni tenute a Bruxelles, Strasburgo o altrove), al Mediatore europeo, alla Commissione a Lussemburgo e alla Corte dei conti. Successivamente al completamento dell’audit, in alcuni giorni il Parlamento ha iniziato a fornire servizi di interpretazione anche al Comitato delle regioni.

| 6. | La direzione generale dell’Interpretazione della Commissione (DG Interpretazione) fornisce servizi di interpretazione della Commissione (circa il 40 % delle giornate di interpretazione fornite), salvo per le riunioni che si tengono a Lussemburgo, al Consiglio (oltre il 50 % delle giornate di interpretazione fornite), al Comitato economico e sociale, al Comitato delle regioni, alla Banca europea per gli investimenti e ad alcune agenzie dell’Unione europea. |
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6.

La direzione generale dell’Interpretazione della Commissione (DG Interpretazione) fornisce servizi di interpretazione della Commissione (circa il 40 % delle giornate di interpretazione fornite), salvo per le riunioni che si tengono a Lussemburgo, al Consiglio (oltre il 50 % delle giornate di interpretazione fornite), al Comitato economico e sociale, al Comitato delle regioni, alla Banca europea per gli investimenti e ad alcune agenzie dell’Unione europea.

| 7. | Il Consiglio dispone solo di una piccola unità Conferenze che organizza le riunioni e richiede alla DG Interpretazione i servizi di interpretazione. |
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7.

Il Consiglio dispone solo di una piccola unità Conferenze che organizza le riunioni e richiede alla DG Interpretazione i servizi di interpretazione.

| 8. | A causa dell’irregolare distribuzione della domanda nel corso dell’anno, dovuta alla frequenza delle riunioni e delle combinazioni linguistiche richieste, le istituzioni europee si avvalgono non solo di interpreti permanenti di ruolo (funzionari) (2), ma anche di interpreti liberi professionisti (free-lance) ingaggiati in qualità di personale ausiliario (3). Le condizioni di lavoro, la retribuzione e il rimborso delle spese degli AIC sono disciplinate dal «Regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee» e da una convenzione stipulata tra la più grande organizzazione professionale di interpreti, l’Associazione internazionale degli Interpreti di conferenza (AIIC) e le tre istituzioni dell’UE che ingaggiano interpreti (Commissione, Parlamento e Corte di giustizia); le condizioni degli interpreti permanenti sono disciplinate invece dallo statuto dei funzionari (4). |
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8.

A causa dell’irregolare distribuzione della domanda nel corso dell’anno, dovuta alla frequenza delle riunioni e delle combinazioni linguistiche richieste, le istituzioni europee si avvalgono non solo di interpreti permanenti di ruolo (funzionari) (2), ma anche di interpreti liberi professionisti (free-lance) ingaggiati in qualità di personale ausiliario (3). Le condizioni di lavoro, la retribuzione e il rimborso delle spese degli AIC sono disciplinate dal «Regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee» e da una convenzione stipulata tra la più grande organizzazione professionale di interpreti, l’Associazione internazionale degli Interpreti di conferenza (AIIC) e le tre istituzioni dell’UE che ingaggiano interpreti (Commissione, Parlamento e Corte di giustizia); le condizioni degli interpreti permanenti sono disciplinate invece dallo statuto dei funzionari (4).

| 9. | Nel 2003 sono state fornite complessivamente alle istituzioni europee circa 150 000 giornate di interpretazione, di cui circa il 39 % al Consiglio, il 26 % alla Commissione a Bruxelles, il 4 % alla Commissione a Lussemburgo ed il 21 % al Parlamento. Le altre istituzioni e agenzie dell’UE (Corte di giustizia, Corte dei conti, Comitato economico e sociale, Comitato delle regioni, Banca europea per gli investimenti, agenzie ecc.) rappresentano il restante 10 %. Dal lato dell’offerta, il 70 % dei servizi di interpretazione è fornito dalla DG Interpretazione, il 27 % dal Parlamento e il 3 % dalla Corte di giustizia (5).
  Tabella 1
  Volume di giornate/interprete fornite alle istituzioni UE (indice 1998 = 100) (6), comprese le lingue dei nuovi Stati membri | 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 |
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| Consiglio | 100 | 96,8 | 96,3 | 105,6 | 109,1 | 103,9 | 89,9 |
| Commissione | 100 | 101,5 | 100,4 | 94,7 | 85,8 | 85,1 | 85,1 |
| Altre istituzioni/organismi (DG Interpretazione) | 100 | 95,2 | 102,7 | 112,3 | 91,0 | 88,8 | 95,8 |
| Totale DG Interpretazione | 100 | 98,5 | 98,5 | 101,8 | 98,2 | 95,0 | 88,9 |
| Parlamento | 100 | 85,0 | 92,7 | 97,8 | 97,7 | 97,2 | 103,1 |
| Totale | 100 | 93,8 | 96,5 | 100,4 | 98,0 | 95,8 | 93,9 |

9.

Nel 2003 sono state fornite complessivamente alle istituzioni europee circa 150 000 giornate di interpretazione, di cui circa il 39 % al Consiglio, il 26 % alla Commissione a Bruxelles, il 4 % alla Commissione a Lussemburgo ed il 21 % al Parlamento. Le altre istituzioni e agenzie dell’UE (Corte di giustizia, Corte dei conti, Comitato economico e sociale, Comitato delle regioni, Banca europea per gli investimenti, agenzie ecc.) rappresentano il restante 10 %. Dal lato dell’offerta, il 70 % dei servizi di interpretazione è fornito dalla DG Interpretazione, il 27 % dal Parlamento e il 3 % dalla Corte di giustizia (5).

Tabella 1

Volume di giornate/interprete fornite alle istituzioni UE (indice 1998 = 100) (6), comprese le lingue dei nuovi Stati membri

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

Consiglio

100

96,8

96,3

105,6

109,1

103,9

89,9

Commissione

100

101,5

100,4

94,7

85,8

85,1

85,1

Altre istituzioni/organismi (DG Interpretazione)

100

95,2

102,7

112,3

91,0

88,8

95,8

Totale DG Interpretazione

100

98,5

98,5

101,8

98,2

95,0

88,9

Parlamento

100

85,0

92,7

97,8

97,7

97,2

103,1

Totale

100

93,8

96,5

100,4

98,0

95,8

93,9

| 10. | La tabella 1 mostra che, negli ultimi anni, le istituzioni UE sono riuscite a ridurre il ricorso a servizi di interpretazione. Il Consiglio è stata l’unica delle tre grandi istituzioni a registrare un aumento del numero di giornate di interpretazione tra il 1998 e il 2003, anche se l’introduzione del nuovo sistema della disponibilità di servizi di interpretazione «a richiesta» dal 1o maggio 2004 risulta aver invertito tale tendenza (cfr. paragrafo 27). Tuttavia, il 2004 è stato un anno di transizione per cui potrebbe non essere rappresentativo. |
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10.

La tabella 1 mostra che, negli ultimi anni, le istituzioni UE sono riuscite a ridurre il ricorso a servizi di interpretazione. Il Consiglio è stata l’unica delle tre grandi istituzioni a registrare un aumento del numero di giornate di interpretazione tra il 1998 e il 2003, anche se l’introduzione del nuovo sistema della disponibilità di servizi di interpretazione «a richiesta» dal 1o maggio 2004 risulta aver invertito tale tendenza (cfr. paragrafo 27). Tuttavia, il 2004 è stato un anno di transizione per cui potrebbe non essere rappresentativo.

| 11. | L’andamento dell’utilizzo dei servizi di interpretazione presso il Consiglio tra il 1998 e il 2003 è dovuto non soltanto al crescente numero di riunioni, ma anche all’aumento del numero di lingue attive e passive (7) utilizzate durante le riunioni tenute presso questa istituzione. |
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11.

L’andamento dell’utilizzo dei servizi di interpretazione presso il Consiglio tra il 1998 e il 2003 è dovuto non soltanto al crescente numero di riunioni, ma anche all’aumento del numero di lingue attive e passive (7) utilizzate durante le riunioni tenute presso questa istituzione.

| 12. | Ai sensi dell’articolo 6 del regolamento n. 1, «Le istituzioni possono determinare le modalità di applicazione del presente regime linguistico nei propri regolamenti interni». Questa disposizione consente di adeguare il regime linguistico alle esigenze specifiche di ciascuna istituzione. Le istituzioni si sono avvalse in misura diversa di questa possibilità, come mostra l’allegato I. |
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12.

Ai sensi dell’articolo 6 del regolamento n. 1, «Le istituzioni possono determinare le modalità di applicazione del presente regime linguistico nei propri regolamenti interni». Questa disposizione consente di adeguare il regime linguistico alle esigenze specifiche di ciascuna istituzione. Le istituzioni si sono avvalse in misura diversa di questa possibilità, come mostra l’allegato I.

OBIETTIVO E AMBITO DELL’AUDIT

| 13. | L’audit della Corte mirava a valutare se i servizi di interpretazione del Parlamento, della Commissione e del Consiglio siano gestiti secondo i principi di una sana gestione finanziaria. L’audit ha riguardato il 97 % dei servizi di interpretazione prestati (cioè tutta l’offerta, salvo quella relativa alla Corte di giustizia che dispone di un proprio servizio di interpretazione). In particolare, l’audit intendeva stabilire se le istituzioni oggetto dell’audit dispongano di strumenti e procedure adeguate per:






  — | evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità, |
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13.

L’audit della Corte mirava a valutare se i servizi di interpretazione del Parlamento, della Commissione e del Consiglio siano gestiti secondo i principi di una sana gestione finanziaria. L’audit ha riguardato il 97 % dei servizi di interpretazione prestati (cioè tutta l’offerta, salvo quella relativa alla Corte di giustizia che dispone di un proprio servizio di interpretazione). In particolare, l’audit intendeva stabilire se le istituzioni oggetto dell’audit dispongano di strumenti e procedure adeguate per:

—

evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità,

| — | fornire tutti i servizi di interpretazione necessari, |
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fornire tutti i servizi di interpretazione necessari,

| — | fornire servizi di interpretazione al minor costo possibile, |
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fornire servizi di interpretazione al minor costo possibile,

| — | fornire un’interpretazione di alta qualità. |
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fornire un’interpretazione di alta qualità.

| 14. | L’audit ha riguardato le spese sostenute nel corso dell’esercizio 2003, ma ha preso in considerazione anche i cambiamenti intervenuti nel 2004 a seguito dell’ultimo allargamento dell’Unione europea. |
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14.

L’audit ha riguardato le spese sostenute nel corso dell’esercizio 2003, ma ha preso in considerazione anche i cambiamenti intervenuti nel 2004 a seguito dell’ultimo allargamento dell’Unione europea.

OSSERVAZIONI

Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità

| 15. | Da un esame delle lingue effettivamente utilizzate durante le riunioni emerge che talvolta vengono forniti servizi di interpretazione superiori alle reali necessità (alcuni partecipanti desiderano utilizzare, invece della loro madrelingua, un’altra lingua ufficiale più conosciuta, alcuni partecipanti attesi possono essere assenti, rendendo così superflua l’interpretazione in alcune particolari combinazioni). La Corte ha esaminato in che misura le istituzioni oggetto dell’audit dispongono di procedure adeguate per prevedere il più precisamente possibile quali lingue verranno utilizzate ed accertarne l’utilizzo effettivo, in modo da dissuadere gli organizzatori delle riunioni dal richiedere servizi d’interpretazione superiori a quelli previsti. |
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15.

Da un esame delle lingue effettivamente utilizzate durante le riunioni emerge che talvolta vengono forniti servizi di interpretazione superiori alle reali necessità (alcuni partecipanti desiderano utilizzare, invece della loro madrelingua, un’altra lingua ufficiale più conosciuta, alcuni partecipanti attesi possono essere assenti, rendendo così superflua l’interpretazione in alcune particolari combinazioni). La Corte ha esaminato in che misura le istituzioni oggetto dell’audit dispongono di procedure adeguate per prevedere il più precisamente possibile quali lingue verranno utilizzate ed accertarne l’utilizzo effettivo, in modo da dissuadere gli organizzatori delle riunioni dal richiedere servizi d’interpretazione superiori a quelli previsti.

Parlamento

| 16. | Il regolamento (cfr. allegato I) stabilisce che tutti i deputati hanno la possibilità di esprimersi nella lingua ufficiale di loro scelta e che l’interpretazione viene fornita nelle altre lingue ufficiali; ciò impone al Parlamento di destinare notevoli risorse all’interpretazione. |
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16.

Il regolamento (cfr. allegato I) stabilisce che tutti i deputati hanno la possibilità di esprimersi nella lingua ufficiale di loro scelta e che l’interpretazione viene fornita nelle altre lingue ufficiali; ciò impone al Parlamento di destinare notevoli risorse all’interpretazione.

| 17. | Per organizzare e controllare la fornitura di servizi di interpretazione, l’ufficio di presidenza del Parlamento europeo ha adottato nel 1999 un «Codice di condotta sul multilinguismo», aggiornato nel 2004. Secondo i principi fondamentali a cui si ispira il Codice, pur nel rispetto dei pari diritti dei deputati, le spese del multilinguismo vanno mantenute entro limiti di bilancio accettabili, le risorse vanno utilizzate nel modo più efficiente e gli utenti dei servizi linguistici devono essere sensibilizzati sulla necessità di un uso responsabile dei servizi linguistici, basato sulle esigenze reali. |
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17.

Per organizzare e controllare la fornitura di servizi di interpretazione, l’ufficio di presidenza del Parlamento europeo ha adottato nel 1999 un «Codice di condotta sul multilinguismo», aggiornato nel 2004. Secondo i principi fondamentali a cui si ispira il Codice, pur nel rispetto dei pari diritti dei deputati, le spese del multilinguismo vanno mantenute entro limiti di bilancio accettabili, le risorse vanno utilizzate nel modo più efficiente e gli utenti dei servizi linguistici devono essere sensibilizzati sulla necessità di un uso responsabile dei servizi linguistici, basato sulle esigenze reali.

| 18. | L’interpretazione può essere richiesta dalla direzione dell’Interpretazione del Parlamento soltanto per le categorie di riunioni indicate nel Codice di condotta (sedute plenarie del Parlamento, riunioni degli organi del Parlamento, delle commissioni parlamentari, delle delegazioni parlamentari ecc.). L’interpretazione non può essere messa a disposizione di deputati a titolo individuale, né di organismi esterni, anche se l’Ufficio di presidenza può concedere alcune deroghe. La direzione dell’Interpretazione fornisce il servizio di interpretazione richiesto in base alle priorità ed entro i limiti stabiliti dal Codice di condotta. |
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18.

L’interpretazione può essere richiesta dalla direzione dell’Interpretazione del Parlamento soltanto per le categorie di riunioni indicate nel Codice di condotta (sedute plenarie del Parlamento, riunioni degli organi del Parlamento, delle commissioni parlamentari, delle delegazioni parlamentari ecc.). L’interpretazione non può essere messa a disposizione di deputati a titolo individuale, né di organismi esterni, anche se l’Ufficio di presidenza può concedere alcune deroghe. La direzione dell’Interpretazione fornisce il servizio di interpretazione richiesto in base alle priorità ed entro i limiti stabiliti dal Codice di condotta.

| 19. | Il Codice di condotta, nella versione aggiornata del 2004, stabilisce che ciascun organo parlamentare che necessiti di servizi di interpretazione («utente» secondo la terminologia del Codice) elabora e aggiorna regolarmente un «profilo linguistico di interpretazione» in funzione delle lingue richieste e effettivamente utilizzate dai propri membri. Si tratta di uno strumento molto utile per far sì che le domande corrispondano alle esigenze reali. Per contro, dato che i deputati del Parlamento europeo non sono tenuti a confermare in anticipo la loro presenza ad una riunione, il «profilo linguistico per l’interpretazione» non è sufficiente ad evitare che vengano forniti servizi di interpretazione non necessari quando i deputati per il quali erano stati previsti specifici servizi di interpretazione non partecipano effettivamente alla riunione. |
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19.

Il Codice di condotta, nella versione aggiornata del 2004, stabilisce che ciascun organo parlamentare che necessiti di servizi di interpretazione («utente» secondo la terminologia del Codice) elabora e aggiorna regolarmente un «profilo linguistico di interpretazione» in funzione delle lingue richieste e effettivamente utilizzate dai propri membri. Si tratta di uno strumento molto utile per far sì che le domande corrispondano alle esigenze reali. Per contro, dato che i deputati del Parlamento europeo non sono tenuti a confermare in anticipo la loro presenza ad una riunione, il «profilo linguistico per l’interpretazione» non è sufficiente ad evitare che vengano forniti servizi di interpretazione non necessari quando i deputati per il quali erano stati previsti specifici servizi di interpretazione non partecipano effettivamente alla riunione.

| 20. | In base al Codice di condotta, al termine di ogni riunione, il capo équipe degli interpreti è tenuto, d’intesa con la segreteria della riunione, a redigere un resoconto dei servizi di interpretazione richiesti ma non utilizzati, diretta all’attenzione del direttore dell’Interpretazione. Una copia di tale resoconto deve essere trasmessa alla segreteria della riunione in causa. Nella pratica, questa procedura viene applicata dal settembre 2004 alle riunioni di commissione e delegazione. |
| --- | --- |

20.

In base al Codice di condotta, al termine di ogni riunione, il capo équipe degli interpreti è tenuto, d’intesa con la segreteria della riunione, a redigere un resoconto dei servizi di interpretazione richiesti ma non utilizzati, diretta all’attenzione del direttore dell’Interpretazione. Una copia di tale resoconto deve essere trasmessa alla segreteria della riunione in causa. Nella pratica, questa procedura viene applicata dal settembre 2004 alle riunioni di commissione e delegazione.

| 21. | Le risorse messe a disposizione conformemente al regolamento eccedono le necessità reali se, per una data riunione, non vengono utilizzate tutte le lingue ufficiali previste. Il Parlamento non ha mai svolto una indagine per valutare la frequenza e le conseguenze di tali casi. |
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21.

Le risorse messe a disposizione conformemente al regolamento eccedono le necessità reali se, per una data riunione, non vengono utilizzate tutte le lingue ufficiali previste. Il Parlamento non ha mai svolto una indagine per valutare la frequenza e le conseguenze di tali casi.

Commissione

| 22. | In ogni direzione generale, un’unità amministrativa centralizza le domande di assistenza di interpretazione per specifiche riunioni e le trasferisce per via elettronica alla DG Interpretazione attraverso il sistema DOR («demande d’organisation de réunion»). Ogni direzione generale propone il regime linguistico desiderato e classifica le riunioni richieste per uno stesso giorno in base ad un ordine di priorità. Nel corso di riunioni interne settimanali di «arbitrato», la DG Interpretazione decide a quali richieste è possibile rispondere, tenendo conto della disponibilità di interpreti e di sale riunioni. In ulteriori riunioni di coordinamento, a ciascuna riunione in programma per le sei settimane successive viene assegnato uno specifico regime linguistico. Il numero di lingue attive e/o passive assegnato dalla DG Interpretazione è spesso inferiore al numero inizialmente richiesto ed è il risultato di trattative tra la DG Interpretazione e la direzione generale che organizza la riunione. |
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22.

In ogni direzione generale, un’unità amministrativa centralizza le domande di assistenza di interpretazione per specifiche riunioni e le trasferisce per via elettronica alla DG Interpretazione attraverso il sistema DOR («demande d’organisation de réunion»). Ogni direzione generale propone il regime linguistico desiderato e classifica le riunioni richieste per uno stesso giorno in base ad un ordine di priorità. Nel corso di riunioni interne settimanali di «arbitrato», la DG Interpretazione decide a quali richieste è possibile rispondere, tenendo conto della disponibilità di interpreti e di sale riunioni. In ulteriori riunioni di coordinamento, a ciascuna riunione in programma per le sei settimane successive viene assegnato uno specifico regime linguistico. Il numero di lingue attive e/o passive assegnato dalla DG Interpretazione è spesso inferiore al numero inizialmente richiesto ed è il risultato di trattative tra la DG Interpretazione e la direzione generale che organizza la riunione.

| 23. | Alla DG Interpretazione, il capo dell’équipe di interpretazione è tenuto a compilare una relazione di seduta («rapport de séance»), nella quale indica le lingue utilizzate nel corso della riunione. Nel 2004 queste relazioni sono state compilate per l’82,5 % delle 8 107 riunioni con interpretazione. Nel 17,7 % delle relazioni, il capo équipe affermava che era stata richiesta e fornita interpretazione passiva superiore alle reali necessità per una o più delle seguenti ragioni: alcune delegazioni nazionali non si erano espresse nelle rispettive lingue ufficiali, non avevano mai preso la parola o erano assenti. Nel 7,2 % delle relazioni si segnalava il mancato uso dell’interpretazione attiva richiesta e fornita. Di conseguenza almeno (8)1 750 giornate/interprete sono state pagate ma non utilizzate, con un costo compreso tra gli 1,5 e i 2 milioni di euro. |
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23.

Alla DG Interpretazione, il capo dell’équipe di interpretazione è tenuto a compilare una relazione di seduta («rapport de séance»), nella quale indica le lingue utilizzate nel corso della riunione. Nel 2004 queste relazioni sono state compilate per l’82,5 % delle 8 107 riunioni con interpretazione. Nel 17,7 % delle relazioni, il capo équipe affermava che era stata richiesta e fornita interpretazione passiva superiore alle reali necessità per una o più delle seguenti ragioni: alcune delegazioni nazionali non si erano espresse nelle rispettive lingue ufficiali, non avevano mai preso la parola o erano assenti. Nel 7,2 % delle relazioni si segnalava il mancato uso dell’interpretazione attiva richiesta e fornita. Di conseguenza almeno (8)1 750 giornate/interprete sono state pagate ma non utilizzate, con un costo compreso tra gli 1,5 e i 2 milioni di euro.

| 24. | Anche se la DG Interpretazione, in base alle procedure attuali, ha l’ultima parola nel decidere quali domande soddisfare se più direzioni generali richiedono contemporaneamente il servizio, e ciò comporta un contenimento della domanda, per un servizio di interpretazione è difficile decidere quali riunioni siano più urgenti o più importanti. Altre istituzioni internazionali adottano sistemi più orientati alla gestione delle risorse:






  — | il Consiglio d’Europa ha introdotto un sistema di fatturazione interna, |
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24.

Anche se la DG Interpretazione, in base alle procedure attuali, ha l’ultima parola nel decidere quali domande soddisfare se più direzioni generali richiedono contemporaneamente il servizio, e ciò comporta un contenimento della domanda, per un servizio di interpretazione è difficile decidere quali riunioni siano più urgenti o più importanti. Altre istituzioni internazionali adottano sistemi più orientati alla gestione delle risorse:

—

il Consiglio d’Europa ha introdotto un sistema di fatturazione interna,

| — | l’UNESCO applica un sistema di contingentamento in cui le giornate di interpretazione eccedenti la quota fissata sono addebitate al committente. |
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—

l’UNESCO applica un sistema di contingentamento in cui le giornate di interpretazione eccedenti la quota fissata sono addebitate al committente.

Tra le istituzioni europee, il Consiglio ha adottato il sistema descritto al paragrafo 27, che responsabilizza maggiormente le delegazioni nazionali in merito ai costi del servizio. Nell’ambito del nuovo sistema di gestione per attività, anche la DG Interpretazione potrebbe valutare l’introduzione di un simile dispositivo.

Consiglio

Procedure applicate prima dell’allargamento dell’Unione europea del 2004

| 25. | La nomenclatura utilizzata prima dell’allargamento per determinare il regime linguistico fornito per ciascuna riunione era basata sulla tradizione e non era aggiornata regolarmente. Non esisteva alcuna procedura per verificare se i partecipanti alle riunioni avessero realmente bisogno dell’interpretazione nella loro madrelingua o se si esprimessero effettivamente nella loro lingua. |
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25.

La nomenclatura utilizzata prima dell’allargamento per determinare il regime linguistico fornito per ciascuna riunione era basata sulla tradizione e non era aggiornata regolarmente. Non esisteva alcuna procedura per verificare se i partecipanti alle riunioni avessero realmente bisogno dell’interpretazione nella loro madrelingua o se si esprimessero effettivamente nella loro lingua.

| 26. | Un’indagine del 2001 su 799 delegati del Consiglio e della Commissione mostrava un’offerta di lingue eccedentaria (9). Sebbene il 73 % dei delegati dichiarasse di aver avuto la possibilità di esprimersi nella propria madrelingua, soltanto il 59 % di questi affermava di aver effettivamente utilizzato tale lingua. Questo avveniva spesso per delegati la cui madrelingua era una lingua non molto diffusa e che parlavano correntemente una lingua ufficiale più conosciuta. È improbabile che i delegati che si sono espressi in una lingua ufficiale necessitino dell’interpretazione nella loro madrelingua a partire dalla lingua ufficiale che hanno utilizzato. È perciò ragionevole ritenere che le lingue per le quali è necessaria l’interpretazione siano le lingue effettivamente utilizzate in una riunione. |
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26.

Un’indagine del 2001 su 799 delegati del Consiglio e della Commissione mostrava un’offerta di lingue eccedentaria (9). Sebbene il 73 % dei delegati dichiarasse di aver avuto la possibilità di esprimersi nella propria madrelingua, soltanto il 59 % di questi affermava di aver effettivamente utilizzato tale lingua. Questo avveniva spesso per delegati la cui madrelingua era una lingua non molto diffusa e che parlavano correntemente una lingua ufficiale più conosciuta. È improbabile che i delegati che si sono espressi in una lingua ufficiale necessitino dell’interpretazione nella loro madrelingua a partire dalla lingua ufficiale che hanno utilizzato. È perciò ragionevole ritenere che le lingue per le quali è necessaria l’interpretazione siano le lingue effettivamente utilizzate in una riunione.

Procedure per il periodo successivo all’allargamento

| 27. | La decisione n. 56/04 del segretario generale del Consiglio (10) che disciplina il regime linguistico per il periodo successivo all’allargamento ha modificato notevolmente l’utilizzo dei servizi di interpretazione. Il nuovo sistema adegua il regime linguistico alle reali necessità delle delegazioni, sensibilizza queste ultime sui costi del servizio e incentiva gli Stati membri a tagliare le domande di interpretazione non necessarie, con una conseguente riduzione delle spese di interpretazione. |
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27.

La decisione n. 56/04 del segretario generale del Consiglio (10) che disciplina il regime linguistico per il periodo successivo all’allargamento ha modificato notevolmente l’utilizzo dei servizi di interpretazione. Il nuovo sistema adegua il regime linguistico alle reali necessità delle delegazioni, sensibilizza queste ultime sui costi del servizio e incentiva gli Stati membri a tagliare le domande di interpretazione non necessarie, con una conseguente riduzione delle spese di interpretazione.

| 28. | Dal 1o luglio 2004, l’interpretazione non viene più fornita per le riunioni di 25 organi preparatori (comitati e gruppi). Di conseguenza, il numero medio di riunioni con interpretazione tenute al Consiglio è sceso da 13 a 11 al giorno. La configurazione linguistica 20/20 è finanziata dal bilancio del Consiglio per le riunioni di Consiglio, del Consiglio europeo e per un massimo di 20 organi preparatori. |
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28.

Dal 1o luglio 2004, l’interpretazione non viene più fornita per le riunioni di 25 organi preparatori (comitati e gruppi). Di conseguenza, il numero medio di riunioni con interpretazione tenute al Consiglio è sceso da 13 a 11 al giorno. La configurazione linguistica 20/20 è finanziata dal bilancio del Consiglio per le riunioni di Consiglio, del Consiglio europeo e per un massimo di 20 organi preparatori.

| 29. | Per gli altri organi preparatori, l’interpretazione attiva o passiva è fornita soltanto se richiesta dalle delegazioni nazionali. Per coprire tali spese, le delegazioni possono attingere ad una dotazione di 2 milioni di euro per lingua. Il 66 % dell’importo inutilizzato viene trasferito alla dotazione di bilancio per le spese di viaggio dei delegati assegnata allo Stato membro interessato. Le delegazioni nazionali hanno la possibilità di modificare le domande ogni sei mesi, con un preavviso di due mesi. A seguito di ciò, nel 2004 una o più lingue sono state eliminate dal regime linguistico di alcuni organi preparatori. |
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29.

Per gli altri organi preparatori, l’interpretazione attiva o passiva è fornita soltanto se richiesta dalle delegazioni nazionali. Per coprire tali spese, le delegazioni possono attingere ad una dotazione di 2 milioni di euro per lingua. Il 66 % dell’importo inutilizzato viene trasferito alla dotazione di bilancio per le spese di viaggio dei delegati assegnata allo Stato membro interessato. Le delegazioni nazionali hanno la possibilità di modificare le domande ogni sei mesi, con un preavviso di due mesi. A seguito di ciò, nel 2004 una o più lingue sono state eliminate dal regime linguistico di alcuni organi preparatori.

La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari

| 30. | Le domande di interpretazione relative alle lingue ufficiali pre-allargamento possono in genere essere soddisfatte. La situazione è diversa per le nuove lingue ufficiali, dal momento che vi è un numero insufficiente di interpreti in grado di rispondere alle specifiche esigenze linguistiche (11) dell’Unione europea. |
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30.

Le domande di interpretazione relative alle lingue ufficiali pre-allargamento possono in genere essere soddisfatte. La situazione è diversa per le nuove lingue ufficiali, dal momento che vi è un numero insufficiente di interpreti in grado di rispondere alle specifiche esigenze linguistiche (11) dell’Unione europea.

| 31. | I concorsi indetti dall’Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee (EPSO) per l’assunzione di interpreti per le nuove lingue ufficiali non erano ancora stati ultimati al momento dell’allargamento e anche dopo tale data. Nessun candidato maltese ha vinto il concorso e il numero di vincitori per le altre lingue ufficiali non è bastato a coprire il fabbisogno dei servizi di interpretazione dell’UE. |
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31.

I concorsi indetti dall’Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee (EPSO) per l’assunzione di interpreti per le nuove lingue ufficiali non erano ancora stati ultimati al momento dell’allargamento e anche dopo tale data. Nessun candidato maltese ha vinto il concorso e il numero di vincitori per le altre lingue ufficiali non è bastato a coprire il fabbisogno dei servizi di interpretazione dell’UE.

| 32. | Nel 2004 il Consiglio si è trovato in difficoltà, giacché la domanda di interpretazione in alcune nuove lingue ufficiali era persino superiore a quella per le altre lingue ufficiali. La DG Interpretazione non è stata in grado di soddisfare il 37 % delle richieste per riunioni tenute da maggio a dicembre 2004. |
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32.

Nel 2004 il Consiglio si è trovato in difficoltà, giacché la domanda di interpretazione in alcune nuove lingue ufficiali era persino superiore a quella per le altre lingue ufficiali. La DG Interpretazione non è stata in grado di soddisfare il 37 % delle richieste per riunioni tenute da maggio a dicembre 2004.

Il costo dell’interpretazione

Calcolo dei costi

Calcolo dei costi eseguito dalle istituzioni sottoposte a audit

| 33. | Per gestire la spesa conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria — economia, efficienza ed efficacia — è necessario conoscere il costo pieno dei servizi forniti, punto di partenza per una distribuzione razionale delle risorse. |
| --- | --- |

33.

Per gestire la spesa conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria — economia, efficienza ed efficacia — è necessario conoscere il costo pieno dei servizi forniti, punto di partenza per una distribuzione razionale delle risorse.

| 34. | Il Parlamento non dispone di stime sul costo totale medio al giorno per un AIC o per un interprete permanente. Esso calcola il costo diretto (essenzialmente il compenso ed il rimborso delle spese di viaggio) soltanto per i servizi di interpretazione forniti dagli AIC e non procede ad un regolare aggiornamento dei calcoli. |
| --- | --- |

34.

Il Parlamento non dispone di stime sul costo totale medio al giorno per un AIC o per un interprete permanente. Esso calcola il costo diretto (essenzialmente il compenso ed il rimborso delle spese di viaggio) soltanto per i servizi di interpretazione forniti dagli AIC e non procede ad un regolare aggiornamento dei calcoli.

| 35. | La DG Interpretazione calcola ogni anno un costo medio per interprete «messo a disposizione» (qui di seguito, «MAD») (12) per una giornata intera o per mezza giornata. Sulla base di questo calcolo viene addebitato il costo dei servizi di interpretazione alle istituzioni e agli organismi («fatturazione interistituzionale») ai quali la DG Interpretazione fornisce servizi di interpretazione. Dal momento che anche le domande di interpretazione annullate sono considerate MAD, questo concetto misura il costo dei servizi di interpretazione messi a disposizione, ma non il costo dei servizi di interpretazioni effettivamente utilizzati. Inoltre, il costo per MAD calcolato dalla DG Interpretazione non tiene conto di tutti i costi generali o dei contributi pensionistici per il personale permanente. Poiché tutte le pensioni del personale sono poste a carico del bilancio della Commissione, questo metodo sembra adeguato per fissare un prezzo interistituzionale, ma sottostima il costo pieno per MAD. Lo stesso vale per l’imposta comunitaria sulla retribuzione degli interpreti permanenti e free-lance, che dovrebbe essere dedotta dal costo, in quanto costituisce un’entrata per il bilancio UE. |
| --- | --- |

35.

La DG Interpretazione calcola ogni anno un costo medio per interprete «messo a disposizione» (qui di seguito, «MAD») (12) per una giornata intera o per mezza giornata. Sulla base di questo calcolo viene addebitato il costo dei servizi di interpretazione alle istituzioni e agli organismi («fatturazione interistituzionale») ai quali la DG Interpretazione fornisce servizi di interpretazione. Dal momento che anche le domande di interpretazione annullate sono considerate MAD, questo concetto misura il costo dei servizi di interpretazione messi a disposizione, ma non il costo dei servizi di interpretazioni effettivamente utilizzati. Inoltre, il costo per MAD calcolato dalla DG Interpretazione non tiene conto di tutti i costi generali o dei contributi pensionistici per il personale permanente. Poiché tutte le pensioni del personale sono poste a carico del bilancio della Commissione, questo metodo sembra adeguato per fissare un prezzo interistituzionale, ma sottostima il costo pieno per MAD. Lo stesso vale per l’imposta comunitaria sulla retribuzione degli interpreti permanenti e free-lance, che dovrebbe essere dedotta dal costo, in quanto costituisce un’entrata per il bilancio UE.

Calcolo dei costi eseguito dalla Corte dei conti

| 36. | La Corte ha elaborato il metodo descritto nell’allegato II per stimare il costo totale dell’interpretazione e il costo pieno per giornata di interpretazione prestata dagli AIC o da personale permanente. Lo stesso metodo è stato utilizzato per calcolare il costo sia per il Parlamento che per la DG Interpretazione. |
| --- | --- |

36.

La Corte ha elaborato il metodo descritto nell’allegato II per stimare il costo totale dell’interpretazione e il costo pieno per giornata di interpretazione prestata dagli AIC o da personale permanente. Lo stesso metodo è stato utilizzato per calcolare il costo sia per il Parlamento che per la DG Interpretazione.

| 37. | I risultati dei calcoli degli auditor per il 2003 sono i seguenti:
  Tabella 2
  Costo di una giornata di interpretazione prestata da un interprete permanente









  (euro) |
| --- | --- |
| | Parlamento | DG Interpretazione
  (Commissione + Consiglio) |
| al lordo di tasse e contributi pensionistici | al netto di tasse e contributi pensionistici | al lordo di tasse e contributi pensionistici | al netto di tasse e contributi pensionistici |
| Costo diretto (13) | 1 205 | 1 232 | 942 | 970 |
| Costo indiretto (14) | 220 | 227 | 227 | 232 |
| Costo pieno | 1 425 | 1 459 | 1 169 | 1 202 |

37.

I risultati dei calcoli degli auditor per il 2003 sono i seguenti:

Tabella 2

Costo di una giornata di interpretazione prestata da un interprete permanente

(euro)

Parlamento

DG Interpretazione

(Commissione + Consiglio)

al lordo di tasse e contributi pensionistici

al netto di tasse e contributi pensionistici

al lordo di tasse e contributi pensionistici

al netto di tasse e contributi pensionistici

Costo diretto (13)

1 205

1 232

942

970

Costo indiretto (14)

220

227

227

232

Costo pieno

1 425

1 459

1 169

1 202

Tabella 3

Costo di una giornata di interpretazione prestata da un AIC

| (euro) |
| --- |
| | Parlamento | DG Interpretazione
  (Commissione + Consiglio) |
| al lordo delle tasse | al netto delle tasse | al lordo delle tasse | al netto delle tasse |
| Costo diretto | 1 390 | 1 250 | 839 | 744 |
| Costo indiretto | 245 | 245 | 168 | 171 |
| Costo pieno | 1 635 | 1 495 | 1 007 | 915 |

(euro)

Parlamento

DG Interpretazione

(Commissione + Consiglio)

al lordo delle tasse

al netto delle tasse

al lordo delle tasse

al netto delle tasse

Costo diretto

1 390

1 250

839

744

Costo indiretto

245

245

168

171

Costo pieno

1 635

1 495

1 007

915

Tabella 4

Costo medio ponderato e costo totale dell’interpretazione prestata da interpreti permanenti e dagli AIC

| (euro) |
| --- |
| Costo per giornata di interpretazione per interprete | Parlamento | DG Interpretazione
  (Commissione + Consiglio) |
| al lordo di tasse e contributi pensionistici | al netto di tasse e contributi pensionistici | al lordo di tasse e contributi pensionistici | al netto di tasse e contributi pensionistici |
| Costo diretto | 1 292 | 1 240 | 886 | 847 |
| Costo indiretto | 232 | 236 | 195 | 199 |
| Costo pieno per giornata di interpretazione (15) | 1 523 | 1 476 | 1 081 | 1 046 |
| Numero totale di giornate di interpretazione (metodo armonizzato) | 38 803 | 38 803 | 101 331 | 101 331 |
| Costo totale dell’interpretazione | 59,1 mio | 57,2 mio | 109,5 mio | 106,0 mio |
| Numero totale di MAD dalla DG Interpretazione | N.D. | N.D. | 147 751 | 147 751 |
| Costo pieno per MAD | N.D. | N.D. | 742 | 718 |

(euro)

Costo per giornata di interpretazione per interprete

Parlamento

DG Interpretazione

(Commissione + Consiglio)

al lordo di tasse e contributi pensionistici

al netto di tasse e contributi pensionistici

al lordo di tasse e contributi pensionistici

al netto di tasse e contributi pensionistici

Costo diretto

1 292

1 240

886

847

Costo indiretto

232

236

195

199

Costo pieno per giornata di interpretazione (15)

1 523

1 476

1 081

1 046

Numero totale di giornate di interpretazione (metodo armonizzato)

38 803

38 803

101 331

101 331

Costo totale dell’interpretazione

59,1 mio

57,2 mio

109,5 mio

106,0 mio

Numero totale di MAD dalla DG Interpretazione

N.D.

N.D.

147 751

147 751

Costo pieno per MAD

N.D.

N.D.

742

718

| 38. | Con un costo medio per giornata di interpretazione al netto delle tasse e dei contributi pensionistici pari a 1 476 euro per il Parlamento e a 1 046 per la DG Interpretazione, una riunione di una intera giornata con un’interpretazione da e verso tutte le lingue costava rispettivamente circa 40 000 e 34 500 euro prima dell’allargamento (configurazione 11/11 con tre interpreti per cabina o 33 interpreti in tutto) e costa rispettivamente circa 88 500 e 63 000 euro dopo l’allargamento (configurazione 20/20 con tre interpreti per cabina o 60 interpreti in tutto). Quando ci sono 4 interpreti per cabina, il che non è infrequente nelle riunioni del Parlamento, il costo dell’interpretazione per una riunione di una giornata può ammontare a 118 000 euro (o a 84 000 se l’interpretazione viene fornita dalla DG Interpretazione). Una riunione con un regime ridotto 3/3 (inglese, francese e tedesco come lingue attive e passive, con in tutto 6 interpreti) costa solo 8 900 euro al Parlamento e 6 300 euro alla DG Interpretazione. Questo mostra l’importanza di basare le richieste sulle effettive necessità. |
| --- | --- |

38.

Con un costo medio per giornata di interpretazione al netto delle tasse e dei contributi pensionistici pari a 1 476 euro per il Parlamento e a 1 046 per la DG Interpretazione, una riunione di una intera giornata con un’interpretazione da e verso tutte le lingue costava rispettivamente circa 40 000 e 34 500 euro prima dell’allargamento (configurazione 11/11 con tre interpreti per cabina o 33 interpreti in tutto) e costa rispettivamente circa 88 500 e 63 000 euro dopo l’allargamento (configurazione 20/20 con tre interpreti per cabina o 60 interpreti in tutto). Quando ci sono 4 interpreti per cabina, il che non è infrequente nelle riunioni del Parlamento, il costo dell’interpretazione per una riunione di una giornata può ammontare a 118 000 euro (o a 84 000 se l’interpretazione viene fornita dalla DG Interpretazione). Una riunione con un regime ridotto 3/3 (inglese, francese e tedesco come lingue attive e passive, con in tutto 6 interpreti) costa solo 8 900 euro al Parlamento e 6 300 euro alla DG Interpretazione. Questo mostra l’importanza di basare le richieste sulle effettive necessità.

Analisi del costo dell’interpretazione

Parlamento

| 39. | Benché il sistema di remunerazione degli interpreti permanenti e dei free-lance sia lo stesso per entrambe le istituzioni, il costo per giornata di interpretazione del Parlamento è molto superiore a quello della DG Interpretazione. La Corte ha constatato che questa differenza è dovuta principalmente ad una serie di vincoli sui quali la gestione incide in misura limitata, in particolare:






  a) | a differenza di Bruxelles, Strasburgo dispone di pochissimi interpreti free-lance «locali» (16). Ciò determina un aumento delle spese di viaggio e di soggiorno dei free-lance. Nel 2003, questi costi hanno rappresentato il 22 % di tutti i pagamenti agli AIC. Due terzi degli AIC ingaggiati dal Parlamento europeo nel 2003 erano «non locali», rispetto a meno del 40 % di quelli ingaggiati dalla DG Interpretazione; |
| --- | --- | --- |

39.

Benché il sistema di remunerazione degli interpreti permanenti e dei free-lance sia lo stesso per entrambe le istituzioni, il costo per giornata di interpretazione del Parlamento è molto superiore a quello della DG Interpretazione. La Corte ha constatato che questa differenza è dovuta principalmente ad una serie di vincoli sui quali la gestione incide in misura limitata, in particolare:

a)

a differenza di Bruxelles, Strasburgo dispone di pochissimi interpreti free-lance «locali» (16). Ciò determina un aumento delle spese di viaggio e di soggiorno dei free-lance. Nel 2003, questi costi hanno rappresentato il 22 % di tutti i pagamenti agli AIC. Due terzi degli AIC ingaggiati dal Parlamento europeo nel 2003 erano «non locali», rispetto a meno del 40 % di quelli ingaggiati dalla DG Interpretazione;

| b) | poiché tutti gli interpreti funzionari sono domiciliati a Bruxelles e ogni anno si tengono 12 settimane di seduta plenaria a Strasburgo, le spese di viaggio totali per il personale permanente del Parlamento sono notevolmente superiori a quelle della Commissione; |
| --- | --- |

b)

poiché tutti gli interpreti funzionari sono domiciliati a Bruxelles e ogni anno si tengono 12 settimane di seduta plenaria a Strasburgo, le spese di viaggio totali per il personale permanente del Parlamento sono notevolmente superiori a quelle della Commissione;

| c) | le settimane lavorative sono più brevi, con attività parlamentare assai ridotta i lunedì, i giovedì pomeriggio e soprattutto i venerdì, e la domanda di servizi di interpretazione è notevolmente superiore durante le settimane di seduta plenaria a Strasburgo rispetto a quella delle settimane a Bruxelles, in cui si svolgono soltanto le riunioni delle commissioni e dei gruppi politici; di conseguenza, molti interpreti permanenti hanno fino a 32 giornate all’anno senza alcun incarico; |
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c)

le settimane lavorative sono più brevi, con attività parlamentare assai ridotta i lunedì, i giovedì pomeriggio e soprattutto i venerdì, e la domanda di servizi di interpretazione è notevolmente superiore durante le settimane di seduta plenaria a Strasburgo rispetto a quella delle settimane a Bruxelles, in cui si svolgono soltanto le riunioni delle commissioni e dei gruppi politici; di conseguenza, molti interpreti permanenti hanno fino a 32 giornate all’anno senza alcun incarico;

| d) | al Parlamento sono frequenti le riunioni in tarda serata o notturne. Di conseguenza, gli interpreti hanno diritto a un riposo pagato per il mattino o il giorno successivo e devono essere ingaggiati altri interpreti. Alla Commissione, e in misura minore al Consiglio, questo genere di riunioni sono eccezionali. |
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d)

al Parlamento sono frequenti le riunioni in tarda serata o notturne. Di conseguenza, gli interpreti hanno diritto a un riposo pagato per il mattino o il giorno successivo e devono essere ingaggiati altri interpreti. Alla Commissione, e in misura minore al Consiglio, questo genere di riunioni sono eccezionali.

La DG Interpretazione

| 40. | Gli interpreti AIC ingaggiati dalla DG Interpretazione costano in genere molto meno rispetto agli agenti permanenti (cfr. anche i paragrafi 59-62). Dal momento che le giornate di interpretazione prestate dal personale permanente sono diminuite del 4 % dal 2002 al 2003, la differenza di costo tra le due categorie di interpreti è inevitabilmente cresciuta nel 2003. |
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40.

Gli interpreti AIC ingaggiati dalla DG Interpretazione costano in genere molto meno rispetto agli agenti permanenti (cfr. anche i paragrafi 59-62). Dal momento che le giornate di interpretazione prestate dal personale permanente sono diminuite del 4 % dal 2002 al 2003, la differenza di costo tra le due categorie di interpreti è inevitabilmente cresciuta nel 2003.

| 41. | La maggior parte degli AIC ingaggiati dalla DG Interpretazione sono «locali» o «quasi-locali» (il 55 % delle giornate degli AIC ingaggiati nel 2003 e il 59 % nel 2004), per cui le spese o le indennità di viaggio o soggiorno sono limitate o addirittura inesistenti. Dal momento che sono retribuiti unicamente per i giorni di lavoro per i quali sono stati ingaggiati, i free-lance «locali» costano meno degli interpreti permanenti. Gli AIC «non locali», per contro, sono più costosi, come mostra uno studio condotto per conto della Commissione (17). |
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41.

La maggior parte degli AIC ingaggiati dalla DG Interpretazione sono «locali» o «quasi-locali» (il 55 % delle giornate degli AIC ingaggiati nel 2003 e il 59 % nel 2004), per cui le spese o le indennità di viaggio o soggiorno sono limitate o addirittura inesistenti. Dal momento che sono retribuiti unicamente per i giorni di lavoro per i quali sono stati ingaggiati, i free-lance «locali» costano meno degli interpreti permanenti. Gli AIC «non locali», per contro, sono più costosi, come mostra uno studio condotto per conto della Commissione (17).

Altre questioni che incidono sul costo dell’interpretazione

Parlamento

Richieste tardive e annullamenti

| 42. | Fornire servizi di interpretazione con breve preavviso è particolarmente oneroso in quanto può richiedere il pagamento delle spese di viaggio agli interpreti AIC per un incarico di lavoro breve (ad esempio, un’unica riunione), mentre le richieste trasmesse con sufficiente anticipo consentono di pianificare gli incarichi degli interpreti free-lance per un periodo di tempo più lungo (ad esempio, un’intera settimana in cui si svolgono più riunioni). |
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42.

Fornire servizi di interpretazione con breve preavviso è particolarmente oneroso in quanto può richiedere il pagamento delle spese di viaggio agli interpreti AIC per un incarico di lavoro breve (ad esempio, un’unica riunione), mentre le richieste trasmesse con sufficiente anticipo consentono di pianificare gli incarichi degli interpreti free-lance per un periodo di tempo più lungo (ad esempio, un’intera settimana in cui si svolgono più riunioni).

| 43. | Dall’audit è emerso che, nel 2003, in numerosissimi casi non sono stati rispettati i termini stabiliti dal codice di condotta: 853 richieste (in media 17 a settimana) e 650 annullamenti (in media 13 a settimana) sono stati presentati oltre il termine. |
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43.

Dall’audit è emerso che, nel 2003, in numerosissimi casi non sono stati rispettati i termini stabiliti dal codice di condotta: 853 richieste (in media 17 a settimana) e 650 annullamenti (in media 13 a settimana) sono stati presentati oltre il termine.

| 44. | Gli annullamenti tardivi di riunioni, seppure talvolta inevitabili, causano uno spreco di risorse finanziarie se gli interpreti assegnati non possono essere dirottati verso altre riunioni. Se gli interpreti utilizzati sono AIC, la loro retribuzione costituisce una perdita secca per l’istituzione; se sono funzionari avrebbero potuto essere assegnati ad altre riunioni per le quali sono stati ingaggiati AIC presupponendo che non ci fosse personale permanente disponibile. Il sistema informatico «GERI» (acronimo per «Gestion des Réunions et des Interprètes») utilizzato al Parlamento nel 2003 consente di stabilire il numero di mezze giornate di interpretazione richieste e messe a disposizione, ma non necessarie a causa dell’annullamento delle riunioni (18). Nel 2003, tale numero è ammontato a 6 298 mezze giornate (2 864 mezze giornate per personale permanente e 3 434 mezze giornate per AIC). Ciò equivale a circa l’8 % delle giornate di interpretazione effettuate e al 7,5 % di quelle richieste. Di conseguenza, sono stati spesi circa 4 milioni di euro per servizi messi a disposizione ma non utilizzati. Una migliore pianificazione avrebbe consentito agli interpreti funzionari assegnati alle riunioni annullate di sostituire gli interpreti AIC ingaggiati per altre riunioni (su questa questione, si veda anche il paragrafo 47). |
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44.

Gli annullamenti tardivi di riunioni, seppure talvolta inevitabili, causano uno spreco di risorse finanziarie se gli interpreti assegnati non possono essere dirottati verso altre riunioni. Se gli interpreti utilizzati sono AIC, la loro retribuzione costituisce una perdita secca per l’istituzione; se sono funzionari avrebbero potuto essere assegnati ad altre riunioni per le quali sono stati ingaggiati AIC presupponendo che non ci fosse personale permanente disponibile. Il sistema informatico «GERI» (acronimo per «Gestion des Réunions et des Interprètes») utilizzato al Parlamento nel 2003 consente di stabilire il numero di mezze giornate di interpretazione richieste e messe a disposizione, ma non necessarie a causa dell’annullamento delle riunioni (18). Nel 2003, tale numero è ammontato a 6 298 mezze giornate (2 864 mezze giornate per personale permanente e 3 434 mezze giornate per AIC). Ciò equivale a circa l’8 % delle giornate di interpretazione effettuate e al 7,5 % di quelle richieste. Di conseguenza, sono stati spesi circa 4 milioni di euro per servizi messi a disposizione ma non utilizzati. Una migliore pianificazione avrebbe consentito agli interpreti funzionari assegnati alle riunioni annullate di sostituire gli interpreti AIC ingaggiati per altre riunioni (su questa questione, si veda anche il paragrafo 47).

Commissione

Annullamento o riunioni di breve durata

| 45. | L’annullamento tardivo o le riunioni di breve durata, oltre alla necessità che la DG Interpretazione disponga di alcuni interpreti di riserva (in «reperibilità») per ciascuna lingua da assegnare a riunioni indette all’ultimo minuto o per sostituire altri interpreti in caso di assenza imprevista, costituiscono la principale causa dell’elevato numero di casi di cosiddetta «disponibilità implicita o esplicita» (19), cioè di interpreti che sono presenti ma che devono essere considerati disponibili perché la loro opera non è richiesta. Nel 2003, gli interpreti permanenti hanno trascorso in media 33 giornate in «disponibilità implicita». Un elevato numero di casi di «disponibilità implicita» (circa 130 interpreti al giorno, pari nel 2003 a oltre un quarto del numero degli interpreti funzionari) si verifica in agosto quanto si tengono pochissime riunioni. Di conseguenza, un totale di 15 000 giornate/interprete, pari a circa il 15 % delle giornate lavorative degli interpreti funzionari, non sono state utilizzate. Gli AIC hanno totalizzato oltre 6 000 giornate di «disponibilità implicita». Nel 2003 il costo totale della «disponibilità implicità», considerando una media di 865 euro per giornata di interpretazione disponibile (20), può essere stimato a circa 18 milioni di euro. Anche se una quota significativa dei costi della «disponibilità» possono essere considerati inevitabili per le attuali condizioni di lavoro, si dovrebbe porre in atto tutto il possibile per ridurre tali costi. |
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45.

L’annullamento tardivo o le riunioni di breve durata, oltre alla necessità che la DG Interpretazione disponga di alcuni interpreti di riserva (in «reperibilità») per ciascuna lingua da assegnare a riunioni indette all’ultimo minuto o per sostituire altri interpreti in caso di assenza imprevista, costituiscono la principale causa dell’elevato numero di casi di cosiddetta «disponibilità implicita o esplicita» (19), cioè di interpreti che sono presenti ma che devono essere considerati disponibili perché la loro opera non è richiesta. Nel 2003, gli interpreti permanenti hanno trascorso in media 33 giornate in «disponibilità implicita». Un elevato numero di casi di «disponibilità implicita» (circa 130 interpreti al giorno, pari nel 2003 a oltre un quarto del numero degli interpreti funzionari) si verifica in agosto quanto si tengono pochissime riunioni. Di conseguenza, un totale di 15 000 giornate/interprete, pari a circa il 15 % delle giornate lavorative degli interpreti funzionari, non sono state utilizzate. Gli AIC hanno totalizzato oltre 6 000 giornate di «disponibilità implicita». Nel 2003 il costo totale della «disponibilità implicità», considerando una media di 865 euro per giornata di interpretazione disponibile (20), può essere stimato a circa 18 milioni di euro. Anche se una quota significativa dei costi della «disponibilità» possono essere considerati inevitabili per le attuali condizioni di lavoro, si dovrebbe porre in atto tutto il possibile per ridurre tali costi.

| 46. | Nel 2003, il 15 % delle giornate di interpretazione richieste dai servizi della Commissione è stato annullato, ma non esistono dati disponibili sul numero di casi in cui non vi è stata alcuna perdita di risorse in quanto gli interpreti riservati per le riunioni annullate hanno potuto essere assegnati ad altre riunioni. |
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46.

Nel 2003, il 15 % delle giornate di interpretazione richieste dai servizi della Commissione è stato annullato, ma non esistono dati disponibili sul numero di casi in cui non vi è stata alcuna perdita di risorse in quanto gli interpreti riservati per le riunioni annullate hanno potuto essere assegnati ad altre riunioni.

| 47. | Nel 2003, in 9 giornate lavorative almeno 100 interpreti permanenti (o più del 20 % del numero totale degli interpreti permanenti) assegnati a riunioni annullate sono stati in «disponibilità implicita», mentre nello stesso tempo erano stati ingaggiati oltre 100 AIC. |
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47.

Nel 2003, in 9 giornate lavorative almeno 100 interpreti permanenti (o più del 20 % del numero totale degli interpreti permanenti) assegnati a riunioni annullate sono stati in «disponibilità implicita», mentre nello stesso tempo erano stati ingaggiati oltre 100 AIC.

| 48. | Le riunioni molto brevi determinano una specie di «disponibilità implicita», in quanto l’interpretazione è necessaria soltanto per una parte limitata della giornata o mezza giornata di interpretazione assegnata. Uno dei motivi che portano ad organizzare riunioni brevissime sta nel fatto che alcuni gruppi di lavoro, le cui riunioni sono programmate a intervalli regolari, si riuniscono anche quando vi sono pochi punti non urgenti all’ordine del giorno. |
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48.

Le riunioni molto brevi determinano una specie di «disponibilità implicita», in quanto l’interpretazione è necessaria soltanto per una parte limitata della giornata o mezza giornata di interpretazione assegnata. Uno dei motivi che portano ad organizzare riunioni brevissime sta nel fatto che alcuni gruppi di lavoro, le cui riunioni sono programmate a intervalli regolari, si riuniscono anche quando vi sono pochi punti non urgenti all’ordine del giorno.

Consiglio

Annullamento di riunioni

| 49. | Nel 2003, in base alle stime del Consiglio, oltre il 5 % della spesa per l’interpretazione del Consiglio (2,4 su 45,7 milioni di euro) ha riguardato pagamenti per riunioni annullate, i cui interpreti non hanno potuto essere utilizzati dal Consiglio per altre riunioni previste lo stesso giorno. Ciò equivale ad una perdita netta annuale di circa 4 000 giornate/interprete. |
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49.

Nel 2003, in base alle stime del Consiglio, oltre il 5 % della spesa per l’interpretazione del Consiglio (2,4 su 45,7 milioni di euro) ha riguardato pagamenti per riunioni annullate, i cui interpreti non hanno potuto essere utilizzati dal Consiglio per altre riunioni previste lo stesso giorno. Ciò equivale ad una perdita netta annuale di circa 4 000 giornate/interprete.

Riunioni fatturate a tariffe più elevate

| 50. | Le richieste tardive di nuove riunioni o per l’aggiunta di una o più lingue, presentate meno di sei giorni lavorativi prima della riunione, nel 2003, sono state fatturate ad una tariffa di 835 euro, cioè a circa un terzo in più della normale tariffa di 632 euro. Nel 2003, queste richieste tardive hanno rappresentato circa il 3 % dell’importo totale fatturato al Consiglio. |
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50.

Le richieste tardive di nuove riunioni o per l’aggiunta di una o più lingue, presentate meno di sei giorni lavorativi prima della riunione, nel 2003, sono state fatturate ad una tariffa di 835 euro, cioè a circa un terzo in più della normale tariffa di 632 euro. Nel 2003, queste richieste tardive hanno rappresentato circa il 3 % dell’importo totale fatturato al Consiglio.

| 51. | È importante sensibilizzare gli organizzatori delle riunioni sull’alto costo degli annullamenti e delle richieste tardive. Un esempio di buona pratica è quello di inviare alla fine di ogni mese al responsabile dell’unità centrale di coordinamento dello Stato membro che ha la presidenza di turno del Consiglio una distinta del costo delle riunioni annullate, se poi tali dati vengono utilizzati per finalità gestionali. |
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51.

È importante sensibilizzare gli organizzatori delle riunioni sull’alto costo degli annullamenti e delle richieste tardive. Un esempio di buona pratica è quello di inviare alla fine di ogni mese al responsabile dell’unità centrale di coordinamento dello Stato membro che ha la presidenza di turno del Consiglio una distinta del costo delle riunioni annullate, se poi tali dati vengono utilizzati per finalità gestionali.

Il sistema di fatturazione interistituzionale della DG Interpretazione

| 52. | Per consentire alla DG Interpretazione di recuperare i costi dei servizi di interpretazione forniti ad altre istituzioni (costi che devono essere imputati al bilancio di funzionamento di queste istituzioni) è stato introdotto un sistema di fatturazione interistituzionale basato su «accordi sul livello dei servizi» tra la DG Interpretazione e le istituzioni interessate. |
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52.

Per consentire alla DG Interpretazione di recuperare i costi dei servizi di interpretazione forniti ad altre istituzioni (costi che devono essere imputati al bilancio di funzionamento di queste istituzioni) è stato introdotto un sistema di fatturazione interistituzionale basato su «accordi sul livello dei servizi» tra la DG Interpretazione e le istituzioni interessate.

| 53. | Nel 2003, la DG Interpretazione ha fatturato al Consiglio alla tariffa base di 632 euro al giorno o di 369 euro per mezza giornata per interpreti richiesti con almeno sei settimane di anticipo per riunioni a Bruxelles. Tariffe più elevate sono applicate alle missioni e alle richieste tardive. |
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53.

Nel 2003, la DG Interpretazione ha fatturato al Consiglio alla tariffa base di 632 euro al giorno o di 369 euro per mezza giornata per interpreti richiesti con almeno sei settimane di anticipo per riunioni a Bruxelles. Tariffe più elevate sono applicate alle missioni e alle richieste tardive.

| 54. | In relazione all’attuale sistema di fatturazione sono emersi i seguenti punti:






  a) | la struttura dei prezzi non è basata sul costo effettivo di ciascun tipo di richiesta (richieste entro i termini, richieste oltre i termini, richieste ritirate, richieste per lingue che comportano spese di viaggio superiori per gli AIC ecc.); |
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54.

In relazione all’attuale sistema di fatturazione sono emersi i seguenti punti:

a)

la struttura dei prezzi non è basata sul costo effettivo di ciascun tipo di richiesta (richieste entro i termini, richieste oltre i termini, richieste ritirate, richieste per lingue che comportano spese di viaggio superiori per gli AIC ecc.);

| b) | per le entrate della DG Interpretazione, si utilizzano tariffe standard basate su un livello stimato di attività. La maggior parte dei costi sostenuti dalla DG Interpretazione sono costi fissi (soltanto il costo degli AIC è interamente variabile). Di conseguenza, se il volume o la composizione della domanda effettiva di servizi di interpretazione si discosta dalle previsioni, la DG Interpretazione registra un deficit o un surplus; |
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b)

per le entrate della DG Interpretazione, si utilizzano tariffe standard basate su un livello stimato di attività. La maggior parte dei costi sostenuti dalla DG Interpretazione sono costi fissi (soltanto il costo degli AIC è interamente variabile). Di conseguenza, se il volume o la composizione della domanda effettiva di servizi di interpretazione si discosta dalle previsioni, la DG Interpretazione registra un deficit o un surplus;

| c) | il prezzo non include il costo pieno dei servizi di interpretazione poiché, come indicato al paragrafo 35, non comprende tutti i costi generali; |
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c)

il prezzo non include il costo pieno dei servizi di interpretazione poiché, come indicato al paragrafo 35, non comprende tutti i costi generali;

| d) | la limitazione del numero di interpreti e di riunioni al giorno specificato nell’accordo sul livello del servizio evita picchi della domanda, ma non i tempi morti (inizio di gennaio, agosto ecc.); |
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d)

la limitazione del numero di interpreti e di riunioni al giorno specificato nell’accordo sul livello del servizio evita picchi della domanda, ma non i tempi morti (inizio di gennaio, agosto ecc.);

| e) | la mancanza di un collegamento tra i sistemi informatici del Consiglio e della DG Interpretazione fa sì che la fatturazione richieda molto lavoro e sia soggetta a errore. Le rettifiche al ribasso operate sulle fatture del periodo 2002-2003 della DG Interpretazione trasmesse al Consiglio sono ammontate a circa il 6 % dell’importo inizialmente fatturato. |
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e)

la mancanza di un collegamento tra i sistemi informatici del Consiglio e della DG Interpretazione fa sì che la fatturazione richieda molto lavoro e sia soggetta a errore. Le rettifiche al ribasso operate sulle fatture del periodo 2002-2003 della DG Interpretazione trasmesse al Consiglio sono ammontate a circa il 6 % dell’importo inizialmente fatturato.

La cooperazione interistituzionale

| 55. | Sulla base del lavoro del comitato interistituzionale della traduzione e dell’interpretazione (CITI) e della «relazione Chêne» (21) del 2002, sono stati realizzati notevoli progressi verso una maggiore cooperazione tra le istituzioni dell’UE in materia di interpretazione. I principali conseguimenti includono:






  — | concorsi interistituzionali per interpreti funzionari organizzati dall’EPSO, |
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55.

Sulla base del lavoro del comitato interistituzionale della traduzione e dell’interpretazione (CITI) e della «relazione Chêne» (21) del 2002, sono stati realizzati notevoli progressi verso una maggiore cooperazione tra le istituzioni dell’UE in materia di interpretazione. I principali conseguimenti includono:

—

concorsi interistituzionali per interpreti funzionari organizzati dall’EPSO,

| — | un procedura di selezione congiunta e una lista comune di AIC accreditati, |
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—

un procedura di selezione congiunta e una lista comune di AIC accreditati,

| — | un sistema e una unità comuni per i pagamenti agli AIC (dall’ottobre 2004), |
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—

un sistema e una unità comuni per i pagamenti agli AIC (dall’ottobre 2004),

| — | uno scambio di interpreti per le nuove lingue di cui c’è carenza. |
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—

uno scambio di interpreti per le nuove lingue di cui c’è carenza.

| 56. | Ulteriori risparmi e incrementi di produttività potrebbero essere realizzati in molti altri ambiti, ma una maggiore cooperazione è ostacolata dall’attuale organizzazione, che prevede tre fornitori indipendenti di servizi di interpretazione (la DG Interpretazione, il Parlamento e la Corte di giustizia). |
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56.

Ulteriori risparmi e incrementi di produttività potrebbero essere realizzati in molti altri ambiti, ma una maggiore cooperazione è ostacolata dall’attuale organizzazione, che prevede tre fornitori indipendenti di servizi di interpretazione (la DG Interpretazione, il Parlamento e la Corte di giustizia).

| 57. | La divisione del lavoro tra il Parlamento e la Commissione (la DG Interpretazione) non è efficiente per le seguenti ragioni:






  a) | le due istituzioni sono in concorrenza per ingaggiare AIC per le riunioni a Bruxelles; |
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57.

La divisione del lavoro tra il Parlamento e la Commissione (la DG Interpretazione) non è efficiente per le seguenti ragioni:

a)

le due istituzioni sono in concorrenza per ingaggiare AIC per le riunioni a Bruxelles;

| b) | le istituzioni non si scambiano sistematicamente informazioni sulla disponibilità o sul fabbisogno di risorse. La DG Interpretazione ingaggia gli AIC nei giorni in cui il Parlamento dispone ancora di interpreti permanenti senza alcun incarico. Quando le riunioni sono annullate o gli interpreti sono richiesti soltanto per mezza giornata o meno, la compartimentazione delle strutture organizzative e la mancanza di un flusso di informazioni tra le istituzioni rendono praticamente impossibile l’utilizzo di queste risorse da parte dell’altra istituzione. Durante il periodo dell’elezione del Parlamento europeo (dal 10 maggio al 2 luglio 2004), dozzine di interpreti permanenti del Parlamento europeo, specialmente quelli delle lingue meno diffuse, non avevano alcun incarico di lavoro. Nello stesso periodo, la DG Interpretazione ingaggiava in media 253 AIC al giorno e di conseguenza notevoli spese venivano imputate agli stanziamenti di bilancio (oltre 900 euro al giorno per interprete); |
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b)

le istituzioni non si scambiano sistematicamente informazioni sulla disponibilità o sul fabbisogno di risorse. La DG Interpretazione ingaggia gli AIC nei giorni in cui il Parlamento dispone ancora di interpreti permanenti senza alcun incarico. Quando le riunioni sono annullate o gli interpreti sono richiesti soltanto per mezza giornata o meno, la compartimentazione delle strutture organizzative e la mancanza di un flusso di informazioni tra le istituzioni rendono praticamente impossibile l’utilizzo di queste risorse da parte dell’altra istituzione. Durante il periodo dell’elezione del Parlamento europeo (dal 10 maggio al 2 luglio 2004), dozzine di interpreti permanenti del Parlamento europeo, specialmente quelli delle lingue meno diffuse, non avevano alcun incarico di lavoro. Nello stesso periodo, la DG Interpretazione ingaggiava in media 253 AIC al giorno e di conseguenza notevoli spese venivano imputate agli stanziamenti di bilancio (oltre 900 euro al giorno per interprete);

| c) | l’organizzazione attuale rende più difficile la riduzione delle spese di viaggio approfittando della presenza di AIC «non locali» già ingaggiati dall’altra istituzione per giornate contigue; |
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c)

l’organizzazione attuale rende più difficile la riduzione delle spese di viaggio approfittando della presenza di AIC «non locali» già ingaggiati dall’altra istituzione per giornate contigue;

| d) | un’organizzazione comune consentirebbe ulteriori economie di scala in materia di risorse umane, gestione finanziaria, operativa e informatica e integrazione dei sistemi informatici. |
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d)

un’organizzazione comune consentirebbe ulteriori economie di scala in materia di risorse umane, gestione finanziaria, operativa e informatica e integrazione dei sistemi informatici.

| 58. | Occorre perciò analizzare se i problemi sopra citati potrebbero essere risolti creando un unico ufficio o agenzia che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE o migliorando la cooperazione interistituzionale. L’accentramento della fornitura dei servizi di interpretazione sarebbe compatibile con l’autonomia di ciascuna istituzione, come dimostra il fatto che il Consiglio si è affidato per anni alla Commissione per la fornitura di servizi di interpretazione, senza inconvenienti degni di nota. L’accordo sul livello del servizio firmato dal Consiglio e la DG Interpretazione mostra che è perfettamente fattibile garantire all’istituzione cliente un numero convenuto di interpreti al giorno. |
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58.

Occorre perciò analizzare se i problemi sopra citati potrebbero essere risolti creando un unico ufficio o agenzia che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE o migliorando la cooperazione interistituzionale. L’accentramento della fornitura dei servizi di interpretazione sarebbe compatibile con l’autonomia di ciascuna istituzione, come dimostra il fatto che il Consiglio si è affidato per anni alla Commissione per la fornitura di servizi di interpretazione, senza inconvenienti degni di nota. L’accordo sul livello del servizio firmato dal Consiglio e la DG Interpretazione mostra che è perfettamente fattibile garantire all’istituzione cliente un numero convenuto di interpreti al giorno.

Osservazioni specifiche sulla spesa per gli interpreti free-lance

Il rapporto ottimale tra interpreti permanenti e interpreti free-lance

La DG Interpretazione

| 59. | L’opportunità o meno di ingaggiare AIC invece di avvalersi di interpreti permanenti dipende da numerosi fattori, come la distribuzione delle riunioni nell’arco dell’anno o della settimana, la disponibilità di interpreti free-lance «locali» o la distanza tra il domicilio professionale dell’interprete e la sede della riunione. La Corte ritiene che i risultati dello studio già citato realizzato per conto della DG Interpretazione (17) siano generalmente validi. Essi indicano, come tasso ottimale globale, che il 51 % delle giornate di interpretazione sia prestato da interpreti permanenti. Tale percentuale è scesa dal 53 % nel 2000 al 46 % nel 2002 e nel 2003, ma è risalita al 50 % nel 2004. |
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59.

L’opportunità o meno di ingaggiare AIC invece di avvalersi di interpreti permanenti dipende da numerosi fattori, come la distribuzione delle riunioni nell’arco dell’anno o della settimana, la disponibilità di interpreti free-lance «locali» o la distanza tra il domicilio professionale dell’interprete e la sede della riunione. La Corte ritiene che i risultati dello studio già citato realizzato per conto della DG Interpretazione (17) siano generalmente validi. Essi indicano, come tasso ottimale globale, che il 51 % delle giornate di interpretazione sia prestato da interpreti permanenti. Tale percentuale è scesa dal 53 % nel 2000 al 46 % nel 2002 e nel 2003, ma è risalita al 50 % nel 2004.

| 60. | Un tasso obiettivo complessivo del 51 % non è però adeguato per tutte le lingue. La DG Interpretazione non ha calcolato il tasso ottimale per ciascuna lingua. Ad esempio, il tasso dei freelance di lingua olandese (54 % nel 2003) dovrebbe essere più elevato in quanto c’è grande disponibilità di interpreti free-lance «locali» (AIC che vivono a o nei dintorni di Bruxelles) e «non locali» che non comportano spese elevate (AIC che vivono non lontano da Bruxelles). |
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60.

Un tasso obiettivo complessivo del 51 % non è però adeguato per tutte le lingue. La DG Interpretazione non ha calcolato il tasso ottimale per ciascuna lingua. Ad esempio, il tasso dei freelance di lingua olandese (54 % nel 2003) dovrebbe essere più elevato in quanto c’è grande disponibilità di interpreti free-lance «locali» (AIC che vivono a o nei dintorni di Bruxelles) e «non locali» che non comportano spese elevate (AIC che vivono non lontano da Bruxelles).

| 61. | D’altro canto, potrebbero essere assunti più interpreti permanenti, ad esempio, per il portoghese e il greco, in quanto le spese di viaggio per gli AIC greci e portoghesi sono superiori alla media di tutti gli altri AIC. Per queste lingue, il ricorso agli AIC è relativamente elevato (rispettivamente pari al 59 % e al 67 % delle giornate di interpretazione nel 2003), gli interpreti permanenti hanno il maggior carico di lavoro rispetto a tutte le altre lingue (rispettivamente 116 e 108 giornate, a fronte di 104 in media nel 2003) e la percentuale di AIC locali è la più bassa (solo il 30 % per i portoghesi e il 42 % per i greci, a fronte di una media del 56 % nel 2003). |
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61.

D’altro canto, potrebbero essere assunti più interpreti permanenti, ad esempio, per il portoghese e il greco, in quanto le spese di viaggio per gli AIC greci e portoghesi sono superiori alla media di tutti gli altri AIC. Per queste lingue, il ricorso agli AIC è relativamente elevato (rispettivamente pari al 59 % e al 67 % delle giornate di interpretazione nel 2003), gli interpreti permanenti hanno il maggior carico di lavoro rispetto a tutte le altre lingue (rispettivamente 116 e 108 giornate, a fronte di 104 in media nel 2003) e la percentuale di AIC locali è la più bassa (solo il 30 % per i portoghesi e il 42 % per i greci, a fronte di una media del 56 % nel 2003).

Parlamento

| 62. | Il Parlamento non ha un metodo specifico per calcolare la proporzione ottimale tra interpreti free-lance e interpreti permanenti. Nel 2003, il 57 % delle giornate di interpretazione sono state prestate da AIC. Nonostante il costo superiore, una quota più elevata di interpretazione free-lance rispetto alla DG Interpretazione risulta giustificata dalla maggiore irregolarità della domanda. Però, le cinque lingue per le quali la quota di interpretazione free-lance è più elevata (in ordine decrescente: spagnolo, italiano, inglese, finlandese e svedese) sono le lingue per le quali le spese di viaggio degli AIC sono superiori alla media. |
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62.

Il Parlamento non ha un metodo specifico per calcolare la proporzione ottimale tra interpreti free-lance e interpreti permanenti. Nel 2003, il 57 % delle giornate di interpretazione sono state prestate da AIC. Nonostante il costo superiore, una quota più elevata di interpretazione free-lance rispetto alla DG Interpretazione risulta giustificata dalla maggiore irregolarità della domanda. Però, le cinque lingue per le quali la quota di interpretazione free-lance è più elevata (in ordine decrescente: spagnolo, italiano, inglese, finlandese e svedese) sono le lingue per le quali le spese di viaggio degli AIC sono superiori alla media.

Le indennità degli AIC

Rimborso delle spese di viaggio e indennità giornaliere

| 63. | Le spese di viaggio degli AIC sono notevolmente superiori a quelle sostenute per gli interpreti permanenti. In base alla convenzione, che riconosce agli AIC un’indennità di viaggio e un’indennità giornaliera nonché il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno, gli AIC godono di condizioni di viaggio più favorevoli rispetto ai loro colleghi permanenti. Per le riunioni tenute fuori Bruxelles, questo determina condizioni di trasferta diseguali per interpreti dello stesso livello e che svolgono il medesimo lavoro. In base alle convenzioni AIIC con altre organizzazioni internazionali, gli AIC beneficiano delle stesse condizioni del personale permanente di livello analogo (22) per quanto riguarda il rimborso delle spese di viaggio. |
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63.

Le spese di viaggio degli AIC sono notevolmente superiori a quelle sostenute per gli interpreti permanenti. In base alla convenzione, che riconosce agli AIC un’indennità di viaggio e un’indennità giornaliera nonché il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno, gli AIC godono di condizioni di viaggio più favorevoli rispetto ai loro colleghi permanenti. Per le riunioni tenute fuori Bruxelles, questo determina condizioni di trasferta diseguali per interpreti dello stesso livello e che svolgono il medesimo lavoro. In base alle convenzioni AIIC con altre organizzazioni internazionali, gli AIC beneficiano delle stesse condizioni del personale permanente di livello analogo (22) per quanto riguarda il rimborso delle spese di viaggio.

| 64. | Ai sensi dell’articolo 10 delle modalità d’applicazione della Commissione della convenzione tra l’AIIC e le istituzioni europee (23), un AIC ha diritto al rimborso, su presentazione dei documenti giustificativi, di un biglietto IATA trasferibile e rimborsabile, alla tariffa più bassa, e non soggetto a quote. Le modalità d’applicazione relative agli AIC che lavorano per le istituzioni europee con sede a Lussemburgo (24) contengono una clausola analoga. |
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64.

Ai sensi dell’articolo 10 delle modalità d’applicazione della Commissione della convenzione tra l’AIIC e le istituzioni europee (23), un AIC ha diritto al rimborso, su presentazione dei documenti giustificativi, di un biglietto IATA trasferibile e rimborsabile, alla tariffa più bassa, e non soggetto a quote. Le modalità d’applicazione relative agli AIC che lavorano per le istituzioni europee con sede a Lussemburgo (24) contengono una clausola analoga.

| 65. | La convenzione dovrebbe essere modificata per far sì che un AIC non percepisca in genere più dell’importo corrispondente al costo di un biglietto con restrizioni (cioè un biglietto alla tariffa più bassa). Questo importo deve però essere pagato anche nel caso di mancata presentazione a causa di malattia, annullamento della riunione o eventuali altre ragioni non dipendenti dalla volontà dell’AIC. |
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65.

La convenzione dovrebbe essere modificata per far sì che un AIC non percepisca in genere più dell’importo corrispondente al costo di un biglietto con restrizioni (cioè un biglietto alla tariffa più bassa). Questo importo deve però essere pagato anche nel caso di mancata presentazione a causa di malattia, annullamento della riunione o eventuali altre ragioni non dipendenti dalla volontà dell’AIC.

Parlamento

| 66. | Dall’esame di un campione di pagamenti eseguiti ad AIC è emerso che la maggior parte degli AIC che viaggiano in aereo ha ottenuto il rimborso di un biglietto in business class, senza che nel fascicolo vi fossero documenti giustificativi comprovanti la necessità di acquistare un biglietto di questo tipo. |
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66.

Dall’esame di un campione di pagamenti eseguiti ad AIC è emerso che la maggior parte degli AIC che viaggiano in aereo ha ottenuto il rimborso di un biglietto in business class, senza che nel fascicolo vi fossero documenti giustificativi comprovanti la necessità di acquistare un biglietto di questo tipo.

| 67. | Contrariamente alle norme che dispongono che un AIC non ha diritto a una indennità giornaliera intera quando un funzionario permanente riceverebbe soltanto parte di tale indennità, è stata concessa una indennità giornaliera piena anche per un periodo inferiore alle 12 ore (25). |
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67.

Contrariamente alle norme che dispongono che un AIC non ha diritto a una indennità giornaliera intera quando un funzionario permanente riceverebbe soltanto parte di tale indennità, è stata concessa una indennità giornaliera piena anche per un periodo inferiore alle 12 ore (25).

La DG Interpretazione

| 68. | Dall’esame di un campione di 17 pagamenti eseguiti ad AIC che hanno viaggiato in aereo è emerso che quattro di essi avevano ottenuto il rimborso di un biglietto in business class, senza che nel fascicolo vi fossero documenti giustificativi comprovanti la necessità di acquistare un biglietto di questo tipo. |
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68.

Dall’esame di un campione di 17 pagamenti eseguiti ad AIC che hanno viaggiato in aereo è emerso che quattro di essi avevano ottenuto il rimborso di un biglietto in business class, senza che nel fascicolo vi fossero documenti giustificativi comprovanti la necessità di acquistare un biglietto di questo tipo.

Confronto con altre organizzazioni internazionali

| 69. | La tariffa giornaliera pagata della istituzioni europee nel 2004, pari ad un importo fisso di 483,98 euro al giorno per interpreti esperti, è in linea con le attuali condizioni di mercato nel settore privato. È tuttavia inferiore alla tariffa media lorda corrisposta da altre organizzazioni internazionali che hanno anch’esse sottoscritto convenzioni con l’AIIC. Tale differenza è spiegabile con il volume notevolmente maggiore di ingaggi e i contratti più lunghi che le istituzioni UE sono in grado di offrire, nonché con il trattamento fiscale favorevole (gli AIC pagano un’imposta comunitaria e sono di conseguenza esentati dall’imposta nazionale sui redditi). |
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69.

La tariffa giornaliera pagata della istituzioni europee nel 2004, pari ad un importo fisso di 483,98 euro al giorno per interpreti esperti, è in linea con le attuali condizioni di mercato nel settore privato. È tuttavia inferiore alla tariffa media lorda corrisposta da altre organizzazioni internazionali che hanno anch’esse sottoscritto convenzioni con l’AIIC. Tale differenza è spiegabile con il volume notevolmente maggiore di ingaggi e i contratti più lunghi che le istituzioni UE sono in grado di offrire, nonché con il trattamento fiscale favorevole (gli AIC pagano un’imposta comunitaria e sono di conseguenza esentati dall’imposta nazionale sui redditi).

| 70. | L’effetto del trattamento fiscale favorevole fa sì che, nonostante una tariffa lorda inferiore, l’importo netto che gli interpreti free-lance percepiscono dalla DG Interpretazione e dal Parlamento è superiore all’importo netto ottenuto lavorando per il settore privato o per altre organizzazioni internazionali. Ciò significa che le istituzioni UE possono permettersi di richiedere standard elevati nell’ingaggiare gli AIC, ma devono anche tenere ben conto delle condizioni di mercato per evitare di retribuire eccessivamente gli AIC. |
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70.

L’effetto del trattamento fiscale favorevole fa sì che, nonostante una tariffa lorda inferiore, l’importo netto che gli interpreti free-lance percepiscono dalla DG Interpretazione e dal Parlamento è superiore all’importo netto ottenuto lavorando per il settore privato o per altre organizzazioni internazionali. Ciò significa che le istituzioni UE possono permettersi di richiedere standard elevati nell’ingaggiare gli AIC, ma devono anche tenere ben conto delle condizioni di mercato per evitare di retribuire eccessivamente gli AIC.

| 71. | A differenza delle istituzioni europee, l’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE) paga una tariffa ridotta nel caso di riunioni annullate, riunioni che finiscono prima e riunioni di argomento generale e non tecnico (26). |
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71.

A differenza delle istituzioni europee, l’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE) paga una tariffa ridotta nel caso di riunioni annullate, riunioni che finiscono prima e riunioni di argomento generale e non tecnico (26).

La qualità dell’interpretazione

Parlamento

| 72. | Da un’indagine svolta dalla Corte tra i gruppi politici non sono emerse critiche sulla qualità, sull’affidabilità o sull’utilità del servizio di interpretazione, ma la limitazione delle sessioni di interpretazioni a tre ore e mezza è stata considerata troppo restrittiva. |
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72.

Da un’indagine svolta dalla Corte tra i gruppi politici non sono emerse critiche sulla qualità, sull’affidabilità o sull’utilità del servizio di interpretazione, ma la limitazione delle sessioni di interpretazioni a tre ore e mezza è stata considerata troppo restrittiva.

Commissione e Consiglio

| 73. | Circa l’1,2 % delle relazioni di seduta (27) nel 2003 e lo 0,5 % nel 2004 menzionava critiche informali, riguardanti principalmente il regime linguistico. Una valutazione condotta nel 2001 da consulenti esterni sulla qualità dei servizi di interpretazione della DG Interpretazione, comprendente un’indagine tra i delegati che avevano partecipato a riunioni del Consiglio e della Commissione, mostrava che il 91 % di questi delegati erano in genere soddisfatti o molto soddisfatti della qualità dell’interpretazione della DG Interpretazione. Il vero punto debole era considerato la conoscenza degli argomenti trattati durante le riunioni. Questo problema risultava collegato alla tardiva distribuzione o alla mancata disponibilità dei documenti di riunione, che l’indagine presso gli interpreti indicava come il problema principale. Oltre la metà degli interpreti non era soddisfatto della documentazione. In particolare, la mancata disponibilità di documentazione nella lingua attiva era considerato un problema. |
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73.

Circa l’1,2 % delle relazioni di seduta (27) nel 2003 e lo 0,5 % nel 2004 menzionava critiche informali, riguardanti principalmente il regime linguistico. Una valutazione condotta nel 2001 da consulenti esterni sulla qualità dei servizi di interpretazione della DG Interpretazione, comprendente un’indagine tra i delegati che avevano partecipato a riunioni del Consiglio e della Commissione, mostrava che il 91 % di questi delegati erano in genere soddisfatti o molto soddisfatti della qualità dell’interpretazione della DG Interpretazione. Il vero punto debole era considerato la conoscenza degli argomenti trattati durante le riunioni. Questo problema risultava collegato alla tardiva distribuzione o alla mancata disponibilità dei documenti di riunione, che l’indagine presso gli interpreti indicava come il problema principale. Oltre la metà degli interpreti non era soddisfatto della documentazione. In particolare, la mancata disponibilità di documentazione nella lingua attiva era considerato un problema.

| 74. | Dal quarto trimestre del 2003, la DG Interpretazione ha richiesto agli organizzatori delle riunioni di compilare un breve questionario dopo ogni riunione. Il 94 % di questi si è detto molto soddisfatto o soddisfatto dei servizi della DG Interpretazione e della qualità dell’interpretazione. |
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74.

Dal quarto trimestre del 2003, la DG Interpretazione ha richiesto agli organizzatori delle riunioni di compilare un breve questionario dopo ogni riunione. Il 94 % di questi si è detto molto soddisfatto o soddisfatto dei servizi della DG Interpretazione e della qualità dell’interpretazione.

| 75. | Questo quadro è stato in gran parte confermato agli auditor da alcuni responsabili dell’unità centrale di coordinamento creata da ogni Stato membro che assume la presidenza di turno del Consiglio (qui di seguito coordinatore della Presidenza del Consiglio) e da alcuni «committenti» presso la Commissione. La qualità dell’interpretazione è stata quasi unanimemente indicata come il principale punto di forza della DG Interpretazione. |
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75.

Questo quadro è stato in gran parte confermato agli auditor da alcuni responsabili dell’unità centrale di coordinamento creata da ogni Stato membro che assume la presidenza di turno del Consiglio (qui di seguito coordinatore della Presidenza del Consiglio) e da alcuni «committenti» presso la Commissione. La qualità dell’interpretazione è stata quasi unanimemente indicata come il principale punto di forza della DG Interpretazione.

| 76. | Per garantire la qualità e la coerenza dell’interpretazione, gli interpreti della DG Interpretazione dispongono di glossari multilingue on line su un gran numero di argomenti. La documentazione della riunione, invece, è spesso disponibile solo in inglese e deve perciò essere integrata dagli interpreti stessi attraverso ricerche nelle basi di dati. La qualità potrebbe anche essere ulteriormente migliorata favorendo una maggiore stabilità nella composizione delle équipe per riunioni successive, soluzione particolarmente auspicabile per le riunioni più tecniche. |
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76.

Per garantire la qualità e la coerenza dell’interpretazione, gli interpreti della DG Interpretazione dispongono di glossari multilingue on line su un gran numero di argomenti. La documentazione della riunione, invece, è spesso disponibile solo in inglese e deve perciò essere integrata dagli interpreti stessi attraverso ricerche nelle basi di dati. La qualità potrebbe anche essere ulteriormente migliorata favorendo una maggiore stabilità nella composizione delle équipe per riunioni successive, soluzione particolarmente auspicabile per le riunioni più tecniche.

| 77. | Anche la disponibilità degli agenti della DG Interpretazione è considerata uno dei principali punti di forza della DG Interpretazione. Quando la DG Interpretazione respinge del tutto o in parte alcune richieste di interpretazione durante le riunioni settimanali di arbitrato e di coordinamento, la riunione richiesta viene generalmente riprogrammata la settimana successiva o tenuta con un regime linguistico ridotto. Rari sono i casi di ritardi significativi causati nel lavoro di comitati o di gruppi di lavoro. |
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77.

Anche la disponibilità degli agenti della DG Interpretazione è considerata uno dei principali punti di forza della DG Interpretazione. Quando la DG Interpretazione respinge del tutto o in parte alcune richieste di interpretazione durante le riunioni settimanali di arbitrato e di coordinamento, la riunione richiesta viene generalmente riprogrammata la settimana successiva o tenuta con un regime linguistico ridotto. Rari sono i casi di ritardi significativi causati nel lavoro di comitati o di gruppi di lavoro.

| 78. | Il punto negativo più frequentemente citato durante le interviste della Corte con i clienti della Commissione e del Consiglio è stato, come per il Parlamento, la limitazione delle sessioni di interpretazione a tre ore e mezza. |
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78.

Il punto negativo più frequentemente citato durante le interviste della Corte con i clienti della Commissione e del Consiglio è stato, come per il Parlamento, la limitazione delle sessioni di interpretazione a tre ore e mezza.

| 79. | Il Consiglio non dispone di un sistema per valutare la qualità dell’interpretazione e per misurare il gradimento dei delegati. |
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79.

Il Consiglio non dispone di un sistema per valutare la qualità dell’interpretazione e per misurare il gradimento dei delegati.

| 80. | I coordinatori della Presidenza del Consiglio del 2002-2003 intervistati dagli auditor della Corte hanno quasi unanimemente indicato la qualità dell’interpretazione come il principale punto di forza della DG Interpretazione. Rarissime sono le critiche ufficiali da parte degli organizzatori delle riunioni o delle delegazioni. Sia nel 2002 che nel 2003, la DG Interpretazione ha ricevuto soltanto quattro o cinque lamentele di questo tipo, di cui solo due per ciascun anno riguardavano la qualità dell’interpretazione. |
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80.

I coordinatori della Presidenza del Consiglio del 2002-2003 intervistati dagli auditor della Corte hanno quasi unanimemente indicato la qualità dell’interpretazione come il principale punto di forza della DG Interpretazione. Rarissime sono le critiche ufficiali da parte degli organizzatori delle riunioni o delle delegazioni. Sia nel 2002 che nel 2003, la DG Interpretazione ha ricevuto soltanto quattro o cinque lamentele di questo tipo, di cui solo due per ciascun anno riguardavano la qualità dell’interpretazione.

| 81. | I coordinatori della Presidenza del Consiglio ritengono inoltre che il preavviso di sei settimane imposto dalla DG Interpretazione sia troppo lungo e comporti inevitabilmente un gran numero di cambiamenti. Hanno inoltre suggerito che il segretario generale fornisca istruzioni scritte più chiare e dettagliate al coordinatore della Presidenza del Consiglio e agli organizzatori delle riunioni; ciò consentirebbe di migliorare la pianificazione delle riunioni soprattutto durante le prime settimane di una nuova Presidenza. |
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81.

I coordinatori della Presidenza del Consiglio ritengono inoltre che il preavviso di sei settimane imposto dalla DG Interpretazione sia troppo lungo e comporti inevitabilmente un gran numero di cambiamenti. Hanno inoltre suggerito che il segretario generale fornisca istruzioni scritte più chiare e dettagliate al coordinatore della Presidenza del Consiglio e agli organizzatori delle riunioni; ciò consentirebbe di migliorare la pianificazione delle riunioni soprattutto durante le prime settimane di una nuova Presidenza.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità

| 82. | Dall’audit è emerso che le istituzioni sono riuscite a contenere la spesa per l’interpretazione nell’ultimo quinquennio nonostante l’aumento del numero di lingue ufficiali da 11 a 20 nel maggio 2004. La Commissione e il Consiglio hanno introdotto sistemi che consentono di fornire l’interpretazione solo in presenza di un reale fabbisogno. Le pratiche migliori osservate in queste istituzioni dovrebbero essere estese al Parlamento (paragrafi 15-29). |
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82.

Dall’audit è emerso che le istituzioni sono riuscite a contenere la spesa per l’interpretazione nell’ultimo quinquennio nonostante l’aumento del numero di lingue ufficiali da 11 a 20 nel maggio 2004. La Commissione e il Consiglio hanno introdotto sistemi che consentono di fornire l’interpretazione solo in presenza di un reale fabbisogno. Le pratiche migliori osservate in queste istituzioni dovrebbero essere estese al Parlamento (paragrafi 15-29).

La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari

| 83. | In genere si riesce a soddisfare il fabbisogno di interpretazione per le lingue ufficiali pre-allargamento, mentre vi è un numero insufficiente di interpreti in grado di interpretare da e verso le nuove lingue ufficiali (paragrafi 30-32). |
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83.

In genere si riesce a soddisfare il fabbisogno di interpretazione per le lingue ufficiali pre-allargamento, mentre vi è un numero insufficiente di interpreti in grado di interpretare da e verso le nuove lingue ufficiali (paragrafi 30-32).

| 84. | L’aumento del numero delle lingue di lavoro pone problemi pratici e finanziari che possono essere superati soltanto tenendo sotto controllo la domanda di servizi di interpretazione e i relativi costi. L’adesione di piccoli paesi ha creato un’enorme incremento della domanda nei piccoli mercati di interpretazione, in cui l’offerta è estremamente ridotta, rendendo sempre più difficile soddisfare tutte le domande di interpretazione. I concorsi EPSO organizzati per selezionare interpreti permanenti per le nuove lingue non erano ancora conclusi dopo l’allargamento e il numero di vincitori non è stato sufficiente a coprire il fabbisogno di servizi di interpretazione nell’UE (cfr. paragrafi 30-31). |
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84.

L’aumento del numero delle lingue di lavoro pone problemi pratici e finanziari che possono essere superati soltanto tenendo sotto controllo la domanda di servizi di interpretazione e i relativi costi. L’adesione di piccoli paesi ha creato un’enorme incremento della domanda nei piccoli mercati di interpretazione, in cui l’offerta è estremamente ridotta, rendendo sempre più difficile soddisfare tutte le domande di interpretazione. I concorsi EPSO organizzati per selezionare interpreti permanenti per le nuove lingue non erano ancora conclusi dopo l’allargamento e il numero di vincitori non è stato sufficiente a coprire il fabbisogno di servizi di interpretazione nell’UE (cfr. paragrafi 30-31).

Il costo dell’interpretazione

| 85. | Circa l’80 % del costo dell’interpretazione è rappresentato dalla retribuzione degli interpreti. I costi supplementari riguardano la gestione, l’amministrazione, la formazione, l’informatica ecc. Secondo le stime della Corte, nel 2003 il costo totale dei servizi di interpretazione forniti dal Parlamento e dalla DG Interpretazione è stato, rispettivamente, di circa 57 e 106 milioni di euro. Includendo la Corte di giustizia, il costo totale dell’interpretazione delle istituzioni dell’UE prima dell’allargamento può essere stimato a circa 170 milioni di euro. Il costo di una giornata di interpretazione presso il Parlamento è molto superiore rispetto alla DG Interpretazione, soprattutto per le modalità di organizzazione delle riunioni del Parlamento (paragrafi 33-41 e allegato II). |
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85.

Circa l’80 % del costo dell’interpretazione è rappresentato dalla retribuzione degli interpreti. I costi supplementari riguardano la gestione, l’amministrazione, la formazione, l’informatica ecc. Secondo le stime della Corte, nel 2003 il costo totale dei servizi di interpretazione forniti dal Parlamento e dalla DG Interpretazione è stato, rispettivamente, di circa 57 e 106 milioni di euro. Includendo la Corte di giustizia, il costo totale dell’interpretazione delle istituzioni dell’UE prima dell’allargamento può essere stimato a circa 170 milioni di euro. Il costo di una giornata di interpretazione presso il Parlamento è molto superiore rispetto alla DG Interpretazione, soprattutto per le modalità di organizzazione delle riunioni del Parlamento (paragrafi 33-41 e allegato II).

| 86. | Nonostante le misure adottate per contenere e limitare i costi di interpretazione, è ancora possibile conseguire ulteriori risparmi con una migliore gestione delle riunioni, in particolare cercando di ridurre il più possibile i cambiamenti e gli annullamenti dell’ultimo minuto (paragrafi 42-51). |
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86.

Nonostante le misure adottate per contenere e limitare i costi di interpretazione, è ancora possibile conseguire ulteriori risparmi con una migliore gestione delle riunioni, in particolare cercando di ridurre il più possibile i cambiamenti e gli annullamenti dell’ultimo minuto (paragrafi 42-51).

| 87. | Le istituzioni dovrebbero inoltre rivedere la loro politica in materia di risorse destinate agli interpreti di riserva, al fine di ridurre il più possibile i costi che tale politica comporta (paragrafo 45). |
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87.

Le istituzioni dovrebbero inoltre rivedere la loro politica in materia di risorse destinate agli interpreti di riserva, al fine di ridurre il più possibile i costi che tale politica comporta (paragrafo 45).

| 88. | Come mostrato ai paragrafi 44 e 49, nel 2003 presso il Parlamento e il Consiglio sono stati spesi oltre 6 milioni di euro per servizi di interpretazione richiesti ma non utilizzati a causa dell’annullamento delle riunioni. Anche alla Commissione vi sono state riunioni annullate ma, per le ragioni esposte al paragrafo 46, non è possibile stimare il costo degli annullamenti. |
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88.

Come mostrato ai paragrafi 44 e 49, nel 2003 presso il Parlamento e il Consiglio sono stati spesi oltre 6 milioni di euro per servizi di interpretazione richiesti ma non utilizzati a causa dell’annullamento delle riunioni. Anche alla Commissione vi sono state riunioni annullate ma, per le ragioni esposte al paragrafo 46, non è possibile stimare il costo degli annullamenti.

| 89. | La Commissione fornisce servizi di interpretazione a sé stessa, al Consiglio e ad altre istituzioni attraverso la DG Interpretazione. I costi dell’interpretazione sono fatturati alle altre istituzioni, il che rappresenta un efficace strumento di gestione delle risorse. La Corte ha rilevato però che le tariffe fatturate non tengono conto del costo pieno del servizio. Anche se questo non ha alcuna incidenza netta sul bilancio UE, potrebbe essere all’origine di decisioni gestionali inadeguate riguardanti l’uso delle risorse disponibili. |
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89.

La Commissione fornisce servizi di interpretazione a sé stessa, al Consiglio e ad altre istituzioni attraverso la DG Interpretazione. I costi dell’interpretazione sono fatturati alle altre istituzioni, il che rappresenta un efficace strumento di gestione delle risorse. La Corte ha rilevato però che le tariffe fatturate non tengono conto del costo pieno del servizio. Anche se questo non ha alcuna incidenza netta sul bilancio UE, potrebbe essere all’origine di decisioni gestionali inadeguate riguardanti l’uso delle risorse disponibili.

| 90. | Una riduzione dei costi potrebbe anche essere conseguita mediante una più rigorosa applicazione della convenzione con l’AIIC, una maggiore integrazione dei sistemi informatici e una più stretta collaborazione interistituzionale. |
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90.

Una riduzione dei costi potrebbe anche essere conseguita mediante una più rigorosa applicazione della convenzione con l’AIIC, una maggiore integrazione dei sistemi informatici e una più stretta collaborazione interistituzionale.

| 91. | Per quanto riguarda la convenzione con l’AIIC, occorre valutare la possibilità di negoziare una convenzione che consenta agli interpreti AIC di beneficiare delle stesse condizioni applicate al personale permanente. L’esempio delle Nazioni Unite mostra che è possibile accentrare le procedure relative ai viaggi degli interpreti free-lance (28). Potrebbero essere avviate consultazioni con l’AIIC sulla base dell’articolo 19 della convenzione allo scopo di modificare la convenzione su tale aspetto (paragrafi 63-71). Va inoltre considerata la possibilità di negoziare speciali tariffe per gli AIC con agenzie di viaggio, compagnie aeree, alberghi ecc. |
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Per quanto riguarda la convenzione con l’AIIC, occorre valutare la possibilità di negoziare una convenzione che consenta agli interpreti AIC di beneficiare delle stesse condizioni applicate al personale permanente. L’esempio delle Nazioni Unite mostra che è possibile accentrare le procedure relative ai viaggi degli interpreti free-lance (28). Potrebbero essere avviate consultazioni con l’AIIC sulla base dell’articolo 19 della convenzione allo scopo di modificare la convenzione su tale aspetto (paragrafi 63-71). Va inoltre considerata la possibilità di negoziare speciali tariffe per gli AIC con agenzie di viaggio, compagnie aeree, alberghi ecc.

| 92. | La politica generale di fornire servizi di interpretazione prestati da personale permanente oppure da AIC non fornisce indicazioni univoche, ma tiene conto di un gran numero di fattori: la distribuzione delle riunioni nel corso dell’anno o della settimana, la disponibilità di interpreti free-lance «locali», le combinazioni linguistiche richieste, la distanza tra il domicilio professionale dell’interprete e la sede della riunione, ecc. Gli AIC «locali» costano in genere meno degli interpreti permanenti, mentre gli AIC «non locali» costano in media di più (paragrafi 39-41). |
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92.

La politica generale di fornire servizi di interpretazione prestati da personale permanente oppure da AIC non fornisce indicazioni univoche, ma tiene conto di un gran numero di fattori: la distribuzione delle riunioni nel corso dell’anno o della settimana, la disponibilità di interpreti free-lance «locali», le combinazioni linguistiche richieste, la distanza tra il domicilio professionale dell’interprete e la sede della riunione, ecc. Gli AIC «locali» costano in genere meno degli interpreti permanenti, mentre gli AIC «non locali» costano in media di più (paragrafi 39-41).

La qualità dell’interpretazione

| 93. | Gli utenti sono in genere soddisfatti della qualità dei servizi di interpretazione forniti (paragrafi 72-75), anche se molti utenti hanno chiesto una maggiore flessibilità dei tempi stabiliti per le riunioni. |
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93.

Gli utenti sono in genere soddisfatti della qualità dei servizi di interpretazione forniti (paragrafi 72-75), anche se molti utenti hanno chiesto una maggiore flessibilità dei tempi stabiliti per le riunioni.

Possibili sviluppi

| 94. | Occorre svolgere una valutazione indipendente dei possibili vantaggi dell’istituzione di un unico ufficio interistituzionale che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE, confrontandoli con quelli ottenibili attraverso una maggiore cooperazione interistituzionale (cfr. paragrafo 58). |
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94.

Occorre svolgere una valutazione indipendente dei possibili vantaggi dell’istituzione di un unico ufficio interistituzionale che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE, confrontandoli con quelli ottenibili attraverso una maggiore cooperazione interistituzionale (cfr. paragrafo 58).

| 95. | Ogni allargamento dell’Unione europea ha determinato un aumento del numero delle lingue di lavoro e della complessità delle domande di servizi di interpretazione. La relazione mostra come, senza rimettere in questione il principio del multilinguismo, le istituzioni sono state in grado di adottare misure pragmatiche per limitare e tenere sotto controllo il costo dell’interpretazione. La Corte raccomanda che le istituzioni continuino il loro impegno in tal senso. |
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95.

Ogni allargamento dell’Unione europea ha determinato un aumento del numero delle lingue di lavoro e della complessità delle domande di servizi di interpretazione. La relazione mostra come, senza rimettere in questione il principio del multilinguismo, le istituzioni sono state in grado di adottare misure pragmatiche per limitare e tenere sotto controllo il costo dell’interpretazione. La Corte raccomanda che le istituzioni continuino il loro impegno in tal senso.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 22 settembre 2005.

Per la Corte dei conti

Hubert WEBER

Presidente

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(1)  Regolamento n. 1 del Consiglio, del 15 aprile 1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (GU 17 del 6.10.1958, pag. 385/58) e successive modifiche.

1

(2)  Prima dell’allargamento dell’Unione europea del maggio 2004, la DG Interpretazione disponeva di circa 500 interpreti funzionari, il Parlamento di oltre 200 e la Corte di giustizia di 33.

2

(3)  Interpreti free-lance, noti anche come AIC, acronimo per «ausiliario interprete di conferenza».

3

(4)  Lo statuto dei funzionari delle Comunità europee e il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità sono stabiliti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1), modificato da ultimo dal regolamento (CE, Euratom) n. 723/2004 (GU L 124 del 27.4.2004, pag. 1).

4

(5)  A fini statistici, per la DG Interpretazione una giornata di interpretazione è definita come due mezze giornate durante le quali un interprete ha effettivamente interpretato (escludendo cioè viaggi o tutte le altre attività). Dal momento che la DG Interpretazione, il Parlamento e la Corte di giustizia usano metodi diversi per calcolare il numero di giornate di interpretazione fornite, gli auditor hanno aggiustato le cifre relative alle altre istituzioni per renderle confrontabili con quelle della DG Interpretazione e calcolare così la quota di ciascuna istituzione nel consumo totale oltre al costo per giornata di interpretazione.

5

(6)  Per facilitare il confronto, è stato scelto come anno base il 1998, perché sia il 1998 che il 2003 precedono un anno di elezioni del Parlamento e di rinnovo della Commissione. Inoltre, il numero di lingue ufficiali (11) è lo stesso in entrambi gli anni, dato che l’ultimo allargamento risale al 1995.

6

(7)  Le lingue attive sono le lingue in cui viene fornita l’interpretazione. Le lingue passive sono le lingue che possono essere parlate nel corso della riunione. Una riunione ha un regime linguistico asimmetrico quando il numero di lingue attive e passive è diverso. Ad esempio: in un regime 7/6 si hanno 7 lingue passive e 6 lingue attive.

7

(8)  Sulla base dell’ipotesi prudenziale che il problema abbia interessato soltanto una delegazione. Il costo medio di una giornata/interprete è illustrato nella tabella 4.

8

tabella 4

(9)  Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d’interprétation, Lyon-Ecully, 26 giugno 2001.

9

Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d’interprétation

(10)  Decisione del segretario generale del Consiglio/Alto rappresentante per la politica estera e di sicurezza comune n. 56/04 del 7 aprile 2004 relativa all’interpretazione per il Consiglio europeo, il Consiglio e i relativi organi preparatori, SN 1327/04 REV 1.

10

(11)  Per garantire un’interpretazione di alta qualità, gli interpreti UE in linea di principio sono chiamati a interpretare soltanto verso la loro madrelingua. L’elevato numero di lingue di lavoro rende veramente difficile trovare interpreti per tutte le combinazioni linguistiche.

11

(12)  Traduzione del termine francese «mis à disposition» (MAD) utilizzato dalla DG Interpretazione. Tutti gli interpreti il cui ingaggio è stato riservato e non annullato almeno sei giorni lavorativi prima della riunione sono fatturati come MAD.

12

(13)  Costi diretti: le retribuzioni degli interpreti funzionari e degli AIC, comprese indennità di viaggio e diarie.

13

(14)  Costi indiretti: tutti gli altri costi connessi all’attività di interpretazione: retribuzione del personale dirigente e del personale responsabile della pianificazione, del finanziamento e della gestione delle risorse umane e di altri compiti di carattere amministrativo, e i costi connessi alla formazione, all’informatica e agli uffici, ecc.

14

(15)  Le cifre relative al costo pieno medio per giornata di interpretazione nel 2003 (1 081 euro al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici o 1 046 euro al netto) sono molto superiori al costo per MAD in quanto includono un maggior numero di costi generali rispetto a quelli considerati dalla DG Interpretazione e tengono conto soltanto delle giornate intere di interpretazione (o di due mezze giornate) per riunioni che hanno effettivamente avuto luogo mentre, come indicato al paragrafo 35, nel calcolo del costo per MAD, sono incluse anche le riunioni annullate e le riunioni di mezza giornata in quanto queste riunioni sono addebitate ai rispettivi organizzatori.

15

(16)  Gli AIC locali hanno il domicilio professionale dichiarato entro 60 chilometri dalla sede della riunione.

16

(17)  PriceWaterhouseCoopers, Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 5 ottobre 2001.

17

Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes

(18)  Nel GERI l’unità di misura dell’impiego degli interpreti è la «mezza giornata». Quando una riunione viene annullata nel GERI, la mezza giornata di interpretazione assegnata a quella riunione viene automaticamente indicata come «mezza giornata sospesa» («demi-journée suspendue») per ogni interprete riservato per quella riunione. Se l’interprete disponibile viene assegnato ad un’altra riunione, il codice «sospesa» viene sostituito dal codice della nuova riunione. Di conseguenza, la somma di tutte le «mezze giornate sospese» nel GERI costituisce «la perdita netta di risorse di interpretazione» espressa in mezze giornate.

18

(19)  La disponibilità «implicita» differisce da quella «esplicita» perché quest’ultima corrisponde alle équipe di riserva (in «reperibilità») incluse nella pianificazione per sostituire interpreti assenti. In base alle condizioni di lavoro stabilite [«Disposizioni applicabili agli interpreti funzionari» SCIC (87) 25], gli interpreti possono essere assegnati a riunioni per un massimo di 18 sessioni (mezze giornate di 3,5 ore) per periodi di due settimane.

19

(20)  Il costo medio per giornata di interpretazione disponibile è calcolato come il costo totale della DG Interpretazione al netto delle tasse e dei contributi pensionistici ad esso relativi (106 milioni di euro) diviso per la somma delle giornate/interprete (101 000) e delle giornate di «disponibilità implicita» (21 000).

20

(21)  Relazione di un gruppo di lavoro ad hoc del CITI, Synergies et économies d’échelle susceptibles d’être obtenues grâce à la coopération entre les services d’interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Bruxelles, 22 aprile 2002.

21

Synergies et économies d’échelle susceptibles d’être obtenues grâce à la coopération entre les services d’interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires

(22)  L’articolo 15 della convenzione che disciplina le condizioni di impiego degli interpreti di conferenza retribuiti a giornata tra l’AIIC e le organizzazioni coordinate («Accord régissant les conditions d’emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l’AIIC et les Organisations coordonnées») dispone che, salvo quanto diversamente stabilito o convenuto tra le parti, le norme che disciplinano le spese di viaggio sono quelle vigenti all’interno di ciascuna organizzazione; ciò è confermato dall’articolo 2 dell’Accordo supplementare tra l’AIIC e il Consiglio d’Europa, che stabilisce che agli interpreti si applicano le stesse condizioni di viaggio e di rimborso spese applicabili al personale del Consiglio di Europa in viaggio di lavoro.

22

L’articolo 13 della convenzione AIIC e Nazioni Unite (2000-2005) dispone che «salvo quanto altrimenti disposto dalla convenzione, ai viaggi degli interpreti free-lance ingaggiati si applicano le norme in materia di trasferte applicabili al personale regolare dell’organizzazione di ingaggio per missioni di durata analoga. [...]».

(23)  Commissione europea, Modalità d’applicazione di alcune disposizioni della convenzione («Modalités d’application de certaines dispositions de la Convention»).

23

(24)  Modalità d’applicazione relative alla normativa riguardante gli interpreti di conferenza free-lance che lavorano per le istituzioni di Lussemburgo («Dispositions d’application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg»), § III Spese di viaggio.

24

(25)  In base all’articolo 9, paragrafo 2, dell’Accordo di cui al paragrafo 8, un’indennità giornaliera di missione e un’indennità giornaliera supplementare per gli interpreti non membri del personale di un’istituzione devono essere pari all’indennità di missione pagata ai funzionari di grado LA4 e LA8 dell’istituzione che applica il regime più favorevole. Per gli interpreti i cui contratti sono disciplinati dall’articolo 78 del Regime applicabile agli altri agenti, il regime è quello in vigore presso l’istituzione presso la quale sono impiegati.

25

(26)  Cfr. Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003.

26

Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003

(27)  Cfr. paragrafo 23.

27

(28)  In base all’articolo 14 della convenzione AIIC e Nazioni Unite (2000-2005), «quando un’organizzazione offre all’interprete un contratto deve cercare di informarlo su come intende organizzare gli spostamenti. Se l’interprete accetta il contratto, accetta qualsiasi disposizione venga presa per il viaggio, a meno che i suoi impegni di lavoro precedenti o successivi al contratto in causa rendano impossibile, a giudizio degli organizzatori, aderire a tali disposizioni [...]».

28

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ALLEGATO I

Disposizioni specifiche applicate presso il Parlamento, la Commissione e il Consiglio

Parlamento

| 1. | In base all’articolo 138 del regolamento del Parlamento, tutti i deputati hanno il diritto di esprimersi in Parlamento nella lingua ufficiale di loro scelta. Gli interventi in una delle lingue ufficiali vengono simultaneamente interpretati in ognuna delle altre lingue ufficiali. Lo stesso articolo stabilisce che durante le riunioni di commissione e di delegazione è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue ufficiali utilizzate e richieste dai membri della commissione o della delegazione in questione. In pratica, viene assicurata l’interpretazione da e verso tutte le lingue ufficiali dell’UE (11 lingue attive e passive prima dell’allargamento, 19 dopo l’allargamento a causa dell’insufficiente disponibilità di interpreti maltesi) per tutte le sedute plenarie e alcune riunioni di grandi gruppi politici. Per le riunioni delle commissioni parlamentari, è fornita l’interpretazione per tutte le lingue di tutti i membri della commissione in questione. |
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1.

In base all’articolo 138 del regolamento del Parlamento, tutti i deputati hanno il diritto di esprimersi in Parlamento nella lingua ufficiale di loro scelta. Gli interventi in una delle lingue ufficiali vengono simultaneamente interpretati in ognuna delle altre lingue ufficiali. Lo stesso articolo stabilisce che durante le riunioni di commissione e di delegazione è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue ufficiali utilizzate e richieste dai membri della commissione o della delegazione in questione. In pratica, viene assicurata l’interpretazione da e verso tutte le lingue ufficiali dell’UE (11 lingue attive e passive prima dell’allargamento, 19 dopo l’allargamento a causa dell’insufficiente disponibilità di interpreti maltesi) per tutte le sedute plenarie e alcune riunioni di grandi gruppi politici. Per le riunioni delle commissioni parlamentari, è fornita l’interpretazione per tutte le lingue di tutti i membri della commissione in questione.

Commissione

| 2. | Per quanto riguarda l’uso delle lingue, il regolamento interno della Commissione (1) e le relative modalità di applicazione (2) consentono maggiore flessibilità. Per le riunioni della Commissione europea, l’interpretazione è fornita in sole tre lingue (inglese, francese e tedesco). Per i «Comitati di comitologia» (3), il numero di lingue differisce da un comitato all’altro, in base alle richieste dei delegati nazionali. Nella maggior parte dei casi, queste riunioni di comitato si tengono con interpretazione verso da tre a sette lingue. |
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2.

Per quanto riguarda l’uso delle lingue, il regolamento interno della Commissione (1) e le relative modalità di applicazione (2) consentono maggiore flessibilità. Per le riunioni della Commissione europea, l’interpretazione è fornita in sole tre lingue (inglese, francese e tedesco). Per i «Comitati di comitologia» (3), il numero di lingue differisce da un comitato all’altro, in base alle richieste dei delegati nazionali. Nella maggior parte dei casi, queste riunioni di comitato si tengono con interpretazione verso da tre a sette lingue.

Consiglio

| 3. | Ai sensi del regolamento n. 1 e dell’articolo 14 del regolamento interno del Consiglio, per le riunioni dei ministri viene fornita l’interpretazione da e verso tutte le lingue (11 lingue attive e passive prima dell’allargamento, 20 lingue dopo l’allargamento). Le riunioni del Coreper (Comitato dei rappresentanti permanenti) si tengono con solo tre lingue attive e passive (inglese, francese e tedesco). Per tutti gli altri organi preparatori (comitati e gruppi), al momento della costituzione dell’organo viene deciso un particolare regime linguistico. Il regime linguistico di ciascun organo è riportato dal Segretariato generale del Consiglio in una specifica nomenclatura. |
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3.

Ai sensi del regolamento n. 1 e dell’articolo 14 del regolamento interno del Consiglio, per le riunioni dei ministri viene fornita l’interpretazione da e verso tutte le lingue (11 lingue attive e passive prima dell’allargamento, 20 lingue dopo l’allargamento). Le riunioni del Coreper (Comitato dei rappresentanti permanenti) si tengono con solo tre lingue attive e passive (inglese, francese e tedesco). Per tutti gli altri organi preparatori (comitati e gruppi), al momento della costituzione dell’organo viene deciso un particolare regime linguistico. Il regime linguistico di ciascun organo è riportato dal Segretariato generale del Consiglio in una specifica nomenclatura.

| 4. | Quando riceve richieste di riunioni dalla Presidenza del Consiglio, l’unità Conferenze del Segretariato generale del Consiglio assegna automaticamente un regime linguistico a ciascun richiesta di riunione in base alla nomenclatura. Per tutte le richieste di riunioni con interpretazioni si ricorre alla DG Interpretazione fino a quando il numero totale delle riunioni con interpretazione ed il numero di interpreti al giorno non supera il tetto stabilito nell’«Accordo sul livello del servizio» concluso tra la Commissione (la DG Interpretazione) e il Consiglio nel dicembre 2002 al fine di formalizzare le principali responsabilità di entrambe le parti. |
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4.

Quando riceve richieste di riunioni dalla Presidenza del Consiglio, l’unità Conferenze del Segretariato generale del Consiglio assegna automaticamente un regime linguistico a ciascun richiesta di riunione in base alla nomenclatura. Per tutte le richieste di riunioni con interpretazioni si ricorre alla DG Interpretazione fino a quando il numero totale delle riunioni con interpretazione ed il numero di interpreti al giorno non supera il tetto stabilito nell’«Accordo sul livello del servizio» concluso tra la Commissione (la DG Interpretazione) e il Consiglio nel dicembre 2002 al fine di formalizzare le principali responsabilità di entrambe le parti.

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(1)  Regolamento interno della Commissione, C(2000) 3614 (GU L 308 dell’8.12.2000, pag. 26).

(2)  Modalità di esecuzione del regolamento interno della Commissione, C(2001) 1.

(3)  Comitati consultivi, comitati di gestione e comitati di regolamentazione disciplinati dalla decisione 1999/468/CE del Consiglio, del 28 giugno 1999, recante modalità per l’esercizio delle competenze di esecuzione conferite alla Commissione (GU L 184 del 17.7.1999, pag. 23) che sostituisce la decisione 87/373/CEE (GU L 197 del 18.7.1987, pag. 33).

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ALLEGATO II

Il metodo di calcolo dei costi elaborato dalla Corte

| 1. | Il costo pieno per il bilancio («costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici») per la DG Interpretazione calcolato dagli auditor della Corte dei conti è pari al costo pieno utilizzato dalla DG Interpretazione per fissare la tariffa per la fatturazione interistituzionale più i costi generali non inclusi nei calcoli della DG Interpretazione (costo del personale con responsabilità gestionali di alto livello, personale di supporto che svolge attività in materia finanziaria e di bilancio, gestione delle risorse umane e amministrazione generale). |
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1.

Il costo pieno per il bilancio («costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici») per la DG Interpretazione calcolato dagli auditor della Corte dei conti è pari al costo pieno utilizzato dalla DG Interpretazione per fissare la tariffa per la fatturazione interistituzionale più i costi generali non inclusi nei calcoli della DG Interpretazione (costo del personale con responsabilità gestionali di alto livello, personale di supporto che svolge attività in materia finanziaria e di bilancio, gestione delle risorse umane e amministrazione generale).

| 2. | Deducendo l’imposta comunitaria pagata dagli interpreti funzionari e dagli AIC dal «costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici» e sommando contributi pensionistici fittizi del datore di lavoro per gli interpreti funzionari (pari a due volte i contributi versati dal funzionario) (1), si ottiene il costo per il bilancio comunitario («costo al netto delle tasse e contributi pensionistici». Per gli AIC, il costo pieno per il bilancio include già i contributi pensionistici pagati sia dall’AIC che dalle istituzioni UE ad un organismo esterno. |
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2.

Deducendo l’imposta comunitaria pagata dagli interpreti funzionari e dagli AIC dal «costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici» e sommando contributi pensionistici fittizi del datore di lavoro per gli interpreti funzionari (pari a due volte i contributi versati dal funzionario) (1), si ottiene il costo per il bilancio comunitario («costo al netto delle tasse e contributi pensionistici». Per gli AIC, il costo pieno per il bilancio include già i contributi pensionistici pagati sia dall’AIC che dalle istituzioni UE ad un organismo esterno.

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(1)  Ai sensi dell’articolo 83, paragrafo 2, dello statuto, un contributo pari a un terzo del costo del finanziamento del regime delle pensioni viene dedotto mensilmente dalla retribuzione dei funzionari. Di conseguenza, il «contributo del datore di lavoro» è pari a due volte il contributo del funzionario.

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RISPOSTE DEL PARLAMENTO EUROPEO

| V. | In seno alla direzione dell’Interpretazione l’unità Riunioni/conferenze esamina la conformità delle domande di riunione rispetto alle norme in vigore prima di accettare di fornire un servizio di interpretazione. |
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V.

In seno alla direzione dell’Interpretazione l’unità Riunioni/conferenze esamina la conformità delle domande di riunione rispetto alle norme in vigore prima di accettare di fornire un servizio di interpretazione.

| VII. | Il Parlamento europeo sottolinea che in quanto istituzione politica deve essere in grado di reagire rapidamente a situazioni politiche che per definizione sono in taluni casi impossibili da programmare. Un codice di condotta è stato adottato nel 1999 e aggiornato nel 2004 per disporre di norme volte a inquadrare meglio la disponibilità del servizio di interpretazione. |
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VII.

Il Parlamento europeo sottolinea che in quanto istituzione politica deve essere in grado di reagire rapidamente a situazioni politiche che per definizione sono in taluni casi impossibili da programmare. Un codice di condotta è stato adottato nel 1999 e aggiornato nel 2004 per disporre di norme volte a inquadrare meglio la disponibilità del servizio di interpretazione.

Mentre numerose riunioni organizzate all’interno delle altre due istituzioni menzionate nella relazione possono raggruppare alti funzionari o ambasciatori che non sempre hanno bisogno dell’interpretazione, la presenza in riunione di deputati eletti obbliga in generale i servizi organizzatori a prevedere il ricorso all’interpretazione (1).

| VIII. | Le relazioni di seduta esistono per le riunioni delle commissioni e delegazioni. Esse saranno estese agli altri tipi di riunione tra cui quelle dei gruppi politici. |
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VIII.

Le relazioni di seduta esistono per le riunioni delle commissioni e delegazioni. Esse saranno estese agli altri tipi di riunione tra cui quelle dei gruppi politici.

La regolare elaborazione di relazioni periodiche destinate a sensibilizzare gli utenti è stata perturbata da difficoltà a livello tecnico. I servizi si impegnano a migliorare la situazione sin dal settembre 2005.

| 19. | Anche se i membri fossero tenuti a confermare in anticipo la loro presenza in riunione, il rispetto del profilo linguistico di una riunione incontrerebbe numerose difficoltà, tra cui l’obbligo di coprire il fabbisogno linguistico derivante dalla presenza in riunione di ministri, commissari, esperti invitati, ecc. |
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19.

Anche se i membri fossero tenuti a confermare in anticipo la loro presenza in riunione, il rispetto del profilo linguistico di una riunione incontrerebbe numerose difficoltà, tra cui l’obbligo di coprire il fabbisogno linguistico derivante dalla presenza in riunione di ministri, commissari, esperti invitati, ecc.

| 20-21. | I servizi di interpretazione verificano regolarmente con i servizi utenti la pertinenza delle risorse richieste; dal settembre 2004, onde assicurare un ottimale utilizzo delle risorse, essi si avvalgono anche delle relazioni elaborate al termine delle riunioni delle commissioni e delle delegazioni e presto anche al termine delle riunioni dei gruppi politici.
  I servizi utenti (commissioni e delegazioni) tengono aggiornati i profili linguistici delle loro riunioni per permettere alla direzione dell’Interpretazione di ottimizzare l’utilizzo delle risorse. Tali informazioni sono trasmesse periodicamente all’Ufficio di presidenza del Parlamento europeo affinché possa, se del caso, decidere i necessari adattamenti. |
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20-21.

I servizi di interpretazione verificano regolarmente con i servizi utenti la pertinenza delle risorse richieste; dal settembre 2004, onde assicurare un ottimale utilizzo delle risorse, essi si avvalgono anche delle relazioni elaborate al termine delle riunioni delle commissioni e delle delegazioni e presto anche al termine delle riunioni dei gruppi politici.

I servizi utenti (commissioni e delegazioni) tengono aggiornati i profili linguistici delle loro riunioni per permettere alla direzione dell’Interpretazione di ottimizzare l’utilizzo delle risorse. Tali informazioni sono trasmesse periodicamente all’Ufficio di presidenza del Parlamento europeo affinché possa, se del caso, decidere i necessari adattamenti.

| 30. | Il PE prende atto (articolo 139 del regolamento) del fatto che la copertura delle nuove lingue ufficiali per effetto dell’allargamento è ancora incompleta a causa della penuria di risorse qualificate, la cui formazione incombe agli Stati membri. |
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30.

Il PE prende atto (articolo 139 del regolamento) del fatto che la copertura delle nuove lingue ufficiali per effetto dell’allargamento è ancora incompleta a causa della penuria di risorse qualificate, la cui formazione incombe agli Stati membri.

| 31. | Nonostante il concorso organizzato dall’EPSO per assumere interpreti maltesi sia risultato infruttuoso, la lingua maltese è coperta in occasione delle sedute plenarie a Strasburgo ricorrendo all’assunzione di interpreti esterni. Essa lo sarà altresì nel 2006 in occasione delle sedute plenarie organizzate a Bruxelles grazie agli interpreti maltesi che hanno seguito un programma di formazione finanziato dalle istituzioni. |
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31.

Nonostante il concorso organizzato dall’EPSO per assumere interpreti maltesi sia risultato infruttuoso, la lingua maltese è coperta in occasione delle sedute plenarie a Strasburgo ricorrendo all’assunzione di interpreti esterni. Essa lo sarà altresì nel 2006 in occasione delle sedute plenarie organizzate a Bruxelles grazie agli interpreti maltesi che hanno seguito un programma di formazione finanziato dalle istituzioni.

| 33-34. | I servizi del PE rilevano il costo diretto del servizio di interpretazione fornito da interpreti esterni secondo le norme in vigore e attualizzano regolarmente i costi medi della giornata di interpretazione realizzata da un interprete esterno.
  Essi si impegnano a studiare ed eventualmente a riprendere il metodo di calcolo proposto dalla Corte per migliorare la conoscenza del costo globale dei servizi forniti, compresi i servizi forniti da interpreti permanenti, e liberare le risorse necessarie per la gestione di tali dati. |
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33-34.

I servizi del PE rilevano il costo diretto del servizio di interpretazione fornito da interpreti esterni secondo le norme in vigore e attualizzano regolarmente i costi medi della giornata di interpretazione realizzata da un interprete esterno.

Essi si impegnano a studiare ed eventualmente a riprendere il metodo di calcolo proposto dalla Corte per migliorare la conoscenza del costo globale dei servizi forniti, compresi i servizi forniti da interpreti permanenti, e liberare le risorse necessarie per la gestione di tali dati.

| 38. | La differenza rilevata tra i costi della giornata di interpretazione al PE e alla DG Interpretazione è spiegata al punto seguente (39) in cui la Corte fa menzione dei vincoli specifici che caratterizzano l’attività del PE. |
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38.

La differenza rilevata tra i costi della giornata di interpretazione al PE e alla DG Interpretazione è spiegata al punto seguente (39) in cui la Corte fa menzione dei vincoli specifici che caratterizzano l’attività del PE.

| 39. | L’estrema concentrazione delle riunioni su una parte di una settimana o della giornata [punto 39, lettera c)] si spiega in particolare con la necessità per i gruppi politici di rispettare i termini di presentazione degli emendamenti sì da permetterne la traduzione. L’introduzione di 9 nuove lingue ha avuto come conseguenza quella di anticipare tale termine dal giovedì mattina al mercoledì sera precedente la tornata, il che comporta una concentrazione delle riunioni il mercoledì.
  Consapevoli della necessità di migliorare l’utilizzo delle risorse, i servizi dell’interpretazione hanno aumentato la cooperazione interistituzionale per quanto riguarda la messa a disposizione reciproca di interpreti permanenti e contano di approfondire maggiormente tale prassi favorendo i periodi di scarsa attività parlamentare.
  I servizi incaricati di organizzare le riunioni delle commissioni e delegazioni parlamentari sono riusciti nel 2004 ad aumentare il numero delle riunioni programmate il giovedì pomeriggio.
  Le riunioni tardive sono organizzate al PE [punto 39, lettera d)] in funzione delle decisioni assunte in materia di organizzazione dei lavori dagli organi politici. Esse riguardano essenzialmente le tornate a Strasburgo e a Bruxelles, talune riunioni della commissione per i bilanci in periodi di adozione del bilancio e talune riunioni dei comitati di conciliazione. Esse rappresentano una quota ampiamente minoritaria rispetto al volume generale di attività e fanno parte integrante del ritmo di attività dell’istituzione parlamentare dei 25 Stati membri. |
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39.

L’estrema concentrazione delle riunioni su una parte di una settimana o della giornata [punto 39, lettera c)] si spiega in particolare con la necessità per i gruppi politici di rispettare i termini di presentazione degli emendamenti sì da permetterne la traduzione. L’introduzione di 9 nuove lingue ha avuto come conseguenza quella di anticipare tale termine dal giovedì mattina al mercoledì sera precedente la tornata, il che comporta una concentrazione delle riunioni il mercoledì.

Consapevoli della necessità di migliorare l’utilizzo delle risorse, i servizi dell’interpretazione hanno aumentato la cooperazione interistituzionale per quanto riguarda la messa a disposizione reciproca di interpreti permanenti e contano di approfondire maggiormente tale prassi favorendo i periodi di scarsa attività parlamentare.

I servizi incaricati di organizzare le riunioni delle commissioni e delegazioni parlamentari sono riusciti nel 2004 ad aumentare il numero delle riunioni programmate il giovedì pomeriggio.

Le riunioni tardive sono organizzate al PE [punto 39, lettera d)] in funzione delle decisioni assunte in materia di organizzazione dei lavori dagli organi politici. Esse riguardano essenzialmente le tornate a Strasburgo e a Bruxelles, talune riunioni della commissione per i bilanci in periodi di adozione del bilancio e talune riunioni dei comitati di conciliazione. Esse rappresentano una quota ampiamente minoritaria rispetto al volume generale di attività e fanno parte integrante del ritmo di attività dell’istituzione parlamentare dei 25 Stati membri.

| 42. | Il costo elevato dei servizi di interpretazione organizzati a breve termine è il riflesso dell’elasticità organizzativa necessaria in seno al PE.
  Come indicato nella risposta al precedente punto VII, talune riunioni possono essere richieste a breve termine in funzione dell’attualità politica a cui il Parlamento è tenuto a reagire. |
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42.

Il costo elevato dei servizi di interpretazione organizzati a breve termine è il riflesso dell’elasticità organizzativa necessaria in seno al PE.

Come indicato nella risposta al precedente punto VII, talune riunioni possono essere richieste a breve termine in funzione dell’attualità politica a cui il Parlamento è tenuto a reagire.

| 43. | L’annullamento tardivo di riunioni con interpretazione e la perfettibile pianificazione dei lavori costituiscono fattori di costo su cui i servizi amministrativi richiamano regolarmente l’attenzione degli utenti. Le cifre citate dalla Corte debbono tuttavia essere relativizzate per evitare interpretazioni errate. In effetti, una riunione è frequentemente costituita, nel corso di una stessa giornata, di una serie di più sottoriunioni (coordinatori, uffici di presidenza, gruppi di lavoro, ecc.): l’annullamento di una o di più sottoriunioni non ha incidenze di bilancio nella misura in cui gli interpreti lavorano presso le altre riunioni. Inoltre, le cifre relative agli annullamenti di riunioni coprono anche annullamenti «tecnici» senza alcuna incidenza di bilancio a livello dell’interpretazione in quanto mirano soltanto a rieffettuare la stessa riunione richiesta modificandone gli orari, le sale, il luogo di lavoro o le lingue richieste. |
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43.

L’annullamento tardivo di riunioni con interpretazione e la perfettibile pianificazione dei lavori costituiscono fattori di costo su cui i servizi amministrativi richiamano regolarmente l’attenzione degli utenti. Le cifre citate dalla Corte debbono tuttavia essere relativizzate per evitare interpretazioni errate. In effetti, una riunione è frequentemente costituita, nel corso di una stessa giornata, di una serie di più sottoriunioni (coordinatori, uffici di presidenza, gruppi di lavoro, ecc.): l’annullamento di una o di più sottoriunioni non ha incidenze di bilancio nella misura in cui gli interpreti lavorano presso le altre riunioni. Inoltre, le cifre relative agli annullamenti di riunioni coprono anche annullamenti «tecnici» senza alcuna incidenza di bilancio a livello dell’interpretazione in quanto mirano soltanto a rieffettuare la stessa riunione richiesta modificandone gli orari, le sale, il luogo di lavoro o le lingue richieste.

| 44. | La gestione dell’interpretazione deve conciliare l’impostazione di bilancio della retribuzione degli interpreti (gli interpreti esterni sono retribuiti su base giornaliera indivisibile anche per una sola breve riunione), con la logica dell’organizzazione del lavoro parlamentare per periodi di mezza giornata o per riunioni ancora più brevi. Pertanto, l’impatto di bilancio delle spese d’interpretazione è soltanto limitato, e può anche essere nullo, quando una sottoriunione o un gruppo di lavoro è stato effettivamente annullato ma gli interpreti interessati sono stati distaccati presso altre riunioni in corso nella stessa giornata (in media il 70 % degli interpreti interessati da un annullamento possono essere occupati in altre riunioni). In tali condizioni, il Parlamento ha calcolato che il costo di servizio d’interpretazione pianificato e non utilizzato nel 2003 era inferiore al 5 % delle risorse totali d’interpretazione mobilitate (56 298 giornate d’interpretazione) pari a poco più della metà della percentuale e del costo menzionati dalla Corte. |
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44.

La gestione dell’interpretazione deve conciliare l’impostazione di bilancio della retribuzione degli interpreti (gli interpreti esterni sono retribuiti su base giornaliera indivisibile anche per una sola breve riunione), con la logica dell’organizzazione del lavoro parlamentare per periodi di mezza giornata o per riunioni ancora più brevi. Pertanto, l’impatto di bilancio delle spese d’interpretazione è soltanto limitato, e può anche essere nullo, quando una sottoriunione o un gruppo di lavoro è stato effettivamente annullato ma gli interpreti interessati sono stati distaccati presso altre riunioni in corso nella stessa giornata (in media il 70 % degli interpreti interessati da un annullamento possono essere occupati in altre riunioni). In tali condizioni, il Parlamento ha calcolato che il costo di servizio d’interpretazione pianificato e non utilizzato nel 2003 era inferiore al 5 % delle risorse totali d’interpretazione mobilitate (56 298 giornate d’interpretazione) pari a poco più della metà della percentuale e del costo menzionati dalla Corte.

| 55. | Il PE si rallegra dei progressi compiuti per quanto riguarda la cooperazione interistituzionale nel settore dell’interpretazione. Tali progressi vanno ben al di là delle raccomandazioni della «relazione Chêne» in particolare per quanto riguarda gli scambi puntuali di interpreti permanenti delle vecchie lingue ufficiali.
  Talune difficoltà tra le istituzioni per quanto riguarda le condizioni di lavoro degli interpreti costituiscono tuttora un freno agli scambi di funzionari. Tale materia è allo studio. |
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55.

Il PE si rallegra dei progressi compiuti per quanto riguarda la cooperazione interistituzionale nel settore dell’interpretazione. Tali progressi vanno ben al di là delle raccomandazioni della «relazione Chêne» in particolare per quanto riguarda gli scambi puntuali di interpreti permanenti delle vecchie lingue ufficiali.

Talune difficoltà tra le istituzioni per quanto riguarda le condizioni di lavoro degli interpreti costituiscono tuttora un freno agli scambi di funzionari. Tale materia è allo studio.

| 56. | Indipendentemente dai risparmi e dagli incrementi d’efficacia possibili, va notato che l’esistenza dei tre servizi di interpretazione corrisponde alle particolarità e alle esigenze specifiche delle istituzioni interessate.
  I calendari di attività delle istituzioni potrebbero formare oggetto di una maggiore armonizzazione per migliorare l’efficacia e la disponibilità del servizio dell’interpretazione, specialmente nel caso delle lingue dell’allargamento. |
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56.

Indipendentemente dai risparmi e dagli incrementi d’efficacia possibili, va notato che l’esistenza dei tre servizi di interpretazione corrisponde alle particolarità e alle esigenze specifiche delle istituzioni interessate.

I calendari di attività delle istituzioni potrebbero formare oggetto di una maggiore armonizzazione per migliorare l’efficacia e la disponibilità del servizio dell’interpretazione, specialmente nel caso delle lingue dell’allargamento.

| 57. | Il concetto di concorrenza non riguarda affatto le retribuzioni che sono fissate dalla convenzione professionale a pari livello per tutte le istituzioni dell’UE.
  I segretari generali delle istituzioni consapevoli della necessità di utilizzare meglio le risorse umane disponibili [punto 57, lettera b)], hanno intensificato di molto la cooperazione interistituzionale e hanno avviato un programma di messa a disposizione reciproca degli interpreti permanenti; essi sono determinati ad aumentare la cooperazione nel settore.
  La gestione comune dell’elenco degli interpreti esterni e la consultazione sempre più intensa tra i servizi di programmazione permette già da ora di condividere le spese di viaggio [punto 57, lettera c)] in proporzioni ovviamente perfettibili. |
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57.

Il concetto di concorrenza non riguarda affatto le retribuzioni che sono fissate dalla convenzione professionale a pari livello per tutte le istituzioni dell’UE.

I segretari generali delle istituzioni consapevoli della necessità di utilizzare meglio le risorse umane disponibili [punto 57, lettera b)], hanno intensificato di molto la cooperazione interistituzionale e hanno avviato un programma di messa a disposizione reciproca degli interpreti permanenti; essi sono determinati ad aumentare la cooperazione nel settore.

La gestione comune dell’elenco degli interpreti esterni e la consultazione sempre più intensa tra i servizi di programmazione permette già da ora di condividere le spese di viaggio [punto 57, lettera c)] in proporzioni ovviamente perfettibili.

| 58. | L’autonomia politica e funzionale del Parlamento europeo non è conciliabile con una pratica organizzativa che consisterebbe nel sottoporre le sue domande di riunioni ufficiali ad un arbitrato inevitabile al momento di gestire le risorse disponibili e, in definitiva, far dipendere la realizzazione delle sue riunioni da un simile arbitrato tecnico. Quindi l’idea della creazione di un’agenzia unica incaricata di fornire i servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni non può essere accettata dal Parlamento europeo.
  D’altra parte la «relazione Chêne» nelle conclusioni formulate nel 2002 per i segretari generali delle istituzioni a seguito di uno studio circostanziato raccomandava di accrescere le sinergie, piuttosto che di fondere i servizi.
  Infine, in termini economici, la creazione di un’agenzia unica che fornisca i servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni non ridurrebbe i costi supplementari relativi all’organizzazione delle riunioni del PE (costi delle missioni a Strasburgo, missioni più numerose, fattori obiettivi ritenuti giustificati dalla Corte). Non sarebbe neanche possibile con la creazione di un’agenzia unica ridurre la penuria di interpreti qualificati che riguarda alcune lingue. |
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58.

L’autonomia politica e funzionale del Parlamento europeo non è conciliabile con una pratica organizzativa che consisterebbe nel sottoporre le sue domande di riunioni ufficiali ad un arbitrato inevitabile al momento di gestire le risorse disponibili e, in definitiva, far dipendere la realizzazione delle sue riunioni da un simile arbitrato tecnico. Quindi l’idea della creazione di un’agenzia unica incaricata di fornire i servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni non può essere accettata dal Parlamento europeo.

D’altra parte la «relazione Chêne» nelle conclusioni formulate nel 2002 per i segretari generali delle istituzioni a seguito di uno studio circostanziato raccomandava di accrescere le sinergie, piuttosto che di fondere i servizi.

Infine, in termini economici, la creazione di un’agenzia unica che fornisca i servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni non ridurrebbe i costi supplementari relativi all’organizzazione delle riunioni del PE (costi delle missioni a Strasburgo, missioni più numerose, fattori obiettivi ritenuti giustificati dalla Corte). Non sarebbe neanche possibile con la creazione di un’agenzia unica ridurre la penuria di interpreti qualificati che riguarda alcune lingue.

| 62. | Il PE ha sempre cercato di mantenere la proporzione di 50/50 tra gli interpreti esterni (AIC) e quelli permanenti; tale proporzione è stata ovviamente favorevole agli AIC in periodo di punta massima, mentre nel 2004 è stata stabilizzata a 52 % permanenti e 48 % AIC. |
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62.

Il PE ha sempre cercato di mantenere la proporzione di 50/50 tra gli interpreti esterni (AIC) e quelli permanenti; tale proporzione è stata ovviamente favorevole agli AIC in periodo di punta massima, mentre nel 2004 è stata stabilizzata a 52 % permanenti e 48 % AIC.

| 63. | I servizi del PE si adoperano, soprattutto a seguito della creazione di un servizio unico incaricato di tutti i pagamenti agli AIC, per controllare con maggiore attenzione le spese di viaggio sostenute dagli AIC.
  L’obiettivo è quello di applicare le tariffe più basse possibile nel rispetto delle norme in vigore e avvicinandosi al massimo ai criteri validi per gli interpreti permanenti.
  Il Parlamento europeo è pronto a avviare un nuovo negoziato con le altre istituzioni riguardo alla convenzione con l’AIIC. |
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63.

I servizi del PE si adoperano, soprattutto a seguito della creazione di un servizio unico incaricato di tutti i pagamenti agli AIC, per controllare con maggiore attenzione le spese di viaggio sostenute dagli AIC.

L’obiettivo è quello di applicare le tariffe più basse possibile nel rispetto delle norme in vigore e avvicinandosi al massimo ai criteri validi per gli interpreti permanenti.

Il Parlamento europeo è pronto a avviare un nuovo negoziato con le altre istituzioni riguardo alla convenzione con l’AIIC.

| 64-65. | Il tipo di biglietto aereo menzionato all’articolo 10 delle modalità di applicazione della convenzione attualmente in vigore («un biglietto IATA trasferibile e rimborsabile alla tariffa più bassa e non soggetto a quote») non corrisponde al biglietto soggetto a restrizioni.
  Se del caso i servizi del Parlamento accettano tuttavia di rimborsare le spese di viaggio sulla base di una tariffa ridotta soggetta a restrizioni garantendo all’interprete il rimborso delle penalità che sarebbero addebitabili a motivi di servizio.
  Il servizio gestore incoraggia gli interpreti AIC a fare uso di tale formula ovverossia a ricorrere sistematicamente all’agenzia di viaggio che ha un contratto con il PE e che è incaricata di applicare le tariffe negoziate o le migliori tariffe disponibili.
  D’altra parte in taluni casi e per talune tratte (ad esempio Bruxelles-Strasburgo durante le tornate del PE) non sono disponibili biglietti trasferibili alla tariffa business class. |
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64-65.

Il tipo di biglietto aereo menzionato all’articolo 10 delle modalità di applicazione della convenzione attualmente in vigore («un biglietto IATA trasferibile e rimborsabile alla tariffa più bassa e non soggetto a quote») non corrisponde al biglietto soggetto a restrizioni.

Se del caso i servizi del Parlamento accettano tuttavia di rimborsare le spese di viaggio sulla base di una tariffa ridotta soggetta a restrizioni garantendo all’interprete il rimborso delle penalità che sarebbero addebitabili a motivi di servizio.

Il servizio gestore incoraggia gli interpreti AIC a fare uso di tale formula ovverossia a ricorrere sistematicamente all’agenzia di viaggio che ha un contratto con il PE e che è incaricata di applicare le tariffe negoziate o le migliori tariffe disponibili.

D’altra parte in taluni casi e per talune tratte (ad esempio Bruxelles-Strasburgo durante le tornate del PE) non sono disponibili biglietti trasferibili alla tariffa business class.

| 66. | In cooperazione con il nuovo servizio incaricato del pagamento degli AIC, creato nell’ottobre 2004, i servizi del PE hanno istituito una cellula incaricata di supervisionare il settore delle spese connesse agli impegni degli AIC. |
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66.

In cooperazione con il nuovo servizio incaricato del pagamento degli AIC, creato nell’ottobre 2004, i servizi del PE hanno istituito una cellula incaricata di supervisionare il settore delle spese connesse agli impegni degli AIC.

| 67. | È vero che il Parlamento ha sempre applicato l’articolo 9, paragrafo 2, della convenzione professionale considerando che esso riguarda le tariffe applicabili e non le regole di frazionamento delle indennità giornaliere.
  Le disposizioni adottate dal nuovo Statuto del personale prevedono attualmente una distinzione tra indennità giornaliera e indennità di soggiorno. La rinegoziazione della convenzione conclusa con l’AIIC consentirebbe di chiarire tali disposizioni. |
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67.

È vero che il Parlamento ha sempre applicato l’articolo 9, paragrafo 2, della convenzione professionale considerando che esso riguarda le tariffe applicabili e non le regole di frazionamento delle indennità giornaliere.

Le disposizioni adottate dal nuovo Statuto del personale prevedono attualmente una distinzione tra indennità giornaliera e indennità di soggiorno. La rinegoziazione della convenzione conclusa con l’AIIC consentirebbe di chiarire tali disposizioni.

| 72. | La durata delle sedute di interpretazione è fissata a tre ore e mezza per le riunioni abituali. Se il servizio utente ne fa richiesta, essa può tuttavia, senza difficoltà, essere portata a quattro ore o più potenziando le équipe di interpreti. |
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72.

La durata delle sedute di interpretazione è fissata a tre ore e mezza per le riunioni abituali. Se il servizio utente ne fa richiesta, essa può tuttavia, senza difficoltà, essere portata a quattro ore o più potenziando le équipe di interpreti.

| 82. | Le migliori prassi osservate nelle altre istituzioni saranno studiate dai servizi del PE che fanno uso dell’interpretazione per migliorare la pianificazione dei lavori nel rispetto delle esigenze politiche richiamate nella riposta al precedente punto VII. |
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82.

Le migliori prassi osservate nelle altre istituzioni saranno studiate dai servizi del PE che fanno uso dell’interpretazione per migliorare la pianificazione dei lavori nel rispetto delle esigenze politiche richiamate nella riposta al precedente punto VII.

| 83-84. | La copertura del fabbisogno di interpretazione quanto alle nuove lingue ufficiali progredisce secondo il ritmo di prospezione e formazione complementare per le quali le istituzioni hanno compiuto sforzi considerevoli. Occorre tuttavia sottolineare che i nuovi Stati membri hanno un ruolo primordiale da svolgere nel settore della formazione dei linguisti. |
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83-84.

La copertura del fabbisogno di interpretazione quanto alle nuove lingue ufficiali progredisce secondo il ritmo di prospezione e formazione complementare per le quali le istituzioni hanno compiuto sforzi considerevoli. Occorre tuttavia sottolineare che i nuovi Stati membri hanno un ruolo primordiale da svolgere nel settore della formazione dei linguisti.

| 85-86. | Il multilinguismo integrale auspicato dal PE comporta costi ingenti che possono essere meglio contenuti a seconda del tipo di organizzazione dei lavori parlamentari e pianificando in modo ottimale le riunioni. Tali costi derivano altresì da decisioni politiche che attengono all’organizzazione dei lavori (calendario e luoghi di lavoro). |
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85-86.

Il multilinguismo integrale auspicato dal PE comporta costi ingenti che possono essere meglio contenuti a seconda del tipo di organizzazione dei lavori parlamentari e pianificando in modo ottimale le riunioni. Tali costi derivano altresì da decisioni politiche che attengono all’organizzazione dei lavori (calendario e luoghi di lavoro).

| 87. | La direzione dell’Interpretazione del PE pratica una politica minimalista in materia di équipe di interpreti di riserva. Per i giorni di più intensa attività è programmata una sola équipe al giorno che finisce sempre per essere utilizzata in tutto o in gran parte. |
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87.

La direzione dell’Interpretazione del PE pratica una politica minimalista in materia di équipe di interpreti di riserva. Per i giorni di più intensa attività è programmata una sola équipe al giorno che finisce sempre per essere utilizzata in tutto o in gran parte.

| 88. | Cfr. la risposta del Parlamento al punto 44. |
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88.

Cfr. la risposta del Parlamento al punto 44.

| 90-91. | I servizi del PE sono attualmente impegnati in un processo di applicazione più rigoroso della convenzione con l’AIIC, di integrazione più spinta dei sistemi informatici e di approfondimento della cooperazione interistituzionale; essi si impegnano ad andare avanti in tal senso.
  L’istituzione è aperta a una rinegoziazione della convenzione. |
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90-91.

I servizi del PE sono attualmente impegnati in un processo di applicazione più rigoroso della convenzione con l’AIIC, di integrazione più spinta dei sistemi informatici e di approfondimento della cooperazione interistituzionale; essi si impegnano ad andare avanti in tal senso.

L’istituzione è aperta a una rinegoziazione della convenzione.

| 92. | Il PE ritiene di dover disporre di un corpo di interpreti funzionari che è garanzia di indipendenza e di autonomia per l’istituzione.
  D’altra parte il ricorso puntuale agli interpreti esterni a seconda delle esigenze consente di assorbire i picchi di attività e di modulare l’onere finanziario.
  La proporzione 50/50 sembra un compromesso ragionevole tra l’autonomia e la flessibilità del servizio. |
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92.

Il PE ritiene di dover disporre di un corpo di interpreti funzionari che è garanzia di indipendenza e di autonomia per l’istituzione.

D’altra parte il ricorso puntuale agli interpreti esterni a seconda delle esigenze consente di assorbire i picchi di attività e di modulare l’onere finanziario.

La proporzione 50/50 sembra un compromesso ragionevole tra l’autonomia e la flessibilità del servizio.

| 93. | La durata delle riunioni è fissata dagli organi politici e parlamentari; essa può superare la durata convenzionale delle tre ore e mezza come indicato al precedente punto 72.
  Il servizio di interpretazione è tenuto a coprire tutte le richieste che siano conformi alle norme. A tal fine esso assegna gli interpreti alle riunioni nel rispetto delle norme in vigore in materia di condizioni di lavoro. |
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93.

La durata delle riunioni è fissata dagli organi politici e parlamentari; essa può superare la durata convenzionale delle tre ore e mezza come indicato al precedente punto 72.

Il servizio di interpretazione è tenuto a coprire tutte le richieste che siano conformi alle norme. A tal fine esso assegna gli interpreti alle riunioni nel rispetto delle norme in vigore in materia di condizioni di lavoro.

| 94. | Spetta all’autorità politica del PE stabilire se intende disporre di un proprio servizio di interpretazione autonomo, implicato in ampie sinergie interistituzionali, ovvero se preferisce favorire la creazione di un’agenzia unica incaricata di fornire un servizio di interpretazione a tutte le istituzioni. |
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94.

Spetta all’autorità politica del PE stabilire se intende disporre di un proprio servizio di interpretazione autonomo, implicato in ampie sinergie interistituzionali, ovvero se preferisce favorire la creazione di un’agenzia unica incaricata di fornire un servizio di interpretazione a tutte le istituzioni.

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(1)  L’articolo 138 del regolamento del Parlamento prevede che:

«1.

| «1. | Tutti i documenti del Parlamento debbono essere redatti nelle lingue ufficiali. |
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Tutti i documenti del Parlamento debbono essere redatti nelle lingue ufficiali.

| 2. | Tutti i deputati hanno il diritto di esprimersi in Parlamento nella lingua ufficiale di loro scelta. Gli interventi in una delle lingue ufficiali vengono simultaneamente interpretati in ognuna delle altre lingue ufficiali e in qualsiasi altra lingua ritenuta necessaria dall’Ufficio di presidenza. |
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2.

Tutti i deputati hanno il diritto di esprimersi in Parlamento nella lingua ufficiale di loro scelta. Gli interventi in una delle lingue ufficiali vengono simultaneamente interpretati in ognuna delle altre lingue ufficiali e in qualsiasi altra lingua ritenuta necessaria dall’Ufficio di presidenza.

| 3. | Durante le riunioni di commissione e di delegazione è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue ufficiali utilizzate e richieste dai membri e dai membri sostituti della commissione o della delegazione in questione. |
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3.

Durante le riunioni di commissione e di delegazione è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue ufficiali utilizzate e richieste dai membri e dai membri sostituti della commissione o della delegazione in questione.

| 4. | Durante le riunioni di commissione o di delegazione al di fuori dei luoghi abituali di lavoro, è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue dei membri che hanno confermato la propria presenza alla riunione. Fatto salvo il consenso dei membri di uno qualsiasi dei predetti organi, è possibile derogare in via eccezionale a detto regime. In caso di disaccordo l’Ufficio di presidenza decide.» |
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4.

Durante le riunioni di commissione o di delegazione al di fuori dei luoghi abituali di lavoro, è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue dei membri che hanno confermato la propria presenza alla riunione. Fatto salvo il consenso dei membri di uno qualsiasi dei predetti organi, è possibile derogare in via eccezionale a detto regime. In caso di disaccordo l’Ufficio di presidenza decide.»

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RISPOSTE DEL CONSIGLIO

Il Segretariato generale del Consiglio plaude alla relazione della Corte dei conti europea riguardante le spese d’interpretazione delle istituzioni dell’UE, che potrà servire di base per un’ulteriore razionalizzazione nell’impiego futuro delle strutture d’interpretazione.

Osservazioni su punti specifici della relazione

| 10.-11. | La tabella 1 e la relativa analisi ai punti 10 e 11 non inquadrano esaurientemente la questione dell’aumento delle giornate d’interpretazione al Consiglio nel periodo 1998-2002 (+9 %), aumento dovuto principalmente al consistente ampliamento delle attività del Consiglio e al numero delle riunioni (+39 %) tenutesi al Consiglio nel periodo in questione (cfr. tabella 1).
  Tabella 1
  Volume delle giornate d’interpretazione prestate al Consiglio — comprese le lingue dei nuovi Stati membri — rispetto al numero delle riunioni (indice 1998 = 100) | 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Riunioni al Consiglio | 100 | 105,8 | 112,2 | 132,7 | 139 | 135,8 | 124,8 |
| Giornate d’interpretazione prestate al Consiglio | 100 | 96,8 | 96,3 | 105,6 | 109,1 | 103,9 | 89,9 |

10.-11.

La tabella 1 e la relativa analisi ai punti 10 e 11 non inquadrano esaurientemente la questione dell’aumento delle giornate d’interpretazione al Consiglio nel periodo 1998-2002 (+9 %), aumento dovuto principalmente al consistente ampliamento delle attività del Consiglio e al numero delle riunioni (+39 %) tenutesi al Consiglio nel periodo in questione (cfr. tabella 1).

Tabella 1

Volume delle giornate d’interpretazione prestate al Consiglio — comprese le lingue dei nuovi Stati membri — rispetto al numero delle riunioni (indice 1998 = 100)

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

Riunioni al Consiglio

100

105,8

112,2

132,7

139

135,8

124,8

Giornate d’interpretazione prestate al Consiglio

100

96,8

96,3

105,6

109,1

103,9

89,9

Quanto alla diminuzione (–13 %) delle giornate d’interpretazione al Consiglio nel 2004, si rilevi che in quell’anno il numero delle riunioni ha registrato un calo dell’8 %. Occorre inoltre tener conto dei fattori seguenti:

| — | dal 1o maggio 2004 il numero di riunioni con interpretazione è diminuito sulla scorta della decisione n. 56/04 del SG/AR, |
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—

dal 1o maggio 2004 il numero di riunioni con interpretazione è diminuito sulla scorta della decisione n. 56/04 del SG/AR,

| — | nel 2004 i vecchi Stati membri (ex UE a 15) hanno chiesto l’interpretazione per un numero di riunioni inferiore al passato, |
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—

nel 2004 i vecchi Stati membri (ex UE a 15) hanno chiesto l’interpretazione per un numero di riunioni inferiore al passato,

| — | la DG Interpretazione non è stata in grado di soddisfare tutte le richieste d’interpretazione per le nuove lingue. |
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—

la DG Interpretazione non è stata in grado di soddisfare tutte le richieste d’interpretazione per le nuove lingue.

| 28. | Occorre precisare altresì che il bilancio del Consiglio finanzia anche il 50 % delle spese d’interpretazione per le riunioni del Coreper. |
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28.

Occorre precisare altresì che il bilancio del Consiglio finanzia anche il 50 % delle spese d’interpretazione per le riunioni del Coreper.

| 35. | Poiché la definizione di «messa a disposizione» non è chiara ed è stata negli anni modificata di frequente, qualsiasi analisi che si fondi su tale nozione è assai discutibile. |
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35.

Poiché la definizione di «messa a disposizione» non è chiara ed è stata negli anni modificata di frequente, qualsiasi analisi che si fondi su tale nozione è assai discutibile.

| 49. | Il fatto che il Consiglio annulli una riunione per cui l’interpretazione è stata prenotata, e deve quindi essere pagata, non implica che gli interpreti restino inattivi. L’esperienza insegna al Consiglio che la DG Interpretazione può assegnare, ed ha assegnato, alcuni degli interpreti in questione ad altre riunioni alla Commissione o in altre istituzioni che esso serve. |
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49.

Il fatto che il Consiglio annulli una riunione per cui l’interpretazione è stata prenotata, e deve quindi essere pagata, non implica che gli interpreti restino inattivi. L’esperienza insegna al Consiglio che la DG Interpretazione può assegnare, ed ha assegnato, alcuni degli interpreti in questione ad altre riunioni alla Commissione o in altre istituzioni che esso serve.

| 94. | Il Segretariato generale del Consiglio è favorevole all’ipotesi di chiedere una valutazione indipendente degli eventuali benefici che deriverebbero dalla creazione di un unico ufficio interistituzionale che prestasse servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni dell’UE. |
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94.

Il Segretariato generale del Consiglio è favorevole all’ipotesi di chiedere una valutazione indipendente degli eventuali benefici che deriverebbero dalla creazione di un unico ufficio interistituzionale che prestasse servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni dell’UE.

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RISPOSTE DELLA COMMISSIONE ALLA RELAZIONE SPECIALE SULLE «SPESE PER L’INTERPRETAZIONE SOSTENUTE DAL PARLAMENTO, DALLA COMMISSIONE E DAL CONSIGLIO»

SINTESI

| I. | La DG Interpretazione assicura una comunicazione multilingue, fondamentale per il processo decisionale comunitario. Assicura l’equo trattamento dal punto di vista linguistico di tutti gli Stati membri, dando a ciascuno di essi la possibilità di utilizzare la/e propria/e lingua/e ufficiale/i nei contatti con le istituzioni europee. Essa sostiene inoltre il multilinguismo nell’Unione, divenuto ormai un delicato tema politico. Soddisfare le esigenze reali, assicurare un elevato standard qualitativo, la disponibilità ed un buon rapporto costo/efficacia sono i principi guida osservati dalla Commissione per la prestazione dei servizi di interpretazione. |
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I.

La DG Interpretazione assicura una comunicazione multilingue, fondamentale per il processo decisionale comunitario. Assicura l’equo trattamento dal punto di vista linguistico di tutti gli Stati membri, dando a ciascuno di essi la possibilità di utilizzare la/e propria/e lingua/e ufficiale/i nei contatti con le istituzioni europee. Essa sostiene inoltre il multilinguismo nell’Unione, divenuto ormai un delicato tema politico. Soddisfare le esigenze reali, assicurare un elevato standard qualitativo, la disponibilità ed un buon rapporto costo/efficacia sono i principi guida osservati dalla Commissione per la prestazione dei servizi di interpretazione.

| II. | La Commissione, pur tenendo conto della necessità di soddisfare le esigenze reali con un buon rapporto costo/efficacia, deve assicurare la disponibilità di interpreti di massima professionalità, i cui servizi si rendono necessari per via della natura politica delle attività dell’Unione europea. La DG Interpretazione si avvale di interpreti di ruolo al fine di garantire la disponibilità e la continuità dei servizi di interpretazione di alta qualità secondo le esigenze delle istituzioni. Quando la domanda di servizi di interpretazione supera le capacità disponibili presso la DG Interpretazione, vengono ingaggiati interpreti liberi professionisti (AIC) dello stesso livello qualitativo. |
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II.

La Commissione, pur tenendo conto della necessità di soddisfare le esigenze reali con un buon rapporto costo/efficacia, deve assicurare la disponibilità di interpreti di massima professionalità, i cui servizi si rendono necessari per via della natura politica delle attività dell’Unione europea. La DG Interpretazione si avvale di interpreti di ruolo al fine di garantire la disponibilità e la continuità dei servizi di interpretazione di alta qualità secondo le esigenze delle istituzioni. Quando la domanda di servizi di interpretazione supera le capacità disponibili presso la DG Interpretazione, vengono ingaggiati interpreti liberi professionisti (AIC) dello stesso livello qualitativo.

| V. | In linea di principio, la DG Interpretazione esamina con molta attenzione le richieste di servizi di interpretazione e mette a disposizione degli altri servizi informazioni riguardanti le lingue non utilizzate in determinate riunioni. Essa assicura altresì il coordinamento con i servizi della Commissione in modo da offrire soltanto le lingue necessarie, nella misura in cui ciò sia prevedibile. |
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V.

In linea di principio, la DG Interpretazione esamina con molta attenzione le richieste di servizi di interpretazione e mette a disposizione degli altri servizi informazioni riguardanti le lingue non utilizzate in determinate riunioni. Essa assicura altresì il coordinamento con i servizi della Commissione in modo da offrire soltanto le lingue necessarie, nella misura in cui ciò sia prevedibile.

| VI. | Il costo medio pari a 1 046 euro per giornata/interprete è un importo globale comprensivo delle seguenti voci: spese di formazione per gli interpreti di ruolo, sostegno agli istituti di formazione nazionali, responsabilizzazione interna ed esterna e consulenza sulla definizione di politiche riguardanti gli aspetti tecnici della comunicazione multilingue. |
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VI.

Il costo medio pari a 1 046 euro per giornata/interprete è un importo globale comprensivo delle seguenti voci: spese di formazione per gli interpreti di ruolo, sostegno agli istituti di formazione nazionali, responsabilizzazione interna ed esterna e consulenza sulla definizione di politiche riguardanti gli aspetti tecnici della comunicazione multilingue.

| VIII. | Le relazioni di seduta forniscono dettagli sull’utilizzo delle lingue nel corso delle riunioni e vengono presentate soltanto per l’82,5 % delle riunioni per cui vengono richieste le prestazioni della DG Interpretazione. Quest’ultima si impegna a richiamare l’attenzione delle direzioni generali, che molto spesso richiedono lingue che poi non vengono utilizzate, sullo spreco di risorse che questa pratica comporta. |
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VIII.

Le relazioni di seduta forniscono dettagli sull’utilizzo delle lingue nel corso delle riunioni e vengono presentate soltanto per l’82,5 % delle riunioni per cui vengono richieste le prestazioni della DG Interpretazione. Quest’ultima si impegna a richiamare l’attenzione delle direzioni generali, che molto spesso richiedono lingue che poi non vengono utilizzate, sullo spreco di risorse che questa pratica comporta.

INTRODUZIONE

| 6. | La Commissione desidera precisare che da alcuni anni essa fornisce direttamente ai paesi che a turno assumono la presidenza del Consiglio dell’Unione, su loro richiesta e a loro carico, équipe di interpreti per le riunioni che le presidenze organizzano al di fuori di quanto hanno stabilito con il Consiglio. Con il passare del tempo queste riunioni hanno assunto un peso non trascurabile nell’attività della DG Interpretazione. |
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6.

La Commissione desidera precisare che da alcuni anni essa fornisce direttamente ai paesi che a turno assumono la presidenza del Consiglio dell’Unione, su loro richiesta e a loro carico, équipe di interpreti per le riunioni che le presidenze organizzano al di fuori di quanto hanno stabilito con il Consiglio. Con il passare del tempo queste riunioni hanno assunto un peso non trascurabile nell’attività della DG Interpretazione.

| 8. | La DG Interpretazione assume interpreti di ruolo (funzionari) al fine di garantire la disponibilità e la continuità dei servizi di interpretazione con l’elevato standard qualitativo richiesto dalle istituzioni per cui essa lavora. Gli interpreti di ruolo hanno inoltre un’importanza fondamentale per quanto riguarda la formazione e la selezione, oltre naturalmente al controllo di qualità. La disponibilità di interpreti di ruolo consente infine la costituzione di équipe permanenti da assegnare alle riunioni di alto livello, delicate dal punto di vista politico oppure di contenuto molto tecnico. Quest’aspetto è molto importante poiché consente di assicurare in queste circostanze la prestazione di servizi di interpretazione di alta qualità. |
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8.

La DG Interpretazione assume interpreti di ruolo (funzionari) al fine di garantire la disponibilità e la continuità dei servizi di interpretazione con l’elevato standard qualitativo richiesto dalle istituzioni per cui essa lavora. Gli interpreti di ruolo hanno inoltre un’importanza fondamentale per quanto riguarda la formazione e la selezione, oltre naturalmente al controllo di qualità. La disponibilità di interpreti di ruolo consente infine la costituzione di équipe permanenti da assegnare alle riunioni di alto livello, delicate dal punto di vista politico oppure di contenuto molto tecnico. Quest’aspetto è molto importante poiché consente di assicurare in queste circostanze la prestazione di servizi di interpretazione di alta qualità.

| 10. | Nel maggio 2004 il Consiglio dei ministri ha introdotto un sistema di disponibilità dei servizi di interpretazione «a richiesta» che ha avuto l’effetto di ridurre la quantità dei servizi di interpretazione richiesti. Questa tendenza è stata confermata nel primo quadrimestre del 2005, in cui i servizi prestati in totale sono risultati uguali allo stesso periodo del 2004 pur con l’aumento da 11 a 20 delle lingue attive e passive richieste nei servizi di interpretazione. Tuttavia, con questo sistema è più probabile che vi siano picchi di attività e tempi morti che rendono difficile un utilizzo ottimale delle risorse a disposizione. Occorre inoltre valutare con attenzione le conseguenze di questo sistema in termini di disponibilità dei servizi di interpretazione, poiché un livello minimo costante di attività è essenziale al fine di mantenere i necessari livelli di personale in servizio e i necessari standard qualitativi per poter soddisfare la domanda nei periodi di massima attività. |
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10.

Nel maggio 2004 il Consiglio dei ministri ha introdotto un sistema di disponibilità dei servizi di interpretazione «a richiesta» che ha avuto l’effetto di ridurre la quantità dei servizi di interpretazione richiesti. Questa tendenza è stata confermata nel primo quadrimestre del 2005, in cui i servizi prestati in totale sono risultati uguali allo stesso periodo del 2004 pur con l’aumento da 11 a 20 delle lingue attive e passive richieste nei servizi di interpretazione. Tuttavia, con questo sistema è più probabile che vi siano picchi di attività e tempi morti che rendono difficile un utilizzo ottimale delle risorse a disposizione. Occorre inoltre valutare con attenzione le conseguenze di questo sistema in termini di disponibilità dei servizi di interpretazione, poiché un livello minimo costante di attività è essenziale al fine di mantenere i necessari livelli di personale in servizio e i necessari standard qualitativi per poter soddisfare la domanda nei periodi di massima attività.

OBIETTIVO E AMBITO DELL'AUDIT

| 13. | Per contenere al minimo i costi di trasferta degli interpreti AIC, le riunioni devono essere programmate con 6 settimane di anticipo, il che aumenta però il rischio di annullamenti. Molte delegazioni ritengono infatti eccessivamente lungo il periodo di preavviso.
  In caso di annullamento di una riunione, gli interpreti vengono immediatamente riassegnati ad altre riunioni, qualora ciò sia possibile. Un nuovo sistema basato sul calcolo delle sessioni di interpretazione, che la DG Interpretazione intende al più presto mettere in pratica, consentirebbe di tener conto degli annullamenti offrendo un quadro chiaro circa il costo di richieste e annullamenti. |
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13.

Per contenere al minimo i costi di trasferta degli interpreti AIC, le riunioni devono essere programmate con 6 settimane di anticipo, il che aumenta però il rischio di annullamenti. Molte delegazioni ritengono infatti eccessivamente lungo il periodo di preavviso.

In caso di annullamento di una riunione, gli interpreti vengono immediatamente riassegnati ad altre riunioni, qualora ciò sia possibile. Un nuovo sistema basato sul calcolo delle sessioni di interpretazione, che la DG Interpretazione intende al più presto mettere in pratica, consentirebbe di tener conto degli annullamenti offrendo un quadro chiaro circa il costo di richieste e annullamenti.

OSSERVAZIONI

| 15. | Nel 1984 la Commissione ha adottato delle procedure basate sul principio delle «reali necessità» che sono state poi confermate nel 2002. Dette procedure operano una distinzione tra riunioni politiche e riunioni tecniche. La DG Interpretazione controlla attentamente il grado di utilizzo delle lingue nelle varie riunioni chiedendo al capo dell’équipe di interpretazione di redigere una relazione di seduta per poi comunicare sistematicamente agli organizzatori delle riunioni quali lingue tra quelle richieste non sono state effettivamente utilizzate. Ciò allo scopo di incentivare un servizio rispondente alle reali necessità. L’utilizzo o meno di una lingua dipende dallo svolgimento di una riunione e da altri parametri che sfuggono al controllo dei servizi di interpretazione e degli organizzatori. Nel caso di richieste provenienti da altre istituzioni, la DG Interpretazione non è in grado di decidere della necessità o meno di una lingua, né può prevedere quali lingue verranno effettivamente parlate o ascoltate. |
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15.

Nel 1984 la Commissione ha adottato delle procedure basate sul principio delle «reali necessità» che sono state poi confermate nel 2002. Dette procedure operano una distinzione tra riunioni politiche e riunioni tecniche. La DG Interpretazione controlla attentamente il grado di utilizzo delle lingue nelle varie riunioni chiedendo al capo dell’équipe di interpretazione di redigere una relazione di seduta per poi comunicare sistematicamente agli organizzatori delle riunioni quali lingue tra quelle richieste non sono state effettivamente utilizzate. Ciò allo scopo di incentivare un servizio rispondente alle reali necessità. L’utilizzo o meno di una lingua dipende dallo svolgimento di una riunione e da altri parametri che sfuggono al controllo dei servizi di interpretazione e degli organizzatori. Nel caso di richieste provenienti da altre istituzioni, la DG Interpretazione non è in grado di decidere della necessità o meno di una lingua, né può prevedere quali lingue verranno effettivamente parlate o ascoltate.

| 23. | La DG Interpretazione si impegna al massimo per fornire i servizi di interpretazione nelle lingue richieste e non ha alcun potere di modificare i regimi linguistici decisi per ragioni politiche. Non è possibile prevedere se una lingua non verrà utilizzata. Può accadere che i delegati utilizzino una lingua diversa dalla propria a causa di situazioni impreviste che insorgono nel corso della riunione, oppure possono scegliere semplicemente di non parlare pur ascoltando l’interpretazione. Tuttavia, qualora una cabina si rivelasse superflua, l’interprete incaricato deve contattare i responsabili della programmazione che procederanno ad eliminare la lingua attiva e a riassegnare, se possibile, gli interpreti ad altri incarichi. L’indicazione «1 750 giornate/interprete pagate ma non utilizzate» non tiene conto della riassegnazione degli interpreti, né del fatto che una delegazione può comunque ascoltare una traduzione pur senza prendere mai la parola. |
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23.

La DG Interpretazione si impegna al massimo per fornire i servizi di interpretazione nelle lingue richieste e non ha alcun potere di modificare i regimi linguistici decisi per ragioni politiche. Non è possibile prevedere se una lingua non verrà utilizzata. Può accadere che i delegati utilizzino una lingua diversa dalla propria a causa di situazioni impreviste che insorgono nel corso della riunione, oppure possono scegliere semplicemente di non parlare pur ascoltando l’interpretazione. Tuttavia, qualora una cabina si rivelasse superflua, l’interprete incaricato deve contattare i responsabili della programmazione che procederanno ad eliminare la lingua attiva e a riassegnare, se possibile, gli interpreti ad altri incarichi. L’indicazione «1 750 giornate/interprete pagate ma non utilizzate» non tiene conto della riassegnazione degli interpreti, né del fatto che una delegazione può comunque ascoltare una traduzione pur senza prendere mai la parola.

| 24. | La Commissione ha preso in seria considerazione la possibilità di introdurre un sistema di fatturazione interna per le direzioni generali della Commissione ritenendo però che ne deriverebbe un onere amministrativo eccessivo rispetto ai possibili vantaggi. Istituzioni come il Consiglio d’Europa e l’Unesco si differenziano dalla Commissione per dimensioni: il volume dei servizi di interpretazione e il numero delle lingue di lavoro, per le quali vi sono sempre interpreti disponibili, sono limitati rispetto all’attività di interpretazione sostenuta dalla Commissione.
  Mediante un processo di negoziazione settimanale, la DG Interpretazione prende in considerazione un ordine di priorità presentato da ciascuna DG, oltre alle risorse totali disponibili entro un arco di tempo più ampio rispetto alla data della riunione richiesta, proponendo delle soluzioni alternative al fine di conciliare le esigenze politiche con quelle di un utilizzo ottimale delle risorse.
  Il sistema «a richiesta» adottato dal Consiglio non garantisce del tutto la stabilità della domanda e la rende meno prevedibile. In linea di principio, la DG Interpretazione fornisce al Consiglio un numero fisso di giornate di interpretazione.
  La DG Interpretazione sta attualmente sperimentando, con i propri clienti, un nuovo sistema per il calcolo dei servizi di interpretazione basato sulle sessioni. Si tratta di un sistema più realistico in quanto è agganciato all’utilizzo effettivo delle risorse e tale, dunque, da aiutare a ridurre i rischi di gestione. Questo nuovo sistema, se applicato, consentirà ai clienti di avere previsioni e dati più precisi circa la fruizione dei servizi di interpretazione e i relativi costi. |
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24.

La Commissione ha preso in seria considerazione la possibilità di introdurre un sistema di fatturazione interna per le direzioni generali della Commissione ritenendo però che ne deriverebbe un onere amministrativo eccessivo rispetto ai possibili vantaggi. Istituzioni come il Consiglio d’Europa e l’Unesco si differenziano dalla Commissione per dimensioni: il volume dei servizi di interpretazione e il numero delle lingue di lavoro, per le quali vi sono sempre interpreti disponibili, sono limitati rispetto all’attività di interpretazione sostenuta dalla Commissione.

Mediante un processo di negoziazione settimanale, la DG Interpretazione prende in considerazione un ordine di priorità presentato da ciascuna DG, oltre alle risorse totali disponibili entro un arco di tempo più ampio rispetto alla data della riunione richiesta, proponendo delle soluzioni alternative al fine di conciliare le esigenze politiche con quelle di un utilizzo ottimale delle risorse.

Il sistema «a richiesta» adottato dal Consiglio non garantisce del tutto la stabilità della domanda e la rende meno prevedibile. In linea di principio, la DG Interpretazione fornisce al Consiglio un numero fisso di giornate di interpretazione.

La DG Interpretazione sta attualmente sperimentando, con i propri clienti, un nuovo sistema per il calcolo dei servizi di interpretazione basato sulle sessioni. Si tratta di un sistema più realistico in quanto è agganciato all’utilizzo effettivo delle risorse e tale, dunque, da aiutare a ridurre i rischi di gestione. Questo nuovo sistema, se applicato, consentirà ai clienti di avere previsioni e dati più precisi circa la fruizione dei servizi di interpretazione e i relativi costi.

| 26. | Gli Stati membri hanno il diritto di richiedere ed ottenere l’interpretazione richiesta e le delegazioni sono spesso composte da più persone. Ciascun delegato può avere una diversa capacità di esprimersi o di comprendere altre lingue ed utilizzerà, pertanto, il servizio di interpretazione in modo diverso (ad esempio è possibile che alcuni delegati ascoltino direttamente l’inglese, pur preferendo esprimersi nella propria lingua oppure potrebbero esprimersi in inglese, ma seguire la traduzione nella propria madrelingua). Per questa ragione è difficile dire che una lingua è da considerare non necessaria perché nessuno l’ha parlata. |
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26.

Gli Stati membri hanno il diritto di richiedere ed ottenere l’interpretazione richiesta e le delegazioni sono spesso composte da più persone. Ciascun delegato può avere una diversa capacità di esprimersi o di comprendere altre lingue ed utilizzerà, pertanto, il servizio di interpretazione in modo diverso (ad esempio è possibile che alcuni delegati ascoltino direttamente l’inglese, pur preferendo esprimersi nella propria lingua oppure potrebbero esprimersi in inglese, ma seguire la traduzione nella propria madrelingua). Per questa ragione è difficile dire che una lingua è da considerare non necessaria perché nessuno l’ha parlata.

| 31. | I concorsi per interpreti nel quadro dell’allargamento dell’Unione europea sono stati pubblicati all’inizio di aprile 2003 (vale a dire 13 mesi prima dell’allargamento) e si sono conclusi tra marzo e novembre 2004, a seconda delle lingue (il concorso per la cabina maltese si è concluso nel dicembre 2003 ma senza vincitori).
  Per alcune di queste nuove lingue il numero insufficiente di vincitori è dovuto in particolare alla carenza di interpreti formati secondo gli standard riconosciuti a livello internazionale. |
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31.

I concorsi per interpreti nel quadro dell’allargamento dell’Unione europea sono stati pubblicati all’inizio di aprile 2003 (vale a dire 13 mesi prima dell’allargamento) e si sono conclusi tra marzo e novembre 2004, a seconda delle lingue (il concorso per la cabina maltese si è concluso nel dicembre 2003 ma senza vincitori).

Per alcune di queste nuove lingue il numero insufficiente di vincitori è dovuto in particolare alla carenza di interpreti formati secondo gli standard riconosciuti a livello internazionale.

| 35. | La Commissione, consapevole delle lacune del sistema MAD utilizzato per la fatturazione alle istituzioni, organizzazioni e agenzie clienti, ha elaborato un nuovo sistema per quantificare i servizi di interpretazione forniti in base al concetto delle «sessioni di interpretazione». Si tratta di un sistema molto più realistico che la Commissione è pronta ad introdurre come base per le fatturazioni. Esso prevede elementi che consentono alle istituzioni di calcolare in maniera più precisa il costo di una riunione già al momento della formulazione della richiesta. Questi concetti sono già stati presentati nel 2004 al Consiglio, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni e vengono eseguite simulazioni a margine dell’attuale sistema MAD, allo scopo di inaugurare formalmente il nuovo sistema basato sulle sessioni già nel 2006. |
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35.

La Commissione, consapevole delle lacune del sistema MAD utilizzato per la fatturazione alle istituzioni, organizzazioni e agenzie clienti, ha elaborato un nuovo sistema per quantificare i servizi di interpretazione forniti in base al concetto delle «sessioni di interpretazione». Si tratta di un sistema molto più realistico che la Commissione è pronta ad introdurre come base per le fatturazioni. Esso prevede elementi che consentono alle istituzioni di calcolare in maniera più precisa il costo di una riunione già al momento della formulazione della richiesta. Questi concetti sono già stati presentati nel 2004 al Consiglio, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni e vengono eseguite simulazioni a margine dell’attuale sistema MAD, allo scopo di inaugurare formalmente il nuovo sistema basato sulle sessioni già nel 2006.

| 37.-38. | Il costo medio pari a 1 046 euro per giornata/interprete calcolato per la DG Interpretazione rappresenta un importo globale comprensivo di voci di spesa quali formazione e sostegno a programmi di istruzione, responsabilizzazione interna ed esterna nonché consulenza in merito agli aspetti tecnici della comunicazione multilingue. La DG Interpretazione si prefigge di prestare i servizi di interpretazione richiesti allo scopo di facilitare il processo decisionale all’interno delle istituzioni europee. |
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37.-38.

Il costo medio pari a 1 046 euro per giornata/interprete calcolato per la DG Interpretazione rappresenta un importo globale comprensivo di voci di spesa quali formazione e sostegno a programmi di istruzione, responsabilizzazione interna ed esterna nonché consulenza in merito agli aspetti tecnici della comunicazione multilingue. La DG Interpretazione si prefigge di prestare i servizi di interpretazione richiesti allo scopo di facilitare il processo decisionale all’interno delle istituzioni europee.

| 40. | Nel 2003 molti interpreti di ruolo sono stati impegnati nei lavori di preparazione all’allargamento: frequenza ai corsi di formazione per le nuove lingue, assistenza ai vari programmi di formazione nelle università dei paesi candidati e presenza nelle commissioni esaminatrici per i concorsi e i test per gli interpreti free-lance. Inoltre, due vertici straordinari di preparazione all’allargamento hanno portato all’annullamento di tutte le altre riunioni presso il Consiglio durante i periodi in questione. Nel 2003, due giornate di sciopero hanno pesato per circa l’1 % sulla riduzione dei livelli di occupazione degli interpreti di ruolo. |
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40.

Nel 2003 molti interpreti di ruolo sono stati impegnati nei lavori di preparazione all’allargamento: frequenza ai corsi di formazione per le nuove lingue, assistenza ai vari programmi di formazione nelle università dei paesi candidati e presenza nelle commissioni esaminatrici per i concorsi e i test per gli interpreti free-lance. Inoltre, due vertici straordinari di preparazione all’allargamento hanno portato all’annullamento di tutte le altre riunioni presso il Consiglio durante i periodi in questione. Nel 2003, due giornate di sciopero hanno pesato per circa l’1 % sulla riduzione dei livelli di occupazione degli interpreti di ruolo.

| 45. | Data la natura politica dell’attività delle istituzioni, oltre alla necessità di garantire la disponibilità e la continuità dei servizi di interpretazione, la DG Interpretazione è obbligata a tenere di riserva un certo numero di interpreti. Eliminare queste riserve costituirebbe un falso risparmio, poiché l’impossibilità di sostituire un interprete assente e quindi di assicurare la necessaria copertura linguistica con tutti i relais richiesti significherebbe compromettere il lavoro di tutta l’équipe di interpretazione. Poiché l’indisponibilità di un interprete potrebbe portare all’annullamento dell’intera riunione, il ricorso ad una riserva deve essere considerato una ragionevole misura di gestione dei rischi. Inoltre, vista la natura stessa del lavoro di interpretazione e al fine di garantire un elevato livello qualitativo, la DG Interpretazione è vincolata da una speciale «Convenzione sulle condizioni di lavoro» che fissa un limite alle «sessioni» di lavoro di un interprete e prevede un regime di disponibilità limitata. Va infine tenuto conto di altri due aspetti con riferimento alla messa in disponibilità:






  — | spesso è difficile assegnare ad altro incarico per la mezza giornata rimanente gli interpreti di ruolo che in base allo statuto dei funzionari hanno diritto di lavorare metà tempo in determinati giorni, |
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45.

Data la natura politica dell’attività delle istituzioni, oltre alla necessità di garantire la disponibilità e la continuità dei servizi di interpretazione, la DG Interpretazione è obbligata a tenere di riserva un certo numero di interpreti. Eliminare queste riserve costituirebbe un falso risparmio, poiché l’impossibilità di sostituire un interprete assente e quindi di assicurare la necessaria copertura linguistica con tutti i relais richiesti significherebbe compromettere il lavoro di tutta l’équipe di interpretazione. Poiché l’indisponibilità di un interprete potrebbe portare all’annullamento dell’intera riunione, il ricorso ad una riserva deve essere considerato una ragionevole misura di gestione dei rischi. Inoltre, vista la natura stessa del lavoro di interpretazione e al fine di garantire un elevato livello qualitativo, la DG Interpretazione è vincolata da una speciale «Convenzione sulle condizioni di lavoro» che fissa un limite alle «sessioni» di lavoro di un interprete e prevede un regime di disponibilità limitata. Va infine tenuto conto di altri due aspetti con riferimento alla messa in disponibilità:

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spesso è difficile assegnare ad altro incarico per la mezza giornata rimanente gli interpreti di ruolo che in base allo statuto dei funzionari hanno diritto di lavorare metà tempo in determinati giorni,

| — | lo statuto dei funzionari impedisce alle istituzioni di insistere affinché il personale di ruolo prenda le ferie in periodi specifici come, ad esempio, durante i periodi di attività ridotta. |
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lo statuto dei funzionari impedisce alle istituzioni di insistere affinché il personale di ruolo prenda le ferie in periodi specifici come, ad esempio, durante i periodi di attività ridotta.

La DG Interpretazione ha già adottato una politica attiva che incentiva le ferie durante i periodi di attività ridotta e tende a concentrare lo svolgimento dei corsi di formazione proprio in questi periodi. La Commissione proseguirà i suoi sforzi tesi a ridurre ulteriormente i costi associati alla disponibilità implicita. Tuttavia, per le ragioni sopra indicate o a causa degli annullamenti tardivi delle riunioni decisi dalle altre istituzioni, vi sono scarsi margini di risparmio reale in questo ambito.

| 46. | La Commissione può ottenere informazioni sugli annullamenti e sarebbe in grado di indicare la riassegnazione degli interpreti, ma, dal momento che si tratta di un processo continuo, sarebbero necessari tempi lunghi per svolgere questo vasto lavoro di rilevamento, con pochi vantaggi a fronte di costi sproporzionati. |
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46.

La Commissione può ottenere informazioni sugli annullamenti e sarebbe in grado di indicare la riassegnazione degli interpreti, ma, dal momento che si tratta di un processo continuo, sarebbero necessari tempi lunghi per svolgere questo vasto lavoro di rilevamento, con pochi vantaggi a fronte di costi sproporzionati.

| 47. | Il fatto che vi siano state nove giornate lavorative in cui almeno 100 interpreti permanenti sono rimasti in «disponibilità implicita» è semplicemente indicativo delle modifiche con breve preavviso all’agenda programmata dovute a circostanze eccezionali: i vertici straordinari del Consiglio europeo, che hanno causato l’annullamento di altre due riunioni del Consiglio, e due giornate di sciopero. I contratti degli AIC non possono essere annullati con preavviso inferiore ai 60 giorni, ma per contenere i costi, questi contratti vengono convertiti in contratti locali. Gli interpreti di ruolo le cui riunioni vengono annullate vengono posti in disponibilità. |
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47.

Il fatto che vi siano state nove giornate lavorative in cui almeno 100 interpreti permanenti sono rimasti in «disponibilità implicita» è semplicemente indicativo delle modifiche con breve preavviso all’agenda programmata dovute a circostanze eccezionali: i vertici straordinari del Consiglio europeo, che hanno causato l’annullamento di altre due riunioni del Consiglio, e due giornate di sciopero. I contratti degli AIC non possono essere annullati con preavviso inferiore ai 60 giorni, ma per contenere i costi, questi contratti vengono convertiti in contratti locali. Gli interpreti di ruolo le cui riunioni vengono annullate vengono posti in disponibilità.

| 48. | I servizi di interpretazione non possono influenzare la successione delle riunioni né i contenuti degli ordini del giorno. I delegati si incontrano quando lo ritengono opportuno e i servizi di interpretazione prestano la propria opera in base alle richieste. |
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48.

I servizi di interpretazione non possono influenzare la successione delle riunioni né i contenuti degli ordini del giorno. I delegati si incontrano quando lo ritengono opportuno e i servizi di interpretazione prestano la propria opera in base alle richieste.

| 54. | a) | Il sistema tariffario della DG Interpretazione si basa su una tariffa forfettaria modulata a seconda del tipo di richiesta; ad esempio, le riunioni fissate con breve preavviso, le riunioni fissate ad orari tardivi, nei fine settimana o nelle giornate festive costano di più. Anche le riunioni annullate vengono fatturate. Non è accettabile da un punto di vista politico fissare tariffe diversificate per lingua in quanto ciò è in contrasto con il principio di uguaglianza sancito dal trattato. |
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54.

a)

Il sistema tariffario della DG Interpretazione si basa su una tariffa forfettaria modulata a seconda del tipo di richiesta; ad esempio, le riunioni fissate con breve preavviso, le riunioni fissate ad orari tardivi, nei fine settimana o nelle giornate festive costano di più. Anche le riunioni annullate vengono fatturate. Non è accettabile da un punto di vista politico fissare tariffe diversificate per lingua in quanto ciò è in contrasto con il principio di uguaglianza sancito dal trattato.

| b) | La Commissione registra un deficit in quanto le istituzioni clienti hanno sempre pagato meno rispetto alla tariffa piena richiesta dalla DG Interpretazione. La Commissione è inoltre consapevole delle lacune del sistema MAD (messa a disposizione). Per questa ragione ha elaborato un nuovo sistema in grado di quantificare i servizi di interpretazione forniti e sarà presto in grado di introdurre un nuovo sistema di fatturazione basato sulle sessioni. Si tratta di un sistema molto più realistico che prevede elementi tali da consentire previsioni affidabili circa il costo di una riunione sin dal momento della richiesta. Sono state effettuate simulazioni e il sistema è già stato presentato nel 2004 al Consiglio, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni. Nel 2005 è prevista l’utilizzazione di entrambi i sistemi di fatturazione allo scopo di inaugurare il nuovo sistema basato sulle sessioni nel 2006. |
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b)

La Commissione registra un deficit in quanto le istituzioni clienti hanno sempre pagato meno rispetto alla tariffa piena richiesta dalla DG Interpretazione. La Commissione è inoltre consapevole delle lacune del sistema MAD (messa a disposizione). Per questa ragione ha elaborato un nuovo sistema in grado di quantificare i servizi di interpretazione forniti e sarà presto in grado di introdurre un nuovo sistema di fatturazione basato sulle sessioni. Si tratta di un sistema molto più realistico che prevede elementi tali da consentire previsioni affidabili circa il costo di una riunione sin dal momento della richiesta. Sono state effettuate simulazioni e il sistema è già stato presentato nel 2004 al Consiglio, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni. Nel 2005 è prevista l’utilizzazione di entrambi i sistemi di fatturazione allo scopo di inaugurare il nuovo sistema basato sulle sessioni nel 2006.

| c) | La tariffa applicata dalla DG Interpretazione è adeguata per la fatturazione interistituzionale ma non riflette il costo pieno dei servizi. |
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c)

La tariffa applicata dalla DG Interpretazione è adeguata per la fatturazione interistituzionale ma non riflette il costo pieno dei servizi.

| d) | L’accordo sul livello dei servizi concluso con i clienti istituzionali è congruo con la logistica e le risorse disponibili per le riunioni, ma non è tale da evitare i tempi morti poiché la domanda è determinata da ciascuna istituzione in base alla rispettiva programmazione e agenda politica, che allo stato attuale i servizi di interpretazione della Commissione non sono in grado di influenzare. |
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d)

L’accordo sul livello dei servizi concluso con i clienti istituzionali è congruo con la logistica e le risorse disponibili per le riunioni, ma non è tale da evitare i tempi morti poiché la domanda è determinata da ciascuna istituzione in base alla rispettiva programmazione e agenda politica, che allo stato attuale i servizi di interpretazione della Commissione non sono in grado di influenzare.

| e) | Anche se l’introduzione del nuovo sistema di fatturazione richiederà un minor apporto di lavoro, la DG Interpretazione sa benissimo che la massima efficienza nella gestione delle risorse dei servizi di interpretazione si può ottenere soltanto con il collegamento tra i sistemi informatici delle varie istituzioni e dunque continuerà a lavorare in questa direzione. Per esigenze di sicurezza e per le differenze esistenti tra le architetture dei sistemi di ciascuna istituzione, la creazione di collegamenti informatici richiederà molto tempo. |
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e)

Anche se l’introduzione del nuovo sistema di fatturazione richiederà un minor apporto di lavoro, la DG Interpretazione sa benissimo che la massima efficienza nella gestione delle risorse dei servizi di interpretazione si può ottenere soltanto con il collegamento tra i sistemi informatici delle varie istituzioni e dunque continuerà a lavorare in questa direzione. Per esigenze di sicurezza e per le differenze esistenti tra le architetture dei sistemi di ciascuna istituzione, la creazione di collegamenti informatici richiederà molto tempo.

| 55. | La Commissione si rallegra dei progressi compiuti dai servizi di interpretazione nel campo della cooperazione interistituzionale. I risultati ottenuti vanno ben oltre le raccomandazioni contenute nella «relazione Chêne» e riguardano settori quali la formazione e più recentemente, in misura limitata, lo scambio di risorse permanenti.






  — | (quarto trattino) Le diverse condizioni di lavoro che si applicano agli interpreti nelle diverse istituzioni ostacolano tuttora uno scambio ottimale. Tuttavia, negli ultimi anni, i servizi si sono impegnati per realizzare dei progressi in tutti i settori della cooperazione interistituzionale. |
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55.

La Commissione si rallegra dei progressi compiuti dai servizi di interpretazione nel campo della cooperazione interistituzionale. I risultati ottenuti vanno ben oltre le raccomandazioni contenute nella «relazione Chêne» e riguardano settori quali la formazione e più recentemente, in misura limitata, lo scambio di risorse permanenti.

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(quarto trattino) Le diverse condizioni di lavoro che si applicano agli interpreti nelle diverse istituzioni ostacolano tuttora uno scambio ottimale. Tuttavia, negli ultimi anni, i servizi si sono impegnati per realizzare dei progressi in tutti i settori della cooperazione interistituzionale.

| 56. | Nella cooperazione interistituzionale sono stati compiuti progressi reali. I diversi servizi continuano ad adattare le rispettive modalità di funzionamento, nei limiti del possibile, per ottenere progressi in ambiti quali l’utilizzo reciproco delle risorse permanenti e la condivisione del lavoro in periodi di intensa attività. Tuttavia, vi sono ancora margini per sviluppare e consolidare la cooperazione come sottolineato nella relazione del 2002 del gruppo di lavoro interistituzionale presieduto da Claude Chêne, senza per questo mettere in discussione l’autonomia politica di ciascuna istituzione. |
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56.

Nella cooperazione interistituzionale sono stati compiuti progressi reali. I diversi servizi continuano ad adattare le rispettive modalità di funzionamento, nei limiti del possibile, per ottenere progressi in ambiti quali l’utilizzo reciproco delle risorse permanenti e la condivisione del lavoro in periodi di intensa attività. Tuttavia, vi sono ancora margini per sviluppare e consolidare la cooperazione come sottolineato nella relazione del 2002 del gruppo di lavoro interistituzionale presieduto da Claude Chêne, senza per questo mettere in discussione l’autonomia politica di ciascuna istituzione.

| 57. | a) | La concorrenza tra i servizi di interpretazione per ingaggiare gli AIC è limitata dalla convenzione con l’AIIC, applicata da tutte le istituzioni. Un miglior coordinamento dei servizi incaricati degli ingaggi è comunque un obiettivo chiaro in questa fase di sviluppo della cooperazione interistituzionale. |
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57.

a)

La concorrenza tra i servizi di interpretazione per ingaggiare gli AIC è limitata dalla convenzione con l’AIIC, applicata da tutte le istituzioni. Un miglior coordinamento dei servizi incaricati degli ingaggi è comunque un obiettivo chiaro in questa fase di sviluppo della cooperazione interistituzionale.

| b) | I servizi di interpretazione stanno cercando di migliorare i sistemi di comunicazione tra le istituzioni nonostante le difficoltà legate alla sicurezza e alle differenze tra le architetture informatiche di ciascuna istituzione. Sono previsti notevoli progressi per il 2005. Non è ancora stata stabilita una politica interistituzionale di scambio degli interpreti di ruolo a causa delle diverse condizioni di lavoro e di altre disposizioni in materia di personale, ma i servizi stanno lavorando per superare queste difficoltà. Tuttavia, è possibile assicurare un livello garantito di servizio soltanto assumendo decisioni vincolanti e non ad hoc. |
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b)

I servizi di interpretazione stanno cercando di migliorare i sistemi di comunicazione tra le istituzioni nonostante le difficoltà legate alla sicurezza e alle differenze tra le architetture informatiche di ciascuna istituzione. Sono previsti notevoli progressi per il 2005. Non è ancora stata stabilita una politica interistituzionale di scambio degli interpreti di ruolo a causa delle diverse condizioni di lavoro e di altre disposizioni in materia di personale, ma i servizi stanno lavorando per superare queste difficoltà. Tuttavia, è possibile assicurare un livello garantito di servizio soltanto assumendo decisioni vincolanti e non ad hoc.

| c) | L’organizzazione attuale già consente una riduzione delle spese di viaggio in casi specifici approfittando della presenza di AIC «non locali» già ingaggiati dall’altra istituzione per giornate contigue. Un completo scambio elettronico di informazioni tra le istituzioni sulla disponibilità e la gestione complessiva degli interpreti free-lance dovrebbe essere operativo entro settembre 2005. |
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c)

L’organizzazione attuale già consente una riduzione delle spese di viaggio in casi specifici approfittando della presenza di AIC «non locali» già ingaggiati dall’altra istituzione per giornate contigue. Un completo scambio elettronico di informazioni tra le istituzioni sulla disponibilità e la gestione complessiva degli interpreti free-lance dovrebbe essere operativo entro settembre 2005.

| d) | Una gestione comune dei free-lance, compresa la selezione, l’accreditamento, il controllo della qualità e il pagamento sarà pienamente operativa quando sarà avviata la comunicazione on line dei sistemi informatici delle diverse istituzioni nel settembre 2005, dopo l’attuale fase di sperimentazione. |
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d)

Una gestione comune dei free-lance, compresa la selezione, l’accreditamento, il controllo della qualità e il pagamento sarà pienamente operativa quando sarà avviata la comunicazione on line dei sistemi informatici delle diverse istituzioni nel settembre 2005, dopo l’attuale fase di sperimentazione.

| 58. | La creazione di un unico servizio interistituzionale che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE richiederebbe una decisione a livello politico tra le diverse istituzioni. La Commissione ritiene che un rafforzamento della cooperazione interistituzionale potrebbe portare ad economie di scala e a risparmi senza mettere in discussione l’autonomia delle istituzioni in materia di bilancio, personale e capacità di adattamento delle priorità all’agenda politica. Per avviare una valutazione dei vantaggi di un unico servizio di interpretazione rispetto al miglioramento della cooperazione interistituzionale sarebbe necessario un segnale chiaro da parte delle altre istituzioni circa la loro disponibilità a proseguire su tale strada piuttosto che continuare a sviluppare la cooperazione interistituzionale. In realtà, grazie a un enorme impegno e a risorse consistenti, si è già giunti alla fusione degli uffici incaricati dei pagamenti, alla creazione di liste comuni di free-lance accreditati e a concorsi o prove di accreditamento comuni. Tali sforzi andrebbero consolidati e rafforzati e i risultati analizzati: è infatti necessaria un’analisi dettagliata dei vantaggi e dei risparmi prima di prendere una decisione su ulteriori sviluppi. |
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58.

La creazione di un unico servizio interistituzionale che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE richiederebbe una decisione a livello politico tra le diverse istituzioni. La Commissione ritiene che un rafforzamento della cooperazione interistituzionale potrebbe portare ad economie di scala e a risparmi senza mettere in discussione l’autonomia delle istituzioni in materia di bilancio, personale e capacità di adattamento delle priorità all’agenda politica. Per avviare una valutazione dei vantaggi di un unico servizio di interpretazione rispetto al miglioramento della cooperazione interistituzionale sarebbe necessario un segnale chiaro da parte delle altre istituzioni circa la loro disponibilità a proseguire su tale strada piuttosto che continuare a sviluppare la cooperazione interistituzionale. In realtà, grazie a un enorme impegno e a risorse consistenti, si è già giunti alla fusione degli uffici incaricati dei pagamenti, alla creazione di liste comuni di free-lance accreditati e a concorsi o prove di accreditamento comuni. Tali sforzi andrebbero consolidati e rafforzati e i risultati analizzati: è infatti necessaria un’analisi dettagliata dei vantaggi e dei risparmi prima di prendere una decisione su ulteriori sviluppi.

| 59. | A causa delle variazioni nel numero di richieste di interpretazione, il rapporto medio tra gli interpreti di ruolo e i free-lance ingaggiati varia di anno in anno. Nel periodo precedente l’allargamento, ad esempio, il numero di interpreti di ruolo assegnati a servizi di interpretazione si era ridotto poiché un certo numero di interpreti era già presente nei paesi candidati per la fase di preparazione all’allargamento. Un ulteriore numero di interpreti permanenti faceva parte del gruppo di valutazione per le prove di accreditamento per le nuove lingue. Per quanto riguarda queste lingue, va osservato che, per il momento, i servizi di interpretazione si avvalgono in grande misura di free-lance accreditati, il che ha accresciuto la quota complessiva di questi ultimi a partire dal 1o maggio 2004. |
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59.

A causa delle variazioni nel numero di richieste di interpretazione, il rapporto medio tra gli interpreti di ruolo e i free-lance ingaggiati varia di anno in anno. Nel periodo precedente l’allargamento, ad esempio, il numero di interpreti di ruolo assegnati a servizi di interpretazione si era ridotto poiché un certo numero di interpreti era già presente nei paesi candidati per la fase di preparazione all’allargamento. Un ulteriore numero di interpreti permanenti faceva parte del gruppo di valutazione per le prove di accreditamento per le nuove lingue. Per quanto riguarda queste lingue, va osservato che, per il momento, i servizi di interpretazione si avvalgono in grande misura di free-lance accreditati, il che ha accresciuto la quota complessiva di questi ultimi a partire dal 1o maggio 2004.

| 60. | Una variazione di questa proporzione non può avvenire da un giorno all’altro, ma una pianificazione è realizzabile a lungo termine. La questione delle combinazioni linguistiche impedisce ai servizi di interpretazione di applicare tassi rigidi, in quanto gli interpreti conoscono un numero diverso di lingue e, molto spesso, gli interpreti di ruolo hanno combinazioni linguistiche più ampie rispetto ai free-lance. Gli interpreti di ruolo sono anche necessari per mantenere il controllo della qualità, la continuità nelle riunioni e la riservatezza per le riunioni delicate dal punto di vista politico. |
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60.

Una variazione di questa proporzione non può avvenire da un giorno all’altro, ma una pianificazione è realizzabile a lungo termine. La questione delle combinazioni linguistiche impedisce ai servizi di interpretazione di applicare tassi rigidi, in quanto gli interpreti conoscono un numero diverso di lingue e, molto spesso, gli interpreti di ruolo hanno combinazioni linguistiche più ampie rispetto ai free-lance. Gli interpreti di ruolo sono anche necessari per mantenere il controllo della qualità, la continuità nelle riunioni e la riservatezza per le riunioni delicate dal punto di vista politico.

| 61. | Nel 2003 è stato organizzato un concorso per il greco e ne è previsto uno per il portoghese nel 2006. Il rapporto tra free-lance locali e non locali è cambiato con l’introduzione del sistema «su richiesta» del Consiglio. Attualmente vengono ingaggiati molti più interpreti locali in quanto i non locali hanno assunto il domicilio professionale a Bruxelles e ciò permette una consistente riduzione dei costi. |
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61.

Nel 2003 è stato organizzato un concorso per il greco e ne è previsto uno per il portoghese nel 2006. Il rapporto tra free-lance locali e non locali è cambiato con l’introduzione del sistema «su richiesta» del Consiglio. Attualmente vengono ingaggiati molti più interpreti locali in quanto i non locali hanno assunto il domicilio professionale a Bruxelles e ciò permette una consistente riduzione dei costi.

| 63. | Il fatto che le spese di viaggio per gli AIC siano superiori è dovuto all’obbligo per la Commissione di applicare rigorosamente le condizioni della convenzione e di rispettare le condizioni in base alle quali essa è tenuta a rimborsare le spese di viaggio. Gli AIC sono invitati a prendere i biglietti più economici dopo aver preso visione delle informazioni riguardanti i prezzi degli spostamenti, mentre gli interpreti permanenti possono usufruire di tariffe convenzionate e di biglietti con restrizioni. |
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63.

Il fatto che le spese di viaggio per gli AIC siano superiori è dovuto all’obbligo per la Commissione di applicare rigorosamente le condizioni della convenzione e di rispettare le condizioni in base alle quali essa è tenuta a rimborsare le spese di viaggio. Gli AIC sono invitati a prendere i biglietti più economici dopo aver preso visione delle informazioni riguardanti i prezzi degli spostamenti, mentre gli interpreti permanenti possono usufruire di tariffe convenzionate e di biglietti con restrizioni.

| 68. | La DG Interpretazione è tenuta a rispettare i termini e le condizioni della convenzione, che non prevede che un AIC dimostri di aver acquistato il biglietto alla più bassa tariffa disponibile. Quando sono rispettati i termini della convenzione, la DG Interpretazione deve pagare il biglietto. Anche la politica commerciale delle compagnie aeree ha un impatto sul costo dei biglietti. |
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68.

La DG Interpretazione è tenuta a rispettare i termini e le condizioni della convenzione, che non prevede che un AIC dimostri di aver acquistato il biglietto alla più bassa tariffa disponibile. Quando sono rispettati i termini della convenzione, la DG Interpretazione deve pagare il biglietto. Anche la politica commerciale delle compagnie aeree ha un impatto sul costo dei biglietti.

| 70. | La DG Interpretazione non ha la flessibilità necessaria per rispettare le condizioni di mercato, in quanto è vincolata dai termini della convenzione. Nell’ingaggiare gli AIC vengono applicati in effetti standard elevati e la qualità è garantita dal rispetto delle condizioni di lavoro per gli interpreti. La qualità degli AIC è oggetto di frequenti relazioni e tutti gli AIC devono superare una prova di accreditamento per entrare nella lista interistituzionale dei free-lance. Viene anche offerta loro formazione linguistica durante i periodi di scarsa attività. |
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70.

La DG Interpretazione non ha la flessibilità necessaria per rispettare le condizioni di mercato, in quanto è vincolata dai termini della convenzione. Nell’ingaggiare gli AIC vengono applicati in effetti standard elevati e la qualità è garantita dal rispetto delle condizioni di lavoro per gli interpreti. La qualità degli AIC è oggetto di frequenti relazioni e tutti gli AIC devono superare una prova di accreditamento per entrare nella lista interistituzionale dei free-lance. Viene anche offerta loro formazione linguistica durante i periodi di scarsa attività.

| 71. | La convenzione in vigore non prevede la possibilità di pagare una tariffa ridotta in caso di riunioni annullate. Tuttavia, la Commissione paga meno gli AIC rispetto alle altre istituzioni internazionali. |
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71.

La convenzione in vigore non prevede la possibilità di pagare una tariffa ridotta in caso di riunioni annullate. Tuttavia, la Commissione paga meno gli AIC rispetto alle altre istituzioni internazionali.

| 73. | La DG Interpretazione è consapevole dell’altissimo grado di soddisfazione per la qualità dei servizi di interpretazione offerti e si impegna a mantenere alta la propria reputazione in termini di qualità attraverso, per esempio, la formazione tematica. Inoltre, è attualmente in corso da parte di consulenti esterni uno studio sulla documentazione, al fine di fornire agli interpreti una documentazione migliore prima delle riunioni. Una relazione finale sul tema è prevista per il 2005. |
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73.

La DG Interpretazione è consapevole dell’altissimo grado di soddisfazione per la qualità dei servizi di interpretazione offerti e si impegna a mantenere alta la propria reputazione in termini di qualità attraverso, per esempio, la formazione tematica. Inoltre, è attualmente in corso da parte di consulenti esterni uno studio sulla documentazione, al fine di fornire agli interpreti una documentazione migliore prima delle riunioni. Una relazione finale sul tema è prevista per il 2005.

| 76. | Vi è una precisa strategia tesa a mantenere invariate le équipe assegnate alle riunioni più difficili, anche se questo non è sempre possibile a causa di eventi imprevisti o della disponibilità di risorse specifiche.
  Esiste anche un regime di «candidatura volontaria» (gli interpreti possono esprimere il loro interesse per specifiche riunioni) e viene prestata attenzione a mantenere una maggiore stabilità nella composizione delle équipe. |
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76.

Vi è una precisa strategia tesa a mantenere invariate le équipe assegnate alle riunioni più difficili, anche se questo non è sempre possibile a causa di eventi imprevisti o della disponibilità di risorse specifiche.

Esiste anche un regime di «candidatura volontaria» (gli interpreti possono esprimere il loro interesse per specifiche riunioni) e viene prestata attenzione a mantenere una maggiore stabilità nella composizione delle équipe.

| 78. | Quella dell’interprete è una professione altamente specializzata che richiede un livello di concentrazione elevato. Per garantire la qualità, sono necessarie condizioni di lavoro specifiche. I limiti esistenti, per esempio la limitazione di 4 ore di lavoro al mattino, l’obbligo di 90 minuti di pausa pranzo e la conclusione della normale giornata di lavoro alle 18.30, sono provvedimenti adottati per garantire la qualità dell’interpretazione nel tempo. Tuttavia, possono essere concordati eventuali prolungamenti delle sessioni di lavoro oltre le 18.30 con una semplice richiesta preventiva da parte degli organizzatori della riunione. |
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78.

Quella dell’interprete è una professione altamente specializzata che richiede un livello di concentrazione elevato. Per garantire la qualità, sono necessarie condizioni di lavoro specifiche. I limiti esistenti, per esempio la limitazione di 4 ore di lavoro al mattino, l’obbligo di 90 minuti di pausa pranzo e la conclusione della normale giornata di lavoro alle 18.30, sono provvedimenti adottati per garantire la qualità dell’interpretazione nel tempo. Tuttavia, possono essere concordati eventuali prolungamenti delle sessioni di lavoro oltre le 18.30 con una semplice richiesta preventiva da parte degli organizzatori della riunione.

| 81. | Per assicurare il miglior rapporto qualità/prezzo, un preavviso di 6 settimane è considerato dalla Commissione un lasso di tempo ragionevole per consentire una adeguata programmazione, nonché una buona pianificazione e gestione delle risorse. Ciò può comportare difficoltà per altre istituzioni, ma la DG Interpretazione cerca di affrontare qualsiasi problema «caso per caso». Le richieste tardive comportano costi più elevati. |
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81.

Per assicurare il miglior rapporto qualità/prezzo, un preavviso di 6 settimane è considerato dalla Commissione un lasso di tempo ragionevole per consentire una adeguata programmazione, nonché una buona pianificazione e gestione delle risorse. Ciò può comportare difficoltà per altre istituzioni, ma la DG Interpretazione cerca di affrontare qualsiasi problema «caso per caso». Le richieste tardive comportano costi più elevati.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

| 82. | La Commissione conviene che gli sforzi da essa compiuti per contenere le spese per i servizi di interpretazione negli ultimi cinque anni sono stati riconosciuti. |
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82.

La Commissione conviene che gli sforzi da essa compiuti per contenere le spese per i servizi di interpretazione negli ultimi cinque anni sono stati riconosciuti.

| 83. | L’allargamento è un processo che richiede una pianificazione preliminare. Anche se la DG Interpretazione ha messo in atto con un congruo anticipo numerose attività di sensibilizzazione in tutti i nuovi Stati membri e ha fornito notevole assistenza nell’istituzione e nella gestione di corsi di formazione per interpreti di conferenza, si registra ancora una carenza di interpreti, in particolare per alcune nuove lingue. Tuttavia, la Commissione non può assumersi la responsabilità precipua degli Stati membri di assicurare la formazione nel campo dell’interpretazione e garantire la disponibilità di un numero di interpreti adeguatamente qualificati. |
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83.

L’allargamento è un processo che richiede una pianificazione preliminare. Anche se la DG Interpretazione ha messo in atto con un congruo anticipo numerose attività di sensibilizzazione in tutti i nuovi Stati membri e ha fornito notevole assistenza nell’istituzione e nella gestione di corsi di formazione per interpreti di conferenza, si registra ancora una carenza di interpreti, in particolare per alcune nuove lingue. Tuttavia, la Commissione non può assumersi la responsabilità precipua degli Stati membri di assicurare la formazione nel campo dell’interpretazione e garantire la disponibilità di un numero di interpreti adeguatamente qualificati.

| 84. | I concorsi per interpreti nel quadro dell’allargamento dell’Unione europea sono stati pubblicati all’inizio di aprile 2003 (vale a dire 13 mesi prima dell’allargamento) e si sono conclusi tra marzo e novembre 2004, a seconda delle lingue (il concorso per la cabina maltese si è concluso nel dicembre 2003 ma senza vincitori).
  Per alcune di queste nuove lingue il numero insufficiente di vincitori è dovuto in particolare alla carenza di interpreti formati secondo gli standard riconosciuti a livello internazionale. |
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84.

I concorsi per interpreti nel quadro dell’allargamento dell’Unione europea sono stati pubblicati all’inizio di aprile 2003 (vale a dire 13 mesi prima dell’allargamento) e si sono conclusi tra marzo e novembre 2004, a seconda delle lingue (il concorso per la cabina maltese si è concluso nel dicembre 2003 ma senza vincitori).

Per alcune di queste nuove lingue il numero insufficiente di vincitori è dovuto in particolare alla carenza di interpreti formati secondo gli standard riconosciuti a livello internazionale.

| 86. | I servizi di interpretazione forniscono interpretazione di qualità quando e come serve. Si attivano in caso di annullamento delle riunioni da parte degli organizzatori per assegnare ad altre riunioni gli interpreti che si sono resi disponibili. La Commissione ritiene che un preavviso di 6 settimane sia un lasso di tempo ragionevole per consentire una adeguata programmazione, nonché una buona pianificazione e gestione delle risorse. Ciò può a volte comportare difficoltà per altre istituzioni, ma la DG Interpretazione cerca di affrontare qualsiasi problema «caso per caso». |
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86.

I servizi di interpretazione forniscono interpretazione di qualità quando e come serve. Si attivano in caso di annullamento delle riunioni da parte degli organizzatori per assegnare ad altre riunioni gli interpreti che si sono resi disponibili. La Commissione ritiene che un preavviso di 6 settimane sia un lasso di tempo ragionevole per consentire una adeguata programmazione, nonché una buona pianificazione e gestione delle risorse. Ciò può a volte comportare difficoltà per altre istituzioni, ma la DG Interpretazione cerca di affrontare qualsiasi problema «caso per caso».

| 87. | Una riserva limitata di interpreti tenuti in disponibilità rientra in una politica di gestione dei rischi volta ad evitare i costi degli annullamenti e a consentire alla DG Interpretazione di rispettare gli standard di qualità, disponibilità e continuità cui è tenuta. Considerata la natura politica delle istituzioni per cui lavora, il mancato rispetto di questi standard equivarrebbe a rendere superflua la funzione della DG Interpretazione. |
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87.

Una riserva limitata di interpreti tenuti in disponibilità rientra in una politica di gestione dei rischi volta ad evitare i costi degli annullamenti e a consentire alla DG Interpretazione di rispettare gli standard di qualità, disponibilità e continuità cui è tenuta. Considerata la natura politica delle istituzioni per cui lavora, il mancato rispetto di questi standard equivarrebbe a rendere superflua la funzione della DG Interpretazione.

| 88. | Per la DG Interpretazione sarebbe possibile ottenere informazioni sugli annullamenti delle riunioni e fornire dati sulla riassegnazione degli interpreti, ma trattandosi di un processo continuo, sarebbero necessari tempi lunghi per svolgere questo vasto lavoro di rilevamento. I costi dovuti alla necessità di personale aggiuntivo annullerebbero gli eventuali vantaggi. |
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88.

Per la DG Interpretazione sarebbe possibile ottenere informazioni sugli annullamenti delle riunioni e fornire dati sulla riassegnazione degli interpreti, ma trattandosi di un processo continuo, sarebbero necessari tempi lunghi per svolgere questo vasto lavoro di rilevamento. I costi dovuti alla necessità di personale aggiuntivo annullerebbero gli eventuali vantaggi.

| 89. | È un dato riconosciuto che le tariffe fatturate, anche se adeguate ai fini della fatturazione interistituzionale, sono in realtà inferiori al costo pieno del servizio, in quanto le tariffe concordate sono il risultato di un negoziato tra la DG Interpretazione e i suoi clienti istituzionali. D’altra parte, la DG Interpretazione non potrebbe negare la prestazione del servizio di interpretazione per via del mancato accordo sulla tariffa da fatturare. |
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89.

È un dato riconosciuto che le tariffe fatturate, anche se adeguate ai fini della fatturazione interistituzionale, sono in realtà inferiori al costo pieno del servizio, in quanto le tariffe concordate sono il risultato di un negoziato tra la DG Interpretazione e i suoi clienti istituzionali. D’altra parte, la DG Interpretazione non potrebbe negare la prestazione del servizio di interpretazione per via del mancato accordo sulla tariffa da fatturare.

| 90. | Per quanto riguarda la Commissione, la convenzione con l’AIIC è applicata rigorosamente e non sarebbe possibile realizzare ulteriori risparmi alle attuali condizioni. La Commissione ritiene che ulteriori risparmi potranno essere ottenuti solo rinegoziando la convenzione. Una maggiore integrazione dei sistemi informatici e una collaborazione interistituzionale più stretta sono obiettivi perseguiti sin dal 2002 e continueranno a restare tra le principali priorità della Commissione nel settore dell’interpretazione di conferenza. |
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90.

Per quanto riguarda la Commissione, la convenzione con l’AIIC è applicata rigorosamente e non sarebbe possibile realizzare ulteriori risparmi alle attuali condizioni. La Commissione ritiene che ulteriori risparmi potranno essere ottenuti solo rinegoziando la convenzione. Una maggiore integrazione dei sistemi informatici e una collaborazione interistituzionale più stretta sono obiettivi perseguiti sin dal 2002 e continueranno a restare tra le principali priorità della Commissione nel settore dell’interpretazione di conferenza.

| 91. | La Commissione concorda che è opportuno valutare la possibilità di rinegoziare la convenzione con l’AIIC, allo scopo di applicare agli interpreti free-lance le stesse condizioni di viaggio del personale permanente. Tuttavia, per quanto riguarda eventuali convenzioni speciali con agenzie di viaggio, compagnie aeree o alberghi, la DG Interpretazione non ritiene utile ripetere quanto già fatto dalla DG Amministrazione. La possibilità di rinegoziare la convenzione potrebbe anche offrire ulteriori vantaggi se si valutasse l’opportunità di allineare la struttura di remunerazione degli AIC con la filosofia applicata per il personale permanente dalla riforma dell’amministrazione, oltre che con la nuova realtà dell’Unione allargata. La rinegoziazione della convenzione con l’AIIC richiede l’accordo di tutte le istituzioni dell’UE coinvolte. |
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91.

La Commissione concorda che è opportuno valutare la possibilità di rinegoziare la convenzione con l’AIIC, allo scopo di applicare agli interpreti free-lance le stesse condizioni di viaggio del personale permanente. Tuttavia, per quanto riguarda eventuali convenzioni speciali con agenzie di viaggio, compagnie aeree o alberghi, la DG Interpretazione non ritiene utile ripetere quanto già fatto dalla DG Amministrazione. La possibilità di rinegoziare la convenzione potrebbe anche offrire ulteriori vantaggi se si valutasse l’opportunità di allineare la struttura di remunerazione degli AIC con la filosofia applicata per il personale permanente dalla riforma dell’amministrazione, oltre che con la nuova realtà dell’Unione allargata. La rinegoziazione della convenzione con l’AIIC richiede l’accordo di tutte le istituzioni dell’UE coinvolte.

| 93. | Quella dell’interprete è una professione altamente specializzata che richiede un elevato livello di preparazione e concentrazione. Per garantire un livello di qualità che soddisfi gli utenti, sono necessarie specifiche condizioni di lavoro. I limiti temporali previsti dalla convenzione sulle condizioni di lavoro garantiscono la qualità dell’interpretazione nel tempo. È comunque opportuno ricordare che possono essere concordati prolungamenti delle sessioni di lavoro con una semplice richiesta preventiva da parte degli organizzatori della riunione, nel qual caso si ricorre alla sostituzione dell’équipe o ad altra soluzione. |
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93.

Quella dell’interprete è una professione altamente specializzata che richiede un elevato livello di preparazione e concentrazione. Per garantire un livello di qualità che soddisfi gli utenti, sono necessarie specifiche condizioni di lavoro. I limiti temporali previsti dalla convenzione sulle condizioni di lavoro garantiscono la qualità dell’interpretazione nel tempo. È comunque opportuno ricordare che possono essere concordati prolungamenti delle sessioni di lavoro con una semplice richiesta preventiva da parte degli organizzatori della riunione, nel qual caso si ricorre alla sostituzione dell’équipe o ad altra soluzione.

| 94. | La creazione di un unico servizio interistituzionale che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE richiederebbe una decisione a livello politico. La Commissione ritiene che un rafforzamento della cooperazione interistituzionale potrebbe portare ad economie di scala e a risparmi senza mettere in discussione l’autonomia delle istituzioni in materia di bilancio, personale e capacità di adattamento delle priorità all’agenda politica. Per avviare una valutazione dei vantaggi di un unico servizio di interpretazione rispetto al miglioramento della cooperazione interistituzionale sarebbe necessario un segnale chiaro da parte delle altre istituzioni circa la loro disponibilità a proseguire su tale strada piuttosto che continuare a sviluppare la cooperazione interistituzionale. In realtà, grazie a un enorme impegno e a risorse consistenti, si è già giunti alla fusione degli uffici incaricati dei pagamenti, alla creazione di liste comuni di free-lance accreditati e a concorsi o prove di accreditamento comuni. Tali sforzi andrebbero consolidati e rafforzati e i risultati analizzati: è infatti necessaria un’analisi dettagliata dei vantaggi e dei risparmi prima di prendere una decisione su ulteriori sviluppi. |
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94.

La creazione di un unico servizio interistituzionale che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE richiederebbe una decisione a livello politico. La Commissione ritiene che un rafforzamento della cooperazione interistituzionale potrebbe portare ad economie di scala e a risparmi senza mettere in discussione l’autonomia delle istituzioni in materia di bilancio, personale e capacità di adattamento delle priorità all’agenda politica. Per avviare una valutazione dei vantaggi di un unico servizio di interpretazione rispetto al miglioramento della cooperazione interistituzionale sarebbe necessario un segnale chiaro da parte delle altre istituzioni circa la loro disponibilità a proseguire su tale strada piuttosto che continuare a sviluppare la cooperazione interistituzionale. In realtà, grazie a un enorme impegno e a risorse consistenti, si è già giunti alla fusione degli uffici incaricati dei pagamenti, alla creazione di liste comuni di free-lance accreditati e a concorsi o prove di accreditamento comuni. Tali sforzi andrebbero consolidati e rafforzati e i risultati analizzati: è infatti necessaria un’analisi dettagliata dei vantaggi e dei risparmi prima di prendere una decisione su ulteriori sviluppi.

| 95. | La Commissione è d’accordo a proseguire l’impegno volto a dare una risposta positiva alla sfida del multilinguismo, pur mantenendo i costi di interpretazione sotto controllo. Ciò potrebbe essere realizzato attraverso un rafforzamento della cooperazione interistituzionale, in particolare in termini di utilizzo del personale permanente, e valutando le possibilità di semplificare e unificare le condizioni di trasferta e remunerazione degli interpreti free-lance attraverso la rinegoziazione della convenzione con l’AIIC. Solo dopo aver consolidato i progressi in questi settori e dopo che le istituzioni avranno adottato un approccio definito con chiarezza riguardo alla loro autonomia nel campo dell’interpretazione, varrà la pena di intraprendere una valutazione indipendente sui vantaggi della creazione di un ufficio unico interistituzionale. |
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95.

La Commissione è d’accordo a proseguire l’impegno volto a dare una risposta positiva alla sfida del multilinguismo, pur mantenendo i costi di interpretazione sotto controllo. Ciò potrebbe essere realizzato attraverso un rafforzamento della cooperazione interistituzionale, in particolare in termini di utilizzo del personale permanente, e valutando le possibilità di semplificare e unificare le condizioni di trasferta e remunerazione degli interpreti free-lance attraverso la rinegoziazione della convenzione con l’AIIC. Solo dopo aver consolidato i progressi in questi settori e dopo che le istituzioni avranno adottato un approccio definito con chiarezza riguardo alla loro autonomia nel campo dell’interpretazione, varrà la pena di intraprendere una valutazione indipendente sui vantaggi della creazione di un ufficio unico interistituzionale.

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