# Journal officiel C 291/23 n

| | ISSN 1725-2431 |
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| Journal officiel
  de l’Union européenne | C 291 |
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| Édition de langue française | Communications et informations | 48e année23 novembre 2005 |

ISSN 1725-2431

Journal officiel

de l’Union européenne

C 291

Édition de langue française

Communications et informations

48e année23 novembre 2005

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| Numéro d'information | Sommaire | page |
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| | I   Communications |
| | Cour des comptes |
| 2005/C 291/1 | Rapport spécial no 5/2005: Dépenses d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil, accompagné des réponses des institutions | 1 |

Numéro d'information

Sommaire

page

I   Communications

Cour des comptes

2005/C 291/1

Rapport spécial no 5/2005: Dépenses d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil, accompagné des réponses des institutions

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1

| FR | |
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FR

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I Communications

Cour des comptes

| 23.11.2005 | FR | Journal officiel de l’Union européenne | C 291/1 |
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23.11.2005

FR

Journal officiel de l’Union européenne

C 291/1

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Rapport spécial no 5/2005

Dépenses d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil, accompagné des réponses des institutions

(présenté en vertu de l'article 248, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité CE)

(2005/C 291/01)

TABLE DES MATIÈRES

| I-VIII | SYNTHÈSE |
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I-VIII

| 1-12 | INTRODUCTION |
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1-12

| 13-14 | L'OBJECTIF ET L'ÉTENDUE DE L'AUDIT |
| --- | --- |

13-14

| 15-81 | OBSERVATIONS |
| --- | --- |

15-81

| 15-29 | Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels |
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15-29

| 16-21 | Le Parlement |
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16-21

| 22-24 | La Commission |
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22-24

| 25-29 | Le Conseil |
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25-29

| 30-32 | La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires |
| --- | --- |

30-32

| 33-71 | Le coût de l'interprétation |
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33-71

| 33-38 | Calcul des coûts |
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33-38

| 39-41 | Analyse du coût de l'interprétation |
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39-41

| 42-58 | Autres éléments influençant le coût de l'interprétation |
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42-58

| 59-71 | Observations spécifiques relatives aux dépenses d'interprétation free-lance |
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59-71

| 72-81 | La qualité de l'interprétation |
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72-81

| 72 | Le Parlement |
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72

| 73-81 | La Commission et le Conseil |
| --- | --- |

73-81

| 82-95 | CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS |
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82-95

| 82 | Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels |
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82

| 83-84 | La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires |
| --- | --- |

83-84

| 85-92 | Le coût de l'interprétation |
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85-92

| 93 | La qualité de l'interprétation |
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93

| 94-95 | Évolution possible |
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94-95

ANNEXE I: Les dispositions spécifiques applicables au Parlement, à la Commission et au Conseil

ANNEXE II: La méthode de calcul du coût mise au point par la Cour

Réponses des institutions

SYNTHÈSE

| I. | Vingt et une langues ont le statut de langues officielles et de travail des institutions européennes. Les institutions qui, de par la nature de leurs activités, ont besoin du plus gros volume d'interprétation sont le Parlement, la Commission et le Conseil. Le Parlement possède son propre service d'interprétation. Les besoins du Conseil et de la Commission en la matière sont couverts par la direction générale de l'interprétation (DG Interprétation) de la Commission. |
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I.

Vingt et une langues ont le statut de langues officielles et de travail des institutions européennes. Les institutions qui, de par la nature de leurs activités, ont besoin du plus gros volume d'interprétation sont le Parlement, la Commission et le Conseil. Le Parlement possède son propre service d'interprétation. Les besoins du Conseil et de la Commission en la matière sont couverts par la direction générale de l'interprétation (DG Interprétation) de la Commission.

| II. | En raison des variations de la demande au cours de l'année, les institutions européennes emploient, outre des interprètes permanents («fonctionnaires»), des interprètes free-lance recrutés sous contrats d'agents auxiliaires [les «auxiliaires interprètes de conférence» (AIC)]. |
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II.

En raison des variations de la demande au cours de l'année, les institutions européennes emploient, outre des interprètes permanents («fonctionnaires»), des interprètes free-lance recrutés sous contrats d'agents auxiliaires [les «auxiliaires interprètes de conférence» (AIC)].

| III. | L'audit de la Cour avait pour objectif d'évaluer la bonne gestion financière des services d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil. Il a visé en particulier à déterminer si ces institutions disposent de procédures et d'outils adéquats pour garantir:






  — | que les services d'interprétation fournis n'excèdent pas les besoins réels, |
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III.

L'audit de la Cour avait pour objectif d'évaluer la bonne gestion financière des services d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil. Il a visé en particulier à déterminer si ces institutions disposent de procédures et d'outils adéquats pour garantir:

—

que les services d'interprétation fournis n'excèdent pas les besoins réels,

| — | que tous les services d'interprétation nécessaires peuvent être fournis, |
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—

que tous les services d'interprétation nécessaires peuvent être fournis,

| — | que les services d'interprétation sont fournis au prix le plus bas possible, |
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—

que les services d'interprétation sont fournis au prix le plus bas possible,

| — | que l'interprétation est de grande qualité. |
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—

que l'interprétation est de grande qualité.

| IV. | L'audit a démontré que la qualité de l'interprétation répond, pour l'essentiel, aux besoins et aux attentes, mais qu'il conviendrait de prendre un certain nombre de mesures pour réduire les coûts et pour éviter la mise à disposition de ressources d'interprétation demandées mais non utilisées. |
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IV.

L'audit a démontré que la qualité de l'interprétation répond, pour l'essentiel, aux besoins et aux attentes, mais qu'il conviendrait de prendre un certain nombre de mesures pour réduire les coûts et pour éviter la mise à disposition de ressources d'interprétation demandées mais non utilisées.

| V. | Les diverses institutions ont adopté des approches différentes pour répondre aux demandes d'interprétation. Tandis que la DG Interprétation examine, conjointement avec la direction générale de la Commission dont émane la demande, les besoins réels en matière d'interprétation et décide des demandes auxquelles il convient de donner suite, ce type d'examen n'existe pas au Parlement, où toutes les demandes qui respectent formellement les règles sont acceptées dans la mesure des ressources disponibles. En 2004, le Conseil a adopté une nouvelle procédure incitant clairement à limiter les demandes d'interprétation. |
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V.

Les diverses institutions ont adopté des approches différentes pour répondre aux demandes d'interprétation. Tandis que la DG Interprétation examine, conjointement avec la direction générale de la Commission dont émane la demande, les besoins réels en matière d'interprétation et décide des demandes auxquelles il convient de donner suite, ce type d'examen n'existe pas au Parlement, où toutes les demandes qui respectent formellement les règles sont acceptées dans la mesure des ressources disponibles. En 2004, le Conseil a adopté une nouvelle procédure incitant clairement à limiter les demandes d'interprétation.

| VI. | Le calcul effectué par la Cour montre qu'en 2003, le coût total de l'interprétation s'est élevé à quelque 57 millions d'euros pour le Parlement et à près de 106 millions pour la Commission, le Conseil, les Comités et certaines agences. Le coût moyen d'une journée d'interprétation était, par interprète, de 1 476 euros pour le Parlement et de 1 046 euros pour la Commission et le Conseil. |
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VI.

Le calcul effectué par la Cour montre qu'en 2003, le coût total de l'interprétation s'est élevé à quelque 57 millions d'euros pour le Parlement et à près de 106 millions pour la Commission, le Conseil, les Comités et certaines agences. Le coût moyen d'une journée d'interprétation était, par interprète, de 1 476 euros pour le Parlement et de 1 046 euros pour la Commission et le Conseil.

| VII. | Les institutions sont certes parvenues à limiter le volume d'interprétation, mais des économies supplémentaires pourraient être réalisées en évitant les annulations tardives, les demandes d'interprétation de dernière minute, la répartition inégale des réunions au cours de la semaine et de l'année, ainsi que les frais de voyage élevés des AIC. Dans la mesure où ces éléments échappent en grande partie au contrôle des services d'interprétation, il ne serait possible de réduire les coûts qu'à condition que les organisateurs des réunions s'attachent à anticiper davantage les besoins. |
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VII.

Les institutions sont certes parvenues à limiter le volume d'interprétation, mais des économies supplémentaires pourraient être réalisées en évitant les annulations tardives, les demandes d'interprétation de dernière minute, la répartition inégale des réunions au cours de la semaine et de l'année, ainsi que les frais de voyage élevés des AIC. Dans la mesure où ces éléments échappent en grande partie au contrôle des services d'interprétation, il ne serait possible de réduire les coûts qu'à condition que les organisateurs des réunions s'attachent à anticiper davantage les besoins.

| VIII. | Les rapports de séance indiquant les langues qui ont été utilisées au cours des réunions sont très utiles pour déterminer si le régime linguistique défini pour l'interprétation répond aux besoins des participants, mais, très souvent, ils ne sont pas établis. Le fait de fournir aux organisateurs un relevé des frais engendrés par l'annulation des réunions, comme le fait le Conseil, constitue une bonne pratique qui mériterait d'être adoptée par les autres institutions. |
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VIII.

Les rapports de séance indiquant les langues qui ont été utilisées au cours des réunions sont très utiles pour déterminer si le régime linguistique défini pour l'interprétation répond aux besoins des participants, mais, très souvent, ils ne sont pas établis. Le fait de fournir aux organisateurs un relevé des frais engendrés par l'annulation des réunions, comme le fait le Conseil, constitue une bonne pratique qui mériterait d'être adoptée par les autres institutions.

INTRODUCTION

| 1. | Conformément à l'article 290 du traité instituant la Communauté européenne, le Conseil est habilité à déterminer à l'unanimité les règles régissant le régime linguistique des institutions de la Communauté. |
| --- | --- |

1.

Conformément à l'article 290 du traité instituant la Communauté européenne, le Conseil est habilité à déterminer à l'unanimité les règles régissant le régime linguistique des institutions de la Communauté.

| 2. | Avec le règlement no 1, mis à jour après chaque nouvelle adhésion à l'Union européenne, le Conseil a porté à vingt et une langues (espagnol, tchèque, danois, allemand, estonien, grec, anglais, français, irlandais, italien, letton, lituanien, hongrois, maltais, néerlandais, polonais, portugais, slovaque, slovène, finnois et suédois) le nombre de langues officielles et de travail des institutions (1). |
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2.

Avec le règlement no 1, mis à jour après chaque nouvelle adhésion à l'Union européenne, le Conseil a porté à vingt et une langues (espagnol, tchèque, danois, allemand, estonien, grec, anglais, français, irlandais, italien, letton, lituanien, hongrois, maltais, néerlandais, polonais, portugais, slovaque, slovène, finnois et suédois) le nombre de langues officielles et de travail des institutions (1).

| 3. | Conformément au règlement no 1, une interprétation est nécessaire lorsque plusieurs langues de travail sont utilisées au cours d'une réunion. |
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3.

Conformément au règlement no 1, une interprétation est nécessaire lorsque plusieurs langues de travail sont utilisées au cours d'une réunion.

| 4. | Les institutions qui, par la nature de leurs activités, doivent assurer le plus gros volume d'interprétation sont le Parlement, la Commission et le Conseil. En 2003, le coût total de l'interprétation s'est élevé à quelque 57 millions d'euros pour le Parlement et à près de 106 millions pour la Commission, le Conseil, les Comités et certaines agences. |
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4.

Les institutions qui, par la nature de leurs activités, doivent assurer le plus gros volume d'interprétation sont le Parlement, la Commission et le Conseil. En 2003, le coût total de l'interprétation s'est élevé à quelque 57 millions d'euros pour le Parlement et à près de 106 millions pour la Commission, le Conseil, les Comités et certaines agences.

| 5. | La direction de l'interprétation du Parlement répond à tous les besoins du Parlement proprement dit (pour les réunions se déroulant à Bruxelles, Strasbourg ou ailleurs), du Médiateur, des services de la Commission à Luxembourg et de la Cour des comptes. Depuis que l'audit a été réalisé, le Parlement assure aussi certains jours l'interprétation pour le Comité des régions. |
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5.

La direction de l'interprétation du Parlement répond à tous les besoins du Parlement proprement dit (pour les réunions se déroulant à Bruxelles, Strasbourg ou ailleurs), du Médiateur, des services de la Commission à Luxembourg et de la Cour des comptes. Depuis que l'audit a été réalisé, le Parlement assure aussi certains jours l'interprétation pour le Comité des régions.

| 6. | La direction générale de l'interprétation (DG Interprétation) de la Commission couvre les besoins de cette dernière en matière d'interprétation (environ 40 % des journées d'interprétation assurées), à l'exception des réunions qui sont tenues à Luxembourg, du Conseil (plus de 50 % des journées d'interprétation assurées), du Comité économique et social européen, du Comité des régions, de la Banque européenne d'investissement et de certaines agences européennes. |
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6.

La direction générale de l'interprétation (DG Interprétation) de la Commission couvre les besoins de cette dernière en matière d'interprétation (environ 40 % des journées d'interprétation assurées), à l'exception des réunions qui sont tenues à Luxembourg, du Conseil (plus de 50 % des journées d'interprétation assurées), du Comité économique et social européen, du Comité des régions, de la Banque européenne d'investissement et de certaines agences européennes.

| 7. | Le Conseil ne dispose que d'une petite unité «Conférences», qui organise les réunions et répond aux besoins en faisant appel à la DG Interprétation. |
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7.

Le Conseil ne dispose que d'une petite unité «Conférences», qui organise les réunions et répond aux besoins en faisant appel à la DG Interprétation.

| 8. | En raison des variations de la demande au cours de l'année selon la fréquence des réunions et des combinaisons de langues demandées, les institutions européennes emploient, en sus des interprètes permanents («fonctionnaires») (2), des interprètes free-lance recrutés en tant qu'agents auxiliaires [les «auxiliaires interprètes de conférence» (AIC) (3)]. Les conditions de travail, de rémunération et de remboursement des frais sont régies, pour les AIC, par le «régime applicable aux autres agents des Communautés européennes» et par une convention signée par l'organisation professionnelle d'interprètes la plus importante, à savoir l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC), et par les trois institutions de l'Union européenne (UE) qui emploient des interprètes (c'est-à-dire la Commission, le Parlement et la Cour de justice); les interprètes permanents sont régis par le statut (4). |
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8.

En raison des variations de la demande au cours de l'année selon la fréquence des réunions et des combinaisons de langues demandées, les institutions européennes emploient, en sus des interprètes permanents («fonctionnaires») (2), des interprètes free-lance recrutés en tant qu'agents auxiliaires [les «auxiliaires interprètes de conférence» (AIC) (3)]. Les conditions de travail, de rémunération et de remboursement des frais sont régies, pour les AIC, par le «régime applicable aux autres agents des Communautés européennes» et par une convention signée par l'organisation professionnelle d'interprètes la plus importante, à savoir l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC), et par les trois institutions de l'Union européenne (UE) qui emploient des interprètes (c'est-à-dire la Commission, le Parlement et la Cour de justice); les interprètes permanents sont régis par le statut (4).

| 9. | En 2003, un total d'environ 150 000 journées d'interprétation a été fourni aux institutions européennes. Sur ce total, environ 39 % concernent le Conseil, 26 % les services de la Commission à Bruxelles, 4 % ceux de la Commission à Luxembourg et 21 % le Parlement. Les autres institutions et organes européens (Cour de justice, Cour des comptes, Comité économique et social européen, Comité des régions, Banque européenne d'investissement, agences européennes, etc.) représentent les 10 % restants. Du côté des prestataires, la DG Interprétation assure environ 70 % des services fournis, le Parlement 27 % (5) et la Cour de justice 3 %.
  Tableau 1
  Volume d'interprétation fourni aux institutions de l'UE (indice 1998 = 100) (6), langues des nouveaux États membres comprises | 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Conseil | 100 | 96,8 | 96,3 | 105,6 | 109,1 | 103,9 | 89,9 |
| Commission | 100 | 101,5 | 100,4 | 94,7 | 85,8 | 85,1 | 85,1 |
| Autre DG Interprétation | 100 | 95,2 | 102,7 | 112,3 | 91,0 | 88,8 | 95,8 |
| Total DG Interprétation | 100 | 98,5 | 98,5 | 101,8 | 98,2 | 95,0 | 88,9 |
| Parlement | 100 | 85,0 | 92,7 | 97,8 | 97,7 | 97,2 | 103,1 |
| Total | 100 | 93,8 | 96,5 | 100,4 | 98,0 | 95,8 | 93,9 |

9.

En 2003, un total d'environ 150 000 journées d'interprétation a été fourni aux institutions européennes. Sur ce total, environ 39 % concernent le Conseil, 26 % les services de la Commission à Bruxelles, 4 % ceux de la Commission à Luxembourg et 21 % le Parlement. Les autres institutions et organes européens (Cour de justice, Cour des comptes, Comité économique et social européen, Comité des régions, Banque européenne d'investissement, agences européennes, etc.) représentent les 10 % restants. Du côté des prestataires, la DG Interprétation assure environ 70 % des services fournis, le Parlement 27 % (5) et la Cour de justice 3 %.

Tableau 1

Volume d'interprétation fourni aux institutions de l'UE (indice 1998 = 100) (6), langues des nouveaux États membres comprises

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

Conseil

100

96,8

96,3

105,6

109,1

103,9

89,9

Commission

100

101,5

100,4

94,7

85,8

85,1

85,1

Autre DG Interprétation

100

95,2

102,7

112,3

91,0

88,8

95,8

Total DG Interprétation

100

98,5

98,5

101,8

98,2

95,0

88,9

Parlement

100

85,0

92,7

97,8

97,7

97,2

103,1

Total

100

93,8

96,5

100,4

98,0

95,8

93,9

| 10. | Le tableau 1 montre que, ces dernières années, les institutions de l'UE sont parvenues à réduire leur recours aux services d'interprétation. Le Conseil a été la seule des trois principales institutions dans laquelle le nombre de journées d'interprétation a augmenté entre 1998 et 2003, mais il apparaît que le nouveau système «sur demande», mis en place à partir du 1er mai 2004, a permis d'inverser cette tendance (voir point 27). Cependant, 2004 ayant été une année de transition, il se peut qu'elle ne soit pas représentative. |
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10.

Le tableau 1 montre que, ces dernières années, les institutions de l'UE sont parvenues à réduire leur recours aux services d'interprétation. Le Conseil a été la seule des trois principales institutions dans laquelle le nombre de journées d'interprétation a augmenté entre 1998 et 2003, mais il apparaît que le nouveau système «sur demande», mis en place à partir du 1er mai 2004, a permis d'inverser cette tendance (voir point 27). Cependant, 2004 ayant été une année de transition, il se peut qu'elle ne soit pas représentative.

| 11. | L'évolution du recours aux services d'interprétation au Conseil entre 1998 et 2003 s'explique non seulement par le nombre croissant de réunions, mais aussi par le nombre croissant de langues actives et passives (7) utilisées pour les réunions organisées au sein de cette institution. |
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11.

L'évolution du recours aux services d'interprétation au Conseil entre 1998 et 2003 s'explique non seulement par le nombre croissant de réunions, mais aussi par le nombre croissant de langues actives et passives (7) utilisées pour les réunions organisées au sein de cette institution.

| 12. | L'article 6 du règlement no 1 établit que «les institutions peuvent déterminer les modalités d'application de ce régime linguistique dans leurs règlements intérieurs». Cette disposition permet d'adapter les régimes linguistiques aux besoins spécifiques de chaque institution. Les institutions ont utilisé cette possibilité à des degrés divers, comme l'illustre l'annexe I. |
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12.

L'article 6 du règlement no 1 établit que «les institutions peuvent déterminer les modalités d'application de ce régime linguistique dans leurs règlements intérieurs». Cette disposition permet d'adapter les régimes linguistiques aux besoins spécifiques de chaque institution. Les institutions ont utilisé cette possibilité à des degrés divers, comme l'illustre l'annexe I.

L'OBJECTIF ET L'ÉTENDUE DE L'AUDIT

| 13. | L'audit de la Cour avait pour objectif d'évaluer la bonne gestion financière des services d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil. L'audit a porté sur 97 % des interprétations fournies (c'est-à-dire l'ensemble des interprétations à l'exception de celles de la Cour de justice, qui possède son propre service d'interprétation). Il a visé en particulier à déterminer si les institutions auditées disposent de procédures et d'outils adéquats qui garantissent:






  — | que les services d'interprétation fournis n'excèdent pas les besoins réels, |
| --- | --- | --- |

13.

L'audit de la Cour avait pour objectif d'évaluer la bonne gestion financière des services d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil. L'audit a porté sur 97 % des interprétations fournies (c'est-à-dire l'ensemble des interprétations à l'exception de celles de la Cour de justice, qui possède son propre service d'interprétation). Il a visé en particulier à déterminer si les institutions auditées disposent de procédures et d'outils adéquats qui garantissent:

—

que les services d'interprétation fournis n'excèdent pas les besoins réels,

| — | que tous les services d'interprétation nécessaires peuvent être fournis, |
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—

que tous les services d'interprétation nécessaires peuvent être fournis,

| — | que les services d'interprétation sont fournis au prix le plus bas possible, |
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—

que les services d'interprétation sont fournis au prix le plus bas possible,

| — | que l'interprétation est de grande qualité. |
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—

que l'interprétation est de grande qualité.

| 14. | L'audit a porté sur les dépenses de l'exercice 2003, mais les changements intervenus en 2004 suite au dernier élargissement de l'Union européenne ont également été pris en considération. |
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14.

L'audit a porté sur les dépenses de l'exercice 2003, mais les changements intervenus en 2004 suite au dernier élargissement de l'Union européenne ont également été pris en considération.

OBSERVATIONS

Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels

| 15. | L'utilisation effective de langues lors des réunions montre qu'il arrive que les services d'interprétation fournis dépassent les besoins réels (au lieu de leur langue maternelle, certains participants peuvent préférer utiliser une autre langue officielle plus répandue, ou des participants dont la présence était escomptée peuvent être absents, rendant certaines dispositions en matière d'interprétation superflues). La Cour a examiné dans quelle mesure les institutions auditées ont mis en place des procédures appropriées afin de prévoir aussi précisément que possible les langues qui seront utilisées et d'en contrôler l'usage effectif, afin de dissuader les organisateurs de réunions de demander des services excédant ces prévisions. |
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15.

L'utilisation effective de langues lors des réunions montre qu'il arrive que les services d'interprétation fournis dépassent les besoins réels (au lieu de leur langue maternelle, certains participants peuvent préférer utiliser une autre langue officielle plus répandue, ou des participants dont la présence était escomptée peuvent être absents, rendant certaines dispositions en matière d'interprétation superflues). La Cour a examiné dans quelle mesure les institutions auditées ont mis en place des procédures appropriées afin de prévoir aussi précisément que possible les langues qui seront utilisées et d'en contrôler l'usage effectif, afin de dissuader les organisateurs de réunions de demander des services excédant ces prévisions.

Le Parlement

| 16. | Le règlement intérieur du Parlement (voir annexe I) disposant que tous les députés ont la possibilité de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix et que l'interprétation est assurée vers les autres langues officielles le contraint à mettre à disposition des ressources importantes en matière d'interprétation. |
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16.

Le règlement intérieur du Parlement (voir annexe I) disposant que tous les députés ont la possibilité de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix et que l'interprétation est assurée vers les autres langues officielles le contraint à mettre à disposition des ressources importantes en matière d'interprétation.

| 17. | Afin d'organiser et de contrôler les prestations en matière d'interprétation, en 1999 le bureau du Parlement européen a adopté un «code de conduite du multilinguisme», mis à jour en 2004, et dont les principes de base sont les suivants: tout en respectant l'égalité des droits des députés, les coûts du multilinguisme devraient être contenus dans des limites budgétaires acceptables, les ressources utilisées de manière plus efficace et les utilisateurs des facilités linguistiques sensibilisés à la nécessité d'utiliser ces dernières de manière responsable, sur la base des besoins réels. |
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17.

Afin d'organiser et de contrôler les prestations en matière d'interprétation, en 1999 le bureau du Parlement européen a adopté un «code de conduite du multilinguisme», mis à jour en 2004, et dont les principes de base sont les suivants: tout en respectant l'égalité des droits des députés, les coûts du multilinguisme devraient être contenus dans des limites budgétaires acceptables, les ressources utilisées de manière plus efficace et les utilisateurs des facilités linguistiques sensibilisés à la nécessité d'utiliser ces dernières de manière responsable, sur la base des besoins réels.

| 18. | Les demandes d'interprétation adressées à la direction de l'interprétation du Parlement ne peuvent concerner que les catégories de réunions répertoriées dans le code de conduite (séances plénières du Parlement, organes de décision du Parlement, commissions, délégations, etc.). Les facilités d'interprétation ne peuvent être mises à la disposition de membres à titre individuel ni d'organismes extérieurs; toutefois, des dérogations peuvent être accordées par le bureau. La direction de l'interprétation fournit les services d'interprétation demandés en tenant compte des priorités et dans les limites fixées par le code de conduite. |
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18.

Les demandes d'interprétation adressées à la direction de l'interprétation du Parlement ne peuvent concerner que les catégories de réunions répertoriées dans le code de conduite (séances plénières du Parlement, organes de décision du Parlement, commissions, délégations, etc.). Les facilités d'interprétation ne peuvent être mises à la disposition de membres à titre individuel ni d'organismes extérieurs; toutefois, des dérogations peuvent être accordées par le bureau. La direction de l'interprétation fournit les services d'interprétation demandés en tenant compte des priorités et dans les limites fixées par le code de conduite.

| 19. | Le code de conduite, dans sa version actualisée de 2004, dispose que chaque organe parlementaire nécessitant la prestation d'interprètes (dénommé «utilisateur» dans le code) doit déterminer et tenir régulièrement à jour un «profil linguistique d'interprétation» selon les langues demandées et effectivement utilisées par les députés qui le composent. Cet outil est très utile pour garantir que les demandes correspondent bien aux besoins réels. Cependant, dans la mesure où les députés du Parlement européen ne sont nullement tenus de confirmer à l'avance leur présence à une réunion, le «profil linguistique d'interprétation» n'est pas suffisant pour éviter que des capacités d'interprétation non nécessaires ne soient fournies, dès lors que des députés pour lesquels des prestations spécifiques étaient prévues ne participent pas à la réunion concernée. |
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19.

Le code de conduite, dans sa version actualisée de 2004, dispose que chaque organe parlementaire nécessitant la prestation d'interprètes (dénommé «utilisateur» dans le code) doit déterminer et tenir régulièrement à jour un «profil linguistique d'interprétation» selon les langues demandées et effectivement utilisées par les députés qui le composent. Cet outil est très utile pour garantir que les demandes correspondent bien aux besoins réels. Cependant, dans la mesure où les députés du Parlement européen ne sont nullement tenus de confirmer à l'avance leur présence à une réunion, le «profil linguistique d'interprétation» n'est pas suffisant pour éviter que des capacités d'interprétation non nécessaires ne soient fournies, dès lors que des députés pour lesquels des prestations spécifiques étaient prévues ne participent pas à la réunion concernée.

| 20. | Conformément au code de conduite, à la fin de chaque réunion, le chef d'équipe des interprètes est tenu d'établir, à l'attention du directeur de l'interprétation et en accord avec le secrétariat de la réunion, un relevé des facilités d'interprétation qui ont été demandées mais non utilisées. Une copie de ce relevé doit être transmise au secrétariat de la réunion concerné. Dans la pratique, cette procédure est appliquée depuis septembre 2004 aux réunions de commission et de délégation. |
| --- | --- |

20.

Conformément au code de conduite, à la fin de chaque réunion, le chef d'équipe des interprètes est tenu d'établir, à l'attention du directeur de l'interprétation et en accord avec le secrétariat de la réunion, un relevé des facilités d'interprétation qui ont été demandées mais non utilisées. Une copie de ce relevé doit être transmise au secrétariat de la réunion concerné. Dans la pratique, cette procédure est appliquée depuis septembre 2004 aux réunions de commission et de délégation.

| 21. | Les ressources fournies conformément au règlement intérieur dépassent les besoins réels si, lors d'une réunion donnée, toutes les langues officielles censées être utilisées ne le sont pas. Le Parlement n'a jamais réalisé d'enquête visant à évaluer la fréquence et les conséquences de tels cas. |
| --- | --- |

21.

Les ressources fournies conformément au règlement intérieur dépassent les besoins réels si, lors d'une réunion donnée, toutes les langues officielles censées être utilisées ne le sont pas. Le Parlement n'a jamais réalisé d'enquête visant à évaluer la fréquence et les conséquences de tels cas.

La Commission

| 22. | Dans chaque direction générale, une unité administrative centralise et transfère à la DG Interprétation, sous forme électronique au moyen du système DOR (pour «demande d'organisation de réunion»), les demandes d'interprétation concernant des réunions spécifiques. Chaque direction générale soumet une proposition concernant le régime linguistique souhaité et classe par ordre de priorité les réunions prévues le même jour. Lors des réunions internes hebdomadaires «d'arbitrage», la DG Interprétation décide des demandes auxquelles il convient de donner suite compte tenu de la disponibilité des interprètes et des salles de réunions. Ensuite, lors des réunions de coordination, un régime linguistique spécifique est défini pour chaque réunion devant avoir lieu six semaines plus tard. Le nombre de langues actives et/ou passives définies par la DG Interprétation est souvent inférieur au nombre de langues initialement demandé et résulte de négociations entre la direction générale organisatrice de la réunion et elle-même. |
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22.

Dans chaque direction générale, une unité administrative centralise et transfère à la DG Interprétation, sous forme électronique au moyen du système DOR (pour «demande d'organisation de réunion»), les demandes d'interprétation concernant des réunions spécifiques. Chaque direction générale soumet une proposition concernant le régime linguistique souhaité et classe par ordre de priorité les réunions prévues le même jour. Lors des réunions internes hebdomadaires «d'arbitrage», la DG Interprétation décide des demandes auxquelles il convient de donner suite compte tenu de la disponibilité des interprètes et des salles de réunions. Ensuite, lors des réunions de coordination, un régime linguistique spécifique est défini pour chaque réunion devant avoir lieu six semaines plus tard. Le nombre de langues actives et/ou passives définies par la DG Interprétation est souvent inférieur au nombre de langues initialement demandé et résulte de négociations entre la direction générale organisatrice de la réunion et elle-même.

| 23. | Au niveau de la DG Interprétation, le chef d'équipe des interprètes est tenu d'établir un rapport de séance précisant les langues qui ont été utilisées au cours de la réunion. En 2004, ces rapports ont été élaborés pour 82,5 % des 8 107 réunions avec interprétation. Dans 17,7 % des rapports, les chefs d'équipe ont déclaré qu'une interprétation passive avait été demandée et fournie au-delà des besoins réels, pour une ou plusieurs des raisons suivantes: certaines délégations nationales ne s'étaient pas exprimées dans leur langue officielle, ne s'étaient pas exprimées du tout ou n'avaient pas participé à la réunion. La non-utilisation des services d'interprétation active demandés et fournis était mentionnée dans 7,2 % des rapports. Ces phénomènes combinés se traduisent par au moins (8)1 750 journées d'interprétation payées mais non utilisées, ce qui représente un coût d'environ 1,5 à 2 millions d'euros. |
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23.

Au niveau de la DG Interprétation, le chef d'équipe des interprètes est tenu d'établir un rapport de séance précisant les langues qui ont été utilisées au cours de la réunion. En 2004, ces rapports ont été élaborés pour 82,5 % des 8 107 réunions avec interprétation. Dans 17,7 % des rapports, les chefs d'équipe ont déclaré qu'une interprétation passive avait été demandée et fournie au-delà des besoins réels, pour une ou plusieurs des raisons suivantes: certaines délégations nationales ne s'étaient pas exprimées dans leur langue officielle, ne s'étaient pas exprimées du tout ou n'avaient pas participé à la réunion. La non-utilisation des services d'interprétation active demandés et fournis était mentionnée dans 7,2 % des rapports. Ces phénomènes combinés se traduisent par au moins (8)1 750 journées d'interprétation payées mais non utilisées, ce qui représente un coût d'environ 1,5 à 2 millions d'euros.

| 24. | Les procédures actuellement en vigueur, qui confèrent à la DG Interprétation le pouvoir de trancher, en définitive, entre des demandes incompatibles émanant de différentes directions générales, permettent de juguler la demande; toutefois, il est malaisé pour un service d'interprétation de déterminer les réunions qui sont les plus urgentes ou les plus importantes. D'autres institutions internationales ont mis en œuvre des systèmes plus axés sur la gestion des ressources:






  — | le Conseil de l'Europe a mis en place un système de facturation interne, |
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24.

Les procédures actuellement en vigueur, qui confèrent à la DG Interprétation le pouvoir de trancher, en définitive, entre des demandes incompatibles émanant de différentes directions générales, permettent de juguler la demande; toutefois, il est malaisé pour un service d'interprétation de déterminer les réunions qui sont les plus urgentes ou les plus importantes. D'autres institutions internationales ont mis en œuvre des systèmes plus axés sur la gestion des ressources:

—

le Conseil de l'Europe a mis en place un système de facturation interne,

| — | l'Unesco applique un système de quotas, selon lequel les journées d'interprétation dépassant le quota sont recouvrées auprès du demandeur. |
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—

l'Unesco applique un système de quotas, selon lequel les journées d'interprétation dépassant le quota sont recouvrées auprès du demandeur.

Parmi les institutions de l'Union européenne, le Conseil a adopté le système mentionné au point 27, qui accroît la responsabilisation des délégations nationales en matière de coûts. Dans le cadre du nouveau système de gestion par activités, des dispositions analogues pourraient être envisagées par la DG Interprétation.

Le Conseil

Les procédures appliquées avant l'élargissement de l'Union européenne en 2004

| 25. | La nomenclature utilisée avant l'élargissement pour définir le régime linguistique de chaque réunion était fondée sur l'usage traditionnel et n'était pas régulièrement mise à jour. Aucune procédure n'existait pour vérifier si les participants à une réunion avaient réellement besoin d'interprétation vers leur langue maternelle ou s'ils s'exprimaient réellement dans leur langue maternelle. |
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25.

La nomenclature utilisée avant l'élargissement pour définir le régime linguistique de chaque réunion était fondée sur l'usage traditionnel et n'était pas régulièrement mise à jour. Aucune procédure n'existait pour vérifier si les participants à une réunion avaient réellement besoin d'interprétation vers leur langue maternelle ou s'ils s'exprimaient réellement dans leur langue maternelle.

| 26. | Une enquête réalisée en 2001 auprès de 799 délégués du Conseil et de la Commission (9) a mis en évidence un nombre excessif de langues proposées. Bien que 73 % des délégués aient indiqué pouvoir s'exprimer dans leur langue maternelle, seuls 59 % d'entre eux ont déclaré s'être réellement exprimés dans cette langue. Il en aurait souvent été ainsi dans le cas de délégués dont la langue maternelle est une langue peu usitée, mais qui parlent couramment une langue officielle plus répandue. Il est peu probable que des délégués qui connaissaient une langue officielle aient eu besoin d'une interprétation dans leur langue maternelle à partir de la langue officielle en question. Il est par conséquent raisonnable de considérer que les langues nécessitant une interprétation sont les langues effectivement utilisées en réunion. |
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26.

Une enquête réalisée en 2001 auprès de 799 délégués du Conseil et de la Commission (9) a mis en évidence un nombre excessif de langues proposées. Bien que 73 % des délégués aient indiqué pouvoir s'exprimer dans leur langue maternelle, seuls 59 % d'entre eux ont déclaré s'être réellement exprimés dans cette langue. Il en aurait souvent été ainsi dans le cas de délégués dont la langue maternelle est une langue peu usitée, mais qui parlent couramment une langue officielle plus répandue. Il est peu probable que des délégués qui connaissaient une langue officielle aient eu besoin d'une interprétation dans leur langue maternelle à partir de la langue officielle en question. Il est par conséquent raisonnable de considérer que les langues nécessitant une interprétation sont les langues effectivement utilisées en réunion.

Les procédures appliquées pour la période suivant l'élargissement

| 27. | La décision no 56/04 du secrétaire général du Conseil (10) relative au régime linguistique pour la période suivant l'élargissement a entraîné des changements notables en ce qui concerne le recours à l'interprétation. Le nouveau système permet d'adapter le régime linguistique aux besoins réels des délégations, accroît la responsabilisation de ces dernières en matière de coûts et incite les États membres à réduire le nombre de demandes superflues, ce qui a un effet positif sur le coût de l'interprétation. |
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27.

La décision no 56/04 du secrétaire général du Conseil (10) relative au régime linguistique pour la période suivant l'élargissement a entraîné des changements notables en ce qui concerne le recours à l'interprétation. Le nouveau système permet d'adapter le régime linguistique aux besoins réels des délégations, accroît la responsabilisation de ces dernières en matière de coûts et incite les États membres à réduire le nombre de demandes superflues, ce qui a un effet positif sur le coût de l'interprétation.

| 28. | Depuis le 1er juillet 2004, plus aucune interprétation n'est assurée lors des réunions des vingt-cinq instances préparatoires (comités, groupes, groupes de travail). De ce fait, le nombre moyen de réunions avec interprétation qui se tiennent au Conseil est passé de treize à onze par jour. Le régime linguistique intégral «20/20» est financé par le budget du Conseil et s'applique aux réunions de ce dernier, à celles du Conseil européen et d'un maximum de vingt instances préparatoires. |
| --- | --- |

28.

Depuis le 1er juillet 2004, plus aucune interprétation n'est assurée lors des réunions des vingt-cinq instances préparatoires (comités, groupes, groupes de travail). De ce fait, le nombre moyen de réunions avec interprétation qui se tiennent au Conseil est passé de treize à onze par jour. Le régime linguistique intégral «20/20» est financé par le budget du Conseil et s'applique aux réunions de ce dernier, à celles du Conseil européen et d'un maximum de vingt instances préparatoires.

| 29. | S'agissant des autres instances préparatoires, l'interprétation active ou passive est fournie uniquement sur demande des délégations nationales. Pour couvrir ces coûts, les délégations disposent d'une enveloppe financière de 2 millions d'euros par langue. 66 % des sommes inutilisées sont transférés vers les enveloppes budgétaires couvrant les frais de voyage des délégués de l'État membre concerné. Les délégations nationales ont la possibilité d'adapter leurs demandes tous les six mois, moyennant un préavis de deux mois. Ainsi, en 2004, le régime linguistique d'un certain nombre d'instances préparatoires a été modifié par l'ajout ou le retrait d'une ou de plusieurs langues. |
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29.

S'agissant des autres instances préparatoires, l'interprétation active ou passive est fournie uniquement sur demande des délégations nationales. Pour couvrir ces coûts, les délégations disposent d'une enveloppe financière de 2 millions d'euros par langue. 66 % des sommes inutilisées sont transférés vers les enveloppes budgétaires couvrant les frais de voyage des délégués de l'État membre concerné. Les délégations nationales ont la possibilité d'adapter leurs demandes tous les six mois, moyennant un préavis de deux mois. Ainsi, en 2004, le régime linguistique d'un certain nombre d'instances préparatoires a été modifié par l'ajout ou le retrait d'une ou de plusieurs langues.

La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires

| 30. | Les demandes d'interprétation concernant les langues officielles en vigueur avant l'élargissement peuvent généralement être satisfaites. La situation est différente pour les nouvelles langues officielles, en raison du nombre insuffisant d'interprètes qui répondent aux besoins (11) linguistiques spécifiques de l'Union européenne. |
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30.

Les demandes d'interprétation concernant les langues officielles en vigueur avant l'élargissement peuvent généralement être satisfaites. La situation est différente pour les nouvelles langues officielles, en raison du nombre insuffisant d'interprètes qui répondent aux besoins (11) linguistiques spécifiques de l'Union européenne.

| 31. | Les concours organisés par l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes (EPSO) en vue de recruter des interprètes pour les nouvelles langues officielles n'ont été achevés qu'après la date de l'élargissement. Aucun maltais ne figure sur les listes d'aptitude et le nombre de lauréats pour les autres langues officielles n'était pas suffisant pour couvrir les besoins des services d'interprétation de l'UE. |
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31.

Les concours organisés par l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes (EPSO) en vue de recruter des interprètes pour les nouvelles langues officielles n'ont été achevés qu'après la date de l'élargissement. Aucun maltais ne figure sur les listes d'aptitude et le nombre de lauréats pour les autres langues officielles n'était pas suffisant pour couvrir les besoins des services d'interprétation de l'UE.

| 32. | En 2004, le Conseil a été confronté à des difficultés, les demandes d'interprétation dans certaines nouvelles langues officielles étant même supérieures aux demandes pour les autres langues officielles. La DG Interprétation n'a pu satisfaire 37 % des demandes de réunion ayant eu lieu entre les mois de mai et de décembre 2004. |
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32.

En 2004, le Conseil a été confronté à des difficultés, les demandes d'interprétation dans certaines nouvelles langues officielles étant même supérieures aux demandes pour les autres langues officielles. La DG Interprétation n'a pu satisfaire 37 % des demandes de réunion ayant eu lieu entre les mois de mai et de décembre 2004.

Le coût de l'interprétation

Calcul des coûts

Le calcul des coûts effectué par les institutions auditées

| 33. | Afin de gérer les dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière — économie, efficience et efficacité —, il est nécessaire de connaître le coût global des services fournis de manière à disposer d'une base pour une affectation rationnelle des ressources. |
| --- | --- |

33.

Afin de gérer les dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière — économie, efficience et efficacité —, il est nécessaire de connaître le coût global des services fournis de manière à disposer d'une base pour une affectation rationnelle des ressources.

| 34. | Le Parlement ne dispose pas d'estimations concernant le coût moyen journalier global des AIC et des interprètes permanents. Il calcule uniquement le coût direct (essentiellement les rémunérations et le remboursement des frais de voyage) des prestations des AIC, sans procéder à une actualisation régulière. |
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34.

Le Parlement ne dispose pas d'estimations concernant le coût moyen journalier global des AIC et des interprètes permanents. Il calcule uniquement le coût direct (essentiellement les rémunérations et le remboursement des frais de voyage) des prestations des AIC, sans procéder à une actualisation régulière.

| 35. | Chaque année, la DG Interprétation calcule le coût moyen d'un interprète «mis à disposition» (abrégé ci-après MAD) (12) pour une journée complète ou une demi-journée; ce calcul est utilisé comme base pour facturer le coût de l'interprétation aux institutions et aux organismes («facturation interinstitutionnelle») auxquels la DG Interprétation fournit des services d'interprétation. Les demandes d'interprétation annulées étant également considérées comme des MAD, cette méthode permet d'évaluer le coût des services d'interprétation mis à disposition, mais non celui des services effectivement utilisés. De plus, le calcul du coût par MAD effectué par la DG Interprétation ne tient pas compte de tous les frais généraux ni des contributions au régime de pension des agents permanents. Dans la mesure où l'intégralité des pensions du personnel est payée par le budget de la Commission, cette méthode semble indiquée pour fixer les prix au niveau interinstitutionnel, mais sous-estime le coût global par MAD. Il en va de même pour l'impôt communautaire sur les rémunérations des interprètes permanents et free-lance, qui devrait être déduit du coût dans la mesure où il constitue une recette inscrite au budget de l'UE. |
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35.

Chaque année, la DG Interprétation calcule le coût moyen d'un interprète «mis à disposition» (abrégé ci-après MAD) (12) pour une journée complète ou une demi-journée; ce calcul est utilisé comme base pour facturer le coût de l'interprétation aux institutions et aux organismes («facturation interinstitutionnelle») auxquels la DG Interprétation fournit des services d'interprétation. Les demandes d'interprétation annulées étant également considérées comme des MAD, cette méthode permet d'évaluer le coût des services d'interprétation mis à disposition, mais non celui des services effectivement utilisés. De plus, le calcul du coût par MAD effectué par la DG Interprétation ne tient pas compte de tous les frais généraux ni des contributions au régime de pension des agents permanents. Dans la mesure où l'intégralité des pensions du personnel est payée par le budget de la Commission, cette méthode semble indiquée pour fixer les prix au niveau interinstitutionnel, mais sous-estime le coût global par MAD. Il en va de même pour l'impôt communautaire sur les rémunérations des interprètes permanents et free-lance, qui devrait être déduit du coût dans la mesure où il constitue une recette inscrite au budget de l'UE.

Le calcul des coûts effectué par la Cour des comptes

| 36. | La Cour a mis au point la méthode, exposée à l'annexe II, pour évaluer le coût total de l'interprétation ainsi que le coût global d'une journée d'interprétation fournie par les AIC et les interprètes permanents. La même méthode a été utilisée pour calculer ce coût pour le Parlement et pour la DG Interprétation. |
| --- | --- |

36.

La Cour a mis au point la méthode, exposée à l'annexe II, pour évaluer le coût total de l'interprétation ainsi que le coût global d'une journée d'interprétation fournie par les AIC et les interprètes permanents. La même méthode a été utilisée pour calculer ce coût pour le Parlement et pour la DG Interprétation.

| 37. | Les résultats des calculs des auditeurs pour 2003 sont les suivants:
  Tableau 2
  Coût d'une journée d'interprétation fournie par un interprète permanent









  (en euros) |
| --- | --- |
| | Parlement | DG Interprétation
  (Commission + Conseil) |
| Avant impôts et contributions au régime de pension | Après impôts et contributions au régime de pension | Avant impôts et contributions au régime de pension | Après impôts et contributions au régime de pension |
| Coût direct (13) | 1 205 | 1 232 | 942 | 970 |
| Coût indirect  (14) | 220 | 227 | 227 | 232 |
| Coût global | 1 425 | 1 459 | 1 169 | 1 202 |

37.

Les résultats des calculs des auditeurs pour 2003 sont les suivants:

Tableau 2

Coût d'une journée d'interprétation fournie par un interprète permanent

(en euros)

Parlement

DG Interprétation

(Commission + Conseil)

Avant impôts et contributions au régime de pension

Après impôts et contributions au régime de pension

Avant impôts et contributions au régime de pension

Après impôts et contributions au régime de pension

Coût direct (13)

1 205

1 232

942

970

Coût indirect  (14)

220

227

227

232

Coût global

1 425

1 459

1 169

1 202

Tableau 3

Coût d'une journée d'interprétation fournie par un AIC

| (en euros) |
| --- |
| | Parlement | DG Interprétation
  (Commission + Conseil) |
| Avant impôts | Après impôts | Avant impôts | Après impôts |
| Coût direct | 1 390 | 1 250 | 839 | 744 |
| Coût indirect | 245 | 245 | 168 | 171 |
| Coût global | 1 635 | 1 495 | 1 007 | 915 |

(en euros)

Parlement

DG Interprétation

(Commission + Conseil)

Avant impôts

Après impôts

Avant impôts

Après impôts

Coût direct

1 390

1 250

839

744

Coût indirect

245

245

168

171

Coût global

1 635

1 495

1 007

915

Tableau 4

Coût moyen et total pondéré des prestations fournies par les interprètes permanents et les AIC

| (en euros) |
| --- |
| Coût d'une journée d'interprétation par interprète | Parlement | DG Interprétation
  (Commission + Conseil) |
| Avant impôts et contributions au régime de pension | Après impôts et contributions au régime de pension | Avant impôts et contributions au régime de pension | Après impôts et contributions au régime de pension |
| Coût direct | 1 292 | 1 240 | 886 | 847 |
| Coût indirect | 232 | 236 | 195 | 199 |
| Coût global par journée d'interprétation (15) | 1 523 | 1 476 | 1 081 | 1 046 |
| Nombre total de journées d'interprétation (méthode harmonisée) | 38 803 | 38 803 | 101 331 | 101 331 |
| Coût total de l'interprétation | 59,1 millions | 57,2 millions | 109,5 millions | 106,0 millions |
| Nombre total de MAD calculé par la DG Interprétation | s.o. | s.o. | 147 751 | 147 751 |
| Coût global par MAD | s.o. | s.o. | 742 | 718 |

(en euros)

Coût d'une journée d'interprétation par interprète

Parlement

DG Interprétation

(Commission + Conseil)

Avant impôts et contributions au régime de pension

Après impôts et contributions au régime de pension

Avant impôts et contributions au régime de pension

Après impôts et contributions au régime de pension

Coût direct

1 292

1 240

886

847

Coût indirect

232

236

195

199

Coût global par journée d'interprétation (15)

1 523

1 476

1 081

1 046

Nombre total de journées d'interprétation (méthode harmonisée)

38 803

38 803

101 331

101 331

Coût total de l'interprétation

59,1 millions

57,2 millions

109,5 millions

106,0 millions

Nombre total de MAD calculé par la DG Interprétation

s.o.

s.o.

147 751

147 751

Coût global par MAD

s.o.

s.o.

742

718

| 38. | En se fondant sur un coût moyen d'une journée d'interprétation, après impôts et contributions au régime de pension, de 1 476 euros pour le Parlement et de 1 046 euros pour la DG Interprétation, une réunion d'une journée avec régime d'interprétation intégrale revenait, avant l'élargissement, à quelque 40 000 euros et 34 500 euros respectivement (régime «11/11» avec trois interprètes par cabine d'interprétation, soit trente-trois interprètes au total); après l'élargissement, cette même journée revient à près de 88 500 euros au Parlement et de 63 000 à la DG Interprétation (régime «20/20» avec trois interprètes par cabine d'interprétation, soit 60 interprètes au total). Lorsque quatre interprètes partagent la même cabine, ce qui n'est pas rare pour des réunions au Parlement, le coût de l'interprétation pour une réunion d'une journée peut atteindre 118 000 euros (ou 84 000 euros si les prestations d'interprétation sont fournies par la DG Interprétation). Une réunion nécessitant un régime d'interprétation restreint «3/3» (anglais, français et allemand utilisés comme langues passives et actives, nécessitant six interprètes au total) ne coûte que 8 900 euros au Parlement et 6 300 euros à la DG Interprétation. Cela montre à quel point il est important que les demandes d'interprétation soient fondées sur les besoins réels. |
| --- | --- |

38.

En se fondant sur un coût moyen d'une journée d'interprétation, après impôts et contributions au régime de pension, de 1 476 euros pour le Parlement et de 1 046 euros pour la DG Interprétation, une réunion d'une journée avec régime d'interprétation intégrale revenait, avant l'élargissement, à quelque 40 000 euros et 34 500 euros respectivement (régime «11/11» avec trois interprètes par cabine d'interprétation, soit trente-trois interprètes au total); après l'élargissement, cette même journée revient à près de 88 500 euros au Parlement et de 63 000 à la DG Interprétation (régime «20/20» avec trois interprètes par cabine d'interprétation, soit 60 interprètes au total). Lorsque quatre interprètes partagent la même cabine, ce qui n'est pas rare pour des réunions au Parlement, le coût de l'interprétation pour une réunion d'une journée peut atteindre 118 000 euros (ou 84 000 euros si les prestations d'interprétation sont fournies par la DG Interprétation). Une réunion nécessitant un régime d'interprétation restreint «3/3» (anglais, français et allemand utilisés comme langues passives et actives, nécessitant six interprètes au total) ne coûte que 8 900 euros au Parlement et 6 300 euros à la DG Interprétation. Cela montre à quel point il est important que les demandes d'interprétation soient fondées sur les besoins réels.

Analyse du coût de l'interprétation

Le Parlement

| 39. | Bien que le barème des rémunérations des interprètes permanents et des interprètes free-lance soit identique pour les deux institutions, le coût par journée d'interprétation au Parlement est bien plus élevé qu'à la DG Interprétation. La Cour a constaté que cette différence résulte principalement d'un certain nombre de contraintes sur lesquelles l'administration a peu de prise. Ces contraintes sont les suivantes:






  a) | Contrairement à la situation à Bruxelles, il y a très peu d'interprètes free-lance locaux (16) à Strasbourg, ce qui accroît les frais de voyage et d'hôtel. En 2003, ces frais ont représenté 22 % du total des paiements effectués aux AIC. Deux tiers des AIC engagés par le Parlement européen en 2003 étaient non locaux, contre moins de 40 % pour ceux engagés par la DG Interprétation. |
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39.

Bien que le barème des rémunérations des interprètes permanents et des interprètes free-lance soit identique pour les deux institutions, le coût par journée d'interprétation au Parlement est bien plus élevé qu'à la DG Interprétation. La Cour a constaté que cette différence résulte principalement d'un certain nombre de contraintes sur lesquelles l'administration a peu de prise. Ces contraintes sont les suivantes:

a)

Contrairement à la situation à Bruxelles, il y a très peu d'interprètes free-lance locaux (16) à Strasbourg, ce qui accroît les frais de voyage et d'hôtel. En 2003, ces frais ont représenté 22 % du total des paiements effectués aux AIC. Deux tiers des AIC engagés par le Parlement européen en 2003 étaient non locaux, contre moins de 40 % pour ceux engagés par la DG Interprétation.

| b) | Étant donné que tous les interprètes fonctionnaires sont basés à Bruxelles et que douze semaines de séances plénières par an se tiennent à Strasbourg, le total des frais de voyage des interprètes permanents est bien plus élevé au Parlement qu'à la Commission. |
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b)

Étant donné que tous les interprètes fonctionnaires sont basés à Bruxelles et que douze semaines de séances plénières par an se tiennent à Strasbourg, le total des frais de voyage des interprètes permanents est bien plus élevé au Parlement qu'à la Commission.

| c) | Des semaines de travail plus courtes avec une activité parlementaire relativement réduite le lundi, le jeudi après-midi et, surtout, le vendredi, et une demande de prestations d'interprétation bien plus forte pendant les semaines de séances plénières à Strasbourg que pendant les semaines à Bruxelles, où seules les réunions des commissions ou des groupes politiques ont lieu, constituent autant de raisons pour lesquelles bon nombre d'interprètes permanents se retrouvent sans affectation jusqu'à trente-deux jours par an. |
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c)

Des semaines de travail plus courtes avec une activité parlementaire relativement réduite le lundi, le jeudi après-midi et, surtout, le vendredi, et une demande de prestations d'interprétation bien plus forte pendant les semaines de séances plénières à Strasbourg que pendant les semaines à Bruxelles, où seules les réunions des commissions ou des groupes politiques ont lieu, constituent autant de raisons pour lesquelles bon nombre d'interprètes permanents se retrouvent sans affectation jusqu'à trente-deux jours par an.

| d) | Des réunions se tenant en fin de soirée ou la nuit sont monnaie courante au Parlement. Il en résulte que les interprètes ont droit à une demi-journée ou à une journée complète de repos rémunéré le lendemain et qu'il faut recruter d'autres interprètes. À la Commission et, dans une moindre mesure, au Conseil, les réunions de ce genre sont exceptionnelles. |
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d)

Des réunions se tenant en fin de soirée ou la nuit sont monnaie courante au Parlement. Il en résulte que les interprètes ont droit à une demi-journée ou à une journée complète de repos rémunéré le lendemain et qu'il faut recruter d'autres interprètes. À la Commission et, dans une moindre mesure, au Conseil, les réunions de ce genre sont exceptionnelles.

La DG Interprétation

| 40. | Le coût des AIC engagés par la DG Interprétation est généralement beaucoup moins élevé que celui des agents permanents (voir également points 59-62). Étant donné que le nombre de journées d'interprétation assurées par les interprètes permanents a chuté de 4 % entre 2002 et 2003, la différence de coût entre les deux catégories d'interprètes s'est inévitablement accrue en 2003. |
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40.

Le coût des AIC engagés par la DG Interprétation est généralement beaucoup moins élevé que celui des agents permanents (voir également points 59-62). Étant donné que le nombre de journées d'interprétation assurées par les interprètes permanents a chuté de 4 % entre 2002 et 2003, la différence de coût entre les deux catégories d'interprètes s'est inévitablement accrue en 2003.

| 41. | La plupart des AIC recrutés par la DG Interprétation sont des «locaux» ou des «quasi-locaux» (55 % des journées d'interprétation des AIC engagés par contrat en 2003 et 59 % en 2004), pour lesquels les frais et les indemnités d'hôtel et de voyage sont peu élevés, voire nuls. Étant donné qu'ils ne sont rémunérés que pour les journées pour lesquelles ils ont été engagés par contrat, le coût des interprètes free-lance locaux est moins élevé que celui des interprètes permanents. Par ailleurs, le coût des AIC «non locaux» est supérieur, comme le montre une étude réalisée pour le compte de la Commission (17). |
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41.

La plupart des AIC recrutés par la DG Interprétation sont des «locaux» ou des «quasi-locaux» (55 % des journées d'interprétation des AIC engagés par contrat en 2003 et 59 % en 2004), pour lesquels les frais et les indemnités d'hôtel et de voyage sont peu élevés, voire nuls. Étant donné qu'ils ne sont rémunérés que pour les journées pour lesquelles ils ont été engagés par contrat, le coût des interprètes free-lance locaux est moins élevé que celui des interprètes permanents. Par ailleurs, le coût des AIC «non locaux» est supérieur, comme le montre une étude réalisée pour le compte de la Commission (17).

Autres éléments influençant le coût de l'interprétation

Le Parlement

Demandes et annulations tardives

| 42. | La mise à disposition de services d'interprétation à court terme est particulièrement coûteuse, étant donné que des indemnités de voyage doivent éventuellement être versées aux AIC pour une mission de courte durée (par exemple, une seule réunion), tandis que les demandes introduites suffisamment à l'avance permettent de planifier l'occupation des interprètes free-lance pour une période plus longue (par exemple, une semaine complète au cours de laquelle se tiennent plusieurs réunions). |
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42.

La mise à disposition de services d'interprétation à court terme est particulièrement coûteuse, étant donné que des indemnités de voyage doivent éventuellement être versées aux AIC pour une mission de courte durée (par exemple, une seule réunion), tandis que les demandes introduites suffisamment à l'avance permettent de planifier l'occupation des interprètes free-lance pour une période plus longue (par exemple, une semaine complète au cours de laquelle se tiennent plusieurs réunions).

| 43. | L'audit a montré qu'en 2003, la date limite fixée par le code de conduite n'avait pas été respectée dans un grand nombre de cas. 853 demandes (17 par semaine en moyenne) et 650 annulations (13 par semaine en moyenne) ont été respectivement introduites et notifiées après la date limite. |
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43.

L'audit a montré qu'en 2003, la date limite fixée par le code de conduite n'avait pas été respectée dans un grand nombre de cas. 853 demandes (17 par semaine en moyenne) et 650 annulations (13 par semaine en moyenne) ont été respectivement introduites et notifiées après la date limite.

| 44. | Bien qu'elle soit parfois inévitable, l'annulation tardive de réunions occasionne un gaspillage de ressources financières si les interprètes engagés ne peuvent être réaffectés à d'autres réunions. Si les interprètes utilisés sont des AIC, leur rémunération constitue une perte sèche pour l'institution; s'il s'agit de fonctionnaires, ils auraient pu être employés pour des réunions pour lesquelles des AIC avaient été recrutés en partant de l'hypothèse que des agents permanents n'étaient pas disponibles. L'application informatique GERI (acronyme de «gestion des réunions et des interprètes»), utilisée au Parlement en 2003, permet de déterminer le nombre de demi-journées de prestations d'interprétation demandées et mises à disposition, mais non nécessaires à la suite de l'annulation de réunions (18). En 2003, le nombre total était de 6 298 demi-journées (2 864 demi-journées pour les agents permanents et 3 434 demi-journées pour les AIC), ce qui correspond à environ 8 % des journées d'interprétation prestées et à 7,5 % des journées demandées. Il s'ensuit que quelque 4 millions d'euros ont été dépensés pour des services mis à disposition mais non utilisés. Une meilleure planification aurait pu permettre aux interprètes permanents affectés aux réunions annulées de remplacer les AIC engagés pour d'autres réunions (à ce sujet, voir également le point 47). |
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44.

Bien qu'elle soit parfois inévitable, l'annulation tardive de réunions occasionne un gaspillage de ressources financières si les interprètes engagés ne peuvent être réaffectés à d'autres réunions. Si les interprètes utilisés sont des AIC, leur rémunération constitue une perte sèche pour l'institution; s'il s'agit de fonctionnaires, ils auraient pu être employés pour des réunions pour lesquelles des AIC avaient été recrutés en partant de l'hypothèse que des agents permanents n'étaient pas disponibles. L'application informatique GERI (acronyme de «gestion des réunions et des interprètes»), utilisée au Parlement en 2003, permet de déterminer le nombre de demi-journées de prestations d'interprétation demandées et mises à disposition, mais non nécessaires à la suite de l'annulation de réunions (18). En 2003, le nombre total était de 6 298 demi-journées (2 864 demi-journées pour les agents permanents et 3 434 demi-journées pour les AIC), ce qui correspond à environ 8 % des journées d'interprétation prestées et à 7,5 % des journées demandées. Il s'ensuit que quelque 4 millions d'euros ont été dépensés pour des services mis à disposition mais non utilisés. Une meilleure planification aurait pu permettre aux interprètes permanents affectés aux réunions annulées de remplacer les AIC engagés pour d'autres réunions (à ce sujet, voir également le point 47).

La Commission

Les réunions annulées ou de courte durée

| 45. | Les réunions annulées ou de courte durée, couplées avec la nécessité pour la DG Interprétation de garder quelques interprètes en réserve par langue, de manière à pouvoir faire face aux réunions de dernière minute ou pallier les absences imprévues d'interprètes, constituent les principales raisons à l'origine du nombre élevé de ce qu'il est convenu d'appeler des «permanences implicites ou explicites» (19), c'est-à-dire des interprètes qui sont présents, mais qui doivent être mis en attente parce que leurs services ne sont pas nécessaires. En 2003, les interprètes permanents ont connu en moyenne trente-trois jours en permanence implicite. Un grand nombre de ces permanences implicites (environ cent trente interprètes par jour, ce qui, en 2003, correspond à plus d'un quart du nombre des interprètes fonctionnaires) se produit au mois d'août, durant lequel très peu de réunions ont lieu. Il s'ensuit qu'un total de 15 000 journées d'interprétation, soit environ 15 % des journées de travail des interprètes permanents, n'ont pas été utilisées. Les AIC ont totalisé plus de 6 000 journées de permanence implicite. Avec un coût moyen de 865 euros par journée disponible pour l'interprétation (20), le coût total des permanences implicites en 2003 peut être estimé à quelque 18 millions d'euros. Même s'il est possible qu'une proportion importante des coûts de mise en attente des interprètes soit inévitable dans les conditions actuelles, il faudrait absolument s'efforcer de les réduire. |
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45.

Les réunions annulées ou de courte durée, couplées avec la nécessité pour la DG Interprétation de garder quelques interprètes en réserve par langue, de manière à pouvoir faire face aux réunions de dernière minute ou pallier les absences imprévues d'interprètes, constituent les principales raisons à l'origine du nombre élevé de ce qu'il est convenu d'appeler des «permanences implicites ou explicites» (19), c'est-à-dire des interprètes qui sont présents, mais qui doivent être mis en attente parce que leurs services ne sont pas nécessaires. En 2003, les interprètes permanents ont connu en moyenne trente-trois jours en permanence implicite. Un grand nombre de ces permanences implicites (environ cent trente interprètes par jour, ce qui, en 2003, correspond à plus d'un quart du nombre des interprètes fonctionnaires) se produit au mois d'août, durant lequel très peu de réunions ont lieu. Il s'ensuit qu'un total de 15 000 journées d'interprétation, soit environ 15 % des journées de travail des interprètes permanents, n'ont pas été utilisées. Les AIC ont totalisé plus de 6 000 journées de permanence implicite. Avec un coût moyen de 865 euros par journée disponible pour l'interprétation (20), le coût total des permanences implicites en 2003 peut être estimé à quelque 18 millions d'euros. Même s'il est possible qu'une proportion importante des coûts de mise en attente des interprètes soit inévitable dans les conditions actuelles, il faudrait absolument s'efforcer de les réduire.

| 46. | En 2003, 15 % des journées d'interprétation demandées par les services de la Commission ont été annulées, mais aucun chiffre n'est disponible en ce qui concerne le nombre de cas dans lesquels aucune ressource n'a été perdue parce que les interprètes prévus pour les réunions annulées ont pu être réaffectés à d'autres réunions. |
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46.

En 2003, 15 % des journées d'interprétation demandées par les services de la Commission ont été annulées, mais aucun chiffre n'est disponible en ce qui concerne le nombre de cas dans lesquels aucune ressource n'a été perdue parce que les interprètes prévus pour les réunions annulées ont pu être réaffectés à d'autres réunions.

| 47. | En 2003, il y a eu neuf jours ouvrables au cours desquels au moins cent interprètes permanents (soit plus de 20 % de l'effectif total de permanents) affectés à des réunions annulées sont restés les bras croisés en permanence implicite, alors que plus de cent AIC avaient été recrutés au cours de la même période. |
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47.

En 2003, il y a eu neuf jours ouvrables au cours desquels au moins cent interprètes permanents (soit plus de 20 % de l'effectif total de permanents) affectés à des réunions annulées sont restés les bras croisés en permanence implicite, alors que plus de cent AIC avaient été recrutés au cours de la même période.

| 48. | Les réunions de très courte durée entraînent une certaine forme de permanence implicite, étant donné que l'interprétation n'est nécessaire que pendant une petite partie de la journée ou de la demi-journée d'interprétation commandée. Les réunions de très courte durée sont dues au fait que certains groupes de travail, dont les réunions sont programmées à intervalles réguliers, se réunissent même si leur ordre du jour ne comporte qu'un très petit nombre de points non urgents. |
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48.

Les réunions de très courte durée entraînent une certaine forme de permanence implicite, étant donné que l'interprétation n'est nécessaire que pendant une petite partie de la journée ou de la demi-journée d'interprétation commandée. Les réunions de très courte durée sont dues au fait que certains groupes de travail, dont les réunions sont programmées à intervalles réguliers, se réunissent même si leur ordre du jour ne comporte qu'un très petit nombre de points non urgents.

Le Conseil

L'annulation de réunions

| 49. | En 2003, selon les estimations du Conseil lui-même, plus de 5 % des dépenses d'interprétation (2,4 sur 45,7 millions d'euros) ont représenté des paiements de prestations d'interprètes réservés pour des réunions qui ont été annulées et qui n'ont pu être réaffectés par le Conseil à d'autres réunions se tenant le même jour. Ce montant correspond à un gaspillage net annuel de près de 4 000 journées d'interprétation. |
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49.

En 2003, selon les estimations du Conseil lui-même, plus de 5 % des dépenses d'interprétation (2,4 sur 45,7 millions d'euros) ont représenté des paiements de prestations d'interprètes réservés pour des réunions qui ont été annulées et qui n'ont pu être réaffectés par le Conseil à d'autres réunions se tenant le même jour. Ce montant correspond à un gaspillage net annuel de près de 4 000 journées d'interprétation.

Réunions facturées à des tarifs plus élevés

| 50. | En 2003, des demandes tardives pour de nouvelles réunions ou d'ajout d'une ou de plusieurs langues, introduites moins de six jours ouvrables avant la réunion, ont été facturées au tarif de 835 euros, soit environ un tiers de plus que le tarif normal de 632 euros. En 2003 toujours, ces demandes tardives ont représenté environ 3 % du montant total facturé au Conseil. |
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50.

En 2003, des demandes tardives pour de nouvelles réunions ou d'ajout d'une ou de plusieurs langues, introduites moins de six jours ouvrables avant la réunion, ont été facturées au tarif de 835 euros, soit environ un tiers de plus que le tarif normal de 632 euros. En 2003 toujours, ces demandes tardives ont représenté environ 3 % du montant total facturé au Conseil.

| 51. | Il importe de faire prendre conscience aux organisateurs de réunions du coût élevé des annulations et des demandes tardives. Le relevé des coûts des réunions annulées, transmis à la fin de chaque mois au chef de l'unité de coordination centrale de l'État membre assurant la présidence tournante du Conseil, peut être considéré comme un exemple de bonne pratique s'il est exploité pour servir la gestion. |
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51.

Il importe de faire prendre conscience aux organisateurs de réunions du coût élevé des annulations et des demandes tardives. Le relevé des coûts des réunions annulées, transmis à la fin de chaque mois au chef de l'unité de coordination centrale de l'État membre assurant la présidence tournante du Conseil, peut être considéré comme un exemple de bonne pratique s'il est exploité pour servir la gestion.

Le système de facturation interinstitutionnelle de la DG Interprétation

| 52. | Afin de permettre à la DG Interprétation de recouvrer les coûts des services d'interprétation fournis aux autres institutions (coûts qui doivent être portés à charge du budget administratif de ces institutions), un système de facturation interinstitutionnelle a été mis en place. Ce système est fondé sur des «accords de niveau de service» conclus entre la DG Interprétation et les institutions concernées. |
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52.

Afin de permettre à la DG Interprétation de recouvrer les coûts des services d'interprétation fournis aux autres institutions (coûts qui doivent être portés à charge du budget administratif de ces institutions), un système de facturation interinstitutionnelle a été mis en place. Ce système est fondé sur des «accords de niveau de service» conclus entre la DG Interprétation et les institutions concernées.

| 53. | En 2003, la DG Interprétation a facturé au Conseil les prestations d'interprètes commandées au moins six semaines à l'avance pour les réunions s'étant tenues à Bruxelles au tarif de base de 632 euros par journée ou de 369 euros par demi-journée. Des tarifs plus élevés ont été appliqués aux missions et aux réservations tardives. |
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53.

En 2003, la DG Interprétation a facturé au Conseil les prestations d'interprètes commandées au moins six semaines à l'avance pour les réunions s'étant tenues à Bruxelles au tarif de base de 632 euros par journée ou de 369 euros par demi-journée. Des tarifs plus élevés ont été appliqués aux missions et aux réservations tardives.

| 54. | Les points suivants ont été observés en ce qui concerne le système de facturation actuel:






  a) | La structure tarifaire n'est pas fondée sur le coût réel de chaque type de demande (demandes introduites dans les délais, demandes tardives, demandes retirées, demandes de langues impliquant des frais de voyage plus élevés pour les AIC, etc.). |
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54.

Les points suivants ont été observés en ce qui concerne le système de facturation actuel:

a)

La structure tarifaire n'est pas fondée sur le coût réel de chaque type de demande (demandes introduites dans les délais, demandes tardives, demandes retirées, demandes de langues impliquant des frais de voyage plus élevés pour les AIC, etc.).

| b) | La DG Interprétation utilise un tarif forfaitaire fondé sur un niveau d'activité estimatif. La majeure partie des coûts supportés par la DG Interprétation consiste en frais fixes (seul le coût des AIC est entièrement variable). Il s'ensuit que si le volume ou la composition de la demande effective de services d'interprétation diffère des prévisions, la DG Interprétation enregistre un déficit ou un excédent. |
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b)

La DG Interprétation utilise un tarif forfaitaire fondé sur un niveau d'activité estimatif. La majeure partie des coûts supportés par la DG Interprétation consiste en frais fixes (seul le coût des AIC est entièrement variable). Il s'ensuit que si le volume ou la composition de la demande effective de services d'interprétation diffère des prévisions, la DG Interprétation enregistre un déficit ou un excédent.

| c) | Le prix ne comprend pas le coût intégral des services d'interprétation, car, comme cela a été mentionné au point 35, il n'inclut pas tous les frais généraux. |
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c)

Le prix ne comprend pas le coût intégral des services d'interprétation, car, comme cela a été mentionné au point 35, il n'inclut pas tous les frais généraux.

| d) | La limitation du nombre d'interprètes et de réunions par jour spécifiée dans l'accord de niveau de service permet d'éviter les pics élevés de la demande, mais n'empêche pas les creux (début janvier, août, etc.). |
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d)

La limitation du nombre d'interprètes et de réunions par jour spécifiée dans l'accord de niveau de service permet d'éviter les pics élevés de la demande, mais n'empêche pas les creux (début janvier, août, etc.).

| e) | En l'absence d'interconnexion des systèmes informatiques du Conseil et de la DG Interprétation, la facturation exige une main-d'œuvre abondante et est sujette aux erreurs. Les corrections à la baisse apportées aux factures transmises au Conseil par la DG Interprétation pour la période 2002-2003 ont atteint près de 6 % du montant facturé à l'origine. |
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e)

En l'absence d'interconnexion des systèmes informatiques du Conseil et de la DG Interprétation, la facturation exige une main-d'œuvre abondante et est sujette aux erreurs. Les corrections à la baisse apportées aux factures transmises au Conseil par la DG Interprétation pour la période 2002-2003 ont atteint près de 6 % du montant facturé à l'origine.

La coopération interinstitutionnelle

| 55. | À la suite des travaux du Comité interinstitutionnel de la traduction et de l'interprétation (CITI) et du «rapport Chêne» (21) de 2002, des progrès considérables ont été accomplis vers une plus grande coopération entre les institutions de l'UE dans le domaine de l'interprétation. Les principales avancées sont les suivantes:






  — | concours communs pour le recrutement d'interprètes fonctionnaires organisés par l'EPSO, |
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55.

À la suite des travaux du Comité interinstitutionnel de la traduction et de l'interprétation (CITI) et du «rapport Chêne» (21) de 2002, des progrès considérables ont été accomplis vers une plus grande coopération entre les institutions de l'UE dans le domaine de l'interprétation. Les principales avancées sont les suivantes:

—

concours communs pour le recrutement d'interprètes fonctionnaires organisés par l'EPSO,

| — | procédure de sélection commune et liste commune des AIC accrédités, |
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—

procédure de sélection commune et liste commune des AIC accrédités,

| — | unité et système communs de gestion des paiements aux AIC (depuis octobre 2004), |
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unité et système communs de gestion des paiements aux AIC (depuis octobre 2004),

| — | échange d'interprètes pour les langues des nouveaux pays pour lesquelles il existe une pénurie. |
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échange d'interprètes pour les langues des nouveaux pays pour lesquelles il existe une pénurie.

| 56. | Des économies et des gains d'efficacité supplémentaires pourraient être réalisés dans plusieurs autres domaines, mais le renforcement de la coopération est entravé par l'organisation actuelle mettant en jeu trois fournisseurs de services d'interprétation indépendants (la DG Interprétation, le Parlement et la Cour de justice). |
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56.

Des économies et des gains d'efficacité supplémentaires pourraient être réalisés dans plusieurs autres domaines, mais le renforcement de la coopération est entravé par l'organisation actuelle mettant en jeu trois fournisseurs de services d'interprétation indépendants (la DG Interprétation, le Parlement et la Cour de justice).

| 57. | La division du travail entre le Parlement et la Commission (la DG Interprétation) n'est pas efficace pour les raisons suivantes:






  a) | Les deux institutions sont en concurrence pour le recrutement d'AIC en vue des réunions se tenant à Bruxelles. |
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57.

La division du travail entre le Parlement et la Commission (la DG Interprétation) n'est pas efficace pour les raisons suivantes:

a)

Les deux institutions sont en concurrence pour le recrutement d'AIC en vue des réunions se tenant à Bruxelles.

| b) | Les institutions ne se communiquent pas systématiquement les ressources dont elles disposent ni leurs besoins en la matière. La DG Interprétation recrute des AIC pour des jours où le Parlement dispose encore d'interprètes permanents sans aucune affectation. Lorsque des réunions sont annulées ou que des interprètes ne sont nécessaires que pour une demi-journée ou moins, la combinaison de structures organisationnelles distinctes et de l'absence d'échange d'informations entre les deux institutions rend l'utilisation de ces ressources quasiment impossible pour celle qui en aurait besoin. Au cours de la période des élections au Parlement européen (du 10 mai au 2 juillet 2004), des dizaines d'interprètes permanents du Parlement, en particulier ceux travaillant à partir des langues les moins usitées, étaient sans affectation. Au cours de la même période, la DG Interprétation a engagé une moyenne de 253 AIC par jour, ce qui s'est traduit par des dépenses importantes mises à la charge des crédits budgétaires (plus de 900 euros par jour et par interprète). |
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b)

Les institutions ne se communiquent pas systématiquement les ressources dont elles disposent ni leurs besoins en la matière. La DG Interprétation recrute des AIC pour des jours où le Parlement dispose encore d'interprètes permanents sans aucune affectation. Lorsque des réunions sont annulées ou que des interprètes ne sont nécessaires que pour une demi-journée ou moins, la combinaison de structures organisationnelles distinctes et de l'absence d'échange d'informations entre les deux institutions rend l'utilisation de ces ressources quasiment impossible pour celle qui en aurait besoin. Au cours de la période des élections au Parlement européen (du 10 mai au 2 juillet 2004), des dizaines d'interprètes permanents du Parlement, en particulier ceux travaillant à partir des langues les moins usitées, étaient sans affectation. Au cours de la même période, la DG Interprétation a engagé une moyenne de 253 AIC par jour, ce qui s'est traduit par des dépenses importantes mises à la charge des crédits budgétaires (plus de 900 euros par jour et par interprète).

| c) | L'organisation actuelle fait qu'il est plus difficile de réduire les frais de voyage en profitant de la présence d'AIC non locaux déjà engagés par contrat par l'autre institution pour des jours qui se suivent. |
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c)

L'organisation actuelle fait qu'il est plus difficile de réduire les frais de voyage en profitant de la présence d'AIC non locaux déjà engagés par contrat par l'autre institution pour des jours qui se suivent.

| d) | Des économies d'échelle supplémentaires au niveau des ressources humaines, de la gestion financière, opérationnelle et informatique et de l'intégration des systèmes informatiques pourraient être réalisées par le biais d'une organisation commune. |
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d)

Des économies d'échelle supplémentaires au niveau des ressources humaines, de la gestion financière, opérationnelle et informatique et de l'intégration des systèmes informatiques pourraient être réalisées par le biais d'une organisation commune.

| 58. | Il conviendrait d'examiner si les problèmes susmentionnés ne pourraient être résolus par la création d'un organisme ou d'une agence interinstitutionnel(le) unique, chargé(e) de fournir les services d'interprétation pour toutes les institutions de l'UE, ou par le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. La centralisation de la fourniture de services d'interprétation serait compatible avec l'autonomie de chaque institution, comme le démontre le fait que le Conseil a recours à la Commission pour lui procurer des services d'interprétation depuis des années, sans aucune perturbation notable. L'accord de niveau de service conclu entre le Conseil et la DG Interprétation montre qu'il est parfaitement possible de garantir à l'institution cliente un nombre convenu d'interprètes par jour. |
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58.

Il conviendrait d'examiner si les problèmes susmentionnés ne pourraient être résolus par la création d'un organisme ou d'une agence interinstitutionnel(le) unique, chargé(e) de fournir les services d'interprétation pour toutes les institutions de l'UE, ou par le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. La centralisation de la fourniture de services d'interprétation serait compatible avec l'autonomie de chaque institution, comme le démontre le fait que le Conseil a recours à la Commission pour lui procurer des services d'interprétation depuis des années, sans aucune perturbation notable. L'accord de niveau de service conclu entre le Conseil et la DG Interprétation montre qu'il est parfaitement possible de garantir à l'institution cliente un nombre convenu d'interprètes par jour.

Observations spécifiques relatives aux dépenses d'interprétation free-lance

Le rapport optimal entre les interprètes permanents et free-lance

La DG Interprétation

| 59. | Le choix de recourir à des AIC à la place d'interprètes permanents est fonction d'un grand nombre de facteurs, tels que le mode de répartition des réunions sur l'année et la semaine, la disponibilité d'interprètes free-lance locaux et la distance entre le domicile professionnel de l'interprète et le lieu de la réunion. La Cour considère que les résultats de l'étude déjà mentionnée, réalisée pour le compte de la DG Interprétation (17), sont généralement valables. Ils indiquent que le rapport optimal devrait être de 51 % de journées d'interprétation assurées par des interprètes permanents. La proportion des journées d'interprétation assurées par des interprètes permanents est passée de 53 % en 2000 à 46 % en 2002 et 2003, mais est remontée à 50 % en 2004. |
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59.

Le choix de recourir à des AIC à la place d'interprètes permanents est fonction d'un grand nombre de facteurs, tels que le mode de répartition des réunions sur l'année et la semaine, la disponibilité d'interprètes free-lance locaux et la distance entre le domicile professionnel de l'interprète et le lieu de la réunion. La Cour considère que les résultats de l'étude déjà mentionnée, réalisée pour le compte de la DG Interprétation (17), sont généralement valables. Ils indiquent que le rapport optimal devrait être de 51 % de journées d'interprétation assurées par des interprètes permanents. La proportion des journées d'interprétation assurées par des interprètes permanents est passée de 53 % en 2000 à 46 % en 2002 et 2003, mais est remontée à 50 % en 2004.

| 60. | Néanmoins, un rapport cible global de 51/49 ne convient pas pour toutes les langues. La DG Interprétation n'a pas calculé le rapport optimal pour chaque langue. C'est ainsi que la proportion des interprètes free-lance néerlandophones (54 % en 2003) devrait être plus élevée, compte tenu de la disponibilité de nombreux interprètes «locaux» (AIC habitant à Bruxelles ou dans les environs) et d'AIC «non locaux», mais d'un coût relativement modeste (AIC habitant non loin de Bruxelles). |
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60.

Néanmoins, un rapport cible global de 51/49 ne convient pas pour toutes les langues. La DG Interprétation n'a pas calculé le rapport optimal pour chaque langue. C'est ainsi que la proportion des interprètes free-lance néerlandophones (54 % en 2003) devrait être plus élevée, compte tenu de la disponibilité de nombreux interprètes «locaux» (AIC habitant à Bruxelles ou dans les environs) et d'AIC «non locaux», mais d'un coût relativement modeste (AIC habitant non loin de Bruxelles).

| 61. | Par ailleurs, un plus grand nombre d'interprètes permanents pourrait être recruté, par exemple, pour le portugais et le grec, étant donné que les frais de voyage des AIC grecs et portugais sont supérieurs à la moyenne de l'ensemble des AIC. Pour ces langues, le recours aux AIC est relativement élevé (respectivement 59 % et 67 % des journées d'interprétation en 2003), les interprètes permanents supportent l'une des charges de travail les plus élevées de toutes les langues (respectivement 116 et 108 journées, contre 104 en moyenne en 2003) et le pourcentage des AIC locaux est le plus bas (seulement 30 % pour le portugais et 42 % pour le grec, contre une moyenne de 56 % en 2003). |
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61.

Par ailleurs, un plus grand nombre d'interprètes permanents pourrait être recruté, par exemple, pour le portugais et le grec, étant donné que les frais de voyage des AIC grecs et portugais sont supérieurs à la moyenne de l'ensemble des AIC. Pour ces langues, le recours aux AIC est relativement élevé (respectivement 59 % et 67 % des journées d'interprétation en 2003), les interprètes permanents supportent l'une des charges de travail les plus élevées de toutes les langues (respectivement 116 et 108 journées, contre 104 en moyenne en 2003) et le pourcentage des AIC locaux est le plus bas (seulement 30 % pour le portugais et 42 % pour le grec, contre une moyenne de 56 % en 2003).

Le Parlement

| 62. | Le Parlement n'a pas effectué de calculs spécifiques afin d'établir la proportion optimale entre les interprètes free-lance et les interprètes permanents. En 2003, 57 % des journées d'interprétation ont été assumées par des AIC. En dépit de son coût supérieur, un pourcentage d'interprétation free-lance plus élevé qu'à la DG Interprétation paraît justifié en raison de la demande plus irrégulière. Toutefois, les cinq langues ayant le pourcentage d'interprétation free-lance le plus élevé (par ordre décroissant: espagnol, italien, anglais, finnois et suédois) sont celles pour lesquelles les frais de voyage des AIC sont supérieurs à la moyenne. |
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62.

Le Parlement n'a pas effectué de calculs spécifiques afin d'établir la proportion optimale entre les interprètes free-lance et les interprètes permanents. En 2003, 57 % des journées d'interprétation ont été assumées par des AIC. En dépit de son coût supérieur, un pourcentage d'interprétation free-lance plus élevé qu'à la DG Interprétation paraît justifié en raison de la demande plus irrégulière. Toutefois, les cinq langues ayant le pourcentage d'interprétation free-lance le plus élevé (par ordre décroissant: espagnol, italien, anglais, finnois et suédois) sont celles pour lesquelles les frais de voyage des AIC sont supérieurs à la moyenne.

Les indemnités des AIC

Remboursement des frais de voyage et indemnités journalières

| 63. | Les frais de voyage des AIC sont nettement plus élevés que ceux des agents permanents. En raison de la convention, qui prévoit l'octroi aux AIC d'une indemnité de voyage, d'une indemnité journalière et du remboursement des frais de voyage et d'hôtel, les AIC bénéficient de conditions de voyage plus favorables que leurs homologues permanents. Pour les réunions se tenant en dehors de Bruxelles, cela se traduit par des conditions de voyage inégales pour des interprètes de même niveau, effectuant le même travail. En vertu des conventions conclues entre l'AIIC et d'autres organisations internationales, les AIC bénéficient des mêmes conditions de remboursement des frais de voyage que les fonctionnaires permanents de même niveau (22). |
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63.

Les frais de voyage des AIC sont nettement plus élevés que ceux des agents permanents. En raison de la convention, qui prévoit l'octroi aux AIC d'une indemnité de voyage, d'une indemnité journalière et du remboursement des frais de voyage et d'hôtel, les AIC bénéficient de conditions de voyage plus favorables que leurs homologues permanents. Pour les réunions se tenant en dehors de Bruxelles, cela se traduit par des conditions de voyage inégales pour des interprètes de même niveau, effectuant le même travail. En vertu des conventions conclues entre l'AIIC et d'autres organisations internationales, les AIC bénéficient des mêmes conditions de remboursement des frais de voyage que les fonctionnaires permanents de même niveau (22).

| 64. | Conformément à l'article 10 des modalités d'application de certaines dispositions de la convention conclue entre l'AIIC et les institutions de l'UE (23), un AIC a droit au remboursement, sur présentation des pièces justificatives, d'un billet IATA échangeable et remboursable au tarif le plus économique non soumis à des restrictions. Les modalités d'application relatives aux AIC travaillant pour les institutions à Luxembourg (24) comportent une clause similaire. |
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64.

Conformément à l'article 10 des modalités d'application de certaines dispositions de la convention conclue entre l'AIIC et les institutions de l'UE (23), un AIC a droit au remboursement, sur présentation des pièces justificatives, d'un billet IATA échangeable et remboursable au tarif le plus économique non soumis à des restrictions. Les modalités d'application relatives aux AIC travaillant pour les institutions à Luxembourg (24) comportent une clause similaire.

| 65. | La Convention devrait être modifiée pour garantir que le montant généralement payé aux AIC ne dépasse pas celui qui correspond au coût d'un billet soumis à des restrictions (c'est-à-dire un billet au tarif le plus bas). Ce montant devrait toutefois être payé également en cas d'absence pour cause de maladie, d'annulation de la réunion ou pour toute autre raison indépendante de la volonté des AIC. |
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65.

La Convention devrait être modifiée pour garantir que le montant généralement payé aux AIC ne dépasse pas celui qui correspond au coût d'un billet soumis à des restrictions (c'est-à-dire un billet au tarif le plus bas). Ce montant devrait toutefois être payé également en cas d'absence pour cause de maladie, d'annulation de la réunion ou pour toute autre raison indépendante de la volonté des AIC.

Le Parlement

| 66. | L'examen d'un échantillon de paiements effectués aux AIC a montré qu'une majorité nette de ceux voyageant par avion a obtenu le remboursement d'un billet en classe affaires, sans qu'aucune preuve de la nécessité d'acheter ce genre de billet n'ait été trouvée dans le dossier. |
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66.

L'examen d'un échantillon de paiements effectués aux AIC a montré qu'une majorité nette de ceux voyageant par avion a obtenu le remboursement d'un billet en classe affaires, sans qu'aucune preuve de la nécessité d'acheter ce genre de billet n'ait été trouvée dans le dossier.

| 67. | Contrairement aux règles disposant qu'un AIC n'a pas droit à une indemnité journalière complète dans le cas où un fonctionnaire ne percevrait qu'une partie de cette indemnité, une indemnité journalière complète est accordée même pour une période inférieure à douze heures (25). |
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67.

Contrairement aux règles disposant qu'un AIC n'a pas droit à une indemnité journalière complète dans le cas où un fonctionnaire ne percevrait qu'une partie de cette indemnité, une indemnité journalière complète est accordée même pour une période inférieure à douze heures (25).

La DG Interprétation

| 68. | L'examen d'un échantillon de dix-sept paiements effectués à des AIC ayant voyagé par avion a montré que quatre d'entre eux avaient obtenu le remboursement d'un billet en classe affaires, sans qu'aucune preuve de la nécessité d'acheter ce genre de billet n'ait été trouvée dans le dossier. |
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68.

L'examen d'un échantillon de dix-sept paiements effectués à des AIC ayant voyagé par avion a montré que quatre d'entre eux avaient obtenu le remboursement d'un billet en classe affaires, sans qu'aucune preuve de la nécessité d'acheter ce genre de billet n'ait été trouvée dans le dossier.

Comparaison avec d'autres organisations internationales

| 69. | La rétribution journalière payée par les institutions de l'UE en 2004, au tarif forfaitaire de 483,98 euros par jour pour les interprètes expérimentés, est conforme aux conditions actuelles du marché dans le secteur privé. Elle est toutefois inférieure au tarif brut moyen payé par d'autres organisations internationales qui ont également passé des conventions avec l'AIIC. Cette différence s'explique par le volume bien plus élevé d'emploi et les contrats de plus longue durée que les institutions de l'UE sont en mesure d'offrir ainsi que par le régime fiscal favorable (les AIC paient un impôt communautaire et sont dès lors exonérés de l'impôt national sur le revenu). |
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69.

La rétribution journalière payée par les institutions de l'UE en 2004, au tarif forfaitaire de 483,98 euros par jour pour les interprètes expérimentés, est conforme aux conditions actuelles du marché dans le secteur privé. Elle est toutefois inférieure au tarif brut moyen payé par d'autres organisations internationales qui ont également passé des conventions avec l'AIIC. Cette différence s'explique par le volume bien plus élevé d'emploi et les contrats de plus longue durée que les institutions de l'UE sont en mesure d'offrir ainsi que par le régime fiscal favorable (les AIC paient un impôt communautaire et sont dès lors exonérés de l'impôt national sur le revenu).

| 70. | Le régime fiscal favorable a pour effet que, malgré un tarif brut inférieur, le montant net perçu par l'interprète free-lance engagé par la DG Interprétation et par le Parlement est plus élevé que celui obtenu en travaillant pour le secteur privé ou pour d'autres organisations internationales. Cela signifie que les institutions de l'UE peuvent se permettre d'appliquer des normes élevées pour le recrutement des AIC, mais qu'elles doivent également suivre de près les conditions du marché pour éviter de leur octroyer une rémunération excessive. |
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70.

Le régime fiscal favorable a pour effet que, malgré un tarif brut inférieur, le montant net perçu par l'interprète free-lance engagé par la DG Interprétation et par le Parlement est plus élevé que celui obtenu en travaillant pour le secteur privé ou pour d'autres organisations internationales. Cela signifie que les institutions de l'UE peuvent se permettre d'appliquer des normes élevées pour le recrutement des AIC, mais qu'elles doivent également suivre de près les conditions du marché pour éviter de leur octroyer une rémunération excessive.

| 71. | Contrairement aux institutions de l'UE, l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) verse une rétribution réduite en cas d'annulation de réunions, de réunions écourtées ou de réunions générales ou non techniques (26). |
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71.

Contrairement aux institutions de l'UE, l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) verse une rétribution réduite en cas d'annulation de réunions, de réunions écourtées ou de réunions générales ou non techniques (26).

La qualité de l'interprétation

Le Parlement

| 72. | Une enquête réalisée par la Cour parmi les groupes politiques n'a pas mis en évidence de griefs en ce qui concerne la qualité, la fiabilité ou la serviabilité du service d'interprétation, mais la limitation des séances d'interprétation à trois heures et demie était jugée comme étant trop restrictive. |
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72.

Une enquête réalisée par la Cour parmi les groupes politiques n'a pas mis en évidence de griefs en ce qui concerne la qualité, la fiabilité ou la serviabilité du service d'interprétation, mais la limitation des séances d'interprétation à trois heures et demie était jugée comme étant trop restrictive.

La Commission et le Conseil

| 73. | Environ 1,2 % des rapports de séance en 2003 et 0,5 % en 2004 (27) faisaient état d'un grief informel, concernant principalement le régime linguistique. Une évaluation de la qualité des services d'interprétation fournis par la DG Interprétation, réalisée en 2001 par des consultants externes et comprenant une enquête parmi les délégués assistant à des réunions de la Commission et du Conseil avec interprétation, a montré que 91 % de ces délégués étaient généralement satisfaits ou très satisfaits de la qualité des services d'interprétation fournis par la DG Interprétation. La connaissance des thèmes abordés dans les réunions était considérée comme le point le plus faible. Cette difficulté semblait être liée à la distribution tardive ou à la non-disponibilité des documents relatifs à la réunion, ce que l'enquête menée auprès des interprètes a mis en évidence comme étant le problème le plus important. Plus de la moitié des interprètes se déclaraient mécontents de la documentation. En particulier, le fait qu'elle n'était pas disponible dans leur propre langue constituait pour eux un problème. |
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73.

Environ 1,2 % des rapports de séance en 2003 et 0,5 % en 2004 (27) faisaient état d'un grief informel, concernant principalement le régime linguistique. Une évaluation de la qualité des services d'interprétation fournis par la DG Interprétation, réalisée en 2001 par des consultants externes et comprenant une enquête parmi les délégués assistant à des réunions de la Commission et du Conseil avec interprétation, a montré que 91 % de ces délégués étaient généralement satisfaits ou très satisfaits de la qualité des services d'interprétation fournis par la DG Interprétation. La connaissance des thèmes abordés dans les réunions était considérée comme le point le plus faible. Cette difficulté semblait être liée à la distribution tardive ou à la non-disponibilité des documents relatifs à la réunion, ce que l'enquête menée auprès des interprètes a mis en évidence comme étant le problème le plus important. Plus de la moitié des interprètes se déclaraient mécontents de la documentation. En particulier, le fait qu'elle n'était pas disponible dans leur propre langue constituait pour eux un problème.

| 74. | Depuis le quatrième trimestre 2003, la DG Interprétation demande aux organisateurs de réunions de remplir un bref questionnaire après chaque réunion. Il en ressort que 94 % d'entre eux se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits des services de la DG Interprétation et de la qualité de l'interprétation. |
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74.

Depuis le quatrième trimestre 2003, la DG Interprétation demande aux organisateurs de réunions de remplir un bref questionnaire après chaque réunion. Il en ressort que 94 % d'entre eux se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits des services de la DG Interprétation et de la qualité de l'interprétation.

| 75. | Ce tableau a été largement confirmé aux auditeurs par les différents chefs de l'unité de coordination centrale, créée par chaque État membre assurant la présidence tournante du Conseil (dénommée ci-après le «coordinateur de la présidence du Conseil») et les demandeurs de réunions à la Commission. La qualité de l'interprétation a été mentionnée quasi unanimement comme le principal atout de la DG Interprétation. |
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75.

Ce tableau a été largement confirmé aux auditeurs par les différents chefs de l'unité de coordination centrale, créée par chaque État membre assurant la présidence tournante du Conseil (dénommée ci-après le «coordinateur de la présidence du Conseil») et les demandeurs de réunions à la Commission. La qualité de l'interprétation a été mentionnée quasi unanimement comme le principal atout de la DG Interprétation.

| 76. | Pour les aider à garantir la qualité et la cohérence des interprétations, les interprètes de la DG Interprétation disposent de glossaires multilingues en ligne sur un grand nombre de sujets. En revanche, la documentation relative aux réunions n'est souvent disponible qu'en anglais et doit par conséquent être complétée par les interprètes eux-mêmes via des recherches dans des bases de données. La qualité pourrait également être rehaussée par le recours à des équipes d'interprétation de composition plus stable pour des réunions successives. Cela semble particulièrement indiqué pour les réunions très techniques. |
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76.

Pour les aider à garantir la qualité et la cohérence des interprétations, les interprètes de la DG Interprétation disposent de glossaires multilingues en ligne sur un grand nombre de sujets. En revanche, la documentation relative aux réunions n'est souvent disponible qu'en anglais et doit par conséquent être complétée par les interprètes eux-mêmes via des recherches dans des bases de données. La qualité pourrait également être rehaussée par le recours à des équipes d'interprétation de composition plus stable pour des réunions successives. Cela semble particulièrement indiqué pour les réunions très techniques.

| 77. | La serviabilité des agents de la DG Interprétation est également considérée comme l'un des atouts de cette dernière. Lorsqu'une demande de services d'interprétation n'est pas acceptée en tout ou partie par la DG Interprétation lors de ses réunions hebdomadaires d'arbitrage ou d'accordage, la réunion demandée est normalement reprogrammée pour la semaine suivante ou tenue avec un régime linguistique réduit. Selon les déclarations recueillies, les cas de retard important dans l'avancement des activités de commissions ou de groupes de travail sont exceptionnels. |
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77.

La serviabilité des agents de la DG Interprétation est également considérée comme l'un des atouts de cette dernière. Lorsqu'une demande de services d'interprétation n'est pas acceptée en tout ou partie par la DG Interprétation lors de ses réunions hebdomadaires d'arbitrage ou d'accordage, la réunion demandée est normalement reprogrammée pour la semaine suivante ou tenue avec un régime linguistique réduit. Selon les déclarations recueillies, les cas de retard important dans l'avancement des activités de commissions ou de groupes de travail sont exceptionnels.

| 78. | Le point négatif le plus fréquemment mentionné lors des entretiens des auditeurs de la Cour avec des clients de la Commission et du Conseil était, comme au Parlement, la limitation des séances d'interprétation à trois heures et demie. |
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78.

Le point négatif le plus fréquemment mentionné lors des entretiens des auditeurs de la Cour avec des clients de la Commission et du Conseil était, comme au Parlement, la limitation des séances d'interprétation à trois heures et demie.

| 79. | Le Conseil n'a pas de système d'évaluation de la qualité de l'interprétation et de mesure de la satisfaction des délégués. |
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79.

Le Conseil n'a pas de système d'évaluation de la qualité de l'interprétation et de mesure de la satisfaction des délégués.

| 80. | Les coordinateurs de la présidence du Conseil en 2002-2003 interrogés par les auditeurs de la Cour ont mentionné quasi unanimement la qualité de l'interprétation comme le principal atout de la DG Interprétation. Des réclamations officielles de la part d'organisateurs de réunions ou de délégations sont exceptionnelles. Pour les deux années 2002 et 2003, la DG Interprétation n'en a reçu que quatre ou cinq, dont deux seulement chaque année concernaient la qualité de l'interprétation. |
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80.

Les coordinateurs de la présidence du Conseil en 2002-2003 interrogés par les auditeurs de la Cour ont mentionné quasi unanimement la qualité de l'interprétation comme le principal atout de la DG Interprétation. Des réclamations officielles de la part d'organisateurs de réunions ou de délégations sont exceptionnelles. Pour les deux années 2002 et 2003, la DG Interprétation n'en a reçu que quatre ou cinq, dont deux seulement chaque année concernaient la qualité de l'interprétation.

| 81. | Les coordinateurs de la présidence du Conseil considèrent également que le préavis de six semaines imposé par la DG Interprétation est trop long et entraîne inévitablement un grand nombre de changements. Il a également été suggéré que des instructions écrites plus détaillées adressées par le secrétariat général au coordinateur de la présidence du Conseil et aux organisateurs des réunions permettraient d'améliorer la planification des réunions et d'éviter les fréquentes annulations, en particulier au cours des premières semaines d'une nouvelle présidence. |
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81.

Les coordinateurs de la présidence du Conseil considèrent également que le préavis de six semaines imposé par la DG Interprétation est trop long et entraîne inévitablement un grand nombre de changements. Il a également été suggéré que des instructions écrites plus détaillées adressées par le secrétariat général au coordinateur de la présidence du Conseil et aux organisateurs des réunions permettraient d'améliorer la planification des réunions et d'éviter les fréquentes annulations, en particulier au cours des premières semaines d'une nouvelle présidence.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels

| 82. | L'audit de la Cour a révélé que les institutions ont réussi à maîtriser les dépenses d'interprétation au cours des cinq dernières années, bien que le nombre de langues officielles soit passé de onze à vingt en mai 2004. Des systèmes visant à garantir que l'interprétation n'est assurée que pour répondre à un besoin réel ont été mis en place par la Commission et le Conseil. Les meilleures pratiques observées dans ces institutions devraient être étendues au Parlement (points 15-29). |
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82.

L'audit de la Cour a révélé que les institutions ont réussi à maîtriser les dépenses d'interprétation au cours des cinq dernières années, bien que le nombre de langues officielles soit passé de onze à vingt en mai 2004. Des systèmes visant à garantir que l'interprétation n'est assurée que pour répondre à un besoin réel ont été mis en place par la Commission et le Conseil. Les meilleures pratiques observées dans ces institutions devraient être étendues au Parlement (points 15-29).

La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires

| 83. | Les besoins d'interprétation concernant les langues officielles en vigueur avant l'élargissement sont généralement couverts, mais il existe une pénurie d'interprètes disponibles pour assurer l'interprétation à partir des nouvelles langues officielles ou vers celles-ci (points 30-32). |
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83.

Les besoins d'interprétation concernant les langues officielles en vigueur avant l'élargissement sont généralement couverts, mais il existe une pénurie d'interprètes disponibles pour assurer l'interprétation à partir des nouvelles langues officielles ou vers celles-ci (points 30-32).

| 84. | L'augmentation du nombre de langues de travail soulève des difficultés pratiques et financières qui ne peuvent être surmontées que par le biais d'une maîtrise de la demande de services d'interprétation et des coûts connexes. L'adhésion de petits pays crée une augmentation énorme de la demande sur les petits marchés de l'interprétation où l'offre est assez limitée; aussi est-il de plus en plus difficile de répondre à toutes les demandes d'interprétation. Les concours organisés par l'EPSO en vue de recruter des interprètes fonctionnaires pour les nouvelles langues ne se sont terminés qu'après la date de l'élargissement et n'ont pas fourni un nombre suffisant de lauréats pour couvrir les besoins des services d'interprétation des institutions de l'UE (points 30-31). |
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84.

L'augmentation du nombre de langues de travail soulève des difficultés pratiques et financières qui ne peuvent être surmontées que par le biais d'une maîtrise de la demande de services d'interprétation et des coûts connexes. L'adhésion de petits pays crée une augmentation énorme de la demande sur les petits marchés de l'interprétation où l'offre est assez limitée; aussi est-il de plus en plus difficile de répondre à toutes les demandes d'interprétation. Les concours organisés par l'EPSO en vue de recruter des interprètes fonctionnaires pour les nouvelles langues ne se sont terminés qu'après la date de l'élargissement et n'ont pas fourni un nombre suffisant de lauréats pour couvrir les besoins des services d'interprétation des institutions de l'UE (points 30-31).

Le coût de l'interprétation

| 85. | Près de 80 % des coûts de l'interprétation sont constitués par la rémunération des interprètes. Les coûts supplémentaires concernent la gestion, l'administration, la formation, les technologies de l'information, etc. La Cour estime qu'en 2003, le coût total des services d'interprétation mis à disposition par le Parlement et la DG Interprétation s'est élevé à environ 57 et 106 millions d'euros respectivement. Si l'on inclut la Cour de justice, le coût total de l'interprétation pour les institutions de l'UE avant l'élargissement peut être estimé à quelque 170 millions d'euros. Le coût d'une journée d'interprétation au Parlement est sensiblement plus élevé qu'à la DG Interprétation, ce qui est essentiellement dû au mode d'organisation des réunions du Parlement (points 33-41 et annexe II). |
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85.

Près de 80 % des coûts de l'interprétation sont constitués par la rémunération des interprètes. Les coûts supplémentaires concernent la gestion, l'administration, la formation, les technologies de l'information, etc. La Cour estime qu'en 2003, le coût total des services d'interprétation mis à disposition par le Parlement et la DG Interprétation s'est élevé à environ 57 et 106 millions d'euros respectivement. Si l'on inclut la Cour de justice, le coût total de l'interprétation pour les institutions de l'UE avant l'élargissement peut être estimé à quelque 170 millions d'euros. Le coût d'une journée d'interprétation au Parlement est sensiblement plus élevé qu'à la DG Interprétation, ce qui est essentiellement dû au mode d'organisation des réunions du Parlement (points 33-41 et annexe II).

| 86. | Malgré les mesures prises pour juguler et réduire les coûts d'interprétation, il est encore possible de réaliser des économies supplémentaires par une meilleure gestion des réunions, en particulier en veillant à réduire au minimum les changements et les annulations de dernière minute (points 42-51). |
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86.

Malgré les mesures prises pour juguler et réduire les coûts d'interprétation, il est encore possible de réaliser des économies supplémentaires par une meilleure gestion des réunions, en particulier en veillant à réduire au minimum les changements et les annulations de dernière minute (points 42-51).

| 87. | En outre, les institutions devraient revoir leur politique en ce qui concerne le niveau des ressources d'interprétation de réserve, maintenues en attente, afin de minimiser les coûts afférents (point 45). |
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87.

En outre, les institutions devraient revoir leur politique en ce qui concerne le niveau des ressources d'interprétation de réserve, maintenues en attente, afin de minimiser les coûts afférents (point 45).

| 88. | Comme cela est indiqué aux points 44 et 49, le Parlement et le Conseil ont dépensé, en 2003, plus de 6 millions d'euros en services d'interprétation demandés mais non utilisés suite à l'annulation de réunions. Des réunions ont également été annulées à la Commission, mais le coût de ces annulations ne peut être estimé pour la raison exposée au point 46. |
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88.

Comme cela est indiqué aux points 44 et 49, le Parlement et le Conseil ont dépensé, en 2003, plus de 6 millions d'euros en services d'interprétation demandés mais non utilisés suite à l'annulation de réunions. Des réunions ont également été annulées à la Commission, mais le coût de ces annulations ne peut être estimé pour la raison exposée au point 46.

| 89. | La Commission fournit des services d'interprétation à elle-même et au Conseil, ainsi qu'aux autres institutions, par l'intermédiaire de la DG Interprétation. Les coûts correspondants sont facturés aux autres institutions — ce qui constitue un outil efficace de gestion des ressources —, mais la Cour a constaté que le tarif utilisé pour la facturation ne tient pas compte de l'intégralité des coûts. Cela n'a pas d'effet net sur le budget de l'UE, mais pourrait se traduire par des décisions de gestion inadéquates quant à l'utilisation des ressources disponibles. |
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89.

La Commission fournit des services d'interprétation à elle-même et au Conseil, ainsi qu'aux autres institutions, par l'intermédiaire de la DG Interprétation. Les coûts correspondants sont facturés aux autres institutions — ce qui constitue un outil efficace de gestion des ressources —, mais la Cour a constaté que le tarif utilisé pour la facturation ne tient pas compte de l'intégralité des coûts. Cela n'a pas d'effet net sur le budget de l'UE, mais pourrait se traduire par des décisions de gestion inadéquates quant à l'utilisation des ressources disponibles.

| 90. | Des économies pourraient également être réalisées moyennant une application plus stricte de la convention avec l'AIIC, une intégration plus poussée des systèmes informatiques et une coopération interinstitutionnelle plus étroite. |
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90.

Des économies pourraient également être réalisées moyennant une application plus stricte de la convention avec l'AIIC, une intégration plus poussée des systèmes informatiques et une coopération interinstitutionnelle plus étroite.

| 91. | En ce qui concerne la convention avec l'AIIC, il conviendrait d'étudier la possibilité de négocier une convention en vue de laisser les AIC bénéficier des mêmes dispositions que celles qui sont en vigueur pour les agents permanents. L'exemple des Nations unies montre qu'il est possible de centraliser l'organisation des voyages pour les interprètes free-lance (28). Des consultations pourraient être entamées avec l'AIIC, sur la base de l'article 19 de la convention, en vue de modifier cette dernière à cet égard (points 63-71). Il conviendrait également d'envisager la possibilité de négocier des tarifs spéciaux pour les AIC avec les agences de voyages, les compagnies aériennes, les hôtels, etc. |
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91.

En ce qui concerne la convention avec l'AIIC, il conviendrait d'étudier la possibilité de négocier une convention en vue de laisser les AIC bénéficier des mêmes dispositions que celles qui sont en vigueur pour les agents permanents. L'exemple des Nations unies montre qu'il est possible de centraliser l'organisation des voyages pour les interprètes free-lance (28). Des consultations pourraient être entamées avec l'AIIC, sur la base de l'article 19 de la convention, en vue de modifier cette dernière à cet égard (points 63-71). Il conviendrait également d'envisager la possibilité de négocier des tarifs spéciaux pour les AIC avec les agences de voyages, les compagnies aériennes, les hôtels, etc.

| 92. | La politique générale consistant à confier l'interprétation à des agents permanents ou à des AIC n'est pas clairement définie, mais dépend de nombreux facteurs: le mode de répartition des réunions sur l'année et la semaine, la disponibilité d'interprètes free-lance locaux, les combinaisons de langues demandées, la distance entre le domicile professionnel de l'interprète et le lieu de la réunion, etc. Les AIC locaux sont généralement moins coûteux que les interprètes fonctionnaires, tandis que, en moyenne, les non-locaux le sont plus (points 39-41). |
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92.

La politique générale consistant à confier l'interprétation à des agents permanents ou à des AIC n'est pas clairement définie, mais dépend de nombreux facteurs: le mode de répartition des réunions sur l'année et la semaine, la disponibilité d'interprètes free-lance locaux, les combinaisons de langues demandées, la distance entre le domicile professionnel de l'interprète et le lieu de la réunion, etc. Les AIC locaux sont généralement moins coûteux que les interprètes fonctionnaires, tandis que, en moyenne, les non-locaux le sont plus (points 39-41).

La qualité de l'interprétation

| 93. | Les utilisateurs sont généralement satisfaits de la qualité des services d'interprétation fournis (points 72-75), même si nombre d'entre eux réclament une plus grande souplesse quant à la durée fixée pour les réunions. |
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93.

Les utilisateurs sont généralement satisfaits de la qualité des services d'interprétation fournis (points 72-75), même si nombre d'entre eux réclament une plus grande souplesse quant à la durée fixée pour les réunions.

Évolution possible

| 94. | Une évaluation indépendante devrait être réalisée concernant les avantages potentiels résultant de la création d'un office ou d'une agence interinstitutionnel(le) unique chargé(e) de fournir les services d'interprétation pour toutes les institutions de l'UE, par rapport à ceux découlant du renforcement de la coopération interinstitutionnelle (point 58). |
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94.

Une évaluation indépendante devrait être réalisée concernant les avantages potentiels résultant de la création d'un office ou d'une agence interinstitutionnel(le) unique chargé(e) de fournir les services d'interprétation pour toutes les institutions de l'UE, par rapport à ceux découlant du renforcement de la coopération interinstitutionnelle (point 58).

| 95. | Tous les élargissements de l'Union européenne se sont traduits par une augmentation du nombre de langues de travail et par une complexité accrue des demandes d'interprétation. Le présent rapport montre que, sans remettre en question le principe du multilinguisme, les institutions ont su prendre des mesures pragmatiques pour limiter et maîtriser les coûts de l'interprétation. La Cour recommande que les institutions poursuivent leurs efforts dans ce sens. |
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95.

Tous les élargissements de l'Union européenne se sont traduits par une augmentation du nombre de langues de travail et par une complexité accrue des demandes d'interprétation. Le présent rapport montre que, sans remettre en question le principe du multilinguisme, les institutions ont su prendre des mesures pragmatiques pour limiter et maîtriser les coûts de l'interprétation. La Cour recommande que les institutions poursuivent leurs efforts dans ce sens.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 22 septembre 2005.

Par la Cour des comptes

Hubert WEBER

Président

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(1)  Règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne (JO 17 du 6.10.1958, p. 385/58), texte modifié.

1

o

(2)  Avant l'élargissement de l'UE en mai 2004, la DG Interprétation employait près de cinq cents interprètes, le Parlement plus de deux cents et la Cour de justice trente-trois.

2

(3)  Les interprètes free-lance sont également connus sous l'acronyme français AIC (pour «auxiliaire interprète de conférence»).

3

(4)  Le statut applicable aux fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés sont définis dans le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil (JO L 56 du 4.3.1968, p. 1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) no 723/2004 (JO L 124 du 27.4.2004, p. 1).

4

o

o

(5)  À des fins statistiques, la DG Interprétation définit une journée d'interprétation comme deux demi-journées au cours desquelles un interprète assure réellement une prestation d'interprétation (en dehors des déplacements et autres activités). La DG Interprétation, le Parlement et la Cour de justice utilisant des méthodes différentes pour calculer le nombre de journées d'interprétation fournies, les auditeurs ont ajusté les chiffres concernant les autres institutions pour les rendre comparables avec ceux de la DG Interprétation et permettre de calculer la part de chaque institution dans la consommation totale ainsi que le coût par journée d'interprétation.

5

(6)  Afin de simplifier la comparaison, 1998 a été choisi comme année de référence parce que cette année-là et l’année 2003 ont toutes deux précédé les élections parlementaires et le renouvellement de la Commission. En outre, au cours de ces deux années, le même nombre de langues officielles (onze) était en vigueur, puisque l'avant-dernier élargissement de l'Union européenne (UE) a eu lieu en 1995.

6

(7)  Les langues actives sont les langues vers lesquelles l'interprétation est assurée. Les langues passives sont les langues qui peuvent être utilisées par les locuteurs lors de la réunion. Si le nombre de langues actives et passives n'est pas identique, la réunion a un régime linguistique asymétrique. Par exemple, un régime 7/6 est un régime comprenant sept langues passives et six langues actives.

7

(8)  En partant de l'hypothèse prudente que ce problème n'affecte qu'une seule délégation. Le coût moyen d'une «journée-interprète» est présenté au tableau 4.

8

tableau 4

(9)  Algoé Consultants, Évaluation de la qualité des prestations fournies par la DG Interprétation en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 juin 2001.

9

Évaluation de la qualité des prestations fournies par la DG Interprétation en matière d'interprétation

(10)  Décision no 56/04 du 7 avril 2004 du secrétaire général du Conseil de l'Union européenne, haut représentant pour la politique étrangère et de sécurité commune concernant l'interprétation pour le Conseil européen, le Conseil et ses instances préparatoires, SN 1327/04 REV 1.

10

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(11)  Afin de garantir une interprétation de haute qualité, les interprètes de l'UE n’interprètent, en principe, que dans leur langue maternelle. En raison du nombre élevé de langues de travail, il est très difficile de trouver des interprètes pour toutes les combinaisons de langues.

11

(12)  Il s'agit de l'abréviation de l'expression française «mise à disposition» (MAD) utilisée à la DG Interprétation. Tous les interprètes réservés et non décommandés au moins six jours ouvrables avant la réunion sont facturés comme MAD.

12

(13)  Les coûts directs correspondent aux rémunérations des interprètes permanents et des AIC, frais de voyage et indemnités journalières compris.

13

(14)  Les coûts indirects sont composés de tous les autres coûts liés aux activités d'interprétation: rémunérations du personnel d'encadrement et du personnel chargé de la planification, des finances, de la gestion des ressources humaines ainsi que des autres tâches administratives, des coûts liés à la formation, aux technologies de l'information et au matériel de bureau, etc.

14

(15)  Les chiffres du coût global moyen par journée d'interprétation en 2003 (1 081 euros avant impôts et contributions au régime de pension ou 1 046 euros, après déduction) sont beaucoup plus élevés que le coût par MAD, car ils comprennent plus de frais généraux que ceux qui sont pris en considération par la DG Interprétation et ne tiennent compte que des journées d'interprétation complètes (ou deux demi-journées) pour les réunions qui se sont effectivement déroulées, tandis que, comme cela est mentionné au point 35, les réunions annulées et les réunions d'une demi-journée sont également prises en compte pour le calcul du coût par MAD, celles-ci étant facturées à leurs organisateurs.

15

(16)  Le domicile professionnel déclaré des AIC locaux est situé à moins de 60 kilomètres du lieu des réunions.

16

(17)  PriceWaterhouseCoopers, Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes AIC, 5 octobre 2001.

17

Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes AIC

(18)  Dans GERI, l'unité de mesure de l'occupation des interprètes est la «demi-journée». Lorsqu'une réunion est annulée dans GERI, les demi-journées d'interprétation allouées à cette réunion sont automatiquement présentées comme «demi-journées suspendues» pour chacun des interprètes commandés pour la réunion. Si l'interprète disponible est réaffecté à une autre réunion, le code «suspendu» est remplacé par le code de la nouvelle réunion. La somme de toutes les «demi-journées suspendues» dans GERI représente la «perte nette en ressources d'interprétation» exprimée en demi-journées.

18

(19)  Les permanences «implicites» diffèrent des permanences «explicites», ces dernières correspondant aux équipes de réserve incluses dans la planification et destinées à remplacer les interprètes absents. Conformément aux conditions de travail établies [«Dispositions applicables aux interprètes fonctionnaires», DG Interprétation (87)25], les interprètes peuvent être affectés aux réunions pour un maximum de dix-huit séances (demi-journées de trois heures et demie) par période de deux semaines.

19

(20)  Le coût moyen par journée disponible pour l'interprétation équivaut au coût total de la DG Interprétation après déduction des impôts et des contributions au régime de pension calculé ci-dessus (106 millions d'euros), divisé par la somme des journées d'interprétation (101 000) et des permanences implicites (21 000).

20

(21)  Rapport du groupe de travail ad hoc du CITI, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Bruxelles, 22 avril 2002.

21

Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires

(22)  Article 15 de l'accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les organisations coordonnées («Sauf dispositions contraires mutuellement agréées, les règles en matière de frais de voyage sont celles en vigueur dans chaque Organisation»), confirmé par l'article 2 de l'avenant entre l'AIIC et le Conseil de l'Europe: «Les conditions de déplacement et de défraiement applicables aux agents en mission du Conseil de l'Europe sont appliquées aux interprètes.»

22

Article 13 de la convention AIIC-Nations unies (2000-2005): «Sauf disposition contraire dans la présente convention, les règles en matière de voyage applicables aux agents ordinaires de l'organisation employeuse sont applicables aux interprètes free-lance employés de cette manière. (...)»

(23)  Commission européenne, «Modalités d'application de certaines dispositions de la convention».

23

(24)  Dispositions d'application relatives aux réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg, paragraphe III. Frais de voyage.

24

(25)  L'article 9, paragraphe 2, de la convention mentionnée au point 8 dispose que «l’indemnité journalière et l’indemnité journalière supplémentaire sont égales à l’indemnité de mission des fonctionnaires des grades LA4 à LA8 fixée par le barème le plus avantageux en vigueur dans les institutions pour l’interprète n’ayant pas la qualité d’agent des institutions. Pour l’interprète dont le contrat relève de l’article 78 du RAA, le barème est celui en vigueur dans l’institution pour laquelle il a été recruté».

25

(26)  Voir «Modalités d'emploi des interprètes free-lance à l'OCDE en 2003».

26

(27)  Voir point 23.

27

(28)  Voir également l'article 14 de la convention AIIC-Nations unies (2000-2005): «Lorsqu'une organisation propose un contrat à l'interprète, elle s'efforce de l'informer des dispositions qu'elle compte prendre en matière de transport. Si l'interprète accepte le contrat, il accepte également toute disposition prise en matière de voyage, à moins que l'organisation n'estime que les obligations professionnelles de l'intéressé avant ou après son contrat sont telles que les dispositions en question ne peuvent lui être appliquées. (...)»

28

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ANNEXE I

Les dispositions spécifiques applicables au Parlement, à la Commission et au Conseil

Le Parlement

| 1. | Conformément à l'article 138 du règlement intérieur du Parlement, tous les députés ont le droit de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les interventions dans l'une des langues officielles sont interprétées simultanément dans chacune des autres langues officielles. Le même règlement dispose également que l'interprétation est assurée, au cours des réunions de commission et de délégation, à partir des langues officielles utilisées et exigées par les membres de la commission ou de la délégation concernée, et vers ces langues. Dans la pratique, pour toutes les séances plénières et un certain nombre de réunions des grands groupes politiques, l'interprétation est assurée à partir de et vers toutes les langues officielles de l'UE (onze langues actives et passives avant l'élargissement, dix-neuf après l'élargissement en raison du manque d'interprètes maltais). Pour les réunions des commissions parlementaires, l'interprétation est assurée vers les langues de tous les membres des commissions. |
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1.

Conformément à l'article 138 du règlement intérieur du Parlement, tous les députés ont le droit de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les interventions dans l'une des langues officielles sont interprétées simultanément dans chacune des autres langues officielles. Le même règlement dispose également que l'interprétation est assurée, au cours des réunions de commission et de délégation, à partir des langues officielles utilisées et exigées par les membres de la commission ou de la délégation concernée, et vers ces langues. Dans la pratique, pour toutes les séances plénières et un certain nombre de réunions des grands groupes politiques, l'interprétation est assurée à partir de et vers toutes les langues officielles de l'UE (onze langues actives et passives avant l'élargissement, dix-neuf après l'élargissement en raison du manque d'interprètes maltais). Pour les réunions des commissions parlementaires, l'interprétation est assurée vers les langues de tous les membres des commissions.

La Commission

| 2. | S'agissant de l'utilisation des langues, le règlement intérieur de la Commission (1) et ses modalités d'application (2) offrent une plus grande souplesse. Pour les réunions de la Commission européenne proprement dite, l'interprétation n'est assurée qu'en trois langues (anglais, français et allemand). Pour les comités de «comitologie» (3), le nombre de langues diffère d'un comité à l'autre, compte tenu des demandes des délégués nationaux. Dans la plupart des cas, pour les réunions de ces comités, l'interprétation est assurée en trois à sept langues. |
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2.

S'agissant de l'utilisation des langues, le règlement intérieur de la Commission (1) et ses modalités d'application (2) offrent une plus grande souplesse. Pour les réunions de la Commission européenne proprement dite, l'interprétation n'est assurée qu'en trois langues (anglais, français et allemand). Pour les comités de «comitologie» (3), le nombre de langues diffère d'un comité à l'autre, compte tenu des demandes des délégués nationaux. Dans la plupart des cas, pour les réunions de ces comités, l'interprétation est assurée en trois à sept langues.

Le Conseil

| 3. | Conformément au règlement no 1 et à l'article 14 du règlement intérieur du Conseil, les réunions des ministres bénéficient d'une interprétation intégrale (onze langues actives et passives avant l'élargissement, vingt langues après l'élargissement). Les réunions du Coreper (le Comité des représentants permanents) sont tenues en seulement trois langues actives et passives (anglais, français et allemand). Pour les nombreuses autres instances préparatoires (comités, groupes, groupes de travail), un régime linguistique particulier est déterminé lors de la création de chacune d'entre elles. Le régime linguistique de chaque instance est enregistré par le secrétariat général du Conseil dans une nomenclature spécifique. |
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3.

Conformément au règlement no 1 et à l'article 14 du règlement intérieur du Conseil, les réunions des ministres bénéficient d'une interprétation intégrale (onze langues actives et passives avant l'élargissement, vingt langues après l'élargissement). Les réunions du Coreper (le Comité des représentants permanents) sont tenues en seulement trois langues actives et passives (anglais, français et allemand). Pour les nombreuses autres instances préparatoires (comités, groupes, groupes de travail), un régime linguistique particulier est déterminé lors de la création de chacune d'entre elles. Le régime linguistique de chaque instance est enregistré par le secrétariat général du Conseil dans une nomenclature spécifique.

| 4. | À la réception des demandes de réunion de la présidence du Conseil, l'unité «Conférences du secrétariat général» du Conseil établit automatiquement un régime linguistique pour chaque demande de réunion conformément à la nomenclature. La DG Interprétation donne suite à toutes les demandes de réunion avec interprétation, pour autant que le nombre total de réunions de ce type et le nombre d'interprètes/jour n'excèdent pas les plafonds fixés en décembre 2002 dans l'«accord de niveau de service» passé entre la Commission (la DG Interprétation) et le Conseil visant à formaliser les principales obligations des deux parties. |
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4.

À la réception des demandes de réunion de la présidence du Conseil, l'unité «Conférences du secrétariat général» du Conseil établit automatiquement un régime linguistique pour chaque demande de réunion conformément à la nomenclature. La DG Interprétation donne suite à toutes les demandes de réunion avec interprétation, pour autant que le nombre total de réunions de ce type et le nombre d'interprètes/jour n'excèdent pas les plafonds fixés en décembre 2002 dans l'«accord de niveau de service» passé entre la Commission (la DG Interprétation) et le Conseil visant à formaliser les principales obligations des deux parties.

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(1)  Règlement intérieur de la Commission, C(2000) 3614 (JO L 308 du 8.12.2000, p. 26).

(2)  Modalités d'application du règlement intérieur de la Commission, C(2001) 1.

(3)  Comités consultatifs, comités de gestion et comités de réglementation, régis par la décision 1999/468/CE du Conseil du 28 juin 1999 fixant les modalités de l'exercice des compétences d'exécution conférées à la Commission (JO L 184 du 17.7.1999, p. 23), remplaçant la décision 87/373/CEE (JO L 197 du 18.7.1987, p. 33).

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ANNEXE II

La méthode de calcul du coût mise au point par la Cour

| 1. | Le coût budgétaire total («coût avant impôts et contributions au régime de pension») pour la DG Interprétation, tel que calculé par les auditeurs de la Cour, est égal à la somme du coût global sur lequel se fonde ladite DG Interprétation pour fixer les taux de facturation interinstitutionnelle et des frais généraux non inclus dans ses calculs (coût des agents de grade supérieur et des agents de soutien participant à des activités liées aux questions budgétaires et financières, à la gestion des ressources humaines et à l'administration générale). |
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1.

Le coût budgétaire total («coût avant impôts et contributions au régime de pension») pour la DG Interprétation, tel que calculé par les auditeurs de la Cour, est égal à la somme du coût global sur lequel se fonde ladite DG Interprétation pour fixer les taux de facturation interinstitutionnelle et des frais généraux non inclus dans ses calculs (coût des agents de grade supérieur et des agents de soutien participant à des activités liées aux questions budgétaires et financières, à la gestion des ressources humaines et à l'administration générale).

| 2. | En déduisant l'impôt communautaire payé par les interprètes permanents et les AIC des «coûts avant impôts et contributions au régime de pension» et en ajoutant les contributions fictives au régime de pension versées par l'employeur pour les interprètes permanents (dont le montant est égal au double de la contribution payée par le fonctionnaire) (1), on obtient le coût pour le budget communautaire («coût après impôts et contributions au régime de pension»). Pour les AIC, le coût budgétaire total comprend déjà les contributions au régime de pension payées par les AIC et les institutions de l'UE à un organisme externe. |
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2.

En déduisant l'impôt communautaire payé par les interprètes permanents et les AIC des «coûts avant impôts et contributions au régime de pension» et en ajoutant les contributions fictives au régime de pension versées par l'employeur pour les interprètes permanents (dont le montant est égal au double de la contribution payée par le fonctionnaire) (1), on obtient le coût pour le budget communautaire («coût après impôts et contributions au régime de pension»). Pour les AIC, le coût budgétaire total comprend déjà les contributions au régime de pension payées par les AIC et les institutions de l'UE à un organisme externe.

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(1)  Conformément à l'article 83, paragraphe 2, du statut, une contribution correspondant à un tiers du financement du régime de pensions est déduite mensuellement du traitement des fonctionnaires. Par conséquent, la «contribution de l'employeur» équivaut au double de celle du fonctionnaire.

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RÉPONSES DU PARLEMENT EUROPÉEN

| V. | Au sein de la direction de l'interprétation, l'unité «Réunions/conférences» examine la conformité des demandes de réunion avec les règles en vigueur, avant d'accepter la fourniture du service d'interprétation. |
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V.

Au sein de la direction de l'interprétation, l'unité «Réunions/conférences» examine la conformité des demandes de réunion avec les règles en vigueur, avant d'accepter la fourniture du service d'interprétation.

| VII. | Le Parlement européen (PE) souligne qu'en tant qu'institution politique, il doit être en mesure de réagir rapidement à des situations politiques par définition impossibles à programmer dans certains cas. Un code de conduite a été adopté en 1999 et mis à jour en 2004 afin de disposer de règles visant à mieux encadrer la mise à disposition du service d'interprétation. |
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VII.

Le Parlement européen (PE) souligne qu'en tant qu'institution politique, il doit être en mesure de réagir rapidement à des situations politiques par définition impossibles à programmer dans certains cas. Un code de conduite a été adopté en 1999 et mis à jour en 2004 afin de disposer de règles visant à mieux encadrer la mise à disposition du service d'interprétation.

Alors que de nombreuses réunions organisées au sein des deux autres institutions mentionnées dans ce rapport peuvent ne pas nécessiter les services de l'interprétation, les réunions parlementaires impliquent généralement le recours à l'interprétation (1).

| VIII. | Les rapports de séance existent pour les réunions des commissions et délégations; ils vont être étendus aux autres types de réunions, dont celles des groupes politiques. |
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VIII.

Les rapports de séance existent pour les réunions des commissions et délégations; ils vont être étendus aux autres types de réunions, dont celles des groupes politiques.

L'établissement régulier des rapports périodiques destinés à sensibiliser les utilisateurs a été perturbé par des difficultés au niveau technique. Les services s'engagent à améliorer la situation dès septembre 2005.

| 19. | Même si les députés étaient tenus de confirmer à l'avance leur présence en réunion, le respect du profil linguistique d'une réunion se heurterait à de nombreuses difficultés, dont l'obligation de couvrir les besoins linguistiques découlant de la présence en réunion de ministres, de commissaires, voire d'experts invités. |
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19.

Même si les députés étaient tenus de confirmer à l'avance leur présence en réunion, le respect du profil linguistique d'une réunion se heurterait à de nombreuses difficultés, dont l'obligation de couvrir les besoins linguistiques découlant de la présence en réunion de ministres, de commissaires, voire d'experts invités.

| 20-21. | Les services d'interprétation vérifient régulièrement avec les services utilisateurs la pertinence de ressources demandées; depuis septembre 2004, afin d'assurer une utilisation optimale des ressources, ils exploitent également les rapports établis à l'issue des réunions des commissions et délégations, et bientôt à l'issue des réunions des groupes politiques également.
  Les services utilisateurs (commissions et délégations) tiennent à jour les profils linguistiques de leurs réunions afin de permettre à la direction de l'interprétation d'optimaliser l'utilisation des ressources. Ces informations seront transmises périodiquement au bureau du Parlement afin qu'il puisse, le cas échéant, décider des adaptations nécessaires. |
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20-21.

Les services d'interprétation vérifient régulièrement avec les services utilisateurs la pertinence de ressources demandées; depuis septembre 2004, afin d'assurer une utilisation optimale des ressources, ils exploitent également les rapports établis à l'issue des réunions des commissions et délégations, et bientôt à l'issue des réunions des groupes politiques également.

Les services utilisateurs (commissions et délégations) tiennent à jour les profils linguistiques de leurs réunions afin de permettre à la direction de l'interprétation d'optimaliser l'utilisation des ressources. Ces informations seront transmises périodiquement au bureau du Parlement afin qu'il puisse, le cas échéant, décider des adaptations nécessaires.

| 30. | Le PE prend acte (article 139 du règlement) du fait que la couverture des nouvelles langues officielles issues de l'élargissement est encore incomplète en raison de la pénurie de ressources qualifiées, dont la formation incombe aux États membres. |
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30.

Le PE prend acte (article 139 du règlement) du fait que la couverture des nouvelles langues officielles issues de l'élargissement est encore incomplète en raison de la pénurie de ressources qualifiées, dont la formation incombe aux États membres.

| 31. | Bien que le concours organisé par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) pour recruter des interprètes maltais ait été infructueux, la langue maltaise est couverte lors des sessions plénières à Strasbourg par le recrutement d'interprètes extérieurs; elle le sera également en 2006 lors des sessions plénières organisées à Bruxelles grâce aux interprètes maltais issus d'un programme de formation financé par les institutions. |
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31.

Bien que le concours organisé par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) pour recruter des interprètes maltais ait été infructueux, la langue maltaise est couverte lors des sessions plénières à Strasbourg par le recrutement d'interprètes extérieurs; elle le sera également en 2006 lors des sessions plénières organisées à Bruxelles grâce aux interprètes maltais issus d'un programme de formation financé par les institutions.

| 33-34. | Les services du PE relèvent le coût direct du service d'interprétation fourni par des interprètes extérieurs selon les règles en vigueur et actualisent régulièrement les coûts moyens de la journée d'interprétation réalisée par un interprète extérieur.
  Ils s'engagent à étudier et éventuellement à reprendre la méthode de calcul proposée par la Cour en vue d'améliorer la connaissance du coût global des services fournis, y inclus les services fournis par les interprètes permanents, et à dégager les ressources nécessaires à la gestion de ces données. |
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33-34.

Les services du PE relèvent le coût direct du service d'interprétation fourni par des interprètes extérieurs selon les règles en vigueur et actualisent régulièrement les coûts moyens de la journée d'interprétation réalisée par un interprète extérieur.

Ils s'engagent à étudier et éventuellement à reprendre la méthode de calcul proposée par la Cour en vue d'améliorer la connaissance du coût global des services fournis, y inclus les services fournis par les interprètes permanents, et à dégager les ressources nécessaires à la gestion de ces données.

| 38. | La différence relevée entre les coûts de la journée d'interprétation au PE et à la DG Interprétation est bien expliquée dans le point suivant (39), où la Cour fait état des contraintes spécifiques caractérisant l'activité du PE. |
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38.

La différence relevée entre les coûts de la journée d'interprétation au PE et à la DG Interprétation est bien expliquée dans le point suivant (39), où la Cour fait état des contraintes spécifiques caractérisant l'activité du PE.

| 39. | La trop forte concentration des réunions sur une partie de la semaine ou de la journée (point 39, c) s'explique notamment par la nécessité, pour les groupes politiques, de respecter les délais de dépôt des amendements avant leur traduction écrite. L'introduction de neuf nouvelles langues a eu pour conséquence d'avancer ce délai du jeudi matin au mercredi soir précédant la session plénière, avec pour corollaire une concentration des réunions le mercredi.
  Conscients de la nécessité d'améliorer l'utilisation des ressources, les services d'interprétation ont augmenté la coopération interinstitutionnelle en ce qui concerne la mise à disposition réciproque des interprètes permanents et comptent approfondir davantage cette pratique en favorisant les périodes de faible activité parlementaire.
  Les services chargés d'organiser les réunions des commissions et délégations parlementaires ont réussi en 2004 à augmenter le nombre de réunions programmées le jeudi après-midi.
  Les réunions tardives sont organisées au PE (point 39, d) en fonction des décisions prises en matière d'organisation des travaux par les organes politiques; elles concernent essentiellement les sessions plénières à Strasbourg et à Bruxelles, certaines réunions de la commission des budgets en période d'adoption des budgets et certaines réunions des comités de conciliation. Elles représentent une part largement minoritaire par rapport au volume général d'activités et font partie intégrante du rythme d'activité propre à l'institution parlementaire des vingt-cinq États membres. |
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39.

La trop forte concentration des réunions sur une partie de la semaine ou de la journée (point 39, c) s'explique notamment par la nécessité, pour les groupes politiques, de respecter les délais de dépôt des amendements avant leur traduction écrite. L'introduction de neuf nouvelles langues a eu pour conséquence d'avancer ce délai du jeudi matin au mercredi soir précédant la session plénière, avec pour corollaire une concentration des réunions le mercredi.

Conscients de la nécessité d'améliorer l'utilisation des ressources, les services d'interprétation ont augmenté la coopération interinstitutionnelle en ce qui concerne la mise à disposition réciproque des interprètes permanents et comptent approfondir davantage cette pratique en favorisant les périodes de faible activité parlementaire.

Les services chargés d'organiser les réunions des commissions et délégations parlementaires ont réussi en 2004 à augmenter le nombre de réunions programmées le jeudi après-midi.

Les réunions tardives sont organisées au PE (point 39, d) en fonction des décisions prises en matière d'organisation des travaux par les organes politiques; elles concernent essentiellement les sessions plénières à Strasbourg et à Bruxelles, certaines réunions de la commission des budgets en période d'adoption des budgets et certaines réunions des comités de conciliation. Elles représentent une part largement minoritaire par rapport au volume général d'activités et font partie intégrante du rythme d'activité propre à l'institution parlementaire des vingt-cinq États membres.

| 42. | Le coût élevé des services d'interprétation organisés à court terme reflète la souplesse d'organisation nécessaire au sein du PE.
  Comme indiqué dans la réponse au point VII ci-dessus, des réunions peuvent être demandées à court terme en fonction de l'actualité politique à laquelle le Parlement est appelé à réagir. |
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42.

Le coût élevé des services d'interprétation organisés à court terme reflète la souplesse d'organisation nécessaire au sein du PE.

Comme indiqué dans la réponse au point VII ci-dessus, des réunions peuvent être demandées à court terme en fonction de l'actualité politique à laquelle le Parlement est appelé à réagir.

| 43. | L'annulation tardive de réunions avec interprétation et la planification perfectible des travaux constituent des facteurs de coût sur lequel les services administratifs attirent régulièrement l'attention des utilisateurs. Il est envisagé de les sensibiliser davantage en leur communiquant régulièrement le coût de ces annulations tardives. Les chiffres cités par la Cour doivent toutefois être relativisés pour éviter toute mauvaise interprétation. En effet, une réunion est fréquemment constituée, au cours d'une même journée, d'une suite de plusieurs sous-réunions (coordinateurs, bureau, groupes de travail, etc.): l'annulation d'une ou de plusieurs sous-réunions n'a pas d'incidence budgétaire dans la mesure où les interprètes ont travaillé dans les autres séances. En outre, les chiffres d'annulation de réunions couvrent également des annulations «techniques» n'ayant aucune incidence budgétaire au niveau de l'interprétation car elles visent uniquement à recréer la même réunion demandée en modifiant les horaires, salles, lieu de travail ou les langues demandées. |
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43.

L'annulation tardive de réunions avec interprétation et la planification perfectible des travaux constituent des facteurs de coût sur lequel les services administratifs attirent régulièrement l'attention des utilisateurs. Il est envisagé de les sensibiliser davantage en leur communiquant régulièrement le coût de ces annulations tardives. Les chiffres cités par la Cour doivent toutefois être relativisés pour éviter toute mauvaise interprétation. En effet, une réunion est fréquemment constituée, au cours d'une même journée, d'une suite de plusieurs sous-réunions (coordinateurs, bureau, groupes de travail, etc.): l'annulation d'une ou de plusieurs sous-réunions n'a pas d'incidence budgétaire dans la mesure où les interprètes ont travaillé dans les autres séances. En outre, les chiffres d'annulation de réunions couvrent également des annulations «techniques» n'ayant aucune incidence budgétaire au niveau de l'interprétation car elles visent uniquement à recréer la même réunion demandée en modifiant les horaires, salles, lieu de travail ou les langues demandées.

| 44. | La gestion de l'interprétation doit concilier l'approche budgétaire de la rétribution des interprètes (les interprètes extérieurs sont rétribués sur une base journalière indivisible, même pour une seule séance courte) et la logique de l'organisation du travail parlementaire par périodes d'une demi-journée ou par séances plus courtes encore. Par conséquent, l'impact budgétaire en frais d'interprétation n'est que limité, voire nul, lorsqu'une «sous-réunion» ou un groupe de travail a effectivement été annulé, mais que les interprètes concernés ont travaillé dans d'autres séances ou cours de la même journée (en moyenne 70 % des interprètes concernés par une annulation peuvent être réaffectés dans d'autres réunions). Dans ces conditions, le Parlement estime que le coût du service d'interprétation planifié et non utilisé, en 2003, était inférieur à 5 % de l'ensemble des ressources d'interprétation mobilisées (56 298 journées d'interprétation) soit un peu plus de la moitié du pourcentage et du coût mentionnés par la Cour. |
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44.

La gestion de l'interprétation doit concilier l'approche budgétaire de la rétribution des interprètes (les interprètes extérieurs sont rétribués sur une base journalière indivisible, même pour une seule séance courte) et la logique de l'organisation du travail parlementaire par périodes d'une demi-journée ou par séances plus courtes encore. Par conséquent, l'impact budgétaire en frais d'interprétation n'est que limité, voire nul, lorsqu'une «sous-réunion» ou un groupe de travail a effectivement été annulé, mais que les interprètes concernés ont travaillé dans d'autres séances ou cours de la même journée (en moyenne 70 % des interprètes concernés par une annulation peuvent être réaffectés dans d'autres réunions). Dans ces conditions, le Parlement estime que le coût du service d'interprétation planifié et non utilisé, en 2003, était inférieur à 5 % de l'ensemble des ressources d'interprétation mobilisées (56 298 journées d'interprétation) soit un peu plus de la moitié du pourcentage et du coût mentionnés par la Cour.

| 55. | Le PE se réjouit des progrès accomplis en ce qui concerne la coopération interinstitutionnelle dans le domaine de l'interprétation. Ceux-ci vont au-delà des recommandations du «rapport Chêne», notamment en ce qui concerne les échanges ponctuels d'interprètes permanents des anciennes langues officielles.
  Certaines différences entre les institutions en ce qui concerne les conditions de travail des interprètes constituent encore un frein aux échanges de fonctionnaires. Ce sujet est à l'étude. |
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55.

Le PE se réjouit des progrès accomplis en ce qui concerne la coopération interinstitutionnelle dans le domaine de l'interprétation. Ceux-ci vont au-delà des recommandations du «rapport Chêne», notamment en ce qui concerne les échanges ponctuels d'interprètes permanents des anciennes langues officielles.

Certaines différences entre les institutions en ce qui concerne les conditions de travail des interprètes constituent encore un frein aux échanges de fonctionnaires. Ce sujet est à l'étude.

| 56. | Indépendamment des économies et des gains d'efficacité possibles, il faut noter que l'existence de trois services d'interprétation correspond aux particularités et aux besoins spécifiques de ces institutions concernées.
  Les calendriers d'activité des institutions pourraient faire l'objet de plus d'harmonisation en vue d'améliorer l'efficacité et la disponibilité du service d'interprétation, spécialement dans le cas des langues de l'élargissement. |
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56.

Indépendamment des économies et des gains d'efficacité possibles, il faut noter que l'existence de trois services d'interprétation correspond aux particularités et aux besoins spécifiques de ces institutions concernées.

Les calendriers d'activité des institutions pourraient faire l'objet de plus d'harmonisation en vue d'améliorer l'efficacité et la disponibilité du service d'interprétation, spécialement dans le cas des langues de l'élargissement.

| 57. | La notion de concurrence ne concerne nullement les rémunérations, fixées par la convention professionnelle à un niveau égal pour toutes les institutions de l'Union européenne (UE).
  Les secrétaires généraux des institutions, conscients de la nécessité de mieux utiliser les ressources humaines disponibles (point 57, b), ont intensifié très sensiblement la coopération interinstitutionnelle et ont entamé un programme de mise à disposition réciproque des interprètes permanents; ils sont déterminés à accroître la coopération dans ce domaine.
  La gestion commune de la liste des interprètes extérieurs et la consultation accrue entre services de programmation permet déjà de partager les frais de voyage (57, c) dans des proportions certes perfectibles. |
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57.

La notion de concurrence ne concerne nullement les rémunérations, fixées par la convention professionnelle à un niveau égal pour toutes les institutions de l'Union européenne (UE).

Les secrétaires généraux des institutions, conscients de la nécessité de mieux utiliser les ressources humaines disponibles (point 57, b), ont intensifié très sensiblement la coopération interinstitutionnelle et ont entamé un programme de mise à disposition réciproque des interprètes permanents; ils sont déterminés à accroître la coopération dans ce domaine.

La gestion commune de la liste des interprètes extérieurs et la consultation accrue entre services de programmation permet déjà de partager les frais de voyage (57, c) dans des proportions certes perfectibles.

| 58. | L'autonomie politique et fonctionnelle du Parlement européen n'est pas conciliable avec une pratique organisationnelle qui consisterait à devoir faire soumettre ses demandes de réunions officielles à un arbitrage administratif, inévitable au moment de gérer les ressources disponibles, et, en définitive, faire dépendre la réalisation de ses réunions d'un tel arbitrage technique. L'idée, donc, de la création d'une agence unique chargée de fournir les services d'interprétation à toutes les institutions ne peut être retenue par le Parlement européen.
  Par ailleurs, le «rapport Chêne», dans ses conclusions formulées en 2002 à l'intention des secrétaires généraux des institutions après une étude circonstanciée, préconisait un approfondissement des synergies plutôt qu'une fusion des services.
  Enfin, en termes économiques, la création d'une agence unique fournissant l'interprétation à toutes les institutions ne réduirait pas les coûts supplémentaires affectant l'organisation des réunions du PE (coûts des missions à Strasbourg, missions plus nombreuses, facteurs objectifs relevés par la Cour comme étant justifiés). Elle ne permettrait pas non plus de réduire la pénurie en interprètes qualifiés qui affecte certaines langues. |
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58.

L'autonomie politique et fonctionnelle du Parlement européen n'est pas conciliable avec une pratique organisationnelle qui consisterait à devoir faire soumettre ses demandes de réunions officielles à un arbitrage administratif, inévitable au moment de gérer les ressources disponibles, et, en définitive, faire dépendre la réalisation de ses réunions d'un tel arbitrage technique. L'idée, donc, de la création d'une agence unique chargée de fournir les services d'interprétation à toutes les institutions ne peut être retenue par le Parlement européen.

Par ailleurs, le «rapport Chêne», dans ses conclusions formulées en 2002 à l'intention des secrétaires généraux des institutions après une étude circonstanciée, préconisait un approfondissement des synergies plutôt qu'une fusion des services.

Enfin, en termes économiques, la création d'une agence unique fournissant l'interprétation à toutes les institutions ne réduirait pas les coûts supplémentaires affectant l'organisation des réunions du PE (coûts des missions à Strasbourg, missions plus nombreuses, facteurs objectifs relevés par la Cour comme étant justifiés). Elle ne permettrait pas non plus de réduire la pénurie en interprètes qualifiés qui affecte certaines langues.

| 62. | Le PE a toujours visé une proportion de 50/50 entre les interprètes extérieurs (AIC) et les permanents; celle-ci est bien entendu favorable aux AIC en période de pics mais elle était stabilisée en 2004 à 52 % de permanents et 48 % d'AIC. |
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62.

Le PE a toujours visé une proportion de 50/50 entre les interprètes extérieurs (AIC) et les permanents; celle-ci est bien entendu favorable aux AIC en période de pics mais elle était stabilisée en 2004 à 52 % de permanents et 48 % d'AIC.

| 63. | Les services du PE s'emploient, en particulier depuis la création d'un service unique chargé de tous les paiements aux AIC, à contrôler de plus près les frais de voyage exposés par les AIC.
  L'objectif est d'appliquer les tarifs les plus bas possibles dans le respect des règles en vigueur et en se rapprochant au maximum des critères valables pour les interprètes permanents.
  Le Parlement européen est prêt à engager avec les autres institutions une renégociation de la convention avec l'AIIC. |
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63.

Les services du PE s'emploient, en particulier depuis la création d'un service unique chargé de tous les paiements aux AIC, à contrôler de plus près les frais de voyage exposés par les AIC.

L'objectif est d'appliquer les tarifs les plus bas possibles dans le respect des règles en vigueur et en se rapprochant au maximum des critères valables pour les interprètes permanents.

Le Parlement européen est prêt à engager avec les autres institutions une renégociation de la convention avec l'AIIC.

| 64-65. | Le type de billet d'avion mentionné à l'article 10 des modalités d'application de la convention actuellement en vigueur («un billet IATA échangeable et remboursable au tarif le plus économique non soumis à la règle des quotas») ne correspond pas au billet soumis à des restrictions.
  Le cas échéant, les services du Parlement acceptent cependant de rembourser les frais de voyage sur la base d'un tarif réduit soumis à des restrictions en garantissant à l'interprète le remboursement des pénalités qui seraient imputables à une raison de service.
  Le service gestionnaire encourage les interprètes AIC à faire usage de cette formule, voire à recourir systématiquement à l'agence de voyages en contrat avec le PE chargée d'appliquer les tarifs négociés ou les meilleurs tarifs disponibles.
  Par ailleurs, dans certains cas et sur certaines lignes (par exemple, Bruxelles-Strasbourg pendant les sessions plénières du PE), aucun billet échangeable n'est disponible sous le tarif de la classe affaires. |
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64-65.

Le type de billet d'avion mentionné à l'article 10 des modalités d'application de la convention actuellement en vigueur («un billet IATA échangeable et remboursable au tarif le plus économique non soumis à la règle des quotas») ne correspond pas au billet soumis à des restrictions.

Le cas échéant, les services du Parlement acceptent cependant de rembourser les frais de voyage sur la base d'un tarif réduit soumis à des restrictions en garantissant à l'interprète le remboursement des pénalités qui seraient imputables à une raison de service.

Le service gestionnaire encourage les interprètes AIC à faire usage de cette formule, voire à recourir systématiquement à l'agence de voyages en contrat avec le PE chargée d'appliquer les tarifs négociés ou les meilleurs tarifs disponibles.

Par ailleurs, dans certains cas et sur certaines lignes (par exemple, Bruxelles-Strasbourg pendant les sessions plénières du PE), aucun billet échangeable n'est disponible sous le tarif de la classe affaires.

| 66. | En coopération avec le nouveau service unique chargé du paiement des AIC, créé en octobre 2004, les services du PE ont mis en place une cellule chargée de superviser le secteur des frais liés aux engagements des AIC. |
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66.

En coopération avec le nouveau service unique chargé du paiement des AIC, créé en octobre 2004, les services du PE ont mis en place une cellule chargée de superviser le secteur des frais liés aux engagements des AIC.

| 67. | Il est vrai que le Parlement a toujours appliqué l'article 9, paragraphe 2, de la convention professionnelle en considérant qu'il visait une égalité des barèmes applicables et non les règles de fractionnement des indemnités journalières.
  Les dispositions arrêtées par le nouveau statut du personnel prévoient à présent une distinction entre l'indemnité journalière et l'indemnité d'hébergement. La renégociation de la convention passée avec l'AIIC permettrait de clarifier ces dispositions. |
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67.

Il est vrai que le Parlement a toujours appliqué l'article 9, paragraphe 2, de la convention professionnelle en considérant qu'il visait une égalité des barèmes applicables et non les règles de fractionnement des indemnités journalières.

Les dispositions arrêtées par le nouveau statut du personnel prévoient à présent une distinction entre l'indemnité journalière et l'indemnité d'hébergement. La renégociation de la convention passée avec l'AIIC permettrait de clarifier ces dispositions.

| 72. | La durée des séances d'interprétation est fixée à trois heures et demie pour les réunions habituelles. Si le service utilisateur en formule la demande, elle peut cependant, sans difficultés, être portée à quatre heures ou plus moyennant un renforcement des équipes d'interprètes. |
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72.

La durée des séances d'interprétation est fixée à trois heures et demie pour les réunions habituelles. Si le service utilisateur en formule la demande, elle peut cependant, sans difficultés, être portée à quatre heures ou plus moyennant un renforcement des équipes d'interprètes.

| 82. | Les meilleures pratiques observées dans les autres institutions seront étudiées par les services du PE utilisateurs de l'interprétation afin d'améliorer la planification des travaux dans le respect des impératifs politiques rappelés dans la réponse au point VII. |
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82.

Les meilleures pratiques observées dans les autres institutions seront étudiées par les services du PE utilisateurs de l'interprétation afin d'améliorer la planification des travaux dans le respect des impératifs politiques rappelés dans la réponse au point VII.

| 83-84. | La couverture des besoins d'interprétation concernant les nouvelles langues officielles progresse au rythme des efforts considérables de prospection et de formation complémentaire déployés par les institutions. Il faut cependant souligner que les nouveaux pays membres ont un rôle principal à jouer dans le domaine de la formation des linguistes. |
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83-84.

La couverture des besoins d'interprétation concernant les nouvelles langues officielles progresse au rythme des efforts considérables de prospection et de formation complémentaire déployés par les institutions. Il faut cependant souligner que les nouveaux pays membres ont un rôle principal à jouer dans le domaine de la formation des linguistes.

| 85-86. | Le multilinguisme intégral tel que souhaité par le PE comporte des coûts importants qui peuvent être davantage maîtrisés en fonction du type d'organisation des travaux parlementaires et d'une planification optimale des réunions. Ces coûts découlent également de décisions politiques relatives à l'organisation des travaux (calendriers et lieux de travail). |
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85-86.

Le multilinguisme intégral tel que souhaité par le PE comporte des coûts importants qui peuvent être davantage maîtrisés en fonction du type d'organisation des travaux parlementaires et d'une planification optimale des réunions. Ces coûts découlent également de décisions politiques relatives à l'organisation des travaux (calendriers et lieux de travail).

| 87. | La direction de l'interprétation du PE pratique une politique minimaliste en matière d'équipes d'interprètes de réserve. Une seule équipe par jour est programmée, uniquement pour les jours de pic d'activité; elle finit toujours par être utilisée en tout ou en grande partie. |
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87.

La direction de l'interprétation du PE pratique une politique minimaliste en matière d'équipes d'interprètes de réserve. Une seule équipe par jour est programmée, uniquement pour les jours de pic d'activité; elle finit toujours par être utilisée en tout ou en grande partie.

| 88. | Voir la réponse donnée par le Parlement au point 44. |
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88.

Voir la réponse donnée par le Parlement au point 44.

| 90-91. | Les services du PE sont actuellement engagés dans un processus d'application plus stricte de la convention avec l'AIIC, d'intégration plus poussée des systèmes informatiques et d'approfondissement de la coopération interinstitutionnelle; ils s'engagent à poursuivre dans ce sens.
  L'institution est ouverte à une renégociation de la convention. |
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90-91.

Les services du PE sont actuellement engagés dans un processus d'application plus stricte de la convention avec l'AIIC, d'intégration plus poussée des systèmes informatiques et d'approfondissement de la coopération interinstitutionnelle; ils s'engagent à poursuivre dans ce sens.

L'institution est ouverte à une renégociation de la convention.

| 92. | Le PE estime qu'il doit disposer d'un corps d'interprètes fonctionnaires, gage d'indépendance et d'autonomie pour l'institution.
  Par ailleurs, le recours ponctuel aux interprètes extérieurs en fonction des besoins permet d'absorber les pics d'activité et de moduler la charge budgétaire.
  La proportion 50/50 apparaît comme un compromis raisonnable entre l'autonomie et la flexibilité du service. |
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92.

Le PE estime qu'il doit disposer d'un corps d'interprètes fonctionnaires, gage d'indépendance et d'autonomie pour l'institution.

Par ailleurs, le recours ponctuel aux interprètes extérieurs en fonction des besoins permet d'absorber les pics d'activité et de moduler la charge budgétaire.

La proportion 50/50 apparaît comme un compromis raisonnable entre l'autonomie et la flexibilité du service.

| 93. | La durée des réunions est fixée par les organes politiques et parlementaires; elle peut dépasser la durée conventionnelle de trois heures et demie, comme indiqué sous le point 72.
  Le service d'interprétation est tenu de couvrir toutes demandes conformes aux règles; à cette fin, il affecte les interprètes aux réunions dans le respect des règles en vigueur en matière de conditions de travail. |
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93.

La durée des réunions est fixée par les organes politiques et parlementaires; elle peut dépasser la durée conventionnelle de trois heures et demie, comme indiqué sous le point 72.

Le service d'interprétation est tenu de couvrir toutes demandes conformes aux règles; à cette fin, il affecte les interprètes aux réunions dans le respect des règles en vigueur en matière de conditions de travail.

| 94. | Il revient à l'autorité politique du PE de déterminer si elle souhaite disposer de son propre service d'interprétation autonome, impliqué dans de larges synergies interinstitutionnelles, ou si elle préfère favoriser la création d'une agence unique chargée de fournir le service d'interprétation à toutes les institutions. |
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94.

Il revient à l'autorité politique du PE de déterminer si elle souhaite disposer de son propre service d'interprétation autonome, impliqué dans de larges synergies interinstitutionnelles, ou si elle préfère favoriser la création d'une agence unique chargée de fournir le service d'interprétation à toutes les institutions.

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(1)  L'article 138 du règlement du Parlement prévoit que:

| «1. | Tous les documents du Parlement sont rédigés dans les langues officielles. |
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«1.

Tous les documents du Parlement sont rédigés dans les langues officielles.

| 2. | Tous les députés ont le droit, au Parlement, de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les interventions dans une des langues officielles sont interprétées simultanément dans chacune des autres langues officielles et dans toute autre langue que le bureau estime nécessaire. |
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2.

Tous les députés ont le droit, au Parlement, de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les interventions dans une des langues officielles sont interprétées simultanément dans chacune des autres langues officielles et dans toute autre langue que le bureau estime nécessaire.

| 3. | L'interprétation est assurée, au cours des réunions de commission et de délégation, à partir des langues officielles utilisées et exigées par les membres titulaires et suppléants de la commission ou de la délégation concernée, et vers ces langues. |
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3.

L'interprétation est assurée, au cours des réunions de commission et de délégation, à partir des langues officielles utilisées et exigées par les membres titulaires et suppléants de la commission ou de la délégation concernée, et vers ces langues.

| 4. | Au cours des réunions de commission ou de délégation en dehors des lieux habituels de travail, l'interprétation est assurée à partir des langues des membres qui ont confirmé leur assistance à la réunion, et vers ces langues. Ce régime peut être exceptionnellement assoupli avec l'accord des membres de l'un ou de l'autre de ces organes. En cas de désaccord, le bureau tranche.» |
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4.

Au cours des réunions de commission ou de délégation en dehors des lieux habituels de travail, l'interprétation est assurée à partir des langues des membres qui ont confirmé leur assistance à la réunion, et vers ces langues. Ce régime peut être exceptionnellement assoupli avec l'accord des membres de l'un ou de l'autre de ces organes. En cas de désaccord, le bureau tranche.»

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RÉPONSES DU CONSEIL

Le secrétariat général du Conseil se félicite du rapport de la Cour des comptes européenne sur les frais d'interprétation exposés par les institutions de l'Union européenne (UE), qui pourrait servir de base pour continuer à rationaliser l'utilisation des services d'interprétation à l'avenir.

Observations sur certains points particuliers du rapport

| 10./11. | Le tableau 1 et les analyses qui suivent, aux points 10 et 11 du rapport, ne fournissent pas une explication complète de l'augmentation du nombre de journées d'interprétation survenue au Conseil entre 1998 et 2002 (+9 %). La principale raison de cette augmentation est l'accroissement significatif des activités du Conseil et du nombre de réunions (+39 %) tenues en son sein durant cette période (voir tableau 1).
  Tableau 1
  Nombre de journées d'interprétation fournies au Conseil, y compris dans les langues des nouveaux États membres, par rapport au nombre de réunions (indice 1998 = 100) | 1998 | 1999 | 2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Réunions du Conseil | 100 | 105,8 | 112,2 | 132,7 | 139 | 135,8 | 124,8 |
| Jours d'interprétation fournis au Conseil | 100 | 96,8 | 96,3 | 105,6 | 109,1 | 103,9 | 89,9 |

10./11.

Le tableau 1 et les analyses qui suivent, aux points 10 et 11 du rapport, ne fournissent pas une explication complète de l'augmentation du nombre de journées d'interprétation survenue au Conseil entre 1998 et 2002 (+9 %). La principale raison de cette augmentation est l'accroissement significatif des activités du Conseil et du nombre de réunions (+39 %) tenues en son sein durant cette période (voir tableau 1).

Tableau 1

Nombre de journées d'interprétation fournies au Conseil, y compris dans les langues des nouveaux États membres, par rapport au nombre de réunions (indice 1998 = 100)

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

Réunions du Conseil

100

105,8

112,2

132,7

139

135,8

124,8

Jours d'interprétation fournis au Conseil

100

96,8

96,3

105,6

109,1

103,9

89,9

Pour ce qui est de la diminution de 13 % du nombre de journées d'interprétation fournies au Conseil en 2004, il convient de noter que, cette année-là, le nombre de réunions a baissé de 8 %. Il convient par ailleurs de tenir compte des facteurs ci-après:

| — | Depuis le 1er mai 2004, le nombre de réunions bénéficiant de services d'interprétation a diminué, conformément à la décision no 56/04 du SG/HR. |
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—

Depuis le 1er mai 2004, le nombre de réunions bénéficiant de services d'interprétation a diminué, conformément à la décision no 56/04 du SG/HR.

| — | Les anciens États membres (ceux de l'Union à quinze) ont présenté en 2004 un nombre moins élevé de demandes d'interprétation. |
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—

Les anciens États membres (ceux de l'Union à quinze) ont présenté en 2004 un nombre moins élevé de demandes d'interprétation.

| — | La DG Interprétation n'a pas été en mesure de répondre à toutes les demandes d'interprétation dans les nouvelles langues. |
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—

La DG Interprétation n'a pas été en mesure de répondre à toutes les demandes d'interprétation dans les nouvelles langues.

| 28. | Il convient aussi d'ajouter que le budget du Conseil prend à sa charge 50 % des frais d'interprétation afférents aux réunions du Coreper. |
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28.

Il convient aussi d'ajouter que le budget du Conseil prend à sa charge 50 % des frais d'interprétation afférents aux réunions du Coreper.

| 35. | Le manque de clarté de la définition de l'acronyme «MAD» et les changements fréquents qu'elle a subis au fil des ans rendent extrêmement discutable toute analyse fondée sur ce concept. |
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35.

Le manque de clarté de la définition de l'acronyme «MAD» et les changements fréquents qu'elle a subis au fil des ans rendent extrêmement discutable toute analyse fondée sur ce concept.

| 49. | Il y a lieu de signaler que l'annulation par le Conseil d'une réunion pour laquelle des services d'interprétation ont été réservés et doivent donc être payés ne signifie pas que les interprètes restent inactifs. D'après l'expérience du Conseil, la DG Interprétation peut, comme cela a déjà été fait, envoyer certains de ces interprètes dans d'autres réunions qui se tiennent à la Commission ou dans d'autres institutions qui font appel aux services de la DG Interprétation. |
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49.

Il y a lieu de signaler que l'annulation par le Conseil d'une réunion pour laquelle des services d'interprétation ont été réservés et doivent donc être payés ne signifie pas que les interprètes restent inactifs. D'après l'expérience du Conseil, la DG Interprétation peut, comme cela a déjà été fait, envoyer certains de ces interprètes dans d'autres réunions qui se tiennent à la Commission ou dans d'autres institutions qui font appel aux services de la DG Interprétation.

| 94. | Le secrétariat général du Conseil est favorable à la réalisation d'une évaluation indépendante des avantages qu'il pourrait y avoir à créer un bureau interinstitutionnel unique fournissant des services d'interprétation à toutes les institutions de l'UE. |
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94.

Le secrétariat général du Conseil est favorable à la réalisation d'une évaluation indépendante des avantages qu'il pourrait y avoir à créer un bureau interinstitutionnel unique fournissant des services d'interprétation à toutes les institutions de l'UE.

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RÉPONSES DE LA COMMISSION

SYNTHÈSE

| I. | La DG Interprétation assure une communication multilingue, le cœur même du processus de prise de décision communautaire. Elle assure l’égalité de traitement linguistique de tous les États membres, en donnant à chacun d’entre eux la possibilité d’utiliser sa ou ses propres langues officielles lorsqu’il s’adresse aux institutions. Elle soutient également le multilinguisme dans l’Union, qui est devenu un sujet politique sensible. Réponse aux besoins réels, niveau de qualité élevé, disponibilité et rapport coût/efficacité, tels sont les principes directeurs suivis par la Commission pour la fourniture de services d'interprétation. |
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I.

La DG Interprétation assure une communication multilingue, le cœur même du processus de prise de décision communautaire. Elle assure l’égalité de traitement linguistique de tous les États membres, en donnant à chacun d’entre eux la possibilité d’utiliser sa ou ses propres langues officielles lorsqu’il s’adresse aux institutions. Elle soutient également le multilinguisme dans l’Union, qui est devenu un sujet politique sensible. Réponse aux besoins réels, niveau de qualité élevé, disponibilité et rapport coût/efficacité, tels sont les principes directeurs suivis par la Commission pour la fourniture de services d'interprétation.

| II. | Tout en tenant compte du principe de la satisfaction des besoins réels dans de bonnes conditions de coût et d'efficacité, la Commission doit assurer la disponibilité d’interprètes du meilleur niveau de qualité, dont les services sont requis par la nature politique des activités de l’Union européenne. La DG Interprétation emploie des interprètes permanents pour garantir la disponibilité et la continuité des services d'interprétation du niveau de qualité élevé dont les institutions ont besoin. Lorsque la demande d’interprétation dépasse ce que la DG Interprétation peut offrir, des interprètes free-lance (AIC) de la même qualité sont engagés. |
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II.

Tout en tenant compte du principe de la satisfaction des besoins réels dans de bonnes conditions de coût et d'efficacité, la Commission doit assurer la disponibilité d’interprètes du meilleur niveau de qualité, dont les services sont requis par la nature politique des activités de l’Union européenne. La DG Interprétation emploie des interprètes permanents pour garantir la disponibilité et la continuité des services d'interprétation du niveau de qualité élevé dont les institutions ont besoin. Lorsque la demande d’interprétation dépasse ce que la DG Interprétation peut offrir, des interprètes free-lance (AIC) de la même qualité sont engagés.

| V. | Par principe, la DG Interprétation de la Commission examine avec le plus grand soin les demandes d’interprétation et met à la disposition des autres services des informations sur les langues qui ne sont pas utilisées lors d’une réunion. Elle agit également en coordination avec les services de la Commission pour ne fournir que les langues nécessaires, dans la mesure où on peut le prévoir. |
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V.

Par principe, la DG Interprétation de la Commission examine avec le plus grand soin les demandes d’interprétation et met à la disposition des autres services des informations sur les langues qui ne sont pas utilisées lors d’une réunion. Elle agit également en coordination avec les services de la Commission pour ne fournir que les langues nécessaires, dans la mesure où on peut le prévoir.

| VI. | Le chiffre moyen de 1 046 euros par interprète et par jour est un montant global, qui inclut les dépenses telles que la formation des interprètes permanents, le soutien accordé aux organismes de formation nationaux, la responsabilisation interne et externe ainsi que le conseil concernant la définition des stratégies quant aux aspects techniques de la communication multilingue. |
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VI.

Le chiffre moyen de 1 046 euros par interprète et par jour est un montant global, qui inclut les dépenses telles que la formation des interprètes permanents, le soutien accordé aux organismes de formation nationaux, la responsabilisation interne et externe ainsi que le conseil concernant la définition des stratégies quant aux aspects techniques de la communication multilingue.

| VIII. | Les rapports de séance comprennent des informations sur l’utilisation des langues dans chaque réunion et sont produits pour 82,5 % des réunions auxquelles contribue la DG Interprétation. La DG Interprétation s’emploie à attirer l’attention des directions générales qui demandent de façon répétée des langues qui, par la suite, ne sont pas utilisées, sur le gaspillage de ressources que cela représente. |
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VIII.

Les rapports de séance comprennent des informations sur l’utilisation des langues dans chaque réunion et sont produits pour 82,5 % des réunions auxquelles contribue la DG Interprétation. La DG Interprétation s’emploie à attirer l’attention des directions générales qui demandent de façon répétée des langues qui, par la suite, ne sont pas utilisées, sur le gaspillage de ressources que cela représente.

INTRODUCTION

| 6. | La Commission souhaite préciser qu'elle fournit depuis quelques années directement aux pays qui assurent à tour de rôle la présidence du Conseil de l'Union, à leur demande et à leur charge, des équipes d'interprètes destinés aux réunions organisées par les présidences en dehors du cadre fixé entre celles-ci et le Conseil. Ces réunions ont pris avec le temps un poids non négligeable dans l'activité de la DG Interprétation. |
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6.

La Commission souhaite préciser qu'elle fournit depuis quelques années directement aux pays qui assurent à tour de rôle la présidence du Conseil de l'Union, à leur demande et à leur charge, des équipes d'interprètes destinés aux réunions organisées par les présidences en dehors du cadre fixé entre celles-ci et le Conseil. Ces réunions ont pris avec le temps un poids non négligeable dans l'activité de la DG Interprétation.

| 8. | La DG Interprétation emploie des interprètes permanents (fonctionnaires) pour garantir la disponibilité et la continuité des services d'interprétation du niveau de qualité élevé dont ont besoin les institutions pour lesquelles elle travaille. Les interprètes permanents jouent également un rôle essentiel dans des domaines tels que la formation et la sélection, sans parler du contrôle de la qualité. La disponibilité d’interprètes permanents permet aussi d’affecter des équipes stables aux réunions à haut niveau, politiquement sensibles ou très techniques, ce qui est un facteur essentiel pour garantir qu’une interprétation de qualité est fournie à ces occasions. |
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8.

La DG Interprétation emploie des interprètes permanents (fonctionnaires) pour garantir la disponibilité et la continuité des services d'interprétation du niveau de qualité élevé dont ont besoin les institutions pour lesquelles elle travaille. Les interprètes permanents jouent également un rôle essentiel dans des domaines tels que la formation et la sélection, sans parler du contrôle de la qualité. La disponibilité d’interprètes permanents permet aussi d’affecter des équipes stables aux réunions à haut niveau, politiquement sensibles ou très techniques, ce qui est un facteur essentiel pour garantir qu’une interprétation de qualité est fournie à ces occasions.

| 10. | En mai 2004, le Conseil des ministres a introduit un système d’interprétation «sur demande» qui a eu pour effet général de réduire le volume des demandes d’interprétation. Cette tendance s’est confirmée pour les quatre premiers mois de 2005, puisque le total des prestations est resté identique à celui de la même période de 2004, alors que le nombre de langues vers lesquelles et à partir desquelles l’interprétation est demandée est passé de onze à vingt. Toutefois, ce système implique un risque plus élevé de pics et de creux, ce qui rend difficile la garantie d’une utilisation optimale des ressources. Il convient également de suivre attentivement les effets de ce système sur la disponibilité des services d'interprétation, étant donné qu’un niveau d’activité minimale stable est nécessaire pour faire en sorte que les niveaux d’effectifs et la qualité nécessaires puissent être conservés afin de répondre à la demande en période de pic. |
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10.

En mai 2004, le Conseil des ministres a introduit un système d’interprétation «sur demande» qui a eu pour effet général de réduire le volume des demandes d’interprétation. Cette tendance s’est confirmée pour les quatre premiers mois de 2005, puisque le total des prestations est resté identique à celui de la même période de 2004, alors que le nombre de langues vers lesquelles et à partir desquelles l’interprétation est demandée est passé de onze à vingt. Toutefois, ce système implique un risque plus élevé de pics et de creux, ce qui rend difficile la garantie d’une utilisation optimale des ressources. Il convient également de suivre attentivement les effets de ce système sur la disponibilité des services d'interprétation, étant donné qu’un niveau d’activité minimale stable est nécessaire pour faire en sorte que les niveaux d’effectifs et la qualité nécessaires puissent être conservés afin de répondre à la demande en période de pic.

L'OBJECTIF ET L'ÉTENDUE DE L'AUDIT

| 13. | Afin de maintenir les frais de voyage des AIC au niveau le plus faible possible, il est nécessaire de prévoir les réunions six semaines à l’avance; cependant, il peut en résulter un certain nombre d’annulations, cette période de préavis étant considérée comme trop longue par de nombreuses délégations.
  En cas d’annulation d’une réunion, les interprètes sont, dans la mesure du possible, immédiatement réaffectés à d’autres réunions. Un nouveau système fondé sur le décompte des séances d’interprétation, que la DG Interprétation aspire à mettre en œuvre, tiendrait dûment compte des annulations et fournirait une vue plus claire du coût tant des demandes que des annulations. |
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13.

Afin de maintenir les frais de voyage des AIC au niveau le plus faible possible, il est nécessaire de prévoir les réunions six semaines à l’avance; cependant, il peut en résulter un certain nombre d’annulations, cette période de préavis étant considérée comme trop longue par de nombreuses délégations.

En cas d’annulation d’une réunion, les interprètes sont, dans la mesure du possible, immédiatement réaffectés à d’autres réunions. Un nouveau système fondé sur le décompte des séances d’interprétation, que la DG Interprétation aspire à mettre en œuvre, tiendrait dûment compte des annulations et fournirait une vue plus claire du coût tant des demandes que des annulations.

OBSERVATIONS

| 15. | La Commission a adopté des procédures fondées sur le principe de la satisfaction des besoins réels en 1984 et les a confirmées en 2002 en opérant une distinction entre les réunions politiques et les réunions techniques. La DG Interprétation suit activement l’utilisation des langues lors des réunions en demandant à l’interprète chef d’équipe de remplir un rapport de séance et en informant systématiquement les organisateurs des réunions des langues demandées mais non utilisées, afin d’encourager une politique des besoins réels. La non-utilisation d’une langue dépend de la façon dont une réunion évolue ainsi que d'autres paramètres qui échappent à la fois au contrôle des services d'interprétation et à celui des organisateurs des réunions. En ce qui concerne les demandes des autres institutions, la DG Interprétation n’est pas en mesure de décider si une langue est nécessaire, pas plus qu’elle ne peut prévoir quelles langues seront effectivement parlées ou écoutées. |
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15.

La Commission a adopté des procédures fondées sur le principe de la satisfaction des besoins réels en 1984 et les a confirmées en 2002 en opérant une distinction entre les réunions politiques et les réunions techniques. La DG Interprétation suit activement l’utilisation des langues lors des réunions en demandant à l’interprète chef d’équipe de remplir un rapport de séance et en informant systématiquement les organisateurs des réunions des langues demandées mais non utilisées, afin d’encourager une politique des besoins réels. La non-utilisation d’une langue dépend de la façon dont une réunion évolue ainsi que d'autres paramètres qui échappent à la fois au contrôle des services d'interprétation et à celui des organisateurs des réunions. En ce qui concerne les demandes des autres institutions, la DG Interprétation n’est pas en mesure de décider si une langue est nécessaire, pas plus qu’elle ne peut prévoir quelles langues seront effectivement parlées ou écoutées.

| 23. | La DG Interprétation fait de son mieux pour fournir les langues demandées et n’a pas le pouvoir d’influencer des régimes linguistiques décidés pour des raisons politiques. La non-utilisation d’une langue ne peut être anticipée. Les délégués peuvent utiliser une langue autre que leur langue maternelle en raison de situations imprévues survenant au cours de la réunion, ou décider simplement de ne pas prendre la parole tout en continuant à écouter l’interprétation. Toutefois, lorsqu’il apparaît qu’une cabine d’interprétation n’est pas nécessaire, l’interprète concerné contacte le planning, qui retire cette langue active et si possible réaffecte l’interprète. L’affirmation selon laquelle «1 750 journées d'interprétation sont payées mais non utilisées» ne tient pas compte de la réaffectation des interprètes ni du fait qu’une délégation peut écouter l’interprétation sans prendre la parole. |
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23.

La DG Interprétation fait de son mieux pour fournir les langues demandées et n’a pas le pouvoir d’influencer des régimes linguistiques décidés pour des raisons politiques. La non-utilisation d’une langue ne peut être anticipée. Les délégués peuvent utiliser une langue autre que leur langue maternelle en raison de situations imprévues survenant au cours de la réunion, ou décider simplement de ne pas prendre la parole tout en continuant à écouter l’interprétation. Toutefois, lorsqu’il apparaît qu’une cabine d’interprétation n’est pas nécessaire, l’interprète concerné contacte le planning, qui retire cette langue active et si possible réaffecte l’interprète. L’affirmation selon laquelle «1 750 journées d'interprétation sont payées mais non utilisées» ne tient pas compte de la réaffectation des interprètes ni du fait qu’une délégation peut écouter l’interprétation sans prendre la parole.

| 24. | La Commission a examiné avec attention la possibilité d’introduire un système de facturation interne pour ses directions générales et a conclu que la charge administrative qui en résulterait serait disproportionnée par rapport aux avantages potentiels. Les institutions telles que le Conseil de l’Europe ou l’Unesco se distinguent de la Commission par leurs dimensions, et le volume de l’interprétation ainsi que le nombre de leurs langues de travail, pour lesquelles il n’existe pas de pénurie d’interprètes, ne représentent qu’une fraction de l’activité d’interprétation de la Commission.
  Grâce à un processus de négociation hebdomadaire, la DG Interprétation tient compte d’un classement par ordre de priorité établi par chaque direction générale ainsi que du total des ressources disponibles pendant une période plus large que la date pour laquelle la réunion est demandée, et propose des solutions de rechange afin de trouver le juste équilibre entre les besoins politiques et l’utilisation optimale des ressources.
  Le système «sur demande» adopté par le Conseil ne garantit pas totalement la stabilité de la demande et rend celle-ci moins prévisible. La DG Interprétation fournit en principe un nombre fixe de jours d’interprétation au Conseil.
  La DG Interprétation teste actuellement avec ses clients un nouveau système de calcul des prestations en matière d’interprétation fondé sur les séances, qui reflète mieux la réalité parce que lié aux ressources effectivement utilisées et qui devrait donc contribuer à réduire le niveau des risques de gestion. Lorsqu’il sera appliqué, ce nouveau système permettra de fournir aux clients des prévisions et des données plus exactes sur l’utilisation qu’ils font de l’interprétation et sur son coût. |
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24.

La Commission a examiné avec attention la possibilité d’introduire un système de facturation interne pour ses directions générales et a conclu que la charge administrative qui en résulterait serait disproportionnée par rapport aux avantages potentiels. Les institutions telles que le Conseil de l’Europe ou l’Unesco se distinguent de la Commission par leurs dimensions, et le volume de l’interprétation ainsi que le nombre de leurs langues de travail, pour lesquelles il n’existe pas de pénurie d’interprètes, ne représentent qu’une fraction de l’activité d’interprétation de la Commission.

Grâce à un processus de négociation hebdomadaire, la DG Interprétation tient compte d’un classement par ordre de priorité établi par chaque direction générale ainsi que du total des ressources disponibles pendant une période plus large que la date pour laquelle la réunion est demandée, et propose des solutions de rechange afin de trouver le juste équilibre entre les besoins politiques et l’utilisation optimale des ressources.

Le système «sur demande» adopté par le Conseil ne garantit pas totalement la stabilité de la demande et rend celle-ci moins prévisible. La DG Interprétation fournit en principe un nombre fixe de jours d’interprétation au Conseil.

La DG Interprétation teste actuellement avec ses clients un nouveau système de calcul des prestations en matière d’interprétation fondé sur les séances, qui reflète mieux la réalité parce que lié aux ressources effectivement utilisées et qui devrait donc contribuer à réduire le niveau des risques de gestion. Lorsqu’il sera appliqué, ce nouveau système permettra de fournir aux clients des prévisions et des données plus exactes sur l’utilisation qu’ils font de l’interprétation et sur son coût.

| 26. | Les États membres sont en droit de demander une interprétation et de l’obtenir, et leurs délégations se composent souvent de plus d’une personne. Les délégués peuvent avoir des capacités différentes d’expression ou de compréhension d’autres langues et utiliseront donc l’interprétation d’une manière différente (par exemple certains délégués peuvent écouter directement en anglais mais préférer s’exprimer dans leur langue, tandis que d’autres parleront anglais mais écouteront l’interprétation dans leur langue). Pour cette raison, il est difficile de dire si une langue peut être considérée comme non nécessaire du fait qu’elle n’a pas été parlée. |
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26.

Les États membres sont en droit de demander une interprétation et de l’obtenir, et leurs délégations se composent souvent de plus d’une personne. Les délégués peuvent avoir des capacités différentes d’expression ou de compréhension d’autres langues et utiliseront donc l’interprétation d’une manière différente (par exemple certains délégués peuvent écouter directement en anglais mais préférer s’exprimer dans leur langue, tandis que d’autres parleront anglais mais écouteront l’interprétation dans leur langue). Pour cette raison, il est difficile de dire si une langue peut être considérée comme non nécessaire du fait qu’elle n’a pas été parlée.

| 31. | Les concours pour interprètes dans le cadre de l'élargissement ont été publiés début avril 2003, soit 13 mois avant l'élargissement, et ont été clôturés entre mars et novembre 2004, selon les langues (le concours de langue maltaise a été clôturé en décembre 2003, bien que sans lauréats).
  Pour certaines de ces nouvelles langues, le nombre insuffisant de lauréats est dû notamment à la pénurie d'interprètes formés conformément aux standards internationalement reconnus. |
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31.

Les concours pour interprètes dans le cadre de l'élargissement ont été publiés début avril 2003, soit 13 mois avant l'élargissement, et ont été clôturés entre mars et novembre 2004, selon les langues (le concours de langue maltaise a été clôturé en décembre 2003, bien que sans lauréats).

Pour certaines de ces nouvelles langues, le nombre insuffisant de lauréats est dû notamment à la pénurie d'interprètes formés conformément aux standards internationalement reconnus.

| 35. | La Commission est consciente de certaines faiblesses du système MAD (pour «mise à disposition») utilisé pour facturer ses services à ses institutions, organes et agences clients. C’est pourquoi elle a élaboré un nouveau système pour mesurer le volume des prestations d’interprétation fournies au moyen du principe des «séances d’interprétation». Ce nouveau système est beaucoup plus proche de la réalité et la Commission est prête à introduire une facturation sur cette base. Ledit système comprend des éléments qui permettent aux institutions de prévoir plus exactement le coût d’une réunion dès l’introduction de la demande. Le principe a déjà été présenté au Conseil, au Conseil économique et social européen (CESE) et au Comité des régions (CDR) en 2004 et des simulations sont réalisées parallèlement au système MAD existant, en vue de mettre officiellement en production le nouveau système fondé sur les séances en 2006. |
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35.

La Commission est consciente de certaines faiblesses du système MAD (pour «mise à disposition») utilisé pour facturer ses services à ses institutions, organes et agences clients. C’est pourquoi elle a élaboré un nouveau système pour mesurer le volume des prestations d’interprétation fournies au moyen du principe des «séances d’interprétation». Ce nouveau système est beaucoup plus proche de la réalité et la Commission est prête à introduire une facturation sur cette base. Ledit système comprend des éléments qui permettent aux institutions de prévoir plus exactement le coût d’une réunion dès l’introduction de la demande. Le principe a déjà été présenté au Conseil, au Conseil économique et social européen (CESE) et au Comité des régions (CDR) en 2004 et des simulations sont réalisées parallèlement au système MAD existant, en vue de mettre officiellement en production le nouveau système fondé sur les séances en 2006.

| 37.-38. | Le chiffre moyen de 1 046 euros par interprète et par jour calculé pour la DG Interprétation est un montant global, qui inclut les dépenses telles que la formation et le soutien accordé aux programmes éducatifs, la responsabilisation interne et externe ainsi que le conseil concernant les aspects techniques de la communication multilingue. La DG Interprétation a pour mission de fournir les services d’interprétation demandés afin de faciliter le processus de prise de décision au sein des institutions. |
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37.-38.

Le chiffre moyen de 1 046 euros par interprète et par jour calculé pour la DG Interprétation est un montant global, qui inclut les dépenses telles que la formation et le soutien accordé aux programmes éducatifs, la responsabilisation interne et externe ainsi que le conseil concernant les aspects techniques de la communication multilingue. La DG Interprétation a pour mission de fournir les services d’interprétation demandés afin de faciliter le processus de prise de décision au sein des institutions.

| 40. | En 2003, de nombreux interprètes permanents ont participé aux préparatifs de l’élargissement: ils ont suivi des cours de formation aux nouvelles langues, prêté leur concours à divers programmes de formation dans les universités des pays adhérents et participé à des jurys de concours ou à la sélection des interprètes free-lance. En outre, deux sommets extraordinaires pour la préparation de l’élargissement ont entraîné l’annulation de toutes les autres réunions au Conseil au cours des périodes concernées. Deux jours de grève en 2003 ont représenté environ 1 % de la baisse du taux d’activité des interprètes permanents. |
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40.

En 2003, de nombreux interprètes permanents ont participé aux préparatifs de l’élargissement: ils ont suivi des cours de formation aux nouvelles langues, prêté leur concours à divers programmes de formation dans les universités des pays adhérents et participé à des jurys de concours ou à la sélection des interprètes free-lance. En outre, deux sommets extraordinaires pour la préparation de l’élargissement ont entraîné l’annulation de toutes les autres réunions au Conseil au cours des périodes concernées. Deux jours de grève en 2003 ont représenté environ 1 % de la baisse du taux d’activité des interprètes permanents.

| 45. | En raison de la nature politique de l’activité des institutions et du fait que la disponibilité et la continuité des services d’interprétation doivent être garanties, la DG Interprétation est contrainte de maintenir une quantité limitée d’interprètes de réserve. L’absence de réserve serait une fausse économie, étant donné que l’impossibilité de remplacer un interprète manquant et donc d'assurer la couverture linguistique requise avec tous les relais nécessaires pour qu’elle fonctionne aurait pour effet de paralyser l'équipe d’interprétation. La non-disponibilité d’un interprète pouvant entraîner l’annulation de toute une réunion, force est de considérer le recours à une réserve comme une mesure raisonnable de gestion des risques. De plus, du fait de la nature même de l’interprétation, et afin de garantir un niveau élevé de qualité, la DG Interprétation est liée par une convention sur les conditions de travail qui limite le nombre de «séances» de travail d’un interprète et prévoit des modalités de permanence limitée. Il convient de tenir compte également des deux aspects ci-après à propos de la permanence:






  — | Il est souvent difficile de réaffecter pour la demi-journée restante les interprètes permanents qui, en vertu du statut, sont autorisés à travailler à mi-temps tous les jours. |
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45.

En raison de la nature politique de l’activité des institutions et du fait que la disponibilité et la continuité des services d’interprétation doivent être garanties, la DG Interprétation est contrainte de maintenir une quantité limitée d’interprètes de réserve. L’absence de réserve serait une fausse économie, étant donné que l’impossibilité de remplacer un interprète manquant et donc d'assurer la couverture linguistique requise avec tous les relais nécessaires pour qu’elle fonctionne aurait pour effet de paralyser l'équipe d’interprétation. La non-disponibilité d’un interprète pouvant entraîner l’annulation de toute une réunion, force est de considérer le recours à une réserve comme une mesure raisonnable de gestion des risques. De plus, du fait de la nature même de l’interprétation, et afin de garantir un niveau élevé de qualité, la DG Interprétation est liée par une convention sur les conditions de travail qui limite le nombre de «séances» de travail d’un interprète et prévoit des modalités de permanence limitée. Il convient de tenir compte également des deux aspects ci-après à propos de la permanence:

—

Il est souvent difficile de réaffecter pour la demi-journée restante les interprètes permanents qui, en vertu du statut, sont autorisés à travailler à mi-temps tous les jours.

| — | Le statut ne permet pas aux institutions d’exiger que le personnel statutaire prenne congé à un moment précis tel que les périodes d’activité réduite. |
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—

Le statut ne permet pas aux institutions d’exiger que le personnel statutaire prenne congé à un moment précis tel que les périodes d’activité réduite.

La DG Interprétation applique d’ores et déjà une politique active pour encourager son personnel à prendre ses congés au cours des périodes d’activité réduite et elle concentre également la formation sur ces périodes. La Commission poursuivra ses efforts visant à réduire les coûts de la permanence implicite. Néanmoins, que ce soit pour les raisons invoquées ci-dessus ou du fait des annulations tardives de réunions par les autres institutions, la marge de manœuvre pour des économies réelles est limitée dans ce domaine.

| 46. | La Commission peut collecter des informations sur les annulations et serait en mesure de produire un état de la réaffectation des interprètes, mais comme il s’agit d’un processus permanent, un tel suivi prendrait du temps et les avantages potentiels seraient annulés par les coûts. |
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46.

La Commission peut collecter des informations sur les annulations et serait en mesure de produire un état de la réaffectation des interprètes, mais comme il s’agit d’un processus permanent, un tel suivi prendrait du temps et les avantages potentiels seraient annulés par les coûts.

| 47. | Le fait qu'il y ait eu neuf jours ouvrables au cours desquels au moins cent interprètes permanents sont restés en permanence implicite n’est que l’illustration des modifications à court terme du calendrier prévu résultant de circonstances exceptionnelles, à savoir les sommets extraordinaires du Conseil européen, qui ont entraîné l’annulation de toutes les autres réunions du Conseil ainsi que deux jours de grève. Les contrats des AIC ne peuvent être annulés moins de soixante jours avant la date prévue, mais pour limiter les frais, ces contrats sont convertis en contrats locaux. Les interprètes permanents dont les réunions sont annulées sont mis en attente. |
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47.

Le fait qu'il y ait eu neuf jours ouvrables au cours desquels au moins cent interprètes permanents sont restés en permanence implicite n’est que l’illustration des modifications à court terme du calendrier prévu résultant de circonstances exceptionnelles, à savoir les sommets extraordinaires du Conseil européen, qui ont entraîné l’annulation de toutes les autres réunions du Conseil ainsi que deux jours de grève. Les contrats des AIC ne peuvent être annulés moins de soixante jours avant la date prévue, mais pour limiter les frais, ces contrats sont convertis en contrats locaux. Les interprètes permanents dont les réunions sont annulées sont mis en attente.

| 48. | Les services d’interprétation ne peuvent déterminer le rythme des réunions ni le contenu des ordres du jour. Les délégués se réunissent lorsqu’ils l’estiment nécessaire et les services d’interprétation fournissent les prestations qui leur sont demandées. |
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48.

Les services d’interprétation ne peuvent déterminer le rythme des réunions ni le contenu des ordres du jour. Les délégués se réunissent lorsqu’ils l’estiment nécessaire et les services d’interprétation fournissent les prestations qui leur sont demandées.

| 54. | a) | Le système tarifaire de la DG Interprétation se fonde sur un taux forfaitaire modulé en fonction de chaque type de demande, les réunions organisées à court terme, les réunions tardives et les réunions se tenant le week-end ou les jours fériés étant plus chères. Les réunions annulées sont également facturées. Il n’est pas acceptable politiquement de pratiquer des prix différents selon les langues, car cela irait à l’encontre du principe d’égalité inscrit dans le traité. |
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54.

a)

Le système tarifaire de la DG Interprétation se fonde sur un taux forfaitaire modulé en fonction de chaque type de demande, les réunions organisées à court terme, les réunions tardives et les réunions se tenant le week-end ou les jours fériés étant plus chères. Les réunions annulées sont également facturées. Il n’est pas acceptable politiquement de pratiquer des prix différents selon les langues, car cela irait à l’encontre du principe d’égalité inscrit dans le traité.

| b) | La Commission enregistre un déficit parce que, depuis toujours, les institutions clientes ont payé moins que l’intégralité du prix demandé par la DG Interprétation. La Commission est également consciente de certaines faiblesses du système MAD. C’est pourquoi elle a élaboré un nouveau système de mesure du volume d’interprétation fourni et sera bientôt prête à introduire un nouveau système de facturation fondé sur les séances. Ce système reflète mieux la réalité et comprend des éléments qui permettent de prévoir plus précisément le coût d’une réunion dès l’introduction de la demande. Des simulations ont été réalisées et le système a été présenté au Conseil, au CESE et au CDR en 2004. Les deux systèmes de facturation fonctionnent parallèlement en 2005 et la facturation fondée sur les séances sera appliquée aux institutions en 2006. |
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b)

La Commission enregistre un déficit parce que, depuis toujours, les institutions clientes ont payé moins que l’intégralité du prix demandé par la DG Interprétation. La Commission est également consciente de certaines faiblesses du système MAD. C’est pourquoi elle a élaboré un nouveau système de mesure du volume d’interprétation fourni et sera bientôt prête à introduire un nouveau système de facturation fondé sur les séances. Ce système reflète mieux la réalité et comprend des éléments qui permettent de prévoir plus précisément le coût d’une réunion dès l’introduction de la demande. Des simulations ont été réalisées et le système a été présenté au Conseil, au CESE et au CDR en 2004. Les deux systèmes de facturation fonctionnent parallèlement en 2005 et la facturation fondée sur les séances sera appliquée aux institutions en 2006.

| c) | Le prix pratiqué par la DG Interprétation est adapté à la facturation interinstitutionnelle, mais n’est pas conçu pour exprimer l’intégralité des coûts. |
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c)

Le prix pratiqué par la DG Interprétation est adapté à la facturation interinstitutionnelle, mais n’est pas conçu pour exprimer l’intégralité des coûts.

| d) | L'accord de niveau de service conclu avec les institutions clientes porte sur la logistique et les ressources disponibles pour les réunions, mais n'empêche pas les creux, la demande étant déterminée par chaque institution en fonction de sa programmation et de ses priorités politiques, sur lesquelles les services d’interprétation de la Commission n’ont actuellement pas prise. |
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d)

L'accord de niveau de service conclu avec les institutions clientes porte sur la logistique et les ressources disponibles pour les réunions, mais n'empêche pas les creux, la demande étant déterminée par chaque institution en fonction de sa programmation et de ses priorités politiques, sur lesquelles les services d’interprétation de la Commission n’ont actuellement pas prise.

| e) | Même si avec l’introduction du nouveau système, la facturation exigera moins de main-d’œuvre, la DG Interprétation est consciente du fait que la gestion des ressources d’interprétation ne pourra atteindre une efficacité maximale que lorsque les systèmes informatiques des institutions auront été interconnectés, et elle continuera d’œuvrer en ce sens. Pour des raisons de sécurité et du fait de différences d’architecture des systèmes, l’établissement de liaisons informatiques entre les institutions prend du temps. |
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e)

Même si avec l’introduction du nouveau système, la facturation exigera moins de main-d’œuvre, la DG Interprétation est consciente du fait que la gestion des ressources d’interprétation ne pourra atteindre une efficacité maximale que lorsque les systèmes informatiques des institutions auront été interconnectés, et elle continuera d’œuvrer en ce sens. Pour des raisons de sécurité et du fait de différences d’architecture des systèmes, l’établissement de liaisons informatiques entre les institutions prend du temps.

| 55. | La Commission se félicite des progrès accomplis par les services d’interprétation dans le domaine de la coopération interinstitutionnelle. Les réalisations vont au-delà des recommandations du «rapport Chêne» et intègrent des domaines tels que la formation ou, plus récemment, dans une mesure limitée, l’échange de ressources permanentes.






  — | (quatrième tiret) Des conditions de travail différentes s’appliquant aux interprètes des différentes institutions, il n’est pas encore possible d’atteindre un taux d’échange optimal. Toutefois, au cours des dernières années, les services se sont efforcés de progresser dans tous les domaines de la coopération interinstitutionnelle. |
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55.

La Commission se félicite des progrès accomplis par les services d’interprétation dans le domaine de la coopération interinstitutionnelle. Les réalisations vont au-delà des recommandations du «rapport Chêne» et intègrent des domaines tels que la formation ou, plus récemment, dans une mesure limitée, l’échange de ressources permanentes.

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(quatrième tiret) Des conditions de travail différentes s’appliquant aux interprètes des différentes institutions, il n’est pas encore possible d’atteindre un taux d’échange optimal. Toutefois, au cours des dernières années, les services se sont efforcés de progresser dans tous les domaines de la coopération interinstitutionnelle.

| 56. | De réels progrès ont été accomplis en matière de coopération interinstitutionnelle. Les différents services continuent d’harmoniser, dans la mesure du possible, leur mode de fonctionnement, de progresser dans des domaines tels que l’utilisation réciproque des ressources permanentes et de partager le travail dans les périodes de grande activité. Il reste cependant une certaine marge de manœuvre pour développer et consolider la coopération mise en avant dans le rapport de 2002 du groupe de travail interinstitutionnel présidé par M. Claude Chêne sans remettre en cause l’autonomie politique de chaque institution. |
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56.

De réels progrès ont été accomplis en matière de coopération interinstitutionnelle. Les différents services continuent d’harmoniser, dans la mesure du possible, leur mode de fonctionnement, de progresser dans des domaines tels que l’utilisation réciproque des ressources permanentes et de partager le travail dans les périodes de grande activité. Il reste cependant une certaine marge de manœuvre pour développer et consolider la coopération mise en avant dans le rapport de 2002 du groupe de travail interinstitutionnel présidé par M. Claude Chêne sans remettre en cause l’autonomie politique de chaque institution.

| 57. | a) | La concurrence entre les services d’interprétation pour le recrutement d’AIC est limitée par l’accord avec l’AIIC, qui est appliqué par toutes les institutions. L’amélioration de la coordination des services de recrutement constitue néanmoins un objectif clair au stade actuel de développement de la coopération interinstitutionnelle. |
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57.

a)

La concurrence entre les services d’interprétation pour le recrutement d’AIC est limitée par l’accord avec l’AIIC, qui est appliqué par toutes les institutions. L’amélioration de la coordination des services de recrutement constitue néanmoins un objectif clair au stade actuel de développement de la coopération interinstitutionnelle.

| b) | Les services d’interprétation s’emploient à améliorer leurs systèmes de communication entre institutions malgré les difficultés liées à la sécurité et aux différences d’architecture informatique. Des progrès importants sont prévus pour 2005. Une politique interinstitutionnelle pour l’échange d’interprètes permanents n’a pas encore été mise en place en raison des différences de conditions de travail et d’autres dispositions relatives au personnel, mais les services s’efforcent de surmonter ces difficultés. Toutefois, il ne sera possible d’assurer un niveau de service garanti qu’au moyen de décisions contraignantes et non de décisions ad hoc. |
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b)

Les services d’interprétation s’emploient à améliorer leurs systèmes de communication entre institutions malgré les difficultés liées à la sécurité et aux différences d’architecture informatique. Des progrès importants sont prévus pour 2005. Une politique interinstitutionnelle pour l’échange d’interprètes permanents n’a pas encore été mise en place en raison des différences de conditions de travail et d’autres dispositions relatives au personnel, mais les services s’efforcent de surmonter ces difficultés. Toutefois, il ne sera possible d’assurer un niveau de service garanti qu’au moyen de décisions contraignantes et non de décisions ad hoc.

| c) | L'organisation actuelle permet déjà de réduire les frais de voyage au cas par cas en profitant de la présence d'AIC non locaux déjà engagés par contrat par l'autre institution pour des jours qui se suivent. La communication informatique intégrale entre les institutions en matière de disponibilité et de gestion globale des interprètes free-lance devrait être opérationnelle en septembre 2005. |
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c)

L'organisation actuelle permet déjà de réduire les frais de voyage au cas par cas en profitant de la présence d'AIC non locaux déjà engagés par contrat par l'autre institution pour des jours qui se suivent. La communication informatique intégrale entre les institutions en matière de disponibilité et de gestion globale des interprètes free-lance devrait être opérationnelle en septembre 2005.

| d) | La gestion commune des interprètes free-lance, y compris la sélection, l’accréditation, le contrôle de qualité et le paiement, sera pleinement opérationnelle lorsque la communication en ligne des systèmes informatiques des différentes institutions sera ouverte en septembre 2005, après la phase de test. |
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d)

La gestion commune des interprètes free-lance, y compris la sélection, l’accréditation, le contrôle de qualité et le paiement, sera pleinement opérationnelle lorsque la communication en ligne des systèmes informatiques des différentes institutions sera ouverte en septembre 2005, après la phase de test.

| 58. | La création d’un service interinstitutionnel unique fournissant les services d’interprétation à toutes les institutions de l’UE nécessiterait une décision, entre les institutions, au niveau politique. La Commission est d’avis que le renforcement de la coopération interinstitutionnelle pourrait permettre des économies d’échelle sans remettre en question l’autonomie des institutions en matière de budget, de personnel et de capacité d’adapter les priorités en fonction de l’agenda politique. Pour lancer une évaluation des avantages d’un service d’interprétation unique par rapport aux améliorations de la coopération interinstitutionnelle, il serait nécessaire d’obtenir un signal clair des autres institutions quant à leur volonté de s’engager sur cette voie plutôt que de poursuivre le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. En effet, des efforts considérables et des ressources importantes ont déjà été consacrés à la fusion des bureaux de paiement, à la création d’une liste commune des interprètes free-lance accrédités et à l’organisation de concours et de tests d’accréditation communs. Ces efforts devraient être consolidés et intensifiés et les résultats examinés: une analyse détaillée des avantages et des économies est nécessaire avant qu’une décision soit prise quant aux développements ultérieurs. |
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58.

La création d’un service interinstitutionnel unique fournissant les services d’interprétation à toutes les institutions de l’UE nécessiterait une décision, entre les institutions, au niveau politique. La Commission est d’avis que le renforcement de la coopération interinstitutionnelle pourrait permettre des économies d’échelle sans remettre en question l’autonomie des institutions en matière de budget, de personnel et de capacité d’adapter les priorités en fonction de l’agenda politique. Pour lancer une évaluation des avantages d’un service d’interprétation unique par rapport aux améliorations de la coopération interinstitutionnelle, il serait nécessaire d’obtenir un signal clair des autres institutions quant à leur volonté de s’engager sur cette voie plutôt que de poursuivre le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. En effet, des efforts considérables et des ressources importantes ont déjà été consacrés à la fusion des bureaux de paiement, à la création d’une liste commune des interprètes free-lance accrédités et à l’organisation de concours et de tests d’accréditation communs. Ces efforts devraient être consolidés et intensifiés et les résultats examinés: une analyse détaillée des avantages et des économies est nécessaire avant qu’une décision soit prise quant aux développements ultérieurs.

| 59. | Les variations du nombre de demandes d’interprétation font varier d’une année sur l’autre le rapport entre les interprètes permanents et les interprètes free-lance engagés pour des services d’interprétation. Ainsi, durant la période précédant l’élargissement, le nombre d’interprètes permanents assurant des services d’interprétation a été réduit parce qu’un certain nombre d’entre eux se trouvaient déjà dans les États adhérents pour aider à préparer l’élargissement, tandis que d’autres faisaient partie du comité d’évaluation des tests d’accréditation pour les nouvelles langues. Il convient de rappeler que, pour ces langues, les services d’interprétation ont actuellement recours dans une très large mesure à des interprètes free-lance accrédités, ce qui augmente la part globale de ces derniers depuis le 1er mai 2004. |
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59.

Les variations du nombre de demandes d’interprétation font varier d’une année sur l’autre le rapport entre les interprètes permanents et les interprètes free-lance engagés pour des services d’interprétation. Ainsi, durant la période précédant l’élargissement, le nombre d’interprètes permanents assurant des services d’interprétation a été réduit parce qu’un certain nombre d’entre eux se trouvaient déjà dans les États adhérents pour aider à préparer l’élargissement, tandis que d’autres faisaient partie du comité d’évaluation des tests d’accréditation pour les nouvelles langues. Il convient de rappeler que, pour ces langues, les services d’interprétation ont actuellement recours dans une très large mesure à des interprètes free-lance accrédités, ce qui augmente la part globale de ces derniers depuis le 1er mai 2004.

| 60. | Il n’est pas possible de modifier les proportions du jour au lendemain. Il est cependant possible de planifier à long terme. La question des combinaisons de langues empêche les services d’interprétation d’appliquer des rapports stricts, étant donné que les interprètes diffèrent par le nombre de langues qu’ils connaissent et que, très souvent, les interprètes permanents ont des combinaisons de langues plus larges que les interprètes free-lance. Des interprètes permanents sont également nécessaires pour maintenir le contrôle de la qualité, la continuité dans les réunions et la confidentialité lors des réunions politiquement sensibles. |
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60.

Il n’est pas possible de modifier les proportions du jour au lendemain. Il est cependant possible de planifier à long terme. La question des combinaisons de langues empêche les services d’interprétation d’appliquer des rapports stricts, étant donné que les interprètes diffèrent par le nombre de langues qu’ils connaissent et que, très souvent, les interprètes permanents ont des combinaisons de langues plus larges que les interprètes free-lance. Des interprètes permanents sont également nécessaires pour maintenir le contrôle de la qualité, la continuité dans les réunions et la confidentialité lors des réunions politiquement sensibles.

| 61. | Un concours pour le grec a été organisé en 2003 et un concours pour le portugais est prévu pour 2006. La proportion entre les interprètes free-lances locaux et non locaux a évolué depuis l’introduction du système «sur demande» par le Conseil. Un nombre plus important d’interprètes free-lance locaux sont désormais engagés, étant donné que les non locaux ont déplacé leur domicile professionnel à Bruxelles, ce qui permet une grande réduction des coûts. |
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61.

Un concours pour le grec a été organisé en 2003 et un concours pour le portugais est prévu pour 2006. La proportion entre les interprètes free-lances locaux et non locaux a évolué depuis l’introduction du système «sur demande» par le Conseil. Un nombre plus important d’interprètes free-lance locaux sont désormais engagés, étant donné que les non locaux ont déplacé leur domicile professionnel à Bruxelles, ce qui permet une grande réduction des coûts.

| 63. | Les frais de voyage élevés des AIC résultent de l’obligation qu’a la Commission d’appliquer strictement les conditions de l’accord et de respecter les conditions par lesquelles elle est tenue de rembourser les frais de voyage. Les AIC sont encouragés à utiliser les billets les plus économiques au moyen de la diffusion d'informations sur les prix, tandis que les interprètes permanents peuvent profiter des tarifs préférentiels et des tarifs soumis à des restrictions. |
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63.

Les frais de voyage élevés des AIC résultent de l’obligation qu’a la Commission d’appliquer strictement les conditions de l’accord et de respecter les conditions par lesquelles elle est tenue de rembourser les frais de voyage. Les AIC sont encouragés à utiliser les billets les plus économiques au moyen de la diffusion d'informations sur les prix, tandis que les interprètes permanents peuvent profiter des tarifs préférentiels et des tarifs soumis à des restrictions.

| 68. | La DG Interprétation est tenue de respecter les termes de la convention et ses modalités d’application, qui n'exigent pas de l’AIC qu’il démontre avoir acheté le ticket le moins cher disponible. Lorsque les termes de la convention sont respectés, la DG Interprétation est tenue de payer le billet. La politique commerciale de la compagnie aérienne a également des effets sur le prix des billets. |
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68.

La DG Interprétation est tenue de respecter les termes de la convention et ses modalités d’application, qui n'exigent pas de l’AIC qu’il démontre avoir acheté le ticket le moins cher disponible. Lorsque les termes de la convention sont respectés, la DG Interprétation est tenue de payer le billet. La politique commerciale de la compagnie aérienne a également des effets sur le prix des billets.

| 70. | La DG Interprétation n’a pas de latitude pour observer les conditions du marché, étant donné qu’elle est tenue par les termes de la convention. Des critères exigeants sont en effet appliqués au recrutement des AIC et la qualité est garantie par le respect de la convention sur les conditions de travail des interprètes. La qualité des AIC fait l’objet de comptes rendus fréquents et tous ont réussi un test d’accréditation pour figurer sur la liste interinstitutionnelle des interprètes free-lance. Ils disposent également de la formation linguistique durant les périodes de faible activité. |
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70.

La DG Interprétation n’a pas de latitude pour observer les conditions du marché, étant donné qu’elle est tenue par les termes de la convention. Des critères exigeants sont en effet appliqués au recrutement des AIC et la qualité est garantie par le respect de la convention sur les conditions de travail des interprètes. La qualité des AIC fait l’objet de comptes rendus fréquents et tous ont réussi un test d’accréditation pour figurer sur la liste interinstitutionnelle des interprètes free-lance. Ils disposent également de la formation linguistique durant les périodes de faible activité.

| 71. | La convention existante ne prévoit pas la possibilité d’une rétribution réduite en cas d’annulation de réunions. Toutefois, la Commission dépense moins pour ses AIC que les autres institutions internationales. |
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71.

La convention existante ne prévoit pas la possibilité d’une rétribution réduite en cas d’annulation de réunions. Toutefois, la Commission dépense moins pour ses AIC que les autres institutions internationales.

| 73. | La DG Interprétation est consciente du taux de satisfaction très élevé quant à la qualité des services d’interprétation qu’elle fournit. Elle s’emploie à maintenir sa réputation de qualité au moyen, par exemple, de la formation thématique. En outre, une étude sur l’amélioration de la documentation est actuellement réalisée par une société externe en vue d’améliorer la fourniture de documentation aux interprètes avant les réunions. Un rapport final à ce sujet devrait être remis en 2005. |
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73.

La DG Interprétation est consciente du taux de satisfaction très élevé quant à la qualité des services d’interprétation qu’elle fournit. Elle s’emploie à maintenir sa réputation de qualité au moyen, par exemple, de la formation thématique. En outre, une étude sur l’amélioration de la documentation est actuellement réalisée par une société externe en vue d’améliorer la fourniture de documentation aux interprètes avant les réunions. Un rapport final à ce sujet devrait être remis en 2005.

| 76. | Il existe une véritable politique de maintien de la composition des équipes pour les affectations à des réunions difficiles, bien que des imprévus ou la disponibilité de ressources spécifiques ne permettent pas toujours d’y parvenir.
  Un régime de volontariat est en place (les interprètes peuvent exprimer un intérêt pour des réunions précises) et l’on veille à maintenir des équipes stables. |
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76.

Il existe une véritable politique de maintien de la composition des équipes pour les affectations à des réunions difficiles, bien que des imprévus ou la disponibilité de ressources spécifiques ne permettent pas toujours d’y parvenir.

Un régime de volontariat est en place (les interprètes peuvent exprimer un intérêt pour des réunions précises) et l’on veille à maintenir des équipes stables.

| 78. | L’interprétation est une profession hautement spécialisée, qui requiert un degré élevé de concentration. Pour en garantir la qualité, des conditions de travail particulières sont nécessaires. Les limitations existantes, à savoir un maximum de quatre heures de travail le matin, une pause déjeuner obligatoire de 90 minutes et la fin de la journée de travail normale à 18 h 30, sont des mesures destinées à garantir la qualité constante de l’interprétation. Cependant, il est possible de convenir d’une extension au-delà de 18 h 30 par simple demande préalable des organisateurs de réunions. |
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78.

L’interprétation est une profession hautement spécialisée, qui requiert un degré élevé de concentration. Pour en garantir la qualité, des conditions de travail particulières sont nécessaires. Les limitations existantes, à savoir un maximum de quatre heures de travail le matin, une pause déjeuner obligatoire de 90 minutes et la fin de la journée de travail normale à 18 h 30, sont des mesures destinées à garantir la qualité constante de l’interprétation. Cependant, il est possible de convenir d’une extension au-delà de 18 h 30 par simple demande préalable des organisateurs de réunions.

| 81. | Pour assurer le meilleur rapport qualité/prix, un préavis de six semaines est considéré par la Commission comme un délai raisonnable pour permettre une prévision, une planification et une gestion des ressources adéquates. Cela peut engendrer des difficultés pour les autres institutions, mais la DG Interprétation s’efforce de traiter chaque problème cas par cas. Les demandes tardives engendrent des coûts plus élevés. |
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81.

Pour assurer le meilleur rapport qualité/prix, un préavis de six semaines est considéré par la Commission comme un délai raisonnable pour permettre une prévision, une planification et une gestion des ressources adéquates. Cela peut engendrer des difficultés pour les autres institutions, mais la DG Interprétation s’efforce de traiter chaque problème cas par cas. Les demandes tardives engendrent des coûts plus élevés.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

| 82. | La Commission prend note de ce que ses efforts pour maîtriser les dépenses d’interprétation au cours des cinq dernières années sont reconnus. |
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82.

La Commission prend note de ce que ses efforts pour maîtriser les dépenses d’interprétation au cours des cinq dernières années sont reconnus.

| 83. | L’élargissement est un processus nécessitant une planification. Bien que la DG Interprétation ait réalisé bien à l’avance de nombreuses actions de sensibilisation dans tous les nouveaux États membres et fourni une aide considérable pour organiser et gérer des cours de formation à l’interprétation de conférence, il subsiste une pénurie d’interprètes, en particulier pour certaines des nouvelles langues. Toutefois, la Commission ne peut assumer elle-même la responsabilité première qui incombe aux États membres d’assurer une offre de formations à l’interprétation et de garantir la fourniture d’un certain nombre d’interprètes possédant les compétences requises. |
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83.

L’élargissement est un processus nécessitant une planification. Bien que la DG Interprétation ait réalisé bien à l’avance de nombreuses actions de sensibilisation dans tous les nouveaux États membres et fourni une aide considérable pour organiser et gérer des cours de formation à l’interprétation de conférence, il subsiste une pénurie d’interprètes, en particulier pour certaines des nouvelles langues. Toutefois, la Commission ne peut assumer elle-même la responsabilité première qui incombe aux États membres d’assurer une offre de formations à l’interprétation et de garantir la fourniture d’un certain nombre d’interprètes possédant les compétences requises.

| 84. | Les concours pour interprètes dans le cadre de l'élargissement ont été publiés début avril 2003, soit 13 mois avant l'élargissement, et ont été clôturés entre mars et novembre 2004, selon les langues (le concours de langue maltaise a été clôturé en décembre 2003, bien que sans lauréats).
  Pour certaines de ces nouvelles langues, le nombre insuffisant de lauréats est dû notamment à la pénurie d'interprètes formés conformément aux standards internationalement reconnus. |
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84.

Les concours pour interprètes dans le cadre de l'élargissement ont été publiés début avril 2003, soit 13 mois avant l'élargissement, et ont été clôturés entre mars et novembre 2004, selon les langues (le concours de langue maltaise a été clôturé en décembre 2003, bien que sans lauréats).

Pour certaines de ces nouvelles langues, le nombre insuffisant de lauréats est dû notamment à la pénurie d'interprètes formés conformément aux standards internationalement reconnus.

| 86. | Les services d’interprétation fournissent les prestations de qualité qui leur sont demandées. Ils réagissent à l’annulation de réunions par les organisateurs en réaffectant à d’autres réunions les interprètes libérés. La Commission considère qu’un préavis de six semaines est un délai raisonnable pour permettre une prévision, une planification et une gestion des ressources adéquates. Cela peut, occasionnellement, engendrer des difficultés pour les autres institutions, mais la DG Interprétation traite chaque problème cas par cas. |
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86.

Les services d’interprétation fournissent les prestations de qualité qui leur sont demandées. Ils réagissent à l’annulation de réunions par les organisateurs en réaffectant à d’autres réunions les interprètes libérés. La Commission considère qu’un préavis de six semaines est un délai raisonnable pour permettre une prévision, une planification et une gestion des ressources adéquates. Cela peut, occasionnellement, engendrer des difficultés pour les autres institutions, mais la DG Interprétation traite chaque problème cas par cas.

| 87. | Une réserve limitée de ressources d’interprétation est maintenue en attente au titre d’une politique de gestion des risques visant à éviter les frais d’annulation et à permettre à la DG Interprétation de répondre aux exigences de qualité, de disponibilité et de continuité auxquelles elle est tenue. Vu la nature politique des institutions qu’elle sert, l’impossibilité de respecter ces exigences rendrait vaine sa mission. |
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87.

Une réserve limitée de ressources d’interprétation est maintenue en attente au titre d’une politique de gestion des risques visant à éviter les frais d’annulation et à permettre à la DG Interprétation de répondre aux exigences de qualité, de disponibilité et de continuité auxquelles elle est tenue. Vu la nature politique des institutions qu’elle sert, l’impossibilité de respecter ces exigences rendrait vaine sa mission.

| 88. | La DG Interprétation serait en mesure de collecter des informations sur les annulations et de produire un état de la réaffectation des interprètes, mais comme il s’agit d’un processus permanent, ce suivi de grande ampleur prendrait du temps et les avantages potentiels seraient annulés par les coûts du personnel supplémentaire nécessaire. |
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88.

La DG Interprétation serait en mesure de collecter des informations sur les annulations et de produire un état de la réaffectation des interprètes, mais comme il s’agit d’un processus permanent, ce suivi de grande ampleur prendrait du temps et les avantages potentiels seraient annulés par les coûts du personnel supplémentaire nécessaire.

| 89. | Force est de convenir que le taux de facturation, bien qu’adapté aux fins de la facturation interinstitutionnelle, est inférieur à ce qui serait nécessaire pour tenir compte de l’intégralité des coûts, ce taux convenu résultant d’une négociation entre la DG Interprétation et les institutions clientes. De plus, la DG Interprétation ne pourrait pas refuser la mise à disposition de ressources d’interprétation pour cause d’absence d’accord sur le taux de facturation. |
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89.

Force est de convenir que le taux de facturation, bien qu’adapté aux fins de la facturation interinstitutionnelle, est inférieur à ce qui serait nécessaire pour tenir compte de l’intégralité des coûts, ce taux convenu résultant d’une négociation entre la DG Interprétation et les institutions clientes. De plus, la DG Interprétation ne pourrait pas refuser la mise à disposition de ressources d’interprétation pour cause d’absence d’accord sur le taux de facturation.

| 90. | Pour ce qui est de la Commission, la convention avec l’AIIC est appliquée strictement et aucune économie supplémentaire ne peut être réalisée dans les conditions actuelles. La Commission estime par ailleurs que seule une renégociation de la convention permettrait de réaliser des économies supplémentaires. Une intégration plus poussée des systèmes informatiques et une coopération interinstitutionnelle plus étroite sont en cours depuis 2002 et resteront au premier rang des priorités de la Commission dans le domaine de l’interprétation de conférence. |
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90.

Pour ce qui est de la Commission, la convention avec l’AIIC est appliquée strictement et aucune économie supplémentaire ne peut être réalisée dans les conditions actuelles. La Commission estime par ailleurs que seule une renégociation de la convention permettrait de réaliser des économies supplémentaires. Une intégration plus poussée des systèmes informatiques et une coopération interinstitutionnelle plus étroite sont en cours depuis 2002 et resteront au premier rang des priorités de la Commission dans le domaine de l’interprétation de conférence.

| 91. | La Commission admet qu’il conviendrait d’étudier la possibilité de renégocier la convention avec l’AIIC en vue d’appliquer des dispositions similaires en matière de voyages aux interprètes free-lance et au personnel permanent. Toutefois, pour ce qui est des contrats spéciaux avec les agences de voyages, les compagnies aériennes ou les hôtels, la DG Interprétation estime qu’il ne serait pas efficace de reproduire l’approche déjà adoptée par la DG Personnel et administration. La possibilité de renégocier la convention pourrait également présenter d’autres avantages si l’on examinait la possibilité d’adapter la structure de rémunération des AIC à la philosophie adoptée par la réforme de l’administration en ce qui concerne le personnel permanent ainsi qu’à la nouvelle réalité de l’Union élargie. La renégociation de la convention avec l’AIIC suppose l’accord de toutes les institutions communautaires concernées. |
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91.

La Commission admet qu’il conviendrait d’étudier la possibilité de renégocier la convention avec l’AIIC en vue d’appliquer des dispositions similaires en matière de voyages aux interprètes free-lance et au personnel permanent. Toutefois, pour ce qui est des contrats spéciaux avec les agences de voyages, les compagnies aériennes ou les hôtels, la DG Interprétation estime qu’il ne serait pas efficace de reproduire l’approche déjà adoptée par la DG Personnel et administration. La possibilité de renégocier la convention pourrait également présenter d’autres avantages si l’on examinait la possibilité d’adapter la structure de rémunération des AIC à la philosophie adoptée par la réforme de l’administration en ce qui concerne le personnel permanent ainsi qu’à la nouvelle réalité de l’Union élargie. La renégociation de la convention avec l’AIIC suppose l’accord de toutes les institutions communautaires concernées.

| 93. | L’interprétation est une profession hautement spécialisée, qui requiert un degré élevé de préparation et de concentration. Pour garantir un niveau de qualité conforme aux attentes des utilisateurs, des conditions de travail particulières sont nécessaires. Les limitations prévues par la convention sur les conditions de travail garantissent la qualité constante de l’interprétation. Il convient de rappeler qu’il est possible de convenir d’une extension par simple demande préalable des organisateurs de réunions; on procède alors à un changement d’équipe ou à d’autres aménagements. |
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93.

L’interprétation est une profession hautement spécialisée, qui requiert un degré élevé de préparation et de concentration. Pour garantir un niveau de qualité conforme aux attentes des utilisateurs, des conditions de travail particulières sont nécessaires. Les limitations prévues par la convention sur les conditions de travail garantissent la qualité constante de l’interprétation. Il convient de rappeler qu’il est possible de convenir d’une extension par simple demande préalable des organisateurs de réunions; on procède alors à un changement d’équipe ou à d’autres aménagements.

| 94. | La création d’un service interinstitutionnel unique fournissant les services d’interprétation à toutes les institutions de l’UE nécessiterait une décision au niveau politique. La Commission est d’avis que le renforcement de la coopération interinstitutionnelle pourrait permettre des économies d’échelle sans remettre en question l’autonomie des institutions en matière de budget, de personnel et de capacité d’adapter les priorités en fonction de l’agenda politique. Pour lancer une évaluation des avantages d’un service d’interprétation unique par rapport aux améliorations de la coopération interinstitutionnelle, il serait nécessaire d’obtenir un signal clair des autres institutions quant à leur volonté de s’orienter vers cette formule plutôt que de poursuivre le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. En effet, des efforts considérables et des ressources importantes ont déjà été consacrés à la fusion des bureaux de paiement, à la création d’une liste commune des interprètes free-lance accrédités et à l’organisation de concours et de tests d’accréditation communs. Ces efforts devraient être consolidés et intensifiés et les résultats examinés: une analyse détaillée des avantages et des économies est nécessaire avant qu’une décision soit prise quant aux développements ultérieurs. |
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94.

La création d’un service interinstitutionnel unique fournissant les services d’interprétation à toutes les institutions de l’UE nécessiterait une décision au niveau politique. La Commission est d’avis que le renforcement de la coopération interinstitutionnelle pourrait permettre des économies d’échelle sans remettre en question l’autonomie des institutions en matière de budget, de personnel et de capacité d’adapter les priorités en fonction de l’agenda politique. Pour lancer une évaluation des avantages d’un service d’interprétation unique par rapport aux améliorations de la coopération interinstitutionnelle, il serait nécessaire d’obtenir un signal clair des autres institutions quant à leur volonté de s’orienter vers cette formule plutôt que de poursuivre le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. En effet, des efforts considérables et des ressources importantes ont déjà été consacrés à la fusion des bureaux de paiement, à la création d’une liste commune des interprètes free-lance accrédités et à l’organisation de concours et de tests d’accréditation communs. Ces efforts devraient être consolidés et intensifiés et les résultats examinés: une analyse détaillée des avantages et des économies est nécessaire avant qu’une décision soit prise quant aux développements ultérieurs.

| 95. | La Commission est disposée à poursuivre ses efforts pour relever le défi du multilinguisme tout en gardant la maîtrise des coûts de l’interprétation. Il est possible de parvenir à cet objectif en consolidant la coopération interinstitutionnelle, en particulier en ce qui concerne l’utilisation de personnel permanent, ainsi qu’en explorant les possibilités de simplifier et d'harmoniser les conditions de déplacement et de rémunération des interprètes free-lance par une renégociation de la convention avec l’AIIC. Ce n’est que lorsque des progrès dans ces domaines auront été accomplis et que les institutions auront défini une approche politique claire quant à leur autonomie en matière d’interprétation qu'il conviendra de lancer une étude indépendante sur les avantages de la création d'un office interinstitutionnel unique. |
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95.

La Commission est disposée à poursuivre ses efforts pour relever le défi du multilinguisme tout en gardant la maîtrise des coûts de l’interprétation. Il est possible de parvenir à cet objectif en consolidant la coopération interinstitutionnelle, en particulier en ce qui concerne l’utilisation de personnel permanent, ainsi qu’en explorant les possibilités de simplifier et d'harmoniser les conditions de déplacement et de rémunération des interprètes free-lance par une renégociation de la convention avec l’AIIC. Ce n’est que lorsque des progrès dans ces domaines auront été accomplis et que les institutions auront défini une approche politique claire quant à leur autonomie en matière d’interprétation qu'il conviendra de lancer une étude indépendante sur les avantages de la création d'un office interinstitutionnel unique.

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