Guide de Poche de la Gestion

des Approvisionnements

en Contraceptifs

DEPARTMENT OF HEALTH & HUMAN SERVICES

Centers for Disease Control and Prevention

National Center for Chronic Disease Prevention and Health Promotion

Atlanta, Georgia 30333 C C

CENTERS FOR DISEASE CONTROL

AND PREVENTION

D

CD

C/JSI

• PLANIFICATION FAMILIA

L

E

•

GESTION LOGISTIQUE

•
Ce guide a été préparé avec l’assisstance technique et l

port des Centers for Disease Control and Prevention (C

L’organisme des États-Unis pour le développement int

tional (United States Agency for International Developm

assuré le financement de ce projet via un Participating A

Service Agreement avec les CDC (HRN-P-00-9700014

Le texte anglais original a été publié en octobre 199
Guide de Poche de la Gesti

des Approvisionnements 

en Contraceptifs 

Janvier 2000

PREFACE

Le Guide de poche de la gestion des approvisionnements en contraceptifs 

l'une des plus importantes composantes de tout programme offr

services de planification familiale, à savoir le système logistique q

la livraison, la qualité et le stockage des approvisionnements en 

contraceptifs. Ces approvisionnements sont essentiels : sans eux

n'existerait pas de service de planification familiale.

Ce guide est destiné au personnel des services de planification f

ou des formations sanitaires chargées de la gestion des 

approvisionnements en contraceptifs, ainsi qu'au responsable de 

activités logistiques. Ce livret n'a pas la prétention de traiter de t

aspects de la logistique. Il a pour objet uniquement de servir de ré

en ce qui concerne les principes et les formules de logistique dan

de faciliter la gestion correcte et efficace des approvisionnement

contraceptifs et en autres produits).

La Partie I de ce guide de poche est destinée au personnel des form

sanitaires et des dépôts, ainsi qu’aux responsables. Il couvre les p

de base de la logistique, et explique comment maintenir des nive

appropriés d'approvisionnements de contraceptifs en stock, quel

les règles d'entreposage à respecter, comment utiliser les donnée

logistiques, et les problèmes logistiques les plus courants ainsi q

solutions.

La Partie II est destinée aux responsables. Il traite des principes 

direction du personnel, et contient un questionnaire que les respo

peuvent utiliser au cours de la visite de supervision pour évalue

activités logistiques. Le personnel de clinique peut également ut

questionnaire afin d’évaluer de façon informelle leur système de 

logistique.

Si vous désirez un manuel complet sur la gestion des 

approvisionnements en contraceptifs, vous pouvez obtenir un 

exemplaire gratuit des Directives de Logistique pour la Planification F

en vous adressant à :

Assistant Director for Health Policy and Communication

Division of Reproductive Health

Centers for Disease Control and Prevention

4770 Buford Highway, NE, MS K-20

Atlanta, GA 30341-3717 USA

Téléphone : (770) 488-5200 

Fax : (770) 488-5374 

Courrier électronique : ccdinfo@cdc.gov

Site web : www.cdc.gov/nccdphp/drh

Vous pouvez également obtenir d'autres exemplaires de ce Guid

poche à la même adresse.
Remerciements

Ce Guide de poche, écrit par Susanna Binzen des Centers fo

Disease Control and Prevention, est basé sur des textes écrit

par les CDC (Family Planning Logistics Guidelines, 1993), le 

Family Planning Logistics Management Project de John Sno

Inc. (Family Planning Logistics Management Course de septemb

1995, Fiches Factuelles : Un instrument pour le conseiller en 

logistique, 1997 et Concepts of Logistics System Design par Richa

Owens et Timothy Warner, 1992) et le projet Family Plannin

Management Development de Management Sciences for 

Health (« Improving Contraceptive Supply Management » 

Volume I, Numéro 4 du document The Family Planning Manag

1992 et The Family Planning Manager’s Handbook: Basic Skills a

Tools for Managing Family Planning Programs, James Wolff, Lin

Suttenfield et Susanna Binzen, Eds., 1991).

L'auteur tient à remercier Laurent Carrer pour son excellent

traduction, ainsi que ses collègues pour leurs révisions 

approfondies de la traduction française, en particulier : Jay 

Friedman et David Gittelman des CDC, Norbert Pehe, Gerr

Breton et Marilyn Noguera de John Snow, Inc., Paul Auxila 

Management Sciences for Health et Neal Ewen. L'auteur 

souhaite aussi remercier Linda Allain et Babette Mann pour le

révision linguistique. L'auteur est aussi extrêmement 

reconnaissant à Barbara Lord des CDC pour son excellent 

travail de graphisme et de mise en page.
TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

QU'EST-CE QUE LA LOGISTIQUE CONTRACEPTIVE ? ———

BREF GLOSSAIRE LOGISTIQUE ————————————

PARTIE I

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS —

Données logistiques essentielles ————————————

La fiche de stock———————————————————

Le registre des activités quotidiennes——————————

Le bon de commande et de sortie ———————————

Le système de contrôle d'inventaire maximum/minimum 

Evaluation de l'état des stocks —————————————

Commande des approvisionnements——————————

RESPECT DES BONNES PRATIQUES D'ENTREPOSAGE ———

Premier Expiré, Premier Sorti —————————————

A la réception des approvisionnements de contraceptifs —

Durée de vie et conditions d'entreposage ————————

Quand vérifier la qualité des contraceptifs ———————

Comment vérifier la qualité des contraceptifs ——————

Problèmes associés à la qualité des contraceptifs ————

Gestion des plaintes relatives aux contraceptifs —————

Réalisation d'un inventaire physique ——————————

Exigences en surface de stockage ———————————

UTILISATION DES DONNÉES LOGISTIQUES————————

Estimation des besoins ————————————————

Couple-années de protection —————————————

PROBLÈMES LOGISTIQUES COURANTS, CAUSES PROBABLES

SOLUTIONS POSSIBLES ———————————————

PARTIE II

SUPERVISION DE LA GESTION DES STOCKS ———————

Principes de supervision ———————————————

Réalisation d'une visite sur le terrain ——————————

Manuel de procédures d'approvisionnement 

en contraceptifs—————————————————

AUTRES SOURCES D'INFORMATION ——————————

Index ——————————————————————

1

INTRODUCTION

Qu'est-ce que la logistique contraceptive 

Le système de la logistique contraceptive est une partie 

extrêmement importante de tout programme offrant des 

services de planification familiale. Il s'agit du système as

l’acheminement des contraceptifs depuis le fabricant jus

client de la planification familiale. Ce processus englobe 

nombreuses activités telles que le transport et l'entreposa

contraceptifs, le maintien des stocks à des niveaux adéqu

la tenue de fiches de gestion du stock. Si le système logi

ne fonctionne pas correctement, les points de prestation 

services ne recevront pas les approvisionnements de 

contraceptifs nécessaires au client.

L'objectif d'un système logistique contraceptif est de per

d'obtenir :

les bonnes quantités

des bons produits

au bon endroit 

au bon moment

en bonne condition

et au bon coût.

En d'autres termes, le personnel qui gère les 

approvisionnements de contraceptifs doit déterminer :

Combien (quantité et coût)

Quels sont les contraceptifs qui seront envoyés

où (à quel endroit) 

quand et 

comment les transporter afin qu'ils arrivent d

bonnes conditions.
2

Afin d'offrir aux clients de la planification familiale de bons 

services contraceptifs, vous devez vous assurer que vous 

disposez :

■ de la bonne quantité de produits en stock (sans excès m

en quantité suffisante) ;

■ de contraceptifs de bonne qualité (non périmés, non 

endommagés).

■ d'une sélection complète des méthodes contraceptives 

offertes par votre programme et demandées par vos 

clients.
3

Bref glossaire logistique

Ce guide utilise les termes logistiques suivants.

Approvisionner/livrer : Fournir un produit contraceptif 

autre article à un lieu d'entreposage ou point de prestati

services. Un lieu d'entreposage approvisionne un autre 

d'entreposage, mais pas un client. Quand on parle de qu

fournies, on fait souvent référence aux données sur les s

Délai de livraison : Le temps nécessaire pour que les nou

produits commandés arrivent à destination et soient prêt

expédiés au prochain niveau ou à être distribués aux cli

Distribuer (aux utilisateurs) : Fournir un contraceptif o

autre article à l'utilisateur final (le client). Un prestataire 

services distribue des contraceptifs à un utilisateur de la 

planification familiale dans une formation sanitaire ou d

autre point de prestation de services.

Formation sanitaire ou point de prestation de services 

Cliniques ou autres sites où les contraceptifs sont distribu

utilisateurs.

Méthode contraceptive : Catégorie de contraceptifs, tels 

contraceptifs oraux, les dispositifs intra-utérins (DIU ou 

stérilet), les contraceptifs injectables et les condoms.

Période de revue ou intervalle de commande : L'interv

temps entre les vérifications de niveaux de stock pour 

déterminer s'il y a lieu ou non de passer une nouvelle 

commande, ou entre les périodes régulières de comman

Produit contraceptif : Nom de la méthode et de la marqu

contraceptif. Des marques différentes d'une même méth

contraceptive sont considérées comme étant des produit

différents. Par exemple, Lo-Femenal® et Microgynon® so

marques différentes de pilules contraceptives orales com

et sont des produits contraceptifs différents.

Rupture de stock : Etat d'un point de prestation de serv

d'un entrepôt n’ayant plus un article particulier en stock

5

PARTIE I

Gestion des approvisionnements 

en contraceptifs

Pour gérer correctement toute activité, y compris 

l'approvisionnement en contraceptifs, un gestionnaire d

➠ Obtenir les données nécessaires ;

➠ Les analyser ;

➠ Décider de l'action à prendre ;

➠ Agir !

Par exemple, le gestionnaire d'un centre de planification 

familiale reçoit un rapport sur le nombre de cycles de pi

contraceptives distribués aux utilisateurs lors du dernie

trimestre, calcule la consommation moyenne mensuelle 

que celle-ci a augmenté depuis le dernier rapport ; il est

alors le temps que pourra durer le stock actuel, détermin

stock sera épuisé avant la date prévue pour la prochaine 

livraison, et place une commande d'urgence, ou emprun

pilules à un autre entrepôt.

Données logistiques essentielles

La personne responsable de la gestion des approvisionne

de contraceptifs au point de prestation de services doit av

données suivantes sur chaque produit contraceptif utilis

point de prestation de services.

■ Stock disponible : Quelle est la quantité du produi

utilisable en stock ? (sources d'informations : fiches 

stock et inventaire physique)

■ Taux de consommation : Quelle est la quantité moy

distribuée aux utilisateurs chaque mois ? (sources 

d'informations : le registre des activités quotidienn

les rapports mensuels ou trimestriels)

■ Pertes et ajustements : Quel est le volume des pert

approvisionnements dans le système et quelle en e

raison ? (sources d'informations : fiches de stock ou 

registres d'inventaire)
6

La fiche de stock

Pour chaque produit contraceptif (chaque marque de chaqu

méthode) dans l'aire de stockage, il doit y avoir une fiche de 

stock correspondante. Cette fiche fournit des informations 

essentielles sur les quantités en stock de ce produit, les pertes 

les ajustements de stock et le délai de livraison. Elle est 

également appelée fiche de vérification d'inventaire ou « bin 

card » quand elle est conservée avec les produits.

L'objectif de la fiche de stock est de fournir un enregistreme

actualisé de tous les mouvements de stock (les quantités de 

produit reçues et sorties ou éliminées d'une façon quelconqu

et la quantité actuellement en stock. 

Utilisez la fiche de stock dans les situations suivantes :

➠ Après chaque ajout ou retrait de stock des étagères. Enregist

la date et le montant sur la fiche de stock, et calculez le 

nouveau solde du stock.

➠ Chaque fois qu'un inventaire physique est effectué. La quan

trouvée lors de l'inventaire doit être reportée sur la fiche 

stock. Toute différence entre le total constaté pendant 

l'inventaire physique et le solde calculé doit être report

dans la colonne Perte/Ajustement, et expliquée dans la 

colonne Remarques.

➠ Chaque fois que des produits sont perdus (dommages ou 

péremption), ou chaque fois qu'il faut effectuer des 

ajustements à la quantité du stock, par exemple du fait 

prélèvements d'échantillons en vue des tests d'assuran

qualité.

Les délais de livraison peuvent être calculés pour chaque 

produit en comptant le nombre de jours entre la date de la 

commande (si la formation sanitaire place des commandes) e

date à laquelle le produit sera disponible. Les deux dates 

doivent être inscrites sur la fiche de stock.

La fiche de stock illustrée à la page suivante est uniquemen

titre d'exemple. Les fiches de stock peuvent contenir d'autre

données importantes en plus de celles figurant dans cet 

exemple : prix, source et date de péremption du contracepti
7

Fiche de stock

Produit : pilule combinée—Lo-Femenal Emplacement dans l’entrepôt :

Couloir No 1 Rangée 1

Numéro de stock : 47201

Niveau de stock maximum : 4 moisNiveau de stock minimum : 2 moisUnité d’emballage : 100 cycles par boit

Quantité maximum : 1,360 cyclesQuantité minimum : 680 cyclesDerniére CMM : 340 (6/99)

Date

Commande et sortie Quantité

Stock 

disponible Remarques Numéro 

du bon De/A Demandée Reçue Sortie Perdue/ Ajustée

10/6/99 880 Solde reporté à 

nouveau

15/6 322 Au docteur P. 200 6802/7 323 Au dépôt rég. 7006/7 324 A l’infirmière S. 100 58010/7 323 Du dépôt rég. 700 1,280
8

Remplissage de la fiche de stock

Produit doit inclure et la méthode contraceptive, et la marq

du produit.

Emplacement dans l'entrepôt indique l'endroit dans 

l'entrepôt où ce produit est stocké (ce renseignement n'est 

nécessaire que s'il s'agit d'un grand entrepôt). 

Numéro de stock est le numéro attribué au produit soit par 

fabricant, soit par l'entrepôt central (cela peut ne pas être 

nécessaire dans certains systèmes).

Niveau de stock maximum et Niveau de stock minimum

indique le niveau le plus élevé et le niveau le plus bas devan

être maintenus pour ce produit à ce point de prestation de 

services. Les niveaux sont formulés en mois 

d'approvisionnement (voir les explications sur le système d

contrôle d'inventaire maximum/minimum page 15).

Unité d'emballage est le nombre d'unités individuelles 

contenues dans un emballage standard de ce produit.

Quantité maximum et Quantité minimum sont les quanti

les plus élevées et les plus basses du produit qui devraient ê

en stock au point de prestation de services, au taux de 

consommation actuel. Les niveaux de stock sont multipliés p

la consommation moyenne mensuelle (CMM) afin d'obtenir 

quantités (explications, page 19). Notez ces quantités au cray

car elles doivent être régulièrement recalculées. Indiquez 

toujours ces quantités en termes d'éléments individuels, et n

pas en termes d’unités plus importantes, comme des boîtes 

des cartons.

Date représente la date du mouvement enregistré. La date e

utilisée pour calculer le délai de livraison moyen.

La colonne Numéro du bon de commande et de sortie est 

utilisée pour enregistrer le numéro inscrit sur le bon utilisé po

la transaction. 

De/A indique la provenance ou le destinataire des produits 

reçus ou à sortir.
9

Les colonnes Quantité Demandée, Reçue et Sortie son

utilisées chaque fois que ce contraceptif est commandé/

demandé, reçu à partir de l'entrepôt ou sorti de l'aire de 

stockage. Enregistrez la quantité et la date (et le numéro d

de sortie selon les besoins). 

La colonne Perte/Ajustement est utilisée pour enregistre

modification exceptionnelle à l'inventaire, par exemple le 

de contraceptifs endommagés ou périmés, une correction 

un inventaire physique, ou le prélèvement de produits en 

pour la conduite de tests de qualité.

Le Stock disponible doit être calculé chaque fois qu'une 

quantité est ajoutée ou retirée du stock. Comparez le no

total avec les quantités maximum et minimum notées da

partie supérieure de la fiche. Après un inventaire physiq

entrez dans cette colonne le total trouvé.

La colonne Remarques doit être utilisée pour noter des 

explications relatives aux entrées dans la colonne Perte/

Ajustement, et pour apporter toute autre clarification ju

utile.

Le registre des activités quotidiennes

Le registre des activités quotidiennes enregistre des 

renseignements sur chaque client de planification famili

point de prestation de services : le produit contraceptif q

il a reçu (par méthode et par marque), et le nombre d'un

dispensées à ce client. 

Les données du registre des activités quotidiennes sont 

récapitulées dans des rapports mensuels ou trimestriels

données sur les quantités distribuées aux utilisateurs son

qui conviennent le mieux aux calculs logistiques, car elle

reflètent de manière exacte les quantités distribuées aux 

utilisateurs et le taux de consommation (le nombre d'uni

mois). 
10

Un registre des activités quotidiennes peut être une grande 

feuille de papier ou un cahier. Vous en trouverez un exempl

la page suivante. Le registre doit inclure les données suivant

■ Date

■ Nom du client

■ Numéro du client (attribué par le programme)

■ Type de client (nouveau client ou visite de suivi) si vot

programme classe ainsi les types de clients

■ Nombre d'unités de contraceptifs (p. ex., cycles de pilul

condoms individuels, doses de contraceptif injectable) 

distribuées aux utilisateurs pendant la visite, par :

✖ Méthode de contraception (contraceptif oral, DIU, 

injectable, Norplant®, condom, tablettes de mousse 

vaginale , client référé pour la stérilisation)

✖ Marque de contraceptif (par exemple, Oral—

Lo-Femenal® et Microgynon® ; DIU—Copper T et 

Multiload).

Le registre des activités quotidiennes peut également inclur

d'autres données spécifiques sur le client dont votre 

programme peut avoir besoin pour la gestion et la planificati

Dans l'exemple suivant, le registre est aussi utilisé pour le su

des clients référés pour la stérilisation et pour la planificatio

familiale naturelle.
11

LE REGISTRE DES ACTIVITÉS QUOTIDIENNES

Nom de la clinique : Mois : Année :

Date

Nom du 

client

No du 

client

Quantité de contraceptifs distribués à cette visite Réferé pour

Type 

de 

client

Contraceptifs 

oraux

 combinés

Pilules 

progestatives

Contraceptifs

injectables DIU

Condoms

Tablettes de mousse vaginale

Stérilisation

Planification familiale naturele

Nouveau

Revisite

Microgynon

Lo-Femenal

Eugynon

Ovrette

Microlut

Depo-Provera

Noristerat

Copper T

Multiload

Nova T
12

Le bon de commande et de sortie

Dans les centres qui commandent leurs propres 

approvisionnements, le bon de commande et de sortie (BC

est utilisé pour placer une commande d'approvisionnements

sert aussi de reçu lorsque l'approvisionnement est livré. Il e

signé à chaque étape du processus de commande et de 

réception. 

Le BCS doit se composer d'un exemplaire original et de troi

copies. Une copie doit être gardée par la personne qui passe 

commande au moment de la passation de cette commande ; u

autre copie doit être conservée par la personne qui prépare 

livraison ; la troisième copie est destinée à la personne recev

la commande et la copie finale est renvoyée à la personne qu

expédié la commande comme accusé de réception. Certains 

programmes peuvent exiger une copie supplémentaire pour 

responsable ayant donné l'approbation officielle.

Dans les systèmes d'allocation dans lesquels les mouvemen

de stock sont initiés par le niveau supérieur, un bon de sort

est utilisé au lieu d'un BCS. Ce formulaire est rempli en qua

exemplaires par l'entrepôt de sortie qui en conserve une cop

comme dossier des expéditions en cours. Trois copies 

accompagnent la livraison : une copie est conservée par le 

centre de réception, une autre est conservée par l'expéditeur

la copie restante est renvoyée à l'entrepôt expéditeur comm

accusé de réception.
13

BON DE COMMANDE ET DE SORTIE

 

 No du bon : _

Date : _______________ Expédié à : ___________________

 ___________________

 ___________________

Bon de Commande Sortie

Rem

Article Stock 

disponible

Quantité 

demandée

Quantité 

expédiée

Quantité 

reçue

BON DE COMMANDE

Demandé par : ____________________________ Date : ______

Approuvé par : ____________________________ Date : ______

SORTIE

Approuvé par : ____________________________ Date : ______

Expédié par : _____________________________ Date : ______

RECEPTION

Reçu par : ________________________________ Date : ______
14

BON DE SORTIE

 Numéro du bon de sortie : ___________

Date : ___________ Expédié à : _________________________

 _________________________

 _________________________

No de 

série Article

Quantité Sortie

Remarqu

Expédiée Reçue

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Approuvé par : ______________________________ Date: _______

Expédié par : _______________________________ Date: _______

Reçue par : ________________________________ Date: _______
15

Le système de contrôle d'inventaire 

maximum/minimum

L'utilisation d'un système de contrôle d'inventaire maxi

minimum (max/min) vous aide à éviter l'excédent de st

(pouvant entraîner le gaspillage des contraceptifs) et la p

ou la rupture de stocks de contraceptifs. Un système ma

permet d'assurer que la quantité en stock se situe toujour

les niveaux maximum et minimum établis.1

Dans ce système, des niveaux maximum et minimum 

d'approvisionnement sont assignés à chaque niveau du 

programme. Les niveaux maximum et minimum sont ex

en nombre de mois de stock. Par exemple, une formatio

sanitaire peut avoir à conserver un maximum de quatre 

de stock de tous les produits et un minimum d'un mois 

dépôt régional peut avoir un maximum de six mois et u

minimum de trois. 

Pour déterminer les quantités maximum et minimum d

chaque produit contraceptif, multipliez le niveau maxim

minimum par la consommation moyenne mensuelle de 

produit.

La consommation moyenne mensuelle (CMM) est 

l'équivalent d'un mois d'approvisionnement. En général

est la moyenne mensuelle de la quantité de ce produit 

distribuée aux utilisateurs pendant les 3 derniers mois. (

données sur les quantités distribuées aux utilisateurs 

proviennent du registre des activités quotidiennes ou de

rapports récapitulatifs des quantités distribuées aux 

utilisateurs.)

1. Ce qui vient d’être décrit est appelé un système de commande for

tous les produits sont commandés sur la base d'un calendrier fixe. Po

d'autres variations du système de contrôle max/min, consultez les D

de Logistique pour la Planification Familiale.

Consommation

moyenne 

mensuelle

=

Quantité distribuée

en 3 mois 

3
16

Toutefois, si la quantité distribuée aux utilisateurs est 

irrégulière et n'a pas suivi une tendance générale, la moyen

doit alors être calculée sur les 6 derniers mois.

La CMM doit être calculée séparément pour chaque produi

contraceptif (méthode et marque). La CMM doit être recalcu

régulièrement, soit chaque fois que vous placez une comman

soit chaque mois ou chaque trimestre.

Feuille de calcul de consommation 

moyenne mensuelle (CMM) 

Moyenne sur trois mois

+

Quantité distribuée aux 

utilisateurs il y a trois mois

+ Il y a deux mois

+ Le mois dernier

Total =

÷ 3 =

= Consommation 

moyenne mensuelle

Moyenne sur six mois

+

Quantité distribuée aux 

utilisateurs il y a six mois

+ Il y a cinq mois

+ Il y a quatre mois

+ Il y a trois mois

+ Il y a deux mois

+ Le mois dernier

Total =

÷ 6 =

= Consommation 

moyenne mensuelle
17

Fixer des niveaux maximum et minimum

Dans certains programmes de planification familiale, les 

niveaux maximum et minimum sont définis pour tous l

niveaux du système par le bureau central. Si votre progr

ne suit pas cette pratique, il peut être souhaitable d’envisa

la mettre en place. Les instructions qui suivent sont dest

un système d'approvisionnement sur demande de type 

dans le cadre duquel les formations sanitaires commande

approvisionnement sur un calendrier régulier. D'autres 

systèmes établissent les niveaux maximum et minimum 

façon différente.

Pour définir les niveaux maximum et minimum, veuillez 

les étapes suivantes :

➠ Calculez le Délai de livraison moyen en regardan

enregistrements des commandes et des livraisons 

effectuées sur les fiches de stock ou les copies de bo

commande et de sortie, et en en faisant la moyenne. 

de variations très importantes dans les délais de liv

du système, il est recommandable d'utiliser le délai 

livraison le plus long, au lieu du délai moyen.

➠ Déterminez le Stock de sécurité, exprimé en mois

ci doit être égal à au moins la moitié du nombre de 

entre les commandes régulières (cet écart est appel

Intervalle de commande ou Période de revue) ou le

livraisons régulières. En cas de fluctuations habitue

considérables dans la demande au cours de l'année

les livraisons ne sont pas fiables, le stock de sécurit

être plus élevé. 
18

Le niveau de stock minimum est égal au stock de sécurité 

mois d'approvisionnement) plus le délai de livraison moyen 

mois). 

Pour obtenir le niveau de stock maximum, ajoutez l'interva

de commande ou la période de revue au niveau de stock 

minimum.

Stock de 

sécurité

(en mois)

+

Délai de livraison 

(en mois) = Niveau de stocminimum

Feuille de calcul pour déterminer 

le niveau de stock minimum

Stock de 

sécurité

(en mois)

+

Délai de livraison 

(en mois) = Niveau de stoc

minimum

+ =

Stock minimum

(en mois) +

Stock de l’intervalle 

de commande

(en mois)

= Niveau de stoc

maximum

Feuille de calcul pour déterminer le niveau 

de stock maximum

Stock minimum

(en mois) +

Stock de l’intervalle 

de commande

(en mois) =

Niveau de stoc

maximum

+ =
19

Calcul des quantités maximum et minimum

Les niveaux de stock maximum et minimum (en mois) s

multipliés par la CMM pour obtenir les quantités maxim

minimum. 

Chaque fois que vous recalculez la CMM, vous devez 

également recalculer les quantités maximum et minimu

noter les nouveaux résultats sur la fiche de stock. 

Chaque fois que des approvisionnements de contracepti

reçus ou sortis et que les quantités sont consignées sur la 

de stock, vous devez comparer le nouveau stock résidue

quantités maximum et minimum. Si l'approvisionnemen

un type de contraceptif tombe en dessous du niveau min

essayez de répondre aux questions suivantes :

 Niveau de stock 

maximum (mois)

CMM = Quantité maxim

(nombre)

Niveau de stock 

minimum (mois)

CMM = Quantité minim

(nombre)

Feuille de calcul des quantités maximum et minimu

Niveau de stock 

maximum (mois)

Niveau de s

minimum (m



Consommation 

moyenne 

mensuelle



Consomm

moyenn

mensuel

=  Quantité 

maximum =  Quantminimu
20

■ S'agit-il d'une circonstance exceptionnelle, ou est-ce que 

demande pour ce contraceptif est en augmentation 

constante ? Dans le second cas, recalculez la CMM.

■ Les commandes arrivent-elles en retard ? Dans ce cas, 

déterminez-en la raison et voyez si le problème peut êt

corrigé. Dans le cas contraire, augmentez le niveau du 

stock de sécurité.

Evaluation de l'état des stocks

Pour vous assurer que vos niveaux de stock sont appropriés

effectuez le calcul suivant pour chaque produit contraceptif

Ce calcul vous indique la durée de votre approvisionnemen

actuel si le taux de consommation reste constant. Si le résult

est inférieur au temps restant avant la prochaine livraison 

d'approvisionnement, il est peut-être nécessaire d'organiser u

livraison d'urgence.

Stock 

disponible ÷ CMM = Mois de stock disponible

Feuille de calcul pour déterminer les mois 

de stock disponible

Stock 

disponible ÷ CMM = Mois de stock disponible

÷ =
21

Voici un exemple du calcul de mois de stock disponible 

quatre produits contraceptifs.

Commande des approvisionnement

Chaque fois que vous êtes prêt à passer une commande p

nouvel approvisionnement, vous devez recalculer la CM

utilisant les chiffres les plus récents et recalculer les qua

maximum et minimum.

Pour commander des produits (d'un entrepôt) ou les livre

point de prestation de services), utilisez les formules sui

pour chaque produit contraceptif :

Produit Stock 

disponible ÷ CMM

Mo

st

disp

Lo-Femenal®

combinaison orale

470 cycles 180 2

Ovrette® pilules 

progestatives

320 cycles 45 7

Condoms Blue & Gold 1,200 

condoms

420 2

Depo-Provera® 520 

ampoules

92 5

Quantité 

maximum  ̄

Stock 

disponible  ̄

Stock en 

commande = Quantcomma
22

Respect des bonnes pratiques d'entreposage

L'entreposage correct consiste à conserver les produits de faç

à ce qu'ils soient toujours disponibles, accessibles et en bon é

Pour vous assurer que les contraceptifs ne sont pas 

endommagés lors de leur entreposage, respectez les directiv

indiquées ci-dessous. Les points de prestation de services qu

distribuent aux utilisateurs peu de contraceptifs peuvent 

conserver leur approvisionnement sur une étagère ou dans u

armoire au lieu d'un magasin, mais ces mêmes principes son

toujours valables.

Feuille de calcul pour déterminer la quantité à command

Quantité maximu

– – Stock disponib

= = (Total part

– – Quantité déjà en comman

(mais non reçu

= = Quantité à command
23

DIRECTIVES POUR UN BON EMMAGASINAGE

DE PRODUITS DE SANTÉ

Nettoyer et désinfecter régulièrement le magasin ou le 

dépôt.

Emmagasiner les produits de santé dans une pièce san

humidité, bien éclairée et bien ventilée, à l'abri de la 

lumière directe du soleil.

Vérifier qu’il n’y a pas de fuites d'eau dans la pièce.

Vérifier que le matériel anti-incendie est disponible et 

accessible et s’assurer que le personnel peut l'utiliser.

Emmagasiner les produits en latex loin des moteurs 

électriques et des lumières fluorescentes.

Maintenir les conditions frigorifiques, y compris la cha

de froid, pour les produits qui en ont besoin.

Garder les analgésiques et autres substances contrôlées 

un endroit fermé à clé.

Emmagasiner séparément les produits inflammables a

les mesures de précaution qui s'imposent.

Empiler les cartons sur des palettes ou des étagères à a

moins 10 centimètres du sol, 30 centimètres des mur

des autres piles, et à une hauteur de 2.5 mètres maxim

Disposer les cartons sorte que les flèches () pointent v

haut et pour que les étiquettes d'identification, les d

de péremption et les dates de fabrication soient visib

Emmagasiner les produits de santé de manière à facili

gestion de stock selon le principe du premier expiré

premier sorti (décrit par la suite).

Emmagasiner les produits de santé à l'abri des insectic

des produits dangereux, des vieux dossiers, des 

fournitures de bureau et de tout autre équipement.

Procéder à la séparation et à la destruction de tout pro

endommagé ou périmé conformément aux règles et 

procédures en vigueur.
24

Premier Expiré, Premier Sorti 

Pour s'assurer que les contraceptifs ne sont pas périmés ava

leur distribution aux utilisateurs, suivez le principe Premier 

Expiré, Premier Sorti. Le principe de base de ce système est 

toujours utiliser le stock le plus ancien en premier.

➠ À la réception des cartons de contraceptifs, inscrivez 

clairement sur le carton la date de péremption comme décr

dans la section suivante.

➠ Empilez les cartons par date afin que les stocks les plus 

anciens soient en haut ou à l'avant des nouveaux 

approvisionnements, afin que les anciens produits soie

les plus faciles à atteindre.

➠ Sortir d'abord les anciens approvisionnements, en vérifiant 

que leur date de péremption n'est ni proche ni dépassé

A la réception des approvisionnements 

de contraceptifs

A la réception des approvisionnements de contraceptifs, 

veuillez suivre les procédures suivantes :

➠ Vérifiez leur date de péremption. Si la boîte indique la date 

fabrication au lieu de la date de péremption, calculez ce

dernière en ajoutant la durée de vie du produit (figuran

dans le tableau à la page suivante) à la date de fabricati

➠ Relevez la date de péremption sur la boîte en écrivant à l'ai

de chiffres et lettres de grande taille.

➠ Evaluez cette date de péremption et assurez-vous que le dé

avant la date de péremption est suffisant pour permett

un certain entreposage à la fois par le programme et (da

le cas de pilules, de condoms ou de spermicides) par le 

client avant que les produits ne soient utilisés. Si la date 

péremption n'est pas assez éloignée, renvoyez le produ

au fournisseur pour éviter de distribuer par mégarde d

contraceptifs périmés.

➠ Vérifiez l'intégrité des cartons avant de les ouvrir. En cas 

dommage, vous devez en examiner soigneusement le 
25

contenu. Notez sur la fiche de stock ainsi que sur le 

commande et de sortie que les cartons des articles s

arrivés endommagés.

➠ Vérifiez quelques contraceptifs pour vous assurer qu'i

en bon état, sans altération. (Voir « Comment vérifi

qualité des contraceptifs » dans la suite de cette sec

pour plus de détails.) 

Durée de vie et conditions d'entreposage

Entreposés dans de bonnes conditions, les contraceptifs 

demeurent efficaces pendant quelques années après leur 

fabrication. Cette période constitue leur durée de vie. Po

bénéficier d'une durée de vie complète, les contraceptifs 

doivent être entreposés dans les conditions décrites dan

tableau ci-dessous.
26

Les informations indiquées sur l'emballage des produits 

remplacent celles figurant dans ce tableau.

Type de 

contraceptif

Conditions 

d’entreposage requises Durée de vie

Contraceptifs 

oraux

Entreposage dans un 

endroit frais et sec à l’abri 

de la lumière directe du 

soleil.

5 ans

Condoms À une température 

ambiante inférieure à 40oC.

Ne soumettre longtemps ni 

à une humidité élevée, ni à 

la lumière directe du soleil, 

ni à l'ozone. 

Ne pas conserver à 

proximité de produits 

chimiques.

3 à 5 ans

DIU 15 à 30oC.

À protéger de la lumière 

directe du soleil et de 

l'humidité excessive.

7 ans

Spermicides 15 à 30oC.

Pas de fluctuation 

excessive de température 

ou d'humidité.

3 à 5 ans 

(5 ans pour les 

prodiuts donnés 

par USAID, 

3 ans pour les 

autres)

Norplant® Température inférieure à 

30oC.

Endroit sec.

5 ans

Injectable 15 à 30°C.

A l'abri de la lumière directe 

du soleil.

Conservez les ampoules 

en position verticale.

4 à 5 ans 

(4 ans pour les 

produits donnés 

par USAID, 5 an

pour les autres 

donateurs)
27

Quand vérifier la qualité des contraceptifs

Il est très important de s'assurer du bon état des contrac

avant leur distribution. La qualité des contraceptifs doit 

vérifiée à plusieurs stades :

➠ Dès la réception des approvisionnements de contrac

le personnel responsable de la gestion des stocks d

examiner les boîtes (intérieur et extérieur) pour dét

toute marque éventuelle de dommage. 

➠ Le personnel qui distribue les contraceptifs aux 

utilisateurs doit en vérifier l'intégrité avant de les 

distribuer.

➠ Si les approvisionnements trouvés en bon état à l'ar

sont distribués aux utilisateurs dans les 6 mois qui su

ils n'ont pas besoin d'être vérifiés à nouveau sauf en 

situation exceptionnelle, par exemple suite à des dé

causése par une inondation. 

➠ Si les approvisionnements sont conservés dans l'en

pendant une durée supérieure à 6 mois, ou si les 

conditions d'entreposage sont mauvaises (par exem

cas de chaleur ou d'humidité excessive), ils doivent 

vérifiés régulièrement. 

Comment vérifier la qualité des contraceptifs

Les étapes suivantes vous aideront à procéder à une vérifi

complète :

➠ À la réception des approvisionnements de contracep

lors d'une inspection régulière, prélevez un échanti

aléatoire dans un ou deux cartons. Il est important 

l'échantillon soit prélevé à partir d'un carton entier, 

pas juste à partir d'une section. Par exemple, prene

boîte intérieure en haut, une autre en bas et une ou 

plusieurs sur les côtés du carton. 

➠ Sélectionnez une ou plusieurs unités du produit da

boîtes intérieures (par exemple DIU ou paquets de p

➠ Inspectez leur qualité et inscrivez les résultats. 
28

➠ Une fois l'inspection terminée, n'oubliez pas de replace

chaque unité dans sa boîte d'origine. 

➠ Replacez toutes les boîtes dans le carton. 

➠ Datez et apposez vos initiales sur le carton, et notez qu'

été inspecté.

Les contraceptifs sont fabriqués par lots ou groupes. Par 

exemple, 500 000 condoms sont fabriqués en même temps ; 

constituent un lot, et toutes les unités dans ce lot portent le 

même numéro de lot. Chaque lot a un numéro qui l'identifie

le stock d'un contraceptif contient plusieurs numéros de lot

veillez à prélever un échantillon dans chaque lot. N'oubliez p

de noter le numéro de lot dans les résultats.
29

Au cours d'une inspection des contraceptifs, veillez à dé

les signes de détérioration potentielle suivants, et retirez 

produits qui en sont porteurs :

SIGNES DE DETERIORATION POTENTIELLE DE LA QUAL

Ne pas Utiliser ni Distribuer si :

Contraceptifs oraux

■ Les pilules sont visiblement endommagées (cassées, 

fissurées, émiettées, décolorées).

■ L'emballage d'aluminium de ces pilules est déchiré.

■ Des pilules manquent dans le paquet.

■ Les signes de détérioration sont évidents (marques m

pilules s'écrasant facilement).

Condoms

■ Des paquets de condoms du lot sont fragiles, ou 

endommagés de quelconque façon.

■ Des paquets de condoms ont jauni.

■ Le sceau du paquet de condoms n'est pas intact.

DIU

■ L'emballage stérile est déchiré ou perforé.

■ Le contenu du produit n'est pas complet.

Remarque : Le stérilet à cuivre n'est pas endommagé si le cuivre 

apparaît noirci ou terne.

Contraceptifs injectables

■ Un dépôt reste au fond de l'ampoule même après qu

été vigoureusement secouée.

■ L'ampoule de verre n'a plus son bouchon.

Remarque : Si le contenu de l'ampoule apparaît séparé, secouez le 

immédiatement avant son emploi. Pour qu'elle puisse être utilis

solution doit toujours apparaître blanchâtre, et ne pas contenir de 
30

SIGNES DE DETERIORATION POTENTIELLE DE LA QUALITE — 

SUITE

Ne pas Utiliser ni Distribuer si :

Implants

■ Le paquet stérile de l'implant est déchiré.

■ Il manque une ou plusieurs capsules, ou les capsules son

décolorées (c’est-à-dire pas blanches).

■ Une ou plusieurs capsules sont cassées ou tordues.

Gel spermicide

■ Le tube de gel est plissé ou percé.

■ L'applicateur est difficile à visser sur l'embouchure du 

tube.

Tablettes de mousse vaginale 

■ Le paquet est déchiré, ou il manque des comprimés.

■ Le paquet est boursouflé (indiquant une fuite d'humidit

■ Le papier métallisé comporte des craquelures.

■ Les comprimés sont décolorés (ils doivent être blancs).

■ Les comprimés sont mous, humides, mouillés ou s'effrite

facilement.

Diaphragmes

■ Le sceau du paquet est endommagé.

■ Le diaphragme semble sale (seul le prestataire de service 

doit vérifier ce point).

■ Examiné à contre-jour, le diaphragme révèle des trous o

des fissures (seul le prestataire de service doit vérifier ce 

point).
31

Problèmes associés à la qualité des contraceptifs

Si vous détectez un problème associé à un contraceptif l

la réception d'un approvisionnement, d'une vérification 

périodique par échantillonnage, de la distribution d'un 

contraceptif, ou à la suite de plaintes documentées des c

les contraceptifs provenant de la boîte ou du numéro de 

doivent être examinés très soigneusement. Prélevez un 

échantillon (comme cela est décrit dans le paragraphe 

précédent intitulé « Comment vérifier la qualité des 

contraceptifs »), et déterminez si les autres unités sont 

également défectueuses.

Si seul le contraceptif initialement détecté semble être 

défectueux, distribuez le reste aux clients tout en restant 

particulièrement attentif aux problèmes et aux plaintes.

Si vous détectez d'autres contraceptifs défectueux, marq

boîte comme étant « potentiellement défectueuse », et m

la de côté afin qu'elle ne soit plus utilisée. Faites part du 

problème à votre supérieur hiérarchique. N'oubliez pas 

d'inclure les informations suivantes dans votre rapport 

RAPPORTS SUR LES PROBLEMES

DE QUALITE DES CONTRACEPTIFS

■ Produit

■ Marque

■ Numéro(s) de lot(s)

■ Fabricant

■ Organisme donateur

■ Nature de la plainte ou du problème

■ Source(s) de la plainte ou des 

informations

■ Nombre de plaintes

■ Historique du transport

■ Historique de l'entreposage
32

S'il est déterminé que les contraceptifs sont défectueux, ils 

doivent être éliminés en respectant les règlements en vigueu

dans votre établissement, et ceux imposés par l'organisme 

donateur.

Gestion des plaintes relatives aux contraceptifs

Toutes les plaintes provenant des clients relatives aux 

contraceptifs doivent être prises au sérieux. Non seulement 

santé des clients est-elle extrêmement importante, mais leur 

confiance dans le contraceptif l'est également. Si les clients 

commencent à douter de la qualité des contraceptifs, il est 

probable qu'ils ne les utiliseront pas, et il est possible qu'ils 

cessent d'avoir confiance dans les services offerts dans le cad

du programme.

Chaque fois que vous recevez une plainte de la part d’un clie

recueillez les informations suivantes et consignez-les par éc

■ Date de la plainte 

■ Produit 

■ Marque 

■ Formulation ou type 

■ Numéro de lot

■ Nature de la plainte

Ces informations vous seront nécessaires ultérieurement si 

vous soumettez un rapport à votre supérieur hiérarchique, 

comme cela est décrit plus haut.

Essayez de déterminer si un problème de qualité est vraimen

l'origine de la plainte. Par exemple, il est possible qu'un 

prestataire se plaigne d'une décoloration des DIU ou d'une 

séparation de la solution injectable, bien que ces produits 

demeurent efficaces, et puissent continuer à être utilisés en 

toute sécurité.

Parfois, le soi-disant problème ne reflète pas vraiment un déf

du produit, mais plutôt un manque de connaissances de la p

du client ou du prestataire. Il est possible de remédier à la 
33

situation en fournissant au client des informations corre

en le rassurant.

Si les plaintes sont attribuables à un problème dont l’exi

est soupçonnée ou a été vérifiée (par exemple des pilule

s'émiettent, des condoms qui se déchirent), vérifiez d'au

échantillons de la même marque et du même lot pour 

rechercher davantage de preuves de l'existence du problè

d'autres unités du même lot présentent le même problèm

n'utilisez pas cet approvisionnement et retirez-le de votr

stock ; établissez ensuite un dossier concernant le problè

signalez ce dernier à votre supérieur hiérarchique.

Au cas où des approvisionnements provenant d'un lot d

auraient des problèmes de qualité, et que vous ayez reçu 

même temps des approvisionnements provenant d'autre

inspectez aussi des échantillons dans ces derniers.

Chaque fois qu'un problème de qualité se présente, essa

déterminer quelle en est la cause. Les approvisionnemen

ils été stockés de façon inadéquate ? Avez-vous été infor

qu'ils ont subi de mauvaises conditions de transport ? E

ils proches de leur date de péremption lorsqu'ils vous on

livrés ? S'il est possible de prévenir la cause du problèm

l'avenir, assurez-vous de prendre les mesures corrective

appropriées.

Souvenez-vous que les clients doivent recevoir des 

contraceptifs de bonne qualité, et en être satisfaits. Prene

chaque plainte, ainsi que chaque suggestion, au sérieux.
34

Réalisation d'un inventaire physique

Un inventaire physique est un compte de tous les contracep

en stock. Les objectifs de cet inventaire sont les suivants :

■ Vérifier que la quantité de produits sur les étagères est 

même que celle indiquée dans les registres de stock.

■ Si nécessaire, corriger les registres.

■ Déterminer combien d'articles en stock ne sont pas 

utilisables du fait soit qu'ils sont endommagés ou périm

soit qu'ils ont été perdus, puis retirez-les du stock.

■ Identifier toute mesure corrective nécessaire en vue 

d'assurer que les contraceptifs sont reçus, emmagasinés 

inscrits au stock en toute sécurité et de manière efficace

■ Fournir l’occasion d'organiser la salle d'entreposage.

Le personnel doit effectuer un inventaire au moins une fois p

an, et plus souvent s'il y a beaucoup de différences entre les 

soldes réels et les soldes portés sur les fiches de stock, ou 

lorsque le point de prestation de services est de petite taille. L

petits points de prestation de services n'ont pas à suivre le 

processus formel décrit ci-dessous, mais leur personnel doit 

vérifier fréquemment les quantités réelles de produits en sto

et s’assurer qu’elles correspondent à celles indiquées sur la fic

de stock.

Pour réaliser un inventaire dans un établissement abritant u

stock substantiel de contraceptifs :

➠ Choisissez une date à l'avance et établissez une date de 

démarcation précédant cette date de quelques jours. 

L'inventaire doit inclure seulement les contraceptifs qu

sont reçus ou expédiés avant cette date. Tout contracep

reçu après la date de démarcation doit être mis de côté 

non inscrit dans les registres) jusqu'à la fin de l'inventa

➠ Préparez l'aire de stockage. Assurez-vous que tous les 

registres de stock ont été mis à jour, que tous les carton

sont soigneusement empilés de façon à ce que tous les 

produits soient facilement accessibles et que tout carto

partiel (ouvert) soit visible, et non pas dissimulé sous d

cartons pleins.
35

➠ Arrangez-vous pour que des membres du personnel soie

présents le jour de l'inventaire au cas où il serait néc

de déplacer des cartons, puis de les remettre en pla

Pour plus d'exactitude, deux personnes doivent effectue

séparément des comptages physiques, puis les comparer

deux montants obtenus ne sont pas identiques, il faut 

recompter les articles en question jusqu'à ce que la cause 

différence soit identifiée.

Développez une procédure claire pour enregistrer le com

➠ Commencez à une extrémité de l'allée et progressez 

l'autre extrémité avant de procéder à l'allée suivant

votre aire de stockage est assez grande pour conten

plusieurs allées).

➠ Procédez de haut en bas des étagères. N'omettez au

pile ou rangée. 

➠ Enregistrez tous les comptes sous forme d'unités si

(p. ex., le nombre de cycles de pilules ou le nombre 

condoms) plutôt que sous forme de nombre de cart

de boîtes, étant donné que la quantité de produits 

contenue varie. Soyez certain de compter les quant

réelles dans les cartons partiels (ouverts).

➠ Si la même méthode contraceptive comprend des m

ou des formulations différentes, comptez et enregis

chaque marque ou formulation séparément.

➠ Si certains produits sont endommagés ou périmés, 

enregistrez cette information sur une feuille séparé

consacrée spécialement aux articles endommagés o

périmés. Retirez ces approvisionnements du stock.
36

Les membres du personnel chargés de l'inventaire doivent au

chercher tout contraceptif dont la date de péremption est 

imminente, et noter cette date ainsi que la quantité de ces 

contraceptifs.

Une fois l'inventaire physique terminé, comparez le compte 

physique de chaque article au montant indiqué sur la fiche 

stock. S'il y a des différences, il faudra essayer d'en trouver 

cause. Les différences peuvent provenir des facteurs suivan

■ Un comptage erroné lors de l'inventaire en cours, ou d

inventaire précédent.

■ Des articles précédemment retirés du stock, ou reçus en 

stock mais non consignés sur les fiches de stock.

■ Un carton manquant lors de l'inventaire.

■ Des contraceptifs endommagés ou périmés consignés s

une feuille séparée, mais non déduits du solde sur la fic

de stock.

■ Des articles n'étant pas à leur emplacement désigné.

■ Des vols.

Inscrivez les raisons de toute différence remarquée sur le 

formulaire d'inventaire physique. 

Lorsque les montants de l'inventaire et ceux de la fiche de sto

auront été réconciliés, suivez les démarches suivantes :

➠ Inscrivez les montants sur les fiches de stock et inscrive

« Inventaire physique » dans la colonne des remarques

➠ Si la quantité relevée lors de l'inventaire est différente d

celle calculée, indiquez dans la colonne « Remarques » q

vous avez effectué une correction, par exemple « Corrig

la suite du compte physique » ou « S'est avéré périmé l

de l'inventaire ».

Le formulaire de registre de stock doit être signé et daté par 

ou les personnes ayant réalisé l'inventaire, ainsi que par le 

supérieur hiérarchique en charge des approvisionnements. 

formulaire doit être conservé dans les archives de 

l’établissement.
37

Dans des entrepôts plus grands abritant de nombreux pr

ce processus d'inventaire physique complet risque de gê

travail, particulièrement si l'établissement est très actif. I

toujours préférable de choisir le moment le plus calme d

l'année ou du trimestre pour réaliser un inventaire phys

complet.

Une autre méthode possible est le dénombrement cycli

inventaire physique continu. A l'aide de cette méthod

seul produit ou plusieurs sont comptés à un moment do

chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, plutôt que d

à fermer l'entrepôt et de tout compter le même jour. La 

procédure d'échantillonnage peut être simple (par exem

comptez un produit au cours de la première semaine de c

mois, de façon à ce que tout soit compté au moins une fo

an), ou plus ciblée (comptez tous les articles coûteux ou 

qui se vendent rapidement deux fois par an, puis compt

reste une fois seulement). Les stratégies de dénombreme

périodique requièrent davantage de planification, mais 

perturbent moins le rythme des opérations de routine d

l'entrepôt.
38

INVENTAIRE PHYSIQUE

Programme : ___________________________ Entrepôt/Site : _________________________

Produit

No de lot ou No de 

casier

Date de 

péremption

Stock 

disponible

Solde sur 

les fiches 

de stock

Différence Commentaires

Commentaires :Signature : ____________________ Signature : _______________________ Signature : _____________________Titre : _________________________ Titre : __________________________ Titre : __________________________Date : ________________________ Date : __________________________ Date : __________________________
39

Exigences à respecter en surface de stockage

Si la demande de contraceptifs est en croissance, et que 

aire de stockage est déjà presque remplie, il vous faudra 

être vous procurer plus d'espace.

Pour calculer la surface de stockage qui vous sera néces

suivez les étapes suivantes :

➠ Choisissez une date future (à plus ou moins long te

selon votre planning).

➠ Pour chaque contraceptif, estimez ce que la consomm

moyenne mensuelle (CMM) sera à cette date si les 

tendances actuelles se poursuivent. (Pour ce faire, v

vous reporter à la section suivante concernant l'estim

des besoins.)

➠ Pour chaque contraceptif, multipliez le niveau de s

maximum par sa CMM estimée afin de voir combie

d'unités de chaque contraceptif devront être stocké

➠ Utilisez la formule suivante pour calculer la surface 

stockage totale pour chaque produit contraceptif :

Calcul des exigences en surface de stockage

Ceci vous donnera le volume de surface de stockage néc

en pieds ou mètres cubes. Après avoir calculé l'espace 

nécessaire pour chaque produit contraceptif, faites le tot

Si vos calculs portent sur un stock important de contrac

vous devez vous rappeler que la hauteur d'une pile de c

ne doit pas dépasser 2,50 m et que, par conséquent, il fa

Nombre de 

cycles/unitiés 

à stocker

÷

Nombre de 

cycles/unitiés 

par carton

= Nombre de c

Nombre de 

cartons Taille du carton(volume) = Surface de s

age nécess
40

diviser par 2,5 pour déterminer la surface au sol nécessaire 

minimum en mètres carrés. Ensuite, il faut multiplier cette 

surface au moins par deux, de manière à réserver de l'espac

pour des allées (si la taille de votre installation de stockage l

permet), pour la manutention et pour la ventilation. 

Finalement, prenez la racine carrée de ce chiffre pour calcule

longueur et la largeur de la salle dont vous aurez besoin, ou 

utilisez une autre configuration de longueur et largeur. Pou

vos calculs, utilisez la fiche de calcul, les formules et les 

informations suivantes :

Espace d’entreposage nécessaire÷ 2,5 = Surface au sol

Surface au sol 2 = Surface totale 

nécessaire

 Surface totale 

nécessaire = Longueur et largede la surface au s

Tailles des cartons (volumes) pour les contraceptifs 

donnés par USAID

Condoms (6 000 unités) 0,11 mèters3 3,7 pieds3

Contraceptifs oraux 

(1 200 cycles)

0,04 mèters3 1,3 pieds3

DIU (200 DIU) 0,04 mèters3 1,3 pieds3

Contraceptifs injectables 

(Depo-Provera®) 

(400 ampoules)

0,04 mèters3 1,3 pieds3

Tablettes de mousse 

vaginale 

(4 800 comprimés)

0,05 mèters3 1,6 pieds3
41

Feuille de calcul pour déterminer la surface de stoc

Quantité d’unités

  Nombre d’unités par c

Volume des cartons 

(en mètres cubes)



 Additionner le volume 

de tous les produits

contraceptifs

 2,5  Limite de la hauteur de

(2,50 mètres)



 Mètres carrés de surfa

sol devant être occup

des boîtes

2

2 pour prendre en com

surface de manutentio

l’espace pour les allée

  Total de mètres carrés

 Prendre la racine carrée

  Longueur largeur d

surface au sol
42

Utilisation des données logistiques 

Estimation des besoins

Il peut s’avérer utile de procéder à l’analyse des données sur 

contraceptifs dispensés aux utilisateurs, de manière à repére

les tendances et à établir des prévisions dans l’objectif d’une 

meilleure planification. Bien que l'estimation officielle des 

besoins en contraceptifs pour un programme de planificatio

familiale soit habituellement réalisée au niveau central de 

l'organisation, il peut être bénéfique pour le personnel des 

formations sanitaires de procéder lui-même à l’estimation d

ses besoins, particulièrement en cas de changements dans le 

niveau de la demande. Même si vous n'établissez pas une 

estimation complète des besoins, il peut être utile d'examine

les tendances au niveau de l'utilisation des contraceptifs. Il e

possible qu’une demande croissante de contraceptifs signifi

qu’il est nécessaire pour la formation sanitaire d’envisager de 

procurer une plus grande surface de stockage pour les 

contraceptifs ou davantage d'espace pour la prestation des 

services, d’engager plus de prestataires de services, ou effectu

d'autres changements appropriés.

Pour établir une simple estimation des besoins au niveau de 

formation sanitaire, suivez les étapes suivantes pour chaque 

méthode de contraception (et pour chaque marque ou 

formulation si vous en distribuez plusieurs) :

➠ Rassemblez toutes vos données concernant le nombre d

contraceptifs distribués aux utilisateurs (par exemple, 8

cycles de Lo-Femenal® distribués au cours du premier 

trimestre, 1 792 distribués au cours du deuxième trimes

etc.).

➠ Plus vous possédez de données, plus votre vue d'ensem

sera exacte. Si vous procédez à une estimation des beso

par année, essayez d'inclure les données d’au moins tro

années d’activité ; si vous procédez à une estimation 

trimestrielle, assurez-vous que vos données portent sur 

moins six trimestres d’activité. 
43

➠ Pour chaque contraceptif, reportez sur un graphe la 

quantité qui a été distribuée aux utilisateurs pour c

période (année ou trimestre).

➠ Voyez s'il est possible de détecter une tendance. (Si 

faites une estimation trimestrielle, vous observerez 

être une tendance saisonnière.)

➠ Si vous remarquez une tendance essentiellement lin

(c.-à-d. que lorsque les points sont reliés, ils formen

ligne relativement droite), continuez cette ligne dan

même direction vers l'avenir, jusqu'à la date sur laq

porte cette estimation.

➠ Regardez la date future sur laquelle porte votre estim

et notez où la ligne projetée la croise. Si vous utilise

données trimestrielles, ce point représente la quant

contraceptifs à utiliser en un trimestre ; s'il s'agit de 

données annuelles, il représente la quantité utilisée 

an. 

La figure suivante illustre une estimation basée sur six 

trimestres de données.

900

850

800

750

700

Trimestres



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nombre de cycles de Lo-Femenal

distribués aux utilisateurs
44

La figure indique qu'au début du dixième trimestre, il se pe

que la formation sanitaire utilise près de 900 cycles de LoFemenal® par trimestre.

Malheureusement, il est rare que les données de distribution 

aux utilisateurs forment précisément des lignes droites. S'il 

a pas de tendance linéaire, utilisez la technique de semimoyenne :

➠ Divisez les données en deux périodes égales et calculez 

moyenne pour chaque période.

➠ Reportez ces deux points sur le graphique, reliez-les pa

une ligne et continuez cette ligne vers la droite.

La figure indique qu'au commencement du dixième trimest

il se peut que la formation sanitaire utilise près de 900 cycles 

Lo-Femenal® par trimestre.

Avec chacune de ces techniques, il faut aussi considérer les 

facteurs qui peuvent entraîner un changement de direction d

lignes. La demande à venir pourrait être affectée par des 

événements actuels ou futurs, tels que des campagnes 

d'information recommandant des méthodes contraceptives 

plus long terme, une augmentation de l'utilisation des condo

Semi-moyenne



Trimestres 1 à 3 Trimestres 4 à 6

700

750

800

850

900

Nombre de cycles de Lo-Femenal

distribués aux utilisateurs

10
45

pour la prévention du VIH, ou l'arrivée de nouveaux 

prestataires offrant des produits ou des services contrac

Si, durant le cours de son activité, le programme a connu 

ruptures de stocks, cela veut dire que l'utilisation des 

contraceptifs a été plus faible que la demande réelle. Da

cas, il vous sera peut-être utile d'estimer quelle aurait ét

niveau d'utilisation s'il y avait eu suffisamment de stock

répondre à la demande, et de vous servir de préférence 

dernier chiffre.

Plus l'estimation est projetée loin dans l'avenir, moins el

chances d’être exacte ; il vous faudra donc procéder 

périodiquement à de nouvelles estimations de besoins. 

Une fois que vous avez établi une estimation, il faut la con

et vous y référer. Votre prévision de l'utilisation future n

qu'un chiffre estimatif ; il faut surveiller l'utilisation réell

confirmer l'exactitude de votre estimation. S'il y a une 

différence considérable entre la réalité et votre estimatio

essayez d'en découvrir la cause. Qu'auriez-vous pu pren

compte qui vous a échappé ? Que s'est-il passé que vous 

pu anticiper ? Que s'est-il passé que vous n'auriez pas p

anticiper ? La différence est-elle si importante qu'il vous 

peut-être modifier votre estimation des besoins, et vos 

commandes futures ?

Couple-années de protection

Le Couple-années de protection (CAP) est un outil qui p

d'utiliser des données concernant les quantités de contra

distribuées, et d'estimer combien de clients (ou de coupl

contraceptifs ont servi. Le CAP est parfois utilisé pour é

un programme, ou pour établir des objectifs. Il peut auss

à analyser un mélange de méthodes utilisées par une cli

ou un programme particulier.

Le CAP traduit les données sur les produits en données 

personnes ; si un couple a besoin de 4 doses de contrace

injectable par an, 8 doses distribuées correspondent à de

couples, soit à deux CAP. 
46

Il peut être utile pour les formations sanitaires offrant la 

planification familiale de revoir leurs données sur la 

distribution aux utilisateurs (c.-à-d., combien de contracepti

de chaque type ont été distribués en un an), et d'estimer 

combien de CAP ont été fournis. Les calculs CAP standard so

présentés dans le tableau de la page ci-dessous ; ils tiennent 

compte de conditions telles que la perte ou l'endommageme

des approvisionnements, et le retrait précoce des DIU et des 

implants. Il est peut-être souhaitable, dans le cadre de votre 

programme, d'utiliser des facteurs de conversion différents, 

basés sur les pratiques ou conditions locales, si vous posséd

des données exactes sur les taux d'utilisation.

Comment calculer 

les couple-années de protection (CAP)

Mèthode 

contraceptive Facteur Description

Pilules (cycles) ÷ 15 15 cycles par couple par an

Condoms

(pièces/unités)

÷ 120 120 unités par couple par an

DUI

(pièces/unités)

3,5 Fournit en moyenne 3,5 ans 

protection

Contraceptifs 

injectables

(ampoules/doses)

 Depo-Provera®

 Noristerat®

÷ 4

÷ 6

4 unités par couple par an

6 unités par couple par an

Norplant®

(unités)

3,5 Fournit en moyenne 3,5 ans 

protection

Stérilisation

(procédures)

10 (Asie, 

Am. latine) ou 

8 (Afrique, 

ProcheOrient)

Fournit en moyenne 10 ou 8 a

de protection
47

Dans l'exemple ci-dessous, une formation sanitaire a réu

données de distribution aux utilisateurs couvrant l'anné

précédente, et analysé son mélange de méthodes.

Les CAP peuvent aussi traduire les données sur les pers

en données sur les produits ; si vous avez une estimatio

nombre de personnes que vous allez servir, vous pouvez 

calculer le nombre de contraceptifs dont vous aurez bes

Pour ce faire, utilisez les facteurs numériques du tableau 

dessus, mais dans le cas des pilules, des condoms et des 

produits injectables, multipliez par le facteur indiqué au 

diviser. Par exemple, si vous avez l'intention de fournir 

pilules à 100 couples, multipliez 100 par 15. Pour les DIU 

Norplant®, aucune multiplication n'est nécessaire car le 

nombre de couples devenant utilisateurs de ces moyens 

contraceptifs est le même que le nombre de DIU ou d'ense

Norplant® qui seraient nécessaires pour cette année.

Méthod 

contraceptive 

Unités 

distribuées CAP % méla de méth

Contraceptifs oraux 750 50 24,

Condoms 3 000 25 12,

DIU 16 56 27,

Contraceptifs 

injectables (Depo®)

144 36 17,

Norplant® 5 17,5 8,

Stérilisation 2 20 9,

Totaux 204,5 10
48

Problèmes logistiques courants, causes 

probables, solutions possibles

Le tableau suivant présente cinq problèmes logistiques 

communs, ainsi que leurs causes probables et les solutions 

possibles pour y remédier.

Problème Causes probables Solutions 

possibles

Insuffisance 

de stock

Mauvaise estimation 

des besoins

Améliorer les données 

utilisées pour l'estimatio

des besoins.

Comptes inexacts ou 

non terminés des 

produits en stock

Revoir les procédures d

contrôle d'inventaire 

(p. ex. la tenue 

des registres et 

les stocks).

Augmentation 

saisonnière de 

l'utilisation des produits

Ajuster les quantités de 

commandes ou de 

sorties en tenant comp

des variations 

saisonnières.

Excédent 

de stock

Mauvaise estimation 

des besoins

Améliorer les données 

utilisées pour l'estimatio

des besoins.

Comptes inexacts ou 

non terminés des 

produits en stock

Revoir les procédures d

contrôle d'inventaire 

(p. ex., la tenue 

des registres et 

les stocks).

Baisse saisonnière de 

l'utilisation des produits

Ajuster les quantités de 

commandes ou de 

sorties en tenant comp

des variations 

saisonnières.
49

Baisse d'utilisation due 

aux préférences des 

clients

Former le personne

faire face aux effet

secondaires et aux 

rumeurs, ou ajuste

l'estimation des be

si la tendance con

Il est maintenant 

possible de se procurer 

le même produit auprès 

d'autres sources

Améliorer la coord

avec d'autres 

programmes ; déc

les raisons pour 

lesquelles les clien

utilisent d'autres 

sources.

Stock 

périmé

Excédent de stock (Cf. solutions pour 

excédents de stoc

dessus)

Le produit le plus 

ancien n'a pas été 

utilisé en premier

Utiliser les procédu

Premier expiré/Pre

sorti ; améliorer les 

pratiques d'entrep

Acceptation de produits 

ayant atteint leur date 

de péremption ou s'en 

approchant 

Mettre en œuvre u

ligne de conduite 

stipulant que les pr

doivent avoir une d

de vie minimum lo

leur réception.

Inutilisé à cause d'une 

détérioration de 

l'emballage

Améliorer les procé

de stockage ; utilis

articles endommag

pour les séances d

formation ; mettre 

œuvre une ligne de 

conduite stipulant 

ne faut pas accept

produits endomma

Problème Causes probables Solutions 

possibles
50

Stock 

endommagé

Manutention 

inappropriée

Faire part de ses 

impressions au 

personnel du dépôt ; 

renforcer la supervision 

du personnel pour 

améliorer les procédure

de manutention.

Stockage inapproprié Revoir les lignes 

directrices concernant 

stockage correct des 

produits ; augmenter la 

supervision du stockag

réparer ou rénover les 

installations de 

stockage; réduire 

l'exposition des produi

à la lumière, à l'eau, au

produits chimiques et 

aux insectes et animau

nuisibles.

Différences 

entre les 

registres de 

stock et 

l'inventaire 

physique

Reçus et sorties 

enregistrés de façon 

erronée, ou erreurs 

d'arithmétique

S'appliquer plus lors d

l'enregistrement des 

entrées et lors des 

calculs ; simplifier les 

formulaires et les 

registres ; offrir des cou

de recyclage au 

personnel ; se procure

des calculatrices.

Enregistrement des 

transactions en retard

Encourager un 

enregistrement et une 

vérification promptes d

toutes les transactions

Utilisation d'unités de 

comptabilité incorrectes 

Mettre en œuvre une 

ligne de conduite 

stipulant que tout le 

monde doit utiliser les 

mêmes unités (p. ex., le

cycles de pilules, pas le

cartons).

Problème Causes probables Solutions 

possibles
51

Inventaires physiques 

réalisés trop peu 

fréquemment

Assurer que les 

inventaires sont effe

périodiquement.

Même produit stocké 

dans des 

emplacements 

différents

Rassembler les un

même produit dan

même emplaceme

Vols, larcins Améliorer la sécuri

Problème Causes probables Solutions 

possibles

53

PARTIE II

Supervision de la gestion des stocks

Cette section est destinée à la personne qui supervise le 

personnel chargé de la gestion des stocks de contracepti

outre, les membres du personnel responsables de la logi

peuvent utiliser cette section pour évaluer de façon info

leur système logistique.

Principes de supervision

Une bonne supervision est essentielle à un programme d

planification familiale bien organisé. Le rôle essentiel du 

responsable du personnel est de guider et d'épauler les 

membres du personnel de manière à ce qu'ils accomplis

bien leurs tâches. Le responsable doit s'assurer que les me

du personnel ont les connaissances et les compétences 

nécessaires pour s'acquitter de leurs activités de logistiqu

peut vouloir dire fournir une formation sur le tas si un em

a besoin d'améliorer ses compétences.

Il est extrêmement important pour un responsable de pa

autant de temps à relever les choses bien gérées et à fair

commentaires à leur sujet, qu'à résoudre les problèmes.

Les tâches d'un responsable sont les suivantes :

■ Faire l’éloge du travail bien fait, et l’encourager par 

les moyens possibles.

■ Soutenir les efforts des employés en les aidant à obt

dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.

■ Travailler avec le personnel à la résolution des prob

■ Identifier les besoins de formation du personnel.

■ Former les membres du personnel afin qu'ils acquièr

compétences requises, ou faire le nécessaire pour q

puissent se former.

■ Assurer un suivi des problèmes et des requêtes.
54

■ Motiver les membres du personnel, et leur rappeler les 

principes et objectifs du programme de planification 

familiale.

■ S’assurer que les lignes directrices et procédures de 

logistique établies sont connues et respectées.

Réalisation d'une visite sur le terrain

Lorsqu'un responsable visite un point de prestation de servic

l'un des aspects du programme à examiner est le système de 

logistique contraceptive. Le responsable peut se servir de tou

les questions suivantes (ou d'une partie d'entre elles), 

regroupées en catégories, afin de vérifier que le système de 

logistique fonctionne correctement.

Toute réponse négative indique un problème auquel il faut 

remédier. 

Gestion des stocks

Oui Non

Tenue des registres :

Les registres de stock sont-ils à jour ?  

(Vérifier les fiches de stock/registres 

de contrôle de stock pour voir s'ils ont 

été utilisés récemment.)

Les registres de stock sont-ils exacts ?  

(Correspondent-ils à ce qui se trouve 

sur les étagères ?)

Les calculs arithmétiques sont-ils corrects ?  

Existe-t-il des registres complets pour  

les quantités de contraceptifs distribués 

aux utilisateurs ?

Les quantités calculées sur les fiches  

de stock correspondent-elles généralement 

aux quantités enregistrées au cours de 

l'inventaire physique ?
55

Oui N

Niveaux de stock : 

Les niveaux de stock pour chaque  

contraceptif se trouvent-ils entre 

les niveaux minimum et maximum ?

La consommation moyenne mensuelle  

a-t-elle été calculée récemment et 

avec exactitude ?

La formation sanitaire a-t-elle réussi à  

éviter les ruptures de stock ?

Assurance de la qualité : 

Existe-t-il un système permettant des  

vérifications de qualité pour s’assurer que 

les contraceptifs sont utilisables ?

La vérification de la qualité des  

contraceptifs est-elle effectuée 

immédiatement avant qu'ils 

ne soient distribués aux utilisateurs ? 

Tous les problèmes signalés sont-ils  

appuyés par une documentation écrite ?

Inventaire physique : 

Un inventaire physique est-il effectué  

au moins une fois par an ? (Dans un 

établissement de petite taille, il devrait 

avoir lieu une fois par mois ou une 

fois tous les deux mois.)

Passation des commandes : 

Si la formation sanitaire commande  

elle-même ses approvisionnements, 

les commandes sont-elles placées 

à temps afin de maintenir les stocks entre 

les niveaux maximum et minimum établis ?

Les quantités de produits à commander  

sont-elles calculées correctement ?
56

Oui Non

Soumission de rapports : 

Les rapports sont-ils soumis à temps ?  

Manque-t-il des rapports pour  

les six mois derniers ?

Les rapports sont-ils remplis  

correctement ? 

L'information contenue dans  

les rapports est-elle exacte ?

Mise au rebut :

Y a-t-il une enquête annuelle sur les  

contraceptifs périmés ou endommagés, 

ou des inventaires physiques lorsque 

des contraceptifs inutilisables sont 

mis de côté ? 

Les contraceptifs périmés ou endommagés  

sont-ils retirés et mis au rebut conformément 

aux lignes directrices du programme ?

Fournitures : 

Existe-t-il un manuel de procédures  

de logistique ou d'approvisionnement 

auquel les membres du personnel 

peuvent se référer ?

Y a-t-il suffisamment de formulaires  

pour la préparation des rapports et 

la passation des commandes ?
57

Conditions de stockage

Oui N

Stocks correctement empilés : 

Les cartons sont-ils empilés à un  

maximum de 2,50 mètres de hauteur ?

Les piles de cartons sont-elles sur des  

palettes ou des étagères (et pas sur 

le plancher) ?

Existe-t-il un espace entre les piles  

de cartons et le mur ? 

Y a-t-il suffisamment d'espace (au moins  

30 centimètres/1 pied) entre les piles ?

Organisation :

Les produits les plus souvent utilisés  

sont-ils stockés dans un endroit 

facile d'accès ?

Les contraceptifs sont-ils stockés  

séparément par méthode et par produit ? 

Les contraceptifs inutilisables sont-ils  

stockés séparément des contraceptifs 

utilisables ?

Prévention de la péremption :

Les dates de péremption sont-elles  

marquées clairement sur toutes les boîtes ?

Les boîtes sont-elles arrangées en fonction  

du principe Premier Expiré, Premier Sorti ? 

(Les produits qui vont expirer en premier 

sont-ils gardés en avant des autres ou dans 

un endroit plus accessible ?)
58

Oui N

Température :

La température de l'aire de stockage  

est-elle inférieure à 40 oC ?

Ventilation :

Y a-t-il des ventilateurs ou un système de  

ventilation permettant à l'air de circuler 

dans toute l'aire de stockage lorsqu'il 

fait très chaud ?

Maintien d'un environnement sec : 

Les planchers et les murs sont-ils secs ?  

Les toits, les fenêtres et les entrées de  

portes sont-ils dépourvus de fuites ?

Espace de travail :

Y a-t-il une surface de stockage suffisante  

pour tous les produits nécessaires ?

L'aire de stockage est-elle assez grande  

pour permettre la distribution, la réception 

et la vérification des approvisionnements ?

Eclairage : 

Y a-t-il suffisamment de lumière pour  

lire facilement les marques et étiquettes 

d'identification ?

Les contraceptifs sont-ils protégés de  

la lumière directe du soleil et de 

la lumière fluorescente ?

Propreté : 

L'aire de stockage est-elle propre, bien  

rangée et dépourvue de poussière ?
59

Oui N

Bon ordre : 

L'aire de stockage pour les contraceptifs  

contient-elle uniquement des contraceptifs 

et autres approvisionnements nécessaires ? 

(Les produits chimiques doivent être 

gardés à distance des stocks de contraceptifs, 

et l'aire de stockage ne doit pas être encombrée 

d'équipements médicaux brisés, de vieux 

dossiers et de matériels, ou de tous autres objets.}

Prévention des dommages :

Les cartons de condoms ouverts sont-ils  

gardés à distance des moteurs électriques, 

des lumières fluorescentes et de la chaleur ?

Absence d'insectes et d'animaux nuisibles :

Les aires de stockage sont-elles dépourvues  

de signes indiquant la présence d'insectes 

nuisibles et de rongeurs (insectes vivants 

ou morts, œufs d'insectes, présence de 

morsures ou de perforations sur les cartons) ?

Sécurité :

Y a-t-il un système de sécurité limitant  

l'accès à l'aire de stockage ?

Si l'aire de stockage est dotée de portes  

et de fenêtres, celles-ci sont-elles sûres ?

Les extincteurs sont-ils facilement  

accessibles ?

Accès : 

Une personne autorisée détenant une clé  

de l'installation est-elle disponible durant 

toutes les heures de service de façon à ce 

que les membres du personnel de la 

formation sanitaire puissent se procurer 

des fournitures lorsqu'ils en ont besoin ?
60

Si vous avez répondu NON à l'une des questions ci-dessus, 

quelle qu’elle soit, cela veut dire qu'il faut corriger la situati

Souvenez-vous que le travail d'un manager est de : recherch

l'information nécessaire, analyser cette information, décider 

consultation avec le personnel des mesures à prendre, et agi

S'il y a un problème, commencez par parler aux employés e

leur demander la ou les causes du problème. Puis travaillez 

collaboration avec eux pour développer une solution.

Si vous découvrez un problème lors d'une visite et que vous 

travaillez en collaboration avec le personnel pour identifier u

solution, vous devez vérifier l’état de cette situation au cours 

votre visite suivante pour voir si tout se passe bien, ou si un

aide plus approfondie est nécessaire.

Un responsable doit non seulement poser les questions cidessus, mais aussi considérer les situations suivantes :

■ Y a-t-il eu des changements au niveau de la demande 

récemment ? (Observez la tendance de consommation 

moyenne mensuelle.)

■ Y a-t-il eu des quantités manquantes ou des ruptures d

stocks ? (Identifiez, le cas échéant, la cause.)

■ Y a-t-il eu des problèmes d'obtention des 

approvisionnements (tels que des retards ou des 

expéditions insuffisantes) ?

■ Quel est le taux de perte des produits dans le système 

(c.-à-d., pertes dues à la péremption, à l'endommageme

à la disparition des produits, etc.) ? Ce taux est-il élevé 

point de constituer un problème ?

■ Quelles sont les activités de logistique qui ont été bien 

gérées récemment ?
61

Manuel de procédures d'approvisionnement 

en contraceptifs

Un manuel décrivant l'organisation et la gestion du syst

d'approvisionnement en contraceptifs est un outil essent

fois pour les employés de la clinique et pour leur supéri

hiérarchique. Les nouveaux membres du personnel, ain

ceux qui sont plus expérimentés, doivent être capables d

référer aux procédures logistiques.

Le manuel d'approvisionnement en contraceptifs doit d

comment :

■ Emmagasiner correctement tous les contraceptifs.

■ Calculer la CMM et les quantités de produits maxim

minimum.

■ Commander des approvisionnements (commandes 

habituelles et commandes d'urgence) si la formatio

sanitaire réalise ses propres commandes.

Le manuel doit aussi contenir les éléments suivants :

■ Les niveaux Max/Min à maintenir.

■ Le calendrier des commandes et des livraisons.

■ Tous les formulaires utilisés par la clinique et les 

instructions pour les remplir.

■ Les outils, instructions et lignes directrices relatifs à 

supervision.

■ Des descriptions d'emploi pour la ou les personnes 

chargées de la gestion des stocks.

Un tel manuel est habituellement produit par le bureau 

du programme. Si le manuel n'existe pas, le responsable 

demander au bureau central d'en produire un.

63

AUTRES SOURCES D'INFORMATION

Disponible auprès de : Assistant Director for Health Policy an

Communication, Division of Reproductive Health, Centers 

Disease Control and Prevention, Mail Stop K-20, 4770 Bufo

Highway, NE, Atlanta, GA 30341-3717 USA Téléphone : (7

5200 Fax : (770) 488-5374. Site Web : http://www.cdc.gov

nccdphp/drh Courrier électronique : ccdinfo@cdc.gov

Family Planning Logistics Guidelines, Centers for Disease Contr

Prevention et le Family Planning Logistics Management Pr

John Snow, Inc. Décembre 1993. Edition espagnole, Guías Lo

Para Programas de Planificación Familiar, Juin 1996.

Family Planning Methods and Practice : Africa, Centers for Disea

Control and Prevention, 1999

Disponible auprès du projet Family Planning Logistics Manag

John Snow, Inc., 1616 North Fort Myers Drive, 11th Floor, Ar

VA 22209 USA Téléphone : (703) 528-7474 Fax : (703) 528-74

Web : http://www.jsi.com/intl/fplm

Directives de Logistique pour la Planification Familiale (Version fr

de « Logistics Guidelines »). Décembre 1995.

Un Guide Pratique pour les Prévisions : Manuel de prévisions et 

d'estimations des besoins en produits pour les programmes de 

planification familiale et de prévention du SIDA/MST. 1994

Fiches Factuelles sur les Contraceptifs (mis à jour continuellemen

Pipeline V. 1.4 : Guide de l'utilisateur (un système pour le suivi e

planification des approvisionnements). Mai 1999.

Les Indicateurs Composites (un outil pour l'évaluation et la comp

dans le temps des systèmes logistiques). Février 1997.
64

Disponible auprès du projet Family Planning Management 

Development, Management Sciences for Health, 891 Centre Str

Boston, MA 02130 USA Téléphone : (617) 527-7766 Fax : (617) 5

1363 Site Web: http : //www.msh.org

Stratégies de gestion pour améliorer les services de planification familial

Un compendium du management de la planification familiale, Janice 

Miller et James Wolff, réd., le Projet FPMD, Management Scien

for Health, 1996.

« Améliorer la gestion des stocks de contraceptifs », Management d

planification familiale, 1992, Volume I, Numéro 4. 

Guide des responsables des programmes de planification familiale : Aptitu

et outils essentiels pour la conduite des programmes de planification 

familiale, James Wolff, Linda Suttenfield, et Susanna Binzen, réd

Kumarian Press, West Hartford, Connecticut, 1994.
65

INDEX

Approvisionnements en contraceptifs, réception des––––––––

Approvisionnements, commande des–––––––––––––––––––––

Approvisionner––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Bon de commande et de sortie –––––––––––––––––––––––––––

exemple ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Bon de sortie ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

exemple ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Commande des approvisionnements –––––––––––––––––––––

formule pour la ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Conditions de stockage, questions relatives à la supervision –

Consommation moyenne mensuelle (CMM) –––––––––––––––

formule–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

feuille de calcul ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Couple-années de protection (CAP) ––––––––––––––––––––––

comment calculer ––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Date de péremption ––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Délai de livraison moyen –––––––––––––––––––––––––––––––

Délai de livraison ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Directives pour un bon entreposage ––––––––––––––––––––––

Distribuer–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Données logistiques

éléments essentiels des –––––––––––––––––––––––––––––––

utilisation des –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Durée de vie ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Echantillon––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Excédent de stock ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Exigences en surface de stockage

feuille de calcul ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

formule–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Fiche de stock –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

exemple ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Formation sanitaire ––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Gestion des stocks, questions relatives à la supervision––––––

Insuffisance de stock –––––––––––––––––––––––––––––––––––

Intervalle de commande ––––––––––––––––––––––––––––––––

Inventaire physique ––––––––––––––––––––––––––––––––––––

exemple de formulaire––––––––––––––––––––––––––––––––

Livrer ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Manuel d'approvisionnement en contraceptifs –––––––––––––

Méthode contraceptive –––––––––––––––––––––––––––––––––

Niveaux maximum/minimum ––––––––––––––––––––––––––

formule pour les –––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Numéro de lot –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Période de revue–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Pertes et ajustements –––––––––––––––––––––––––––––––––––

Physique, inventaire––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Plaintes relatives aux contraceptifs –––––––––––––––––––––––

Point de prestation de services–––––––––––––––––––––––––––
66

Premier Expiré, Premier Sorti –––––––––––––––––––––––––––––––

Problèmes logistiques courants ––––––––––––––––––––––––––––––

Produit contraceptif––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Qualité des contraceptifs –––––––––––––––––––––––––––––––––––

comment vérifier la ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

gestion des plaintes relatives à la ––––––––––––––––––––––––––

problèmes associés à la –––––––––––––––––––––––––––––––––––

quand vérifier la–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Quantités maximum/minimum –––––––––––––––––––––––––––––

calcul des–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Rapport traitant des problèmes de qualité des contraceptifs –––––

Réception des approvisionnements en contraceptifs ––––––––––––

Registre des activités quotidiennes–––––––––––––––––––––––––––

exemple ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Rupture de stock ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Semi-moyenne, technique de––––––––––––––––––––––––––––––––

Signes d'alerte en matière de qualité des contraceptifs ––––––––––

Situation des stocks, évaluation de la–––––––––––––––––––––––––

Sortie ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Stock de sécurité ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Stock disponible–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Stock endommagé –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Stock périmé ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Supervision, principes de –––––––––––––––––––––––––––––––––––

Système de contrôle d'inventaire 

Maximum/Minimum (Max/Min) –––––––––––––––––––––––––

Tailles des cartons (volumes) ––––––––––––––––––––––––––––––––

Taux de consommation–––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Tendances d'utilisation des contraceptifs––––––––––––––––––––––

Visite sur le terrain–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Le Guide de poche de la gestion des approvisionnements en 

contraceptifs est destiné à l'une des personnes les plus 

importantes dans toute formation sanitaire ou point de 

prestation de services fournissant des services de planification 

familiale : la personne chargée de la gestion des stocks de 

contraceptifs.

Ce guide concis de gestion des stocks de contraceptifs offre de

informations faciles à utiliser sur les sujets suivants :

Comment toujours garder une quantité appropriée 

d'approvisionnements en stock.

Comment emmagasiner les contraceptifs correctement.

Comment commander les quantités correctes.

Comment s'assurer de la qualité des contraceptifs.

Le Guide de poche contient aussi les outils pratiques suivants 

Feuilles de calcul.

Exemples de formulaires de gestion des stocks.

Instructions point par point.