Guía de Bolsillo para

la Administración de

Insumos Anticonceptivos

DEPARTMENT OF HEALTH & HUMAN SERVICES

Centers for Disease Control and Prevention

National Center for Chronic Disease Prevention and Health Promotion

Atlanta, Georgia 30333 C C

CENTERS FOR DISEASE CONTROL

AND PREVENTION

D

CDC/JSI • ADMINISTRACIÓN

L

O

G

SÍ

T CI

A EN AS

PER DUL

RODUCT

VI

A

•
Esta guía se desarrolló con el apoyo y la as

técnica de los Centers for Disease Control and 

(CDC) de los Estados Unidos. La entidad Th

States Agency for International Developmen

proporcionó el financiamiento para este proyec

de un Acuerdo para Servicio entre Entidades P

con los CDC (HRN-P-00-9700014-00). El text

en inglés se publicó en octubre de 19
Guía de Bolsillo 

para la Administraci

de Insumos Anticoncep

Noviembre de 2000
A la memoria de nuestro colega 

y amigo Diego E. Berrio 

(1954-1997)
p

trata sobre uno de los componentes más importantes 

programa que ofrezca servicios de planificación famil

logístico con el que se maneja la entrega, la calidad y 

almacenamiento de los anticonceptivos. Estos insumo

sin ellos es imposible ofrecer servicios de planificació

Esta guía está destinada al personal de clínicas de salu

planificación familiar que manejan y administran insu

anticonceptivos y para los supervisores encargados d

actividades de logística. Esta guía no es un texto com

logística; su propósito es servir como una referencia r

fórmulas y los principios de logística y ayudar a man

administrar sus insumos (tanto anticonceptivos como 

productos) de una manera correcta y eficaz.

La Parte I de esta Guía de Bolsillo es una fuente de co

personal que trabaja en clínicas y almacenes y para su

En esta parte se explican los principios básicos de la l

mantener disponibles los niveles adecuados de insum

lineamientos a seguir en el almacenamiento, cómo us

logísticos y algunos problemas comunes de logística y 

La Parte II está destinada a los supervisores. Aquí se e

principios de supervisión y se incluye un cuestionario 

supervisores lo utilicen durante sus visitas de monito

actividades de logística. El personal de las clínicas tam

hacer uso de este cuestionario para evaluar informalm

logístico.

Si desea obtener un texto completo sobre cómo admin

insumos anticonceptivos, puede obtener un ejemplar 

publicación Guías Logísticas para Programas de Planifica

comunicándose con:

Assistant Director for Health Policy and Commu

Division of Reproductive Health

Centers for Disease Control and Prevention

4770 Buford Highway, NE, Mail Stop K-20

Atlanta, GA 30341-3717 USA

Teléfono: (770) 488-5372 ó 488-5200

Fax: (770) 488-5374

Correo electrónico: ccdinfo@cdc.gov

Sitio Web: http://www.cdc.gov/nccdphp/drh

También puede obtener más ejemplares de esta guía s

esta misma dirección.
Centers for Disease Control and Prevention, con base e

escritos por los CDC (Guías Logísticas para Programas de 

Planificación Familiar, 1993), el Proyecto de Administrac

Logística de Planificación Familiar, de John Snow, Inc. (

la administración logística de planificación familiar de sept

1995 y Conceptos para el Diseño de un Sistema Logístico p

Owens y Timothy Warner, 1992) y el proyecto Desarro

Manejo de la Planificación Familiar de Management S

Health (“Cómo Mejorar la Administración de los Sum

Anticonceptivos” en el Volumen I, número 4 de la pub

Actualidad Gerencial en Planificación Familiar, 1992 y Ma

Administrador de Planificación Familiar: Técnicas para Me

Gestión de Programas, James Wolff, Linda Suttenfield y 

Binzen, Eds., 1994).

La autora desea expresar su profundo agradecimiento 

Quintana por su excelente traducción y los colegas sigu

sus útiles sugerencias y revisiones expertas del texto: M

Aldrich y Lori de Ravello de CDC; Nora Quesada y Ca

Godínez de FPLM/JSI; Carl Hemmer; Dr. Angel Napo

de USAID/Honduras; y Benedicta Cerda Córdova del 

de Salud de Chile. La autora también agradece a Juan 

Ana Recio Harvey por la revisión del idioma que reali

autora agradece infinitamente a Barbara Lord de CDC 

excelentes habilidades en la producción de gráficas y d

esta publicación.
INTRODUCCIÓN

¿QUÉ ES EL SISTEMA LOGÍSTICO DE ANTICONCEPTIV

BREVE GLOSARIO DE LOGÍSTICA ————————

PARTE I

ADMINISTRACIÓN DE INSUMOS DE ANTICONCEPTIVOS 

Datos Esenciales de Logística —————————

La Tarjeta de Control de Existencias ——————

Registro Diario de Actividades ————————

El Comprobante de Solicitud y Despacho ————

Sistema de Control de Inventarios Máximos y Mín

Cómo Evaluar el Nivel de Existencias —————

Solicitud de Productos ————————————

REGLAS PARA UN ALMACENAMIENTO ADECUADO——

Primero en Expirar, Primero en Entregar (PEPE) —

Qué Hacer Cuando Reciba un Envío de Anticoncep

Vida Útil y Condiciones de Almacenamiento ——

Cuándo Hacer una Verificación de la Calidad de lo

Anticonceptivos ————————————

Cómo Revisar la Calidad de los Anticonceptivos—

Problemas con la Calidad de los Anticonceptivos 

Cómo Manejar las Quejas Sobre Anticonceptivos 

Cómo Realizar un Inventario Físico ——————

Requisitos de Espacio de Almacenamiento ———

APLICACIÓN DE LOS DATOS LOGÍSTICOS —————

Estimación de Necesidades ——————————

Años-Protección-Pareja————————————

PROBLEMAS COMUNES EN LOGÍSTICA; CAUSAS PRO

POSIBLES SOLUCIONES ————————————

PARTE II

LA SUPERVISIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE INSUMO

Los Principios de la Supervisión ————————

Cómo Hacer una Visita de Campo ———————

Manual de Insumos Anticonceptivos ——————

Recursos para obtener más información ———

Índice alfabético ——————————————

1

¿Qué es el Sistema Logístico de 

Anticonceptivos?

El sistema logístico de anticonceptivos es un comp

cualquier programa que ofrezca servicios de planifi

familiar. Este es el sistema responsable de llevar lo

anticonceptivos desde el fabricante hasta el cliente 

de planificación familiar. El sistema incluye una va

actividades como transporte y almacenamiento de 

anticonceptivos, mantenimiento de niveles adecua

existencias y mantenimiento de registros. Si el siste

funciona debidamente, los puntos de prestación de 

contarán con los anticonceptivos que necesita el us

El propósito del sistema logístico de anticonceptiv

las cantidades adecuadas de

los anticonceptivos adecuados a

los lugares adecuados en 

el momento adecuado en

el estado adecuado al

costo adecuado.

En otras palabras, el personal que maneja los antic

necesita determinar

cuánto (cantidad y costo)

de cuáles (anticonceptivos) deben ir a

dónde (qué lugar) 

cuándo y 

cómo llevarlos hasta ahí en buen estad

Para ofrecer servicios de planificación familiar de a

debe asegurarse de tener:

■ Las cantidades adecuadas de existencias (ni m

■ Anticonceptivos en buen estado (que no se ha

estén dañados).

■ Toda la variedad de métodos anticonceptivos 

programa y que solicitan los usuarios. 
2

logística.

Datos de entrega a usuarios: La cantidad de unidades d

producto (generalmente una marca o un método anticonc

específico) que se proporciona a los usuarios de servicios 

planificación familiar (usuarios de anticonceptivos) duran

período de tiempo determinado.

Desabastecimiento: Cuando un establecimiento de entre

servicios o almacén carece de existencias disponibles de u

productos.

Despachar: Proporcionar un tipo de anticonceptivos u otr

a instalaciones de almacenamiento o de prestación de serv

instalaciones de almacenamiento despachan artículos a lo

prestación de servicios o a otras instalaciones de almacena

directamente al usuario). 

Entregar (al usuario): Proporcionar los anticonceptivos u 

artículos a la persona que los va a usar (el usuario). Un pr

servicios entrega anticonceptivos a los usuarios de planifi

familiar en una clínica u otro establecimiento de entrega d

Lapso de reabastecimiento: El tiempo comprendido ent

momento en que se solicitan nuevos productos y el mome

se reciben y están disponibles para su uso.

Método anticonceptivo: Una categoría de anticonceptiv

ejemplo, anticonceptivos orales, dispositivos intrauterino

anticonceptivos inyectables y condones o preservativos.

Período de reabastecimiento o Intervalo entre pedido

período de tiempo entre revisiones de inventario para dete

debe hacer o no un pedido, o el intervalo establecido para 

pedidos de insumos.

Producto anticonceptivo: El método y el nombre de ma

anticonceptivo. Se considera que las distintas marcas del 

método anticonceptivo son productos diferentes. Por ejem

Femenal® y Microgynon® son marcas distintas de píldor

anticonceptivas combinadas y son productos anticoncept

distintos.

Punto de prestación de servicios o Establecimiento de 

servicios: Una clínica u otro sitio en donde los anticoncep

entregan a los usuarios.
3

Administración de Insumos Anticonc

Para administrar adecuadamente cualquier activid

los insumos anticonceptivos, el administrador deb

➠ Obtener la información necesaria.

➠ Analizarla.

➠ Decidir lo que se debe hacer.

➠ ¡Ejecutarlo!

Por ejemplo, el administrador de una clínica de pla

familiar podría recibir un informe sobre el número 

entregados a los usuarios el trimestre anterior, calcu

promedio mensual y notar un aumento desde el ú

analizar cuánto durarán las píldoras en existencia, 

que habrá desabastecimiento antes de la siguiente 

programada y hacer un pedido de emergencia para 

pedirlas prestadas de otras instalaciones.

Datos Esenciales de Logística

La persona encargada de la administración de insu

anticonceptivos en el punto de prestación de servi

tener la siguiente información sobre cada producto 

que se use en el establecimiento.

■ Existencias disponibles: ¿Cuál es la cantidad 

utilizable que se encuentra en existencia? (Fu

información: las tarjetas de control de existen

inventario físico)

■ Tasa de consumo: ¿En promedio, cuál es la can

entregada a los usuarios? (Fuentes de informa

diario de actividades o los informes mensuale

trimestrales)

■ Pérdidas y ajustes: ¿Qué cantidad de produc

el sistema y porqué? (Fuentes de información

control de inventario u otros tipos de registros 
4

se encuentre en el almacén debe tener su propia tarjeta 

de existencias, también conocida como Kardex. Esta ta

contiene la información esencial sobre las cantidades en 

del producto, cualquier tipo de pérdida o ajuste en el i

así como el lapso de reabastecimiento. En ocasiones, es

también se conoce como Tarjeta de Control de Inventa

cuando se guarda junto con las existencias, Tarjeta de C

Visible.

El objetivo de esta tarjeta es proporcionar un registro a

de todas las transacciones (es decir, de las cantidades d

producto que se han recibido, entregado o que de otra 

han eliminado) y la cantidad en existencia. 

Utilice la tarjeta de control de existencias en las siguien

situaciones:

➠ Cada vez que se agreguen o se retiren existencias de lo

o estantes. Anote en la tarjeta la fecha y la cantidad 

entra y calcule el nuevo saldo disponible.

➠ Siempre que se lleve a cabo un inventario físico. La c

existencia determinada mediante el conteo físico 

anotar en la tarjeta. Cualquier diferencia que surj

conteo físico y el saldo calculado se deberá anota

columna de Pérdidas/Ajustes y se deberá explica

columna de Comentarios.

➠ Cuando se hayan perdido existencias (por ejemplo, 

daños o a vencimiento) o cuando deba hacerse cua

ajuste a la cantidad en existencia, por ejemplo, cu

tomen muestras para verificar la calidad.

Los lapsos de reabastecimiento se pueden calcular p

producto contando el número de días entre la fecha en 

el pedido (si el establecimiento hace pedidos) y la fech

pedido llegó y estuvo listo para usarse. Anote ambas f

tarjeta de control de existencias.

La tarjeta que aparece en la página siguiente sólo es un 

En las tarjetas de control de existencias también puede 

otra información importante además de la que se mue

ejemplo el precio, la fuente y la fecha de vencimiento de
5

TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS

Producto: Orales combinados—Lo-FemenalUbicación en el Almacén: Pasillo A Fila 1Número de Existencias: 47201

Nivel Máx. en Existencia: 4 mesesNivel Mín. en Existencia: 2 mesesUnidad de Medida: 100 ciclos/caja

Cantidad Máxima: 1,360 ciclosCantidad Mínima: 680 ciclosCPM* Más Reciente: 340 (6/99)

Fecha

Solicitud y Despacho Cantidad

Saldo 

disponible Comen

Número de 

comprobante De/A Solicitado Recibido Despa- chado Pérdidas/ Ajustes

10/jun/99 880 Saldo inic15/jun 322 Al Dr P 200 6802/jul 323 A almacén 7006/jul 324 A Enfermera S. 100 58010/jul 323 De almacén 700 1,280
6

Ubicación en el almacén: describe el lugar dentro del 

donde se guarda este producto (sólo es necesario si el 

muy grande). 

Número de existencias: es el número que el fabricant

almacén central asigna al producto (en algunos sistem

utiliza).

Nivel máximo de existencias y Nivel mínimo de ex

se refiere a los niveles máximo y mínimo de este produ

deben mantener disponibles en este establecimiento; s

anotar en número de meses (el sistema de control de in

máximos y mínimos se explica en la página 13).

Unidades de medida: es el número de piezas individu

contenidas en un empaque estándar de este producto.

Cantidad máxima y Cantidad mínima: son las canti

máxima y mínima que deben estar disponibles de este 

en este establecimiento si el consumo se mantiene. Par

esta cantidad, multiplique los niveles de existencias po

consumo promedio mensual (CPM) (se explica en la p

Anote estas cantidades con lápiz ya que las debe volve

regularmente. Anote siempre las cantidades en piezas 

individuales, no en unidades grandes como cajas o pa

Fecha: se refiere a la fecha de la transacción que se está 

registrando. La fecha se utiliza para calcular el lapso d

reabastecimiento.

Número de comprobante de solicitud y despacho: e

columna se registra el número de comprobante que se 

esta transacción. 

De/A: indica de dónde provienen los artículos o a quié

establecimiento se hace el despacho.

Cantidad solicitada, recibida y despachada: estas co

utilizan siempre que los anticonceptivos se pidan/soli

reciban del almacén o se despachen de un almacén. An

cantidad y la fecha (y, si es necesario, el número de com
7

inventario, cualquier corrección hecha después de u

o las cantidades extraídas para hacer pruebas de ca

Saldo disponible: se debe calcular siempre que se 

retiren productos de las existencias. Compare el to

las cantidades máxima y mínima en la parte superi

Cuando se haga un conteo físico, anote la cifra en e

Comentarios: Esta columna se debe usar para exp

anotaciones hechas en la columna Pérdidas/Ajuste

otras aclaraciones necesarias.
8

información pertinente a cada usuario que acuda al 

establecimiento de entrega de servicios de planificació

los productos anticonceptivos que él o ella reciba (el m

marca) y cuántas unidades se le entregan. 

Los datos incluidos en este registro diario de actividad

resumir en informes mensuales o trimestrales. Los dat

entrega a usuarios son el mejor tipo de información par

los cálculos de logística porque muestran exactamente 

cantidades que se entregan a los usuarios y la tasa de c

(cuántas unidades al mes). 

Se puede llevar un registro diario de las actividades en u

papel o en una libreta y en la página siguiente encontr

ejemplo. El registro debe incluir la información siguien

■ Fecha

■ Nombre del usuario

■ Número de historia clínica (asignado por el progr

■ Tipo de cliente (usuario nuevo o reconsulta), si su 

hace un seguimiento de este tipo

■ Número de unidades de anticonceptivos (es deci

de ciclos de píldoras, condones individuales, fras

ampollas de anticonceptivos inyectables) entrega

consulta, organizados por 

✖ Método anticonceptivo (anticonceptivos orales

inyectables, Norplant®, condones, tabletas vag

remisiones para esterilización)

✖ Marca de anticonceptivos (por ejemplo, Orales

Femenal® y Microgynon®; DIU: la T de cobre 

Multiload)

En el registro diario de actividades también es posible 

otros datos específicos de los usuarios que su program

para su manejo y planificación. En el ejemplo siguiente

se utiliza para dar seguimiento a las remisiones para es

y para la planificación familiar con métodos naturales
9

REGISTRO DIARIO DE ACTIVIDADES

Nombre de la clínica: Mes: Año:

Fecha

Nombre del 

usuario

Número 

de 

historia 

clínica

Cantidad de anticonceptivos entregados en esta visita Rem

Tipo de 

usuario

Anticonceptivos 

Orales 

Combinados

Orales 

sólo con 

Progestina

Inyectables DIUs

Condones

Tabletas vaginales

Esterilización

Usuario nuevo

Reconsulta

Microgynon

Lo-Femenal

Eugynon

Ovrette

Microlut

Depo-Provera

Noristerat

T de Cobre

Multiload

Nova T
10

Comprobante de Solicitud y Despacho se utiliza p

una solicitud de productos y sirve de recibo cuando se 

los mismos. Este comprobante se debe firmar en cada 

proceso de pedido y entrega. 

El comprobante debe tener un original y tres copias. E

debe quedar en poder de la persona que hace la solicit

momento en que la hace; la primera copia está destina

persona que prepara el envío; la segunda para la perso

recibe el envío y la última copia se devuelve a la person

la solicitud para asegurarse de que llegó a su destino. A

programas podrían necesitar una copia adicional para 

personas a cargo de autorizarlos.

En sistemas por asignación, en donde las transaccione

existencias comienzan en establecimientos de niveles a

utiliza un Comprobante de Despacho/Salida en lug

anterior. Este formulario se llena en cuadruplicado por 

que hace el envío; este almacén guarda una copia como 

los envíos que están en tránsito. Con los artículos se en

copias: una para las instalaciones que reciben el envío, o

entidad que hace el envío y la tercera se devuelve al alm

recibo.
11

 Comprobante 

Fecha: _______________ Envío a: ____________

 ____________

 ____________

Solicitud Despacho

Producto

Cantidad 

en 

existencia

Cantidad 

solicitada Enviada Recib

SOLICITUD

Solicitado por: __________________________ Fec

Aprobado por: __________________________ Fec

DESPACHO

Aprobado por: __________________________ Fec

Enviado por: __________________________ Fec

RECIBIDO

Recibido por: __________________________ Fec
12

Fecha: ___________ Envío a: ___________________

___________________

___________________

Núm. 

de 

serie Producto

Cantidad 

Despachada 

Enviada Recibida

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Aprobado por: ______________________________ Fecha

Enviado por: _______________________________ Fecha

Recibido por: _______________________________ Fecha
13

Mín) le ayudará a evitar el sobreabastecimiento (lo 

desperdicio de anticonceptivos) y la escasez o el d

tecimiento de los mismos. Con un sistema Máx/M

que las existencias disponibles estén siempre entre 

máximos y mínimos establecidos.1

En este sistema, cada nivel organizacional del prog

asignado un nivel máximo y un nivel mínimo para 

Los niveles máximos y mínimos se expresan en nú

meses de existencia disponible. Por ejemplo, se le p

una clínica que mantenga disponible un nivel de e

máximo para todos los productos de cuatro meses 

existencias mínimo de un mes; un almacén regiona

un máximo de seis meses y un mínimo de tres.

Para determinar las cantidades máximas y mínim

producto anticonceptivo, multiplique el nivel en m

consumo promedio mensual del producto.

El Consumo Promedio Mensual (CPM) es equiv

de existencias que se consumen en un mes. Genera

promedio mensual de la cantidad de ese producto 

entregado a los usuarios en los últimos tres meses. 

información sobre las cantidades entregadas se tom

diario de actividades o de los informes resumen de 

productos entregados a los usuarios.)

1. El sistema aquí descrito se conoce como “sistema de solic

este sistema, todos los productos se piden siguiendo un pro

conocer las variaciones del sistema de control de inventario 

favor consulte la publicación Guías Logísticas para Programas 

Familiar.

Consumo

Promedio

Mensual

=

Cantidad entre

en 3 mese

3
14

El CPM se debe calcular independientemente para cad

anticonceptivo (método y marca). El CPM se debe calc

regularmente, ya sea cada vez que se haga una solicitud

o cada trimestre.

Hoja de trabajo para calcular 

el Consumo Promedio Mensual (CPM)

Promedio de tres meses

+

Cantidad entregada

hace tres meses

+ Hace dos meses

+ El mes pasado

Total =

÷ 3 =

= Consumo Promedi

 Mensual

Promedio de seis meses

+

Cantidad entregada 

hace seis meses

+ Hace cinco meses

+ Hace cuatro meses

+ Hace tres meses

+ Hace dos meses

+ El mes pasado

Total =

÷ 6 =

= Consumo Promedi

 Mensual
15

fija los niveles máximos y mínimos para todas las in

su programa no tiene una política definida, se reco

defina una. Las instrucciones siguientes se aplican 

por solicitud forzada, en el cual los establecimiento

artículos con cierta periodicidad. Otros sistemas fij

niveles máximos y mínimos en forma ligeramente 

Para fijar los niveles máximos y mínimos, siga los 

siguientes:

➠ Calcule su Lapso de Reabastecimiento Pro

analizando los registros anteriores de solicitu

anotados en las tarjetas de control de existenc

copias del formulario de solicitud y entregas y 

promedio. Si en su sistema hay variaciones m

el lapso de reabastecimiento, lo más adecuad

el lapso de reabastecimiento más largo en lug

promedio.

➠ Determine el Nivel de Existencias de Seguri

se debe anotar en meses y deberá ser igual a p

mitad del tiempo entre pedidos regulares (lla

Intervalo entre pedidos o el Período de reaba

entregas regulares. Si durante el año generalm

presentan grandes fluctuaciones en la deman

envíos no se hicieron en una forma confiable, 

nivel de existencias de seguridad un poco má
16

Para obtener el Nivel Máximo de Existencias, sume e

entre pedidos o el período de reabastecimiento al nivel 

existencias.

Nivel de 

Existencias de 

Seguridad

(en meses)

+

Lapso de 

Reabastecimiento

(en meses)

= Nivel 

de Exis

Hoja de trabajo para calcular el nivel mínimo de e

Nivel de 

Existencias de 

Seguridad

(en meses)

+

Lapso de 

Reabastecimiento

(en meses)

= Nivel 

de Exis

+ =

Nivel Mínimo de 

Existencias 

(en meses)

+

Período de 

Reabastecimiento 

(en meses)

= Nivel 

de Exi

Hoja de trabajo para calcular el nivel máximo de e

Nivel Mínimo 

de Existencias

(en meses) +

Período de 

Reabastecimiento

(en meses) =

Nivel 

de Exi

+ =
17

multiplican por el CPM para obtener las cantidade

mínimas.

Siempre que vuelva a calcular el CPM, también de

calcular las cantidades máximas y mínimas y debe 

nuevas cifras en la tarjeta de control de existencias

Siempre que se reciban o se entreguen insumos ant

que se anoten las cantidades en la tarjeta de control 

usted debe comparar el nuevo saldo disponible con 

máximas y mínimas. Si el abastecimiento de algún 

es menor que el nivel mínimo, hágase las siguiente

■ ¿Es ésta una circunstancia excepcional o la de

anticonceptivo va en aumento? De ser así, vu

el CPM.

■ ¿Hay retrasos en las entregas de productos? D

investigue cuál es el problema y si se puede c

productos llegan oportunamente, aumente el 

existencias de seguridad.

Nivel máximo

de existencias

(en meses)

CPM = Cantida

(nú

Nivel mínimo

de existencias

(en meses)

CPM = Cantida

(nú

Hoja de trabajo para calcular la cantidad máxim

Nivel máximo 

de existenciasd



Consumo 

promedio 

mensual



=  Cantidad

Máxima = 
18

operación siguiente para cada uno de sus productos 

anticonceptivos.

Esta operación le indicará cuánto tiempo durará su 

abastecimiento actual si el consumo se mantiene a la tas

la cifra de los meses de existencias disponibles es meno

que transcurrirá antes de recibir el envío de insumos s

entonces deberá hacer los arreglos necesarios para recib

de emergencia.

Existencias 

Disponibles ÷ CPM = Meses de ExDisponib

Hoja de trabajo para calcular los meses 

de existencieas disponibles

Existencias 

Disponibles ÷ CPM = Meses de ExDisponib

÷ =
19

Solicitud de Productos

Cuando esté listo para hacer un pedido, debe volv

CPM con las cifras más recientes y también debe vo

las cantidades máxima y mínima.

Para hacer una solicitud de productos (de un alma

despachar productos (a un establecimiento de entr

servicios), aplique la fórmula siguiente a cada prod

anticonceptivo:

Producto Existencias 

Disponibles ÷ CPM

Lo-Femenal®

Orales combinados

470 ciclos 180 

Ovrette® orales de 

Progestina únicamente

320 ciclos 45 

Condones Blue & Gold 1,200 

condones

420 

Depo-Provera® 520 

ampolletas

92 

Cantidad 

Máxima  ̄

Existencias 

disponibles  ̄

Existencias 

solicitadas 

que no se han 

recibido

= 
20

Reglas para un Almacenamiento Adecu

Almacenamiento adecuado se refiere a la manera com

almacenar los productos para que siempre estén dispo

accesibles y en buen estado.

Para estar seguro de que los anticonceptivos no sufran 

durante el almacenamiento, siga los lineamientos sigu

establecimientos de entrega de servicios que entregan 

anticonceptivos podrían almacenar sus insumos en un 

estante o en un gabinete en lugar de un almacén, pero 

principios de almacenamiento son los mismos.

Cantid

– – Existencias d

= = 

– – Existencias 

(que no se ha

= = Cantidad 
21

Limpiar y desinfectar el almacén periódicamente.

Almacenar los insumos en un lugar seco, bien ilumi

ventilado y alejados de la luz directa del sol.

Mantener el almacén libre de humedad.

Asegurar la disponibilidad y accesibilidad de equipo 

incendios y la habilidad del personal en su uso.

Almacenar los productos de látex alejados de motore

luces fluorescentes.

Asegurar la disponibilidad de almacenamiento en frí

la cadena fría para aquellos insumos que lo requi

Mantener sustancias controladas en un lugar bajo ll

Almacenar por separado productos inflamables bajo 

precauciones.

Apilar las cajas a una distancia de por lo menos 10 

30 cms. de las paredes y de otras pilas y a una alt

de 2.5 metros.

Colocar las cajas con las flechas apuntando en la dir

indicada y con las fechas de fabricación y vencim

Almacenar los insumos según el principio PEPE: "P

Expirar, Primeros en Entregar".

Almacenar los insumos alejados de insecticidas y m

dañinos.

Separar y desechar los insumos dañados o vencidos 

posible y de acuerdo con los procedimientos esta
22

se entreguen, siga la regla de Primero en Expirar, Prim

Entregar, o PEPE. La base de este sistema es siempre us

los productos más antiguos.

➠ Cuando lleguen las cajas de anticonceptivos, mar

claramente cada una y anote la fecha de vencimiento de 

que se explica en la siguiente sección.

➠ Apile las cajas por fecha de manera que los product

antiguos queden hasta arriba o adelante de los pr

más nuevos para que se puedan alcanzar fácilme

➠ Despache los productos mas proximos a vencerse prim

asegúrese de que no estén muy cerca de su fecha 

vencimiento ni que la hayan pasado.

Qué Hacer Cuando Reciba un Envío de 

Anticonceptivos

Cuando llegue un envío de anticonceptivos, siga la sec

siguiente:

➠ Busque su fecha de vencimiento. Si la caja tiene la fe

fabricación en vez de la de vencimiento, calcule e

sumando el tiempo de vida útil (ver la tabla en la 

a la fecha de fabricación. 

➠ Escriba la fecha de vencimiento en la caja con letras y 

grandes.

➠ Verifique que la fecha de vencimiento sea adecuada pa

producto pueda ser almacenado en el punto de pr

servicios y por el usuario (si se trata de píldoras, c

espermicidas) antes de ser usado. Si la fecha de v

está demasiado cerca, devuelva el producto al pr

para evitar entregar anticonceptivos vencidos po

equivocación.

➠ Verifique que las cajas no tengan daños antes de abri

detecta algún daño, examine el contenido detenid

También debe anotar en la tarjeta de control de ex

en el comprobante de solicitud y despacho que es

productos llegaron dañados.
23

los anticonceptivos” más adelante en esta sec

Vida Útil y Condiciones de Almacenamient

Si se almacenan en buenas condiciones, los anticon

mantendrán su eficacia durante varios años despu

fabricación; este período se conoce como la “vida ú

producto. Los anticonceptivos se deben almacenar 

condiciones siguientes para que conserven su vida 
24

La información contenida en el prospecto del producto 

la información contenida en esta tabla.

Anticonceptivos 

orales

Almacenar lejos de la luz 

solar directa en un lugar 

fresco y seco.

5 años

Condones Menos de 40°C.

No exponer por mucho 

tiempo a la humedad, luz 

solar directa u ozono.

No almacenar cerca de 

productos químicos.

3–5 año

DIU 15–30°C.

Mantener lejos de la luz 

solar directa y de la 

humedad excesiva.

7 años

Espermicidas 15–30°C.

No exponer a fluctuaciones 

extremas de temperatura y 

humedad.

3–5 año

(5 años 

donado

USAID, 

para los 

Norplant® Menos de 30°C.

Lugar seco.

5 años

Inyectables 15–30°C.

Lejos de la luz solar 

directa.

Almacenar las ampolletas 

en posición vertical con el 

cuello de la botella hacía 

arriba.

4–5 año

(4 años 

donado

USAID, 

para los 
25

Es muy importante asegurarse que los anticoncept

buenas condiciones antes de que se entreguen. La 

anticonceptivos se debe revisar en varias etapas:

➠ Cuando lleguen los anticonceptivos, el person

mantenimiento de los productos debe examin

exterior y las cajas interiores para detectar da

➠ El personal a cargo de entregar los anticoncep

revisarlos antes de entregarlos al usuario.

➠ Si los artículos están en buenas condiciones a

entregan dentro de un período de 6 meses, no 

revisar a menos que haya ocurrido una situac

común, como una inundación. 

➠ Si los artículos permanecen almacenados por 

meses, o si las condiciones de almacenamient

buenas, (por ejemplo, si hay mucha humedad 

deben revisar periódicamente. 
26

➠ Cuando lleguen los anticonceptivos o cuando se l

una inspección rutinaria, tome una muestra al aza

dos cajas grandes. Es importante que las muestra

de toda la caja y no solamente de una sección de 

grande. Por ejemplo, tome una caja interior de la 

superior, una de la parte inferior y una o más de 

➠ De cada una de estas cajas interiores, seleccione u

unidades del producto (por ejemplo, un DIU o pa

píldoras). 

➠ Inspeccione la calidad y anote los resultados. 

➠ Cuando termine la inspección, asegúrese de regre

unidad a la caja interior de donde la tomó. 

➠ Vuelva a guardar las cajas interiores en la caja gra

➠ Escriba la fecha y sus iniciales en la caja grande y 

ha sido inspeccionada.

Los anticonceptivos se producen en lotes o grupos. Po

500,000 condones se producen al mismo tiempo, es de

vienen en un lote y tienen el mismo número de lote. C

tiene su propio número exclusivo. Si las existencias de 

anticonceptivos tienen más de un número de lote, aseg

tomar una muestra de cada lote. Cerciórese también de 

número de lote con sus resultados.

Cuando inspeccione anticonceptivos, esté pendiente d

siguientes señales de advertencia y deseche los produc

muestren las señales siguientes:
27

No use ni distribuya anticonceptivos si:

Anticonceptivos Orales

■ Hay daños visibles en las píldoras (se están 

quebradas, desmoronadas o descoloridas).

■ La envoltura de aluminio de cualquiera de la

rota.

■ Si falta una o más píldoras del paquete.

■ Hay signos de deterioro (manchas café, la p

desmorona fácilmente).

Condones

■ Cualquier paquete de condones en el lote se 

quebradizo o está dañado.

■ Cualquier envoltura de condones en el lote 

amarilla.

■ El sello de la envoltura del condón no está i

DIU

■ La envoltura estéril está rota o perforada.

■ Falta algún contenido del paquete.

Nota: La eficacia de los DIU de cobre no se ve afectada 

oscurece u opaca.

Inyectables

■ El material sólido permanece en el fondo de 

incluso después de agitarla vigorosamente.

■ La ampolleta de vidrio no tiene tapa.

Nota: Si el contenido de la ampolleta está asentado, ag

minuto inmediatamente antes de usarla. La solución sie

una apariencia blanca lechosa y no debe tener material

contrario, no debe usarse.
28

No use ni distribuya anticonceptivos si:

Implantes

■ La envoltura estéril del implante está rota.

■ Faltan una o más cápsulas o han cambiado de co

están blancas).

■ Una o más cápsulas están rotas o dobladas.

Jalea Espermicida

■ El tubo de la jalea está doblado o tiene una fuga

■ El aplicador no se puede atornillar fácilmente en 

superior del tubo.

Tabletas Vaginales

■ La envoltura está rota o faltan tabletas.

■ El paquete se siente inflado o hinchado (indica q

humedad ha penetrado).

■ La cubierta de aluminio está agrietada.

■ Las tabletas han cambiado de color (deben ser b

■ Las tabletas están suaves, mojadas, húmedas o s

desmoronan fácilmente.

Diafragmas

■ El sello de la envoltura está dañado.

■ El diafragma se ve sucio (sólo el personal de ser

médicos debe revisar esto).

■ Se notan orificios o grietas en el diafragma cuan

contraluz (sólo el personal de servicios médicos 

revisar esto).
29

hacer revisiones periódicas, cuando los entregue a 

como consecuencia de quejas escritas de los usuari

examinar más detenidamente los anticonceptivos 

número de lote. Tome una muestra (como se descr

sección “Cómo revisar la calidad de los anticoncep

verifique si las demás unidades también tienen ese 

Si se determina que el anticonceptivo defectuoso e

lote o la caja, entregue los demás a los usuarios pe

más alerta que de costumbre sobre problemas o qu

Si otros productos en la caja también presentan pro

marque la caja con la frase "Posiblemente defectuo

en donde no se vaya a usar. Informe a su superviso

problema y asegúrese de incluir la siguiente inform

informe: 

Si se determina que los anticonceptivos están defe

deben desechar siguiendo los procedimientos esta

gobierno y el donante.

INFORME SOBRE PROBLEMAS DE LA CAL

DE LOS ANTICONCEPTIVOS

■ Producto

■ Marca

■ Número(s) de lote

■ Fabricante

■ Donante o proveedor

■ Índole de la queja o el problema

■ Fuente(s) de la queja o informació

■ Número de quejas

■ Antecedentes de transporte

■ Antecedentes de almacenamiento
30

anticonceptivos se deben tomar muy en serio. No sola

trata de la salud del usuario sino también de su confia

anticonceptivos. Si el usuario tiene dudas sobre la calid

anticonceptivos, lo más probable es que no los use y p

también la confianza en los servicios de su programa.

Siempre que se reciba una queja de algún usuario, recop

la información siguiente:

■ Fecha de la queja 

■ Producto 

■ Marca

■ Fórmula o tipo 

■ Número de lote

■ Índole de la queja

Usted necesitará esta información posteriormente si pr

informe ante su supervisor, como se describió anterior

Trate de determinar si la queja en verdad se debe a un 

de calidad. Por ejemplo, un proveedor de servicios po

quejarse porque los DIU de cobre han cambiado de colo

las soluciones inyectables se han asentado, pero en real

productos siguen siendo seguros y eficaces.

A veces, lo que se considera un problema en verdad no 

problema del producto, sino que refleja la falta de cono

del usuario o del personal de salud. Esta situación se p

manejar ofreciendo la información correcta y dando co

Si las quejas se deben a un problema de calidad ya sea id

plenamente o que se sospecha (por ejemplo, las píldor

desmoronan o los condones se rompen), revise otras m

esa marca y lote para buscar más evidencia del problem

demás unidades de ese lote también tienen el mismo p

retire esas existencias para que no se usen, documente 

informe a su supervisor.

Si los productos de un lote tienen un problema de calid

además se cuenta con productos de otros lotes, haga u

inspección a muestras de los otros lotes.
31

transporte? ¿Estaban cerca de su fecha de vencimie

llegaron? Si la causa es algo que se puede prevenir 

asegúrese de tomar las medidas necesarias para co

problema.

Recuerde que los usuarios deben recibir anticoncep

calidad y deben quedar satisfechos con ellos. Tome 

quejas y sugerencias con la debida seriedad.

Cómo Realizar un Inventario Físico

En un inventario físico se cuentan todos los antico

existencia. Sus objetivos son los siguientes: 

■ Verificar que la cantidad en los anaqueles/est

misma que la cantidad anotada en los registro

existencias.

■ Corregir los registros si esto es necesario.

■ Determinar cuántos productos en existencia n

usar debido a daños, pérdida o vencimiento y 

los anaqueles/estantes.

■ Identificar y tomar las medidas correctivas ne

asegurar que los anticonceptivos se reciban, s

se contabilicen de una manera segura y eficaz

■ Ofrecer una oportunidad para organizar el al

El personal debe llevar a cabo un inventario por lo 

al año. Los inventarios se deben hacer más seguido 

muchas discrepancias entre los saldos reales dispo

saldos anotados en las tarjetas de control de existe

establecimiento de entrega de servicios es un lugar 

establecimientos pequeños no tienen que seguir un 

formal como el que se describe a continuación. Sin 

personal debe revisar frecuentemente las cantidad

comparándolas con las anotaciones en la tarjeta de 

existencias.
32

fy pg

cuantos días antes. El inventario sólo debe incluir 

anticonceptivos que se recibieron o se enviaron a

fecha. Todos los anticonceptivos recibidos despué

fecha límite se deben excluir (tampoco se deben in

registros) hasta después de hacer este inventario.

➠ Prepare el área en la que hará el inventario. Asegúres

todos los registros sobre las existencias estén actu

las cajas deben estar apiladas de forma ordenada 

y todas las cajas de las que ya se ha sacado produ

estar a la vista y no escondidas detrás de cajas lle

➠ El personal de almacén debe estar presente para realiz

inventario conjuntamente.

Para tener exactitud en el proceso, dos personas deben 

conteo por separado y los resultados se deben compar

posteriormente. Si los dos conteos arrojan resultados d

debe hacer otro conteo de los productos en los que exi

hasta que se descubra la discrepancia.

Establezca un procedimiento claro para registrar el con

➠ Comience en un extremo del pasillo y llegue hast

extremo antes de pasar al siguiente pasillo (si el tam

almacén lo amerita).

➠ Comience con los anaqueles/estantes superiores 

hacia los inferiores. No se salte ninguna pila ni fil

productos. 

➠ Registre todos los conteos en unidades (por ejemp

de ciclos de píldoras, número de condones) en lug

o paquetes porque la cantidad dentro de las cajas 

paquetes puede variar. Asegúrese de contar las ca

contenidas en las cajas de las que ya se ha sacado 

➠ Si el mismo método anticonceptivo tiene marcas 

distintas, cuente y registre cada marca o fórmula 

separado.
33

existencias.

El personal que haga el inventario también debe e

de los anticonceptivos cuya fecha de vencimiento 

próxima y deberá registrar la fecha y cantidad de e

anticonceptivos.

Cuando se concluya el inventario físico, compare e

de cada artículo con la cantidad anotada en la tarjet

existencias. Si existe alguna discrepancia, deberá e

causa. Algunas causas de discrepancias pueden se

■ Un conteo erróneo en este inventario o en un

■ Productos retirados o recibidos anteriormente 

inventario no se registraron en las tarjetas de 

existencias.

■ No tomar en cuenta una caja durante el inven

■ Anticonceptivos dañados o vencidos registra

documento pero cuya cantidad no se dedujo 

tarjeta de control de existencias.

■ Productos fuera del lugar de almacenaje.

■ Robo.

Anote las razones de las discrepancias en el formu

inventario físico. 

Cuando las cantidades del inventario y de la tarjet

existencias se hayan cotejado y concuerden, haga l

➠ Registre las cantidades en las tarjetas de contr

existencias y escriba la frase ”Inventario Físic

columna “Comentarios”.

➠ Si la cantidad del inventario es distinta de la 

calculada, anote en la columna “Comentarios

haciendo una corrección, por ejemplo, “Corre

en el conteo físico” o "Durante el inventario se 

este producto está vencido”.
34

permanentes.

En los almacenes grandes que manejan muchos produ

detallado proceso de inventario físico podría causar di

interrupciones si hay normalmente mucha actividad e

instalaciones. Se recomienda que el inventario complet

cabo en el momento de menos actividad del año o del 

Otro método es el inventario rotativo o inventario f

continuo. En este método se cuentan uno o unos cuan

productos cada día, semana o mes en lugar de cerrar el 

contar todo el mismo día. El proceso de obtención de m

puede ser muy sencillo (por ejemplo, contar un produc

la primera semana de cada mes para que todos los ins

cuenten por lo menos una vez al año), o puede ser má

(contar todos los insumos de más valor o que se muev

rápido dos veces al año y contar los demás una vez al 

estrategias del inventario rotativo requieren más conce

pero causan menos trastornos a las operaciones del alm
35

INVENTARIO FÍSICO

Programa: ______________________________ Almacén/Ubicación: ____________________

Producto Núm. de lote Fecha de vencimiento Saldo disponible

Saldo en las 

tarjetas de 

control de 

existencias

Discrepancia Comentar

Comentarios:
36

está alcanzando su capacidad máxima, tendrá que bus

espacio de almacenamiento.

Para calcular el espacio de almacenamiento que necesi

los siguientes pasos: 

➠ Elija una fecha próxima (siguiendo su planeación 

➠ Para cada tipo de anticonceptivo, calcule cuál ser

Consumo Promedio Mensual (CPM) en ese mom

continúa la tendencia actual. (Para saber cómo ha

vea la sección siguiente sobre estimaciones.) 

➠ Para cada tipo de anticonceptivo, multiplique el n

máximo de existencias por el CPM calculado par

cuántas unidades de cada tipo de anticonceptivo 

almacenar. 

➠ Use la fórmula siguiente para calcular el área tota

almacenamiento para cada tipo de anticonceptivo

Cómo Calcular el Área de Almacenamient

Esta fórmula le dará el volumen de espacio requerido e

pies cúbicos. Después de calcular el espacio que necesit

tipo de anticonceptivo, sume todas estas cantidades.

Si los cálculos que ha hecho son para un insumo grand

anticonceptivos, debe recordar que las cajas no se debe

más de 2.5 metros de alto, así que tendrá que dividir la 

entre 2.5 para determinar el área de piso mínima neces

metros cuadrados. Ahora, para calcular el espacio nece

Número de 

unidades a 

almacenar

÷

Número de 

unidades 

por caja

= Número 

Número de 

cajas 

Tamaño 

de la caja

(volumen)

=

Área d

cena

requ
37

cuadrada de esta cifra para calcular la longitud y e

almacén que necesitará o calcule otra combinación 

ancho. Para hacer los cálculos, utilice las siguiente

información y hojas de trabajo.

Área de 

almacenamiento 

requerida

÷ 2.5 = Á

Área de piso 2 =alm

tot

Área de 

almacenamiento total 

requerida

=

La

del 

Tamaño de las cajas (volúmenes) de 

los anticonceptivos donados por USA

Condones (6,000 

unidades) 0.11 metros3 

Anticonceptivos orales 

(1,200 ciclos)

0.04 metros3 

DIU (200 DIU) 0.04 metros3 

Inyectables 

(Depo-Provera®)

(400 ampolletas)

0.04 metros3 

Tabletas vaginales 

espumosas 

(4,800 tabletas)

0.05 metros3 
38

Número de unidades



 el número de unid

 por caja

Volumen de las ca

 (en metros cúbico



 Sume el volumen 

 todos los product

 anticonceptivos

 2.5  el límite de altura 

 pilas (2.5 metros)



 Metros cuadrados 

 de piso que ocup

 cajas

2

2 para obtener el 

 para manejo y par

 los pasillos

  Total de metros c

 Saque la raíz cuadra

  Longitud x Ancho 
39

Estimación de Necesidades

Le podría ser útil analizar los datos sobre los antico

se entregaron a los usuarios para establecer tenden

hacer una estimación con el fin de planificar en el f

cuando la estimación oficial de anticonceptivos en 

planificación familiar normalmente se hace central

personal de los establecimientos de entrega de serv

derivar beneficios de realizar sus propias estimacio

especialmente si se están presentando cambios en 

Aunque usted no haga una estimación completa, p

utilidad examinar las tendencias del uso de antico

aumento en la demanda de anticonceptivos podría 

resultado que el establecimiento tenga que hacer a

obtener más área de almacenamiento, obtener más 

prestar servicios, contratar a más personal de salud 

tipo de ajustes.

Para hacer una estimación de necesidades sencilla 

establecimiento, siga los pasos siguientes para cad

anticonceptivo (y para cada marca y fórmula si se e

una): 

➠ Recopile todos los datos acerca de la cantidad 

anticonceptivos entregados a los usuarios (po

ciclos de Lo-Femenal® entregados en el 1er tr

entregados en el 2ndo trimestre, etc.).

➠ Mientras más datos tenga, tendrá una noción 

va a hacer una estimación anual, trate de tene

lo menos los 3 años anteriores; si lo va a hace

trimestralmente, tenga por lo menos datos pro

trimestres.

➠ Para cada producto anticonceptivo, haga una 

cantidad entregada a los usuarios por período 

trimestre). Estas cantidades pueden ser repre

puntos en la gráfica.
40

➠ Si básicamente ve una tendencia lineal (o sea, cua

puntos se conectan en una línea más o menos recta

la línea en la misma dirección hacia el futuro hast

para el que se esté haciendo la estimación.

➠ Vea la fecha a futuro para la que está haciendo la 

y vea en dónde se cruza con la línea proyectada. 

analizando datos trimestrales, este punto se refer

cantidad a usarse durante un trimestre; si está an

datos anuales, la cantidad se refiere a la que se us

año.

La ilustración siguiente muestra una estimación basad

provenientes de seis trimestres.

Esta ilustración indica que para el décimo trimestre, el 

establecimiento podría estar usando casi 900 ciclos de 

Femenal® por trimestre.

Desafortunadamente, los datos sobre los artículos entre

usuarios muy rara vez siguen una tendencia lineal. Si la 

no es lineal, use la técnica de semi-promedios: 

900

850

800

750

700

Trimestres



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Número de ciclos de Lo-Femenal entregados a usuarios
41

jpg

línea y continúe esa línea hacia la derecha.

Esta ilustración también indica que para el décimo 

establecimiento podría estar usando casi 900 ciclos 

Femenal® por trimestre.

Con cualquiera de estas técnicas, usted también de

cuenta los factores que podrían causar cambios en 

las líneas. La demanda a futuro podría verse afecta

actuales o futuros, por ejemplo, campañas que pro

métodos anticonceptivos de mayor duración, aum

de condones para la prevención del VIH o nuevos p

servicios que también ofrecen anticonceptivos o se

analizar los datos del pasado, tome en cuenta que 

establecimiento hubo un desabastecimiento de ins

significa que el uso de esos insumos en particular 

la demanda real. En este caso, se recomienda que c

que se habría producido si hubiera habido suficien

utilice esa cifra en lugar de la primera.

Semi-promedio



Trimestres 1-3 Trimestres 4-6

700

750

800

850

900

Número de ciclos de Lo-Femenal entregados a usuarios
42

Una vez que haga una estimación, consérvela y consú

cálculo del uso de anticonceptivos a futuro sólo es una 

aproximación; debe vigilar el uso real para ver qué tan 

fue su cálculo. Si existe una diferencia significativa en 

trate de averiguar el porqué. ¿Qué información pudo h

tenido, pero la realidad es que no la tenía? ¿Pasó algo 

pudo haber previsto? ¿Pasó algo que usted no hubiera 

prever? ¿Es la discrepancia lo suficientemente grande 

tener que modificar su estimación y sus pedidos futur

Años-Protección-Pareja

Años-Protección-Pareja (APP) es una herramienta para 

datos sobre las cantidades de anticonceptivos que se h

entregado y para calcular a cuántos usuarios (o parejas

protegido esos anticonceptivos. Los APP en ocasiones 

para evaluar un programa o para fijar metas. También 

utilizar para analizar la mezcla de métodos de una clín

programa.

Los APP convierten las cantidades de productos y las e

términos de personas: si una pareja necesita 4 dosis de 

anticonceptivos inyectables en un año, entonces 8 dosi

inyectables que se hayan entregado equivalen a dos pa

APP.

Los establecimientos de entrega de servicios de planifi

familiar podrían tomar sus datos logísticos relacionad

cantidades entregadas a los usuarios (es decir, qué can

cada tipo de anticonceptivo se entrega en un año) y as

cuántos APP se proporcionaron. Los cálculos estándar

APP se presentan en la tabla siguiente e incluyen situac

insumos extraviados o dañados y retiro temprano de D

implantes. En su programa usted puede usar factores 

conversión distintos basándose en las tendencias o situ

locales si cuenta con datos exactos sobre las tasas de u

continuación.
43

Método 

anticonceptivo Factor Descr

Píldoras 

(ciclos)

÷ 15 15 ciclos por pa

Condones

(piezas/unidades)

÷ 120 120 unidades po

 por año

DIU

(piezas/unidades)

3.5 En promedio ofr

de protección

Inyectables

(ampolletas/dosis)

 Depo-Provera®

 Noristerat®

÷ 4

÷ 6

4 unidades por p

6 unidades por p

Norplant®

(unidades)

3.5 En promedio ofr

de protección

Esterilización

(intervenciones)

10 (Asia, 

Am. Latina) 

u 8 (África, 

Cercano 

Este)

En promedio ofr

de protección p
44

Los APP también pueden convertir a las personas en pr

usted tiene un cálculo de a cuántas personas va a aten

calcular cuántos anticonceptivos necesitará. Para hace

los factores numéricos de la tabla anterior pero para pí

condones e inyectables, multiplique el factor en lugar d

Por ejemplo, si tiene planeado proporcionar píldoras a 1

multiplique por 15. En el caso de DIU y Norplant® no e

multiplicar porque el número de parejas que adoptará

método es el mismo que el número de DIU o Norplant

necesitarán ese año.

Método 

anticonceptivo

Unidades 

entregadas APP

% 

me

m

Anticonceptivos 

orales

750 50 

Condones 3,000 25 

DIU 16 56 

Inyectables (Depo®) 144 36 

Norplant® 5 17.5 

Esterilizacíon 2 20 

Totales 204.5 
45

La tabla siguiente presenta cinco problemas comun

junto con sus causas probables y sus posibles soluc

Problema Causas probables Posibles 

SubabastecimientoEstimaciones 

inadecuadas

Mejorar los da

usan para hac

estimaciones.

Conteos inexactos 

o incompletos de 

los productos 

disponibles 

Revisar los pr

de control de 

(es decir, el m

de registros e 

Aumento en el uso 

del producto por 

temporadas

Ajustar la can

pedidos o des

cantidades de 

las variacione

temporada (e

SobreabastecimientoEstimaciones 

inadecuadas

Mejorar los da

usan para hac

pronósticos.

Conteos inexactos 

o incompletos de 

los productos 

disponibles

Revisar los pr

de control de 

(es decir, el m

de registros e 

Disminución en el 

uso del producto 

por temporadas

Ajustar la can

pedidos o des

cantidades de 

las variacione

temporada (e
46

uso del producto 

debido a 

preferencias de los 

usuarios

explicar los efecto

secundarios de lo

anticonceptivos y 

rumores inadecua

su uso. Ajustar las 

estimaciones si co

tendencia.

El producto ahora 

puede obtenerse 

de otras fuentes

Mejorar la coordin

otros programas; 

por qué los usuar

otros recursos.

Existencias 

Vencidas

Existencias 

excesivas

(Ver las soluciones 

existencias exces

arriba)

No entregar el 

producto más 

antiguo primero 

Seguir los proced

“Primero en expira

en entregar”; mejo

prácticas de 

almacenamiento.

Aceptar productos 

con la fecha de 

vencimiento muy 

próxima o vencidos

Implementar una p

establezca que los 

productos deben 

cierta vida útil mín

restante cuando s

No usar por la 

envoltura 

deteriorada

Mejorar los proced

de almacenamien

productos dañado

capacitación; imp

una política de no 

productos dañado
47

Dañadas al personal de

aumentar la su

mejorar los pr

de manejo.

Almacenamiento 

incorrecto

Revisar las po

almacenamien

de insumos; a

supervisión de

almacenamien

renovar las ins

reducir la exp

agua, product

plagas.

Los Registros 

de Existencias 

No 

Concuerdan 

con el 

Inventario 

Físico

Recibos y entregas 

registradas 

incorrectamente o 

errores aritméticos

Tener más cu

los registros y 

cálculos; simp

formularios y 

ofrecer capac

repaso al pers

calculadoras.

Retrasos al anotar 

transacciones

Alentar el regi

revisión sin de

todas las tran

Uso incorrecto de 

las unidades de 

contabilidad

Poner en prác

de que todos 

mismas unida

ejemplo, ciclo

en lugar de ca
48

inventarios con 

suficiente 

frecuencia

inventarios periód

Mismo producto 

almacenado en 

distintos lugares

Consolidar todos 

productos del mis

el mismo lugar.

Robo, hurto Mejorar la segurid
49

La Supervisión en la Administración 

Insumos

Esta sección está dirigida a las personas que super

personal responsable del manejo de anticonceptivo

personal de logística puede usar esta sección para 

evaluación informal de su sistema logístico.

Los Principios de la Supervisión

Una supervisión adecuada es esencial para un pro

planificación familiar bien dirigido. La tarea princi

supervisor es guiar y apoyar al personal para que p

trabajo correctamente. El supervisor debe asegurar

personal tenga el conocimiento y las habilidades n

realizar las actividades de logística; esto significa qu

capacitación "en servicio" o “in situ” si es necesario

las habilidades de un empleado.

Para un supervisor, es extremadamente important

comentarios sobre las cosas que se están manejando 

resolver los problemas.

Las tareas de un supervisor son:

■ Elogiar y reforzar el buen desempeño.

■ Apoyar a los empleados ayudándoles a obten

necesitan para hacer un buen trabajo.

■ Trabajar con el personal para resolver los pro

■ Identificar las necesidades de capacitación de

■ Capacitar al personal en las habilidades neces

los arreglos necesarios para que reciban capa

■ Dar seguimiento a los problemas y las peticio

■ Motivar al personal y recordarle sobre los pri

metas del programa de planificación familiar

■ Asegurar que se conozcan y se sigan los linea

logística establecidos.
50

el sistema logístico para los anticonceptivos es uno de l

del programa que debe examinar. El supervisor puede 

o algunas de las preguntas siguientes para cerciorarse 

sistema logístico esté funcionando adecuadamente. Las 

están agrupadas por categoría.

Si la respuesta a alguna pregunta es “No”, sería una ind

que existe un problema que hay que resolver.

Manejo del Inventario

Sí 

Registros:

¿Están actualizados los registros del 

inventario? (Revise las tarjetas de control 

de existencias/los registros de control 

de inventario para ver cuándo fue la última

vez que se usaron.) 

¿Los registros del inventario son exactos? 

(¿Coinciden con lo que hay en los 

anaqueles/estantes?) 

¿Las operaciones aritméticas están correctas? 

¿Se mantienen registros completos de 

las cantidades de anticonceptivos que se 

entregan a los usuarios? 

¿Las cantidades calculadas en las tarjetas 

de control de existencias por lo general 

coinciden con las cantidades del inventario? 

Niveles de existencias:

¿Los niveles de existencias de cada tipo de 

anticonceptivo están dentro de los niveles 

máximos y mínimos? 

¿Se ha calculado recientemente y con 

exactitud el Consumo Promedio Mensual? 
51

Aseguramiento de la calidad:

¿Existe un sistema para efectuar revisiones 

de calidad que asegure que los 

anticonceptivos están en buenas

condiciones de uso? 

¿Se hace una revisión de los anticonceptivos 

para cerciorarse de su calidad justo antes 

de entregarlos a los usuarios? 

¿Se documentan todos los problemas 

que surgen?

Inventario físico:

¿Se hace un inventario físico al menos una 

vez al año? (En instalaciones pequeñas se 

debe hacer cada uno a dos meses.)

Pedidos:

Si el establecimiento hace sus propios pedidos 

de insumos ¿se hacen esos pedidos a tiempo, 

de manera que los niveles de existencias se 

mantengan entre los límites máximos y mínimos?

¿Se calculan correctamente las cantidades 

para los pedidos?

Informes:

¿Se presentan los informes a tiempo? 

¿Se ha extraviado algún informe en 

los últimos seis meses?

¿Se llenan los informes correctamente? 

¿La información contenida en los 

informes es exacta?
52

¿

 anticonceptivos vencidos o dañados o se 

hacen inventarios físicos cuando los 

anticonceptivos que no se pueden 

usar se retiran del uso?

 ¿Se retiran y eliminan los anticonceptivos 

dañados o vencidos siguiendo los 

lineamientos del programa?

Materiales/Formularios/Papelería: 

¿Hay un manual de logística o de insumos 

disponible para el personal? 

¿Existe un abastecimiento adecuado de 

formularios correctos para hacer informes 

o pedidos?

Condiciones de Almacenamiento 

Insumos apilados adecuadamente:

¿Las cajas están apiladas a un máximo 

de 2.5 metros de alto?

 ¿Están las pilas levantadas del piso 

(sobre tarimas o anaqueles/estantes)? 

¿Están las pilas alejadas de la pared? 

¿Existe el espacio adecuado (por lo menos 

30 centímetros/1 pie) entre las pilas?

Organización:

¿Los productos que se utilizan más 

frecuentemente están almacenados en 

un lugar de fácil acceso? 
53

separadamente y organizados por método 

y producto? 

¿Los anticonceptivos inservibles están al 

macenados lejos de los utilizables?

Prevención del vencimiento:

¿Las cajas están marcadas claramente con 

su fecha de vencimiento? 

¿Las cajas están ordenadas de acuerdo a PEPE? 

(¿Los productos que vencerán más pronto están 

al frente o en un lugar más accesible?)

Temperatura:

¿La temperatura del área de almacenamiento 

es inferior a 40C?

Ventilación:

¿Hay ventiladores u otro sistema de ventilación 

para circular el aire en el área de almacenamiento 

durante la época calurosa?

Condiciones de sequedad:

¿Están los pisos y las paredes secos? 

¿Están libres de goteras los techos, las 

ventanas y los marcos de las puertas?

Área de trabajo:

¿Hay un área de almacenamiento lo 

suficientemente grande para todos los 

productos que se necesitan? 
54

gp

labores de distribución, recepción y 

revisión de los insumos?

Iluminación:

¿Hay luz suficiente para leer fácilmente las 

marcas de identificación y las etiquetas de 

los productos?

¿Los anticonceptivos están protegidos de 

la luz solar directa y de las luces fluorescentes?

Limpieza:

¿El área de almacenamiento está limpia, 

ordenada y sin polvo? 

Orden:

¿En el área de almacenamiento de 

anticonceptivos sólo se guardan los 

anticonceptivos y demás artículos necesarios? 

(Los productos químicos se deben guardar 

lejos de los insumos anticonceptivos; el área 

se debe mantener libre de equipo médico dañado, 

archivos viejos, papelería y otros objetos.)

Prevención de daños:

¿Las cajas ya empezadas de condones se 

mantienen lejos de motores eléctricos, luces 

fluorescentes y fuentes de calor?

Ausencia de plagas:

¿Las áreas de almacenamiento están libres 

de indicios de la existencia de plagas y 

roedores (insectos vivos o muertos, huevos 

de insectos, cajas que muestran evidencia de roedores)
55

¿gq

el acceso al área de almacenamiento? 

¿Si el área de almacenamiento tiene puertas y 

ventanas, están cerradas en forma segura? 

¿Hay extinguidores de incendios en 

un lugar accesible?

Acceso:

¿Hay una persona autorizada con la llave 

disponible durante las horas de servicio 

de manera que el personal clínico pueda 

obtener productos cuando los necesita?

Si contestó NO a cualquiera de las preguntas anter

tomar medidas para corregir la situación. Recuerde 

de un gerente es: buscar la información necesaria, 

tomar una decisión junto con el personal y poner e

práctica.

Si existe algún problema, comience por hablar con 

y preguntarles las razones del problema. Después 

ellos para llegar a una solución.

Si identifica un problema durante una visita y cola

personal para encontrar una solución, debe revisar 

situación durante su visita siguiente para ver si las 

o si es necesario proporcionar más asistencia.

Además de hacer las preguntas anteriores, un supe

tomar en consideración las situaciones siguientes:

■ ¿Ha habido cambios en la demanda recientem

la tendencia del Consumo Promedio Mensua

■ ¿Ha habido escasez o desabastecimientos? (D

identifique la causa)
56

¿pjpp

decir, pérdidas debidas a vencimiento, daños, hu

desaparición de los insumos, etc.)? ¿Esta tasa es l

suficientemente alta como para constituir un prob

■ ¿Cuáles son todas las actividades de logística que 

manejado en forma adecuada recientemente?

Manual de Insumos Anticonceptivos

Un manual que describa la manera en que está organiz

dirigido el sistema de insumos anticonceptivos es una 

herramienta esencial para los trabajadores clínicos y p

supervisor. Tanto el personal nuevo como el más expe

debe poder consultar los procedimientos de logística.

El manual de insumos anticonceptivos debe describir:

■ Cómo almacenar adecuadamente todos los antico

■ Cómo calcular el CPM y las cantidades máxima y 

■ Cómo hacer pedidos (los pedidos regulares y de e

si las instalaciones piden sus propios insumos.

El manual también debe contener lo siguiente:

■ Los niveles máximos y mínimos que se deben ma

■ El cronograma para hacer pedidos y recibir entre

■ Todos los formularios utilizados en la clínica y la

instrucciones para llenarlos.

■ Las herramientas, instrucciones y lineamientos d

supervisión.

■ Las descripciones de los puestos para la o las per

cargo del manejo de insumos.

Este tipo de manual normalmente se genera en la ofici

del programa. Si no existe uno, el supervisor debe ped

oficina central que produzca uno.
57

py 

Communication, Division of Reproductive Health, 

Disease Control and Prevention (CDC), Mail Stop K

Buford Highway, NE, Atlanta, GA 30341-3717 US

Teléfono: (770) 488-5200 Fax: (770) 488-5374

Sitio Web: http://www.cdc.gov/nccdphp/drh

Correo electrónico: ccdinfo@cdc.gov

Guías Logísticas para Programas de Planificación Familiar

Disease Control and Prevention and the Family Pla

Management Project, John Snow, Inc., junio de 199

Disponible del proyecto Family Planning Logistics M

(FPLM), John Snow, Inc., 1616 North Fort Myers D

Arlington, VA 22209 USA 

Teléfono: (703) 528-7474 Fax: (703) 528-7480

Sitio web: http://www.fplm.jsi.com

Hojas Informativas Sobre Anticonceptivos. 1999

Indicadores Compuestos para la Administración Logística 

Anticonceptivos, El Proyecto de EVALUACIÓN con 

1999.

Integración de Sistemas Logísticos, Rich Owens, FPLM, 

Conceptos de Diseño de Sistemas Logísticos, Rich Owens 

Warner, FPLM, 1996.
58

Teléfono: (617) 527-7766 Fax: (617) 527-1363. 

Sitio web: http://www.msh.org.

Estrategias Gerenciales para Mejorar los Servicios de Planificac

Un Compendio de Actualidad Gerencial en Planificación Fam

Miller y James Wolff, ed., el proyecto FPMD, Manageme

for Health, 1997.

“Cómo Mejorar la Administración de los Suministros de 

Anticonceptivos”, Actualidad Gerencial en Planificación F

1992, Volumen I, Número 4. 

Manual del Administrador de Planificación Familiar: Técnicas p

la Gestión de Programas, James Wolff, Linda Suttenfield 

Binzen, ed., Management Sciences for Health, Boston, 

Massachusetts, 1994.
59

cómo calcularlos––––––––––––––––––––––––––––––

Calidad de los anticonceptivos cómo revisarla ––––––

manejo de quejas –––––––––––––––––––––––––––––

problemas con –––––––––––––––––––––––––––––––

cuándo revisarla––––––––––––––––––––––––––––––

Cantidades máximas y mínimas ––––––––––––––––––

cálculo ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Comprobante de despacho/salida–––––––––––––––––

ejemplo –––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Comprobante de solicitud y despacho –––––––––––––

ejemplo –––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Condiciones de almacenamiento, preguntas de super

Consumo Promedio Mensual (CPM) ––––––––––––––

fórmula –––––––––––––––––––––––––––––––––––––

hoja de trabajo –––––––––––––––––––––––––––––––

Datos de logística 

esenciales––––––––––––––––––––––––––––––––––––

uso –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Desabastecimiento ––––––––––––––––––––––––––––––

Despachar –––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Entregar –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Espacio de almacenamiento requerido

fórmula –––––––––––––––––––––––––––––––––––––

hoja de trabajo –––––––––––––––––––––––––––––––

Establecimiento de entrega de servicios ––––––––––––

Estimación de necesidades –––––––––––––––––––––––

Exceso de existencias ––––––––––––––––––––––––––––

Existencias dañadas –––––––––––––––––––––––––––––

Existencias de seguridad –––––––––––––––––––––––––

Existencias disponibles ––––––––––––––––––––––––––

Existencias vencidas–––––––––––––––––––––––––––––

Fecha de vencimiento –––––––––––––––––––––––––––

Informe de problemas relacionados con la calidad 

de los anticonceptivos–––––––––––––––––––––––––

Insumos anticonceptivos, recepción –––––––––––––––

Insumos, solicitudes de ––––––––––––––––––––––––––

Intervalo entre pedidos ––––––––––––––––––––––––––

Inventario físico ––––––––––––––––––––––––––––––––

ejemplo de un formulario––––––––––––––––––––––

Lapso de reabastecimiento –––––––––––––––––––––––

Lapso de reabastecimiento promedio ––––––––––––––

Lineamientos para el almacenamiento –––––––––––––

Manejo de inventario, preguntas de supervisión ––––

Manual de insumos anticonceptivos –––––––––––––––

Método anticonceptivo ––––––––––––––––––––––––––

Mezcla de métodos––––––––––––––––––––––––––––––

Muestra –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
60

Número de lote 

Pérdidas y ajustes ––––––––––––––––––––––––––––––––––

Período de reabastecimiento –––––––––––––––––––––––––

Primero en expirar, primero en entregar (PEPE) ––––––––

Problemas comunes en logística y posibles soluciones –––

Producto anticonceptivo–––––––––––––––––––––––––––––

Quejas sobre anticonceptivos–––––––––––––––––––––––––

Recepción de insumos anticonceptivos ––––––––––––––––

Registro diario de actividades ––––––––––––––––––––––––

ejemplo –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Señales de advertencia en la calidad de los anticonceptivo

Sistema de control de inventario máximos y 

mínimos (Máx/Mín)––––––––––––––––––––––––––––––

Solicitud de insumos ––––––––––––––––––––––––––––––––

fórmula –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Subabastecimiento––––––––––––––––––––––––––––––––––

Supervisión, principios de –––––––––––––––––––––––––––

Tamaños de cajas (volúmenes) –––––––––––––––––––––––

Tarjeta de control de existencias ––––––––––––––––––––––

ejemplo –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Tarjeta de control de inventario–––––––––––––––––––––––

Tarjeta de control visible–––––––––––––––––––––––––––––

Tasa de consumo –––––––––––––––––––––––––––––––––––

Técnica de semi-promedios ––––––––––––––––––––––––––

Tendencias en el uso de anticonceptivos –––––––––––––––

Vida útil–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Visitas de campo –––––––––––––––––––––––––––––––––––
p

Anticonceptivos está destinada a una de las pers

importantes en cualquier clínica o establecim

ofrece servicios de planificación familiar: a la 

cargo de administrar los insumos anticonceptivo

Esta breve guía del manejo de insumos antico

ofrece información fácil de usar sobre:

Cómo mantener las cantidades adecuadas e

existencia.

Cómo almacenar los anticonceptivos correc

Cómo pedir la cantidad correcta de insumo

Cómo asegurarse que los anticonceptivos se

de buena calidad

La Guía de Bolsillo también contiene estas her

útiles y prácticas:

Hojas de trabajo para hacer cálculos

Muestras de formularios para el manejo 

de insumos

Instrucciones detalladas