ಕಾರ್ಪೋರೇಟ್ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಸಚಿವಾಲಯ
ವಿ.ಸಿ. ಅಥವಾ ಒ.ಎ.ವಿ.ಎಂ. ಮೂಲಕ ವಿಶೇಷ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳನ್ನು  ನಡೆಸಲು ಜೊತೆಗೆ ಪೂರಕವಾಗಿ ನೊಂದಾಯಿತ ಇ-ಮೈಲ್ ಗಳ ಮೂಲಕ ಇ-ಮತದಾನ/ ಸರಳ ಮತದಾನಕ್ಕೂ ಕಂಪೆನಿಗಳಿಗೆ ಎಂ.ಸಿ.ಎ. ಅವಕಾಶ
ವಿ.ಸಿ. ಅಥವಾ ಒ.ಎ.ವಿ.ಎಂ. ಮೂಲಕ ವಿಶೇಷ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳನ್ನು  ನಡೆಸಲು ಜೊತೆಗೆ ಪೂರಕವಾಗಿ ನೊಂದಾಯಿತ ಇ-ಮೈಲ್ ಗಳ ಮೂಲಕ ಇ-ಮತದಾನ/ ಸರಳ ಮತದಾನಕ್ಕೂ ಕಂಪೆನಿಗಳಿಗೆ ಎಂ.ಸಿ.ಎ. ಅವಕಾಶ
ಕೋವಿಡ್ -19 ರಿಂದಾಗಿ ಜಾರಿಯಲ್ಲಿರುವ ರಾಷ್ಟ್ರವ್ಯಾಪೀ ಲಾಕ್ ಡೌನ್ ಮತ್ತು ಸಾಮಾಜಿಕ ಅಂತರ ಕಾಯ್ದುಕೊಳ್ಳುವಿಕೆಯಿಂದಾಗಿ ಕಂಪೆನಿಗಳಿಗೆ ಒದಗಿ ಬಂದಿರುವ ಸಂಕಷ್ಟದ ಬಗ್ಗೆ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಸಚಿವಾಲಯಕ್ಕೆ  ಸಂಪೂರ್ಣ ಅರಿವಿದೆ. ಸಚಿವಾಲಯವು ಕೈಗಾರಿಕಾ ಸಂಘಟನೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಜಾಗತಿಕ ಸಾಂಕ್ರಾಮಿಕದಿಂದ ಆಗಿರುವ ಏರು ಪೇರು ಮತ್ತು ಅವ್ಯವಸ್ಥೆ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ತುರ್ತು ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಆವಶ್ಯಕತೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಬಂದಿರುವ ವಿವಿಧ ಮನವಿಗಳನ್ನು ಗಮನಕ್ಕೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡಿದೆ
ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು , ಎಂ.ಸಿ.ಎ. ಯು ಈ ಮೊದಲು ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿಯ ಸಭೆಗಳನ್ನು 2020 ರ ಜೂನ್ 30 ರವರೆಗೆ ವೀಡಿಯೋ ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸಿಂಗ್  ಅಥವಾ ಇತರ ದೃಶ್ಯ ಶ್ರಾವ್ಯ ಮಾಧ್ಯಮ  ಮೂಲಕ ನಡೆಸಲು 19-03-2020 ರ ಅಧಿಸೂಚನೆಯಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಿತ್ತು. ನಿರ್ದೇಶಕರ ದೈಹಿಕ ಹಾಜರಾತಿ ಆವಶ್ಯ ಇರುವ ಸಭೆಗಳಿಗೂ ಇದನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವಂತೆ ತಿಳಿಸಿತ್ತು.
ಪ್ರಸ್ತುತ ಜಾರಿಯಲ್ಲಿರುವ ಲಾಕ್ ಡೌನ್ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಬದ್ದತೆಯನ್ನು ಪರಿಪಾಲಿಸಲು ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಅನುಕೂಲ ಮಾಡಿಕೊಡುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತು ಕೋವಿಡ್ -19 ರ ಅಂಗವಾಗಿರುವ ಇತರ ನಿಬಂಧನೆಗಳ ಅನುಸರಣೆಗಳ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಸಚಿವಾಲಯವು ಇಂದು ಕಂಪೆನಿಗಳಿಗೆ ವೀಡಿಯೋ ಕಾನ್ಫರೆನ್ಸಿಂಗ್ ಅಥವಾ ಒ.ಎ.ವಿ.ಎಂ. ಗಳ ಮೂಲಕ ಒಂದೇ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಶೇರುದಾರರ ದೈಹಿಕ ಹಾಜರಾತಿ ಇಲ್ಲದೆ ನೊಂದಾಯಿತ ಇ-ಮೈಲ್ ಗಳಿಂದ ಇ-ಮತದಾನ ಸೌಲಭ್ಯ / ಸರಳ ಮತದಾನಕ್ಕೆ ಅವಕಾಶ ಇರುವಂತೆ ವಿಶೇಷ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳನ್ನು  ನಡೆಸಲು ಸುತ್ತೋಲೆಯನ್ನು ಹೊರಡಿಸಿದೆ. ಕಂಪೆನಿಗಳ ಕಾಯ್ದೆ ,2013 ಸಾಮಾನ್ಯ ಮತ್ತು ವಿಶೇಷ ಗೊತ್ತುವಳಿ/ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ಅಂಚೆ ಮತಪತ್ರ/ಇ-ಮತದಾನ ಮೂಲಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ದೈಹಿಕ ಹಾಜರಾತಿ ಇಲ್ಲದೆಯೇ ಕೈಗೊಳ್ಳಲು ಅವಕಾಶ ನೀಡುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ ಕೋವಿಡ್ -19ರ ಈಗಿನ ಲಾಕ್ ಡೌನ್ / ಸಾಮಾಜಿಕ ಅಂತರ ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಕಂಪೆನಿಗಳಿಗೆ ಅಂಚೆ ಮತಪತ್ರವನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಸವಲತ್ತು ಇಲ್ಲದಂತಾಗಿದೆ.
ಆದುದರಿಂದ , ಅದರನ್ವಯ ಎಂ.ಸಿ.ಎ. ಯು ಹೊರಡಿಸಿರುವ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸುತ್ತೋಲೆ ಸಂಖ್ಯೆ 14/2020, ದಿನಾಂಕ 08-04-2020 ರನ್ವಯ ನೊಂದಾಯಿತ ಕಂಪೆನಿಗಳು ಅಥವಾ 1,000 ಅಥವಾ ಅದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿನ ಶೇರುದಾರರನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಕಂಪೆನಿಗಳು ಕಂಪೆನಿ ಕಾಯ್ದೆ 2013 ರನ್ವಯ ವಿ.ಸಿ./ ಒ.ಎ.ವಿ.ಎಂ. ಮೂಲಕ.ಇ.ಜಿ.ಎಂ. ನಡೆಸುವಾಗ ಇ-ಮತದಾನ ಸೌಲಭ್ಯವನ್ನು ಒದಗಿಸಬೇಕಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಇತರ ಕಂಪೆನಿಗಳಿಗಾಗಿ ಸುಲಭದಲ್ಲಿ ಮಾಡಬಹುದಾದ ಅತ್ಯಂತ ಸರಳ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಾದ ನೊಂದಾಯಿತ ಇ-ಮೈಲ್ ಮೂಲಕ ಮತದಾನಕ್ಕೆ ಅವಕಾಶವಿದೆ.
ಈ ಚೌಕಟ್ಟು ಡಿಜಿಟಲ್ ಇಂಡಿಯಾದ ಶಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ ವಿ.ಸಿ ಮತ್ತು ಇ-ವೋಟಿಂಗ್/ ನೊಂದಾಯಿತ ಇ-ಮೈಲ್ ಮೂಲಕ ಸರಳೀಕೃತ ಮತದಾನಕ್ಕೆ ಅವಕಾಶ ನೀಡುವ ಅವುಗಳ ಇ.ಜಿ.ಎಂ.ಗಳನ್ನು ನಡೆಸಲು ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ. ಸಭೆಗಳನ್ನು ವಿ.ಸಿ./ಒ.ಎ.ವಿ.ಎಂ. ಗಳ ಮೂಲಕ ನಡೆಯುವುದರಿಂದ ಪ್ರಾಕ್ಸಿಗಳ ನೇಮಕ ಸೌಲಭ್ಯವನ್ನು ವರ್ಜಿಸಲಾಗಿದೆ. ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಮಂಡಳಿಗಳ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಇಂತಹ ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವುದಕ್ಕೆ ನೇಮಕಗೊಳ್ಳುವುದು ಯಥಾಪ್ರಕಾರ ಮುಂದುವರೆಯುತ್ತದೆ.
ಈ ಚೌಕಟ್ಟು ಕಾನೂನಿನ ಇತರ ಆವಶ್ಯಕತೆಗಳಲ್ಲಿ ರಾಜಿ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳದೆ ಶೇರುದಾರರ ಇ.ಜಿ.ಎಂ.ಗಳನ್ನು ವಿ.ಸಿ./ಒ.ಎ.ವಿ.ಎಂ. ಗಳ ಮೂಲಕ ನಡೆಸಲು ಅವಕಾಶ ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ. ಹೆಚ್ಚುವರಿ ತಪಾಸಣೆಗಾಗಿ , ಇಂತಹ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಕಂಪೆನಿಗಳು ಇಡೀ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸೇಫ್ ಕಸ್ಟಡಿಯಲ್ಲಿ ಇಡುವುದು ಅವಶ್ಯ ಮತ್ತು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ರಂಗದ ಕಂಪೆನಿಗಳು ವಿಸ್ತೃತ ಪಾರದರ್ಶಕತೆಗಾಗಿ ಇವುಗಳನ್ನು ತಮ್ಮ ತಮ್ಮ ಜಾಲತಾಣಗಳಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯ ಇರುವಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಇದಲ್ಲದೆ , ಇಂತಹ ಚೌಕಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಅಂಗೀಕರಿಸಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ಗೊತ್ತುವಳಿಗಳು/ನಿರ್ಧಾರಗಳು 60 ದಿನಗಳ ಒಳಗೆ ಆರ್.ಒ.ಸಿ.ಗೆ ಸಲ್ಲಿಕೆಯಾಗಬೇಕು.ಇದರಿಂದ ಅಂತಹ ನಿರ್ಧಾರಗಳು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ವೀಕ್ಷಣೆಗೆ ಲಭ್ಯವಾಗುತ್ತವೆ. ಸುತ್ತೋಲೆಯಲ್ಲಿ ಉಲ್ಲೇಖವಾಗಿರುವ ಇತರ ಸುರಕ್ಷಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಪಾರದರ್ಶಕತೆಯನ್ನು ಖಾತ್ರಿಪಡಿಸುವುದು, ಉತ್ತರದಾಯಿತ್ವ, ಮತ್ತು ಹೂಡಿಕೆದಾರರ ಹಿತಾಸಕ್ತಿಯ ರಕ್ಷಣೆಗಳು ಸೇರಿವೆ.
ಸಚಿವಾಲಯದ ದಿನಾಂಕ 08, ಏಪ್ರಿಲ್, 2020 ರ ಸುತ್ತೋಲೆ ಈ ಜಾಲತಾಣದಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿದೆ-http://www.mca.gov.in/Ministry/pdf/Circular14_08042020.pdf