L'autorité territoriale doit s'assurer qu'il n'y ait pas d'ambiguïté sur la nature de l'entretien afin notamment que l'agent puisse prendre connaissance de son dossier, et ce même en absence de disposition législative ou réglementaire relative à la forme de cette convocation. Si la collectivité doit préciser l'objet de l'entretien préalable dans la convocation, elle n'est pas tenue d'en préciser les motifs. À noter : cet entretien doit être mené, compte tenu de la nature particulière des fonctions exercées par ces agents, directement par la seule autorité territoriale et non par un agent des services (CE du 16 décembre 2013, req. n° 367007). L'absence de l'agent à l'entretien du fait d'un congé de maladie, n'est pas un motif d'irrégularité de la procédure, sauf s'il justifie de manière explicite qu'il ne peut y assister. Dans ce cas, la collectivité devra procéder à une nouvelle convocation. À noter : la circonstance que l'agent soit en congé maladie à la date à laquelle est prévu l'entretien et que l'intéressé se fonde sur cet élément pour faire valoir l'irrégularité de la procédure n'est pas un motif retenu pour annuler la procédure, particulièrement si l'agent n'a pas demandé de report ou démontré l'impossibilité dans laquelle il se trouve de se rendre à l'entretien (CAA de Paris du 8 novembre 2004, req. n° 01PA02627).

- - Communication du dossier administratif (jurisprudence)

La décharge de fonctions doit être précédée de la communication du dossier individuel de l'agent puisqu'il s'agit d'une mesure prise en considération de la personne (CAA Bordeaux du 22 juin 2004, req. n° 00BX00354).

- - Information de l'assemblée délibérante et du CDG /CNFPT L544-1 CGFP

Afin d'assurer la publicité et la transparence de cet acte, il doit faire l'objet d'une information de l'assemblée au moins 2 mois avant la mise en œuvre de la décision. Cette information doit ensuite être transmise immédiatement au CDG (fonctionnaire A) ou au CNFPT (fonctionnaire A+).

- - Date d'effet L 544-1 CGFP

La fin des fonctions de l'agent prend effet le 1er jour du 3e mois suivant l'information de l'assemblée délibérante. A noter : le juge administratif a précisé que la décision de mettre fin aux fonctions est illégale si elle est prise avant le terme des 6 mois, même si sa prise d'effet est fixée à une date postérieure à ce délai (CAA Nancy du 3 février 2005, req. n° 02NC00302)

- - Motivation (jurisprudence)

La décision mettant fin aux fonctions de l'agent détaché est considérée comme une décision individuelle défavorable retirant une décision créatrice de droits. Ainsi, les motifs de cette décision doivent être mentionnés dans l'arrêté de fin de fonctions. Les motifs de fin de détachement anticipée n'étant pas précisés par les textes, c'est la juris prudence qui est venue les déterminer. En général le motif retenu est celui de la perte ou l'absence de confiance. Cependant il faut veiller à être factuel et précis dans les faits invoqués, en effet le juge administratif va veiller et contrôler la matéria lité et l'exactitude des faits. La perte de confiance : perte de confiance : elle se définit par la dégradation de la nécessaire relation de confiance entre l'autorité territoriale et l'agent titulaire de l'emploi fonctionnel, qui rend impossible, dans l'intérêt du service, la poursuite de leur collaboration. EX : « Divergences de vues entre le maire et l'agent » (CAA Paris du 8novembre 2011, req. n° 01PA03601), l'agent « a fait preuve de mauvaise volonté dans la mise en œuvre des orientations définies par la nouvelle municipalité, manifestant à cet égard une attitude systématiquement négative » ; « la disparition du lien de confiance nécessaire au bon accomplissement des missions qui étaient dévolues » à l'agent (CAA Paris du 18 mars 2004, req. n°00PA03563)…