### Kapittel 4 - Forhåndsstemming ved årsmøter

Forhåndsstemme kan kun benyttes ved valg og ikke på innkomne saker. Alle klubbens medlemmer som har betalt kontingent for det år årsmøtet avholdes har møte- og stemmerett. Ordinært årsmøte skal avholdes innen utgangen av mars hver år. Norsk Tibetansk Terrier Klubbs stemmeseddel skal ligge ved innkalling til årsmøtet. Innkallingen skal gjøres med tre ukers varsel og kan gjøres med post, e-post, i Tibetaner'n eller på klubbens hjemmesider. For å kunne avgi sin skriftlige forhåndsstemme på kandidater må man ha gyldig medlemskap på årsmøtedato.

######## Rutine for forhåndsstemming

For at forhåndsstemme skal være gyldig, legges den i egen konvolutt (uten merking). Denne legges deretter i egen ytre konvolutt, som merkes 'forhåndsstemme - valg 20xx' og st emmegivers navn. Forhåndsstemmen sendes til klubbens adresse. Anonymitet ved stemmegiving er et krav og forhåndsstemmer som ikke er lagt i nøytral konvolutt skal derfor forkastes. Alle forhåndsstemmer skal være klubben i hende senest 7 dager før årsmøtet avholdes. Mangler innsenders navn på konvolutten forkastes denne, og det skal protokollføres. Konvoluttene skal kontrolleres mot medlemsregister for kontroll av betalt kontingent. Forhåndsstemmer kontrolleres mot gyldig medlemskap på årsmøtet. Dersom stemmeseddel inneholder andre navn enn de kandidater som står på den utsendte stemmeseddelen, forkastes denne. Dette skal protokollføres.

### Kapittel 5 - Valgkomiteen

Valgkomiteens medlemmer velges på Norsk Tibetansk Terrier klubbs årsmøte, jfr. NTTKs lover § 5-1. Disse retningslinjene måleses sammen med klubbens lover.

######## Oppgave

Valgkomiteens oppgave er å fremme forslag på kandidater til de verv som det etter NTTKs lover tilligger årsmøtet å velge. Valgkomiteen skal bidra til engasjement rundt det å stille til valg i Norsk Tibetansk Terrier Klubb og skal aktivt oppfordre medlemmer til å fremme kandidater. Forslag til endring av valgkomiteens innstilling ved valg av personer, kan foreslås av medlemmer på årsmøte, forutsatt at forslag er fremmet for valgkomiteen til fastsatt tid. Valgkomiteen skal i sitt forslag tilstrebe sammensetninger med gode forutsetninger for samarbeid, samt evne å ivareta alle deler av NTTKs interesser jfr. Klubbens formål (§ 1-2). Valgkomiteen skal holde seg orientert omarbeidet blant de tillitsvalgte i NTTK og være kjent med hvilken kompetanse det er behov for.

- 1. Vedtaksmuligheter
- a) Valgkomiteen skal tilstrebe å komme meden enstemmig innstilling.
- b) Lykkes ikke valgkomiteen å oppfylle punkt 1a, må delt innstilling aksepteres.
- 2. Saksbehandling

Komiteen skal til enhver tid følge NTTKs gjeldende lover og følgende saksbehandlingsregler: a) Valgkomiteens leder har ansvar for å organisere komiteens arbeid og innkalle til møter ved behov eller dersom ett av de øvrige medlemmer krever det. b) Valgkomiteens leder skal innkalle komiteen til et første møte innen utgangen av august. c) Valgkomiteen bør årlig ha møte eller annen kontakt med leder av styret. På dette møtet skal bl.a. frister avklares slik at valgkomiteens innstilling kommer med som en del av årsmøtepapirene innen frister som fremkommer av klubbens lover. Det skal skrives protokoll fra møtet.

- d) Valgkomiteen skal avklare medalle som innstilles, at de er villig til å ta verv.

e) Valgkomiteen skal informere alle kandidater, også kandidater fra innkomne forslag, om instrukser og arbeidsvilkår for styrearbeid. Kandidater skal opplyses om møtefrekvens og hvilke arrangementer styret har ansvar for. Valgkomiteen skal sørge for at kandidater som stiller til valg får klubbens håndbok.