### Doel

Er bestaat bij ouders en medewerkers van Waardse Kids duidelijkheid over hoe om te gaan met het incidenteel ruilen van een opvangdag op kinderdagopvang (KDV) en Buitenschoolse opvang (BSO) locaties in Polsbroek en Schoonhoven. Deze procedure is niet van toepassing voor de peuteropvang (voorheen peuterspeelzaal).

### Definitie

We spreken van het incidenteel ruilen van een opvangdag, wanneer om welke reden dan ook, een kind op aangeven van de ouder, niet van haar/zijn reguliere opvangdag gebruik kan maken of heeft gemaakt en de ouder het verzoek doet van een andere opvangdag gebruik te willen maken.

### Criteria voor het incidenteel ruilen opvangdag kinderdagopvang en buitenschoolse opvang:

- • Aanvragen voor het incidenteel ruilen van een opvangdag kunnen uitsluitend via de ouder-app gedaan worden. Verzoeken die op een andere manier worden gedaan, kunnen niet in behandeling worden genomen.
- • De aanvraag voor het ruilen van een opvangdag moet minimaal 24 uur (= 1 werkdag) voor de te ruilen dag gedaan worden.
- • De ouder kan maximaal 9 weken van te voren het verzoek tot ruiling doen.
- • Ruilen van een opvangdag kan uitsluitend 14 dagen vóór of 14 dagen na de te ruilen opvangdag.
- • Ruilen van een opvangdag is ook mogelijk op een ander opvanggroep, met toestemming van ouders.
- • De dag die geruild is, kan niet nog een keer geruild worden (doorruilen).
- • De medewerker Kindplanning behandelt i.o.m. medewerker personeelsplanning de aanvraag en bekijkt of de personele bezetting en de beroepskracht/kindratio dit op de groep toelaat.
- • De ouder ontvangt via de ouder-app bericht of de aanvraag is goedgekeurd of niet.
- • Het streven is dat de ouder z.s.m. en binnen 3 werkdagen hoort of de aanvraag wel of niet goedgekeurd is, tenzij ouders dit anders hebben aangegeven bij de aanvraag. De ouder ontvangt uiterlijk 24 u voor de aangevraagde dag bericht.
- • Indien de ouder een tegenvoorstel ontvangt, bijv. omdat er op de eigen groep geen plek is, maar op een andere groep wel, dient de ouder hier binnen 48 uur op te reageren. Doet hij/zij dat niet dan vervalt de aanvraag. (dit geldt niet voor BSO Villa Perkouw, BSO Polsbroek en Sport-BSO De Waard)
- • Wanneer de ouder een opvangcontract heeft voor 40 weken (schoolweken) (n.v.t. op Villa Perkouw en Sport- BSO De Waard), dan kan er binnen die 40 weken geruild worden Het ruilen van een niet afgenomen opvangdag tijdens de schoolweken naar een dag tijdens een vakantieweek is niet mogelijk. De ouder kan wel een extra opvangdag tijdens de vakantieweek overeenkomstig het tarievenoverzicht aanvragen. Zie hiervoor het reglement voor de procedure ‘incidenteel extra opvangdag aanvragen’.
- • Wanneer een ouder een opvangcontract voor 52 weken heeft dan kan de opvang op een studievrije dag binnen de ruiltermijn van 14 dagen geruild worden naar een vakantiedag en omgekeerd.
- • Wanneer een reguliere opvangdag samenvalt met een landelijk erkende feestdag, dan kan deze opvangdag niet geruild worden.
- • Het ruilen is een service en er kunnen geen rechten aan ontleend worden.
- • Wanneer er niet geruild kan worden vindt er geen restitutie van de niet afgenomen opvang dag plaats.

### Annuleren van de aanvraag:

- • Wil de ouder de goedgekeurde ruilaanvraag annuleren, dan moet de ouder er rekening mee houden dat het mogelijk is dat er op de vaste opvangdag geen plek meer is, omdat er aan andere ouders toezeggingen voor ruiling of extra opvang zijn gedaan en/of de personele bezetting het niet toelaat.
- • Annuleren van de goedgekeurde ruilaanvraag kan alleen via de ouder-app en tot 30 dagen van te voren voor aanvang van de ruildag.
- • Wil de ouder de goedgekeurde ruilaanvraag binnen 30 dagen annuleren dan stuurt de ouder een bericht via het groepslogboek naar de groep van het kind om de ruilaanvraag te annuleren.
- • De medewerker kindplanning neemt de annulering in behandeling en laat aan de ouder weten of de ruiling geannuleerd kan worden via een antwoord op het bericht.

### Naast bovenstaande criteria gelden aanvullende criteria voor de buitenschoolse opvang:

- • Een opvangdag kan niet geruild worden naar een dag, waarop een uitstapje met vervoer van een touringcar gepland staat.
- • Indien geruild wordt naar een hele BSO-dag in verband met een studie- en/of vrije dag en/of vakantiedag van de basisschool, worden de extra afgenomen BSO-uren als een extra ochtend tot einde schooltijd tegen het dan geldende uurtarief in rekening gebracht.
- • Een NSO opvang dag tijdens vakanties kan geruild worden naar een NSO middag tijdens schoolweken en een studiedag. Er vindt geen restitutie plaats.

Procedure incidenteel ruilen van opvangdag Waardse Kids Kinderopvang

Status: Vastgesteld

Datum: januari 2023

Beheerder: Medewerker kindplanning

Evaluatiedatum: januari 2024