antatt. antatt. Fellesløsninger er etablert innen mange sektorer, for eksempel helse-, utdannings-, integrerings- og landbrukssektoren. Løsningene brukes blant annet til saksbehandling og rapportering. Praksis og regelverk for dokumentasjon og arkiver er imidlertid i liten grad lagt til rette for etablering av fellesløsninger. Undersøkelsen avdekket problemer knyttet til arkivering, journalføring og bevaring av arkiver i tilfeller der kommunen saksbehandler og produserer arkiver i statlige fellesløsninger. Kommunene og fylkeskommunene utfører i mange tilfeller saksbehandling i statlige løsninger. Regelverket krever at søknader og vedtak som produseres i fellesløsningene, arkiveres i den enkelte kommune eller fylkeskommune. For at den enkelte virksomhet skal etterleve arkivansvaret ved bruk av fellesløsninger, er det ofte nødvendig med manuelle eller delvis manuelle prosesser. Potensielle gevinster for effektivisering på arkivsiden realiseres ikke. Eksemplet i boks 14.1 illustrerer dette.

########## Boks 14.1 Tilskuddsforvaltning i landbrukssektoren

Landbruksdirektoratet forvalter tilskuddsordningene regionale miljøtilskudd (RMP) og tilskudd til organisert beitebruk (OBB). Regionale miljøtilskudd skal fremme særskilte miljømål i jordbruket. Alle landbruksforetak kan søke tilskudd for å gjøre miljøtiltak på egen gård eller leiejord. Tilskudd til organisert beitebruk skal legge til rette for en mer rasjonell utnyttelse av utmarka samt å redusere tap av dyr på beite. I begge ordningene er det kommunen som fatter vedtak, mens fylkesmannen og Landbruksdirektoratet ivaretar kontroll og økonomifunksjoner. Landbruksdirektoratet definerer hvilke premisser, søknadsfrister, rammer og tiltak som skal ligge til grunn for vurderingen. Fylkesmannen fastsetter deretter regionale søknadsfrister, tiltak, satser og avgrensninger. Hele prosessen, fra åpning av en søknadsomgang, til registrering av søknader, behandling, vedtak og utbetaling, skjer i IKT-systemet eStil RMP. Systemet omfatter en digital kartløsning som benyttes av søkere for inntegning av aktuelle tiltak for søknaden og som støtte for saksbehandlingsprosessen. Søknadene kan sendes inn via Altinn. Det er felles utbetaling og felles rapportering på RMP og OBB. Alle søknader blir kontrollert mot både interne og eksterne systemer 1 som Enhetsregisteret og Matrikkelen. Tilskuddsbrev sendes ut automatisk til søker via Altinn. Klagebehandling, omgjøring og dispensasjoner skjer på utsiden av systemet. Når saksbehandlingen er fullført i eStil, sendes søknadene som kommunen mottok og behandlet i eStil, som PDF til kommunens e-postmottak. Det samme gjelder vedtaket som kommunen fattet i eStil. Begge deler journalføres manuelt i kommunen. Samdok-rapporten Informasjonsflyt i statlige løsninger som brukes av kommunene og fylkeskommune (2018) 1 .

######## [Boks slutt]

#### 14.3.4 Automatiserte beslutningsprosesser

Arkivregelverket og de tradisjonelle arkivprosessene er innrettet på å sikre dokumentasjon av myndighetsutøvelse og saksbehandling i mer eller mindre ikke-digitale arbeidsprosesser. I hovedsak bygger regelverket på en forutsetning om at det er personer som kommuniserer og fatter beslutninger. Det tar i liten grad høyde for maskinell kommunikasjon og maskinelle avgjørelser i helt eller delvis automatiserte prosesser. En automatisering av rettsanvendelsen innebærer at