At arkivloven stiller krav til dokumentasjon av databaser og registre som inneholder dokumentasjon, kan øke bevisstheten om at det også stilles arkivkrav til fagsystemer, og gjøre det lettere for forvaltningen og leverandører å få oversikt over kravene. Plikten etter § 9 kan oppfylles som tillegg til opplysninger i dokumentasjon til oppfyllelse av personvernforordningen artikkel 30. Som følge av retten til å velge etter lovutkastet § 14 vil det være adgang til å dokumentere forholdene i § 9 annet ledd sammen med behandlingsprotokollen.

#### 14.4.5 Avklaring av dokumentasjonsplikt i fellesløsninger

For at ikke arkivansvaret skal pulveriseres, er det nødvendig med bestemmelser som regulerer saksbehandling i fellesløsninger. I lovutkastet er det foreslått en ny bestemmelse som plasserer ansvaret for bevaring av dokumentasjon som oppstår når flere forvaltningsorganer bruker samme informasjonssystem, se § 7. Det vil variere fra løsning til løsning og saksområde til saksområde hvilken ansvarsdeling som er mest hensiktsmessig.

#### 14.4.6 Hvilken lov bør dokumentasjonspliktene stå i?

Både forvaltningsloven (likebehandlingsprinsippet og partsinnsynsretten) og offentleglova (innsynsretten) legger til grunn at forvaltningen dokumenterer sine arbeidsoppgaver og beslutningsprosesser. De inneholder imidlertid i liten grad eksplisitte dokumentasjonsplikter ut over forvaltningslovens krav i § 23 om at enkeltvedtak skal være skriftlige. Det er også mulig å utlede en dokumentasjonsplikt av § 25, som sier at det i begrunnelsen skal vises til regler og 155 faktiske forhold som vedtaket bygges på. Dokumentasjonsplikter i forvaltningsloven kunne være alternativ til dokumentasjonsplikter i arkivloven. Arkivloven ville da kunne ha bestemmelser om plikt til å ta vare på dokumentasjon i kortere eller lengre tid og krav til forvaltning av dokumentasjonen. Plassering i forvaltningsloven vil imidlertid gi et noe begrenset virkeområde hvis en sammenligner utvalgets lovutkast med gjeldende forvaltningslov, både med tanke på hvem loven gjelder for, og hvilke typer saker. Videre har forvaltningsloven tradisjonelt vært et instrument for å regulere forholdet mellom myndigheter og innbyggere gjennom å stille krav til enkeltvedtak og generelle vedtak (forskrifter). En del avgjørelser som tas av forvaltningen, og som det er viktig å dokumentere for samtid og ettertid, vil ikke nødvendigvis være enkeltvedtak eller forskrifter. Det kan for eksempel være snakk om vesentlige beslutninger knyttet til etablering av infrastruktur som vei, tunnel og jernbane, eller knyttet til forsvar, utenrikspolitikk eller nasjonal sikkerhet. Avgjørelser vil som regel tas i politiske prosesser, budsjettprosesser eller i saksbehandlingsprosesser der flere offentlige organer medvirker, og der informasjon om selve prosessen har betydning på linje med resultatet (vedtakets innhold). Behov for kontroll med forvaltningen gjelder vel så mye prosessen som resultatene. Arkivloven har formål som går utover det forvaltningsloven skal ivareta, og utvalget foreslår at dokumentasjonspliktene hjemles i arkivloven. Av rettspedagogiske hensyn kan en vurdere om det bør henvises til arkivloven fra forvaltningsloven, skatteforvaltningsloven, offentleglova, kommuneloven og eventuelt andre lover.