i. Lovutkast og sammendrag ii. Bakgrunn iii. Arkivlov for en ny tid iv. Produksjon av dokumentasjon i en ny tid v. Langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring i en ny tid vi. Kunnskapsbehov, konsekvenser og merknader

## 4 Sentrale begreper og prinsipper

Den nye arkivloven skal forstås av ledere og saksbehandlere, arkivarer, jurister, teknologer, informasjonsforvaltere og virksomhetsarkitekter. Gjeldende lov bruker ordene arkiv og dokument i en annen og videre betydning enn allmennspråket. Utvalget har valgt å bruke dokumentasjon og arkiver. I lovutkastet er . arkiver brukt i en snevrere betydning enn i gjeldende lov Gjennom historien har forskjellige samfunn skapt og tatt vare på spor etter handlinger og hendelser. Å bevare og forvalte dokumentasjon på måter som gjør den troverdig og meningsbærende også etter svært lang tid, har vært en kjerneoppgave for arkivinstitusjoner gjennom historien. Arkivfaglige prinsipper har blitt utviklet med dette som formål. Prinsippene og hensynene er ikke mindre aktuelle i dag, men må i dag ivaretas med andre virkemidler. Tradisjonelt har det vært et tydelig skille mellom virksomhetenes forvaltning av sin egen dokumentasjon og den etterfølgende langtidsbevaringen i arkivinstitusjonene. I en digital tid er skillet mindre tydelig og relevant: Informasjonen brukes og gjenbrukes kontinuerlig og premissene for langtidsbevaringen legges allerede når systemer anskaffes og arbeidsprosesser defineres.

### 4.1 Fra steintavler til databaser - arkivenes historiske rolle

Norge er i dag et kunnskapsbasert samfunn. Dokumentasjon er viktig for at den enkelte virksomhet skal fungere effektivt, gjenbruke informasjon og dele kunnskap. Dokumentasjon av prosesser i offentlig sektor er nødvendig for å etterprøve grunnlaget for myndighetenes beslutninger, handlinger og maktutøvelse. Private virksomheter, organisasjoner og enkeltpersoner dokumenterer også sine aktiviteter og beslutninger. Dokumentasjon av prosesser og beslutninger er en forutsetning for en rekke sentrale samfunnsverdier som gjennomsiktighet, offentlig kontroll, rettssikkerhet og likebehandling. Arkivene fra offentlig og privat sektor utgjør en viktig del av vår felles kulturarv. De er nødvendige for at vi som samfunn gjennom forskning og gransking skal få ny innsikt i samtidige prosesser, lære av fortiden og forstå samfunnsutviklingen. Dokumentasjon av et bestemt forhold eller en spesifikk prosess vil over tid kunne brukes til å belyse en rekke andre forhold. Framtidige bruksformål vil bare i begrenset omfang være mulig å identifisere idet dokumentasjonen skapes. At bruksformålene endrer seg over tid - ved at noen opphører og nye kommer til - er et kjennetegn ved arkiver. Et godt eksempel er værobservasjoner fra norske fyrstasjoner fra 1800-tallet som i dag brukes i klimaforskning. Gjennom historien har ulike samfunn skapt og tatt vare på spor etter handlinger og hendelser på ulike måter - gjennom muntlige historier som fortelles og formidles videre fra generasjon til generasjon, skriftlige nedtegnelser på steintavler, geiteskinn eller pergament og i nyere tid ved bruk av masseprodusert papir, foto, lyd, video eller strukturerte og ustrukturerte data. Utfordringene forbundet med å dokumentere sammenhengen sporene ble skapt i, og deres «ekthet» eller «beviskraft» øker ofte proporsjonalt med tiden som er gått siden de oppsto, og antall ledd som har håndtert materialet. I samfunn med store befolkninger og komplekse samfunnsstrukturer har det gjennom historien vært nødvendig med andre mekanismer enn sosiale konvensjoner for å holde oversikt over finanser, bekrefte eller bevise viktige avtaler, beslutninger og rettigheter.