§ om å dokumentere § om å dokumentere 15. Dersom sterke grunner taler for det, kan Nasjonalarkivet pålegge virksomheter å dokumentere forhold som ikke er omfattet av dokumentasjonspliktene i §§ 7 - 11, eller eventuelt selv dokumentere forholdet.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14. Lovens formål er å sikre dokumentasjon i og fra vår tid som det kan være av betydning å ha tilgang til i både samtid og ettertid. Nasjonalarkivet har et særskilt og overordnet ansvar for å påse at hensynet til bredde og helhet i dokumentasjonen blir ivaretatt. Når sterke grunner taler for det, kan Nasjonalarkivet gi virksomheter pålegg om å bevare dokumentasjon som ikke er omfattet av pliktene i §§ 7 til 11. Kun virksomheter omfattet av lovens virkeområde kan pålegges slik plikt. Det er et vilkår at det foreligger sterke grunner. Antakelig vil det i slike tilfeller ofte også foreligge plikt til å dokumentere etter en konkret vurdering i tråd med § 13. Imidlertid vil en kunne tenke seg at Nasjonalarkivet ut fra et overordnet blikk ser dokumentasjonsbehov som ikke er åpenbart for den enkelte virksomhet. Nasjonalarkivet kan selv dokumentere slike forhold. Vilkåret er fortsatt sterke grunner. Ordet «eventuelt» viser at adgangen skal brukes bare i særlige tilfeller. Dokumentasjon etter bestemmelsen overføres til langtidslagring på vanlig måte.

########## III. Krav til forvaltning av dokumentasjonen

§ krav til dokumentasjonsforvaltning § krav til dokumentasjonsforvaltning 16. (1) Pliktene etter §§ 8 - 15 skal ivaretas fortløpende. (2) Virksomheten skal påse at dokumentasjonen er a) ekte: at dokumentasjonen er beskyttet mot ikke-autoriserte tilføyelser, slettinger og endringer b) pålitelig: at det går fram hvem eller hvilket system som har opprettet, endret og registrert dokumentasjonen og når dette fant sted c) anvendbar: at dokumentasjonen er tilgjengelig for all berettiget bruk og innsyn d) dekkende: blant annet at dokumentasjon som blir sendt fra eller til eller lagt fram for tilsatte i virksomheten, blir behandlet som kommunikasjon til eller fra virksomheten. Det samme gjelder for kommunikasjon til eller fra den politiske ledelsen e) satt i sammenheng: at den blir knyttet til annen relevant dokumentasjon og virksomhetsprosess. (3) Kongen kan gi forskrift om systematisering og behandling av dokumentasjon. Kongen kan i forskrift fastsette krav til informasjonssystemer som produserer og bevarer dokumentasjon for å oppfylle plikter etter denne loven, herunder gi regler om godkjenning, søknadsprosess og frister.

Bestemmelsen er ny, men viderefører delvis regler i arkivforskrifta. Krav til dokumentasjonsforvaltning er omtalt generelt i kapittel 4. Tilgjengelighet er omtalt generelt i kapittel 20. slår fast at dokumentasjonspliktene i loven kapittel II skal ivaretas fortløpende. Dette er Første ledd innfortolket for enkelte av pliktene etter gjeldende rett, men sies uttrykkelig i lovutkastet. Paragrafene 6 og 7 er ikke tatt med i oppregningen fordi disse pliktene er av en annen art enn de øvrige i kapitlet ved at de stiller krav til prosess og avtaler, ikke til oppfølging i hverdagen. viderefører langt på vei arkivforskrifta § 12 i lovs form. Kravene er virkemidler for å Annet ledd ivareta sentrale arkivfaglige verdier. Verdiene er referert til med kjente, norske ord: ekte, pålitelig, anvendbar, dekkende og satt i sammenheng. Lovutkastet tar ikke stilling til arkivfaglige diskusjoner eller ordvalg, og formuleringene i oppregningen fra a til e må ikke betraktes som nye definisjoner av fagtermer innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning eller informasjonssikkerhet. Verdiene pålitelig, anvendbar osv. er knyttet til virkemidler som utvalget anser er viktige for oppnåelsen av verdiene.