Annet at øverste organ i virksomheten skal behandle dokumentasjonsstrategien minst Annet at øverste organ i virksomheten skal behandle dokumentasjonsstrategien minst ledd hvert fjerde år. Det vil blant annet si at kommunestyret og fylkestinget skal behandle den minst én gang i valgperioden. Dette kan ikke delegeres. Behandling vil her si at det har skjedd en realitetsbehandling av strategien. Det er ikke tilstrekkelig å ta strategien til orientering. Første ledd krever at strategien skal ajourføres regelmessig. Det kan gjøres av administrativ ledelse, et styre eller annet organ i virksomheten. Kravet om behandling i øverste organ gjelder ikke «andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift», jf. at annet ledd bare gjelder virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c. I staten vil øverste organ være styret, generalforsamlingen/representantskapet eller direktør/daglig leder, alt etter hvordan virksomheten er organisert. I virksomheter omfattet av § 2 bokstav b og c vil det være selskaps- eller organisasjonsformen som peker ut hva som er virksomhetens øverste organ. I departementer vil det være departementsråden. Dokumentasjon i felles systemer § 7. (1) Når flere virksomheter produserer dokumentasjon som nevnt i §§ 8 - 13 i felles systemer, skal de avtale hvem som har ansvar for å ivareta pliktene etter denne loven. I fravær av avtale påhviler pliktene den som har behandlingsansvaret for personopplysninger, jf. § 22. I andre tilfeller har eieren av systemet dette ansvaret. (2) Kongen kan gi forskrift om behandling, bevaring og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon ved saksbehandling og samhandling i felles system og kan bestemme hvilken virksomhet som har ansvaret når dette ikke følger av første ledd.

Paragrafen er ny og er omtalt i kapittel 14. fastsetter at forvaltningsorganer som bruker og skaper dokumentasjon som er nevnt i Første ledd §§ 8 til 13, i et felles informasjonssystem, skal avtale seg imellom hvem av dem som har ansvaret for at pliktene etter loven blir oppfylt. Er det ikke inngått noen avtale, hviler ansvaret på den som har behandlingsansvaret for personopplysninger, jf. § 22. I andre tilfeller (for eksempel hvor det ikke behandles personopplysninger) har eieren av systemet dette ansvaret, det vil si den som har bestemmelsesrett eller eierbeføyelsene over systemet. Ofte vil dette være den som har tatt initiativ til å utvikle systemet eller til å få andre offentlige virksomheter til å bruke det for å samordne og effektivisere forvaltningen. hjemler forskrift med nærmere krav til behandling, bevaring og tilgjengeliggjøring av Annet ledd dokumentasjon ved saksbehandling og samhandling i slike felles informasjonssystemer. Eksempler på slike løsninger er fellestjenester for administrative formål, Doffin, konkurransegjennomføringsverktøy osv. Forskriftsmyndigheten ligger til Kongen. Kongen kan i tvilstilfeller bestemme hvilket organ som har ansvaret. Dette kan være aktuelt i situasjoner hvor kommuner eller private eier det aktuelle informasjonssystemet. Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon § 8. (1) Virksomheter skal dokumentere sin eksterne kommunikasjon. (2) Virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c skal dokumentere virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra personer i ledende stilling. (3) Virksomheter skal gi tilsatte tilgang til verktøy for å ivareta pliktene etter første og annet ledd på en automatisert måte. (4) Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om gjennomføring av pliktene i første til tredje ledd, herunder i en overgangsperiode gi unntak fra pliktene i tredje ledd.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14. Se også kapittel 15 om fangst av e-post. gjelder virksomhetens kommunikasjon med eksterne. Dette er blant annet den Første ledd tradisjonelle korrespondansen. Med ekstern kommunikasjon siktes ikke bare til brev og e-post, men