også til budskap som kommuniseres inn eller ut av virksomheten på andre plattformer som internettsider, chat, dialoger på Facebook og andre sosiale medier osv. Det mest praktiske er om virksomheten sørger for automatisk høsting av denne typen kommunikasjon, jf. tredje ledd. Dokumentasjonsplikten etter første ledd gjelder virksomhetsrelatert kommunikasjon, jf. ordet «sin», ikke kommunikasjon som utelukkende har privat eller personlig innhold. Intern kommunikasjon innad i virksomheten er ikke omfattet. Lovutkastet viderefører ikke plikten til journalføring av virksomhetens inn- og utgående korrespondanse som i dag følger av arkivforskrifta § 9, se kapittel 16. Dokumentasjonsplikten etter dette leddet innebærer ikke plikt til å føre bestemte typer registre. Dette er ikke til hinder for at en slik plikt kan tas inn i og følge av annet regelverk. Retten til innsyn er regulert i offentleglova. gjelder virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c. Det vil si tradisjonell Annet ledd statlig og kommunal forvaltning, selvstendige offentlige virksomheter og virksomheter det offentlige eier større deler av. Unntatt er «andre virksomheter når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift», jf. § 2 første ledd bokstav d. Virksomhetene som er omfattet, skal dokumentere all virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra personer i ledende stillinger, både ekstern og intern. Lederes kommunikasjon er sentral dokumentasjon for virksomheten. Dermed er den potensielt viktigere for allmennheten og av den grunn viktigere å dokumentere enn andre ansattes. Personer i ledende stillinger vil omfatte dem som er «arbeidstakere i ledende stilling» etter arbeidsmiljøloven hvor samme kriterium benyttes. Personer i ledende stillinger vil også omfatte dem som organisatorisk er overordnet arbeidstakerne i ledende stillinger uten å være arbeidstakere. Dette vil typisk omfatte folkevalgte på heltid, som ordførere, byråder og statsråder i heltidsverv samt heltidspolitikere ellers i stat, kommune og fylkeskommune. Å være medlem eller representant i eierorganer eller styret i et selskap, vil være et verv, ikke en stilling. Disse personene er ikke omfattet av dokumentasjonsplikten. Dokumentasjonsplikten omfatter blant annet brev, e-post og kommunikasjon i andre meldingsverktøy, det vil si elektroniske og andre meldinger i etablerte systemer. Formålet er at virksomheten selv og eventuelt andre skal kunne gå tilbake og finne fram i lederens kommunikasjon. Dokumentasjonen må lagres og skjermes i samsvar med forskrift 2. juli 2018 nr. 1108 om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale. Dette regelverket beskytter alle ansatte, også arbeidstakere i ledende stillinger. Det er nødvendig at det foretas grundige vurderinger av forholdet til offentleglova før bestemmelsen tar til å gjelde. Det må være full klarhet om hvilke regler som skal gjelde for offentlighetens rett til innsyn. Utvalgets forslag er begrunnet i arkivfaglige hensyn. Innsyn i dokumentasjonen er et annet spørsmål, som må løses med utgangspunkt i offentleglova. Det er et mål å unngå å dokumentere kommunikasjon om lederes private forhold. Annet ledd presiserer at den gjelder «virksomhetsrelatert kommunikasjon». Det meste av det bestemmelsen peker på, vil være omfattet av arkivplikten allerede i dag. Det vil også være fanget opp av forslag til andre bestemmelser i lovutkastet, jf særlig § 11 om plikt til å dokumenter avgjørelser mv. Det understrekes at det ikke er tale om plikt til å dokumentere andre typer kommunikasjon som krever transkribering, lydopptak eller lignende. Fangst av lederes virksomhetsrelaterte kommunikasjon etter andre ledd er også omfattet av kravet i tredje ledd om automatiserte løsninger. skal underlette de ansattes etterlevelse av dokumentasjonspliktene etter første og annet Tredje ledd ledd. Virksomhetene pålegges å gi ansatte og ledelse tilgang til automatiserte verktøy til støtte for dokumentasjonsaktiviteten. Automatisering og støtte fra et IKT-verktøy vil gjøre det lettere å etterleve lovens krav. Verktøyet bør blant annet legge til rette for at den ansatte selv skiller virksomhetsrelatert kommunikasjon fra privat.