########## Boks 4.3 Utviklingen av proveniensprinsippet

Provenienstanken har de siste 100 - 150 årene vært et førende prinsipp i bevaring og ordning av arkiver og er underforstått eller eksplisitt i regelverk og standarder om arkiver. Det ble for første gang omtalt av de nederlandske arkivarene Muller, Feith og Fruin i en arkivfaglig håndbok utgitt i 1 1898. I arkivsektoren var provenienstankegangen en reaksjon på at en i opplysningstiden ordnet arkivdokumenter tematisk i samlinger. En slik tematisk ordning av arkiver blir omtalt som pertinensprinsippet. Pertinensprinsippet innebærer at dokumenter som omhandler et bestemt tema eller geografisk område, for eksempel Finnmark eller jordbruk, blir oppbevart samlet og løsrevet fra opprinnelig kontekst. Proveniensprinsippet i arkivfaget besto opprinnelig av to komponenter. Det ene var det franske «respect des fonds» (ytre proveniens), det vil si at arkivene fra et organ eller en person utgjorde en enhet og skulle holdes fysisk adskilt fra arkivene til andre personer og organer. Det andre kommer 2 fra det tyske prinsippet om å bevare arkivenes indre orden (indre proveniens). Opprinnelig handlet proveniens om at arkiver som hadde ulikt opphav og kom fra ulike virksomheter skulle holdes adskilt (organproveniens). Det har vært en glidning i forståelsen av proveniensbegrepet til å tenke at proveniens også kan knyttes til systemer (systemproveniens) og virksomhetsprosesser (prosessproveniens). Begrepet proveniens brukes i dag på mange fagområder, blant annet innen botanikk, arkeologi, kunsthistorie, 1 informatikk, bibliotek og arkiv. Begrepet var etablert på flere andre fagområder før det ble et arkivfaglig prinsipp. ICA Experts group on archival description, Records in contexts, A conceptual model for archival description, 2 Consultation Draft v0.1, September 2016.

######## [Boks slutt]

Behovet for å kjenne proveniensen kan illustreres ved et eksempel der det samme informasjonsinnholdet kommuniseres av virksomheter med ulike fullmakter og roller. Setningen «System NN er Noark-godkjent» har ulik verdi som dokumentasjon avhengig av hvem som er avsender:

- - Arkivverket
- - Leverandør av NN-løsning
- - En offentlig virksomhet som benytter NN-løsning

Arkivverket har myndighet til å gi Noark-godkjenning, slik at setningen kan forstås som en bekreftelse på at NN-løsning har godkjenning. Leverandøren vil med den samme setningen kunne pårope seg å levere et system med godkjenning, og virksomheten vil kunne kommunisere at de etterlever krav om bruk av godkjent system.

#### 4.4.2 Betydningen av å kunne opprettholde tilliten til dokumentasjonen over tid

Å kunne fastslå informasjonens eller autentisitet er sentralt i arkivfaget, se boks 4.4. At ekthet dokumentasjonen er autentisk, innebærer at den er ekte, og at den virkelig har den opprinnelse og hjemmel som oppgis. Dette behøver imidlertid ikke å bety at informasjonen i dokumentasjonen er sann, korrekt eller oppdatert. Autentisk dokumentasjon kan ha et innhold som er feil, ikke er en dekkende beskrivelse av faktiske forhold eller er ren løgn. Dokumentasjonen vil allikevel være autentisk fordi det er informasjonen som en bestemt beslutning bygde på, fordi det er informasjon som ble oppgitt i en konkret behandlingssituasjon, eller som ble kommunisert til en tredjepart på et gitt tidspunkt. Tradisjonelt har det i vurderingen av autentisitet eller ekthet vært viktig å skille mellom original og kopier. Dette gir liten mening i en digital kontekst, der en logisk avgrenset informasjonsmengde kan lagres på flere geografiske steder, i ulike formater og på flere medier parallelt. Alle «kopiene» kan være like autentiske, pålitelige og ha like stor integritet.