#### 14.4.7 Dokumentasjon av andre forhold

Lovens formål er å sikre samfunnsdokumentasjon i og fra vår tid, som det kan være av betydning å ha tilgang til både i samtid og eller ettertid. I lovutkastet foreslår utvalget at §§ 7 til 11 skal inneholde positive dokumentasjonsplikter. Dette innebærer at virksomheter pålegges å dokumentere de avgjørelser, forhold osv. som er oppregnet i de konkrete bestemmelsene. Dette vil sikre at lovens formål oppnås langt på vei. Dette er imidlertid ikke nok fordi en slik oppregning ikke vil kunne omfatte alle slags forhold som det vil være av interesse å ha dokumentert - på kortere og eller lengre sikt. Dette må fanges opp, så ikke den valgte lovgivningsteknikken skal virke mot lovens hensikt. Paragrafene 7 til 11 er ikke ment som en avgrensning av virksomheters dokumentasjonsadgang. Sletting er regulert i § 18. I tillegg vil pliktene etter §§ 7 til 11 er det nødvendig at virksomhetene pålegges å bidra til å nå lovens overordnede formål gjennom en plikt til å dokumentere også andre forhold. Utvalget mener virksomheter i tillegg skal dokumentere vesentlige hendelser, beslutninger, prosesser og forhold som ikke faller inn under de alminnelige dokumentasjonspliktene i §§ 7 til 11, hvis det er åpenbart at det vil ha interesse for ettertiden, eller det ellers er nødvendig for å ivareta lovens formål. Tanken er at det aller meste av den daglige aktiviteten i de virksomheter som omfattes av loven, vil være dekket av de alminnelige reglene i §§ 7 til 11. Bestemmelsen som utvalget har tatt inn i § 13 i lovutkastet, er tenkt som et unntak for spesielle hendelser og begivenheter som det må være åpenbart for virksomheten at det vil være av betydning å dokumentere for ettertiden. Nasjonalarkivet har, og vil fortsette å ha, et særskilt og overordnet ansvar for å påse at hensynet til bredde og helhet i samfunnsdokumentasjonen blir ivaretatt, og at lovens formål kan nås. Når sterke grunner taler for det, bør derfor Nasjonalarkivet kunne gi virksomheter som er omfattet av loven, pålegg om å dokumentere forhold og eller bevare dokumentasjon som ikke er omfattet av pliktene i §§ 7 til 11. En bestemmelse om dette er tatt inn i lovutkastet § 15. Antakelig vil det i slike tilfeller en har tenkt seg i § 15, ofte allerede foreligge plikt til å dokumentere etter en konkret vurdering etter § 13. Det kan likevel ikke utelukkes at Nasjonalarkivet ut fra et overordnet blikk vil kunne se dokumentasjonsbehov som ikke er åpenbart for den enkelte virksomhet, eller som det ikke er rimelig å pålegge en særskilt virksomhet ansvar for. Nasjonalarkivet bør derfor også selv ha anledning til å sørge for slik dokumentasjon når det ikke er andre virksomheter som det er nærliggende å gi pålegg om det.

## 15 Fangst av e - post

Gjeldende arkivlov ble utformet mens hovedregelen var papirbasert korrespondanse. Fra et arkivperspektiv er hovedutfordringen at e-post kommer direkte til saksbehandlere og ikke blir dokumentert. Den blir derfor ikke tilgjengelig hverken for virksomheten eller offentligheten. E-post er utfordrende fordi den kan ha stor dokumentasjonsverdi samtidig som virksomhetenes tilgang til arbeidstakers e-postkasse er begrenset som følge av regler som skal beskytte arbeidstakers personvern. Lovutkastet pålegger virksomhetene å tilby de ansatte egnede verktøy, slik at dokumentering av ekstern kommunikasjon som e-post, i størst mulig grad kan skje helt eller delvis automatisk og under kontroll av de ansatte selv.

### 15.1Gjeldende rett

#### 15.1.1 Arkivlova

Arkivlova fastslår at offentlige organer skal ta vare på dokumentasjon. Den skal være «ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid», jf. § 6. Det er