### 2.14Plikt til å skape og bevare dokumentasjon (kapittel 14)

Ved å introdusere regler om hva som skal dokumenteres, ønsker utvalget å bidra til å redusere rettslig tvil og å sikre bedre samfunnsdokumentasjon. De konkrete dokumentasjonspliktene fratar ikke virksomhetene ansvar for å sørge for dokumentasjon ut fra en konkret vurdering. At det offentlige fortløpende dokumenterer sin virksomhet, ligger som en forutsetning i både arkivlova og offentleglova. Dokumentasjonen er nødvendig for en åpen og gjennomsiktig offentlig forvaltning som er gjenstand for allmennhetens kontroll. Utvalget har foreslått en uttrykkelig plikt til å dokumentere avgjørelser. Målet er at virksomhetene dokumenterer det som er av betydning for avgjørelsen. Gjeldende lov er ikke innrettet på å dokumentere helt eller delvis automatiserte prosesser. Utvalget har foreslått å gi virksomheter som er underlagt loven, plikt til å dokumentere automatisert rettsanvendelse, herunder datatyper, informasjonskilder og behandlingsregler. Dokumentasjonen skal være utformet slik at den er forståelig også for personer som ikke har god kjennskap til programmering og den må kunne forstås i ettertid. Nesten all dokumentasjonen skapes i dag digitalt. Automatisering av dokumentasjonsforvaltningen vil gjøre det lettere for ansatte og virksomheter å etterleve lovens krav. Hvordan en utformer informasjonssystemene, vil være avgjørende for å sikre dokumentasjon og for å kunne ivareta personers og virksomheters rettigheter. Disse valgene bør dokumenteres. Store mengder offentlig informasjon finnes i databaser og registre. Virksomhetene får en plikt til å dokumentere forvaltningen av denne informasjonen. Utvalget plasserer også ansvaret for å dokumentere fellesløsninger. Det pålegges en generell plikt til å dokumentere ekstern kommunikasjon.

### 2.15Fangst av e-post (kapittel 15)

Gjeldende arkivlov ble utformet før e-post ble vanlig i forvaltningen, og mens hovedregelen var papirbasert korrespondanse. Fra et arkivperspektiv er hovedutfordringen at e-post kommer direkte til saksbehandlere og ikke blir dokumentert. Den blir derfor ikke tilgjengelig hverken for virksomheten eller offentligheten. E-post er utfordrende fordi den kan ha stor dokumentasjonsverdi samtidig som virksomhetenes tilgang til arbeidstakers epostkasse er begrenset som følge av regler som skal beskytte arbeidstakers personvern. Utvalget drøfter utfordringene og foreslår å pålegge virksomhetene å tilby de ansatte egnede verktøy, slik at dokumentering av ekstern kommunikasjon som e-post, i størst mulig grad kan skje på en automatisk måte.

### 2.16Forholdet til offentleglova (kapittel 16)

Offentleglova gir rett til innsyn i journaler og lignende registre, og viser til arkivlova med forskrifter for regulering av hva som er journalpliktig. Dette gir en binding mellom arkivlova og offentleglova som antakelig svekker måloppnåelsen i arkivsektoren, og har uheldige konsekvenser for adgangen til innsyn. Den sterke oppmerksomheten om retten til innsyn i «postjournal», fører til at resterende deler av forvaltningens kommunikasjon og dokumentasjonsproduksjon får tilsvarende liten oppmerksomhet. Spørsmålet om hva offentleglova skal sikre allmennheten rett til innsyn i, hører inn under Justis- og beredskapsdepartementet. Utvalgets anliggende er først og fremst å avklare om, og hvordan, arkivlova bør regulere krav til registrering av dokumentasjon. Utvalget foreslår å gå bort fra begrepet journalføring. Det har utspilt sin rolle.

### 2.17Standardisering. Noark (kapittel 17)

Noark-standarden (Norsk arkivstandard) var banebrytende da den kom i 1984. Den har inspirert mange andre land og standarder. Noark har gjort det mulig å dele data i offentlig sektor, for eksempel eInnsyn, digital postkasse for innbyggere og KS' SvarUt. Samtidig er det avdekket