### 4.3 Begreper for en ny lov

#### 4.3.1 Hva menes med dokumentasjon og arkiv i lovutkastet?

Gjeldende arkivlov bruker ordene og i annen og videre betydning enn arkiv dokument allmennspråket. I allmennspråket er et arkiv gjerne noe som er ferdig og avsluttet. Dagens arkivlov bruker ordet i en langt videre betydning - om alle dokumenter som blir til som ledd i virksomhetsprosesser og er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Det samme begrepet dekker både diplomer fra middelalderen og informasjon som inngår i dagens digitale og maskinelle virksomhetsprosesser. Det siste er imidlertid ikke nødvendigvis åpenbart for en leser uten tilstrekkelig forhåndskunnskap. Ord og begreper som er brukt i lover, bør gi leseren like og hensiktsmessige assosiasjoner. Loven har mange målgrupper. Den skal blant annet forstås av arkivarer, jurister, teknologer, informasjonsforvaltere og virksomhetsarkitekter samt ledere og saksbehandlere med helt annen yrkesbakgrunn. Det er derfor nødvendig å oppdatere sentrale begreper. I allmennspråket er et dokument et papir med innhold eller en fil, for eksempel en PDF. Legaldefinisjonen av dokument i arkivlova, forvaltningsloven og offentleglova omfatter alle typer informasjon som er lagret (på alle tenkelige medier) for å kunne leses, lyttes til, vises eller overføres. Det er tilstrekkelig at det kan regnes som en logisk avgrenset informasjonsmengde. Selv om dokument er definert teknologinøytralt, assosieres det gjerne med PDF-er og papirdokumenter. 15 Utvalget tilrår å ikke videreføre dokumentbegrepet i ny lov. Arkiv ble en profesjon på 1800-tallet og er et fag med mange etablerte begreper og prinsipper. Begrepene og prinsippene ble utviklet for å forvalte papirarkiver og sørge for dokumentasjon av tradisjonelle saksbehandlingsprosesser. Det pågår i dag en diskusjon i fagmiljøene i Norge og internasjonalt om hvilke konsekvenser overgangen til digitale arkiver og prosesser har for arkivfaget. Sentralt i ordskiftet er forståelsen av sentrale begreper som «records», dokumentasjon og arkiv i en digital kontekst. Innenfor rammene i utvalgsarbeidet har det ikke vært mulig å gå dypt inn i denne problematikken. Samtidig er det nødvendig å anvende begreper i loven som er forståelige og relevante for dem som skal etterleve loven. Av praktiske og lovtekniske hensyn er det derfor formålstjenlig å definere enkelte sentrale begreper som er brukt i lovutkastet. Det er viktig å understreke at utvalget ved å definere disse begrepene ikke har hatt til hensikt å ta stilling til en viktig debatt i arkivsektoren før den er konkludert. er i lovutkastet brukt om informasjon som løpende bekrefter hvordan en virksomhet, Dokumentasjon organisasjon eller person har handlet, utøvd myndighet eller utført tjenester og andre oppgaver. Dette omfatter blant annet dokumentasjon av prosesser, beslutninger, handlinger med rettslige virkninger og vesentlige hendelser og forhold. Dette er en definisjon som ligger tett opptil ordboksdefinisjonen, og som derfor vil være forholdsvis enkel å forstå. Begrepet er ment å favne vidt. Verbet er gjennomgående brukt i betydningen å sørge for å ha . å dokumentere dokumentasjon kommuniserer etter utvalgets vurdering bedre enn alternativene eller Dokumentasjon arkivmateriale om data og informasjon som dannes som følge av virksomhetsprosesser. arkiv

########## Boks 4.1 Definisjoner i § 5 i lovutkastet

I denne loven menes med: