#### 10.3.3 «Arkivformål i allmennhetens interesse»

########## Når har det betydning om noe er arkivformål i allmennhetens interesse?

Alle bestemmelser i personvernforordningen og personopplysningsloven som gjelder arkiver , er avgrenset til å gjelde «arkivformål i allmennhetens interesse». Begrepet favner altså bare spesielt en forholdsvis begrenset del av arkivformålene. Bestemmelsene om «arkivformål i allmennhetens interesse» må ses som bestemmelser som motvirker at slike arkivformål «faller mellom stoler» og ikke blir tillatt fordi spesifikt arkivformål ikke er formulert av den behandlingsansvarlige. Bestemmelsene innebærer at det er overflødig ikke å formulere behandlingsformål som gjelder arkivering. Utvalget vil tvert imot understreke at det ofte er viktig og ønskelig å formulere formål som gjelder arkiv og dokumentasjon. Et formål kan for eksempel være å dokumentere myndighetsutøvelse som grunnlag for prøving av framtidige rettskrav. Arkivformål er dermed ikke begrenset til kulturarvformål, men omfatter alle dimensjonene i lovutkastet § 1.

########## Allmennhetens interesse

Begrepet «allmennhetens interesse» er både anvendt i personvernforordningen og i personopplysningsloven. Det er ingen definisjon av dette begrepet i forordningen selv. Begrepet er heller ikke nærmere presisert i forarbeidene til personopplysningsloven §§ 8 og 9, der begrepet blir brukt. I stedet viser lovgiver til enkelte deler av fortalen i forordningen, men disse tekstene gir lite støtte for nærmere presiseringer. Noe veiledning kan likevel finnes i fortalens punkt 158, der det blant annet heter:

Offentlige myndigheter eller offentlige eller private organer som oppbevarer fortegnelser av allmenn interesse, bør være tjenester som i henhold til unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett har en rettslig forpliktelse til å innhente, bevare, vurdere, organisere, beskrive, kommunisere, fremme, spre og gi tilgang til fortegnelser av varig verdi i allmennhetens interesse. Medlemsstatene bør også ha rett til å fastsette at personopplysninger kan viderebehandles for arkivformål, for eksempel for å framlegge spesifikk informasjon ompolitisk atferd under tidligere totalitære regimer, folkemord, forbrytelser mot menneskeheten, særlig holocaust, eller krigsforbrytelser.

Denne presiseringen gjelder primært som bør oppbevare «fortegnelser av allmenn interesse», hvem og forklarer ikke hva «arkivformål i allmennhetens interesse» er. Det framgår at både offentlige og private institusjoner er forventet å kunne forvalte nevnte fortegnelser, og at disse institusjonene bør ha en rettslig forpliktelse til å innhente, bevare mv. slike. Dette innebærer trolig at en hvilken som helst behandlingsansvarlig ikke kan få ansvar for fortegnelser av allmenn interesse, men at det er forventet at dokumentasjonen blir overlatt til en institusjon som har en rettslig forpliktelse til å oppbevare dokumentasjon med varig verdi i allmennhetens interesse. Arkivinstitusjoner som kommer inn under arkivloven eller annen lovgivning, eller som på annen måte har rettslig forpliktelse som arkivinstitusjon etter annen offentligrettslig regulering eller annet rettsgrunnlag, må antas å være blant de behandlingsansvarlige som kan behandle personopplysninger for formål av allmennhetens interesse. Det framgår av fortalen punkt 158 at begrepet arkivering omfatter en lang rekke behandlingsaktiviteter knyttet til det å etablere, holde ved like og gi tilgang til fortegnelser av varig verdi. Utvalget forstår dette slik at omtalte arkivinstitusjoner kan forvalte dokumentasjonen og legge til rette for lovlig videre bruk, for eksempel til forskning, slektsgransking, for å dokumentere rettskrav eller på annen måte.