Tidligere overføring vil gi Arkivverket mer arbeid med å gjøre materialet tilgjengelig, enten gjennom digitalisering eller behandling av innsynsforespørsler, se kapittel 20. Dette er et spørsmål om fordeling av kostnader; jobben må uansett gjøres.

#### 21.4.3 Langtidsbevaring i statlige virksomheter

Den gang dokumentasjonen ble skapt på papir, var et av hovedformålene ved overføring til Arkivverket å utnytte stordriftsfordeler ved å oppbevare og garantere sikkerheten til papiroriginalene. Å ha en dedikert virksomhet er mer effektivt enn at alle virksomheter enkeltvis skal tilfredsstille kravene som depot. Dette tankesettet er ikke nødvendigvis like relevant for digital dokumentasjon. Sannsynligvis vil det fortsatt være stordriftsfordeler ved å overføre til et digitalt sikringsmagasin framfor å være dette selv. Men det er ikke gitt at det gjelder de mest dataintensive virksomhetene. Kartverket, Brønnøysundregistrene, SSB, Statens pensjonskasse, UDI, Skatteetaten og NAV er virksomheter med ansvar for store nasjonale registre og systemer. Flere av disse virksomhetene har vært i dialog med Arkivverket angående dispensasjon fra å overføre informasjon fra sine systemer 295 til Arkivverket. De ønsker fortsatt å ha ansvaret for sine data. Momenter som gjerne trekkes fram, er følgende:

- - Registre og systemer i disse etatene er ofte kjennetegnet ved at informasjonen er aktuell over lang tid, det vil si at virksomheten har administrativt behov for innholdet i en lang periode. Rettighetsinformasjon er som regel relevant i hele personens levetid. Kartdata og tinglysnings- og matrikkelinformasjon har i realiteten evig tidshorisont.
- - Det er kostbart og ressurskrevende å foreta arkivuttrekk fra systemene og overføre dem til Arkivverket.
- - De aktuelle registrene og fagsystemene inngår i etatenes kjerneprosesser, og virksomhetene vil ha stor egeninteresse av å sikre informasjonens tilgjengelighet, integritet, pålitelighet og dermed sikker forvaltning og drift av systemene.
- - Noen registre er skjermet etter sikkerhetslovgivningen og er allerede underlagt kontroll og tilsyn fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet.

Dersom enkelte statlige virksomheter ikke på noe tidspunkt skal overføre til Arkivverket, vil realiteten være at en vil få et brudd med prinsippet om at statsforvaltningens samlede materiale tas hånd om for ettertiden av én arkivinstitusjon. Dette kan både skape utfordringer med tanke på å finne ut hvor eldre materiale er bevart, og forskjeller når det gjelder såkalt arkivpleie og tilgjengeliggjøring av materiale. Etter utvalgets vurdering er det fullt mulig å oppnå gevinstene med lengre oppbevaringstid i virksomhetene uten å oppheve kravet om at statlig dokumentasjon skal overføres til Nasjonalarkivet, se lovutkastet § 26 tredje og fjerde ledd. Målene om å ta vare på samfunnets hukommelse og kompleksiteten ved bevaring av digital dokumentasjon over lang tid tilsier at prinsippet om overføring ikke bør oppheves. Lovutkastet § 26 tredje ledd gir Nasjonalarkivet hjemmel til å fastsette bestemte tidspunkter for overføring til langtidsbevaring. Nasjonalarkivet kan også utsette overføring i lang tid, ikke varig, men lenge. Eventuell regulering av hvor lenge en virksomhet kan sitte på egne data til arkivformål i allmennhetens interesse, må være i tråd med personvernforordningen. Vedtaket fra Nasjonalarkivet bør gi føringer for om virksomhetene skal registrere dokumentasjonen i arkivportalen, og sørge for formidling av dokumentasjonen og tillate forskning.