b. Arbeidsgiveren (virksomheten) får tilgang til e-post den ansatte aktivt markerer som 180 virksomhetsrelatert (ikke privat). Dette er antakelig ikke forbudt. Bergen byarkiv antar at en slik løsning vil øke dokumentasjonsgraden. En løsning i samsvar med punkt b, hvor virksomhetens sentrale dokumentasjonsfunksjon mottar kopi av all e-post den ansatte aktivt markerer som virksomhetsrelatert (ikke privat), vil være avhengig av vurderinger den ansatte gjør. En må dermed akseptere en viss, men svært begrenset tidsbruk. For den ansatte vil en slik løsning være praktisk enklere enn aktivt selv å overføre e-posten fra e-postsystemet til sakarkivsystemet. En svakhet ved denne løsningen er avhengigheten av den «menneskelige faktor», det vil si arbeidstakers medvirkning. For arbeidstaker kunne prosessen forenkles dersom hun eller han selv markerer bestemte e-postadresser, primært personlige, eventuelt i sammenheng med registrering for personalfunksjonen i virksomheten, av 181 personer (foreldre, ektefelle, barn og andre) som skal varsles ved sykdom osv. Korrespondanse til og fra disse markerte adressene skjermes automatisk. Det bør tilsvarende være mulig å skjerme private kalenderoppføringer som private. Virksomheten må ved en slik kopiløsning sørge for å knytte e-post markert som virksomhetsrelatert til riktig sak eller tema. Prosessen kan antakelig automatiseres. Arbeidstakeren vil ha risikoen for at hun eller han markerer en privat e-post som virksomhetsrelatert, slik det i dag ville være om en ansatt journalførte en privat e-post ved en feil. Slike feil bør kunne rettes når de oppdages.

#### 15.3.3 Dokumentasjon av lederes virksomhetsrelaterte kommunikasjon

Ledere styrer, gir instrukser, legger føringer og treffer beslutninger. De kommuniserer «oppover» og «nedover» internt. Utad kommuniserer de med personer i ledende posisjoner i andre virksomheter som av betydning for virksomheten. Derfor er lederes kommunikasjon av særlig verdi å dokumentere. Dokumentasjonen vil være av verdi for virksomheten selv ved at den kan gå tilbake for å dokumentere egen aktivitet. Dokumentasjon legger til rette for å ettergå egne prosesser med sikte på å avdekke feil og å lære for å oppnå effektivitets- og kvalitetsutvikling. Den vil også gjøre det mulig å dokumentere aktiviteter og prosesser utad og dermed styrke åpenheten og adgangen til offentlig kontroll. Utvalget foreslår i lovutkastet § 8 annet ledd en uttrykkelig plikt for virksomheten til å dokumentere virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra arbeidstakere i ledende stillinger. I praksis vil det meste av den kommunikasjonen det er snakk om være omfattet av andre dokumentasjonsplikter, enten lovutkastet § 11 om plikt til å dokumentere avgjørelser mv. eller omfattet av lovutkastet § 8 første ledd om ekstern kommunikasjon. Intern kommunikasjon er etter gjeldende rett valgfri å journalføre. Lovutkastet her innebærer ingen journalføringsplikt, men krever at virksomhetene også dokumenterer intern, virksomhetsrettet kommunikasjon til og fra arbeidstakere i ledende stillinger. Det er intet mål å dokumentere lederes kommunikasjon om sine private forhold. Plikten gjelder kun «virksomhetsrelatert kommunikasjon». Det er nødvendig at det foretas grundige vurderinger av