dokumentasjon av myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon for kunne å bekrefte det som er utført i et visst tidsrom, eller for at dokumentasjonen skal brukes i andre sammenhenger i eller utenfor virksomheten. Fasene er framstilt syklisk i figur 4.4 fordi de kan overlappe, og gjentas kontinuerlig og eksistere i parallell. Prosessforbedring og videreutvikling av løsningen vil for eksempel i mange tilfeller kunne skje parallelt med produksjonen. En systemløsning vil både kunne inneholde dokumentasjon fra saksbehandling som pågår, og dokumentasjon fra avsluttede prosesser. Dokumentasjon fra avsluttede prosesser vil også kunne inngå i ny saksbehandling i samme virksomhetsprosess. For eksempel vil et skoleadministrativt system inneholde dokumentasjon fra pågående saksbehandling, elevvurdering osv. sammen med tidligere vurderinger, saksbehandling og oppfølging knyttet til en konkret elev. Det er avhengigheter mellom alle fasene eller stegene i prosessen. Beslutningene som tas før virksomhetsprosessen starter, er avgjørende for hvilken dokumentasjon som produseres, og som kan hentes ut til senere bevaring. I automatiserte og delvis automatiserte prosesser er valgene som tas i design- og strategifasen, avgjørende for hvilken dokumentasjon som genereres i produksjonsfasen, og for hvordan denne sikres. I ikke-automatiserte prosesser vil valg av IKT-løsninger, utarbeidelse av prosedyrer og rutiner samt tildeling av ansvar, roller og fullmakter også bety mye for hvordan prosessen dokumenteres. Generelt vil betydningen av valg som tas i design- og strategifasen, øke proporsjonalt med graden av automatisering og regelstyring i virksomhetsprosessen. Erfaringer og resultater fra produksjonsfasen bevares og forvaltes som dokumentasjon i bevarings-, forvaltnings- og produksjonsfasen. Denne dokumentasjonen kan igjen brukes til prosessforbedring i design- og strategifasen.

#### 4.5.2 Langtidsbevaring

Etter en viss tid vil virksomheten ha et veldig begrenset behov for dokumentasjonen selv. Det kan være tilfelle etter kort tid eller etter mange år. I en del tilfeller vil virksomhetene være pålagt å bevare i et bestemt antall år. I enkelte tilfeller innebærer dette bevaring i reelle personers levetid eller oppbevaring i 100 år fra dokumentasjonen ble skapt. I en del tilfeller vil ikke virksomheten av personvernhensyn ha anledning til å oppbevare dokumentasjonen utover en gitt tid eller etter at behandling etter opprinnelig formål er sluttført. Dette innebærer ikke at dokumentasjonen kan slettes. Arkivloven skal sikre at dokumentasjon som har en verdi for samfunnet som helhet, skal være tilgjengelig for samtid og ettertid. Dokumentasjon som i henhold til pliktene etter arkivlova skal langtidsbevares, skal ikke slettes etter at den opprinnelige bruken og lovbestemte oppbevaringsplikter i særlovgivningen er opphørt, se kapittel 14 og 19. Dokumentasjonen som inneholder personopplysninger, kan da behandles etter arkivformål i allmennhetens interesse og underlegges et eget regime for langtidsbevaring og personvern, se kapittel 10. Dette kan både skje i den aktuelle virksomheten eller i en arkivinstitusjon eller lignende.

## 5 Dagens arkivlov

Gjeldende arkivlov bygger på en utredning fra 1987 og loven tok til å gjelde i 1999. Arkivlova svarte på en av etterkrigstidens største arkivutfordringer: håndteringen av store mengder papirarkiver. Hensynet til offentlighet og innsyn og journalføringsplikten påvirket utformingen av arkivregelverket. Loven har ikke vært evaluert eller gjennomgående revidert, mens lovens to forskrifter ble revidert i 2017.