Slettingsbestemmelsene i riksarkivarens forskrift for stat og kommune ble ikke revidert i perioden mellom 1986 og 2012. Dette ble kritisert av Riksrevisjonen i rapporten om arbeidet med kommunale arkiver som kom i 2010. Riksrevisjonen påpekte at gamle og utdaterte slettingsbestemmelser førte til arkivtap i kommunal sektor. Som en følge av kritikken ble det utarbeidet nye bestemmelser for henholdsvis kommunale og fylkeskommunale arkiver og egenforvaltningssaker i staten. Kommunen og fylkeskommunen er pålagt å utarbeide oppbevaringsfrister for dokumentasjon som kan slettes, vurdere merbevaring og implementere bestemmelsene. De kommunale bestemmelsene trådte i kraft i 2014 og de statlige i året etter. Det er i etterkant igangsatt flere prosjekter i kommunal sektor for å implementere bestemmelsene, men regelverket er ikke evaluert.

#### 19.2.2 Personvernforordningens regler om minimering og sletting

Personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav c fastslår som et av de generelle prinsippene for behandling av personopplysninger at behandlingen er begrenset til det som er nødvendig for formålet. Forordningen artikkel 17 gir rett til sletting («rett til å bli glemt») på enkelte vilkår, men artikkelen gjør i nr. 3 bokstav d unntak for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse. Ved slik behandling er det unntak for retten til å kreve sletting, og det er ikke plikt til å slette. Det vises til omtalen av personvernforordningen i kapittel 10. Arkivformål i allmennhetens interesse vil også kunne være et behandlingsgrunnlag der saksbehandlingen, som opplysningene opprinnelig ble innhentet til bruk for, er avsluttet. Det er grunn til å understreke at det ikke er noe tidsmessig opphold mellom disse fasene. Arkivformålet foreligger fra dokumentasjonen blir skapt, og foreligger fram til det eventuelt bortfaller som konsekvens av at dokumentasjonen er vurdert til ikke å ha verdi og derfor blir slettet. Dataminimering er et generelt prinsipp for behandling av personopplysninger, som må ivaretas løpende. Ved vurderingen må imidlertid også de arkivfaglige hensynene som taler for bevaring tas med i betraktning. Dette taler for at den mest inngående vurderingen av hvilke opplysninger som skal bevares og hvilke som skal slettes, foretas i forbindelse med overføring til langtidsbevaring, se også kapittel 17 om krav til informasjonssystemene fra de settes opp.

#### 19.2.3 Bestemmelser om arkivbegrensning

Bare dokumenter som har inngått i saksbehandlingen eller har verdi som dokumentasjon, skal arkiveres, se § 14 i arkivforskriften. Prosessen med å skille ut dokumenter som ikke oppfyller kriteriene, blir kalt . Arkivbegrensning blir regnet som en del av regelverket om arkivbegrensning bevaring og kassasjon fordi avgjørelsene har betydning for hva som langtidsbevares av dokumentasjon for ettertiden fra hver virksomhet.

#### 19.2.4 Gjeldende metodikk og praksis for vurdering av langtidsbevaring

Ved starten på 2000-tallet ble det i Norge introdusert en mer systematisk tilnærming til utvelgelse av arkiver for langtidsbevaring eller sletting. Denne bygde på norsk og internasjonal forskning og praksis. Den baserte seg på anbefalinger i Bevaringsutvalgets rapport fra 2002 og besto av fire hovedelementer: prinsipper, kriterier, strategi og arbeidsmetodikk. Kort oppsummert skulle bevarings- og kassasjonsvurderingen skje i sektorvise prosjekter med gjennomgang og beskrivelse av virksomhetenes funksjoner og dokumentasjon tilknyttet de ulike funksjonene. Deretter skulle en vurdere «bevaringsverdien» til de ulike funksjonene og dokumentasjonen med utgangspunkt i fire formål med tilhørende kriterier. De fire formålene var: