Arkivinstitusjonene forvalter en viktig del av samfunnets langtidshukommelse. Gjennom innsyn og forskning spres og dannes kunnskap om samfunnet på alle nivåer. Arkivene gir sivilsamfunnet mulighet til å etterprøve styresmaktene. Overføringen er også en garanti for bevaring av dokumentasjon som kan ha betydning for individers rettigheter, og en garanti mot ulovlig gjenbruk. Arkivene har og en viktig rolle for å ivareta det autentiske og verne mot forfalskning. Dette er bærebjelker i vår styreform.

#### 21.3.2 Overføring av dokumentasjon til langtidsbevaring

Prosessen starter formelt med at det inngås en avtale mellom overførende virksomhet og 292 arkivinstitusjon om overføring. Dokumentasjonen som overføres, skal normalt være ordnet og bevaringsvurdert før overføring. Dette gjelder både digital og ikke-digital dokumentasjon. For den digitale dokumentasjonen starter prosessen med å produsere et datauttrekk (en arkivversjon) fra et informasjonssystem. Et datauttrekk inneholder data som er formatert og strukturert i henhold til et avleveringsformat. Det inneholder også teknisk beskrivelse av datauttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivet. Det er overførende virksomhet som har ansvaret for å produsere datauttrekket. Mange kjøper denne tjenesten av sin systemleverandør eller i markedet ellers. Enkelte kommunale arkivinstitusjoner tilbyr også slike tjenester. Arkivinstitusjonen som mottar uttrekket, tester det, blant annet for om arkivuttrekket inneholder alle obligatoriske filer og felter. Når det gjelder statlig forvaltning, er det et skille mellom overføring av digital og ikke-digital dokumentasjon. Langtidsbevaring av ikke-digital dokumentasjon startes normalt som en overføring, det vil si at råderetten overføres parallelt med at arkivene fysisk flyttes. Overføring av digital dokumentasjon skjer enten som deponering eller en avlevering. Ved deponering fastsettes et avleveringstidspunkt i fremtiden hvor det deponerte materialet automatisk får status som avlevert. For deponerte arkiver har den overførende virksomheten plikt til å vedlikeholde dokumentasjonen hos seg, det vil si at det i realiteten overføres en sikkerhetskopi til Arkivverket.

#### 21.3.3 Langtidsbevaring i statlig sektor

Arkivverket bevarer statlig dokumentasjon for lang tid. Langtidsbevaring av ikke-digital dokumentasjon skjer desentralisert i magasiner i Oslo, Kristiansand, Stavanger, Hamar, Kongsberg, Bergen, Trondheim, Tromsø og Kautokeino. Det er inngått avtale med Nasjonalbiblioteket om lagring av ikke-digital dokumentasjon i Mo i Rana hvor det bygges felles fjellhaller for de to etatene. Langtidsbevaring av statlig digital dokumentasjon er langt mer sentralisert. Arkivverkets digitale sikringsmagasin er i Oslo, med duplikat i Trondheim og Mo i Rana, mens Norsk helsearkiv vil ha et sikringsmagasin på Tynset. I tillegg har en del statlige organer behov for å ha digital dokumentasjon hos seg i svært lang tid, for eksempel Kartverket, NAV, Folkeregisteret, Statens pensjonskasse og Lånekassen. Arkivverkets eget digitale depot forvaltes ut fra to internasjonale standarder: OAIS (Open Archival Information System) og TRAC (Trustworthy Repositories Audit &Certification). Mens OAIS