rettsanvendelse, jf. § 10. Det kan henvises til annen dokumentasjon for å oppfylle bokstav b. pålegger virksomheten å dokumentere hva som har vært styrende for avgjørelsen, blant Bokstav c annet instrukser om rettsanvendelse og skjønnsutøvelse. Dette kan gjøres for den enkelte sak eller for hver virksomhetsprosess eller hvert virksomhetsområde. Særlige instrukser i den enkelte sak skal dokumenteres. Bokstaven krever ikke gjengivelse av lover og forskrifter, men det må henvises til bestemte regler og ved behov gjøres rede for forståelsen anvendt på den konkrete situasjonen. Henvisninger i form av lenker bør benyttes med varsomhet på grunn av lenkeråte, særlig bør interne regler og føringer henvises til på måter som ikke går til grunne. Interne rutiner det vises til, bør dateres, eller det bør opplyses om versjon. stiller krav om dokumentasjon av de faktiske omstendighetene som har hatt mye å si for Bokstav d utfallet. Formuleringen er hentet fra Forvaltningslovutvalgets lovutkast § 48 om kravet til begrunnelse av enkeltvedtak. Dette innebærer at den som følger forvaltningsloven i arbeidet med enkeltvedtak, også har oppfylt arkivloven. Leddet her gjelder imidlertid mer enn enkeltvedtak. Avgjørelser er et bredt begrep. Begrunnelsesplikten kan opplagt ikke være like omfattende for avgjørelser som er mindre inngripende enn enkeltvedtak. For andre avgjørelser enn enkeltvedtak, må bestemmelsen i bokstav d forstås uavhengig av forvaltningsloven, og som en selvstendig, skjønnsmessig regel i lys av § 1. Gjeldende rett kan kaste lys over kravet. Virksomheten bør sørge for å ta vare på dokumentasjon som viser hvilke faktiske omstendigheter som har inngått i saksbehandlingen og som egner seg til å dokumentere den. Dette er imidlertid en ny lov. Bokstav d gir virksomhetene et relativt stort rom til å utøve et selvstendig skjønn om hva som skal tas vare på for dokumentere saksbehandlingen, avgjørelsene og de sentrale prosessene og dermed gjøre dem etterprøvbare. Informasjon som interne e-poster og annen intern kommunikasjon i virksomheten vil ofte være del av det faktiske grunnlaget en avgjørelse bygger på. Slik intern kommunikasjon skal i så fall dokumenteres etter bokstav d. er ikke avgrenset til utøvelse av offentlig myndighet og utfyller første ledd, jf. ordet Annet ledd «forhold». Formålet er å supplere pliktene etter første ledd for å gi et samlet bilde av hvordan en virksomhet har utført sine oppgaver, for eksempel innkjøp, ansettelser eller avgjørelser tatt under utøvelse av privat autonomi. Interne e-poster og annen intern kommunikasjon vil ofte utgjøre en del av dokumentasjonen for slike forhold og skal følgelig dokumenteres. er eksempler på forhold som skal dokumenteres etter annet ledd. Bokstav a gjelder Bokstav a til d generelle instrukser, enten interne eller fra overordnet organ. Instrukser om rettsanvendelse eller skjønnsutøvelse er uttrykkelig omfattet av første ledd bokstav c. Bokstav b krever at virksomheten dokumenterer delegeringsreglement og fordeling av fullmakter. Dette gjør det mulig å kontrollere at myndighet er utøvd av rett person eller rett nivå. Bokstav c gjelder vesentlige planer og vesentlig intern styringsdokumentasjon. Dette kan omfatte plandokumenter som ikke er myndighetsutøvelse, jf. første ledd. Større organisasjonsendringer vil være omfattet sammen med konklusjoner etter interne gjennomganger (ledelsens gjennomgang) eller etter eksternt tilsyn eller forvaltningsrevisjon. Ordet åpner for et skjønn om hva som skal dokumenteres. Skjønnet vesentlig utøves i lys av § 1. Bokstav d gjelder virksomhetens vesentlige økonomiske avgjørelser, som sentrale avgjørelser i budsjett- og regnskapsprosessen. Større investeringer vil også komme inn her. Dokumentasjonsplikter i annet regelverk § 12. Hvert departement fører fortegnelse over lovbestemte dokumentasjons- og bevaringsplikter mv. i regelverk de har ansvar for. Fortegnelsen skal være offentlig tilgjengelig på departementets nettsider.

Bestemmelsen er ny.