Inntil det offentlige digitaliserte sine tjenester, oppgaveløsning og saksbehandling var det rimelig enkelt å identifisere hva som var dokumenter somutgjorde arkiv. De var gjerne dokumenter i form av inngående eller utgående brev og notater mv., somgjerne ble konvertert og arkivert som bilder. […] I de nye digitale saksbehandlingsløsningene oppstår ikke nødvendigvis disse tradisjonelle dokumentene lenger. Nå bygges det digitale tjenester hvor publikum selv vedlikeholder sine opplysninger og tillatelsen gis maskinelt. De digitale saksbehandlingsprosessene består da ikke av tradisjonelle dokumenter som lagres i systemet. De er der fortsatt, som en «elektronisk avgrenset informasjonsmengde», men nå ofte kun som data. Når de tradisjonelle dokumentene ikke lenger skapes, blir det mer utfordrende for virksomhetene å identifisere hva som er dokumentasjon og bør 151 sikres som arkiv.

En av utfordringene er i mange tilfeller å avgjøre hva som utgjør en logisk avgrenset informasjonsmengde. Når det gjelder e-post og informasjon som lagres i filformater, vil det være forholdsvis enkelt å avgjøre hva som er den logisk avgrensede informasjonsmengden. Når det gjelder e-post og filer, vil det være stor grad av samsvar mellom arkivlovas dokumentbegrep og de alminnelige assosiasjonene som ordet dokument gir. Som regel vil en e-post med vedlegg som ble sendt eller mottatt på et bestemt tidspunkt, betraktes som den logisk avgrensede informasjonsmengden. I en del tilfeller vil det imidlertid gi best mening å anse hele e-postutveklingen som en logisk avgrenset informasjonsmengde. Det er mer krevende å identifisere «arkivdokumentet» når det ikke er lagret som en fil i et system eller mappestruktur. Et eksempel på dette er søknader og vedtak i en nettbasert saksbehandlingsprosess. Data som utgjør vedtak eller søknad, kan da være lagret i ulike tabeller i en database, i flere databaser og i enkelte tilfeller være hentet fra flere virksomheter. For å kunne forstå og gjenskape den logisk avgrensede informasjonsmengden som søknaden eller vedtaket utgjør, vil det være nødvendig å kunne sammenstille data fra flere kilder. I tillegg er det et spørsmål om det bare er informasjonen som skal kunne gjenskapes, eller om det også skal kunne dokumenteres hvordan den ble presentert i en konkret situasjon. Når det gjelder e-posten fra eksemplet ovenfor, vil selve e-posttråden inneholde kontekstinformasjon, som når e-posten ble sendt eller mottatt, fra hvem og til hvem, og informasjonen vil være lesbar og forståelig for mennesker uten veldig mye forhåndskunnskap. Dette samme gjelder ikke nødvendigvis data som lagres i tabellform, men har et visningsformat som visuelt ligner på et tradisjonelt dokument, for eksempel et skjema eller et brev. En annen utfordring er at det forutsettes at «arkivdokumenter» ikke skal endres når de er ferdigstilt eller sendt. Dette er utfordrende i databaser som oppdateres fortløpende, og hvor det aldri vil foreligge «ferdigstilte dokumenter» i tradisjonell forstand. Et eksempel på dette er kartdatabaser, der «kartene» ikke er lagret som filer, men som data i ulike kartlag. Det kan være krevende å ta stilling til hvor store endringene i kartlagene må være for at en ny «logisk avgrenset informasjonsmengde» skal betraktes som lagret.

#### 14.3.7 Kommunikasjon på Internett og i sosiale medier

Da arkivforskriften ble utarbeidet, var det behov for å avgrense mot mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale, for eksempel bøker, brosjyrer, aviser osv., jf. pliktavleveringsloven. I dag er det vanskeligere å foreta dette skillet. Dette gjelder særlig en-til-mange- og en-til-en-kommunikasjon på Internett eller via sosiale medier. Nettsider er mangfoldiggjort og allment tilgjengelige, men det kan være påloggingsfunksjoner og krav om identifisering som gjør at