#### 14.3.5 Flytende skille mellom myndighetsutøvelse og tjenesteyting

Digitaliseringen av arbeidsprosesser medfører også at praktiske og operative oppgaver i forvaltningen, som brannutrykning, hjemmehjelp osv., i økende grad genererer hendelsesbaserte data. Det gjør det mulig å dokumentere mer enn det som normalt ville ha blitt dokumentert i ikke-digitale prosesser. Tidligere var skriftlighet et trekk ved saksbehandling, mens det ved utførelsen av praktiske oppgaver hovedsakelig ble laget rapporter og journalinnføringer ved avvik og spesielle hendelser eller på faste rapporteringstidspunkter. I dag kan maskiner settes opp til å dokumentere hendelser og handlinger i ulike typer logger. For eksempel genererer bruk av adgangskort, bompasseringer og digital overvåkning store mengder sensordata. Saksbehandling og tjenesteyting skjer i større grad enn tidligere i de samme løsningene. Et eksempel er pleie- og omsorgssystemer i kommunal sektor som både håndterer saksbehandling (vedtak om ulike ytelser osv.), elektronisk pasientjournal og pleie-/omsorgsaktiviteter. Fordi opplysninger gjenbrukes i systemet, for eksempel som grunnlag for vedtak, kan det være vanskelig å skille klart mellom de 149 ulike prosessene. Disse utviklingstrekkene bidrar til å gjøre det mer krevende for forvaltningen å identifisere dokumenter som er «gjenstand for saksbehandling» enn tidligere.

#### 14.3.6 Hva er et «dokument», og når oppstår det?

Arkivlova pålegger forvaltningen å sikre arkivdokumenter som informasjonskilder for samtid og ettertid. De fleste systemer i forvaltningen vil i dag inneholde data og informasjon som må regnes som arkivdokumenter etter arkivlovas definisjoner, og som skal arkiveres. Det vil si logisk avgrensede informasjonsmengder som er lagret på et medium for senere lesning, lytting, framvisning eller overføring, og som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon for organet i et visst tidsrom. Den vide definisjonen innebærer at hva som regnes som dokumenter med arkivplikt etter gjeldende lov, kan spenne fra en e-post med vedlegg til et 150 datapunkt i Folkeregisteret eller en kartdatabase. Det er den enkelte virksomhets ansvar å identifisere disse «dokumentene» og sørge for at de blir håndtert i tråd med arkivlovas bestemmelser. Dette er problematisk av flere årsaker. Lovverket legger opp til en fortløpende, skjønnsbasert og manuell vurdering av alle data og informasjon som skapes i virksomheten. Med større variasjon i kommunikasjonsformer og et stort antall kommunikasjonskanaler er det ikke alltid like enkelt for virksomheten å avgjøre og avgrense hva som er «den logisk avgrensede informasjonsmengden» som kommuniseres, og når det skjer kommunikasjon som utløser en journalføringsplikt eller arkivplikt. Den skjønnsmessige vurderingen har blitt stadig mer krevende, og i realiteten gjør informasjonsveksten alene at dette ikke lenger er gjennomførbart i praksis. Arkivverket har beregnet at bare en manuell gjennomgang av e-poster som kommer direkte til saksbehandler, slik lovverket krever, medfører betydelig tidsbruk for hver saksbehandler. Dette er oppgaver som kommer i tillegg til ordinær saksbehandling, og som det ofte ikke blir avsatt tid til, se nærmere kapittel 15 og 16. Riksrevisjonens undersøkelser har også avdekket at det er store variasjoner når det gjelder etterlevelse av regelverket på dette området. Dette er nærmere beskrevet i kapittel 15. I tillegg er det, slik blant annet Norsk Arkivråd har påpekt, blitt langt mer krevende å avgjøre hva som er arkivdokumenter: