- 1. sikkerhedskopieringen af e-mails og en eventuel gennemgang af en medarbejders e-mails måtte kun ske, hvis det var nødvendigt for, at arbejdsgiveren kunne forfølge berettigede interesser, og hensynet til den ansatte ikke oversteg disse interesser. De berettigede interesser kunne f.eks. være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderes brug,
- 2. medarbejderne skulle på forhånd - på en klar og utvetydig måde - være informeret om sikkerhedskopieringen og den eventuelle gennemgang af den enkelte medarbejders e-mails og
- 3. ved en gennemgang af en medarbejders e-mails måtte arbejdsgiveren ikke læse medarbejderens private e-mails.

Ved avslutning av arbeidsforhold skal e-postkontoen beholdes så kort tid som mulig, maksimalt tolv måneder. De danske reglene ser ut til å gi arbeidsgivere et noe videre spillerom enn de norske og nevner dokumentasjonsformål uttrykkelig. I Københavns kommune er praksisen at den administrativt overordnede kan søke om tilgang til 162 e-postkontoen til langtidssykemeldte og medarbeidere som har sluttet. Angående robotisert gjennomgang av e-postkassen er problemet ikke nødvendigvis gjennomgangen, men at mennesker vil ha adgang til dataene roboten finner. I det danske riksarkivet kan arbeidsgiver bare få adgang til en medarbeiders e-post hvis 163 vedkommende for eksempel er langtidssykemeldt. Tillitsvalgt skal være til stede. Rigsarkivet er ikke kjent med at offentlige myndigheter gjør robotiserte gjennomganger av ansattes e-post for å finne journalpliktig materiale. Rigsarkivet stiller imidlertid krav til statlige myndigheter om å gjennomføre kvalitetssikring i såkalte dokumentbærende systemer, blant annet for å se om det er et etterslep på journalføringen, se Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer §§ 29 - 31. I veiledningen nevnes søk i filer på virksomhetens fellesområder, men ikke i e-postkasser. Heller ikke i Sverige finnes det formaliserte regler (lag eller förordning) om arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-postkasse. Som i Danmark og Norge er en i praksis avhengig av at den enkelte arbeidstaker selv sørger for journalføring og arkivering. Ved Regeringskansliet (departementene) er det interne retningslinjer for arbeidstakernes bruk av utstyr arbeidsgiver stiller til rådighet. Regeringskansliets etiske retningslinjer åpner for privat bruk i begrenset omfang med godt skjønn. Det er ikke etablert automatiserte søk i ansattes e-postkasser. Interne retningslinjer tilsier at arbeidsgiver må søke etter bestemt informasjon i ansattes e-postkasser, ikke søke generelt (gjennomgå e-postkassen). Dersom en leder vil søke etter ikke-arkivert dokumentasjon i e-postkassen til en ansatt som har sluttet, må departementets øverste administrative ledelse ta avgjørelsen. Det rettslige grunnlaget i våre naboland er mindre detaljert og kanskje noe mer liberalt. Dette rettslige handlingsrommet, i den grad det er vidt nok, er ikke utnyttet til å automatisere datafangst fra ansattes e-postkasse.

### 15.2Situasjonsforståelse

E-post brukes i dag til et bredt spekter av oppgaver. E-post er praktisk og effektivt. Ansatte bruker e-post aktivt for å kommunisere og løse sine arbeidsoppgaver. Det sendes og mottas e-post i store