dokumenteres, og hvordan, i størst mulig grad skal skje proaktivt. I tillegg bør selve dokumentasjonsprosessen så langt som mulig automatiseres. Intensjonen er å gi forvaltningen større fleksibilitet i praktiseringen av regelverket og implementeringen av dokumentasjonspliktene. Utkastet er formulert med krav om å dokumentere kommunikasjon, avgjørelser, automatisert rettsanvendelse, fellesløsninger og informasjonssystemer, databaser og registre. Trolig vil dette innebære at det meste av forvaltningens myndighetsutøvelse og tjenesteyting skal dokumenteres etter arkivloven. Det kan imidlertid tenkes at enkelte viktige oppgaver eller hendelser ikke eksplisitt vil være omfattet av de konkrete dokumentasjonspliktene. Plikten til å dokumentere etter konkret vurdering i § 13 er tenkt som et sikkerhetsnett, som skal fange opp viktig materiale som ikke omfattes av de konkrete dokumentasjonspliktene. Bestemmelsen innebærer at forvaltningen har et ansvar for også å dokumentere særlige forhold, spesielle hendelser og ekstraordinære aktiviteter. Som en ytterligere sikkerhet gis Nasjonalarkivet myndighet til å beslutte bevaring utover det som direkte følger av dokumentasjonspliktene i kapittel II. Det er grunn til å forvente at bestemmelsen sjelden vil bli anvendt. Paragraf 4 i lovutkastet fastslår at de dokumentasjonspliktene i arkivloven ikke begrenser dokumentasjonsplikter som følger av annet regelverk.

#### 14.4.2 Kommunikasjon

Paragraf 8 i lovutkastet gjelder plikt til å dokumentere kommunikasjon. Utvalget har lagt til grunn at virksomheter skal dokumentere sin kommunikasjon med eksterne. Utvalget mener at forvaltningen prinsipielt bør være i stand til å dokumentere all kommunikasjon som skjer som ledd i myndighetsutøvelse og annen type oppgaveløsning, og eventuelt avstå fra å bruke kommunikasjonskanaler hvis det ikke er mulig å dokumentere kommunikasjonen på en forsvarlig måte. Dekkende og effektiv plikt til å dokumentere nevnte kommunikasjon vil etter utvalgets mening ofte være en forutsetning for en åpen og gjennomsiktig forvaltning, herunder muligheten for kontroll med lovligheten av avgjørelser og ivaretakelse av den enkeltes rettssikkerhet. Plikten til å dokumentere kommunikasjon innebærer imidlertid ikke at all kommunikasjon nødvendigvis skal bevares. For eksempel vil det ved likelydende informasjon til flere være tilstrekkelig å dokumentere hva som ble kommunisert, hvem som fikk informasjonen, og tidspunktet. Det vil ikke være nødvendig å bevare 5000 likelydende e-poster eller digitalt sendte brev. Etter utvalgets syn bør kommunikasjonen som hovedregel dokumenteres på en automatisert måte. Dermed kan en sikre bred dokumentasjon samtidig som en unngår at manuelle prosesser gir store utgifter, eventuelt med det resultat at dokumentasjonsarbeidet blir nedprioritert. Det bør være opp til virksomheten å finne en form for automatisk dokumentasjon som er formålstjenlig og kostnadseffektiv for den aktuelle typen kommunikasjon. Når det gjelder kommunikasjon via Internett og sosiale medier, bør dokumentasjonspliktene knyttes til oppgave og prosesser og være uavhengig av hvilke kanaler, verktøy og formater som brukes. Det er lite ønskelig at kanalene og verktøyene som brukes i saksbehandlingsprosessen, skal avgjøre hvordan oppgaven dokumenteres. Dersom en-til-en-kommunikasjon skjer via Internett eller sosiale medier, skal kommunikasjonen dokumenteres slik § 8 i lovutkastet pålegger. Når det gjelder en-til-mange-kommunikasjon, vil det være hensiktsmessig å la den enkelte virksomhet selv vurdere hvor mye av informasjonen som skal tas vare på for å dokumentere virksomhetsprosessene. En del mangfoldiggjort informasjon vil dermed parallelt være omfattet av både arkivloven og pliktavleveringsloven. Utvalget ser dette som uproblematisk fordi de to lovene ivaretar ulike hensyn.

#### 14.4.3 Automatisert rettsanvendelse

Automatisert og delvis automatisert rettsanvendelse fanges i liten grad opp av de tradisjonelle arkivprosessene. Automatiseringsgraden i norsk forvaltning er økende. Derfor er det etter utvalgets