#### 19.4.3 Behov for forskriftshjemmel for å regulere sletting for offentlig sektor?

Siden opprettelsen av Riksarkivet i 1817 har «kassasjonsmyndigheten» hovedsakelig vært 273 sentralisert, først hos overordnede departement og deretter riksarkivarembetet. Tillatelser til sletting og destruksjon gis i dag dels gjennom forskrift og dels gjennom vedtak. Det er både fordeler og ulemper ved å fastsette slettingsbestemmelser i forskrift. En ulempe er at det tar tid å endre bestemmelsene. Fellesbestemmelser vil heller ikke kunne tilpasses særlige forhold i den enkelte statlige virksomhet, fylkeskommune eller kommune. Detaljerte bestemmelser blir fort utdatert og vil være krevende for forvaltningen å praktisere. Dette var tilfellet for fellesbestemmelsene for egenforvaltningssaker i staten og for alle sakstyper i kommunene og fylkeskommunene. De ble vedtatt på 1980-tallet og ikke erstattet før i 2014. På 1990-tallet ble dette problematisert av Beringutvalget og Thimeutvalget. De foreslo en løsning der kriterier for bevaringsvurdering ble fastsatt sentralt, mens de konkrete vurderingene og identifisering av bevaringsverdige arkiver skulle overlates til kommunene og fylkeskommunene med en meldeplikt til Arkivverket. Dette ble ikke prøvd ut i praksis. I Sverige er myndighet til å beslutte sletting for kommunal sektor delegert til regional arkivmyndighet. Riksarkivet har veiledningsansvar, og det er tett dialog mellom Riksarkivet og de regionale arkivmyndighetene. Det er så langt utvalget har erfart, ulike synspunkter i Sverige på hvor godt denne ordningen fungerer. Slettebestemmelser i forskrift har imidlertid også fordeler. Fellesbestemmelser gjør det mulig å se dokumentasjon som skapes i prosesser på tvers av virksomheter og sektorer, i sammenheng. Det blir mulig å arbeide systematisk og helhetlig med sletting og langtidsbevaring på nasjonalt nivå. Det gir mer forutsigbare og kjente rammer for sletting og langtidsbevaring i motsetning til om alle beslutninger skulle foretas som enkeltvedtak. Prosessene med å utarbeide og revidere forskrifter bidrar til at beslutningene om sletting blir gjennomsiktige og til en bredere faglig diskusjon. Beslutningene om sletting vil i mange tilfeller være ugjenkallelige, og det er derfor gunstig med åpne prosesser og avgjørelser som er etterprøvbare. Slettingsbestemmelser på nasjonalt nivå, i en eller annen form, vil trolig også være hensiktsmessige med tanke på å balansere personvernhensyn og arkivfaglige hensyn. Dersom forskriftene til arkivloven inneholder bestemmelser om sletting på ulike samfunnsområder, vil det være lettere for forvaltningen å vurdere om de har hjemmel til å bevare dokumentasjonen for arkivformål i allmennhetens interesse. Det vil også bidra til at det i større grad blir samme oppbevaringstid for dokumentasjon som flere forskjellige virksomheter skaper, for eksempel vitnemål og eksamensbevis. Det er viktig at bestemmelsene ikke bare er utformet som et forbud mot å sitte på dokumentasjonen etter et bestemt tidspunkt (av hensyn til personvernet). De må også innebære pålegg om å bevare dokumentasjonen på en slik måte at det kan gis innsyn inntil et bestemt tidspunkt og eventuelt ubegrenset så arkivformål i allmennhetens interesse ivaretas. Utvalget mener derfor at det er hensiktsmessig med en hjemmel til å gi forskriftsbestemmelser om sletting. Disse bør fortrinnsvis være på et overordnet nivå. I dag er det ulik regulering av kommunal sektor og statlig sektor når det gjelder fastsettelse av slettingsbestemmelser. For kommuner og fylkeskommuner fastsettes slettingsbestemmelser for alle sakstyper gjennom forskrift, mens kun slettingsbestemmelser for egenforvaltningssaker fastsettes i