## 3 Utvalgets arbeid

Utvalget fikk i oppgave å revidere arkivlova i samsvar med konklusjonene i Meld. St. 7 (2012 - 2013) om at det juridiske rammeverket som utgjør grunnlaget for arkivvirksomheten bør gjennomgås og revideres. Utvalget har møtt en rekke organisasjoner og virksomheter underveis i arbeidet, og har bestilt utredninger om oppgave- og ansvarsdelingen i arkivsektoren, evaluering av Norsk arkivstandard (Noark) og forholdet til personvernforordningen.

### 3.1 Mandat

Utvalget fikk følgende mandat:

- 1. Bakgrunn

Stortinget vedtok 14. desember 2016 en anmodning til regjeringen «om at det igangsettes en revidering av arkivloven av 1999». Anmodningen er begrunnet av forslagsstillerne i Innst. 14 S (2016 - 2017) med at arkivloven «er laget før digitalisering og bruk av data, og loven har av den grunn flere mangler». Digitaliseringen i samfunnet og overgangen til elektronisk saksbehandling har fundamentalt endret arbeidsprosessene i offentlig forvaltning og måten forvaltningen, bedrifter, organisasjoner og privatpersoner utveksler og lagrer informasjon. Det har skjedd en eksplosiv vekst i mengden av digital informasjon som offentlige virksomheter produserer i sin saksbehandling og myndighetsutøvelse. Mye av virksomhetenes dokumentasjon fanges ikke opp av de tradisjonelle arkivløsningene. Bruk av skytjenester reiser i seg selv en rekke problemstillinger. Stadig flere offentlige tjenester utføres og leveres av private virksomheter på oppdrag fra offentlige organer. Private virksomheter er i utgangspunktet ikke underlagt arkivplikt etter arkivloven, mens offentlige organ har arkivplikt. I tillegg velger offentlige organer å utføre oppgaver og levere tjenester gjennom selvstendige rettssubjekter som aksjeselskaper, interkommunale selskaper, stiftelser og andre organisasjonsformer. Ut fra definisjonen i arkivloven er slike selvstendige rettssubjekter i utgangspunktet ikke underlagt arkivplikt etter arkivloven. Arkivloven - lov om arkiv - som ble lagt frem i Ot.prp. nr. 77 (1991 - 1992) og trådte i kraft 1. januar 1999, er ikke tilpasset denne utviklingen. Det er i lys av dette også et spørsmål om arkivvirksomhetene som helhet har en hensiktsmessig organisering og ansvarsdeling for å håndtere dagens og morgendagens behov for å bevare og tilgjengeliggjøre digitale offentlige og private arkiv. I arkivmeldingen - Meld. St. 7 (2012 - 2013) Arkiv - ble det konkludert med at det juridiske rammeverket som utgjør grunnlaget for arkivvirksomheten bør gjennomgås og revideres. I 2015 foretok Kulturdepartementet en kartlegging av behov for endringer i arkivforskriften - forskrift om offentlege arkiv - som trådte i kraft samtidig med arkivloven og som heller ikke har gjennomgått større revisjoner. Utgangspunktet for kartleggingen var behovet for å fornye forskriften ved å tilpasse regelverket til digitalisering, forenkle forskriften slik at den i mindre grad regulerer arkivfunksjoner i detalj og å modernisere språket og begrepsbruken. Arkivverket, KS - Kommunenes organisasjon, Norsk Arkivråd og Arkivforbundet (tidligere Landslaget for lokal- og privatarkiv) og arkivledernettverket i departementene ble invitert til å melde inn behov. På denne bakgrunn er det utarbeidet et utkast til ny arkivforskrift og dette har vært på bred høring. Kulturdepartementet tar sikte på at en ny arkivforskrift kan tre i kraft i 2017. Samtidig blir også Riksarkivarens forskrift - forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver - revidert for å samsvare med den nye arkivforskriften.

- 2. En samlet gjennomgang av arkivloven og forskriften, forslag til ny arkivlov og eventuelt forslag til endringer også i arkivforskriften