fylkestinget selv (delegeringsforbud) vedta dokumentasjonsstrategien minst én gang i hver valgperiode. I staten vil øverste organ være styret, generalforsamlingen/representantskapet eller direktør / daglig leder, alt etter hvordan virksomheten er organisert.

#### 9.4.2 Risiko og oversikt

Toppledelsen har bruk for et grunnlag for å foreta vurderinger av tilstand, mål og risiko. Lovutkastet § 6 bokstav a til g gjør rede for temaer som skal omtales i dokumentasjonsstrategien, men virksomhetene står fritt til å ta opp andre spørsmål. Utkastet § 6 bokstav a krever at dokumentasjonsstrategien gjør rede for dokumentasjonsplikter som gjelder for virksomheten. Her kan ledelsen også kreve at internt fastsatte (for eksempel konsernfastsatte) dokumentasjonsplikter beskrives. Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for hvilken dokumentasjon som er spesielt viktig for at virksomheten når sine mål (eller unngår ansvar eller lovbrudd). Dette krever en risikovurdering. Virksomhetens informasjonssystemer har stor betydning for etterlevelsen av loven. Utkastet § 6 bokstav c krever derfor at dokumentasjonsstrategien gjør rede for hvilke IKT-løsninger som er av direkte betydning for etterlevelsen av loven, det vil si systemer som produserer, behandler eller lagrer dokumentasjon omfattet av arkivloven. Bruk av skytjenester og tilhørende risikovurderinger kan være et relevant tema her. I dokumentasjonsstrategien skal virksomheten referere til virksomhetens styringsdokumenter for informasjonssikkerhet, personvern, anskaffelser, plikter etter sikkerhetsloven mv., se lovutkastet § 6 bokstav f. Det gjelder for eksempel beskrivelsen av målene og strategiene for informasjonssikkerhet som er pålagt i eForvaltningsforskriften § 15 om internkontroll med informasjonssikkerhet. Det vil ikke være i strid med lovutkastet § 6 om virksomheten innarbeider dokumentasjonsstrategien i et styringsdokument som dekker flere temaer. At virksomheten arbeider med dokumentasjonsstrategien parallelt med internkontrollen på andre tilgrensende områder, kan stimulere den interne samordningen av ulike forpliktelser som hviler på virksomheten. Prosessen internt i virksomheten er en vesentlig del av begrunnelsen for kravet om dokumentasjonsstrategi gjennom at de følgende involveres og ansvarliggjøres i dialog med hverandre:

- - fagkompetansen på dokumentasjonsforvaltning og arkiv
- - mellomledere og medarbeidere
- - IKT-kompetansen i virksomheten.

#### 9.4.3 Ekstern kommunikasjon i nye medier

Virksomhets- og samfunnsdokumentasjon skapes på nye måter. Det stiller nye krav til dokumentasjonsarbeidet. Utkastet § 6 bokstav d krever at virksomheten gjør rede for virksomhetens eksterne kommunikasjon. De valgene virksomheten tar om bruk av blant annet sosiale medier, vil danne grunnlaget for hvordan virksomheten sørger for å dokumentere denne kommunikasjonen. Ved at virksomheten i dokumentasjonsstrategien velger enkelte kommunikasjonskanaler, gis et signal til organisasjonen og omverdenen om at virksomheten ikke kommuniserer offisielt i andre kanaler. Kravet i bokstav d er utformet slik at den ikke er begrenset til slike sosiale medier og chat-funksjoner en kjenner i dag. Kravet bør ses i sammenheng med virksomhetens kommunikasjonsstrategi.