Annet plikt til å dokumentere informasjonskilder som benyttes i virksomhetsprosessene Annet plikt til å dokumentere informasjonskilder som benyttes i virksomhetsprosessene ledd og oppgaveløsningen. Det vil være en behandlingsansvarlig for kilden, basen eller registret uansett om den kun er til bruk for den behandlingsansvarlige selv eller også andre. Datakilder osv. uten personopplysninger vil ikke ha behandlingsansvarlig, men en eier. Virksomheten er etter dette leddet pålagt å dokumentere informasjonen som er oppregnet i bokstav a til e. Bokstav a til e konkretiserer dokumentasjonsplikten etter første ledd, men er ikke ment å være uttømmende. fastsetter at beskrivelser av informasjonssystemer, informasjonskilder, databaser osv. Tredje ledd etter første og annet ledd skal overføres til arkivinstitusjonen samtidig med overføringen til langtidsbevaring av dokumentasjonen i systemet. Arkivinstitusjonen må settes i stand til å forvalte og tilgjengeliggjøre dokumentasjonen, ellers vil overføringen kunne ha begrenset verdi. Dersom dokumentasjonen skal være anvendelig og tilgjengelig også i ettertid, må tekniske beskrivelser av systemene være tilgjengelige for arkivinstitusjonene. Dette må gjelde uavhengig av eventuelle begrensninger som følge av opphavsrett. Mange systemer vil være utviklet av kommersielle aktører. Arkivinstitusjonen vil selvsagt ikke ha anledning til å utnytte systemopplysninger beskyttet av opphavsrett til annet enn å gjøre dokumentasjonen tilgjengelig. Etter omstendighetene vil opplysningene antakelig også kunne være underlagt taushetsplikt som forretningshemmelighet. Plikt til å dokumentere ved automatisert rettsanvendelse § 10. (1) Virksomheter som helt eller delvis automatiserer rettsanvendelse, skal dokumentere a) hvilke datatyper som anvendes b) hvilke kilder som benyttes for disse datatypene c) hvilke behandlingsregler som er utledet av rettsreglene og som er styrende for vedtakene, og d) hvilke endringer som er gjort av systemet på bakgrunn av vedtak av lover og forskrifter og andre politiske vedtak. (2) Kongen kan pålegge at det utarbeides dokumentasjon som gir grunnlag for rekonstruksjon av kjørbar programkode, etter at systemet er tatt ut av drift.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14. Bestemmelsen gjelder for virksomheter som har utviklet eller anskaffet fagsystemer som helt eller delvis automatiserer rettsanvendelse. Det antas at dette med tiden vil omfatte stadig større deler av offentlig forvaltning. Systemene skal dokumenteres som andre informasjonssystemer i henhold til § 9. I tillegg skal det dokumenteres hvilke juridiske valg som er tatt i forbindelse med automatiseringen. Begrunnelsen ligger i hensynet til rettssikkerheten og til at det skal være mulig å ettergå både avgjørelsesprosessen og innholdet i de avgjørelsene som kommer ut av systemet. De automatiserte avgjørelsene vil i mange tilfeller erstatte avgjørelser som tidligere har vært foretatt manuelt, og hvor forvaltningsloven har stilt krav til avgjørelsenes form og innhold. Disse prosessuelle kravene og særlovgivningens materielle regler vil være operasjonalisert i systemet. bokstav a til d angir konkrete dokumentasjonskrav, men er ikke uttømmende. For at Første ledd prosessen skal være betryggende dokumentert, stiller bokstav a krav om at det skal dokumenteres hva slags datatyper som mates inn som beslutningsgrunnlag. I bokstav b stilles krav om at det skal dokumenteres hvor disse dataene er hentet fra, altså hva som er kilden for dataene. Utkastet har unngått å bruke begrepet «opplysninger» for å ikke skape misforståelser, fordi det her ikke bare vil være snakk om personopplysninger, men også annen type informasjon. Det må videre i henhold til bokstav c framgå hvilke behandlingsregler som skal anvendes på dataene, samt hvordan de behandlingsgrunnlagene er implementert i systemet. Opplysningene skal vedlikeholdes slik at større og mindre endringer blir dokumentert. Det kan ha betydning for å vurdere likebehandling av innbyggere som får sine saker behandlet før og etter systemoppdateringer. Større endringer hvor det materielle regelgrunnlaget er endret, skal dokumenteres. Dette er omtalt i bokstav d.