håndtering av informasjon og data som inngår i og oppstår i bestemte kontekster. Digitalisering handler i stor grad om å legge til rette for å generere, håndtere og utnytte informasjon. Digitalisering brukes også som en samlebetegnelse for overgangen fra mekaniske og papirbaserte løsninger, prosesser og systemer til elektroniske og digitale løsninger. For å løse sine kjerneoppgaver i dag og i framtiden må arkivsektoren omstille seg, som andre bransjer, for eksempel media. Det må vurderes om etablerte begrepsapparater og virkemidler er hensiktsmessige i en digital kontekst. Fordi Norge ligger i front på digitaliseringsområdet internasjonalt, har arkivsektoren i Norge merket behovet for omstilling tidligere enn mange andre land. Dette gjelder særlig de arkivfaglige miljøene i forvaltningen og private virksomheter, men også arkivinstitusjonene som har en veiledningsplikt overfor forvaltningen. I tillegg har vi i Norge Noark-standarden og en tradisjon for å overføre digitale arkiver forholdsvis tidlig. Det at Norge er et foregangsland når det gjelder digitalisering, innebærer at arkivsektoren i Norge i liten grad kan støtte seg på internasjonale erfaringer og internasjonal teori. Det er heller ikke gjennomført forskningsstudier som behandler denne problematikken. I større utredninger om digitalisering er arkivsektoren i liten grad omtalt. Det er noen rapporter og utredninger som redegjør for enkelte konsekvenser av digitaliseringen for arkivsektoren. Blant annet behandlet Riksrevisjonen i 2017 arkivering og journalføring i staten. Riksrevisjonen påpekte blant annet at arkiveringen i departementene og flere offentlige 27 virksomheter var mangelfull og at kravet om løpende journalføring i hovedsak ikke er oppfylt. Utfordringene som Riksrevisjonen påpekte, er et resultat av en desentralisering av arkivoppgavene som har pågått over lang tid og er et resultat av bruken av personlig e-post og ulike samhandlingsløsninger. Det har skjedd en desentralisering av oppgaver fra arkivarene til saksbehandlerne for å ha oversikt over utgående og inngående post (journalføring), ekspedering og arkivering. Disse arkivoppgavene kommer i tillegg til øvrige oppgaver, med varierende grad av opplæring, og skjer til dels i lite brukervennlige sakarkivsystemer. Dette får konsekvenser både for virksomhetens mulighet til å dokumentere egne arbeidsprosesser og beslutninger på lengre sikt, for offentlighetens mulighet for innsyn og for ettertidens tilgang til dokumentasjonen. Dette er nærmere beskrevet i kapittel 15 og 16. En annen utviklingstrend er at det siden 1980- og 1990-tallet i økende grad har blitt tatt i bruk spesialiserte fagsystemer for behandling av bestemte sakstyper i forvaltningen, for eksempel barnevernssystemer, skoleadministrative systemer, pleie- og omsorgssystemer. Antallet fagsystemer er spesielt høyt i kommunal sektor. I fagsystemene ligger forholdene i utgangspunktet bedre til rette for å standardisere og forhåndsdefinere prosesser som sikrer dokumentasjonen over tid. Dette er et potensial som i varierende grad er utnyttet. Imidlertid er mange av fagsystemene ikke utviklet med tanke på at dokumentasjonen i systemene eller tilhørende dokumentlagre skal bevares og kunne brukes som pålitelige informasjonskilder over tid. Et nyere utviklingstrekk er at det i større grad utvikles nettbaserte fellesløsninger på ulike fagområder som benyttes parallelt av flere organer og i mange tilfeller av flere forvaltningsnivåer. Dette reiser en del spørsmål knyttet til 28 ivaretakelse av arkivansvar, se kapittel 14.4.5.