Sikring av rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon dreier seg i tillegg om å ivaretakelse innbyggerne i deres relasjon til offentlig sektors mange krav og ytelser. Dokumentasjon og arkiv er grunnsteiner for sentrale samfunnsverdier som rettsstat, demokrati, gjennomsiktighet, offentlighet og personvern.

### 2.8 Utvidet virkeområde (kapittel 8)

Arkivlova har i dag et virkeområde som er smalere enn både offentleglova og forvaltningsloven. Den vesentligste forskjellen ligger i arkivlovas skarpe avgrensning mot selvstendige rettssubjekter. Selvstendige rettssubjekter omfattes ikke av arkivlova selv om det offentlige har en eierandel som gir avgjørende styring, eller de er fullt ut offentlig eid. Private rettssubjekter omfattes ikke av arkivlova selv når de treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. En vesentlig del av endringene i offentlig sektor har bestått i framveksten av nye organiseringsformer. Både stat og kommune fristiller virksomheter og gjør bruk av private til å løse oppgaver på sine vegne. Både offentleglova og forvaltningsloven tar høyde for denne utviklingen. Det gjør ikke arkivlova. Skal offentleglova fungere som redskap for en åpen og gjennomsiktig forvaltning, er den avhengig av at forvaltningen har dokumentasjon og arkiver. Utvalget foreslår derfor å utvide lovens virkeområde slik at den i hovedsak sammenfaller med offentleglovas, i samsvar med signalene i Meld. St. 7 (2012 - 2013).

### 2.9 Dokumentasjonsstrategi (kapittel 9)

Utvalget foreslår å innføre et obligatorisk krav om dokumentasjonsstrategi. Hensikten med dokumentasjonsstrategien er å gi ledelsen i virksomheten et grunnlag for å fastsette mål, avklare status, vurdere risiko og evaluere etterlevelsen av dokumentasjonspliktene i loven. Strategien skal være ledelsens styringsdokument for dokumentasjonsforvaltning, og må ses i sammenheng med internkontrollen. Den skal vedtas av øverste organ i virksomheten minst hvert fjerde år. Prosessen med å utarbeide og ajourføre strategien bør inngå i virksomhetens kontinuerlige utviklings- og forbedringsarbeid.

### 2.10Arkivformål i allmennhetens interesse (kapittel 10)

Det meste av dokumentasjon og arkiver som er omfattet av arkivloven, inneholder personopplysninger. Denne dokumentasjonen er dermed omfattet av EUs personvernforordning som gjelder som norsk lov. Et kjennetegn ved dokumentasjon er at den brukes til andre formål etter at formålet med innsamlingen er nådd (det opprinnelige formålet). Personvernforordningen har bestemmelser som tillater videre behandling av personopplysningene hvis det skjer for «arkivformål i allmennhetens interesse». Dette gjør det mulig for arkivinstitusjonene å ivareta sine oppgaver og funksjoner. Utvalget understreker at den varige verdien i allmennhetens interesse av dokumentasjon og arkiver, ikke må ødelegges i løpet av tiden på 110 - 120 år hvor beskyttelsen av det enkelte individ er spesielt viktig. Det er i denne perioden, som i historisk perspektiv er relativt kort, at personvernforordningen gjelder. Effektiv beskyttelse i denne perioden kan utmerket godt kombineres med å ta vare på de langsiktige og varige verdiene av slikt historisk materiale. Derfor er det grunn til å unngå alle irreversible tiltak. En bør unngå sletting og anonymisering av dokumentasjon som har verdi for realiseringen av formålene med arkivlovgivningen. Personvernforordningen er krevende å sette seg inn i og er skrevet på en utilgjengelig måte. Lovutkastet løser enkelte rettslige spørsmål, men fortolkningen vil måtte skje i lys av den