datauttrekk - SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases), som skal kunne sikre data fra ulike systemer uten standardisering. Kostnadene ved tolkning av disse data i ettertid kan være høyere enn ved standardiserte tabeller.

#### 17.4.3 Brukervennlighet. Bestillerkompetanse og innovasjon

Noark 5 gir tydelig uttrykk for at en anskaffelse eller utvikling av en løsning som skal oppfylle kravene om godkjenning etter Noark-standarden, må ta utgangspunkt i brukernes behov, jf. Noark 5.5 side 13 - 14:

Noark 5 definerer ikke et komplett system for saksbehandling og arkiv, slik Noark 4 gjorde. Kravene i Noark 5 må operasjonaliseres av virksomheten selv, gjennom de kravene virksomheten gjennom en behovsanalyse finner ut at de må stille til det nye systemet. Ulike prosesser har behov for ulike system for arbeidsstøtte. Sakarkivsystemer er laget for generelle arbeidsprosesser, men mange prosesser har behov for en mer tilpasset arbeidsstøtte. Mange erfarer at prosjekter passer dårlig i systemer tilpasset generell saksbehandling. Hvilket system som skal anskaffes eller utvikles bør avhenge av hvilke prosesser som skal støttes av systemet. Det er viktig å ta utgangspunkt i arbeidsprosessene, for dokumentasjonen vi skal ta vare på blir skapt, mottatt og brukt som ledd i forretningsaktiviteter. Regler for å skape og fange dokumentasjon og metadata bør bygges inn i alle ledd av forretningsutøvelsen hvor det er krav om at aktiviteten skal kunne dokumenteres. Arkiv må skapes og struktureres slik at de gjenspeiler og understøtter prosessene. Dokumentasjonen skapes og forvaltes som autoritative bevis på virksomhetens transaksjoner, og langtidsplanlegging må sikre at virksomhetskritisk dokumentasjon blir identifisert, slik at den blir særlig beskyttet og kan gjenskapes ved behov. Forutsetningen for å få dette til er at man gjennomfører en prosessanalyse, hvor formålet er å identifisere alle relevante dokumentasjonskrav og -behov. Hva slags dokumentasjon skal fanges, til hvilket formål, og hvilke krav må stilles til bevaringen av den? Hvilke krav til struktur og innhold må vi stille, og hvilke metadata trenger vi for å sikre at dokumentasjonen skal kunne finnes, brukes og forstås over tid? Hvor lenge skal den bevares, og hva skal skje med den når virksomheten ikke lenger har bruk for den?

Noark 5 begrenser i liten grad hva leverandørene kan tilby, og markedet har levert det kundene har bestilt. En årsak til at dagens sakarkivsystemer oppfattes som lite brukervennlige av saksbehandlere og ledere, kan være at brukervennligheten ved innkjøpet blir vurdert av arkivpersonalet eller IKT-personalet. Sakarkivsystemene ser ut til å fungere bedre for arkivpersonalet enn for saksbehandlere og ledere; løsningene er bedre på arkivstyring enn virksomhetsprosessene. I tillegg har kundeforholdene blitt relativt lange, kanskje fordi det har vært få insentiver for offentlige 223 virksomheter til å bytte ut sakarkivløsningene sine ved kontraktsperiodens utløp. I et marked har kjøperne muligheter. Regler stiller krav og budsjetter setter begrensninger, men innenfor disse kan kjøperne spesifisere sine behov i anskaffelsesprosessen. Det verste som skjer, er at det ikke kommer tilbud. Når sakarkivsystemer oppfattes som lite brukervennlige, bærer kjøperne et hovedansvar. Utvalget oppfatter at offentlig sektor i for stor grad har sett Noark-standarden som en måte å «kjøpe seg etterlevelse av arkivlova», framfor å se på dokumentasjon som et viktig virkemiddel for god og effektiv drift. Dette taler for at offentlig forvaltning bør prioritere innovasjon og