Arkivlovgivningen stiller i dag krav til lokalene dokumentasjon langtidsbevares i. Kravene er i hovedsak rettet mot oppbevaring av papirarkiver fram til de blir overført Arkivverket. Det stilles derimot ingen konkrete krav til hvordan et digitalt depot skal etableres, organiseres eller sikres. Lovutkastet § 26 fjerde ledd hjemler slike krav. En ordning der virksomhetene bruker og bevarer sine data over lang tid, vil forutsette at de kan sikre dokumentasjonens anvendelighet, pålitelighet, autentisitet og integritet over tid. Fjerde ledd hjemler at det stilles krav til virksomheter som sitter på egne data i lang tid, at de følger reglene for langtidsbevaring.

#### 21.4.4 Deponering

Så lenge virksomheten selv beholder eierskapet til materiale som er overført til Arkivverket, er det tale om deponering. Deponeringsordningen har gjort det mulig for Arkivverket å få hånd om materiale (for bevaring) uten å få ansvaret for å gi innsyn. Dersom overføring finner sted når dokumentasjonen har gått ut av administrativ bruk, vil det ikke være nødvendig med deponering. Dersom virksomhetene pålegges regelmessig å vurdere når dokumentasjonen har gått ut av administrativ bruk, vil det begrense hvor lenge utgått data blir stående inaktivt ute i virksomhetene. Utvalget foreslår å oppheve ordningen med deponering av digital dokumentasjon før overføring for langtidsbevaring.

#### 21.4.5 Skal Nasjonalarkivet pålegges å tilby infrastruktur for langtidslagring som tjeneste til kommunal sektor?

Etter gjeldende rett langtidsbevares statlig dokumentasjon i Arkivverket. I kommunal sektor er det i utgangspunktet kommunen eller fylkeskommunen selv, men mange løser oppgaven i interkommunalt samarbeid. Kommuner og interkommunale samarbeid har gått sammen om å opprette Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter (KDRS). Arkivverket og KRDS har overlappende funksjoner og kompetanse. Utvalget legger til grunn at det ikke arbeider flere personer i Norge med digital langtidsbevaring enn nødvendig. Fordi forvaltningen de neste årene og tiårene vil foreta store overføringer, er det heller sannsynlig at ressursinnsatsen bør økes. I årene framover vil flere arkiver komme inn på nye formater. Dette vil medføre økte kostnader, og gir potensiale for gevinster ved å håndtere både dagens og fremtidens arkivformater enhetlig på tvers at stat og kommune. For å samle ressurser og kompetanse foreslår utvalget at Nasjonalarkivet skal tilby kommuner og fylkeskommuner langtidsbevaring av digital dokumentasjon til selvkost, se lovutkastet § 28 annet ledd. Det ville være frivillig for kommuner og fylkeskommuner å ta imot tilbudet. Dette ville ikke endre at kommunene og fylkeskommunene eier egne data og må ta stilling til innsynskrav. Betalingen vil gjelde teknisk infrastruktur som oppbevaring og forvaltning (som regelmessig formatkonvertering). Tjenestene som det er foreslått at Nasjonalarkivet skal tilby vil ikke omfatte testing, arkivbeskrivelse, registrering i arkivportalen osv. Dette ligner situasjonen i Danmark. Det ville være rimelig at Arkivverket priset tjenestene til selvkost i tråd med et regulativ som ble etterkalkulert jevnlig. Dersom avtalen også gjelder tilgjengeliggjøring og innsynsbehandling, jf. tredje setning, ville kommunen og fylkeskommunen måtte betale særskilt for disse tjenestene. Det vil være nødvendig å inngå databehandleravtale dersom dokumentasjonen inneholder personopplysninger. Med bruk av felles tjenester og infrastruktur unngår samfunnet ekstra kostnader til ulike parallelle løsninger. I modellen vil brukerne ha full råderett over sitt eget materiale. Analyser utført av Arkivverket viser at det er et potensiale for 210 millioner kroner i årlige besparelser i kommunal sektor ved etablering av en felles infrastruktur for langtidsbevaring av digitale arkiver. Lovutkastet § 30 fjerde ledd viderefører regelen om at overførende virksomhet må betale Nasjonalarkivet for merkostnader dersom dokumentasjonen ikke har vært behandlet i tråd med