Første nytt og stiller krav om at statlige virksomheter som hovedregel skal konvertere Første nytt og stiller krav om at statlige virksomheter som hovedregel skal konvertere ledd ikke-digitale arkiver (hovedsakelig papirarkiver) før overføring digitalt til Nasjonalarkivet, se kapittel 21.4.6. Bakgrunnen er at langtidsbevaring er kostnadskrevende uansett format, men digitale arkiver er lettere å gjøre tilgjengelig enn ikke-digitale. Første ledd innebærer at virksomhetene selv vil måtte konvertere sine arkiver før overføring såframt det ikke er gjort unntak etter annen setning. Annen setning gir Nasjonalarkivet hjemmel til å gjøre unntak fra kravet om digital overføring. Unntak kan være aktuelt for materiale som skal til Norsk helsearkiv, fordi de er del av Arkivverket som selv står for digitaliseringen. Et annet eksempel er hvis kostnadene ved konvertering er svært høye. Normalt vil statlig dokumentasjon i forvaltningen i dag ikke inneholde originaler som har særlig historisk verdi som gjenstand, men hvis så skulle være tilfelle, kan Nasjonalarkivet gjøre unntak fra kravet om digital overføring. Digitalisering av foto, film og kart kan være ønskelig med tanke på tilgjengeliggjøring, men ofte vil det være grunn til å langtidslagre originalen. Formkrav i annet regelverk kan hindre mediekonvertering, men slike regler bør søkes endret. viderefører gjeldende arkivlov § 10 fjerde ledd. Motsetningsvis beholder kommuner og Annet ledd fylkeskommuner rådigheten over sine arkiver selv. første setning hjemler forskrift med krav til forberedelsen av overleveringen til Tredje ledd Nasjonalarkivet og hjemler forskrift om tekniske formater, systematisk orden, overføringen, lagringsmåte og arkivlokaler, se arkivforskrifta § 20 fjerde ledd. Annen setning er ny og gir hjemmel til å stille andre krav i denne sammenheng enn etter lovutkastet § 29. viderefører gjeldende arkivlov § 11. Fjerde ledd Krav til beskyttelse av ikke-digitale arkiver § 31. (1) Ikke-digitale arkiver skal oppbevares i lokaler som gir vern mot skade fra vann og fukt, brann og annen skadelig påvirkning fra klima, miljø og skadedyr. Lokalene skal også være vernet mot skadeverk, innbrudd og uautorisert tilgang. (2) Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om lokaler hvor det oppbevares ikke-digitale arkiver.

Paragrafen viderefører arkivforskrifta § 7 i lovs form. Teknologien for bevaring av arkiver på ikke-digitale informasjonsbærere er kjent og velprøvd. Utvalget har derfor videreført gjeldende rett som fastslår plikt til å oppbevare arkivene slik at de er vernet mot skadelig påvirkning fra omgivelsene, skadeverk osv. Fordi reglene er viktige for å sikre disse arkivene, men også kostnadskrevende, mener utvalget at reglene bør framgå av lov. Plikt til å gjøre tilgjengelig § 32. (1) Langtidsbevarte arkiver registreres i en felles, allment tilgjengelig og nettbasert katalog forvaltet av Nasjonalarkivet. (2) Arkiver som langtidsbevares hos Nasjonalarkivet og andre arkivinstitusjoner skal så langt det ikke bryter med lov og andres rettigheter, være tilgjengelige for forskning, kulturvirksomhet, lokalhistorisk arbeid, næringsutvikling, for å dokumentere rettigheter og annen bruk i tråd med § 1. Det samme gjelder arkiver som langtidsbevares hos kommuner og fylkeskommuner. (3) Ikke-digitale arkiver skal så langt det ikke bryter med lov og andres rettigheter, være tilgjengelige hos en arkivinstitusjon eller i annet hensiktsmessig lokale. (4) Brukere av arkiver skal kunne få hjelp og veiledning. (5) Nasjonalarkivet veileder offentlige virksomheter om å gjøre arkiver tilgjengelig. (6) Nasjonalarkivet og offentlig eide arkivinstitusjoner kan kreve gebyr når de på forespørsel utfører særlig omfattende arbeid med å finne fram overført dokumentasjon. Kongen fastsetter vilkår og satser.

Paragrafen er ny og er omtalt i kapittel 20, men viderefører et ansvar arkivinstitusjoner har fra før.