(1) Dokumentasjon som offentlige virksomheter har skapt eller besitter, skal være tilgjengelig for allmennheten såframt dette ikke strider mot lov, taushetsplikt eller andre begrensninger i eller i medhold av lov. Ikke-digital dokumentasjon gjøres tilgjengelig på den måten virksomheten finner forsvarlig. (2) Det kan ikke erverves privat eiendomsrett til dokumentasjon som skapes i eller av virksomheter som er omfattet av § 2 bokstav a og b.

Tilgjengelighet er generelt omtalt i kapittel 20. Bestemmelsen er i hovedsak en videreføring av gjeldende rett. gjelder tilgjengelighet mens virksomheten har dokumentasjonen hos seg. Første setning Første ledd er ny. Den knesetter en plikt for virksomheter til å ha sin dokumentasjon tilgjengelig for allmennheten slik at målsettingene i loven § 1 kan nås. For at private virksomheter ikke skal pålegges en slik plikt i produksjonsfasen, er bestemmelsen avgrenset til å gjelde offentlige virksomheter. Første ledd begrenser ikke rettigheter etter offentleglova. Lovutkastet § 32 gjelder tilsvarende for arkivinstitusjoner som langtidsbevarer arkiver. Reglene kan ses som utslag av en ambisjon om deling av data. Tilgjengeliggjøringen avgrenses av begrensninger som følger av lov, taushetsplikt eller andres rettigheter. Rettsforholdet mellom opphavsmannen og den som oppsøker dokumentasjon hos det offentlige, er ikke regulert i loven. Første setning målbærer et prinsipp om allmennhetens bruk i nåtid av forvaltningens dokumentasjon, men innebærer ikke plikt til å gjøre bestemte mengder dokumentasjon tilgjengelig. Bestemmelsen innebærer ikke konkrete handleplikter, men må leses som en ambisjon om at offentlig forvaltning ikke nøyer seg med kun å gjøre dokumentasjon tilgjengelig på forespørsel eller i ikke-digital form (som må oppsøkes på kontorstedet). Ikke-digitalt materiale må gjøres tilgjengelig på måter som er forsvarlige og som ikke skader det. viderefører bestemmelsen i gjeldende arkivlov § 21 første ledd, men går direkte ut på å Annet ledd avskjære privat eiendomsrett. Det åpnes ikke for unntak fra dette. Utgangspunktet er at kommuner og fylkeskommuner beholder eiendomsretten til dokumentasjon de overfører til et interkommunalt arkivsamarbeid (arkivinstitusjon). Leddet forbyr ikke at eiendomsrett til kommunale eller statlige arkiver overføres til andre offentlige arkivinstitusjoner. Forbud mot sletting § 18. (1) Dokumentasjon omfattet av kapittel II kan bare slettes med hjemmel i denne loven eller forskrift gitt med hjemmel i loven eller når plikt til å slette følger av annen lov eller forskrift. (2) Virksomheten skal dokumentere hva som er slettet, det rettslige grunnlaget for slettingen og sammenhengen den slettede dokumentasjonen ble brukt i. (3) Kongen gir forskrift om sletting. Når særlige grunner foreligger, kan Kongen gi særskilt tillatelse til sletting, retting og supplering.

Sletting er omtalt i kapittel 19. viderefører forbudet mot sletting i gjeldende arkivlov § 9 bokstav c. Forbudet mot Første ledd sletting innebærer at dokumentasjon omfattet av loven kapittel II (som virksomheten har plikt til å sørge for å ha) bare kan slettes hvis det finnes positiv hjemmel. Sletting er med andre ord regelstyrt. Dette er samme grunnleggende lovteknikk som i arkivlova, med unntak av at dokumentasjonspliktene i loven kapittel II er langt mer presise enn gjeldende arkivlov § 6. En fortolkning av dokumentasjonspliktene i loven kapittel II kan imidlertid innebære mindre bevaringsomfang enn arkivlova § 6. Dokumentasjonspliktene i loven kapittel II er relativt presise og formålsorientert. De kan neppe tolkes slik at virksomheten har plikt til å bevare dokumentasjon uten betydning. Lovutkastet rommer derfor ingen regel om såkalt arkivbegrensning, jf. arkivforskrifta § 14.