grunn til å langtidsbevare også dokumentasjon fra prosesser som i dag i liten grad blir langtidsbevart, for eksempel rutinemessig saksbehandling. Selv om informasjonsveksten fortsetter å akselerere, kan reduserte kostnader til digital lagringsplass i framtiden i en viss grad komme til å veie opp for dette. Det er imidlertid ikke bare rene lagringskostnader som utgjør totalkostnadene ved langtidsbevaring. Det er store utgifter knyttet til uttrekk, testing og konvertering av digitale arkiver med dagens regime og metodikk for langtidsbevaring, se kapittel 21. Dette har vært et argument mot å bevare mer enn i dag, men resonnementet tar utgangspunkt i kostnadene ved dagens prosesser for uttrekk, mottak, testing, beskrivelse, ordning og tilrettelegging for bruk. Det er ikke usannsynlig at disse kostnadene i framtiden vil kunne reduseres ved automatisering av arkivprosesser og bruk av ny teknologi. Med systeminnebygde løsninger for arkiv kan det godt være at marginalkostnaden ved å ta vare på større informasjonsmengder ikke vil være så stor, se kapittel 17. Ny teknologi vil kunne gjøre opprettholdelse av autentisitet og proveniens over tid mindre arbeidskrevende. Nye typer søketeknologi vil kunne få stor betydning for tilgjengeliggjøringen av arkiver. Ny teknologi gir også nye muligheter for , for eksempel slik at dokumentasjon rekonstruksjon og spesifikasjoner av fagsystemer som er angitt på tilstrekkelig detaljert nivå, kan gi grunnlag for framtidig rekonstruksjon av systemet. Dette kan være et argument for å bevare dokumentasjon fra flere arbeidsprosesser og saksområder enn det som er tilfellet i dag. Det gjør også at det trolig ikke vil være nødvendig å bevare alle sluttproduktene fra automatiserte prosesser, slik praksis i stor grad er i dag ved for eksempel å lagre vedtakene som PDF-er i egne baser, men at det kan være tilstrekkelig å bevare datakilder og rettslige behandlingsregler. Det har imidlertid ikke vært mulig å gå dypt inn denne problematikken innenfor rammene av utvalgsarbeidet. Så langt utvalget kjenner til, er denne problemstillingen i liten grad behandlet i norsk eller internasjonal litteratur. Utvalget anbefaler derfor at dette utredes nærmere gjennom en særskilt utredning, se kapittel 23. Utvalget mener at informasjonsveksten ikke bør føre til et lavere nivå for langtidsbevaring såframt arbeidsprosessene i større grad tilpasses langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av digitale «massearkiver», på samme måte som vekst i papirarkivene i forrige århundre førte til endring av daværende arkivprosesser. Endringstakten i digitaliseringen og den teknologiske utviklingen tilsier imidlertid at også arkivprosessene må endres hyppigere og raskere enn tidligere.

#### 19.4.2 Behov for generelt slettingsforbud i loven?

Vesentlige prosesser i samfunnet skal dokumenteres, jf. lovutkastet § 1, og dokumentasjonen bevares på en måte som gir tillit til dokumentasjonen og gjør at den både kan brukes til å dokumentere opprinnelig formål og til nye formål. Som beskrevet ovenfor kan offentlig dokumentasjon ha stor nytteverdi etter at virksomhetens eget dokumentasjonsbehov er opphørt. Det er derfor viktig at offentlig dokumentasjon ikke slettes uten at det er tatt stilling til hvor lenge en anser at samfunnet vil ha behov for dokumentasjonen. Et generelt sletteforbud vil være med på å hindre vilkårlig sletting av offentlig dokumentasjon. Kassasjonsforbudet i dagens lov har vært et viktig virkemiddel for å sikre langtidsbevaring av ikke-digitale arkiver. Samtidig er det viktig at virksomhetene får et handlingsrom til å fortløpende redusere og komprimere egen dokumentasjon. En kontrollert og akseptert reduksjon av informasjon vil være både nødvendig og akseptabelt i en digital forvaltning. Det er imidlertid viktig at dokumentasjonsverdien ikke reduseres vesentlig.