For langtidsbevaring mener utvalget det kan være hensiktsmessig å gi større frihet i utformingen av løsninger, men at det stilles tre typer krav:

- - funksjonelle krav som ivaretar at dokumentasjon forblir til å stole på i systemets levetid, det vil si vern mot endring, krav loggføring, tilgangskontroll mv.
- - krav om nødvendige designbeskrivelser om bruk av løsningen og datastruktur for løsningen og
- - mulighet for å foreta arkivuttrekk fra IKT-løsninger uten at dokumentasjonen mister sin verdi.

Dette vil muliggjøre at dokumentasjon opprettholder sin verdi i lang tid, selv etter at løsningen den ble produsert i ikke eksisterer lenger. Utvalget legger også til grunn at det for større offentlige virksomheter ikke vil innebære vesentlige ekstrakostnader at de må oppbevare kopier av sine «designbeskrivelser», det vil si for egenutviklede systemer. Dette er en oppgave de uansett må gjøre for å kunne vedlikeholde og videreutvikle sine systemer. Ved at det løpende overføres oppdatert designdokumentasjon til Nasjonalarkivet eller kommunal arkivinstitusjon, kan det bidra til å ivareta muligheten til å gjenskape helhetlig og samlet dokumentasjon på ulike hendelser og beslutninger fra overførte arkivuttrekk. For små og mellomstore offentlige etater vil situasjonen være en annen. De kjøper gjerne ferdige løsninger og har normalt ikke tilgang til datamodell eller internstrukturen i applikasjonene de kjøper. Dette er et stort problem allerede i dag: Arkivverket anslår at det er om lag 12 000 databaser i offentlig sektor som skulle vært overført til langtidsbevaring, alternativt er det stor fare for at dokumentasjon fra disse systemene går tapt. En utfordring i dagens situasjon er at det i liten grad finnes god designdokumentasjon i virksomhetene som bruker den. Noen leverandører har opphørt å eksistere og for løsninger som er i drift, anser virksomheten datamodell for løsningen som en forretningshemmelighet. Selv om det er mulig å få skapt arkivuttrekk av disse databasene, er det ikke gitt at de data som kommer med i arkivuttrekket, er tilstrekkelig beskrevet til å kunne gi mening. Det bør derfor vurderes å innføre en mekanisme som sikrer at offentlig sektor har tilstrekkelige designbeskrivelser for IKT-løsninger som produserer dokumentasjon som skal overføres til langtidsbevaring. Dette kan løses på ulike måter. En måte kan være at alle virksomheter skal stille krav om at beskrivelse av datamodell for aktuelle løsninger skal følge med som del av overleveringen eller installasjonen når de anskaffer løsninger. En annen måte kan være at en beskrivelse av datamodell for løsninger som installeres i offentlig sektor, skal overleveres til Nasjonalarkivet eller kommunal arkivinstitusjon. Det siste er løsningen i lovutkastet § 9 tredje ledd. En overlevering til Nasjonalarkivet og kommunal arkivinstitusjon kan sammenlignes med dagens praksis for bygg og infrastruktur. Der stilles det krav om at konstruksjonstegninger for bygninger og fysisk infrastruktur skal rapporteres inn til myndighetene når konstruksjonen er på plass, inkludert innrapportering av endringer. For å i etterkant kunne forstå og gi mening til digitale strukturer, er beskrivelser av hvordan de er designet og brukt, en nødvendig forutsetning. Samtidig vil slik informasjon kunne ha opphavsrettslige begrensninger, være forretningshemmeligheter og utgjøre et informasjons-sikkerhetsproblem om den kommer på avveie i produksjonsperioden. Det vil derfor være viktig at beskrivelsene skal skjermes fra bruk så lenge en løsning er i drift. En regulering med krav om overføring av designdokumenter til Nasjonalarkivet kan potensielt avbøte noe av utfordringene med dagens Noark-standard. En viktig grunnstein for Noark standarden er at dokumentasjon skal overføres til langtidsbevaring på et standardisert format. Et argument for Noark var at når all dokumentasjon følger samme datamodell på tvers av virksomheter, er det enkelt for ettertiden å forvalte og finne dokumentasjon. Imidlertid er