Bestemmelsen om arkivbegrensning bidrar også til å opprettholde en forestilling om at arkivet er et sted eller system som dokumentasjonen overføres til. Dette bryter med tanken om innebygd arkivering, hvor funksjonalitet for å ivareta langtidsbevaring og arkivfaglige prinsipper som autentisitet, proveniens og integritet bygges inn i løsningene. Framtidig bruk av arkivene avhenger ikke bare av at informasjonen er langtidsbevart, men av at den er lagret i en form som gjør at den kan brukes til mange ulike formål. Dagens regelverk og metodikk ble utarbeidet med tanke på papirarkiv og første generasjons digitale arkiv. Det er i liten grad tilpasset dagens komplekse digitale forvaltningsstruktur. Bevaringsutvalget anbefalte at dokumentasjonen til virksomheter innen hver sektor, for eksempel helse, undervisning, kultur, burde vurderes i sammenheng, og at Arkivverket burde ha en koordinerende rolle. Dette er bare delvis blitt fulgt opp i ettertid. Sletting reguleres flere steder. Tillatelse til sletting gis ikke bare i arkivlova, men også gjennom slettingskrav i særlovgivningen. Mange av slettingskravene i særlovgivningen er kommet til etter at arkivlova trådte i kraft. Arkivlova § 9 c fastsetter at arkivlovas kassasjonsforbud går foran kassasjonsbestemmelser i andre lover. Dette har likevel ikke vært til hinder for at krav om sletting er blitt innført i mange særlover. Det finnes ikke i dag en samlet oversikt eller sektorvise oversikter over slettingsbestemmelser. Forbud mot sletting er ikke tilstrekkelig for å hindre dokumentasjonstap. Digital dokumentasjon kan gå tapt som følge av manglende vedlikehold og mangel på kontroll. Dagens kassasjonsbestemmelse er ikke innrettet mot å forebygge vanskjøtsel (mangel på vedlikehold), men mer å sikre seg mot aktiv og bevisst sletting eller destruksjon.

### 19.4Overveielser

#### 19.4.1 Hensiktsmessig med mer bevaring?

Som det har framgått, ble dagens metodikk for vurdering av langtidsbevaring og sletting utviklet med tanke på å håndtere store mengder papirarkiver og i en viss grad førstegenerasjons digitale arkiver. Den er ikke utviklet med tanke på å vurdere den meget store mengden data og informasjon som skapes i forvaltningen i dag. Det vil i mange tilfeller trolig hverken være realistisk ressursmessig eller ønskelig å bevare alle data som genereres fortløpende, for eksempel sensordata som genereres i flere offentlige tjenester, som digital overvåkning i pleie- og omsorgssektoren i 272 kommunene og i trafikkmålinger. Langtidsbevaring av alle data vil kunne oppfattes som «støy». Det er trolig også uønsket av personvernhensyn, selv om andre tiltak som for eksempel pseudonymisering og anonymisering av sensitive opplysninger kan erstatte sletting som virkemiddel for å ivareta personvernhensyn. Personvern og arkiv er nærmere beskrevet i kapittel 10. Samtidig er det forhold som trekker i motsatt retning. Informasjon blir i økende grad betraktet som aktiva. Det er krevende i dag å ta stilling til hva ettertiden vil vurdere som verdifull dokumentasjon, og feilmarginene er store. Med nye bruksområder for offentlig dokumentasjon vil historiske arkiver i framtiden trolig være relevante for langt flere miljøer enn dagens arkivbrukere. Digitale verktøy gjør det mulig å gjøre maskinelle analyser i digitale arkiver og i større grad sammenstille data fra flere kilder. En maskin vil kunne søke seg igjennom og prosessere langt større volum enn det som er mulig for en forsker som gjennomgår arkiver manuelt, og kostnadene vil være lavere. Dette gir