Hjemmel til å slette kan finnes i arkivloven eller forskrift gitt med hjemmel i loven, men også annen lov eller forskrift kan gi plikt til å slette. Personvernforordningen kan være et eksempel. Ikke enhver regel om sletting går foran arkivlovens underliggende bevaringspåbud. Hjemmelen i særlov eller forskrift til særlov må være tydelig og presis. Hvis ikke vil det ikke gjelde en «plikt til å slette». En lov som hjemler en forskrift om «dokumentasjon» eller lignende, vil ikke være tilstrekkelig. Sletting kan innebære helt eller delvis bortfall av informasjonsverdi. Som sletting regnes også informasjonstap, tap av mulighet for sammenstillinger, tap av søkemuligheter og tap av muligheter for å fastslå autentisitet, jf. lovutkastet § 19 annen setning. Forbudet mot sletting innebærer at det vil være ulovlig å fjerne for eksempel søkemulighet eller mulighet til å identifisere enkeltpersoner hvis det ikke er hjemlet. Tap av digitale arkiver trenger ikke være resultat av en aktiv eller forsettlig handling, men heller en typisk konsekvens av manglende vedlikehold, tap av data i forbindelse med konvertering, lagring i formater som har redusert gjenbruksverdi, osv. Også mangelfulle uttrekk vil kunne være ulovlig sletting. Se nærmere lovutkastet § 19 og plikten til vedlikehold. er nytt. Sletting er en endelig og alvorlig handling. Annet ledd pålegger virksomheten å Annet ledd dokumentere hva som er slettet, og sammenhengen dokumentasjonen ble brukt i. Også det rettslige grunnlaget for slettingen skal framgå. Det vil avhenge av dokumentasjonens omfang og art hvor mange opplysninger skal bevares om det som er slettet. hjemler forskrift om sletting. Regler som tillater sletting, klargjør også plikten til å Tredje ledd langtidsbevare dokumentasjon (ikke slette) og kan angi oppbevaringsfrister for dokumentasjon som kan slettes. Se kapittel 23.3 om behovet for nye regler om sletting. Sletting i forbindelse med overføring til langtidsbevaring må ses i sammenheng med plikten til minimering etter lovutkastet § 27. Kongen kan etter annen setning tillate sletting i tilfeller hvor det ellers er forbudt. Vilkåret er særlige grunner. Plikt til vedlikehold § 19. Virksomheter skal vedlikeholde dokumentasjon og hindre utilsiktet informasjonstap ved konvertering til nye formater eller ved annen behandling. Som informasjonstap regnes også redusert mulighet for sammenstilling eller søking i dokumentasjonen eller etterprøving av dokumentasjonens ekthet.

Bestemmelsen er ny, men viderefører et ansvar som arkivinstitusjonene og pliktsubjektene allerede har etter gjeldende arkivlov. Se kapittel 19. pålegger virksomheten å sikre og vedlikeholde dokumentasjonen. Det er opp til Første setning virksomheten selv å finne ut hvordan den best sikrer og vedlikeholder dokumentasjonen, men første setning innebærer et krav om at det skal gjennomføres tiltak. Slike tiltak vil antakelig langt på vei sammenfalle med god informasjonssikkerhet og faglig god dokumentasjonsforvaltning. Pålegget gjelder alle former for behandling av dokumentasjonen. Eksemplene er konvertering til nye formater og systemer. Noe dokumentasjon vil påregnelig gå tapt som en tilsiktet følge av slik behandling. Det er utilsiktede informasjonstap virksomheten skal hindre. Dette innebærer en forventning om at virksomheten skal ha kontroll på prosessen: hva som skal og vil bli borte, og hva som skal og vil bli igjen. presiserer forståelsen. For senere bruk kan det være avgjørende at mulighet for Annen setning sammenstilling, søking og fastsettelse av dokumentasjonens ekthet er i behold. Forbud mot overføring av ikke-digital dokumentasjon til utlandet § 20. (1) Ikke-digital dokumentasjon kan ikke føres ut av landet. Unntatt fra dette er midlertidig utførsel i forbindelse med forvaltningsmessig eller rettslig bruk.