lovens krav. Slike refusjonskrav bør Nasjonalarkivet også kunne fremme overfor kommuner og fylkeskommuner som velger å ta imot tilbudet om å langtidsbevare digital dokumentasjon hos dem.

#### 21.4.6 Konvertering for digital bevaring. Pålegg om digital overføring

Digitalisering med destruksjon av papiroriginalen ble mulig med Noark 4 fra 1999 og har vært 296 normal arbeidsform i offentlige organer fra 2005, såkalt mediekonvertering. Riksarkivarens forskrift kapittel 8 regulerer kvalitetssikring, gjenfinnbarhet, vilkår for destruksjon og forbud mot destruksjon av visse typer dokumentasjon. Dokumenter på ikke-digitale formater fra 1950 eller før skal bevares i original versjon. Det er ikke tillatt å destruere originalformatet hvis dette har særskilt historisk verdi som gjenstand. For øvrig er det stilt krav om at arkiver som skal konverteres og destrueres, må være koblet til elektronisk journal eller tilsvarende register. Det er også stilt krav til selve konverteringsprosessen. Det er arkivfaglig ukontroversielt å digitalisere papirdokumenter som er skapt etter 1990, bevare dokumentet i digital versjon og destruere originalversjonen. Grunnet bruken av syre i framstilling av papir i nyere tid er digitalisering også en måte å bevare slike dokumenter på lang sikt. Digitalisering og påfølgende destruering av originalene er hovedregelen for pasientarkiver som skal overføres til Norsk helsearkiv, som vil bli etablert i 2019 på Tynset som en enhet i Arkivverket. I helsearkivforskriften § 27 er det fastsatt at pasientarkivmateriale som digitaliseres etter overføring til Norsk helsearkiv, normalt skal kasseres. Samfunnsøkonomiske analyser utført av Arkivverket viser at det er mer lønnsomt å 297 massedigitalisere enn å bygge nye fjellhaller for å bevare papirarkiver. Utvalget antar at det samlet sett kan være kostnadseffektivt om loven pålegger statlige virksomheter å digitalisere før overføring, det vil si bare levere digitalt, se lovutkastet § 30 første ledd. Regelen kan ved behov tre i kraft senere enn loven ellers. Det vil for eksempel bli nødvendig å utrede hvordan digitaliseringen kan skje mest mulig effektivt, blant annet påføring av metadata. Kongen bør ha hjemmel til å stille krav til digitaliseringsprosessen. Utvalget antar at digital bevaring kan gi bedre muligheter for å gjøre materialet tilgjengelig og kan være samfunnsøkonomisk lønnsomt. Et så sentralt forhold i arkivsektoren som konvertering av ikke-digitalt materiale for digital overføring bør reguleres i loven, ikke i underliggende regler. Lovutkastet § 29 åpner ikke for større anledning til å konvertere for digital bevaring enn det som følger av arkivforskriften i dag, bare klargjør handlingsrommet.

## 22 Private arkiver

For å gi ettertiden et utfyllende bilde av dagens samfunn og vår tid, er det viktig å bevare arkiver også fra næringsliv, frivillig sektor og privatpersoner. Utvalget foreslår at fylkeskommunene får et lovfestet koordineringsansvar for det regionale arbeidet med private arkiver. Nasjonalarkivet pålegges et tilsvarende koordineringsansvar nasjonalt. Utvalget foreslår videre at private arkiver skal bevares etter arkivfaglige prinsipper, og at de skal registreres i en felles nasjonal katalog forvaltet av Nasjonalarkivet.