vært et virkemiddel for å unngå instruks til arkivmyndigheten om å slette dokumentasjon som er ubehagelig eller ubeleilig for styresmaktene. I dag gjelder det ikke regler som skjermer Arkivverket mot instruksjon eller omgjøring. Det er heller ingen regler som hindrer etatsledelsen fra å delegere myndighet ut i organisasjonen. Utvalget har ikke gått inn i spørsmålet om å skjerme Nasjonalarkivet mot instruksjon og omgjøring. Uhjemlet sletting av dokumentasjon kan derimot være grunnlag for varsling.

#### 13.2.3 Lovens struktur (kapitlene)

Utvalgets lovutkast er bygd opp delvis i samsvar med dokumentasjonsprosessen. Første kapittel gir innledende bestemmelser, og siste kapittel gir regler om ikrafttredelse. Kapitlene II, III og V følger dokumentasjonsprosessen. Kapittel II regulerer hvilken dokumentasjon som skal bevares. Reglene pålegger viktige handleplikter for offentlige organer og andre virksomheter og bør derfor gis i lov. Kapittel III stiller krav til forvaltningen av dokumentasjonen mens den befinner seg hos forvaltningen. Kapittel V gjør rede for overføring til langtidsbevaring. I statlig sektor vil det si overføring til Nasjonalarkivet. Personvernregelverket påvirker arkivsektoren i alle faser av dokumentasjonsprosessen og er omtalt i kapittel IV, mellom reglene om dokumentasjonsforvaltning i forvaltningen i kapittel III og overføringen til langtidsbevaring i kapittel V. Kapitlene VI til VIII gjelder spørsmål som ikke like naturlig plasseres som ledd i dokumentasjonsprosessen. Kapittel VI om private arkiver stiller krav til koordinering av innsamlingsarbeidet. Kapittel VII om Nasjonalarkivet gir enkelte hovedregler om virksomheten der, blant annet forhold det er krav om lovhjemmel for å regulere. Kapittel VIII regulerer klage, tilsyn, sanksjoner og straff. Lovutkastets oppbygning er i tråd med norsk lovgivningstradisjon.

#### 13.2.4 Digitaliseringsvennlig regelverk

Utvalget er oppmerksom på målet om klarere regler som egner seg for automatisering. Dette kan en oppnå med mindre rom for skjønn i rettsanvendelsen. Utvalget har i mye større grad enn gjeldende lov valgt å konkretisere hvilken dokumentasjon som skal bevares. Disse reglene må ses i sammenheng med regler om sletting. Målet er at reglene skal gjøre det mulig for virksomhetene å sette opp IKT-løsninger som automatisk fanger dokumentasjon og gjør det på en slik måte at den kan overføres til langtidsbevaring uten manuelle prosesser. Det er likevel ikke til å unngå at et regelverk som omfatter hele offentlig sektor og litt til, vil måtte inneholde skjønnsmessige regler. Så langt som mulig har utvalget søkt å gi regler med funksjonskrav som gir virksomhetene klarhet om målet, men frihet når det kommer til måten. Dette utelukker ikke at virksomhetene selv utnytter mulighetene for automatisering. Funksjonskrav kan øke behovet for veiledning, hvilket Nasjonalarkivet må være rustet til å gi. Utvalgets lovutkast er med andre ord digitaliseringsvennlig fordi det tar hensyn til digitaliseringsbehovet, men er ikke fullt ut automatiseringsvennlig.

#### 13.2.5 Forholdet mellom lov og forskrift

Det gis presise hjemler for forskrifter i tilknytning til den aktuelle bestemmelsen i loven, ikke en generell forskriftshjemmel. Dette vil kunne føre til at departementet oftere enn til nå vil måtte gå til Stortinget for å utvide eller presisere en forskriftshjemmel. Det er etter utvalgets vurdering ingen vesentlig ulempe at arkivregelverket regelmessig kommer under offentlig debatt som ledd i høring av blant annet presiserte forskriftshjemler.