#### 17.5.2 Hva må til for å få reell endring? Justering eller revolusjon?

Dette er en sammensatt problemstilling. Framtidens standarder må utvikles i samsvar med de teknologiske mulighetene slik at de ikke er til hinder for innovasjon, og de må sikre at dokumentasjon har nødvendig autentisitet, integritet og anvendbarhet over tid. En grundig gjennomgang av virksomhetens behov bør ligge til grunn for anskaffelse av fagsystemer og saksarkivsystemer. Det krever videre at det er en dynamikk på markedssiden slik at leverandører stadig forbedrer eller kommer opp med nye løsninger i tråd med offentlig sektors behov. Intensjonen med Noark 5 var å åpne for nye, innovative løsninger. Noark-standarden ble altså endret, men markedet svarte ikke. Noark 5 ble tolket som en videreføring av Noark 4. At dette ble resultatet, viser at friheten som et mer fleksibelt regelverk gir, ikke nødvendigvis blir benyttet. En er avhengig av at noen har insentiver til å bruke friheten. Utvalget har ikke grunnlag for å vurdere hvordan Arkivverket støttet implementeringen av Noark 5 i markedet, men det er ikke gitt at en videreført standard med større eller omtrent like store frihetsgrader som Noark 5 vil medføre innovasjoner. Utvalget vil ikke tilrå å legge vekk Noark-standarden med begrunnelse å ryste kravstillere og leverandører ut av dvalen. Det kan like fullt være gode grunner til å vurdere endringer, se nærmere nedenfor. I og med at det offentlige bruker digital teknologi i nesten alle funksjoner, gir det ikke mening å oppstille en motsetning mellom dokumentasjonsforvaltning og langtidsbevaring. Forutsetningen for langtidsbevaringen er de premissene som ble lagt før dokumentasjonsforvaltningen tok til; mens systemene ble konfigurert. Forutsetningen for å lykkes med bevaringsoppdraget er å vie dokumentasjonsforvaltningen oppmerksomhet, stille krav og veilede. Det er med andre ord ikke meningsfullt å pålegge bevaring uten å stille krav til hvordan dokumentasjonen blir behandlet.

########## Hvordan sikre tilstrekkelig bestillerkompetanse?

Noark 5 uttrykker meget tydelig at den ikke er grunnlag for å anskaffe saksarkivsystem. Innkjøpere og kravstillere må definere egne behov med bakgrunn i virksomhetsprosessene i egen organisasjon, før de går ut i markedet. Fasit er at innkjøperne i liten grad har gjort den øvelsen, og mange systemer oppleves ikke som brukervennlige. Menon peker på at bestillerkompetansen er for lav. For et fagdirektorat som Arkivverket vil det være en naturlig oppgave å sørge for veiledning til innkjøpere. Veiledningen kan selvfølgelig ikke favorisere bestemte leverandører, men kan peke på vurderinger som bør gjøres før en går ut i markedet og måter dette kan gjøres på. Arkivverket kan også legge til rette for innovative anskaffelser i samarbeid med anskaffelseskompetansen i program for Innovative anskaffelser. NHO, KS, Difi, Innovasjon Norge og Forskningsrådet er programansvarlige og NHO har prosjektlederansvaret gjennom et sekretariat for programmet 225 Innovative anskaffelser. KS har en sentral rolle som kompetansemiljø for kommunal sektor, som til sammen står for en stor del av markedet.

########## Etterlevelse må framstå som nyttig for virksomheten

Kravene til offentlig dokumentasjonsforvaltning har noen særtrekk som springer ut av at offentlig forvaltning skal ivareta noen særlige hensyn, som demokratisk kontroll, folkevalgt styring, forvaltning av fellesskapets verdier. Reguleringen av offentlig dokumentasjonsforvaltning skal altså tjene flere formål. Ett av dem vil være effektivitet når det gjelder overføring til langtidsbevaring. Noark-standarden gir føringer for å ivareta dette og andre hensyn. For at virksomhetene skal investere tilstrekkelig ressurser og oppmerksomhet i anskaffelsesprosessen, slik