Fjerde Kongen hjemmel til å gi utfyllende forskrifter. Det vil kunne være behov for å trekke Fjerde Kongen hjemmel til å gi utfyllende forskrifter. Det vil kunne være behov for å trekke ledd opp noen nærmere, mer konkrete regler for forvaltningen av denne dokumentasjonen, for eksempel i lys av den raske utviklingen i digitale kommunikasjonsplattformer. Ett tema som kan være aktuelt å regulere i forskrift, er dokumentasjon av kalenderoppføringer i Outlook knyttet til møter med eksterne deltakere, hvilket kan bidra til ytterligere åpenhet om prosesser i forvaltningen. Teknologi for automatisert fangst vil ikke nødvendigvis være tilgjengelig ved lovens ikrafttredelse. Derfor gir siste del av leddet hjemmel for å gjøre unntak fra pliktene i tredje ledd til å sørge for at de ansatte har verktøy for å ivareta pliktene etter første og annet ledd på en automatisert måte. Kongen kan ikke gjøre unntak fra kravene i første og annet ledd. Kongens forskriftsfullmakt til å gjøre generelle unntak gjelder i en overgangsperiode eller etter søknad. Unntak fra tredje ledd begrenser ikke pliktene etter første og annet ledd. Plikt til å dokumentere informasjonssystemer, databaser og registre mv. § 9. (1) Når en virksomhet tar i bruk et informasjonssystem som produserer dokumentasjon som senere skal overføres til langtidsbevaring, skal det foreligge tilstrekkelige beskrivelser av systemet, bruksrutiner, datamodell og systemegenskaper som sikrer betryggende forvaltning, drift og vedlikehold. (2) Virksomheter som har behandlingsansvar for eller eier informasjonskilder, databaser, registre mv., skal beskrive a) når database- eller registerløsningen ble etablert, vesentlig endret eller omstrukturert og avviklet b) hvilke typer data som inngår i løsningen, om det er personopplysninger, og hvilke kilder datatypene er hentet fra c) bruksformålet for løsningen d) hvilke kategorier virksomheter eller personer som har tilgang til dataene, og e) hvordan dataene er beskyttet mot urettmessige endringer. (3) Ved overføring til langtidsbevaring i arkivinstitusjon skal beskrivelsene som nevnt i første og annet ledd følge med. Arkivinstitusjonen kan uten hinder av opphavsrett oppbevare systembeskrivelser for å bevare og gjøre tilgjengelig overført dokumentasjon. Kongen kan gi utfyllende forskrift.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14. Se også kapittel 17.5.6. Nesten all dokumentasjonen skapes i dag digitalt. Automatisering av dokumentasjonsforvaltningen vil gjøre det lettere for ansatte og virksomheter å etterleve lovens krav. Hvordan en utformer informasjonssystemene vil være avgjørende for å sikre dokumentasjon og for å kunne ivareta personers og virksomheters rettigheter. Store mengder offentlig informasjon finnes i databaser og registre. Virksomheten pålegges å dokumentere forvaltningen av denne informasjonen, og dens rolle som dokumentasjon. I tillegg til betydningen av å ha oversikt over dokumentasjon som er omfattet av plikter etter loven, vil det ha betydning for virksomhetens eget arbeid med internkontroll, informasjonssikkerhet og personvern. Personvernforordningen artikkel 30 stiller krav om at behandlingsansvarlige fører protokoll over behandlingsaktiviteter som utføres under deres ansvar. Det legges til grunn at virksomhetene finner hensiktsmessige måter å samordne utførelsen av disse pliktene på hvor dokumentasjonen inneholder personopplysninger. gjelder plikt til å beskrive informasjonssystemer som skal produsere dokumentasjon som Første ledd virksomheten senere vil ha plikt til å overføre til langtidsbevaring. Når en virksomhet tar i bruk et slikt system, må den også påse at systemet er beskrevet med bruksrutiner, datamodell og systemegenskaper på et nivå som gjør at virksomheten kan forvalte, drifte og vedlikeholde systemet på betryggende måte. Dokumentasjonspliktene etter denne bestemmelsen vil også gjelde informasjonssystemer for automatisert rettsanvendelse, se § 10. Paragraf 9 gjelder innholdet i systemene, mens § 10 gjelder logikken som styrer innsamling, tolkning og bruk.