forskrift for statlig forvaltning. Utvalget mener det er grunn til å harmonisere reguleringen for statlig og kommunal sektor. Virksomhetsprosesser på tvers av forvaltningsnivåer gjør det nødvendig å se dokumentasjon i statlig og kommunal sektor i sammenheng.

#### 19.4.4 Behov for sentral regulering av når sletting kan skje?

Slettingsbestemmelsen i dagens forskrift angir ikke tidspunkt for sletting. Det gjør heller ikke Arkivverkets vedtak. Vurdering av hvor lenge dokumentasjon skal bevares (oppbevares) før den kan slettes, er i all hovedsak opp til hver enkelt virksomhet. Dette gjelder både kommune og stat. Grunnen har vært en tanke om at det primært er virksomhetens egne dokumentasjonsbehov som slettefristen skal ivareta. Rettighetssamfunnet utfordrer dette. Det har vært en intensjon at slettefristen også skal ivareta dokumentasjonsbehovet for enkeltpersoner og virksomheter som er parter i sakene. Mange virksomhetsprosesser er imidlertid felles for flere virksomheter. Administrative oppgaver som personalforvaltning, økonomi og anskaffelser er felles for hele forvaltningen. Kommuner og fylkeskommuner har de samme lovpålagte oppgavene. Også i staten vil flere virksomheter ha parallelle prosesser, for eksempel ved sykehus og universiteter. Av likebehandlingshensyn og rettssikkerhetshensyn vil det være ønskelig å harmonisere tidspunktene for sletting av dokumentasjon fra like prosesser. Like oppbevaringsfrister medfører også større grad av forutsigbarhet for innbyggere og næringsliv som parter i saksbehandlingsprosesser. Dette taler for mer nasjonal koordinering på dette området. En del rettighetsinformasjon genereres i barndom og ung alder og vil måtte bevares i et livsløpsperspektiv. For å kunne opprettholde dokumentasjonens verdi i en så lang periode vil det være nødvendig å stille de samme tekniske kravene som til dokumentasjon som skal bevares evig. En del av denne informasjonen, for eksempel barnevernssaker, adopsjonssaker og mange eiendomssaker, vil ha historisk eller forskningsmessig interesse etter at rettighetene er utløpt. Dette vil ikke nødvendigvis gjelde alle arkivene. Samtidig ser vi bare begynnelsen på en utvikling der data og informasjon gjennom maskinelle analyser og sammenstillinger kan brukes til nye formål. Dette vil være formål vi ikke nødvendigvis overskuer i dag. Når NAV, Statens pensjonskasse osv. må bevare dokumentasjon av opparbeidelse og utnyttelse av den enkeltes pensjonsrettigheter i personens og eventuelt etterlattes levetid, og dokumentasjonen må håndteres på samme måte som arkiver som skal bevares evig, vil det trolig ikke være vesentlig å ta stilling til om dokumentasjonen skal bevares evig eller ikke, før rettighetene er utløpt. For «livstidsdokumentasjon» kan det derfor være aktuelt å forskyve en del av bevaringsvurderingen og heller foreta en fornyet vurdering etter 100 eller mer, når dokumentasjonen ikke lenger dokumenterer rettigheter. Etter så lang tid vil det trolig også være lettere å vurdere dokumentasjonens verdi for historiske og forskningsmessige formål.

#### 19.4.5 Behov for straffehjemmel ved dokumentasjonstap som følge av manglende vedlikehold?

Arkivlova § 22 gir hjemmel for å straffe brudd på arkivlova med bøter. Det er krav om forsett. Uhjemlet sletting har tradisjonelt vært ansett som det alvorligste bruddet på arkivlova. Arkivverket har erfart at det ikke har vært mulig å avklare hvorvidt den uhjemlede kassasjonen har vært et utslag av forsett. Ofte kan uhjemlet sletting eller destruksjon (kassasjon) av store mengder dokumentasjon like gjerne være et samlet resultat av en rekke uheldig faktorer som det kan være vanskelig å unngå helt:

- - feilvurderinger ved konvertering til nye systemer og formater, systemoppgradering osv.
- - manglende oversikt og kontroll, herunder mangel på oppdaterte og relevante rutiner og prosedyrer eller oppbevaringsfrister