at nye informasjonssystemer etterlever krav i standarder eller forskrifter, må kravene framstå som forståelige og nyttige for virksomheten. Selv om regeletterlevelse er et grunnleggende trekk ved forvaltningens virksomhet, vil hverken ledere eller ansatte i praksis prioritere arbeidet med å etterleve krav som ikke framstår som bidrag til å nå virksomhetens samfunnsmessige mål. Det er derfor nødvendig å gjøre et nøkternt utvalg av krav som skal stilles til offentlige virksomheter, og formidle disse kravene slik at deres betydning blir forstått.

########## Tilsyn og eventuell godkjenningsordning tilpasset reglene som gjelder

Evalueringen tyder på at Arkivverkets godkjenningsordning gir en falsk trygghet for kjøperne om egenskaper i systemet som ikke er gjenstand for godkjenning. Det kan være gode grunner til å vurdere kritisk om en godkjenningsordning bør videreføres. Utvalget vil ikke konkludere på dette punktet fordi det bør ses i sammenheng med hvilke regler som gis, på hvilket nivå og hvilke øvrige virkemidler som bidrar til etterlevelse. Utvalgets lovutkast hjemler en godkjenningsordning med tilstrekkelige rammer til at Nasjonalarkivet kan finne egnede former, vilkår og prosesser.

########## Sammenhengen med digitaliseringspolitikken

Når det meste av den dokumentasjonen det offentlige produserer, er omfattet av arkivlova, og dokumentasjonen i dag stort sett er digital, er det åpenbart at Noark-standarden påvirker digitaliseringen av offentlig sektor. Sakarkivsystemene som saksbehandlere i kommunal og statlig sektor bruker, er definert av krav i Noark-standarden. Utvalgets inntrykk er at Noark-standarden har blitt forvaltet uten institusjonalisert samordning med digitaliseringspolitikken. Kravene til dokumentasjonsforvaltningen i offentlig sektor og kravene langtidsbevaring stiller til produksjonen av offentlig dokumentasjon, ser ikke ut til å prege digitaliseringspolitiske styringsdokumenter. Det var først ved oppnevningen av arkivlovutvalget at det ble gjennomført en evaluering av Noark-standarden, og da innenfor de tids- og budsjettrammer som var satt for utvalgets arbeid. Utvalget stiller derfor spørsmålet om forvaltningen av Noark-standarden har fått ressurser og oppmerksomhet som står i forhold til hvor sentral standarden er som forvaltnings- og digitaliseringspolitisk virkemiddel.

#### 17.5.3 Ingen standard? Regler i lov og forskrift supplert med veiledning?

Det er ingen tvil om at Noark-standarden har hatt en svært viktig funksjon i arkivsektoren og norsk forvaltning. Standarder som bransjenormer er noe annet enn en standard gitt av et direktorat med lovhjemmel til å kreve at den etterleves. Dersom en i dag ikke hadde hatt Noark-standarden, er det ingen selvfølge at det hadde blitt gitt en slik standard nå. Det kan hevdes at det er mer hensiktsmessig å gi normer i forskrift, slik det gjøres blant annet i den temmelig omfattende riksarkivarens forskrift. Ettersom Noark-standarden har vært etablert siden 1984, bør vurderingen av valg av reguleringsmåte baseres på oppdaterte vurderinger av reguleringsbehovet og om en videreutvikling av Noark-standarden kan svare på disse. Utvalget ser at det er behov for en bedre balanse i ansvarsforholdet mellom arkivskaper (kunde), leverandør og arkivmyndigheten, særlig for å legge til rette for innovasjon. Det er videre ikke gitt at innsyn etter offentleglova (journalføring) skal legge like sterke rammer for dokumentasjonsforvaltningen i framtiden som i dag. Fordi en har internasjonale standarder, kan det være like nærliggende å ivareta norske særbehov gjennom regler enn gjennom en egen norsk standard. Regler gitt som funksjonskrav og oppdatert og dekkende veiledning fra Nasjonalarkivet kan legge rammer for lokalt arbeid som skaper like god etterlevelse og måloppnåelse som en pålagt standard.