Da regjeringen fremmet forslaget til den nye offentleglova som ble vedtatt i 2006, viste de til endringen i Grunnloven § 100. Under diskusjonen om lovens formålsbestemmelse ble det anført at prinsippet om dokumentinnsyn er grunngitt i særlig tre hensyn - demokrati, kontroll og 84 rettssikkerhet. Alle disse tre hensynene er tatt inn i offentleglovas formålsbestemmelse, som har følgende ordlyd:

Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.

Arkivlova har således som en del av sitt formål å bygge opp under offentleglovas og Grunnlovens formål gjennom å virke som basis for offentlighet og demokrati. Utvalget mener lovens betydning for offentlighet og demokrati bør framkomme i annet ledd i bokstav a som første delmål.

########## Forsvarlig offentlig virksomhet

Hverken Grunnloven eller offentleglova pålegger offentlige myndigheter noen plikt til å dokumentere sin virksomhet. De forutsetter ganske enkelt at dokumentasjon finnes ved at offentlige organer skaper dokumentasjon som en naturlig og selvsagt del av sin virksomhet. Også arkivlova bygger på en uuttalt forutsetning om at offentlige organer skaper dokumentasjon som danner basis for arkiver. Forvaltningsloven stiller imidlertid enkelte krav om dokumentasjon av offentlig myndighetsutøvelse. Dokumentasjon av offentlig virksomhet er en forutsetning for forsvarlig drift og for offentlighet og kontroll med forvaltningen. Å legge til rette for en hensiktsmessig dokumentasjonsforvaltning i offentlig virksomhet er således også et viktig formål med loven. Det genereres store mengder data og informasjon i offentlig virksomhet i dag. En del av det kommer i form av tradisjonelle dokumenter, men stadig mer gjør det ikke. Mye informasjon oppstår og oppbevares i fagsystemer, databaser og programkode som ikke passer med en naturlig språklig forståelse av ordet dokument. Denne utviklingen gjør det ikke mindre viktig at forvaltningen dokumenterer sin virksomhet og systematiserer og lagrer dokumentasjonen slik at den kan gjøres tilgjengelig i samtid og ettertid - hvis ikke risikerer en tap av historiske kilder for ettertiden. Dessuten risikerer en å miste muligheten for styrking av informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakelsen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten. Dette er arkivenes demokratiske funksjon i sin samtid. Arkiver med høy integritet og allmenn tillit, slik offentlige arkiver forutsettes å ha, kan være en informasjonskilde med stor autoritet og dermed fungere som et korrektiv. Dette vil være en viktig oppgave for samfunnets arkiver framover. Utvalget foreslår at dette perspektivet kommer til uttrykk i annet ledd bokstav b.

########## Dokumentasjon for rettigheter og andre rettskrav

Rettighetssamfunnet bidrar til at borgerne står i stadig tettere samhandling med offentlige myndigheter. Krav til likhet og rettferdighet med rettssikkerhet for den enkelte, knyttet til både tjenester og andre offentlige ytelser og myndighetsutøvelse, gjør det påkrevd med god dokumentasjon. Utviklingen har gått i retning av at en stadig større del av det offentliges arkiver