#### 24.3.3 Felles systemer

Ulike forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter samarbeider i økende grad om oppgaveløsningen. Lovutkastet § 7 åpner for avtaler som klargjør ansvarsforholdene og muliggjør mer effektivt arbeid med dokumentasjon og arkiver. Ved at én virksomhet får ansvaret, unngås dobbeltarbeid, for eksempel at både avsender og mottaker må ta vare på de samme opplysningene. Nasjonalarkivet skal etter lovutkastet § 28 tilby kommuner og fylkeskommuner langtidsbevaring av deres digitale arkiver. Med felles tjenester unngår samfunnet ekstra kostnader til ulike parallelle løsninger. I modellen vil den enkelte virksomhet ha full råderett over sitt eget materiale. Analyser utført av Arkivverket viser at det er potensiale for 210 millioner kroner i årlige besparelser i kommunal sektor ved etablering av en felles infrastruktur for langtidsbevaring av digitale arkiver. Betalingen skal begrenses til selvkost. Det er således ikke aktuelt å gjøre noen omfordeling av ressurser mellom Nasjonalarkivet og inntektssystemet for kommuner og fylkeskommuner.

#### 24.3.4 Utførselsforbudet. Skytjenester

Lovutkastet § 21 åpner for bruk av skytjenester, men setter samtidig vilkår som ivaretar blant annet sikkerhets- og bevaringshensyn. Liberaliseringen vil gi muligheter for effektiviseringsgevinster, både når det gjelder tjenester og pris, men utvalget har ikke regnet på verdien av disse. Kostnadene virksomhetene vil ha med å etterleve vilkårene (kostnadene ved ikke å liberalisere helt), må veies mot verdien av nasjonal sikkerhet, informasjonssikkerhet og beskyttelse mot arkivtap.

#### 24.3.5 Digital overføring til Nasjonalarkivet

Statlig dokumentasjon skal etter lovutkastet § 30 overføres på digitale formater til Nasjonalarkivet. Dette innebærer at statlig forvaltning må digitalisere papirer som ennå ikke er overført. Massedigitalisering er rimeligere enn skanning av mindre mengder papir, men det kreves teknologisk ekspertise å sikre at metadata følger med. Nasjonalarkivet vil måtte ta et ansvar for å veilede statlige virksomheter om hvordan § 30 kan oppfylles på en rimelig måte. Kostnadene vil måtte bæres av virksomhetene. Gevinsten hos Nasjonalarkivet vil være at det ikke må bygges nye fjellhaller. Disse hallene er ikke finansiert og kan dermed ikke trekkes fra bevilgningen til Nasjonalarkivet. Samfunnsøkonomiske analyser utført av Arkivverket viser imidlertid at det er mer lønnsomt å massedigitalisere papirarkiver enn å bygge nye fjellhaller for å bevare dem der. For samfunnet fører massedigitalisering til at arkivene blir tilgjengelige på et helt annet nivå, fordi de kan publiseres på Internett. Utvalget har ikke beregnet kostnadene for statlige virksomheter ved å massedigitalisere.

#### 24.3.6 Sammenhengen med andre interne prosesser

Pålegget om en dokumentasjonsstrategi i lovutkastet § 6 gir virksomhetene mulighet til å se dokumentasjonsforvaltningen i sammenheng med internkontroll, informasjonssikkerhet og etterlevelsen av personvernforordningen. At alt ses i sammenheng, kan gi bedre etterlevelse av alle regelverkene og effektivisere interne prosesser. Lovutkastet § 15 gir virksomhetene anledning til å velge hvordan overlappende dokumentasjonsplikter skal etterleves. Behandlingsprotokoller og annet som er utarbeidet etter krav i personvernforordningen, kan delvis tjene som dokumentasjon etter arkivloven.