### 17.5Overveielser

#### 17.5.1 Hvilke mål skal standardiseringen nå?

Hvordan det best gis reguleringer eller standardisering som sikrer en kostnadseffektiv dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor, er en sammensatt problemstilling med flere sider og hensyn. Utvalget redegjør her for ulike modeller og løsningsskisser som har vært diskutert, men mener det er behov for mer kunnskap framover. Utvalget mener det er minst fem forhold som er viktige å ta inn i en diskusjon om videreføring av Noark og hva som er hensiktsmessig med tanke på standardisering.

########## Mange mål samtidig?

Noark skal bidra til å nå mange mål samtidig. Generelt er det nok slik at jo flere mål en skal oppnå samtidig, desto dårligere blir samlet måloppnåelse. Videreutvikling av regelverk og standard i arkivsektoren må ta utgangspunkt i eksisterende teknologi og de samfunnsmessige målene som oppstilles for virksomheten, jf. § 1.

########## Betryggende digital dokumentasjonsforvaltning

En standard kan bidra til at dokumentasjonsforvaltningen (hos arkivskaper) skaper dokumentasjon som er pålitelig og anvendelig. Det er nødvendig å stille generelle krav til dokumentasjonsforvaltning på et overordnet nivå, ikke bare krav til uttrekksformat.

########## Effektiv overføring til langtidsbevaring

Alle virksomheter som produserer dokumentasjon omfattet av loven må, før eller siden overføre større eller mindre mengder til langtidsbevaring. Krav som må stilles for å legge til rette for effektiv overføring til langtidsbevaring, bør stilles i forskrift. I en forskrift kan det også stilles krav som ivaretar hensynene til pålitelighet, autentisitet, integritet og anvendelighet, eventuelt funksjonskrav som pliktsubjektene selv kan operasjonalisere.

########## Krav til metadata for å skape innsyn

Eksporten av informasjon og metadata fra sakarkivsystemer til OEP og eInnsyn har vært en av Noark-standardens største suksesser. Utvalgets vurdering er at hensynet til innsyn ikke bør påvirke dokumentasjonsforvaltningen dersom det fører til tap av dokumentasjon, se kapittel 16. Eventuelle krav til dokumentasjonen (metadata) for å legge til rette for etterlevelse av offentleglova bør hjemles og følge av andre regler enn arkivloven. I påvente av ny regulering av innsyn i det offentliges dokumentasjon, vil det være behov for å videreføre forskriftshjemmel og også hjemmel til å utforme en standard. Nye regler kan øke innsynet ved å sørge for en praktisk kobling mellom dokumentasjon fra fagsystemer og løsninger for innsynsforespørsler.

########## Verdien av felles metadata under langtidsbevaring?

Ifølge Arkivverket tar det to minutter å gjøre en avlevert Noark-base tilgjengelig for å gjenfinne enkeltsaker eller gi forskerinnsyn fordi alle har samme struktur. Ved søk i basen vil det heller ikke være behov for å tolke hvilke felt som har relevant informasjon, i og med at strukturen er kjent. Maskinlæring og kunstig intelligens vil framover kunne bidra til å skape både bedre forståelse av og oversikt over innholdet i arkivene. Framover kan det derimot bli viktigere å ha metadata om digitalt opphav (proveniens) som sørger for autentisitet, integritet og anvendbarhet, og tilsvarende mindre viktig å ha metadata for struktur og gjenfinning, slik Noark-standarden legger vekt på i dag.