forholdet til offentleglova før bestemmelsen tar til å gjelde. Det må være full klarhet om hvilke regler som skal gjelde for offentlighetens rett til innsyn. Utvalgets forslag er begrunnet i arkivfaglige hensyn. Innsyn i dokumentasjonen er i utgangspunktet et annet spørsmål, som må løses med utgangspunkt i offentleglova. Det er viktig at en ordning som her skissert ikke fører til en «nedkjølingseffekt» og at kommunikasjon flyttes ut i andre kanaler som er dårligere egnet til å dokumentere. Det forutsettes at det må legges til rette for at fangst av lederes virksomhetsrelaterte kommunikasjon skal skje gjennom automatiserte løsninger. Plikt til å legge til rette for automatiserte løsninger følger av lovutkastet § 8 tredje ledd.

#### 15.3.4 Maskinelle søk i alle ansattes e-post

Blant annet i Samdok-prosjektet, referert til ovenfor, ble det foreslått at automatiserte/ maskinelle søk i arbeidstakers e-postkasse kunne brukes for å identifisere e-post og vedlegg som kanskje burde vært arkivert. En kunne tenke seg at søkene genererer en liste med e-poster som arbeidstaker selv tar stilling til ved for eksempel å klassifisere i tre kategorier: arkiveres, uvesentlig, privat. Etter gjeldende rett regnes det som innsyn selv om ikke et menneske som ser e-posten, jf. personvernforordningen artikkel 2 om «helt eller delvis automatisert behandling av personopplysninger». I stedet for maskinelle søk i e-postkassen kan det installeres programvare som gjennomgår e-post idet den går ut eller inn, og foreslår hvilken sak den skal knyttes til. Slik programvare antas ikke å være forbudt fordi arbeidsgiver ikke får noe innsyn; det er den ansatte selv om tar beslutningen om eventuelt å knytte e-posten til en sak. Dersom slik automatisering tas i bruk i offentlig sektor, kan arkivfangsten bedres. Samtidig vil informasjonsmengden på sakene øke med tilsvarende behov for gode søkefunksjoner for å kunne ha oversikt. Utvalget foreslår i lovutkastet § 8 tredje ledd at arbeidsgiver skal gi ansatte tilgang til verktøy for å ivareta plikten til å dokumentere ekstern kommunikasjon på en automatisert måte. Kongen kan gi utfyllende forskrift.

## 16 Forholdet til offentleglova

Offentleglova gir rett til innsyn i journaler og lignende register, og viser til arkivlova med forskrifter for regulering av hva som er journalpliktig. Dette gir en binding mellom arkivlova og offentleglova som antakelig svekker måloppnåelsen i arkivsektoren og har uheldige konsekvenser for adgangen til innsyn. Den sterke oppmerksomheten om retten til innsyn i «postjournal» fører til at resterende deler av forvaltningens kommunikasjon og dokumentasjonsproduksjon får tilsvarende liten oppmerksomhet. Spørsmålet om hva offentleglova skal sikre allmennheten rett til innsyn i, hører inn under Justis- og beredskapsdepartementet. Utvalgets anliggende er først og fremst å avklare om, og hvordan, arkivlova bør regulere krav til registrering av dokumentasjon. Utvalget foreslår å gå bort fra begrepet journalføring. Det har utspilt sin rolle.

### 16.1Mandatet

Mandatet ber utvalget «vurdere om dagens regulering av journalføringsplikten er hensiktsmessig. Dette gjelder både innholdet i reguleringen og virkeområdet». Innsynsretten etter offentleglova baserer seg i stor grad på journalføringsplikten slik den er regulert i arkivforskriften. Utvalget må derfor også forholde seg til offentleglovas regler for å svare på mandatet.