Regelverket er basert på at det oppstår et behov, som regel hendelsesstyrt, for eksempel behovet for barnehageplass. Ved å henvende seg til forvaltningen medfører denne hendelsen at forvaltningen samler inn informasjon relatert til denne hendelsen, som regel ved at den som tar kontakt, må fylle ut et skjema eller legge ved utfyllende informasjon. Eksempel på slik informasjon kan være hvilken barnehage det ønskes plass i, og eventuelle lønnsopplysninger fra Skatteetaten for å få redusert barnehagesats eller forskjellige spesialbehov identifisert av helsevesenet. Forvaltningsorganet, i dette eksemplet en kommune, behandler informasjonen i henhold til fastsatte prosedyrer basert på politiske føringer og juridiske rettigheter. Konklusjonen blir formidlet til mottaker i form av et vedtak, gjerne formidlet som et brev. Basert på en slik grunnprosess samspiller arkivlova med forvaltningsloven og offentleglova for å regulere hvordan forvaltningen skal gå fram i denne typen saker. Tanken er at arkiver i stor grad blir skapt ved at en tar vare på vedtak, søknader og eventuelt andre dokumenter som organet har mottatt eller utarbeidet i prosessen. I et slikt forløp vil sakens dokumenter ideelt sett inneholde nødvendig prosess- og kontekstinformasjon, som hvilken informasjon som er innhentet, når, hvem som har vært saksbehandler, og hvilke vurderinger som er lagt til grunn for vedtaket, osv. Denne enkle grunnprosessen blir nå utfordret gjennom digitalisering og digital transformasjon (det å tenke nytt med de muligheter som digitalisering gir). I dagens digitale virkelighet er bildet blitt mye mer nyansert, se figur 14.2.

########## [:figur:figX-X.jpg]

Figur transformasjon Figur transformasjon 14.2 Hendelsen og informasjonsinnsamlingen er i større grad basert på «data i kontekst» (informasjon). Det er fortsatt et stykke igjen til forvaltningen kan legge alle skjemaer bak seg, men med fokusområder som «deling av data», «datadreven forvaltning» og «kun én gang» endres måten forvaltningen håndterer sine data på, og innbyggeren sitter ikke lenger og venter på å bli 141 kontaktet. Behandlingen av informasjonen er også endret. Teknologen gjør det enklere å optimalisere måten vi leverer tjenester på. Barnehageplass kan for eksempel tildeles automatisk med utgangspunkt i rettigheter forvaltningen vet innbyggeren har. Forvaltningen kan predikere framtidige behov (framsyn) og effektivisere ved å benytte seg av delvis eller helt automatiserte løsninger. OECD 142 peker på dette som den store utfordringen som den norske forvaltningen må håndtere. Det ligger store innsparingsmuligheter om forvaltningen utnytter potensialet i informasjonen som den innehar, spesielt ved digital samhandling over sektorgrenser. Måten tjenestene leveres på, er også i endring. Offentlige virksomheter samarbeider i økende grad med andre offentlige virksomheter, frivillig sektor og privat sektor for å få levert tjenester på en så ressurseffektiv måte som mulig. Digitaliseringen skjer i et veldig stort tempo. Dette gjør at avstanden mellom det som er tankesettet bak dagens regulering, og potensialet i å utnytte digital transformasjon bare øker. I punktene under drøftes noen særlige problemstillinger som har oppstått i grenseflaten mellom digitalisering og arkiv.