Lovutkastet tar konsekvensene av digitaliseringen som har funnet sted og vil finne sted. Det ligger store muligheter for økt samlet effektivitet og høyere måloppnåelse i arkivsektoren ved å ta i bruk ny teknologi, men dette forutsetter investeringer og kompetanse.

### 24.1Konsekvenser for rettsstat, demokrati og tillit

Bevilgningene til arkivsektoren må ses i lys av overordnede samfunnsmål om åpenhet, etterprøvbarhet, rettsstat og demokrati. Det er vanskelig å tallfeste den betydning pålitelig dokumentasjon og arkiver har for tillitsnivået i samfunnet og for tilhørende økonomiske effekter av lavere transaksjonskostnader. Det er neppe meningsfullt å beskrive rettsstats- og demokrativerdier som samfunnsøkonomisk lønnsomt eller ikke. Etterprøvbarhet er en sentral forvaltningsverdi. Offentlig ansatte vet at de ikke forvalter myndighet og ressurser på vegne av seg selv. Derfor skal det være mulig å etterprøve det som foregår i offentlig forvaltning. Det skal være mulig for ledere, folkevalgte, revisorer, journalister og allmennheten å finne ut hvorfor ting gikk som de gikk, og vedtakene ble som de ble. Arkivsektoren er infrastruktur for etterprøvbarhet i forvaltningen. For den enkelte innbygger som står overfor en offentlig sektor med store ressurser og omfattende hjemler, gir det trygghet å vite at det som skjer, kan ettergås. Arkivsektoren tar vare på dokumentasjon av både sterk og svak forvaltningsetikk, gyldige og ugyldige vedtak, godt og dårlig skjønn, vilkårlige og rettsriktige vedtak. Det er mer som går riktig for seg enn som går galt. Å kunne vise hva som skjedde når ting gikk galt, er en rettssikkerhetsverdi. Å kunne dokumentere at ting har gått riktig for seg, bygger tillit. For å få det til må en ta vare på dokumentasjon.

### 24.2Konsekvenser for digitaliseringen

#### 24.2.1 Digitalisering koster

Digitaliseringen er villet politikk. Den kommer imidlertid ikke av seg selv eller uten kostnader. Arkivsektoren har vært nødt til å tilpasse seg nye arbeidsmåter i forvaltningen og helt ny teknologi. Uten tilpasning vil sektoren ikke nå sine samfunnsmessige mål. Digitaliseringen og tilpasningen til den er ikke kostnadsfri. Eventuelle effektiviseringsgevinster kan kanskje tas ut gjennom nedbemanning ved bortfall av manuelle prosesser ute i forvaltningen, men samtidig øker mengden dokumentasjon som produseres sammen med den teknologiske kompleksiteten. Det er en lang vei fra digitalisering til innsparing, også i arkivsektoren.

#### 24.2.2 Skjulte kostnader

Saksbehandlere utfører i dag operasjoner i sakarkivsystemene som den interne arkivtjenesten gjorde før. Utvalget har ikke beregnet omfanget av kostnader som er skjøvet fra administrasjon (arkivtjenesten) til fagavdelinger (saksbehandlere), men vil vise til at dagens situasjon ikke fungerer. For lite blir bevart (særlig av e-post), og ansattes tidsbruk og innsats ved full etterlevelse av gjeldende journalføringsplikt er for høy. Hverken skjulte kostnader eller arkivtap innebærer effektivisering. Manglende innovasjon og fornyelse av informasjonssystemene fører til ansatte som produserer mindre effektivt, hvilket innebærer potensielt store, men skjulte, kostnader. Antakelig bør det investeres i nye systemer og stilles høyere krav ved innkjøp. Dette kan øke produktiviteten, men vil kunne koste mer ved anskaffelsen.