########## Flere standarder?

Noark-standarden dekker i dag mange temaer, og det kan vurderes om den bør deles i flere standarder. Det vil for det første avgrense hvilke mål som skal nås, noe som vil være en fordel for forståelsen og implementeringen. For det andre kan de ulike Noark-standardene tilpasses temaet i de mest relevante internasjonale standardene.

#### 17.5.5 Sertifisering

Sertifisering er en vanlig måte å sørge for at en virksomhet følger regler, som framgangsmåter, prosedyrer, sikkerhet o.l. Det innebærer at en godkjent (eller akkreditert) organisasjon inspiserer virksomheten og ser etter at prosedyrer og framgangsmåter er i tråd med sertifiseringsgrunnlaget. Det utstedes et sertifiseringsdokument som bekrefter dette og som ofte har en tidsbegrenset gyldighet fram til et nytt tilsyn må foretas. Det er to kritiske elementer i dette: For det første behøves en akkrediteringsorganisasjon som godkjenner kontrollørene og sier hvilke institusjoner som kan være kontrollører, og som kan utstede sertifikater. I Norge er Norsk akkreditering et eksempel på en slik overordnet organisasjon. For det andre må det foreligge et sertifiseringsgrunnlag. Det kan være en norsk eller internasjonal standard, det kan være regler fastsatt av offentlige myndigheter eller internasjonale organisasjoner, eller det kan være sertifiseringsorganisasjonen selv (slik klasseselskapene gjør i internasjonal shipping). Å være norm- og standardsetter krever en høy grad av fagkunnskap og kompetanse. En kunne tenke seg at arkivinstitusjoner ble underlagt sertifiseringskrav der Arkivverket fastsetter sertifiseringskravene (for eksempel en kombinasjon av ISO-standarder og Arkivverkets egne regler), og der Norsk akkreditering i samarbeid med Arkivverket godkjenner (akkrediterer) private virksomheter som sertifiserer arkivinstitusjoner for en gitt periode. Sertifiseringskrav kan gjelde dokumentasjonsforvaltningen og/eller langtidsbevaringen. En fordel ved en slik løsning er en relativt felles standard for sertifiserte arkivinstitusjoner enten de er offentlige eller private. Minstekravene til et arkiv er eksplisitte og kontrollerbare, og likebehandling er dermed sikret. Arkivverket ville også få en enklere og mer oversiktlig rolle som standardsetter og veileder, men ikke som kontrollør. Ulempen er selvfølgelig at kostnadene flyttes til den enkelte arkivinstitusjon.

#### 17.5.6 Regulering av designfasen. Innebygd arkivering

########## Innebygd arkivering - en ambisjon eller en konkret teknologi?

Uttrykket innebygd arkivering («archiving by design») refererer til en tenkning om at mål for håndteringen av data kan oppnås gjennom innstillinger i systemene forvaltningen bruker. Dersom produksjonssystemet kan ivareta kravene om integritet, pålitelighet, konfidensialitet og anvendbarhet, er det innholdet i fagsystemet som overføres til langtidsbevaring. Løsningen må være at arkivering ikke er noe en gjør, men noe som skjer fordi en utfører oppgavene på korrekt 226 måte. I Nederland blir innebygd arkivering forstått slik:

Archiving by design means designing information systems to support the work process in such a way that the long-term accessibility of that information is taken into account from the outset. This integrated approach to archiving helps to bridge the gap that often exists between the work process and the archiving process.