Første departementene plikt, som overordnet forvaltningsmyndighet for sektorene, Første departementene plikt, som overordnet forvaltningsmyndighet for sektorene, setning til å holde oversikt over eget regelverk. Det offentlige stiller en rekke dokumentasjonskrav til både private og offentlige virksomheter. Hvert departement skal føre fortegnelse over lovbestemte dokumentasjons- og bevaringsplikter mv. innen departementets ansvarsområde. Oversikten skal inneholde plikter og krav til både offentlige og private og også omfatte denne typen regler vedtatt av underliggende etater. Bestemmelsen er for det første tenkt som en hjelp til brukergrupper som via departementenes oversikt kan orientere seg om dokumentasjonsplikter. For det andre vil det muligens kunne virke disiplinerende på innføring av nye spesialreguleringer med dokumentasjonsplikter. stiller krav om at fortegnelsen er tilgjengelig på departementets nettsider, det vil si på Annet setning regjeringen.no. Kravet om «offentlig tilgjengelig» innebærer at det bør være rimelig enkelt for en interessert og kyndig bruker å finne informasjonen. Plikt til å dokumentere ut fra konkret vurdering. Offentlige utvalg § 13. (1) Når det skjer vesentlige hendelser, beslutninger, prosesser og forhold ellers som ikke kommer inn under dokumentasjonspliktene i §§ 7 - 11, skal virksomheten dokumentere disse dersom det åpenbart vil ha interesse for ettertiden, eller dersom det ellers er nødvendig for å ivareta lovens formål. (2) Kongen kan i forskrift gi avvikende regler for offentlige utvalg og lignende som ikke er del av organet de ble oppnevnt av.

Bestemmelsen er ny og er omtalt i kapittel 14. er nødvendig på grunn av lovteknikken i kapittel II hvor bestemmelsene i §§ 7 til 11 Første ledd angir positive dokumentasjonsplikter. Det vil kunne forekomme forhold som ikke er angitt i disse bestemmelsene, men som likevel bør dokumenteres. Virksomheter skal dokumentere vesentlige hendelser, beslutninger, prosesser og forhold som ikke faller inn under de alminnelige dokumentasjonspliktene i §§ 7 til 11, hvis det er åpenbart at det vil ha interesse for ettertiden eller det ellers er nødvendig for å ivareta lovens formål. Det aller meste av den daglige virksomheten vil være dekket av de alminnelige reglene i §§ 7 til 11. Bestemmelsen er tenkt som et unntak for spesielle hendelser og begivenheter som virksomheten vil måtte forstå at det åpenbart vil ha betydning å dokumentere for ettertiden. gir hjemmel til å gi særlige regler for midlertidige utvalg og lignende som ikke skal inngå Annet ledd i organet som har oppnevnt dem, se gjeldende arkivforskrift §§ 1 til 3. Hjemmelen gir myndighet til å fravike lovens regler, blant annet ved å gi enklere regler eller unnta fra bestemte krav. Dokumentasjon etter utvalg bør ikke bli mindre dekkende for arbeidsprosessen enn det som følger av gjeldende rett. Rett til å velge hvordan plikt til å dokumentere skal ivaretas § 14. Dersom plikter etter §§ 7 - 11 overlapper, velger virksomheten hvordan dokumentasjonspliktene skal etterleves. Behandlingsprotokoller og annen dokumentasjon som er utarbeidet i samsvar med personvernforordningen, kan delvis tjene som dokumentasjon etter denne loven.

Paragrafen er ny og er omtalt i kapittel 14. Pliktene i §§ 7 til 11 vil kunne overlappe. Det vesentlige er at forhold dokumenteres, og at virksomheten er i stand til å finne fram til dokumentasjonen. lar det derfor være opp Første setning til virksomhetene å finne ut hvordan dokumentasjonspliktene skal etterleves i slike tilfeller. slår fast at dokumentasjonsplikter etter personvernforordningen samtidig kan Annen setning innebære oppfyllelse av krav etter denne loven.