#### 9.4.4 Organisering

Som en del av dokumentasjonsstrategien bør virksomheten gjøre rede for og beskrive hvordan den har organisert arbeidet med å ivareta dokumentasjonspliktene. Utvalget foreslår at dette tas inn som et krav, se lovutkastet § 6 bokstav b. For virksomheter som bruker private leverandører til å utøve offentlig myndighet eller yte lovpålagte tjenester, bør det være nærliggende at det i denne forbindelse også gjøres rede for hvordan dokumentasjonen som skapes i den sammenheng bevares og arkivloven etterleves. Kompetansen til medarbeiderne i virksomhetens ulike arkivfunksjoner er vesentlig for etterlevelse av loven. Gjeldende arkivlov stiller i dag ikke krav til fagkompetansen i virksomheter omfattet av loven. Derimot stiller for eksempel folkebibliotekloven krav om at både kommuner og fylkeskommuner har fagutdannet biblioteksjef, se lov om folkebibliotek §§ 5 og 7. Utvalget viser til at et kompetansekrav kan være minst like velbegrunnet i arkivloven, men går ikke inn for å innføre særskilte kompetansekrav. En virksomhet vil uansett ha ansvar for å påse at den har den kompetanse som er nødvendig for å løse sine oppgaver. Hvilken kompetanse som vil være påkrevd for å etterleve kravene i lovutkastet, vil variere med virksomhetens art og oppgaver. Det vil etter utvalgets syn være naturlig om virksomheten når den beskriver organiseringen av arbeidet med å ivareta dokumentasjonspliktene, også gjør rede for relevant kompetanse i organisasjonen. Det vises i denne sammenheng til at organisering og kompetanse er forhold som gjerne ses i sammenheng i annet internkontrollarbeid. Relevant kompetanse for å etterleve lovutkastets krav vil for eksempel være arkivfaglig kompetanse, personvernkompetanse og IKT-faglig kompetanse knyttet til systemene dokumentasjonen produseres i.

#### 9.4.5 Langtidsbevaring, minimering og sletting

Arkivloven har et formål inn i framtiden. I dokumentasjonsstrategien skal ledelsen etter § 6 bokstav e gjøre rede for hvordan virksomheten sørger for langtidsbevaring, minimering og sletting, jf. §§ 18, 26 til 28, se også kapittel 19 og 21. Virksomheter med ansvar for langtidsbevaring skal gjøre rede for langtidsbevaringen sin, typisk er dette kommuner og statlige etater med tillatelse til å sitte på dataene sine. For kommuner og fylkeskommuner kan det henvises til det interkommunale arkivsamarbeidet en er del av, og avtalen som er inngått. Kommuner som langtidsbevarer i egenregi, bør redegjøre grundig for hvordan lovens krav blir ivaretatt. Minimering og sletting er del av prosessen mellom løpende drift og langtidsbevaring. Ledelsen skal gjøre rede for hvordan organisasjonen ivaretar disse kravene, det vil si å minimere personopplysninger som ikke skal langtidsbevares, og å slette og bevare dokumentasjon i samsvar med slettingsreglene som gjelder for virksomheten. Det bør gjøres rede for eventuelle interne regler om oppbevaringstid.

#### 9.4.6 Egenvurdering av etterlevelsen

I dokumentasjonsstrategien skal virksomheten vurdere etterlevelsen av loven, se lovutkastet § 6 bokstav g. Prosessen med å utarbeide og ajourføre dokumentasjonsstrategien vil inngå i virksomhetens kontinuerlige utviklings- og forbedringsarbeid. Det vil i arbeidet med dokumentasjonsstrategien måtte erkjennes forhold som kan, bør eller må forbedres. Ved at etterlevelsen skal vurderes, får virksomheten en plikt og en anledning til å sette forbedringsarbeidet på dagsordenen og i en sammenheng. Behandlingen av dokumentasjonsstrategien i øverste organ minst hvert fjerde år kan bidra til at denne delen av virksomheten og internkontrollen får oppmerksomhet.