innholdet ikke blir allment tilgjengelig. Sosiale medier kan være både allment tilgjengelige som nettsider, og helt private på samme måte som brev og e-post. Offentlige nettsider vil i mange tilfeller både inneholde generell og allment tilgjengelig informasjon, for eksempel informasjon om virksomheten, søknadsfrister, og være starten på en søknadsprosess gjennom nettbaserte søknadskjemaer. Den samme søknadsprosessen vil i en virksomhet kunne foregå som en tradisjonell prosess med e-postkommunikasjon og manuell arkivering av korrespondanse, mens prosessen i en annen virksomhet starter som søknad via nettbaserte skjemaer. Dette gjelder for eksempel for mange kommunale oppgaver, der saksmengden (og størrelsen på kommunen) avgjør hvordan det er mest hensiktsmessig å løse oppgaven.

### 14.4Overveielser

#### 14.4.1 Myndighetsutøvelse og tjenesteyting

Arkivlova har så langt primært vært en lov om bevaring og tilgjengeliggjøring av dokumentasjon («arkivdokumenter») som allerede er eller vil bli skapt som følge av forvaltningens myndighetsutøvelse og tjenesteyting og lovbestemte dokumentasjonsplikter. I utkastet til ny lov foreslår utvalget et eget kapittel II om dokumentasjonsplikter. Dokumentasjonspliktene innebærer en plikt til å dokumentere kommunikasjon, avgjørelser, automatisert rettsanvendelse, informasjonssystemer, databaser og registre. Det er også en plikt til å dokumentere etter konkret vurdering. Dette representerer både en konkretisering og utvidelse av dokumentasjonsplikten ved at forvaltningen eksplisitt pålegges å dokumentere bestemte prosesser. Utbredelsen av spesifikke dokumentasjonsplikter i særlovgivningen kan tyde på at den generelle dokumentasjonsplikten etter forvaltningsloven og allmenn forvaltningspraksis (dokumentasjonsforvaltningen) ikke i tilstrekkelig grad sørger for at forvaltningen dokumenterer sin virksomhet. Summen av dokumentasjonspliktene i kapittel II er langt på vei en utdyping av arkivansvaret i § 6 gjeldende lov. Som det er beskrevet overfor, er det pekt på at identifisering av «arkivdokumenter» er en stor utfordring for forvaltningen i dag og blir mer krevende med økt kompleksitet i forvaltningen og økt informasjonsvekst. I realiteten vil arkivplikten egentlig være et spørsmål om hva virksomheten selv har behov for å dokumentere, hva eksterne parter i sakene bør kunne forvente dokumentert, og hva som eventuelt bør dokumenteres av andre samfunnshensyn. Dette er avgjørelser som det ofte er enklere å ta i forbindelse med etablering av virksomhetsprosesser og i samband med anskaffelser og utvikling av nye systemer enn som en fortløpende oppgave som utføres mens dokumentasjonen produseres. Arkivplikten er i gjeldende rett knyttet til om «dokumentet» har enten verdi som dokumentasjon eller har vært gjenstand for saksbehandling. Disse kriteriene har stor betydning for etterlevelsen av loven som helhet. Utvalget mener det er uheldig at denne bestemmelsen er uklar, vanskelig å praktisere og regulert i forskrift. Ved etablering av dokumentasjonspliktene i kapittel II signaliseres det tydelig at forvaltningen har et ansvar for aktivt å ta stilling til dokumentasjon av egne virksomhetsprosesser. Sammen med forbudet om sletting og bestemmelsene om langtidsbevaring utgjør dokumentasjonspliktene kjernen i arkivplikten i utkast til ny lov. Dette vil bidra til at de faktiske arbeidsprosessene i forvaltningen dokumenteres, noe som vil bidra til at det som bevares, gir et mer representativt bilde av forvaltningens virksomhet. Det vil også bidra til rettssikkerhet, etterprøvbarhet osv., i og med at det er de mest sentrale forhold som dokumenteres. I lovutkastet legges det også i større grad enn tidligere opp til at vurderingen av hvilke prosesser som skal