Etter utvalgets vurdering kan det altså være god grunn til å forlate det nedarvede begrepet journal. Det er nødvendig å se dette spørsmålet i sammenheng med hvordan Noark-standarden skal utvikles videre, se kapittel 17. I sitt innspill til utvalget peker Norsk Arkivråd på potensialet for økt innsyn:

En fjerning av journalføringsbegrepet vil også kreve endring i offentleglova og i løsninger som sørger for at innbyggerne får kjennskap til forvaltningens saker. Det er investert mye i løsninger som eInnsyn der metadata (journalførte dokumenter med eventuelle lenker) fra tradisjonelle Noark-systemer overføres til egen innsynsløsning. eInnsyn har imidlertid ennå ikke løsning for mottak av registreringer fra fagsystem, men det er mulig å benytte lignende løsninger eller videreutvikle eksisterende, til å publisere en oversikt over forvaltningens saker og eventuelt tilhørende dokumenter.

En omlegging av «journalen» til søkbare registre og til selvbetjent innsynbehandling vil reise spørsmål om også offentleglova § 28 annet ledd bør endres slik at utgangspunktet ikke lenger er at innsynskravet «må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art». Å gjøre offentlig dokumentasjon direkte tilgjengelig på Internett vil spare ressurser til behandling av innsynskrav, men vil kreve ressurser til å beslutte at dokumentasjonen kan publiseres, og til å legge den ut. På hvilket punkt denne ligningen går opp i netto ressursbesparelse, avhenger av graden av automatisering. Automatisering av praktiske operasjoner krever teknologiske løsninger som igjen ofte vil være avhengige av et regelverk som egner seg for automatisering, blant annet ved at det har få eller svært enkle skjønnstemaer. Robotisering kan gjøre det mulig å generere et utkast til liste over dokumentasjon som må gjennomgås av et menneske før publisering på eInnsyn og kommunal sektors offentlige journaler. Innsynskrav må antakelig behandles av mennesker også i framtiden, men de kan være støttet av informasjonssystemer som tilrår bestemte utfall ut fra gjennomgang av dataene. Dette må ses i sammenheng med personvernforordningen artikkel 22. Det kan være grunn til å ha forventninger til at informasjonssystemer vil kunne bistå forvaltningen med å finne fram til personsensitive opplysninger som tilsier at dokumentasjonen ikke skal gjøres tilgjengelig på Internett eller skal registreres uten visse metadata. Et annet område teknologien kan bistå på, kan være å varsle i situasjoner hvor uavhengig tilgjengeliggjorte data kan sammenstilles på en måte som gjør at personopplysninger kan genereres. Lovutkastet legger opp til at dokumentasjonsfangst skal automatiseres. Et kjernespørsmål blir hvordan forvaltningen kan etterleve dette prinsippet på raskest mulig måte uten å kreve store investeringer. Dette er ikke en utfordring bare i arkivsektoren og bør løses ved å spille på erfaringer fra andre tilsvarende endringsprosesser.

########## Robotisering av oppgaveløsning i dagens installerte programvare

«Robotic Process Automation» (RPA) har vokst fram som en enkel måte å integrere eldre systemer på. RPA erstatter mennesket som bruker av det grafiske brukergrensesnittet med et dataprogram (roboten) med instruksjoner om hvordan den skal utføre repetitive oppgaver, enten i ett dataprogram eller på tvers av flere dataprogrammer. Eksempel på denne typen oppgaver vil typisk være synkronisering av informasjon på tvers av flere dataprogrammer for å sikre at innholdet er likt. Et annet eksempel er å overføre dokumentasjon fra et fagsystem og over til et system for dokumentasjon. Tankegangen og teknologien kommer fra forskjellige løsninger utviklet for å automatisere testing av brukergrensesnitt. Eksempel på bruk er Bergen kommune sin «Digifrid», Utdanningsdirektoratets «Bertil» og UDI sin «ADA».