#### 20.4.10 Betaling for innsyn som krever stor arbeidsinnsats

Innsyn i overført dokumentasjon behandles etter offentleglovas regler og er dermed omfattet av stramme vilkår for å ta betaling, se offentleglova § 8. Kulturdepartementet har fastsatt betalingssatser i medhold av arkivforskriften § 25, som igjen er hjemlet i offentleglovas regler om betaling. Det kan ikke tas betaling for «tida som går med til å behandle innsynskrav, skrive ut eller kopiere dokument og til å sende ut dokument». Samtidig er det klart at det kan tas betaling for «tenester som går ut over innsynsretten etter offentleglova eller anna lovgivning, til dømes avskrifter av arkivmateriale som inneber transkribering eller tolking». Utvalget foreslår at det gis en hjemmel for å ta betaling for framfinning av dokumentasjon i situasjoner hvor dette innebærer særlig omfattende arbeidsinnsats. Slike forskriftsbestemmelser vil kunne gjelde både for kommunale arkiver og for Nasjonalarkivet. Adgangen Kulturdepartementet har til å fastsette betalingssatser etter offentlegforskrifta § 4, foreslås ikke endret og vil komme i tillegg til den foreslåtte bestemmelsen.

## 21 Overføring og langtidsbevaring

Langtidsbevaring innebærer løpende akkumulering av arkiver. Dette gjør at arkivsektoren må ha en mye lengre tidshorisont enn de fleste andre sektorer. Få, om noen, virksomheter opererer med en like lang tidshorisont. Arkivene må forvaltes og vedlikeholdes på måter som sikrer at generasjonene framover kan bruke og ha tillit til den. Sikker langtidsbevaring av digital dokumentasjon er en av arkivsektorens hovedutfordringer. Teknologisk utvikling påvirker lagringsmulighetene og kostnadsbildet. Lovutkastet oppstiller regler om ansvaret for og overordnede krav til langtidsbevaring tilpasset digitale arkiver. At statlige arkiver skal overføres på digitale formater til Nasjonalarkivet, innebærer at Nasjonalarkivet ikke vil motta flere papirarkiver.

### 21.1Mandat

Mandatet løfter fram spørsmålet om bevaring av digital dokumentasjon over tid:

Utvalget skal vurdere omarkivlovens bestemmelser omRiksarkivarens og Arkivverkets ansvar og oppgaver er tidsmessige eller bør presiseres slik at Arkivverkets ansvar blir tydeligere. En slik avklaring bør klart definere ansvaret for digital informasjonsforvaltning og -saksbehandling i offentlige virksomheter og ansvaret for avlevering og bevaring av digitalt arkivmateriale for ettertiden.

Utvalget drøfter tilgjengeliggjøring og innsyn i overført dokumentasjon i kapittel 20.

### 21.2Gjeldende rett

Overføring til langtidsbevaring er regulert i gjeldende arkivlov §§ 10 og 11. Statlig dokumentasjon skal overføres til Arkivverket, som overtar råderetten ved overføring. Kostnadene ved overføring skal dekkes av det overførende organet. Riksarkivaren kan fastsette at statlig dokumentasjon skal overføres til institusjoner utenfor Arkivverket, eller at den skal oppbevares hos det statlige organet selv. Riksarkivaren har etter arkivlova § 11 hjemmel til å kreve kompensasjon for merkostnader dersom dokumentasjonen ikke er håndtert etter gjeldende regelverk, eller ved overføring av dokumentasjon som fortsatt er i aktiv bruk i overførende virksomhet. Kommuner og fylkeskommuner skal ha ordninger for langtidslagring, jf. arkivforskriften § 18 annet ledd, men beholder råderetten selv. Kommunenes og fylkeskommunenes eget ansvar for langtidsbevaring er bare forutsatt i loven. Arkivforskriften § 18 slår fast at alle offentlige organer skal overføre dokumentasjon til arkivinstitusjoner, og pålegger disse å vedlikeholde