Tenkningen ligger til grunn for personvernforordningen artikkel 25 om innebygd personvern og personvern som standardinnstilling. Også informasjonssikkerhet kan være innbygd («Security by design»), se NOU 2018: 14 kapittel 18. Teknologiske valg vil og bør være opp til den enkelte virksomhet. Utvalget mener det er gode grunner til å ha en ambisjon om innebygd arkivering og om et regelverk som åpner for dette. Utvalget vil likevel søke å unngå å bruke innebygd arkivering som et løsenord for arkivsektorens utfordringer; utfordringene må løses hver for seg gjennom ulike typer tiltak som veiledning, prioritering, kunnskapsoppbygging og regler. Spillerommet i Noark 5 har ikke stått i veien for innebygd arkivering, men innebygd arkivering krever et arbeid før informasjonssystemer tas i bruk, som ikke har vært vanlig, og som godkjenningsordningen for Noark ikke legger opp til.

########## Virksomhetene må ha beskrivelser av datamodellen i systemet de bruker

Det er behov for gode strukturer, prosesser og løsninger i forkant av at dokumentasjon blir produsert. Kostnadene ved å skulle rette opp og avdekke i ettertid hva som er gjort og hvordan ulike informasjonselementer henger sammen, er store. Til tider kan det også være umulig. For digital dokumentasjon blir det i designfasen besluttet både organisatoriske strukturer (hvem har myndighet til å gjøre hva, hva løses maskinelt, og hva løses av mennesker) og 227 IKT-løsningsarkitektur. Lovutkastet §§ 9 og 10 legger opp til at virksomhetene må ha gode beskrivelser av hvordan informasjonssystemer løser oppgaver, hvilken informasjon som produseres ved oppgaveløsingen, hvordan informasjonen ivaretas slik at den opprettholder verdi som bevis på at noe er utført, og sammenhengen mellom ulike informasjonselementer. Dette er virksomhetene uansett pålagt å utarbeide i forbindelse med håndtering av personopplysninger. Ved å sette sammen ulike elementer får en et fullgodt bilde av hva som ble gjort, hvorfor det ble gjort og sammenhengen det ble gjort i. I tillegg må det kunne framkomme hvem, eller hvilket system, som gjorde det. I sum vil denne type dokumentasjon tilføre viktig informasjon om konteksten den løpende dokumentasjonen er skapt i. Dermed vil den utgjøre en «digital proveniens», og medføre høyere verdi og kvalitet på den dokumentasjonen vi tar vare på i lang tid som arkiver. Offentlig sektor er sammensatt og variert når det gjelder modenhet og kompetanse på å organisere arbeidsprosesser på måter som utnytter potensialet i teknologi gjennom digital transformasjon. Dette preger hvordan IKT-løsninger anskaffes (sources). Store virksomheter som Skatteetaten og NAV har bygd opp interne miljøer med vekt på arkitektur, informasjonsforvaltning og systemutvikling. De har dermed indirekte tatt kontroll på måten en håndterer dokumentasjon i designfasen. For de fleste offentlige virksomheter vil det være mer hensiktsmessig å kjøpe helt eller delvis standardiserte IKT-løsninger for sin oppgaveløsing, framfor å bygge opp denne typen kompetanse internt. For disse vil design-dokumentasjon gi tekstlige beskrivelser av fordeling av ansvar og myndighet kombinert med rutinebeskrivelser, utarbeidet i anskaffelsen av IKT-løsninger levert av det private leverandørmarkedet. De vil i mindre grad ha innsikt i hvordan ulike informasjonselementer er strukturert i IKT-løsningene, eller hvordan systemet sørger for at dokumentasjonen i systemet bevarer sin verdi som bevis for utførte oppgaver (datamodell for løsningen).