For offentlige arkiver er det forholdsvis klart hvilke virksomheter som har et arkivansvar, og hva slags dokumentasjon de skal ta vare på. Private arkiver stiller seg annerledes. Det er en rekke ulike virksomheter som tar og kan ta seg av langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring. Som del av kulturarven og helhetlig samfunnsdokumentasjon sørger det offentlige for langtidsbevaring av private arkiver. Dette skjer i dag gjennom etablerte, helt eller delvis offentlig finansierte arkivinstitusjoner, biblioteker og museer og gjennom arbeidet med nasjonale og regionale bevaringsplaner. Denne bevaringen skjer i allmennhetens interesse, jf. kapittel 10 om personvernforordningen. Ikke alle virksomheter vil ha behandlingsgrunnlag for personopplysninger i allmennhetens interesse.

#### 22.4.2 Pisk eller gulrot?

Ambisjonen om å ivareta en helhetlig samfunnsdokumentasjon krever at private arkiver bevares i et fornuftig omfang og utvalg. Dette omfanget og utvalget beror på et faglig skjønn og egner seg ikke for regulering i loven. Dette bør overlates til fagmiljøene og kan omtales i planer og strategier. Bevaringsplikter vil innebære at visse dokumentasjonstyper avleveres, mens kapasitetsbygging skal sentralt, regionalt og lokalt vil innebære at private arkiver . vil kunne mottas og håndteres forsvarlig Dette kan formuleres som alternative strategier: pisk eller gulrot. Utvalget legger til grunn at begge deler er nødvendig. Det må finnes kapasitet til langtidsbevaring, ordning og registrering i institusjoner på ulike nivåer i samfunnet og med nødvendig interesse og kompetanse til å forstå, tilgjengeliggjøre og formidle arkivene. Dette krever ressurser. Det må også finnes et visst nivå av press til å overføre arkivene, enten i form av plikter eller innsats fra pådrivere i og utenfor den aktuelle sektoren.

#### 22.4.3 Gi flere virksomheter plikt til å avlevere sitt arkiv?

Offentlige og private arkiver blir skapt i et samspill av offentlige og private aktører. Over tid kan samme samfunnsoppgave bli løst av det offentlige eller av private aktører. For eksempel har det vært en historisk utvikling der det som tidligere ble løst av idealister, i dag i stor grad er offentlig finansierte velferdsoppgaver. Dette er tilfellet for rusomsorg, helsetjenester, barnehager, utdanningsinstitusjoner osv. Det bør derfor vurderes om sektormyndighetene, som Helsedirektoratet og Utdanningsdirektoratet, bør utarbeide planer for bevaring av private arkiver i samarbeid med Nasjonalarkivet, for eksempel i forbindelse med at virksomheter med en lang historie kommer inn under arkivloven. I dag er det imidlertid en motsatt trend: at offentlige oppgaver blir utført av private virksomheter eller organisert som private rettssubjekter, se kapittel 8. Dersom flere typer virksomheter må følge arkivloven, vil deres arkiver måtte bevares og avleveres på vanlig måte. Det vil være uforholdsmessig å underkaste ikke-offentlige virksomheter hele arkivloven bare for å sikre seg arkivet deres. Utvalget antar at det utvidede virkeområdet langt på vei fanger opp de typene virksomheter som bør danne og avlevere arkiver, for eksempel offentlig eide selskaper, se nærmere om lovens virkeområde i kapittel 8. Etter gjeldende § 20 kan Riksarkivaren fastsette at arkiver skal fortsette å følge tidligere regulering selv om arkivskaper ved omdanning går fra statlig til kommunal eller fra offentlig til privat. Et utvidet virkeområde for arkivloven vil redusere behovet for en slik bestemmelse og vil også innebære at virksomheter som i dag produserer private arkiver, vil bli fullt ut omfattet av arkivloven. Private virksomheter fører sitt arkiv uten bindingene i arkivloven, og arkivet som oppstår, vil mottakende arkivinstitusjon måtte forholde seg til slik det er. En kunne se for seg at det gis en forskrift som navngir organisasjoner og selskaper som skal avgi sine arkiver. Det kunne videre