kommersielle formål med mindre forretningsvirksomheten er definert som en oppgave for organet. Hvert formål har implikasjoner for hvilke krav som stilles til behandlingen. Forordningen synes å forutsette at det er opp til den behandlingsansvarlige fritt å fastsette formålet. Dette vil ikke sjelden være tilfellet innen privat sektor, og også i offentlig sektor vil det være adgang til og behov for at behandlingsansvarlige fastsetter behandlingsformål ut fra konkrete vurderinger av behov. Spesielt har særlovgivning om de ulike forvaltningsordningene betydning. Dersom et forvaltningsorgan har ansvar for å treffe enkeltvedtak i henhold til slik lovgivning, følger det også at organet må behandle personopplysninger med dette som formål. For eksempel følger det av dagpengekapitlet i folketrygdloven at opplysninger som er angitt i kapitlet som relevante for spørsmålet om rett til dagpenger foreligger, og for utmåling av ytelser, må samles inn og brukes til å treffe enkeltvedtak. NAV må da også utforme et generelt opplegg for å behandle slike opplysninger og formulere et formål som samsvarer med dette. Formålsangivelser angir i utgangspunktet en viss bestemt bruk, men hvert formål er samtidig ikke nødvendigvis uforanderlig. Så lenge opplysningene «ikke viderebehandles på en måte som er uforenlig med disse formålene», er kravene i forordningen tilfredsstilt, jf. artikkel 5 nr. 1 (b). Likevel gir dette «utviklingsrommet» neppe særlig adgang til å langtidsbevare personopplysninger for arkivformål i Arkivverket eller annen arkivinstitusjon. Formålet å langtidsbevare personopplysninger er et eksempel på formål som trolig lett vil anses å være «uforenlig» med det opprinnelige formålet. Årsaken er at begrensning av hvilke personopplysninger andre kan lagre om en person, er en viktig side av personopplysningsvernet, jf. dataminimeringsprinsippet i artikkel 5 nr. 1 (c). Et formål som tilsier lagring i lang tid eller «for evigheten», er derfor grunnleggende problematisk i et personvernperspektiv og trolig «uforenlig» med mange av de primære formålene som det er tale om å endre. Uansett er uforenlighet et skjønnsmessig kriterium som gir liten forutberegnelighet for hva tilsynsmyndigheter og domstoler kan komme til å godta. Formål fastsatt i lov gir derfor langt sikrere holdepunkter. Når det gjelder spørsmålet om dokumentasjon og arkiver som formål for å behandle personopplysninger, er det tre grunnleggende situasjoner:

- 1. Arkiveringen utgjør et selvstendig formål. I slike tilfeller er formålet formulert i tråd med forordningens alminnelige bestemmelser om formål mv.
- 2. Arkiveringen utgjør en integrert del av andre formål. Et typisk tilfelle her er at en behandling skjer med formål om å treffe en bestemt type vedtak. I slike tilfeller vil arkivfunksjonen være en så integrert del av den øvrige behandlingen at egen formålsangivelse som spesielt gjelder arkiv-/dokumentasjonsdelen, vil være unødvendig. Jo mer integrert arkivfunksjonen er, desto mindre sannsynlig er det at det er behov for eget arkivformål. Arkivering i tilknytning til løpende enkeltsaksbehandling som skjer ved hjelp av et fagsystem, vil neppe kreve egen formålsangivelse, men dekkes av det overordnede formålet, for eksempel formålet å treffe enkeltvedtak om dagpenger ved arbeidsledighet.
- 3. Arkivering kan være aktuelt i andre situasjoner enn dem som er nevnt i punktene 1) og 2) ovenfor. Uten særlig hjemmel kan imidlertid formålsbegrensningsprinsippet gjøre det ulovlig å arkivere personopplysninger hvis arkivering ikke var et selvstendig eller integrert formål da opplysningene ble samlet inn, jf. 1) og 2). Forordningen har derfor en bestemmelse i artikkel 5 nr. 1 (b) som blant annet sier at «viderebehandling for arkivformål i allmennhetens interesse […] ikke anses som uforenlig med de opprinnelige formålene». Bestemmelsen forutsetter altså at det foreligger et lovlig opprinnelig formål («primærformål»). Under den forutsetningen tillater nevnte bestemmelse (langtids)bevaring i arkiv dette ville ha vært «uforenlig» ut selv om fra formålsbegrensningsprinsippet. Forutsetningen er at det er i «allmennhetens interesse» å arkivere opplysningene. Omdenne kategorien (3) har personvernforordningen flere andre bestemmelser.