########## Rikere søkemuligheter

Offentlige journaler fylles opp av mer eller mindre relevante informasjonsmengder. Nye søkefunksjoner kan gjøre det lettere å gå direkte til de dataene en er interessert i. Vesentlige endringer i et saksforhold er ett element det kan være aktuelt å søke etter. Teknisk sett støtter eInnsyn-systemet alle metadata, men som andre systemer er det prisgitt det som blir levert (som i stor grad fortsatt er journal). Ved registreringen og senere eksporten til eInnsyn er det altså mulig å registrere flere metadata enn det som har vært vanlig til nå. Selv om tittelfeltet eller avsender er skjermet, kan en finne ut mer i journalen. En mer informativ journal ville gi journalister og allmennheten et bedre verktøy. Utvalget viser til at presseorganisasjonene i møtet med utvalget ønsket at arkivforskriften igjen skulle legge opp til at saksbehandler kan opplyses i journalen, se tidligere arkivforskrift § 2-7.

#### 16.4.4 Ny arbeidsdeling. Behov for tilpasninger i offentleglova

Dokumentasjon skapes og bevares i dag digitalt. Dette gir nye muligheter for åpenhet. Som det går fram av utvalgets drøftinger ovenfor, innebærer digitaliseringen en grunnleggende endring i det offentliges dokumentasjonsforvaltning. Det er vanskelig å se at ikke offentleglova bør tilpasses denne utviklingen og disse mulighetene. Utvalget anbefaler at offentleglova skal gi minst mulig føringer for hva slags dokumentasjon som fanges, og for hvordan bevaringen skjer. Med andre ord skal hensynet til innsyn ikke definere hvordan dokumentasjon bevares. Utvalget foreslår at en går bort fra begrepet journalføring. I utvalgets lovutkast stilles ikke lenger krav om journal. Etter utvalgets vurdering bør det være offentleglova som gir reglene som trengs for å oppfylle innsynsretten, mens lovutkastet stiller krav til dokumentasjon og metadata. En ny arbeidsdeling mellom lovene kan gå ut på at pliktene til å ha systematiske registre over dokumentasjonen er et anliggende for arkivloven, mens offentleglova vil regulere plikten til å gjøre registrene tilgjengelige (for lesing eller søking) og til å gi innsyn i dem. For eksempel vil arkivloven pålegge offentlige organer å systematisere intern kommunikasjon og skriftlig dokumentasjon, mens offentleglova vil regulere i hvilken grad det skal eller kan gis innsyn i slik intern dokumentasjon, se tabell 16.2. Tabell 16.2 Gjeldende og mulig ny arbeidsdeling mellom arkivloven og offentleglova

Gjeldende arbeidsdeling	Mulig framtidig arbeidsdeling
Arkivlova	Offentleglova	Arkivloven	Offentleglova
Arkivforskriften fastsetter plikt til å føre journal (§ 9)	Offentleglova fastsetter plikt til å føre journal (§ 10)	Arkivloven sørger for fangst og systematisering av forvaltningens dokumentasjon.	Offentleglova regulerer hvilken dokumentasjon det skal og kan (merinnsyn) gis innsyn i.
Arkivforskriften definerer hvilken type informasjon som skal føres i journalen (§ 10), og har regler om publisering på Internett og hvilke	Offentleglova har regler om innsynsrett, unntak og merinnsyn	Arkivloven definerer hvilke oversikter over dokumentasjon som skal kunne hentes ut av databasen	Offentleglova definerer hvilke søk som skal være mulige mot offentlige datasystemer. Kan variere mellom sektorene. Hjemmel