kommunisere, fremme, spre og gi tilgang til fortegnelser av varig verdi i allmennhetens interesse», se fortalepunkt 158 til personvernforordningen. Se også personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e og omtale i kapittel 10.

########## II. Plikt til å dokumentere og til å bevare dokumentasjon

§ § 6. (1) Virksomheter skal regelmessig ajourføre en dokumentasjonsstrategi som: a) gjør rede for dokumentasjonsplikter som gjelder for virksomheten, og for hvilken dokumentasjon som er særlig viktig for virksomheten b) beskriver organiseringen av arbeidet med å ivareta dokumentasjonspliktene c) gjør rede for hvilke informasjonssystemer i virksomheten som skaper og tar vare på dokumentasjon omfattet av denne loven d) gjør rede for virksomhetens bruk av kommunikasjonskanaler, herunder sosiale medier e) gjør rede for hvordan virksomheten sørger for langtidsbevaring, minimering og sletting av dokumentasjon og arkiver f) refererer til virksomhetens styringsdokumenter for informasjonssikkerhet, personvern, anskaffelser mv. og g) gir en vurdering av virksomhetens etterlevelse av denne loven. (2) Øverste organ i virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c skal vedta dokumentasjonsstrategien minst én gang hvert fjerde år.

Bestemmelsen er ny og omtalt i kapittel 9. Det å sørge for at virksomheten dokumenterer, er et ledelsesansvar. Dokumentasjonsstrategien er et styringsdokument som fastsettes av virksomhetens øverste ledelse. Formålet er å bidra til at virksomheten skal ta bevisste valg om bevaring av dokumentasjon som oppstår og mottas. Strategien dreier seg om virksomhetens eget behov for dokumentasjon og må ses i sammenheng med dens generelle internkontroll og risikostyring. Prosessen internt i virksomheten er vesentlig: Arkivkompetansen kommer i dialog med ledelsen og enhetene i virksomheten; mellomledere og medarbeidere bevisstgjøres; IKT-kompetansen involveres og ansvarliggjøres. Kravet om dokumentasjonsstrategi skal bidra til etterlevelse av arkivloven gjennom bevisstgjøring om egne behov og interne prosesser. Dokumentasjonsstrategien vil være egnet som styringsdokument for denne delen av internkontrollen. Innholdet og omfanget tilpasses virksomhetens risikoforhold. Dokumentasjonsforvaltningen må ses i sammenheng med ansvaret for informasjonssikkerhet, anskaffelser og personvern. Fordi dokumentasjonsforvaltning er integrert i de alminnelige internkontrollkravene, pålegger ikke lovutkastet uttrykkelig såkalt internkontrollplikt. Arbeidet med dokumentasjonsstrategien gir øverste ledelse mulighet til å evaluere, forbedre og kommunisere internkontrollen med dokumentasjonsforvaltningen. gjør rede for temaer som skal omtales i dokumentasjonsstrategien, men Første ledd bokstav a til g virksomhetene er frie til å ta opp andre spørsmål. Enkelte spørsmål i oppregningen dekker deler av det som i dag skal omtales i arkivplanen, jf. arkivforskrifta § 14. Utvalget foreslår ikke å videreføre kravet om særskilt arkivplan. Dette er ikke til hinder for at virksomheter som har gode erfaringer med arkivplanarbeid, kan vedlikeholde og utvikle den, eventuelt som del av dokumentasjonsstrategien. : Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for dokumentasjonsplikter som gjelder for Bokstav a virksomheten, både dem som følger av lov, og internt fastsatte. Med særlig viktig dokumentasjon er det tenkt på dokumentasjonen som virksomheten produserer eller behandler, og som er særlig