Arkivplanen slik den er konkretisert i riksarkivarens forskrift, framstår ikke som et styringsdokument for ledelsen. De obligatoriske temaene er detaljerte, og arkivplanen framstår som et dokument mest egnet for medarbeidere i dokumentasjonssentret eller arkivtjenesten. Utvalget mener virksomhetene bør pålegges å ha en dokumentasjonsstrategi som gir øverste ledelse mulighet til å evaluere, forbedre og kommunisere denne delen av internkontrollen. Kravene til innholdet i den dokumentasjonsstrategien tar utgangspunkt i virksomhetens eget behov for dokumentasjon, ikke kravene i arkivloven. Sammenhengen med internkontrollen er åpenbar. Kravene til hva som skal omtales i strategien, er lagt på et overordnet nivå, og temaene har sammenheng med risiko og mulighet for etterlevelse, som organisering. Lovutkastet stiller krav om interne prosesser i virksomheten. Tanken er at pålagte interne prosesser kan løfte spørsmål opp på den interne dagsordenen slik at feil kan unngås før de skjer. Dokumentasjonsforvaltningen innebærer i de færreste virksomheter omfattende operativ risiko. Temaet kan dermed få for lite oppmerksomhet. Utvalget foreslår ingen forskriftshjemmel om internkontroll. Utvalgets utgangspunkt er at direktorater og departementer ikke vet bedre enn ledelsen i den enkelte virksomhet hvilke styringsgrep som trengs. Internkontroll er virksomhetens eget system for å sikre etterlevelse av lovkrav (og eventuelle andre standarder). I offentlig styring har en nok ofte endt opp med både - og: detaljerte regler, krav om internkontroll (dokumentasjon av systematiske tiltak for å sikre etterlevelse) og tilsyn med både internkontrollen og etterlevelsen av enkeltregler. Internkontroll er legaldefinert i enkelte regelverk, for eksempel forskrift 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 3:

Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

I tillegg til dimensjonen og med sikte på vil systematisk arbeid etterlevelse av regelverk internkontrollregler gjerne være , forutsette jevnlig (vedlikehold) og også ha risikobasert evaluering som formål. Det språklige bildet «orden i eget hus» blir gjerne brukt i etterlevelse av interne krav veiledere mv. Dokumentasjon er en sentral del av god styring og ledelse. Det er neppe tvil om at det følger av allmenne krav til ledelse at denne skal sørge for tilstrekkelig dokumentasjon av sentrale prosesser og beslutninger i virksomheten. Etter utvalgets vurdering er det derfor ikke behov for egne regler om internkontroll i arkivloven eller forskriftene til loven. Det er derimot behov for prosessregler som bidrar til involvering av ledelsen (forankring), altså en dokumentasjonsstrategi, se lovutkastet § 6.

### 9.4 Nærmere om dokumentasjonsstrategien

#### 9.4.1 Regelmessig behandling i øverste organ

Utvalget foreslår at dokumentasjonsstrategien skal ajourføres regelmessig, men ikke hvor ofte strategien skal ajourføres. Kommunene er komplekse organisasjoner. Øverste folkevalgte organ bør derfor involveres i arbeidet med dokumentasjonsstrategien. Det jevnlige vedlikeholdet av dokumentasjonsstrategien kan gjøres administrativt, men etter lovutkastet skal kommunestyret og