løsninger, ført til misforståelser knyttet til hva som var tillatt ut fra arkivloven og Noark 5-standardens bruksområde. Det er mulig at kostnader forbundet med å utvikle Noark 5-funksjonalitet i fagsystemene og manglende etterspørsel for å endre fagsystemer har bidratt til skillet mellom sakarkivsystemer og fagsystemer. En del av dokumentasjonen som produseres i fagsystemer kan være journalføringspliktig uten at den blir fanget opp i sakarkiv-løsningene. Stadig flere fagsystemer er integrert med en Noark 5-kjerne, der dokumentasjonen fanges opp. Andre deler av dokumentasjonen i fagsystemer kan være svært verdifull som dokumentasjon uten å være journalføringspliktig. Eksempler på dette kan være merknader i saksbehandlingssystemet for barnevernssaker, registre over familieforhold og metadata i Utlendingsforvaltningens systemer. Her virker de ulike versjonene av Noark ulikt, ifølge Noark 5.5 side 9:

Ofte kan det være lite hensiktsmessig å bruke system bygd opp på grunnlag av tidligere Noark-versjoner for arkivering av ikke-journalføringspliktige dokumenter. Men Noark 5 er spesifisert på en slik måte at det skal være mulig å finne hensiktsmessige løsninger også for slik type arkivering. Noark 5 kan derfor brukes for arkivering og forvaltning av alle typer dokumenter (informasjonsobjekter) som passer i en logisk mappestruktur. Standarden er derimot lite hensiktsmessig som utgangspunkt for rene registerløsninger, hvor sporing av transaksjoner og bevaring av informasjonsobjekt i en kontekst ikke er en vesentlig del av løsningen.

#### 17.2.3 Hva er et arkivuttrekk?

Fordi det ikke er hensiktsmessig å bevare kjørbare versjoner av alle systemer, skjer bevaring av dokumentasjon heller ved at det skapes et arkivuttrekk. Arkivuttrekk vil si det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngå som arkivversjonens hoveddel (tidligere kalt datauttrekk), jf. riksarkivarens forskrift § 5-2. Det er altså tale om strukturerte data og dokumentfiler som kan presenteres i tabellform. Arkivversjon er den samlede leveransen av arkivuttrekk og øvrig dokumentasjon jf. riksarkivarens forskrift § 5-6, som skal mottas av arkivinstitusjonen ved avlevering eller deponering. Å trekke data ut fra et system fører til et brudd i sammenhengen mellom systemet hvor dokumentasjonen ble produsert, og måten den skal langtidsbevares på (etter overføring). Bruk av dokumentasjonen etter uttrekk og overføring skjer dermed uten å være avhengig av systemet dataene ble skapt i. Standardisering er nødvendig fordi det gjør at materialet framstår som noenlunde likeartet, gjenkjennelig (mulig å migrere, konverteringsstrategi) og dermed mulig å forstå/bruke på et senere tidspunkt. Likeartede uttrekk fra samme system gjør at dataene er sammenlignbare og at løsninger for tilgang til og innsyn i dataene kan standardiseres.

#### 17.2.4 Noark er ikke lenger en kravspesifikasjon

Noark var banebrytende da den kom i 1984 og har inspirert mange andre land og standarder. Noark 4 ga grunnlaget for elektronisk arkivering av dokumentasjon, og del 1 ble oversatt til engelsk. Noark 5 har vært inspirasjonskilde til den europeiske Moreq-standarden. Noark startet som en standard for journalsystemer i offentlig forvaltning i Norge. Det kom flere versjoner, og i 1999 da arkivlova trådte i kraft, gjorde arkivforskrifta den pålagt. Noark 4 inneholdt 220 både funksjonskrav og tekniske spesifikasjoner. Det gjør ikke Noark 5. Noark 5 angir krav til