arkivene inneholder tidsbegrenset rettighetsdokumentasjon, som ofte må bevares i partenes levetid. Disse arkivene har vært kostnadskrevende å bevare som papirarkiver og har generelt vært lite brukt til forskning. Dette er arkiver som det i mange tilfeller har vært hjemmel til å destruere etter at saksbehandlingen er avsluttet og forvaltningens og partenes dokumentasjonsbehov har opphørt. Det at dokumentasjon nå skapes digitalt, åpner for nye bruksområder. Det vil for eksempel i langt større grad være mulig å sammenstille data fra flere virksomheter eller følge konkrete individer gjennom hele utdanningsløpet (eller livsløpet).

#### 19.3.2 Tilnærming og metodikk

Tidspunkt for vurdering må endres når virksomhetsprosessene er blitt digitale. Dagens regulering av kassasjon (sletting) i arkivlova og arkivforskriftene angir ikke eksplisitt når vurderingen skal skje. Tradisjonelt har vurdering av hvilken dokumentasjon som skulle langtidsbevares, skjedd i etterkant av saksbehandlingen. Det er også i dag et pålegg om vurdering før overføring til en arkivinstitusjon. De senere årene har det i Norge og internasjonalt vært vektlagt i arkivfaglig litteratur og i Arkivverkets anbefalinger til forvaltningen at vurderingen bør skje proaktivt, altså før saksbehandlingen starter og nye løsninger tas i bruk. Slike bevarings- og kassasjonsplaner skal også angi hvor lenge dokumentasjonen skal bevares før sletting eller destruksjon. Det er flere grunner til denne tilnærmingen. Det lønner seg ofte ikke økonomisk å bevare deler av informasjonen i et system hvis det ikke på forhånd er tilrettelagt for det. Det er også egne krav til forvaltning av saksdokumenter som skal bevares utover ti år. I tillegg er det egne krav til håndtering av dokumentasjon som skal overføres til en arkivinstitusjon for langtidsbevaring. Skillet mellom arkivbegrensning og bevaringsvurdering er blitt mer glidende. Arkivforskriften skiller mellom (det å holde noe utenfor arkivet) og (sletting eller arkivbegrensning kassasjon destruksjon i etterkant av noe som har vært i arkivet). Skillet ga mening i en papirbasert forvaltning. Bestemmelsen ga forvaltningen handlingsrom til å la være å arkivere og journalføre dokumenter som ikke var gjenstand for saksbehandling eller hadde verdi som dokumentasjon. Dette ga store plassbesparelser og mer oversiktlige arkiver som det var lettere å finne fram i. Kassasjon (destruksjon) av dokumenter som hadde vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, var antatt å få større konsekvenser og forutsatte tillatelse fra arkivmyndigheten. Dette skillet gir liten mening når vurderingen av langtidsbevaring skjer proaktivt. De fleste land skiller ikke mellom arkivbegrensning og kassasjon (sletting eller destruksjon). I en digital verden er det også nødvendig å ta stilling til hvilken dokumentasjon som skal skapes, hvordan og på hvilke måter, og hvor lenge den skal bevares, i det som utvalget har 271 omtalt som design- og strategifasen, se kapittel 4. Dette blir særlig tydelig i helt eller delvis automatiserte virksomhetsprosesser der det er forhåndsdefinert hvilke informasjonstyper og informasjonskilder som skal inngå i beslutningsgrunnlaget. Tekniske systemspesifikasjoner, for eksempel Noark-standarden, kan gjennom å angi hvilke data som skal fanges, bevares, og i hvilken form, i realiteten ha stor betydning for hva som faktisk langtidsbevares. Denne formen for bevaringsvurdering tar både stilling til hva som skal dokumenteres, hvordan dette skal gjøres, og hvor lenge dokumentasjonen skal oppbevares. Virksomhetens dokumentasjonsbehov vurderes først. Dette er en annen tilnærming enn den som er skissert i Bevaringutvalgets rapport som starter med samfunnets behov for langtidsbevaring.