#### 24.2.3 Nye muligheter

Arkivsektoren bidrar til å nå digitaliseringspolitiske mål, blant annet om åpne data og «kun én gang». Potensialet i å bevare og gjøre tilgjengelig offentlig dokumentasjon og arkiver, kan være stort. Dokumentasjon og arkiver som framtidig aktivum og næringsutvikling bør undersøkes. Digitaliserte arbeidsprosesser skaper muligheter for bedre dokumentasjon dersom informasjonssystemene også er tilrettelagt for å tilføre og bevare metadata underveis. Utvalget tilrår å arbeide videre med sikte på såkalt innebygd arkivering.

#### 24.2.4 Norsk forvaltning har teknisk gjeld

Statlig og kommunal sektor har et etterslep av papirdokumentasjon som ikke er overført til langtidsbevaring. De har digital dokumentasjon som det ikke er gjort uttrekk fra og teknologiske utfordringer som ikke er løst. Dette kan kalles teknisk gjeld. Lovutkastet er ment som bidrag til å løse disse og andre utfordringer i arkivsektoren. Utvalget har imidlertid ikke beregnet kostnadene knyttet til å nå mål som allerede ligger i gjeldende arkivlov. Fordi dette er spørsmål som er kjente, men uløste, legger utvalget til grunn at arkivsektoren til nå ikke har hatt tilstrekkelige ressurser. Driften av kommunale, fylkeskommunale og statlige arkivinstitusjoner, blant annet Arkivverket, er med andre ord ikke tilstrekkelig finansiert. Skal en unngå tap av betydelige mengder digital dokumentasjon, må arkivsektoren settes i stand til å løse sine oppgaver. Det må skje gjennom økte bevilgninger fra kommuner, fylkeskommuner og Stortinget.

### 24.3Effektivisering som følge av lovutkastet

#### 24.3.1 Enklere å forstå

Lovutkastet gir en mer samlet og klarere regulering av dokumentasjon og arkiver enn det gjeldende lov gjør. At loven er lettere å forstå, styrker og effektiviserer etterlevelsen. At forholdet til personvernforordningen kan bli avklart som følge av lovarbeidet, kan forenkle hverdagen i arkivsektoren. Generelt er klarhet mer effektivt enn rettsuvisshet. Disse effektiviseringsgevinstene er det neppe mulig å kvantifisere.

#### 24.3.2 Automatisering

Lovutkastet § 8 pålegger virksomhetene å automatisere fangsten av e-post og annen kommunikasjon. Teknologiske løsninger krever investeringer, men disse kan dekkes inn når de ansatte slipper manuelle operasjoner for å ta vare på e-post. Kravet om at lederes virksomhetsrelaterte kommunikasjon skal dokumenteres, innebærer at virksomhetene må etablere systemer. Virksomhetsrettet ekstern kommunikasjon er i dag omfattet av journalføringsplikten, selv om praksis varierer. Intern kommunikasjon er det valgfritt å journalføre. Utvalget legger til grunn at virksomhetene gjennom å etablere systemer for fangst av slik kommunikasjon, vil forenkle dokumentasjonsarbeidet til lederen og til virksomhetens arkivtjeneste. Dette kravet vil således neppe ha økonomiske og administrative konsekvenser av betydning. For å kunne ha reell innsikt i grunnlaget for avgjørelsene (etterprøvbarhet) og ivareta den enkeltes rettssikkerhet, stiller lovutkastet krav om at systemet bak helt eller delvis automatisert rettsanvendelse skal dokumenteres. Dette vil kreve merarbeid, men antakelig svært begrenset sammenholdt med utviklingskostnadene til slike systemer.