For det første er virkeområdet utvidet. Når stat og kommune fristiller virksomheter og gjør bruk av private til å løse oppgaver på sine vegne, faller de utenfor virkeområdet slik det er i dag. Det innebærer at vi som samfunn får dårligere kunnskap om hvordan offentlige oppgaver har blitt løst. Lovutkastet kompenserer for dette ved å utvide virkeområdet for loven. Dermed styrkes viktige samfunnsverdier som åpenhet, demokratisk deltakelse, kontroll med forvaltningen og den enkeltes rettssikkerhet. I tillegg vil forskere og næringsliv i dag og framover ha tilgang til et bredere kunnskapsgrunnlag. For det andre pålegges virksomhetene tydeligere og mer presise dokumentasjonsplikter. Dagens arkivlov opererer med et bredt arkivbegrep som omfatter så å si all informasjon som produseres som ledd i en virksomhet. Utvalget foreslår at virksomhetene i stedet pålegges plikt til å dokumentere bestemte prosesser eller forhold som det er vesentlig at samfunnet får dokumentasjon om. Da vil virksomhetene vite hva de skal ta vare på av dokumentasjon allerede ved planleggingen av arbeidsprosesser eller anskaffelse av fagsystemer. For det tredje tar lovutkastet konsekvensene av at mange arbeidsprosesser i dag er helt eller delvis automatisert. Digitale arbeidsprosesser gir mulighet for å bygge inn funksjonalitet som ivaretar dokumentasjonspliktene. Det gjør at vi både kan og må tenke nytt om hvordan forvaltningens prosesser dokumenteres. Utvalget stiller krav til dokumentering av automatisert rettsanvendelse og legger opp til at dokumentering av ekstern kommunikasjon, for eksempel e-post, helt eller delvis kan automatiseres. For det fjerde er lovutkastet utformet uten krav til journalføring. Dagens journalføringspraksis har bidratt til dårligere arkiver, og journalføringen har etter utvalgets syn utspilt sin rolle som instrument for å sikre pålitelig og ekte dokumentasjon. Digital kommunikasjon og digitale arbeidsprosesser åpner for at åpenhet og etterprøvbarhet kan ivaretas med andre og mindre arbeidskrevende metoder. Utvalget foreslår at bestemmelsene om journalføring inntil videre heller hjemles i offentleglova.

### 2.3 Utvalgets mandat og arbeid (kapittel 3)

Utvalget fikk i oppgave å revidere arkivlova i samsvar med konklusjonene i Meld. St. 7 (2012 - 2013) om at det juridiske rammeverket som utgjør grunnlaget for arkivvirksomheten bør gjennomgås og revideres. Utvalget har møtt en rekke organisasjoner og virksomheter underveis i arbeidet, og har bestilt utredninger om oppgave- og ansvarsdeling i arkivsektoren, evaluering av Norsk arkivstandard (Noark) og forholdet til personvernforordningen.

### 2.4 Sentrale begreper og prinsipper (kapittel 4)

Den nye arkivloven skal forstås av ledere og saksbehandlere, arkivarer, jurister, teknologer, informasjonsforvaltere og virksomhetsarkitekter. Gjeldende lov bruker ordene og i arkiv dokument en annen og videre betydning enn allmennspråket. Utvalget har valgt å bruke og dokumentasjon I lovutkastet er brukt i en snevrere betydning enn i gjeldende lov, og mer i tråd med arkiver. arkiver vanlig språkbruk. Målet er at begrepene skal være enkle å forstå for dem som skal etterleve loven. Gjennom historien har forskjellige samfunn skapt og tatt vare på spor etter handlinger og hendelser. De er blitt overført til etterfølgende generasjoner gjennom muntlige fortellinger, i form av nedtegnelser på steintavler, pergament og papir, eller som strukturerte og ustrukturerte data. Å bevare og forvalte dokumentasjon på måter som gjør den troverdig og meningsbærende også etter svært lang tid, har vært en kjerneoppgave for arkivinstitusjoner gjennom historien. Arkivfaglige prinsipper har blitt utviklet med dette som formål. Prinsippene og hensynene er ikke mindre