tolkningsprinsipper (lex specialis). Leddet regulerer ikke motstrid mellom ulike pålegg om sletting, se § 18. Personvernforordningen går foran annen norsk lov, se EØS-loven § 2 og personopplysningsloven § 2 fjerde ledd. regulerer eventuell motstrid med reglene i sikkerhetsloven med forskrifter. Annet ledd Sikkerhetsloven går foran arkivloven i slike tilfeller. Definisjoner § 5. I denne loven menes med: a) dokumentasjon: informasjon som løpende bekrefter hvordan en virksomhet, organisasjon eller person har handlet, utøvd myndighet eller utført tjenester og andre oppgaver. Dette omfatter blant annet prosesser, beslutninger, handlinger med rettslige virkninger, samt vesentlige hendelser og forhold. b) dokumentere: å sørge for dokumentasjon. c) arkiver: dokumentasjon som langtidsbevares for formål som nevnt i § 1. d) arkivinstitusjon: virksomhet med hovedformål å ta vare på og gjøre tilgjengelig arkiver omfattet av loven.

Ordvalg og definisjoner er omtalt i kapittel 4 og 13.2.8. Paragrafen er kortere enn definisjonsparagrafen i gjeldende arkivlov og har et helt annet innhold. Lovutkastet benytter ikke begrepet som i offentleglova og dagens arkivlov, se diskusjon i kapittel 4. dokument definerer . Begrepet avløser det upresise og mangetydige i dagens Bokstav a dokumentasjon arkiv arkivlov, som igjen bygger på dokumentbegrepet i arkivlova og offentleglova. Definisjonen er ment å favne vidt og ikke snevrere enn de begreper som er i bruk for det samme i arkivloven og offentleglova. Den omfatter informasjon fra alle som kan tenkes å utøve myndighet eller utføre oppgaver og tjenester, både offentlige og private virksomheter, organer, organisasjoner og personer. Dokumentasjonen er blant annet informasjon som fungerer som bekreftelse på eller belegg for prosesser (såkalt prosessbundet informasjon), beslutninger, handlinger med rettslige virkninger og vesentlige hendelser og forhold. At dokumentasjon skal være «løpende bekreftelse», er ment å tydeliggjøre at dokumentasjon ikke kun dokumenterer resultater og beslutninger, men også selve prosessen og aktiviteter underveis. Definisjonen av verbet i er en speiling av bokstav a. dokumentere bokstav b definerer begrepet på en annen måte enn arkivlova gjør i dag. I lovutkastet brukes Bokstav c arkiv arkiver om dokumentasjon som langtidsbevares for å ivareta formålene i § 1. Utvalget har hatt behov for å skille mellom dokumentasjon som primært forvaltes for å ivareta dokumentasjonsbehovet til virksomheten, organisasjonen eller personen som har skapt den, og dokumentasjon som forvaltes fordi samfunnet i et kortere eller lengre tidsperspektiv har bruk for den til andre formål, det vil normalt innebære langtidsbevaring. Utvalget har valgt å kalle den siste typen dokumentasjon . Dette er en praktisk tilnærming. Bruken av i denne betydningen er arkiv arkiv nær bruken av ordet i dagligtale og den er i samsvar med forståelsen av arkiv som er lagt til grunn for «arkivformål i allmennhetens interesse» i personvernforordningen. definerer som virksomheter som tar vare på arkiver og gjør dem Bokstav d arkivinstitusjon tilgjengelig. I samsvar med definisjonen av arkiver i bokstav c er det tale om å ta vare på dokumentasjon etter at primærformålet er opphørt. En arkivinstitusjon kan også være en organisatorisk enhet i en virksomhet, slik for eksempel et byarkiv eller kommunearkiv er en del av kommunen. tilsvarer langt på vei og som Arkivinstitusjon oppbevaringsinstitusjonar mottakarinstitusjonen i dag brukes i gjeldende arkivlov §§ 13, 16 og 17, og slik det brukes i arkivforskrifta arkivdepot §§ 18 til 24. Med hovedformål siktes det til virksomhetens hovedsakelige begrunnelse fra eiernes side. Dette vil ofte sammenfalle med hovedsakelig virksomhet, men er ment å ekskludere virksomheter som har profitt som formål. Arkivinstitusjoner vil jevnt over ha en rettslig forpliktelse etter arkivloven § 2 og øvrige bestemmelser «til å innhente, bevare, vurdere, organisere, beskrive,