kompleksiteten i forvaltningen for stor til at all dokumentasjon passer inn i én standardisert modell tilsvarende dagens Noark-standard. Tilgang til datamodell og designbeskrivelser for bevarte systemer vil gjøre at variasjonen i overført materiale kan være større, samtidig som kostnadene ved å bruke dokumentasjonen beholdes relativt lave.

########## Godkjenne implementeringen av IKT-løsningene

Innebygd arkivering krever tidlig innsats. Anskaffelsen og implementeringen i virksomheten er med en slik tenkning grunnlaget for at en med tiden har noe å langtidsbevare. Det er dermed nærliggende at Nasjonalarkivets kontrollerende innsats rettes mot implementeringen av IKT-løsningene. Gode løsninger gir grunnlag for god dokumentasjonsforvaltning og effektiv overføring til langtidsbevaring. Innebygd arkivering innebærer dermed en omlegging av dagens godkjenningsordning og antakelig større ressursinnsats fordi det er mange ulike systemer, og fordi teknologiutviklingen vil stille Nasjonalarkivet overfor nye tekniske og regulatoriske spørsmål.

#### 17.5.7 Tilrådning: Videreutvikling av Noark parallelt med utvikling av innebygd arkivering

Utvalgets utgangspunkt er at føringer om spørsmål virksomhetene bør vurdere og eventuelt sørge for å håndtere, bør gis i veiledning som det er frivillig å følge. Føringer som alle pliktsubjekter til loven skal følge, bør gis som lov eller forskrift. Generelt bør det stilles så lite detaljerte krav som mulig, slik at det offentlige og leverandørene kan prøve nye løsninger. Digitale arbeidsformer kan gi bedre kontroll på hva vi løser (behovet), hvordan vi løser det og hvem som har vært involvert i å løse det. Digitalisering blir dyrt dersom en ikke har kontroll på dette. Digitale spor (metadata) kan utnyttes til dokumentasjonsformål, og kan også etter omstendighetene gjøre det lettere for virksomhetene å etterleve personvernforordningen. De arkivfaglige prinsippene autentisitet, integritet, proveniens osv. kan ivaretas gjennom lagring av slike spor gjennom prosessen, uten at det blir lagt like stor vekt på å vite mye om organisasjonen som utførte oppgaven, som i tradisjonell arkivtenkning. En tilnærming som aksepterer digital proveniens, gir muligheter som bør utnyttes. Utvalget tilrår at Nasjonalarkivet arbeider fram en ytterligere forenklet (og mer presis) Noark 5 på kort sikt. Samtidig bør det settes i gang et arbeid for å prøve ut nye metoder og løsninger for å 228 bedre sikre dokumentasjon i forvaltningens systemer. Også framover bør standarder gjelde både statlig og kommunal sektor, men det er ønskelig at standardisering gir spillerom til å ivareta lokale behov og prøve ut nye løsninger. Utvalgets lovutkast gir tilstrekkelige hjemler, se lovutkastet § 16 tredje ledd. Utvalget tilrår at videre utviklingsarbeid bør være basert på brede prosesser, jf. Arkivverkets beta-side. Det vil også være naturlig å involvere Skate i utviklingsarbeidet. Spørsmålene er også aktuelle utenfor Norge, og noe av arbeidet kan med fordel være en komparativ studie. Det vil være behov for jevnlig evaluering med nok ressurser, se også kapittel 23. Det er videre behov for et arkivfaglig sterkt direktorat som har ressurser til å videreutvikle virkemidlene de forvalter, og et departement som krever det av dem.