#### 12.2.2 Arkivverkets tilsynsvirksomhet

Omorganiseringen av Arkivverket i 2017 samlet tilsynsvirksomheten i én seksjon ledet fra Kristiansand, med ansatte også i Oslo, Kongsberg og Tromsø. Før omorganiseringen var tilsyn et lokalt ansvar ved Riksarkivet og det enkelte statsarkiv, hvor praksisen var svært ulik. Tilsynsarbeidet i Arkivverket utføres av seks medarbeidere på heltid og en leder. Seksjonen med ansvar for tilsyn utfører også andre oppgaver, blant annet saksbehandling, og seks andre medarbeidere arbeider med tilsyn i en mindre del av stillingen sin. Etter omorganiseringen ble tilsynsmetodikken revidert med vekt på brukerorientering. Målet var at tilsynene skulle ha størst mulig effekt, bedre ressursutnyttelse, være mer tilpasset behovene hos virksomhetene og mer enhetlig. Resultatet er at Arkivverket har nærmere kontakt med tilsynsobjektene gjennom hele prosessen, og at tilsynsrapportene er enklere og mer informative slik at de skal gi bedre informasjon om hva som faktisk er feil. Rapportene uttrykker tydeligere hva som må gjøres, med tips om framgangsmåter, samt har forklaring på hvorfor dette er viktig for organene selv - ut over det å følge lover og regler. Videre har påleggene blitt mer presise og fristene kortere. I tilsynet har oppmerksomheten blitt flyttet fra tidligere perioders oppmerksomhet mot oppbevaring av fysiske arkiver og i retning av ansvarsplassering, arkivdanning, kvalitetskontroll og sikring av elektronisk skapte arkiver. I tillegg til planlagte stedlige tilsyn foretar Arkivverket hendelsesbaserte tilsyn. Dette er som oftest dokumentbaserte tilsyn (uten besøk) som initieres som følge av henvendelser fra publikum, presse eller interesseorganisasjoner. Arkivverket har de siste årene ført vesentlig mer stedlige enn dokumentbaserte tilsyn. Det føres flere tilsyn med kommunene enn med statlige virksomheter. I 2018 ble det ført 73 tilsyn. Arkivverket har i årene 2015 - 2018 avsluttet 4, 28, 36 og 16 tilsyn med ikke-lukkede pålegg. Det er ulike grunner til at pålegg ikke følges opp, ofte er det manglende tilgang på ressurser, svak lederstøtte, dårlig økonomi og at andre områder blir prioritert på bekostning av dokumentasjonsforvaltningen og arkivene. Arkivverket forsøker å gå i dialog for å avklare årsakene til at pålegg ikke blir fulgt opp. I noen tilfeller utsettes fristene for lukking av pålegg, eller pålegg kan justeres eller deles opp i flere mindre pålegg. Arkivverket har få sanksjonsmuligheter til 128 å følge opp påleggene. Det har aldri blitt ilagt bøter for brudd på arkivlova, jf. Dokument 3:10 (2016 - 2017) side 118.

### 12.3Situasjonsforståelse

#### 12.3.1 Svak etterlevelse?

Tilstrekkelig dokumentasjon av samtid og bevaring for ettertid er av grunnleggende betydning for vårt samfunn og vår rettsstat og demokrati, jf. utkastet til ny formålsbestemmelse og kapittel 7. Utvalget har ikke gjennomført egne undersøkelser av etterlevelsen av ulike deler av arkivlova. Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning i Dokument 3:10 (2016 - 2017) tydet på mangler ved arkiveringen og journalføringen i departementene, se kapittel 16 og rapporten fra Pressens Offentlighetsutvalg (2017). Riksrevisjonen Slik hindrer departementer innsyn pekte på informasjonssystemenes betydning for etterlevelsen, se side 117: «Utvikling av mer