sammenheng med dokumentasjonsstrategien i § 6. Det er opp til virksomheten om den vil koble sammen fireårssyklusene. hjemler forskrifter hvor Kongen kan fastsette at enkelte typer virksomheter skal overføre Tredje ledd dokumentasjon for langtidsbevaring på et bestemt tidspunkt, herunder at overlevering skal utsettes i lang tid. Det siste åpner for at virksomheter kan få tillatelse til å forvalte sin dokumentasjon i lang tid selv, for eksempel statlige virksomheter hvis data ikke naturlig går ut av bruk etter for eksempel 10, 20 eller 40 år. Forskriftshjemmelen er generell, men vil antakelig i hovedsak bli brukt om statlig dokumentasjon. Hvis for eksempel Kartverket får tillatelse til å forvalte sine data i lang tid, vil det gjerne være en kombinasjon av primærformålet og arkivformål. Desto viktigere vil det være at Nasjonalarkivet stiller krav til langtidsbevaringen, det vil si kvalitative krav til bevaringsmåten. gir Kongen hjemme til å stille krav til langtidsbevaringen. Krav kan stilles til både Fjerde ledd statlige og kommunale arkivinstitusjoner. Kongen kan videre gjøre disse kravene til langtidsbevaringen gjeldende for virksomheter som for eksempel etter tredje ledd, selv tar vare på dokumentasjonen utover 10 år. Minimering av personopplysninger ved overføring til langtidsbevaring § 27. (1) Før statlig virksomhet overfører dokumentasjon til langtidsbevaring, skal den avtale med Nasjonalarkivet i hvilken grad personopplysninger og andre opplysninger skal minimeres i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1, på hvilken måte dette skal skje, og hvem som skal gjennomføre minimeringen. (2) Metoden som er anvendt for å minimere dokumentasjonen, skal beskrives og følge med arkivet. Minimering kan blant annet foregå ved sammenfatning eller annen form for aggregering av dokumentasjonen eller ved at det foretas et systematisk utvalg av opplysninger. (3) Bestemmelsene i denne paragrafen gjelder også andre virksomheter omfattet av § 2 første ledd bokstav a til c, men slik at melding til Nasjonalarkivet trer i stedet for avtale. (4) Kongen kan gi utfyllende forskrift om minimering av personopplysninger.

Paragrafen er ny. Minimering er omtalt sammen med sletting i kapittel 19 og i kapittel 10 om personvernforordningen. knytter minimering til arbeidet med sletting før overføring til langtidsbevaring, se Første ledd forbudet mot sletting i § 18. Personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 krever at prinsippet om dataminimering (artikkel 5 nr. 1 bokstav c) skal overholdes ved behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse, men er ikke konkret. Artikkelen peker på tekniske og organisatoriske tiltak som særlig relevante. Første ledd pålegger statlige virksomheter å avtale med Nasjonalarkivet hvordan disse pliktene skal ivaretas før overføring til langtidsbevaring. Hvilke tiltak som er aktuelle eller nødvendige, avhenger av dokumentasjonens innhold. Etter hvert som en vinner klarhet om hva personvernforordningen krever, kan kravene til minimering innarbeides i slettingsregler. I så fall vil behovet for særskilt avtale være begrenset såframt slettingsreglene følges, se også fjerde ledd. I samsvar med lovutkastets regler om sletting og prinsippet om dataminimering kan virksomheten selv fastsette minimumskrav til oppbevaringstid, det vil si hvor lenge virksomheten minst skal ta vare på ulike typer dokumentasjon (engelsk: ). Slike interne regler danner retention schedules grunnlag både for prosesser med oppsett av systemer og for slettingsprosedyrer, men setter også rammene for innbyggernes og allmennhetens tilgang. krever at en beskrivelse av minimeringen (metoden) skal langtidsbevares sammen med Annet ledd dokumentasjonen. Det er viktig for brukere av arkivene å vite hva som ikke finnes der, og hvorfor. Annen setning nevner måter minimering kan skje på, men begrenser ikke hva som kan kreves etter personvernforordningen eller av avtalen mellom virksomheten og Nasjonalarkivet.