Et arbeid med nye regler om sletting bør etter utvalgets vurdering ta følgende momenter i betraktning:

- - Forslaget til ny formålsbestemmelse formulerer i større bredde formålet med å ta vare på dokumentasjon, hvilket bør legges til grunn for de konkrete slettingsbestemmelsene.
- - En bør gå gjennom særlovgivning som setter egne oppbevaringsfrister, særlig med tanke på bevaring i felles systemer.
- - Det bør vurderes om det overhodet bør tillates omfattende sletting av dokumentasjon som er nødvendig for å kunne dokumentere forvaltningens myndighetsutøvelse og tjenesteyting. For det første tegner eksisterende og ny teknologi til å kunne skape verdier av data i et hittil ukjent omfang. For det andre går kostnadene ved digital lagring ned, og bruk av ny teknologi vil trolig redusere de samlede kostnadene til langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring.
- - Forholdet til personvernforordningen må utredes. Mange typer personopplysninger vil ikke kunne slettes uten at vesentlige deler av samfunnets hukommelse svekkes, og det kan få konsekvenser for den enkeltes rettssikkerhet. Samtidig er mengden dokumentasjon om enkeltpersoner som i dag genereres, så omfattende at sletting er nødvendig for å ivareta personvernet. Antakelig bør bevaringsplikter formuleres relativt tydelig i nytt regelverk. For en del personopplysninger vil tiltak kunne redusere belastningen for personen ved bevaringen, jf. personvernforordningen artikkel 89. Dette bør belyses teknologisk og rettslig, med vekt på å finne effektive mekanismer til ikke bare å bygge inn personvern i informasjonssystemene forvaltningen bruker, men også i systemene for langtidsbevaring. For personopplysninger som skal slettes, kan uttrykkelige oppbevaringsfrister være tjenlige.

#### 23.3.2 Innsyn

Utvalget mener det kan være grunn til å se nærmere på om forskere og journalister har et tilstrekkelig omfattende og tilstrekkelig klart regulert innsyn i arkiver til langtidsbevaring, se kapittel 20. Det kan videre være behov for en gjennomgang av all særlovgivning som regulerer (vilkår for) innsynet i overførte arkiver. Som ledd i dette bør det utredes hvordan spørsmål om innsyn fra forskere i kommunale og fylkeskommunale arkiver kan behandles betryggende og effektivt. Utvalget foreslår at journalføringsplikten bør følge av offentleglova hvis den skal videreføres. Som grunnlag for utvikling av innsynsreglene og samspillet med dokumentasjonsforvaltningen i hverdagen, bør det gjennomføres en nordisk sammenligning av rettslig regulering av allmennhetens innsyn. Sammenligningen bør blant annet omfatte nettbasert tilrettelegging for innsyn, de reelle mulighetene for innsyn og faren for tap av dokumentasjon som forvaltningen ser behov for å unnta.

#### 23.3.3 Forskningsdata

Utvalget har inntrykk av at offentlig ansatte forskeres data ikke blir systematisk bevart i universitetenes eller høgskolenes arkivsystemer. Arkivverket har inngått en avtale med Norsk senter for forskningsdata (NSD) som gir NSD adgang til å arkivere arkivpliktige forskningsdata, jf. gjeldende arkivlov § 10 andre ledd. Det kan være grunn til å se nærmere på om data forskere samler inn og analyserer med offentlige midler, bør bevares samlet, systematisk og varig.

## 24 Økonomiske og administrative konsekvenser

Målet med arkivloven er å sikre dokumentasjon om samfunnet for å forstå samtid og fortid. Det er med på å bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati. Dette er mål og verdier nedfelt i Grunnloven.