viktig for at virksomheten skal nå sine mål (eller unngå ansvar eller lovbrudd) (virksomhetskritisk). Dette krever en risikovurdering. : Den interne organiseringen og kompetansen påvirker hvor vidt organisasjonen når sine Bokstav b mål og etterlever lovkrav. Dette omfatter også utsetting av tjenester. Strategien skal beskrive organiseringen av arbeidet med å ivareta dokumentasjonspliktene etter loven og hvilke fullmakter som er delegert utover i organisasjonen. Som en del av beskrivelsen av organiseringen kan det være nærliggende å beskrive kompetansesituasjonen og hva virksomheten gjør for å sørge for kompetanse på et nivå som gjør det mulig å etterleve lovens krav. : Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for hvilke av virksomhetens Bokstav c informasjonssystemer som er av direkte betydning for etterlevelsen av arkivloven. Det er tale om systemer som produserer, behandler eller lagrer dokumentasjon omfattet av loven. Å ha slik oversikt er også viktig for å ivareta informasjonssikkerheten. Eventuell bruk av skytjenester og tilhørende risikovurderinger kan være et relevant tema her. : Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for virksomhetens bruk av ulike kanaler i sin Bokstav d kommunikasjon, som sosiale medier. De valgene virksomheten tar om bruk av blant annet sosiale medier, vil danne grunnlaget for hvordan virksomheten sørger for å dokumentere denne kommunikasjonen. Ved at virksomheten i dokumentasjonsstrategien velger ut enkelte kommunikasjonskanaler, gis et signal til organisasjonen og omverdenen om at virksomheten ikke kommuniserer offisielt i andre kanaler. Kravet er utformet for å ikke være begrenset til slike sosiale medier og chat-funksjoner en kjenner i dag. Kravet bør ses i sammenheng med virksomhetens kommunikasjonsstrategi. : Dokumentasjonsstrategien skal gjøre rede for hvordan virksomheten sørger for Bokstav e langtidsbevaring, minimering og sletting av dokumentasjon og arkiver, jf. §§ 18, 26 til 28. Virksomheter med ansvar for langtidsbevaring skal gjøre rede for langtidsbevaringen sin, typisk kommuner og statlige etater med tillatelse til å ta vare på dataene sine selv. Kommuner og fylkeskommuner kan henvise til det interkommunale arkivsamarbeidet de eventuelt er deltakere i, og avtalen som er inngått. Kommuner som langtidsbevarer i egenregi, bør redegjøre for hvordan lovens krav blir ivaretatt. Eventuell minimering og sletting vil normalt skje ved overgangen fra løpende drift til langtidsbevaring. Strategien skal gjøre rede for hvordan organisasjonen ivaretar disse kravene. Sletting skal skje i samsvar med slettingsreglene som gjelder for virksomheten. Det bør gjøres rede for eventuelle interne regler om oppbevaringstid som ivaretar virksomhetens dokumentasjonsbehov. : Dokumentasjonsstrategien skal referere til, men trenger ikke gjengi, virksomhetens Bokstav f styringsdokumenter for informasjonssikkerhet, personvern, anskaffelser mv. Paragrafen krever ikke at det utarbeides en særskilt dokumentasjonsstrategi dersom kravene kan ivaretas gjennom arbeid med andre styringsdokumenter. At virksomheten arbeider med dokumentasjonsstrategien parallelt med internkontrollen på andre tilgrensende områder, kan stimulere den interne samordningen av ulike forpliktelser som hviler på virksomheten. : Dokumentasjonsstrategien skal inneholde en vurdering av virksomhetens etterlevelse av Bokstav g arkivloven. Prosessen med å utarbeide og ajourføre dokumentasjonsstrategien vil inngå i virksomhetens kontinuerlige utviklings- og forbedringsarbeid ved at det pekes på forhold som kan, bør eller må forbedres. Ved at etterlevelsen skal vurderes, får virksomheten plikt og anledning til å sette forbedringsarbeidet på dagsordenen og i en sammenheng. Det stilles ikke krav om fullstendig gjennomgang av etterlevelsen av alle krav i arkivloven eller forskriftene (eller ekstern forvaltningsrevisjon), men det må forventes at avvik blir synliggjort og en plan for å lukke dem blir lagt i samsvar med internkontrollen. En vurdering som besvares med ja eller nei, vil åpenbart ikke være tilstrekkelig - og langt mindre nyttig for virksomheten selv. Nasjonalarkivet kan ta initiativ til å utvikle redskaper til å gjennomføre slike vurderinger.