og sammen med Noark-standarden og riksarkivarens forskrift reguleres dokumentasjonsforvaltningen i offentlige organer i detalj. Arkivplikten er knyttet til dokumenter. Har dokumentet enten vært gjenstand for saksbehandling, eller har det ellers verdi som dokumentasjon, skal det arkiveres. Dette omtales tidvis som at dokumentet er arkivverdig. Dokumenter som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, skal arkiveres og journalføres. Dokumenter som ikke saksbehandles eller ikke har verdi som dokumentasjon, trenger ikke å bli ført inn i journal.

### 5.5 Bevaring og sletting (kassasjon)

Å kassere vil si å slette eller på annen måte tilintetgjøre dokumentasjon. Utvalget har valgt å kalle det sletting, se kapittel 4.3.3. Gjeldende arkivlov § 9 forbyr å slette arkivert dokumentasjon med mindre det er uttrykkelig tillatt eller er gitt særskilt tillatelse av Riksarkivaren. I motsetning til regler som skal ivareta personvernhensyn, gir arkivlova med forskrifter ingen direkte plikt til å gjennomføre sletting. Det er allikevel forutsatt at det er foretatt en slettingsvurdering senest ved overføring av dokumentasjon. Arkivverket kan nekte å ta imot arkiver som ikke er gjennomgått med tanke på sletting (arkivforskriften § 16 tredje ledd). Statlige organer skal selv fastsette slettingsregler for sine fagsaker, jf. arkivforskriften § 16 annet ledd. Reglene skal inneholde frister for når dokumentasjon kan kasseres. De skal godkjennes av Riksarkivaren før de tas i bruk. Riksarkivarens vurdering foretas på grunnlag av ulovfestede bevaringskriterier som er fastsatt i interne retningslinjer i Arkivverket. Disse er igjen basert på arkivlovas formålsbestemmelse. For egenforvaltningssaker fastsetter Riksarkivaren felles og konkrete slettingsregler for statlige organer, se riksarkivarens forskrift kapittel 7 del II. Samme kapittel del III fastsetter slettingsregler for kommuner og fylkeskommuner. I motsetning til statlige organer fastsetter ikke kommuner og fylkeskommuner egne slettingsregler for sine fagsaker. Riksarkivaren fastsetter generelle bevarings- og slettingsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiver, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 7 del III. Det er opp til den enkelte kommune om de ønsker å bevare mer enn det Riksarkivaren pålegger. Såkalt merbevaring er regulert i riksarkivarens forskrift § 7-23 nr. 1. Slettingsreglene er bestemmende for hva virksomheten tar vare på for ettertiden. Riksarkivaren har dessuten adgang til å gi pålegg om bevaring i medhold av arkivforskriften § 15. Riksarkivarens adgang til å gi pålegg om bevaring begrenses av unntaket i arkivlova § 9 c som sier at helseregisterloven og politiregisterloven kan gi bestemmelser om sletteplikt.

### 5.6 Overføring

Statlig dokumentasjon (arkiver) skal overføres til Arkivverket, se arkivlova § 10. Alt av arkiver som virksomheten ikke selv kan kassere i medhold av arkivlova § 9 og forskrifter til §12, skal overføres. Arkivverket overtar råderetten ved overføringen, jf. arkivlova § 10. Arkivverket har dermed ansvar for håndtering, vedlikehold, bevaring og tilgjengeliggjøring. Det er «eldre og avslutta arkiv» som skal overføres til Arkivverket. Riksarkivarens forskrift § 6-2 nr. 1 fastsetter at overføring skal skje når dokumentasjonen er 25 - 30 år. Riksarkivaren kan fastsette lengre eller kortere frister for statlig dokumentasjon. I kommunal sektor overføres arkivene til kommunens eget arkivdepot (arkivforskriften § 18). Kommunale og fylkeskommunale arkiver skifter dermed ikke «eier» slik statlige arkiver gjør. Kommuner og fylkeskommuner har selv ansvaret for å ha depoter for å bevare dokumentasjonen