Handbók Jafnréttissjóðs Íslands fyrir styrkárið 2019

bundnir algerum trúnaði. Farið er með allar umsóknir, fylgigögn þeirra og matsblöð sem trúnaðarmál. Þessi trúnaðargögn má ekki nota í neinum öðrumtilgangi en við faglegt matog þau má ekki birta, gefa út eða sýna þriðja aðila með öðrum hætti. Afrit skulu aðeins vera útbúin af trúnaðargögnum þessum ef það þykir nauðsynlegt vegna faglegs mats. Að matsferli loknu skal varðveita umsókn og matsblöð í rafrænu skjalasafni Rannís. Fagráð Jafnréttissjóðs er meðvitað um að birting eða ólögmæt nýting trúnaðarupplýsinga geta valdið eigendum þeirra óbætanlegu tjóni. Eigandi trúnaðarupplýsinga á rétt á að leita til dómstóls sem lögsögu hefur í málinu og krefjast tiltekinna aðgerða, fara fram á bann við frekari uppljóstrun eða öðrum brotum og/eða setja fram aðrar kröfur sem eigandi upplýsinganna telur viðeigandi. Slíkur réttur eiganda kemur til viðbótar þeim úrræðum sem standa skráðum eiganda eða þeim sem leiðir rétt frá honum (raunverulegum eiganda) til boða.

- • Ef stjórnarmaður er þátttakandi í umsókn þarf hann að segja sig frá umfjöllun um úthlutun viðkomandi styrkárs og þarf þá að kalla inn varamann.

Ef viðkomandi stjórnarmaður eða fagráðsmaður er starfsmaður stofnunar eða fyrirtækis og umsókn frá starfsmönnum sömu stofnunar eða fyrirtækis er til umfjöllunar, verður að meta hversu náin tengsl eru við þá starfsmenn og/eða yfirmenn viðkomandi stofnunar. Þessi tengsl þurfa ekki nauðsynlega að leiða til vanhæfis. Stjórnarmenn og fagráðsmenn eru ábyrgir fyrir því að koma auga á kringumstæður sem skapa þeim vanhæfi við að fjalla um umsóknir í Jafnréttissjóð.

### 1.6 S IÐAREGLUR UMSÆKJANDA OG ÖFLUN TILSKILINNA LEYFA

Umsækjandi skal taka fram í umsókn hvort verkefnið innihaldi þætti sem þarf að skoða sérstaklega með tilliti til almennra siðareglna. Í slíkum tilfellum þarf að útskýra hvað í því felst og hvernig verður tekið á þessum þáttum. Viðeigandi 2 leyfi þurfa að liggja fyrir. Ef leyfisumsókn er enn í vinnslu þegar umsóknarfrestur í Jafnréttissjóð rennur út skal þess getið í umsókninni og skal leyfinu skilað inn til Jafnréttissjóðs um leið og það fæst eða tilkynnt um ef leyfi hefur ekki fengist. Ekki er gengið frá samningi fyrr en öll nauðsynleg leyfi liggja fyrir.

### 1.5 VANHÆFISREGLUR

Þegar um vanhæfi umsýsluaðila er að ræða getur viðkomandi stjórnarmaður eða fagráðsmaður ekki tekið þátt í umfjöllun um umsóknina. Fagráðsmenn og stjórnarmenn þurfa að víkja af fundi þegar fjallað er um viðkomandi umsókn og ákvörðun um styrk er tekin. Þetta skal skráð í fundargerðir. Til viðbótar við vanhæfisástæður sem taldar eru upp í 1 Stjórnsýslulögum (nr. 37/1993) gilda eftirtaldar reglur um fagráð og stjórn Jafnréttissjóðs:

### 1.7 MISFERLI

Vakni grunur um misferli, uppspuna, falsanir, ritstuld eða misnotkun í tengslum við umsókn eða styrkt verkefni í umsóknarferli, á styrktímabili eða eftir að styrktímabili lýkur, verður umsóknaraðila/verkefnisstjóra og stjórn Jafnréttissjóðs Íslands gert viðvart án undantekninga. Vakni grunur um misferli í matsferli verður umsókn dregin út úr ferlinu meðan rannsakað er hvort grunurinn reynist á rökum reistur. Reynist allt með

- • vinátta, fjölskyldutengsl eða mægðir • vinátta, fjölskyldutengsl eða mægðir fagráðsmanns eða stjórnarmanns við umsækjanda.
- • andstaða fagráðsmanns eða • andstaða fagráðsmanns eða stjórnarmanns við umsækjanda.
- • samkeppni milli fagráðsmanns eða • samkeppni milli fagráðsmanns eða stjórnarmanns og umsækjanda.
- • geta hvorki verið • geta hvorki verið verkefnisstjórar á umsókn í Jafnréttissjóði né meðumsækjendur á umsókn í fagráði.