12

30 daga frá því að hún berst. Loks er mælt fyrir um að við meðferð beiðni skuli farið eftir stjórnsýslulögum eftir því sem við á.

Um 4. gr. Ákvæðið fjallar um hagsmunaverði, þ.e. þá aðila sem tala máli einkaaðila gagnvart stjórn- völdum í atvinnuskyni, sbr. 3. mgr. 1. gr. Í 1. mgr. segir að samskipti hagsmunavarða og stjórnvalda skuli ávallt byggja á málefna- legum sjónarmiðum og grundvallast af jafnræði. Með orðalaginu er vísað til þess að stjórn- völdum beri að gæta jafnræðis í störfum sínum og er almennt óheimilt að draga taum eins aðila umfram aðra. Þeim ber því að gæta þess að hagsmunaverðir og aðrir einkaaðilar hafi ekki óeðlileg áhrif á framkvæmd opinberra starfa. Á hinn bóginn er eðlilegt og sjálfsagt að stjórnvöld taki tillit til þarfa og væntinga þeirra aðila sem ákvarðanir stjórnvalda hafa áhrif á, þ.e. aðila sem nefnast gjarnan hagsmunaaðilar í daglegu tali. Það er heldur ekkert óeðlilegt við það að slíkir aðilar feli hagsmunavörðum að gæta hagsmuna sinna, bæði almennt og í einstökum málum. Eins og fram kemur í almennum athugasemdum að framan er þetta eitt þeirra atriða sem lögð er rík áhersla á í tillögum starfshóps forsætisráðuneytisins um eflingu trausts á stjórnmálum og stjórnsýslu frá september 2018. Tekið er fram að það er m.a. eitt af hlutverkum þessara aðila að reyna að hafa áhrif á störf stjórnvalda og því sé nauðsynlegt að mótaður sé rammi um samskipti þeirra og stjórnvalda. Hlutverk hagsmunaaðila getur verið mikilvægt þegar kemur að undirbúningi laga- eða reglusetningar, ákvörðunartöku, samninga- gerðar og allra annarra starfa stjórnvalda en það er ekki síður mikilvægt að gagnsæi ríki um það. Stjórnvöld, almenningur og aðrir hagsmunaverðir þurfa að geta séð hvaða áhrif hags- munaverðir hafa á stjórnvöld til góðs en einnig þarf að ná utan um þau tilvik þegar hagsmuna- aðilar reyna að hafa áhrif á stjórnvöld með óeðlilegum hætti. Reglur frumvarpsins miða því ekki að því að hindra störf hagsmunavarða heldur einungis að tryggja eins og kostur er að samskipti stjórnvalda við hagsmunaverði byggist á lögmætum og málefnalegum grunni og að upplýsingar um samskiptin séu aðgengileg almenningi. Í samræmi við framangreint kemur fram í 2. mgr. að skylt sé að skrá upplýsingar um samskipti stjórnvalda og hagsmunavarða, þ.e. halda þeim til haga í málaskrá stjórnvalds, í samræmi við ákvæði upplýsingalaga, laga um opinber skjalasöfn og laga um Stjórnarráð Íslands. Þar sem um er að ræða áréttingu á gildandi réttarástandi verður hér farið nokkrum orðum um framangreind lagaákvæði. Í 2. mgr. 27. gr. upplýsingalaga, nr. 140/2012, kemur fram að stjórnvöld skulu gæta þess að haldið sé til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. um samskipti við almenning og önnur stjórnvöld, svo sem með skráningu fundargerða eða minnisblaða. Í lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014, kemur enn fremur fram að afhend- ingarskyldum aðilum samkvæmt lögunum sé skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem Þjóðskjalasafni Íslands er falið að setja. Hvað Stjórnarráð Íslands varðar leiðir af 11. gr. laga nr. 115/2011 að ráðuneytum í Stjórnarráði Íslands er skylt að færa skrá um formleg samskipti og fundi, sem og óformleg samskipti ef þau teljast mikilvæg, milli ráðuneytanna sem og við aðila utan þess. Á grundvelli ákvæðisins hafa verið settar reglur um skráningu samskipta í Stjórnarráði Íslands, sbr. reglur nr. 320/2016, en þar segir að með óformlegum samskiptum sé átt við munnleg samskipti, þar á meðal símtöl og fundi, þar sem lýst er afstöðu eða veittar upplýsingar sem teljist hafa þýðingu fyrir mál sem er til meðferðar í ráðuneyti eða teljist mikilvægar upplýsingar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið, enda komi afstaðan ekki fram í öðrum skráðum gögnum. Skrá skuli hvenær samskiptin fóru fram, milli hverra og efni upplýsinga sem um ræðir. Loks er að finna það nýmæli í 2. mgr. að upplýsingar um