- 1. Aktet administrative duhet të jenë të qartë, konkret dhe të kuptueshëm, në përputhje me legjislacionin, teknikat legjislative, si dhe me rregullat drejtshkrimore të gjuhës shqipe.
- 2. Akti administrativ, përpara se të dërgohet për firmë tek autoriteti administrativ (Drejtori i Agjencisë), duhet të ndjekë këtë procedurë:
- a. Sektori ka të drejtën e propozimit të projekt-aktit.
- b. Projekt-aktet, si rregull, duhet të shoqërohen me një relacion përmbledhës, të qartë e me argumente bindëse lidhur me objektin, qëllimin dhe përmbajtjen e tij.
- c. Draft- akti i përcillet strukturës juridike të Agjencisë për t'u shprehur mbi/për ligjshmërinë e tij dhe sipas rastit bën ndërhyrjet e nevojshme në projekt duke bërë riformulimet konkrete.
- ç. Draft-akti përcillet për miratim tek Drejtori i Agjencisë.
- d. Për trajtimin e problemeve të veçanta të institucionit, Drejtori i Agjencisë, krijon grupe pune për hartimin dhe përsosjen e legjislacionit (në përputhje me fushën e veprimtarisë që mbulon Agjencia). Përbërja, kohëzgjatja, përgjegjësia e grupit dhe e çdo anëtari të grupit, përcaktohen në urdhrin e krijimit. Përgjegjësi i grupit zgjidhet nga Drejtori i Agjencisë dhe përgjigjet rregullisht para tij për veprimtarinë e grupit.
- 3. Aktet administrative që kanë të bëjnë me veprimtarinë e përditshme të sektorëve të Agjencisë, pasi hartohen dhe siglohen nga personat përgjegjës (përpiluesi dhe shefi i sektorit), përcillen për miratim tek Drejtori i Agjencisë.
- 4. Shefat e sektorëve vendosin për dërgimin e materialeve, specialistëve të sektorit që mbulon.
- 5. Akti administrativ, pas nënshkrimit nga Drejtori i Agjencisë, regjistrohet në protokoll dhe shpërndahet sipas procedurave për administrimin e dokumentacionit. Akti administrativ u bëhet i ditur të gjithë individëve dhe strukturave të cilët kanë përgjegjësi për zbatimin e tij.
- 6. Dokumentet administrative në formën e planeve, programeve të punës, raportet, relacionet, programet e bashkëpunimit me institucione të ndryshme, brenda apo jashtë vendit, si dhe çdo dokument tjetër, i cili kërkon angazhim të burimeve njerëzore dhe financiare, duhet të formulohen me shkrim. Në raste të veçanta kur ato jepen me gojë, evidentohen në një protokoll të veçantë për të marrë trajtën e një akti administrativ.
- 7. Dokumentet që dalin nga AKBPM-ja adresuar institucioneve të tjera duhet të kenë figurën e stemës së Republikës së Shqipërisë, poshtë saj shkrimin 'Republika e Shqipërisë', nën këtë të fundit 'Ministria e Shëndetësisë dhe Mbrojtjes Sociale' dhe poshtë saj 'Agjencia Kombëtare e Barnave dhe Pajisjeve Mjekësore'.
- 8. Shkresat duhet të përmbajnë tekstin e dokumentit, funksionin, emrin dhe mbiemrin e personit që nënshkruan dokumentin dhe nënshkrimin e tij. Vula, data dhe numri i protokollit vendosen pas firmosjes nga Drejtori i Agjencisë. Ekzemplari i dokumentit që mbahet në zyrën e protokoll-arkivës, siglohet nga përpiluesi dhe shefi/at e sektorëve. Në to shënohet edhe sasia e ekzemplarëve të shtypur.

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Adresa: Rruga e Dibrës, Nr.359/1, Tirane. Tel /Fax: ++355 42 372892, www.akbpm.gov.al