LIITE tutkimuslupahakemukseen

### OHJE TUTKIMUSREKISTERILOMAKKEEN TÄYTTÄMISEKSI

1. Kohtaan merkitään mahdollisesti tutkimuksen aikana syntyvän henkilötietorekisterin (tutkimusrekisteri) rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tutkimusrekisterin rekisterinpitäjä voi olla esimerkiksi tutkimuslaitos. 2. Kohtaan merkitään rekisteröidyt (esim. henkilöstö ja oppilaat) sekä se, mitä tietoja rekisteröidystä henkilörekisteriin on tarkoitus tallettaa (esim. henkilön nimi, henkilötunnus). Jos rekisterissä on useita osatiedostoja, eri osatiedostoihin kuuluvat tiedot ryhmitellään väliotsikoiden avulla. 3. Tutkimusrekisterin käyttötarkoituksesta tulee ilmetä, millaisten tehtävien hoitamiseen henkilörekisteriä käytetään. Käyttötarkoitus voidaan ilmaista yleisessä muodossa annetulla pääotsikolla (esim. tutkimus) sekä luettelemalla tarkemmin toiminnot ja tarkoitukset, joihin rekisteriä käytetään. Varsinainen tutkimuksen tarkoitus tulee selvittää erillisessä tutkimussuunnitelmassa. Profilointi tarkoittaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan luonnollisen henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät kyseisen luonnollisen henkilön työsuoritukseen, taloudelliseen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin. Jos tutkimus sisältää profilointia, kuvataan, miten profilointi käytännössä tehdään. 4. Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laista löytyvää käsittelyperustetta. Rastita tutkimukseen soveltuva käsittelyperuste tai soveltuvat käsittelyperusteet. 5. Kohtaan merkitään tutkimusrekisterin sijaintipaikka. Jos aineisto on vain manuaalisessa muodossa, sijainti on aineiston fyysinen sijaintipaikka. Jos aineisto on sähköisessä muodossa, aineiston sijaintiin vaikuttaa laitteiden sijainti, mutta myös mahdollisesti käytettävä tallennusmuoto, esim. jos tiedot tallennettaisiin pilvipalveluun. 6. Kohtaan merkitään tutkimusrekisterin tallennustapa. 7. Kohtaan merkitään, luovutetaanko tai siirretäänkö henkilötietoja tutkimusryhmän ulkopuolelle. 8. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus saada tietoa käsittelystä (informointi), tarkastaa itseään koskevat tiedot, pyytää tietojensa oikaisemista, vaatia tietojensa poistamista, vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle, peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ja tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalain 31 §:n mukaan käsiteltäessä henkilötietoja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten voidaan tietosuoja-asetuksen 15, 16, 18 ja 21 artiklassa säädetyistä rekisteröidyn oikeuksista tarvittaessa poiketa edellyttäen, että käsittely perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan; tutkimuksella on vastuuhenkilö tai siitä vastaava ryhmä; ja henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille. Oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta, jos käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ja oikeus todennäköisesti estää kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa sitä suuresti. Rekisteröityjen informointi: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 artiklassa säädetään rekisteröidyille toimitettavista tiedoista, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä. 14 artiklassa säädetään toimitettavista tiedoista, kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä. 14 artiklan 5 kohdan b alakohdan mukaan informointivelvoitetta ei sovelleta, jos ja siltä osin kuin kyseisten tietojen toimittaminen osoittautuu mahdottomaksi tai vaatisi kohtuutonta vaivaa, erityisesti kun käsittely tapahtuu yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia tai tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia taikka tilastollisia tarkoituksia varten siten, että noudatetaan 89 artiklan 1 kohdassa esitettyjä edellytyksiä ja suojatoimia. Velvoitetta ei sovelleta myöskään niiltä osin kuin se todennäköisesti estää kyseisten yleisen edun mukaisten arkistointitarkoitusten tai tieteellisten ja historiallisten tutkimustarkoitusten taikka tilastollisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttaa sitä suuresti. Tällaisissa tapauksissa rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi. Jos informoinnista ei poiketa, liitä hakemukseen tiedote/tiedotteet. Tiedote voi olla esimerkiksi tietosuojaseloste.