- 4. Könnun máls - viðtöl:
- a) Þolandi er boðaður í viðtal og farið yfir tilkynningu hans um einelti- eða áreiti. Hann er upplýstur um ferli eineltis- og áreitnimála og að tilkynningin muni verða afhent meintum geranda. Honum er jafnframt afhent afrit af verkferlum um vinnslu eineltis- og áreitnimála hjá borginni. Eins er könnuð þörf hans fyrir stuðning og ráðgjöf fagaðila. Í þessu viðtali er kannaður grundvöllur fyrir áframhaldandi könnun máls með tilliti til skilgreininga eineltis- og áreitni.
- b) Meintur gerandi er boðaður í viðtal þar sem honum er afhent fyrirliggjandi tilkynning um meint einelti af hans hálfu og skal einnig bent á rétt hans til að hafa með sér trúnaðarmann eða fulltrúa stéttarfélags síns eða annan aðila í viðtalið. Jafnframt fær hann afrit af verkferlum um vinnslu eineltis- og áreitnimála hjá borginni. Honum er kynntur andmælaréttur og að hann fái 10 daga til að koma sínum sjónarmiðum eða skýringum á framfæri hvort sem er í viðtali eða með skriflegum hætti. Mögulegt er að andmælafrestur fáist framlengdur ef sérstakar aðstæður eru fyrir hendi. Eins er könnuð þörf hans fyrir stuðning og ráðgjöf fagaðila.
- c) Vitni sem aðilar máls telja að geti staðfest umrædda hegðun eða atburði eru, eftir atvikum, boðuð í viðtal. Rætt er við aðra sem geta veitt upplýsingar um málið t.d. yfirmenn og samstarfsmenn en forðast skal að draga fleiri inn í málið en nauðsynlegt er. Oftast er rætt við einn aðila í einu. Hægt er að óska eftir eða mælast til að aðilar ræði ekki um málið á vinnustað eða opinberlega á meðan mál er í vinnslu.
- d) Ef meintur gerandi mætir ekki eða neitar að mæta í boðuð viðtöl þrátt fyrir tilmæli yfirmanns og ítrekuðum tilmælum teymisins er málið engu að síður kannað eins og tilefni er til og hægt er eftir atvikum. Sé ekki hægt að leiða málið til lykta með fullnægjandi hætti þá skal rannsókn þess hætt að höfðu samráði við tilkynnanda.
- 5. Gögn - trúnaður:
- a) er um trúnað við könnun máls við alla málsaðila. Allir þeir sem rætt er við a) er um trúnað við könnun máls við alla málsaðila. Allir þeir sem rætt er við þurfa að fá að vita það fyrirfram að um er að ræða opið og gegnsætt vinnsluferli og munu aðilar máls sjá skráningar viðtala sem höfð eru við aðra í tengslum við málið. Aðilar sem rætt er við eiga einnig að fá tækifæri til að lesa yfir það sem haft er eftir þeim í endanlegri álitsgerð um málið og þeim gefin kostur á að breyta eða lagfæra framburð sinn.
- b) er gerð grein fyrir að þeir hafi rétt á að fá aðgang að upplýsingum og b) er gerð grein fyrir að þeir hafi rétt á að fá aðgang að upplýsingum og gögnum í málinu, að teknu tilliti til laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og upplýsingalaga nr. 140/2012.
- c) öllum fundunum er varða viðkomandi mál er rituð fundargerð sem farið er yfir í lok c) öllum fundunum er varða viðkomandi mál er rituð fundargerð sem farið er yfir í lok fundar. Fundargerðir skulu vera á stöðluðu formi og koma þarf fram: hvar, hvenær, númer máls, málsaðilar, hverjir mættir, hvaða gögn lögð fram ef einver, þar með talið frásögn aðila í skýru máli og hvaða ákvarðanir eru teknar. Öll gögn eru stimpluð trúnaðargögn og vistuð í skjalavistunarkerfi. Ef aðilar óska eftir afriti af fundargerð þá er hún afhent.