- 4. Wanneer al hierdie velde volledig en korrek ingevul is, druk Enter en bevestig met F6.
- 5. Hierdie aksie neem u na ŉ volgende bladsy/skerm. Voltooi dan die verligte velde daar:

KP en inkomsterekening en projeknommer (indien daar ŉ projeknommer betrokke is en aan die betrokke KP gekoppel is) Die besonderhede van die faktuur besonderhede van die faktuur (die groot verligte veld): Voeg asseblief slegs teks hier in. Moet asseblief geen spasiëring, tabelle, ensovoorts hier gebruik nie, aangesien die formaat soos dit op die skerm vertoon nie die formaat is waarin die inligting op die gedrukte of e-pos-kopie van die faktuur verskyn nie. Wanneer ŉ uiteensetting ten opsigte van bedrae wel op ŉ faktuur moet verskyn, moet die opsie vir meervoudige reëls op ŉ faktuur gebruik word.

#### Hoe om meervoudige reëls op 'n faktuur te skep :

- • bladsy 1 soos gewoonlik. • bladsy 1 soos gewoonlik.
- • verskaf op die tweede skerm Druk en F6, en die inligting en bedrag • verskaf op die tweede skerm Druk en F6, en die inligting en bedrag vir reël 1 op die faktuur.
- • Enter en F6, wat u na skerm 1 terugneem. • Enter en F6, wat u na skerm 1 terugneem.
- • weer F10 en verskaf dan die besonderhede en bedrag vir reël 2 op die • weer F10 en verskaf dan die besonderhede en bedrag vir reël 2 op die faktuur.
- • Enter en F6, wat u na skerm 1 terugneem. • Enter en F6, wat u na skerm 1 terugneem.
- • weer F10 en verskaf die besonderhede en bedrag vir reël 3 op die • weer F10 en verskaf die besonderhede en bedrag vir reël 3 op die faktuur.

## Herhaal soveel keer as wat nodig is.

Hierdie opsie sorg dat bedrae korrek aangetoon, BTW en toeslag outomaties per reël bereken en die totaal outomaties korrek aangetoon word. Dit maak dit ook moontlik om op een faktuur inkomstes na verskillende KP's en inkomsterekeninge te faktureer. BTW word ook korrek bereken en wel net op BTW-draende inkomsterekeninge.

NOTA: Wanneer verskillende KP's op die onderskeie reëls gebruik word, moet al hierdie KP's egter aan dieselfde OE gekoppel wees ter wille van finansiële sekuriteite.

In gevalle waar bogenoemde uiteensettings steeds onvoldoende is, is die gebruik om op die faktuur na ŉ aanhangsel of uiteensetting te verwys en dan sodanige dokument saam met ŉ kopie van die faktuur aan die kliënt te versend.

Wanneer ŉ faktuur deur ŉ departement uitgereik is en die gebruiker ŉ faktuurnommer ter bevestiging ontvang het, stuur die Afdeling: Debiteure outomaties die faktuur per e-pos aan die kliënt . As die kliënt nie e-pos gebruik nie, word ŉ harde kopie gepos. Die betrokke gebruiker ontvang ook outomaties ŉ elektroniese kopie van elke faktuur wat uitgereik word. Hierdie kopie moet deur die departement aan die kontakpersoon by die kliënt aangestuur word om te verseker dat die faktuur so spoedig moontlik betaal word. Wanneer ŉ departement enige bewys en/of kennisgewing van betaling van fakture ontvang moet dit asseblief te alle tye aan die Afdeling: Debiteure aangestuur word.

Wanneer ŉ faktuur aan ŉ buitelandse kliënt uitgereik word, moet die faktuurbedrag steeds in SA rand wees. Die buitelandse valutabedrag kan wel in die faktuurbesonderhede verskyn, maar vergesel van die wisselkoers van daardie dag asook die datum. Die verskil wat met betaling ontstaan, kan as wisselkoerswins of -verlies hanteer word. Die risiko en verantwoordelikheid lê geheel en al by die departement self, en die betrokke KP word dienooreenkomstig daardeur geraak.

Opgestel deur:

Afdeling: Debiteure

Okt 2011