WO/PBC/21/18

Anexo, página 5

##### Propuesta de proyecto financiado con cargo a las reservas en el marco del Plan maestro de mejoras de infraestructura

###### 2. Proyecto: Aplicación de la gestión de contenidos institucionales

##### 1. Objetivos del proyecto y resultados previstos:

El proyecto consiste en establecer un depósito institucional central para almacenar documentos. Ello permitirá a los usuarios trabajar juntos (colaborar) en la creación de documentos, buscar información y acceder a ella con mayor facilidad, y permitirá vincular los documentos a las distintas transacciones que se realizan en el sistema de PRI.

La integración entre la PRI y un sistema de gestión electrónica de documentos fue aprobada por los Estados miembros en el marco de la cartera de PRI (WO/PBC/15/17), y los fondos asignados se han utilizado para adquirir las licencias necesarias, crear una infraestructura para el piloto y fijar los requisitos detallados. La labor destinada a aplicar la totalidad del esquema e integrarlo con el sistema de PRI formará parte de esta propuesta de proyecto de aplicación de la gestión de contenidos institucionales (ECM, por sus siglas en inglés), como consecuencia del cual se pondrá en marcha, hacia fines de 2016, un esquema de gestión de contenidos institucionales que abarcará toda la Organización.

En el primer año, la aplicación de la ECM, creará un entorno sostenible alojado, con recursos internos para respaldar los proyectos y el esquema. Ello incluirá la introducción de tecnologías de gestión de contenidos que se integrarán con el actual acceso a funciones ( desktop ), mejorando de esa forma la capacidad de la Organización de colaborar en documentos, con control de las versiones y funciones de entrada/salida. Al mismo tiempo, comenzará a introducirse la integración con la PRI, incorporando el contenido existente ya disponible respecto de transacciones financieras y de compras y poniéndolo a disposición de los usuarios para búsqueda/acceso mediante la ECM. Actualmente, con la asistencia de Oracle, asociado en la aplicación, se está investigando en el contexto de la cartera de PRI el nivel de factibilidad de la integración entre el conjunto de módulos de PRI y la ECM, y el resultado de esa labor orientará el enfoque futuro de integración. En cuanto se establezca el esquema PeopleSoft de recursos humanos, también se dará curso a la integración con la ECM, iniciando el concepto de un expediente electrónico de personal para cada uno de los miembros del personal; se dejará atrás el sistema de registro en papel para pasar a un sistema basado en medios electrónicos.

Durante el segundo año, se introducirán funciones de flujo de trabajo para permitir que los documentos, internos y entrantes, se encaminen, aprueben y archiven de forma electrónica. Asimismo, se establecerá la integración entre la ECM y el sistema de correo-e, generando funciones de catalogación y archivo del correo-e, lo que reducirá la actual sobrecarga del sistema de correo-e. Según vaya creciendo el esquema PeopleSoft de recursos humanos, seguirá avanzando la integración con la ECM, consolidando el concepto de expedientes del personal. Además, en el segundo año, se establecerá la integración con el esquema de gestión del rendimiento institucional, lo que permitirá que la información sobre los programas y el presupuesto sea accesible mediante la ECM.

En el tercer año, se completará la integración con el esquema PeopleSoft de recursos humanos, a medida que progresa hacia su finalización la aplicación del esquema de recursos humanos, lo que pondrá a disposición de forma segura todos los documentos sobre recursos humanos. Además, la ECM se integrará al instrumento de administración de los procesos de gestión utilizado en la OMPI, Metastorm, gracias a lo cual serán accesibles los documentos, por ejemplo, los que se relacionan con los viajes.