## S\_2021\_x Spisový a skartační řád

- 1. Úvodní ustanovení
- 1.1. Spisový řád KNIHOVNY XXX, příspěvkové organizace dále jen KX, obsahuje závazné normy pro práci s dokumenty a předarchivní péči.

1.2. Spisovou službou se podle této směrnice rozumí soubor legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, třídění, doručování, označování, evidování, oběh, vyřizování a odesílání a ukládání.

1.3. Spisový řád je závazný pro KX a všechny její organizační útvary. Za jeho dodržování odpovídají statutární zástupce organizace a pracovníci s delegovanou pravomocí v oblasti spisové služby.

- 1.4. Spisový řád vychází z následujících právních norem a předpisů:

1.4.1. Zákon ze dne 30. června 2004 č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů 1.4.2. Vyhláška ze dne 20. července 2012 č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů 1.4.3. Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

- 1.4.1. Zákon ze dne 30. června 2004 č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů 1.4.2. Vyhláška ze dne 20. července 2012 č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů 1.4.3. Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 1.4.2.
- 1.4.1. Zákon ze dne 30. června 2004 č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů 1.4.2. Vyhláška ze dne 20. července 2012 č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů 1.4.3. Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 1.4.2. 1.4.3.
- 1.4.4. Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších právních předpisů

1.4.5. Zákon č. 298/2016 Sb., zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

- 1.4.6. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, ve znění pozdějších právních předpisů
- 1.4.7. Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
- 1.4.8. Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
- 1.4.9. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších právních předpisů

1.5. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti /název organizace/.

1.6. Spis je soubor dokumentu došlých na organizaci nebo vzniklých z její činnosti, který se týká jedné a téže věci.

1.7. Podatelna je pracoviště pro příjem a evidenci dokumentů organizace, v KX je to pracoviště sekretariátu ředitele. Podatelna působí též jako výpravna.

1.8. Spisovna je odborné pracoviště k ukládání všech vyřízených dokumentů organizace do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.

- 2. Příjem dokumentů
- 2.1. Dokumenty se přijímají na sekretariátu ředitele. Pokud dokument přijme jiná část organizace, zajistí jeho předání k zaevidování na sekretariát.