- 10.3. Grondstoffen worden besteld op basis van de geschatte behoefte aan materiaal, dat uit verkoopcontracten kan worden afgeleid. De Verkoper, die verkoopcontracten in Excel voorbereidt, zal 'FSC-gecertificeerd' markeren in het veld Opmerkingen, als de koper het materiaal FSC-gecertificeerd wil.
- 10.4. De inkoopmanager is verantwoordelijk voor het opstellen van inkooporders voor grondstoffen. Als gecertificeerd materiaal nodig is, wordt de volgende verklaring opgenomen in de bestelling: 'Besteld materiaal moet FSC 100% of FSC Mix Credit' zijn (2.4).
- 10.5. Voordat het aankooporder voorbereid wordt- en daarnaast elke derde maand regelmatig - moet de Aankoopbeheerder bevestigen dat de leverancier een geldig FSC-certificaat heeft, via de FSC-database (http://info.fsc.org/). Hier wordt ook gecontroleerd of de leverancier het recht heeft om het soort materiaal te bestellen dat wordt besteld (het certificaatgebied kan door de 'Productinformatie' gecontroleerd worden) en of het CoC-nummer overeenkomt met de facturen van dit bedrijf (2.2). De inkoopmanager houdt een 'Screenprint' van de FSC- database bij als bewijs dat de verificatie heeft plaatsgevonden.
- 10.6. Alle leveranciers van grondstof worden door de inkoopmanager in ons boekhoudprogramma ingevoerd. Met behulp van het boekhoudprogramma is het mogelijk om leveranciers van gecertificeerd materiaal te filteren. Het programma toont ook het geleverde producttype (bijv. Gezaagd hout) en hoeveelheden, FSC-claim (kan FSC 100% of FSC Mix Credit zijn) en de FSC-certificaatcode van de leverancier (2.1).
- 10.7. De voorman die in dienst is, is verantwoordelijk voor het ontvangen van materiaal en het controleren van de juiste informatie op de bijbehorende leverdocumenten, inclusief vrachtdocumenten. De Productie Manager is verantwoordelijk voor het invoeren van de juiste hoeveelheden ontvangen materiaal in de 'grondstofvoorraad' in het boekhoudprogramma; en voor het controleren van aankoopdocumentatie, zoals inkoopfacturen en hun correspondentie met de leveringsdocumenten (1.1c).
- 10.8. Gezaagd hout wordt door vrachtwagens aan onze opslagfaciliteiten geleverd en door de Voorman ontvangen. Wanneer materiaal als gecertificeerd moet worden geleverd, controleert de Voorman het volgende (2.3):
- 10.8.1. De materiaal categorie op de leverdocumenten is of FSC 100% of FSC Mix Credit.
- 10.8.2. De juiste certificaatregistratiecode van de leverancier is opgenomen in de leveringsdocumentatie (bijv. NC-COC-123456). (Correcte codes van de leveranciers kunnen worden gecontroleerd op de gecertificeerde leverancierslijst die in het boekhoudprogramma wordt gehandhaafd, zie tabel 2 hierboven.)
- 10.8.3. De hoeveelheid en het materiaaltype van het geleverde materiaal komt overeen met het aankooporder van de grondstoffen en met de informatie op de leverdocumenten.
- 10.9. Als duidelijk is dat het materiaal gecertificeerd is en overeenstemt met het bestelde materiaal (d.w.z. punten 7.8.1-7.8.3 hierboven vermeld), dan ziet de Voorman het materiaal gelost in de daarvoor voorziene plaats en plakt een sticker met de letters 'FSC' op alle gecertificeerde pallets, zodat gecertificeerd materiaal duidelijk onderscheidbaar is tijdens ontvangst en productie. Wij scheiden FSC 100% en FSC Mix Credit materialen niet, omdat we de laagste claim gebruiken, namelijk FSC Mix Credit (3.1, 5.9, 8.3).
- 10.10. 10.10. Indien een van de voorwaarden in punt 8.3 niet is voldaan, kan het materiaal als gecertificeerd worden geaccepteerd en kan het niet gemerkt worden met interne FSC-labels. Als de leverancier het materiaal als gecertificeerd heeft gemarkeerd, worden deze labels ook verwijderd om verwarring te vermijden (3.1).