3.3. Zápisy do podacího deníku se provádějí čitelně, trvalým způsobem. Chybné zápisy se nepřepisují, nepřelepují, ani jinak neodstraňují, ale přeškrtnou se tak, aby zůstaly čitelné, a nahradí se správným zápisem opatřeným datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo opravu provedl.

3.4. Všechna podání doručená organizaci a dokumenty vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně nebo vzniku dokumentu.

3.5. Podací deník obsahuje následující údaje: 3.5.1. pořadové číslo dokumentu, pod nímž je dokument v podacím deníku evidován (číselná rada začíná v deníku 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dne 31. prosince),

- 3.5.2. datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z činnosti původce, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně. Dokumenty doručené prostřednictvím datové schránky se vytisknou a dále se s nimi pracuje jako s doručenou doporučenou poštou,
- 3.5.3. identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti původce, zapíše se jako „Vlastní“,

3.5.4. číslo jednací odesílatele, počet listu došlého nebo vlastního dokumentu a počet listu příloh nebo počet svazku příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh,

- 3.5.5. stručný obsah dokumentu,
- 3.5.6. název organizační jednotky určeného původce, které byl dokument přidělen, nebo jméno, popř. jména a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu,
- 3.5.7. způsob vyřízení,

3.5.8. den odeslání, počet listu odesílaného dokumentu a počet listu příloh nebo počet svazku příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh, 3.5.9. spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listu nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu (vyřízení podání se odesílá pod číslem podání a kopie vyřízení se ukládá s dokumentem podání),

- 3.5.10. záznam o vyřazení ve skartačním řízení.

3.6. Podání zaevidovaná v podacím deníku se zapíší do rejstříku. Před zápisem nového podání do podacího deníku příslušný zaměstnanec zjistí pomocí rejstříku, zda už nebylo v téže věci evidováno jiné podání. V kladném případě připojí předchozí dokument k novému podání. U otisku podacího razítka na novém podání poznamená číslo jednací předchozího dokumentu. Číslo jednací předchozího dokumentu se též poznamená v podacím deníku u pořadového čísla nového podání, s nímž je spojeno. U jednacího čísla předchozího dokumentu se poznamená jednací, s nímž bylo číslo spojeno do kolonky „uloženo“. číslo

3.7. Číselná rada v podacím deníku vždy začíná 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a opatří formulí „Uzavřeno dne 31. 12. číslem jednacím …“ a jménem a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby.

3.8. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku, lomené posledním dvojčíslím běžícího roku /nebo celým rokem/ a zkratkou vyjadřující název organizace příp. doplněným číselným nebo abecedním označením vyřizovatele. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem.