Hervorgegangen aus dem Konzept zu einem "Kunstplatz Karlsplatz" veranstaltete die Projektgruppe "karlsplatz.org" um Gabriela Hegedüs, Peter Melichar und Christoph Möderndorfer im Sommer 2008, parallel zur Fußball-Europameisterschaft in Österreich und der Schweiz, mit der "Kunstzone Karlsplatz" erstmals eine Konzertreihe auf dem Platz und in der Parkanlage vor der Wiener Karlskirche. Auf einer „Seebühne“ im Teich vor der Karlskirche fanden dabei täglich mehrere Konzerte vor allem österreichischer Musiker aus dem Bereich der Liedermacher-, der experimentelleren Pop- und der zeitgenössischen Wienerlied-Szene statt; auf einer „Baumbühne“ Darbietungen von Performancekünstlern. Auf Grund des Erfolgs sowohl bei den teilnehmenden Künstlern und beim Publikum wie auch dem positiven Medienecho begannen in der Folge die Planungen für das Popfest. Die Festivalleitung liegt bei Christoph Möderndorfer, die Koordination bei Gabriele Hegedüs und Juliane Krüger. Als Kurator stieß der Musiker und Journalist Robert Rotifer zum Organisationsteam. Träger ist der Verein Popfest Wien, Verein zur Förderung und Verbreitung von innovativer, zeitgenössischer Popmusik.