Термин "кефалија" у византијским документима се појављује у другој половини 13. века након Михаиловог освајања Цариграда и уништења Латинског царства. Кефалије су замениле дуке (катепане) из периода владавине династије Комнина. Дуке, односно катепани, налазили су се на челу административне јединице познате као катепаникион (грчки: κατεπανικιον), која се другачије називала и кефалатикион (грчки:κεφαλατικιον). Кефалатикони су по површини били мањи у односу на византијске теме. Обухватали су неколико села. Седиште кефалије било је у кастрону, односно тврђави. Од Византије, установа кефалије се шири и на Друго бугарско царство (бугарски: кефалия).