Ruotsissa asioiden järjestelyistä vastasi asiaa varten perustettu Suomen vapaaehtoistoimisto (). Järjestö ei saanut samanlaista asemaa kuin Talvisodan syttyessä muodostettu vapaaehtoisten ruotsalaissotilaiden siirtämisestä Suomeen vastannut Finlandskommittén. Keskeisiä toimijoita ruotsalaisten puolella olivat puheenjohtajana johtaja Gustaf Söderlund ja keskeisinä toimijoina majuri Nils Palme, pankinjohtaja, vapaaherra Eugene von Stedingk ja eversti C.A. Ehrensvärd. Useimmilla heillä oli kokemusta jo edellisen vuoden Talvisodan Svenska Frivilligkåren-toiminnasta. Suomen puolella vapaaehtoisten asioista vastasivat ensi vaiheessa Suomen Tukholman lähetystön sotilasasiamies eversti Reinhold Stackelberg ja myöhemmin Suomessa Päämajan vapaaehtoistoimisto päällikkönään kenraaliluutnantti Oscar Enckell.